Mode d`emploi éductour Répartition missions OT et FD
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1. H rault 1 DEROULEMENT DES EDUCTOURS Tourisme MODE D EMPLOI OT SI pertise PREMIERE PARTIE CADRE GENERAL DE L EDUCTOUR ET DES PRESTATIONS PROPOSEES 1 OBJECTIF PERIODE L ductour doit allier la d couverte de sites et de prestataires d activit s et la rencontre de professionnels permettant ainsi aux participants de conna tre les attraits identitaires de la destination La pratique active d une activit est un ex rando cano Il a lieu en basse saison en g n ral 3 par an en dehors des journ es de formations propos es par le relais d partemental et r gional dans la mesure du possible et en dehors de tout v nement important pouvant emp cher la participation des personnels bourses aux d pliants 2 GRATUITE DES SITES sauf cas exceptionnel les sites offrent la gratuit aux participants de l ductour n gociation OT h te 3 CAFE D ACCUEIL le caf d accueil est la charge de l OT ou de la commune qui accueille l ductour 4 REPAS DEROULEMENT ET MODALITES FINANCIERES D roulement du repas dur e maximum 1h30 Le repas doit se d rouler si possible sous la forme d un buffet avec possibilit de d jeuner assis pour tous les participants et ceci afin de favoriser les changes entre les participants et de permettre la rapidit du repas Il doit permettre de d couvrir les produits locaux Si le repas se d roule au restaurant pas de possibilit de buffet pr voir un menu com2. DE LA PRESSE LOCALE Date laiss e l appr ciation de l OT Des OT SI et personnel ADT mail d information pour bloquer la date De La Lettre T pour insertion Des animateurs de territoires pour information HT COMMUNICATION DE L EDUCTOUR AUPRES DE LA LETTRE T Date laiss e l appr ciation de l ADT SSS 3 INVITATION OFFICIELLE ENVOI AU MOINS 1 MOIS ET DEMI AVANT OT communique l ADT les l ments n cessaire l laboration du courrier d invitation Au moins une semaine avant l envoi de l invitation Programme d taill complet de l ductour sites timing pr cis nom des intervenants informations sur l accessibilit au lieu de ralliement localisation parking travaux ventuels sur les routes photos des sites Supports n cessaires l laboration d un plan ou d une carte des lieux qui seront visit s Liste des personnalit s du territoire h te inviter facultatif Date limite d inscription 15 jours avant la date de l ductour HT invite par mail l ensemble du r seau des OT SI les animateurs de territoire HT et transmet l information aux chefs de service d HT pour qu ils inscrivent leurs personnels 3 4 places maximum pour HT sauf si place suffisante Le programme est galement mis en ligne sur le site pro du relais des OT 4 GESTION DES INSCRIPTIONS DATE LIMITE D INSCRIPTION 15 JOURS AVANT HT L INSCRIPTION A L EDUCTOUR SE FAIT AUPRES D HERAULT TOU
3. RISME g re les inscriptions l eductour et au repas et informe r guli rement l OT de l tat de la participation pr pare un badge individuel par participant 5 BRIEFING DES INTERVENANTS AU MOINS 3 SEMAINES AVANT HT en collaboration avec l OT informe les diff rents intervenants sites prestataires sur les objectifs de l ductour et ses cibles Il les sensibilise l importance du respect du timing et l ad quation entre le contenu de leur intervention et le public cibl 6 ACCUEIL DES PARTICIPANTS Les participants sont accueillis par un caf d accueil o leur est pr sent par HT l objectif de la journ e et par l OT le programme d taill de l eductour Le temps d intervention des diff rentes personnalit s qui souhaiteraient facultatif s exprimer ne doit pas exc der 5 10 mn pour l ensemble des interventions des personnalit s La dur e de cet accueil caf n exc de pas 15 20 minutes HT remet sur place aux participants un badge nominatif 7 EVALUATION DE L EDUCTOUR HT pr pare et remet chaque participant l issue de l ductour une fiche d valuation compl ter sur place Elle effectue une analyse synth tique des valuations et la transmet l OT dans les 2 semaines qui suivent l ductour 8 REMERCIEMENTS HT remercie par courrier ou par mail dans la semaine qui suit l ductour les diff rents sites et intervenants le repr sentant de la collectivit qui a accueilli
4. les participants le Pr sident de l OT et son quipe 9 ELABORATION D UNE FICHE PRATIQUE SUR L EDUCTOUR L OT remet H rault Tourisme des l ments crits sur les sites visit s lui permettant d laborer une fiche pratique sur l eductour pr sentant le territoire et les sites visit s argumentaires de vente du territoire Le contenu est valid par l OT La fiche sera transmise par HT par mail l ensemble des Offices de tourisme dans un d lai d 1 mois apr s l eductour sous r serve que l OT lui fransmette dans les temps les l ments Proc eductour Version avril 2014
5. portant uniquement un plat et un dessert et ceci afin de permettre un d jeuner rapide Le choix doit tre laiss aux participants entre 2 plats choix au moment de l inscription et information sur le nombre de chaque plat communiqu e en amont du jour J au restaurateur 3 Modalit s financi res gt H rault Tourisme r gle le repas invite les OT le prix du repas n exc de pas 18 20 boisson comprise il est r gl apr s r ception de la facture Ouvert discussion si le budget ne suffit pas Les repas du Pdt Dr de l OT et du personnel encadrant l ductour sont offerts par H rault Tourisme 5 AUTOCAR facultatif H rault Tourisme g re le transport des personnes en autocar 6 HORAIRES les ductours d butent sur place en g n ral 9h30 Ils finissent sur place 17h30 maximum DEUXIEME PARTIE REPARTITION DES TACHES SELON LE PLANNING SUIVANT 1 CHOIX DU PROGRAMME ET DE LA DATE AU MOINS 2 MOIS 2 AVANT OT INDIQUE A HERAULT TOURISME HT SON SOUHAIT D ORGANISER UN EDUCTOUR SUR SON TERRITOIRE HT PROPOSITION DE 2 3 DATES POSSIBLES EN m OT PROPOSITON DUPROCRAMME DETAILLE CONCERTATION AVEC L OT L HT VALIDATION DU PROGRAMME OT RESERVATION DE L ENSEMBLE DES SITES ET DES INTERVENANTS SUR UNE DES DATES PROPOSEES 2 PREMIERE COMMUNICATION SUR L EDUCTOUR AU MOINS 2 5 MOIS AVANT OT OT COMMUNICATION DE L EDUCTOUR PREMIERE COMMUNICATION SUR L EDUCTOUR AUPRES AUPRES
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