modalités pratiques transmission dossiers
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1. Paris le 14 mai 2009 agence d valuation de la recherche et de l enseignement sup rieur Secr tariat g n ral SG 328 2009 Le pr sident de l Agence d valuation de la recherche et de l enseignement sup rieur Mesdames et messieurs les pr sidents et directeurs d tablissement d enseignement sup rieur et de recherche Mesdames et messieurs les pr sidents et directeurs d organismes de recherche Objet Modalit s pratiques de transmission des dossiers d valuation l AERES PJ mode d emploi de l application Lors de la journ e de pr sentation du 10 avril 2009 je vous informais de l organisation de l valuation des formations des unit s de recherche et des tablissements pour la campagne 2011 2014 Je souhaite vous apporter quelques pr cisions sur les modalit s pratiques de la transmission des dossiers n cessaires l A RES 1 Calendrier La liste des unit s de recherche susceptibles d tre expertis es au cours de la campagne est attendue pour le 15 juin 2009 La date limite de transmission de l ensemble des dossiers d valuation est fix e au 15 octobre 2009 d lai de rigueur Le dispositif de d p t des informations ne sera plus accessible aux tablissements et organismes apr s cette date 2 Acces au d p t des dossiers et aux rapports 2 1 Dispositif de d p t des informations L AERES met en place un dispositif destination des tablissements et organismes leur permettant d2. l AERES les observations relatives chaque rapport 2 2 1 Modalit s d acces Pour ce faire vous voudrez bien transmettre l AERES les coordonn es lectroniques de la personne charg e d acc der aux rapports d valuation et de transmettre les observations l AERES l adresse vaguea aeres evaluation fr en pr cisant qu il s agit de la personne charg e de la consultation des rapports et de la transmission des observations Cette adresse constituera l identifiant utilis par l tablissement pour consulter les rapports et d poser les observations Il est conseill d utiliser une adresse de messagerie fonctionnelle ventuellement partag e entre plusieurs personnes La transmission de ces 2 adresses de messagerie il peut s agir de la m me adresse est indispensable l utilisation de l outil de transmission des dossiers et des observations Je vous remercie de bien vouloir transmettre ces informations avant le 1 juin 2009 3 D p t des informations L application mise en place par l AERES permet de transmettre les dossiers pour l valuation des tablissements des unit s de recherche des coles doctorales des licences et des masters Vous trouverez en annexe ce courrier le mode d emploi pour r aliser ces d p ts Quelques l ments importants le d p t d un dossier se d roule en deux phases la cr ation du dossier et la saisie des informations puis la validation du d p t tant que
3. e transmettre les dossiers n cessaires l valuation Ce dispositif sera op rationnel partir du d but du mois de juin pour la d finition des listes d unit s de recherche et accessible par Internet travers l adresse http extranet aeres evaluation fr Ce site contiendra l ensemble de la documentation n cessaire l utilisation de l outil 2 1 1 Modalit s d acc s L acc s l application est s curis et n cessite un identifiant et un mot de passe Un acc s par tablissement ou organisme sera cr par l AERES les tablissements ou organismes doivent transmettre une adresse de messagerie lectronique l A RES l adresse vaguea aeres evaluation fr en pr cisant qu il s agit de la personne charg e du d p t des dossiers Cette adresse constituera l identifiant utilis par l tablissement pour d poser ses dossiers Il est conseill d utiliser une adresse de messagerie fonctionnelle ventuellement partag e entre plusieurs personnes 20 RUE VIVIENNE 75002 Paris T l OI 55 55 60 O0 Fax OI 55 55 63 94 wuwiw aeres evaluation fr SIRET 130 003 494 0001 2 2 Dispositif d acc s aux rapports de l AERES pour observations Le rapport d valuation labor par l A RES sera transmis aux tablissements et organismes travers ce dispositif L application permettra aux tablissements et organismes de prendre connaissance des rapports d valuation les concernant puis de transmettre
4. la validation n est pas effectu e les dossiers sont modifiables et l valuation ne peut avoir lieu les informations saisies et transmises par l tablissement seront utilis es par l AERES et par les experts pour la r alisation des valuations un certain nombre d l ments doivent obligatoirement tre saisis ou transmis ils sont indiqu s dans une police grasse l cran 3 1 El ments pour l valuation des tablissements Les l ments suivants seront transmis travers l outil _auto valuation 1 fichier tableaux d indicateurs 1 fichier projet d tablissement pour la p riode venir 1 fichier organigramme de l tablissement 1 fichier comptes financiers des quatre ann es tels qu approuv s par le conseil d administration une archive zip de l ensemble de ces fichiers valuations externes conduites l initiative de l tablissement COS visiting committee une archive zip de l ensemble de ces fichiers 3 2 Saisie de la liste des unit s de recherche Les l ments suivants seront saisis travers l outil nom de l unit nom du directeur label demand __ panel s disciplinaire s probabilit que cette unit soit valu e probabilit lev e probabilit peu lev e site web de l unit effectif global de l unit Ces l ments seront saisis travers l interface de l outil pour tre directement r utilis s lo
5. rche 20 rue Vivienne 75002 Paris 3 4 El ments pour l valuation des coles doctorales Les dossiers seront transmis par l tablissement support de l cole doctorale Le dossier d valuation des coles doctorales disponible sur le site web de l AERES partir du 2 juin correspond un formulaire de description de l cole doctorale directeur coordonn es tablissements rattach s compl ter en ligne un d p t des fichiers correspondant au dossier d valuation d claration de politique de formation doctorale partie projet 2011 2014 volet un fichier zip regroupant l ensemble des politiques des tablissements demandant une coaccr ditation en fournissant les conventions de partenariat bilan de la p riode coul e bilan scientifique et p dagogique et tableaux du bilan soit 2 fichiers projet pour la p riode venir partie projet 2011 2014 volet Il et tableaux du projet soit 2 fichiers fiche d auto valuation 1 fichier et fiche signal tique mentionnant la liste d unit s de recherche rattach es 1 fichier 3 5 El ments pour l valuation des masters Les dossiers seront transmis par l tablissement support en cas de cohabilitation Pour chaque mention valuer le dossier correspond au dossier disponible sur le site de l A ERES partir du 2 juin un formulaire de description synth tique du master responsable discipline domaine mention sp cialit s et
6. rs de la transmission des dossiers d valuation Ils constituent le premier niveau de la fiche d identit de l unit 20 RUE VIVIENNE 75002 Paris T l OI 55 55 60 O0 Fax OI 55 55 63 94 wuwiw aeres evaluation fr SIRET 130 003 494 000 2 3 3 3 El ments pour l valuation des unit s de recherche Dans le cas d unit s mixtes avec un tablissement d enseignement sup rieur les l ments seront transmis par l tablissement universitaire Dans le cas d unit s propres les l ments seront transmis par l tablissement ou l organisme Le dossier correspond au dossier unique recherche mis en ligne sur le site de l AERES un formulaire de description de l unit de recherche directeur coordonn es tablissements et organismes de rattachement disciplines Ces l ments seront en partie renseign s lors de la transmission de la liste des unit s un d p t des fichiers correspondant au dossier unique c est dire bilan d activit de recherche et des r sultats obtenus par l unit bilan scientifique et formulaire soit deux fichiers projet pour la p riode venir projet scientifique et formulaire soit deux fichiers et une archive zip de l ensemble des fiches individuelles d activit s soit un fichier En parall le au d p t lectronique l tablissement support transmettra une version papier du dossier et une version sur CDROM l AERES section des unit s de reche
7. ventuelles cohabilitations compl ter en ligne un d p t des fichiers correspondant au dossier d valuation offre globale de formation master 1 fichier dossier principal de pr sentation de la mention et des sp cialit s 1fichier les annexes fichier les fiches RNCP 1 fichier la fiche d auto valuation 1 fichier 3 6 El ments pour l valuation des licences Les dossiers seront transmis par l tablissement support en cas de cohabilitation Pour chaque mention valuer le dossier correspond au dossier disponible sur le site de l A ERES partir du 2 juin un formulaire de description synth tique de la licence responsable discipline domaine mention compl ter en ligne un d p t des fichiers correspondant au dossier d valuation offre globale de formation licence 1 fichier dossier principal de pr sentation de la mention 1fichier les annexes 1fichier les fiches RNCP 1 fichier la fiche d auto valuation 1 fichier agence d valuation de la recherche f ec de l ens lgnement sup rieur 20 RUE VIVIENNE 75002 Paris T l OI 55 55 60 O0 Fax OI 55 55 63 94 wuwiw aeres evaluation fr SIRET 130 003 494 0001
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