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Guide de prévention FR - Avril 2011 GL

1. 34 1 AVOCATS CORRESPONDANTS ET AVOCATS CONSEILS 34 KE CC RS ENN L lu WEE 35 A ADMINISTRATEURS DIRIGEANTS ET AVOCATS 37 A ABUS DE PROC DURES ET ATTEINTE LA R PUTATION 39 Al Abus E e 39 4 2 Atteinte la r putation sys s rsrurrecns dessine need te sente reed 40 COMMENT NOUS JOINDRE 42 INTRODUCTION Personne n est l abri d une poursuite en responsabilit professionnelle Les causes de ces poursuites sont vari es et l exp rience d montre que nombre de r clamations surviennent non pas en raison de l ignorance des r gles de droit applicables mais en raison du comportement adopt Les imp ratifs de la pratique le rythme effr n et la concurrence sont autant de raisons pour lesquelles certains comportements plut t que d autres sont adopt s accroissant le risque de faire l objet d une poursuite en responsabilit professionnelle Or les assur s poursuivis en responsabilit professionnelle t moignent tous des nombreux inconv nients qui en d coulent et ce que les montants en jeu soient minimes ou au contraire tr s importants L atteinte la r putation le temps consacr l affaire et le stress inh rent un tel v nement sont quelques uns des inconv nients soulev s par les assur s lors de la fermeture de leur dossier de r clamation Les habitudes de travail se modifient lente
2. Selon l importance de la soci t l un des meilleurs moyens d utiliser le syst me de rep rage de conflits d int r ts est de r f rer une demande crite la personne responsable du syst me Cette personne comparera alors les informations de la demande de rep rage avec celles d j inscrites au syst me et fera part de ses conclusions l avocat responsable Il est important de conserver au dossier une trace de la v rification effectu e en conservant par exemple une copie de la demande de v rification et de la r ponse de la personne responsable du syst me Une mise jour du syst me de rep rage des conflits d int r ts doit tre effectu e lors de l arriv e de nouveaux membres de la soci t Il est n cessaire que ceux ci r v lent les noms de leurs clients ant rieurs et les informations pertinentes des dossiers dans lesquels ils ont t impliqu s 2 3 Personne ressource Pour tous les avocats uvrant au sein d une soci t il est sugg r de nommer une personne ressource sp cialiste des conflits d int r ts En cas de doute sur une situation conflictuelle les avocats pourront la consulter et tenter de d terminer si une situation donn e doit effectivement tre qualifi e de conflictuelle 12 A MANDAT ACCEPTATION REFUS RETRAIT ET FIN Apr s vous tre interrog sur la pertinence de repr senter ou non le client qui vous consulte avoir v rifi que ce mandat ne pla ait ni vous ni votre cabin
3. 42 Atteinte la r putation Les reproches au sujet de la diffamation dans les proc dures viennent rejoindre en importance ceux concernant les proc dures abusives Trop longtemps les avocats se sont sentis l abri de tout reproche croyant b n ficier de l immunit relative du plaideur Cette immunit existe r ellement et les tribunaux l ont confirm e maintes reprises mais elle n est que relative Alors oui vous pouvez tre tenu responsable de diffamation dans les actes de proc dures et m me tre condamn des dommages exemplaires Encore une fois la prudence et la mod ration sont vos meilleurs atouts pour pr venir ces poursuites En effet d embl e nous pouvons affirmer que les m mes r gles de conduite doivent pr valoir pour viter des reproches d abus de proc dures ou de diffamation La jurisprudence a permis d laborer certaines r gles de conduite respecter qui permettent de mieux s orienter Lemieux c Comeau L P J 96 5628 40 V rifiez d abord les faits avant de les all guer Abstenez vous d inclure vos proc dures des all gations lorsqu il n est ni raisonnable ni probable qu elles soient vraies Autrement on pourrait croire que vous faites preuve de mauvaise foi ou encore de malice Une all gation m me fausse n entra nera toutefois pas n cessairement votre responsabilit Vous pourrez vous d fendre avec succ s si vous tes en mesure de prouver que des d marches raisonnables a
4. Q c P 39 1 Ainsi les renseignements personnels qu il d tient sur autrui ne peuvent tre communiqu s un tiers sans avoir au pr alable obtenu de consentement cet effet En cons quence les dossiers inactifs en format papier ou sur supports lectroniques ne peuvent tre mis aux d chets sans que les pr cautions n cessaires pour assurer la protection des renseignements personnels qui y sont contenus soient prises 25 Au surplus l article 17 du R glement sur la comptabilit et les normes d exercice professionnel des avocats impose galement l avocat un devoir de confidentialit relativement aux renseignements contenus son dossier 26 2 SYST ME D AGENDA 2 1 Utilit Nombre de poursuites en responsabilit professionnelle sont intent es parce que des avocats ont omis d agir dans les d lais prescrits Cette omission loin de r sulter d un manque de connaissances juridiques est plut t due dans la majorit des cas une organisation d ficiente de la pratique L avocat a l obligation de tenir jour un syst me lui permettant de se rappeler les dates de prescription ou tout autre d lai susceptible d influer sur les recours judiciaires de ses clients article 7 du R glement sur la comptabilit et les normes d exercice professionnel des avocats Un syst me d agenda ad quat permet de r duire consid rablement le nombre de poursuites li es au non respect des d lais impos s Peu importe le sy
5. activit s de formation reconnues auxquelles vous avez particip 4 5 Liste de contr le Outre les moyens d j propos s il n est pas mauvais non plus de vous munir d une liste de contr le plus commun ment appel e check list appropri e votre champ d expertise M me si vous tes chevronn dans le feu de l action il peut vous arriver d omettre une disposition d importance ou encore une tape Cette liste vous confirmera que vous n avez rien mis de c t Elle peut notamment servir lors d une rencontre pr liminaire avec votre client afin d obtenir tous les renseignements n cessaires votre dossier ou encore en cours de mandat pour ce qui est des proc dures ou des diff rentes clauses inclure dans un contrat 4 6 Interruption d affaires et manuel de bureau Il peut tre difficile d imaginer qu un incident peut survenir vous obligeant interrompre votre pratique pour une p riode plus ou moins prolong e ou m me de fa on d finitive N anmoins il est sage de pr voir par crit un plan d taill visant prot ger vos clients si un tel v nement devait se produire Si possible d signez un avocat qui prendra votre rel ve ou qui s occupera de fermer vos dossiers si n cessaire Pour lui faciliter la t che conservez votre manuel du bureau bien jour et assurez vous qu il puisse y trouver les renseignements suivants ainsi qu une description du syst me utilis et de son mode de
6. des m dias Il va sans dire que ces derniers sont l aff t de tout renseignement susceptible de les mettre sur une piste 29 L un des premiers sujets que vous devriez aborder avec vos employ s est sans aucun doute la notion de secret professionnel Un trop grand nombre de personnes ignorent ce qu est le secret professionnel et la v ritable port e de celui ci Rappelez leur notamment de ne pas discuter des dossiers dans les lieux publics tels les ascenseurs les restaurants les toilettes ou m me la r ception de votre bureau En aucun temps ils ne doivent r v ler des renseignements confidentiels qui vous ont t communiqu s par vos clients Cette interdiction s tend bien s r leurs conjoints aux membres de leur famille amis ou coll gues Rien de ce qu ils ont appris ou entendu au bureau ne doit tre d voil Le Code de d ontologie des avocats R R Q c B 1 r 3 vous oblige exercer une prudence raisonnable pour faire respecter le secret des confidences re ues en raison de votre profession par toute personne qui coop re avec vous ou exerce ses activit s au sein de la soci t o vous exercez vos activit s professionnelles Un moyen simple et efficace de rappeler tous particuli rement vos employ s leur obligation de confidentialit est de leur faire signer annuellement une d claration cet effet 30 d PROFESSIONNALISME Pour le moment nous nous sommes surtout attard s l aspect plus techniq
7. devrait utiliser une d nomination unique viter la raison sociale commune pour la r daction de proc dures et tout autre document imprim tel que le papier ent te les cartes de visite etc Chaque avocat devrait aussi pr voir des m thodes de classement et de traitement des dossiers qui en assurent la confidentialit Vous voulez partager un bureau non la responsabilit En 2001 des modifications ont t apport es au Code des professions notamment les articles 187 11 et suivants en vertu desquelles les ordres professionnels peuvent dor navant autoriser leurs membres par voie r glementaire exercer leurs activit s professionnelles au sein d une soci t en nom collectif responsabilit limit e S E N C R L ou d une soci t par actions S P A C est dans ce cadre que le Barreau a adopt en 2004 le R glement sur l exercice de la profession d avocat en soci t et en multidisciplinarit R R Q c B 1 r 9 l gard de la responsabilit l exercice d activit s professionnelles au sein d une soci t en nom collectif responsabilit limit e ou d une soci t par actions comporte des diff rences fondamentales avec les autres modes de regroupements que sont les soci t s en nom collectif ou les soci t s de d penses nominales Vous pouvez vous procurer le Guide SENCRL OU SPA Faites un choix clair 2003 pr par par Mes Charles Denis Dominique Launay Normand Ratti et Michell
8. foi et qu aucun droit ne peut tre exerc en vue de nuire autrui Instituer des proc dures qualifi es d abusives constitue une faute au sens de l article 1457 du Code civil du Qu bec Ainsi pour avoir gain de cause dans une poursuite pour proc dures abusives les trois l ments constitutifs de responsabilit devront tre prouv s savoir la faute le dommage et le lien de causalit En cons quence le comportement fautif s tudiera la lumi re du comportement qu aurait eu un avocat raisonnable normalement prudent et diligent Sans compter que de nouvelles dispositions ont t ins r es dans le Code de proc dure civile par l article 2 du chapitre 12 des lois de 2009 Loi modifiant le Code de proc dure civile pour pr venir l utilisation abusive des tribunaux et favoriser le respect de la libert d expression et la participation des citoyens aux d bats publics sanctionn e et entr e en vigueur le 4 juin 2009 Cette loi a eu pour cons quence d abroger les articles 75 1 et 75 2 C p c pour les remplacer par les articles 54 1 54 6 C p c lesquels ont une port e beaucoup plus large et visent pr venir et sanctionner l utilisation abusive des tribunaux Encore plus int ressant l article 54 2 cr e un renversement du fardeau de la preuve lorsqu une partie tablit sommairement que la demande en justice ou l acte de proc dure peut constituer un abus Il revient alors la partie qui introduit l acte de
9. mandat de ce m me client apr s l entr e en vigueur du nouveau R glement vous devrez alors observer les nouvelles exigences d identification L article 14 du m me R glement pr voit sp cifiquement comment effectuer l identification du client tant dans le cas d une personne physique que dans le cas d une soci t ou d un organisme Cet article ne s applique pas aux dossiers d j ouverts au moment de l entr e en vigueur du R glement le 8 juillet 2010 toutefois il s applique tout nouveau dossier peu importe qu il s agisse d un nouveau ou d un ancien client article 85 du R glement Vous pouvez utiliser le formulaire de fiche client Identification du client propos par le Barreau du Qu bec que vous trouverez sur le site Web du Barreau du Qu bec wwWw barreau qc ca Nouveau R glement Comptabilit et normes d exercice professionnel De plus l article 20 du m me R glement impose une nouvelle obligation l avocat soit de proc der la v rification de l identit des personnes mentionn es aux articles 13 et 14 c est dire des clients et de certains tiers qui leur sont li s Toutefois cette nouvelle r gle ne s applique que si le mandat ou le contrat de service n cessite une op ration financi re comme la r ception le paiement ou le virement de fonds L article 21 du R glement num re une s rie d exceptions cette r gle Les articles 22 25 pr cisent comment pr
10. ou de tout autre type de d lai Il n est pas suffisant de sortir le dossier la journ e o ce d lai important prend fin Cela ne laisse gu re le temps de r agir Par exemple dans le cas d un d lai de prescription vous pourriez revoir le dossier 90 jours 60 jours 30 jours 15 jours avant la date d ch ance puis la veille et le jour m me afin de vous assurer que le travail a bel et bien t ex cut D s qu une date rev tant une importance particuli re est tablie vous devriez l indiquer aux deux syst mes d agenda ainsi que dans le dossier lui m me Une bonne m thode pour ne pas omettre l une de ces dates est d tudier tout le courrier Celui ci devrait tre estampill avec un timbre dateur son arriv e au bureau et paraph lorsque vous en avez pris connaissance Seul le courrier ainsi sign devrait pouvoir tre class Finalement rappelons que la d termination de ces dates de prescription ne doit pas se faire uniquement sur la foi de la version du client Il vous faut tudier tous les documents pertinents qui vous sont remis 24 Rencontres Bien que les dates autres que les d lais cit s pr c demment ne sont g n ralement pas l origine de poursuites en responsabilit elles sont n cessaires la bonne conduite de votre dossier et au maintien de vos relations Ainsi vous devriez inscrire d s qu elles sont fix es toutes les dates de rencontre avec votre client ou avec la partie adverse les dates
11. plus pr cise Certaines r gles de conduite adopt es d s l laboration de ce site diminuent le risque que la responsabilit des avocats puisse tre engag e relativement aux informations qui s y trouvent Il est imp ratif d y pr ciser la localisation g ographique du bureau afin de ne pas induire en erreur par exemple sur l applicabilit des r gles nonc es De plus une copie de toute l information contenue sur le site doit tre conserv e En cas de litige vous devez pouvoir fournir en tout temps une preuve imprim e du contenu du site un moment pr cis 20 Nous vous recommandons d inclure un avertissement pr cisant que l information contenue bien qu elle soit de nature juridique ne constitue pas un avis juridique et que de plus l envoi d un courrier lectronique comportant une question pr cise n a pas pour effet d tablir automatiquement une relation avocat client et n induit pas non plus votre acceptation d un mandat quelconque Ces quelques pr cisions apport es au site Web devraient vous aider pr venir tout reproche formul ventuellement par un internaute 5 4 Recherches informatis es Les outils de recherches informatis es se sont multipli s depuis quelques ann es d abord le Centre d acc s l information juridique CAIJ puis SOQUIJ REJB QuickLaw pour n en nommer que quelques uns Chacun poss de ses propres caract ristiques et pour les utiliser ad quatement il convient
12. proc dure de d montrer que son geste n est pas exerc de mani re excessive ou d raisonnable Quant votre responsabilit prudence et mod ration voil ce qu il vous faut retenir Les tribunaux h sitent de moins en moins sanctionner le comportement fautif d un avocat pour abus de proc dure En tant qu avocat vous devez faire preuve de discernement Vous ne devez pas inciter votre client intenter des proc dures vou es l chec dans le seul but de gagner du temps ou encore d intimider la partie adverse Vous agissez comme officier de justice et ce titre 1l vous faut savoir mettre un frein aux d sirs de votre client et viter de vous comporter comme un 39 instrument docile et servile entre ses mains Vous devez aller plus loin que le simple respect des r gles de courtoisie vous devez viter de jeter le discr dit sur l administration de la justice Un avocat fut s v rement r primand pour avoir sign sans les lire des proc dures r ellement dilatoires pr par es par son client Le client d sirait que ses proc dures soient sign es par un avocat afin de leur donner une plus grande cr dibilit C est l un rappel qu en tout temps vous devez refuser de pr ter votre nom des tactiques dilatoires La proc dure abusive est celle qui est intent e malicieusement ou t m rairement Il est maintenant clairement reconnu que l intention de nuire ne constitue pas un crit re d terminant le momen
13. Facturatlon 5 DEER EE rate die tte AE 17 5 LES TECHNOLOGIkS uueeeesseuuse 19 Sl Weg et E 19 SDK a Rae Ds a TEE DASR 20 5 23 Late Eer ee ee Ne Re A Nee ae de Ae 20 5 4 Recherches informatis es 21 IT ORGANISATION DE BUREAU 22 1 TENUE ET CONSERVATION DES DOSSIERS 22 LL o EHMEEEIEE ies ege Zeeland S DA SNE RAS a LIN Sd 22 Se NN EE EE 24 1 3 Conservation des dossiers 24 1 4 Documentapon 24 1 5 Dur e de la conservation des dossiers 25 1 6 Destruction des dossiers 25 2 SYST ME D AGENDA nn near ds 27 SN DEE 27 2 2 REVISION P TIOUIQUE 28e teea eeii De EST dee eege 27 2 3 Prescription et autres d lais de d ch ance 28 24 Rencontres 2e sn nn EE 28 2 5 D lais de E Te ye resse desde ne Esie Chose das ronde ns 28 3 PERSONNEL date antenne due ave din nude dee 29 SL ROIS E re nt es EEN 29 3 2 Secret DEES EIERE ion dE Ed 29 A PROFESSIONNALISME 31 4l e dn ge AE EE Ent 31 4 2 D l gation et SUP TVISION ee ENNEN ENEE SEH SNE 31 e WE e ss san monde en RTE EE 31 44 Pormatpn dek eiin ter EEEE eE AEE r rate ae tn tan entente 32 45 ES d controle EEN 32 4 6 Interruption d affaires et manuel de bureau 32 MI RELATION ENTRE AVOCATS
14. Fonds d assurance responsabilit professionnelle du Barreau du Qu bec Mise jour Avril 2011 Guide de pr vention professionnelle Assurance responsabilit professionnelle Barreau Q AVIS Ce guide est un outil d information et son contenu ne saurait tre interpr t comme une tude exhaustive des sujets qui y sont trait s ni comme un avis juridique Il comporte certaines indications visant r duire les risques de poursuite en responsabilit professionnelle Chaque avocat est responsable des d cisions prises apr s avoir proc d ses propres recherches et v rifications Fonds d assurance responsabilit professionnelle du Barreau du Qu bec Avril 2011 PR FACE En novembre 1996 nous avons publi un Guide de pr vention en responsabilit professionnelle lequel tait transmis tous les assur s Ce guide tait le fruit de l exp rience acquise depuis la cr ation du Fonds d assurance En effet les commentaires des assur s recueillis l issue de leur dossier de r clamation la similarit des r ponses et des r actions nous avaient amen s penser qu il serait utile d attirer l attention de tous sur des moyens simples permettant de r duire consid rablement le risque de faire l objet d une poursuite en responsabilit professionnelle Cette premi re publication ayant suscit des commentaires favorables une deuxi me dition a t r alis e en janvier 2001 et une mis
15. Qu bec ne couvre pas les gestes que vous pouvez poser titre d administrateur Il est sp cifiquement pr vu que le contrat d assurance ne s applique pas une r clamation qui d coule des actes ou omissions d un assur accomplis titre de dirigeant ou d administrateur Afin d apporter une solution compl mentaire le Fonds d assurance a conclu une entente ses frais avec la Compagnie canadienne d assurances g n rales Lombard Il s agit d un projet pilote d une dur e de 15 mois en vigueur depuis le 1 janvier 2011 jusqu au 1 avril 2012 Les souscripteurs au Fonds d assurance jouissent ensemble d une garantie globale de dernier ressort l gard de leur responsabilit d administrateur ou dirigeant d un organisme externe but lucratif ou non Sommairement cette assurance s appliquera sous r serve des conditions de la police lorsque la responsabilit de l avocat en qualit d administrateur ou dirigeant ne fera pas l objet d une autre protection disponible qu il s agisse d une assurance ou d un engagement d indemnisation exigible Le texte de cette police peut tre consult en ligne sur le site Web du Fonds Police d assurance et demande d exemption Assurance administrateurs et dirigeants l adresse www assurance barreau com Encore une fois 1l s agit d un projet pilote dont la continuit sera valuer la lumi re des r sultats de l exp rience notam
16. attache aussi de nombreuses responsabilit s Il ne fait plus de doute que l administrateur d une compagnie peut engager sa responsabilit et se voir oblig de r parer personnellement les pots cass s Tout d abord tous les administrateurs se doivent d agir avec comp tence soin et diligence Ils doivent aussi agir l galement dans un but l gitime et dans les limites qui leur sont permises Ils doivent viter les conflits d int r ts et rendre compte de leur administration Certaines lois fiscales font galement supporter l administrateur une responsabilit importante quant la destin e de l entreprise et l obligent m me parfois payer personnellement au fisc des montants dus par la compagnie lorsqu un manquement est commis alors qu il tait en poste Les administrateurs peuvent aussi tre tenus responsables des dettes li es aux services rendus par les employ s de la soci t et ce jusqu concurrence de six mois de salaire Outre ces importantes obligations et responsabilit s le fait d agir comme administrateur ou dirigeant d une entreprise pourra galement emp cher votre cabinet de la repr senter advenant qu une poursuite soit institu e Une situation de conflit d int r ts potentiel est donc pr voir Finalement vous devriez tenir compte d un dernier l ment avant d accepter cette fonction l assurance responsabilit La police mise par le Fonds d assurance responsabilit professionnelle du Barreau du
17. au besoin Au surplus si un avocat doit reprendre votre dossier pour une raison ou pour une autre il n aura pas refaire le travail Au m me titre que les relev s de recherches peuvent tre utiles tous les avant projets d entente lors de n gociations contractuelles doivent aussi tre conserv s et dat s afin de pouvoir en retracer la chronologie Ils permettent de comprendre l volution des n gociations et de mieux saisir quelles taient les intentions r elles des parties Si au surplus vous prenez l habitude d inscrire en marge la nature des instructions de votre client l gard des clauses principales ou indispensables en cas de reproche vous pourrez ais ment justifier l absence ou la pr sence de l une ou l autre d entre elles 1 5 Dur e de la conservation des dossiers la question pourtant simple Combien de temps doit on conserver le dossier d un client il n y a pas de r ponse facile L article 18 du R glement sur la comptabilit et les normes d exercice professionnel des avocats dicte une r gle g n rale pr voyant que le dossier inactif d un client doit tre conserv au moins sept ans compter de la date de sa fermeture Cette dur e de conservation est assimilable la dur e de conservation impos e par les lois fiscales Pour assurer cette conservation au long de cette p riode il est permis d utiliser tout syst me ou proc d d archivage donnant acc s toute l information contenue au d
18. d en conna tre le mode d emploi et ses limites Par exemple nous savons que certains permettent seulement de retracer les d cisions les plus r centes alors que d autres tiennent peu compte des d cisions rendues par les cours provinciales etc La disponibilit de ces outils pourrait modifier les normes de professionnalisme reconnues En effet les tribunaux ont d j tabli dans des domaines autres que juridiques que l accessibilit de nouveaux moyens technologiques pouvait modifier les r gles de conduite auxquelles nous tions en droit de nous attendre de la part de professionnels Il appartient donc chaque avocat d utiliser ces outils et d en ma triser les rouages afin de maintenir ses connaissances Jour 21 II ORGANISATION DE BUREAU Une organisation efficace de l environnement de travail permet de r duire de fa on consid rable le nombre de poursuites en responsabilit professionnelle Plus de 12 des dossiers pr sent s au Fonds d assurance ont pour cause une organisation d ficiente Cette gestion efficace du bureau comporte plus d un aspect 1 Tenue et conservation de dossiers 2 Syst me d agenda 3 Personnel 4 Professionnalisme 1 TENUE ET CONSERVATION DES DOSSIERS L utilit d une tenue m thodique des dossiers ne fait pas de doute Elle vite les risques d garer des documents ou encore d oublier des d lais importants Au surplus un dossier bien document permet l avocat poursu
19. d interrogatoires ou de pr sences en cour Cela vous permettra d viter tout conflit d horaire et d indisposer clients et confr res 2 5 D lais de prescription Nous d sirons simplement attirer votre attention sur le fait qu il existe dans les r gles de droit qu b coises et canadiennes de nombreux d lais de prescription applicables Ne tenez pas pour acquis que le d lai de droit commun doit trouver application ce serait une grave erreur Il faut exercer une grande vigilance l gard de ces d lais ne rien tenir pour certain et toujours v rifier celui qui est applicable Le Fonds d assurance publiait sur son site Web en janvier 2011 l intention de ses assur s une mise jour du tableau synth se des principaux d lais servant d aide m moire intitul Prescriptions extinctives et autres d lais dont voici le lien www assurance barreau com fr prevention prescriptions index html Ce document n est pas exhaustif et ne saurait en aucun temps remplacer une analyse compl te et d taill e du droit applicable De nombreuses autres lois comportent elles aussi d autres d lais et les lois mentionn es ce tableau synth se peuvent en pr voir d autres 28 A PERSONNEL 3 1 R le Pr venir les risques de poursuites en responsabilit professionnelle est aussi un travail d quipe Pour y parvenir vous aurez besoin du soutien de votre personnel techniciens secr taires r ceptionnistes ou commis A
20. de cette d cision par crit Dans cette lettre soulignez les raisons pour lesquelles vous mettez fin la relation en cours de mandat pr cisez o en est rendu le dossier et quelles sont les d marches qui doivent tre accomplies promptement la n cessit de consulter un nouvel avocat et joignez votre compte final La fin du mandat m rite galement d tre soulign e par crit La lettre devrait faire tat le cas ch ant des d marches additionnelles qui peuvent tre envisag es afin de prot ger les int r ts du client Retournez les documents qui vous avaient t confi s en prenant soin d en conserver une copie pour vos dossiers et bien s r joignez y votre compte final N oubliez pas de remercier votre client de vous avoir fait confiance 14 4 MAINTIEN DE LA RELATION A VOCAT CLIENT De nombreuses poursuites en responsabilit professionnelle ne d coulent pas de la qualit des services Juridiques rendus mais plut t de la fa on dont ils l ont t en d autres mots de la relation tablie avec le client Si au moment de l entrevue initiale vous avez su rep rer les objectifs et les attentes de votre client et si au surplus vous les gardez en t te pendant toute la dur e de la relation avocat client il vous sera plus facile de maintenir de bonnes relations 41 crits Afin de pr venir les r clamations futures en responsabilit professionnelle et pour vous assurer de maintenir d harmonieuses
21. de faire l objet Prenez garde ne surestimez pas vos talents et vos capacit s celui qui est insatisfait des services de tous les avocats qui ont travaill pour lui risque fort de l tre aussi de vous Tous ne peuvent tre incomp tents il y a probablement anguille sous roche Si vous d cidez n anmoins d accepter ce nouveau mandat vous devrez faire preuve d une grande prudence et au pr alable tenter d tablir la cause de tant de m contentement Assurez vous du bien fond des pr tentions de ce client potentiel sur son dossier et dans ce cas encore plus que dans tout autre d finissez ses attentes 1 4 Capacit de payer Il est tonnant de constater le nombre de reproches formul s quant la qualit des services rendus qui surviennent au moment o l avocat transmet sa note d honoraires Il s agit l d une source importante de conflit entre les avocats et leurs clients Or il est tout aussi tonnant de voir comment certains gestes pos s avant m me l acceptation du mandat peuvent viter ces trop nombreux conflits Tout d abord v rifiez si le client potentiel a les moyens de s offrir vos services Autrement vous pouvez tre certain qu il consid rera ultimement que vos services sont trop dispendieux ou que leur qualit ne justifie pas le prix demand Assurez vous aussi que le client potentiel est conscient du montant auquel ces services peuvent s lever Autrement il risque aussi de ju
22. de lourdes responsabilit s 38 4 ABUS DE PROC DURES ET ATTEINTE LA R PUTATION C est une tactique pour me faire sortir du dossier Le hic est l utilisation de plus en plus fr quente de recours en dommages non pas par les clients contre leurs ex procureurs mais par l avocat d une partie contre l avocat de la partie adverse comme moyen de pression au dossier ou comme moyen de d stabilisation de la partie adverse Vous vous reconnaissez dans ces propos tenus par nos assur s Combien de fois avez vous entendu un confr re ou un client pr tendre qu il est l objet de proc dures abusives ou encore soutenir que l on porte atteinte sa r putation Plus de 22 des dossiers qui sont trait s au Fonds d assurance responsabilit professionnelle du Barreau du Qu bec concernent ce type de reproche c est donc dire l importance du sujet 4 1 Abus de proc dures Les poursuites contre des avocats pour proc dures abusives se multiplient et font fr quemment l objet des manchettes des journaux Il demeure toutefois difficile malgr la popularit grandissante de ce sujet de distinguer ce qui constitue simplement l exercice l gitime d un droit de la proc dure r ellement abusive Commen ons par rappeler que la bonne foi doit toujours avoir pr s ance En effet il est pr vu par le l gislateur aux articles 6 et 7 du Code civil du Qu bec que les droits de chacun doivent tre exerc s selon les exigences de la bonne
23. doit dans chaque dossier identifier le client et y consigner les renseignements sur la nature du mandat ou du contrat de service qui lui est confi 22 Cette responsabilit peut tre assum e par tout autre avocat qui est associ actionnaire ou employ du cabinet au sein duquel l avocat exerce sans gard au lieu o le cabinet est situ Toutefois l identification n est pas requise lorsque l avocat agit 1 au nom de son employeur 2 la demande d un autre avocat ou succ de dans le dossier d un autre avocat et que cet autre avocat a d j proc d l identification 3 dans le cadre d un programme d avocats de service parrain par un organisme sans but lucratif sauf dans les cas o il re oit d bourse ou vire des fonds ou donne des directives l gard de ces activit s Cet article exige que chaque dossier identifie clairement tant le client que le mandat ou le contrat de service qu il contient et pr cise les situations o l identification n est pas requise Avant l entr e en vigueur du R glement sur la comptabilit et les normes d exercice professionnel des avocats le 8 juillet 2010 vous tiez d j tenu d identifier votre client Cependant si vous agissiez d j pour ce client lors de l entr e en vigueur du nouveau R glement et que ce m me dossier se poursuit vous n avez pas fournir les renseignements maintenant pr vus Toutefois si vous acceptez un nouveau
24. e jour compl t e en janvier 2006 Depuis l entr e en vigueur le 8 juillet 2010 du nouveau R glement sur la comptabilit et les normes d exercice professionnel des avocats RRQ c B 1 r 5 il s av rait n cessaire d y apporter une nouvelle mise jour afin que ce guide soit toujours d actualit pertinent et utile Guylaine LeBrun avocate Coordonnateur aux activit s de pr vention Fonds d assurance responsabilit professionnelle du Barreau du Qu bec Mise jour Avril 2011 TABLE DES MATI RES INTRODUETIONS gees 6 I RELATION AVOCAT CLIENT 2 7 1 S LECTION DE LA CLIENT LE 7 LA E Get EE H 1 2 Attent s du cent de gell e H E GE 8 LA Capacit EE 9 1 5 Patents et TIR eue EE See 9 L Conclusion 255 Sante ee Een 10 2 CONFLITS D INT R TS eerren 11 2 41 M OM OS siens ANNE et EE 11 22 Utilisation ssns aa E a E E EE E 12 2 3 Personne ressource 12 A MANDAT ACCEPTATION REFUS RETRAIT ET FIN 13 GJ Refus its os r sine ne eee fn id 13 3 2 Acceptation et entente sur les honoraires 13 3 3 Retrait du dossier et fin du mandat 14 4 MAINTIEN DE LA RELATION AVOCAT CLIENT 15 AA CT EE 15 A2 OT EE EE 15 43 CONTES 20 T FISE re ce E 16 4 4 E WEE EE 16 4 5 Appels t l phoniques et rencontres 16 t
25. e Th riault sur le site Web du Barreau du Qu bec ou encore L exercice de la profession d avocat avec d autres Quel contrat choisir Quelles clauses pr voir 2009 pr par par M Michelle Th riault www barreau qc ca B lisle Heurtel c Tardif REJB 2000 20086 C S 35 Au sein d une soci t en nom collectif responsabilit limit e l associ n est pas personnellement responsable des obligations de la soci t ou d un coassoci d coulant des fautes ou n gligences commises par eux dans l exercice d activit s professionnelles Ce principe est nonc l article 187 14 du Code des professions et constitue une exception au principe nonc l article 2221 C c Q r gissant les soci t s en nom collectif N anmoins dans d autres situations la solidarit prime malgr le principe de cette responsabilit limit e En effet l avocat associ demeure responsable de ses propres fautes ou n gligences ainsi que celles de ses pr pos s ou mandataires commises dans l exercice de sa profession De plus le principe de limitation de responsabilit ne s applique Ou aux professionnels r gis par le Code des professions mais non aux autres personnes mentionn es Annexe A du R glement sur l exercice de la profession d avocat en soci t et en multidisciplinarit et avec qui l avocat est autoris exercer Le principe de la limitation de responsabilit ne visant que les actes
26. ellement ce qui se passe dans son dossier Fournissez lui toutes les explications n cessaires et surtout assurez vous qu elles ont t bien comprises Les explications peuvent porter sur le processus judiciaire les diff rentes tapes qui devront tre franchies les enjeux ou sur tout autre mati re pertinente Il y a aussi lieu de mentionner les risques pouvant tre li s au dossier telle la possibilit de faire l objet d une demande reconventionnelle ou d tre condamn aux frais Ces explications donn es verbalement dans la plupart des cas devront tre r it r es par crit Ainsi votre client aura un document auquel il pourra se r f rer au besoin et vous aurez une preuve tangible de ce que vous avez dit 15 Peut tre viterez vous ainsi de joindre le rang des assur s qui ont d clar s assurer plusieurs reprises de la compr hension du client e J explique davantage mes clients les d marches que je fais ou non dans leur dossier et le pourquoi de mes choix 4 3 Correspondance Il n est pas suffisant de bien expliquer son client comment se d roulera son dossier il faut continuer l informer p riodiquement de l volution que conna t celui ci Un moyen efficace d atteindre cet objectif est la correspondance r guli re En lui crivant r guli rement votre client sait que vous accordez une importance l gitime son dossier et que vous le traitez avec diligence Vo
27. entre l assureur de votre responsabilit professionnelle et l assureur des administrateurs et dirigeants de l entit au sein de laquelle vous si gez au conseil v Si possible vitez d agir la fois comme administrateur et comme avocat conseil de la soci t ne serait ce qu en qualit de personne li e au cabinet conseil de l entreprise cette situation tant par surcro t proscrite en certaines circonstances v Si vous savez que vous serez appel donner des avis juridiques vu la difficult r elle en s ance de conseil d administration de distinguer les interventions faites en qualit d administrateur de celles faites en qualit d avocat consid rez de renoncer la fonction d administrateur et sugg rez votre client de vous inviter plut t assister aux r unions du conseil d administration en votre seule qualit de conseiller juridique vous pourrez ainsi mettre profit tous les renseignements transmis aux administrateurs videmment il faudra vous abstenir de participer aux d bats dans lesquels vous ou votre cabinet avez un int r t quelconque par exemple les honoraires Sensibilisez votre client ou votre employeur aux risques qu il court en demandant son conseiller juridique de si ger au conseil d administration et g rez votre risque personnel rigoureusement Bref bien que le titre soit tentant rappelez vous que l administrateur ou le dirigeant d une entreprise doit porter
28. es d une personne contacter en cas d urgence ou encore demandez quelqu un de prendre connaissance de vos messages et d en assurer le suivi 5 2 T l phones Les t l phones cellulaires n offrent pas le m me degr de confidentialit que la transmission par lignes t l phoniques classiques Les changes qui s y tiennent peuvent facilement tre intercept s Encore une fois les avocats doivent faire preuve de grande prudence afin d viter de faillir leur devoir de protection du caract re confidentiel de leurs changes La t l phonie sans fil ne devrait pas tre utilis e pour les communications confidentielles Dans tous les cas il est important de prendre soin d informer l interlocuteur du fait que la communication se fait au moyen d un t l phone cellulaire de fa on ce qu il puisse accepter librement le risque inh rent ce type de communication 5 3 Site Internet Internet permet d atteindre un vaste public et bien videmment une client le ventuelle Ainsi de plus en plus d avocats et de bureaux ont d cid d implanter sur ce r seau leur propre site Web On y retrouve notamment de l information sur le cabinet l expertise qui y a t d velopp e et quelques renseignements juridiques d ordre g n ral On y retrouve galement un lien permettant aux internautes d entrer en contact avec le cabinet ou l un de ses membres que ce soit pour faire part de commentaires ou pour poser une question
29. et en situation de conflits d int r ts vous pouvez d cider d accepter ou non ce nouveau mandat Il pourra vous arriver galement en cours de mandat de d cider de vous retirer Dans toutes ces situations il convient de notifier votre d cision par crit 3 1 Refus Nous insistons si votre d cision est de refuser ce mandat vous devez le faire par crit et ce au moyen d une lettre claire et sans quivoque ne laissant subsister aucun doute sur vos intentions Il est pr f rable que cette lettre soit transmise par courrier recommand ou certifi Il est surprenant de voir le nombre de poursuites intent es contre un avocat parce que le client croyait erron ment que l avocat avait d cid de le repr senter Ainsi dans votre lettre de refus vitez de vous prononcer sur le bien fond du recours et contentez vous de rappeler l approche d une date de prescription le cas ch ant sans l identifier De plus n oubliez pas de retourner les documents qui vous avaient t confi s M fiez vous du client fant me C est dire de celui que vous ne soup onnez m me pas tre au nombre de vos clients Le fant me se d guise parfois en ami l occasion d un 5 7 en parent lors d une f te en appel plus ou moins anonyme o l on vous affirme avoir t r f r par M Untel que vous connaissez bien bref ce client peut rev tir plusieurs apparences Chaque fois le m me sc nario se produit on vous e
30. fin que leur r le soit bien compris vous devriez prendre le temps de les sensibiliser leur importance et l aide qu ils peuvent vous apporter Expliquez leur les objectifs que vous poursuivez et comment ils peuvent contribuer les atteindre Vous pourriez leur mentionner par exemple qu un nombre important de poursuites n ont pas trait de v ritables erreurs juridiques mais plut t des erreurs administratives Illustrez vos propos en leur donnant des exemples concrets de reproches fr quemment faits des avocats avoir oubli un d lai de prescription ne pas avoir d cel un conflit d int r ts avoir gar un dossier avoir transmis une facturation inad quate avoir exp di au mauvais destinataire un document confidentiel etc Le temps que vous y consacrerez n est pas perdu vous serez gagnant Chacun pourra prendre conscience de son importance et mieux comprendre le r le qu il est appel jouer au sein de votre quipe Apr s les avoir sensibilis s l importance de leur collaboration vous pourrez leur pr ciser ce que vous attendez d eux par exemple vous aider tenir jour votre syst me de rep rage des conflits d int r ts ainsi que votre syst me d agenda Us pourront aussi vous apporter leur aide en mati re de classement Ils doivent galement bien saisir l importance de ne pas garer de document De plus leur collaboration pourra vous tre utile dans la pr paration de votre facturation ainsi
31. fonctionnement 32 DO DO DD UO Q v rification des conflits d int r ts agenda liste des dossiers actifs et des dossiers ferm s coordonn es des clients etc classement des dossiers actifs et proc d d ouverture des nouveaux dossiers classement des dossiers ferm s coordonn es de la banque num ro de comptes etc emplacement des donn es financi res tat de compte notamment du compte en fid icommis mots de passe pour ordinateurs acc s la messagerie vocale etc Si vous avez pris soin de bien documenter vos dossiers tout au long de votre pratique de facturer vos clients r guli rement la t che de celui qui vous succ dera s en trouvera grandement simplifi e et vos clients verront leurs droits pr serv s 33 HI RELATION ENTRE AVOCATS Au cours de votre pratique vous tes appel travailler en troite collaboration avec d autres avocats qu il s agisse d avocats correspondants d avocats conseils ou encore de vos associ s Il vous est probablement arriv de vous interroger savoir si vous tiez responsable des gestes pos s par vos confr res 1 AVOCATS CORRESPONDANTS ET A VOCATS CONSEILS L avocat correspondant ou l avocat conseil selon le cas est celui avec lequel vous d cidez de partager la conduite de votre dossier Dans ces situations assurez vous que le r le de chacun est bien per u et confirmez votre entente par crit Ainsi vous dissiperez tout doute quant aux
32. fonctions de chacun et vous viterez que votre client ne subisse de pr judice dans le cas de manquement Afin de r duire les risques de confusion tous les avocats appel s travailler dans un dossier donn devraient indiquer dans leurs syst mes d agenda respectifs toutes les dates d ch ances et s assurer leur arriv e que le travail a bien t effectu Partager la conduite d un dossier ne veut pas dire ne plus s en pr occuper bien au contraire Ce n est pas une question de manque de confiance il s agit tout simplement de faire une double v rification N oubliez pas que vous demeurez le seul et unique responsable du dossier aux yeux du client qui vous a confi le mandat Votre client n a pas se pr occuper du partage des t ches entre les diff rents avocats C est vous de veiller ce que le travail soit fait et bien fait Si pour la conduite d un dossier vous devez agir conjointement avec un avocat l ext rieur du Qu bec il serait sage de v rifier s il est bien titulaire d un permis d exercice et d tenteur d une assurance responsabilit professionnelle suffisante pour les services professionnels qu il sera appel rendre 34 2 ASSOCIATION Le type d association choisi pour exercer sa profession a un impact au niveau de la responsabilit engag e Vous pouvez choisir d exercer seul ou avec d autres Ceux qui d sirent exercer avec d autres peuvent choisir de simplement partager les d pen
33. garde appropri es si vous repr sentez un client que de tels principes motivent Dans tous les cas il vous faut prendre les mesures du mandat que l on d sire vous confier et d celer les v ritables objectifs poursuivis Par exemple pour certains il est essentiel d viter toute publicit Dans ce cas m me si vous obtenez gain de cause devant le tribunal s il s ensuit une couverture m diatique celle ci peut provoquer une d ception D autres d sirent voir le d bat se clore par la d cision d un juge et ce d une mani re d finitive leur tour d tre d us si le dossier se r gle hors cour Par ailleurs certains champs de pratique obligent les avocats aborder des sujets soulevant bien des passions Le client tr s motif peut prouver de la difficult formuler des instructions pr cises ou pire encore il regrette les instructions d j donn es Il peut avoir de la difficult nommer ses propres attentes Il est judicieux de lui recommander lors de vos rencontres de se faire accompagner d une personne en qui il a pleinement confiance qui pourra l aider prendre des d cisions clair es 1 3 Avocats pr c dents Quand il y a eu six avocats dans le m me dossier et que rien n est r gl il y a un probl me il faut se m fier d un tel client Voil les propos que nous tenait un assur alors que nous lui demandions comment il aurait pu pr venir la r clamation dont il venait
34. ger que le r sultat obtenu n est pas proportionnel ce que cela lui a co t d faut de prendre ces pr cautions tous ces clients pourraient pr tendre qu une faute a t commise afin d viter de payer vos honoraires Malheureusement il s agit d une strat gie employ e de plus en plus fr quemment Une demande d avance d honoraires et de d bours permet parfois de v rifier le s rieux d un client en regard de ses obligations financi res Attention toutefois si avant d agir dans le dossier que l on veut vous confier vous attendez une avance d honoraires prenez soin d en informer le client par crit en lui pr cisant bien les d marches urgentes effectuer et les cons quences qu un d lai peut avoir le cas ch ant De cette fa on vous viterez qu il vous reproche votre inaction pendant cette p riode 1 5 Parents et amis Un parent ou un ami d sire que vous le repr sentiez Pensez y deux fois avant d accepter Ce type de mandat cache plus d un pi ge agir dans un domaine o vous poss dez peu d expertise couper court certaines tapes afin d viter des frais trop lev s ne pas prendre la peine de tout confirmer par crit ou encore craindre de contrarier et de d cevoir Rappelez vous parents et amis sont aussi des clients exigeants et l exp rience d montre qu ils n h siteront pas vous poursuivre quoique vous puissiez de prime abord en penser Un assur d clara
35. ier lectronique professionnelle tablie son nom Ce moyen de communication est devenu aussi essentiel que le t l phone et est utilis pour les communications internes pour consulter les confr res ou encore pour transmettre des informations aux clients Selon l article 83 du m me R glement l avocat qui ne s est pas conform ces exigences depuis l entr e en vigueur du R glement dispose d un d lai de deux ans compter de l entr e en vigueur le 8 juillet 2010 pour s y conformer Une question revient souvent Peut on se fier au courrier lectronique pour transmettre des documents jug s confidentiels En effet nous savons qu il est possible que le document ainsi transmis soit intercept consult voire modifi et ce l insu du destinataire ou de l metteur Depuis le 1 novembre 2001 l article 34 de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l information L R Q c C 1 1 pr voit que 34 Lorsque la loi d clare confidentiels des renseignements que comporte un document leur confidentialit doit tre prot g e par un moyen appropri au mode de transmission y compris sur des r seaux de communication La documentation expliquant le mode de transmission convenu incluant les moyens pris pour assurer la confidentialit du document transmis doit tre disponible pour production en preuve le cas ch ant Cette importante obligation de prendre les moyens appro
36. ion de ce Guide de pr vention en responsabilit professionnelle une erreur peut s y tre gliss e Il est aussi possible que certains th mes ne soient pas abord s ou encore vous aimeriez obtenir plus de pr cisions sur un des sujets trait s N h sitez pas communiquer avec nous faites nous part de vos questions de vos commentaires et des am liorations que vous souhaiteriez y apporter 43
37. it la question de savoir ce qui aurait pu pr venir la r clamation dont il venait de faire l objet Ne pas prendre des clients qui sont des gens tr s proches de nous ou que nous croyions tr s proches Si vous d cidez d aider un parent ou un ami la r gle de conduite adopter est de le consid rer comme un client ordinaire et ce m me si le travail est effectu gratuitement Cela suppose l ouverture officielle d un dossier la v rification de conflit d int r ts potentiel la confirmation de mandat ainsi qu une opinion en bonne et due forme sur l affaire que l on vous confie 9 De plus prenez soin de clarifier l tendue du r le que vous serez appel jouer particuli rement si vous ne vous occupez que de l un des aspects du dossier 1 6 Conclusion Apr s vous tre pos l ensemble des questions pr c dentes peut tre en arriverez vous la conclusion qu il est pr f rable de refuser ce nouveau mandat Dans ce cas prenez soin de notifier votre refus par crit voir Mandat Acceptation refus retrait et fin Si au contraire vous d cidez d aller de l avant il vous faudra avant de confirmer votre acceptation proc der une v rification des conflits d int r ts 10 2 CONFLITS D INT R TS Au moment de l entrevue initiale vous avez pris soin de ne recueillir aucune information confidentielle susceptible de vous mettre en situation de conflits d int r t
38. ivi d opposer une d fense s rieuse en cas de poursuite en responsabilit Le nouveau R glement sur la comptabilit et les normes d exercice professionnel des avocats R R Q c B 1 r 5 auquel nous avons fait r f rence pr c demment dicte des normes g n rales quant la tenue des dossiers Celles ci devraient dans la mesure du possible tre les m mes pour tous les dossiers peu importe l avocat responsable Pour assurer cette uniformit il convient de rappeler certaines r gles fondamentales 1 1 Ouverture Notons d abord que le R glement sur la comptabilit et les normes d exercice professionnel des avocats pr voit l article 11 que L avocat doit ouvrir un dossier pour chaque mandat ou contrat de service qui lui est confi Il est pr vu ce m me article que lorsqu une simple consultation ne d bouche pas imm diatement sur un nouveau mandat il n est pas n cessaire ce moment d ouvrir un dossier sp cifique pour cette consultation car les notes de l avocat seront consign es dans un dossier g n ral D s leur ouverture les dossiers devraient contenir les informations suivantes identification du client demande de v rification de conflits d int r ts et r sultat de cette v rification lettre de mandat et entente sur les honoraires 0 L identification du client est obligatoire en vertu des articles 13 et 14 du m me R glement L article 13 pr voit que e 13 L avocat
39. le temps de r flexion n cessaire avant la prise de d cision Si les circonstances s y pr tent il est prudent d obtenir ce consentement par crit En outre l article 3 02 10 du Code de d ontologie des avocats R R Q c B 1 r 3 pr voit que toute offre de r glement re ue dans le cadre de la prestation des services professionnels fournis doit tre transmise au client 4 5 Appels t l phoniques et rencontres Une plainte maintes et maintes fois r p t e par les clients l encontre de leur avocat est que les avocats ne retournent pas leurs appels et qu ils sont sans cesse interrompus lors des rencontres Imposez vous comme r gle de conduite de rappeler dans les 24 heures ou si vous ne pouvez le faire demandez votre secr taire ou encore un autre avocat de votre bureau de communiquer avec le client afin de lui expliquer que vous ne pourrez le joindre avant un moment pr cis Cette personne pourra prendre un message d taill et vous vous empresserez de rappeler d s que vous en aurez l occasion 16 Par contre l interlocuteur ne doit pas avoir l impression que son appel lui sera retourn dans les prochaines minutes si ce n est pas le cas Assurez vous qu une plage de temps r aliste lui soit donn e Il faut aussi porter une attention particuli re l utilisation des bo tes vocales Le message d accueil doit tre clair et pr cis Par exemple ne laissez pas entendre que vous tes absent de v
40. mandat une facturation r guli re et d taill e doit tre transmise au client Ne laissez pas les arr rages s accumuler vitez que votre client ne soit pris par surprise L envoi de comptes int rimaires constitue un bon moyen de pr venir les reproches ventuels et d informer votre client du travail accompli tout en lui permettant de constater l ampleur de son dossier Pour atteindre ces objectifs sans trop de difficult s et sans que la t che soit trop lourde particuli rement si votre facturation se fait au taux horaire consignez votre emploi du temps quotidiennement Les nombreux logiciels de soutien la gestion de cabinet offerts sur le march facilitent cette tenue de temps et r duisent les manipulations n cessaires en offrant des fonctionnalit s de comptabilit int gr es Si vous pr f rez gardez simplement sur votre bureau une feuille de temps sur laquelle vous indiquerez vos heures de travail Vous pourrez ainsi y inscrire le temps consacr chacun des dossiers au cours de la journ e ainsi que le type de travail effectu Cette inscription quotidienne de votre emploi du temps devrait tre remise votre Service de comptabilit toutes les semaines Chaque avocat de votre cabinet devrait respecter cette r gle Le compte doit tre r vis avant d tre envoy au client Cette r vision doit tre effectu e par avocat responsable du dossier Elle permet notamment d y retracer des erreurs ou de corriger
41. ment en cons quence travailler la pr vention peut sembler une t che ardue vous obligeant modifier consid rablement un aspect ou l autre de votre pratique Attaquez vous donc ce projet progressivement th me par th me en veillant mettre les mesures appropri es en place I RELATION AVOCAT CLIENT La relation de confiance qui s tablit entre l assur et son client est le meilleur outil de pr vention que nous avons pour contrer les risques de faire l objet d une poursuite en responsabilit professionnelle De nombreuses r clamations sont formul es par des clients insatisfaits m contents de leur relation avec leur procureur bien plus qu en raison de v ritables erreurs juridiques Le client ne demande pas la perfection sauf en de tr s rares exceptions Il d sire tout simplement avoir la conviction que ses int r ts sont pris c ur Les bases de cette relation doivent tre tablies d s le d part 1 S LECTION DE LA CLIENT LE Une pr vention efficace des poursuites en responsabilit professionnelle d bute par une s lection ad quate de la client le Bon nombre d assur s ayant fait l objet d une poursuite en responsabilit professionnelle ont d clar qu l avenir Je choisirais mieux mes clients En tout temps avant d accepter un nouveau mandat vous devez vous interroger sur les avantages et les inconv nients que celui ci peut repr senter Voici diff rents points s
42. ment des r sultats financiers Au final ces r sultats d pendront aussi de lPapplication par les avocats des recommandations formul es dans le bulletin Praeventio de Novembre 2010 dans la section Pr vention Bulletin Praeventio l adresse du site Web ci dessus dont le texte est reproduit ci apr s 37 Si malgr tout vous d cidez d agir titre d administrateur ou dirigeant voici quelques mesures pour r duire certains risques pr visibles v Assurez vous que l entreprise au sein de laquelle vous si gez au conseil o maintient une assurance responsabilit des administrateurs et dirigeants D amp O ou encore d une assurance exc dentaire votre contrat d assurance avec le Fonds d assurance et o a adopt un r glement d indemnisation si tel est permis par la loi applicable o a adopt un r glement par lequel l entreprise reconna t qu moins d indication contraire au proc s verbal les actes des membres du conseil d administration sont r put s y tre pos s en leur seule qualit d administrateur ou dirigeant v Si exceptionnellement vous prenez position comme avocat conseil faites le consigner s ance tenante au proc s verbal de la r union Ainsi vous r duirez le risque de faire perdre votre client f t 1l votre employeur le b n fice de la communication privil gi e et du secret professionnel Du m me coup vous r duirez le risque de vous retrouver au c ur d un d bat
43. nformant par crit de ce fait et des cons quences voir Mandat acceptation refus retrait et fin Une fois toutes ces mesures prises vous tes sur la bonne voie pour viter ce type de r clamations Si malgr tout vous devez intenter une action en recouvrement d honoraires il vous faut tre conscient des risques de faire votre tour l objet de proc dures judiciaires par la voie d une demande reconventionnelle Ainsi il est nettement pr f rable lorsque les circonstances s y pr tent de s entendre l amiable avec votre client 18 5 LES TECHNOLOGIES De nos jours la profession juridique interagit en permanence avec les technologies le courrier lectronique les t l phones cellulaires Internet et la recherche informatis e tous ces aspects technologiques sont incontournables et font partie int grante du travail quotidien de l avocat depuis des ann es L utilisation de ces technologies ou plut t son utilisation d ficiente peut devenir une autre source susceptible d engager la responsabilit de l avocat dans le cadre de sa pratique La prudence s impose ici encore 5 1 Courrier lectronique L article 3 du nouveau R glement sur la comptabilit et les normes d exercice professionnel des avocats R R Q c B 1 r 5 en vigueur depuis le 8 juillet 2010 cr e l obligation pour l avocat d avoir acc s un ordinateur son domicile professionnel et poss der une adresse de courr
44. oc der la v rification de l identit de ces personnes L article 26 indique que dans le cas d une personne physique la v rification de l identit doit tre faite au plus tard lorsque l avocat re oit des fonds ou donne des directives l gard de la r ception du paiement ou de virement de fonds et dans le cas d une soci t ou d un organisme cette v rification doit tre faite au plus tard 60 jours suivant le jour o l avocat re oit des fonds ou donne des directives l gard de la r ception du paiement ou de virement de fonds Finalement un avocat n a pas recommencer la v rification de l identit d une personne physique s il a d j effectu cette v rification et qu il reconna t cette personne Il n est pas tenu de le faire non plus dans le cas d une soci t ou d un organisme s il a obtenu les renseignements exig s aux paragraphes 1 et 2 de l article 23 et que ces renseignements sont inchang s article 27 du R glement 23 Ces nouvelles r gles visant la v rification de l identit des clients et des tiers ne s appliquent pas aux dossiers existants avant l entr e en vigueur du R glement Elles e appliquent toutefois tout nouveau dossier ouvert apr s l entr e en vigueur du R glement peu importe qu il s agisse du dossier d un nouveau ou d un ancien client article 85 du R glement 1 2 Classement En mati re de classement une r gle devrait pr
45. orale Num ro de dossier Date d ouverture du dossier Nature du mandat confi travail juridique effectuer Nom des parties adverses ou de toutes les parties impliqu es Nom de l avocat responsable du dossier le cas ch ant b Sur les employ s de la soci t O Nom de tous les professionnels et de leur conjoint Nom de tous les employ s et de leur conjoint Nom de toutes les soci t s ou compagnies dans lesquelles 1ls ont des int r ts O O c Sur les mandats refus s Nom de la personne ou de l organisme que votre soci t a refus de repr senter Nom de toutes les parties adverses ou impliqu es Nature de la cause o O 11 2 2 Utilisation Pour que le syst me de rep rage des conflits d int r ts soit efficace et fiable il est pr f rable que l entr e des donn es soit effectu e par une seule personne Cette fa on de proc der garantit une uniformit indispensable videmment il est sage qu au moins deux personnes ma trisent les rouages du syst me et ce bien qu une seule en assume la responsabilit Le rep rage des conflits d int r ts potentiels doit se faire au moins trois tapes distinctes soit lors du premier contact avec le client potentiel entrevue initiale conversation t l phonique etc et ce avant m me d obtenir des renseignements de nature confidentielle de la part de celui ci l ouverture du dossier l arriv e d une nouvelle partie au dossier
46. ossier la date de sa fermeture Par ailleurs il faut savoir qu en vertu des dispositions du Code civil du Qu bec plus particuli rement l article 2925 le d lai de prescription pour intenter une poursuite en responsabilit professionnelle est de trois ans Cependant ce d lai ne court fort probablement qu compter du moment o votre client a connaissance qu une erreur a t commise La difficult est donc de d terminer avec exactitude cette date de connaissance Voil pourquoi la r gle dict e est de conserver tout dossier pour une p riode minimale de sept ans N anmoins il est pr f rable dans certains cas d allonger cette p riode si vous avez des raisons de croire que votre client pourrait se plaindre d une pr tendue faute professionnelle m me l expiration de ce d lai N oubliez pas que votre dossier constitue votre meilleure d fense advenant que vous deviez faire face une poursuite en responsabilit professionnelle 1 6 Destruction des dossiers Une fois le d lai de conservation expir la destruction du dossier peut tre envisag e L avocat doit toutefois s assurer ce moment qu il respecte toutes les obligations qui lui incombent en mati re de renseignements personnels L avocat qui exerce sa profession seul ou avec d autres est r put exploiter une entreprise et de ce fait est assujetti aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur priv L R
47. otre bureau pour quelques minutes alors que vous tes en vacances annuelles pour trois semaines Le moment o vous rencontrez votre client est galement important Il doit sentir que vous lui consacrez toute votre attention et que ses int r ts sont pris c ur apr s tout n a t il pas le dossier le plus important vitez de le faire attendre et demandez ce qu on ne vous d range pas durant cette rencontre 4 6 Facturation Afin d viter les mauvaises surprises 1l est important qu outre la correspondance une facturation r guli re soit transmise Le nombre de r clamations en responsabilit professionnelle qui surviennent au moment du recouvrement des honoraires est r ellement surprenant Les clients se d fendent de plus en plus souvent de devoir quelques honoraires en soutenant tort ou raison qu une faute professionnelle a t commise Les honoraires repr sentent une source de conflits importants entre les avocats et leurs clients Devant le nombre croissant des reproches formul s en mati re de facturation il convient d adopter une approche pr ventive D s l acceptation du mandat il est n cessaire de v rifier si votre client a v ritablement les moyens de s offrir vos services notamment en valuant sa r action lors de votre estimation du co t pr visible de vos honoraires et lors de votre demande d avance et de confirmer par crit l entente prise quant aux honoraires En cours de
48. pri s pour assurer la confidentialit des transmissions effectu es vise galement les avocats En effet quotidiennement les avocats transmettent des documents que la Loi d clare confidentiels puisqu ils sont tenus au secret professionnel La Loi n identifie pas quels sont les moyens appropri s qu il convient d utiliser Il pourrait s agir de l utilisation d un mot de passe de l tablissement d un r seau ferm avec le client ou encore du chiffrement de courriel ce qui constitue certes la solution la plus efficace 19 L avocat devrait donc convenir avec son client du mode de transmission qu il entend utiliser ainsi que des moyens qu il prendra pour en assurer la confidentialit Une clause appropri e lors du mandat initial pourrait d s lors s imposer N anmoins le client pourrait autoriser son avocat utiliser le courriel non s curis pour communiquer avec lui m me pour des renseignements couverts par le secret professionnel videmment dans une telle situation il est pr f rable pour l avocat d obtenir une autorisation expresse Par ailleurs il importe de prendre les mesures n cessaires afin d viter que certains messages ne soient jamais lus ou le soient avec beaucoup de retard Si vous ne pouvez prendre vos messages pendant un certain temps prenez soin d en informer l exp diteur par le biais d une r ponse automatique dans laquelle vous aurez inscrit le nom et les coordonn
49. professionnels l avocat associ demeure responsable personnellement de fa on solidaire des autres obligations de la soci t par exemple les baux les achats d quipement etc L exercice d activit s professionnelles au sein d une soci t par actions est r gi l gard de la responsabilit professionnelle par des r gles similaires celles nonc es pour les soci t s en nom collectif responsabilit limit e article 187 17 du Code des professions c est dire que la responsabilit du professionnel pour ses propres fautes est maintenue Il s agit d une exception au principe voulant que seule la soci t par actions soit responsable de ses obligations Toutefois au sein d une soci t par actions l avocat n est pas solidairement responsable des obligations contract es par la soci t ni des actes pos s par les personnes vis es l Annexe A du R glement sur l exercice de la profession d avocat en soci t et en multidisciplinarit 36 3 ADMINISTRATEURS DIRIGEANTS ET AVOCATS En tant qu avocat vous tes sans doute souvent sollicit par vos clients afin d agir titre d administrateur ou de dirigeant de leur soci t Avant d accepter une telle nomination accordez vous un moment de r flexion et discutez en avec vos associ s Le fait d accepter un tel poste peut avoir de lourdes cons quences Il n y a pas que le prestige qui soit li au poste d administrateur La loi y
50. qu au niveau des relations avec la client le pour l organisation de rencontres par exemple afin d viter qu il y ait des retards ou des annulations Veillez ce qu une attitude professionnelle pr vale en tout temps au sein de votre cabinet Nous ne saurions trop vous conseiller de demeurer ouvert aux suggestions de votre personnel Vous pourriez tre tonn de leur pertinence au regard de l am lioration de l administration de votre bureau Bien qu il s agisse d une erreur magistrale d exclure votre personnel de soutien de vos efforts de pr vention des poursuites il est par contre tout aussi dangereux de trop se fier lui Vous demeurez l avocat responsable de la conduite de votre bureau et des relations que vous entretenez avec vos clients et vous seul serez poursuivi si vous chouez Finalement pr venez vos employ s qu ils ne doivent mettre aucun commentaire ou opinion aux clients sur le d roulement de leur dossier Cette interdiction est valable m me s ils sont persuad s que l information donn e est exacte Vous seul tes habilit donner des avis juridiques 3 2 Secret professionnel Tous connaissent et reconnaissent l importance du secret professionnel Toutefois on oublie trop souvent que les employ s aussi y sont astreints L obligation de confidentialit s tend tous les dossiers et tous les clients Ils devront toutefois redoubler de prudence si le dossier en question suscite l int r t
51. r ne sont pas contredites par l avocat responsable du dossier le client sera tr s certainement d u par le r sultat obtenu Il faut donc viter d entretenir de telles attentes ou pire de les cr er Vous pouvez involontairement les susciter en laissant entendre par exemple que la victoire ne fait aucun doute que les montants obtenus seront importants ou que le tout se r glera en l espace de quelques semaines Les attentes du client peuvent aussi avoir trait aux d lais Vous constatez que le client potentiel s attend ce que son dossier soit r gl en quelques mois voire quelques semaines et vous savez que cela rel verait d un pur miracle vous devez l en aviser clairement sans tarder par crit bien entendu Un assur nous indique qu il pr viendrait les risques de r clamations futures en refusant de se plier aux d lais parfois d raisonnables impos s par certains clients pour l ex cution de mandats parfois fort complexes Le non respect des exigences quant aux d lais est une source de conflit potentiel qu il est ais d viter Il faut aussi se m fier du client qui veut tout prix entreprendre des proc dures judiciaires par principe affirme t 1l Ce dernier s attend rien de moins qu une victoire totale Il pourrait ne pas saisir les limites impos es par notre syst me judiciaire et crier vite l injustice flagrante Vous devez donc agir prudemment et faire les mises en
52. relations avec votre client pendant tout le temps que dure votre mandat une r gle doit tre adopt e crire crire et encore crire Documentez votre dossier informez votre client Si vous n avez qu une seule habitude modifier dans votre pratique c est celle ci Informez votre client confirmez les instructions re ues les ententes intervenues etc Ces documents ne sont jamais superflus preuve quelques t moignages rendus par les assur s du Fonds d assurance alors que nous leur demandions comment pr venir le type de r clamation dont ils faisaient l objet Plus d crits e Confirmer chaque communication par crit Confirmer par crit toutes les mises en garde adress es au client Confirmer par crit les termes d un accord conclu avec le procureur adverse Il est pr f rable de toujours confirmer par crit une opinion m me accessoire non li e directement au mandat qui nous a t confi r diger beaucoup de m mos au dossier afin de ne pas oublier les faits Confirmez les ententes par crit m me en p nal Ask attorney to cover any agreement in writing insofar it is possible Des ententes crites avec des clients qui gagneraient tre plus compl tes et claires Ces commentaires des assur s t moignent de fa on loquente de l importance des crits 4 2 Explications Prenez le temps n cessaire pour que votre client comprenne r
53. rte par son contrat d assurance responsabilit professionnelle En effet la protection du contrat mis par le Fonds d assurance responsabilit professionnelle du Barreau du Qu bec exclut de la couverture tous les dommages caus s par une faute intentionnelle ainsi que toute condamnation des dommages exemplaires ou punitifs 41 COMMENT NOUS JOINDRE Malgr vos efforts pour donner suite aux recommandations nonc es dans ce Guide de pr vention en responsabilit professionnelle et bien que les mesures propos es r duisent de fa on significative les risques de faire l objet de poursuites en responsabilit professionnelle elles ne peuvent liminer compl tement cette ventualit Aussi d s que vous avez connaissance de circonstances susceptibles de mettre en jeu votre responsabilit professionnelle ne tardez pas communiquer avec nous Nous vous recommandons de remplir le formulaire D claration de l assur disponible sur notre site Web www assurance barreau com fr avis reclamation et de nous le faire parvenir aux coordonn es ci dessous Fonds d assurance responsabilit professionnelle du Barreau du Qu bec 445 boulevard Saint Laurent Bureau 300 Montr al Qu bec H2Y 3T8 T l phone 514 954 3452 ou 1 800 361 8495 poste 3452 T l copieur 514 954 3454 Courriel assuranceresponsabilite barreau qc ca 42 Malgr que nous ayons apport toute notre attention la pr parat
54. s Si vous croyez accepter ce mandat 1l convient d s lors de proc der la v rification de l existence de conflits Le Code de d ontologie des avocats RRQ c B 1 r 3 ne laisse subsister aucun doute l article 3 06 06 pr voit que e L avocat doit viter toute situation de conflit d int r ts Les situations de conflits d int r ts se pr sentent g n ralement en deux grandes cat gories les int r ts oppos s de deux clients anciens ou actuels les int r ts oppos s du client et de l avocat Un syst me de rep rage des conflits d int r ts efficace devrait permettre de rep rer ces deux types de conflits et ce que le syst me choisi soit manuel ou informatis L tablissement d un bon syst me de rep rage est n cessaire Afin d en assurer la fiabilit les informations appropri es doivent s y retrouver les proc dures d entr e des donn es doivent tre uniformes 1l doit tre utilis et mis jour r guli rement De plus la d signation d une personne ressource en mati re de conflits d int r ts au sein d une soci t permet d claircir certains imbroglios et d liminer tout doute quant une situation donn e Les situations de conflits d int r ts doivent tre valu es l gard de tous les clients de la soci t 2 1 Informations a Sur les clients Nom de tous les clients anciens ou actuels ainsi que celui de leur conjoint ou des personnes li es dans le cas d une personne m
55. ses regroupement souvent d sign comme tant une soci t nominale ou d utiliser l un des types de regroupements permis la soci t en nom collectif la soci t en nom collectif responsabilit limit e S E N C R L ainsi que la soci t par actions S P A Si vous avez choisi une soci t en nom collectif celle ci doit tre d clar e conform ment aux r gles relatives la publicit l gale des soci t s En principe les associ s de la soci t en nom collectif sont tenus conjointement responsables des obligations de la soci t l gard des tiers article 2221 C c Q Ainsi si vous travaillez au sein d une telle soci t vous avez tout avantage vous assurer de la qualit du travail effectu par vos associ s car ultimement vous en partagerez la responsabilit La situation est par contre diff rente si vous travaillez au sein d une soci t de d penses plus souvent d sign e sous le nom de soci t nominale Il serait plus exact de parler d un regroupement qui prend la forme d un contrat de partage de d penses Ce type de regroupement est choisi pour partager certaines d penses mais il s agit essentiellement de l exploitation d entreprises individuelles Il importe donc de ne pas cr er l illusion de l existence d une soci t Certaines pr cautions doivent donc tre prises pour viter toute confusion aupr s du public et plus particuli rement de vos clients chaque avocat
56. st me que vous choisissez celui ci devrait permettre de retrouver trois cat gories de dates r vision p riodique du dossier prescription et autres d lais de d ch ance rencontres oO oO Un autre principe doit tre respect afin que le syst me soit efficace Toutes les dates importantes devraient se retrouver dans au moins deux registres distincts soit un agenda central et un personnel tenus si possible par deux personnes diff rentes En outre les dates importantes devraient aussi tre clairement identifi es au dossier Certaines dates pour lesquelles il est plus difficile d valuer l impact comme le moment o le client s attend avoir un r sultat ou tre inform de l volution de son dossier doivent aussi tre not es au syst me d agenda Cela facilite le maintien de la relation de confiance avec le client A la question Comment peut on diminuer le risque de faire l objet d une telle r clamation voici quelques r ponses obtenues des assur s Meilleure gestion de l agenda des prescriptions e V rifier plus fr quemment lagenda des prescriptions V rification amplifi e des prescriptions Registre des prescriptions et calcul strict des d lais De plus ce syst me doit tre accessible tous notamment si plus d un avocat travaille au dossier ou encore si l un succ de l autre 2 2 R vision p riodique Le fait de vous astreindre effec
57. t venu pour tablir s il y a eu abus L absence de cause raisonnable et probable demeure le facteur d cisif du d clenchement de la responsabilit pour abus de proc dures Or il y a absence de cause raisonnable et probable lorsque la preuve r v le que les agissements reproch s ont un mobile tranger au fond du litige ou lorsque le recours a tout simplement pour but de mettre de la pression sur le d fendeur afin de l obliger abandonner la partie Il peut y avoir des proc dures abusives tout moment au cours du processus judiciaire Cependant certaines sont plus susceptibles d tre source de dommages comme les diverses mesures d ex cution Il est vident que vous avez le droit d exercer un recours pour votre client m me si l issue en est incertaine et m me si vous n tes pas persuad de gagner Vous devez toutefois agir sans t m rit valuer avec objectivit les faits en cause et par dessus tout viter d pouser aveugl ment la cause de votre client L absence de t m rit et l valuation objective des faits sont donc les deux l ments que vous devez garder l esprit en tout temps En terminant ajoutons que les tribunaux ont reconnu que les proc dures abusives peuvent mener une condamnation personnelle de l avocat fautif aux d pens Il faut n anmoins se souvenir que cette condamnation demeure exceptionnelle car chacun doit avoir le droit de faire valoir ses pr tentions devant une cour de justice
58. tes un suivi exercez une v ritable supervision Il est n cessaire de prendre connaissance du travail effectu et de la correspondance Avant tout ne tentez pas de cacher votre client le fait qu il y a d l gation Ne c dez pas non plus la tentation de d l guer pour chapper un probl me auquel vous devez faire face Prenez le temps de superviser le travail des jeunes avocats qui travaillent avec vous ou tout le moins d signez quelqu un pour le faire Cela vous permettra de vous assurer du professionnalisme de l ensemble de votre quipe et contribuera ind niablement refl ter une image favorable de votre bureau 43 R vision Faire relire les d signations cadastrales par un autre avocat D signation cadastrale chiffre invers erreur cl ricale R vision interne renforcer Double check all work Voil quelques unes des recommandations formul es par les assur s l intention de leurs coll gues repr sentant des moyens prendre pour viter de faire l objet d une r clamation en responsabilit professionnelle Avant qu un avis juridique ne soit transmis un client vous pourriez prendre l habitude de le faire relire et d en discuter le contenu avec un confr re Cette pratique permet d viter que des avis trop tendus erron s ou trop prometteurs soient envoy s 31 Si Vous pratiquez seul vous pouvez aussi demander l avis d un coll gue Vous n avez alors q
59. ts et le personnel devraient compl ter une carte de sortie lorsqu un dossier est retir du classement central Ainsi 1l est plus facile de le retracer rapidement et cela permet d viter certaines disparitions myst rieuses 14 Documentation Documentez votre dossier Ecrivez des notes de courts rapports d tapes non seulement au b n fice de vos clients mais au v tre aussi Us vous seraient tr s utiles si des reproches taient formul s contre vous Il faut conserver au dossier une trace de vos conversations t l phoniques Une simple note manuscrite sur une formule type de couleur distincte afin qu elle soit facilement rep rable peut tre suffisante Essentiellement on devrait y retrouver les informations suivantes la date l heure de la conversation la dur e de celle ci le nom de votre interlocuteur ainsi qu un r sum de son objet Nous vous sugg rons aussi de conserver votre dossier une trace des recherches effectu es le sujet de la recherche les mots cl s utilis s l tendue de celle ci les volumes consult s les ann es de r f rence ou encore un imprim des recherches informatis es effectu es Garder une copie de ces documents peut pr senter des avantages non n gligeables 24 Si une nouvelle question se pose au dossier ou si en le r visant vous ne vous rappelez plus la recherche d j effectu e vous pourrez retrouver comment vous aviez structur votre recherche initiale et la compl ter
60. tuer une r vision p riodique de tous vos dossiers permet d emp cher que l un d eux ne tombe dans l oubli Id alement chacun des dossiers devrait tre revu tous les 60 jours mais un d lai de 90 jours permet aussi d atteindre les objectifs poursuivis D s l ouverture du dossier il faut donc signifier votre secr taire ou toute autre personne responsable du syst me d agenda quel intervalle vous d sirez revoir ce dossier particulier et l inscrire votre agenda personnel Cette r vision p riodique vous permet aussi de profiter de l occasion pour communiquer avec le client afin de l informer des d veloppements que conna t son dossier ou encore tout simplement de la raison de son inactivit 27 La r vision intervalles r guliers pr sente un autre avantage Elle permet de r valuer la strat gie adopt e sans pour autant subir les pressions de l expiration d un d lai imminent De plus dans la mesure du possible il est recommand de proc der tous les six mois un examen de vos classeurs Cette v rification vous permettra de vous assurer de l exactitude de l information contenue l agenda et de rep rer le dossier qui aurait pu chapper votre syst me de rappel 2 3 Prescription et autres d lais de d ch ance Bien videmment l tablissement d un syst me d agenda permet aussi d viter de d passer certains d lais d importance qu il s agisse du d lai de prescription du d p t de proc dure
61. u rendre votre opinion anonyme c est dire ne pas d voiler le nom de votre client ou les parties impliqu es Demandez aussi un coll gue de revoir l aspect plus technique de vos crits notamment au sujet des d signations cadastrales Cela permet d viter bien des erreurs de transcription dont les cons quences peuvent parfois tre fatales 44 Formation Depuis le 1 avril 2009 tous les avocats du Qu bec l exception de ceux ayant le statut d avocat la retraite ont l obligation de suivre 30 heures de formation continue par p riode de 24 mois Le droit volue rapidement les textes r glementaires se multiplient constamment et la jurisprudence change au fil du temps Il est donc n cessaire de maintenir jour vos connaissances ainsi que vos comp tences professionnelles sans compter que la formation continue est un l ment non n gligeable en mati re de pr vention des poursuites en responsabilit Le Service de la formation continue du Barreau du Qu bec offre une vaste gamme de cours m me le Registre des activit s reconnues du Barreau du Qu bec au www barreau qc ca registre activites reconnues H vous appartient de choisir vos activit s de formation parmi celles li es l exercice de la profession et reconnues par le Comit sur la formation continue obligatoire le tout en fonction de vos besoins et selon vos champs de pratique ou d int r t et de d clarer dans votre dossier de formation les
62. ue de la pr vention des poursuites en responsabilit professionnelle soit la s lection de la client le le rep rage des conflits d int r ts la confirmation du mandat l tablissement d un syst me d agenda etc Cependant il va de soi que cela n est pas suffisant Il faut aussi veiller offrir des services juridiques de qualit Apr s tout c est pour cela que l on retient vos services Certaines mesures souvent fort simples permettent d am liorer et de contr ler la qualit des services que vous rendez 4 1 Expertise Dans une premi re tape il vous faut d terminer avec le plus de pr cision possible quel est votre champ d expertise Donnez vous la r gle de conduite de n accepter aucun mandat pour lequel vous pourriez ne pas tre suffisamment comp tent N oubliez pas que les r gles diff rent consid rablement d un domaine l autre aussi n ayez pas tendance surestimer vos connaissances Il arrive l occasion que certains mandats accept s n cessitent une expertise particuli re pour l un ou l autre de leurs volets Dans ces cas n h sitez pas recourir aux services d un confr re ou d un avocat conseil sp cialis en la mati re Il est possible de recourir cette expertise ext rieure que vous pratiquiez au sein d un grand cabinet ou encore que vous exerciez seul ou dans un plus petit bureau 42 D l gation et supervision La d l gation n cessite de la supervision Ainsi lorsque vous d l guez fai
63. une note d honoraires pour qu elle soit conforme une entente particuli re que vous auriez pu conclure 17 Deux moyens efficaces sugg r s par des assur s peuvent tre mis en place pour viter les malentendus au sujet des honoraires Informez les avocats de ne pas s engager financer un dossier c est dire payer les frais d expertise Exiger de plus substantielles avances Finalement un des avocats de votre bureau ou plusieurs d entre eux si l ampleur de la t che le justifie devrait assumer la responsabilit de revoir mensuellement tous les comptes en souffrance Il est inutile de reporter ind finiment cette p nible t che Plus vous retardez ce travail plus la perception est ardue Une dette importante peut sembler insurmontable votre client Attaquez vous ce probl me sans plus attendre d s qu un client tarde ind ment acquitter votre compte contactez le afin d en conna tre la raison Tentez d en arriver une entente en tablissant par exemple des modalit s de paiement et ce avant que les arr rages ne deviennent trop importants Fournissez lui le d tail du travail accompli et r pondez toutes ses questions promptement Si en d pit de vos efforts votre client n glige d acquitter le solde d cela peut cacher un m contentement l gard de la qualit des services rendus Dans ce cas il vous est toujours loisible de cesser d agir pour ce client en l i
64. ur lesquels nous vous sugg rons d orienter votre r flexion 1 1 Champ d expertise Avez vous les comp tences requises pour mener terme le mandat que l on d sire vous confier et la nature de celui ci fait elle partie de votre champ de pratique habituel Si vous h sitez r pondre affirmativement l une ou l autre de ces questions il est pr f rable de refuser Vous pourriez regretter am rement votre incursion dans ce nouveau domaine et d clarer l instar de certains de nos assur s J ai pris la d cision de ne plus jamais uvrer dans ce champ de pratique o je travaillais rarement Si malgr tout pour une raison ou pour une autre vous acceptez un mandat dans un domaine de droit qui vous est moins familier prenez alors soin de demander l assistance d un expert et informez votre client de ce fait par crit le plus rapidement possible 1 2 Attentes du client Si les attentes de celui qui vous consulte sont irr alistes l gard de la cause qu il d sire vous confier il est plus que probable que le r sultat que vous obtiendrez ne pourra le satisfaire aussi bon soit il Le d veloppement des techniques d coute peut vous aider d finir clairement les attentes du client potentiel Si malgr la grandeur de celles ci vous d cidez de le repr senter ayez soin de les ramener de plus justes proportions En effet si les attentes quant au r sultat de la cause ou au temps y consacre
65. us pouvez notamment lui transmettre copie de la correspondance que vous changez avec les autres parties des proc dures produites au dossier ou simplement lui envoyer une courte note lui expliquant pourquoi le dossier n a pas encore connu de d veloppement significatif par exemple l attente d une date d audition d un jugement sur une requ te pr liminaire de la r action de la partie adverse une offre de r glement que vous avez faite ou parce qu une partie une transaction commerciale tudie le projet d entente soumis Bref il ne faut pas laisser votre client plusieurs mois sans nouvelles Profitez du moment o vous faites une r vision p riodique de votre dossier voir Syst me d agenda pour lui crire N attendez pas l appel de votre client pour proc der cet exercice La correspondance r guli re constitue un moyen efficace et facile pour maintenir une relation troite avec le client en s assurant simplement qu il est inform du d roulement que conna t son dossier 44 Consentement Il va de soi qu aucune d cision importante dans le dossier ne devrait tre prise sans avoir obtenu au pr alable le consentement du client Il faut viter de d cider pour lui Encore une fois vous devez prendre le temps d expliquer votre client les autres possibilit s et les cons quences que pourrait avoir chacune d elles Assurez vous que vos explications ont t bien comprises et accordez au client
66. vaient t entreprises pour en v rifier la v racit et ce m me si les d ductions que vous avez tir es des faits s av rent erron es Il suffit que l inf rence faite ait t plausible dans les circonstances Assurez vous toujours qu une all gation est pertinente et n cessaire au litige et qu elle n est pas de nature causer un dommage la personne contre qui elle est faite Elle doit tre n cessaire l tablissement du droit de votre client Le crit re de n cessit et de pertinence s value au moment de la r daction des proc dures et non lors de l obtention du r sultat Il est trop facile de pr tendre l issue d finitive du litige que certaines all gations n taient pas n cessaires Il est donc de votre devoir de veiller ce que les propos tenus dans les proc dures ne puissent tre qualifi s de diffamatoires car ce moment votre responsabilit peut tre partag e avec votre client Ainsi nous vous recommandons d agir en avocat prudent et diligent et de soumettre votre client tous les projets de proc dures que vous entendez d poser au dossier afin qu il les approuve Il importe au surplus de noter que les tribunaux se sont montr s enclins au cours des derni res ann es condamner l avocat fautif payer des dommages exemplaires en cas d atteinte la r putation Or une telle condamnation peut avoir des cons quences importantes en faisant perdre l assur la protection offe
67. valoir tous les documents correspondances proc dures ou autres devraient tre class s sans d lai au dossier appropri Ne tardez pas ins rer au dossier concern les diff rents documents que vous recevez autrement lorsque vous le consulterez vous ne pourrez jamais avoir la certitude qu il est complet et que rien ne vous a chapp Le classement au dossier peut se faire de bien des fa ons Le R glement sur la comptabilit et les normes d exercice professionnel des avocats propose un moyen simple e les dossiers doivent retenir s par ment les proc dures la correspondance et les autres documents article 16 et ce moins qu un autre syst me efficace n ait t adopt 13 Conservation des dossiers L article 9 du R glement sur la comptabilit et les normes d exercice professionnel des avocats oblige l avocat de tenir jour une liste de ses dossiers actifs et de ses dossiers ferm s au cours des sept derni res ann es La nouvelle obligation de tenir une liste des dossiers ferm s ne vaut que pour les dossiers ferm s compter de l entr e en vigueur du r glement le 8 juillet 2010 article 84 du R glement Quant aux dossiers physiques il va sans dire qu il est pr f rable de les conserver dans un endroit central que ce soit au domicile professionnel ou encore dans un lieu d archivage appropri Ces r gles sont tablies par l article 18 du R glement De plus id alement les avoca
68. vent entra ner certaines affaires civiles En outre vous profiterez de cette occasion pour confirmer l entente sur vos honoraires Dans l tablissement de ces honoraires vous devez tenir compte des crit res tablis l article 3 08 02 du Code de d ontologie des avocats R R Q c B 1 r 3 Ainsi les crit res suivants doivent tre pris en consid ration l exp rience le temps consacr l affaire la difficult du probl me soumis l importance de l affaire la responsabilit assum e la prestation de services professionnels 13 inhabituels ou exigeant une comp tence ou une c l rit exceptionnelle le r sultat obtenu ainsi que les honoraires judiciaires et extrajudiciaires pr vus aux tarifs De plus n oubliez pas que l article 3 08 04 du Code de d ontologie pr voit que l avocat a obligation de s assurer que le client a toute l information utile et qu il est en accord quant la nature des services professionnels qui seront rendus et sur les modalit s financi res de leur prestation Les honoraires des avocats sont habituellement tablis forfait pourcentage ou au tarif horaire Peu importe le mode de facturation que vous pr f rez celui ci doit tre d termin d s l acceptation du mandat 3 3 Retrait du dossier et fin du mandat Il peut arriver pour de multiples raisons qu en cours de mandat vous d cidiez de vous retirer du dossier Cette fois encore votre client doit tre inform
69. xpose une situation vous commentez bri vement celle ci et invitez votre interlocuteur communiquer nouveau avec vous ult rieurement s il souhaite que vous tudiiez ce probl me de fa on plus approfondie Par la suite il communique effectivement avec vous mais au lendemain de l expiration du d lai dont vous disposiez pour agir afin de pr server ses int r ts videmment il vous reproche votre inaction Pour vous prot ger et vous viter bien des ennuis inutiles refusez que l on vous expose une situation et ne vous aventurez pas en commenter les tenants et les aboutissants moins que vous n acceptiez d agir formellement 3 2 Acceptation et entente sur les honoraires Si vous acceptez le mandat vous devez aussi en confirmer l tendue par crit Dans votre lettre de confirmation pr cisez bien qui est le client par exemple la soci t les administrateurs les actionnaires etc Vous devez aussi d crire bri vement le travail juridique effectuer et profiter de l occasion pour pr ciser si vous aurez besoin de l assistance d avocats conseils ou d autres professionnels vu la particularit du mandat ou la nature du travail effectuer L acceptation de ce nouveau mandat est aussi l occasion de pr ciser si vous n entendez pas traiter de certaines dimensions incidentes par exemple les incidences de nature civile s il s agit d un mandat en droit p nal ou encore des incidences fiscales que peu

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