Mode d`emploi de l`outil comptable
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1. Remarque Vous devez mettre cette liste jour car l intitul des num ros de compte saisis dans le journal sera automatiquement renseign Pour cela il suffit juste d ins rer une ligne dans la liste et de cr er le compte avec son num ro et son intitul Cl de r partition pour une comptabilit analytique A quoi servent ces cl s Quand on saisit des critures dans le journal par exemple des factures elles sont enregistr es par nature de charges exemple eau lectricit etc et non par cl s de r partition ex activit 1 ou activit 2 Lorsqu on enregistre les critures avec une cl de r partition on qualifie cette comptabilit d analytique Elle se base sur la comptabilit g n rale et op re des retraitements permettant de mettre en valeur par exemple le co t et la rentabilit des activit s Exemple Voici les cl s de r partition que l on pourrait trouver pour une association culturelle par exemple Cl de r partition compta analytique Cl de r partition Libell GUIDE Guide de la Musique CONCERT Concert Et Cp Conseil pratique La nomenclature des comptes et la liste des cl s de r partition peuvent tre imprim es pour pouvoir s y r f rer plus facilement lors de la saisie des critures dans le journal Journal Ce document sert enregistrer chronologiquement les op rations comptables d une association Le journal dans le tableur est pr sent sous la2. Exemple Voici un extrait des ajouts que l on peut faire pour la nomenclature des comptes 3950001395 Provisions pour d pr ciation des stocks de produits 3970001397 Provisions pour d pr ciation des stocks de marchandises CE EE 401000 401 Fournisseurs 1 Ajout des 401001 Fournisseur DUBOIS Fr 401100 4011 Fournisseurs achats de biens ou de prestations de services fou rnisseurs 440170014017 Fournisseurs Retenues de garantie 4030001405 Fournisseurs effets payer 4040001404 Fournisseurs d immobilisations 4080001406 Fournisseurs factures non parvenues 4090001409 Fournisseurs d biteurs 413 Usagers effets recevoir 416 Cr ances douteuses ou litigieuses 416 Usagers produits non encore factur s 4181 Usagers Factures tablir 4158 Usagers Int r ts courus 419 Usagers cr diteurs 4196001419 Usagers Dettes pour emballages et mat riels consign s 419770014197 Usagers Autres avoirs 4198001418 Rabais remises ristourres accorder et autres avoirs tablir Fe PERS 4210001421 Personnel R mun rations dues 4220001423 Comit s d entreprise d tablissement 424000 424 Participation des salari s 419110014191 Usagers Avances et acomptes re us sur commandes 4091001 Fournisseurs Avances et acomptes vers s sur commande I J 4050001405 Fournisseurs d immobilisations effets payer 7 CNARF mercredi 26 mai 2010
3. 2006 9 316 03 0 00 9 316 03 0 00 Total 370000 9 318 03 0 00 9 318 03 0 00 1401000 401 Fournisseurs 959 78 959 78 101 01 2008 A nouveau 0 00 0 00 Balance des comptes La balance g n rale est un document de synth se qui r capitule l ensemble des comptes qui ont connu des variations au cours de l exercice coul y compris pour les nouveaux criture de d but d exercice reprenant le solde des comptes de classe 1 5 Le document ainsi cr se pr sente sous la forme d un tableau comprenant le num ro des comptes ouverts lors de l exercice l intitul des comptes ouverts lors de l exercice le total des mouvements au d bit et au cr dit du compte le solde g n ral de celui ci qu il soit d biteur ou cr diteur La balance est galement propos e sous la forme d un tableau crois dynamique Extrait d une balance des comptes 22 540 59 22 540 59 22 217 84 22 217 84 D bit Cr dit Solde D biteur Solde Cr diteur N compte Ed Intitul 1110000 110 Report nouveau 9 548 72 0 00 9 548 72 218400 218 Autres immobilisations corporelles 4 500 00 4 500 00 0 00 370000 Stocks de marchandises 9 318 03 9 318 03 0 00 1401000 401 Fournisseurs 959 78 0 00 959 78 1401004 401 Fournisseurs 3 475 81 0 00 3 475 81 404000 404 Fournisseurs d immobilisations 4 500 00 0 00 4 500 00 1411000 411 Usagers 3 608 75 308 75 3 300 00 0 00 CNARF mercredi 26 mai 2010 Ee Analytique L
4. apr s le journal Rappel Pour mettre jour ce tableau il suffit se s lectionner le tableau et de demander l actualisation avec le menu contextuel clic droit de la souris 4a Copier f Format de cellule Format de nombre Extrait du grand livre avant la mise jour Actualiser Trier x Supprimer Somme de Solde D biteur A 5 PO EE EE Grand Livre PA Afficher les d tails 9 Param tres des champs de valeurs Options du tableau crois dynamique 5 Afficher la liste de champs N compii intitulEf Date E Libell de l criture Bj D bit Cr dii SD SC Total 0 00 0 00 0 00 0 00 Les logiciels de comptabilit proposent des journaux subdivis s pour les charges les produits la tr sorerie les nouveaux lci il ny a qu un seul journal pour toutes les op rations CNARF mercredi 26 mai 2010 Extrait d un grand livre apr s la mise jour D bit Cr dit N er il Date i Libell de l criture 5110000 110 Report nouveau 0 00 9 548 72 01 01 2008 A nouveau 0 00 9 546 72 Total 01 01 2006 0 00 9 546 72 0 00 9 548 72 Total 110000 0 00 9 548 72 0 00 9 548 72 1218400 218 Autres immobilisations corporelles 202 01 2008 Achat mobiliers 4 500 00 0 00 4 500 00 0 00 Total 02 01 2008 4 500 00 0 00 4 500 00 0 00 Total 218400 4500 00 0 00 4500 00 0 00 1 370000 Stocks de marchandises 01 01 2008 A nouveau 9 318 03 0 00 9 316 03 0 00 Total 01 01
5. immobilis s et les cautions vers es etc les comptes de la classe 3 correspondent aux comptes de stocks les comptes de la classe 4 sont tous les comptes de clients de fournisseurs des collectivit s locales de s curit sociale de personnel etc Ils sont sold s d s que l op ration a t r gl e les comptes de la classe 5 sont les comptes financiers c est dire tous les comptes bancaires les placements et la caisse si l association en poss de une les comptes de la classe 6 sont les comptes de charges Les charges sont r parties en trois cat gories d exploitation les charges courantes charges de personnel loyer achat de marchandises lectricit etc financi res les int r ts financiers dus et exceptionnelles toutes les charges non r currentes les comptes de la classe 7 sont les comptes de produits Les produits sont r partis en trois cat gories d exploitation il s agit des produits courants n cessaires pour le fonctionnement de l activit comme par exemple les subventions les recettes d activit les cotisations des adh rents etc financiers les int r ts per us des placements et exceptionnels tous les produits non r currents A noter Vous pouvez subdiviser ventuellement un compte si cela s av re n cessaire Ex Le compte Fournisseurs est le compte n 401 Vous pouvez pr voir un compte individuel pour chacun de vos clients 401001 Fournisseur Dubois
6. outil propose galement le retraitement des charges et des produits par cl de r partition Ici ne sont repris que les comptes saisis dans le journal avec une cl de r partition Le tableau est class par cl de r partition Extrait du retraitement des charges et des produits par cl s de r partition i D bit Cr dit Solde D biteur Solde Cr diteur N compti Intitul GUIDE 1617000 617 Etudes et recherches 50 00 I 0 00 107000 TOT Ventes de marchandises 3 000 00 0 00 3 000 00 Total GUIDE 50 00 3 000 00 0 00 2 950 00 Total g n ral 50 00 3 000 00 Bilan et compte de r sultat L enregistrement des critures comptables dans le journal permet automatiquement l tablissement du bilan et du compte de r sultat Le bilan est une photographie du patrimoine d une organisation un instant donn Si l exercice comptable est cal sur l ann e civile la photographie s effectue au 31 d cembre Ce patrimoine se compose d un actif gauche du bilan les biens que poss de l association mobiliers immobiliers tr sorerie cr ances et d un passif droit du bilan ce qu elle doit ou plut t les ressources internes ou externes mobilis es pour financer ces biens Le compte de r sultat reprend l ensemble des charges et des produits de l association g n r s pendant l exercice comptable CNARF mercredi 26 mai 2010 7
7. CENTRE NATIONAL D ANIMATION ET DE RESSOURCES e FINANGEUR SOLIDAIRE POUR L EMPLOI CL F N A N C EMENT Mode d emploi et rappels essentiels avant d utiliser l outil pour tenir sa comptabilit sous Excel 1 Pr sentation g n rale Excel pour tenir sa comptabilit Pour pouvoir utiliser convenablement cet outil il vous faut des connaissances en comptabilit comprendre la notion de partie double savoir tenir un journal et sur le logiciel EXCEL dans ses fonctions de base savoir copier une feuille EXCEL Certains reprocheront un fichier Excel d tre facilement modifiable contrairement un logiciel de comptabilit classique qui permet la validation des critures dans le journal EXCEL n a pas les m mes fonctions et n offre pas toutes les possibilit s d un logiciel de comptabilit En particulier il n y a pas d critures pr enregistr es Cet outil a cependant l avantage d tre adapt la gestion d une petite association Il permet la tenue du journal l automatisation des documents comptables grand livre et balance avec la tenue du journal automatisation des documents financiers bilan et compte de r sultat Deux types de comptabilit de tr sorerie ou d engagement Il existe deux types de comptabilit pour suivre les comptes et la gestion financi re d une association une comptabilit de tr sorerie ou recettes d penses Ce type de comptabilit enregis
8. e tablir ou contr ler le bilan et le compte de r sultat par un professionnel Les partenaires et financeurs seront assur s de la fiabilit de la comptabilit de l association Commissaire aux comptes la loi impose dans certains cas le contr le de la comptabilit par un commissaire aux comptes se reporter aux crit res ci dessus Il v rifie que les comptes sont r guliers et sinc res et qu ils donnent une image fid le de la situation financi re de l association Il tablit un rapport pr sent avec les comptes l assembl e g n rale de l association 2 Utilisation de l outil au travers des diff rents onglets Nomenclature des comptes Pour pouvoir saisir vos critures en comptabilit vous avez besoin d une nomenclature des comptes Dans l onglet Nomenclature des comptes vous trouverez la liste des comptes pr vue par le plan comptable g n rale adapt pour les associations L ensemble de cette liste est reprise pour la saisie des critures dans le journal Les comptes sont class s num rot s et regroup s par classe les comptes de la classe 1 correspondent aux comptes de capitaux fonds associatifs subventions d investissement r sultat de l exercice r serves etc CNARF mercredi 26 mai 2010 les comptes de la classe 2 sont tours les comptes d immobilisations acquisitions plus d un an On retrouve les achats de mat riels le b timent les logiciels mais galement les titres
9. forme suivante RS RE Oooo S RE 5 33000 f 5 707 Ventes de marchandises ante de 300000 GUDE Ooo T T o e S e 6 04 01 2008 617000 617 Etudes et recherches 50 00 GUDE 0401 2008 512000 512 Banques looo ooo Sooo CNARF mercredi 26 mai 2010 z 1 Il n y a qu un seul journal pour toutes les op rations Colonne A num ro d enregistrement Colonne B date de la saisie de l criture en comptabilit Colonne C num ro de compte utiliser pour l enregistrement en comptabilit Il faut utiliser les 6 chiffres pr vus dans la nomenclature des comptes Colonne D intitul Il est renseign automatiquement par la saisie du n de compte La recherche est effectu e avec les informations saisies dans la nomenclature Colonne E libell de l criture Il ne faut pas remettre l intitul du compte mais la r f rence du document justificatif ex le n de la facture Colonne F le montant enregistrer au d bit Colonne G le montant enregistrer au cr dit Colonne H la cl de r partition La cl de r partition doit se renseigner pour tous les comptes de la classe 6 et 7 c est dire les comptes de charges et de produits Grand Livre Le grand livre regroupe l ensemble des comptes utilis s par l association op ration par op ration Avec Excel il est propos sous forme d un tableau crois dynamique Ces informations sont reprises d
10. ssit de fournir des budgets et des pi ces justificatives dernier rapport annuel d activit et les derniers comptes approuv s de l association etc Les statuts de l association peuvent pr voir l obligation d tablir des comptes annuels pour assurer la transparence financi re Il existe des r gles particuli res certains secteurs d activit comme par exemple des associations g rant des tablissements du secteur sanitaire et social des associations de jeunesse et d ducation populaire des associations participant la formation professionnelle continue des organismes de voyages Certaines associations sont galement soumises l obligation l gale de commissariat aux comptes o Financements publics subvention en esp ces mise disposition gt 153 KE o Dons et m c nat dans le cadre des re us fiscaux gt 153 k o Activit conomique importante d passant deux des trois seuils suivants 50 salari s 3 100 k de ressources et 1 550 k de total de bilan o Associations reconnues d utilit publique Expert comptable et commissaire aux comptes Expert comptable il n y a pas d obligation pour une association de recourir un expert comptable N anmoins il est conseill d y faire appel pour la tenue de la comptabilit d une association lorsque celle ci na pas les comp tences en interne M me si l association peut tenir en interne la comptabilit courante elle a int r t fair
11. tre uniquement les flux financiers encaissements et d caissements et ne permet pas d tablir de bilan Ainsi les recettes et les d penses ne sont prises en compte que lorsqu elles sont effectivement per ues ou pay es Les recettes acquises mais non encore per ues et les d penses engag es mais pas encore pay es n ont pas tre enregistr es une comptabilit d engagement ou en partie double enregistre les flux financiers et tout produit recevoir ex une subvention dont on a re u la notification ou toute charge r gler ex les charges sociales du dernier trimestre de l exercice qui seront r gl es au cours de l exercice suivant La comptabilit d engagement consiste inscrire les charges et les produits de l association d s leur engagement juridique Les n cessit s et obligations en mati re de comptabilit Les associations peuvent tre amen es tenir une comptabilit d engagement dans plusieurs cas L association est employeuse n cessit de ventiler les charges sociales pour r gler les diff rents organismes d assurance maladie ch mage vieillesse etc l Europe L association est fiscalis e sur tout ou partie de son activit n cessit de d tailler la TVA des op rations r alis es afin de calculer la TVA payer _ L association doit rendre des comptes sur sa gestion financi re ses partenaires adh rents financeurs publics m c nes donateurs etc n ce
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