Mode d`emploi Sés@me - Scouts et Guides Pluralistes
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1. LES FONCTIONS ANIMATEUR RESPONSABLE ANIMATEUR ET MEMBRE DEMANDENT D INTRODUIRE UNE SECTION LES FONCTIONS QUI S EXERCENT AU SEIN DU STAFF D UNIT NE DEMANDENT PAS DE SECTION LA FONCTION INTENDANT ACCEPTE UNE SECTION MAIS CE N EST PAS OBLIGATOIRE 5 S lectionne la Section si besoin dans laquelle le nouveau Membre va exercer sa Fonction X V rifie que les donn es que tu as introduites sont correctes X Valide la cr ation du nouveau Membre l aide du bouton wv Si tous les champs sont correctement remplis l cran Membre s ouvre dans la zone de travail sur la fiche du nouveau Membre Version 2 septembre 2013 21 AE D eara MODE D EMPLOI S S ME Areg 6 3 Mise jour des donn es d un membre l arrive que les donn es d un membre aient besoin d une mise jour Par exemple lors d un changement d adresse ou de num ro de t l phone etc Acc de la fiche du membre qui doit tre modifi page 18 Acc der aux fiches des membres Rechercher un membre Lorsque tu es sur la bonne fiche membre X Choisis la rubrique dans laquelle la correction doit tre faite 5 Modifie et compl te les champs appropri s X Enregistre tes modifications l aide du bouton j POUR MODIFIER LA SECTION ET LA FONCTION D UN MEMBRE UTILISE LA FEN TRE DE GESTION DES PASSAGES OU GESTION STAFF 6 3 1 Modifier l adresse d un membre Pour modifier l adresse d un membre2. utiliser lorsque tu dois d saffilier plusieurs Animateurs ou Intendants en m me temps page 41 Les Animateurs et Intendants qui arr tent j Via l cran Gestion cadres d Unit utiliser lorsque tu dois d saffilier plusieurs membres du Staff d Unit en m me temps page 44 cran Gestion Cadres d Unit i Via la rubrique Affiliation Fonction de la fiche du membre utiliser lorsque tu dois d saffilier un nombre r duit de membres quelle que soit la fonction Rends toi sur la fiche du membre que tu d sires d saffilier page 18 Acc der aux fiches des membres Rechercher un membre Clique sur la rubrique Affiliation Fonction Organe Section S lectionne la fonction que tu souhaites cl turer Cl ture la fonction l aide du bouton LL Eletarerfarmation vovv v 2moe Fe ms Ava Unit 00 SIEGE Tiers SEGHERS David Affiliation Fonction Unit 00 SIEGE Section 000000A01 SIEGE Organe Section Fonction Fonction principale Date d but 18 07 2013 Date fin fin de mandat Ann e cotisation Date facture Factur Cloturer l affiliation Version 2 septembre 2013 32 fA MODE D EMPLOI S S ME D ne Un message de confirmation apparait Si d autres fonctions sont encore ouvertes pour ce membre le message t indique que l affiliation fonction a bien t cl tur e L affiliation a correctement t clotur DAVID SEGHERS Si toutes l
3. X S lectionne ton Unit dans la liste d roulante Fonction au sein de l Unit 5 S lectionne la Section pour n avoir que la liste des membres de cette Section Laisse le champ vide si tu souhaites avoir la liste compl te de ton Unit X Valide l aide du bouton Un deuxi me cran apparait Export complet des membres de l unit Da 8 amp Export complet des membre Param tres Fonction au sein de l unit 00 SIEGE 1634940 BOUGUET Gwendal 1633240 BAIR AMAN Alain 1539423 BOZOMC Mios 1624949 BRASSEUR Fr d ric 1639122 CHELVEDER Antoine 1639424 DE BRUYNE Virginie 1638206 GRANDMONT Am lie 1625164 HARTL 1635127 OBBIET 1638117 PENASSE 1531834 RAMACKER 1600770 SERALLE 1600768 SEGHERS 1600770 SER ALLE 1633240 BAR AM JAN 1633240 BAIR AMAN 1636030 CULLUS 1636055 CULLUS 1635751 LABOULLE 1635414 LUCAS CHRISTIAN 1638381 MAHIEU 1635127 OBBIET 1631082 PIERRE Virginie 1631834 RAMACKER J r me E gzg E ZE Version 2 septembre 2013 45 i GNS moneveumorstsoue 9 X Clique sur le bouton Export de la barre d outils pour faire appara tre la boite de dialogue proposant les diff rents formats d exportation Export complet des membres de l unit aA 32 iJ E ps Fichier Postscript PS xml Fichier XML pdf Fichier Acrobat PDF html Fichier HTML tt Fichier Texte ssv Semicolon Separated Values csv Fichier Excel CSV xls xls Excel Format file
4. X ntroduis les informations du Membre dans les diff rents champs X S lectionne le bon tarif de cotisation parmi la liste propos e Pour connaitre le tarif appliquer r f re toi au Dossier Affiliation qui t es remis en d but d ann e X Pour encoder l adresse clique sur le bouton droite du champ Adresse pe Une fen tre de saisie de nouvelle adresse s ouvre Pays Belgique Non r pertori v wel 1 Code Postal Rue N Bte Lieu dit X Introduis l adresse du nouveau Membre X Valide la cr ation de l adresse l aide du bouton v Version 2 septembre 2013 20 MODE D EMPLOI S S ME D ne NS LE CODE PAYS BELGIQUE PERMET D INTERROGER LA BASE DE DONN ES DES NOMS DE RUE EN INTRODUISANT LE CODE POSTAL TU AURAS ACCES TOUTES LES RUES R PERTORI ES POUR CETTE COMMUNE LE CODE PAYS BELGIQUE NON R PERTORI PERMET D INTRODUIRE UNE ADRESSE QUI NE FIGURERAIT PAS DANS LA BASE DE DONN ES DES NOMS DE RUE 6 2 2 Zone Info affiliation La zone Info affiliation permet d affilier le nouveau membre en m me temps que la cr ation de sa fiche en lui attribuant une fonction 5 S lectionne la Fonction du nouveau Membre parmi la liste propos e S il s agit d un jeune choisi la fonction Membre ANIMATEUR RESPONSABLE MEMBRE ANIMATEUR D UNITE EQUIPIER LOCAL INTENDANT ANIMATEUR TRESORIER LOCAL EQUIPIER LOCAL AFFILIATION PARTENAIRE
5. vy ov Membre id X Ez Fe mo Aibvalr Membres Jw Membre SEGHERS David Adresse Contact Civilit Madame zj Affiliation Fonction Nom Nom de la Maman OOO O _Organe Section Pr mom o Description O ses D Ld gt d onta Type de contact M re A Email jemail amp maman be T phone 1 1 1 1 1 T phoe2 1 111 1 esM 1 0 Fx 10 10 0 1 Type de notification 5 Clique sur le bouton Identifie l adresse du contact a pour s lectionner une adresse Version 2 septembre 2013 24 MODE D EMPLOI S S ME D ane NS Rue Pierre Flamand 263 5 Braine Domicile l Alleud Rue de l adresse Adresse secondaire 8 secondaire Bruxelles ss 2 Enregistrement s trouv s Saisir les crit res de recherche 96 possible X Clique sur le bouton Actualiser pour afficher toutes les adresses li es au membre Situ ne retrouves pas l adresse d sir e cr e l page 23 Adresse secondaire w X S lectionne la bonne adresse et valide ton choix l aide du bouton v 5 Sauvegarde la cr ation du nouveau contact avec le bouton de la barre d outils 6 3 4 Mettre jour les tarifs de cotisations La facturation calcul du montant que l Unit doit verser au Si ge se base sur les tarifs de cotisation qui sont renseign s sur chacune des fiches des membres D s lors il est important que cette donn e soit main
6. 5 Rends toi sur sa fiche page 18 Acc der aux fiches des membres Rechercher un membre X Clique sur la rubrique Adresse E X Clique sur le bouton droite du champ adresse Une fen tre de mise jour de l adresse s ouvre Pays Belgique Non r perton vw Ville Braine l Alleud Code Postal 1420 Rue N 263 Bte ueu dt o E X Corrige l adresse du Membre X Valide la modification de l adresse l aide du bouton v L D b L Eu n A J 0 Lad 5 Ensuite n oublie pas de sauvegarder une deuxi me fois l aide du bouton Version 2 septembre 2013 22 GMS MODE D EMPLOI S S ME D Are amp 6 3 2 Adresse secondaire Ses me permet de cr er deux types d adresses le domicile adresse l gale ainsi qu une ou plusieurs adresse s secondaire s Kot adresse d un parent etc Pour cr er une adresse secondaire un membre X Rends toi sur sa fiche page 18 Acc der aux fiches des membres Rechercher un membre X Clique sur la rubrique Adresse X Clique sur le bouton Nouveau EJ de la barre d outils a Fe fo ATWA _Membres Membre SEGHERS David Unit 00 SIEGE Adresse Adresse Atilaion Foncier ype d adresse ee Dl Orgene Section C Courrier d unit C Courrier f d ration L Refus poste v Actif Contact 5 S lectionne la valeur Adresse secondaire dans la liste d roulante Type d adresse 5 Clique sur le bouton
7. ree 4 4 2 Assurer le suivi des paiements des cotisations Lorsqu il y a beaucoup de membres avec un suivi de cotisation il n est pas toujours facile de s y retrouver Toutefois il est possible de faire des recherches sur l tat des paiements Dans la rubrique Suivi des cotisations de l cran Unit X Clique sur le bouton de la barre d outils Une fen tre de recherche s ouvre W cherche enregistrement IAE NR Desrpion 1 11 Membre 1111 6 rj Section Ann e cotisationl2 013 Cotisation Ok Non v Date de demande Date de rappel le X Introduis l ann e de cotisation 5 S lectionne la valeur Non dans le champ Cotisation 5 Valide la recherche en cliquant sur v La liste des membres dont la cotisation n est pas en ordre s affiche Version 2 septembre 2013 13 fw D eara MODE D EMPLOI S S ME ree 4 4 3 Assurer le suivi des p riodes provisoires des nouveaux membres Pour assurer le suivi des p riodes provisoires des nouveaux membres serts toi de leur suivi de cotisation et configure les comme suit Dans la partie inf rieure de l cran de suivi des cotisations 5 Cotisation Type de cotisation EAU MEMBRE 01 09 Type d assurance Ann e cotisation 2 013 O Cotisation Ok Montant du 60 0 Montant per u 0 0 Date de demande 01 09 2013 Date de rappel 30 11 2013 5 Description PROVISOIRE X Indique da
8. E rx 1 1 1 Ni e Mode d envoi courrier Emeil Courmer x 6 1 Acc der aux fiches des membres Rechercher un membre Pour acc der aux fiches des Membres X Clique sur Membre dans le menu Une fen tre de recherche s ouvre W cherche enregistrement WE 55 RN Nm i P nm 1 ponction E uit 0 0 0 0 a section 1 1 1 fka Cl de recherche Description Membre X Introduis les crit res de recherche pour trouver le s Membre s en particulier Si tu souhaites afficher toutes les Membres de ton Unit laisse les champs vides 5 V rifie que la valeur Membre appara t bien dans le champ Membre Pour faire une recherche sur les anciens membres s lectionne la valeur Non Membre 5 Valide la recherche en cliquant sur w Y L cran Membre s ouvre dans la zone de travail Utilise les boutons de navigations de la barre d outils jusqu ce que tu arrives sur la fiche du membre d sir DANS LES FEN TRES DE RECHERCHE LE SYMBOLE 96 REPR SENTE UN OU PLUSIEURS CARACT RES TRES UTILE LORSQUE TU N ES PAS S R DE L ORTHOGRAPHE EXEMPLE VAN RECHERCHE TOUTES LES PERSONNES DONT LE NOM COMMENCE PAR VAN Version 2 septembre 2013 18 MODE D EMPLOI S S ME D ne POUR FACILITER LA VISUALISATION DES DONN ES N OUBLIE PAS QUE TU PEUX TOUT MOMENT UTILISER LE BOUTON INVERSER L AFFICHAGE POUR PASSER DU MODE LISTE
9. s ouvre dans la zone de travail en mode liste et affiche les membres pour lesquels une zone utilisateur a t compl t e Si aucune fiche n a t cr e l cran peut sembler vide X Pour atteindre la fiche d sir e utilise les boutons de navigation de la barre d outils jusqu ce que tu arrives sur la fiche du membre d sir ou clique directement dessus X Clique le bouton Ez pour inverser l affichage et faciliter la lecture des informations Version 2 septembre 2013 og fA MODE D EMPLOI S S ME CD 1 2 Cr er une zone utilisateur un membre Pour cr er une zone utilisateur un membre X Clique sur Zones utilisateurs dans le menu pour faire appara tre l cran dans la zone de travail 5 Clique sur le bouton Nouveau de la barre d outils pour cr er une zone utilisateur pour un membre qui n en poss de pas encore 5 Recherche le membre auquel tu d sires ins rer une information via l ic ne droite du champ Membre Une fen tre de recherche apparait Cl Unit Nom Unit Tiers Contact Nom de famille Pr nom du contact Pr nom actif Cl Section NomSecion J Groupdeters e Fonton r Adese 1 1 11 Code postal 1 1 Num o O Botepostae 1 1 1 1 1 ueudt 1 1 1 Exerc edans 1 M orgn 1 z wel 1 Membre W Branche 1 1 1 1 rz d res 1 1 11 R sultat de la recherche JES
10. BAIRAMIAN X Clique sur le bouton pour traiter les membres s lectionn s 0000000000 0 gs OBBIET HARTL SERAILLE BRASSEUR PENASSE DE BRUYNE RAMACKER BOUGUET BOZOVIC CHELVEDER GRANDMONT 4 2 S lectionn Fr d ric Olivier Virginie J r me Gwendal Milos Antoine Am lie 13 05 1963 03 04 1964 08 01 1965 13 09 1975 04 09 1976 29 07 1978 19 08 1980 14 07 1983 04 09 1982 10 09 1984 04 07 1985 50 000000A01 49 000000A01 48 000000A01 37 000000A01 36 000000A01 34 000000A01 32 000000A01 30 000000A01 30 000000A01 28 000000A01 28 000000A01 SIEGE SIEGE SIEGE SIEGE SIEGE SIEGE SIEGE SIEGE SIEGE SIEGE SIEGE MEME MEME MEME MEME MEME MEME MEME MEME MEME MEME MEME Version 2 septembre 2013 35 fA MODE D EMPLOI S S ME D 99e e La boite de dialogue suivante apparait ANIMATEUR RESPd Y SIEGE y X S lectionne la Fonction Membre X S lectionne la Section de destination X Valide l aide du bouton Afin d viter toutes mauvaises manipulations une deuxi me boite de dialogue apparait te demandant de confirmer le changement de Section Souhaitez vous ex cuter le traitement X Valide l aide du bouton niti Apr s cette derni re confirmation les changements de Section sont effectu s Version 2 septembre 2013 36 Gus MODE D EMPLOI S S ME D Une 9 3 Pionnier devenant Animateur Pour proc der la mise en p
11. riode pour la date de rappel Afin de contourner ce probl me il faut utiliser la recherche avanc e Lorsque tu es dans la rubrique de suivi des cotisations j2 5 Clique sur le bouton de la barre d outils Une fen tre de recherche s ouvre X Clique sur l onglet Avanc e de la fen tre de recherche Colonne Op rateu Valeur de recherche Jusqu valeur de rec m IM Description v PROVISOIRE A oOo Date de rappel gt lt 0112013 A 3011 2013 A v x S lectionne dans la liste d roulante Colonne le champ Description 5 S lectionne l op rateur logique gal X Introduis la valeur de recherche PROVISOIRE Ajoute une ligne de crit re en cliquant sur le bouton de la fen tre de recherche 5 S lectionne dans la liste d roulante Colonne le champ Date de rappel X S lectionne l op rateur logique gt lt entre X Introduis les dates de la p riode de recherche de fin de provisoire Du 1 11 13 au 30 11 13 Valide la recherche en cliquant sur v hj La liste des membres dont la provisoire se termine au mois de novembre s affiche N OUBLIE PAS DE CLORE LES AFFILIATIONS FONCTIONS DES MEMBRES DONT LA P RIODE DE PROVISOIRE EST ARRIV E TERME AU RISQUE DE VOIR CE MEMBRE FACTUR L UNIT PAR LE SIEGE PAGE 32 D SAFFILIER UN MEMBRE Version 2 septembre 2013 15 GMS MODE D EMPLOI S S ME D Are e 5 cran Sectio
12. CRAN QU ON AFFILIE OU D SAFFILIE UN MEMBRE Pour y acc der partir de l cran Unit 5 Clique sur la rubrique Suivi des cotisations dans l cran Unit X Utilise le bouton Inverser l affichage pour passer en mode fiche et visualiser les diff rentes zones de l cran 4 4 1 Cr er un suivi des cotisations Pour cr er un nouveau suivi 5 Clique sur le bouton Nouveau Oil dans la barre d outils 5 S lectionne un Membre dans la liste d roulante Tape les premi res lettres du nom de famille pour le retrouver plus vite y eno Wy unie Wl wembre e Bec m SmS Riva 2 Infos membre Membre SEGHERS David Niveau formation Unit Sections Information Suivi des cotisations Cotisation Type de cotisation Y Type d assurance M Ann e cotisation 2 013 4 O Cotisation Ok Montant du 60 0 Montant per u 30 0 Date de demande 01 09 2013 e Date de rappel 30 11 2013 fes Description 5 Compl te les champs de la partie Cotisation avec les informations ad quates Le Montant d correspond au montant de l affiliation annuelle demand par l Unit X Lorsqu un membre est en ordre de cotisation coche la case Cotisation ok 5 Enregistre le suivi de cotisation pour ce membre l aide du bouton R p te cette op ration pour chaque membre ayant besoin d un suivi de cotisation Version 2 septembre 2013 10 me S eara MODE D EMPLOI S S ME
13. DROIT DU CADRE 3 2 1 Explication du menu MODIFIER VOTRE IDENTIFIANT MOT DE PASSE Permet de modifier ton identifiant mot de passe MEMBRE Permet de cr er un nouveau membre et de rechercher et modifier un membre actuel ou ancien de ton Unit ZONE UTILISATEUR Permet de cr er des champs et des zones libres pour diverses informations compl mentaires concernant les membres de ton Unit SECTION Permet d acc der aux informations des Sections de ton Unit UNIT Permet d acc der aux informations de ton Unit GESTION DE PASSAGE Permet de g rer le passage des jeunes d une Section l autre GESTION STAFF Permet de g rer le passage des Intendants des Animateurs et Animateurs Responsables de Section et des Pionniers qui deviennent Animateurs GESTION CADRES D UNIT Permet de g rer le passage du Staff d Unit quipiers Tr sorier Animateur d Unit E EXPORT DES MEMBRES UNIT Permet d exporter la liste de membres de ton Unit sous diff rents formats Version 2 septembre 2013 8 GMs MODE D EMPLOI S S ME D Une e 3 3 Zone de travail La zone de travail permet d afficher les diff rents crans accessibles via le menu Chaque cran s ouvre dans un onglet sp cifique ce qui te permet d en garder plusieurs ouverts en m me temps et de passer de l un l autre tr s facilement Gestion cadres d unit Gestion des passages SALE e 2 o i ell 3
14. Section d sir e POUR FACILITER LA VISUALISATION DES DONN ES N OUBLIE PAS QUE TU PEUX TOUT MOMENT UTILISER LE BOUTON INVERSER L AFFICHAGE POUR PASSER DU MODE LISTE AU MODE FICHE ET INVERSEMENT Version 2 septembre 2013 16 GMs MODE D EMPLOI S S ME D Ame 5 2 Cr er une Section Pour cr er une nouvelle Section dans ton Unit prends contact avec le Si ge qui se chargera de cr er cette nouvelle Section dans S s me N oublie pas de communiquer toutes les informations n cessaires 5 3 Modifier les informations d une Section Dans l cran Section tu trouveras diff rentes informations concernant les Sections telles que les jours des r unions l adresse du local etc Pour y acc der page 16 Acc der aux fiches des Sections X Modifie et compl te les champs 5 Enregistre tes modifications l aide du bouton 5 4 Visualiser la liste des membres d une Section A partir de l cran Section tu peux visualiser les membres pr sents dans les diff rentes Sections de ton Unit X Clique sur la rubrique Membre dans l cran Section X La liste des membres appartenant la Section active s affiche POUR FACILITER LA VISUALISATION DES DONN ES N OUBLIE PAS QUE TU PEUX TOUT MOMENT UTILISER LE BOUTON INVERSER L AFFICHAGE POUR PASSER DU MODE LISTE AU MODE FICHE ET INVERSEMENT TOUS LES CHAMPS SONT GRIS S CAR IL S AGIT D UNE VISUALISATION SI TU SOUHAITES FAI
15. de gestion administrative Gestion des passages des Unit s et des membres Ce site est accessible aux quipes Gestion staff d Unit s et aux Cadres de la F d ration des Scouts Pluralistes 3 Export de donn es de Belgique Compatibilit La plupart des fonctionnalit s de SESAME sont prises en charge par les principaux navigateurs du march Nous vous recommandons n anmoins d utiliser la version 3 6 4 5 de media Firefox pour laquelle l ensemble des Firefox fonctionnalit s de SESAME ont t test es et certifi es D velopper le menu Version 2 septembre 2013 7 i GANS moneveumorstsoue OOs 3 2 Menu Le menu te permet d ouvrir les diff rents crans de gestion de ton Unit par un simple clic Ceux ci s ouvrent dans un nouvel onglet de la zone de travail Navigation Application Menu Recherche D Outils syst me Membre Zones utilisateurs Section Unit Gestion cadres d unit Gestion des passages Gestion staff Export de donn es Certains l ments du menu sont regroup s par th me Pour les d velopper tu as deux possibilit s soit en cochant la case D velopper le menu qui se trouve tout en bas du menu soit en cliquant sur la fleche bleu du th me a AFIN D AGRANDIR LA ZONE DE TRAVAIL TU AS LA POSSIBILIT D AFFICHER OU DE MASQUER LE MENU L AIDE DU BOUTON OU ENCORE DE R GLER SA LARGEUR EN POSITIONNANT LA SOURIS SUR LE BORD
16. mot de passe m me si tu ne souhaites modifier qu un seul d entre eux X ntroduis l identifiant et ou le mot de passe de ton choix dans les champs correspondants Menu Wy R initialiser votre mot de R initialiser votre mot de passe ous pouvez changer votre mot de passe et votre identifiant Vous devez saisir votre mot de passe actuel pour modifier elui ci Anden 1er Nouvel identi ant 1 1 1 1 1 Andenmotdepase S Nouveau mot de passe v D marrer 5 Valide en cliquant sur Un second cran te confirme la modification pr sent utilise tes nouveaux acc s pour te connecter S s me SI TU AS OUBLI TON IDENTIFIANT ET OU TON MOT DE PASSE PRENDS CONTACT AVEC LE SIEGE POUR EN RECEVOIR DE NOUVEAUX Version 2 septembre 2013 6 OM KE Dre 4 MODE D EMPLOI S S ME 3 Interface et navigation dans les diff rents menus MOTS CL S INTERFACE MENU ZONE DE TRAVAIL CRANS BARRE D OUTILS 3 1 Interface Lorsque tu es connect S s me tu arrives sur l cran principal de bienvenue L interface se divise en deux zones une zone de menu sur la gauche et une zone de travail au centre tests GP SIEGE Zone de travail Javigation Application Menu ns Aide par t l phone 3 Outils syst me Membre Aide par e mail Zones utilisateurs i Manuel d utilisation Section D Unit Gestion cadres d unit Bienvenue sur S same le syst me
17. s du Staff d Unit peut galement tre fourni Pour cela il suffit de prendre contact avec David au Si ge f d ral et d en faire la demande Cette demande devra dans tous les cas tre valid e par le RU Les personnes auxquelles un acc s est confi doivent tre membres du Mouvement Pour l instant il n est pas pr vu d octroyer d acc s aux Animateurs ou Animateurs Responsables ou d autres membres du Mouvement En ce qui concerne les Cadres du Mouvement quipes r gionales et f d rales adressez vous au Service affiliation pour obtenir un acc s personnalis pour les besoins de la fonction SI TU QUITTES TA FONCTION IL N EST PAS N CESSAIRE DE TRANSMETTRE TON IDENTIFIANT LA PERSONNE QUI TE REMPLACE INVITE LA PRENDRE RAPIDEMENT CONTACT AVEC LE SIEGE POUR QU ELLE RECOIVE SON PROPRE IDENTIFIANT Version 2 septembre 2013 5 MODE D EMPLOI S S ME D ne e 2 2 Comment modifier ton identifiant et ou ton mot de passe L identifiant et le mot de passe qui sont envoy s par email sont g n r s par S s me et sont Strictement personnels Bien souvent les mots de passe g n r s par le syst me sont complexes et difficiles retenir Tu peux modifier l un et ou l autre en ouvrant l cran Modifier votre identifiant mot de passe partir du menu page 8 Menu X Les champs en rouge doivent tre remplis obligatoirement Cela veut dire que tu dois introduire ton identifiant ET ton
18. 0 Enregistrement s trouv s Saisir les crit res de recherche 96 possible X Compl te les champs Contact nom de famille et Pr nom du contact X Actualise l cran de recherche via le bouton pour afficher le r sultat 5 S lectionne le membre d sir dans la liste propos e X Valide l aide du bouton v Le membre s lectionn apparait d sormais dans le champ Membre de l cran Zones utilisateurs X Introduis les informations compl mentaires li es au membre 5 Sauvegarde l aide du bouton Version 2 septembre 2013 29 8 Gestion des affiliations fonctions des membres Dans S s me l affiliation et la fonction sont troitement li es En effet c est en attribuant une fonction qu on affilie le membre Le membre sera affili tant que la fonction est active sans date de fin Cela signifie que tu ne dois plus r affilier chaque ann e les membres de ton Unit mais uniquement v rifier que leur fonction est jour MODE D EMPLOI S S ME D GU 8 1 Affilier un membre Attribuer une fonction un membre Un membre est affili d s que tu lui attribues une fonction 8 1 1 Affilier un nouveau membre Un nouveau membre est un membre qui n a jamais t affili chez les Scouts Pluralistes Lorsqu un nouveau membre arrive dans ton Unit v rifie qu il n a jamais t membre aupr s d une autre Unit des Scouts Pluralistes Si c est le cas tu peux encoder le nouveau mem
19. 4 crans et rubriques Certains crans poss dent des rubriques Les rubriques apportent un compl ment d information par rapport au th me de l cran Ainsi l cran Membre contient les rubriques Adresse Contact et Affiliation Fonction du membre s lectionn ce qui permet d avoir toutes les informations concernant le membre dans un seul cran Membres Adresse Contact Affiliation Fonction Organe Section 3 5 Barre d outils Voici la liste des ic nes et leur signification Mill Permet un retour en arri re tout moment mais attention il y aura perte des donn es non enregistr es 7 aine Permet d acc der au menu d aide M Permet de cr er un nouvel enregistrement une nouvelle ligne dans l cran actif ld ones Permet de copier un enregistrement LI PH DES MODIFICATIONS Permet d enregistrer les modifications apport es l cran actif ACTUALISER Permet d actualiser l cran actif Version 2 septembre 2013 9 Pluraistes gt MODE D EMPLOI S S ME D ne LA i ncHe ENREGISTREMENT Permet d effectuer une recherche d enregistrement de l cran actif 8 JOINTE Permet d ajouter une pi ce jointe l cran actif onar Permet de laisser des notes l cran actif EE enses L AFFICHAGE Permet de changer l affichage de l cran actif Mode liste ou mode fiche i Permet d acc der au premier enregistrement Mel rec
20. ATTENTION CETTE BOITE DE DIALOGUE BUG SUR INTERNET EXPLORER IL EST CONSEILL D UTILISER FIREFOX OU CHROME X S lectionne le format souhait X Valide l aide du bouton v Une fen tre syst me appara t GQuaptura de to9pteeuniulate 21121101 227 27 42 7 17 Vous avez choisi d ouvrir 53 rt complet des membres de 1962 7unit90C390A9 xls qui est un fichier de type Feuille de calcul Microsoft Excel partir de http sesame test sgp be Que doit faire Firefox avec ce fichier O Enregistrer le fichier Toujours effectuer cette action pour ce type de Fichier 9 JC X Enregistre le fichier sur ton ordinateur ou ouvre le directement pour y apporter des modifications Version 2 septembre 2013 46 f 5 fA MODE D EMPLOI S S ME D 99e e Notes personnelles Version 2 septembre 2013 47 David Seghers EE
21. AU MODE FICHE ET INVERSEMENT 6 2 Cr er un membre AVANT DE CR ER UN NOUVEAU MEMBRE DANS S SQME TU DOIS V RIFIER AUPR S DE CELUI CI S IL A D J T MEMBRE DANS UNE AUTRE UNIT DES SCOUTS PLURALISTES SI C EST LE CAS DEMANDE AU SI GE DE PROC DER AU CHANGEMENT D UNIT AFIN QUE TU PUISSES AVOIR ACCES SA FICHE ET AINSI VITER DE CR ER DES DOUBLONS Tu as deux possibilit s pour cr er un nouveau Membre dans ton Unit j Si tu es d j dans l cran Membre X Clique sur le bouton de la barre d outils bs mf NT tn Vv L ILI gaon se 2 5825 S ip i Si tu n es pas encore dans l cran Membre X Clique sur Membre dans le menu Une fen tre de recherche s ouvre D cherche enregistrement wWanc e Nom P nom 0 9 Foncion uit o seton 1 1 1 Cl de recherche 1 Description 1 1 1 Membre vx 5 Clique sur le bouton de la fen tre de recherche de Membre Version 2 septembre 2013 19 fie D eara MODE D EMPLOI S S ME S C La fen tre de cr ation rapide d un nouveau membre apparait celle ci se compose de deux zones Infos membre et Info affiliation Info Affiliation FONCTION SECTION 6 2 1 Zone Infos membre La zone Infos membre comprend une s rie de champ qui te permet d introduire les informations concernant le Membre telles que le nom pr nom date de naissance adresse etc
22. E EQUIPIER LOCAL INTENDANT EQUIPIER LOCAL AFFILIATION PARTENAIRE LES FONCTIONS ANIMATEUR RESPONSABLE ANIMATEUR ET MEMBRE DEMANDENT D INTRODUIRE UNE SECTION LES FONCTIONS QUI S EXERCENT AU SEIN DU STAFF D UNIT NE DEMANDENT PAS DE SECTION LA FONCTION INTENDANT ACCEPTE UNE SECTION MAIS CE N EST PAS OBLIGATOIRE X S lectionne la Section si besoin dans laquelle le membre va exercer sa fonction X Coche la case Fonction principale s il s agit de la fonction principale du membre Un membre peut avoir plusieurs fonctions dans le cas de fonctions secondaires il ne faut pas cocher cette case Valide la cr ation de l affiliation fonction du membre l aide du bouton Lv En retournant sur la fiche principale du membre tu peux voir que le statut du membre a t mis jour et qu il est pr sent Membre Version 2 septembre 2013 31 8 2 D saffilier un membre D saffilier un membre signifie que toutes les fonctions qu il occupe dans l Unit ont t cl tur es Celui ci apparait alors en Non membre MODE D EMPLOI S S ME O ne amp Il y a plusieurs m thodes disponibles pour d saffilier un membre Selon les circonstances l une ou l autre est privil gier j Via l cran Gestion des passages utiliser lorsque tu dois d saffilier plusieurs jeunes en m me temps page 38 Les membres qui arr tent f Via l cran Gestion des Staffs
23. Infos membre M 20 622 e IE Mio ANATOMIE se nca RA aani 21 6 3 Mise jour des donn es d un membre Re 22 6 3 1 Modifier l adresse d un membre se 22 6 3 2 Adresse SCONARS a den D de nt 23 6 3 3 Ajouter des personnes de contact un membre 24 6 3 4 Mettre jour les tarifs de cotisations 25 6 4 Supprimer un Membre nennen nnne nensis nena rn nn neris snas a ains nisi aaa aad aai 27 Version 2 septembre 2013 2 i Ani MODE D EMPLOI S S ME C 93e amp 7 cran Zones utilisateurs iii 28 7 1 Acc der aux fiches des Zones utilisateurs nnne 28 7 2 Cr er une zone utilisateur un membre 29 8 Gestion des affiliations fonctions des membres nnne nnne 30 8 1 Affilier un membre Attribuer une fonction un membre 30 8 1 1 Affilier un nouveau ImelmDEGscuckinsosdatakac eras ss santa Gba FR D kr kun ha heb aYRx dime da sean 30 8 1 2 Affilier un ancien membre esesseesseseeeeeeeee nennen nnne nennen nnne nnns nnn nns nn sna as 30 8 2 Bro NI ETT mmm 32 9 cran Gestion des passages ssseeeeeeeeennentnetr netten ttes tnnt test nnns 34 9 1 Fonctionnement g n ral nennen nnn nnnna nnns nian nnns rers nnns a nnns 34 9 2 Changement de Section des jeunes is 35 9 3 Pionnier devenant Animateur sseessssssssessssesseee nennen nnne nennen nnns nnn nnns nenas 37 9 4 Les membres qui arr t
24. NT 7I Nationalit Belgique 04 07 1985 HARTL es de naissance Belgique 03 04 1964 OBBIET Msexe Belgique 13 05 1963 MErasmus Scout PENASSE Bsiz aine Patrouillle Belgique 04 09 1 97 RAMACKER 7 Totem Belgique 19 08 1980 7 Quali MFon OUVEAU MEMBRE SEGHERS M 9 28 02 Belgique 20 03 1979 SERAILLE MFonction au sein de l unit France 08 01 1965 MhHandicap UNITES D c d Belgique MEmail membre vIMembre MT l Belgique 20 03 197S MGsm MFax MiNiveau formation Minscrire MMode d envoi courrier dvg Belgique 07 01 2004 gt 1 16 16 aviguer ou Enregistrer 1 16 X Applique un tri sur la colonne Tarif de cotisation en cliquant sur son ent te Version 2 septembre 2013 26 i Gus MODE D EMPLOI S S ME D Are e Pour mettre jour les tarifs X S lectionne un membre X Choisis un tarif dans la liste d roulante 5 Sauvegarde tes modifications l aide du bouton de la barre d outils vy Membre Q9 eaa cc e 4 5iBo2 Ava Membres Nom amp Pr nom Tarif de cotisation Nationalit Adresse Contact BAIRAMIN Affiliation Fonction 3 Sauvegarde la modifiation _Organe Section BOUGUET Belgique EUR Fr d ric Belgique i a CHELVEDER TEE DE BRUYNE Virginie A COTISATION PROVISOIRE lgique Belgique GRANDMONT Am lie D 10 El elgique ine elgique elgique J_REAFFILIATION MAJOREE SSB 01 12 31 08 2lgique K_COTISATION I
25. NTENDANT M 5 S lectionne sa nouvelle Fonction ainsi que la Section dans laquelle il va exercer sa Fonction X Valide l aide du bouton v Une boite de dialogue apparait te confirmant l attribution de la nouvelle fonction Nouveaux animateurs vo Milos BOZOVIC Nouveau animateur F lt QE Valide l aide du bouton L cran Gestion Staff se met jour avec les nouvelles Fonctions Sections des Animateurs Version 2 septembre 2013 43 11 cran Gestion Cadres d Unit MOTS CL S CHANGEMENT DE FONCTIONS DES STAFFS D UNIT STAFFS D UNIT QUI ARR TENT MODE D EMPLOI S S ME D EGET L cran Gestion Cadres d Unit permet de g rer les membres ayant les fonctions suivantes RESPONSABLE D UNITE RESPONSABLE UNITE ADJOINT ANIMATEUR D UNITE EQUIPIER LOCAL TRESORIER LOCAL EQUIPIER LOCAL AFFILIATION partir de cet cran tu peux transf rer un Cadre d Unit d une Fonction l autre au sein du Staff d Unit ou encore proc der l arr t de sa fonction Tu peux galement aller rechercher un ancien membre de ton Unit pour lui attribuer une fonction de Staff d Unit POUR LES FONCTIONS RU RUA C EST LE SI GE QUI LES ACTIVE LORSQUE LES INFORMATIONS NOUS SONT TRANSMISES VIA LES CADRES ET ANIMATEURS F D RAUX 11 1 Fonctionnement g n ral L cran de Gestion Cadres d Unit fonctionne sur le m me principe que l cran Gestion Staff pag
26. NTENDANT SSB J r me iL COTISATION AMIS 21gique Pierre France Service Soutien Belgique Belgique test Belgique SEGHERS B NOUVEAU MEMBRE 01 09 28 02 Belgique B 1 16 16 5 16 R p te cette op ration pour tous les membres 6 4 Supprimer un membre La fonction Supprimer un membre n existe pas On ne supprime jamais un membre m me si celui ci n a particip qu une activit On lui clos sa fonction et fera partie des non membres de l Unit page 32 D saffilier un membre Version 2 septembre 2013 27 i OM KE MODE D EMPLOI S S ME D ne amp 7 cran Zones utilisateurs MOTS CL S COMMENTAIRES INFORMATION SUIVI DES MEMBRES INFORMATIONS CONFIDENTIELLES L cran Zone utilisateurs permet d introduire des informations compl mentaires qui pourraient te paraitre utiles concernant les membres de ton Unit Exemple infos sur le suivi de sant de l enfant suivi des passages pr sence la f te d U etc M veo W zones utilisateurs Bg S SmS SpA membr E Membre Champ libre 5 L UTILISATION DE CETTE ZONE EST FACULTATIVE ATTENTION TOUTEFOIS RESPECTER LA VIE PRIV E DES MEMBRES TEL QUE D FINI DANS LA CHARTE D UTILISATION 7 1 Acc der aux fiches des Zones utilisateurs Pour acc der l cran Zones utilisateurs X Clique sur Zones utilisateurs dans le menu L cran Zones utilisateurs
27. RE DES MODIFICATIONS SUR LES MEMBRES OUVRE L CRAN MEMBRE PARTIR DU MENU ET RECHERCHE LE MEMBRE D SIR E PAGE 18 CRAN MEMBRE 5 5 D sactiver une Section Pour d sactiver une Section de ton Unit prends contact avec le Si ge qui se chargera de d sactiver cette Section dans S s me Elle sera toujours visible mais tu ne pourras plus y inscrire de membres ATTENTION AVANT DE POUVOIR D SACTIVER UNE SECTION IL FAUT VEILLER CE QU IL N Y AIT PLUS AUCUN MEMBRE ACTIF DEDANS POUR CE FAIRE UTILISE L CRAN GESTION DES PASSAGES PAGE 34 CRAN GESTION DES PASSAGES Version 2 septembre 2013 17 i GANS moneveumorstsoue OOs m 6 Ecran Membre MOTS CL S DONN ES D UN MEMBRE NOUVEAU MEMBRE AFFILIATION D SAFFILIATION R ACTIVATION MODIFICATION DES DONN ES FICHE MEMBRE ENCODER L cran Membre permet d introduire des informations d taill es concernant les Membres telles que le nom pr nom date de naissance etc Elle permet galement d acc der aux rubriques associ es telles que la rubrique Adresse Contact et Affiliation Fonction ga 8 cr e SmS Arway Affiliation Fonction Civilit Monsieur E a Nom seshers 2 SSS S S SYS Tanfdeco saton 1 1 1 1 xr Nationalit Belgique Erasmus Scout Fonction Section Fonction au sein de l unit 00 SIEGE Email membre Membre Membre x Tf o l ewM
28. S s me est le nouveau syst me de gestion administrative en ligne des Unit s membres des Scouts et Guides Pluralistes ASBL Mode d emploi S s me Version 2 septembre 2013 Helpdesk sesameQsgp be David au Si ge f d ral 02 539 23 19 en journ e ME MODE D EMPLOI S S ME D ane V N Mode d emploi Introduction S s me est le nouveau syst me de gestion administrative en ligne des Unit s membres des Scouts et Guides Pluralistes ASBL C est donc l unique et nouvelle interface pour g rer entre autres les affiliations dans le Mouvement Ce syst me a pour but de faciliter la gestion administrative des Unit s et du Mouvement ll permet de r duire la quantit de documents administratifs et les changes entre les Unit s et le Si ge Il a pour but d offrir aux Responsables d Unit un outil s r et performant accessible tout moment Version 2 septembre 2013 1 v a OM KES MODE D EMPLOI S S 2ME C dnce Table des mati res DOCO X 9 H m 1 COR X 4 CHE See uii ORE Oe X 5 2 1 Qui peut avoir acc s S s Qme eeessssssssssssseeenenenne nenne nennen enses nnn nnne nens 5 2 2 Comment modifier ton identifiant et ou ton mot de passe 7 6 3 Interface et navigation dans les diff rents menus
29. bre dans S s me page 19 Cr er un membre Sinon demande au Service affiliations de transf rer sa fiche dans ton Unit et r f re toi au chapitre Affilier un ancien membre page 30 Affilier un ancien membre 8 1 2 Affilier un ancien membre Un ancien membre est un membre qui a d j t affili chez les Scouts Pluralistes Si n cessaire demande au Service affiliation de transf rer sa fiche dans ton Unit Accede la fiche du membre qui doit tre affili page 18 Acc der aux fiches des membres Rechercher un membre N oublie pas de s lectionner la valeur Non membre dans la fen tre de recherche Lorsque tu es sur la fiche du membre Clique sur la rubrique Affiliation Fonction Organe Section Tu y retrouves tout le parcours du membre Historique Membres Clique sur le bouton Nouveau de la barre d outils pour cr er une nouvelle fonction Version 2 septembre 2013 30 MODE D EMPLOI S S ME D ane Une fen tre de cr ation d affiliation apparait Membri Cr er une affiliation e processus permet d attribuer une nouvelle fonction au membre DAVID SEGHERS Membre Fonction au sein de l unit SIEGE rj seton W Fonction 1 Date d but 18 07 2013 Fonction principale O X S lectionne la Fonction du membre parmi la liste propos e S il s agit d un jeune choisi la fonction Membre ANIMATEUR RESPONSABLE MEMBRE ANIMATEUR D UNIT
30. ction S lectionne la Section dans laquelle l Animateur va exercer sa Fonction S lectionne la Fonction que l Animateur va exercer v vv ov Effectue cette manipulation pour tous les Animateurs qui passent d un Staff un autre Staffs des sections t Pr nom Nom Nom Section Fonction ANIMATEUR Gwendal BOUGUET 14 07 1983 Transfert ANIMATEUR RB v ANIMATEUR Milos BOZOVIC 04 09 1982 Transfert lvl IrllANIMATEUR X Valide l ex cution des actions l aide du bouton PA Une boite de dialogue apparait te confirmant les transferts Staffs des sections Gwendal BOUGUET Transf rer Milos BOZOVIC Transf rer X Valide l aide du bouton cs L cran Gestion Staff se met jour avec les nouvelles Fonctions Sections des Animateurs Version 2 septembre 2013 40 me S n a MODE D EMPLOI S S ME Sine e 10 3 Les Animateurs et Intendants qui arr tent Pour proc der la d saffiliation des Animateurs et Intendants 5 Clique sur Gestion Staff dans le menu pour faire appara tre l cran dans la zone de travail o lectionne ton Unit Clique sur le bouton pour afficher la liste des Animateurs et Intendants s lectionne la valeur Arr t dans la liste d roulante Action li l Animateur qui arr te Laisse la Section et la Fonction vide vv ov Effectue cette manipulation pour tous les Animateurs et Intendants qui arr tent taffs des sectio
31. droite du champ adresse Une fen tre de saisie de nouvelle adresse s ouvre Pays Belgique Non pen E wE CodePosta 1 1 1 1 X ntroduis l adresse secondaire du Membre X Valide la cr ation de l adresse secondaire l aide du bouton v X Pourune adresse secondaire tu dois d cocher la case Courrier F d ration p 5 Ensuite n oublie pas de sauvegarder une deuxi me fois l aide du bouton Version 2 septembre 2013 23 GNS moneveumorstsoue OOs 6 3 3 Ajouter des personnes de contact un membre Le contact principal dun membre est le membre lui m me Ses me permet d ajouter diff rents types de contacts un membre tel que M re P re Tuteur IL EST IMPORTANT DE COMPRENDRE LA LOGIQUE DE FONCTIONNEMENT DE S S ME EN EFFET TU DOIS D ABORD CR ER LES ADRESSES DE CES NOUVEAUX CONTACTS SI ELLES SONT DIFF RENTES DE CELLE DU MEMBRE POUR ENSUITE CR ER LE CONTACT ET LUI ATTRIBUER UNE ADRESSE PAGE 23 ADRESSE SECONDAIRE Pour cr er un nouveau contact un membre X Rends toi sur sa fiche page 18 Acc der aux fiches des membres Rechercher un membre Clique sur la rubrique Contact Clique sur le bouton Nouveau de la barre d outils Encode le nouveau contact en remplissant les diff rents champs Les champs en rouge sont obligatoires S lectionne le type de contact dans la liste d roulante Type de contact
32. e 39 Ecran Gestion Staff Version 2 septembre 2013 A4 V S CEST MODE D EMPLOI S S ME Areg 12 Ecran Export des membres Unit Actuellement nous n avons pas encore travaill sur les exports des donn es via S s me C est la raison pour laquelle il n existe au jour d aujourd hui qu un seul formulaire d export celui des Export des membres Unit 12 1 Acc der l cran d export des membres Pour acc der l cran d export des membres de ton Unit X Clique sur la fl che bleu a Export de donn es dans le menu pour le d velopper 5 Clique sur Export des membres Unit dans le menu pour faire apparaitre l cran dans la zone de travail L cran suivant s affiche l cran Menu Export des membres A partir de cet cran il est possible d exporter les principales donn es des membres d une unit dans diff rents formats Excel txt csv arche suivre 1 S lectionner l unit pour laquelle l export est d sir puis sur le V vert 2 Un fichier d aper u est g n r 9 Cliquer sur l icone Export en haut de l apercu petite fl che qui pointe vers un disque dur 4 Choisir le format d export souhait valider et enregistrer le fichier sur son ordinateur NB Par mesure de s curit le nombre de membres est limit 5000 membres maximum par export En cas de probl me contactez sesame sgp be onction au sein de l unit D0 SIEGE y Section
33. en Permet d acc der l enregistrement pr c dent sv Permet d acc der l enregistrement suivant C Permet d acc der au dernier enregistrement LA BARRE D OUTILS AGIT SUR L CRAN ET LA RUBRIQUE ACTIVE PAR EXEMPLE LE BOUTON RECHERCHE N AURA PAS LA M ME PORT E S IL EST UTILIS SUR LA FICHE PRINCIPALE DU MEMBRE OU SUR LA RUBRIQUE ADRESSE DANS LE PREMIER CAS IL S AGIRA D UNE RECHERCHE SUR LES MEMBRES DE TON UNIT DANS L AUTRE IL S AGIRA D UNE RECHERCHE SUR LES ADRESSES DU MEMBRE AFFICH Version 2 septembre 2013 10 um CEST MODE D EMPLOI S S ME Une e 4 cran Unit MOTS CL S UNIT DONN ES ET INFORMATIONS PROPOS DE L UNIT L cran Unit permet d introduire des informations d taill es concernant ton Unit telles que la description du foulard ou encore la date de fondation de celle ci Elle permet galement d acc der la visualisation des Sections ou encore la rubrique de suivi des cotisations gt F4 Bo Ava Cl de recherche 00 Sections EEE Nom SIEGE 3 Intormation Suivi des cotisations Nom usuel SIEGE o E Code Postal 1060 Facturation R gion 4 1 Acc der la fiche de ton Unit Pour acc der la fiche de ton Unit X Clique sur Unit dans le menu X L cran Unit gt s ouvre dans la zone de travail Il arrive parfois que tu n arrives pas directement sur la fiche de ton Unit Da
34. ent nennen nennen nn enhn nnn rss n iani n ans 38 10 cran Gestion Staff iris 39 10 1 Fonctionnement g n ral iii 39 10 2 Changement de Section et ou Fonction des Animateurs et Intendants 40 10 3 Les Animateurs et Intendants qui arr tent ss 41 10 4 Nouveaux Animateurs et Intendants ss 42 11 cran Gestion Cadres d Unit ii eene eene trennen tnn 44 UE Lelseein n etc EI LEUTE 44 12 cran Export des membres Unit iii 45 12 1 Acc der l cran d export des membres 45 peux lea NEN NEUE D UU UT TET 47 Version 2 septembre 2013 3 me S n a MODE D EMPLOI S S ME e CE 1 Se connecter MOTS CL S CONNEXION ACCES IDENTIFIANT MOT DE PASSE Pour se connecter S s me tu dois poss der un login et un mot de passe qui te sont envoy s par le Si ge Pour les recevoir tu dois tre Responsable d Unit ou en faire la demande au Si ge via sesame sgp be page 5 Qui peut avoir acc s S s me S SQME EST OPTIMIS POUR FIREFOX CE NAVIGATEUR EST T L CHARGEABLE CETTE ADRESSE HTTP WWW MOZILLA ORG FR FIREFOX FX l aide de ton navigateur tape l adresse suivante http sesame sgp be X Introduis l identifiant et le mot de passe que tu as re u par e mail X Lors de ta premi re connexion tu devras lire et accepter les conditions g n rales d utilisation en cochant la case Identifiant Mot de passe Langue F
35. es fonctions du membre sont cl tur es le message t indique que le statut du membre devient Non membre Il est d saffili Ce membre n a plus aucune fonction active et ef OK devient non membre DAVID SEGHERS SI LE MEMBRE QUE TU SOUHAITES D SAFFILIER OCCUPE PLUSIEURS FONCTIONS DANS TON UNIT R P TE LE PROC D POUR CHACUNE DES FONCTIONS OUVERTES Version 2 septembre 2013 33 MODE D EMPLOI S S ME D Une e 9 cran Gestion des passages MOTS CL S CHANGEMENT DE SECTION PASSAGE D UNE SECTION UNE AUTRE MEMBRES QUI ARR TENT PIONNIERS SCOUTS GUIDES DEVENANT ANIMATEURS L cran Gestion des passages permet de g rer les membres ayant la fonction Membre partir de cet cran tu peux transf rer un membre d une Section l autre attribuer la fonction d Animateur ou Animateur Responsable ou Intendant aux Pionniers ou encore proc der la d saffiliation des jeunes Tr s utile en d but d ann e scoute pour mettre jour les membres de ton Unit 9 1 Fonctionnement g n ral L cran de Gestion des passages fonctionne sur un principe simple Il applique la m me modification tous les membres que tu as s lectionn s traitement par lot La proc dure appliquer est toujours la m me 5 S lection des filtres A X Actualisation de l cran pour appliquer les filtres s lectionn s l aide du bouton 5 S lection des membres auxquels tu sou
36. haites appliquer une modification en cochant la case devant leur nom X Traitement du lot de membres s lectionn s l aide du bouton Gestion des passages Unit OO SIEGE Section Age Cl Section Nom Section Fonction Date d but Version 2 septembre 2013 34 Pluraistes gt UPC MODE D EMPLOI S S ME 9 2 Changement de Section des jeunes Pour proc der un changement de Section X Clique sur Gestion des passages dans le menu pour faire appara tre l cran dans la zone de travail X S lectionne la Section d origine des membres auxquels tu souhaites appliquer un changement de Section m r X Clique sur le bouton pour afficher la liste des membres de la Section 5 Coche les cases devant les noms des membres qui changent de Section POUR T AIDER VISUALISER LES MEMBRES QUI CHANGENT DE SECTION TU PEUX APPLIQUER UN TRI SUR LES DIFF RENTES COLONNES EN CLIQUANT SUR L ENT TE PAR EXEMPLE UN TRI SUR L GE TE PERMET DE REP RER RAPIDEMENT CEUX QUI ONT L GE DE PASSER D UNE SECTION L AUTRE Le nombre de membres s lectionn s est affich en bas gauche de l cran Gestion des passages Unit 00 SIEGE vj Section Fonction c ml Nom Pr nom DDh Age Cl Section Nom Sectiore Fonc 26 07 95 D 620000000 SI EG M IE t 24 08 1952 60 000000A01 SIEGE MEME 24 11 1956 56 000000A01 SIEGE MEME VERENAIN
37. lace d un Pionnier comme Animateur proc de de la m me mani re que pour les changements de Section page 35 Changement de Section des jeunes Lorsque la boite de dialogue apparait Fonction ANIMATEUR v Section SIEGE FA 5 S lectionne la Fonction Animateur 5 S lectionne la Section dans laquelle le Pionnier va devenir Animateur X Valide l aide du bouton ATTENTION SI TU AS S LECTIONN PLUSIEURS MEMBRES CEUX CI AURONT TOUS LA M ME FONCTION DANS LA M ME SECTION Afin d viter toutes mauvaises manipulations une deuxi me boite de dialogue apparait te demandant de confirmer Souhaitez vous ex cuter le traitement Valide l aide du bouton L Nt Version 2 septembre 2013 37 Gus MODE D EMPLOI S S ME D Une 9 4 Les membres qui arr tent Pour proc der la d saffiliation de plusieurs jeunes en une seule fois proc de de la m me mani re que pour les changements de Section page 35 Changement de Section des jeunes Lorsque la boite de dialogue apparait au lieu de s lectionner une Section de destination et une Fonction ANIMATEUR RESP x SIEGE v 2 Annuler MD saffiliation D saffiliation 5 Clique sur le bouton D seffiition Une deuxi me boite de dialogue apparait te demandant de confirmer Souhaitez vous ex cuter le traitement X Valide l aide du bouton D autres boites de dialogue apparaissent te confirmant la d saffiliati
38. n MOTS CL S IDENTIFICATION D UNE SECTION MEMBRES D UNE SECTION VISUALISER L ENSEMBLE D UNE SECTION L cran Section permet d introduire des informations d taill es concernant les Sections telles que les jours de r union l adresse du local etc Elle permet galement d acc der la visualisation des Membres des diff rentes Sections D GATE mo Q ea Cl de recherche 000000A01 Nom de la section SIEGE 0 0 Description HISTORIQUE o OE Adresse Cl Dispose d un local cette adresse Branche z Mixit Co ducation 1 1 k Jours des r unions EE Commentaire N deCompeiBaAN 0 0 0 0 0 1 mtuare 00 C H IBI S ISI RC UR Commentaire banque Date de fondation Date de fin d activit R gion 5 1 Acc der aux fiches des Sections Pour acc der aux fiches des Sections 5 Clique sur Section dans le menu Une fen tre de recherche s ouvre D cherche enregistrement Cl de recherche ee nom 2 1 Desmpton ernce 1 1 rj wxt d ze wel X ntroduis les crit res de recherche pour trouver une Section en particulier Si tu souhaites afficher toutes les Sections de ton Unit laisse les champs vides 5 Valide la recherche en cliquant sur v X L cran Section s ouvre dans la zone de travail Utilise les boutons de navigations de la barre d outils jusqu ce que tu arrives sur la fiche de
39. nnns 7 3 1 MION CO wc E 7 3 2 Mg wow 8 SUME or r enKetun i i NEN RE mE 8 3 9 LONC CE AN MERC c ni 9 3 4 crans et rubriques LL ii iii 9 3 5 SAS OC OS a 9 4 cran Unit iieereenerererrerenerrenenrenenrenenrenenrenereneereneeneneeneneneneneeneneenenennennenee 11 4 1 Acc der la fiche de ton Unit 11 4 2 Visualisation des SecLIOrs uo boton etos putei de esie ders out Pesduddee cob d end dese se od eive vise 11 4 3 Tauelguazue dioc 11 4 4 LIVE d s COTISATIONS en de een ste ss see eee een 12 4 4 1 Cr er un suivi des cotisations sis 12 4 4 2 Assurer le suivi des paiements des cotisations 13 4 4 3 Assurer le suivi des p riodes provisoires des nouveaux membres 14 EM EESO AE 16 5 1 Acc der aux fiches des Sections sisi 16 5 2 Greer une SoC iO aan a ee TT 17 5 3 Modifier les informations d une Section ss 17 5 4 Visualiser la liste des membres d une Section 17 5 5 B SACIIVer UNE SEC UO essensu aE a EAE T EEEE E Do are meste Ee 17 6 cran Membre iii iiirinrereerrenerreenreeeneeeneeeneneneneneneneenenennnene 18 6 1 Acc der aux fiches des membres Rechercher un membre eeeesessssse 18 6 2 Cr er un membre iii neris E aris siiis ssnsa geris rrr s sse s a aris n ensis 19 6 2 1 Zone
40. ns Fonction Pr nom Nom DDN Nom Section Fonction ANIMATEUR inchang AOOO OOo RESPONSABLE Gwendal BOUGUET 14 07 1983 Inchang iz g ANIMATEUR Milos BOZOVIC 04 09 1982 Arr t el X Valide l ex cution des actions l aide du bouton v Une boite de dialogue apparait te confirmant les arr ts Staffs des sections Milos BOZOVIC Arr ter X Valide l aide du bouton Mii L cran Gestion Staff se met jour et les Animateurs n apparaissent plus Version 2 septembre 2013 41 10 4 Nouveaux Animateurs et Intendants Pour proc der la mise en place d un Animateur un Animateur Responsable ou un Intendant tu as deux possibilit s MODE D EMPLOI S S ME D GU S il s agit d un nouveau membre Un nouveau membre est un membre qui n a jamais t affili chez les Scouts Pluralistes et qui ne poss de pas de fiche dans S s me Cr la fiche du nouveau membre page 19 Cr er un membre S il s agit d un Pionnier devenant Animateur Si le nouvel Animateur est un Pionnier utilise l cran Gestion des passages page 37 Pionnier devenant Animateur l S il s agit d un ancien membre Un ancien membre est un membre qui a d j t affili chez les Scouts Pluralistes Si n cessaire demande au Service affiliation de transf rer sa fiche dans ton Unit La partie inf rieure de l cran Gestion Staff est d di e la mise en place des Animateurs Respon
41. ns ce cas utilise les boutons de navigation de la barre d outils jusqu ce que tu arrives sur la bonne fiche d Unit 4 2 Visualisation des Sections Pour visualiser les Sections de ton Unit X Clique sur la rubrique Sections dans l cran Unit Tu verras la liste des Sections de ton Unit TOUS LES CHAMPS SONT GRIS S CAR IL S AGIT D UNE VISUALISATION SI TU SOUHAITES FAIRE DES MODIFICATIONS SUR LES SECTIONS OUVRE L CRAN SECTION PARTIR DU MENU ET RECHERCHE LA SECTION D SIR E PAGE 16 CRAN SECTION 4 3 Informations de l Unit Dans cette rubrique tu trouveras diff rentes informations telles que le foulard la date de fondation de ton Unit etc Pour y acc der 5 Clique sur la rubrique Information dans l cran Unit L 5 Compl te les champs et enregistre tes modifications l aide du bouton Version 2 septembre 2013 4 MODE D EMPLOI S S ME D EET 4 4 Suivi des cotisations Dans cette rubrique tu trouveras diff rentes informations te permettant de faire un suivi des cotisations Le suivi des cotisations te permet de tenir jour les versements de cotisations que l Unit percoit de ses membres organiser des rappels suivre les p riodes provisoires des nouveaux membres etc ATTENTION L CRAN DE SUIVI DES COTISATIONS EST UN OUTIL FACULTATIF TE PERMETTANT DE SUIVRE LES COTISATIONS QUE L UNIT DEMANDE AUX MEMBRES CE N EST PAS VIA CET
42. ns le champ Date de demande la date laquelle le nouveau membre a commenc participer aux activit s X Indique dans le champ Date de rappel la date laquelle se termine les deux mois de provisoire X Indique dans le champ Description le statut de l affiliation PROVISOIRE Avec ces informations il te sera ais de suivre les dates de fin de l affiliation provisoire f Afficher tous les membres en provisoire Lorsque tu es dans l cran de suivi des cotisations Clique sur le bouton de la barre d outils Une fen tre de recherche s ouvre IW cherche enregistrement Membre 11 11 1 Secion 3 3 11 Ann e cotisation 2013 e Cotisation Ok Date de demande m Date de rappel El X ntroduis la valeur PROVISOIRE dans le champ Description X Introduis l ann e de cotisation 5 Valide la recherche en cliquant sur La liste des membres en provisoire s affiche Version 2 septembre 2013 14 MODE D EMPLOI S S ME D ne Afficher tous les membres dont la provisoire se termine au mois de Notre but est d afficher la liste des membres dont l affiliation provisoire se termine au mois de novembre par exemple Pour ce faire nous avons besoin des membres dont la description est PROVISOIRE ET dont la date de rappel se situe entre le 01 11 13 et le 30 11 13 L cran de recherche ne nous permet pas d introduire une p
43. on des membres s lectionn s et t indique que leur statut est devenu Non membre Ce membre n a plus aucune fonction active et s OK devient non membre ROBERT DEHENAIN TU PEUX TE SERVIR DE CETTE PROC DURE POUR D SAFFILIER N IMPORTE QUEL MEMBRE DE TON UNIT SUPPRIME LES FILTRES SECTION ET FONCTION Unit oo siEGE x seon Tl ronon Isl i3 CLIQUE SUR LE BOUTON POUR AFFICHER TOUS LES MEMBRES DE TON UNIT S LECTIONNE LES MEMBRES D SAFFILIER Version 2 septembre 2013 3g 10 cran Gestion Staff MOTS CL S CHANGEMENT DE FONCTIONS DES ANIMATEURS ANIMATEURS QUI CHANGENT DE SECTION ANIMATEURS QUI ARR TENT GESTION DES INTENDANTS MODE D EMPLOI S S ME wr GU L cran Gestion Staff permet de g rer les membres ayant la fonction Animateur Animateur Responsable et Intendant partir de cet cran tu peux transf rer un Animateur d une Section l autre modifier sa fonction en Animateur Responsable ou Intendant ou encore proc der l arr t de sa fonction Tu peux galement aller rechercher un ancien membre de ton Unit pour lui attribuer une fonction d Animateur ou d Intendant 10 1 Fonctionnement g n ral L cran de Gestion Staff fonctionne sur un principe simple Chaque ligne repr sente un Animateur un Animateur Responsable ou un Intendant Une ligne par Fonction droite de cha
44. que ligne une liste d roulante te permet de proc der un transfert un arr t ou de laisser la fonction inchang e Deux autres listes d roulantes te permettent de choisir la Fonction et la Section de destination La proc dure appliquer est toujours la m me X S lection de l Unit X Actualisation de l cran pour appliquer les filtres s lectionn s l aide du bouton X S lection des actions effectuer pour chaque Animateur Traitement des actions l aide du bouton Gestion Staff Unit 00 SIEGE i D Fonction Pr nom Acti Nom Section Fonction lt ANIMATEUR Gwendal BOUGUET 14 07 198 3 inchang I rj Im ANIMATEUR Milos BOZOVIC 04 09 1982 i v Nouveaux animateurs Nom Section Fonction Pr nom Nom Section Fonction Dans cet cran tu peux combiner les transferts et les arr ts en m me temps Version 2 septembre 2013 39 V S CEST MODE D EMPLOI S S ME nee 10 2 Changement de Section et ou Fonction des Animateurs et Intendants Pour proc der un changement de Section et ou de Fonction d un Animateur ou d un Intendants 5 Clique sur Gestion Staff dans le menu pour faire appara tre l cran dans la zone de travail o lectionne ton Unit Clique sur le bouton pour afficher la liste des Animateurs et Intendants S lectionne la valeur Transfert dans la liste d roulante Action li l Animateur qui change de Section et ou Fon
45. ran ais S s me Charte des utilisateurs 1 Objet La pr sente charte a pour objet de d finir le cadre et les conditions d utilisation g n rales de la base de donn es S s me et des informations Condition g n rales qu elle contient S s me regroupe les informations propos des membres et des anciens membres des Scouts et Guides Pluraliste de Belgique ASBL ainsi que toutes personnes avec qui l ASBL d veloppe des contacts 1 Comme d m cmm isses Ti mme mu Conditions g n rales o accept es 5 Valide en cliquant sur Version 2 septembre 2013 4 QE Un deuxi me cran apparait MODE D EMPLOI S S ME D GU R le Cadre d unit Soci t SGP Organisation 00 SIEGE X V rifie que le r le renseign soit bien Cadre d unit et que l organisation r f rence ton Unit Si ce n est pas le cas contacte le Si ge sinon valide en cliquant Te voil pr sent connect S s me 2 Acc s S s me MOTS CL S MODIFICATION ACCES IDENTIFIANT MOT DE PASSE Pour pouvoir te connecter S s me un login et un mot de passe sont n cessaires celui ci est personnel et ne doit en aucun cas tre pr t ou transmis Dans un premier temps l acc s S s me est fourni aux Responsables d Unit RU Si tu ne l as pas recu par e mail demande le via l adresse sesame sgp be 2 1 Qui peut avoir acc s S s me Un acc s pour un ou plusieurs membre
46. sables ou Intendants Gestion Staff Unit oo SIEGE Staffs des sections Nom Section Fonction Pr nom Nom Section Fonction ANIMATEUR RESPONSABLE BOUGUET 14 07 1983 inchang z z ouveaux animateurs om Section Fonction Pr nom Nom Section Fonction I5 Version 2 septembre 2013 42 X D n n a MODE D EMPLOI S S ME dne e X Recherche le membre qui devient Animateur via le bouton Une fen tre de recherche apparait Cl Unit 3 333 NomUnit 3 j Tiers Contact b Pr nom du contact Milos VI Actif Cl Section Nom Section Groupe de tiers L Bl Focton Adese 1 1 1 1 Code postai E Num ro 1 1 Botepostale 1 1 1 1 1 ueudti i Exec edans 1 1 1 11r orgne 1 z we 1 Branche Cl Tiers 1 Enregistrement s trouv s Saisir les crit res de recherche 96 possible X Utilise les diff rents filtres afin de retrouver plus facilement le membre voulu e X Affiche le r sultat de la recherche l aide du bouton S X S lectionne le membre d sir et valide ton choix via v De retour dans l cran Gestion Staff tu vois apparaitre le nom du membre s lectionn ouveaux animateurs Om 2eECUOT I Oricuo rreno INON LALAN F PYON QI ICUOF lom Section Fonction 3 BOZOVIC_Milos Sides I
47. tenue jour afin d viter des mauvaises surprises 5 Clique sur Membre dans le menu Une fen tre de recherche s ouvre lf cherche enregistrement a nom P nm Foncion je R f rence ton unit CONTE OO SIEGE o o E Setion 1 J J Cl de recherche EMEN Description Membre Membre ______ z X Introduis ton Unit X V rifie que la valeur Membre appara t bien dans le champ Membre 5 Valide la recherche en cliquant sur v Version 2 septembre 2013 25 ME wovsocwmostsow 9 L cran Membre s ouvre dans la zone de travail et affiche la liste des membres de ton Unit en mode liste Afin de faciliter le traitement masque les colonnes inutiles X Clique sur une des petites fl ches qui se trouvent dans les colonnes 5 D coche les quatre premiers champs X Redimensionne les colonnes afin de visualiser l cran le nom pr nom et le tarif de cotisation e 9 2 68 tva Membres Pr non Farif de cotisatio Nationalit s Date de nai Adresse OA Sort Ascendi run 9 HE E T BAIRAMJAN O 3 Sort Descending Belgique 24 11 195 Waton ronction rgene Sechon BouGuET Sod t Belgique 14 07 1983 Unit BOZOVIC L1cr er Login Mot de passe Belgique 04 09 1982 BRASSEUR LL Belgique 13 09 1975 CHELVEDER Edu E France 10 09 1984 DE BRUYNE Tarif de cotisation Belgique 29 07 197 GRANDMO
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