VISITE DE REPERAGE MODE D`EMPLOI
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1. 2 quipements fo fournis avec la salle Regies ali jiovis l un mon 3 Existence d une eds et de zones de stockage S il faut cr er une zone r gie ou un offic change Le plan d implantation initial 4 Prestataires r f renc e 7 traiteur audiovisuel s curit Certains peuvent tre 1m 3 5 Parking Le parking est rarement Inclus dans Les frais ation VIP et pre a aires auront lbach d Un ac fac ES torises poul in de 0 she Si se ementaires event vite les de passemen ts de budget uton place feia i U 7 des banni res drapeaux js a l inter IE Eg SD ja e F Tous droits r serv s l diteur SEPT 14 Bimestriel OJD 23384 Surface approx cm 1359 N de page 78 80 Page 2 3 REUNIR 14 RUE STHRAU 75013 PARIS 01 53 61 60 00 CONGRES dl sie M x l ajout d une rampe pour les personnes mobilit r duite condition de l ajouter au budget Une astuce pour pr voir l am nagement du lieu est de se mettre la place du futur participant et d imaginer son parcours accueil vestiaire conf rence buffet etc Si l espace est livr brut sans mobilier ni d co il est pr f rable de se faire accompagner par un sp cialiste qui pourra valuer les besoins techniques ou par un profes sionnel de l architecture int rieure pour l int gra tion du d cor Si on en a la possibilit on testera la qualit de la restauration pr vue lorsque le2. traiteur est associ au lieu Penser demander les contraintes impos es prestataires horaires nombre d agents de s curit etc Ces d tails d couverts peuvent faire nettement voluer le budget pr visionnel de l v nement Question cle l accessibilit Le lieu de r ception semble agr able la capacit id ale la d coration agr able un d tail pr s que l on ne d couvre qu une fois sur place il se trouve Tous droits r serv s l diteur 3205931400524 GCD OTO 3 en bordure d un centre commercial avec vue sur autoroute Cest vrai qu il tait facile d ac c s Ou encore les invit s arrivent en bus mais le dernier kilom tre est interdit aux poids lourds Ces deux exemples montrent l importance de prendre en compte l environnement imm diat du lieu moyens d acc s voisinage autres h berge ments disponibles proximit Tout comme les zones de parking et de d pose mat riel M me si le lieu de l v nement est situ en centre ville accessible par les transports en commun les VIP et les prestataires auront besoin d une place pour se garer proximit Rencontrer ses interlocuteurs sur place est plus efficace que par t l phone ou par courrier lec tronique pour savoir qui on a affaire trouver ensemble des solutions le plan en main et modi fier certains d tails qui auront saut aux yeux lors de la visite Mais si le temps manque vraiment l organisateur il peu
3. REUNIR 14 RUE STHRAU 75013 PARIS 01 53 61 60 00 CONGRES Bs SAVOIR FAIRE T E ai Fe L Visite de rep rage VISITE DE REPERAGE I MODE D EMPLO CR Surface approx cm 1359 N de page 78 80 VISITE DE REPERAGE MODE D EMPLOI Internet rend de nombreux services l organisateur d v nements par exemple pour s lectionner une liste d tablissements mais rien ne remplace une visite sur place Voici comment r ussir son tat des lieux et viter les mauvaises surprises Par Pierre Lorimy Avec la facilit qu apportent aujourd hui les sites Internet les moteurs de recherche et les changes lectroniques l organisateur peut tre tent dor ganiser tout son v nement sans bouger de son bureau Alors se d placer pour voir les h tels ou centres de conf rences et rencontrer les interve nants devient un effort qui parait superflu Rien de plus illusoire pr viennent les professionnels du MICE Le rep rage sur place est indispen sable pour anticiper les probl mes en amont et gagner un temps pr cieux sur l organisation de l v nement rappelle t on chez France Loin des yeux Le rep rage est un pr alable au choix du lieu aus si bien pour visualiser l espace disponible pour l v nement les am nagements pr voir zone accueil buffet sc ne workshops la d cora tion les aspects techniques et les contraintes prendre en compte Cette visite permet a
4. t confier cette tape une agence v nementielle exp riment e Cest plus cher mais rassurant m SEPT 14 Bimestriel OJD 23384 Surface approx cm 1359 N de page 78 80 Page 3 3 LAVIS DU PRO JENNIFER RAIMOND CO FONDATRICE DE L AGENCE LA CREATIVE BOUTIQUE NE VOUS FIEZ PAS AUX PHOTOS DES SITES INTERNET Le rep rage est une tape cl et incontournable pour Les v nements importants m me si La facilit des changes par e mails ou les belles photos des sites vitrine peuvent laisser croire l organisateur qu il peut s en passer Ne vous fiez pas aux visuels Les appareils grand angle donnent une impression trompeuse de grandeur et d espace Il existe une foule de d tails pratiques qui ne sont visibles que sur place La visite ne se r sume pas aux aspects d coratifs les questions d accessibilit et des alentours sont essentielles Les bus des invit s peuvent ils aller jusqu en bas de l h tel le mat riel pour l espace v nementiel peut il tre d charg facilement au tire palette les chambres ont elles vue sur la voie rapide la r novation des lieux concerne t elle la totalit de l espace La visite se montre utile aussi pour rencontrer vos interlocuteurs qui connaissent mieux que quiconque leur r gion
5. ussi de rencontrer ses interlocuteurs et destimer un Tous droits r serv s l diteur 3205931400524 GCD OTO 3 budget r aliste en prenant en compte toutes les options Elle permet aux quipes de production d viter des surco ts impr vus des changements de plans de derni re minute et m me des inci dents durant l v nement Les d tails qui comptent Une visite de rep rage demande d ouvrir l il et le bon il faut jauger tout la fois la capacit des salles tester la bonne qualit des quipements chauffage en hiver climatisation en t la mo dularit des espaces v rifier la disponibilit du r seau Wifi et l insonorisation du lieu une r sonnance acceptable pour vingt personnes peut devenir insupportable deux cents le respect des normes de s curit la propret sans oublier les toilettes Dans les salles de r union penser v rifier la bonne assise des chaises 45 cm mini mum et les reflets sur les crans en lumi re du jour Malgr tout il ne faut pas tre trop s v re un d faut peut tre corrig comme par exemple REUNIR 14 RUE STHRAU 75013 PARIS 01 53 61 60 00 CONGRES 3205931400524 GCD OTO 3 Les co ts externe et interne d une visite de rep rage sont secondaires par rapport l assurance de r ussir son s minaire en n ayant pas oublie une erreur de d butant LA CHECK LIST DU BON REP RAGE 1 cahata n du en Indique le nombre ma if espace ferm
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