Assemblée Générale Mode d`emploi
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1. Signature Vote lections Vote lections ES tour EE tour ARMAN ARMAN Jacques acques CANUS Paule DEMONT Pierre o S y VALET Nicole CANUS Paue fo oo ooo YALIS Jeanne gt OUVERTURE DE L ASSEMBL E G N RALE C est au Pr sident que revient la t che d ouvrir la r union Il commence l heure pr vue en s tant pr alablement assur que le quorum pr vu dans les statuts nombre de participants n cessaire pour que l Assembl e puisse valablement d lib rer est atteint 4 g I P ASSEMBL E G N RALE e Le la Pr sident e Mesdames Messieurs si vous le voulez bien nous allons commencer notre Assembl e g n rale Je vous pr cise que le quorum est atteint et que nous pourrons donc valablement d lib rer Je remercie les personnes pr sentes et les personnalit s qui ont bien voulu honorer notre association de leur pr sence M A d put de notre circonscription M B pr sident de la communaut de communes Mme C Maire de notre commune Mme D responsable de notre secteur M E administrateur de notre f d ration d partementale Il nous faut maintenant constituer le bureau de cette Assembl e c est dire d signer deux assesseurs un secr taire de s ance et un pr sident Nous vous proposons comme assesseurs ils doivent tre d sign s en amont en dehors des membres du Conseil d administration Ils d pouilleront les bulletins de vote e2. d s l Assembl e g n rale ordinaire qui suit Pour l accueil des participants l ouverture de la r union et la constitution d un bureau d Assembl e g n rale extraordinaire les d marches sont les m mes que celles de l Assembl e g n rale ordinaire pr sent es en pages 4 et 5 de ce guide I 1 P ASSEMBL E G N RALE gt MODIFICATION DES STATUTS e Le la Pr sident e Nous vous avons r unis en Assembl e g n rale extraordinaire afin de vous proposer la modification des statuts de notre association Les am nagements ont pour but de 5288 Enoncez les arguments qui vous conduisent proposer la modification des statuts Ainsi l article X de nos statuts pr voit Lisez l article dans son int gralit Nous vous proposons donc sa modification par Lisez le nouvel article propos dans son int gralit R ditez l op ration pour chaque article modifier Y a t il des questions sur ces propositions Nous allons donc passer au vote main lev e Qui est contre ces propositions de modification Qui s abstient Notez le nombre de voix Je vous remercie Les modifications sont donc adopt es et prennent imm diatement effet Je vous remercie et d clare close notre Assembl e g n rale extraordinaire Important dans les 3 mois qui suivront la r union vous devrez adresser la Pr fecture ou sous Pr fecture les statuts modifi s WwWw ainesruraux org Janvier 20
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4. ASSEMBL E G N RALE le guide de votre r union Association de formation uest ce qu une ASSEMBLEE GENERALE C est la r union une fois par an de tous les adh rents de l association Sa tenue pr vue dans les statuts permet aux administrateurs de pr senter le bilan de l ann e coul e et de proposer des orientations pour l ann e venir Fonctionnement de la structure activit s finances projets quipe dirigeante toutes les facettes de la vie de l association sont abord es en pr sence de tous les membres qui sont appel s se prononcer par le biais de votes C est donc un v nement important pour votre association et il est n cessaire de le pr parer en amont Les statuts fixent certaines modalit s d organisation de l assembl e g n rale mode de convocation quorum mode de scrutin vote par procuration mais vous tes libre de lui donner une forme attractive pour viter qu elle ne devienne trop administrative Il est par exemple possible de pr voir une animation un repas un espace exposition ou de demander l intervention d un conf rencier sur un sujet qui int ressera les adh rents Enfin l assembl e g n rale est une vitrine pour votre association C est une occasion unique de montrer vos partenaires aux lus locaux aux autres associations ou la presse sa vitalit son impact sur le bien tre des adh rents et son fonctionnement d mocratique Ce guide que nous avons v
5. e u les comptes avec la convocation II appara t plus utile de d tailler les nouveaux postes ou ceux ayant subi des volutions sensibles par rapport aux ann es pr c dentes L aussi une projection vid o ou transparents avec les principaux chiffres et pourquoi pas quelques graphiques est fortement recommand e 7 FT I PASSEMBL E G N RALE e Le la Pr sident e Merci M Y Quelques mots de valorisation destin s au tr sorier saluant son s rieux sont les bienvenus Je passe la parole notre v rificateur aux comptes M Z qui va vous donner lecture de son rapport M Z vous avez la parole PR SENTATION DU RAPPORT DU V RIFICATEUR AUX COMPTES e Le v rificateur aux comptes M le Pr sident Mesdames et messieurs Conform ment la mission que vous m avez confi e j ai l honneur de vous pr senter le rapport du v rificateur aux comptes de l association A relatif l exercice clos au 31 d cembre ann e Je remercie M Y le tr sorier qui a mis tout en oeuvre pour faciliter ma t che et me permettre de mener bien ma mission J ai ainsi pu prendre connaissance des documents comptables suivants la balance le grand livre et j ai pu constater que les op rations d coulaient des d cisions prises par le Conseil d administration Je n ai constat aucune irr gularit de nature entacher les comptes et les r sultats qui vous sont pr sent s savoir Total DONS sn euro
6. ivit projet d achat de mat riel difficult s financi res etc en rappelant que la cotisation comporte aussi l assurance et les parts revers es au d partement et au national 2 Proposer un vote bulletin secret auquel cas on pr voira une colonne suppl mentaire sur la feuille d margement gt LECTIONS AU CONSEIL D ADMINISTRATION e Le la Pr sident e Au regard de nos statuts qui pr voient le renouvellement des membres du Conseil d administration par tiers tous les ans ou autre selon vos statuts nous allons maintenant proc der aux lections 11 FT I P ASSEMBL E G N RALE Je vous rappelle que 3 postes sont pourvoir Quatre adh rents dont deux administrateurs sortants ont r pondu l appel de candidature qui vous a t adress avec la convocation Je vais leur demande de se lever l appel de leur nom Mme candidate sortante et r ligible Mie candidat sortant et r ligible MINS 3 EEM sese Vous avez re u votre arriv e au moment de l margement un bulletin de vote sur lequel figurent les noms de ces quatre candidats Pour que votre bulletin soit valable vous devrez rayer au moins un des quatre noms Seront d clar s lus les candidats disposant de la majorit absolue des suffrages exprim s au premier tour ou de la majorit relative au second tour r f rez vous vos statuts pour conna tre les modalit s d lection des administrateu
7. ix Pour le rapport financier Qui est contre Qui s abstient Notez le nombre de voix Pour le rapport d orientation Qui est contre Qui s abstient Notez le nombre de voix Je vous remercie gt D SIGNATION DU V RIFICATEUR AUX COMPTES e Le la Pr sident e Vous savez que nos statuts pr voient la d signation chaque ann e d un v rificateur aux comptes Nous allons donc proc der cette d signation Y a t il des candidats Vote main lev e et remerciements Important rappelons que le v rificateur aux comptes ne peut en aucun cas tre membre du Conseil d administration 10 CT I P ASSEMBL E G N RALE gt VOTE DE LA COTISATION e Le la Pr sident e Autre d marche laquelle nous devons proc der le vote de la cotisation pour l ann e prochaine Compte tenu de l tat des comptes que vous a pr sent s notre tr sorier le Conseil d administration que je pr side vous propose de maintenir cette cotisation son montant actuel c est dire euros Qui est contre Qui s abstient Noter le nombre de voix Important dans les cas o la cotisation est maintenue au m me niveau voire diminu e le vote main lev e suffit En revanche si vous proposez l Assembl e g n rale une augmentation de cotisation il est n cessaire de prendre 2 pr cautions 1 Justifier en pr ambule la cause de cette augmentation d veloppement d une act
8. mbre de bulletins nuls XX Ont obtenu Mme candidate sortante et r ligible XX voix Men candidat sortant et r ligible XX voix MMe sans XX voix EEM eve XX voix Bravo et f licitations tous gt CL TURE ET REMISE DE R COMPENSES e Le la Pr sident e L ordre du jour de notre r union tant puis je d clare la cl ture de notre Assembl e g n rale Il me reste toutefois une mission bien agr able faire avant de nous quitter J invite Mme a na et son conjoint me rejoindre Mme quitte le Conseil apr s XX ann es de bons et loyaux services et je tenais lui marquer notre sympathie et notre reconnaissance pour le travail accompli Eloge du Pr sident et remise d une r compense Je vous invite maintenant rejoindre le verre de l amiti le buffet la salle X et vous remercie tous chaleureusement pour votre participation 14 A I P ASSEMBL E G N RALE 3 APR S LA R UNION e Dans les 15 jours qui suivent adressez une lettre aux invit s pour les remercier de leur participation e Dans le m me d lai proc dez l lection d un nouveau Bureau si vos statuts le pr voient e Dans le mois qui suit r digez le proc s verbal de l assembl e g n rale et envoyez le aux adh rents ou affichez le dans le local de l association e Dans les 3 mois qui suivent envoyez la Pr fecture ou sous Pr fecture la d claration de
9. modification dans la composition de votre Conseil d administration et de votre Bureau avec les nom pr nom adresse date de naissance et nationalit de tous les administrateurs e A r ception du r c piss de d claration en Pr fecture archivez le r c piss dans le registre sp cial de votre association I 1 P ASSEMBL E G N RALE Le r le de l Assembl e g n rale extraordinaire doit tre d termin par vos statuts En principe il se limite deux formalit s que l assembl e g n rale ordinaire n est pas habilit e accomplir 1 La modification des statuts 2 La dissolution de l association Par mesure de simplification il est conseill d organiser l Assembl e g n rale extraordinaire le m me jour que l Assembl e g n rale ordinaire Cela vite de mobiliser deux journ es et d avoir r server une salle pour chacune En outre les adh rents n auront se d placer qu une fois ce qui limitera les absences surtout si des r gles de quorum sont pr vues dans vos statuts Pour autant il s agit de deux r unions diff rentes qui doivent l une et l autre tre ouvertes et closes par le Pr sident G n ralement on choisira de commencer la journ e par la tenue de l Assembl e g n rale extraordinaire visant modifier les statuts Si les modifications propos es par le Conseil d administration sont adopt es par les adh rents les nouveaux statuts s appliquent aussit t c est dire
10. oulu simple et synth tique vous propose un d roul d taill d Assembl e g n rale Il a t labor par la commission formation de la F d ration de la Sarthe puis tay et mis en forme par l Association de Formation des A n s Ruraux AFAR T I P ASSEMBL E G N RALE 1 AVANT LA R UNION e R servez 6 mois l avance une salle adapt e vos besoins taille tribune mat riel de vid oprojection sonorisation e Si vous pr voyez un repas r servez le traiteur d s que vous connaissez la date et le lieu de la r union e Commandez votre f d ration d partementale 3 mois avant la r union des affiches avec le logo des A n s ruraux pour personnaliser la salle e Envoyez les invitations votre f d ration d partementale vos partenaires aux lus et la presse 2 mois avant la r union pour leur permettre d inscrire la date dans leur agenda e Au cours de la derni re r union de Conseil d administration qui pr c de l Assembl e g n rale faites valider par le Conseil les rapports qui seront pr sent s activit financier et d orientation e Envoyez dans les d lais pr vus par vos statuts g n ralement entre 1 mois et 15 jours avant les convocations tous vos adh rents contenant l adresse compl te du lieu o se tiendra la r union les horaires de d but et de fin de r union l ordre du jour de la r union valid par le Conseil d administration l appel candidatures
11. r mois ann e Y a t il des avis contraires Y a t il des abstentions Je vous remercie Je vais maintenant passer la parole notre secr taire Mme X qui va vous pr senter son rapport d activit Mme X vous avez la parole F I P ASSEMBL E G N RALE gt PR SENTATION DU RAPPORT D ACTIVIT e Le la secr taire Le la secr taire pr sente son rapport Celui doit tre court et synth tique et ne mentionner que les faits marquants de l ann e coul e Au del de dix minutes d expos les participants ne seront plus attentifs Pour rendre son expos plus vivant le la secr taire peut faire appel aux diff rents responsables d activit s Il est galement souhaitable de s appuyer sur des supports de vid o projection qui dynamisent l animation e Le la Pr sident e Merci Mme X Quelques mots de valorisation de l activit men e et de remerciement pour les b n voles sont toujours les bienvenus Je vais maintenant passer la parole notre tr sorier M Y qui va vous pr senter son rapport financier M Y vous avez la parole gt PR SENTATION DU RAPPORT FINANCIER e Le la tr sorier e Le la tr sorier e pr sente son rapport Celui ci doit comprendre la pr sentation du compte de r sultat puis du bilan de l exercice clos au 31 d cembre Pour le compte de r sultat il est fastidieux de reprendre les lignes comptables une une surtout si les participants ont r
12. rs qui peuvent varier d une association l autre Avez vous des questions Je vous invite donc proc der au vote bulletin secret et d poser votre bulletin dans lurne situ e dans le fond de la salle apr s avoir sign la feuille pr vue cet effet Le vote a lieu Laisser le temps n cessaire pour que chacun puisse passer aux urnes Tous les adh rents ont ils vot Je d clare closes les op rations de vote Pendant que nos deux assesseurs vont proc der au d pouillement nous allons donner la parole nos invit s I P ASSEMBL E G N RALE gt INTERVENTIONS DES PERSONNALIT S Respecter l ordre chronologique suivant Le repr sentant de la f d ration d partementale Le maire ou son repr sentant Le pr sident de la communaut de communes Le conseiller g n ral Le pr sident du Pays Le d put Le s nateur N OO O1 ND Le ministre Quelques mots de remerciements chacun gt QUESTIONS DIVERSES e Le la Pr sident e Nous passons maintenant aux questions diverses comme pr vu dans l ordre du jour Avez vous des questions R ponses aux questions pos es gt PROCLAMATION DES R SULTATS DU VOTE e Le la Pr sident e Avant de clore notre r union je vous donne lecture des r sultats du vote 13 FT I P ASSEMBL E G N RALE Total des inscrits XX Nombre de votants XX Nombre de bulletins blancs XX No
13. s Total des produits euros Total des charges sss snsnnneenne euros R sultat Sn arennntrce euros Je vous propose donc de donner quitus entier et sans r serve votre Conseil d administration je vous remercie I P ASSEMBL E G N RALE e Le la Pr sident e Merci M Z Quelques mots de remerciements gt PR SENTATION DU RAPPORT D ORIENTATION e Le la Pr sident e En qualit de Pr sident du Conseil d administration je vais maintenant vous pr senter mon rapport moral et d orientation pour l ann e venir Mais avant permettez moi de vous dire quelques mots sur notre conseil d administration Je vous rappelle que celui ci est compos de XX membres dont XX femmes et XX hommes Nous nous r unissons tous les deux mois dans une bonne entente Ce conseil est tr s actif et je le f licite pour toute l aide qu il m apporte Voici maintenant les orientations programm es pour l ann e venir Le la Pr sidente pr sente son rapport gt VOTE DES RAPPORTS e Le la Pr sident e Avant de proc der un vote main lev e certains d entre vous ont ils des questions poser sur ces rapports Les membres du bureau r pondent aux questions qui les concernent F I P ASSEMBL E G N RALE Nous allons donc maintenant proc der au vote de ces rapports Pour le rapport d activit Qui est contre Qui s abstient Notez le nombre de vo
14. si des postes sont pourvoir au Conseil avec une date limite de d p t 5 jours avant l assembl e g n rale ventuellement une copie des comptes de l association clos au 31 d cembre pour permettre aux adh rents de se prononcer plus facilement sur le rapport financier Un bon pour pouvoir destin aux adh rents qui ne pourraient pas participer si vos statuts pr voient le vote par procuration e Deux jours avant la r union relancez la presse par t l phone e La veille de la r union pr parez la salle agencement des chaises installation des affiches logo fl chage dans la commune 3 FT I P ASSEMBL E G N RALE 2 LE JOUR J gt ACCUEIL DES PARTICIPANTS e Pr voyez un accueil pour les participants quelques b n voles qui proposent un caf et orientent les adh rents vers la table d margement e Faites marger les adh rents sur une feuille de pr sence Celle ci doit comporter les noms de tous vos adh rents pr sents ou non Par mesure de simplicit pr voyez sur cette m me feuille autant de colonnes qu il y a de votes inscrits l ordre du jour Cela vite de multiplier le nombre de documents C est aussi au moment de l margement que vous r cup rerez les bons pour pouvoir ou procurations donn s certains adh rents et que vous remettrez aux votants les bulletins de vote autant que de pouvoirs Exemple de feuille d margement Nom et pr nom Donne pouvoir
15. t veilleront au bon d roulement de l Assembl e Comme secr taire de s ance nous vous proposons MMe ses Secr taire du club Et si vous le permettez j assumerai la pr sidence de ce bureau Sur la composition de ce bureau y a t il Des avis contraires Des abstentions Le bureau est donc adopt Mesdames Messieurs je vous remercie 5 g I P ASSEMBL E G N RALE Nous vous avons r unis pour d lib rer sur l ordre du jour de cette Assembl e g n rale ordinaire qui vous a t adress par courrier du jour mois ann e Je vous en rappelle le contenu 1 Approbation du proc s verbal de la derni re Assembl e g n rale 2 Pr sentation du rapport d activit de l exercice coul 3 Pr sentation du rapport financier 4 Pr sentation du rapport du v rificateur aux comptes s il est pr vu dans vos statuts 5 Pr sentation du rapport moral et d orientation 6 Vote des rapports 7 D signation du v rificateur aux comptes 8 Vote de la cotisation 9 Elections des membres du Conseil d administration 10 Interventions des personnalit s 11 Questions diverses 12 Proclamation des r sultats des lections gt APPROBATION DU PROC S VERBAL DE LA R UNION PR C DENTE e Le la Pr sident e L assembl e g n rale tant ouverte je vous demande de bien vouloir approuver le proc s verbal de la derni re assembl e g n rale qui vous a t envoy par courrier du jou
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