GUIDE DU YOUTH EXCHANGE
Contents
1. e Communication avec les parents e R le d ambassadeur Choc culturel e R le du club et du conseiller h tes e Mal du pays e Adaptabilit une autre culture e Formation linguistique e Familles d accueil types de questions e Pr paration inter culturelle et recherches sur le pays h te e Cadeaux Sujets suppl mentaires S curit Sensibilisation et pr vention des abus et du harc lement comment signaler tout cas obligatoire Discussions s par es pour gar ons et filles et par pays r gion le cas ch ant pour traiter de questions d licates troubles de comportement alimentaire harc lement sexuel etc Num ro d appel dans le district 24h 24 ainsi que les coordonn es de deux personnes ressource non rotariennes un homme et une femme Voyage Passeport et visa Finances Assurance soins de sant Suggestions pour faire ses valises Blazer Youth Exchange Informations pour les parents R union des parents s paration rendre visite son enfant l tranger probl mes de r insertion e La vie d un jeune en s jour l tranger t moignage d un participant actuel ou d un ancien participant e Les diff rences entre Rotary clubs e Jeux de simulation e Prendre conscience de vos pr jug s culturels Les parents doivent assister aux s ances d orientation pour discuter avec les YEO agents de voyages anciens participants et autres parents Il est galement r2. e Utilisation des ordinateurs d Internet de l e mail Durant l change Durant l change le conseiller rotarien et les membres du club d accueil doivent rester en contact r gulier avec le jeune s occuper des questions financi res et faciliter sa transition d une famille l autre Le conseiller rotarien doit tre pr t r pondre toutes questions du jeune sur sa famille d accueil ou l cole Le conseiller rotarien doit r pondre aux appels du jeune et l appeler ou le rencontrer au moins une fois par mois Le conseiller ou tout autre Rotarien qualifi doit rendre visite au jeune son domicile pour s assurer que ses conditions de vie correspondent a ce qui avait t d cid Inviter les jeunes des manifestations culturelles et sociales Poursuivre l orientation si besoin est pour aider un jeune ayant des difficult s culturelles sp cifiques Travailler avec son cole et la collectivit pour impliquer les jeunes dans des activit s Guide du Youth Exchange Les jeunes doivent avoir les coordonn es des e Conseiller rotarien e Pr sident du club e YEO de district et gouverneur e Deux personnes contact non rotariennes un homme et une femme e Services sociaux et m decins e Autorit s locales Maintenir des contacts r guliers avec le district ayant parrain le jeune durant l change Le club h te fournit le mat riel scolaire et couvre les frais administratifs ou d inscription Il fournit gal
3. obtention des visas n gocient des tarifs de groupe pour l assurance et les billets d avion et assurent la promotion du programme dans leur r gion Vous pouvez en trouver une liste sur www rotary org Si votre district d sire adh rer un groupe multidistrict ou en cr er un contacter les services Youth Exchange du Rotary youthexchange rotary org pour plus d informations Gouverneur Le gouverneur supervise et contr le le programme Youth Exchange de son district et doi en conna tre les lignes de conduite ainsi que les crit res de certification Il doit e Nommer un responsable Youth Exchange de district YEO e Superviser la nomination de la commission de district Les gouverneurs sont encourag s a modifier au maximum de 50 la composition de la commission dans un souci de continuit et d y nommer le gouverneur lu ou le gouverneur nomm pour qu il puisse se familiariser avec le programme e Superviser les activit s des clubs et du district pour s assurer qu elles r pondent aux criteres e En cas de probl me intervenir et correspondre ventuellement avec le gouverneur concern au nom d un responsable de club ou de district D l gation de responsabilit s Selon la structure de votre programme de district certaines activit s peuvent tre d l gu es un responsable Protection des jeunes de district ou au groupe multidistrict Guide du Youth Exchange Dur e du mandat du YEO Le conseil d ad
4. Rotariens d accueillir eux m mes un jeune tranger Il est parfois utile d aborder la question lors d une r union laquelle participent les conjoints ou lorsqu un participant au programme a pris la parole devant le club e Sadresser aux parents des jeunes qui ont d j effectu un change Certains aimeraient peut tre contribuer au programme dont leurs enfants ont d j b n fici Leur demander galement s ils connaissent d autres familles int ress es par ce programme e Demander d anciens b n ficiaires s ils connaissent des familles susceptibles d accueillir un jeune e S adresser aux associations de parents d l ves e Rester en contact avec les anciens participants ils peuvent faire d excellentes familles d accueil ou Rotariens dans quelques ann es Familles d accueil s lection Les familles qui se portent candidates doivent recevoir une lettre les remerciant le formulaire de candidature et le formulaire Attestation de b n vole disponible sur www rotary org Le choix des familles d accueil est primordial Lorsque vous tudiez les formulaires de demande et lors des entretiens identifiez les familles stables et cherchez rassembler un large ventail des familles avec des enfants jeunes certaines avec des adolescents et d autres o les enfants ont d j quitt le foyer Toutes peuvent faire d excellentes familles d accueil changes r ciproques La participation d un jeune outbound ne pe
5. S assurer d avoir des familles d accueil de remplacement en cas de besoin e Fixer les montants d assurance requis des inbounds ainsi que d assurance responsabilit civile du district coordonner les contacts avec les districts h tes Aider les outbounds souscrire une assurance 6 Formuler des directives Youth Exchange de district l intention des jeunes respectant celles du Rotary 7 Promouvoir le programme sur le site du district et du club et travers le district 8 Maintenir une bonne communication entre tous les participants notamment les jeunes les familles d accueil les conseillers et les dirigeants de club district 9 Charger un Rotarien en g n ral le YEO de district de signaler au Rotary e Tout incident s rieux impliquant le jeune tel qu accident d c s retour anticip crime etc ainsi que toute all gation d abus ou de harc lement dans les 72 heures e Les succ s id es d changes novateurs des exp riences r ussies etc susceptibles d tre publi s dans les publications du Rotary et sur son site e Le formulaire annuel d valuation e Les donn es sur chaque jeune au moins un mois avant son arriv e en utilisant le formulaire inclus dans la candidature Le Rotary doit tre galement inform des changements de familles d accueil Plenary Session Guide du Youth Exchange Pour participer au Youth Exchange un district doit tre certifi par le Rotary Cette certifi
6. autres e Travaille avec d autres organisations d changes et organismes r gulateurs e Aide la commission Youth Exchange du Rotary planifier la r union pr convention annuelle e R dige et distribue un rapport annuel des activit s Youth Exchange aux responsables de district et multidistricts e Gere le programme de certification et s assure du respect des directives de protection des jeunes du Rotary e Aide les districts et multidistricts en cas d abus et de harcelement ou de toute autre situation d urgence Guide du Youth Exchange 9 10 Reunion Youth Exchange pr convention Cette r union pr c de la convention et fait partie du programme officiel Elle est destin e auxYEO de club district et multidistricts bien qu ouverte tous les congressistes notamment aux jeunes participant au Youth Exchange Commission Youth Exchange du Rotary l chelle internationale le pr sident nomme une commission Youth Exchange charg e d informer le conseil d administration sur tous les volets du programme et de concevoir le programme de la r union pr convention Les Rotariens peuvent contacter les membres de cette commission pour conseils voir l Official Directory pour leurs coordonn es Guide du Youth Exchange Jeunes partant l tranger outbounds Les choses d marrent bien avant le d part du jeune et continuent au del de son retour Les Rotariens impliqu s dans un programme outbound doiven
7. change dans le respect des deux l gislations concern es e Avoir entre 18 et 25 ans pour les changes Jeunes g n rations e R sultats scolaires au dessus de la moyenne e Plut t extraverti bien dans sa peau e Jeune motiv Handicap s Les Rotary clubs et districts devraient consid rer les candidatures de lyc ens handicap s tant donn que de nombreux changes les impliquant ont t couronn s de succ s a tous points de vue Autres points a prendre en compte e Son lieu de r sidence de pr f rence dans les limites du district e Ses facult s d adaptation doit tre ouvert faire preuve de confiance en soi et tre pr t s adapter un nouvel environnement e Son potentiel d tre un excellent ambassadeur de bonne volont e Ses excellentes relations avec sa famille qui le soutient dans cette candidature e Sa ma trise de la langue du pays d accueil Proc dure de s lection 1 Demander aux lyc ens de remplir un formulaire de candidature qui doit contenir les r gles du programme ainsi que le formulaire d engagement qu ils doivent signer De nombreux clubs et districts pr f rent utiliser un formulaire pr liminaire court pour faire un premier tri des candidats usage du formulaire changes de jeunes Candidature un change scolaire d un an 761 FR est pr conis pour tous les changes scolaires d un an 2 Organiser un entretien avec chaque candidat individuellement et avec ses parent
8. faire pour lui 4 Travailler avec le district parrain et les parents un itin raire de retour 5 Aider le jeune pr parer son d part et dire au revoir sa famille d accueil et ses amis 6 Informer les autorit s consulaires du changement de statut pour son visa 7 Informer le gouverneur et le Rotary par crit que le jeune est renvoy en incluant son nom les districts parrain et h te la date et les motifs du retour 8 V rifier que le jeune est bel et bien rentr Guide du Youth Exchange Dire au revoir Il est important de pr parer tous les int ress s aux difficult s associ es la fin du s jour pour assurer une transition en douceur e Impliquer les familles d accueil Certaines familles d accueil se sentent n glig s lorsque les jeunes essaient de passer le maximum de temps avec leurs amis et sont pris par les r unions de fin d ann e etc e Planifier le d part Donner aux jeunes la possibilit de dire au revoir tous ceux qu ils ont rencontr s durant l ann e Dans certains pays un voyage de fin d ann e est organis pour d couvrir le pays e Finaliser les pr paratifs de d part Travailler avec les parents du jeune et le district parrain pour finaliser l itin raire Aider le jeune faire ses valises exp dier des cartons si besoin est etc e Inviter les jeunes participer l orientation des outbounds Y pr voir une s ance pour leur parler de leur ann e et de leur r in
9. maintenir le contact avec elles durant l change Ces responsabilit s sont partag es entre le pr sident de club et le responsable et la commission Youth Exchange de district comme suit Le pr sident du club nomme le YEO du club qui doit avoir une exp rience du programme Le pr sident supervise la s lection de la commission et soutient les activit s Youth Exchange du club Le YEO du club planifie met en place et soutient toutes les activit s li es l accueil et au parrainage de jeunes dans le cadre des changes de courte et de longue dur e La commission Youth Exchange agit sous la direction de son responsable Sa taille et ses responsabilit s varient selon la taille du club et sa participation au programme Conseiller rotarien Il sert de liaison entre le jeune le club la famille d accueil et la collectivit Il est le principal contact rotarien du lyc en facilitant son int gration durant l ann e dans le pays et la collectivit gr ce des contacts r guliers Le conseiller doit aimer le travail avec les jeunes et tre pr t faire valoir leurs droits si besoin est Il ne peut tre membre d une famille d accueil Si possible il est galement recommand qu il ne soit pas un ami proche de la famille ou le proviseur du lyc e Responsabilit s Guide du Youth Exchange tablir le contact avec le jeune avant son d part arriv e lui expliquer les attentes du club et du district et rester en conta
10. pouvant accueillir un jeune en cas d urgence Choisir de pr f rence une famille d accueil exp riment e sachant comment travailler avec un jeune en situation de crise S lection du conseiller rotarien Le conseiller est le Rotarien avec qui le jeune aura le plus de contacts et cette fonction est cruciale Les jeunes ayant plusieurs familles d accueil le conseiller rotarien est LA personne vers qui ils peuvent se tourner durant l ann e Il doit tre en mesure de les encourager durant les moments difficiles et de faciliter leur int gration Le conseiller ne doit pas tre un membre des familles d accueil ni le YEO du club ou district Crit res de s lection e Conflits d int r t potentiels en cas de probl mes le jeune doit se sentir suffisamment l aise pour se confier au conseiller e Sexe dans la mesure du possible il est pr f rable que le conseiller soit du m me sexe que le jeune Si cela n est pas possible s assurer qu une personne ressource suppl mentaire du m me sexe rotarienne ou non lui soit galement affect e e Engagement valuer la capacit et volont du Rotarien consacrer plus de temps et d nergie au jeune que les autres membres de club Guide du Youth Exchange Communiquer avec les jeunes avant leur arrivee D s que des familles d accueil et un conseiller rotarien ont t affect s au jeune lui envoyer un dossier de bienvenue contenant e Calendrier g n ral des moments
11. veloppe leur croissance scolaire et personnelle Historique Le Youth Exchange d bute dans les ann es 20 sous l impulsion de plusieurs clubs europ ens Les changes s interrompent durant la Seconde Guerre mondiale et reprennent en 1946 L change scolaire r ciproque d un an gagne en popularit durant les ann es 50 pour devenir le principal type d change En 1972 le conseil d administration du Rotary d cide de recommander ce programme comme activit internationale de valeur aux clubs travers le monde Aujourd hui plus de 8 000 participants tudient et vivent chaque ann e dans pres de 80 pays Guide du Youth Exchange Types d echanges Ils sont au nombre de 3 e changes scolaires d un an durant lequel le jeune est accueilli par plusieurs familles et va au lyc e Ces changes peuvent tre tendus pour inclure les vacances pr c dant ou suivant l ann e scolaire e changes familiaux d t qui n incluent pas de cours En g n ral le jeune est accueilli chez une famille d accueil mais il peut galement s agir de camps de jeunes ou de s jours touristiques r unissant des jeunes de plusieurs pays e changes Jeunes g n rations Il existe aussi la possibilit d offrir des s jours sp cialis s de 3 6 semaines r serv s aux 18 25 ans La flexibilit du programme offre maintes possibilit s aux districts et les programmes offerts varient d un pays l autre La plupart des informations cont
12. OU HO MDI Tr DK Wie LAN q IN X INTERNATIONAL Vous avez entre les mains l edition 2008 du Guide du Youth Exchange 746 FR Les informations contenues dans cette publication sont bas es sur les statuts et le r glement int rieur du Rotary ainsi que sur le Rotary Code of Policies Toute modification apport e ces documents par le conseil d administration du Rotary ou le Conseil de l gislation modifie ipso facto les informations donn es dans cette publication Ce guide vise aider les responsables et commissions Youth Exchange de club et de district planifier et organiser des changes Il pr sente Les r les et responsabilit s des clubs districts et participants Des informations d taill es sur l accueil et le parrainage de jeunes Des suggestions pour promouvoir le programme et recruter des candidats Les ressources disponibles aupr s du Rotary pour soutenir votre programme Youth Exchange Code de d ontologie concernant les jeunes Le Rotary International s engage assurer la s curit des jeunes qui participent ses programmes incombe donc aux Rotariens leurs conjoints et aux b n voles de faire tout leur possible pour garantir la s curit des enfants et des jeunes dans le cadre des activit s du Rotary ainsi que de pr venir les maltraitances physiques sexuelles ou psychologiques 1 Introduction 1 Historique 1 Types d echanges 2 2 R les du club et du district 3 Groupes Youth Exc
13. cation vise prot ger les participants en imposant des crit res minimum en mati re de protection des jeunes et d roulement des changes e Adoption du Code de d ontologie concernant les jeunes et formulation de directives de district pour pr venir tout abus ou harc lement ou de protection des jeunes e Constitution du programme Youth Exchange de district sous forme d association ou d entite juridique similaire e Souscription d une assurance responsabilit civile avec une couverture et des plafonds ad quats pour la r gion e Interdiction de monter des changes directement entre clubs en dehors du programme Responsabilit Les clubs et districts sont encourag s consulter un assureur ou un avocat avant de se lancer dans le Youth Exchange Les districts purement am ricains certifi s sont couverts par le programme d assurance responsabilit civile Clubs et Districts am ricains Le syst me de certification offre une certaine flexibilit aux districts ne pouvant r pondre certains crit res en raison de la l gislation ou des coutumes locales Dans certains cas les groupes Youth Exchange multidistricts peuvent aider leurs districts remplir certains crit res Tous les documents relatifs la certification se trouvent sur www rotary org Rotary club Tous les Rotariens sont encourag s participer au Youth Exchange que ce soit en tant que membre d une commission famille d accueil ou conseiller rotarien Re
14. communiqu s de presse aux journaux de votre r gion y compris ceux ventuellement publi s dans les lyc es ou diffuser un message d int r t public la radio ou la t l vision Si votre club or district accueille actuellement des jeunes envoyer un article au journal local relatant leurs exp riences Installer un stand la biblioth que dans un centre pour jeunes dans un centre commercial etc pour pr senter le programme et distribuer la documentation Cr er un site Internet Youth Exchange avec un lien vers www rotary org et les sites de votre club et district La promotion du programme devrait insister sur ses aspects culturels et ducatifs ainsi que sur ses avantages uniques Demander un participant actuel ou un ancien du programme d en parler une r union de parents d l ves Enfin r pondre aux demandes d informations envoy es par le Rotary aux responsables de district S lection des candidats Un Rotarien exp riment doit tre charg de r pondre aux questions de candidats potentiels et de leurs parents Tous les jeunes r pondant aux crit res suivants devraient avoir la possibilit de se pr senter Guide du Youth Exchange 11 Profil du candidat modele e Etre g de 15 19 ans au moment du s jour V rifier aupr s du district car les crit res d ge varient selon les districts Les districts parrains et h tes doivent se mettre d accord sur l ge des participants avant de finaliser l
15. cts r guliers au moins mensuels Il est sugg r de documenter vos contacts Conseiller le jeune sur le choix des mati res se faire de nouveaux amis et participer aux activit s Aider le jeune s adapter la culture et la langue Travailler avec la collectivit et l cole pour s assurer que le jeune s implique Linformer sur la pr vention des abus et du harc lement et tout faire pour qu il se sente en confiance D fendre le point de vue du jeune si besoin est Le conseiller rotarien doit recevoir une formation pour l aider r pondre aux probl mes pouvant survenir durant Techange notamment en cas d all gations d abus ou de harc lement Un conseiller doit tre assign chaque outbound et inbound et ce dans le cadre de tous les types d changes Les conseillers outbounds pr parent les jeunes et maintiennent les contacts durant leur s jour l tranger Rotary International Le Youth Exchange est mis en place par les districts les Rotariens s occupant de tous les details des amp changes Quant au Rotary il e Transmet les demandes d informations au YEO de district et aux pr sidents de club e Fournit tous les trimestres une liste mise jour de tous les responsables de district et multidistricts e Facilite la communications entre les YEO travers le monde e Produit des documents de promotion l usage des Rotariens et cherche placer des reportages sur le Youth Exchange dans les journaux et
16. de district remplit et signe le certificat Autres ressources sur le site du Rotary Liste des districts non certifi s e Attestation de b n voles Liste de questions poser sa famille d accueil Autres ressources en ligne e YEOTalk sur Yahoo Groups Rotary Youth Exchange Officer Resources www yeoresources org Guide du Youth Exchange 29 ROTARY INTERNATIONAL One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston IL 60201 3698 Etats Unis Www rotary org 746 FR 508
17. du jeune doivent souscrire une assurance maladie couvrant le voyage et les frais m dicaux et dentaires en cas d accident ou de maladie les cas de d c s accidentel rapatriement du corps les cas de perte d un membre les frais d vacuation m dicale les frais de transport d urgence pour faire venir le parent les frais d assistance 24h 24 et la responsabilit civile couvrant le jeune pour ses actions ou manquements dans le cadre du Youth Exchange Les parents peuvent galement se couvrir contre l annulation la perte de biens ou d argent ou le kidnapping Cette assurance doit tre d un montant acceptable pour les clubs et districts parrains et h tes et prendre effet la date de d part du jeune de son pays d origine et rester en vigueur jusqu son retour R gles concernant le programme Les parents et les jeunes doivent prendre connaissance des r gles et les approuver par crit Dans certains cas comme pour les d placements titre personnel ou les communications pendant le s jour les r gles s appliquent tant aux parents qu aux jeunes Bien inform s du r glement les parents seront mieux m me de comprendre leur r le Visites des parents Elles sont d courager durant l change Le programme est l intention du jeune et une visite de la famille pourrait nuire la qualit de son exp rience l tranger S ils tiennent absolument la visite insistez pour que leur visite soit pr vue pendant les deu
18. ecommand que les jeunes aient la possibilit de discuter avec un ancien participant ayant tudi dans le m me pays Guide du Youth Exchange 15 16 Id alement l orientation doit permettre d amples discussions entre jeunes et anciens participants et inclure des inbounds si possible Rappeler aux jeunes et leurs parents que l acceptation est conditionnelle au suivi des s ances d orientation dans des rares cas un candidat qui a eu un bon entretien peut se r v ler incapable de s int grer un groupe S assurer que les jeunes et leurs parents savent exactement quand les choses seront finalis es et quels l ments suppl mentaires sont requis d eux et du district h te L orientation offre la possibilit d observer les interactions des jeunes avec d autres jeunes et Rotariens ainsi que leur r action face aux informations re ues Travailler avec les parents Le soutien total des parents est crucial pour le jeune avant pendant et apr s l change Il est donc important que les parents d outbounds soient bien inform s et orient s sur les points suivants Obligations financi res et assurances Les co ts de voyage et d assurance y compris de passeport et de visa doivent tre pay s par les parents Expliquez leur en d tail les assurances obligatoires y compris ce qui est en plus requis dans le pays d accueil Signalez l importance d tablir un modeste fonds de r serve d urgence Assurance Les parents
19. emander au district h te qui l accueillera a Taeroport et comment il compte faciliter son installation dans sa premiere famille d accueil Demander enfin recevoir confirmation de l arriv e du jeune Orientation des outbounds L orientation joue un r le cl dans la pr paration des jeunes Elle varie selon les clubs et districts les groupes multidistricts offrant des s minaires d orientation de plus grande chelle L orientation est un processus permanent avec des rencontres pendant les week ends et de courte dur e r parties tout au long de l ann e pr c dant le d part distribuer aux jeunes de la documentation lire et leur recommander de faire des recherches sur Internet Les jeunes ont ainsi la possibilit de r fl chir et d absorber une quantit importante d informations Les jeunes et leurs parents doivent suivre obligatoirement une formation sur la pr vention des abus et du harc lement Guide du Youth Exchange Une orientation pour outbounds doit porter sur Programme e R glementation e Restrictions en mati re de d placements e Finances e R les et responsabilit s des participants e Informations de base sur le Rotary Budget argent de poche co ts e Coordonn es des personnes contact du district parrain du gouverneur du president du club et du conseiller rotarien Attentes e Suggestions pour les expos s lors de r unions rotariennes apporter des diapositives des cartes etc
20. ement de l argent de poche au jeune Le club d termine le montant en fonction des activit s et frais que le jeune risque d encourir le chiffre variant selon le pays et la ville La question d adaptation se pose chaque fois que le jeune change de famille e Informer le jeune a l avance de la date pr cise o il s installera chez la nouvelle famille Si possible lui faire rencontrer la famille et visiter la maison l avance e Fournir ses parents les coordonn es de la nouvelle famille e Sugg rer au jeune d utiliser une nouvelle fois la liste de questions poser sa famille d accueil e Participer au d m nagement En cas de retour anticip Environ 3 des jeunes participant aux changes sont renvoy s chez eux avant la fin pr vue du s jour Certains le demandent en raison de mal du pays de maladie ou de probl mes familiaux Les autres sont renvoy s suite un probl me violation du r glement troubles civils probl mes de sant ou de s curit Cependant on ne peut renvoyer un jeune uniquement pour avoir signal un probl me notamment en cas d abus ou de harc lement Jeunes et d linquance e Si un jeune est t moin ou victime d un crime la d cision de rentrer revient au jeune et ses parents C est particuli rement important en cas de viol o un retour anticip forc peut tre interpr t par le jeune comme une punition pour avoir signal le crime Si le jeune choisit de rentrer s assurer au
21. enues ici s appliquent aux changes scolaires d un an Chaque programme de district et multidistrict est libre de d velopper sa propre r glementation condition de respecter les crit res d finis par le conseil d administration du Rotary Nous vous conseillons de lire ce guide accompagn de la documentation locale utilis e par le district N h sitez pas contacter le Youth Exchange Officer YEO de district pour toute pr cision et suppl ment d information Guide du Youth Exchange Roles du club et du district Le Youth Exchange est g r l chelle du district sous la supervision du gouverneur Les Rotary clubs d sirant parrainer ou accueillir un jeune doivent coordonner leur participation via le district AN Comme pour tout programme du Rotary le succ s du Youth Exchange repose sur l engagement des Rotariens responsables Les responsabilit s varient selon les districts et les clubs en fonction de l importance du programme dans le district club Peu importe leurs postes tous doivent conna tre la r partition des responsabilit s que ce soit dans un programme inbound ou outbound Groupes Youth Exchange multidistricts De nombreux districts ont choisi la cr ation de groupes Youth Exchange multidistricts pour simplifier les d marches administratives Chaque groupe fonctionne diff remment mais la plupart offrent une formation et orientation aux jeunes traitent les candidatures et s occupent de l
22. hange multidistricts 3 Gouverneur 3 Responsable et commission Youth Exchange de district 4 Rotary club 7 Conseiller rotarien 8 Rotary International 9 3 Jeunes partant l etranger outbounds 11 Promotion du programme pour recruter des candidats 11 S lection des candidats 11 Placement des jeunes 13 Orientation des outbounds 14 Travailler avec les parents 16 Communication avec lesjeunes 17 Soutien au retour 17 4 Jeunes accueillis inbounds 19 Clubs d accueil 19 Familles d accueil recrutement 19 Familles d accueil s lection 20 Placement des jeunes 22 S lection du conseiller rotarien 22 Communication avec les jeunes avant leur arriv e 23 Orientation des inbounds 23 Durant l change 24 Retour anticip 25 Dire au revoir 27 Ressources Youth Exchange 29 Introduction La d couverte d autres cultures est sans nul doute l un des meilleurs moyens de promouvoir l entente internationale et la paix Le programme Youth Exchange du Rotary offre des milliers de jeunes la possibilit d effectuer un s jour en famille a l tranger et de mieux conna tre la culture et les coutumes du pays concern Les b n fices pour les jeunes les familles et la collectivit sont multiples Au travers du Youth Exchange les jeunes d couvrent le mode de vie et de fonctionnement d un autre pays Leur vision du monde s largit en m me temps que leur maturit et leur connaissance de soi Limmersion dans un syst me ducatif tranger d
23. ide du Youth Exchange 21 22 Placement des jeunes dans les familles d accueil Une fois les familles d accueil approuv es il sera proc d au placement des jeunes Des consid rations g n rales de compatibilit e Int r ts en commun passe temps jeux sports activit s culturelles e La pr sence d enfants du m me ge surtout dans le cas de la premi re famille d accueil e Temperament et caract re g n ral Il est d conseill de placer un jeune dans une famille d accueil temporaire les jeunes doivent tre accueillis par leur premiere famille des leur arriv e Les Rotariens charg s des inbounds doivent soutenir et conseiller les familles d accueil et s assurer qu elles comprennent leurs responsabilit s Elles doivent recevoir une formation portant sur les r gles du programme et la pr vention des abus et du harc lement Le r le du Rotary club est de soutenir et conseiller les familles d accueil Il est essentiel de maintenir de bons rapports avec les familles par ex notes de remerciement invitations des manifestations de club Les commentaires des familles sont tr s utiles n oubliez pas de leur faire remplir une valuation de leur participation au programme De bonnes relations avec les familles permettent d augmenter les chances qu elles voudront renouveler l exp rience Dans certains cas des probl mes surviennent c est pourquoi il est important d avoir une famille de remplacement
24. importants de son ann e r unions de district sorties voyages etc e Coordonn es de sa premiere famille d accueil e Coordonn es du conseiller rotarien e Informations sur la ville et le pays g ographie histoire gouvernement et la culture phrases courantes coutumes etc e Informations sur le climat l habillement et l cole e R gles du district assurance requise etc e Nombre d exposes requis dans les clubs Le temps permettant tablir une correspondance entre le jeune sa premiere famille d accueil et le conseiller rotarien un lien sera ainsi tabli et facilitera la transition des la premiere rencontre Orientation des inbounds Accueillir chaque jeune son arriv e et le pr senter sa famille d accueil Il est recommand que le conseiller rotarien soit present ainsi qu autant de membres du club que possible Malgr l change de correspondance d j effectu le jeune et sa famille d accueil auront mille questions Pr parer une liste de Questions poser sa famille d accueil est une excellente mani re d aborder et de r gler les problemes pratiques Ce document peut couvrir les r gles de la maison et autres sujets qui doivent tre abord s d s le d but de l change Distribuer ce document dans les deux langues concern es celle du jeune et la langue du pays d accueil Guide du Youth Exchange 23 24 Lorientation se tient dans les deux semaines apres l arriv e du jeune Elle
25. ipant un change de jeunes e Quelle experience multiculturelle avez vous voyages d placements professionnels connaissance d autres langues e Comment impliquerez vous le jeune votre vie de famille Qu aura t il faire Comment comptez vous l aider mieux d couvrir la collectivit et le pays h te e Comment r agiriez vous en cas de probl me avec le jeune Comment comptez vous g rer les probl mes de communication de discipline de choc culturel etc e Etes vous pr ts assister la formation requise des familles d accueil et aider le jeune participer aux activit s rotariennes obligatoires e O va coucher le jeune Il doit avoir son propre lit mais peut partager une chambre avec un enfant du m me sexe et si possible du m me ge e Comment le jeune se rendra t il l cole et ailleurs Autres points valuer e L tat g n ral de la maison propret chauffage luminosit etc e Les ressources de la famille sant temps etc Caract ristiques d une bonne famille d accueil Stabilit de bons rapports et un respect mutuel entre tous les membres de la famille Vari t d int r ts une curiosit pour les activit s diverses et les d couvertes Flexibilit la capacit de s adapter la pr sence d un inconnu Sens de l humour l aptitude mettre en perspective une situation difficile Patience la volont de r soudre les petits malentendus Gu
26. les jeunes les inviter des manifestations et r soudre tout probl me ventuel De plus ils doivent aider les inbounds obtenir leurs visas les accueillir l a roport et s assurer qu ils sont inscrits au lyc e en r glant tout droit d inscription Clubs d accueil Chaque district a des clubs en mesure d accueillir des jeunes Le YEO de district doit travailler avec le gouverneur et les adjoints pour identifier les clubs int ress s et capables d accueillir un jeune Il s agit de leur pr senter l investissement en temps requis sans oublier de pr ciser qu ils doivent galement recruter s lectionner et former les familles d accueil et les conseillers rotariens Familles d accueil recrutement Pour un change scolaire d un an les jeunes doivent s journer de pr f rence dans 3 familles diff rentes Il s agit de recruter des familles qualifi es responsables et motiv es par l id e d accueillir un jeune tranger Il n est pas besoin qu il s agisse de familles rotariennes Tout au contraire certaines personnes rejoignent le Rotary apr s avoir accueilli un Guide du Youth Exchange 19 jeune dans le cadre du Youth Exchange On peut les recruter avec les m mes m thodes que celles utilis es lors de la promotion du programme aupr s des jeunes voir chapitre 3 Quelques suggestions e Demander aux Rotariens s ils connaissent des familles en mesure d accueillir un jeune tranger e Demander aux
27. ministration recommande de limiter 3 ans maximum le mandat du YEO N anmoins compte tenu des connaissances techniques et de l exp rience requises il convient parfois de pr voir un mandat plus long afin de former convenablement un successeur Responsable et commission Youth Exchange de district Le YEO Charg de coordonner et de faire la promotion du programme dans le district le YEO est le lien entre le Rotary le gouverneur et les clubs En consultation avec le gouverneur il nomme une commission dont la taille varie selon l importance du programme dans le district et d finit les responsabilit s de chacun Un des membres de la commission doit tre charg d encourager et de faciliter la participation d handicap s aux changes S il n y a pas de responsable Protection des jeunes un membre de la commission est alors responsable des lignes de conduite en mati re de protection des jeunes Il doit avoir une exp rience dans les domaines du travail social de la protection des jeunes etc ou dans la police Responsabilit s de membres de la commission 1 Travailler avec les clubs pour e Former les YEO de club e Formuler les attentes envers les inbounds et outbounds e Fournir des informations sur les ressources offertes par le Rotary pour renforcer les activit s de club e Encourager les clubs impliquer les anciens participants dans tous les volets du programme et organiser des activit s ROTEX 2 Coordonner le
28. nclure un calendrier de la suite des op rations et la date laquelle le pays d accueil sera confirm Placement des jeunes Une fois les jeunes outbounds s lectionn s sur la base du nombre de placements anticip s par le district travailler avec le YEO de district ou le groupe multidistrict pour placer les jeunes De nombreux districts ont des relations de longue date ce qui facilite le placement et renforce le systeme de soutien offert aux jeunes durant l change Si ce n est pas le cas de votre district ou s il d sire d velopper de nouveaux partenariats se r f rer la liste des responsables de district et multidistricts du Rotary pour prendre contact avec un nouveau district Il se peut que vous deviez contacter un organisme multidistrict charg du placement des jeunes S assurer que les districts Guide du Youth Exchange 13 14 contact s sont certifi s Une fois qu un placement est trouv r diger un contrat du style du formulaire d engagement contenu dans change de jeunes Candidature un change d un an 761 FR qui sera sign par les dirigeants Youth Exchange des deux districts et clubs le jeune et ses parents pr cisant les modalit s de l change dur e nombre de familles d accueil et les coordonn es de tous Continuer jusqu au d part du jeune communiquer avec votre homologue dans le district h te Informer toutes les parties de l itin raire du jeune et de sa date d arriv e D
29. on sauf si cela rel ve d un groupe multidistrict e Servir de liaison entre les jeunes les parents et l agence de voyages pour s assurer que les itin raires sont fix s e tudier les rapports des jeunes l tranger et prendre toute d cision qui s impose en cas de probl me 4 G rer les activit s inbounds e Servir de liaison entre les clubs h tes dans le district et les districts ayant parrain les jeunes Coordonner les questions de visa et de billets d avion sauf si cela rel ve d un groupe multidistrict e Coordonner l orientation des jeunes leur arriv e e Aider les clubs dans la s lection et l orientation des familles d accueil e Accueillir et reconduire les jeunes l a roport 5 Mettre en place des directives de gestion des risques et d un plan gestion de crise e Formuler des proc dures pour signaler et g rer des incidents notamment en cas de retrait du jeune de sa famille de retour anticip ou d all gations d abus ou de harc lement et informer les b n voles adultes des lignes de conduite adopt es par le district Tout adulte participant au Youth Exchange contre lequel est port e une accusation doit tre soustrait au contact des jeunes jusqu ce que la question ait t r solue w LIN IE RNATIONA YOUTH P Guide du Youth Exchange e tablir des proc dures de gestion de crise pour les urgences de type catastrophe naturelle ou troubles civils e
30. p rer avec lui pour incorporer ces changements dans leur relation Maintenir la communication avec les jeunes Les clubs et les districts doivent faciliter la communication avec les jeunes pendant l change Encouragez les crire non seulement aux parents et aux amis mais aussi leur club et district parrain Rappelez leur qu ils peuvent beaucoup apprendre sur leur exp rience en essayant de la d crire Il est recommand de d cider de l envoi de rapports p riodiques par exemple un e mail un Rotarien d sign au moins une fois par trimestre Ne pas h siter les afficher sur le site du club ou du district S assurer que les jeunes ont les coordonn es de quelqu un du district contacter en cas d urgence Aider les jeunes et leurs parents au retour Organiser une s ance de d briefing au retour et effectuer une valuation post change Guide du Youth Exchange 17 Jeunes accueillis inbounds Accueillir un jeune participant au Youth Exchange permet aux Rotariens et non Rotariens de la collectivit de voyager sans se d placer Tout le monde b n ficie et contribue l change Accueillir un jeune requiert un investissement en temps important du club et du district d accueil qui doivent s lectionner les familles designer les conseillers rotariens coordonner l orientation des inbounds et mettre en place un systeme de soutien pour les jeunes Durant l change ils doivent rester en contact r gulier avec
31. peut se faire en groupe par exemple au niveau du district ou multidistrict ou individuellement Dans tous les cas l orientation des nouveaux arrivants devrait inclure Informations sur le programme Questions culturelles e R glementation applicable au e Coutumes locales jeune mise en place par le club et le district multidistrict e Diff rences en mati re de communication de gestuelle e Cons quences en cas de violation du d espace personnel r glement e Questions d hygi ne de ponctualit e Directives applications aux d attitude face aux adultes d placements du jeune formulaires NEE utiliser et permission requise Sant et s curit e L gislation et coutumes locales e Argent de poche applicables aux jeunes e Coordonn es du YEO du district du gouverneur du pr sident du club et du conseiller rotarien e Proc dure pour signaler un cas d abus ou de harc lement e Le num ro appeler en cas d urgence 24h 7 et les coordonn es de deux personnes ressource non rotariennes un homme et une Attentes e Role d ambassadeur du jeune e Participation aux r unions de club et autres manifestations rotariennes femme locales e Coordomn es de m decins dentistes et psychologues e Communications avec ses parents amis e Num ros d appel des services sociaux pr vention du suicide viol e Pr sence l cole et participation oe et des autorit s locales aux activit s extrascolaires
32. pr s de la police justice qu il n a pas rester dans le pays pour t moigner avant de prendre son billet Si un jeune est accus d un crime ce sont les autorit s qui d cideront si et quand il peut rentrer dans son pays Guide du Youth Exchange 25 26 Bien que l accent doive tre mis durant l orientation sur l importance du respect de la r glementation la violation d une r gle n est pas toujours cause en tant que telle de renvoi Un retour anticip doit tre n goci avec tact et toujours en informant le club et district parrains ainsi que les parents du jeune Ne pas renvoyer le jeune tant que les districts parrain et d accueil ne se sont pas mis d accord sur les modalit s du retour et que les parents du jeune n ont pas t inform s Les gouverneurs doivent tre tenus au courant de tout d saccord entre les districts parrain et h te et servir ventuellement de m diateurs Marche suivre une fois que la d cision finale de renvoyer un jeune est prise 1 Discuter avec le jeune et son conseiller rotarien des raisons de son renvoi Il est pr f rable d avoir puis toutes les autres options avertissements m diation etc 2 Prendre contact avec le YEO du district parrain Expliquer avec sp cificit la situation et la justification du renvoi Si le district d envoi participe un multidistrict lui envoyer une copie de toute communication 3 Permettre au jeune de contacter ses parents ou le
33. s l chelle du club et du district l occasion duquel seront voqu s e Les sentiments de la famille et du jeune en ce qui concerne la s paration e Les principaux probl mes auxquels le monde est actuellement confront e Les r gles r gissant l change e Le r le du jeune d ambassadeur de bonne volont repr sentant sa ville son pays et le Rotary e Lutilit d un tel change Voir www rotary org pour des suggestions de questions poser au cours d un entretien On peut ajouter une s ance questions r ponses avec d anciens participants et demander a chaque candidat de se pr senter en quelque minutes Guide du Youth Exchange 3 S lectionner ensuite les jeunes sur la base de e Leur maturit e Leur capacit faire preuve de jugement e Leur compatibilit avec les objectifs du programme e Leur sant mentale et physique Le nombre de participants que le district pense pouvoir placer Si vous n avez pas assez de candidats qualifi s inutile de chercher tout prix combler tous les changes viter de prendre le risque de parrainer des jeunes qui auront trop de difficult s Choisir des suppl ants dans le cas o un jeune ne puisse au dernier moment participer au programme Une fois leur participation confirm e par le district annoncer la nouvelle aux jeunes et leurs parents par crit Insister sur les points obligatoires participation aux activit s d orientation paiement des frais de dossier I
34. s efforts de protection des jeunes dans le cadre du Youth Exchange e Former les familles d accueil les jeunes et les adultes b n voles e Effectuer les v rifications n cessaires pour les adultes b n voles notamment les membres de la commission familles d accueil conseillers rotariens etc et ce au travers d entretiens personnels d une v rification des r f rences et des ant c dents criminels et en s assurant que chacun signe l attestation de b n vole e S assurer que toute personne ayant reconnu ayant t condamn e pour ou ayant t partie un abus ou harc lement sexuel est interdite de travailler avec des jeunes dans un contexte rotarien e Mettre en place un syst me de soutien pour les jeunes r pondant aux crit res de certification e D finir des proc dures pour venir en aide aux jeunes qui font des all gations d abus ou de harc lement notamment emp cher tout contact entre l auteur pr sum des faits et des jeunes dans un contexte rotarien d terminer les crit res pour retirer un jeune de sa famille lui trouver une famille temporaire et lui fournir une aide psychologique le cas ch ant Guide du Youth Exchange 3 G rer les activit s outbounds Nouer des contacts internationaux et communiquer avec vos homologues pour placer des jeunes e Aider les clubs choisir les jeunes e Offrir une orientation aux jeunes et leurs parents e Coordonner les questions de visa et de billets d avi
35. sponsabilit s des clubs e Coordonner les activit s au sein du programme de district dans le respect des directives du Rotary et du district e Assister aux r unions Youth Exchange de district e Formuler les attentes du club envers les jeunes e S assurer que les jeunes assistent aux r unions obligatoires orientation conf rences de district etc e Obtenir les suggestions des jeunes pour am liorer le programme e Transmettre au responsable de district tout probl me ou question d un jeune Pour les outbounds e Promouvoir le programme aux jeunes de la collectivit distribuer les formulaires de candidature et coordonner la selection des jeunes au niveau du club e Faire passer des entretiens et choisir parmi les candidats e Assigner un conseiller rotarien a chaque jeune e Maintenir les contacts avec le coordinateur outbound de district Guide du Youth Exchange Pour les inbounds tablir et maintenir les contacts avec les inbounds avant leur arriv e Accueillir les jeunes l a roport ou la gare Servir de liaison entre le club et l cole pour les changes scolaires Assigner un conseiller rotarien chaque jeune Faire passer des entretiens et s lectionner les familles d accueil Maintenir les contacts avec le coordinateur inbound de district Arranger le versement de l argent de poche mensuel aux jeunes dans le cadre d changes scolaires Coordonner la s lection et l orientation des familles d accueil et
36. t gration dans leur pays e Effectuer des valuations Demander tous les participants jeunes familles d accueil conseillers rotariens et autres d effectuer une valuation et permettre ainsi d am liorer les futurs changes Guide du Youth Exchange 27 Ressources Youth Exchange Publications t l charger ou acheter sur www rotary org Pr vention des abus et harc lement Manuel et guide de l instructeur 775 FR Destin aux Rotariens afin d assurer la s curit des participants aux programmes pour jeunes du Rotary Contient un CD avec la version lectronique du manuel et les diapositives Youth Exchange Mode d emploi pour le jeune qui part 752 FR Youth Exchange Familles d accueil 749 FR Youth Exchange Candidature un change scolaire d un an 761 FR Youth Exchange Candidature un change de courte dur e 763 FR changes scolaires d un an du Rotary 755 FR Brochure de promotion l intention des jeunes changes de jeunes de courte dur e 756 FR Pour faire conna tre ce type d changes utiliser si besoin est avec 755 FR changes de jeunes Affiche 751 FR Avec espace pour inscrire le nom du club et les coordonn es de la personne contact changes de jeunes Cartes postales 750 MU Pour la promotion du programme ou utiliser par les jeunes Youth Exchange Certificat 747 FR remettre aux jeunes l issue de leur s jour Le YEO
37. t faire la promotion du programme pour recruter de potentiels participants s lectionner des candidats appropri s placer les jeunes orienter les jeunes et leur famille correspondre avec les jeunes au cours de leur s jour l tranger et faciliter leur r insertion l issue de l change La promotion du programme et le recrutement des candidats L objectif est de faire conna tre le programme un grand nombre de candidats potentiels et d obtenir la participation des meilleurs Le meilleur moment pour la promotion d pendra du calendrier de votre club ou district pour le processus de demande de s lection et d orientation Les lyc es sont de bons endroits pour recruter des candidats Demander l autorisation des proviseurs pour afficher l affiche Youth Exchange 751 FR et qu un Rotarien puisse venir s adresser aux lyc ens int ress s Apporter suffisamment de brochures changes scolaires d un an du Rotary 755 FR et changes de jeunes de courte de dur e 756 FR si vous devez rencontrer des lyc ens des parents ou des enseignants Ne pas oublier d inscrire les coordonn es d une personne contact En plus des coles faire la promotion du programme dans les institutions religieuses et autres groupes de jeunes clubs sportifs et associations culturelles sans oublier les Interactiens et les Rylaciens Fournir des informations aux personnes qui travaillent avec des handicap s Pour toucher un public plus large envoyer des
38. ut tre conditionnelle ce que sa famille accueille un jeune Cependant la famille d un outbound peut si elle le d sire accueillir un jeune ou participer l identification de familles d accueil Dans ce cas la m me proc dure de s lection s applique Pour les changes de courte dur e ils reposent souvent sur un accueil de famille famille et les districts peuvent imposer aux familles d un jeune outbound d accueillir un inbound 20 Guide du Youth Exchange Il est essentiel de proc der une s lection pouss e des familles Les r gles du programme doivent tre clairement expliqu es sur le formulaire de candidature qui doit tre sign par les familles d accueil la d claration de conformit et une autorisation de v rification des r f rences et ant c dents qui doit tre effectu e pour chaque membre adulte de la famille Il est important de rendre visite aux familles chez elles avant leur s lection Choisir une heure o tous les membres de la famille sont pr sents Parler des responsabilit s incombant aux familles d accueil et leur donner la brochure Les familles d accueil 749 FR et toutes autres informations pr par es par votre club ou district sur le programme et l accueil des jeunes Il est n cessaire d effectuer des visites programm es et si possible l impr vu ou tout du moins annonc es au dernier moment Parmi les questions poser e Pourquoi vous interessez vous accueillir un partic
39. x derniers mois et jamais pendant les vacances car la famille d accueil pourrait avoir d autres projets Toute visite doit recevoir l approbation pr alable du district et club d accueil Guide du Youth Exchange Contacts avec le jeune Une correspondance suivie permet aux parents d tre inform s des activit s du jeune l tranger et de pouvoir comprendre l volution de sa personnalit et l apprentissage qui s effectue L e mail est la meilleure solution Durant le premier mois il est recommand aux parents de limiter les contacts pour laisser au jeune la possibilit de s acclimater et de surmonter le choc culturel initial Se pr parer au retour La correspondance pendant l change aidera aussi les parents affronter la p riode de r insertion au retour Le choc culturel au retour est souvent un aspect n glig du processus d change et il est important que les parents en soient inform s pour y faire face Si un jeune s est v ritablement immerg dans une autre culture il est normal de ressentir un choc culturel au retour tr s similaire ce qu il a prouv lors des premi res semaines de son s jour Rappelez aux parents que si leur existence de tous les jours a peu chang leur enfant lui a v cu une exp rience qui l aura profond ment marqu Les r gles qu il respectait avant son d part peuvent lui para tre maintenant trop rigides Les parents doivent comprendre l volution de leur enfant et coo
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