optiClient Attendant - MKS-Telefonanlagen aus München
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1. Verfassen Sie hier Kurznachrichten um eine Nachricht an einen internen Teilnehmer zu senden Diese vorgefertigten Nachrichten stehen Ihnen jederzeit in der Toolbar zur Verf gung oder sind per rechtem Mausklick auf dem BLF abrufbar Einzeilige Felder Haben Sie diese Funktion deaktiviert werden auf dem BLF Namen und Rufnummern falls vorhanden zweizeilig dargestellt Andernfalls werden die Rufnummern der Teilnehmer in einem einzeiligen Feld angezeigt Namen anzeigen M chten Sie lieber Namen anstelle Rufnummern anzeigen lassen w hlen Sie diese Funktion aus Bitte beachten Sie dass Teilnehmer zu denen kein Name vorhanden ist nicht sichtbar sind Oberfl che Hier k nnen Sie zwischen 6 verschiedenen Designs f r das Layout Ihrer Software w hlen Gestalten Sie die Oberfl chen nach Ihren pers nlichen Bed rfnissen berfl che 2 Wista Style windows 2000 Hinweis Wenn Sie das Windows 2000 Layout gew hlt haben muss die Software neu gestartet werden 4 5 Sonstige Einstellungen Als Telefonbuch verwenden Die Software stellt Ihnen den Zugriff auf ein Telefonbuch zur Verf gung Dabei stehen folgende zur Auswahl MS Outlook ab Version 97 Sie haben Zugriff auf alle Eintr ge Ihres Hauptkontaktordners und die Unterordner eine Ebene von MS Outlook Lotus Notes ab Version 6 0 Sollten Sie auf Ihrem Rechner Lotus Notes installiert haben k nnen Sie die Kontakte hier einbinden Open LDAP Server Um Zugriff auf die2. ig wird beim Installieren der Software das interne Telefonbuch verwendet Die Telefonbuchmaske sieht wie folgt aus Manfred Mustermann Muster St 10 Zur 008912345 0017112345 105964321 Die einzelnen Funktionen sind weitestgehend selbsterkl rend Eine Besonderheit ist die Funktion Briefkopf Hierbei werden die Daten des Eintrags als Briefkopf in die Zwischenablage kopiert und k nnen in einem anderen Programm z B MS Word eingef gt werden 4 Die Einstellungen Anschluss einstellen Einstellung Belegtlampenfelder Die Tastaturbelegung Farben und Texte einstellen Sonstige Einstellungen Team abfragen 4 1 Anschluss einstellen Anschluss ber Die Software muss eine Verbindung zum Telefonsystem herstellen k nnen Dies erfolgt in der Regel ber das Telefon das mit dem PC verbunden ist Die Datenkommunikation erfolgt ber einen Comport Com1 Com6 den Sie hier bitte ausw hlen Haben Sie Ihr Telefon ber USB angeschaltet stellt der dazugeh rige Treiber ebenfalls einen Comport zur Verf gung Anschluss ber IP Phone Benutzen Sie ein IP Phone stellen Sie bitte IP Phone ein Dabei sind folgende Angaben erforderlich Tragen Sie die IP Adresse des Telefons die Nebenstellennummer und das dazugeh rige Passwort ein Bei Fragen dazu wenden Sie sich bitte an den Service des Telefonsystems 4 2 Einstellungen Belegtlampenfelder Die Software stellt Ihnen zwei Belegtlampenfelder zur Verf gung die
3. Daten Ihres LDAP Servers zu bekommen m ssen Sie ein paar Einstellungen vornehmen e IP Adresse des LDAP Servers eingeben e Port des LDAP Servers e Die Suchbasis erm glicht Ihnen entsprechende Filter Die Einstellung der Datenfelder k nnen jederzeit durch Klicken des Buttons Standard auf die Defaultwerte zur ckgesetzt werden Die Datenfelder eines Open LDAP Servers sind standardm ig mit folgenden Eintr gen eingestellt Die einzelnen Datenfelder m ssen entsprechend Ihrem Open LDAP Server bereinstimmen Bei Fragen hierzu wenden Sie sich bitte an Ihren Systemadministrator Internes Telefonbuch Die Software verf gt ber ein lokales internes Telefonbuch M chten Sie mit diesem arbeiten w hlen Sie den Eintrag Internes Telefonbuch Sie haben die M glichkeit eine ASCCIl Datei in das interne Telefonbuch zu importieren Den Aufbau der ASCCIlI Datei entnehmen Sie bitte der mitgelieferten Datei Import CSV Haben Sie ein internes Telefonbuch aus einer fr heren Version dieser Software w hlen Sie im Dateiauswahlfenster die entsprechende Datei aus Die entsprechenden Feldinhalte werden automatisch in Ihr internes Telefonbuch bernommen MS Active Directory Server M chten Sie Zugriff auf einen eingerichteten MS Active Directory Server haben m ssen Sie folgende Einstellungen vornehmen e IP Adresse des MS Active Directory Server eingeben e Port des MS Active Directory Servers e Benutzername und Passwort Bei Frage
4. Ihren Bed rfnissen angepasst werden k nnen Anzahl der Belegtlampenfelder W hlen Sie bitte die Anzahl der Belegtlampenfelder die Sie auf Ihrem BLF angezeigt haben wollen von 25 bis max 300 BLFs Abh ngig von der verwendeten Bildschirmaufl sung werden Spalten mit 25 oder 30 Teilnehmern dargestellt Beschriftung Jedes Belegtlampenfeld kann mit einer berschrift versehen werden die in der Statusleiste des jeweiligen Fensters erscheint Besetztlampenfeld anzeigen Es steht Ihnen zur Wahl ein Besetztlampenfeld anzeigen zu lassen oder nicht Mit Hauptfenster minimieren Wahlweise haben Sie die M glichkeit die Belegtlampenfelder entweder mit dem Hauptfenster zu minimieren oder sie ge ffnet zu lassen Anzeige in Fettschrift Die Teilnehmereintr ge auf dem BLF k nnen zur besseren visuellen Darstellung in Fettschrift angezeigt werden 4 3 Die Tastaturbelegung Viele Funktionen im Programm sind direkt ber die Tastatur erreichbar F Tasten Die Software kommt mit einer Default Einstellung die Sie hier nach Ihren eigenen Vorstellungen ndern k nnen 4 4 Farben und Texte einstellen Besetzlampenfeld Die Farbdarstellung f r intern besetzt extern besetzt und gerufen kann frei konfiguriert werden Klicken Sie auf den entsprechenden Eintrag um die Farbe zu ndern oder zu definieren Anrufe Die Farben der verschiedenen Anrufarten k nnen Sie aus einer vorgegebenen Farbpalette farblich abstimmen Nachricht senden
5. Sie kopieren m chten und w hlen Kopieren aus Nun klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein beliebiges Feld in einem der beiden BLFs in dem Sie den Eintrag einf gen m chten und w hlen Einf gen in Ihrem Men aus Ausschneiden Wenn Sie diese Option verwenden wird das ausgew hlte Feld komplett aus Ihrem BLF entfernt und alle Eintr ge die sich nachfolgend des ausgeschnittenen Teilnehmers befinden r cken automatisch ein Feld nach Der ausgeschnittene Eintrag ist in der Zwischenablage gespeichert und kann somit an anderer Stelle eingef gt werden Einf gen Der zuletzt in die Zwischenablage kopierte Eintrag kann durch die Funktion Einf gen an einer beliebigen Stelle auf einem der beiden Belegtlampenfelder platziert werden Ein bereits vorhandener Eintrag an dieser Stelle wird berschrieben 3 3 Die Toolbar Die Toolbar stellt Ihnen alle Leistungsmerkmale per Mausklick zur Verf gung Sollte die Toolbar einmal nicht sichtbar sein so kann Sie mit der Strg F1 Taste jederzeit wieder aufgerufen werden Im Einzelnen stehen Ihnen folgende Leistungsmerkmale zur Verf gung 4 Verbinden Sie k nnen ein angenommenes Gespr ch an einen internen oder externen Teilnehmer bergeben Dazu m ssen Sie das aktuelle Gespr ch in R ckfrage stellen und den gew nschten Teilnehmer anrufen Um das aktuelle Gespr ch mit dem in R ckfrage gehaltenen Teilnehmer zu verbinden dr cken Sie auf diesen Button Hinweis
6. wie Leitungsfehler oder den Status Bitte warten ber einen l ngeren Zeitraum erhalten informieren Sie bitte den zust ndigen Service Ihrer Telefonanlage Der linke Bereich der Statusanzeige signalisiert Ihnen anhand von Symbolen folgenden Status R ckruf empfangene Nachricht Rufumleitung Konferenzschaltung und Nachtschaltung Ein Mausklick auf das entsprechende Symbol deaktiviert das Leistungsmerkmal oder ffnet Ihnen die entsprechende Men ebene im Endger t R ckruf Nachrichten 3 2 Die Belegtlampenfelder Das Belegtlampenfeld BLF stellt die Zust nde der eingebundenen Teilnehmer bersichtlich und den Leistungszust nden entsprechend mit Symbolen und farblich dar Beispiele Hr Fastner die Nebenstelle von Herrn Fastner ist umgeleitet J Herr Wissler wird gerufen SE Herr Sch n ist besetzt Das Fenster verh lt sich bei Gr enver nderung dynamisch Es werden alle Felder des Besetztlampenfeldes automatisch angepasst Die Anzahl der Belegtlampenfelder je BLF kann von mindestens 25 bis max 300 Felder vorgenommen werden Abh ngig von der verwendeten Bildschirmaufl sung werden Spalten mit 25 oder 30 Teilnehmern dargestellt Es k nnen zus tzlich alle Eintr ge auf dem gesamten BLF verschoben werden Die Men leiste des BLF bietet Ihnen verschiedene Abfrageoptionen um den Status aller im System eing
7. Best tigen Sie die Eingabe Geparkte Gespr che erscheinen in der Liste Geparkte Gehaltene Gespr che und k nnen von dort wieder aufgenommen werden Klicken Sie doppelt mit der linken Maus Taste auf die Zeile des geparkten Gespr chs das Sie annehmen m chten Sie sind wieder mit dem geparkten Teilnehmer verbunden Hinweis Pro Telefonsystem k nnen maximal 10 Gespr che geparkt werden 5 4 ein Gespr ch halten Ein abgefragtes Gespr ch das Sie nicht weitervermittelt haben k nnen Sie halten Der Anrufer h rt w hrend dieser Zeit Wartemusik Um ein Gespr ch zu halten gehen Sie bitte wie folgt vor e dr cken Sie auf der Toolbar das Symbol f r Halten 12 oder e w hlen Sie im Popupmen des Hauptfensters die Funktion Halten Wenn eingerichtet haben Sie die M glichkeit einen beliebigen Text zu dem zu haltenden Gespr ch einzugeben Best tigen Sie die Eingabe Gehaltene Gespr che erscheinen in der Liste Geparkte Gehaltene Gespr che und k nnen von dort wieder aufgenommen werden Klicken Sie doppelt mit der linken Maus Taste auf die Zeile des gehaltenen Gespr chs das Sie annehmen m chten Sie sind wieder mit dem gehaltenen Teilnehmer verbunden 5 5 zwischen zwei Gespr chen makeln Mit der Funktion Makeln k nnen Sie zwischen zwei Gespr chsteilnehmern wechseln Der jeweils wartende Teilnehmer kann nicht mith ren Zum Makeln dr cken Sie entweder auf den Button auf der Gespr chszustandsanzeig
8. Diese Funktion steht Ihnen auch im Popupmen zur Verf gung Trennen Mit der Schaltfl che Trennen beenden Sie Ihr aktuelles Gespr ch Sollten Sie einen Teilnehmer in R ckfrage halten und mit einem anderen Teilnehmer sprechen werden diese verbunden Hinweis Diese Funktion steht Ihnen auch im Popupmen zur Verf gung Zur ck Haben Sie einen Teilnehmer in R ckfrage wartend kehren Sie mit diesem Button zu dem Wartenden zur ck Hinweis Diese Funktion steht Ihnen auch im Popupmen zur Verf gung R ckfrage Durch dieses Leistungsmerkmal wird der Anrufer in R ckfrage gehalten Der wartende Teilnehmer kann nicht mith ren Um zu dem Teilnehmer zur ckzugelangen w hlen Sie die Schaltfl che Zur ck aus Makeln Mit der Funktion Makeln k nnen Sie zwischen zwei Gespr chsteilnehmern wechseln Der jeweils wartende Teilnehmer kann nicht mith ren Dr cken Sie die Schaltfl che Makeln Sie wechseln zu dem jeweils wartenden Gespr chspartner Voraussetzung hierf r ist dass ein Teilnehmer in R ckfrage liegt und ein aktuelles Gespr ch gef hrt wird P Parken Manchmal ist es notwendig ein Gespr ch ins Parken zu legen Der Anrufer h rt dabei Wartemusik und Ihr Telefon ist frei f r weitere Anrufe Zu jedem Parken k nnen Sie einen frei w hlbaren Text eingeben Dieser Text und die Rufnummer erscheinen dann in der Liste geparkte gehaltene Anrufe Um den Teilnehmer aus der geparkten Positi
9. Dokumentation optiClient Attendant V8 HiPath 3000 Bedienungsanleitung Inhalt 1 Einleitung 2 Wichtiger Hinweis 3 Die Programmifenster 3 1 Das Hauptfenster 3 2 Die Belegtlampenfelder 3 3 Die Toolbar 3 4 Das Telefonbuch 4 Die Einstellungen 4 1 Anschluss einstellen 4 2 Einstellungen Belegtlampenfelder 4 3 Die Tastaturbelegung 4 4 Farben und Texte einstellen 4 5 Sonstige Einstellungen 4 6 Team abfragen 5 Wie kann ich 5 1 einen Anruf annehmen 5 2 eine Rufnummer w hlen 5 3 ein Gespr ch parken 5 4 ein Gespr ch halten 5 5 zwischen zwei Gespr chen makeln 5 6 eine Konferenz einleiten 5 7 die Nachtschaltung aktivieren 5 8 mit dem Popupmen arbeiten 5 9 den Status einer Nebenstelle abfragen 5 10 auf andere Terminkalender zugreifen 1 Einleitung Mit dieser Software haben Sie einen modernen PC Vermittlungsplatz f r Ihre Kommunikationsplattform erworben Damit Sie alle Vermittlungsfunktionen von Ihrem PC aus durchf hren k nnen muss Ihr PC mit Ihrer Kommunikationsplattform verbunden sein Je nach Einsatzort gibt es daf r 3 verschiedene M glichkeiten e ber IP mittels LAN Kabel Ihres PCs e Uber ein USB Kabel zu einem Systemtelefon an Ihrer Kommunikationsplattform e ber den Control Data Adapter im Systemtelefon an Ihrer Kommunikationsplattform Die Software ist zu verschiedenen Windows Betriebssystemen kompatibel Sie k nnen damit komfortabel Telefongespr che vermitteln und Rufnumm
10. Fehlverhalten kommen kann empfehlen wir die Steuerung ber die Toolbar Gespr chszustandsanzeige 108 Hr Noetzl 107 Support BE 107 Dieser Darstellungsbereich informiert Sie st ndig mit welchem Gespr chspartner Sie aktiv verbunden sind Wenn vom Telefonsystem geliefert erscheint die Anzeige mit Namen und Rufnummer Ein passiv gehaltener Teilnehmer in R ckfrage wird in Zeile zwei angezeigt Der untere Bereich informiert Sie ber die Zielrufnummer die der Anrufer erreichen wollte Unterscheidet sich die Rufnummer von der Zielrufnummer Ihres angeschlossenen Endger tes wird automatisch ein Button sichtbar ber den Sie das Gespr ch sofort an diesen Teilnehmer weiterleiten k nnen Dabei steht Ihnen durch einfachen Klick die normale Anwahl zur Verf gung oder durch Klick mit der rechten Maustaste die Optionen Schnellverbinden oder Nachricht senden 106 Zentrale 105 Hr Noetzli Pl Haben Sie einen Teilnehmer in R ckfrage und f hren ein aktives Gespr ch wird automatisch ein Button zum Makeln von Gespr chen sichtbar Dr cken Sie die Schaltfl che Makeln wechseln Sie zu dem jeweiligen Gespr chspartner Listenbereich f r Anrufe und geparkte gehaltene Gespr che Anstehende Anrufe 1 El 108 Hr Noetzli In diesem Abschnitt des Hauptfensters werden die anstehenden geparkten und gehaltenen Gespr che visuell dargestellt Dies beinhaltet sowohl das farbliche Symbol des jeweiligen Anruftyps di
11. alten lediglich allgemeine Beschreibungen bzw Leis tungsmerkmale welche im konkreten Anwendungs fall nicht immer in der beschriebenen Form zutreffen bzw welche sich durch Weiterentwicklung der Produkte ndern k nnen Die gew nschten Leis tungsmerkmale sind nur dann verbindlich wenn sie bei Vertragsabschluss ausdr cklich vereinbart wer den Lieferm glichkeiten und technische nderun gen vorbehalten OpenScape OpenStage und HiPath sind eingetrage ne Warenzeichen der Siemens Enterprise Communications GmbH amp Co KG Alle anderen Marken Produkt und Servicenamen sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzei chen ihrer jeweiligen Inhaber
12. e Rufnummer den Namen falls vorhanden sowie die Informationen wen der Anrufer erreichen wollte Im unteren Abschnitt des Listenbereichs erhalten Sie die Information ber geparkte und gehaltene Gespr che i Ein Aufklappen der einzelnen Bereiche erreichen Sie indem Sie auf die Uberschrift des jeweiligen Bereiches klicken Die Software ffnet automatisch bei eingehendem Ruf den oberen Bereich Ein Anruf wird entgegengenommen mit einem Doppelklick auf den Eintrag oder Bet tigen der Leertaste auf Ihrer PC Tastatur Geparkte oder gehaltene Gespr che erhalten Sie indem Sie einen Doppelklick auf den gew nschten Eintrag t tigen Telefonbuchbereich Sie k nnen in dem aktivierten Telefonbuch ber das Men Suchen nach Personennamen oder Firmennamen suchen Alle passenden Eintr ge werden in der Liste des Telefonbuchbereiches angezeigt Ein Doppelklick auf den Eintrag w hlt die gesch ftliche Rufnummer Ein Klick mit der rechten Maustaste auf den Eintrag erm glicht Ihnen die zus tzlichen Rufnummern privat mobil zu w hlen wenn vorhanden eine Email zu senden oder sich den entsprechenden Eintrag anzeigen zu lassen nur bei MS Outlook und Internes Telefonbuch Statusanzeige gt em Betriebzbereit In der Statusanzeige erhalten Sie wichtige Informationen ber die Kommunikation mit dem angeschlossenen Endger t Im Normalfall sollte w hrend des Betriebes im rechten Bereich Betriebsbereit stehen Sollten Sie Meldungen
13. e oder auf je das Symbol auf der Toolbar Der aktive und passive Gespr chsteilnehmer wird Ihnen in der Gespr chszustandsanzeige angezeigt 5 6 eine Konferenz einleiten Sie k nnen zu einem bestehenden Gespr ch noch einen weiteren Teilnehmer zu einer Konferenz zusammenschalten so dass alle Teilnehmer miteinander sprechen k nnen Gehen Sie bitte wie folgt vor e Sie f hren ein Gespr ch und ein weiterer Gespr chspartner wartet e Klicken Sie in der Toolbar auf das Symbol 7 In der Statuszeile erscheint das Symbol Konferenz alle Teilnehmer sind jetzt zu einer Konferenz verbunden Mit der Funktion Trennen im Popupmen oder dem Symbol auf der Toolbar schalten Sie sich aus der Konferenz Die brigen Teilnehmer bleiben miteinander verbunden 5 7 die Nachtschaltung aktivieren Aktivieren Sie die Nachtschaltung wenn Ihr Vermittlungsplatz nicht besetzt ist z B nach Betriebsschluss Externe Anrufe werden zu einem von Ihnen gew hlten internen Nachtziel z B Pf rtner umgeleitet Sie aktivieren die Nachtschaltung indem Sie in der Toolbar auf das Symbol klicken Wenn Sie das Ziel f r die Nachtschaltung ndern wollen w hlen Sie bitte das zum Button geh rende Men um die Rufnummer zu ndern Hinweis Sie ben tigen eine besondere Berechtigung f r dieses Leistungsmerkmal Bitte fragen Sie den Service Ihres Telefonsystems 5 8 mit dem Popupmen arbeiten Das Popupmen soll Ihnen helfen schne
14. eilnehmer den Anrufschutz aktiviert zu erkennen durch ein STOP Symbol k nnen Sie diesen f r ein wichtiges Gespr ch deaktivieren Nun kann der Teilnehmer wieder erreicht werden Wichtig Dieses erfordert eine besondere Berechtigung Eintrag neu bearbeiten Durch Klicken auf die Schaltfl che Eintrag neu bearbeiten k nnen Sie einen neuen Teilnehmer auf Ihrem BLF eintragen Geben Sie die Rufnummer den Namen und gegebenenfalls einen Infotext zu diesem Teilnehmer ein und best tigen Sie mit Ok Der neue Teilnehmer ist nun in dem von Ihnen ausgew hlten Feld auf Ihrem BLF gespeichert Der Infotext wird in einer Bubble Help auf dem jeweiligen Belegtlampenfeld angezeigt Eintrag l schen M chten Sie einen Teilnehmer auf Ihrem BLF l schen so klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Teilnehmer und klicken Eintrag l schen an Der von Ihnen ausgew hlte Teilnehmer wird sofort aus Ihrem BLF gel scht Leeres Feld einf gen Wenn Sie diese Option w hlen werden alle Teilnehmer um ein Feld nach hinten geschoben und ein leeres Feld an dieser Stelle erzeugt Bitte beachten Sie dass der letzte Teilnehmer auf Ihrem BLF dadurch verschwinden kann berschrift einf gen i Um Ihr BLF bersichtlicher zu gestalten k nnen Sie Uberschriften einf gen Geben Sie bitte den gew nschten Text f r die Uberschrift ein Kopieren M chten Sie einen Eintrag kopieren so klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Teilnehmer den
15. erichteten Teilnehmer und Gruppen abzurufen beziehungsweise anzeigen zu lassen Im Einzelnen sind das a Liste Liste Die Liste zeigt Ihnen alle aktiven lokalen Teilnehmer und Rufnummern die an das Telefonsystem angeschlossen sind Ei Tea abfragen d 1 Produktion Team abfragen Die Software bietet Ihnen die M glichkeit den Status einzelner Nebenstellen abzufragen Dazu geben Sie bitte die Rufnummer ein Ist die Nebenstelle im System vorhanden wird Ihnen der Status mitgeteilt Haben Sie unter Einstellungen eine Gruppe definiert erscheint diese im Men Team abfragen und kann hier abgefragt werden Systemgruppen MONUNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNMNNNNENNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNN Systemgruppen In dem Auswahlfenster Systemgruppen werden alle im System eingerichteten Gruppen einschlie lich Mulaps angezeigt Hinweis Alle Abfrageergebnisse werden in einer bersicht auf dem BLF angezeigt Ein Doppelklick auf einen Eintrag w hlt Die Zust nde der Teilnehmer w hrend der Anzeige ndern sich nicht Durch Klicken auf die jeweilige Spalten berschrift Name Nummer Status k nnen Sie die Sortierreihenfolge ndern Die Liste blendet sich automatisch nach 15 Sekunden aus Zusatzfunktionen Neben den Anzeigefunktionen stehen Ihnen noch weitere M glichkeiten zur Verf gung Durch Rechtsklick auf ein Belegtlampenbutton werden Ihnen folgende Optionen angeboten Hinweis Je nach Gespr chszustand variiert die An
16. ern die keine Berechtigung haben eine externe Leitung zu belegen kann mit Hilfe dieses Leistungsmerkmals eine entsprechende Amtsleitung zur Verf gung gestellt werden Leitung freischalten Wenn alle Amtsleitungen in Ihrem System belegt sind und Sie eine externe Rufnummer anw hlen m chten k nnen Sie das Leistungsmerkmal Leitung freischalten aufrufen Dies bedeutet dass das System falls eingerichtet die n chste freie Leitung f r Sie bereitstellt Konferenz Mit dem Leistungsmerkmal Konferenz k nnen Sie eine Konferenz einleiten indem Sie das aktive Gespr ch in R ckfrage stellen und einen weiteren Teilnehmer anw hlen Ist dieses zweite Gespr ch aktiv w hlen Sie die Schaltfl che Konferenz Die Gespr chspartner sind nunmehr durch Konferenzschaltung verbunden t3 Rufnummer unterdr cken Um zu verhindern dass Ihre Rufnummer bzw Ihr Name im Display des Angerufenen erscheint w hlen Sie das Leistungsmerkmal Rufnummer unterdr cken Bei internen Anrufen ist eine Rufnummernunterdr ckung nicht m glich Ist Ihre Rufnummer unterdr ckt so wird dies symbolisch im unteren Teil des Hauptfensters dargestellt M chten Sie diese Funktion wieder deaktivieren klicken Sie in der Statuslanzeige auf das Symbol f r die Rufnummernunterdr ckung l T r ffner Sind in Ihrem Hause T r ffner an das Telefonsystem angeschaltet k nnen Sie durch Dr cken dieser Taste und der Eingabe der Nummer der T r die
17. ern in Outlook Kontakte suchen und gleichzeitig andere PC Applikationen wie z B Microsoft Office Programme ausf hren Der Vermittlungsplatz bietet Ihnen vielf ltige Vermittlungs und Verwaltungsfunktionen hohen Bedienkomfort durch e bersichtliche Bedienoberfl che auf Windows Basis e einfache Bedienung ber Tastatur und Maus e gleichzeitige Nutzung anderer PC Anwendungen e direkte Vermittlung aus Microsoft Outlook Kontakte und e komfortable Suchm glichkeit in Microsoft Outlook Kontakte und anderen Telefonb chern 2 Wichtiger Hinweis Diese Dokumentation beschreibt die Bedienung und die Konfiguration des PC Vermittlungsplatzes an Ihrer Kommunikationsplattform Es werden die Funktionen der Software beschrieben die zum typischen Betrieb erforderlich sind Sollten Sie feststellen dass Funktionen nicht wie gew nscht verf gbar sind kann dies folgende Ursachen haben e Die Funktion ist f r den PC Vermittlungsplatz nicht eingerichtet bitte wenden Sie sich an Ihr zust ndiges Fachpersonal e Ihre Kommunikationsplattform verf gt nicht ber diese Funktion bitte wenden Sie sich an Ihren Vertriebspartner zur Hochr stung e Sie verf gen nicht ber die aktuellste Software Version bitte wenden Sie sich an Ihren Vertriebspartner zur Aktualisierung Ihrer Software Die Informationen in diesem Dokument enthalten lediglich allgemeine Beschreibungen bzw Leistungsmerkmale welche im konkreten Anwendungsfall n
18. icht immer in der beschriebenen Form zutreffen bzw welche sich durch Weiterentwicklung der Produkte ndern k nnen Die gew nschten Leistungsmerkmale sind nur dann verbindlich wenn sie bei Vertragsschluss ausdr cklich vereinbart werden Bitte lesen Sie auch die Informationen in der Readme Datei 3 Die Programmienster Das Hauptfenster Die Belegtlampenfelder Die Toolbar Das Telefonbuch 3 1 Das Hauptfenster Das Hauptfenster ist das zentrale Bedienelement der Vermittlungsplatz Software Auf einen Blick erhalten Sie die Informationen ber das angebundene Endger t ber Anrufe geparkte gehaltene Gespr che und den aktiven Gespr chsstatus Wichtige vermittlungstechnische Funktionen k nnen Sie im Popupmen des Hauptfensters auch von hier steuern und m ssen nicht die Toolbar verwenden Das Haupitfenster gliedert sich in verschiedene Informationselemente Im Einzelnen sind das Displayanzeige Gespr chszustandsanzeige Listenbereich f r Anrufe und geparkte gehaltene Gespr che sowie der Telefonbuchbereich und die Statusanzeige Displayanzeige MI 16 DEZ 09 107 Uno Software gt EZ Die Displayanzeige spiegelt das Display des Endger tes wieder Dabei werden zweizeilige Endger te unterst tzt Die Tasten Links Ok Rechts sind eine Nachbildung der Tasten am Endger t Sie k nnen Ihr Telefon auch ber die Tasten steuern da es jedoch nicht auszuschlie en ist dass es in ganz speziellen Situationen zu
19. ll an die wichtigsten Funktion zu gelangen Es ffnet sich wenn Sie mit der rechten Maustaste auf einen Bereich im Hauptfenster klicken f verbinden g zur ck L Halten P Parken Trennen T T k Wahlwiederholurg E Wenn Sie im Bereich des Telefonbuches mit der rechten Maustaste klicken erhalten Sie ein Popupmen das auf das Telefonbuch ausgerichtet ist sat 17112345 EEE Show entry I m musterm annaomusterm acher de shared schedule d R E bS m 2 Search for name Search for company Terminplan Wenn Sie an einem MS Exchange Server angeschlossen sind haben Sie mit dieser Funktion Zugriff auf den freigegebenen Terminkalender des jeweiligen Eintrags Das Popupmen auf dem Beleglampenfeld sieht wie folgt aus im Ruhezustand Direktansprechen Nachricht sender L Umleitung einlegen Umleitung ausschalten 6 Anrufschutz einschalten Anrufschukz ausschalten 1 Eintrag neu bearbeiten 7 L schen Leeres Feld einf gen berschrift einf gen t kopieren ma IR Ausschneidern ch HA Einf gen L im Gespr chszustand Sschnellverbinder 4 Verbinden Zur ck H Halten Farken a Trennen 5 9 den Status einer Nebenstelle abfragen Den Status einer Nebenstelle k nnen Sie mit der Funktion Team abfragen im Men des Hauptfensters oder im Men des BLFs aufrufen Die Funktion kann auch mit Strg F5 aufgerufe
20. n z B Besetztlampenfeld kann sich die Software an einen BLF Server anmelden Tragen Sie hier die IP Adresse des BLF Servers ein Port Hier legen Sie fest ber welchen IP Port die Software angebunden ist Default Port 3001 Muss mit dem Port des BLF Servers bereinstimmen Aktiv Wenn Sie eine Verbindung zum BLF Server aktiv halten wollen legen Sie dies hier fest Die Verbindung wird Ihnen in der Statusleiste des Hauptfensters durch ein Symbol angezeigt Email Adresse f r den Support Hier tr gt der Service Ihrer Telefonanlage eine Email Adresse f r den automatischen Support siehe Toolbar ein Andern Sie diese nur nach Aufforderung 4 6 Team abfragen Die Software bietet Ihnen die M glichkeit den Status einzelner Nebenstellen abzufragen Zus tzlich k nnen Sie hier Abfragen definieren und mehrere Nebenstellen 25 zusammenfassen Klicken Sie bitte auf Neu und tragen Sie eine Bezeichnung f r diese Abfrage ein Im unteren Fenster geben Sie bitte die Rufnummern ein die zu dieser Abfrage geh ren Geben Sie bitte nur eine Rufnummer pro Zeile ein und trennen Sie diese mit ENTER Wenn Sie bernehmen w hlen werden die Teilnehmer dieser Abfrage zugeordnet Eine bestehende Abfrage ndern Sie indem Sie die Abfrage in der Liste ausw hlen und editieren Durch bernehmen wird die nderung gespeichert gemeint sind frei besetzt usw 5 Wie kann ich einen Anruf annehmen eine Rufnummer w hlen ein Ge
21. n hierzu wenden Sie sich bitte an Ihren Systemadministrator Zus tzlich haben Sie die M glichkeit folgende Funktionen zu aktivieren oder zu deaktivieren Bei Anruf anzeigen Wenn Sie m chten dass sich die Software bei eingehendem Anruf vor jede Applikation legt aktivieren Sie dieses bitte hier Texteingabe beim Parken und Halten Manchmal ist es notwendig zu einem geparkten oder gehaltenen Gespr ch Zusatzinformationen einzugeben Wenn Sie diese Funktion aktivieren werden Sie bei jedem Parken oder Halten aufgefordert einen Text einzugeben Dieser Text wird neben der Rufnummer des jeweiligen Eintrags in der Liste geparkte gehaltene Anrufe angezeigt Toolbar anzeigen Legt fest ob die Toolbar beim Start der Software automatisch ge ffnet werden soll Statistik Wollen Sie die Statistik f r Ihre kommenden Anrufe aktivieren setzen Sie bitte hier den Haken Weitere Informationen zum Statistikmodul finden Sie unter den Hinweisen zur Toolbar Brailletastatur an Hier k nnen Sie den Comport der angeschlossenen Brailletastatur ausw hlen aktivieren und deaktivieren Zu weiteren Fragen wenden Sie sich bitte an den Lieferanten der Brailletastatur Sprache ausw hlen Bitte die gew nschte Sprache ausw hlen Die Anwendung wechselt nach dem Speichern sofort auf die von Ihnen ausgew hlte Sprache IP Adresse des BLF Servers Haben Sie mehrere Telefonanlagen und wollen die Informationen der Telefonsysteme netzweit zur Verf gung stelle
22. n werden Geben Sie bitte die Rufnummer ein Ist die Nebenstelle im System vorhanden wird Ihnen der Status mitgeteilt Haben Sie unter Einstellungen eine Teamgruppe definiert erscheint diese im Men Team abfragen und kann von dort aus gew hlt werden Erfolgt die Abfrage ber das Men des Hauptfensters erscheinen alle Teilnehmer in einer bersicht an der Position des Telefonbuches Wird die Abfrage vom Men des BLFs ausgef hrt werden die Teilnehmer in einer Liste auf dem BLF angezeigt Die Liste blendet sich automatisch nach 15 Sekunden aus 5 10 auf andere Terminkalender zugreifen Konfigurieren Sie Ihr MS Outlook so dass Sie aus Outlook heraus auf den Terminkalender Ihres Kollegen zugreifen k nnen Bitte beachten Sie dass jeder seinen Kalender hierzu freigeben muss Haben Sie aus Ihrem MS Outlook heraus jetzt Zugriff auf den fernen Terminkalender k nnen Sie dies nun auch aus Ihrer Vermittlungsplatz Software Bei Fragen zum Einrichten Ihres MS Outlook schlagen Sie bitte in der entsprechenden Dokumentation nach bzw fragen Sie Ihren Administrator Communication for the open minded Siemens Enterprise Communications www siemens enterprise com Copyright Siemens Enterprise Communications GmbH amp Co KG 2010 Hofmannstr 51 80200 M nchen Siemens Enterprise Communications GmbH amp Co KG is a Trademark Licensee of Siemens AG Sachnummer A31003 G4080 U 100 2 19 Die Informationen in diesem Dokument enth
23. on zur ckzuholen m ssen Sie lediglich einen Doppelklick auf den Eintrag ausf hren Hinweis Diese Funktion steht Ihnen auch im Popupmen zur Verf gung H Halten Man kann externe Gespr che durch Dr cken der Buttons Halten und anschlie end Trennen in die Halteposition legen um z B einen weiteren Teilnehmer anzurufen Ein gehaltenes Gespr ch kann mit dem aktuellen Gespr ch verbunden werden Um ein gehaltenes Gespr ch wieder aufzunehmen machen Sie bitte einen Doppelklick auf den entsprechenden Eintrag Hinweis Diese Funktion steht Ihnen auch im Popupmen zur Verf gung 4 R ckruf Ist Ihr gew nschter Gespr chspartner nicht erreichbar so k nnen Sie einen automatischen R ckruf aktivieren Sobald Ihr Gespr chspartner auflegt oder das System erkennt dass ein R ckruf m glich ist erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis Der R ckruf erscheint als normaler Anruf den Sie per Doppelklick annehmen Aufschalten Ist ein interner Teilnehmer besetzt k nnen Sie sich in dringenden F llen in die besetzte Verbindung des Teilnehmers einschalten Rufen Sie den besetzten Teilnehmer an Sie h ren nun einen Besetztton Durch Dr cken des Buttons Aufschalten k nnen Sie nun mit dem Gespr chspartner sprechen Der Teilnehmer wird durch einen Warnton darauf hingewiesen dass Sie sich in das Gespr ch aufgeschalten haben Voraussetzung f r dieses Leistungsmerkmal ist eine entsprechende Berechtigung Teilnehm
24. se automatisch von der Software aus ffnen J MFV Wahl Um das Mehrfrequenzverfahren zu aktivieren w hlen Sie das Leistungsmerkmal MFV Wahl Ein Beispiel f r die Mehrfrequenzwahl ist eine Mailboxabfrage L Umleitung Sollte es notwendig sein alle Gespr che f r den Vermittlungsplatz umzuleiten w hlen Sie bitte diese Funktion Im Untermen schwarzer Pfeil wird das zuletzt eingegebene Umleitungsziel angezeigt Ist eine Umleitung eingeschaltet wird dies zus tzlich in der Statusanzeige des Hauptfensters angezeigt Um die Umleitung zu deaktivieren klicken Sie bitte auf das Symbol in der Statusanzeige des Hauptfensters Nachtschaltung Diese Funktion aktiviert die Nachtschaltung f r Ihr Telefonsystem sofern Sie die notwendige Berechtigung besitzen Im dazugeh rigen Men k nnen Sie das Nachtziel angeben und ndern Um die Nachtschaltung zu deaktivieren klicken Sie bitte auf das Symbol in der Statusanzeige des Hauptfensters Wahlwiederholung Die Software merkt sich permanent die 10 zuletzt gew hlten Rufnummern und stellt Sie dem Anwender ber diese Funktion zur Verf gung Ein Klick auf die entsprechende Rufnummer w hlt Nachrichten Interne Teilnehmer k nnen sich untereinander vordefinierte oder selbst erstellte Kurznachrichten senden In den Einstellungen haben Sie die M glichkeit 5 Kurznachrichten zu definieren die Sie ber den Button Nachrichten an einen Teilnehmer senden k nnen fi Direktan
25. spr ch parken ein Gespr ch halten zwischen zwei Gespr chen makeln eine Konferenz einleiten die Nachtschaltung aktivieren mit dem Popupmen arbeiten den Status einer Nebenstelle abfragen auf andere Terminkalender zugreifen 5 1 einen Anruf annehmen Damit Sie kommende Gespr che komfortabel annehmen k nnen steht Ihnen die Anrufanzeige zur Verf gung Dort werden alle anstehenden externen internen und privaten Anrufe angezeigt Sie k nnen gezielt einen Anruf ausw hlen und annehmen indem Sie mit der Maus einen Doppelklick auf den gew nschten Anruf ausf hren Mit der Leer Taste Space wird automatisch der erste Anruf in der Liste angenommen 5 2 eine Rufnummer w hlen Wenn Sie eine gehende Verbindung aufbauen wollen dr cken Sie die Leer Taste und geben die gew nschte Rufnummer ein Die Software wird jetzt automatisch die Nummer w hlen und die Verbindung herstellen Hinweis Haben Sie ein aktives Gesp ch wird automatisch die R ckfrage aktivert 5 3 ein Gespr ch parken Ein abgefragtes Gespr ch das Sie nicht weitervermittelt haben k nnen Sie parken Der Anrufer h rt w hrend dieser Zeit Wartemusik Um ein Gespr ch zu parken gehen Sie bitte wie folgt vor e dr cken Sie auf der Toolbar das Symbol f r Parken Ly oder e w hlen Sie im Popupmen des Hauptfensters die Funktion Parken Wenn eingerichtet haben Sie die M glichkeit einen beliebigen Text zu dem zu parkenden Gespr ch einzugeben
26. sprechen Sie k nnen damit einen Teilnehmer direkt ber sein Telefon ansprechen Die Funktion setzt entsprechende Funktionsmerkmale in Ihrem Telefonsystem voraus bitte fragen Sie dazu Ihren zust ndigen Service amp Geb hren ausgeben Ist Ihr Telefon als Telefonzelle eingerichtet k nnen Sie ber diesen Button die Geb hren an Ihrem Endger t abfragen Er Service Im dazugeh rigen Men k nnen Sie manuell ein Systemupdate ausf hren bei dem alle Leistungsmerkmale und Teilnehmer vom Telefonsystem an die Software bermittelt werden Unter Support Informationen erstellen Sie automatisch eine Email f r den Support Verwenden Sie diese Funktion wenn Sie glauben ein Problem in der Software zu erkennen Bitte beachten Sie die Hinweise in der vorgefertigten Email und erg nzen Sie den Inhalt Der Rufplan zeigt Ihnen alle aktiven Teilnehmer und Rufnummern die an das Telefonsystem angeschlossen sind Sie k nnen dieses Fenster nutzen um Rufnummern auf das BLF zu importieren Die Statistik zeigt Ihnen in einem separaten Fenster alle kommenden Anrufe mit Angabe der Zielrufnummer z B bei umgeleiteten Anrufen an e Internes Telefonbuch Ein Klick auf den Button ffnet immer den ersten Eintrag des internen Telefonbuchs 3 4 Das Telefonbuch Mit dem internen Telefonbuch k nnen Sie komfortabel nach Teilnehmern suchen und Rufnummern w hlen Sie k nnen sich auch Detailinformationen von Teilnehmern anzeigen lassen Standardm
27. zeige des Men s Direktansprechen Sie k nnen damit einen Teilnehmer direkt ber sein Telefon ansprechen Die Funktion setzt entsprechende Funktionsmerkmale in Ihrem Telefonsystem voraus bitte fragen Sie dazu Ihren zust ndigen Service Schnellverbinden Diese Funktion erlaubt es einen Anruf an den eingerichteten Teilnehmer auf dem BLF direkt zu verbinden Hierf r nehmen Sie das Gespr ch wie gewohnt entgegen und klicken mit der rechten Maustaste den Teilnehmer an an den das Gespr ch verbunden werden soll Anschlie end w hlen Sie die Funktion Schnellverbinden aus Nachricht senden Manchmal ist es n tig einem internen Teilnehmer eine Nachricht zu bermitteln Dazu k nnen Sie eine Nachricht selbst verfassen oder eine vordefinierte Nachricht sofern in den Einstellungen Farben Texte einstellen Texte eingebunden sind senden Hinweis Es k nnen nur maximal 24 Zeichen eingegeben werden Umleitung einlegen Wenn es notwendig ist k nnen Sie f r einen Teilnehmer eine Umleitung zu internen oder externen Rufnummern einlegen Die Rufumleitung ist nun mit einem Symbol gekennzeichnet Wichtig Dieses erfordert eine besondere Berechtigung Umleitung ausschalten Ist eine Umleitung nicht mehr erw nscht k nnen Sie diese ausschalten Das Symbol der Rufumleitung erlischt sofort auf dem entsprechenden Belegtlampenfeld Wichtig Dieses erfordert eine besondere Berechtigung Anrufschutz ausschalten Hat ein T
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