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FileDirector Administrationshandbuch

1. Felder Seite 96 FileDirector EnterpriseManager Verwendung im WinClient Um das Overlay verwenden zu k nnen muss Excel auf dem Client installiert sein Wird das Formular mit einem Klick auf das Indexfeld ge ffnet Reiter Bearbeiten und Werte eingetragen muss nach der Eingabe in der Excel Tabelle noch ein anderes Feld angeklickt werden als das in das die letzte Eingabe gemacht wurde bevor mit OK best tigt werden kann Erst dann sind die Excel Eintr ge im Blatt gespeichert Ist das Formular wieder geschlossen so muss die nderung mit nderungen bernehmen im FileDirector gespeichert werden Dabei wird das Dokument ausgecheckt und die Anderung als Revision wieder eingecheckt Man erkennt an einem gelb hinterlegten Feld im Steuerfeld dass eine Anderung stattgefunden hat Die Indexeintr ge im Overlay k nnen nicht ber das Indexfeld selbst gesucht werden Sofern der Volltext konfiguriert ist kann aber nach den Eintr gen mit Suchwort gesucht werden ODBC Verkn pfung Um eine Feldverkn pfung mit einer ODBC Tabelle einzurichten muss zun chst die ODBC Quelle eingerichtet sein Siehe gt ODBC Verkn pfungen Ist dort eine Tabelle hinterlegt und die Feldzuordnungen konfiguriert kann dem Feld die ODBC Verkn pfung zugewiesen werden Wenn nun im WinClient unter Bearbeiten dieses Feld ausgef llt wird so wird eine Suche in der ODBC Datenbank ausgef hrt Werden die zu dem Feldinhalt zugeh rigen Ind
2. Online stehen siehe gt Replikationsverbindung erstellen Im Dialogfenster wird ein beschreibender Text eingegeben der sp ter in der Liste der Zeitplaner erscheint Wird der Zeitplaner aktiviert so startet der Datei Import zu den angegebenen Intervallen Konfigurieren Sie im Bereich Zeitintervall zu welchem Datum und zu welcher Zeit der Zeitplaner starten und in welchen Zeitintervallen er aktiv werden soll Der Zeitplaner kann f r beliebige Tage der Woche aktiviert werden Grundkonfiguration Siehe gt Allgemeine Einstellungen f r Zeitplaner Datei Import Zeitplaner Dieser Zeitplaner sorgt f r automatischen Dateiimport mit oder ohne Formularerkennung Im Dialogfenster wird ein beschreibender Text eingegeben der sp ter in der Liste der Zeitplaner erscheint Wird der Zeitplaner aktiviert so startet der Datei Import zu den angegebenen Intervallen Konfigurieren Sie im Bereich Zeitintervall zu welchem Datum und zu welcher Zeit der Zeitplaner starten und in welchen Zeitintervallen er aktiv werden soll Der Zeitplaner kann f r beliebige Tage der Woche aktiviert werden Grundkonfiguration Siehe Allgemeine Einstellungen f r Zeitplaner Monitor Verzeichnis Ist die Option Monitor Verzeichnis eingeschaltet so wird das Import Verzeichnis berwacht Durch einen Event das ausgel st wird wenn eine Datei in dieses Verzeichnis hineinkopiert wird wird eine neue Datei erkannt und der Datei Import Zeitplaner nach einige
3. u eu ae ei et eege 93 Automatische ge E WEE 93 Rp pe patt een Serres See ee 94 Aktion bei doppeltem lndex u eu Ir le deeg 95 Feld Sch tz rear ee ENEE eege 96 Overlay t r Memofelder i e isn ie 96 ODBC Verkn pfung u nl IE I en 97 SE EE 98 Filter Sicherheit u ee ei en ieh 98 Konten Ninzuf gen EE 98 VE ein ee ee a ee irre 99 EG ee 99 CT Ee NEE 99 Sandar DEE 100 Verkn pfung von Filtern UND ODER sssssssnsssssssessnsssrnssenssrrssrnssrrasrrnsrrnssrnsnrnsrnnerennrensrenssensees 100 Dokumententypen 222444444444H0nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 102 bersicht ee 102 Neuer Dokumententvp sissssssiirsssinasssidsssesiiisssriidastdrniaiadasidisan ridna diass siniir adasia si snidoi da iisas 102 Eigenschaften vom Knoten Dokumententvpen 102 leede ee ARTEN e E ee 102 Vielen ge 102 Anderer Alias aussehen hehe lenken deefe ER nee Nee OET 102 Dokumententyp duplizieren s ssssenssssnseseneesnsssseenrernssnseernrtsrsssrenrntsnsssnerenntssssrserernnsnssrnernnnnssssrnne 103 TEEN 103 Speicherpool im Dokumententvp 103 le D el e EE 103 In Volltext OCR einbeziehen ssssssssssssesssssrrssssressssrrssrsrtssttrrssrrtssttnrssttttssttnnsstettsstennssttetsstt 104 OCR Volltexterkennung sofort ausf hren sssssssssessssssesrnrrssssrserrnnrsnssrnernnnnssssrnernnnnssssrrennena 104 Akzeptiere nur signierte Dokumente 104 Felder im Dokumententvp 105 Erweiterte Einstellungen auf Dokumententvpebene en 1
4. eml Dateien abgelegt werden Aus diesem Verzeichnis kann der Zeitplaner die emt und xml Daten abholen und die Eigenschaften Absender Betreff Empf nger etc der E Mails in Indexfelder bernehmen Die Mail selbst wird als Dokument archiviert FileDirector MailStore Um die E Mails als eml in ein Verzeichnis zu speichern wird das Zusatzprogramm FileDirector MailStore verwendet Dieses Tool wird auf dem Rechner installiert auf dem ein SMTP Server Dienst installiert ist Alle Mails die durch diesen Dienst geschleust werden werden in ein angegebenes Verzeichnis geschrieben und k nnen archiviert werden FileDirector MailStore Installation Zur Installation des FileDirector MailStores wird die Installationsdatei FileDirector MailStore msi auf der FileDirector CD zur Verf gung gestellt F hren Sie diese Datei auf dem Rechner aus auf dem ihr SMTP Serverdienst installiert ist Hinweis Der Dienst ist eine Komponente der Windows Installation vom IIS und wird in den Diensten Windows unter Simple Mail Transfer Protocol SMTP aufgef hrt Zur Konfiguration starten Sie das Programm FileDirector MailStore Config exe unter Start gt Programme gt FileDirector gt MailStoreConfig F r Exchange 2007 und 2010 gibt es ein separates MailStore welches die E Mails vom Exchange Transport Service abgreift F r Exchange 2003 ist nach wie vor das alte MailStore erh ltlich welches nach wie vor den Microsoft SMTP Dienst
5. u u a ae nn 113 Dynamische Wortlisten ber ODBE u ak Di 113 ODBC Verkn pfung f r Wortliste vorbereiten ssssesssensnsssseserennrssssesrrrennssssesereennsssseseneena 114 ODBC Verkn pfung einer Wortliste zuordnen uuursessenssneenenennennennnnnnnennnnennennennnnennnnennennnnnn 114 Mischen von festen und dynamischen Eintr gen en 114 Dynamische Wortlisten ODBC und normale ODBC Verkn pfungen ss s nssssnnssesnnnsseesserenssee 114 Ablagesystem Designer susnsnsnsnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 116 E EE 116 Vorbereitungen EE 116 Designer Starte E 116 let M Enn e sense N enans nennen need nahen een rennen 116 Neue Eintr ge zulassen 22 nh eisen are 116 Be Yo E 116 EE Debbie Eer 117 Kielen TEE 117 Alles erweitern Aue ee an E en eher ee 117 Allesred zieren a ee een ENEE OA EA O es fine arre ehe 117 Ablagesystem erstellen 117 Sicherheit auf Ablagesvstemebene 117 SICHERE EEN 118 EMELIE eebe EE EEE EE T E Ee 119 Ansicht ino Wincent ege een len nenne EE ee E Ee ene 120 E EN a EN KC Weeer 121 Neuer Speicherpo0l u gege E ee ER eege ged 121 HUET 121 Speicherort einrichten EE 121 Einstellung eines Speicherortes sssssssserrrsssssserenrrssssenerrrntssssrnerrrnnssssnnernnnnssssrnernnnnssssrnne 122 Led Le 122 Inhaltsverzeichnis Seite 10 FileDirector EnterpriseManager Dateisystem EE ERENNERT eher ehe 123 Anzahl von Dokumenten pro Unterverzeichnt
6. Diese Emailadressen m ssen in der Liste der Benutzer und Gruppen vorhanden sein Der angemeldete Benutzer soll nur die Dokumente sehen k nnen die mit seiner eigenen Emailadresse versehen sind Verwenden Sie in diesem Fall also den Eintrag Aktueller Benutzer E Mail und belassen Sie den Filterwert auf Feldinhalt Jetzt wird der Feldinhalt auf die Emailadresse des aktuell angemeldeten Benutzers berpr ft Das Verfahren f r die anderen Eintr ge Konto bzw vollst ndiger Benutzername erfolgt ebenso Filterwert Im obigen Beispiel wurde der Filterwert 23 eingestellt Achten Sie bei der Vergabe des Filterwertes darauf dass die L nge des Textes nicht die Zeichenl nge des Feldes berschreitet Anfangs wird als Filterwert automatisch der Kontoname eingetragen damit der Benutzer nur seine eigenen Daten sieht Verstecken Durch Aktivieren der Auswahlbox Verstecken wird dieses Indexfeld f r das betroffene Benutzerkonto nicht im Steuerfeld und in der Trefferliste dargestellt Indexfelder ohne Filter ausblenden Wird das Feld z B ohne eine bestimmten Filterwert f r einen Benutzer versteckt so kann dieser Benutzer zwar alle Dokumente suchen aber die Spalte des Feldes wird f r den Benutzer im WinClient ausgeblendet Felder Seite 99 FileDirector EnterpriseManager Standard Wenn Standard f r die Filterregel aktiviert wird wird dieses Indexfeld automatisch bei jedem Einchecken eines Dokuments
7. Erweitert Koreanisch Standard Erweitert L ndereinstellung Windows Um auf einem westlichen Windows System ostasiatische Sprachen anzeigen zu k nnen muss folgende Option installiert sein Systemsteuerung gt L ndereinstellungen gt Regions und Sprachoptionen Dateien f r ostasiatische Sprachen installieren Ebenen der OCR Parameter Die OCR Parameter Einstellungen gibt es auf Allgemeine Einstellungen f r den Aktenschrank in den Eigenschaften des OCR Knotens Auf Formularebene F r welchen Bereich die jeweiligen Einstellungen gelten sehen Sie in der Erl uterung der Scanprofile Einstellungen der OCR Engine Die OCR Engine fr her IPRO Engine stellt Zeichen die sie nicht sicher erkannt hat als Tilde dar Der Schwellwert dazu ist ber eine Config Datei einstellbar Bei einer Installation im Standardpfad ist die Datei unter zu finden C ProgrammelSpielberg Solutions GmbH FileDirector Component Service OCR Engine FileDirector OCR Engine exe config Voreingestellt ist dieser Wert auf 75 Der Maximalwert ist 100 Je gr er die Zahl desto toleranter ist die Engine key CertaintyThreshold value 75 OCR Formularerkennung Seite 172 FileDirector EnterpriseManager OCR Formular erstellen ber den Button Neu im Men OCR erscheint ein Dialogfenster zum Erzeugen eines neuen OCR Formulars Im Reiter OCR werden ein Name und ein beschreibender Text eingegeben Bei der Erstellung des OCR Fo
8. Legen Sie unter Felder ein neues Feld an oder markieren Sie ein bereits erstelltes Feld in der Rubrik Felder Siehe gt Felder Weisen Sie diesem Feld unter Beinhaltet den Eintrag Wortauswahl zu Jetzt wird der Bereich Wortauswahlliste im unteren Bereich der Einstellungsmaske aktiv Hier k nnen Sie nun die erstellte Liste zuordnen Hinweis Bei verkn pften Listen wird nur dem Feld die Liste zugewiesen das die bergeordnete Liste enth lt Alle untergeordneten Listen werden zwar bei Beinhaltet die Eigenschaft Wortauswahl enthalten aber die Listenzuordnung geschieht ber die verkn pften Felder in den Wortauswahllisten Manuelle Eingaben zulassen Ist diese Option eingestellt so k nnen manuelle Zusatzeintr ge in die Liste aufgenommen werden Die zus tzlichen Eintr ge werden nur im lokalen Cache des Verfassers gespeichert Erlaube Mehrfachauswahl Mit dieser Option wird eine Auswahl von mehreren Wortlisteneintr gen im WinClient erlaubt Die Worte werden ber eine Liste im WinClient angehakt und mit einem Semikolon getrennt eingetragen Listen verkn pfen Verkn pfte Listen werden dann verwendet wenn ein Listeneintrag in einem Feld nur noch eine eingeschr nkte Auswahl in einem anderen Feld erm glichen soll Hier wird eine beispielhafte Verwendung aufgezeigt die auf viele verschiedene Anwendungsm glichkeiten bertragbar ist Die Tiefe der Verschachtelung kann durchaus gr er sein als in diesem Beispiel Wortaus
9. diese trotzdem noch gelesen Hinweis zur Volltexterkennung von PDF Dokumenten Bei PDF Dateien muss unterschieden werden Es gibt editierbare PDF Dateien und nicht editierbare PDF Dateien Nicht editierbare Dateien k nnen z B in das PDF Format umgewandelte TIFF Dateien sein Diese werden bei der Volltextlesung nicht entpackt und dann Volltext gelesen Im Normalfall k nnen nur editierbare PDF Dokumente Volltext gelesen werden wobei diese nicht komprimiert oder verschl sselt sein d rfen OCR Volltexterkennung sofort ausf hren Ist diese Option markiert so wird beim Einchecken eines Dokumentes der Volltext durch die OCR Engine auf dem Server ausgef hrt Allerdings muss hier f r jedes Einchecken die Engine auf dem Server gestartet werden was eine leichte Verz gerung bedeuten kann Hinweis Eine Suche ber Volltext kann allerdings erst erfolgen wenn auch der Katalogzeitplaner im SQL Server durchgelaufen ist Siehe gt SQL Server f r Volltextsuche konfigurieren Akzeptiere nur signierte Dokumente Wenn in einen Dokumententyp nur signierte Dokumente eingecheckt werden sollen dann muss diese Option markiert werden F r Dokumente die ein Benutzer mit dem WinClient einchecken soll ben tigt der Benutzer dementsprechend eine Signatur die dem Benutzer bereitgestellt werden muss und die im WinClient ber Extras gt Optionen geladen werden muss Erst wenn der Benutzer ein Zertifikat geladen hat kann er signierte Dokumente in d
10. geschrieben werden Hinweis Die Push Down Suche ist eine Einstellung f r die Verwendung von Jukeboxen Hier befinden sich die Daten immer erst in einem Unterverzeichnis Wird bei der Pfadeinstellung ein UNC Pfad auf dem Netzwerk angegeben so kann man die Einstellung von einem EnterpriseManager vornehmen der auf einem beliebigen Rechner im Netz installiert ist Wird aber ein lokaler Pfad auf dem Server verwendet z B CL kann die Einstellung nur am Server selbst vorgenommen werden da ansonsten dieser Pfad von dem Arbeitsplatzrechner interpretiert wird Ist dies der Fall so werden die Daten auf dem Server nicht mehr gefunden und man muss die Einstellung erneut am Server selbst durchf hren Es sollten keine gemappten Laufwerke verwendet werden weil diese abh ngig von der Anmeldung sind Der fd server kann diese Laufwerke m glicherweise nicht sehen der Administrator aber schon Es sollten nur echte Laufwerke oder UNC Pfade angegeben werden Priorit t In einem Speicherpool kann eine beliebige Anzahl von Speicherorten definiert werden Welcher Speicherort aus dem Pool verwendet werden soll kann durch die Zuordnung von Priorit ten konfiguriert werden Sobald ein Speicherort voll ist Speicherpools Seite 122 FileDirector EnterpriseManager wird der mit der n chsten Priorit t verwendet Die Gr e eines Speicherortes h ngt von der Plattengr e ab Um einen Speicherort zu wechseln muss der aktuelle Ort manuell a
11. hierbei Unterst tzung zu leisten ausgenommen in den F llen in denen zwischen speziellen Parteien d h zwischen Spielberg und Distributor Distributor und H ndler sowie zwischen H ndler und Endanwender entsprechende Vereinbarungen getroffen wurden F r die Software und die Dokumentation erfolgen keine Updates Fehlerbehebungen oder Supports mit Ausnahme der Ver ffentlichung solcher berarbeitungen nderungen auf der Spielberg Website http www spielberg de oder http www filedirector com Eventuelle Updates Fehlerbehebungen oder Supports erfolgen auf der genannten Website lediglich nach freiem Ermessen von Spielberg f r die keinerlei Verpflichtung in dieser Hinsicht besteht HAFTUNGSBEGRENZUNG UND HAFTUNGSAUSSCHLUSS Eingeschr nkte Haftung Die Software wird so wie sie ist und ohne jede Art von ausdr cklicher oder stillschweigender Gew hrleistung zur Verf gung gestellt einschlie lich jedoch nicht beschr nkt auf gesetzliche Gew hrleistungen der Marktg ngigkeit und Eignung f r einen bestimmten Zweck Das vollst ndige Risiko bez glich der Qualit t und Leistung der Software wird von Ihnen getragen Sollte sich die Software als fehlerhaft erweisen werden die gesamten Kosten f r den erforderlichen Kundendienst die Reparatur bzw Fehlerbehebung von Ihnen getragen nicht von Spielberg den mit Spielberg verbundenen Unternehmen deren Distributoren oder H ndlern Spielberg die mit Spielberg verbundenen Unternehmen deren
12. k nnen Formulare aus der Formularerkennung ausgeschlossen werden damit sie bei einer Erkennung nicht ber cksichtigt werden Um ein Formular zu deaktivieren wird auf der rechten Seite des FileDirector EnterpriseManagers das Formular markiert und ber das Kontextmen der Befehl In Formularerkennung mit einbeziehen oder Von Formularerkennung ausschlie en angeklickt Ist ein Formular in einem Scanprofil oder einem Zeitplaner direkt ber die Option Verwende immer dieses Formular zugewiesen so wird die Deaktivierung ignoriert So ist es m glich Formulare direkt zuzuweisen und diese f r die bergreifende Formularerkennung mit der Option Verwende alle Formulare zur Erkennung oder Erkenne Formulare des gew hlten Dokumententyps zu ignorieren Das f hrt zu einer verbesserten Steuerung der Formularerkennung und einem Performancegewinn Ablauf der Formulareinrichtung e Pr fen Sie Ihre Lizenz ob die Einrichtung der Formularerkennung m glich ist e Erstellen Sie alle Dokumententypen mit Indexfeldern die als Zieldokumententypen fungieren sollen und in die Dokumente ber ein Formular zugeteilt werden sollen e Erstellen Sie einen Dokumententyp f r nicht erkannte Dokumente e Erstellen Sie ein Formular im EnterpriseManager weisen Sie den Dokumententyp f r nicht erkannte Dokumente zu OCR Formularerkennung Seite 191 FileDirector EnterpriseManager e W hlen Sie den Ziel Dokumententyp
13. CD wird ein Ticker verbraucht Ist eine CD einmal erstellt worden so kann diese CD beliebig oft kopiert werden ohne daf r Ticker zu verbrauchen L uft ab am Ist eine Lizenz zeitbegrenzt so wird hier das Ablaufdatum angezeigt Wenn eine Lizenz abgelaufen ist dann kann der FileDirector nach wie vor konfiguriert werden aber eine Suche ist nicht mehr m glich Au erdem werden die Zeitplaner Server Seite 26 FileDirector EnterpriseManager nicht mehr gestartet so dass ggf eingerichtete Importe nicht mehr durchgef hrt werden Wartung l uft ab am Haben Sie einen Wartungsvertrag wird hier die zeitliche Begrenzung angezeigt Ist der Wartungszeitraum abgelaufen so k nnen keine Updates mehr eingespielt werden und der telefonische Support ist nicht mehr gew hrleistet DMZ Einstellungen Diese Option wird nur in Verbindung mit einer DMZ verwendet siehe Installationshandbuch Steht der Server in einer gesch tzten Zone k nnen hier gezielt die Funktionen freigeschaltet werden die der Server nur verwenden darf Damit wird sichergestellt dass keinerlei fremde Aktionen ausgef hrt werden k nnen Replikation Replication Original FileDirector Server Sind mehrere Standorte mit je einem FileDirector Server versehen so k nnen die Daten zwischen den Standorten abgeglichen werden Die Standorte m ssen dann nur f r die Zeit des Datenabgleiches oder f r Daten nderungen ber ein Netzwerk miteinander verbunden
14. Daten ber den WinClient eingescannt oder importiert worden so existiert zus tzlich ein Datenverzeichnis im Ordner filedirector data mit der ID des Aktenschrankes FD_ID CAB Dort werden die Bilddateien abgelegt Um einen Aktenschrank endg ltig zu entfernen m ssen folgende Komponenten entfernt werden e Aktenschrank im FileDirector EnterpriseManager e Datenbank im SQL Server hier werden die Indexdaten gespeichert e Datenverzeichnis des Aktenschrankes filedirector data FD_ID CAB Aktenschrank leeren ber das Men der rechten Maustaste kann der Inhalt eines Aktenschrankes geleert werden d h sowohl die Daten im Speicherpool filedirector data als auch die Eintr ge f r die Dokumente in der Datenbank werden unwiederbringlich gel scht sofern keine Sicherung der Daten und der SQL Datenbank gemacht wurde Es werden nur die Inhalte jedoch nicht die Konfiguration der Aktenschr nke Felder und Dokumententypen gel scht Gesamten Aktenschrankinhalt endg ltig l schen Wird die Option Gesamten Aktenschrank angew hlt und der Vorgang gestartet so werden die Dokumente aus allen Dokumententypen in diesem Aktenschrank Aktenschr nke Seite 84 FileDirector EnterpriseManager gel scht Es werden alle Daten aus der Datenbank und aus den Speicherpools gel scht Die Konfiguration des Aktenschrankes bleibt bestehen Dokumente in gew hlten Dokumententypen endg ltig l schen Wird die Option Gew hlte D
15. Distributoren und H ndler bernehmen keine Gew hr daf r dass die in der Software enthaltenen Funktionen Ihren Anforderungen entsprechen bzw dass der Betrieb der Software Ihren Anforderungen entspricht oder dass der Betrieb der Software ohne Unterbrechung bzw fehlerfrei erfolgt Spielberg bzw die mit Spielberg verbundenen Unternehmen gew hrleisten jedoch unter der Voraussetzung normaler Einsatzbedingungen f r die Dauer von neunzig 90 Tagen ab Kaufdatum nachgewiesen durch Quittung oder andere Belege die einwandfreie Beschaffenheit und Verarbeitung der Compact Disc auf der die Software gespeichert ist RECHTSMITTEL DES KUNDEN Spielbergs gesamte Haftung und Ihr ausschlie liches Rechtsmittel erstreckt sich auf eine Ersatzlieferung f r die Compact Disk die nicht den Vorschriften der EINGESCHR NKTEN HAFTUNG entspricht und Spielberg bzw der Vertriebsgesellschaft von Spielberg Solutions GmbH Spielberg Solutions Limited zusammen mit einer Kopie Ihrer Quittung oder eines anderen Beleges zugeschickt wird Die EINGESCHR NKTE HAFTUNG gilt nicht wenn ein Ausfall der Compact Disk auf einen Unfall den Missbrauch oder die falsche Anwendung der Software zur ckzuf hren ist Keine Haftung f r Folgesch den Unter keinen Umst nden sind Spielberg die mit Spielberg verbundenen Unternehmen deren Distributoren oder H ndler haftbar f r Schadenersatz einschlie lich ohne darauf beschr nkt zu sein mittelbaren und unmittelbaren Schadenersatz f r
16. Effekt Die Filter werden nacheinander abgearbeitet so dass die Reihenfolge der Filter f r das Ergebnis ausschlaggebend ist Wird zuerst die Seite abgedunkelt so werden auch Rauschpunkte vergr ert Wird zuerst das Rauschen entfernt und danach die Seite abgedunkelt so wird der verbleibende Text hervorgehoben In der OCR Vorlage kann man das Ergebnis der Filtereinstellungen sofort sehen und berpr fen Filtereinstellungen wie z B Abdunkeln kann auch mehrfach gesetzt werden Die Reihenfolge der gesetzten Filter kann mit Drag amp Drop ver ndert werden d h Sie k nnen beispielsweise den 5 Eintrag an die 2 Stelle schieben und direkt die Ver nderung sehen Wird die Zone verschoben so sieht man den ver nderten Text sofort f r den Bereich der Zone Diese Optimierungen werden vor allen anderen Zeichenanpassungen die in einer Zone durchgef hrt werden k nnen durchgef hrt Erst nach diesen Ver nderungen wird eine OCR Lesung gemacht Hinweis F r die besten Einstellungen gibt es keine Empfehlungen Hier muss entsprechend der Vorlage getestet werden Besonders hilfreich k nnen diese Einstellungen bei schwach lesbaren Vorlagen Nadeldruck oder farbigem Papier sein Beachten Sie dass eine falsche Einstellung der Filter auch zu schlechteren Ergebnisse f hren kann OCR Formularerkennung Seite 179 FileDirector EnterpriseManager Zoneninhalt Ist eine Zone aufgezogen worden so kann zun chst der Inhalt der Zone def
17. EnterpriseManager Vollzugriff erlaubt es dem Benutzer Rechte zu vergeben man sollte darauf achten dass der fd admin im Normalfall immer diese Rechte haben sollte Verweigert man dem fd admin das Recht so kann er selbst keine Rechte mehr vergeben Hinweis Wird die Gruppe fd admins in der Tabelle CabRights gel scht so wird sie bei Neustart automatisch wieder mit allen Rechten hinzugef gt In der SQL Tabelle CabRights sind die User und Gruppen aufgef hrt L schen Sie dort die Datens tze aber nicht sofort sondern benennen Sie sie nur um Anlegen Ist Anlegen f r einen Benutzer verweigert darf dieser zwar Dokumente in der lokalen Liste anlegen nicht aber auf dem Server einchecken Dies betrifft nur das Anlegen neuer Dokumente Hinzuscannen oder ndern wird durch das Verweigern dieser Option nicht verboten L schen Ist das L schen verweigert so darf der Benutzer keinen eingecheckten Datensatz vom Server l schen Lokale Dokumente und Dokumente auf der pers nlichen Liste d rfen gel scht werden Hinweis Serverseitiges L schen bedeutet kein L schen aus der Datenbank sondern in der Tabelle FD_Documents wird das Dokument als gel scht markiert Es wird somit nicht mehr in der Suchliste ber cksichtigt Ver ndern Ist diese Option verweigert so wird ein grunds tzliches Auschecken archivierter Dokumente verhindert Das Ver ndern neuer Dokumente auf der lokalen Liste und das anschlie e
18. Feldattribut hilft bei der Indizierung durch automatische Aktionen verhindert Fehleingaben oder bestimmt was bei doppelt auftretendem Index geschehen soll Automatische Aktionen Keine Ist die Option Keine im Feld als automatische Aktion eingestellt so werden die eingetragenen Indexdaten beim Einzelseiten oder Stapelscannen nicht bernommen Beibehalten Beim Scannen im WinClient werden die in den Indexfeldern eingetragenen Werte f r das aktuell gescannte Dokument bernommen wenn f r das Feld Beibehalten eingestellt ist Wird ein weiteres Dokument bzw ein weiterer Stapel gescannt so wird das Feld nach dem Scannen nicht geleert und der Eintrag kann f r das folgende Dokument erneut verwendet werden ohne dass es noch einmal eingegeben werden muss Hochz hlen Wenn beim Scannen in diesem Feld eine Anfangszahl eingegeben wird so wird von dieser Zahl aus bei jedem neu gescannten Dokument hochgez hlt Runterz hlen Wird ein Anfangswert eingetragen so wird von diesem Wert aus heruntergez hlt Es sollte immer eine Zahl angegeben werden die bereits die Anzahl der Stellen anzeigt sobald in den Bereich unter O gez hlt wird Bei Minuswerten wird kein Minuszeichen angezeigt Tr gt man z B die Zahl 10 ein dann wird folgenderma en in den Minusbereich heruntergez hlt 01 00 99 98 Hochz hlen Runterz hlen Seitenweise Wird Seitenweise hoch bzw runterz hlen eingestellt so wird w hrend des Scannens die Anzahl
19. Fenster den Reiter Ansichten Hier kann man nun im oberen Abschnitt Benutzernamen und Gruppen die entsprechenden Benutzer und oder Gruppen hinzuf gen oder entfernen oder die Einstellung welche man f r eine bestimmte Gruppe vorgenommen hat f r eine andere Gruppe kopieren Der untere Abschnitt wird f r die Einstellung der Felder im WinClient Reiter Suchen und Bearbeiten Scannen verwendet Die Einstellungen k nnen getrennt f r die Anzeige der Indexfelder und die Trefferliste vorgenommen werden Hinweis Sollten f r einen Benutzer oder einer Gruppe nur f r einen der beiden Reiter Suchen oder Bearbeiten Scannen Einstellungen vorgenommen worden sein so gilt der Reiter bei dem keine Einstellungen vorgenommen wurden als verweigerte Ansicht und es werden keine Felder angezeigt Falls f r einen Benutzer keine Indexfelder angezeigt werden so kann durch diesen Benutzer auch keiner Einschr nkung der Suche in diesem Dokumententyp vorgenommen werden und man erh lt automatisch alle Dokumente als Ergebnis zur ck Bitte beachten Sie dass hier der Default Wert f r die maximalen Ergebnisse bei 1000 Dokumenten liegt Dokumententypen Seite 108 FileDirector EnterpriseManager Einstellungen f r den Reiter Suchen W hlen Sie im unteren Bereich des Fensters den Reiter Suchen Nun werden die verf gbaren Felder des Dokumententyps und gegebenenfalls die zuvor unter Felder angege
20. Gruppen und Benutzer eingerichtet die diesen Aktenschrank verwenden d rfen Aktenschr nke k nnen im EnterpriseManager nur gesehen werden wenn der Benutzer Vollzugriff hat Ein Administrator oder ein Benutzer mit dem Recht Vollzugriff kann hier die Rechte der jeweiligen Benutzer und Gruppen konfigurieren Die allgemeinen Windows Grundrechte werden f r jeden Benutzer in der Windows Sicherheit festgelegt Um bestimmten Benutzern Rechte zuweisen zu k nnen siehe gt FileDirector Benutzer Gruppen Im FileDirector k nnen Rechte auf verschiedenen Ebenen vergeben werden Im Aktenschrank Im Dokumententyp Siehe gt Dokumententyp Sicherheit In Feldern Siehe gt Filter Im Ablagesystem Feldern Siehe gt Sicherheit Ablagesystem F r einzelne Dokumente im WinClient Siehe gt Benutzerhandbuch Allgemeine Regeln f r die Rechtevergabe Um Rechte korrekt zu vergeben m ssen diverse Regeln eingehalten werden So kann man Rechte f r Benutzer und f r Gruppen vergeben Rechte k nnen vererbt oder direkt gesetzt werden und es k nnen Rechte erlaubt und verweigert werden Folgende Regeln sind dabei zu beachten Benutzerrechte gehen vor Gruppenrechten Wurde einer Gruppe das Recht auf z B L schen verweigert aber einem bestimmten Benutzer aus dieser Gruppe explizit dieses Recht erlaubt so ist diesem Benutzer das L schen erlaubt Direkte Rechte gehen vor vererbten Rechten Werden im Aktenschrank Rechte vergeben so w
21. Konto l uft ab am Sie k nnen ein Ablaufdatum einstellen Das Konto wird mit Ablauf des Datums automatisch deaktiviert Dies wird empfohlen wenn ein Benutzer nur einen zeitlich begrenzten Zugang erhalten soll Benutzer muss Kennwort bei der n chsten Anmeldung ndern Es kann eingestellt werden dass der Benutzer das vom Administrator vergebene Passwort bei der n chsten Anmeldung ndern muss Passwort Hier muss ein Passwort f r den Benutzer vergeben werden Dieses muss mindestens 5 Stellen haben Wiederhole Passwort Geben Sie das Passwort zur Best tigung erneut ein Benutzer und Gruppen Seite 37 FileDirector EnterpriseManager Benutzer und Gruppen Karteikarte Details Hier k nnen zus tzliche Informationen wie Firma Titel Position Adresse und Telefonnummer zum Benutzer eingegeben werden Benutzerkonten verwalten Jedes Benutzerkonto ob es sich um ein Windows oder FileDirector internes Konto handelt kann weiter konfiguriert werden Benutzerkonten k nnen Gruppen zugeordnet und Abwesenheitseinstellungen eingestellt werden Den Gruppen k nnen begrenzte User Lizenzen zugewiesenen werden Obwohl Windows Benutzerkonten und Gruppen den FileDirector internen Gruppen hinzugef gt oder entfernt werden k nnen ist der umgekehrte Weg nicht m glich Das bedeutet dass FileDirector interne Konten oder Gruppen nicht den Windows Gruppen hinzugef gt werden k nnen Ein Benutzerkonto kann nicht Mitglied von mehr als ei
22. Mails zu Das BCC Feld ist nicht im Mailstore 2007 2010 nicht verf gbar Beispiel Betreffzeile einer E Mail zur Identifikation einer E Mail Code 123456 Importverzeichnis Als Importverzeichnis wird das Verzeichnis angegeben in das mit dem MailStore Tool die Mails abgelegt worden sind Aktenschrank Um die Zieleinstellungen f r den MailStore Zeitplaner einzurichten geben Sie den Aktenschrank ein in den die Daten importiert werden sollen Bedingung F r den Import von Mails k nnen Bedingungen konfiguriert werden die eine Zuordnung zu einem Dokumententyp definieren Hier im Beispiel wird z B die Bedingung definiert dass das Wort Code in der Betreffzeile dazu f hrt dass die E Mail in den angegebenen Dokumententyp geschoben wird Als Feld k nnen auch die Dateinamen der Anh nge ausgew hlt werden so dass damit sp ter die M glichkeit besteht in diesem Feld nach den Anh ngen zu suchen Es k nnen auch mehrere Bedingungen eingetragen werden die je nach Einstellung mit UND oder ODER verkn pft werden Dokumententyp Geben Sie hier den Dokumententyp an in den die importiere E Mail archiviert werden soll die die konfigurierte Bedingung erf llt Felder setzen Im Bereich E Mail Feld werden die Felder einer E Mail zur bernahme der Eigenschaften angeboten So z B Mailfrom_Address RcptTo_Address etc Diese Felder k nnen entsprechenden Feldern des Dokumententyps zugewiesen werden Achten Sie darauf dass die Z
23. POStEHIN sr ae ee rn nee riesen E 187 Folgeseiten und Endseiten konfigurieren ssesssssssssssesssssrrsssrrrssrrrrssrtrrssrtrrssttrnssttnsstnrnssrnnnsstnnt 187 Erkennung testen Zuordnung pr fen uuueessenesssenensnnnnnsnnnnennnnnnnnnsnnnnnnnnnnnennnnnnnnennnnnennnsnnnnnnnnnn 189 Konfiguration testen ern nenn een nee 189 Test der OCR Erkennung von Dokumenten 189 Viel 190 OCR Parameter im Formular 190 Deaktivieren eines OCR Formulars eeeeesersessennnnnenennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennennnnnnnennnnnnnennnnnnnsnnnnnnnennnnennn 191 Ablauf der Formulareinrtchtung sesssssssssssssserrrssssssrserrrssssssrrernesssserrernrssssesrrernnssssreerennnssssennt 191 Manuelles Scannen mit dem Winclhent 192 Automatische Formularerkennung 192 COLD IMPONI 2 ee DE bersicht re ee 193 VEER COLD EE 193 ELE eege 193 COLD Vorlage neu erstellen 193 Allgemeine Einstellungen rentuna iss nansi sunanta saena sasni eia 194 Vorlage EMN EE 194 ie DE lee TE EE 194 Arbeitsablauf COLD Einrtchtung 195 Verschiedene COLD Spoolformate sssssssssissssssesersrsssssserrnnrssssrnernnnrssnsnnernnnnssssrnennnnnssssrnnt 195 Le IN 196 Felder Indexfelder definieren ssssssssssssssssrsssssrrsssrerssssrrssrrerssttrrssttresstertssttntsstennsstnetsstennsstntt 196 Prefix dk E 197 Feld Vorschau ege ee ae anne anna sn ran Bananen he an Inn reen eege eege Zeg 197 SL elle De EE 197 Inhaltsverzeichnis Seite 14 FileDirecto
24. Personensch den entgangenen Gewinn Betriebsunterbrechung Verlust von betrieblichen Informationen oder andere Neben und Folgekosten der im Zusammenhang mit der Software deren Benutzung oder der Unf higkeit zur Nutzung der Software entsteht selbst wenn Spielberg die mit Spielberg verbundenen Unternehmen Distributoren oder H ndler ber die M glichkeit einer solchen Schadenersatzleistung informiert worden sind Verzicht auf Schadloshaltung Spielberg die mit Spielberg verbundenen Unternehmen Distributoren und H ndler sind nicht dazu verpflichtet Sie gegen ber allen Forderungen oder Klagen Dritter schadlos zu halten die behaupten ihr geistiges Eigentum werde durch die Software bzw deren Anwendung verletzt VERTRAGSDAUER Der vorliegende Vertrag tritt mit der Auswahl von Ja ich stimme dem Vertrag zu in Kraft und bleibt bis zu seiner Beendigung g ltig Sie k nnen diesen Vertrag durch Vernichtung der Software und ihrer Kopien beenden Der Vertrag endet ebenfalls wenn Sie eine der Bestimmungen des Vertrages nicht erf llen Spielberg ist dann zur Durchsetzung seiner gesetzlichen Rechte berechtigt und Sie m ssen die Software und alle Kopien davon umgehend vernichten ANERKENNTNIS Durch Auswahl von Ja ich stimme dem Vertrag zu best tigen Sie dass Sie den vorliegenden Vertrag gelesen und verstanden haben und bereit sind sich an die Vertragsbedingungen zu halten Sie sind ebenfalls damit einverstanden dass dieser Vertrag die v
25. Prozess definiert k nnen die Dokumente auf einen Prozess geschickt werden Alle im Dokumententyp deklarierten Prozesse werden zur Auswahl angeboten Ende Aktion Die Ende Aktion wird am Ende der Frist unter Ber cksichtigung des fiskalischen Jahrs durchgef hrt M gliche Einstellungen sind Keine Es wird keine Ende Aktion gesetzt Exportieren Kopiert die Daten der Dokumente filedirector data in ein angegebenes Verzeichnis copy Die Indexdaten in der SQL Datenbank bleiben zur Suche bestehen Exportieren Verschiebt die Daten der Dokumente filedirector data in ein und Verzeichnis move l schen Die Indexdaten in der SQL Datenbank bleiben zur Suche bestehen Exportieren Verschiebt die Daten der Dokumente iledirector data Dokumente in und ein Verzeichnis move Vernichten L scht die Daten der Dokumente filedirector data auf der Festplatte und die Indexdaten in der SQL Datenbank endg ltig Vernichten L scht die Daten der Dokumente filedirector data auf der Festplatte und die Indexdaten in der SQL Datenbank endg ltig Prozess Ist ein Prozess definiert k nnen die Dokumente auf einen Prozess geschickt werden Alle im Dokumententyp deklarierten Prozesse werden zur Auswahl angeboten Fristensteuerung Seite 133 FileDirector EnterpriseManager Export nach Gibt den Speicherort an zu dem die Daten exportiert werden sollen Bitte beachten Sie d
26. Zeilenanzahl definiert werden kann Hierf r muss die Spooldatei aber so aufgebaut sein dass jede Seite die gleiche Anzahl von Zeilen hat Filter Seitentrenner einrichten Als Vorlage eignen sich Textdateien die im g nstigsten Fall bereits ein Seitentrennzeichen am Anfang einer Seite beinhalten Ist dies nicht der Fall so sollten die Seiten so aufgebaut sein dass eine Seite durch eine konstante Zeilenanzahl beschrieben werden kann oder dass eine Zeichenfolge existiert die auf jeder Seite am Seitenanfang steht Es gibt Formate die mit einer festen Formatierung aus verschiedenen Systemen generiert werden COLD unterst tzt das COM1 und COM2 Format dass bereits vordefinierte Trennzeichen beinhaltet und so von COLD automatisch interpretiert werden kann Wird kein COM1 oder COM2 Format erkannt so ist f r den Seitentrenner das Standard Seitentrennzeichen 0C Formfeed vordefiniert Wird auch dieses Zeichen nicht am Seitenanfang gefunden so kann auch ein anderer String der als Seitentrennzeichen definiert ist als Filter angegeben werden Als zweiter Filter ist hier das Zeichen ausgeschnitten damit es nicht auf der Seite sichtbar ist Markieren Sie dazu in der Vorlage das entsprechende Zeichen am Seitenanfang und setzen Sie einen Filter unter Verwendung des rechten Mausmen s oder ber den Button Filter hinzuf gen 3 Sobald der Filter gesetzt wurde erscheint er in der Filterliste und dem ausgeschnittenen Element
27. ber einfache Tastenkombinationen Image Printer Der Imageprinter ist ein Druckertreiber der eine Umwandlung in ein TIFF Format durchf hrt wobei eine sofortige manuelle Indizierung ber eine Indexerfassungsmaske erm glicht wird OCR Clients OCR Clientlizenzen werden zur Einrichtung der Formularerkennung ben tigt Soll eine automatische Indizierung ber Zonen eingerichtet werden so muss der EnterpriseManager die Component Services und die OCR Engine auf dem Server oder auf einem Client installiert werden Ist keine OCR Client Lizenz vorhanden so k nnen keine Zonen eingerichtet werden Hinweis Der Component Service wird f r Windows 98 nicht mehr unterst tzt Asiatische OCR Clients F r die asiatische OCR muss sowohl eine Lizenz im FileDirector f r jeden Client der sie verwenden soll zur Verf gung stehen als auch eine externe Lizenz des Server Seite 25 FileDirector EnterpriseManager OCR Engine Herstellers Wird die Engine installiert so kann diese externe Lizenz ber das Startmen registriert werden Virtueller Netzwerk Drucker VNP Unter VNP werden die Lizenzen f r den Virtual Network Printer angezeigt Der VNP druckt in ein Verzeichnis und wandelt die gedruckten Daten in TIFF Format um Diese Daten k nnen in den FileDirector importiert werden wobei hier die M glichkeit besteht eine automatische Indizierung ber einen Zeitplaner mit Formularerkennung einzurichten ISIS Clients Hier
28. berf hrt werden Der Z hlwert eines globalen Z hlers wird auf den Standardwert 1 gesetzt Soll dieser Wert abweichen so muss der Z hler nach dem Import in der Konfiguration des Feldes ge ndert werden Aktenschr nke Seite 86 FileDirector EnterpriseManager Aktenschrankstruktur klonen oder kopieren Bei dem Import einer Datenstruktur XML Datei wird zun chst gepr ft ob die Aktenschrank ID bereits existiert Existiert die Datenbank ID noch nicht so erscheint eine Abfrage Soll ein neuer Aktenschrank als Klon erstellt werden Klone k nnen zur Replikation verteilter Standorte verwendet werden Wird diese Frage mit Ja best tigt so wird eine Datenbank mit der gleichen ID erstellt die exportiert wurde Bei Nein wird eine Kopie mit einer neuen Aktenschrank ID erstellt Wird bei einem Import die Aktenschrank ID im SQL Server bereits gefunden so wird f r die Kopie des Aktenschrankes eine neue CablD erstellt Die IDs der anderen Objekte wie z B Felder und Dokumententypen bleiben wie im Ursprungsaktenschrank erhalten Aktenschrankstruktur klonen Beim Klonen eines Aktenschrankes wird auf dem Zielserver eine Replikation der Datenbank mit der gleichen CabinetID erzeugt Es kann aber immer nur der Originalserver in seiner Struktur erg nzt werden Diese Erg nzungen nderungen k nnen ber Synchronisiere verwendete Struktur abgeglichen werden Ein Klon kann nicht manuell ver ndert werden Aktensc
29. chten TNS Service Name Dienstname Der Name der Oracle Instanz normalerweise im Format Datenbankname_Hostname Wenden Sie sich an den Oracle Datenbankadministrator um den richtigen Namen zu erfragen UserlD Benutzerkennung und Passwort Hier muss eine g ltige Benutzerkennung f r die Oracle Datenbank eingetragen werden Diese Person muss ber die Zugriffsrechte eines Datenbankeigent mers verf gen Die Aktenschr nke des FileDirectors werden mit ihren ID Namen unter der Rubrik Schema in Oracle abgelegt Zu jedem Aktenschranknamen wird gleichzeitig ein Benutzer mit dem Namen der Aktenschrank ID erzeugt der Datenbankeigent mer ist Daher kann in der Standardeinstellung dieser Benutzer verwendet werden um ber den ODBC Treiber auf die Datenbank zuzugreifen Als UserID muss nun der berechtigte Benutzer und das Passwort eingetragen werden Beispiel AktenschranklID FD_DA15DA61 Passwort des Benutzers FD_DA15DA61 Kennwort Einstellung f r das Passwort im Oracle Enterprise Manager ODBC Verkn pfungen Seite 130 FileDirector EnterpriseManager gt Sicherheit Benutzer FD_DA15DA61 Kennwort setzen UserID FD_DA15DA61 Kennwort In diesem Beispiel wurde eine Tabelle manuell in einer Aktenschrank Datenbank f r diesen Zweck angelegt Ist die Tabelle in einer eigenen Datenbank so muss das Kennwort nat rlich f r diese eingerichtet werden Testen der Verbindung Testen Sie die Verbindung und Beenden S
30. der Eigenschaften angepasst werden Stempel Seite 168 FileDirector EnterpriseManager OCR Formularerkennung bersicht FileDirector kann mit Hilfe von OCR Formularen Indexfelder automatisch f llen indem Text Barcodes oder angekreuzte Felder ber die Texterkennung aus gescannten Dokumenten gelesen werden Es k nnen Grafiken oder Texte als Identifikationsmerkmale eines Formulars definiert werden um so zwischen unterschiedlichen Formularen zu unterscheiden und automatische Zuordnungen zu verschiedenen Dokumententypen zu treffen Voraussetzungen Die OCR Texterkennung wird in FileDirector von der OCR Engine ausgef hrt Diese muss auf jedem Computer installiert sein auf dem OCR Funktionen ausgef hrt werden sollen Diese l sst sich nur in Verbindung mit installierten Component Services verwenden Die OCR Engine ist eine lizenzierungspflichtige Option von FileDirector Zur Erstellung von Formularen muss mindestens eine OCR Client Lizenz verf gbar sein Es werden zwei Typen von OCR Verwendung unterschieden Manuelle Formularerkennung Die Formularerkennung kann manuell beim Scannen ber ein Scanprofil angesto en werden Hier muss die OCR Engine auf dem Rechner installiert sein auf dem gescannt wird Die Dokumente werden zun chst auf die lokale Liste gescannt und nach manueller Pr fung der Indexfelder eingecheckt Automatische Formularerkennung Bei einem Dateiimport kann die Formularerkennung direkt auf dem S
31. der Seiten in das Indexfeld geschrieben Dies findet bergreifend ber die Dokumente statt so dass immer die Seitenzahl des vorherigen Dokumentes zu den Seiten zu dem folgenden Dokument hinzugez hlt oder abgezogen wird Hochz hlen Runterz hlen Global Mit dieser Option wird ein globaler Z hler vom Server gesetzt Werden Daten eingecheckt wird nach der letzten Zahl auf dem Server gesucht und entsprechend der n chsten Zahl hoch oder runtergez hlt Felder Seite 93 FileDirector EnterpriseManager Setzt Systemdatum Setzt Systemzeit und weitere Zeiteintr ge Ist ein Feld auf ein Datum eingestellt dann kann das Systemdatum automatisch in das Feld eingetragen werden Zudem k nnen das Jahr die Woche und das Systemdatum n Tage gesetzt werden Hinweis Die Systemzeit des Clients darf nicht mehr als 5 Minuten von der Systemzeit des Servers abweichen da der Server sonst das Einchecken der Dokumente verweigert Setzt Benutzernamen Mit dieser Aktion wird der Benutzername mit vorangestellter Dom ne gesetzt Setzt kurzen Benutzernamen Diese Option setzt den Benutzernamen ohne vorangestellte Dom ne ein Setzt Computernamen Soll automatisch der Computername in ein Feld geschrieben werden so wird diese Aktion verwendet Setzt Gedruckt von Soll automatisch der Benutzername der das Dokument gedruckt hat gesetzt werden so wird diese Aktion verwendet Setzt Gedruckt am Soll automatisch das Datum a
32. die Wortauswahl erm glicht Wortauswahllisten Seite 110 FileDirector EnterpriseManager Name Geben Sie im Bereich Einstellungen unter Name den Text ein der sp ter im Indexfeld erscheinen soll Uber die K rzel k nnen die Eintr ge im WinClient schneller eingegeben werden Die Zeichen oder k nnen hier nicht verwendet werden K rzel Wenn mehrere K rzel f r einen Eintrag verwendet werden sollen so geben Sie diese im Feld K rzel jeweils durch ein Semikolon getrennt ein Wurde ein Tastenk rzel bereits f r ein anderes Wort vergeben so erscheint eine Hinweismeldung Tastenk rzel und Wortnamen d rfen nicht doppelt vergeben werden wobei hier nicht zwischen Gro und Kleinschreibung unterschieden wird Hinweis Leerzeichen werden als Teil der Abk rzung interpretiert Wird eine Beschreibung eingegeben erscheint sie in der bersicht der Wortauswahllisten des EnterpriseManagers Im Bereich Erweiterte Einstellungen k nnen verkn pfte Listen eingerichtet werden wobei die Felder und Listen zur Auswahl zun chst eingerichtet werden m ssen Siehe gt Listen verkn pfen Import Schlagworte aus Datei Aufbau der Textdatei Die Textdatei setzt sich aus den Feldern Name K rzel und Beschreibung zusammen wobei man einen Feldtrenner definieren sollte der bei der Verwendung von mehreren K rzeln kein Semikolon sein darf da dieses bereits f r die Trennung der K rzel verwendet wird Wird nur jeweils ein Tas
33. die Zone als markiert erkannt und ein freier Text kann definiert werden Barcode Wird als Inhaltstyp f r die Zone Barcode gew hlt so werden die Felder Barcode Typ und Barcode Einstellungen aktiv Jeder Zone kann nur ein bestimmter Barcode zugewiesen werden Folgende Barcode Typen werden unterst tzt 2 of 5 interleaved Kann nur Zahlen darstellen Alpha 39 Kann Zahlen und Buchstaben Codabar Kann und ABCDENT und die Sonderzeichen Code 93 Kann Zahlen und Buchstaben EL LEERSTELLE Code 128 Hat einen umfangreichen Zeichensatz mit Zahlen Buchstaben Gro schreibung Kleinschreibung und hohe Informationsdichte bei rein numerischen Werten Die Pr fziffer wird bei diesem Barcode immer gepr ft und nicht mit ausgegeben PDF 417 Der Barcode PDF 417 ist ein zweidimensionaler Barcode der bis zu 3000 Zeichen beinhalten kann Dieser Barcode kann den kompletten ANSI Zeichensatz enthalten Der Barcode beinhaltet eine komplette eigene Pr fung die auch fehlerhafte Inhalte automatisch korrigieren kann OCR Formularerkennung Seite 182 FileDirector EnterpriseManager Diese Pr fung wird bei jeder Lesung des Barcodes durchgef hrt DataMatrix DataMatrix ist ein 2D Barcode Die Gr e des quadratischen bei bestimmten Seitenverh ltnissen auch rechteckigen Codebildes wird dabei aus einer gro en Auswahlmenge bestimmt Die Symbol Elemente sind quadratisch oder rund Barcode Einstellu
34. die verschiedenen Unterteilungen benannt Sicherheit auf Ablagesystemebene Sie k nnen den Zugriff auf die Ablagesystem Verzeichnisse steuern indem Sie Zugriffsberechtigungen festlegen Die Berechtigungen k nnen verwendet werden um die Zugriffsebene zu definieren die Sie f r bestimmte Benutzer und Benutzergruppen festlegen m chten Die geeignete Konfiguration der Berichtigungen im Ablagesystem Designer ist von entscheidender Bedeutung beim Verhindern von nicht autorisiertem Zugriff auf Dokumenten Werden Rechte auf dem Ablagesystem Designer nicht konfiguriert gelten die vererbte Berichtigung vom Dokumententyp Explizit gesetzte Berichtigungen f r Ablagesystem Designer Seite 117 FileDirector EnterpriseManager Benutzer oder Gruppen im Ablagesystem Designer setzen die vererbten Berichtigungen des Dokumententyps au er Kraft Z B wird f r einen Benutzer nur das Lesen Recht auf der Dokumententyp Ebene gew hrt aber ein Scan Recht auf einem Verzeichnis im Ablagesystem Designer zugelassen kann dieser Benutzer in diesem Verzeichnis scannen Markieren Sie ein Verzeichnis im Ablagesystem Designer und klicken Sie auf Sicherheit ber das Kontextmen der rechten Maustaste Sicherheit Im Reiter Sicherheit werden individuelle Zugangsprofile f r die jeweiligen Ablagesystem Verzeichnisse eingerichtet ber Hinzuf gen wird eine Liste der verf gbaren Benutzer und Gruppen angezeigt die ausgew hlt werden k nnen F r jede Grup
35. die virtuellen Dom nen welche mit dem Config Utility bzw dem EnterpriseManager erstellt wurden Der Name muss eingegeben werden Benutzer und Gruppen Seite 36 FileDirector EnterpriseManager Vollst ndiger Name Der angezeigte vollst ndige Name muss hier eingegeben werden Beschreibung Hier kann ein beschreibender Text eingegeben werden E Mailadresse Eine E Mailadresse kann hier f r eingehende Nachrichten die durch das Prozessmanagement versendet werden eingetragen werden Bei einem Kontenimport aus Active Directory werden die E Mailadressen der Benutzer automatisch eingetragen Bei einer lokalen Installation also bei Konten ohne ADS k nnen die E Mailadressen jederzeit in den Eigenschaften des Benutzers eingetragen oder ge ndert werden Der Import einer nachtr glich konfigurierten E Mailadresse aus Active Directory kann jederzeit durch einen erneuten Import des entsprechenden Benutzers bzw der Gruppe durchgef hrt werden Gruppe Diese Option wird ausgew hlt wenn eine Gruppe statt eines einzelnen Benutzers erstellt werden soll Der Name und der vollst ndige der Gruppe muss angegeben werden damit die Gruppe erstellt werden kann Der Name den Sie in das Feld Name eingeben ist der Name der Gruppe Bei der Auswahl von Gruppe sind die weiteren Optionen unter Allgemein und Details deaktiviert Konto ist deaktiviert Ist das Kontrollk stchen aktiviert dann hat der Benutzer keinen Zugang mehr zu FileDirector
36. drei Mitglieder Werden dieser Gruppe 2 konkurrierende Lizenzen zugeordnet so k nnen 2 Benutzer gleichzeitig an FileDirector angemeldet sein Hinweis Diese Option steht den administrativen Konten von Unter Dom nen nicht zur Verf gung Konten l schen Werden Konten ber das Kontextmen der rechten Maustaste in Benutzer und Gruppen gel scht so werden die Rechte in den Aktenschr nken nicht gel scht d h der Benutzer kann wieder hinzugef gt werden und die zuvor vergebenen Rechte bleiben bestehen Sollen die Rechte eines Benutzers aus dem FileDirector komplett gel scht werden so muss dieser Benutzer im Windows komplett gel scht werden und die Gruppe in der er sich befindet neu importiert werden Bei dieser Aktion wird erkannt dass der Benutzer nicht mehr im System existiert und die Rechte werden im FileDirector gel scht Benutzer und Gruppen Seite 39 FileDirector EnterpriseManager FileDirector Gruppen und ihre Basisrechte Die folgenden Gruppen m ssen verwaltet werden um es Benutzern zu erm glichen mit dem FileDirector zu arbeiten Ein Benutzer sollte sich immer nur in einer dieser Gruppen befinden Ist ein Benutzer in mehreren Gruppen so sind die eingeschr nktesten Rechte ausschlaggebend Hinweis Wurden die Gruppen individuell benannt so kann man die Gruppenzuordnung im Config Utility unter Benutzer und Gruppen einsehen fd admins Konten dieser Gruppe haben vollen administrativen Zugang
37. entfernt oder ersetzt werden Es steht die gleiche Zeichenauswahl sichtbar und unsichtbar wie bei einem Feldtrenner zur Verf gung Links k rzen Rechts k rzen ber Links und Rechts k rzen k nnen Zeichen von dem Text abgeschnitten werden der gelesen wurde So kann man bei der Erstellung einer Zone einen gr eren Textteil erfassen als sp ter in der Zone stehen soll Von Links Von Rechts Soll eine bestimmte Anzahl von Zeichen im Indexfeld stehen bleiben so kann das hier konfiguriert werden Sollen z B die ersten f nf Zeichen von Links stehen bleiben so tragen Sie eine 5 in das Feld Von Links ein Sollen rechts eine bestimmte Anzahl von Zeichen stehen bleiben so tragen Sie dies entsprechend in das Feld Von Rechts ein Hinweis In den Feldern Links k rzen rechts k rzen oder von links von rechts k nnen zus tzlich noch Einstellungen f r Leerzeichen oder Tabs eingestellt werden Dazu gibt man eine 1 f r Space und eine 2 f r Tab ein Dies kann zum Beispiel bei der Verwendung eines Bezeichners hilfreich sein bei dem nachfolgend mehrere Werte gelesen werden die mit Leerzeichen oder Tabs getrennt sind OCR Formularerkennung Seite 186 FileDirector EnterpriseManager Prefix Postfix Werden mehrere Zonen einem Indexfeld zugeordnet so k nnen sie durch ein Zeichen getrennt werden das als Prefix oder Postfix definiert wird Ein Prefix steht immer vor dem Zoneninhalt ein Postfix hinter dem Zon
38. erfolgreiche Verifizierung und f r eine nicht erfolgreiche Verifizierung eingestellt werden Diese Einstellung erlaubt es sp ter sehr schnell nach bestimmten Dokumenten zu suchen die durch die Formularerkennung indiziert wurden Hinweis F r die zu validierenden Felder m ssen die Haken Pr fen gesetzt sein Es m ssen mindestens zwei Zonen f r die Pr ffunktion gew hlt sein die den identischen Inhalt f r ein entsprechendes Feld bereitstellen OCR Formularerkennung Seite 188 FileDirector EnterpriseManager Erkennung testen Zuordnung pr fen Erkennen ber den Button Erkennen kann getestet werden ob die Formulare die eingerichtet wurden das Dokument richtig erkennen dem richtigen Dokumententyp zuordnen und die Indexfelder richtig ausgef llt werden Konfiguration testen Test der OCR Erkennung von Dokumenten Sollte ein Dokument nicht richtig erkannt werden kann man mit dieser Funktion testen ob die OCR richtig funktioniert hat Man kann die Funktion w hrend der Formularerstellung zum Test verwenden wobei hier anhand der Vorlage getestet wird f r die die Zonen eingerichtet wurden Sollten Dokumente sp ter mit dieser Vorlage nicht richtig erkannt werden k nnen diese hier zum Test auch eingescannt werden und die Suche der Ursache f r eine fehlerhafte Erkennung wird erheblich erleichtert Folgende Punkte k nnen unter anderem Ursache f r eine fehlerhafte Erkennung sein e Das Dokument
39. erkannt werden so wird es in den Dokumententyp geschoben der als Dokumententyp f r Nicht erkannte Dokumente definiert wurde Im unteren Teil werden die Indexfelder angezeigt die gelesen wurden sofern ein Formular erkannt werden konnte Unabh ngig davon ob eine oder mehrere Seiten definiert sind muss immer als erstes eine Startseite erkannt werden Welche Seite erkannt wurde wird im Feld Status angezeigt Konfiguration mit Folgeseiten testen Soll eine Konfiguration mit Folgeseiten und Endseite getestet werden muss die Reihenfolge der Seiten eingehalten werden die erkannt werden sollen Scannen oder laden Sie zun chst die erste Seite und gehen Sie wie folgt vor e Stapel zur cksetzen e Dokumententyp alle oder jeweiligen Dokumententyp w hlen e Erkennen Startseite erkannt muss angezeigt werden e Scannen oder laden Sie eine Folgeseite e Erkennen Folgeseite erkannt muss angezeigt werden e Scannen oder laden Sie die Endseite sofern konfiguriert e Erkennen Endseite erkannt muss angezeigt werden Sollte die entsprechende Seite nicht erkannt werden so pr fen Sie die Konfiguration auf fehlerhafte Einstellungen wie z B nicht eindeutig zugeordnete Identifikationszonen oder doppelt zugeordnete Indexfelder mit unterschiedlichen Inhalten auf verschiedenen Seiten Volltext Bei Ausf hrung der Formularerkennung wird gleichzeitig der Volltext gelesen Hier handelt es sich ebenfalls
40. hierin nicht ausdr cklich vorgesehen ist Sie d rfen den Software Code nicht dekompilieren zur ckentwickeln zerlegen oder anderweitig auf eine f r den Menschen erkennbare Form reduzieren Sie d rfen die Software oder die Dokumentation nicht ndern anpassen bersetzen vermieten verpachten oder verleihen oder Derivate auf der Grundlage der Software oder Dokumentation herstellen EIGENTUM UND URHEBERRECHT Spielberg Microsoft Stellent Microplex ScanSoft DevExpress und Pixel behalten sich alle Rechte bez glich ihrer jeweiligen Software Module der Software sowie der Dokumentation vor Software und Dokumentation sind urheberrechtlich gesch tzt Die Anfertigung nicht genehmigter Kopien von der Software einschlie lich Teilen hiervon bzw von der Dokumentation ist ausdr cklich verboten EXPORTKONTROLLE Sie erkl ren sich damit einverstanden dass die Software und die Dokumentation nicht in ein Land versandt bertragen oder exportiert wird bzw in irgendeiner anderen Form zur Anwendung kommt die nach dem Export Kontrollgesetz der Vereinigten Staaten bzw anderen geltenden Gesetzen zur Exportkontrolle durch Exportbeschr nkungen oder bestimmungen der beteiligten L nder verboten sind FileDirector EnterpriseManager SUPPORT UND UPDATES Spielberg oder mit Spielberg verbundene Unternehmen deren Distributoren und H ndler sind nicht daf r zust ndig Ihnen die Verwendung der Software und der Dokumentation zu erm glichen bzw
41. hinzugef gt und kann daher sofort mit dem FileDirector EnterpriseManager arbeiten Erste Konfiguration Ablauf Mit dem EnterpriseManager wird zun chst ein Aktenschrank konfiguriert der sp ter vom WinClient verwendet werden kann Ablauf der Einrichtung e Aktenschrank erstellen e Indexfelder erstellen und konfigurieren e Dokumententypen erstellen und Indexfelder zuordnen e Scanprofil erstellen mit dem Dokumente vom WinClient in die Dokumententypen des Aktenschrankes gescannt werden Nach dieser ersten Minimalkonfiguration k nnen nun Dokumente mit dem WinClient manuell gescannt und archiviert werden Sp ter k nnen noch Automatismen wie Zeitplaner automatische Indizierung durch OCR Texterkennung Volltexterkennung Prozessmanagement und verschiedene Sicherheitsmechanismen eingerichtet werden Willkommen zu FileDirector Seite 18 FileDirector EnterpriseManager EnterpriseManager allgemein Mit dem FileDirector EnterpriseManager werden alle Konfigurationsaufgaben nach der Installation ausgef hrt Insbesondere die Einrichtung der Aktenschr nke Dokumententypen mit den zugeh rigen Indexfeldern f r die Erfordernisse Ihres Unternehmens Diese Applikation kann auf einer Workstation oder dem Server installiert werden Um alle Funktionen des EnterpriseManagers verwenden zu k nnen muss der Benutzer Mitglied der Gruppe fd admins sein Es kann Mitgliedern der Gruppe fd scan oder fd scan named erlaubt werden Aktenschr nke zu
42. in das Importverzeichnis geschrieben wurde manuell geladen und ausgewertet werden Es erscheint eine Ergebnismaske mit allen Feldinhalten dem erkannten Zieldokumententyp und den zugewiesenen Feldern zur Kontrolle der Konfigurationen Wurden die Daten abgeholt so werden sie aus dem angegebenen Verzeichnis gel scht Sollte beim Import ein Fehler auftreten so wird ein Unterverzeichnis Errors erzeugt in das die Daten mit Zeitstempel geschrieben werden Das kann z B auftreten wenn die Zeichenanzahl der Zielfelder nicht ausreicht Achten Sie auch darauf dass der Benutzer fd server zur Abholung der Daten gen gend Rechte auf das Importverzeichnis hat da er die Daten lesen verschieben und l schen muss Wurde keine Bedingung f r eine E Mail definiert so verbleibt die E Mail im Verzeichnis und wird nicht abgeholt Sollen diese E Mails ebenfalls abgeholt werden so muss eine entsprechende Bedingung eingerichtet werden Beim n chsten Start des Zeitplaners werden diese Mails entsprechend importiert Zeitplaner Seite 64 FileDirector EnterpriseManager Skripte bersicht FileDirector bietet die M glichkeit Skripte zu hinterlegen welche im WinClient von zuvor definierten Benutzern ausgef hrt werden k nnen Konfiguration Im Kontextmen der rechten Maustaste kann mit Neu ein neues Skript hinterlegt werden F r jedes Skript k nnen eigene Sicherheitseinstellungen gew hlt werden Name Hier wird ein Name f
43. in den das Dokument archiviert werden soll f r das das Formular erstellt wird e Wenn die Formatvorlagen automatische Formularerkennung erm glichen sollen dann erstellen Sie ein Dokumenten Identifikationsfeld mit eindeutigem Merkmal f r diese Art von Dokumenten e Weisen Sie die Indexfelder den entsprechenden Zonen zu e Testen Sie die Erkennung kontrollieren Sie die Erkennungsrate und die richtige Zuordnung Ihrer Dokumente Damit ist die Erstellung des Formulars abgeschlossen Manuelles Scannen mit dem WinClient Da die Erkennung f r das manuelle Scannen ber die Scanprofile l uft muss jetzt noch in den Scanprofilen die OCR Erkennung aktiviert werden Siehe gt Verwende OCR und Formularerkennung Automatische Formularerkennung Soll die Erkennung automatisch durch einen Datei Import auf dem Server erfolgen muss die OCR Einstellung hierzu noch im Datei Import Zeitplaner erfolgen Siehe gt Datei Import Zeitplaner OCR Formularerkennung Seite 192 FileDirector EnterpriseManager COLD Import bersicht Mit dem FileDirector k nnen von Rechnern erzeugte Spool Daten so genannte COLD Daten importiert werden FileDirector wird die Spool Daten beispielsweise von einem Mainframerechner erzeugte Rechnungen bernehmen und automatisch den Suchindex aus diesen Daten erzeugen FileDirector erm glicht in einem Aktenschrank das Anlegen von beliebig vielen Importmasken Diese k nnen jederzeit ge ndert oder entf
44. k nnen sie w hrend des Importes im Hintergrund automatisch indiziert werden Beachten Sie dass die Formularerkennung f r diesen Vorgang lizenziert sein muss Die Konfiguration der Formulare sollte zuvor gr ndlich getestet werden bevor man einen automatischen Import durchf hrt Siehe SOCR Formularerkennung Verwende alle Formulare zur Erkennung Sollen alle Formulare automatisch erkannt und in die zugeh rigen Dokumententypen sortiert werden so wird die Formularerkennung mit allen Formularen verwendet Erkenne Formulare des gew hlten Dokumententyps Sind mehrere Formulare f r den Dokumententyp definiert der im oberen Bereich angegeben ist so werden nur diese zur Erkennung verwendet Keine Formularerkennung Verwende immer dieses Formular Ist nur ein bestimmter Typ an Dokumenten zu indizieren kann hierf r auch ein bestimmtes Formular hinterlegt werden Siehe SOCR Formularerkennung Einzelseitenmodus Wird diese Option beim Import gew hlt so werden alle Dateien im Verzeichnis als einzelnes Dokument gelesen und Multipage TIFF Dateien aufgespalten und als einzelne Dokumente importiert Wichtige Hinweise zum Datenimport Eine Multipage TIFF Datei wird in der Standardeinstellung als ein mehrseitiges Dokument importiert Die Einstellungen in der Formularerkennung f r Folge und Endseiten wird nicht auf Dokumente in Unterverzeichnissen angewendet z B VNP da hier im Normalfall bereits ein Dokument je Unterverzeichnis
45. kann man die Option Neue Eintr ge zulassen am Ende einer Wortauswahlliste ein oder ausschalten Laden Hier kann man zuvor abgespeicherte Ablagesysteme entweder aus dem Dateisystem oder von der Datenbank laden Ablagesystem Designer Seite 116 FileDirector EnterpriseManager Speichern Hier kann man das erstellte Ablagesystem abspeichern Es kann in eine CSV oder XML Datei gespeichert werden oder die Struktur wird innerhalb der Datenbank abgelegt Mit der Option Datei speichern wird die Struktur als CSV oder XML Datei abgelegt Mit der Option Einstellungen speichern wird die Struktur in der Datenbank abgelegt und durch den Namen wieder geladen werden Speichern unter Der Ablauf erfolgt wie unter Sichern beschrieben Hinweis Diese Funktion unterscheidet sich von der Funktion Speichern da hier die internen IDs der Wortauswahllisten ge ndert werden Alles erweitern Hier kann man mit einem einzelnen Klick die Struktur des Ablagesystems vollst ndig ausklappen Alles reduzieren Hier kann man mit einem einzelnen Klick die Struktur des Ablagesystems vollst ndig zuklappen Ablagesystem erstellen Im unteren Teil des Fensters werden nun die Namen f r die verschiedenen Unterteilungen im Ablagesystem vergeben Dies geschieht durch einfaches Eintragen Nachdem man einen Eintrag mit Entre best tigt hat wird in derselben Kategorie ein neuer leerer Eintrag angelegt So werden nach und nach
46. lt RegEx gt Pa e 11 t De Hinweis Ein H kchen bei der Option Text an beliebiger Stelle der Zone finden verhindert dabei dass der Ausdruck wieder berschrieben wird wenn die Zone mit Doppelklick gelesen wird lt RegEx gt Muss am Beginn der Textelement Definition stehen um auszudr cken dass eine regular expression verwendet wird Das H kchen Text an beliebiger Stelle der Zone finden wird dabei ignoriert Pa e Wir erwarten die Buchstaben Pa danach erlauben wir ein beliebiges Zeichen Anschlie end wird ein Doppelpunkt erwartet Alternativ 939 w rde die Zeichen o 3 und 9 zulassen erlaubt 0 oder beliebig viele Leerzeichen 11 erlaubt eine 1 oder ein l aber eines von beiden muss da sein erlaubt einen Punkt Er darf aber auch fehlen Manchmal wurde I gelesen t erlaubt O oder beliebig viele Leerzeichen oder Tabs De dann wird die Zeichenfolge De erwartet Eine Oder Verkn pfung von mehreren Ausdr cken kann mit dem Trennzeichen erreicht werden Beispiel lt RegEx gt Ausdruck1 Ausdruck2 Hinweis Eine Auswahl von regul ren Ausdr cken kann der Konfiguration von regul ren Maskenfeldern entnommen werden siehe gt g ltige Markierungszeichen Eine allgemeine Beschreibung der verwendbaren Zeichen finden Sie bei Microsoft http msdn2 microsoft com en us library az24scfc vs 71 aspx OCR Formularerkennung Seite 178 F
47. man hier auch die Einschr nkung f r die Erkennung einstellen da es sonst m glicherweise dazu kommen kann dass z B eine Null als Buchstabe O erkannt wird Ist dies der OCR Formularerkennung Seite 181 FileDirector EnterpriseManager Fall so kann der Datensatz nicht eingecheckt werden da das Feld keine Buchstaben erlaubt Die Einstellung Benutzerdefiniert verwendet die Zeichenauswahl die in der Hauptmaske der Formulareinstellung eingegeben wurde Durch die Inhaltsoptionen wird direkt definiert was die OCR lesen und weitergeben soll Die hier gelesenen Zeichen k nnen in der Indexfeldeinrichtung nachbearbeitet werden Markierung OMR Mit dem Inhaltstyp Markierung OMR k nnen angekreuzte Felder erkannt werden Ist dieser Inhaltstyp ausgew hlt so werden die Eintr ge Markierung gesetzt oder Markierung nicht gesetzt aktiv Eine Zone wird ber ein X Feld gesetzt und es wird erkannt ob das K stchen angekreuzt ist oder nicht Dabei spielt es keine Rolle ob ein DI oder ein M gesetzt wurde da die Routine auf diagonale Linien pr ft Felder k nnen daher auch interpretiert werden wenn sie handschriftlich angekreuzt wurden Hinweis Im manchen F llen kann diese Option auch f r Anwendungen verwendet werden wo ein bestimmter Text in ein Feld geschrieben werden soll wenn die Zone leer oder gef llt ist Ist z B eine bestimmte Stelle des Dokumentes beschrieben egal ob Text oder Grafik so wird
48. markieren Dokumenten Identifikation Zur Identifikation eines Dokumentes muss das Formular eine Zone enthalten die das Dokument eindeutig identifiziert Dies kann ein eindeutiger Text oder ein grafisches Element sein Grafisches Element Wird ein grafisches Element gew hlt so erh lt man im Ergebnisbereich einen Erkennungswert zwischen 0 und 100 Untersucht wird hierbei der bereinstimmende Pixelbereich in der Zone Ein grafisches Element kann z B ein Logo sein wobei sich bei unterschiedlichen Dokumenten dieses Logo nat rlich unterscheiden muss Hat man in mehreren Formularen den gleichen Identifier gew hlt so kann das Dokument nicht mehr eindeutig einem Formular zugewiesen werden und wird somit in Nicht erkannte Dokumente geschoben Hinweis Bei der Verwendung von sehr vielen Formularen kann es die Performance beschleunigen wenn eine grafische Dokumenten Identifikation gew hlt wird da daf r die OCR Engine nicht zur Texterkennung gestartet werden muss Allerdings kann dadurch auch die Erkennungsrate sinken da ein grafisches Element nur ann hernd verglichen werden kann Textelement Eine Dokumenten Identifikation kann ein eindeutiger Text sein der auf allen Dokumenten gleich ist z B das Wort RECHNUNG ber dieses Wort wird das Dokument eindeutig erkannt und das Formular kann zugeordnet werden Der Text der erkannt werden soll wird bei der Einrichtung nicht manuell eingetragen sondern ber einen Dop
49. mit dieser Einstellung definiert kann es zu Verwechslungen mit Grafiken kommen Ein Barcode der auf der ersten Seite eines Stapels erkannt wird kann auch als Dokumenttrenner bei einem Stapelscan fungieren Anker Wird einer Zone ein Anker zugewiesen so werden die Positionen der weiteren Zonen auf dieser Seite relativ zu der Position des Ankers berechnet Wenn eine Verschiebung des Ankers festgestellt wird etwa durch einen etwas anderen Einzugs des Scanners oder einem Versatz beim Drucken die Position der anderen Zonen auf dieser Seite automatisch an die Position des erkannten Ankers angepasst wird Hinweis Bei einer als Anker definierten Zone wird ein Anker Text definiert Dieser Anker Text sollte so gew hlt werden dass dieser einzigartig auf dieser Seite ist Sollte sich der definierte Anker Text mehrfach auf dieser Seite befinde so wird der erste Text gew hlt welcher dem definierten Text entspricht Eine Schr glagenkorrektur findet durch diese Auswahl nicht statt Erlaubte Zeichen Um zu testen welche Zeichen in einer Zone erkannt werden kann die Erkennung mit einem Doppelklick auf die Zone gestartet werden Sollen in der Zone nur bestimmte Zeichen gelesen werden so k nnen hier die erlaubten Zeichen auf Gro buchstaben Kleinbuchstaben Zahlen Interpunktion Sonstige Zeichen oder Benutzerdefiniert eingeschr nkt werden Sollte ein Indexfeld bereits eine Einschr nkung beinhalten z B Zahlen so sollte
50. r den ersten Barcode eingerichtet werden Floating Barcode als Identifier Ein Floating Barcode kann nur den ersten Barcode als Identifier erkennen Der 2 Barcode kann kein Identifier mehr sein Daher muss bei Verwendung von Identifikationsmerkmalen die Reihenfolge der Barcodes auf dem Blatt ber cksichtigt werden Das Blatt wird immer von oben links nach unten rechts nach Barcodes untersucht Der Barcode darf nicht zu schr g auf das Blatt positioniert werden z B bei Aufklebern Au erdem m ssen die Barcodes eine lesbare Gr e und Qualit t aufweisen Indexfeld zuordnen Bei der Zuweisung der Zonen zu den Indexfeldern muss besonders darauf geachtet werden dass das gew hlte Indexfeld ausreichend viele Zeichen fassen kann Hier m ssen die Prefix und Postfixangaben sowie die maximale Zeichenanzahl auf dem Dokument ber cksichtigt werden die beim sp ter gescannten Dokument von der verwendeten Vorlage abweichen kann Zoneninhalt einem Indexfeld zuordnen Ziehen Sie eine Zone auf und klappen Sie die Maske neben dem Eintrag Indexfeld auf Hier k nnen die Zonen des ausgew hlten Zieldokumententyps gew hlt werden Bei Doppelklick auf die Zone wird im Erkennungsfenster der Inhalt der gelesenen Zone und der gef llten Zone angezeigt Dieser Inhalt ist abweichend wenn ber Entfernen Links Rechts k rzen Von links rechts oder Prefix Postfix eine nachtr gliche Ver nderung stattgefunden hat So kann man
51. r die Erkennung des Identifikationsmerkmals herangezogen die in den Eigenschaften des OCR Knotens vorgenommen wurden Bei der Option Verwende immer dieses Formular werden die OCR Parameter herangezogen die im Formular selbst eingestellt wurden OCR Parameter im Formular Erweiterte Einstellungen Im Reiter Erweitert k nnen Stempel gesetzt Felder auf vordefinierte Werte gesetzt und Personen f r die Nacherfassung benannt werden Stempel Mit diesen Einstellungen k nnen automatisch vordefinierte Stempel w hrend des Scanvorgangs gesetzt werden Wenn Sie wissen m chten wie ein Stempel erstellt wird dann lesen Sie bitte das Kapitel Stempel Ein automatisch gesetzter Stempel kann nicht wieder entfernt werden weil er direkt in die TIFF Datei eingebettet wird Ein manuell gesetzter Stempel wird als Notiz angef gt und kann versteckt verschoben oder ge ndert werden Stempel platzieren Wenn Sie einen vordefinierten Stempel ausgew hlt haben dann muss dieser platziert werden Laden Sie dazu eine Vorlage in die Vorschau der Konfiguration des Scanprofils Dadurch wird die Schaltfl che Stempel im Men aktiv Mit dieser Option kann der Stempel platziert und kann zuvor mit dem Mausrad in der Gr e ver ndert werden Nur auf der ersten Seite Wird diese Option aktiviert so wird bei einem Stapelscan nur die erste Seite gestempelt Ist diese Option nicht aktiviert wird der Stempel auf jede Seite gesetzt Setze Feld auf fol
52. rechten Maustaste Benutzer und Gruppen zuweisen ber Hinzuf gen k nnen Sie die jeweiligen Benutzernamen und Gruppen hinzuf gen und diesen dann im unteren Bereich die entsprechenden Scanprofile zur Verwendung zulassen oder verweigern Scanprofile Seite 163 FileDirector EnterpriseManager Verwende OCR und Formularerkennung Um im Scanprofil OCR und Formularerkennung zu verwenden m ssen zun chst ein oder mehrere OCR Formulare erstellt worden sein Ist die OCR Erkennung im Scanprofil aktiviert muss auf dem Rechner auf dem der WinClient mit diesem Scanprofil arbeitet die OCR Engine installiert sein Erlaube manuelles Abschalten Ist die Option Erlaube manuelles Abschalten aktiviert dann hat der Benutzer im WinClient die M glichkeit die OCR Erkennung in diesem Scanprofil zu aktivieren oder zu deaktivieren Verwende alle Formulare zur Erkennung Diese Einstellung erm glicht es einen nicht sortierten Stapel von Dokumenten zu scannen und automatisch zu indizieren Wird die Option aktiviert ist es nicht mehr m glich einen Dokumententyp manuell auszuw hlen da der Ziel Dokumententyp verwendet wird der im erkannten Formular hinterlegt wurde Wird ein Dokument mit dem Scanprofil gescannt so werden alle Dokumenten Identifikationsfelder der Formulare untersucht Wenn die Erkennung ber dem eingestellten Schwellwert liegt und somit eindeutig erkannt werden konnte werden die Indexfelder des definierten Formul
53. soll Diese Einstellung kann unabh ngig voneinander f r OCR Zonen oder Barcode Zonen eingestellt werden Benutzerdefinierte Zeichen F r den Zoneninhalt werden hier die benutzerdefinierten erlaubten Zeichen f r das Formular definiert Wenn der Bereich Zoneninhalt aufgeklappt wird kann unter der Option Erlaubte Zeichen gt die Option Benutzerdefiniert angew hlt werden Damit werden in der Zone nur Zeichen erkannt die hier definiert wurden Die angegebenen Zeichen werden einfach direkt hintereinander eingetragen Hinweis Die Liste kann nicht f r jede Zone einzeln definiert werden sondern wird in jeder Zone herangezogen in der die Option Benutzerdefiniert gew hlt wurde Setze Feld auf folgenden Wert Diese Option ist im Prinzip unabh ngig von der OCR Erkennung aber man kann dadurch Felder bei einem Datei Import mit konstanten Inhalten vorbelegen Die Option ist wie im Scanprofil einstellbar wobei hier ein Wert im OCR Formular eine Einstellung die ggf im Scanprofil eingestellt ist berschreibt Verifizierungsfehler Hier k nnen die Einstellungen f r die Option Formulareinstellungen gt Indexfeld ZlIndexfeld Zuordnung gt Verifizieren vorgenommen werden Zum einen kann bei einer nicht erfolgreichen Verifizierung der Inhalt des Indexfeldes gel scht werden und zum anderen kann ein Feld des Dokumententyps auf einen vorgegebenen oder benutzerdefinierten Wert gesetzt werden Dies kann f r eine
54. sollte der ODBC Link also nur Feldern zugewiesen werden die einen eindeutigen Datensatz zur ckliefern k nnen Eingabemaske Bei Auswahl Eingabemaske k nnen Sie die m glichen Indexeintr ge durch eine Maske begrenzen Dabei kann zwischen einer einfachen Maske und einem regul ren Maskentyp gew hlt werden Um eine Maske einstellen zu k nnen muss in den allgemeinen Einstellungen des Feldes der Inhaltstyp kundenspezifische Maske ausgew hlt sein ber Die Schaltfl che l sst sich ein bersichtsfenster der g ltigen Markierungszeichen aufrufen In diesem bersichtsfenster wird ein Abschnitt zu den einfachen Masken und zu den regul ren Masken dargestellt W hlen Sie Einfach so sind die zu verwendeten Beschreibungen im Bereich g ltige Zeichen f r einfache Masken zu verwenden Ist der Maskentyp auf Regul r eingestellt so werden die Zeichen aus dem Bereich Markierungszeichen regul re Maske verwendet Das Testfeld erm glicht eine Kontrolleingabe um zu testen ob die Maske die richtigen Zeichen zul sst Filter Sicherheit Filter geh ren zum Sicherheitskonzept des FileDirectors Sie erm glichen die Filterung bestimmter Dokumente anhand eines Filterwertes f r bestimmte Benutzer oder Gruppen Falls ein Benutzer eine Suche oder eine erweiterte Suche im WinClient durchf hrt werden Dokumente gefiltert deren Dokumententyp dieses Indexfeld verwendet Ein Benutzerkonto f r das eine Filterregel ein
55. verwalten wobei der Bereich Systemkonfiguration den fd admins vorbehalten bleibt Das Hauptmen des EnterpriseManagers enth lt eine Toolleiste im Kopf des Fensters und eine Statusleiste am Fu wo der angemeldete Benutzer aufgef hrt wird Im Folgenden werden die Befehle kurz erl utert die berwiegend kontextsensitiv sind d h sie rufen Funktionen auf die im direkten Zusammenhang mit dem gerade markierten Element stehen Die Symbolleiste Eigenschaften Tastenk rzel Alt Return Der Button Eigenschaften ruft die Eigenschaften des gerade markierten Eintrages auf Diese Funktion kann auch ber die rechte Taste im Kontextmen aufgerufen werden Aktualisieren Tastenk rzel F5 Beim Klick auf Aktualisieren wird die Anzeige im FileDirector EnterpriseManager neu aufgebaut Uber F5 oder den Aufruf ber das Men der rechten Taste kann ebenfalls aktualisiert werden Export Liste Hiermit kann der selektierte Teil des FileDirector EnterpriseManager Fensters in eine Liste exportiert werden Ab FileDirector Version 2 6 k nnen vor dem Export der Liste ber Spalten einrichten Spalten vom Export ausgeschlossen werden Als Formate stehen PDF Excel RTF und CSV zur Verf gung Hilfe Tastenk rzel F1 Aufrufen der Hilfedatei Neu Tastenk rzel Alt N EnterpriseManager allgemein Seite 19 FileDirector EnterpriseManager Mit dem Sternchen k nnen neue Elemente erzeugt werden wobei hier der markierte Zweig m
56. werden w rde OCR Formularerkennung Seite 175 FileDirector EnterpriseManager Werden schlechte Vorlagen verwendet oder testet man die Erkennung in verschiedenen Sprachen so kann diese Option hilfreich sein Zur sp teren Verwendung der Volltextsuche muss sie aber auf dem Server konfiguriert werden Siehe gt Volltextlesung einrichten Volltext und Zonen erkennen Dieser Befehl kombiniert Alle Zonen erkennen und Volltext erkennen Das Ergebnis wird im Ergebnisbereich angezeigt Alle Indexfelder erkennen Im Ergebnisbereich erscheinen alle Zoneninhalte im Zusammenhang mit den zugewiesenen Zonen Wenn mehrere Zonen einem Indexfeld zugewiesen wurden so kann mit dieser Funktion getestet werden wie der Feldinhalt sp ter aussehen wird Ist der gelesene Feldinhalt zu lang f r das definierte Feld so erscheint ein Warnhinweis Sind Feldtrenner definiert worden gt Prefix Postfix so kann hier das Ergebnis berpr ft werden Identifikations Ergebnisse anzeigen Ist eine Dokumenten Identifikation gesetzt so kann berpr ft werden ob und zu wie viel Prozent Wahrscheinlichkeit ein Dokument erkannt wurde Bei der Einrichtung eines Textelementes kann das nur ein Ergebnis von 100 oder 0 sein Bei einer grafischen Identifikation kann sich auch ein Zwischenwert ergeben da hier nur die Pixel bereinstimmung untersucht wird L schen Mit diesem Befehl werden Zonen gel scht Anpassen Breite anpassen Originalg
57. ziehen Sie das Symbol in einen leeren Zwischenraum und der Cursor wird zu einem roten X da keine Kontaktstelle gefunden werden kann Wird die Maustaste mit dem X Cursor im leeren Raum losgelassen so wird die Verbindungslinie gel scht Wenn eine Aktion aus dem Prozess herausgezogen wird und sie keine Eingangsverbindung mehr mit dem Anfangsschritt des Prozesses hat so wird Prozessmanagement Seite 139 FileDirector EnterpriseManager dieser Schnitt nicht mehr ber cksichtigt Sp ter kann er aber durch verschieben und erneute Erstellung von Verbindungen wieder eingegliedert werden Hinweis So kann z B eine Verbindung zu einem anderen Schritt innerhalb des gleichen Prozesses geschaffen werden so dass auch Spr nge innerhalb eines Prozesses konfiguriert werden k nnen Akzeptiere keine neuen Dokumente Deaktiviere Prozess Mit dieser Option wird ein Prozess aus der Liste der verf gbaren Prozesse im WinClient ausgeblendet Es k nnen also keine neuen Dokumente auf diesen Prozess gesendet werden Die noch auf Prozessen befindlichen Dokumente werden noch abgearbeitet Sollen einzelne Dokumente die sich bereits auf einem Prozess befinden nicht mehr auf einem Prozess weitergeleitet werden kann er ber die Info eines Dokumentes im WinClient siehe Benutzerhandbuch abgebrochen werden Hinweis Im SQL Server werden Dokumente die sich auf einem Prozess befinden in der Tabelle UserDocs gespeichert Hier werden die Date
58. 00011 0000020 in storagelocation2 FD_CABID 0000021 0000030 in storagelocation3 FD_CABID Einrichten der Speicherorte im EnterpriseManager Wurden die Daten nun in verschiedene Verzeichnisse kopiert so m ssen die Speicherorte noch zugeordnet werden Alle Speicherorte die im EnterpriseManager aufgef hrt werden werden auf Dokumente durchsucht Die Priorit ten werden der Reihe nach gesetzt Alle Speicherorte die nicht mehr beschrieben werden sollen werden auf read only gesetzt Der letzte Speicherort in den die aktuellen Dokumente gespeichert werden sollen bleibt beschreibbar Beispiel Speicherpool Storagelocationi Priorit t 1 read only true 5000 Dokumente in 10 Sub locations 50000 Dokumente Storagelocation2 Priorit t 2 read only true 5000 Dokumente in 10 Sub locations 50000 Dokumente Storagelocation3 Priorit t 3 read only false current storagelocation 5000 Dokumente in 10 Sub locations 50000 Dokumente Aktuelle Dokumente werden nun in den dritten Speicherort gespeichert und die Speicherorte die auf read only gesetzt wurden k nnen durchsucht werden Die Daten in den schreibgesch tzten Speicherorten ver ndern sich nun nicht mehr so dass hier die Datensicherung erheblich erleichtert wird Speicherpools Seite 126 FileDirector EnterpriseManager ODBC Verkn pfungen bersicht ODBC bedeutet Open Database Connectivity und erm glicht ber eine standardisierte Schn
59. 05 Sicherheit auf Dokumententvpebene 105 Rechte auf Dokumentenebene vergeben 106 Berechtigungen auf Dokumententvpen ssss nssssenssennsseseessernnssernnssernnsserenssennnssernnssennnssenenssne 106 Ansichten im DokumententyPp zuusssensnsesnennenenennnnnnnnnnnnnnonnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnsnnennnnnnnnnnenn 108 Ansichten auf Dokumentenebene einstellen nenn 108 Inhaltsverzeichnis Seite 9 FileDirector EnterpriseManager Einstellungen f r den Reiter Suchen usessssssnsssssennnsnnnunnnnnnnennnnnnnennnnnnnnnnnnnneennnennenn 109 Einstellungen f r den Reiter Bearbeiten Scannen 109 Wortauswabllteten sek KK ENKEN REENEN ENEE ERAN 1 1O E E 110 Erstellen einer neuen Wortauswablltste 110 Alleemeine Einstell ngen a kn 110 lee En LE 110 Neues Wortierstellen uuu u2 0een ee el SES Se 110 Name en an ee an a ine aan rennen 111 Import Schlagwortesa s D tal 0 na en a Nee ee 111 Aufbau der Textdatei d e geen deeg eege deeg 111 Feldtrenner einstellen Kopfzeilen berspringen sssesssesssessessessressresnrennrennsennrennsenssenses 111 Zuweisen der Wortliste zu einem Feld nennen 112 Manuelle Eingaben zulassen a2 kn 112 Erlaube Mehrfachauswahl asien een 112 Listen ul CC EE 112 List n erstellen und verkn pfen een Er 113 Verkn pfte Listen den Feldern zuordnen s ssssssssssnsssssssserrnrrssssrserenrrssssrnerrrnnssssrnennnnnssssrnnt 113 Wortauswahlliste duplizieren
60. 131 Fristensteuerung WG 1 O2 gl eie e E a a EDER ESNEURNEEAERENEEAEENBOCENN 132 Neue Fristensteuerung erstellen uuseseneesssnsnnnenennnnennnnnnnennnnnnnennnnennonnnnnnnennnnnnnennnnnnnnnnenennenanneen 132 Allgemeine Einstellungen 2000040002202200200nononnennnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnononnnnnsnnennnnenanneenn 132 RENE lu Be aE GE 132 He 133 Start Oe EE 133 n Leg Te EE 133 Eer ee E eg 134 Fiskalisches Jahr anwenden ssssssssssrsssssssesenrrsssssserrrnessssrnrrrrnnssssrnernnnnssssnnernnnnssssrnennrnnssssenne 134 Export und Suche der Daten auf CDs 134 Prozessmanagement uurururenennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 1 OD bersicht arino a E O a E 135 Ablauf von Prozesse EE 135 Globale Eigenschaften f r Drozesee 136 EI En DEE 136 Drozessbenachrichtieungsmail 136 Benutzeraktion Emailbenachrichtieung 137 Inhaltsverzeichnis Seite 11 FileDirector EnterpriseManager Neuer Prozess nn een EENS 138 Die grafische Oberfl che aka AEE E AE E 138 Verbindungen und Reihenfolge von Aktionen ndern sssssssssssssssessrssssesrrerrrssssrsrreernsssseene 139 Akzeptiere keine neuen Dokumente Deaktiviere Prozess 140 Prozess nicht w hlbar versteckt in Client Liste uss00serensnneennnnnnennnnnnnenennnnnnnnnnnnnnnnnnnenn 140 Bei Einchecken auf Prozess senden sssssssssssssssssssrsssssrrssrrrrssrtrrssrtrtssttrtsstttnssttnnssttttsstentssttntsnt 140 Neue Auto Aktion
61. 2 wird eine Einstellungsdatei app xml im Programmpfad des Component Service angelegt Die Datei ist auf dem Client im folgenden Verzeichnis zu finden C Programme Dieter Spielberg DMS GmbH FileDirector Component Service Sie enth lt folgenden Eintrag lt EMailSplit Ask On or OT gt Kommentarzeile lt add key EMailSplit value Off gt Bei der Einstellung Ask wird der Benutzer bei der Archivierung gefragt ob die Anh nge einer E Mail separat im Originalformat gespeichert werden sollen Der Text der E Mail und der Anhang werden dann jeweils als separate Seite im Dokument gespeichert Bei On werden sie ohne Nachfrage separat gespeichert und bei Off werden die Mails wie in den fr heren Versionen als msg Datei archiviert wie sie entsprechend von Outlook erzeugt wird Dateiname mit oder ohne Erweiterung Wird ber senden an oder drag amp drop aus dem Windows Explorer archiviert dann wird in das Feld der Dateiname mit max 255 Zeichen bernommen Dateierstellung Zeit Letzte Datei nderung Letzter Dateizugriff Das Format dieses Feldes ist ein Datumsfeld Hier werden die entsprechenden Eigenschaften einer Datei bernommen Zur Information wird rechts unten die eindeutige ID Nummer dieses Feldes im Aktenschrank angegeben Felder Seite 92 FileDirector EnterpriseManager Erweiterte Einstellungen Im Reiter Erweiterte Einstellungen werden Attribute f r das Feld vergeben Ein
62. 3 tif Die angegebenen Bilddaten hier z B 000001 tif m ssen sich im gleichen Verzeichnis befinden wie die Indexdatei damit sie bei einem Import gefunden werden k nnen W hlen Sie den Aktenschrank und den Dokumententyp in den die Daten importiert werden sollen Damit die Indexdatei korrekt analysiert werden kann definieren Sie den Feldtrenner hier Komma und die Anzahl der Felder Wie bei allen Zeitplanern sollte die Einstellung mit einem EnterpriseManager durchgef hrt werden der auf dem Server installiert ist W hlen Sie den Aktenschrank und den Dokumententyp aus in den die Dokumente eingelesen werden sollen ber den Index und Datei Import werden neue Daten importiert die f r jedes Dokument eine neue DocGulD erhalten Hinweis Sollen Daten an vorhandenen Daten angeh ngt werden so muss hier mit einem eindeutigen Index Einstellung in den Feldeigenschaften gearbeitet werden Die Optionen rechts abschneiden und links abschneiden sind wie bei dem Index Import f r spezielle Indexdaten mit Steuerzeichen gedacht Manche Externe Programme erzeugen Indexdaten mit entsprechenden Steuerzeichen die mit diesen Zeichen beim Import herausgefiltert werden k nnen Der Index und Datei Import Zeitplaner kann auch in Verbindung mit ODBC Konfigurationen verwendet werden COLD Import Zeitplaner Dieser Zeitplaner sorgt f r einen automatischen COLD Import von Spooldaten gem der verwendeten COLD Importmaske Zu festgelegten Zei
63. Allgemeine Einstellungen Bei der Konfiguration definieren Sie das Basisdatum f r die Berechnung der Lebensdauer eines Dokuments die Lebensdauer selbst sowie die bei Ablauf der Lebensdauer auszuf hrende Aktion Datum basiert auf Er ffnungsdatum Dies ist das erste Archivierungsdatum des Dokumentes Letztes Dies ist das Datum der letzten Revision Fristensteuerung Seite 132 FileDirector EnterpriseManager nderungsdatum Letzte Das Datum an dem das letzte Mal eine Seite des Dokumentes Verwendung angeschaut wurde letztes Herunterladen in den lokalen Cache eines Benutzers Indexfeld Hier kann explizit ein Indexfeld ausgew hlt werden dass ein Datum beinhaltet Es werden automatisch alle verf gbaren Datumsfelder aus dem markierten Dokumententyp aufgef hrt Frist Wann die Fristensteuerung ausgef hrt werden soll kann hier mit Tagen Monaten und Jahren eingestellt werden Start Aktion Die Start Aktion wird direkt zu Beginn der Frist ausgef hrt M gliche Einstellungen sind Keine Es wird keine Start Aktion gesetzt Kopiert die Daten der Dokumente filedirector data in ein angegebenes Exportieren Verzeichnis copy Die Indexdaten in der SQL Datenbank bleiben zur Suche bestehen Exportieren Verschiebt die Daten der Dokumente filedirector data in ein und Verzeichnis move l schen Die Indexdaten in der SQL Datenbank bleiben zur Suche bestehen Prozess Ist ein
64. C User concurrent X nicht lizenziert Benutzerzugang den EnterpriseManager Der Benutzer des EnterpriseManager belegt keine Lizenz mehr Benutzerzugang f r eine Nicht Scanstation Recherche Einrichtung des WinClients ohne Parameter scanstation FD Admins ScanN 5 gt ScanC gt UserN gt UserC gt X Scan Named ScanN gt X Scan Concurrent ScanC gt X User Named UserN gt X User Concurrent UserC gt X Damit ein Benutzer der Gruppe FD admins eine Named Lizenz zugewiesen bekommt muss er Mitglied der Gruppe sein aus der er diese Lizenz erhalten soll Beispiel Meldet sich ein Benutzer aus der Gruppe FD admins an einer Nicht Scanstation an ohne dass er einer Named Gruppe zugeordnet wurde so wird f r ihn zun chst eine Scan Concurrent Lizenz verbraucht Sind hier alle belegt so wird die n chste freie User Concurrent Lizenz verwendet Sollte sich der Benutzer in einer Named Gruppe befinden so wird zun chst versucht eine Lizenz dieser Gruppe zu belegen Sollte keine entsprechende Lizenz verf gbar sein so wird versucht eine Concurrent Lizenz zu belegen Hinweis In der Systemkonfiguration unter Aktive Benutzer k nnen Sie als Administrator die Liste der Benutzer sehen die eingeloggt sind und welche Lizenz im FileDirector jeweils belegt ist Benutzerzugang f r eine ScanStation Einrichtung des WinClients mit Parameter scanstation Benutzer und Gruppen Seite 41 FileDirector EnterpriseMana
65. Daten m ssen nicht jedes Mal erneut gesichert werden inkrementelle Datensicherung e Der Speicherplatz wird durch die Kompression der Daten erheblich effizienter genutzt e Die Clustereinheiten werden durch die gr eren Datenpakete erheblich besser ausgenutzt und somit weniger Speicherplatz belegt e Durch die Blowfish Verschl sselung kann kein Benutzer Zugriff auf die Daten erhalten der evtl versehentlich Rechte auf das Datenverzeichnis des FileDirectors hat Auch der Administrator kann die Daten nicht manipulieren e Das Backup der Daten geht wesentlich schneller e Die Paketgr e der gesicherten Daten im Container ist einstellbar wodurch die Datensicherung auf verschiedenen Medien erleichtert wird Hinweis Um mit Containern arbeiten zu k nnen wird eine Lizenz ben tigt Ist diese Lizenz nicht vorhanden k nnen Container zwar konfiguriert werden aber der Zeitplaner wird nicht gestartet Einstellung eines Speicherortes Als Default Einstellung werden die Bilddaten im Verzeichnis Ifiledirector data abgelegt Das Verzeichnis das als Speicherpool eingerichtet wird muss f r den Benutzer fd server freigegeben sein da der FileDirector die Daten sonst nicht lesen oder ablegen kann Sobald im WinClient eine Seite eines Dokumentes angezeigt werden soll findet der Zugriff auf den Speicherpool statt um die Bilddaten herunterzuladen Bei Auswahl Speicherort kann nur gelesen werden k nnen keine weiteren Daten
66. Die grafische Oberfl che Wenn ein neuer Schritt f r einen Prozess eingerichtet wird erscheint zun chst das Fenster f r die allgemeinen Einstellungen des Prozesses Mit diesem Button k nnen die Fenster zur besseren bersichtlichkeit eines Prozesses mit dem Button auf und eingeklappt werden Im oberen Bereich jedes Fensters werden die Einstellungen als Text zusammengefasst Wenn sie nicht komplett sichtbar sind so werden alle Angaben und Einstellungen in einem Flyout Fenster eingeblendet wenn man mit der Maus eine Sekunde auf dem Eintrag verbleibt Diese Info erh lt man auch dann wenn die Fenster eingeklappt sind und nicht alle Informationen lesbar sind Name des Prozesses Um den Namen des Prozesses zu definieren wird er markiert und in die gew nschte Bezeichnung umbenannt Beschreibung Der Name und die Beschreibung des Prozesses werden im WinClient bei der Auswahl eines Prozesses angezeigt So kann der Benutzer noch eine etwas genauere Beschreibung zum Prozess erhalten Prozessmanagement Seite 138 FileDirector EnterpriseManager Das Men Im Men des Prozessmanagements k nnen die Fenster f r die Schritte des gesamten Prozesses gleichzeitig aufgeklappt und zugeklappt werden Alle Details zeigen Taste Bild oi Alle Details verstecken Taste Bild Al Aktion l schen Mit dieser Funktion werden einzelne Aktionsschritte gel scht Bi Drucken Mit der Druckfunktion wird eine bersicht der eingeste
67. Dokumente COLD Import Datei Import und Index Import Durch Klick auf den Zweig Zeitplaner im linken Teil des EnterpriseManagers wird im rechten Teil des Fensters eine Liste aller aktuell in FileDirector eingerichteten Zeitplaner angezeigt F r jeden Zeitplaner werden die Rubriken Typ Beschreibung Anfangszeit Intervall Aktiviert Status Erstellt von und Erstellt am aufgelistet Hinweis Um die Aktivit ten der Zeitplaner nachvollziehen zu k nnen sollten Sie hierf r im Aktivit tenreport die Einstellungen zu den Zeitplanern setzen damit im Protokoll entsprechende Eintr ge erzeugt und die Aktivit t der Zeitplaner nachvollzogen werden k nnen Siehe gt Aktivit tenreport konfigurieren Die Konfiguration der Zeitplaner steht immer im Zusammenhang mit anderen Konfigurationseinstellungen Verweise darauf finden Sie zu den einzelnen Beschreibungen der Zeitplaner Zeitplaner sofort starten stoppen Wenn ein Zeitplaner markiert ist dann kann er im Men der rechten Maustaste sofort gestartet werden Wird die Anzeige danach aktualisiert so wird f r den entsprechenden Zeitplaner die letzte Startzeit angezeigt Werden sehr viele Daten importiert kann es vorkommen dass ein Zeitplaner zwischenzeitlich gestoppt werden soll Seit der Version 1 2 6 steht diese Funktion ebenfalls ber das rechte Mausmen zur Verf gung Betriebssystemkonten Import Zeitplaner Mit der Installation ist automatisch ein spezieller Zeitplaner vordefinie
68. Dokumente werden erst automatisch in die Sync Tabelle geschrieben wenn eine Verbindung konfiguriert und dem Aktenschrank zugewiesen wurde Sobald der Zielserver bekannt ist wird das Dokument beim Einchecken automatisch in der Tabelle zur Synchronisation vorgemerkt Mein n chsten Start des Zeitplaners werden die Dokumente dann repliziert Aktenschr nke Seite 83 FileDirector EnterpriseManager Markiere alle nach Datum ge nderten Dokumente f r die Replikation Diese Option ist wie die zuvor beschriebene Option f r die nachtr gliche Replikation vorgesehen Durch die m gliche Auswahl eines Datums m ssen also nicht alle lteren Dokumente in die Sync Tabelle aufgenommen werden Zeige Statistik Die Statistik zeigt die ungef hre Gr e und Anzahl der Dokumente in der Sync Tabelle an So kann abgesch tzt werden welche Datenmenge beim Start des Replikations Zeitplaners bertragen werden muss Die Gr e der XML Dateien wird dabei nicht ber cksichtigt Aktenschrank l schen Wird ein Aktenschrank neu angelegt so wird eine Datenbank mit der ID des Aktenschrankes angelegt Zus tzlich wird ein Eintrag in die SQL Datenbank FDConfig in der Tabelle Cabinets gesetzt Wird ein Aktenschrank gel scht so wird der Eintrag in der Tabelle Cabinets gel scht aber die SQL Datenbank beibehalten Dadurch ist es m glich eine Datenbank nach dem L schen wieder erneut zu registrieren Sind bereits
69. EnterpriseManager Ansicht Anpassen ber Anpassen wird das aktuell angezeigte Bild durch eine Autozoomfunktion automatisch in den Anzeigebereich angepasst Breite anpassen Das angezeigte Bild wird durch den Button Breite anpassen automatisch an die Breite des Anzeigefensters angepasst Originalgr e Das Bild wird durch den Button Originalgr e automatisch in seiner originalen Gr e angezeigt Bereich zoomen Der Button Bereich zoomen schaltet den Modus Bereich zoomen ein Der Mauszeiger ver ndert sich in ein Fadenkreuz Wird die linke Maustaste gehalten kann ein Zoombereich aufgezogen werden Zoom Klick auf den Button Zoom vergr ert das angezeigte Bild um einen konstanten Faktor Zoom Klick auf den Button Zoom verkleinert das angezeigte Bild um einen konstanten Faktor Sicherheit Scanprofile sichtbar unsichtbar schalten Scanprofile werden f r die jeweiligen Scanner der Firma konfiguriert Existieren in der Firma mehrere Scanner Arbeitspl tze mit verschiedenen Scannern so entsteht schnell eine un bersichtliche Liste von Scanprofilen wovon nicht jedes Profil an jedem Arbeitsplatz gebraucht wird Um eine bersichtlichkeit f r die Anwender zu schaffen k nnen sie jeweils nur f r die Benutzer im WinClient sichtbar gemacht werden die die Scanprofile verwenden Markieren Sie den Eintrag Scanprofile und klicken Sie auf Sicherheit ber den Button in der Men leiste oder ber das Kontextmen der
70. EnterpriseManager Server Um Ihre FileDirector Systemkonfiguration zu berpr fen und zu administrieren ffnen Sie den Zweig Systemkonfiguration Zur berwachung kann hier z B das Protokoll eingestellt und die Benutzereinrichtung durchgef hrt werden W hrend der Installation des FileDirectors werden au erhalb des FileDirector EnterpriseManagers grundlegende Einstellungen durch das FileDirector Config Utility vorgenommen Dieses befindet sich auf dem Server auf dem der FileDirector installiert wurde Server Zertifikat Die Einstellung des Serverzertifikates erfolgt in den Eigenschaften des Zweiges Server gt Aktiv auf der linken Seite des EnterpriseManager Fensters Das Serverzertifikat wird ben tigt wenn Dokumente ber einen Zeitplaner signiert und automatisch in einen Dokumententyp eingecheckt werden sollen Die Einstellung dass nur signierte Dokumente akzeptiert werden wird in den Eigenschaften des Dokumententyps konfiguriert Um ein Zertifikat laden zu k nnen muss es als pfx Datei vorliegen Zertifikat erstellen Ein Zertifikat ist ber eine vertrauensw rdige Zertifizierungsstelle Trust Center zu erhalten Ist ein Zertifikat installiert so kann es ber den Internet Explorer exportiert werden Zertifikat exportieren ber den Internet Explorer kann ein installiertes Zertifikat als pfx Datei exportiert werden ber Extras gt Internetoptionen gt Inhalte gt Zertifikate im Internet Explorer wird die Liste
71. FileDirector EnterpriseManager Hinweis Es darf nur ein Volltext Zeitplaner je Aktenschrank f r DataSelect konfiguriert werden Bitte beachten Sie au erdem dass Volltextinformationen nicht kopiert werden wenn ein Dokument von einem Dokumententypen mit Volltext in einen Dokumententypen ohne Volltext bewegt wird Funktion des Zeitplaners Dieser Zeitplaner f hrt automatisch eine Volltext OCR Lesung der Bilddaten der markierten Dokumententypen aus und schreibt die gelesenen Texte in die Datenbank des Aktenschrankes Hinweis Felder der SQL Datenbank Die gelesenen Inhalte werden ber den Zeitplaner in die Tabelle FU Images geschrieben Dabei werden die Felder OCRReadOn und OCRText geschrieben Ist bereits ein Datum in der Spalte OCRReadOn eingetragen so wird dieser Datensatz nicht erneut gelesen In der Spalte OCRText erscheint bei korrekter Lesung der Eintrag lt langer Text gt Ist hier der Dateiname lesbar konnte das Dokument m glicherweise nicht korrekt gelesen werden oder es war eine Datei ohne Textinhalt Pr fen Sie in diesem Fall den Zugriff des Benutzers fd server auf die Daten Soll der Text eines Images erneut gelesen werden k nnen diese Spalten ber den SQL Enterprise Manager geleert werden Eintrag im SQL Server ber STRG 0 AND CL Um die gelesenen Inhalte f r den WinClient verf gbar zu machen muss ein zweiter Zeitplaner im SQL Server erstellt werden um die Volltextkataloge d
72. Findet die Zuordnung durch einen Bezeichner statt so kann ein Text zur Identifikation des Indexfeldinhaltes angegeben werden OCR Formularerkennung Seite 185 FileDirector EnterpriseManager Im folgenden Beispiel werden die Felder durch den Bezeichner identifiziert der aber nicht in das Indexfeld gelesen wird So wird z B der Text Rechnungs Nr erkannt und die nachfolgende Zahl in das Indexfeld geschrieben Der Bezeichner selbst wird ignoriert und erscheint nicht im Indexfeld Leerzeichen zwischen Bezeichner und Text werden automatisch entfernt Hinweis Die Option berall suchen ist nur bei Zuordnung durch Bezeichner verf gbar Durch diese Option ist es m glich dass der Bezeichner etwas flexibler gew hlt werden kann Sollte es somit vorkommen dass vor dem gew hlten Bezeichner ein anderes Wort steht so wird dennoch der Wert welcher hinter dem Bezeichner steht in das Indexfeld bernommen Reihenfolge der Zeichenanpassung Die Ver nderungen nach Einlesen der Zone finden in der Reihenfolge der aufgef hrten Einstellungen statt Entfernen Ersetzen durch Links k rzen Rechts k rzen Von Links Von Rechts Prefix Postfix Entfernen Ersetzen durch Die Option 1 und 5 erscheint zweimal da es hier sinnvoll sein kann ein Ersetzen von Zeichen entweder an den Anfang oder an das Ende der Zeichenanpassung zu setzen Entfernen Ersetzen durch Mit dieser Funktion k nnen nachtr glich Zeichen aus einer Zone
73. Formulars ffnet sich das Konfigurationsfenster f r die Formulareinstellung In Formulareinstellungen finden sich die bei der Hinterlegung der Vorlage vergebenen Eintr ge zu Name und Beschreibung wieder Hier kann das Formular auch umbenannt oder die Beschreibung ge ndert werden Das Men Sichern Normalerweise wird bei einem Funktionswechsel gefragt ob die Einstellungen gespeichert werden sollen Hier kann man dies auch direkt ansto en Die Vorlagen eines OCR Formulars werden beim Speichern in der Datenbank abgelegt also nicht als separate Datei auf der Festplatte Bild ndern Soll eine Vorlage nachtr glich ge ndert werden so wird hier das Fenster aufgerufen das bereits bei der Erstellung einer neuen Vorlage verwendet wurde Hier kann dann dem Formular eine neue Vorlage hinterlegt werden l Bild Info ber die Bild Info sind einige statistische Angaben zum Formular und einige Bildinformationen zur Vorlage abrufbar OCR Formularerkennung Seite 174 FileDirector EnterpriseManager Anzahl der Zonen Anzahl der Feldzuordnungen Dateityp Breite in Pixel H he in Pixel Aufl sung X DPI Aufl sung Y DPI Farbtiefe Bits Unkomprimierte Gr e Komprimierte Gr e und Kompressionsrate des Bildes Hinweis Die Vorlage muss immer die gleiche Aufl sung haben wie die sp ter gescannten Dokumente Ist dies nicht der Fall so werden die Zonen an anderer Stelle positioniert und k nnen den entsprechend
74. Full name eingetragen sein und muss nicht als logon name definiert sein Im Hintergrund wird der Full name vom Server in den logon name umgewandelt b Wird eine Wortauswahlliste verwendet ist darauf zu achten dass keine Mehrfachauswahl erlaubt wird Es kann nur ein Benutzer ausgew hlt werden ODBC Verkn pfung Unter Variabel kann au er einem Feld auch die Option ODBC Verkn pfung gew hlt werden In diesem Fall kommt die Benutzerliste von einer ODBC Quelle Die ODBC Quelle muss den vollst ndigen Benutzernamen oder den kurzen Benutzernamen enthalten Hierzu muss zuvor bei den Einstellungen der ODBC Verkn pfung ein Indexfeld f r Prozessmanagement Benutzer definiert worden sein Hinweis Mit Hilfe einer ODBC Verkn pfung kann keine ask user Aktion generiert werden Betrachter von Schritt Unter Variabel kann au er einem Feld auch die Option Betrachter von Schritt gew hlt werden In diesem Fall kann man einen Benutzer von einem vorherigen Schritt im Prozess Management aussuchen indem er als Betrachter benannt wurde Kommentierender von Schritt Unter Variabel kann au er einem Feld auch die Option Kommentierender von Schritt gew hlt werden In diesem Fall kann man einen Benutzer von einem vorherigen Schritt im Prozess Management aussuchen indem er als Kommentierender benannt wurde Genehmigender Ablehnender von Schritt Unter Variabel kann a
75. LinkUser gt gt Zeige Dokument im Pers nlichen Ordner lt a gt lt p gt lt p gt lt img src lt FD_IMGEMBEDO01 gt gt lt p gt lt body gt lt html gt Link in der automatischen E Mail zum WinClient oder zum WebServer Prozessmanagement Seite 142 FileDirector EnterpriseManager In der Textdatei wird der Ausdruck lt FDWinCLink gt durch einen Link in der sp teren Email ersetzt Ebenso wird der Eintrag lt FDWebLink gt durch einen Link f r den WebServer zur Anzeige des Dokumentes ersetzt Eingebettete Vorschau der ersten Seite des Dokumentes in der E Mail Eine eingebettete Vorschau des Dokumentes in der Email kann dadurch eingerichtet werden indem man in den vordefinierten HTML Code lt FD_IMGEMBEDO01 gt einf gt 001 ist die Erste Seite des FileDirector Dokumentes Wenn die Seite nicht im gif jpeg oder png Format gefunden wird so wird sie in png konvertiert Der Eintrag muss in einen img src Tag in HTML verfasst werden E Mail Von E Mail An E Mail Cc E Mail Bcc In den Adressfeldern kann entweder eine feste Emailadresse eingetragen werden oder es kann ein Feld ausgew hlt werden das sp ter Email Adressen beinhalten soll Mehrere Emailadressen k nnen mit Semikolon getrennt eingegeben werden Sollen mehrere Felder mit E Mail Adressen ausgelesen werden so k nnen diese ebenfalls mit Semikolon getrennt in der Form lt FD_12345678 gt lt FD_12341234 gt angegeben werden E Mail Betreff Sol
76. Manager Synchronisieren einer Kopie nderungen werden nicht bernommen nderungen an bereits vorhandenen Feldern werden nicht synchronisiert und m ssen in der Kopie manuell ge ndert werden Strukturdaten werden nicht gel scht nur hinzugef gt Die Strukturdaten werden beim Synchronisieren NICHT gel scht Sollten also Felder oder andere Objekte im Original gel scht werden so m ssen sie auch in der Kopie gel scht werden Werden Objekte in der Kopie gel scht so werden sie durch die Synchronisation des urspr nglichen Exports wieder erg nzt Beispiel Werden z B Felder in der Kopie und im Original manuell angelegt so werden diese jeweils mit unterschiedlichen IDs angelegt Wird danach das Original erneut exportiert und die Kopie synchronisiert so existiert danach das Feld in der Kopie doppelt da die Synchronisation nicht Namen sondern IDs pr ft Eigenschaften neu registrieren Markieren Sie im FileDirector EnterpriseManager den Eintrag Aktenschr nke und klicken Sie auf Eigenschaften bzw w hlen Sie diesen Befehl aus dem Kontextmen rechte Maustaste aus Sie k nnen fr her gel schte Aktenschr nke markieren und ber Aktenschrank erneut registrieren wieder verf gbar machen Das ist nur m glich wenn die Datenbank zu dem Aktenschrank noch existiert Haben Sie einen Aktenschrank aus einer anderen Installation kopiert und die Datenbank dem SQL Server bekannt gemacht so k nnen Sie ihn auf diese Weise im FileDi
77. Parameter aufgerufen werden Hier k nnen allgemeine Eigenschaften f r die OCR Erkennung eingestellt werden die bekannt sein m ssen noch bevor die Einstellungen eines bestimmten Formulars gelesen werden k nnen Um ein OCR Formular erstellen zu k nnen muss zuvor ein Fallback Dokumententyp erstellt und zugewiesen worden sein Dies kann w hrend der Erstellung des ersten Formulars erfolgen oder nachtr glich in den Eigenschaften des OCR Knotens unter OCR Parameter konfiguriert werden In diesen Dokumententyp werden alle nicht erkannten Dokumente geschoben und k nnen dort nachindiziert und in die richtigen Dokumententypen geschoben werden Hinweis Soll ein Benutzer die OCR Formularerkennung verwenden so muss dieser auf alle Dokumententypen die erkannt werden k nnen ausreichende Rechte besitzen Auf den Fallback Dokumententyp f r nicht erkannte Dokumente muss bei Verwendung der Formularerkennung der Zugriff immer m glich sein Sprachen Western OCR Engine F r die Erkennung k nnen verschiedene Sprachen eingestellt werden Die Western OCR Engine stellt folgende Sprachen zur Verf gung Englisch Deutsch Franz sisch Niederl ndisch Spanisch Italienisch Griechisch Russisch Norwegisch Schwedisch Finnisch D nisch Portugiesisch Katalanisch Polnisch Tschechisch Ungarisch Slowenisch T rkisch Brasilien Portugiesisch OCR Formularerkennung Seite 170 FileDirector EnterpriseManager Durch Auswahl der entsprechend
78. Sie dazu die FeldID im Feld Seiten an Das Trennzeichen ist ein Semikolon danach k nnen optional Seitenangaben folgen Beispiel lt FD_FeldID gt lt FD_FeldID gt 1 3 7 8 Erstelle eine CSV Datei Feldtrenner Hier kann ein entsprechender Feldtrenner selektiert werden Feldbegrenzer Sie k nnen optional Feldbegrenzer Ihrer Wahl einf gen SPACE und TAB sind ebenfalls erlaubt Spalten berschriften Hier kann eine entsprechende Spaltenbezeichnung hinterlegt werden Mehrere Spalten m ssen mit einem Semikolon getrennt werden Zu exportierende Felder Hier werden die Felder angegeben die in die CSV Datei exportiert werden sollen Eingaben k nnen sein timestamp gefolgt von den Formatierungsoptionen weitere Details dazu finden Sie unter http msdn microsoft com en us library 8kb3ddd4 aspx 8 Stellige FieldID FD_FieldID Filenames Hinweis Bei einer Mehrfachauswahl m ssen die Angaben mit dem zuvor festgelegten Trennzeichen getrennt werden Die Timestamp Formatierung ist durch InvariantCulture begrenzt Dateiname Hier wird der Dateiname f r die CSV Datei angegeben Fertigstellungs Best tigungsdatei erstellen Je Dokument Wird diese Option gew hlt wird die entsprechende Datei f r jedes Dokument angelegt Hinweis Der Dateiname richtet sich nach dem Dateinamen der ersten Seite wie sie im Speicherort des FileDirectors abgelegt wurde Je Seite Wird diese Option gew hlt wird die entsprechende Datei f r jede Seite
79. Spielberg Solutions GmbH FileDirector Enterprise amp SBE Administrationshandbuch Version 2 7 Haftungsausschluss Dieses Dokument wurde mit der gr tm glichen Sorgfalt erstellt Trotzdem k nnen wir nicht garantieren dass es keine Fehler mehr enth lt Aus diesem Grund kann f r eventuelle falsche oder missverst ndliche Darstellungen oder daraus resultierende Folgen keinerlei Verantwortung bernommen werden Copyright 2013 Spielberg Solutions GmbH Alle Rechte vorbehalten Kein Teil dieses Dokuments darf reproduziert versendet oder gespeichert werden in irgendeiner Weise oder durch irgendeine Methode sei es mechanisch oder elektronisch zu irgendeinem Zweck ohne die ausdr ckliche schriftliche Genehmigung der Spielberg Solutions GmbH KelSpielberg FileDirector ist ein eingetragenes Warenzeichen der Spielberg Solutions GmbH Microsoft Windows Windows NT und Windows 2000 sind entweder Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der Microsoft Corporation Andere erw hnte Fremdprodukte sind ggf ebenfalls eingetragene Warenzeichen ihrer Besitzer F r weitere Informationen Afrika Asien Australien Europa und Amerika Spielberg Solutions GmbH Obere Kaiserswerther Str 17 D 47249 Duisburg Germany Email info spielberg de Web www spielberg de Gro britannien amp Irland Spielberg Solutions Ltd Unit 11 Basepoint Business amp Innovation Centre Metcalf Way Crawley West Sussex UK RH11 7XX Ema
80. Systemsteuerung einen System Datenquellennamen DSN ODBC Verkn pfungen Seite 129 FileDirector EnterpriseManager Wenn der ODBC Treiber berpr ft ist und der DSN erstellt ist wenn hier eine Oracle Datenbank vorliegt fahren Sie im EnterpriseManager mit der Konfiguration der ODBC Verkn pfung wie oben beschrieben fort Achten Sie bei einer Oracle Implementierung darauf dass die neuesten Oracle ODBC Treiber installiert sind Die standardm igen Microsoft ODBC Treiber sind nicht kompatibel In Oracle 9i w hlen Sie den Treiber Oracle in Orahome 92 der nach der Installation in der ODBC Treiberliste aufgef hrt ist So erstellen Sie einen DSN in Oracle 1 W hlen Sie Start gt Systemsteuerung Control Panel gt Verwaltung Administrative Tools gt Datenquellen ODBC Data Sources ODBC um das Dialogfeld ODBC Datenquellenadministrator ODBC Data Source Administrator zu ffnen 2 Klicken Sie im Dialogfeld ODBC Datenquellenadministrator ODBC Data Source Administrator auf die Registerkarte System DSN System DSN 3 Klicken Sie auf Hinzuf gen Add 4 W hlen Sie im Dialogfeld Neue Datenquelle erstellen Create New Data Source den Oracle ODBC Treiber aus 5 Machen Sie im Dialogfeld Oracle ODBC Treiber Installation Oracle ODBC Driver Setup die folgenden Angaben Data Source Name Datenquellenname Der Name f r den DSN den Sie hinzuf gen m
81. Textes zur Seitengr e von Deckblatt zur Folgeseite nicht berein Die Verwendung der 2 Seite kann nur eingerichtet werden wenn mehrseitige Dokumente ber eine Seitenb ndelung erzeugt werden Codepage Zeichentabelle ausw hlen Wird eine Schriftart gew hlt so ist es empfehlenswert einen Textfont mit gleichem Zeichenabstand zu verwenden um z B Tabellen gleichf rmig darzustellen Wenn die COLD Maske mit einem EnterpriseManager erstellt wird die sich auf einem Client Rechner befindet sollte sichergestellt werden dass der gew hlte Textfont auch auf dem Server f r den Import zur Verf gung steht Man kann verschiedene Zeichentabellen ausw hlen e OEM Multilingual Latin entspricht ASCII e ANSI Latin e Arabic ASMO 708 e Arabic ASMO 449 BCON V4 e ISO 8859 6 Arabic Die verf gbaren Zeichentabellen k nnen ggf in zuk nftigen Versionen noch erweitert werden Textausrichtung Wechseln Sie wieder nachdem Sie das Overlay zugewiesen haben in die grafische Vorschau unter Vorlage Kontrollieren Sie hier ob die Ausrichtung des Textes auf Ihrem Overlay korrekt ist Ist dies nicht der Fall so k nnen Sie in den Seiteneinstellungen den Text mit X Ausrichtung Y Ausrichtung und Zeilenabstand auf das hinterlegte Blatt anpassen COLD Import Seite 199
82. a geblich ist L schen Tastenk rzel Entf Mit diesem Befehl werden die markierten Elemente gel scht Sicherheit Sicherheitseinstellungen k nnen f r Aktenschr nke Dokumentententypen und Scanprofile vorgenommen werden Kopieren Einige Elemente k nnen bei der Einrichtung kopiert werden Dies gilt f r Dokumententypen Scanprofile Wortauswahllisten und Stempel Hinweis Ab FileDirector Version 2 6 stehen zus tzliche Tastenk rzel zur Verf gung Scheduler starten Alt R Scheduler stoppen Alt S Serververbindung Ist der Eintrag Verbunden mit Servername markiert so erscheint beim Aufruf der Eigenschaften ein Dialogfenster in dem die Verbindungseinstellungen zum FileDirector Server eingestellt werden k nnen Geben Sie bei Server URL die URL zum FileDirector ein Ein g ltiger Eintrag besteht aus einem Protokollnamen http oder https einem Doppelpunkt mit zwei Schr gstrichen ihrem FileDirector Server IP Adresse oder DNS Name und dem virtuellen FileDirector Verzeichnis im IIS normalerweise FileDirector Wurde die Installation ber die Installationsseite des FileDirectors ausgef hrt so sollte die richtige Verbindung bereits beim ersten Start korrekt eingetragen sein Die Informationen der Verbindung werden aus der Datei App xmf ausgelesen die den Serverpfad beinhaltet nachdem das Branding durchgef hrt wurde Siehe gt Installationshandbuch Mit dem Button Test Verbindung kann die Verbi
83. abgelegt wird Zeitplaner Seite 52 FileDirector EnterpriseManager Folge und Endseitenkonfigurationen werden nur beim Import einer Multipage TIFF Datei ber cksichtigt Dateinamen aufspalten Diese Option steht nur dann zur Verf gung wenn entweder keine OCR aktiviert ist oder die Option Erkenne Formulare des gew hlten Dokumententyps markiert ist da nur bei dieser Option der Zieldokumententyp im oberen Bereich angegeben werden kann Sollen Daten eingelesen werden die die Indexdaten im Dateinamen angegeben haben so kann der Dateiname mit dieser Option entsprechend ausgelesen werden Voraussetzung daf r ist die Trennung der Felder durch einen Feldtrenner Beispiel In dem Importpfad befinden sich TIFF Dateien mit den folgenden Namen 0001_Schneider tif 0002_Schmitz tif Als Feldtrenner wird hier der Unterstrich _ angegeben die Anzahl der Felder betr gt 2 Werti wird dem Feld zugewiesen das sp ter den Inhalt 0001 erhalten soll z B Kundennummer Wert2 wird z B dem Feld Name zugewiesen Ist die Option Beziehe Pfad in Dateinamen ein aktiviert so wird der Pfad bei der Aufspaltung ber cksichtigt Feld auf festgelegten Wert setzen Hier k nnen bestimmte Felder beim Import auf jeweils einen festgelegten Wert gesetzt werden Diese Einstellung entspricht der Einstellung im Scanprofil Man kann z B ein Feld fest beim Import definieren um einen Status festzulegen oder einen Prozess anzust
84. agen Soll der Benutzer der das Dokument im n chsten Schritt weiter bearbeiten soll erst w hrend der Bearbeitung ausgew hlt werden k nnen kann man hier einstellen dass der Anwender gefragt werden soll wer das Dokument im n chsten Schritt weiter bearbeiten soll Im WinClient erscheint dann eine Abfrage mit einer Benutzerliste Bei der Auswahl der Benutzer im EnterpriseManager k nnen hier mehrere Benutzer ausgew hlt werden Die Aktion die der gew hlt Benutzer durchzuf hren hat wird vordefiniert z B genehmigen ablehnen oder kommentieren Senden an Benutzer Von Feld Mit dieser Option kann ein Benutzer ausgew hlt werden der in einem Feld steht Voraussetzung ist dass der Benutzer ein FileDirector Anwender ist und in der Kontenliste des FileDirectors aufgef hrt wird Es k nnen nur Felder mit einem Prozessmanagement Seite 141 FileDirector EnterpriseManager Benutzernamen eingetragen werden Wird ein anderes Feld eingesetzt in dem kein Benutzer erkannt werden kann so wird die Einstellung ignoriert E Mail senden Die Funktion E Mail senden steht seit der EnterpriseManager Version 1 5 2 8 FileDirector Server 1 5 2 27 zur Verf gung Um ber eine Auto Aktion in einem Prozess eine vorkonfigurierte Email zu versenden muss zun chst im Config Utility auf dem Server ein SMTP Server konfiguriert sein Siehe gt lInstallationshandbuch Mit dieser E Mail Funktion k nnen informative Mails inn
85. aner durch die entsprechende Box Ausf hren auf Server Die Option Ausf hren auf Server erm glicht bei einer Installation mit mehr als einem FileDirector Server den Zeitplaner auf einem anderen Server ausf hren zu lassen damit dadurch die Last verteilt wird Hierzu muss der FileDirector auf dem Zielserver ebenfalls mit einer Lizenz installiert sein Zeitplaner Seite 48 FileDirector EnterpriseManager Bei Versendung von Dokumenten auf Prozesse werden die Prozesse auf dem Server verarbeitet auf dem eine Lizenz f r das Prozessmanagement gefunden wird Grundkonfiguration Siehe gt Allgemeine Einstellungen f r Zeitplaner Zeitplaner zur Integrit tspr fung Der Zeitplaner zur Integrit tspr fung steht in der FileDirector Version 1 3 zur Verf gung Er erstellt Protokolle zu den bereits gespeicherten Daten eines Aktenschrankes Die vorhandenen Bilddaten werden mit den Eintr gen der erstellten XML Dateien verglichen Damit kann sichergestellt werden dass eine fehlerhafte bertragung von Daten ber das Netzwerk vom Client zum Server in einem Protokoll registriert wird Hinweis Eine Integrit tspr fung wird f r die Daten im verwendeten Speicherpool filedirector data gemacht Gespiegelte Speicherorte werden nicht gepr ft Im Dialogfenster wird ein beschreibender Text eingegeben der sp ter in der Liste der Zeitplaner erscheint Wird der Zeitplaner aktiviert so startet die Pr fung der Daten zu den angegeben
86. anf gen ea Enns ann 141 Senden an Bearbeiter nein kiss 141 STEE RER e 141 Senden an Benutzer Nach Name fragen uuuu222200002snnsnennnnnennnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nennen 141 Senden an Benutzer Von Feld 141 E Mail send EM EE 142 Exportiere DOKUMENE nn a es nennen 145 ODBEillndeximport a et u ers einen 147 ndere Dokumententyp essen eek 148 D k mentenrechte ndern nina sine ine 148 Verz gerung nach Datum fragen sssenssennsssseenseernssenenssennnssrrenssennnssrrenssennnssnnenssennnssennnnsee 148 Verz gerung von Feld in ek 148 Plug In ust hrenz una ee ee re ee menge rigen 148 Neue Ben tzerakti nanf gen u nen in le kn 148 Verwende Zeit berschreitung su nn 148 K pie beibeh lten a 2 0 2 2 mean eek 149 BEnutzZErhiNZUTUBEN erte eege ER RETTEN 149 Aktionen Brillen len 151 Alle Benutzer m ssen die Aktion durchf bren nenn 151 SE DEE 152 SEU 152 Benutzerdefinierte Aktionen sesssssssssssssrssssrrsssrrrssssrrssttrtssrtrrssttrtsstntssttttssttnnssttnnsstennssttnnsnt 152 Neue Verzweigung anf gen ttres tntesten nnne nen 153 Neuen Link nf gen u u u ennnearnnngkaner kun 153 Prozess ndern EE 154 Ersetze Benutzer im Prozess s ssssssssesssssssssssesssressrsrsesrstrtnsrssnssrstensnssnesrsttasnsansststtasasanssteetnannenestntt 154 Prozess Kopieren dead da 154 Protokollierung von Prozessen sssssssssssisssssseserrrrsssssrrerresrssssrrernesssssserenn
87. angelegt Hinweis Prozessmanagement Seite 146 FileDirector EnterpriseManager Der Dateiname richtet sich nach dem Dateinamen der Seite wie sie im Speicherort des FileDirectors abgelegt wurde Erweiterung Hier muss die Dateierweiterung definiert werden Hinzuf gen Wird diese Option gew hlt so wird die eingestellte Erweiterung an den Dateinamen angehangen Ersetzen Wird diese Option gew hlt so berschreibt die eingestellte Erweiterung die originale Erweiterung ODBC Indeximport Die Funktion ODBC Indeximport steht ab dem EnterpriseManager 2 0 1 4 zur Verf gung Um den Indeximport zu konfigurieren muss nur das entsprechende Feld welches den Ausl ser der ODBC Abfrage darstellt eingestellt werden Setze Feld auf Wert Bei der Konfiguration von Aktionen kann man ein Feld auf einen festen Wert setzen lassen wenn dieser Schritt durchlaufen wird Hierf r gibt es zwei M glichkeiten Setze Feld f r dieses Dokument Hier wird das Indexfeld ausgesucht in dem ein Wert eingetragen werden soll Je nach Feldtyp des Indexfeldes stehen folgende M glichkeiten zur Verf gung Wert Ein fester Wert wird in das Indexfeld eingetragen Datum Das Datum eines anderen Indexfeldes kann mit und ohne Datumsoffset in das Feld geschrieben werden Erweitert In das Indexfeld wird ein automatisch ermittelter Wert eingetragen Zur Verf gung stehen Hochz hlen Runterz hlen Systemdatum Systemzeit Systemdatum und Z
88. aren Benutzer und Gruppen angezeigt die ausgew hlt werden k nnen F r jede Gruppe und jeden Benutzer k nnen im unteren Teil des Fensters die Rechte durch markieren der entsprechenden Optionen Zulassen und Verweigern Dokumententypen Seite 105 FileDirector EnterpriseManager eingestellt werden Mit dem Button Entfernen k nnen Sie den selektierten Eintrag aus der Liste entfernen Grunds tzlich werden alle Rechte die auf Aktenschrankebene vergeben wurden in den Dokumententyp vererbt Wird ber Hinzuf gen ein neuer Benutzer oder eine neue Gruppe hinzugef gt so werden die vererbten Rechte Quadrate erst nach Best tigung des Fensters mit OK und erneutem Aufruf angezeigt Zur Vergabe der Rechte muss zuerst die Rechtevergabe auf Aktenschrankebene erfolgen da zun chst gew hrleistet sein muss dass der Benutzer den Aktenschrank sieht und mit ihm arbeiten kann Auf Dokumententypebene kann danach eine Einschr nkung der Rechte erfolgen Um Rechte einzuschr nken gen gt es nicht den Haken nur zu entfernen er muss explizit auf Verweigern eingestellt werden Die Eigenschaften der Rechte sind hnlich der Rechte auf Aktenschrankebene Siehe gt Rechte auf Aktenschrankebene Rechte auf Dokumentenebene vergeben Wird f r einen Benutzer der Vollzugriff im Dokumententyp zugelassen so kann dieser im WinClient auch direkt Rechte f r ein einzelnes Dokument vergeben Siehe Benutzerhandbuch WinClient Rechte auf Dokumentenebene B
89. ars ausgelesen und in die entsprechenden Felder geschrieben Das Dokument selbst wird dem Dokumententyp zugeordnet der dem Formular hinterlegt ist Konnte ein Dokument nicht erkannt werden so wird es aussortiert und in den daf r vorgesehenen Dokumententyp f r nicht erkannte Dokumente geschoben Erkenne Formulare des gew hlten Dokumententyps Diese Option ist dann interessant wenn mehrere Formulare einem einzigen Dokumententyp zugeordnet wurden Dies k nnen z B verschiedene Rechnungsformulare sein wobei die Rechnungen alle in den gleichen Dokumententyp sortiert werden sollen Es werden also nur diejenigen Formulare gepr ft und erkannt die f r den eingestellten Dokumententyp definiert sind Durch diese Vorauswahl der zu scannenden Dokumente werden die Performance und die Scangeschwindigkeit erh ht weil nicht alle verf gbaren Formulare gepr ft und identifiziert werden m ssen Keine Formularerkennung Verwende immer dieses Formular Ist keine Formularerkennung eingestellt wird immer das hier eingestellte Formular f r die Zonenerkennung zum F llen der Indexfelder verwendet Scanprofile Seite 164 FileDirector EnterpriseManager OCR Parameter F r die Sprachoptionen und Erkennungsoptimierung werden die Einstellungen der OCR Parameter des definierten Formulars verwendet Bei den Optionen Verwende alle Formulare zur Erkennung und Erkenne Formulare des gew hlten Dokumententyps werden die Einstellungen f
90. ass das Benutzerkonto fd server ber entsprechende Berechtigungen auf dem angegebenen Pfad verf gen muss Nur administrative FileDirector Benutzer k nnen einen Export Pfad angeben Fiskalisches Jahr anwenden Wird ein fiskalisches Jahr eingerichtet so wird beim Ablauf einer eingestellten Frist darauf geachtet dass die End Aktion erst am eingestellten Monatsende ausgef hrt wird Sollte es sich bei dieser Frist um Tage handeln kann die End Aktion unter Umst nden erst nach einem Jahr ausgef hrt werden Export und Suche der Daten auf CDs Werden Daten in ein angegebenes Verzeichnis exportiert so wird in diesem Verzeichnis eine leere Datei mit dem Namen der Media ID Name Datum und Uhrzeit mit tausendstel Sekunden z B FD 2005 01 17T17_03_48 096 mid und das Datenverzeichnis des Aktenschranks erstellt Diese Datei muss auf die CD kopiert werden damit die Daten eindeutig identifiziert werden k nnen In der Datenbank wird diese Media ID zu den entsprechenden exportierten Daten geschrieben ACHTUNG Wurde die Option Vernichten eingestellt werden die Daten endg ltig gel scht und es kann nicht mehr nach ihnen gesucht werden Um sp ter erneut eine Suche aus noch vorhandenen Indexdaten in der Datenbank anzeigen zu lassen muss das CD Laufwerk als alternativer Speicherpool angelegt werden Wird ein Datensatz gesucht so wird zun chst der Default Speicherpool bzw die Speicherorte nach ihren Priorit ten durchsucht Danach wird die
91. ation bernimmt der FileDirector EnterpriseManager zun chst die Sprache des Betriebssystems auf dem er installiert ist Wird eine Sprache ausgew hlt so muss danach der FileDirector EnterpriseManager neu gestartet werden damit die Sprachumstellung bernommen wird Folgende Sprachen k nnen eingestellt werden Windows definiert bernimmt die Sprache des Betriebssystems English UK English US Deutsch Francais Portugu s Espa ol Japanese Chinese Big5 Chinese Simplified Mehrere Server mit einem EnterpriseManager verwalten Um mehrere Serverinstallationen mit einem EnterpriseManager verwalten zu k nnen kann eine neue zus tzliche Verbindung hergestellt werden indem man die oberste Ebene markiert und ber Neu eine neue Verbindung erzeugt Der Text der Verbindung kann sp ter auch manuell ver ndert werden um die Verbindungen zu benennen Hinweis a Die Serverinstallationen sollten Version 2 0 sein da hier die Net Version 2 0 verwendet wird Das kann bei alten Serverversionen zu Fehlermeldungen f hren b Alle Einstellungen f r den EnterpriseManager werden im lokalen Cache Eigene Dateien FileDirector in der Datei EnterpriseManager fdl gespeichert Wird der lokale Cache f r den WinClient gel scht und neu erzeugt so sollte diese Datei erhalten bleiben damit die Einstellungen f r den EnterpriseManager nicht erneut konfiguriert werden m ssen EnterpriseManager allgemein Seite 21 FileDirector
92. auszeiger auf der Anzeige durch Aufziehen des gew nschten Bereichs hineinzoomen Im Falle von doppelseitigem Scannen wechseln Sie zwischen der Vorder und R ckseite durch die entsprechende Einstellung Passen Sie das Scan Resultat durch Ver nderung der Parameter an Ihre Bed rfnisse an und speichern Sie die Einstellungen durch Klick auf OK Die Parameter k nnen ber den Button Standard auf die Herstellergrundeinstellungen zur ckgesetzt werden Directory Scanner Mit dem Directory Scanner k nnen bereits gescannte Dateien aber auch andere Formate eingelesen werden Beim Scannen erscheinen sie auf der lokalen Liste im WinClient und k nnen dann indiziert und eingecheckt werden Verzeichnis einrichten Unter Verzeichnis geben Sie den Pfad zu den zu importierenden Bilddateien an Pfade k nnen mit Laufwerksbuchstaben oder als UNC Pfade eingegeben werden Durch Klick auf den Button k nnen Sie diesen Vorgang auch interaktiv in einem Auswahlfenster ausf hren Nach dem Einstellen des Verzeichnisses erscheinen im Feld Dateien die im gew hlten Verzeichnis zur Scanprofile Seite 161 FileDirector EnterpriseManager Verf gung stehenden Daten Durch Doppelklick auf einen Eintrag l sst das zugeh rige Bild in der linken Fensterh lfte darstellen ber Testscan wird das Bild des ersten Eintrags dargestellt Das Verzeichnis wird hier vordefiniert kann aber vom Benutzer im WinClient auch manuell ver ndert werden Seite Datei
93. belle PDK EU Images der als Standardwert vorgeschlagen wird Klicken Sie auf Weiter Tabellenspalten ausw hlen W hlen Sie in Tabellenspalten die Spalte OCR Text aus und klicken Sie auf Weiter nderungsverfolgung W hlen Sie automatische nderungsverfolgung Katalog ausw hlen W hlen Sie im Kontextmen der rechten Maustaste des Knotens Volltext Katalog die Option Neuer Volltext Katalog Zeitpl ne definieren Danach m ssen Sie einen Zeitplaner definieren nach dem der Katalog durch SQL aktualisiert wird Diesen sollten Sie nach den Anforderungen Ihres Unternehmens w hlen und dabei sicherstellen dass dieser nicht aktualisiert wird bevor der Zeitplaner f r die Volltextlesung beendet wurde SQL Server Agent Der Dienst SQL Server Agent muss gestartet sein damit der Katalogzeitplaner des SQL Servers gestartet wird Dieser Dienst sollte unter dem gleichen Konto gestartet werden wie der Dienst MSSQLServer Fristensteuerung Zeitplaner Dieser Zeitplaner sorgt f r eine Fristensteuerung gem der Einstellung in jedem Dokumententyp Basierend auf der Konfiguration des Dokumententyps k nnen sie einem Prozess im Prozessmanagement bergeben werden zu einem anderen Speicherort exportiert exportiert und gel scht oder einfach komplett entfernt werden Die Fristensteuerung wird falls aktiv ber alle Aktenschr nke hinweg ausgef hrt Geben Sie eine Beschreibung f r den Zeitplaner ein Aktivieren Sie diesen Zeitpl
94. bene Beschreibung angezeigt F ge einen Trenner hinzu F gt der Ansicht der Indexfelder einen Trenner hinzu Mit Hilfe eines Trenners k nnen logische Unterteilungen innerhalb der Indexfelder vorgenommen werden Jedem Trenner kann in der Spalte Wert eine Bezeichnung zugewiesen werden welche im WinClient angezeigt wird Hinweis Der Trenner wird nicht mit dem Dokument verkn pft und wird somit auch nicht zusammen mit dem Dokument im FileDirector abgelegt Einstellungen f r den Reiter Bearbeiten Scannen W hlen Sie im unteren Bereich des Fensters den Reiter Bearbeiten Scannen Nun werden die verf gbaren Felder des Dokumententyps und gegebenenfalls die zuvor unter Felder angegebene Beschreibung angezeigt Wird nun f r ein Indexfeld im Reiter Index ein Wert angegeben so wird dieser dem WinClient Benutzer als Wert als Standardwert angeboten Bsp Im unten gezeigtem Fall w rde das Feld F1 mit dem Wert Test gef llt werden sobald der Benutzer den Reiter Bearbeiten oder Scannen im WinClient w hlt Die Zuordnung der Felder erfolgt wie beim Reiter Suche Dokumententypen Seite 109 FileDirector EnterpriseManager Wortauswahllisten bersicht FileDirector vereinfacht die wiederholte manuelle Indizierung durch Wortauswahllisten welche h ufig Abk rzungen f r h ufig wiederkehrende Eintr ge enthalten k nnen Diese Abk rzungen werden automatisch beim Indizieren in einen Vollt
95. cannt wurde Analysiert wird dazu der schwarze Rand der bei einer Schieflage entsteht Speichern als PDF A Die Scannertreiber inkl dem Directory Scanner k nnen seit der Version 1 5 1 nicht nur als TIF und JPEG sondern auch als PDF A1b speichern Scanprofile Seite 160 FileDirector EnterpriseManager Der Viewer kann diese PDF Dokumente direkt laden und ohne Stellent Viewer anzeigen PDF Dokumente die nicht ber die Scannertreiber vom FileDirector und PDF A Checkbox gespeichert wurden werden weiterhin ber den Stellent Viewer angezeigt Filter Werden Dokumente gescannt die auf farbigem Papier gedruckt wurden so kann beim Scannen ein schwarzes Blatt oder ein Grauschleier auf der Seite entstehen Um dies zu vermeiden kann die Hintergrundfarbe herausgefiltert werden Wenn Sie eine Farbe beim Scannen herausfiltern wollen w hlen Sie sie als Blindfarbe im Reiter Filter aus Info Im Reiter Info werden die Eigenschaften des durch den Treiber erkannten Scanners angezeigt Bei einem SCSI Scanner ist dies der Scannername die Versionsnummer die SCSI Anschlussadresse sowie der verwendete SCSI Host Adapter Testscan Durch Einlegen eines Blatts in den Scanner und Klick auf Testscan k nnen Sie die aktuell eingestellten Parameter pr fen Die gescannte Seite wird in der linken H lfte des Scannerkonfigurationsfensters angezeigt Benutzen Sie die Zoombuttons um die Anzeige entsprechend zu konfigurieren Sie k nnen mit dem M
96. ch darunter aktiviert sich eine Eingabe f r den Seitenbereich eines momentanen Dokuments Hier kann angegeben werden welche Seiten angehangen werden sollen Seit FileDirector Version 2 6 kann auch der Dateiname f r ein nach PDF konvertiertes Dokument siehe unten in diesem Feld eingegeben werden Beispiel Konvertiert_ lt FD_12345678 gt pdf 1 Das Dokument kann im Originalformat angehangen werden Wahlweise kann das Dokument auch in ein PDF konvertiert werden In diesem Fall muss bei EDoc Umwandlung festgelegt werden wie elektronische Dokumente konvertiert werden sollen Dabei kann man zwischen Schwarzwei und Farbe Aufl sung und einer reduzierbaren JPEG Qualit t w hlen Verkn pftes Dokument Ein Dokument welches mit dem Dokument verkn pft ist welches sich auf dem Prozess befindet wird an die E Mail angehangen Die Einrichtung erfolgt wie unter Momentanes Dokument beschrieben Referenziertes Dokument Ein referenziertes Dokument wird an die E Mail angehangen Im Bereich darunter aktiviert sich eine Eingabe f r den Seitenbereich eines momentanen Dokuments Hier kann angegeben werden welche Seiten angehangen werden sollen Seit FileDirector Version 2 6 kann auch der Dateiname f r ein nach PDF konvertiertes Dokument siehe unten in diesem Feld eingegeben werden Beispiel Konvertiert_ lt FD_12345678 gt pdf 1 Der Dokumententyp des Referenzdokumentes muss angegeben werden Zus tzlich muss ein Indexfeld des momentan
97. ch noch der Schwellwert und der Dokumententyp f r die nicht erkannten Dokumente zugewiesen In einem Formular wird eine Dokumenten Identifikationszone angegeben die das Dokument eindeutig identifiziert Wird das Dokument mit ber 80 Wahrscheinlichkeit erkannt Standard Schwellwert so werden die Zonen ausgelesen und das Dokument dem hinterlegten Dokumententyp zugewiesen Diesen Schwellwert kann man ver ndern um die Erkennung entsprechend zu Justieren K nnen Dokumente nicht zu einem Formular zugeordnet werden so werden sie in den Fallback Dokumententyp Dokumententyp f r nicht erkannte Dokumente geschoben der f r diesen Zweck vorher angelegt werden muss Aus diesem Dokumententyp k nnen die Dokumente sp ter manuell nachindiziert werden Werden Formulare eingerichtet ist die Einstellung eines Fallback Dokumententyps Voraussetzung Bei der Konfiguration des ersten Formulars OCR Formularerkennung Seite 171 FileDirector EnterpriseManager erscheint daher diese Maske automatischh damit ein entsprechender Dokumententyp eingestellt wird Asiatische OCR Lizenzierung Ist die asiatische OCR lizenziert so wird in der Maske zus tzlich die Einstellung der asiatischen Sprachen aktiviert Sprachen Asiatische OCR Engine F r die asiatische OCR werden folgende Sprachen von der Engine unterst tzt Japanisch Standard Erweitert Chinesisch traditionell Standard Erweitert Chinesisch vereinfacht Standard
98. d einer der FileDirector Gruppen sein die in der Dom ne w hrend der Konfiguration erstellt wurden Sie k nnen dann den Windows Benutzern und Gruppen innerhalb von FileDirector Berechtigungen auf Aktenschr nke und Dokumenttypen geben Interne FileDirector Benutzer FileDirector bietet die M glichkeit einer eigenen Benutzerverwaltung welche unabh ngig von der Windows Benutzerverwaltung angelegt und gepflegt wird Diese Benutzerprofilie bieten eine mit den Windows Benutzerprofilen vergleichbare Funktionalit t So k nnen Konten mit einer zeitlichen Begrenzung angelegt werden Passw rter k nnen bei der ersten Anmeldung ge ndert werden oder Konten tempor r deaktiviert werden Die Konfiguration erfolgt in der Auswahl Benutzer und Gruppen auf der linken Seite im EnterpriseManager Fenster Hinweis F F r die Nutzung der internen FileDirector Benutzerverwaltung sind ggf Anderungen in den Einstellungen des IIS notwendig siehe Installation Guide Interne Dom nen Wenn FileDirector zum ersten Mal mit Hilfe des Config Utility konfiguriert wird kann auf der Registerkarte Benutzer und Gruppen eingestellt werden dass die Windows Dom ne zur Authentifizierung verwendet werden soll Sie k nnen auch eine FileDirector interne Dom ne bestimmen welche standardm ig FileDirector lautet Benutzer und Gruppen Seite 34 FileDirector EnterpriseManager In EnterpriseManager k nnen Sie dann Benutzer und Gruppen der internen Dom ne er
99. dass in der grunds tzlichen Felddefinition im EnterpriseManager ebenfalls eine gen gende L nge eingerichtet ist Texte von verschiedenen Seiten erfassen Indexfelder k nnen mit Texten gef llt werden die auf unterschiedlichen Seiten stehen Dazu gibt man ein Indexfeld an und setzt die Seitenzahl auf die zu lesende Seite Um diese Funktion zu nutzen m ssen ber die B ndelung mehrseitige Dokumente definiert sein Indexfeld von letzter Seite lesen Bestehen Dokumente aus mehreren Seiten die geb ndelt wurden so kann die Seitenanzahl sehr unterschiedlich sein Soll ein Eintrag immer von der letzten Seite gelesen werden z B eine Endsumme so kann das so konfiguriert werden indem man f r die Seitenzahl die Seite 0 eintr gt Mehrere Textabschnitte in ein Indexfeld einf gen Ein Indexfeld kann mehrfachen Textabschnitten zugewiesen werden Weisen Sie dazu das entsprechende Indexfeld mehrfach zu Die Reihenfolge der eingelesenen Textabschnitte wird ber den Eintrag in Sortierung gesteuert Prefix Postfix Werden mehrere Texte in das gleiche Feld geschrieben so k nnen sie durch ein Trennungszeichen voneinander abgesetzt werden Achten Sie immer darauf dass das Indexfeld in das die Eintr ge gelesen werden sollen in den grunds tzlichen Einstellungen lang genug ist Feld Vorschau Im Tab Vorlage kann eine Feldvorschau eingeblendet werden Wenn Indexfelder bereits zugewiesen wurden dann kann hier getestet
100. daten im Speicherpool Dort wird zus tzlich zu jedem Dokument auch noch eine XML Datei abgelegt die die Dokumente bzw die Indexdaten beschreibt Neuer Speicherpool Durch Klicken auf den Button Neu im Men Speicherpools erscheint ein Dialogfenster zum Erzeugen eines neuen Speicherpools Allgemein Im Reiter Allgemein werden ein Name und ein den Speicherpool beschreibender Text eingegeben Speicherort einrichten ber einen Doppelklick auf den ausgew hlten Speicherpool kann man die Konfiguration aufrufen Ein Dialogfenster erscheint in dem man den Speicherort seine Priorit t unter den Speicherorten und die Anzahl der pro Unterordner abzuspeichernden Dokumente einstellen kann Allgemeines zu Dateisystem und Container Im Dateisystem werden zun chst die Daten des FileDirectors als Bilddaten und XML Dateien gespeichert Diese Ordnerstrukturen bestehen aus vielen Dateien die bei einer Datensicherung erheblichen Speicherplatz ben tigen Wird ein Container angelegt so k nnen die Daten aus dem Dateisystem in regelm igen Abst nden die ber einen Zeitplaner gesteuert werden komprimiert und verschl sselt gespeichert werden Der FileDirector kann die Daten aus diesen Containern direkt wieder auslesen und bei der Recherche zur Verf gung stellen Vorteile der Containerverwendung Speicherpools Seite 121 FileDirector EnterpriseManager e Die letzten aktuell geschriebenen Daten k nnen gesichert werden Fr here
101. den In den Eigenschaften der Dokumententypen die in die Volltextindizierung mit einbezogen werden sollen muss die Option In Volltext OCR einbeziehen markiert werden Siehe gt Dokumententypen Zeitplaner Seite 45 FileDirector EnterpriseManager Konfiguration des Zeitplaners Erstellen Sie einen neuen System Zeitplaner Volltextlesung geben Sie im Reiter Allgemein eine Beschreibung ein und aktivieren Sie den Zeitplaner Konfigurieren Sie anschlie end die Zeit zu der dieser Zeitplaner automatisch ausgef hrt werden soll Bitte beachten Sie dabei dass eine Suche erst nach Ablauf der eingestellten Zeit verf gbar ist W hlen Sie im Reiter Einstellungen den zuvor mit DataSelect LearningTool konfigurierten Aktenschrank aus und aktivieren Sie DataSelect Erkennung um eine Zuordnung der Dokumententypen zu den Erkennungstypen vorzunehmen Weitere Bedingungen f r die Erkennung lassen sich mit Bedingung Indexfeld einrichten Sollen Positionsdaten gelesen und evtl gespeichert werden so nehmen Sie die entsprechende Konfiguration im n chsten Abschnitt vor Auch hier muss eine Zuordnung der Dokumententypen zu den Erkennungstypen erfolgen Wird das Speichern der Positionsdaten gew nscht dann muss der Exportpfad im Reiter Erweitert angegeben werden Im n chsten Abschnitt f hren Sie bitte die Zuordnung der f r den Aktenschrank konfigurierten Indexfelder zu den Erkennungsfeldern durch Es k nnen mit der Schaltfl che Felder hinzu
102. den Um einen Speicherpool l schen zu k nnen m ssen auch hier die Speicherorte leer sein Einen vorhandenen Speicherort aufteilen Sind bereits viele Dokumente in einem Speicherort abgelegt so kann es zu Schwierigkeiten bei der Datensicherung oder bei der Geschwindigkeit des Zugriffs kommen Beachten Sie dass es hier um EINEN Speicherpool Storagepool mit mehreren SpeicherORTEN Storagelocation geht Zur Aufteilung eines Speicherpools in mehrere Speicherorte gehen Sie wie folgt vor Speicherpools Seite 125 FileDirector EnterpriseManager Im Normalfall befinden sich die Dateien in dem Verzeichnis filedirector data CABINETID CAB 00000001 00000002 00000001 ist hierbei die Sub Location Die Anzahl der Dokumente die sich innerhalb dieser Sub Location befinden kann in der Konfiguration der Speicherorte eingestellt werden hier 5000 Splitten der Daten F r jeden neuen Speicherort muss nun ein neues Verzeichnis mit dem Unterverzeichnis der ID des Aktenschrankes angelegt werden z B filedirector data1 FD_CaBID siehe Screenshot F r den Benutzer fd server m ssen diese Verzeichnisse freigegeben und beschreibbar sein Im Idealfall befinden sich diese Verzeichnisse auf unterschiedlichen Festplatten so dass der Zugriff beschleunigt werden kann Nun k nnen die sub locations in die verschiedenen Speicherorte verteilt werden Beispiel 0000001 0000010 in storagelocation1 FD_CABID mit je 5000 Dokumenten 00
103. der installierten Zertifikate angezeigt W hlen Sie Exportieren Ja privaten Schl ssel exportieren privater Informationsaustausch PKCS 12 pfx Geben Sie nun das Passwort den Namen und den Speicherpfad f r die pfx Datei ein Hinweis Weiterf hrende Informationen sind dazu in der Hilfe des Internet Explorers und bei Microsoft zu finden Zertifikat importieren ffnen Sie im Enterprise Manager das oben genannte Fenster zum Import des Zertifikates f r den Server Server Seite 22 FileDirector EnterpriseManager Geben Sie zuerst das Passwort ein das Sie f r die pfx Datei erstellt haben und laden Sie dann die pfx Datei ber den Befehl Neues Zertifikat laden SQL Parameter In der Maske des Serverzertifikates gibt es einen zus tzlichen Reiter mit dem die Einstellungen der Verbindung vom FileDirector zum SQL Server angezeigt werden Einstellungen dazu werden im Config Utility auf dem Server vorgenommen siehe Installationshandbuch Aktive Server Wenn Sie den Zweig Server gt Aktiv markieren werden auf der rechten Seite die eingerichteten FileDirector Server aufgef hrt Wird die Installation auf mehrere FileDirector Server verteilt so k nnen diese hier unabh ngig voneinander konfiguriert werden Uber Eigenschaften k nnen f r jeden Server die Lizenzoptionen eingesehen werden Hinweis Die Anzeige der aktiven Server wird alle 10 Minuten aktualisiert Wird ein Server nach 10 Minute
104. die Konfigurationsdatenbank FDconfig befindet SQL Datenbankversion Ein Strukturdatenexport zwischen SQL Server 2000 und SQL Server 2005 ist in beiden Richtungen m glich Der Strukturdatenaustausch mit einem Oracle Server wird momentan noch nicht unterst tzt Identische FileDirector Server Versionsnummer Beachten Sie dass die Versionsnummer des exportierten FileDirector Aktenschrankes die gleiche Versionsnummer haben muss wie der FileDirector Server in den importiert werden soll Die exportierte Datenbank des Aktenschrankes muss also die gleiche Datenbankstruktur aufweisen wie der Zielserver Rechte werden nicht bernommen Die Rechtestruktur wird nicht aus dem Quellaktenschrank bernommen weder bei der Kopie noch bei dem Klon Sie m ssen entsprechend neu konfiguriert werden da entweder die Serverumgebung der Rechtestrukturen oder Zugriffsstrukturen bei der Kopie dem Klon anders sein k nnen Benutzer die in Prozessen konfiguriert wurden werden zun chst bernommen und m ssen sp ter nach dem Import berpr ft und ggf an die neue Benutzerstruktur angepasst werden ODBC Die eingerichteten ODBC Links werden in die Kopie den Klon bertragen wobei die ODBC Quellen im Windows entsprechend vorhanden sein oder eingerichtet werden m ssen Globaler Z hler Wird ein Feld in der Struktur exportiert das einen globalen Z hler auf dem Server beinhaltet so kann dieser Z hler nicht in einen Klon oder eine Kopie
105. direkt kontrollieren wie der Text in der sp ter gef llten Zone aussehen wird Mehrere Zonen einem Indexfeld zuordnen Jede Zone kann einem Indexfeld zugewiesen werden Werden mehrere Zonen in ein Indexfeld geschrieben so kann man hierf r einfach das gleiche Indexfeld wie f r eine andere Zone verwenden Durch eine Prefix oder Postfix kann dann der Inhalt der Zone voneinander getrennt werden Reihenfolge der Zonen ver ndern Die Zonen werden in der Reihenfolge hintereinander in das Indexfeld geschrieben in der sie angelegt werden Soll diese Reihenfolge ge ndert werden so kann sie ber die entsprechenden Buttons im Men ver ndert werden OCR Formularerkennung Seite 184 FileDirector EnterpriseManager Zoneninhalt mehreren Indexfeldern zuordnen Man kann eine Zone erstellen in dem ein Text erfasst wird der auf mehrere Indexfelder verteilt werden soll Dies ist in besonderem Ma e bei der Auslesung eines PDF 417 Barcodes der Fall Hier wird es am Beispiel einer Adresse verdeutlicht Es wird eine einzige Zone f r die gesamte Adresse gelesen aber es werden verschiedene Indexfelder mit dem Inhalt dieser Zone gef llt Feldtrenner F r einen Feldtrenner k nnen verschiedene Zeichen verwendet werden Diese Trennzeichen k nnen sichtbar sein wie z B Komma Pipe Punkt etc aber es k nnen auch unsichtbare Zeichen verwendet werden wie Space Leertaste CR Carriage Return Zeilenwechsel LF Line Feed Zei
106. e DoctypeRights gespeichert Rechte k nnen in den Tabellen der Datenbank nicht kopiert werden Werden alle Eintr ge aus diesen Tabellen gel scht dann wird automatisch der aktuelle Benutzer Mitglied der Gruppe fd admins Damit kann man Zugangsprobleme behoben werden Deshalb sollten nur Administratoren Zugang zur Datenbank selbst haben Systemkonten importieren Sind die Benutzerkonten den FileDirector Gruppen zugewiesen und sollen diese weiter eingeschr nkte Rechte erhalten sollen m ssen sie die Sicherheitsstufe des Aktenschranks oder des Dokumententyps ver ndern Konten k nnen aus den Gruppen importiert werden und dann zugeordnet und konfiguriert werden Dies wird in regelm igen Abst nden durch einen automatischen Zeitplaner durchgef hrt kann aber auch manuell gestartet werden Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Benutzer und Gruppen und w hlen Sie Importiere Systemkonten Die f r den Import ben tigte Zeit ist von der Netzwerk Konfiguration und der Anzahl der Nutzer und vorgenommen Erg nzungen nderungen abh ngig Um die nderungen zu sehen w hlen Sie Aktualisieren oder dr cken Sie F5 Erstellen der internen Benutzer und Gruppen Um ein FileDirector Benutzerkonto oder eine Gruppe zu erstellen klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Benutzer und Gruppen und w hlen Sie Neu Benutzer und Gruppen Karteikarte Allgemein Hier k nnen Benutzer und Gruppen erstellt werden Name In der Auswahlliste finden Sie
107. e gew nschte Position Erweiterte Einstellungen auf Dokumententypebene F r die Felder k nnen erweiterte Einstellungen wie z B Leer nicht erlaubt oder setzt Systemdatum eingestellt werden Die Grundeinstellungen werden beim Anlegen der Felder eingerichtet siehe gt Erweiterte Einstellungen Die dortige Konfiguration ist eine allgemeine Einstellung die f r alle Dokumententypen gilt Um diese Einstellungen f r jedes Feld auf Dokumentententypebene unterschiedlich einstellen zu k nnen k nnen Sie die Eigenschaften eines zum Dokumententyp zugeordneten Feldes ffnen Doppelklick und dort die Einstellung ver ndern Als Standardeinstellung werden zun chst die Optionen der Grundeinstellung bernommen In der bersicht der Felder auf der rechten Seite des FileDirector EnterpriseManagers sehen Sie welche Einstellungen f r jedes Feld gesetzt wurden Auf dieser Ebene k nnen auch die Wortauswahllisten verkn pft werden so dass in unterschiedlichen Dokumententypen unterschiedliche Wortauswahllisten f r ein erstelltes Feld verwendet werden k nnen Hier kann auch f r jeden Dokumententyp eingestellt werden ob das Feld f r das Ablagesystem verwendet werden soll ob manuelle Eingaben zugelassen sind oder ob eine Mehrfachauswahl erlaubt ist Sicherheit auf Dokumententypebene Im Reiter Sicherheit werden individuelle Zugangsprofile f r den jeweiligen Dokumententyp eingerichtet ber Hinzuf gen wird eine Liste der verf gb
108. echende Eintrag aus dieser Tabelle gel scht werden Vorsicht Dadurch k nnte eine bestehende Verbindung getrennt werden Hinweis Wird eine Zeitgesteuerte Nachricht in den WinClient Optionen eingestellt so wird jedes Mal nach dem dort eingestellten Intervall eine Verbindung zum FileDirector Server hergestellt Wenn diese Zeitspanne k rzer ist als die des Sitzungs Timeouts wird die Verbindung nie automatisch geschlossen und die Lizenz wird nie freigegeben werden Ereignisse Seite 33 FileDirector EnterpriseManager Benutzer und Gruppen W hrend der Installation des FileDirectors werden f nf spezielle Gruppen und ein Benutzer angelegt mit dem der FileDirector selbst arbeitet Aus Sicherheitsgr nden greift kein Endbenutzer auf die Daten des FileDirectors direkt zu sondern nur der eigene Benutzer fd server des FileDirectors Damit ein neu angelegter Benutzer mit dem FileDirector arbeiten kann muss er sich in einer der drei Gruppen befinden die der FileDirector anlegt Der FileDirector arbeitet mit dem Prinzip der Konkurrierenden Benutzer d h eine bestimmte Anzahl von Lizenzen erlaubt den gleichzeitigen Zugriff auf den Server Trotzdem k nnen mehr Benutzer Applikationen des FileDirectors installiert haben als Lizenzen bestehen da sie nach einer bestimmten Zeit Standard 30 Minuten wieder freigegeben werden wenn keine Aktion stattfindet Windows Benutzerkonten und oder Windows Benutzergruppen m ssen Mitglie
109. echenden Lizenz zum passenden Zeitplaner ausw hlen Wird Beliebig eingestellt so wird der erste Server f r die Ausf hrung des Zeitplaners verwendet der eine g ltige Lizenz besitzt Hinweis Sind mehrere Server konfiguriert so ist der Start eines Zeitplaners nur m glich wenn der EnterpriseManager mit dem Server verbunden ist auf dem der entsprechende Zeitplaner gestartet werden soll Zeiteinstellung Das Startdatum gib das Datum an an welchem Tag der Zeitplaner grunds tzlich gestartet werden soll Die eingestellte Startzeit gilt f r jeden markierten Tag An jedem eingestellten Tag wird infolgedessen der Zeitplaner zur angegebenen Tageszeit gestartet Das wird dann im angegebenen Intervall bis 0 00 oder bis zur definierten Endzeit wiederholt Aktivierung Damit der Zeitplaner anl uft muss er vorher aktiviert werden Der Status zeigt den aktuellen Status und den letzten Start des Zeitplaners an Diese Angaben sind auch in der bersicht der eingestellten Zeitplaner zu sehen Zeitplaner Seite 44 FileDirector EnterpriseManager Beenden eines Zeitplaners Mit dieser Option kann die Aktivit t eines Zeitplaners zu einem bestimmten Zeitpunkt beendet werden Somit wird es z B m glich einen Datenimport zu unterbrechen um ein Backup zu starten Volltext Zeitplaner F r die Konfiguration der Volltextlesung muss dieser Zeitplaner aktiviert werden Voraussetzungen zur Volltextkonfiguration Lizensierung und In
110. ede Zone kann individuell die Schriftart und gr e sowie die Orientierung linksb ndig zentriert rechtsb ndig eingestellt werden Zur Automatisierung k nnen umgebungsspezifische Daten durch Einf gen von Ausdr cken angegeben werden Die Eingabe dieser Ausdr cke muss in Gro buchstaben erfolgen USERF Vollst ndiger Benutzername Vorname Name USERL Benutzerkonto Dom ne Benutzername USERS Kurzer Benutzernamen Benutzername DATEL Datum Langformat z B Freitag 10 Dezember 2004 DATES Datum Kurzformat z B 10 12 2004 TIMEL Zeit Langformat z B 16 53 37 TIMES Zeit Kurzformat z B 16 53 STATION Computer Computername Hinweis Die Anzeige der Datums und Zeitformate sind immer abh ngig von den im Windows System eingestellten L ndereinstellungen Stempel Sicherheit ber die Sicherheitseinstellungen von Stempeln k nnen Stempel f r verschiedene Gruppen oder Benutzer zug nglich gemacht werden So k nnen z B nur die entsprechenden Abteilungen die Stempel verwenden die sie ben tigen Stempel duplizieren Bestehende Stempel eines Aktenschranks k nnen dupliziert werden Markieren Sie den zu duplizierenden Eintrag und klicken Sie auf den Button Duplizieren in der oberen Men leiste Es erscheint ein Eintrag eines neuen Stempels gleichen Namens mit vorangestelltem Kopie von Dieser Stempel hat die gleichen Eigenschaften wie sein Original und kann durch Ver nderung
111. ehler oder Warnungen Ereignisse Seite 30 FileDirector EnterpriseManager Mit der Schaltfl che Protokoll jetzt l schen werden alle Protokolleintr ge sofort aus der Datenbank gel scht Wenn Sie Archiviere Protokolldateien ausgew hlt haben werden die Datens tze archiviert bevor sie aus der Datenbank entfernt Hinweis Die Protokollierung sollte regelm ig verwaltet werden da alle Eintr ge in der Datenbank gespeichert werden und die Datenbank st ndig anw chst Die Einstellungen sollten so gew hlt werden dass nur die Eintr ge geloggt werden die tats chlich ben tigt werden Karteikarte Server Auf der Karteikarte Server k nnen Sie festlegen welche Ereignisse f r FileDirector Server Prozessmanagement und dem Server Zeitplaner protokolliert werden Aktivieren Sie jeweils das entsprechende Kontrollk stchen Die zu protokollierenden Ereignistypen werden auf der Registerkarte Einstellungen angegeben Wenn Sie Protokolliere jeden Ereignistyp aktivieren so werden diese Ereignisse Informationen Warnungen und Fehler unabh ngig von allen anderen Einstellungen aufgezeichnet Karteikarte Sitzungen Auf der Karteikarte Sitzungen k nnen die zu protokollierenden Ereignisse pro Sitzung ausgew hlt werden Die zu protokollierenden Ereignistypen werden auf der Registerkarte Einstellungen angegeben Wenn Sie Protokolliere jeden Ereignistyp aktivieren so werden diese Ereignisse Informationen Warnungen und Fehler unabh ngig v
112. eichenl nge der Felder im Dokumententyp ausreicht da z B mehrere E Mailadressen mit Semikolon getrennt hintereinander geschrieben werden Um nun bestimmte Felder zu f llen k nnen Zuordnungen getroffen werden Der Doppelpunkt in der Betreffzeile kann als Feldtrenner definiert werden Die Nummer hinter dem Doppelpunkt soll in das Feld Sendungsnummer des Dokumententyps geschrieben werden Dementsprechend wird das Feld zugewiesen Zeitplaner Seite 63 FileDirector EnterpriseManager Wird ein Feld mit einem Feldtrenner gesplittet wie in unserem Beispiel so kann ein Email Feld mehrfach zu einem Index zugewiesen werden Feldtrenner Der Feldtrenner erm glicht die Aufteilung einer Zeile in Indexe die den Feldern zugewiesen werden k nnen Im Beispiel wird der Doppelpunkt als Feldtrenner eingesetzt was dazu f hrt dass der Index 2 die Zahl aus der definierten Betreffzeile enth lt Betreff Code 123456 Index 1 2 Code Feldwert 8 Feldtrenner 123456 Inhalt des Indexes 2 das dem Feld Sendungsnummer zugewiesen wurde Soll hinter der Nummer noch ein weiterer Text geschrieben werden dann muss ein weiterer Doppelpunkt dazwischen gesetzt werden damit es nicht mehr in das Feld 2 gelesen wird Ein Feldtrenner ist nur notwendig wenn der Inhalt eines Email Feldes z B Betreff in mehrere Indexfelder aufgeteilt werden soll Einstellungen testen Um die Einstellungen zu testen kann eine ml Date die bereits
113. eiligen Prozesse und registriert den Status und den Ort jedes Dokumentes F r das Prozessmanagement ist eine Lizenz erforderlich Ablauf von Prozessen Im EnterpriseManager werden Prozesse definiert die dann im WinClient und Web Server ausgew hlt werden k nnen Ein Prozess besteht aus mehreren Schritten w hrend derer eine Aktion erfolgen kann Es k nnen auch ineinander verschachtelte Prozesse definiert werden wobei nur der Einstiegsprozess f r den Benutzer sichtbar ist Im WinClient k nnen diese Prozesse dann aus einer Prozessliste ausgew hlt werden und ggf eine definierte Aktion durchgef hrt werden Die gesendeten Dokumente erscheinen auf der pers nlichen Trefferliste des jeweiligen Benutzers gt Siehe Benutzerhandbuch Bei der Definition von Prozessen sollte unbedingt auf den logischen Ablauf Wert gelegt werden da die M glichkeiten der Konfiguration sehr vielseitig sind Prozessmanagement Seite 135 FileDirector EnterpriseManager Globale Eigenschaften f r Prozesse Globale Eigenschaften k nnen konfiguriert und f r alle Prozesse definiert werden Die Eigenschaften sind B rozeiten Prozessbenachrichtigungsmail Benutzeraktion Emailbenachrichtigung Selektieren Sie im EnterpriseManager den Zweig Prozessmanagement in einem Aktenschrank klicken Sie mit der rechten Maustaste und ffnen Sie mit der Schaltfl che Eigenschaften die globalen Eigenschaften f rs Prozessmanagement Die Eig
114. ein m ssen damit ein automatisches Einchecken auf den Clients f r die konfigurierten Benutzer bzw Gruppen erfolgt Client Konfiguration Seite 69 FileDirector EnterpriseManager Vo raussetzungen Der WinClient muss zum Zeitpunkt des automatischen Eincheckens beim Benutzer offen und unter dem konfigurierten Benutzer angemeldet sein Bedingungen f r das Einchecken konfigurieren Zun chst werden die Felder Aktenschrank und Dokumententyp im unteren Bereich ausgef llt so dass der Aktenschrank und der Dokumententyp definiert sind f r die das Einchecken der lokalen oder ausgecheckten Dokumente aktiviert werden soll Dann wird die Bedingung ber den Eintrag des Indexfeldes definiert Indexfeld Dieses Feld muss die folgende Bedingung enthalten Vergleich wenn dieser String irgendwo im Inhalt des Feldes gefunden wird genau dieser Feldinhalt gr er als der Feldinhalt gt gr er oder gleich dem Feldinhalt kleiner als der Feldinhalt wenn das Feld leer ist lt gt wenn das Feld nicht leer ist va Feldwert Der Feldwert definiert den Inhalt den das angegebene Feld beinhalten muss um ein Einchecken zu angegebener Zeit zu starten Werden mehrere Eintr ge hintereinander als Bedingung zum Einchecken definiert so werden diese nacheinander abgearbeitet d h die angegebenen Feldwerte werden nicht verkn pft Achten Sie darauf dass die angegebenen Bedingungen logisch aufgebaut werden und sich nich
115. eit Jahr Woche Benutzername und Kurzer Benutzername Setze Feld f r ein referenziertes Dokument Hier wird im unteren Abschnitt eingestellt welches referenzierte Dokument mit dem oberhalb angegebenen Wert gef llt werden soll Auf der linken Seite werden die Einstellungen f r das referenzierte Dokument vorgenommen und auf der rechten Seite das entsprechend zu vergleichende Feld des Dokuments welches sich aktuell auf dem Prozess befindet Prozessmanagement Seite 147 FileDirector EnterpriseManager ndere Dokumententyp Wird die Aktion ndere Dokumententyp in einem Schritt gesetzt so wird ein Dokument nach der Bearbeitung in den angegebenen Dokumententyp verschoben Indexfelder die in beiden Dokumententypen existieren werden bernommen Dokumentenrechte ndern Innerhalb eines Schrittes k nnen die Dokumentenrechte ge ndert werden Somit wird es m glich dass nach einem bestimmten Bearbeitungsschritt das Dokument z B von bestimmten Benutzern nicht mehr ge ndert werden darf Verz gerung nach Datum fragen Wird ein Schritt mit Verz gerung definiert so erscheint in diesem Schritt im WinClient ein Kalender sobald ein Dokument diesen Schritt durchl uft Der Anwender ist somit in der Lage einen Zeitraum festzulegen wann das Dokument die n chste definierte Aktion durchf hren soll Verz gerung von Feld Bei dieser Option kann ein Datum aus einem Feld ausgelesen werden Es ist zwingend erforderlic
116. eld anlegen Selektieren Sie im linken Fenster des FileDirector EnterpriseManagers die Rubrik Felder im Aktenschrank Legen Sie mit dem gelben Sternchen ein neues Feld an Allgemein Im Reiter Allgemein werden ein Name und ein das Feld beschreibender Text eingegeben sowie die Feldl nge und der erlaubte Inhalt spezifiziert Suche beschleunigen Mit der Option Suche beschleunigen wird in der Datenbank ein Schl ssel auf ein Indexfeld gesetzt So kann eine Suche bei h ufig verwendeten Feldern schnellere Ergebnisse erzielen Allerdings sollte man nicht alle Felder mit diesem Index versehen da die Datenbank dadurch vergr ert wird Feld Einstellungen Alle Zeichen Wird ein Feld angegeben das alle Zeichen beinhalten darf so kann das Feld bei der Erfassung im WinClient mit Zahlen Buchstaben und Sonderzeichen gef llt werden Au erdem kann eine Matchsuche in diesem Feld durchgef hrt werden d h es kann mit Sternchen gesucht werden oder es reicht ein Teil des Wortes bei der Suche damit die entsprechenden Eintr ge gefunden werden Felder Seite 89 FileDirector EnterpriseManager Zahlen Dieses Feld darf nur mit Zahlen 0 9 gef llt werden F hrende Nullen werden ignoriert Um f hrende Nullen darstellen zu k nnen kann man entweder das Feld Alle Zeichen verwenden oder man erstellt eine kundenspezifische Eingabemaske Zahlen erweitert In erweiterten Zahlen d rfen Zahlen 0 9 plus minus Komma und Pu
117. ellung der Zeit e Ee 70 Webserver Einstellung eN ssia an ahnen 71 Erlaube nderungen auf dem Client 71 Sprache EE 71 POF len TC EE 71 Trefferliste ee ee ne een nr este rer 71 Bild WEE 71 Codeless Connector s ssnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn DD WEEK 73 Viel UE 73 Codeless C nnector k nfiguriefen u a ee li deed 73 Einrichtendar Tastaturk rzel 2 IR 73 Einrichten einer Codeless Connector Verbindung 74 e EE ele De deele 75 Kl E ET EE 75 Aktenschr nke unuuuununenannnnannnnnnnnnnnannunnnnnnnnunnenunnnnennnn DO bersicht ee Ee 76 Aktenschr nkerstellen n n er aan ana t nennt id an anna habs ne 76 Eigenschaften Allgemein REENEN 76 Einrichtung eines LOgOS E 76 Sicherheit Aktenschrank seebteESEEEKSEEEESERSESEEERSNEEEEEESEEEENEESEEEEEEENEEEEEEESEEEEEEREEEEEEESEEEERESEEEEEESKESEENEe 77 Allgemeine Regeln f r die Rechtevergabe 77 Hinzuf gen von Benutzerpn Gruppen 78 Me E 80 e Har 80 Scannen Ver ndern Suchen nnt 81 Dokumentenzust ndigkeit Obertragen 82 Dokumente beim Einchecken repltzieren en 83 Dokumente f r Replikation einplanen 83 Markiere alle Dokumente f r die Replikation nnssnssssnsssenrnsnssssnrenrnssssssnnennnssssssnnennnsssseseneenn 83 Markiere alle nach Datum ge nderten Dokumente f r die Replikation 84 EE TEE 84 TE Dei lee ET E 84 Aktenschrank leetan aoaaa reia OA OAE CAE ENEE 84 Gesamten Akt
118. em werden dann entsprechend der normalen ODBC F llmethode weitere Felder ausgef llt Wortauswahllisten Seite 114 FileDirector EnterpriseManager Hinweis Diese Einstellungen m ssen sehr sorgf ltig durchgef hrt werden um eine korrekte Konfiguration zu gew hrleisten Wortauswahllisten Seite 115 FileDirector EnterpriseManager Ablagesystem Designer bersicht FileDirector bietet eine einfache M glichkeit ein Ablagesystem zu gestalten welches es erm glicht im WinClient eine Explorer hnliche Baumstruktur anzuzeigen Das Hilfsmittel hierf r ist der Ablagesystem Designer Dieser erm glicht es Ihnen in wenigen Schritten ein Ablagesystem f r den WinClient bereitzustellen Vorbereitungen Zuerst sollten im Knoten Felder eine entsprechende Anzahl an Feldern als Wortauswahllisten angelegt werden die als Ebenen f r das Ablagesystem verwendet werden sollen Siehe gt Felder anlegen Designer starten ber die Schaltfl che Ablagesystem Designer in Men Wortauswahllisten erscheint ein Dialogfenster zum Erstellen eines Ablagesystems Dokumententyp Hier wird der Dokumententyp eingestellt mit dem die Felder Wortauswahlliste verkn pft sind Unterhalb dieser Auswahl werden die Indexfeldebenen angegeben Die Indexfeldebenen richten sich nach der Sortierung der Felder im Dokumententyp Das Wortauswahlfeld welches dort an oberster Stelle ist bildet hier die erste Ebene Neue Eintr ge zulassen Hier
119. en Dateien zu suchen Werden die Mails ber den SMTP Server in das angegebene Verzeichnis abgelegt so werden sie automatisch als eml Datei und xml Dateien gespeichert wenn die Option Eml angekreuzt ist Ist die Option Split markiert so wird der Text der E Mail entsprechend des E Mailformates als html oder txt Datei in dem Unterverzeichnis gespeichert In diesem Uhnterverzeichnis werden dann die Anh nge der Mail im Originalformat abgelegt Ist beides markiert so wird die E Mail auf beide Arten gespeichert Au erdem k nnen durch diese Einstellungen die Bedingungen f r Betreff Absender oder Empf nger unabh ngig voneinander auf die unterschiedlichen Weisen gespeichert werden Priorit ten Werden die Daten ber den SMTP Server abgegriffen so k nnen verschiedene Programme zum Einsatz kommen die unterschiedliche Events ausl sen So kann z B ein Virenscanner oder Spamfilter ebenfalls auf die Mails im SMTP zugreifen Damit nur gefilterte E Mails archiviert werden muss man die Priorit t des MailStore Events so setzen dass es erst nach den Events von Spanmfiltern oder Virenscannern ausgef hrt wird Unter dem Reiter Priority kann die Priorit t der aktiven Events auf dem SMTP Server aufgelistet werden Wenn die Einstellung SMTP event priority ge ndert wird so kann die Startfolge f r das MailStore Programm ge ndert werden Zeitplaner Seite 61 FileDirector EnterpriseManager Hi
120. en Zielserver bertragen wird muss die Option Dokumentenzust ndigkeit bertragen vor der Replikation markiert werden Eine weitere Bearbeitung kann danach auf dem Zielserver erfolgen ohne dass eine erneute Verbindung zu dem Ursprungsserver aufgebaut werden muss Beispiel Ein Dienstleistungsunternehmen scannt Daten f r einen Kunden Diese Daten sollen sp ter auf den Server des Kunden bertragen werden Wenn der Kunde die Daten bearbeitet soll aber keine Verbindung mehr zum Dienstleister aufgebaut werden sondern die Daten sollen komplett auf den Kundenserver bertragen werden als w ren sie dort gescannt worden F r dieses Szenario ben tigt der Dienstleister die Replikationslizenz und startet nach dem Scannen den Zeitplaner f r die Replikation auf den Kundenserver Auf dem Server des Dienstleisters muss der Kundenserver bekannt sein Wird bei der bertragung der Daten die Dokumentenzust ndigkeit auf den Kundenserver bertragen dann kann der Kunde mit den Daten autark weiter arbeiten Aktenschr nke Seite 82 FileDirector EnterpriseManager Dokumente beim Einchecken replizieren Sollen Dokumente sofort nach dem Einchecken repliziert werden muss diese Option gesetzt sein Dabei wird der Zeitplaner ignoriert und die Dokumente werden sofort eingecheckt Ist der Remote Server offline so werden die Dokumente trotzdem in die Sync Tabelle geschrieben Diese werden dann sp ter mit dem Zeitplaner repliziert Do
121. en letzten Seite COLD Import Seite 194 FileDirector EnterpriseManager Verwenden Sie diese Buttons um durch die Seiten der Spool Datei zu navigieren Die Seitennummer wird in der rechten oberen Ecke angezeigt Arbeitsablauf COLD Einrichtung Pr fen Sie zun chst ob Sie eine Lizenz haben um COLD einzurichten Ist diese Lizenz nicht vorhanden kann zwar eine COLD Maske erstellt werden aber der Zeitplaner wird nicht starten Erstellen Sie eine neue COLD Vorlage Geben Sie im Tab Allgemein der Vorlage einen Namen und tragen Sie den Spoolpfad ein aus dem sp ter die Spooldatei eingelesen werden soll Wechseln Sie auf das Tab Vorlage und laden Sie die Spooldatei als Vorlage Wenn Sie nicht wissen ob die Spooldatei ein bestimmtes Format erf llt COM1 oder COM2 so k nnen Sie es automatisch im Reiter Seiteneinstellungen erkennen lassen Auf diese Weise k nnen bereits vordefinierte Filter f r die erkannten Formate automatisch gesetzt werden Kann der Seitentrenner nicht automatisch ber die Filter erkannt werden so definieren Sie ihn manuell Die Spooldatei muss so beschaffen sein dass es einen Seitenrenner als Zeichen gibt oder dass eine feste Zeilenanzahl eingestellt werden kann Sind einzelne Zeichen z B noch auszuschneiden so setzen Sie daf r Filter Siehe gt Filter F r bestimmte Zeichen an immer derselben Stelle auf jeder Seite k nnen nun die Indexfelder zugewiesen werden Der markierte Text w
122. en Dokumententyps und das entsprechende Indexfeld des Referenzdokumentes miteinander verkn pft werden Das Dokument kann im Originalformat angehangen werden Wahlweise kann das Dokument auch in ein PDF konvertiert werden In diesem Fall muss bei EDoc Umwandlung festgelegt werden wie elektronische Dateien konvertiert werden sollen damit sie einem PDF Dokument angef gt werden k nnen Schwarzwei konvertiert die einzelnen Seiten nach TIFF mit 200 oder 300 DPI Aufl sung Farbig erzeugt JPEG Dateien mit 200 oder 300 DPI Aufl sung Um die Gr e zu reduzieren kann man die Qualit t des JPEGs herabsetzen Anhang zum WinClient Start Der Name des Attachments kann unter Dokument anzeigen und Dokument in pers nlicher Trefferliste anzeigen hinterlegt werden Prozessmanagement Seite 144 FileDirector EnterpriseManager Vorschau Wenn alle Einstellungen gemacht worden sind kann man ber Vorschau eine E Mail generieren lassen um das Ergebnis zu berpr fen Exportiere Dokument Durch die Auswahl der Schaltfl che Export einrichten gelangen Sie in das Konfigurationsmen dieser Auto Aktion Export einrichten Falls ausgew hlt wird ein Dokument als Teil eines Prozesses exportiert Exportiere dieses Dokument Mit dieser Auswahl wird angegeben dass jedes Dokument welches diesen Prozessschritt durchl uft exportiert wird Exportiere verkn pftes Dokument Mit dieser Auswahl wird angegeben dass jedes Dokument welch
123. en Intervallen Siehe gt Allgemeine Einstellungen f r Zeitplaner Beachten Sie dass die Protokolldatei im angegebenen Zeitintervall immer mit einem erneuten Zeitstempel abgelegt wird und das Protokollverzeichnis von Zeit zu Zeit manuell bereinigt werden sollte Es ist daher anzuraten das Zeitintervall nicht zu klein einzustellen Speicherort des Aktenschrankes und der Log Datei Geben Sie den Aktenschrank an dessen Daten im Verzeichnis filedirector data auf Integrit t gepr ft werden sollen Geben Sie den Speicherort der Log Datei f r den angegebenen Aktenschrank ein F r jeden Aktenschrank kann ein eigener Zeitplaner und ein separates Verzeichnis angegeben werden 0 Byte Dateien als Fehler behandeln Ist diese Option angekreuzt so werden alle Dateien mit 0 Byte in das Protokoll geschrieben Beachten Sie dabei dass dies Dokumente sind die richtigerweise keine Seite beinhalten und nicht etwa Dokumente sind deren Seiten nicht im Files Verzeichnis korrekt abgelegt wurden Nur neue Dokumente pr fen Mit dieser Option werden alle neuen Dokumente auf Integrit t gepr ft Diese Einstellung beinhaltet eine Pr fung der Angaben der zum Dokument geh rigen XML Datei und den abgelegten Seiten im Files Verzeichnis Neue Dokumente sind die Dokumente die auf dem Server angelegt wurden seit der Zeitplaner zuletzt gestartet wurde Zeitplaner Seite 49 FileDirector EnterpriseManager Hinweis Ist diese Option nicht marki
124. en Speicherort werden in Abh ngigkeit von der maximalen Gr e mehrere Dateien erzeugt Die Gesamtgr e gibt die Gr e aller Containerdateien in diesem Verzeichnis an Die Gr e und der Name der Datei in die aktuell geschrieben wird werden unter Aktuelle Gr e und Aktueller Name angegeben Die Containerdateien haben die Erweiterung FDDC Field Document Container ODBC Container Mit dem ODBC Container kann man zus tzlich zum Container eine Datenbank konfigurieren in welche die Daten ebenfalls abgelegt werden sollen Ein Container muss aber existieren Hierzu muss man folgende Konfigurationen im Vorfeld vornehmen e Datenbank erstellen die Struktur der Datenbank ist im Bereich KI angegeben e Diese Datenbank muss manuell erstellt werden e Danach wird eine ODBC Datenverbindung im Windows zu dieser Datenbank eingestellt siehe gt ODBC Quelle im Windows einrichten Sie finden weitere unter Hinweise Weitere Informationen zu ODBC Einstellungen ODBC Quelle Hier wird nach erfolgter Konfiguration der Name der angelegten ODBC Quelle angegeben ODBC Tabelle In der angelegten Datenbank wird hier der Name der ODBC Container Tabelle eingetragen Speicherpools Seite 124 FileDirector EnterpriseManager Ist der Verbindungstest erfolgreich erscheint folgendes Fenster zur Kontrolle Speicherpool zuordnen Die hier eingerichteten Speicherpools werden bei der Konfiguration im jeweiligen Dokumen
125. en Sprachen erm glicht man die Erkennung der landesspezifischen Sonderzeichen Erkennungsoptionen Die Qualit t einer OCR Erkennung h ngt im Wesentlichen von der Qualit t der Vorlage und der Lage der gescannten Seite ab Zur Verbesserung der Erkennung k nnen verschiedene Optionen eingestellt werden Erkennung verbessern Dies ist eine allgemeine Option der OCR Engine Bei einer schlechten Vorlage kann diese Option die Erkennung verbessern helfen Schr glagenkorrektur Wird eine Seite manuell gescannt so kann ein schiefer Einzug der Seite dazu f hren dass die Zonen nicht erkannt werden k nnen Mit dieser Option wird die Seite softwareseitig justiert Bildverbesserung Mit der Bildverbesserung kann das erste Scanergebnis gefiltert werden um das Bild f r die Lesung des Identifikationsmerkmals im Formular zu verbessern Diese Einstellung greift wenn bei einer Formularerkennung zun chst noch nicht bekannt ist um welches Formular es sich handelt Um zu wissen welche Auswirkungen diese Einstellungen haben sollten Sie die Filter und deren Reihenfolge in einem Formular zun chst testen Zur Einrichtung lesen Sie bitte den Abschnitt zur gt Bildverbesserung im Formular Hinweis Beachten Sie dass die Reihenfolge der Filter eine entscheidende Bedeutung f r die Erkennung hat und diese bei falscher Konfiguration auch verschlechtern kann Einstellungen f r die Formularerkennung F r die Formularerkennung werden in diesem Berei
126. en Text nicht lesen Erkennen Mit dieser Option kann die Erkennung und die zugeh rigen Einstellungen getestet werden Man kann auch verschiedene Bl tter scannen um zu testen ob diese abweichend von der Vorlage erkannt werden Eine detailliertere Erl uterung dazu finden Sie im Abschnitt Erkennung testen H x Vorlage anpassen E Breite anpassen Originalgr e einstellen A Zoom A Zoom Zone erstellen ES Zoom Fenster Zieht man ein Fenster auf wenn der Button der Lupe sichtbar ist dann wird ein Fenster gezoomt Mit Klick auf diesen Button wechselt man in den Zonenmodus und ein Fenster das jetzt aufgezogen wird erstellt eine neue Zone Zonen in der Sortierreihenfolge nach oben untern schieben Das Kontextmen der rechten Maustaste Zone erkennen Hier wird die OCR Engine f r die aktuelle Zone gestartet Alternativ kann diese Funktion auch ber einen Doppelklick auf die Zone ausgef hrt werden Werden Zeichen nicht korrekt erkannt so wird daf r eine Tilde eingesetzt Alle Zonen erkennen Sollen alle Zonen gleichzeitig erkannt und das Resultat im Ergebnisbereich angezeigt werden kann man sich mit dieser Option eine Kontrolle verschaffen Die Zonen werden einzeln nummeriert angezeigt auch wenn sie dem gleichen Indexfeld zugewiesen wurden Volltext erkennen Die Volltexterkennung in diesem Bereich hat nur eine Testfunktion Hier kann man sehen welcher Text bei einer sp teren Volltextsuche erkannt
127. en werden in alphabetischer Reihenfolge importiert Mit der Einstellung Seite k nnen sie entscheiden ob nur Vorderseiten nur R ckseiten oder beides erzeugt werden sollen In letzterem Fall werden zwei aufeinander folgende Bilddateien in einem Dokument zusammengefasst Komprimierung Werden farbige Dateien gescannt werden diese als jpg Dateien abgespeichert und entsprechend dieser Einstellung komprimiert Je h her die Komprimierungsrate desto kleiner wird die Datei und die Qualit t nimmt ab L schen nach dem Scannen Wird die Option L schen nach dem Scannen aktiviert so ist das Verzeichnis nach dem Scannen leer Mit Unterverzeichnis Mit dieser Option werden auch alle Daten aus dem Unterverzeichnis gescannt Seite Auf dem Tab Seite k nnen noch diverse Einstellungen gemacht werden Da die zu scannenden Seiten bereits in Dateiform vorliegen kann die Seitengr e hier nicht mehr eingestellt werden Gerade richten Die automatische Seitenunterdr ckung die Dokumententrennung und die Option Gerade richten und Speichern als PDF A verh lt sich wie bei den anderen Scannern Testscan im Scanprofil Scannen Um einen Testscan au erhalb des Einstellfensters durchzuf hren klicken Sie auf den Button Scan Da dies ein Testscan ist werden die Bilder nicht gespeichert Scanprozess anhalten Scannen wird gestoppt durch Klick auf den Button Scanprozess anhalten Scanprofile Seite 162 FileDirector
128. eninhalt ber eine Liste k nnen auch Sonderzeichen wie z B Leerzeichen oder eine Zeilenumbruch CRLF gew hlt werden Hinweis Achten Sie darauf dass die Feldl nge des definierten Feldes immer die maximal m gliche Anzahl der Zeichen aufweist die diese Zonen zusammengenommen beinhalten k nnen incl Prefix und Postfix Folgeseiten und Endseiten konfigurieren Mit dieser Option k nnen Folgeseiten und eine Endseite definiert werden die anders identifiziert werden als die erste Seite Au erdem besteht so die M glichkeit von Folgeseiten oder der Endseite Indexfelder zu f llen Klicken Sie auf den Reiter Folgende Seiten Es wird ein Link angezeigt ber den Sie eine Folgeseite als Vorlage laden k nnen um sie zu konfigurieren Die Endseite wird entsprechend ber den Reiter Letzte Seite definiert Ist die Vorlage geladen k nnen Identifikationsfelder und Indexfelder definiert werden Wird das gleiche Indexfeld auf mehreren Seiten zugeordnet so wird der Wert miteinander verglichen Hier muss der Wert eindeutig sein damit das Indexfeld mit dem korrekten Inhalt gef llt werden kann Seite verwerfen In manchen F llen wird zum Stapelscannen einer Trennseite verwendet um verschiedene Stapel voneinander zu unterscheiden und ein neues Dokument zu beginnen Um z B eine solche Seite aus der Archivierung zu l schen kann eine Erkennung f r die Seite konfiguriert werden aber nach der Lesung kann diese Seite verworfen
129. enschaften beinhalten drei Reiter in denen jeweils verschiedene globale Einstellungen vorgenommen werden k nnen B rozeiten Hier hinterlegt man Arbeitszeiten damit Time Out Aktionen nicht au erhalb der Arbeitszeiten ausgef hrt werden Sollten die Arbeitszeiten an jedem Tag gleich sein w hlt man eine vorgegebene Tagesspanne aus Beim Klick auf Hinzuf gen werden die Tage automatisch eingetragen Bei t glich wechselnden Arbeitszeiten empfiehlt es sich die Tage einzeln hinzuzuf gen Mit Entfernen l scht man den markierten Arbeitstag aus der Liste Prozessbenachrichtigungsmail Mit diesem Reiter wird eine E Mail konfiguriert mit der die Benutzer einmal am Tag ber die Anzahl der wartenden Dokumente in ihrer pers nlichen Trefferliste informiert werden Sende Benachrichtigungsemail jeden Hier kann ein Zeitpunkt eingerichtet werden zu dem Benachrichtigungsemails verschickt werden Dieser Zeitpunkt gilt f r jeden ausgew hlten Tag E Mail Von In das Adressfeld muss eine Absender Emailadresse eingetragen werden E Mail Betreff Soll in den sp teren Betreff die Anzahl der Dokumente geschrieben werden so sollet hier der Platzhalter zum Einsatz kommen lt Count gt Email Text Der Text der Email kann entweder in einfacher Textform oder in HTML Code geschrieben werden Wird ein HTML Code verwendet so ist auch die Prozessmanagement Seite 136 FileDirector EnterpriseManager Konfiguration der Schrift m glich wie
130. enschrank abgespeichert zu werden Mit einem Scanprofil kann man auch Dokumente in verschiedenen Dokumenttypen ablegen FileDirector unterst tzt auch lokale Scanprofile Falls serverseitig keine Scanprofile hinterlegt wurden k nnen auch lokal angeschlossen werden Diese werden dann als lokale Scanprofile angezeigt Die Einstellungen erfolgen in den Scanner Einstellungen im WinClient Falls Server Scanprofile existieren k nnen keine lokalen Profile benutzt werden Neues Scanprofil ber den Button Neu im Men Scanprofile erscheint ein Dialogfenster zum Erzeugen eines neuen Scanprofils Scanprofil duplizieren Bestehende Scanprofile eines Aktenschranks k nnen dupliziert werden Markieren Sie den zu kopierenden Eintrag und klicken Sie auf den Button Duplizieren in der oberen Men leiste Es erscheint ein Eintrag eines neuen Scanprofils gleichen Namens mit vorangestelltem Kopie von Dieses Scanprofil hat die gleichen Eigenschaften wie sein Original Passen Sie dieses Scanprofil unter Eigenschaften im Kontextmen an die neuen Anforderungen an Allgemein Im Reiter Allgemein werden ein Name und ein das Scanprofil beschreibender Text eingegeben Scanprofile Seite 157 FileDirector EnterpriseManager Dokumententyp w hlen Soll mit diesem Scanprofil nur in einen bestimmten Dokumententyp gescannt werden so wird der Zieldokumententyp eingestellt Erlaube manuelle Anderungen wird dazu nicht aktiviert Wird das H kc
131. enschrankinhalt endg ltig l schen sssnnnnnnnssesnennnsnssssnnennnssnsssnnennnssssesrneennssno 84 Dokumente in gew hlten Dokumententypen endg ltig T schen 85 Nur gel schte Dokumente endg ltig l schen ssssssssssssssserrnsrssssrresrnssssssrrennnssssssnnernnsssseseneenn 85 Struktur speichern unter Strukturdatenexport ssssenssssnnssnesssennnssenenssennnssenenssennnssrnenssennnssne 85 Neu aus Struktur Strukturdatenimport 22 0022220000222sssnennnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 86 Wichtige Hinweise zum Strukturimport uesersesssnnssenensnnennnnnennennnnnnnennnnnnnennnnnnnennennnnennnnennennennn 86 Aktenschrankstruktur klonen oder kopieren 87 Synchronisiere verwendete Struktur 87 Inhaltsverzeichnis Seite 8 FileDirector EnterpriseManager Synchronisieren eines Klons 222200000000200nnnnnnnennnnnnnennnnennennnnnnnennennnnennnnnnnnnnnnnenennnnnensnnennenenn 87 Synchronisieren einer Kopie erereeensnsssnenennnnnnnnnnennennnnnnnennnnnnnennnnnnnennennnnennnnnnnsnnnnnenennnnsensnennenenn 88 Eigenschaften neuiregistrieren en e sea en sein inearnahenenn 88 Datenbank Upgrade senken Rennen 88 a le E NN DI E EE 89 Neues Feld anlegen a an te een een eegen Seege 89 IST ae RR nennen tiere 89 Sucheibeschleunigen n u see eer E a eet 89 Feld Einstellung Eiser ae I et N EN 89 VT EE 90 MEMO EE 91 Erweitert E Mail und Dateinamen 91 Erweiterte Einstell ngen
132. er fd server muss Zugriff auf dieses Verzeichnis haben In einem Speicherpool in dem ein Container angelegt werden soll muss immer zun chst ein Speicherort existieren aus dem die Daten ber den Zeitplaner in den Container geschoben werden Ein Container ist nur dann konfigurierbar wenn ein Speicherort existiert Maximale Gr e In dem angegebenen Verzeichnis werden die Containerdateien mit der maximalen Gr enbegrenzung abgelegt die hier vorgegeben wurde Somit k nnen die Daten in Datenpakete aufgeteilt werden die f r das verwendete Speichermedium optimiert sind Speicherpools Seite 123 FileDirector EnterpriseManager Verschl sselung Die Datenverschl sselung wird ber einen Blowfish Algorithmus realisiert In Abh ngigkeit vom Passwort werden alle XML Dateien und Imagedateien beim Einchecken verschl sselt Das Passwort kann nur EINMAL vergeben werden Die Verschl sselung kann nur entschl sselt werden wenn das Passwort bekannt ist Gehen Sie daher sehr sorgf ltig damit um Das Passwort muss eine L nge von 6 10 Zeichen haben Kompression Wird Kompression markiert werden die Daten in einem 7 zip Format komprimiert Dateiformate die bereits komprimiert sind k nnen ausgeschlossen werden Als Standardeinstellung ist hier zip rar und jpg bereits angegeben Infos zur Containerdatei Der Name der Datei wird aus der Aktenschrank ID und einer fortlaufenden Nummer zusammengesetzt Im angegeben
133. er kann nur eine generelle Beschreibung der Einrichtung einiger ODBC Treiber erfolgen da die Treiber Fremdprodukte sind und nicht zum FileDirector Lieferumfang geh ren Bei Schwierigkeiten mit ODBC Treibern wenden Sie sich bitte an den Treiber Hersteller ODBC Verkn pfungen Seite 127 FileDirector EnterpriseManager ODBC Verkn pfung konfigurieren Ist die Datenquelle im FileDirector hinterlegt so kann aus dem FileDirector darauf zugegriffen werden Selektieren Sie im EnterpriseManager den Zweig ODBC Verkn pfungen und klicken Sie auf Neu Vergeben Sie f r die Verkn pfung einen Namen und ggf eine Beschreibung Im Feld ODBC Quelle kann nun die ODBC Verkn pfung ausgew hlt werden die auf dem Server eingerichtet wurde Unter ODBC Tabelle geben Sie den Namen der Tabelle aus der verkn pften Datenbank an aus der die Felder ausgelesen werden sollen Die Tabellennamen werden hier nicht zur Auswahl gestellt sondern m ssen bei der Konfiguration bekannt sein Wurde die Tabelle eingetragen erscheinen nach der Best tigung mit Return die Felder aus der angegebenen Tabelle im Bereich ODBC Spalte Jetzt k nnen den angezeigten Eintr gen aus der ODBC Tabelle die Indexfelder zugewiesen werden die im FileDirector zur Verf gung stehen Damit die Indexdaten bei der Indizierung eines Feldes im WinClient automatisch aus der ODBC Tabelle gelesen werden muss einem Feld eine ODBC Verkn pfung zugewiesen werden Verbindungstext In di
134. er rechten Maustaste auf Protokollierung und w hlen Sie Eigenschaften Karteikarte Eigenschaften Die allgemeinen Einstellungen der Protokollierung bestimmen wie die Aufzeichnungen gef hrt werden und die Arten von Ereignissen die protokolliert werden Alle Protokolle werden in die allgemeine FileDirector Konfigurationsdatenbank geschrieben Je nachdem was gepr ft wird und dem Niveau der Aktivit t innerhalb FileDirector kann die Anzahl der Datens tze in der Datenbank erheblich anwachsen FileDirector erm glicht deshalb eine Verwaltung der Protokolle Zwei Optionen bieten die M glichkeit dass Aufzeichnungen in regelm igen Abst nden aus der Datenbank entfernt werden Sie k nnen w hlen dass 50 der Protokolle aus der Datenbank entfernt werden sobald eine vorgegebene Anzahl von Datens tzen erstellt wurde Alternativ k nnen alle Eintr ge die lter als eine vorgegebene Anzahl von Tagen sind entfernt werden Wenn Archiviere Protokolldateien konfiguriert ist k nnen alle Audit Aufzeichnungen aus der Datenbank entfernt werden und an einem definierten Ort archiviert werden Sie m ssen sicherstellen dass der Speicherort des Archivs gen gend Speicherplatz zur Verf gung hat Sie m ssen sicherstellen dass Sie diese Funktion aktivieren wenn die Audit Aufzeichnungen archiviert werden soll Unter Zu protokollierende Ereignistypen k nnen Sie die Typen der Ereignisse konfigurieren die protokolliert werden sollen Information F
135. erden Ein spezieller Typ davon ist der Stempel Stempel k nnen individuell angepasst werden und es k nnen eigenen Vorlagen f r Stempel erstellt werden indem man eine eigene TIFF Datei als Vorlage hinterlegt Neuer Stempel Durch Klicken auf den Button Neu im Men Stempel erscheint ein Dialogfenster zum Erzeugen eines neuen Stempels Stempel konfigurieren Im Reiter Stempel werden ein Name und ein den Stempel beschreibender Text eingegeben ffne Bilddatei Vorlagen laden ber den Button ffne Bilddatei k nnen Sie Vorlagen f r Stempel laden Der hier gezeigte Stempel ist die Standard Vorlage Sie k nnen sich aber auch beliebige Stempelvorlagen selbst erstellen indem Sie eine eigene TIFF Datei verwenden bzw eine Stempelvorlage einscannen Hinweis Werden Farbfl chen in einer Vorlage verwendet werden sie auf dem Stempel transparent farbig angezeigt Anzeige und Zoom Mit den Buttons Originalgr e zi Zoom AL und Zoom l sst sich die Darstellung geeignet anpassen Textzonen erstellen 7 Mit diesem Button werden Textzonen f r den Stempel erstellt Es k nnen f nf Zonen erstellt werden die entweder einen festgelegten Text oder einige automatische Informationen enthalten k nnen Stempel Seite 167 FileDirector EnterpriseManager Bei Erstellung einer Zone wird ein roter Rahmen angezeigt F r diese aktive Zone kann im Feld Textein Text eingegeben werden der in der Zone angezeigt wird F r j
136. erden diese Rechte automatisch auf alle Dokumententypen vererbt Vererbte Rechte werden als K stchen direkte Rechte als H kchen angezeigt Wird einer Gruppe im Aktenschrank z B das Recht L schen verboten so kann es f r die gleiche Gruppe f r einen bestimmten Dokumententyp direkt gesetzt und erlaubt werden Diese Gruppe darf dann nur in diesem speziellen Dokumententyp Dokumente l schen In den anderen Dokumententypen darf von dieser Gruppe nicht gel scht werden da dort die gerbten Rechte des Aktenschrankes gelten Aktenschr nke Seite 77 FileDirector EnterpriseManager Verweigerte Rechte gehen vor erlaubten Rechten Ist z B ein Benutzer in zwei verschiedenen Gruppen und f r die eine Gruppe wird ein bestimmtes Recht erlaubt f r die andere aber verweigert so gilt das verweigerte Recht Rechtevergabe auf Aktenschrankebene ohne Zulassen Verweigern Wenn einem Benutzer auf Aktenschrankebene keine Rechte erteilt wurden dann k nnen keine Rechte vererbt werden und die Funktion wird zun chst nicht erlaubt Dadurch kann man erreichen dass die Rechte erst auf Dokumententypebene vergeben werden Beispiel Gruppe Verwaltung beinhaltet die Benutzer Peter und Paul Die Gruppe Verwaltung ist in Gruppe fd scan Verwaltung ist den Aktenschrankrechten zugeteilt aber es wurden hier keine H kchen gesetzt hat also auf Aktenschrankebene keine Rechte Da hier nun keine Rechte vererbt werden k nnen ha
137. erechtigungen auf Dokumententypen Die Rechtestruktur ist hierarchisch also werden Benutzerrechte auf Aktenschr nke auf die beinhalteten Dokumententypen etc vererbt Verweigern hat eine h here Priorit t als Erlauben Zum Erlauben oder verweigern muss die entsprechende Checkbox explizit aktiviert oder deaktiviert werden Entfernt man nur das H kchen so gilt die vererbte Berechtigung Vollzugriff Vollzugriff erlaubt es dem Benutzer Rechte zu vergeben man sollte darauf achten dass der fd admin im Normalfall immer diese Rechte haben sollte Verweigert man dem fd admin dieses Recht so kann er selbst keine Rechte mehr vergeben Hinweis Wird die Gruppe fd admins in der Tabelle CabRights gel scht so wird sie bei Neustart automatisch wieder mit allen Rechten hinzugef gt In der SQL Tabelle CabRights sind die User und Gruppen aufgef hrt Sollten Sie in dieser Tabelle Anderungen vornehmen wollen so l schen Sie dort die Datens tze aber nicht sofort sondern benennen Sie sie nur um Anlegen Ist Anlegen f r einen Benutzer verweigert darf dieser zwar Dokumente in der lokalen Liste anlegen nicht aber auf dem Server einchecken Dies betrifft nur das Anlegen neuer Dokumente Dokumententypen Seite 106 FileDirector EnterpriseManager Hinzuscannen oder ndern wird durch das Verweigern dieser Option nicht verboten L schen Ist das L schen verweigert so darf der Benutzer keinen eingecheckten Datensatz vom Ser
138. erf gung Bearbeiten Wird Bearbeiten verweigert wird auch hier das Tab im WinClient komplett ausgeblendet Drucken Ist Drucken nicht erlaubt so werden die Druckoptionen im Men inaktiv oder sind f r den Anwender nicht mehr verf gbar Replikation Voraussetzung zur Konfiguration der Replikation im Aktenschrank ist die Verbindungseinstellung zum Zielserrer gt siehe Replikationsverbindung erstellen In den Eigenschaften eines Aktenschankes rechtes Kontextmen auf Aktenschrank gt Eigenschaften befindet sich der Reiter zur Konfiguration der Replikationseinstellungen f r diesen Aktenschrank Hinzuf gen Ist der Zielserver eingerichtet so kann er durch Hinzuf gen dem Aktenschrank zugewiesen werden So wird eingestellt mit welchem Server die Daten des Aktenschrankes repliziert werden sollen Dokumente k nnen nur mit Servern repliziert werden die in dieser Tabelle stehen Sollen replizierte Dokumente vom Originalserver ausgecheckt werden k nnen muss hier auf dem Zielserver auch der Originalserver eingef gt werden Eine Replikation zwischen zwei Zielservern ist nicht m glich siehe Abbildung Aktenschr nke Seite 80 FileDirector EnterpriseManager Clone FileDirector Server Replication Original FileDirector Server Replication FileDirector Server Hinweis Bei der Abbildung muss ber cksichtigt werden dass die Zust ndigkeit der Dokumente auf einen anderen Ser
139. erhalb eines Prozessschrittes auch an Personen geschrieben werden die keinen Zugriff auf den FileDirector bzw auf die archivierten Dokumente haben E Mail konfigurieren ber den Befehl E Mail konfigurieren k nnen das Erscheinungsbild der sp ter zu versendenden E Mail und die Adressaten konfiguriert werden Im E Mail Text kann ein Link zum Aufruf des Dokumentes f r den WinClient oder den Webserver in einer HTML Definition konfiguriert werden Hilfe W hlt man ein Element aus der angebotenen Hilfe aus so wird dieser Eintrag an der Stelle des Vorschaufensters generiert wo sie der Cursor befunden hat Beispiel lt DOCTYPE HTML PUBLIC W3C DTD HTML 4 01 Transitional EN gt lt html gt lt head gt lt title gt ProzessManagement Benachrichtigung lt title gt lt head gt lt body gt lt p gt Klicken Sie unten um das Dokument anzuzeigen lt p gt lt p gt lt a href lt FDWinCLink gt gt Zeige Dokument im installierten Client lt a gt lt p gt lt p gt lt a href lt FDWinCLinkUser gt gt Zeige Dokument im Pers nlichen Ordner im installierten Client lt a gt lt p gt lt p gt lt a href lt FDWinCWebLink gt gt Zeige Dokument im WebClient lt a gt lt p gt lt p gt lt a href lt FDWinCWebLinkUser gt gt Zeige Dokument im Pers nlichen Ordner im WebClient lt a gt lt p gt lt p gt lt a href lt FDWebLink gt gt Zeige Dokument im WebServer lt a gt lt p gt lt p gt lt a href lt FDWeb
140. ernt werden Was ist COLD COLD bedeutet Computer Output on Laser Disc wobei diese Bezeichnung noch aus fr herer Zeit stammt Die eigentliche Anwendung besteht darin dass ein Druckstrom bzw eine erzeugte ASCIV ANSI Datei in den FileDirector bernommen wird daraus einzelne Seiten und Dokumente gemacht werden und diese sofort automatisch indiziert werden Diese Texte k nnen dann mit einer TIFF Datei das so genannte Overlay hinterlegt werden Das kann z B ein leeres Blatt mit einem vordefinierten Briefkopf sein COLD Lizenz Das COLD Modul ben tigt eine eigene Lizenz die freigeschaltet sein muss Ist diese Lizenz nicht vorhanden k nnen zwar die Vorlagen eingerichtet werden aber der COLD Zeitplaner wird nicht gestartet so dass keine Daten eingelesen werden k nnen COLD Vorlage neu erstellen ffnen Sie den FileDirector EnterpriseManager und legen Sie eine COLD Maske mit Neu an Markieren Sie dazu die Rubrik COLD und klicken Sie auf das gelbe Sternchen Vergeben Sie zun chst einen Namen und geben Sie den Spoolpfad an wo die sp ter einzulesenden Spooldateien abgelegt werden COLD Import Seite 193 FileDirector EnterpriseManager Allgemeine Einstellungen In den allgemeinen Einstellungen k nnen Sie einen Namen und eine Beschreibung eingeben die Vorlage einem Dokumententyp Vorlage einrichten Zu Beginn muss eine Vorlage ber Spooldatei ffnen geladen werden Die einmal geladenen Vor
141. ert so kann es hilfreich sein die Dokumente zur eindeutigen Indizierung ber die ID mit den Indexdaten zu verkn pfen Werden die Dokumenten IDs durch ein anderes System aus der Datenbank ausgelesen und f r den Indeximport zur Verf gung gestellt so kann im Index Import Zeitplaner die ID als Verkn pfungsfeld konfiguriert werden Dokumente mit 0 Seiten ber Indeximport anlegen Wird bei einem Index Import das Verkn pfungsfeld im FileDirector nicht gefunden so k nnen seit Version 1 3 1 optional Dokumente mit O Seiten angelegt werden Dazu wird in der web config des FileDirector Servers der folgende Eintrag gesetzt lt add key FDServer IndeximportCreate0oPageDocs value 1 gt L schen von doppelten Dokumenten beim Indeximport Werden Dokumente mehrfach importiert so kann es vorkommen dass im System identische Dokumente mit gleichen Indexfeldern existieren Um diese doppelten Eintr ge zu l schen und aus dem Datenverzeichnis filedirector data zu l schen kann der folgende Eintrag in die web config gesetzt werden lt add key FDServer DeleteDuplicateDocuments value D Pfad gt Hinweis Der Pfad muss sich lokal auf der gleichen Festplatte befinden wie das Inetpub Verzeichnis des FileDirectors ACHTUNG Die Daten werden in das angegebene Verzeichnis geschoben und aus dem FileDirector Speicherpool und der Datenbank komplett gel scht Verschieben der Indexdatei in ein Save Verzeichnis Soll die Indexda
142. ert so werden alle Dokumente durchlaufen Dies kann je nach Datenmenge eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen und sollte aus Performancegr nden zu einer Zeit stattfinden in der eine Belastung des Servers keine nachteiligen Auswirkungen hat Die Einstellung einer kompletten Pr fung sollte keine Standardeinstellung sein die in einem regelm igen Zeitintervall durchgef hrt wird Gel schte Dokumente pr fen Werden gel schte Dateien gepr ft so werden alle Dokumente ber cksichtigt bei denen in der Tabelle FD_Documents ein Flag in der Spalte deleted gesetzt ist Wird vom WinClient ein Dokument gel scht so wird es nicht vom Server gel scht sondern nur mit diesem Flag versehen und kann dementsprechend noch auf Integrit t gepr ft werden Allerdings werden diese Dokumente bei einer Suche mit dem WinClient nicht angezeigt da sie ja als gel scht markiert sind Zeitplaner f r Container Speicher Mit diesem Zeitplaner k nnen Container die in den Speicherpools zus tzlich zu den Speicherorten definiert sind aufgef llt werden Die Daten des Speicherpools werden in einem Container in komprimierter Form gespeichert und zur Datensicherung gespeichert Mit Containern kann die Datensicherung erheblich komfortabler stattfinden da die Datenmengen reduziert und die Datensicherung performanter wird Wird dieser Zeitplaner ausgef hrt so werden die Daten aus dem Datenverzeichnis Standard filedirector data in den Zielort des Contai
143. erver angewendet werden Diese Einstellung ist im Dateiimport Zeitplaner vorzunehmen Hierf r muss die OCR Engine nur auf dem Server installiert sein Meist wird diese Einstellung zusammen mit der Verwendung des VNP angewendet um z B Ausgangspost im Hintergrund automatisch zu archivieren OCR Formularerkennung Seite 169 FileDirector EnterpriseManager Funktionsweise der OCR Formularerkennung Zur Verwendung der Formularerkennung wird vorausgesetzt dass die gescannten oder importierten Unterlagen eine gleichbleibende Struktur aufweisen d h dass bestimmte Bereiche die zur Indizierung ausgelesen werden sollen immer an der gleichen Stelle stehen damit Zonen zur Erkennung eingerichtet werden k nnen Die unterschiedlichen Dokumente werden ber eine Grafik z B Logo oder ber einen eindeutigen Text erkannt Dieses Merkmal muss auf allen Dokumenten f r die ein Formular eingerichtet werden soll gleich sein Konnte ein Dokument identifiziert werden so werden die eingerichteten Zonen ausgelesen und das Dokument in den zugeh rigen Dokumententyp geschoben Wurde das Dokument nicht erkannt so wird es in einen vordefinierten Dokumententyp f r alle nicht erkannten Dokumente geschoben Fallback Aus diesem Dokumententyp k nnen sie dann sp ter manuell nachindiziert werden OCR Parameter Eigenschaften Auf dem Zweig OCR f r die Formulareinstellung k nnen ber die rechte Maustaste die Eigenschaften f r die OCR
144. erzweigungen eines Prozesses in Abh ngigkeit von Feldinhalten definiert werden konditional Wird ein Index in einem Feld eines Dokumentes ge ndert das sich auf einem Prozess befindet oder findet das Prozessmanagement einen bestimmten Feldinhalt in einem Schritt so wird dieser Inhalt auf die eingestellten Bedingungen gepr ft Um eine Bedingung einzustellen w hlen Sie den Schritt aus der diese Bedingung beinhalten soll Klicken Sie auf Hinzuf gen und die Nummer der Bedingung wird hinzugef gt Dann w hlen Sie zu Bedingung 1 den Dokumententyp und das Feld aus das den abzufragenden Wert enthalten soll Kommt das Feld in mehreren Dokumententypen vor so kann hier auch Alle ausgew hlt werden Das Feld kann mit UND oder ODER verkn pft werden und als Bedingung muss mindestens ein Feld angegeben werden Wurden zwei Felder angegeben so k nnen diese auch mit gleich oder ungleich lt gt verglichen werden Werden mehrere Bedingungen erzeugt so erscheint f r jede Bedingung ein Pfeil f r die Aktion die erfolgen soll wenn die Bedingung zutrifft So ist es m glich zu einem Schritt mehrere Bedingungen zu definieren Ist die Bedingung erf llt so wird das Dokument an den n chsten Schritt weitergeleitet Eine neue Verzweigung kann jedoch auch interaktiv erfolgen Neuen Link anf gen Mit einem Link kann der Prozess mit einem anderen Prozess verkn pft werden Der Prozess mit dem verkn pft werden soll mu
145. es Protokolls En 32 Teiledes Protok lls exp rtieren ncenannenge ren kan 32 Inhaltsverzeichnis Seite 5 FileDirector EnterpriseManager Aktive Benutzer eisernen anne ae hen nr EENS EE 32 Ablauf der Sitzung und Uzenzen de iticiedo eridi ieri edeni Ena 32 Benutzer und Gruppen ssssssssseseeeenennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnna OG Interne FileDirector Benutzer une 34 Interne Dom nen ee en een rennen breiten 34 Interne Dom nen verwalten el 35 Karteikarte Allgemein ee en Rene 35 Karteik arte Unter Dom nen u uun nein ka id 35 Windows Ben tzer a a snseen ee kai 35 Systemk nten imp rtieren niert 36 Erstellen der internen Benutzer und Gruppen zeesersessenneneenenennennennnnnnnnnonnennnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnannnnnneen 36 Benutzer und Gruppen Karteikarte Allgemein en 36 Benutzer und Gruppen Karteikarte Details 38 Ben tzenkonten verwalten ae le 38 Gr ppenzugeh rigkeit 2 eent 2 senken 38 Abwesenheitsvertretung elnstellen ssiirssnreresssieke i egansa iaria Ee aeae 38 Benutzergr p pen verwalten canre r A E E ker 38 El geen TT EE 39 Benutzer pro Gruppe seien ae mania 39 K ntenil schen n au EI C EAEE 39 FileDirector Gruppen und ihre Baslsrechte 40 Reihenfolge des lizenzabrufs 0000000000000siennnsessnasessnnnnnnsssnnnsntennsnnsstsnsnntensnnnnesse handen 41 EE Zeitplaner sofort starten stoppen eeeaeenenanenensnnnnsennnnnnnnnsnnnnnennnnnennnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnsnnnssnnnsnennns
146. es SQL Servers zu f llen Siehe gt SQL Server f r Volltextsuche konfigurieren SQL Server 2000 f r Volltext Katalog konfigurieren Um den gelesenen Volltext mit dem WinClient suchen zu k nnen muss im SQL Server ebenfalls ein Zeitplaner eingerichtet werden der die SQL Kataloge mit den gelesenen Daten auff llt Die Konfiguration h ngt von der h ngt von der installierten SQL Version ab damit die SQL Volltextkataloge erstellt werden k nnen Stellen Sie sicher dass der SQL Server mit der Option Volltext installiert ist Hinweis Um zu sehen ob der Volltext installiert ist kann man folgende Abfrage im SQL Server starten select FULLTEXTSERVICEPROPERTY sfulltextinstalled O nicht installiert 1 installiert Ermitteln Sie im FileDirector EnterpriseManager die ID des FileDirector Aktenschranks f r den Sie die Volltextsuche einschalten wollen Starten Sie SQL EnterpriseManagement Studio klappen Sie die Datenbank Ihres Aktenschrankes auf und markieren Sie den Eintrag Tabellen Auf der rechten Seite werden nun die Tabellen Ihres Aktenschrankes aufgef hrt Klicken Sie im rechten Teil des Fensters mit der rechten Maustaste auf die Tabelle dbo FD_Images und w hlen Sie unter Volltextindextabelle den Eintrag Zeitplaner Seite 47 FileDirector EnterpriseManager Volltextindizierung f r eine Tabelle definieren Der Volltext Assistent wird gestartet Index ausw hlen W hlen Sie als eindeutigen Index f r diese Ta
147. es den definierten Kriterien entspricht exportiert wird Folgende Kriterien k nnen definiert werden Dokumententyp Hier wird der Dokumententyp des Referenzdokumentes angegeben Index Feld Hier wird das Indexfeld des aktuellen Dokumententyps und der des Referenzdokumententyps angegeben Einstellungen Zielverzeichnis Hier muss das Zielverzeichnis f r den Export angeben werden Seiten Gibt an welche Seiten exportiert werden sollen Hier ist eine Mehrfachauswahl und Bereiche sind m glich Die Angaben m ssen jeweils durch ein Komma getrennt werden Beispiel 1 3 4 5 8 11 Original Zu PDF konvertieren Das Dokument kann im Originalformat angehangen werden Wahlweise kann das Dokument auch in ein PDF konvertiert werden In diesem Fall muss bei EDoc Umwandlung festgelegt werden wie elektronische Dateien konvertiert werden sollen damit sie einem PDF Dokument angef gt werden k nnen Schwarzwei konvertiert die einzelnen Seiten nach TIFF mit 200 oder 300 DPI Aufl sung Farbig erzeugt JPEG Dateien mit 200 oder 300 DPI Aufl sung Um die Gr e zu reduzieren kann man die Qualit t des JPEGs herabsetzen Prozessmanagement Seite 145 FileDirector EnterpriseManager Eingebettete Notizen beinhalten alle Notizen die einem Dokument hinzugef gt werden Diese werden ein Teil des exportierten Dokuments Hinweis Bei der Auswahl Zu PDF konvertieren ist es auch m glich Werte aus Indexfeldern f r den Namen zu verwenden Geben
148. ese Zeile wird der entsprechende Verbindungsstring f r die gew hlte ODBC Quelle eingetragen Beispiel DSN value UlD value PWD value Connection Timeout 600 Suchen Spalte In dieser Spalte k nnen ODBC UND Abfragen konfiguriert werden Gibt an dass dieses Feld als Ausl ser ausgew hlt wurde Gibt an dass dieses Feld UND abgefragt wird ODBC Verkn pfung f r Excel Tabelle Um f r Excel eine ODBC Verkn pfung zu erstellen ben tigen Sie zun chst eine Tabelle Tabelle1 in Excel die wie folgt aussehen kann Kundennummer Name Ort 12345 Spielberg Duisburg Mil sch Richten Sie eine ODBC Quelle ein wobei der Treiber im Windows f r Excel ausgew hlt und ein ODBC Quellenname angegeben wird In diesem Treiber kann die vie Datei ausgew hlt werden die die Tabelle1 enth lt ODBC Verkn pfungen Seite 128 FileDirector EnterpriseManager Erstellen Sie im EnterpriseManager eine ODBC Verkn pfung wie im vorherigen Abschnitt beschrieben und geben Sie folgende Angaben zur Verkn pfung der Tabelle ein ODBC Quelle ODBC Quellenname ODBC Tabelle Tabelle1 Jetzt sollten nach Best tigung mit Return die Spalten der Excel Tabelle erscheinen und zuzuweisen sein Bei Excel ist die Angabe des Tabellennamens in eckigen Klammern und mit Dollarzeichen wichtig ODBC Verkn pfung f r csv Datei Eine csv Datei ist im Prinzip eine Textdatei die Indexdaten mit einem Semikolon ge
149. exdaten in anderen Feldern gefunden so werden diese bei der Indizierung im WinClient automatisch ausgef llt Eine solche Zuordnung erm glicht eine schnelle Indizierung mehrerer Felder im WinClient die eindeutig zusammengeh ren Dies kann z B eine Kundennummer sein zu der eine eindeutige Adresse geh rt die in der ODBC Datenquelle zur Verf gung gestellt wird Hinweis Im Feld kann nur eine ODBC Quelle ausgew hlt werden wenn es in einer ODBC Zuordnung konfiguriert wurde Ist es keinem Feld in einer ODBC Verkn pfung zugewiesen so steht die Auswahl nicht zur Verf gung Ist der gleiche ODBC Link mehreren Feldern zugewiesen worden so findet bei der Eingabe des Indexes von jedem dieser Felder eine Suche nach erg nzenden Feldinhalten statt Allerdings muss die Datenstruktur f r jedes Feld in der ODBC Quelle eindeutig sein da ansonsten falsche Ergebnisse die Folge sein k nnen Beispiel ODBC Tabelle Kundennummer Name Stadt ODEC Link im Feld ODBC Link im Feld Nur in ODBC Konfiguration 100 Peter Hamburg 200 Peter Duisburg Wird nun im WinClient im Feld Kundennummer 200 eingegeben so wird der richtige Datensatz 200 Peter Duisburg angezeigt Felder Seite 97 FileDirector EnterpriseManager Wird aber im Feld Name Peter angegeben so wird immer der erste gefundene Datensatz angezeigt 100 Peter Hamburg da der Name Peter nicht eindeutig zugewiesen werden kann Hier
150. ext umgewandelt Die Verwendung von mehreren Indexeintr gen ist m glich Sie werden in einer Auswahlbox angezeigt FileDirector erm glicht das Erstellen einer unbegrenzten Anzahl von Wortauswahllisten Sie k nnen jederzeit erg nzt ge ndert und gel scht werden Erstellen einer neuen Wortauswahlliste Mit einem Klick auf die Schaltfl che Neu ffnet sich das Fenster zum Erstellen einer neuen Wortauswahlliste Der Knoten Wortauswahlliste auf der linken Seite des EnterpriseManager Fensters muss markiert sein Allgemeine Einstellungen Geben Sie einen Namen und einen beschreibenden Text f r Wortauswahlliste ein Klicken Sie auf OK um die neue Wortauswahlliste zu erstellen Die neue Wortauswahlliste erscheint darauf im rechten Fenster des EnterpriseManagers Sortierung Nachdem die Wortauswahlliste erstellt wurde kann die Reihenfolge der Sortierung manuell oder automatisch geschehen Die zur Auswahl stehenden W rter k nnen alphabetisch auf oder absteigend sortiert werden indem man auf die Schaltfl che A Z klickt Alternativ k nnen die zur Auswahl stehenden W rter manuell mit der Maus an Ihre Position gezogen oder mit den Pfeiltasten auf die gew nschte Position gesetzt werden Neues Wort erstellen Um einen neuen Eintrag in eine bestehende Wortauswahlliste zu erstellen muss die Wortauswahlliste in EnterpriseManager ausgew hlt werden Durch klicken auf Neu ffnet sich das Editierfenster das die Erstellung eines neuen Wortes f r
151. f gen weitere Felder wie Zahlen Zahlen erweitert oder Datum zu den bereits vorhandenen Feldern hinzugef gt werden Unter Nacherfassen geben Sie bitte den oder die Benutzer an die evtl nicht erkannte Dokumente nachbearbeiten und erfassen sollen Hier muss mindestens ein Benutzer angegeben werden Im Reiter Erweitert k nnen Sie angeben wo sich die Datenbank mit den Lieferantendaten befinden soll Die Standardeinstellung lautet hier Datenbank des Aktenschranks Es kann aber auch eine bereits vorhandene ODBC Datenbank angegeben werden die Lieferantendaten vorh lt In die ODBC Quelle kann nicht geschrieben werden Im Abschnitt Exportieren geben Sie bitte den Pfad zu den zu exportierenden Daten und die Art der zu exportierenden Daten an Zur Auswahl stehen e Dokument Die Dokumentseiten werden als PDF exportiert e Indexfelder Die Indexinformationen werden als CSV Datei exportiert e Positionsdaten Die Positionsdaten werden als XML Datei exportiert Bei der Auswahl Positionsdaten muss eine entsprechende Auswahl der Positionsdaten im Reiter Einstellungen erfolgen Datenbankverbindungstext ben tigt zwingend eine Konfiguration f r die Verbindung zur Datenbank Dieser k nnte f r eine lokal installierte Datenbank und den SQL Benutzer SA wie folgt aussehen data source localhost user id sa password 1234 Unter Version k nnen Sie erfahren welche Versionen der DataSelect Komponenten installiert sind Zeitplaner Seite 46
152. f den Befehl Anpassen Unter dem Reiter Symbolleisten k nnen die kompletten Symbolleisten ein bzw ausgeblendet werden Im Reiter Befehle k nnen einzelne Befehle zu den Symbolleisten hinzugef gt werden indem man die aufgef hrten Icons per Drag amp Drop in die einzelnen Leisten hineinzieht Markieren Sie das Icon das Sie zu einer vorhandenen Symbolleiste hinzuf gen m chten und ziehen Sie es bei gedr ckter linker Maustaste in die Symbolleiste des Client Konfigurationsfensters Entfernen eines Befehls aus dem Men Soll ein Befehl aus dem Men entfernt werden so ffnen Sie das Fenster f r die kundenspezifische Anpassung markieren Sie das Icon mit gehaltener linken Maustaste im Client Konfigurationsfenster und ziehen Sie es einfach aus der Symbolleiste in einen leeren Bereich auf dem Bildschirm Optionen Der Reiter Optionen der kundenspezifischen Anpassungen bietet die M glichkeit die Ansicht und das Verhalten der Men s zu ver ndern Hier kann eingestellt werden ob die Men s immer vollst ndig angezeigt werden sollen oder ob sie Client Konfiguration Seite 68 FileDirector EnterpriseManager erst nach kurzer Verz gerung angezeigt werden Sollen die Men s wieder in den urspr nglichen Zustand versetzt werden kann man die eigenen Anpassungen hier auf den Standard zur cksetzen Das Verhalten beim Ausklappen der Men s wird ber die Men Animation eingestellt Gro e Symbole ber die Einstellung Gro e Symb
153. ft eine f r die optische Zeichenerkennung OCH konzipierte Schrift Allerdings hnelt die OCR B Schrift mehr den gewohnten Druckschriften Sie ist daher f r den Menschen leichter lesbar da sie der gew hnlichen Schreibweise n her kommt Magnetisierbare E 13B wird u a in USA Canada Australien und England Tinte verwendet Numerisch mit 4 Steuerzeichen MICR E 13B Magnetisierbare CMC 7 wird u a in Frankreich Spanien und S damerika Tinte verwendet Numerisch mit 5 Steuerzeichen MICR CMC 7 Asiatisch Die Einstellungen f r die asiatische OCR Erkennung werden nur aufgef hrt wenn sie lizenziert ist Damit kann festgelegt werden Asiatisch vertikal in welcher Richtung die asiatische Schrift gelesen werden soll OCR Formularerkennung Seite 180 FileDirector EnterpriseManager Markierung Mit dieser Option werden angekreuzte und nicht angekreuzte OMR Felder unterschieden Barcode Folgende Barcodes werden von FileDirector unterst tzt 2 of 5 interleaved Alpha 39 Codabar Code 128 und PDF 417 Positionsunab Wird einer Zone ein positionsunabh ngiger Barcode h ngiger Barcode zugewiesen muss noch die Art des Barcodes ausgew hlt werden Ein positionsunabh ngiger Barcode wertet den ersten Barcode auf einer Seite aus den er von dem definierten Typ findet Hinweis Ein Barcode 2 of 5 interleaved ist ein sehr einfacher Barcode Ist eine Zone als positionsunabh ngiger Barcode
154. g Bearbeiten Wird Bearbeiten verweigert wird auch hier das Tab im WinClient komplett ausgeblendet Drucken Ist Drucken nicht erlaubt so werden die Druckoptionen im Men inaktiv oder sind f r den Anwender nicht mehr verf gbar Erweitert Im Reiter Erweitert k nnen Sie die Rechte verfeinern das hei t dass die eingestellten Sicherheitseinstellungen nur gelten wenn eine hier eingerichtete Kondition zutrifft W hlen Sie daf r ein Indexfeld aus welches die abzugleichenden Werte enth lt Danach selektieren Sie eine Wortauswahlliste Ihr Inhalt wird in der darunter befindlichen Liste angezeigt Markieren Sie nun die Eintr ge f r die die eingestellten Rechte auf dem Sicherheitsreiter gelten sollen Wenn nun ein Ablagesystem Designer Seite 119 FileDirector EnterpriseManager Dokument mit einem entsprechenden Eintrag im Indexfeld eingecheckt wird werden die eingestellten Rechte auf dieses Dokument angewendet Ansicht im WinClient Die hier vorgenommen Einstellungen sind im WinClient sichtbar sobald man den entsprechenden Aktenschrank ausgew hlt hat Somit ist es m glich f r unterschiedliche Aktenschr nke dem Nutzer eine unterschiedliche Ansicht Ablagesystem Ansicht oder Standardansicht anzubieten Ablagesystem Designer Seite 120 FileDirector EnterpriseManager Speicherpools bersicht FileDirector speichert die Indexdaten der archivierten Dokumente in der SQL Datenbank und die Bild
155. ge Revision aufrufen Anmerkungen ndern Sind Anmerkungen auf einer Seite gesetzt worden k nnen diese nicht ver ndert werden wenn dem Benutzer dieses Recht verweigert wurde So k nnen z B Bereiche eines Dokumentes f r unbefugte Einsicht abgedeckt werden Dokumententypen Seite 107 FileDirector EnterpriseManager Scannen Wird dieses Recht verweigert so wird dadurch das Tab Scannen im WinClient f r diese Benutzer komplett ausgeblendet und es stehen keine Scanoptionen mehr zur Verf gung Bearbeiten Wird Bearbeiten verweigert wird auch hier das Tab im WinClient komplett ausgeblendet Drucken Ist Drucken nicht erlaubt so werden die Druckoptionen im Men inaktiv oder sind f r den Anwender nicht mehr verf gbar Ansichten im Dokumententyp Im Reiter Ansichten k nnen individuelle Einstellungen f r Benutzer und Gruppen vorgenommen werden welche sich auf die Anzeige der Felder im WinClient f r diesen Dokumententyp beziehen Diese Einstellungen k nnen jeweils f r den Reiter Suchen und die Reiter Bearbeiten Scannen gesetzt werden Zus tzlich k nnen die Ansichten f r die Indexfelder und die Trefferliste unabh ngig voneinander eingestellt werden Ansichten auf Dokumentenebene einstellen Hierf r w hlt man den gew nschten Dokumententyp in einem Aktenschrank f r den man die Ansichten konfigurieren m chte Anschlie end w hlt man in dem sich nun ffnenden Eigenschaften
156. gebenen Zeitraums nicht weiterverarbeiten kann und das Dokument somit nach einer bestimmten Zeitspanne automatisch z B an einen anderen Benutzer oder einen anderen Schritt weitergeleitet werden soll Hinweis Soll nach der Zeit berschreitung innerhalb des Prozesses auf einen anderen Schritt gesprungen werden so kann dies ber drag amp drop mit Erstellung von Verbindungslinien zu den entsprechenden Aktionen konfiguriert werden Kopie beibehalten Die Option Kopie beibehalten erm glicht es dass eine Kopie des Dokumentes im pers nlichen Ordner des Mitarbeiters verbleibt wenn es nicht bearbeitet und nach der Zeit berschreitung zum n chsten konfigurierten Schritt weitergeleitet wurde Benutzer hinzuf gen Um einen Benutzer hinzuzuf gen klicken Sie auf Hinzuf gen in der rechten Fensterh lfte und w hlen Sie den oder die Benutzer aus der Benutzerliste aus die eine Aktion in diesem Schritt durchf hren sollen Es k nnen nur Benutzer hinzugef gt werden die sich in den Gruppen des FileDirectors befinden und somit dem FileDirector bekannt sind Im Normalfall wird ein Benutzer aus der Liste ausgew hlt der die entsprechende Aktion durchf hren soll Im Bereich Variabel gibt es zus tzlich die M glichkeit die Benutzer aus einer anderen Quelle zu beziehen als aus der fest vorgegebenen Benutzerliste Folgende Einstellungen k nnen hier noch gemacht werden Bearbeiter Der Bearbeiter ist der Benutzer der das Dokument mi
157. gemacht werden ID F r die ID des Servers wird die Lizenznummer verwendet ndert sich die Lizenznummer so bleibt die ID trotzdem diejenige mit der der Server zuerst erkannt wurde Hinweis Andern Sie hier nie die ID da diese ID mit den replizierten Daten bertragen wird Beschreibung Hier kann eine Beschreibung f r den entsprechenden Server eingestellt werden so dass man z B den Originalserver vom Klon unterscheiden kann z B Originalserver und Zielserver URL Die URL stellt die Verbindung zum Zielserver her Hier muss die URL als http Ziel ServernameJ filedirector oder http Ziel IP AdresseJ filedirector angegeben werden Hinweis Alternativ kann auch eine sichere Verbindung mit https konfiguriert werden Benutzer fd server Konto mit Name Passwort angeben Um den Zielserver erreichen zu k nnen muss das fd server Konto des Zielservers angegeben werden Befinden sich beide Server in der gleichen Dom ne und verwenden sie somit das gleiche fd server Konto so kann die Integrierte Windows Authentifizierung fd server angehakt werden Unterscheiden sich die Dom nen jedoch so muss ein Konto des Zielservers mit Zieldom ne fd server angegeben werden das Zugriff auf den FileDirector hat d h ein Konto das sich in der Gruppe fd admins oder fd scan fd scan named des Zielservers befindet und die Berechtigung hat Daten anzulegen Server Seite 28 FileDirector EnterpriseManage
158. gen Grafikmodus Im Vorlagefenster k nnen Sie in den Grafikmodus umschalten Hier wird sichtbar wie der Text auf einer Seite platziert wird Ist noch kein Overlay hinterlegt so sieht man nur den blanken Text auf einer wei en Seite Ohne die Einrichtung eines Overlays wird eine wei e TIFF Seite automatisch in 200x200 dpi Aufl sung mit dem Text aus der Spooldatei generiert ber die Seiteneinstellungen kann die Schrift richtig auf der Seite justiert werden und in der grafischen Ansicht kann man das Resultat kontrollieren Overlay einrichten In dem Tab Seiteneinstellungen kann bei einer Einrichtung ohne Overlay eine Formatgr e eingerichtet werden Wird ein Overlay eingerichtet dann richtet sich die Formatgr e nach der Vorlage Mit einem Overlay kann man eine TIFF Datei mit einem Briefkopf hinterlegen so dass zwar nur eine Textdatei Spooldatei eingelesen wird aber trotzdem alle Seiten mit Briefkopf im FileDirector erscheinen Auch k nnen zwei unterschiedliche Overlays f r das Deckblatt und die Folgeseiten eingerichtet werden Sollen die Folgeseiten auf einer wei en Seite COLD Import Seite 198 FileDirector EnterpriseManager abgelegt werden sollte auch hierf r ein wei es Overlay hinterlegt werden sofern es nicht 200x200 dpi aufweist Hinweis Eine automatisch generierte wei e Hintergrundseite hat immer 200x200 dpi weicht das Deckblatt von dieser dpi Zahl ab so stimmen die Gr enverh ltnisse des
159. genden Wert Wird im WinClient mit diesem Scanprofil gescannt k nnen gleichzeitig mehrere Indexfelder mit einem festen Wert belegt werden Werden mehrere Seiten hintereinander gescannt wird f r jedes Dokument das Indexfeld mit dem vorgegebenen Text gef llt Scanprofile Seite 165 FileDirector EnterpriseManager Hinweis Bei der Zuordnung des Feldes muss darauf geachtet werden dass sich das zu f llende Feld auch in dem Dokumententyp befindet in den gescannt werden soll Deshalb ist hier zu empfehlen entweder einen festen Dokumententyp einzustellen und Erlaube manuelle nderungen nicht zu markieren oder ein Feld zu w hlen dass sich in allen Dokumententypen befindet in die gescannt werden kann Nacherfassen Die Nacherfassung erm glicht es dass Dokumente an einem Scan Arbeitsplatz zentral eingescannt werden und dann von mehreren Anwendern indiziert werden k nnen Hierbei kann ein Anwender immer nur den ihm vom Server zugewiesenen Stapel abarbeiten Das Abrufen eines Stapels geschieht ber das Symbol Nacherfassungs dokumente 2 im Reiter Bearbeiten des WinClients ber die Schaltfl chen Hinzuf gen und Entfernen k nnen die entsprechenden Benutzer f r die Nacherfassung ausgew hlt werden Hinweis Der Nacherfassungsmodus setzt einen Stapelscan voraus Scanprofile Seite 166 FileDirector EnterpriseManager Stempel bersicht Dokumente k nnen in FileDirector mit Anmerkungen versehen w
160. ger FD Admins ScanN o ScanC gt X Scan Named ScanN Scan gt X Scan Concurrent ScanC gt X User Named ScanC gt X User Concurrent ScanC gt X Parameter scanstation Benutzern der Gruppe fd user named und fd user ist es m glich den WinClient f r eine Suche und das Andern von Dokumenten zu verwenden scannen ist nicht m glich Sollen diese Benutzer sich aber an einer Scanstation anmelden d rfen um zu scannen so k nnen sie f r diesen Ausnahmefall eine Scan Lizenz erhalten Dazu wird der WinClient auf dem Scanner Arbeitsplatz installiert und ein Link zur folgenden Datei erstellt C Programme Spielberg Solutions GmbH FileDirector WinClient FileDirector WinClient exe In den Eigenschaften dieses Links kann dann der Parameter scanstation eingef gt werden Somit startet der WinClient mit dieser Option C Programme Spielberg Solutions GmbH FileDirector WincClient FileDirector WinClient exe scanstation Meldet sich nun der Benutzer aus einer der oben genannten Gruppen an diesem WinClient mit seinem Namen an so bekommt er vor bergehend eine fd scan Lizenz zugewiesen mit der er auch scannen kann Melden sich diese Benutzer an ihrem eigenen Rechner ohne diese Option an so erhalten sie nur die Rechte f r die Suchfunktionen Benutzer und Gruppen Seite 42 FileDirector EnterpriseManager Zeitplaner Der FileDirector bietet konfigurierbare Zeitplaner f r z B OCR Volltextlesung Fristensteuerung f r
161. ger unter Systemkonfiguration gt Server gt T Replikation vorgenommen Prozessmanagement Um das Prozessmanagement verwenden zu k nnen muss es lizenziert sein damit die Weiterleitung der Dokumente funktioniert Werden mehrere Server verwendet kann die Last des Prozessmanagements auf einen anderen Server verteilt werden MailStore ber das Modul MailStore k nnen E Mails automatisch archiviert werden die ber einen SMTP Server ein und ausgehen F r dieses Modul muss eine Lizenz freigeschaltet sein damit der Zeitplaner ausgef hrt wird SAP Archive Link Um die SAP Archive Link Schnittstelle verwenden zu k nnen wird im FileDirector eine Lizenz ben tigt ODBC ber die Funktion ODBC kann ein Zugriff auf eine ODBC Quelle eingerichtet werden Diese muss zur Verwendung lizenziert sein Zur Konfiguration eines ODBC Links lesen Sie bitte den Abschnitt gt ODBC Verkn pfungen WebServer Zugang Um auf einen WebServer zugreifen zu k nnen muss dieser installiert sein und diese Lizenz f r den Zugriff zum FileDirector vorhanden sein Protokollierung In der SBE Version kann nur auf die Eigenschaften der Protokollkonfiguration zugegriffen werden Um eine vollst ndige Protokollierung aller Aktionen zu erm glichen muss die Protokollierung lizenziert sein Container Das Speichern von Dokumenten in Container kann nur in der Vollversion eingerichtet werden sofern die Containeroption lizenziert ist Skripte Um Skri
162. gerichtet ist erh lt nur diejenigen Dokumente als Suchergebnis angezeigt f r die der Vergleich des Indexinhalts mit dem Filterwert eine wahre Aussage ergibt Hinweis Ist dem Filterfeld eine Wortliste hinterlegt so kann nur der Vergleichswert gleich oder ungleich lt gt verwendet werden Alle anderen Vergleichswerte werden wie gleich behandelt Konten hinzuf gen F gen Sie ber Konten hinzuf gen ein Konto hinzu das alle Dokumente mit einem bestimmten Filterwert sehen soll Felder Seite 98 FileDirector EnterpriseManager Vergleiche Im Bereich Vergleiche kann eine Einschr nkung f r die Auswahl des Strings getroffen werden der erlaubt sein soll Wenn sich die Zeichenfolge irgendwo im String befindet dann kann das Dokument gesehen werden Der Benutzer kann das Dokument sehen wenn genau dieser String im Feld gefunden wird gt Gr er als eine bestimmte Zahl gt Gr er oder gleich einer bestimmte Zahl lt Kleiner als eine Zahl lt Kleiner oder gleich einer bestimmten Zahl lt gt Ungleich Variabel Unter Variabel k nnen Kontoeintr ge ausgew hlt werden die sich erst im Arbeitsverlauf ergeben Hierzu m ssen in den Feldern die entsprechenden Werte stehen wie der Kontoname der vollst ndige Name des Benutzers oder die E Mail Adresse Beispiel Im Filterfeld befinden sich die Emailadressen der FileDirector Benutzer
163. h dass dieses Feld als Datumsfeld oder Feld mit Datum und Zeit definiert ist Zu diesem Datum kann eine Zeitspanne in Tagen hinzugez hlt werden so dass immer eine Verz gerung von Datum n Tagen erfolgt Plug In ausf hren Diese Auswahl gestattet optional ein im darunterliegenden Feld angegebenes Plug In zu starten Neue Benutzeraktion anf gen Bei diesem Schritt Typ werden Entscheidungsschritte f r Benutzer definiert Einem Schritt werden ein oder mehrere Benutzer hinzugef gt die verschiedene Aktionen ausf hren m ssen Zudem kann hier definiert werden ob ein Benutzer zur Durchf hrung dieser vorgegebenen Aktion Genehmigen Ablehnen Kommentieren Anzeigen oder bernehmen eine Unterschrift leisten muss oder ob der Benutzer durch eine E Mail mit einem Link auf das Dokument informiert wird Verwende Zeit berschreitung F r jeden Schritt kann eine Aktion f r die Zeit berschreitung definiert werden In diesem Fall wird das Dokument automatisch nach berschreitung der festgesetzten Frist verarbeitet Sobald die Zeit berschreitung aktiviert wird erscheint ein kleines Uhrsymbol 7 als weiterer Ausgang f r eine Aktion Hier kann mit einer neuen Aktion festgelegt werden was im Falle einer Zeit berschreitung geschehen soll Prozessmanagement Seite 148 FileDirector EnterpriseManager Die Zeit berschreitung kann z B f r den Fall eingesetzt werden dass ein Mitarbeiter die Daten wegen Abwesenheit innerhalb des ange
164. hen Erlaube manuelle nderung gesetzt ist es im WinClient m glich den Zieldokumententyp frei aus den zur Verf gung stehenden Dokumententypen auszuw hlen Quelle w hlen Direkte SCSI und USB Anbindung Bei der Auswahl von Direkte SCSI Anbindung kann entweder ein Verzeichnis auf dort abgespeicherte Dokumente Directory Scan durchsucht oder eine direkte Anbindung an einen Canon Dokumentenscanner gew hlt werden Die folgenden Dokumentenscanner k nnen direkt an FileDirector angeschlossen werden da die Treiber f r diese Ger te implementiert sind CR 180 Scheckscanner DR 30800C1l DR 6080 DR 2050C DR 4010C DR 7080C DR 2080C DR 5010C DR 7580 DR 2580C DR 5020 DR 9050C DR 3010C DR 5060F DR 9080C DR 3020 DR 5080C DR X10C DR 3060 DR 6010C MS 300 DR 3080C DR 6050C MS 350 Hinweis Ein Testscan ist mit einem Scanner nur m glich wenn dieser richtig erkannt wird F r die Installation eines SCSI Ger tes wird ein ASPI Treiber ben tigt F r einen USB Scanner muss noch ein zum Scanner geh riger Treiber installiert werden Eine Software liegt dem Scanner bei ISIS Scanner k nnen ebenfalls ber einen ISIS Treiber angeschlossen werden Der zugeh rige ISIS Treiber kann ber die Installationsseite des FileDirectors installiert werden In diesem Fall werden die Scannereinstellungen im dann erscheinenden ISIS Treiberfenster vorgenommen Die Verwendung der ISIS Treiber erfordern eine Lizenz TWAIN Ist der zugeh rige TWAIN Tre
165. hmigen Ablehnen ein Prozessmanagement Seite 151 FileDirector EnterpriseManager E Signatur Unterschriften konfigurieren Unterschriften werden im WinClient konfiguriert Dazu werden ein Unterschriftenpad und drei hinterlegte Testunterschriften ben tigt Zur Installation und Konfiguration der Unterschriften lesen Sie bitte im Benutzerhandbuch das Kapitel Prozessmanagement Unterschrift zur cksetzen l schen Soll eine eingerichtete Unterschrift zur ckgesetzt werden so w hlen Sie unter der Rubrik Benutzer und Gruppen den entsprechenden Benutzer aus und ffnen Sie das Kontextmen der rechten Maustaste Hier kann nun ber den Befehl Unterschrift zur cksetzen die zuvor konfigurierte Unterschrift gel scht werden E Mail Wird diese Option in einem Prozess eingestellt so wird zu dem Anwender eine E Mail mit einem Link zum entsprechenden Dokument verschickt Zur Versendung von E Mails muss ein SMTP Server konfiguriert sein Siehe gt lnstallationshandbuch Die E Mailadresse der Benutzer kann in den Eigenschaften der Benutzer im EnterpriseManager hinterlegt werden ffnen Sie den Zweig Benutzer und Gruppen und w hlen Sie den Benutzer aus ber das Kontextmen der rechten Maustaste w hlen Sie Eigenschaften Hier kann nun die E Mailadresse des jeweiligen Benutzers eingetragen werden Hinweis Die Absenderadresse wird vom Server automatisch aus fd server und der Dom ne zusammenge
166. hrankstruktur kopieren Um die Struktur eines kompletten Aktenschrankes zu kopieren kann eine exportierte XML Struktur in den gleichen FileDirector Server importiert werden Mit dem Befehl Struktur speichern unter wird die Struktur exportiert und danach wird die exportierte XML Datei mit dem Befehl Neu aus Struktur wieder importiert Da die Datenbank bereits existiert kann hier kein Klon eingerichtet werden sondern es wird automatisch eine Kopie mit einer anderen ID erzeugt Hinweis Bei der Pr fung auf eine bereits vorhandene ID wird die existierende Datenbank gepr ft nicht die in der Liste angezeigten registrierten Aktenschr nke So kann auch ein nicht registrierter Aktenschrank als vorhandene ID erkannt werden wenn die Datenbank im Hintergrund existiert Synchronisiere verwendete Struktur Wurde eine Struktur exportiert und ein vorhandener Klon Kopie soll synchronisiert werden so kann dies nur vorgenommen werden wenn die Version des FileDirector Servers auf beiden Servern identisch ist Sollte ein Update vorgenommen worden sein so muss dies auf beiden Servern durchgef hrt werden incl Update der Aktenschr nke Synchronisieren eines Klons Erg nzungen und nderungen zur Datenbankstruktur k nnen nur auf dem Quellserver hinzugef gt werden und danach mit dem Klon synchronisiert werden In einem Klon d rfen keine manuellen nderungen vorgenommen werden Aktenschr nke Seite 87 FileDirector Enterprise
167. iber zum Scanner installiert kann dieser Treiber ber den Eintrag TWAIN konfiguriert werden Die TWAIN Treiber sind f r Scanner vorgesehen die z B ber die USB Schnittstelle angesprochen werden oder f r die das Programm keine direkten Scannertreiber zur Verf gung stellt Scanprofile Seite 158 FileDirector EnterpriseManager Hinweis Da TWAIN Treiber nicht mit FileDirector ausgeliefert werden und meist direkt vom Scannerhersteller mitgeliefert werden haben wir keinen Einfluss auf den Leistungsumfang und die Performance die ein solcher Scannertreiber liefert In den meisten F llen wird auch die Ansteuerung eines Scanners ber einen TWAIN Treiber langsamer sein als ber einen der integrierten SCSI Scanner Quelle einrichten Nach dem Festlegen der Quelle ffnet sich ein Scannerkonfigurationsfenster hier am Beispiel des Canon DR 2080C Soll sp ter noch mal eine Anderung einer Konfiguration erfolgen erscheint dieses Fenster unter Quelle einrichten Generell h ngen alle hier angebotenen Optionen von der gew hlten Quelle und der Anschlussart ab F r die verschiedenen Scanner k nnen die einstellbaren Optionen unterschiedlich sein je nach den M glichkeiten des Scanners und des Treibers Bei der Konfiguration von TWAIN Treibern wird der vom Hersteller mitgelieferte Treiber mit den zugeh rigen Einstellungen angezeigt Einstellungen Im Reiter Einstellungen werden Einstellungen f r das gescannte Bild vorgenomme
168. ie die Einrichtung mit wenn die Verbindung erfolgreich war Nun k nnen Sie wie zuvor beschrieben im FileDirector EnterpriseManager den ODBC Link einrichten ODBC Quelle ODBC Quellenname ODBC Tabelle Tabellenname angeben Ist die ODBC Verbindung korrekt installiert erscheinen nach Best tigung des Tabellennamens die einzelnen Felder die den FileDirector Feldern zuzuordnen sind Um die Felder im WinClient auff llen zu k nnen vergessen Sie nicht den Link in den entsprechenden Feldern zu verkn pfen Weitere Informationen zu ODBC Einstellungen ODBC Treiber von Fremdanbietern Es kann nicht garantiert werden dass der FileDirector mit s mtlichen ODBC Treibern von Fremdanbietern einen Zugriff auf die entsprechenden Datenquellen erm glicht FileDirector arbeitet mit dem Standard von Microsoft und greift dar ber auf die ODBC Quellen zu Auf die Konfiguration der ODBC Treiber hat FileDirector keinen Einfluss Login nicht im ODBC Treiber konfigurierbar Muss ein Login f r den Zugriff auf eine Datenbank konfiguriert werden so l sst sich das im Normalfall im ODBC Treiber einstellen Sollte dies nicht der Fall sein so bietet FileDirector die M glichkeit ein separates Login in der Datei web config auf dem Server zu konfigurieren Lesen Sie dazu im Installationshandbuch den Abschnitt gt ODBC Connection mit Passwort verwenden ODBC Verkn pfungen Seite 131 FileDirector EnterpriseManager Fristensteuerung ber
169. ie einen Namen und eine Beschreibung eintragen k nnen W hlen Sie den Zielaktenschrank aus einen Dokumententyp und das Indexfeld in das der Inhalt des Feldes aus der Applikation geschrieben werden soll Die Felder und Dokumententypen m ssen daf r zuvor angelegt worden sein damit sie w hlbar sind Felder l schen Mit dieser Option kann eingestellt werden ob bei einem erneuten bernehmen der Felder ber die Hotkeys alle Eintr ge zuvor geleert werden sollen oder ob sie nur zu den vorherigen Eintr gen erg nzt werden Dokument anzeigen Wird ein Dokument ber den Codeless Connector gesucht dann kann mit dieser Option eingestellt werden dass das Dokument sofort angezeigt wird Gefundener Text Neben diesem Feld ist ein kleines Fadenkreuz abgebildet Damit k nnen die Felder verkn pft werden ffnen Sie zun chst Ihre Windows Anwendung aus der Sie einen Feldeintrag bernehmen wollen und einen Codeless Connector Klicken Sie auf das Fadenkreuz und halten Sie es mit der linken Maustaste fest Ziehen Sie nun das Fadenkreuz auf ihr Zielfeld aus Ihrer Anwendung Im Testfeld Gefundener Text sehen Sie nun zur Kontrolle den Inhalt des ausgelesenen Textes aus dem verkn pften Feld Mit dieser Zieloption wei er Hintergrund ist die Verkn pfung von Feldern mit beliebigen Windows Applikationen m glich die mit Controls arbeiten Felder aus Codeless Connector Seite 74 FileDirector EnterpriseManager Java Appl
170. iesen Dokumententyp einchecken Soll ein Zeitplaner die Dokumente in einen Dokumententyp einchecken der nur signierte Dokumente akzeptiert dann muss das Zertifikat dem FileDirector Server hinterlegt werden gt siehe Serverzertifikat ID des Dokumententyps Die ID des Dokumententyps wird dann gebraucht wenn in der Datenbank nach einem Dokument in einem bestimmten Dokumententyp gesucht wird Um in Erfahrung zu bringen in welchem Dokumententyp man sich gerade befindet wird hier die entsprechende ID angegeben Dokumententypen Seite 104 FileDirector EnterpriseManager Felder im Dokumententyp Im Reiter Felder w hlen Sie die ben tigten Felder zur Beschreibung und Ablage dieser Dokumente aus allen verf gbaren Feldern aus Durch Hinzuf gen wird eine Liste der verf gbaren Felder angezeigt aus der Sie ausw hlen k nnen Einmal angelegte Felder k nnen auch in mehreren Dokumententypen verwendet werden so dass sp ter mit einem Indexfeldeintrag in mehreren Dokumententypen gesucht werden kann Die Felder werden beim Aufruf im WinClient f r diesen Dokumententyp in der Reihenfolge angezeigt die hier eingestellt ist Ein weiteres Feld wird an die Liste angef gt das Entfernen eines Feldes r ckt die darunter liegenden Felder nach oben Die Felder lassen sich in ihrer Reihenfolge per drag and drop umsortieren Markieren Sie dazu einen Eintrag und halten Sie dabei die linke Maustaste fest Schieben Sie den Eintrag jetzt an di
171. ikationen aus einem Browser k nnen ab Version 1 2 6 verkn pft werden Die Zieloption schwarzer Hintergrund kann auch f r Anwendungen konfiguriert werden f r die eine Text Oberfl che mit OCR ausgelesen wird Damit kann der Codeless Connector z B f r Textoberfl chen in Terminalanwendungen verwendet werden Bei Verwendung dieser Option wird die Zielscheibe auf die Anwendung gezogen und es kann eine OCR Zone definiert werden Voraussetzung ist dass sich die Eintr ge im Zielfenster immer an der gleichen Stelle befinden damit die OCR Zone die richtigen Werte auslesen kann Hinweis Bei dieser Art der Konfiguration wird die OCR verwendet die den Text auf dem Bildschirm erkennt Hier kann es ggf zu Lesefehlern kommen wenn z B ein blinkender Cursor erfasst wird oder eine Hintergrundfarbe die Erkennung beeinflusst Codeless Connector anwenden Um die Feldinhalte direkt in den FileDirector zu bernehmen starten Sie die Anwendung und den WinClient Lassen Sie sich in Ihrer Anwendung die konfiguriertten Felder anzeigen und wenden Sie die eingestellte Tastenkombination zur Ubernahme der Feldinhalte an Jetzt werden die ausgef llten Felder den zugeordneten Feldern ihres Aktenschrankes bergeben und die entsprechende Funktion Suche Bearbeiten Scannen durchgef hrt Ist ein Codeless Connector konfiguriert so erscheint im Infobereich unten rechts ein neues Symbol Sicherheit Die eingerichteten Connectoreintr ge k nnen jeweils bes
172. il info spielbergsolutions com Web www spielbergsolutions co uk FileDirector EnterpriseManager Software Lizenzvertrag WICHTIG Lesen Sie diesen Vertrag vor der Installation von FileDirector Durch die Installation von FileDirector erkl ren Sie sich mit dieser Vereinbarung einverstanden Der vorliegende Lizenzvertrag ist eine rechtsf rmliche Urkunde zwischen Ihnen und Spielberg Solutions GmbH Sind Sie mit den Bedingungen dieses Vertrages nicht einverstanden sollten Sie das verschlossene Paket mit der Spielberg Solutions GmbH Anwendersoftware FileDirector die Software nicht ffnen und das verschlossene Paket die Begleitdokumentation die Dokumentation und Anderes umgehend zwecks Erstattung an den Absender zur ckschicken bevor sie ge ffnet ausgepackt oder verwendet werden Im Hinblick auf das Recht die Software anzuwenden erkl ren Sie sich bereit die Bedingungen dieses Vertrages einzuhalten LIZENZERTEILUNG Die Software besteht aus den Software Modulen von Spielberg Solutions GmbH eine deutsche im Handelsregister eingetragene Firma mit Sitz in Obere Kaiserswerther Str 17 47249 Duisburg Deutschland Spielberg Microsoft Corp eine Gesellschaft aus Washington mit Sitz in 1 Microsoft Way Redmond WA 98052 6399 USA Microsoft Stellent Inc eine Gesellschaft aus Illinois mit Sitz in 330 N Wabash Ave 15th Floor Chicago IL 60611 USA Stellent MICROPLEX Trading GmbH eine deutsche Gesellschaft
173. ileDirector EnterpriseManager Schwellwert Der Schwellwert der angibt ab wie viel Prozent ein Dokument erkannt wird wird in den OCR Parametern des Aktenschrankes angegeben da dieser Wert bergreifend ber alle Dokumententypen g ltig ist Bildverbesserung Zonen Mit der Bildverbesserung kann das erste Scanergebnis gefiltert werden um das Bild f r die OCR Lesung zu verbessern Folgende Filter k nnen verwendet werden Rauschen entfernen in 3 Stufen Horizontale Linien entfernen und Vertikale Linien entfernen Seite aufhellen oder Seite abdunkeln in je 2 Stufen Beim Rauschen entfernen 1 werden kleine Punkte auf der Seite entfernt bei Rauschen entfernen 3 dementsprechend gr ere Zus tzlich stehen noch die Optionen Hintergrund entfernen Text verbessern und Verkleinere horizontal zur Verf gung Die Option Verkleinere horizontal erm glicht es den Inhalt einer Zone horizontal zu verkleinern und somit die Erkennungsrate der OCR zu erh hen Dies kann gerade bei Zeilen wichtig sein die durch Nadeldrucker gedruckt wurden Die Bildverbesserung f r die Zonen werden nach den Filtereinstellungen f r die OCR Optionen f r das gesamte Formular ausgef hrt F r die Einstellungen f r das gesamte Formular gibt es dazu einen Reiter OCR Parameter gt OCR Parameter im Formular Wird das gesamte Formular abgedunkelt und zus tzlich danach die Zone so verdoppelt sich der
174. in der Datenbank hinterlegte mid Datei gesucht Ist das CD ROM Laufwerk als alternativer Speicherpool angegeben so muss die CD mit der entsprechend angeforderten Media ID eingelegt werden Wird die Media ID Datei nicht gefunden so erscheint eine Meldung dass der entsprechende Datentr ger eingelegt werden soll Daher ist es wichtig dass die CDs mit der richtigen ID beschriftet werden Hinweis Der Name der md Datei wird bei Verwendung einer Oracle Datenbank ohne tausendstel Sekunden erzeugt Fristensteuerung Seite 134 FileDirector EnterpriseManager Prozessmanagement bersicht Mit FileDirector kann man Dokumente durch das Prozessmanagement in Workflow Prozesse integrieren In diesem Modul kann man den Weg eines Dokuments entlang eines existierenden Bearbeitungsprozesses elektronisch abbilden Ein Prozess besteht aus mehreren Schritten die nacheinander ausgef hrt werden In jedem dieser Schritte kann konfiguriert werden ob ein oder mehrere Benutzer das Dokument bearbeiten sollen oder ob eine bestimmte Aktion durchgef hrt werden soll Es werden bestimmte Aufgaben zugewiesen wie z B das Dokument zu genehmigen abzulehnen zu kommentieren oder einfach nur seine Kenntnisnahme zu best tigen Wenn die jeweilige Aktion ausgef hrt ist wird das Dokument zum n chsten Schritt des Prozesses weitergeleitet abh ngig vom Aufbau des Prozesses Das Prozessmanagement steuert den Lauf der Dokumente w hrend der jew
175. ine Einrichtung einer Wortliste verwendet werden ODBC Verkn pfung einer Wortliste zuordnen Um eine ODBC Verkn pfung einer Wortliste hinzuzuf gen klicken Sie auf die Eigenschaften einer angelegten Wortliste Hier kann die ODBC Verkn pfung ausgew hlt werden Danach muss noch das Wortlistenfeldl das den ODBC Link beinhalten soll definiert werden Legen Sie ein Feld an das Wortliste als Eigenschaft hat Als Wortauswahlliste geben Sie nun die Wortliste an die mit der ODBC Verkn pfung hinterlegt ist Mischen von festen und dynamischen Eintr gen Die mit der ODBC Verkn pfung hinterlegte Wortliste kann auch um feste Worteintr ge erg nzt werden die im FileDirector wie blich eingetragen werden k nnen Bei der Anzeige der Eintr ge im WinClient werden dann zun chst die festen Eintr ge und danach die dynamischen Eintr ge angezeigt Dynamische Wortlisten ODBC und normale ODBC Verkn pfungen Wird eine Wortliste ber eine ODBC Verkn pfung gef llt so kann trotzdem noch eine Verkn pfung zu einer anderen ODBC Liste hergestellt werden Diese wird dann wie die normale Konfiguration ber Feld gt Eigenschaften Reiter Erweiterte Einstellungen gt ODBC Verkn pfung eingetragen Das F llen des Feldes kann beispielsweise so ablaufen e K rzel wird in das Feld eingetragen e Wort wird automatisch aus der ODBC Tabelle der Wortliste erg nzt e Das erg nzte Wort wird in einer anderen ODBC Tabelle gefunden und mit dies
176. iniert werden Eine Zone kann nur einen Inhaltstyp beinhalten aber der Inhalt einer Zone kann mehreren Indexfeldern zugewiesen werden Inhaltstypen Der Typ des Inhalts einer Zone muss bestimmt werden Die folgenden Optionen stehen zu Auswahl Automatisch Diese Einstellung versucht die entsprechenden Inhaltstypen au er Barcode und OMR automatisch zu erkennen Wenn die Zeichen hierbei nicht erkannt werden z B bei Nadeldruck so sollte man die eingeschr nkten speziellen Typen w hlen Omnifont Diese Einstellung erkennt gedruckten Text bzw Text von Laser oder Tintenstrahldruckern Maschinengeschriebene Texte in guter Qualit t werden in den meisten F llen auch erkannt 9 Nadeldrucker Verwenden Sie diese Einstellungen wenn Sie Seiten scannen die mit Nadeldruckern gedruckt wurden Beachten Sie aber dass Nadeldrucker mit Farbb ndern arbeiten die unter 24 Nadeldrucker Umst nden so verblassen dass die Qualit t der OCR Erkennung mit der Qualit t der Vorlage nachl sst Punktdigitale Zeichen bestehen aus Punkten Zeichen Balkendigitale Zeichen bestehen aus Linien Zeichen OCR A Eine spezielle Schriftart die so gestaltet ist dass sich die einzelnen Zeichen durch ihre Form und im Kontrast so stark voneinander unterscheiden dass sie sich gut zum maschinellen Einlesen und zur Zeichenerkennung OCR eignet Die Schrift wird zum Beispiel auf Eurocheques verwendet OCR B Sie ist wie die OCR A Schri
177. ird Wird ein Dokument manuell im WinClient auf diesen Prozess gesendet so werden die Einstellungen f r die Bedingungen nicht ber cksichtigt Bitte beachten Sie dass hier nur der Einstiegspunkt f r einen Prozess definiert wird Sollen mehrere Bedingungen mit Verzweigungen f r das Dokument definiert werden so kann das in einem Verzweigungsschritt realisiert werden Lesen Sie dazu den Abschnitt Neue Verzweigung anf gen Die Bedingungen f r den Einstiegspunkt in einen Prozess k nnen mit und oder oder verkn pft werden Die definierte Bedingung muss eindeutig sein sonst kann der Prozess nicht gestartet werden Man kann auch den Vergleich zweier Feldeinhalte einstellen So sind die Optionen gleich und ungleich lt gt m glich Neue Auto Aktion anf gen Senden an Bearbeiter Der Bearbeiter ist der Benutzer der das Dokument bearbeiten soll und w hrend des Prozesses bernommen hat Stehen mehrere Benutzer in dem definierten Benutzaktionsfenster so wird der Benutzer der das Dokument mit der Aktion bernehmen bernommen hat zum Bearbeiter Hat kein Benutzer das Dokument bernommen ist der Benutzer der Bearbeiter der das Dokument auf den Prozess geschickt hat Senden an Benutzer Bei dieser Option wird das Dokument an einen ganz bestimmten Benutzer geschickt der aus der Benutzerliste ausgew hlt werden kann sobald diese Option eingestellt wird Senden an Benutzer Nach Name fr
178. ird dann gelesen und in die zugewiesenen Indexfelder geschrieben Wenn in der Spooldatei mehrere Seiten in ein Dokument geschrieben werden sollen so b ndeln Sie die Seiten Richten Sie nach Erstellung der Maske den Zeitplaner ein der die COLD Daten importiert Siehe gt COLD Import Zeitplaner Verschiedene COLD Spoolformate Es gibt verschiedene Spooldateien die verwendet werden k nnen Voraussetzung ist die M glichkeit durch Seitentrennzeichen oder feste Zeilenanzahl die einzelnen Seiten zu separieren Es gibt verschiedene Formate die bereits vordefinierte Trennzeichen beinhalten Ein solches Format kann z B von einer AS400 automatisch erzeugt werden Die Formate COM1 und COM2 k nnen im COLD durch eine automatische Erkennung eingerichtet werden wobei die Standardtrennzeichen und Filter dann automatisch vordefiniert werden Bei COLD werden die Indexdaten direkt aus der Textdatei ausgelesen Es findet keine OCR Lesung statt Im Tab Seiteneinstellungen kann die automatische Erkennung der Vorlage durchgef hrt werden COLD Import Seite 195 FileDirector EnterpriseManager Wenn eine solche Datei erkannt wird so werden automatisch die f r dieses Format typischen Filter gesetzt Es m ssen jetzt nur noch die Zuordnung der Indexfelder und ggf die Overlays und die Textausrichtung definiert werden Wird in einer Spooldatei kein Seitentrenner gefunden so kann es sein dass eine Seitentrennung auch ber eine
179. it mehrere Eintr ge zu einem Benutzer in einem Indexfeld mit UND verkn pft werden kann der folgende Eintrag in der Datei web config gesetzt werden lt FDServer FieldFilterSetToAND 0 ODER 1 AND gt lt add key FDServer FieldFilterSetToOAND value 1 gt b Werden f r einen Benutzer Filter in verschiedenen Feldern eingetragen so werden diese je nach Konfiguration in der web config mit UND oder ODER verkn pft Ist der Eintrag nicht in der web config vorhanden wird als Standardwert AND gesetzt Beispiel 1 Konfiguration in der Datei web config UND Verkn pfung lt FDServer CombineSearchFieldsWithOR 0 AND 1 OR gt lt add key FDServer CombineSearchFieldsWithOR value 0 gt Ein Benutzer soll ein Dokument erst dann sehen d rfen wenn zwei Felder einen bestimmten Wert beinhalten Felder Seite 100 FileDirector EnterpriseManager Konfigurieren Sie jeweils den Filter in dem entsprechenden Feld f r den Benutzer Da die Filter in diesem Fall mit UND verkn pft werden darf der Benutzer das Dokument erst sehen wenn BEIDE Felder zutreffen Beispiel 2 Konfiguration in der Datei web config ODER Verkn pfung lt FDServer CombineSearchFieldsWithOR 0 AND 1 OR gt lt add key FDServer CombineSearchFieldsWithOR value 1 gt Ein Benutzer soll ein Dokument sehen d rfen wenn eins von zwei Feldern einen bestimmten Wert beinhaltet Konfigurieren Sie jeweils den Filter in de
180. ittstelle den Zugang zu anderen Datenquellen Diese Datenquellen k nnen andere Datenbanken oder auch Tabellen aus Excel oder Textdateien sein ber eine eindeutige Feldverkn pfung k nnen so Daten aus anderen Quellen direkt f r die Indizierung hinzu gelesen werden Um auf diese Datenquelle z B auf eine Tabelle aus einer Datenbank zugreifen zu k nnen muss eine ODBC Verkn pfung auf Windowsebene eingerichtet werden Hinweis In den Spaltennamen einer ODBC Quelle d rfen folgende Zeichen nicht vorkommen Leerzeichen lt gt ODBC Quelle im Windows einrichten Um die Datenquelle zu verkn pfen w hlen Sie auf dem FileDirector Server Start gt Systemsteuerung gt Verwaltung gt Datenquellen ODBC und selektieren Sie das Tab System DSN Klicken Sie auf Hinzuf gen und w hlen Sie die Art der Datenquelle aus hier am Beispiel einer Access Datenbank und klicken Sie auf fertigstellen Jetzt kann die Datenbankdatei ausgew hlt werden F r andere Arten von Datenquellen z B eine SQL Datenbank w hlen Sie den entsprechenden Typ aus und stellen Sie die f r den Zugriff ben tigten Optionen ein Stellen Sie sicher dass der Benutzer fd server Zugriffsrechte auf die ODBC Quelle besitzt sofern ein Treiber verwendet wird der keinen Benutzernamen und Passwort verlangt Wird im ODBC Treiber ein Benutzer mit Passwort angegeben so muss dieser Zugriffsrechte auf die Datenquelle besitzen Hinweis Hi
181. kann eine Zeichenoption zugewiesen werden Ist der Seitentrenner definiert so kann man in der Vorlage mit den Pfeilen zwischen den Seiten hin und her bl ttern Will man die gefilterten Felder wieder einblenden so kann die Filterfunktionen im Vorlagen Fenster verwendet werden Felder Indexfelder definieren Nachdem die Filter zur Seitentrennung und zum Ausschneiden von Strings die sp ter nicht sichtbar sein sollen fertig gestellt ist k nnen die zu f llenden Indexfelder definiert werden Markieren Sie die Zahl oder das Wort das in ein bestimmtes Indexfeld eingetragen werden soll und w hlen Sie im Kontextmen rechte Maustaste oder in der Befehlszeile den Befehl Neues Indexfeld 4 k COLD Import Seite 196 FileDirector EnterpriseManager Wechseln Sie nun auf das Tab Felder und stellen Sie das richtige Feld f r den markierten Bereich ein Sie sehen jetzt auf welcher Seite in welcher Zeile und in welcher Spalte der Eintrag gesucht wird Es muss nat rlich auf jeder Seite der Eintrag in genau dieser Zeile stehen Da die Dokumente ber eine Spooldatei importiert werden sollten die Formateinstellungen immer gleich bleiben Bei einer Anderung der Vorlage m ssen diese Einstellungen ggf angepasst werden ber die Spalte L nge kann die L nge des auszulesenden Feldes sp ter noch ge ndert werden Es sollte hier die maximal m gliche L nge des Feldinhaltes eingetragen werden Achten Sie auch darauf
182. konfiguriert dass mehrere W rter aus der Liste angehakt werden k nnen Die Worte werden dann mit einem Semikolon getrennt in das Indexfeld geschrieben F r das Ablagesystem verwenden Mit der Option F r das Ablagesystem verwenden wird die Wortlistenauswahl im WinClient benutzt um eine Baumansicht zu generieren die der Ansicht des Windows Explorers hnelt Felder Seite 90 FileDirector EnterpriseManager Der Inhalt der Wortauswahllisten generiert im WinClient Verzweigungen in die die Dokumente sehr einfach sortiert werden k nnen Beispiel Die Wortauswahlliste Firma enth lt die Begriffe Firma A Firma B und Firma C Nun hat der Benutzer im WinClient die M glichkeit zum Beispiel via Klicken und Ziehen ein Dokument in den entsprechenden Ordner abzulegen Firma Firma A Firma B Firma C Siehe gt Wortauswahllisten Memo Ein Memofeld kann freien Text beinhalten der eine ann hernd unbegrenzte Anzahl von Zeichen beinhalten kann Ist die Volltextsuche konfiguriert dann wird der Inhalt von Memofeldern bei der Volltextsuche ber cksichtigt Einem Memofeld kann ein Excel Formular hinterlegt werden das im WinClient ausgef llt wird Im Memofeld werden dann nur die eingegebenen Daten verwaltet In den Erweiterten Einstellungen kann man ein Overlay zu einem Memofeld hinzuf gen Erweitert E Mail und Dateinamen Wenn der Inhalt Erweitert ausgew hlt wird kann darunter eine weitere Aus
183. kt im Wintlient zu ndern Sprache Stellen Sie hier die Sprache der Weboberfl che ein die f r die Benutzergruppe gelten soll PDF Download Wenn PDF Download markiert ist dann werden Dokumente die heruntergeladen werden automatisch in eine PDF Datei konvertiert Trefferliste Gr e einer Trefferlisten Seite Treffer pro Seite Geben Sie hier an wie viele Dokumente bei der Suche auf einer Seite angegeben werden sollen und ob Miniaturansichten der Seiten angezeigt werden sollen Arbeitet der Benutzer mit einem kleinen Bildschirm so kann es hilfreich sein diese Option f r eine bessere bersicht entsprechend einzustellen Miniaturansicht W hlen Sie ob Miniaturansichten angezeigt werden sollen oder nicht Bild F r den WebServer kann die Qualit t der Bilder angegeben werden die zur Anzeige heruntergeladen werden JPEG Qualit t Je h her die Prozentangabe desto besser ist die Qualit t und desto gr er ist die Datei Verwenden Sie also eine langsame Verbindung zum Server z B per Modem so kann die Einstellung einer geringeren Qualit t eine h here Geschwindigkeit bedeuten Index Die Einstellung ob der Index auf der Image Seite angezeigt wird kann ab der Version 1 3 1 auch ber die Client Konfiguration im EnterpriseManager gesetzt werden Client Konfiguration Seite 71 FileDirector EnterpriseManager Revisionen Ob der Benutzer im WebServer Revisionen anzeigen darf kann hier ebenfa
184. kumente f r Replikation einplanen Diese Option wird f r die nachtr gliche Replikation verwendet Die Menge an Dokumenten kann durch Status und Datum eingeschr nkt werden Status F r die Replikation markiert werden k nnen e Alle Dokumente e Noch nie replizierte Dokumente e Dokumente bei denen eine vorherige Replikation fehlgeschlagen ist Markieren bedeutet dass die Dokumente in die Tabelle Sync geschrieben werden und somit eine Liste mit den vorgemerkten Dokumenten zusammengestellt wird Die Dokumente werden erst automatisch in die Sync Tabelle geschrieben wenn eine Verbindung konfiguriert und dem Aktenschrank zugewiesen wurde Sobald der Zielserver bekannt ist wird das Dokument beim Einchecken automatisch in der Tabelle zur Synchronisation vorgemerkt Mein n chsten Start des Zeitplaners werden die Dokumente dann repliziert Ge ndert nach Durch die m gliche Auswahl eines Datums m ssen also nicht alle lteren Dokumente in die Sync Tabelle aufgenommen werden Markiere alle Dokumente f r die Replikation Diese Option wird f r die nachtr gliche Replikation verwendet Wurden bereits Dokumente gescannt ohne dass eine Replikationsverbindung konfiguriert war so k nnen die bestehenden Dokumente f r die Replikation markiert werden Markieren bedeutet dass die Dokumente in die Tabelle Sync geschrieben werden und somit eine Liste mit den vorgemerkten Dokumenten zusammengestellt wird Die
185. l in den sp teren Betreff der Inhalt eines Feldes geschrieben werden so kann die ID des entsprechenden Feldes in spitzen Klammern eingetragen werden z B Rechnung Nr lt FD_12345678 gt Email Text Der Text der Email kann entweder in einfacher Textform oder in HTML Code geschrieben werden Wird ein HTML Code verwendet so ist auch die Konfiguration der Schrift m glich wie z B Schriftfarbe siehe Beispiel oder Fettschrift lt DOCTYPE HTML PUBLIC W3C DTD HTML 4 01 Transitional EN gt lt html gt lt head gt lt title gt E Mail Test lt title gt lt head gt lt body gt lt p style color red gt red lt p gt lt p style color blue gt blue lt p gt lt p style color black gt black lt p gt lt p gt Text lt FD_12345678 gt Text lt p gt lt body gt lt html gt Auch im Inhalt des E Mail Textes k nnen Feldinhalte bernommen werden indem die Feld ID in spitzen Klammern eingetragen wird Anh ngen von Dokumenten Der versendeten E Mail kann auch ein Dokument angehangen werden Prozessmanagement Seite 143 FileDirector EnterpriseManager Hierbei kann definiert werden ob das Dokument welches sich aktuell auf dem Prozess befindet ein mit dem sich auf dem Prozess befindenden verkn pftes Dokument oder ein referenziertes Dokument an die E Mail angehangen werden soll Momentanes Dokument Das momentan sich auf dem Prozess befindende Dokument wird an die E Mail angehangen Im Berei
186. l vorher definierter Felder die allen Dokumententypen zur Verf gung stehen selektiert In unserem Beispiel k nnten dies z B Auftragsnummer Rechnungsnummer Kundenname sein FileDirector verwaltet ber 250 verschiedene Dokumentenformate inklusive MS Office PDF AutoCAD und Standard Bildformate wie TIF JPG und BMP Mit der Office Integration k nnen Office Dokumente direkt aus Applikationen des Microsoft Office Pakets wie Word Excel oder Outlook archiviert werden Dokumente k nnen au erdem durch Scannen von Papiervorlagen oder durch Import von Druckdaten z B eines Mainframe Systems erzeugt werden Automatische Prozesse FileDirector ist mit verschiedenen Zeitplanern ausgestattet die f r eine automatisierte B roumgebung sehr n tzlich sein k nnen Immer wiederkehrende Aktionen k nnen zeitgesteuert in regelm igen Abst nden im Hintergrund ausgef hrt werden Dokumente k nnen in einem definierten Prozess bearbeitet werden der durch eine feste Abfolge von Schritten definiert ist In jedem dieser Schritte m ssen bestimmte Benutzer das Dokument bearbeiten Anwendungen die nicht direkt elektronische Dokumente erzeugen k nnen diese durch den FileDirector Image Printer oder den virtuellen Netzwerkdrucker in Bilddokumente berf hren Diese Dokumente k nnen auch automatisch erfasst und indiziert werden Die vielseitige OCR Engine kann einen Volltextindex zur Volltextsuche erzeugen sowie Indexfelder durch eine Formularerkennu
187. lagen werden nicht mit der Datenbank gesichert Zur sp teren Anderung der COLD Maske muss die Vorlage erneut geladen werden Men f r Vorlagen 4 Spooldatei ffnen Mit Klick auf diesen Button ffnet man eine Spool Datei Der Inhalt der Spool Datei wird im Anzeigebereich angezeigt Feld Vorschau Sind Indexfelder definiert so kann man ber eine Vorschau sehen welche Indexfelder beim Durchbl ttern gelesen werden Besonders bei zusammengesetzten Feldern ist dies sehr hilfreich Feld hinzuf gen Mit Klick auf diesen Button wechselt man zum Reiter Felder 3 Filter hinzuf gen Um einen Filter hinzuzuf gen wird der zu filternde Text markiert und ber die Option Filter hinzuf gen ber diesen Button oder ber das rechte Mausmen hinzugef gt Die Ansicht springt sofort auf die Filterliste damit die Einstellungen f r den Filter vorgenommen werden k nnen Y Filter best tigen Mit Klick auf diesen Button wird der eingestellte Filter auf den angezeigten Text angewendet und der Button rastet ein Bei erneutem Klick wird die ungefilterte Ansicht angezeigt und der Button rastet wieder aus BI Grafische Ansicht Mit Klick auf diesen Button wird der Text der Spool Datei mit den Overlay Bildern zusammen angezeigt W hlen Sie die Overlays im Reiter Seiteneinstellungen Bei erneutem Klick wird zur ck auf die Textansicht ohne Overlays geschaltet Gehe zu Seite Gehe zur ersten vorhergehenden n chst
188. lenvorschub CLRF Carriage Return Line Feed Zeilenwechsel mit Zeilenvorschub TAB Tabulator Diese Zeichen k nnen ber eine Liste der Feldtrenner ausgew hlt werden wobei auch die Verwendung von mehreren Feldtrennern und die benutzerdefinierte Eingabe m glich ist Sollen nicht aufgef hrte Zeichen verwendet werden k nnen diese auch manuell eingetragen werden Ein Feldtrenner ist in diesem Fall ein Zeilenwechsel mit Zeilenvorschub CRLF Jetzt werden die Indexfelder zugeordnet Durch den Feldtrenner wird der gesamte Text gesplittet und kann den Feldern zugewiesen werden Zuordnung ber Indexnummer Die jeweiligen Abschnitte die durch den Feldtrenner gesplittet wurden erhalten interne Indexnummern die den jeweiligen Feldern zugewiesen werden Diese k nnen dann nach der Zuordnung noch ber Entfernen Links Rechts k rzen Von links rechts oder mit Prefix und Postfix versehen werden Beispiel Abschnitt Index 1 Firma Schneider CRLF Abschnitt Index 2 Schneidergasse 2 CRLF Abschnitt Index 3 44444 Schneiderb ttel CRLF Index 1 F1 Der erste Abschnitt des Textes wird in das Indexfeld F1 geschrieben Firma Schneider Index 2 F2 Der zweite Abschnitt des Textes wird in das Indexfeld F2 geschrieben Schneidergasse 2 Index 3 F3 Der dritte Abschnitt des Textes wird in das Indexfeld F3 geschrieben 44444 Schneiderb ttel Zuordnung durch Bezeichner
189. lls vordefiniert werden Client Konfiguration Seite 72 FileDirector EnterpriseManager Codeless Connector bersicht Mit dem Codeless Connector kann eine Verbindung zwischen dem FileDirector und Feldern aus beliebigen anderen Windows Anwendungen hergestellt werden Es ist eine einfache Art bef llte Felder aus anderen Anwendungen ber eine Tastaturk rzeleingabe direkt zur Indizierung der Dokumente zu bernehmen ohne eine aufwendige Programmierung oder Anpassung vorzunehmen Hinweis Das Prinzip des Codeless Connectors basiert auf der bernahme des Modulnamens und der ID vom Control Controls sind Objekte wie Buttons Men s und auszuf llende Felder Die Inhalte Controls Felder werden ausgelesen und an den FileDirector bergeben So ist diese Art der Feld bergabe unabh ngig von der verwendeten Anwendung Voraussetzung Der Codeless Connector muss lizenziert sein F r jeden Anwender der Felder ber den Codeless Connector verwenden m chte wird eine Lizenz ben tigt Die Konfiguration erfolgt ber den FileDirector EnterpriseManager auf dem Arbeitsplatz auf dem die Windows Applikation installiert ist aus der die Felder ausgelesen werden sollen Codeless Connector konfigurieren Folgende Schritte m ssen zur Konfiguration vorgenommen werden e Einrichten der Tastaturk rzel zur bernahme der Feldinhalte e Erstellen einer oder mehrerer Codeless Connector Verbindung en zu diversen Feldern ber den FileDi
190. llten Schritte und Optionen so gedruckt wie sie in den Fenstern dargestellt werden Aufgeklappte Fenster werden vollst ndig gedruckt eingeklappte Fenster entsprechend nur mit der Kopfzeile Unter dem Ausdruck werden zus tzlich nochmal die Details eines Prozesses und die Einstellungen f r jeden Schritt vollst ndig als Text aufgelistet so dass man eine bersicht der gesamten Einstellungen auf Papier bringen kann Wird ein neuer Schritt erstellt so erscheint am unteren Rand ein Pfeil Mit einem Klick auf diesen Pfeil wird das Men zur Auswahl der folgenden Aktionen angeboten Neue Auto Aktion anf gen Neue Benutzeraktion anf gen BER Neue Verzweigung anf gen Neuen Link anf gen Die Erl uterung der einzelnen Aktionen finden Sie in den n chsten Abschnitten Verbindungen und Reihenfolge von Aktionen ndern Werden mehrere Aktionen hintereinander geschaltet so werden sie grafisch mit einer Linie verbunden Es kann f r eine Aktion mehrere Eing nge aber immer nur einen Ausgang geben Um die Aktionen in der Schrittfolge zu ver ndern klicken Sie auf das Symbol z B die Filmklappe und ziehen Sie es auf den Verbindungspfeil bis das Plus Symbol erscheint Beim Loslassen wird dann der Schritt an die entsprechende Verbindungsstelle geschoben Um die Verbindungslinien zu ver ndern ziehen Sie den Pfeil mit drag amp drop auf die Verbindungsstelle mit der der Kontakt hergestellt werden soll Um die Verbindung zu l schen
191. m WinClient wird zus tzlich zu den anderen Exportdateien eine Schema Datei Schemes_CabID XML erstellt f r CabID steht die jeweilige Cabinet ID des exportierten Aktenschrankes Diese Datei beinhaltet die notwendigen Informationen zum Datenimport Um diese Schemadatei importieren zu k nnen muss sichergestellt werden dass der Benutzer fd server Zugriff auf die Datei und die Exportdaten hat Aktenschrank Hier wird der Zielaktenschrank ausgew hlt Felder und Dokumententypen mit der gleichen Bezeichnung werden sofort zugeordnet Dokumententypen Indexfelder Im Bereich Quelle werden die Dokumententypen und Indexfelder angezeigt die aus der Datei gelesen werden Im Bereich Ziel werden die Felder und Zeitplaner Seite 59 FileDirector EnterpriseManager Dokumententypen angezeigt die aus dem gew hlten Aktenschrank erkannt werden K nnen Felder nicht durch den Feldnamen automatisch gemappt werden so erscheint anstelle des gr nen Hakens ein rotes Ausrufezeichen Hier werden auch einige andere Hinweise angegeben wenn die Zuordnung fehlerhaft ist so z B wenn das F llen eines Feldes durch eine unterschiedliche Feldl nge nicht m glich ist Im Zielbereich also in der Auswahl der Aktenschrankfelder und Dokumententypen k nnen die Zuordnungen auch per Hand ge ndert bzw zugewiesen werden MailStore Zeitplaner Zur Verwendung des MailStore Zeitplaners m ssen E Mails in einem Verzeichnis als
192. m entsprechenden Feld f r den Benutzer Da die Filter in diesem Fall mit ODER verkn pft werden darf der Benutzer das Dokument sehen wenn EINES der beiden Felder zutrifft Felder Seite 101 FileDirector EnterpriseManager Dokumententypen bersicht FileDirector organisiert und klassifiziert Dokumente in Dokumententypen Da jeder Dokumententyp individuell definiert und konfiguriert werden kann ist es m glich sich sehr eng an die Erfordernisse der Gesch ftsprozesse anzupassen FileDirector gestattet das Erzeugen einer unbegrenzten Anzahl von Dokumententypen in einem Aktenschrank Diese k nnen jederzeit erweitert ver ndert oder gel scht werden Neuer Dokumententyp Bei Klick auf die Schaltfl che Neu im Abschnitt Dokumententyp eines Aktenschrankes ffnet sich ein Dialogfenster zum Anlegen eines neuen Dokumententyps Der Bereich Dokumententyp muss im linken Teil des EnterpriseManager Fensters unterhalb des entsprechenden Aktenschranks markiert sein Eigenschaften vom Knoten Dokumententypen W hlt man auf dem Knoten Dokumententypen und ffnet Eigenschaften mit einem Rechtsklick so kann man einen Alias f r die Bezeichnung Dokumententypen angeben und die Reihenfolge der Anzeige einstellen Alias Normalerweise werden Dokumententypen mit dem Namen Dokumententypen angezeigt Sie k nnen unter Alias eine Beschreibung Ihrer Wahl einsetzen Sortierreihenfolge Die Reihenfolge der anzuzeigenden Dokumententy
193. mit Sitz in Leipziger Chaussee 191g 06112 Halle Deutschland Microplex ScanSoft B V eine niederl ndische Gesellschaft mit Sitz in Randstad 22 139 1316 BW Almere Niederlande ScanSoft Developer Express Inc eine Gesellschaft aus Nevada mit Sitz in 6340 Mcleod Dr Suitel Las Vegas NV 89120 USA DevExpress Pixel Translations a Division of Captva Software Corporation eine Gesellschaft aus Kalifornien mit Sitz in 1299 Parkmoor Drive San Jose California 95126 USA Pixel Sie wissen und erkennen hiermit an dass jedes zu der Software von Dritten geh rende Modul auch geeignet sein kann f r andere Software und oder Hardware bzw durch andere Soft und oder Hardware aufgerufen werden kann dies gilt f r Spielberg als unbefugte Benutzung der Software Dementsprechend erkl ren Sie sich bereit diese Software Module nur als Teil der Software und nicht in Verbindung mit bzw als Teil oder Komponente einer anderen Software und oder Hardware zu verwenden die diese Software Module aufrufen Spielberg erteilt Ihnen die pers nlichen nicht ausschlie lichen Rechte bei einer Einplatz Version der Software die Software in einem Einfachrechner nur f r interne Zwecke zu installieren und zu benutzen die Software gilt als in Betrieb befindlich wenn sie im Zwischenspeicher RAM oder Festspeicher Festplatte installiert ist bei einer Mehrbenutzer Version der Software die Software f r die im Installationskonfigurationsblatt de
194. mit dem Filterwert gef llt Beispiel Eintrag im Filterfeld Konto Vergleiche Filterwert Verstecken Standard spielberg administrator 111 E E spielberg Bearbeiter gt 111 D o Hier w rde der Benutzer spielberg administrator alle Daten sehen die im Filterfeld den String 111 beinhalten Legt dieser Benutzer Daten an und checkt sie ein so wird beim Einchecken immer der Wert 111 eingetragen auch wenn der Benutzer in das Feld das ber Verstecken nicht ausgeblendet wurde etwas anderes hineingeschrieben hat Der Benutzer spielberg administrator sieht das Feld in seiner WinClient Oberfl che nicht Im Hintergrund wird immer beim Einchecken die Zeichenfolge 111 in das Feld geschrieben Wenn dieser Benutzer nach Dokumenten sucht wird er nur die Dokumente finden die genau diesen String in Filterfeld haben Die Benutzer in der Gruppe Bearbeiter sehen alle Dokumente die im Filterfeld eine Zahl gr er als 111 stehen haben Allerdings sieht er davon nichts da das Filterfeld ausgeblendet ist Legt dieser Benutzer ein Dokument an so wird kein Filterwert gesetzt Wenn es ein Benutzer ist der nur recherchiert braucht er keinen Filter zu setzen da dieser erst beim Einchecken eingetragen wird Verkn pfung von Filtern UND ODER a Werden in EINEM Indexfeld mehrere Eintr ge zu einem Benutzer eingestellt so werden diese Filtereintr ge mit ODER verkn pft Dam
195. mit gesch tzten Feldern verwendet Wird ein Overlay zu einem Memofeld hinzugef gt so kann man dieses im WinClient sp ter als Formular ausf llen Es werden nur die Eintr ge in der Datenbank gespeichert nicht aber das gesamte Formular Die Overlays sind nicht f r eine Indexsuche ausgelegt da die Werte nur im Formular sichtbar sind Sobald einem Memofeld ein Overlay zugewiesen ist wird es nicht mehr sichtbar in der Trefferliste aufgef hrt da der Inhalt nicht im Indexfeld direkt angezeigt werden kann Die Eintr ge aus dem Overlay werden jedoch wie bei normalen Indexfeldern in den Volltext geschrieben so dass der Inhalt ber eine Volltextsuche mit Suchwort gefunden werden kann Voraussetzung ist daf r dass der Volltext konfiguriert wurde Einrichten eines Overlays Ein Formular f r ein Overlay wird mit einer Excel Tabelle realisiert Diese Excel Tabelle beinhaltet gesch tzte und nicht gesch tzte Felder Die nicht gesch tzten Felder werden in das Indexfeld bernommen Hinweis Eine Anleitung zum Sch tzen von Feldern in Excel finden Sie in der Hilfe von Excel Kurzbeschreibung f r eine M glichkeit Felder in Excel zu sch tzen Zun chst Felder der Tabelle w hlen 7 Zellen formatieren rechte Taste gt Reiter Schutz anw hlen gt Schutz gesperrt aufheben Dann unter Extras 7 Blatt sch tzen Nun sind die Felder deren Schutz aufgehoben wurde nicht gesch tzt und es k nnen Eintr ge vorgenommen werden
196. n Ist die Konfiguration fertig gestellt so kann ein Import der Daten aus dem angegebenen Verzeichnis stattfinden Die Dateien werden nach dem Import aus dem Verzeichnis gel scht Nach dem Import erscheint das Zeichen amp neben dem Importverzeichnis Dies bedeutet dass die angegebene Datei im Importverzeichnis gel scht wurde und die Felder der Konfiguration so lange nicht erweitert werden k nnen bis wieder eine Datei eingelesen werden kann aus der die lt Tags gt ausgelesen werden k nnen Retrieval Import Zeitplaner Mit diesem Zeitplaner k nnen Daten aus Aktenschr nken importiert werden die mit dem Retrieval Export im WinClient erzeugt wurden Lesen Sie bitte dazu das Kapitel gt Retrieval CD DVD erstellen im Benutzerhandbuch Im Prinzip ist der Retrieval Export zur Erstellung einer CD vorgesehen worin die Daten ohne die Installation eines FileDirector Servers mit dem Retrieval Client recherchierbar sind Mit dem Retrieval Import k nnen diese Daten wieder in einen vorhandenen FileDirector Server importiert werden Die exportierten Daten m ssen dazu nicht mit einem Ticker lizenziert werden Im Dialogfenster wird ein beschreibender Text eingegeben der sp ter in der Liste der Zeitplaner erscheint Wird der Zeitplaner aktiviert so startet die Pr fung der Daten zu den angegebenen Intervallen Grundkonfiguration Siehe gt Allgemeine Einstellungen f r Zeitplaner Importdatei Bei Ausf hrung des Exportbefehls i
197. n Je nach Scanner k nnen hier folgende Einstellungen eingerichtet werden Farbmodus Schwarzwei Graustufen Farbe Grafikmodus Ist Schwarzwei eingestellt so kann hier der Grafikmodus zwischen Text und Foto eingestellt werden Aufl sung Die Standardaufl sungen der unterschiedlichen Scanner k nnen verschieden sein Je h her die Aufl sung eingestellt wird desto gr er wird die Datei und desto besser wird die Qualit t Hinweis Zur Verwendung der OCR Texterkennung ist die Aufl sung 300x300 dpi zu empfehlen Eine h here Aufl sung wird m glicherweise nicht erkannt und eine niedrigere Aufl sung kann je nach Qualit t der Vorlage zu ungenaueren Ergebnissen f hren Drehung Eine Drehung der gescannten Seite ist in den Richtungen 0 90 180 270 m glich Scanprofile Seite 159 FileDirector EnterpriseManager Seite Einige Scanner sind in der Lage Vorder und R ckseiten zu scannen Hier kann eingestellt werden ob nur die Vorderseite nur die R ckseite oder beide Seiten gescannt werden sollen Komprimierung Beim Scannen in Schwarzwei werden die Bilddaten in TIFFG4 Format abgelegt Wird in Farbe gescannt so werden die farbigen Dateien im komprimierten JPEG Format erzeugt und im Scanprofil kann die Komprimierungsrate eingestellt werden Je geringer die Komprimierung desto besser ist die Qualit t und desto gr er wird die Datei Hinweise Scanner mit einem C hinter dem Namen
198. n Sekunden gestartet Hinweis Sollen Dateien abgeholt werden die sich bereits im Verzeichnis befinden so werden sie erst importiert wenn ein Event registriert wird also wenn die n chste Datei in das Verzeichnis kopiert wird F r diesen Fall kann man den Zeitplaner aber auch anf nglich manuell im FileDirector EnterpriseManager starten Aktenschrank Dokumententyp Legen Sie den Aktenschrank sowie den Dokumententyp fest in dem die zu importierenden Daten gespeichert werden sollen Sobald Sie einen Aktenschrank ausgew hlt haben werden die zugeh rigen Dokumententypen dieses Aktenschrankes als Ziel f r den Datei Import w hlbar Zeitplaner Seite 51 FileDirector EnterpriseManager Importverzeichnis Im Reiter Datei Import wird ein Dialog ge ffnet in dem das Importverzeichnis eingestellt werden kann Da der Zugriff auf dieses Verzeichnis vom FileDirector Server aus geschieht muss das Benutzerkonto fd server ber die entsprechenden Rechte f r dieses Verzeichnis verf gen Hinweis Beachten Sie dass w hrend eines Importes kein anderes Programm z B ein Virenscanner gleichzeitigen Zugriff auf die Dateien haben darf da es ansonsten m glicherweise zu Fehlern beim Import kommen kann wenn die Dateien blockiert werden Das Gleiche gilt f r das tempor re Verzeichnis Windowsl temp FileDirector Server Import Verwendung von OCR und Formularerkennung Sind OCR Formulare f r die zu importierenden Dateien definiert so
199. n dem das Dokument gedruckt wurde gesetzt werden so wird diese Aktion verwendet Pr fung Inhalt Pflichtfelder werden im WinClient mit einem roten Ausrufezeichen gekennzeichnet und werden vom Server beim Einchecken gepr ft Leer nicht erlaubt Dokumente k nnen nicht eingecheckt werden wenn das Feld leer ist In der Upload Statusanzeige im WinClient wird in diesem Fall eine Fehlermeldung erscheinen und darauf hinweisen welches Feld nicht leer sein darf Muss komplett gef llt sein Ist diese Option f r das Feld aktiviert m ssen in dem Feld alle Zeichen ausgef llt sein Auch hier erscheint bei falscher Eingabe beim Einchecken eine Fehlermeldung in der Upload Statusanzeige des WinClients Checksum Pr fsummen k nnen f r verschiedene Zahlencodes eingerichtet werden Zur Verf gung stehen folgende Codes Checksum ISBN Mod Mod10 Modi Mod11 1 Mod11 2 11 Check Felder Seite 94 FileDirector EnterpriseManager Wird eine Nummer in das Feld eingetragen werden im Hintergrund Algorithmen zur Pr fung des Codes durchgef hrt die die Richtigkeit des Feldinhaltes anhand der Pr fsumme berechnen Aktion bei doppeltem Index Diese Funktion pr ft ob ein Index bereits in den archivierten Indexfeldern vorkommt und f hrt dann die eingestellte Aktion aus Ablehnen Soll ein Dokument eingecheckt werden f r das in diesem Feld bereits der gleiche Index auf dem Server archiviert wurde wird das Einchecken grunds t
200. n f r die pers nlichen Trefferlisten der Benutzer bereitgestellt Prozess nicht w hlbar versteckt in Client Liste Werden verschachtelte Prozesse eingerichtet so sollen nicht immer alle verf gbaren Prozesse in der Auswahlliste der Prozesse f r den Benutzer im WinClient sichtbar sein Mit dieser Option kann man Prozesse f r den Benutzer unsichtbar schalten Bei Einchecken auf Prozess senden Neue Dokumente Werden neue Dokumente in der lokalen Liste des WinClients angelegt und bestimmte Felder mit definierten Werten ausgef llt so kann durch diese Feldinhalte das Versenden des Dokumentes auf einen Prozess angesto en werden Der Benutzer muss den Prozess in diesem Fall nicht mehr manuell ausw hlen Wird diese Option angew hlt so wird Neu hinter dem Prozessnamen angezeigt Existierende Dokumente Wird der Index f r ein existierendes Dokument ge ndert so kann hier definiert werden ob ein bestimmter Feldinhalt das Versenden des Dokumentes auf einen Prozess ausl st Das Versenden auf den Prozess erfolgt beim Einchecken sobald das bereits archivierte Dokument ge ndert wurde Wird diese Option angew hlt so steht wird Existierend hinter dem Prozessnamen angezeigt Prozessmanagement Seite 140 FileDirector EnterpriseManager Bedingungen f r Feldwerte definieren In diesem Bereich werden die Bedingungen definiert die erf llt sein m ssen damit das Dokument automatisch auf einen Prozess gesendet w
201. n nicht mehr gefunden so wird er nicht mehr im FileDirector EnterpriseManager angezeigt Lizenznehmer Unter dem Reiter Lizenznehmer werden die Kontaktdaten des Lizenznehmers aufgef hrt Lizenz Optionen Unter dem Reiter Lizenz Optionen werden Informationen ber den Programmschutz und die verf gbaren Lizenzen angezeigt Die erste Anzeige zeigt die Seriennummer des Programmschutzes Produktart Vom FileDirector gibt es die Enterprise Edition und die SBE Edition FileDirector Enterprise Edition Die Enterprise Edition ist die Vollversion und es k nnen alle Lizenzoptionen hinzugekauft und freigeschaltet werden FileDirector SBE Die Small Business Edition ist f r kleinere Unternehmen gedacht die nicht alle Optionen ben tigen Die nicht verf gbaren Optionen sind mit einem Sternchen gekennzeichnet Um eine Option freizuschalten die nicht in der SBE Version zur Verf gung steht muss ein Update auf die Enterprise Edition erfolgen Server Seite 23 FileDirector EnterpriseManager Servertyp Der Servertyp zeigt die Lizenz f r die Installationsart an Folgende Lizenz und Konfigurationsarten sind m glich Stand alone Webgarden oder eine WebFarm N here Informationen dazu finden Sie im Installationshandbuch Standortreplikation Damit ein Abgleich der Daten ber den Replikations Zeitplaner erfolgen kann muss eine Lizenz f r die Replikation freigeschaltet werden Die Konfiguration wird im EnterpriseMana
202. nd Entfernen von Overlays Felder in HTML Vorlage bernehmen Mit entsprechenden Anpassungen ist es m glich dass zuvor eingetragen Werte aus den Indexfeldern in die entsprechend zugewiesenen Feldern der HTML Vorlage bernommen werden Ausschnitt einer Beispiel HTML Vorlage J Ai gt lt script gt lt head gt lt body gt lt div class stylel gt lt br gt amp nbsp nbsp amp nbsp TEST FORM lt br gt lt br gt lt div gt lt div class style2 gt lt br gt lt div_style margin left 40px margin right 40px gt lt table style width 100 gt lt tr gt lt td gt hd lt label id Labell gt Applicant lt label gt lt br gt lt input name FD_B0D0042A lt td gt In diesem Fall wird das Label Applicant mit dem Inhalt des Feldes FD_BOD0042A gef llt Overlays Seite 156 FileDirector EnterpriseManager Scanprofile bersicht FileDirector benutzt Scanprofile f r definierte Scannereinstellungen angepasst f r Dokumententypen und eventuelle OCR Prozesse FileDirector gestattet das Erzeugen einer unbegrenzten Anzahl von Scanprofilen in einem Aktenschrank Diese k nnen im FileDirector EnterpriseManager jederzeit erweitert ver ndert oder gel scht werden In FileDirector werden Scanprofile benutzt um sicherzustellen dass Dokumente immer mit fest definierten Scanprofilen und somit konstanter Qualit t gescannt werden Scanprofile brauchen nur einmal konfiguriert und in einem Akt
203. nde Einchecken sind aber erlaubt Anzeigen Ist f r einen Aktenschrank die Anzeige grunds tzlich verweigert so kann der Benutzer den Aktenschrank beim Offnen nicht ausw hlen Herunterladen Ist das Recht Herunterladen verweigert so kann zwar in den Indexdaten gesucht werden aber die Seiten zu den Dokumenten werden nicht angezeigt weil sie nicht in den lokalen Cache heruntergeladen werden Anderungen der Indexdaten sind nicht m glich Hinweis Bei dieser Option sind die Verwaltung des lokalen Cache und die Anmeldung wichtig Wird hier die Standardauthentifizier amp ung verwendet kann es zu Sicherheitseinbu en f hren wenn Benutzer mit verschiedenen Rechten an einem Arbeitsplatz arbeiten Aktenschr nke Seite 79 FileDirector EnterpriseManager Siehe gt Automatisches Login verwendet aktuelles Windows Konto Revisionen herunterladen Wird das Recht Revisionen herunterladen verweigert so kann der Benutzer nur den letzten Stand des Dokumentes einsehen aber keine vorherige Revision aufrufen Anmerkungen ndern Sind Anmerkungen auf einer Seite gesetzt worden k nnen diese nicht ver ndert werden wenn dem Benutzer dieses Recht verweigert wurde So k nnen z B Bereiche eines Dokumentes f r unbefugte Einsicht abgedeckt werden Scannen Wird dieses Recht verweigert so wird dadurch das Tab Scannen im WinClient f r diese Benutzer komplett ausgeblendet und es stehen keine Scanoptionen mehr zur V
204. ndung zum Server mit dem entsprechenden Login getestet werden Der Benutzer muss dem FileDirector bei der Anmeldung bekannt sein d h er muss sich in einer der fd Gruppen befinden Hinweis Soll eine Verbindung ber https eingerichtet werden ben tigen Sie dazu eine offizielle Zertifizierung zur Nutzung eines SSL Servers Automatisches Login verwendet aktuelles Windows Konto Der FileDirector verwendet die Benutzerstrukturen und Rechte von Windows Wird hier das aktuelle Windows Konto verwendet so muss sich der Anwender nicht explizit am FileDirector anmelden sondern im Hintergrund wird das Windows Konto verwendet F r jeden Anwender der sich am FileDirector Server anmeldet wird ein eigener lokaler Cache auf seinem Rechner erzeugt So bleibt die Sicherheit der Daten von jedem Benutzer gewahrt da nur dieser berechtigt ist seine eigenen Daten zu sehen EnterpriseManager allgemein Seite 20 FileDirector EnterpriseManager Verwendet man die Standardauthentifizierung Eintrag ohne H kchen so wird f r alle Benutzer auf diesem Rechner der gleiche lokale Cache verwendet Es erscheint beim Start der Applikation ein Anmeldefenster und es wird der lokale Cache des aktuell angemeldeten Windows Benutzers verwendet Aus Sicherheitsgr nden sollte mit der Windows Authentifizierung gearbeitet werden Manchmal kann es jedoch notwendig sein die Anmeldung direkt in der Applikation einzustellen Einstellung der Sprache Nach der Install
205. ne vom VNP erzeugte Datei sein die zum Test erstellt wurde Hinweis Beachten Sie dass hier die Umrechnung der Formate und das Zusammenf gen des Bildes getestet werden Eine gr ere Abweichung der dpi Zahl von Overlay und endg ltigen Daten kann einen erheblichen Rechenaufwand und Qualit tsverlust bedeuten Auch kann dadurch die ben tigte Menge an Arbeitsspeicher erheblich ansteigen Zu PDF A konvertieren PDF A ist ein als ISO Norm verabschiedeter Standard zur Verwendung von PDF f r die Langzeitarchivierung elektronischer Dokumente Mit dieser Option werden die importierten Daten automatisch beim Einchecken in den Speicherpool in das PDF A Format konvertiert Errors Werden w hrend des Datei Importes einzelne Dokumente nicht erkannt so werden sie in ein Verzeichnis Errors geschoben und mit einem Datumstempel versehen N here Hinweise zum fehlgeschlagenen Import k nnen Sie evtl dem Protokoll im EnterpriseManager oder der Windows Ereignisanzeige f r OCR unter Applikation entnehmen Index Import Zeitplaner Dieser Zeitplaner sorgt f r automatischen Import von Indexinformationen Sind bereits Indexinformationen erfasst worden z B eine Kundennummer so k nnen die zugeh rigen Kundendaten z B aus einer kommagetrennten Textdatei hinzu gelesen werden Wird ein neuer Index Import Zeitplaner erstellt vergeben Sie zun chst eine Beschreibung Grundkonfiguration Siehe gt Allgemeine Einstellungen f r Zeitpla
206. ner Index Import Einstellungen Im Reiter Index Import wird ein Dialog ge ffnet in dem man das Importverzeichnis einstellen kann Da der Zugriff auf dieses Verzeichnis vom Zeitplaner Seite 54 FileDirector EnterpriseManager FileDirector Server aus geschieht muss das Benutzerkonto fd server ber die entsprechenden Rechte f r dieses Verzeichnis verf gen Beispiel einer Indexdatei ohne Steuerzeichen 201 Smith Walter 202 Kern Richard 203 Tiger Tina W hlen Sie den Aktenschrank und den Dokumententyp in den die Indexdaten importiert werden sollen Damit die Indexdatei korrekt analysiert werden kann definieren Sie den Feldtrenner hier Komma und die Anzahl der Felder Beinhaltet der Dokumententyp bereits ein indiziertes Feld z B KundenNr wird dieses Feld als Verkn pfungsfeld definiert Zu diesem Verkn pfungsfeld werden dann entsprechend die anderen Felder zugeordnet Werden mehrere Felder als Verkn pfungsfelder verwendet so m ssen alle Felder zutreffen damit die Daten aus der Indexdatei hinzu gelesen werden Hinweis Mehrere Verkn pfungsfelder k nnen nur bei der Verwendung einer Indexdatei eingerichtet werden nicht bei der Verwendung einer ODBC Quelle Beim Import werden in diesem Beispiel beim Auffinden der bereits indizierten Kundennummer der Nachname und der Vorname hinzu gelesen Beispiel einer Indexdatei mit Steuerzeichen Einige Programme erzeugen als Ausgabeformat eine Textdatei mit S
207. ner der FileDirector Lizenz Gruppen sein Gruppenzugeh rigkeit zuweisen Durch einen Doppelklick auf ein Benutzerkonto oder ber die Auswahl mit der rechten Maustaste werden die Eigenschaften angezeigt Auf der Registerkarte Mitglied von k nnen Sie die Gruppenzugeh rigkeit des Benutzers bestimmen Dazu w hlen Sie Hinzuf gen w hlen Sie die entsprechende Gruppe aus und klicken Sie auf OK Zum entfernen w hlen Sie den Namen der entsprechenden Gruppe und w hlen Sie Entfernen Zum abschlie enden Best tigen der nderungen klicken Sie auf OK oder auf Abbruch wenn Sie keine Anderung speichern wollen Abwesenheitsvertretung einstellen Wird das Prozessmanagement verwendet so werden Dokumente an Benutzer geschickt die in der pers nlichen Liste zu bearbeiten sind Jeder Benutzer kann hierf r seine Abwesenheit im WinClient selbst einstellen Das Prozessmanagement verwendet dann den Vertreter zur Versendung der Dokumente Falls ein Benutzer z B wegen Krankheit die Abwesenheit nicht selbst einstellen konnte so kann dies auch zentral vom Administrator in den Eigenschaften eines jeden Benutzers gemacht werden Offnen Sie dazu den Knoten Benutzer und Gruppen und w hlen Sie in den Eigenschaften den Reiter Abwesenheit Stellen Sie hier den Zeitraum und den Vertreter f r die Abwesenheit ein Benutzergruppen verwalten Nachdem die Gruppen angelegt wurden k nnen die Benutzer diesen hinzugef gt werden Benutzer und Gruppen Sei
208. ners berf hrt Daten in gespiegelten Speicherorten werden nicht in den Container geschoben Wird ein Dokument ge ndert so wird die Revision zun chst in den urspr nglichen Speicherort gespeichert und bei entsprechender Konfiguration gespiegelt Beim n chsten Durchlauf des Container Zeitplaners werden die Daten dann erg nzend in den Container geschoben Im Dialogfenster wird ein beschreibender Text eingegeben der sp ter in der Liste der Zeitplaner erscheint Wird der Zeitplaner aktiviert so startet die Sicherung in die konfigurierten Container zu den angegebenen Intervallen Grundkonfiguration Siehe gt Allgemeine Einstellungen f r Zeitplaner Einstellungen Im Reiter Einstellungen kann man den Zeitplaner den Aktenschrank einstellen und entsprechende Bedingungen definieren Somit kann man einstellen dass innerhalb eines Aktenschrankes nur Dokumente in Container verschoben werden die entsprechende Bedingungen Dokumententyp Wert eines Indexfeldes erf llen Zeitplaner Seite 50 FileDirector EnterpriseManager Zeitplaner zur Dokumenten Replikation Mit diesem Zeitplaner wird die Replikation von Daten in einen FileDirector Server an einem anderen Standort angesto en Damit die Replikation startet muss eine Lizenz auf dem Server freigeschaltet sein auf dem der Zeitplaner gestartet werden sol Damit Daten repliziert werden k nnen muss die Verbindungseinstellung in den Eigenschaften des zu replizierenden Servers auf
209. neu berechnet und die Daten aus den Speicherorten gel scht Die Sync Tabelle wird ebenfalls gel scht wobei dies nur f r die Verwendung der Replikation von Bedeutung ist c Daten die in Container abgelegt wurden und Speicherorte die die Einstellung nur lesen haben werden nicht gel scht Struktur speichern unter Strukturdatenexport Um die Strukturdaten eines Aktenschrankes zu exportieren wird der Aktenschrank im FileDirector EnterpriseManager markiert und ber den Befehl Struktur speichern unter aus dem Kontextmen der rechten Maustaste in eine XML Datei exportiert Der Dateiname der XML Datei wird mit Struktur von 12345678 XML bezeichnet wobei 12345678 f r die ID des Aktenschrankes steht Hinweis Beachten Sie vor dem Export den Abschnitt Wichtige Hinweise zum Strukturimport f r den Import im Kapitel Neu aus Struktur Aktenschr nke Seite 85 FileDirector EnterpriseManager Neu aus Struktur Strukturdatenimport Um einen Aktenschrank aus einer exportierten Struktur neu zu erzeugen wird der Zweig Aktenschr nke markiert und der Befehl Neu aus Struktur aus dem Kontextmen der rechten Maustaste ausgef hrt Hinweis Nach einem erfolgreichen Import muss ggf die Ansicht im EnterpriseManager aktualisiert werden Wichtige Hinweise zum Strukturimport Erstellungsort der Aktenschrankdatenbank Die Datenbank des Aktenschrankes wird in dem Pfad erstellt in dem sich
210. ng automatisch lesen Die Erkennung von Barcodes er ffnet eine weitere M glichkeit der automatischen Indizierung Durch einen integrierten Dokumenten Viewer kann FileDirector mehr als 200 verschiedene Dateiformate anzeigen und drucken ohne dass die zugeh rige Applikation installiert sein muss Erste Schritte nach der Installation Bei der Installation des FileDirectors werden die Icons f r folgende Applikationen auf dem Desktop erzeugt Willkommen zu FileDirector Seite 17 FileDirector EnterpriseManager Das Config Utility Das Config Utility wird zur Konfiguration des FileDirector Servers vom Systemadministrator verwendet Hierzu finden Sie eine Beschreibung im Installationshandbuch Der FileDirector EnterpriseManager Der FileDirector EnterpriseManager wird f r administrative Aufgaben im FileDirector verwendet z B Konfiguration von Aktenschr nken Feldern Sicherheitseinstellungen etc Der FileDirector WinClient mit dem der Anwender Dokumente suchen scannen und bearbeiten kann Diese Applikation wird im Benutzerhandbuch n her erl utert Starten Sie als erstes nun den FileDirector EnterpriseManager zur Konfiguration der Aktenschr nke Um mit dem FileDirector EnterpriseManager zu arbeiten und alle Funktionen verwenden zu k nnen muss sich der FileDirector Anwender in der Gruppe fd admins befinden die w hrend der Installation im System angelegt wurde Der Administrator wird automatisch zu dieser Gruppe
211. ngen F r die Barcodes k nnen zus tzlich noch verschiedene Einstellungen getroffen werden Ein Barcode kann eine Pr fziffer enthalten die bei einigen Barcodes wahlweise mitgelesen und getestet werden kann Ist der Barcode um auf dem Blatt um 90 Grad gedreht so kann diese Drehung hier eingestellt werden F r normale Indexfelder ist diese Drehung nicht m glich Erweiterte Suche nicht bei positionsunabh ngigem Barcode Die erweitere Suche ist eine Funktion die im Ausnahmefall f r schlecht erkennbare Barcodes verwendet werden kann Das gilt nicht f r positionsunabh ngige Barcodes Funktionsweise Im Normalfall ist ein Barcode mit einem Start und Endzeichen ausgestattet Dadurch wird ein Barcode eindeutig als Barcode identifiziert Wird eines dieser Merkmale nicht erkannt kann der Barcode nicht gelesen werden Mit dieser Option wird das Start und Endzeichen ignoriert so dass eine Zeichenfolge nur auf eine hnlichkeit mit einem Barcode gepr ft wird Das hat zur Folge dass ggf auch Zeichenfolgen als Barcode interpretiert werden die keine Barcodes sind Bei Verwendung dieser Option wird die Erkennung zudem erheblich verlangsamt Daher ist es immer ratsam die Umstellung auf eindeutig lesbare Barcodes durchzuf hren Diese Einstellung sollte nur im Ausnahmefall verwendet werden Sinnvoll kann die Einstellung dann sein wenn der schlecht lesbare Barcode z B auf einer Seite identifiziert werden soll die als Seitentrennblatt fu
212. ngiert Hier ist der Inhalt des Barcodes von zweitrangiger Bedeutung Barcode Schwellwert Mit dem Barcode Schwellwert kann das R ckgabeergebnis der Barcodes beeinflusst werden nicht aber die Qualit t der gelesenen Werte Der Schwellwert wird nur in Ausnahmesituationen verwendet da er das Ergebnis einfach filtert Steht der Wert auf der Standardeinstellung 0 so werden alle gelesenen Werte zur ckgeliefert und keine unsicher gelesenen Werte gefiltert Steht er auf 99 werden alle sicher gelesenen Werte zur ckgegeben Bei der Einstellung 100 werden keine Werte zur ckgeliefert Eine Pr fung auf unsichere Erkennung findet in folgenden Situationen statt wenn eine Pr fziffer eingestellt ist bei einem Barcodetyp 2 of 5 interleaved Hier wird die Strickst rke berpr ft und ggf kann dabei eine Unsicherheit auftreten die einen Wert von 50 zur ckgibt Wird der Schwellwert in diesem Fall auf 51 eingestellt so werden die unsicher gelesenen Barcodes herausgefiltert OCR Formularerkennung Seite 183 FileDirector EnterpriseManager Positionsunabh ngiger Barcode Die Zone zur Erkennung eines positionsunabh ngigen Barcodes kann beliebig auf dem Blatt positioniert werden Prinzipiell gilt die Regel Index Zone1 beinhaltet ersten Barcode Index2 Zone2 beinhaltet den zweiten Barcode wenn Indexfelder zugeordnet sind Soll der zweite Barcode in einem Indexfeld gelesen werden muss ein Dummy f
213. nkt verwendet werden In der Einstellung wird die Zahl hinter dem Komma aktiv die die Anzahl der Nachkommastellen angibt Die Zahl vor dem Komma gibt die Gesamtzahl der Stellen inklusive Kommastellen an Datum Zeit Datum und Zeit Wird ein Datums bzw Zeitformat angegeben wird das Zeitformat der Windowseinstellung bernommen Soll das Format ge ndert werden wird es in den Windowseinstellungen unter Start gt Einstellungen gt Systemsteuerung gt Regions und Sprachoptionen ge ndert F r die Eintragung eines automatischen Systemdatums oder Systemzeit siehe gt Erweiterte Einstellungen Kundenspezifische Eingabemaske Die kundenspezifische Eingabemaske erm glicht eine genau vorgegebene Formatierung f r eine Indexeingabe Wird hier ein Feld als kundenspezifische Eingabemaske definiert so kann im der Reiter Eingabemaske die Konfiguration der Maske erfolgen Siehe gt Eingabemaske Wortauswahl Eine Wortauswahlliste erm glicht im WinClient eine schnelle Indizierung ber K rzel oder Indexlisten Soll ein Feld eine Wortauswahlliste enthalten so muss eine Wortauswahlliste definiert und im Bereich Wortauswahlliste in dieser Maske zugewiesen werden Manuelle Eingaben zulassen Ist diese Option markiert so k nnen zus tzlich zu den definierten Worten aus der Wortliste auch freie Eingaben im WinClient gemacht werden Erlaube Mehrfachauswahl Mit der Option Erlaube Mehrfachauswahl wird die Wortlistenauswahl im WinClient so
214. nnnenenn 43 Betriebssystemkonten Import Zetplaner 43 Neuer Zeitplaner eu nennen inte nn a erg age einen nennen ernennen 44 Allgemeine Einstellungen f r Zetgplaner 44 Ausf hren auf Server alas nennen nalen een enden sehen energie 44 Zeiteinstellung u u n ne aaa na AAAA a nd teen et Aa 44 Ee e 44 Beenden eines Zeitpolanerz 45 Ve DE 45 Voraussetzungen zur Volltextkonfiguration u2suususnenneenennennennnnnnennnnnnnnnnnnnenennnnnnnnnnennnnnnn 45 K nfiguration DataSelect u ues nennen Bee nen Dessen 45 Dokumententypen f r Volltext konfigurieren ssssnnsssnnssennnssreessesrnssenenssennnssrnnnssennnssrnnnsseene 45 Konfiguration des Zeitplaners 46 kunktion des Zeitplaners u u00e een een rinnen ee rennen 47 SQL Server 2000 f r Volltext Katalog kontfigeurteren 47 Fristensteuerung Zeitplaner 7 48 Zeitplaner zur Intesrit tsprOfung 49 Speicherort des Aktenschrankes und der Log Date 49 O Byte Dateien als Fehler behandeln nennen 49 Nur neue Dokumente pr fen 49 Gel schte Dokumente pr fen s ss snsnssssssesnnsnssssssenrrsnssssrrerrnssssssrnernnsssssrrernnssssesrneennssnsesrneennssno 50 Zeitplaner f r Container Speicher 50 Einstell ngenis tee ee ne see 50 Zeitplaner zur Dokumenten Replikation 5 51 Datei inport Zeitplaner u eege Nee deg 51 Monitor Verzeichnis erleben ae dena 51 Inhaltsverzeichnis Seite 6 FileDirector EnterpriseManager Aktenschrank DokumententyPp zeeessseesssnnnnnennnnnn
215. nnnnnnnnnnennnnnennnsnnnnnnnnnnennnnnnnnnsnnnenenn 18 EnterpriseManager allgemein asssussnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 19 ER e ME 19 Serververbindung A E 20 Automatisches Login verwendet aktuelles Windows Konto 20 Einstellung der Sprache 22222200s0s0nnennennnneenenonnennennnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnonnennnnnnnnnnenonnennnnnnnnanennnneenn 21 Mehrere Server mit einem EnterpriseManager verwalten 21 EE gt Server Zertifikat ecciesia ann EEGENEN 22 Zertifikatierstellen n 2 24ER area R EST 22 RICH OT EEN ER Zertifikat importieren 2 ee EE ER SQL Parameter asian sis EE E N O r a E aE a eA 23 Aktive Serve sncnonunenon anioner E EE R N 23 Lizenznehmer nie Auen inmeersnnneessschnnensanheeefeahrenereh redete hen 23 Lizenz Red a ET WEE 23 Produkta E 23 KR e EE 24 DMZ Einstellungen 2 2 ie 27 Replikation AEN SERA 27 Replikationsverbindung erstellen 28 LL le Lal Einstellungen der Protokollierung nu eege ea a 30 Karteik rte Eigenschaften sn ran EENS anne 30 Die allgemeinen Einstellungen der Protokollierung bestimmen wie die Aufzeichnungen gef hrt werden und die Arten von Ereignissen die protokolliert werden 30 Karteik rt amp Server ne anne sis rec 31 Karteik rte Sitzungen nee ee E EN 31 Karteikarte Aktivit ten a eu ee ah nike euere free 31 Ereignisprotokollierung anzeigen sse e a e aaeeea Eaa EER 31 Gespeicherte Protokolle nzeigen ns aan 32 Sortierung d
216. nnnsnnnnnennnnnennnsnnnnnsnnnnnnnnnnnnnnnnnnnsnnnsnennnsnnnnnnnnnn 51 Importverzeichnis r 22 einen iea aea EE EE a i aaia 52 Verwendung von OCR und Formularerkennung nennen 52 Dat ein men aufspalten unseeded aaaea ine 53 Ovela EE 53 Schwarzwei Seiten erzwingen uuesesssenssnesnnnnnnonnnnnnnennnennennnnnnnnnnnnennonnnnnnnsnnnnnennnnnnnensnennanenn 54 Vorschau des zusammengef gten Bildes 22200s040222020020000nononnnennnnnnennnnnnnennennnnennnnennennennn 54 Zu PDF A konvertieren unsaasssssesennesnnnnnnennnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnsnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 54 Eff rs es nes rer nenne nee ere nern er eeneereee 54 Index Import dE e 54 Index Import Einstellungen e e Ina 54 mdex import via e In 55 Verkn pfe Wert mit Document ID 56 Dokumente mit 0 Seiten ber Indeximport anlegen en 56 L schen von doppelten Dokumenten beim Indexvimport 56 Verschieben der Indexdatei in ein Save Verzeichnis nennen 56 Index und Datei Import 2a teun ea ra 57 COLD Import Zeitplaner tu u an iR RI 57 XMLImport Zeitplaner a er aka an 58 Retrieval import Zeitplaner 8 u0 ern un 59 Import stel meer nern E A E E 59 Aktenschrank arrari anaa ii r EE eier 59 Dokumententypen Indexfelder neeseeesseessseesessnnnnnennnnennnnsnnnnnennnnnnnnnnnnnnnsnnnnnnnnnnnennnsnnnenenn 59 Ma ilstore Zeitplaner T ger 8 2 ee rk ke 60 FileDirect r MailStore n ue neue een eessen e dreet 60 FileDirector MailStore I
217. nssssesereennssssrsereennssssennt 154 Prozesslast auf mehrere Server vertellen 155 EE Weeer 156 Neues Overlay nn aa ha en Geet Ae REAR eege hehe ie 156 Felder in HTML Vorlage Obernehmen 156 ll UN Ee beet 157 NEUES SCANPTON ss AE EE EA AEE EAEE AE N E TEA A A E EAE E ET 157 Scanprofil duplizieren 222sss00n020ennnnnnnenonnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnenonnnnnennnnnnnunennennensnnennnnennennennnnen 157 HUET EE 157 Dokumententyp w hlen sisssssiissessinrsniesiissnnnsiiieninsenssesrsinssnneniaesnens iartus issena si sunin s isaer aitasin sia 158 Quelle wane ere ee eelere e 158 Direkte SCSI und USB Anbindung 158 E KEE 158 TWAIN WEE 158 Inhaltsverzeichnis Seite 12 FileDirector EnterpriseManager Quelle einrichten rer E I NE 159 G t HIT EE 159 KEE 160 Speichernals RIDE Ee 160 9 IL 161 el te E 161 Re TEE 161 Mee geleet ue EE 161 Verzeichnisseinrichten 2 r reeeeene eisen heran ee 161 Seite ee een E E E 162 Seite ne een een nee meer erde 162 Testscan im Scanprofil ans assee nie Eee E es 162 SCANNEN ee en ala he ee nenne 162 Scanprozess anhalten ze re re elek 162 Te EE 163 Sicherheit ae tasten nalen 163 Scanprofile sichtbar unsichtbar schalten 163 Benutzer Und Gruppen zuweisen uses euch 163 Verwende OCR und Formularerkennung iiniu iee ieina naiue 164 Erlaube manuelles Abschalten ing I 164 Verwende alle Formulare zur Erkennung ss ssssssesssssssssssssererrrssssrerrnnrssssrne
218. nstallation 60 Melde EE 61 Archivieren interner E Mails ssssssssssssesssesresssrrsssssrrssrtrsssrsnrsstrtssttrnssttrnsstentsstennsstennsstennsstent 62 E Mails manuell f r das Importverzeichnis bereitstellen en 62 MailStore Zeitplaner im FileDirector EnterpriseManager sssesssssessssssrrenrrssssesrrerrnssssesereens 62 MailStore Einstellungen scietas iens kean k ei anisat i ir aanika 63 le ian a O IEN 65 L t E 65 Name sense net ine A 65 e lee le E 65 pue gebeten deeg 65 RECH E ln nenne essen nennen here scene near denne iaae here er eereee 65 Parameter EE 65 BR SPERREN E TE EEE ARE EE EUER RO E NOTE E RE E 66 Client Konfiguration u4u444444RRR RR nnnnnnnnannnannnnnannnnnnn O7 Eeer 67 leet ee ee EE 67 ele lee lat 67 Erlaube nderungen auf dem Client 67 Erlaube Schnellanpassung auf dem Client 68 Erlaube nderungen auf dem Client 68 Erlaube Schnellanpassung auf dem Client 68 Befehle aktivieren deaktivieren s ssessssssssssnsesssssssrnssssssssirrnenssssnrinntetssrnirinnnnnssrninetnnnnnennnnn nnn 68 Inhaltsverzeichnis Seite 7 FileDirector EnterpriseManager Kundenspezifische Anpassung 68 Einstellungen ENEE a NEESS 69 Erlaube nderungen auf dem Client 69 Erlaube offline zu arbeiten RI 69 Upload Zeitplaner usn nanneak a HER 69 Viel UCD 70 Bedingungen f r das Einchecken konfigurieren nssssnnssennnsssnenssesnnssennnssennnssrnenssennnssereesseene 70 Einst
219. nur um einen Test und keine Lesung deren Ergebnis archiviert wird Durch diesen Test kann man erkennen welcher Text bei konfigurierter Volltext Suche erkannt w rde OCR Parameter im Formular In der Konfiguration der OCR Formulare gibt es einen Reiter f r die OCR Parameter die f r das gesamte Formular und nicht nur f r die einzelnen Zonen gelten OCR Formularerkennung Seite 190 FileDirector EnterpriseManager Durch Auswahl der entsprechenden Sprachen wird die Erkennung der landesspezifischen Sonderzeichen erm glicht F r die Bildverbesserung werden zun chst die Einstellungen f r das gesamte Formular danach die Einstellungen f r die Zone verwendet Wie die Filter f r die Bildverbesserung zu konfigurieren sind lesen Sie bitte im Abschnitt gt Bildverbesserung Zonen Bei der Testerkennung w hrend der Formularerstellung und bei der Lesung der Zonen werden die Einstellungen f r das Formular verwendet Die verschiedenen Einstellungen f r die manuelle OCR Lesung werden im Scanprofil eingestellt Siehe gt Verwende OCR und Formularerkennung Auch bei der Verwendung der OCR Erkennung bei einem Datei Import ber einen Zeitplaner werden die Spracheinstellungen der OCR Parameter des Formulars herangezogen Siehe Date Import Zeitplaner Deaktivieren eines OCR Formulars In einer Formularerkennung werden alle eingerichteten Formulare ber cksichtigt Um Konfigurationsanpassungen oder Vorbereitungen machen zu k nnen
220. nweis Wird die Priorit t ge ndert so wird diese Einstellung ebenfalls in der Datei DSDMS FileDirector MailStore xml gespeichert Um die nderungen zu bernehmen muss der Dienst FileDirector MailStore Service neu gestartet werden Archivieren interner E Mails Alle zu archivierenden Emails m ssen ber den Windows SMTP Server laufen Interne Emails laufen nicht ber den SMTP Server sondern verbleiben nur innerhalb des Exchange Servers Eine Archivierung interner Emails ist eigentlich un blich Es l sst sich aber realisieren wenn f r alle Exchange Benutzer eine weitere SMTP Adresse eingerichtet wird die au erhalb des Exchange Servers liegt Auf dem SMTP Server k nnen diese Archivierungskopien dann ber die Konfiguration des SMTP Servers verworfen werden Hinweis Wird ein fremder Mailserver verwendet so sollte sichergestellt werden dass dieser die internen Mails an einen Windows SMTP Server umleiten kann Dieser kann dann vom MailStore Programm verwendet werden E Mails manuell f r das Importverzeichnis bereitstellen Sollen em Dateien archiviert werden die nicht aus dem SMTP Server abgelegt wurden so k nnen diese auch noch manuell importiert werden und als eml Dateien in das konfigurierte Verzeichnis gespeichert werden Klicken Sie dazu auf den Button Store mails und w hlen Sie das Verzeichnis aus aus dem die eml Daten importiert werden sollen Hinweis Aus Microsoft Outlook k nnen die Da
221. o en wenn mit dem Prozessmanagement gearbeitet wird Overlay Ein Overlay ist ein Image das hinter einen Text gelegt wird Wird z B ber den VNP nur der Textinhalt in eine Tiff Datei geschrieben so kann ber ein Overlay f r die Archivierung ein Briefkopf hinterlegt werden Dieses Overlay wird dann mit der importierten Tiff Datei verschmolzen und in FileDirector gespeichert Um ein Overlay hinzuzuf gen w hlen Sie die Dateien aus und f gen Sie sie der Liste zu Die hinterlegten Dateien sollten mit der gleichen Aufl sung gescannt sein wie die sp ter importierten Daten Werden mehrere Overlays in die Liste geladen so stehen diese f r diesen Aktenschrank zur Auswahl im n chsten Datei Import Zeitplaner zur Verf gung Mit diesem Pfeil wird das zu hinterlegende Overlay aus der Liste ausgew hlt Um die hinterlegte Datei zu entfernen verwenden Sie die Schaltfl che X Zeitplaner Seite 53 FileDirector EnterpriseManager Schwarzwei Seiten erzwingen Ist ein farbiges Overlay hinterlegt so kann man beim Import diese Datei trotzdem als Schwarzwei Bild mit den importierten Daten verschmelzen und speichern Das hat den Vorteil dass die Datenmenge der Images erheblich reduziert wird Vorschau des zusammengef gten Bildes Mit dieser Option kann ausprobiert werden wie die Vorlage mit den endg ltigen Daten zusammenpasst Zum Test kann hier eine Datei ausgew hlt werden die sp ter importiert werden soll Dies kann z B ei
222. o muss hier auf die Platzhalter zur ckgegriffen werden Email Text Der Text der Email kann entweder in einfacher Textform oder in HTML Code geschrieben werden Wird ein HTML Code verwendet so ist auch die Konfiguration der Schrift m glich wie z B Schriftfaroe oder Fettschrift Im Inhalt des E Mail Textes k nnen folgende Platzhalter eingesetzt werden Prozessmanagement Seite 137 FileDirector EnterpriseManager lt CabinetName gt F ge den Namen des Aktenschranks ein lt DocTypeName gt F ge den Namen des Dokumententyps ein lt Processname gt F ge den Namen des Prozesses ein lt StepName gt F ge den Namen des Prozessschritts ein lt ProcessAction gt F ge die Prozessaktion ein lt FDWinCLinkUser gt Zeige Dokument im pers nlichen Ordner des installierten Clients an lt FDWebLinkUser gt Zeige Dokument im pers nlichen Ordner an lt FDWinCWebLinkUser gt Zeige Dokument im pers nlichen Ordner im Webtlient an lt FD_IMGEMBEDOO1 gt Zeige Dokumentenseite 1 im HTML K rper an lt FD_XXXXXXXX gt Inhalt des definierten Indexfeldes Anhang zum WinClient Start Der Name des Attachments kann hier hinterlegt werden Test Wenn alle Einstellungen gemacht worden sind kann man ber Test eine E Mail generieren lassen um das Ergebnis zu berpr fen Neuer Prozess Selektieren Sie im EnterpriseManager den Zweig Prozessmanagemen in einem Aktenschrank und erstellen Sie mit dem Button Neu einen neuen Prozess
223. okumententypen verwendet so werden nur die Dokumente und Daten in den markierten Dokumententypen bereinigt Die Konfiguration der Dokumententypen bleibt bestehen Nur gel schte Dokumente endg ltig l schen Werden Dokumente vom Benutzer im WinClient vom Server gel scht so werden die Daten und Datenbankeintr ge in der Datenbank als gel scht markiert So k nnen die gel schten Dokumente jederzeit wieder hergestellt werden Sollen diese Dokumente tats chlich endg ltig gel scht werden kann man dies ber diese Option einstellen Sie wird immer in Kombination mit den anderen beiden Optionen verwendet so dass einstellbar ist ob die als gel scht markierten Dokumente f r den gesamten Aktenschrank oder f r ausgew hlte Dokumententypen endg ltig gel scht werden sollen Hinweis a Beim L schen der Dokumente werden sowohl ausgecheckte Dokumente gel scht als auch Dokumente die sich auf Prozessen befinden Hier kann es also dazu kommen dass Dokumente die sich auf der lokalen Liste von Benutzern befinden nicht mehr aufrufbar sind Daher sollte man daf r sorgen dass diese Dokumente vorher eingecheckt werden oder sp ter von der lokalen Liste gel scht werden b Folgende Aktionen werden beim Leeren durchgef hrt Die folgenden Inhalte der Tabellen in der Datenbank des Aktenschrankes werden teilweise oder ganz gel scht ED Documents FD_Revisions ED Images Userdocs DocLog Zudem werden de Gr enangaben der Aktensch nke
224. ole k nnen die Men symbole zur besseren Erkennung vergr ert werden Quickinfo Das Quickinfo ist der Text der zu jedem Symbol erscheint wenn man mit dem Mauszeiger kurzzeitig verz gert auf ein Icon zeigt Hier kann konfiguriert werden ob das Quickinfo angezeigt und ob die Tastenkombination f r den Kurzbefehl dort aufgef hrt werden soll Einstellungen Im WinClient k nnen unter Extras gt Optionen verschiedene Grundeinstellungen vorgenommen werden Um diese Voreinstellungen f r bestimmte Gruppen von Clientanwendern vorzugeben k nnen Sie diese in der Clientkonfiguration unter dem Reiter Einstellungen einrichten Erlaube nderungen auf dem Client Ist diese Option markiert so ist der Bereich in Extras gt Optionen im WinClient f r den Benutzer aktiv Erlaube offline zu arbeiten Um immer eine Verbindung des WinClients mit dem Server zu gew hrleisten kann hier der Offline Modus erlaubt oder verweigert werden Damit kann z B verhindert werden dass ein Client versehentlich offline arbeitet und die gescannten Daten nicht einchecken kann Die Erl uterung der einzelnen Optionen finden Sie im Benutzerhandbuch zum WinClient Upload Zeitplaner Mit dem Upload Zeitplaner k nnen automatisch neue und ausgecheckte Dokumente von Benutzern eingecheckt werden In der Clientkonfiguration wird festgelegt f r welche Gruppen oder Benutzer diese Einstellung gelten soll Man kann Feldinhalte als Bedingung festlegen die erf llt s
225. ollst ndige und ausschlie liche Vereinbarung zwischen Ihnen und Spielberg bez glich des Vertragsgegenstandes darstellt die alle Entw rfe oder fr heren Vereinbarungen sowohl m ndlicher als auch schriftlicher Form sowie alle anderen Mitteilungen zwischen Ihnen und Spielberg mit Bezug auf den Vertragsgegenstand au er Kraft setzt nderungen dieses Vertrages sind nur g ltig wenn sie von einem Bevollm chtigten von Spielberg ordnungsgem unterzeichnet werden Wenn Sie Fragen zu diesem Vertrag haben oder sich aus irgendeinem Grund mit Spielberg in Verbindung setzen m chten wenden Sie sich bitte an Ihren autorisierten Lieferanten der Ihre Korrespondenz an die Vertriebsgesellschaft von Spielberg Solutions GmbH Spielberg Solutions Limited weiterleiten wird FileDirector EnterpriseManager Inhaltsverzeichnis Willkommen zu FileDirector unuu04 0 e0 0annannnnnnnnnnnnnn 1O FileDirector Aktenschr nke ssusaessssescuasneen e EE san sense ae Hanheee Fehrednne ERANA a aE 16 D okrurrentenEu Det eng Seege Aere Eege 17 Automatische Prozess enrarir E Aa eher hen A a eher 17 Erste Schritte nach der Installation sssesssesrnrsrrrrrrerrrrrrrrrrrerrrerrrerrrrrrrerererrrererernrererererererererere 17 Das Contig Dr ua E 18 Der FileDirector EnterpriseManager 18 Der FileDirector Winlient ieie eneee ree ere rere Eae aeoe teaiin taaria iini 18 Erste Konfiguration Ablauf eueeeseeseeessenenseensnsnnnnnsnnnnnennnn
226. on allen anderen Einstellungen aufgezeichnet Wird eine Zeitgesteuerte Nachricht in den WinClient Optionen eingestellt so wird jedes Mal nach dem dort eingestellten Intervall eine Verbindung zum FileDirector Server hergestellt Wenn diese Zeitspanne k rzer ist als die des Sitzungs Timeouts wird die Verbindung nie automatisch geschlossen und die Lizenz wird nie freigegeben werden Karteikarte Aktivit ten Auf der Karteikarte Aktivit ten k nnen die Einstellungen f r die Protokollierung eingestellt werden Individuelle Ereignisprotokolle k nnen f r Suche Status nderungen der Dokumente allgemeines Dokumentenmanagement und Ereignisse der Zeitplaner ausgew hlt werden Die zu protokollierenden Ereignistypen werden auf der Registerkarte Einstellungen angegeben Wenn Sie Protokolliere jeden Ereignistyp aktivieren so werden diese Ereignisse Informationen Warnungen und Fehler unabh ngig von allen anderen Einstellungen aufgezeichnet Ereignisprotokollierung anzeigen Nach dem die Protokollierung konfiguriert wurde kann das Datenbankprotokoll angezeigt werden W hlen Sie Protokollierung und eine Vorlage des Protokolls wird auf der rechten Seite des Enterprise Manager angezeigt Ereignisse Seite 31 FileDirector EnterpriseManager Im oberen Teil k nnen die anzuzeigenden Eintr ge f r spezifische Dokumententypen und Benutzer herausgefiltert werden Das Datum oder Datumsbereich kann ebenfalls gew hlt werden W hlen Sie Li
227. onfiguration Die Basiskonfiguration der Speicherpools erfolgt unter der Rubrik Speicherpools Die dort eingerichteten Speicherorte k nnen hier zugewiesen werden Postkorb Bei der Erstellung des Dokumententyps kann dieser mit der Option als E Mailspeicher benutzen eingerichtet werden Markieren Sie dies entsprechend mit als E Mailspeicher benutzen Diese Vorgabe verhindert das Erstellen von Revisionen in diesem Dokumententyp Diese Einstellung ist sinnvoll falls eine nderung nach dem Einchecken nicht als Revision nachgehalten werden soll beispielsweise f r Dokumente der Eingangspost Hier k nnen z B Anmerkungen gesetzt werden ohne dass diese als Revisionen gespeichert werden Im Normalfall werden diese Dokumente sp ter zur tats chlichen Archivierung in die revisionssicheren Ziel Dokumententypen verteilt Diese Einstellung l sst sich nur vornehmen wenn der Dokumententyp erstmalig erstellt wird Ist der Dokumententyp einmal angelegt l sst sich diese Option nicht mehr ndern Dokumententypen Seite 103 FileDirector EnterpriseManager In Volltext OCR einbeziehen F r die Volltextsuche k nnen die Dokumententypen einzeln markiert werden Ist ein Volltext Zeitplaner eingerichtet so durchl uft dieser nur die f r die Volltextsuche markierten Dokumententypen Zur Konfiguration der Volltextsuche siehe gt Volltext Zeitplaner Hinweis Wird diese Option erst aktiviert wenn bereits Dokumente erfasst wurden werden
228. pe und jeden Benutzer k nnen im unteren Teil des Fensters die Rechte durch markieren der entsprechenden Optionen Zulassen und Verweigern eingestellt werden Mit dem Button Entfernen k nnen Sie den selektierten Eintrag aus der Liste entfernen Hinweis Explizit gesetzte Berichtigungen f r Benutzer oder Gruppen im Ablagesystem Designer setzen die vererbten Berichtigungen des Dokumententyps au er Kraft Vollzugriff Vollzugriff erlaubt es dem Benutzer Rechte zu vergeben man sollte darauf achten dass der fd admin im Normalfall immer diese Rechte haben sollte Verweigert man dem fd admin dieses Recht so kann er selbst keine Rechte mehr vergeben Anlegen Ist Anlegen f r einen Benutzer verweigert darf dieser zwar Dokumente in der lokalen Liste anlegen nicht aber auf dem Server einchecken Dies betrifft nur das Anlegen neuer Dokumente Hinzuscannen oder ndern wird durch das Verweigern dieser Option nicht verboten L schen Ist das L schen verweigert so darf der Benutzer keinen eingecheckten Datensatz vom Server l schen Lokale Dokumente und Dokumente auf der pers nlichen Liste d rfen gel scht werden Hinweis Serverseitiges L schen bedeutet kein L schen aus der Datenbank sondern in der Tabelle FD_Documents wird das Dokument als gel scht markiert Es wird somit nicht mehr in der Suchliste ber cksichtigt Ver ndern Ist diese Option verweigert so wird ein grunds tzliches Auschecken archivierter Dokumen
229. pelklick auf die Zone automatisch erkannt Bei einem Erkennungstest ber Identifikations Ergebnisse anzeigen kann der Text nur entweder erkannt oder nicht erkannt werden d h als Erkennungswert wird ein prozentualer Wert von 0 oder 100 angezeigt Text an beliebiger Stelle der Zone finden Ist diese Option markiert so reicht es aus wenn der Text der im Textelement definiert ist irgendwo in der Zone zu finden ist die als Identifikationsmerkmal eingerichtet wurde OCR Formularerkennung Seite 177 FileDirector EnterpriseManager Wird diese Zone zus tzlich einem Indexfeld zugeordnet so wird der gelesene Inhalt aber genauso behandelt wie der einer normalen Zone und muss ggf mit den Anpassungsoptionen bearbeitet werden k rzen ersetzen etc Identifikationsergebnisse optimieren mit lt RegEx gt F r das Identifikationsmerkmal in der OCR k nnen jetzt ab der FileDirector EnterpriseManager Version 1 5 2 10 regul re Ausdr cke als Filterung verwendet werden Somit kann eine ungenaue Erkennung z B bei Nadeldruck optimiert werden Dazu wird in der Zone der Identifikation lt RegEx gt vorangestellt Beispiel Page 1 De 2 wird manchmal als Pa3e De 2 erkannt Hier ist das g nicht eindeutig von der OCR erkennbar Um das Identifikationsmerkmal trotzdem erkennbar zu machen kann ein regul rer Ausdruck konfiguriert werden um das g zu ignorieren Das k nnte z B so aussehen Textelement
230. pen in der Auswahlbox in WinClient kann hier ge ndert werden Anderer Alias Normalerweise werden Dokumententypen mit dem Namen Dokumententypen angezeigt Sie k nnen unter Alias eine Beschreibung Ihrer Wahl einsetzen Dokumententypen Seite 102 FileDirector EnterpriseManager Dokumententyp duplizieren Bestehende Dokumententypen eines Aktenschranks k nnen dupliziert werden Markieren Sie den zu duplizierenden Eintrag und klicken Sie auf den Button Duplizieren in der oberen Men leiste Es erscheint ein Eintrag eines neuen Dokumententyps gleichen Namens mit angeh ngter Nummerierung Dieser Dokumententyp hat die gleichen Eigenschaften wie sein Original Bitte passen Sie diese unter Eigenschaften im Kontextmen rechte Maustaste an Allgemein Im Reiter Allgemein werden ein Name und ein den Dokumententyp beschreibender Text sowie der Speicherpool eingegeben Die Beschreibung wird im WinClient sp ter als Tooltip angezeigt wenn man mit der Maus ber den Namen des ausgew hlten Dokumententyps f hrt So k nnen hier dem Anwender Zusatzinformationen zu einem Dokumententyp zur Verf gung gestellt werden Speicherpool im Dokumententyp Der Speicherpool beinhaltet die Bilddaten der Dokumente In der SQL Datenbank werden nur die Indexdaten abgelegt Als Standardverzeichnis wird hierf r w hrend der Installation das Verzeichnis filedirector data angelegt Der Benutzer fd server muss Vollzugriff auf diese Speicherpools haben Basisk
231. pte ausf hren zu k nnen wird im FileDirector eine Lizenz ben tigt Server Seite 24 FileDirector EnterpriseManager Unbegrenzte WebBenutzer Damit eine unbegrenzte Anzahl an Benutzern Zugang zum WebServer erh lt wird im FileDirector eine Lizenz ben tigt Server Bei gro en Installationen gibt es die M glichkeit mehrere Server zum Einsatz zu bringen Dies l sst sich in einem WebGarden oder eine WebFarm realisieren Kommen mehrere FileDirector Server zum Einsatz muss es f r jeden Server eine Lizenz geben Genauere Informationen ber die Lizenzmodelle finden Sie im Installationshandbuch COLD Server Damit ein COLD Zeitplaner zum Einsatz kommen kann muss eine Lizenz f r den COLD Server vorhanden sein Ist keine Lizenz vorhanden k nnen zwar COLD Vorlagen erstellt werden aber der Zeitplaner f r den Import der Spool Dateien l uft nicht an OCR Server Um auf dem Server eine Volltextlesung einzurichten wird eine OCR Lizenz f r den Server ben tigt Die Volltextgenerierung wird nur auf dem Server ausgef hrt Sollen Formulare w hrend eines Dateiimportes automatisch erkannt werden wird ebenfalls eine OCR Serverlizenz ben tigt Damit der Server die OCR verwenden kann m ssen dort der Component Service und die OCR Engine installiert sein Codeless Connectors Der Codeless Connector erm glicht dem Client die bernahme von Feldinhalten aus externen Windows Programmen in die Indexfelder des FileDirectors
232. r Bei lokalen FileDirector Server Installationen ist die Zieldom ne der Servername Online Damit eine Verbindung hergestellt werden kann muss die Einstellung auf Online stehen Eine Replikation findet sp ter ber einen Zeitplaner statt Dieser kann nur Daten replizieren wenn die Verbindung Online ist Ist sie offline so k nnen auch replizierte Daten eines anderen Servers nicht ausgecheckt und ge ndert werden Ist die Verbindung Online so werden die Daten auf dem Originalserver bei Anderung ausgecheckt Test Verbindung Beim erfolgreichen Test der Verbindung wird die ID des Zielservers geholt und eingetragen Nach erfolgreicher Verbindungserstellung k nnen die Aktenschr nke konfiguriert werden deren Daten repliziert werden sollen Siehe gt Aktenschrank f r Replikation konfigurieren Server Seite 29 FileDirector EnterpriseManager Ereignisse FileDirector kann so konfiguriert werden dass alle Aktivit ten im System berwacht und protokolliert werden Dabei kann es sich um automatische Serveraktivit ten oder Benutzeraktionen handeln Alle Aktivit ten k nnen aufgef hrt werden gefiltert durch verschiedene Parameter wie etwa f r Aktenschr nke oder Benutzer Aktive Benutzer zeigt eine Liste aller Benutzer die derzeit mit FileDirector arbeiten Einstellungen der Protokollierung Um die Einstellungen der Protokollierung und die zu protokollierenden T tigkeit en zu konfigurieren klicken Sie mit d
233. r e Hat man die Vorlage vergr ert dann kann man den Zoomausschnitt verschieben indem man mit gedr ckter rechter Maustaste das Bild anklickt und verschiebt Dokumententyp w hlen Unter Dokumententyp w hlen Sie zun chst den Dokumententyp aus dem erkannte Dokumente dieses Formulars zugewiesen werden sollen Wird ein Dokument richtig erkannt so wird es beim Scannen je nach Einstellung im Scanprofil dem richtigen Dokumententyp zugeordnet Zone erstellen markieren ver ndern Achten Sie darauf dass der Zonenmodus aktiv ist Ziehen Sie im dargestellten Bildbereich mit der Maus Zonen um die zu erkennenden Bereiche auf OCR Formularerkennung Seite 176 FileDirector EnterpriseManager Der Mauscursor ver ndert sich beim berstreichen der Darstellung in ein Fadenkreuz Eine so erzeugte Zone l sst sich ver ndern indem man den Mauscursor ber ihre Randmarkierung bewegt Dann ver ndert er sich in einen Doppelpfeil und man kann bei gedr ckter linker Maustaste die Zone in der dargestellten Richtung ver ndern Bringt man den Mauscursor in den Innenbereich der Zone so wechselt er auf den normalen Mauspfeil und bei gedr ckter linker Maustaste kann die gesamte Zone verschoben werden Bei mehreren Zonen ist die aktive Zone rot und die restlichen blau umrandet Um eine andere Zone zu aktivieren klickt man sie einfach an oder wechselt sie ber die Buttons N chste Zone markieren bzw Vorherige Zone
234. r EnterpriseManager Seiteneinstellungen u sseserrssseeesiseieennneeneneneerennneee nahen rnennnen nennen aeS El Me EE Overlay einrichten eenean E deren Codepage Zeichentabelle ausw blen nennen Textausrichtun nense aka ENEE EENS ege Alle mit einem Sternchen versehenen Optionen sind NICHT in der SBE Small Business Edition Version verf gbar Inhaltsverzeichnis Seite 15 FileDirector EnterpriseManager Willkommen zu FileDirector FileDirector ist eine Client Server Applikation die ihre Daten in einem Datenbankserver wie zum Beispiel dem SQL Server ablegt Der FileDirector Server stellt einen XML basierten Webservice der zeitgem en webbasierenden Client Server Technologie dar Dieser Server behandelt alle Anfragen die von den Netzwerkclients kommen und leitet sie an die Datenbank weiter Das System ist in mehrere Applikationen aufgeteilt um Konfiguration und Anwenderaufgaben zu trennen Mit dem EnterpriseManager werden die administrativen Aufgaben zur Konfiguration des Systems durchgef hrt Zur Recherche und zur Bearbeitung der Dokumente wird der WinClient verwendet der alle Funktionen zum Ablegen Recherchieren und Verteilen von Dokumenten enth lt Allen gemeinsam ist die Netzwerkf higkeit wobei das System in gleicher Weise im Intranet LAN sowie im Internet WAN arbeiten kann Alle Daten die zwischen Komponenten des FileDirectors ber das Netzwerk ausgetauscht werden werden auf dem Ubertragungs
235. r das jeweilige Skript hinterlegt Dies ist der Name welcher im WinClient angezeigt wird Beschreibung Hier kann eine Beschreibung hinterlegt werden was die Verwaltung der Skripte vereinfacht Skript Hier wird das Skript in Form einer SQL Abfrage hinterlegt Tabellenname Hier k nnen Namen f r die zur ckgegebenen Tabellen vergeben werden Werden mehrere Namen vergeben und dies durch Semikolon getrennt so bezieht sich der erste angegebene Name auf die erste Tabelle und die folgenden auf die weiteren Tabellen entsprechend der Anzahl der eingegebenen Namen und der Anzahl der Tabellen Parameter Hier k nnen Parameter f r das oben eingetragene Skript hinterlegt werden Die Parameter werden mit JV angegeben Hinweis Bei der Verwendung der Test Option werden die Parameter Einstellungen nicht ber cksichtigt und die entsprechenden Werte des Parameters m ssen manuell in das Skript eingef gt werden damit ein korrekter Skriptbefehl an SQL gesendet werden kann Skripte Seite 65 FileDirector EnterpriseManager Test Mit der Schaltfl che Ausf hren kann man das Ergebnis des zuvor oben eingetragenen Skriptes berpr fen und ggf anpassen Hinweis Die Sicherheitseinstellungen der Skripte ist wichtig da die Skripte vom Benutzer fd server auf dem SQL ausgef hrt werden welcher standardm ig administrative Rechte f r die Datenbank besitzt Skripte Seite 66 FileDirector EnterpriseManager Client Konfig
236. r gestartet werden NewCabID 3D104E6C wobei dann 3D104E6C die ID w re die bei der ersten Erstellung eines Aktenschrankes verwendet w rde Eigenschaften Allgemein Im Reiter Allgemein werden der Name und ein beschreibender Text f r den Aktenschrank eingegeben Weiterhin wird der Speicherort angezeigt an dem der SQL Server die Datenbank dieses Aktenschrankes speichert Soll der Speicherort der Datenbank verlegt werden so ist dies ber die Konfiguration im Datenbank Server m glich Eine eindeutige ID wird f r diesen Aktenschrank automatisch angelegt und zu Ihrer Information angezeigt Sobald ein neuer Aktenschrank erzeugt wurde wird automatisch eine Datenbank mit dem Namen der ID Nummer erstellt Einrichtung eines Logos Das Logo wird mit dem Aktenschrank gespeichert Wenn ein neuer Aktenschrank erstellt wird kann in dieser Maske das Logo ge ndert werden Soll es erst sp ter ge ndert werden so markieren Sie den Aktenschrank und w hlen Sie Eigenschaften Aktenschr nke Seite 76 FileDirector EnterpriseManager ber Logo ndern kann jetzt eine Grafik ausgew hlt werden Diese Grafik wird sp ter im Steuermen des WinClients sichtbar Ist dem Aktenschrank kein Logo zugewiesen so erscheint das Logo das unter dem Namen custlogo gif im Programmpfad des WinClients gespeichert ist Hierzu finden Sie eine Erl uterung im Installationshandbuch Sicherheit Aktenschrank Im Reiter Sicherheit werden die
237. rector EnterpriseManager e Zuordnen der Felder im Codeless Connector zu den Feldern der Anwendung Einrichten der Tastaturk rzel ber einen Doppelklick auf den Zweig Codeless Connector oder den Aufruf der Eigenschaften dieses Eintrages im FileDirector EnterpriseManager k nnen die Tastaturk rzel eingerichtet werden F r jede Funktion Suchen Bearbeiten Scannen kann Strg Alt Shift und ein Buchstabe gew hlt werden Auch die Maus kann in diese Tastaturkombinationen mit einbezogen werden linke mittlere oder Codeless Connector Seite 73 FileDirector EnterpriseManager rechte Maustaste mit Einfach oder Doppelklick Beachten Sie dass die Kombinationen f r jede Funktion eindeutig sein m ssen und nicht mit anderen eingerichteten Tastaturk rzeln auch anderer Applikationen kollidieren d rfen Es k nnen einzelne oder alle eingerichteten Felder der verkn pften Applikation bernommen werden Folgende Funktionen sind mit Tastaturk rzeln zu belegen Suchen Hotkey Einfach nur das aktive Feld wird in Suche bernommen Suchen Hotkey Alle alle Felder werden in Suche bernommen Bearbeiten Hotkey Einfach usw Bearbeiten Hotkey Alle Scannen Hotkey Einfach Scannen Hotkey Alle Einrichten einer Codeless Connector Verbindung Markieren Sie den Zweig Codeless Connector und klicken Sie auf das gelbe Sternchen um eine neue Verbindung zu einem Feld zu erstellen Es erscheint eine Maske in der S
238. rector registrieren um ihn zur Verwendung zur Verf gung zu stellen Hinweis Sollte der Aktenschrank aus einem anderen Netzwerk kopiert worden sein beachten Sie dass ggf die Rechte angepasst werden m ssen Siehe Installationshandbuch Datenbank Upgrade Datenbanken upgraden erm glicht es bereits erstellte Datenbankformate fr herer FileDirector Versionen auf die aktuelle Version zu aktualisieren Zum Update eines Aktenschrankes klicken Sie auf den Zweig Aktenschr nke so dass auf der rechten Seite die Liste der Aktenschr nke erscheint In der Spalte Version wird die aktuelle Versionsnummer des Aktenschrankes angezeigt Markieren Sie auf der rechten Seite dann die Aktenschr nke die Sie updaten wollen und w hlen Sie aus dem Kontextmen der rechten Maustaste den Befehl Datenbanken upgraden Aktenschr nke Seite 88 FileDirector EnterpriseManager Felder bersicht In FileDirector werden Indexinformationen in der Datenbank zu den jeweiligen Dokumenten gespeichert Mit diesen Indexinformationen wird das Dokument abgelegt und sp ter recherchiert FileDirector gestattet das Erzeugen einer unbegrenzten Anzahl von Feldern in einem Aktenschrank Diese k nnen jederzeit erweitert ver ndert oder gel scht werden Felder werden global angelegt Sie k nnen gleichzeitig verschiedenen Dokumententypen zugewiesen werden was eine bergreifende Suche ber mehrere Dokumententypen erm glicht Neues F
239. rmulars werden Einstellungen anhand eines Beispielexemplars dieses Dokuments vorgenommen Die Vorlage kann aus einer Datei geladen oder falls Sie Zugriff auf einen Scanner haben kann in der Auswahlbox ein geeignetes Scanprofil ausw hlt werden das vor der Erstellung des OCR Formulars erstellt wurde Nach Auswahl des Scanprofils k nnen Sie das Beispieldokument scannen Das gescannte Dokument wird nun zur Anzeige in die rechte Fensterh lfte geladen 3 ffne Bild aus Datei Wenn das Dokument das als Vorlage dienen soll bereits gescannt vorliegt k nnen Sie ber den Button den Pfad ausw hlen die Datei laden Wi Scannen Ist ein Scanprofil ausgew hlt so kann hier die Vorlage gescannt werden Scanprozess anhalten Mit dieser Funktion kann ein Scanprozess abgehalten werden A ech Vorlage anpassen ee Breite anpassen Originalgr e einstellen Se Zoom A Zoom Hinweise zur Vorlage Seit FileDirector Version 1 5 0 ist es nicht mehr zwingend notwendig f r die Vorlage die gleiche Aufl sung wie f r die sp ter gescannten Dokumente zu verwenden Trotzdem ist es empfehlenswert da z B verschiedene Filter wie z B Rauschen entfernen eine andere Wirkung auf Seiten mit unterschiedlichen dpi Aufl sungen haben Das kann dazu f hren dass das Erkennungsergebnis bei der Konfiguration im EnterpriseManager von der sp ter durchgef hrten Erkennung abweicht Erfahrungswerte haben gezeigt dass die optimale Aufl s
240. rnen F r jede Dom ne und Unter Dom ne wird jeweils ein eigenes administratives Benutzerkonto mit dem Namen admin angelegt Dieser Name kann nicht ge ndert werden Windows Benutzer Windows Benutzer sind Benutzer welche lokal vom jeweiligen Windows Computer oder zentral ber ein Active Directory System auf einem Windows Server verwaltet werden Die Benutzer werden mit den Werkzeugen des Betriebssystems angelegt und in den entsprechenden Gruppen der Organisation zugewiesen Benutzer oder Benutzergruppen die FileDirector verwenden sind m ssen Mitglied einer der FileDirector Gruppen sein die entweder auf dem lokalen Server oder in Active Directory erstellt werden Benutzer und Gruppen Seite 35 FileDirector EnterpriseManager Falls ein Benutzer andere Rechte in FileDirector ben tigt als die Benutzergruppen bieten so muss das Benutzerkonto importiert werden Siehe Systemkonten importieren Sobald die Benutzerkonten importiert wurden k nnen sie den Aktenschr nken zugeordnet werden Siehe Sicherheit auf Aktenschrankebene Die Berechtigungen auf Aktenschr nke werden auf die Dokumententypen vererbt und k nnen auch auf dieser Stufe konfiguriert werden Hinweis Importierte Benutzerkonten werden in der Tabelle accounts der entsprechenden Datenbank gespeichert Benutzerkonten auf der Stufe der Aktenschr nke werden in der Tabelle CabRights gespeichert Benutzerkonten auf der Stufe der Dokumententypen werden in der Tabell
241. rrnnrssssrnennnnnssssrnnt 164 Erkenne Formulare des gew hlten Dokumententvps ssssssnssssssssssrnrsssssssernnnnssssrsennnnnssssenee 164 keine Form ularerkenn une oeh tege Ee dee ege 164 OCR Parameter een en einen bein 165 Erweiterte Einstell ngen re ee Ele an Alain 165 SIE Te EE 165 Setze Feld auf folgenden Wert ee 165 NET VE E 0 ERSSERERRFEERTEREPEEN TRIP VBERETRIPEEREFEPPSEREER VEREEIRONEERETISNSEREHEFTSEEERRLOERLERTERSEEERF UEBRTIFOREEERER PEPLETG 166 SIEMDE nennen nennen Ee IN E EE 167 Never Stempel u ee ee a nn nn arena dena werner 167 Stempel Neie UE EC E 167 ffne Bilddater Vorlagenladen a uu esens EeAEEEdeEEae 167 Anzeige und ZOO EE 167 TextzoneMm erstelle EE 167 Stempel Sicherheit isece en eaa e eet ea Age deg ae ee 168 Stempel duphziereN EE 168 OCR Formularerkennung sssssssssssssnnnnnnnnunnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnna 169 TEE 169 Viel UC 169 Manuelle Formularerkennung sssssssessssssesrnsrsrssssererresssseserrrrnssssrnernnnnssssnnernnnnssssrnernnnnssssrnne 169 Automatische Formularerkennung 169 Funktionsweise der OCR Formularerkennung sssssssssessssssesersrsssssserrnrrssssrserennnssssrnennnsnssssrnee 170 OCR Parameter Eigenschaften 170 Sprachen Western OCR Engine nennen 170 Erkennungsoptionen nenreiesenierensiir seesi Enei re R EREE EnA Ea EAEE EnA Ei EEDE EEAO E ERER 171 Bildverbesser ng E 171 Einstellungen f r die Formularerkennung ssssssssssresssseses
242. rrrrsssssserrnrnssssrernnnnssssrnernnnnssssenne 171 Aslatisch amp OCR nn seen OAIE A AAE AEO AAN EE 172 Inhaltsverzeichnis Seite 13 FileDirector EnterpriseManager Lizenzierungen de Bali RES 172 Sprachen Asiatische OCR Engine 20ss022200nenssssnennnnnennnnnnnennnnnnnennnnnnnennnnnnnennnnnnn nennen 172 L ndereinstellung Windows sun essen sauna nen sinne 172 Ebenen der OCR Parameter u un ns dE EENS 172 Einstellungen der OCH Engine eierinteresser ia e eraa d aa aa ae EEEa 172 OCR Formular erstellen e E a a ee a aE SEEN 173 alle Deele ET 173 Vonagem a s EDOCS EE 174 Formulareinstellungen Konfiguration ucseessseeensnensnnnnnnennnnennnnsnnnnennnnnnnnnnnnnnnennnnnennnsennennnnn 174 Das UE E 174 Das Kontextmen der rechten Maustaste suisses enres niiair ararsa ienai ii eaa 175 Bokumententyp Aalen sener ee ren er kn 176 Zone erstellen markieren ver ndern uuueeesesesensnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnenn 176 Bokumenten ldentifikati n a an tee ea ae E EEN E 177 Bildverbesser ng Zonen u uienkaue een lau Bram ie 179 Z neninhalt EE 180 elef ue e 180 Erlaubte Zeichen ere eene 181 Markierung OMR 2 40 2 38 8 eat airline 182 Barc e 182 Positionsunabh ngiger B rcode u n n wenn ein 184 later Eege ee 184 Zoneninhalt mehreren Indexfeldern zuordnen ssssnnssssensssnnssnnenssonnssrrenssennnssrnenssennnssnenssee 185 Von Links Von E CN 186 Bref
243. rt der zum automatischen Import von Konten aus den FileDirector Gruppen eingestellt werden kann In den Einstellungen dieses Zeitplaners kann konfiguriert werden ob FileDirector Gruppen Konten oder beides importiert werden sollen Sollen Benutzer gel scht werden die nicht mehr auf dem Dom nencontroller oder bei einer lokalen Installation auf dem Computer existieren so kann das ebenfalls im Zeitplaner eingestellt werden Zeitplaner Seite 43 FileDirector EnterpriseManager Eine genaue Beschreibung zur Konfiguration der Benutzer und Gruppen finden Sie im Installationshandbuch und die Erl uterung der Rechtevergabe in den entsprechenden Kapiteln zum EnterpriseManager Neuer Zeitplaner ber die Schaltfl che Neu bei ausgew hltem Zweig Zeitplaner ffnet sich ein Dialogfenster zum Erzeugen eines neuen Zeitplaners W hlen Sie den Typ des Zeitplaners aus der konfiguriert werden soll gt Volltext Zeitplaner gt Datei Import gt Fristensteuerung gt Index Import gt Integrit tspr fung ZIndex und Datei Import gt Container Speicher gt COLD Import Zeitplaner gt Dokumenten Replikation gt XML Import gt FileDirector Import gt Retrieval Import gt MailStore Allgemeine Einstellungen f r Zeitplaner Jeder Zeitplaner kann konfiguriert werden Ausf hren auf Server F r jeden Zeitplaner gibt es bestimmte Einstellungen Sind mehrere FileDirector Server vorhanden so kann man gezielt den Server mit der entspr
244. s 123 Aktueller Unterordner Location SublD sssssnssennnssennnssenenssennnnsennnssennnssernnssennnssennnsseennnsee 123 Container EE 123 Maximale Gr B ea HR nee 123 Verschl sselung a ssieaanee een ESO 124 el ul EE 124 Infos z r gellen ET 124 IR E lu Un TEE 124 Speicherpool Zur DE dere see ne a 125 Seele tel El ET EE 125 Speicherpool Speicherorte J schen 125 Einen vorhandenen Speicherort aufteilen snnnnssssnsssenresrssssesrnntsnsssserrnnnssssnnernnnnssssrsennnnnssssnnne 125 eise gll E EE 126 Einrichten der Speicherorte im Enterprizsehanager 126 ODBC Verkn pfungen uuu24444444R RR RRnnnnnnnnnnannnnnnnannnnnnnnn 127 WEE 127 ODBC Quelle im Windows einrichten ssssssssssesssesssssrrsssrrrssesrrsstretsstrrsstetssttnrssttntsstennsstnntssttntnt 127 ODBC Verkn pf ng k nfig rieren ai ea en 128 V elle EE 128 Tage E 128 ODBC Verkn pfung f r Excel Tabelle nennen 128 ODBC Verkn pfung f r csv Date 129 ODBC Quelle f r Oracle einrichten nenne nnnnnennnn 129 So erstellen Sie einen DSN in Orace 130 Testen der Verbindunsg usunaechansnseinnnenes anne ahnen nenn nennen nenn eher inne 131 Weitere Informationen zu ODBC Einstellungen ssesssssssssssssssenresssssserennrsssseserennnsssseserennnssssenee 131 ODBC Treiber von Fremdanbietern 2200ussssssnenensnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnsnnnnnnnsnannnnnnnn 131 Login nicht im ODBC Treiber konfigeurierbar
245. s Protokolls exportieren Zum Exportieren von Teilen des Protokolls w hlen Sie die entsprechenden Eintr ge aus Dies kann nach einer individuellen Sortierung geschehen sortiert die Eintr ge in einer bestimmten Weise durchgef hrt werden Verwenden Sie das Symbol Liste exportieren aus der Men leiste oben links um diese Datens tze in eine Textdatei zu exportieren Aktive Benutzer Die Auswahl Aktive Benutzer auf der linken Seite des Enterprise Manager Fensters zeigt Ihnen die aktuell an FileDirector angemeldeten Benutzer an Ablauf der Sitzung und Lizenzen Bei der Installation von FileDirector wird im Config Utility ein Wert Minuten f r den Ablauf einer Sitzung angegeben Dieser Wert gibt die Verz gerung an nach Ereignisse Seite 32 FileDirector EnterpriseManager der eine Lizenz wieder freigegeben wird wenn eine Anwendung FileDirector EnterpriseManager oder FileDirector WinClient nicht benutzt wird Wurde eine Anwendung korrekt beendet dann wird die Lizenz sofort wieder frei Wurde eine Anwendung unerwartet beendet z B mit dem Windows Task Manager dann wird die verwendete Lizenz erst nach Ablauf des zuvor eingestellten Timeout wieder frei Standard 30 Minuten SQL Tabelle Aktive Benutzer Die Liste der aktiven Benutzer wird in der Tabelle ActiveUser gespeichert Falls es aus einem unvorhersehbaren Grund dazu kommen sollte dass ein Benutzer gesperrt ist und die Verbindung beendet werden soll kann der entspr
246. s Softwarepakets genannte Anzahl an Rechnern oder gleichzeitigen Nutzern nur f r interne Zwecke zu installieren und zu nutzen haben Sie z B eine Lizenz f r 5 Anwender erworben dann k nnen Sie die Software f r die gleichzeitige Nutzung durch bis zu 5 Anwender in einem Netz installieren SICHERUNGSKOPIE Sie k nnen von der gelieferten FileDirector CD den Programmen Musterdateien und dem anderen darin enthaltenen Werbematerial die Anzahl an Kopien anfertigen die Sie f r angemessen halten Das Anwenderhandbuch oder ein Teil davon darf in so ausreichender Menge kopiert werden dass es den Anwendern zur Verf gung steht f r die Sie eine Lizenz besitzen und keinem anderen Sie m ssen den Copyright Vermerk und andere Eigentumsangaben von der Originalkopie der Software auf die Sicherungskopie bertragen Sie d rfen KEINE Kopie von der das Programm freischaltenden Lizenz anfertigen JEDER VERSUCH DIE LIZENZ ZU KOPIEREN GILT ALS VERSTOSS GEGEN DIE FREIGABELIZENZ Die Lizenz die einmalig freigeschaltet wurde ist nicht einfach austauschbar und stellt den vollen Anschaffungswert der Software dar Die freigeschaltete Lizenz kann AUSSCHLIESSLICH ber Befehle innerhalb der FileDirector Anwendung beeinflusst werden BESCHR NKUNGEN Sie d rfen die Software oder die Dokumentation nicht vermarkten vertreiben oder auf andere bertragen oder die Software ber ein Netzwerk elektronisch von einem Rechner auf einen anderen bertragen sofern dies
247. s dazu auf beiden Servern eingerichtet sein Die Daten werden von der Zentrale auf die Niederlassung mit dem Zeitplaner bertragen also ben tigt die Zentrale eine Lizenz Wird ein repliziertes Dokument der Zentrale von der Niederlassung aus ge ndert so muss das Dokument in der Zentrale ausgecheckt und wieder eingecheckt werden Dazu ben tigt auch der Niederlassungsserver eine Replikationslizenz Der Zentralserrer muss im Niederlassungsserver bekannt gemacht sein und die Verbindungseinstellung im Aktenschrank muss online sein Fall3 In der Zentrale und in der Niederlassung werden Dokumente gescannt Daten sollen von der Zentrale in die Niederlassung und umgekehrt repliziert werden Die Verbindung muss auf beiden Servern f r den jeweils anderen Server eingerichtet werden Von beiden Servern sollen die Daten repliziert werden und ber einen Zeitplaner gestartet werden Daher ben tigen beide Server eine Lizenz f r die Replikation die Server m ssen jeweils auf beiden Systemen bekannt und die Verbindung muss online sein Dokumentenzust ndigkeit bertragen Wird ein Dokument auf jeweils einem der f r die Replikation vorgesehenen Server angelegt so wird ihm die ID dieses Servers zugewiesen HomeSN Daran kann erkannt werden welcher Server der Eigent mer des Originaldokumentes ist In einigen F llen kann es sinnvoll sein die Dokumentenzust ndigkeit auf den anderen Server zu bertragen Damit wird die ID des Dokumentes auf d
248. sein Die X Replikation kann unter Systemkonfiguration gt Server gt Replikation konfiguriert werden Zur Replikation muss ein Aktenschrank auf einem Originalserver erstellt werden Von diesem wird dann ein Klon siehe Aktenschrankstruktur klonen auf dem Replikationsserver erstellt Definition Originalserver Server Seite 27 FileDirector EnterpriseManager Der Originalserver ist immer der Server der momentan f r die Dokumente zust ndig ist Wird ein Dokument auf einem Server erstellt bekommt dieses Dokument die ID des aktuellen Servers der dann die Zust ndigkeit besitzt Die Zust ndigkeit von Dokumenten kann auch auf den Zielserver bertragen werden der dadurch der Originalserver f r die Dokumente wird Hinweis a Nachdem der Klon auf dem Zielserver angelegt wurde muss sichergestellt werden dass der Speicherpool auf dem Zielserver verf gbar ist Sollte sich dieser in einem anderen Pfad befinden so muss er entsprechend angepasst werden da sonst keine Dokumente angelegt werden k nnen b Achten Sie au erdem darauf dass Die Zeiteinstellung bei beiden Servern identisch ist und nicht mehr als 5 Minuten voneinander abweicht Replikationsverbindung erstellen Im Bereich Replikation befindet sich zun chst der aktuelle Server Der Eintrag muss als ID die Nummer der Lizenz aufweisen Wird der Zweig Replikation markiert so kann ber das Sternsymbol ein neuer Server f r die Replikation bekannt
249. setzt fd server domain und kann nicht ge ndert werden Benutzerdefinierte Aktionen Benutzerdefinierte Aktionen k nnen einzeln f r jeden Benutzer eingestellt werden Es k nnen mehrere Aktionen mit Semikolon getrennt aufgelistet werden Der Benutzer sieht diese Eintr ge im WinClient als Liste die abzuarbeiten ist bevor das Dokument weiterverarbeitet werden kann Im Falle der Genehmigung kann das Dokument erst weiterverarbeitet bzw genehmigt werden wenn alle Punkte erf llt sind Der Benutzer kann die Liste aufklappen und die einzelnen Punkte abhaken Sind die Punkte nicht vollst ndig bearbeitet so kann nur die Aktion Dokument ablehnen durchgef hrt werden Die einzelnen Eintr ge werden in den Kommentar geschrieben so dass man sp ter dort sehen kann welche Punkte der Liste bereits erf llt wurden So sehen die Eintr ge sp ter als Checkliste im WinClient f r den Bearbeiter aus Prozessmanagement Seite 152 FileDirector EnterpriseManager RB Dokument 1 1 Vorderseite rs SE L Ns Dokument genehmig 103 Dokument ablehnen S Kommentare anzeig C Kopie behalten ee O Pr fen se a Stempeln ARAH zi Unterschrift S sgo 200 Miniatura Revisions won Hinweis Wenn noch Punkte offen sind dann wird nur bei der Einstellung Genehmigen Ablehnen die Weiterleitung des Dokumentes nicht durchgef hrt Neue Verzweigung anf gen Bei diesem Schritt k nnen V
250. sicht Mit der Fristensteuerung kann man eine Ablauffrist einrichten ab wann ltere Daten aus dem Archiv entfernt oder auf definierte Prozesse gesendet werden sollen Die Fristensteuerung kann f r jeden Dokumententyp und jedes darin enthaltene Verzeichnis im Ablagesystem separat eingestellt werden Damit diese Aktion nach einem bestimmten Zeitraum angesto en wird muss die Fristensteuerung aktiviert und ber einen Zeitplaner berwacht werden Die eingestellten Aktionen werden dann durchgef hrt Siehe auch gt Fristensteuerung bei der Einrichtung der Zeitplaner Neue Fristensteuerung erstellen In der Aktenschrank Baumstruktur des EnterpriseManagers klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Fristensteuerung und w hlen Sie Neu Im anschlie enden Konfigurationsfenster k nnen Sie die Einstellungen f r jeden Dokumententyp innerhalb des Aktenschranks definieren Alle Fristensteuerungen die in Dokumenten innerhalb des Aktenschranks durchgef hrt werden basieren auf einem bestimmten Zeitpunkt ab dem die Ablauffrist beginnt Jeder Dokumententyp kann separat konfiguriert werden so dass entsprechend den Anforderungen an die in den Dokumententypen gespeicherten Dokumente unterschiedliche Aktionen durchgef hrt werden k nnen Um die Einstellungen f r jeden Dokumenttyp anzuwenden w hlen Sie den Dokumenttyp aus der Liste die im Konfigurationsfenster angezeigt wird und wenden Sie dann die Einstellungen f r die Fristensteuerung an
251. sind Farbscanner Color Im Scanprofil werden die Einstellungen auf dem Server hinterlegt Eine tempor re Feinjustierung ist im WinClient f r einzelne Scanvorg nge m glich Seite Seitengr e Je nach Gr e des Scanners k nnen hier die Seitengr en vordefiniert werden Automatische Seitenunterdr ckung Bei der automatischen Seitenunterdr ckung wird der Schwarzanteil auf einer Seite analysiert Liegt der aktuelle Wert der Seite unter der Schwelle des Schwarzanteils wird die Seite als leer eingestuft und nicht gescannt Damit wird es m glich auch Seiten als leer auszusortieren auf denen sich z B nur ein Briefkopf befindet Der aktuelle Wert des Schwarzanteils wird bei einem Testscan angezeigt Dokumententrennung Mit Dokumententrennung kann eine Einstellung getroffen werden wie die importierten Bilddateien in Dokumente unterteilt werden sollen Durch die Auswahl Keine wird f r jede importierte Datei ein einzelnes Dokument erzeugt Auch Multipage TIFFs wie mehrseitige Faxdateien werden dann in Einzelseiten zerlegt Bei fester Seitenanzahl wird nach dem eingestellten Wert ein neues Dokument erzeugt Multipage TIFF Trennung bewirkt ein Zusammenfassen von Einzelseiten in ein Dokument Bereits vorliegende Multipage TIFFs werden als separate Dokumente importiert Gerade richten Diese Option korrigiert die Lage der gescannten Bilder damit z B eine Zonenlesung pr zisere Werte liefern kann wenn das Bild schief einges
252. ss vorher angelegt werden damit Prozessmanagement Seite 153 FileDirector EnterpriseManager man ihn hier ausw hlen kann Es kann jeder beliebige Prozessschritt des anderen Prozesses angegeben werden Ein Link ist nur dann anzuf gen wenn auf die Aktion an die der Link angeh ngt wird keine weiteren Schritte mehr folgen Prozess ndern Solange sich Dokumente auf einem Prozess in Bearbeitung befinden sollte ein Prozess nicht ge ndert oder gel scht werden Es ist aber m glich Prozesse zu kopieren so dass ein bestehender Prozess kopiert und dann ge ndert werden kann Wird ein Prozess ge ndert auf dem sich bereits Dokumente befinden so k nnen diese nur weiterverarbeitet werden wenn der Prozess in sich logisch bleibt und z B keine Schritte gel scht werden die f r Dokumente im vorherigen Prozess relevant waren Ersetze Benutzer im Prozess Selektieren Sie im EnterpriseManager den Zweig Prozessmanagemenf in einem Aktenschrank und w hlen Sie im rechten Fenster einen Prozess Nun haben Sie im Kontextmen der rechten Maustaste die Option Ersetze Benutzer im Prozess Mit dieser Option kann bei einem vorhandenen Prozess ein Benutzer gegen einen anderen Benutzer ersetzt werden ohne dass man dies in jedem Schritt von Hand ndern muss Prozess kopieren Ist ein Prozess bereits definiert und es soll ein hnlicher Prozess neu erstellt werden so kann er kopiert und ge ndert werden Protokollierung
253. stallation der DataSelect Komponenten LearningTool und Recognition siehe FileDirector Installationshandbuch OCR Server Lizenz Installation des Component Services auf dem Server Das Verzeichnis filedirector data muss f r den Benutzer fd server freigegeben sein Die OCR Engine muss auf dem Server installiert sein In SQL Server m ssen die Volltextkataloge installiert sein Hinweis Ist das Verzeichnis filedirector data auf einem anderen Rechner als der FileDirector Server so muss der Dienst FileDirector Component Service mit dem Benutzer fd server angemeldet werden Im Normalfall sollten sich die Daten aber auf dem FileDirector Server befinden In der Datenbank Microsoft SQL Server MSDE sind Volltextkataloge nicht verf gbar Konfiguration DataSelect Starten Sie das zuvor installierte DataSelect LearningTool ber die Verkn pfung unter Start gt Programme gt FileDirector gt Config Utility DataSelect und geben Sie das Kennwort f r das administrative SQL Konto ein Im n chsten Schritt w hlen Sie den gew nschten Aktenschrank aus f r den die DataSelect Volltextlesung eingerichtet werden soll und best tigen Sie mit OK DataSelect wird nun f r den Aktenschrank eingerichtet und Sie erhalten nach Abschluss eine Erfolgsmeldung Dokumententypen f r Volltext konfigurieren Die Volltextlesung wird nur f r bestimmte Dokumententypen durchgef hrt Diese m ssen entsprechend f r die Volltextindizierung markiert wer
254. stand bleibt als Revision erhalten Ersetzen oder neues Dokument Wird ein Index bereits auf dem Server gefunden kann eingestellt werden ob das Dokument ersetzt werden soll oder ob ein neues Dokument erstellt werden soll Dies geschieht durch einen Dialog im WinClient der im entsprechenden Fall angezeigt wird Felder Seite 95 FileDirector EnterpriseManager Hinweis Sollen erst mehrere Indexfelder zusammen einen eindeutigen Index ergeben so kann die Verwendung nach Best tigung zu unlogischen Abfragen f hren berlegen Sie daher genau an welcher Stelle es Sinn macht eine Best tigung zu verlangen Feld Schutz Ist f r ein Feld der Feldschutz aktiviert so wird dieses Feld f r die Indexeingabe im WinClient beim Bearbeiten und Scannen ausgegraut In Revisionen Wird der Feldschutz f r Revisionen angegeben so kann ein neues Dokument manuell indiziert und eingecheckt werden Nach erneutem Auschecken ist das Feld f r eine Index nderung jedoch gesperrt Immer Der Feldschutz Immer kann dann verwendet werden wenn in dieses Feld z B ein automatisches Datum eingef gt wird Dieses Feld ist bei bereits neu angelegten Dokumenten gesperrt und kann nicht manuell ge ndert werden Overlay f r Memofelder Overlays in Memofeldern sind vordefinierte Formulare in die spezielle Texte eingetragen werden k nnen damit Notizen zum Dokument als Formular gespeichert werden k nnen Als Overlay wird eine Excel Datei
255. ste Es erscheint ein Eintrag einer neuen Wortauswahlliste gleichen Namens mit angeh ngter Nummerierung Diese Wortauswahlliste hat die gleichen Eigenschaften wie ihr Original ber Eigenschaften kann dieses Duplikat an die neuen Einstellungen angepasst werden Dynamische Wortlisten ber ODBC Um Wortlisten dynamisch f llen zu k nnen muss zun chst ein ODBC Link eingerichtet werden Uber den ODBC Link k nnen alle Datenquellen verwendet werden die durch ODBC Treiber angesprochen werden k nnen z B eine SQL Datenbank eine Access Datenbank eine Textdatei eine Excel Tabelle oder auch eine Oracle Datenbank Zur allgemeinen Einrichtung einer ODBC Quelle lesen Sie bitte das Kapitel gt ODBC Quelle im Windows einrichten Wortauswahllisten Seite 113 FileDirector EnterpriseManager ODBC Verkn pfung f r Wortliste vorbereiten Die Wortliste die eingelesen werden soll muss sich in einer hinterlegten Tabelle befinden die aus den Spalten Name Beschreibung und K rzel besteht Sind diese drei Spalten vorhanden so k nnen sie bei der Einrichtung im FileDirector bei der Konfiguration der ODBC Verkn pfung zugeordnet werden Bei der Zuordnung werden am Ende der gelisteten Felder drei Rubriken f r die Wortlisten aufgef hrt lt Wortauswahl Name gt lt Wortauswahl K rzel gt lt Wortauswahl Beschreibung gt Werden diese Spalten entsprechend den Eintr gen in der Wortliste zugeordnet so kann der ODBC Link f r e
256. ste erstellen um die entsprechenden Eintr ge anzuzeigen Gespeicherte Protokolle anzeigen FileDirector wird m glicherweise nur eine begrenzte Menge an Protokolleintr gen in der Datenbank behalten Es kann passieren dass ein Eintrag der angezeigt werden soll nicht mehr verf gbar ist Wenn Sie Archiviere Protokolldateien ausgew hlt haben k nnen Sie sich diese durch die Auswahl Archivierte von der Dauer Drop Down Liste Dauer anzeigen lassen W hlen Sie Liste erstellen wird eine Liste der Log Dateien des ausgew hlten Archiv Pfads angezeigt so dass die entsprechenden Protokolle zur Anzeige ausgew hlt werden k nnen Die gespeicherten Log Dateien sind mit einem Zeitstempel versehen Sortierung des Protokolls Eintr ge k nnen nach Spalten berschriften gruppiert werden indem Sie die berschrift der jeweiligen spalte in das graue Feld dar ber ziehen Durch ziehen der Spalten berschrift auf den regul ren Platz deaktivieren Sie die Sortierung wieder F r eine alphabetische Sortierung der Eintr ge klicken Sie auf die Spalten berschrift Ein zweiter Klick kehrt die Reihenfolge von aufsteigend zu absteigend um Bei einem Doppelklick auf einen Eintrag in der Liste ffnet sich ein Fenster mit detaillierten Informationen Wenn ein Eintrag zu einem Dokument verkn pft ist ist es m glich das sich das Dokument direkt im WinClient anzeigen zu lassen indem Sie auf die Schaltfl che Dokument anzeigen WinClient klicken Teile de
257. stellen und den Zugang zu FileDirector unabh ngig von der Windows Dom ne konfigurieren Wenn Sie zum Beispiel Kunden den Zugang zu bestimmten Unterlagen in FileDirector erm glichen und dazu die interne Benutzerverwaltung benutzen wollen dann m ssen Sie keine Benutzerkonten innerhalb der Windows Dom ne erstellen Interne Dom nen verwalten Eine interne Dom ne wird erstellt wenn FileDirector zum ersten Mal mit Hilfe des Config Utility konfiguriert wird Zum Erstellen weiterer Dom nen klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Benutzer und Gruppen und w hlen Sie Einstellungen Karteikarte Allgemein Auf dieser Registerkarte k nnen Sie angeben nach welcher Zeit in Tagen die Kennw rter der Benutzer ablaufen Sobald abgelaufen ist wird der Benutzer ein neues Passwort festlegen m ssen Mit dem Wert 0 werden die Kennw rter nie ablaufen Karteikarte Unter Dom nen Hier werden die Unter Dom nen verwaltet und bereits bestehende aufgelistet Zum Erstellen einer neuen Unter Dom ne m ssen Sie Mitglied der Gruppe fd admins sein Administratoren der internen Unter Dom nen ist dies nicht gestattet Um eine neue Dom ne zu erstellen w hlen Sie Hinzuf gen geben Sie den Namen der neuen Dom ne ein und dr cken Sie dann die Eingabetaste Die Benutzergruppen der Unter Dom ne und ein Unter Dom nenadmin Benutzerkonto werden dann automatisch erzeugt Zum Entfernen einer Unter Dom ne w hlen Sie diese aus und klicken Sie auf Entfe
258. t der Option bernehmen bernommen hat Dieser kann bei jeder Aktion ein anderer Benutzer sein so dass der Bearbeiter wechseln kann und erst bei der Bearbeitung im Prozess festgelegt wird Benutzer fragen Unter Variabel kann au er einem Feld auch die Option Benutzer fragen gew hlt werden In diesem Fall wird der Benutzer der das Dokument auf einem Schritt bearbeitet erst im WinClient gefragt an welche Benutzer das Dokument weitergeleitet werden soll Bei der Konfiguration k nnen hier mehrere Benutzer eingetragen werden Im WinClient wird eine Liste mit der Auswahl der Benutzer die hier ausgew hlt wurden Die Aktion wird im Schritt des Prozesses festgelegt Um die Liste der Benutzer zu ndern oder zu erg nzen kann man den Befehl Bearbeiten verwenden Indexfeld Feld mit FileDirector Benutzernamen Ein Benutzer kann auch aus einem Indexfeld ermittelt werden Prozessmanagement Seite 149 FileDirector EnterpriseManager Im Bereich Variabel kann ein Feld aus den vorhandenen Indexfeldern gew hlt werden Hier muss ein Feld neben Quelle ausgew hlt werden dass den Benutzer beinhaltet an den ein Dokument gesendet werden soll Dies kann z B ein Feld sein das mit einer Wortliste hinterlegt ist die die entsprechenden Benutzernamen beinhaltet oder z B ein Feld dass automatisch mit dem Benutzer aufgef llt wird der das Dokument angelegt hat Hinweise a Der Benutzer kann auch als
259. t die Gruppe auf Dokumententypebene keine Rechte Hier k nnen jetzt der Gruppe die Dokumententypen freigegeben werden die sie sehen und bearbeiten sollen Hinzuf gen von Benutzern Gruppen Soll einem Benutzer explizit ein Recht zugewiesen werden so muss er erst ber FileDirector Benutzer Gruppen importiert werden damit er in der Auswahlliste zur Verf gung steht Siehe gt FileDirector Benutzer Gruppen W hlen Sie dann Hinzuf gen damit Sie die Konten und Gruppen ausw hlen k nnen Tipp Wenn der Benutzer der den FileDirector administrieren darf als erstes die kompletten Berechtigungen erh lt dann wird er immer an alle Funktionen gelangen auch wenn er versehentlich der Gruppe fd admins den Vollzugriff verweigert hat Konten w hlen Es k nnen mehrere Benutzer hintereinander markiert und der Auswahl hinzugef gt werden Die Anzeige der Benutzer und Gruppen kann alphabetisch sortiert werden indem auf dem Spaltennamen geklickt wird Rechte auf Aktenschrankebene Die Rechte sind hierarchisch aufgebaut so dass die Rechte der Aktenschr nke auf die Rechte der Dokumententypen vererbt werden Verweigern hat immer eine h here Berechtigung als Zulassen Sollen Rechte vergeben oder verweigert werden so sollte immer explizit Zulassen oder Verweigert markiert werden Wird nur das H kchen entfernt so werden die Grundrechte der Gruppen bzw die vererbten Rechte bernommen Aktenschr nke Seite 78 FileDirector
260. t gegenseitig ausschlie en Einstellung der Zeit Die Zeit f r das Einchecken der Dokumente wird auf einen bestimmten Zeitpunkt des Tages festgelegt Ist ein Upload Zeitplaner f r einen Benutzer definiert so wird das ber ein Symbol in der rechten unteren Ecke des Windows Infobereiches angezeigt sobald der Anwender sich am WinClient anmeldet Um die Zeiteinstellung zu sehen fahren Sie mit der Maus ber das Symbol und verweilen dort einen Augenblick es erscheint ein Tooltip der die eingestellte Zeit anzeigt Die eingestellte Zeit richtet sich nach der Zeit des Clients Wird z B eine Zeit von 15 00 auf dem Server in Europa eingestellt wird der Upload Zeitplaner entsprechend der Zeit des Clients in Europa und zeitversetzt in USA um 15 Uhr ausgef hrt Hinweis Wird die Zeiteinstellung im EnterpriseManager ge ndert so ist der Neustart des WinClients erforderlich Client Konfiguration Seite 70 FileDirector EnterpriseManager WebServer Einstellungen Wird ber den Zugang des WebServers mit einem Browser auf die Daten des FileDirectors zugegriffen so k nnen hier die Grundeinstellungen der Webansicht f r die Clients generell vordefiniert werden Soll der angemeldete Webbenutzer die Einstellungen f r sein eigenes Profil nicht ndern k nnen so entfernen Sie den Haken aus Erlaube Anderungen auf dem Client Erlaube nderungen auf dem Client Diese Option erlaubt es angemeldeten Benutzern die Einstellungen dire
261. te 38 FileDirector EnterpriseManager Dies geschieht in den zuvor erw hnten Eigenschaften oder ber die Konfiguration der Benutzergruppen Hinweis Ein Benutzer darf immer nur Mitglied einer lizensierten Gruppe sein Bitte achten Sie beim Anlegen selbstdefinierter Gruppen darauf wenn Sie diese anschlie end den lizensierten Gruppen zuordnen Gruppenmitglieder Durch einen Doppelklick auf eine Benutzergruppe oder ber die Auswahl mit der rechten Maustaste werden die Eigenschaften angezeigt Auf der Registerkarte Mitglieder k nnen Sie die Zugeh rigkeit der Benutzer zu den Gruppen bestimmen Um Benutzer oder Gruppen zu einer Gruppe hinzuzuf gen klicken Sie auf Hinzuf gen und w hlen Sie den Benutzer bzw die Gruppen mit einem Doppelklick aus und klicken Sie anschlie end auf OK Zum entfernen markieren Sie den Namen und klicken Sie auf Entfernen Wie zuvor erw hnt k nnen Gruppen Mitglieder anderer Gruppen sein Eine Gruppenmitgliedschaft in einer anderen Gruppe kann auf der Registerkarte Mitglied von eingerichtet werden Zum Beispiel Die Gruppe xyz accounts hat drei Mitglieder und ist Mitglied der Gruppe xyz fd user Somit sind alle drei Mitglieder der Gruppe xyz accounts auch Mitglied der Gruppe xyz fd user Benutzer pro Gruppe Auf der Registerkarte Benutzer pro Gruppe k nnen Sie einstellen wie viele Lizenzen f r eine Benutzergruppe zur Verf gung stehen sollen Wie im Beispiel zuvor erw hnt hat die Gruppe xyz accounts
262. te verhindert Das Ver ndern neuer Dokumente auf der lokalen Liste und das anschlie ende Einchecken sind aber erlaubt Ablagesystem Designer Seite 118 FileDirector EnterpriseManager Anzeigen Ist f r einen Aktenschrank die Anzeige grunds tzlich verweigert so kann der Benutzer den Aktenschrank beim Offnen nicht ausw hlen Herunterladen Ist das Recht Herunterladen verweigert so kann zwar in den Indexdaten gesucht werden aber die Seiten zu den Dokumenten werden nicht angezeigt weil sie nicht in den lokalen Cache heruntergeladen werden Anderungen der Indexdaten sind nicht m glich Hinweis Bei dieser Option sind die Verwaltung des lokalen Cache und die Anmeldung wichtig Wird hier die Standardauthentifizier amp ung verwendet kann es zu Sicherheitseinbu en f hren wenn Benutzer mit verschiedenen Rechten an einem Arbeitsplatz arbeiten Siehe gt Automatisches Login verwendet aktuelles Windows Konto Revisionen herunterladen Wird das Recht Revisionen herunterladen verweigert so kann der Benutzer nur den letzten Stand des Dokumentes einsehen aber keine vorherige Revision aufrufen Anmerkungen ndern Sind Anmerkungen auf einer Seite gesetzt worden k nnen diese nicht ver ndert werden wenn dem Benutzer dieses Recht verweigert wurde So k nnen z B Bereiche eines Dokumentes f r unbefugte Einsicht abgedeckt werden Scannen Wird dieses Recht verweigert so stehen keine Scanoptionen mehr zur Verf gun
263. tei nach einem Indeximport nicht erneut gelesen werden kann sie in ein Verzeichnis geschoben werden Dieses Verzeichnis wird automatisch als Unterverzeichnis save in dem Pfad angelegt in dem sich die Indexdatei befindet Damit die Indexdatei nach dem Indeximport verschoben wird setzt man den folgenden Schalter in der web config Datei des FileDirector Servers lt add key FDServer ImportSourceCopyTo value 1 gt Zeitplaner Seite 56 FileDirector EnterpriseManager Index und Datei Import Mit diesem Zeitplaner k nnen Dokumente importiert werden die als Importdatei und Bilddaten vorliegen Die Funktion ist vergleichbar mit dem Import im WinClient wobei der Zeitplaner den Import zeitgesteuert im Hintergrund erm glicht Im Dialogfenster wird ein beschreibender Text eingegeben der sp ter in der Liste der Zeitplaner erscheint Wird der Zeitplaner aktiviert so startet der Datei Import zu den angegebenen Intervallen Grundkonfiguration Siehe gt Allgemeine Einstellungen f r Zeitplaner Im Reiter Index und Datei Import wird ein Dialog ge ffnet in dem man das Importverzeichnis einstellen kann Da der Zugriff auf dieses Verzeichnis vom FileDirector Server aus geschieht muss das Benutzerkonto fd server ber die entsprechenden Rechte f r dieses Verzeichnis verf gen Beispiel einer Index und Datei Import Datei ohne Steuerzeichen 201 Smith Walter 000001 tif 202 Kern Richard 000002 tif 203 Tiger Tina 00000
264. teien nicht direkt als em abgespeichert werden Zur Anzeige von em Dateien kann z B Outlook Express verwendet werden Abruf der Mails aus SMTP Server anhalten Um die bertragung der Mails vom SMTP Server in das angegebene Verzeichnis zu unterbrechen kann der Dienst FileDirector MailStore Service ber Start gt Einstellungen gt Systemsteuerung gt Verwaltung gt Dienste gestoppt werden MailStore Zeitplaner im FileDirector EnterpriseManager Zum Import der eml Dateien aus dem Verzeichnis wird im EnterpriseManager ein neuer Zeitplaner eingerichtet W hlen Sie im Bereich Zeitplaner den MailStore Zeitplaner zur Konfiguration aus Hinweis Um den MailStore Zeitplaner zu verwenden muss zun chst eine Lizenz im FileDirector freigeschaltet werden Mit diesem Zeitplaner k nnen xml und emi Dateien importiert werden deren Infodaten in die Indexfelder eingelesen werden sollen Im Dialogfenster wird ein beschreibender Text eingegeben der sp ter in der Liste der Zeitplaner erscheint Wird der Zeitplaner aktiviert so startet der MailStore Import zu den angegebenen Intervallen Zeitplaner Seite 62 FileDirector EnterpriseManager Grundkonfiguration Siehe gt Allgemeine Einstellungen f r Zeitplaner MailStore Einstellungen Der MailStore Zeitplaner ordnet nun auch automatisch die Indexfelder der Inhalte erweitert E Mail Von E Mail An E Mail Betreff etc den entsprechenden Feldern der E
265. ten Taste durch Doppelklick das Anpassungsmen ausw hlen Client Konfiguration Seite 67 FileDirector EnterpriseManager Erlaube Schnellanpassung auf dem Client Die Schnellanpassung blendet die Pfeile zwischen den Icons f r die Benutzer dieses Layouts ein bzw aus Dadurch ist die Anpassung leichter vorzunehmen Befehle aktivieren deaktivieren Mit dieser Option wird erm glicht dass f r den Client Befehle aus der Men leiste und dem Steuerfeld komplett ausgeblendet werden k nnen Somit ist auch eine Einschr nkung der Befehle m glich wenn der Client selbst nderungen vornehmen darf Erlaube nderungen auf dem Client Ist diese Option nicht markiert so ist es dem Benutzer dieses Layouts generell nicht erlaubt die Buttonanordnung zu ver ndern Ist sie erlaubt so kann man im WinClient mit der rechten Taste durch Doppelklick das Anpassungsmen ausw hlen Erlaube Schnellanpassung auf dem Client Die Schnellanpassung blendet die Pfeile zwischen den Icons f r die Benutzer dieses Layouts ein bzw aus Dadurch ist die Anpassung leichter vorzunehmen Befehle aktivieren deaktivieren Mit dieser Option wird erm glicht dass f r den Client Befehle aus der Men leiste und dem Steuerfeld komplett ausgeblendet werden k nnen Somit ist auch eine Einschr nkung der Befehle m glich wenn der Client selbst nderungen vornehmen darf Kundenspezifische Anpassung Um kundenspezifische Anpassungen zu machen klicken Sie au
266. ten und in festgelegten Intervallen wird der COLD Importproze die Spooldaten im eingestellten Verzeichnis mit der festgelegten COLD Importmaske verarbeiten Zeitplaner Seite 57 FileDirector EnterpriseManager Dabei werden die Indexdaten automatisch ausgelesen und die Textseiten im zugeh rigen Dokumententyp abgelegt Im Dialogfenster wird ein beschreibender Text eingegeben der sp ter in der Liste der Zeitplaner erscheint Aktivieren Sie den Zeitplaner damit er zu den vorgegebenen Zeiten anl uft Konfigurieren Sie im Bereich Zeitintervall zu welchem Datum und zu welcher Zeit der Zeitplaner starten und in welchen Zeitintervallen er aktiv werden soll Der Zeitplaner kann f r beliebige Tage der Woche aktiviert werden Zur Einrichtung einer COLD Importmaske siehe COLD Importmaske konfigurieren Grundkonfiguration Siehe gt Allgemeine Einstellungen f r Zeitplaner XML Import Zeitplaner Mit diesem Zeitplaner k nnen XML Dateien importiert werden deren Tags als Indexdaten eingelesen werden sollen Im Dialogfenster wird ein beschreibender Text eingegeben der sp ter in der Liste der Zeitplaner erscheint Wird der Zeitplaner aktiviert so startet der XML Import zu den angegebenen Intervallen Grundkonfiguration Siehe gt Allgemeine Einstellungen f r Zeitplaner Im Reiter XML Import wird ein Dialog ge ffnet in dem man das Importverzeichnis einstellen kann Da der Zugriff auf dieses Verzeichnis vom FileDirector Server a
267. tenk rzel f r ein Wort verwendet kann als Feldtrenner auch ein Semikolon verwendet werden Beispiele Importdatei mit Trennzeichen Semikolon Frau Ulla Schmitz schm Sekretariat Herr Anton Miller mi Buchhaltung Importdatei mit Trennzeichen Komma und mehreren K rzeln Frau Ulla Schmitz schm Sekretariat Herr Anton Miller mizan Buchhaltung Leerzeichen k nnen in den Worten verwendet werden da sie nicht als Feldtrenner definiert werden k nnen Feldtrenner einstellen Kopfzeilen berspringen Um den Feldtrenner einzustellen markieren Sie die Rubrik Wortauswahllisten Wortauswahllisten Seite 111 FileDirector EnterpriseManager im FileDirector EnterpriseManager und ffnen Sie die Eigenschaften ber das Kontextmen der rechten Taste oder ber die Men leiste Hier kann der verwendete Feldtrenner f r den Import von Wortauswahllisten eingestellt werden Feldtrenner k nnen z B Komma Semikolon Pipe oder andere sichtbare Zeichen sein Leerzeichen und Tabulatoren k nnen als Feldtrenner nicht angegeben werden Wird die Datei aus diversen anderen Programmen erzeugt und exportiert kann es vorkommen dass die Datei einige Kopfzeilen enth lt die nicht mit eingelesen werden sollen Hierzu kann man die Anzahl der Kopfzeilen die bersprungen werden sollen einstellen Zuweisen der Wortliste zu einem Feld Ist eine Wortliste erstellt so wird sie dem Feld zugewiesen f r das die Liste im WinClient erscheinen soll
268. tentyp zugeordnet Siehe gt Speicherpool im Dokumententyp Speicherpool spiegeln Soll aus Sicherheitsgr nden der Speicherpool zus tzlich an einem anderen Ort gespeichert werden so kann er gespiegelt werden Erstellen Sie dazu einen zweiten Speicherpool und geben Sie in diesem den Ort an an der er angelegt werden soll Markieren Sie den Speicherpool in den die Daten Ihres Archivs geschrieben werden und rufen Sie Eigenschaften auf In den Eigenschaften finden Sie die Option Spiegeln nach wo der neu erzeugte Speicherpool als Zielort ausgew hlt werden kann Auf das Zielverzeichnis muss der Benutzer fd server Zugriff erhalten um die Daten kopieren zu k nnen Hinweis Ein bereits vorhandener Speicherpool wird NICHT kopiert Es werden nur Daten gespiegelt die nach der Einrichtung der Spiegeln Option eingecheckt werden Speicherpool Speicherorte l schen Ein Speicherort kann nur gel scht werden wenn er auf ein leeres Verzeichnis verweist Wird ein neuer Speicherort mit einem Verweis auf ein bereits mit Daten gef lltes Verzeichnis angelegt so kann er nicht gel scht werden Um den Eintrag trotzdem zu l schen stellen Sie den Pfad des Speicherortes auf ein leeres Verzeichnis um und l schen Sie ihn dann Ein Speicherpool der neu angelegt wurde verwendet einen bereits bekannten Speicherort als Standardeinstellung Beinhaltet dieser Speicherort bereits Daten so kann auch der Speicherpool nicht sofort wieder gel scht wer
269. teuerzeichen So eine Datei k nnte z B so aussehen x201 Smith AVN alter 202 Kern Richard 203 Tiger Tina Um auch ein solches Format einlesen zu k nnen m ssen die Steuerzeichen am Anfang und am Ende eines Indexeintrages ignoriert werden Das kann man erreichen indem man einzelne Zeichen ber rechts abschneiden und links abschneiden konfiguriert Index Import via ODBC Um einen Index Import durchzuf hren der die Indexdaten aus einer ODBC Quelle z B einer Tabelle aus einer anderen Datenbank liest muss zun chst auf dem FileDirector Server eine ODBC Quelle eingerichtet werden Siehe ODBC Verkn pfung W hlen Sie den Aktenschrank und den Dokumententyp aus in den die Indexdaten gelesen werden sollen Sind in diesem Dokumententyp bereits eindeutige Indexdaten enthalten so k nnen die zugeh rigen Daten aus der ODBC Quelle gelesen werden Zeitplaner Seite 55 FileDirector EnterpriseManager Sind im Dokumententyp z B Dokumente mit einer eindeutigen Kundennummer indiziert so k nnen die zugeh rigen Adressdaten aus einer ODBC Quelle gelesen werden die diese Daten in einer Tabelle beinhaltet Verkn pfe Wert mit Document ID Jedes Dokument bekommt eine individuelle Dokumenten ID Diese ID ist in der Datenbank des Aktenschrankes in der Tabelle FD_Documents gespeichert Anhand dieser ID kann ein Dokument eindeutig identifiziert werden Werden Importe aus anderen Systemen gesteu
270. timmten Benutzern zur Verwendung zugewiesen werden Markieren Sie den Zweig Codeless Connectors und klicken Sie auf Sicherheit gelber Schl ssel oder rechtes Mausmen Jetzt kann jeder eingerichtete Connector den Benutzern zur Verf gung gestellt werden die mit den entsprechenden Feldern arbeiten So k nnen f r jeden Benutzer unterschiedliche Felder aus verschiedenen Applikationen eingerichtet werden Codeless Connector Seite 75 FileDirector EnterpriseManager Aktenschr nke bersicht FileDirector speichert Dokumente in Aktenschr nken Diese virtuellen Aktenschr nke k nnen jeden Dokumententyp speichern Es gibt keine Einschr nkungen durch FileDirector in Bezug auf Gr e oder Anzahl der zu speichernden Dokumente Normalerweise erstellt man einen Aktenschrank f r ein Unternehmen in welches die Dokumente gespeichert werden Diese Dokumente werden in verschiedenen Dokumententypen abgelegt Es ist m glich einzelne Dokumente ber alle Dokumententypen hinweg zu suchen Aktenschrank erstellen Mit Klick auf die Schaltfl che Neu wird ein Dialogfenster zum Anlegen eines neuen Aktenschranks ge ffnet Der Bereich Aktenschr nke muss im linken Teil des FileDirector EnterpriseManager Fensters selektiert sein Hinweis In Ausnahmef llen kann es vorkommen dass ein Aktenschrank mit einer ganz bestimmten vordefinierten ID ben tigt wird Um dies zu erreichen kann der EnterpriseManager mit dem folgenden Startparamete
271. trennt beinhaltet Eine csv Datei kann z B aus einer Excel Tabelle exportiert werden Diese kann so aussehen dass die erste Zeile die Spaltennamen und die darauffolgenden Zeilen die Indexdaten beinhaltet Kundennummer Name Ort 12345 Spielberg Duisburg NMI Erstellen Sie zun chst eine ODBC Quelle in der System DSN wie bereits zuvor in diesem Abschnitt beschrieben wurde W hlen Sie den ODBC Microsoft Text Treiber der auch f r csv Dateien verwendet werden kann und w hlen Sie hier das Verzeichnis in dem sich die csv Datei befindet Klappen Sie den Bereich Optionen gt gt auf und entfernen Sie das H kchen aus Standard Klicken Sie auf Format definieren und w hlen Sie die gew nschte Datei aus Jetzt k nnen verschiedene Optionen definiert werden wie z B das Trennzeichen ob der Spaltenname in der ersten Zeile existiert Haben Sie die Konfiguration der ODBC Quelle f r die csv Datei abgeschlossen so kann im FileDirector der ODBC Link eingerichtet werden Hier wird dann die ODBC Quelle zugeordnet und als Tabelle der Dateiname der csv Datei ODBC Quelle ODBC Quellenname ODBC Tabelle odbc csv Jetzt sollten nach Best tigung mit Return die Spalten der csv Datei erscheinen und zuweisbar sein ODBC Quelle f r Oracle einrichten Oracle 8i 9i Installieren Sie die Oracle Client Software einschlie lich der ODBC und Oracle Treiberoptionen Erstellen Sie in der ODBC
272. u er einem Feld auch die Option Genehmigender Ablehnender von Schritt gew hlt werden In diesem Fall kann man einen Benutzer von einem vorherigen Schritt im Prozess Management aussuchen indem er als Genehmigender Ablehnender benannt wurde Dokument Zuletzt ge ndert von Dokument Erstellt von Die Felder Zuletzt ge ndert von und Erstellt von sind automatisch vom System mitgef hrte Felder die in der Info eines Dokumentes einsehbar sind Da diese Felder automatisch entsprechende Benutzernamen beinhalten k nnen sie auch in der Konfiguration von Benutzern in Prozessen verwendet werden Prozessmanagement Seite 150 FileDirector EnterpriseManager Aktionen Anzeigen Der Benutzer muss das Dokument anzeigen und die Kenntnisnahme best tigen Hinweis Ab FileDirector Version 1 5 0 gibt es die Aktion Keine nicht mehr Konfigurationen aus fr heren Versionen mit dieser Aktion werden in Anzeigen konvertiert Kommentar Der Benutzer hat die Kenntnisnahme durch einen Kommentar zu best tigen Genehmigen Ablehnen F r den Genehmigungsfall oder den Ablehnungsfall kann jeweils eine separate Aktion definiert werden Im WinClient erscheinen am Dokument im pers nlichen Ordner zwei Buttons denen jeweils die Genehmigen oder Ablehnen Funktion hinterlegt sind Der Text der hier f r die erscheinenden Ausgangsknoten definiert werden kann wird der sp tere Text auf den Buttons im WinClient Alle Benut
273. uf nur lesen eingestellt werden Eine Priorit t kann nur einmal vergeben werden auch zwischen Containern und Dateisystem Speicherorten Dateisystem Anzahl von Dokumenten pro Unterverzeichnis Die Anzahl der Dokumente in einem Uhnterverzeichnis kann beschr nkt werden Ist die eingestellte Anzahl erreicht wird ein neuer Unterordner Location SubID angelegt Die Dokumente werden in einem Verzeichnis des jeweiligen Aktenschrankes abgelegt das den Namen der Cabinet tr gt In diesem Verzeichnis werden die Dokumente in Unterverzeichnissen abgelegt die jeweils so benannt sind wie die GUID des Dokumentes Das Dokument beinhaltet eine XML Datei mit den Indexdaten die auch in der Datenbank abgelegt sind und die entsprechenden Tiff Files oder elektronischen Dokumente Die zugeh rigen Thumbnails werden nicht als separate Datei abgelegt sondern sind in der XML Datei implementiert Bei nderungen werden f r gescannte Daten nur die nderungen bzw die hinzu gescannten Seiten gespeichert bei EDocs wird das gesamte ge nderte Dokument erneut im Originalformat gespeichert Aktueller Unterordner Location SubID Der aktuelle Unterordner zeigt an wie viele Ordner bereits angelegt wurden und in welchen Ordner gerade archiviert wird Container ber den Zeitplaner werden die Daten aus dem Dateisystem in eine Containerdatei geschrieben Diese Containerdatei wird in das als Speicherort angegebene Verzeichnis geschrieben Der Benutz
274. ung der TIFF Datei f r die OCR Erkennung bei 300x300 dpi liegt wobei die Erkennung auch mit der Qualit t der Vorlage zusammenh ngt Eine geringere Aufl sung kann eine schlechtere Erkennungsrate bedeuten Je geringer die Aufl sung desto kleiner wird die Dateigr e der sp ter gescannten Dokumente Eine TIFF Datei mit OCR Formularerkennung Seite 173 FileDirector EnterpriseManager 300x300 dpi wird eine Dateigr e von ca 30 60 KB haben Experimentieren Sie ein wenig mit Ihren Vorlagen Wenn die Qualit t sehr gut ist k nnen Sie evtl auch mit einer geringeren Aufl sung gute Ergebnisse erzielen Vorlagen aus EDocs Es kann auch direkt ein elektronisches Dokument als Vorlage geladen werden z B Word Dokument Excel Die Aufl sung kann hier aber nicht manuell eingestellt werden sondern es wird zur Erkennung im Hintergrund in eine png Datei mit 200x200 dpi umgewandelt Bei der Vorlagenverwendung von elektronischen Dokumenten kann es auch zu Abweichungen der Darstellung kommen wenn z B unterschiedliche Word Versionen verwendet werden Sollen elektronische Dokumente ber die Formularerkennung indiziert werden ist es eher zu empfehlen diesen Schritt ber den VNP zu realisieren Daf r sollte die Vorlage ber den VNP erzeugt werden und sp ter als Vorlage f r das Formular geladen werden gt Siehe VNP Installationshandbuch Formulareinstellungen Konfiguration Durch Doppelklick auf einen Eintrag eines OCR
275. uration bersicht Mit der Clientkonfiguration k nnen die Men s und Einstellungen im EnterpriseManager f r die Clients vordefiniert werden So kann gew hrleistet werden dass bestimmte Gruppen von Benutzern die gleichen Men einstellungen verwenden Markieren Sie den Zweig Client Konfiguration und erstellen Sie ber Neu ein neues Layout Allgemein Auf dem Reiter Allgemein geben Sie den Namen und die Beschreibung f r die Clientkonfiguration ein Uber Hinzuf gen k nnen die Benutzer und Gruppen ausgew hlt werden die dieses Layout verwenden sollen Alle in den eingetragenen Gruppen befindlichen Benutzer erhalten bei Verwendung des WinClients diese vordefinierte Konfiguration Hinweis Befindet sich ein Benutzer in mehreren Gruppen so wird die erste Konfiguration verwendet die gefunden wird Achten Sie daher auf eine eindeutige Gruppenzugeh rigkeit der Benutzer Anordnung Im Reiter Anordnung kann die Ansicht der Men s angepasst werden Die Anpassung der Men s kann wie bei g ngigen Windows Anwendungen konfiguriert werden Jede Schaltfl che hat ein Pulldown Men das Sie aufklappen k nnen wenn Sie auf den jeweiligen Pfeil klicken Hier k nnen Sie die kompletten Werkzeugk sten ein oder ausblenden Erlaube nderungen auf dem Client Ist diese Option nicht markiert so ist es dem Benutzer dieses Layouts generell nicht erlaubt die Buttonanordnung zu ver ndern Ist sie erlaubt so kann man im WinClient mit der rech
276. us geschieht muss das Benutzerkonto fd server ber die entsprechenden Rechte f r dieses Verzeichnis verf gen In diesem Verzeichnis liegt die XML Datei deren lt Tags gt ausgelesen und im unteren Bereich konfiguriert werden Beispiel einer XML Datei lt xml stylesheet type text xsl href edj_display xsl gt lt xml version 1 0 encoding utf 8 gt lt EDI_XML gt lt INVOICE gt lt INVOICE_HEADER gt lt INVOICE_TYPE gt INV lt INVOICE_TYPE gt lt INVOICE_NUMBER gt 2000004958 lt INVOICE_NUMBER gt lt INVOICE_DATE gt 08 Apr 2005 lt INVOICE_DATE gt lt INVOICE_HEADER gt lt INVOICE gt lt EDI_XML gt Die angegebenen lt Tags gt werden aus der gew hlten Datei ausgelesen und k nnen den entsprechenden Zielfeldern zugewiesen werden Um Zielfelder ausw hlen zu k nnen muss der Aktenschrank und der Dokumententyp in den die Daten importiert werden sollen oben angegeben werden Um einer XML Datei ein Layout zu geben wird diese mit einer XSL Datei verkn pft Die XML Datei beinhaltet im Header einen Verweis auf diese Datei Um die Daten mit dem entsprechenden Layout zu importieren kann die XSL Datei als Zeitplaner Seite 58 FileDirector EnterpriseManager Overlay ausgew hlt werden Wurde ein Overlay einmal ausgew hlt wird es hinterlegt ber den Button E k nnen die Overlays ber eine Liste verwaltet werden Mit besteht die M glichkeit das hinterlegte Overlay aus der Auswahl zu entferne
277. utzer nicht erlaubt In dieser Gruppe k nnen sich mehr Benutzer befinden als Lizenzen vorhanden sind Sind alle Lizenzen belegt muss sich erst ein Benutzer wieder ausloggen und eine Lizenz freigeben damit sich der n chste einloggen kann fd user named Lizenz User named Mitglieder dieser Gruppe k nnen recherchieren und Dokumente ndern Sie k nnen aber keine Dokumente neu scannen und anlegen In diese Gruppe werden bestimmte Benutzer gesetzt die mit dem FileDirector arbeiten sollen und f r jeden Benutzer wird eine Lizenz reserviert In der Gruppe d rfen sich nur so viele Benutzer befinden wie Lizenzen vorhanden sind Benutzer und Gruppen Seite 40 FileDirector EnterpriseManager fd user Lizenz User concurrent In dieser Gruppe werden Benutzer eingerichtet die nur recherchieren und vorhandene Dokumente ndern k nnen Ist ein Benutzer nur in dieser Gruppe kann er sich nur mit den Rechten zur Suche und Andern von Dokumenten mit dem WinClient einloggen In dieser Gruppe k nnen mehr Benutzer eingetragen werden als Lizenzen vorhanden sind concurrent Sind alle Lizenzen belegt so muss sich erst ein Benutzer wieder ausloggen und eine Lizenz freigeben damit sich der n chste Benutzer einloggen kann Reihenfolge des Lizenzabrufs In der folgenden Liste wird aufgef hrt in welcher Reihenfolge die Lizenzen des FileDirectors belegt werden ScanN Scan named ScanC Scan concurrent UserN User named User
278. ver bertragen werden kann Wird sie vom Originalserrer zu einem Clone bertragen so wird der Clone somit zum Originalserver Scannen Ver ndern Suchen Wird im Originalserver gescannt und auf den Zielserver Clone repliziert so k nnen die Dokumente auf dem Zielserver gesucht und angezeigt werden Sollen bereits replizierte Dokumente des Originalservers auf dem Zielserver bearbeitet werden so ist das nur m glich wenn sie auf dem Originalserver ausgecheckt werden Daf r muss der Originalserver in der Aktenschrankeinstellung des Ziel Servers eingerichtet und die Verbindung online sein Beispiele Zentrale Originalserver gt Niederlassung Zielserver In der Zentrale und in der Niederlassung werden Daten gescannt und eingecheckt Die Daten aus der Zentrale sollen in der Niederlassung zur Verf gung stehen Fall In der Zentrale wird gescannt In der Niederlassung sollen die Daten der Zentrale recherchierbar sein aber nicht ge ndert werden Aktenschr nke Seite 81 FileDirector EnterpriseManager Hier reicht eine Replikationsverbindung auf dem Zentralrechner zum Niederlassungsserver Der Zeitplaner wird in der Zentrale eingerichtet und ben tigt eine Lizenz zur Replikation Fall2 In der Zentrale wird gescannt In der Niederlassung sollen die Daten der Zentrale recherchierbar sein und ge ndert werden k nnen In der Zentrale werden die Daten der Niederlassung nicht ben tigt Die Replikationsverbindung mus
279. ver l schen Lokale Dokumente und Dokumente auf der pers nlichen Liste d rfen gel scht werden Hinweis Serverseitiges L schen bedeutet kein L schen aus der Datenbank sondern in der Tabelle FD_Documents wird das Dokument als gel scht markiert Es wird somit nicht mehr in der Suchliste ber cksichtigt Ver ndern Ist diese Option verweigert so wird ein grunds tzliches Auschecken archivierter Dokumente verhindert Das Ver ndern neuer Dokumente auf der lokalen Liste und das anschlie ende Einchecken sind aber erlaubt Anzeigen Ist f r einen Aktenschrank die Anzeige grunds tzlich verweigert so kann der Benutzer den Aktenschrank beim Offnen nicht ausw hlen Herunterladen Ist das Recht Herunterladen verweigert so kann zwar in den Indexdaten gesucht werden aber die Seiten zu den Dokumenten werden nicht angezeigt weil sie nicht in den lokalen Cache heruntergeladen werden Anderungen der Indexdaten sind nicht m glich Hinweis Bei dieser Option sind die Verwaltung des lokalen Cache und die Anmeldung wichtig Wird hier die Standardauthentifizier amp ung verwendet kann es zu Sicherheitseinbu en f hren wenn Benutzer mit verschiedenen Rechten an einem Arbeitsplatz arbeiten Siehe gt Automatisches Login verwendet aktuelles Windows Konto Revisionen herunterladen Wird das Recht Revisionen herunterladen verweigert so kann der Benutzer nur den letzten Stand des Dokumentes einsehen aber keine vorheri
280. von Prozessen Es gibt verschiedene M glichkeiten zur Nachverfolgung von Prozessen Einstellung in der Protokollierung aktivieren damit Prozessaktivit ten protokolliert werden und im EnterpriseManager einsehbar sind Im WinClient Extras gt Prozess Status Hier werden die aktiven Prozesse angezeigt Im WinClient Dokument markieren und ber das rechte Kontextmen der Maus die Info des Dokumentes einsehen Hier werden alle Aktionen aufgef hrt die ein bestimmtes Dokument durchlaufen hat Siehe auch gt Benutzerhandbuch Prozessmanagement Seite 154 FileDirector EnterpriseManager Prozesslast auf mehrere Server verteilen Die Prozesslast kann auf mehrere FileDirector Server verteilt werden Sind mehrere Server mit Einzelserver Lizenz im Einsatz so kann auf einem Server z B eine Lizenz mit OCR auf einem anderen das Prozessmanagement lizenziert sein Das Prozessmanagement wird auf dem Server verarbeitet wo die Lizenz f r das Prozessmanagemernt freigeschaltet ist F r die Lizenzmodelle WebFarm und WebGarden lesen Sie bitte die Erl uterungen im Installationshandbuch Overlays Seite 155 FileDirector EnterpriseManager Overlays bersicht FileDirector bietet die M glichkeit von Overlays Diese k nnen im WinClient daf r benutzt werden dass hier hinterlegte HTML Seiten als Vorlagen angeboten werden Neues Overlay ber den Button Neu im Men Overlay erscheint ein Dialogfenster zum Hinzuf gen u
281. wahl getroffen werden die die Archivierung von E Mails aus Outlook und Dateien aus dem Dateisystem Windows Explorer betrifft Im Outlook wird nach der Installation des Office Links Component Service ein Button zur Archivierung von Mails in den FileDirector angelegt Werden Mails ber diesen Button archiviert so k nnen automatisch die folgenden Felder einer E Mail bernommen und archiviert werden E Mail Von E Mail An E Mail Cc E Mail Bcc F r diese Felder werden 64 Zeichen reserviert Hier werden die E Mailadressen der jeweiligen Bereiche archiviert E Mail Betreff Das Betreff Feld einer E Mail kann maximal 255 Zeichen beinhalten E Mail Text Der Text einer E Mail wird wie die Eingabe f r ein Memofeld behandelt und hat keine L ngenbegrenzung Felder Seite 91 FileDirector EnterpriseManager E Mail Empfangen am E Mail Gesendet am Hier wird das Datumsfeld archiviert Das Format des Datums h ngt von den Einstellungen im Windows ab E Mail Betreff oder Dateiname mit oder ohne Erweiterung Hier sind wie f r den Betreff 255 Zeichen m glich Diese Option beinhaltet zwei Indizierungsm glichkeiten f r ein Indexfeld Wenn ber drag amp drop archiviert wird dann wird der Dateiname archiviert wenn das archivierte Objekt eine E Mail ist dann wird der Text aus dem Betreff Feld archiviert Anh nge bei der Archivierung von E Mails separat speichern Mit dem Component Service ab der FileDirector Version 1 3
282. wahllisten Seite 112 FileDirector EnterpriseManager Beispiel In einem Feld Land soll eine Auswahl an L ndern ber eine Wortauswahlliste eingetragen werden Ist ein Land ausgew hlt soll in einem zweiten Feld Stadt nur noch eine Stadt aus dem jeweiligen Land ausgew hlt werden k nnen Die bergeordnete Liste ist in diesem Fall eine Liste von L ndern Listen erstellen und verkn pfen Erstellen Sie eine L nderliste und zu jedem Land eine Liste von St dten Verkn pfe Feld mit Liste Wenn ein Land aus der Liste ausgew hlt wird sollen nur die St dte angezeigt werden die es in diesem Land gibt Also wird z B dem Eintrag Firma C die Liste der englischen St dte zugewiesen die im Feld Abteilung ausw hlbar sein sollen Verkn pfte Listen den Feldern zuordnen Damit die Listen nun auch im WinClient entsprechend in den Feldern w hlbar werden m ssen sie noch den Feldern zugewiesen werden Das Feld Land soll die Liste der L nder anbieten und das Feld Stadt hat die untergeordneten Listen die aus der bergeordneten Liste gezogen werden So muss dem Feld Stadt nur die Eigenschaft des Inhaltes zugewiesen werden also muss dieses Feld eine Wortliste beinhalten Wortauswahlliste duplizieren Bestehende Wortauswahllisten eines Aktenschranks k nnen dupliziert werden Markieren Sie die zu duplizierende Liste und klicken Sie dann auf den Button Duplizieren in der oberen Men lei
283. weg durch 128 Bit Verschl sselung gesichert Sicherheit und Stabilit t des Systems wird durch die Trennung in Clientapplikation FileDirector Server und Daten erh ht Der Zugriff auf die Datenbank und die Daten findet nur ber den FileDirector Server nicht ber einen Client statt Somit arbeitet der FileDirector in einem so genannten 3 Schicht Modell Client Server Datenbankzugriff Eingebettet in die Microsoft NEI Technologie geh rt der FileDirector zur neuesten Generation von Software und erf llt die Anforderungen zuk nftiger Systeme FileDirector Aktenschr nke FileDirector legt Dokumente in so genannten Aktenschr nken ab Diese virtuellen Aktenschr nke k nnen praktisch alle Arten von Dokumenten speichern Im FileDirector gibt es keine systembedingte Begrenzung hinsichtlich der Anzahl oder Gr e der zu speichernden Dokumente Im Normalfall wird f r ein Unternehmen ein Aktenschrank eingerichtet der verschiedene Dokumententypen beinhaltet Innerhalb des Aktenschrankes kann bergreifend ber die Dokumententypen gesucht werden Willkommen zu FileDirector Seite 16 FileDirector EnterpriseManager Dokumententypen Um Dokumente einzuteilen und zu erfassen werden sie in unterschiedliche Dokumententypen gespeichert In einem Unternehmen k nnen dies z B Angebote Auftr ge und Rechnungen sein Ein Dokumententyp definiert sich haupts chlich durch eine Anzahl von Indexfeldern Diese werden aus einer Auswah
284. werden Diese Option kann nur f r die erste Seite eingestellt werden Seite muss existieren Diese Option kann f r Folgeseiten eingestellt werden Die erste Seite muss zur Identifikation immer vorhanden sein und wenn eine Endseite definiert ist muss auch diese zwingend existieren damit das Ende des Dokumentes erkannt werden kann Achtung Ist diese Option aktiviert und die Seite existiert NICHT so kann das zu Fehlermeldungen oder fehlerhaftem Datei Import f hren wenn dieser mit der OCR konfiguriert ist Benutze Barcode als Stapelanfang Stapelende Diese Einstellung gilt nur f r ein festes Formular ohne Dokumenten Identifikation OCR Formularerkennung Seite 187 FileDirector EnterpriseManager Im Normalfall steht diese Einstellung auf Stapelanfang so dass ein Barcode auf der ersten Seite eines Dokumentes immer als Dokumententrenner fungiert In seltenen Sonderf llen ist der Barcode auf der letzten Seite und soll als Stapelende erkannt werden Mit der Einstellung Stapelende wird der Barcode als Dokumententrenner erkannt wenn er auf der letzten Seite eines Dokumentes steht Leere Zonen als leer behandeln Hat ein Feld die automatische Aktion Beibehalten eingestellt so wird das Feld beim Scannen mit dem zuvor eingetragenen Inhalt gef llt Bei der Erkennung mit OCR Zonen kann hier optional eingestellt werden ob eine Zone die einen Leerstring liest den zuvor bernommenen Inhalt leeren oder beibehalten
285. werden was erkannt wird Besonders hilfreich ist dies wenn mehrere Indexfelder aus dem Inhalt einer Zone gef llt werden oder wenn der Inhalt mehrerer Zonen mit Prefix Postfix in ein Indexfeld gelesen wird Seitenb ndelung Sollen mehrere Seiten die hintereinander eingelesen werden geb ndelt werden muss es ein Merkmal geben dass auf den entsprechenden Seiten gefunden wird COLD Import Seite 197 FileDirector EnterpriseManager Dies k nnen folgende Optionen sein Keine B ndelung Wird keine B ndelung eingestellt dann wird f r jede Seite ein Dokument angelegt Aufsteigende Nummerierung B ndelung z B anhand von Seitenzahlen Wenn eine h here Seitenzahl gefunden wird dann soll eine B ndelung erfolgen Wenn bei einem neuen Dokument wieder z B die 1 folgt dann wir ein neues Dokument angefangen Leer auf n chster Seite Ist ein Text immer nur auf der ersten Seite an dieser Stelle z B Auftragsnummer auf den Folgeseiten ist die Zone jedoch leer dann werden die Seiten mit der leeren Zone angeh ngt Auf n chster Seite nicht leer Ist ein Feld immer nur auf der ersten Seite leer auf den n chsten Seiten steht aber ein Eintrag kann z B Nummerierung nach dem Deckblatt sein dann werden diese Seiten angeh ngt Gleich auf n chster Seite Befindet sich z B auf jeder Seite einer Rechnung die Rechnungsnummer an der gleichen Stelle so werden diese Seiten zu einem Dokument geb ndelt Seiteneinstellun
286. wird die Anzahl der Clients angegeben die mit einem ISIS Treiber scannen d rfen Scan benannt Anzahl namentlich zugewiesener Benutzer die sich in der Gruppe fd scan named fr her fd prio user befinden Diese Benutzer sollen auf jeden Fall Zugang zum FileDirector bekommen und d rfen Dokumente scannen und erfassen Dieser Gruppe d rfen nicht mehr Benutzer hinzugef gt werden als es Lizenzen gibt Scan konkurrierend Anzahl von FileDirector Benutzern die gleichzeitig arbeiten k nnen und sich in der Gruppe fd scan fr her fd user oder fd admins befinden User benannt Anzahl namentlich zugewiesener Benutzer die sich in der Gruppe fd user named befinden Diese Benutzer sollen auf jeden Fall Zugang zum FileDirector bekommen uns k nnen recherchieren und ndern Dieser Gruppe d rfen nicht mehr Benutzer hinzugef gt werden als es Lizenzen gibt User konkurrierend Anzahl von FileDirector Benutzern die gleichzeitig arbeiten k nnen und sich in der Gruppe fd user fr her fd web user befinden Diese Benutzer k nnen eine Recherche ber den WinClient oder den WebServer durchf hren Soll ein Zugriff auf den WebServer stattfinden wird zus tzlich die Lizenz f r den WebServer Zugang ben tigt Ticker Z hler Ticker werden ben tigt um Retrieval CD s erstellen zu k nnen Auf einer Retrieval CD befinden sich exportierte Daten die ber einen beigef gten Viewer einsehbar sind F r jede Erstellung einer
287. wurde mit einer anderen Aufl sung gescannt als die Vorlage e Die Vorlage hat keine Zone zur Dokumenten Identifikation e Mehrere Vorlagen haben hnliche Dokumenten Identifikationen so dass kein eindeutiges Formular erkannt werden kann e Der Dokumententyp f r nicht erkannte Dokumente wurde nicht oder falsch zugeordnet e Die Aufl sung ist zu hoch e Die Aufl sung ist zu niedrig e Der Schwellwert ist zu hoch zu niedrig e Die OCR Engine ist nicht installiert e Das Bild ist gr er als 8400 x 8400 Pixel Dokumententyp w hlen Unter Formularerkennung kann das Formular ausgew hlt werden das erkannt werden soll Es wird immer das im Vorschaufester angezeigte Dokument untersucht Wird hier alle eingetragen wird das Dokument durch alle vorhandenen Formulare untersucht Um erneut eine Testerkennung durchzuf hren klicken Sie zun chst auf Stapel zur cksetzen OCR Formularerkennung Seite 189 FileDirector EnterpriseManager Ergebnisse der Erkennung Wurden die Formulare aller Dokumententypen untersucht so wird unter Gew hltes Formular das Formular angegeben dass erkannt und f r die Indizierung verwendet wurde Unter Zieldokumententyp wird der Dokumententyp angegeben in das das Dokument nach der Erkennung geschoben werden w rde Es werden alle Formulare aufgef hrt die untersucht wurden und welche Erkennungsrate ein Dokument erzielt hat Konnte ein Dokument nicht eindeutig
288. z B Schriftfarbe siehe Beispiel oder Fettschrift lt IDOCTYPE HTML PUBLIC W3C DTD HTML 4 01 Transitional EN gt lt html gt lt head gt lt title gt E Mail Test lt title gt lt head gt lt body gt lt p gt Sie haben lt span style color red gt lt Count gt lt span gt Dokumente in Ihrem pers nlichen Ordner lt p lt body gt lt html gt Im Inhalt des E Mail Textes kann ein Platzhalter eingesetzt werden lt Count gt Dieser Platzhalter wird beim Versenden durch die Anzahl der Dokumente im Pers nlichen Ordner ersetzt Anhang zum WinClient Start Der Name des Attachments kann hier hinterlegt werden Test Wenn alle Einstellungen gemacht worden sind kann man ber Test eine E Mail generieren lassen um das Ergebnis zu berpr fen Benutzeraktion Emailbenachrichtigung Mit diesem Reiter wird eine E Mail konfiguriert mit der die Benutzer ber eine Benutzeraktion informiert werden E Mail Von In das Adressfeld kann entweder eine feste Emailadresse eingetragen werden oder es kann ein Feld ausgew hlt werden das sp ter Email Adressen beinhalten soll Mehrere Emailadressen k nnen mit Semikolon getrennt eingegeben werden Sollen mehrere Felder mit E Mail Adressen ausgelesen werden so k nnen diese ebenfalls mit Semikolon getrennt in der Form lt FD_12345678 gt lt FD_12341234 gt angegeben werden E Mail Betreff Soll in den sp teren Betreff individuelle Informationen zum Prozess stehen s
289. zer m ssen die Aktion durchf hren Aktion im unentschiedenen Fall Durch diese Option kann konfiguriert werden ob es ausreicht dass nur einer der aufgef hrten Benutzer das Dokument bearbeitet oder ob alle Benutzer in diesem Schritt eine Aktion durchf hren m ssen Wird sie angehakt erscheint der Ausgang f r eine Aktion im unentschiedenen Fall Sollen in einem Schritt eine gerade Anzahl von Benutzern alle eine Aktion durchf hren bevor das Dokument weitergeleitet wird so kann es zu einem unentschiedenen Fall kommen Wenn z B zwei Benutzer jeweils genehmigen oder ablehnen sollen der eine genehmigt der andere lehnt ab so muss der Prozess entscheiden k nnen was mit dem Dokument geschieht Dokument bernehmen Die Option Dokument bernehmen wird dann verwendet wenn z B ein Dokument in einer Abteilung von mehreren Benutzern bearbeitet werden kann Hier w rde man zun chst eine Benutzeraktion definieren die alle Mitarbeiter der Abteilung beinhaltet Diese Mitarbeiter werden alle mit der Aktion Ubernehmen versehen Der Mitarbeiter der nun das Dokument bernimmt wird zum Bearbeiter des Dokumentes Die Schritte und Aktionen die danach eingerichtet werden k nnen nun auf den Bearbeiter bezogen werden Erstellen Sie dazu eine n chste Benutzeraktion an dem Ausgangspfeil f r bernehmen und f gen Sie hier den Benutzer Bearbeiter w hlbar unter Variabel mit einer Aktion wie z B Gene
290. zlich abgelehnt Erste nach einer nderung des Feldinhaltes in einen Index den es noch nicht gibt kann das Dokument eingecheckt werden Anh ngen Anh ngen nach Best tigung Wird ein Index bereits auf dem Server gefunden kann eingestellt werden ob das Dokument mit oder ohne Nachfrage angeh ngt werden soll Anh ngen oder neues Dokument Wird ein Index bereits auf dem Server gefunden kann eingestellt werden ob das Dokument angehangen werden soll oder ob ein neues Dokument erstellt werden soll Dies geschieht durch einen Dialog im WinClient der im entsprechenden Fall angezeigt wird Voranstellen Voranstellen nach Best tigung Wird ein Index bereits auf dem Server gefunden kann eingestellt werden ob das Dokument mit oder ohne Nachfrage vorangestellt werden soll Dies bedeutet dass die Seiten des neuen Dokumentes am Anfang des existierenden Dokuments eingef gt werden Voranstellen oder neues Dokument Wird ein Index bereits auf dem Server gefunden kann eingestellt werden ob das Dokument dem existierenden Dokument vorangestellt werden soll oder ob ein neues Dokument erstellt werden soll Dies geschieht durch einen Dialog im WinClient der im entsprechenden Fall angezeigt wird Ersetzen Ersetzen nach Best tigung Wird ein Index bereits gefunden kann eingestellt werden ob das Dokument mit oder ohne Nachfrage ersetzt werden soll Wird ein Dokument ersetzt so wird es immer als Revision ersetzt d h der urspr ngliche Zu
291. zu FileDirector Sie k nnen den Bereich der Systemadministration im EnterpriseManager die Benutzerverwaltung und die Zeitplaner auf dem Server einstellen Mitglieder dieser Gruppe werden Systemadministratoren genannt Fd admins einer Unterdom ne haben keinen vollen administrativen Zugang zu FileDirector Ihr Zugriff im EnterpriseManager beschr nkt sich auf Ereignisse Benutzer Gruppen und Client Konfiguration ihrer Unterdom ne sowie den ihnen zugewiesenen Aktenschr nken Mitglieder dieser Gruppe werden Unteradministratoren genannt fd scan named Lizenz Scan named Da sich im Normalfall bei ausgesch pften Lizenzen kein Benutzer der concurrent Gruppen mehr anmelden kann erm glichen die named Gruppen einen Zugang zum Server f r bestimmte Benutzer Dieser Gruppe werden gezielte Benutzernamen zugeordnet Die Anzahl der hinzugef gten Benutzernamen darf die Anzahl der Lizenzen nicht berschreiten fd scan Lizenz Scan concurrent Mitglieder dieser Gruppe haben Zugang zum FileDirector und k nnen scannen und neue Dokumente erfassen Wenn f r einen Aktenschrank die Gruppe fd scan alle Rechte besitzt ist den Benutzern dieser Gruppe auch die Administration von Aktenschr nken erlaubt d h sie d rfen im EnterpriseManager Felder anlegen Rechte vergeben etc Die Systemkonfiguration wie z B Protokolleinsicht Zeitplaner einrichten oder Benutzer hinzuf gen im oberen Bereich des EnterpriseManagers ist diesem Ben
292. zum Archivieren von E Mails benutzt Damit die Mails in das Verzeichnis geschoben werden muss dieses Tool mindestens einmal aufgerufen werden Hier wird unter Mailstore path der Pfad f r die zu archivierenden eml Dateien angegeben Unter den verschiedenen Reitern k nnen folgende Filter f r die Mails gesetzt werden Zeitplaner Seite 60 FileDirector EnterpriseManager Subject Betreff Mail from Absender Rcpt to Empf nger Mit Add oder Remove werden zus tzliche Filter hinzugef gt bzw gel scht Als Standardeinstellung werden alle Mails in das Verzeichnis geschoben Standardeinstellung ist das Sternchen Nachdem die Konfiguration mit OK best tigt wurde wird im Verzeichnis Programme Spielberg Solutions GmbH FileDirector MailStore die Konfigurationsdatei DSDMS FileDirector MailStore xmi erzeugt Diese Datei wird auch nach einer Deinstallation des MailStore Programms beibehalten so dass eine einmal erstellte Konfiguration z B bei einem Update nicht mit den Standardeinstellungen berschrieben wird EML Split In dem Exportverzeichnis steht eine XML Datei mit Datumsstempel und es wird ein gleichnamiges Uhnterverzeichnis erzeugt auf das in der XML Datei verwiesen wird Au erdem werden in der XML Datei die Dateinamen der Anh nge gespeichert die im MailStore Zeitplaner einem Feld zugewiesen werden k nnen So ist es dann auch m glich im FileDirector nach den Namen der angeh ngt

FileDirector Administrationshandbuch

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