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Spielberg Solutions FileDirector 2.5

1. u02200nnnnennnnnnnnnnn 215 ODBC Verkn pfung f r csv Datei ersnsennseennnnnennnnennnnnnnnnn nn 215 6 e Software Lizenzvertrag FileDirector 2 5 ODBC Quelle f r Oracle einrichten u 000042uunnennnnnnannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnen 217 Weitere Informationen zu ODBC Einstellungen 200n0nneennnnnnnnnenn 219 ODBC Treiber von Fremdanbietern 240u44200nn nen nnnnnnnnnnnnenn 219 Login nicht im ODBC Treiber konfigurierbar e nn 219 Wortauswahllisten 220 Neue Wortauswahlliste erstellen 4444444444444HHnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nenn 220 Eiristell rigen a2 A nestinohr 220 Neues Wort erstellen uru444snnnnnnnnnnnnnnannnnnnnannnnnnnannnnnnnannnnn nn 221 Import Schlagworte aus Datei nssrsnnenrsnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 222 Aufbau der Textdatei rnai rna A nme 222 Feldtrenner einstellen Kopfzeilen berspringen 222 Zuweisen der Wortliste zu einem Feld uususrsnsenennnnennnnnnnennnnnn ernennen 223 Manuelle Eingaben zulassen uus4snnnsennnnnnennnnnnnennnnnnnennnnnnnn 223 Erlaube Mehrfachauswahl ssssssssessssiessssrrssrrrssrirrsstinnnnrnnssrennssrenns 224 Listen verKn pieieeeisne nonii iee N E Na 224 Wortauswahlliste duplizieren sseseeeeeeeeseeresesrrssirresirrnsternnstnnnnstennsnttnnnsenn 225 Dynamische Wortlis
2. u440nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 180 Ansichten im DokumententyP usrsnnesennnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennn nn nn 182 Ablagesystem Designer 187 Vorbereitungen 1 ee keiner E ATTA 187 Designer st rten 4 2 Lei ebipieniepiiiiieihire 187 Ablagesystem erstellen uuus4444nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennn nn ennn nn 190 Ansicht im WinClient 24004n40nnnannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 191 Overlays 192 Neues Overlays cinithak iiei it eti a i i a 192 Felder in HTML Vorlage bernehmen 44444224400n ne nnnnnnnnnnnennennnnnnn nenn 193 Scanprofile 194 Neues Scanprofil 2 222 s 22 e ananleRHni 194 Scanprofil duplizieren 2200442400nnnnnnnnannnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 194 Allgemein 2 4 2 Ben Ban E N A A 195 Dokumententyp w hlen 244444nnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 195 Quelle w hlen 22 22 2 en Reim En RD 196 Direkte SCSI und USB Anbindung 240s4s40usrssennnnnnnnnennnnnnnnnn 196 ISIS Mer HRS Harn NR E a 197 TWAIN 2 een es ii een 197 Quelle einrichten 2 32 00 2ren un Heisse Rhein 197 Einstellungen esera noian aana a Kn 198 ne T 1 E E E A E A E EAE E A AET 199 Speichern als PDF A uunsessssennsannnsnnnnnnnnnnnannnnnnnnnnnnannnnnnnnnnnnnnnn 200 I E E E E E ar nen lesen files 200 INTO 2 22 A POA A TE A E E A A E
3. Overlay Me G ammengelugter Schwarzwei Seiten erzwingen C Zu PDF A konvertieren Abbruch Aktenschrank Dokumententyp Legen Sie den Aktenschrank sowie den Dokumententyp fest in dem die zu impor tierenden Daten gespeichert werden sollen Sobald Sie einen Aktenschrank aus gew hlt haben werden die zugeh rigen Dokumententypen dieses Aktenschran kes als Ziel f r den Datei Import w hlbar FileDirector 2 5 Systemkonfiguration e 93 Importverzeichnis Im Reiter Datei Import wird ein Dialog ge ffnet in dem das Importverzeichnis eingestellt werden kann Da der Zugriff auf dieses Verzeichnis vom FileDirector Server aus geschieht muss das Benutzerkonto fd server ber die entsprechen den Rechte f r dieses Verzeichnis verf gen Hinweis Beachten Sie dass w hrend eines Importes kein anderes Programm z B ein Virenscanner gleichzeitigen Zugriff auf die Dateien haben darf da es ansonsten m glicherweise zu Fehlern beim Import kommen kann wenn die Dateien blockiert werden Das Gleiche gilt f r das tempor re Verzeichnis Windows temp FileDirector Server Import Verwende OCR und Formularerkennung Sind OCR Formulare f r die zu importierenden Dateien definiert so k nnen sie w hrend des Importes im Hintergrund automatisch indiziert werden Beachten Sie dass die Formularerkennung f r diesen Vorgang lizenziert sein muss Die Konfiguration der Formulare sollte zuvor gr ndlich getestet werden
4. FileDirector 2 5 Speicherpools e 239 Speicherpool zuordnen Die hier eingerichteten Speicherpools werden bei der Konfiguration im jeweiligen Dokumententyp zugeordnet Siehe Speicherpool im Dokumententyp Speicherpool spiegeln Soll aus Sicherheitsgr nden der Speicherpool zus tzlich an einem anderen Ort gespeichert werden so kann er gespiegelt werden Erstellen Sie dazu einen zweiten Speicherpool und geben Sie in diesem den Ort an an der er angelegt werden soll Markieren Sie den Speicherpool in den die Daten Ihres Archivs geschrieben werden und rufen Sie Eigenschaften auf In den Eigenschaften finden Sie die Option Spiegeln nach wo der neu erzeugte Speicherpool als Zielort ausgew hlt werden kann Auf das Zielverzeichnis muss der Benutzer fd server Zugriff erhalten um die Daten kopieren zu k nnen Hinweis Ein bereits vorhandener Speicherpool wird NICHT kopiert Es werden nur Daten gespiegelt die nach der Einrichtung der Spiegeln Option eingecheckt werden Speicherpool Speicherorte l schen Ein Speicherort kann nur gel scht werden wenn er auf ein leeres Verzeichnis verweist Wird ein neuer Speicherort mit einem Verweis auf ein bereits mit Daten gef lltes Verzeichnis angelegt so kann er nicht gel scht werden Um den Eintrag trotzdem zu l schen stellen Sie den Pfad des Speicherortes auf ein leeres Ver zeichnis um und l schen Sie ihn dann Ein Speicherpool der neu angelegt w
5. DSDMSAUTOM FDSAPOLE O O SUIScanDoc AID 2 Display stored document View M GUIViewDoc AID DID N N 0 gt View in ScanClient N 1 gt View in WinClient G EID GUIViewDocRC FileDirector 2 5 Systemkonfiguration e 129 DSDMSAUTOM FDSAPOLE ArchiveLink Auswahl von Ablagesystemen ArchiveLink Auswahl von Ablagesystemen FD FileDirector Archivelink 130 e Systemkonfiguration FileDirector 2 5 Anwendungsserver und Systemnummer F r die genaue Einstellung im SAP System setzen Sie sich bitte mit Ihrem SAP Berater in Verbindung FileDirector 2 5 Systemkonfiguration e 131 Aktenschr nke Aktenschrank erstellen 3 Mit Klick auf den Button Neu wird ein Dialogfenster zum Anlegen eines neuen Aktenschranks ge ffnet Der Bereich Aktenschr nke muss im linken Teil des FileDirector Enterprise Manager Fensters selektiert sein Hinweis In Ausnahmef llen kann es vorkommen da ein Aktenschrank mit einer ganz be stimmten vordefinierten ID ben tigt wird Um dies zu erreichen kann der Enter prise Manager mit dem folgenden Startparameter gestartet werden NewCabID 3D104E6C wobei dann 3D104E6C die ID w re die bei der ersten Erstellung eines Aktenschrankes verwendet w rde 132 e Aktenschr nke FileDirector 2 5 Eigenschaften Allgemein Konfiguration Aktenschrank Company wj Allgemein Sicherheit Replikation IF Ein Aktenschrank ist die Speichereinheit f r alle Arte
6. Nur auf erster Seite Setze Feld Auf folgenden wert Verwende OCRA und Formularerkennung Erlaube manuelles Abschalten Verwende alle Formulare zur Erkennung O O Erkenne Formulare des gew hlten Dokumententyps O Keine Formularerkennung Verwende immer dieses Formular 02_Rechnung ID ABDCDA67 Abbruch Verwende immer dieses Formular Ist keine Formularerkennung eingestellt wird immer das hier eingestellte Formu lar f r die Zonenerkennung zum F llen der Indexfelder verwendet OCR Parameter F r die Sprachoptionen und Erkennungsoptimierung werden die Einstellungen der OCR Parameter des definierten Formulars verwendet 208 e Scanprofile FileDirector 2 5 Bei den Optionen Verwende alle Formulare zur Erkennung und Erkenne Formulare des gew hlten Dokumententyps werden die Einstellungen f r die Erkennung des Identifikationsmerkmals herangezogen die in den Eigenschaften des OCR Knotens vorgenommen wurden Bei der Option Verwende immer dieses Formular werden die OCR Parameter herangezogen die im Formular selbst eingestellt wurden OCR Parameter im Formular Erweitert Im Reiter Erweitert k nnen Stempel gesetzt Felder auf vordefinierte Werte gesetzt und Personen f r die Nacherfassung benannt werden Allgemein Erweitert Stempel Kein Nur auf erster Seite Setze Feld Auf folgenden wert C Nacherfassen Vollst ndiger N
7. Rechnungen Zoneneinstellungen Bildverbesserung Kein Zoneninhalt Automatisch Die Spabag OMS GmbH Wiarheirune Ser 907 D 47249 Owstuy IFkFArf3 Indexfeld C Dokumenten Identifik es Element Setze Feld Ergebnis der Erkennung Firma Schneider Schneidersgasse 2 44444 Schneiderb ttel Indexfelder F1 Firma Schneider F2 Schneidersgasse 2 F3 44444 Schneiderb t F1 F2 F3 Indexfeld Zuordnung Index Zielfeld 3 F3 Zuordnung durch Indexnummer 1 Zeichenanpassung Links k rzen Von links Pr fix Zeichenanpassung L schen wenn nicht O Zuordnung durch Bezeichner ES on Rechts k rzen Yon rechts Netto USII 4 560 00 728 00 Zahlber nach Erhalt ohne Abzug Bankverbindung Konis 226 022 179 BLZ 360 500 20 MFT Co DUIS DE 33 Gmsch fsf hser Dieter Spielberg Mar s Vuikor Mann Dr Markus Banse Ssecha Fredurg Document Management Systems GmbH USt 16 00 Netto USt2 ust Software Entwicklung f r Scanner und Archivsysteme Wanheimer Str 593 D 47249 Duisburg Germany Telefon 49 0 203 60 388 0 49 60 888 77 1 ectie atikan RECHNUNG ir 000767 110787 vom 19 09 2002 19 09 2002 41070 E Preis Ret 875 00 5 000 00 625 00 30 00 30 00 30 00 Erngeiagen bem Amtigench Duisburg HRA P42 E
8. 4 e Software Lizenzvertrag FileDirector 2 5 Aktenschrank f r Replikation konfigurieren 140 Aktenschrank l schen srine Aa E E A RA 144 Aktenschrank leeren 2440ur4n444annnnnnnannnnnnnnnnnnnnnannnnnnnnnnnnnnnannnnnnnannnnnnnnen 144 Gesamten Aktenschrankinhalt endg ltig l schen 145 Dokumente in gew hlten Dokumententypen endg ltig l schen 145 Nur gel schte Dokumente endg ltig l schen 22uusn nennen 145 Struktur speichern unter Strukturdatenexpott 4240442400 nennen 146 Neu aus Struktur Strukturdatenimpott 20u4440rsnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnn 146 Wichtige Hinweise zum Strukturimport urnerseersnensnnnnnnnnnnn nennen nn 146 Aktenschrankstruktur klonen oder kopieren 147 Synchronisiere verwendete Struktur r erssrsnnnsnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnen nennen nn 148 Synchronisieren eines Klons urssrsn nn nnnnnnennnnnnnnnnnnnen nennen nenn 148 Synchronisieren einer Kopie nursersnersnernnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnn nen 148 Eigenschaften neu registrieren 24442444040snennnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnannnnnnnn 149 Datenbank Upgrade er 150 Felder 151 Neuss Feld anlegen 2200rm444400nnnnnnnonnnnnnonnnnnnnonnnnnnonnnnnnnonnnnnnn nenn ennnnnnn 151 Allgemeinz ea 2 0ei ee re een nn een 151 Suche beschleunigen 4444444440nnn nn nnnnnnnnnnnnnnnnnnnn
9. Dokumente k nnen nur mit Servern repliziert werden die in dieser Tabelle stehen Sollen replizierte Dokumente vom Originalserver ausgecheckt werden k nnen muss hier auf dem Zielserver auch der Originalserver eingef gt werden Eine Replikation zwischen zwei Zielservern ist nicht m glich siehe Abbildung a N A Im ID Hinweis Bei der Abbildung muss ber cksichtigt werden dass die Zust ndigkeit der Doku mente auf einen anderen Server bertragen werden kann Wird sie vom Original server zu einem Clone bertragen so wird der Clone somit zum Originalserver FileDirector 2 5 Aktenschr nke e 141 Scannen Ver ndern Suchen Wird im Originalserver gescannt und auf den Zielserver Clone repliziert so k nnen die Dokumente auf dem Zielserver gesucht und angezeigt werden Sollen bereits replizierte Dokumente des Originalservers auf dem Zielserver bearbeitet werden so ist das nur m glich wenn sie auf dem Originalserver ausgecheckt werden Daf r muss der Originalserver in der Aktenschrankeinstellung des Ziel Servers eingerichtet und die Verbindung online sein Beispiele Zentrale Originalserver gt Niederlassung Zielserver In der Zentrale und in der Niederlassung werden Daten gescannt und einge checkt Die Daten aus der Zentrale sollen in der Niederlassung zur Verf gung stehen Fall1 In der Zentrale wird gescannt In der Niederlassung sollen die Daten der Zentrale recherchierbar sein aber nicht ge nde
10. nur noch eine Stadt aus dem jeweiligen Land ausgew hlt werden k nnen Die bergeordnete Liste ist in diesem Fall eine Liste von L ndern Listen erstellen und verkn pfen Erstellen Sie eine L nderliste und zu jedem Land eine Liste von St dten FAR 2 X 1 m Import Test A Name K rzel Beschreibung Abh ngigkeiten Erstellt Felder B Firma B verbinde 1 servert f Dokumententypen B ba Overlays E Firma 6 verbinde 1 server 6 Scanprofile Wort ndern ixi Wortauswahllisten pe E Abteilung Firma B t H Abteilung Firma C A 5 Abteilung Firma F Worteigenschaften ndern EI Company 6 Department Company Einstellungen B Department Company B B Department Company C Name Fima C B Fima K rzel B Spielberg Beschreibung fe ODBC Verkn pfungen EA Stempel amp Speicherpools Erweiterte Einstellungen amp Prozessmanagement Verkn pfe Feld mit Liste amp cold v OCR sl ig amp Bereit 224 e Wortauswahllisten FileDirector 2 5 Verkn pfe Feld mit Liste Wenn ein Land aus der Liste ausgew hlt wird sollen nur die St dte angezeigt werden die es in diesem Land gibt Also wird z B dem Eintrag Firma C die Liste der englischen St dte zugewiesen die im Feld Abteilung ausw hlbar sein sollen Verkn pfte Listen den Feldern zuordnen 3 FileDirector Enterprise Manager V1 2 0 Verbunden mit devel Aktenschr nke Company Felder BAX B
11. Aktivieren Verzeichnis w hlen Zu protokollierende Ereignistypen D F Information I V wanungen amp NW Fehler Protokoll jetzt l schen Abbruch Im Reiter Einstellungen wird konfiguriert nach welchen Kriterien FileDirector Eintr ge aus der Protokolldatenbank entfernt und welche Eintr ge protokolliert werden Hier k nnen Sie einstellen ob 50 der Eintr ge beim Erreichen einer bestimmten Menge entfernt werden oder ob die Eintr ge ab einem festgelegten Alter entfernt werden sollen Unter Archiviere Protokolldaten k nnen Sie ausw hlen ob Logdaten des Aktivi t tenreports abgespeichert werden sollen Stellen Sie durch Klick auf den Button Verzeichnis w hlen den gew nschten Speicherort ein Alle Eintr ge des Aktivi t tenreports die sonst entfernt w rden werden nun gespeichert wenn diese Funktion aktiviert ist Achten Sie bei dieser Option darauf dass der Speicherort des Protokolls gen gend Speicherplatz aufweist bzw von Zeit zu Zeit auch wieder von alten Proto kolldateien befreit wird In diesem Fenster stellen Sie au erdem ein welcher Typ von Ereignis proto kolliert werden soll W hlen Sie entsprechend Informationen Warnungen oder Fehler aus Bei Klick auf Protokoll jetzt l schen werden sofort alle Eintr ge gel scht Wenn Sie Archiviere Protokolldaten aktiviert haben wird das Protokoll nicht gel scht sondern analog zu oben in das angegebene Verzeichnis gespeichert 56 e Systemkonfiguratio
12. Sitzungen E Aktivit ten Sitzung Start Ende Aktivit ten Protokolliere jeden Ereignistyp OK bbruch Im Reiter Sitzungen w hlen Sie die pro Sitzung zu protokollierenden Ereignisse aus Die zugrunde liegenden Ereignistypen sind dabei unter dem Reiter Einstel lungen festgelegt worden Wenn Sie Protokolliere jeden Ereignistyp aktivieren werden unabh ngig davon alle Ereignistypen f r die markierten Eintr ge protokol liert 58 e Systemkonfiguration FileDirector 2 5 Aktivit ten g Konfiguration Aktivit tenreport SA Einstellungen E Server amp Sitzungen 53 Aktivit ten Suche Status nderungen Index Einchecken Volltext Auschecken Allgemeine Datenabfrage Auschecken zur cksetzen C Protokolliere jeden Ereignistyp C Protokolliere jeden Ereignistyp Dokument Sonstige Abfrage C Container export C Erstellung C Replication send nderung C Replication receive L schen C Protokolliere jeden Ereignistyp C Protokolliere jeden Ereignistyp OK S bbruch Im Reiter Aktivit ten werden die zu protokollierenden Ereignisse individuell f r Dokumentsuche Dokumentenstatus nderung und generelle Dokumentaktivit ten eingestellt Selektieren Sie die entsprechenden Boxen Die zugrunde liegenden Ereignistypen sind dabei unter dem Reiter Einstellungen festgelegt worden Wenn Sie Protokolliere jeden Ereignistyp aktivieren werden unabh ngig davon alle Ereignistypen in diesem Bereich protokoll
13. das NET Framework 2 0 Voraussetzung Bei Scannen mit dem ScanClient ber SAP ffnet sich diese Oberfl che im Layout von SAP Scanprofi 5 aB 9 HAB AA sap allow change x Dokumententyp sar target DocType X Feldt SapDoc1 A ir i di aili ai p h ai tu Pa ia s Pl I 11 Rll iererspieibera Document Management Systems GmbH Bei einer Suche steht im ScanClient in der rechten unteren Ecke nur die Option Schlie en zur Verf gung Das Men ins analog zum WinClient Eine Erl uterung der Buttons finden Sie im Benutzerhandbuch 128 e Systemkonfiguration FileDirector 2 5 Hinweise zur Einstellung in SAP Funktionen f r SAP OLE automation 2 0 DSDMSAUTOM FDSAPOLE Archive from frontend Scan M GUIScanDoc AID N N 1 gt Scanmode Single N 2 gt Scanmode Batch N 1 gt Open FileDialog N 2 gt Folder as Scangueue G EID GUIScanDocRC G DID GUIScanDocID Hinweis Ein M vor dem beschriebenen Eintrag bedeutet dieser Aufruf wird gesendet ein G definiert die R ckmeldung Ist in der FileDirector Konfiguration ein Scanprofil vordefiniert so k nnen dem Scanaufruf die oben genannten Zahlen mitgegeben werden e alaB 888 gRAB anna IE SAP Windows SAPGUI OLE automation Funktion Status Bereitstellen Frontend Nicht gepflegt Ablage vom Frontend Gepfegt Fenster schlie en Nicht gepflegt
14. lt p gt lt img src lt FD_IMGEMBEDODT gt gt lt p gt lt body gt lt html gt E Mail Von E Mail An E Mail Cc E Mail Bcc In den Adressfeldern kann entweder eine feste Emailadresse eingetragen werden oder es kann ein Feld ausgew hlt werden das sp ter Email Adressen beinhalten soll Mehrere Emailadressen k nnen mit Semikolon getrennt eingegeben werden Sollen mehrere Felder mit E Mail Adressen ausgelesen werden so k nnen diese ebenfalls mit Semikolon getrennt in der Form lt FD_12345678 gt lt FD_12341234 gt angegeben werden E Mail Betreff Soll in den sp teren Betreff der Inhalt eines Feldes geschrieben werden so kann die ID des entsprechenden Feldes in spitzen Klammern eingetragen werden z B Rechnung Nr lt FD_12345678 gt 254 e Prozessmanagement FileDirector 2 5 Email Text Der Text der Email kann entweder in einfacher Textform oder in HTML Code geschrieben werden Wird ein HTML Code verwendet so ist auch die Konfiguration der Schrift m glich wie z B Schriftfarbe siehe Beispiel oder Fettschrift lt DOCTYPE HTML PUBLIC W3C DTD HTML 4 01 Transitional EN gt lt html gt lt head gt lt title gt E Mail Test lt title gt lt head gt lt body gt lt p style color red gt red lt p gt lt p style color blue gt blue lt p gt lt p style color black gt black lt p gt lt p gt Text lt FD_12345678 gt Text lt p gt lt body gt lt html gt Auch im Inhalt des E Mail Textes
15. 2 Direkte Rechte gehen vor vererbten Rechten Werden im Aktenschrank Rechte vergeben so werden diese Rechte automatisch auf alle Dokumententypen vererbt Vererbte Rechte werden als K stchen direkte Rechte als H kchen angezeigt Wird einer Gruppe im Aktenschrank z B das Recht L schen verboten so kann es f r die gleiche Gruppe f r einen bestimm ten Dokumententyp direkt gesetzt und erlaubt werden Diese Gruppe darf dann nur in diesem speziellen Dokumententyp Dokumente l schen In den anderen Dokumententypen darf von dieser Gruppe nicht gel scht werden da dort die gerbten Rechte des Aktenschrankes gelten 134 e Aktenschr nke FileDirector 2 5 3 Verweigerte Rechte gehen vor erlaubten Rechten Ist z B ein Benutzer in zwei verschiedenen Gruppen und f r die eine Gruppe wird ein bestimmtes Recht erlaubt f r die andere aber verweigert so gilt das verwei gerte Recht 4 Rechtevergabe auf Aktenschrankebene ohne Zulassen Verweigern Wenn einem Benutzer auf Aktenschrankebene keine Rechte erteilt wurden dann k nnen keine Rechte vererbt werden und die Funktion wird zun chst nicht erlaubt Dadurch kann man erreichen dass die Rechte erst auf Dokumententypebene vergeben werden Beispiel Gruppe Verwaltung beinhaltet die Benutzer Peter und Paul Die Gruppe Verwaltung ist in Gruppe fd scan Verwaltung ist den Aktenschrankrechten zugeteilt aber es wurden hier keine H kchen gesetzt hat also auf Aktensch
16. DEM Multilingual Latin Dateityp 5pooldatei x Alle Schriftarten N 0 a F berspringe fi Ta Nur Schriftarten mit festem Zeichenabstand Kopfzeilen 0 Overlay Bild Erste Seite C COLD ImportverzeichnisCOLDdaten O verlayl tif Overlays Folgende Seiten C COLD Importverzeichnis COLDdaten O verlayN tif Ben Format Breite 10mm H he 10mm x Ausrichtung Y Ausrichtung Zeilenabstand FileDirector 2 5 COLD Importmasken e 279 Mit einem Overlay kann man eine TIFF Datei mit einem Briefkopf hinterlegen so dass zwar nur eine Textdatei Spooldatei eingelesen wird aber trotzdem alle Sei ten mit Briefkopf im FileDirector erscheinen Auch k nnen zwei unterschiedliche Overlays f r das Deckblatt und die Folgesei ten eingerichtet werden Sollen die Folgeseiten auf einer wei en Seite abgelegt werden sollte auch hierf r ein wei es Overlay hinterlegt werden sofern es nicht 200x200 dpi aufweist Hinweis Eine automatisch generierte wei e Hintergrundseite hat immer 200x200 dpi weicht das Deckblatt von dieser dpi Zahl ab so stimmen die Gr enverh ltnisse des Textes zur Seitengr e von Deckblatt zur Folgeseite nicht berein Die Verwendung der 2 Seite kann nur eingerichtet werden wenn mehrseitige Dokumente ber eine Seitenb ndelung erzeugt werden Codepagel Zeichentabelle ausw hlen Wird eine Schriftart gew hlt so ist es empfehlenswert einen Textfont mit glei chem Zeichenabstand zu verwenden
17. E dbo DocTypeRights E dbo DocTypes E dbo FD_Documents m Edbo FD_Imaaes E dbo FD_Re E dbo FFCust Des E dbo FFSupp 9 E dbo FFTrai Select Top 1000 Rows E dbo FFValid Edit Top 200 Rows E dbo Fields x El dbo Ke Script Table as E dbo Keywo New Table View Dependencies Define Full Text Index 5 dbo OCRSe Full Text index Policies Facets Start PowerShell Reports Rename Delete Refresh Properties E dbo StoragePools E dbo Sync E dbo TaskProfiles E dbo UserDocs EEE BT BE BE BB BE BE BE B BB BB BE HB BB BE BB BB BE BE 76 e Systemkonfiguration FileDirector 2 5 E Full Text Indexing Wizard Select an Index You must select a unique index for this table W hlen Sie als eindeutigen Index f r diese Tabelle PK_FD_lImages W hlen Sie die Spalte OCR Text unter den verf gbaren Spalten 5 Full Text Indexing Wizard Select Table Columns Select the character based or image based columns you want to be eligible for fulltext queries A OCRGUID OCRTet OveraylD SAPCompHeader SAPCompID SourcefileName Thumbnail FileDirector 2 5 Systemkonfiguration e 77 W hle aut
18. Eine COLD Yorlage wird zur Definition von Feldern und Filtern Ss in Spooldateien verwendet Name COLD Maske Beschreibung Dokumententyp Rechnungen Spooldatei Pfad E COLD Importverzeichnis laa Vorlage einrichten Zu Beginn muss eine Vorlage ber Spooldatei ffnen geladen werden Die ein mal geladenen Vorlagen werden nicht mit der Datenbank gesichert Zur sp teren Anderung der COLD Maske muss die Vorlage erneut geladen werden Men f r Vorlagen LAR BOLLIEFERSCHEIN LARFBOL Kunden Nr 25915 Beley Nr Z755 L5 E 01 02 1 Bestell Nr a Spooldatei ffnen Mit Klick auf diesen Button ffnet man eine Spool Datei Der Inhalt der Spool Datei wird im Anzeigebereich angezeigt 270 e COLD Importmasken FileDirector 2 5 Feld Vorschau Sind Indexfelder definiert so kann man ber eine Vorschau sehen welche Index felder beim durchbl ttern gelesen werden Besonders bei zusammengesetzten Feldern ist dies sehr hilfreich Feld hinzuf gen Mit Klick auf diesen Button wechselt man zum Reiter Felder Filter hinzuf gen Um einen Filter hinzuzuf gen wird der zu filternde Text markiert und ber die Op tion Filter hinzuf gen ber diesen Button oder ber das rechte Mausmen hin zugef gt Die Ansicht springt sofort auf die Filterliste damit die Einstellungen f r den Filter vorgenommen werden k nnen Y Filter best tigen Mit Klick auf
19. FileDirector 2 5 Software Lizenzvertrag 9 Software Lizenzvertrag Software Lizenzvertrag f r FileDirector Der vorliegende Lizenzvertrag ist eine rechtsf rmliche Urkunde zwischen Ihnen und Spielberg Solutions GmbH Sind Sie mit den Bedingungen dieses Vertrages nicht einverstanden sollten Sie das verschlossene Paket mit der Spielberg Solutions GmbH Anwendersoftware FileDirector die Software nicht ffnen und das verschlossene Paket die Begleitdokumentation die Dokumentation und anderes umgehend zwecks Erstattung an den Absender zur ckschicken bevor sie ge ffnet ausgepackt oder verwendet werden Im Hinblick auf das Recht die Software anzuwenden erkl ren Sie sich bereit die Bedingungen dieses Vertrages einzuhalten 1 LIZENZERTEILUNG Die Software besteht aus den Software Modulen von a Spielberg Solutions GmbH eine deutsche im Handelsregister eingetragene Firma mit Sitz in Obere Kaiserswerther Str 17 47249 Duisburg Deutschland Spielberg b Microsoft Corp eine Gesellschaft aus Washington mit Sitz in 1 Microsoft Way Redmond WA 98052 6399 USA Microsoft c Stellent Inc eine Gesellschaft aus Illinois mit Sitz in 330 N Wabash Ave 15th Floor Chicago IL 60611 USA Stellent d MICROPLEX Trading GmbH eine deutsche Gesellschaft mit Sitz in Leipziger Chaussee 191g 06112 Halle Deutschland Microplex e ScanSoft B V eine niederl ndische Gesellschaft mit Sitz in Randstad 22 139
20. Indexfeldebene 1 Indexfeldebene 2 Firma Abteilung 3 H Firma B H Abteilung B1 Er Neuer Eintrag Firma C Abteilung C1 ER Neuer Eintrag SB Firma amp E Abteilung F1 ER Neuer Eintrag Er Neuer Eintrag ok Abbruch Dokumententyp Hier wird der Dokumententyp eingestellt mit dem die Felder Wortauswahlliste verkn pft sind Unterhalb dieser Auswahl werden die Indexfeldebenen angegeben Die Indexfeldebenen richten sich nach der Sortierung der Felder im Dokumententyp Das Wortauswahlfeld welches dort an oberster Stelle ist bildet hier die erste Ebene Zeige neue Knoteneintr ge Hier kann man die Option Neuer Eintrag am Ende einer Wortauswahlliste ein oder ausschalten Hier kann man zuvor abgespeicherte Ablagesysteme entweder aus dem Dateisystem oder von der Datenbank laden 188 e Ablagesystem Designer FileDirector 2 5 ige Ablagesystem Designer Datei laden Dateiname Einstellungen laden Name Sihem Hier kann man das erstellte Ablagesystem abspeichern Es kann entweder in eine XML Datei gespeichert werden oder die Struktur wird innerhalb der Datenbank abgelegt Mit der Option Datei speichern wird die Struktur als XML Datei abgelegt Mit der Option Einstellungen speichern wird die Struktur in der Datenbank abgelegt und durch den Namen wieder geladen werden ige Ablagesystem Designer Sichem Dateiname m Einstel
21. L FileDirector MailStore Settings Friority Store mails T 4MailStore 20051111123120 0 eml OK T 4MailStore1200511111151 0 eml OK T MailStore1200511113152 0 eml OK T MailStore12005111113053 0 eml OK T MailStore 2005111174841 0 eml OK FileDirector 2 5 Systemkonfiguration e 113 Sollen eml Dateien archiviert werden die nicht aus dem SMTP Server abgelegt wurden so k nnen diese auch noch manuell importiert werden und als eml Dateien in das konfigurierte Verzeichnis gespeichert werden Klicken Sie dazu auf den Button Store mails und w hlen Sie das Verzeichnis aus aus dem die eml Daten importiert werden sollen Hinweis Aus Microsoft Outlook k nnen die Dateien nicht direkt als eml abgespeichert werden Zur Anzeige von emi Dateien kann z B Outlook Express verwendet werden Abruf der Mails aus SMTP Server anhalten Um die bertragung der Mails vom SMTP Server in das angegebene Verzeichnis zu unterbrechen kann der Dienst FileDirector MailStore Service ber Start gt Einstellungen gt Systemsteuerung gt Verwaltung Dienste gestoppt werden MailStore Zeitplaner im FileDirector Enterprise Manager Zum Import der eml Dateien aus dem Verzeichnis wird im Enterprise Manager ein neuer Zeitplaner eingerichtet W hlen Sie im Bereich Zeitplaner den MailStore Zeitplaner zur Konfiguration aus Hinweis Um den MailStore Zeitplaner zu verwenden muss zun chst eine Lizenz i
22. Nach Auswahl des Scanprofils k nnen Sie das Beispieldokument scannen Das gescannte Doku ment wird nun zur Anzeige in die rechte Fensterh lfte geladen ffne Bild aus Datei Wenn das Dokument das als Vorlage dienen soll bereits gescannt vorliegt k nnen Sie ber den Button den Pfad ausw hlen die Datei laden e Scannen 286 e OCR Formularerkennung FileDirector 2 5 Ist ein Scanprofil ausgew hlt so kann hier die Vorlage gescannt werden Scanprozess anhalten Mit dieser Funktion kann ein Scanprozess abgehalten werden 4 Vorlage anpassen 2 Breite anpassen Originalgr e einstellen N Zoom A Zoom Hinweise zur Vorlage Seit FileDirector Version 1 5 0 ist es nicht mehr zwingend notwendig f r die Vor lage die gleiche Aufl sung wie f r die sp ter gescannten Dokumente zu verwen den Trotzdem ist es empfehlenswert da z B verschiedene Filter wie z B Rau schen entfernen eine andere Wirkung auf Seiten mit unterschiedlichen dpi Aufl sungen haben Das kann dazu f hren dass das Erkennungsergebnis bei der Konfiguration im Enterprise Manager von der sp ter durchgef hrten Erkennung abweicht Erfahrungswerte haben gezeigt dass die optimale Aufl sung der TIFF Datei f r die OCR Erkennung bei 300x300 dpi liegt wobei die Erkennung auch mit der Qualit t der Vorlage zusammenh ngt Eine geringere Aufl sung kann eine schlechtere Erkennungsrate bedeuten Je geringer die Aufl sung desto klein
23. So k nnen die gel schten Dokumente jederzeit wieder hergestellt werden Sollen diese Dokumente tats chlich endg ltig gel scht werden kann man dies ber diese Option einstellen Sie wird immer in Kombination mit den anderen beiden Optionen verwendet so dass einstellbar ist ob die als gel scht markierten Dokumente f r den gesamten Aktenschrank oder f r ausgew hlte Dokumenten typen endg ltig gel scht werden sollen FileDirector 2 5 Aktenschr nke 145 Hinweis a Beim L schen der Dokumente werden sowohl ausgecheckte Dokumente gel scht als auch Dokumente die sich auf Prozessen befinden Hier kann es also dazu kommen dass Dokumente die sich auf der lokalen Liste von Benutzern befinden nicht mehr aufrufbar sind Daher sollte man daf r sorgen dass diese Dokumente vorher eingecheckt werden oder sp ter von der lokalen Liste ge l scht werden b Folgende Aktionen werden beim Leeren durchgef hrt Die folgenden Inhalte der Tabellen in der Datenbank des Aktenschrankes werden teilweise oder ganz gel scht FD_Documents FD_Revisions FD_lmages Userdocs DocLog Zudem werden die Gr enangaben der Aktensch nke neu berechnet und die Daten aus den Speicherorten gel scht Die Sync Tabelle wird ebenfalls gel scht wobei dies nur f r die Verwendung der Replikation von Bedeutung ist c Daten die in Container abgelegt wurden und Speicherorte die die Einstellung nur lesen haben werden nicht gel scht Str
24. eingestellt werden Die Grundeinstellungen werden beim Anlegen der Felder eingerichtet siehe Erweiterte Einstellungen Die dortige Konfiguration ist eine allgemeine Einstellung die f r alle Dokumenten typen gilt i Feldeigenschaften ndern Prepend Keyword Erweiterte Einstellungen Erweiterte Attribute beschleunigen das Indizieren und minimieren fehlerhafte Eingaben A Do Feldattribute Automatische Aktionen Anzahl der Tage Aktueller Z hlwert Pr fung Inhalt Verwende Grundeinstellung Aktion bei doppeltem Index Verwende Grundeinstellung Feld Schutz Verwende Grundeinstellung p Overlay nur Memos Keine ODBC Yerknupfung Name Yerwende Grundeinstellung Wortauswahlliste Name Verwende Grundeinstellung F r das blagesystem verwenden Manuelle Eingaben zulassen Erlaube Mehrfachauswahl Abbruch Um diese Einstellungen f r jedes Feld auf Dokumentententypebene unterschied lich einstellen zu k nnen k nnen Sie die Eigenschaften eines zum Dokumenten typ zugeordneten Feldes ffnen Doppelklick und dort die Einstellung ver ndern Als Standardeinstellung werden zun chst die Optionen der Grundeinstellung bernommen In der bersicht der Felder auf der rechten Seite des FileDirector Enterprise Managers sehen Sie welche Einstellungen f r jedes Feld gesetzt wurden 174 e Dokumententypen FileDirector 2 5 Auf dieser Ebene k nnen auch die Wortauswahllisten v
25. entsprechende Datei f r jedes Dokument angelegt Hinweis Der Dateiname richtet sich nach dem Dateinamen der ersten Seite wie sie im Speicherort des FileDirectors abgelegt wurde Je Seite Wird diese Option gew hlt wird die entsprechende Datei f r jede Seite angelegt Hinweis Der Dateiname richtet sich nach dem Dateinamen der Seite wie sie im Speicherort des FileDirectors abgelegt wurde Erweiterung Hier muss die Dateierweiterung definiert werden Hinzuf gen Wird diese Option gew hlt so wird die eingestellte Erweiterung an den Dateinamen angehangen Ersetzen Wird diese Option gew hlt so berschreibt die eingestellte Erweiterung die original Erweiterung ODBC Indeximport Die Funktion ODBC Indeximport steht ab dem Enterprise Manager 2 0 1 4 zur Verf gung Um den Indeximport zu konfigurieren muss nur das entsprechende Feld welches den Ausl ser der ODBC Abfrage darstellt eingestellt werden FileDirector 2 5 Prozessmanagement 257 Setze Feld auf Wert Bei der Konfiguration von Aktionen kann man ein Feld auf einen festen Wert se tzen lassen wenn dieser Schritt durchlaufen wird Setze Feld auf Wert u O Setze Feld f r dieses Dokument Indexfeld Setze Feld f r ein referenziertes Dokument Dokumententyp Di bd Indexfeld Fi DFi I des momentanen Dokumentes Hierf r gibt es zwei M glichkeiten Setze Feld f r dieses Dokument Hier wird entsprechend das Indexfe
26. fahrung zu bringen in welchem Dokumententyp man sich gerade befindet wird hier die entsprechende ID angegeben Felder im Dokumententyp Im Reiter Felder w hlen Sie die ben tigten Felder zur Beschreibung und Ablage dieser Dokumente aus allen verf gbaren Feldern aus Durch Hinzuf gen wird eine Liste der verf gbaren Felder angezeigt aus der Sie ausw hlen k nnen Einmal angelegte Felder k nnen auch in mehreren Dokumententypen verwendet werden so dass sp ter mit einem Indexfeldeintrag in mehreren Dokumententypen gesucht werden kann Die Felder werden beim Aufruf im WinClient f r diesen Dokumententyp in der Reihenfolge angezeigt die hier eingestellt ist Ein weiteres Feld wird an die Liste angef gt das Entfernen eines Feldes r ckt die darunter liegenden Felder nach oben Die Felder lassen sich in ihrer Reihen folge per drag and drop umsortieren Markieren Sie dazu einen Eintrag und hal ten Sie dabei die linke Maustaste fest Schieben Sie den Eintrag jetzt an die ge w nschte Position 172 e Dokumententypen FileDirector 2 5 Fristensteuerung Sicherheit Allgemein Felder Hier k nnen die Felder f r den Dokumententyp gew hlt und vorsortiert werden Name Beschreibung KundenNr Name RechnungsNr Abteilung FileDirector 2 5 Dokumententypen e 173 Erweiterte Einstellungen auf Dokumententypebene F r die Felder k nnen erweiterte Einstellungen wie z B Leer nicht erlaubt oder Setzt Systemdatum
27. hren auf Server Die Option Ausf hren auf Server erm glicht es den Zeitplaner auf einem an deren Server ausf hren zu lassen damit dadurch die Last verteilt wird Zeiteinstellung und Aktivierung Siehe gt Allgemeine Einstellungen f r Zeitplaner Beachten Sie dass die Protokolldatei im angegebenen Zeitintervall immer mit einem erneuten Zeitstempel abgelegt wird und das Protokollverzeichnis von Zeit zu Zeit manuell bereinigt werden sollte Es ist daher anzuraten das Zeitintervall nicht zu klein einzustellen 108 e Systemkonfiguration FileDirector 2 5 Retrieval Import Einstellungen Retrieval Import bearbeiten Allgemein Retrieval Import Importdatei E Retrieval14111 Schemes_76DEF B9 xmi Aktenschrank FD_04907287 Dokumententypen f Quelle Lieferscheine nicht erkannt Rechnungen Indexfelder Quelle Datum GlobalCounter Lieferscheinnummer Name IPLZ Rechnungsnummer Ziel Lieferscheine nicht erkannt Rechnungen Ziel Datum Globallounter Lieferscheinnummer Name PLZ Rechnungsnummer Status hf OK hf OK h OK yf OK hf OK v OK Strasse Strasse hf OK Retrieval configuration valid Importdatei Bei Ausf hrung des Exportbefehls im WinClient wird zus tzlich zu den anderen Exportdateien eine Schema Datei Schemes_CabID XML erstellt f r CabID steht die jeweilige Cabinet ID des exportierten Aktenschrankes Diese Datei bein halt
28. kann definiert werden Barcode Wird als Inhaltstyp f r die Zone Barcode gew hlt so werden die Felder Bar code Typ und Barcode Einstellungen aktiv Jeder Zone kann nur ein be stimmter Barcode zugewiesen werden Folgende Barcode Typen werden unterst tzt 2 of 5 interleaved Kann nur Zahlen darstellen Alpha 39 Kann Zahlen und Buchstaben Codabar Kann und ABCDENT und die Sonderzeichen 298 e OCR Formularerkennung FileDirector 2 5 Code 128 Hat einen umfangreichen Zeichensatz mit Zahlen Buchstaben Gro schreibung Kleinschreibung und hohe Informationsdichte bei rein numerischen Werten Die Pr f ziffer wird bei diesem Barcode immer gepr ft und nicht mit ausgegeben PDF 417 Der Barcode PDF 417 ist ein zweidimensionaler Barcode der bis zu 3000 Zeichen beinhalten kann Dieser Barcode kann den kompletten ANSI Zeichensatz enthalten Der Barcode beinhaltet eine komplette eigene Pr fung die auch fehler hafte Inhalte automatisch korrigieren kann Diese Pr fung wird bei jeder Lesung des Barcodes durchgef hrt DataMatrix DataMatrix ist ein 2D Barcode Die Gr e des quadratischenbei bestimmten Seitenverh ltnissen auch rechteckigen Codebildes wird dabei aus einer gro en Auswahlmenge bestimmt Die Symbol Elemente sind quadratisch oder rund Barcode Einstellungen F r die Barcodes k nnen zus tzlich noch verschiedene Einstellungen getroffen werden Ein Barcode kann eine Pr fziffer enthalten
29. nnen FileDirector Gruppen und ihre Basisrechte Die folgenden Gruppen m ssen verwaltet werden um es Benutzern zu erm g lichen mit dem FileDirector zu arbeiten Ein Benutzer sollte sich immer nur in einer dieser Gruppen befinden Ist ein Benutzer in mehreren Gruppen so sind die eingeschr nktesten Rechte ausschlaggebend Hinweis Wurden die Gruppen individuell benannt so kann man die Gruppenzuordnung im Config Utility unter Benutzer und Gruppen einsehen fd admins Konten dieser Gruppe haben vollen administrativen Zugang zu FileDirector Sie k nnen den Bereich der Systemadministration im Enterprise Manager die Be nutzerverwaltung und die Zeitplaner auf dem Server einstellen fd scan named Lizenz Scan named fr her fd prio user Da sich im Normalfall bei ausgesch pften Lizenzen kein Benutzer der concurrent Gruppen mehr anmelden kann erm glichen die named Gruppen einen Zugang zum Server f r bestimmte Benutzer Dieser Gruppe werden gezielte Benutzernamen zugeordnet Die Anzahl der hinzugef gten Benutzernamen darf die Anzahl der Lizenzen nicht berschreiten 40 e Systemkonfiguration FileDirector 2 5 fd scan Lizenz Scan concurrent fr her fd user Mitglieder dieser Gruppe haben Zugang zum FileDirector und k nnen scannen und neue Dokumente erfassen Wenn f r einen Aktenschrank die Gruppe fd scan alle Rechte besitzt ist den Benutzern dieser Gruppe auch die Administration von Aktens
30. nnen nicht eingecheckt werden wenn das Feld leer ist In der Upload Statusanzeige im WinClient wird in diesem Fall eine Fehlermeldung erscheinen und darauf hinweisen welches Feld nicht leer sein darf Muss komplett gef llt sein Ist diese Option f r das Feld aktiviert m ssen in dem Feld alle Zeichen ausgef llt sein Auch hier erscheint bei falscher Eingabe beim Einchecken eine Fehlermel dung in der Upload Statusanzeige des WinClients Checksum Pr fsummen k nnen f r verschiedene Zahlencodes eingerichtet werden Zur Verf gung stehen folgende Codes Checksum ISBN Mod2 Mod10 Mod11 Mod11 1 Mod11 2 11 Check Wird eine Nummer in das Feld eingetragen werden im Hintergrund Algorithmen zur Pr fung des Codes durchgef hrt die die Richtigkeit des Feldinhaltes anhand der Pr fsumme berechnen Aktion bei doppeltem Index Diese Funktion pr ft ob ein Index bereits in den archivierten Indexfeldern vor kommt und f hrt dann die eingestellte Aktion aus Ablehnen Soll ein Dokument eingecheckt werden f r das in diesem Feld bereits der gleiche Index auf dem Server archiviert wurde wird das Einchecken grunds tzlich abge lehnt Erste nach einer nderung des Feldinhaltes in einen Index den es noch nicht gibt kann das Dokument eingecheckt werden Anh ngen Anh ngen nach Best tigung Wird ein Index bereits auf dem Server gefunden kann eingestellt werden ob das Dokument mit oder ohne Nachfrage angeh ngt werden soll
31. so m ssen sie auch in der Kopie gel scht werden Werden Objekte in der Kopie gel scht so werden sie durch die Synchronisation des urspr nglichen Exports wieder erg nzt 148 e Aktenschr nke FileDirector 2 5 Beispiel Werden z B Felder in der Kopie und im Original manuell angelegt so werden die se jeweils mit unterschiedlichen ID s angelegt Wird danach das Original erneut exportiert und die Kopie synchronisiert so existiert danach das Feld in der Kopie doppelt da die Synchronisation nicht Namen sondern ID s pr ft Eigenschaften neu registrieren Markieren Sie im FileDirector Enterprise Manager den Eintrag Aktenschr nke und klicken Sie auf Eigenschaften bzw w hlen Sie diesen Befehl aus dem Kontextmen rechte Maustaste aus Sie k nnen fr her gel schte Aktenschr nke markieren und ber Aktenschrank erneut registrieren wieder verf gbar machen Das ist nur m glich wenn die Datenbank zu dem Aktenschrank noch existiert Eigenschaften Aktenschr nke BAX zz Aktenschr nke Eine Liste aller Aktenschr nke inklusive gel schter Fr her gel schte Aktenschr nke k nnen hier auch emeut registriert werden Name Beschreibung Version ID Gr e Erstellt von Y Company 1 3 0 0 3E 334698 OKE support administrator 7 Firma GmbH Aktenschrank meiner Firma B0129EFE OKB support elke Aktenschrank emeut registrieren Schlie en A Haben Sie einen Aktenschrank aus einer anderen
32. wieder importiert Da die Datenbank bereits existiert kann hier kein Klon eingerichtet werden sondern es wird automatisch eine Kopie mit einer anderen ID erzeugt Hinweis Bei der Pr fung auf eine bereits vorhandene ID wird die existierende Datenbank gepr ft nicht die in der Liste angezeigten registrierten Aktenschr nke So kann auch ein nicht registrierter Aktenschrank als vorhandene ID erkannt werden wenn die Datenbank im Hintergrund existiert Synchronisiere verwendete Struktur Wurde eine Struktur exportiert und ein vorhandener Klon Kopie soll synchroni siert werden so kann dies nur vorgenommen werden wenn die Version des File Director Servers auf beiden Servern identisch ist Sollte ein Update vorgenommen worden sein so muss dies auf beiden Servern durchgef hrt werden incl Update der Aktenschr nke Synchronisieren eines Klons Erg nzungen und nderungen zur Datenbankstruktur k nnen nur auf dem Quell server hinzugef gt werden und danach mit dem Klon synchronisiert werden In einem Klon d rfen keine manuellen nderungen vorgenommen werden Synchronisieren einer Kopie nderungen werden nicht bernommen nderungen an bereits vorhandenen Feldern werden nicht synchronisiert und m ssen in der Kopie manuell ge ndert werden Strukturdaten werden nicht gel scht nur hinzugef gt Die Strukturdaten werden beim Synchronisieren NICHT gel scht Sollten also Felder oder andere Objekte im Original gel scht werden
33. 1316 BW Almere Niederlande ScanSoft f Developer Express Inc eine Gesellschaft aus Nevada mit Sitz in 6340 Mcleod Dr Suitel Las Vegas NV 89120 USA DevExpress g Pixel Translations a Division of Captva Software Corporation eine Gesellschaft aus Kalifornien mit Sitz in 1299 Parkmoor Drive San Jose California 95126 USA Pixel Sie wissen und erkennen hiermit an dass jedes zu der Software von Dritten geh rende Modul auch geeignet sein kann f r andere Software und oder Hardware bzw durch andere Soft und oder Hardware aufgerufen werden kann dies gilt f r Spielberg als unbefugte Benutzung der Software Dementsprechend erkl ren Sie sich bereit diese Software Module nur als Teil der Software und nicht in Verbindung mit bzw als Teil oder Komponente einer anderen Software und oder Hardware zu verwenden die diese Software Module aufrufen Spielberg erteilt Ihnen die pers nlichen nicht ausschlie lichen Rechte 10 Software Lizenzvertrag FileDirector 2 5 a bei einer Einplatz Version der Software die Software in einem Einfachrechner nur f r interne Zwecke zu installieren und zu benutzen die Software gilt als in Betrieb befindlich wenn sie im Zwischenspeicher RAM oder Festspeicher Festplatte installiert ist b bei einer Mehrbenutzer Version der Software die Software f r die im Installationskonfigurationsblatt des Softwarepakets genannte Anzahl an Rechnern oder gleichzeitigen Nutzern nur f r interne Zwecke z
34. 2 Tabellenlayout Spaltenname Inhalt GUD Char 36 StorageRev Integer BA StorageRevPage Integer SubID Integer SourceFilehllame Yarchar 255 PageSize Integer m PageFile Image Blob 1 Compressed Integer Schlie en Danach wird eine ODBC Datenverbindung im Windows zu dieser Datenbank eingestellt sehe ODBC Quelle im Windows einrichten Verwenden Sie eine andere Datenbank als SQL Server oder Oracle Hier finden Sie weitere Hinweise Weitere Informationen zu ODBC Einstellungen ODBC Quelle Hier wird nach erfolgter Konfiguration der Name der angelegten ODBC Quelle angegeben ODBC Tabelle In der angelegten Datenbank wird hier der Name der ODBC Container Tabelle eingetragen Ist der Verbindungstest erfolgreich erscheint folgendes Fenster zur Kontrolle FileDirector Enterprise Manager i ODBC Source Table Container ODBCContainerTable Column GUID the data type is String Column StorageRey the data type is Int32 Column StorageReyPage the data type is Int32 Column SubID the data type is Int32 Column SourceFileName the data type is String Column PageSize the data type is Int32 Column PageFile the data type is Byte Column Compressed the data type is Int32 The primary key contains field GUID The primary key contains field StorageRey The primary key contains field StorageRevPage DSN Container Trusted_connection yes
35. 888 77 Internet hitpi wwrw spielberg de lo spielberg de USI kNT DE200036524 1 Test atiati RECHNUNG ZFUF2 Rechnungs Nr 000787 Auftrags Nr 110787 vom 19 09 2002 Datum 19 09 2002 41070 Fax Kunde Versandart Menge E Preis Rbt 6 Preis 1Stck 875 00 30 00 612 50 Stck 5 000 00 30 00 3 500 00 1 Stck 62500 30 00 437 50 Netto usto Endbetrag 5 278 00 Eingelapen beim Auingericht Duisburg HAN 0142 Folgeseiten und Endseiten konfigurieren Mit dieser Option k nnen Folgeseiten und eine Endseite definiert werden die an ders identifiziert werden als die erste Seite Au erdem besteht so die M glichkeit von Folgeseiten oder der Endseite Indexfelder zu f llen FileDirector 2 5 OCR Formularerkennung 307 Klicken Sie auf den Reiter Folgende Seiten Es wird ein Link angezeigt ber den Sie eine Folgeseite als Vorlage laden k nnen um sie zu konfigurieren Die Endseite wird entsprechend ber den Reiter Letzte Seite definiert Ist die Vorlage geladen k nnen Identifikationsfelder und Indexfelder definiert werden Wird das gleiche Indexfeld auf mehreren Seiten zugeordnet so wird der Wert mit einander verglichen Hier muss der Wert eindeutig sein damit das Indexfeld mit dem korrekten Inhalt gef llt werden kann Seite verwerfen In manchen F llen wird zum Stapelscannen einer Trennseite verwendet um ver schiedene Stapel voneinander zu unterscheiden und
36. Aufruf GUIScanDoc AlD N geschickt wobei sich der ScanClient ffnet Mit dem Aufruf kann der Parameter N mitgeschickt werden der eine automatische Aktion Singlescan Batchscan etc ausl st Die Aktionen sind im Abschnitt archive from frontend Scan beschrieben Mit dem ScanClient wird das Dokument gescannt und indiziert wobei die einge tragenen Indexdaten nur im FileDirector zur Recherche zur Verf gung stehen Als R ckmeldung erh lt das SAP System eine ID die aus der CABID und der Doc GUID ohne Bindestriche zusammengesetzt ist Diese ID hat eine L nge von 40 Zeichen FileDirector 2 5 Systemkonfiguration e 127 Soll ein bereits archiviertes Dokument betrachtet werden kann man daf r sowohl den WinClient als auch den ScanClient konfigurieren F r diesen Aufruf wird der Befehl GUIViewDoc AID DID N wobei das N f r 0 oder 1 steht Bei der Ein stellung 0 wird der ScanClient ge ffnet bei der Einstellung 1 ffnet sich der installierte WinClient F r die Einstellungen im SAP setzten Sie sich bitte mit Ihrem SAP Berater in Verbindung Der FileDirector ScanClient Zum Scannen ber die ArchiveLink Schnittstelle kann ein spezieller ScanClient installiert werden der sich in den Setups der FileDirector Installation befindet Es ist eine Minimalversion des WinClients die speziell f r die Anbindung an SAP zum Scannen und Betrachten ausgelegt ist Zur Installation des ScanClients ist wie f r den WinClient
37. Benutzer A Zeitplaner o Codeless Connector SAP Aktenschr nke B Bereit f server 1 administrator Das Hauptmen des Enterprise Managers enth lt eine Toolleiste im Kopf des Fensters und eine Statusleiste am Fu wo der angemeldete Benutzer aufgef hrt wird FileDirector 2 5 Enterprise Manager allgemein e 17 Im Folgenden werden die Befehle kurz erl utert die berwiegend kontextsensitiv sind d h sie rufen Funktionen auf die im direkten Zusammenhang mit dem ge rade markierten Element stehen Das Men Eigenschaften Der Button Eigenschaften ruft die Eigenschaften des gerade markierten Eintrages auf Diese Funktion kann auch ber die rechte Taste im Kontextmen aufgerufen werden Aktualisieren Beim Klick auf Aktualisieren wird die Anzeige im FileDirector Enterprise Manager neu aufgebaut ber F5 oder den Aufruf ber das Men der rechten Taste kann ebenfalls aktualisiert werden Export Liste Beim Klick auf Export Liste wird der selektierte Teil des FileDirector Enterprise Manager Fensters in eine TAB oder Komma getrennte Liste in eine Textdatei gespeichert Hilfe Aufrufen der Hilfedatei Neu Mit dem Sternchen k nnen neue Elemente erzeugt werden wobei hier der mar kierte Zweig ma geblich ist L schen Mit diesem Befehl werden die markierten Elemente gel scht 3 Sicherheit Sicherheitseinstellungen k nnen f r Aktenschr nke Dokumentententypen und Scanprofile vorgenommen werd
38. Benutzer Bei dieser Option wird das Dokument an einen ganz bestimmten Benutzer geschickt der aus der Benutzerliste ausgew hlt werden kann sobald diese Option eingestellt wird Senden an Benutzer Nach Name fragen Soll der Benutzer der das Dokument im n chsten Schritt weiter bearbeiten soll erst w hrend der Bearbeitung ausgew hlt werden k nnen kann man hier einstel len dass der Anwender gefragt werden soll wer das Dokument im n chsten Schritt weiter bearbeiten soll Im WinClient erscheint dann eine Abfrage mit einer Benutzerliste Bei der Auswahl der Benutzer im Enterprise Manager k nnen hier mehrere Benutzer ausgew hlt werden Die Aktion die der gew hlt Benutzer durchzuf hren hat wird vordefiniert z B genehmigen ablehnen oder kommentieren Senden an Benutzer Von Feld Mit dieser Option kann ein Benutzer ausgew hlt werden der in einem Feld steht Voraussetzung ist dass der Benutzer ein FileDirector Anwender ist und in der Kontenliste des FileDirectors aufgef hrt wird Es k nnen nur Felder mit einem Benutzernamen eingetragen werden Wird ein anderes Feld eingesetzt in dem kein Benutzer erkannt werden kann so wird die Einstellung ignoriert FileDirector 2 5 Prozessmanagement e 251 E Mail senden Die Funktion E Mail senden steht seit der Enterprise Manager Version 1 5 2 8 FileDirector Server 1 5 2 27 zur Verf gung Um ber eine Auto Aktion in einem Prozess eine vorkonfigurierte Email zu
39. Benutzernamen und Gruppen filedirectorsadmin Hrasien Kopien Lntemen Suche Bearbeiten Scannen Felder Index Trefferliste Name Beschreibung Name Wert f Fi IF2 F3 A A B 8 B g JE Hier kann man nun im oberen Abschnitt Benutzernamen und Gruppen die entsprechenden Benutzer und oder Gruppen hinzuf gen oder entfernen oder die Einstellung welche man f r eine bestimmte Gruppe vorgenommen hat f r eine andere Gruppe kopieren F gt Benutzer oder Gruppen zu den Ansichten hinzu Kopiert die Einstellungen eines ausgew hlten Benutzer oder einer existierenden Gruppe auf einen neuen Benutzer oder eine neue Gruppe Entfernt Benutzer oder Gruppen von den Ansichten Der untere Abschnitt wird f r die Einstellung der Felder im WinClient Reiter Suchen und Bearbeiten Scannen verwendet Die Einstellungen k nnen getrennt f r die Anzeige der Indexfelder und die Trefferliste vorgenommen werden Hinweis FileDirector 2 5 Dokumententypen e 183 Sollten f r einen Benutzer oder einer Gruppe nur f r einen der beiden Reiter Suchen oder Bearbeiten Scannen Einstellungen vorgenommen worden sein so gilt der Reiter bei dem keine Einstellungen vorgenommen wurden als verweigerte Ansicht und es werden keine Felder angezeigt Falls f r einen Benutzer keine Indexfelder angezeigt werden so kann durch diesen Benutzer auch keiner Einschr nkung der S
40. Fensters Das Serverzertifikat wird ben tigt wenn Dokumente ber einen Zeitplaner signiert und automatisch in einen Dokumententyp eingecheckt werden sollen Die Einstellung dass nur signierte Dokumente akzeptiert werden wird in den Eigenschaften des Dokumententyps konfiguriert Um ein Zertifikat laden zu k nnen muss es als pfx Datei vorliegen Zertifikat erstellen Ein Zertifikat ist ber eine vertrauensw rdige Zertifizierungsstelle Trust Center zu erhalten Ist ein Zertifikat installiert so kann es ber den Internet Explorer exportiert werden Zertifikat als pfx Datei exportieren ber den Internet Explorer kann ein installiertes Zertifikat als pfx Datei exportiert werden ber Extras Internetoptionen Inhalte Zertifikate im Internet Explorer wird die Liste der installierten Zertifikate angezeigt W hlen Sie Exportieren gt Ja privaten Schl ssel exportieren privater Informationsaustausch PKCS 12 pfx Geben Sie nun das Passwort den Namen und den Speicherpfad f r die pfx Datei ein Hinweis Weiterf hrende Informationen sind dazu in der Hilfe des Internet Explorers und bei Microsoft zu finden pfx Datei im FileDirector importieren ffnen Sie im Enterprise Manager das oben genannte Fenster zum Import des Zertifikates f r den Server Geben Sie zuerst das Passwort ein das Sie f r die pfx Datei erstellt haben und laden Sie dann die pfx Datei ber den Befehl Neues Ze
41. G ltige Markierungszeichen ltige Markierungszeichen Universell g ltige Markierungszeichen gt Alle folgenden Buchstaben sind Gro buchstaben lt Alle folgenden Buchstaben sind in Kleinbuchstaben lt gt Ignoriert Gro Kleinschreibung Regional angepasstes Trennzeichen f r Datum Regional angepasstes Trennzeichen f r Zeit Regional angepasstes W hrungssymbol G ltige Markierungszeichen einfache Masken 2200000 pr rm Erfordert ein alphabetisches Zeichen Erlaubt ein alphabetisches Zeichen Erfordert ein alphanumerisches Zeichen Erlaubt ein alphanumerisches Zeichen Erfordert ein Zeichen Erlaubt ein Zeichen Erfordert eine Zahl Erlaubt eine Zahl Erlaubt eine Zahl und oder Das folgende Zeichen ist ein Symbol Markierungszeichen regul re Maske aeiou asiou 0 9a f F Km Ya d D n n n m 164 o Felder erlaubt alle Zeichen erlaubt alle Zeichen aus der Liste erlaubt alle Zeichen die nicht in der Liste stehen Der Bindestrich spezifiziert einen Zeichenbereich Entspricht beliebigem Zeichen wie a z 20 9 Nicht wortbildende Zeichen wie a 2420 9 Entspricht jeder Zahl Gleich wie 0 9 L sst alles zu au er Zahlen Diese Symbole bestimmen Wiederholungen Spezifiziert genau n Treffer Z B 0 9K2 Spezifiziert genau n Treffer Z B 0 9K2 Spezifiziert genau n aber nicht mehr als m Treffer Spezifiziert Null oder mehr Treffer Z B w Wie 0 S
42. Ihrem pers nlichen Ordner EMAIL Text lt IDOCTYPE HTML PUBLIC 7 W3C DTD HTML 4 01 Transitional EN gt lt html gt lt head gt O TextFomat lt title gt ProzessManagement Benachrichtigung lt title gt lt head gt lt body gt Himl Format lt P gt Sie haben lt span style color red gt lt strong gt lt Count gt lt strong gt lt span gt Dokumente in Ihrem pers nlichen Ordner lt p gt lt body gt lt html gt Die folgenden Platzhalter k nnen benutzt werden lt Count gt 246 e Prozessmanagement FileDirector 2 5 Neuer Prozess En Selektieren Sie im Enterprise Manager den Zweig Prozessmanagement in einem Aktenschrank und erstellen Sie mit dem Button Neu einen neuen Prozess L Prozessmanagement Allgemein j SES Um einen Prozess f r ein bestimmtes Dokument durchzuf hren muss eine Abfolge von Aktionen definiert werden 1 u Rechnungen Neu Rechnungen Rechnungsbetrag gt 1000 UND Status Beschreibung Rechnung bearbeiten Rechnungen Rechnungsbetrag gt 1000 UND Status offen Akzeptiere keine neuen Dokumente deaktiviere Prozess F Prozess nicht w hlbar Versteckt in Client Liste F Bei Einchecken auf Prozess senden Neue Dokumente Esistierende Dokumente Bedingung i Dokumententyp Rechnungen m Feld 1 Rechnungsbeti v gt 1000 uno Status v offen Die grafische Oberfl che Wenn
43. Indexdaten beim Einzelseiten oder Stapelscannen nicht bernom men Beibehalten Beim Scannen im WinClient werden die in den Indexfeldern eingetragenen Werte f r das aktuell gescannte Dokument bernommen wenn f r das Feld Beibehal ten eingestellt ist Wird ein weiteres Dokument bzw ein weiterer Stapel gescannt so wird das Feld nach dem Scannen nicht geleert und der Eintrag kann f r das folgende Dokument erneut verwendet werden ohne dass es noch einmal einge geben werden muss 156 Felder FileDirector 2 5 Hochz hlen Wenn beim Scannen in diesem Feld eine Anfangszahl eingegeben wird so wird von dieser Zahl aus bei jedem neu gescannten Dokument hochgez hlt Runterz hlen Wird ein Anfangswert eingetragen so wird von diesem Wert aus heruntergez hlt Es sollte immer eine Zahl angegeben werden die bereits die Anzahl der Stellen anzeigt sobald in den Bereich unter O gez hlt wird Bei Minuswerten wird kein Minuszeichen angezeigt Tr gt man z B die Zahl 10 ein dann wird folgenderma en in den Minusbereich heruntergez hlt 01 00 99 98 Hochz hlen Runterz hlen Seitenweise Wird Seitenweise hoch bzw runterz hlen eingestellt so wird w hrend des Scan nens die Anzahl der Seiten in das Indexfeld geschrieben Dies findet bergreifend ber die Dokumente statt so dass immer die Seitenzahl des vorherigen Doku mentes zu den Seiten zu des folgenden Dokumentes hinzugez hlt oder abgezo gen wird Hochz hlen
44. LED ie ES Company A Name L nge Inhalt Wortauswahlliste Felder Land 30 Wortauswahl a Dokumententypen Stadt 30 Wortauswahl G Scanprofile Wortauswahllisten ER p KA Feldeigenschaften ndern Land x 5 Versandart s EJ 8 Englische St dte Allgemein Erweiterte Einstellungen Eingabemaske Filter 5 Deutsche St dte 9 L nderliste M 6A Ein Indexfeld wird zur Speicherung von Indexinformationen zu a gt Abc einem Dokument verwendet Bereit Einstellungen nzeigename Land L nge Beinhaltet Wortauswahl Inhalte erweitert Beschreibung Wortauswahlliste Name L nderliste ID 30D1CBE2 Abbruch X 2 Damit die Listen nun auch im WinClient entsprechend in den Feldern w hlbar werden m ssen sie noch den Feldern zugewiesen werden Das Feld Land soll die Liste der L nder anbieten und das Feld Stadt hat die untergeordneten Listen die aus der bergeordneten Liste gezogen werden So muss dem Feld Stadt nur die Eigenschaft des Inhaltes zugewiesen werden also muss dieses Feld eine Wortliste beinhalten Wortauswahlliste duplizieren amp Bestehende Wortauswahllisten eines Aktenschranks k nnen dupliziert werden Markieren Sie die zu duplizierende Liste und klicken Sie dann auf den Button Duplizieren in der oberen Men leiste Es erscheint ein Eintrag einer neuen Wortauswahlliste gleichen Namens mit angeh ngter Nummerierung Diese Wortauswahlli
45. Optionen f r das gesamte Formular ausgef hrt F r die Einstellungen f r das gesamte Formular gibt es dazu einen Reiter OCR Parameter gt OCR Parameter im Formular Wird das gesamte Formular abgedunkelt und zus tzlich danach die Zone so verdoppelt sich der Effekt Die Filter werden nacheinander abgearbeitet so dass die Reihenfolge der Filter f r das Ergebnis ausschlaggebend ist Wird zuerst die Seite abgedunkelt so werden auch Rauschpunkte vergr ert Wird zuerst das Rauschen entfernt und danach die Seite abgedunkelt so wird der verbleibende Text hervorgehoben In der OCR Vorlage kann man das Ergebnis der Filtereinstellungen sofort sehen und berpr fen Filtereinstellungen wie z B Abdunkeln kann auch mehrfach gesetzt werden Die Reihenfolge der gesetzten Filter kann mit Drag amp Drop ver ndert werden d h Sie k nnen beispielsweise den 5 Eintrag an die 2 Stelle schieben und direkt die Ver nderung sehen Wird die Zone verschoben so sieht man den ver nderten Text sofort f r den Bereich der Zone Diese Optimierungen werden vor allen anderen Zeichenanpassungen die in einer Zone durchgef hrt werden k nnen durchgef hrt Erst nach diesen Ver nderun gen wird eine OCR Lesung gemacht Hinweis F r die besten Einstellungen gibt es keine Empfehlungen Hier muss entspre chend der Vorlage getestet werden Besonders hilfreich k nnen diese Einstel lungen bei schwach lesbaren Vorlagen Nadeldruck oder farbigem P
46. Runterz hlen Global Mit dieser Option wird ein globaler Z hler vom Server gesetzt Werden Daten ein gecheckt wird nach der letzten Zahl auf dem Server gesucht und entsprechend der n chsten Zahl hoch oder runtergez hlt Setzt Systemdatum Setzt Systemzeit und weitere Zeiteintr ge Ist ein Feld auf ein Datum eingestellt dann kann das Systemdatum automatisch in das Feld eingetragen werden Zudem k nnen das Jahr die Woche und das Systemdatum n Tage gesetzt wer den Hinweis Die Systemzeit des Clients darf nicht mehr als 5 Minuten von der Systemzeit des Servers abweichen da der Server sonst das Einchecken der Dokumente verwei gert Setzt Benutzernamen Mit dieser Aktion wird der Benutzername mit vorangestellter Dom ne gesetzt Setzt kurzen Benutzernamen Diese Option setzt den Benutzernamen ohne vorangestellte Dom ne ein Setzt Computernamen Soll automatisch der Computername in ein Feld geschrieben werden so wird diese Aktion verwendet Setzt Gedruckt von Soll automatisch der Benutzername der das Dokument gedruckt hat gesetzt werden so wird diese Aktion verwendet FileDirector 2 5 Felder e 157 Setzt Gedruckt am Soll automatisch das Datum an dem das Dokument gedruckt wurde gesetzt werden so wird diese Aktion verwendet Pr fung Inhalt Pflichtfelder werden im WinClient mit einem roten Ausrufezeichen gekennzeichnet und werden vom Server beim Einchecken gepr ft Leer nicht erlaubt Dokumente k
47. Spielberg Duisburg FileDirector 2 5 ODBC Verkn pfungen 215 Erstellen Sie zun chst eine ODBC Quelle in der System DSN wie im Abschnitt ODBC Quelle im Windows einrichten beschrieben wird W hlen Sie den ODBC Microsoft Text Treiber der auch f r csv Dateien verwendet werden kann und w hlen Sie hier das Verzeichnis in dem sich die csv Datei befindet Klappen Sie den Bereich Optionen gt gt auf und entfernen Sie das H kchen aus Standard ODBC Text Setup Datenquellenname ODBC Text OK Beschreibung eee Datenbank Hilfe Verzeichnis D ODBC Yerzeichnis ausw hlen Aktuelles Verzeichnis verwenden can Dateien r Erweiterungen Erweiterung Hinzuf gen Entfernen Standard Format definieren 216 e ODBC Verkn pfungen FileDirector 2 5 Klicken Sie auf Format definieren und w hlen Sie die gew nschte Datei aus Textformat definieren Tabellen Spalten lt default gt Vorschlagen bundesl nder tzt kunden txt odbe csv V Spaltennamen in erster Zeile Format Benutzerdefiniert Datentyp o mane Trennzeichen 5 Zu scannende 3 3 1 Name Bo o ndem Zeilen 25 Zeichensatz ANSI C DEM Breite e Entfemen OK Abbrechen Hilfe Jetzt k nnen verschiedene Optionen definiert werden wie z B das Trennzeichen ob der Spaltenname in der ersten Zeile existiert Haben Sie die
48. Suchindex aus diesen Daten erzeugen FileDirector erm glicht in einem Aktenschrank das Anlegen von beliebig vielen Importmasken Diese k nnen jederzeit ge ndert oder entfernt werden Was ist COLD COLD bedeutet Computer Output on Laser Disc wobei diese Bezeichnung noch aus fr herer Zeit stammt Die eigentliche Anwendung besteht darin dass ein Druckstrom bzw eine erzeugte ASCI ANSI Datei in den FileDirector bernommen wird daraus einzelne Seiten und Dokumente gemacht werden und diese sofort automatisch indiziert werden Diese Texte k nnen dann mit einer TIFF Datei das so genannte Overlay hinterlegt werden Das kann z B ein leeres Blatt mit einem vordefinierten Briefkopf sein COLD Lizenz Das COLD Modul ben tigt eine eigene Lizenz die freigeschaltet sein muss Ist diese Lizenz nicht vorhanden k nnen zwar die Vorlagen eingerichtet werden aber der COLD Zeitplaner wird nicht gestartet so dass keine Daten eingelesen werden k nnen Allgemein COLD Vorlage neu erstellen 3 ffnen Sie den FileDirector Enterprise Manager und legen Sie eine COLD Maske mit Neu an Markieren Sie dazu die Rubrik COLD und klicken Sie auf das gelbe Sternchen Vergeben Sie zun chst einen Namen und geben Sie den Spoolpfad an wo die sp ter einzulesenden Spooldateien abgelegt werden FileDirector 2 5 COLD Importmasken e 269 COLD Vorlage Jo Allgemein Seiteneinstellungen Felder Filter Vorlage
49. Tans DRMSCFGI0 Lieferscheinformular 0 enean manyoni Rechnungsformular 100 Indexfeld Name Indexfeld wert RechnungsNr 000761 Beleg RECHNUNG Name Kunde Mustermann Strasse Musterstr 1 AuftragsNr 110784 Datum 19 09 2002 PLZ 11111 Ort Musterhausen Vasen ka Hua 30000 win Zate mach Mama hmm Ag Aare arm 8 AGB LE ONE RT Gm Tai nn MIR Dee mie Sans er An Ge Anus ran Bars Year Fr nn en Dan VOR Eros Konfiguration testen Test der OCR Erkennung von Dokumenten Sollte ein Dokument nicht richtig erkannt werden kann man mit dieser Funktion testen ob die OCR richtig funktioniert hat Man kann die Funktion w hrend der Formularerstellung zum Test verwenden wobei hier anhand der Vorlage getestet wird f r die die Zonen eingerichtet wurden Sollten Dokumente sp ter mit dieser Vorlage nicht richtig erkannt werden k nnen diese hier zum Test auch eingescannt werden und die Suche der Ursache f r eine fehlerhafte Erkennung wird erheblich erleichtert Folgende Punkte k nnen unter anderem Ursache f r eine fehlerhafte Erkennung sein Das Dokument wurde mit einer anderen Aufl sung gescannt als die Vorlage Die Vorlage hat keine Zone zur Dokumenten Identifikation Mehrere Vorlagen haben hnliche Dokumenten Identifikationen so dass kein eindeutiges Formular erkannt werden kann Der Dokumententyp f r nicht erkannte Dokumente wurde nicht oder falsch zugeordnet Die Aufl sung ist zu hoch Die Aufl sung ist zu nied
50. Wortauswahllisten wiederholen g ODBC Yerkn pfungen Online amp Speicherpools N amp Prozessmanagement Sc an NCR FileDirector 2 5 Systemkonfiguration e 31 ID F r die ID des Servers wird die Lizenznummer verwendet ndert sich die Lizenz nummer so bleibt die ID trotzdem diejenige mit der der Server zuerst erkannt wurde Hinweis ndern Sie hier nie die ID da diese ID mit den replizierten Daten bertragen wird Beschreibung Hier kann eine Beschreibung f r den entsprechenden Server eingestellt werden so dass man z B den Originalserver vom Klon unterscheiden kann z B Original server und Zielserver URL Die URL stellt die Verbindung zum Zielserver her Hier muss die URL als http Ziel ServernameJ filedirector oder http Ziel IP Adresse filedirector angegeben werden Hinweis Alternativ kann auch eine sichere Verbindung mit https konfiguriert werden Benutzer fd server Konto mit Name Passwort angeben Um den Zielserver erreichen zu k nnen muss das fd server Konto des Zielservers angegeben werden Befinden sich beide Server in der gleichen Dom ne und verwenden sie somit das gleiche fd server Konto so kann die Integrierte Windows Authentifizierung fd server angehakt werden Unterscheiden sich die Dom nen jedoch so muss ein Konto des Zielservers mit Zieldom ne fd server angegeben werden das Zugriff auf den FileDirector hat d h ein Konto das sich in der Gruppe fd admins o
51. Zeitplaner k nnen Container die in den Speicherpools zus tzlich zu den Speicherorten definiert sind aufgef llt werden Die Daten des Speicherpools werden in einem Container in komprimierter Form gespeichert und zur Daten sicherung gespeichert Mit Containern kann die Datensicherung erheblich komfor tabler stattfinden da die Datenmengen reduziert und die Datensicherung perfor manter wird Wird dieser Zeitplaner ausgef hrt so werden die Daten aus dem Datenverzeich nis Standard filedirector data in den Zielort des Containers berf hrt Daten in gespiegelten Speicherorten werden nicht in den Container geschoben Wird ein Dokument ge ndert so wird die Revision zun chst in den urspr nglichen Spei cherort gespeichert und bei entsprechender Konfiguration gespiegelt Beim n chsten Durchlauf des Container Zeitplaners werden die Daten dann erg nzend in den Container geschoben 86 e Systemkonfiguration FileDirector 2 5 Im Dialogfenster wird ein beschreibender Text eingegeben der sp ter in der Liste der Zeitplaner erscheint Wird der Zeitplaner aktiviert so startet die Sicherung in die konfigurierten Container zu den angegebenen Intervallen Konfigurieren Sie im Bereich Zeitintervall zu welchem Datum und zu welcher Zeit der Zeitplaner starten und in welchen Zeitintervallen er aktiv werden soll Der Zeitplaner kann f r beliebige Tage der Woche aktiviert werden Ausf hren auf Server Die Option Ausf hren auf Server erm
52. Zonen gelten Durch Auswahl der entsprechenden Sprachen wird die Erkennung der landes spezifischen Sonderzeichen erm glicht F r die Bildverbesserung werden zun chst die Einstellungen f r das gesamte Formular danach die Einstellungen f r die Zone verwendet Wie die Filter f r die Bildverbesserung zu konfigurieren sind lesen Sie bitte im Abschnitt Bildverbesserung Zonen Bei der Testerkennung w hrend der Formularerstellung und bei der Lesung der Zonen werden die Einstellungen f r das Formular verwendet Die verschiedenen Einstellungen f r die manuelle OCR Lesung werden im Scanprofil eingestellt Siehe gt Verwende OCR und Formularerkennung Auch bei der Verwendung der OCR Erkennung bei einem Datei Import ber einen Zeitplaner werden die Spracheinstellungen der OCR Parameter des Formulars herangezogen Siehe gt Datei Import Zeitplaner 312 e OCR Formularerkennung FileDirector 2 5 Deaktivieren eines OCR Formulars In einer Formularerkennung werden alle eingerichteten Formulare ber cksichtigt Um Konfigurationsanpassungen oder Vorbereitungen machen zu k nnen k nnen Formulare aus der Formularerkennung ausgeschlossen werden damit sie bei einer Erkennung nicht ber cksichtigt werden Name Beschreibung Ziel er Lieferscheinformular Liefe Z3 F 4 4 m H GA In Formularerkennung einbeziehen 3 von Formularerkennung ausschlie en Um ein Formular zu deaktivieren wird auf
53. also nicht alle lteren Dokumente in die Sync Tabelle aufgenommen werden Zeige Statistik Die Statistik zeigt die ungef hre Gr e und Anzahl der Dokumente in der Sync Tabelle an So kann abgesch tzt werden welche Datenmenge beim Start des Replikations Zeitplaners bertragen werden muss Die Gr e der XML Dateien wird dabei nicht ber cksichtigt Aktenschrank l schen Wird ein Aktenschrank neu angelegt so wird eine Datenbank mit der ID des Aktenschrankes angelegt Zus tzlich wird ein Eintrag in die SQL Datenbank FDConfig in der Tabelle Cabinets gesetzt Wird ein Aktenschrank gel scht so wird der Eintrag in der Tabelle Cabinets gel scht aber die SQL Datenbank beibehalten Dadurch ist es m glich eine Datenbank nach dem L schen wieder erneut zu registrieren Sind bereits Daten ber den WinClient eingescannt oder importiert worden so existiert zus tzlich ein Datenverzeichnis im Ordner filedirector data mit der ID des Aktenschrankes FD_ID CAB Dort werden die Bilddateien abgelegt Um einen Aktenschrank endg ltig zu entfernen m ssen folgende Komponenten entfernt werden Aktenschrank im FileDirector Enterprise Manager Datenbank im SQL Server hier werden die Indexdaten gespeichert Datenverzeichnis des Aktenschrankes filedirector data FD_ID CAB Aktenschrank leeren ber das Men der rechten Maustaste kann der Inhalt eines Aktenschrankes geleert werden d h sowohl die Daten im Speich
54. bevor man einen automatischen Import durchf hrt Verwende alle Formulare zur Erkennung Sollen alle Formulare automatisch erkannt und in die zugeh rigen Dokumenten typen sortiert werden so wird die Formularerkennung mit allen Formularen ver wendet Erkenne Formulare des gew hlten Dokumententyps Sind mehrere Formulare f r den Dokumententyp definiert der im oberen Bereich angegeben ist so werden nur diese zur Erkennung verwendet Keine Formularerkennung Verwende immer dieses Formular Ist nur ein bestimmter Typ an Dokumenten zu indizieren kann hierf r auch ein bestimmtes Formular hinterlegt werden Siehe gt OCR Formularerkennung Einzelseitenmodus Wird diese Option beim Import gew hlt so werden alle Dateien im Verzeichnis als einzelnes Dokument gelesen und Multipage TIFF Dateien aufgespalten und als einzelne Dokumente importiert 94 e Systemkonfiguration FileDirector 2 5 Wichtige Hinweise zum Datenimport Eine Multipage TIFF Datei wird in der Standardeinstellung als ein mehrseitiges Dokument importiert Die Einstellungen in der Formularerkennung f r Folge und Endseiten wird nicht auf Dokumente in Unterverzeichnissen angewendet z B VNP da hier im Nor malfall bereits ein Dokument je Unterverzeichnis abgelegt wird Folge und Endseitenkonfigurationen werden nur beim Import einer Multipage TIFF Datei ber cksichtigt Dateinamen aufspalten Diese Option steht nur dann zur Verf gung wenn entweder keine OCR ak
55. danach die dynamischen Eintr ge angezeigt Dynamische Wortlisten ODBC und normale ODBC Verkn pfungen Wird eine Wortliste ber eine ODBC Verkn pfung gef llt so kann trotzdem noch eine Verkn pfung zu einer anderen ODBC Liste hergestellt werden Diese wird dann wie die normale Konfiguration ber Feld gt Eigenschaften Reiter Erweiterte Einstellungen gt ODBC Verkn pfung eingetragen Das F llen des Feldes kann beispielsweise so ablaufen K rzel wird in das Feld eingetragen Wort wird automatisch aus der ODBC Tabelle der Wortliste erg nzt Das erg nzte Wort wird in einer anderen ODBC Tabelle gefunden und mit diesem werden dann entsprechend der normalen ODBC F llmethode weitere Felder ausgef llt Hinweis Diese Einstellungen m ssen sehr sorgf ltig durchgef hrt werden um eine korrekte Konfiguration zu gew hrleisten 228 e Wortauswahllisten FileDirector 2 5 Stempel Dokumente k nnen in FileDirector mit Anmerkungen versehen werden Ein spezieller Typ davon ist der Stempel Stempel k nnen individuell angepasst werden und es k nnen eigenen Vorlagen f r Stempel erstellt werden indem man eine eigene TIFF Datei als Vorlage hinterlegt Neuer Stempel 3 Durch Klicken auf den Button Neu im Men Stempel erscheint ein Dialogfenster zum Erzeugen eines neuen Stempels Stempel konfigurieren Im Reiter Stempel werden ein Name und ein den Stempel beschreibender Text eingegeben FileDirector 2 5 Stempel e 22
56. der Bereich Wortauswahlliste im unteren Bereich der Einstellungsmaske aktiv Hier k nnen Sie nun die erstellte Liste zuordnen Hinweis Bei verkn pften Listen wird nur dem Feld die Liste zugewiesen das die bergeordnete Liste enth lt Alle untergeordneten Listen werden zwar bei Beinhaltet die Eigenschaft Wortauswahl enthalten aber die Listenzuordnung geschieht ber die verkn pften Felder in den Wortauswahllisten Manuelle Eingaben zulassen Ist diese Option eingestellt so k nnen manuelle Zusatzeintr ge in die Liste auf genommen werden Die zus tzlichen Eintr ge werden nur im lokalen Cache des Verfassers gespeichert FileDirector 2 5 Wortauswahllisten e 223 Erlaube Mehrfachauswahl Mit dieser Option wird eine Auswahl vorn mehreren Wortlisteneintr gen im Win Client erlaubt Die Worte werden ber eine Liste im WinClient angehakt und mit einem Semikolon getrennt eingetragen Listen verkn pfen Verkn pfte Listen werden dann verwendet wenn ein Listeneintrag in einem Feld nur noch eine eingeschr nkte Auswahl in einem anderen Feld erm glichen soll Hier wird eine beispielhafte Verwendung aufgezeigt die auf viele verschiedene Anwendungsm jglichkeiten bertragbar ist Die Tiefe der Verschachtelung kann durchaus gr er sein als in diesem Beispiel Beispiel In einem Feld Land soll eine Auswahl an L ndern ber eine Wortauswahlliste eingetragen werden Ist ein Land ausgew hlt soll in einem zweiten Feld Stadt
57. devel ne ocation SubiD XML File GUID Document C 00000001 REY 00000002 REv 0fSde 6e 035c 4c7c b364 888354599ed FDD 2 1dfa ecd d240 4039 2466 3221c1d84023 FDD vl gt 2 2 Objekte e Freier re 86 2 GB 22 8 KB p My Computer Aktueller Unterordner Location SubID Der aktuelle Unterordner zeigt an wie viele Ordner bereits angelegt wurden und in welchen Ordner gerade archiviert wird Container ber den Zeitplaner werden die Daten aus dem Dateisystem in eine Containerda tei geschrieben Diese Containerdatei wird in das als Speicherort angegebene Verzeichnis geschrieben Der Benutzer fd server muss Zugriff auf dieses Ver zeichnis haben In einem Speicherpool in dem ein Container angelegt werden soll muss immer zun chst ein Speicherort existieren aus dem die Daten ber den Zeitplaner in den Container geschoben werden Ein Container ist nur dann konfigurierbar wenn ein Speicherort existiert FileDirector 2 5 Speicherpools e 237 Maximale Gr e In dem angegebenen Verzeichnis werden die Containerdateien mit der maxi malen Gr enbegrenzung abgelegt die hier vorgegeben wurde Somit k nnen die Daten in Datenpakete aufgeteilt werden die f r das verwendete Speicher medium optimiert sind Verschl sselung Die Datenverschl sselung wird ber einen Blowfish Algorithmus realisiert In Abh ngigkeit vom Passwort werden alle XML Dateien und Imagedateien beim Einchecken ver
58. die Einstellungen f r den Enterprise Manager nicht erneut konfiguriert werden m ssen FileDirector 2 5 Enterprise Manager allgemein e 21 Systemkonfiguration Um Ihre FileDirector Systemkonfiguration zu berpr fen und zu administrieren ffnen Sie den Zweig Systemkonfiguration Zur berwachung kann hier z B das Protokoll eingestellt und die Benutzereinrichtung durchgef hrt werden W hrend der Installation des FileDirectors werden au erhalb des FileDirector Enterprise Managers grundlegende Einstellungen durch das FileDirector Config Utility vorgenommen Dieses befindet sich auf dem Server auf dem der FileDirector installiert wurde Server Aktiv gt Serverzertifikat fia Systemkonfiguration i E NRY Serverzertihkati SQL Parameter Hier kann das aktuelle Serverzertifikat gesetzt werden w hle Zertifikat Wersaron 06 03 2006 10 42 30 Aussteller EN SUPPOR TCert DC support DC spielberg DC de Betreff E support amp spielberg de CN FileDirector OU Supportserver O Spielberg L Daumenabdruck D2EE5 13CAC 87144 803C7 8F13B C2DB3 BA7D4 24136 G ltig von 06 03 2006 10 00 46 G ltig bis 06 03 2007 10 10 46 Zertifikat anzeigen Passwort f r den privaten Schl ssel Passwort wiederholen Neues Zertifikat laden Abbruch 22 e Systemkonfiguration FileDirector 2 5 Die Einstellung des Serverzertifikates erfolgt in den Eigenschaften des Zweiges Server Aktiv auf der linken Seite des Enterprise Manager
59. die bei einigen Barcodes wahlweise mitgelesen und getestet werden kann Ist der Barcode um auf dem Blatt um 90 Grad gedreht so kann diese Drehung hier eingestellt werden F r normale Indexfelder ist diese Drehung nicht m glich Erweiterte Suche nicht bei positionsunabh ngigem Barcode Die erweitere Suche ist eine Funktion die im Ausnahmefall f r schlecht erkenn bare Barcodes verwendet werden kann Das gilt nicht f r positionsunabh ngige Barcodes Funktionsweise Im Normalfall ist ein Barcode mit einem Start und Endzeichen ausgestattet Dadurch wird ein Barcode eindeutig als Barcode identifiziert Wird eines dieser Merkmale nicht erkannt kann der Barcode nicht gelesen werden Mit dieser Option wird das Start und Endzeichen ignoriert so dass eine Zeichenfolge nur auf eine hnlichkeit mit einem Barcode gepr ft wird Das hat zur Folge dass ggf auch Zeichenfolgen als Barcode interpretiert werden die keine Barcodes sind Bei Verwendung dieser Option wird die Erkennung zudem erheblich verlangsamt Daher ist es immer ratsam die Umstellung auf eindeutig lesbare Barcodes durch zuf hren Diese Einstellung sollte nur im Ausnahmefall verwendet werden Sinnvoll kann die Einstellung dann sein wenn der schlecht lesbare Barcode z B auf einer Seite identifiziert werden soll die als Seitentrennblatt fungiert Hier ist der Inhalt des Barcodes von zweitrangiger Bedeutung FileDirector 2 5 OCR Formularerkennung e 299 Barcode Schwe
60. die im MailStore Zeitplaner einem Feld zugewiesen werden k nnen So ist es dann auch m glich im FileDirector nach den Namen der angeh ngten Dateien zu suchen Werden die Mails ber den SMTP Server in das angegebene Verzeichnis abge legt so werden sie automatisch als eml Datei und xml Dateien gespeichert wenn die Option Eml angekreuzt ist Ist die Option Split markiert so wird der Text der E Mail entsprechend des E Mailformates als html oder txt Datei in dem Unterverzeichnis gespeichert In diesem Unterverzeichnis werden dann die Anh nge der Mail im Originalformat abgelegt Ist beides markiert so wird die E Mail auf beide Arten gespeichert Au erdem k nnen durch diese Einstellungen die Bedingungen f r Betreff Absender oder Empf nger unabh ngig voneinander auf die unterschiedlichen Weisen gespeichert werden Priorit ten g al L FileDirector MailStore Settings Priority Store mails SMTP event priority 28002 5 Priority Application 28000 Exchange Ntfs Store Driver Exchange NtfsDry 28001 FileDirector MailStore DSDMS FileDirector Mail MailStore Werden die Daten ber den SMTP Server abgegriffen so k nnen verschiedene Programme zum Einsatz kommen die unterschiedliche Events ausl sen So kann z B ein Virenscanner oder Spamfilter ebenfalls auf die Mails im SMTP zugreifen Damit nur gefilterte E Mails archiviert werden muss man die Priorit t des 112 e Systemkonfigurat
61. diesen Button wird der eingestellte Filter auf den angezeigten Text angewendet und der Button rastet ein Bei erneutem Klick wird die ungefilterte Ansicht angezeigt und der Button rastet wieder aus E Grafische Ansicht Mit Klick auf diesen Button wird der Text der Spool Datei mit den Overlay Bildern zusammen angezeigt W hlen Sie die Overlays im Reiter Seiteneinstellungen Bei erneutem Klick wird zur ck auf die Textansicht ohne Overlays geschaltet Gehe zu Seite Gehe zur ersten vorhergehenden n chsten letzten Seite Verwenden Sie diese Buttons um durch die Seiten der Spool Datei zu navigieren Die Seitennummer wird in der rechten oberen Ecke angezeigt Arbeitsablauf COLD Einrichtung Pr fen Sie zun chst ob Sie eine Lizenz haben um COLD einzurichten Ist diese Lizenz nicht vorhanden kann zwar eine COLD Maske erstellt werden aber der Zeitplaner wird nicht starten Erstellen Sie eine neue COLD Vorlage Geben Sie im Tab Allgemein der Vor lage einen Namen und tragen Sie den Spoolpfad ein aus dem sp ter die Spool datei eingelesen werden soll Wechseln Sie auf das Tab Vorlage und laden Sie die Spooldatei als Vorlage Wenn Sie nicht wissen ob die Spooldatei ein bestimmtes Format erf llt COM1 oder COM2 so k nnen Sie es automatisch im Reiter Seiteneinstellungen erken nen lassen Auf diese Weise k nnen bereits vordefinierte Filter f r die erkannten Formate automatisch gesetzt werden FileDirec
62. e Dokumententypen FileDirector 2 5 Rechte auf Dokumentenebene vergeben Wird f r einen Benutzer der Vollzugriff im Dokumententyp zugelassen so kann dieser im WinClient auch direkt Rechte f r ein einzelnes Dokument vergeben Siehe gt Benutzerhandbuch WinClient Rechte auf Dokumentenebene Vollzugriff Vollzugriff erlaubt es dem Benutzer Rechte zu vergeben man sollte darauf achten dass der fd admin im Normalfall immer diese Rechte haben sollte Verweigert man dem fd admin dieses Recht so kann er selbst keine Rechte mehr vergeben Hinweis Wird die Gruppe fd admins in der Tabelle CabRights gel scht so wird sie bei Neustart automatisch wieder mit allen Rechten hinzugef gt In der SQL Tabelle CabRights sind die User und Gruppen aufgef hrt Sollten Sie in dieser Tabelle nderungen vornehmen wollen so l schen Sie dort die Datens tze aber nicht sofort sondern benennen Sie sie nur um Anlegen Ist Anlegen f r einen Benutzer verweigert darf dieser zwar Dokumente in der lokalen Liste anlegen nicht aber auf dem Server einchecken Dies betrifft nur das Anlegen neuer Dokumente Hinzuscannen oder ndern wird durch das Verweigern dieser Option nicht verboten L schen Ist das L schen verweigert so darf der Benutzer keinen eingecheckten Datensatz vom Server l schen Lokale Dokumente und Dokumente auf der pers nlichen Liste d rfen gel scht werden Hinweis Serverseitiges L schen bedeutet kein L schen
63. ein Benutzer aus der Gruppe FD admins an einer Nicht Scanstation an ohne dass er einer Named Gruppe zugeordnet wurde so wird f r ihn zun chst eine Scan Concurrent Lizenz verbraucht Sind hier alle belegt so wird die n chste freie User Concurrent Lizenz verwendet Sollte sich der Benutzer in einer Named Gruppe befinden so wird zun chst versucht eine Lizenz dieser Gruppe zu belegen Sollte keine entsprechende Lizenz verf gbar sein so wird versucht eine Concurrent Lizenz zu belegen Hinweis In der Systemkonfiguration unter Aktive Benutzer k nnen Sie als Administrator die Liste der Benutzer sehen die eingeloggt sind und welche Lizenz im FileDirec tor jeweils belegt ist FileDirector 2 5 Systemkonfiguration e 43 Systemkonten importieren Sind die Benutzer den jeweiligen Gruppen zugewiesen und sollen einzelne davon eingeschr nktere Rechte erhalten so m ssen sie beim Hinzuf gen zur Sicherheit des Aktenschrankes oder Dokumententyps w hlbar sein Dazu werden die Sys temkonten aus den Gruppen importiert und k nnen dann zugeordnet und mit Rechten versehen werden FileDirector Enterprise Manager V2 0 0 http 192 168 0 42 BAX PEM mS O a AN http 77192 168 0 42 FileDirector Name vollst ndiger Name A il Systemkonfiguration BR x m Server kei serverli fd admins fd admins gt Benutzer undGruppen 14 server01fd scan fd scan E Client Konfiguration N
64. ein neuer Schritt f r einen Prozess eingerichtet wird erscheint zun chst das Fenster f r die allgemeinen Einstellungen des Prozesses Mit diesem Button k nnen die Fenster zur besseren bersichtlichkeit eines Prozesses mit dem Button auf und eingeklappt werden Im oberen Bereich jedes Fensters werden die Einstellungen als Text zusammengefasst Wenn sie nicht komplett sichtbar sind so werden alle Angaben und Einstellungen in einem Flyout Fenster eingeblendet wenn man mit der Maus eine Sekunde auf dem Eintrag verbleibt Diese Info erh lt man auch dann wenn die Fenster eingeklappt sind und nicht alle Informationen lesbar sind Name des Prozesses Um den Namen des Prozesses zu definieren wird er markiert und in die ge w nschte Bezeichnung umbenannt FileDirector 2 5 Prozessmanagement e 247 Beschreibung Der Name und die Beschreibung des Prozesses werden im WinClient bei der Auswahl eines Prozesses angezeigt So kann der Benutzer noch eine etwas genauere Beschreibung zum Prozess erhalten Das Men Im Men des Prozessmanagements k nnen die Fenster f r die Schritte des gesamten Prozesses gleichzeitig aufgeklappt und zugeklappt werden Alle Details zeigen Taste Bild 77 L Alle Details verstecken Taste Bild X Aktion l schen Mit dieser Funktion werden einzelne Aktionsschritte gel scht Drucken Mit der Druckfunktion wird eine bersicht der eingestellten Schritte und Optionen so gedruckt wie sie in den Fenster
65. ein neues Dokument zu be ginnen Um z B eine solche Seite aus der Archivierung zu l schen kann eine Er kennung f r die Seite konfiguriert werden aber nach der Lesung kann diese Seite verworfen werden Diese Option kann nur f r die erste Seite eingestellt werden Seite muss existieren Diese Option kann f r Folgeseiten eingestellt werden Die erste Seite muss zur Identifikation immer vorhanden sein und wenn eine Endseite definiert ist muss auch diese zwingend existieren damit das Ende des Dokumentes erkannt werden kann Achtung Ist diese Option aktiviert und die Seite existiert NICHT so kann das zu Fehler meldungen oder fehlerhaftem Dateilmport f hren wenn dieser mit der OCR konfiguriert ist Benutze Barcode als Stapelanfang Stapelende Diese Einstellung gilt nur f r ein festes Formular ohne Dokumenten Identifikation Im Normalfall steht diese Einstellung auf Stapelanfang so dass ein Barcode auf der ersten Seite eines Dokumentes immer als Dokumententrenner fungiert In seltenen Sonderf llen ist der Barcode auf der letzten Seite und soll als Stapel ende erkannt werden Mit der Einstellung Stapelende wird der Barcode als Dokumententrenner erkannt wenn er auf der letzten Seite eines Dokumentes steht Leere Zonen als leer behandeln Hat ein Feld die automatische Aktion Beibehalten eingestellt so wird das Feld beim Scannen mit dem zuvor eingetragenen Inhalt gef llt Bei der Erkennung mit OCR Zonen kann hier
66. eines Aktenschankes rechtes Kontextmen auf Akten schrank Eigenschaften befindet sich der Reiter zur Konfiguration der Replikationseinstellungen f r diesen Aktenschrank FileDirector Enterprise Manager V2 0 0 t je tedi r Al RE xazl E AN http ew2003en1 filedirector Name Systemkonfigurati TETE io a Konfiguration Aktenschrank Company x gt 83 Server L Aktiv Allgemein Sicherheit Replikation Replikation e Benutzer und Gruppen m Client Konfiguration a Ereignisse 6 Zeitplaner e Codeless Connector EP SAP I E Aktenschr nke Company Felder E fa Dokumententypen 5 Scanprofile wortauswahllisten g ODBC Verkn pfungen Es Stempel amp Speicherpools Ga Prozessmanagement Beschreibung URL Replikations Zielserver http ew2003debug1 filedirector Dokumentenzust ndigkeit bertragen Dokumente beim Einchecken replizieren Markiere alle Dokumente f r die Replikation Sende Befehl amp coLd OCR E test Markiere alle nach ge nderten Dokumente f r die 7 4 2008 x R Jadi Replikation D http ew2003debug1 filedirector Sende Befehl ID FD_7F25884F Abbruch Hinzuf gen Ist der Zielserver eingerichtet so kann er durch Hinzuf gen dem Aktenschrank zugewiesen werden So wird eingestellt mit welchem Server die Daten des Aktenschrankes repliziert werden sollen 140 e Aktenschr nke FileDirector 2 5
67. f hren bevor das Dokument weitergeleitet wird so kann es zu einem unentschie denen Fall kommen Wenn z B zwei Benutzer jeweils genehmigen oder ablehnen sollen der eine ge nehmigt der andere lehnt ab so muss der Prozess entscheiden k nnen was mit dem Dokument geschieht Dokument bernehmen Die Option Dokument bernehmen wird dann verwendet wenn z B ein Doku ment in einer Abteilung von mehreren Benutzern bearbeitet werden kann Hier w rde man zun chst eine Benutzeraktion definieren die alle Mitarbeiter der Abteilung beinhaltet Diese Mitarbeiter werden alle mit der Aktion berneh FileDirector 2 5 Prozessmanagement e 263 men versehen Der Mitarbeiter der nun das Dokument bernimmt wird zum Bearbeiter des Dokumentes Die Schritte und Aktionen die danach eingerichtet werden k nnen nun auf den Bearbeiter bezogen werden Erstellen Sie dazu eine n chste Benutzeraktion an dem Ausgangspfeil f r bernehmen und f gen Sie hier den Benutzer Bearbeiter w hlbar unter Variabel mit einer Aktion wie z B Genehmigen Ablehnen ein E Signatur Unterschriften konfigurieren Unterschriften werden im WinClient konfiguriert Dazu werden ein Unterschriften pad und drei hinterlegte Testunterschriften ben tigt Zur Installation und Konfigu ration der Unterschriften lesen Sie bitte im Benutzerhandbuch das Kapitel Pro zessmanagement Unterschrift zur cksetzen l schen Soll
68. gespeichert ist Hierzu finden Sie eine Erl uterung im Installationshandbuch gt Sicherheit Aktenschrank Im Reiter Sicherheit werden die Gruppen und Benutzer eingerichtet die diesen Aktenschrank verwenden d rfen Aktenschr nke k nnen im Enterprise Manager nur gesehen werden wenn der Benutzer Vollzugriff hat Ein Administrator oder ein Benutzer mit dem Recht Vollzugriff kann hier die Rechte der jeweiligen Benutzer und Gruppen konfigurieren Die allgemeinen Windows Grundrechte werden f r jeden Benutzer in der Win dows Sicherheit festgelegt Um bestimmten Benutzern Rechte zuweisen zu k nnen siehe gt FileDirector Benutzer Gruppen Im FileDirector k nnen Rechte auf verschiedenen Ebenen vergeben werden Im Aktenschrank Im Dokumententyp Siehe Dokumententyp Sicherheit In Feldern Siehe gt Filter F r einzelne Dokumente im WinClient Siehe Benutzerhandbuch Allgemeine Regeln f r die Rechtevergabe Um Rechte korrekt zu vergeben m ssen diverse Regeln eingehalten werden So kann man Rechte f r Benutzer und f r Gruppen vergeben Rechte k nnen vererbt oder direkt gesetzt werden und es k nnen Rechte erlaubt und verweigert werden Folgende Regeln sind dabei zu beachten 1 Benutzerrechte gehen vor Gruppenrechten Wurde einer Gruppe das Recht auf z B L schen verweigert aber einem be stimmten Benutzer aus dieser Gruppe explizit dieses Recht erlaubt so ist diesem Benutzer das L schen erlaubt
69. glicht es den Zeitplaner auf einem an deren Server ausf hren zu lassen damit dadurch die Last verteilt wird FileDirector 2 5 Systemkonfiguration e 87 Zeiteinstellung und Aktivierung Siehe Allgemeine Einstellungen f r Zeitplaner Allgemein Einstellungen Zu der unten angegebenen Zeit wird ein Update eines Container Speichers durchgef hrt Beschreibung Container Ausf hren auf Server serverli M Aktiviert El Status Leerlauf Zuletzt gestartet am Mittwoch 5 i November 2008 17 35 01 Zeitintervall Start Datum Zeit wiederhole am M Montag E Dienstag Donnerstag Intervall E Donnerstag F Freitag 88 e Systemkonfiguration FileDirector 2 5 Einstellungen Im Reiter Einstellungen kann man den Zeitplaner den Aktenschrank einstellen und entsprechende Bedingungen definieren Somit kann man einstellen dass innerhalb eines Aktenschrankes nur Dokumente in Container verschoben werden die entsprechende Bedingungen Dokumententyp Wert eines Indexfeldes erf llen Container Speicher Update X a Allgemein Einstellungen Aktenschrank FreiForm j Bedingung Dokumententyp Gutschriften Indexfeld Gesamtbetrag gt ol l ku FileDirector 2 5 Systemkonfiguration 89 Dokumenten Replikation 5 Replikation planen Er E E Allgemein Zu der unten angegebenen Zeit wir eine Replikation a u durchgef hrt Beschreibung Replikation Au
70. gt Zeitplaner starten a Codeless Connectors A S l Zeitplaner beenden amp Filelmpe IP SAP MI 3 se Be ri i Aktualisieren F5 Aktenschr nke E gt L schen 5 Import EN Inaen unenrunaer mermdex und fiM gal amp Bereit support administrator amp Wenn ein Zeitplaner markiert ist dann kann er im Men der rechten Maus taste sofort gestartet werden Wird die Anzeige danach aktualisiert so wird f r den entsprechenden Zeitplaner die letzte Startzeit angezeigt G Werden sehr viele Daten importiert kann es vorkommen dass ein Zeitplaner zwischenzeitlich gestoppt werden soll Seit der Version 1 2 6 steht diese Funktion ebenfalls ber das rechte Mausmen zur Verf gung FileDirector 2 5 Systemkonfiguration e 65 Betriebssystemkonten Import Zeitplaner Seit der Version 1 4 wird ein spezieller Zeitplaner vordefiniert der zum auto matischen Import von Konten aus den FileDirector Gruppen eingestellt werden kann In den Einstellungen dieses Zeitplaners kann konfiguriert werden ob FileDirector Gruppen Konten oder beides importiert werden sollen Sollen Benutzer gel scht werden die nicht mehr auf dem Dom nencontroller oder bei einer lokalen Installation auf dem Computer existieren so kann das ebenfalls im Zeitplaner eingestellt werden Eine genaue Beschreibung zur Konfiguration der Benutzer und Gruppen finden Sie im Installationshandbuch und die Erl uterung der Rechtevergabe in den ent sprechenden
71. hier die Datensicherung erheblich erleichtert wird Weitere allgemeine Hinweise zur Einrichtung eines Speicherpools sind im Handbuch zum Enterprise Manager zu finden FileDirector 2 5 Speicherpools e 243 Prozessmanagement Mit FileDirector kann man Dokumente durch das Prozessmanagement in Work flow Prozesse integrieren In diesem Modul kann man den Weg eines Doku ments entlang eines existierenden Bearbeitungsprozesses elektronisch abbilden Ein Prozess besteht aus mehreren Schritten die nacheinander ausgef hrt werden In jedem dieser Schritte kann konfiguriert werden ob ein oder mehrere Benutzer das Dokument bearbeiten sollen oder ob eine bestimmte Aktion durchgef hrt wer den soll Es werden bestimmte Aufgaben zugewiesen wie z B das Dokument zu genehmigen abzulehnen zu kommentieren oder einfach nur seine Kenntnis nahme zu best tigen Wenn die jeweilige Aktion ausgef hrt ist wird das Dokument zum n chsten Schritt des Prozesses weitergeleitet abh ngig vom Aufbau des Prozesses Das Prozessmanagement steuert den Lauf der Dokumente w hrend der jeweiligen Prozesse und registriert den Status und den Ort jedes Dokumentes F r das Prozessmanagement ist eine Lizenz erforderlich Ablauf von Prozessen Im Enterprise Manager werden Prozesse definiert die im WinClient ausgew hlt werden k nnen Ein Prozess besteht aus mehreren Schritten w hrend derer eine Aktion erfolgen kann Es k nnen auch ineina
72. importiert Codeless Connector Was ist der Codeless Connector Mit dem Codeless Connector kann eine Verbindung zwischen dem FileDirector und Feldern aus beliebigen anderen Windows Anwendungen hergestellt werden Es ist eine einfache Art bef llte Felder aus anderen Anwendungen ber eine Tas taturk rzeleingabe direkt zur Indizierung der Dokumente zu bernehmen ohne eine aufwendige Programmierung oder Anpassung vorzunehmen Hinweis Das Prinzip des Codeless Connectors basiert auf der bernahme des Modul namens und der ID vom Control Controls sind Objekte wie Buttons Men s und auszuf llende Felder Die Inhalte Controls Felder werden ausgelesen und an den FileDirector bergeben So ist diese Art der Feld bergabe unabh ngig von der verwendeten Anwendung Voraussetzung Der Codeless Connector muss lizenziert sein F r jeden Anwender der Felder ber den Codeless Connector verwenden m chte wird eine Lizenz ben tigt Die Konfiguration erfolgt ber den FileDirector Enterprise Manager auf dem Arbeits platz auf dem die Windows Applikation installiert ist aus der die Felder ausge lesen werden sollen 118 e Systemkonfiguration FileDirector 2 5 Codeless Connector konfigurieren Folgende Schritte m ssen zur Konfiguration vorgenommen werden Einrichten der Tastaturk rzel zur bernahme der Feldinhalte Erstellen einer oder mehrerer Codeless Connector Verbindung en zu diversen Feldern ber den FileDirector Enterprise Ma
73. in diesem Beispiel beim Auffinden der bereits indizierten Kundennummer der Nachname und der Vorname hinzu gelesen 23 Index und Datei Import ndern mm Allgemein Index und Datei Import Aktenschrank Company Dokumententyp Invoice Importverzeichnis nts and SettingssAdministrator Desktop Admirhlmportverzeichnis lIndi m Feldtrenner gt Links abschneiden chars 0 Rechts abschneiden 0 Feldbegrenzer chars Anzahl von Feldern amp C Bedingung Quellindex j Quellindex Zielfeld Abbruch 98 e Systemkonfiguration FileDirector 2 5 Beispiel einer Indexdatei mit Steuerzeichen Einige Programme erzeugen als Ausgabeformat eine Textdatei mit Steuerzeichen So eine Datei k nnte z B so aussehen 201 Smith Walter 202 Kern Richard 203 Tiger Tina Um auch ein solches Format einlesen zu k nnen m ssen die Steuerzeichen am Anfang und am Ende eines Indexeintrages ignoriert werden Das kann man er reichen indem man einzelne Zeichen ber rechts abschneiden und links abschneiden konfiguriert Index Import via ODBC Um einen Index Import durchzuf hren der die Indexdaten aus einer ODBC Quelle z B einer Tabelle aus einer anderen Datenbank liest muss zun chst auf dem FileDirector Server eine ODBC Quelle eingerichtet werden Siehe gt ODBC Verkn pfungen 23 Zeitplanung eines Index Importprozesses mm Allgemein Index Impo
74. k nnen F r jede Gruppe und jeden Benutzer k nnen im unteren Teil des Fensters die Rechte durch mar kieren der entsprechenden Optionen Zulassen und Verweigern eingestellt wer den Mit dem Button Entfernen k nnen Sie den selektierten Eintrag aus der Liste entfernen Dokumententyp DT1 ndern B Allgemein Felder Fristensteuerung Sicherheit Views Benutzernamen und Gruppen server01 fd admins Zulassen verweigern E oO Anlegen E F L schen E O Ver ndern E O Anzeigen E O Herunterladen E F Revisionen herunterladen E O Anmerkungen ndern m O Scannen E O Bearbeiten E O Drucken E O Grunds tzlich werden alle Rechte die auf Aktenschrankebene vergeben wurden in den Dokumententyp vererbt Wird ber Hinzuf gen ein neuer Benutzer oder eine neue Gruppe hinzugef gt so werden die vererbten Rechte Quadrate erst nach Best tigung des Fensters mit OK und erneutem Aufruf angezeigt Zur Vergabe der Rechte muss zuerst die Rechtevergabe auf Aktenschrankebene erfolgen da zun chst gew hrleistet sein muss dass der Benutzer den Akten schrank sieht und mit ihm arbeiten kann Auf Dokumententypebene kann danach eine Einschr nkung der Rechte erfolgen Um Rechte einzuschr nken gen gt es nicht den Haken nur zu entfernen er muss explizit auf Verweigern eingestellt werden Die Eigenschaften der Rechte sind hnlich der Rechte auf Aktenschrankebene Siehe gt Rechte auf Aktenschrankebene 180
75. k nnen Feldinhalte bernommen werden indem die Feld ID in spitzen Klammern eingetragen wird Anh ngen von Dokumenten Der versendeten E Mail kann auch ein Dokument angehangen werden Hierbei kann definiert werden ob das Dokument welches sich aktuell auf dem Prozess befindet ein mit dem sich auf dem Prozess befindenden verkn pftes Dokument oder ein referenziertes Dokument an die E Mail angehangen werden soll Momentanes Dokument Das momentan sich auf dem Prozess befindende Dokument wird an die E Mail angehangen Seitenbereich Hier kann ein Bereich angegeben werden welche Seiten angehangen werden sollen Verkn pftes Dokument Ein Dokument welches mit dem Dokument verkn pft ist welches sich auf dem Prozess befindet wird an die E Mail angehangen Seitenbereich Hier kann ein Bereich angegeben werden welche Seiten angehangen werden sollen Referenziertes Dokument Ein referenziertes Dokument wird an die E Mail angehangen Seitenbereich Hier kann ein Bereich angegeben werden welche Seiten angehangen werden sollen FileDirector 2 5 Prozessmanagement e 255 Exportiere Dokument Die Funktion Exportiere Dokument steht ab dem Enterprise Manager 2 0 0 23 zur Verf gung Durch die Auswahl der Schaltfl che Export einrichten gelangen Sie in das Konfigurationsmen dieser Auto Aktion Export einrichten j O Exportiere verkn pftes Dokument Dokumententyp des momentanen Indexsfeld o Dokumentes
76. l gt I n e N El L schen wenn x nicht J FileDirector 2 5 OCR Formularerkennung e 301 Ziehen Sie eine Zone auf und klappen Sie die Maske neben dem Eintrag Index feld auf Hier k nnen die Zonen des ausgew hlten Zieldokumententyps gew hlt werden Bei Doppelklick auf die Zone wird im Erkennungsfenster der Inhalt der gelesenen Zone und der gef llten Zone angezeigt Dieser Inhalt ist abweichend wenn ber Entfernen Links Rechts k rzen Von links rechts oder Prefix Postfix eine nachtr gliche Ver nderung statt gefunden hat So kann man direkt kontrollieren wie der Text in der sp ter gef l lten Zone aussehen wird Mehrere Zonen einem Indexfeld zuordnen Jede Zone kann einem Indexfeld zugewiesen werden Werden mehrere Zonen in ein Indexfeld geschrieben so kann man hierf r einfach das gleiche Indexfeld wie f r eine andere Zone verwenden Durch eine Prefix oder Postfix kann dann der In halt der Zone voneinander getrennt werden Reihenfolge der Zonen ver ndern Die Zonen werden in der Reihenfolge hintereinander in das Indexfeld geschrieben in der sie angelegt werden Soll diese Reihenfolge ge ndert werden so kann sie ber die entsprechenden Buttons im Men ver ndert werden 302 e OCR Formularerkennung FileDirector 2 5 Zoneninhalt mehreren Indexfeldern zuordnen OCR Formular Name Rechnungen Beschreibung Dokumententyp
77. nicht eindeutig von der OCR erkennbar Um das Identifikations merkmal trotzdem erkennbar zu machen kann ein regul rer Ausdruck konfiguriert werden um das g zu ignorieren Das k nnte z B so aussehen Textelement lt RegEx gt Pa e J 11 t De Hinweis Ein H kchen bei der Option Text an beliebiger Stelle der Zone finden verhindert dabei dass der Ausdruck wieder berschrieben wird wenn die Zone mit Doppel klick gelesen wird lt RegEx gt Muss am Beginn der Textelement Definition stehen um auszudr cken dass eine regular expression verwendet wird Das H kchen Text an beliebiger Stelle der Zone finden wird dabei ignoriert 292 e OCR Formularerkennung FileDirector 2 5 Pa e Wir erwarten die Buchstaben Pa danach erlauben wir ein beliebiges Zeichen Anschlie end wird ein Doppelpunkt erwartet Alternativ 939 w rde die Zeichen g 3 und 9 zulassen T erlaubt 0 oder beliebig viele Leerzeichen 11 erlaubt eine 1 oder ein l aber eines von beiden muss da sein erlaubt einen Punkt Er darf aber auch fehlen Manchmal wurde Il gelesen t erlaubt 0 oder beliebig viele Leerzeichen oder Tabs De dann wird die Zeichenfolge De erwartet Eine Oder Verkn pfung von mehreren Ausdr cken kann mit dem Trennzeichen erreicht werden Beispiel lt RegEx gt Ausdruck1 Ausdruck2 Hinweis Eine Auswahl von regul ren Ausdr cken kann d
78. ob sich in den Eigenschaf ten des Katalogs die Anzahl eindeutiger Schl ssel ge ndert hat FreiForm einrichten Die FreiForm Erkennung basiert auf der Volltext Lesung Daher wird diese auch ber den Volltext Zeitplaner eingerichtet es muss jedoch kein Volltext Katalog f r den entsprechenden Aktenschrank im SQL eingerichtet werden W hlen Sie Einrichten beim Volltext Zeitplaner 80 e Systemkonfiguration FileDirector 2 5 EE Volltextlesung Aktenschrank FreiForm FreiForm Erkennung Bedingung Dokumententyp E ingangsbox Indexfeld a WR Standardeinstellung Land Deutschland Erkennungstyp Rechnung Zieldokumententyp R echnungen Indexfeld i Erkennungsfeld Yalidieren Kae Firma ant f Lieferant Strasse Lieferant Strasse O Lieferant PLZ Lieferant PLZ F Lieferant Stadt Lieferant Stadt F G nf Far 1 SE Pan 1 al Feld hinzuf gen Nacherfassen Vollst ndiger Name Name Abbruch Aktenschrank W hlen Sie den Aktenschrank in dem die FreiForm Erkennung ausgef hrt werden soll W hlen Sie die Option FreiForm Erkennung und definieren Sie die Bedingungen Sollen alle Dokumente des Aktenschrankes gelesen werden so setzen Sie den Dokumententyp auf ALLE und tragen keine weitere Bedingung f r den Wert des Indexfeldes ein Dokumententyp WW hlen Sie den Dokumententyp in den die Dokumente f r die FreiForm Erkennung abgelegt werden Es kann hier ein einzelner D
79. online sein 142 e Aktenschr nke FileDirector 2 5 Dokumentenzust ndigkeit bertragen Wird ein Dokument auf jeweils einem der f r die Replikation vorgesehenen Server angelegt so wird ihm die ID dieses Servers zugewiesen HomeSN Daran kann erkannt werden welcher Server der Eigent mer des Originaldokumentes ist In einigen F llen kann es sinnvoll sein die Dokumentenzust ndigkeit auf den ande ren Server zu bertragen Damit wird die ID des Dokumentes auf den Zielserver bertragen wird muss die Option Dokumentenzust ndigkeit bertragen vor der Replikation markiert werden Eine weitere Bearbeitung kann danach auf dem Zielserver erfolgen ohne dass eine erneute Verbindung zu dem Ursprungsserver aufgebaut werden muss Beispiel Ein Dienstleistungsunternehmen scannt Daten f r einen Kunden Diese Daten sollen sp ter auf den Server des Kunden bertragen werden Wenn der Kunde die Daten bearbeitet soll aber keine Verbindung mehr zum Dienstleister aufgebaut werden sondern die Daten sollen komplett auf den Kundenserver bertragen werden als w ren sie dort gescannt worden F r dieses Szenario ben tigt der Dienstleister die Replikationslizenz und startet nach dem Scannen den Zeitplaner f r die Replikation auf den Kundenserver Auf dem Server des Dienstleisters muss der Kundenserver bekannt sein Wird bei der bertragung der Daten die Dokumentenzust ndigkeit auf den Kundenserver bertragen dann kann der Kunde mit de
80. sein Dies geschieht entweder durch einen Abgleich mit Eintr gen welche in einer Datenbank vorhanden sind oder durch die Gegenrechnung der erkannten Werte Ist der Wert nicht validierbar muss er von einem Benutzer best tigt oder korrigiert werden Dies geschieht in der Nacherfassung des WinClients Feld hinzuf gen Hier k nnen Felder zur FreiForm Erkennung hinzugef gt werden die dann mit der Lernfunktion antrainiert werden k nnen Felder die trainiert werden m ssen mit dem Haken validieren eingestellt werden Nachdem das Feld erfolgreich trainiert wurde kann der Haken in der Spalte validieren wieder entfernt werden Sollte der Haken nicht entfernt werden so werden diese Dokumente dem Benutzer weiterhin zum Anlernen Validieren vorgelegt Hinweis Es ist ausreichend den Firmennamen des Lieferanten zu validieren da gleichzeitig die vollst ndige Adresse mit der Datenbank abgeglichen wird Zus tzlich wird zum Eintrag des Lieferanten eine Maske f r den dazugeh rigen Aufbau der Rechnungsnummer generiert ndert ein Lieferant den Aufbau seiner Rechnungsnummer so wird das neue Dokument bei der Nacherfassung wieder vorgelegt Fristensteuerung Zeitplaner 82 e Systemkonfiguration FileDirector 2 5 x 27 Zeiteinstellung einer neuen Frist r E Allgemein m Zu der unten angegebenen Zeit wird der Fristensteuerungs Prozess gestartet Beschreibung Fristensteuerung Ausf hren auf Server Beliebig Akti
81. statt Im Tab Seiteneinstellungen kann die automatische Erkennung der Vorlage durchgef hrt werden Seite Automatische Erkennung des Dateityps Dateityp Com Datei Zeilen pro Seite 0 berspringe 0 Kopfzeilen an Wenn eine solche Datei erkannt wird so werden automatisch die f r dieses For mat typischen Filter gesetzt Es m ssen jetzt nur noch die Zuordnung der Indexfelder und ggf die Overlays und die Textausrichtung definiert werden Wird in einer Spooldatei kein Seitentrenner gefunden so kann es sein dass eine Seitentrennung auch ber eine Zeilenanzahl definiert werden kann Hierf r muss die Spooldatei aber so aufgebaut sein dass jede Seite die gleiche Anzahl von Zeilen hat 272 e COLD Importmasken FileDirector 2 5 Filter Seitentrenner einrichten Als Vorlage eignen sich Textdateien die im g nstigsten Fall bereits ein Seiten trennzeichen am Anfang einer Seite beinhalten Ist dies nicht der Fall so sollten die Seiten so aufgebaut sein dass eine Seite durch eine konstante Zeilenanzahl beschrieben werden kann oder dass eine Zeichenfolge existiert die auf jeder Seite am Seitenanfang steht Es gibt Formate die mit einer festen Formatierung aus verschiedenen Systemen generiert werden COLD unterst tzt das COM1 und COM2 Format dass bereits vordefinierte Trennzeichen beinhaltet und so von COLD automatisch interpretiert werden kann Wird kein COM1 oder COM2 Format erkannt so i
82. tsverlust bedeuten Auch kann dadurch die ben tigte Menge an Arbeitsspeicher erheblich ansteigen Zu PDF A konvertieren PDF A ist ein als ISO Norm verabschiedeter Standard zur Verwendung von PDF f r die Langzeitarchivierung elektronischer Dokumente Mit dieser Option werden die importierten Daten automatisch beim Einchecken in den Speicherpool in das PDF A Format konvertiert Errors Werden w hrend des Datei Importes einzelne Dokumente nicht erkannt so werden sie in ein Verzeichnis Errors geschoben und mit einem Datumstempel versehen N here Hinweise zum fehlgeschlagenen Import k nnen Sie evtl dem Protokoll im Enterprise Manager oder der Windows Ereignisanzeige f r OCR unter Applikation entnehmen 96 e Systemkonfiguration FileDirector 2 5 Index Import Zeitplaner 2 Edit an index import process Allgemein Index Import Zu der unten angegebenen Zeit wird ein Index Import ausgef hrt Beschreibung Index Import Ausf hren auf Server Beliebig Aktiviere Zeitplaner Status Leerlauf Zeitintervall Start Datum Zeit wiederhole am 5714 2008 m 16 46 H Monday Tuesday Endzeit 00 Wednesday Intervall 00 05 Mousea nterva Friday C Saturday C Sunday Abbruch Dieser Zeitplaner sorgt f r automatischen Import von Indexinformationen Sind bereits Indexinformationen erfasst worden z B eine Kundennummer so k nnen die zugeh rigen Kundend
83. werden Bei mehreren Zonen ist die aktive Zone rot und die restlichen blau umrandet Um eine andere Zone zu aktivieren klickt man sie einfach an oder wechselt sie ber die Buttons N chste Zone markieren bzw Vorherige Zone markieren Dokumenten Identifikation Zur Identifikation eines Dokumentes muss das Formular eine Zone enthalten die das Dokument eindeutig identifiziert Dies kann ein eindeutiger Text oder ein gra fisches Element sein Grafisches Element Wird ein grafisches Element gew hlt so erh lt man im Ergebnisbereich einen Er kennungswert zwischen 0 und 100 Untersucht wird hierbei der bereinstim mende Pixelbereich in der Zone Ein grafisches Element kann z B ein Logo sein wobei sich bei unterschiedlichen Dokumenten dieses Logo nat rlich unterscheiden muss Hat man in mehreren Formularen den gleichen Identifier gew hlt so kann das Dokument nicht mehr eindeutig einem Formular zugewiesen werden und wird somit in Nicht erkannte Dokumente geschoben Hinweis Bei der Verwendung von sehr vielen Formularen kann es die Performance be schleunigen wenn eine grafische Dokumenten Identifikation gew hlt wird da daf r die OCR Engine nicht zur Texterkennung gestartet werden muss Allerdings FileDirector 2 5 OCR Formularerkennung e 291 kann dadurch auch die Erkennungsrate sinken da ein grafisches Element nur ann hernd verglichen werden kann Textelement Eine Dokumenten Identifikation kann ei
84. zu schaffen k nnen sie jeweils nur f r die Benutzer im WinClient sichtbar gemacht werden die die Scanprofile verwenden A bgc Markieren Sie den Eintrag Scanprofile und klicken Sie auf Sicherheit ber den Button in der Men leiste oder ber das Kontextmen der rechten Maustaste Benutzer und Gruppen zuweisen Scanprofil Sicherheit d Sicherheit Benutzernamen und Gruppen spielberg dieter spielberg fd admins spielberg dieter Zulassen Verweigen Directory Scanner CO DR 2080C f f o DR 7080C ZH ber Hinzuf gen k nnen Sie die jeweiligen Benutzernamen und Gruppen hinzuf gen und diesen dann im unteren Bereich die entsprechenden Scanprofile zur Verwendung zulassen oder verweigern 204 e Scanprofile FileDirector 2 5 Verwende OCR und Formularerkennung Um im Scanprofil OCR und Formularerkennung zu verwenden m ssen zun chst ein oder mehrere OCR Formulare erstellt worden sein Ist die OCR Erkennung im Scanprofil aktiviert muss auf dem Rechner auf dem der WinClient mit diesem Scanprofil arbeitet die OCR Engine installiert sein Erlaube manuelles Abschalten Ist die Option Erlaube manuelles Abschalten aktiviert dann hat der Benutzer im WinClient die M glichkeit die OCR Erkennung in diesem Scanprofil zu akti vieren oder zu deaktivieren FileDirector 2 5 Scanprofile e 205 Verwende alle Formulare zur Erkennung gt Scanprofil Allgemein I E Um eine konsistente Scanqu
85. 0 steht die ScanSoft OCR Engine der Version 15 zur Verf gung Diese OCR Engine ist nicht mehr kompatibel zu Windows 98 Client Betriebssystemen Voraussetzungen Die OCR Texterkennung wird in FileDirector von der OCR Engine ausgef hrt Diese muss auf jedem Computer installiert sein auf dem OCR Funktionen aus gef hrt werden sollen Diese l sst sich nur in Verbindung mit installierten Compo nent Services verwenden Die OCR Engine ist eine lizenzierungspflichtige Option von FileDirector Zur Erstellung von Formularen muss mindestens eine OCR Client Lizenz verf g bar sein Es werden zwei Typen von OCR Verwendung unterschieden Manuelle Formularerkennung Die Formularerkennung kann manuell beim scannen ber ein Scanprofil angesto Ren werden Hier muss die OCR Engine auf dem Rechner installiert sein auf dem gescannt wird Die Dokumente werden zun chst auf die lokale Liste gescannt und nach manueller Pr fung der Indexfelder eingecheckt Automatische Formularerkennung Bei einem Dateiimport kann die Formularerkennung direkt auf dem Server ange wendet werden Diese Einstellung ist im Dateiimport Zeitplaner vorzunehmen Hierf r muss die OCR Engine nur auf dem Server installiert sein Meist wird diese FileDirector 2 5 OCR Formularerkennung e 281 Einstellung zusammen mit der Verwendung des VNP angewendet um z B Aus gangspost im Hintergrund automatisch zu archivieren Funktionsweise der OCR Formularerkennung Zur Verwendu
86. 04 04 11 2010 09 07 54 E Skripte g Codeless Connector SAP BB Aktenschr nke gt 8 Bereit fi filedirectoradmin Archivierte Protokolle anzeigen Da FileDirector nur eine einstellbar begrenzte Anzahl an Eintr gen vorh lt kann der Fall eintreten dass ein lterer Eintrag nicht mehr verf gbar ist Wenn Sie bei der Konfiguration des Aktivit tenreports die Archivierung der Protokolldaten akti viert haben k nnen Sie durch die Auswahl Archiviert auf abgespeicherte Logda teien zur ckgreifen Beim Klick auf den Button Liste erstellen ffnet sich eine Liste aus der Sie die gespeicherte Logdatei aus dem bei der Archivierung angegebenen Pfad ausw h len k nnen Die gespeicherten Logdateien sind mit einem Datumsstempel verse hen 60 e Systemkonfiguration FileDirector 2 5 bersichtliche Darstellung des Protokolls 1AL2 D http serverO1 FileDirector Dokumententypen Dauer Heute x ffa Systemkonfiguration FE 3 Server Benutzer Liste erstellen 3 Eintr ge gefunden Benutzer und Gruppen Ziehen Sie den Spaltenkopf in diesen Bereich um na ir Client Konfiguration Protokoll Details o Ertionisse Typ Kategorie Aktion Aktenschrank essen 3 A Ereg a 3 3 Details 3 Protokollierung D itzung Start Kein Innen pA Aktive Benutzer D Sitzung Ende Kein D Information 1 Zeitplaner Q Sitzung Aktivit t Kein Er Quelle Config ccess DeleteL G E3 Skripte o C
87. 100 Peter Hamburg da der Name Peter nicht eindeutig zugewiesen werden kann Hier sollte der ODBC Link also nur Feldern zugewiesen werden die einen ein deutigen Datensatz zur ckliefern k nnen 162 Felder FileDirector 2 5 Eingabemaske Bei Auswahl Eingabemaske k nnen Sie die m glichen Indexeintr ge durch eine Maske begrenzen Dabei kann zwischen einer einfachen Maske und einem regul ren Maskentyp gew hlt werden Um eine Maske einstellen zu k nnen muss in den allgemeinen Einstellungen des Feldes der Inhaltstyp kundenspezifische Maske ausgew hlt sein Feldeigenschaften ndern Name Allgemein Erweiterte Einstellungen Eingabemaske Filter 6 Eine Eingabemaske kann helfen ung ltige Eingaben zu minimieren Maskentyp Einfach Eingabemaske D 00000 Testfeld Abbruch Z ber den Button L l sst sich ein bersichtsfenster der g ltigen Markierungs zeichen aufrufen In diesem bersichtsfenster wird ein Abschnitt zu den einfachen Masken und zu den regul ren Masken dargestellt W hlen Sie Einfach so sind die zu verwendeten Beschreibungen im Bereich g ltige Zeichen f r einfache Masken zu verwenden Ist der Maskentyp auf Regul r eingestellt so werden die Zeichen aus dem Bereich Markierungszeichen regul re Maske verwendet Das Testfeld erm glicht eine Kontrolleingabe um zu testen ob die Maske die richtigen Zeichen zul t FileDirector 2 5 Felder e 163
88. 3 500 00 3 Feldtrenner ACRICH U jF2002 50 Tickers Stck 625 00 3000 437 50 1 Zeichenanpassung igen Ergebnis der Erkennung Rechnungs Nr 000767 2 Links k rzen 0 Rechts k rzen Mea Auftrags Nr 110787 7 Oan 19 09 2002 3 Yon links 0 Vonrechts 08 Kunde 41070 4 Pr fix Postfix Versandart Fax B z 5 Zeichenanpassung igen Indexfelder rn L schen wenn T F1 000767 6 idt x F2 110787 vom 19 0K Abbruch J Netto USt1 USt 16 00 Netto USt2 ust Netto UStO 728 00 Endbetrag 4 550 00 EUR 5 278 00 Zahlber nach Erhalt ohne Abzug Barkrertundung Korta 220 022 179 BLZ 350 508 40 SWIFT Coby DUIS DE 33 Gnsch fsf hser Dwar Spielen Hans Volkar Maar Dr Markas Buse Saecha Freu Engetagen bem Amingencht Dumburg HAR B42 Abbruch bernehmen FileDirector 2 5 OCR Formularerkennung 305 Reihenfolge der Zeichenanpassung Die Ver nderungen nach Einlesen der Zone finden in der Reihenfolge der aufge f hrten Einstellungen statt Entfernen Ersetzen durch Links k rzen Rechts k rzen Von Links Von Rechts Prefix Postfix Entfernen Ersetzen durch Die Option 1 und 5 erscheint zweimal da es hier sinnvoll sein kann ein Ersetzen von Zeichen entweder an den Anfang oder an das Ende der Zeichenanpassung zu setzen Entfernen Ersetzen durch Mit dieser Funktion k nnen nachtr glich Zeichen aus einer Zone entfernt oder er setzt werden Es steht die gleiche Zeichenaus
89. 9 Stempel erstellen x a Stempel Die folgenden wildcards k nnen im Textfeld verwendet werden USERF USERL USERS DATEL DATES TIMEL TIMES STATION Name Beschreibung Microsoft Sans Serif Abbruch ffne Bilddatei Vorlagen laden ber den Button ffne Bilddatei k nnen Sie Vorlagen f r Stempel laden Der hier gezeigte Stempel ist die Standard Vorlage Sie k nnen sich aber auch beliebige Stempelvorlagen selbst erstellen indem Sie eine eigene TIFF Datei verwenden bzw eine Stempelvorlage einscannen Hinweis Werden Farbfl chen in einer Vorlage verwendet werden sie auf dem Stempel transparent farbig angezeigt Anzeige und Zoom Mit den Buttons Originalgr e i Zoom und Zoom l sst sich die Darstellung geeignet anpassen 230 e Stempel FileDirector 2 5 Textzonen erstellen g Mit diesem Button werden Textzonen f r den Stempel erstellt Es k nnen f nf Zonen erstellt werden die entweder einen festgelegten Text oder einige auto matische Informationen enthalten k nnen Bei Erstellung einer Zone wird ein roter Rahmen angezeigt F r diese aktive Zone kann im Feld Text ein Text eingegeben werden der in der Zone angezeigt wird Microsoft Sans Serif F r jede Zone kann individuell die Sr EEE Schriftart und gr e sowie die Orientierung linksb ndig zentriert rechtsb ndig eingestellt werden Zur Automatisierung k n nen umgebun
90. Anh ngen oder neues Dokument Wird ein Index bereits auf dem Server gefunden kann eingestellt werden ob das Dokument angehangen werden soll oder ob ein neues Dokument erstellt werden soll Dies geschieht durch einen Dialog im WinClient der im entsprechenden Fall angezeigt wird 158 Felder FileDirector 2 5 Voranstellen Voranstellen nach Best tigung Wird ein Index bereits auf dem Server gefunden kann eingestellt werden ob das Dokument mit oder ohne Nachfrage vorangestellt werden soll Dies bedeutet dass die Seiten des neuen Dokumentes am Anfang des existierenden Dokuments eingef gt werden Voranstellen oder neues Dokument Wird ein Index bereits auf dem Server gefunden kann eingestellt werden ob das Dokument dem existierenden Dokument vorangestellt werden soll oder ob ein neues Dokument erstellt werden soll Dies geschieht durch einen Dialog im WinClient der im entsprechenden Fall angezeigt wird Ersetzen Ersetzen nach Best tigung Wird ein Index bereits gefunden kann eingestellt werden ob das Dokument mit oder ohne Nachfrage ersetzt werden soll Wird ein Dokument ersetzt so wird es immer als Revision ersetzt d h der urspr ngliche Zustand bleibt als Revision er halten Ersetzen oder neues Dokument Wird ein Index bereits auf dem Server gefunden kann eingestellt werden ob das Dokument ersetzt werden soll oder ob ein neues Dokument erstellt werden soll Dies geschieht durch einen Dialog im WinClient der im entspreche
91. Bildes Hinweis Die Vorlage muss immer die gleiche Aufl sung haben wie die sp ter gescannten Dokumente Ist dies nicht der Fall so werden die Zonen an anderer Stelle positio niert und k nnen den entsprechenden Text nicht lesen a Erkennen Mit dieser Option kann die Erkennung und die zugeh rigen Einstellungen getestet werden Man kann auch verschiedene Bl tter scannen um zu testen ob diese abweichend von der Vorlage erkannt werden Eine detailliertere Erl uterung dazu finden Sie im Abschnitt Erkennung testen r5 4 Vorlage anpassen 2 Breite anpassen Originalgr e einstellen A Zoom A Zoom Zone erstellen S Zoom Fenster Zieht man ein Fenster auf wenn der Button der Lupe sichtbar ist dann wird ein Fenster gezoomt Mit Klick auf diesen Button wechselt man in den Zonenmodus und ein Fenster das jetzt aufgezogen wird erstellt eine neue Zone FileDirector 2 5 OCR Formularerkennung 289 Vorherige Zone markieren N chste Zone markieren Zonen in der Sortierreihenfolge nach oben untern schieben Das Kontextmen der rechten Maustaste Zone erkennen Hier wird die OCR Engine f r die aktuelle Zone gestartet Alternativ kann diese Funktion auch ber einen Doppelklick auf die Zone ausgef hrt werden Werden Zeichen nicht korrekt erkannt so wird daf r eine Tilde eingesetzt Alle Zonen erkennen Sollen alle Zonen gleichzeitig erkannt und das Resultat im Ergebnisbereich ange zeigt werden k
92. CD beliebig oft kopiert werden ohne daf r Ticker zu verbrauchen L uft ab am Ist eine Lizenz zeitbegrenzt so wird hier das Ablaufdatum angezeigt Wenn eine Lizenz abgelaufen ist dann kann der FileDirector nach wie vor konfiguriert wer den aber eine Suche ist nicht mehr m glich Au erdem werden die Zeitplaner nicht mehr gestartet so dass ggf eingerichtete Importe nicht mehr durchgef hrt werden Wartung l uft ab am Haben Sie einen Wartungsvertrag wird hier die zeitliche Begrenzung angezeigt Ist der Wartungszeitraum abgelaufen so k nnen keine Updates mehr eingespielt werden und der telefonische Support ist nicht mehr gew hrleistet 28 e Systemkonfiguration FileDirector 2 5 DMZ Einstellungen Diese Option wird nur in Verbindung mit einer DMZ verwendet siehe Instal lationshandbuch Steht der Server in einer gesch tzten Zone k nnen hier gezielt die Funktionen freigeschaltet werden die der Server nur verwenden darf Damit wird sichergestellt dass keinerlei fremde Aktionen ausgef hrt werden k nnen 5 FileDirector Server Einstellungen X Lizenznehmer Lizenz Optionen DMZ Einstellungen DMZ Modus aktivieren Config access Data access Funktionen C AbortProcess C AddKeyword2E xistingList mi 7 Check utlndo C CloseSession C DeleteDocuments C Get bsence C Get ccounts C Get ctiveProcessDocDetails C Get ctiveProcessList C Get mbiguousHitlist C GetCabinets C
93. Client FileDirector Wintlient exe scanstation Meldet sich nun der Benutzer aus einer der oben genannten Gruppen an diesem WinClient mit seinem Namen an so bekommt er vor bergehend eine fd scan Lizenz zugewiesen mit der er auch scannen kann Melden sich diese Benutzer an ihrem eigenen Rechner ohne diese Option an so erhalten sie nur die Rechte f r die Suchfunktionen In der folgenden Liste wird aufgef hrt in welcher Reihenfolge die Lizenzen des FileDirectors belegt werden ScanN Scan named ScanC Scan concurrent UserN User named UserC User concurrent x nicht lizenziert Benutzerzugang den EnterpriseManager Der Benutzer des EnterpriseManager belegt keine Lizenz mehr Benutzerzugang f r eine ScanStation Einrichtung des WinClients mit Parameter scanstation FD Admins ScanN gt ScanC gt X Scan Named ScanN gt ScanC gt X Scan Concurrent ScanC gt X User Named ScanC gt X User Concurrent ScanC gt X 42 e Systemkonfiguration FileDirector 2 5 Benutzerzugang f r eine Nicht Scanstation Recherche Einrichtung des WinClients ohne Parameter scanstation FD Admins ScanN gt ScanC gt UserN User gt X Scan Named ScanN x Scan Concurrent ScanC gt X User Named UserN gt x User Concurrent UserC gt X Damit ein Benutzer der Gruppe FD admins eine Named Lizenz zugewiesen bekommt muss er Mitglied der Gruppe sein aus der er diese Lizenz erhalten soll Beispiel Meldet sich
94. Client als Liste die abzuarbeiten ist bevor das Dokument weiterverarbeitet werden kann Im Falle der Genehmigung kann das Dokument erst weiterverarbeitet bzw genehmigt werden wenn alle Punkte erf llt sind Der Benutzer kann die Liste aufklappen und die einzelnen Punkte abhaken Sind die Punkte nicht vollst ndig bearbeitet so kann nur die Aktion Dokument ablehnen durchgef hrt werden Die einzelnen Eintr ge werden in den Kommentar geschrieben so dass man sp ter dort sehen kann welche Punkte der Liste bereits erf llt wurden So sehen die Eintr ge sp ter als Checkliste im WinClient f r den Bearbeiter aus Ardument 1 1 Vorderseite RSS 4 E Ux Dokument genehmig j o Dokument ablehnen C Kopie behalten Pr fen i Stempeln Unterschrift iz Kommentare anzeig B p mae nn ee Don Miniatura Revisions ee EN Hinweis Wenn noch Punkte offen sind dann wird nur bei der Einstellung Genehmigen Ablehnen die Weiterleitung des Dokumentes nicht durchgef hrt Neue Verzweigung anf gen Bei diesem Schritt k nnen Verzweigungen eines Prozesses in Abh ngigkeit von Feldinhalten definiert werden Wird ein Index in einem Feld eines Dokumentes ge ndert das sich auf einem Prozess befindet oder findet das Prozessmanagement einen bestimmten Feldinhalt in einem Schritt so wird dieser Inhalt auf die eingestellten Bedingungen gepr ft Um eine Bedingung einzustellen w hlen
95. Cursor wird zu einem roten X da keine Kontaktstelle gefunden werden 248 e Prozessmanagement FileDirector 2 5 kann Wird die Maustaste mit dem X Cursor im leeren Raum losgelassen so wird die Verbindungslinie gel scht Wenn eine Aktion aus dem Prozess herausgezogen wird und sie keine Ein gangsverbindung mehr mit dem Anfangsschritt des Prozesses hat so wird dieser Schnitt nicht mehr ber cksichtigt Sp ter kann er aber durch verschieben und erneute Erstellung von Verbindungen wieder eingegliedert werden Hinweis So kann z B eine Verbindung zu einem anderen Schritt innerhalb des gleichen Prozesses geschaffen werden so dass auch Spr nge innerhalb eines Prozesses konfiguriert werden k nnen Akzeptiere keine neuen Dokumente Deaktiviere Prozess Mit dieser Option wird ein Prozess aus der Liste der verf gbaren Prozesse im WinClient ausgeblendet Es k nnen also keine neuen Dokumente auf diesen Pro zess gesendet werden Die noch auf Prozessen befindlichen Dokumente werden noch abgearbeitet Sollen einzelne Dokumente die sich bereits auf einem Prozess befinden nicht mehr auf einem Prozess weitergeleitet werden kann er ber die Info eines Dokumentes im WinClient siehe Benutzerhandbuch abgebrochen werden Hinweis Im SQL Server werden Dokumente die sich auf einem Prozess befinden in der Tabelle UserDocs gespeichert Hier werden die Daten f r die pers nlichen Trefferlisten der Benutzer bereitgestellt Prozess
96. D Masken konfiguriert werden aber der Zeitplaner kann nicht gestartet werden Zeiteinstellung und Aktivierung Siehe Allgemeine Einstellungen f r Zeitplaner 104 e Systemkonfiguration FileDirector 2 5 XML Import Zeitplaner E Festlegen eines XML Import Prozesses Allgemein XML Import Zu der unten angegebenen Zeit wir ein XML Import ausgef hrt Beschreibung XML Import Zeitplaner Ausf hren auf Server Beliebig v ktiviere Zeitplaner O Status Zeitintervall Start Datum Zeit i Wiederhole am 6 30 2008 m 11 48 O E E ndzeit nesday IC Thursday C Friday IC Saturday IC Sunday Intervall 00 05 Abbruch Mit diesem Zeitplaner k nnen XML Dateien importiert werden deren Tags als Indexdaten eingelesen werden sollen Im Dialogfenster wird ein beschreibender Text eingegeben der sp ter in der Liste der Zeitplaner erscheint Wird der Zeitplaner aktiviert so startet der XML Import zu den angegebenen Intervallen Konfigurieren Sie im Bereich Zeitintervall zu welchem Datum und zu welcher Zeit der Zeitplaner starten und in welchen Zeitintervallen er aktiv werden soll Der Zeitplaner kann f r beliebige Tage der Woche aktiviert werden Ausf hren auf Server Die Option Ausf hren auf Server erm glicht es den Zeitplaner auf einem an deren Server ausf hren zu lassen damit dadurch die Last verteilt wird Zeiteinstellung und Aktivierung Siehe gt Allgemeine Einstellungen f
97. Dokumententyp 170 e Dokumententypen FileDirector 2 5 Diese Einstellung ist sinnvoll falls eine nderung nach dem Einchecken nicht als Revision nachgehalten werden soll beispielsweise f r Dokumente der Eingangs post Hier k nnen z B Anmerkungen gesetzt werden ohne dass diese als Revi sionen gespeichert werden Im Normalfall werden diese Dokumente sp ter zur tats chlichen Archivierung in die revisionssicheren Ziel Dokumententypen verteilt Diese Einstellung l sst sich nur vornehmen wenn der Dokumententyp erstmalig erstellt wird Ist der Dokumententyp einmal angelegt l sst sich diese Option nicht mehr ndern In Volltext OCR einbeziehen F r die Volltextsuche k nnen die Dokumententypen einzeln markiert werden Ist ein Volltext Zeitplaner eingerichtet so durchl uft dieser nur die f r die Volltextsu che markierten Dokumententypen Zur Konfiguration der Volltextsuche siehe Volltext Zeitplaner Hinweis Wird diese Option erst aktiviert wenn bereits Dokumente erfasst wurden werden diese trotzdem noch gelesen Hinweis zur Volltexterkennung von pdf Dokumenten Bei pdf Dateien muss unterschieden werden Es gibt editierbare pdf Dateien und nicht editierbare pdf Dateien Nicht editierbare Dateien k nnen z B in das pdf Format umgewandelte tif Dateien sein Diese werden bei der Volltextlesung nicht entpackt und dann Volltext gelesen Im Normalfall k nnen nur editierbare pdf Dokumente Volltext gelesen werden wobei diese nic
98. E 13B wird u a in USA Canada Australien und England verwendet Numerisch mit 4 Steuerzeichen Magnetisierbare Tinte MICR CMC 7 CMC 7 wird u a in Frankreich Spanien und S damerika verwendet Numerisch mit 5 Steuerzeichen Asiatisch Asiatisch vertikal Die Einstellungen f r die asiatische OCR Erkennung wird nur aufgef hrt wenn sie lizenziert ist Damit kann festgelegt werden in welcher Richtung die asiatische Schrift gelesen werden soll Markierung Mit dieser Option werden angekreuzte und nicht angekreuzte OMR Felder unterschieden Barcode Folgende Barcodes werden von FileDirector unterst tzt 2 of 5 interleaved Alpha 39 Codabar Code 128 und PDF 417 Positionsun Wird einer Zone ein positionsunabh ngiger Barcode abh ngiger zugewiesen muss noch die Art des Barcodes ausgew hlt Barcode werden Ein positionsunabh ngiger Barcode wertet den ersten Barcode auf einer Seite aus den er von dem definierten Typ findet Hinweis Ein Barcode 2 of 5 interleaved ist ein sehr einfacher Barcode Ist eine Zone als positionsunabh ngiger Barcode mit dieser Einstellung definiert kann es zu Verwechslungen mit Grafiken kommen Ein Barcode der auf der ersten Seite eines Stapels erkannt wird kann auch als Dokumenttrenner bei einem Stapelscan fungieren 296 e OCR Formularerkennung FileDirector 2 5 Anker Wird einer Zone ein Anker zugewiesen so werden die Positionen der weiteren Zonen au
99. E EA E 200 Directory Scafner nsei eisen leise iaaiaee aa 201 Testscan im Scanprofil uuersnsenssnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 203 Sicherheit raa ae a a a a E STR SEERTNEFRLELENETEFONEERE 204 Scanprofile sichtbar unsichtbar schalten 244004 nn 204 Benutzer und Gruppen zuweisen unnueennnsensnnensnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nn 204 Verwende OCR und Formularerkennung 440srsnsunnnnnnnnnnnnnnennnnnnnn nn 205 Erlaube manuelles Abschalten 44444444nBnn en nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 205 Verwende alle Formulare zur Erkennung 444444 nen nn 206 Erkenne Formulare des gew hlten Dokumententyps 0 207 Keine Formularerkennung uernesennnnnnnennnnnnnennnnnnennnnnnn nn 208 QCR Parameter en ee a naer 208 Erweitert Er iii 209 Setze Feld auf folgenden Wert nnessnsensssnnnnnnnnnnennnnennnnn nn 209 Stempel jene een asien 210 Nachora Ss OIT u anstelle ehe Daiin 211 ODBC Verkn pfungen 212 Voraussetzung unmnnssannennnnannnnnnnannennnnnnnnnnnannennnnnnnnnnnnannnnnnnnnnennnnnnnennnnannern nn 212 ODBC Quelle im Windows einrichten 0us440nsnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 212 ODBC Verkn pfung konfigurieren urs20u0r200nnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 213 verbindungstext rn Harn a 215 Suchen Spalleren nn2 8e sein Eis Bee 215 ODBC Verkn pfung f r Excel Tabelle
100. Einstellungen Zielverzeichnis lial Seiten 0 Ohne Seiten exportieren C Erstelle eine CSV Datei Feldtrenner Spaltenk pfe optional Zu esportierende Felder Dateiname C Erstelle Fertigstellungs Best tigungsdatei Erweiterung Exportiere dieses Dokument Mit dieser Auswahl wird angegeben dass jedes Dokument welches diesen Prozessschritt durchl uft exportiert wird Exportiere referenziertes Dokument Mit dieser Auswahl wird angegeben dass jedes Dokument welches den definierten Kriterien entspricht exportiert wird Folgende Kriterien k nnen definiert werden Dokumententyp Hier wird der Dokumententyp des Referenzdoku mentes angegeben Index Feld Hier wird das Indexfeld des aktuellen Dokumententyps und der des Referenzdokumententyps angegeben 256 e Prozessmanagement FileDirector 2 5 Einstellungen Zielverzeichnis Hier muss das Zielverzeichnis f r den Export angeben werden Pages Gibt an welche Seiten exportiert werden sollen Erstelle eine CSV Datei Feldtrenner Hier wird ein entsprechender Feldtrenner angegeben Spaltenk pfe Hier kann eine entsprechende Spaltenbezeichnung hinterlegt werden Zu exportierende Felder Hier werden die Felder angegeben die in die CSV Datei exportiert werden sollen Dateiname Hier wird der Dateiname f r die CSV Datei angegeben Fertigstellungs Best tigungsdatei erstellen Je Dokument Wird diese Option gew hlt wird die
101. Ergebnis der Erkennung Bild l scher RECHNUNG Pr Zone duplizieren Indexfelder If anpassen SETS 7 Breite anpassen Keine Ergebnisse amp Originalgr e Dokumentenidentifikation Ergebnisse 1 100 Neto usti USE 16 00 Neto USt USt Nelo UStO Endbetrag 4 550 00 728 00 EUR 5 278 00 Zahlbar nach Erhalt ohne Abzug BEKOI Korto 225002 179 BLZ 350 300 00 SWAFT Corin DUNS DE 33 Owsonaafunnu Dar Soet Hane Voka Mam Dr Marbus Runen aacha Fretay Kingneagen hem Antegeren unbe HAB 3142 288 e OCR Formularerkennung FileDirector 2 5 Das Men E Sichern Normalerweise wird bei einem Funktionswechsel gefragt ob die Einstellungen gespeichert werden sollen Hier kann man dies auch direkt ansto en Die Vorlagen eines OCR Formulars werden beim Speichern in der Datenbank abgelegt also nicht als separate Datei auf der Festplatte Bild ndern Soll eine Vorlage nachtr glich ge ndert werden so wird hier das Fenster aufge rufen das bereits bei der Erstellung einer neuen Vorlage verwendet wurde Hier kann dann dem Formular eine neue Vorlage hinterlegt werden Bild Info ber die Bild Info sind einige statistische Angaben zum Formular und einige Bild informationen zur Vorlage abrufbar Anzahl der Zonen Anzahl der Feldzuordnungen Dateityp Breite in Pixel H he in Pixel Aufl sung X DPI Aufl sung Y DPI Farbtiefe Bits Unkomprimierte Gr e Komprimierte Gr e und Kompressionsrate des
102. Feldern der HTML Vorlage bernommen werden Ausschnitt einer Beispiel HTML Vorlage 1l gt lt script gt lt head gt lt body gt lt div class stylel gt lt br gt anbsp amp nbsp amp nbsp TEST FORM lt br gt lt br gt lt div gt lt div class style2 gt br lt br gt lt div style margin left 40px margin right 40px gt lt table style width 100 gt lt tr gt lt td gt ad lt label id Label1 gt applicant lt label gt lt br gt lt input name FD_B0D0042A lt td gt In diesem Fall wird das Label Applicant mit dem Inhalt des Feldes FD_BOD0042A gef llt FileDirector 2 5 Overlays e 193 Scanprofile FileDirector benutzt Scanprofile f r definierte Scannereinstellungen angepasst f r Dokumententypen und eventuelle OCR Prozesse FileDirector gestattet das Erzeugen einer unbegrenzten Anzahl von Scanprofilen in einem Aktenschrank Diese k nnen im FileDirector Enterprise Manager jederzeit erweitert ver ndert oder gel scht werden In FileDirector werden Scanprofile benutzt um sicherzustellen dass Dokumente immer mit fest definierten Scanprofilen und somit konstanter Qualit t gescannt werden Scanprofile brauchen nur einmal konfiguriert und in einem Aktenschrank abgespeichert zu werden Mit einem Scanprofil kann man auch Dokumente in verschiedenen Dokumenttypen ablegen Neues Scanprofil ber den Button Neu im Men Scanprofile erscheint ein Dialogfenster zum Er zeu
103. GetCertificate C GetClientConfig C GetClientRights C GetCounterYalue C GetDocLog C GetDocTypes C GetDocumentPages Abbruch FileDirector 2 5 Systemkonfiguration e 29 Replikation Sind mehrere Standorte mit je einem FileDirector Server versehen so k nnen die Daten zwischen den Standorten abgeglichen werden Die Standorte m ssen dann nur f r die Zeit des Datenabgleiches oder f r Daten nderungen ber ein Netz werk miteinander verbunden sein Die X Replikation kann unter Systemkonfiguration gt Server Replikation konfiguriert werden Zur Replikation muss ein Aktenschrank auf einem Originalserver erstellt werden Von diesem wird dann ein Klon siehe gt Aktenschrankstruktur klonen auf dem Replikationsserver erstellt Definition Originalserver Der Originalserver ist immer der Server der momentan f r die Dokumente zu st ndig ist Wird ein Dokument auf einem Server erstellt bekommt dieses Do kument die ID des aktuellen Servers der dann die Zust ndigkeit besitzt Die Zust ndigkeit von Dokumenten kann auch auf den Zielserver bertragen werden der dadurch der Originalserver f r die Dokumente wird 30 e Systemkonfiguration FileDirector 2 5 Hinweis a Nachdem der Klon auf dem Zielserver angelegt wurde muss sichergestellt werden dass der Speicherpool auf dem Zielserver verf gbar ist Sollte sich dieser in einem anderen Pfad befinden so muss er entsprechend angepasst w
104. Installation kopiert und die Da tenbank dem SQL Server bekannt gemacht so k nnen Sie ihn auf diese Weise im FileDirector registrieren um ihn zur Verwendung zur Verf gung zu stellen Hinweis Sollte der Aktenschrank aus einem anderen Netzwerk kopiert worden sein beachten Sie dass ggf die Rechte angepasst werden m ssen Siehe Installationshandbuch FileDirector 2 5 Aktenschr nke e 149 Datenbank Upgrade A Datenbanken upgraden erm glicht es bereits erstellte Datenbankformate fr herer FileDirector Versionen auf die aktuelle Version zu aktualisieren Zum Update eines Aktenschrankes klicken Sie auf den Zweig Aktenschr nke so dass auf der rechten Seite die Liste der Aktenschr nke erscheint In der Spalte Version wird die aktuelle Versionsnummer des Aktenschrankes angezeigt Markieren Sie auf der rechten Seite dann die Aktenschr nke die Sie updaten wollen und w hlen Sie aus dem Kontextmen der rechten Maustaste den Befehl Datenbanken upgraden 150 e Aktenschr nke FileDirector 2 5 Felder In FileDirector werden Indexinformationen in der Datenbank zu den jeweiligen Dokumenten gespeichert Mit diesen Indexinformationen wird das Dokument ab gelegt und sp ter recherchiert FileDirector gestattet das Erzeugen einer unbegrenzten Anzahl von Feldern in ei nem Aktenschrank Diese k nnen jederzeit erweitert ver ndert oder gel scht werden Felder werden global angelegt Sie k nnen gleichzeitig vers
105. Kapiteln zum Enterprise Manager Neuer Zeitplaner ber den Button Neu bei ausgew hltem Zweig Zeitplaner ffnet sich ein Dialogfenster zum Erzeugen eines neuen Zeitplaners W hlen Sie den Typ des Zeitplaners aus der konfiguriert werden soll W hle Zeitplanertyp X FETTE Zeitplaner System Zeitplaner Volltextlesung Datei Import Fristensteuerung Index Import Integrit tsprufung Index und Datei Import Container Speicher COLD Import XML Import Dokumenten Replikation FileDirector Import Retrieval Import Import Zeitplaner MailStore Volltext Zeitplaner Datei Import Fristensteuerung Index Import Integrit tspr fung Index und Datei Import 66 e Systemkonfiguration FileDirector 2 5 Container Speicher COLD Import Zeitplaner Dokumenten Replikation XML Import FileDirector Import Retrieval Import MailStore Allgemeine Einstellungen f r Zeitplaner Ausf hren auf Server F r jeden Zeitplaner gibt es bestimmte Einstellungen Sind mehrere FileDirector Server vorhanden so kann man gezielt den Server mit der entsprechenden Li zenz zum passenden Zeitplaner ausw hlen Wird Beliebig eingestellt so wird der erste Server f r die Ausf hrung des Zeitplaners verwendet der eine g ltige Lizenz besitzt Hinweis Sind mehrere Server konfiguriert so ist der Start eines Zeitplaners nur m glich wenn der Enterprise Manager mit dem Server verbunden
106. Konfiguration der ODBC Quelle f r die csv Datei abgeschlossen so kann im FileDirector der ODBC Link eingerichtet werden Hier wird dann die ODBC Quelle zugeordnet und als Tabelle der Dateiname der csv Datei ODBC Quelle ODBC Quellenname ODBC Tabelle odbc csv Jetzt sollten nach Best tigung mit Return die Spalten der csv Datei erscheinen und zuweisbar sein ODBC Quelle f r Oracle einrichten Oracle 8i 9i Installieren Sie die Oracle Client Software einschlie lich der ODBC und Oracle Treiberoptionen Erstellen Sie in der ODBC Systemsteuerung einen System Datenquellennamen DSN Wenn der ODBC Treiber berpr ft ist und der DSN erstellt ist wenn hier eine Oracle Datenbank vorliegt fahren Sie im Enterprise Manager mit der Konfigu ration der ODBC Verkn pfung wie oben beschrieben fort FileDirector 2 5 ODBC Verkn pfungen e 217 Achten Sie bei einer Oracle Implementierung darauf dass die neuesten Oracle ODBC Treiber installiert sind Die standardm igen Microsoft ODBC Treiber sind nicht kompatibel In Oracle 9i w hlen Sie den Treiber Oracle in Orahome 92 der nach der Instal lation in der ODBC Treiberliste aufgef hrt ist So erstellen Sie einen DSN in Oracle 1 W hlen Sie Start gt Systemsteuerung Control Panel gt Verwaltung Administrative Tools gt Datenquellen ODBC Data Sources ODBC um das Dialogfeld ODBC Datenquellenadministrator ODBC Data Source Admi
107. Prefix Postfix Werden mehrere Texte in das gleiche Feld geschrieben so k nnen sie durch ein Trennungszeichen voneinander abgesetzt werden Achten Sie immer darauf dass das Indexfeld in das die Eintr ge gelesen werden sollen in den grunds tz lichen Einstellungen lang genug ist Feld Vorschau Im Tab Vorlage kann eine Feldvorschau eingeblendet werden Wenn Indexfelder bereits zugewiesen wurden dann kann hier getestet werden was erkannt wird Besonders hilfreich ist dies wenn mehrere Indexfelder aus dem Inhalt einer Zone gef llt werden oder wenn der Inhalt mehrerer Zonen mit Prefix Postfix in ein Indexfeld gelesen wird Indexfelder EJ Feldname Wert AuftragsNr 2755 L5 Datum 01 02 1994 Seitenb ndelung Sollen mehrere Seiten die hintereinander eingelesen werden geb ndelt werden muss es ein Merkmal geben dass auf den entsprechenden Seiten gefunden wird Dies k nnen folgende Optionen sein Keine B ndelung Wird keine B ndelung eingestellt dann wird f r jede Seite ein Dokument angelegt Aufsteigende Nummerierung B ndelung z B anhand von Seitenzahlen Wenn eine h here Seitenzahl gefun den wird dann soll eine B ndelung erfolgen Wenn bei einem neuen Dokument wieder z B die 1 folgt dann wir ein neues Dokument angefangen Leer auf n chster Seite Ist ein Text immer nur auf der ersten Seite an dieser Stelle z B Auftragsnummer auf den Folgeseiten ist die Zone jedoch leer dann werden die Sei
108. R Formularerkennung FileDirector 2 5 Hinweis Achten Sie darauf dass die Feldl nge des definierten Feldes immer die maximal m gliche Anzahl der Zeichen aufweist die diese Zonen zusammengenommen beinhalten k nnen incl Prefix und Postfix Erweiterte Einstellungen OCR Formular Bex Festes Formular ohne Identifikation Benutze Barcode als Stapelanfang O Seite verwerfen eite mu Leere Zonen als leer behandeln Benutzerdefinierte Zeichen Stapelende C OCR Zonen C Barcode Zonen Verifizierungseinstellungen Felder l schen Setze Feld Ung ltig Kein mi Erste Seite Folgende Seiten Letzte Seite Document Management Systems GmbH Debr OMS GMH Waren Sr 00 D 47249 Owstug IFKFAFI Schneidersgasse 2 44444 Schneiderb ttel Bestellnummer 004 Bestell 14 09 2002 Mertens UStHdNr Artikelnummer Bezeichnung SF2002 Glabal Index 0189V974 SF2002 Giobal Index SF2002 Cald 0189V882 SF2002 SF2002 50Tickers 0190V002 SF2002 50 Tickers Netto USII USt 16 00 Netto USt 2 ust 4 550 00 1 00 Zahlber nach Erhalt ohne Abzug Bankverbindung Kont 226 022 179 BLZ 360 508 20 SFY Co DUIS DE 33 Gmsch fiaf hier Dwie Spielberg Hans Voikae Mann Dr Markus Bose Sascha Frefbung Software Entwicklung f r Scanner und Archivsysteme Wanheimer Str 593 D 47249 Duisburg Germany Telefon 49 0 203 60 888 0 Telefax 49 0 203 60
109. Sie den Schritt aus der diese Bedin gung beinhalten soll Klicken Sie auf Hinzuf gen und die Nummer der Bedin FileDirector 2 5 Prozessmanagement e 265 gung wird hinzugef gt Dann w hlen Sie zu Bedingung 1 den Dokumententyp und das Feld aus das den abzufragenden Wert enthalten soll Kommt das Feld in mehreren Dokumententypen vor so kann hier auch Alle ausgew hlt werden Das Feld kann mit UND oder ODER verkn pft werden und als Bedingung muss mindestens ein Feld angegeben werden Wurden zwei Felder angegeben so k nnen diese auch mit gleich oder ungleich lt gt verglichen werden Werden mehrere Bedingungen erzeugt so erscheint f r jede Bedingung ein Pfeil f r die Aktion die erfolgen soll wenn die Bedingung zutrifft So ist es m glich zu einem Schritt mehrere Bedingungen zu definieren Ist die Bedingung erf llt so wird das Dokument an den n chsten Schritt weitergeleitet Neue Yerzweigung 1 Bedingung Rechnungen Rechnungsbetrag gt 5000 UND Status offe Dokumententyp Rechnungen Feld 1 Rechnungsbetra x gt 5000 UND x Status e offerf Hinweis Achten Sie darauf dass keine widerspr chlichen Bedingungen eingestellt werden da ansonsten keine korrekte Weiterbearbeitung erfolgen kann Neuen Link anf gen Mit einem Link kann der Prozess mit einem anderen Prozess verkn pft werden Der Prozess mit dem verkn pft werden soll muss vorher angelegt werden damit m
110. Spielberg Solutions GmbH FileDirector 2 5 Enterprise amp SBE Administrationshandbuch KAlSpielberg Haftungsausschluss Dieses Dokument wurde mit der gr tm glichen Sorgfalt erstellt Trotzdem k nnen wir nicht garantieren dass es keine Fehler mehr enth lt Aus diesem Grund kann f r eventuelle falsche oder missverst ndliche Darstellungen oder daraus resultierende Folgen keinerlei Verantwortung bernommen werden Copyright 2011 Spielberg Solutions GmbH Alle Rechte vorbehalten Kein Teil dieses Dokuments darf reproduziert versendet oder gespeichert werden in irgendeiner Weise oder durch irgendeine Methode sei es mechanisch oder elektronisch zu irgendeinem Zweck ohne die ausdr ckliche schriftliche Genehmigung der Spielberg Solutions GmbH KAlSpielberg FileDirector ist ein eingetragenes Warenzeichen der Spielberg Solutions GmbH Microsoft Windows Windows NT und Windows 2000 sind entweder Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der Microsoft Corporation Andere erw hnte Fremdprodukte sind ggf ebenfalls eingetragene Warenzeichen ihrer Besitzer F r weitere Informationen Afrika Asien Europa amp USA Gro britannien amp Irland Spielberg Solutions GmbH Spielberg Solutions Ltd Obere Kaiserswerther Str 17 2nd Floor Imperial Buildings D 47249 Duisburg 70 Victoria Street Horley Surrey RH6 7PZ info spielberg de l info spielbergsolutions com ii e Software Lizenzvertrag FileDirector 2 5 Inhalt Sof
111. Store Einstellungen E Festlegen eines MailStore Prozesses Allgemein MailStore Importyerzeichnis Aktenschrank Company BA E Mail Feld vergleich Feldwert UND x EMAIL An Dokumententyp E Mail Feld EMAIL Yon Ad Feldtrenner Index Zielfeld Links k rzen 1 Eu A x Rechts k rzen l Yon links Bcc Feld ist in MailStore 2007 2010 gt nicht verf gbar Einstellungen testen OK Abbruch Beispiel Betreffzeile einer E Mail zur Identifikation einer E Mail Code 123456 Importverzeichnis Als Importverzeichnis wird das Verzeichnis angegeben in das mit dem MailStore Tool die Mails abgelegt worden sind Aktenschrank Um die Zieleinstellungen f r den MailStore Zeitplaner einzurichten geben Sie den Aktenschrank ein in den die Daten importiert werden sollen Bedingung F r den Import von Mails k nnen Bedingungen konfiguriert werden die eine Zuordnung zu einem Dokumententyp definieren Hier im Beispiel wird z B die Bedingung definiert dass das Wort Code in der Betreffzeile dazu f hrt dass die 116 e Systemkonfiguration FileDirector 2 5 E Mail in den angegebenen Dokumententyp geschoben wird Als Feld k nnen auch die Dateinamen der Anh nge ausgew hlt werden so dass damit sp ter die M glichkeit besteht in diesem Feld nach den Anh ngen zu su chen Es k nnen auch mehrere Bedingungen eingetragen werden die je nach Einstellung mit UND ode
112. TES 51 FileDirector 2 5 Software Lizenzvertrag 3 Vpload Zeitplaner een ersehen 52 WebServer Einstellungen uursssssssnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nenn 54 REITS Ja CSSLS IE TERPERRRTEEFPERTTEFFEITLTEETERTTERTFEIRTLTEPEELTEFFERSTETEFESFTLERESPRLFTEFEFFTLEFFERRTFESPEIFLLIRFEFTTR 55 Protokollierung Aktivit tenreport konfigurieren uuu 2s440se nenn 55 Protokollierung azalgorri ER 59 Aktive 1111 0 4 sose n ET E A R EARR 62 SKIE irei HERR 63 Zeilpl ner E E EE E E E E E E 65 bersicht a ae 65 Betriebssystemkonten Import Zeitplaner uurnnnneeennnnenennn 66 Neuer Zeitplaner unnnonnnnnnnnnnnnnonnnnnnnonnnnnnnonnnnnnannennnnnnnnnannnn 66 Allgemeine Einstellungen f r Zeitplaner u 2440 nennen 67 System Zeilplaneri Hru 2 eaae aaee da a raaa a a aE aa nee erregen 68 Volltext Zeitplaner FreiForm sssessssssssriesssrresssnnesrnrnnsrrnnesnnnnesrnnnesrennens 68 SQL Server 2000 f r Volltext Katalog konfigurieren 71 SQL Server 2008 f r Volltext konfigurieren 20nnnsneennnnnnnn 73 FreiF rm einrichten u 42 2 E ETE E 80 Fristensteuerung Zeitplaner urmnusssensnnnnnonnnnnnnonnnnnnnonnnnnnn nenne onen 82 Zeitplaner zur Integrit tspr fung 2zur44sns0ennennnnennennnnennennnnennnnnnnn 84 G ntainer Speicher S u een 86 Dokumenten Replikation su024444nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn
113. a r a aa a E taae NE a E elle 279 Codepage Zeichentabelle ausw hlen ssnnssssnnssssnnnserrrnnenrnnnenr nenene nnne 280 Textausrichtung 4 22 een A 280 OCR Formularerkennung 281 Vorauss tzungen zrimcnia stieg 281 Manuelle Formularerkennung 4444s4snnnnennnnnnennnnnnnennnnnnnennnnnnnn 281 Automatische Formularerkennung 44s444s440ennsnnnnnnnnnnnnnn nn ennn nn 281 Funktionsweise der OCR Formularerkennung rs24srsnennnnennnnnnnnnnnnnnnnn 282 OCR Parameter Eigenschaften us40u0r200nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nn 282 Sprachen Western OCR Engine ursnersnsenssnennnnnnnnnnennnnnnnnn ann 283 Erkennungsoptionen igers eni o A 284 Asiatische OO R a aa r E A E EEE Saa 285 Ebenen der OCR Parameter uursunnsnnnneensnnennnnnnnnnnnnnennnnnnnnen 285 8 e Software Lizenzvertrag FileDirector 2 5 Einstellungen der OCR Engine 200s4n0nnnnennnnnnnnnnnnnnnennnnnnn nen 285 OCR Formular erstellen uuuuuuunnnnnnennnenennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnen 286 Hinweise zur Vorlage ainsin ara a EAA 287 Formulareinstellungen Konfiguration sssesssssesesisessrrssrirrssrirrssirnnsrirnssrenns 288 DESK Eg a AE E EAA E S E TEE 289 Das Kontextmen der rechten Maustaste nn0000nannnnnensnnnn rennene 290 Dokumententyp wahlens eisses inier inetre ii iii eriei 291 Zone erstellen markieren ver ndern uu uuuunsn
114. aRnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 307 Folgeseiten und Endseiten konfigurieren usursnnesen nennen 307 Benutze Barcode als Stapelanfang Stapelende 308 Leere Zonen als leer behandeln uuus2000sseannnnnennnnnnnnnnnnennnnn 308 Benutzerdefinierte Zeichen uu 222uussnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnen 309 Setze Feld auf folgenden Wert nessnsenssennnnnnnnannennnnnnnnnn nn 309 Verifizierungsfehler 444444 4444 nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nn nnn nn 309 Erkennung testen Zuordnung pr fen uursssnsuensssnnnnnennnnnnnnnnnnnnnn nn nnnn nn 309 Konfiguration testen 2404s4nnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennn nn 310 AYA LEDA AEEA EE EE EEEE E EE E 312 OCR Parameter im Formular uuuueeannnnnenunenennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnen 312 Deaktivieren eines OCR Formulars uuuaeanannneeenenennnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnenennnnnnnnn 313 Ablauf der Formulareinrichtung 444sr4nnnsennnnnnnennnnnnnennnnnnnennnnnnn nn 313 Formular erstellen 2 422 22er Laie 313 Manuelles Scannen mit dem Winllient 22200222nsnsnsnsnsnnnnnnnnnenenn 314 Automatische Formularerkennung u 4 4444nnsnnnnnnnnnnnennn nn nnnn nn 314 Alle mit einem Sternchen versehenen Optionen sind NICHT in der SBE Small Business Edition Version verf gbar
115. add key FDServer ImportSourceCopyTo value 1 gt 100 e Systemkonfiguration FileDirector 2 5 Index und Datei Import Mit diesem Zeitplaner k nnen Dokumente importiert werden die als Importdatei und Bilddaten vorliegen Die Funktion ist vergleichbar mit dem Import im Win Client wobei der Zeitplaner den Import zeitgesteuert im Hintergrund erm glicht Im Dialogfenster wird ein beschreibender Text eingegeben der sp ter in der Liste der Zeitplaner erscheint Wird der Zeitplaner aktiviert so startet der Datei Import zu den angegebenen Intervallen Konfigurieren Sie im Bereich Zeitintervall zu welchem Datum und zu welcher Zeit der Zeitplaner starten und in welchen Zeitintervallen er aktiv werden soll Der Zeitplaner kann f r beliebige Tage der Woche aktiviert werden Ausf hren auf Server Die Option Ausf hren auf Server erm glicht es den Zeitplaner auf einem an deren Server ausf hren zu lassen damit dadurch die Last verteilt wird Hierzu muss auf dem Zielserver der FileDirector mit entsprechender Lizenz installiert sein Sollen die Dokumente ber eine OCR Formularerkennung indiziert werden muss auf diesem Server die Option OCR Server f r die Formularerkennung lizenziert sein Zeiteinstellung und Aktivierung Siehe Allgemeine Einstellungen f r Zeitplaner 2 Festlegen eines Index und Datei Import Prozesses N Zu der unten angegebenen Zeit wird ein Index und Datei Er Import ausgef hrt Be
116. alit t zu gew hrleisten wird ein Scanprofil mit vordefinierten Scannereinstellungen eingerichtet Name Rechnungen Beschreibung Dokumententyp Stempel Kein Nur auf erster Seite Setze Feld Auf folgenden wert Verwende OCR und Formularerkennung Erlaube manuelles bschalten Verwende alle Formulare zur Erkennung Erkenne Formulare des gew hlten Dokumententyps Keine Formularerkennung Verwende immer dieses Formular ID ABDCDAB Abbruch Diese Einstellung erm glicht es einen nicht sortierten Stapel von Dokumenten zu scannen und automatisch zu indizieren Wird die Option aktiviert ist es nicht mehr m glich einen Dokumententyp manuell auszuw hlen da der Ziel Dokumententyp verwendet wird der im erkannten For mular hinterlegt wurde Wird ein Dokument mit dem Scanprofil gescannt so werden alle Dokumenten Identifikationsfelder der Formulare untersucht Wenn die Erkennung ber dem eingestellten Schwellwert liegt und somit eindeutig erkannt werden konnte wer den die Indexfelder des definierten Formulars ausgelesen und in die entspre 206 e Scanprofile FileDirector 2 5 chenden Felder geschrieben Das Dokument selbst wird dem Dokumententyp zugeordnet der dem Formular hinterlegt ist Konnte ein Dokument nicht erkannt werden so wird es aussortiert und in den daf r vorgesehenen Dokumententyp f r nicht erkannte Dokumente geschoben Erkenne Formulare des gew hlten Dokumententyps 6 S
117. alscher Konfiguration auch verschlechtern kann Einstellungen f r die Formularerkennung F r die Formularerkennung werden in diesem Bereich noch der Schwellwert und der Dokumententyp f r die nicht erkannten Dokumente zugewiesen In einem Formular wird eine Dokumenten Identifikationszone angegeben die das Dokument eindeutig identifiziert Wird das Dokument mit ber 80 Wahrschein lichkeit erkannt Standard Schwellwert so werden die Zonen ausgelesen und das Dokument dem hinterlegten Dokumententyp zugewiesen Diesen Schwellwert kann man ver ndern um die Erkennung entsprechend zu justieren K nnen Dokumente nicht zu einem Formular zugeordnet werden so werden sie in den Fallback Dokumententyp Dokumententyp f r nicht erkannte Dokumente geschoben der f r diesen Zweck vorher angelegt werden muss Aus diesem Dokumententyp k nnen die Dokumente sp ter manuell nachindiziert werden Werden Formulare eingerichtet ist die Einstellung eines Fallback Dokumenten typs Voraussetzung Bei der Konfiguration des ersten Formulars erscheint daher 284 e OCR Formularerkennung FileDirector 2 5 diese Maske automatisch damit ein entsprechender Dokumententyp eingestellt wird Asiatische OCR Lizenzierung Ist die asiatische OCR lizenziert so wird in der Maske zus tzlich die Einstellung der asiatischen Sprachen aktiviert Sprachen Asiatische OCR Engine F r die asiatische OCR werden folgende Sprachen von der Engine unterst tzt Japani
118. altung des lokalen Cache und die Anmeldung wichtig Wird hier die Standardauthentifizierung verwendet kann es zu Sicher heitseinbu en f hren wenn Benutzer mit verschiedenen Rechten an einem Arbeitsplatz arbeiten Siehe Automatisches Login verwendet aktuelles Windows Konto 138 e Aktenschr nke FileDirector 2 5 Revisionen herunterladen Wird das Recht Revisionen herunterladen verweigert so kann der Benutzer nur den letzten Stand des Dokumentes einsehen aber keine vorherige Revision aufrufen Anmerkungen ndern Sind Anmerkungen auf einer Seite gesetzt worden k nnen diese nicht ver ndert werden wenn dem Benutzer dieses Recht verweigert wurde So k nnen z B Bereiche eines Dokumentes f r unbefugte Einsicht abgedeckt werden Scannen Wird dieses Recht verweigert so wird dadurch das Tab Scannen im WinClient f r diese Benutzer komplett ausgeblendet und es stehen keine Scanoptionen mehr zur Verf gung Bearbeiten Wird Bearbeiten verweigert wird auch hier das Tab im WinClient komplett ausgeblendet Drucken Ist Drucken nicht erlaubt so werden die Druckoptionen im Men inaktiv oder sind f r den Anwender nicht mehr verf gbar FileDirector 2 5 Aktenschr nke e 139 Replikation Voraussetzung zur Konfiguration der Replikation im Aktenschrank ist die Verbindungseinstellung zum Zielserver gt siehe Replikationsverbindung erstellen Aktenschrank f r Replikation konfigurieren In den Eigenschaften
119. ame Name Hinzuf gen Entfernen Setze Feld auf folgenden Wert Wird im WinClient mit diesem Scanprofil gescannt k nnen gleichzeitig mehrere Indexfelder mit einem festen Wert belegt werden Werden mehrere Seiten hintereinander gescannt wird f r jedes Dokument das Indexfeld mit dem vorgegebenen Text gef llt FileDirector 2 5 Scanprofile e 209 Hinweis Bei der Zuordnung des Feldes muss darauf geachtet werden dass sich das zu f llende Feld auch in dem Dokumententyp befindet in den gescannt werden soll Deshalb ist hier zu empfehlen entweder einen festen Dokumententyp einzustel len und Erlaube manuelle nderungen nicht zu markieren oder ein Feld zu w hlen dass sich in allen Dokumententypen befindet in die gescannt werden kann Stempel Mit dieser Einstellung k nnen vordefinierte Stempel automatisch w hrend des Scannens auf ein Dokument platziert werden Um einen Stempel zu definieren lesen Sie bitte das Kapitel gt Stempel Ein automatisch gesetzter Stempel kann sp ter nicht mehr verschoben werden da er direkt in die Tiff Seite eingebettet wird Ein manuell gesetzter Stempel wird wie eine Anmerkung gesetzt und kann ausgeblendet verschoben und ver ndert werden Stempel platzieren E Haben Sie einen definierten Stempel ausgew hlt so muss er platziert werden damit er beim Scannen entsprechend gesetzt werden kann Um einen Stempel zu platzieren muss in der Voransicht de
120. ame Vorname Datum Setze Seite auf 0 f r letzte Seite des Dokumentes Prefix Postfix m B ndeln wenn Zeile Spalte L nge Keine B ndelung x 1 Sj 1 1 ber die Spalte L nge kann die L nge des auszulesenden Feldes sp ter noch ge ndert werden Es sollte hier die maximal m gliche L nge des Feldinhaltes ein getragen werden Achten Sie auch darauf dass in der grunds tzlichen Felddefi nition im Enterprise Manager ebenfalls eine gen gende L nge eingerichtet ist Texte von verschiedenen Seiten erfassen Indexfelder k nnen mit Texten gef llt werden die auf unterschiedlichen Seiten stehen Dazu gibt man ein Indexfeld an und setzt die Seitenzahl auf die zu le sende Seite Um diese Funktion zu nutzen m ssen ber die B ndelung mehr seitige Dokumente definiert sein Indexfeld von letzter Seite lesen Bestehen Dokumente aus mehreren Seiten die geb ndelt wurden so kann die Seitenanzahl sehr unterschiedlich sein Soll ein Eintrag immer von der letzten Seite gelesen werden z B eine Endsumme so kann das so konfiguriert werden indem man f r die Seitenzahl die Seite 0 eintr gt Mehrere Textabschnitte in ein Indexfeld einf gen Ein Indexfeld kann mehrfachen Textabschnitten zugewiesen werden Weisen Sie dazu das entsprechende Indexfeld mehrfach zu Die Reihenfolge der eingelese nen Textabschnitte wird ber den Eintrag in Sortierung gesteuert FileDirector 2 5 COLD Importmasken e 277
121. an ihn hier ausw hlen kann Es kann jeder beliebige Prozessschritt des anderen Prozesses angegeben werden Ein Link ist nur dann anzuf gen wenn auf die Aktion an die der Link angeh ngt wird keine weiteren Schritte mehr folgen Prozess Rechnung Info A Schritt Abteilung Prozess Rechnung Info v Schritt Abteilung 266 e Prozessmanagement FileDirector 2 5 Prozess ndern Solange sich Dokumente auf einem Prozess in Bearbeitung befinden sollte ein Prozess nicht ge ndert oder gel scht werden Es ist aber m glich Prozesse zu kopieren so dass ein bestehender Prozess kopiert und dann ge ndert werden kann Wird ein Prozess ge ndert auf dem sich bereits Dokumente befinden so k nnen diese nur weiterverarbeitet werden wenn der Prozess in sich logisch bleibt und z B keine Schritte gel scht werden die f r Dokumente im vorherigen Prozess relevant waren Ersetze Benutzer im Prozess 2 Selektieren Sie im Enterprise Manager den Zweig Prozessmanagement in einem Aktenschrank und w hlen Sie im rechten Fenster einen Prozess Nun haben Sie im Kontextmen der rechten Maustaste die Option Ersetze Benutzer im Prozess Mit dieser Option kann bei einem vorhandenen Prozess ein Benutzer gegen einen anderen Benutzer ersetzt werden ohne dass man dies in jedem Schritt von Hand ndern muss Prozess kopieren amp amp Ist ein Prozess bereits definiert und es soll ein hnlicher Prozess neu erstellt we
122. ann eingestellt wer den ob die Men s immer vollst ndig angezeigt werden sollen oder ob sie erst nach kurzer Verz gerung angezeigt werden Sollen die Men s wieder in den urspr nglichen Zustand versetzt werden kann man die eigenen Anpassungen hier auf den Standard zur cksetzen Das Verhalten beim Ausklappen der Men s wird ber die Men Animation eingestellt FileDirector 2 5 Systemkonfiguration e 49 Gro e Symbole ber die Einstellung Gro e Symbole k nnen die Men symbole zur besseren Erkennung vergr ert werden Quickinfo Das Quickinfo ist der Text der zu jedem Symbol erscheint wenn man mit dem Mauszeiger kurzzeitig verz gert auf ein Icon zeigt Hier kann konfiguriert werden ob das Quickinfo angezeigt und ob die Tastenkombination f r den Kurzbefehl dort aufgef hrt werden soll 50 e Systemkonfiguration FileDirector 2 5 Einstellungen Im WinClient k nnen unter Extras gt Optionen verschiedene Grundeinstellungen vorgenommen werden Um diese Voreinstellungen f r bestimmte Gruppen von Clientanwendern vorzugeben k nnen Sie diese in der Clientkonfiguration unter dem Reiter Einstellungen einrichten Erlaube nderungen auf dem Client Ist diese Option markiert so ist der Bereich in Extras gt Optionen im WinClient f r den Benutzer aktiv Erlaube offline zu arbeiten Um immer eine Verbindung des WinClients mit dem Server zu gew hrleisten kann hier der Offline Modus erlaubt oder verweigert werden Damit kan
123. ann man sich mit dieser Option eine Kontrolle verschaffen Die Zo nen werden einzeln nummeriert angezeigt auch wenn sie dem gleichen Index feld zugewiesen wurden Volltext erkennen Die Volltexterkennung in diesem Bereich hat nur eine Testfunktion Hier kann man sehen welcher Text bei einer sp teren Volltextsuche erkannt werden w rde Werden schlechte Vorlagen verwendet oder testet man die Erkennung in ver schiedenen Sprachen so kann diese Option hilfreich sein Zur sp teren Verwendung der Volltextsuche muss sie aber auf dem Server konfiguriert werden Siehe Volltextlesung einrichten Volltext und Zonen erkennen Dieser Befehl kombiniert Alle Zonen erkennen und Volltext erkennen Das Ergebnis wird im Ergebnisbereich angezeigt Alle Indexfelder erkennen Im Ergebnisbereich erscheinen alle Zoneninhalte im Zusammenhang mit den zu gewiesenen Zonen Wenn mehrere Zonen einem Indexfeld zugewiesen wurden so kann mit dieser Funktion getestet werden wie der Feldinhalt sp ter aussehen wird Ist der gelesene Feldinhalt zu lang f r das definierte Feld so erscheint ein Warnhinweis Sind Feldtrenner definiert worden gt Prefix Postfix so kann hier das Ergebnis berpr ft werden Identifikations Ergebnisse anzeigen Ist eine Dokumenten Identifikation gesetzt so kann berpr ft werden ob und zu wie viel Prozent Wahrscheinlichkeit ein Dokument erkannt wurde Bei der Einrich tung eines Textelementes kann das nur ein Erg
124. apier sein Beachten Sie dass eine falsche Einstellung der Filter auch zu schlechteren Ergebnisse f hren kann Zoneninhalt Ist eine Zone aufgezogen worden so kann zun chst der Inhalt der Zone definiert werden Eine Zone kann nur einen Inhaltstyp beinhalten aber der Inhalt einer Zone kann mehreren Indexfeldern zugewiesen werden 294 e OCR Formularerkennung FileDirector 2 5 Inhaltstypen OCR Formular SS 15 8 0 2 8 SE Formulareinstellungen Erweiterte Einstellungen OCR Parameter Erste Seite Folgende Seiten Let Name Rechnungen i Beschreibung Dokumententyp Rechnungen Document Manage Zoneneinstellungen Bildverbesserung Rauschen entfernen 1 n u Disi Spaban DMS GT H Wianheimor Zoneninhalt Automatisch Ei Indexteld Inhaltstyp Automatisch v Dokumenten Identifik Inhaltsoptionen Automatisch O Grafisches Element Erlaubte Zeichen Omifont i 9 Nadeldrucker Textelement a er 24 Nadeldrucker larkierung nic in A C Text an beliebiger Ste gesetzt Punktdigitale Zahlen Barcode Typ Balkendigitale Zahlen Setze Feld OCR A Bez Barcode Einstellungen ocp g f Barcode Schwellwert MICR E 135 48 18 Anker Text MICR CMC 7 19 Asiatisch Asiatisch vertikal Markierung OMR Barcode Positionsunabh ngiger Barcode Anker Automatisch Diese Einstellung versucht die entsprechenden Inhaltstypen au er Barcode und OMR automatisc
125. ar Dieser Server behandelt alle An fragen die von den Netzwerkclients kommen und leitet sie an die Datenbank wei ter Das System ist in mehrere Applikationen aufgeteilt um Konfiguration und An wenderaufgaben zu trennen Mit dem Enterprise Manager werden die administra tiven Aufgaben zur Konfiguration des Systems durchgef hrt Zur Recherche und zur Bearbeitung der Dokumente wird der WinClient verwendet der alle Funktio nen zum Ablegen Recherchieren und Verteilen von Dokumenten enth lt Allen gemeinsam ist die Netzwerkf higkeit wobei das System in gleicher Weise im Intranet LAN sowie im Internet WAN arbeiten kann Alle Daten die zwischen Komponenten des FileDirectors ber das Netzwerk aus getauscht werden werden auf dem bertragungsweg durch 128 Bit Verschl s selung gesichert Sicherheit und Stabilit t des Systems wird durch die Trennung in Clientapplikation FileDirector Server und Daten erh ht Der Zugriff auf die Datenbank und die Daten findet nur ber den FileDirector Server nicht ber einen Client statt Somit arbeitet der FileDirector in einem so genannten 3 Schicht Modell Client Server Datenbankzugriff Eingebettet in die Microsoft NET Technologie geh rt der FileDirector zur neues ten Generation von Software und erf llt die Anforderungen zuk nftiger Systeme Aktenschr nke FileDirector legt Dokumente in so genannten Aktenschr nken ab Diese virtuellen Aktenschr nke k nnen praktisch alle Art
126. arzes Blatt oder ein Grauschleier auf der Seite entstehen Um dies zu vermeiden kann die Hintergrundfarbe herausgefiltert werden Wenn Sie eine Farbe beim Scannen herausfiltern wollen w hlen Sie sie als Blindfarbe im Reiter Filter aus Info Im Reiter Info werden die Eigenschaften des durch den Treiber erkannten Scan ners angezeigt Bei einem SCSI Scanner ist dies der Scannername die Versions nummer die SCSI Anschlu adresse sowie der verwendete SCSI Host Adapter Durch Einlegen eines Blatts in den Scanner und Klick auf Testscan k nnen Sie die aktuell eingestellten Parameter pr fen Die gescannte Seite wird in der linken H lfte des Scannerkonfigurationsfensters angezeigt Benutzen Sie die Zoombut 200 e Scanprofile FileDirector 2 5 tons um die Anzeige entsprechend zu konfigurieren Sie k nnen mit dem Maus zeiger auf der Anzeige durch Aufziehen des gew nschten Bereichs hineinzoomen Im Falle von doppelseitigem Scannen wechseln Sie zwischen der Vorder und R ckseite durch die entsprechende Einstellung Passen Sie das Scan Resultat durch Ver nderung der Parameter an Ihre Bed rf nisse an und speichern Sie die Einstellungen durch Klick auf OK Die Parameter k nnen ber den Button Standard auf die Herstellergrundeinstel lungen zur ckgesetzt werden Directory Scanner Mit dem Directory Scanner k nnen bereits gescannte Dateien aber auch andere Formate eingelesen werden Beim Scannen erscheinen sie auf der lokalen Liste
127. as in das die letzte Eingabe gemacht wurde bevor mit OK best tigt werden kann Erst dann sind die Excel Eintr ge im Blatt gespeichert Ist das Formular wieder geschlossen so muss die nderung mit nderungen bernehmen im FileDirector gespeichert werden Dabei wird das Dokument ausgecheckt und die nderung als Revision wieder eingecheckt Man erkennt an einem gelb hinterlegten Feld im Steuerfeld dass eine nderung stattgefunden hat Die Indexeintr ge im Overlay k nnen nicht ber das Indexfeld selbst gesucht werden Sofern der Volltext konfiguriert ist kann aber nach den Eintr gen mit Suchwort gesucht werden 160 Felder FileDirector 2 5 ODBC Verkn pfung Um eine Feldverkn pfung mit einer ODBC Tabelle einzurichten muss zun chst die ODBC Quelle eingerichtet sein Siehe gt ODBC Verkn pfungen Feldeigenschaften ndern Name Allgemein Erweiterte Einstellungen Eingabemaske Filter Maa Erweiterte Attribute beschleunigen das Indizieren und minimieren fehlerhafte Eingaben Feldattribute Automatische Aktionen B eibehalten Anzahl der Tage Aktueller Z hlwert Pr fung Inhalt Aktion bei doppeltem Index Feld Schutz Overlay nur Memos ODEC Yerkn pfung Name Abbruch Ist dort eine Tabelle hinterlegt und die Feldzuordnungen konfiguriert kann dem Feld die ODBC Verkn pfung zugewiesen werden Wenn nun im WinClient unter Bearbeiten dieses Feld ausgef llt
128. assung im WinClient mit Zahlen Buchstaben und Sonderzeichen gef llt werden Au erdem kann eine Matchsuche in diesem Feld durchgef hrt werden d h es kann mit Sternchen gesucht werden oder es reicht ein Teil des Wortes bei der Suche damit die entsprechenden Eintr ge gefunden werden Zahlen Dieses Feld darf nur mit Zahlen 0 9 gef llt werden F hrende Nullen werden ig noriert Um f hrende Nullen darstellen zu k nnen kann man entweder das Feld Alle Zeichen verwenden oder man erstellt eine kundenspezifische Eingabe maske Zahlen erweitert In erweiterten Zahlen d rfen Zahlen 0 9 plus minus Komma und Punkt verwendet werden In der Einstellung wird die Zahl hinter dem Komma aktiv die die Anzahl der Nachkommastellen angibt Die Zahl vor dem Komma gibt die Gesamtzahl der Stellen inklusive Kommastellen an 152 e Felder FileDirector 2 5 Datum Zeit Datum und Zeit Wird ein Datums bzw Zeitformat angegeben wird das Zeitformat der Windows einstellung bernommen Soll das Format ge ndert werden wird es in den Win dowseinstellungen unter Start Einstellungen Systemsteuerung Re gions und Sprachoptionen ge ndert F r die Eintragung eines automatischen Systemdatums oder Systemzeit siehe gt Erweiterte Einstellungen Kundenspezifische Eingabemaske Die kundenspezifische Eingabemaske erm glicht eine genau vorgegebene For matierung f r eine Indexeingabe Wird hier ein Feld als kundenspezifische E
129. aten z B aus einer kommagetrennten Textdatei hinzu gelesen werden Wird ein neuer Index Import Zeitplaner erstellt vergeben Sie zun chst eine Be schreibung Zeiteinstellung und Aktivierung Siehe Allgemeine Einstellungen f r Zeitplaner Index Import Einstellungen Im Reiter Index Import wird ein Dialog ge ffnet in dem man das Importverzeich nis einstellen kann Da der Zugriff auf dieses Verzeichnis vom FileDirector Server aus geschieht muss das Benutzerkonto fd server ber die entsprechenden Rechte f r dieses Verzeichnis verf gen FileDirector 2 5 Systemkonfiguration e 97 Beispiel einer Indexdatei ohne Steuerzeichen 201 Smith Walter 202 Kern Richard 203 Tiger Tina W hlen Sie den Aktenschrank und den Dokumententyp in den die Indexdaten importiert werden sollen Damit die Indexdatei korrekt analysiert werden kann definieren Sie den Feld trenner hier Komma und die Anzahl der Felder Beinhaltet der Dokumententyp bereits ein indiziertes Feld z B KundenNr wird dieses Feld als Verkn pfungsfeld definiert Zu diesem Verkn pfungsfeld werden dann entsprechend die anderen Felder zugeordnet Werden mehrere Felder als Verkn pfungsfelder verwendet so m ssen alle Felder zutreffen damit die Daten aus der Indexdatei hinzu gelesen werden Hinweis Mehrere Verkn pfungsfelder k nnen nur bei der Verwendung einer Indexdatei eingerichtet werden nicht bei der Verwendung einer ODBC Quelle Beim Import werden
130. auf denen sich z B nur ein Briefkopf befindet Der aktuelle Wert des Schwarzanteils wird bei einem Testscan angezeigt Dokumententrennung Mit Dokumententrennung kann eine Einstellung getroffen werden wie die impor tierten Bilddateien in Dokumente unterteilt werden sollen Durch die Auswahl Keine wird f r jede importierte Datei ein einzelnes Dokument erzeugt Auch Multi page TIFFs wie mehrseitige Faxdateien werden dann in Einzelseiten zerlegt Bei fester Seitenanzahl wird nach dem eingestellten Wert ein neues Dokument er zeugt Multipage TIFF Trennung bewirkt ein Zusammenfassen von Einzelseiten in ein Dokument Bereits vorliegende Multipage TIFFs werden als separate Doku mente importiert Gerade richten Diese Option korrigiert die Lage der gescannten Bilder damit z B eine Zonenlesung pr zisere Werte liefern kann wenn das Bild schief eingescannt wur de Analysiert wird dazu der schwarze Rand der bei einer Schieflage entsteht Speichern als PDF A Die Scannertreiber inkl dem Directory Scanner k nnen seit der Version 1 5 1 nicht nur als TIF und JPEG sondern auch als PDF A1b speichern Der Viewer kann diese PDF Dokumente direkt laden und ohne Stellent Viewer anzeigen PDF Dokumente die nicht ber die Scannertreiber vom FileDirector und PDF A Checkbox gespeichert wurden werden weiterhin ber den Stellent Viewer angezeigt Filter Werden Dokumente gescannt die auf farbigem Papier gedruckt wurden so kann beim Scannen ein schw
131. aus der Datenbank sondern in der Tabelle FD_Documents wird das Dokument als gel scht markiert Es wird somit nicht mehr in der Suchliste ber cksichtigt Ver ndern Ist diese Option verweigert so wird ein grunds tzliches Auschecken archivierter Dokumente verhindert Das Ver ndern neuer Dokumente auf der lokalen Liste und das anschlie ende Einchecken ist aber erlaubt Anzeigen Ist f r einen Aktenschrank die Anzeige grunds tzlich verweigert so kann der Benutzer den Aktenschrank beim ffnen nicht ausw hlen Herunterladen Ist das Recht Herunterladen verweigert so kann zwar in den Indexdaten ge sucht werden aber die Seiten zu den Dokumenten werden nicht angezeigt weil sie nicht in den lokalen Cache heruntergeladen werden nderungen der Index daten sind nicht m glich FileDirector 2 5 Dokumententypen e 181 Hinweis Bei dieser Option sind die Verwaltung des lokalen Cache und die Anmeldung wichtig Wird hier die Standardauthentifizierung verwendet kann es zu Sicher heitseinbu en f hren wenn Benutzer mit verschiedenen Rechten an einem Arbeitsplatz arbeiten Siehe Automatisches Login verwendet aktuelles Windows Konto Revisionen herunterladen Wird das Recht Revisionen herunterladen verweigert so kann der Benutzer nur den letzten Stand des Dokumentes einsehen aber keine vorherige Revision aufrufen Anmerkungen ndern Sind Anmerkungen auf einer Seite gesetzt worden k nnen diese nicht ver ndert w
132. b config des FileDirector Archivelinks WebServers muss NICHT auf true gesetzt werden 122 e Systemkonfiguration FileDirector 2 5 Unterst tzung des PUT Requests In der Standard Einstellung f r ein virtuelles Verzeichnis erlaubt der IIS keine PUT Requests Dies f hrt bei einigen SAP Anfragen zum Status Code 403 1 Sie ndern dieses Verhalten indem Sie unter IIS virtuelles Verzeichnis FileDirector Web gt Eigenschaften gt Verzeichnis gt Konfiguration gt aspx gt Bearbeiten gt Verben gt begrenzen auf den Text PUT hinzuf gen Konfiguration des FileDirector ArchiveLinks Allgemeine Einstellungen f r die Barcode BAPI Funktionalit t Wird ein Dokument mit Barcode im FileDirector in einen Dokumententyp einge checkt der mit einem SAP Content Repository verkn pft ist so werden der Bar code und die FileDirector Doc GulD an das SAP System geschickt Der Barcode selbst wird ber die OCR des FileDirectors gelesen wo auch die Art des zu lesenden Barcodes definiert wird Markieren Sie den Knoten SAP im Bereich der Systemkonfiguration und w hlen Sie Eigenschaften SAP amuunurerenunen Allgemein 4 Hier k nnen Sie allgemeine Einstellungen f r die SAP Barcode BAPI vornehmen SAP Client 000 SAP Benutzername SAPUser Passwort des SAP Benutzers Passwort wiederholen Computername des SAP saps y Servers SAP System Nummer 01 Computername des SAP Gateway Host Name des SAP Gateway Servi
133. bler gew hlt werden kann Sollte es somit vorkommen dass vor dem gew hlten Bezeichner ein anderes Wort steht so wird dennoch der Wert welcher hinter dem Bezeichner steht in das Indexfeld bernommen OCR Formular EX a Formulareinstellungen Erweiterte Einstellungen OCR Parameter Erste Seite Folgende Seiten Letzte Seite Name Rechnungen Software Entwicklung f r x 4 I Scanner und Archivsysteme Beschreibung BE z a 4 N Auch h 4 Wenheimer Str 503 i a D 47249 Duisbi Dokumententyp Rechnungen IM Document Management Systems GmbH Gemis Zoneneinstellungen Telefon 49 0 203 60 388 0 i 5 Kein Telefax 49 0 203 60 888 77 Bildverbesserung Ken el Diner Spabag OMS Gmbh Wearteirune ST 38I D47249 Dusstung Internet http www spielberg Zoneninhalt Automatisch vl meh a nlo ebleberg Gepleben de f 7 Firma Schneider Indexfeld Fl F2 1 Texte auto Dokumenten Identifik amp IndexfeldZuordnung RECHNUNG berall su Pr fen aLe Rechnungs Nr 000787 m LI 004 Auftrags Nr 110787 vom 19 09 2002 o9 2002 Datum 19 09 2002 Auftrags Nr F2 Mertens Kunde 41070 Versandart Fax Setze Feld Menge E Preis Rbt G Preis Zuordnung durch Indesnummer Hinzuf gen L schen Oz aeg J Giobal Index 1Stck 875 00 30 00 612 50 Zuordnung durch Bezeichner z x 002 Coki 1Sick 5 000 00 30 00
134. bo User 01 02 200 ma E cabinet dbo User 01 02 200 ven E cabrights dbo User 01 02 2008 a Storadiprocad res ElcoldTemplates dbo User 01 02 2008 EP Users E DocLog dbo User 01 02 200 Roles DocOwners dbo User 01 02 2008 Rules E DocRights dbo User 01 02 2008 2 Defaults E DocTypeFields dbo User 01 02 2008 E User Defined Data Types E DocTypeRights dbo User 01 02 2008 User Defined Functions DocTypes dbo User 01 02 2008 Full Text Catalogs E FD Documents dbo User 01 02 2008 FD_76627032 Be dbo User 01 02 200 FD_846DBD78 E P E J FD_B6FD4787 g onn Tae a ee J FD_BASIFFEC m _Open Table r gt PEN E Liser n1 n2 2nne 3 FD_SCA06DS1 Z Full Text Index Table Define Full Text Indexing on a Table J FD_SE3EADOB 9 FD_BE4DIAEE Alle Tasks en E Ausschneiden e 7 E Kopieren H FD_9B43DE08 E a j FD_A6B61548 E SERN j F FD_BOAB8CFB E Umbenennen z EN_R AFORFO D Eigenschaften FileDirector 2 5 Systemkonfiguration e 71 Select an Index You must select a unique index for this table This index poses a unique constraint on a single table column and is used to participate in joins using the SQL Server Query Processor Unique index lt Zur ck Abbrechen W hlen Sie als eindeutigen Index f r diese Tabelle PK_FD_Images der als Defaultwert vorgeschlagen wird W hlen Sie in Tabellenspalten ausw hlen die Spalte OCR Text aus Select Table Columns Sele
135. canprofil amp Allgemein Um eine konsistente Scanqualit t zu gew hrleisten wird ein Scanprofil mit vordefinierten Scannereinstellungen eingerichtet Name Rechnungen Beschreibung Dokumententyp 02_Rechnungen Erlaube manuelle nderungen Stempel Kein 5 Nur auf erster Seite Setze Feld Auf folgenden Wert Verwende OCR und Formularerkennung Erlaube manuelles Abschalten Verwende alle Formulare zur Erkennung Erkenne Formulare des gew hlten Dokumententyps Keine Formularerkennung Verwende immer dieses Formular ID ABDCDAG Abbruch Diese Option ist dann interessant wenn mehrere Formulare einem einzigen Dokumententyp zugeordnet wurden Dies k nnen z B verschiedene Rechnungs formulare sein wobei die Rechnungen alle in den gleichen Dokumententyp sor tiert werden sollen Es werden also nur diejenigen Formulare gepr ft und erkannt die f r den eingestellten Dokumententyp definiert sind FileDirector 2 5 Scanprofile e 207 Durch diese Vorauswahl der zu scannenden Dokumente werden die Performance und die Scangeschwindigkeit erh ht weil nicht alle verf gbaren Formulare gepr ft und identifiziert werden m ssen Keine Formularerkennung 5 Scanprofil X Allgemein li lt Um eine konsistente Scanqualit t zu gew hrleisten wird ein Scanprofil mit vordefinierten Scannereinstellungen eingerichtet Name Rechnungen Beschreibung Dokumententyp Stempel Kein
136. canprofil kann muss aber nicht vordefiniert werden Ist es vordefiniert so kann bei der SAP Konfiguration eine sofortige Aktion hinterlegt werden Die Einstellung der m glichen Aktionen finden Sie unter Hinweise zur Einstellung in SAP FileDirector 2 5 Systemkonfiguration e 125 Voreingestellter Dokumentschutz Bei der Ablage eines Dokuments wird der Grad der Schutzw rdigkeit bestimmt Beim Zugriff auf ein Dokument wird definiert welche Funktion ein Benutzer auf diesem Dokument ausf hren darf F r genauere Informationen wenden Sie sich bitte an Ihren SAP Berater Es kann vorkommen dass SAP bei der Ablage eines Dokuments den Grad der Schutzw rdigkeit nicht mitschickt In diesem Fall soll die Default Einstellung des Content Servers verwendet werden die hier voreingestellt werden kann Passwort SAP sch tzt bertragungen an den Content Server mit einer Signatur Damit der Content Server diese Signatur berpr fen kann wird ein Zertifikat ben tigt Die Verwendung des Zertifikats kann hier mit einem Passwortschutz versehen werden Zertifikat Ein Zertifikat wird vom FileDirector ArchiveLink verwendet um die bertragungs signatur zu pr fen Im oberen Bereich des Fensters steht das aktuelle Zertifikat das vom ArchiveLink verwendet wird Zur Aktualisierung kann von SAP ein neues Zertifikat gesendet werden dass zun chst im unteren Bereich angezeigt wird Zur Aktivierung des neuen Zertifikats muss es von einem Administrat
137. ce Rfe Trace schreiben abeun SAP Client Hier wird der im SAP definierte Client eingetragen FileDirector 2 5 Systemkonfiguration e 123 SAP Benutzername und Passwort SAP hat eine eigene Benutzerverwaltung Hier wird das SAP Konto eingestellt unter dem der FileDirector den Barcode an SAP schickt Weitere SAP Verbindungseinstellungen Die Verbindungseinstellungen des SAP Servers k nnen in den Feldern Com putername des SAP Servers SAP Systemnummer Angabe des Gateway Host und des Gateway Service eingestellt werden F r die genauen ben tigen Angaben in diesem Bereich setzen Sie sich bitte mit Ihrem SAP Berater in Verbindung Rfc Trace schreiben Ist diese Option gesetzt werden die Barcode Sende Vorg nge des FileDirector Servers in trc Dateien gespeichert Die Dateien werden im virtuellen Verzeichnis des FileDirectors unter bin abgelegt inetpub wwwrootf filedirector bin Hinweis Die Dateien werden ber eine Programmdatei dll von SAP generiert die der FileDirector zur Versendung des Barcodes verwendet Der FileDirector selbst hat keinen Einfluss auf den Inhalt dieser Protokollinhalte Verkn pfung zwischen SAP Content Repository und FileDirector Sollen aus SAP heraus Dokumente in den FileDirector abgelegt werden muss auf Seite des FileDirectors das Ziel eingerichtet werden Hier wird die Verkn pfung zwischen einem SAP Content Repository und einem FileDirector Dokumententyp eingestel
138. ch in den Eigenschaften des OCR Knotens unter OCR Parameter konfiguriert werden In diesen Doku mententyp werden alle nicht erkannten Dokumente geschoben und k nnen dort nachindiziert und in die richtigen Dokumententypen geschoben werden Hinweis Soll ein Benutzer die OCR Formularerkennung verwenden so muss dieser auf alle Dokumententypen die erkannt werden k nnen ausreichende Rechte besitzen Auf den Fallback Dokumententyp f r nicht erkannte Dokumente muss bei Verwendung der Formularerkennung der Zugriff immer m glich sein 282 e OCR Formularerkennung FileDirector 2 5 OCR Parameter a OCR Parameter Hier k nnen grundlegende OCR Parameter konfiguriert werden Sprachen f r Erkennung EnglschDeutsch el oO Asiatischer Volltext i Japanisch Standard x Erkennung verbessern Schr glagenkorrektur Bildverbesserung E m Kein Formularerkennung Dokumenten Identifikation Schwellwert so Dokumententyp f r nicht erkannte Dokumente Fallback v ERFREUT Sprachen Western OCR Engine F r die Erkennung k nnen verschiedene Sprachen eingestellt werden Die Western OCR Engine stellt folgende Sprachen zur Verf gung e Englisch Deutsch Franz sisch Niederl ndisch e Spanisch Italienisch Griechisch Russisch e Norwegisch Schwedisch Finnisch D nisch e Portugiesisch Katalanisch e Polnisch Tschechisch Ungar
139. chiedenen Dokumen tentypen zugewiesen werden was eine bergreifende Suche ber mehrere Doku mententypen erm glicht Neues Feld anlegen 3 Selektieren Sie im linken Fenster des FileDirector Enterprise Managers die Rubrik Felder im Aktenschrank Legen Sie mit dem gelben Sternchen ein neues Feld an Allgemein Im Reiter Allgemein werden ein Name und ein das Feld beschreibender Text ein gegeben sowie die Feldl nge und der erlaubte Inhalt spezifiziert Suche beschleunigen Mit der Option Suche beschleunigen wird in der Datenbank ein Schl ssel auf ein Indexfeld gesetzt So kann eine Suche bei h ufig verwendeten Feldern schnellere Ergebnisse erzielen Allerdings sollte man nicht alle Felder mit diesem Index ver sehen da die Datenbank dadurch vergr ert wird FileDirector 2 5 Felder e 151 X Feldeigenschaften ndern Abteilung ET y OPEET z lt 2 Allgemein Erweiterte Einstellungen Eingabemaske Filter 6A Ein Indexfeld wird zur Speicherung von Indesinformationen zu Ab einem Dokument verwendet Einstellungen nzeigename Abteilung L nge Beinhaltet Wortauswahl Inhalte erweitert Beschreibung Suche beschleunigen El Wortauswahlliste Name Abteilung F r das Ablagesystem verwenden Manuelle Eingaben zulassen Erlaube Mehrfachauswahl ID FABBASEC Alle Zeichen Wird ein Feld angegeben das alle Zeichen beinhalten darf so kann das Feld bei der Erf
140. chr nken erlaubt d h sie d rfen im Enterprise Manager Felder anlegen Rechte vergeben etc Die Systemkonfiguration wie z B Protokolleinsicht Zeitplaner einrichten oder Benutzer hinzuf gen im oberen Bereich des Enterprise Managers ist diesem Benutzer nicht erlaubt In dieser Gruppe k nnen sich mehr Benutzer befinden als Lizenzen vorhanden sind Sind alle Lizenzen belegt muss sich erst ein Benutzer wieder ausloggen und eine Lizenz freigeben damit sich der n chste einloggen kann fd user named Lizenz User named fr her keine Entsprechung Mitglieder dieser Gruppe k nnen recherchieren und Dokumente ndern Sie k nnen aber keine Dokumente neu scannen und anlegen In diese Gruppe werden bestimmte Benutzer gesetzt die mit dem FileDirector arbeiten sollen und f r jeden Benutzer wird eine Lizenz reserviert In der Gruppe d rfen sich nur so viele Benutzer befinden wie Lizenzen vorhanden sind fd user Lizenz User concurrent fr her fd web user In dieser Gruppe werden Benutzer eingerichtet die nur recherchieren und vorhandene Dokumente ndern k nnen Ist ein Benutzer nur in dieser Gruppe kann er sich nur mit den Rechten zur Suche und ndern von Dokumenten mit dem Wintlient einloggen In dieser Gruppe k nnen mehr Benutzer eingetragen werden als Lizenzen vorhanden sind concurrent Sind alle Lizenzen belegt so muss sich erst ein Benutzer wieder ausloggen und eine Lizenz freigeben damit sich der n chste Benutzer einlo
141. ct the character based or image based columns you want to be eligible for full text queries Available columns Language for word Breaker O SourceFileName C Image O Annotations C Thumbnail C OCRGUID CreatedB y lt Zur ck Abbrechen 72 e Systemkonfiguration FileDirector 2 5 Erzeugen Sie danach einen Neuen Katalog und einen Neuen Katalogzeitplan angepasst an Ihre Erfordernisse Beachten Sie dass nachdem der FileDirector OCR Zeitplaner durchgelaufen ist der SQL Server Zeitplan gestartet werden muss Wenn diese Prozeduren erfolg reich abgelaufen sind ist es m glich die Volltextsuchfeatures des WinClients zu nutzen Hinweis Bei Verwendung des SQL Servers 2005 muss mindestens das Servicepack 2 installiert sein SQL Server 2008 f r Volltext konfigurieren Um den gelesenen Volltext mit dem WinClient suchen zu k nnen muss im SQL Server ebenfalls ein Zeitplaner eingerichtet werden der die SQL Kataloge mit den gelesenen Daten auff llt Stellen Sie sicher dass der SQL Server mit der Option Volltext installiert ist Hinweis Um zu sehen ob der Volltext installiert ist kann man folgende Abfrage im SQL Server starten select FULLTEXTSERVICEPROPERTY sfulltextinstalled 0 nicht installiert 1 installiert Ermitteln Sie im FileDirector Enterprise Manager die ID desjenigen FileDirector Aktenschranks f r den Sie die Volltextsuche einschalten wollen Rufen Sie das SQL Server Management Stu
142. d admins ew2003en1 fd admins fg fd prio user ew2003en1 fd prio user fsi fd user ew2003en1 fd user fsi fd web user ew2003en1 fd web user Ausgew hlt 0 Abbruch Konten hinzuf gen F gen Sie ber Konten hinzuf gen ein Konto hinzu das alle Dokumente mit einem bestimmten Filterwert sehen soll FileDirector 2 5 Felder e 165 Vergleiche Im Bereich Vergleiche kann eine Einschr nkung f r die Auswahl des Strings getroffen werden der erlaubt sein soll Wenn sich die Zeichenfolge irgendwo im String befindet dann kann das Dokument gesehen werden Der Benutzer kann das Dokument sehen wenn genau dieser String im Feld gefunden wird gt Gr er als eine bestimmte Zahl gt Gr er oder gleich einer bestimmte Zahl lt Kleiner als eine Zahl lt Kleiner oder gleich einer bestimmten Zahl lt gt Ungleich Variabel Unter Variabel k nnen Kontoeintr ge ausgew hlt werden die sich erst im Ar beitsverlauf ergeben Hierzu m ssen in den Feldern die entsprechenden Werte stehen wie der Kontoname der vollst ndige Name des Benutzers oder die Email Adresse Beispiel Im Filterfeld befinden sich die Emailadressen der FileDirector Benutzer Diese Emailadressen m ssen in der Liste der Benutzer und Gruppen vorhanden sein Der angemeldete Benutzer soll nur die Dokumente sehen k nnen die mit seiner eigenen Emailadresse versehen sind Verwenden Sie in diesem Fall also den Ei
143. ddateien in einem Dokument zusammengefasst Komprimierung Werden farbige Dateien gescannt werden diese als jpg Dateien abgespeichert und entsprechend dieser Einstellung komprimiert Je h her die Komprimierungs rate desto kleiner wird die Datei und die Qualit t nimmt ab L schen nach dem Scannen Wird die Option L schen nach dem Scannen aktiviert so ist das Verzeichnis nach dem Scannen leer Mit Unterverzeichnis Mit dieser Option werden auch alle Daten aus dem Unterverzeichnis gescannt Einstellung Verzeichnis Scanner Vorderseite l Verzeichnis einrichten Seite Filter R eerSpieierg Seitengro e Becuaser Sanngersus Sytem 2e D7 ee naa ee Automatische Seitenunterdruckung N Schwelle des Schwarzanteils Aktuell a 125 Een piia EUSI OTE Uf ra a nn Seitenbundelung Feste Seitenanzahl Multipage TIFF Unterwerzeichnis eA TE e Aa A ve wt zum m w a wa nn nn m AAE ze T NA da Auf dem Tab Seite k nnen noch diverse Einstellungen gemacht werden Da die zu scannenden Seiten bereits in Dateiform vorliegen kann die Seitengr e hier nicht mehr eingestellt werden Die automatische Seitenunterdr ckung die Dokumententrennung und die Option Gerade richten und Speichern als PDF A verh lt sich wie bei den anderen Scannern 202 e Scanprofile FileDirector 2 5 Testscan im Scanprofil Scannen A Um einen Testscan au erhalb des E
144. der fd scan fd scan named des Zielservers befindet und die Berechtigung hat Daten anzulegen Bei lokalen FileDirector Server Installationen ist die Zieldom ne der Servername Online Damit eine Verbindung hergestellt werden kann muss die Einstellung auf Online stehen Eine Replikation findet sp ter ber einen Zeitplaner statt Dieser kann nur Daten replizieren wenn die Verbindung Online ist Ist sie offline so k nnen auch replizierte Daten eines anderen Servers nicht ausgecheckt und ge ndert werden Ist die Verbindung Online so werden die Daten auf dem Originalserver bei nderung ausgecheckt 32 e Systemkonfiguration FileDirector 2 5 Test Verbindung Beim erfolgreichen Test der Verbindung wird die ID des Zielservers geholt und eingetragen Nach erfolgreicher Verbindungserstellung k nnen die Aktenschr nke konfiguriert werden deren Daten repliziert werden sollen Siehe gt Aktenschrank f r Replikation konfigurieren Benutzer und Gruppen W hrend der Installation des FileDirectors werden ab der Version 2 0 f nf bisher vier spezielle Gruppen und ein Benutzer angelegt mit dem der FileDirector selbst arbeitet Aus Sicherheitsgr nden greift kein Endbenutzer auf die Daten des FileDirectors direkt zu sondern nur der eigene Benutzer fd server des FileDirectors Damit ein neu angelegter Benutzer mit dem FileDirector arbeiten kann muss er sich in einer der drei Gruppen befinden die der FileDirector anlegt Der FileD
145. der rechten Seite des FileDirector Enterprise Managers das Formular markiert und ber das Kontextmen der Befehl In Formularerkennung mit einbeziehen oder Von Formularer kennung ausschlie en angeklickt Ist ein Formular in einem Scanprofil oder einem Zeitplaner direkt ber die Option Verwende immer dieses Formular zugewiesen so wird die Deaktivierung igno riert So ist es m glich Formulare direkt zuzuweisen und diese f r die bergrei fende Formularerkennung mit der Option Verwende alle Formulare zur Erken nung oder Erkenne Formulare des gew hlten Dokumententyps zu ignorieren Das f hrt zu einer verbesserten Steuerung der Formularerkennung und einem Performancegewinn Ablauf der Formulareinrichtung Formular erstellen Pr fen Sie Ihre Lizenz ob die Einrichtung der Formularerkennung m glich ist Erstellen Sie alle Dokumententypen mit Indexfelden die als Zieldokumententypen fungieren sollen und in die Dokumente ber ein Formular zugeteilt werden sollen Erstellen Sie einen Dokumententyp f r nicht erkannte Dokumente Erstellen Sie ein Formular im Enterprise Manager weisen Sie den Dokumententyp f r nicht erkannte Dokumente zu W hlen Sie den Ziel Dokumententyp in den das Dokument archiviert werden soll f r das das Formular erstellt wird FileDirector 2 5 OCR Formularerkennung e 313 Wenn die Formatvorlagen automatische Formularerkennung erm glichen sollen dann erstellen Sie ei
146. dert so ist der Neustart des WintClients erforderlich FileDirector 2 5 Systemkonfiguration e 53 WebServer Einstellungen Ctient Konfiguration amp Allgemein Einstellungen Anordnung Upload Zeitplaner Web Server Erlaube nderungen auf dem Client Allgemein Sprache FPDF Download Trefferliste Gro e einer Trefferlisten Seite Treffer pro Seite Miniaturansicht Bild JPEG Qualit t Index Revisionen Wird ber den Zugang des WebServers ber einen Browser auf die Daten des FileDirectors zugegriffen so k nnen hier die Grundeinstellungen der Webansicht f r die Clients generell vordefiniert werden Soll der angemeldete Webbenutzer die Einstellungen f r sein eigenes Profil nicht ndern k nnen so entfernen Sie den Haken aus Erlaube nderungen auf dem Client Allgemein Stellen Sie hier die Sprache der Weboberfl che ein die f r die Benutzergruppe gelten soll Wenn PDF Download markiert ist dann werden Dokumente die heruntergeladen werden automatisch in eine PDF Datei konvertiert Trefferliste Geben Sie hier an wie viele Dokumente bei der Suche auf einer Seite angegeben werden sollen und ob Miniaturansichten der Seiten angezeigt werden sollen Arbeitet der Benutzer mit einem kleinen Bildschirm so kann es hilfreich sein diese Option f r eine bessere bersicht entsprechend einzustellen 54 e Systemkonfiguration FileDirector 2 5 Bild F r den WebServer kann die Quali
147. derungen vorneh men darf 48 e Systemkonfiguration FileDirector 2 5 Kundenspezifische Anpassung Um kundenspezifische Anpassungen zu machen klicken Sie auf den Befehl Anpassen Unter dem Reiter Symbolleisten k nnen die kompletten Symbol leisten ein bzw ausgeblendet werden Im Reiter Befehle k nnen einzelne Befehle zu den Symbolleisten hinzugef gt werden indem man die aufgef hrten Icons per Drag amp Drop in die einzelnen Leisten hineinzieht Markieren Sie das Icon das Sie zu einer vorhandenen Symbolleiste hinzuf gen m chten und ziehen Sie es bei gedr ckter linker Maustaste in die Symbolleiste des Client Konfigurationsfensters Pin Kundenspezifische Anpassung Kategorien Befehle File a Datei p lal Edit n TER BE Aktenschrank Ctrl 0 Extras Suchergebnisse Window 3 kal ku Help Lokale Dokumente Annotations fix Pers nlicher Ordner Navigat N EAA PRS vi Grundeinstellungern mi Beschreibung Schlie en Entfernen eines Befehls aus dem Men Soll ein Befehl aus dem Men entfernt werden so ffnen Sie das Fenster f r die kundenspezifische Anpassung markieren Sie das Icon mit gehaltener linken Maustaste im Client Konfigurationsfenster und ziehen Sie es einfach aus der Symbolleiste in einen leeren Bereich auf dem Bildschirm Optionen Der Reiter Optionen der kundenspezifischen Anpassungen bietet die M glichkeit die Ansicht und das Verhalten der Men s zu ver ndern Hier k
148. dio auf klappen Sie die Datenbank Ihres Aktenschrankes auf und w hlen Sie Speicher gt Volltext Katalog FileDirector 2 5 Systemkonfiguration e 73 R Microsoft SQL Server Management Studio Fie Edit View Tools Window Community Help T New Query D t lD IH Object Explorer Comet 33 3 a Y F3 Databases F System Databases F Database Snapshots FD_687F0972 EE Database Diagrams B Tables E views GB Synonyms Programmability Service Broker Storage F HH Partition S New Full Text Catalog Partition F F Full Text S i t Security Start PowerShell f FDConfig Security Reports Server Objects Replication E Management EB SQL Server Agent Refresh HEHE W hlen Sie im Kontextmen der rechten Maustaste des Knotens Volltext Katalog die Option Neuer Volltext Katalog Benennen Sie den Katalog in diesem Beispiel FileDirector und best tigen Sie mit OK 74 e Systemkonfiguration FileDirector 2 5 IZ New Full Text Catalog FD_687F0972 lolx Er SB Script Help A General Fulltext catalog name Fie Director Owner ee E Options I Set as default catalog Accent sensitivity Sensitive C Insensitive Server WINJZ46IZ0WHNX Connection WIN JZ46IZOWHNXAdm
149. dmins Ffd admins filedirector fd scan fd scan filedirector fd scan named fd scan named Name Hier wird ein Name f r das jeweilige Skript hinterlegt Dies ist der Name welcher im WinClient angezeigt wird Beschreibung Hier kann eine Beschreibung hinterlegt werden was die Verwaltung der Skripte vereinfacht Skript Hier wird das Skript hinterlegt Tabellenname Hier k nnen Namen f r die zur ckgegebenen Tabellen vergeben werden Werden mehrere Namen vergeben und dies durch Semikolon getrennt so bezieht sich der erste angegebene Name auf die erste Tabelle und die folgenden auf die weiteren Tabellen entsprechend der Anzahl der eingegebenen Namen und der Anzahl der Tabellen FileDirector 2 5 Systemkonfiguration e 63 Parameter Hier k nnen Parameter f r das oben eingetragene Skript hinterlegt werden Die Parameter werden mit angegeben Hinweis Bei der Verwendung der Test Option werden die Parameter Einstellungen nicht ber cksichtigt und die entsprechenden Werte des Parameters m ssen manuell in das Skript eingef gt werden damit ein korrekter Skriptbefehl an den SQL gesendet werden kann Test Mit der Schaltfl che Test kann man das Ergebnis des zuvor oben eingetragenen Skriptes berpr fen und ggf anpassen Hinweis Die Sicherheitseinstellungen der Skripte ist wichtig da die Skripte vom Benutzer fd server auf dem SQL ausgef hrt werden welcher standardm ig administrative Rechte f r die Datenbank b
150. e Press OK to save your configuration Mail store path D MailStore import u Condition Subject AND Mail from OR Ricpt to Subject Mail from Rept to Value Eml Split d Damit die Mails in das Verzeichnis geschoben werden muss dieses Tool mindes tens einmal aufgerufen werden Hier wird unter Mail store path der Pfad f r die zu archivierenden eml Dateien angegeben Unter den verschiedenen Reitern k nnen folgende Filter f r die Mails gesetzt wer den Subject Betreff Mail from Absender Rcpt to Empf nger Mit Add oder Remove werden zus tzliche Filter hinzugef gt bzw gel scht Als Standardeinstellung werden alle Mails in das Verzeichnis geschoben Standardeinstellung ist das Sternchen Nachdem die Konfiguration mit OK best tigt wurde wird im Verzeichnis Programme Dieter Spielberg DMS GmbH FileDirector MailStore die Konfigurationsdatei DSDMS FileDirector MailStore xml erzeugt Diese Datei wird auch nach einer Deinstallation des MailStore Programms bei behalten so dass eine einmal erstellte Konfiguration z B bei einem Update nicht mit den Standardeinstellungen berschrieben wird FileDirector 2 5 Systemkonfiguration e 111 Eml Split In dem Exportverzeichnis steht eine XML Datei mit Datumsstempel und es wird ein gleichnamiges Uhnterverzeichnis erzeugt auf das in der XML Datei verwiesen wird Au erdem werden in der XML Datei die Dateinamen der Anh nge gespei chert
151. e Datenquellen k nnen andere Datenbanken oder auch Tabellen aus Excel oder Textdateien sein ber eine eindeutige Feldverkn pfung k nnen so Daten aus anderen Quellen direkt f r die Indizierung hinzu gelesen werden Um auf diese Datenquelle z B auf eine Tabelle aus einer Datenbank zugreifen zu k nnen muss eine ODBC Verkn pfung auf Windowsebene eingerichtet wer den Hinweis In den Spaltennamen einer ODBC Quelle d rfen folgende Zeichen nicht vorkommen t Leerzeichen lt gt ODBC Quelle im Windows einrichten Um die Datenquelle zu verkn pfen w hlen Sie auf dem FileDirector Server Start gt Systemsteuerung Verwaltung gt Datenquellen ODBC und selektieren Sie das Tab System DSN Klicken Sie auf Hinzuf gen und w hlen Sie die Art der Datenquelle aus hier am Beispiel einer Access Datenbank und klicken Sie auf fertigstellen Jetzt kann die Datenbankdatei ausgew hlt werden 212 e ODBC Verkn pfungen FileDirector 2 5 3 DBC Data Source Administrat User DSN System DSN File DSN Drivers Tracing Connection Pooling About System Data Sources Add LocalSeryer SOL Server Remove Create New Data Source Driver da Microsoft para arquivos texto tst csv al Driver do Microsoft Access mdb IE Driver do Microsoft dBase dbf 4 Driv i x Di ODBC Microsoft Access Setup ri Mic FieDirector0DBE Mic Date
152. e E Mailadresse aus dem ADS nach der nderung direkt zu bernehmen k nnen Sie die Benutzer aus den entsprechenden Gruppen erneut importieren FileDirector 2 5 Systemkonfiguration e 45 Abwesenheitsvertretung einstellen Benutzer filedirector admin a Er R E Allgemein Details Mitglied von Abwesenheit Das Prozessmanagement wird mit dem eingestellten Vertreter oder sofort mit der Zeit berschreitungsaktion fortfahren Abwesend Yon Donnerstag 4 November 2010 x Bis Abwesend bis auf Weiteres v Vertreter RI Wird das Prozessmanagement verwendet so werden Dokumente an Benutzer geschickt die in der pers nlichen Liste zu bearbeiten sind Jeder Benutzer kann hierf r seine Abwesenheit im WinClient selbst einstellen Das Prozessmanage ment verwendet dann den Vertreter zur Versendung der Dokumente Falls ein Be nutzer z B wegen Krankheit die Abwesenheit nicht selbst einstellen konnte so kann dies auch zentral vom Administrator in den Eigenschaften eines jeden Benu tzers gemacht werden ffnen Sie dazu den Knoten Benutzer und Gruppen und w hlen Sie in den Eigenschaften den Reiter Abwesenheit Stellen Sie hier den Zeitraum und den Vertreter f r die Abwesenheit ein Sicherheit Nachdem man Sicherheit vom Kontextmen eines Benutzers gew hlt hat erh lt man eine bersicht ber die Berechtigungen f r die vorhandenen Aktenschr nke von diesem Benutzer Diese bersich
153. e eines Benutzers Indexfeld Hier kann explizit ein Indexfeld ausgew hlt werden dass ein Datum beinhaltet Es werden automatisch alle verf gbaren Datumsfelder aus dem markierten Dokumententyp aufgef hrt Frist Wann die Fristensteuerung ausgef hrt werden soll kann hier mit Tagen und Monaten eingestellt werden Ablaufaktion Prozess Ist ein Prozess definiert k nnen die Dokumente auf einen Prozess geschickt werden Exportieren Kopiert die Daten der Dokumente filedirector data in ein angegebenes Verzeichnis copy FileDirector 2 5 Dokumententypen e 175 Die Indexdaten in der SQL Datenbank bleiben zur Suche bestehen Exportieren und l schen verschiebt die Daten der Dokumente filedirector data in ein Verzeichnis move Die Indexdaten in der SQL Datenbank bleiben zur Suche bestehen Exportieren und Verschiebt die Daten der Dokumente Vernichten filedirector data Dokumente in ein Verzeichnis move In der SQL Datenbank wird ein Flag auf gel scht gesetzt In der SQL Tabelle FD_Documents wird die Spalte delete markiert Vernichten L scht die Daten der Dokumente filedirector data auf der Festplatte und die Indexdaten in der SQL Daten bank endg ltig Beispiel f r die Versendung der Dokumente auf einen Prozess zur Wiedervorlage Dokumententyp DTI andern EN Allgemein Felder Fristensteuerung Sicherheit Vi
154. e entsprechend von Outlook erzeugt wird Dateiname mit oder ohne Erweiterung Wird ber senden an oder drag amp drop aus dem Windows Explorer archiviert dann wird in das Feld der Dateiname mit max 255 Zeichen bernommen Dateierstellung Zeit Letzte Datei nderung Letzter Dateizugriff Das Format dieses Feldes ist ein Datumsfeld Hier werden die entsprechenden Eigenschaften einer Datei bernommen Zur Information wird rechts unten die eindeutige ID Nummer dieses Feldes im Aktenschrank angegeben FileDirector 2 5 Felder e 155 Erweiterte Einstellungen Im Reiter Erweiterte Einstellungen werden Attribute f r das Feld vergeben Ein Feldattribut hilft bei der Indizierung durch automatische Aktionen verhindert Fehl eingaben oder bestimmt was bei doppelt auftretendem Index geschehen soll Neues Feld erstellen Allgemein Erweiterte Einstellungen Eingabemaske Filter Ab Erweiterte Attribute beschleunigen das Indizieren und minimieren fehlerhafte Eingaben Feldattribute Automatische Aktionen Setzt Systemdatum n Tage Anzahl der Tage 0 A Aktueller Z hlwert Pr fung Inhalt Leer nicht erlaubt Aktion bei doppeltem Index Anh ngen nach Best tigung Feld Schutz Overlay nur Memos ODEC Yerkn pfung Name Abbruch Automatische Aktionen Keine Ist die Option Keine im Feld als automatische Aktion eingestellt so werden die eingetragenen
155. eDirector 2 5 Prozessmanagement e 253 Eingebettete Vorschau der ersten Seite des Dokumentes in der E Mail Eine eingebettete Vorschau des Dokumentes in der Email kann dadurch eingerichtet werden indem man in den vordefinierten HTML Code lt FD_IMGEMBEDO01 gt einf gt 001 ist die Erste Seite des FileDirector Dokumentes Wenn die Seite nicht im gif jpeg oder png Format gefunden wird so wird sie in png konvertiert Der Eintrag muss in einen img src Tag in HTML verfasst werden Hier ein Beispiel EMAIL Text lt IDOCTYPE HTML PUBLIC AW3C DTD HTML 4 01 Transitional EN gt lt html gt lt head gt lt title gt ProzessM anagement Benachrichtigung lt title gt lt head gt lt body gt lt p gt Klicken Sie unten um das Dokument anzuzeigen lt p gt O Text Format lt p gt lt a href lt FD winCLink gt gt Zeige Dokument im installierten Client lt a gt lt p gt lt p gt lt a href lt FD winCLinkUser gt gt Zeige Dokument im Pers nlichen Ordner im installierten Cient lt a gt lt p gt Html Format lt p gt lt a href lt FDwinC WebLink gt gt Zeige Dokument im Webllient lt a gt lt p gt lt p gt lt a href lt FD WinC webLinkUser gt gt Zeige Dokument im Pers nlichen Ordner im WebLlient lt a gt lt p gt lt p gt lt a href lt FD webLink gt gt Zeige Dokument im WebServer lt a gt lt p gt lt p gt lt a href lt FD WebLinkUser gt gt Zeige Dokument im Pers nlichen Ordner lt a gt lt p gt
156. ebnis von 100 oder 0 sein Bei einer grafischen Identifikation kann sich auch ein Zwischenwert ergeben da hier nur die Pixel bereinstimmung untersucht wird L schen Mit diesem Befehl werden Zonen gel scht 290 e OCR Formularerkennung FileDirector 2 5 e Anpassen Breite anpassen Originalgr e Hat man die Vorlage vergr ert dann kann man den Zoomausschnitt verschie ben indem man mit gedr ckter rechter Maustaste das Bild anklickt und verschiebt Dokumententyp w hlen Unter Dokumententyp w hlen Sie zun chst den Dokumententyp aus dem erkannte Dokumente dieses Formulars zugewiesen werden sollen Wird ein Dokument richtig erkannt so wird es beim scannen je nach Einstellung im Scanprofil dem richtigen Dokumententyp zugeordnet Zone erstellen markieren ver ndern Achten Sie darauf dass der Zonenmodus aktiv ist Ziehen Sie im dargestellten Bildbereich mit der Maus Zonen um die zu erkennen den Bereiche auf Der Mauscursor ver ndert sich beim berstreichen der Darstellung in ein Faden kreuz Eine so erzeugte Zone l sst sich ver ndern indem man den Mauscursor ber ihre Randmarkierung bewegt Dann ver ndert er sich in einen Doppelpfeil und man kann bei gedr ckter linker Maustaste die Zone in der dargestellten Richtung ver ndern Bringt man den Mauscursor in den Innenbereich der Zone so wechselt er auf den normalen Mauspfeil und bei gedr ckter linker Maustaste kann die gesamte Zone verschoben
157. ector 2 5 Datei ohne Textinhalt Pr fen Sie in diesem Fall den Zugriff des Benutzers fd server auf die Daten Soll der Text eines Images erneut gelesen werden k nnen diese Spalten ber den SQL Enterprise Manager geleert werden Eintrag im SQL Server ber S TRG 0 NULL Um die gelesenen Inhalte f r den WinClient verf gbar zu machen muss ein zweiter Zeitplaner im SQL Server erstellt werden um die Volltextkataloge des SQL Servers zu f llen Siehe gt SQL Server f r Volltextsuche konfigurieren Konfiguration des Volltext Zeitplaners Geben Sie zun chst eine Beschreibung f r den Zeitplaner ein Ausf hren auf Server Die Option Ausf hren auf Server erm glicht es den Zeitplaner auf einem ande ren Server ausf hren zu lassen damit dadurch die Last verteilt wird Hierzu muss auf dem Zielserver der FileDirector mit einer OCR Lizenz installiert sein FileDirector 2 5 Systemkonfiguration e 69 Zeiteinstellung und Aktivierung Siehe Allgemeine Einstellungen f r alle Zeitplaner Allgemein Einstellungen g Zu der unten angegebenen Zeit wird die Yolltexterkennung gestartet Beschreibung Volltext Ausf hren auf Server Beliebig x Aktiviert M Status Leerlauf Zeitintervall Start Datum Zeit wiederhole am 08 07 2009 Im isas Siehe Dienstag C Endzeit C Mittwoch l C Donnerstag C Samstag C Sonntag FileDirector 2 5 70 e Sy
158. eine eingerichtete Unterschrift zur ckgesetzt werden so w hlen Sie unter der Rubrik Benutzer und Gruppen den entsprechenden Benutzer aus und ffnen Sie das Kontextmen der rechten Maustaste Hier kann nun ber den Befehl Unterschrift zur cksetzen die zuvor konfigurierte Unterschrift gel scht werden E Mail Wird diese Option in einem Prozess eingestellt so wird zu dem Anwender eine E Mail mit einem Link zum entsprechenden Dokument verschickt Zur Versendung von E Mails muss ein SMTP Server konfiguriert sein Siehe Installationshandbuch Die E Mailadresse der Benutzer kann in den Eigenschaften der Benutzer im Enterprise Manager hinterlegt werden ffnen Sie den Zweig Benutzer und Gruppen und w hlen Sie den Benutzer aus ber das Kontextmen der rechten Maustaste w hlen Sie Eigenschaften Hier kann nun die E Mailadresse des jeweiligen Benutzers eingetragen werden Hinweis Die Absenderadresse wird vom Server automatisch aus fd server und der Dom ne zusammengesetzt fd serrer domain und kann nicht ge ndert werden 264 e Prozessmanagement FileDirector 2 5 Benutzerdefinierte Aktionen Be friet Aktion Pr fen Stempeln Unterschrift 31 32 33 Dokument genehmi Dokument ablehner Oo Benutzerdefinierte Aktionen k nnen einzeln f r jeden Benutzer eingestellt werden Es k nnen mehrere Aktionen mit Semikolon getrennt aufgelistet werden Der Benutzer sieht diese Eintr ge im Win
159. einer als der Feldinhalt wenn das Feld leer ist lt gt wenn das Feld nicht leer ist 52 e Systemkonfiguration FileDirector 2 5 Feldwert Der Feldwert definiert den Inhalt den das angegebene Feld beinhalten muss um ein Einchecken zu angegebener Zeit zu starten Werden mehrere Eintr ge hintereinander als Bedingung zum Einchecken definiert so werden diese nacheinander abgearbeitet d h die angegebenen Feldwerte werden nicht verkn pft Achten Sie darauf dass die angegebenen Bedingungen logisch aufgebaut werden und sich nicht gegenseitig ausschlie en Einstellung der Zeit Die Zeit f r das Einchecken der Dokumente wird auf einen bestimmten Zeitpunkt des Tages festgelegt FileDirector Upload Scheduler Next upload time 15 56 OTa 16 49 l Ist ein Upload Zeitplaner f r einen Benutzer definiert so wird das ber ein Symbol in der rechten unteren Ecke des Windows Infobereiches angezeigt sobald der Anwender sich am WinClient anmeldet Um die Zeiteinstellung zu sehen fahren Sie mit der Maus ber das Symbol und verweilen dort einen Augenblick es erscheint ein Tooltip der die eingestellte Zeit anzeigt Die eingestellte Zeit richtet sich nach der Zeit des Clients Wird z B eine Zeit von 15 00 auf dem Server in Europa eingestellt wird der Upload Zeitplaner entspre chend der Zeit des Clients in Europa und zeitversetzt in USA um 15 Uhr ausge f hrt Hinweis Wird die Zeiteinstellung im Enterprise Manager ge n
160. eiten 1 und 3 13 Seiten 1 bis 3 1 3 Seiten 1 bis Ende 1 Oder eine Kombination der oberen Optionen Beispiel lt DOCTYPE HTML PUBLIC W3C DTD HTML 4 01 Transitional EN gt lt html gt lt head gt lt title gt ProzessManagement Benachrichtigung lt ftitle gt lt head gt lt body gt lt p gt Klicken Sie unten um das Dokument anzuzeigen lt p gt lt p gt lt a href lt FDWinCLink gt gt Zeige Dokument im installierten Client lt a gt lt p gt lt p gt lt a href lt FDWinCLinkUser gt gt Zeige Dokument im Pers nlichen Ordner im installierten Cient lt a gt lt p gt lt p gt lt a href lt FDWinCWebLink gt gt Zeige Dokument im WebClient lt a gt lt p gt lt p gt lt a href lt FDWinCWebLinkUser gt gt Zeige Dokument im Pers nlichen Ordner im WebClient lt a gt lt p gt lt p gt lt a href lt FDWebLink gt gt Zeige Dokument im WebServer lt a gt lt p gt lt p gt lt a href lt FDWebLinkUser gt gt Zeige Dokument im Pers nlichen Ordner lt a gt lt p gt lt p gt lt img src lt FD_IMGEMBEDO01 gt gt lt p gt lt body gt lt html gt Hinweis zu Zusatzoptionen in der HTML Konfiguration Link in der automatischen E Mail zum WinClient oder zum WebServer In der Textdatei wird der Ausdruck lt FDWinCLink gt durch einen Link in der sp teren Email ersetzt Ebenso wird der Eintrag lt FDWebLink gt durch einen Link f r den WebServer zur Anzeige des Dokumentes ersetzt Fil
161. ellen zu Auf die Konfiguration der ODBC Treiber hat FileDirec tor keinen Einflu Login nicht im ODBC Treiber konfigurierbar Muss ein Login f r den Zugriff auf eine Datenbank konfiguriert werden so l t sich das im Normalfall im ODBC Treiber einstellen Sollte dies nicht der Fall sein so bietet FileDirector die M glichkeit ein separates Login in der Datei web config auf dem Server zu konfigurieren Lesen Sie dazu im Installationshandbuch den Abschnitt ODBC Connection mit Passwort verwenden FileDirector 2 5 ODBC Verkn pfungen 219 Wortauswahllisten FileDirector erm glicht eine Vereinfachung immer wiederkehrender manueller In dizierungen durch Wortauswahllisten In diesen Wortauswahllisten kann man Ab k rzungen definieren die beim Indizieren automatisch in den gew nschten Index eintrag umgewandelt werden Falls mehrere Eintr ge m glich sind werden diese in einer Auswahlbox angezeigt FileDirector erm glicht das Anlegen einer unbegrenzten Menge von Wortauswahl listen Diese k nnen jederzeit hinzugef gt ver ndert oder entfernt werden Neue Wortauswahlliste erstellen 3 Mit Klick auf den Button Neu wird ein Dialogfenster zum Anlegen einer neuen Wortauswahlliste ge ffnet Der Bereich Wortauswahlliste muss im linken Teil des Enterprise Manager Fensters selektiert sein Einstellungen Erstelle neue Wortauswahlliste a Einstellungen ESk Die folgenden Informationen werden zur Erstellung eine
162. em Schritt bearbeitet erst im WinClient gefragt an welche Benutzer das Dokument weitergeleitet werden soll Bei der Konfiguration k nnen hier mehrere Benutzer eingetragen werden Im WinClient wird eine Liste mit der Auswahl der Benutzer die hier ausgew hlt wurden Die Aktion wird im Schritt des Prozesses festgelegt Um die Liste der Benutzer zu ndern oder zu erg nzen kann man den Befehl Bearbeiten Ciia verwenden FileDirector 2 5 Prozessmanagement e 261 Indexfeld Feld mit FileDirector Benutzernamen Ein Benutzer kann auch aus einem Indexfeld ermittelt werden Im Bereich Variabel kann ein Feld aus den vorhandenen Indexfeldern gew hlt werden Hier muss ein Feld ausgew hlt werden dass den Benutzer beinhaltet an den ein Dokument gesendet werden soll Dies kann z B ein Feld sein das mit einer Wortliste hinterlegt ist die die entsprechenden Benutzernamen beinhaltet oder z B ein Feld dass automatisch mit dem Benutzer aufgef llt wird der das Dokument angelegt hat Hinweise a Der Benutzer kann auch als Full name eingetragen sein und muss nicht als logon name definiert sein Im Hintergrund wird der Fullname vom Server in den logon name umgewandelt b Wird eine Wortauswahlliste verwendet ist darauf zu achten dass keine Mehrfachauswahl erlaubt wird Es kann nur ein Benutzer ausgew hlt werden ODBC Verkn pfung Unter Variabel kann au er einem Feld auch die Option ODBC Verkn pf
163. em Retrieval Export im WinClient erzeugt wurden Lesen Sie bitte dazu das Kapitel gt Retrieval CD DVD erstellen im Benutzerhandbuch Im Prinzip ist der Retrieval Export zur Erstellung einer CD vorgesehen worin die Daten ohne die Installation eines FileDirector Servers mit dem Retrieval Client re cherchierbar sind Mit dem Retrieval Import k nnen diese Daten wieder in einen vorhandenen FileDirector Server importiert werden Die exportierten Daten m s sen dazu nicht mit einem Ticker lizenziert werden FileDirector 2 5 Systemkonfiguration e 107 3 Retrieval Import bearbeiten Allgemein Retrieval Import gt Zu der unten angegebenen Zeit wird ein Retrieval Import ausgef hrt Beschreibung Retrieval Import Ausf hren auf Server Beliebig wu Aktiviere Zeitplaner Status Leerlauf Zeitintervall Start Datum Zeit wiederhole am 6 322008 15 01 M Monday j Tuesday Endzeit 23 00 HH I Wednesday Intervall 00 05 Thursday Be C Friday C Saturday C Sunday Im Dialogfenster wird ein beschreibender Text eingegeben der sp ter in der Liste der Zeitplaner erscheint Wird der Zeitplaner aktiviert so startet die Pr fung der Daten zu den angegebenen Intervallen Konfigurieren Sie im Bereich Zeitintervall zu welchem Datum und zu welcher Zeit der Zeitplaner starten und in welchen Zeitintervallen er aktiv werden soll Er kann f r beliebige Tage der Woche aktiviert werden Ausf
164. en a8 Kopieren Einige Elemente k nnen bei der Einrichtung kopiert werden Dies gilt f r Doku mententypen Scanprofile Wortauswahllisten und Stempel 18 e Enterprise Manager allgemein FileDirector 2 5 FileDirector Serververbindung Ist der Eintrag Verbunden mit Servername markiert so erscheint beim Aufruf der Eigenschaften ein Dialogfenster in dem die Verbindungseinstellungen zum FileDirector Server eingestellt werden k nnen Verbindung zu einem FileDirector Web Service Verbindung mj Die folgenden Informationen werden zur Verbindung eines Sp FleDirector Web Services ben tigt Yerbindungseinstellungen Server URL http devel filedirector 2 B httpfs Hostname FileDirector Automatisches Login verwendet aktuelles windows Konto Sprache Deutsch v Ba Test Verbindung Geben Sie bei Server URL die URL zum FileDirector ein Ein g ltiger Eintrag besteht aus einem Protokollnamen http oder https einem Doppelpunkt mit zwei Schr gstrichen ihrem FileDirector Server IP Adresse oder DNS Name und dem virtuellen FileDirector Verzeichnis im IIS normalerweise FileDirector Wurde die Installation ber die Installationsseite des FileDirectors ausgef hrt so sollte die richtige Verbindung bereits beim ersten Start korrekt eingetragen sein Die Informationen der Verbindung werden aus der Datei App xmi ausgelesen die den Serverpfad beinhaltet nachdem das Branding durchgef
165. en ber Indeximport anlegen Wird bei einem Index Import das Verkn pfungsfeld im FileDirector nicht gefunden so k nnen seit Version 1 3 1 optional Dokumente mit 0 Seiten angelegt werden Dazu wird in der web config des FileDirector Servers der folgende Eintrag gesetzt lt add key FDServer IndexImportCreate0PageDocs value 1 gt L schen von doppelten Dokumenten beim Indeximport Werden Dokumente mehrfach importiert so kann es vorkommen dass im System identische Dokumente mit gleichen Indexfeldern existieren Um diese doppelten Eintr ge zu l schen und aus dem Datenverzeichnis filedirector data zu l schen kann der folgende Eintrag in die web config gesetzt werden lt add key FDServer DeleteDuplicateDocuments value D Pfad gt Hinweis Der Pfad muss sich lokal auf der gleichen Festplatte befinden wie das Inetpub Verzeichnis des FileDirectors ACHTUNG Die Daten werden in das angegebene Verzeichnis geschoben und aus dem FileDirector Speicherpool und der Datenbank komplett gel scht Verschieben der Indexdatei in ein Save Verzeichnis Soll die Indexdatei nach einem Indeximport nicht erneut gelesen werden kann sie in ein Verzeichnis geschoben werden Dieses Verzeichnis wird automatisch als Unterverzeichnis save in dem Pfad angelegt in dem sich die Indexdatei befindet Damit die Indexdatei nach dem Indeximport verschoben wird setzt man den folgenden Schalter in der web config Datei des FileDirector Servers lt
166. en interne Indexnummern die den jeweiligen Feldern zugewiesen werden Diese k nnen dann nach der Zuordnung noch ber Entfernen Links Rechts k rzen Von links rechts oder mit Prefix und Postfix versehen werden Beispiel Abschnitt Index 1 Firma Schneider CRLF Abschnitt Index 2 Schneidergasse 2 CRLF Abschnitt Index 3 44444 Schneiderb ttel CRLF Index 1 F1 Der erste Abschnitt des Textes wird in das Indexfeld F1 geschrieben Firma Schneider Index 2 F2 Der zweite Abschnitt des Textes wird in das Indexfeld F2 geschrieben Schneidergasse 2 Index 3 F3 Der dritte Abschnitt des Textes wird in das Indexfeld F3 geschrieben 44444 Schneiderb ttel 304 e OCR Formularerkennung FileDirector 2 5 Zuordnung durch Bezeichner Findet die Zuordnung durch einen Bezeichner statt so kann ein Text zur Identifikation des Indexfeldinhaltes angegeben werden Im folgenden Beispiel werden die Felder durch den Bezeichner identifiziert der aber nicht in das Indexfeld gelesen wird So wird z B der Text Rechnungs Nr erkannt und die nachfolgende Zahl in das Indexfeld geschrieben Der Bezeichner selbst wird ignoriert und erscheint nicht im Indexfeld Leerzeichen zwischen Bezeichner und Text werden automatisch entfernt Hinweis Die Option berall suchen ist nur bei Zuordnung durch Bezeichner verf gbar Durch diese Option ist es m glich dass der Bezeichner etwas flexi
167. en zwischen den Seiten hin und herbl ttern Will man die gefilterten Felder wieder einblenden so kann die Filterfunktionen T im Vorlagen Fenster verwendet werden 274 e COLD Importmasken FileDirector 2 5 Standardfilter f r COM1 Hex 31 31 2B 2B 20 20 30 30 2D 2D Zeichenoptionen 5 eitentreriner Susschneiden Keinen Zeilenvorschub Ausschneiden 1 Zeilenvorschub Ausschneiden 2 Zeilenvorsch be Ausschneiden 3Zeilenvorsch be Ausschneiden Standardfilter f r COM2 Allgemein Seiteneinstellungen Felder Filter G ltigkeitsbereich x In dieser Zeile In dieser Zeile In dieser Zeile In dieser Zeile In dieser Zeile In dieser Zeile In dieser Zeile In dieser Zeile In dieser Zeile In dieser Zeile Stat Ende Il i Text 001 WONMNM 4 O0 Hex 30 30 31 20 30 30 31 31 32 32 33 33 Zeichenoptionen Seitentrenner Ausschneiden Keinen Zeilenvorschub Ausschneiden 1 Zeilenvorschub Ausschneiden 2 Zeilenvorsch be Ausschneiden 3 Zeilenvorsch be Ausschneiden m G ltigkeitsbereich In dieser Zeile In dieser Zeile In dieser Zeile In dieser Zeile In dieser Zeile In dieser Zeile In dieser Zeile In dieser Zeile In dieser Zeile In dieser Zeile Stat Ende Fl 1 1 rnanan nal anna FileDirector 2 5 COLD Importmasken e 275 Felder Indexfelder definieren Nachdem die Filter zur Seitentrennung und zum Au
168. en des Aktenschrankes gescannt werden Nach dieser ersten Minimalkonfiguration k nnen nun Dokumente mit dem WinClient manuell gescannt und archiviert werden Sp ter k nnen noch Automatismen wie Zeitplaner automatische Indizierung durch OCR Texterkennung Volltexterkennung Prozessmanagement und ver schiedene Sicherheitsmechanismen eingerichtet werden 16 e Das Konzept des FileDirectors FileDirector 2 5 Enterprise Manager allgemein Mit dem FileDirector Enterprise Manager werden alle Konfigurationsaufgaben nach der Installation ausgef hrt Insbesondere die Einrichtung der Aktenschr nke Dokumententypen mit den zugeh rigen Indexfeldern f r die Erfordernisse Ihres Unternehmens Diese Applikation kann auf einer Workstation oder dem Server installiert werden Um alle Funktionen des Enterprise Managers verwenden zu k nnen muss der Benutzer Mitglied der Gruppe fd admins sein Es kann Mitgliedern der Gruppe fd scan oder fd scan named erlaubt werden Aktenschr nke zu verwalten wobei der Bereich Systemkonfiguration den fd admins vorbehalten bleibt Nach dem Start des Enterprise Managers erscheint folgendes Fenster h FileDirector Enterprise Manager V2 0 0 http 4 19 SAX IRERE IAE Aa S S 5 ftip 192 168 0 42 FieDiecto __ Name iia Systemkonfiguration jin 5 Server Aktenschr rke Aktiv Replikation Benutzer und Gruppen E Client Konfiguration E Ereignisse 4 Protokollierung GE Aktive
169. en des FileDirectors als Bilddaten und XML Dateien gespeichert Diese Ordnerstukturen bestehen aus vielen Dateien die bei einer Datensicherung erheblichen Speicherplatz ben tigen Wird ein Container angelegt so k nnen die Daten aus dem Dateisystem in regel m igen Abst nden die ber einen Zeitplaner gesteuert werden komprimiert und verschl sselt gespeichert werden Der FileDirector kann die Daten aus diesen Containern direkt wieder auslesen und bei der Recherche zur Verf gung stellen Vorteile der Containerverwendung Die letzten aktuell geschriebenen Daten k nnen gesichert werden Fr here Daten m ssen nicht jedesmal erneut gesichert werden inkrementelle Datensicherung Der Speicherplatz wird durch die Kompression der Daten erheblich effizienter genutzt Die Clustereinheiten werden durch die gr eren Datenpakete erheblich besser ausgenutzt und somit weniger Speicherplatz belegt Durch die Blowfish Verschl sselung kann kein Benutzer Zugriff auf die Daten erhalten der evtl versehentlich Rechte auf das Datenverzeichnis des FileDirectors hat Auch der Administrator kann die Daten nicht manipulieren Das Backup der Daten geht wesentlich schneller Die Paketgr e der gesicherten Daten im Container ist einstellbar wodurch die Datensicherung auf verschiedenen Medien erleichtert wird Hinweis 234 e Speicherpools FileDirector 2 5 Um mit Containern arbeiten zu k nnen wird eine Lizenz ben tigt Ist diese Lizenz
170. en f r die Bedingungen nicht ber cksichtigt Bitte beachten Sie dass hier nur der Einstiegspunkt f r einen Prozess definiert wird Sollen mehrere Bedingungen mit Verzweigungen f r das Dokument definiert werden so kann das in einem Verzweigungsschritt realisiert werden Lesen Sie dazu den Abschnitt Neue Verzweigung anf gen Die Bedingungen f r den Einstiegspunkt in einen Prozess k nnen mit und oder oder verkn pft werden Die definierte Bedingung muss eindeutig sein sonst kann der Prozess nicht gestartet werden Man kann auch den Vergleich zweier Feldeinhalte einstellen So sind die Optionen gleich und ungleich lt gt m glich 250 e Prozessmanagement FileDirector 2 5 Neue Auto Aktion anf gen Neue Auto Akton Senden an Bearbeiter Senden an Bearbeiter Senden an Benutzer Senden an Benutzer Nach Name frac Senden an Benutzer von Feld Setze Feld auf Wert ndere Dokumententyp Dokumentenrechte ndern Verz gerung Nach Datum fragen Senden an Bearbeiter Der Bearbeiter ist der Benutzer der das Dokument bearbeiten soll und w hrend des Prozesses bernommen hat Stehen mehrere Benutzer in dem definierten Benutzaktionsfenster so wird der Benutzer der das Dokument mit der Aktion bernehmen bernommen hat zum Bearbeiter Hat kein Benutzer das Doku ment bernommen ist der Benutzer der Bearbeiter der das Dokument auf den Prozess geschickt hat Senden an
171. en von Dokumenten speichern Im File Director gibt es keine systembedingte Begrenzung hinsichtlich der Anzahl oder Gr e der zu speichernden Dokumente Im Normalfall wird f r ein Unternehmen ein Aktenschrank eingerichtet der ver schiedene Dokumententypen beinhaltet Innerhalb des Aktenschrankes kann bergreifend ber die Dokumententypen gesucht werden 14 e Das Konzept des FileDirectors FileDirector 2 5 Dokumententypen Um Dokumente einzuteilen und zu erfassen werden sie in unterschiedliche Dokumententypen gespeichert In einem Unternehmen k nnen dies z B Ange bote Auftr ge und Rechnungen sein Ein Dokumententyp definiert sich haupt s chlich durch eine Anzahl von Indexfeldern Diese werden aus einer Auswahl vorher definierter Felder die allen Dokumententypen zur Verf gung stehen selektiert In unserem Beispiel k nnten dies z B Auftragsnummer Rechnungs nummer Kundenname sein FileDirector verwaltet auch elektronische Dokumente von anderen Softwareappli kationen Mit der Office Integration k nnen Officedokumente direkt aus Applika tionen des Microsoft Officepakets wie Word Excel oder Outlook archiviert werden Dokumente k nnen au erdem durch Scannen von Papiervorlagen oder durch Import von Druckdaten z B eines Mainframe Systems erzeugt werden Automatische Prozesse FileDirector ist mit verschiedenen Zeitplanern ausgestattet die f r eine automati sierte B roumgebung sehr n tzlich sein k nnen Immer wied
172. en werden welche im WinClient angezeigt wird Hinweis Der Trenner wird nicht mit dem Dokument verkn pft und wird somit auch nicht zusammen mit dem Dokument im FileDirector abgelegt Einstellungen f r den Reiter Bearbeiten Scannen W hlen Sie im unteren Bereich des Fensters den Reiter Bearbeiten Scannen Nun werden die verf gbaren Felder des Dokumententyps und gegebenenfalls die zuvor unter Felder angegebene Beschreibung angezeigt Wird nun f r ein Indexfeld im Reiter Index ein Wert angegeben so wird dieser dem WinClient Benutzer als Wert als Standardwert angeboten Bsp Im unten gezeigtem Fall w rde das Feld F1 mit dem Wert Test gef llt werden sobald der Benutzer den Reiter Bearbeiten oder Scannen im Wintlient w hlt Suche Bearbeiten Scannen Felder Index Trefferliste Name Beschreibung Name Wert Fi Fi Test F3 T J F ge einen Trenner hinzu ber die Symbole k nnen die Felder nun zugeordnet werden Gew hlte Felder zur Ansicht im aktiven Reiter Index Trefferliste hinzugef gt FileDirector 2 5 Dokumententypen e 185 Gew hlte Felder zur Ansicht in beiden Reitern Index Trefferliste hinzugef gt Gew hlte Felder von der Ansicht im aktiven Reiter Index Trefferliste entfernen Gew hlte Felder von der Ansicht in beiden Reitern Index Trefferliste entfernen Verschiebt die ausgew hlten Elemente um eine Position nach oben Ver
173. ene 31 Benutzer und Gruppen 20urs44ussssennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnannnnnnnnnnnnnnn 33 Interne FileDirector Benutzer 0s402444444nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nenn 33 Gruppenzugeh rigkeit zuweisen uuunnseesnseensnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nenn 37 Einer Gruppe oder mehreren Gruppen einen einzelnen Benutzer hinZuf gen x 2 ae id 38 Einer Gruppe mehrere Benutzer hinzuf gen u 39 Windows Benutzer u 2240unsssnnnnnennnnnnnnnnnnennnnnnnennnnnnnennnnnnnennnnnnnnnr nn 39 Einrichten von Benutzern als Windows Benutzer uunessnsenessnnneeen nn 40 FileDirector Gruppen und ihre Basisrechte nen 40 Alte Gruppen aus den Versionen FileDirector 1 X X u0u nennen 41 Zugangsstrukturen Reihenfolge des Lizenzverbrauchs 42 Systemkonten importieren ursnsusssnennnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nenn 44 Anzahl der erlaubten Lizenzen pro Gruppe begrenzen s s s 44 Konten l schen een er 45 E Mailadresse hinterlegen 2240044444400Hnnnnnn neuen onnnnnnn neuen nenn 45 Abwesenheitsvertretung einstellen 244444244400n nennen nennen 46 Sicherheit 2 Areals aka Kaaa Rna ARAN Eaha 46 Glient K nfigurati n 2 une ea enneie 47 AllgEMEIN 3 2 2 E AE EEEE EAT IATE ETET ETETE rede 47 ANOTOU I 2 aaar REAT RE A ANAAL EI ATAKEA AERAN ARARA OTRAS 48 Einstell ngen u ETE TE AEE ITEE E AT
174. ententyp in den die Daten importiert werden sollen oben angegeben werden Um einer XML Datei ein Layout zu geben wird diese mit einer XSL Datei ver kn pft Die XML Datei beinhaltet im Header einen Verweis auf diese Datei Um die Daten mit dem entsprechenden Layout zu importieren kann die XSL Datei als Overlay ausgew hlt werden Wurde ein Overlay einmal ausgew hlt wird es hin terlegt ber den Button E k nnen die Overlays ber eine Liste verwaltet werden Mit besteht die M glichkeit das hinterlegte Overlay aus der Auswahl zu entfer nen Ist die Konfiguration fertig gestellt so kann ein Import der Daten aus dem angegebenen Verzeichnis stattfinden Die Dateien werden nach dem Import aus dem Verzeichnis gel scht Nach dem Import erscheint das Zeichen amp neben dem Importverzeichnis Dies bedeutet dass die angegebene Datei im Importverzeichnis gel scht wurde und die Felder der Konfiguration so lange nicht erweitert werden k nnen bis wieder eine Datei eingelesen werden kann aus der die lt Tags gt ausgelesen werden k n nen FileDirector Import Zeitplaner Dieser allgemeine Zeitplaner ist momentan nur f r spezielle Module vorgesehen und wird nur im Zusammenhang mit kundenspezifischen Programmanpassungen verwendet Retrieval Import Zeitplaner Der Zeitplaner zum Retrieval Import steht seit der FileDirector Version 1 5 2 zur Verf gung Mit diesem Zeitplaner k nnen Daten aus Aktenschr nken importiert werden die mit d
175. entsprechenden Aktenschrank ausgew hlt hat Somit ist es m glich f r unterschiedliche Aktenschr nke dem Nutzer eine unterschiedliche Ansicht Ablagesystem Ansicht anzubieten Ablagesystem Ansicht oder Standardansicht Steuerfeld Import Test g Suche A Bearbeiten 5 Scannen gt oO 8 El verzeichnis Baumstruktur Firma Abteilung Abteilung B1 3 Firma C Abteilung C1 FileDirector 2 5 Baumstruktur Firma A Abteilung A1 Ablagesystem Designer e 191 Overlays FileDirector bietet die M glichkeit von Overlays Diese k nnen im WinClient daf r benutzt werden dass hier hinterlegte HTML Seiten als Vorlagen angeboten werden Neues Overlay 3 ber den Button Neu im Men Overlay erscheint ein Dialogfenster zum Hinzuf gen und Entfernen von Overlays Konvertieren Mit der Funktion Konvertieren wird das HTML Overlay in eine Bildatei konvertiert sobald im WinClient die Speichern Funktion der Vorlage genutzt wird Overlays Allgemein Hier k nnen die Overlays f r die Verwendung im FileDirector verwaltet werden Name Beschreibung Dateiname In Y Konve Erstellt von Erstellt am index htm inde O O rve 192 Overlays FileDirector 2 5 Felder in HTML Vorlage bernehmen Mit entsprechenden Anpassungen ist es m glich dass zuvor eingetragen Werte aus den Indexfeldern in die entsprechend zugewiesenen
176. enutzer sollen auf jeden Fall Zugang zum FileDirector bekommen und d rfen Dokumente scannen und erfassen Dieser Gruppe d rfen nicht mehr Benutzer hinzugef gt werden als es Lizenzen gibt Scan konkurrierend Anzahl von FileDirector Benutzern die gleichzeitig arbeiten k nnen und sich in der Gruppe fd scan fr her fd user oder fd admins befinden User benannt Anzahl namentlich zugewiesener Benutzer die sich in der Gruppe fd user named befinden Diese Benutzer sollen auf jeden Fall Zugang zum FileDirector bekommen uns k nnen recherchieren und ndern Dieser Gruppe d rfen nicht mehr Benutzer hinzugef gt werden als es Lizenzen gibt FileDirector 2 5 Systemkonfiguration e 27 User konkurrierend Anzahl von FileDirector Benutzern die gleichzeitig arbeiten k nnen und sich in der Gruppe fd user fr her fd web user befinden Diese Benutzer k nnen eine Recherche ber den WinClient oder den WebServer durchf hren Soll ein Zugriff auf den WebServer stattfinden wird zus tzlich die Lizenz f r den WebServer Zugang ben tigt FreiForm Erkennung Anzahl der Dokumente die einer FreiForm Erkennung unterzogen werden k nnen Ticker Z hler Ticker werden ben tigt um Retrieval CD s erstellen zu k nnen Auf einer Retrieval CD befinden sich exportierte Daten die ber einen beigef gten Viewer einsehbar sind F r jede Erstellung einer CD wird ein Ticker verbraucht Ist eine CD einmal erstellt worden so kann diese
177. er Beachten Sie dass die Versionsnummer des exportierten FileDirector Akten schrankes die gleiche Versionsnummer haben muss wie der FileDirector Server in den importiert werden soll Die exportierte Datenbank des Aktenschrankes muss also die gleiche Datenbankstruktur aufweisen wie der Zielserver Rechte werden nicht bernommen Die Rechtestruktur wird nicht aus dem Quellaktenschrank bernommen weder bei der Kopie noch bei dem Klon Sie m ssen entsprechend neu konfiguriert werden da entweder die Serverumgebung der Rechtestrukturen oder Zugriffs strukturen bei der Kopie dem Klon anders sein k nnen Benutzer die in Prozessen konfiguriert wurden werden zun chst bernommen und m ssen sp ter nach dem Import berpr ft und ggf an die neue Benutzer struktur angepa t werden ODBC Die eingerichteten ODBC Links werden in die Kopie den Klon bertragen wobei die ODBC Quellen im Windows entsprechend vorhanden sein oder eingerichtet werden m ssen Globaler Z hler Wird ein Feld in der Struktur exportiert das einen globalen Z hler auf dem Server beinhaltet so kann dieser Z hler nicht in einen Klon oder eine Kopie berf hrt werden Der Z hlwert eines globalen Z hlers wird auf den Standardwert 1 ge setzt Soll dieser Wert abweichen so muss der Z hler nach dem Import in der Konfiguration des Feldes ge ndert werden Aktenschrankstruktur klonen oder kopieren Bei dem Import einer Datenstruktur XML Datei wird zun ch
178. er Applikation einzustellen Einstellung der Sprache Nach der Installation bernimmt der FileDirector Enterprise Manager zun chst die Sprache des Betriebssystems auf dem er installiert ist Wird eine Sprache ausgew hlt so muss danach der FileDirector Enterprise Manager neu gestartet werden damit die Sprachumstellung bernommen wird Folgende Sprachen k nnen eingestellt werden Windows definiert bernimmt die Sprache des Betriebssystems English UK English US Deutsch Frangais Espanol Dutch Japanese Korean Chinese Big5 Chinese Simplified 20 o Enterprise Manager allgemein FileDirector 2 5 Mehrere Server mit einem Enterprise Manager verwalten Um mehrere Serverinstallationen mit einem Enterprise Manager verwalten zu k nnen kann eine neue zus tzliche Verbindung hergestellt werden indem man die oberste Ebene markiert und ber Neu eine neue Verbindung erzeugt Der Text der Verbindung kann sp ter auch manuell ver ndert werden um die Verbindungen zu benennen Hinweis a Die Serverinstallationen sollten Version 2 0 sein da hier die Net Version 2 0 verwendet wird Das kann bei alten Serverversionen zu Fehlermeldungen f hren b Alle Einstellungen f r den Enterprise Manager werden im lokalen Cache Eigene Dateien FileDirector in der Datei EnterpriseManager fdl gespeichert Wird der lokale Cache f r den WinClient gel scht und neu erzeugt so sollte diese Datei erhalten bleiben damit
179. er R ckseite Einstellungen Farbmodus Schwarzwei Aufl sung 300 x 300 f Drehung 0 Seite Vorderseite Dar ur ADE baes Eome ne Helligkeit ES Kontrast w so t DOA W e DE W W Tie tdmen un Isar m eme Zara an what soes ne zen den iogan mern mn JaA 3 Einstellungen Im Reiter Einstellungen werden Einstellungen f r das gescannte Bild vorgenom men Je nach Scanner k nnen hier folgende Einstellungen eingerichtet werden Farbmodus Schwarzwei Graustufen Farbe Grafikmodus Ist Schwarzwei eingestellt so kann hier der Grafikmodus zwischen Text und Foto eingestellt werden Aufl sung Die Standardaufl sungen der unterschiedlichen Scanner k nnen verschieden sein Je h her die Aufl sung eingestellt wird desto gr er wird die Datei und desto besser wird die Qualit t Hinweis Zur Verwendung der OCR Texterkennung ist die Aufl sung 300x300 dpi zu em pfehlen Eine h here Aufl sung wird m glicherweise nicht erkannt und eine nie drigere Aufl sung kann je nach Qualit t der Vorlage zu ungenaueren Ergebnissen f hren 198 e Scanprofile FileDirector 2 5 Drehung Eine Drehung der gescannten Seite ist in den Richtungen 0 90 180 270 m glich Seite Einige Scanner sind in der Lage Vorder und R ckseiten zu scannen Hier kann eingestellt werden ob nur die Vorderseite nur die R ckseite oder beide Seiten gescannt werden sollen Kompri
180. er wird die Dateigr e der sp ter gescannten Dokumente Eine TIFF Datei mit 300x300 dpi wird eine Dateigr e von ca 30 60 KB haben Experimentieren Sie ein wenig mit Ihren Vorlagen Wenn die Qualit t sehr gut ist k nnen Sie evtl auch mit einer geringeren Aufl sung gute Ergebnisse erzielen Vorlagen aus Edocs Es kann auch direkt ein elektronisches Dokument als Vorlage geladen werden z B Word Dokument Excel Die Aufl sung kann hier aber nicht manuell eingestellt werden sondern es wird zur Erkennung im Hintergrund in eine png Datei mit 200x200 dpi umgewandelt Bei der Vorlagenverwendung von elektronischen Dokumenten kann es auch zu Abweichungen der Darstellung kommen wenn z B unterschiedliche Word Ver sionen verwendet werden Sollen elektronische Dokumente ber die Formularerkennung indiziert werden ist es eher zu empfehlen diesen Schritt ber den VNP zu realisieren Daf r sollte die Vorlage ber den VNP erzeugt werden und sp ter als Vorlage f r das Formular FileDirector 2 5 OCR Formularerkennung e 287 geladen werden siehe VNP Installationshandbuch Formulareinstellungen Konfiguration Durch Doppelklick auf einen Eintrag eines OCR Formulars ffnet sich das Kon figurationsfenster f r die Formulareinstellung In Formulareinstellungen finden sich die bei der Hinterlegung der Vorlage ver gebenen Eintr ge zu Name und Beschreibung wieder Hier kann das Formular auch umbenannt oder die Beschreib
181. er Konfiguration von regul ren Maskenfeldern entnommen werden siehe g ltige Markierungszeichen Eine allgemeine Beschreibung der verwendbaren Zeichen finden Sie bei Microsoft http msdn2 microsoft com en us library az24scfc vs 71 aspx Schwellwert Der Schwellwert der angibt ab wieviel Prozent ein Dokument erkannt wird wird in den OCR Parametern des Aktenschrankes angegeben da dieser Wert ber greifend ber alle Dokumententypen g ltig ist Bildverbesserung Zonen Mit der Bildverbesserung kann das erste Scanergebnis gefiltert werden um das Bild f r die OCR Lesung zu verbessern Folgende Filter k nnen verwendet werden Rauschen entfernen in 3 Stufen Horizontale Linien entfernen und Vertikale Linien entfernen Seite aufhellen oder Seite abdunkeln in je 2 Stufen Beim Rauschen entfernen 1 werden kleine Punkte auf der Seite entfernt bei Rauschen entfernen 3 dementsprechend gr ere Zus tzlich stehen noch die Optionen Hintergrund entfernen Text verbessern und Verkleinere horizontal zur Verf gung FileDirector 2 5 OCR Formularerkennung e 293 Die Option Verkleinere horizontal erm glicht es den Inhalt einer Zone horizontal zu verkleinern und somit die Erkennungsrate der OCR zu erh hen Dies kann gerade bei Zeilen wichtig sein die durch Nadeldrucker gedruckt wurden Die Bildverbesserung f r die Zonen werden nach den Filtereinstellungen f r die OCR
182. er ODBC Verkn pfung zugeordnet werden Bei der Zuordnung werden am Ende der gelisteten Felder drei Rubriken f r die Wortlisten aufgef hrt 226 e Wortauswahllisten FileDirector 2 5 lt Wortauswahl Name gt lt Wortauswahl K rzel gt lt Wortauswahl Beschreibung Werden diese Spalten entsprechend den Eintr gen in der Wortliste zugeordnet so kann der ODBC Link f r eine Einrichtung einer Wortliste verwendet werden ODBC Verkn pfung einer Wortliste zuordnen Um eine ODBC Verkn pfung einer Wortliste hinzuzuf gen klicken Sie auf die Eigenschaften einer angelegten Wortliste Hier kann die ODBC Verkn pfung ausgew hlt werden Wortauswahlliste ndern EEE nn Einstellungen Eigenschaften Wortauswahlliste ndern ODBC List Beschreibung ODBC Yerkn pfung ODBC Linked Keywords Import Schlagworte aus Datei Danach muss noch das Wortlistenfeld das den ODBC Link beinhalten soll defi niert werden Legen Sie ein Feld an das Wortliste als Eigenschaft hat Als Wort auswahlliste geben Sie nun die Wortliste an die mit der ODBC Verkn pfung hin terlegt ist Mischen von festen und dynamischen Eintr gen FileDirector 2 5 Wortauswahllisten e 227 Die mit der ODBC Verkn pfung hinterlegte Wortliste kann auch um feste Wort eintr ge erg nzt werden die im FileDirector wie blich eingetragen werden k nnen Bei der Anzeige der Eintr ge im WinClient werden dann zun chst die festen Eintr ge und
183. er definiert werden k nnen Feldtrenner einstellen Kopfzeilen berspringen Um den Feldtrenner einzustellen markieren Sie die Rubrik Wortauswahllisten im FileDirector Enterprise Manager und ffnen Sie die Eigenschaften ber das Kontextmen der rechten Taste oder ber die Men leiste 222 e Wortauswahllisten FileDirector 2 5 gE Eigenschaften Wortauswahlliste q Import ie Hier k nnen die Parameter f r die Wortauswahllisten EO eingestellt werden Einstellungen Anzahl der Kopfzeilen die bersprungen werden sollen P Feldtrenner Abbruch Hier kann der verwendete Feldtrenner f r den Import von Wortauswahllisten eingestellt werden Feldtrenner k nnen z B Komma Semikolon Pipe oder andere sichtbare Zeichen sein Leerzeichen und Tabulatoren k nnen als Feldtrenner nicht angegeben werden Wird die Datei aus diversen anderen Programmen erzeugt und exportiert kann es vorkommen dass die Datei einige Kopfzeilen enth lt die nicht mit eingelesen werden sollen Hierzu kann man die Anzahl der Kopfzeilen die bersprungen werden sollen einstellen Zuweisen der Wortliste zu einem Feld Ist eine Wortliste erstellt so wird sie dem Feld zugewiesen f r das die Liste im Wintlient erscheinen soll Legen Sie unter Felder ein neues Feld an oder markieren Sie ein bereits erstelltes Feld in der Rubrik Felder Siehe Felder Weisen Sie diesem Feld unter Beinhaltet den Eintrag Wortauswahl zu Jetzt wird
184. er und das Passwort eingetragen werden Beispiel AktenschranklD FD_DA15DA61 218 e ODBC Verkn pfungen FileDirector 2 5 Passwort des Benutzers FD_DA15DA61 Kennwort Einstellung f r das Passwort im Oracle Enterprise Manager Sicherheit gt Benutzer gt FD_DAT15DA61 gt Kennwort setzen UserlD FD_DA15DA61 Kennwort In diesem Beispiel wurde eine Tabelle manuell in einer Aktenschrank Datenbank f r diesen Zweck angelegt Ist die Tabelle in einer eigenen Datenbank so muss das Kennwort nat rlich f r diese eingerichtet werden 6 Testen Sie die Verbindung und Beenden Sie die Einrichtung mit wenn die Verbindung erfolgreich war Nun k nnen Sie wie zuvor beschrieben im FileDirector Enterprise Manager den ODBC Link einrichten ODBC Quelle ODBC Quellenname ODBC Tabelle Tabellenname angeben Ist die ODBC Verbindung korrekt installiert erscheinen nach Best tigung des Tabellennamens die einzelnen Felder die den FileDirector Feldern zuzuordnen sind Um die Felder im WinClient auff llen zu k nnen vergessen Sie nicht den Link in den entsprechenden Feldern zu verkn pfen Weitere Informationen zu ODBC Einstellungen ODBC Treiber von Fremdanbietern Es kann nicht garantiert werden dass der FileDirector mit s mtlichen ODBC Trei bern von Fremdanbietern einen Zugriff auf die entsprechenden Datenquellen er m glicht FileDirector arbeitet mit dem Standard von Microsoft und greift dar ber auf die ODBC Qu
185. er zur Integrit tspr fung steht in der FileDirector Version 1 3 zur Ver f gung Er erstellt Protokolle zu den bereits gespeicherten Daten eines Akten schrankes Die vorhandenen Bilddaten werden mit den Eintr gen der erstellten XML Dateien verglichen Damit kann sichergestellt werden dass eine fehlerhafte bertragung von Daten ber das Netzwerk vom Client zum Server in einem Pro tokoll registriert wird Hinweis Eine Integrit tspr fung wird f r die Daten im verwendeten Speicherpool filedirector data gemacht Gespiegelte Speicherorte werden nicht gepr ft EE Zeitplaner zur Pr fung der Integrit t einrichten Allgemein Integrit tspr fung Zu der unten angegebenen Zeit wird eine Integrit tspr fung ausgef hrt Beschreibung Integrit t Ausf hren auf Server Beliebig Aktiviere Zeitplaner Status Zeitintervall Start Datum Zeit Wiederhole am 6 372008 x O wu vV Tuesda Endzeit NEN C Thursday C Friday C Saturday C Sunday Intervall Abbruch Im Dialogfenster wird ein beschreibender Text eingegeben der sp ter in der Liste der Zeitplaner erscheint Wird der Zeitplaner aktiviert so startet die Pr fung der Daten zu den angegebenen Intervallen 84 e Systemkonfiguration FileDirector 2 5 Konfigurieren Sie im Bereich Zeitintervall zu welchem Datum und zu welcher Zeit der Zeitplaner starten und in welchen Zeitintervallen er aktiv werden soll E
186. erden muss auf diesem Server die Option OCR Client f r die Formularerkennung lizen ziert sein Zeiteinstellung und Aktivierung Siehe Allgemeine Einstellungen f r Zeitplaner Monitor Verzeichnis Ist die Option Monitor Verzeichnis eingeschaltet so wird das Import Verzeichnis berwacht Durch ein Event das ausgel st wird wenn eine Datei in dieses Ver zeichnis hineinkopiert wird wird eine neue Datei erkannt und der Datei Import Zeitplaner nach einigen Sekunden gestartet Hinweis Sollen Dateien abgeholt werden die sich bereits im Verzeichnis befinden so wer den sie erst importiert wenn ein Event registriert wird also wenn die n chste Datei in das Verzeichnis kopiert wird F r diesen Fall kann man den Zeitplaner aber auch anf nglich manuell im FileDirector Enterprise Manager starten 92 e Systemkonfiguration FileDirector 2 5 Datei Import Einstellungen u nun 9 Dateiimport Prozess ndern Allgemein Datei Import ee f Aktenschrank Import Test Dokumententyp D FI Importverzeichnis C Documents and Settings Administrator Desktop lmport C Verwende OCR und Formularerkennung wende alle F omulare zur Erkennung Erkenne Formulare des gew hlten Dokumententyp Keine Formularerkennung Verwende immer dieses Formular C Einzelseitenmodus Zus tzlicher Pfad und Dateinamen Separator Setze Feld Auf folgenden Wert Fi at Teil des Dateinamens
187. erden da sonst keine Dokumente angelegt werden k nnen b Achten Sie au erdem darauf dass Die Zeiteinstellung bei beiden Servern identisch ist und nicht mehr als 5 Minuten voneinander abweicht Replikationsverbindung erstellen Im Bereich Replikation befindet sich zun chst der aktuelle Server Der Eintrag muss als ID die Nummer der Lizenz aufweisen p Wird der Zweig Replikation markiert so kann ber das Sternchen ein neuer Server f r die Replikation bekannt gemacht werden Aa FileDirector Enterprise Manager V2 0 0 http ew2003en1 filedirector Systemkonfiguration Ser e x 5 http ew2003en1 filedirector 5 ia Systemkonfiquration Beschreibung URL Replikations http jew2003deH 23EZF 5B841 CC944 BAASF E40A1 3 Server 48287 D63D9 A274A 61D58 B6C07 ew2003eni Aktiv Q Replikation N Bartze und Gruppen K m she E Client Konfiguration Allgemein Es E Ereignisse E Zeitplaner ae 4 S 94 Codeloss Connector SL Replikationsserver k nnen Dokumente synchronisieren ET 2 ID 23E2F 5B341 CC944 BAABF E4041 Ei Aktenschr nke http ew2003debug1filedirector Beschreibung Replikations Zielserver fig Systemkonfiguration URL http ew2003debug1 filedirector G Aktenschr nke F y er Company Klon Integrierte Windows Authentifizierung fd server Felder Name ew2003debug1 fd server Fa Dokumententypen Passwort xwxw 6 Scanprofile Passwort FrERRERe
188. erden wenn dem Benutzer dieses Recht verweigert wurde So k nnen z B Bereiche eines Dokumentes f r unbefugte Einsicht abgedeckt werden Scannen Wird dieses Recht verweigert so wird dadurch das Tab Scannen im WinClient f r diese Benutzer komplett ausgeblendet und es stehen keine Scanoptionen mehr zur Verf gung Bearbeiten Wird Bearbeiten verweigert wird auch hier das Tab im WinClient komplett ausgeblendet Drucken Ist Drucken nicht erlaubt so werden die Druckoptionen im Men inaktiv oder sind f r den Anwender nicht mehr verf gbar Ansichten im Dokumententyp Im Reiter Ansichten k nnen individuelle Einstellungen f r Benutzer und Gruppen vorgenommen werden welche sich auf die Anzeige der Felder im WinClient f r diesen Dokumententyp beziehen Diese Einstellungen k nnen jeweils f r den Reiter Suchen und die Reiter Bearbeiten Scannen gesetzt werden Zus tzlich k nnen die Ansichten f r die Indexfelder und die Trefferliste unabh ngig voneinander eingestellt werden Ansichten auf Dokumentenebene einstellen Hierf r w hlt man den gew nschten Dokumententyp in einem Aktenschrank f r den man die Ansichten konfigurieren m chte 182 e Dokumententypen FileDirector 2 5 Anschlie end w hlt man in dem sich nun ffnenden Eigenschaften Fenster den Reiter Ansichten Dokumententyp Dr andern _ ix F z TA BEOR OEK A PRI Allgemein Felder Fristensteuerung Sicherheit Ansichten
189. erkehrende Aktionen k nnen zeitgesteuert in regelm igen Abst nden im Hintergrund ausgef hrt wer den Dokumente k nnen in einem definierten Prozess bearbeitet werden der durch eine feste Abfolge von Schritten definiert ist In jedem dieser Schritte m ssen bestimmte Benutzer das Dokument bearbeiten Anwendungen die nicht direkt elektronische Dokumente erzeugen k nnen diese durch den FileDirector Image Printer oder den virtuellen Netzwerkdrucker in Bilddokumente berf hren Diese Dokumente k nnen auch automatisch erfasst und indiziert werden Die vielseitige OCR Engine kann einen Volltextindex zur Volltextsuche erzeugen sowie Indexfelder durch eine Formularerkennung automatisch lesen Die Erkennung von Barcodes er ffnet eine weitere M glichkeit der automatischen Indizierung Durch einen integrierten Dokumenten Viewer kann FileDirector mehr als 200 verschiedene Dateiformate anzeigen und drucken ohne dass die zugeh rige Applikation installiert sein muss Erste Schritte nach der Installation Bei der Installation des FileDirectors werden die Icons f r folgende Applikationen auf dem Desktop erzeugt Das Config Utility das zur Konfiguration des FileDirector Servers vom Systemadministrator verwendet wird Hierzu finden Sie eine Beschreibung im Installationshandbuch FileDirector 2 5 Das Konzept des FileDirectors e 15 Hinweis ber das Config Utility wird der Name des FileDirector Server Kontos erzeugt In der Standardins
190. erkn pft werden so dass in unterschiedlichen Dokumententypen unterschiedliche Wortauswahllisten f r ein erstelltes Feld verwendet werden k nnen Hier kann auch f r jeden Dokumententyp eingestellt werden ob das Feld f r das Ablagesystem verwendet werden soll ob manuelle Eingaben zugelassen sind oder ob eine Mehrfachauswahl erlaubt ist Fristensteuerung im Dokumententyp einstellen Mit der Fristensteuerung kann man eine Ablauffrist einrichten ab wann ltere Da ten aus dem Archiv entfernt oder auf definierte Prozesse gesendet werden sollen Die Fristensteuerung kann f r jeden Dokumententyp separat eingestellt werden Damit diese Aktion nach einem bestimmten Zeitraum angesto en wird muss die Fristensteuerung f r die Dokumententypen aktiviert und ber einen Zeitplaner berwacht werden Die eingestellten Aktionen werden dann f r die aktivierten Dokumententypen durchgef hrt Siehe auch Fristensteuerung bei der Einrichtung der Zeitplaner Bei der Konfiguration definieren Sie das Basisdatum f r die Berechnung der Le bensdauer eines Dokuments die Lebensdauer selbst sowie die bei Ablauf der Le bensdauer auszuf hrende Aktion Datum basiert auf Er ffnungsdatum Dies ist das erste Archivierungsdatum des Dokumentes Letztes nderungsdatum Dies ist das Datum der letzten Revision Letzte Verwendung Das Datum an dem das letzte Mal eine Seite des Dokumentes angeschaut wurde letztes Herunterladen in den lokalen Cach
191. erpool filedirector data als auch die Eintr ge f r die Dokumente in der Datenbank werden unwiederbringlich gel scht sofern keine Sicherung der Daten und der SQL Datenbank gemacht wurde Es werden nur die Inhalte jedoch nicht die Konfiguration der Aktenschr nke Felder und Dokumententypen gel scht 144 e Aktenschr nke FileDirector 2 5 Aktenschrank leeren B Aktenschrank leeren JE Allgemein Hier k nnen Dokumente vollst ndig gel scht werden O Gesamten Aktenschrank Gew hlte Dokumententypen Auftr ge C Rechnungen Nur gel schte Dokumente Schlie en Gesamten Aktenschrankinhalt endg ltig l schen Wird die Option Gesamten Aktenschrank angew hlt und der Vorgang gestartet so werden die Dokumente aus allen Dokumententypen in diesem Aktenschrank gel scht Es werden alle Daten aus der Datenbank und aus den Speicherpools gel scht Die Konfiguration des Aktenschrankes bleibt bestehen Dokumente in gew hlten Dokumententypen endg ltig l schen Wird die Option Gew hlte Dokumententypen verwendet so werden nur die Dokumente und Daten in den markierten Dokumententypen bereinigt Die Kon figuration der Dokumententypen bleibt bestehen Nur gel schte Dokumente endg ltig l schen Werden Dokumente vom Benutzer im WinClient vom Server gel scht so werden die Daten und Datenbankeintr ge dieser Dokumente nicht wirklich gel scht sondern es wird nur in der Datenbank als gel scht markiert
192. eseresenomeieni aR 122 Konfiguration von FileDirector Web im IS n se 122 Konfiguration des FileDirector ArchiveLinks ur 24s0 nennen 123 Verkn pfung zwischen SAP Content Repository und FileDirector 124 SAP Einstellungen f r das Content Repository Details 126 bersicht zur Konfiguration des OLE HTTP Frontends 127 Der FileDirector ScanClient 22004440nnnnennnnnnnnnnnnnennnnnnnnnn 128 Hinweise zur Einstellung in SAP uuneesnseessnsnnsnnnnnnnnonnnnnnnnannnnn 129 SAP content repository unnersnseenseennnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnn nn 130 Anwendungsserver und Systemnummer uuesssennnsennnnennnnnnnnnnnnn 131 Aktenschr nke 132 Aktenschrank erstellen u44444nnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnn ernennen 132 Eigenschaften Allgemein ur s440nnsnnnnnennnnnnnennnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnn ran nnnn 133 Einrichtung eines Logos 22244ssnsnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nam 133 gt Sicherheit Aktenschrank zusehends 134 Allgemeine Regeln f r die Rechtevergabe sre 44 134 Hinzuf gen von Benutzern Gruppen nnessnsenssnnnnsnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 136 Rechte auf Aktenschrankebene 4444srnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 137 In Ce o 1X 11 0 U EECRSERE E SEIRTETENERTTRESSERTEFERTITTRESTOIRLFEFSUICEFESUHFILTEEFEFTFEESEIHEFFESEITTEELONRR 140
193. esitzt 64 e Systemkonfiguration FileDirector 2 5 Zeitplaner Der FileDirector bietet konfigurierbare Zeitplaner f r z B OCR Volltextlesung Fristensteuerung f r Dokumente COLD Import Datei Import und Index Import bersicht Durch Klick auf den Zweig Zeitplaner im linken Teil des Enterprise Managers wird im rechten Teil des Fensters eine Liste aller aktuell in FileDirector eingerichteten Zeitplaner angezeigt F r jeden Zeitplaner werden die Rubriken Typ Beschrei bung Anfangszeit Intervall Aktiviert Status Erstellt von und Erstellt am aufgelistet Hinweis Um die Aktivit ten der Zeitplaner nachvollziehen zu k nnen sollten Sie hierf r im Aktivit tenreport die Einstellungen zu den Zeitplanern setzen damit im Protokoll entsprechende Eintr ge erzeugt und die Aktivit t der Zeitplaner nachvollzogen werden k nnen Siehe Aktivit tenreport konfigurieren Die Konfiguration der Zeitplaner steht immer im Zusammenhang mit anderen Konfigurationseinstellungen Verweise darauf finden Sie zu den einzelnen Beschreibungen der Zeitplaner Zeitplaner sofort starten stoppen en 3 FileDirector Enterprise Manager V1 2 6 Verbunden mit su BAX Bl gt Verbunden mit support Typ Beschreibung fl Systemkonfiquration TE Nation Raine Leisure E Server g Neu ulltext Benutzer und Gruppen rem Eigenschaften c_PoD E Client Konfiguration NPITC h 2 Ereignisse E ort IFN 183 Zeitplaner E
194. et die notwendigen Informationen zum Datenimport Um diese Schemadatei importieren zu k nnen muss sichergestellt werden dass der Benutzer fd server Zugriff auf die Datei und die Exportdaten hat Aktenschrank Hier wird der Zielaktenschrank ausgew hlt Felder und Dokumententypen mit der gleichen Bezeichnung werden sofort zugeordnet FileDirector 2 5 Systemkonfiguration e 109 Dokumententypen Indexfelder Im Bereich Quelle werden die Dokumententypen und Indexfelder angezeigt die aus der Datei gelesen werden Im Bereich Ziel werden die Felder und Dokumen tentypen angezeigt die aus dem gew hlten Aktenschrank erkannt werden K nnen Felder nicht durch den Feldnamen automatisch gemappt werden so er scheint anstelle des gr nen Hakens ein rotes Ausrufezeichen Hier werden auch einige andere Hinweise angegeben wenn die Zuordnung fehlerhaft ist so z B wenn das F llen eines Feldes durch eine unterschiedliche Feldl nge nicht m g lich ist Im Zielbereich also in der Auswahl der Aktenschrankfelder und Dokumententy pen k nnen die Zuordnungen auch per Hand ge ndert bzw zugewiesen werden MailStore Zeitplaner Ab der Version 1 3 steht der MailStore Zeitplaner zur Verf gung Zur Verwendung des MailStore Zeitplaners m ssen E Mails in einem Verzeichnis als eml Dateien abgelegt werden Aus diesem Verzeichnis kann der Zeitplaner die eml und xml Daten abholen und die Eigenschaften Absender Betreff Empf nger
195. et sind Soll der zweite Barcode in einem Indexfeld gelesen werden muss ein Dummy f r den ersten Barcode eingerichtet werden 300 e OCR Formularerkennung FileDirector 2 5 Floating Barcode als Identifier Ein Floating Barcode kann nur den ersten Barcode als Identifier erkennen Der 2 Barcode kann kein Identifier mehr sein Daher muss bei Verwendung von Identifikationsmerkmalen die Reihenfolge der Barcodes auf dem Blatt ber cksichtigt werden Das Blatt wird immer von oben links nach unten rechts nach Barcodes untersucht Der Barcode darf nicht zu schr g auf das Blatt positioniert werden z B bei Aufklebern Au erdem m ssen die Barcodes eine lesbare Gr e und Qualit t aufweisen Indexfeld zuordnen Bei der Zuweisung der Zonen zu den Indexfeldern muss besonders darauf ge achtet werden dass das gew hlte Indexfeld ausreichend viele Zeichen fassen kann Hier m ssen die Prefix und Postfixangaben sowie die maximale Zeichen anzahl auf dem Dokument ber cksichtigt werden die beim sp ter gescannten Dokument von der verwendeten Vorlage abweichen kann Zoneninhalt einem Indexfeld zuordnen Indesfeld Zuordnung Index Zielfeld Pr fen E Zuordnung durch Indexnummer I O Zuordnung durch Bezeichner Feldtrenner 1 Zeichenanpassung M _ 1 iEntfemen Links k rzen 0 Rechts k rzen Yon links 0 von rechts 0 Pr fix Postfix Zeichenanpassung lo RI lt
196. etc der E Mails in Indexfelder bernehmen Die Mail selbst wird als Dokument archiviert FileDirector MailStore Um die E Mails als eml in ein Verzeichnis zu speichern wird das Zusatzpro gramm FileDirector MailStore verwendet Dieses Tool wird auf dem Rechner installiert auf dem ein SMTP Server Dienst installiert ist Alle Mails die durch diesen Dienst geschleust werden werden in ein angegebenes Verzeichnis ge schrieben und k nnen archiviert werden FileDirector MailStore Installation Zur Installation des FileDirector MailStores wird die Installationsdatei FileDirector MailStore msi auf der FileDirector CD zur Verf gung gestellt F hren Sie diese Datei auf dem Rechner aus auf dem ihr SMTP Serverdienst installiert ist Hinweis Der Dienst ist eine Komponente der Windows Installation vom IIS und wird in den Diensten Windows unter Simple Mail Transfer Protocol SMTP aufgef hrt Nach der Installation befindet sich das MailStore Programm unter C Programme Dieter Spielberg DMS GmbH FileDirector MailStore und der Dienst FileDirector MailStore Service wird installiert und gestartet 110 e Systemkonfiguration FileDirector 2 5 FileDirector MailStore Konfiguration Zur Konfiguration starten Sie das Programm FileDirector MailStore Config exe unter gt Start gt Programme gt FileDirector gt Ku MailStoreConfig Ja Settings Priority Store mails Here you can configure FileDirector MailStor
197. eu hamed fd scan named 0 Ereignisse En fd user 93 Zeitplaner Eee hamed Ffd user named 2 e Codeless Connecto PREHER gt Sb Bereit Eo Importiere Systemkonten ff serverO1 administrator Aktualisieren F5 fo Importiere Systemkonten ber das rechte Kontextmen kann bei markiertem Eintrag Benutzer und Grup pen das Fenster Importiere Systemkonten ausgef hrt werden Seit der Version 1 4 werden die Benutzer und Gruppen nicht mehr ausgew hlt sondern es wird ein Zeitplaner gestartet der die Benutzer und Gruppen des FileDirectors impor tiert Anzahl der erlaubten Lizenzen pro Gruppe begrenzen Im Bereich Benutzer und Gruppen werden nach dem Import die Benutzer und Gruppen aufgef hrt die den Aktenschr nken und Dokumententypen zur Rechte vergabe zugewiesen werden k nnen Im rechten Fenster des Enterprise Mana gers k nnen die Gruppen ausgew hlt werden und mit einem Doppelklick oder Rechtsklick auf Eigenschaften kann die Anzahl der Lizenzen begrenzt werden die den Benutzern einer Gruppe gleichzeitig zur Verf gung stehen 44 e Systemkonfiguration FileDirector 2 5 Mm Benutzerkonto fd scan named Benutzer pro Gruppe Hier kann eine maximale Anzahl von aktiven Benutzern f r eine Gruppe see konfiguriert werden Maximum benannter Scan Benutzer 1 Maximum konkurrerender Scan Benutzer 1 Maximum benannter Benutzer 3 Maximum konkurrierender Benutzer 4 Sind alle Li
198. ews Die Fristensteuerung wird zur Beendigung der Lebensdauer g von Dokumenten und zur Steuerung von Yerfallsaktionen verwendet Standardeinstellungen Datum basiert auf Er ffnungsdatum IEA Indexfeld Offset months days 6S 08 Ablaufaktion Prozess I Prozess Signature v Export nach dikan FileDirector 2 5 176 e Dokumententypen Beispiel f r einen Export der Bilddaten in ein Verzeichnis Dokumententyp DT1 ndern a Allgemein Felder Fristensteuerung Sicherheit Views Die Fristensteuerung wird zur Beendigung der Lebensdauer H von Dokumenten und zur Steuerung von Yerfallsaktionen verwendet Fristensteuerung aktivieren Standardeinstellungen Datum basiert auf Er ffnungsdatum x Indexfeld Offset months days 6S j 0 Ablaufaktion Exportieren x Prozess Export nach C Datal Export und Suche der Daten auf CD s Werden Daten in ein angegebenes Verzeichnis exportiert so wird in diesem Ver zeichnis eine leere Datei mit dem Namen der Media ID Name Datum und Uhr zeit mit Tausendstel Sekunden z B FD 2005 01 17T17_03_48 096 mid und das Datenverzeichnis des Cabinets erstellt Diese Datei muss auf die CD kopiert werden damit die Daten eindeutig identifiziert werden k nnen In der Datenbank wird diese Media ID zu den entsprechenden exportierten Daten geschrieben ACHTUNG Wurde die Option Vernichten eingestellt werden die Daten endg ltig gel sch
199. f dieser Seite relativ zu der Position des Ankers berechnet Wenn eine Verschiebung des Ankers festgestellt wird etwa durch einen etwas anderen Einzugs des Scanners oder einem Versatz beim Drucken die Position der anderen Zonen auf dieser Seite automatisch an die Position des erkannten Ankers angepasst wird Hinweis Bei einer als Anker definierten Zone wird ein Anker Text definiert Dieser Anker Text sollte so gew hlt werden dass dieser einzigartig auf dieser Seite ist Sollte sich der definierte Anker Text mehrfach auf dieser Seite befinde so wird der erste Text gew hlt welcher dem definierten Text entspricht Eine Schr glagenkorrektur findet durch diese Auswahl nicht statt Erlaubte Zeichen Um zu testen welche Zeichen in einer Zone erkannt werden kann die Erkennung mit einem Doppelklick auf die Zone gestartet werden Sollen in der Zone nur be stimmte Zeichen gelesen werden so k nnen hier die erlaubten Zeichen auf Gro buchstaben Kleinbuchstaben Zahlen Interpunktion Sonstige Zeichen oder Benutzerdefiniert eingeschr nkt werden Sollte ein Indexfeld bereits eine Einschr nkung beinhalten z B Zahlen so sollte man hier auch die Einschr nkung f r die Erkennung einstellen da es sonst m glicherweise dazu kommen kann dass z B eine Null als Buchstabe O erkannt wird Ist dies der Fall so kann der Datensatz nicht eingecheckt werden da das Feld keine Buchstaben erlaubt Die Einstellung Benutzerdefi
200. fall befinden sich diese Verzeichnisse auf unterschiedlichen Festplatten so dass der Zugriff beschleunigt werden kann Nun k nnen die sub locations in die verschiedenen Speicherorte verteilt werden So z B 0000001 0000010 in storagelocation1 FD_CABID mit je 5000 Dokumenten 000001 1 0000020 in storagelocation2 FD_CABID 0000021 0000030 in storagelocation3 FD_CABID FileDirector 2 5 Speicherpools e 241 E Storagelocation3 File Edit view Favorites Tools Help Qba H F J Search Folders gt Address D E Storagelocation3 Folders x E O Storagelocationi Al FD_F742865D CAB 00000012 O 00000013 O 00000014 toragelocation2 FD_F742865D CAB O 00000015 O 00000016 00000017 Storagelocation3 E Ol FD_F742865D CAB O 00000018 00000019 00000020 O 00000021 E3 Mm o H A D 2 a 8 Einrichten der Speicherorte im Enterprise Manager Wurden die Daten nun in verschiedene Verzeichnisse kopiert so m ssen die Speicherorte noch zugeordnet werden Alle Speicherorte die im Enterprise Manager aufgef hrt werden werden auf Dokumente durchsucht Die Priorit ten werden der Reihe nach gesetzt Alle Speicherorte die nicht mehr beschrieben werden sollen werden auf read only gesetzt Der letzte Speicherort in den die aktuellen Dokumente gespeichert werden sollen bleibt beschreibbar Hinweis Die Einstellung der Priorit
201. fd admins D1 D2 D3 Doug_Filter Invoice Nicht erkannt Postkorb 1 Mitglieder Mitglied von Li filedirector admin Hier kann man nun sehr einfach durch Auswahl der verschiedenen Felder die Rechte einstellen 178 e Dokumententypen FileDirector 2 5 Es ist bei gedr ckter Strg oder Shift Taste auch eine Mehrfachauswahl m glich so dass ganz bequem ber die Leertaste die Einstellungen ge ndert werden k nnen Im unteren Teil sind auch die Gruppenmitgliedschaften des oben ausgew hlten Benutzers sichtbar ber die Schaltfl che Zeige Rechte f r kann man sich die individuellen Rechte auf Dokumententypen ebene f r eine Gruppe oder einen Benutzer anzeigen lassen Sicherheit der Dokumententypen filedirector fd scan Sicherheit Rechte fur filedirector fd scan named D1 D2 D3 Doug_Filter Invoice Nicht erkannt Postkorb 1 Postkorb 2 Postkorb 3 Postkorb 4 Postkorb 5 Anh ng Postkorb 6 Anh ng Prepend Rechnungen Pe nz Mitglieder Mitglied von filedirector thomas FileDirector 2 5 Dokumententypen e 179 Sicherheit auf Dokumententypebene Im Reiter Sicherheit werden individuelle Zugangsprofile f r den jeweiligen Doku mententyp eingerichtet ber Hinzuf gen wird eine Liste der verf gbaren Be nutzer und Gruppen angezeigt die ausgew hlt werden
202. g Siehe gt Allgemeine Einstellungen f r Zeitplaner gt Import Zeitplaner Datei Import Zeitplaner 57 Zeitplanung eines Importprozesses T OEEO IREE q Allgemein Datei Import fem Zur unten angegebenen Zeit wird der Datei Import Prozess gestartet Beschreibung Zeitplaner Datei Import Ausf hren auf Server FDServer Aktiviere Zeitplaner Status Zeitintervall Start D atum Zeit Wiederhole am 01 02 2005 18 34 M Montag en M Dienstag y Mittwoch v Donnerstag Monitor Verzeichnis y Freitag Samstag Sonntag Abbruch Dieser Zeitplaner sorgt f r automatischen Dateiimport mit oder ohne Formularer kennung Im Dialogfenster wird ein beschreibender Text eingegeben der sp ter in der Liste der Zeitplaner erscheint Wird der Zeitplaner aktiviert so startet der Dateilmport zu den angegebenen Intervallen FileDirector 2 5 Systemkonfiguration e 91 Konfigurieren Sie im Bereich Zeitintervall zu welchem Datum und zu welcher Zeit der Zeitplaner starten und in welchen Zeitintervallen er aktiv werden soll Der Zeitplaner kann f r beliebige Tage der Woche aktiviert werden Ausf hren auf Server Die Option Ausf hren auf Server erm glicht es den Zeitplaner auf einem an deren Server ausf hren zu lassen damit dadurch die Last verteilt wird Hierzu muss auf dem Zielserver der FileDirector mit entsprechender Lizenz installiert sein Sollen die Dokumente ber eine OCR Formularerkennung indiziert w
203. g stehenden Dokumententypen auszuw hlen FileDirector 2 5 Scanprofile e 195 Quelle w hlen vr Direkte SCSI und USB Anbindung Bei der Auswahl von Direkte SCSI Anbindung kann entweder ein Verzeichnis auf dort abgespeicherte Dokumente Directory Scan durchsucht oder eine direkte Anbindung an einen Canon Dokumentenscanner gew hlt werden Die folgenden Dokumentenscanner k nnen direkt an FileDirector angeschlossen werden da die Treiber f r diese Ger te implementiert sind CR 180 Scheckscanner DR 2050C DR 2080C DR 2580C DR 3020 DR 3060 DR 3080C DR 3080CII DR 4010C DR 5010C DR 5020 DR 5060F DR 5080C DR 6010C DR 6050C DR 6080 DR 7080C DR 7580 DR 9050C DR 9080C DR X10C MS 300 MS 350 Hinweis Ein Testscan ist mit einem Scanner nur m glich wenn dieser richtig erkannt wird F r die Installation eines SCSI Ger tes wird ein ASPI Treiber ben tigt F r einen USB Scanner muss noch ein zum Scanner geh riger Treiber installiert werden Eine Software liegt dem Scanner bei 196 e Scanprofile FileDirector 2 5 ISIS Scanner k nnen ebenfalls ber einen ISIS Treiber angeschlossen werden Der zugeh rige ISIS Treiber kann ber die Installationsseite des FileDirectors instal liert werden In diesem Fall werden die Scannereinstellungen im dann erscheinen den ISIS Treiberfenster vorgenommen Die Verwendung der ISIS Treiber erfor dern eine Lizenz TWAIN Ist der zugeh rige TWAIN Treiber zu
204. geben Sie diese im Feld K rzel jeweils durch ein Semikolon getrennt ein Wurde ein Tastenk rzel bereits f r ein anderes Wort vergeben so erscheint eine Hinweismeldung Tastenk rzel und Wortnamen d rfen nicht doppelt vergeben werden wobei hier nicht zwischen Gro und Kleinschreibung unterschieden wird Hinweis Leerzeichen werden als Teil der Abk rzung interpretiert Wird eine Beschreibung eingegeben erscheint sie in der bersicht der Wortaus wahllisten des Enterprise Managers Im Bereich Erweiterte Einstellungen k nnen verkn pfte Listen eingerichtet wer den wobei die Felder und Listen zur Auswahl zun chst eingerichtet werden m s sen Siehe Listen verkn pfen Import Schlagworte aus Datei Aufbau der Textdatei Die Textdatei setzt sich aus den Feldern Name K rzel und Beschreibung zusammen wobei man einen Feldtrenner definieren sollte der bei der Verwendung von mehreren K rzeln kein Semikolon sein darf da dieses bereits f r die Trennung der K rzel verwendet wird Wird nur jeweils ein Tastenk rzel f r ein Wort verwendet kann als Feldtrenner auch ein Semikolon verwendet werden Beispiele Importdatei mit Trennzeichen Semikolon Frau Ulla Schmitz schm Sekretariat Herr Anton Miller mi Buchhaltung Importdatei mit Trennzeichen Komma und mehreren K rzeln Frau Ulla Schmitz schm Sekretariat Herr Anton Miller mi an Buchhaltung Leerzeichen k nnen in den Worten verwendet werden da sie nicht als Feldtrenn
205. gef gt werden die sich in den Gruppen des FileDirectors befinden und somit dem FileDirector bekannt sind 260 e Prozessmanagement FileDirector 2 5 Konten w hlen k Yariabel Kein x Kein Bearbeiter Benutzer fragen Fest Indexed vollst ndiger ODBC Verkn pfung Betrachter von Schritt f Daniel Kommentierender von Schritt en fd admins Genehmigender Ablehnender von Schritt Quelle Fe laser Dokument Zuletzt ge ndert von Fe Fand Dokument Erstellt von fd server serverOllfd server ef fd user serverOiifd user 7 fd user named serverO1l fd user named fi Simon serverOll simon Thomas serverO1 thomas Ausgew hlt D Abbruch Im Normalfall wird ein Benutzer aus der Liste ausgew hlt der die entsprechende Aktion durchf hren soll Im Bereich Variabel gibt es zus tzlich die M glichkeit die Benutzer aus einer anderen Quelle zu beziehen als aus der fest vorgegebenen Benutzerliste Folgende Einstellungen k nnen hier noch gemacht werden Bearbeiter Der Bearbeiter ist der Benutzer der das Dokument mit der Option ber nehmen bernommen hat Dieser kann bei jeder Aktion ein anderer Benutzer sein so dass der Bearbeiter wechseln kann und erst bei der Bearbeitung im Prozess festgelegt wird Benutzer fragen Unter Variabel kann au er einem Feld auch die Option Benutzer fragen gew hlt werden In diesem Fall wird der Benutzer der das Dokument auf ein
206. gen eines neuen Scanprofils Scanprofil duplizieren Bestehende Scanprofile eines Aktenschranks k nnen dupliziert werden Markieren Sie den zu kopierenden Eintrag und klicken Sie auf den Button Dupli zieren in der oberen Men leiste Es erscheint ein Eintrag eines neuen Scanprofils gleichen Namens mit vorangestelltem Kopie von Dieses Scanprofil hat die glei chen Eigenschaften wie sein Original Passen Sie dieses Scanprofil unter Eigen schaften im Kontextmen an die neuen Anforderungen an 194 e Scanprofile FileDirector 2 5 Allgemein Im Reiter Allgemein werden ein Name und ein das Scanprofil beschreibender Text eingegeben Um eine konsistente Scanqualit t zu gew hrleisten wird ein 5 Scanprofil mit vordefinierten Scannereinstellungen eingerichtet Name 2580C Beschreibung Dokumententyp Erlaube manuelle nderungen C Verwende OCR und Formularerkennung Erlaube manuelles Abschalten Verwende alle Formulare zur Erkennung Erkenne Formulare des gew hlten Dokumententyps Keine Formularerkennung Verwende immer dieses Formular ID D7OC14F9 Dokumententyp w hlen Soll mit diesem Scanprofil nur in einen bestimmten Dokumententyp gescannt werden so wird der Zieldokumententyp eingestellt Erlaube manuelle n derungen wird dazu nicht aktiviert Wird das H kchen Erlaube manuelle nderung gesetzt ist es im WinClient m glich den Zieldokumententyp frei aus den zur Verf gun
207. gezeigt Konfiguration mit Folgeseiten testen Soll eine Konfiguration mit Folgeseiten und Endseite getestet werden muss die Reihenfolge der Seiten eingehalten werden die erkannt werden sollen Scannen oder laden Sie zun chst die erste Seite und gehen Sie wie folgt vor Stapel zur cksetzen Dokumententyp alle oder jeweiligen Dokumententyp w hlen Erkennen Startseite erkannt muss angezeigt werden Scannen oder laden Sie eine Folgeseite Erkennen Folgeseite erkannt muss angezeigt werden Scannen oder laden Sie die Endseite sofern konfiguriert Erkennen Endseite erkannt muss angezeigt werden Sollte die entsprechende Seite nicht erkannt werden so pr fen Sie die Konfigu ration auf fehlerhafte Einstellungen wie z B nicht eindeutig zugeordnete Identifi kationszonen oder doppelt zugeordnete Indexfelder mit unterschiedlichen Inhalten auf verschiedenen Seiten FileDirector 2 5 OCR Formularerkennung e 311 Volltext Bei Ausf hrung der Formularerkennung wird gleichzeitig der Volltext gelesen Hier handelt es sich ebenfalls nur um einen Test und keine Lesung deren Ergebnis ar chiviert wird Durch diesen Test kann man erkennen welcher Text bei konfigurier ter Volltext Suche erkannt w rde Siehe Volltextlesung einrichten OCR Parameter im Formular In der Konfiguration der OCR Formulare gibt es einen Reiter f r die OCR Para meter die f r das gesamte Formular und nicht nur f r die einzelnen
208. ggen kann Alte Gruppen aus den Versionen FileDirector 1 x x Die Gruppen aus den alten FileDirector Versionen k nnen in der neuen Version beibehalten werden Die Entsprechungen der Gruppennamen und Lizenzen hier nochmals in der bersicht Alte FileDirector Neue FileDirector Versionen 1 x x Version ab 2 0 0 Gruppenname Lizenzname Gruppenname Lizenzname Fd admins Fd admins Fd prio user Bevorzugte Fd scan named Scan named Benutzer Fd user Benutzer Fd scan Scan concurrent Fd web user Web Benutzer Fd user User concurrent Nicht existent Fd user named User named FileDirector 2 5 Systemkonfiguration e 41 Zugangsstrukturen Reihenfolge des Lizenzverbrauchs Parameter scanstation Benutzern der Gruppe fd user named und fd user ist es m glich den WinClient f r eine Suche und das ndern von Dokumenten zu verwenden scannen ist nicht m glich Sollen diese Benutzer sich aber an einer Scanstation anmelden d rfen um zu scannen so k nnen sie f r diesen Ausnahmefall eine Scan Lizenz erhalten Dazu wird der WinClient auf dem Scanner Arbeitsplatz installiert und ein Link zur folgenden Datei erstellt C Programme Dieter Spielberg DMS GmbH FileDirector WinClient FileDirector WinClient exe In den Eigenschaften dieses Links kann dann der Parameter scanstation eingef gt werden Somit startet der WinClient mit dieser Option O Programme Dieter Spielberg DMS GmbH FileDirector Win
209. gsspezifische Daten durch Einf gen von Ausdr cken angege ben werden Die Eingabe dieser Ausdr cke muss in Gro buchstaben erfolgen USERF Vollst ndiger Benutzername Vorname Name USERL Benutzerkonto Dom ne Benutzername USERS Kurzer Benutzernamen Benutzername DATEL Datum Langformat z B Freitag 10 Dezember 2004 DATES Datum Kurzformat z B 10 12 2004 TIMEL Zeit Langformat z B 16 53 37 TIMES Zeit Kurzformat z B 16 53 STATION Computer Computername Hinweis Die Anzeige der Datums und Zeitformate sind immer abh ngig von den im Windows System eingestellten L ndereinstellungen FileDirector 2 5 Stempel e 231 Stempel Sicherheit Sicherheit Stempel l Sicherheit Benutzernamen und Gruppen support ewgrp1 support fd admins i iati Rechte f r Entfernen supportyewgrpl Zulassen Verweigern O dl Eingangsstempel E Genehmigt E ber die Sicherheitseinstellungen von Stempeln k nnen Stempel f r verschiede ne Gruppen oder Benutzer zug nglich gemacht werden So k nnen z B nur die entsprechenden Abteilungen die Stempel verwenden die sie ben tigen Stempel duplizieren amp Bestehende Stempel eines Aktenschranks k nnen dupliziert werden Markieren Sie den zu duplizierenden Eintrag und klicken Sie auf den Button Duplizieren in der oberen Men leiste Es erscheint ein Eintrag eines neuen Stempels gleichen Namens m
210. h zu erkennen Wenn die Zeichen hierbei nicht erkannt werden z B bei Nadel druck so sollte man die eingeschr nkten speziellen Typen w hlen Omnifont Diese Einstellung erkennt gedruckten Text bzw Text von Laser oder Tintenstrahldruckern Maschinengeschriebene Texte in guter Qualit t werden in den meisten F llen auch erkannt 9 Nadeldrucker Verwenden Sie diese Einstellungen wenn Sie Seiten scannen die mit Nadeldruckern gedruckt wurden Beachten Sie aber dass Nadeldrucker mit Farbb ndern arbeiten die 24 Nadeldrucker unter Umst nden so verblassen dass die Qualit t der OCR FileDirector 2 5 OCR Formularerkennung e 295 Erkennung mit der Qualit t der Vorlage nachl sst Punktdigitale Zeichen bestehen aus Punkten Zeichen Balkendigitale Zeichen bestehen aus Linien Zeichen OCR A Eine spezielle Schriftart die so gestaltet ist dass sich die einzelnen Zeichen durch ihre Form und im Kontrast so stark voneinander unterscheiden dass sie sich gut zum maschi nellen Einlesen und zur Zeichenerkennung OCR eignet Die Schrift wird zum Beispiel auf Eurocheques verwendet OCR B Sie ist wie die OCR A Schrift eine f r die optische Zeichen erkennung OCR konzipierte Schrift Allerdings hnelt die OCR B Schrift mehr den gewohnten Druckschriften Sie ist daher f r den Menschen leichter lesbar da sie der gew hn lichen Schreibweise n her kommt Magnetisierbare Tinte MICR E 13B
211. hrt wurde siehe gt Installationshandbuch Mit dem Button Test Verbindung kann die Verbindung zum Server mit dem entsprechenden Login getestet werden Der Benutzer muss dem FileDirector bei der Anmeldung bekannt sein d h er muss sich in einer der fd Gruppen befinden FileDirector 2 5 Enterprise Manager allgemein 19 Hinweis Soll eine Verbindung ber https eingerichtet werden ben tigen Sie dazu eine offizielle Zertifizierung zur Nutzung eines SSL Servers Automatisches Login verwendet aktuelles Windows Konto Der FileDirector verwendet die Benutzerstrukturen und Rechte von Windows Wird hier das aktuelle Windows Konto verwendet so muss sich der Anwender nicht explizit am FileDirector anmelden sondern im Hintergrund wird das Win dows Konto verwendet F r jeden Anwender der sich am FileDirector Server an meldet wird ein eigener lokaler Cache auf seinem Rechner erzeugt So bleibt die Sicherheit der Daten von jedem Benutzer gewahrt da nur dieser berechtigt ist seine eigenen Daten zu sehen Verwendet man die Standardauthentifizierung Eintrag ohne H kchen so wird f r alle Benutzer auf diesem Rechner der gleiche lokale Cache verwendet Es erscheint beim Start der Applikation ein Anmeldefenster und es wird der lokale Cache des aktuell angemeldeten Windows Benutzers verwendet Aus Sicherheitsgr nden sollte mit der Windows Authentifizierung gearbeitet werden Manchmal kann es jedoch notwendig sein die Anmeldung direkt in d
212. ht komprimiert oder verschl sselt sein d rfen OCR Volltexterkennung sofort ausf hren Ist diese Option markiert so wird beim einchecken eines Dokumentes der Volltext durch die OCR Engine auf dem Server ausgef hrt Allerdings muss hier f r jedes Einchecken die Engine auf dem Server gestartet werden was eine leichte Verz gerung bedeuten kann Hinweis Eine Suche ber Volltext kann allerdings erst erfolgen wenn auch der Katalog zeitplaner im SQL Server durchgelaufen ist Siehe gt SQL Server f r Volltextsuche konfigurieren Akzeptiere nur signierte Dokumente Wenn in einen Dokumententyp nur signierte Dokumente eingecheckt werden sol len dann muss diese Option markiert werden F r Dokumente die ein Benutzer mit dem WinClient einchecken soll ben tigt der Benutzer dementsprechend eine Signatur die dem Benutzer bereitgestellt werden muss und die im WinClient ber Extras Optionen geladen werden muss Erst wenn der Benutzer ein Zertifikat geladen hat kann er signierte Dokumente in diesen Dokumententyp einchecken FileDirector 2 5 Dokumententypen e 171 Soll ein Zeitplaner die Dokumente in einen Dokumententyp einchecken der nur signierte Dokumente akzeptiert dann muss das Zertifikat dem FileDirector Server hinterlegt werden gt siehe Serverzertifikat ID des Dokumententyps Die ID des Dokumententyps wird dann gebraucht wenn in der Datenbank nach einem Dokument in einem bestimmten Dokumententyp gesucht wird Um in Er
213. ichtigerweise keine Seite beinhalten und nicht etwa Dokumente sind deren Seiten nicht im Files Verzeichnis korrekt abgelegt wurden Nur neue Dokumente pr fen Mit dieser Option werden alle neuen Dokumente auf Integrit t gepr ft Diese Einstellung beinhaltet eine Pr fung der Angaben der zum Dokument geh rigen XML Datei und den abgelegten Seiten im Files Verzeichnis Neue Dokumente sind die Dokumente die auf dem Server angelegt wurden seit der Zeitplaner zuletzt gestartet wurde Hinweis Ist diese Option nicht markiert so werden alle Dokumente durchlaufen Dies kann je nach Datenmenge eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen und sollte aus Per formancegr nden zu einer Zeit stattfinden in der eine Belastung des Servers kei ne nachteiligen Auswirkungen hat Die Einstellung einer kompletten Pr fung sollte keine Standardeinstellung sein die in einem regelm igen Zeitintervall durchge f hrt wird Gel schte Dokumente pr fen Werden gel schte Dateien gepr ft so werden alle Dokumente ber cksichtigt bei denen in der Tabelle FD_Documents ein Flag in der Spalte deleted gesetzt ist Wird vom WinClient ein Dokument gel scht so wird es nicht vom Server gel scht sondern nur mit diesem Flag versehen und kann dementsprechend noch auf Inte grit t gepr ft werden Allerdings werden diese Dokumente bei einer Suche mit dem WinClient nicht angezeigt da sie ja als gel scht markiert sind Container Speicher Mit diesem
214. ie ber das Kontextmen der rechten Maustaste auf dem Knoten Benutzer und Gruppen den Men punkt a Neu In dem nun folgenden Fenster k nnen mit Hilfe der beiden Reiter Allgemein und Details die entsprechenden Angaben f r den Benutzer hinterlegt werden 34 e Systemkonfiguration FileDirector 2 5 Allgemein Hier k nnen die grunds tzlichen Einstellungen vorgenommen werden fi Neuen Benutzer oder Gruppe hinzuf gen Eg Neuen Benutzer oder Gruppe hinzuf gen Name filedirector Vollst ndiger Name Beschreibung C Gruppe E Mail C Konto ist deaktiviert C Konto l uft ab am C Benutzer muss Kennwort bei der n chsten Anmeldung ndern Passwort wiederhole Passwort Abbruch Name Hier wird im Drop Down Men die virtuelle Dom ne ausgew hlt welche im ConfigUtility angegeben wird und der Anmeldename des Benutzers definiert Vollst ndiger Name Hier wird der vollst ndige Name des Benutzers angegeben Beschreibung Hier kann eine Beschreibung vergeben werden Gruppe Mit dieser Auswahl kann eine neue Gruppe angelegt werden Zum Anlegen einer Gruppe muss ein in den Abschnitten Name und vollst ndiger Name ein Name hinterlegt werden Hierbei wird der unter Name definierte Eintrag als Gruppenname genommen E Mail Hier wird die die E Mail Adresse des Benutzers hinterlegt Konto deaktiviert Wenn dieser Haken gesetzt ist ist der Zugang f r diesen Benu
215. iert Protokollierung anzeigen Nachdem die Protokollierung konfiguriert wurde kann ein Protokoll eingesehen werden Wird Protokollierung im linken Teil des Enterprise Managers selektiert ffnet sich eine Maske im rechten Teil mit der man detaillierte Aktivit tsprotokolle erzeugen und analysieren kann Im oberen Teil k nnen Sie aus den verf gbaren Dokumententypen und Benu tzern selektieren Spezifizieren Sie den Zeitrahmen des anzuzeigenden Protokolls Individuelles Start und Enddatum werden ber den Eintrag Kundenspezifisch im Feld Dauer eingestellt ber den Button Liste erstellen lassen Sie sich die gew nschten Eintr ge anzeigen FileDirector 2 5 Systemkonfiguration e 59 gt 7 y 2 nz FileDirector Enterprise Manager V2 5 0 http serverO1 FileDirector Systemkonfiguration Ereignisse Prot Je http serverD1 FileDirector Dokumententypen 04 11 2010 Heute E ie Systemkonfiguration en en Benutzer HT 3 Eintr ge gefunden amp Server Er a Me j u eig a Guppen Ziehen Sie den Spaltenkopf in diesen Bereich um nach dieser Spalte zu gruppieren E Client Konfiguration OR A Ereignisse Kategorie Aktion ktenschrank Dokume Nachricht Erstellt am ee 9 Sitzung Start Kein Kein Ok 04 11 2010 09 08 13 EL Aktive Benutzer d Sitzung Ende Kein Kein OK 04 11 2010 09 08 02 6 Zeitplaner G Sitzung Aktivit t Kein Kein Log deleted on
216. iguration FileDirector 2 5 Einer Gruppe mehrere Benutzer hinzuf gen Nachdem die Gruppen angelegt wurden k nnen auch mehrere Benutzer gleichzeitig einer Gruppe zugeordnet werden Dies geschieht indem man die Gruppe ausw hlt und die Eigenschaften dieser Gruppe ffnet Nun w hlt man den Reiter Mitglieder und die Schaltfl che Hinzuf gen Es ffnet sich ein Fenster mit einer Liste von m glichen Benutzern und Gruppen und man kann die Benutzer oder Gruppen w hlen die man dieser Gruppe hinzuf gen will Le Allgemein Mitglieder Mitglied von Benutzer pro Gruppe er Hier k nnen Sie die Mitglieder der aktuellen Gruppe konfigurieren Konten w hlen x f server01 fd admins gti server01 fd scan g i server01 fd scan named R server01 fd user f server01 fd user named Admin filedirector admin ER fd admins filedirector fd admins R fd scan filedirector fd scan 2 fd scan named filedirector fd scan named en fd user filedirector fd user st fd user named filedirector fd user named Bass Cenmen Ausgew hlt 0 Abbruch Windows Benutzer Die Windows Benutzer sind Benutzer welche lokal vom jeweiligen Windows Computer verwaltet werden oder zentral ber ein Active Directory mit Hilfe eines Windows Servers In diesem Fall werden die Benutzer mit den Werkzeugen des Betriebssystems angelegt und in den entsprechenden Gruppen der Organisation zugewiesen FileDirector 2 5 S
217. im WinClient und k nnen dann indiziert und eingecheckt werden Einstellung Verzeichnis Scanner oE Vorderseite Verzeichnis einrichten Seite Filter f t zu Li nn nn za Verzeichnis _ Eurer Aprszara t Some Erts C Datei_lmportverzeichnis Seite Vorderseite Komprimierung JPEG 50 L schen nach dem Scannen Mit Unterverzeichnis Dateien SubfoldersRechung2 tif Auftrag2 tif Barcode2 tif Gutschr2 tif Liefer2 tif Ua Ja Verzeichnis einrichten Unter Verzeichnis geben Sie den Pfad zu den zu importierenden Bilddateien an Pfade k nnen mit Laufwerksbuchstaben C oder als UNC Pfade eingegeben werden Durch Klick auf den Button L J k nnen Sie diesen Vorgang auch inter aktiv in einem Auswahlfenster ausf hren Nach dem Einstellen des Verzeichnis ses erscheinen im Feld Dateien die im gew hlten Verzeichnis zur Verf gung ste henden Daten Durch Doppelklick auf einen Eintrag l sst das zugeh rige Bild in der linken Fensterh lfte darstellen ber Testscan wird das Bild des ersten Ein trags dargestellt Das Verzeichnis wird hier vordefiniert kann aber vom Benutzer im WinClient auch manuell ver ndert werden FileDirector 2 5 Scanprofile e 201 Seite Dateien werden in alphabetischer Reihenfolge importiert Mit der Einstellung Seite k nnen sie entscheiden ob nur Vorderseiten nur R ckseiten oder beides erzeugt werden sollen In letzterem Fall werden zwei aufeinander folgende Bil
218. in gabemaske definiert so kann im der Reiter Eingabemaske die Konfiguration der Maske erfolgen Siehe gt Eingabemaske Wortauswahl Eine Wortauswahlliste erm glicht im WinClient eine schnelle Indizierung ber K rzel oder Indexlisten Soll ein Feld eine Wortauswahlliste enthalten so muss eine Wortauswahlliste definiert und im Bereich Wortauswahlliste in dieser Maske zugewiesen werden Manuelle Eingaben zulassen Ist diese Option markiert so k nnen zus tzlich zu den definierten Worten aus der Wortliste auch freie Eingaben im WinClient gemacht werden Erlaube Mehrfachauswahl Mit der Option Erlaube Mehrfachauswahl wird die Wortlistenauswahl im Win Client so konfiguriert dass mehrere W rter aus der Liste angehakt werden k n nen Die Worte werden dann mit einem Semikolon getrennt in das Indexfeld ge schrieben F r das Ablagesystem verwenden Mit der Option F r das Ablagesystem verwenden wird die Wortlistenauswahl im WinClient benutzt um eine Baumansicht zu generieren die der Ansicht des Windows Explorers hnelt Der Inhalt der Wortauswahllisten generiert im WinClient Verzweigungen in die die Dokumente sehr einfach sortiert werden k nnen FileDirector 2 5 Felder e 153 Beispiel Die Wortauswahlliste Firma enth lt die Begriffe Firma A Firma B und Firma C Nun hat der Benutzer im WinClient die M glichkeit zum Beispiel via Klicken und Ziehen ein Dokument in den entsprechenden Ordner abz
219. in E E E E et aptnee 167 Verkn pfung von Filtern UND ODER usnssssssnnnnennnnnennnnnnnnn nn 167 Dokumententypen 169 Neuer DokumententyP eonenna a a a nn nnnnnnnn nenn 169 Dokumententyp duplizieren 2444444444Hn ne nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nn 169 Eigenschaften vom Knoten Dokumententypen uu ennunsssnnnnneennnnnennnnennenn nn 169 Allgemein antreten ertehifstheklen 170 Speicherpool im Dokumententyp s440srsnsunnnnennnnnnannnnnnnnnnnnnnnn 170 POSKO oap EINER GR in E O E R A 170 In Volltext OCR einbeziehen 20snnnnnnennnnennnnnnnnnennnnnnnnnn 171 OCR Volltexterkennung sofort ausf hren 200n40nnennnennnnenn 171 Akzeptiere nur signierte Dokumente u 244404nssnnnnnnennnnnn nn nnnn nn 171 ID des Dokumententyps 2244444nsnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nam 172 Felder im DokumententyPp 2244444444HHnnnennnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnn nn nnnnnnnnnnnnnnn 172 Erweiterte Einstellungen auf Dokumententypebene uu 174 Fristensteuerung im Dokumententyp einstellen 244444440 nennen 175 FileDirector 2 5 Software Lizenzvertrag e 5 EL E E E E E EE E OTE FEST 175 Apataki aara A E E S 175 Export und Suche der Daten auf CD s uuneenseennnennnnennnnennnnenn 177 Sicherheits bersicht f r alle Dokumententypen eines Aktenschranks 178 Sicherheit auf Dokumententypebene
220. inistrato View connection properties Ready Der Katalog ist nun erfolgreich erstellt worden Bx Microsoft SQL Server Management Studio File Edit View Tools Window Community He T New Query IB l g ag Object Explorer Connect 33 3 a Y 23 IA WIN IZ4SIZOWHNX SQL Server 10 0 1600 WIN 3 Databases 9 System Databases QB Database Snapshots E FD_687F0972 CB Database Diagrams E Tables E views G Synonyms E33 Programmability Ea Service Broker 3 Storage EBBeFFull Text Catalogs fed FileDirector Nachdem der Volltext Katalog erstellt wurde muss noch der Index definiert werden HEHE m FileDirector 2 5 Systemkonfiguration e 75 W hlen Sie die Datenbank Ihres Aktenschrankes und w hlen Sie die Tabelle dbo FD_lmages und ffnen Sie das Kontextmen der rechten Maustaste und w hlen Sie Volltext Index gt Volltext Index definieren R Microsoft SQL Server Management Studio Fie Edit View Tools Window Community Help new Query D FA D DllD la 4 38 Object Explorer Comet 2 a Y Z S F System Databases Database Snapshots J FD_687F0972 3 Database Diagrams E 0 Tables System Tables E dbo AccountDocFilter E dbo Cabinet E dbo CabRights E dbo ColdTemplates E dbo Distribution E dbo DocLog E dbo DocOwners E dbo DocRights E dbo DocTypeFields
221. inistrator alle Daten sehen die im Filterfeld den String 111 beinhalten Legt dieser Benutzer Daten an und checkt sie ein so wird beim Einchecken immer der Wert 111 eingetragen auch wenn der Benutzer in das Feld das ber Verstecken nicht ausgeblendet wurde etwas anderes hineingeschrieben hat Der Benutzer spielberg administrator sieht das Feld in seiner WinClient Oberfl che nicht Im Hintergrund wird immer beim Einchecken die Zeichenfolge 111 in das Feld geschrieben Wenn dieser Benutzer nach Dokumenten sucht wird er nur die Dokumente finden die genau diesen String in Filterfeld haben Die Benutzer in der Gruppe Bearbeiter sehen alle Dokumente die im Filterfeld eine Zahl gr er als 111 stehen haben Allerdings sieht er davon nichts da das Filterfeld ausgeblendet ist Legt dieser Benutzer ein Dokument an so wird kein Filterwert gesetzt Wenn es ein Benutzer ist der nur recherchiert braucht er keinen Filter zu setzen da dieser erst beim Einchecken eingetragen wird Verkn pfung von Filtern UND ODER a Werden in EINEM Indexfeld mehrere Eintr ge zu einem Benutzer eingestellt so werden diese Filtereintr ge mit ODER verkn pft Damit mehrere Eintr ge zu einem Benutzer in einem Indexfeld mit UND verkn pft werden kann der folgende Eintrag in der Datei web config gesetzt werden lt FDServer FieldFilterSetToAND 0 ODER 1 AND gt lt add key FDServer FieldFilterSetToAND va
222. instellfensters durchzuf hren klicken Sie auf den Button Scan Da dies ein Testscan ist werden die Bilder nicht gespeichert Scanprozess anhalten Scannen wird gestoppt durch Klick auf den Button Scanprozess anhalten Anpassen Uber Anpassen wird das aktuell angezeigte Bild durch eine Autozoomfunktion automatisch in den Anzeigebereich angepasst Breite anpassen a Das angezeigte Bild wird durch den Button Breite anpassen automatisch an die Breite des Anzeigefensters angepasst Originalgr e Das Bild wird durch den Button Originalgr e automatisch in seiner originalen Gr e angezeigt Bereich zoomen x Der Button Bereich zoomen schaltet den Modus Bereich zoomen ein Der Maus zeiger ver ndert sich in ein Fadenkreuz Wird die linke Maustaste gehalten kann ein Zoombereich aufgezogen werden Zoom N Klick auf den Button Zoom vergr ert das angezeigte Bild um einen konstanten Faktor Zoom amp Klick auf den Button Zoom verkleinert das angezeigte Bild um einen konstanten Faktor FileDirector 2 5 Scanprofile e 203 Sicherheit Scanprofile sichtbar unsichtbar schalten Scanprofile werden f r die jeweiligen Scanner der Firma konfiguriert Existieren in der Firma mehrere Scanner Arbeitspl tze mit verschiedenen Scannern so ent steht schnell eine un bersichtliche Liste von Scanprofilen wovon nicht jedes Profil an jedem Arbeitsplatz gebraucht wird Um eine bersichtlichkeit f r die Anwender
223. ion FileDirector 2 5 MailStore Events so setzen dass es erst nach den Events von Spamfiltern oder Virenscannern ausgef hrt wird Unter dem Reiter Priority kann die Priorit t der aktiven Events auf dem SMTP Server aufgelistet werden Wenn die Einstellung SMTP event priority ge ndert wird so kann die Startfolge f r das MailStore Programm ge ndert werden Hinweis Wird die Priorit t ge ndert so wird diese Einstellung ebenfalls in der Datei DSDMS FileDirector MailStore xmli gespeichert Um die nderungen zu bernehmen muss der Dienst FileDirector MailStore Service neu gestartet werden Archivieren interner E Mails Alle zu archivierenden Emails m ssen ber den Windows SMTP Server laufen Interne Emails laufen nicht ber den SMTP Server sondern verbleiben nur inner halb des Exchange Servers Eine Archivierung interner Emails ist eigentlich un blich Es l sst sich aber realisieren wenn f r alle Exchange Benutzer eine wei tere SMTP Adresse eingerichtet wird die au erhalb des Exchange Servers liegt Auf dem SMTP Server k nnen diese Archivierungskopien dann ber die Konfiguration des SMTP Servers verworfen werden Hinweis Wird ein fremder Mailserver verwendet so sollte sichergestellt werden dass die ser die internen Mails an einen Windows SMTP Server umleiten kann Dieser kann dann vom MailStore Programm verwendet werden Mails manuell f r das Importverzeichnis bereitstellen fr
224. irector arbeitet mit dem Prinzip der Concurrent User d h eine bestimmte Anzahl von Lizenzen erlaubt den gleichzeitigen Zugriff auf den Server Trotzdem k nnen mehr Benutzer Applikationen des FileDirectors installiert haben als Lizenzen bestehen da sie nach einer bestimmten Zeit Standard 30 Minuten wieder freigegeben werden wenn keine Aktion stattfindet Interne FileDirector Benutzer Ab der FileDirector Version 2 5 bietet der FileDirector die M glichkeit einer eigenen Benutzerverwaltung welche unabh ngig von der Windows Benutzerverwaltung angelegt und gepflegt wird Diese Benutzerprofile bieten eine mit den W Windows Benutzerprofilen vergleichbare Funktionalit t So k nnen Konten mit einer zeitlichen Begrenzung angelegt werden Passw rter k nnen bei der ersten Anmeldung ge ndert werden oder Konten tempor r deaktiviert werden Hinweis F r die Nutzung der internen FileDirector Benutzerverwaltung sind ggf nderungen in den Einstellungen des IIS notwendig siehe Installation Guide Die Einrichtung der FileDirector Konten geschieht ber den EnterpriseManager Knoten Benutzer und Gruppen FileDirector 2 5 Systemkonfiguration e 33 3 FileDirector Enterprise Manager V FEIERTEN z5 gt http serwerD1 FileDirector ls Systemkonfiguration m Server Benutzer und Gruppen E Client Konfiguration u Ereignisse 5 Zeitplaner El Skripte s Codeless Connector SAP Aktenschr nke W hlen S
225. isch Slowenisch e T rkisch Brasilien Portugiesisch FileDirector 2 5 OCR Formularerkennung e 283 Durch Auswahl der entsprechenden Sprachen erm glicht man die Erkennung der landesspezifischen Sonderzeichen Erkennungsoptionen Die Qualit t einer OCR Erkennung h ngt im Wesentlichen von der Qualit t der Vorlage und der Lage der gescannten Seite ab Zur Verbesserung der Erkennung k nnen verschiedene Optionen eingestellt werden Erkennung verbessern Dies ist eine allgemeine Option der OCR Engine Bei einer schlechten Vorlage kann diese Option die Erkennung verbessern helfen Schr glagenkorrektur Wird eine Seite manuell gescannt so kann ein schiefer Einzug der Seite dazu f hren dass die Zonen nicht erkannt werden k nnen Mit dieser Option wird die Seite softwareseitig justiert Bildverbesserung Mit der Bildverbesserung kann das erste Scanergebnis gefiltert werden um das Bild f r die Lesung des Identifikationsmerkmals im Formular zu verbessern Diese Einstellung greift wenn bei einer Formularerkennung zun chst noch nicht be kannt ist um welches Formular es sich handelt Um zu wissen welche Auswir kungen diese Einstellungen haben sollten Sie die Filter und deren Reihenfolge in einem Formular zun chst testen Zur Einrichtung lesen Sie bitte den Abschnitt zur _Bildverbesserung im Formular Hinweis Beachten Sie dass die Reihenfolge der Filter eine entscheidende Bedeutung f r die Erkennung hat und diese bei f
226. ist auf dem der ent sprechende Zeitplaner gestartet werden soll Zeiteinstellung Das Startdatum gib das Datum an an welchem Tag der Zeitplaner grunds tzlich gestartet werden soll Die eingestellte Startzeit gilt f r jeden markierten Tag An jedem eingestellten Tag wird infolgedessen der Zeitplaner zur angegebenen Tageszeit gestartet Das wird dann im angegebenen Intervall bis 0 00 oder bis zur definierten Endzeit wiederholt Aktivierung Damit der Zeitplaner anl uft muss er vorher aktiviert werden Der Status zeigt den aktuellen Status und den letzten Start des Zeitplaners an Diese Angaben sind auch in der bersicht der eingestellten Zeitplaner zu sehen Beenden eines Zeitplaners Mit dieser Option kann die Aktivit t eines Zeitplaners zu einem bestimmten Zeitpunkt beendet werden Somit wird es z B m glich einen Datenimport zu unterbrechen um ein Backup zu starten FileDirector 2 5 Systemkonfiguration e 67 System Zeitplaner Volltext Zeitplaner FreiForm F r die Konfiguration der Volltextlesung muss dieser Zeitplaner aktiviert werden Voraussetzungen zur Volltextkonfiguration OCR Server Lizenz Installation des Component Services auf dem Server Hinweis Ist das Verzeichnis filedirector data auf einem anderen Rechner als der FileDirector Server so muss der Dienst FileDirector Component Service mit dem Benutzer fd server angemeldet werden Im Normalfall sollten sich die Daten aber auf dem FileDirector Se
227. it vorangestelltem Kopie von Dieser Stempel hat die gleichen Eigen schaften wie sein Original und kann durch Ver nderung der Eigenschaften angepasst werden 232 e Stempel FileDirector 2 5 Speicherpools FileDirector speichert die Indexdaten der archivierten Dokumente in der SQL Datenbank und die Bilddaten im Speicherpool Dort wird zus tzlich zu jedem Dokument auch noch eine XML Datei abgelegt die die Dokumente bzw die Indexdaten beschreibt Neuer Speicherpool 3 Durch Klicken auf den Button Neu im Men Speicherpools erscheint ein Dialog fenster zum Erzeugen eines neuen Speicherpools Allgemein Konfiguration Speicherpool e Allgemein Ein Speicherpool ist eine Gruppe von m glichen Speicherorten Speicherpool Name Standard Speicherpool Beschreibung Default storage pool for all type of documents Spiegeln nach Filedirector data Spiege v OK Abbruch FileDirector 2 5 Speicherpools e 233 Im Reiter Allgemein werden ein Name und ein den Speicherpool beschreibender Text eingegeben Speicherort einrichten ber einen Doppelklick auf den ausgew hlten Speicherpool kann man die Konfi guration aufrufen Ein Dialogfenster erscheint in dem man den Speicherort seine Priorit t unter den Speicherorten und die Anzahl der pro Unterordner abzuspeichernden Dokumente einstellen kann Speicherorte Allgemeines zu Dateisystem und Container Im Dateisystem werden zun chst die Dat
228. itung der festgesetz ten Frist verarbeitet ED Sobald die Zeit berschreitung aktiviert wird erscheint ein kleines Uhrsymbol als weiterer Ausgang f r eine Aktion Hier kann mit einer neuen Aktion festgelegt werden was im Falle einer Zeit berschreitung geschehen soll FileDirector 2 5 Prozessmanagement e 259 Die Zeit berschreitung kann z B f r den Fall eingesetzt werden dass ein Mitar beiter die Daten wegen Abwesenheit innerhalb des angegebenen Zeitraums nicht weiterverarbeiten kann und das Dokument somit nach einer bestimmten Zeitspanne automatisch z B an einen anderen Benutzer oder einen anderen Schritt weitergeleitet werden soll Hinweis Soll nach der Zeit berschreitung innerhalb des Prozesses auf einen anderen Schritt gesprungen werden so kann dies ber drag amp drop mit Erstellung von Verbindungslinien zu den entsprechenden Aktionen konfiguriert werden Kopie beibehalten Die Option Kopie beibehalten erm glicht es dass eine Kopie des Dokumentes im pers nlichen Ordner des Mitarbeiters verbleibt wenn es nicht bearbeitet und nach der Zeit berschreitung zum n chsten konfigurierten Schritt weitergeleitet wurde Benutzer hinzuf gen Jhinzuf gen Jentfernen m bearbeiten Um einen Benutzer hinzuzuf gen klicken Sie auf Hinzuf gen in der linken Fensterh lfte und w hlen Sie den oder die Benutzer aus der Benutzerliste aus die eine Aktion in diesem Schritt durchf hren sollen Es k nnen nur Benutzer hin zu
229. key Alle M Stg M Ak 7 Shift Cau Suchen Hotkey Einfach nur das aktive Feld wird in die Suche bernommen Suchen Hotkey Alle alle Felder werden in die Suche bernommen Bearbeiten Hotkey Einfach usw Bearbeiten Hotkey Alle Scannen Hotkey Einfach Scannen Hotkey Alle FileDirector 2 5 Systemkonfiguration e 119 Einrichten einer Codeless Connector Verbindung Markieren Sie den Zweig Codeless Connector und klicken Sie auf das gelbe Sternchen um eine neue Verbindung zu einem Feld zu erstellen Es erscheint eine Maske in der Sie einen Namen und eine Beschreibung eintra gen k nnen W hlen Sie den Zielaktenschrank aus einen Dokumententyp und das Indexfeld in das der Inhalt des Feldes aus der Applikation geschrieben werden soll Die Felder und Dokumententypen m ssen daf r zuvor angelegt worden sein damit sie w hlbar sind Felder l schen Mit dieser Option kann eingestellt werden ob bei einem erneuten bernehmen der Felder ber die Hotkeys alle Eintr ge zuvor geleert werden sollen oder ob sie nur zu den vorherigen Eintr gen erg nzt werden Dokument anzeigen Wird ein Dokument ber den Codeless Connector gesucht dann kann mit dieser Option eingestellt werden dass das Dokument sofort angezeigt wird Gefundener Text Neben diesem Feld ist ein kleines Fadenkreuz abgebildet Damit k nnen die Felder verkn pft werden ffnen Sie zun chst Ihre Windows Anwendung aus der Sie einen Feldei
230. ku mente von Benutzern eingecheckt werden In der Clientkonfiguration wird fest gelegt f r welche Gruppen oder Benutzer diese Einstellung gelten soll Man kann Feldinhalte als Bedingung festlegen die erf llt sein m ssen damit ein automati sches Einchecken auf den Clients f r die konfigurierten Benutzer bzw Gruppen erfolgt E Client Konfiguration Allgemein Einstellungen Anordnung Upload Zeitplaner Web Server Zeit oo K Aktenschrank Dokumententyp Indexfeld Vergleich Feldwert Company Lieferscheine LieferscheinNr gt 1000 ls gt Aktenschrank Dokumententyp Indexfeld Vergleich Feldwert Company x Lieferscheine i x LieferscheinNr a gt i x 100d P Voraussetzungen Der WinClient muss zum Zeitpunkt des automatischen Eincheckens beim Be nutzer offen und unter dem konfigurierten Benutzer angemeldet sein Bedingungen f r das Einchecken konfigurieren Zun chst werden die Felder Aktenschrank und Dokumententyp im unteren Bereich ausgef llt so dass der Aktenschrank und der Dokumententyp definiert sind f r die das Einchecken der lokalen oder ausgecheckten Dokumente aktiviert werden soll Dann wird die Bedingung ber den Eintrag des Indexfeldes definiert Indexfeld Dieses Feld muss die folgende Bedingung enthalten Vergleich E wenn dieser String irgendwo im Inhalt des Feldes gefunden wird genau dieser Feldinhalt gt gr er als der Feldinhalt gt gr er oder gleich dem Feldinhalt kl
231. ld ausgesucht und der entsprechende Wert eingetragen welcher in das Feld eingetragen werden soll Setze Feld f r ein referenziertes Dokument Hier wird im unteren Abschnitt eingestellt welches referenzierte Dokument mit dem oberhalb angegebenen Wert gef llt werden soll Auf der linken Seite werden die Einstellungen f r das referenzierte Dokument vorgenommen und auf der rechten Seite das entsprechend zu vergleichende Feld des Dokuments welches sich aktuell auf dem Prozess befindet Andere Dokumententyp Wird die Aktion ndere Dokumententyp in einem Schritt gesetzt so wird ein Dokument nach der Bearbeitung in den angegebenen Dokumententyp ver schoben Indexfelder die in beiden Dokumententypen existieren werden bernommen Dokumentenrechte ndern Innerhalb eines Schrittes k nnen die Dokumentenrechte ge ndert werden Somit wird es m glich dass nach einem bestimmten Bearbeitungsschritt das Dokument z B von bestimmten Benutzern nicht mehr ge ndert werden darf Verz gerung nach Datum fragen Wird ein Schritt mit Verz gerung definiert so erscheint in diesem Schritt im Win Client ein Kalender sobald ein Dokument diesen Schritt durchl uft Der Anwender ist somit in der Lage einen Zeitraum festzulegen wann das Dokument die n chste definierte Aktion durchf hren soll 258 e Prozessmanagement FileDirector 2 5 Verz gerung von Feld Bei dieser Option kann ein Datum aus einem Feld ausgelesen werden Es ist z
232. llwert Mit dem Barcode Schwellwert kann das R ckgabeergebnis der Barcodes beein flusst werden nicht aber die Qualit t der gelesenen Werte Der Schwellwert wird nur in Ausnahmesituationen verwendet da er das Ergebnis einfach filtert Steht der Wert auf der Standardeinstellung 0 so werden alle gelesenen Werte zur ckgeliefert und keine unsicher gelesenen Werte gefiltert Steht er auf 99 werden alle sicher gelesenen Werte zur ckgegeben Bei der Einstellung 100 werden keine Werte zur ckgeliefert Eine Pr fung auf unsichere Erkennung findet in folgenden Situationen statt e wenn eine Pr fziffer eingestellt ist e bei einem Barcodetyp 2 of 5 interleaved Hier wird die Strickst rke berpr ft und ggf kann dabei eine Unsicherheit auftreten die einen Wert von 50 zur ckgibt Wird der Schwellwert in diesem Fall auf 51 eingestellt so werden die unsicher gelesenen Barcodes herausgefiltert Inhaltstyp Barcode v Inhaltsoptionen Erlaubte Zeichen Markierung gesetzt Markierung nicht gesetzt Barcode Typ Alpha 33 v Barcode F j Einstellungen Drehung i x Barcode Schwellwert 0 Positionsunabh ngiger Barcode Die Zone zur Erkennung eines positionsunabh ngigen Barcodes kann beliebig auf dem Blatt positioniert werden Prinzipiell gilt die Regel Index1 Zone1 beinhaltet ersten Barcode Index2 Zone2 beinhaltet den zweiten Barcode wenn Indexfelder zugeordn
233. lt Erstellen Sie im Zweig SAP ber Neu eine Konfiguration f r die SAP Verbindung 124 e Systemkonfiguration FileDirector 2 5 SAP T DOE Allgemein Zertifikat 4 Hier k nnen Zuordnungen zwischen SAP und FileDirector eingerichtet werden SAP content repository FD Ziel ktenschrank SapTest Ziel Dokumententyp SAP target Doctype Standard Scanprofil SAP allow change Voreingestellter Dokumentschutz IV Lesen IV Anlegen M Aktualisieren M L schen Profil Passwort Passwort wiederholen o Lasten 7 SAP content repository Hier wird das zuvor in SAP konfigurierte Content Repository eingetragen Das SAP System kennt als Zuordnungseinheit innerhalb eines Content Servers nur das Content Repository das ber eine ID identifiziert wird SAP schreibt vor dass diese ID zweistellig ist oder mit Y oder Z beginnen muss Hinweis Es ist vorteilhaft zun chst den Eintrag in der FileDirector Konfiguration vorzu nehmen damit die Verbindung bei der Einstellung im SAP direkt getestet werden kann Ziel Aktenschrank Ziel Dokumententyp Werden von SAP aus Daten geschickt bzw der ScanClient oder der WinClient aufgerufen so m ssen der Aktenschrank und der Dokumententyp bekannt sein in den gescannt werden soll Ein SAP Content Repository entspricht genau einem Dokumententyp innerhalb ei nes Aktenschrankes Der Dokumententyp wird hier dem SAP Content Repository zugewiesen Standard Scanprofil Ein S
234. lue 1 gt FileDirector 2 5 Felder e 167 b Werden f r einen Benutzer Filter in verschiedenen Feldern eingetragen so werden diese je nach Konfiguration in der web config mit UND oder ODER verkn pft Ist der Eintrag nicht in der web config vorhanden wird als Standardwert AND gesetzt Beispiel 1 Konfiguration in der Datei web config UND Verkn pfung lt FDServer CombineSearchFieldsWithOR 0 AND 1 OR gt lt add key FDServer CombineSearchFieldsWithOR value 0 gt Ein Benutzer soll ein Dokument erst dann sehen d rfen wenn zwei Felder einen bestimmten Wert beinhalten Konfigurieren Sie jeweils den Filter in dem entsprechenden Feld f r den Benutzer Da die Filter in diesem Fall mit UND verkn pft werden darf der Benutzer das Dokument erst sehen wenn BEIDE Felder zutreffen Beispiel 2 Konfiguration in der Datei web config ODER Verkn pfung lt FDServer CombineSearchFieldsWithOR 0 AND 1 OR gt lt add key FDServer CombineSearchFieldsWithOR value 1 gt Ein Benutzer soll ein Dokument sehen d rfen wenn eins von zwei Feldern einen bestimmten Wert beinhaltet Konfigurieren Sie jeweils den Filter in dem entsprechenden Feld f r den Benutzer Da die Filter in diesem Fall mit ODER verkn pft werden darf der Benutzer das Dokument sehen wenn EINES der beiden Felder zutrifft 168 o Felder FileDirector 2 5 Dokumententypen FileDirector organisiert und klassifiziert Dokumente in Dok
235. lungen speichen Name Hier kann man das erstellte Ablagesystem abspeichern Es kann entweder in eine XML Datei gespeichert werden oder die Struktur wird innerhalb der Datenbank abgelegt Mit der Option Datei speichern wird die Struktur als XML Datei abgelegt Mit der Option Einstellungen speichern wird die Struktur in der Datenbank abgelegt und durch den Namen wieder geladen werden FileDirector 2 5 Ablagesystem Designer e 189 Hinweis Diese Funktion unterscheidet sich von der Funktion Speichern da hier die internen ID s der Wortauswahllisten ge ndert werden fe Ablagesystem Designer Sichern Dateiname m Einstellungen speichern Name Abbruch Hier kann man mit einem einzelnen Klick die Struktur des Ablagesystems vollst ndig ausklappen Alles reduzieren Hier kann man mit einem einzelnen Klick die Struktur des Ablagesystems vollst ndig zuklappen Ablagesystem erstellen Im unteren Teil des Fensters werden nun die Namen f r die verschiedenen Unterteilungen im Ablagesystem vergeben Dies geschieht durch einfaches Eintragen Nachdem man einen Eintrag mit Enter best tigt hat wird in derselben Kategorie ein neuer leerer Eintrag angelegt So werden nach und nach die verschiedenen Unterteilungen benannt 190 e Ablagesystem Designer FileDirector 2 5 Ansicht im WinClient Die hier vorgenommen Einstellungen sind im WinClient sichtbar sobald man den
236. m File Director freigeschaltet werden 114 e Systemkonfiguration FileDirector 2 5 5 Festlegen eines MailStore Prozesses E ETET f Allgemein MailStore Zu der unten angegebenen Zeit wird der MailStore Prozess ausgef hrt Beschreibung Mailstore Ausf hren auf Server B eliebig x O Aktiviere Zeitplaner Status Zeitintervall Start Datum Zeit Wiederhole am 26 08 2008 m 10 37 V Montag PR ienstag Endzeit 300 2 Ta Intervall 00 05 Ea Donnerstag IC Freitag rinis IC Samstag Monitor Verzeichnis IT Sonntag Abbruch Mit diesem Zeitplaner k nnen xml und eml Dateien importiert werden deren Infodaten in die Indexfelder eingelesen werden sollen Im Dialogfenster wird ein beschreibender Text eingegeben der sp ter in der Liste der Zeitplaner erscheint Wird der Zeitplaner aktiviert so startet der MailStore Import zu den angegebenen Intervallen Konfigurieren Sie im Bereich Zeitintervall zu welchem Datum und zu welcher Zeit der Zeitplaner starten und in welchen Zeitintervallen er aktiv werden soll Er kann f r beliebige Tage der Woche aktiviert werden Ausf hren auf Server Die Option Ausf hren auf Server erm glicht es den Zeitplaner auf einem an deren Server ausf hren zu lassen damit dadurch die Last verteilt wird FileDirector 2 5 Systemkonfiguration e 115 Zeiteinstellung und Aktivierung Siehe gt Allgemeine Einstellungen f r Zeitplaner Mail
237. m Scanner installiert kann dieser Treiber ber den Eintrag TWAIN konfiguriert werden Die TWAIN Treiber sind f r Scanner vorgesehen die z B ber die USB Schnitt stelle angesprochen werden oder f r die das Programm keine direkten Scanner treiber zur Verf gung stellt Hinweis Da TWAIN Treiber nicht mit FileDirector ausgeliefert werden und meist direkt vom Scannerhersteller mitgeliefert werden haben wir keinen Einflu auf den Leistungsumfang und die Performance die ein solcher Scannertreiber liefert In den meisten F llen wird auch die Ansteuerung eines Scanners ber einen TWAIN Treiber langsamer sein als ber einen der integrierten SCSI Scanner Quelle einrichten H Nach dem Festlegen der Quelle ffnet sich ein Scannerkonfigurationsfenster hier am Beispiel des Canon DR 2080C Soll sp ter noch mal eine Anderung einer Konfiguration erfolgen erscheint dieses Fenster unter Quelle einrichten Generell h ngen alle hier angebotenen Optionen von der gew hlten Quelle und der Anschlu art ab F r die verschiedenen Scanner k nnen die einstellbaren Op tionen unterschiedlich sein je nach den M glichkeiten des Scanners und des Treibers Bei der Konfiguration von TWAIN Treibern wird der vom Hersteller mitgelieferte Treiber mit den zugeh rigen Einstellungen angezeigt FileDirector 2 5 Scanprofile e 197 Einstellung DR 2080C og En OEA TREE EREERREE i Vorderseite Einstellungen Seite Filter Info Yord
238. mierung Beim Scannen in Schwarzwei werden die Bilddaten in TIFFG4 Format abgelegt Wird in Farbe gescannt so werden die farbigen Dateien im komprimierten JPEG Format erzeugt und im Scanprofil kann die Komprimierungsrate eingestellt wer den Je geringer die Komprimierung desto besser ist die Qualit t und desto gr Ber wird die Datei Hinweise Scanner mit einem C hinter dem Namen sind Farbscanner Color Im Scanprofil werden die Einstellungen auf dem Server hinterlegt Eine tempor re Feinjustierung ist im WinClient f r einzelne Scanvorg nge m glich Seite T Einstellung DR 2080C DR 2050C Vorderseite Einstellungen Seite Filter Erweitert Seitengro e a4 21 29 7 cm me ae ee e aaa ana woan N Automatische Seitenunterdr ckung en Ta Schwelle des Schwarzanteils Aktuell gj 125 Seitenbundelung Keine Feste Seitenanzahl C Gerade richten C Speichern als PDF A ir rn a ie nn un u ET ehe aa Ja FileDirector 2 5 Scanprofile e 199 Seitengr e Je nach Gr e des Scanners k nnen hier die Seitengr en vordefiniert werden Automatische Seitenunterdr ckung Bei der automatischen Seitenunterdr ckung wird der Schwarzanteil auf einer Sei te analysiert Liegt der aktuelle Wert der Seite unter der Schwelle des Schwarzan teils wird die Seite als leer eingestuft und nicht gescannt Damit wird es m glich auch Seiten als leer auszusortieren
239. n Dieses Overlay wird dann mit der importierten Tiff Datei verschmolzen und in FileDirector gespeichert FileDirector 2 5 Systemkonfiguration e 95 Um ein Overlay hinzuzuf gen w hlen Sie ber I die Dateien aus und f gen Sie sie der Liste zu Die hinterlegten Dateien sollten mit der gleichen Aufl sung gescannt sein wie die sp ter importierten Daten Werden mehrere Overlays in die Liste geladen so stehen diese f r diesen Aktenschrank zur Auswahl im n chsten Datei Import Zeitplaner zur Verf gung Mit diesem Pfeil wird das zu hinterlegende Overlay aus der Liste ausgew hlt Um die hinterlegte Datei zu entfernen verwenden Sie diesen Button x Schwarzwei Seiten erzwingen Ist ein farbiges Overlay hinterlegt so kann man beim Import diese Datei trotzdem als Schwarzwei Bild mit den importierten Daten verschmelzen und speichern Das hat den Vorteil dass die Datenmenge der Images erheblich reduziert wird Vorschau des zusammengef gten Bildes Mit dieser Option kann ausprobiert werden wie die Vorlage mit den endg ltigen Daten zusammenpasst Zum Test kann hier eine Datei ausgew hlt werden die sp ter importiert werden soll Dies kann z B eine vom VNP erzeugte Datei sein die zum Test erstellt wurde Hinweis Beachten Sie dass hier die Umrechnung der Formate und das Zusammenf gen des Bildes getestet wird Eine gr ere Abweichung der dpi Zahl von Overlay und endg ltigen Daten kann einen erheblichen Rechenaufwand und Qualit
240. n Daten autark weiter arbeiten Dokumente beim Einchecken replizieren Sollen Dokumente sofort nach dem Einchecken repliziert werden muss diese Option gesetzt sein Dabei wird der Zeitplaner ignoriert und die Dokumente wer den sofort eingecheckt Ist der Remote Server offline so werden die Dokumente trotzdem in die Sync Tabelle geschrieben Diese werden dann sp ter mit dem Zeitplaner repliziert Markiere alle Dokumente f r die Replikation Diese Option wird f r die nachtr gliche Replikation verwendet Wurden bereits Dokumente gescannt ohne dass eine Replikationsverbindung konfiguriert war so k nnen die bestehenden Dokumente f r die Replikation markiert werden Markieren bedeutet dass die Dokumente in die Tabelle Sync geschrieben werden und somit eine Liste mit den vorgemerkten Dokumenten zusammen gestellt wird Die Dokumente werden erst automatisch in die Sync Tabelle geschrieben wenn eine Verbindung konfiguriert und dem Aktenschrank zugewiesen wurde Sobald der Zielserver bekannt ist wird das Dokument beim einchecken automatisch in der Tabelle zur Synchronisation vorgemerkt Mein n chsten Start des Zeitplaners werden die Dokumente dann repliziert FileDirector 2 5 Aktenschr nke e 143 Markiere alle nach Datum ge nderten Dokumente f r die Replikation Diese Option ist wie die zuvor beschriebene Option f r die nachtr gliche Replikation vorgesehen Durch die m gliche Auswahl eines Datums m ssen
241. n Dokumenten Identifikationsfeld mit eindeutigem Merkmal f r diese Art von Dokumenten Weisen Sie die Indexfelder den entsprechenden Zonen zu Testen Sie die Erkennung kontrollieren Sie die Erkennungsrate und die richtige Zuordnung Ihrer Dokumente Damit ist die Erstellung des Formulars abgeschlossen Manuelles Scannen mit dem WinClient Da die Erkennung f r das manuelle Scannen ber die Scanprofile l uft muss jetzt noch in den Scanprofilen die OCR Erkennung aktiviert werden Siehe gt Verwende OCR und Formularerkennung Automatische Formularerkennung Soll die Erkennung automatisch durch einen Datei Import auf dem Server erfolgen muss die OCR Einstellung hierzu noch im Datei Import Zeitplaner erfolgen Siehe Datei Import Zeitplaner 314 e OCR Formularerkennung FileDirector 2 5
242. n FileDirector 2 5 Hinweis Das Protokoll sollte regelm ig gel scht werden da alle Eintr ge in der Daten bank gespeichert werden und dadurch die Datenbank entsprechend vergr ert wird Sollte der Export zu einem Timeout f hren so lesen Sie bitte den Abschnitt Optimierung der SQL Server Performance im Installationshandbuch Die Ein stellungen sollten so vorgenommen werden dass nur das protokolliert wird was auch wirklich ben tigt wird Server Konfiguration Aktivit tenreport SA Einstellungen g Server Sitzungen E Aktivit ten Server Prozessmanagement Start Start Ende Ende Aktivit ten Aktivit ten Konfiqurations nderungen Protokolliere jeden Ereignistyp Protokolliere jeden Ereignistyp Zeitplaner C Start C Ende Aktivit ten Protokolliere jeden Ereignistyp OK bbruch Im Reiter Server k nnen Sie die zu protokollierenden Ereignisse getrennt f r den FileDirector Server das Prozessmanagement und die Zeitplaner festlegen Selektieren Sie die entsprechenden Boxen Die zugrunde liegenden Ereignistypen sind dabei unter dem Reiter Einstellungen festgelegt worden Informationen Warnungen Fehler Wenn Sie Protokolliere jeden Ereignistyp aktivieren wer den unabh ngig davon Informationen Fehler und Warnungen in diesem Bereich protokolliert FileDirector 2 5 Systemkonfiguration e 57 Sitzungen Konfiguration Aktivit tenreport amp A Einstellungen Server
243. n Gewinn Betriebsunterbrechung Verlust von betrieblichen Informationen oder andere Neben und Folgekosten der im Zusammenhang mit der Software deren Benutzung oder der Unf higkeit zur Nutzung der Software entsteht selbst wenn Spielberg die mit Spielberg verbundenen Unternehmen Distributoren oder 12 Software Lizenzvertrag FileDirector 2 5 H ndler ber die M glichkeit einer solchen Schadenersatzleistung informiert worden sind Verzicht auf Schadloshaltung Spielberg die mit Spielberg verbundenen Unternehmen Distributoren und H ndler sind nicht dazu verpflichtet Sie gegen ber allen Forderungen oder Klagen Dritter schadlos zu halten die behaupten ihr geistiges Eigentum werde durch die Software bzw deren Anwendung verletzt 8 VERTRAGSDAUER Der vorliegende Vertrag tritt mit der Auswahl von Ja ich stimme dem Vertrag zu in Kraft und bleibt bis zu seiner Beendigung g ltig Sie k nnen diesen Vertrag durch Vernichtung der Software und ihrer Kopien beenden Der Vertrag endet ebenfalls wenn Sie eine der Bestimmungen des Vertrages nicht erf llen Spielberg ist dann zur Durchsetzung seiner gesetzlichen Rechte berechtigt und Sie m ssen die Software und alle Kopien davon umgehend vernichten 9 ANERKENNTNIS Durch Auswahl von Ja ich stimme dem Vertrag zu best tigen Sie dass Sie den vorliegenden Vertrag gelesen und verstanden haben und bereit sind sich an die Vertragsbedingungen zu halten Sie sind ebenfalls damit einversta
244. n dargestellt werden Aufgeklappte Fenster werden vollst ndig gedruckt eingeklappte Fenster entsprechend nur mit der Kopf zeile Unter dem Ausdruck werden zus tzlich nochmal die Details eines Prozes ses und die Einstellungen f r jeden Schritt vollst ndig als Text aufgelistet so dass man eine bersicht der gesamten Einstellungen auf Papier bringen kann Wird ein neuer Schritt erstellt so erscheint am unteren Rand ein Pfeil Mit einem Klick auf diesen Pfeil wird das Men zur Auswahl der folgenden Aktionen angeboten i Neue Auto Aktion anf gen Neue Benutzeraktion anf gen Neue Verzweigung anf gen Neuen Link anf gen Die Erl uterung der einzelnen Aktionen finden Sie in den n chsten Abschnitten Verbindungen und Reihenfolge von Aktionen ndern Werden mehrere Aktionen hintereinander geschaltet so werden sie grafisch mit einer Linie verbunden Es kann f r eine Aktion mehrere Eing nge aber immer nur einen Ausgang geben Um die Aktionen in der Schrittfolge zu ver ndern klicken Sie auf das Symbol z B die Filmklappe und ziehen Sie es auf den Verbindungs pfeil bis das Plus Symbol erscheint Beim Loslassen wird dann der Schritt an die entsprechende Verbindungsstelle geschoben Um die Verbindungslinien zu ver ndern ziehen Sie den Pfeil mit drag amp drop auf die Verbindungsstelle mit der der Kontakt hergestellt werden soll Um die Verbindung zu l schen ziehen Sie das Symbol in einen leeren Zwischenraum und der
245. n eindeutiger Text sein der auf allen Dokumenten gleich ist z B das Wort RECHNUNG ber dieses Wort wird das Dokument eindeutig erkannt und das Formular kann zugeordnet werden Der Text der erkannt werden soll wird bei der Einrichtung nicht manuell eingetragen son dern ber einen Doppelklick auf die Zone automatisch erkannt Bei einem Erkennungstest ber Identifikations Ergebnisse anzeigen kann der Text nur entweder erkannt oder nicht erkannt werden d h als Erkennungswert wird ein prozentualer Wert von 0 oder 100 angezeigt Text an beliebiger Stelle der Zone finden Ist diese Option markiert so reicht es aus wenn der Text der im Textelement definiert ist irgendwo in der Zone zu finden ist die als Identifikationsmerkmal eingerichtet wurde Wird diese Zone zus tzlich einem Indexfeld zugeordnet so wird der gelesene Inhalt aber genauso behandelt wie der einer normalen Zone und muss ggf mit den Anpassungsoptionen bearbeitet werden k rzen ersetzen etc Identifikationsergebnisse optimieren mit lt RegEx gt F r das Identifikationsmerkmal in der OCR k nnen jetzt ab der FileDirector Enterprise Manager Version 1 5 2 10 regul re Ausdr cke als Filterung verwendet werden Somit kann eine ungenaue Erkennung z B bei Nadeldruck optimiert werden Dazu wird in der Zone der Identifikation lt RegEx gt vorangestellt Beispiel Page 1 De 2 wird manchmal als Pa3e De 2 erkannt Hier ist das g
246. n so zwangsweise die Verbindung eines aktuellen Benutzers Hinweis Ist eine zeitgesteuerte Benachrichtigung in den Optionen des WinClients einge stellt so wird immer wieder in diesem Zeitintervall erneut eine Verbindung aufge baut Liegt diese Abholzeit unter dem Zeitintervall zur Freigabe der Lizenzen so wird die Verbindung nicht getrennt und eine Freigabe der Lizenz kann nicht stattfinden 62 e Systemkonfiguration FileDirector 2 5 Skripte Der FileDirector bietet die M glichkeit Skripte zu hinterlegen welche im WinClient von zuvor definierten Benutzern ausgef hrt werden k nnen 3 Im Kontextmen der rechten Maustaste kann mit Neu ein neues Skript hinterlegt werden F r jedes Skript k nnen eigene Sicherheitseinstellungen gew hlt werden gurmmmrrrucn Allgemein sa Hier k nnen Sie Skripte definieren die vom Server ausgef hrt werden sollen Name FDConfig Benutzer und Gruppen Beschreibung Anzeigen der Benutzer und Gruppen Skript USE FDConfig SELECT IdentityN ame FullName FROM Accounts WHERE IsGroup 0 SELECT IdentityName FullName FROM Accounts WHERE IsGroup 1 Tabellennamen Benutzer Gruppen Parameter Position Name L nge Typ Standard Entf Ergebnisse EI Benutzer 3 Reihen la IdentityName FullName filedirector admin Admin Filedirectorithomas Thomas serverOl administrator Abbruch Gruppen 11 Reihen B IdentityName FullName Aj iledirector fd a
247. n von Dokumenten in FileDirector Einstellungen Name Company Beschreibung Speicherort a4 Das unten angezeigte Bild wird in der Steuerleiste des WinClients FAR zum ktenschrank angezeigt Wenn kein Bild definiert wurde wird das Standardbild verwendet AX Spielberg ID FD_ESSAE1A8 l Abbruch Im Reiter Allgemein werden der Name und ein beschreibender Text f r den Ak tenschrank eingegeben Weiterhin wird der Speicherort angezeigt an dem der SQL Server die Datenbank dieses Aktenschrankes speichert Soll der Speicherort der Datenbank verlegt werden so ist dies ber die Konfiguration im Datenbank Server m glich Eine eindeutige ID wird f r diesen Aktenschrank automatisch angelegt und zu Ihrer Information angezeigt Sobald ein neuer Aktenschrank erzeugt wurde wird automatisch eine Datenbank mit dem Namen der ID Nummer erstellt Einrichtung eines Logos Das Logo wird mit dem Aktenschrank gespeichert Wenn ein neuer Aktenschrank erstellt wird kann in dieser Maske das Logo ge ndert werden Soll es erst sp ter ge ndert werden so markieren Sie den Aktenschrank und w hlen Sie Eigen schaften FileDirector 2 5 Aktenschr nke e 133 ber Logo ndern kann jetzt eine Grafik ausgew hlt werden Diese Grafik wird sp ter im Steuermen des WinClients sichtbar Ist dem Aktenschrank kein Logo zugewiesen so erscheint das Logo das unter dem Namen custlogo gif im Programmpfad des WinClients
248. n z B ver hindert werden dass ein Client versehentlich offline arbeitet und die gescannten Daten nicht einchecken kann Die Erl uterung der einzelnen Optionen finden Sie im Benutzerhandbuch zum WinClient E Ctient Konfiguration ATR Y Allgemein Einstellungen Anordnung Upload Zeitplaner Web Server C Erlaube nderungen auf dem Client Erlaube offline zu arbeiten Iigemein Diverses Benachrichtigung Cache Drucken ffne zuletzt verwendeten ktenschrank L sche neue Dokumente nach Einchecken L sche revidierte Dokumente nach Einchecken Lokale Dokumente nach Senden auf Prozess l schen Lokales Dokument l schen nach Auschecken zur cksetzen Nicht von der Trefferliste entfernen Auto Einchecken neuer Dokumente Auto Einchecken neuer Dokumente nach Index nderung Auto Einchecken archiyierter Dokumente nach Index nderung Bei Programmende an Einchecken von neuen Dokumenten erinnem Bei Programmende an Einchecken von Dokumenten erinnem Integrit t von unsignierten Dokumenten pr fen warnung bevor ein Dokument ohne Seiten eingecheckt wird Warnung wenn ein Dokument ohne Seiten angezeigt werden soll PTBptk ermgemaemmm warung wenn eine nmerkungs nderung ein Auschecken bewirkt Sprache iB Windows definiert MRU Liste l schen Abbruch R FileDirector 2 5 Systemkonfiguration e 51 Upload Zeitplaner Mit dem Upload Zeitplaner k nnen automatisch neue und ausgecheckte Do
249. nager Zuordnen der Felder im Codeless Connector zu den Feldern der Anwendung Einrichten der Tastaturk rzel ber einen Doppelklick auf den Zweig Codeless Connector oder den Aufruf der Eigenschaften dieses Eintrages im FileDirector Enterprise Manager k nnen die Tastaturk rzel eingerichtet werden F r jede Funktion Suchen Bearbeiten Scannen kann Strg Alt Shift und ein Buchstabe gew hlt werden Auch die Maus kann in diese Tastaturkombinationen mit einbezogen werden linke mittlere oder rechte Maustaste mit Einfach oder Doppelklick Beachten Sie dass die Kombinationen f r jede Funktion eindeutig sein m ssen und nicht mit anderen eingerichteten Tastaturk rzeln auch anderer Applikationen kollidieren d rfen Es k nnen einzelne oder alle eingerichteten Felder der verkn pften Applikation bernommen werden Folgende Funktionen sind mit Tastaturk rzeln zu belegen Xr Codeless Connector Hotkeys Allgemein Hier k nnen sie Hotkeys festlegen mit denen sie die Codeless Connector Funktionen aufrufen k nnen Tastatur Maus Suchen Hotkey Einfach I Stg F Ak V Shift Keine Suchen Hotkey lle l Stg M Akt M Shift Linke Maustaste Einfach i Linke Maustaste Doppelt Rechte Maustaste Einfach Rechte Maustaste Doppelt Mittlere Maustaste Einfach D Bearbeiten Hotkey Einfach I Stg P Alt IV Shift Bearbeiten Hotkey Alle M Stg M Ak 7 Shift Scannen Hotkey Einfach 1 Stg P Alt IV Shift Scannen Hot
250. nannn 267 PrOZ8SS KODI ST Oaoa narina A AREER IA INEA ANA RAR ATAKAE NAS AAEE AANA FAAR ATNA 267 Protokollierung von Prozessen sssssessrsssssrresrsrnesrennnsrnnnnntennesnnnnnnnnnnnnnnnnennnnne 267 Prozesslast auf mehrere Server verteilen 20s44s nenn nnennnnnennnnnnnnennn 268 COLD Importmasken 269 Wasist COLD ren ee T 269 GOLD EIZENZ i HH ne aa a AE REAA 269 Allgeme A A A A EA E 269 COLD Vorlage neu erstellen 4044440snsnnunnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnn 269 Vorlage einrichten 4a a E E E ES 270 Men f r Varage oeir r E E E 270 Arbeitsablauf COLD Einrichtung 404s440s4sn0nnnnennnnnennnnnnnn nn 271 Verschiedene COLD Spoolformate 240s444044n nenn nnnnennnnnnn nenn 272 l AREE PE E E E TE EEEE TEETE ST EEIEIE 273 Seitentrenner einrichten 04440nnnnnnnnnennnnannnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnn 273 Standardfilter f r COM nuuurseennsneennnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nn 275 Standardfilter f r COM2 uunseesseensnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnannnnnnnnnnn nn 275 Felder Indexfelder definieren 24444444 nn nn nnnnennnnnnnnnnnnnn nn nnnn 276 Prefix Postfix 2 2 ee an 278 Feld Vorschau uren ee en 278 Seitenb ndelung zu essen nein 278 seiteneinstellungen 4 2 23 224 20H aa a a a aE EEEE a run 279 GrafikmodUs e aa a a E aa a aaa an r aa aaea ea a aaa a 279 Overlay einrichten ea r a aa
251. nannnnnnnnnnnnnnnn 151 Alle Zeichena une as S kein 152 Zanlen trinke ae het ebmieefibelekee 152 Z nlen erweitert E ikea 152 Datum Zeit Datum und Zeit ensnnneeneneeeessnnnnnnnnenensnnnnnnnnenenee nennen 153 Kundenspezifische Eingabemaske u nnusensnnennennnnnnnennnnnn ernennen 153 Worauswahl ses ana ae rn ee Rennen Eee 153 MOTO RERSERRRRRELPRBEBETFRTELEREFOFGRUSTHETEFEEEFFEREBETEFFEFERLEEEHSSCHETTERLHETESPEGLTERFEFERTFERBERLTER 154 Erweitert E Mail und Dateinamen 44sss nennen 154 Erweiterte Einstellungen z 44440044nHnannennnnnnnennnnnnnennnnnnnennnnnnnnnnnnnnnen nn 156 Automatische Aktionen 444ser nun nnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nenn 156 Protun inhali sass a a A 158 Aktion bei doppeltem IndeX ssssessssissssrresssrresrrnnesrnnnesrnnnesnnnnesrennennnnne 158 Fed KSTeJ O1 r aa a E a E AEE EEES 159 Overlay f r Memofelder 24044440044440nnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnn nenn 160 ODBC Verkn pfung sseesseessseeseesseeesntesrnesr netr netrnsernntrnstnstnsstnnsrnsnns 161 late kzloXzJnatz Sk rerne narar EE T A 163 G ltige MarkierungSzeichen ssesssesssressrrssrrssrnssrrssrrssrrssrnssrrssrrssrns 164 Filter Sicherheit a ee ei I in 165 Konten hinzuf gen uurs44ssennnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnannn nn 165 AEE a e A E E E ee da 166 EE EE E een an 166 Verstecken nnd ee da 166 Standard
252. nd automatisch vom System mitgef hrte Felder die in der Info eines Dokumentes einsehbar sind Da diese Felder automatisch entsprechende Benutzernamen beinhalten k nnen sie auch in der Konfiguration von Benutzern in Prozessen verwendet werden Aktionen Anzeigen Der Benutzer muss das Dokument anzeigen und die Kenntnisnahme best tigen Hinweis Ab FileDirector Version 1 5 0 gibt es die Aktion Keine nicht mehr Konfigurationen aus fr heren Versionen mit dieser Aktion werden in Anzei gen konvertiert Kommentar Der Benutzer hat die Kenntnisnahme durch einen Kommentar zu best tigen Genehmigen Ablehnen o F r den Genehmigungsfall oder den Ablehnungsfall kann jeweils eine separate Aktion definiert werden Im WinClient erscheinen am Dokument im pers nlichen Ordner zwei Buttons denen jeweils die Genehmigen oder Ablehnen Funktion hinterlegt sind Der Text der hier f r die erscheinenden Ausgangsknoten definiert werden kann wird der sp tere Text auf den Buttons im WinClient Alle Benutzer m ssen die Aktion durchf hren Aktion im unentschiedenen Fall Durch diese Option kann konfiguriert werden ob es ausreicht dass nur einer der aufgef hrten Benutzer das Dokument bearbeitet oder ob alle Benutzer in diesem Schritt eine Aktion durchf hren m ssen Wird sie angehakt erscheint der Ausgang f r eine Aktion im unentschiedenen Fall Sollen in einem Schritt eine gerade Anzahl von Benutzern alle eine Aktion durch
253. nd ein den Dokumententyp beschreiben der Text sowie der Speicherpool eingegeben Die Beschreibung wird im WinClient sp ter als Tooltipp angezeigt wenn man mit der Maus ber den Namen des aus gew hlten Dokumententyps f hrt So k nnen hier dem Anwender Zusatzinforma tionen zu einem Dokumententyp zur Verf gung gestellt werden Dokumententyp Rechnungen ndern BEE O REESE z z N Allgemein Felder Fristensteuerung Sicherheit Ein Dokumententyp wird zur Kategorisierung von Dokumenten verwendet z B Rechnungen etc Anzeigename Rechnungen Einstellungen Beschreibung Ausgangsrechnunger Speicherpool Default pool In Yolltest OCR einbeziehen Skzeptiere nur signierte Dokumente ID ecelalbf Speicherpool im Dokumententyp Der Speicherpool beinhaltet die Bilddaten der Dokumente In der SQL Datenbank werden nur die Indexdaten abgelegt Als Standardverzeichnis wird hierf r w h rend der Installation das Verzeichnis filedirector data angelegt Der Benutzer fd server muss Vollzugriff auf diese Speicherpools haben Die Basiskonfiguration der Speicherpools erfolgt unter der Rubrik gt Speicher pools Die dort eingerichteten Speicherorte k nnen hier zugewiesen werden Postkorb Bei der Erstellung des Dokumententyps kann dieser zur Verwendung als Post korb eingerichtet werden Markieren Sie dies entsprechend bei Als Postkorb verwenden Diese Vorgabe verhindert das Erstellen von Revisionen in diesem
254. nden dass dieser Vertrag die vollst ndige und ausschlie liche Vereinbarung zwischen Ihnen und Spielberg bez glich des Vertragsgegenstandes darstellt die alle Entw rfe oder fr heren Vereinbarungen sowohl m ndlicher als auch schriftlicher Form sowie alle anderen Mitteilungen zwischen Ihnen und Spielberg mit Bezug auf den Vertragsgegenstand au er Kraft setzt nderungen dieses Vertrages sind nur g ltig wenn sie von einem Bevollm chtigten von Spielberg ordnungsgem unterzeichnet werden Wenn Sie Fragen zu diesem Vertrag haben oder sich aus irgendeinem Grund mit Spielberg in Verbindung setzen m chten wenden Sie sich bitte an Ihren autorisierten Lieferanten der Ihre Korrespondenz an die Vertriebsgesellschaft von Spielberg Solutions GmbH Spielberg Solutions Limited weiterleiten wird Haftungsausschluss Dieses Dokument wurde mit der gr tm glichen Sorgfalt erstellt Trotzdem k nnen wir nicht garantieren dass es keine Fehler mehr enth lt Aus diesem Grund kann f r eventuelle falsche oder missverst ndliche Darstellungen oder daraus resultierende Folgen keinerlei Verantwortung bernommen werden FileDirector 2 5 Software Lizenzvertrag 13 Das Konzept des FileDirectors FileDirector ist eine Client Server Applikation die ihre Daten in einem Datenbank server wie zum Beispiel dem SQL Server ablegt Der FileDirector Server stellt einen XML basierten Webservice der zeitgem en webbasierenden Client Server Technologie d
255. nden Fall angezeigt wird Hinweis Sollen erst mehrere Indexfelder zusammen einen eindeutigen Index ergeben so kann die Verwendung nach Best tigung zu unlogischen Abfragen f hren berlegen Sie daher genau an welcher Stelle es Sinn macht eine Best tigung zu verlangen Feld Schutz Ist f r ein Feld der Feldschutz aktiviert so wird dieses Feld f r die Indexeingabe im WinClient beim Bearbeiten und Scannen ausgegraut In Revisionen Wird der Feldschutz f r Revisionen angegeben so kann ein neues Dokument manuell indiziert und eingecheckt werden Nach erneutem Auschecken ist das Feld f r eine Index nderung jedoch gesperrt Immer Der Feldschutz Immer kann dann verwendet werden wenn in dieses Feld z B ein automatisches Datum eingef gt wird Dieses Feld ist bei bereits neu ange legten Dokumenten gesperrt und kann nicht manuell ge ndert werden FileDirector 2 5 Felder e 159 Overlay f r Memofelder Overlays in Memofeldern sind vordefinierte Formulare in die spezielle Texte eingetragen werden k nnen damit Notizen zum Dokument als Formular gespeichert werden k nnen Als Overlay wird eine Excel Datei mit gesch tzten Feldern verwendet Wird ein Overlay zu einem Memofeld hinzugef gt so kann man dieses im WinClient sp ter als Formular ausf llen Es werden nur die Ein tr ge in der Datenbank gespeichert nicht aber das gesamte Formular Die Overlays sind nicht f r eine Indexsuche ausgelegt da die Werte nur im F
256. nder verschachtelte Prozesse definiert werden wobei nur der Einstiegsprozess f r den Benutzer sichtbar ist Im WinClient k nnen diese Prozesse dann aus einer Prozessliste ausgew hlt werden und ggf eine definierte Aktion durchgef hrt werden Die gesendeten Dokumente erscheinen auf der pers nlichen Trefferliste des jeweiligen Benutzers gt Siehe Benutzerhandbuch Bei der Definition von Prozessen sollte unbedingt auf den logischen Ablauf Wert gelegt werden da die M glichkeiten der Konfiguration sehr vielseitig sind 244 e Prozessmanagement FileDirector 2 5 Globale Eigenschaften f r Prozesse Selektieren Sie im Enterprise Manager den Zweig Prozessmanagement in einem Aktenschrank und ffnen Sie mit der Schaltfl che Eigenschaften die globalen Eigenschaften f rs Prozessmanagement Die Eigenschaften beinhalten zwei Reiter in denen jeweils verschiedene globale Einstellungen vorgenommen werden k nnen B rozeiten L Prozesseinstellu ngen an Hier k nnen B rozeiten definiert werden um Time out Aktionen zu gt begrenzen Montag Sonntag Eal Tag zE Bis FileDirector 2 5 Prozessmanagement e 245 Prozessbenachrichtigungsmail B rozeiten Prozessbenachrichtigungsma Sende C Montag Benachrichtigungsmail Dienstag jeden Mittwoch C Donnerstag C Freitag C Samstag C Sonntag EMAIL Yon EMAIL Betreff Sie haben lt Count gt Dokumente in
257. nehmen keine Gew hr daf r dass die in der Software enthaltenen Funktionen Ihren Anforderungen entsprechen bzw dass der Betrieb der Software Ihren Anforderungen entspricht oder dass der Betrieb der Software ohne Unterbrechung bzw fehlerfrei erfolgt Spielberg bzw die mit Spielberg verbundenen Unternehmen gew hrleisten jedoch unter der Voraussetzung normaler Einsatzbedingungen f r die Dauer von neunzig 90 Tagen ab Kaufdatum nachgewiesen durch Quittung oder andere Belege die einwandfreie Beschaffenheit und Verarbeitung der Compact Disc auf der die Software gespeichert ist RECHTSMITTEL DES KUNDEN Spielbergs gesamte Haftung und Ihr ausschlie liches Rechtsmittel erstreckt sich auf eine Ersatzlieferung f r die Compact Disk die nicht den Vorschriften der EINGESCHR NKTEN HAFTUNG entspricht und Spielberg bzw der Vertriebsgesellschaft von Spielberg Solutions GmbH Spielberg Solutions Limited zusammen mit einer Kopie Ihrer Quittung oder eines anderen Beleges zugeschickt wird Die EINGESCHR NKTE HAFTUNG gilt nicht wenn ein Ausfall der Compact Disk auf einen Unfall den Missbrauch oder die falsche Anwendung der Software zur ckzuf hren ist Keine Haftung f r Folgesch den Unter keinen Umst nden sind Spielberg die mit Spielberg verbundenen Unternehmen deren Distributoren oder H ndler haftbar f r Schadenersatz einschlie lich ohne darauf beschr nkt zu sein mittelbaren und unmittelbaren Schadenersatz f r Personensch den entgangene
258. nfiguriert werden f r die eine Text Oberfl che mit OCR ausge lesen wird Damit kann der Codeless Connector z B f r Textoberfl chen in Termi nalanwendungen verwendet werden Bei Verwendung dieser Option wird die Ziel scheibe auf die Anwendung gezogen und es kann eine OCR Zone definiert wer den Voraussetzung ist dass sich die Eintr ge im Zielfenster immer an der glei chen Stelle befinden damit die OCR Zone die richtigen Werte auslesen kann Hinweis Bei dieser Art der Konfiguration wird die OCR verwendet die den Text auf dem Bildschirm erkennt Hier kann es ggf zu Lesefehlern kommen wenn z B ein blin kender Cursor erfasst wird oder eine Hintergrundfarbe die Erkennung beeinflusst Codeless Connector anwenden Um die Feldinhalte direkt in den FileDirector zu bernehmen starten Sie die An wendung und den WinClient Lassen Sie sich in Ihrer Anwendung die konfigurier ten Felder anzeigen und wenden Sie die eingestellte Tastenkombination zur bernahme der Feldinhalte an Jetzt werden die ausgef llten Felder den zuge ordneten Feldern ihres Aktenschrankes bergeben und die entsprechende Funktion Suche Bearbeiten Scannen durchgef hrt Ist ein Codeless Connector konfiguriert so erscheint im Infobereich unten rechts dieses Icon FileDirector 2 5 Systemkonfiguration e 121 Sicherheit Die eingerichteten Connectoreintr ge k nnen jeweils bestimmten Benutzern zur Verwendung zugewiesen werden Markieren Sie den Zweig Codele
259. ng der Formularerkennung wird vorausgesetzt dass die gescann ten oder importierten Unterlagen eine gleichbleibende Struktur aufweisen d h dass bestimmte Bereiche die zur Indizierung ausgelesen werden sollen immer an der gleichen Stelle stehen damit Zonen zur Erkennung eingerichtet werden k nnen Die unterschiedlichen Dokumente werden ber eine Grafik z B Logo oder ber einen eindeutigen Text erkannt Dieses Merkmal muss auf allen Dokumenten f r die ein Formular eingerichtet werden soll gleich sein Konnte ein Dokument identifiziert werden so werden die eingerichteten Zonen ausgelesen und das Dokument in den zugeh rigen Dokumententyp geschoben Wurde das Dokument nicht erkannt so wird es in einen vordefinierten Dokumen tentyp f r alle nicht erkannten Dokumente geschoben Fallback Aus diesem Dokumententyp k nnen sie dann sp ter manuell nachindiziert werden OCR Parameter Eigenschaften Auf dem Zweig OCR f r die Formulareinstellung k nnen ber die rechte Maustaste die Eigenschaften f r die OCR Parameter aufgerufen werden Hier k nnen allgemeine Eigenschaften f r die OCR Erkennung eingestellt werden die bekannt sein m ssen noch bevor die Einstellungen eines bestimmten Formulars gelesen werden k nnen Um ein OCR Formular erstellen zu k nnen muss zuvor ein Fallback Dokumententyp erstellt und zugewiesen worden sein Dies kann w hrend der Erstellung des ersten Formulars erfolgen oder nachtr gli
260. nicht dekompilieren zur ckentwickeln zerlegen oder anderweitig auf eine f r den Menschen erkennbare Form reduzieren c Sie d rfen die Software oder die Dokumentation nicht ndern anpassen bersetzen vermieten verpachten oder verleihen oder Derivate auf der Grundlage der Software oder Dokumentation herstellen 4 EIGENTUM UND URHEBERRECHT Spielberg Microsoft Stellent Microplex ScanSoft DevExpress und Pixel behalten sich alle Rechte bez glich ihrer jeweiligen Software Module der Software sowie der Dokumentation vor Software und Dokumentation sind urheberrechtlich gesch tzt Die Anfertigung nicht genehmigter Kopien von der Software einschlie lich Teilen hiervon bzw von der Dokumentation ist ausdr cklich verboten 5 EXPORTKONTROLLE Sie erkl ren sich damit einverstanden dass die Software und die Dokumentation nicht in ein Land versandt bertragen oder exportiert wird bzw in irgendeiner anderen Form zur Anwendung kommt die nach dem Export Kontrollgesetz der Vereinigten Staaten bzw anderen geltenden Gesetzen zur Exportkontrolle durch Exportbeschr nkungen oder bestimmungen der beteiligten L nder verboten sind 6 SUPPORT UND UPDATES FileDirector 2 5 Software Lizenzvertrag 11 a Spielberg oder mit Spielberg verbundene Unternehmen deren Distributoren und H ndler sind nicht daf r zust ndig Ihnen die Verwendung der Software und der Dokumentation zu erm glichen bzw hierbei Unterst tzung zu leisten ausgen
261. nicht vorhanden k nnen Container zwar konfiguriert werden aber der Zeitplaner wird nicht gestartet Einstellung eines Speicherortes Als Default Einstellung werden die Bilddaten im Verzeichnis filedirector data ab gelegt Das Verzeichnis das als Speicherpool eingerichtet wird muss f r den Be nutzer fd server freigegeben sein da der FileDirector die Daten sonst nicht lesen oder ablegen kann Sobald im WinClient eine Seite eines Dokumentes angezeigt werden soll findet der Zugriff auf den Speicherpool statt um die Bilddaten herunterzuladen Hinweis Die Push Down Suche ist eine Einstellung f r die Verwendung von Jukeboxen Hier befinden sich die Daten immer erst in einem Unterverzeichnis E Konfiguration des Speicherortes Allgemein Details Speicherorte werden zum Speichem und wieder auffinden verwendet Speicherort E FileDirector_Container Beschreibung I Priorit t 2 v Speicherort kann nur gelesen werden O Push Down Suche Jukebox E Hinweis Wird bei der Pfadeinstellung ein UNC Pfad auf dem Netzwerk angegeben so kann man die Einstellung von einem Enterprise Manager vornehmen der auf einem beliebigen Rechner im Netz installiert ist Wird aber ein lokaler Pfad auf dem Server verwendet z B C kann die Einstellung nur am Server selbst vorgenommen werden da ansonsten dieser Pfad von dem Arbeitsplatzrechner interpretiert wird Ist dies der Fall so werden die Daten auf dem Server nicht mehr gef
262. nicht w hlbar versteckt in Client Liste Werden verschachtelte Prozesse eingerichtet so sollen nicht immer alle verf g baren Prozesse in der Auswahlliste der Prozesse f r den Benutzer im WinClient sichtbar sein Mit dieser Option kann man Prozesse f r den Benutzer unsichtbar schalten Bei Einchecken auf Prozess senden Neue Dokumente Werden neue Dokumente in der lokalen Liste des WinClients angelegt und be stimmte Felder mit definierten Werten ausgef llt so kann durch diese Feldinhalte das Versenden des Dokumentes auf einen Prozess angesto en werden Der Be nutzer muss den Prozess in diesem Fall nicht mehr manuell ausw hlen Wird diese Option angew hlt so wird Neu hinter dem Proze namen angezeigt FileDirector 2 5 Prozessmanagement e 249 Existierende Dokumente Wird der Index f r ein existierendes Dokument ge ndert so kann hier definiert werden ob ein bestimmter Feldinhalt das Versenden des Dokumentes auf einen Prozess ausl st Das Versenden auf den Prozess erfolgt beim Einchecken sobald das bereits archivierte Dokument ge ndert wurde Wird diese Option angew hlt so steht wird Existierend hinter dem Proze namen angezeigt Bedingungen f r Feldwerte definieren In diesem Bereich werden die Bedingungen definiert die erf llt sein m ssen da mit das Dokument automatisch auf einen Prozess gesendet wird Wird ein Dokument manuell im WinClient auf diesen Prozess gesendet so wer den die Einstellung
263. niert verwendet die Zeichenauswahl die in der Hauptmaske der Formulareinstellung eingegeben wurde Durch die Inhaltsoptionen wird direkt definiert was die OCR lesen und weiterge ben soll Die hier gelesenen Zeichen k nnen in der Indexfeldeinrichtung nach bearbeitet werden FileDirector 2 5 OCR Formularerkennung e 297 Markierung OMR Inhaltstyp Markierung OMR oo Inhaltsoptionen Erlaubte Zeichen Markierung gesetzt J 3 m Markierung nicht Man Tas m gesetzt Barcode Typ Barcode Einstellungen ae Barcode Schwellwert Abbuch Mit dem Inhaltstyp Markierung OMR k nnen angekreuzte Felder erkannt werden Ist dieser Inhaltstyp ausgew hlt so werden die Eintr ge Markierung gesetzt oder Markierung nicht gesetzt aktiv Eine Zone wird ber ein kl Feld gesetzt und es wird erkannt ob das K stchen angekreuzt ist oder nicht Dabei spielt es keine Rolle ob ein K oder ein M gesetzt wurde da die Routine auf diagonale Linien pr ft Felder k nnen daher auch interpretiert werden wenn sie handschriftlich angekreuzt wurden Hinweis Im manchen F llen kann diese Option auch f r Anwendungen verwendet werden wo ein bestimmter Text in ein Feld geschrieben werden soll wenn die Zone leer oder gef llt ist Ist z B eine bestimmte Stelle des Dokumentes beschrieben egal ob Text oder Grafik so wird die Zone als markiert erkannt und ein freier Text
264. nistrator zu ffnen 2 Klicken Sie im Dialogfeld ODBC Datenquellenadministrator ODBC Data Source Administrator auf die Registerkarte System DSN System DSN 3 Klicken Sie auf Hinzuf gen Add 4 W hlen Sie im Dialogfeld Neue Datenquelle erstellen Create New Data Source den Oracle ODBC Treiber aus 5 Machen Sie im Dialogfeld Oracle ODBC Treiber Installation Oracle ODBC Driver Setup die folgenden Angaben Data Source Name Datenquellenname Der Name f r den DSN den Sie hinzuf gen m chten Im Oracle Enterprise Manager ist der Name der Datenquelle der mit diesem Symbol p8 TNS Service Name Dienstname Der Name der Oracle Instanz normalerweise im Format Datenbankname_Hostname Wenden Sie sich an den Oracle Datenbank administrator um den richtigen Namen zu erfragen UserID Benutzerkennung und Passwort Hier muss eine g ltige Benutzerkennung f r die Oracle Datenbank eingetragen werden Diese Person muss ber die Zugriffsrechte eines Datenbankeigent mers verf gen Die Aktenschr nke des FileDirectors werden mit ihren ID Namen unter der Rubrik Schema in Oracle abgelegt Zu jedem Aktenschranknamen wird gleichzeitig ein Benutzer mit dem Namen der Aktenschrank ID erzeugt der Datenbankeigen t mer ist Daher kann in der Standardeinstellung dieser Benutzer verwendet werden um ber den ODBC Treiber auf die Datenbank zuzugreifen Als UserlD muss nun der berechtigte Benutz
265. nn nn nnn nn 90 gt 1Mport Zeitplaner er ee ER In Ian 91 Datei Import Zeitplaner 40s404444nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn ann nnnn ann 91 Index Import Zeitplaner uss04444Hn nn nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nenn nenn 97 Index und Datei Import usuersnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn namen 101 COLD Import Zeitplaner u 2uunsssnnnnnnsnnennnnannnnnnnnnnnannnnnnnnnnnnnnnn 103 X ME Import Zeitplaner Caseria a 105 FileDirector Import Zeitplaner su 44nennnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nn 107 Retrieval Import Zeitplaner uu r44s44nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nenn 107 MailStore Zeitplaner urssrsnsnnssnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnannnnn 110 Godeless Connector 2 aea a aer aiaa a a aaia 118 Was ist der Codeless Connector 240rsnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 118 Codeless Connector konfigurieren 240srsn0unnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnn 119 Einrichten der Tastaturk rzel uusuersnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn namen 119 Einrichten einer Codeless Connector Verbindung u 0 120 Codeless Connector anwenden 4444440srsnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnn nn 121 Sicherheit siinide a ae Rennen 122 SAP Konfiguration asce samin e aa a a aan a EA TONE AEE NARS 122 FileDirector Lizenz f r SAP uunessssnnsseensnnnnnsnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnn 122 FileDirector ArchiveLink T 2 c
266. nnnn 240 Speicherpool spiegeln 20044440044440nnnnannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnannnnnnnnnnnnannnnn 240 Speicherpool Speicherorte l schen 24044440nnnennnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnn 240 Einen vorhandenen Speicherort aufteilen ursnsssnennnnennnnnnnnnnnnnnnnn 240 Splitten der Da ten n 2a een en 241 Einrichten der Speicherorte im Enterprise Manager 242 Prozessmanagement 244 Ablauf von Prozessen uuusrsnnesennnnnnnennnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn N nn 244 Globale Eigenschaften f r Prozesse 200nnn0nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn anna 245 Neuer PTOZ Suunnan 2 2 nes N RE 247 Die grafische Oberfl che urs00unnnnnnneensnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnen 247 Verbindungen und Reihenfolge von Aktionen ndern 248 Akzeptiere keine neuen Dokumente Deaktiviere Prozess 249 Prozess nicht w hlbar versteckt in Client Liste ne 249 Bei Einchecken auf Prozess senden usrsnnesnnnnnnnnennnnnnn nn nnnnn 249 Neue Auto Aktion anf gen s s inssin iiaiai reaa n Kaa Aranna Kanani Ra Ea an nenn 251 FileDirector 2 5 Software Lizenzvertrag 7 Senden an Bearbeiter u0000nununeneennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 251 Senden an Benutzer ursnsessssnssnnnnnnnnnnnnnnnnnannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 251 Senden an Benu
267. nnnnennannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn anne 291 Dokumenten Identifikation uu 000000nnnnnnnnnnnnnnannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 291 Grafisches Element u 000nnennnensnannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 291 TexteleMent 2 2 RE ia 292 SChWEellWert u er Ri 293 Bildverbesserung Zonen assener eiae aAa aR AAEN EE ERAEN ar EARRA ernennen 293 PAo alen Ei AAEE O EEE E EE A E AE A EE 294 Inhaltstypen eeen ea E S 295 AEW EAA E a AAE AAE E AE AA E 297 Markier ng OM RJ aiara aaar narea aaa aaea aa aa a a aea aE aN EE 298 B rcode a E ARE E EE E A A ses 298 Positionsunabh ngiger Barcode essssssrssssiresssrrssrirrssrrrrssrrrnnsrnnns 300 Indexteld zuordnener Zr a ee needs 301 Zoneninhalt einem Indexfeld zuordnen uuuu00002unannnnnnnnnnnnnennnnnnn 301 Mehrere Zonen einem Indexfeld zuordnen uus022222222sneeeeeennennnn 302 Zoneninhalt mehreren Indexfeldern zuordnen 222222202222222222en seen 303 Reihenfolge der Zeichenanpassung us4srnnesennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nn 306 Entfernen Ersetzen durch uuennseeenannnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 306 Links k rzen Rechts k rzen uuuunasnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 306 Von Links Von Rechts uuusunuunenannnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 306 Pree POS ee RB 306 Erweiterte Einstellungen 44400444H4
268. nquellenname FileDirector ODBC OK Mic Beschreibung Anbindung an Access Datenbank Mil Abbrechen lt Datenbank _Abtrechen Datenbank C ODBC4db1 mdb Hilfe y Erstellen Reparieren Komprimieren Erweitert Systemdatenbank Keine C Datenbank Semiak Optionen gt F r andere Arten von Datenquellen z B eine SQL Datenbank w hlen Sie den entsprechenden Typ aus und stellen Sie die f r den Zugriff ben tigten Optionen ein Stellen Sie sicher dass der Benutzer fd server Zugriffsrechte auf die ODBC Quelle besitzt sofern ein Treiber verwendet wird der keinen Benutzernamen und Passwort verlangt Wird im ODBC Treiber ein Benutzer mit Passwort angegeben so muss dieser Zugriffsrechte auf die Datenquelle besitzen Hinweis Hier kann nur eine generelle Beschreibung der Einrichtung einiger ODBC Treiber erfolgen da die Treiber Fremdprodukte sind und nicht zum FileDirector Lieferum fang geh ren Bei Schwierigkeiten mit ODBC Treibern wenden Sie sich bitte an den Treiber Hersteller ODBC Verkn pfung konfigurieren Ist die Datenquelle im FileDirector hinterlegt so kann aus dem FileDirector darauf zugegriffen werden Selektieren Sie im Enterprise Manager den Zweig ODBC Verkn pfungen und klicken Sie auf Neu FileDirector 2 5 ODBC Verkn pfungen e 213 Vergeben Sie f r die Verkn pfung einen Namen und ggf eine Beschreibung Im Feld ODBC Quelle kann nun die ODBC Ve
269. ntrag Aktueller Benutzer E Mail und belassen Sie den Filterwert auf Feldinhalt Jetzt wird der Feldinhalt auf die Emailadresse des aktuell angemeldeten Benutzers berpr ft Das Verfahren f r die anderen Eintr ge Konto bzw vollst ndiger Benutzer name erfolgt ebenso Filterwert Im obigen Beispiel wurde der Filterwert 23 eingestellt Achten Sie bei der Ver gabe des Filterwertes darauf dass die L nge des Textes nicht die Zeichenl nge des Feldes berschreitet Anfangs wird als Filterwert automatisch der Kontoname eingetragen damit der Benutzer nur seine eigenen Daten sieht Verstecken Durch Aktivieren der Auswahlbox Verstecken wird dieses Indexfeld f r das be troffene Benutzerkonto nicht im Steuerfeld und in der Trefferliste dargestellt 166 Felder FileDirector 2 5 Indexfelder ohne Filter ausblenden Wird das Feld z B ohne eine bestimmten Filterwert f r einen Benutzer versteckt so kann dieser Benutzer zwar alle Dokumente suchen aber die Spalte des Feldes wird f r den Benutzer im WinClient ausgeblendet Standard Wenn Standard f r die Filterregel aktiviert wird wird dieses Indexfeld auto matisch bei jedem Einchecken eines Dokuments mit dem Filterwert gef llt Beispiel Eintrag im Filterfeld Konto Vergleiche Filterwert Verstecken Standard spielberg administrator 111 spielberg Bearbeiter gt 111 O Hier w rde der Benutzer spielberg adm
270. ntrag bernehmen wollen und einen Codeless Connector Klicken Sie auf das Fadenkreuz und halten Sie es mit der linken Maustaste fest Ziehen Sie nun das Fadenkreuz auf ihr Zielfeld aus Ihrer Anwendung Im Testfeld Gefundener Text sehen Sie nun zur Kontrolle den Inhalt des ausgelesenen Textes aus dem verkn pften Feld 120 e Systemkonfiguration FileDirector 2 5 Beispiel mit einem Adresseintrag von Outlook Express J Outlook Peter Silie Eigenschaften ndere NetMeeting Digitale IDs Allgemein Zusammenfassung Name Privat Gesch ftlich Pers nlich Hier k nnen Sie die Codeless Connectors konfigurieren Ei Geben Sie den Namen und die E Mail Informationen zu diesem Kontakt ein Name Adressdaten Vorname Peter 2 Vorname Nachname Silie Titel Anzeige Peter St w Rufname Beschreibung Aktenschrank Firma GmbH v Dok tent Rechnungen v E Mail Adressen okumententyp g feld Name v Elpeter silie web de Standard E Mail Adresse Als Standard Felder l schen Dokument anzeigen Gefundener Text E Mail als Nur Text senden etenen A Slim dieser Zieloption ist die Verkn pfung von Feldern mit beliebigen Win dows Applikationen m glich die mit Controls arbeiten Felder aus Java Appli kationen aus einem Browser k nnen ab Version 1 2 6 verkn pft werden Ab Version 1 5 1 kann der Codeless Connector mit dieser Zieloption auch f r Anwendungen ko
271. odeless Connector Session ID b899930dee7424782ee673956cbce96 SAP IP Adresse 192 168 0 67 dB Aktenschr nk kei Benutzerkonto filedirector admin Erstellt von serverD1 Erstellt am 04 11 2010 09 07 54 Nachricht Log deleted on 04 11 2010 09 07 54 8 2 Bereit Schlie en Eintr ge k nnen durch Ziehen des Spaltenkopfes in den dunklen Bereich ober halb der Spaltenk pfe nach Spalten gruppiert werden Soll die Sortierung r ck g ngig gemacht werden ziehen Sie den Spaltenkopf zur ck in die Zeile Eintr ge k nnen durch Klick auf den Spaltenkopf alphabetisch nach Spalteninhalt absteigend oder aufsteigend sortiert werden Erneuter Klick kehrt die Sortierung um Durch Doppelklick auf einen Eintrag der Liste ffnet sich ein Detailanzeigefenster Falls der Eintrag direkt mit einem Dokument verkn pft ist besteht die M glichkeit durch Klick auf den Button Dokument anzeigen WinClient dieses Dokument direkt im WinClient anzeigen zu lassen Ausz ge aus dem Protokoll exportieren Um Ausz ge aus einem Protokoll zu exportieren wird der Abschnitt des Protokolls markiert der exportiert werden soll Das kann auch ein Abschnitt sein den man zun chst nach bestimmten Kriterien sortiert hat Nach der Markierung verwenden Sie den Befehl Liste exportieren E und eine Liste der Eintr ge kann in eine Textdatei exportiert werden FileDirector 2 5 Systemkonfiguration e 61 Aktive Benutzer Durch Klick auf den Zweig Akti
272. okumententyp gew hlt werden oder alle Dokumententypen eines Aktenschrankes Sollten nur mehrere einzelne Dokumententypen eines Aktenschrankes FreiForm gelesen werden so m ssen mehrere Volltext Zeitplaner mit den entsprechenden Einstellungen angelegt werden FileDirector 2 5 Systemkonfiguration e 81 Indexfeld Hier kann man f r ein Indexfed des zuvor gew hlten Dokumententyps einen Wert definieren optional bei dem die FreiFrom Erkennung f r diesen Dokumententyp starten soll Ist die Bedingung erf llt so wird dieses Dokument der FreiForm Erkennung zugef hrt Standardeinstellung Land W hlen Sie hier ein Land Vereinigtes K nigreich Deutschland Frankreich Australien oder S dafrika um die Leistung der FreiForm Erkennung zu verbessern Sollten keine L ndereinstellungen vorgenommen werden so pr ft die FreiForm alle M glichkeiten Falls nur Dokumente aus einem bestimmten Land eingelesen werden so ist die Landeswahl aus Performance und Erkennungsgr nden zu empfehlen Erkennungstyp Dies sind die internen Erkennungstypen der FreiForm Erkennung Hier stehen Gutschrift Lieferschein und Rechnung zur Auswahl Zieldokumententyp W hlen Sie f r jeden Erkennungstyp einen Dokumententyp indem ein erkanntes Dokument abgelegt werden soll und weisen Sie die Indexfelder des Dokumententyps den Erkennungsfeldern der FreiForm Erkennung zu Validieren Ist der Haken f r einen Index gesetzt so muss der erkannte Wert berpr ft worden
273. oll hinter der Nummer noch ein weiterer Text geschrieben werden dann muss ein weiterer Doppelpunkt dazwischen gesetzt werden damit es nicht mehr in das Feld 2 gelesen wird Ein Feldtrenner ist nur notwendig wenn der Inhalt eines Email Feldes z B Betreff in mehrere Indexfelder aufgeteilt werden soll FileDirector 2 5 Systemkonfiguration e 117 Einstellungen testen Um die Einstellungen zu testen kann eine xml Datei die bereits in das Import verzeichnis geschrieben wurde manuell geladen und ausgewertet werden Es erscheint eine Ergebnismaske mit allen Feldinhalten dem erkannten Zieldoku mententyp und den zugewiesenen Feldern zur Kontrolle der Konfigurationen Wurden die Daten abgeholt so werden sie aus dem angegebenen Verzeichnis gel scht Sollte beim Import ein Fehler auftreten so wird ein Unterverzeichnis Errors erzeugt in das die Daten mit Zeitstempel geschrieben werden Das kann z B auftreten wenn die Zeichenanzahl der Zielfelder nicht ausreicht Achten Sie auch darauf dass der Benutzer fd server zur Abholung der Daten gen gend Rechte auf das Importverzeichnis hat da er die Daten lesen verschieben und l schen muss Wurde keine Bedingung f r eine E Mail definiert so verbleibt die E Mail im Ver zeichnis und wird nicht abgeholt Sollen diese E Mails ebenfalls abgeholt werden so muss eine entsprechende Bedingung eingerichtet werden Beim n chsten Start des Zeitplaners werden diese Mails entsprechend
274. omatische Nachverfolgung E Full Text Indexing Wizard Ioj x Select Change Tracking Choose how updates to tables and views are tracked Track changes on this table view as they occur Automatically Manually C Do nottrack changes V Start full population when index is i When you define automatic or manual change tracking a full population of the index occurs To avoid a population at the end of this wizard select the Do Not Track Changes option and clear the Start Full Population When Index Is Created checkbox Cancel Help lt Back W hlen Sie nun den zuvor eingerichteten Volltext Katalog E Full Text Indexing Wizard iof xi Select Catalog Index Filegroup and Stoplist You must select an existing fulltext catalog or create one for this database F this is a large table or view or f the chosen fulltext catalog has indexed or other large tables consider assigning this table or view its own fulltext catalog Select fulltext catalog amp J Create a new catalog m New catalog R Name 2 Sensitive 2 Insensitive Select index filegroup lt default gt x Select fulltext stoplist lt system gt X 78 e Systemkonfiguration FileDirector 2 5 Erzeugen Sie danach einen Neuen Katalog und einen Neuen Katalogzeitplan entsprechend Ihren Erfordernisse E Full Text Indexing Wizard iof x Define Population Schedules Optional Create or modify the p
275. ommen in den F llen in denen zwischen speziellen Parteien d h zwischen Spielberg und Distributor Distributor und H ndler sowie zwischen H ndler und Endanwender entsprechende Vereinbarungen getroffen wurden a F r die Software und die Dokumentation erfolgen keine Updates Fehlerbehebungen oder Supports mit Ausnahme der Ver ffentlichung solcher berarbeitungen nderungen auf der Spielberg Website http www spielberg de oder http www filedirector com b Eventuelle Updates Fehlerbehebungen oder Supports erfolgen auf der genannten Website lediglich nach freiem Ermessen von Spielberg f r die keinerlei Verpflichtung in dieser Hinsicht besteht 7 HAFTUNGSBEGRENZUNG UND HAFTUNGSAUSSCHLUSS Eingeschr nkte Haftung Die Software wird so wie sie ist und ohne jede Art von ausdr cklicher oder stillschweigender Gew hrleistung zur Verf gung gestellt einschlie lich jedoch nicht beschr nkt auf gesetzliche Gew hrleistungen der Marktg ngigkeit und Eignung f r einen bestimmten Zweck Das vollst ndige Risiko bez glich der Qualit t und Leistung der Software wird von Ihnen getragen Sollte sich die Software als fehlerhaft erweisen werden die gesamten Kosten f r den erforderlichen Kundendienst die Reparatur bzw Fehlerbehebung von Ihnen getragen nicht von Spielberg den mit Spielberg verbundenen Unternehmen deren Distributoren oder H ndlern Spielberg die mit Spielberg verbundenen Unternehmen deren Distributoren und H ndler ber
276. optional eingestellt werden ob eine Zone die einen Leerstring liest den zuvor bernommenen Inhalt leeren oder beibehalten soll Diese Einstellung kann unabh ngig voneinander f r OCR Zonen oder Barcode Zonen eingestellt werden 308 e OCR Formularerkennung FileDirector 2 5 Benutzerdefinierte Zeichen F r den Zoneninhalt werden hier die benutzerdefinierten erlaubten Zeichen f r das Formular definiert Wenn der Bereich Zoneninhalt aufgeklappt wird kann unter der Option Erlaubte Zeichen gt die Option Benutzerdefiniert angew hlt werden Damit werden in der Zone nur Zeichen erkannt die hier definiert wurden Die angegebenen Zeichen werden einfach direkt hintereinander eingetragen Hinweis Die Liste kann nicht f r jede Zone einzeln definiert werden sondern wird in jeder Zone herangezogen in der die Option Benutzerdefiniert gew hlt wurde Setze Feld auf folgenden Wert Diese Option ist im Prinzip unabh ngig von der OCR Erkennung aber man kann dadurch Felder bei einem Datei Import mit konstanten Inhalten vorbelegen Die Option ist wie im Scanprofil einstellbar wobei hier ein Wert im OCR Formular eine Einstellung die ggf im Scanprofil eingestellt ist berschreibt Verifizierungsfehler Hier k nnen die Einstellungen f r die Option Formulareinstellungen gt Indexfeld Indexfeld Zuordnung Verifizieren vorgenommen werden Zum einen kann bei einer nicht erfolgreichen Verifizierung der Inhalt de
277. opulation schedule for this fulltext catalog Population Type New Table Schedule New Catalog Schedule Edit Delete Help lt Back ne gt Finish gt gt Cancel P A Nun wurde durch den Assistenten erfolgreich ein neuer Volltext Index angelegt E Full Text Indexing Wizard iol x Full Text Indexing Wizard Progress Click Stop to intemupt the operation f J 2 O 1 Total 0 Eror Success 1 Success 0 Waming Create fulltext index on FD_687F0972 dbo Success FileDirector 2 5 Systemkonfiguration 79 Hinweis Beachten Sie dass nachdem der FileDirector OCR Zeitplaner durchgelaufen ist der SQL Server Zeitplan gestartet werden muss Wenn diese Prozeduren erfolg reich abgelaufen sind ist es m glich die Volltextsuchfeatures des WinClients zu nutzen SQL Server Agent Der Dienst SQL Server Agent muss gestartet sein damit der Katalogzeitplaner des SQL Servers gestartet wird Konfigurieren Sie dies im Abschnitt Dienste unter Verwaltung der Systemsteue rung und setzen Sie den Starttyp auf automatisch Der Dienst SQLServerAgent sollte unter dem gleichen Konto gestartet werden wie der Dienst USSQLServer Hinweis Um den Ablauf sofort testen zu k nnen kann das Auff llen des Kataloges auch ber gt FD_lImages rechte Maustaste Volltextindextabelle gt Vollst ndiges Auff llen starten direkt gestartet werden Ob der Katalog gef llt wurde kann man daran sehen
278. or mular sichtbar sind Sobald einem Memofeld ein Overlay zugewiesen ist wird es nicht mehr sichtbar in der Trefferliste aufgef hrt da der Inhalt nicht im Indexfeld direkt angezeigt werden kann Die Eintr ge aus dem Overlay werden jedoch wie bei normalen Indexfeldern in den Volltext geschrieben so dass der Inhalt ber eine Volltextsuche mit Such wort gefunden werden kann Voraussetzung ist daf r dass der Volltext konfi guriert wurde Einrichten eines Overlays Ein Formular f r ein Overlay wird mit einer Excel Tabelle realisiert Diese Excel Tabelle beinhaltet gesch tzte und nicht gesch tzte Felder Die nicht gesch tzten Felder werden in das Indexfeld bernommen Hinweis Eine Anleitung zum Sch tzen von Feldern in Excel finden Sie in der Hilfe von Excel Kurzbeschreibung f r eine M glichkeit Felder in Excel zu sch tzen Zun chst Felder der Tabelle w hlen gt Zellen formatieren rechte Taste Reiter Schutz anw hlen gt Schutz gesperrt aufheben Dann unter Extras Blatt sch tzen Nun sind die Felder deren Schutz aufgehoben wurde nicht gesch tzt und es k nnen Eintr ge vorgenommen werden Verwendung im WinClient Um das Overlay verwenden zu k nnen muss Excel auf dem Client installiert sein Wird das Formular mit einem Klick auf das Indexfeld ge ffnet Reiter Bearbeiten und Werte eingetragen muss nach der Eingabe in der Excel Tabelle noch ein anderes Feld angeklickt werden als d
279. or akzeptiert werden damit sichergestellt wird dass es von einer autorisierten Person genehmigt wurde SAP Einstellungen f r das Content Repository Details Folgende Einstellungen sind f r die Konfiguration auf der SAP Seite von Bedeutung und m ssen von Ihrem SAP Berater eingerichtet werden Hinweis In der SapGui kann man die Einstellungsmaske im Normalfall folgenderma en erreichen SapGui gt Transaktion OACO Customizing Content Repositories gt Anlegen Content Repository Hier wird die ID angegeben die bereits im FileDirector f r das Content Repository vergeben wurde HTTP Server Name des Rechners auf dem der FileDirector WebServer Archivelink installiert ist 126 e Systemkonfiguration FileDirector 2 5 Portnummer Normalerweise 80 bzw bei Abweichung je nach Einstellung des IIS HTTP Script Die URL von ArchiveLink ohne den Hostnamen Wenn also die vollst ndige URL lautet http hostname FileDirector web sapaccess aspx dann muss f r das http Script angegeben werden FileDirector web sapaccess aspx bersicht zur Konfiguration des OLE HTTP Frontends GUIScanDoc AID N CABID GUID CABID GUID lt EID GUIViewDocRC Content Server In der SAPGUI Anwenderoberfl che von SAP werden zwei Aufrufe konfiguriert Ein Scan Aufruf und ein Aufruf um die archivierten Dokumente zu betrachten View Wird ein Dokument in SAP angelegt so wird ein
280. palte k nnen ODBC UND Abfragen konfiguriert werden Gibt an dass dieses Feld als Ausl ser ausgew hlt wurde Gibt an dass dieses Feld UND abgefragt wird ODBC Verkn pfung f r Excel Tabelle Um f r Excel eine ODBC Verkn pfung zu erstellen ben tigen Sie zun chst eine Tabelle Tabelle1 in Excel die wie folgt aussehen kann 1 Kundennummer Name Ort 2 12345 Spielberg Duisburg Richten Sie eine ODBC Quelle ein wobei der Treiber im Windows f r Excel aus gew hlt und ein ODBC Quellenname angegeben wird In diesem Treiber kann die xls Datei ausgew hlt werden die die Tabelle1 enth lt Erstellen Sie im Enterprise Manager eine ODBC Verkn pfung wie im vorherigen Abschnitt beschrieben und geben Sie folgende Angaben zur Verkn pfung der Tabelle ein ODBC Quelle ODBC Quellenname ODBC Tabelle Tabelle1 Jetzt sollten nach Best tigung mit Return die Spalten der Excel Tabelle erschei nen und zuzuweisen sein Bei Excel ist die Angabe des Tabellennamens in eckigen Klammern und mit Dollarzeichen wichtig ODBC Verkn pfung f r csv Datei Eine csv Datei ist im Prinzip eine Textdatei die Indexdaten mit einem Semikolon getrennt beinhaltet Eine csv Datei kann z B aus einer Excel Tabelle exportiert werden Diese kann so aussehen dass die erste Zeile die Spaltennamen und die darauffolgenden Zeilen die Indexdaten beinhaltet 1 Kundennummer Name Ort 2 12345
281. pezifiziert einen oder mehr Treffer Z B w wie 1 4 Spezifiziert Null oder einen Treffer Z B w wie 0 1 Schlie en FileDirector 2 5 Filter Sicherheit Filter geh ren zum Sicherheitskonzept des FileDirectors Sie erm glichen die Filterung bestimmter Dokumente anhand eines Filterwertes f r bestimmte Benutzer oder Gruppen Falls ein Benutzer eine Suche oder eine erweiterte Suche im WinClient durchf hrt werden Dokumente gefiltert deren Dokumententyp dieses Indexfeld verwendet Ein Benutzerkonto f r das eine Filterregel eingerichtet ist erh lt nur diejenigen Dokumente als Suchergebnis angezeigt f r die der Vergleich des Indexinhalts mit dem Filterwert eine wahre Aussage ergibt Hinweis Ist dem Filterfeld eine Wortliste hinterlegt so kann nur der Vergleichswert gleich oder ungleich lt gt verwendet werden Alle anderen Vergleichswerte werden wie gleich behandelt Feldeigenschaften ndern KundenNr Allgemein Erweiterte Einstellungen Eingabemaske Filter Y Indexfiter erm glichen die Zugriffsbeschr nkung auf bestimmte Indexwerte eines Dokumentes Konto Vergleiche Filterwert Verstecken Standard Aktueller Benutzer Konto Feldinhalt Konten w hlen xj Yariabel Kein Aktueller Benutzer Konto Aktueller Benutzer vollst ndiger Name Aktueller Benutzer E mail k fsi f
282. portverzeichnis lnd Feldtrenner Links abschneiden chars 0 Rechts abschneiden 0 Feldbegrenzer EA Anzahl von Felderm 1 C Bedingung Quellndex Quellindex Zielfeld Abbruch 102 e Systemkonfiguration FileDirector 2 5 Wie bei allen Zeitplanern sollte die Einstellung mit einem Enterprise Manager durchgef hrt werden der auf dem Server installiert ist W hlen Sie den Akten schrank und den Dokumententyp aus in den die Dokumente eingelesen werden sollen ber den Index und Datei Import werden neue Daten importiert die f r jedes Dokument eine neue DocGulD erhalten Hinweis Sollen Daten an vorhandenen Daten angeh ngt werden so muss hier mit einem eindeutigen Index Einstellung in den Feldeigenschaften gearbeitet werden Die Optionen rechts abschneiden und links abschneiden sind wie bei dem In dex Import f r spezielle Indexdaten mit Steuerzeichen gedacht Manche Externe Programme erzeugen Indexdaten mit entsprechenden Steuerzeichen die mit die sen Zeichen beim Import herausgefiltert werden k nnen Hinweis Der Index und Datei Import Zeitplaner kann auch in Verbindung mit ODBC Konfigurationen verwendet werden COLD Import Zeitplaner x 27 Zeitplanung eines COLD Importprozesses rererere Allgemein Zu der unten angegebenen Zeit wird der COLD Import Prozess gestartet Beschreibung COLD Ausf hren auf Server Beliebig Aktiviere Zeitplaner Status Zei
283. r kann f r beliebige Tage der Woche aktiviert werden Ausf hren auf Server Die Option Ausf hren auf Server erm glicht es den Zeitplaner auf einem an deren Server ausf hren zu lassen damit dadurch die Last verteilt wird Zeiteinstellung und Aktivierung Siehe gt Allgemeine Einstellungen f r Zeitplaner Beachten Sie dass die Protokolldatei im angegebenen Zeitintervall immer mit einem erneuten Zeitstempel abgelegt wird und das Protokollverzeichnis von Zeit zu Zeit manuell bereinigt werden sollte Es ist daher anzuraten das Zeitintervall nicht zu klein einzustellen 27 Integrit tspr fungs Prozess ndern Allgemein Integrit tspr fung Aktenschr nke Test F9B3534F Speicherort Log Datei D Integrit t_Log V 0 Byte Dateien als Fehler behandeln Nur neue Dokumente pr fen Gel schte Dateien pr fen Abbruch A Geben Sie den Aktenschrank an dessen Daten im Verzeichnis filedirector data auf Integrit t gepr ft werden sollen Geben Sie den Speicherort der Log Datei f r den angegebenen Aktenschrank ein F r jeden Aktenschrank kann ein eigener Zeitplaner und ein separates Verzeichnis angegeben werden FileDirector 2 5 Systemkonfiguration e 85 Die folgenden Einstellungen k nnen f r das Protokoll konfiguriert werden 0 Byte Dateien als Fehler behandeln Ist diese Option angekreuzt so werden alle Dateien mit 0 Byte in das Protokoll geschrieben Beachten Sie dabei dass dies Dokumente sind die r
284. r ODER verkn pft werden Dokumententyp Geben Sie hier den Dokumententyp an in den die importiere E Mail archiviert werden soll die die konfigurierte Bedingung erf llt Felder setzen Im Bereich E Mail Feld werden die Felder einer E Mail zur bernahme der Ei genschaften angeboten So z B Mailfrom_Address RcptTo_Address etc Diese Felder k nnen entsprechenden Feldern des Dokumententyps zugewiesen werden Achten Sie darauf dass die Zeichenl nge der Felder im Dokumententyp ausreicht da z B mehrere E Mailadressen mit Semikolon getrennt hintereinander geschrie ben werden Um nun bestimmte Felder zu f llen k nnen Zuordnungen getroffen werden Der Doppelpunkt in der Betreffzeile kann als Feldtrenner definiert werden Die Nummer hinter dem Doppelpunkt soll in das Feld Sendungsnummer des Dokumententyps geschrieben werden Dementsprechend wird das Feld zugewiesen Wird ein Feld mit einem Feldtrenner gesplittet wie in unserem Beispiel so kann ein Email Feld mehrfach zu einem Index zugewiesen werden Feldtrenner Der Feldtrenner erm glicht die Aufteilung einer Zeile in Indexe die den Feldern zugewiesen werden k nnen Im Beispiel wird der Doppelpunkt als Feldtrenner eingesetzt was dazu f hrt dass der Index 2 die Zahl aus der definierten Betreffzeile enth lt Betreff Code 123456 Index 1 2 Code Feldwert x Feldtrenner 123456 Inhalt des Indexes 2 das dem Feld Sendungsnummer zugewiesen wurde S
285. r Scanprofil Konfigura tion eine Seite geladen oder gescannt werden Danach wird der Stempel im Men aktiv Damit wird der ausgew hlte Stempel an einer Stelle platziert Mit dem Mausrad kann w hrend des Platziervorgangs der Stempel skaliert und so in der Gr e ver ndert werden Nur auf erster Seite Ist das H kchen bei Nur auf erster Seite gesetzt so wird bei einem Stapelscan die erste Seite mit dem Stempel versehen Ist das H kchen nicht gesetzt er scheint der Stempel auf jeder Seite 210 e Scanprofile FileDirector 2 5 Nacherfassen Die Nacherfassung erm glicht es dass Dokumente an einem Scan Arbeitsplatz zentral eingescannt werden und dann von mehreren Anwendern indiziert werden k nnen Hierbei kann ein Anwender immer nur den ihm vom Server zugewiesenen Stapel abarbeiten Das Abrufen eines Stapels geschieht ber das Symbol Nacherfassungs dokumente im Reiter Bearbeiten des WinClients Nacherfassen Vollst ndiger Name Name f serverD1 administrator amp Thomas servert thomas ber die Schaltfl chen Hinzuf gen und Entfernen k nnen die entsprechenden Benutzer f r die Nacherfassung ausgew hlt werden Hinweis Der Nacherfassungsmodus setzt einen Stapelscan voraus FileDirector 2 5 Scanprofile e 211 ODBC Verkn pfungen Voraussetzung ODBC bedeutet Open Database Connectivity und erm glicht ber eine standar disierte Schnittstelle den Zugang zu anderen Datenquellen Dies
286. r Vollversion eingerichtet werden sofern die Containeroption lizenziert ist Server Bei gro en Installationen gibt es die M glichkeit mehrere Server zum Einsatz zu bringen Dies l sst sich in einem WebGarden oder eine WebFarm realisieren Kommen mehrere FileDirector Server zum Einsatz muss es f r jeden Server eine Lizenz geben Genauere Informationen ber die Lizenzmodelle finden Sie im Installationshandbuch COLD Server Damit ein COLD Zeitplaner zum Einsatz kommen kann muss eine Lizenz f r den COLD Server vorhanden sein Ist keine Lizenz vorhanden k nnen zwar COLD Vorlagen erstellt werden aber der Zeitplaner f r den Import der Spooldateien l uft nicht an OCR Server Um auf dem Server eine Volltextlesung einzurichten wird eine OCR Lizenz f r den Server ben tigt Die Volltextgenerierung wird nur auf dem Server ausgef hrt Sollen Formulare w hrend eines Dateiimportes automatisch erkannt werden wird ebenfalls eine OCR Serverlizenz ben tigt Damit der Server die OCR verwenden kann m ssen dort der Component Service und die OCR Engine installiert sein Codeless Connectors Der Codeless Connector erm glicht dem Client die bernahme von Feldinhalten aus externen Windows Programmen in die Indexfelder des FileDirectors ber einfache Tastenkombinationen Image Printer Der Imageprinter ist ein Druckertreiber der eine Umwandlung in ein TIFF Format durchf hrt wobei eine sofortige manuelle Indizierung ber eine Inde
287. r Wortauswahlliste ben tigt Name Versandart Beschreibung Liste f r verschiedene Yersandarter ODEC Verkn pfung Keine Yj Import Schlagworte aus Datei Abbruch 220 e Wortauswahllisten FileDirector 2 5 Im Reiter Einstellungen vergibt man einen Namen und eine Beschreibung f r die Wortauswahlliste Eine Wortauswahlliste kann entweder durch Eingabe einzelner Eintr ge oder durch das Importieren aus einer Datei gef llt werden Siehe Import Schlagworte aus Datei Klick auf den Button OK legt die Wortauswahlliste an Dies wird durch einen neuen Eintrag im linken Teil des Enterprise Managers unter Wortauswahllisten angezeigt Neues Wort erstellen Um einen Eintrag einer Liste hinzuzuf gen muss der Name der Liste in der linken H lfte des FileDirector Enterprise Manager Fensters selektiert sein ber den But ton Neu ffnet sich ein Dialogfenster zur Eingabe eines neuen Wortes f r die Liste Wort ndern a e T Wortauswahl _ Worteigenschaften ndern Einstellungen Name Maxibrief K rzel mb marf Beschreibung Erweiterte Einstellungen Verkn pfe Feld Keine v mit Liste Geben Sie im Bereich Einstellungen unter Namen den Text ein der sp ter im Indexfeld erscheinen soll Uber die K rzel k nnen die Eintr ge im WinClient schneller eingegeben werden FileDirector 2 5 Wortauswahllisten e 221 K rzel Wenn mehrere K rzel f r einen Eintrag verwendet werden sollen so
288. r Zeitplaner FileDirector 2 5 Systemkonfiguration e 105 XML Import Einstellungen 23 XML Import Prozess ndern Aktenschrank EW Company SIFDEADA Dokumententyp Doctypel Importwerzeichnis E Install xML_Import_Beispielwabgeholt LSPI 19441 xml Overlay edi_display xsl Source tag Zielfeld i lt INYOICE_DATE gt Date manuell lt INYOICE_NUMBER gt Feld02 Im Reiter XML Import wird ein Dialog ge ffnet in dem man das Importverzeich nis einstellen kann Da der Zugriff auf dieses Verzeichnis vom FileDirector Server aus geschieht muss das Benutzerkonto fd server ber die entsprechenden Rechte f r dieses Verzeichnis verf gen In diesem Verzeichnis liegt die XML Datei deren lt Tags gt ausgelesen und im unteren Bereich konfiguriert werden Beispiel einer XML Datei lt xml stylesheet type text xsl href edj_display xsl gt lt xml version 1 0 encoding utf 8 gt lt EDI_XML gt lt INVOICE gt lt INVOICE_HEADER gt lt INVOICE_TYPE gt INV lt INVOICE_TYPE gt lt INVOICE_NUMBER gt 2000004958 lt INVOICE_NUMBER gt lt INVOICE_DATE gt 08 Apr 2005 lt INVOICE_DATE gt lt INVOICE_HEADER gt lt INVOICE gt lt EDI_XML gt 106 e Systemkonfiguration FileDirector 2 5 Die angegebenen lt Tags gt werden aus der gew hlten Datei ausgelesen und k n nen den entsprechenden Zielfeldern zugewiesen werden Um Zielfelder ausw h len zu k nnen muss der Aktenschrank und der Dokum
289. rankebene keine Rechte Da hier nun keine Rechte vererbt werden k nnen hat die Gruppe auf Dokumententypebene keine Rechte Hier k nnen jetzt der Gruppe die Dokumententypen freigegeben werden die sie sehen und bearbeiten sollen FileDirector 2 5 Aktenschr nke 135 Hinzuf gen von Benutzern Gruppen Soll einem Benutzer explizit ein Recht zugewiesen werden so muss er erst ber FileDirector Benutzer Gruppen importiert werden damit er in der Auswahlliste zur Verf gung steht Siehe gt FileDirector Benutzer Gruppen W hlen Sie dann Hinzuf gen damit Sie die Konten und Gruppen ausw hlen k nnen Tipp Wenn der Benutzer der den FileDirector administrieren darf als erstes die kom pletten Berechtigungen erh lt dann wird er immer an alle Funktionen gelangen auch wenn er versehentlich der Gruppe fd admins den Vollzugriff verweigert hat Konfiguration Aktenschrank Company Allgemein Sicherheit Replikation Benutzernamen und Gruppen gti ew2003en15fd admins z Hinzuf gen Rechte fiir ew2003en1 fd admins Zulassen verweigern f VYollzugriff Anlegen L schen Ver ndern Anzeigen Herunterladen Revisionen herunterladen Anmerkungen ndern Scannen Bearbeiten IOO0 OO OO G l Yv ID FD_7F2588AF i Abbruch folklelolololololaia 136 e Aktenschr nke FileDirector 2 5 Konten w hlen Es k nnen mehrere Benutzer hintereinander markiert und der Aus
290. rden Die Konfiguration wird im Enterprise Manager unter Systemkonfiguration gt Server gt T Replikation vorgenommen Prozessmanagement Um das Prozessmanagement verwenden zu k nnen muss es lizenziert sein damit die Weiterleitung der Dokumente funktioniert Werden mehrere Server verwendet kann die Last des Prozessmanagements auf einen anderen Server verteilt werden MailStore ber das Modul MailStore k nnen E Mails automatisch archiviert werden die ber einen SMTP Server ein und ausgehen F r dieses Modul muss eine Lizenz freigeschaltet sein damit der Zeitplaner ausgef hrt wird SAP Archive Link Um die SAP Archive Link Schnittstelle verwenden zu k nnen wird im FileDirector eine Lizenz ben tigt ODBC ber die Funktion ODBC kann ein Zugriff auf eine ODBC Quelle eingerichtet werden Diese muss zur Verwendung lizenziert sein Zur Konfiguration eines ODBC Links lesen Sie bitte den Abschnitt ODBC Verkn pfungen WebServer Zugang Um auf einen WebServer zugreifen zu k nnen muss dieser installiert sein und diese Lizenz f r den Zugriff zum FileDirector vorhanden sein FileDirector 2 5 Systemkonfiguration e 25 Protokollierung In der SBE Version kann nur auf die Eigenschaften der Protokollkonfiguration zugegriffen werden Um eine vollst ndige Protokollierung aller Aktionen zu erm glichen muss die Protokollierung lizenziert sein Container Das Speichern von Dokumenten in Container kann nur in de
291. rden so kann er kopiert und ge ndert werden Protokollierung von Prozessen Es gibt verschiedene M glichkeiten zur Nachverfolgung von Prozessen Einstellung in der Protokollierung aktivieren damit Prozessaktivit ten protokolliert werden und im Enterprise Manager einsehbar sind Im Wintlient Extras gt Prozess Status Hier werden die aktiven Prozesse angezeigt Im WinClient Dokument markieren und ber das rechte Kontextmen der Maus die Info des Dokumentes einsehen Hier werden alle Aktionen aufgef hrt die ein bestimmtes Dokument durchlaufen hat Siehe auch gt Benutzerhandbuch FileDirector 2 5 Prozessmanagement e 267 Prozesslast auf mehrere Server verteilen Die Prozesslast kann auf mehrere FileDirector Server verteilt werden Sind mehrere Server mit Einzelserver Lizenz im Einsatz so kann auf einem Ser ver z B eine Lizenz mit OCR auf einem anderen das Prozessmanagemernt lizen ziert sein Das Prozessmanagement wird auf dem Server verarbeitet wo die Li zenz f r das Prozessmanagemernt freigeschaltet ist F r die Lizenzmodelle WebFarm und WebGarden lesen Sie bitte die Erl uterun gen im Installationshandbuch 268 e Prozessmanagement FileDirector 2 5 COLD Importmasken Mit dem FileDirector k nnen von Rechnern erzeugte Spool Daten so genannte COLD Daten importiert werden FileDirector wird die Spool Daten beispielsweise von einem Mainframerechner erzeugte Rechnungen bernehmen und automa tisch den
292. rig Der Schwellwert ist zu hoch zu niedrig 310 e OCR Formularerkennung FileDirector 2 5 Die OCR Engine ist nicht installiert Das Bild ist gr er als 8400 x 8400 Pixel Dokumententyp w hlen Unter Formularerkennung kann das Formular ausgew hlt werden das erkannt werden soll Es wird immer das im Vorschaufester angezeigte Dokument unter sucht Wird hier alle eingetragen wird das Dokument durch alle vorhan denen Formulare untersucht Um erneut eine Testerkennung durchzuf hren klicken Sie zun chst auf Stapel zur cksetzen Ergebnisse der Erkennung Wurden die Formulare aller Dokumententypen untersucht so wird unter Gew hl tes Formular das Formular angegeben dass erkannt und f r die Indizierung ver wendet wurde Unter Zieldokumententyp wird der Dokumententyp angegeben in das das Dokument nach der Erkennung geschoben werden w rde Es werden alle Formulare aufgef hrt die untersucht wurden und welche Erken nungsrate ein Dokument erzielt hat Konnte ein Dokument nicht eindeutig erkannt werden so wird es in den Dokumententyp geschoben der als Dokumententyp f r Nicht erkannte Dokumente definiert wurde Im unteren Teil werden die Indexfelder angezeigt die gelesen wurden sofern ein Formular erkannt werden konnte Unabh ngig davon ob eine oder mehrere Seiten definiert sind muss immer als erstes eine Startseite erkannt werden Welche Seite erkannt wurde wird im Feld Status an
293. rkn pfung ausgew hlt werden die auf dem Server eingerichtet wurde Unter ODBC Tabelle geben Sie den Namen der Tabelle aus der verkn pften Da tenbank an aus der die Felder ausgelesen werden sollen Die Tabellennamen werden hier nicht zur Auswahl gestellt sondern m ssen bei der Konfiguration bekannt sein Wurde die Tabelle eingetragen erscheinen nach der Best tigung mit Return die Felder aus der angegebenen Tabelle im Bereich ODBC Spalte Jetzt k nnen den angezeigten Eintr gen aus der ODBC Tabelle die Indexfelder zugewiesen werden die im FileDirector zur Verf gung stehen ODBC Verkn pfung Allgemein werden Name Beschreibung ODBEC Quelle Yerbindungstext ODEC Tabelle Zuordnungen ODEBC Ku ODBC Hier k nnen ODBC Datenquellen f r den Index Import konfiguriert DSN K ODBC Trusted_connection yes Tabelle1 ODBC Spalte F11 F22 F33 Indexfeld KF2 KF3 ID 67b177cc Abbruch Damit die Indexdaten bei der Indizierung eines Feldes im WinClient automatisch aus der ODBC Tabelle gelesen werden muss einem Feld eine ODBC Verkn p fung zugewiesen werden Siehe gt ODBC Verkn pfung in Feldern 214 e ODBC Verkn pfungen FileDirector 2 5 Verbindungstext In diese Zeile wird der entsprechende Verbindungsstring f r die gew hlte ODBC Quelle eingetragen Beispiel DSN value UID value PWD value Connection Timeout 600 Suchen Spalte In dieser S
294. ro Unterverzeichnis Die Anzahl der Dokumente in einem Uhnterverzeichnis kann beschr nkt werden Ist die eingestellte Anzahl erreicht wird ein neuer Unterordner Location SubID angelegt Die Dokumente werden in einem Verzeichnis des jeweiligen Akten schrankes abgelegt das den Namen der CabinetlD tr gt In diesem Verzeichnis werden die Dokumente in Unterverzeichnissen abgelegt die jeweils so benannt sind wie die GUID des Dokumentes Das Dokument beinhaltet eine XML Datei mit den Indexdaten die auch in der Datenbank abgelegt sind und die entsprechenden Tiff Files oder elektronischen Dokumente Die zugeh rigen Thumbnails werden nicht als separate Datei abge legt sondern sind in der XML Datei implementiert Bei nderungen werden f r gescannte Daten nur die nderungen bzw die hinzu gescannten Seiten gespeichert bei Edocs wird das gesamte ge nderte Doku ment erneut im Originalformat gespeichert Im folgenden Bild wird die Struktur des Datenverzeichnisses filedirector data gezeigt C D Wiledirector data devel FD_3EF07562 CAB 00000001 0a6e270f d372 44d9 94ad cdb8a7d45583 FDD OO BAX Datei Bearbeiten Ansicht Favoriten Extras Q zr k X B Suchen fe Ordner s x 1 E Adresse D Yfiledirector data devel FD_3EF07562 CAB 00000001 0a6e270f d372 44d9 94ad cdb837d45583 FDD 00000001 REV v Wechseln zu Ordner x Name Gr e Typ 3 amp filedirector data re Tiff Files File Folder 23KB XML Dokument 55
295. rt Aktenschrank Firma Dokumententyp R echnung Index Quelle ODBC Yerkn pfung des Indexfeldes O Index Datei Verkn pfe Wert mit Feld wert Zielfeld Feldtrenner Feldbegrenzer Anzahl von Feldern Links abschneiden chars 0 Rechts abschneiden D chars Abbruch FileDirector 2 5 Systemkonfiguration e 99 W hlen Sie den Aktenschrank und den Dokumententyp aus in den die Indexda ten gelesen werden sollen Sind in diesem Dokumententyp bereits eindeutige In dexdaten enthalten so k nnen die zugeh rigen Daten aus der ODBC Quelle ge lesen werden Sind im Dokumententyp z B Dokumente mit einer eindeutigen Kundennummer indiziert so k nnen die zugeh rigen Adressdaten aus einer ODBC Quelle gele sen werden die diese Daten in einer Tabelle beinhaltet Verkn pfe Wert mit Document ID Jedes Dokument bekommt eine individuelle Dokumenten ID Diese ID ist in der Datenbank des Aktenschrankes in der Tabelle FD_Documents gespeichert Anhand dieser ID kann ein Dokument eindeutig identifiziert werden Werden Im porte aus anderen Systemen gesteuert so kann es hilfreich sein die Dokumente zur eindeutigen Indizierung ber die ID mit den Indexdaten zu verkn pfen Werden die Dokumenten IDs durch ein anderes System aus der Datenbank aus gelesen und f r den Indeximport zur Verf gung gestellt so kann im Index Import Zeitplaner die ID als Verkn pfungsfeld konfiguriert werden Dokumente mit 0 Seit
296. rt die Datens tze aber nicht sofort sondern benennen Sie sie nur um Anlegen Ist Anlegen f r einen Benutzer verweigert darf dieser zwar Dokumente in der lokalen Liste anlegen nicht aber auf dem Server einchecken Dies betrifft nur das Anlegen neuer Dokumente Hinzuscannen oder ndern wird durch das Verweigern dieser Option nicht verboten L schen Ist das L schen verweigert so darf der Benutzer keinen eingecheckten Datensatz vom Server l schen Lokale Dokumente und Dokumente auf der pers nlichen Liste d rfen gel scht werden Hinweis Serverseitiges L schen bedeutet kein L schen aus der Datenbank sondern in der Tabelle FD_Documents wird das Dokument als gel scht markiert Es wird somit nicht mehr in der Suchliste ber cksichtigt Ver ndern Ist diese Option verweigert so wird ein grunds tzliches Auschecken archivierter Dokumente verhindert Das Ver ndern neuer Dokumente auf der lokalen Liste und das anschlie ende Einchecken ist aber erlaubt Anzeigen Ist f r einen Aktenschrank die Anzeige grunds tzlich verweigert so kann der Benutzer den Aktenschrank beim ffnen nicht ausw hlen Herunterladen Ist das Recht Herunterladen verweigert so kann zwar in den Indexdaten ge sucht werden aber die Seiten zu den Dokumenten werden nicht angezeigt weil sie nicht in den lokalen Cache heruntergeladen werden nderungen der Index daten sind nicht m glich Hinweis Bei dieser Option sind die Verw
297. rt werden Hier reicht eine Replikationsverbindung auf dem Zentralrechner zum Nieder lassungsserver Der Zeitplaner wird in der Zentrale eingerichtet und ben tigt eine Lizenz zur Replikation Fall2 In der Zentrale wird gescannt In der Niederlassung sollen die Daten der Zentrale recherchierbar sein und ge ndert werden k nnen In der Zentrale werden die Daten der Niederlassung nicht ben tigt Die Replikationsverbindung muss dazu auf beiden Servern eingerichtet sein Die Daten werden von der Zentrale auf die Niederlassung mit dem Zeitplaner bertragen also ben tigt die Zentrale eine Lizenz Wird ein repliziertes Dokument der Zentrale von der Niederlassung aus ge ndert so muss das Dokument in der Zentrale ausgecheckt und wieder eingecheckt werden Dazu ben tigt auch der Niederlassungsserver eine Replikationslizenz Der Zentralserrer muss im Niederlassungsserver bekannt gemacht sein und die Verbindungseinstellung im Aktenschrank muss online sein Fall3 In der Zentrale und in der Niederlassung werden Dokumente gescannt Daten sollen von der Zentrale in die Niederlassung und umgekehrt repliziert werden Die Verbindung muss auf beiden Servern f r den jeweils anderen Server eingerichtet werden Von beiden Servern sollen die Daten repliziert werden und ber einen Zeitplaner gestartet werden Daher ben tigen beide Server eine Lizenz f r die Replikation die Server m ssen jeweils auf beiden Systemen bekannt und die Verbindung muss
298. rtifikat laden SQL Parameter In der Maske des Serverzertifikates gibt es einen zus tzlichen Reiter mit dem die Einstellungen der Verbindung vom FileDirector zum SQL Server angezeigt werden Einstellungen dazu werden im Config Utility auf dem Server vorgenommen siehe Installationshandbuch Wenn Sie den Zweig Server gt Aktiv markieren werden auf der rechten Seite die eingerichteten FileDirector Server aufgef hrt Wird die Installation auf mehrere FileDirector Server verteilt so k nnen diese hier unabh ngig voneinander konfi guriert werden ber Eigenschaften k nnen f r jeden Server die Lizenzoptionen eingesehen werden Hinweis Die Anzeige der aktiven Server wird alle 10 Minuten aktualisiert Wird ein Server nach 10 Minuten nicht mehr gefunden so wird er nicht mehr im FileDirector Enter prise Manager angezeigt FileDirector 2 5 Systemkonfiguration e 23 Lizenznehmer Unter dem Reiter Lizenznehmer werden die Kontaktdaten des Lizenznehmers aufgef hrt Lizenz Optionen Unter dem Reiter Lizenz Optionen werden Informationen ber den Programm schutz und die verf gbaren Lizenzen angezeigt Die erste Anzeige zeigt die Seriennummer des Programmschutzes FileDirector Server Einstellungen ET N Lizenznehmer DMZ Einstellungen Seriennummer CC459 4CB14 B3850 D4D60 43B14 Lizenzoption wert Produktart Enterprise Seryertyp Stand alone Standortreplikation Ja Prozessmanagement Ja MailStore Ja SAP Archi
299. rver befinden Das Verzeichnis filedirector data muss f r den Benutzer fd server freigegeben sein Die OCR Engine muss auf dem Server installiert sein IM SQL Server m ssen die Volltextkataloge installiert sein Hinweis In der Datenbank Microsoft SQL Server MSDE sind Volltextkataloge nicht verf gbar Dokumententypen f r Volltext konfigurieren Die Volltextlesung wird nur f r bestimmte Dokumententypen durchgef hrt Diese m ssen entsprechend f r die Volltextindizierung markiert werden In den Eigenschaften der Dokumententypen die in die Volltextindizierung mit einbezogen werden sollen muss die Option In Volltext OCR einbeziehen markiert werden Siehe gt Dokumententypen Funktion des Zeitplaners Dieser Zeitplaner f hrt automatisch eine Volltext OCR Lesung der Bilddaten der markierten Dokumententypen aus und schreibt die gelesenen Texte in die Daten bank des Aktenschrankes Hinweis Felder der SQL Datenbank Die gelesenen Inhalte werden ber den Zeitplaner in die Tabelle FD_Images geschrieben Dabei werden die Felder OCRReadOn und OCRText geschrie ben Ist bereits ein Datum in der Spalte OCRReadOn eingetragen so wird dieser Datensatz nicht erneut gelesen In der Spalte OCRText erscheint bei korrekter Lesung der Eintrag lt langer Text gt Ist hier der Dateiname lesbar konnte das Dokument m glicherweise nicht korrekt gelesen werden oder es war eine 68 e Systemkonfiguration FileDir
300. s Indexfeldes gel scht werden und zum anderen kann ein Feld des Dokumententyps auf einen vorgegebenen oder benutzerdefinierten Wert gesetzt werden Dies kann f r eine erfolgreiche Verifizierung und f r eine nicht erfolgreiche Verifizierung eingestellt werden Diese Einstellung erlaubt es sp ter sehr schnell nach bestimmten Dokumenten zu suchen die durch die Formularerkennung indiziert wurden Hinweis F r die zu validierenden Felder m ssen die Haken Pr fen gesetzt sein Es m ssen mindestens zwei Zonen f r die Pr ffunktion gew hlt sein die den identischen Inhalt f r ein entsprechendes Feld bereitstellen Erkennung testen Zuordnung pr fen Erkennen ber den Button Erkennen kann getestet werden ob die Formulare die ein gerichtet wurden das Dokument richtig erkennen dem richtigen Dokumententyp zuordnen und die Indexfelder richtig ausgef llt werden FileDirector 2 5 OCR Formularerkennung e 309 OCR Formularerkennung oE OCR Volltext Formularerkennung Rechnungen x or BI a R R N Dokumententyp Gets C fir i Sxarnar uy Athar m Stapel zur cksetzen Document Nanagement Systems GmbH a EA Ergebnisse der Erkennung Batch Start W Seite verwerfen Ej ee Gew hltes Formular Rechnungsformular bei 0 Kun Beam tanve an Zieldokumententyp Rechnungen Bananen PARK Slam Status Startseite erkannt Ss an Formularmame Erkennungsrate ram 1ESVBS ount ie 2000 Come s ca Tee
301. sch Standard Erweitert Chinesisch traditionell Standard Erweitert Chinesisch vereinfacht Standard Erweitert Koreanisch Standard Erweitert L ndereinstellung Windows Um auf einem westlichen Windows System ostasiatische Sprachen anzeigen zu k nnen muss folgende Option installiert sein Systemsteuerung L ndereinstellungen gt Regions und Sprachoptionen Dateien f r ostasiatische Sprachen installieren Ebenen der OCR Parameter Die OCR Parameter Einstellungen gibt es auf Allgemeine Einstellungen f r den Aktenschrank in den Eigenschaften des OCR Knotens Auf Formularebene F r welchen Bereich die jeweiligen Einstellungen gelten sehen Sie in der Erl uterung der Scanprofile Einstellungen der OCR Engine Die OCR Engine fr her IPRO Engine stellt Zeichen die sie nicht sicher erkannt hat als Tilde dar Der Schwellwert dazu ist ber eine Config Datei einstellbar Bei einer Installation im Standardpfad ist die Datei unter zu finden O Programme Dieter Spielberg DMS GmbH FileDirector Component Service OCR Engine FileDirector OCR Engine exe config Voreingestellt ist dieser Wert auf 75 Der Maximalwert ist 100 Je gr er die Zahl desto toleranter ist die Engine key CertaintyThreshold value 75 FileDirector 2 5 OCR Formularerkennung e 285 OCR Formular erstellen 3 ber den Button Neu im Men OCR erscheint ein Dialogfenster zum Erzeugen eines neuen OCR Formulars Im Rei
302. schiebt die ausgew hlten Elemente um eine Position nach unten F ge einen T hi F gt der Ansicht der Indexfelder einen Trenner hinzu Mit Hilfe eines Trenners k nnen logische Unterteilungen innerhalb der Indexfelder vorgenommen werden Jedem Trenner kann in der Spalte Wert eine Bezeichnung zugewiesen werden welche im WinClient angezeigt wird Es k nnen mehrere Trenner angegeben werden Hinweis Der Trenner wird nicht mit dem Dokument verkn pft und wird somit auch nicht zusammen mit dem Dokument im FileDirector abgelegt 186 e Dokumententypen FileDirector 2 5 Ablagesystem Designer FileDirector bietet eine einfache M glichkeit ein Ablagesystem zu gestalten welches es erm glicht im WinClient eine Explorer hnliche Baumstruktur anzuzeigen Das Hilfsmittel hierf r ist der Ablagesystem Designer Dieser erm glicht es Ihnen in wenigen Schritten ein Ablagesystem f r den WinClient bereitzustellen Vorbereitungen Zuerst sollten im Knoten Felder eine entsprechende Anzahl an Feldern als Wortauswahllisten angelegt werden die als Ebenen f r das Ablagesystem verwendet werden sollen Siehe Felder anlegen Designer starten 2a ber den Button Ablagesystem Designer im Men Wortauswahllisten erscheint ein Dialogfenster zum Erstellen eines Ablagesystems FileDirector 2 5 Ablagesystem Designer e 187 Ye Ablagesystem Designer Jo Allgemein Dokumententyp Baumstruktur Zeige neue Knoteneintr ge
303. schl sselt Das Passwort kann nur EINMAL vergeben werden Die Verschl sselung kann nur entschl sselt werden wenn das Passwort bekannt ist Gehen Sie daher sehr sorgf ltig damit um Das Passwort muss eine L nge von 6 10 Zeichen haben Kompression Wird Kompression markiert werden die Daten in einem 7 zip Format kompri miert Dateiformate die bereits komprimiert sind k nnen ausgeschlossen werden Als Standardeinstellung ist hier zip rar und jpg bereits angegeben Infos zur Containerdatei Der Name der Datei wird aus der Aktenschrank ID und einer fortlaufenden Num mer zusammengesetzt Im angegebenen Speicherort werden in Abh ngigkeit von der maximalen Gr e mehrere Dateien erzeugt Die Gesamtgr e gibt die Gr e aller Containerdateien in diesem Verzeichnis an Die Gr e und der Name der Datei in die aktuell geschrieben wird wird unter Aktuelle Gr e und Aktueller Name angegeben Die Containerdateien haben die Erweiterung FDDC Field Document Container ODBC Container Mit dem ODBC Container kann man zus tzlich zum Container eine Datenbank konfigurieren in welche die Daten ebenfalls abgelegt werden sollen Ein Container muss aber existieren Hierzu muss man folgende Konfigurationen im Vorfeld vornehmen Datenbank erstellen die Struktur der Datenbank ist im Bereich 2 angegeben Diese Datenbank muss manuell erstellt werden 238 e Speicherpools FileDirector 2 5 s BC Container Tabelle
304. schreibung Index amp Fileimport Ausf hren auf Server Beliebig Aktiviere Zeitplaner Status Zeitintervall Start Datum Zeit wiederhole am 87 372008 el 14 31 E C Monday Tuesday C Endzeit Wednesday Thursday C Friday C Saturday C Sunday Intervall Abbuch FileDirector 2 5 Systemkonfiguration e 101 Index und Datei Import Einstellungen Im Reiter Index und Datei Import wird ein Dialog ge ffnet in dem man das Importverzeichnis einstellen kann Da der Zugriff auf dieses Verzeichnis vom FileDirector Server aus geschieht muss das Benutzerkonto fd server ber die entsprechenden Rechte f r dieses Verzeichnis verf gen Beispiel einer Index und Datei Import Datei ohne Steuerzeichen 201 Smith Walter 00000 1 tif 202 Kern Richard 000002 tif 203 Tiger Tina 000003 tif Die angegebenen Bilddaten hier z B 000001 tiff m ssen sich im gleichen Verzeichnis befinden wie die Indexdatei damit sie bei einem Import gefunden werden k nnen W hlen Sie den Aktenschrank und den Dokumententyp in den die Daten importiert werden sollen Damit die Indexdatei korrekt analysiert werden kann definieren Sie den Feldtrenner hier Komma und die Anzahl der Felder 23 Index und Datei Import ndern EEE GEELELDCELLEEL EEE Allgemein Index und Datei Import Aktenschrank Company Dokumententyp Invoice Importverzeichnis nts and Settings Administrator Desktop dmirfm
305. sf hren auf Server ew2003en Status Zeitintervall Start Datum Zeit Wiederhole am 77 4 2008 m 20 00 Monday m Y Tuesday Endzeit 21 00 Wednesday Intervall 00 05 Thursday nterval Frida C Saturday C Sunday Abbruch Mit diesem Zeitplaner wird die Replikation von Daten in einen FileDirector Server an einem anderen Standort angesto en Damit die Replikation startet muss eine Lizenz auf dem Server freigeschaltet sein auf dem der Zeitplaner gestartet werden soll Damit Daten repliziert werden k nnen muss die Verbindungs einstellung in den Eigenschaften des zu replizierenden Servers auf Online stehen siehe gt Replikationsverbindung erstellen Im Dialogfenster wird ein beschreibender Text eingegeben der sp ter in der Liste der Zeitplaner erscheint Wird der Zeitplaner aktiviert so startet der Dateilmport zu den angegebenen Intervallen Konfigurieren Sie im Bereich Zeitintervall zu welchem Datum und zu welcher Zeit der Zeitplaner starten und in welchen Zeitintervallen er aktiv werden soll Der Zeitplaner kann f r beliebige Tage der Woche aktiviert werden 90 e Systemkonfiguration FileDirector 2 5 Ausf hren auf Server Die Option Ausf hren auf Server erm glicht es den Zeitplaner auf einem an deren Server ausf hren zu lassen damit dadurch die Last verteilt wird Hierzu muss auf dem Zielserver der FileDirector mit entsprechender Lizenz installiert sein Zeiteinstellung und Aktivierun
306. ss Connec tors und klicken Sie auf Sicherheit gelber Schl ssel oder rechtes Mausmen Jetzt kann jeder eingerichtete Connector den Benutzern zur Verf gung gestellt werden die mit den entsprechenden Feldern arbeiten So k nnen f r jeden Be nutzer unterschiedliche Felder aus verschiedenen Applikationen eingerichtet werden SAP Konfiguration FileDirector Lizenz f r SAP Um FileDirector zusammen mit SAP Archivelink nutzen ben tigen Sie eine Li zenz f r den Filedirector Die vorhandene Lizenz wird in den Eigenschaften der Knotens Server unter den Lizenzoptionen als SAP Archive Link angezeigt FileDirector ArchiveLink 1 2 FileDirector Archivelink ist die von der SAP AG zertifizierte Schnittstelle des FileDirectors zu SAP NetWeaver Sie stellt folgende Funktionalit t zur Verf gung SAP HTTP Content Server 4 5 OLE HTTP Frontend Barcode BAPI Damit das FileDirector System als Content Server verwendet werden kann muss der FileDirector WebServer installiert sein und fungiert dann zusammen mit dem FileDirector Server als Content Server Konfiguration von FileDirector Web im IIS Konfiguration anonymer Zugriff auf FileDirector ArchiveLink Im IIS muss f r den FileDirector ArchiveLink der anonyme Zugriff aktiviert sein Als Konto muss f r den anonymen Zugriff ein Konto eingestellt sein das in FileDirector Zugriff auf die SAP Dokumente hat Hinweis Die Option AllowAnonymousAccess in der we
307. sschneiden von Strings die sp ter nicht sichtbar sein sollen fertig gestellt ist k nnen die zu f llenden Index felder definiert werden Markieren Sie die Zahl oder das Wort das in ein bestimmtes Indexfeld eingetra gen werden soll und w hlen Sie im Kontextmen rechte Maustaste oder in der Befehlszeile den Befehl Neues Indexfeld u Z COLD Vorlage BAX x a Ee Allgemein Seiteneinstellungen Felder Filter Vorlage en 27 Aa i Seite 1 Kunden Nr 25915 Beleg Nr bresc re Neues Indexfeld Seitenb ndelung Neuer Filter Schlie en gt Wechseln Sie nun auf das Tab Felder und stellen Sie das richtige Feld f r den markierten Bereich ein Sie sehen jetzt auf welcher Seite in welcher Zeile und in welcher Spalte der Eintrag gesucht wird Es muss nat rlich auf jeder Seite der Eintrag in genau dieser Zeile stehen Da die Dokumente ber eine Spooldatei importiert werden sollten die Formatein stellungen immer gleich bleiben Bei einer nderung der Vorlage m ssen diese Einstellungen ggf angepa t werden 276 e COLD Importmasken FileDirector 2 5 COLD Vorlage oeg Allgemein Seiteneinstellungen Felder Filter Vorlage Indexsfeld Sortierung Seite Zeile Spalte L nge PRDLILDLRLTITST EI TIL LEI RUEILET EL RU DIL LIDL DULELELUEUSTTETETEITTTETPTEUTTLELELSTLCPETFFFEER 2 AuftragsNr 1 1 25 78 7 AuftragsNr RechnungsNr KundenNr N
308. st f r den Seitentrenner das Standard Seitentrennzeichen OC Formfeed vordefiniert Wird auch dieses Zei chen nicht am Seitenanfang gefunden so kann auch ein anderer String der als Seitentrennzeichen definiert ist als Filter angegeben werden Als zweiter Filter ist hier das Zeichen ausgeschnitten damit es nicht auf der Seite sichtbar ist Z COLD Vorlage BAX jr Allgemein Seiteneinstellungen Felder Filter Yorlage Text Hex Zeichenoptionen G ltigkeitsbereich Start Ende gt v 0C Ausschneiden Gesamte Seite Markieren Sie dazu in der Vorlage das entsprechende Zeichen am Seitenanfang und setzen Sie einen Filter unter Verwendung des rechten Mausmen s oder ber den Button Filter hinzuf gen y FileDirector 2 5 COLD Importmasken e 273 Allgemein Seiteneinstellungen Felder FeRX 1 IST Neues Indexfeld Seitenb ndelung Schlie en Sobald der Filter gesetzt wurde erscheint er in der Filterliste und dem ausge schnittenen Element kann eine Zeichenoption zugewiesen werden eG er G ltigkeitsbereich Seitentrenner Gesamte Zeile Ausschneiden Gesamte Zeile Ausschneiden RA Gesamte Zeile Seitentrenner Seitentrenner Ganze Zeile Ausschneiden berschreiben Keinen Zeilenvorschub 1 Zeilenvorschub pa Abbruch h 2 Zeilenvorsch be IE A Ist der Seitentrenner definiert so kann man in der Vorlage mit den Pfeil
309. st gepr ft ob die Ak tenschrank ID bereits existiert Existiert die Datenbank ID noch nicht so er scheint eine Abfrage Soll ein neuer Aktenschrank als Klon erstellt werden Klone k nnen zur Replikation verteilter Standorte verwendet werden Wird diese Frage mit Ja best tigt so wird eine Datenbank mit der gleichen ID erstellt die exportiert wurde Bei Nein wird eine Kopie mit einer neuen Aktenschrank ID erstellt Wird bei einem Import die Aktenschrank ID im SQL Server bereits gefunden so wird f r die Kopie des Aktenschrankes eine neue CablD erstellt Die ID s der an deren Objekte wie z B Felder und Dokumententypen bleiben wie im Ursprungs aktenschrank erhalten FileDirector 2 5 Aktenschr nke e 147 Aktenschrankstruktur klonen Beim Klonen eines Aktenschrankes wird auf dem Zielserver eine Replikation der Datenbank mit der gleichen CabinetlD erzeugt Es kann aber immer nur der Ori ginalserver in seiner Struktur erg nzt werden Diese Erg nzungen nderungen k nnen ber Synchronisiere verwendete Struktur abgeglichen werden Ein Klon kann nicht manuell ver ndert werden Aktenschrankstruktur kopieren Um die Struktur eines kompletten Aktenschrankes zu kopieren kann eine expor tierte XML Struktur in den gleichen FileDirector Server importiert werden Mit dem Befehl Struktur speichern unter wird die Struktur exportiert und danach wird die exportierte XML Datei mit dem Befehl Neu aus Struktur
310. ste hat die gleichen Eigenschaften wie ihr Original ber Eigen schaften kann dieses Duplikat an die neuen Einstellungen angepasst werden FileDirector 2 5 Wortauswahllisten e 225 Dynamische Wortlisten ber ODBC Um Wortlisten dynamisch f llen zu k nnen muss zun chst ein ODBC Link ein gerichtet werden ber den ODBC Link k nnen alle Datenquellen verwendet wer den die durch ODBC Treiber angesprochen werden k nnen z B eine SQL Da tenbank eine Access Datenbank eine Textdatei eine Excel Tabelle oder auch eine Oracle Datenbank Zur allgemeinen Einrichtung einer ODBC Quelle lesen Sie bitte das Kapitel gt _ODBC Quelle im Windows einrichten ODBC Verkn pfung f r Wortliste vorbereiten ODBC Verkn pfung Allgemein Hier k nnen ODBC Datenquellen f r den Index Import konfiguriert werden Name ODBC Keywords Beschreibung ODBC Quelle Keywords ODBC Tabelle keywords Zuordnungen ODBC Spalte Indexfeld Name lt Keyword name gt Shortcut lt Keyword shortcut gt Description Keyword description vi Strasse Test2 Time Vorname lt Keyword name gt lt Keyword shortcut gt lt Keyword description v Abbruch A Die Wortliste die eingelesen werden soll muss sich in einer hinterlegten Tabelle befinden die aus den Spalten Name Beschreibung und K rzel besteht Sind diese drei Spalten vorhanden so k nnen sie bei der Einrichtung im FileDirector bei der Konfiguration d
311. stemkonfiguration SQL Server 2000 f r Volltext Katalog konfigurieren Um den gelesenen Volltext mit dem WinClient suchen zu k nnen muss im SQL Server ebenfalls ein Zeitplaner eingerichtet werden der die SQL Kataloge mit den gelesenen Daten auff llt Stellen Sie sicher dass der SQL Server mit der Option Volltext installiert ist Hinweis Um zu sehen ob der Volltext installiert ist kann man folgende Abfrage im SQL Server starten select FULLTEXTSERVICEPROPERTY isfulltextinstalled O nicht installiert 1 installiert Ermitteln Sie im FileDirector Enterprise Manager die ID desjenigen FileDirector Aktenschranks f r den Sie die Volltextsuche einschalten wollen Rufen Sie den SQL Enterprise Manager auf klappen Sie die Datenbank Ihres Aktenschrankes auf und markieren Sie den Eintrag Tabellen Auf der rechten Seite werden nun die Tabellen Ihres Aktenschrankes aufgef hrt Klicken Sie im rechten Teil des Fensters mit der rechten Maustaste auf die Tabelle FD_Ilmages und w hlen Sie unter Volltextindextabelle den Eintrag Volltextindizierung f r eine Tabelle definieren Hilfe u SQL Server Enterprise Manager Datei Aktion Ansicht Tools Fenster e Am m Xx 2 k SVa EE eh Console Root Microsoft SQL Servers SQL Server Group DEVEL Windows NT Watabases FD_74C1B80B Tables FD_6A8DE215 Al Tables 51 Items 9 FD_708F5B3E Name Owner Type Create Dat a A E AccountDocFilter d
312. t t der Bilder angegeben werden die zur An zeige heruntergeladen werden Je h her die Prozentangabe desto besser ist die Qualit t und desto gr er ist die Datei Verwenden Sie also eine langsame Ver bindung zum Server z B per Modem so kann die Einstellung einer geringeren Qualit t eine h here Geschwindigkeit bedeuten Die Einstellung ob der Index auf der Image Seite angezeigt wird kann ab der Version 1 3 1 auch ber die Client Konfiguration im Enterprise Manager gesetzt werden Ob der Benutzer im WebServer Revisionen anzeigen darf kann hier ebenfalls vordefiniert werden Ereignisse Im Zweig Ereignisse zeigt FileDirector Informationen ber die zu einem Akten schrank geh renden Aktivit ten sowie die aktiven Benutzer an Protokollierung Aktivit tenreport konfigurieren Markieren Sie den Zweig Protokollierung und klicken Sie auf Eigenschaften Um die Protokollierung zu verwenden muss sie nach der Installation erstmalig einge richtet werden FileDirector 2 5 Systemkonfiguration e 55 Einstellungen es Konfiguration Aktivit tenreport X AA Einstellungen Server fi Sitzungen amp Aktivit ten Der Aktivit tenreport erm glicht eine detaillierte Protokollierung der Systemnutzung und der Systemaktivit ten Entfeme 50 der Eintr ge wenn mehr als 1000 Eintr ge protokolliert worden sind C Entfere Eintr ge lter als Tage rchiviere Protokolldaten Log files
313. t a href lt FD webLink gt gt Zeige Dokument im WebServer lt a gt lt p gt lt p gt lt a href lt FD WebLinkUser gt gt Zeige Dokument im Pers nlicher Ordner lt a gt lt p gt lt p gt lt img src lt FD_IMGEMBEDONT gt gt lt p gt lt body gt lt html gt range Dokument 7 momentanes C verkn pftes C teferenziertes Seitenbereich Referenz Dokumententyp j Indexfeld es momentene Im E Mail Text kann ein Link zum Aufruf des Dokumentes f r den WinClient oder den Webserver in einer HTML Definition konfiguriert werden 252 e Prozessmanagement FileDirector 2 5 Hilfe W hlt man ein Element aus der angebotenen Hilfe aus so wird dieser Eintrag an der Stelle des Vorschaufensters generiert wo sie der Cursor befunden hat E Mail konfigurieren Hilfe Oo Verf gbare Platzhalter f r den DokumentenK rper F ge Hyperlink in den HTML K rper ein lt a href lt FD winCWweblLink gt gt Zeige Dokument lt a gt Zeige Dokument im installierten Client lt FD winCLink gt Zeige Dokument im Pers nlichen Ordner im installierten Cient lt FDWwinCLinkUser gt Zeige Dokument im Webtlient lt FD winCWebLink gt Zeige Dokument im Pers nlichen Ordner im Webllient lt FDwinCwebLinkUser gt Zeige Dokument im WebServer lt FD webLink gt Zeige Dokument im Pers nlichen Ordner lt FD webLinkUser gt Zeige Dokumentenseite 1 im HTML K rper lt img stc lt FD_IMGEMBEDOO1 gt gt H nge Dokument an S
314. t kann auch f r eine ausgew hlt Gruppe generiert werden 46 e Systemkonfiguration FileDirector 2 5 Client Konfiguration Mit der Clientkonfiguration k nnen die Men s und Einstellungen im Enterprise Manager f r die Clients vordefiniert werden So kann gew hrleistet werden dass bestimmte Gruppen von Benutzern die gleichen Men einstellungen verwenden Markieren Sie den Zweig Client Konfiguration und erstellen Sie ber Neu ein neues Layout Allgemein Auf dem Reiter Allgemein geben Sie den Namen und die Beschreibung f r die Clientkonfiguration ein ber Hinzuf gen k nnen die Benutzer und Gruppen ausgew hlt werden die dieses Layout verwenden sollen Alle in den eingetragenen Gruppen befindlichen Benutzer erhalten bei Verwendung des WinClients diese vordefinierte Konfiguration E Client Konfiguration Allgemein Einstellungen Anordnung Upload Zeitplaner web Server mm Hier k nnen Sie f r den Client Bildschirmanordnungen sowie Optionen einstellen und sie Benutzergruppen zuordnen Name Layout Beschreibung User Layout and Settings Weise diese Konfiguration den folgenden Gruppen zu Yollst ndiger Name Name Beschreibung ii fd user support fd user Member of this group have access to FileDirector data il all eA Abbruch Hinweis Befindet sich ein Benutzer in mehreren Gruppen so wird die erste Konfiguration verwendet die gefunden wird Achten Sie daher auf eine eindeutige Gruppen
315. t und es kann nicht mehr nach ihnen gesucht werden Um sp ter erneut eine Suche aus noch vorhandenen Indexdaten in der Daten bank anzeigen zu lassen muss das CD Laufwerk als alternativer Speicherpool angelegt werden Wird ein Datensatz gesucht so wird zun chst der Default Spei cherpool bzw die Speicherorte nach ihren Priorit ten durchsucht Danach wird die in der Datenbank hinterlegte mid Datei gesucht Ist das CD Rom Laufwerk als alternativer Speicherpool angegeben so muss die CD mit der entsprechend angeforderten Media ID eingelegt werden Wird die Media ID Datei nicht gefun den so erscheint eine Meldung dass der entsprechende Datentr ger eingelegt werden soll Daher ist es wichtig dass die CD s mit der richtigen ID beschriftet werden FileDirector 2 5 Dokumententypen e 177 Hinweis Der Name der mid Datei wird bei Verwendung einer Oracle Datenbank ohne Tausendstel Sekunden erzeugt Sicherheits bersicht f r alle Dokumententypen eines Aktenschranks W hlt man der im Kontextmen s des Knotens Dokumententypen Sicherheit so bekommt man eine bersicht ber alle Sicherheitseinstellungen f r alle Dokumententypen dieses Aktenschranks Sicherheit der Dokumententypen Stresstest Sicherheit Benutzernamen und Gruppen ER tiledirector fd admins fi filedirector fd scan named f serverO1 fd admins Mn serverD1 fd scan Zeige Rechte f r Rechte fur filedirector
316. tallation hei t dieses Konto fd server Wurde der Name im Con fig Utility benutzerspezifisch ge ndert so beziehen sich alle in diesem Handbuch beschriebenen Erl uterungen zum fd server auf den Benutzernamen der f r den FileDirector Server definiert wurde Der FileDirector Enterprise Manager der f r administrative Aufgaben im FileDirector verwendet wird z B Konfiguration von Aktenschr nken Feldern Sicherheitseinstellungen etc Der FileDirector WinClient mit dem der Anwender Dokumente suchen scannen und bearbeiten kann Diese Applikation wird im Benutzerhandbuch n her erl utert Starten Sie als erstes nun den FileDirector Enterprise Manager zur Konfiguration der Aktenschr nke Um mit dem FileDirector Enterprise Manager zu arbeiten und alle Funktionen verwenden zu k nnen muss sich der FileDirector Anwender in der Gruppe fd admins befinden die w hrend der Installation im System ange legt wurde Der Administrator wird automatisch zu dieser Gruppe hinzugef gt und kann daher sofort mit dem FileDirector Enterprise Manager arbeiten Erste Konfiguration Ablauf Mit dem Enterprise Manager wird zun chst ein Aktenschrank konfiguriert der sp ter vom WinClient verwendet werden kann Ablauf der Einrichtung 1 Aktenschrank erstellen 2 Indexfelder erstellen und konfigurieren 3 Dokumententypen erstellen und Indexfelder zuordnen 4 Scanprofil erstellen mit dem Dokumente vom WinClient in die Dokumenten typ
317. ten ber ODBG uusnseesseennsneennnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 226 ODBC Verkn pfung f r Wortliste vorbereiten enn 226 ODBC Verkn pfung einer Wortliste zuordnen s 227 Stempel 229 Neuer Stempel astona a aan a keshieleis ke 229 Stempel Konfig riere Ma sunin a a ataa a aidai ir en 229 ffne Bilddatei Vorlagen laden unenseneeeenenneeeeenennennnennnnnennnnnnn 230 nzeige und Z00M 2 4 22 i E EA E le 230 Textz nen erstellen zsrsr ant ent Renee 231 Stempel Sicherheit n3u 2s 222er 232 Stempeld pliziereni 2222er een 232 Speicherpools 233 Neuer Speicherpoo s20u02400nnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnannnnnnnennnnnn 233 Allgemein 22 2 fen leur kalten Ba Sei 233 Speicherort einrichten 0u4240n4nn0nnnnannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 234 Speicher onesie rnin ernie iee ea aa aaa aaa a anaoa n ada aatia aa en ra nee 234 Allgemeines zu Dateisystem und Container ssrs nennen 234 Einstellung eines Speicherortes 0usnsrsnsennnnennnnnnnnnennnnnnnnnn 235 Protas PERRETIECREETTERSEEEEVELTERTESBELTEELVEFRLLFRTE PEETTERFEFTEREELELELNEFRLEEERRELTERLTEFER 236 DIS IKSTCH ZELLE 10 PESCHENBFRERTTERE TFEEVERUEFEIEELELBENELFEEHTRERPEELTERFETENEELEEELTRFRCEEERFERFLELTERE 237 Container annen a AE a E EE FRE 237 Speicherpool zuordnen ur222us2220nnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnannnnnna
318. ten kann auch umgekehrt als im folgenden Beispiel erfolgen da die Speicherorte immer in der Reihenfolge der Priorit ten durchsucht werden Beispiel Speicherpool Storagelocation1 Priorit t 1 read only true 5000 Dokumente in 10 Sub locations 50000 Dokumente Storagelocation2 Priorit t 2 read only true 5000 Dokumente in 10 Sub locations 50000 Dokumente Storagelocation3 Priorit t 3 read only false current storagelocation 5000 Dokumente in 10 Sub locations 50000 Dokumente 242 e Speicherpools FileDirector 2 5 FileDirector Enterprise Manager Y1 5 2 Connected to ew2003debug Cabinets CUSTOMERTEST F742865D Stor ge poa ARIB Ir 5 ia System configuration a Description Read only Server E E Storagelocation Storagelocation True Users and groups TE EW2003 Storagelocation24 Second device True m Client configuration TE Ew2003 Storagelocation3 Third device False F fa Events 3 Scheduler Yg Codeless connectors SAFP Eis Cabinets l CUSTOMERTEST F74286 Fields Fa Document types 6 Scan profiles B Keyword lists ODBC links Stamps da Storage pools Ei Default pool Aktuelle Dokumente werden nun in den dritten Speicherort gespeichert und die Speicherorte die auf read only gesetzt wurden k nnen durchsucht werden Die Daten in den schreibgesch tzten Speicherorten ver ndern sich nun nicht mehr so dass
319. ten mit der lee ren Zone angeh ngt Auf n chster Seite nicht leer Ist ein Feld immer nur auf der ersten Seite leer auf den n chsten Seiten steht aber ein Eintrag kann z B Nummerierung nach dem Deckblatt sein dann wer den diese Seiten angeh ngt 278 e COLD Importmasken FileDirector 2 5 Gleich auf n chster Seite Befindet sich z B auf jeder Seite einer Rechnung die Rechnungsnummer an der gleichen Stelle so werden diese Seiten zu einem Dokument geb ndelt Seiteneinstellungen Grafikmodus E Im Vorlagefenster k nnen Sie in den Grafikmodus umschalten Hier wird sichtbar wie der Text auf einer Seite plaziert wird Ist noch kein Overlay hinterlegt so sieht man nur den blanken Text auf einer wei Ren Seite Ohne die Einrichtung eines Overlays wird eine wei e TIFF Seite auto matisch in 200x200 dpi Aufl sung mit dem Text aus der Spooldatei generiert ber die Seiteneinstellungen kann die Schrift richtig auf der Seite justiert werden und in der grafischen Ansicht kann man das Resultat kontrollieren Overlay einrichten In dem Tab Seiteneinstellungen kann bei einer Einrichtung ohne Overlay eine Formatgr e eingerichtet werden Wird ein Overlay eingerichtet dann richtet sich die Formatgr e nach der Vorlage Z COLD Vorlage BAX P Allgemein Seiteneinstellungen Felder Filter Vorlage Schriftart Seite Name Courier New Automatische Erkennung des Dateityps NE 8 p y Ps F Pa Gro e
320. ter OCR werden ein Name und ein beschreibender Text eingegeben Erstelle ein neues OCR Formular m EX DCR Directory Scanner N AJ E S KO E A I Ein Formular wird zur Erkennung und Identifikation von D Dokumenten verwendet 2 B Rechnungen Lieferscheine Gets emaan tar c r Pi orire An a peesaa Waeherer ze 203 DaI asurg Docement Management Systems GmbH Senas Rechnungsformular Heme s mapag lalar i d Beschreibung Ausgangsrechnungen nun Ina ya itene em un Were DEIKCHrEE Deraiigama 5 RECHNUNG acc Crear tasare on 2 Besiaknurmen w Aimes NETTER vom SAPIN Amsenanir Swan Dan EEren Bertara Menens Kram usam Varsareart Arranoa Besechrung Wege Eu cr EFI aeren I MARSI Saanfan 2O Burta 3 iba naamw Lan 2 jitas 1 Uer a WIERIHPE SFM Export 19a maw Too SENO Barsade LOOR DIEDVETT SFIN Marzahn 8 OCR 1m RESO aoa Corstesion FNRI AN eama NER EFZONZ FI Dams ta asm 1233 Mete USI ut mom Wes unz vu Xo em min Enae teram 2 VAW wur ran Teta eh Ehee se Aug nme n AVO 7 MD O Lee ST Caon UG OE Se ermm ee mamy nma Vae Mee D Mean mona Aara en ni Le Come Bei der Erstellung des OCR Formulars werden Einstellungen anhand eines Beispielexemplars dieses Dokuments vorgenommen Die Vorlage kann aus einer Datei geladen oder falls Sie Zugriff auf einen Scan ner haben kann in der Auswahlbox ein geeignetes Scanprofil ausw hlt werden das vor der Erstellung des OCR Formulars erstellt wurde
321. tintervall Start Datum Zeit Wiederhole am 2 082008 10 35 amp Z Montag Dienstag C Endzeit hwo REN C Freitag C Samstag C Sonntag Abbruch FileDirector 2 5 Systemkonfiguration e 103 Dieser Zeitplaner sorgt f r einen automatischen COLD Import von Spooldaten ge m der verwendeten COLD Importmaske Zu festgelegten Zeiten und in festge legten Intervallen wird der COLD Importproze die Spooldaten im eingestellten Verzeichnis mit der festgelegten COLD Importmaske verarbeiten Dabei werden die Indexdaten automatisch ausgelesen und die Textseiten im zugeh rigen Doku mententyp abgelegt Im Dialogfenster wird ein beschreibender Text eingegeben der sp ter in der Liste der Zeitplaner erscheint Aktivieren Sie den Zeitplaner damit er zu den vorgege benen Zeiten anl uft Konfigurieren Sie im Bereich Zeitintervall zu welchem Datum und zu welcher Zeit der Zeitplaner starten und in welchen Zeitintervallen er aktiv werden soll Der Zeitplaner kann f r beliebige Tage der Woche aktiviert werden Zur Einrichtung einer COLD Importmaske siehe gt COLD Importmaske konfigurieren Ausf hren auf Server Die Option Ausf hren auf Server erm glicht es den Zeitplaner auf einem an deren Server ausf hren zu lassen damit dadurch die Last verteilt wird Hierzu muss auf dem Zielserver der FileDirector mit entsprechender Lizenz installiert sein Ist keine COLD Lizenz auf dem Ziel Server vorhanden so k nnen zwar COL
322. tiviert ist oder die Option Erkenne Formulare des gew hlten Dokumententyps markiert ist da nur bei dieser Option der Zieldokumententyp im oberen Bereich angegeben werden kann Sollen Daten eingelesen werden die die Indexdaten im Dateinamen angegeben haben so kann der Dateiname mit dieser Option entsprechend ausgelesen werden Voraussetzung daf r ist die Trennung der Felder durch einen Feldtrenner Beispiel In dem Importpfad befinden sich TIFF Dateien mit den folgenden Namen 0001_Schneider tif 0002_Schmitz tif Als Feldtrenner wird hier der Unterstrich _ angegeben die Anzahl der Felder betr gt 2 Werti wird dem Feld zugewiesen das sp ter den Inhalt 0001 erhalten soll z B Kundennummer Wert2 wird z B dem Feld Name zugewiesen Ist die Option Beziehe Pfad in Dateinamen ein aktiviert so wird der Pfad bei der Aufspaltung ber cksichtigt Feld auf festgelegten Wert setzen Hier k nnen bestimmte Felder beim Import auf jeweils einen festgelegten Wert gesetzt werden Diese Einstellung entspricht der Einstellung im Scanprofil Man kann z B ein Feld fest beim Import definieren um einen Status festzulegen oder einen Prozess anzusto en wenn mit dem Prozessmanagement gearbeitet wird Overlay Ein Overlay ist ein Image das hinter einen Text gelegt wird Wird z B ber den VNP nur der Textinhalt in eine Tiff Datei geschrieben so kann ber ein Overlay f r die Archivierung ein Briefkopf hinterlegt werde
323. tor 2 5 COLD Importmasken e 271 Kann der Seitentrenner nicht automatisch ber die Filter erkannt werden so de finieren Sie ihn manuell Die Spooldatei muss so beschaffen sein dass es einen Seitenrenner als Zeichen gibt oder dass eine feste Zeilenanzahl eingestellt wer den kann Sind einzelne Zeichen z B noch auszuschneiden so setzen Sie daf r Filter Siehe Filter F r bestimmte Zeichen an immer derselben Stelle auf jeder Seite k nnen nun die Indexfelder zugewiesen werden Der markierte Text wird dann gelesen und in die zugewiesenen Indexfelder geschrieben Wenn in der Spooldatei mehrere Seiten in ein Dokument geschrieben werden sol len so b ndeln Sie die Seiten Richten Sie nach Erstellung der Maske den Zeitplaner ein der die COLD Daten importiert Siehe gt COLD Import Zeitplaner Verschiedene COLD Spoolformate Es gibt verschiedene Spooldateien die verwendet werden k nnen Voraus setzung ist die M glichkeit durch Seitentrennzeichen oder feste Zeilenanzahl die einzelnen Seiten zu separieren Es gibt verschiedene Formate die bereits vordefinierte Trennzeichen beinhalten Ein solches Format kann z B von einer AS400 automatisch erzeugt werden Die Formate COM1 und COM2 k nnen im COLD durch eine automatische Erkennung eingerichtet werden wobei die Standardtrennzeichen und Filter dann automatisch vordefiniert werden Bei COLD werden die Indexdaten direkt aus der Textdatei ausgelesen Es findet keine OCR Lesung
324. tran si Man kann eine Zone erstellen in dem ein Text erfasst wird der auf mehrere Indexfelder verteilt werden soll Dies ist in besonderem Ma e bei der Auslesung eines PDF 417 Barcodes der Fall Hier wird es am Beispiel einer Adresse ver deutlicht Es wird eine einzige Zone f r die gesamte Adresse gelesen aber es werden verschiedene Indexfelder mit dem Inhalt dieser Zone gef llt FileDirector 2 5 OCR Formularerkennung e 303 Feldtrenner F r einen Feldtrenner k nnen verschiedene Zeichen verwendet werden Diese Trennzeichen k nnen sichtbar sein wie z B Komma Pipe Punkt etc aber es k nnen auch unsichtbare Zeichen verwendet werden wie Space Leertaste CR Carriage Return Zeilenwechsel LF Line Feed Zeilenvorschub CLRF Carriage Return Line Feed Zeilenwechsel mit Zeilenvorschub TAB Tabulator Diese Zeichen k nnen ber eine Liste der Feldtrenner ausgew hlt werden wobei auch die Verwendung von mehreren Feldtrennern und die benutzerdefinierte Eingabe m glich ist Sollen nicht aufgef hrte Zeichen verwendet werden k nnen diese auch manuell eingetragen werden Ein Feldtrenner ist in diesem Fall ein Carriage Return mit Zeilenvorschub CRLF Jetzt werden die Indexfelder zugeordnet Durch den Feldtrenner wird der gesamte Text gesplittet und kann den Feldern zugewiesen werden Zuordnung ber Indexnummer Die jeweiligen Abschnitte die durch den Feldtrenner gesplittet wurden erhalt
325. tverst ndlich auch mit Gruppen zu arbeiten Hierzu werden zuerst die entsprechenden Gruppen ber das Kontextmen der rechten Maustaste des Knotens Benutzer und Gruppen angelegt Hierf r wird ein Name und ein vollst ndiger Name vergeben und das K stchen Gruppe angehakt FileDirector 2 5 Systemkonfiguration e 37 Einer Gruppe oder mehreren Gruppen einen einzelnen Benutzer hinzuf gen Nachdem die Gruppen angelegt wurden k nnen die Benutzer diesen hinzugef gt werden Dies geschieht indem die Eigenschaften des entsprechenden Benutzers ge ffnet werden und der Reiter Mitglied von ausgew hlt wird Mit der Schaltfl che Hinzuf gen erh lt man ein Fenster indem man m gliche Gruppen zur Auswahl angeboten bekommt Hinweis Ein Benutzer darf immer nur Mitglied einer lizensierten Gruppe sein Bitte achten Sie hierauf beim Anlegen mehrere selbstdefinierter Gruppen wenn Sie diese anschlie end den lizensierten Gruppen zuordnen jedirectorlad z Allgemein Details Mitglied von Abwesenheit Se Hier kann die Gruppenzugeh rigkeit f r das aktuelle Konto konfiguriert e werden gii filedirectorsfd admins konten w hlen E Vollst ndiger Name Name filedirector fd scan en fd scan named filedirector fd scan named sk fd user filedirector fd user i fd user named filedirector fd user named en Gruppenname filedirector gruppe Ausgew hlt 0 Abbruch 38 e Systemkonf
326. tware Lizenzvertrag 10 Software Lizenzvertrag f r FileDirector 0snnnnnennnnnnennnnennnnnnnnnn 10 Haftungsausschluss 22244044444400Hnnnnnnennnnnnnennnnnnnnnnennnennennnnennnnnnnnnnn rn ia 13 Das Konzept des FileDirectors 14 Aktenschr nker 3 ernennen rel een O 14 Dokumententypen a 2 E R A 15 Automatische Prozesse 4usss4snnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn mann 15 Erste Schritte nach der Installation 02200442400nnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 15 Das Config Utility 240er 15 Der FileDirector Enterprise Manager 2s44044r nn nnnnnnnn nn nnnn nn 16 Der FileDirector WinClient s4000snnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nn 16 Erste Konfiguration Ablauf 2240ss44444Hn nn nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn ann nnnn nn 16 Enterprise Manager allgemein 17 DasMen an aa Eee 18 FileDirector Serververbindung 4444444ssnnonnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnn nenn 19 Automatisches Login verwendet aktuelles Windows Konto 20 Einstellung der Sprache iriaren asinna niaaa a ean iaraa 20 Mehrere Server mit einem Enterprise Manager verwalten 21 Systemkonfiguration 22 SOVE resi aaa a a a a a a a a a as 22 Aktiv gt 7 Serverzertifik t 204er iin 22 Im teJo 1 11 0 1 aione E E E SA RER 30 Replikationsverbindung erstellen saaesssssssseessrnesssrresrnnnesirnnesrennesrnnn
327. tzer Nach Name fragen 251 Senden an Benutzer Von Feld uurs24srsnsunnsnnnnnnennnnennnnnnnn nn 251 UN ETIBSTSJale gt 1 IESPEREETTERRSEEHEPELSOLHETEFFEEFENRFETEEFEESEEEENEFRCEHETEFSERELFRFECKERFEFSEEEENTERR 252 Exportiere Dokumernit rr2400nnnnnnnannnnnnnonnnnnnnnnnnnnnnannnnnnannnnnnannnnn 256 ODBE IAdexXimp rt uen u ein RR aa 257 Setze Feld auf Wert n ne 2 as ann 258 ndere Dokumententyp uuueesesesesnsesnsnnsnensnnnsnenennnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnn 258 Dokumentenrechte ndern 444en nennen nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nn 258 Verz gerung nach Datum fragen 444essr nn nnnnnnnnn nn ennn nn 258 Verz gerung von Feld uu 444nssnnnnnnnnnnnennnnnnnennnnnnnnnnnnn nennen 259 Neue Benutzeraktion anf gen uur s4sunensnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nenn nenn 259 Verwende Zeit berschreitung 444444ssnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nenn 259 AKTIONEN een anbieter 263 E SignatUr c Hasena sten 264 E M llua 22er sperrt 264 Benutzerdefinierte Aktionen usr4444ennnnnnnnnnnnnnnennnnnnnennnnnnn nn 265 Neue Verzweigung anf gen nnenersnnnnnnsnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnannn nn 265 Neuer Link AMUS srera rania ae 266 PrOZ8SS Aidem 4 2 rR ATARAR ATINAE TARAK IAA INEA ANA RAR ATAKA ENAS AAEE AANRAAI ATN 267 Ersetze Benutzer im ProZ6SS unsuussnnnannnennnnnnannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn
328. tzer deaktiviert FileDirector 2 5 Systemkonfiguration e 35 Konto l uft ab am Hier kann ein Ablaufdatum festgelegt werden Das Konto ist dann ab diesem Tag automatisch nicht mehr aktiv Diese Funktion empfiehlt sich f r Mitarbeiter die zeitlich begrenzt mit dem FileDirector arbeiten sollen Benutzer muss Kennwort bei der n chsten Anmeldung ndern Hier kann festgelegt werden dass das Kennwort welches durch den Administrator festgelegt wurde durch den Benutzer bei der ersten Anmeldung zwingend ge ndert werden muss Passwort Hier wird das Passwort f r den Benutzer festgelegt welches gegebenenfalls bei der ersten Anmeldung ge ndert werden muss sofern diese Option f r dieses Konto gew hlt wurde Hinweis Die minimale Passwortl nge betr gt 5 Zeichen Wiederhole Passwort Hier muss das oben angegebene Passwort wiederholt werden 36 e Systemkonfiguration FileDirector 2 5 Details Hier k nnen weitergehende Angaben gemacht werden wie zum Beispiel Titel Position oder verschiedene Telefonnummern f Benutzer filedirectorkadmin Allgemein li GE Hier k nnen Sie die Details f r das Konto einstellen EA Titel B Vorname Name Position Firma Abteilung Adresse 1 Adresse 2 PLZ Stadt Tel Durchwahl Mobil Tel Standard Fax Tel Assistent Internetseite Gruppenzugeh rigkeit zuweisen Die interne FileDirector Benutzerverwaltung erm glicht es selbs
329. u installieren und zu nutzen haben Sie z B eine Lizenz f r 5 Anwender erworben dann k nnen Sie die Software f r die gleichzeitige Nutzung durch bis zu 5 Anwender in einem Netz installieren 2 SICHERUNGSKOPIE a Sie k nnen von der gelieferten FileDirector CD den Programmen Musterdateien und dem anderen darin enthaltenen Werbematerial die Anzahl an Kopien anfertigen die Sie f r angemessen halten Das Anwenderhandbuch oder ein Teil davon darf in so ausreichender Menge kopiert werden dass es den Anwendern zur Verf gung steht f r die Sie eine Lizenz besitzen und keinem anderen Sie m ssen den Copyright Vermerk und andere Eigentumsangaben von der Originalkopie der Software auf die Sicherungskopie bertragen b Sie d rfen KEINE Kopie von der das Programm freischaltenden Lizenz anfertigen JEDER VERSUCH DIE LIZENZ ZU KOPIEREN GILT ALS VERSTOSS GEGEN DIE FREIGABELIZENZ Die Lizenz die einmalig freigeschaltet wurde ist nicht einfach austauschbar und stellt den vollen Anschaffungswert der Software dar Die freigeschaltete Lizenz kann AUSSCHLIESSLICH ber Befehle innerhalb der FileDirector Anwendung beeinflusst werden 3 BESCHR NKUNGEN a Sie d rfen die Software oder die Dokumentation nicht vermarkten vertreiben oder auf andere bertragen oder die Software ber ein Netzwerk elektronisch von einem Rechner auf einen anderen bertragen sofern dies hierin nicht ausdr cklich vorgesehen ist b Sie d rfen den Software Code
330. uche in diesem Dokumententyp vorgenommen werden und man erh lt automatisch alle Dokumente als Ergebnis zur ck Bitte beachten Sie dass hier der Default Wert f r die maximalen Ergebnisse bei 1000 Dokumenten liegt Einstellungen f r den Reiter Suchen W hlen Sie im unteren Bereich des Fensters den Reiter Suchen Nun werden die verf gbaren Felder des Dokumententyps und gegebenenfalls die zuvor unter Felder angegebene Beschreibung angezeigt Suche Bearbeiten Scannen Felder Index Trefferliste Name Beschreibung Name Wert Fi Fi Adresse P T F ge einen Trenner hinzu ber die Symbole k nnen die Felder nun zugeordnet werden Gew hlte Felder zur Ansicht im aktiven Reiter Index Trefferliste hinzugef gt Gew hlte Felder zur Ansicht in beiden Reitern Index Trefferliste hinzugef gt Gew hlte Felder von der Ansicht im aktiven Reiter Index Trefferliste entfernen Gew hlte Felder von der Ansicht in beiden Reitern Index Trefferliste entfernen 184 e Dokumententypen FileDirector 2 5 Verschiebt die ausgew hlten Elemente um eine Position nach oben Verschiebt die ausgew hlten Elemente um eine Position nach unten F ge einen T hi F gt der Ansicht der Indexfelder einen Trenner hinzu Mit Hilfe eines Trenners k nnen logische Unterteilungen innerhalb der Indexfelder vorgenommen werden Jedem Trenner kann in der Spalte Wert eine Bezeichnung zugewies
331. uktur speichern unter Strukturdatenexport Um die Strukturdaten eines Aktenschrankes zu exportieren wird der Akten schrank im FileDirector Enterprise Manager markiert und ber den Befehl Struktur speichern unter aus dem Kontextmen der rechten Maustaste in eine XML Datei exportiert Der Dateiname der XML Datei wird mit Struktur von 12345678 XML bezeichnet wobei 12345678 f r die ID des Aktenschrankes steht Hinweis Beachten Sie vor dem Export den Abschnitt gt Wichtige Hinweise zum Strukturimport f r den Import im Kapitel Neu aus Struktur Neu aus Struktur Strukturdatenimport HM Um einen Aktenschrank aus einer exportierten Struktur neu zu erzeugen wird der Zweig Aktenschr nke markiert und der Befehl Neu aus Struktur aus dem Kontextmen der rechten Maustaste ausgef hrt Hinweis Nach einem erfolgreichen Import muss ggf die Ansicht im Enterprise Manager aktualisiert werden Wichtige Hinweise zum Strukturimport Erstellungsort der Aktenschrankdatenbank Die Datenbank des Aktenschrankes wird in dem Pfad erstellt in dem sich die Konfigurationsdatenbank FDconfig befindet 146 e Aktenschr nke FileDirector 2 5 SQL Datenbankversion Ein Strukturdatenexport zwischen SQL Server 2000 und SQL Server 2005 ist in beiden Richtungen m glich Der Strukturdatenaustausch mit einem Oracle Server wird momentan noch nicht unterst tzt Identische FileDirector Server Versionsnumm
332. ulegen Firma Firma A Firma B Firma C Siehe gt Ablagesystem Designer Siehe Wortauswahllisten Memo Ein Memofeld kann freien Text beinhalten der eine ann hernd unbegrenzte An zahl von Zeichen beinhalten kann Ist die Volltextsuche konfiguriert dann wird der Inhalt von Memofeldern bei der Volltextsuche ber cksichtigt Einem Memofeld kann ein Excel Formular hinterlegt werden das im WinClient ausgef llt wird Im Memofeld werden dann nur die eingegebenen Daten verwaltet In den Erweiterten Einstellungen kann man ein Overlay zu einem Memofeld hinzuf gen Erweitert E Mail und Dateinamen Wenn der Inhalt Erweitert ausgew hlt wird kann darunter eine weitere Auswahl getroffen werden die die Archivierung von E Mails aus Outlook und Dateien aus dem Dateisystem Windows Explorer betrifft Im Outlook wird nach der Installation des Office Links Component Service ein Button zur Archivierung von Mails in den FileDirector angelegt Werden Mails ber diesen Button archiviert so k nnen automatisch die folgenden Felder einer E Mail bernommen und archiviert werden E Mail Von E Mail An E Mail Cc E Mail Bcc F r diese Felder werden 64 Zeichen reserviert Hier werden die E Mailadressen der jeweiligen Bereiche archiviert E Mail Betreff Das Betreff Feld einer E Mail kann maximal 255 Zeichen beinhalten E Mail Text Der Text einer E Mail wird wie die Eingabe f r ein Memofeld behandelt und hat keine L ngenbegrenz
333. um z B Tabellen gleichf rmig darzustellen Wenn die COLD Maske mit einem Enterprise Manager erstellt wird die sich auf einem Client Rechner befindet sollte sichergestellt werden dass der gew hlte Textfont auch auf dem Server f r den Import zur Verf gung steht Man kann verschiedene Zeichentabellen ausw hlen e OEM Multilingual Latin I entspricht ASCII ANSI Latin Arabic ASMO 708 Arabic ASMO 449 BCON V4 ISO 8859 6 Arabic Die verf gbaren Zeichentabellen k nnen ggf in zuk nftigen Versionen noch erweitert werden Textausrichtung Wechseln Sie wieder nachdem Sie das Overlay zugewiesen haben in die grafi sche Vorschau unter Vorlage Kontrollieren Sie hier ob die Ausrichtung des Textes auf Ihrem Overlay korrekt ist Ist dies nicht der Fall so k nnen Sie in den Seiteneinstellungen den Text mit X Ausrichtung Y Ausrichtung und Zeilenabstand auf das hinterlegte Blatt anpassen 280 e COLD Importmasken FileDirector 2 5 OCR Formularerkennung FileDirector kann mit Hilfe von OCR Formularen Indexfelder automatisch f llen indem Text Barcodes oder angekreuzte Felder ber die Texterkennung aus gescannten Dokumenten gelesen werden Es k nnen Grafiken oder Texte als Identifikationsmerkmale eines Formulars definiert werden um so zwischen unterschiedlichen Formularen zu unterscheiden und automatische Zuordnungen zu verschiedenen Dokumententypen zu treffen Hinweis Seit der FileDirector Version 1 5
334. umententypen Da jeder Dokumententyp individuell definiert und konfiguriert werden kann ist es m glich sich sehr eng an die Erfordernisse der Gesch ftsprozesse anzupassen FileDirector gestattet das Erzeugen einer unbegrenzten Anzahl von Dokumenten typen in einem Aktenschrank Diese k nnen jederzeit erweitert ver ndert oder gel scht werden Neuer Dokumententyp E Bei Klick auf den Button Neu im Abschnitt Dokumententyp eines Aktenschran kes ffnet sich ein Dialogfenster zum Anlegen eines neuen Dokumententyps Der Bereich Dokumententyp muss im linken Teil des Enterprise Manager Fensters unterhalb des entsprechenden Aktenschranks markiert sein Dokumententyp duplizieren amp Bestehende Dokumententypen eines Aktenschranks k nnen dupliziert werden Markieren Sie den zu duplizierenden Eintrag und klicken Sie auf den Button Duplizieren in der oberen Men leiste Es erscheint ein Eintrag eines neuen Dokumententyps gleichen Namens mit angeh ngter Nummerierung Dieser Dokumententyp hat die gleichen Eigenschaften wie sein Original Bitte passen Sie diese unter Eigenschaften im Kontextmen rechte Maustaste an Eigenschaften vom Knoten Dokumententypen W hlt man auf dem Knoten Dokumententypen Eigenschaften so kann man einen Alias f r die Bezeichnung Dokumententypen angeben Dokumententyp Alias Alias FileDirector 2 5 Dokumententypen e 169 Allgemein Im Reiter Allgemein werden ein Name u
335. unden und man muss die Einstellung erneut am Server selbst durchf hren Es sollten keine gemappten Laufwerke verwendet werden weil diese abh ngig von der Anmeldung sind Der fd server kann diese Laufwerke m glicherweise nicht sehen der Administrator aber schon Es sollten nur echte Laufwerke oder UNC Pfade angegeben werden FileDirector 2 5 Speicherpools e 235 Priorit t In einem Speicherpool kann eine beliebige Anzahl von Speicherorten definiert werden Welcher Speicherort aus dem Pool verwendet werden soll kann durch die Zuordnung von Priorit ten konfiguriert werden Sobald ein Speicherort voll ist wird der mit der n chsten Priorit t verwendet Die Gr e eines Speicherortes h ngt von der Plattengr e ab Um einen Speicherort zu wechseln muss der aktuelle Ort manuell auf nur lesen eingestellt werden Eine Priorit t kann nur einmal vergeben werden auch zwischen Containern und Dateisystem Speicherorten Konfiguration des Speicherortes nsnessosseseisusniz Dateisystem Anzahl von Dokumenten pro Unterverzeichnis Aktueller Unterordner Container Eingebetteter Container Maximale Gro e Verschl sselung Kompression Ausschlie en Gesamtgro e Aktuelle Gro e Aktueller Name C ODBC Container ODBC Quelle ODEC Tabelle 4400 MB 5 34 MB 5 34 MB 7F2588AF 00000001 IS Abbruch 236 e Speicherpools FileDirector 2 5 Dateisystem Anzahl von Dokumenten p
336. ung 154 e Felder FileDirector 2 5 E Mail Empfangen am E Mail Gesendet am Hier wird das Datumsfeld archiviert Das Format des Datums h ngt von den Einstellungen im Windows ab E Mail Betreff oder Dateiname mit oder ohne Erweiterung Hier sind wie f r den Betreff 255 Zeichen m glich Diese Option beinhaltet zwei Indizierungsm glichkeiten f r ein Indexfeld Wenn ber drag amp drop archiviert wird dann wird der Dateiname archiviert wenn das archivierte Objekt eine E Mail ist dann wird der Text aus dem Betreff Feld archiviert Hinweis Anh nge bei der Archivierung von E Mails separat speichern Mit dem Component Service ab der FileDirector Version 1 3 2 wird eine Einstel lungsdatei app xml im Programmpfad des Component Service angelegt Die Datei ist auf dem Client im folgenden Verzeichnis zu finden O Programme Dieter Spielberg DMS GmbH FileDirector Component Service Sie enth lt folgenden Eintrag lt EMailSplit Ask On or Off gt Kommentarzeile lt add key EMailSplit value Off gt Bei der Einstellung Ask wird der Benutzer bei der Archivierung gefragt ob die Anh nge einer E Mail separat im Originalformat gespeichert werden sollen Der Text der E Mail und der Anhang werden dann jeweils als separate Seite im Doku ment gespeichert Bei On werden sie ohne Nachfrage separat gespeichert und bei Off werden die Mails wie in den fr heren Versionen als msg Datei archiviert wie si
337. ung gew hlt werden In diesem Fall kommt die Benutzerliste von einer ODBC Quelle Die ODBC Quelle muss den vollst ndigen Benutzernamen oder den kurzen Benutzernamen enthalten Hierzu muss zuvor bei den Einstellungen der ODBC Verkn pfung ein Indexfeld f r Prozessmanagement Benutzer definiert worden sein Hinweis Mit Hilfe einer ODBC Verkn pfung kann keine ask user Aktion generiert werden Betrachter von Schritt Unter Variabel kann au er einem Feld auch die Option Betrachter von Schritt gew hlt werden In diesem Fall kann man einen Benutzer von einem vorherigen Schritt im Prozess Management aussuchen indem er als Betrachter benannt wurde Kommentierender von Schritt Unter Variabel kann au er einem Feld auch die Option Kommentierender von Schritt gew hlt werden In diesem Fall kann man einen Benutzer von einem vorherigen Schritt im Prozess Management aussuchen indem er als Kommentierender benannt wurde Genehmigender Ablehnender von Schritt Unter Variabel kann au er einem Feld auch die Option Genehmigender Ablehnender von Schritt gew hlt werden In diesem Fall kann man einen Benutzer von einem vorherigen Schritt im Prozess Management aussuchen indem er als Genehmigender Ablehnender benannt wurde 262 e Prozessmanagement FileDirector 2 5 Dokument Zuletzt ge ndert von Dokument Erstellt von Die Felder Zuletzt ge ndert von und Erstellt von si
338. ung ge ndert werden OCR Formular EX EIRSINSWERS EG Gl fcale enge Formulareinstellungen Erweiterte Einstellungen OCR Parameter Erste Seite Folgende Seiten Letzte Seite Ne Rechnungen Software Entwicklung f r r E Scanner und Archivaysteme 3 4 y i i Beschreibung i PEST Wanheimer Sir 593 D 47249 Duisburg Dokumententyp Rechnungen m Document Management Systems GmbH Germany Zoneneinstellungen Telefon 49 0 203 60 888 0 7 em Telefax 49 0 203 60 888 77 Bildverbesserung Rauschen entfernen 1 Daer Spioeng DNS Greni Vezonaimar ie 508 D47200 Disur Internet htip www spielberg de n en aMaik de halt j v USt IdNr DE200036824 Zoneninhalt Automatisch ie rina Indexfeld Kein Schneidersgasse 2 1 Texte V Dokumenten Identifikation 44444 Schneklerb ttel rec z Rachnungs Nr 000767 Grafisches Element Bestelnummer 004 Auftrags Nr 110787 vom 19 09 2002 Bestelldatum 14 09 2002 Datum Textel 2 RECHNUNG P Alexandra Merten Textelement USt IdNr x Zone erkennen Text an beliebiger Stelle der Zone finden ale Zonen erken n Artikelnummer Bezeichnung s Setze Feld Auf folgenden Wert Volltext erkennen SF2002 Giobal Index 0189V974 SF2002 Globalin Volltext und Zonen erkennen SF2002 Cold 0189V982 SF2002 Cold 3 SF2002 50Tickers 0190V002 SF2002 50 Ticker Alle Indexfelder erkennen Identifikations Ergebnisse anzeigen Zone l schen X
339. urde verwendet einen bereits bekannten Speicherort als Standardeinstellung Beinhaltet dieser Speicherort bereits Daten so kann auch der Speicherpool nicht sofort wieder gel scht werden Um einen Speicherpool l schen zu k nnen m ssen auch hier die Speicherorte leer sein Einen vorhandenen Speicherort aufteilen Sind bereits viele Dokumente in einem Speicherort abgelegt so kann es zu Schwierigkeiten bei der Datensicherung oder bei der Geschwindigkeit des Zugriffs kommen Beachten Sie dass es hier um EINEN Speicherpool Storagpool mit mehreren SpeicherORTEN Storagelocation geht Zur Aufteilung eines Speicherpools in mehrere Speicherorte gehen Sie wie folgt vor Im Normalfall befinden sich die Dateien in dem Verzeichnis filedirector data CABINETID CAB 00000001 00000002 240 e Speicherpools FileDirector 2 5 00000001 ist hierbei die Sub Location Die Anzahl der Dokumente die sich innerhalb dieser Sub Location befinden kann in der Konfiguration der Spei cherorte eingestellt werden hier 5000 Konfiguration des Speicherortes Dateisystem Anzahl von Dokumenten pro 5000 Unterverzeichnis Aktueller Unterordner 1 Splitten der Daten F r jeden neuen Speicherort muss nun ein neues Verzeichnis mit dem Unterverzeichnis der ID des Aktenschrankes angelegt werden z B filedirector data1 FD_CaBID siehe Screenshot F r den Benutzer fd server m ssen diese Verzeichnisse freigegeben und beschreibbar sein Im Ideal
340. ve Benutzer im linken Teil des Fensters des En terprise Managers wird im rechten Teil des Fensters eine Liste aller aktuell mit dem FileDirector arbeitenden Benutzer angezeigt FileDirector Enterprise Manager V2 0 0 http 192 168 0 42 FileDirector Systemkonfiguration Ere OE9 BLEJ aa ia Systemkonfiguration A Benutzername Computername Lizenz Zugang Letzte Aktivit t um Gl Server f sd 2 Benutzer und Gruppen E Client Konfiguration E Ereignisse SEA 1 Zeitplaner gt 6 seryerO1l administrator 2 Bereit Ablaufzeit Lizenzen Bei der Installation des FileDirectors wird im Config Utility eine Angabe f r Ses sion time out in Minuten gesetzt Diese Zeitangabe gibt an nach wie vielen Mi nuten eine Lizenz wieder freigegeben wird wenn eine Applikation FileDirector Enterprise Manager oder FileDirector WinClient nicht genutzt wird Wird eine Applikation regul r geschlossen so wird die Lizenz sofort f r den n chsten Benutzer freigegeben Beim Beenden einer Applikation mit dem Task Manager von Windows wird die Lizenz erst wieder nach der Ablaufzeit Standardeinstellung 30 Minuten frei gegeben SQL Tabelle Active User Die Liste der aktiven Benutzer wird in der Tabelle Active User in der Datenbank FDConfig gespeichert Um Verbindungen die nicht sofort freigegeben werden zu beenden k nnen die Eintr ge in dieser Tabelle gel scht werden Achtung Sie unterbreche
341. velink ODBC WebServer Zugang Protokollierung Container Server COLD Server OCR Server Codeless Connectors Image Printer OCR Clients Asiatische OCR Clients Virtueller Netzwerk Drucker Isis Clients Scannen benannt Scannen konkurrierend Benutzer benannt Benutzer konkurrierend FreiForm Erkennung 6000 Dokumente Ticker Z hler 0 L uft ab am L uft nie ab Wartung l uft ab am 30 04 2010 NNN NJ i SS nn Abbruch Produktart Vom FileDirector gibt es die Enterprise Edition und die SBE Edition FileDirector Enterprise Edition Die Enterprise Edition ist die Vollversion und es k nnen alle Lizenzoptionen hinzugekauft und freigeschaltet werden 24 e Systemkonfiguration FileDirector 2 5 FileDirector SBE Die Small Business Edition ist f r kleinere Unternehmen gedacht die nicht alle Optionen ben tigen Die nicht verf gbaren Optionen sind mit einem Sternchen gekennzeichnet Um eine Option freizuschalten die nicht in der SBE Version zur Verf gung steht muss ein Update auf die Enterprise Edition erfolgen Servertyp Der Servertyp zeigt die Lizenz f r die Installationsart an Folgende Lizenz und Konfigurationsarten sind m glich Stand alone Webgarden oder eine WebFarm N here Informationen dazu finden Sie im Installationshandbuch Standortreplikation Damit ein Abgleich der Daten ber den Replikations Zeitplaner erfolgen kann muss eine Lizenz f r die Replikation freigeschaltet we
342. versenden muss zun chst im Config Utility auf dem Server ein SMTP Server konfiguriert sein Siehe gt Installationshandbuch Mit dieser E Mail Funktion k nnen informative Mails innerhalb eines Prozess schrittes auch an Personen geschrieben werden die keinen Zugriff auf den FileDirector bzw auf die archivierten Dokumente haben E Mail konfigurieren ber den Befehl E Mail konfigurieren k nnen das Erscheinungsbild der sp ter zu versendenden E Mail und die Adressaten konfiguriert werden Nach der Auswahl E Mail konfigurieren erscheint folgendes Konfigurationsfenster 4 E Mail konfigurieren EMAILVon v EMAlLAn EMAIL Cc EMAILBce ix EMAIL Betreff EMAIL Text lt IDOCTYPE HTML PUBLIC AW3C DTD HTML 4 01 Transitional EN gt lt html gt lt head gt lt title gt ProzessManagement Benachrichtigung lt title gt lt head gt lt body gt lt p gt Klicken Sie unten um das Dokument anzuzeigen lt p gt O Text Format lt p gt lt a href lt FD winCLink gt gt Zeige Dokument im installierten Client lt a gt lt p gt lt p gt lt a href lt FD WinCLinkUser gt gt Zeige Dokument im Pers nlichen Ordner im installierten Cient lt a gt lt p gt Html Format lt p gt lt a href lt FD winCWebLink gt gt Zeige Dokument im WebLlient lt a gt lt p gt lt p gt lt a href lt FD WinCWebLinkUser gt gt Zeige Dokument im Pers nlichen Ordner im Webllient lt a gt lt p gt lt p gt l
343. viere Zeitplaner Status Zeitintervall Start Datum Zeit Wwiederhole am 26 08 2008 Im 10 32 M Montag 7 gt Dienstag E Endzeit Mittwoch Intervall C Freitag IC Samstag IC Sonntag Dieser Zeitplaner sorgt f r eine Fristensteuerung gem der Einstellung in jedem Dokumententyp Basierend auf der Konfiguration des Dokumententyps k nnen sie einem Prozess im Prozessmanagement bergeben werden zu einem anderen Speicherort exportiert exportiert und gel scht oder einfach komplett entfernt werden Die Fristensteuerung wird falls aktiv ber alle Aktenschr nke hinweg ausgef hrt Siehe Fristensteuerung im Dokumententyp einstellen Geben Sie eine Beschreibung f r den Zeitplaner ein Aktivieren Sie diesen Zeitplaner durch die entsprechende Box Ausf hren auf Server Die Option Ausf hren auf Server erm glicht bei einer Installation mit mehr als einem FileDirector Server den Zeitplaner auf einem anderen Server ausf hren zu lassen damit dadurch die Last verteilt wird Hierzu muss der FileDirector auf dem Zielserver ebenfalls mit einer Lizenz installiert sein Bei Versendung von Dokumenten auf Prozesse werden die Prozesse auf dem Server verarbeitet auf dem eine Lizenz f r das Prozessmanagement gefunden wird FileDirector 2 5 Systemkonfiguration e 83 Zeiteinstellung und Aktivierung Siehe gt Allgemeine Einstellungen f r Zeitplaner Zeitplaner zur Integrit tspr fung Der Zeitplan
344. wahl sichtbar und unsichtbar wie bei einem Feldtrenner zur Verf gung Links k rzen Rechts k rzen ber Links und Rechts k rzen k nnen Zeichen von dem Text abgeschnitten werden der gelesen wurde So kann man bei der Erstellung einer Zone einen gr eren Textteil erfassen als sp ter in der Zone stehen soll Von Links Von Rechts Soll eine bestimmte Anzahl von Zeichen im Indexfeld stehen bleiben so kann das hier konfiguriert werden Sollen z B die ersten f nf Zeichen von Links stehen blei ben so tragen Sie eine 5 in das Feld Von Links ein Sollen rechts eine bestim mte Anzahl von Zeichen stehen bleiben so tragen Sie dies entsprechend in das Feld Von Rechts ein Hinweis In den Feldern Links k rzen rechts k rzen oder von links von rechts k nnen zus tzlich noch Einstellungen f r Leerzeichen oder Tabs eingestellt werden Dazu gibt man eine 1 f r Space und eine 2 f r Tab ein Dies kann zum Beispiel bei der Verwendung eines Bezeichners hilfreich sein bei dem nach folgend mehrere Werte gelesen werden die mit Leerzeichen oder Tabs getrennt sind Prefix Postfix Werden mehrere Zonen einem Indexfeld zugeordnet so k nnen sie durch ein Zeichen getrennt werden das als Prefix oder Postfix definiert wird Ein Prefix steht immer vor dem Zoneninhalt ein Postfix hinter dem Zoneninhalt ber eine Liste k nnen auch Sonderzeichen wie z B Leerzeichen oder eine Zeilenumbruch CRLF gew hlt werden 306 e OC
345. wahl hinzuge f gt werden Die Anzeige der Benutzer und Gruppen kann alphabetisch sortiert werden indem auf dem Spaltennamen geklickt wird Mm vollst ndiger Name Name f ew2003debug1 administrator f al ew2003debug1 a1 en fd admins ew2003debug1 fd admins 7 fd scan ew2003debug1 fd scan en fd scan named ew2003debug11fd scan named en fd user ew2003debug1 fd user 7 fd user named ew2003debug1 fd user named f u ew2003debug1 u1 f u2 ew2003debug1 u2 Ausgew hlt 0 Abbruch Rechte auf Aktenschrankebene Die Rechte sind hierarchisch aufgebaut so dass die Rechte der Aktenschr nke auf die Rechte der Dokumententypen vererbt werden Verweigern hat immer eine h here Berechtigung als Zulassen Sollen Rechte vergeben oder verweigert werden so sollte immer explizit Zulas sen oder Verweigert markiert werden Wird nur das H kchen entfernt so werden die Grundrechte der Gruppen bzw die vererbten Rechte bernommen Vollzugriff erlaubt es dem Benutzer Rechte zu vergeben man sollte darauf achten dass der fd admin im Normalfall immer diese Rechte haben sollte Verweigert man dem fd admin das Recht so kann er selbst keine Rechte mehr vergeben FileDirector 2 5 Aktenschr nke e 137 Hinweis Wird die Gruppe fd admins in der Tabelle CabRights gel scht so wird sie bei Neustart automatisch wieder mit allen Rechten hinzugef gt In der SQL Tabelle CabRights sind die User und Gruppen aufgef hrt L schen Sie do
346. wingend erforderlich dass dieses Feld als Datumsfeld oder Feld mit Datum und Zeit definiert ist Zu diesem Datum kann eine Zeitspanne in Tagen hinzugez hlt werden so dass immer eine Verz gerung von Datum n Tagen erfolgt Neue Benutzeraktion anf gen Bei diesem Schritt Typ werden Entscheidungsschritte f r Benutzer definiert Einem Schritt werden ein oder mehrere Benutzer hinzugef gt die verschiedene Aktionen ausf hren m ssen Zudem kann hier definiert werden ob ein Benutzer zur Durchf hrung dieser vorgegebenen Aktion Genehmigen Ablehnen Kommen tieren Anzeigen oder bernehmen eine Unterschrift leisten muss oder ob der Benutzer durch eine E mail mit einem Link auf das Dokument informiert wird Neue Benutzeraktion 3 Benutzer Alle Zeit uberschretung 0 4 2 Benutzer fragen Erfasser Kollegel Aktion Genehmigen blehne Beschreibung Rechnungspr fund Verwende Zeit berschreitung C Kopie behalten Tage Stunden Minuten Zeitintervall 0 14 o Benutzer Aktion E Signature E Mail Benutzer fragen Erfas Genehmigen ble O E Kollege Genehmigen ble E Fl v O O V Alle Benutzer m ssen die Aktion durchf hren Benutzerdefinierte Aktion t iif 21 82 23 Rechnungsbetrag pr fen Stempeln Dokument bernehr Verwende Zeit berschreitung F r jeden Schritt kann eine Aktion f r die Zeit berschreitung definiert werden In diesem Fall wird das Dokument automatisch nach berschre
347. wird so wird eine Suche in der ODBC Datenbank ausgef hrt Werden die zu dem Feldinhalt zugeh rigen Indexdaten in anderen Feldern gefunden so werden diese bei der Indizierung im WinClient automatisch ausgef llt Eine solche Zuordnung erm glicht eine schnelle Indizierung mehrerer Felder im WinClient die eindeutig zusammengeh ren Dies kann z B eine Kundennummer sein zu der eine eindeutige Adresse geh rt die in der ODBC Datenquelle zur Verf gung gestellt wird FileDirector 2 5 Felder e 161 Hinweis Im Feld kann nur eine ODBC Quelle ausgew hlt werden wenn es in einer ODBC Zuordnung konfiguriert wurde Ist es keinem Feld in einer ODBC Verkn pfung zugewiesen so steht die Auswahl nicht zur Verf gung Ist der gleiche ODBC Link mehreren Feldern zugewiesen worden so findet bei der Eingabe des Indexes von jedem dieser Felder eine Suche nach erg nzenden Feldinhalten statt Allerdings muss die Datenstruktur f r jedes Feld in der ODBC Quelle eindeutig sein da ansonsten falsche Ergebnisse die Folge sein k nnen Beispiel ODBEC Tabelle Kundennummer Name Stadt ODBC Link im Feld ODBC Link im Feld Nur in ODBC Konfiguration 100 Peter Hamburg 200 Peter Duisburg Wird nun im WinClient im Feld Kundennummer 200 eingegeben so wird der richtige Datensatz 200 Peter Duisburg angezeigt Wird aber im Feld Name Peter angegeben so wird immer der erste gefundene Datensatz angezeigt
348. xerfassungs maske erm glicht wird 26 e Systemkonfiguration FileDirector 2 5 OCR Clients OCR Clientlizenzen werden zur Einrichtung der Formularerkennung ben tigt Soll eine automatische Indizierung ber Zonen eingerichtet werden so muss der Enterprise Manager die Component Services und die OCR Engine auf dem Server oder auf einem Client installiert werden Ist keine OCR Client Lizenz vorhanden so k nnen keine Zonen eingerichtet werden Hinweis Der Component Service wird f r Windows 98 nicht mehr unterst tzt Asiatische OCR Clients F r die asiatische OCR muss sowohl eine Lizenz im FileDirector f r jeden Client der sie verwenden soll zur Verf gung stehen als auch eine externe Lizenz des OCR Engine Herstellers Wird die Engine installiert so kann diese externe Lizenz ber das Startmen registriert werden Virtueller Netzwerk Drucker VNP Unter VNP werden die Lizenzen f r den Virtual Network Printer angezeigt Der VNP druckt in ein Verzeichnis und wandelt die gedruckten Daten in TIFF Format um Diese Daten k nnen in den FileDirector importiert werden wobei hier die M glichkeit besteht eine automatische Indizierung ber einen Zeitplaner mit Formularerkennung einzurichten ISIS Clients Hier wird die Anzahl der Clients angegeben die mit einem ISIS Treiber scannen d rfen Scan benannt Anzahl namentlich zugewiesener Benutzer die sich in der Gruppe fd scan named fr her fd prio user befinden Diese B
349. ystemkonfiguration e 39 Einrichten von Benutzern als Windows Benutzer Zun chst werden die Benutzer mit den Werkzeugen des Betriebssystems im Windows angelegt F gen Sie die neuen Benutzer die mit dem FileDirector arbeiten sollen den FileDirector Gruppen hinzu Die Benutzer k nnen zus tzlich auch einer eigenen Gruppe zugewiesen werden der dann die Rechte im FileDirector zugewiesen werden Sollen einzelne Benutzer in den vorhandenen Gruppen andere Rechte erhalten als die Gruppe selbst k nnen die Benutzerkonten importiert werden Systemkonten importieren Sind die Konten verf gbar so k nnen sie auf Aktenschrankebene vergeben werden gt Sicherheit auf Aktenschrankebene Die bergeordneten Rechte aus dem Aktenschrank werden auf die Dokumententypen vererbt und k nnen dort ggf noch eingeschr nkt werden Hinweis Importierte Benutzerkonten befinden sich in der Tabelle Accounts der zum Ak tenschrank geh rigen Datenbank Konten die auf Aktenschrankebene vergeben wurden befinden sich in der Tabelle CabRights und auf Dokumententypebene in DoctypeRights Rechte k nnen in der Datenbank nicht kopiert werden Werden alle Datens tze aus dieser Tabelle gel scht so wird automatisch der aktuelle Benutzer der in der Gruppe fd admins ist hinzugef gt So kann man bei Problemen eine Zugriffsbasis herstellen Allerdings sollte man auch daf r sorgen dass auf die Datenbank nur berechtigte Administratoren zugreifen k
350. zenzen einer Gruppe belegt kann sich der n chste Benutzer erst an melden wenn ein anderer Benutzer seine Lizenz freigegeben hat Somit kann eine Gruppe eine beliebige Anzahl von Benutzern beinhalten und die erworbenen Lizenzen k nnen gezielt auf verschiedene Gruppen aufgeteilt werden Konten l schen Werden Konten ber das Kontextmen der rechten Maustaste in Benutzer und Gruppen gel scht so werden die Rechte in den Aktenschr nken nicht gel scht d h der Benutzer kann wieder hinzugef gt werden und die zuvor vergebenen Rechte bleiben bestehen Sollen die Rechte eines Benutzers aus dem FileDirector komplett gel scht wer den so muss dieser Benutzer im Windows komplett gel scht werden und die Gruppe in der er sich befindet neu importiert werden Bei dieser Aktion wird er kannt dass der Benutzer nicht mehr im System existiert und die Rechte werden im FileDirector gel scht E Mailadresse hinterlegen F r das Prozessmanagement kann in den Eigenschaften der Benutzer die jewei lige E Mailadresse hinterlegt werden gt Siehe E Mail im Kapitel Prozessmana gement Werden die Benutzer aus dem ADS bernommen so werden die dort hinterlegten E Mailadressen automatisch bernommen Bei einer lokalen Installation bzw einer Installation ohne die Verwendung von ADS k nnten die E Mailadressen der Benutzer in den Eigenschaften der einzelnen Accounts im FileDirector Enterprise Manager hinterlegt werden Um eine nachtr glich
351. zu geh rigkeit der Benutzer FileDirector 2 5 Systemkonfiguration e 47 Anordnung Im Reiter Anordnung kann die Ansicht der Men s angepasst werden Die Anpassung der Men s kann wie bei g ngigen Windows Anwendungen konfi guriert werden Jede Schaltfl che hat ein Pulldown Men das Sie aufklappen k nnen wenn Sie auf den jeweiligen Pfeil klicken Hier k nnen Sie die kompletten Werkzeugk sten ein oder ausblenden m Erlaube Schnellanpassung auf dem Client Befehle aktivieren deaktivieren ktenschrank Suchergebnisse Ctri F6 Lokale Dokumente Ctri F7 h Pers nlicher Ordner Cri F amp Grundeinstellungen Drucken Ctrl P Schnellstart gt wWerkzeugleiste zur cksetzen Erlaube nderungen auf dem Client Ist diese Option nicht markiert so ist es dem Benutzer dieses Layouts generell nicht erlaubt die Buttonanordnung zu ver ndern Ist sie erlaubt so kann man im WinClient mit der rechten Taste durch Doppelklick das Anpassungsmen aus w hlen Erlaube Schnellanpassung auf dem Client Die Schnellanpassung blendet die Pfeile zwischen den Icons f r die Benutzer dieses Layoutes ein bzw aus Dadurch ist die Anpassung leichter vorzunehmen Befehle aktivieren deaktivieren Mit dieser Option wird erm glicht dass f r den Client Befehle aus der Men leiste und dem Steuerfeld komplett ausgeblendet werden k nnen Somit ist auch eine Einschr nkung der Befehle m glich wenn der Client selbst n

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