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smartQuery Admin und User Guide

1. B lest anoere AccuMUBNEPEMAREMUETA ayon FH Antwort Kunde emcee sascha SEN aivePemane Sa on cen 000049 anyiningt2 IK ABC Transiation WO00083 deadine asta BA 000046 test impor 7 1 testimport answer 300172014 11 05 2014 00 33 44 Abgeschiossen Sy 000069 deadine28 sdr 4000070 munpie EEE 26 02 2014 24 02 2074 09 52 48 Neu Accum atwerPemanenisat cent answer 24 022014 11 12 19 Abgeschiossen eoo00s tectback AccumIeINEPETTENEN STA 13022014121347 Neu ons spee testingan wor SOA asnes Dee pamere 7 Zugewlesen 3001 2014 23 01 2014 09 55 21 Zugeuleser 3000044 testimpori5 IK test import Roeltragen gebundeltzimeisen Meine Ansicht Der Bildschirm Meine Ansicht zeigt alle R ckfragen bei denen der n chste Arbeitsschritt Ihnen zugeordnet ist Die R ckfragen sind je nach Typ links mit einem Symbol versehen Wei es oder schwarzes Fragezeichen markieren jeweils terminologische oder andere R ckfragen die Ihnen im Zuge des Workflows zugeordnet sind Hier m ssen Sie den n chsten Schritt setzen entweder die R ckfrage beantworten oder sie weiterdelegieren oder die Antwort best tigen Optional k nnen Sie mit dem K stchen A e von mir gestellten R ckfragen auch jene anzeigen die Sie gestellt haben obwohl Sie Ihnen aktuell nicht zugewiesen sind Kuvert oder Auge markieren jeweils Feedbacks mit geb ndelten R ckfragen oder einzelne R ckfrag
2. k nnen dies in den erweiterten Einstellungen tun indem Sie den Parameter Enable 32 bit Applications auf True stellen c Im Falle von IIS7 m ssen m glicherweise auch noch einige NET Services aktiviert werden Gehen Sie dazu in der Kommandozeile CMD in das Verzeichnis Iwindows Microsoft NetlFramework Iv3 0lWindows Communication Foundation und geben Sie dort den Befehl ServiceModelReg i ein d Geben Sie dem IIS Benutzer Netzwerkdienst vollen Zugriff auf das Verzeichnis App_Data Dies wird f r das Abspeichern der Protokolldateien ben tigt Falls das Verzeichnis App_Data noch nicht existiert legen Sie dieses bitte unterhalb des smartQuery Verzeichnisses an e Sie k nnen nun die Website aufrufen und sich mit dem Default Login admin admin anmelden smartQuery Admin und Benutzerhandbuch Administration m 4 Installation Hotfix f r die Erkennung neuer Browserversionen Standardm ig verwendet ASP NET eine sog sniffing Technologie damit der benutzerseitige String den verwendeten Browser erkennen kann Die Browserdefinitionsdateien k nnen einen bestimmten Bereich von Browserversionen erfassen Wenn jedoch eine neue Browserversion installiert wird kann ASP NET dies nicht immer direkt mit dem benutzerseitigen String erkennen In diesem Fall kann es sein dass ASP NET diese Version als einen unbekannten Browser identifiziert ASP NET erkennt z B keine Windows Internet Explorer v 10
3. Kaleidoscope EXPRESS YOUR BIZ smartQuery Admin und Benutzerhandbuch et x smartQuery PAX Turn queries into knowledge with Kaleidoscope Version 3 0 08 01 2015 Bu Inhaltsverzeichnis 1 1 1 2 1 2 1 1 2 2 1 2 3 1 3 1 3 1 1 3 2 1 3 3 1 4 2 1 2 2 2 3 2 4 2 5 2 6 2 6 1 2 6 2 2 7 2 7 1 2 7 2 2 8 2 8 1 Inhaltsverzeichnis Allgemeine Konzepte Ziele von smartQuery Das smartQuery Workflow Konzept Rollen Organisationen Workflow Routen Arten von R ckfragen Terminologische R ckfragen Andere R ckfragen Feedback Schleifen Integriert oder Stand Alone Die smartQuery Hauptbildschirme Meine Ansicht bersicht Suchen Bearbeitungsbildschirm Neue R ckfrage Administration Kunden Anlegen von Benutzern Kunden Anlegen von Kunden Kategorien Import Bestehende R ckfragen aktualisieren Neue R ckfragen importieren Projektmanagement Projekt Schlie en Typischer Durchlauf einer R ckfrage 11 11 12 13 14 15 18 19 22 23 23 24 25 25 25 26 28 30 smartQuery Admin und Benutzerhandbuch 3 1 3 2 3 3 3 4 3 5 3 6 3 7 3 8 4 1 4 2 4 2 1 4 2 2 4 2 3 4 2 4 4 2 5 4 2 6 4 2 7 4 2 8 4 3 4 3 1 4 3 2 4 3 3 4 3 4 4 3 5 4 3 6 4 3 7 4 3 8 Inhaltsverzeichnis bersetzer Loggen einer neuen R ckfrage Projektmanager Pr fen und Delegieren einer R ckfrage Kunde Pr fen und Beantwort
4. Windows Benutzer importieren Sie k nnen Benutzer auch aus Ihrer Active Directory importieren Klicken Sie dazu auf Windows Benutzer importieren geben Sie Benutzernamen und Zielorganisation ein klicken auf Import Sie k nnen Benutzer auch im Nachhinein bearbeiten deaktivieren tempor r oder l schen dauerhaft au er den aktuellen oder den Administrator Benutzer Alle R ckfragen die einem gel schten Benutzer zugewiesen sind sind danach verwaiste R ckfragen und k nnen vom Projektmanager separat neu zugewiesen werden smartQuery Admin und Benutzerhandbuch 51 52 Administration Konfiguration 4 3 7 Organisationen 4 3 7 1 Dieser Bereich ist abh ngig von der Art Ihrer Implementierung Falls Sie ber ein Projektmanagement System implementieren werden die Organisationen ber das PM System authentifiziert und beim ersten Anmelden eines Benutzers an smartQuery automatisch hier hinzugef gt Falls Sie ber die interne Verwaltung implementieren k nnen Sie hier Organisationen und Workflow Routen innerhalb der Organisationsebenen anlegen sowie auch festlegen welche Felder und Funktionen f r die einzelnen Organisationsebenen verf gbar sind In diesem Fall ist standardm ig eine Organisation PM bereits angelegt Dies ist die zentrale Organisation in der alle Ihre Projektmanager arbeiten Sie k nnen diese Organisation nicht l schen k nnen aber innerhalb der Organisation verschiedene Ebenen anle
5. Hier k nnen Sie Ihre Vorlagen definieren und speichern Wenn Sie nun ein neues Projekt f r einen Bestimmten Kunden erstellen m chten k nnen Sie unten aus einer Drop Down Liste die entsprechende Vorlage ausw hlen und auf deren Grundlage Ihr Projekt einrichten 2 8 1 Projekt Schlie en Wenn ein Projekt abgeschlossen ist sollte es f r R ckfragen gesperrt werden Daf r schlie en Sie das Projekt in smartQuery So schlie en Sie ein Projekt in smartQuery a Doppelklicken Sie in der Liste der Projekte das gew nschte Projekt oder markieren Sie es und klicken rechts au en auf Bearbeiten gt Das Projekt wird nun angezeigt b Klicken Sie ganz unten auf Projekt schlie en Das Projekt wird nun als geschlossen markiert Sie k nnen es mit Projekt neu ffnen jederzeit auch wieder f r R ckfragen aktivieren 28 smartQuery Admin und Benutzerhandbuch Die smartQuery Hauptbildschirme 2 Projektmanagement Nach R ckfragen eines geschlossenen Projektes kann weiterhin gesucht werden Um diese R ckfragen zu bearbeiten m ssen Sie jedoch das Projekt neu ffnen smartQuery Admin und Benutzerhandbuch 29 30 Typischer Durchlauf einer R ckfrage bersetzer Loggen einer neuen R ckfrage 3 Typischer Durchlauf einer R ckfrage 3 1 In diesem Abschnitt ist der typische Durchlauf einer R ckfrage beschrieben vom Start durch den bersetzer ber Projektmanager bis zum Kunden und wieder zur ck Testserver Zuga
6. der den folgenden Benutzer String aufweist Mozilla 5 0 kompatibel MSIE 10 0 Windows NT 6 1 Trident 6 0 Dies kann dazu f hren dass einige Software Features nicht richtig funktionieren Deshalb wird es empfohlen den offiziellen Hotfix von Microsoft herunterzuladen http support microsoft com kb 2600088 Dieses Hilfsprogramm muss am Server Computer der die smartQuery Web Anwendung hostet installiert werden 4 2 5 Email Konfiguration Fur das Verwenden von Mail Benachrichtigungen z B bei neuen Queries verf gt smartQuery Uber einen eigenen Dienst der nicht die Mailing Funktionen des IIS nutzt Dieser kann wie folgt konfiguriert und installiert werden gt Sie haben die Web Applikation konfiguriert und der Zugriff funktioniert a ffnen Sie im Verzeichnis binlEmailManagementService die Datei SmartQuery Service exe config b Legen Sie im Key windowsServiceName den gew nschten Namen des Windows Dienstes f r den smartQuery Mailer fest Z B lt add key windowsServiceName value SmartQueryMailService gt c Legen Sie im Key emailConfiguration folgende Parameter fest d overrideEmailAddresses Hier k nnen Sie f r die Testphase eine Mail Adresse angeben Alle Mails werden dann nicht an die jeweiligen Benutzer sondern an diese Override Adresse gesendet F r den Produktivbetrieb lassen Sie diesen Wert leer smartQuery Admin und Benutzerhandbuch 41 4 Administration Installation 4 2 6 42
7. e siteRoot Geben Sie das Root Verzeichnis von smartQuery ein so wie es Ihre Benutzer aufrufen also z B s teRoot http servername SmartQueryWeb Die Mails beinhalten immer den Link zur dazugeh rigen Query Damit in der Email die korrekte Web Adresse enthalten ist muss hier der richtige Root eingegeben sein f emailSettings Hier geben Sie die SMTP Verbindungsdaten ein g Installieren Sie nun den Dienst durch Aufruf der SmartQuery Service exe mit dem Parameter install gt Der Mail Versand wurde nun konfiguriert Sie k nnen zum Test des Mail Versandes auch die Konsole SmartQuery Service Console exe starten Konfigurieren Sie dazu aber auch die SmartQuery Service Console exe config Lizenzierung Die Lizenzierung von smartQuery erfolgt ber Anzahl der unterst tzten Sprachen f r die R ckfragen erstellt werden k nnen Die Sprachen werden Vendoren zugewiesen Anzahl der unterst tzten named user Projektmanager Anzahl der unterst tzten concurrent user alle anderen bersetzer Kunden Spezialisten Enterprise Option Keine Einschr nkungen der Lizenz Standardm ig wird eine Testlizenz f r 30 Tage mit smartQuery geliefert Um bei Updates ein berschreiben der Lizenz zu vermeiden ist der Dateiname dieser Lizenz App_Data licence lic original Kopieren Sie diese Datei und benennen Sie sie App_Datallicence lic Falls Sie updaten bleibt Ihre urspr ngliche Lizenzdatei bestehen und
8. nnen Sie die Excel Datei wieder in smartQuery hochladen a Wechseln Sie in smartQuery in den Bildschirm mport b W hlen Sie die Option Bestehende R ckfragen aktualisieren c Klicken Sie auf Durchsuchen und w hlen Sie die bearbeitete Excel Datei aus d Als Kunde importieren Wenn Sie als Projektmanager diese Option w hlen werden die in der Excel Tabelle unter Mitteilung eingegebenen Inhalte als Kundenantwort angezeigt Der vorherigen Rolle zugewiesene R ckfragen werden dann an den bersetzer weitergeleitet der somit erkennt dass die Antworten vom Kunden und nicht vom Projektmanager stammen e Klicken Sie auf Datei hochladen smartQuery Admin und Benutzerhandbuch 35 3 Typischer Durchlauf einer R ckfrage Starten einer Feedback Schleife gt Die R ckfragen werden in smartQuery aktualisiert und eine Statistik Uber den Import wird zur Information angezeigt 3 8 Starten einer Feedback Schleife Feedback Schleifen sind R ckfragen die nicht vom bersetzer ausgehen sondern vom Kunden oder vom Projektmanager um das bersetzerteam oder den Endkunden aktiv ber etwas zu informieren Siehe auch Feedback Schleifen gt 11 So starten Sie eine Feedback Schleife a Melden Sie sich als Projektmanager an b Wechseln Sie in den Bildschirm Neue R ckfrage und dann in den Unterbildschirm Feedback Schleife c Geben Sie die gew nschte Information ein d Markieren Sie F r Kundenfeedback wenn das Feedback an d
9. Dabei gibt es zwei M glichkeiten 1 Schnittstelle zu einem Projektmanagement System Aktuell kann smartQuery mit LTC Worx Plunet Business Manager und Ontram verkn pft werden In diesen F llen ist in smartQuery keine Konfiguration von Organisationen und Projekten notwendig Diese werden aus den entsprechenden Systemen automatisch ausgelesen Sobald sich ein Benutzer anmeldet wird er in dem PM System authentifiziert und falls in smartQuery noch nicht vorhanden hier angelegt Sie k nnen auch Benutzer aus den Systemen in smartQuery importieren Sie k nnen allerdings R ckfrage Routen dennoch konfigurieren dazu m ssen allerdings die Organisationen und Routen importiert werden oder schon vorhanden sein 2 Interne Verwaltung von Organisationen Benutzern und Routen In diesem Fall bietet smartQuery ein komplettes Interface zur Verwaltung dieser Einheiten Im folgenden Abschnitt werden alle Funktionen beschrieben auch wenn Sie f r bestimmte Interface Typen nicht vorhanden sind 4 3 1 Lizenz Information In diesem Bereich sehen Sie die Lizenz Informationen f r Ihre smart Query Installation Diese ist abh ngig von der Art der Lizenzierung Eine Erweiterung kann durch das Einspielen neu erworbener Aktivierungscodes durch Ihren Administrator erfolgen Das Einspielen der Lizenzen erfolgt ber das Zusatz Tool sqtoo s exe Siehe dazu Lizenzierung gt 42 4 3 2 Sprachen Hier k nnen Sie neue Sprachen anlegen Diese werd
10. In anderen R ckfragen suchen F hrt die Suche nur in anderen R ckfragen durch In Feedback Loops suchen F hrt die Suche nur in Feedback Schleifen durch Kategorien F hrt die Suche nur in R ckfragen durch die den angew hlten Kategorien entsprechen Die standardm ig angew hlten Suchoptionen k nnen f r die Rollen Projektmanager Kunde und bersetzer durch den Administrator oder Projektmanager vordefiniert werden Siehe dazu im Abschnitt Administration den Punkt Standard Sucheinstellungen gt 56 Sehen Sie dazu auch Standard Sucheinstellungen gt 56 2 4 Bearbeitungsbildschirm Details der R ckfrage Aus jeder Liste von R ckfragen gelangen Sie mit einem Doppelklick oder einem Klick auf R ckfrage bearbeiten in den Bearbeitungsbildschirm In diesem Bildschirm sehen Sie alle Felder der R ckfrage auf die Sie Zugriff haben Sie k nnen die R ckfrage je nach Berechtigung auch bearbeiten smartQuery Admin und Benutzerhandbuch 19 20 Die smartQuery Hauptbildschirme Bearbeitungsbildschirm Details ber die Felder und deren Bedeutung finden Sie unter Arten von R ckfragen gt 9 M gliche Aktionen Darunter finden Sie die jeweils m glichen Aktionen in Form einzelner Schaltfl chen Die verf gbaren Aktionen sind dabei einerseits vom Status der R ckfrage abh ngig wem sie zugewiesen ist und welche Zur ckholen Berechtigungen Sie haben L schen R ckfrage speichern Anmer
11. Lokalisierung bearbeiten Es ffnet sich das Dialogfeld Lokalisierungen bearbeiten smartQuery Admin und Benutzerhandbuch 47 4 Administration Konfiguration d Geben Sie hier die jeweilige bersetzung des Feldnamens f r die Anzeige in den verschiedenen Zielkulturen von smartQuery ein e Klicken Sie rechts au en auf Update Das Feld wird aktualisiert Wertelisten Falls Sie f r bestimmte Felder Wertelisten vorsehen m chten m ssen Sie diese anlegen bevor Sie im Feld darauf verweisen k nnen So legen Sie eine Werteliste an a Klicken Sie auf das Register Wertelisten bearbeiten smartQuery zeigt die bestehenden Wertelisten an Standardm ig ist diese Liste nach der Installation leer b Klicken Sie auf Neue Werteliste erstellen c Geben Sie den Namen dieser Werteliste ein gt Die neue Werteliste wird nun in der Liste angezeigt d Markieren Sie die neu angelegte Werteliste e Klicken Sie unter den Picklistenwerten die zun chst auch leer sind auf Neu erstellen f Geben Sie den internen Namen des Wertes ein Die angezeigten lokalisierten Namen werden erst danach erstellt gt Der neue Wert in dieser Werteliste wird nun angezeigt g Markieren Sie den neuen Wert der Werteliste gt Unter dem Wert werden nun die Lokalisierungen angezeigt Auch diese sind zun chst leer h Geben Sie f r jede angelegt Zielkultur den entsprechenden Namen des Wertes an und klicken Sie danach auf Lokali
12. Spezialisten kann jeder Kunde dabei selbst im System anlegen 4 Spezialisten k nnen R ckfragen vom Kunden entgegennehmen und zur ckschicken oder beantworten 1 2 2 Organisationen Um Benutzer besser verwalten zu k nnen werden sie in Organisationen eingeteilt Wenn beispielsweise ein LSP mit mehreren B ros zusammenarbeitet in denen wiederum mehrere bersetzer sitzen so werden diese B ros in Organisationen zusammengefasst Ebenso werden Kunden bei denen m glicherweise auch mehrere Ansprechpartner vorhanden sind in Organisationen eingeteilt Sie k nnen sowohl f r bersetzer als auch f r Kunden beliebig viele Organisationen anlegen Die zentrale Organisation ist immer die der Projektmanager Dabei ist es abh ngig von der Art der Implementierung ob der Projektmanager ein LSP ist oder ein Sprachendienst in einem Unternehmen Die Projektmanager sind die zentrale Steuer Instanz des Systems 1 2 3 Workflow Routen Innerhalb jeder Organisation erm glicht smartQuery beliebig viele Benutzer die auch hierarchisch geschachtelt werden k nnen Mit Hilfe von Workflow Routen k nnen Sie dann festlegen welche Benutzer eine R ckfrage an wen weiterleiten k nnen Zudem k nnen Benutzer auch an gesamte Gruppen weiterleiten wobei alle Benutzer dieser Gruppe die R ckfrage zugewiesen bekommen smartQuery Admin und Benutzerhandbuch 7 Allgemeine Konzepte Das smartQuery Workflow Konzept Somit ist es auch m glich kom
13. Workflows etc verwalten Diese Funktion steht f r Benutzer mit Administrationsrechten und eingeschr nkt auch f r Projektmanager und Kunden zur Verf gung Projektmanagement Sie k nnen Sie hier Ihre Projekte verwalten Diese Funktion steht f r Projektmanager zur Verf gung Importieren Je nach Rolle entweder der Import von bearbeiteten R ckfragen aus Excel oder die Migration bestehender R ckfragen nach smartQuery Individuelle Einstellungen Hier k nnen Sie Daten zu ihrem eigenen Benutzer einsehen und zul ssige Felder z B Mail Zusammenfassung ndern Hilfe Wenn Sie diese Funktion w hlen kommen Sie in die Dokumentation von smartQuery deutsch oder englisch je nachdem welche Kultur Sie aktiviert haben Von jedem dieser Bildschirme k nnen Sie direkt zu einer bestimmten R ckfrage springen wenn Sie rechts in der Kopfleiste neben Zu R ckfrage springen die ID der gesuchten R ckfrage eingeben smartQuery Admin und Benutzerhandbuch 13 14 Die smartQuery Hauptbildschirme Meine Ansicht 2 1 Meine Ansicht 5 x smartQuery Meine ansicht Neue r ckrage Suchen bersicht Individuelle Einstellungen Import ee E Meine Ansicht Zugewiesene R ckfragen Query preview zeige 10 Eintrage Al von mir gesteiten Racktragen D der Rucktrage Proiekt ABC Query Test Globetrotter international are SE Frage Projekt a ah a ID der RucKfrage Drmazana
14. also z B FR f r Franz sisch Dar ber hinaus m ssen alle Feldnamen und Feldwerte in die neue Kultur bersetzt werden Dies k nnen Sie direkt in smartQuery tun Felder der R ckfragen Hier k nnen Sie alle Felder konfigurieren die f r R ckfragen zur Verf gung stehen Sie k nnen neue Felder anlegen aber auch bestehende bearbeiten und mit Ausnahme der Standard Felder auch l schen F r jedes Feld sind folgende Informationen angezeigt bzw notwendig Name Interner Name des Feldes in der Datenbank Lokalisierung Die Anzeige des Feldnamens pro Zielkultur von smartQuery Dazu klicken Sie auf Lokalisierung bearbeiten und geben den Namen f r alle konfigurierten Kulturen ein Typ Datentyp des Feldes Bei Feldern mit Pickliste auch die hinterlegte Pickliste Pflichtfeld Ob das Feld bei R ckfragen ausgef llt werden muss smartQuery Admin und Benutzerhandbuch Administration 4 Konfiguration ffentlich Ob das Feld von allen Benutzern immer gesehen werden kann Ist es nicht ffentlich k nnen Sie unter Organisationen gt Felder auf Organisationsebene definieren wann es f r wen sichtbar ist L nge Die L nge in Zeichen bei Textfeldern String Standardwert Bei booleschen Ja Nein bzw Wertelisten Feldern einen Standardwert der vorgeschlagen wird Fur terminologische andere R ckfragen Feedbackschleifen In welchen Arten von R ckfragen das Feld verwendet wird Diese Fun
15. die aktivierten Lizenzen bleiben damit erhalten Zum Aktivieren der Lizenz dient das Tool sq7oo s exe das sich im BIN Verzeichnis von smartQuery befindet Gehen Sie zur Aktivierung der Lizenz wie folgt vor gt Sie haben von Kaleidoscope die Seriennummer und gegebenenfalls Aktivierungscodes f r einzelne Features erhalten Sie haben die Web config Datei bereits erstellt und den Pfad zur Lizenzdatei entweder defaultm ig belassen oder entsprechend an Ihre Bed rfnisse angepasst a Starten Sie sq7oo s exe als Administrator smartQuery Admin und Benutzerhandbuch 4 2 7 smartQuery Admin und Benutzerhandbuch Administration 4 Installation b Klicken Sie auf nstall Licence Protector Das registriert die entsprechende DLL der Lizenzierungssoftware falls dies nicht schon erfolgt ist c Klicken Sie auf Register smartQuery d W hlen Sie Online Activation falls Ihr Server ber eine Internetverbindung verf gt Andernfalls w hlen Sie Email Activation und folgen Sie den Hinweisen im Wizard e Geben Sie nun Ihre Seriennummer Ihren Firmennamen optional auch Ihren eigenen Namen sowie Ihr Land und Ihre Email Adresse ein Diese Daten werden am Kaleidoscope Server gespeichert um nachvollziehen zu k nnen wer die Lizenz generiert hat f Klicken Sie auf Next gt Die Aktivierung wird durchgef hrt und best tigt g Klicken Sie auf OK Fertigstellen bis Sie wieder im sq7oo s exe angelangt sind
16. gt Standard Sucheinstellungen Hier k nnen Sie f r die Rollen Projektmanager Kunde und bersetzer die diversen Default H kchen f r die Suchoptionen setzen F r diese Funktion sind Projektmanager und Administrator berechtigt Projektmanagement Dieser Bereich ist abh ngig von Ihrer Art der Implementierung Falls Sie mit einem Projektmanagement System verbunden sind wird dieser Bereich vollst ndig automatisch vom Projektmanagement System bernommen Falls Sie ber Standalone mit eigener Konfiguration in smartQuery lizenzieren k nnen Sie hier Projekte definieren smartQuery Admin und Benutzerhandbuch Administration 4 Konfiguration Hinweis smartQuery ben tigt mindestens ein Projekt da alle R ckfragen mit Projekten verbunden sind Bei sehr einfachen Konfigurationen ist es nat rlich m glich nur ein einziges Projekt anzulegen Zum Erstellen eines neuen Projekts gehen Sie wie folgt vor a Klicken Sie auf Neues Projekt anlegen b Geben Sie den Namen des Projekts ein c Geben Sie ein Endfermin des Projekts ein Dieses wird f r Benachrichtigungen ben tigt d W hlen Sie eine Kunden Organisation und den dazugeh rigen Kunden Kontakt aus e Falls Sie Projektvorlagen definiert haben siehe unten k nnen Sie diese hier ausw hlen und auf dessen Grundlage Ihr konkretes Projekt erstellen f Klicken Sie auf Neu erstellen g Das Projekt wird ge ffnet und Sie k nnen Sprachkombinationen
17. in terminologischen R ckfragen verf gbar Alle Felder k nnen benutzerspezifisch angepasst werden Manche Felder sind dabei bereits vorgefiltert und beinhalten z B nur die Projekte an denen Sie gerade arbeiten oder vom Administrator definierte Standard Werte die Sie nat rlich ndern k nnen Projekt Legt fest f r welches Projekt die R ckfrage gilt Dateiname Legt fest auf welche Datei im Projekt sich eine R ckfrage bezieht Enadtermin Legt fest bis wann z B der Kunde eine R ckfrage zu beantworten hat Kann nur vom Projektmanager vergeben werden smartQuery Admin und Benutzerhandbuch 9 Allgemeine Konzepte Arten von R ckfragen Stichwort Legt bei terminologischen R ckfragen die ausgangssprachliche Benennung fest die gesucht wird Bei anderen R ckfragen oder Feedbacks ist dies der Titel der R ckfrage Dies kann nat rlich auch mehr als nur ein Wort also z B auch ein ganzer Satz sein Der hier eingetragene Suchbegriff ist aber das prim re Element nach dem Sie sp ter auch diese R ckfrage wieder finden k nnen Kontext Gibt einen Kontext also beispielsweise den aktuellen Satz oder einen Verweis auf die Textstelle Frage Definiert die eigentliche Frage Sprachunabh ngig st eine R ckfrage f r alle Zielsprachen relevant kann mit Klick auf diese Checkbox die R ckfrage auch f r bersetzer anderer Sprachen f r dieses Projekt oder diesen Kunden sichtbar gemacht werden S
18. ist m glich dass in Ihrer Konfiguration auch andere Felder durchsucht werden k nnen Diese werden dann unterhalb des Feldes Stichwort angezeigt Zus tzliche Suchoptionen Neben der Eingabe des Stichwortes k nnen Sie auch folgende Optionen f r die Suche festlegen Nur in meinen Projekten suchen Grenzt die Suche auf jene Projekte ein in denen Sie aktiv sind oder waren smartQuery Admin und Benutzerhandbuch Die smartQuery Hauptbildschirme 2 Bearbeitungsbildschirm Nur in meinen Kunden suchen Grenzt die Suche auf jene Kunden ein f r die der Projektmanager arbeitet Bei anderen Benutzern ist diese Option nicht verf gbar da diese IMMER nur ihn Ihren Kunden suchen d rfen Stichwort fuzzy Suche F hrt im Feld Stichwort der R ckfragen eine unscharfe Suche durch Unscharfe Suche bedeutet dass auch hnliche Ausdr cke gefunden werden und nicht nur ident gleiche Zeichenfolgen Auch in sprachunabh ngigen R ckfragen suchen F hrt die Suche nicht nur in Ihren Sprachen durch sondern auch in allen anderen Sprachen in den aktuellen Projekten Kunden nallen Textfeldern suchen F hrt die Suche nicht nur im Stichwort sondern auch in allen anderen Textfeldern durch In abgeschlossenen R ckfragen suchen F hrt die Suche nicht nur in offenen sondern auch in bereits abgeschlossenen R ckfragen durch In Terminologie R ckfragen suchen F hrt die Suche nur in Terminologie R ckfragen durch
19. keinen bersetzer als Benutzer angegeben haben ist der Status Abgeschlossen durch PM Falls Sie im Excel Open gew hlt und eine Antwort des Projektmanagers eingegeben haben ist der Status Abgeschlossen durch PM und die R ckfrage wird dem bersetzer zugewiesen Falls Sie im Excel Open gew hlt KEINE Antwort des Projektmanagers daf r aber eine Antwort des Kunden eingegeben haben dann ist die R ckfrage Beantwortet durch Kunden und dem PM zugewiesen Falls Sie im Excel Open gew hlt haben und WEDER vom PM noch vom Kunden eine Antwort eingetragen haben wird die R ckfrage dem PM zugewiesen 2 8 Projektmanagement Dieser Bereich ist abh ngig von Ihrer Art der Implementierung Falls Sie mit einem Projektmanagement System verbunden sind wird dieser Bereich vollst ndig automatisch vom Projektmanagement System bernommen Falls Sie ber Standalone mit eigener Konfiguration in smartQuery lizenzieren k nnen Sie hier Projekte definieren Hinweis smartQuery ben tigt mindestens ein Projekt da alle R ckfragen mit Projekten verbunden sind Bei sehr einfachen Konfigurationen ist es nat rlich m glich nur ein einziges Projekt anzulegen Zum Erstellen eines neuen Projekts gehen Sie wie folgt vor smartQuery Admin und Benutzerhandbuch Die smartQuery Hauptbildschirme 2 Projektmanagement a Klicken Sie auf Neues Projekt anlegen b Geben Sie den Namen des Projekts ein c Geben Sie ein Endte
20. laden a W hlen Sie das Zielprojekt f r Ihren Import aus Sie k nnen beispielsweise ein Projekt A te R ckfragen anlegen und alle R ckfragen in dieses Projekt importieren Sie k nnen nat rlich R ckfragen auch in echte Projekte einlesen b Laden Sie danach die Vorlagendatei herunter gt In dieser Datei sind alle Felder und Wertelisten enthalten die in Ihrer smartQuery Instanz konfiguriert sind smartQuery Admin und Benutzerhandbuch 25 26 Die smartQuery Hauptbildschirme Projektmanagement c Geben Sie nun Ihre Daten ein oder kopieren Ihre Bestandsdaten in diese Excel Datei so dass die jeweiligen Werte in den korrekten Spalten stehen Achten Sie darauf keine Leerzeilen in der Datei zu lassen Speichern Sie die Datei d W hlen Sie vor dem Hochladen den zugeh rigen bersetzer sowie einen Projektmanager oder Kunden zum Delegieren aus W hlen Sie dann die gespeicherte Datei und klicken auf Datei hochladen gt Die gew hlte Datei wird nach smartQuery importiert Sie erhalten auch eine Statusmeldung bzw bei inkorrekten Daten auch eine entsprechende Fehlermeldung Der aktuelle Status der erstellten R ckfragen ergibt sich aus der Kombination von Status und Benutzer Falls Sie im Excel unter der Spalte State die Option C osed gew hlt haben und einen bersetzer als Benutzer angegeben haben ist der Status Abgeschlossen durch bersetzer Falls Sie im Excel Closed gew hlt haben aber
21. nnen Dateien bis zu einer Gr e von 20 MB hochgeladen werden Sie k nnen dieses Limit jedoch in der config Datei beim folgenden String ndern indem Sie eine andere Gr e in KB eingeben lt httpRuntime maxRequestLength 20480 gt lt 20 MB gt 1 3 2 Andere R ckfragen Diese k nnen von allen Rollen gestellt werden Sie beinhalten standardm ig folgende Kategorien die benutzerspezifisch angepasst werden k nnen 1 Problem mit Styleguide oder Ubersetzungsrichtlinien 2 Technisches Problem 3 Defekter Ausgangstext Diese R ckfragen k nnen vom Projektmanager als relevant fur Kundenfeedback markiert werden Diese feedback relevanten R ckfragen k nnen dann einzeln oder geb ndelt an den Kunden gesendet werden um zur Verbesserung der Ausgangstexte oder der Prozesse beizutragen 1 3 3 Feedback Schleifen Diese k nnen vom Projektmanager oder auch vom Kunden ausgel st werden Falls die Feedback Schleife vom Projektmanager ausgel st wird kann sie wahlweise an die bersetzer oder an die Kunden oder an beide adressiert werden Feedback Schleifen von Projektmanagern k nnen dabei neben dem eigenen Text auch bestimmte R ckfragen eines Projekts enthalten Dazu k nnen Sie beim Erstellen einer Feedbackschleife aus all jenen R ckfragen ausw hlen die als relevant f r Kundenfeedback oder relevant f r bersetzerfeedback markiert wurden Zus tzlich k nnen auch einzelne R ckfragen an ausg
22. nnen die R ckfrage dann als gelesen markieren Diese Best tigung wird hier f r den Projektmanager sichtbar Klicken Sie auf Benutzer zur Leseliste hinzuf gen um weitere Benutzer ber diese R ckfrage in Kenntnis zu setzen Anmerkungen Unter den m glichen Aktionen sehen Sie die Anmerkungen zur R ckfrage die im Laufe der Bearbeitung von den einzelnen beteiligten Personen abgegeben wurden Sie k nnen die Anmerkungen mit dem gr nen Pluszeichen ein bzw mit dem roten Minus Zeichen wieder ausblenden Anmerkungen Datum Benutzer Anmerkung 18 06 2012 14 14 38 Test PM1 note Anmerkungen zur R ckfrage smartQuery Admin und Benutzerhandbuch 21 22 Die smartQuery Hauptbildschirme Neue R ckfrage 2 5 Historie Hier k nnen Sie sich die komplette Bearbeitungs Historie der R ckfrage ansehen Sie k nnen die Historie mit dem gr nen Pluszeichen ein bzw mit dem roten Minus Zeichen wieder ausblenden Historie Handlung Erstellt von Anmerkung Zugewiesen an Status 18 06 2012 14 16 41 Erneut delegieren Test PM1 Zugewiesen an PM 18 06 2012 14 15 14 Schlie en Test PM1 Abgeschlossen 18 06 2012 14 14 38 Hinweis hinzuf gen Test PM1 Zugewiesen an PM 18 06 2012 14 14 38 Erneut delegieren Test PM1 Zugewiesen an PM 18 06 2012 14 13 31 Erneut delegieren Test PM1 Zugewiesen an PM 11 06 2012 15 18 17 Erstellen Test PM1 PM Zugewiesen an PM Historie Relevante R ckfragen Bei Feedbacks kann es sein dass dem Feed
23. sammeln und melden smartQuery Admin und Benutzerhandbuch 5 1 Allgemeine Konzepte Das smartQuery Workflow Konzept Als Kunde Feedbacks an den Projektmanager senden z B Uber Fehler in der bersetzung oder Infos ber den Ausgangstext Beantwortete terminologische R ckfragen als Terminologievorschl ge an quickTerm bergeben oder via TBX Export f r Termbanken exportieren Als Administrator die komplette Konfiguration von smartQuery durchf hren 1 2 Das smartQuery Workflow Konzept 1 2 1 Rollen Der Workflow in smartQuery beruht auf 4 Standard Benutzerrollen bersetzer Projektmanager Kunde Spezialist smartQuery Datenbank Antwort Neue R ckfrage Projektmanager Delegieren Antwort Endkunde Antwort bersetzung smartQuery Workflow 6 smartQuery Admin und Benutzerhandbuch Allgemeine Konzepte 1 Das smartQuery Workflow Konzept Die Workflow Schritte im Einzelnen 1 bersetzer k nnen R ckfragen melden und einem oder mehreren Projektmanager oder direkt dem Kunden zuweisen 2 Projektmanager k nnen R ckfragen von bersetzern entgegennehmen und diese wahlweise wieder an die bersetzer zur ckschicken weil die Frage nicht klar ist diese sofort beantworten oder diese an einen Kunden weiter delegieren 3 Kunden k nnen R ckfragen von Projektmanagern entgegennehmen und diese ebenfalls zur ckschicken beantworten oder an Spezialisten delegieren Die
24. und Projektdateien festlegen Diese werden ben tigt da R ckfragen sprachspezifisch gespeichert werden und auch ein Bezug auf verschiedene Projektdateien m glich ist sofern dies gew nscht ist h Klicken Sie auf Neue Sprachrichtung einf gen i W hlen Sie die Ausgangs und Zielsprache sowie die Ubersetzerorganisation fiir das Projekt aus j Klicken Sie auf Hinzuf gen Die neue Sprachkombination wird in der Liste angezeigt Nat rlich k nnen Sie auch z B mehrere Ubersetzerorganisationen f r dieselbe Sprache hinzuf gen k Geben Sie in der Liste der Projektdateien die im Projekt bearbeiteten Dateien ein Mehrere Dateien k nnen Sie mit Strickpunkt trennen 1 Unter Zugeh rige Gruppen und Benutzer k nnen Sie weitere projektbeteiligte Projektmanager sowie Hauptkontakte und Spezialisten beim Kunden definieren die sp ter in diesem Projekt aktiv mitwirken k nnen m Klicken Sie auf Speichern Das Projekt wird nun angelegt Sie k nnen jederzeit die Einstellungen des Projekts wieder berarbeiten z B um eine neue Sprachkombination oder Datei einzuf gen Bestehendes Projekt importieren smartQuery Admin und Benutzerhandbuch 57 58 Administration Konfiguration 4 3 9 1 Falls Sie ber eine Schnittstelle zu einem PM System verf gen k nnen Sie hier bestehende Projekte aus diesem System importieren Gehen Sie dabei wie folgt vor a Klicken Sie auf Bestehendes Projekt importieren b W hl
25. z B um eine neue Sprachkombination oder Datei einzuf gen Bestehendes Projekt importieren Falls Sie ber eine Schnittstelle zu einem PM System verf gen k nnen Sie hier bestehende Projekte aus diesem System importieren Gehen Sie dabei wie folgt vor a Klicken Sie auf Bestehendes Projekt importieren smartQuery Admin und Benutzerhandbuch 27 2 Die smartQuery Hauptbildschirme Projektmanagement b W hlen Sie einen zugeh rigen Kunden c Um die Trefferliste einzuschr nken k nnen Sie hier weitere Filteroptionen eingeben d Datum von Hier werden nur Projekte aufgelistet die ab einem bestimmten Zeitpunkt erstellt wurden Auch abgeschlossene Projekte anzeigen Hier k nnen Sie zus tzlich Ihre abgeschlossenen Projekte anzeigen oder e Sie suchen konkret nach bestimmten Projekt IDs f Die Liste der gefundenen Projekte wird angezeigt aus dem Sie einen Projekt importieren k nnen g Klicken Sie auf Zugeh rige bersetzer Importieren Verwenden wenn Sie diese Benutzer aus ihrem PM System mitimportieren m chten oder wenn schon in smartQuery angelegt diese Benutzer f r das Projekt verwenden m chten h Klicken Sie auf mportieren Das Projekt wird in der Liste angezeigt Klicken Sie auf dieses Projekt um weitere Einstellungen vorzunehmen Projektvorlagen Um Projekte effizienter erstellen zu k nnen haben Sie die M glichkeit Projektvorlagen zu definieren Klicken Sie dazu auf das Untermen Projektvorlagen
26. Kategorie verwendet werden soll e Im Abschnitt Lokalisierungen k nnen Sie die bersetzungen des Feldnamens in die bestehenden Kulturen festlegen und in weiterer Folge bearbeiten 24 smartQuery Admin und Benutzerhandbuch Die smartQuery Hauptbildschirme 2 Import f Klicken Sie auf Lokalisierung hinzuf gen g W hlen Sie die gew nschte Kultur aus in die Sie den Feldnamen bersetzen m chten h Geben Sie den entsprechenden Feldnamen ein i Klicken Sie auf Hinzuf gen gt Die neue Lokalisierung ist hinzugef gt Wiederholen Sie den Schritt f r alle weiteren Zielkulturen 2 7 Import In diesem Bereich k nnen Sie je nach Berechtigung Bestehende R ckfragen aktualisieren oder Neue R ckfragen importieren 2 7 1 Bestehende R ckfragen aktualisieren Dieser Punkt dient dem Import einer Excel Datei die Sie zuvor exportiert und offline bearbeitet haben Dazu w hlen Sie lediglich die zu importierende Datei und klicken auf OK Nach dem Import wird ein Import Status angezeigt Sehen Sie dazu auch Offline Bearbeitung von R ckfragen gt 34 2 7 2 Neue R ckfragen importieren Dieser Men punkt dient der Migration von neuen R ckfragen oder z B Altdaten in smartQuery ber einen Excel Import Dazu generieren Sie zuerst eine Excel Template in die Sie Ihre Daten eingeben oder hineinkopieren Diese Datei kann danach importiert werden Gehen Sie wie folgt vor um neue oder bestehende Daten in smartQuery zu
27. Projekts sein Informationen vom Kunden oder z B Informationen ber defekte Ausgangstexte Fernrohr markiert die mitverfolgten R ckfragen Das sind R ckfragen anderer Benutzer die Sie aktiv mitverfolgen um die Antwort ebenfalls zu erfahren Zum Filtern klicken Sie auf Filtern nach Status und w hlen den gew nschten Wert Der Filter wird hinzugef gt Sie k nnen mehrere Werte aus einer oder mehreren Listen ausw hlen und die Werte auch wieder entfernen Der Filter wird jeweils aktualisiert R ckfragen und Feedback Sie k nnen in diesem Bildschirm jede R ckfrage durch Doppelklick ffnen und je nach Berechtigung und Status Bearbeitung Sie gelangen dann in den Bearbeitungsbildschirm gt 19 Zum Filtern klicken Sie auf das Listenfeld mit dem gew nschten Kriterium Status Kunde Projekt Zugewiesen an und w hlen den gew nschten Wert Der Filter wird hinzugef gt Sie k nnen mehrere Werte aus einer oder mehreren Listen ausw hlen und die Werte auch wieder entfernen Der Filter wird jeweils aktualisiert smartQuery Admin und Benutzerhandbuch Die smartQuery Hauptbildschirme 2 bersicht Die so gefilterte Liste k nnen Sie auch zur Offline Bearbeitung nach Excel exportieren Klicken Sie dazu auf Mir zugewiesene R ckfragen exportieren Dieser Export enth lt nur die R ckfragen auf die Sie aktuell auch Zugriff haben um Zugriffs Probleme beim Import zu vermeiden Siehe auch Offline Bearbeitung von R ckfrage
28. R ckfrage dem gew hlten Benutzer zuweisen in dem Sie festlegen k nnen welchem Benutzer beim Kunden oder einer gesamten Gruppe in eckigen Klammern dargestellt Sie diese Frage delegieren f W hlen Sie den gew nschten Benutzer oder Gruppe g F llen Sie gegebenenfalls die Felder aus h Klicken Sie auf An gew hlten Benutzer delegieren smartQuery Admin und Benutzerhandbuch 31 3 Typischer Durchlauf einer R ckfrage Kunde Pr fen und Beantworten einer R ckfrage gt Die R ckfrage ist nun an den Kunden delegiert 3 3 Kunde Pr fen und Beantworten einer R ckfrage So pr fen Sie eine R ckfrage a Melden Sie sich als Kunde am System an gt In Meine Ansicht sehen Sie alle R ckfragen die aktuell bei Ihnen zur Bearbeitung liegen Hier sehen Sie auch die R ckfrage die Sie soeben als Projektmanager an den Kunden delegiert haben b Doppelklicken Sie die gew nschte R ckfrage oder klicken Sie rechts au en auf das Symbol R ckfrage bearbeiten gt Die R ckfrage geht im Bearbeitungsbildschirm auf Da Sie Kunde sind k nnen Sie hier weniger Informationen eintragen als der bersetzer oder Projektmanager zuvor c Als n chste Schritte k nnen Sie die R ckfrage dem Projektmanager zur ckschicken z B wenn die Frage unklar war oder selbst bereits beantworten oder sie einem internen Spezialisten weiterleiten F r den Testdurchlauf w hlen Sie bitte Antworten d Es ffnet sich das Dialogfeld R ckfrage dem vor
29. back auch relevante R ckfragen angeh ngt sind So kann z B der Projektmanager alle bersetzer eines Projektes ber wichtige R ckfragen informieren Der Projektmanager kann dabei ausw hlen welche R ckfragen er an die Feedback Schleife anh ngen m chte Sehen Sie dazu auch Arten von R ckfragen gt 9 Neue R ckfrage Im Bildschirm Neue R ckfrage k nnen Sie abh ngig von Ihrer Rolle terminologische oder andere R ckfragen stellen bzw Feedback Schleifen erstellen Die Felder die dabei zur Verf gung stehen h ngen von der Art der R ckfrage ab Details dazu finden Sie unter Arten von R ckfragen gt 9 So erstellen Sie eine neue R ckfrage a Klicken Sie auf Neue R ckfrage und dann darunter entsprechend auf Terminologie R ckfrage Andere R ckfrage oder Feedback Schleife b Geben Sie die entsprechenden Werte in die Felder ein c Klicken Sie auf R ckfrage speichern gt Die R ckfrage wird gespeichert und an den vordefinierten Benutzer oder Gruppe weitergeleitet smartQuery Admin und Benutzerhandbuch Die smartQuery Hauptbildschirme 2 Administration Sehen Sie dazu auch Arten von R ckfragen gt 9 2 6 Administration Dieser Bereich ist abh ngig von Ihrer Rolle und von Ihren Berechtigungen Projektmanager mit Administrator Rechten sowie Administratoren haben den vollen Zugriff auf alle Konfigurationsbereiche mit Ausnahme der Kunden Bereiche Kunden Benutzer und Kunden Kategorien Die Kon
30. bersetzer R ckfragen an den Projektmanager weiterleiten Dieser pr ft die R ckfragen und leitet sie an den Kunden weiter Dieser wiederum kann sich selbst Spezialisten im System anlegen denen er die R ckfragen weiterleitet Danach geht der Workflow dieselben Wege wieder zur ck smartQuery pr ft bei jeder R ckfrage ob diese oder eine sehr hnliche Frage bereits gestellt wurde und bietet gegebenenfalls sofort die Antworten dazu an Das erspart dem bersetzer langwieriges Suchen und dem Kunden das mehrfache Beantworten von R ckfragen die in einem Vorgangerprojekt bereits gel st wurden Dar ber hinaus k nnen Sie in smartQuery nach allen R ckfragen auch gezielt suchen Konkret k nnen Sie mit smartQuery Neue R ckfragen nach anpassbaren Kriterien und mit anpassbaren Feldern anlegen und kategorisieren R ckfragen zwischen den Rollen bersetzer Projektmanager Kunden und Spezialisten weiterleiten beantworten verfolgen best tigen etc Beim Anlegen von R ckfragen die bereits von anderen Benutzer gestellt wurden k nnen Sie diese aktiv mitverfolgen um ber den Ausgang informiert zu werden Bestehende R ckfragen in der gesamten Datenbank pro Sprache Kunde Projekt bersetzer usw gezielt suchen Als Projektmanager sprach bergreifend wichtige R ckfragen und Antworten an das gesamte Projekt Team in allen Sprachen sammeln und melden Als Projektmanager Fehler in Ausgangstexten an die Autoren
31. den Namen der Kategorie ndern c Wenn Sie die Sortierreihenfolge ndern m chten geben Sie die entsprechende Ziffer ein Je h her die Ziffer desto weiter unten wird das Feld in der Liste angezeigt d Sie k nnen hier auch die Arten der R ckfragen ndern f r die die Kategorie verwendet werden soll e Im Abschnitt Zokalisierungen k nnen Sie die bersetzungen des Feldnamens in die bestehenden Kulturen festlegen und in weiterer Folge bearbeiten f Klicken Sie auf Lokalisierung hinzuf gen g W hlen Sie die gew nschte Kultur aus in die Sie den Feldnamen bersetzen m chten h Geben Sie den entsprechenden Feldnamen ein smartQuery Admin und Benutzerhandbuch 49 4 Administration Konfiguration i Klicken Sie auf Hinzuf gen gt Die neue Lokalisierung ist hinzugef gt Wiederholen Sie den Schritt f r alle weiteren Zielkulturen 4 3 6 Benutzer Dieser Bereich ist abh ngig von der Art Ihrer Implementierung Falls Sie ber ein Projektmanagement System implementieren werden die Benutzer ber das PM System authentifiziert und beim ersten Anmelden an smartQuery automatisch hier hinzugef gt Falls Sie ber die interne Verwaltung implementieren k nnen Sie hier Benutzer anlegen Gehen Sie zum Anlegen eines Benutzers wie folgt vor gt Jeder Benutzer muss einer Organisation und optional einer Organisationsebene zugewiesen werden Falls Sie noch keine Organisationen und Organisationseben
32. der Ebene an eine andere k nnen bestimmte Felder bef llt werden Klassischerweise z B das Feld Antwort Sie k nnen hier aber weitere Felder daf r definieren So f gen Sie eine neue Feld Berechtigung auf Organisationsebene hinzu a Klicken Sie unterhalb der Liste auf Hinzuf gen smartQuery Admin und Benutzerhandbuch 55 56 Administration Konfiguration 4 3 8 4 3 9 b Geben Sie die Ausgangsorganisation und die Ausgangsebene ein Das ist jene Organisation bzw Ebene in einer Organisation die gerade eine R ckfrage weiterleiten m chte c W hlen Sie aus der Liste der Felder jenes aus dass in dem Dialogfeld angezeigt werden soll gt Das neue Feld wird der Liste hinzugef gt d Klicken Sie nun in der neuen Zeile an bei welchen Workflowschritten dieses Feld bef llt werden soll Internes Antwort Felo Bei der Antwort innerhalb einer Organisation Externes Antwort Feld Bei der Antwort an einen Benutzer in einer anderen Organisation Interne Weiterleitung Bei der Weiterleitung innerhalb einer Organisation Externe Weiterleitung Bei der Weiterleitung an einen Benutzer in einer anderen Organisation Internes Zurtickschicken Beim Zur ckschicken der R ckfrage innerhalb einer Organisation Externes Zur ckschicken Beim Zur ckschicken der R ckfrage an einen Benutzer in einer anderen Organisation e Klicken Sie rechts au en auf Speichern gt Das neue Feld wurde nun dem Dialogfeld hinzugef
33. dschirm gt 19 2 2 bersicht In der bersichtsehen Sie alle R ckfragen der Projekte denen Sie zugewiesen sind Projektmanager haben zudem die M glichkeit auch R ckfragen aus anderen Projekten einzusehen Klicken Sie dazu oben auf Alle Projekte anzeigen Diese Funktion ist nur verf gbar wenn unter Administration Benutzer die Checkbox Kann alle Projekte mitverfolgen aktiviert ist Der Bildschirm ist je nach Ihrer Rolle in verschiedene Unterbereiche aufgeteilt Terminologische bzw Andere R ckfragen Feedback Projekt Zusammenfassungen Verwaiste R ckfragen In den ersten beiden Bildschirmen sehen Sie die entsprechenden R ckfragen Den R ckfrage Typ erkennen Sie dabei am Icon in der ersten Spalte In dieser Spalte erkennen Sie auch wenn Sie oder andere Benutzer eine R ckfrage mitverfolgen smartQuery Admin und Benutzerhandbuch 15 Die smartQuery Hauptbildschirme 3 smartQuery suchen eee BeeeE Y OE Ubersicht Die Ruckfragen sind je nach Typ links mit einem Symbol versehen Wei es oder schwarzes Fragezeichen markieren jeweils terminologische oder andere R ckfragen die Ihnen im Zuge des Workflows zugeordnet sind Hier m ssen Sie den n chsten Schritt setzen Kuvert oder Auge markieren jeweils Feedbacks mit geb ndelten R ckfragen oder einzelne R ckfragen die an Sie geschickt wurden Dies kann je nach Ihrer Rolle z B eine wichtige R ckfrage aus einer anderen Sprache des
34. efpublwwwroot Ismartquery smartQuery Admin und Benutzerhandbuch Administration Installation 4 2 2 Datenbankeinrichtung gt Sie haben einen Datenbankserver und einen Benutzer mit DBCreate Rechten a Melden Sie sich mit SQL Studio an Ihrem Datenbankserver an b Legen Sie eine neue Datenbank mit dem gew nschten Namen an Der Standardname ist smartQuery c ffnen Sie das Script create sq Falls Sie den Namen der Datenbank angepasst haben ersetzen Sie alle smartquery db Vorkommen im Script mit Ihrem Namen d F hren Sie das Script auf der Datenbank aus um die Objekte wie Tabellen Gespeicherte Prozeduren usw anzulegen Bei den Tabellen Einstellungen beachten Sie bitte die Einschr nkung im Internet Explorer 7 siehe Systemvoraussetzungen e Geben Sie dem IIS User vollen Zugriff auf die Datenbank Typischerweise ist dies der User Netzwerkdienst Die Datenbank ist damit vollst ndig eingerichtet 4 2 3 Einrichtung des Portals gt Den Inhalt der gelieferten ZIP Datei haben Sie bereits entzippt z B in das Verzeichnis c inetpub wwwroot smartquery a Erstellen Sie in diesem Ordner eine Sicherungskopie der Datei web config orig und benennen Sie diese um auf web config Offnen Sie die Datei web config zum Beispiel im Editor b Suchen Sie den folgenden Eintrag add name smartqueryEntities connectionString c Tragen Sie hier den Verbindungsstring zu Ihrer oben angelegten Datenbank ein z B
35. ektmanagers die Benutzer sehen die die R ckfrage aktiv mitverfolgen smartQuery Admin und Benutzerhandbuch Die smartQuery Hauptbildschirme 2 Bearbeitungsbildschirm R ckfrage zuweisen Hier k nnen Sie eine R ckfrage einem anderen Benutzer weiterleiten Es ffnet sich ein Popup Fenster in dem Sie ausw hlen k nnen wem Sie die R ckfrage zuweisen m chten Mit Zur ckschicken k nnen sie die R ckfrage an den vorhergegangenen Bearbeiter zur ckschicken um beispielsweise fehlende Information anzufordern Es ffnet sich ein Popup Fenster in das Sie auch eine Nachricht an den n chsten Bearbeiter eingeben k nnen Mit Antworten k nnen Sie die R ckfrage als beantwortet an den bersetzer als Projektmanager oder den Projektmanager als Kunde zur ckgeben Es ffnet sich ein Popup Fenster in das Sie die Antwort sowie optional auch noch einen Hinweis eingeben k nnen Als Projektmanager sehen Sie gegebenenfalls auch die Antwort des Kunden k nnen aber eine eigene Antwort zus tzlich hinzuf gen Sie k nnen eine R ckfrage auch sofort beantworten ohne sie zuvor an den Kunden zu delegieren Mit Erneut fragen k nnen bersetzer abgeschlossene R ckfragen erneut dem Projektmanager oder direkt dem Kunden zuweisen sollte die Antwort nicht zufriedenstellend sein Benutzer Best tigungen Als Projektmanager k nnen Sie die R ckfrage auch an andere Benutzer f r Informationszwecke weiterleiten Die Benutzer k
36. en die an Sie geschickt wurden Dies kann je nach Ihrer Rolle z B eine wichtige R ckfrage aus einer anderen Sprache des Projekts sein Informationen vom Kunden oder z B Informationen ber defekte Ausgangstexte Diese Feedbacks m ssen Sie lesen und als gelesen best tigen Fernrohr markiert die mitverfolgten R ckfragen Das sind R ckfragen anderer Benutzer die Sie aktiv mitverfolgen um die Antwort ebenfalls zu erfahren Notiz Symbol Markiert ob eine Anmerkung zur R ckfrage hinzugef gt wurde die Sie noch nicht gelesen haben Wenn Sie diese Anmerkung unten im Query Formular einsehen dann verschwindet dieser Hinweis in Meine Ansicht smartQuery Admin und Benutzerhandbuch Die smartQuery Hauptbildschirme 2 bersicht Sie k nnen in diesem Bildschirm jede R ckfrage durch Einmalklick rechts anzeigen und bearbeiten lassen und mit Doppelklick zur Bearbeitung ffnen Sie gelangen dann in den Bearbeitungsbildschirm gt 19 Sie haben auch die M glichkeit mehrere R ckfragen zu markieren um diese auf einmal zu l schen oder weiterzuleiten beantworten etc vorausgesetzt sie sind Ihnen zugewiesen und geh ren zu einem Projekt Zum Filtern klicken Sie auf Filtern nach Status und w hlen den gew nschten Wert Der Filter wird hinzugef gt Sie k nnen mehrere Werte aus einer oder mehreren Listen ausw hlen und die Werte auch wieder entfernen Der Filter wird jeweils aktualisiert Sehen Sie dazu auch Bearbeitungsbil
37. en zur ckschicken z B wenn die Antwort nicht klar ist Sie k nnen die R ckfrage auch dem Kunden erneut zuweisen oder aber dem bersetzer die Antwort weiterleiten Klicken Sie f r Letzteres auf Antworten d Es ffnet sich das Dialogfeld R ckfrage beantworten Hier k nnen Sie nun neben der bestehenden Antwort des Kunden noch Ihre eigene Antwort in das Feld Antwort Projektmanager eintragen z B wenn f r den bersetzer Zusatzhinweise notwendig sind die Antwort des Kunden bearbeiten und optional auch unter Hinweis noch eine Anmerkung anbringen e Klicken Sie auf Gew hlten Benutzer Antworten gt Die R ckfrage ist nun beantwortet und liegt beim bersetzer zur Best tigung 3 6 bersetzer Abschlie en einer R ckfrage So pr fen Sie die Antwort auf Ihre R ckfrage a Melden Sie sich als bersetzer am System an gt In Meine Ansicht sehen Sie alle R ckfragen die aktuell bei Ihnen zur Bearbeitung liegen Hier liegt auch die R ckfrage die Sie im oberen Schritt gerade als Projektmanager beantwortet haben Sie sehen zus tzlich jetzt auch das Feld Antwort Kunde Antwort Projektmanager sowie den Status Abgeschlossen durch PM smartQuery Admin und Benutzerhandbuch 33 34 Typischer Durchlauf einer R ckfrage Offline Bearbeitung von R ckfragen b Doppelklicken Sie die gew nschte R ckfrage oder klicken Sie rechts au en auf das Symbol R ckfrage bearbeiten Die R ckfrage geht im Bearbeitungsbild
38. en Kunden gehen soll e Markieren Sie F r bersetzerfeedback wenn das Feedback an den bersetzer gehen soll f Klappen Sie den Bereich der relevanten R ckfragen auf gt Sie sehen hier alle R ckfragen des gew hlten Projekts Sprachpaars das Sie als relevant f r Feedback entweder an den bersetzer oder an den Kunden markiert haben R ckfragen die bereits in anderen Feedback Schleifen enthalten sind werden hier standardm ig nicht angezeigt Wenn Sie auch diese R ckfragen zum aktuellen Feedback anh ngen m chten dann klicken Sie auf Auch in Feediback Schleifen enthaltene R ckfragen anzeigen g Markieren Sie rechts au en mit einem H kchen all jene R ckfragen die Sie an dieses Feedback anh ngen m chten h Klicken Sie auf R ckfrage speichern Das Feedback wird abgesendet Das Feedback befindet sich nun im Feedback Bereich der Meine Ansicht bei bersetzern und Kunden Diese k nnen sich das Feedback ansehen und dann mit A s gelesen markieren das Feedback als gelesen best tigen Parallel dazu k nnen Sie in der bersicht unter Feedback stets verfolgen wie viele der Adressaten jedes einzelne Feedback bereits best tigt haben 36 smartQuery Admin und Benutzerhandbuch Typischer Durchlauf einer R ckfrage 3 Starten einer Feedback Schleife Sehen Sie dazu auch Feedback Schleifen gt 11 smartQuery Admin und Benutzerhandbuch 37 38 Administration Systemvoraussetzungen A Adm
39. en Sie einen zugeh rigen Kunden c Um die Trefferliste einzuschr nken k nnen Sie hier weitere Filteroptionen eingeben d Datum von Hier werden nur Projekte aufgelistet die ab einem bestimmten Zeitpunkt erstellt wurden Auch abgeschlossene Projekte anzeigen Hier k nnen Sie zus tzlich Ihre abgeschlossenen Projekte anzeigen oder e Sie suchen konkret nach bestimmten Projekt IDs f Die Liste der gefundenen Projekte wird angezeigt aus dem Sie ein Projekt importieren k nnen g Klicken Sie auf Zugeh rige bersetzer Importieren Verwenden wenn Sie diese Benutzer aus ihrem PM System mitimportieren m chten oder wenn schon in smartQuery angelegt diese Benutzer f r das Projekt verwenden m chten h Klicken Sie auf mportieren Das Projekt wird in der Liste angezeigt Klicken Sie auf dieses Projekt um weitere Einstellungen vorzunehmen gt Sollten sich Projektdaten im externen System ge ndert haben dann klicken Sie auf Synchronisieren um diese auch in smartQuery zu aktualisieren Projektvorlagen Um Projekte effizienter erstellen zu k nnen haben Sie die M glichkeit Projektvorlagen zu definieren Klicken Sie dazu auf das Untermen Projektvorlagen Hier k nnen Sie Ihre Vorlagen definieren und speichern Wenn Sie nun ein neues Projekt f r einen Bestimmten Kunden erstellen m chten k nnen Sie unten aus einer Drop Down Liste die entsprechende Vorlage ausw hlen und auf deren Grundlage Ihr Projekt einrichten Pr
40. en angelegt haben beenden Sie das Bearbeiten der Benutzer und definieren Sie zun chst die Organisationsstrukturen a Klicken Sie auf Benutzer anlegen b Geben Sie Namen Vor und Nachname Benutzernamen Login Passwort sowie Email Adresse des neuen Benutzers ein c Falls Sie kein Passwort eingeben wird eins automatisch erstellt und dem Benutzer auf die angegebene Emailadresse geschickt d Klicken Sie auf Aktiv um den Benutzer zu aktivieren Ist ein Benutzer nicht aktiviert kann er sich an smartQuery nicht anmelden e Klicken Sie auf Mail Zusammenfassung senden wenn dieser Benutzer Emails nicht immer sofort sondern nur in bestimmten definierten Intervallen als Zusammenfassung erhalten soll f Wahlen Sie als Rolle eine der vordefinierten Rollen N heres zu den Rollen finden Sie auch im Bereich Rollen g W hlen Sie Emai Benachrichtigung an neuem Benutzer schicken wenn dieser Benutzer eine Emailbenachrichtigung Uber die Erstellung seiner Logindaten erhalten soll h Wahlen Sie Passwort beim n chsten Login ndern wenn Sie den Benutzer zwingen wollen das Passwort beim Login auf ein Neues zu ndern In der Config File k nnen Sie zudem einstellen ob nach Ablauf einer 50 smartQuery Admin und Benutzerhandbuch Administration 4 Konfiguration vordefinierten Zeit neue Passw rter erstellt werden sollen und an wie vielen fr heren Passw rter smartQuery sich erinnern und die Vergabe dieser verhindern
41. en ben tigt um die Sprachkombinationen f r bersetzer und Projekte definieren zu k nnen R ckfragen in smartQuery sind grunds tzlich Sprachkombinations spezifisch Bitte beachten Sie dabei Ihre Lizenz Informationen denn m glicherweise ist die Anzahl der Sprachen in Ihrer Instanz von smartQuery eingeschr nkt Zum Hinzuf gen einer neuen Sprache gehen Sie wie folgt vor smartQuery Admin und Benutzerhandbuch 45 46 Administration Konfiguration 4 3 3 4 3 4 a Klicken Sie auf Neue Sprache hinzuf gen Ein Popup Fenster ffnet sich b Geben Sie den Namen der Sprache z B Deutsch sowie den Sprachcode z B DE AT ein c Klicken Sie auf Hinzuf gen Die neue Sprache wurde hinzugef gt und erscheint nun in der Liste Sprachen k nnen nicht ge ndert sondern nur gel scht und neu hinzugef gt werden Kulturen Im Gegensatz zu Sprachen die sich auf die Sprachkombination einer R ckfrage bezieht sind Kulturen die Sprachen der Benutzeroberfl che Sie k nnen beliebig viele Kulturen anlegen Standardm ig ist smartQuery in Deutsch und Englisch verf gbar Wenn Sie neue Kulturen hinzuf gen so m ssen Sie die Ressource Dateien der smartQuery Applikation lokalisieren am besten mit einem externen Lokalisierungstool Lokalisieren Sie dazu die Datei C linefpublwwwroot Ismartquery2 binlen SmartQueryWeb resources dl und kopieren Sie diese in ein Unterverzeichnis mit dem ISO Code der Sprache
42. en einer R ckfrage Kunde Delegieren einer R ckfragen an einen Spezialisten Projektmanager Weiterleiten der Antwort bersetzer Abschlie en einer R ckfrage Offline Bearbeitung von R ckfragen Starten einer Feedback Schleife Administration Systemvoraussetzungen Installation Lieferung Datenbankeinrichtung Einrichtung des Portals Einrichtung der Web Anwendung Email Konfiguration Lizenzierung Excel Zugriffsrechte Updates Konfiguration Lizenz Information Sprachen Kulturen Felder der R ckfragen Kategorien Benutzer Organisationen Standard Sucheinstellungen smartQuery Admin und Benutzerhandbuch 30 31 32 32 33 33 34 36 38 38 38 38 39 39 40 41 42 43 44 44 45 45 46 46 49 50 52 56 E Inhaltsverzeichnis 4 3 9 4 3 10 Projektmanagement quickTerm Einrichtung 56 59 smartQuery Admin und Benutzerhandbuch Allgemeine Konzepte 1 Ziele von smartQuery 1 Allgemeine Konzepte 1 1 Ziele von smartQuery Kaleidoscope smartQuery ist ein web basiertes Portal zur Bearbeitung Archivierung Suche und Wiederverwendung von bersetzerr ckfragen smartQuery betrachtet jede einzelne R ckfrage als einzelnen Workflow Task Dadurch m ssen R ckfragen nicht erst bis zum Schluss des Projekts gesammelt und dann geb ndelt beantwortet werden sondern k nnen einzeln jede f r sich abgearbeitet werden smartQuery ist ein delegierf higes System Das bedeutet dass
43. ew hlten Benutzern weitergeleitet werden die diese wiederum als gelesen markieren k nnen Feedback Schleifen vom Kunden beinhalten standardm ig nur eine Nachricht Sie k nnen aber nat rlich ber die Konfiguration der Felder gt 46 weitere Felder hinzuf gen wie beispielsweise eine Kategorisierung Sie sind dann f r den Projektmanager und gegebenenfalls auch f r die bersetzer sichtbar smartQuery Admin und Benutzerhandbuch 11 Allgemeine Konzepte Integriert oder Stand Alone 1 4 Die Feedbacks sind im Register Meine Ansichtjedes Benutzers mit einem Kuvert Symbol markiert und m ssen von den Benutzern als gelesen markiert werden Dies kann vom Ersteller der Feedback Schleife auch berpr ft werden Der Projektmanager kann sich im Rahmen des bersichtsbildschirms von ihm selbst erstellte Feedback Schleifen anzeigen lassen Je Feedback Schleife gibt es einen Bericht Benutzer Best tigungen aus dem ersichtlich ist welche Benutzer Kunden bersetzer die Feedback Schleife als gelesen markiert haben H kchen bei Gelesen gesetzt und welche nicht Sehen Sie dazu auch Felder der R ckfragen gt 46 Integriert oder Stand Alone smartQuery kann auf zwei Arten implementiert werden Als integrierte L sung die an ein Projekt Management System angedockt wird Dabei greift smartQuery f r Informationen ber Benutzer Organisationen und Projekte direkt auf das PM System zu Sie m ssen diese Daten also
44. figuration ist im eigenen Abschnitt Konfiguration gt 44 genau beschrieben Kunden haben Zugriff auf das Anlegen von Benutzern sowie auf ihre eigenen Kategorien Sehen Sie dazu auch Konfiguration gt 44 2 6 1 Kunden Anlegen von Benutzern Als Kunde k nnen sie selbst Benutzer innerhalb Ihrer Organisation erstellen die als Spezialisten fungieren Diesen Spezialisten k nnen Sie R ckfragen weiter delegieren So erstellen Sie als Kunde einen neuen Spezialisten Benutzer gt Sie sind als Kunde eingeloggt a Klicken Sie auf Administration und Kunden Benutzer gt Es erscheint die Liste der bestehenden Benutzer f r Ihr Kundenkonto b Klicken Sie unten auf Benutzer anlegen gt Es erscheint ein Dialogfeld c Geben Sie die Benutzerdaten ein und markieren Sie das Kontrollk stchen Aktiv d Klicken Sie auf Speichern gt Der neue Benutzer ist nun angelegt Dieser kann sich nun in das System einloggen und Sie k nnen diesem Benutzer R ckfragen delegieren Wenn Ihre smartQuery Version Uber eine Schnittstelle zu einem PM System verf gt haben Sie zus tzlich die M glichkeit externe Benutzer nach Auswahl der entsprechenden Organisation zu importieren smartQuery Admin und Benutzerhandbuch 23 2 Die smartQuery Hauptbildschirme Administration gt Sie k nnen auch Benutzer aus Ihrer Active Directory importieren Klicken Sie dazu auf Windows Benutzer importieren geben sie den entsprechenden Ben
45. gen und Benutzer hinzuf gen In beiden F llen k nnen Sie aber f r smartQuery Weiterleitungs Pfade sowie die Verf gbarkeit nicht ffentlicher Felder f r die verschiedenen Ebenen definieren Organisationen anlegen Gehen Sie zum Anlegen einer Organisation wie folgt vor a Klicken Sie auf Neue Organisation anlegen b Geben Sie den Namen der Organisation ein c W hlen Sie falls gew nscht einen der bestehenden Projektmanager aus Damit k nnen Sie Organisationen bestimmten Projektmanagern zuweisen d W hlen Sie aus ob die Organisation ein Kunde oder ein bersetzer Vendor sein soll Hinweis Sie k nnen nur Kunden oder bersetzer anlegen denn die zentrale Organisation ist standardm ig vorhanden und kann nicht gel scht werden Die Spezialisten wiederum legt der Kunde selbst innerhalb seiner Organisation an e Klicken Sie auf Kann die Benutzer von Organisationen der anderen Rolle sehen um andere Benutzer entsprechend sichtbar zu machen Sollten die Benutzer einer Organisation unsichtbar sein muss in der Listenansicht f r diese Organisation die ffentlich Checkbox zus tzlich deaktivieren werden smartQuery Admin und Benutzerhandbuch Administration 4 Konfiguration f Klicken Sie auf bersicht erlaubt f r neue Gruppen falls Sie f r die Benutzer dieser Organisation das bersichtsmen g nzlich ein oder ausblenden wollen g Klicken Sie auf Kann nicht zugewiesene R ckfragen sehen
46. h Klicken Sie nun auf Display Licence Information gt Sie sehen nun Ihre aktivierte Lizenz sowie alle aktivierten Zusatzoptionen i Klicken Sie nun auf Activation Key und geben Sie den ersten erhaltenen Aktivierungscode f r etwaige Zusatzoptionen ein j Wiederholen Sie dies f r alle erhaltenen Aktivierungscodes k Abschlie end klicken Sie auf Close I Sie k nnen sq7oo s exe nun schlie en gt Sie haben nun die Lizenzierung abgeschlossen Lizenzierung von Demoversionen Falls Sie eine Demoversion von smartQuery installieren registrieren Sie dennoch den License Protector Die Eingabe von Seriennummer und Aktivierungscodes k nnen Sie aber berspringen da eine Demoversion standardm ig lizenziert ist Excel Zugriffsrechte smartQuery verwendet zum Export und Import eine Excel Automatisierung ber IIS Dabei kann es zu Fehlermeldungen kommen wie etwa Fehler beim Hochladen Microsoft Excel kann auf die Datei C 43 4 Administration Installation inetpub wwwroot smartquery App Data Temp clcee8c6 52ab 4927 a825 813ddcb09c86 tmp xls nicht zugreifen Die L sung dazu ist in der Microsoft Knowledgebase so beschrieben a Legen Sie ein Verzeichnis C Windows SysWOW64 config systemprofile Desktop fUr 64 Bit Windows oder C Windows System32 config systemprofile q f r 32 Bit Windows an b Geben Sie dem Benutzer unter dessen Kontext der Application Pool von smartQuery l
47. herigen Benutzer antworten Hier k nnen Sie Ihre Antwort in das Feld Antwort Kunde eintragen und optional auch unter Anmerkung noch eine Anmerkung anbringen e Klicken Sie auf Gew hltem Benutzer antworten gt Die R ckfrage ist nun beantwortet und liegt wieder beim Projektmanager zur weiteren Bearbeitung 3 4 Kunde Delegieren einer R ckfragen an einen Spezialisten Wie zuvor erw hnt kann der Kunde eine R ckfrage an eine zus tzliche Ebene an einem vordefinierten Spezialisten beim Kunden weiterdelegieren F r den Testdurchgang k nnen Sie diesen Schritt auslassen 32 smartQuery Admin und Benutzerhandbuch Typischer Durchlauf einer R ckfrage 3 Projektmanager Weiterleiten der Antwort 3 5 Projektmanager Weiterleiten der Antwort So pr fen Sie die Antwort des Kunden a Melden Sie sich als Projektmanager am System an gt In Meine Ansicht sehen Sie alle R ckfragen die aktuell bei Ihnen zur Bearbeitung liegen Hier liegt auch die R ckfrage die Sie im oberen Schritt gerade als Kunde beantwortet haben Sie sehen zus tzlich jetzt auch das Feld Antwort Kunde sowie den Status Beantwortet durch Kunden b Doppelklicken Sie die gew nschte R ckfrage oder klicken Sie rechts au en auf das Symbol R ckfrage bearbeiten gt Die R ckfrage geht im Bearbeitungsbildschirm auf c Als n chste Schritte k nnen Sie die R ckfrage erneut dem bersetzer zur ckschicken z B wenn die Frage unklar war oder dem Kund
48. ie R ckfrage bisherige Anmerkungen etc Diese Informationen sind in der Excel Datei gesperrt sie k nnen offline nicht bearbeitet werden Die Spalten K bis M k nnen Sie bearbeiten und diese Information anschlie end nach smartQuery importieren smartQuery Admin und Benutzerhandbuch Typischer Durchlauf einer R ckfrage 3 Offline Bearbeitung von Ruckfragen er smartQuery smartQuery Query Update Sheet smartQuery Excel Datei So k nnen Sie die Excel Datei bearbeiten a Geben Sie in der Spalte K Next Status ein was nach dem Hochladen der Excel Datei mit dieser R ckfrage geschehen soll Sie k nnen hier w hlen zwischen Keine nderung Die R ckfrage bleibt Ihnen zugewiesen Der vorherigen Rolle antworten Damit schicken Sie die R ckfrage mit Ihrer Antwort an Ihren Vorg nger z B der Kunde an den Projektmanager zur ck Der vorherigen Rolle zur ckschicken Damit schicken Sie die R ckfrage unbeantwortet an Ihren Vorg nger z B der Kunde an den Projektmanager zur ck An die n chste Rolle delegieren Damit delegieren Sie die R ckfrage an den n chsten im Workflow z B der Kunde an den Spezialisten weiter b In der Spalte L Mitteilung k nnen Sie den Text eingeben der als Antwort in die R ckfrage eingetragen wird c In der Spalte M Anmerkung k nnen Sie einen Text eingeben der als Anmerkung in die R ckfrage eingetragen wird Hochladen der Excel Datei So k
49. inistration 4 1 Systemvoraussetzungen Die folgenden Systemvoraussetzungen m ssen f r die Installation von smartQuery erf llt sein Microsoft NET Framework 4 Microsoft SQL Server 2005 oder 2008 Auch die Express Edition ist ausreichend Microsoft SQL Server Management Studio Express wird empfohlen um die Datenbank anzulegen Microsoft Internet Information Services IIS Version 6 0 oder h her Bei der Verwendung von IIS 7 auf 64 Bit Maschinen muss der 32 Bit Modus aktiviert sein Am einfachsten indem ein eigenes Anwendungspool f r smartQuery eingerichtet wird ASP NET ISAPI Erweiterung muss aktiviert sein Client Seitig ist ein Internet Explorer ab 7 ein Firefox ab 3 6 oder Google Chrome notwendig wobei jeweils JavaScript erlaubt sein muss Mit anderen Browsern wurde smartQuery nicht getestet Einschr nkung bei Internet Explorer 7 Die Sortierung von Tabellenzeilen wird nicht gespeichert Bei allen brigen getesteten Browsern gibt es diese Einschr nkung nicht da dort mit localstorage anstelle von Cookies gearbeitet werden kann 4 2 Installation 4 2 1 Lieferung Die Lieferung von smartQuery umfasst eine in einem ZIP Archiv komprimierte Web Anwendung f r den Internet Information Server sowie eine Seriennummer und mehrere Aktivierungscodes f r einzelne Features Entzippen Sie als ersten Schritt die erhalten ZIP Datei in einen Ordner auf den IIS zugreifen kann Standardm ig ist das z B c lin
50. ktion ist verf gbar f r neu angelegte Felder und Standardfelder die mit einem gelben Schloss markiert sind M chten Sie also ein Standardfeld z B Dateiname bei terminologischen R ckfragen deaktivieren m ssen Sie das H kchen in der entsprechenden Spalte rausnehmen Kann durchsucht werden Ob das Feld in der Suchmaske von smartQuery gezielt durchsucht werden kann Falls Sie hier ein Feld durchsuchbar machen wird es in der Suche unterhalb des Stichwortes explizit als Suchfeld angezeigt Alternativ k nnen Sie in der Suche auch ALLE Textfelder durchsuchen lassen Anzeige Index In welcher Reihenfolge die Felder in der R ckfrage und Suchmaske angezeigt werden Je kleiner die Zahl desto h her oben das Feld qT Ob das Feld f r das Mapping in die Termbank bzw nach quickTerm relevant ist aktiviert In diesen F llen kann das Feld in der quickTerm Konfiguration auf ein bestimmtes Feld der Ziel Termbank gemappt werden Feld bearbeiten Standardm ig sind bereits Vorlagen f r verschiedene Feldertypen aufgelistet Um ein neues Feld anzulegen m ssen Sie einer dieser Vorlagen bearbeiten Zum Bearbeiten gehen Sie wie folgt vor gt Falls Sie Wertelisten verwenden m chten stellen Sie sicher dass Sie diese vorher bereits angelegt haben a W hlen Sie ein vordefiniertes Feld und klicken rechts auf Bearbeiten b Sie k nnen hier den Namen Datentyp und alle Optionen f r dieses Feld ndern c Klicken Sie auf
51. kung hinzuf gen R ckfrage mitverfolgen Mitverfolgende Benutzer M gliche Aktionen f r R ckfragen L schen R ckfrage zuweisen Schlie en R ckfrage speichern Anmerkung hinzuf gen R ckfrage nicht mehr mitverfolgen Mitverfolgende Benutzer M gliche Aktionen f r R ckfragen 2 Sie haben je nach Ihrer Rolle folgende M glichkeiten Mit R ckfrage speichern speichern Sie die bearbeitete R ckfrage Ge nderte Felder werden dann gespeichert aber die R ckfrage wird weder beantwortet noch weiterdelegiert Mit Anmerkung hinzuf gen f gen Sie einen Hinweis zur R ckfrage hinzu Die Hinweise werden in jeder R ckfrage am Ende chronologisch angezeigt Mit Abschlie en k nnen Sie die R ckfrage abschlie en Mit L schen k nnen Sie die R ckfrage l schen Mit Zur ckholen k nnen Sie sofern Sie die Berechtigung haben eine delegierte oder retournierte R ckfrage auch wieder zu sich zur ckholen Die R ckfrage wird dann dem Benutzer dem sie aktuell zugewiesen ist entzogen und Ihnen zugewiesen R ckfrage mitverfolgen R ckfrage nicht mehr mitverfolgen Hier k nnen Sie eine R ckfrage eines anderen Benutzers mitverfolgen und entsprechend ber den Ausgang informiert werden Mitverfolgte R ckfragen werden in den Listendarstellungen in der ersten Spalte durch ein eigenes Icon Fernglas dokumentiert Mitverfolgende Benutzer Hier k nnen Sie nur in der Rolle eines Proj
52. lt add name smartqueryentities connectionString data source Isqlexpress initial catalog smartquery integrated security true providerName system data sqiclient gt d Suchen Sie den folgenden Eintrag CollaborationConfiguration e Wahlen Sie hier den Connector Uber den Sie Benutzer Projekte Organisationen etc verwalten m chten Zur Wahl stehen smartQuery Admin und Benutzerhandbuch 39 40 Administration Installation f InternalCollaboration Legt fest dass die gesamte Konfiguration der Benutzer und Projekt Daten in smartQuery selbst erfolgen soll Geben Sie dazu ein lt CollaborationConfiguration collaborationSource InternalCollaboration connectionString gt g Worx oder PlunetCollaboration Legt fest dass LTC Worx Plunet oder ein anderes Projektmanagementsystem in Vorbereitung Ontram als Datenquelle fungieren sollen Der ConnectionString ist dabei benutzerspezifisch und wird im Zuge der Implementierung fur Ihr System erstellt Der connectionString beinhaltet den Ort der Projektmanagement Datenbank aber auch ein Mapping z B welche Benutzer Gruppen Projektmanager sind usw 4 2 4 Einrichtung der Web Anwendung gt Sie haben die Web Anwendung entzippt die web config konfiguriert und die Datenbank angelegt a Konvertieren Sie im IIS Manager den Ordner smartQuery mit rechtem Mausklick in eine Anwendung b Weisen Sie ein ASP NET v4 Application Pool zu das auf 32 Bit lauft Sie
53. m quickTerm Server wird getestet d Geben Sie den quickTerm Benutzernamen und das Passwort f r den Benutzer ein unter dessen Konto die Termantr ge eingereicht werden sollen e Klicken Sie auf Verbinden smartQuery loggt sich nun unter diesem Konto in quickTerm ein f W hlen Sie die Ziel Termbank aus Angezeigt wird die Liste aller Termbanken auf die der gew hlte quickTerm Benutzer Zugriff hat smartQuery liest nun die Datenbankfelder f r das Mapping ein und stellt diese in einer Baumansicht dar g Sie k nnen nun jedem Feld der Termbank ein oder mehrere Felder aus smartQuery zuweisen Sie k nnen dazu den Feldnamen direkt eingeben oder auf die Checkbox klicken und rechts das Ziel Feld ausw hlen Die Auswahlliste enth lt alle Felder die in der Feld Konfiguration f r smartQuery Admin und Benutzerhandbuch 59 4 Administration Konfiguration quickTerm freigeschalten sind Es ist auch m glich fixe Strings und zusammengebaute Felder zu bertragen indem Sie den gesamten Ausdruck in geschwungene Klammern und das Feld zwischen Zeichen stellen zum Beispiel Angelegt am CreatedBy um CreatedAt Sie k nnen auch mehrere Instanzen eines Feldes im Termantrag anlegen indem Sie z B zwei smartQuery Felder auf dasselbe Feld in quickTerm mappen und mit umgekehrten Schr gstrichen trennen Dieser String z B Note 1l Context legt das entsprechende Feld z B Anmerkung zwei Mal im Termantrag an und schreib
54. n gt 34 Sie k nnen auch alle R ckfragen exportieren diese eignen sich allerdings nicht zur Offline Bearbeitung und k nnen somit nicht mehr nach smartQuery importiert werden Projekt Zusammenfassung F r Projektmanager ist hier auch die Projekt Zusammenfassung zu sehen Damit k nnen Sie stets den berblick bewahren wie viele R ckfragen in Ihren Projekten noch offen und wie viele bereits beantwortet sind Statistik Klicken Sie in der Projekt Zusammenfassung beim gew nschten Projekt auf Detaillierte Statistiken anzeigen In dieser Ansicht finden Sie eine Statistik ber die R ckfragen je nach verschiedenen Kriterien wie Statusangaben Sprachrichtungen zugewiesene Organisationen und Kategorien Sie k nnen weitere Details sehen indem sie auf R ckfragen nach Ablauf des Enadtermins und Durchschnittszeit Stunden eine R ckfrage auf einem Kunden wartet klicken Termbank und quickTerm Export Sofern konfiguriert k nnen Sie abgeschlossene terminologische R ckfragen an quickTerm senden oder als 7BX exportieren F r den quickTerm Export w hlen Sie die gew nschte Ziel Termbank aus und klicken auf Termantr ge erstellen Die R ckfragen werden dann in quickTerm als Termantr ge erfasst F r den Termbank Export w hlen Sie die gew nschte Ziel Termbank sowie das gew nschte Exportformat TBX oder MultiTerm XML Danach wird die Exportdatei erzeugt und Sie k nnen diese Abspeichern F r die Konfiguration die
55. n Sie den Schritt f r alle Organisationsebenen gt Sie haben nun alle Organisationsebenen angelegt Als n chstes definieren Sie die Workflow Routen innerhalb der Organisation ID Reihenfolge Jede Organisationsebene wird automatisch einer ID Reihenfolge in der Reihenfolge der Erstellung zugewiesen Diese Nummer bestimmt wer eine R ckfrage zuerst in der Organisation bekommt Das bedeutet dass in einer bestimmten Organisation die Benutzer der Ebene mit der niedrigsten ID Zahl eine R ckfrage zuerst bekommen Diese k nnen dann die R ckfrage der n chsten Ebene mit der zweitniedrigsten ID Zahl weiterleiten usw Stellen Sie dabei sicher dass Sie in der Projekteinstellung alle Organisationsebenen anf hren die Sie in dieser Weiterleitungsstruktur einbeziehen m chten Sie k nnen die vordefinierte ID Zahl in der Organisationsebene ndern und auch die gleiche Zahl f r verschiedene Untergruppen angeben um Ihre jeweilige Unternehmensstruktur widerzuspiegeln Wenn Sie die ffentlich Checkbox anklicken k nnen Sie jedoch R ckfragen unabh ngig der ID Reihenfolge direkt an diese Ebene weiterleiten Daf r m ssen Sie zus tzlich die Weiterleiten erlaubt Checkbox bei der Organisationsebene des Absenders anklicken 54 smartQuery Admin und Benutzerhandbuch Administration 4 Konfiguration 4 3 7 2 Workflow Routen anlegen Hier definieren Sie die Workflow Routen also welche Organisationsebene Ruckfragen an welche a
56. n bereits ber die Ebene Default Falls es in dieser Organisation keine Workflow Routen geben soll also z B nur ein Benutzer vorhanden ist oder nur gleichwertige Benutzer vorhanden sind dann m ssen Sie keine weiteren Organisationsebenen anlegen Bei Kunden ist standardm ig auch die Ebene Spezialistvorhanden Dies sind die Fachexperten die sich jeder Kunde selbst anlegen kann Diese Ebene kann nicht gel scht aber weiter bearbeitet werden Falls es in dieser Organisation einen Workflow gibt so legen Sie zun chst Organisationsebenen und danach Workflow Routen an smartQuery Admin und Benutzerhandbuch 53 4 Administration Konfiguration So legen Sie eine neue Organisationsebene an a Klicken Sie einmal auf die gew nschte Organisation Darunter werden nun alle Organisationsebenen in dieser Organisation angezeigt b Klicken Sie auf Neue Organisationsebene anlegen c Geben Sie einen Namen f r diese Organisationsebene an d Legen Sie fest ob diese Ebene R ckfragen weiterleiten darf also R ckfragen ber den Standardworkflow hinaus delegieren kann z B im Falle eines Kunden direkt an einem bersetzer e Legen Sie fest ob diese Ebene ffentlich ist also R ckfragen ber den Standardworkflow hinaus empfangen kann z B im Falle eines bersetzers direkt von einem Kunden f Klicken Sie auf Speichern Die neue Organisationsebene wird angezeigt g Klicken Sie auf Zur ck zur Liste und wiederhole
57. nderen Ebenen innerhalb der Organisation oder auch an andere Organisationen delegieren darf Naheres Siehe auch Workflow Routen gt 7 So definieren Sie einen neuen Workflow Pfad a Klicken Sie auf Weiterleitungspfade in den Organisationsebenen gt Alle bestehenden Weiterleitungspfade werden angezeigt b Klicken Sie auf Neuen Weiterleitungspfad hinzuf gen c Legen Sie Ausgangsorganisation sowie Ausgangsebene fest Die Ausgangsebene ist jene Ebene die eine R ckfrage delegieren darf d Legen Sie die Zielorganisation sowie die Zielebene fest Das Ziel ist jene Organisation und Ebene an die eine R ckfrage delegiert werden darf e Klicken Sie auf Hinzuf gen gt Der neue Weiterleitungspfad wurde hinzuf gt Sie k nnen f r jede Ausgangsebene mehr als nur eine Zielebene festlegen Das bedeutet dass diese Ebene an unterschiedliche Ebenen delegieren darf Sie k nnen zum Beispiel einrichten dass ein bersetzer in einer bersetzer Organisation entweder an seinen Senior bersetzer oder an den Projektmanager oder zum Beispiel auch direkt an einen Kunden delegieren darf Stellen Sie sicher dass Sie f r jede hinzugef gte Organisationsebene die entsprechenden Weiterleitungspfade anlegen Standardm ig darf jeder bersetzer immer an den Default Projektmanager delegieren jeder Projektmanager an den Default Kunden 4 3 7 3 Felder auf Organisationsebene Bei der Weiterleitung einer R ckfrage von einer Organisation o
58. ngsdaten Sie k nnen zum Testen dieses Durchlaufs den Kaleidoscope Testserver verwenden Diesen erreichen Sie unter http testserver kaleidoscope at smartquery Username bersetzer Translator1 Username Projektmanager PM1 Username Kunde Client1 Passwort ist jeweils 1234 Diese Beschreibung verwendet drei verschiedene Rollen Nat rlich ist es aber so dass eine R ckfrage auch von einem anderen Benutzer gestartet werden kann nicht nur vom bersetzer Dies ist hier der bersichtlichkeit halber ausgeklammert wir zeigen nur den typischen Workflow ber drei Rollen Der Spezialist ist in diesem Durchlauf ebenfalls ausgelassen da er lediglich eine Wiederholung der anderen Delegations Schritte ist Hinweis f r den Login Bildschirm Wenn Sie die Checkbox Benutzer merken anklicken werden sie nach dem Schlie en und erneuten ffnen Ihres Browser automatisch angemeldet Dies ist insbesondere n tzlich wenn sie direkt von einer Emailbenachrichtigung durch Klick auf den enthaltenen Link in smartQuery einsteigen wollen ohne einloggen zu m ssen bersetzer Loggen einer neuen R ckfrage So starten sie eine neue R ckfrage a Melden Sie sich als bersetzer am System an b W hlen Sie den Bildschirm Neue R ckfrage gt Es erscheint die Maske zum Eintragen einer neuen terminologischen R ckfrage smartQuery Admin und Benutzerhandbuch Typischer Durchlauf einer R ckfrage 3 Projektmanager Pr fen und Delegie
59. nicht doppelt verwalten Dennoch k nnen Sie z B Workflow Routen oder benutzerspezifische Felder anlegen Als stand alone L sung ohne Integration in ein Projekt Management System In diesem Fall konfiguriert der Administrator die Organisationen Felder Benutzer etc selbst Der Projektmanager verwaltet die Projekte die zur Verf gung stehen Nat rlich ist es auch m glich z B mit einem einzigen Projekt zu arbeiten Dann ist es nat rlich nicht m glich R ckfragen nach Projekten zu filtern Zur Konfiguration von Projekten und Vorlagen siehe Abschnitt Projektmanagement gt 56 smartQuery Admin und Benutzerhandbuch Die smartQuery Hauptbildschirme 2 Die smartQuery Hauptbildschirme Alle Aktionen in smartQuery werden ber 5 Hauptbildschirme gesetzt Meine Ansicht Zeigt alle R ckfragen an auf die Sie aktuell reagieren m ssen Neue Ruckfrage Zum Erstellen neuer R ckfragen Suchen Dient zur aktiven Suche von bestehenden R ckfragen bersicht Zeigt die R ckfragen aller Ihrer laufenden Projekte an Bearbeitungsbildschirm Aus beiden Ansichten heraus k nnen Sie R ckfragen durch Doppelklick oder mit Klick auf R ckfrage bearbeiten ffnen und bearbeiten weiterleiten beantworten etc Dar ber hinaus stehen weitere Bildschirme zur Verf gung um die Anwendung zu konfigurieren und verschiedene Daten zu importieren und zu exportieren Administration Sie k nnen hier Benutzer Organisationen Sprachen
60. nur bei Kunden wenn alle enthaltenen Benutzer alle projektrelevanten R ckfragen sehen d rfen Andernfalls werden nur R ckfragen sichtbar die bereits an einem Benutzer dieser Gruppe zugewiesen wurden h Klicken Sie auf Speichern Die neue Organisation wird nun angezeigt Falls Sie eine Kundenorganisation angelegt haben k nnen Sie zus tzlich zugeh rige Gruppen und Benutzer aufnehmen Wenn Sie f r diesen Kunden sp ter Projekte erstellen werden diese zugeh rigen Gruppen und Benutzer standardm ig f r diese Projekte angef hrt i Klicken Sie auf Zur ck zur Liste gt Die neue Organisation wird nun in der Liste angezeigt Organisationen importieren gt Falls Sie ber eine Schnittstelle zu einem PM System verf gen k nnen Sie die Organisationen auch importieren Klicken Sie dazu auf Organisationen importieren und w hlen Sie die gew nschten Organisationen W hlen Sie die Option Zugeh rige Benutzer importieren wenn die unter dieser Organisation angef hrten Benutzer gleichzeitig importiert werden sollen Sie k nnen diese aber auch sp ter im Unterregister Benutzer importieren Organisationsebenen Sie k nnen innerhalb von Organisationen sogenannte Organisationsebenen anlegen und danach zwischen diesen Ebenen Workflow Routen definieren also z B bersetzer gt Senior bersetzer gt Interner Projektmanager N heres dazu siehe auch Workflow Routen gt 7 Standardm ig verf gt jede Organisatio
61. ojekt schlie en Wenn ein Projekt abgeschlossen ist sollte es f r R ckfragen gesperrt werden Daf r schlie en Sie das Projekt in smartQuery So schlie en Sie ein Projekt in smartQuery smartQuery Admin und Benutzerhandbuch Administration 4 Konfiguration a Doppelklicken Sie in der Liste der Projekte das gew nschte Projekt oder markieren Sie es und klicken rechts au en auf Bearbeiten gt Das Projekt wird nun angezeigt b Klicken Sie ganz unten auf Projekt schlie en Das Projekt wird nun als geschlossen markiert Sie k nnen es mit Projekt neu ffnen jederzeit auch wieder f r R ckfragen aktivieren gt Nach R ckfragen eines geschlossenen Projektes kann weiterhin gesucht werden Um diese R ckfragen zu bearbeiten m ssen Sie jedoch das Projekt neu ffnen 4 3 10 quickTerm Einrichtung smartQuery kann terminologische R ckfragen als Termantr ge in quickTerm anlegen In diesem Bereich k nnen Sie festlegen welche Informationen aus smartQuery in die Termantr ge f r quickTerm bergeben werden sollen Dazu definieren Sie die Ziel Termbank sowie das Mapping der Felder Zum Festlegen des quickTerm Mappings gehen Sie wie folgt vor a W hlen Sie den betreffenden Kunden aus b Geben Sie die Verbindungsdaten zum entsprechenden quickTerm Server an Die Syntax daf r lautet http servername 8020 QTService also inklusive QTService am Ende c Klicken Sie auf Verbindung testen Die Verbindung zu
62. plexere Abfolgen umzusetzen wie z B bersetzer gt Haupt bersetzer gt Projektmanager gt Query Manager gt Kunde gt Spezialist Die Logik bleibt dabei in jeder Instanz dieselbe die Benutzer k nnen eine R ckfrage zur ckschicken beantworten oder weiter delegieren Organisation Benutzer Routen a LT PER u Workflow Routen schematisch smartQuery Admin und Benutzerhandbuch Allgemeine Konzepte 1 Arten von Ruckfragen 1 3 Arten von R ckfragen smartQuery unterscheidet zwischen drei verschiedenen Arten von R ckfragen Innerhalb jeder Gruppe werden R ckfragen dar ber hinaus weiter kategorisiert Diese Kategorisierung ist komplett anpassbar Sie dient in erster Linie einer Filterung und einer pr ziseren Suche der R ckfragen sowie auch einer statistischen Auswertung der Arten von R ckfragen ber ein Reporting Tool direkt aus der Datenbank heraus nicht standardm ig im Lieferumfang von smartQuery 1 3 1 Terminologische R ckfragen Diese k nnen von allen Rollen gestellt werden Sie beinhalten standardm ig folgende Kategorien die benutzerspezifisch angepasst werden k nnen 1 Ausgangs Benennung nicht verst ndlich 2 Inkonsistente zielsprachliche Referenz Abk rzung Neuer bersetzungsvorschlag Inkonsistenter Ausgangstext ao a Eigenname Softwarestring Slogan 7 Bitte um Freigabe des Zielterminus Verf gbare Felder Je nach Ihrer Rolle sind standardm ig folgende Felder
63. prachrichtung legt fest f r welche Sprachkombination die R ckfrage ist bersetzungsvorschlag Gibt den bersetzungsvorschlag an Wird eine R ckfrage nicht rechtzeitig beantwortet so gilt dieser bersetzungsvorschlag sozusagen als angenommen Grund f r Vorschlag Gibt eine Begr ndung f r den bersetzungsvorschlag an z B Verweis an einem Fachw rterbuch Anmerkung ist ein Feld f r einen Hinweis Sie k nnen zu einer R ckfrage beliebig viele Notes anbringen Kategorien ist eine der oben erw hnten Kategorien von R ckfragen Kunden Kategorien erm glicht es dem Kunden kundenspezifische Kategorien auszuw hlen die er vorab in der Admin Funktion angelegt hat Wurden keine solchen Kategorien angelegt dann wird dieses Feld nicht angezeigt Eigene Kategorie bietet die M glichkeit eigene Kategorien f r sich selbst zu definieren Ist Termkandidat Legt fest dass diese R ckfrage von Relevanz f r die Termbank ist F r Kundenfeedback Legt fest dass diese R ckfrage bei einer Feedbackschleife als kundenrelevantes Feedback an den Kunden geschickt werden kann F r bersetzerfeedback Legt fest dass diese R ckfrage bei einer Feedbackschleife als bersetzerrelevantes Feedback an die bersetzer geschickt werden kann smartQuery Admin und Benutzerhandbuch Allgemeine Konzepte 1 Arten von Ruckfragen Datei anh ngen Erm glicht das Anh ngen von Dateien an eine R ckfrage Standardm ig k
64. ren einer R ckfrage c F llen Sie die vorgegebenen Felder f r die R ckfrage aus ODER Schalten Sie auf Andere um damit Sie eine andere R ckfrage stellen k nnen d Klicken Sie auf R ckfrage speichern gt Die R ckfrage wurde abgesendet und liegt nun beim Projektmanager oder Gruppe von Projektmanagern 3 2 Projektmanager Pr fen und Delegieren einer R ckfrage So pr fen Sie eine R ckfrage a Melden Sie sich als Projektmanager am System an gt In Meine Ansicht sehen Sie alle R ckfragen die aktuell bei Ihnen zur Bearbeitung liegen Hier liegt auch die R ckfrage die Sie im oberen Schritt gerade eingereicht haben b Doppelklicken Sie die gew nschte R ckfrage oder klicken Sie rechts au en auf das Symbol R ckfrage Bearbeiten Die R ckfrage geht im Bearbeitungsbildschirm auf Da Sie Projektmanager sind k nnen Sie hier mehr Informationen eintragen als der bersetzer zuvor c Markieren Sie optional die letzten beiden Kontrollk stchen F r Kundenfeedback und F r bersetzerfeedback um diese R ckfrage in einem sp teren Schritt auch an andere bersetzer oder an den Kunden als Feedback versenden zu k nnen d Als n chste Schritte k nnen Sie die R ckfrage an den bersetzer zur ckschicken z B wenn die Frage unklar war oder selbst bereits beantworten oder sie einem Kunden weiterleiten F r den Testdurchlauf w hlen Sie bitte R ckfrage zuweisen e Es ffnet sich das Dialogfeld
65. rmin des Projekts ein Dieses wird f r Benachrichtigungen ben tigt d W hlen Sie eine Kunden Organisation und den dazugeh rigen Kunden Kontakt aus e Falls Sie Projektvorlagen definiert haben siehe unten k nnen Sie diese hier ausw hlen und auf dessen Grundlage Ihr konkretes Projekt erstellen f Klicken Sie auf Neu erstellen g Das Projekt wird ge ffnet und Sie k nnen Sprachkombinationen und Projektdateien festlegen Diese werden ben tigt da R ckfragen sprachspezifisch gespeichert werden und auch ein Bezug auf verschiedene Projektdateien m glich ist sofern dies gew nscht ist h Klicken Sie auf Neue Sprachrichtung einf gen i W hlen Sie die Ausgangs und Zielsprache sowie die Ubersetzerorganisation fiir das Projekt aus j Klicken Sie auf Hinzuf gen Die neue Sprachkombination wird in der Liste angezeigt Nat rlich k nnen Sie auch z B mehrere bersetzerorganisationen f r dieselbe Sprache hinzuf gen k Geben Sie in der Liste der Projektdateien die im Projekt bearbeiteten Dateien ein Mehrere Dateien k nnen Sie mit Strickpunkt trennen 1 Unter Zugeh rige Gruppen und Benutzer k nnen Sie weitere projektbeteiligte Projektmanager sowie Hauptkontakte und Spezialisten beim Kunden definieren die sp ter in diesem Projekt aktiv mitwirken k nnen m Klicken Sie auf Speichern gt Das Projekt wird nun angelegt Sie k nnen jederzeit die Einstellungen des Projekts wieder berarbeiten
66. schirm auf c Als n chste Schritte k nnen Sie die R ckfrage an den Projektmanager mit Klick auf Erneut Zuweisen zur ckschicken z B wenn die Antwort unklar war oder die R ckfrage abschlie en Klicken Sie f r Letzteres auf Abschlie en gt Die R ckfrage ist nun abgeschlossen Sie best tigen damit dem Projektmanager die Antwort verstanden und in die bersetzung eingearbeitet zu haben 3 7 Offline Bearbeitung von R ckfragen Als Projektmanager oder Kunde k nnen Sie R ckfragen gezielt als Excel Datei exportieren offline bearbeiten und wieder hochladen Exportieren von R ckfragen So exportieren Sie R ckfragen gt Sie sind als Projektmanager oder Kunde eingeloggt a Wechseln Sie in die bersicht b Stellen Sie die Filtereinstellungen so ein dass Sie genau die R ckfragen angezeigt haben die Sie exportieren m chten Bitte beachten Sie dass von den gefilterten R ckfragen nur diejenigen exportiert werden die der Organisation dem Kunden zugeordnet sind c Klicken Sie links unten auf Mir zugewiesene R ckfragen exportieren d Standardm iger n chster Status Eine Auswahl zwischen keiner Der vorherigen Rolle antworten und Der vorherigen Rolle zur ckschicken ist m glich gt Die R ckfragen werden als Excel Datei zusammengestellt Sie k nnen diese Datei nun auf Ihrem Laufwerk abspeichern Bearbeiten der Excel Datei Die Excel Datei enth lt in den Spalten A bis J die Informationen ber d
67. ser Export Funktionen siehe quickTerm Einrichtung gt 59 smartQuery Admin und Benutzerhandbuch 17 Die smartQuery Hauptbildschirme Suchen 2 3 Verwaiste R ckfragen Es ist m glich dass der Administrator Benutzer auf inaktiv setzt oder l scht denen R ckfragen gerade aktiv zugeordnet sind Diese R ckfragen sind dann verwaist weil Sie keinen Benutzer mehr haben der f r Sie zust ndig ist In diesem Bildschirm k nnen Sie diese R ckfragen einsehen und einem neuen Benutzer zuordnen Benutzerstati synchronisieren Wenn ihre smartQuery Version mit einem externen PM System verbunden ist k nnen Sie mit dieser Taste die im PM System gel schten Benutzer in smartQuery aktualisieren deren R ckfragen dann ebenfalls in diesem Bildschirm aufscheinen werden Sehen Sie dazu auch Bearbeitungsbildschirm gt 19 Suchen Mit Hilfe der Suche k nnen Sie gezielt in der gesamten Datenbank nach bereits gestellten R ckfragen suchen Der Unterschied zur bersicht besteht darin dass in der bersicht nur offene Projekte angezeigt werden die f r Sie relevant sind Im Suchbildschirm k nnen Sie abh ngig von Ihren Rechten die gesamte Datenbank durchsuchen Suche durchf hren Zur Suche geben Sie den gesuchten Begriff in das Feld Suchbegriffein und klicken auf Suchen Darunter werden dann alle R ckfragen aufgelistet auf die die Suche zutrifft Standardm ig wird das Feld Stichwort der R ckfragen durchsucht Es
68. sierung aktualisieren gt Die lokalisierten Namen des Wertes werden bernommen i Wiederholen Sie diese Schritte f r alle Werte der Werteliste gt Die Werteliste ist nun angelegt Sie k nnen bestehende oder neue Felder nun auf den Typ Pickliststellen und dann die angelegt Werteliste ausw hlen 48 smartQuery Admin und Benutzerhandbuch Administration 4 Konfiguration 4 3 5 Kategorien Hier k nnen Sie die Kategorien einer R ckfrage bearbeiten Standardm ig sind dies Kategorien wie Nicht verst ndliche Benennung im Ausgangstext bersetzungsvorschlag Abk rzung Eigenname Beschriftung Software Label Slogan Inkonsistenter Ausgangstext Inkonsistente zielsprachliche Referenz etc Zum Hinzuf gen einer neuen Kategorie gehen Sie wie folgt vor Kategorie hinzuf gen a Klicken Sie unter Administration Kategorien auf Kategorie anlegen b W hlen Sie im Drop Down Feld Organisation jene Organisation aus der Sie das Kategorie Feld zuordnen m chten c Geben Sie einen Namen f r das Feld ein d W hlen Sie aus f r welche Arten von R ckfragen die Kategorie verwendet werden soll e Klicken Sie auf Speichern gt Die neue Kategorie wird nun in der Liste angezeigt Kategorien bearbeiten a W hlen Sie aus der Liste die neue Kategorie mit dem Icon Bearbeiten um Details und Lokalisierungen festzulegen Zuerst kommen Sie in den Abschnitt Details der Kategorie bearbeiten b Sie k nnen hier als erstes
69. soll Zudem haben Sie die M glichkeit sog starke Passw rter zu verlangen mind 7 Zeichen mind eine Zahl und eine Gro buchstabe Je nachdem welche Rolle Sie gew hlt haben und welche Organisationen bzw Organisationsebenen definiert sind gehen nun weitere Felder auf oder auch nicht Bei der Rolle Projektmanager k nnen Sie hier einstellen ob der Benutzer alle Projekte also nicht nur seine eigenen in der bersicht mitverfolgen kann Klicken Sie dazu auf Kann alle Projekte mitverfolgen i Klicken Sie auf Administrator Funktionen aktiv wenn der neue Benutzer je nach Rolle auch volle Administrations Rechte erhalten oder nur Organisationen Gruppen verwalten soll j W hlen Sie die entsprechende Organisation k W hlen Sie die entsprechende Organisationsebene Default ist die Standard Ebene die in jeder Organisation vorhanden ist I Klicken Sie auf Speichern Der Benutzer wird nun angelegt und nochmal angezeigt Wenn alle Angaben korrekt sind klicken Sie auf Zur ck zur Liste Externe Benutzer importieren Falls Sie ber eine Schnittstelle zu einem PM System verf gen k nnen Sie die darin enthaltenen Benutzer nach smartQuery importieren und weitere Einstellungen vornehmen Klicken Sie dazu auf Externe Benutzer importieren w hlen Sie die entsprechende Organisation dann die gew nschten Benutzer und dr cken auf Import Die neuen Benutzer werden in die Liste aufgenommen wo Sie weitere nderungen vornehmen k nnen
70. t einmal die Note und einmal den Kontext aus smartQuery hinein h Unter Feldzuordnung legen Sie noch die Zuordnung der Sprachen fest Dazu sehen Sie links in der Tabelle alle Sprachen die in smartQuery konfiguriert sind Rechts daneben k nnen Sie die entsprechende Sprache aus der Termbank w hlen i Abschlie end klicken Sie auf Speichern gt Damit ist die Konfiguration der quickTerm Schnittstelle f r diesen Kunden abgeschlossen 60 smartQuery Admin und Benutzerhandbuch
71. uft Vollzugriff auf diesen Pfad 4 2 8 Updates F r ein Update von smartQuery gehen Sie bitte wie folgt vor a Sichern Sie die komplette bestehende Installation durch Kopie des Ordners smartQuery und durch eine Sicherung der Datenbank smartQuery b Entpacken Sie den Inhalt des neuen Pakets ber das alte Paket c Die web config und die license lic werden nicht berschrieben da sie im Paket andere Namen haben web config original und license lic original d Stellen Sie sicher dass die Zugriffsberechtigungen auf etwaige neue Dateien bernommen werden e Pr fen Sie in sgfools exe ob ein Datenbankupdate notwendig ist sqTools exe zeigt dies an indem die Schaltfl che Update Database zur Verf gung steht Klicken Sie in diesem Fall auf die Schaltfl che dann aktualisiert sg700 s exe die Datenbank auf die aktuelle Version 4 3 Konfiguration Nach der Installation muss smartQuery f r Ihr Unternehmen konfiguriert werden Beim Installieren der smartQuery Datenbank wurde bereits ein Admin Benutzer namens Admin mit Passwort Admin angelegt Sie k nnen sich also bereits als Administrator am Portal anmelden Bitte ndern Sie m glichst bald das Passwort und gegebenenfalls auch den Benutzernamen des Administrators 44 smartQuery Admin und Benutzerhandbuch Administration 4 Konfiguration Ausschlaggebend fur die Art der Konfiguration ist dabei welche Art von Schnittstellentyp Schnittstelle Ihr smartQuery aufweist
72. utzernamen oder die ersten Buchstaben ein und definieren Sie die entsprechende Organisation und Gruppe Diese Benutzer k nnen sich nun mit ihrem Windows Passwort in das System einloggen 2 6 2 Kunden Anlegen von Kunden Kategorien Hier k nnen Sie als Kunde eigene Kategorien f r die verschiedenen Arten von R ckfragen anlegen Diese k nnen Sie danach zus tzlich zu den bereits vorhandenen allgemeinen Kategorien zuweisen Zum Hinzuf gen einer neuen Kategorie gehen Sie wie folgt vor Kategorie hinzuf gen a Klicken Sie unter Administration Kategorien auf Kategorie anlegen b W hlen Sie im Drop Down Feld Organisation jene Organisation aus der Sie das Kategorie Feld zuordnen m chten c Geben Sie einen Namen f r das Feld ein d W hlen Sie aus f r welche Arten von R ckfragen die Kategorie verwendet werden soll e Klicken Sie auf Speichern gt Die neue Kategorie wird nun in der Liste angezeigt Kategorien bearbeiten a W hlen Sie aus der Liste die neue Kategorie mit dem Icon Bearbeiten um Details und Lokalisierungen festzulegen Zuerst kommen Sie in den Abschnitt Details der Kategorie bearbeiten b Sie k nnen hier als erstes den Namen der Kategorie ndern c Wenn Sie die Sortierreihenfolge ndern m chten geben Sie die entsprechende Ziffer ein Je h her die Ziffer desto weiter unten wird das Feld in der Liste angezeigt d Sie k nnen hier auch die Arten der R ckfragen ndern f r die die

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