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OPEN-XCHANGE SERVER - Open-Xchange Software Directory

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1. Abbrechen bernehmen Abbildung 8 6 Der Microsoft Outlook Regel Assistent Im Dialogfenster Regeln und Benachrichtigungen klicken Sie auf die Schaltfl che Neu und w hlen Sie den Eintrag Regel ohne Vorlage erstellen Im oberen Listenfeld w hlen Sie den Eintrag Nachrichten bei Ankunft pr fen an und bet tigen Sie die Schaltfl che Weiter 67 68 Ordner spiegeln Regel Assistent O Regel aus Vorlage erstellen Regel ohne Vorlage erstellen chritt W hlen wann Nachrichten berpr ft werden sollen Nachrichten bei Ankunft pr fen Nachrichten nach dem Senden pr fen 2 Schritt Regelbeschreibung bearbeiten auf unterstrichene Werte klicken Nach Erhalt einer Nachricht Abbrechen lt Zur ck Fertig stellen Abbildung 8 7 Der Regel Assistent Anlegen einer neuen Regel Im n chsten Fenster w hlen Sie den Eintrag Nur auf diesem Computer am Ende der Liste und bet tigen die Schaltfl che Weiter Ordner spiegeln Regel Assistent Welche Bedingung en m chten Sie berpr fen 1 Schritt Bedingunglen ausw hlen C mit bestimmten W rtern in der Nachrichtenkopfzeile mit bestimmten W rtern in der Empf ngeradresse mit bestimmten W rtern in der Absenderadresse die Kategorie Kateaorie zugeordnet ist C die eine Abwesenheitsbenachrichtiqung ist C mit einer Anlage O mit einer bestimmten Gr e KB C die in einem bestimmten Zeitraum erhalten wurde C die das Formular
2. https ox open xchange com 26 Pers nliche Ordner Abbrechen Abbildung 7 6 Erstellen eines privaten Ordners 7 3 2 Erstellen 6ffentlicher Ordner Das Erstellen eines ffentlichen Ordners erfolgt auf dem gleichen Weg wie das Erstellen eines privaten Ordners Mit dem Unterschied dass der ffentliche Ordner unter OX Public Folders angelegt wird Im Detail markieren Sie in der Microsoft Outlook Ordner Liste zun chst den Eintrag OX Public Folders und klicken diesen mit der rechten Maustaste an Im erscheinenden Kontext men definieren Sie jetzt wiederum den Namen sowie den Typ der Elemente den dieser Ordner aufnehmen soll 7 4 Ordner l schen Um einen Ordner zu l schen klicken Sie den jeweiligen Ordner in der Microsoft Outlook Ordner Liste mit der rechten Maustaste an Im Kontext Men w hlen Sie jetzt die Option Ordner l schen aus Wollen Sie den Ordner tats chlich l schen so best tigen Sie die Sicherheitsabfrage von Microsoft Outlook 7 5 Ordnerrechte ffentliche Ordner Jedem ffentlichen und freigegebenen Ordner auf dem Open Xchange Server sind bestimmte Berechtigungen zugeordnet ber diese wird festgelegt welche Benutzer und Benutzergruppen den Inhalt sowie den Ordner selbst lesen ndern und l schen d rfen 7 5 1 Ordnerrechte ndern F r das ndern der Ordner Zugriffsberechtigungen ben tigt ein Benutzer das Besitzrecht Ownership f r den jeweiligen Ordner Ist dieses vorhand
3. Eigene O Alle Abbrechen bernehmen Abbildung 7 12 Berechtigungs Level 4 7 5 1 8 Berechtigungs Level 5 Erstellen von Unterordnern Im Berechtigungs Level 5 hat der Benutzer dieselben Zugriffsberechtigungen wie in Level 4 Weitergehend hat er in Level 5 jedoch auch das Recht Unterordner im Ordner anzulegen 51 Ordnerrechte andern Team Eigenschaften Allgemein Homepage AutoArchivierung Ordnerverwaltung Formulare Freigabe ox Hame Berechtigungs Level Bob Jefferson Level 5 Timo Meier Level 8 Eigent mer Hnzut gen entternen Berechtigungen Berechtigungs Level ESETZE Objekte anlegen sichtbarer Ordner Eigene Objekte lesen _ Ordner Eigent mer Alle Objekte lesen Unterordner anlegen Objekte bearbeiten Objekte l schen O kein O Kein Eigene Eigene O Alle O Alle x Abbrechen bernehmen Abbildung 7 13 Berechtigungs Level 5 7 5 1 9 Berechtigungs Level 6 Bearbeiten L schen fremder Objekte Der Berechtigungs Level 6 gew hrt einem Benutzer weitergehende Rechte beim Zugriff auf Objekte Items die von anderen Benutzern erzeugt wurden Fremde Objekte d rfen genau wie eigene bearbeitet und gel scht werden Ansonsten entsprechen die Zugriffsberechtigungen dem Permission Level 5 mit der Ausnahme dass das Anlegen von Unterordnern nicht erlaubt ist 52 Ordnerrechte ndern Team Eigenschaften Allgemein Homepag
4. Datenfeld Register Datenfeld Aufgabe An Teilnehmer Teilnehmer Ressourcen Betreff Aufgabe Betreff F llig am Aufgabe F lligkeitstermin Beginnt am Aufgabe Beginnt am Status Nicht begonnen Aufgabe Status Nicht begonnen Status In Bearbeitung Aufgabe Status In Bearbeitung Status Erledigt Aufgabe Status Erledigt Status Wartet auf jemand anderen Aufgabe Status Wartestatus Status Zur ckgestellt Aufgabe Status verschoben Prioritat Aufgabe Wichtigkeit erledigt Aufgabe abgeschlossen Eingabefeld f r Anmerkungen Aufgabe Anmerkungen Eingef gte Dateien im Eingabefeld Anlagen Anlagen Kontakte Kategorien Aufgabe Tags Privat Aufgabe Typ Details Erledigt am Gesamtaufwand Details Gesch tzte Dauer Ist Aufwand Details Aktuelle Dauer Firmen Details Firmen Reisekilometer Details Entfernung Abrechnungsinfo Details Rechnungsinformation Tabelle 11 3 Synchronisierte Aufgabenfelder 84 Software License Agreement Open Xchange Inc OXtender for Microsoft Outlook End User License Agreement Important Please Read carefully This End User License Agreement EULA is a legal agreement between you and Open Xchange Inc You Licensee agree to be bound by the terms of this EULA by clicking I accept or entering Yes when asked whether you accept this Agreement or by using the software If you do not agree do not click I ac cept a
5. Telex Zus tzlich Telex Telefonnummern Texttelefon Zus tzlich Texttelefon 81 Synchronisierte Kontaktfelder Microsoft Outlook Open Xchange Server Register Datenfeld Register Datenfeld Adressen Gesch ftlich Stra e Gesch ftlich Stra e Adressen Gesch ftlich PLZ Gesch ftlich PLZ Adressen Gesch ftlich Ort Gesch ftlich Stadt Adressen Gesch ftlich Bundesland Kan Gesch ftlich Bundesland ton Adressen Gesch ftlich Land Region Gesch ftlich Land Adressen Privat StraBe Privat Stra e Adressen Privat PLZ Privat PLZ Adressen Privat Ort Privat Stadt Adressen Privat Bundesland Kanton Privat Bundesland Adressen Privat Land Region Privat Land Adressen Weitere Stra e Zus tzlich Stra e weitere Adressen Weitere PLZ Zus tzlich PLZ weitere Adressen Weitere Ort Zus tzlich Stadt weitere Adressen Weitere Bundesland Kanton Zus tzlich Bundesland weiteres Adressen Weitere Land Region Zus tzlich Land weiteres E Mail Gesch ftlich E Mail gesch ftlich E Mail 2 Privat E Mail privat E Mail 3 Zus tzlich E Mail weitere Webseite Gesch ftlich URL IM Adresse Gesch ftlich IM gesch ftlich Eingabefeld f r Anmerkungen Privat Anmerkungen Eingef gte Dateien im Eingabefeld Anlagen Anlagen Kategorien Gesch ftlich Tags Priva
6. Au erdem kann er selbst einen eigenen Kontakteintrag anlegen Die Bearbeitung des Kontakts ist ihm jedoch nicht gestattet 49 Ordnerrechte andern Team Eigenschaften Allgemein Homepage AutoArchivierung Ordnerverwaltung Formulare Freigabe ox Name Berechtigungs Level Bob Jefferson Level 3 Timo Meier Level 8 Eigent mer Entfernen Berechtigungen Berechtigungs Level ETE y Objekte anlegen sichtbarer Ordner Eigene Objekte lesen _ Ordner Eigent mer Alle Objekte lesen _ Unterordner anlegen Objekte bearbeiten Objekte l schen kein O Kein O Eigene Eigene O Alle O Alle Abbrechen bernehmen Abbildung 7 11 Berechtigungs Level 3 7 5 1 7 Berechtigungs Level 4 Bearbeiten eigener Objekte Im Wesentlichen entspricht der Berechtigungs Level 4 den Zugriffsberechtigungen im Level 3 In diesem Fall darf der Benutzer jedoch auch eigene Objekte Items bearbeiten 50 Team Eigenschaften Ordnerrechte ndern Allgemein Homepage AutoArchivierung Ordnerverwaltung Formulare Freigabe ox Berechtigungs Level Bob Jefferson Timo Meier Level 4 Level 8 Eigent mer Entfernen Berechtigungen Berechtigungs Level x Objekte anlegen Eigene Objekte lesen Alle Objekte lesen _ Unterordner anlegen Objekte bearbeiten O kein Eigene O Alle sichtbarer Ordner _ Ordner Eigent mer Objekte l schen O kein
7. Benutzername l e Passwort OXtender f r Microsoft Outlook f r dieses Profil aktivieren Geben Sie als Benutzername und als Passwort die gleichen Werte ein die Sie f r Ihren Zugang zum Open Xchange Server verwenden Anmelden in Microsoft Outlook Hinweis Ihre Benutzerdaten sind bereits hinterlegt wenn folgendes zutrifft Sie haben den OXtender f r Microsoft Outlook ber den Updater in der Benutzeroberfl che des Open Xchange Servers installiert Ein IMAP E Mail Account wurde eingerichtet Kapitel 4 Erweiterte Installation und Konfiguration 4 1 4 2 4 3 OXtender fiir Microsoft Outlook auf Mehrbenutzer Systemen In der Regel werden Client Systeme nur von einem einzigen Benutzer verwendet In diesem Fall muss der OXtender f r Microsoft Outlook lediglich vom Benutzer selbst unter Windows installiert werden Wird der Client PC von mehreren Benutzern verwendet so muss der OXtender f r Microsoft Outlook f r jeden Benutzer separat installiert werden Jeder Benutzer greift so sp ter auf seine eigenen auf dem Open Xchange Server gespeicherten Daten zu Die Installation auf einem Mehrbenutzersystem erfolgt als Administrator des jeweiligen Client Systems wie unter Installation beschrieben Sobald sich ein Benutzer sp ter auf diesem System anmeldet erscheint ein Pop up Fenster ber welches dieser Benutzer seine Zugangsdaten Benutzername Passwort zum Open Xchange Server festlegen kann Die Eingab
8. claire huntley docboat ox Alle Vorstandsmitgliede Frank Meyer frank meyer docboat ox Henry Hale henry hale docboat ox Leonard Hopkins leonard hopkins docboat ox Optional gt Ressourcen gt J Erweitert w Abbrechen me Abbildung 7 19 Auswahl von Teilnehmern f r einen neuen Termin Hinweis Beim Anlegen eines Termins in Outlook ohne bestehende Verbindung zum OXtender erhalten die Teilnehmer zwei Einladungen 1 von Outlook 2 vom OXtender nach dem Verbindungsaufbau zu Outlook 7 8 4 Serientermine erstellen Um einen Serientermin zu erstellen klicken Sie mit der rechten Maustaste zun chst auf die Kalenderansicht Aus dem Pulldown Men w hlen Sie jetzt den Eintrag Neue Terminserie In einem Konfigurationsfenster haben Sie jetzt zun chst die M glichkeit festzulegen an welchem Datum die Terminserie beginnen soll bzw wann diese endet Zudem haben Sie die M glichkeit ber das Kontextmen festzulegen in welchem Intervall der Termin stattfindet Sie k nnen t g liche w chentliche monatliche oder auch j hrliche Termine anlegen wobei die M glichkeit besteht feste Uhrzeiten oder Wochentage anzuw hlen Haben Sie die gew nschten Einstellungen festgelegt und bernommen so erfolgt die weitere Einrichtung des Termins analog zu einem Einzeltermin 59 Eingehende Besprechungsanfrage bearbeiten i Y F r Serienausnahme
9. nliche Daten ndern So ndern Sie Ihre pers nlichen Daten 1 W hlen Sie aus der Liste der Plugins den Eintrag OXtender Pers nliche Daten 2 Klicken Sie auf Konfigurieren 3 W hlen Sie im Fenster Pers nliche Informationen zwischen Gesch ftlich Privat und Zus tzlich 4 Bearbeiten Sie in den Eingabefeldern Ihre pers nlichen Daten 5 Um die nderung zu speichern klicken Sie auf Speichern Ergebnis Ihre pers nlichen Daten werden ge ndert 37 Benachrichtigung bei Abwesenheit 6 4 Benachrichtigung bei Abwesenheit So bestimmen Sie ob der Absender einer eingehenden E Mail eine E Mail Benachrichtigung erhalt wenn Sie abwesend sind Wahlen Sie aus der Liste der Plugins den Eintrag OXtender Pers nliche Daten Klicken Sie auf Konfigurieren Abwesenheitsbenachrichtigung ist aktiviert Mit diesem Kontrollfeld aktivieren oder deaktivieren Sie die automatische Abwesenheitsbenachrichtigung Betreff Hier geben Sie den Betreff Text der E Mail Benachrichtigung ein Text Hier geben Sie den Text der E Mail Benachrichtigung ein Anzahl Tage zwischen dem Versenden einer Abwesenheitsbenachrichtigung an den gleichen Absender Hier legen Sie fest in welchem Intervall die Abwesenheitsbenachrichti gung gesendet wird wenn wiederholt E Mails des gleichen Absenders eingehen E Mail Addressen Hier legen Sie fest welche E Mail Adresse als Sender Adresse der Abwesenheitsbenachrichtigung verwendet wird 38
10. Account Email Receive OXtender Intemet Cloud Email A Recipient Sender MS Outlook Open Xchange Server IMAP Account Email Send Email Receive Account Email Send Folders I I I I I 1 Synchronization OXtender IMAP I I l l l I I a Additional POP3 SMTP Accounts Email Forwarding N Abbildung 10 6 Heterogenes Peer to Peer Client Server Szenario OXtender fiir Microsoft Outlook IMAP POP3 Das Szenario OXtender fiir Microsoft Outlook IMAP POP3 kombiniert die Vorteile einer Synchro nisation mit einem zentralen Server mit der Flexibilit t des Einsatzes mehrerer POP3 und SMTP Zugangskonten oder Identit ten Pers nliche und gesch ftliche Zugangskonten k nnen in diesem Szenario so nebeneinander genutzt synchronisiert und gesichert werden Zus tzlich k nnen serverseitige L sungen beispielsweise in Form von Anti Virus und Anti Spam Programmen bei Weiterleitung und Verteilung von POP3 Email Nachrichten zum Einsatz kommen 78 Szenario 6 OXtender f r Microsoft Outlook IMAP POP3 Der OXtender fiir Microsoft Outlook wurde speziell konzipiert um genau diesen Anforderungen zu gen gen Benutzer die Microsoft Outlook als Groupware Client einsetzen nutzen damit nicht nur die E Mail Funktionalit t sondern insbesondere die M glichkeit der Verwaltung ihrer Aufga ben Termine und Kontakte F r das Lesen und
11. Arbeit oder Microsoft Mail Server open xchangel Benutzerinformation Firma Antwortadresse Abbrechen Abbildung 5 4 Internet E Mail Einstellungen Allgemein 5 1 7 Mail Konfiguration Schritt 5 Zus tzliche SMTP Einstellungen In dem sich ffnenden Konfigurationsfenster k nnen Sie jetzt die Zugangsdaten f r den Postaus gangs Server hinterlegen Aktivieren Sie dazu das Kontrollk stchen Der Postausgangsserver SMTP erfordert Authentifizierung Stellen Sie auch sicher dass das Optionsfeld Gleiche Einstellung wie f r den Posteingangsserver verwenden aktiviert ist bernehmen Sie die Einstellungen durch Dr cken von OK 29 Mail Konfiguration Schritt 6 Konfiguration fertig stellen Internet E Mail Einstellungen gleiche Einstellungen wie f r Posteingangsserver verwenden Anmelden mit Abbrechen Abbildung 5 5 Zus tzliche SMTP Einstellungen 5 1 8 Mail Konfiguration Schritt 6 Konfiguration fertig stellen Klicken Sie auf die Schaltfl che Weiter des E Mail Konten Fensters Best tigen Sie danach die Schaltfl che Fertig stellen um die Konfiguration abzuschlie en 30 Konfiguration weiterer E Mail Konten E Mail Konten Kontoeinrichtung abgeschlossen Sie haben alle Informationen eingegeben die zum erfolgreichen Einrichten eines Kontos notwendig sind Klicken Sie auf Fertig stellen um den Assistenten zu schlie en Abbildung 5 6 Konfiguration fertig stell
12. Gebucht Schnittstelle von Microsoft Outlook fiir die Terminplanung einsetzen k nnen y Der OXtender f r Microsoft Outlook erlaubt die Anbindung von Microsoft Outlook an einen Open Xchange Server fiir die Synchronisation von Ordnern Kontakten Kalendereintr gen und Aufgaben Die Anbindung an den E Mail Server des Open Xchange Servers wird allerdings nicht Uber den OXtender fiir Microsoft Outlook bernommen sondern in Microsoft Outlook direkt konfigu riert Sofern der Kalender z B fiir Terminbenachrichtigungen eine E Mail Anbindung ben tigt greift der OXtender f r Microsoft Outlook selbstst ndig auf die vorhandenen Microsoft Outlook Einstellungen zu 5 1 Konfiguration des Posteingangs und Ausgangsservers Der Open Xchange Server stellt sowohl f r eingehende als auch ausgehende E Mail Nachrichten einen eigenen Server zur Verf gung welcher auf Basis der blichen standardisierten Internet Mail Protokolle arbeitet Mit gro er Sicherheit werden auch Sie die Vorteile des Open Xchange E Mail Kontos unter Microsoft Outlook nutzen wollen und unter Umst nden auch noch auf weitere E Mail Konten zugreifen wollen so dass Sie auf alle Ihre E Mail Nachrichten zentral ber ein Programm zugreifen wollen 5 1 1 Anmerkungen zu E Mail Protokollen Der Open Xchange Server unterst tzt POP3 und IMAP f r das Empfangen von E Mail Nachrichten und das SMTP Protokoll f r den Versand F r die Anbindung an einen Open Xchange Server empfehlen wi
13. Grund der Arbeitsweise von Microsoft Outlook bei Einsatz des IMAP Protokolls kommt es zu einigen geringf gigen funktio nellen Abweichungen derer sich der Benutzer bewusst sein sollte Die wichtigste Besonderheit ist dabei die Tatsache dass eingehende E Mail Nachrichten nicht im Posteingang unter pers n liche Ordner sondern in einem eigenen separaten Ordner hinterlegt werden Mehr Informationen zu diesem Thema finden Sie im Kapitel Praxiseinsatz von Microsoft Outlook und OXtender f r Microsoft Outlook Kapitel 3 Installation des OXtenders f r Microsoft Outlook 3 1 Systemanforderungen Bitte stellen Sie sicher dass vor dem Einsatz des OXtenders f r Microsoft Outlook die folgenden Systemanforderungen erf llt sind 3 1 1 Server Open Xchange Server 6 Build 6506 oder neuer 3 1 2 Client PC 3 1 2 1 Betriebssystem Windows Vista 64 Bit Windows Vista Windows XP 3 1 2 2 Microsoft Outlook Microsoft Outlook 2007 Microsoft Outlook 2003 3 1 3 XML Parser Benutzen Sie den installierten Internet Explorer 6 0 oder neuer Alternativ k nnen Sie eine aktuelle MSXML 3 0 Parser Bibliothek herunterladen und installieren 3 1 4 Cookies Erlauben Sie im Internet Explorer die Annahme von Cookies Verwenden Sie hierzu in den Datenschutz Einstellungen die Stufe Mittelhoch oder niedriger 3 1 5 Login Daten f r den Open Xchange Server Beschaffen Sie sich vor der Installation vom Server Administrator au erdem Ihre Zu
14. Infringement In the event that a third party brings a legal action against Open Xchange alleging that use of the Software infringes a patent copyright or trade secret Open Xchange reserves the right to modify or replace the Software in a manner that retains the same functionality and ease of use of the Software in all material respects or to procure a license therefor If Open Xchange deter mines that no such alternative is reasonably available Open Xchange may terminate this Agree ment and the license created by this Agreement and Licensee will cease all use of the Software Open Xchange will have no liability to Licensee as a result of such termination This section states the entire liability of Open Xchange and its representatives for infringement 86 Backups Licensee agrees regularly to back up the data Licensee derive from Licensee s use of the Software Licensee acknowledges that any failure to do so may significantly decrease Licensee s ability to mitigate any harm or damage arising from any problem or error in the Software No Warranties Open Xchange delivers the Software on an as is basis Any reliance upon the Software is at Licensee s own risk Open Xchange is not responsible for any consequence of Licensee s use of or reliance upon the Software To the maximum extent permitted by applicable law Open Xchange disclaims all war ranties either express implied or otherwise including but not limited to
15. Team Eigenschaften Allgemein Homepage AutoArchivierung Ordnerverwaltung Formulare Freigabe ox Ordnerrechte andern Berechtigungs Level Timo Meier Bob Jefferson Kein Level 8 Eigent mer EIA EI Berechtigungen Berechiigungs Level A C Objekte anlegen C Eigene Objekte lesen C Alle Objekte lesen _ Unterordner anlegen Objekte bearbeiten Kein O Eigene O Alle C sichtbarer Ordner C Ordner Eigent mer Objekte l schen kein O Eigene O Alle Abbrechen Ubernehmen Abbildung 7 8 Berechtigungs Level Kein 7 5 1 4 Berechtigungs Level 1 Objekte erstellen In diesem Permission Level ist es dem ausgew hlten Benutzer erlaubt neue Objekte Items im Ordner zu erstellen Zwar wird ihm der aktuelle Ordner angezeigt das Lesen und Ver ndern existierender Objekte ist ihm jedoch nicht gestattet Dies gilt auch f r das Ver ndern und L schen von Objekten die er selbst angelegt hat 47 Ordnerrechte andern Team Eigenschaften Allgemein Homepage AutoArchivierung Ordnerverwaltung Formulare Freigabe ox Hame Berechtigungs Level Bob Jefferson Level 1 Timo Meier Level 8 Eigent mer Berechtigungen Berechtigungs Levei PETT gt Objekte anlegen sichtbarer Ordner _ Eigene Objekte lesen _ Ordner Eigent mer C Alle Objekte lesen _ Unterordner anlegen Objekte bearbeiten Objekte l schen Kein Kein O Eigene O Eigene O
16. die Bedingung aus den drei Drop Down Listen N here Informationen dazu finden Sie weiter unten in diesem Abschnitt Um die Aktion festzulegen die ausgef hrt wird wenn die Regel erf llt ist klicken Sie auf die Schaltfl che Aktion hinzuf gen Einzelheiten finden Sie weiter unten in diesem Kapitel Wenn Sie eine weitere Aktion hinzuf gen m chten klicken Sie erneut auf die Schaltfl che Aktion hinzuf gen Wenn Sie eine Aktion entfernen m chten klicken Sie rechts neben der Aktion auf die Schaltfl che L schen Bestimmen Sie mit dem Kontrollfeld Gegen nachfolgende Regeln pr fen auch wenn diese Regel zutrifft ob nachfolgende Regeln ausgef hrt werden sollen wenn diese Regel erf llt ist Wenn nachfolgende Regeln ausgef hrt werden sollen schalten Sie das Kontrollfeld ein Wenn nachfolgende Regeln nicht ausgef hrt werden sollen schalten Sie das Kontrollfeld aus Klicken Sie auf die Schaltfl che OK Ergebnis Die neue Regel wird im Fenster Mailfilter bearbeiten eingetragen Die neue Regel ist aktiv 6 2 1 1 Bedingung erstellen Die folgende Anleitung beschreibt mit Hilfe eines Beispiels wie Sie eine Bedingung erstellen Die folgende Bedingung soll erstellt werden Der Absender der E Mail enth lt die Zeichenkette Meier So erstellen Sie die Bedingung 1 2 3 W hlen Sie in der ersten Dropdownliste unterhalb von der folgenden Bedingungen den Eintrag Absender Von W hlen Sie in der zweiten Dropdownlist
17. wird Wenn Sie Ihr Passwort f r den Zugang zum Open Xchange Server ge ndert haben m ssen Sie Ihr Passwort an dieser Stelle ebenfalls entsprechend ndern Klicken Sie auf ndern Geben Sie Ihr altes Passwort und das neue Passwort ein Wiederholen Sie das neue Passwort Starten Sie Microsoft Outlook neu damit die Einstellung wirksam wird Die restlichen Elemente auf der Registerkarte zeigen Einstellungen an die Sie w hrend der Installation des OXtenders f r Microsoft Outlook gew hlt haben 4 3 4 Fehlerbehebung Die Registerkarte Fehlerbehebung enth lt den XML Verkehr zwischen Server und Client Die Information kann beispielsweise zur Fehleranalyse an den Support gesendet werden 23 Ignorierte Objekte 4 3 5 Ignorierte Objekte Die Registerkarte Ignorierte Objekte zeigt eine Liste der ignorierten Objekte Wenn Sie ein neues Objekt anlegen das aufgrund eines Konflikts nicht auf dem Server angelegt werden kann wird das neue Objekt in dieser Liste angezeigt 4 3 6 ber Die Registerkarte ber enth lt Informationen ber den OXtender f r Microsoft Outlook 24 Kapitel 5 Mail Konfiguration des Microsoft Outlook Clients Microsoft Outlook kann als Client so konfiguriert werden dass Benutzer direkten Zugriff auf ihre Open Xchange E Mail Daten erhalten In diesem Kapitel finden Sie eine Anleitung wie Sie Microsoft Outlook in Kombination mit dem Open Xchange Server einsetzen und auf welchem Weg Sie die Frei
18. 0h CET 10 Mi 23 11 2005 16 43 2KB g e Robert Firewall shutting down at 17 00h CET 10am Mi 23 11 2005 16 29 3 KB a Stefan New folder confirmed ham Mi 23 11 2005 11 43 1KB AR Stefan Gat edake ea He HE Re Abbildung 7 2 Gel schte E Mails im IMAP Posteingang 7 2 Das Ordner Konzept Der Open Xchange Server stellt mehrere Arten von Ordnern bereit Private Ordner OX Private folders Offentliche Ordner OX Public folders Freigegebene Ordner OX Shared folders Systemordner OX System folders Die Anwahl der Ansicht Ordner Liste in der linken unteren Ecke des Microsoft Outlook Fensters erlaubt Ihnen die Ordner OX Public Folder OX Shared Folder und OX System Folder zu ffnen und durchsuchen In lteren Microsoft Outlook Versionen ffnen Sie die Baum Ansicht ber das Men Ansicht gt Ordnerliste Private Ordner entsprechen dabei einfach allen Ordnern die Sie selbst in der Ordnerliste anlegen Dazu geh ren auch Kontakt Kalender und Aufgaben Ordner die der Open Xchange Server f r jeden Benutzer anlegt 40 Das Ordner Konzept Folder List All Folders 8 Personal Folders a Calendar 84 Contacts 3 Deleted Items LA Drafts 3 Inbox 3 Journal La Junk E mail la Notes 3 Outbox E Ox Public Folders E OX Shared Folders E OX System Folders 3 Sent Items 2 Shared Addressbook A Tasks L Search Folders 3 Mail a Ca
19. 5 Build 2600 xpsp_sp3_gdr 090206 1234 Service pack Service Pack 3 Version 3 0 User information EAS User is Administrator Outlook information K3 Nado ena Abbildung 9 1 OXNotifier Fehlerbehebung Kapitel 10 Anhang A Client Server Szenarien 10 1 Szenario 1 Ausschlie licher Einsatz von POP3 SMTP Der Open Xchange Server beinhaltet als zentralen Bestandteil einen POP3 Server als E Mail Empfangs Modul und einen SMTP Server als E Mail Versandt Modul Im Szenario Ausschlie licher Einsatz von POP3 SMTP wird in Microsoft Outlook ein E Mail Konto als POP3 SMTP Zugang angelegt W hlt der Benutzer die Schaltfl che Senden Empfangen so empf ngt der Microsoft Outlook Client E Mail Nachrichten vom Open Xchange Server und versendet E Mail Nachrichten ber den Open Xchange Server Sobald eine E Mail Nachricht vom Open Xchange Server empfangen wurde liegt diese Mail nur noch im Posteingangsordner des Microsoft Outlook Clients vor w hrend das POP3 Posteingangs Postfach des Zugangskontos auf dem Open Xchange Server geleert wird Versandte E Mail Nachrichten werden ebenfalls aus schlie lich im lokalen Ordner Gesendete Objekte des Microsoft Outlook Clients gespeichert Receive Recipient MS Outlook OPen Xchange a internet Server gt gt ds AES E Sender POP3 Email Receive oy SMTP Email Send Abbildung 10 1 Peer to Peer Szenario Bei diesem S
20. 92 168 32 1 8080 thentifizierung Wise Installation Wizard R Weiter gt Abbrechen Tragen Sie die IP Adresse oder den Namen des Open Xchange Server in das Textfeld OX Url ein Falls Sie einen Proxy Server verwenden tragen Sie dessen IP Adressein das Textfeld Proxy IP ein und aktivieren die Einstellung Proxy aktivieren Klicken Sie auf Weiter Schritt 7 Zum Installieren bereit 3 3 7 Schritt 7 Zum Installieren bereit 1 OXtender for Microsoft Outlook Setup System zum Installieren der Anwendung bereit Klicken Sie auf Weiter um die Installation zu starten Klicken Sie auf Zur ck um die Installationsinformationen erneut einzugeben oder klicken Sie auf Abbrechen um den Assistenten zu beenden Wise Installation Wizard R lt Zur ck Abbrechen Um die Installation auszuf hren klicken Sie auf Weiter Ein neues Dialogfenster informiert Sie ber den Installationsverlauf 16 Schritt 8 Installation abschlie en 3 3 8 Schritt 8 Installation abschlie en i OXtender for Microsoft Outlook Setup OXtender for Microsoft Outlook wurde erfolgreich installiert Klicken Sie auf Beenden um diese Installation abzuschliessen Um die Installation abzuschlie en klicken Sie auf Beenden Der OXtender f r Microsoft Outlook wurde installiert 3 3 9 Anmelden in Microsoft Outlook Starten Sie Microsoft Outlook Das folgende Dialogfenster wird angezeigt Server Server URL ts v
21. Alle O Alle Abbrechen Ubernehmen Abbildung 7 9 Berechtigungs Level 1 7 5 1 5 Berechtigungs Level 2 Objekte lesen In diesem Permission Level ist es dem ausgewahlten Benutzer erlaubt bestehende Objekte Items zu lesen unabh ngig von wem Sie erstellt wurden Das Erstellen eigener neuer Objekte Items ist in diesem Level jedoch nicht m glich genauso wenig wie das Bearbeiten und L schen bereits vorhandener Eintr ge Unterordner k nnen vom Benutzer in diesem Level nicht angelegt werden 48 Ordnerrechte ndern Team Eigenschaften Allgemein Homepage AutoArchivierung Ordnerverwaltung Formulare Freigabe Ox Hame Berechtigungs Level Bob Jefferson Level 2 Timo Meier Level 8 Eigent mer Berechtigungen Berechtigungs Level J C Objekte anlegen sichtbarer Ordner Eigene Objekte lesen _ Ordner Eigent mer Alle Objekte lesen _ Unterordner anlegen Objekte bearbeiten Objekte l schen kein Kein O Eigene O Eigene O Alle O Alle Abbrechen Ubernehmen Abbildung 7 10 Berechtigungs Level 2 7 5 1 6 Berechtigungs Level 3 Erstellen und L schen von Objekten Dieser Zugriffslevel entspricht den Berechtigungen des Levels 2 Zus tzlich ist dem Benutzer aber auch das Erstellen oder L schen eigener Objekte Items m glich In einem ffentlichen Kontak tordner hat er so also beispielsweise die M glichkeit alle Kontakte zu lesen
22. Aufgabe delegiert werden soll und klicken Sie auf Senden 61 OXtender f r Microsoft Outlook deaktivieren aktivieren Der Benutzer erh lt eine E Mail Benachrichtigung in der er analog zu Termineinladungen die Aufgabe ablehnen annehmen oder auf Vorl ufig setzen kann Der Status kann auch sp ter noch in der Aufgaben bersicht oder der Detailansicht der Aufgabe ge ndert werden 7 10 OXtender f r Microsoft Outlook deaktivieren aktivieren Sie k nnen den OXtender f r Microsoft Outlook ber die Windows Taskleiste deaktivieren oder aktivieren Gehen Sie dazu wie folgt vor 1 Klicken Sie im Infobereich der Taskleiste mit der rechten Maustaste auf das OXtender f r Microsoft Outlook Symbol 2 Klicken Sie auf Deactivate um den OXtender f r Microsoft Outlook zu deaktivieren und die Kommunikation zum Open Xchange Server zu unterbrechen 3 Klicken Sie auf Activate um den OXtender f r Microsoft Outlook wieder zu aktivieren S mtliche Open Xchange Ordner werden wieder mit dem Server synchronisiert v Aktiviert Update ber Verlassen Abbildung 7 22 OXtender f r Microsoft Outlook in der Taskleiste 62 Kapitel 8 Hinweise f r die Praxis Arbeiten mit IMAP Postf chern Wie bereits in den vorangegangenen Kapiteln dieses Handbuchs erw hnt unterscheidet sich die Arbeitsweise eines IMAP Postordners geringf gig vom Umgang mit einem herk mmlichen Postfach In diesem Kapitel finden Sie Informationen zum einfa
23. Formularname verwendet _ mit Dokument Formular Eigenschaften C deren Versender im Adressbuch Adressbuchname vorkommt die eine Besprechungsanfrage oder aktualisierung ist nur auf diesem Computer 2 Schritt Regelbeschreibung bearbeiten auf unterstrichene Werte klicken Nach Erhalt einer Nachricht nur auf diesem Computer Abbrechen Fertig stellen Abbildung 8 8 Regel Assistent Bedingungen Im n chsten Fenster w hlen Sie aus der Liste den Eintrag diese in den Zielordner verschieben oder diese als Kopie in den Zielordner verschieben an je nachdem ob Sie den Inhalt des Quell Ordners kopieren oder verschieben m chten Klicken Sie danach auf den blau unterlegten Link Zielordner 69 Ordner spiegeln Regel Assistent Was soll mit dieser Nachricht passieren 1 Schritt Aktion en ausw hlen diese in den Ordner Zielordner verschieben Bl diese der Kategorie Kategorie zuordnen diese l schen diese endg ltig l schen eine Kopie davon in den Ordner Zielordner verschieben diese an eine Person Verteilerliste weiterleiten diese als Anlage an eine P Verteilerliste weiterleiten diese mit einer bestimmten Vorlage beantworten diese mit einer Aktion in Tagen kennzeichnen Nachricht mit einer Farbkennzeichnung kennzeichnen die Nachrichtenkennzeichnung l schen diese als Wichtigkeit markieren diese drucken 2 Schritt Regelbeschreibung bearbeiten auf unterstrichene Werte k
24. Kapitel 7 OXtender fiir Microsoft Outlook im Praxiseinsatz 7 1 E Mail Konten Wird Microsoft Outlook in Verbindung mit einem Microsoft Exchange Server genutzt speichert Microsoft Outlook eingehende E Mail Nachrichten im Ordner Posteingang unter Pers nliche Ordner Dementsprechend werden in Microsoft Outlook E Mail Nachrichten die ber ein POP3 Konto herunter geladen wurden ebenfalls in diesem Ordner gespeichert IMAP Konten werden dagegen anders ber cksichtigt Wie aus der untenstehenden Abbildung ersichtlich wird ein IMAP Konto durch einen zus tzlichen Ordner auf oberster Ebene dargestellt der nicht zu den pers n lichen Ordnern z hlt In diesem Fall hei t der Ordner https ox open xchange com Es ist jedoch m glich diesen Namen w hrend der Einrichtung zu ndern siehe Mail Konfiguration Schritt 4 Des Weiteren k nnen sie den Namen jederzeit ndern indem Sie den Ordner mit der rechten Maustaste anklicken und auf Eigenschaften klicken Im Fall unseres Beispiel Setups erscheinen E Mail Nachrichten die ber das IMAP Zugangskonto empfangen wurden nicht unter dem Posteingangs Ordner in den pers nlichen Ordnern sondern im Ordner Posteingang unter https ox open xchange com Jedes konfigurierte IMAP Konto erh lt einen solchen eigenen Ordner der obersten Ebene In den meisten F llen wird lediglich ein solches IMAP Konto in Microsoft Outlook auftauchen Das Zugangskonto des Open Xchange Servers Ordnerliste x ps Tox
25. Microsoft Outlook eine Open Xchange spezifische Schnittstelle f r das Konflikt Management von Terminen bereit welches beim Anlegen eines Termins eine Warnung ausgibt falls der Termin sich mit einem anderen Kalender Eintrag berschneidet Kontakte Die Zugriffsm glichkeit auf Kontakte wird durch die f r den jeweiligen Kontakt Eintrag festgelegten Berechtigungen bestimmt ber den Einsatz ffentlicher und freigegebener Kontakt Ordner k nnen Kontakte in verschiedenen virtuellen Adressb chern mit unterschiedlichen Zugriffsrechten abgelegt werden Zus tzlich existiert ein globales Adressbuch das im OX Systemordner abgelegt ist und f r alle Benutzer des Open Xchange Servers sichtbar ist Aufgaben Aufgaben k nnen in Microsoft Outlook wie gewohnt erstellt und bearbeitet werden wobei sich die jeweiligen Eintr ge wahlweise einzelnen Benutzern oder Benutzergruppen zuordnen lassen Zus tzlich k nnen Sie Aufgabensequenzen anlegen sowie die Aufgaben in ffentlichen oder freigegebenen Ordern ablegen Aufgaben k nnen an andere Benutzer delegiert werden Diese haben die M glichkeit die Aufgabe abzulehnen oder anzunehmen Die Zuordnung von Aufgaben zu einem Projekt welche ber das Webinterface des Open Xchange Servers m glich ist wird von Microsoft Outlook jedoch nicht unterst tzt E Mail Im Unterschied zum Einsatz eines Microsoft Exchange Servers kommuniziert Microsoft Outlook mit dem Open Xchange Server via IMAP E Mail Protokoll Auf
26. OA keepintouch OPEN XCHaNGe OPEN XCHANGE SERVER OXtender f r Microsoft Outlook OPEN XCHANGE SERVER OXtender fiir Microsoft Outlook Ver ffentlicht Montag 15 Februar 2010 Version 6 14 Copyright 2006 2010 OPEN XCHANGE Inc Dieses Werk ist geistiges Eigentum der Open Xchange Inc Das Werk darf als Ganzes oder auszugsweise kopiert werden vorausgesetzt dass dieser Copyright Vermerk in jeder Kopie enthalten ist Die in diesem Buch enthaltenen Informationen wurden mit gr ter Sorgfalt zusammengestellt Fehlerhafte Angaben k nnen jedoch nicht vollkommen ausgeschlos sen werden Die Open Xchange Inc die Autoren und die bersetzer haften nicht f r eventuelle Fehler und deren Folgen Die in diesem Buch verwendeten Soft und Hardwarebezeichnungen sind in der Regel auch eingetragene Warenzeichen sie werden ohne Gew hrleistung der freien Verwendbarkeit benutzt Die Open Xchange Inc richtet sich im Wesentlichen nach den Schreibweisen der Hersteller Die Wiedergabe von Waren und Handelsnamen usw in diesem Buch auch ohne besondere Kennzeich nung berechtigt nicht zu der Annahme dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen und Marken schutz Gesetzgebung als frei zu betrachten sind Inhaltsverzeichnis 1 1 1 1 2 1 3 2 2 1 2 2 2 3 2 4 2 5 2 6 3 3 1 3 2 3 3 4 4 1 4 2 4 3 5 5 1 5 2 5 3 6 6 1 6 2 6 3 6 4 7 7 1 72 7 3 74 7 5 7 6 77 7 8 79 Der OXtender f r Micro
27. Ordnertyp und welchem Benutzer der Ordner zugeh rt Zum Anzeigen von Objekten in einem freigegebenen Ordner muss der freigegebene Ordner zweifach ge ffnet werden 42 Offentliche Ordner 1 Y Beachten Sie Inhalte die als privat gekennzeichnet sind bleiben f r andere Benutzer unsichtbar auch wenn diese sich in einem freigegebenen Ordner befinden 7 2 3 Offentliche Ordner Unter Public Folders werden alle Ordner aufgelistet und verwaltet die grunds tzlich nicht an einen speziellen Benutzer gebunden sind Offentliche Ordner sind dazu gedacht Terminlisten Kontakte und Aufgaben zu verwalten die bergeordnet mehreren Benutzern zur Verf gung gestellt werden sollen Welche Benutzer und Benutzer Gruppen auf einen ffentlichen Ordner Zugriff haben wird ber die Zugriffsrechte des jeweiligen Ordners festgelegt und bei Bedarf eingeschr nkt i Y Beachten Sie Inhalte die als privat gekennzeichnet sind bleiben f r andere Benutzer unsichtbar auch wenn diese sich in einem freigegebenen Ordner befinden 7 2 4 Systemordner Systemordner sind bergeordnete Ordner des Open Xchange Servers die f r alle Benutzer sichtbar sind Grunds tzlich existieren zwei verschiedene Systemordner Global address book Shared address book Der Ordner OX Global Addressbook enth lt alle System Benutzer die einen Benutzer Account auf dem Open Xchange Server besitzen Diese stehen automatisch z B als E Mail Empf nger oder f r die Termi
28. Outlook The Open Xchange OXtender for Microsoft Outlook provides a convenient method for Open Xchange users to view all their groupware data The OXtender for Microsoft Nitlank anahlae Mirrnon Ondlaal nanara ta till ta men thair cliant annliratian Wise Installation Wizard R lt Zur ck Abbrechen v Klicken Sie auf Weiter 13 Schritt 5 Zielordner wahlen 3 3 5 Schritt 5 Zielordner wahlen 1 OXtender for Microsoft Outlook Setup Zielordner Wahlen Sie einen Ordner in dem die Anwendung installiert werden soll Der Wise Installation Wizard installiert die Dateien f r den Oxtender for Microsoft Outlook in folgendes Yerzeichnis Wollen Sie einen anderen Ordner f r die Installation w hlen klicken Sie auf Durchsuchen und w hlen Sie ein anderes Verzeichnis Klicken Sie auf Abbrechen wenn Sie OXtender for Microsoft Outlook nicht installieren und den Wise Installation Wizard beenden m chten Zielordner C Programme Outlook OXtender Wise Installation Wizard R lt Zur ck Abbrechen W hlen Sie den Zielordner f r die Installation Klicken Sie auf Weiter 14 Schritt 6 OX Einstellungen 3 3 6 Schritt 6 OX Einstellungen i OXtender for Microsoft Outlook Setup Einstellungen Die folgenden Informationen werden von OXtender for Microsoft Outlook verwendet Server URL zB http myserver oder https myserver Proxy Einstellungen C Proxy aktivieren Proxy IP ZB 1
29. Private Ordner Private Ordner sind grunds tzlich Ordner die speziell die Daten eines Benutzers enthalten und zun chst auch nur f r diesen Benutzer verf gbar sind Standardm ig existieren f r jeden Benutzer nach Einrichtung des Open Xchange Servers zun chst drei private Ordner Kontakte Kalender und Aufgaben welche jeweils mit dem entsprechenden Ordner Typ verkn pft sind Jeder Benutzer hat die M glichkeit weitere private Ordner der Typen Kontakte Aufgaben und Termine anzulegen Private Ordner eines Benutzers k nnen von diesem freigegeben werden wodurch weitere Benutzer Zugriff auf diese Ordner erhalten Die Freigabe erfolgt durch Definition der Zugriffsrechte f r einen Ordner Freigegebene private Ordner eines Benutzers werden anderen Benutzern unter der Rubrik OX Shared Folders in Microsoft Outlook angezeigt soweit diese die passenden Zugriffsrechte besitzen Grunds tzlich sind alle unter Outlook heute aufge f hrten Daten privaten Ordnern zugeordnet 7 2 2 Freigegebene Ordner Freigegebene Ordner sind private Ordner eines anderen Benutzers auf die Sie Zugriff haben Ob Sie Schreibrechte L schrechte oder nur Leserechte f r diesen Ordner besitzen h ngt von der Konfiguration der Zugriffsrechte des jeweiligen Ordners ab Standardm ig werden die freigege benen Ordner anderer Benutzer in Microsoft Outlook mit folgender Syntax aufgef hrt Benut zername Ordnername Somit ist aus dem Titel eines Ordners ersichtlich welchem
30. Verfassen von E Mail Nachrichten kann Microsoft Outlook in der gewohnten Weise verwendet werden In Microsoft Outlook m ssen die Benutzer ein neues POP3 oder IMAP Zugangskonto anlegen bei dem der Open Xchange Server als Posteingangs Server eingetragen wird Dar ber hinaus kann der Open Xchange Server als her k mmlicher Postausgangs Server genutzt werden Soll Microsoft Outlook dar ber hinaus auch f r die Arbeit mit Aufgaben Kontakten und Terminen genutzt werden um so in den Genuss der vollst ndigen Funktionalit t des Open Xchange Servers zu gelangen so ist die Standard Version von Microsoft Outlook nicht ausreichend Von sich aus unterst tzt Microsoft Outlook lediglich MS Exchange als Groupware Server Um die Groupware Funktionalit t des Open Xchange Servers in Microsoft Outlook nutzen zu k nnen ist die Installation des OXtender f r Microsoft Outlook auf dem Client notwendig Dieser kann dann f r die Synchronisation von Aufgaben Kontakten und Terminen zwischen dem Open Xchange Benutzerkonto und der pers nlichen Ordner Datei PST des Microsoft Outlook Clients genutzt werden Die Integration des OXtenders f r Microsoft Outlook erfolgt in Form eines Plug Ins das in die Men zeile von Microsoft Outlook integriert wird Ist der OXtender f r Microsoft Outlook installiert und konfiguriert so werden die Aufgaben Kontakte und Termine von Ihrem Outlook Client mit den Daten des zugeh rigen Benutzerkontos auf dem Open Xchange Server synchronisie
31. Xchange Server verwenden Installieren Sie den OXtender f r Microsoft Outlook auf Ihrem Client PC mit Hilfe der msi Setup Datei OXtender_for_Microsoft_Outlook_German_x x x msi wobei x x x durch die jeweilige Version des OXtenders fiir Microsoft Outlook zu ersetzen ist Wenn Sie eine Erstinstallation des OXtenders f r Microsoft Outlook ausf hren berspringen Sie Schritt 1 und fahren fort mit Schritt 2 Schritt 1 Altere Versionen dein stallieren 3 3 1 Schritt 1 ltere Versionen deinstallieren Wenn auf Ihrem System eine ltere Version des OXtender f r Microsoft Outlook installiert ist deinstallieren Sie diese Version mit Hilfe der Windows Systemsteuerung 3 3 2 Schritt 2 Installation starten Um die Installation zu starten doppelklicken Sie auf die Setup Datei Das folgende Dialogfenster wird ge ffnet i OXtender for Microsoft Outlook Setup Klicken Sie auf Weiter Willkommen zur Installation von OXtender for Microsoft Outlook Beenden Sie zun chst alle Windows Programme bevor Sie dieses Installationsprogramm ausf hren Klicken Sie auf Abbrechen um das Installationsprogramm zu verlassen und beenden Sie dann alle anderen laufenden Anwendungen Klicken Sie auf Weiter um die Installation fortzusetzen WARNUNG Diese Anwendung ist durch Urheberrecht und internationale Vereinbarungen gesch tzt Unberechtigte Reproduktion oder nicht autorisierter Vertrieb dieser Anwendung wird gerichtli
32. ach alt Me i Mi 24 Ungelesene Nachrichten E2 3 Abbildung 8 4 Die Symbolleiste mit der Schaltfl che Markierte Elemente in Posteingang l schen So stellen Sie ein dass Elemente die als gel scht markiert sind beim Verlassen des Ordners permanent gel scht werden Markieren Sie einen IMAP Ordner z B den Ordner Posteingang W hlen Sie in der Men leiste den Eintrag Bearbeiten L schen L schoptionen Im Dialogfenster Internet E Mail Einstellun gen w hlen Sie das Register Allgemein Aktivieren Sie das Kontrollfeld Elemente online beim Wechseln des Ordners l schen Schlie en Sie das Dialogfenster 65 Ordner spiegeln Internet E Mail Einstellungen Fl Allgemein Ordner Postausgangsserver Verbindung Erweitert E Mail Konto Geben Sie einen Namen f r dieses Konto ein zum Beispiel Arbeit oder Microsoft Mail Server timo_meier docboat com Benutzerinformation Firma Antwortadresse L schoptionen im Wechseln des Ordners l schen Wenn Sie den Ordner wechseln werden die zum L schen markierten Elemente im urspr nglichen Ordner auf dem Server unwiderruflich gel scht Wenn Sie den Ordner offline wechseln werden die Elemente nicht unwiderruflich entfernt Abbrechen Abbildung 8 5 Das Fenster Internet E Mail Einstellungen 8 2 Ordner spiegeln Der Umgang mit IMAP Ordnern in Microsoft Outlook weist einige Eigent mlichkeiten auf die das Spiegeln von Ord
33. andardm ig werden alle 3 Module synchro nisiert 4 3 3 Authentifikation Das Men Authentifikation enth lt eine Registerkarte mit der Bezeichnung Authentifikation 22 Fehlerbehebung OXtender for Microsoft Outlook Authentifikation Optionen Uber Y i Authentifikation Sie k nnen das vom Oxtender f r Microsoft Outlook zum automatischen Anmelden an Ihrem Open Xchange Server verwendete Passwort ndern Bitte beachten Sie dass diese Einstellung sich nicht auf das tats chliche Passwort f r Ihren Account auf dem Server selbst auswirkt sondern auf das Passwort mit dem der OXtender f r Microsoft Outlook versucht auf Ihren Account zuzugreifen Falls Sie die Einstellungen f r den Benutzernamen oder die Server IP ndern m ssen dann m ssen Sie den Oxtender f r Microsoft Outlook deinstallieren und neu installieren Oxtender f r Microsoft Outlook f r dieses Profil aktivieren OX Server URL C sichere HTTPS Verbindung verwenden Benutzername C Proxy aktivieren Abbildung 4 2 Register Authentifikation Mit dem Kontrollfeld OXtender f r Microsoft Outlook f r diese Profil aktivieren bestimmen Sie ob der OXtender f r Microsoft Outlook aktiviert ist oder nicht Standardm ig ist der OXtender f r Microsoft Outlook aktiviert Um den OXtender f r Microsoft Outlook zu deaktivieren schalten Sie das Kontrollfeld ab und klicken Sie auf OK Starten Sie Microsoft Outlook neu damit die Einstellung wirksam
34. aron Jameson Ordnergr en Bob Jefferson ELLI Brian Connor Claire Huntley Frank Meyer Jean Dupont Timo Meier Ressourcen Es wurden keine Ressourcen zuqewiesen Abbildung 7 21 Eingehende Besprechungsanfrage bearbeiten Um die Einladung zu dem vorgeschlagenen Termin anzunehmen klicken Sie auf Zusagen Der Termin wird in Ihren Kalender eingetragen und der Absender erh lt eine Best tigung dass Sie teilnehmen Um die Einladung unter Vorbehalt zuzusagen klicken Sie auf Mit Vorbehalt Der Termin wird in Ihren Kalender eingetragen und der Absender erh lt eine Best tigung dass Sie voraussichtlich teilnehmen Um dem Absender eine Absage zu senden klicken Sie auf Ablehnen Um dem Absender eine zus tzliche Nachricht zu bermitteln geben Sie diese im Eingabefeld ein Klicken Sie auf OK um Ihre Antwort auf die Besprechungsanfrage abzusenden i Sie k nnen den Status Ihrer Teilnahme zu einem sp teren Zeitpunkt im Kalender ndern Weitere Informationen erhalten Sie in der Outlook Onlinehilfe unter dem Stichwort Bespre chungsanfrage 7 9 Aufgaben 7 9 1 Aufgaben delegieren Sie k nnen eine Aufgabe an einen anderen Benutzer delegieren Klicken Sie hierf r in der Aufga ben bersicht mit der rechten Maustaste auf das linke Symbol der entsprechenden Aufgabe und w hlen Sie Aufgabe zuordnen Das Fenster Aufgabe delegieren ffnet sich Geben Sie im Feld An die E Mail Adresse des Benutzers ein an den die
35. ationen Serverinformationen Ihr Name Johann Schmidt Posteingangsserver IMAP ox meinefirma de E Mail Adresse john_schmidt meinefirma Postausgangsserver SMTP ox meinefirma de Anmeldeinformationen Benutzername schmidt Kennwort ieke V Kennwort speichern Anmeldung durch gesicherte Kennwortauthentifizierung SPA Weitere Einstellungen lt Zur ck Abbrechen Abbildung 5 3 Konfiguration des E Mail Servers 5 1 6 Mail Konfiguration Schritt 4 Weitere Einstellungen Nachdem Sie im Dialog E Mail Konten auf die Schaltfl che Weitere Einstellungen geklickt haben erscheint ein Pop up Fenster mit der Bezeichnung Internet E Mail Einstellungen und vier Karteikarten Unter dem Karteikartenregister Allgemein haben sie die M glichkeit Ihrem E Mail Konto einen Namen zuzuweisen In unserem Fall hat das Konto den Namen Open Xchange Bei der Wahl des Namens sind Sie jedoch keinen Einschr nkungen unterworfen Der einzige Effekt dieses Eintrags ist der Titel unter dem das Konto zuk nftig in der Microsoft Outlook Ordner Liste angezeigt wird Haben Sie einen passenden Namen gew hlt so klicken Sie auf das Karteikartenregister Postausgangsserver um mit der Konfiguration fortzufahren 28 Mail Konfiguration Schritt 5 Zus tzliche SMTP Einstellungen Internet E Mail Einstellungen Allgemein Postausgangsserver Verbindung Erweitert E Mail Konto Geben Sie einen Namen f r dieses Konto ein Zum Beispiel
36. bzw Benutzergruppen aus f r die Berechtigungslevel festgelegt werden sollen Durch Bet tigen der Schaltfl che Hinzuf gen bernehmen Sie die Benutzer in die Liste der Zugriffsberechtigten Um Benutzer aus der Liste zu entfernen markieren Sie die jeweiligen Benutzer in der rechten Spalte und bet tigen die Schaltfl che Fallenlassen Abschlie end bernehmen Sie die neue Liste zugriffsberechtigter Benutzer durch Klicken auf die Schaltfl che OK Bitte beachten Sie dass f r neu hinzugef gte Benutzer zun chst keine Zugriffsberechtigungen angelegt werden Diese m ssen explizit zugewiesen werden 45 Ordnerrechte andern OXtender for Microsoft Outlook Suchen Aaron Jameson Bob Jefferson Alle Benutzer Timo Meier gt Alle Benutzer w Brian Connor Claire Huntley lt Frank Meyer Fallenlassen Henry Hale Jean Dupont gt Laurie Jacoby Leonard Hopkins Open Xchange Postmaster Ron lronside Hinzuf gen Sharon Hernandez Steve lellion Abbrechen Abbildung 7 7 Hinzuf gen von Benutzern und Benutzer Gruppen zur Liste von Zugriffsberechtigten 7 5 1 3 Berechtigungs Level Kein Objekte Sehen In diesem Zugriffslevel ist der ffentliche Ordner f r den Benutzer sichtbar Weitere Zugriffsrechte bestehen jedoch nicht Weder darf der Benutzer die Einstellungen und Objekte des Ordners ffnen bearbeiten und l schen noch ist es ihm erlaubt weitere Unterordner in diesem Ordner anzulegen 46
37. ch verfolgt und kann zu erheblichen Strafen f hren und Schadenersatzforderungen zur Folge haben r ck Abbrechen 11 Schritt 3 Lizenzvereinbarung akzeptieren 3 3 3 Schritt 3 Lizenzvereinbarung akzeptieren 1 OXtender for Microsoft Outlook Setup Lizenzvereinbarung Um fortfahren zu k nnen m ssen Sie die unten angezeigte Lizenzvereinbarung akzeptieren Open Xchange Inc OXtender for Microsoft Outlook End User License Agreement Important Please Read carefully This End User License Agreement EULA is a legal agreement between you and Open Xchange Inc You agree to be bound by the terms of this EULA by Y 8 Ich akzeptiere die Lizenzvereinbarung O Ich akzeptiere die Lizenzvereinbarung nicht lt Zur ck Abbrechen Wise Installation Wizard R Lesen Sie die Lizenzvereinbarung W hlen Sie den Eintrag Ich akzeptiere die Lizenzvereinbarung Klicken Sie auf Weiter Schritt 4 Informationen anzeigen 3 3 4 Schritt 4 Informationen anzeigen Das folgende Dialogfenster zeigt Informationen zum OXtender f r Microsoft Outlook an i OXtender for Microsoft Outlook Setup Infodatei Die folgenden Informationen beschreiben diese Installation OPEN XCHANGE TM OXtender for Microsoft Outlook Copyright c 2007 2008 Open Xchange Inc All rights reserved Requirements A complete list ofrequirements can be found at http www open xchange com The Open Xchange OXtender for Microsoft
38. chen Umgang mit einem IMAP Postfach 8 1 Nachrichten permanent l schen Das L schen von E Mail Nachrichten in einem IMAP Postfach setzt voraus dass Sie die zu l schenden Nachrichten zun chst markieren und danach wie gewohnt l schen Danach erscheinen die gel schten Nachrichten grau unterlegt und durchgestrichen Damit sind die E Mail Nachrichten aber noch nicht endg ltig gel scht In Microsoft Outlook 2003 w hlen Sie dazu im Men den Eintrag Bearbeiten Gel schte Nachrichten permanent l schen In Microsoft Outlook 2007 w hlen Sie dazu im Men den Eintrag Bearbeiten L schen Mar kierte Elemente im Posteingang l schen Je nach Ihrer Version von Microsoft Outlook haben Sie unterschiedliche M glichkeiten um das permanente L schen zu vereinfachen In Microsoft Outlook 2003 k nnen Sie eine Schaltfl che zum L schen in die Symbolleiste einf gen In Microsoft Outlook 2007 k nnen Sie eine Schaltfl che zum L schen in die Symbolleiste einf gen Alternativ k nnen Sie einstellen dass Elemente die als gel scht markiert sind beim Verlassen des Ordners permanent gel scht werden 8 1 1 Permanent l schen in Microsoft Outlook 2003 So f gen Sie eine Schaltfl che zum permanenten L schen in die Symbolleiste ein Markieren Sie einen IMAP Ordner z B den Ordner Posteingang W hlen Sie in der Microsoft Outlook Men leiste den Eintrag Ansicht Symbolleisten Anpassen Im erscheinenden Dialog klicke
39. den ben tigten Festplattenplatz auf dem zentralen Open Xchange Server indem die Speicherung der Nachrichten verteilt auf den Client Rechnern erfolgt Nachdem viele Benutzer heute auf ihren Desktop Systemen und Laptops ber ausreichend Speicherplatz 77 Szenario 6 OXtender f r Microsoft Outlook IMAP POP3 verf gen kann dieses Szenario sehr zur effektiven Nutzung von verteilten Speicherkapazit ten beitragen Gleichzeitig hat dieses Szenario aber auch einen entscheidenden Nachteil Das Backup von E Mail Nachrichten muss in diesem Fall direkt auf dem Client System erfolgen Eine zentrale Backup L sung steht bei diesem Szenario nicht zur Verf gung Open Xchange User s N 1 I I I ynchronization I I I 1 Calendar OXtender POP3 Contacts SMTP Account Email Recipient Sender Email Receive OXtender MS Outlook Open Xchange Server POP3 SMTP Account Email Send Internet ag Cloud i Email Receive SMTP q Email Send Account I I I I I I Email Forwarding OXtender Popa I I I I I I Additional POP3 SMTP Accounts N Abbildung 10 5 Heterogenes Peer to Peer Client Server Szenario OXtender f r Microsoft Outlook POP3 10 6 Szenario 6 OXtender f r Microsoft Outlook IMAP POP3 Open Xchange User s N 1 I I I I Synchronization 1 l l l l Calendar OXtender IMAP Contacts
40. der Informationen Die Informationen zur Fehlerbehebung enthalten Information zu Betriebssystem Benutzer Outlook OXtender Laufende Prozesse OXNotifier Meldungen Eventlog Meldungen OXtender relevante Registry Eintrage OXtender XML Capture Zum Erstellen und Anzeigen von Informationen zur Fehlerbehebung ffnen Sie den Reiter Debug Durch einen Klick auf Get XML traffic wird lediglich das XML Capture im Fenster angezeigt Klicken Sie auf Get Debug Information werden alle Informationen zur Fehlerbehebung angezeigt Die Log Datei wird unter folgendem Pfad erstellt C Dokumente und Einstellungen USERNA MENOXtender log Zum Senden der Informationen an den Support klicken Sie auf die Schaltfl che Exportieren Ein Dialog Fenser wird ge ffnet in dem Sie die Datei mit den Informationen auf Ihrer Festplatte speichern k nnen Danach kann die Datei an den Support gesendet werden 73 OXNotifier ffnen Die Statusanzeige Oxtender aktiviert bzw Oxtender deaktiviert macht deutlich ob das OXtender Plugin im Outlook aktiv ist oder nicht Ein Klick auf die Schaltfl che Refresh aktualisiert diese Ansicht Ein XML capture bezeichnet Informationen zum Datentransfer zwischen Client und Server Es dient der Fehlersuche und Fehlerbehebung E Notifier Messages Event Log Debug Debug Information 10 08 2009 15 06 03 Windows information Name Microsoft Windows XP Professional Version 5 1 2600 429496729
41. der f r Microsoft Outlook 1 1 1 2 Ubersicht Mit dem Oxtender f r Microsoft Outlook k nnen Sie Microsoft Outlook als vollwertigen Group ware Client f r den Open Xchange Server nutzen Ziel ist dabei der reibungslose Umstieg des Benutzers von einem Microsoft Exchange Server zum Open Xchange Collaboration und Integra tion Server Mit Hilfe des OXtenders f r Microsoft Outlook werden Microsoft Outlook Benutzer in die Lage versetzt gewohnte Microsoft Outlook Funktionen auch in Kombination mit dem Open Xchange Server zu betreiben Die Umstellung auf ungewohnte Arbeitsumgebungen und anders strukturierte Oberfl chen kann so komplett umgangen werden Die Funktionalit t Open Xchange typischer Funktionen ist bei Einsatz des OXtenders f r Microsoft Outlook so gestaltet dass der Benutzer die gewohnte Microsoft Outlook Funktionalit t weiterhin vorfindet Im Detail dient der OXtender f r Microsoft Outlook f r den Abgleich der Kontakte Aufgaben und Termine eines Benutzers zwischen dem Open Xchange Server und dem Microsoft Outlook Client Die E Mail Funktionalit t des Open Xchange Servers wird in Microsoft Outlook ber die Einstellungen eines POP3 Kontos bzw vorzugsweise ber ein IMAP basiertes auf dem Microsoft Outlook typischen Weg bereitge stellt Meldungen des OXtenders f r Microsoft Outlook werden in der vom Benutzer in Outlook eingestellten Sprache angezeigt Der Abgleich von lokal gespeicherten Journal und Notiz Ordnern wird nic
42. dner Liste mit der linken Maustaste auf den gewiinschten Kalender Ordner In der Kalenderansicht wechseln Sie nun zum Tag an dem der Termin erstellt werden soll Markieren Sie mit gedr ckter Maustaste den Uhrzeit bereich an dem der Termin festgelegt werden soll Danach klicken Sie den blau markierten Bereich mit der rechten Maustaste an und w hlen im Pulldown Men den Eintrag Neuer Termin Ob es sich dabei um einen privaten ffentlichen oder freigegebenen Ordner handelt ist uner heblich solange Sie f r den Ordner die passenden Zugriffsberechtigungen besitzen 7 8 2 Termindefinition Im erscheinenden Dialogfenster tragen Sie jetzt alle grundlegenden Daten f r den anzulegenden Termin ein Im Textfeld Betreff vergeben Sie f r den neuen Termin einen passenden Titel Im Textfeld Ort geben Sie an wo der Termin stattfinden soll Des Weiteren haben Sie die M glichkeit die Terminierung noch einmal anzupassen oder einen Ganzt gigen Termin anzulegen ber die Erinnerungsfunktion k nnen Sie daf r sorgen dass Outlook Sie kurz vor Anstehen des Termins noch einmal an diesen erinnert Zudem k nnen Sie unter Anzeigen als festlegen ob der Termin farbig als gebucht frei mit Vorbehalt oder als Abwesend angezeigt werden soll ber das Scroll Men Beschriftung k nnen Sie noch eine zus tzliche farbliche Markierung zuweisen ber das gro e Textfeld k nnen Sie zus tzliche Informationen und Notizen f r den Termin hinterlegen Sollen einem Termi
43. e AutoArchivierung Ordnerverwaltung Formulare Freigabe ox Name Berechtigungs Level Bob Jefferson Level 6 Timo Meier Level 8 Eigent mer Berechtigungen Berechtigungs Level x Objekte anlegen sichtbarer Ordner Eigene Objekte lesen _ Ordner Eigent mer Alle Objekte lesen _ Unterordner anlegen Objekte bearbeiten Objekte l schen O Kein O kein O Eigene O Eigene Alle Alle Abbrechen Ubernehmen Abbildung 7 14 Berechtigungs Level 6 7 5 1 10 Berechtigungs Level 7 Vollzugriff In diesem Berechtigungs Level hat der ausgew hlte Benutzer den weitestgehenden Zugriff auf die Objekte im aktiven Ordner Der Benutzer darf neue Objekte Items erstellen sowie eigene und fremde Objekte lesen bearbeiten und l schen Au erdem ist es ihm erlaubt Unterordner im aktiven Ordner anzulegen 53 Ordnerrechte andern Team Eigenschaften Allgemein Homepage AutoArchivierung Ordnerverwaltung Formulare Freigabe Ox Hame Berechtigungs Level Bob Jefferson Level 6 Timo Meier Level 7 Hinzuf gen entemen_ Berechtigungen Berechtigungs Level PETT Objekte anlegen sichtbarer Ordner Eigene Objekte lesen _ Ordner Eigent mer Alle Objekte lesen Unterordner anlegen Objekte bearbeiten Objekte l schen O kein O Kein O Eigene O Eigene Alle Alle Abbrechen Ubernehmen Abbildung 7 15 Berechtigungs Level 7 7 5 1 11 Berechtigu
44. e den Eintrag Enth lt Tragen Sie in das Textfeld die Zeichenkette Meier ein 6 2 1 2 Aktion festlegen Die folgende Anleitung beschreibt mit Hilfe eines Beispiels wie Sie eine Aktion festlegen Die folgende Aktion soll festgelegt werden 36 Regeln anzeigen Verschiebe die E Mail in den vorhandenen E Mail Ordner Privat So legen Sie die Aktion fest 1 W hlen Sie in der Dropdownliste unterhalb von folgende Aktion ausf hren den Eintrag in Ordner verschieben 2 W hlen Sie im zweiten Dropdownfeld den Ordner Privat 6 2 2 Regeln anzeigen Der Bereich Regel Name zeigt alle vorhandenen Regeln So zeigen Sie die Details einer Regel an Markieren Sie im Fenster Mailfilter bearbeiten eine Regel Klicken Sie auf Bearbeiten Es werden die Bedingungen und Aktionen der Regel angezeigt 6 2 3 Regeln bearbeiten 6 3 So ndern Sie die Reihenfolge der Regeln 1 Markieren Sie im Bereich Regel Name eine Regel 2 Klicken Sie rechts im Fenster auf Nach oben oder Nach unten So deaktivieren Sie eine Regel Deaktivieren Sie das Kontrollfeld neben der Regel So aktivieren Sie eine Regel Aktivieren Sie das Kontrollfeld neben der Regel So ndern Sie eine Regel 1 Markieren Sie eine Regel 2 Klicken Sie auf Bearbeiten 3 ndern Sie die Einstellungen 4 Klicken Sie auf die Schaltfl che Speichern So l schen Sie eine Regel 1 Markieren Sie im Fenster FilterForm eine Regel 2 Klicken Sie auf L schen Pers
45. e der IP Nummer bzw der Adresse des Open Xchange Servers ist in diesem Fall nicht mehr notwendig Diese Information wird automatisch aus der durch den Administrator durchgef hrten Installation bernommen Deinstallation des OXtenders f r Microsoft Outlook Um den OXtender f r Microsoft Outlook zu deinstallieren beenden Sie zun chst Microsoft Outlook Dann k nnen Sie den Oxtender f r Microsoft Outlook mit Hilfe der Windows System steuerung deinstallieren Konfiguration des OXtenders f r Microsoft Outlook Mit der Installation wurde der OXtender f r Microsoft Outlook als Add In f r Microsoft Outlook installiert Wenn die Installation erfolgreich war finden Sie in Outlook eine Erweiterung des Men s Extras das jetzt an letzter Stelle den Eintrag OXtender f r Microsoft Outlook enth lt Um den OXtender f r Microsoft Outlook zu konfigurieren w hlen Sie in Microsoft Outlook den Men eintrag Extras OXtender f r Microsoft Outlook Alternativ klicken Sie auf das Symbol neben dem Status Feld Das Symbol kann je nach Theme unterschiedlich aussehen Ein Dialogfenster wird ge ffnet das die folgenden Men punkte enth lt Allgemein Module Authentifikation Fehlerbehebung Ignorierte Objekte ber Konfiguration des OXtenders fiir Microsoft Outlook Zu jedem Men punkt existieren eine oder mehrere Registerkarten auf denen Sie Einstellungen vornehmen oder Informationen ablesen 20 Allgemein 4 3 1 Allgemein Da
46. e werden unterst tzt Benutzer k nnen mehrere Profile anlegen z B f r unterschiedliche Benutzer auf dem gleichen Computer Unterst tzung von Kategorien Formatierungen in den Anmerkungsfeldern von Aufgaben Kontakten und Notizen bleiben erhalten Offline und Online Modi automatische Erkennung Sicherheit durch Verschl sselung ber HTTPS Silent Installer Status Monitor Unterst tzung eines Update Servers f r dezentrale Software Wartung Push Technologie f r automatisierte Datensynchronisation zur Reduzierung der Netzlast Nicht unterst tzte Funktionen Verbindungen zwischen Kontakten Wiederkehrende Aufgaben Magic Mapping zwischen IMAP Posteingangs Verzeichnissen Error Reporting HTTPS mit nicht registrierten Zertifikaten untrusted Certificates Unterst tzung von Microsoft Outlook 97 Unterst tzung von Windows 95 98 NT Server seitige Administration von Notes and Journal Verzeichnissen Nicht unterst tzte Funktionen Diese Merkmale werden in einer k nftigen Version des OXtenders f r Microsoft Outlook unterst tzt Kapitel 2 OXtender fiir Microsoft Outlook Eine kurze Einf hrung Als Personal Information Management Suite PIM ist Microsoft Outlook sehr verbreitet Viele Anwender wollen auch bei Einsatz des Open Xchange Servers nicht auf ihre gewohnte Arbeitsum gebung verzichten Mit Hilfe des OXtenders f r Microsoft Outlook k nnen Benutzer auch weiterhin mit Microsoft Outlo
47. ed except in writing signed by Licensee and Open Xchange Waivers No delay or failure to exercise any right or remedy provided for in this Agreement will be deemed to be a waiver Severability If any provision of this Agreement is held invalid or unenforceable for any reason by any arbitrator court or governmental agency department body or tribunal the remaining provisions will remain in effect Governing Law This Agreement will be governed by and construed in accordance with the laws of the State of New York U S A without regard to New York s conflict of laws principles Jurisdiction Both Licensee and Open Xchange irrevocably consent to the non exclusive juris diction of the United States District Court for the Southern District of New York in any legal action or proceeding arising out of or relating to this Agreement or the transactions it contemplates Further Information Open Xchange Inc is based in Tarrytown New York United States of America For further Infor mation about Open Xchange s licensing policies or products contact Open Xchange at E mail info open xchange com Web www open xchange com Open Xchange Inc 303 South Broadway Tarrytown New York 10591 Tel 1 914 500 4020 Fax 1 866 925 4421 88
48. edur auch auf Nachrichten angewandt die bereits im Posteingang abgelegt sind Klicken Sie auf Fertigstellen Schlie en Sie das Dialogfenster Regeln und Benachrichtigungen mit OK 71 72 Ordner spiegeln Regel Assistent Regel fertig stellen 1 Schritt Regelnamen eingeben Mailbox Konsolidierung 2 Schritt Regeloptionen festlegen Diese Regel jetzt auf Nachrichten anwenden die sich bereits im Ordner Posteingang befinden b f Diese Regel aktivieren Diese Regel f r alle Konten erstellen 3 Schritt Regelbeschreibung berpr fen auf unterstrichene Werte klicken Nach Erhalt einer Nachricht nur auf diesem Computer diese in den Ordner iPosteingangiverschieben Abbrechen Weiter gt Fertig stellen Abbildung 8 11 Regel Assistent Fertigstellen Kapitel 9 OXNotifier 9 1 Der OXNotifier ist ein Programm zum Anzeigen von Systemmeldungen Event Protokollen und Informationen zur Fehlerbehebung Er zeigt weiterhin den Status des OXtender f r Microsoft Outlook an OXNotifier ffnen Der OXNotifier kann durch einen Doppelklick auf das OXNotifier Icon in der Tray Leiste ge ffnet werden Er beinhaltet die folgenden Funktionen e Anzeige von Systemmeldungen Anzeige von Event Protokollen Anzeige von Informationen zur Fehlerbehebung Erstellen eines XML Captures Erstellen von allgemeinen Informationen zur Fehlerbehebung Anzeige des Status des OXtenders Exportieren
49. en 5 1 9 Konfiguration weiterer E Mail Konten 5 2 Weitere E Mail Konten wie einen POP3 oder ein zus tzliches IMAP Konto k nnen jeder Zeit auf demselben Weg hinzugef gt werden M chte ein Benutzer beispielsweise auf einen POP3 Account eines anderen E Mail Providers zugreifen k nnen so muss er die obige Prozedur einfach erneut ausf hren und als Konto Typ in Schritt 2 POP3 ausw hlen Konfiguration des Frei Gebucht Service Die Frei Gebucht Infomationen k nnen auf zwei Weisen genutzt werden Benutzen Sie den Open Xchange Server um Frei Gebucht Informationen ber alle Benutzer auf dem Server zu erhalten Benutzen Sie den Microsoft Office Internet Frei Gebucht Service Ein Server im Internet stellt hier die Frei Gebucht Informationen f r alle Benutzer auf diesem Server bereit Um die Frei Gebucht Informationen des Open Xchange Server abzufragen ist prinzipiell keine manuelle Konfiguration n tig Die entsprechenden Einstellungen werden direkt bei der Installa tion auf die Server spezifischen Standard Einstellungen festgelegt Im Wesentlichen umfasst dies die Definition einer Free Busy Schnittstelle Die entsprechende nderung finden Sie unter Microsoft Outlook ber die Men zeile 1 In Microsoft Outlook w hlen Sie Extras Optionen Einstellungen 2 Klicken Sie auf Kalenderoptionen und dann auf die Schaltfl che Frei Gebucht Optionen 31 Anlegen von Profilen in Microsoft Outlook 3 Im Feld Suchen unter geben S
50. en k nnen die Rechte des Ordners 44 Ordnerrechte andern ge ndert werden indem der Benutzer den Ordner in der Microsoft Outlook Ordner Liste mit der rechten Maustaste anw hlt und den Eintrag Eigenschaften anw hlt ber das Karteikarten register Freigabe k nnen Sie jetzt die Zugriffsrechte definieren 7 5 1 1 Benutzerauswahl Im oberen Listenfeld werden alle Benutzer aufgef hrt f r die Zugriffsrechte f r den jeweiligen Ordner definiert sind W hlen Sie einen Benutzer in dieser Liste aus so wird Ihnen im unteren Bereich des Konfigurationsfensters der festgelegte Zugriffs Level angezeigt Wahlweise k nnen Sie ber die Dropdown Liste Berechtigungs Level oder direkt ber die angezeigten Kontrollk st chen die Zugriffsberechtigungen f r den ausgew hlten Benutzer ver ndern Entsprechend dem Berechtigungs Level stehen Ihnen dabei 8 Stufen sowie eine benutzerdefinierte Einstellung zur Verf gung 7 5 1 2 Benutzer hinzuf gen Um einen neuen Benutzer zur Liste der Zugriffsberechtigten hinzuzuf gen klicken Sie auf die Schaltfl che Hinzuf gen In einem neuen Dialogfenster werden Ihnen zwei Spalten angezeigt In der linken werden alle Benutzer und Benutzergruppen aufgef hrt die auf dem Open Xchange Server eingerichtet sind In der rechten Spalte sind alle Benutzer aufgelistet f r die Zugriffsbe rechtigungen f r den Ordner hinterlegt sind Um weitere Benutzer hinzuzuf gen w hlen Sie in der linken Spalte die Benutzer
51. en Sie die Nachricht mit einem Doppelklick 60 Aufgaben Posteingang Microsoft Outlook EJE 2 Datei Bearbeiten Ansicht Wechselnzu Extras Aktionen Frage hier ei Neu An Al Antworten Allen A A sendenfEmpfangen 25 Suchen 8 Kontaktnamen eingeben Ordnerliste Posteingang o o o nn Neu nachiak Ein neuer Termin wurde erstellt Meeting a eat Pers nliche Ordner frank meyer docboat Ox 2 Aufgaben 5 Heute An timo meier docboat ox LA Entw rfe t Frank meyer docboat ox 14 41 Ein neuer Termin wurde erstellt von Frank Meyer C Freigegebene OX Ordner Ein neuer Termin wurde erstellt Meeting 3 Gel schte Objekte A frank meyer docboat ox 14 36 Direkte Verkn pfung http oxeeng162 m calendarsi 5 3 Gesendete Objekte JA Journal 4 Junk E Mail EB PrenkMeyo ones Termin Ein Termin wurde ge ndert Meeting st 37 Kalender 1 SJ Kontakte 5 A Frank Meyer Erstellt von Frank Meyer ba Notizen Mitteilung Titel Meeting A ffentliche OX Ordner A Frank Meyer Ort Konferenzraum B Q OX Systemordner LA Postausgang A FrankMeye 1223 Beginnt am 26 06 2007 18 45 00 CEST 3 Posteingang Dienstreise nach Prag Endet am 26 06 2007 19 45 00 CEST 3 LA Suchordner 3 192 168 32 167 E Frank Meyer Beschreibung a 2 Dienstreise nach Prag Bitte um vollst ndiges Erscheinen E Entw rfe 4 Tom Green Y Gesendete Objekte Urgent Papierkorb A Brian Connor Teilnehmer LJ werbung Meeting A A
52. ergeleitet e Die E Mail wird als gelesen markiert Um Mailfilter zu verwenden m ssen Sie folgende Schritte ausf hren e Legen Sie E Mail Ordner an Erstellen Sie eine oder mehrere Regeln Bestimmen Sie die Reihenfolge der Regeln e Legen Sie fest ob nachfolgende Regeln bearbeitet werden nachdem eine Regel zutrifft Eine Regel enth lt folgende Bestandteile Einen Namen Eine oder mehrere Bedingungen Eine oder mehrere Aktionen Sie k nnen festlegen ob eine Bedingung oder alle Bedingungen erf llt sein m ssen damit die Aktionen ausgef hrt werden Um Mailfilter zu verwenden haben Sie folgende M glichkeiten e Neue Regel erstellen e Regeln anzeigen 35 Neue Regel erstellen Regeln deaktivieren oder aktivieren Regeln bearbeiten Regeln l schen Reihenfolge der Regeln ndern So wechseln Sie zum Plugin zum Erstellen und Bearbeiten von Regeln 1 2 W hlen Sie aus der Liste der Plugins den Eintrag OXtender Mailfilter Klicken Sie unterhalb der Liste auf Konfigurieren Ergebnis Das Dialogfenster zeigt die verf gbaren Regeln 6 2 1 Neue Regel erstellen So erstellen Sie eine neue Regel 1 2 3 7 Klicken Sie im Fenster Mailfilter bearbeiten auf Neu Geben Sie im Fenster FilterForm in das Textfeld Regelname einen Namen ein W hlen Sie aus dem Listenfeld ob die eingehende E Mail alle oder eine der nachfolgenden Bedingungen erf llen soll W hlen Sie dann
53. es to subscribe to an offering that includes the OXtender for Microsoft Outlook and pay the required subscription fees Offering means any offering of Open Xchange itself or of any authorized reseller and or webhoster providing application services Licensee s license will automatically terminate upon the expiration or termination of Licensee s subscription In addition to any rights or remedies Open Xchange may have Open Xchange may terminate Licensee s license and revoke Licensee s authority to use or have the Software used without prior notice to Licensee if Licensee breach any provision of this Agreement Upon the expiration or termination of Licensee s license Licensee agree to destroy all copies of the Software on Licensee s computers disks and other digital storage devices Trademarks Open Xchange is the sole owner of the OX trademark in the United States the European Union and certain other countries Licensee may not use any Open Xchange trademark without Open Xchange s prior written consent which Open Xchange may withhold in its discretion Copyrights Licensee acknowledges that the Software and its documentation are protected by copyright and other laws and that Open Xchange is the sole owner of all rights in and to the Software and its documentation Licensee has no rights in the Software or its documentation except as set forth in this Agreement and in any other written agreement Licensee may have with Open Xchange
54. es leicht bewerkstelligt werden F gen Sie einfach ein zus tzliches IMAP Zugangskonto in Microsoft Outlook hinzu Open Xchange User s N 1 I I I I Synchronization I I I I I Calendar OXtender IMAP Account Email Recipient Sender Email Receive OXtender MS Outlook Open Xchange Server IMAP Account Email Send Internet ra Cloud 5 IMAP Synchronization OXtender Account Email Receive 4 Email Send lt Folders IMAP Server N Abbildung 10 4 Mehrfache Client Server Verbindungen Multiple IMAP Die Erstellung zus tzlicher IMAP Zugangskonten erweitert die Ordner Struktur um einen IMAP Ordner f r jedes Zugangskonto Separate IMAP Ordner k nnen NICHT untereinander synchronisiert werden Mehrere IMAP Zugangskonten werden daher typischerweise benutzt um separate Mailboxen oder Identit ten bereitzustellen 10 5 Szenario 5 Heterogenes Peer to Peer Client Server OXtender f r Microsoft Outlook POP3 Szenario Bei Verwendung von Microsoft Outlook kann der Open Xchange Server auch in einem heterogenen Peer to Peer Client Server Szenario genutzt werden In diesem Szenario werden Kalender Eintr ge Ordner Kontakte und Aufgaben automatisch ber den OXtender f r Microsoft Outlook synchro nisiert w hrend E Mail Nachrichten ber POP3 und SMTP Protokolle empfangen und versandt werden Dieses Szenario verringert
55. gangsdaten f r den Zugriff auf den Open Xchange Server IP Adresse oder Name des Open Xchange Server Ihr Benutzername f r den Open Xchange Server Ihr Kennwort Systemeinstellungen Firewall Personal Firewall 3 2 Systemeinstellungen Firewall Personal Firewall F r die korrekte Funktion von Microsoft Outlook in Verbindung mit dem OXtender f r Microsoft Microsoft Outlook m ssen beim Einsatz einer Firewall folgende Ports freigeschaltet sein 3 2 1 Ausgehende Ports smtp 25 tcp E Mail Simple Mail Transfer http 80 tcp World Wide Web HTTP pop3 110 tcp E Mail Post Office Protocol Version 3 imap 143 tcp E Mail imap2 Internet Message Access Protocol https 443 tcp sicheres http Protokoll ber TLS SSL 80 imaps 993 tcp sicheres imap4 Protokoll ber TLS SSL pop3s 995 tcp sicheres pop3 Protokoll ber TLS SSL fr her spop3 3 2 2 Eingehende Ports 44335 udp Push Mechanismus des OXtenders f r Microsoft Outlook 3 3 Installationsschritte Melden Sie sich unter dem Benutzerprofil an f r das Sie den OXtender f r Microsoft Outlook hinzuf gen wollen Wichtiger Hinweis Bevor Sie den OXtender f r Microsoft Outlook installieren k nnen m ssen Sie in der Windows Systemsteuerung ein neues IMAP E Mail Konto einrichten und konfigurieren Verwenden Sie als Benutzername und als Passwort die gleichen Werte die Sie f r Ihren Zugang zum Open
56. hnis oder Adressbuch hinzuf gen vorhandene Verzeichnisse oder Adressb cher anzeigen oder bearbeiten Schlie en Abbildung 5 1 Anlegen eines neuen E Mail Kontos mit Outlook 26 Mail Konfiguration Schritt 2 Auswahl eines Server Typs 5 1 4 Mail Konfiguration Schritt 2 Auswahl eines Server Typs Im n chsten Konfigurationsschritt m ssen Sie jetzt den Posteingangsservertyp ausw hlen Um ein IMAP E Mail Konto hinzuzuf gen aktivieren Sie bitte das Optionsfeld IMAP Um ein POP3 E Mail Konto anzulegen aktivieren Sie stattdessen das Optionsfeld POP3 Klicken Sie anschlie end auf die Schaltfl che Weiter E Mail Konten Servertyp Wahlen Sie den Servertyp mit dem Ihr neues E Mail Konto arbeitet Es wird eine Verbindung zu einem Exchange Server hergestellt um E Mail zu lesen auf ffentliche Ordner zuzugreifen und Dokumente freizugeben C POP3 Es wird eine Verbindung zu einem POP3 Mailserver hergestellt um E Mail zu downloaden C IMAP Es wird eine Verbindung zu einem IMAP Server hergestellt um E Mail zu downloaden und Postfachordner zu synchronisieren C HTTP Es wird eine Verbindung zu einem HTTP Mailserver wie Hotmail hergestellt um E Mail zu downloaden und Postfachordner zu synchronisieren C Zus tzliche Servertypen Es wird eine Yerbindung zu einem Mailserver einer anderen Arbeitsgruppe oder eines Drittanbieters hergestellt Abbrechen Abbildung 5 2 Auswahl eines E Mail Konto Typs 5 1 5 Mai
57. ht unterst tzt Unterst tzte Funktionen e Kalender e Kalendereintr ge f r Gruppen und Personen e Wiederkehrende Termine e Automatische Verf gbarkeitspr fung f r Personen und Ressourcen e Unterst tzung der Privat Markierung private flag Als privat markierte Eintr ge sind f r andere Benutzer nicht sichtbar e Kontakte und Verteilerlisten e Globales Adressbuch mit allen Benutzern des Open Xchange Servers e Verteilerlisten f r alle eingerichteten Benutzergruppen e Unterst tzung der Privat Markierung private flag Als privat markierte Eintr ge sind f r andere Benutzer nicht sichtbar e Photos von Kontakten Ein zu einem Kontakt hinzugef gtes Bild wird auf dem Open Xchange Server gespeichert Aufgaben e Synchronisation der Aufgabenverwaltung mit der Open Xchange Groupware Nicht unterst tzte Funktionen 1 3 e Wiedervorlage Mails f r noch nicht erledigte Aufgaben Aufgaben k nnen an andere Benutzer delegiert werden Unterst tzung der Privat Markierung private flag Als privat markierte Eintr ge sind f r andere Benutzer nicht sichtbar E Mail e Volle Unterst tzung f r SMTP IMAP POP3 Dateianh nge Verwaltung von Verzeichnissen Foldern e Unterst tzung von ffentlichen gemeinsam genutzten und privaten Verzeichnissen e Zugriffsvergabe f r private und ffentliche Verzeichnisse basierend auf dem Rechtessystem des Open Xchange Servers Microsoft Outlook Benutzerprofil
58. ie die folgende Adresse ein http ox_server_addresse serv let webdav freebusy username NAME amp server SERVER Ersetzen Sie ox_ser ver_addresse mit der IP Adresse Ihres Open Xchange Servers Wenn Sie f r die Terminplanung den Microsoft Office Internet Frei Gebucht Dienst nutzen wollen konsultieren Sie bitte Ihre Microsoft Outlook Dokumentation Bitte beachten Sie dass diese Einstellung auch nach der Deinstallation des OXtenders f r Microsoft Outlook nicht automatisch wieder zur ckgenommen wird Frei Gebucht Optionen Optionen gt Frei Gebucht Informationen werden von Personen verwendet die Besprechungen planen und so feststellen k nnen wann Sie zur Yerf gung stehen Frei Gebucht Zeiten der n chsten a Monate auf dem Server ver ffentlichen Frei Gebucht Daten auf dem Server alle 15 Minuten aktualisieren Internet Frei Gebucht Mit dem Microsoft Office Internet FreifGebucht Service ver ffentlichen bzw suchen IV ver ffentlichen unter Suchen unter https ox open xchange com servlet webday freebusy username NAME Yserve Abbrechen Abbildung 5 7 Basis Konfiguration der Frei Gebucht Schnittstelle i y Die Frei Gebucht Option funktioniert nur ber das http Protokoll nicht ber https 5 3 Anlegen von Profilen in Microsoft Outlook In Microsoft Outlook k nnen mehrere Profile angelegt werden Dies ist f r unterschiedliche Szenarien n tzlich Beispielsweise dann wenn ein Microsoft Exchange P
59. iligen Unterschiede finden Sie im Anhang A dieses Handbuchs 5 1 2 Konfiguration eines E Mail Kontos Microsoft Outlook unterst tzt bei der E Mail Kommunikation eine breite Palette verschiedener Server Typen Typischerweise verwenden Benutzer einen SMTP Server f r den Postausgang und ein POP3 oder IMAP Konto zum Abrufen eingehender E Mail Nachrichten Wie bereits fr her in diesem Handbuch besprochen sind f r die Anbindung von Microsoft Outlook an einen Open Xchange Server lediglich die Protokolle IMAP und SMTP sowie in geringerem Umfang auch das POP3 Protokoll von Bedeutung Ausgehend von der gr eren Bedeutung des IMAP Protokolls besch ftigt sich die folgende schrittweise Anleitung vorrangig mit der Einrichtung eines solchen Posteingangsservers auch wenn die grundlegende Vorgehensweise mit der Einrichtung verschie dener anderer Server und Konten Typen bereinstimmt 5 1 3 Mail Konfiguration Schritt 1 E Mail Kontenverwaltung ffnen Um ein neues Open Xchange E Mail Konto anzulegen klicken Sie in der Men zeile von Microsoft Outlook auf den Eintrag Extras E Mail Konten Im erscheinenden Dialogfenster w hlen Sie jetzt die Option Ein neues E Mail Konto hinzuf gen und klicken danach auf die Schaltfl che Weiter E Mail Konten E Mail Konten Sa Sie k nnen die von Outlook verwendeten E Mail Konten und Yerzeichnisse bearbeiten So vorhandene E Mail Konten anzeigen oder bearbeiten erzeichnis Ein neues Verzeic
60. implied war ranties of title merchantability or fitness for a particular purpose Limitation of Liability To the maximum extent permitted by applicable law and regardless of whether any remedy herein fails of its essential purpose in no event will Open Xchange be liable for any special incidental indirect consequential or punitive damages whatsoever arising out of this Agreement or the use of or inability to use the Software including without limitation damages for lost information lost profits or business interruption even if Open Xchange has been advised of or should have known of the possibility of such dam ages In no event will Open Xchange be liable for damages in contract tort or otherwise in excess of the amounts received by Open Xchange from 1 amp 1 for Licensee s use of Software during the one year period immediately preceding the date the cause of action arises In no event may Licensee bring an action against Open Xchange more than one year after the cause of action arises 1Some jurisdictions do not allow limitations on implied war ranties or the exclusion or limitation of incidental or consequential damages so the above limitations and exclusions may not apply to Licensee In such jurisdictions Open Xchange s liability is limited to the greatest extent permitted by law Miscellaneous Third Party Software Portions of the Software may use or include third party software and other copyrighted material Acknowledgeme
61. l Konfiguration Schritt 3 Konfiguration des Servers Im sich ffnenden Konfigurationsfenster k nnen Sie jetzt die Zugangsdaten f r den Posteingangs sowie den Postausgangsserver hinterlegen Verwenden Sie dazu bitte die Zugangsdaten die Ihnen von Ihrem Administrator zur Verf gung gestellt wurden Im Textfeld Ihr Name tragen Sie Ihren vollst ndigen Namen ein Unter E Mail Adresse geben Sie die E Mail Adresse an die als Absender f r Ihre Mails verwendet werden soll Unter Posteingangsserver POP3 oder Posteingangsserver IMAP und Postausgangsserver tragen Sie bitte die IP Nummer oder die Adresse Ihres Open Xchange Servers ein Typischerweise wird es sich beim Posteingangs und Postausgangsserver um die gleiche Adresse handeln die Sie f r den Zugang ber das Web Interface des Open Xchange Server verwenden jedoch ohne http oder https Danach m ssen Sie unter Benutzername und Kennwort Ihre Zugangsdaten f r den Open Xchange Server hinterlegen Abschlie end klicken Sie auf die Schaltfl che Weiter Sollten Sie sich in Bezug auf die Zugangsdaten unsicher sein so konsultieren Sie Ihren lokalen Netzwerk Administrator Klicken Sie auf die Schaltfl che Weitere Einstellungen um mit der Konfiguration fortzufahren 27 Mail Konfiguration Schritt 4 Weitere Einstellungen E Mail Konten Internet E Mail Einstellungen IMAP Alle Einstellungen auf dieser Seite sind n tig damit Ihr Konto richtig Funktioniert Benutzerinform
62. len Sie in der Microsoft Outlook Men leiste den Eintrag Extras Anpassen aus Im Dialogfenster Anpassen w hlen Sie das Register Befehle W hlen Sie den Eintrag Bearbeiten Im rechten Listenfeld finden Sie unter L schen gt den Eintrag Markierte Elemente in Posteingang l schen 64 Permanent l schen in Microsoft Outlook 2007 peat es Symbolleisten Befehle Optionen Um einen Befehl zu einer Symbolleiste hinzuzuf gen w hlen Sie eine Kategorie und ziehen Sie den Befehl aus diesem Dialogfeld auf eine Symbolleiste Kategorien Befehle Datei a In Ordner kopieren Bearbeiten i Ansicht L schen gt Favoriten Wechseln zu Markierte Elemente in Posteingang l sch Extras Markierte Elemente in timo_meier docbe E Aktionen Markierte Elemente in allen Konten l sche Makros A Men leiste 7 L schoptionen r Befehle neu anordnen Abbildung 8 3 Das Fenster Anpassen Ziehen Sie das Symbol mit Drag and Drop in die Symbolleiste Schlie en Sie das Dialogfenster Anpassen Die folgende Abbildung zeigt das Ergebnis Datei Bearbeiten Ansicht Wechselnzu Extras Aktionen 2 SiNeu y da 3 X Cu Antwort Allen antworten Weiterleiten Senden Empfangen gt scher E Mail Posteingang Aufgabenle Favoritenordner Posteingang durchsucher Priv 4 Juli 20 Pomslouano Angeordnet nach Datum Neu n
63. lendar amp Contacts A Tasks Dal Notes PF Folder List z Shortcuts y Abbildung 7 3 Die Auswahl der Ansicht Ordner Liste erlaubt das ffnen und Verwenden eines Open Xchange Ordners Wenn ein Ordner ungelesene Elemente z B eine neue E Mail enth lt dann wird standardm ig hinter dem Ordnernamen deren Anzahl in Klammern angezeigt Au erdem wird der Ordnername in Fettschrift angezeigt G Gesendete Objekte 43 E Journal Junk E Mail 3 Kalender 29 14 84 Kontakte ka Notizen 115 B O ffentliche O Ordner B 3 OX Systemordner 16 eB Postausgang ha Posteingang Bl __ lt j ii a 17 Abbildung 7 4 Anzahl ungelesener Elemente hinter dem Ordnernamen Alternativ k nnen Sie die Gesamtzahl der Elemente des Ordners anzeigen lassen Gehen Sie dazu wie folgt vor 41 Private Ordner 1 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner und wahlen Sie Eigenschaften 2 Wahlen Sie auf der Registerkarte Allgemein die Option Anzahl aller Elemente anzeigen und klicken Sie auf OK Die Anzahl der Elemente im Ordner wird in eckigen Klammern in griiner Schrift hinter dem Ordnernamen angezeigt La Junk E Mail 13 ffentliche OX Ordner 23 OX Systemordner 3 Postausgang La Posteingang a LA Suchordner E 3 Tirno Meier 3 Posteingang 2 3 Entw rfe C Gesendete Objekte C Papierkorb 3 Werbung v Abbildung 7 5 Anzahl aller Elemente hinter dem Ordnernamen 7 2 1
64. licken Nach Erhalt einer Nachricht nur auf diesem Computer Abbrechen Fertig stellen Abbildung 8 9 Regel Assistent Aktionen Im erscheinenden Pop up Fenster w hlen Sie jetzt den Eintrag des IMAP Posteingangs aus in welchen Sie die eingehenden Nachrichten verschieben m chten In unserem Beispiel kopieren wir die Nachrichten aus Wendys POP3 Mail in den Ordner Posteingang des Open Xchange IMAP Servers Best tigen Sie Ihre Auswahl durch Bet tigung der Schaltfl che OK Ordner spiegeln Regeln und Benachrichtigungen Ordner w hlen 3 Freigegebene OX Ordner H a Gel schte Objekte 3 Gesendete Objekte Abbrechen 3 Journal i Junk E Mail 4 Kalender 44 8 Kontakte 8 la Notizen 3 ffentliche OX Ordner 3 OX Systemordner 3 Postausgang A Posteingang 0 Server ARA Abbildung 8 10 Zielordner f r eingehende E Mail Nachrichten Im n chsten Fenster werden Sie gefragt ob es von dieser Regel Ausnahmen geben soll Best tigen Sie diese Frage einfach durch Bet tigen der Schaltfl che Weiter um in den n chsten Dialog zu gelangen Dort haben Sie die M glichkeit der neuen Regel einen Namen zuzuweisen In unserem Beispiel nennen wir die Regel ihrem Zweck entsprechend Mailbox Konsolidierung Aktivieren Sie zus tzlich das Kontrollk stchen Diese Regel jetzt auf Nachrichten anwenden die sich bereits in Pers nlicher Ordner befinden Damit wird die Regel nach Abschluss der Proz
65. ls E Mail Adressbuch anzeigen Der Kontaktordner kann jetzt beispielsweise auch als Quelle f r das Erstellen von Terminen mit Terminteilnehmern genutzt werden 55 Ordner manuell synchronisieren i y Der Ordner OX Global Adressbook steht automatisch allen auf dem Open Xchange Server eingerichteten Systembenutzern zur Verf gung Sie m ssen diesen Ordner daher nicht aktivieren sondern k nnen z B zum Erstellen von E Mails oder Einladungen sofort auf das globale Adressbuch zur ck greifen Kontakte Eigenschaften Ordnerverwaltung Formulare Freigabe Ox Allgemein Homepage Outlook Adressbuch Aktivit ten 8 Kontakte Diesen Ordner als E Mail Adressbuch anzeigen Name des Adressbuchs Kontakte Abbildung 7 17 Kontakt Ordner als E Mail Adressbuch verwenden 7 7 Ordner manuell synchronisieren Der OXtender f r Microsoft Outlook synchronisiert automatisch alle Ordner die Daten vom Open Xchange Server zur Verf gung stellen sobald auf dem Server nderungen vorgenommen wurden Dar ber hinaus k nnen Sie einzelne Ordner manuell synchronisieren Gehen Sie dazu wie folgt vor 1 Klicken Sie den Ordner mit der rechten Maustaste an 2 Klicken Sie im Men Eigenschaften im Reiter OX auf Slowsync 3 Alle Ordner Elemente werden mit dem Open Xchange Server synchronisiert 56 Termine 7 8 Termine 7 8 1 Einzeltermine erstellen Um einen neuen Termin anzulegen klicken Sie in der Outlook Or
66. n Sie auf das Karteikartenregister Befehle und w hlen den Eintrag Bearbeiten aus Im rechten Listenfeld sollten Sie nun den Eintrag Gel schte Nachrichten permanent l schen finden 63 Permanent l schen in Microsoft Outlook 2007 Anpassen Symbolleisten Befehle Optionen Um einen Befehl zu einer Symbolleiste hinzuzuf gen w hlen Sie eine Kategorie und ziehen Sie den Befehl aus diesem Dialogfeld auf eine Symbolleiste Kategorien Befehle Wiederherstellen Bearbeiten BS In Ordner verschieben In Ordner kopieren Gel schte Nachrichten permane 3 Als gelesen markieren yl Ausgew hlter Befehl Beschreibung r Abbildung 8 1 Das Anpassungsfenster Ziehen Sie via Drag and Drop das Symbol an die von Ihnen gew nschte Position in der Microsoft Outlook Symbolleiste Schlie en Sie das Dialogfenster Anpassen Das Resultat erscheint hnlich der folgenden Abbildung Posteingang Microsoft Outlook Datei Bearbeiten Ansicht Favoriten Extras Aktionen r Neu E x Senden Empfangen y a Ea lt a Zur ck fa IMAP Nachrichten X gl Gel schte Nachrichten permanent l schen Abbildung 8 2 Die Microsoft Outlook Symbolleiste mit der Schaltfl che Gel schte Nachrichten endg ltig l schen 8 1 2 Permanent l schen in Microsoft Outlook 2007 So f gen Sie eine Schaltfl che zum permanenten L schen in die Symbolleiste ein Markieren Sie einen IMAP Ordner z B den Ordner Posteingang W h
67. n ist das Hinzuf gen von Anh ngen nicht m glich Ein Serientermin und eine Serienausnahme der gleichen Terminserie k nnen in Microsoft Outlook nicht am gleichen Tag existieren Wenn Sie auf der Browser basierten Oberfl che des Open Xchange eine Serienausnahme auf einen Tag verschieben der bereits einen Serientermin dieser Terminserie enth lt sehen Sie in MS Outlook f r diesen Tag nur die Serienausnahme nicht den Serientermin Sobald Sie die Serienausnahme auf einen Tag verschieben der keinen Serientermin der gleichen Terminserie enth lt wird der Serientermin in Microsoft Outlook wieder angezeigt i J Das Verschieben von Serienterminen in andere Ordner ist nicht m glich Ein Serientermin kann nicht in einen anderen Ordner verschoben werden da diese Funktion vom Open Xchange Server nicht unterst tzt wird Terminserie Termin Beginn 12 00 Ende 12 30 Dauer 30 Minuten Serienmuster T glich Jedefalle 1 Woche n am W chentlich Montag V Dienstag Mittwoch Donnerstag C Monatlich J hrlich Freitag Samstag Sonntag Seriendauer Beginn Di 06 12 2005 v Kein Enddatum C Endet nach 10 Terminen Endet am Di 07 02 2006 gt astron Abbildung 7 20 Anlegen eines Serientermins 7 8 5 Eingehende Besprechungsanfrage bearbeiten Wenn Sie ein anderer Benutzer zu einem Termin einl dt so wird eine entsprechende Benachrich tigung in Ihrem Posteingang angezeigt ffn
68. n weitergehend Kontakte zugeordnet werden so k nnen Sie diese ber die Schaltfl che Kontakte in Form von Visitenkarten aus dem Adressbuch hinzuf gen ber die Schaltfl che Kategorien k nnen Sie den Termin einer vordefinierten Kategorie zuordnen Um einen Termin vor anderen Anwendern zu verbergen aktivieren Sie in der unteren rechten Ecke das Kontrollk stchen Privat 57 Terminplanung E Meeting Termin Datei Bearbeiten Ansicht Einf gen Format Extras Aktionen i la Speichern und schlie en i AD Serientyp FH Teilnehmer einladen Y 9 X gt Termin Terminplanung Betreff Meeting Ort Berlin Beschriftung m Keine Beginnt um Fr 31 08 2007 w 08 00 v C Ganzt gig Endet um Fr 31 08 2007 wi 11 00 M Erinnerung l15 Minuten v Anzeigen als Gebucht Gesch ftsf hrung ewa Abbildung 7 18 Anlegen eines neuen Termins via Outlook 7 8 3 Terminplanung Klicken Sie auf die Registerkarte Terminplanung um zus tzliche Teilnehmer zum Termin hinzu zuf gen und sicherzustellen dass diese zum gew nschten Zeitpunkt auch verf gbar sind Die bersicht in diesem Konfigurationsfenster ist in zwei Bereiche unterteilt In der linken Spalte werden Ihnen alle Teilnehmer aufgef hrt die Sie dem Termin bereits zugeordnet haben In der rechten Spalte wird Ihnen tabellarisch die Verf gbarkeit aller ausgew hlten Benutzer im definierten Zeitfenster a
69. nd do not enter Yes when asked whether you accept this Agreement and do not use the software The Software Open Xchange Inc Open Xchange has created a proprietary software program called the OXtender for Microsoft Outlook the Software which enables users of Microsoft Outlook to communicate with an Open Xchange Server Licensees Licensees are individuals firms organizations and entities as the case may be that purchase licenses granting the right to use the Software in accordance with the terms of this EULA License Grant Open Xchange grants to Licensee the non exclusive right to install use the Software and have the Software used by end users authorized by Licensee in object code form only under the terms of this EULA provided that the number of end users authorized by Licensee to use the Software does not exceed the number of end users covered by the offering as defined below in sec Term and Termination purchased by Licensee Licensee shall procure that end users authorized by Licensee to use the Software adhere to the obligations under the terms of this EULA as if such end users were Licensees themselves Use means that Licensee may install use access run or otherwise read the Software into and out of memory in accordance with the documentation and the license grant from Open Xchange Licensee may copy the Software and its associated documentation for Licensee s own use i e for use by
70. nen Kontakt bearbeiten Die Tabelle ist nach den Microsoft Outlook Kontaktfeldern sortiert Microsoft Outlook Open Xchange Server Register Datenfeld Register Datenfeld Allgemein Name Anrede Gesch ftlich Titel Name Vorname Gesch ftlich Vorname Name Weitere Vorn Gesch ftlich Zweiter Vorname Name Nachname Gesch ftlich Nachname Name Namenszusatz Gesch ftlich Namenszusatz Position Gesch ftlich Position Firma Gesch ftlich Firma Telefonnummern Gesch ftlich Gesch ftlich Telefon gesch ftlich Telefonnummern Privat Privat Telefon privat Telefonnummern Fax gesch ftlich Gesch ftlich Fax gesch ftlich Telefonnummern Mobiltelefon Gesch ftlich Mobiltelefon Telefonnummern Assistent Telefonnummern Gesch ftlich 2 Gesch ftlich Telefon gesch ftlich 2 Telefonnummern R ckmeldung Telefonnummern Auto Zus tzlich Autotelefon Telefonnummern Firma Gesch ftlich Telefon Zentrale Telefonnummern Privat 2 Privat Telefon privat 2 Telefonnummern Fax Privat Privat Fax privat Telefonnummern ISDN Telefonnummern Funkruf Telefonnummern Weitere Zus tzlich Telefon weiteres Telefonnummern Weiteres Fax Zus tzlich Fax weiteres Telefonnummern Pager Privat Pager Telefonnummern Haupttelefon Telefonnummern
71. nern sinnvoll machen Das Senden einer E Mail von einem IMAP Konto resultiert beispielsweise im Verschieben der gesendeten Nachricht in den Ordner Gesendete Objekte unter Pers nliche Ordner im oberen Teil der Ordnerliste statt in den Ordner Sent des IMAP Kontos Dieses Verhalten ist nicht w nschenswert und kann durch das Einrichten einer einfachen Microsoft Outlook Regel angepasst werden Ein hnlicher Fall tritt auf wenn Sie alle ber ein POP3 Postfach eintreffenden E Mail Nachrichten an den Posteingang Ihres IMAP Postfaches weiterleiten m chten so dass auch Ihre pers nlichen E Mail Nachrichten ber den Open Xchange Server abrufbar sind Um das letztere Beispiel zu realisieren verwenden Sie die folgende Vorgehensweise Markieren Sie in der Microsoft Outlook Ordnerliste den Namen des Ordners der die E Mail Nachrichten enth lt welche Sie weiterleiten wollen In diesem Fall w hlen Sie den Ordner Posteingang unter Pers nliche Ordner aus Danach w hlen Sie in der Men leiste den Eintrag Extras Regeln und Benachrichtigungen aus 66 Ordner spiegeln Regeln und Benachrichtigungen E Mail Regeln Benachrichtigungen verwalten E Neue Regel Regel ndern BA Kopieren 2X L schen egeln jetzt anwenden Optionen Regeln in der angezeigten Reihenfolge angewendet Aktionen Klicken Sie auf Neue Regel um eine Regel zu erstellen Regelbeschreibung zur Bearbeitung auf die unterstrichenen Werte klicken
72. ngezeigt Ist der Teilnehmer zum gew nschten Zeitpunkt verf gbar so wird dies durch einen Outlook entsprechenden Balken angezeigt Um weitere Benutzer hinzuzuf gen klicken Sie auf die Schaltfl che Weitere einladen Im erscheinenden Kontextmen k nnen Sie die gew nschten Teilnehmer aus den Ihnen zug nglichen Adressb chern ausw hlen Um Systembe nutzer als Teilnehmer anzuw hlen verwenden Sie am besten den Kontaktordner OX Global Addressbook Markieren Sie dazu den jeweiligen Teilnehmer oder eine Teilnehmergruppe und klicken Sie auf die Schaltfl che Erforderlich Die Schaltfl che Optional funktioniert in der aktuellen Version leider noch nicht Um einen Termin vor anderen Anwendern als den eingela denen Personen zu verbergen aktivieren Sie in der unteren rechten Ecke das Kontrollk stchen Privat Haben Sie alle Teilnehmer hinzugef gt so best tigen Sie die Auswahl durch einen Klick auf die Schaltfl che OK 58 Serientermine erstellen Meeting Besprechung Namen aus folgendem Adressbuch anzeigen Globales OX Adressbuch v Betreff Meeting Name Anzeigename E Mail Adresse Ort Berlin 2JAlle Benutzer Alle Benutzer O Keine Bob Jefferson Bob Jefferson bob je Brian Con Brian Conn Beginnt um Claire Hu Endet um Jean Dupont Jean Dupont jean du Erinnerung mute Laurie Jacoby Laurie Jacoby laurie Besprechungsarbeitsbereichf q Claire Huntley
73. ngs Level 8 Besitzer eines Ordners Durch Setzen des Berechtigungs Levels 8 wird der ausgew hlte Benutzer zum Besitzer Owner des Ordners Damit ist es ihm erlaubt alle Zugriffs Einstellungen des Ordners zu ver ndern Somit hat er beispielsweise die M glichkeit selbst Zugriffsberechtigungen auf die Objekte des Ordners festzulegen Dar ber hinaus darf er nat rlich alle Objekte im Ordner lesen bearbeiten und l schen sowie Unterordner und neue Objekte Items anlegen 54 Kontaktordner Team Eigenschaften Allgemein Homepage AutoArchivierung Ordnerverwaltung Formulare Freigabe ox Hame Berechtigungs Level Bob Jefferson Level 6 Timo Meier Level 8 Eigent mer Berechtigungen Berechtigungs Level ATEN vi Objekte anlegen sichtbarer Ordner Eigene Objekte lesen Ordner Eigent mer Alle Objekte lesen Unterordner anlegen Objekte bearbeiten Objekte l schen O Kein O Kein O Eigene O Eigene Alle Alle Abbrechen Ubernehmen Abbildung 7 16 Berechtigungs Level 8 7 6 Kontaktordner Damit ein Kontaktordner in Microsoft Outlook vollst ndig zur Verf gung steht m ssen Sie diesen erst aktivieren Klicken Sie den jeweiligen Ordner dazu in der Microsoft Outlook Ordner Liste mit der rechten Maustaste an und w hlen Sie aus dem Pull Down Men den Eintrag Eigenschaf ten aus Im Karteikartenregister Outlook Adressbuch aktivieren Sie jetzt das Kontrollk stchen Diesen Ordner a
74. nn nn nn Ordnerrechte ffentliche Ordner 2 22 2m Con nn Ko ntaktordner a 2 2 wa mt re Ordner manuell synchronisieren 2 2 2 1 2 a e TELMIMEH ae Ka a ne ee Eee ER ede Avge nit A Th ee og Aufgaben Bol a Bias de ae da Ge dn ese a dh hes ed GP ee dae 7 10 OXtender f r Microsoft Outlook deaktivieren aktivieren 2 2 2 2 2 2 2 19 19 19 19 OPEN XCHANGE SERVER 8 Hinweise f r die Praxis Arbeiten mit IMAP Postf chern 63 8 1 Nachrichten permanent l schen 2 2 2 non on nn 63 8 2 Ordner spiegeln 2 2 0 ua ee m Be o es 66 9 OXNotifier 73 9 1 OXNotifier ffnen sates e o 73 10 Anhang A Client Server Szenarien 75 10 1 Szenario 1 Ausschlie licher Einsatz von POP3 SMTP 2 4 4 75 10 2 Szenario 2 Einsatz mehrer POP3 SMPT Zugangskonten 2 76 10 3 Szenario 3 IMAP Zugangskonto 2 2 ee ee 76 10 4 Szenario 4 Mehrfache IMAP Zugangskonten 08 77 10 5 Szenario 5 Heterogenes Peer to Peer Client Server OXtender f r Microsoft Outlook POP3 Szenario fs ee tdi Ge Om AE me ee hea amp ee Ge A aa ee ape aE a 77 10 6 Szenario 6 OXtender f r Microsoft Outlook IMAP POP3 78 11 Anhang B Synchronisierte Datenfelder 81 11 1 Synchronisierte Kontaktfelder 2 2 2 Co Con non 81 11 2 Synchronisierte Terminfelder 2 2 2 Coon ee 83 11 3 Synchronisierte Aufgabenfelder 2 222 2 2 eee 84 Kapitel 1 Der OXten
75. nplanung zur Verf gung Das Gegenst ck zum Global Addressbook ist das globale Adressbuch im Webinterface Hier werden alle Kontakte abgelegt die fiir alle Benutzer sichtbar sein sollen In Microsoft Outlook tr gt dieser Ordner die Bezeichnung OX Shared Addressbook 7 3 Ordner erstellen 7 3 1 Erstellen privater Ordner Um einen neuen privaten Ordner oder Unterordner zu erstellen klicken Sie mit der rechten Maustaste irgendwo in die Microsoft Outlook Ordner Liste ausgenommen sind die Ordner OX Public Folders OX Shared Folders und OX System Folders unter Pers nliche Ordner Aus dem aufklappenden Kontextmen w hlen Sie den Eintrag Neuer Ordner aus Es erscheint ein Dialog in dem Sie den neu anzulegenden Ordner konfigurieren k nnen Tragen Sie im Textfeld Name die Bezeichnung des neu zu erstellenden privaten Ordners ein Uber das Optionsfeld Ordner enth lt Elemente des Typs w hlen Sie aus welche Art von Daten dieser private Ordner enthalten soll W hlen Sie als Element Typ die Option Kontakt Aufgabe Kalender an so wird ein ent sprechender privater Ordner erzeugt auf dessen Daten Sie auch ber das Web Interface des Open Xchange Servers zugreifen k nnen 43 Erstellen ffentlicher Ordner i Y Die Ordner Typen Notiz und Journal werden von Open Xchange Server dagegen nicht unterst tzt Neuen Ordner erstellen Name Privat Michael Ordner enth lt Elemente des Typs y Ordner soll angelegt werden unter
76. nts licensing terms and disclaimers for such mate rial are contained in separate agreements Licensee s use of such material is governed by the terms of the applicable agreements No Transfer of Rights Licensee may not transfer sublicense or assign the rights granted under this Agreement to any other person or entity except that if Licensee is a Licensee with multiple licenses Licensee may change the end users authorized by it to use the Software from time to time U S Export Control Regulations Neither the Licensee nor any end user may export re export or deliver the Software in whole or in part to any person or entity where such export re export or delivery violates any U S export or national security control law or regulation The Licensee represents and warrants that neither the Licensee nor any end user authorized by it to use the Software is acting on behalf of any person entity or country subject to U S export or national security controls 87 Government Users U S Government end users acknowledge that the Software constitutes commercial technical data as that term is used in the Federal Acquisition Regulations and the Department of Defense Federal Acquisition Regulations and that Open Xchange owns all rights in the Software Entire Agreement Amendments This Agreement constitutes the entire understanding be tween Open Xchange and Licensee relating to the Software This Agreement may not be amended or chang
77. ok arbeiten w hrend ihrem Unternehmen die durch Einsatz des Open Xchange Servers entstehenden Vorteile hinsichtlich Kostenaufwand Sicherheit und Innovationen einer Open Source L sung zu gute kommt Der Open Xchange Server wurde von Anfang an mit der Zielsetzung konzipiert mit einer m glichst gro en Zahl verschiedener Clients zusammenarbeiten zu k nnen Der Endbenutzer ist flexibel in der Wahl seines Client Interfaces wobei sich die Funktionalit t beim Einsatz des Clients kaum oder nicht ndert Beispiel In einem bestimmten Unternehmen kann es vorkommen dass einige Mitarbeiter Microsoft Outlook f r den Zugriff auf den Open Xchange Server einsetzen w hrend andere Benutzer das Web Interface mit Hilfe des Open Source Browsers Mozilla nutzen und wieder andere Gruppentermine ber ihren PDA koordinieren Der Open Xchange Server ist in der Lage mit allen genannten Umgebungen zur gleichen Zeit eine Datensynchronisation durchzuf hren Somit ist der Open Xchange Server eine Integrations plattform f r die unternehmensweite Zusammenarbeit Er versetzt Unternehmen in die Lage heterogene Client Umgebung einzurichten und auszubauen unter Nutzung der allseits bekannten Vorteile eines Server basierten Informationsmanagements 2 1 Microsoft Outlook als E Mail Client und Plattform f r die Zusammenarbeit im Team Der OXtender f r Microsoft Outlook schafft zwischen Microsoft Outlook und dem Open Xchange Server eine Schnittstelle die sicherstell
78. one individual and for backup and archival purposes Any use copying or distribution of the Software or its associated documentation not authorized by this Agreement may result in the termination of the license granted by this Agreement Restrictions No Publication Except as otherwise specifically set forth in this Agreement Licensee may not distribute disclose display transmit publish resell sublicense or otherwise transfer Software nor allow the distribution disclosure display transmission publication resale sublicense or transfer of the Software to any person or entity Limited Copies Licensee may not copy or allow copies of the Software to be made for any reason except for Licensee s own use i e one individual and for back up and archival purposes 85 No Modifications or Derivative Works Licensee may not make any changes or modifications in the Software nor may Licensee create derivative works of the Software Licensee may not decompile disassemble decrypt extract or otherwise reverse engineer the Software Licensee may not remove alter cover or distort any copyright trademark or other proprietary rights notice placed by Open Xchange in or on the Software or its documentation No Unlawful Use Licensee may not use the Software in any unlawful manner or for any un lawful purpose Term and Termination Licensee s license to use the Software will continue in effect for so long as Licensee continu
79. open xchange com Posteingang 3 i Drafts i Sent S Spam m z AsO 5 Pers nliche Ordner ey Aufgaben El Entw rfe Gel schte Objekte G2 Gesendete Objekte g Journal FM lender Kontakte e Notizen Ee OX Freigegebene Ordner Ox ffentliche Ordner OX Systemordner Postausgang 53 Posteingang 5 Abbildung 7 1 Die Liste pers nlicher Ordner mit einem IMAP Zugangskonto Der IMAP Ordner ist rot umrahmt dargestellt 7 1 1 E Mails l schen Abgesehen von einem eigenen Ordner weicht das IMAP Protokoll funktionell in einer weiteren Beziehung von anderen Zugangstypen ab Das L schen von E Mail Nachrichten Das L schen einer E Mail im Posteingang unter Pers nliche Ordner sorgt daf r dass die gel schte E Mail Nachricht in den Ordner Gel schte Objekte verschoben wird Beim L schen einer E Mail Nachricht aus einem IMAP Posteingangsordner erfolgt kein Verschieben der Nachricht in den 39 Das Ordner Konzept Ordner Gel schte Objekte Stattdessen bleiben die gel schten Nachrichten im Posteingangsordner erhalten und erscheinen lediglich grau unterlegt und durchgestrichen Um solche gel schten Nachrichten endg ltig zu entfernen muss der Benutzer in der Microsoft Outlook Men zeile den Eintrag Bearbeiten Gel schte Nachrichten permanent l schen bet tigen t D 5 7g von Betreff Erhalten Gr e Robert test Di 06 12 2005 11 44 1 KB Mr Robert AW Firewall shutting down at 17 0
80. r das IMAP Protokoll dem POP3 Protokoll vorzuziehen da IMAP das robustere Protokoll ist und eine Reihe von Vorteilen gegen ber POP3 besitzt z B zentrale Datensicherung Das IMAP Protokoll setzt voraus dass der Server E Mail Nachrichten zentral speichert w hrend bei Einsatz des POP3 Protokolls E Mail Nachrichten auf den Client herunter geladen werden Danach stehen die E Mail Nachrichten auf dem Server nicht mehr zur Verf gung Mit IMAP sind Microsoft Outlook Anwender in der Lage Ihre E Mails herunter zu laden und zu ffnen Dennoch stehen die E Mail Nachrichten auch weiterhin auf dem Server zur Verf gung z B f r den Zugriff von einem anderen Standort ber den Webmail Client Beim Einsatz des POP3 Protokolls werden die Nachrichten nach erfolgreichem Download i d R vom Server gel scht Dar ber hinaus unterst tzt das IMAP Protokoll eine Reihe von weiteren Protokoll Funktionen die sich bei Einsatz in einer Groupware Umgebung als n tzlich erwiesen Dazu geh rt beispielsweise die Freigabe bestimmter Ordner und Postf cher an Dritte Da der Open Xchange Server eben f r den Einsatz in solchen Groupware Umgebungen konzipiert wurde ist der Einsatz des IMAP Protokolls im h chsten Ma e empfehlenswert 25 Konfiguration eines E Mail Kontos i Y Einen umfassenden berblick ber die verschiedenen Anbindungs M g lichkeiten und Einsatzszenarien von Microsoft Outlook als E Mail und Groupware Client sowie eine Erl uterung der jewe
81. r das IMAP Zugangskonto synchronisiert Open Xchange User s N Synchronization Calendar OXtender IMAP Contacts Account Folders Tasks OXtender Email Receive a Recipient MS Outlook Open Xchange Server IMAP Account i af Email Send MAB Sender Synchronization OXtender Email Receive Email Send Account Open Xchange User s N Abbildung 10 3 Client Server Szenario IMAP 76 Szenario 4 Mehrfache IMAP Zugangskonten Die Synchronisation von Kalender Eintr gen Kontakten Ordner und Aufgaben erfolgt automatisch im Hintergrund oder direkt bei Wechsel der Ansichten zwischen den einzelnen Modulen in Microsoft Outlook bzw anschlie endes Zur ckwechseln in die urspr ngliche Ansicht E Mail Nachrichten werden bei jeder Bet tigung der Schaltfl che Senden Empfangen synchro nisiert Die Benutzung des Szenarios IMAP Zugangskonto erweitert und verbessert die Ordner Struktur in Microsoft Outlook In einem anderen Kapitel dieses Benutzerhandbuch finden Sie eine Beschreibung der nderungen in der Ordner Struktur 10 4 Szenario 4 Mehrfache IMAP Zugangskonten Einige Benutzer m ssen unter Umst nden E Mail Nachrichten und Ordner mit mehreren IMAP Servern gleichzeitig synchronisieren k nnen Mit Hilfe eines MS Outlook Clients der gleichzeitig mit einem Open Xchange Server synchronisiert wird kann di
82. rofil besteht und der OXtender installiert werden soll Da beim Anlegen eines Profils ein Server angegeben werden muss k nnen nicht zwei unterschied liche Exchange Programme in einem einzigen Profil verwendet werden So legen Sie ein neues Profil an Unter StartSystemsteuerung gelangen Sie in die Systemsteuerung des Windows Betriebssystems Unter Mail k nnen Sie sowohl ein neues E Mail Konto estellen als auch ein neues Profil anlegen Klicken Sie im Dialogfenster Mail Setup Oxlook auf Profile anzeigen Sie k nnen nun die vorhandenen Profile bearbeiten entfernen kopieren oder sich die Eigenschaf ten anzeigen lassen 32 Anlegen von Profilen in Microsoft Outlook Klicken Sie auf Hinzufiigen Geben Sie einen Namen fiir das neue Profil an Sie werden nun durch den E Mail Konten Dialog gefiihrt So legen Sie ein E Mail Konto an Markieren Sie Ein neues E Mail Konto hinzufiigen und klicken Sie auf Weiter Wahlen Sie POP 3 IMAP oder weitere Servertypen ausw hlen vorzugsweise IMAP Tragen Sie die Benutzerinformationen Name E Mail Adresse Serverinformation Postausgangs server Posteingangsserver sowie Anmeldeinformationen ein In den weiteren Dialogen werden Sie noch nach weiteren spezifischen Server und Anmeldeinfor mationen gefragt So w hlen Sie ein Standardprofil Nach dem Anlegen des E Mail Kontos f r das neu eingerichtete Profil k nnen Sie verschiedene Standardeinstellungen angeben W hlen Sie ein S
83. rt Die Anbindung von Microsoft Outlook an den Open Xchange Server erfolgt ber eine durch den OXtender f r Microsoft Outlook implementierte WebDAV und XML Schnittstelle welche die Daten in Echtzeit zur Verf gung stellt Dies bedeutet dass alle wichtigen Informationen sowohl auf dem Open Xchange Server als auch unter Microsoft Outlook zur Verf gung stehen Bei Start von Microsoft Outlook wird das OXtender f r Microsoft Outlook Plug In automatisch geladen und Aufgaben Kontakte und Termine werden umgehend mit den Benutzerdaten auf dem Open Xchange Server synchronisiert Im weiteren Verlauf erfolgt die Synchronisation dann automatisch 79 80 Kapitel 11 Anhang B Synchronisierte Datenfelder Dieser Anhang beschreibt welche Microsoft Outlook Datenfelder der OXtender fiir Microsoft Outlook mit dem Open Xchange Server synchronisiert 11 1 Synchronisierte Kontaktfelder Die Tabelle zeigt die folgenden Informationen e Die beiden Spalten auf der linken Seite enthalten die Daten des Kontakt Dialogfensters in Microsoft Outlook Sie sehen dieses Dialogfenster wenn Sie in Microsoft Outlook einen neuen Kontakt erzeugen oder einen vorhandenen Kontakt ffnen e Die beiden Spalten auf der rechten Seite enthalten die Daten des Kontakt Dialogfensters des Open Xchange Servers Sie sehen dieses Dialogfenster wenn Sie mit Hilfe der Browser basierten Oberfl che des Open Xchange Servers einen neuen Kontakt erzeugen oder einen vorhande
84. s Ment Allgemein enthalt eine Registerkarte mit der Bezeichnung Konfiguration Uber die Schaltfl chen Passwort ndern Mailfilter bearbeiten Pers nliche Daten ndern Benachrichtigung bei Abwesenheit gelangen Sie in die jeweiligen Konfigurationsmasken f r die einzelnen Plugins Je nach Server Einstellungen k nnen einzelne Plugins deaktiviert sein Die Plugins sind beschrieben in Kapitel 6 OXtender f r MS Outlook Plugins Wenn Sie l ngere Zeit nicht mit dem Server verbunden waren kann es sein dass auf dem Server viele neue Informationen eingegangen sind Um diese Informationen abzurufen klicken Sie auf Offline Synchronisation Best tigen Sie den Abruf im n chsten Dialogfenster indem Sie OK anklicken Die Daten werden aus den Modulen abgerufen die in den Kontrollfeldern angekreuzt sind 21 Module 4 3 2 Module Das Men Module enth lt eine Registerkarte mit der Bezeichnung Module OXtender for Microsoft Outlook Authentifikation Optionen ce a Hier k nnen Sie die Module w hlen die mit dem OX Server synchronisiert werden sollen Modul Aufgaben Termine Kontakte Synchronisation Offline Synchronisation Trient th oh bl nn vs Dhan a A BAER ee SE li A ds Seal NM malin hen tnt it en A chen Et tn Sn Poult Artnr A SOW en Abbildung 4 1 Register Module Mit den Kontrollfeldern Aufgaben Termine und Kontakte bestimmen Sie welche Module mit dem Open Xchange Server synchronisiert werden St
85. sers genutzt werden da Microsoft Outlook diese Funktionen nicht unterst tzt Eine bersicht ber verschiedene Anbindungsm glichkeiten von Microsoft Outlook an einen Open Xchange Server und andere E Mail Server finden sie im Anhang A Detaillierte Informationen Ordner Struktur 2 2 zur Einrichtung eines E Mail Kontos in Microsoft Outlook finden sie in Kapitel 5 Mail Konfigura tion des Microsoft Outlook Clients Ordner Struktur Nach der Installation des OXtenders fiir Microsoft Outlook werden Ihnen alle privaten Ordner sowie drei spezielle Open Xchange Ordner in alphabetischer Reihenfolge unter Pers nliche Ordner in Microsoft Outlook angezeigt Ist die Ordner Ansicht in Microsoft Outlook ausgeblendet so k nnen Sie in die entsprechende Ansicht wechseln indem Sie in der linken unteren Ecke des Microsoft Outlook Fensters die Ansicht Ordner Liste aktivieren in lteren Microsoft Outlook Versionen selektieren Sie diese Ansicht ber das Men Ansicht gt Ordnerliste Der OXtender f r Microsoft Outlook synchronisiert alle Ordner der Typen Kalender Kontakte und Aufgaben mit dem Open Xchange Server Journal und Notiz Ordner werden nicht unterst tzt Im Web Interface der Groupware haben Sie unter dem Eintrag Ordner in der Toolbar Zugriff auf dieselben Ordner Die Synchronisation der Ordner erfolgt in Real Time nderungen die ber das Web Interface vorgenommen werden sind also auch umgehend in Microsoft Outlook verf gbar
86. soft Outlook bersicht 22 ene oS el Ree en ee a BB Meran Unterst tzte Funktionen 2 2 2 Como o Nicht unterst tzte Funktionen 2 2 mono onen OXtender f r Microsoft Outlook Eine kurze Einf hrung Microsoft Outlook als E Mail Client und Plattform f r die Zusammenarbeit im Team Installation des OXtenders f r Microsoft Outlook Systemanforderungen 2 2 2 2 m non nn Systemeinstellungen Firewall Personal Firewall 2 22 2 2 nn nn nen Installationsschritte 2 2 2 2 Coon on Erweiterte Installation und Konfiguration OXtender f r Microsoft Outlook auf Mehrbenutzer Systemen Deinstallation des OXtenders f r Microsoft Outlook 2 Konfiguration des OXtenders f r Microsoft Outlook 2 2 2 2 2 22 nn Mail Konfiguration des Microsoft Outlook Clients Konfiguration des Posteingangs und Ausgangsservers 2 2 2 nn Konfiguration des Frei Gebucht Service 2 22 2m non m nn Anlegen von Profilen in Microsoft Outlook 24 OXtender f r MS Outlook Plugins Passwort ndem 2 ee ea ae ae ee ele Gee ds See Mailfilter stid aa de scan bh ae a a te Al oe gs By cae ae Ae Be oleae te a Pers nliche Daten anden Benachrichtigung bei Abwesenheit 2 2 2 nn OXtender f r Microsoft Outlook im Praxiseinsatz E Mail Konten 2 Colon nn Das Ordner Konzept lt sns ensia i on nn Ordner erstellen 2 2 2 2 oo on on nn Ordner l schen 2 2 2
87. t dass die meisten der ber das Web Interface des Open Xchange Servers verf gbaren Groupware Funktionen auch direkt ber den Microsoft Outlook Client genutzt werden k nnen Im Detail bernimmt der OXtender f r Microsoft Outlook die Synchronisation von Ordnern Kontakten Kalendern und Aufgaben Die Synchronisation verlang samt sich bei Ordner mit ber 10 000 Objekten Gleichzeitig ist es wichtig zu beachten dass der OXtender nicht f r den Transfer von E Mail Nachrichten zwischen dem Open Xchange Server und Microsoft Outlook zust ndig ist Der Microsoft Outlook Client kommuniziert vielmehr ber die blichen standardisierten Mail Protokolle SMTP IMAP und POP3 direkt mit dem Open Xchange Server um Nachrichten zu empfangen und zu versenden In diesem Handbuch finden sie eine ausf hrliche Beschreibung der Zusammenarbeit zwischen Microsoft Outlook und dem Open Xchange Server sowie eine detaillierte Schritt f r Schritt Anleitung mit deren Hilfe sie den Zugriff auf Open Xchange E Mail Konten realisieren k nnen Die Vorgehensweise zur Konfiguration von Microsoft Outlook f r die Zusammenarbeit mit dem Open Xchange Server h ngt davon ab 1 wie Ihr Unternehmen und 2 die einzelnen Benutzer zuk nftig mit den Kalender Kontakt Aufgaben Ordner und E Mail Modulen arbeiten m chten Die Funktionalit t des Open Xchange Servers in Bezug auf Projekte Dokumente Foren Pinwand Eintr ge und Wissenseintr ge kann lediglich mit Hilfe eines Webbrow
88. t Gesch ftlich Typ Details Abteilung Gesch ftlich Abteilung Beruf Privat Beruf B ro Gesch ftlich Raumnummer Vorgesetzte r Zus tzlich Manager Assistent Zus tzlich Assistent Spitzname Privat Spitzname Name des Partners Zus tzlich Ehepartner Geburtstag Privat Geburtstag Jahrestag Privat Jahrestag Tabelle 11 1 Synchronisierte Kontaktfelder 82 Synchronisierte Terminfelder 11 2 Synchronisierte Terminfelder Die Tabelle zeigt die folgenden Informationen Die beiden Spalten auf der linken Seite enthalten die Daten des Termin Dialogfensters in Microsoft Outlook Sie sehen dieses Dialogfenster wenn Sie in Microsoft Outlook einen neuen Termin erzeugen oder einen vorhandenen Termin ffnen Die beiden Spalten auf der rechten Seite enthalten die Daten des Termin Dialogfensters des Open Xchange Servers Sie sehen dieses Dialogfenster wenn Sie mit Hilfe der Browser basierten Oberfl che des Open Xchange Servers einen neuen Termin erzeugen oder einen vorhandenen Termin bearbeiten Die Tabelle ist nach den Microsoft Outlook Terminfeldern sortiert Microsoft Outlook Open Xchange Server Register Datenfeld Register Datenfeld Termin An Teilnehmer Teilnehmer Ressourcen Betreff Termin Beschreibung Ort Termin Ort Beschriftung Flag in der Kalenderansicht Beginnt um Datum Termin Beginnt am Beginnt um Uhr
89. t Outlook erfolgen Eine genauere Beschreibung finden Sie im Kapitel Praxiseinsatz Ordnerliste x amp https ox open xchange com El Posteingang 3 49 Pers nliche Ordner Aufgaben Entw rfe Gel schte Objekte A Gesendete Objekte ree Journal FE sence Kontakte CS Notizen YA OX Freigegebene Ordner 5 Ox ffentliche Ordner OX Systemordner Postausgang Gl Posteingang 5 Abbildung 2 1 Die Microsoft Outlook Ordnerliste mit Open Xchange Ordnern Kalender 2 3 2 4 2 5 2 6 Kalender Kalender Eintr ge f r einzelne Benutzer oder Gruppen k nnen mit Microsoft Outlook auf dem selben Weg genutzt werden wie beim Einsatz des Clients in Kombination mit einem Microsoft Exchange Server Termine k nnen von Ihnen in privaten ffentlichen oder freigegebenen Kalender Ordnern erstellt gelesen und bearbeitet werden Der Open Xchange Server unterst tzt Microsoft Outlook Frei Gebucht Funktionalit t ein Merkmal das es Benutzern erlaubt die Ver f gbarkeit Anderer an Hand von deren Kalender Informationen festzustellen Dar ber hinaus unterst tzt der Kalender die Reservierung von Firmen Ressourcen wie beispielsweise R ume und Ausstattung Die M glichkeit eine Termin Serie anzulegen besteht ebenfalls Andere Benutzer k nnen zu Terminen eingeladen werden und haben selbst wiederum die M glichkeit die Einladung anzunehmen oder abzulehnen Des Weiteren stellt der OXtender f r
90. tandardprofil Aktivieren Sie die Checkbox Immer dieses Profil verwenden Klicken Sie OK 33 34 Kapitel 6 OXtender f r MS Outlook Plugins Oxtender f r MS Outlook bietet einige Plugins zum Konfigurieren pers nlicher Daten zum Ein richten von Mailfiltern und zum Einrichten einer Abwesenheitsnotiz Die Plugins sind zu finden unter dem Men eintrag Extras OXtender f r Microsoft Outlook unter dem Reiter Allgemein 6 1 Passwort ndern So ndern Sie Ihr Passwort W hlen Sie aus der Liste der Plugins den Eintrag OXtender Passwort ndern Klicken Sie unterhalb der Liste auf Konfigurieren Geben Sie in das Eingabefeld Altes Passwort Ihr bisheriges Passwort ein Geben Sie in das Eingabefeld Neues Passwort ein neues Passwort ein Geben Sie in das Eingabefeld Neues Passwort best tigen das neues Passwort erneut ein Die Passwortst rke zeigt Ihnen an wie sicher das gew hlte Passwort ist Geben Sie bei einer schlechten Passwortst rke ggf ein neues ein 7 Um die nderung zu speichern klicken Sie auf ndern av pPwmnN gt Ergebnis Das Passwort ist ge ndert 6 2 Mailfilter Mit Hilfe von Mailfiltern behalten Sie den berblick ber eingehende E Mails Sie k nnen Mailfilter so einrichten dass zum Beispiel folgende Aktionen ausgel st werden wenn Sie eine E Mail empfangen e Die E Mail wird in einem bestimmten E Mail Ordner abgelegt e Die E Mail wird an eine andere E Mail Adresse weit
91. tig mehrere verschiedene POP3 SMTP Server zum Versenden und Empfangen von E Mail Nachrichten genutzt werden k nnen Das Szenario Einsatz mehrerer POP3 SMTP Zugangskonten beinhaltet dabei die M g lichkeit den Open Xchange Server als einen von vielen E Mail Zugangskonten zu nutzen die vom Microsoft Outlook Client genutzt werden k nnen Additional POP3 Account N POP3 Email Additional POP3 Receive Account B og Additional POP3 Account A oe Den ei Open Xchange ntemet ee ae MS Outlook Server Cloud zen I Additional SMTP Account A SMTP Email on Additional SMTP Send Email Recipient Email Sender Account B Additional SMTP Account N Abbildung 10 2 Peer to Peer Szenario mit mehreren Zugangskonten 10 3 Szenario 3 IMAP Zugangskonto Der Open Xchange Server beinhaltet verschiedene Groupware Funktionen wie Kalender Kontakt und Aufgaben Eintr ge sowie E Mail Nachrichten und Ordner die vollst ndig mit Microsoft Outlook synchronisiert werden k nnen Um die Synchronisations Funktionalit t in MS Outlook zu implementieren m ssen Benutzer auf Ihrem Desktop oder Laptop den OXtender f r Microsoft Outlook installieren Der OXtender f r Microsoft Outlook bernimmt dabei die Verwaltung der Synchronisation von Kalender Eintr gen Kontakten Ordnern und Aufgaben zwischen Microsoft Outlook und dem Open Xchange Server E Mail Nachrichten werden unabh ngig vom OXtender f r Microsoft Outlook be
92. und umgekehrt Die drei speziellen Open Xchange Ordner OX Shared Folder OX Public Folder und OX System Folder werden ebenfalls mit dem Server synchronisiert Unter OX Public Folder ist dabei der private Ordner eines Benutzers zu verstehen ber den er seine Daten ablegen aber auch f r andere Benutzer freigeben kann Im Ordner OX Shared Folder sehen Sie private Ordner anderer Benutzer f r die spezielle Zugriffsrechte gew hrt wurden Im Ordner OX System Folder ist das systemweite Adressbuch enthalten Eine genaue Beschreibung aller genannten Ordner finden Sie im Kapitel Praxiseinsatz Sowohl Microsoft Outlook als auch Open Xchange arbeiten mit drei verschiedenen privaten Standard Ordnern Kalender Kontakte und Aufgaben wobei alle drei nach dem Typ der Daten benannt sind die in diesem Ordner gespeichert werden k nnen Dies sind gleichzeitig auch die drei verschiedenen Ordner Typen die vom Open Xchange Server unterst tzt werden Das L schen bzw Entfernen der Standard Ordner ist nicht m glich Jedoch k nnen zus tzliche Ordner eines dieser drei Typen angelegt werden die dann auch automatisch mit dem Open Xchange Server synchronisiert werden Diese zus tzlichen Ordner k nnen dabei wahlweise unter Ihrem pers nli chen Ordner oder als Unterordner eines bereits bestehenden Ordners angelegt werden Die Vergabe der Zugriffsberechtigungen f r andere Benutzer kann wahlweise ber das Web Interface des Open Xchange Servers oder via Microsof
93. zeit Termin Beginnt am Ganzt gig Termin Ganzt gig Endet um Datum Termin Endet am Endet um Uhrzeit Termin Endet am Erinnerung Termin Mich erinnern Erinnerung Intervall Termin Mich erinnern Anzeigen als Frei Termin Anzeigen als Frei Anzeigen als Mit Vorbehalt Termin Anzeigen als Mit Vorbehalt Anzeigen als Gebucht Termin Anzeigen als Gebucht Anzeigen als Abwesend Termin Anzeigen als Gesch ftlich unterwegs Eingabefeld f r Anmerkungen Termin Anmerkungen Eingef gte Dateien im Eingabefeld Anlagen Anlagen Kontakte 27 Kategorien Reg Termin Tags Privat Reg Termin Typ Tabelle 11 2 Synchronisierte Terminfelder 83 Synchronisierte Aufgabenfelder 11 3 Synchronisierte Aufgabenfelder Die beiden Spalten auf der linken Seite enthalten die Daten des Aufgaben Dialogfensters in Microsoft Outlook Sie sehen dieses Dialogfenster wenn Sie in Microsoft Outlook eine neue Aufgabe erzeugen oder eine vorhandene Aufgabe ffnen Die beiden Spalten auf der rechten Seite enthalten die Daten des Aufgaben Dialogfensters des Open Xchange Servers Sie sehen dieses Dialogfenster wenn Sie mit Hilfe der Browser basierten Oberfl che des Open Xchange Servers eine neue Aufgaben erzeugen oder eine vorhandene Aufgabe bearbeiten Die Tabelle ist nach den Microsoft Outlook Aufgabenfeldern sortiert Microsoft Outlook Open Xchange Server Register
94. zenarioS k nnen Kalender Eintr ge nur ber E Mail Nachrichten weitergegeben werden und lediglich Benutzer die ebenfalls Microsoft Outlook verwenden k nnen diese Eintr ge direkt nutzen Der Kalender Eintrag wird dabei direkt im Microsoft Outlook Kalender Modul angelegt Nach Bet tigen der Schaltfl che Teilnehmer einladen und Auswahl der gew nschten Teilnehmer kann der neue Termin ber den Befehl Senden als E Mail Nachricht an alle ausge w hlten Teilnehmer weitergeleitet werden Benutzer von Microsoft Outlook k nnen nach Erhalt der E Mail Nachricht den Kalender Eintrag oder Termin direkt in ihrem Kalender Modul speichern und schlie en Kontakte k nnen in diesem Szenario ebenfalls via E Mail mit anderen Benutzern ausgetauscht werden Nach ffnen eines Kontakts kann dazu in der Men zeile der Eintrag Aktionen Als vCard weiterleiten angew hlt werden wodurch eine neue Dialog Box zum Verfassen einer E Mail Nachricht ge ffnet wird In diese Dialog Box muss lediglich noch der gew nschte Empf nger im Textfeld AN eingetragen werden Danach kann der Kontakt ber die Schaltfl che Senden Emp fangen weitergeleitet werden Der Empf nger kann die vCard direkt zu seinen eigenen Kontakten hinzuf gen indem er die Schaltfl che Speichern bet tigt 75 Szenario 2 Einsatz mehrer POP3 SMPT Zugangskonten 10 2 Szenario 2 Einsatz mehrer POP3 SMPT Zugangskonten Microsoft Outlook kann ebenfalls so konfiguriert werden dass gleichzei

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