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1. rl Normfall Transfer 57 3 Speichern und Anbinden von Dateien uunsssnennnnnannnnnnnnnnnnnnnnannnnnnnnnnannnnnnnnnnnnnnnnnannnnnnnn 58 Das Abspeichern von Dateien uussssnsesnnnennnnunnnnunnnnnnnnunnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnrnnnnennnnnnnn 58 Manuelle Dateiablage 58 Automatische Uefeielblsge2oeregtuggteegteeeeggeeeseuEegk Ad EEEEEeEedEh Ee edEEeEEE RES ddEEERCde EES NEEEEEe ENEE 59 Das Anbinden von Dateien unuurssnnennnnennnnnnnnnunnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnsnnnnnnnnnnnennn 60 Anbindungsfunktionen innerhalb des Normtall Fensters A 60 Befehle in den Men s und Werkzeuglelsten nennen 60 Befehle unter den Registerkarten 2 r20urn0nnsnnnnnnnnnnnnnnnnennnonnnnnnnnnnnnnnennnnnennnnnnnnennnn nennen 62 Anbindungsfunktionen au erhalb des Nommtalt Fensterg AA 63 Der Normfall Button ia amp e anea nis in Ee ENEE 63 Plug Ins f r das zielgenaue Anbinden von Dokumenten 64 Plug Ins aktivieren und deaktivieren 65 Befehle in den Pl g Ins u use een 66 Plug In f r Microsoft Outlook 67 Verschieben verkn pfter Outlook Elemente nennen nennen 69 Plug In f r Microsoft Word 70 Plug In f r Microsoft Excel 72 Plug In f r Microsoft Power Point 74 Plug In f r Microsoft Internet Explorer 75 Plug In f r Adobe Acrobat AANEREN 75 Dokumente aus dem Windows Explorer anbind
2. 2009 Normfall GmbH Vorbereitung 2 4 3 Aktivieren Ihrer Lizenz Wenn Sie sich an einem Computer anmelden auf dem der Normfall Manager 4 1 installiert wurde k nnen Sie beim ersten Start der Software Ihre Lizenz aktivieren Dies ist die von Ihnen bzw Ihrer Firma erworbene Lizenz die kostenlose und eingebaute 30 Tage Demo Lizenz oder die ebenfalls kostenlose Basic Lizenz mit der Sie die Software zeitlich unbeschr nkt aber nur mit einer Teilfunktionalit t nutzen k nnen Genauer Ablauf der Lizenz Aktivierung Nach erfolgreicher Installation finden Sie auf Ihrem Desktop die Fl che auf Ihrem Bildschirm hinter den Anwendungsfenstern das Normfall Icon ss mit der Beschriftung Normfall Manager 4 ai Normfall Manager 4 0 Ferner finden Sie in Ihrem Windows Startmen im Ordner Programme einen Ordner mit der Bezeichnung Normfall Manager 4 Durch einen Doppelklick auf das Icon oder den entsprechenden Eintrag in Ihrem Windows Startmen k nnen Sie den Normfall Manager starten Alternativ k nnen Sie auch mit der rechten Maustaste das jeweils zugeh rige Kontextmen ffnen und den Befehl ffnen ausw hlen Nach dem ersten Start des Managers ffnet sich der Lizenz Assistent der Sie bei der Aktivierung Ihres Produktes unterst tzt H Lizenz Assistent Willkommen zum Normfall Manager W hlen Sie aus wie Sie das Produkt nutzen m chten Normfall Manager BASIC Normfall Manager ENTERPRISE 30 Tage Demo
3. CH In Projekt finden CH Strg s 2009 Normfall GmbH 106 Normfall Manager 4 1 Hilfe Die Option Mind ein Wort liefert alle Ergebnisse die mindestens eines der im Suchfeld eingetragenen W rter enthalten Es gen gt dass ein Teil der Zeichenketten in dem gesuchten Wort enthalten ist Die Option Genaue Zeichenkette liefert alle Ergebnisse die exakt die im Suchfeld eingetragene Zeichenkette einschlie lich Leerschritten enthalten Die Option Nur ganze W rter liefert nur Ergebnisse bei denen die vollst ndige Zeichenkette mit den gesuchten W rtern bereinstimmt Um die Volltextsuche ber das gesamte Projekt und in allen angebundenen Dokumenten auszuf hren w hlen Sie die Option In Dokumenten Beachten Sie bitte die hierf r notwendige Aktivierung des Microsoft Indexdienstes auf Ihrem Betriebssystem Bei dieser Einstellung In Dokumenten wird vom Normfall Manager grunds tzlich die Option Nur ganze W rter als gesetzt angenommen Zus tzliche Suchergebnisse die in der Struktur gefunden werden ber cksichtigen jedoch die individuellen Anwender Einstellungen Aktivieren Sie das Kontrollk stchen bei Verweiszeilen um in der Verweisliste gezielt nach Begriffen zu suchen Wenn Sie die Suchergebnisse zeitlich eingrenzen m chten setzen Sie im K stchen Von ein H kchen so dass sich der Kalender ffnet Sie den Zeitraum festlegen k nnen Die Suchergebnisse werden in einer Liste aufgef hrt in d
4. Normfall Manager 4 1 Copyright by Normfall GmbH 2009 normfall Normfall Manager 4 1 Inhaltsverzeichnis berblick 8 Vorbereitung 11 Einlegen Ra Renee 11 Wie kann der Normfall Manager 4 1 Sie unterst tzen uurssnsennnennsnnnennnennunnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnennnnnnnnnnennnnnn 11 Die Anpassung an die menschliche Arbeitsweise uuunsusnsnnnennnnnnnnnennnnnunnennnnnn veer DI Die Strukturierung komplexer Gegenst nde mit Hilfe des Normfall Managers unsuensnennennnennnnnnnnnnennnnnnennnen 13 Die Verwaltung umfangreicher Informationsbest nde nuusursnnennnennunnnennnnnnnnnnunnnnnnunnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnennnnn 13 Der Aufbau eines Wissensmanagement Systems uensrennsnnnennnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnennnnn 14 F r wen wurde der Normfall Manager 4 entwickelt unnssnssennnsnnnnnnennnnnnennnnnnnnnnunnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnn 14 Funktions bersicht Acc EEE ka 15 Kiel 15 Funktionsweise 16 ale Le OC 16 Neuerungen ess ee ENEEEANENEEEEAdEENEREENEEECESSKSEEENEENENEENE a aa aa ine ai eeN eae Aaa KN dehennna anann ar sanasana iaai inaa 17 Die Informationsverwaltung mit Normfall uessnsennnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nennen 19 Digitale Dateien und Datenbanken 19 at E e nen h anime nn Hrn nad anna sn Hpua hun an denne nah nnene nennen undee rear 19 RENE E 20
5. F r zielgenaue Anbindungen stehen Ihnen sog Plug Ins oder auch Add Ins zur Verf gung Weitere Details finden Sie im Abschnitt Plug Ins f r zielgenaues Anbinden von Dokumenten E Automatische Dateiablage Dokumente die sich nicht im Projektordner befinden werden beim Anbinden ss automatisch in einen Sammelordner den Auto Ordner s im Projektordner kopiert und von dort aus angebunden Der Auto Ordner kann mit der Zeit sehr viele Dokumente enthalten Sie finden sie aber schnell und einfach in der Struktur Ihres Normfall Projektes wieder Diese M glichkeit ist ideal wenn Sie e das Dokument nur noch aus dem Normfall Projekt heraus ffnen wollen oder e eine Momentaufnahme bzw Archivierung des Dokumentes im Projektordner vornehmen wollen Beachten Sie jedoch dass der Normfall Manager Dokumente nicht l scht wenn Sie Verweise darauf aus dem Projekt l schen Bedienen Sie sich dazu einer von zwei M glichkeiten e Der Befehl Dateien in Windows Explorer anzeigen Isa e Der Befehl Dokument verwalten os Die automatische Dateiablage l sst sich in den Optionen si deaktivieren Dort k nnen Sie auch einstellen ob der urspr ngliche Speicherort einer Datei erfasst werden soll 59 2009 Normfall GmbH 60 Normfall Manager 4 1 Hilfe Auto Ordner erstellt wurde k nnen Sie sich ber den Button Original in der Werkzeugleistel der Detailansicht das Originaldokument anzeigen lassen We
6. e Der Normfall Manager ist f r gr te Dokumentenbest nde ausgelegt Die Projektdaten k nnen auf einem Datenbankserver gespeichert werden so dass beliebig viele Anwender gleichzeitig damit arbeiten k nnen 15 2009 Normfall GmbH 16 Normfall Manager 4 1 Hilfe 2 2 2 2 2 3 e Der Normfall Manager bietet ber den Microsoft Indexing Service eine Volltextsuche in den angebundenen Dokumenten Im Vergleich zu Dokumentenmanagement Systemen DMS e Der Normfall Manager ist leicht zu installieren und zu pflegen und kann auf Basis von Projektdateien v llig dezentral arbeiten Projektordner sind dann abgeschlossene Einheiten die Sie problemlos auf andere Computer und Speichermedien kopieren k nnen um sie von dort zu verwenden Funktionsweise Die Daten eines Projektes Struktur Verweise Texte werden in einer Projektdatei oder auf einem Datenbankserver gespeichert Der Ordner in dem die Projektdatei liegt gilt als Projektordner Die Verweise werden als relative Pfade zu diesem Ordner gespeichert so dass der Projektordner in sich abgeschlossen und transportf hig ist Dadurch k nnen aber keine Verweise auf Dokumente au erhalb des Projektordners erfasst werden es sei denn sie sind ber eine URI oder ein unterst tztes DMS zug nglich Der Normfall Manager 4 wurde auf der NET Plattform entwickelt Highlights e Verweise auf Textstellen hierf r aktuell unterst tzte Anwendungen Ad
7. 161 Tastenkombinationen in der Strukturansicht asrs2asnn00nnn0nnnnannnnannnnnnnnnnnnnnnnnnannnnnnnnnannnnnnnnnnnnnannnnnn 162 Tastenkombinationen in der Listenansicht uessssnesnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 163 Tastenkombinationen in der Detailansicht 165 Kombinationen f r Tastatur und Maus Aktionen zuuusausnnennnnannnnnnnnnnnnnnnnnnannnnannnnannnnnnnnnnnnnnnnnnannennnnnnnnnnn 165 Grundlagen der Bedienung 220004400000000nnnn0nnnnnannnnnnnnnnannnnnnannnnnnnnnannnnnnnnnnnnnnnnnannnnnn 166 Die Elemente der Benutzeroberfl che 24422000n00nnn0nnnn0nnnnnnnnnnnnnnnnnnannnnannnnannnnnnnnnnnnnnnnnnannnnnnnnnannnnn 166 EE UI 166 Baumstruktur 167 Befehl u en ink 167 LEIA eT g EERE IRE CIAA N EES EE EES 167 REI e VE 167 RE WEE 168 ICOM is EELER EEN NEE S 168 konteviment A 168 ell E UE u ann ine hen en 169 Kontrollk stchen 169 Men 170 Men leiste Hauptmen 170 Normfall B ttons n een En iR Ir IE Rn 170 Optionsfeld 171 Registerkarte 171 TEE 171 Scrollbalken 172 RECETTE 172 le 173 Ve 173 BUET E 174 Arbeiten mit der ET 174 Arbeiten mit der Tastatur 175 Die Zwischenablage ess s24 s22axn0000ra0uuscnnansanaannananannannenndunsenpunsahhend nsnahhahnannunnehanenaunne naeh esunndshannnesnnehderdasnnhdehenenn 177 Anhang 179 Troubleshooting Probleme und deren L sung
8. ICH an tinks CH Alt rechts 2009 Normfall GmbH Referenz 161 Abschnitt Hyperlinklo2 In der Struktur und Listenansicht eingef gte Hyperlinks werden mit folgendem Icon dargestellt Um zum Ziel des Links zu gelangen gen gt ein Doppelklick auf das Icon in der Listenansicht kann man auch den Befehl Dokument anzeigen aus dem Kontextmen verwenden Im Text Editor eingef gte Hyperlinks auf Strukturpunkte oder Zeilen werden blau unterstrichen dargestellt Hyperlink Zur Fundstelle wechseln Zur Fundstelle wechseln Der Befehl Zur Fundstelle wechseln steht Ihnen unter den Registerkarten Dokument Neue Suche sowie Synchronkopien zur Verf gung W hlen Sie in der jeweiligen Liste das gew nschte Element aus und klicken Sie auf den Button in der Werkzeugleiste um in der Strukturansicht direkt zu der Stelle zu gelangen an der das Dokument angebunden ist 5 2 bersicht der Tastenkombinationen In den folgenden Kapiteln finden Sie eine Zusammenstellung aller m glichen Tastenkombinationen die Sie im Normfall Manager f r die Arbeit mit der Tastatur 74 verwenden k nnen Per Klick auf die Tastenkombinationen gelangen Sie zu den entsprechenden Referenz Kapiteln f r weitergehende Informationen 5 2 1 Allgemeine Tastenkombinationen 50 Anlegen eines neuen Projekts 122 ffnen eines bestehenden Projekts Strg shos In Projekt finden Strg Umschalt shat In ausgew hlter Teilstruktur finden
9. 2009 Normfall GmbH Benutzerleitfaden Anbindungsbox alle Registerkarten Wie Sie im Detail vorgehen m ssen um Dateien aus den Registerkarten Listen anzubinden erfahren Sie in den jeweiligen Referenzkapiteln zu den einzelnen Befehlen Anbinden ss Verschieben ve Kopie anbindenl ss sowie Anbindungsbox 771 Anbindungsfunktionen au erhalb des Normfall Fensters Im folgenden Abschnitt geben wir Ihnen einen berblick ber die Funktionen mit denen Sie au erhalb des Normfall Anwendungsfensters 2 Dokumente anbinden k nnen Der Normfall Button Nach dem ffnen eines Projekts erscheint in Ihrer Windows Taskleiste rechts unten am Bildschirmrand der Normfall Button der es Ihnen erm glicht mit Hilfe der Anbindungsbox jederzeit ein gerade ge ffnetes Dokument an Ihr Projekt anzubinden DE EM a 09 38 Abb 1 Normfall Button in der Windows Taskleiste Die Position des Buttons l sst sich jedoch auch ver ndern au erdem kann der Button v llig ausgeblendet werden Klicken Sie hierzu mit der rechten Maustaste auf den Normfall Button und w hlen dort im Kontextmen zwischen den drei m glichen Betriebs Modi des Buttons In Task Leiste anzeigen Schwebemodus und Ausblenden Unter Extras Optionen Anbindenlis k nnen Sie zudem mit Hilfe der Option Normfall Button auf dem Desktop aktivieren den Button generell ein oder ausblenden k Abb 2 Normfall Button im Schwebemodus Im Kontextmen finden Sie zud
10. 38 Normfall Manager 4 1 Hilfe Bitte w hlen Sie wo das neue Projektangelegt werden soll Aobrechen 3 W hlen Sie hier wo das neue Projekt erstellt werden soll in Ihrem Dateisystem oder auf einem Datenbankserver Ist kein Standardserver installiert erscheint obiger Auswahl Dialog nicht und Sie k nnen direkt mit 4 fortfahren In unserem Beispiel gehen wir von einer Projektdatei im Dateisystem aus N heres zur Arbeit mit einem Datenbankserver lesen Sie bitte im Kapitel Arbeiten mit dem SQL Server oz nach 4 Erstellen Sie gegebenenfalls einen Ordner in dem Sie alle Normfall Projekte sammeln In unserem Beispiel hei t dieser Ordner Normfall Projekte Ordner 5 Legen Sie einen Unterordner f r das aktuelle Projekt an hier Neues Projekt 6 ffnen Sie den neu angelegten Unterordner CJ Name f r neue Projektdatei go A Normfall Projekte Ordner u e S p Mu Organisieren a MM Neuer Ordner ee Name nderungs Typ E Dokumente Ji Neues Projekt Zuletzt besuchte Orte Ka WW Deckt na an ET TEE TE MET EE n 7 Geben Sie der Projektdatei einen Namen und klicken Sie anschlie end auf Speichern ER TEL o ateiname Neues Projekt v Dateityp Normfall Projekte nf4 H Es erscheint eine Meldung mit einer Nachfrage ob das Projekt in einem gleichnamigen Projektordner erstellt werden soll Da Sie wie unter Punkt 5 beschrieben bereits ei
11. Anbinden Datenbankserver Weitere Projekt Aktuelles Projekt Neues Projekt d Wie System o Abbrechen bernehmen Hier ist eine Spracheinstellung f r den Normfall Manager m glich Ist die Option Wie System durch ein H kchen aktiviert bernimmt der Normfall Manager automatisch die Spracheinstellung Ihres Betriebssystems Deaktivieren Sie diese Option um zwischen deutscher oder englischer Benutzeroberfl che zu w hlen Einstellungen Normfall x Allgemein Meldungen Ordner Sprache Meldung Anzeigen Juris FRAGE nach Anlegen von Projektordner bei neuer Projektdatei M Anbinden WARNUNG bei Anbindung zu langer Dateinamen wg CD Kompatibilit t Joliet v Datenbankserver WARNUNG vor nderung des eindeutigen Projektnamens Projekt ID g P ne HINWEIS wg Office Warnmeldung bei Hyperlink Aufl sung E rojel gen m Aktuelles Projekt HINWEIS bei Speichern des Dokumentes durch Acrobat Plugin Neues Projekt HINWEIS bei Speichern des Dokumentes durch WVord Plugin HINWEIS bei Speichern des Dokumentes durch Word Plugin w hrend z Importieren HINWEIS wg Einschr nkung der Word Funktionalit t w hrend Import xport ei von nach Word HINWEIS bei Speichern des Dokumentes durch Excel Plugin v HINWEIS vor nderung von Text mit Originalformatierungen HINWEIS vor Einf gen von Text mit normalisierten Formatierungen EI WARNUNG vor Einf gen von Te
12. Anwendung ein und ausblenden wobei Sie das Plug In effektiv aktivieren bzw deaktivieren Diese Einstellung gilt jeweils f r Sie pers nlich an allen Computern an denen Sie sich mit demselben Windows Konto anmelden Zum Ein Ausblenden klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Werkzeugleiste der Anwendung in der das Plug In ein oder ausgeblendet werden soll Es ffnet sich ein Kontextmen fes in dem Sie die einzublendenen Werkzeugleisten ausw hlen k nnen W hlen Sie hier die mit 65 2009 Normfall GmbH 66 Normfall Manager 4 1 Hilfe Normfall bezeichnete Werkzeugleiste Befehle in den Plug Ins Jedes Plug In bringt eine Werkzeugleistelrs mit die typischerweise folgende Befehle we enth lt Normfall Manager starten W hlen Sie mit Hilfe dieses Befehls ein zu ffnendes Projekt aus an das Dokumente angebunden werden sollen Die folgenden Befehle wirken sich jeweils auf das aktive Normfall Projekt aus Hierbei handelt es sich um dasjenige ge ffnete Projekt in dem Sie zuletzt eine beliebige Aktion ausgef hrt haben pr ziser dessen Anwendungsfenster zuletzt den Fokus hatte Normfall Manager Dieser Befehl ffnet die Anbindungsbox ep des aktiven Projektes Damit k nnen Sie das Dokument an mehreren Stellen Ihrer Struktur gleichzeitig anbinden wobei die Eintr ge im Anmerkungsfeld unter allen Anbindungen dauerhaft synchronisiert werden Zur Liste W hlen S
13. Die Tabelle zeigt an auf welchem Computer der jeweilige Nutzer eingeloggt ist welche Zugriffsart vorliegt ob schreibend oder nur lesend und ob die Projektdatei exklusiv ge ffnet ist Benutzer die auf Dateisystem oder Datenbank Ebene keinen Schreibzugriff haben werden in der Liste jedoch nicht erfasst 2009 Normfall GmbH 140 Normfall Manager 4 1 Hilfe Projektdatei Wartung Die Projektdatei Wartung korrigiert Fehler in Projektdateien die Va projektdatei Wartung bei Mehrbenutzer Zugrif entstehen k nnen Au erdem defragmentiert sie die Projektdatei so dass diese kleiner und somit Speicherplatz eingespart wird Wir empfehlen Ihnen dies bei umfangreichen Projekten vor allem dann wenn Sie diese archivieren oder per Email verschicken m chten Informationen Ihres Projekts gehen bei diesem Vorgang nicht verloren Standard Textformatierung Hier k nnen Sie die Standard Textformatierung festlegen z B Schriftart und grad Ausrichtung Zeilenabstand etc LI Standard Textformatierung EA xa Schrift Schriftart Schriftgrad 2 10pt Tw Cen MT 11 pt a Tw Cen MT Condensed 2 10pt Tw Cen MT Condensed Extra Bold j dee 5 18pt Viner Hand ITC v 6 24pt v Farbe W sack v Absatz Hintergrundfarbe Ausrichtung Linksb ndig sl white v Einzug Links 2 7 Punkte Erste Zeile Rechtes 2 S Punkte 0 H Punkte Abstand Nach 5 Punkte Vor 5 Punkte
14. N heres siehe Abschnitt Das Bearbeiten angebundener Dokumente Den Inhalt des Eingangs Ordners bildet die Registerkarte der Listenansicht namens Datei Eingang ab Dateien gelangen in den Eingangs Ordner indem sie dort abgespeichert werden Alternativ k nnen Dateien auch mittels des Befehls Drag amp Drop a siehe gleichnamiges Kapitel aus dem Windows Explorer 55 2009 Normfall GmbH 56 Normfall Manager 4 1 Hilfe direkt in die Listenansicht gezogen werden Die Registerkarte Datei Eingang muss hierzu im Vordergrund sein In dem Datei Eingangsordner k nnen auch verkn pfte Dokumente abgespeichert werden Angebunden wird in diesem Fall das Dokument auf das die Verkn pfung verweist Diese Funktion ist vor allem hilfreich wenn die einzelnen Arbeitsschritte z B Ablegen und Anbinden von Dokumenten auf mehrere Personen aufgeteilt sind Projekt bergreifender vs projektbezogener Eingangs Ordner Sie k nnen ber das Men Extras Optionen Ordner ui einen projekt bergreifenden Datei Eingangsordner an beliebiger Stelle im Windows Dateisystem ausw hlen und auch beliebig benennen In diesem Fall gilt der Eingangs Ordner f r alle von Ihnen erstellten Normfall Projektordner Der vom Normfall Manager in Ihrem Projektordner erstellte Eingangs Ordner bleibt dann leer Diese M glichkeit erlaubt es Ihnen Dokumente verschiedenster Art zentral zu speichern Sie oder Ihre Mitarbeiter k nnen
15. ber den Nummernblock der Tastatur in der jeweiligen Zeile ein Datum eingeben Das Datumstrennzeichen je nach regionaler Spracheinstellung Ihres Systems ist dies ein Punkt oder ein Schr gstrich muss hierf r nicht mit eingetippt werden Projektordner Unter dieser Registerkarte wird der Inhalt Ihres Projektordners u Strukturpunkt A Projektordner 31 2009 Normfall GmbH 32 Normfall Manager 4 1 Hilfe angezeigt Sie erm glicht direkten Zugriff auf den Projektordner so k nnen Sie Dateien aus dem Windows Explorer z B direkt per Drag amp Drop a in den Projektordner ziehen ohne im Explorer extra dorthin navigieren zu m ssen Sofern Ihr Projektordner mehrere verschachtelte Unterordner enth lt k nnen Sie per Klick auf Aufw rts jeweils das bergeordnete Verzeichnis ffnen Weitere Details zum Projektordner finden Sie im gleichnamigen Abschnitt ee Datei Eingang B Datei Eingang Unter der Registerkarte Datei Eingang werden alle Dokumente aufgelistet die sich im Eingangs Ordner befinden Weitergehende Informationen finden Sie im Abschnitt Eingangs Ordner ss des Kapitels Ordner s37 Historie Projekt 9 Historie Projekt Die Registerkarte Historie Projekt listet alle Dateien auf die im aktuellen Projekt zuletzt verwendet z B ge ffnet wurden Historie sonstige 03 Historie sonstige Der Fensterinhalt der Registerkarte Historie sonstige listet alle Dateien auf die unabh ngig v
16. bzw des ersten Strukturpunktes auch die Umschalt Taste gedr ckt halten und anschlie end einige Zeilen Punkte dar ber oder darunter eine Verweiszeile einen Strukturpunkt anklicken um einen zusammenh ngenden Bereich von Zeilen Punkten zu selektieren Durch Mehrfachmarkierung k nnen Sie ganze Bl cke von Verweiszeilen kopieren verschieben oder l schen Diese Ma 33 2009 Normfall GmbH 34 Normfall Manager 4 1 Hilfe glichkeit ist besonders hilfreich da die Anbindungen an mehrere Strukturpunkte Ihnen einen vieldimensionalen Zugang zu Dokumenten er ffnen Sie vervielfachen dadurch Ihre Chancen relevante Dokumente bei Bedarf rasch zu finden Ein und Ausblenden der Listenansicht Die Listenansicht l sst sich komplett ausblenden Diese Einstellung gilt pro Projekt und Benutzer und ist besonders f r textlastige Projekte von Vorteil da sich auf diese Weise der Text Editor der Detailansicht erheblich vergr ern l sst wodurch auch gro e Textmengen angenehmer dargestellt werden k nnen Zum Ausblenden der Liste f hren Sie den Befehl Listenansicht ausblenden im Men Verweisliste Ansicht aus den Sie ebenfalls im Kontextmen der Listenansicht finden Listenansicht standardm ig ausblenden Unter Datei Eigenschaften ist als Standardeinstellung das Ausblenden der Listenansicht aktiviert Diese Einstellung k nnen Sie jedoch jederzeit ndern Unter Extras Optionen Neues Projekt k
17. erst m glich sobald das betreffende Element zum Versenden oder Bearbeiten ge ffnet wird Wird ein verkn pftes Element in Outlook verschoben also z B eine Notiz ein Kontakt h ngt es vom Typ des Nachrichtenspeichers ab ob der Verweis auf Ihre Anbindung erhalten bleibt oder nicht In der Outlook PST Datei behalten Verkn pfungen ihre G ltigkeit auch wenn das Element verschoben wird Auf dem Exchange Server ist dies nicht der Fall Bei Nachrichtenspeichern von Drittanbietern h ngt es von der Architektur des Nachrichtenspeichers ab ob Verkn pfungen ihre G ltigkeit behalten Beim Verschieben verkn pfter Elemente zwischen mehreren Nachrichtenspeichern z B durch den Archivierungsvorgang in Outlook gehen diese Verkn pfungen verloren Da alle Outlook Elemente eindeutige Identifikationsnummern besitzen k nnen verschobene Elemente grunds tzlich wiedergefunden und die Verkn pfungen wiederhergestellt werden Wenn Sie mit dem Normfall Manager ein Outlook Element ffnen m chten und dieses nicht gefunden wird erscheint ein Dialogfenster mit dem Titel Ordner w hlen in dem Sie den Outlook Ordner oder einen ihm bergeordneten Ordner bzw den Nachrichtenspeicher ausw hlen k nnen damit darin nach dem gew nschen Element gesucht werden kann Den Suchvorgang der sich u U sehr langwierig gestaltet k nnen Sie jederzeit abbrechen Sobald das Element gefunden wurde ist die Verkn pfung wiederhergestellt Beachten Si
18. ffa etaa BEE We ver 2 Tragen Sie die gew nschte Bezeichnung ein z B Personen 3 Dr cken Sie die Eingabetaste Enter 4 Um die bestehende Bezeichnung noch einmal zu ndern k nnen Sie den Befehl Umbenennen mit der Funktionstaste F2 ausf hren Legen Sie auf diese Weise weitere Oberpunkte an Unterpunkte anlegen Um innerhalb eines Gliederungspunktes Gruppierungen vorzunehmen legen Sie Unterpunkte an 1 Markieren Sie den Strukturpunkt zu dem ein Unterpunkt erstellt werden soll 2 W hlen Sie im Men Struktur den Befehl Neuer Unterpunkt 2 oder dr cken Sie alternativ die Tastenkombination vs Strg F9 Den neu hinzugef gten Unterpunkt k nnen Sie wie oben beschrieben benennen LP B Neuer Strukturpunkt L Fo u ID Neuer Unterpunkt CH Strg F9 2009 Normfall GmbH Einf hrung 41 Um weitere Punkte auf der Ebene des soeben erzeugten Unterpunkts zu erstellen markieren Sie diesen und w hlen im Men Struktur den Befehl Neuer Strukturpunkt CJ Neues Projekt Normfall Manager Datei Bearbeiten Struktur Verwei ac RSR gi D Beispiel Strukturpunkt 7 D Personen D Sachverst ndige D Zeugen D usw Verfahren Beweise Gutachten A Amant rndh he nih An eta dad Aade aa Abb Strukturansicht mit Ober und Unterpunkten Strukturpunkte l schen S Strukturpunkt l schen Um einzelne Strukturpunkte wieder zu l schen markieren Sie diese und w
19. ffnet sich folgendes Dialogfenster EJ Kennwort neu ndern Ex Altes Kennwort Neues Kennwort Wiederholung veer Um ein neues Kennwort festzulegen geben Sie dieses in das J Verweis URL Verweis Verweis l sen 6 Normfall PDF Editor starten 2009 Normfall GmbH 138 Normfall Manager 4 1 Hilfe Textfeld Neues Kennwort ein wiederholen es im n chsten Feld und best tigen Ihre Eingabe durch Klick auf OK Um ein bestehendes Passwort zu ndern geben Sie dieses zun chst im Textfeld Altes Kennwort ein und legen dann das neue Kennwort fest Wiederholen Sie dieses und best tigen Sie per Klick auf OK Um ein bestehendes Kennwort ersatzlos zu l schen geben Sie dieses im Textfeld Altes Kennwort ein und lassen die brigen Felder leer Best tigen Sie per Klick auf OK Kennw rter k nnen nur f r Projektdateien vergeben werden nicht f r Strukturen auf dem Datenbankserver Plugin Installation Mit Hilfe dieser Funktion installieren Sie Plug Ins f r das Programm Adobe Acrobat 7 0 Vollversion und h her sowie f r die Anwendungen des Microsoft Office Pakets Die Plug Ins erm glichen es Ihnen aus den genannten Programmen heraus direkt Anbindungen zu erstellen Mehr zu diesem Thema erfahren Sie im Kapitel Plug Ins zum Anbinden von Dokumenten ei Installation von Normfall Plugins a Diese Einstellungen betreffen alle Benutzer des Computers oder Termi
20. ob Projekte immer Standardeinstellung oder nur bei gedr ckter Umschalt Taste in einem neuen Fenster ge ffnet werden sollen Immer Normfall PDF Editor zum ffnen von PDF Dokumenten verwenden Ist der Normfall PDF Editor installiert k nnen Sie mit dieser Option festlegen dass PDF Dokumente beim Offnen ber den Normfall Manager immer mit dem NF PDF Editor angezeigt werden Diese Option ist standardm ig aktiviert Wenn sie nicht aktiviert ist wird der in Windows eingestellte PDF Viewer zum ffnen von PDF Dokumenten genutzt 2009 Normfall GmbH Referenz Aktuelles Projekt Einstellungen Normfall X Allgemein Einstellungen f r Beispiel Struktur Ordner Sprache d Beim Schlie en Sicherheitskopie anlegen Meldungen Juris Projektordner Anbinden Projektdatei Ordner Datenbankserver Angeben Weitere Projekt Aktuelles Projekt Neues Projekt o Abbrechen bernehmen Beim Schlie en Sicherheitskopie anlegen Beim Schlie en eines ge ffneten Projekts wird vom Normfall Manager automatisch eine Sicherheitskopie des Projekts angelegt vgl hierzu Kapitel Sicherheitskopien Dt Hier k nnen Sie diese Funktion bei Bedarf deaktivieren indem Sie das H kchen vor Beim Schlie en Sicherheitskopie anlegen entfernen Projektdatei Ordner Hier k nnen Sie festlegen ob die Projektdatei im Projektordner s gespeichert werden soll Dies ist standardm ig voreingestell
21. rtern in einem Text Editor Feld zu suchen Die Suche k nnen Sie alternativ auch ber die Tastenkombination Strg f ausf hren oder durch Klick auf die Schaltfl che in der Werkzeugleiste der Detailansicht Im Dialogfenster geben Sie Ihren Suchtext ein und k nnen dabei zwischen drei Optionen w hlen e Nur ganze W rter liefert als Suchergebnisse nur absolut genaue bereinstimmungen mit Ihrem Suchtext e W hlen Sie die Option Gro Kleinschreibung beachten um bei der Suche gezielt zwischen Gro und Kleinschreibung zu unterscheiden e W hlen Sie keine der oben genannten Optionen enthalten die Suchergebnisse nur teilweise U bereinstimmungen mit dem Suchbegriff Beispiel Sie geben den Suchbegriff Struktur ein als Suchergebnisse werden Ihnen strukturiert Teilstruktur Strukturbeispiele etc angezeigt Sie k nnen hier ebenfalls die Suchrichtung festlegen und entweder Nach oben oder Nach unten ausw hlen Synchronkopien anzeigen Alle Synchronkopien einer Datei oder eines Strukturpunktes k nnen Sie per Doppelklick auf das Synchronkopien Icon am Anfang der betreffenden Zeile in der Listenansicht anzeigen lassen Es wird daraufhin die Registerkarte Synchronkopien aktiviert Alternativ klicken Sie das betreffende Element an und w hlen aus dem Men Verweisliste Ansicht die Registerkarte Synchronkopien In diesem Fall wird die Registerkarte dauerhaft angezeigt also auch beim n chsten Offnen eines Projekts In d
22. scht L schen durchf hren Abb Dialogfenster mit Aufforderung zur Best tigung des L schbefehls Fenster Titelleiste Die Fenster Titelleiste ist die Leiste die die obere Begrenzung des Anwendunggsfensters bildet Sie zeigt auf der linken Seite das Anwendungs Icon den Namen Ihres aktuell bearbeiteten Normfall Projekts sofern ein solches ge ffnet ist den Anwendungsnamen Normfall Manager 4 1 sowie den Lizenztyp z B Enterprise an Am rechten Ende der Fenster Titelleiste befinden sich die blichen Befehle f r Minimieren Maximieren und Schlie en des Anwendungsfensters r ER DB Normfall Normfall Manager 4 1 Enterprise Abb Fenster Titelleiste des Normfall Managers bei ge ffnetem Projekt namens DB Normfall Icon Ein Icon auch Symbol ist ein kleines Bild welches z B Anwendungen Dateitypen oder Befehle we in Werkzeugleisten 173 repr sentiert OCH Abb Icons f r die Befehle Dokument anzeigen Anbindungsbox sowie Juris starten Kontextmen Ein Kontextmen ist ein Men vg das Sie per Rechtsklick vo mit der Maus an bestimmten Stellen der Benutzeroberfl che ffnen k nnen Je nach der vorangegangenen Aktion und danach wo das Kontextmen aufgerufen wird z B an einem Strukturpunkt einer Zeile oder im Text Editor der Detailansicht stehen kontextabh ngig unterschiedliche Befehle zur Verf gung 2009 Normfall GmbH Referenz 169 E A Aussch
23. unszuussnannnnnnnnnnnnnnnnannnnnnannnnnnnnnnnmnnnnnnnn 179 Einf gen von Text im Text Editor y ray us 222 Es 179 Verschiedene Acrobat Versi ONA r a e aa eroa a S Ee a aee a aae pa aar E E Ae a AeL a daau SEERE EENES 179 FAQ Zugriffskonflikte bei mehreren Benutzern unnussssensnnnnunnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnrennnnnnennnennnnnnnnnnnnnnn 180 UE Uu E ET 181 2009 Normfall GmbH 8 Normfall Manager 4 1 Hilfe berblick Willkommen beim Normfall Manager 4 1 Wir freuen uns dass Sie mit diesem Programm ein individuelles Werkzeug erworben haben das Ihr Informationsmanagement bei jeder anspruchsvollen T tigkeit unterst tzt Dieses Handbuch gibt Ihnen Informationen zu allen Funktionen des Normfall Managers Um w hrend der Arbeit mit dem Manager Hilfen zu einzelnen Funktionen zu erhalten bewegen Sie den Mauszeiger auf die entsprechenden Buttons bzw Befehle und dr cken Sie dann die Funktionstaste F1 Es ffnet sich dann automatisch der jeweils zugeh rige Hilfeabschnitt im Hilfe Fenster F r weitere Informationen zur Hilfefunktion lesen Sie den Abschnitt Benutzerhandbuch w Was ist wo Das Handbuch ist in die folgenden Hauptabschnitte gegliedert Vorbereitung Enth lt alles was Sie vor dem Einsatz der Software wissen sollten und die Anleitung zur Inbetriebnahme 20 Installation Freischaltung Import existierender Ordnerstrukturen Einf hrung s Macht Sie mit den Gr
24. unterst tzt Alle Editionen von Microsoft SQL Server 2005 und 2008 B Werden andere Datenbankserver unterst tzt Derzeit nicht aber grunds tzlich besteht die M glichkeit Unterst tzung f r andere DBMS als den Microsoft SQL Server anzubieten Bei besonderem Interesse wenden Sie sich an die Normfall GmbH C Was passiert beim Einrichten einer Datenbank auf dem Server Eine Datenbank mit Namen Normfall wird angelegt und die Normfall Datenstrukturen darin eingerichtet D Kann ich umgehen dass die Anwendung mit Administratorrechten arbeitet 2009 Normfall GmbH Benutzerleitfaden Grunds tzlich ja Wenden Sie sich an den Support der Normfall GmbH um Informationen zum manuellen Anlegen der Datenbank zu erhalten Sie k nnen einen zus tzlichen Benutzer der Datenbank anlegen oder einer Windows Benutzergruppe Schreibrechte auf der Datenbank erteilen um die Funktion Als Administrator anmelden in der Anwendung mit diesem Benutzer bzw der Windows Benutzergruppe zu erm glichen Die Anwendung speichert die Login Daten brigens nicht sondern beh lt sie lediglich kurzzeitig w hrend der Administrationsvorg nge im Speicher E Wie kann ich mich durch Angabe einer IP Adresse mit einem Server au erhalb der Windows Dom ne verbinden Hierzu muss die Anwendung mit dem Kommandozeilenparameter oledb sqlncli gestartet werden und die SQL Server Client Components m ssen installiert sein Dann geben Sie i
25. 148 UU 149 Aktuelles Projekt u n 2 Suedel dE EE SEA 151 Bees breet emgeet enee dee EES 152 Befehle im Men 2 22 2 222 200 se aa anna an gen EE e 152 Hilfe anzeigen 152 Benutzerhandbuch zum Normfall Manager 41 152 e Dee E at TEE 153 A EE 153 Met e EE 153 Info ee EC 153 Spezielle Befehle der drei Ansichten sr22004400nH400nnn0nnnnnn nun nnnnnnnnannnnannnnnnnnnnnnnnnnnnannnnannnnnnnnnannnnnnnnnnen 153 Spezielle Befehle in der Haupt Werkzeuglelste A 153 Spezielle Befehle der Strukturansicht u 154 Spezielle Befehle der LUstenansicht uk 154 ale EE 155 AUWA S Sa atare aan eerinsl a aE oa a a EN 155 2009 Normfall GmbH Normfall Manager 4 1 VI 1 Umbenennen csssseseset sense ee ehoa aa p aaae dee t 155 Datei und alle Anbindungen J schen ena 155 Verschieben ann ern a A a A A ba a aa a aa aa E AE Area 156 Verschieben innerhalb des Proiektordnerg A 156 Ref 156 Aus Histori amp entfernen n sauer nn TRIER ASIEN 156 Kopie nbinden uu NEE ENEE BIER AEN sieht 156 Zur F ndstelle wechseln 2 232 22 ne een ESA eeh ge 157 Alle Vorkommen l schen een ee 157 Synchronko pien nzeilden ikuese ie RENTE a a aa a u ata ia 157 Spezielle Bef le d r Detailansicht cniinn ea a a a aaaea E 157 Navigieren cn EEE EA EE L E E AT 160 bersicht der Tastenkombinationen 161 Allgemeine Tastenkombinationen
26. Abb Trennlinien zwischen den drei Ansichten des Normfall Managers Wenn sich der Mauszeiger ber einer verschiebbaren Trennlinie befindet verwandelt er sich in einen Balken mit zwei Pfeilen Nun k nnen Sie den Balken greifen und mit der Maus an eine andere Stelle ziehen ve Werkzeugleiste Eine Werkzeugleiste ist eine Leiste auf der Buttons we und andere Elemente weg angeordnet sind Die Buttons werden hier oft nur mit Iconslise angezeigt um Platz zu sparen der Text wird eingeblendet wenn Sie den Mauszeiger auf den Button bewegen Der Sinn einer Werkzeugleiste ist Ihnen schnellen Zugriff auf h ufig ben tigte Befehle zu erm glichen DT EEN E ER AT A tn Abb Haupt Werkzeugleiste der Programmoberfl che Bei Verkleinerung des Anwendungsfensters des Normfall Managers und der drei Ansichten z B durch Verschieben der Trennlinien z werden Werkzeug und Men leisten nicht mehr vollst ndig dargestellt Stattdessen erscheint am rechten Rand der betreffenden Leiste ein Button mit dessen Hilfe sich die nicht angezeigten Befehle und Funktionen aufrufen lassen 2009 Normfall GmbH 174 Normfall Manager 4 1 Hilfe 5 3 2 A uf AT t e nn Lu O P Projektordner Rd Dsatei Eingang Dokument lt Zeile n l schen 9 Dokumente exportieren J Datum We ZIP wm Senden an 7 Deizspieldokumerd de nen Selen Allee ten A bat ff fr h tte Zeilenauswahlfeld Das Zeilenauswahlfe
27. Anbindung mehrerer Dateien Detaillierte Informationen dazu finden Sie her e Alternativ k nnen Sie den Befehl auch ber eine Tastenkombination ausf hren indem Sie die Tasten Strg Umschalt A gleichzeitig dr cken 5 Dateien anbinden j Strg Umschalt A 2009 Normfall GmbH 154 Normfall Manager 4 1 Hilfe Zur Liste Mit dieser Funktion binden Sie ein Dokument aus der Auswahlliste iss direkt in der Listenansicht an N heres finden Sie ber ei Zur Struktur Mit diesem Befehl binden Sie eine Datei als Strukturpunkt in Ihrem Projekt an Weitergehende Informationen finden Sie hier 61 Spezielle Befehle der Strukturansicht Neuer Wurzel Strukturpunkt Diesen Befehl finden Sie im Kontextmen der Strukturansicht Um einen neuen Strukturpunkt auf der ersten Ebene zu erstellen ffnen Sie per Rechtsklick auf die wei e Fl che das Kontextmen und w hlen den Befehl Neuer Wurzel Strukturpunkt Der Normfall Manager f gt so einen neuen Strukturpunkt an das Ende Ihrer Struktur an Einf gen erweitert Kopierte oder ausgeschnittene Strukturpunkte k nnen Sie als Hyperlinkslie Synchronkopien w oder Verkn pfungen e in Ihrem Projekt einf gen Greifen Sie hierf r auf die entsprechenden Befehle im Untermen Einf gen erweitert des jeweiligen Kontextmen s zur ck Weitergehende Informationen zu diesen Einf ge Optionen finden Sie Her s Einf gen unterhalb Um ausgeschnittene oder
28. Dateisystem 2 Kopieren Sie die gew nschte Master Vorlage der Projektdatei 3 F gen Sie die Kopie aus der Zwischenablage vz in den neuen Projektordner ein 4 Benennen Sie die neue Datei um Beim erstmaligen ffnen einer durch Kopieren erstellten Projektdatei erscheint folgender Warn Dialog Erstmaliges ffnen eines neuen Projektes me Das Projekt AA C Wsers demo Projects Neues Projekt nf4 wurde erzeugt durch Kopieren des Projektes C Users demo Projects New Project Copy nf4 Bitte vergeben Sie einen neuen eindeutigen Namen derf r das Speichern von Einstellungen und das Aufl sen von Hyperlinks verwendetwird Wenn es sich bei der Datei lediglich um einetempor re Kopie eines Projektes handelt klicken Sie aufAbbrechen Siek nnen diese Meldung unterdr cken indem Sie die Original Projektdatei l schen verschieben oderumbenennen Eindeutiger Name des Originalprojektes D2882A8B 7301 4DF9 AEDA 79B02E96E91E Siek nnen die vorgeschlagene Nummer als neuen eindeutigen Namen akzeptieren oder selbst einen beschreibenden Namen vergeben T16B1F86 5ASE 442B 84A2 7E8250F56374 sn 2009 Normfall GmbH Benutzerleitfaden 4 2 4 2 1 Da beim Erstellen eines neuen Projektes durch den Normfall Manager immer ein eindeutiger Dateiname in Form einer Identifikationsnummer vergeben wird die f r die Hyperlinkfunktionalit tliee ben tigt wird schl gt der Normfall Manager beim Offnen einer kopie
29. Diese Einstellungen gelten im gesamten Projekt f r den Text Editor in der Detailansicht Um einzelne Passagen differenziert zu formatieren greifen Sie auf die Befehle des Text Editors s zur ck 2009 Normfall GmbH Referenz Optionen Im Optionsdialog k nnen Sie individuell sowohl allgemeine Einstellungen als auch strukturbezogene Einstellungen vornehmen Die allgemeinen Einstellungen gliedern sich in folgende Bereiche auf Ordner wi Sprache w Meldungen has Juris 146 Weiteres Anbinden we Datenbankserver ss Projektbezogene Einstellungen k nnen f r ein Aktuelles Projekt Ist sowie f r ein Neues Projekt w vorgenommen werden In den nachfolgenden Kapiteln werden diese Funktionen ausf hrlich erl utert Die Einstellungen k nnen auch von Administratoren f r definierte Benutzergruppen zentral vorgenommen werden Hierf r wird das Normfall Manager Administration Kit ben tigt das Sie auf unserer Webseite www normfall de im Downloadbereich finden Das Administration Kit erm glicht es Administratoren f r eine Benutzergruppe auf allen Computern einer Organisation Einstellungen f r die Optionen zu definieren Dabei besteht bei jeder einzelnen Einstellung die M glichkeit diese einmalig also durch den Benutzer ver nderbar oder dauerhaft unver nderbar vorzunehmen Dauerhafte Einstellungen k nnen durch den Benutzer lediglich tempor r f r das aktuelle Projekt ver ndert werden sie werde
30. Eigenschaften ve e Hinweis wg Office Warnmeldung bei Hyperlink Aufl sung Der Dialog verweist auf den Befehl Einstellungen f r andere Anwendungen I1s5 mit dessen Hilfe Warnmeldungen deaktiviert werden k nnen die beim Folgen eines Hyperlinks aus einer Office Anwendung heraus erscheinen Hinweise w hrend der Arbeit mit Plugins Beim Anbinden von Dateien durch die Plugins f r Adobe Acrobat Microsoft Word Excel und PowerPoint sowie beim Erzeugen einer neuen Struktur aus einem Microsoft Word Dokument erscheint vor dem Abspeichern ein entsprechender Hinweis Zudem weist eine Meldung auf die eingeschr nkte Word Funktionalit t w hrend des Imports Exports von nach Word hin Einzelheiten zu den Plugins finden Sie im Kapitel Plug Ins f r das zielgenaue Anbinden von Dokumenten 64 Hinweise zum Umgang mit formatiertem Text im Editor e Hinweis vor nderung von Text mit Originalformatierungen Wird im Editor versucht die Formatierung eines Textes zu ndern der mit Originalformatierung eingef gt wurde erscheint ein entsprechender Hinweis e Hinweis vor Einf gen von Text mit normalisierten Formatierungen Wird einzuf gender Text mit der Option Einf gen mit bearbeitbaren Formatierungen in den Text Editor bernommen werden Originalformatierungen entfernt die vom Editor nicht bearbeitet werden k nnen 2009 Normfall GmbH Referenz 145 e Warnung vor Einf gen von Text mit Originalformatierungen Beim
31. Ihnen beim Offnen dieser Datei ber den Normfall Manager direkt die entsprechende Seite angezeigt ohne dass Sie das Dokument erst durchbl ttern m ssen Wenn Sie die Anbindungsbox aus einem Plugin heraus aufrufen ist das Ziel meist schon voreingestellt Sie k nnen es aber noch ndern Ein etwaiges Erzeugen des Ziels durch das Plugin ist zu diesem Zeitpunkt jedoch schon erfolgt und kann an dieser Stelle nicht r ckg ngig gemacht werden Beispiel Wenn Text selektiert ist erzeugt das Word Plugin daraus eine Textmarke das Acrobat Plugin eine Hervorhebung Datum Bei der Anbindung einer Datei wird automatisch das Datum der letzten Anderung dieser Datei bernommen Emails die ber ein Plug In angebunden werden wird automatisch das Sende bzw Empfangsdatum zugewiesen eventuelle Dateianh nge werden mit dem Datum der Email versehen Sie k nnen jedoch einer Anbindung ein bestimmtes Datum zuweisen indem Sie entweder von Hand ein Datum eingeben oder auf das Pfeilsymbol klicken um ein Datum aus dem aufgeklappten Kalender zu w hlen 79 2009 Normfall GmbH 80 Normfall Manager 4 1 Hilfe Titel Standardm ig erscheint im Feld Titel der vollst ndige Dateiname den Sie durch einen anderen Titel ersetzen k nnen Notizen Bei Anbindungen aus einem Word Dokument dem Normfall PDF Editor oder einer Email wird der anzubindende Text dieser muss ggf vorher durch Ziehen mit der Maus ausg
32. Manager 4 1 Hilfe 4 3 3 Das Bearbeiten angebundener Dokumente Im Allgemeinen k nnen Sie ein Dokument bearbeiten indem Sie den Befehl Dokument anzelgen aa z B aus dem Kontextmen der Listenansicht w hlen das ge ffnete Dokument dann bearbeiten und normal speichern Wenn Sie den Stand der Bearbeitung durch fortlaufende Kopien des Dokumentes festhalten wollen verwenden Sie folgende Prozedur nach dem Bearbeiten eines angebundenen Dokumentes 1 W hlen Sie im Datei Men der betreffenden Anwendung Speichern unter 2 W hlen Sie als Speicherort Ihren Eingangs Ordner ss und vergeben Sie einen neuen Dateinamen z B Dokument_2008_03_18 3 Wechseln Sie zum Normfall Anwendungsfenster und binden Sie das Dokument mittels des Befehls Verschieben unter der Registerkarte Datei Eingang erneut an 4 4 Umwandlung gegliederter Textdokumente 4 4 1 Normfall Struktur aus einem Word Dokument erzeugen Sie k nnen ein Word Dokument in eine neue Normfall Struktur umwandeln oder als Ast in ein vorhandenes Projekt einf gen Voraussetzung hierf r ist eine Gliederung des Dokuments ber einheitliche Word Formatvorlagen Die berschriften der Gliederung werden entsprechend ihrer Gliederungstiefe in Strukturpunkte der Normfall Struktur umgewandelt Der Flie text des Dokuments wird in den Text Editor der jeweiligen Strukturpunkte eingef gt Um ein Word Dokument in eine Projektdatei einzulesen stehen Ihnen folgende drei Befehl
33. Markieren Sie das betreffende Element und dr cken die Taste F2 e Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Textzeile und w hlen Sie aus dem Kontextmen den Befehl Einf gen Lediglich durch die Umbenennung des Strukturpunktes auf den die Verkn pfung verweist erh lt auch dessen Verkn pfung einen neuen Namen Verkn pfungen k nnen nicht umbenannt werden Wird eine Synchronkopie umbenannt wird die Anderung an den brigen Strukturpunkten sichtbar sobald man den Dateibefehl Struktur Ansicht aktualisieren ausf hrt oder wahlweise die Funktionstaste F5 dr ckt In Text finden Mit diesem Befehl durchsuchen Sie den aktuellen Text Editor En Text finden nach bestimmten Begriffen Weitere Einzelheiten finden Sie hier 107 m Strg f 2009 Normfall GmbH Referenz 131 5 1 3 Befehle im Men Struktur In Projekt finden Dieser Befehl erm glicht es das gesamte Projekt und alle angebundenen Dokumente nach bestimmten Begriffen zu durchsuchen Detaillierte Informationen finden Sie im Kapitel Suchen und Finden we In ausgew hlter Teilstruktur finden Wenn Sie nur einen Teil Ihrer Struktur durchsuchen m chten klicken Sie den entsprechenden Strukturpunkt an und w hlen dann aus dem Men Struktur den Befehl In ausgew hlter Teilstruktur finden Es stehen Ihnen hier s mtliche Funktionen zur Verf gung wie unter In Projekt finden ap beschrieben Hinweis Im Kontextmen des betreffenden Strukturpunk
34. Normale Strukturpunkte die kein Dokument repr sentieren werden dabei zu leeren Zeilen f r Notizen Synchronkopie Es kann bei Ihrer t glichen Arbeit vorkommen dass ein Dokument f r mehrere Strukturpunkte relevant ist und Sie es deshalb gleichzeitig an diese Punkte anbinden m chten Stellen Sie sich beispielsweise ein Schreiben vor das sowohl f r den Strukturpunkt Urheber als auch f r den Punkt Korrespondenz von Bedeutung ist 2009 Normfall GmbH Benutzerleitfaden 4 7 3 Ebenso kann ein Teil Ihrer Struktur an anderer Stelle bedeutsam werden so dass Sie diese Teilstruktur auch dort einf gen m chten In diesen F llen erstellen Sie sogenannte Synchronkopien von Dokumenten oder Teilstrukturen Diese Synchronkopien stellen eine Gruppe dar deren Elemente stets synchron gehalten werden so dass z B jede Anmerkung die Sie zu einem Dokument notieren automatisch im Text Editor aller Synchronkopien dieses Dokuments erscheint und bei jeder nachtr glichen Anderung aktualisiert wird Dabei haben Sie unterschiedliche M glichkeiten Synchronkopien zu erzeugen Handelt es sich um Dokumente die Sie mehrfach anbinden m chten greifen Sie am einfachsten auf die Anbindungsbox zur ck N here Informationen zur Anbindungsbox finden Sie im Kapitel Dokumente anbinden ss Um Strukturpunkte als Synchronkopien einzuf gen kopieren Sie dese und verwenden die im Kapitel Einf ge Optionen s beschriebenen Befehle Beacht
35. Normfall Manager bietet Ihnen deshalb komfortable Suchfunktionen an mit deren Hilfe Sie rasch Ihre Projektdaten durchsuchen k nnen In Projekt finden Mit diesem Befehl k nnen Sie sowohl s mtliche Strukturpunkte Verweiszeilen und Anmerkungen in Ihrer Normfall Struktur nach bestimmten Begriffen durchsuchen als auch eine Volltextsuche in den angebundenen Dokumenten durchf hren Sie k nnen die Suche auf die Strukturpunkte oder Verweiszeilen beschr nken sowie einen bestimmten Zeitraum als Such Kriterium festlegen Verwenden Sie hierzu den Befehl In Projekt finden oder alternativ dazu die Tastenkombination Strg s Rechts in der Listenansicht erscheint daraufhin die Registerkarte Neue Suche Finde in Gesamtes Projekt Finde was aussage Neue Suche Alle W rter Mind ein Wort O Genaue Zeichenkette Nur ganze W rter In Dokumenten Im Zeitraum d Yon 03 12 2007 Bis 21 01 2008 v In das Feld Finde was k nnen Sie Ihre n Suchbegriff e eingeben und haben dabei mehrere Suchoptionen zur Auswahl W hlen Sie die Option Alle W rter um sich Fundstellen anzeigen zu lassen in denen alle W rter enthalten sind in beliebiger Reihenfolge die Sie im Suchfeld eingetragen haben W rter sind hier als Zeichenketten zu verstehen die jeweils durch einen Leerschritt getrennt sind Um als Fundstelle angezeigt zu werden gen gt es dass jeweils ein Teil der Zeichenketten in den gesuchten W rtern enthalten ist 105
36. Strg f Im Text Editor finden Alt Fal s Zeigt die Projekteigenschaften an Fils ffnet das Hilfe Men F3 har ffnet im Men Extras das Untermen Optionen Strg F3 140 ffnet im Men Extras das Untermen Standard Textformatierung F523 Aktualisiert die Struktur Ansicht nach Anderungen an der Struktur 2009 Normfall GmbH 162 Normfall Manager 4 1 Hilfe Strg F61z Strg Tab Alt links h28 Alt rechtslhzs Strg zI es Strg yl ze Strg Umschalt z Strg Umschalt y Strg wla Strg ul Strg Umschalt Alt pls Strg Umschalt Alt a 77 Strg Umschalt F12h23 Strg Umschalt al ss Umschalt F12 Alt F10 Filz Strg x 128 Strg cs Strg m Tastaturfokus Um ohne Maus durch die Ansichten des Normfall Managers zu navigieren dr cken Sie diese Kombination Dr cken Sie diese Kombination um zwischen den einzelnen Registerkarten hin und herzunavigieren Bindet das aktuell gew hlte Dokument am markierten Strukturpunkt an Hauptmen aufrufen f r Tastatursteuerung Mit SQL Server verbinden 5 2 2 Tastenkombinationen in der Strukturansicht 2009 Normfall GmbH Referenz 163 Strg be Strukturpunkt als Verkn pfung einf gen Strg Oe Strukturpunkt als Hyperlink einf gen Strg Umschalt d e Als Dokument ausgeben Faso Strukturpunkt umbenennen
37. Struktur erzeugen Der Normfall Manager bietet die M glichkeit Strukturen ganz oder auch teilweise als Word Dokumente oder Hmm Dateien ausgeben zu lassen Es werden durchstrukturierte Dateien mit allen Gliederungsebenen erzeugt die z B in Microsoft Word mit den entsprechenden Befehlen weiter bearbeitet werden k nnen Anhand einer Him Date kann man sich z B einen ersten Eindruck dar ber verschaffen wie die Normfall Struktur als Flie text wirkt 87 2009 Normfall GmbH 88 Normfall Manager 4 1 Hilfe Diese Funktion bietet sich ebenfalls f r den Ausdruck von Teil Strukturen an Teilstruktur als Dokument ausgeben Um eine Teilstruktur als Dokument ausgeben zu lassen klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den entsprechenden Strukturpunkt und w hlen aus dem Kontextmen den Befehl Als Dokument ausgeben Die einzelnen Funktionen werden im n chsten Abschnitt erl utert Als Dokument ausgeben Um die komplette Struktur im Html Format oder als Word Dokument ausgeben zu lassen w hlen Sie im Men Datei den Befehl Als Dokument ausgeben empfiehlt es sich in Microsoft Word Textmarken anzeigen zu lassen Die entsprechende Option k nnen Sie unter Extras Optionen Ansicht durch Setzen eines H kchens vor Textmarken aktivieren Um die folgenden Optionen voll nutzen zu k nnen Q Struktur als Dokument ausgeben Dateiformat Auswahl O Schnellansicht O Gesamte Struktur O HTML Microsof
38. Strukturpunkt la Projektordner le Datei Eingang S Synchronkopien Strukturbeispiele D Beispiele f r Strafverteidiger D o D Beispiele f r Zivirechtier AA Datum Stier D Und nun viel Erfolg mit dem Normfall Manager o D Weiterer Strukturpunkt 8 ageet R a 01 022008 PowerPoint Pr sentstion ppt EI 01 02 2008 Email Nachricht msg vi 01 02 2008 PDF Datei pdt a 01 02 2008 Excel Datei xis 01 02 2008 Word Dokument der Neuer Kommentar 3 Zeien l schen GC Dokumente exportieren QO ZIP Sendenan Anbindungen D EI Finde gi Verweis ai URL Verweis _J Verweis Datum Te Neuer Kommentar Normal Verdana 2 E EH AZ SS SS esasa a w D Fenster Titelleiste A Men leiste Hauptmen B Im Hauptmen z finden Sie die Men s des Normfall Managers Datei Bearbeiten Struktur etc Durch Anklicken eines Men s ffnet sich dieses Einzelheiten zu den Men befehlen finden Sie im Kapitel Befehls bersicht w Haupt Werkzeugleiste C In der Werkzeugleiste va befinden sich Iconsl se und Eingabefelder die es Ihnen erm glichen bestimmte Befehlelter mit einem Mausklick auszuf hren Um welche Befehle es sich handelt erl utert eine Kurzinfo Tooltip die erscheint sobald Sie mit dem Mauszeiger ber die Icons und Felder fahren Strukturansicht D Die Strukturansicht stellt die Struktur dar der zentrale Schl ssel Ihres Pro
39. Version Deinstallation Sie k nnen den Normfall Manager 4 jederzeit wieder von Ihrem Computer entfernen Dazu gibt es zwei einfache M glichkeiten Deinstallation ber das Startmen empfohlen W hlen Sie im Windows Startmen den Beiehl we Programme Normfall Manager 4 Deinstallieren Deinstallation ber die Systemsteuerung W hlen Sie im Windows Startmen die Systemsteuerung und dann den Eintrag Software unter Windows Vista Programme 23 2009 Normfall GmbH 24 Normfall Manager 4 1 Hilfe und Funktionen W hlen Sie den Normfall Manager 4 in der Liste aus und klicken Sie auf die Schaltfl che zum Deinstallieren Daten die erhalten bleiben Grunds tzlich bleiben bei der Deinstallation alle erstellten Projekte Benutzereinstellungen und Lizenzinformationen erhalten so dass Sie bei einer Neuinstallation die Software sofort weiter verwenden k nnen Erfahrene Anwender k nnen die Software restlos entfernen indem sie das Verzeichnis sAappdata Normfall Sowie den Registrierungsschl ssel software Normfall Manager 4 aus den Benutzerprofilen l schen Wegen der sehr kleinen Menge an Daten ist dies normalerweise jedoch nicht erforderlich Aufgrund der Art wie Benutzerprofile in Organisationen mit Windows Server verteilt werden ist es f r das Deinstallationsprogramm nicht praktikabel diese Daten selbst zu entfernen Zus tzlich ben tigte Komponenten NET Plattform 2 0 oder h
40. Verwendung der Zwischenablage Copy amp Paste ausf hren k nnen 93 2009 Normfall GmbH 94 Normfall Manager 4 1 Hilfe 4 6 1 4 6 2 Anbinden von Dateien durch Ziehen mit der Maus an ein Normfall Projekt Der Normfall Manager bietet Ihnen die M glichkeit beliebige Dateien oder auch Ordner bequem aus dem Windows Explorer mittels Drag amp Drop an Strukturpunkte anzubinden Ebenso lassen sich Elemente aus Microsoft Outlook an die gew nschten Strukturpunkte anbinden oder in die Listenansichten kopieren Dabei werden die Dateien in den Auto Ordner kopiert Weitere Details zu den Ordnern finden Sie im Abschnitt Ordner ss Der angesteuerte Ziel Strukturpunkt wird dabei farblich hinterlegt 1 Positionieren Sie die Fenster des Normfall Managers und des Windows Explorers nebeneinander so dass beide auf Ihrem Bildschirm sichtbar sind 2 Klicken Sie auf die anzubindende Datei ziehen Sie diese an den gew nschten Strukturpunkt und lassen Sie die Maustaste wieder los Die Datei wird nun als neuer Verweis angebunden M chten Sie die Fenster des Managers und des Windows Explorers nicht nebeneinander positionieren k nnen Sie auch folgenderma en vorgehen 1 Minimieren Sie das Fenster des Normfall Managers und ffnen Sie den Windows Explorer 2 Klicken Sie auf die anzubindende Datei ziehen Sie diese auf das minimierte Normfall Fenster und warten Sie einen kurzen Moment bis das Fenster in
41. Zweitmonitor zu ffnen Starten Sie hierzu den Normfall Manager klicken Sie auf die Titelleiste des Normfall Managers und ziehen Sie das Fenster mit gedr ckter Maustaste auf den Desktop des Zweitbildschirms Um den Normfall Manager beim Start immer auf dem Zweitmonitor anzuzeigen ziehen Sie das Normfall Fenster auf den Zweitmonitor und nehmen Sie dort eine Gr enanpassung des Fensters auf die f r Sie ideale Gr e vor Beenden Sie anschlie end den Manager und starten Sie ihn neu Befindet sich der Manager auf dem Zweitmonitor so k nnen Sie auf dem Hauptmonitor Dokumente sichten die Sie ohne einen Wechsel des Fensters ber die Windows Taskleiste direkt an die Struktur auf dem Zweitmonitor anbinden k nnen 2009 Normfall GmbH Benutzerleitfaden 4 10 Zusammenarbeit im Netzwerk Der Normfall Manager ist voll netzwerkf hig und daher auch f r den Einsatz in gro en B ros und Kanzleien geeignet so dass mehrere Benutzer gleichzeitig ber ein Netzwerk auf ein und dasselbe Projekt zugreifen k nnen Projektdateien k nnen also zentral auf einem Server abgelegt und mehreren Benutzern parallel zur Verf gung gestellt werden Clients mit Lizenzen der kostenpflichtigen Enterprise Version k nnen gleichzeitig an einem Projekt arbeiten Clients mit der kostenlosen Basic Version sowie der kostenpflichtigen Professional Version nicht Zwar k nnen Projektdateien mit der Basic oder auch der Professional Version im Netzwerk ge
42. an andere Stellen zu setzen Ausschnitte zu l schen und oder wieder einzuf gen Anmerkungen zu schreiben Strukturausschnitte zu kopieren zu verbinden ndern oder zu l schen all dies und vieles mehr ist m glich ohne da Ihnen dabei technische Schwierigkeiten im Wege stehen Der Normfall Manager fordert also von Ihnen nicht sich der Technik unterzuordnen Sie sind der Herr er ist der Knecht und zwar ein treuer Knecht der stets zu Ihren Diensten ist der niemals erm det der stets f r Sie bereit ist der weder Launen noch Krankheiten kennt und der Sie niemals im Stich l sst Sie brauchen keine aufwendige Schulung zu absolvieren Die Kernfunktionen des Normfall Managers k nnen Sie sofort nutzen und die weiteren Funktionen erschlie en sich Ihnen im Laufe der Arbeit ganz von selbst Die Verwaltung umfangreicher Informationsbest nde Die Normfall Struktur dient Ihnen ber die Strukturierung Ihres Gegenstands hinaus zugleich als Schl ssel der Ihnen den gezielten und schnell den Zugang zu beliebig umfangreichen Informationsbest nden verschafft Selbst der Umfang von hunderten oder tausenden B roordnern ist f r den Normfall Manager kein Problem Alle digitalen Dateitypen Textdateien Emails PDF Dateien Excel Tabellen Power Point Pr sentationen Audio und Videodateien Internetseiten Datenbankinhalte k nnen Sie unter einer einheitlichen Oberfl che verwalten Die l stige Notwendigkeit etwa f r Textdat
43. auf Strukturpunkte als Lesezeichen in einem Editor einzuf gen der Hyperlinks unterst tzt wie z B Microsoft Word oder Adobe Acrobat Klickt man einen solchen Hyperlink nun an um zu der gew nschten Stelle in einem Projekt zu gelangen zeigt die jeweilige Anwendung m glicherweise eine Warnmeldung an Warnmeldungen die beim Ausl sen eines Hyperlinks aus einer Microsoft _Office Anwendung heraus angezeigt werden k nnen mit Hilfe des Befehls Einstellungen f r andere Anwendungen unterbunden werden Zudem erscheint beim Ausl sen eines Hyperlinks ein deaktivierbarer Hinweisdialog des Normfall Manager 4 der auf og Befehl verweist Einstellungen f r diesen Dialog k nnen Sie unter Extras Optionen Meldungen ss vornehmen In Acrobat kann man die Warnmeldungen ber Bearbeiten Grundeinstellungen Berechtigungen Web Einstellungen ndern Alle Websites zulassen deaktivieren Datenbankserver verwalten Der Normfall Manager unterst tzt den Microsoft SQL Server so J Datenbankserver verwalten dass Strukturen auch auf einem Datenbankserver angelegt und verwaltet werden k nnen Eine ausf hrliche Dokumentation dieser Funktionen finden Sie im Kapitel Datenbankserver2 Benutzerliste Mit diesem Befehl erhalten Sie eine bersicht aller Nutzer die 9 Benutzerliste gleichzeitig an einer Projektdatei arbeiten Dieser Befehl ist besonders f r die gemeinsame Arbeit an einem Projekt innerhalb eines Netzwerkes n tzlich
44. bestehen Im Kapitel Befehle in den Plug Ins ss wird die Grundfunktion der drei Anbindungsbefehle Normfall Manager Zur Liste und Zur Struktur erkl rt 75 2009 Normfall GmbH 76 Normfall Manager 4 1 Hilfe Auswahl des Ziel Typs Beachten Sie bitte auch das Kapitel Verschiedene Acrobat Versionenl das weitere Informationen zum Offnen angebundener PDF Dateien enth lt In der Auswahlliste links von den Schaltfl chen wird automatisch der zur aktuellen Auswahl passende Ziel Typ angezeigt Haben Sie z B mittels des Textwerkzeugs eine Textpassage ausgew hlt erscheint in der Auswahlliste Text anbinden Wurde eine Notiz erstellt und haben Sie diese in Ihrem Dokument zur Markierung angeklickt erscheint Kommentar anbinden Th ee k 2p Zielanbinden CA Normfall Manager Si Dokument anbinden Zp Seite anbinden Bg Kommentar anbinden Je Text anbinden TE eat Ar oerec Sr Ziel anbinden e ARE N TE nn ende tr Abb Drop Down Men des Acrobat Plug Ins Sobald Sie nun auf einen der Anbindungs Befehle rechts daneben klicken wird eine Anbindung des entsprechenden Typs erzeugt Sie k nnen vorher jedoch auch einen abweichenden Typ ausw hlen um z B statt des aktuellen Bildausschnittes das Dokument als ganzes anzubinden oder anstatt ein Ziel zu erzeugen nur auf die Seite zu verweisen damit das Dokument nicht ver ndert werden muss Da das Erzeugen eines Zieles
45. definieren und diesen als Anbindungsziel im Normfall Manager angeben Haben Sie einen Bereich markiert der angebunden werden soll und w hlen Sie dann den gew nschten Anbindungsbefehl aus der Normfall Werkzeugleiste Das Erstellen eines Zellbereichsnamens ist eine Ver nderung des Dokumentes Daher erscheint beim Anbinden des Dokumentes ein entsprechender Hinweis LJ Normfall Manager Plugin Ex Die Textmarke wurde gefunden Das Dokument wird nun gespeichert und ein Verweis auf die Textmarke wird im Normfall Projekt angebunden Klicken Sie auf OK um fortzufahren i Abbrechen Klicken Sie auf OK Um diese Meldung nicht mehr angezeigt zu bekommen setzen Sie ein H kchen vor Nicht mehr anzeigen Im Men Extras Optionen Meldungen k nnen Sie diese Einstellung zur cksetzen Nicht mehr anzeigen Falls sich das Dokument noch nicht im Projektordner befindet erscheint ein weiteres Dialogfenster das zum Abspeichern der Datei im Projektordner auffordert Manuelle Anbindung Alle Zellbereiche k nnen auch manuell als Verweisziele in der Anbindungsbox angegeben werden In diesem Fall ist eine spezielle Syntax zu beachten Nachfolgende Tabelle gibt Ihnen hierzu einen berblick Blatt Blatt Tabelle1 Blatt Bereich Tabelle1 A10 D10 73 2009 Normfall GmbH 74 Normfall Manager 4 1 Hilfe globaler Name keine Syntax normfall12 lokaler Name Blatt Name Tab
46. den Vordergrund tritt 3 Legen Sie die anzubindende Datei am gew nschten Strukturpunkt ab Dieser Befehl funktioniert auch in der umgekehrten Richtung Um Dateien aus der Listenansicht des Normfall Managers im Windows Explorer abzulegen ziehen Sie sie analog zur oben beschriebenen Vorgehensweise in das gew nschte Verzeichnis Drag amp Drop in einem Normfall Projekt Mit Drag amp Drop k nnen Sie sowohl Strukturpunkte mit allen Unterpunkten und Verweisen als auch Verweiszeilen in einer Normfall Strukur kopieren oder verschieben Der Befehl steht Ihnen in s mtlichen Listenansichten zur Verf gung so dass z B unter anderem auch Dateien die unter der Registerkarte Historie Projekt bzw Historie sonstige aufgelistet werden an die gew nschten Strukturpunkte gezogen werden k nnen Zudem k nnen Sie Dateien aus dem Windows Explorer oder auch Elemente aus Microsoft Outlook direkt an einzelnen Strukturpunkten anbinden oder auch in den Ordner Datei Eingang ziehen Hierzu muss die Registerkarte Datei Eingang im Vordergrund sein Strukturpunkte verschieben Sie indem Sie diese anklicken und mit gedr ckter Maustaste zu dem gew nschten Strukturpunkt 2009 Normfall GmbH Benutzerleitfaden 4 6 3 ziehen Wenn Sie die Maustaste dort wieder loslassen wird der gezogene Strukturpunkt ausgeschnitten und unter dem angesteuerten Punkt auf derselben Ebene eingef gt e Wenn Sie w hrend des Ziehens zus tzlich die
47. einem Inhaltsverzeichnis oder einer Gliederung Dabei repr sentiert jeder Strukturpunkt einen Gliederungspunkt Um die Informationen nach bestimmten Gesichtspunkten zu gliedern bilden Sie Kategorien wie z B Personen Gutachten Verfahren Schrifts tze usw die durch gleichnamige Strukturpunkte in Ihrem Normfall Projekt repr sentiert werden Die entsprechenden Befehle hierzu finden Sie im Men Struktur Die wichtigsten Funktionen f r die Gestaltung der Struktur finden Sie zudem in einer Werkzeugleiste rs direkt ber der Strukturansicht ai 39 2009 Normfall GmbH 40 Normfall Manager 4 1 Hilfe Struktur Verweisliste Extras In Projekt finden Strg S Auf Ez Ab S Typ ndern gt D In ausgew hlter Teilstruktur finden Strg Umschaltaste 5 oO 8 D 2 E Strukturpunkt e l schen Gi Umschalttaste Entf D_ In Zeile umwandeln CR Neuer Strukturpunkt F9 Ta Neuer Unterpunkt Umschalttaste F9 E Aus Microsoft Word einf gen Abb Das Men Struktur mit den dazugeh rigen Men befehlen Strukturpunkte anlegen 1 Klicken Sie auf das Men Struktur und w hlen dort den Befehllis Neuer Strukturpunkt 1 oder dr cken Sie die Funktionstaste F9 falls Sie mit der Tastatur arbeiten Der Struktur wird dann ein neuer Punkt hinzugef gt den Sie sofort neu benennen k nnen E a nn pa Eo nn Dun zn ann AE aD Bb BS Le VR Beispiel Strukturpunkt e Neuer Strukturpunkt
48. einem Rechtsfall unterscheiden Sie beispielsweise Sachverhaltskomplexe und Rechtsfragen Bei einer Ver ffentlichung entwerfen Sie eine erste Gliederung Bei einem Entwicklungsprojekt erfassen Sie den Ist Zustand und entwerfen einen Soll Zustand Immer wieder berlegen Sie wie Sie die Struktur verbessern k nnen Das so gebildete System erweist sich im Laufe der Bearbeitung als eigendynamisch Neue Informationen kommen hinzu vorhandene Informationen erweisen sich als unzutreffend wichtige Informationen fehlen noch und m ssen erst beschafft werden Emails werden gewechselt Korrespondenzen und Telefonate bringen neue Gesichtspunkte Dinge passieren kurz Sie befinden sich in einem dynamischen Prozess Im Zuge der weiteren Bearbeitung Ihres Gegenstandes ver ndern und verfeinern Sie Ihre Struktur immer weiter Die Struktur wird nun rasch komplex Hinzu kommt Immer wieder m ssen Sie die Arbeit an Ihrem Gegenstand unterbrechen Andere Dinge m ssen erledigt werden Dann m ssen Sie unversehens die Arbeit an Ihrem Gegenstand wieder aufnehmen Nach Wochen oder gar Monaten m ssen Sie sich erneut in den Gegenstand einarbeiten Die Bearbeitung eines Rechtsfalles kann sich beispielsweise ber Jahre hinziehen Und so geht es weiter All dies vollzieht sich bislang im wesentlichen in Ihrem Kopf Hilfsmittel die Ihnen bei dieser T tigkeit wirklich helfen konnten gab es bislang kaum Notizen und Karteikarten helfen nur wenig Flipcharts und
49. einem gleichnamigen Projektordner angelegt werden A s empfohlen d Antwort merken kann unter Extras Optionen zur ckgesetzt werden Falls Sie stets selbst Projektordner erstellen k nnen Sie diese Nachfrage mit Nein beantworten und die Option Antwort merken aktivieren so dass k nftig keine Nachfragen mehr angezeigt werden Diese Einstellung kann unter Extras Optionen Meldungen de aktiviert werden Existiert noch kein Projektordner f r das neue Projekt k nnen Sie per Klick auf Ja automatisch einen Ordner erstellen lassen e Erstellen eines neuen Projekts auf dem SQL Server Detallierte Informationen hierzu finden Sie im Kapitel Arbeiten mit dem Datenbankserver 7 Neu aus Word Dokument W Neu aus Word Dokument Ein mit den Giliederungsfunktionen von Microsoft Word durchstruktuiertes Dokument k nnen Sie mit dieser Funktion in eine Normfall Struktur umwandeln lassen Lesen Sie hierzu den Abschnitt Umwandlung gegliederter Textdokumente 84 Neu aus Ordnerstruktur amp Neu aus Ordnerstruktur Mit dieser Funktion erstellen Sie ein Normfall Projekt auf der Grundlage einer in Ihrem Dateisystem vorhandenen Ordnerstruktur diese wird vom Normfall Manager dabei 1 1 bernommen Ordner und Unterordner werden dabei als Strukturpunkte mit Unterpunkten in einem Normfall Projekt repr sentiert In den Ordnern abgespeicherte Dateien werden als Anbindungen zu den jeweiligen Strukturpunkten in der Verweisliste wiedergegeben Ei
50. erstellt w hrend der Textingabe nummerierte Listen Aufz hlungszeichen Setzt ein Aufz hlungszeichen vor markierte Abs tze oder erstellt w hrend der Texteingabe nicht nummerierte Listen IW Einzug vergr ern R ckt einen Absatz oder markierten Text nach rechts ein Der Einzug dieses Satzes wurde vergr ert ii Einzug verkleinern Verringert den Einzug von einger cktem Text Hyperlink einf gen a ffnet ein Dialogfenster das die Eingabe verschiedener Hyperlink Typen erm glicht z B http ftp etc Html Quellcode anzeigen ve Zeigt den Html Quellcode des Textes im Text Editor an Formatierungen entfernen A Entfernt alle Markierungen eines markierten Textes Zoom in Q Vergr ert die Darstellung des Anmerkungstextes 2009 Normfall GmbH 160 Normfall Manager 4 1 Hilfe Siehe auch Kapitel Textbearbeitung e Zoom out Verkleinert die Darstellung des Anmerkungstextes Siehe auch Kapitel Textbearbeitung e Einf gen mit Originalformatierungen F gt Text aus der Zwischenablage mit Originalformatierung ein Siehe auch Einf ge Optionen Text Editor e Einf gen mit bearbeitbaren Formatierungen F gt Text aus der Zwischenablage mit bearbeitbaren Formatierungen ein Siehe auch Einf ge Optionen Text Editor Einf gen als unformatierten Text F gt Text aus der Zwischenablage als unformatierten Text ein Siehe auch Einf ge Optionen Text Editor 927 Navigieren Sie k nnen si
51. ffnet werden der Zugriff darauf erfolgt dann jedoch exklusiv so dass die Projektdatei in diesem Fall f r andere Nutzer im Netzwerk gesperrt ist Grunds tzlich besteht die M glichkeit eine Projektdatei mit Schreib oder Lesezugriff zu ffnen Schreibzugriff oder aktives Arbeiten bedeutet dass Sie eine Projektdatei mit dem Befehl ffne Projekt aus dem Men Datei laden In diesem Modus besitzen Sie Schreibrechte an einer Projektdatei und k nnen an ihr Anderungen durchf hren Lesezugriff oder passives Arbeiten bedeutet dass Sie eine Projektdatei mit dem Befehl ffnen mit Schreibschutz aus dem Men Datei ffnen In diesem Modus k nnen Sie an einer Projektdatei keinerlei Anderungen vornehmen Jeder Nutzer der schreibend auf eine Projektdatei zugreift kann diese ver ndern Sobald ein Nutzer Anderungen in einem Text Editor vornimmt ist dieses Feld f r alle anderen Nutzer gesperrt Beim Versuch einer Eingabe in dieses Feld erh lt der Nutzer eine Hinweismeldung und der Text Editor verf rbt sich grau Die Sperrung des aktuellen Datensatzes wird nach einer bestimmten Zeit automatisch zur ckgesetzt um anderen Benutzern zu erlauben den Datensatz zu editieren Folgende Symbole k nnen bei der Zusammenarbeit im Netzwerk auftreten gt Markiert den aktuell gew hlten Datensatz f Zeigt die Bearbeitung des aktuellen Datensatzes an Zeigt die Sperrung des aktuellen Datensatzes an da er von einem anderen Benutzer bea
52. ish Die betreffende Datei wird im Zusammenhang mit ihrem Strukturpunkt angezeigt Datei und alle Anbindungen l schen Nach einem Klick auf diese Schaltfl che werden Sie aufgefordert den L sch Vorgang zu best tigen Datei und alle Anbindungen l schen entfernt nicht nur alle Verweise auf das Dokument sondern auch Unterpunkte und Unterzeilen der jeweiligen Verweise Dokument verwalten CH Strg Umschalt F6 A 2009 Normfall GmbH 4 9 Benutzerleitfaden Dies ist besonders dann relevant wenn Dokumente als eigene Strukturpunkte in der Struktur angebunden wurden Windows Explorer Mit diesem Befehl ffnet sich im Windows Explorer der Ordner in dem die betreffende Datei abgespeichert ist Mehr Informationen finden Sie im Abschnitt Dateien im Windows Explorer anzeigen ai Verwendung von zwei Monitoren Sie k nnen den Normfall Manager mit zwei Monitoren an einem PC betreiben Auf diese Weise k nnen Sie auf einem Monitor den Normfall Manager mit ge ffneter Projektdateianzeigen und den anderen Monitor zum Sichten der anzubindenden Dokumente nutzen Bei der Verwendung von zwei Monitoren stehen Ihnen verschiedene Betriebsmodi zur Verf gung Zum einen k nnen Sie auf beiden Monitoren das gleiche Bild anzeigen lassen zum anderen k nnen Sie den Windows Desktop ber den zweiten Monitor erweitern F r die Arbeit mit dem Normfall Manager ist die Funktion des erweiterten Desktops interessant Dies bed
53. linken Maustaste ausgew hlt Ziehen Um ein Element zu ziehen klickt man es zun chst einmal an h lt jedoch die Maustaste gedr ckt zieht anschlie end die Maus an die gew nschte Stelle und l sst die Maustaste dann wieder los Auf diese Weise lassen sich im Windows Explorer beispielsweise Dateien von einem Ordner in einen anderen verschieben Diese Funktionalit t wird auch als Drag amp Drop auf Deutsch etwa Ziehen und Ablegen bezeichnet Im Normfall Manager k nnen Sie mit Hilfe dieser Funktion z B Strukturpunkte verschieben oder auch Dateien anbinden Details dazu finden Sie hier ze Arbeiten mit der Tastatur Wie die meisten modernen Anwendungen ist der Normfall Manager f r die Benutzung mit der Maus optimiert H ufig wiederkehrende T tigkeiten k nnen Sie aber beschleunigen indem Sie lernen wie Sie diese ber die Tastatur durchf hren k nnen Tastenkombination Die meisten Betehle we lassen sich nicht nur ber ein Men l73 oder eine Werkzeugleiste vz ausl sen sondern auch ber eine Tastenkombination Eine Tastenkombination besteht aus einer bestimmten Taste hier Befehlstaste genannt sowie einer oder mehrerer Modifizierer Tasten s u Beispiel Alt F4 zum Schlie en des Anwendungsfensters Alt ist die Modifizierer Taste F4 die Befehlstaste Um die Tastenkombination auszuf hren halten Sie alle angegebenen Modifizierertasten gedr ckt w hrend Sie die Befehlstaste normal tippen Auch eine
54. nnen Sie festlegen ob bei neuen Projekten die Listenansicht standardm ig ausgeblendet werden soll In der Basic Version des Normfall Managers 4 ist die Option Listenansicht ausblenden standardm ig aktiviert d h neue Projekte werden zu Beginn mit ausgeblendeter Listenansicht angezeigt Detailansicht Die Detailansicht ist der rechte untere Bereich des Anwendungsfensters Abb 2 des Normfall Managers Hier befinden sich die Anmerkungen zu dem jeweils links aktivierten Strukturpunkt Sie k nnen Anmerkungen hier unmittelbar schreiben oder aus gespeicherten Dokumenten sowie aus darauf angebrachten Notizen einkopieren Von hier aus k nnen Sie Textpassagen beispielsweise Wortlautzitate unmittelbar in Ihre Schrifts tze einkopieren Auch den Inhalt dieser Ansicht k nnen Sie scrollen so dass Sie diesen beliebig umfangreich gestalten k nnen Zudem k nnen Sie die Darstellung des Anmerkungstextes mit Hilfe der Zoom Funktionen s vergr ern und verkleinern Unterhalb einer Werkzeugleiste 2 befinden sich eine Datums und Titelzeile gefolgt von einer weiteren Werkzeugleiste die Befehle f r die Textformatierung enth lt Darunter befindet sich der eigentliche Text Editor mit erweiterten Editor s Funktionen Am rechten Rand des Fensters sehen Sie neben dem Titel Feldl z2 einen Button we mit einem gelben Pluszeichen Klicken Sie auf dieses Plus wird eine weitere Zeile eingeblendet Diese zeigt im Feld Datei den exakten Speiche
55. oder einer Hervorhebung f r eine Textpassage eine Anderung des Dokumentes bedeutet erscheint beim Anbinden ein Dialogfenster das zum Speichern der Datei auffordert Best tigen Sie die Nachfrage durch Klicken auf OK Um diese Meldung k nftig nicht mehr angezeigt zu bekommen setzen sie ein H kchen vor Nicht mehr anzeigen Unter Extras Optionen Meldungen k nnen Sie diese Einstellung zur cksetzen Dokumente aus dem Windows Explorer anbinden Um bei ge ffnetem Normfall Projekt Dateien direkt aus dem Windows Explorer anzubinden klicken Sie die betreffende Dateien mit der rechten Maustaste an um das Kontextmen zu ffnen 2009 Normfall GmbH Benutzerleitfaden 77 Set ER EE ET mi DE A ET T See i Drucken Bearbeiten EH z Normfall Manager ZU Anbinden amp 8 Zur Liste 58 Zur Struktur Vorg ngerversionen wiederherstellen Senden an gt Ausschneiden nn nr Kopieren d Verkn pfung erstellen L schen Umbenennen m mn Eigenschaften ko ee AN ee a ten Te ae SET nn ht ad iai Aa amt ar Im Kapitel Befehle in den Plug Ins eg wird die Funktion der drei Befehle Anbinden Normfall Manager Zur Liste und Zur Struktur erkl rt der Befehl Projekt ffnen existiert hier nicht auch auch bei mehreren ausgew hlten Dokumenten Die Befehle Zur Liste und Zur Struktur funktionieren O Diese werden dann alle angebunden Die Anbindungsbox Mit der Anbindungsbox lassen sich mu
56. tzlich das zuletzt ge ffnete Dokument voreingestellt ffnen Sie hingegen eine Datei ber den entsprechenden Befehl 2009 Normfall GmbH Benutzerleitfaden eines bestimmten Programms erscheint der Dateiname nicht zwangsl ufig automatisch im Feld Dokument dies ist programmabh ngig Durch einen Klick auf das Pfeilsymbol neben dem Feld k nnen Sie aus einer Auswahlliste die gew nschte Datei w hlen Diese Liste enth lt die Historie der zuletzt ge ffneten Dokumente die farblich unterschiedlich gekennzeichnet sind Bereits angebundene Dateien sind gelb hinterlegt noch nicht angebundene Dateien sind wei markiert Blau hinterlegt erscheinen Verkn pfungen zu externen Systemen die blauen Listeneintr ge existieren nur f r die Dauer einer Normfall Sitzung Handelt es sich bei der anzubindenden Datei um einen Dokumententyp f r den zielgenaue Anbindung unterst tzt wird wird in der n chsten Zeile das Feld Ziel innerhalb des Dokuments sichtbar Ziel innerhalb des Dokuments Einige Dokumententypen lassen sich zielgenau an einen Strukturpunkt anbinden Dies geht meist praktischer ber Plugins Manchmal kann es jedoch auch n tzlich oder erforderlich sein diese Einstellung hier oder sp ter in der Detailansicht von Hand vorzunehmen Dazu w hlen Sie aus der Liste unter Ziel innerhalb des Dokuments den entsprechenden Ziel Typ aus z B Seite und tragen im n chsten Feld die gew nschte Seitenzahl ein So wird
57. und eingef gt und verweisen auf Zeilen eines anderen Strukturpunktes Hyperlinklio2 Die betreffenden Zeilen werden als Hyperlinks eingef gt die auf die entsprechenden Zeilen verweisen L strg V 2009 Normfall GmbH 4 7 Benutzerleitfaden Beachten Sie hierbei dass Verweiszeilen die als Verkn pfung eingef gt werden im Text Editor nicht kommentiert werden k nnen da sie auf ein Original verweisen Im Text Editor k nnen also nur bei diesem Original Notizen gemacht werden Greifen Sie f r die oben beschriebenen Einf ge Optionen auf das Kontextmen zur ck 1 Kopieren Sie die betreffenden Verweiszeilen oder schneiden Sie diese aus 2 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gew nschten Ziel Strukturpunkt 3 W hlen Sie aus dem Kontextmen bzw dort aus dem Untermen Einf gen erweitert einen der folgenden Befehle e Zeile einf gen e Einf gen als Synchronkopie e Einf gen als Verkn pfung e Einf gen als Hyperlink Beachten Sie f r das Einf gen von Elementen als Hyperlinks folgenden Hinweis Abh ngig von der Stelle an der Sie das Kontextmen aufrufen um den Befehl Einf gen als Hyperlink auszuf hren wird das kopierte Element entweder als Strukturpunkt in der Strukturansicht oder als Zeile in der Verweisliste eingef gt Erweiterte Strukturierungsfunktionen Der Normfall Manager 4 bietet Ihnen umfangreiche M glichkeiten Inhalte zu strukturieren Grundlage ist die Struk
58. werden JE ae teni me AZ win ns tan Dia ann fm E rt line Alten t ten 3 V Verweisein Juris Datenbanken erm glichen Abb Kontrollk stchen f r das De Aktivieren der Option f r Verweise in 2009 Normfall GmbH 170 Normfall Manager 4 1 Hilfe Juris Datenbanken erm glichen Wenn das Kontrollk stchen den Tastaturfokus h76 besitzt k nnen Sie die Auswahl mit der Leertaste ndern Men Ein Men ist eine Liste von Beteblen e Schaltem vi und Untermen s die meist durch einen Button er repr sentiert wird Die wichtigsten Men s finden Sie in der Men leiste 170 bzw l sen sie als Kontextmen sl se mit der rechten Maustaste aus Die Men s k nnen durch Klicken mit der Maustaste ausgeklappt werden Sie k nnen mit den Navigationstasten auf der Tastatur durch das Men navigieren und einen Eintrag mit der Eingabetaste ausw hlen Men leiste Hauptmen Im Normfall Manager stehen Ihnen in der Men leiste die sich Clan p B s unmittelbar unter der Fenster Titelleiste befindet sechs Men s 1170 zur Verf gung Datei Bearbeiten Struktur Verweisliste Extras sowie das Hilfe Men durch ein gekennzeichnet Diese Men leiste wird auch als Hauptmen bezeichnet Das Men ffnen Sie entweder durch einen Klick auf deren Namen oder mittels einer Tastenkombination bestehend aus der Alt Taste zusammen mit dem jeweils in der Men bezeichnung unterstrichenen Buchstaben ee PT AER ht
59. 09 Normfall GmbH Referenz 149 e Fragen Beim Ausf hren eines der o g Neu Befehle erscheint zun chst eine Nachfrage wo das neue Projekt erstellt werden soll Login f r den Datenbankserver speichern Die Zugangsdaten f r den Datenbankserver k nnen hier gespeichert werden Server Geben Sie hier den Datenbankserver an mit dem Sie standardm ig arbeiten Standardserver Authentifizierung W hlen Sie zwischen der e Windows Authentifizierung bei der man immer als der zurzeit auf dem betreffenden Rechner eingeloggte Benutzer angemeldet wird und ein Kennwort somit nicht eingegeben werden muss oder der e SQL Server Authentifizierung die das Administrator Login erfordert Dies besteht typischerweise aus sa Kennwort Je nach Authentifizierungsmodus tragen Sie in den folgenden beiden Feldern Anmeldung und Kennwort die notwendigen Daten ein Einzelheiten zur Anmeldung am Datenbankserver finden Sie im Abschnitt Administration des Datenbankservers ug Weitere Settings x General Other settings Folders Language Tooltips bregi V ShowMenu Tooltips Juris Attach Settings d Show Dialog Toolips Database Server Keep textformatting of pasted text Project C Keep all urrent Project c New Projects Only whatis supported for editing recommended e Remove all Node types d Show Defaulticon Set Auto set date value on Open projects in new window V Documents Always d Comments C When sh
60. 32 eddi TEE EE 132 Ee E RE 132 Neuer Str kt rp nkt 3 2 4822 ae EE et dETEE REENEN aa 132 Neuer Unterp nkt u222u ns et Mu ss nn edd EES 132 Aus Microsoft Word einf gen u 2222 sten na iin 133 Befehle im Men Verweisliste nnnssnnennnennnnnnennnnnnnnnnennnnnnennnnnnnnnnnnnnennennnennnnnnnnnnennnnnnennrsnnnnnnennnnnnnnnnennrnnennnennnn 133 Ansicht ge 133 Neuer kommentar 133 Ne ET EE 133 In Strukturpunkt umwandeln u 2 2 res samen 133 Verkn pfungsziel anzeigen 134 Dokument anzeigen wi 134 Dokument dr cken a u A N aaa eNi 134 W UE DEE 134 Windows EXpl rer 2 ae a adasa eeh EN 134 Bokument verw lten u uu 0eeina sn Bel ER ni Rare 135 Dokumente export ore Ninnas irai n ENEE EENS EENEG 135 ZIP euer e a e a eg EE EAR 135 ene EE 136 Anbindungsbox 136 II 136 nl ee Hale WEE 136 N rmfalliPDF Editor starten Hear EE EES 137 Befehle im Men Extr s 2 24 22 24022 40224020 snasss eEE e EEEEEEEEEEEEECEEEEENEEEEEEEEE EE 137 Kennwort neu ndern 137 Nell ET EE 138 Einstellungen f r andere Amwendungen 139 Datenbankserver verwalten nsene een nennen 139 Ben tzerliste aa sinn TE RENNER EE Seege 139 Projektdatei W rtung 2 2 3 2834 228 Ee Eisen 140 Standard Textf rm tier ng EE 140 RT IT 141 LO Ko TEE 141 Dee ee Beete ya a Ea deeg 143 NL LEL e BT ae EE 143 de aetatis NEES ae e iendea A a Ds Se 146 alle EE 147 Datenbankserver
61. AANI bk ett mg ip Bn ma Mfr at ft Sobald die Liste den Tastaturtckus ve besitzt k nnen Sie auch ohne die Liste auszuklappen mit den Navigationstasten auf der Tastatur zwischen den Eintr gen wechseln und sie mit der Eingabetaste ausw hlen Sofern die Tastenkombination Alt Unten nicht anderweitig belegt ist k nnen Sie damit die Liste ausklappen 2009 Normfall GmbH Referenz 167 Baumstruktur Als Baumstruktur bezeichnet man die Darstellung einer hierarchisch gegliederten Struktur So findet sich z B im Windows Explorer auf der linken Seite eine Baumstruktur aller auf dem System befindlichen Dateiordner Im Normfall Manager finden Sie Baumstrukturen z B als Darstellung Ihrer Normfall Struktur im Men Extras Optionen sowie in der Anbindungsbox 77 Befehl Ein Befehl ist die Anweisung zur Ausf hrung einer bestimmten Funktion Die meisten Befehle sind als Men befehle ber das Hauptmen 170 und dessen Untermen s zug nglich Wenn sich z B der Befehl Email Empf nger f r das Versenden von Dokumenten per Email im Untermen Senden an des Hauptmen s Verweisliste befindet so wird dies im Handbuch verk rzend als Verweisliste Senden an Email Empf nger wiedergegeben Viele Befehle lassen sich auch ber Tastenkombinationen ausl sen Button Ein Button auch Schaltfl che Er besteht aus einem Icon Bild Symbol oder Text und repr sentiert einen Beiehl er Du
62. Alt Taste gedr ckt halten wird er als Unterpunkt eingef gt e Wenn Sie w hrend des Ziehens die Steuerungstaste Strg gedr ckt halten wird der gezogene Punkt nicht verschoben sondern kopiert e Halten Sie w hrend des Ziehens die Umschalt Taste gedr ckt wird der Strukturpunkt als Synchronkopie wg auf gleicher Ebene eingef gt Sie k nnen die oben erw hnten Tasten auch kombinieren e Halten Sie w hrend des Ziehens die Steuerungstaste Strg und die Umschalt Taste wird eine Verkn pfung hoi erstellt e Einen Hyperlinklio erstellen Sie indem Sie w hrend des Ziehens die Steuerungstaste Strg Umschalt Taste sowie die Alt Taste gedr ckt halten Weitere Informationen zu GE HEEEN Verkn pfungen und Hyperlinks erhalten Sie bier oe e Verweiszeilen verschieben Sie indem Sie diese anklicken und mit gedr ckter Maustaste zu dem gew nschten Strukturpunkt ziehen Wenn Sie w hrend des Ziehens mit der Maus die Steuerungstaste Strg gedr ckt halten werden die Verweiszeilen nicht verschoben sondern kopiert Einf gen von Inhalten per Kopieren und Einf gen Die Funktion Kopieren und Einf gen engl Copy amp Paste steht Ihnen im Normfall Manager an s mtlichen Stellen zur Verf gung an denen Sie Inhalte editieren oder einf gen k nnen dies beinhaltet auch alle Listenansichten So ist es z B m glich Textpassagen aus Word Dokumenten in den Text Editor der Detailansicht zu kopieren oder Inhalte von dort direkt
63. B Schriftart Der Befehl Formatierung _entfernen in der Werkzeugleiste bewirkt dass der gew hlte Text wieder gem der Standardformatierung formatiert wird Zoom Funktion Die Gr e des Text Editors l sst sich mit Hilfe der beiden Lupen Symbole in der Werkzeugleiste des Text Editors vergr ern oder verkleinern Alternativ k nnen Sie diese Funktion auch ber das Kontextmen ausf hren das Sie per Rechtsklick in den Text Editor aufrufen Druck Funktion Den Text des Text Editors k nnen Sie mit Hilfe des Kontextmen s ausdrucken Im Men Datei steht Ihnen ebenfalls der Befehl Text drucken zur Verf gung N heres zu dieser Funktion erfahren Sie hierh24 Einf ge Optionen Text Editor Einf gen ber das Kontextmen Zum Einf gen formatierter Texte z B aus Microsoft Word oder einer Internetseite in die Detailansicht mit Hilfe des Kontextmen s stehen drei Befehle zur Verf gung Einf gen mit Originalformatierungen W hlen Sie diese Option um ein originalgetreues Schriftbild zu 2009 Normfall GmbH 4 6 Benutzerleitfaden erhalten Dabei kann es aber sein dass Formatierungen enthalten sind die vom Editor sp ter nicht mehr ver ndert werden k nnen Formatierungen die von der Quellanwendung z B Word nicht mitkopiert werden weil sie der Standardeinstellung von Word entsprechen werden durch die entsprechende Standardformatierung s ersetzt W hlen Sie Einf gen mit Originalformatier
64. Browsern siehe Abschnitt Das Anbinden mit anderen Browsern e Im Men Extras Optionen Juris k nnen Sie die Option Verweise in Juris Datenbanken erm glichen deaktivieren falls Sie keine Juris Anbindungen vornehmen m chten Der Juris Button wird dann aus der Werkzeugleiste des Normfall Managers ausgeblendet Das Speichern der Juris Zugangsdaten im Normfall Manager Sie k nnen Ihre Juris Zugangsdaten im Normfall Manager JI Verweis abspeichern so dass Sie diese k nftig nicht mehr extra auf der Juris Startseite eingeben m ssen F hren Sie dazu den Befehl Optionen im Men Extras aus Klicken Sie in dem sich ffnenden Dialogfenster auf den Punkt Juris 15 geben Sie Ihre Juris Zugangsdaten ein aktivieren Sie Passwort speichern und best tigen Sie Ihre Eingaben per Klick auf OK Das Anbinden mit dem Internet Explorer Klicken Sie vor Ihrer Juris Recherche auf das Juris Icon in der Jl Juris starten Werkzeugleiste des Normfall Managers unterhalb der Men leiste Wenn sie Ihre Zugangsdaten gespeichert haben ffnet sich daraufhin der Microsoft_Internet Explorer und die Webseite von 2009 Normfall GmbH 82 Normfall Manager 4 1 Hilfe Juris auf der Sie bereits in Ihr Benutzerkonto eingeloggt sind Andernfalls ffnet sich ebenfalls die Webseite von Juris und Sie m ssen dort Ihre Juris Kennung samt Passwort eingeben Nun k nnen Sie bei Juris recherchieren Wenn Sie ein Dokument gefunden habe
65. Folien k nnen nur schwer bearbeitet werden Die Akten schwellen an und auch die beliebten Klebezettel bieten Ihnen kaum eine Hilfe Such und Doppelarbeit sind die Folge Mitunter ist es einfacher eine Ausarbeitung zu einer bestimmten Thematik etwa zu einer Rechtsfrage in einem Schriftsatz neu vorzunehmen statt eine bereits vorhandene Ausarbeitung zur selben Thematik zu suchen und zu finden Im wesentlichen m ssen Sie sich auf Ihr Ged chtnis verlassen und das menschliche Ged chtnis ist rasch berfordert Der Mensch ist ein intelligentes und sch pferisches Lebewesen aber er ist keine Datenbank Das ist die Situation in der Ihnen der Normfall Manager helfen soll Er verlangt von Ihnen nicht da Sie Ihre Arbeitsweise ndern Er passt sich Ihrer Arbeitsweise vielmehr an und hilft Ihnen da wo es bislang keine Hilfe gab 2009 Normfall GmbH Vorbereitung 2 1 3 2 1 4 Die Strukturierung komplexer Gegenst nde mit Hilfe des Normfall Managers Der Normfall Manager wurde zielgenau mit Blick auf die geschilderte Situation und Ihre gewohnte Arbeitsweise geschaffen um Ihre Lage bei der Bearbeitung komplexer Gegenst nde grundlegend zu verbessern Mit seiner Hilfe k nnen Sie Ihre Struktur vom ersten Augenblick an auf dem Bildschirm transparent machen und laufend berarbeiten Was auf Papier praktisch nicht m glich ist mit einer Struktur zu spielen einzelne Punkte in der Hierarchie zu verschieben ganze Zweige
66. Normfall Manager 4 1 Hilfe Insbesondere d rfen Sie beim L schen einer Datenbank selbst kein Projekt auf dem Server ge ffnet haben Dieses wird nicht automatisch geschlossen Aktualisieren der Datenbank F r k nftige Programmversionen des Normfall Managers 4 kann es notwendig sein das Datenbankschema zu aktualisieren Das derzeit verwendete Schema sowie die neueste Version werden hier angezeigt F r eine Aktualisierung auf die neueste Version klicken Sie auf Konvertieren Lese und Schreibrechte erteilen Als Administrator k nnen Sie Windows Benutzergruppen entweder vollen Zugriff oder eingeschr nkten Nur Lese Zugriff auf die Datenbank erteilen Uber den Button Ausw hlen k nnen Sie eine Gruppe festlegen der Sie den jeweiligen Zugriff gew hren wollen und ber den Button Zur cksetzen k nnen Sie die Berechtigung ggf zur cknehmen Administratorrechte k nnen Sie im Normfall Manager nicht vergeben Nur die Systemadministratoren des Servers Sysadmin Rolle standardm ig alle Mitglieder der lokalen Windows Administratorengruppe des Computers auf dem der Server l uft sowie das sa Login haben diese Rechte und zum Teil auch der Benutzer der die Datenbank erstellt hat Es ist aber m glich ber Werkzeuge zur Verwaltung des SQL Servers z B SQL Server Management Studio Express weitere Administratoren zur Datenbank hinzuzuf gen FAQ zum SQL Server A Welche Versionen des Microsoft SQL Server werden
67. Pr sentation aufrufen und flexibel in Ihrer Pr sentation vor und zur cknavigieren Manuelle Anbindung von PowerPoint Folien Wenn Sie PowerPoint Folien von Hand anbinden indem Sie die entsprechenden Felder in der Anbindungsbox oder der Detailansicht ausf llen stehen Ihnen zwei Ziel Typen zur Verf gung e Die Folien ID wird automatisch von PowerPoint erzeugt und bleibt stets erhalten auch wenn sich durch Hinzuf gen oder Entfernen von Folien z B die Nummerierung der Folien ndert Somit ist mittels der Folien ID stets ein zielgenaues Aufrufen der gew nschten Folie gew hrleistet Deshalb bindet das Plug In immer die Folien ID an e Es kann als Verweisziel ebenfalls die Foliennummer 2009 Normfall GmbH Benutzerleitfaden angegeben werden doch bei nderungen der Pr sentation kann sich dieser Verweis verschieben Plug In f r Microsoft Internet Explorer F r den Microsoft Internet Explorer steht ab der Version 7 0 ein Plug In zur Verf gung mit dessen Hilfe Sie komplette Webseiten standardm ig als Offline Variante in Form einer Kopie der Webseite im HTML Format Ihrem Projekt hinzuf gen k nnen Eine Ausnahme bilden Offline Anbindungen von Juris Dokumenten e die im PDF Format gespeichert werden Zudem besteht jedoch auch die Option eine Online Variante der Webseite in Form eines Lesezeichens auf die entsprechende Seite hinzuzuf gen Werden Webseiten als Offline Variante angebunden gelang
68. RING 20 Inbetriebnahme 22 22 2 2 4 22 4022000000 naaa aaa 20 Systemvoraussetz ngeN s aee eiea aaaea Aaaa Eea rE EADAE ra EEan na Tun aan aae e aaaea Ea ea Aaa a EEES 20 Installation und Update uuurssnsssnnnnennnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnrnnnnnnnnennn 20 Download aus dem Intermet AAA 21 ele Geiben D BEE 22 Ee Ee TEE EE 22 Update von Normfall Manager 3 und Ster 22 Aktuelle Updates 23 Deinstallaton 23 Zus tzlich ben tigte Komponenten 24 Aktivieren Ihrer Lizenz uunessansssnnrssnenennorsnennnnenunnennnnnnnnnennonnnnennnnnnsnnnennnrnnnnnssnersnnnennnessnnnennnrsnnnrssnorsnnnennennnnnnn 25 Importieren bestehender Ordnerstrukturen uunsssnssnnrennnnnnennnnnnnnnnunnnennnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnsnnnennnsnnnnnnennnnnennnnnn 27 Einf hrung 29 Der Aufbau des Anwendungsfensters uuunsasssansnannnnnnnnnnnnnnanannnnnnnnnnnnnnnnnanannnnnnnnnnnnnnnn nn 29 Strukturansicht ege SE egene ENEE Eege 20 Listenansicht unessnssnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 30 Registerkarten in der Listenansicht AA 20 Sortieren der DlSlem epes estieeg res dE gereegelt eier 33 Mehrfachmarkierung von Verweiszeilen oder Gprukiurpunkten nennen nenne 33 Ein und Ausblenden der LUstenaneicht AAA 34 Detailansicht Grundbegriffe der Normfall Software Normfal Manager E 35 Projekt a aspandissano unatoa seanoa asana anssen
69. Sie nderungen an einzelnen Strukturpunkten oder SI rs Zeilen vor die sich wiederum auf andere Punkte auswirken wie z B bei Synchronkopienlio oder Verkn pfungen wi aktualisieren Sie die Ansicht Ihrer Struktur mit Hilfe des Befehls Struktur Ansicht aktualisieren oder alternativ indem Sie die Funktionstaste F5 dr cken Diese Funktion ist zudem n tzlich wenn mehrere Anwender im Netzwerk gleichzeitig an einer Struktur arbeiten und Ver nderungen vornehmen ffne Sicherheitskopie Bei geladener Struktur k nnen Sie mit dem Befehl ffne Sicherheitskopie die Sicherheitskopie der aktuellen relektate ffnen N heres finden Sie im Kapitel Sicherheitskopien 12 Ist noch keine Projektdatei geladen wird mit diesem Befehl der Ordner ge ffnet in dem standardm ig Sicherheitskopien abgelegt werden Einstellungen zu diesem Ordner k nnen im Men Extras Optionen Ordner vorgenommen werden Speichern unter Der Befehl Speichern unter ist nur bei einer ge ffneten Normfall Projektdatei sichtbar Mit ihm k nnen Sie die aktuelle Projektdatei an einem frei w hlbaren Ort unter einem frei w hibaren Namen speichern Ist ein Standardserver definiert und unter Extras Optionen Datenbankserver is unter Anlegen neuer Projekte die Option Fragen aktiviert erscheint ein Dialogfenster in dem Sie aufgefordert werden den Speicherort des Projekts festzulegen Sie k nnen zwischen einer Projektdatei in Ihrem Dateisystem und einem Projekt auf d
70. Strg Umschalt Ava Strukturpunkt als Unterpunkt einf gen Strg Umschalt mer Synchronkopie als Unterpunkt einf gen Strg Umschalt bai Verkn pfung als Unterpunkt einf gen Strg Umschalt q e Hyperlink als Unterpunkt einf gen Strg Umschalt F12h231 Speichern unter Umschalt F4l134 Verkn pfungsziel anzeigen Frist Markierten Strukturpunkt um eine Position Strg oben nach oben verschieben SE Markierten Strukturpunkt um eine Position Strg unten nach unten verschieben 5 2 3 Tastenkombinationen in der Listenansicht Zeile ausschneiden Zeile kopieren Zeile einf gen Alles markieren 2009 Normfall GmbH 164 Normfall Manager 4 1 Hilfe Engt weii Strg ms Strg bl Strg el 35 Strg Umschalt em Strg ts Strg Als Strg wai 1130 LG 134 Strg rer Strg he Strg Umschalt bs Strg Umschalt F6ltos Strg Tab Umschalt F6lts Fi1lss Strg F12hs6 Strg links iss unter den Dokument In Suchlisten Listen Registerkarten Neue Suche verwalten Synchronkopien anzeigen Strg links ve In Dateiliste die Liste unter den Registerkarten Projektordner Datei Eingang Historie Projekt und Historie sonstige Zeile l schen Zeile als Synchronkopie einf gen Zeile als Verkn pfung einf gen Dokumente exportieren Dokumente erstellen komprimieren ZIP Ordner Senden an Men anzeigen Listenansicht e
71. Unterordner Icons enth lt alle verwendeten Icons Hinweis Sie k nnen Icons auch direkt in einen Projektordner kopieren wenn Sie projektspezifische Strukturpunkttypen definieren m chten Sollen individuelle Strukturpunkttypen f r einen oder mehrere Benutzer in mehreren Projekten gelten m ssen die Bilddateien in einem eigenen Icon Ordner abgelegt werden auf den alle Benutzer zugreifen k nnen dieser Ordner kann unter Extras Optionen Ordner ausgew hlt werden Siehe auch Extras Typ ndern CH Strg k 2009 Normfall GmbH Benutzerleitfaden 4 8 4 8 1 Optionen Ordner a Um einem Strukturpunkt ein eigenes Icon zuzuweisen gehen Sie wie unter Setzen des Typs beschrieben vor und w hlen aus der Liste aller verf gbaren Typen den gew nschten aus Hinweis nderungen im Icon Ordner wirken sich direkt auf die im Projekt existierenden Strukturpunkttypen aus Wird ein Icon im Ordner durch ein neues ersetzt wird im Projekt ebenfalls das neue Icon angezeigt Wird ein Icon gel scht verliert der betreffende Strukturpunkttyp sein Icon und stattdessen wird nur noch das blaue Quadrat angezeigt Wird ein Icon umbenannt oder in einen anderen Uhnterordner verschoben so wirkt dies wie L schen des Icons f r den Strukturpunkttyp und Definition eines neuen Strukturpunkttyps Suchen und finden Je komplexer ein Projekt ist desto schwieriger wird es bestimmte Sachverhalte oder Punkte zu finden Der
72. Versuch Text mit Originalformatierungen in den Text Editor einzuf gen erscheint eine entsprechende Warnung da Formatierungen enthalten sein k nnen die vom Editor nicht bearbeitet werden k nnen N heres zu den Formatierungen erfahren Sie im Kapitel Einf ge Optionen Detailansicht 921 Hinweise zum Ordner Management e Warnung bei mehreren Projektdateien in einem Ordner oder sich berschneidenden Projektordnern ss Beim Anlegen eines neuen Projekts sollte unbedingt beachtet werden f r jedes einzelne Projekt einen eigenen Ordner im Dateisystem zu erstellen Dabei muss die Normfall Projektdatei immer auf der ersten Ebene des Projektordners abgespeichert werden Stellt der Normfall Manager fest dass in einem Ordner bereits mehrere Projektdateien angelegt sind erscheint eine entsprechende Warnung Weitere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel Projektordner 5 e Hinweis bei ndern des Projektordners Die Meldung erscheint wenn versucht wird in den Optionen einen anderen Projektordner zu definieren Weitere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel Projektordner 53 e Hinweis vor Kopieren von Dateien zwischen Projekten Mit dieser Meldung wird angezeigt dass angebundene Dateien aus der zu kopierenden Teilstruktur in den Projektordner des Zielprojektes kopiert werden e Hinweis bei Einf gen von RTF Text unter Windows Vista mit UAC Diese Meldung weist auf die M glichkeit zum Deaktivieren der Benutzerkonten
73. Verweise auf Juris Dokumente mit Ihrem Standardbrowser ge ffnet werden m ssen Sie im Men Extras Optionen bei den Juris Einstellungen Zum ffnen angebundener Dokumente Standard Browser verwenden nicht automatisch anmelden aktivieren URL Verweise Die Abk rzung URL steht f r Uniform Resource Locator engl einheitlicher Quellenanzeiger und repr sentiert exakte Adressen im Internet Im Internet finden Sie viele auch juristisch relevante Informationen z B Normen Gerichtsentscheidungen sowie Daten aller Art Sie werden oftmals den Wunsch empfinden vorhandene Rechercheergebnisse zu speichern Der Normfall Manager erm glicht dies auf einfache Weise Um auf eine Webseite im Internet zu verweisen f gen Sie in der Listenansicht zun chst eine neue leere Zeile hinzu Klicken Sie hierf r auf Neuer Kommentar Klicken Sie anschlie end auf URL Verweis Im darauf folgenden Dialogfenster werden Sie aufgefordert die gew nschte URL einzugeben auf die verwiesen werden soll Ist in Ihrem Browser die gew nschte Webseite momentan ge ffnet markieren und kopieren Sie diese am einfachsten mit der Tastenkombination Strg c und f gen Sie diese per Strg v in die Eingabezeile ein Best tigen Sie durch Klick auf OK In der Verweisliste erkennen Sie den URL Verweis an folgendem Icon In der Titel Spalte ist die URL als Titel des Verweises zu lesen URL Verweis 83 2009 Normfall GmbH 84 Normfall
74. a Lizenzdatei laden Lizenzschl ssel eingeben Wenn Sie nicht sicher sind w hlen Sie die BASIC Version und verwenden Sie sp ter den Befehl Lizenz im Men um eine andere Option zu w hlen Weiter gt gt W hlen Sie eine der folgenden Optionen und klicken anschlie end auf Weiter 2009 Normfall GmbH 26 Normfall Manager 4 1 Hilfe Normfall Manager Basic Sie k nnen den Normfall Manager grunds tzlich als Basic Edition nutzen Beachten Sie hierbei jedoch die eingeschr nkte Funktionalit t Normfall Manager Enterprise 30 Tage Demo Mit dieser Option besteht die M glichkeit den uneingeschr nkten Funktionsumfang der Enterprise Edition f r 30 Tage kostenlos zu testen Lizenzdatei laden Haben Sie per Email eine Lizenzdatei von uns erhalten sie tr gt die Datei Endung n sollten Sie diese in Ihrem Dateisystem zun chst abspeichern Um den Normfall Manager mit dieser Lizenzdatei zu aktivieren w hlen Sie diese Option und klicken auf Weiter Es ffnet sich der Dateiauswahl Dialog in dem Sie die Lizenzdatei angeben k nnen Alternativ k nnen Sie auch per Doppeklick auf die Lizenzdatei den Normfall Manager freischalten Lizenzschl ssel eingeben Falls Ihnen Ihre Lizenzdatei nicht mehr vorliegt und Sie die detaillierten Lizenzinformationen besitzen k nnen Sie den Normfall Manager auch manuell ber diese Option freischalten Es ffnet sich folgendes Dialogf
75. aaeeei ea aaeain Kae ASANA niee Noora EnSan a ENEE SEENEN EEEEEK ebe e 35 Struktur gia a rt sn Bra ne i 35 Verweisliste 4 isucssasassnssarzcntenensuncrsanuekendunaEnaiansrsunndnnenndedbannbhan deren A Aaina enaa aAa a Eoaea area aaa aaa REONE A SEPEN EDANE 36 Projektordner esuns000nr0000re0nnennnersnnnennnnnnnnnennnnennnennnnrennnennnensnnnrsnnnennnensnnrennnrsnnersnersnnennnersnnnennnrsnnnnesnersnnnnsnnennn 36 Stammordner 2009 Normfall GmbH Normfall Manager 4 1 Inhalt 3 3 TULOrIa E 37 So legen Sie ein neues Projekt an uuusnssennnannennnennunnnennunnnunnnnnnnnnnnnnnennnnnnunnnnnnnnnnennrsnnennnennnnnnnnnennrennsnnrennnannnnnen 37 Aufbau und Gestaltung der Struktur 39 Dokumente in die Struktur einpflegen 42 Angebundene Dokumente recherchieren uuussusessnneennnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnunnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 45 IV Benutzerleitfaden 50 1 Erstellen neuer Projekte uunuunssnenannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnannnernnnennernnnnannen 50 2 Spezielle Ordner Ordner im Dateisystem Projektordner Ile EE Eingangs Ordner EE 55 Export Ordner toee a RE E a E GNE 56 Sicherungs Ordner ENKER 56 Maximall nge von Dateinamen rresuerssosnssnennonnenonennenneseensnssnsnnennonssnonenasnnentensnsonssusnnonessonenssnennnnneasnn 57 Ordner in Microsoft Outlook eege ce sanieren 57 Normfall
76. aktiver Such Registerkarte die mittels der Tastenkombination Strg s aufgerufen werden kann oder ber das Men Struktur mit Hilfe des Befehls In Struktur finden e W hlen Sie durch Klicken auf den Zeilenanfang in der Verweisliste die betreffenden Dokumente aus Wie Sie mehrere Verweiszeilen gleichzeitig markieren lesen Sie bitte im Kapitel Mehrfachmarkierung von Verweiszeilen und Strukturpunkten nach e Klicken Sie auf Dokumente exportieren in der Werkzeugleiste der Listen oder Such Ansicht Alternativ k nnen Sie den Befehl auch aus dem Men Verweisliste oder ber das Kontextmen ausf hren Der Normfall Manager legt Kopien der Dokumente in einem tempor ren Verzeichnis dem Export Ordner ab Dieser Ordner ffnet sich nach dem Export automatisch erstellt und in einem tempor ren Verzeichnis verwaltet Objekte in diesem Ordner werden gem den Einstellungen der Software in regelm igen Abst nden automatisch gel scht Der Export Ordner wird vom Normfall Manager N ZIP Die ZIP Funktion bietet Ihnen die M glichkeit gro e Dateien zu Wz p komprimieren oder mehrere Dateien zu einer ZIP Datei zusammenzufassen e Markieren Sie die entsprechenden Dokumente in der Verweisliste e Klicken Sie auf ZIP in der Werkzeugleiste der Listenansicht 2009 Normfall GmbH 136 Normfall Manager 4 1 Hilfe Der Normfall Manager erstellt eine ZIP Datei in einem tempor ren Export Ordner der sich au
77. apitel Wiederherstellen ep im Abschnitt Befehle im Men Bearbeiten er Schriftart Hier k nnen Sie zwischen verschiedenen Schriftarten w hlen wie z B Times New Roman Arial Narrow oder Courier New Schriftgr e Hiermit stellen Sie Ihre individuelle Schriftgr e ein z B Gr e 4 Gr e 5 Fett Formatiert den markierten Text fett Kursiv Formatiert den markierten Text kursiv Unterstrichen Formatiert den markierten Text unterstrichen Schriftfarbe Formatiert den markierten Text in einer bestimmten Farbe Hintergrundfarbe Formatiert den markierten Text mit einer Hintergrundfarbe Linksb ndig Formatiert den Text so dass Zeilenanf nge linksb ndig in senkrechter Ausrichtung untereinander stehen und die Zeilenenden rechts frei auslaufen IS Il IN Il 2009 Normfall GmbH Referenz 159 It Zentriert Formatiert den Text mit einem gleichm igen und spiegelbildlichen Schriftsatz dessen Zeilenmitte genau an der Mittelachse einer Seite ausgerichtet ist IM Rechtsb ndig Formatiert den Text so dass alle Zeilenenden rechtsb ndig in senkrechter Ausrichtung untereinander stehen und die Zeilenanf nge links frei auslaufen Ill Blocksatz Formatiert den Text so dass die Zeilen am Zeilenanfang und Zeilenende in senkrechter Ausrichtung bereinstimmen un II Nummerierung Nummeriert entweder markierte Abs tze fortlaufend durch und r ckt sie ein oder
78. aus der Liste erneut zu verwenden klicken Sie diesen an und starten die Suche wie oben beschrieben 1 CJ Neues Projekt Normfall Manager 4 Datei Bearbeiten Struktur Verweisli aussage outachten akte zeugenaussage Gutachten D usw gt nn inin nid ten un amman Alben in Dit Daidh a 2 Dokument verwalten Liegt das Anbinden eines Dokuments an einen Strukturpunkt bereits einige Zeit zur ck oder handelt es sich um ein besonders komplexes Projekt mit zahlreichen Dokumenten kann es nach der Suche interessant sein sich einen berblick dar ber zu verschaffen ob das Dokument weiteren Strukturpunkten zugeordnet ist In diesem Fall gehen Sie folgenderma en vor 1 Klicken Sie in der Listenansicht das betreffende Dokument an 2 Klicken Sie in der Werkzeugleiste der Detailansicht auf Dokument verwalten und blenden somit die Registerkarte Dokument ein CH Strg Umschalt F6 2009 Normfall GmbH 48 Normfall Manager 4 1 Hilfe Alternativ f hren Sie diesen Befehl aus indem Sie die Tastenkombination Strg Umschalt F6 dr cken Vie A ME TA a Strukturpunkt Projektordner 2 Datei Eingang Dokument E t Ae vest EC d mt Ce at d ap d vN nu A T TT e wf eet ul Q ZurFundstellewechsan Datei und alleAnbindungen l schen E ON Aussage Bartel doc keine Synchronkopien Es Oberpunkt D Gutachten SI Aussage Bartel doc keine Synchronkopien j Eu Oberpunk
79. beispiele Anbindungen X Strukturbeispiele Beispiele f r Strafverteidiger Neuer Strukturpunkt X a sees Links befindet sich die Struktur Ansicht ber die kleine Werkzeugleiste stehen Ihnen die Befehle Neuer Strukturpunkt sowie Neuer Unterpunkt zur Verf gung mit deren Hilfe Sie hier neue Strukturpunkte in Ihrer Struktur hinzuf gen k nnen Strukturpunkte die Unterpunkte haben k nnen Sie mit Klick auf den Plus Minus Button auf und zu klappen Im rechten oberen Fenster der Anbindungsbox befinden sich folgende Felder und Schaltfl chen Filter Hier k nnen Sie die Dokumentenhistorie im Feld Dokument nach bestimmten Dateitypen filtern Geben Sie im Feld Filter z B xls als Option ein werden Ihnen im Feld Dokument nur Dateien im xIs Format angezeigt Sie k nnen au erdem nach ganzen Dokumentennamen suchen und dabei als Ersatz f r einen Buchstaben verwenden Wenn Sie sich etwa nicht mehr genau an den Namen einer zu suchenden Person erinnern k nnen Sie z B M ller als Suchfilter eingeben so dass als Suchergebnisse s mtliche Dokumente mit M ller M ller Miller etc im Dateinamen angezeigt werden Um mehrere Buchstaben zu ersetzen verwenden Sie als Suchfilter Beispiel Mit dem Suchfilter gut werden alle Ergebnisse aufgelistet deren Dateinamen den Wortbestandteil gut enthalten also z B Gutachten Gutachter Guthaben etc Dokument Im Feld Dokument ist grunds
80. ber das Kontextmen ausf hren Um eine Kopie des aktuell gew hlten Dokuments anzubinden dr cken Sie die Umschalt Taste w hrend sie auf Verschieben klicken Eine Kopie des Dokuments verbleibt somit im Datei Eingangsordner Verschieben innerhalb des Projektordners Der Befehl Verschieben unter der Registerkarte Projektordner erm glicht es die aktuell gew hlten Dokumente innerhalb Ihres Projektordners s so zu verschieben dass bereits vorhandene Verweise aus dem Projekt auf die Dateien erhalten bleiben Dateisystem also nicht ber diesen Befehl des Normfall Managers gehen die Verweise auf Ihre Anbindungen verloren Verschieben Sie angebundene Dokumente in Ihrem L schen Dieser Befehl steht unter den Registerkarten Datei Eingang und x L schen Projektordner zur Verf gung und bietet die M glichkeit Dokumente aus den jeweiligen Ordnern zu entfernen Alternativ k nnen Sie diesen Befehl auch ber das Kontextmen ausf hren Aus Historie entfernen Unter den Registerkarten Historie Projekt und Historie sonstige X Aus Historie entfernen steht Ihnen der Befehl Aus Historie entfernen zur Verf gung mit dem Sie Eintr ge aus der jeweiligen Historie l schen k nnen Die Historie ist eine Liste der zuletzt verwendeten Dokumente ber das Kontextmen k nnen Sie diesen Befehl ebenfalls ausf hren Kopie anbinden Unter der Registerkarte Historie sonstige steht Ihnen der Befehl g Kopie anbinden Kopie anb
81. bh ngt und die Sie ggf noch installieren m ssen Download aus dem Internet Im Internet erhalten Sie immer die jeweils neueste Version der Software die Sie mit Ihrer Lizenz nutzen k nnen Besuchen Sie dazu unsere Webseite www normfall de Im Downloadbereich der Webseite finden Sie das Installationspaket des Normfall Manager 4 1 Bechtsklcken un Sie auf den entsprechenden Link oder den http oder ftp Button FTP ist normalerweise zuverl ssiger und w hlen Sie den Befehl Speichern unter um die Datei auf Ihrem Computer zu speichern Die meisten Internetbrowser zeigen beim Herunterladen von Dateien allgemeine Warnungen an um unbedarfte Anwender vor dem ffnen von Dateien aus unbekannter Quelle zu bewahren Da Sie die Datei direkt von der Seite des Herstellers herunterladen ist die Gefahr aber nicht gegeben Die heruntergeladene Datei ManagerSetup_x xx xxx exe ist das Installationspaket des Normfall Managers Es beinhaltet die komplette Software die aber erst auf Ihrem Computer installiert werden muss bevor Sie sie nutzen k nnen Sie starten die Installation indem Sie das Installationspaket ffnen z B durch Doppelklick vc Installationspakete des Normfall Managers k nnen auch zum Update genutzt werden um eine existierende Installation zu aktualisieren Das Verfahren ist das gleiche Heben Sie Installationspakete immer auf Falls ein Update einmal einen Fehler enth lt k nnen Sie so schnell wieder zur zulet
82. bination Strg v zur Verf gung Um festzulegen als was die Strukturpunkte eingef gt werden sollen greifen Sie wie oben beschrieben auf das Kontextmen zur ck und w hlen dort entweder den Befehl Strukturpunkt einf gen oder aus dem Untermen Einf gen erweitert eine der Einf ge Optionen f r Synchronkopien Verkn pfungen oder Hyperlinks aus Als Unterpunkt e einf gen Um Strukturpunkte nach dem Ausschneiden oder Kopieren als Unterpunkte zu anderen Punkten einzuf gen ffnen Sie per Rechtsklick auf den Ziel Strukturpunkt das Kontextmen und w hlen dort aus dem Untermen Einf gen als Unterpunkt e eine der Einf ge Optionen f r die Erstellung einer Synchronkopie Verkn pfung oder eines Hyperlinks aus Zeilen einf gen CH Strg v Ausgeschnittene oder kopierte Zeilen aus Ihrer Verweisliste k nnen Sie ebenfalls an anderen Strukturpunkten neu einf gen Klicken Sie hierzu den Ziel Strukturpunkt an und f hren dann den Befehl Einf gen aus dem Men Bearbeiten aus 2009 Normfall GmbH 98 Normfall Manager 4 1 Hilfe Alternativ k nnen Sie auch die Tastenkombination Strg v verwenden Um Verweiszeilen als Synchronkopien Verkn pfungen oder Hyperlinks einzuf gen greifen Sie auf das Kontextmen zur ck und w hlen dort aus dem Untermen Einf gen erweitert die gew nschte Option Verweiszeilen die als Verkn pfung eingef gt werden k nnen im Text Editor nicht kommentiert werd
83. bschnitte Manuelle Dateiablage ss und Automatische Dateiablage s geben hier ber einen berblick Manuelle Dateiablage Es gibt zahlreiche Dokumente die Sie regelm ig verwenden und bearbeiten und die Sie auch aus ihrer Anwendung heraus z B der Textverarbeitung schnell ffnen wollen Denken Sie z B an Briefvorlagen oder auch an Entw rfe die erst im Laufe der Zeit zu ausgereiften Schrifts tzen und Ausarbeitungen werden 2009 Normfall GmbH Benutzerleitfaden Diese Dokumente sollten weiterhin auch ber die Ordnerstruktur des Dateisystems d h den Windows Explorer aufzufinden sein da andere Anwendungen nicht in ein Normfall Projekt hineinsehen und Ihnen das ffnen aus der Struktur heraus erlauben k nnen Voraussetzung hierf r ist dass Sie die Dokumente manuell in Ihrem Projektordner sa dort z B in einem entsprechenden Unterordner ablegen oder umgekehrt die existierende Ordnerstruktur zum Projektordner tz2 machen Dokumente die sich nicht im Projektordner befinden k nnen beim Anbindungsprozess automatisch in den Auto Ordner s des Projektordners kopiert werden N heres hierzu finden Sie im Kapitel Ordner a Ebenso sollten Sie diejenigen Dateien manuell im Projektordner abspeichern die Sie zielgenau anbinden wollen Dies sind z B umfangreiche Word Excel PowerPoint oder PDF Dateien in denen einzelne Passagen Kommentare oder Seiten gezielt beim ffnen angesteuert werden sollen
84. ch sowohl mit der Maus als auch mit der Tastatur durch Ansichten und Struktur im Normfall Manager bewegen Um ohne Maus durch die Ansichten des Normfall Managers zu navigieren oder eine Registerkarte zu aktivieren dr cken Sie die Tastenkombinaton Strg F6 um den sogenannten Tastaturfokus ve zu aktivieren Um die Inhalte der jeweiligen Registerkarten anzeigen zu lassen dr cken Sie die Tastenkombination aus Steuerungs und Tabulatortaste oder klicken Sie auf die Registerkartenreiter Innerhalb der Listen k nnen Sie die einzelnen Zeilen anklicken oder alternativ mit den Pfeiltasten nach oben bzw nach unten navigieren Dazu muss zun chst eine Zeile ausgew hlt werden so dass der Tastaturfokus auf ihr liegt Zur ck Vor Beim Navigieren durch Ihre Struktur oder die Verweisliste merkt sich der Normfall Manager die Reihenfolge der von Ihnen angew hlten Punkte oder Zeilen Klicken Sie im Men Bearbeiten auf die Befehle Zur ck und Vor um in der Historie r ckw rts und vorw rts zu bl ttern Alternativ dazu k nnen Sie auch auf die dazugeh rigen Schaltfl chen in der Werkzeugdleiste klicken oder Tastenkombinationen verwenden Navigation mittels Hyperlinks Strukturpunkte und Zeilen k nnen als Hyperlinks innerhalb des Projekts eingef gt werden und stellen somit eine weitere Navigationsm glichkeit dar N here Informationen finden Sie im Q CH Strg F6 CH Strg Tab CH Pfeiltaste nach oben unten a Zur ck i Vor
85. cken Sie zun chst auf Ausw hlen um sich mit dem Datenbankserver zu verbinden auf den Sie zugreifen m chten CJ Server server SQLExpress LES ji Bitte geben Sie einen Datenbankserver an der eine Normfall Datenbank enth lt z B SERVER SQLEXPRESS Server SQLExpress Als Standard bernehmen Abbrechen Unter Extras Optionen Datenbankserver is k nnen Sie den Standardserver ebenfalls definieren oder auch l schen Zudem k nnen Sie dort das Passwort f r die Verbindung mit dem Server speichern Wird in Ihrem Unternehmen die kostenlose Express Version des Microsoft SQL Servers verwendet ist als Server Name SQLEXPRESS bereits voreingestellt Per Klick auf das gleichnamige K stchen k nnen Sie diesen Server als Home Server festlegen bei der Arbeit mit einer Datenbank wird dann standardm ig zun chst auf den Home Server zugegriffen Das mit Normfall Projekte bezeichnete wei e Feld zeigt den Inhalt des Datenbankservers an also alle auf ihm vorhandenen Projekte Anlegen eines neuen Projekts Neues Projekt Zum Anlegen eines neuen Projekts auf dem Datenbankserver klicken Sie auf den gleichnamigen Button Li Neues Projekt anlegen gt Neues Projekt Name StPO Kategorie Wissensmanager Projektordner Q Projekte Ausw hlen Im daraufhin sich ffnenden Dialogfenster tragen Sie bei Name den Projektnamen ein Sie k nnen das neue Projekt einer Kategorie zuordnen Wenn 2009 No
86. cneseen testen einen dareek itoten kirin rhr ibene 98 Erweiterte Strukturierungsfunktionen unnssusnssnnnnannnnnnnnnnnnnnnnnnnnunnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnannnn 99 Zelem UMW Nd UNO unse anna en aa e a a Tun Fund aa aa a aa aHa hen nn ae nana eHe iaou rer 100 Syn hrON KOD e raae aa nme a E a aa S a a aSa Aaa ara aar a Aaaa E a aaa eaae aa aSa a ee 100 Ve Te ne EE 101 Hyperlink eu a a ee ege ME daise daaa Eaa 102 Strukt rp nkt Typen s erran aare arenen ea aa ea SE EES EES EEC deed 103 Suchen und finden 2 2 22 Ar an ENEE ee A 105 In Projekt OU E E 105 IniText finden 2 a Een an a ab en ES Re 107 Synchronk pien nzeigen 0 2 2 2u 2 20 02 aaa nn nnn eaa Eea ae pe edea daa eLA 107 Dok ment very EM a 222 2 eh re Be eE aeda aeaa aat 108 Verwendung von zwei Monitoren unsseennssennennnnennnnnnennnnnnnnennnnannennnnnannnnnnnnnnnennnnennennnnn anne 109 Zusammenarbeit im Netzwerk uunsuunnansanannannnnnnnnnnnnnnnnannnnnnnnnnnnnnnnanannnnnnnnnnnnnnannannnnnnen 111 Sicherheitskopien 2 2 2 2 ee eege Ee dee 112 D tenb nkserver 2 222 EE EES 112 Administration des Datenbankservers uuuunuuuussnnannnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnennnnn 113 FAQ zum SQL Server unseren ns leg d EIS 116 Arbeiten mit dem Datenbankserver nuuuususnenannnnnnnnnnnnnnnnennnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn
87. d dort farblich hinterlegt ee Fer A Listenansicht ausblenden Strg L 2 Projektordner Datei Eingang 9 Historie Projekt g CAE ba BO Historie sonstige si Synchronkopien A A d 7 Dokument han Angst Aranna mad LAR a ch Ach a nek pe Ain A Abb Ansichts Men mit farblicher Markierung eingeblendeter Registerkarten Projektordner Datei Eingang sowie Dokument Strukturpunkt Unter der Registerkarte Strukturpunkt die standardm ig angezeigt wird werden alle Verweiszeilenis zu genau dem Strukturpunkt aufgelistet der links in der Strukturansicht aktuell markiert ist Darunter befindet sich eine Werkzeugleiste mit Befehlen gefolgt von einer Tabelle aller Anbindungen und Anmerkungszeilen in deren erster Zeile der Strukturpunkt farblich hinterlegt zu sehen ist Im Anschluss werden die Anbindungen aufgelistet In der ersten Tabellenspalte repr sentieren Icons die unterschiedlichen Dateitypen Die n chste Spalte zeigt folgendes Icon Dieses Icon zeigt an ob es sich bei den jeweiligen Anbindungen um sogenannte Synchronkopien Io handelt In der dritten Spalte wird durch angezeigt ob das angebundene Dokument seiten bzw zielgenau angebunden wurde Wie man Dokumente seitengenau anbindet lesen Sie bitte im Kapitel Plug Ins f r das zielgenaue Anbinden nach Die beiden letzten Spalten beinhalten das Datum sowie den Dokumenten Titel In der Datums Spalte k nnen Sie manuell
88. d zur Auswahl der Systemsprache mit zwei m glichen Einstellungen Entweder Englisch oder Deutsch Wenn die Optionsgruppe den Tastaturfokus Is besitzt k nnen Sie mit den Navigationstasten der Tastatur ein Optionsfeld ausw hlen und mit der Leertaste dessen Zustand ndern Registerkarte Eine Registerkarte ist eine Gruppe von Elementen weg die durch Klicken auf den Registerkartenreiter in den Vordergrund geholt d h eingeblendet werden k nnen Eine Registerkarte befindet sich in der Regel in einer Gruppe von Registerkarten von denen sich immer genau eine im Vordergrund befindet In der Men leiste Hauptmen k nnen Sie ber das Men Verweisliste Ansicht in der Listenansicht neben der Registerkarte Strukturpunkt die standardm ig angezeigt wird folgende weitere Registerkarten ein bzw ausblenden Projektordner Datei Eingang Historie Projekt Historie sonstige Synchronkopien sowie Dokument Ae d Wee D Strukturpunkt LS Projertoraner Ki Datei Eingang KS Historie sonstige s Synchronkopien 7 Dokument Abb Registerkartenreiter der Registerkarten in der Listenansicht Soll das Projekt durchsucht werden ffnet sich zudem die Registerkarte Neue Suche Schalter Ein Schalter dient zum Aktivieren und Deaktivierten eines Anwendungsmodus so z B ob eine bestimmte Ansicht eingeblendet wird oder nicht Schalter kommen in Men slto vor z B Men Ansicht 2009 Normfall GmbH 172 No
89. dann sp ter entscheiden in welche Normfall Projektordner diese Dokumente bertragen werden sollen Unter Projekt Aktuelles Projekt m ssen Sie hierf r noch das Kontrollk stchen Projekt bergreifenden Datei Eingangsordner verwenden durch Setzen eines H kchens aktivieren Sie k nnen alternativ einen projektbezogenen Eingangs Ordner erstellen indem Sie das eben beschriebene Kontrollk stchen im Men Extras leer lassen In diesem Fall gilt der Eingangs Ordner nur f r den aktuell bearbeiteten Normfall Projektordner Export Ordner In den Export Ordner werden Dokumente kopiert die au erhalb des Normfall Managers weiter verarbeitet werden sollen um sie z B per Email zu versenden Es handelt sich hierbei um einen tempor ren Ordner dessen Inhalt nach einer voreingestellten Anzahl von Tagen automatisch gel scht wird Der Normfall Manager erstellt diesen Ordner in einem von Ihrem Projektordner s unabh ngigen Verzeichnis und verwaltet ihn selbstt tig Im Men Extras Optionen Ordner ur k nnen Sie Einstellungen f r den Export Ordner vornehmen Sicherungs Ordner Wenn Sie nicht auf einem Datenbankserver arbeiten wird optional bei jedem Schlie en eines Projektes eine Sicherheitskopie 112 der Projektdatei angelegt Der Sicherungs Ordner ist standardm ig der TEMP Ordner des Systems Der Inhalt dieses Ordners wird vom System im Rahmen der Datentr gerbereinigung gel scht Wird dieses Verhalten nicht gew nscht ka
90. dlegenden Funktionen des Normfall Managers kennen Danach werden Sie in der Lage sein eigenst ndig Projekte anzulegen Strukturen aufzubauen und zu bearbeiten sowie komplexe Strukturen optimal zu nutzen Der Normfall Manager bietet mehrere M glichkeiten einen Befehl er auszuf hren Im Tutorial beschr nken wir uns darauf Ihnen die wichtigsten Alternativen vorzustellen Um einen umfassenden berblick ber alle Befehle zu erhalten lesen Sie bitte die entsprechenden Kapitel unter Befehls bersichth22 nach So legen Sie ein neues Projekt an Dieses Kapitel zeigt Ihnen wie Sie ein neues Projekt am einfachsten ber den entsprechenden Men befehl anlegen Uber weitere M glichkeiten zum Erstellen eines Projekts z B aus einem Word Dokument a oder einer bestehenden Ordnerstruktur s lesen Sie bitte das Kapitel Erstellen neuer Projekte Im Benutzerleitfaden 1 Starten Sie den Normfall Manager durch Doppelklick auf das Programm Icon auf Ihrem Desktop a Normfall Manager 4 0 2 Verwenden Sie den Beiehl e Neu aus dem Men vu Datei eg oder klicken Sie auf Neues Projekt in der Werkzeugleiste 173 Verwenden Sie alternativ die Tastenkombination ve Strg n CJ Normfall Manager 4 0 Enterprise Datei Extras 7 Neues Projekt _ Projekt ffnen nn ne m DT le te oihan sf Ist auf Ihrem System ein Standardserver installiert erscheint folgendes Dialogfenster 37 2009 Normfall GmbH
91. e M glichkeit zwischen einem neu zu erstellenden Dokument und einem bereits existierenden Dokument zu w hlen o Neues Dokument Es wird automatisch ein neues Word Dokument erstellt Sobald Sie alle Einstellungen vorgenommen und auf OK geklickt haben erscheint ein Speichern unter Dialog mit dem Sie das neu zu erstellende Dokument abspeichern o Vorhandenes Dokument Klicken Sie auf Durchsuchen um die Datei zu ffnen in die Sie die konvertierte Struktur einf gen m chten Pfad Per Klick auf Durchsuchen ffnen Sie hier ein vorhandenes Dokument bzw speichern ein neu zu erstellendes Dokument ab Textmarke nur bei Ausgabe in ein vorhandenes Word Dokument Bei der Ausgabe in ein Word Dokument wird der gesamte Text mit einer Textmarke markiert im Textfeld Textmarkenname erscheint entweder der Name Ihrer Projektdatei oder der Name des aktuell gew hlten Strukturpunktes sofern nur eine Teilstruktur konvertiert werden soll Anhand dieses Namens den Sie ndern k nnen l sst sich die Passage im Word Dokument direkt aufrufen 89 2009 Normfall GmbH 90 Normfall Manager 4 1 Hilfe Haben Sie als Ziel ein Vorhandenes Dokument gew hlt k nnen Sie festlegen an welcher Stelle des Dokuments die konvertierte Teil Struktur eingef gt werden soll Sofern das vorhandene Dokument bereits Textmarken enth lt werden diese bei Vorhandene Textmarken aufgelistet W hlen Sie zun chst aus der Auswahlliste di
92. e dass das Projekt zum Schreiben ge ffnet sein muss damit der Verweis auf ein wiedergefundenes Element aktualisiert werden kann 2009 Normfall GmbH 70 Normfall Manager 4 1 Hilfe Plug In f r Microsoft Word Das Word Plugin hat zwei verschiedene Anwendungsgebiete Das Erzeugen von Anbindungen und die Umwandlung von gegliedertem Text in eine Normfall Strukturl Zun chst zum Anbinden von Dokumenten Dokumente anbinden Das Normfall Plug In f r Microsoft Word erm glicht es auf beliebige Abschnitte eines Word Dokumentes zu verweisen indem diese durch eine sogenannte Textmarke gekennzeichnet werden Es empfiehlt sich in Microsoft Word Textmarken anzeigen zu lassen Die entsprechende Option k nnen Sie unter Extras Optionen Ansicht durch Setzen eines H kchens vor Textmarken aktivieren Im Kapitel Befehle in den Plug Ins ss wird die Grundfunktion der drei Anbindungsbefehle Normfall Manager Zur Liste und Zur Struktur erkl rt Ist bei der Anbindung eine Textpassage ausgew hlt so wird diese automatisch durch eine mit Normfall und fortlaufender Nummerierung bezeichnete Textmarke gekennzeichnet und angebunden Zudem wird die Passage in den Text Editor des Normfall Managers eingef gt sowie der Textanfang in den Zeilentitel bernommen Befindet sich bei der Anbindung die Einf gemarke Textcursor bereits auf einem durch eine Textmarke gekennzeichneten Bereich so wird diese Textmarke angebunde
93. e diese Funktion um e Textin den Text Editor e Strukturpunkte auf derselben Ebene und e Verweiszeilen jeweils in die Detail Struktur oder Listenansicht einzuf gen Weitere Informationen finden Sie in den Kapiteln zu den Einf ge Optionen s bzw Einf ge Optionen im Text Editor 92 Alles markieren Dieser Befehl erm glicht es in der Strukturansicht alle zu einem e EH bergeordneten Punkt geh renden Strukturpunkte derselben Ebene gleichzeitig zu markieren Klicken Sie dazu einen Strukturpunkt an und f hren dann den Befehl Alles markieren 2009 Normfall GmbH 130 Normfall Manager 4 1 Hilfe aus In der Listenansicht werden mit diesem Befehl alle Elemente der Liste markiert Alternativ k nnen Sie auch die Tastenkombination Strg a verwenden Umbenennen Um einen Strukturpunkt oder eine Verweiszeile umzubenennen O F2 gehen Sie folgenderma en vor Klicken Sie das Element an und f hren den Befehl Umbenennen aus Wahlweise k nnen Sie auch die Funktionstaste F2 verwenden oder auf den Textbereich eines bereits ausgew hlten Elements klicken ohne dabei die Maus zu bewegen Im Kontextmen finden Sie ebenfalls den Befehl Wenn Sie bei der Umbenennung einen Text einkopieren m chten beispielsweise aus einer Word Datei empfiehlt sich folgende Vorgehensweise e Markieren und kopieren Sie zun chst den Text in die Zwischenablage am einfachsten mit der Tastenkombination Strg e
94. e gew nschte Textmarke aus und klicken Sie anschlie end auf eins der folgenden Optionsfelder o Nach dieser Textmarke hinzuf gen o Vor dieser Textmarke hinzuf gen o Diese Textmarke ersetzen F r den Befehl o Am Ende hinzuf gen ist keine Auswahl einer vorhandenen Textmarke notwendig Der erzeugte Text wird dann am Ende des Word Dokuments eingef gt Optionen Unter Start berschriftenebene k nnen Sie festlegen mit welcher berschriftenebene die Formatierung der Strukturpunkte in Word begonnen werden sollen W hlen Sie z B 4 als Start berschriftenebene werden alle Strukturpunkte der ersten Ebene in Ihrem Word Dokument mit der Formatvorlage berschrift 4 formatiert Alle Unterpunkte der n chsten Ebene erhalten die Formatierung berschrift 5 usw Um folgende Optionen zu nutzen setzen Sie in die jeweiligen Kontrollk stchen ein H kchen o Anmerkungstext ausgeben Bei dieser Einstellung werden die Texte aus dem Text Editor der jeweiligen Strukturpunkte mit in das Word Dokument bernommen o Erzeugtes Dokument ffnen ffnet das erzeugte Dokument unmittelbar nach der Konvertierung o Anbindungen ausgeben Bei dieser Option werden alle Anbindungen in dem zu erzeugenden Word Dokument als Hyperlink ausgegeben den Sie anklicken k nnen um das angebundene Dokument zu ffnen Es werden ebenfalls alle Anmerkungszeilen mit ausgegeben 2009 Normfall GmbH 4 5 Benutzerleitfaden Str
95. e sich Dokumente Dokument anzeigen aus der Verweisliste anzeigen lassen bzw ffnen die Befehle variieren je nach aktiver Registerkarte klicken Sie die betreffende Zeile an und f hren Sie anschlie end den Befehl aus Alternativ k nnen Sie das Dokument auch per Doppelklick auf das Datei Icon am Zeilenanfang ffnen oder den Befehl aus dem Kontextmen aufrufen Auch ein Klick auf den entsprechenden Button der Werkzeugleiste der Detailansicht ffnet das gew nschte Dokument Dokument drucken Um ein angebundenes Dokument direkt zu drucken f hren Sie 23 Dokument drucken im Men Verweisliste den Befehl Dokument drucken aus Zudem finden Sie in der Werkzeugleiste der Detailansicht einen entsprechenden Button Ll srg p Original zeigen In der Detailansicht steht Ihnen der Befehl Original zur original zeigen Verf gung mit dessen Hilfe Sie sich die urspr nglich angebundene Datei im Windows Explorer anzeigen lassen k nnen Angebundene Emails werden sofern sie sich noch im LlF4 Nachrichtenspeicher von Microsoft Outlook befinden mit Outlook angezeigt Angebundene Webseiten werden online in Ihrem Browser angezeigt Markieren Sie hierzu die betreffende Zeile in der Listenansicht und klicken dann auf den Button in der Werkzeugleiste Alternativ k nnen Sie diesen Befehl auch ber das Kontextmen oder die Funktionstaste F4 ausf hren sonst die Quellenangabe verloren geht und das Die Originaldatei darf nic
96. e zur Verf gung Neu aus Word Dokument Aus Microsoft Word einf gen und Struktur erzeugen ber das Plug In f r Microsoft Word Es empfiehlt sich in Microsoft Word Textmarken anzeigen zu lassen Die entsprechende Option Q k nnen Sie unter Extras Optionen Ansicht durch Setzen eines H kchens vor Textmarken aktivieren Neu aus Word Dokument W Neu aus Word Dokument Im Men Datei steht Ihnen dieser Befehl zur Verf gung mit dessen Hilfe Sie ein gegliedertes Word Dokument in eine Struktur eines neuen Normfall Projekts erstellen Ist noch keine Projektdatei geladen k nnen Sie auch auf den entsprechenden Button in der Werkzeugleiste klicken Folgendes Dialogfenster erscheint 2009 Normfall GmbH Benutzerleitfaden Aus Word importieren Quelle Einzulesender Text Gesamtes Dokument Optionen V Schrift Formatierung bernehmen aus Formatvorlage Standard aus Formatvorlage Textk rper Abbrechen 1 Klicken Sie unter Quelle auf Durchsuchen um die zu konvertierende Word Datei auszuw hlen Sie k nnen dabei entscheiden ob das gesamte Dokument selektierter Text oder ein Abschnitt nach einer bestimmten Textmarke konvertiert werden soll 2 W hlen Sie unter Optionen die Schriftformatierung aus die bernommen werden soll 3 Best tigen Sie per Klick auf OK 4 Ist ein Standardserver definiert und unter Extras Optionen Datenbankserverlis unter Anlegen neuer Pro
97. echner installiert so 179 2009 Normfall GmbH 180 Normfall Manager 4 1 Hilfe 6 2 6 2 1 gibt es folgende geringf gige Einschr nkung der Funktionalit t beim ffnen von Anbindungen des Typs Kommentar Da vom Reader nur die Anbindungstypen Seite und Ziel unterst tzt werden erzeugt der Normfall Manager auch bei Kommentar Anbindungen ein Ziel im PDF Dokument das Zoomfaktor und Bildausschnitt bezeichnet so dass der Reader dieses Ziel ansteuern kann Besteht aber in dem Moment da die Anbindung vorgenommen wird kein Schreibzugriff auf das Dokument so f llt dies weg und das Dokument kann im Reader nur seitengenau ge ffnet werden d h Zoomfaktor und Bildausschnitt werden nicht ber cksichtigt FAQ Zugriffskonflikte bei mehreren Benutzern Wenn andere Benutzer an den gleichen Daten wie Sie arbeiten kann es passieren dass die Software Ihnen einen Zugriffskonflikt meldet In diesem Fall wird die Anderung die Sie gerade vornehmen wollten abgebrochen Es gibt zwei Arten von Zugriffen Inhalts nderungen Items Daten und Struktur nderungen Nodes Daten Nur die Inhalts nderungen also Anderungen am Text sperren ein Element Strukturpunkt oder Zeile f r einen l ngeren Zeitraum Sperren bedeutet dass andere Benutzer keine Inhalts nderungen am gleichen Element vornehmen k nnen solange die Sperre gesetzt ist Sie k nnen das Element jedoch verschieben da hierbei lediglich kurz
98. efindet Alternativ k nnen Sie auch die Registerkarte Dokument ber das Men Verweisliste Ansicht einblenden lassen oder wahlweise die Tastenkombination Umschalt F6 dr cken Auf diese Weise werden stets die Anbindungen des auf der ersten Registerkarte gew hlten Dokuments angezeigt Unter der Registerkarte Projektordner finden Sie im Kontextmen zudem den Befehl Anbindungen der ebenfalls die Funktion Dokument verwalten ausf hrt AL EA Beispieldokument doc 10 Synchronkopien 7 Oberpunkt Beispiele f r Strafverteidiger Beispiele f r Zivilrechtler Und nun viel Erfolg mit dem Normfall Manager Weiterer Strukturpunkt Anbindungen Eingelesenes Word Dokument Strukturbeispiele f r den Einsatz des Normfall Managers in der Anwaltskanzlei Gericht Beh rden Chronologie a nh be On ht br e Rn nn ER Rt tn m A Sn pr Bine men he ge Sul m En ee the anne ah A en Abb Inhalt der aktiven Registerkarte Dokument In der Zeile mit dem Dokument Symbol sehen Sie das betreffende Dokument und eine Information dar ber ob Synchronkopien dazu vorliegen Darunter werden die entsprechenden Strukturpunkte angezeigt an die das Dokument angebunden ist Durch einen Klick auf das Minus Zeichen vor dem Datei Icon blenden Sie die Liste aus Klicken Sie in der Liste einen Strukturpunkt an wird der entsprechende Punkt farblich markiert Folgende Befehle in der Werkzeugleiste stehen Ihnen hier zur Verf gung Zur Fundstelle wechseln
99. ei als Unterpunkt im Strukturbaum angebunden Anbinden mehrerer Dateien Um mehrere Dokumente gleichzeitig anzubinden klicken Sie auf den Button Dateien anbinden Es erscheint ein Datei Auswahldialog in dem Sie durch Dr cken der Steuerungstaste Strg und gleichzeitiges Anklicken einzelne Dateien selektieren k nnen Um eine Liste mehrerer aufeinanderfolgender Dateien zu selektieren klicken Sie die erste Datei der Liste an dr cken die Umschalt Taste und klicken anschlie end die letzte Datei der Liste an so dass die gesamte Liste ausgew hlt ist In der Liste anbinden Klicken Sie anschlie end auf ffnen um die ausgew hlten Dateien am aktuell markierten Strukturpunkt in der Listenansicht anzubinden In der Struktur anbinden Um die Dateien in der Strukturansicht anzubinden dr cken Sie gleichzeitig zum Klicken auf ffnen die Steuerungstaste Strg Als Unterpunkte in der Struktur anbinden Um die Dateien als Unterpunkte zum aktuell gew hlten Strukturpunkt einzuf gen dr cken Sie gleichzeitig zum Klicken auf ffnen die Tasten Strg sowie Umschalt Befehle unter den Registerkarten Je nachdem welche Registerkarte in der Listenansicht ausgew hlt ist stehen unterschiedliche Funktionen zur Verf gung Nachfolgend geben wir einen kurzen tabellarischen berblick ber die zur Anbindung relevanten Befehle 5 Dateien anbinden CH Strg Umschalt A CH Strg ffnen CH Strg Umschalt ffnen
100. eien betrachten und ausdrucken k nnen F r die Acrobat Vollversion ab Version 7 bietet der Normfall Manager ein spezielles Plug In f r das zielgenaue Anbinden von Dokumenten 751 19 2009 Normfall GmbH 20 Normfall Manager 4 1 Hilfe 2 4 2 4 1 2 4 2 Das Scannen Falls Sie das Scannen selbst bernehmen m chten sollten Sie auf moderne Scanner zur ckgreifen die ber einen Mehrblatteinzug verf gen und schnell arbeiten Wenn Ihre Mitarbeiter damit t glich die gesamte eingehende Post und sonstige Unterlagen erfassen k nnen Sie bei nur geringem zus tzlichen Aufwand das papierlose B ro verwirklichen Die Vorteile berwiegen den daf r erforderlichen Aufwand bei weitem Es gibt auch Unternehmen die das Scannen vor Ort bernehmen Diese M glichkeit ist dann hilfreich wenn Sie gro e Dokumentenbest nde erfassen m ssen und dies wom glich in einer entfernten Stadt geschehen muss Die Texterkennung Bei geeigneten Vorlagen insbesondere bei Laserausdrucken k nnen Sie bei der Erfassung im Dateiformat PDF auch eine Texterkennung zuschalten Diese birgt wesentliche Vorteile Sie erm glicht es in den gescannten Dokumenten nach bestimmen Begriffen zu suchen Auch k nnen Sie dann wichtige Textstellen in den Text Editor des Managers kopieren Von dort k nnen Sie diese als Zitate unmittelbar in Ihre Schrifts tze z B Word Dokumente kopieren ohne das urspr ngliche Dokument erneut ffne
101. eien ein anderes Ablagesystem als f r Emails pflegen zu m ssen entf llt beim Einsatz des Normfall Managers Alle Dateien insbesondere Textdokumente k nnen Sie multidimensional anbinden Damit tr gt der Normfall Manager der Tatsache Rechnung da praktisch alle Textdokumente eine Mehrzahl von Aspekten behandeln Wollte man dem bei einer herk mmlichen Dokumentenverwaltung Rechnung tragen m sste man f r jeden Aspekt eine eigene Kopie erstellen was ganz unm glich w re Im Normfall Informationssystem wird dagegen jedes Dokument nur einmal abgespeichert und mit beliebig vielen Anbindungen an verschiedene Strukturpunkte versehen Ihre Dateien insbesondere Ihre Akten k nnen Sie an beliebig viele Strukturpunkte anbinden Das funktioniert mit ganzen 13 2009 Normfall GmbH 14 Normfall Manager 4 1 Hilfe Dokumenten ebenso wie mit einzelnen Textpassagen kurz mit allen relevanten Informationen Eigens geschaffene Normfall Plug Ins zu allen Microsoft Office Tools zu PDF Dateien und zu Internetseiten erleichtern Ihnen die Anbindung Daf r gen gt jeweils ein Mausklick Die Anbindungen k nnen Sie zielgenau vornehmen Wenn etwa auf Seite 85 einer Textdatei eine relevante Textstelle steht k nnen Sie diese gezielt anbinden Sp ter ffnet sich dann das Dokument auf Mausklick exakt an dieser Stelle Die Dateianzeige geschieht selbst bei sehr gro en Dateibest nden in Sekundenschnelle F r viele Anwe
102. einzelne Funktionstaste ohne Modifizierer Tasten f llt unter den verallgemeinernden Begriff der Tastenkombination Eine bersicht ber die Tastenkombinationen ist finden Sie im gleichnamigen Kapitel Modifizierer Tasten Eine Modifizierer Taste ist eine Taste auf der Tastatur die bis auf Ausnahmen keine eigene Funktion hat sondern zusammen mit einer anderen Taste gedr ckt wird um eine Tastenkombination auszuf hren Die wichtigsten Modifizierer Tasten sind die Beschreibung gilt f r das normale Layout einer B rotastatur nicht unbedingt f r Laptops 175 2009 Normfall GmbH 176 Normfall Manager 4 1 Hilfe Strg Steuerung befindet sich sowohl in der u eren linken und der u eren rechten Ecke unten auf der Tastatur Alt befindet sich links und rechts der Leertaste gro e Taste unten Besonderheit Die Alt Taste aktiviert das Hauptmen wenn bis zum Loslassen keine Befehlstaste gedr ckt wurde Umschalt hiermit ist die Taste gemeint die Sie verwenden um Gro buchstaben einzugeben Sie ist i d R durch einen Pfeil nach oben gekennzeichnet Tastaturfokus Wenn ein Element jee aktiviert ist besitzt es zumeist den Tastaturfokus Das bedeutet dass es von allen Elementen dasjenige ist das auf Tastatureingaben reagiert Sie klicken z B mit der Maus auf ein Textfeldi z2 um es zu aktivieren und die Texteinf gemarke Textcursor dort zu platzieren so dass Sie Text eingebe
103. ektordner befinden beim 2009 Normfall GmbH Benutzerleitfaden Anbinden automatisch dort abgespeichert werden Ist der Auto Ordner nicht aktiviert erscheint ein Dialogfenster mit dem Sie das Dokument im Projektordner abspeichern k nnen Es wird auf diese Weise eine Kopie im Projektordner erstellt mit der Sie k nftig weiter arbeiten k nnen Wie sehen Plug Ins aus Wurde der Normfall Manager bereits gestartet erscheinen die Plug Ins in Form einer Werkzeugleiste in der jeweiligen Anwendung und bieten typischerweise die folgenden Befehle Microsoft PowerPoint Microsoft PowerPoint Pr sentation neu 7 Datei Bearbeiten Ansicht Einf gen Format Extras OS A MENEE Al la Za Ce Normfall Manager GA Zur Liste LA Zur Struktur 65 S Falls der Normfall Manager noch nicht geladen wurde erscheint bei den Plug Ins f r das Microsoft Office Paket der Button Normfall Manager starten mit dessen Hilfe Sie die Anwendung laden k nnen een Be ET ET an EE aut E Normfall Manager starten 65 3 Plug Ins aktivieren und deaktivieren Installation Damit Sie ein Plug In verwenden k nnen muss es auf Ihrem Computer installiert sein Wenn Sie ber Administratorrechte auf dem Computer verf gen k nnen Sie die Installation und Deinstallation von Plug In schnell und bequem ber den Befehl Extras Plugin Installation 26 vornehmen Ein Ausblenden Sie k nnen die Werkzeugleiste va des Plug Ins in der jeweiligen
104. el der Online Hilfe zu erhalten Abbruch um den sofortigen Abbruch des Normfall Managers aller Anwendungsfenster zu erzwingen Fortsetzen um die Arbeit mit dem Normfall Manager fortzusetzen nderungen gehen aufgrund des Fehlers dabei nicht verloren 181 2009 Normfall GmbH 182 Normfall Manager 4 1 Hilfe Mit dem Befehl Beenden werden alle gleichzeitig geladenen Projektdateien geschlossen Es kann hierbei zu Besch digungen der Projektdateien kommen Bei Projekten auf einem Datenbankserver werden durch diesen Programmabbruch die zuletzt eingef gten Anderungen im Text Editor nicht gespeichert 2009 Normfall GmbH
105. elle4 normfall amp Wenn Sie in der Detailansicht zu einer Anbindung per Klick auf den Plus Button die Datei Info einblenden k nnen Sie auch hier im Feld Pos das Verweisziel gem o g Syntax manuell eintragen Plug In f r Microsoft Power Point Das Normfall Plug In f r Microsoft Power Point erm glicht es in Pr sentationen zielgenau auf Folien zu verweisen Im Kapitel Befehle in den Plug Ins ss wird die Grundfunktion der drei Anbindungsbefehle Normfall Manager Zur Liste und Zur Struktur erkl rt Diese erzeugen jeweils einen Verweis auf die aktuell ausgew hlte Folie Verwendung des Normfall Managers mit Microsoft PowerPoint f r Pr sentationen Mit Hilfe des Normfall Managers k nnen Sie Ihre Pr sentationen flexibler gestalten da sich einzelne Folien gezielt aufrufen lassen Sie k nnen jederzeit zu bereits pr sentierten Folien zur ckkehren oder auf Folien vorgreifen die erst an sp terer Stelle vorgesehen sind Folgende Vorgehensweise beschreibt das Szenario einer Pr sentation mittels Laptop und Beamer 1 Erstellen Sie mit Hilfe des Normfall Managers eine Gliederung Ihrer Pr sentation 2 Binden Sie die einzelnen Folien Ihrer Pr sentation an die thematisch korrespondierenden Strukturpunkte an F r die Pr sentation 3 Starten Sie den Normfall Manager 4 ffnen Sie die erste Folie der Pr sentation und starten in PowerPoint den Pr sentationsmodus mittels F5 Sie k nnen nun die einzelnen Folien der
106. em Desktop aktivieren Mit dieser Option k nnen Sie den Normfall Button i generell ein oder ausblenden Urspr nglichen Speicherort im Dateisystem merken Beim Anbinden von Dateien aus dem Dateisystem bernimmt der Normfall Manager automatisch die Information ber den urspr nglichen Speicherort der Datei Dieses Verhalten k nnen Sie hier deaktivieren Beachten Sie dabei dass dadurch mit Hilfe des Befehls Original anzeigen das urspr nglich abgespeicherte Dokument im Windows Explorer nicht mehr angezeigt werden kann F r andere Systeme wie z B Juris Anbindungen l sst sich diese Option nicht deaktivieren Datenbankserver Einstellungen Normfall x Allgemein Datenbankserver Ordner Sprache Anlegen neuer Projekte Meldungen As Datei Juris Anbinden Auf Datenbankserver O Fragen Weitere Projekt Aktuelles Projekt Server SQLExpress Neues Projekt Authentifizierung SQL Server Authentifizierung X Anmeldung sa Kennwort o Abbrechen bernehmen Folgende Einstellungen f r die Arbeit mit dem Datenbankserver h17 k nnen Sie hier vornehmen Anlegen neuer Projekte Sie haben hier die M glichkeit zu bestimmen wie beim Anlegen neuer Projekte mit Hilfe der Befehle Neues Projekt Neu aus Word Dokument oder Neu aus Ordnerstruktur verfahren werden soll es Als Datei Erstellt eine Projektdatei im Dateisystem e Auf Datenbankserver Legt ein neues Projekt auf dem Datenbankserver an 20
107. em SQL Server w hlen sofort automatisch gespeichert wird Ein manuelles Beachten Sie dass jede nderung eines Projekts Q Speichern von Anderungen an einer Struktur ist 2009 Normfall GmbH 124 Normfall Manager 4 1 Hilfe weder n tig noch m glich Vor ungewolltem L schen von Strukturpunkten oder Verweiszeilen Ihrer Struktur sch tzt Sie daher eine Sicherheitsabfrage vor jedem L schvorgang Schlie en Um die Arbeit an dem aktuellen Projekt zu beenden und es zu schlie en w hlen Sie den Befehl Schlie en Der Normfall Manager speichert automatisch alle vorgenommenen Anderungen und bleibt nach dem Schlie en eines Projekts weiterhin ge ffnet Beim Schlie en wird auch eine Sicherheitskopie des Projekts erstellt Diese Funktion k nnen Sie jedoch im Men Extras Optionen Struktur Aktuelle Struktur deaktivieren indem Sie das H kchen vor Beim Schlie en Sicherheitskopie anlegen durch Anklicken entfernen Text drucken Mit Hilfe des Befehls Text drucken k nnen Sie den Text des Text drucken aktuellen Text Editors ausdrucken Alternativ k nnen Sie im Text Editor auch das Kontextmen aufrufen und dort den Befehl ausf hren die Tastenkombination Strg p dr cken oder auf den FI stro Umschalt p entsprechenden Button in der Werkzeugleiste der Detailansicht klicken Die Druckeinstellungen z B Hoch oder Querformat k nnen Sie im Internet Explorer ber den Men befehl Seite einrichten a
108. em eine Liste aller aktiven Projekte W hlen Sie hier aus f r welches dieser Projekte die Anbindungsbox 77 ge ffnet werden soll sobald Sie den Button anklicken Halten Sie w hrend des Klickens auf ein Projekt die Umschalt Taste gedr ckt wird dieses Projekt lediglich aktiviert also in den Vordergrund geholt und nicht dessen Anbindungsbox aufgerufen Dort k nnen Sie dann eine Anbindung z B ber die Schnellanbindungs Listels oder den Befehlen auf einer der Historien Registerkarten 32 durchf hren 2009 Normfall GmbH 64 Normfall Manager 4 1 Hilfe Plug Ins f r das zielgenaue Anbinden von Dokumenten Was sind Plug Ins Der Normfall Manager bietet die M glichkeit sogenannte Plug Ins von engl to plug in einst pseln anschlie en auch Add Ins genannt zu installieren Plug Ins sind Erg nzungsmodule einer Software in diesem Fall des Normfall Managers die in andere Anwendungen eingeklinkt also integriert werden So k nnen Sie Plug Ins und Add Ins f r die Anwendungen Adobe _ Acrobat _ 7 0 Vollversion und h her sowie des Microsoft Office Pakets ab Version 2003 und den Microsoft Internet Explorer ab Version 7 0 installieren mit deren Hilfe Sie Dokumente und Dateien direkt aus der jeweiligen Anwendung heraus an Ihr Normfall Projekt anbinden k nnen Plugins zeigen sich typischerweise durch Einblenden einer neuen Werkzeugleiste im Anwendungsfenster der ande
109. en 16 Die Anbindungsbo8 EE 77 Anbinden aus externen Gvstemen ENEE 80 IER TELE 81 Das Speichern der Juris Zugangsdaten im Normfall Manager EN Das Anbinden mit dem Internet Explorer EN Das Anbinden mit anderen DBrowasenm 82 TT 83 Das Bearbeiten angebundener Dokumente 84 4 Umwandlung gegliederter Textdokumente unsrrsennesnnnnnnneennnnnnennnnnnnnennnnnnnnnnnnnannenennn anne 84 Normfall Struktur aus einem Word Dokument erzeugen nuusnsrsunsnnnennunnnennnnnnnnnnnnnnnnnunnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnn 84 Dokument aus Normfall Struktur erzeugen nuusnsssnssnnnennnnnnunnnnnnnnnnunnnennunnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnennnsnnnnnnennnnnennnnnn 87 5 Textbearbeitung 2 2 u 2 2 s0220u 2022 EES EEGENEN 91 Einf ge Optionen Text Editor 2 2 4 342s205 Eed EEEeE e 6 Verschieben und Kopieren Anbinden von Dateien durch Ziehen mit der Maus an ein Normfall Projekt Drag amp Drop in einem Normfall Projekt uusuusesnusesnnnnnnnennnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnunnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnn 2009 Normfall GmbH Normfall Manager 4 1 10 11 12 Einf gen von Inhalten per Kopieren und Einf gen uuuusssennennnennnennnnnnennunnnnnnnunnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnennnenn 95 Ei t ge alle EE 96 Einf ge Optionen Str kturansicht u rannte anime Be 96 Einf ge Optionen Listenansicht a ren
110. en da sie auf ein Original verweisen Im Text Editor sind also nur bei diesem Original Notizen m glich Einf ge Optionen Listenansicht Die Verweisliste enth lt alle Dokumente und Dateien die Sie zu einem bestimmten Strukturpunkt angebunden haben Ebenso wie Ihre Struktur k nnen Sie auch die Verweisliste flexibel gestalten und Ver nderungen anpassen So haben Sie die M glichkeit Zeilen aus der Verweisliste auszuschneiden oder zu kopieren diese befinden sich dann in der Zwischenablage vz und k nnen und an anderen Strukturpunkten eingef gt werden Je nachdem ob Sie auf den Befehl Einf gen aus dem Men Bearbeiten zur ckgreifen oder das Kontextmen verwenden stehen Ihnen hier verschiedene M glichkeiten zur Verf gung Verweiszeilen einf gen Ausgeschnittene oder kopierte Zeilen aus Ihrer Verweisliste k nnen Sie an anderen Strukturpunkten neu einf gen Klicken Sie hierzu den Ziel Strukturpunkt an und f hren dann den Befehl Einf gen aus dem Men Bearbeiten aus Alternativ k nnen Sie auch die Tastenkombination Strg v verwenden Erweiterte Einf ge Optionen Auch hier haben Sie die M glichkeit festzulegen als was die Verweiszeilen eingef gt werden sollen Zeile einf gen Die betreffenden Zeilen werden kopiert und an einem anderen Punkt eingef gt Synchronkopie wot Die betreffenden Zeilen werden kopiert eingef gt und in Synchronkopien umgewandelt Verkn pfung vw Die betreffenden Zeilen werden kopiert
111. en Ebene anzulegen k nnen Sie e den Befehl Neuer Unterpunkt ausf hren ICH Saer e auf das Icon in der Werkzeugleiste klicken e den gleichnamigen Befehl aus dem Kontextmen ausf hren e die Tastenkombination Strg F9 dr cken 2009 Normfall GmbH Referenz 133 5 1 4 Aus Microsoft Word einf gen Mit diesem Befehl k nnen Sie ein gegliedertes Word Dokument in ein aktuell ge ffnetes Projekt einf gen F r detaillierte Informationen lesen Sie im Abschnitt Umwandlung gegliederter Textdokumente ad das Kapitel Normfall Struktur aus einem Word Dokument erzeugen Si Befehle im Men Verweisliste Ansicht In diesem Untermen k nnen Sie die Listenansicht ausblenden a sowie die Registerkarten der Listenansicht ein bzw ausblenden Neuer Kommentar Mit dem Befehl Neuer Kommentar f gen Sie eine neue Zeile ohne Verweis auf ein Dokument in die Verweisliste ein Alternativ k nnen Sie auch innerhalb der Verweilsliste die rechte Maustaste dr cken und im Kontextmen den Befehl Neuer Kommentar w hlen oder die Funktionstaste F11 verwenden Der Mauszeiger muss dabei in der Listenansicht stehen Zeile n l schen Sie k nnen gleichzeitig mehrere Zeilen aus der Verweisliste l schen Klicken Sie hierzu die betreffenden Zeilen an so dass sie blau markiert sind Um mehrere Zeilen zu markieren halten Sie die Steuerungstaste Strg gedr ckt und klicken alle zu l schenden Zeilen an F hren Sie dann den Befehl Zei
112. en Sie ber den Button Original in der Werkzeugleiste der Detailansicht auf die Webseite und k nnen sie dort ebenfalls online betrachten Auf diese Weise nutzen Sie also im Grunde beide Funktionen Offline und Online Anbindung Weitere Informationen zu dieser Funktion finden Sie im Kapitel Original anzeigen s Um Webseiten auf diese Weise anzubinden greifen Sie auf die Funktionen in der Normfall Werkzeugleiste zur ck Im Kapitel Befehle in den Plug Ins ss wird die Grundfunktion der drei Anbindungsbefehle Normfall Manager Zur Liste und Zur Struktur erkl rt Plug In f r Adobe Acrobat Das Normfall Plug In f r Adobe Acrobat erm glicht es selbst in umfangreichen PDF Dokumenten von mehreren hundert Seiten zielgenauels Anbindungen von Seiten Kommentaren oder ganzen Text Passagen vorzunehmen Dar berhinaus bietet dieses Plug In auch die M glichkeit spezielle PDF Ziele engl Named Destinations anzubinden Ein solches Ziel bezeichnet nicht nur eine bestimmte Seite sondern einen genauen Bildausschnitt mit Zoom Faktor der beim Offnen des angebundenen Dokumentes wiederhergestellt wird Dieses Feature ist vor allem in den F llen hilfreich in denen z B sehr gro e Excel Sheets durch vielfache Verkleinerung in DIN A4 PDFs ausgegeben werden Die Anbindung solcher PDF Ziele ist die Standardeinstellung in diesem Plug In Da sie jedoch erst bei der Anbindung erstellt werden muss Schreibzugriff auf das anzubindende Dokument
113. en Sie hierbei dass die Unterpunkte eines Strukturpunkts nicht mit kopiert und neu eingef gt werden Um dies zu umgehen greifen Sie auf die Funktion der Verkn pfungli zur ck die Ihnen die M glichkeit bietet ein und dieselbe Teilstruktur an mehreren Stellen in der Baumstruktur anzuzeigen Den Status einer Synchronkopie verliert diese Gruppe erst wenn das vorletzte Element daraus gel scht wird und somit kein weiteres Element mehr vorliegt das synchron gehalten werden muss Dabei ist es irrelevant ob das urspr ngliche Original bestehen bleibt oder eine Kopie desselben Verkn pfung Anders als bei Synchronkopien ug haben Sie bei Verkn pfungen die M glichkeit auf andere Dokumente oder Strukturpunkte zu verweisen Es bietet sich an Verkn pfungen von Strukturpunkten einzuf gen wenn Sie in Ihrer Struktur z B sich berschneidende Gruppen von Personen definieren m chten Es existiert in Ihrer Struktur bereits eine Personenliste und jede Person wird durch einen eigenen Strukturpunkt repr sentiert z B Strukturpunkt Personen mit Unterpunkten Albers Baumann usw Um die Personen nun nach bestimmten Gesichtspunkten zu gruppieren oder sie anderen Strukturpunkten zuzuweisen erstellen Sie weitere Strukturpunkte z B Sachverst ndige Zeugen usw und f gen unter diesen Punkten Verkn pfungen zu den unter Personen gelisteten Namen ein Oder Sie m chten alle Teilnehmer einer Tagung in einem bestehenden Projekt e
114. en Sie im Feld Datum manuell das gew nschte Datum ein oder mit Hilfe des Kalenders Dieser wird aufgeklappt sobald Sie auf das Pfeilsymbol klicken gt Geben Sie der Anbindung einen alternativen Titel berschreiben Sie hierzu den im Feld Titel automatisch angegebenen Dateinamen gt Vermerken Sie Kommentare und Anmerkungen zu Ihrer Anbindung Tragen Sie diese in das Feld Notizen ein F r weitere detaillierte Informationen zur Anbindungsbox konsultieren Sie bitte den gleichnamigen Abschnitt im Kapitel Das Anbinden von Dateien e 2009 Normfall GmbH Einf hrung 3 3 4 Nach dem Anbinden sehen Sie im Normfall Anwendungsfenster rechts in der sogenannten Listenansicht den Strukturpunkt Gutachten und darunter das angebundene Dokument Im darunterliegenden Feld der Detailansicht sehen Sie die Informationen die Sie beim Anbinden gegebenenfalls eingetragen haben also z B Notizen H Neues Projekt Normfall Manager 4 0 Enterprise Datei Bearbeiten Struktur Verweisliste Extras na a Beispieldokument2 doc DIER RRE ER ap kekes D Beispiel Strukturpunkt Personen D Sachverst ndige H Zeugen E usw D Verfahren D Beweise D Gutachten D usw s Synchronkopien D Strukturpunkt L Proiektorsne LH Datei Eingang 2 Historie Projekt IZ Histori Neue Zeile X Zeile n l schen Q Dokumente exportieren RH ZIP Sende sl Datum Ti
115. en aus dem Men o Struktur Es ffnet sich in der Listenansicht eine neue Registerkarte mit dem Namen Neue Suche 2 Tragen Sie in das Feld Finde was den Suchbegriff ein z B CH Strg s 45 2009 Normfall GmbH 46 Normfall Manager 4 1 Hilfe den Dateinamen oder Teile davon Finde in Gesamtes Projekt Finde was aussage Los Neue Suche Ale W rter In Dokumenten Mind ein Wort O Genaue Zeichenkette Im Zeitraum Nur ganze W rter V Yon 03122007 Bis 21 01 2008 Der Normfall Manager unterscheidet hier nicht nach Gro und Kleinschreibung 3 Grenzen Sie die Suche zeitlich ein und setzen sie unter Im Zeitraum vor Von ein H kchen um die Kalenderfunktion zu nutzen Detaillierte Informationen zu den weiteren Suchkriterien erhalten Sie im Kapitel Suchen und Dnden was 4 Starten Sie die Suche durch Dr cken der Eingabetaste Enter oder klicken Sie alternativ auf Los Der Normfall Manager listet alle Suchergebnisse auf m G e D Dy 3 1 Zeile Datum Titel gt giwnae A n eilt nd Ah IAR ni ARA Da nel a anan l A RR A In unserem Beispiel wurde nach einer Datei mit dem Namen Aussage gesucht Gefunden wurde ein Word Dokument mit dem Dateinamen Aussage Bartel doc Links in der Strukturansicht wird der Strukturpunkt farblich gr n markiert an den das Dokument angebunden ist In unserem Beispiel ist es der Strukturpunkt Beweise ei CG BS RB sg Beis
116. enster S Lizenz zur Nutzung der Normfall Software Bitte geben Sie Ihre Lizenzinformationen ein Sollte das Programm Ihre Lizenz nicht auf Anhieb erkennen berpr fen Sie bitte die Seriennummer und stellen Sie sicher dass Ihr Name buchstabengetreu genauso geschrieben ist wie auf Ihrer Bestellung Lizenzschl ssel Firma Name oder Abteilung Vorname Titel Lizenz Nr Lizenz Typ Limit Tragen Sie hier die notwendigen Lizenz Informationen ein und best tigen Sie Ihre Eingaben per Klick auf OK 2009 Normfall GmbH Vorbereitung 2 4 4 Importieren bestehender Ordnerstrukturen Wenn Sie bereits Ordnerstrukturen haben in denen Sie Ihre Dokumente verwalten k nnen Sie die Ordnerstrukturen in Normfall Strukturen umwandeln lassen Die Ordnerstruktur selbst wird dabei nicht ver ndert sondern es wird eine Struktur erzeugt deren Strukturpunkte den existierenden Ordnern entsprechen und deren Verweiszeilen auf die in den Ordnern liegenden Dokumente verweisen Sie erhalten im Prinzip ein originalgetreues Abbild der Ordnerstruktur k nnen aber fortan die M glichkeiten des Normfall Managers nutzen Zur Vorbereitung sollten Sie sich berlegen auf welcher Ebene Sie die Umwandlung vornehmen wollen Wenn Sie z B eine Ordnerstruktur mit Kunden und Projekten haben wobei sich in einem Kunden Ordner typischerweise mehrere Projekt Ordner befinden stellt sich die Frage ob Sie f r jeden Kunden oder
117. er Sie die Ergebnisse entweder nach dem Datum oder nach dem Titel des Dokuments auf oder absteigend sortieren lassen k nnen Klicken Sie hierzu auf die Spalten berschrift Datum oder Titel Der zum Suchergebnis geh rige Strukturpunkt wird farblich hinterlegt wenn Sie in der Ergebnisliste die einzelnen Zeilen anklicken Der aktuell markierte Strukturpunkt der Strukturansicht bleibt ebenfalls farblich hinterlegt Nach der Suche stehen Ihnen in einer Werkzeugleiste folgende Befehle zur Verf gung Zur Fundstelle wechseln ish Die betreffende Datei wird im Zusammenhang mit ihrem Strukturpunkt angezeigt Dokumente exportieren Es werden Kopien der Dokumente in einem tempor ren Verzeichnis dem Export Ordner abgelegt Details finden Sie im Kapitel Dokumente exportierenlissi ZIP Komprimiert die gew hlten Dateien Senden an ffnet das Senden an Men mit dessen Hilfe die Dateien z B an einen Email Empf nger gesendet werden k nnen N heres siehe Kapitel Senden an Befehle hss F r eine Schnellsuche k nnen Sie auch direkt in das Textfeld der Werkzeugleiste einen Suchbegriff eingeben Um nur einen Teil des Projekts zu durchsuchen greifen Sie auf den Befehl Hier finden zur ck den Sie im Kontextmen hss des betreffenden Strukturpunkts ausf hren 2009 Normfall GmbH Benutzerleitfaden 4 8 2 4 8 3 In Text finden Verwenden Sie diesen Befehl aus dem Men Bearbeiten um nach Textstellen oder W
118. er ersten Zeile sehen Sie das betreffende Dokument und in Klammern die Information dar ber wieviele Synchronkopien davon vorhanden sind Darunter werden die Strukturpunkte angezeigt an denen die Synchronkopien angebunden sind Durch Klick auf das Minus Zeichen vor dem Datei Icon k nnen Sie die Liste ausblenden Klicken Sie die Elemente der Liste an wird links in der Strukturansicht der jeweils dazugeh rige Strukturpunkt farblich markiert Diese Liste hnelt in ihrem Aufbau der Liste Dokument os Per Klick auf Zur Fundstelle wechselnlish wird die betreffende Datei in der Listenansicht markiert und im Zusammenhang mit ihrem dazugeh rigen Strukturpunkt angezeigt Mit dem Befehl Alle Vorkommen l schen aus der Werkzeugleiste l schen Sie die komplette Gruppe der Synchronkopien Es folgt eine Dialogbox die auf alle Vorkommen der Synchronkopien hinweist und Sie auffordert den L sch Vorgang zu best tigen 107 C SC In Text finden m Strg f 3H Synchronkopien 2009 Normfall GmbH 108 Normfall Manager 4 1 Hilfe 4 8 4 Dokument verwalten Um einen berblick dar ber zu bekommen an welchen Strukturpunkten ein Dokument angebunden ist k nnen Sie sich mit der Funktion Dokument verwalten aus dem Men Verweisliste eine Liste hierzu anzeigen lassen Der Befehl bezieht sich immer auf das aktuell gew hlte Dokument und zwar unabh ngig davon welche Registerkarte sich momentan aktiv im Vordergrund b
119. eren Sie mit Hilfe dieses Befehls durch die Ordnerhierarchie Umbenennen Unter der Registerkarte Projektordner ist es mit dem Befehl Umbenennen m glich Dateien aus Ihrem Projektordner umzubenennen ohne dass sich dadurch die Verweise auf die angebundenen Dokumente ndern Ihrem Dateisystem also nicht ber diesen Befehl des Normfall Managers gehen die Verweise auf Ihre Anbindungen verloren ndern Sie Dateinamen angebundener Dokumente in Datei und alle Anbindungen l schen Dieser Befehl steht unter den Registerkarten Projektordner Datei und alle Anbindungen und Dokument zur Verf gung l schen Sie k nnen einzelne Dateien aus Ihrem Projekt damit l schen alle Verweise auf das Dokument sondern auch Unterpunkte und Unterzeilen der jeweiligen Verweise Dies ist besonders dann relevant wenn Dokumente als eigene Strukturpunkte in der Struktur angebunden wurden Datei und alle Anbindungen l schen entfernt nicht nur 2009 Normfall GmbH 156 Normfall Manager 4 1 Hilfe Verschieben Der Befehl Verschieben steht Ihnen unter dem Mlverschieben Registerkartenreiter Datei Eingang zur Verf gung und erm glicht es das aktuell gew hlte Dokument aus Ihrem Eingangs Ordner in den Projektordner ss zu verschieben und somit gleichzeitig an den aktuell markierten Strukturpunkt anzubinden Das Dokument wird dabei automatisch in den Auto Ordner verschoben Alternativ k nnen Sie diesen Befehl auch
120. erson der durch ein entsprechendes Icon z B ein M nnchen repr sentiert wird Setzen des Typs Um Strukturpunkten einen Typ zuzuweisen k nnen Sie entweder auf die im Normfall Manager eingebauten Typen zur ckgreifen oder eigene Icons verwenden W hlen Sie hierzu die betreffenden Strukturpunkte in der Strukturansicht aus und rufen Sie anschlie end im Men Struktur den Befehl Typ ndern auf Alternativ k nnen Sie auch die Tastenkombination Strg k dr cken oder den Befehl ber das Kontextmen ausw hlen Es wird daraufhin eine Liste aller verf gbaren Typen angezeigt aus der Sie den gew nschten Typ ausw hlen k nnen indem Sie ihn anklicken oder die Ziffer bzw den Buchstaben vor dem Strukturpunkttyp mit Hilfe der Tastatur eingeben z B 2 f r rot Verwenden eingebauter Typen Gehen Sie wie unter Setzen des Typs beschrieben vor um aus der Liste der eingebauten Typen den gew nschten Typ auszuw hlen Verwenden benutzerdefinierter Icons M chten Sie zus tzlich zu den eingebauten Typen eigene Strukturpunkttypen verwenden m ssen die entsprechenden Bilddateien in einem speziellen Ordner im Dateisystem abgespeichert und mit der Bezeichnung des Typs benannt werden den sie darstellen sollen Dieser Ordner kann beliebig viele Unterordner enthalten Damit Icons f r alle Benutzer eines Projekts angezeigt werden wird beim Setzen des Typs automatisch eine Kopie der betreffenden Bilddatei im Projektordner erzeugt Der
121. eutet dass Sie ber eine in der Breite erweiterte Arbeitsfl che verf gen die sich ber beide idealerweise nebeneinander aufgestellte Monitore erstreckt Verlassen Sie mit dem Mauszeiger den Bildschirmrand des ersten Monitors in Richtung des zweiten Monitors so wird Ihre Bewegung auf dem zweiten Monitor fortgef hrt Die Windows Taskleiste die Leiste am unteren Bildschirmrand wird bei der Verwendung des erweiterten Desktops auf dem Hauptmonitor angezeigt der zweite Monitor erscheint zun chst leer bzw zeigt lediglich ein Hintergrundbild an In der Regel steht der Zweitmonitor rechts vom Hauptmonitor Der Desktop wird dabei aus Sicht des Hauptmonitors nach rechts erweitert 109 2009 Normfall GmbH 110 Normfall Manager 4 1 Hilfe Erweiterter Desktop Hauptmonitor Zweitmonitor Um zwei Monitore an einem PC zu betreiben ben tigen Sie eine Grafikkarte mit zwei Monitorausg ngen Ihr Systembetreuer oder Fachh ndler wird Sie ber ein f r Ihren PC geeignetes Modell beraten falls Ihre Grafikkarte dies nicht unterst tzt und Sie eine Neuanschaffung in Betracht ziehen Wie Sie Ihre Grafikkarte f r die Verwendung des erweiterten Desktops konfigurieren h ngt in erster Linie vom Treiber Ihrer Grafikkarte ab Die n tigen Einstellungen finden Sie in der Bedienungsanleitung Ihrer Grafikkarte Bei der Verwendung des Normfall Managers mit zwei Monitoren empfiehlt es sich den Manager auf dem
122. ew hlt werden direkt in den Text Editor bernommen Ausw hlen Klicken Sie auf Ausw hlen um eine Datei von Ihrer Festplatte einem angeschlossenen Ger t oder einem anderen Computer Dateiserver zu w hlen Durchf hren der Anbindung Haben Sie eine Datei ausgew hlt k nnen Sie diese an einen oder mehrere Strukturpunkte gleichzeitig anbinden Hierzu setzen Sie ein H kchen in dem Kontrollk stchen vor dem jeweiligen Strukturpunkt links in der Strukturansicht Im rechten unteren Fenster der Anbindungsbox befindet sich au er den Buttons Alle entfernen und Anbinden ein Feld mit der Liste aller Strukturpunkte die Sie bisher ausgew hlt haben Diese Liste bleibt bis zur n chsten Anbindung erhalten So haben Sie die M glichkeit neue Unterpunkte f r eine Anbindung unter denselben bergeordneten Strukturpunkten wie z B Verfahren oder Personen auszuw hlen indem Sie auf das X hinter dem entsprechenden Punkt in der Liste klicken In der Strukturansicht wird dabei der bergeordnete Strukturpunkt markiert und das H kchen bei dem Punkt der letzten Anbindung entfernt Auf diese Art k nnen Sie schnell zwischen den Strukturpunkten navigieren an die Sie regelm ig Dateien anbinden m chten Einzelne gesetzte H kchen links in der Strukturansicht k nnen Sie manuell durch Anklicken entfernen Klicken Sie auf Alle entfernen wenn an keinen der ausgew hlten Strukturpunkte eine Datei angebunden werden soll und Sie eine neue A
123. f r jedes Projekt eine Normfall Struktur erstellen wollen Die richtige Granularit t ist in diesem Fall vermutlich das Projekt im Endeffekt liegt es jedoch in Ihrem Ermessen Wenn es viele Querverweise und gemeinsame Dokumente zwischen Projekten eines Kunden gibt k nnte es besser sein die Normfall Struktur auf der Ebene des Kunden anzusiedeln Sie verlieren dadurch aber die M glichkeit einen Kundenprojekt Ordner mitsamt seiner Normfall Projektdatei z B f r eine Pr sentation auf einen Speicherstick zu kopieren Sie m ssen immer mindestens den gesamten Kundenordner mitnehmen Es ist nicht erforderlich alle Ihre Ordnerstrukturen sofort zu konvertieren Sie k nnen damit warten bis Sie mit einer gegebenen Struktur arbeiten wollen Folgen Sie den Anweisungen im Abschnitt Neu aus Ordnerstruktur w in der Befehlsreferenz um die Konvertierung durchzuf hren 2009 Normfall GmbH 3 1 Einf hrung Einf hrung Der Aufbau des Anwendungsfensters Die folgende Abbildung zeigt das Anwendungsfenster die Benutzeroberfl che das Hauptfenster das Normfall Fenster des Normfall Managers mit einem ge ffneten Projekti dessen Name in der Titelleiste neben dem Normfall Icon zu sehen ist Erl uterungen zu den einzelnen Elementen finden Sie unterhalb A C Demo Normtali Manager 4 0 Enterprise ax B C Datei Gesten Struktur Verweisiste Exras SE Si ra L Beispieldokument doc JA Gogo am Em A 3 D
124. f ein Dokument zu verweisen Ein zielgenauer Verweis ist ein Verweis der sich nicht blo auf ein Dokument als ganzes bezieht sondern auf eine bestimmte Stelle so dass diese Stelle nach dem Offnen des Dokumentes sofort angezeigt wird Siehe auch Listenansicht Registerkarte Strukturpunkt a Projektordner Der Projektordner f r ein Projekt ist der Ordner in Ihrem Dateisystem der alle Dokumente enth lt die in dem Projekt angebunden sind Wenn Sie nicht mit einem Datenbankserver arbeiten enth lt der Projektordner au erdem die Projektdatei in der alle Daten des Projektes d h Struktur Verweiszeilen und Anmerkungstexte gespeichert sind Weitergehende Details hierzu finden Sie im Abschnitt Projektordner des Kapitels Spezielle Ordner ss Stammordner Der Normfall Stammordner auch Projekt Stammordner ist der Ordner in Ihrem Dateisystem der die Projektordner aller Projekte enth lt die Sie mit dem Normfall Manager verwalten Wir empfehlen diesen Ordner z B Normfall Projekte zu nennen und darin f r jedes Projekt einen Projektordner mit dem entsprechenden Namen anzulegen z B Bauprojekt Theresienh he Kaufvertrag Pepulator AG Prozess Huber Meier Weitergehende Details hierzu finden Sie im Abschnitt 2009 Normfall GmbH Einf hrung 3 3 3 3 1 Projektordner des Kapitels Spezielle Ordner ss Tutorial In den folgenden Kapiteln lernen Sie Schritt f r Schritt die grun
125. g des jeweiligen Anbindungsbefehls passiert Buttons des Plug Ins Outlook Element Element Typ Normfall Manager Zur Liste Zur Struktur Zum Eingangsordner Speichert die Speichert die Speichert die Mail im Normfall Mail im Normfall Mail im Normfall Projektordner ab Projektordner ab Projektordner ab gesendet empfangen ffnet die Bindet sie am F gt sie am Anbindungsbox aktuellen aktuellen Strukturpunkt an Strukturpunkt als Unterpunkt ein 2009 Normfall GmbH Benutzerleitfaden 69 zu versenden Notizen Kontakte Termine etc Sendet die Mail Speichert sie im Normfall Projektordner ab ffnet die Anbindungsbox ffnet die Anbindungsbox Erzeugt eine Verkn pfung Sendet die Mail Speichert sie im Normfall Projektordner ab Bindet sie am aktuellen Strukturpunkt an Erzeugt eine Verkn pfung in der Verweisliste des aktuellen Strukturpunkts Sendet die Mail Speichert sie im Normfall Projektordner ab Speichert das Element im Datei Eingangsordner ab F gt sie am aktuellen Strukturpunkt als Unterpunkt ein Erzeugt am aktuellen Strukturpunkt eine Verkn pfung als Unterpunkt Hinweis zum Anbinden aus dem Entw rfe Ordner Versendbare Elemente k nnen aus diesem Ordner nicht direkt angebunden werden Dies ist an den inaktiven Plug In Befehlen in der Outlook Werkzeugleiste erkennbar Das Anbinden wird
126. gen des Projekt Stammordners Nach erfolgreichem Anlegen einer Datenbank k nnen Sie per Klick auf Ausw hlen den Projekt Stammordner bestimmen LI Server verwalten xJ Server server SQLExpress Ausw hlen Projekt Stammordner Q SQL Projekte Ausw hlen Datenbankschema 4 00 0162 Als Administrator anmelden Neueste Version 4 00 0162 Server verwalten Microsoft SQL Server Express Edition with Advanced Services Version 9 00 3042 00 File Version SQL Server Windows NT 2005 090 3042 00 Normfall Datenbank anlegen Anlegen Normfall Datenbank l schen L schen Windows Benutzergruppen die Zugriff auf die Datenbank haben sollen Vollzugriff VORDEFINIERT Benutzer Zur cksetzen Nur lesen Ausw hlen er Tr Dieser Ordner ist ein unverbindlicher Stammordner f r alle Projektordner d h beim Anlegen eines neuen Projekts wird standardm ig der neue Projektordner als Unterordner des Projekt Stammordners festgelegt der Unterordner tr gt den Namen des Projekts Beim Anlegen eines Projekts durch den Benutzer l sst sich dieser Ordner jedoch ndern Die Angabe des Projekt Stammordners wird dringend empfohlen um eine einheitliche Ablagestruktur der Projektordner im Dateisystem zu unterst tzen L schen einer Datenbank Zum L schen einer Datenbank m ssen Sie als Administrator angemeldet sein Hierbei darf die Datenbank bei keinem Benutzer in Gebrauch sein 2009 Normfall GmbH 116
127. gig zu machen Alternativ k nnen Sie auch auf die Icons in der Werkzeugleiste klicken oder die Tastenkombination Strg Umschalt und z verwenden Wiederherstellen Aktion Klicken Sie auf Wiederholen um einen Befehl erneut auszuf hren der eine Anderung an der Struktur oder in den Verweislisten zur Folge hatte Alternativ k nnen Sie auch auf die Icons in der Werkzeugleiste klicken oder die Tastenkombination Strg Umschalt und y dr cken R ckg ngig Text Mit diesem Befehl k nnen Sie nderungen an einem Strukturpunkt oder einer Zeile r ckg ngig machen Alternativ dazu k nnen Sie die Befehle auch per Tastenkombination ausf hren Text nderungen im Text Editor lassen sich auf diese Weise ebenfalls r ckg ngig machen Zudem k nnen Sie hierf r die Icons in der Werkzeugleiste der Detailansicht f r die Textbearbeitung nutzen Wiederherstellen Text Mit diesem Befehl k nnen Sie nderungen an einem Strukturpunkt oder einer Zeile wiederherstellen Alternativ dazu k nnen Sie die Befehle auch per Tastenkombination ausf hren Text nderungen im Text Editor lassen sich auf diese Weise ebenfalls wiederholen Zudem k nnen Sie hierf r die Icons in der a Zur ck CH Alt links D Vor CH Alt rechts ei R ckg ngig a Strg Umschalt z Wiederherstellen j Strg Umschalt y A R ckg ngig j Strg z Wiederherstellen l stg y 2009 Normfall GmbH Referenz 129 Werkze
128. her Die NET Plattform von Microsoft ist eine Umgebung zum Ausf hren von Programmen auf Basis einer virtuellen Maschine ein durch Java eingef hrtes Konzept Bei Windows Vista und Windows 7 ist sie im Lieferumfang enthalten bei Windows XP jedoch nicht Der Normfall Manager 4 ben tigt die NET Plattform in der Version 2 0 oder h her Ob k nftige Versionen ebenfalls kompatibel sein werden steht zum Zeitpunkt der Erstellung des Handbuches noch nicht fest Wenn die NET Plattform auf Ihrem Computer noch nicht installiert ist werden Sie von der Installationsroutine des Normfall Managers zu deren Installation aufgefordert Sie k nnen das Installationspaket der NET Plattform direkt bei Microsoft in der gew nschten Sprachversion herunterladen Jet und MDAC Das dateibasierte Datenbank Managementsystem DBMS Jet 4 0 und die Datenzugriffskomponenten MDAC von Microsoft werden in allen unterst tzen Windows Versionen bereits mitgeliefert Stellen Sie sicher dass Sie das neueste Service Pack f r Ihre Windows Version verwenden damit sie auch ber die neuesten Versionen von Jet und MDAC verf gen In seltenen F llen k nnen diese Komponenten z B durch fehlerhafte Installationsroutinen von Drittsoftware besch digt werden so dass auch der Normfall Manager dann nicht mehr richtig l uft Im Internet gibt es zum Zeitpunkt der Handbuch Erstellung leicht zu findende Seiten die ber die Reparatur eines besch digten MDAC informieren
129. her Konflikte da ein Strukturpunkt der verschoben wird alle ihm an der Einf gestelle bergeordneten Punkte sperrt um sicher zu sein dass er nicht unter einem Strukturpunkt eingef gt wird der zwischenzeitlich durch Anderungen eines anderen Benutzers sein Unterpunkt geworden ist An der Einf gestelle werden zudem alle lteren Geschwister gesperrt da sich ihre Position Abstand vom ersten Geschwister ver ndert nderungen an der Struktur werden nicht sofort bei allen anderen Benutzern sichtbar Erst wenn diese selbst eine Struktur nderung durchf hren oder den Aktualisieren Befehl im Men Datei anwenden sehen sie Ihre Anderungen Fehlermeldungen Es kann bei der Arbeit mit dem Normfall Manager aufgrund unbekannter Probleme zu Fehlermeldungen hnlich der unten abgebildeten kommen 1 Fehlerbericht ES Der folgende Fehler ist aufgetreten This is what an error message would look like if there were an error sn Mey Emai 11 Dis E Abbruch Klicken Sie auf die Schaltfl che Mehr um Detailinformationen zum aufgetretenen Fehler einzublenden Die hier angezeigten Daten sind beispielsweise hilfreich wenn Sie unseren Telefonsupport kontaktieren m chten und in diesem Zusammenhang nach weiteren Informationen gefragt werden E Mail um den erzeugten Fehlerbericht direkt per E Mail an support normfall de zu senden Hilfe um allgemeine Informationen zu Fehlerberichten in dem entsprechenden Kapit
130. hlen im Men Struktur den Befehl Strukturpunkt e ICH l schen 3 oder f hren ihn ber die Tastenkombination Umsehalt Enti Umschalt Entf aus Um mehrere Strukturpunkte gleichzeitig zu l schen markieren Sie diese zun chst indem Sie die Steuerungstaste Strg gedr ckt halten und die betreffenden Punkte anklicken Beachten Sie aber dass immer nur Punkte derselben Ebene gleichzeitig markiert werden k nnen Mehr dazu erfahren Sie im Kapitel Mehrfachmarkierung von Verweiszeilen oder Strukturpunkten 331 Strukturpunkte verschieben f Auf Um einen Strukturpunkt innerhalb einer Ebene um eine Position py nach oben oder unten zu verschieben markieren Sie ihn und w hlen im Men Struktur die Befehle Auf bzw Ab 4 oder dr cken Sie die Funktionstasten F7 Auf bzw F8 Ab 3 Ab L Fs Das Pluszeichen vor einem Strukturpunkt deutet an dass Unterpunkte vorhanden sind Klicken Sie auf das Pluszeichen um die Unterpunkte aufzuklappen Durch Klick auf das Minuszeichen schlie en Sie die Liste wieder Sie k nnen beliebig viele Strukturpunkte und Unterpunkte erstellen und diese je nach Bedarf neu positionieren In der Gestaltung der Struktur sind Sie also vollkommen flexibel Im n chsten Kapitel des Tutorials erfahren Sie wie Sie Dokumente in die Struktur einpflegen 42 2009 Normfall GmbH 42 Normfall Manager 4 1 Hilfe 3 3 3 Typ ndern Sie k nnen verschiedene Strukturpunkttypen definieren w Mar
131. ht verschoben werden da Q Original somit nicht mehr angezeigt werden kann Windows Explorer Mit dem Befehl Windows Explorer k nnen Sie exakt den Ordner WA windows Explorer im Windows Explorer ffnen der die betreffende Datei enth lt Diese Datei wird dort automatisch ausgew hlt m Auf die Funktion des Windows Explorers k nnen Sie nicht nur Se unter der Registerkarte Strukturpunkt zur ckgreifen sondern 2009 Normfall GmbH Referenz 135 auch unter Historie Projekt und Historie sonstige Auf diese Weise lassen sich einzelne Dokumente auch in Ordnern mit zahlreichen Dateien schnell finden Alternativ zum Men befehl k nnen Sie auch die Funktionstaste F6 verwenden Dokument verwalten Um sich einen berblick dar ber zu verschaffen an welchen Dokument Strukturpunkten ein Dokument angebunden ist greifen Sie auf diese Funktion zur ck die Sie auch mit Hilfe der ze Tastenkombination Umschalt F6 aufrufen k nnen Alternativ IL Strg Umschalt F6 k nnen Sie auch die Registerkarte Dokument einblenden N heres finden Sie im Abschnitt Dokument verwalten hos Dokumente exportieren Um angebundene Dateien au erhalb des Normfall Managers zu Dokumente exportieren nutzen z B um sie Dritten zur Verf gung zu stellen exportieren Sie diese einfach mit Hilfe der Export Funktion Auf diese Funktion k nnen Sie sowohl in der Listenansicht als auch in der Such Ansicht zugreifen also mit
132. icken auf das Steuerelement loszulassen das das ffnen ausl st Das neu geladene Projekt wird dann in einem neuen Fenster ge ffnet Die Liste zuletzt verwendeter Projekte wird in allen parallel ge ffneten Programmfenstern des Normfall Manager 4 synchronisiert Beenden Um die Arbeit mit dem Normfall Manager abzuschlie en klicken Sie auf Beenden nderungen an Ihrem Projekt werden automatisch gespeichert 5 1 2 Befehle im Men Bearbeiten 127 2009 Normfall GmbH 128 Normfall Manager 4 1 Hilfe Zur ck Beim Navigieren durch Ihre Struktur oder die Verweisliste merkt sich der Normfall Manager die Reihenfolge der von Ihnen angew hlten Punkte oder Zeilen Klicken Sie auf Zur ck um in der Historie r ckw rts zu bl ttern Alternativ dazu k nnen Sie auch auf die dazugeh rigen Schaltfl chen in der Werkzeugleiste klicken oder Tastenkombinationen verwenden Vor Beim Navigieren durch Ihre Struktur oder die Verweisliste merkt sich der Normfall Manager die Reihenfolge der von Ihnen angew hlten Punkte oder Zeilen Klicken Sie Vor um in der Historie vorw rts zu bl ttern Alternativ dazu k nnen Sie auch auf die dazugeh rigen Schaltfl chen in der Werkzeugleiste klicken oder Tastenkombinationen verwenden R ckg ngig Aktion Klicken Sie auf R ckg ngig um die zuletzt ausgef hrte Struktur nderung z B Anlegen L schen eines neuen Strukturpunkts oder einer neuen Zeile r ckg n
133. ie im Abschnitt Hyperlink ae Die Nummer k nnen Sie durch einen beliebigen Namen ersetzen indem Sie den Namen in das Textfeld eingeben und auf OK klicken Da bereits existierende Hyperlinks durch eine nderung des eindeutigen Projektnamens verloren gehen erscheint ein Dialogfenster mit einem entsprechenden Hinweis 2009 Normfall GmbH 126 Normfall Manager 4 1 Hilfe Neuen eindeutigen Projektnamen best tigen Wenn Sie bereits Hyperlinks auf das Projekt erzeugt haben werden diese auf das AA Projekt mit dem alten Namen verweisen Das gilt auch f r Hyperlinks innerhalb des Projekts egal ob als Verweiszeilen oder im Anmerkungstext Fortfahren mit Vergabe des neuen Strukturnamen ce Nicht mehr anzeigen kann unter Extras Optionen zur ckgesetztwerden Best tigen Sie mit Klick auf OK die nderung des Namens oder brechen Sie die Aktion ggf ab ber den Button Garantiert eindeutigen Namen vorschlagen k nnen Sie eine bestehende Projekt ID ebenfalls ndern Listenansicht standardm ig ausblenden Mit diesem Befehl l sst sich die Listenansicht standardm ig ausblenden ber Extras Optionen k nnen Sie die Einstellung jedoch jederzeit ndern Siehe Kapitel Ein und Ausblenden der Listenansicht F r Projekte auf einem Datenbankserverii2 werden folgende zus tzliche Informationen zu den Eigenschaften angezeigt Name Der Projektname wird hier angezeigt Kategorie Sofern da
134. ie diesen Befehl wenn in Ihrer Struktur bereits ein Punkt ausgew hlt ist und die Anbindung des Dokuments als Verweiszeile s an diesem Strukturpunkt vorgenommen werden soll Zur Struktur W hlen Sie diesen Befehl wenn in Ihrer Struktur bereits ein Punkt ausgew hlt ist und das Dokument als Strukturpunkt ze nach dem aktuell gew hlten Punkt angebunden werden soll Halten Sie die UMSCHALT Taste w hrend dieses Vorgangs ausreichend lange gedr ckt so wird der Strukturpunkt als Unterpunkt erzeugt Wenn das anzubindende Dokument noch nicht im Projektordner liegt wird es beim Anbinden dort gespeichert Dies hat bei den Office Plug Ins au er Outlook den gleichen Effekt wie der Speichern unter Befehl d h Sie arbeiten mit der Kopie im Projektordner weiter u Normfall Manager starten ta Normfall Manager AA Zur Liste AA Zur Struktur N 2009 Normfall GmbH Benutzerleitfaden 67 Plug In f r Microsoft Outlook Arten von Outlook Fenstern Outlook hat ein Hauptfenster und ffnet ein eigenes Fenster f r jedes sogenannte Element Ein Element kann z B eine Email ein Kontakt eine Notiz oder ein Termin sein Die Werkzeugleiste des Plug Ins ist in beiden Arten von Fenstern enthalten Im Hauptfenster lassen sich einige der Plug In Befehle auf mehrere markierte Listenelemente gleichzeitig anwenden Es wird versucht f r jeden Element Typ die optimale Art der Anbindung zu finden ungesendete Emails werden
135. ieren Sie sich auf unserer Webseite oder wenden Sie sich an den Support Der Microsoft SQL Server 2005 wird unter anderem in einer kostenlosen Express Variante angeboten die auf Servern und normalen Computern installierbar ist und f r Teams und kleine Firmen als Datenbankserver ausreichend sein kann 2009 Normfall GmbH Benutzerleitfaden Bevor Sie sich f r die Speicherung Ihrer Projekte auf dem Datenbankserver entscheiden bedenken Sie die folgenden Nachteile e Die Verwaltung von Projekten auf dem Datenbankserver ist weniger flexibel als im Dateisystem Eine Ordnerstruktur steht nicht zur Verf gung lediglich eine Kategorisierung Der Transport von Projektdaten z B per Datentr ger gestaltet sich schwieriger da an jeder Systemgrenze ein Import bzw Export aus dem in das Dateisystem stattfinden muss Die Einheit von Projektdaten und angebundenen Dokumenten im Projektordner ist aufgehoben W hrend Sie einen Projektordner mit Projektdatei beliebig auf Ihrem System bewegen k nnen m ssen Sie beim Einsatz des Servers nach einer Verschiebung des Projektordners mit den angebundenen Dateien den neuen Speicherort des Projekordners f r die Struktur angeben e Das automatische Backup System des Normfall Managers greift auf dem Datenbankserver nicht Sie m ssen f r ein regelm iges Backup des Servers Sorge tragen Au er in besonderen Szenarien wo Projektdaten besonders h ufig zwischen Systemen zu bewegen
136. ift key is pressed V Always use Normfall PDF Editor for opening PDF documents if installed o Jl cane Il apy Hier sind folgende Einstellungen zu Hinweisen und Operationen des Normfall Managers m glich Hinweise 2009 Normfall GmbH 150 Normfall Manager 4 1 Hilfe Hier k nnen Sie festlegen ob Men und Dialog Hinweise angezeigt werden sollen Die Hinweise enthalten kurze Hilfestellungen zu den jeweiligen Steuerelementen weswegen es sich empfiehlt diese beiden Optionen zu aktivieren solange man sich mit der Funktionsweise des Normfall Managers vertraut macht Bei Einf gen von formatiertem Text bernehmen Beim Einf gen formatierter Texte in den Text Editor haben Sie die M glichkeit zwischen unterschiedlichen Formatierungen zu w hlen e Originalformatierungen e F r Bearbeitung unterst tzte Formatierungen empfohlen e Text unformatiert bernehmen N here Informationen hierzu finden Sie im Kapitel Einf ge Optionen in der Detailansicht e Strukturpunkt Typen Hier k nnen Sie f r Strukturpunkt Typenlies das eingebaute Standard Icon Set einblenden Datumsfeld autom vorbelegen bei Mit dieser Einstellung k nnen Sie festlegen ob beim Anbinden von Dokumenten neuen Kommentaren oder Strukturpunkten standardm ig deaktiviert automatisch das aktuelle Datum im Datumsfeld angegeben wird Projekte in neuem Fenster ffnen Sie haben hier die M glichkeit festzulegen
137. igen w hlen Sie es aus und klicken Sie auf den nebenstehenden Befehl Anbindungsbox ss Um ein Dokument direkt in der Listen oder Baumansicht anzubinden verwenden Sie die beiden nachfolgend erl uterten Buttons Zur Liste und Zur Struktur Diese finden Sie ebenfalls in den Werkzeugleisten der Plug Ins ee und bieten dieselbe Fuktionalit t Je nach Speicherort werden die Dateien dieser Liste unterschiedlich farblich hervorgehoben Dateien die sich im Projektordner befinden werden lila markiert Externe Dokumente wie z B Outlook Verkn pfungen oder Juris Dokumente werden hellblau markiert Dokumente die sich nicht im Projektordner befinden werden wei hervorgehoben Zur Liste Mit dieser Funktion binden Sie das gew nschte Dokument aus der Auswahlliste s o direkt am aktuell gew hlten Strukturpunkt in der Listenansicht an Zur Struktur Mit diesem Befehl wird das betreffende Dokument aus der ZE Zur Liste AA Zur Struktur 61 2009 Normfall GmbH 62 Normfall Manager 4 1 Hilfe Auswahlliste als Strukturpunkt in der Strukturansicht eingef gt Eine in der Struktur angebundene Datei k nnen Sie jederzeit in eine Zeile der Verweisliste umwandeln ebenso wie Sie eine Zeile in einen Strukturpunkt konvertieren k nnen Wie Sie dazu vorgehen erfahren Sie im Abschnitt Zeilen Umwandlung 11001 Halten Sie bei der Anbindung ber diesen Button die Umschalt Taste gedr ckt wird die Dat
138. ik ein Alsbald erkennen Sie da Ihr Gegenstand eine Reihe von verschiedenen Aspekten aufweist Da sind etwa Personenaspekte Sachverhaltsaspekte rechtliche Aspekte literarische Aspekte technische Aspekte wirtschaftliche Aspekte sthetische Aspekte und vieles weitere mehr Diesen Aspekten geben Sie Namen und zwar m glichst sprechende Namen damit Sie sich rasch orientieren k nnen Sie nennen diese Aspekte etwa Sachverhalt Personen M ller Baum ngel L rmschutz Meier Stand der Technik Beweislast Erfindungsh he Plagiat Grenzwert Ereignisse Rechtslage Streitfall Ziele Interessen und dergleichen mehr Die Aspekte sind regelm ig Teilausschnitte von bergeordneten Aspekten Mitunter geh ren zu ihnen auch Unteraspekte Es bilden sich Aspekthierarchien M ller ist beispielsweise einer von mehreren Gutachtern bergeordneter Aspekt und zu ihm 11 2009 Normfall GmbH 12 Normfall Manager 4 1 Hilfe geh ren Unteraspekte wie Auftrag Vertrag Gutachteninhalt undsoweiter Die Gutachter sind wiederum ein Ausschnitt aus einer Personengruppe der auch andere Gruppen angeh ren etwa Rechtsanw lte Systemanalytiker Zeugen Auftraggeber und dergleichen mehr Zwischen allen Aspekten Ihres Gegenstandes bestehen Beziehungen Aspekte Elemente und Beziehungen Relationen ergeben eine Struktur Diese ist zun chst noch sehr grob Bei
139. in Schrifts tze o A zu kopieren Ebenso k nnen Sie z B Elemente aus Microsoft Outlook an Strukturpunkten anbinden oder in die verschiedenen Listenansichten kopieren Markieren Sie hierf r den gew nschten Text und kopieren Sie ihn mittels der Tastenkombination Strg c F gen Sie ihn per Strg van der gew nschten Stelle wieder ein Weitergehende Informationen zu den Einf ge Optionen s finden Sie im gleichnamigen Kapitel Mit diesem Befehl k nnen Sie auch Dateien aus der Verweisliste in beliebige Verzeichnisse des Windows Explorers kopieren Markieren und kopieren Sie hierf r die gew nschten Zeilen in der Listenansicht und f gen Sie diese anschlie end im Windows Explorer in das gew nschte Verzeichnis CH Strg c CH Strg v 95 2009 Normfall GmbH 96 Normfall Manager 4 1 Hilfe Einf ge Optionen Nach dem Ausschneiden oder Kopieren von Strukturpunkten Verweizeilen und Textstellen befinden sich diese Elemente in der Zwischenablage Es stehen Ihnen vielf ltige M glichkeiten zur Verf gung die Objekte an anderer Stelle einzuf gen Sie k nnen z B Synchronkopienlio oder Verkn pfungen toi s Kapitel Erweiterte Strukturierungsfunktionen o 1 der einzelnen Elemente erstellen sie als Unterpunkte oder als neue Wurzelstrukturpunkte einf gen In der Gestaltung Ihrer Struktur sind Sie somit absolut flexibel und k nnen neue Entwicklungen oder nderungen sofort umsetzen und Ihre St
140. in ausblenden Men Ansicht aufrufen Umbenennen der Zeile Dokument anzeigen Windows Explorer aufrufen Registerkarte anzeigen Synchronkopien tempor r Registerkarte Historie anzeigen Projekt tempor r Registerkarte Historie sonstige tempor r anzeigen Registerkarte Dokument anzeigen Registerkarte wechseln Original anzeigen Neuer Kommentar Verweis anf gen Verweiszeile in Strukturpunkt umwandeln Zur Fundstelle wechseln Bindet das in der Liste aktuell gew hlte Dokument am markierten Strukturpunkt an 2009 Normfall GmbH Referenz 165 Strg links iss In Dateiliste unter der Registerkarte Datei Bindet eine Kopie des in der Liste aktuell Eingang gew hlten Dokuments am markierten Strg Umschalt links Strukturpunkt an In Dateiliste die Liste unter den ffnet die Anbindungsbox in der Dateiliste Registerkarten Projektordner Datei Eingang Historie Projekt und Historie sonstige Strg Alt links 77 5 2 4 Tastenkombinationen in der Detailansicht Strg v F gt kopierten ausgeschnittenen Text ein Hinweis Die Formatierung des eingef gten Textes k nnen Sie unter Extras Optionen Weitere festlegen 5 2 5 Kombinationen f r Tastatur und Maus Aktionen Gig a Kopiert das gezogene Element Umschalt Erstellt eine Synchronkopie des gezogenen Elements Strg Umschalt Erstellt eine Verkn pfung des gezogenen Elements Strg Umscha
141. in der Sie die Liste sortieren m chten Erneutes Anklicken erm glicht der Wechsel zwischen auf und absteigender Sortierung Um nach mehreren Kriterien zu sortieren z B nach Datum und innerhalb dessen nach Dokumentenititel klicken Sie zun chst auf die Spalte Datum dr cken dann die Umschalt Taste und klicken auf die Spalte Titel An den kleinen Pfeilen in der Spalten berschrift ist die auf oder absteigende Sortierung der jeweiligen Spalte erkennbar Um die Sortierung der Listenansicht g nzlich zu deaktivieren klicken Sie auf die linke obere Ecke der Tabelle in der die Zeilenanzahl angezeigt wird VAIG OQ BEBOJ D Strukturpunkt EI Projektordner NM Neuer Kommentar XK Zeile n sd Datum Abb Deaktivieren der Sortierfunktion Mehrfachmarkierung von Verweiszeilen oder Strukturpunkten Mehrere Verweiszeilen k nnen Sie gleichzeitig markieren indem Sie die Taste Strg gedr ckt halten und mit dem Mauszeiger auf das graue Quadrat am Zeilenanfang der betreffenden Zeilen klicken Das Zeilenauswahlfeld erkennbar an dem blauen Pfeil am Zeilenanfang 7 kennzeichnet dabei stets die aktuell gew hlte Zeile Auf dieselbe Weise markieren Sie mehrere Strukturpunkte Halten Sie die Taste Strg gedr ckt und klicken Sie die betreffenden Strukturpunkte an Beachten Sie jedoch dass immer nur Strukturpunkte derselben Ebene gleichzeitig markiert werden k nnen Alternativ k nnen Sie auch nach Wahl der ersten Verweiszeile
142. inden zur Verf gung Unter dieser Registerkarte werden alle Dokumente aufgelistet die auf Ihrem System zuletzt verwendet wurden unabh ngig von Ihrer Arbeit mit dem Normfall Manager Die Dokumente werden bei diesem Vorgang automatisch in den Auto Ordner kopiert 2009 Normfall GmbH Referenz 157 Alternativ l sst sich dieser Befehl auch ber das Kontextmen ausf hren Zur Fundstelle wechseln Der Befehl Zur Fundstelle wechseln steht Ihnen unter den zur Fundstelle wechseln Registerkarten Dokument Neue Suche sowie Synchronkopien zur Verf gung W hlen Sie in der jeweiligen Liste das gew nschte Element aus und klicken Sie auf den Button in der Werkzeugleiste um in der Strukturansicht direkt zu der Stelle zu gelangen an der das Dokument angebunden ist Alle Vorkommen l schen Dieser Befehl steht Ihnen unter der Registerkarte Alle Vorkommen l schen Synchronkopien zur Verf gung und erm glicht es die Gruppe aller Synchronkopien einer Datei zu l schen Vor dem definitiven L sch Vorgang fordert Sie eine Dialogbox die auf alle Vorkommen der Synchronkopien hinweist zur Best tigung des Befehls auf Synchronkopien anzeigen Mit dieser Funktion k nnen Sie sich eine Liste aller si synchronkopien vorkommenden Synchronkopien einer Datei oder eines Strukturpunkts anzeigen lassen Der Befehl ist nicht ber ein Men ausf hrbar sondern nur durch Einblenden der Registerkarte 3 Synchronkopie
143. inf hrung A Normfall Anbindungen erzeugen x a RH im Eilter Dokument e D Beispiel strukturpund lBeispieldokument2doc v Ausw hlen Personen die D Sachverst ndige Ziel innerhalb des Dokumentes VI Zeugen Textmarke X D usw D Verfahren Datum Titel v E Beweise Y Beispieldokument2doc D Gutachten D usw Notizen CS Normal v Verdana i2 10pt xs Fg U 2 E32 EESEFFBARA Klicken Sie auf X um einen anderen Strukturpunkt beim selben Oberpunkt auszuw hlen Alosntiemen Personenszeugen X Beweise X Abbrechen Anbinden 2 W hlen Sie im oberen Teil der rechten H lfte ber das Feld Dokument die anzubindende Datei aus Die momentan ge ffnete Datei ist hier bereits voreingestellt wenn sie ber den Windows Explorer oder den Dateiauswahldialog der entsprechenden Anwendung ge ffnet wurde e Ist die betreffende Datei nicht voreingestellt ffnen Sie die Auswahlliste durch Klicken auf das Pfeilsymbol neben dem Feld Die Liste enth lt die Historie aller zuletzt ge ffneten Dokumente Falls das gew nschte Dokument hier ebenfalls nicht aufgelistet ist e klicken Sie auf Ausw hlen um aus dem Projektordner oder einem anderen Ordner das gesuchte Dokument f r die Anbindung auszuw hlen 3 Bestimmen Sie die Strukturpunkte an die das Dokument angebunden werden soll Setzen Sie hierzu im linken Fenster H kchen in die K stchen vor den Strukturp
144. ise lassen sich Links auf bestimmte Strukturpunkte als Lesezeichen in Word Dokumente einf gen 2009 Normfall GmbH Benutzerleitfaden 4 7 5 run TEE EEE DELETE N b Sr Finde ei Verweis a URL Verweis J Verweis Titel Neuer Strukturpunkt TimesNewRoman 20000 F Dies ist ein Beispieltext im Anmerkungsfeld Per Klick auf den unten vorhandenen Hyperlink gelangt man automatisch zum Strukturpunkt berblick 1 berblick emm mmm T wi mi mm 7 mier D 7 Tri Tir 7 Tr Abb Hyperlink im Text Editor des Normfall Managers Beachten Sie beim Einf gen von Links in Email Nachrichten dass als Nachrichtenformat Html engl Hypertext Markup Language ausgew hlt ist da der Link sonst nicht funktioniert Informationen zum Einstellen des Nachrichtenformats finden Sie in der Hilfe Funktion Ihres Email Programms Um die Hyperlink Funktionalit t zu erm glichen ben tigt jede Projektdatei einen eindeutigen Namen Dieser wird vom Normfall Manager beim Anlegen eines neuen Projekts automatisch erzeugt und besteht aus einer langen Identifikationsnummer auf die im Hyperlink verwiesen wird Uber den Befehl Eigenschaften im Men Datei l sst sich jedoch ein alternativer beschreibender Name eingeben Die nderung der Identifikationsnummer sollte entweder beim Anlegen eines Projekts geschehen oder wenn noch keine Hyperlinks in einem Projekt erzeugt wurden Sind bereits Hy
145. itere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel Registerkarten in der Listenansicht Registerkarten in der Listenansicht Die Listenansicht Generell werden in der Listenansicht in tabellarischer Form Informationen und unterschiedliche Ordnerinhalte abgebildet Die Ordnerinhalte werden durch die einzelnen Registerkarten repr sentiert die nachfolgend kurz erl utert werden Sie k nnen die einzelnen Listen auf oder absteigend nach Datum oder Titel sortieren lassen indem Sie auf die jeweilige Spalten berschrift klicken Per Klick auf die jeweiligen Registerkartenreiter k nnen Sie zwischen den einzelnen Listeninhalten wechseln Je nach aktiver Registerkarte stehen Ihnen unterschiedliche Befehle auf den Buttons der Werkzeugleiste zur Verf gung diese finden Sie in der Befehlsreferenz haupts chlich in den Kapiteln ber das Men Verweisliste 1335 und spezielle Befehle der Listenansicht wei 2009 Normfall GmbH Einf hrung Die Registerkarten Im Men Verweisliste lassen sich unter Ansicht die einzelnen Registerkarten einblenden die unterschiedliche Inhalte abbilden Das Ansichts Men l sst sich auch im Kontextmen der Listenansicht aufrufen Durch Doppelklick auf die jeweiligen Icons der Registerkarten werden diese entfernt Standardm ig wird die Registerkarte Strukturpunkt angezeigt Per Rechtsklick in die Registerkartenleiste wird das Men Ansicht angezeigt Die eingeblendeten Registerkarten sin
146. jekte die Option Fragen aktiviert w hlen Sie im n chsten Fenster aus wo das neue Projekt erstellt werden soll Sie k nnen zwischen Dateisystem und SQL Server w hlen Erstellen einer neuen Projektdatei im Dateisystem Klicken Sie auf Datei um im n chsten Dialogfenster Name und Speicherort der neu zu erstellenden Projektdatei zu bestimmen Sie k nnen auch eine bestehende Projektdatei ausw hlen Diese wird dann allerdings beim Einlesen irreversibel berschrieben Erstellen eines neuen Projekts auf dem SQL Server Klicken Sie auf Server um ein neues Projekt auf dem Datenbankserver zu erstellen N heres hierzu erfahren Sie im Kapitel Arbeiten mit dem Datenbankserver In Aus Microsoft Word einf gen Verwenden Sie diesen Befehl aus dem Men Struktur um ein gegliedertes Word Dokument in ein bestehendes Projekt 85 2009 Normfall GmbH 86 Normfall Manager 4 1 Hilfe einzuf gen Aus Word importieren Quelle Praa Einzulesender Text Gesamtes Dokument Ziel Strukturpunkt Eingelesenes Word Dokument Ersetzen Als Unterpunkte einf gen Dahinter einf gen Abbrechen 1 Klicken Sie unter Quelle auf Durchsuchen um die zu konvertierende Word Datei auszuw hlen Sie k nnen dabei entscheiden ob das gesamte Dokument selektierter Text oder ein Abschnitt nach einer bestimmten Textmarke konvertiert werden soll 2 Bestimmen Sie unter Ziel ob der einzuf gende Tex
147. jekts Listenansicht E 29 2009 Normfall GmbH 30 Normfall Manager 4 1 Hilfe 3 1 1 Die Listenansicht stellt Listen von zur Struktur angebundenen Dokumenten und Dokumentstellen dar Detailansicht F Die Detailansicht zeigt Informationen und Anmerkungstext zu Strukturpunkten oder angebundenen Dokumenten bzw Dokumentstellen Die Gr e der Struktur Listen und Detailansicht k nnen Sie mit Hilfe der Trennlinien 3 ver ndern Strukturansicht Die Strukturansicht ist der linke Bereich des Anwendungsfensters Abb 22 des Normfall Managers In der Strukturansicht erstellen und bearbeiten Sie die Normfall Struktur 3 die Ihren systematischen Schl ssel zu allen digital espeicherten Informationen darstellt Diese Ansicht ist scrollbar 172 so dass Sie Ihre Struktur beliebig gro gestalten k nnen Listenansicht Die Listenansicht ist der rechte obere Bereich des Anwendungsfensters Ab 1 zg des Normfall Managers Die Listenansicht bildet den Inhalt Ihres Projekts ab Am oberen Rand befindet sich eine Werkzeugleiste mit Befehlen f r diese Ansicht Darunter werden alle Verwelszelen a der von Ihnen angebundenen Dateien sowie Anmerkungszeilen zum jeweils links in der Strukturansicht markierten Strukturpunkt aufgelistet Oberhalb der Werkzeugleiste lassen sich verschiedene Registerkartenreiter einblenden die unterschiedliche Fensterinhalte abbilden sobald Sie darauf klicken We
148. kieren Sie den gew nschten Strukturpunkt und w hlen im Men Struktur den Befehl Typ ndern 5 oder f hren ihn ber die Tastenkombination Strg k aus Es wird eine Liste aller verf gbaren Typen angezeigt aus der Sie den gew nschten Typ ausw hlen und dem betreffenden Strukturpunkt zuweisen k nnen Dokumente in die Struktur einpflegen Sie haben das Grundger st Ihrer Struktur erstellt und m chten Informationen in Form von Dokumenten und Dateien ordnen indem Sie diese an einzelne oder mehrere Punkte Ihrer Struktur anbinden Die anzubindenden Dateien m ssen dazu in digitaler Form vorliegen Welche Vorkehrungen im Vorfeld getroffen werden m ssen erfahren Sie im Kapitel Informationsverwaltung mit Normfalll ve Es empfiehlt sich zudem anzubindende Dateien in Dateiordnern innerhalb des Projektordners zu verwalten so dass diese auch ohne den Normfall Manager rasch in Ihrem Dateisystem gefunden werden k nnen Mehr Informationen zu den verschiedenen Ordnern finden Sie hier ss Den Inhalt Ihres Projektordners d h die von Ihnen dort in Unterordnern abgespeicherten Dokumente bildet die Registerkarte Projektordner 3 ab Anbinden von Dateien mit Hilfe der Anbindungsbox Am bequemsten lassen sich Anbindungen mit Hilfe der Anbindungsbox realisieren 1 ffnen Sie die Anbindungsbox im Normfall Manager per Klick auf das entsprechende Icon in der Hauptwerkzeugleiste va 9 Typ ndern effi k 2009 Normfall GmbH E
149. kopierte Strukturpunkte als Unterpunkte zu anderen Strukturpunkten einzuf gen w hlen Sie im Kontextmen aus dem Untermen Einf gen unterhalb den entsprechenden Befehl Weitere Informationen zu diesen Einf ge Optionen finden Sie hier ai Spezielle Befehle der Listenansicht Ist die Registerkarte Strukturpunkt s im Vordergrund aktiv k nnen Sie auf folgende Befehle im Kontextmen zur ckgreifen Zeile einf gen Mit diesem Befehl f gen Sie eine ausgeschnittene kopierte Verweiszeile an einem anderen Strukturpunkt in die Listenansicht ein Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Einf ge Optionen der Listenansicht ze 2009 Normfall GmbH Referenz 155 Einf gen erweitert Um Elemente als Synchronkopielio Verkn pfung io oder Hyperlinklio2 einzuf gen w hlen Sie im Kontextmen aus dem Untermen Einf gen erweitert die gew nschte Option aus Anbinden Dieser Befehl steht unter den Regsiterkarten Projektordner und wm Anbinden Historie Projekt zur Verf gung Um Dokumente am aktuell gew hlten Strukturpunkt anzubinden markieren Sie diese und klicken dann auf den Button in der Werkzeugleiste Alternativ k nnen Sie diesen Befehl auch ber das Kontextmen aufrufen Aufw rts Mit diesem Befehl unter der Registerkarte Projektordner s ffnen Sie den jeweils bergeordneten Ordner Da Sie Ihre Dokumente im Projektordner in beliebig vielen Unterordnern ablegen k nnen navigi
150. ld ist die rechteckige Fl che am linken Rand einer aktuell markierten Zeile in der Listenansicht gt Es wird haupts chlich verwendet um durch Klicken mit der Maus und Halten der Strg oder Umschalt Taste mehrere Zeilen gleichzeitig auszuw hlen oder ausgew hlte Zeilen mit der Maus zu ziehen 73 Dies ist notwendig da ein Mausklick auf den Inhaltsbereich der Zeile mitunter eine andere Funktion n mlich das Bearbeiten des Inhalts ausl st Arbeiten mit der Maus Die meisten modernen Computerm use verf gen ber eine linke 1 und eine rechte 3 Maustaste sowie ein Scrollrad 2 Je nachdem mit welcher Taste wie oft auf ein Element geklickt wird werden unterschiedliche Funktionen ausgef hrt 2 Klicken Doppelklicken Wenn wir von Klicken oder Doppelklicken sprechen beziehen wir uns immer auf die linke Maustaste Durch einfaches Klicken also einmaliges Dr cken und Loslassen der Maustaste werden z B einzelne Elemente markiert oder bestimmte Befehle ausgef hrt sobald der dazugeh rige Button we angeklickt wird Durch einen Doppelklick werden z B Dateien ge ffnet Rechtsklicken Ein Klick mit der rechten Maustaste auch Rechtsklick auf ein 2009 Normfall GmbH Referenz 5 3 3 Element oder eine Arbeitsfl che ffnet ein Men mit weiteren Befehlen und Optionen das sogenannte Kontextmen lise Die hier zur Verf gung stehenden Funktionen werden wiederum durch einfaches Klicken mit der
151. le n l schen aus dem Men Verweisliste oder aus dem Kontextmen aus erscheint ein Dialogfenster das Sie auffordert den Befehl zu best tigen Die Zeilen und dazugeh rigen Anmerkungen werden somit unwiderruflich gel scht die Dokumente in Ihrem Projektordner bleiben jedoch erhalten Alternativ k nnen Sie auch auf den Button in der Werkzeugleiste der Listenansicht klicken In Strukturpunkt umwandeln Um eine Zeile aus der Verweisliste in einen Strukturpunkt umzuwandeln klicken Sie diese an und f hren den Befehl In Strukturpunkt umwandeln entweder ber das Kontextmen oder aus dem Men Verweisliste aus Der Normfall Manager f gt die Zeile als neuen Unterpunkt jenes Punktes in Ihrer Struktur ein an dem die Zeile zuvor angebunden war Alternativ steht Ihnen auch die Tastenkombination Strg links zur Verf gung WI Aus Microsoft Word einf gen DN Neuer Kommentar ru x Zeile n l schen a In Strukturpunkt umwandeln CH Strg links 2009 Normfall GmbH 134 Normfall Manager 4 1 Hilfe Verkn pfungsziel anzeigen Klicken Sie in der Verweisliste eine Verkn pfung an und f hren 1 Verkn pfungsziel anzeigen Sie den Befehl Verkn pfungsziel anzeigen aus um zu erfahren auf welches Dokument unter welchem Strukturpunkt die Verkn pfung verweist Alternativ k nnen Sie diesen Befehl auch ber das Kontextmen aufrufen Dokument anzeigen Mit dem Befehl Dokument anzeigen k nnen Si
152. ll in gro en Datenbest nden gezielt navigieren k nnen Die Strukturpunkte bilden zusammen mit allen Unterpunkten Teilstrukturen die auch Aste genannt werden Ein Strukturpunkt ist ein Element der Normfall Struktur Sie k nnen den Strukturpunkt durch ein Wort oder eine Wortverbindung benennen Sie k nnen einzelne Strukturpunkte auch mit eigenen Symbolen kennzeichnen oder mit anderen Farben markieren Mehr hierzu finden Sie im Abschnitt Strukturpunkttypen w Durch Anklicken eines Strukturpunktes werden in der Listenansicht die dazugeh rigen Anbindungen und Anmerkungszeilen angezeigt 35 2009 Normfall GmbH 36 Normfall Manager 4 1 Hilfe 3 2 4 3 2 5 3 2 6 Bof E EE E NENT Zeng A it E AE ae BK Wir u m ao DA AE m Strukturbeispiele f r den Einsatz des Normfall NW Beispiele f r Strafverteidiger D Beispiele f r Zivilrechtler D Vorstruktur des Falles Mustermann Und nun uisl Esiole mit dem Home Ad Abb Strukturpunkte mit Unterpunkten Siehe auch Strukturansicht d Verweisliste Die Verweisliste zeigt zu jedem Strukturpunkt die an ihn angebundenen Dokumente und Dokumentstellen Die Eintr ge der Liste werden Verweiszeilen genannt Zu jeder Verweiszeile k nnen u a Datum Titel und Anmerkungen erfasst werden Verweiszeilen k nnen auch leer sein und sind dann reine Anmerkungszeilen in denen Sie Notizen erfassen k nnen ohne au
153. lt Alt Erstellt einen Hyperlink des gezogenen Elements 2009 Normfall GmbH 166 Normfall Manager 4 1 Hilfe Umschalt Projekt ffnen ffnet bei geladenem Projekt ein weiteres Projekt in einem neuen Anwendungsfenster Umschalt Doppelklick auf Anbindung Wechselt zwischen Prim rfunktion z B Offnen und Sekund rfunktion z B ffne Original 5 3 Grundlagen der Bedienung Hier erl utern wir hier die wichtigsten f r das Verst ndnis der brigen Kapitel notwendigen Begriffe die in diesem Handbuch verwendet werden Soweit diese Befehle darstellen empfehlen wir die jeweils zugeh rigen Funktionen auszuprobieren 5 3 1 Die Elemente der Benutzeroberfl che F r die Erl uterung der jeweiligen Begriffe siehe die nachfolgenden Kapitel Auswahlliste Eine Auswahlliste ist eine Liste aus der ein Eintrag ausgew hlt werden kann Sie befindet sich entweder in einem Listen oder einem Kombinationsfeld letzteres ist eine Kombination aus Text h72 und Listenfeld Die Liste wird aufgeklappt indem Sie auf die Schaltfl che mit dem kleinen Pfeilsymbol auf der rechten Seite klicken Per Klick auf das gew nschte Element wird dieses ausgew hlt N eg A De En Verdana e 200 FKU A Agency FB Aharoni m ALGERIAN Tp Andalus Tp Angana New D AngzanaUPC M Arabic Typesetting T Aral anas Abb Auswahlliste mit Schriftarten f r Texte im Text Editor ken am N N
154. ltidimensionale LG Anbindungsbox Anbindungen an mehreren Strukturpunkten gleichzeitig erzeugen Die f r eine Datei erzeugten Verweiszeilen werden als Synchronkopien 0 erzeugt so dass sich sp tere nderungen am Anmerkungstext berall auswirken Die Anbindungsbox kann ber verschiedene Befehle we innerhalb des Normfall Fensters 2 angezeigt werden so z B unter den Registerkarten ai Projektordner Datei Eingang Historie Projekt und Historie sonstige sowie per Klick auf den Normfall Button 10 der sich au erhalb des Anwendungsfensters z befindet oder ber Plugins ed In anderen Anwendungen Die Oberfl che der Anbindungsbox ist wie das Anwendungsfenster des Normfall Managers in drei Ansichten aufgeteilt deren Gr e sich ver ndern l sst indem man die Trennlinien 3 dazwischen mit der Maus zieht 2009 Normfall GmbH 78 Normfall Manager 4 1 Hilfe ER Normtall Anbindungen erzeugen x ER Vi Est D Beispiele f r Strafvert V D Neuer Strukturpu Ziel innerhalb des Dokumentes D Beispiele f r Zivilrecht D Und nun viel Erfolg m D Weiterer Strukturpunk Datum Titel _ Eitter Dokument v E Beispieldokument doc v Ausw hlen Textmarke m V D Anbindungen Y Beispieldokument doc Notizen A Normal v Verdana 20 FXUAL Sage MS ARR Klicken Sie auf X um einen anderen Strukturpunkt beim selben Oberpunkt auszuw hlen Alle entfernen Struktur
155. m SQL Server voreingestellt ist Um ein anderes Datenbank Projekt zu kopieren klicken Sie auf Ausw hlen Der voreingestellte Name des Projekts lautet Neues Projekt als Kategorie ist bereit die voreingestellte Kategorie angegeben die Sie jedoch ndern k nnen Best tigen Sie per Klick auf OK Analog dazu wird ein neuer Projektordner erstellt Projekte ffnen l schen Markieren Sie zun chst die betreffenden Projekte im Feld Normfall Projekte und ffnen bzw l schen Sie diese per Klick auf die entsprechenden Buttons Projekteigenschaften Per Klick auf Eigenschaften ffnet sich ein Dialogfenster das weitergehende Informationen ber das betreffende Projekt enth lt Diese Eigenschaften k nnen per Klick auf Bearbeiten ge ndert werden 119 dh Projekt importieren Projekt kopieren B Projekt ffnen 3 Projekt l schen 2009 Normfall GmbH 120 Normfall Manager 4 1 Hilfe ber das Men Datei Eigenschaften l sst sich der Dialog ebenfalls aufrufen Detaillierte Informationen finden Sie im Kapitel Projekt Eigenschaften h25 Per Klick auf Bearbeiten k nnen Sie die einzelnen Eigenschaften ndern So l sst sich z B ein anderer Projektordner ausw hlen oder die Kategorienzuordnung ndern Best tigen Sie Ihre nderungen per Klick auf bernehmen Server verwalten Um nderungen an den Datenbankeinstellungen vorzunehmen klicken Sie auf diesen Button F r diese F
156. mfall Manager 4 1 Hilfe Bei Emails die nicht ber das an sondern mit Hilfe von Ziehen und Ablegen aa angebunden werden verbleiben die Email Anh nge in der Email und werden nicht aus dieser extrahiert Au erdem erscheinen alle so angebundenen Outlook Elemente mit Email Icons Emails beim Anbinden verschieben Sie k nnen unter Extras Optionen Anbinden ui einstellen dass Emails beim Anbinden in einen speziellen Unterordner des Posteinganges verschoben werden Sie verwalten diese Emails dann nur noch mit Ihrer Projektstruktur und behalten lediglich eine Sicherheitskopie in Outlook Emails beim Versenden automatisch anbinden Bei ungesendeten Emails ndert sich die Funktion der Anbindungsbefehle in Senden und Anbinden Die Email wird also zun chst gesendet und eine Kopie der gesendeten Email wird dann angebunden Elemente verkn pfen statt kopieren Bei Element Typen mit h ufig aktualisierten Inhalten wie Notiz Kontakt und Termin ndert sich die Funktion der Anbindungsbefehle zu Anbinden als Verkn pfung so dass auf die jeweils im Outlook Datenspeicher aktuelle Fassung des Elementes verwiesen wird Die Verkn pfung kann aber zerbrechen wenn Sie das Element in Outlook verschieben Lesen Sie hierzu den Abschnitt Verschieben verkn pfter Outlook Elemente ei Tabellarische bersicht der Outlook Anbindungstypen Nachfolgende Tabelle gibt eine bersicht nach Element Typ was genau bei der Ausf hrun
157. n Wurde keine Textpassage markiert und existiert an der aktuellen Textstelle auch keine Textmarke wird das Dokument als Ganzes angebunden Um also bei der Anbindung beispielsweise auf eine beliebige Seite im Dokument zu verweisen muss mindestens ein Wort auf der gew nschten Seite markiert sein Das Einf gen einer Textmarke ist eine Ver nderung des Dokumentes Daher erscheint beim Anbinden des Dokumentes ein entsprechender Hinweis 2009 Normfall GmbH Benutzerleitfaden 71 EJ Normfall Manager Plugin ES Leu Die Textmarke wurde gefunden Das Dokument wird nun gespeichert und ein Verweis auf die Textmarke wird im Normfall Projekt angebunden Klicken Sie auf OK um fortzufahren Nicht mehr anzeigen i Abbrechen Klicken Sie auf OK Um diese Meldung nicht mehr angezeigt zu bekommen setzen Sie ein H kchen vor Nicht mehr anzeigen Im Men Extras Optionen Meldungen k nnen Sie diese Einstellung zur cksetzen Falls sich das Dokument noch nicht im Projektordner befindet erscheint ein weiteres Dialogfenster das zum Abspeichern der Datei im Projektordner auffordert Normfall Struktur erzeugen Mit Hilfe dieses Befehls Struktur erzeugen erstellen Sie aus Ihrer gegliederten Word Datei eine Normfall Struktur n heres hierzu Kapitel Normfall Struktur aus Word Dokument erzeugen s4 Ist bereits eine Projektdatei geladen erscheint folgendes Dialogfenster Sl Struktur er
158. n das Sie in Ihrem Projekt anbinden m chten verwenden Sie die Befehle aus der Werkzeugleiste des Plug Ins f r den Internet Explorer zs Hier ist Juris mit der Option Offline speichern als Anbindungstyp bereits voreingestellt Mit dieser Einstellung wird ein Juris Dokument im PDF Format gespeichert und angebunden Normfall Manager 1 Durch Klicken auf diesen Button ffnet sich die Anbindungsbox Im Feld Dokument steht der Name des anzubindenden Juris Dokuments Als Ziel innerhalb des Dokumentes ist die Juris Dokumentennummer angegeben 2 W hlen Sie in der Strukturansicht die entsprechenden Punkte aus an die das Dokument angebunden werden soll 3 Klicken Sie in der Anbindungsbox auf Anbinden Zur Liste W hlen Sie diesen Befehl wenn in Ihrer Struktur bereits ein Punkt ausgew hlt ist und die Anbindung des Juris Dokuments an diesem Strukturpunkt vorgenommen werden soll Zur Struktur Um ein Juris Dokument als neuen Strukturpunkt in die Struktur einzuf gen klicken Sie auf Zur Struktur Der Normfall Manager f gt dann die Datei als Unterpunkt zu dem aktuell gew hlten Strukturpunkt ein Wenn Sie sp ter das angebundene Dokument in der betreffenden Verweiszeile doppelt anklicken wird das Dokument also entweder in einem PDF Leseprogramm angezeigt sofern es sich um eine Offline Anbindung handelt oder es ffnen sich automatisch der Microsoft Internet Explorer und das angebundene Juris Dokument ber Ihr Juris Kon
159. n Sie also eine Datei an die sich noch nicht in Ihrem Projektordner befindet erstellt der Normfall Manager automatisch ein spezielles Verzeichnis namens Auto Ordner s und speichert die betreffende Datei dort ab Der Inhalt des Projektordners wird in der Listenansicht des Normfall Managers unter der Registerkarte Projektordner angezeigt Auto Ordner Der Auto Ordner ist ein Unterordner Ihres Projektordners und wird vom Normfall Manager dort mit dem Namen _Auto erstellt der vorangestellte Unterstrich stellt sicher dass der Ordner in alphabetischer Sortierung an vorderster Stelle erscheint In ihn werden automatisch alle Dokumente kopiert die sich beim 2009 Normfall GmbH Benutzerleitfaden Anbindungsvorgang noch nicht im Projektordner s befinden So werden z B Emails bei einer Anbindung ber das Outlook Plugin siehe Kapitel Plug In f r Microsoft Outlook e grunds tzlich in den Auto Ordner bernommen Sie k nnen den Auto Ordner unter Extras Optionen Anbinden ha deaktivieren so dass Sie stattdessen beim Anbinden nach dem gew nschten Speicherort im Projektordner gefragt werden Der Auto Ordner wird standardm ig unter der Registerkarte Projektordner angezeigt Diese Einstellung kann jedoch von Administratoren mit Hilfe des Normfall Manager Administration Kit deaktiviert werden Dateinamenskonflikt Stellt der Normfall Manager bei einem Anbindungsvorgang fest dass im Auto Ordner bereits ein Dokumen
160. n den Optionen unter Datenbank die Anmeldeinformationen ein Verwenden Sie den Modus SQL Server Authentifizierung und geben Sie den Servernamen in der Form IpAdresse BenannteServerInstanz bzw einfach nur IpAdresse an 4 12 2 Arbeiten mit dem Datenbankserver In Netzwerken empfiehlt sich die Nutzung eines Datenbankservers um eine stabile Performance des Normfall Managers bei gleichzeitigem Zugriff von mehr als 5 Personen zu gew hrleisten In diesem Fall werden die Projekte auf einem speziellen Datenbankserver gespeichert und verwaltet auf den ale Benutzer im Netzwerk zugreifen k nnen Welche Voraussetzungen hierf r gegeben sein sollten und wie Sie oder Ihr System Administrator einen Datenbankserver einrichten lesen Sie bitte im Abschnitt Administration des Datenbankservers Is nach Um mit Projekten auf einem Datenbankserver zu arbeiten klicken Sie im Men Datei auf Mit Server verbinden Es ffnet sich folgendes Dialogfenster LI Server server SQLExpress Server server SQLExpress Ausw hlen Normfall Projekte Neue Kategorie 7 Neues Projekt Wissensmanager 3 Projekt importieren s StPO nn s ZPO In Datei exportieren Projekt kopieren zi Projektl schen L 2 Projekt ffnen 13 Server verwalten Eigenschaften Abbrechen 2009 Normfall GmbH 118 Normfall Manager 4 1 Hilfe Abb Dialogfenster f r die Arbeit mit einem Datenbankserver Kli
161. n einen neuen Strukturpunkt anbinden k nnen Diese Funktion findet sich ebenfalls im Men Verweisliste und kann optional auch ber die Funktionstaste F12 aufgerufen werden Sie verwenden diesen Befehl blicherweise zusammen mit den Befehlen Neuer Kommentar iss F11 oder Neuer Strukturpunkt 132 F9 Im Detail gehen Sie wie folgt vor 1 F gen Sie per Klick auf Neuer Kommentar eine leere Verweiszeile in der Listenansicht hinzu 2009 Normfall GmbH Benutzerleitfaden 2 F hren Sie den Befehl Verweis anf gen aus 3 W hlen Sie im sich daraufhin ffnenden Fenster die anzubindende Datei aus und klicken dann auf ffnen Um eine Datei an einen neuen Strukturpunkt is anzubinden erstellen Sie diesen z B mit Hilfe der Funktionstaste F9 benennen ihn und f hren dann die Schritte 2 und 3 aus Auf dieselbe Weise f gen Sie auch URL e und Juris Verweise Ist in die Listenansicht ein Schnellanbindungs Liste In der Werkzeugleiste des Hauptmen s befindet sich eine Auswahlliste in der die zuletzt verwendeten Dokumente aufgef hrt sind tn TTT E TEEN TTT TT A A RY A en TT TTT u ado d DRD Verweisliste Extras D gt ET Diese wird auch als Schnellanbindungs Liste bezeichnet Um ein Dokument aus dieser Liste anzuzeigen w hlen Sie es aus weg und klicken Sie auf den nebenstehenden Anzeige Befehl das Icon mit der Lupe Um ein Dokument an mehreren Stellen der Struktur gleichzeitig anzuze
162. n k nnen Viele Befehle die Sie ber Tastenkombinationen ausl sen k nnen sind allerdings global d h sie werden unabh ngig davon ausgef hrt welches Element den Tastaturfokus besitzt Das Konzept des Tastaturfokus bedeutet in der Praxis vereinfacht gesagt dass Sie erst mit der Maus an eine Stelle auf dem Bildschirm klicken m ssen um an der Stelle ber die Tastatur etwas eingeben zu k nnen Wenn Sie die Tastatur intensiver nutzen wollen werden Sie es zu sch tzen wissen dass Sie den Tastaturfokus z B in einem Dialogfensters auch mit der Tab Taste bzw der Tastenkombination Umschalt Tab von einem Eingabefeld auf das n chste verschieben k nnen Weitere wichtige Tasten Eingabetaste Enter Die gro e Taste rechts auf der Tastatur fr her Zeilenvorschubtaste mit dem nach unten und links weisenden Pfeil Dient allgemeint zur Best tigung von Eingaben aktiviert in Dialogfenstern isr den hervorgehobenen Button we Tab Die Tabulatortaste links oben mit den beiden entgegengesetzten Pfeilsymbolen Dient in Dialogfensternlter zum Verschieben des Tastaturfokus Leertaste Die gro e Taste unten auf der Tastatur zum Einf gen von Leerzeichen Dient auch zum Umschalten von Elementen 168 wenn sie den Tastaturfokus haben Navigationstasten Tasten die zum Verschieben der Text Einf gemarke Textcursor einer Listenauswahllise oder des Tastaturfokus dienen Das sind vor allem die Pfeiltasten links rechts oben und u
163. n oder per Doppelklick auf das Synchronkopien Icon in der Verweisliste N heres erfahren Sie im Abschnitt Suchen und Finden si unter Synchronkopien anzelgen ez Spezielle Befehle der Detailansicht Datei Info ein ausblenden Datei Info ein ausblenden In der Detailansicht findet sich am rechten Rand neben dem Feld Titel ein kleiner Button mit einem Pluszeichen Klicken Sie darauf werden zus tzliche Datei Informationen wie z B der genaue Speicherort zur aktuell in der Listenansicht markierten Datei angezeigt Zu Kommentar machen Mit Hilfe dieser Schaltfl che lassen sich Anmerkungen zu Original Textausz gen einf gen Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Detailansicht 341 Hervorheben Selektierte Passagen von Original Textausz gen k nnen mit Hilfe dieser Funktion farblich markiert werden Nachfolgende Liste enth lt die Befehle der Werzeugleiste des Text Editors die Sie f r Direktformatierungen s Ihrer 2009 Normfall GmbH 158 Normfall Manager 4 1 Hilfe Anmerkungstexte verwenden k nnen Um standardm ige Formatierungseinstellungen vorzunehmen w hlen Sie im Men Extras den Abschnitt Standard Textformatierung s Siehe hierzu auch das Kapitel Textbearbeitung ai R ckg ngig Macht Text nderungen r ckg ngig Siehe Kapitel R ckg ngigl z im Abschnitt Befehle im Men Bearbeiten ve Wiederherstellen Stellt r ckg ngig gemachte Text nderungen wieder her Siehe K
164. n und mit Hilfe des Normfall Managers jedes gew nschte Dokument an jeder gew nschten Stelle in Sekundenschnelle per Mausklick ffnen In diesem Abschnitt zeigen wir Ihnen wie Sie dieses Ziel erreichen k nnen Digitale Dateien und Datenbanken Viele Dokumente etwa Word Dateien Emails oder Excel Tabellen liegen Ihnen bereits in digitaler Form vor Diese Dateien k nnen Sie ohne weiteres mit Hilfe des Managers verwalten und erschlie en Datenbank Dateien z B Access dBase k nnen Sie als PDF Dateien speichern und problemlos mit dem Normfall Manager verwalten Papierdokumente Papierdokumente etwa eingehende Schrifts tze erfassen Sie mit einem Scanner als sog PDF Dateien PDF ist die Abk rzung f r Portable Document Format und wurde von Adobe Systems entwickelt Mit diesem vielseitigen Dateiformat k nnen Sie Dokumentvorlagen Schriften Formatierungen Farben und Grafiken weitgehend unabh ngig von dem Programm und dem Betriebssystem mit dem diese erstellt wurden quasi als fotografisches Abbild des Originals erfassen PDF ist im Internet weltweit verbreitet und gilt heute als Industriestandard f r die elektronische Dokumentenverteilung Sie ben tigen dazu eine entsprechende Software Die wichtigste Software zur Erzeugung und Bearbeitung von PDF Dateien ist das kommerzielle Programmpaket Adobe Acrobat Dieses sollten Sie nicht mit dem kostenlos im Internet erh ltlichen Adobe Reader verwechseln mit dem Sie PDF Dat
165. n zu m ssen Sie k nnen die Texterkennung auch nachtr glich durchf hren Bei Adobe Acrobat geschieht dies ber die Befehle Dokument und Text mit OCR erkennen Inbetriebnahme Systemvoraussetzungen F r den Einsatz des Normfall Managers ben tigen Sie eines der folgenden Betriebssysteme sowie einen f r das jeweilige Betriebssystem angemessen leistungsstarken Rechner Windows XP Vista Windows 7 Zudem muss der Microsoft Internet Explorer 7 0 auf Ihrem System installiert sein Installation und Update Sie k nnen den Normfall Manager 4 aus dem Internetl2 oder von einer CD21 installieren Dabei ist die Installation der Komponente NET 2 0 Plattform ad von Microsoft erforderlich die bei Windows Vista allerdings schon enthalten ist Der Abschnitt installation 2 informiert ber den Ablauf der Installationsroutine Der Abschnitt Update von Normfall Manager 32 gibt Informationen f r Besitzer des Normfall Manager 3 Der Abschnitt Aktuelle Updates z 7 beschreibt wie Sie Aktualisierungen des Normfall Manager 4 im Internet bekommen 2009 Normfall GmbH Vorbereitung die Fehler beheben und oder kostenlose Zusatzfunktionalit t beinhalten Im Abschnitt Deinstallation erfahren Sie wie Sie die Software von Ihrem Computer entfernen Der Abschnitt Zus tzlich ben tigte Komponenten z enth lt Informationen dar ber von welchen Software Komponenten auf Ihrem Computer der Normfall Manager a
166. n zur ckgesetzt sobald das Projekt geschlossen oder der Optionsdialog vom Benutzer erneut aufgerufen wird Ordner Einstellungen Normfall x Allgemein Ordner Sprache Ordner f r Sicherheitskopien Meldungen Juris Lokaler TEMP Ordner Anbinden Angeben Datenbankserver Weitere Ausw hlen Projekt Aktuelles Projekt Neues Projekt E Mail Eingangs Ordner Posteingang aus dem E Mail Programm anzeigen Plugin erforderlich C Normfall Ausw hlen Projekt bergreifender Datei Eingangsordner optional N Projekteinbox Ausw hlen Ordner f r Strukturpunkt Icons Typen C Normfall cons Ausw hlen Export Ordner Dateien l schen die lter sind als 3 Tage C Normfall Export OK Abbrechen bernehmen Ordner f r Sicherheitskopien Windows h lt f r jeden Benutzer einen sog TEMP Ordner auf dem Computer bereit Hier werden Dateien zwischengespeichert die beim Bereinigen der Festplatte gel scht werden k nnen Der Ordner l sst sich durch Eingabe von TMP in der Adressleiste des Windows Explorers anzeigen 141 2009 Normfall GmbH 142 Normfall Manager 4 1 Hilfe Legen Sie fest in welchen Ordner die Sicherheitskopie Ihrer Struktur gespeichert werden soll bernehmen Sie entweder die Voreinstellung oder klicken Sie auf Angeben um ber Ausw hlen einen alternativen Speicherort und Ordner festzulegen Projekt bergreifender Da
167. nal Servers Plugin Zustand Aktivieren Normfall Manager Plugin f r Adobe Acrobat Aktiviert F 6 0 Vollversion undh her 2 Normfall Manager Add In f r Microsoft Word Aktiviert Si PowerPoint Excel und Outlook 2000 und h her Normfall Manager Plugin f r Internet Aktiviert S Explorer 5 0 und h her Zus tzliche Befehle im Windows Explorer Aktiviert zi Kontextmen mies In der Spalte Zustand sehen Sie ob ein Plugin derzeit installiert ist oder nicht In der Spalte Aktivieren sehen Sie welche Plugins beim Klicken auf bernehmen installiert und welche deinstalliert werden Ist das H ckchen gesetzt wird das Plugin soweit nicht schon geschehen installiert Ist das H kchen nicht gesetzt wird das Plugin soweit nicht schon geschehen deinstalliert Klicken Sie anschlie end auf Schlie en A 2009 Normfall GmbH Referenz 139 oder Servers gelten ben tigen Sie Administratorrechte um sie ndern zu k nnen Andernfalls erscheinen die H kchen grau hinterlegt und lassen sich nicht umsetzen Da die Einstellungen f r alle Benutzer des Computers Q In den meisten Anwendungen f r die Normfall Plugins existieren hat jeder einzelne Benutzer die M glichkeit die Normfall Werkzeugleiste auszublenden und somit das Plugin auch wenn es vom Administrator installiert wurde f r sich deaktivieren Einstellungen f r andere Anwendungen Der Normfall Manager 4 erm glicht es Hyperlinksho2
168. nd tragen Sie Ihre Kennung sowie Ihr Zugangspasswort in die daf r vorgesehenden Felder ein Das Passwort k nnen Sie optional speichern Da zum Sichten und Anbinden von Juris Dokumenten immer der Microsoft Internet Explorer verwendet wird k nnen Sie die Option Zum ffnen angebundener Dokumente Standard Browser verwenden aktivieren um Dokumente z B mit Mozilla Firefox anzeigen zu lassen Falls Sie keinen Juris Account besitzen und nicht bei Juris recherchieren m chten deaktivieren Sie Verweise in Juris Datenbanken erm glichen der Juris Button in der Werkzeugleiste des Hauptmen s wird somit ausgeblendet Weitere Einstellungen f r Juris Firmenzug nge sind im Normfall Manager Administration Kit1 i m glich 2009 Normfall GmbH Referenz 147 Einstellungen Nomfall X Allgemein Anbinden Ordner Sprache Beim Anbinden in Auto Ordner kopieren Meldungen pes 5 F r Plug Ins in Programmen zum Bearbeiten aktivieren z B Word Acrobat V F ralleanderen F lle au er wenn Ziel im Dokument angegeben ist Datenbankserver Weitere Emails bei Anbinden in Normfall Email Ordner verschieben Projekt tuelles Projekt Neues Projekt d Normfall Button auf dem Desktop aktivieren V Urspr nglichen Speicherort im Dateisystem merken o Abbrechen bernehmen Beim Anbinden in Auto Ordner kopieren Mit dieser Option k nnen Sie festlegen in welchen F llen Dateien beim Anbindungsproze
169. ndungen ist diese Geschwindigkeit essentiell Wenn Sie etwa an einer Telefonkonferenz teilnehmen bei der ein bestimmter Vorgang zur Sprache kommt k nnen Sie diesen selbst aus einem gro en Datenbestand auf den Bildschirm rufen noch ehe Ihr Gespr chspartner seinen Satz zu Ende gesprochen hat Oder Sie k nnen w hrend einer Vernehmung einem Zeugen im Gerichtssaal ein relevantes Dokument sofort vorhalten auch wenn Sie nicht darauf vorbereitet sind da gerade dieses Dokument eine Rolle spielen wird Wichtige Ausz ge aus angebundenen Dokumenten k nnen Sie auf die Oberfl che des Normfall Managers kopieren Eine f nffach gestufte Informationsarchitektur Name des Strukturpunktes Anmerkungen zum Strukturpunkt Titel in der Verweiszeile Anmerkungen zur Verweiszeile Originaldokument gew hrleistet da Sie stets und ohne Ballast die ben tigten Informationen erhalten und nur dann in die Tiefe gehen und letztlich das Originaldokument ffnen m ssen wenn dies wirklich erforderlich ist Die gesamte Systemarchitektur ist darauf angelegt Sie zuverl ssig und schnell zu informieren Denn Wissen und Zeit sind neben Ihrem K nnen Ihr wichtigstes Kapital Der Aufbau eines Wissensmanagement Systems Mit dem Normfall Manager 4 k nnen Sie Ihr individuelles Wissensmanagement System errichten Alle selbst erarbeiteten oder recherchierten Informationen k nnen Sie f r sich selbst und oder f r Ihr Team langfristig verf gbar halten Als Schl
170. ne Ordnerstruktur k nnen Sie folgenderma en in ein Normfall Projekt konvertieren 1 Klicken Sie im Hauptmen l auf den Button we Neu aus Ordnerstruktur oder f hren Sie den Befehl ber das Men Datei aus 2 Es ffnet sich ein Dialogfenster in dem Sie den zu importierenden Ordner ausw hlen m ssen 3 Klicken Sie auf OK Ist ein Standardserver definiert und unter 2009 Normfall GmbH 52 Normfall Manager 4 1 Hilfe Extras Optionen Datenbankserverlis unter Anlegen neuer Projekte die Option Fragen aktiviert bestimmen Sie im n chsten Dialogfenster wo das neue Projekt erstellt werden soll Sie k nnen zwischen Ihrem Dateisystem und dem SQL Server w hlen 4 Legen Sie im n chsten Dialogfenster den Namen des zu erstellenden Projekts fest und best tigen Sie per Klick auf OK 5 Die Ordnerstruktur wird als neues Normfall Projekt ausgegeben das daraufhin ge ffnet wird Die Normfall Projektdatei wird automatisch in dem Ordner erstellt der eingelesen wurde Erstellen neuer Projekte durch Kopieren von Projektdateien Sie k nnen auch ein neues Projekt erstellen indem Sie eine bereits vorhandene Projektdatei in Ihrem Dateisystem kopieren und in einem neu anzulegenden Projektordner einf gen Wenn Ihre Projekte grunds tzlich eine hnliche Struktur aufweisen k nnen Sie auf diese Weise bequem stets neue Projekte gleichen Aufbaus erstellen 1 Erstellen Sie einen neuen Projektordner s in Ihrem
171. neiden Strg X R M Kopieren Strg C ir Strukturpunkt einf gen D Einf gen erweitert f SL Einf gen als Unterpunkt Umbenennen F2 PE Als Dokument ausgeben Strg D g bg In ausgew hlter Teilstruktur finden Strgo Umschalttaste S B Auf F7 l B ap F8 BR Strukturpunkt l schen Umschalttaste Enif Ha In Zeile umwandeln B Neuer Strukturpunkt F9 Mm Neuer Unterpunkt Umschalttaste F9 Abb Kontextmen das per Rechtsklick an einem Strukturpunkt aufgerufen wurde Kontext Befehlsleiste Eine Kontext Befehlsleiste ist eine spezielle Werkzeugleiste rs die abh ngig vom jeweils aktiven Element bestimmte Befehlel s enth lt SETZE DEEN ja Strukturpunkt EI Projektordner EI Datei Eingang 41 Synchronkopien d Kommentar X Z Neuer eile n l schen Q Dokumente exportieren 95 ZP Senden an Abb 1 Kontext Befehlsleiste der Registerkarte Strukturpunkt EEN D Strukturpunkt Projektordner H Datei Eingang J ME Verschieben CN Anbindungsbox zw L schen Dokumente exportieren ZIP Senden an 7 Abb 2 Kontext Befehlsleiste der Registerkarte Datei Eingang Kontrollk stchen Ein Kontrollk stchen ist ein K stchen in welchem Ja Nein Fragen Optionen beantwortet werden So markiert ein H kchen in einem quadratischen K stchen vor der jeweiligen Option die Antwort Ja Mit jedem Mausklick auf das K stchen kann ihr Zustand zwischen markiert und nicht markiert gewechselt
172. nen nennen wir dies Anbinden von Dateien ei an eine Struktur bzw in einem Normfall Projekt s Das Anbinden an einen Strukturpunkt funktioniert im Prinzip genau so wie das Kopieren von Dateien in einen Ordner nur dass der Normfall Manager zus tzliche Befehle zum besonders schnellen und bequemen Anbinden bereitstellt Vor dem Anbinden sollten Sie lediglich entscheiden ob Sie die Dateien weiterhin auch selbst in einer Ordnerstruktur verwalten wollen oder ob Sie die Dateien oder Kopien davon ganz dem Normfall Manager berlassen wollen Lesen Sie hierzu das Kapitel Abspeichern der Dateien ss Das Abspeichern von Dateien Beim Anbindungsvorgang haben Sie die Wahl ob Sie ein Dokument als Original oder als Kopie anbinden m chten Um ein Dokument im Original anzubinden muss jedoch eine der folgenden Bedingungen erf llt sein e Das Dokument liegt bereits im Projektordner ss des Projektes in dem es angebunden werden soll e Das Dokument befindet sich im Internet oder einem Dokumentenverwaltungs oder Email System das eindeutige Dokumenten IDs vergibt und vom Normfall Manager explizit unterst tzt wird Sind diese Bedingungen nicht erf llt kann beim Anbinden automatisch eine Kopie im Projektordner erstellt werden Hierbei sollten Sie sich dar ber klar werden ob diese Kopie k nftig das Original sein soll Sie also daran weiterarbeiten oder ob es eine reine Kopie z B f r Archivierungszwecke bleibt Die nachfolgenden A
173. nen Projektordner f r das neue Projekt erstellt haben beantworten Sie die Nachfrage 2009 Normfall GmbH 3 3 2 mit NEIN Es ffnet sich der Normfall Manager mit Ihrem neu angelegten Projekt In der Titelleiste des Programms ist der Projektname zu lesen CJ Neues Projekt Normfall Manager 4 0 Enterprise Datei Bearbeiten Struktur Werweisliste Extras ae b i Beispiel Strukturpunkt D EE EE EE TEE TEE TEE ee EEN Auf der wei en Fl che links genannt Strukturansicht sehen Sie den ersten Strukturpunkt mit Namen Beispiel Strukturpunkt der automatisch beim Erstellen eines neuen Projekts erzeugt wird Klicken Sie auf das Plus Zeichen vor dem Strukturpunkt ffnet sich dessen Unterpunkt Beispiel Strukturpunkt 2 Aufbauend auf diesen Punkten k nnen Sie nun Ihre Struktur beliebig gestalten Weitere Einzelheiten zum Aufbau des Anwendungstfensters z lesen Sie bitte im gleichnamigen Kapitel nach Im n chsten Kapitel des Tutorials lernen Sie die Funktionen f r Aufbau und Gestaltung der Struktur ze kennen Aufbau und Gestaltung der Struktur Der Normfall Manager ist ein Werkzeug das Ihnen hilft jedwede Art von Informationen sinnvoll zu strukturieren Wie Sie die Informationen strukturieren ist dabei vollkommen Ihnen berlassen und dank der zahlreichen Funktionen der Software sind Sie stets in der Lage die Struktur zu ver ndern und neuen Entwicklungen anzupassen Die Struktur entspricht
174. nen Strukturpunkt zu verweisen Zeilen Umwandlung Da Sie Dokumente und Notizen im Prinzip sowohl zu Strukturpunkten als auch zu Verweiszeilen hinzuf gen k nnen ist nicht immer klar welches von beiden zu bevorzugen ist Bei einer l ngeren Liste kurzer Notizen k nnen leere Verweiszeilen besser geeignet sein als Strukturpunkte Was jedoch wenn Sie sich w hrend des Aufbaus der Struktur umentscheiden Dann ben tigen Sie die folgenden Funktionen zur Umwandlung Zeilen in Strukturpunkte umwandeln Mit dem Befehl In Strukturpunkte umwandeln ss k nnen Sie in der Listenansicht ausgew hlte Verweiszeilen zu Strukturpunkten machen Dabei werden die Zeilen als Unterpunkte des aktuellen Strukturpunktes eingef gt Wenn die Zeile auf ein Dokument verweist so erscheint das Icon des Dokumentes im Baum Sie k nnen dann Unterpunkte und Verweiszeilen f r das Dokument hinzuf gen die z B Textstellen im Dokument oder Metadaten Autor Schlagworte repr sentieren Strukturpunkte in Zeilen umwandeln Mit dem Befehl In Zeilen umwandelnlis k nnen Sie in der Struktur ausgew hlte Strukturpunkte zu Verweiszeilen machen Dabei werden die Strukturpunkte als Zeilen bei ihrem Elternpunkt eingef gt Wenn ein Strukturpunkt Unterpunkte oder Verweiszeilen hat so werden diese zu Unter Zeilen Da die Listenansicht nur eine Ebene von Unter Zeilen unterst tzt k nnen Umwandlungen die weitere Ebenen erfordern w rden nicht durchgef hrt werden
175. ner in Microsoft Outlook gesammelt werden Dieser Ordner hei t _Normfall und wird im Posteingang erstellt sobald Sie Emails ber das Plug In f r Microsoft Outlook er in Ihrem Projekt anbinden Aktivieren Sie hierzu unter Extras Optionen Anbinden wei die entsprechende Option Die betreffenden Emails werden somit in den _Normfall Ordner verschoben Normfall Transfer Der Ordner _Normfall Transfer wird vom Normfall Manager automatisch im Gesendete Objekte Ordner von Microsoft Outlook erstellt sobald Sie neu zu versendende Elemente mit einem Befehl des Plug Ins f r Microsoft Outlook e in Ihrem Projekt anbinden Beim Versenden gelangen die Elemente nach 57 2009 Normfall GmbH 58 Normfall Manager 4 1 Hilfe 4 3 4 3 1 dem Ordner Postausgang in den _Normfall Transfer Ordner und werden im selben Schritt angebunden sofern aktuell ein Normfall Projekt ge ffnet ist Sie k nnen aber auch manuell Emails in diesen Ordner kopieren In diesem Fall ffnet sich automatisch die Anbindungsbox 7 mit deren Hilfe Sie die Strukturpunkte ausw hlen k nnen an denen Sie Anbindungen vornehmen m chten Definieren Sie in Outlook spezielle Filterregeln k nnen mit deren Hilfe bestimmte Emails automatisch in den _Normfall Transfer Ordner verschoben und anschlie end angebunden werden Speichern und Anbinden von Dateien Wenn Sie Dokumente in Form von Dateien Strukturpunkten 351 im Normfall Manager zuord
176. neuesten Stand bringen indem Sie die neueste Version in entsprechender Weise wie beim Download installieren Sie brauchen dazu Ihre bisherige Version nicht zu deinstallieren Ihre Normfall Projektdateien und Ihre Lizenzdaten bleiben bei einer Aktualisierung erhalten Die jeweilige Build Nummer Ihres Normfall Managers erfahren Sie wenn Sie im Hilfe Men den Befehl Info ber Software ausf hren Im darauf folgenden Fenster finden Sie die Installierte Version in Form einer Zahlenfolge z B 4 10 0322 die Build Nummer ist der letzte Bestandteil dieser Zahlenfolge im Beispiel 322 Wenn auf unserer Webseite eine h here Build Nummer steht ist ein Update angebracht Sie k nnen die berpr fung auch automatisch mit dem Befehl Auf Update pr fen e im Hilfemen ausf hren lassen Tipp Verwenden Sie gelegentlich den Befehl Auf Update pr fen van um kostenlose Aktualisierungen zu suchen die Sie sofort herunterladen und installieren k nnen Ganz selten kommt es einmal vor dass sich in eine Aktualisierung ein Fehler einschleicht Dann kann es erforderlich sein zu einer vorherigen Version der Software zur ckzukehren Deinstallieren Sie in diesem Fall ausnahmsweise die h here Version von Hand bevor Sie die vorherige Version wieder installieren Hinweis Heben Sie heruntergeladene Installationspakete immer auf Falls Sie eine Aktualisierung doch wieder entfernen m chten ben tigen Sie hierzu das Installationspaket der vorherigen
177. nkette TMP eingeben Alternativ zu diesem Standardordner k nnen Sie einen beliebigen anderen Ordner als Sicherheitsordner festlegen Ferner k nnen Sie die Funktion der Erstellung der Sicherheitskopie auch ausschalten Mehr dazu erfahren Sie im Kapitel Befehle im Men Extras Optionen Ordnerlsst Falls eine Projektdatei besch digt und nicht mehr zu ffnen ist wird Ihnen sofern eine Sicherheitskopie dieser Datei existiert automatisch angeboten diese zu ffnen Falls Sie eine Sicherheitskopie ffnen m chten deren Original nicht mehr vorhanden ist ffnen Sie die Sicherheitskopie manuell Dazu starten Sie den Normfall Manager und w hlen im Men Datei den Befehl ffne Sicherheitskopie Es ffnet sich ein Dialogfenster in dem Sie die zu ffnende Sicherheitskopie ausw hlen k nnen Datenbankserver F r den professionellen Einsatz in einer Mehrbenutzerumgebung stellt der Normfall Manager in den h heren Produktvarianten Enterprise die Anbindung an einen Datenbankserver zur Verf gung W hrend Projektdateien in kleinen Teams eine gute L sung sein k nnen liefert der Datenbankserver bei hohem Benutzeraufkommen mit gleichzeitigem Schreibzugriff die beste Performance und Stabilit t Zum Zeitpunkt der Erstellung des Handbuches bzw der Hilfe Funktion werden an Serversystemen DBMS der Microsoft SQL Server 2005 sowie der Microsoft SQL Server 2008 unterst tzt zur aktuellen Unterst tzung weiterer Systeme inform
178. nkte stattdessen als Text dar Die Grundbefehle der Zwischenablage k nnen Sie in den meisten Programmen ber das Bearbeiten Men l ro engl Edit w hlen meist ist es aber praktischer die jeweilige Tastenkombination s ol oder das Kontextmen weg zu verwenden Nicht immer geschieht das Kopieren oder Ausschneiden sofort Wenn Sie z B einen Ast des Strukturbaumes kopieren merkt sich das Programm zun chst nur welchen Strukturpunkt Sie zum Kopieren ausgew hlt haben Erst wenn Sie den Befehl zum Einf gen geben wird die Kopie tats chlich erstellt Wenn Sie also zwischen dem Kopieren und dem Einf gen noch etwas an dem Ast ndern so wird diese Anderung bei der Kopie noch ber cksichtigt Welche Objekte sie wie innerhalb Ihres Normfall Projektes und ul anderen Programmen austauschen k nnen erfahren Sie hier 93 177 2009 Normfall GmbH Anhang 6 1 6 1 1 Anhang Troubleshooting Probleme und deren L sung In diesem Kapitel finden Sie eine Zusammenstellung bekannter Probleme und deren Behebung die bei der Arbeit mit dem Normfall Manager auftreten k nnen Zur ckzuf hren sind diese Probleme in erster Linie auf die Programmversionen und individuellen Einstellungen der installierten Anwendungen Einf gen von Text im Text Editor Im Text Editor k nnen aufgrund einer bestimmten Sicherheitseinstellung im Internet Explorer Probleme mit dem Einf gen auftreten Beim IE6 lautet diese Ei
179. nn eine Kopie von einem Dokument im O 4 3 2 Das Anbinden von Dateien F r den Anbindungsvorgang k nnen Sie auf verschiedene Funktionen zur ckgreifen die sich in zwei Gruppen unterteilen lassen e Anbindungsfunktionen die im Anwendungsfenster des Normfall Managers x zu finden sind sowie e Anbindungsfunktionen die au erhalb des Normfall Managers ss zur Verf gung stehen Ferner gibt es Anbindungsbefehle die ein Dokument sofort in der Liste oder der Struktur erscheinen lassen und solche die die Anbindungsbox 77 aufrufen um das Dokument an mehreren Stellen der Struktur gleichzeitig anzubinden Anzubindende Dateien liegen in der Regel im Dateisystem Ihres Computers oder eines Dateiservers der Normfall Manager unterst tzt aber auch einige externe Dokumentenquellen wie Dokumentenmanangement Systeme DMS und Online Datenbanken z B Juris Anbindungsfunktionen innerhalb des Normfall Fensters Im folgenden Abschnitt geben wir Ihnen einen berblick ber die Funktionen mit denen Sie innerhalb des Normfall Anwendungsfenstersl Dokumente anbinden k nnen F r detaillierte weitergehende Informationen verweisen wir jeweils auf die Befehls bersicht Befehle in den Men s und Werkzeugleisten Verweis anf gen amp Verweis anf gen In der Werkzeugleiste der Detailansicht steht Ihnen der Button Verweis zur Verf gung mit dessen Hilfe Sie eine Datei in einer Des neuen leeren Zeile in der Listenansicht oder a
180. nn in den Optionen ein anderer Sicherungs Ordner d 2009 Normfall GmbH Benutzerleitfaden 4 2 2 gew hlt werden Maximall nge von Dateinamen Falls ein Projekt z B aus Gr nden der Datensicherung auf CD oder DVD gebrannt werden soll darf die Maximall nge der Dateinamen 64 Zeichen nicht berschreiten da CDs oder DVDs mit dem sogenannten Joliet Dateisystem arbeiten das nur Dateinamen von bis zu 64 Zeichen verarbeiten kann Beim Brennvorgang werden die Dateinamen u U gek rzt weswegen die Verweise auf diese Anbindungen verloren gehen Bei der Anbindung von Dateien mit l ngeren Dateinamen erscheint im Normfall Manager daher ein entsprechender Warnhinweis Dateiname zu lang N Datei Unendlich lange Dateinamen mit zu vielen Zeichen werden beim Bre Der Name der Datei oder eines ihr bergeordneten Ordners ist l nger als 64 Zeichen und somitinkompatibel mit dem Joliet Dateisystem f r CDs und DVDs Beim Brennen einer CD oder DVDwird der Dateiname vermutlich verk rzt wodurch der Verweis darauf ung ltig wird eer Nicht mehr anzeigen kann unter Extras Optionen zur ckgesetzt werden Diese Meldung k nnen Sie im Men Extras Optionen Weitere deaktivieren Emails werden bei der Anbindung automatisch auf die Maximall nge von Dateinamen f r Joliet also 64 Zeichen gek rzt Ordner in Microsoft Outlook Normfall Emails k nnen beim Anbinden automatisch in einem speziellen Ord
181. nnnnnn 117 Referenz 122 dE ET ae 122 Befehle im Men Datei en nennen e degen 122 Neues Projekt 3 lan ask m aaea a a aaa EE Siadar Res Herren 122 Neu aus Word Dokument ee ne ha eu oe 122 Neu aus OrdnerstruktUnssnsitenes nn sent E A 122 ffne EE 122 ffnen mit Schreibschutz uuuanasseneaennnennnnenennnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnennnnnnnnnnnnnannnnennnnnennnnnnnnnnnnnannenn 123 Mit Server verbinden 123 Str kt r nsicht aktualisieren 4 sn r nenn kennen 123 e 123 ele IT 123 el TE 124 Text drucken u 124 Als Dok ment e EE 124 Eigenschaften 32 222 m nenn AEA G Aaa ad UE a TEES A era 125 ffnen zuletzt verwendeter Prolekie 127 Beendennitrasn arena Ebner EA a CAE ES Re ENEE re 127 Befehle im Men Bearbeiten rnsee ee era adaa aaa a a n 127 Elle EN 128 Vie 128 Eeer lege Ae 128 Wiederherstellen Aktion nee nennen ser nennen nennen 128 R ckg ngig NR EE 128 Wiederherstellen Text nennen sn rss 128 E le E EE 129 Kopieren 129 Einf gen 129 Ales merkleren desto gee See ENEE EEN HE AR ee EL eine 129 Umbenennen EE 130 A Leet tert tee nis reet deg 130 Befehle im Men Struktur 131 In Projekt finden 131 2009 Normfall GmbH Normfall Manager 4 1 Inhalt 5 In ausgew hlter Teilstruktur nden AAA 131 LTE 131 Abr Josanne e ea E o a a a e d e e a ea TEENS aa ea a eaaa ae aeaa 131 el TEE 131 BREET 1
182. npassen und gelten permanent sowohl f r den Internet Explorer als auch f r den Text Editor des Normfall Managers Als Dokument ausgeben Diese Funktion erm glicht es die gesamte oder Teile der Ir Als Dokument ausgeben Struktur als Word oder Hm Dokument ausgeben zu lassen Detaillierte Informationen hierzu finden Sie im Kapitel Z Umwandlung gegliederter Textdokumente o al Strg Umschalt d 2009 Normfall GmbH Referenz 125 Eigenschaften Klicken Sie auf Eigenschaften ffnet sich ein Dialogfenster mit folgenden Informationen zu dem betreffenden Projekt Unten sehen Sie den Eigenschaften Dialog f r ein Projekt das im Dateisystem gespeichert ist LX Projekteigenschaften ES Strukturdenken Speicherort N Projekte Strukturdenken Strukturdenken nf4 Inhaltszeilen 68 Eindeutiger Projektname f r Einstellungen und Hyperlinks SEFC6B29 3359 44 31 9EC3 C49035C77ESE Garantiert eindeutigen Namen vorschlagen Listenansicht standardm ig ausblenden Abb Eigenschaften Dialog f r ein Projekt im Dateisystem Speicherort Gibt an wo die Projektdatei abgespeichert ist Inhaltszeilen Gibt an wieviele Strukturpunkte das Projekt umfasst Eindeutiger Projektname f r Einstellungen und Hyperlinks Hier erscheint die vom Normfall Manager automatisch erzeugte Projekt Identifikationsnummer die Voraussetzung f r die Hyperlink Funktionalit t ist N heres zu den Hyperlinks finden S
183. nstellung folgenderma en Allow Paste Operations Via Script Einf geoperationen ber ein Skript zulassen Beim IE7 lautet sie Allow Programmatic clipboard access Programmatischen Zugriff auf die Zwischenablage zulassen Folgendes ist bislang nicht schl ssig Die Einstellung im IE6 wirkt sich auf das Einf gen aus die im IE7 nicht Beim IE6 wirkt sich die Einstellung auch dann aus wenn sie nur f r die Internetzone gesetzt wird obwohl auf der lokalen Festplatte gearbeitet wird Das Problem l sst sich auf jeden Fall umgehen indem man die Sicherheitsoption abschaltet In Firmennetzwerken sind diese Einstellungen aber meist zentral gesteuert und lassen sich vom Benutzer nicht ndern Verschiedene Acrobat Versionen Das Normfall Manager Plug In f r Adobe Acrobat 7s steht nur f r die Vollversionen von Adobe Acrobat 7 0 und h her zur Verf gung Wir empfehlen daher f r einen komfortablen Anbindungsprozess die Anschaffung dieses Produkts Sind mehrere Versionen von Acrobat bzw Adobe Reader auf einem Rechner installiert so h ngt es vom Anbindungstyp ab Dokument Seite Kommentar Text oder Ziel welche dieser Versionen zum ffnen von Dokumenten verwendet wird In der Regel wird die zuletzt installierte Version verwendet Bei Anbindungen des Typs Kommentar wird jedoch sofern vorhanden immer eine Vollversion d h keine Reader Version zum ffnen verwendet Ist lediglich der Adobe Reader auf einem R
184. nten aber auch die Tasten Bild oben und Bild unten zum berspringen mehrerer Elemente und die Tasten Pos 1 und Ende um an den Anfang oder das Ende zu springen Funktionstasten Die mit F bezeichneten Nummerntasten oben auf der Tastatur Auf speziellen Windows Tastaturen 2009 Normfall GmbH Referenz 5 3 4 Kontextmen Diese mit einem Symbol f r das Kontextmen gekennzeichnete Taste neben der rechten Strg Taste ffnet ein Kontextmen ltse f r das Element zeg das gerade den Tastaturfokus hat Die Zwischenablage Die Zwischenablage engl Clipboard des Systems erlaubt es virtuelle Objekte wie Strukturpunktelss oder Verweiszeilen ze aber auch Textpassagen zwischenzuspeichern um sie an anderer Stelle einzuf gen Die Grund Befehle we lauten Kopieren Strg c Legt eine Kopie des Objektes in die Zwischenablage Ausschneiden Strg x Legt das Objekt in die Zwischenablage wobei es von seinem bisherigen Ort entfernt wird Einf gen Strg v F gt eine Kopie des in der Zwischenablage befindlichen Objektes an der gew nschten Stelle ein So kann man z B einen Ast des Strukturbaumes ausschneiden und an anderer Stelle dem Baum wieder aufpfropfen Oder man erzeugt auf diese Weise eine Kopie des Astes ber die Zwischenablage k nnen Objekte auch zwischen verschiedenen Programmen ausgetauscht werden Da aber ein Texteditor z B keine Struktur darstellen kann stellt er die Strukturpu
185. obe Acrobat Microsoft Office e Komfortable Anbindung von PDF Dateien durch integrierten Normfall PDF Editor e Schnelle Anbindung durch Plugins Adobe Acrobat Microsoft Office Internet Explorer Windows Explorer und automatisches Kopieren von Dateien in den Projektordner Anbindung auch aus der Systemhistorie zuletzt ge ffneter Dokumente m glich optional Anbindung an mehreren Strukturpunkten gleichzeitig durch H kchen setzen e Einfacher Import Export von Dokumenten durch Ziehen mit der Maus oder Kopieren Einf gen im Windows Explorer und Outlook e Einfache Verwaltung angebundener Dokumente Drucken Kopieren Zippen Verschicken e Komfortables Strukturierungswerkzeug mit M glichkeit zu Verweisen zwischen Strukturpunkten einblenden von Teilstrukturen an mehreren Stellen Synchronisierung von Inhalten zwischen Strukturpunkten e Verweise auf Strukturpunkte zwischen verschiedenen Strukturen Projekten m glich e Hyperlinks aus Flie text in anderen Anwendungen z B Email auf Strukturpunkte m glich e Volltextsuche in den Projektdaten und ber Microsoft Indexing Service auch in angebundenen Dokumenten e Individuelle optische Gestaltungsm glichkeit f r Strukturpunkte 2009 Normfall GmbH Vorbereitung 2 2 4 durch Zuordnen eigener Icons und farbliche Markierung e Mit Hilfe des Normfall Manager Administration Kit Standardwerte in den Optionen f r definierte Benutzergruppen setzen Auto
186. om Normfall Manager zuletzt auf Ihrem Rechner verwendet wurden Synchronkopien H Synchronkopien Diese Registerkarte gibt Auskunft ber Anzahl und Vorkommen der Synchronkopien einer angebundenen Datei oder eines Strukturpunkts Ihr Inhalt bezieht sich dabei immer auf das Element das in der Listenansicht aktuell ausgew hlt ist Alternativ erhalten Sie diese Information per Doppelklick auf das Synchronkopien Icon Genaueres zu diesem Befehl entnehmen Sie bitte dem Kapitel Synchronkopien anzeigen ho Dokument Dokument Um zu erfahren an welche Strukturpunkte ein Dokument angebunden ist markieren Sie es und w hlen dann im Men ei Verweisliste Ansicht die Registerkarte Dokument aus Alternativ Strg Umschalt F6 k nnen Sie auch die Tastenkombination Umschalt F6 dr cken N heres erfahren Sie berg Tastenkombination eingeblendet spiegelt sich dies Wurde die Registerkarte Dokument mittels Q nicht im Ansichts Men wider Neue Suche 2009 Normfall GmbH Einf hrung Die Registerkarte Neue Suche ffnet sich wenn Sie Ihr Projekt oder auch angebundene Dokumente nach bestimmten Begriffen durchsuchen m chten Einzelheiten zur Suchfunktion entnehmen Sie bitte dem Kapitel Suchen und finden hosi Sortieren der Listen Die Eintr ge der Listen in der Listenansicht k nnen Sie auf oder absteigend nach Datum oder alphabetisch nach Titel sortieren Klicken Sie dazu einfach auf die berschrift der Spalte
187. oses L schen Integrierte Darstellung des Projektordners Verbesserte Suchfunktion Suche in angebundenen Dokumenten durch Microsoft Indexing Service Suche in Teilstruktur Datumssuche Unterst tzung von Datenbankserver Robustes Verhalten bei sehr gro en Datenbest nden und Mehrbenutzerzugriff Standardwerte in den Optionen f r Benutzergruppen mit Hilfe des Normfall Administration Kit festsetzen f r System Administratoren Wichtige nderungen Umbenennungen In NF4 hei t der Dokumentenordner Projektordner die Strukturdatei hei t Projektdatei Systemvoraussetzungen Bitte beachten Sie die ge nderten Systemvoraussetzungen 2 Wegfall der Indexfunktion Zun chst keine aktualisierbaren Autorenstrukturen m glich 2009 Normfall GmbH Vorbereitung 2 3 2 3 1 2 3 2 Die Informationsverwaltung mit Normfall Mit dem Normfall Manager k nnen Sie Informationen in Form von Dokumenten und Dateien auf effiziente und inhaltsbezogene Weise verwalten Voraussetzung f r daf r ist dass alle Schriftst cke und sonstigen Unterlagen wie Abbildungen Fotos Handskizzen Zeichnungen und Diktate in digitaler Form vorliegen Um Speicherplatz brauchen Sie sich dabei keine Sorgen zu machen Moderne PCs und Notebooks verf gen ber Festplatten die ausreichend Platz f r mehrere tausend B roordner bieten Sie k nnen also alle Vorg nge mit s mtlichen Akten jederzeit in Ihr Notebook kopieren bei sich f hre
188. perlinks vorhanden gehen diese bei einer Anderung der Projekt ID verloren N here Informationen finden Sie im Kapitel Projekt Eigenschaften h25 Strukturpunkt Typen Beim Erstellen eines neuen Strukturpunkts wird standardm ig ein blaues Quadrat erzeugt Um einzelne Strukturpunkte optisch voneinander zu unterscheiden und inhaltlich sinnvoll in bestimmte Kategorien zu gruppieren besteht die M glichkeit diese mit unterschiedlichen Farben zu markieren oder ihnen eigene Icons zuzuordnen Man definiert also unterschiedliche Strukturpunkttypen Ein Strukturpunkttyp besteht immer aus einem Icon und dem Typnamen der angezeigt wird sobald man den betreffenden Strukturpunkt mit der Maus ansteuert Der Normfall Manager enth lt hierf r eingebaute farbige Strukturpunkte und Icons Es k nnen jedoch auch eigene Icons verwendet werden diese m ssen als Bilddateien vorliegen am besten als ICO Dateien in der Gr e 16 x 16 Pixel doch es PN 103 2009 Normfall GmbH 104 Normfall Manager 4 1 Hilfe werden auch fast alle anderen Bildformate akzeptiert Anwendungsbeispiel In einen Fall sind regelm ig mehrere Personen involviert Diese Personen lassen sich z B in Verteidiger Angeklagte Zeugen Gutachter etc gruppieren In Ihrem Projekt gibt es somit die Strukturpunkte Verteidiger Angeklagte Zeugen usw Diesen Punkten k nnen Sie nun einen Typ zuweisen und zwar zweckm igerweise den Typ P
189. piel Strukturpunkt Personen Verfahren Beweise Gutachten USW ln ln un Den Brenn el Den rl ehe Rn Unter Umst nden erhalten Sie eine ganze Liste von Suchergebnissen klicken Sie die einzelnen Suchergebnisse in der Listenansicht an wird in der Strukturansicht immer der dazugeh rige Fundort also der Strukturpunkt farblich gr n markiert Klicken Sie auf Zur Fundstelle wechseln um in der Strukturansicht direkt zu dem Punkt zu gelangen an dem das gefundene Dokument angebunden ist 2009 Normfall GmbH Einf hrung 47 1b Schnellsuche F r eine Schnellsuche innerhalb des Projekts verwenden Sie das Suchfeld in der Werkzeugleisteli Spezielle Suchkriterien k nnen hier nicht eingegeben werden Die Schnellsuche bietet sich besonders an wenn z B der Name einer gesuchten Datei bzw Teile davon bekannt sind 1 Tragen Sie den gesuchten Begriff in das Suchfeld ein DE eg DE AE EE A d aussage a 2 Dr cken Sie die Eingabetaste Enter oder klicken Sie alternativ auf das Lupen Icon neben dem Eingabefeld Es ffnet sich in der Listenansicht eine Registerkarte mit dem Suchergebnis Sobald Sie die Such Registerkarten nicht mehr ben tigen f r jede Suche wird eine neue Registerkarte ge ffnet schlie en Sie diese durch Klicken auf das x Haben Sie verschiedene Suchen ausgef hrt k nnen Sie diese einsehen indem Sie auf das Pfeilsymbol neben dem Suchfeld klicken Um einen Suchbegriff
190. plorer e Automatisches Kopieren von Dokumenten in den Projektordner bei der Anbindung e Schnellanbindung aus der Systemhistorie der zuletzt ge ffneten Dokumente 17 2009 Normfall GmbH 18 Normfall Manager 4 1 Hilfe Schnellanbindung aus Datei Eingangsordner Unterst tzung von Arbeitsteilung Schnelles Ansteuern von Normfall Projekten ber Normfall Button im Schwebemodus der auf dem Bildschirm st ndig sichtbar bleibt optional Mehrfachanbindung Anbindung an mehrere Strukturpunkte gleichzeitig durch Setzen von H kchen in der Anbindungsbox Mehrfachselektion Mehrere Strukturpunkte k nnen gleichzeitig ausgew hlt werden Umwandlung von Strukturpunkten in Verweiszeilen und umgekehrt Synchronkopien Inhalte mehrer Strukturpunkte oder Verweiszeilen werden automatisch miteinander abgeglichen Verkn pfungen Durch Verkn pfung mit einem Strukturpunkt wird dessen Teilstruktur an anderer Stelle eingeblendet Hyperlinks in der Struktur Verweise auf Strukturpunkte in anderen Strukturen Projekten m glich Hyperlinks aus Flie text Verweise auf Strukturpunkte aus anderen Anwendungen z B Email m glich Verbesserte Formatierungsm glichkeiten im Editor Ziehen von Dokumenten mit der Maus Kopieren und Einf gen Jetzt in jeder Richtung m glich von nach Windows Explorer und Outlook Verwaltungsfunktionen f r Dokumente Exportieren Zippen Drucken Verschicken restl
191. ptionen die Schriftformatierung aus die bernommen werden soll Sie k nnen auch eine bestehende Projektdatei ausw hlen Diese wird dann allerdings beim Einlesen irreversibel berschrieben Plug In f r Microsoft Excel Das Normfall Plug In f r Microsoft Excel erm glicht es selbst in umfangreichen Excel Tabellen mit mehreren Tabellenbl ttern zielgenau auf Arbeitsbl tter oder Zellbereiche zu verweisen Als Anbindungsziel kann ein Blatt Zellbereich Name oder lokaler Name definiert werden Anbindung ber das Plug In Im Kapitel Befehle in den Plug Ins ss wird die Grundfunktion der drei Anbindungsbefehle Normfall Manager Zur Liste und Zur Struktur erkl rt 2009 Normfall GmbH Benutzerleitfaden In der Werkzeugleiste des Plug Ins steht links ferner ein sogenannter Toggle Button dt Umschaltfl che mit der Bezeichnung Name erzeugen zur Verf gung der de aktiviert werden kann Die m glichen Zust nde sind Zellbereichsnamen erzeugen AUS AN Ist dieser Button aktiviert wird f r jede Anbindung in der Excel Arbeitsmappe automatisch ein neuer globaler Name erzeugt auf den bei der Anbindung verwiesen wird z B normfall5 Es kann au erdem ein lokaler Name angebunden werden der bei der Anbindung jedoch zusammen mit dem Tabellenblatt angegeben werden muss Ist der Toggle Button deaktiviert wird eine Anbindung des Typs Bereich erzeugt F r diesen Bereich k nnen Sie selbst einen Namen in Excel
192. rbeitet wird Zeigt die Inhalts Aktualisierung des aktuellen Datensatzes an nach der Bearbeitung durch einen anderen Benutzer Von anderen Nutzern gel schte Strukturpunkte und Verweise sind nicht weiter editierbar und werden beim n chsten ffnen oder dem manuellen Aktualisieren der Strukturansicht mittels der Funktionstaste F5 aktualisiert Generell l sst sich die Struktur mit der Funktionstaste F5 oder dem Befehl Strukturansicht aktualisieren aus dem Men Datei auf nderungen anderer parallel zugreifender Nutzer hin aktualisieren 2009 Normfall GmbH 112 Normfall Manager 4 1 Hilfe 4 11 4 12 Eine Liste aller Nutzer die zur selben Zeit an einer Projektdatei arbeiten l sst sich in der Enterprise Version ber den Befehl Benutzerliste z im Men Extras einsehen Sicherheitskopien Der Normfall Manager legt standardm ig bei jedem Schlie en einer Projektdatei eine Sicherheitskopie des gerade ge ffneten Projekts an au er bei Projekten auf einem Datenbankserver Dieses Verhalten l sst sich f r jedes Projekt einzeln und f r alle neuen Projekte aktivieren oder deaktivieren Wenn Sie keinen eigenen Ordner f r die Ablage festlegen wird die Sicherheitskopie im Verzeichnis TEMP Ihres Benutzerprofils abgespeichert Dieses Verzeichnis k nnen Sie im Windows Explorer nicht unmittelbar einsehen Sie k nnen es jedoch aufrufen indem Sie in der Adresszeile des Windows Explorers die Zeiche
193. rch Klicken auf den Button wird der Befehl ausgef hrt So wird z B durch Klicken auf den Button Neuer Kommentar in der Listenansicht eine neue Zeile erzeugt Sie finden Buttons in den Werkzeugleisten s der drei Ansichten 23 aber auch in allen Dialogfenstern h7 Um Buttons in Dialogfenstern mit der Tastatur anzusteuern verwenden Sie den Tastaturfokus ve Verschieben Sie diesen mit der Tab Taste auf den gew nschten Button und dr cken Sie die Leertaste um den Button auszul sen Wenn unter mehreren Buttons einer hervorgehoben ist so l sst sich diese durch Dr cken der Eingabetaste ENTER aktivieren ohne dass der Tastaturfokus vorher auf ihn verschoben werden muss Beispiele f r Buttons Of Neuer Kommentar J Verweis Dialogfenster Ein Dialogfenster ist ein Fenster das in bestimmten Situationen eingeblendet wird um Eingaben oder Best tigungen des Benutzers einzuholen So erscheint z B bei der Installation des Managers das erste Dialogfenster mit dem Setup Assistenten des Normfall Managers der Sie durch die Installation leitet Ein weiteres Beispiel f r Dialogfenster sind auch Nachfragen die zur Best tigung bestimmter Befehle z B L schvorg nge 2009 Normfall GmbH 168 Normfall Manager 4 1 Hilfe auffordern oder der Dialog zum Einstellen der Grund Schriftart den Sie im Men Extras ausl sen k nnen Strukturpunkt oder Zeile l schen SS AA Es werden insgesamt 1 Zeile gel
194. rdner sammeln Sie zweckm igerweise in einem bergeordneten Ordner dann Stammordner genannt Unter Extras Optionen Projekt k nnen Sie f r das aktuelle sowie f r neu zu erstellende Projekte festlegen ob die Projektdatei in eben diesem Projektordner oder in einem alternativen Ordner angelegt werden soll N heres siehe Kapitel 53 2009 Normfall GmbH 54 Normfall Manager 4 1 Hilfe Verwaltung Optionen Aktuelles Projektist A lt _Normfall Projekte ProjektA a Organisieren v Ansichten v Brennen Ordner v Name a Desktop a U Auto Benutzer A Emgang 1 ffentlich J Dokumente Projekt A sy Computer F Projekt A ldb ci Diskettenlaufwerk A e Projekt A nf4 amp Lokaler Datentr ger C e DVD RW Laufwerk D GA normfallnet server N s Lokaler Datentr ger Q s RI _Normfall 4 d i Projekte a i Projekt A A Auto A Emgang A Dokumente Projekt A Projekt B d i Projekt C Projekt D m AN Projekt E T aat ln ie em ten Amh sl en Me NER heen a Ah San den A SE A A A fm o Abb Projektordner mit einem Unterordner zum Speichern von Dokumenten dem Auto Ordner dem Eingangs Ordner und der Projektdatei Eine Besonderheit des Projektordners besteht darin dass Dokumente zur Anbindung automatisch vom Normfall Manager dort abgespeichert werden Sie m ssen sich nicht im Vorfeld darum k mmern anzubindende Dateien explizit dort abzulegen Binde
195. ren e Umwandlung von kommentierten Strukturen in gegliederte Texte Umwandlung gegliederter Texte in kommentierte Strukturen e Editor mit umfangreichen Formatierungsm glichkeiten Organisation e Unterst tzung von Arbeitsteilung durch Eingangs Ordner in dem Dateien zur Anbindung abgelegt werden k nnen e M glichkeit abgeschlossener Projektordner die alle Projektdaten und Dokumente beinhalten und leicht auf andere Speichermedien und Computer bertragen werden k nnen Quellverweise k nnen zus tzlich die Verbindung mit einem zentralen DMS aufrecht erhalten e Einfach zu installieren zu verwalten und zu bedienen ansprechende Benutzeroberfl che umfangreiche Dokumentation e Sehr robust auch bei extrem gro en Datenbest nden und Mehrfachzugriff bei Speicherung des Projektes auf Datenbankserver e Zuk nftige Unterst tzung durch einen eigenen Web Client Read Only e Einfacher Import bestehender Ordnerstrukturen Juristische Anwendung e Automatische Anbindung von recherchierten Dokumenten aus der Juris Datenbank Neuerungen Dieser Abschnitt gibt Informationen f r Umsteiger von der Version 3 des Normfall Managers NF3 oder einer lteren Version Bitte beachten Sie auch den Abschnitt Wichtige Anderungen am Ende e Optisch ansprechende neue Benutzeroberfl che e Eingebaute und eigene Icons f r Strukturpunkttypen e Einfacheres Anbinden durch Plugins Adobe Acrobat Microsoft Office Windows Explorer Internet Ex
196. ren Anwendung Die Plug Ins werden im Men Extras ber den Befehl Plug In Installation s5 aktiviert Was leisten die Plug Ins des Normfall Managers Besonders komfortabel lassen sich mit Hilfe der Plug Ins zielgenaue Anbindungen realisieren So k nnen Sie in einem umfangreichen Dokument von mehreren hundert Seiten eine bestimmte Stelle innerhalb des Dokuments als Ziel der Anbindung festlegen so dass das angebundene Dokument beim Offnen automatisch an dieser Stelle angezeigt wird Diese Funktion ist in vielen Situationen hilfreich z B e wenn ein Zeuge vor Gericht aussagt und Sie ihm ein bestimmtes Dokument vorhalten wollen e wenn Sie in einer Schiedsgerichtsverhandlung bestimmte Dokumente suchen e bei einer au ergerichtlichen Verhandlung e bei einer Telefonkonferenz e w hrend des Diktates eines Schriftsatzes e etc Sie sparen Zeit und sind immer perfekt informiert Da die Plug Ins speziell f r das zielgenaue Anbinden konzipiert wurden und man davon ausgehen kann dass in umfangreichen Dokumenten nicht nur eine sondern mehrere Stellen zielgenau angebunden werden sollen empfiehlt es sich zielgenau anzubindende Dateien manuell im Projektordner abzuspeichern N heres hierzu siehe die Abschnitte Das Abspeichern von Dateien se und Spezielle Ordner ss Unter Extras Optionen Ordnerl14 k nnen Sie den Auto Ordner als Speicherort f r anzubindende Dateien aktivieren so dass Dokumente die sich noch nicht im Proj
197. rfassen Dazu erstellen Sie einen neuen Strukturpunkt z B Protokoll und f gen alle Personen die an der Tagung teilgenommen haben als Verkn pfung unter diesem Strukturpunkt ein Wie Sie im Detail vorgehen lesen Sie bitte im Kapitel Einf ge Optionen ss nach 101 2009 Normfall GmbH 102 Normfall Manager 4 1 Hilfe 4 7 4 Da Verkn pfungen immer auf ein Original verweisen sollten Sie folgende Punkte beachten e L schen Sie das Original werden auch alle dazugeh rigen Verkn pfungen ung ltig Beim L schen sollten Sie sich dessen stets bewusst sein Um dies zu umgehen greifen Sie stattdessen auf die Funktion der Synchronkopie loo zur ck e Ver ndern Sie das Original z B indem Sie dessen Namen ndern oder Unterpunkte einf gen ver ndern sich analog dazu auch die Verkn pfungen e Verkn pfungen zeigen immer die Anbindungen und Unterpunkte des Originals an Hyperlink Unter einem Hyperlink auch kurz Link engl f r Verkn pfung Verbindung Verweis versteht man allgemein einen Verweis auf ein anderes Dokument innerhalb eines Hypertextes der automatisch durch das Hypertextsystem verfolgt werden kann Das Konzept von Hyperlinks entspricht funktional dem Querverweis oder der Fu note aus der konventionellen Literatur bei der das Ziel des Verweises allerdings in der Regel manuell aufgesucht werden muss Im Normfall Manager haben Sie ebenfalls die M glichkeit mittels H
198. rmfall GmbH Benutzerleitfaden Sie z B anhand mehrerer Projekte zu einem Thema ein Wissensmanagement System aufbauen m chten nennen Sie die Kategorie Wissensmanager und ordnen s mtliche Projekte zu diesem Thema dieser Kategorie zu Wird keine Kategorie angegeben wird das Projekt auf der ersten Ebene erstellt Als Projektordner k nnen Sie entweder die Voreinstellung bernehmen oder per Klick auf Ausw hlen einen anderen Ordner ausw hlen Der Projektordner befindet sich an einem beliebigen Ort im Dateisystem und liegt nicht auf dem Datenbankserver Import einer Projektdatei F r den Import einer bestehenden Projektdatei aus dem Dateisystem auf den Datenbankserver klicken Sie auf Projekt importieren Es ffnet sich ein Dialogfenster in dem Sie per Klick auf Ausw hlen die zu importierende Projektdatei bestimmen Legen Sie wie oben beschrieben Name und optional Kategorie fest und best tigen Sie per Klick auf OK Als Projektordner wird standardm ig der Ordner verwendet in dem sich die zu importierende Projektdatei befindet In Datei exportieren Mit Hilfe dieses Befehls speichern Sie ein Datenbank Projekt als Normfall Projektdateils ab Die Projektdatei wird immer im vorhandenen Projektordner erstellt der daraufhin ge ffnet wird Projekt kopieren Um ein Datenbank Projekt zu kopieren klicken Sie auf diesen Button Es ffnet sich ein Dialogfenster in dem als Quelle das momentan ausgew hlte Projekt auf de
199. rmfall Manager 4 1 Hilfe Scrollbalken Ein Scrollbalken ist ein Balken mit dem Sie Informationen anzeigen k nnen die ber eine der drei Ansichten des Normfall Managers hinausreichen Sobald dies der Fall ist wird ein horizontaler oder vertikaler Scrollbalken sichtbar Sie k nnen ihn mit dem Touchpad dem Mausrad den Pfeilen am Rand des Balkens oder durch Ziehen ve des Positionsanzeigers bewegen WW bleech ee 7 Beh rden 4 D Staatsanwaltschaft Dorfen d Finanzamt Dorfen D Landratsamt im Baubeh rde d Personen 1 D Nat rliche Personen d DW Juristische Personen 2 Chronologie D Jahr 2004 SM Jahr 2005 Undsoweiter Wn viel Erfolg mit dem Normfall Manager E big ek D EE EE ER 4 Di So ihsan Abb Horizontaler und vertikaler Scrollbalken in der Strukturansicht Textfeld Ein Textfeld ist ein Feld in dem Sie Text eingeben oder ver ndern k nnen Ein Beispiel bietet das Titelfeld in der Detailansicht re Beispiel 11 g Abb Beispiel f r das Textfeld Titel in der Detailansicht 2009 Normfall GmbH Referenz 173 Trennlinie Eine verschiebbare Trennlinie ist eine horizontale oder vertikale Linie welche eine der drei Ansichten des Normfall Managers gegen eine andere abgrenzt ut fur lt ie ee nee termine ge ahtsbeschli 5 i za Normal ssen S gt in In diesem Ordner Ten adik e adan i mn
200. rn Zum ten m gie See S Se Datei Bearbeiten Struktur Verweisliste Extras R Me Ai A 1 s se ain Ao A ft aa Ad AT nn ann Abb Men leiste des Normfall Managers Sie k nnen auch mit den Navigationstasten der Tastatur durch die Men s navigieren und mit der Eingabetaste einen Eintrag ausw hlen Normfall Button Der Normfall Button ist eine Schaltfl che au erhalb des Anwendungsfensters 2 auf Ihrem Desktop mit dem Sie schnell den Befehl zum Anbinden eines Dokumentes in einer Normfall Struktur geben k nnen SEA RSC 09 38 Abb 1 Normfall Button in der Windows Taskleiste Der Normfall Button befindet sich in der Windows Taskleiste oder im Schwebemodus ber dem Desktop durch das Kontextmen l sst sich zwischen beiden Zust nden umschalten Abb 2 Normfall Button im Schwebemodus N heres zum Normfall Button erfahren Sie im Kapitel Der 2009 Normfall GmbH Referenz 171 Normfall Button e im Abschnitt Benutzerleitfaden 50 Optionsfeld Ein Optionsfeld ist ein Feld in dem Sie Entweder Oder Fragen beantworten k nnen Dazu kann das Optionsfeld zwei Zust nde annehmen Markiert oder Nicht markiert Im Unterschied zu den Kontrollk stchen kann von mehreren Optionsfeldern einer Gruppe immer nur eines markiert werden Auf diese Weise k nnen Sie eine Auswahl aus mehreren Optionen treffen Sp rache A 2 C iie System Englisch b Deutsch WP me T ER EN Abb Optionsfel
201. rojektdatei geladen und es wird eine andere Struktur ge ffnet schlie t der Normfall Manager automatisch die aktuell geladene Struktur Um gleichzeitig an mehreren Strukturen zu arbeiten k nnen Sie dies umgehen indem Sie beim Offnen die Umschalt Taste gedr ckt halten Dabei ist es u U erforderlich die Taste erst einen kurzen Moment nach dem Klicken auf das Steuerelement loszulassen das das ffnen ausl st Die neu geladene Struktur wird dann in einem neuen Fenster ge ffnet Neues Projekt ma Strg n m Neu aus Word Dokument Neu aus Ordnerstruktur 5 Projekt ffnen j Strg 0 2009 Normfall GmbH Referenz 123 ffnen mit Schreibschutz Um eine Projektdatei im Nur Lese Modus zu ffnen w hlen Sie ffnen mit Schreibschutz den Befehl ffnen mit Schreibschutz In diesem Modus k nnen Sie an einer Projektdatei keinerlei Anderungen vornehmen Lesezugriff erm glicht ausschlie lich passives Arbeiten mit einer Projektdatei Dieser Befehl steht je nach Produktvariante zur Verf gung Mit Server verbinden Der Normfall Manager unterst tzt den Microsoft SQL Server so mit Server verbinden dass Projektdateien auch auf Datenbankservern angelegt und verwaltet werden k nnen F r die Arbeit mit einem Datenbankserver klicken Sie auf Mit Server verbinden Detallierte Informationen hierzu finden Sie im Kapitel Arbeiten mit dem Datenbankserver t7 Strukturansicht aktualisieren Nehmen
202. rpfad der Datei an Handelt es sich um ein zielgenau angebundenes Word oder PDF Dokument wird im E Listenansicht ausblenden 2009 Normfall GmbH Einf hrung 3 2 3 2 1 3 2 2 3 2 3 Feld Pos die Seite oder Textmarke angezeigt die bei der Anbindung festgelegt wurde N here Informationen zur Anbindung von Dokumenten erhalten Sie im Kapitel Speichern und Anbinden von Dateien s8 Grundbegriffe der Normfall Software Normfall Manager 4 Der Normfall Manager 4 auch kurz Manager ist das Programm das Sie gerade benutzen Sie k nnen damit Strukturen bilden Dateien verwalten und gezielt auf ihre Inhalte verweisen Projekt Das Projekt ist die Gesamtheit der Daten die Sie in einem Normfall Anwendungsfenster anzeigen bearbeiten und gemeinsam in einer Datei oder auf einem Datenbankserver speichern k nnen Ein Projekt besteht immer aus einer Struktur 31 sowie i d R aus Verweisen ze auf die angebundenen Dateien Word PDF Emails usw Beim Erstellen eines neuen Projekts wird mit Hilfe des Normfall Managers eine Projektdatei gebildet in Ihrem Dateisystem an der Dateiendung nf4 erkennbar die Sie jeweils in einem Unterordner Ihres Normfall Projektordners ss verwalten Sie tr gt zweckm igerweise denselben Namen wie der zugeh rige Projektordner z B Bauprojekt Theresienh he Struktur Die Struktur ist der Schl ssel mit dem Sie komplexe Gegenst nde erfassen und sekundenschne
203. rpunkttypen wm Strukturpunkt e l schen Um Strukturpunkte inklusive aller Unterpunkte Anbindungen und Strukturpunkt e l schen Anmerkungen zu l schen stehen Ihnen nach dem Markieren der betreffenden Punkte mehrere Vorgehensweisen zur Verf gung m e Der Befehl Strukturpunkt e l schen Umsehalt Ent e Ein Klick auf das Icon in der Werkzeugleiste e Die Tastenkombination Umschalt Entf In Zeile umwandeln Sie k nnen einen Strukturpunkt in eine Zeile umwandeln indem n Zeile umwandeln Sie den entsprechenden Strukturpunkt markieren und anschlie end den Befehl In Zeile umwandeln ausw hlen SS Alternativ k nnen Sie den Befehl auch ber das Kontextmen L strg rechts aufrufen Allerdings steht Ihnen dieser Befehl nicht zur Verf gung e wenn es sich um einen Strukturpunkt der ersten Ebene handelt oder e wenn der umzuwandelnde Strukturpunkt mehrere Unterebenen aufweist Alternativ k nnen Sie auch die Tastenkombination Strg rechts verwenden Neuer Strukturpunkt Um nach dem aktuell markierten Punkt einen neuen Neuer Strukturpunkt Strukturpunkt auf derselben Ebene einzuf gen k nnen Sie e den Befehl Neuer Strukturpunkt ausf hren IC e e auf das Icon in der Werkzeugleiste klicken e den gleichnamigen Befehl aus dem Kontextmen ausf hren e die Funktionstaste F9 dr cken Neuer Unterpunkt Um zu dem aktuell gew hlten Strukturpunkt einen Unterpunkt auf Wa Neuer Unterpunkt der n chsttiefer
204. rten Datei einen neuen eindeutigen Namen vor den Sie an dieser Stelle mit OK best tigen Im Men Datei l sst sich unter Eigenschaften h25 dieser Name erneut ndern Sollte die Kopie nur tempor r existieren klicken Sie auf Abbrechen Um den Warn Dialog g nzlich zu vermeiden l schen oder verschieben Sie die Original Datei Erstellen eines neuen Projekts im Windows Explorer Um im Windows Explorer eine Normfall Projektdatei anzulegen w hlen Sie dort aus dem Men Datei Neu den Befehl Normfall Manager 4 Projekt Spezielle Ordner Ordner im Dateisystem Projektordner Beim Anlegen eines neuen Projekts werden Sie aufgefordert f r dieses neue Projekt einen Speicherort zu bestimmen Sie erstellen hier zun chst den Projektordner der die Projektdatei und in den meisten F llen auch alle Dokumente enth lt somit ist er meistens zugleich der Dokumentenordner Der Normfall Manager kann auch automatisch einen neuen Projektordner erstellen N heres finden Sie im Abschnitt Erstellen neuer Projekte si Sie k nnen jedoch zur Ablage von Dokumenten in diesem Ordner auch beliebig verschachtelte Unterordner anlegen Bitte achten Sie darauf e dass Sie de Normfall Projektdatei auf der obersten Ebene dieses Ordners ablegen und e dass Sie ein Laufwerk mit ausreichend freiem Speicherplatz ausw hlen Umfangreiche Projekte mit mehreren hundert oder gar tausend gescannten B roordnern k nnen mehrere Gigabyte ben tigen Alle Projekto
205. ruktur anpassen Kopierte oder ausgeschnittene Elemente k nnen auch projekt bergreifend neu eingef gt werden also z B von Projekt A nach Projekt B Hierzu m ssen beide Projekte jedoch gleichzeitig ge ffnet sein Auch eventuell angebundene Dateien werden dabei kopiert Sofern am Zielort bereits Verweise auf diese Dateien existieren erscheint ein Dialogfenster mit dessen Hilfe Sie bestimmen k nnen ob diese Verweise berschrieben oder ob auf die existierenden Dateien verwiesen werden soll Einf ge Optionen Strukturansicht Ausgeschnittene oder kopierte Strukturpunkte und Verweiszeilen befinden sich in der Zwischenablagel und k nnen auf vielf ltige Arten in Ihrer Struktur neu eingef gt werden Sie haben dabei die M glichkeit zu entscheiden an welcher Stelle der Struktur die Punkte eingef gt werden sollen 1 auf erster Ebene 2 auf derselben Ebene 3 als Unterpunkt e eines anderen Strukturpunktes Zudem k nnen Sie bestimmen als was die Strukturpunkte eingef gt werden sollen Kopie Die betreffenden Strukturpunkte werden mit allen Anbindungen kopiert und eingef gt Synchronkopie Die betreffenden Strukturpunkte werden kopiert eingef gt und in Synchronkopien umgewandelt Verkn pfung Die betreffenden Strukturpunkte werden mit allen Anbindungen kopiert und eingef gt und verweisen auf einen anderen Strukturpunkt Hyperlink Die betreffenden Strukturpunkte werden als Hyperlinks eingef gt die auf die ent
206. s Projekt einer Kategorie zugeordnet ist wird diese angegeben Die Kategorien Zuordnung l sst sich hier ndern Projektordner Zeigt den Speicherort des Projektordners an in dem sich alle zum Projekt geh rigen Dokumente befinden Wurde der Eigenschaften Dialog f r ein Projekt auf einem Datenbankserver aufgerufen muss f r die Anderung der Informationen zun chst auf Bearbeiten geklickt werden 2009 Normfall GmbH Referenz CJ Projekteigenschaften xa Heues Projekt 1 Speicherort Server serverisglexpress Normfall Inhaltszeilen 3 Eindeutiger Projektname f r Einstellungen und Hyperlinks 79E25624 6C53 46F7 AC5SB 4D21FFCCDAGF Garantiert eindeutigen Namen vorschlagen Name Neues Projekt 1 Kategorie Normfall 2003 Projektordner N ProjekteiNfSglServer Neues Projekt 1 Ausw hlen 4 Listenansicht standardm ig ausblenden Abb Eigenschaften Dialog f r ein Projekt auf einem Datenbankserver ffnen zuletzt verwendeter Projekte Am Ende des Men s werden die f nf zuletzt bearbeiteten Normfall Projekte angezeigt Durch Anklicken eines Projekts wird dieses ge ffnet ein anderes Projekt das eventuell zuvor ge ffnet war wird dabei geschlossen Anderungen werden automatisch gespeichert Um gleichzeitig an mehreren Projekten zu arbeiten k nnen Sie beim Offnen die Umschalt Taste gedr ckt halten Dabei ist es u U erforderlich die Taste erst einen kurzen Moment nach dem Kl
207. sind werden Firmen mit professioneller IT Infrastruktur den Datenbankserver Betrieb nicht nur bew ltigen sondern auch fordern da die Vorteile an Performance und Stabilit t ab einer gewissen Anwenderzahl die Nachteile hinsichtlich Wartbarkeit und Anwendung bei weitem bersteigen Viele charakteristische Einsatz Szenarien f r den Normfall Manager kommen jedoch ohne eine gr ere Anzahl gleichzeitig an einer Struktur arbeitender Benutzer aus F r diese Szenarien bietet die Software weiterhin mit dem System der Projektdateien und in sich abgeschlossenen Projektordnern eine L sung die an Einfachheit und Wartungsfreundlichkeit kaum zu berbieten ist 4 12 1 Administration des Datenbankservers Anlegen einer Datenbank Um eine Normfall Datenbank auf dem Microsoft SQL Server einzurichten gehen Sie folgenderma en vor 1 Klicken Sie im Men Extras auf den Befehl Datenbankserver verwalten Alternativ k nnen Sie diesen Befehl auch ber das Men Datei Mit Server verbinden ausf hren 2 Wurde noch kein Standardserver definiert oder ist dieser momentan nicht verf gbar erscheint folgendes Dialogfenster in dem Sie den Server angeben k nnen mit dem Sie sich verbinden m chten z B SQLEXPRESS klicken Sie anschlie end auf Datenbank anlegen 2009 Normfall GmbH 114 Normfall Manager 4 1 Hilfe C Server Server SOL press L Bitte geben Sie einen Datenbankserver an der eine Normfall Datenbank en
208. sollen siehe Plugin Installation h38 Sollte die Installationsroutine einmal stehen bleiben so pr fen Sie durch Minimieren aller ge ffneten Fenster und Verschieben des Installationsfensters ob wom glich ein Dialogfenster hinter dem Fenster der Installationsroutine auf Eingaben wartet Update von Normfall Manager 3 und lter Bei der Installation des Normfall Managers 4 werden vorherige Versionen nicht automatisch deinstalliert Sie k nnen dies jedoch von Hand durchf hren um Speicherplatz zu sparen Gehen Sie dazu wie folgt vor Schlie en Sie dazu alle Programme ffnen Sie ber das Windows Startmen im Ordner Programme den Ordner Normfall Manager und f hren den Befehl Entfernen oder Reparieren der Normfall Software aus Vorhandene Normfall Projektdateien werden durch diesen Vorgang nicht ber hrt Diese bleiben f r die Arbeit mit der neuen Version 4 erhalten Die Konvertierung lterer Projektdateien f r die Verwendung mit dem Normfall Manager 4 erfolgt beim Offnen der Projektdateien automatisch Konvertierte Dateien k nnen allerdings nicht mehr mit lteren Versionen der Software ge ffnet werden 2009 Normfall GmbH Vorbereitung Aktuelle Updates Der Normfall Manager 4 1 wird laufend weiterentwickelt und verbessert Auf unserer Webseite finden Sie stets die jeweils aktuelle Version den aktuellsten Build des Normfall Managers Sie k nnen Ihre Version des Normfall Managers 4 1 jederzeit auf den
209. sonen an 2009 Normfall GmbH 2 Vorbereitung Vorbereitung 2 2 1 2 1 1 Vorbereitung Einleitung Wie kann der Normfall Manager 4 1 Sie unterst tzen Ehe wir technisch werden wollen wir Ihnen sagen was der Normfall Manager 4 1 ist und was er f r Sie tun kann Der Normfall Manager 4 1 ist ein der menschlichen Arbeitsweise bei der Bew ltigung anspruchsvoller Aufgaben perfekt angepasstes IT Werkzeug Mit ihm k nnen Sie e komplexe Gegenst nde in Strukturen abbilden und e Dateien aller Art multidimensional verwalten Dar berhinaus bietet Ihnen der Normfall Manager 4 1 weitere Funktionen so etwa die M glichkeit Strukuren samt Anmerkungen in gegliederte Word Dateien und umgekehrt Word Dateien in Strukturen umzuwandeln und so etwa die M glichkeit Ihr individuelles Wissensmanagement System aufzubauen Die Anpassung an die menschliche Arbeitsweise Wie sieht Ihre gewohnte Arbeitsweise aus wenn Sie es mit einem komplexen Gegenstand zu tun haben etwa mit einem Rechtsfall mit einer geplanten Ver ffentlichung mit der Betreuung eines Entwicklungsprojektes mit einer Materialsammlung oder mit der Leitung eines Teams Sie verschaffen Sie sich zun chst einen berblick Sie studieren Unterlagen f hren Gespr che schreiben Notizen betrachten Pl ne und Abbildungen ziehen Literatur heran telefonieren nehmen Besichtigungen vor und arbeiten sich auf diese Weise in die anstehende Themat
210. sprechenden Punkte verweisen Erl uterungen zu den Begriffen Synchronkopielio Verkn pfung hoi und Hyperlinklio finden Sie im Abschnitt Erweiterte Strukturierungsfunktionen 2009 Normfall GmbH Benutzerleitfaden Beachten Sie f r das Einf gen von Elementen als Hyperlinks folgenden Hinweis aufrufen um den Befehl Einf gen als Hyperlink auszuf hren wird das kopierte Element entweder als Strukturpunkt in der Strukturansicht oder als Zeile in der Verweisliste eingef gt Abh ngig von der Stelle an der Sie das Kontextmen Q Auf der ersten Ebene einf gen Mit dieser Option werden zuvor ausgeschnittene oder kopierte Strukturpunkte auf der ersten Ebene Ihrer Struktur eingef gt und zwar an deren letzter Stelle Offnen Sie per Rechtsklick 14 auf die wei e Fl che der Strukturansicht das Kontextmen hes und w hlen dort entweder den Befehl Auf erster Ebene einf gen um eine einfache Kopie zu erstellen oder aus dem Untermen Einf gen erweitert eine der Optionen um eine Synchronkopie auf erster Ebene Verkn pfung auf erster Ebene oder einen Hyperlink auf erster Ebene zu erstellen Auf derselben Ebene einf gen e srg v Um ausgeschnittene oder kopierte Strukturpunkte auf der Ebene eines Ziel Strukturpunktes direkt unterhalb desselben wieder einzuf gen klicken Sie den gew nschten Strukturpunkt an und f hren dann den Befehl Einf gen aus dem Men Bearbeiten aus Alternativ steht Ihnen auch die Tastenkom
211. ss automatisch in den Auto Ordner s kopiert werden sollen Es wird danach unterschieden ob Anbindungen mit Hilfe der Plug Ins in den jeweiligen Anwendungen oder ber die Funktionen des Normfall Managers vorgenommen werden F r Plug Ins in Programmen zum Bearbeiten aktivieren Dies trifft auf Anbindungen zu die mit den Plug Ins der Programme Microsoft Word PowerPoint Excel und Adobe Acrobat erstellt werden F r alle anderen F lle au er wenn Ziel im Dokument angegeben ist Diese Einstellung die standardm ig aktiviert ist betrifft Anbindungen die direkt ber die Befehle in Normfall Manager 4 Anbindungsbox lis Zur Listelss Zur Strukture sowie ber Microsoft Internet Explorer Windows Explorer und Microsoft Outlook erstellt werden sofern nicht ein Ziel innerhalb des Dokuments in der Anbindungsbox angegeben wurde Managers und ber den Windows Explorer angebunden werden wird sofern bereits ein identisches Dokument im Auto Ordner existiert keine Kopie mehr erstellt Stattdessen wird das existierende Dokument angebunden Von Dokumenten die ber die Befehle des Normfall O Emails beim Anbinden in Normfall Email Ordner verschieben Aktivieren Sie diese Option werden Emails die Sie ber das Plug In anbinden in Ihrem Outlook Posteingang automatisch in 2009 Normfall GmbH 148 Normfall Manager 4 1 Hilfe einen Unterordner mit Namen _Normfall verschoben Normfall Button auf d
212. ssel hierf r dient Ihre Struktur Diesen Schl ssel k nnen Sie beliebig gestalten F r Juristen bieten sich etwa Gesetzesparagraphen als Schl ssel an F r wen wurde der Normfall Manager 4 entwickelt Der Normfall Manager wurde urspr nglich f r Juristen entwickelt Er hat den H rtetest in zahlreichen Anwaltskanzleien bestanden und zeichnet sich durch hohe Qualit t des Software Engineerings aus Inzwischen hat sich gezeigt da der Normfall Manager ein universell einsetzbares Werkzeug f r alle ist die beruflich oder privat mit komplexen Informationen umgehen m ssen Mit dem Manager k nnen Sie Ideen sammeln Gedanken ordnen 2009 Normfall GmbH Vorbereitung 2 2 2 2 1 Konzepte entwerfen kreative Brainstormings durchf hren und vieles mehr Vage Vorstellungen verwandeln Sie in berzeugende Strategien Komplexe Gegenst nde beherrschen Sie mit seiner Hilfe problemlos Die Anwendungsm glichkeiten sind weit gef chert Sie k nnen Projekte planen Ver ffentlichungen entwerfen Meetings durchf hren Texte sammeln und vieles mehr Der Normfall Manager unterst tzt Sie beim Durchdringen eines Rechtsfalles ebenso wie bei anderen T tigkeiten welche die Beherrschung komplexer Informationen erfordern Dank der benutzerfreundlichen und ansprechenden Oberfl che des Normfall Managers 4 kommen Sie mit dem Programm im Handumdrehen zurecht Funktions bersicht Der Normfall Manager 4 erlaubt es ein Inhal
213. t D Beweise Ne me Bm un a en m ha ena ne nn da ni A e ht Aen en d Abb Registerkarte Dokument mit allen Vorkommen eines angebundenen Dokuments Hier werden unterhalb des betreffenden Dokuments alle Strukturpunkte aufgelistet an die das Dokument angebunden ist Klicken Sie in der Listenansicht einen Strukturpunkt an wird er in der Strukturansicht farblich gr n markiert Neben dem Dateinamen des Dokuments steht in Klammern eine Information dar ber ob es sich um Synchronkopien handelt und wie viele davon vorhanden sind In unserem Beispiel liegt also die Datei Aussage Bartel doc als einfache Kopie an den beiden Strukturpunkten Gutachten und Beweise vor 2009 Normfall GmbH 4 Benutzerleitfaden 50 Normfall Manager 4 1 Hilfe 4 1 Benutzerleitfaden Erstellen neuer Projekte Neue Normfall Projekte k nnen mit Hilfe verschiedener Funktionen erstellt werden So k nnen Sie auf den Datei Befehl Neues Projekt zur ckgreifen ein Projekt aus einem gegliederten Word Dokument oder auch aus Ihrer Ordnerstruktur im Dateisystem erstellen Ebenso k nnen Sie ein Projekt durch Kopieren eines anderen Projektes erzeugen oder direkt im Windows Explorer eine Projektdatei erstellen Nachfolgend gehen wir n her auf die genannten M glichkeiten ein Neues Normfall Projekt Um eine neue Normfall Projektdatei anzulegen w hlen Sie im Men Datei den Befehl Neues Projekt Alternativ k nnen Sie auch die Tas
214. t Falls Sie Dokumenten und Projektdatei Ordner trennen m chten haben Sie hier die M glichkeit zur Einstellung Aktivieren Sie Angeben und klicken anschlie end auf Ausw hlen um einen neuen Projektordner festzulegen in dem alle Dokumente abgelegt werden Hinweis Bei Projekten auf einem SQL Server hei t diese Option Gem Projekteigenschaften Projekt bergreifenden Datei Eingangsordner verwenden siehe Ordner Haben Sie unter dem Abschnitt Ordner einen projekt bergreifenden Datei Eingangsordner angegeben m ssen Sie hier noch Projekt bergreifenden Datei Eingangsordner verwenden aktivieren O 151 2009 Normfall GmbH 152 Normfall Manager 4 1 Hilfe Einstellungen Normfall x Allgemein Voreinstellungen f r Projekte Ordner Sprache V Beim Schlie en Sicherheitskopie anlegen Meldungen Juris Projektordner Anbinden Datenbankserver Projektdatei Ordner Weitere Angeben Projekt Aktuell Ausw hlen Projekt bergreifenden Datei Eingangsordner verwenden siehe Ordner Projekteigenschaften Listenansicht standardm ig ausblenden Einstellungen f r das aktuelle Projekt ndern Sie bitte auf der N ACHTUNG Diese Einstellungen gelten nur f r neuzu erstellende Projekte entsprechenden Registerkarte oK Abbrechen k ernehmen Hier k nnen dieselben Einstellungen vorgenommen werden wie unter Aktuelles Projektlist beschrieben Allerdings gel
215. t Word Gew hlte Strukturpunkte Ziel Neues Dokument vorhandenes Word Dokument Prad Textmarke Textmarkenname Anbindungen vorhandene Textmarken Optionen Start berschriftenebene 1 E Texte ausgeben Anbindungen ausgeben Erzeugtes Dokument ffnen Textformate bernehmen Abb Dialogfenster Struktur als Dokument ausgeben mit eingestellter Ausgabeoption Microsoft Word 2009 Normfall GmbH Benutzerleitfaden Ist als Ausgabeformat Microsoft Word gew hlt k nnen folgende Einstellungen vorgenommen werden bei der Ausgabe als Html Datei werden nicht ben tigte Optionen ausgeblendet Dateiformat Hier legen Sie das Format Ihrer Zieldatei fest Sie k nnen zwischen einer Html und einer Word Date w hlen Zudem besteht die M glichkeit ber die Option Schnellansicht die Struktur als tempor re Html Datei in einem eigenen Schnellansichtsfenster anzeigen zu lassen Dieser Typ ist Standardeinstellung Auswahl Je nachdem welchen Befehl Sie ausgef hrt haben ist hier bereits eine Auswahl voreingestellt so dass entweder die gesamte Struktur oder die aktuell gew hlten Strukturpunkte konvertiert werden Diese Auswahl k nnen Sie manuell ndern Ziel Ist als Dateiformat Html gew hlt wird automatisch ein neues Dokument erstellt Klicken Sie auf Durchsuchen um Namen und Speicherort der zu erstellenden Datei festzulegen Soll ein Word Dokument erzeugt werden haben Sie hier di
216. t den aktuell gew hlten Strukturpunkt ersetzen dahinter oder dort als Unterpunkte eingef gt werden soll Struktur erzeugen ber das Plug in f r Microsoft Word Mit Hilfe des Plug Ins l sst sich direkt aus Word heraus eine Projektdatei erzeugen Klicken Sie hierzu auf den Befehl Struktur erzeugen der Werkzeugeiste Folgendes Dialogfenster erscheint 2009 Normfall GmbH Benutzerleitfaden 4 4 2 Aus Word importieren l Quelle Pfad C Beispieldokument doc Durchsuchen Einzulesender Text Gesamtes Dokument Textmarke v Ziel Aktuelles Projekt Strukturpunkt Virtueller Aktenschrank Neues Projekt Optionen di Schrift Formatierung bernehmen aus Formatvorlage Standard aus Formatvorlage Textk rper OK Abbrechen Unter Pfad ist bereits der Dateipfad des derzeit ge ffneten Word Dokuments voreingestellt Sie k nnen hier wie unter dem Punkt Neu aus Word Dokument en beschrieben diverse Einstellungen vornehmen Falls ein neues Projekt erzeugt werden soll klicken Sie den entsprechenden Radio Button ri an und best tigen mit OK Ist ein Standardserver definiert und unter Extras Optionen Datenbankserverlis unter Anlegen neuer Projekte die Option Fragen aktiviert erscheint erneut der Auswahldialog in dem Sie festlegen ob eine Projektdatei in Ihrem Dateisystem ee oder ein Projekt auf einem Server ee erstellt werden soll Dokument aus Normfall
217. t desselben Namens existiert f hrt er zun chst einen vollst ndigen Dateivergleich durch Handelt es sich um dieselbe Datei wird die bereits existierende Kopie angebunden Unterscheiden sich die Dateien auch nur minimal wird automatisch eine neue Kopie erzeugt indem eine Nummer an den Dateinamen angeh ngt wird Eingangs Ordner Der Eingangs Ordner wird vom Normfall Manager automatisch in Ihrem Projektordner s erstellt und tr gt den Namen _Eingang der vorangestellte Unterstrich stellt sicher dass der Ordner in alphabetischer Sortierung an vorderster Stelle erscheint In ihm k nnen Sie z B alle eingescannten Dokumente ablegen die im Laufe Ihrer Arbeit relevant werden k nnen und sp ter an das Projekt angebunden werden sollen Hinweis Der Name des Eingangsordners wird unsichtbar in den Projektoptionen gespeichert und beim Anlegen des Projektes bestimmt Somit erscheint er immer in der Sprache die beim Anlegen des Projektes eingestellt war Arbeiten Sie mit dem Normfall Manager in einem Netzwerk k nnen Sie festlegen dass als Eingangs Ordner ein an zentraler Stelle im Dateisystem befindlicher Ordner verwendet werden soll so dass auch andere Anwender Zugriff darauf haben siehe unten Auf diese Weise wird es z B Ihren Kollegen erm glicht Dokumente f r Sie dort abzulegen Auch empfiehlt es sich bearbeitete Dokumente die neu abgespeichert werden sollen im Eingangs Ordner abzulegen um sie sp ter erneut anzubinden
218. tei Eingangsordner bernehmen Sie entweder die Voreinstellung f r diesen Ordner oder klicken Sie auf Ausw hlen um einen anderen globalen Speicherort f r den Ordner festzulegen Dies empfiehlt sich besonders bei der Arbeit im Netzwerk vgl hierzu das Kapitel Eingangs Ordnerls im Abschnitt Ordner s Unter Struktur Aktuelle Struktur m ssen Sie hierf r noch die Option Projekt bergreifenden Datei Eingangsordner verwenden durch Setzen eines H kchens aktivieren Ordner f r Strukturpunkt Icons Typen Legen Sie hier den Ordner fest der benutzerdefinierte Icons f r Strukturpunkttypen enth lt Sie k nnen auch einen Ordner w hlen den Sie gemeinsam mit anderen Anwendern nutzen Damit die von Ihnen verwendeten Icons auch bei anderen Anwendern in der Strukturansicht angezeigt werden m ssen diese ber die gleichen Icon Dateien verf gen Weitere Details finden Sie im Kapitel Strukturpunkttypen ae Export Ordner ber Ausw hlen k nnen Sie einen anderen als den bereits voreingestellten Ordner f r die Export Funktion bestimmen Da es sich bei dem Export Ordner um einen tempor ren Ordner handelt der in regelm igen Abst nden automatisch gel scht wird k nnen Sie hier zudem festlegen nach welcher Zeitspanne dies geschehen soll Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Export Ordner se 2009 Normfall GmbH Referenz Sprache Einstellungen Normfall x Allgemein Sprache Ordner Meldungen Juris
219. tel gt Een Zeugen Abb Anwendungsfenster des Normfall Managers mit Struktur und Listenansicht Erfahren Sie im Kapitel Das Anbinden von Datelen ei au erdem wie Sie Plug Ins f r das zielgenaue Anbinden s verwenden Dokumente aus dem Windows Explorer anbinden und welche weiteren Anbindungsfunktionen innerhalb des Normfall Fensters er zur Verf gung stehen Wie Sie angebundene Dokumente vor allem in komplexen Strukturen wieder finden erfahren Sie im n chsten Kapitel des Tutorials Angebundene Dokumente recherchieren ss Angebundene Dokumente recherchieren Ihre Struktur wird im Verlauf Ihrer Arbeit wachsen und komplexer werden vor allem wenn zahlreiche Dokumente angebunden werden m ssen Damit Sie auch in umfangreichen Strukturen schnell die gew nschten Informationen und Dateien wiederfinden stellen wir Ihnen in diesem Abschnitt die Suchfunktionen vor sowie den Befehl Dokument verwalten mit dessen Hilfe Sie einen berblick dar ber erhalten an welchen Strukturpunkten die gesuchten Dokumente angebunden sind Suchfunktionen 1a In Projekt finden Es stehen Ihnen hier zwei M glichkeiten zur Verf gung das Projekt oder angebundene Dokumente zu durchsuchen F r eine ausf hrliche Suche mit der M glichkeit unterschiedliche Suchkriterien festzulegen gehen Sie folgenderma en vor 1 Dr cken Sie die Tastenkombinationi z Strg s oder verwenden Sie alternativ den Befehllis In Projekt find
220. ten diese Einstellungen ausschlie lich f r neu zu erstellende Projekte Listenansicht standardm ig ausblenden Mit dieser Option legen Sie fest ob neue Projekte mit ein oder ausgeblendeter Listenansicht angezeigt werden sollen Siehe auch Kapitel Ein und Ausblenden der Listenansicht 3 Befehle im Men Hilfe anzeigen Mit diesem Befehl l sst sich die Hilfe Funktion des Normfall Managers aufrufen F r weitergehende Informationen siehe den Abschnitt Benutzerhandbuch we Benutzerhandbuch zum Normfall Manager 4 1 Um das vorliegende Benutzerhandbuch im Hilfe Fenster des Normfall Managers anzuzeigen w hlen Sie den Hilfe anzeigen Befehl der Software im Men Hilfe Men Alternativ k nnen Sie den Befehl auch mit der Funktionstaste F1 aufrufen Um gezielt Informationen zu einem beliebigen Befehllisr oder Button zu erhalten bewegen Sie den Mauszeiger dar ber und dr cken die Taste F1 Dadurch wird der jeweils zugeh rige Abschnitt im Hilfe Fenster ge ffnet Im Hilfe Fenster sehen Sie links das Inhaltsverzeichnis des Handbuches Durch Anklicken der berschriften gelangen Sie zu den einzelnen Abschnitten und finden in dem Textfenster rechts daneben jeweils erl uternde Texte 2009 Normfall GmbH Referenz 153 5 1 7 Die kleinen Pluszeichen Buttons links neben den berschriften zeigen Ihnen dass dort jeweils Unterabschnitte existieren Durch Anklicken der Buttons k nnen Sie diese ffnen Bla
221. tenkombination Strg n verwenden oder auf Neues Projekt in der Werkzeugleiste klicken wenn noch kein Projekt geladen wurde Ist ein Standardserver definiert und unter Extras Optionen Datenbankserverlis unter Anlegen neuer Projekte die Option Fragen aktiviert ffnet sich ein Dialogfenster in dem Sie ausw hlen wo das neue Projekt erstellt werden soll Sie k nnen zwischen einer neuen Projektdatei in Ihrem Dateisystem und einem Projekt auf dem SQL Server w hlen e Erstellen einer neuen Projektdatei Es erscheint ein Dialogfenster in dem Sie zur Eingabe von Speicherort und Namen der neuen Projektdatei aufgefordert werden Hier empfiehlt es sich f r jedes neue Projekt einen gesonderten Projektordner s zu erstellen und alle einzelnen Projektordner in einem bergeordneten Verzeichnis z B Normfall Projekte abzulegen e Geben Sie Ihrer Projektdatei einen Namen und speichern Sie sie im Projektordner ab Wenn Sie mehrere Projektdateien anlegen achten Sie unbedingt darauf jede in einem eigenen Projekt Ordner zu erstellen da in diesem Ordner auch die in der Struktur angebundenen Dokumente gespeichert werden Beim Abspeichern der Projektdatei erscheint standardm ig eine Meldung mit der Nachfrage ob f r die neue Projektdatei ein gleichnamiger Projektordner erstellt werden soll Neues Projekt j Strg n 2009 Normfall GmbH Benutzerleitfaden 51 Neues Projekt Soll die Projektdatei in
222. tgelegten Kriterien dann formatiert es sei denn Sie nehmen eine Direktformatierung im Text Editor vor Wie Sie diese Einstellung vornehmen lesen Sie im Kapitel Befehle im Men Extras Textformatierung 1 nach Direktformatierungen Eine Direktformatierung ist jede Formatierung die Sie direkt im 91 2009 Normfall GmbH 92 Normfall Manager 4 1 Hilfe 4 5 1 Text Editor vornehmen Hierf r steht Ihnen eine Werkzeugleiste mit Funktionen zur Verf gung wie sie auch aus Text Verarbeitungsprogrammen bekannt sind wie z B zahlreiche Schriftarten und gr en fett kursiv links oder rechtsb ndig nummerierte Aufz hlungen usw Ebenso lassen sich Hyperlinks auf Webseiten einf gen und Direktformatierungen wieder entfernen ndern Sie zu einem sp teren Zeitpunkt die Standardformatierung bleiben Ihre individuellen Formatierungen innerhalb des Text Editors jedoch erhalten Das gilt auch f r Formatierungen die beim Einf gen aus anderen Anwendungen mitkommen Sie k nnen dies umgehen indem Sie den Befehl Einf gen als unformatierten Text aus dem Kontextmen w hlen Weitere Details zum Einf gen von Text in den Editor finden Sie im Abschnitt Einf ge Optionen Text Editor 22 Wenn Sie Textformatierungen direkt in der Werkzeugleiste des Text Editors durchf hren reagiert der so formatierte Text nicht mehr auf Anderungen der Standardformatierung hinsichtlich der gegebenen Einstellung z
223. th lt z B SERVER SQLEXPRESS Server server SQLExpress Datenbank anlegen Abbrechen 3 Tragen Sie im n chsten Dialogfenster Ihre Zugangsdaten f r das Administratorkonto ein Da der SQL Server standardm ig mit einem Administratorkonto namens sa installiert wird ist dies bei Anmeldung anzugeben Unter Extras Optionen Datenbankserver k nnen Sie diese Einstellungen speichern EJ Normfall Datenbank anlegen Bitte geben Sie den Servernamen und das Administrator Login ein Server server SQLExpress Authentifizierung SQL Server Authentifizierung v Anmeldung sa Kennwort m ve Ist als Authentifizierungsmodus die SQL Server Authentifizierung ausgew hlt muss man ein Administrator Login angeben typischerweise sa Kennwort Bei der Windows Authentifizierung wird man immer als der zurzeit auf dem betreffenden Rechner eingeloggte Benutzer angemeldet Ein Kennwort muss also nicht eingegeben werden 4 Klicken Sie auf OK um die Normfall Datenbank zu erstellen Wurde die Datenbank erfolgreich erstellt wird deren Initialisierung automatisch vorgenommen Hinweis zur Initialisierung Es ist auch m glich die Datenbank manuell auf dem Server anzulegen und 2009 Normfall GmbH Benutzerleitfaden 115 die Initialisierung vom Normfall Manager 4 vornehmen zu lassen Das Vorgehen hierbei entspricht genau der Vorgehensweise wie beim Anlegen einer Datenbank Festle
224. to wenn Sie das Dokument als Online Variante angebunden haben Das Anbinden mit anderen Browsern Falls Sie standardm ig einen anderen Browser als den Microsoft Internet Explorer verwenden z B Mozilla_Firefox Netscape oder Opera ist die dargestellte automatische Anmeldung mit vereinfachter Anbindung von Juris Dokumenten nicht m glich Gehen Sie in diesem Fall wie folgt vor 1 ffnen Sie das Juris Dokument das Sie anbinden m chten 2009 Normfall GmbH Benutzerleitfaden in Ihrem Browser 2 Kopieren Sie anschlie end die Nummer des Dokuments in die Zwischenablage z B durch Markieren der Nummer und anschlie endem Dr cken der Tastenkombination Strg c Die Dokumenten ID ist nach dem Schema id XYZ00000 aufgebaut und in der Adresszeile Ihres Browsers zu finden EChr rLesei ichen Bars Hhre e a ent enter ei 7 a LI http www juris de jportal portal t ggq2 page jurisw psmi doc hi 1 amp doc id BJNR001270871BJNEO06744310P 3Ajuris n00 FR Ran nl nn Ann Ant EE ET a en en An Ann er ee An A AR TTT a Abb Juris Dokumenten ID in der Browser Adresszeile 3 Legen Sie im Normfall Manager per Klick auf Neuer Kommentar in der Listenansicht eine neue Verweiszeile an 4 Klicken Sie in der Detailansicht auf Juris Verweis Es ffnet sich ein Dialogfenster in das Sie die Dokumentennummer aus der Zwischenablage einf gen k nnen z B mit Hilfe der Tastenkombination Strg v Damit Ihre angebundenen
225. tomatisch im Windows Explorer ffnet Der Export Ordner wird vom Normfall Manager erstellt und in einem tempor ren Verzeichnis verwaltet Objekte in diesem Ordner werden gem den Einstellungen der Software in regelm igen Abst nden automatisch gel scht Senden an Dieser Men punkt bietet Ihnen s mtliche Funktionen die Sie bereits aus dem Senden an Men im Kontextmen des Windows Explorers kennen Je nach Konfiguration Ihres Rechners haben Sie hier z B die M glichkeit ein Dokument direkt als Email Anhang zu versenden oder eine Desktop Verkn pfung zu erstellen e Markieren Sie die entsprechenden Dokumente in der Verweisliste e Klicken Sie auf Senden an in der Werkzeugleiste der Listenansicht Alternativ dazu k nnen Sie auch den entsprechenden Befehl ber das Kontextmen aufrufen e Markieren Sie die entsprechenden Dokumente in der Verweisliste e Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die graue Fl che in der Listenansicht e W hlen Sie aus dem Men Senden an die gew nschte Option aus Anbindungsbox ffnet die Anbindungsbox mit deren Hilfe Sie multidimensionale Anbindungen vornehmen k nnen N heres finden Sie im Kapitel Die Anbindungsbox 771 Juris starten Mit diesem Befehl ffnen Sie die Juris Startseite im Internet Explorer Recherchierte Juris Dokumente k nnen Sie sodann in Ihrem Projekt anbinden Detaillierte Informationen zur Anbindung von Juris Dokumenten e sowie zur Speicher
226. ts findet sich dieser Befehl unter dem Namen Hier finden Auf Sie k nnen einen ausgew hlten Strukturpunkt inklusive aller Anmerkungen und Unterpunkte innerhalb einer Ebene um eine Position nach oben verschieben Klicken Sie hierzu den entsprechenden Strukturpunkt an und w hlen dann den Befehl Auf Sie k nnen den Befehl auch ber das Kontextmen aufrufen oder alternativ die Funktionstaste F7 verwenden Ab Sie k nnen einen ausgew hlten Strukturpunkt inklusive aller Anmerkungen und Unterpunkte innerhalb einer Ebene um eine Position nach unten verschieben Klicken Sie hierzu den entsprechenden Strukturpunkt an und w hlen dann den Befehl Ab Sie k nnen den Befehl auch ber das Kontextmen aufrufen oder alternativ die Funktionstaste F8 verwenden Sortieren Mit diesem Befehl k nnen Sie alle Strukturpunkte einer Ebene in aufsteigender Reihenfolge sortieren Alternativ k nnen Sie den Befehl auch ber das Kontextmen oder mit Hilfe der Tastenkombination Strg I ausf hren Die Sortierreihenfolge l sst sich umkehren wenn Sie zus tzlich die Umschalttaste gedr ckt halten CH In Projekt finden E In ausgew hlter Teilstruktur finden L rs FT strg l aufsteigend CH Strg Umschalt I absteigend 2009 Normfall GmbH 132 Normfall Manager 4 1 Hilfe Typ ndern Mit diesem Befehl k nnen Sie den Strukturpunkttyp ndern Mehr hierzu finden Sie im Abschnitt Struktu
227. tsteuerung hin wenn beim Kopieren und Einf gen von Text unter Vista Probleme auftreten e Hinweis wenn Projekt aufgrund von Lizenz Beschr nkungen nur zum Lesen ge ffnet wird Mit den Versionen Basic oder Professional k nnen Projekte nur bis zu einem Umfang von 500 bzw 1000 Datens tzen bearbeitet werden berschreitet ein Projekt die Anzahl maximaler Datens tze wird es mit den Versionen Basic oder Professional im Lesemodus ge ffnet 2009 Normfall GmbH 146 Normfall Manager 4 1 Hilfe Juris Einstellungen Normfall x Allgemein FE Ordner Sprache V Verweise in Juris Datenbanken erm glichen Meldungen Artikelen Dieses Juris Konto verwenden Datenbankserver Weitere Kennung std20085 a1 Projekt Aktuelles Projekt Neues Projekt Hauptkennung Unterkennung Passwort Zum automatischen Anmelden wird der Internet Explorer verwendet Der gesch tzte Modus darf nicht aktiviert sein Bei Problemen empfiehlt es sich Juris zur Liste vertrauensw rdiger Sites im Internet Explorer hinzuzuf gen Zum ffnen angebundener Dokumente Standard Browser verwenden nicht automatisch anmelden Ki Abbrechen bernehmen Sofern Sie ber einen Benutzer Account f r die Juris Datenbank verf gen k nnen Sie hier Ihre Zugangsdaten eintragen um Dokumente aus Juris Recherchen direkt mit dem Normfall Manager zu verwalten Aktivieren Sie hierzu Verweise in Juris Datenbanken erm glichen u
228. tsverzeichnis Struktur f r Dokumentenbest nde zu erstellen Zu jedem Strukturpunkt k nnen Sie Dokumentenverweise und einen Text erfassen Verweise k nnen auf Ziele innerhalb von Dokumenten verweisen z B auf eine Seitenzahl Dokumente k nnen auf der Festplatte im Internet oder einem unterst tzten DMS gespeichert sein Zus tzlich erlaubt der Normfall Manager 4 das Erstellen gegliederter Dokumente aus einer Struktur Das Layout der Benutzeroberfl che entspricht dem Standard der insbesondere aus Email Programmen allgemein bekannt ist mit einer Struktur links einer Liste Verweisliste zu jedem Strukturpunkt rechts oben und einem Texteditor f r Anmerkungen zu jedem Strukturpunkt und jedem Verweis rechts unten Vorteile Der Aufbau eines Normfall Projekts hnelt dem Anlegen einer Ordnerstruktur Jedoch e Das Strukturierungswerkzeug ist wesentlich komfortabler und erlaubt z B die Anpassung der Reihenfolge von Strukturpunkten und das Unterordnen von Dokumenten unter andere Dokumente nicht nur unter Ordner e Sie k nnen jeden Strukturpunkt jedes Dokument und jede Textstelle kommentieren Wenn Sie ein Dokument oder eine Textstelle mehrfach an die Struktur anbinden so wird der Kommentar berall gleich gehalten Synchronkopie Feature e Sie k nnen auch Textstellen in unterst tzen Anwendungen z B Microsoft Office Adobe Acrobat an die Struktur anbinden Im Vergleich zu einfacheren Werkzeugen zur Strukturierung
229. tur zs auf der linken Seite an die in der Verweislistel rechts Dokumente bzw Dokumentstellen angebunden werden Die einzelnen Zeilen der Verweisliste hei en Verweiszeilen s Sie k nnen jedoch noch einiges mehr als einen blo en Verweis darzustellen Der erste Eintrag der Verweisliste ist stets eine Zeile die den aktuellen Strukturpunkt repr sentiert Weitere Zeilen sind die angebundenen Dokumente Sie k nnen auch leere Zeilen f r Notizen anlegen Zu jeder Zeile gibt es eine Detailansicht in der Sie einen Text zu der Zeile schreiben k nnen In diesem Abschnitt werden Ihnen einige erweiterte Funktionen vorgestellt die auf Strukturpunkten und Verweiszeilen arbeiten e Wandeln lo Sie Verweiszeilen in Strukturpunkte um wobei das 99 2009 Normfall GmbH 100 Normfall Manager 4 1 Hilfe 4 7 1 4 7 2 Dokument Icon im Baum eingeblendet wird oder wandeln Sie Strukturpunkte in leere Verweiszeilen f r Notizen um e Erstellen Sie Synchronkopien io von Strukturpunkten oder Verweiszeilen damit die in der Detailansicht gemachten Anderungen f r alle Kopien bernommen werden e Erstellen Sie Verkn pfungenlit mit Strukturpunkten oder Verweiszeilen um auf einen anderen Teil der Struktur zu verweisen e Erstellen Sie Hyperlinks w um auf Strukturpunkte in anderen Projekten zu verweisen oder um vom Flie text in der Detailansicht oder aus einer anderen Anwendung heraus z B Email auf ei
230. u geschriebene und unterstrichene Passagen sind sog Hyperlinks Querverweise Durch Klicken auf den Hyperlink gelangen Sie an die Stelle im Handbuch auf die verwiesen wird Auf Update pr fen Mit diesem Befehl k nnen Sie erfahren ob ein Update erh ltlich ist Der Normfall Manager berpr ft anschlie end automatisch auf unserer Webseite ob ein f r die auf Ihrem Rechner installierte Version geeignetes Update zur Verf gung steht Den aktuellen Build k nnen Sie anschlie end auf Ihren Rechner herunterladen und problemlos installieren Lizenz Mit diesem Befehl ffnen Sie den Lizenz Assistenten des Normfall Managers der Sie bei der Freischaltung Ihrer Produktversion unterst tzt Details erfahren Sie im Kapitel Freischaltung zs Struktur Lizenz Diese Funktion ist f r k nftige Versionen des Normfall Managers vorgesehen Info ber Software Hier erhalten Sie Informationen zu folgenden Punkten e installierte Version der Software e Lizenznehmer e G ltigkeit der Lizenz e Lizenz Nr und schl ssel Spezielle Befehle der drei Ansichten Einige Befehle finden Sie nicht in den Ments up sondern nur in den Kontextmen sltss oder auch auf Buttons we der jeweiligen Ansichten und in den Werkzeugleisten Im folgenden geben wir einen berblick ber diese zus tzlichen Befehle Spezielle Befehle in der Haupt Werkzeugleiste Dateien anbinden Dieser Befehl erm glicht im Gegensatzu zur Anbindungsbox ae die gleichzeitige
231. ugleiste der Detailansicht f r die Textbearbeitung nutzen Ausschneiden Markierte Strukturpunkte Veweiszeilen oder Textstellen A Ausschneiden schneiden Sie mit diesem Befehl aus e Markieren Sie die betreffenden Elemente Textstellen ICH Strg x e Klicken Sie im Men Bearbeiten auf Ausschneiden Die ausgeschnittenen Elemente befinden sich in der Zwischenablage vz Ihres Betriebssystems und werden durch den Befehl Eint gen z an beliebiger Stelle wieder eingef gt Strukturpunkte k nnen Sie auch in eine andere parallel ge ffnete Normfall Struktur einf gen Sie k nnen den Befehl auch ber das Kontextmen iss aufrufen oder auf die Tastenkombination Strg x zur ckgreifen Kopieren Markierte Strukturpunkte Veweiszeilen oder Textstellen k nnen Kopieren Sie mit diesem Befehl kopieren e Markieren Sie die betreffenden Elemente Textstellen ICH gr e Klicken Sie im Men Bearbeiten auf Kopieren Die kopierten Objekte befinden sich in der Zwischenablage 17 Ihres Betriebssystems und werden per Einf gen an beliebiger Stelle wieder eingef gt Strukturpunkte k nnen Sie auch in eine andere parallel ge ffnete Normfall Struktur einf gen Sie k nnen den Befehl auch ber das Kontextmen aufrufen oder auf die Tastenkombination Strg c zur ckgreifen Einf gen Mit diesem Befehl k nnen Sie unterschiedliche Inhalte aus der Einf gen Zwischenablage an verschiedenen Stellen Ihres Projekts einf gen Verwenden Si
232. uktur als Dokument ausgeben doc Microsoft Word Datei Bearbeiten Ansicht Einf gen Format Extras Tabelle Fenster Normfall Manager Zur Liste Zur Struktur Sg Struktur erzeugen 5 Standard Web Fett kb WAREN HUT HAT EDERT Strukturbeispiele Willkommen Bitte fahren Sie mit dem Mausanzeiger auf die Zeile Strukturbeispiele im Strukturfeld links oben Klicken Sie dann Anbindungen BINR001270871 14 05 2007 01 Ermittlungsakte Ordner 1 01 11 2006 02 Ermittlungsakte Ordner 21 07 03 2007 03 Ermittlungsakte Ordner 3 10 05 2007 Beispiele f r Strafverteidiger Anbindungen 1 Beispieldokument doc SEN nn A Aata i ana fren Sehen nA an DER Au en NEN nn hen Ai Abb Beginn einer in ein Word Dokument konvertierten Struktur Beachten Sie dass Links auf Dokumente in Ihrem Projektordner verweisen Wird die ausgegebene Word oder Htmi Datei auf einem anderen Rechner ge ffnet funktionieren die Verweise nicht mehr o Textformate bernehmen Diese Option steht nur zur Verf gung wenn als Ziel ein neues Dokument ausgew hlt wurde Textbearbeitung Der Normfall Manager 4 1 bietet in der Detailansicht einen Text Editor mit eigener Werkzeugleiste va zur Formatierung des Textes Standard Textformatierung Dabei k nnen Sie eine Standardformatierung mit Schriftart und grad etc bestimmen die f r das gesamte Projekt gilt In jedem Text Editor wird der eingegebene Text nach diesen fes
233. un Ihrer Zugangsdaten e finden Sie im Kapitel Juris Dokumente en Anbindung Verweis anf gen Mit diesem Befehl k nnen Sie zu einer neuen leeren Zeile in der Listenansicht oder zu einem neuen Strukturpunkt einen Verweis hinzuf gen A t Anbindungsbox J Juris starten Verweis anf gen I r 2 2009 Normfall GmbH Referenz 137 Details finden Sie Hier so Juris Verweis Erstellt eine Anbindung f r ein recherchiertes Juris Dokument st URL Verweis Erzeugt einen Verweis auf eine Webseite N heres finden Sie Her e Verweis l sen Mit diesem Befehl entfernen Sie eine Anbindung von einem Strukturpunkt Klicken Sie in der Listenansicht das entsprechende Dokument an und f hren anschlie end den Befehl Verweis l sen aus In der Listenansicht verschwindet daraufhin das Datei Icon am Zeilenanfang Normfall PDF Editor starten Mit diesem Befehl starten Sie den Normfall PDF Editor Der PDF Editor ist ein kostenloses Zusatzmodul zum Normfall Manager 4 und erm glicht die komfortable Sichtung und seitengenaue Anbindung von PDF Dateien ohne dass diese dabei ver ndert werden Weitere Informationen zum PDF Editor entnehmen Sie bitte dem gesonderten Handbuch das Sie unter www normfall de herunterladen k nnen Befehle im Men Extras Kennwort neu ndern Ihre Projektdateien k nnen Sie per Kennwort vor dem Zugriff Dritter sch tzen Klicken Sie im Men Extras auf Kennwort neu ndern
234. undlagen der Software vertraut Benutzerleitfaden s Stellt wichtige Funktionen der Software thematisch gegliedert vor Referenz21 Erkl rt die Funktionsweise jedes Befehls im Detail sowie Grundbegriffe der Bedienung Was ist f r mich Computer Neulinge Arbeiten Sie das Tutorials in der Einf hrung durch und st bern Sie in den Grundlagen der Bedienung selim Referenzteil Power User Informieren Sie sich in der Funktions bersicht 157 berfliegen Sie die Einf hrung inklusive Tutorial sz Schauen Sie sich an welche Themen im Benutzerleitfaden sg f r Sie interessant sind Experimentieren Sie mit der Software und lassen Sie sich Themen aus der Referenz w anzeigen indem Sie zu ausgew hlten Men befehlen mit F1 die kontextsensitive Hilfe anfordern Administratoren Funktionsweise we Inbetriebnahme a alle hinteren Abschnitte von Benutzerleitfaden s ab Spezielle Ordner 53 Umsteiger von Normfall Manager 3 Lesen Sie die Neuerungen 17 in der Funktions bersicht unter Vorbereitung Jr 2009 Normfall GmbH berblick Entscheider Unter Vorbereitung finden Sie in den Abschnitten Piening Funktions bersicht s und Informationsverwaltung 191 alles Wissenswerte ber den Normfall Manager Ein Wort zur Ausdrucksweise Aus Gr nden der einfacheren Lesbarkeit verwenden wir im Handbuch lediglich die m nnliche Form sprechen jedoch in jedem Fall sowohl m nnliche als auch weibliche Per
235. ungen nur wenn Sie keine Anderungen am eingef gten Text machen wollen Einf gen mit bearbeitbaren Formatierungen empfohlen Die Formatierung des einkopierten Textes kann mit Hilfe der Befehle des Text Editors bearbeitet werden Formatierungen die mit dem Editor nicht bearbeitet werden k nnen werden entfernt Formatierungen die von der Quellanwendung z B Word nicht mitkopiert werden weil sie der Standardeinstellung von Word entsprechen werden durch die entsprechenden Standardformatierung s ersetzt W hlen Sie Einf gen mit bearbeitbaren Formatierungen wenn Sie existierende Formatierungen bernehmen den Text aber noch bearbeiten wollen Einf gen als unformatierten Text Alle urspr nglich vorhandenen Formatierungen werden entfernt Manchmal f gen Editoren aus denen Sie den Text kopieren z B Schriftart Formatierungen mit ein W hlen Sie Einf gen als unformatierten Text wenn Sie die Direktformatierung z B der Schriftart vermeiden wollen Der so eingef gte Text passt sich weiterhin der Schriftart an die in den Standardformatierung ho eingestellt ist Einf gen mit Strg v Im Men Extras Optionen Weitere kann eingestellt werden welcher der drei oben genannten Befehle beim Einf gen ber die Tastenkombination Strg v grunds tzlich ausgef hrt werden soll Verschieben und Kopieren In diesem Kapitel werden die Funktionen erkl rt die Sie durch Ziehen mit der Maus vi Drag amp Drop und
236. unkten Alle selektierten Punkte werden im rechten unteren Feld aufgelistet 4 Klicken Sie auf Anbinden um das Dokument den ausgew hlten Strukturpunkten zuzuordnen Haben Sie f r die Anbindung eines Dokuments mehrere Punkte ausgew hlt werden sogenannte Synchronkopien dieses Dokuments erzeugt Das bedeutet dass u a alle Kommentare automatisch an jedem Strukturpunkt erscheinen an den das Dokument angebunden ist und dass sich jede nachtr gliche Anderung ebenfalls auf jede einzelne Synchronkopie auswirkt Mehr dazu erfahren Sie im Kapitel Synchronkopie ap 43 2009 Normfall GmbH 44 Normfall Manager 4 1 Hilfe Weitere Funktionen der Anbindungsbox Die oben beschriebene Vorgehensweise dient dem schnellen und einfachen Anbinden von Dokumenten Die Anbindungsbox bietet jedoch weitere Funktionen mit deren Hilfe Ihnen die Auswahl der Dokumente erleichtert wird und die Ihnen erm glichen die Anbindungen individuell zu charakterisieren gt Filtern Sie nach bestimmten Dateitypen Tragen Sie im Feld Filter z B doc ein so dass Ihnen nur Word Dokumente zur Auswahl angeboten werden gt Binden Sie eine Word oder Pdf Datei zielgenau an W hlen Sie im Feld Ziel innerhalb des Dokuments das Ziel aus z B eine Seite das beim ffnen des Dokuments direkt angesteuert werden soll Tragen Sie im n chsten Feld die gew nschte Seitenzahl ein gt Weisen Sie der Anbindung ein Datum zu Trag
237. unktion ist eine Autorisation als System Administrator erforderlich ia Server verwalten A 2009 Normfall GmbH Referenz 122 Normfall Manager 4 1 Hilfe 5 1 5 1 1 Referenz Befehls bersicht Befehle im Men Datei Neues Projekt Mit Hilfe dieses Befehls legen Sie eine neue Normfall Projektdatei in Ihrem Dateisystem oder ein neues Normfall Projekt auf dem Datenbankserver an Details zur genauen Vorgehensweise finden Sie im Kapitel Erstellen neuer Projekte so Neu aus Word Dokument Ein gegliedertes und strukturiertes Word Dokument k nnen Sie ebenfalls als Projekt ausgeben lassen Die einzelnen Gliederungspunkte werden hierbei als Strukturpunkte wiedergegeben der jeweilige Flie text erscheint im Text Editor Lesen Sie hierzu im Kapitel Normfall Struktur aus einem Word Dokument erzeugen L Neu aus Ordnerstruktur Eine in Ihrem Dateisystem existierende Ordnerstruktur l sst sich mit Hilfe dieses Befehls in ein neues Normfall Projekt konvertieren so dass Ordner und Unterordner dabei als Strukturpunkte mit Unterpunkten und darin abgespeicherte Dateien als Anbindungen ausgegeben werden Weitere Details finden Sie ber si ffne Projektdatei Um ein vorhandenes Normfall Projekt zu ffnen w hlen Sie den Befehl ffne Projektdatei Alternativ k nnen Sie auch die Tastenkombination Strg o verwenden oder sofern vorhanden Projekt ffnen in der Werkzeugleiste anklicken Ist bereits eine P
238. uswahl treffen m chten Haben Sie f r eine Anbindung alle gew nschten Strukturpunkte ausgew hlt klicken Sie auf Anbinden Die Anbindungsbox schlie t sich daraufhin und die Anbindung wird erstellt Anbinden aus externen Systemen Der Normfall Manager bringt die grunds tzliche F higkeit mit auf Dokumente in externen Systemen wie Dokumentenverwaltungssystemen DMS und Artikel in Online Datenbanken zu verweisen Welche externen Systeme konkret unterst tzt werden erfahren Sie auf unserer Homepage www normfall de oder indem Sie sich 2009 Normfall GmbH Benutzerleitfaden an unseren Support wenden siehe Homepage Zum Zeitpunkt der Erstellung des Handbuches ist die Unterst tzung wie folgt Direkte Unterst tzung e Juris Datenbank e e Exchange Server ber Outlook e Indirekte Unterst tzung e WebDAV insb Microsoft SharePointServices ber Laufwerksbuchstaben Mapping von Windows e Alle Systeme in denen auf Dokumente durch Us e verwiesen werden kann Juris Dokumente Juris ist das Juristische Informationssystem f r die Bundesrepublik Deutschland der Juris GmbH in Saarbr cken Sie k nnen Dokumente die Sie dort recherchiert haben auf einfache Weise an die jeweils relevanten Strukturpunkte eines Normfall Projekts anbinden Durch Mausklick k nnen Sie diese im Internet wieder ffnen Sie ben tigen hierf r ein g ltiges Juris Konto und den Microsoft Internet Explorer Zu anderen
239. xt mit Originalformatierungen WARNUNG bei mehreren Projektdateien in einem Ordner oder sich E berschneidenden Projektordnern HINWEIS bei ndern des Projektordners v HINWEIS vor Kopieren von Dateien zwischen Projekten DD OK Abbrechen Legen Sie hier fest welche Hinweise und Warnungen bei Ihrer Arbeit mit dem Normfall Manager angezeigt werden sollen e Frage nach Anlegen von Projektordner bei neuer Projektdatei Beim Erstellen eines neuen Normfall Projekts erscheint diese Nachfrage mit deren Hilfe Sie f r das neue Projekt einen 143 2009 Normfall GmbH 144 Normfall Manager 4 1 Hilfe gleichnamigen Projektordner automatisch erstellen lassen k nnen sofern noch kein neuer Projektordner existiert e Warnung bei Anbindung zu langer Dateinamen wg CD Kompatibilit t Joliet Enthalten Dateinamen mehr als 64 Zeichen kann dies bei einem sp teren Brennen des Projekts auf CD DVD zu Verlusten der Verweise f hren da f r das Brennen die Dateinamenl nge automatisch auf max 64 Zeichen gek rzt wird N heres siehe Abschnitt Maximall nge von Dateinamen s7 e Warnung vor nderung des eindeutigen Projektnamens Projekt ID Der eindeutige Projektname die Projekt Identifikationsnummer ist Voraussetzung f r die Hyperlink Funktionalit t Existieren in einem Projekt bereits Hyperlinks gehen diese bei einer Anderun des Projektnamens verloren N heres siehe Kapitel Hyperlink 102 und Prolekt
240. yperlinks Querverweise in Ihrer Struktur zu erzeugen Hierzu kopieren Sie z B Strukturpunkte und Zeilen und f gen diese dann an anderer Stelle mit dem Befehl Einf gen als Hyperlink ein N heres finden Sie im Abschnitt Einf ge Optionen ze Ob der Hyperlink als Strukturpunkt in der Strukturansicht oder als Zeile in der Verweisliste eingef gt wird h ngt davon ab wo das Kontextmen aufgerufen wird Mit Hilfe von Hyperlinks ist es ebenfalls m glich auf Strukturpunkte und Zeilen in anderen Projektdateien zu verweisen Das Ziel des Hyperlinks bleibt dabei immer das Original d h das kopierte Element zudem tragen Hyperlinks immer die Information in sich zu welcher Projektdatei sie geh ren M chte man also zwei Strukturpunkte S1 und S2 von denen S2 auf S1 per Hyperlink verweist von Projekt A nach Projekt B kopieren verweist der Hyperlink in Projekt B nicht auf den Punkt S1 in Projekt B sondern auf den Punkt S1 in dem urspr nglichen Projekt also A Zudem ist es m glich Hyperlinks als Text in einem Editor einzuf gen der Hyperlinks unterst tzt wie z B der Text Editor des Normfall Managers Microsoft Word oder Email Editoren Durch Kopieren von Strukturpunkten oder Zeilen lassen sich dese im Text Editor mittels des Befehls Einf gen mit Originalformatierungen aus dem Kontextmen einf gen In anderen Anwendungen f hrt man den entsprechenden Einf ge Befehl oder alternativ die Tastenkombination Strg v aus Auf diese We
241. z B beim Anbinden versendet ss und Elemente mit h ufig aktualisierten Inhalten z B Kontakt werden verkn pft ss so dass auf die jeweils im Outlook Datenspeicher aktuelle Fassung des Elementes verwiesen wird Emails anbinden Im Kapitel Befehle in den Plug Ins ss wird die Grundfunktion der drei Anbindungsbefehle Normfall Manager Zur Liste und Zur Struktur erkl rt Beim Anbinden von Emails ber die Plug Ins wird der Text der Email Nachricht automatisch in den Text Editor der Detailansicht bernommen Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Detailansicht s Zum Eingangsordner Das Outlook Plugin verf gt ber einen besonderen Befehl Zum Eingangsordner Wenden Sie diesen Befehl zur Vorsortierung auf Emails an die Sie sp ter anbinden wollen Die Elemente werden in den Eingangsordner ss des aktiven Projektes kopiert Dies kann je nach Projekteinstellung auch der globale Eingangsordner sein Anbindung von Emails mit Anh ngen Bei der Anbindung einer Email mit Dateianhang wird der Dateianhang extrahiert d h von der Email getrennt und in der Listenansicht einger ckt dargestellt DE eh ee ien a beer d S Ap 1 u We 01 02 2008 PDF Datei pdf Auf diese Weise wird in der Listenansicht deutlich welche Dateianh nge zu einer Email vorhanden sind so dass diese direkt ber den Normfall Manager ge ffnet werden k nnen EA zum Eingangsordner 2009 Normfall GmbH 68 Nor
242. zeitig eine Struktur nderungs Sperrung gesetzt wird die mit der Inhalts Sperrung nicht in Konflikt steht Inhalts nderungen Dass Sie eine Zeile sperren erkennen Sie am Bearbeiten Icon ganz links in der Zeile das erscheint sobald Sie Text eingeben Wenn Sie versuchen Text einzugeben obwohl gerade ein anderer Benutzer an der Zeile arbeitet erscheint eine Meldung und anstelle des Bearbeiten Icons wird das Sperr Icon angezeigt Sie k nnen die Eingabe jederzeit wieder versuchen sobald die Zeile frei ist wird Ihre Eingabe angenommen Wurde die aktuelle Zeile von einem anderen Benutzer ver ndert erhalten Sie beim Versuch der Eingabe eine entsprechende Meldung und die Zeile wird zun chst aktualisiert Das gr ne Aktualisierungs Icon erscheint statt des Bearbeiten Icons in der Zeile Damit eine Zeile nicht unendlich lange gesperrt bleiben kann wird sie nach einer gewissen Zeit unter einer Minute automatisch wieder entsperrt wenn nicht daran gearbeitet wird Struktur nderungen 2009 Normfall GmbH Anhang 6 2 2 Tritt ein Zugriffskonflikt z B beim Verschieben eines Strukturpunktes auf so handelt es sich um einen Struktur nderungs Konflikt Struktur nderungen sind in der Regel nach einigen Sekunden abgeschlossen so dass Sie sofort wieder versuchen k nnen den Strukturpunkt zu verschieben Wenn mehrere Benutzer h ufige Struktur nderungen vornehmen steigt dennoch die Wahrscheinlichkeit gelegentlic
243. zeugen Aus Word importieren ES Quelle Praa Einzulesender Text Gesamtes Dokument Ziel Strukturpunkt Eingelesenes Word Dokument Ersetzen Als Unterpunkte einf gen Dahinter einf gen Abbrechen Der Pfad des zu konvertierenden Dokuments ist unter Quelle bereits angegeben Sie bestimmen ob der gesamte Text selektierter Text oder ein Abschnitt ab einer bestimmen Textmarke konvertiert werden soll Zudem legen Sie fest an welcher Stelle in Ihrer Struktur der Text eingef gt werden soll Es besteht die M glichkeit den aktuell gew hlten Strukturpunkt zu ersetzen den Text dahinter 2009 Normfall GmbH 72 Normfall Manager 4 1 Hilfe einzuf gen oder an dem Strukturpunkt als Unterpunkte einzuf gen Ist noch keine Projektdatei geladen erscheint folgende Dialogaufforderung m Aus Word importieren ES Quelle Praa Einzulesender Text Gesamtes Dokument Optionen V Schrift Formatierung bernehmen aus Formatvorlage Standard aus Formatvorlage Textk rper Abbrechen a Unter Quelle ist der Pfad der zu konvertierenden Word Datei bereits voreingestellt Sie k nnen entscheiden ob das gesamte Dokument selektierter Text oder ein Abschnitt nach einer bestimmten Textmarke konvertiert werden soll b Klicken Sie unter Ziel auf Durchsuchen um Name und Speicherort der neu zu erstellenden Projektdatei zu bestimmen c W hlen Sie unter O
244. zt installierten Version zur ckkehren Um zu einer lteren Version zur ckzukehren deinstallieren Sie zun chst die aktuelle Version und installieren dann die ltere Version Installation der NET 2 0 Plattform Wenn Sie bei der Installation dazu aufgefordert werden die NET Plattform zu installieren so laden Sie diese von unserer Webseite oder direkt bei Microsoft herunter und verfahren Sie analog zum Herunterladen des Normfall Managers Installationspakets 21 2009 Normfall GmbH 22 Normfall Manager 4 1 Hilfe N heres hierzu finden Sie unter Zus tzlich ben tigte Komponenten 2 Start von CD Legen Sie die CD in Ihr CD ROM Laufwerk Wenn die CD nicht automatisch startet doppelklicken Sie auf das CD Icon weg im Bereich Arbeitsplatz bzw Computer Folgen Sie nun den Anweisungen um die Installation des Normfall Managers zu starten Sie k nnen die Software erst nutzen wenn Sie die Installation durchgef hrt haben wobei auch zus tzlich ben tigte Komponenten a installiert werden Installation Durch ffnen des Installationspaketes 21 oder Starten der Installation von CD zs wird die Installationsroutine durchgef hrt Hierf r ben tigen Sie Administratorrechte Der Normfall Manager 4 1 steht danach allen Benutzern des Computers zur Verf gung W hrend der Installation k nnen Sie das Anwendungsverzeichnis ausw hlen und bestimmen welche Plugins installiert werden

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