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Administration - e-Shop

1. 101 Kontrollstrukturen Impott 2204444044 Hs 84 Kostenarten importieren iscsi 87 Kostenstellen importieren nennen 87 Kundenspezifischer Rechnungsdatenexpott 71 Kurznachrichten an Benutzer senden 110 L Lieferantenkennzahlen aktualisieren 102 Lieferavis Importllefen ses ae 57 Lieferschein zum Lieferant Exporter Datei 59 Lieferschein zum Lieferant Exporter E Mail 60 Lieferungsinformationenimport zeitgesteuerte AUfg3be 2 u A wann 62 Liste heute erwarteter Wareneing nge generieren 63 Liste berf lliger Wareneing nge generieren 64 M Mahnungen zur Lieferscheinerfassung 65 MailBidding Auto EMpianget assises 80 Mandantenspezifische GU u sen 121 Multimedi pflegesausre sts 25 N Nachrichten l schen 95 Nielsen Klassifikations Importer 35 0 OCI Benutzer Wallung an ee 32 Oracle Datenbankpflege 40u4s40unn nennen 98 P Presan age eisenii neen nana aiaiai 80 Produkt Attribute importieren zeitgesteuerte AUFGABE sn aa 29 Projekte importieren 2204424044 Hann nnnnnnnnnnnanannnn 87 Protokolldatei k rzen 2204444044nnnn nennen 97 Protokoalldatei Backen 2 uu 0 2 97 R Rechnungen abschlie en 224 4444444H 71 Rechnungen akzeptieren siisii 70
2. Kundenspezifischer Rechnungsdatenexport Diese zeitgesteuerte Aufgabe erlaubt den Export der Rechnungsdaten an das ERP System des jeweiligen Mandanten Sie ist abh ngig von den jeweiligen Kundenanforderungen m glich sind z B auch Verdichtungen nach Kostenart oder Kostenstelle bzw von dem System an das exportiert werden soll welche Parameter k nnen dort eingelesen werden etc Aufgrund dieser systemspezifischen Anpassungen kann sie hier nicht n her beschrieben werden Beachten Sie bitte die Beschreibung der Standardschnittstelle ASCII Rechnungen exportieren Nach erfolgreichem Export ndert die Rechnung zun chst ihren Status nicht dies veranlasst erst die Aufgabe Rechnungsexporter Rechnungen abschlie en Diese Aufgabe schlie t die Bearbeitung von Rechnungen ab d h die Rechnungen die den vollen Rechnungsprozess innerhalb des Programms erfolgreich durchlaufen haben bekommen durch diese Aufgabe den Status Erledigt Die Rechnung kann danach nicht mehr weiter bearbeitet werden Mehr Informationen ber die Felder Verantwortliche Firma und Mandantenfirma finden Sie unter Zeitgesteuerte Aufgabe Details veenion GmbH Seite 71 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Aufgaben f r die Rechnungsabwicklung Parameter Keine Empfohlenes Ausf hrungsintervall Der Ausf hrungsintervall h ngt vom Bestell und damit Rechnungsaufkommen und in Abh ngigkeit von den Zeitintervallen anderer Aufgaben die ebenf
3. Einstellungen f r Wiederholungen zeitgesteuerte Aufgaben Seiten der Administration Sie k nnen administrative Aufgaben durchf hren indem Sie auf die entsprechenden Links auf der Seite Administration klicken Zu den wichtigsten dieser administrativen Aufgaben geh rt die Verwaltung der zeitgesteuerten Aufgaben Um diese Seite anzuzeigen w hlen Sie den Men punkt Leitstand und w hlen Sie dann den Men punkt Admin oder klicken Sie auf den Link Administration IN Sie k nnen nur administrative Ausgaben f r die Firmen denen Sie als Administrator zugeordnet sind durchf hren Internationalisierung Link W hrungskurse Umrechnungsraten Steuern L nder Regionen bersetzungen bearbeiten siehe Seite 111 Aktivit ten Link Zeitgesteuerte Aufgaben Laufende Aufgaben veenion GmbH Beschreibung Eine bersicht ber alle W hrungen einsehen und W hrungskurse anlegen bearbeiten und l schen Eine bersicht ber alle Umrechnungsraten f r die im System vorhandenen W hrungen einsehen und Umrechnungsraten bearbeiten Ein bersicht ber alle Steuers tze einsehen und Steuers tze anlegen bearbeiten und l schen Eine bersicht ber alle L nder einsehen und L nder anlegen bearbeiten und l schen Eine bersicht ber alle Regionen einsehen und Regionen anlegen bearbeiten und l schen Hier k nnen Sie bersetzungen bearbeiten und fehlende erg nzen Beschreibung Eine ber
4. Mit dieser zeitgesteuerten Aufgabe wird ein einfaches Klassifikationsschema importiert Parameter Parameter Beschreibung Pfad Hier k nnen Sie den Ordner w hlen in welchem die Importdatei vorliegt Klicken Sie auf die Schaltfl che Suchen um den gew nschten Ordner auszuw hlen oder geben Sie den Pfadnamen direkt in das Feld ein Dateien nach Dateien nach erfolgreichem Import l schen oder in den erfolgreichem Import Ordner done verschieben l schen Klassifikationsname Name des neu angelegten Kataloges Keine Struktur Mit Struktur bedeutet dass die Nummer auf m gliche erstellen Strukturen ausgewertet wird Gibt es z B die Nummern 31 314 3145 und 3146 wird die Struktur so aufgebaut dass 31 die Tochterproduktgruppe 314 hat und diese die beiden T chter 3145 und 3146 Das funktioniert auch wenn es Zwischengruppen wie im Beispiel die 314 nicht gibt dann h ngen die unteren beiden als direkte T chter an der 31 Empfohlenes Ausf hrungsintervall Abh ngigkeiten von anderen zeitgesteuerten Aufgaben UNSPSC Klassifikationsschema Import Import des gesamten UNSPSC Klassifikationsschemas f r Material und Warengruppen sowie Anlegen eines leeren Kataloges der entsprechend dieses Schemas aufgebaut ist Die Struktur wird aus der angegebenen Datei gelesen deren Name wird beim Einstellen der Aufgabe vorgegeben veenion GmbH Seite 34 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Aufgaben f r Klassifika
5. Schritt 4 Legen Sie im Verzeichnis aus Schritt 3 eine CSS Datei an die die nderung gegen ber der Datei base css und custom_Kundenname css sofern vorhanden enth lt e Beispiel custom_MyCompany css Das System benutzt dann die Einstellungen aus der base css bernimmt die nderungen in der custom _Kundenname css sofern vorhanden und danach wiederum die nderungen aus custom_MyCompany css Schritt 5 optional Legen Sie im Verzeichnis aus Schritt 3 eine weitere CSS Datei an die die nderungen an den Buttons gegen ber den Standard CSS und kundenspezifischen CSS Dateien enthalten e Beispiel buttons_custom_MyCompany css Schritt 6 optional Um andere Bilder zu verwenden legen Sie unter web images1 einen Ordner an den Sie wie das Verzeichnis aus Schritt 3 benennen Hier MyCompany Legen Sie in diesem Ordner die Bilder ab die Sie austauschen wollen und benennen Sie sie wie die Originale Schritt 7 optional Um eigene Button Tab Hintergrundbilder zu hinterlegen erstellen Sie im Verzeichnis aus Schritt 6 den Ordner dig und f gen dort die Bilder ein welche als Button Hintergr nde dienen sollen Diese Dateien sind entsprechend dem Standard zu benennen sofern Sie in der Datei buttons_custom_MyCompany css keinen anderen Dateinamen definiert haben Schritt 8 Melden Sie sich im System an Schritt 9 Wechseln Sie ber Leitstand gt Firmen gt Firmen in die Liste der Firmen Schritt 10 W hlen Sie eine Firma mit Klick a
6. Zeitgesteuerte Aufgaben Liste der Aufgaben Q Z Multimediaelemente kopieren Multimediapflege L scht nicht mehr ben tigte Multimediadaten aus dem System und von den Servern Nachrichten l schen L scht veraltete Nachrichten die in der Lobby der Benutzer angezeigt werden Ausgenommen hiervon sind Systemnachrichten Nielsen Klassifikations Importer Importiert Nielsen Klassifikationen OCI Benutzer Wartung L scht OCI Gastbenutzer nach Verlassen des Systems aus der Benutzerliste einmal t glich nachts Damit werden Gastbenutzer die ber eine OCI Schnittstelle das System aufgerufen haben und deren Kennwort abgelaufen ist gel scht Das eigentliche L schen wird durch die Aufgabe Daten l schen ausgef hrt daher bietet es sich an die OCI Benutzer Wartung als verkettete Aufgabe vor der Aufgabe Daten l schen einzurichten Oracle Datenbankpflege Beschleunigt den Datenbankzugriff f r ORACLE Datenbanken PDF Archiv Export Produkt Attribute importieren Importiert Produktattribute Projekte importieren Erm glicht den Import von Kostenschl sseln des Typs Projekt aus vorhandenen Datenbest nden Protokolldatei k rzen Verkleinert die Protokolldatei und beseitige veraltete Informationen aus der Protokolldatei Protokolldatei packen Komprimiert die Protokolldatei in eine ZIP Datei Liste A siehe Seite 14 Liste B bis D siehe Seite 15 Liste E bis H siehe Seite 17 Liste bis L siehe Seite 19 Liste Q Z
7. CBL Transformer diese setzt das Datum auf das sich die eingestellte Anzahl von Tagen bezieht veenion GmbH Seite 68 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Aufgaben f r die Rechnungsabwicklung Hinweis Diese Aufgabe macht nur Sinn wenn ein Rechnungsschema in der Konfigurationsdatei definiert wurde Sie hat nicht die Aufgabe erledigte Rechnungen aus dem System zu l schen Adressen in Rechnungen pr fen Diese Aufgabe versucht f r einen bestimmten Typ von Rechnungen DTA Format anhand der mitgesendeten ILN Lieferanten und K uferfirma ber deren Standardadressen bzw Adressen mit Adressfirma zu identifizieren Wird von der ILN ausgehend eindeutig eine Adresse mit Adressfirma gefunden wird diese als Empf nger Firma bzw bezahlende Firma eingetragen Diese Aufgabe ist momentan an dieses spezielle Format gebunden l sst sich aber erweitern Der Vorteil dieser Zuordnung ist eine m gliche Weiterverarbeitung durch den Kontroller der entsprechenden Firma ohne dass bereits eine Zuordnung zu einer Bestellung stattgefunden hat Ohne diese Pr fung m sste ein Kontroller f r alle Firmen diese Zuordnung zu einer Bestellung vornehmen Achtung Wird eine Zuordnung manuell aufgehoben werden auch diese Daten da m glicherweise falsch zur ckgesetzt Parameter Keine Empfohlenes Ausf hrungsintervall Am Import der Rechnungen orientiert nachfolgend Rechnungen zuord
8. POP3 Benutzername POP3 Kennwort Bei Fehler den Absender benachrichtigen Gelesene Mails aus dem Postfach entfernen Weiterleiten an Umrechnungsraten in L ndertabelle aktualisieren Andere zeitgesteuerte Aufgaben Beschreibung POP3 Server zum Abholen der Kurs E Mails SMTP Server zum Versenden der Fehlermeldungen Login f r das Postfach auf dem POP3 Server Zugeh riges Kennwort Sendet eine Fehlermeldung an den Absender falls es bei der Verarbeitung zu Problemen kommt Dies ist ein allgemeines Feature bei Importen aus einem E Mail Postfach und sollte hier deaktiviert werden Aktivieren Sie diese Option um gelesene E Mails aus dem Postfach zu l schen So wird ein doppelter Import zu verhindert bernimmt die importierten W hrungskurse in die offiziell im System verwendeten Umrechnungsraten Damit ndern sich sofort alle angezeigten Preise Bitte nur aktivieren wenn dies ausdr cklich gew nscht ist Empfohlenes Ausf hrungsintervall Je nach gew nschter Aktualit t ca einmal je Tag bis einmal je Monat Abh ngigkeiten von anderen zeitgesteuerten Aufgaben Datei EMail Exporter Der Datei EMail Exporter versendet E Mails mit Dateianh ngen aus einem Systemverzeichnis heraus an den eingetragenen Empf nger Die Dateien werden nicht weiter bearbeitet oder umgewandelt Sie k nnen auch das Packen der Daten in eine Zip Datei w hlen und daher spielt deren Inhalt f r die Aufgabe keine Rolle Das angege
9. ausgegeben Sie k nnen das Format w hlen Aktivieren Sie entweder konstante Feldl nge oder Komma separierte f r die Eintr ge in der Datei W hlen Sie aus der Auswahlliste das CSV Feldtrennzeichen Bei Komma separiertem Format vordere und hintere Begrenzung f r die Datenfelder Seite 75 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Parameter Dateiname Exportpfad Lieferantenspezifische Datei exportieren nur AMEX Lieferantendatei erzeugen Bestellpositionsnummern exportieren Archivnummern exportieren auch Rechnungen exportieren Format CSV Feldtrennzeichen CSV Feldbegrenzer Dateiname veenion GmbH Aufgaben f r Gutschriften Beschreibung Name der abzulegenden Datei Die Dateinamenserweiterung ist abh ngig von dem gew hlten Exportformat und wird automatisch vergeben csv oder txt Pfad im Dateisystem des Servers der Anwendung unter dem die Gutschrift abgelegt werden soll Klicken Sie auf die Schaltfl che Suchen um den gew nschten Ordner auszuw hlen oder geben Sie den Pfadnamen direkt in das Feld ein Aktivieren Sie diese Option wenn Sie eine ERP Datei f r den die Lieferanten erzeugen m chten Sie k nnen InHouse und Lieferanten Datei getrennt durch zwei verschiedene Aufgaben erzeugen oder beide gleichzeitig in einer Aufgabe Bei einer Trennung muss jedoch die InHouse Datei zwingend vor der Lieferanten Datei erzeugt werden Sie k nnen die folgenden Optionen akt
10. zeitgesteuerten Aufgabe ausw hlen werden zus tzliche Bereiche angezeigt in denen Sie weitere Optionen festlegen k nnen Bereich Tage oder Wochen Dieser Bereich wird nicht angezeigt wenn Sie Keine Folgeaufgabe oder Batch Job gew hlt haben Abh ngig von der Auswahl im Feld Wiederholung k nnen Sie in diesem Bereich t gliche w chentliche und oder monatliche Wiederholungsintervalle sowie bestimmte Wochen oder Kalendertage angeben bei denen eine Mehrfachauswahl m glich ist veenion GmbH Seite 12 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Einstellungen f r Wiederholungen zeitgesteuerte Aufgaben Option Beschreibung T glich Tagesintervall W chentlich Wochenintervall und an welchen Wochentagen in dieser Woche Monatlich Tag Monatsintervall und an welchem Datum in diesem Monat Monatlich Woche Monatsintervall welche Woche des Monats und welcher Wochentag Unabh ngig vom Intervall stehen Ihnen folgende Felder und Optionen zur Auswahl Option Beschreibung Beginnt am Datum an dem die Aktion erstmalig ausgef hrt werden soll Das aktuelle Tagesdatum ist voreingetragen Endet am Datum an dem die Aktion letztmalig ausgef hrt werden soll Bereich Zeiten pro Tag Option Beschreibung Einmal t glich um Schalten Sie diese Option ein wenn die Aktion einmal t glich im ausgew hlten Intervall erfolgen soll Geben Sie zus tzlich die Uhrzeit ein Alle Bei dieser Option k nnen Sie zwischen Stunden und Minut
11. Empfohlenes Ausf hrungsintervall Nur bei Bedarf und als Batch Job Abh ngigkeiten von anderen zeitgesteuerten Aufgaben Keine Die Aufgabe sollte allerdings nicht gleichzeitig mit Datenbankpflegeaufgaben und Aufgaben die Daten l schen ausgef hrt werden es k nnte sonst zu Teill schungen kommen durch die korrupte Daten entstehen Kostenstellen importieren Diese Aufgabe vereinfacht das Anlegens von neuen Kostenstellen und die bernahme aus vorhandenen Datenbest nden Hinweis Der richtige Inhalt der Dateien ist essentiell f r einen erfolgreichen Import Parameter Details zu den einzelnen Parametern finden Sie unter Kontrollstrukturen Import auf Seite 84 Empfohlenes Ausf hrungsintervall Nur bei Bedarf und als Batch Job Abh ngigkeiten von anderen zeitgesteuerten Aufgaben Keine Die Aufgabe sollte allerdings nicht gleichzeitig mit Datenbankpflegeaufgaben und Aufgaben die Daten l schen ausgef hrt werden es k nnte sonst zu Teill schungen kommen durch die korrupte Daten entstehen Projekte importieren Diese Aufgabe vereinfacht das Anlegens von neuen Projekten und die bernahme aus vorhandenen Datenbest nden Hinweis Der richtige Inhalt der Dateien ist essentiell f r einen erfolgreichen Import Parameter Details zu den einzelnen Parametern finden Sie unter Kontrollstrukturen Import auf Seite 84 Empfohlenes Ausf hrungsintervall Nur bei Bedarf und als Batch Job veenion GmbH
12. Es werden nur zugeordnete Rechnungen prozessiert ver nderte Rechnungen werden mit Abschluss der nderungsanzeige manuell verarbeitet Mehr Informationen ber die Felder Verantwortliche Firma und Mandantenfirma finden Sie unter Zeitgesteuerte Aufgabe Details Parameter Keine Empfohlenes Ausf hrungsintervall Siehe Zeitgesteuerte Aufgaben f r die Rechnungsabwicklung Abh ngigkeiten von anderen zeitgesteuerten Aufgaben Rechnungen akzeptieren Hiermit wird die Rechnungsverarbeitung innerhalb des Programms abgeschlossen d h gepr fte Rechnungen im Status verarbeitet bekommen im Erfolgsfall den Status Akzeptiert und werden zum Export freigegeben Es wird noch einmal die bisher bezahlte Menge zusammen mit der aktuellen Menge gegen die insgesamt gelieferte Menge ohne Toleranz gepr ft es werden aber keine Preise mehr betrachtet Schl gt diese Pr fung fehl geht die Rechnung in den Status nicht akzeptiert ber In einem sogenannten Wiederverk ufer System wird an dieser Stelle die Rechnung des Wiederverk ufers an den Kunden erzeugt Diese Pr fung filtert z B doppelte Rechnungen die die Einzelschritte u U fehlerlos passieren Mehr Informationen ber die Felder Verantwortliche Firma und Mandantenfirma finden Sie unter Zeitgesteuerte Aufgabe Details Parameter Keine Empfohlenes Ausf hrungsintervall Je nach Bestell und damit Rechnungs Aufkommen und in Abh ngigkeit von den Zeitintervallen der Aufgabe Rechnungen pr
13. Informationen ber die Felder Verantwortliche Firma und Mandantenfirma finden Sie unter Zeitgesteuerte Aufgabe Details Parameter Parameter Beschreibung Katalog W hlen Sie einen Katalog aus der Auswahlliste Attribut Tragen Sie hier das Attribut ein Mit der Schaltfl che k nnen Sie das Attribut bernehmen In das Eingabefeld Attribut kann ein Eintrag nur in der Form MATNR Lemf rder erfolgen Ist der Name des Attributs veenion GmbH Seite 29 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Aufgaben f r die Katalogverwaltung Parameter Beschreibung eindeutig wird die Gruppe automatisch erg nzt Datei auf dem Server Hier k nnen Sie die Importdatei angeben Klicken Sie auf die Schaltfl che Suchen um die gew nschte Datei auszuw hlen oder geben Sie den Pfadnamen direkt in das Feld ein Upload vom Client Hier k nnen Sie den Upload Order eintragen Klicken Sie auf die Schaltfl che Druchsuchen um den gew nschten Ordner auszuw hlen oder geben Sie den Pfadnamen direkt in das Feld ein Klicken Sie anschlie end auf die Schaltfl che Upload um den Upload zu starten Als Eingabe wird eine CSV Datei erwartet mit Lieferanten Artikelnummern und Attributen z B interne SAP Nummern Empfohlenes Ausf hrungsintervall Abh ngigkeiten von anderen zeitgesteuerten Aufgaben Gesamtkatalog erzeugen Administratoren k nnen aus der Menge der f r sie sichtbaren Kataloge einen Gesamtkatalog erstellen Externe Kataloge
14. SMTP Server Name oder IP des Postausgangsservers Etwa beispielfirma org oder 123 456 789 101 POP3 Benutzername Der Name des E Mail Postfachs an das die Antwort des Genehmigers gesendet wird Wurde unter SMTP Server eine Adresse eingetragen so ist beim Benutzernamen nur der Postfachname einzutragen Die Adresse setzt das System automatisch zusammen Beispiel SMTP Server beispielfirma org oder 123 456 789 101 POP3 Benutzername Name Daraus wird vom System Name beispielfirma org bzw Name 123 456 789 101 Bleibt das Feld SMTP Server leer muss bei Benutzername die vollst ndige Adresse eingetragen werden also Name beispielsfirma org bzw Name 123 456 789 101 POP3 Kennwort Das Kennwort des Postfachs in dem die Antworten des Genehmigers ankommen veenion GmbH Seite 39 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Aufgaben f r die Genehmigung Bei Fehler den Absender Wenn die Antwort des Genehmigers nicht verarbeitet benachrichtigen Gelesene Mails aus dem Postfach entfernen Weiterleiten an POP3 E Mail Adresse werden kann wird er informiert Antwort des Genehmigers wird nach der Verarbeitung aus dem Postfach entfernt E Mail Adresse an die die Antwort des Genehmigers weitergeleitet werden soll Beispielsweise f r Archivierung Sollte das Postfach aus POP3 Benutzername nur aus dem Intranet aus erreichbar sein kann hier eine alternative Adresse eingegeben werden Die Genehmigung wird dann intern wei
15. Sie ber neue Bestellprozesse und Bestellprozessgruppen ver ndern Au erdem k nnen Sie einen Prozess f r Auslandsbestellungen anlegen Der Ablauf eines Bestellprozesses kann f r die Bereiche Warenkorb Genehmigung und Lieferung angepasst werden Das ndern eines Prozesses dient im Wesentlichen dazu Eingabefelder und Optionen prozess spezifisch einzublenden Standardprozess ndern Sie k nnen die Einstellungen f r Warenkorb Genehmigung und Lieferungen Lieferschein ver ndern Gehen Sie dazu wie folgt vor Schritt 1 Wechseln Sie ber Leitstand gt Admin gt Bestellprozessgruppen in die Liste der Bestellprozessgruppen sz Schritt 2 Klicken Sie auf neuer Eintrag a Schritt 3 Geben Sie einen Namen ein Schritt 4 W hlen Sie einen Internen Namen Schritt 5 W hlen Sie einen Prozess Typ Schritt 6 Nehmen Sie ihre Einstellungen vor Schritt 7 Klicken Sie auf Speichern Schritt 8 optional Wenn Sie weitere Bestellprozessgruppen mit anderen Prozesstypen ben tigen legen Sie diese nun an Welche Einstellungen m glich sind h ngt vom Typ ab den Sie ausgew hlt haben Warenkorb Bei diesem Typ legen Sie die Eingabefelder fest die im Warenkorb angezeigt werden sollen Haken Sie dazu bei den gew nschten Feldern das K stchen in der Spalte Aktiviert an Soll die Eingabe verpflichtend sein haken Sie auch zus tzlich das K stchen in der Spalte Pflichtfeld an Lieferung Hier legen Sie fest welche Aktionen beim Erfass
16. Sie k nnen sich alle Begriffe die noch nicht in der gew hlten Sprache bersetzt sind anzeigen lassen indem Sie bei nur bersetzte anzeigen die Option nein w hlen Klicken Sie anschlie end auf die Schaltfl che Ergebnisse anzeigen veenion GmbH Seite 111 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Systemnachrichten bearbeiten Tragen Sie danach die bersetzung ein und klicken Sie zum Speichern auf Alternativ k nnen Sie den Begriff der Referenzssprache als bersetzung verwenden indem Sie auf gt klicken Ist in der Referenzsprache keine bersetzung vorhanden wird der Begriff der Standardsprache benutzt bersetzungen automatisch bernehmen Sie k nnen alle fehlenden bersetzungen einer Sprache automatisch mit den Begriffen einer anderen Sprache bersetzen e Klicken Sie dazu auf H e W hlen Sie eine Sprache aus bei der bersetzungen fehlen Beispielsweise Schwedisch e W hlen Sie eine Sprache aus mit der die fehlenden Begriffe bersetzt werden sollen Beispielsweise Englisch e Klicken Sie auf Speichern Nun wird bei allen schwedischen Begriffen f r die keine bersetzung existiert der englische Begriff eingetragen veenion GmbH Seite 112 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Standardprozess ndern Bestellprozesse und gruppen Wird im System ein Bestellprozess ausgel st folgt er dem im Standardprozess festgelegten Ablauf Das Verhalten des Standardprozesses k nnen
17. Voraussetzung f r einen erfolgreichen Import Das Format der Import Datei ist von der verwendeten Parse Datei abh ngig und kann von dieser abgeleitet werden Parameter Zun chst ist hier der Datenpfad anzugeben wo sich die zu importierenden Daten befinden dies geschieht mit zwischen den Verzeichnissen Sollen ein oder mehrere Dateien im ASCII Format importiert werden so werden sie in einem Verzeichnis Todo abgelegt der Pfad gibt dann nur den Weg zu diesem Verzeichnis an es wird automatisch erg nzt Soll eine XML Datei importiert werden so ist der Weg bis zu dieser XML Datei anzugeben ihr Name wird automatisch erg nzt Achtung Dateien im ASCII Format zum Importieren m ssen in obigem Beispiel in C tmp adressimport Todo liegen eine normale xml Datei jedoch in C tmp adressimport Empfohlenes Ausf hrungsintervall Nur bei Bedarf und als Batch Job Abh ngigkeiten von anderen zeitgesteuerten Aufgaben Keine aber m glichst nicht gleichzeitig mit Datenbankpflege Aufgaben und Daten l schen sonst k nnen Teill schungen entstehen Gefahr von kaputten Daten Benutzer importieren Vereinfachung des Anlegens vieler neuer Benutzer oder bernahme aus vorhandenen Datenbest nden veenion GmbH Seite 83 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Aufgaben f r den ASCII Import Hinweis Der richtige Inhalt der Dateien ist absolute Voraussetzung f r einen erfolgreichen I
18. abgelegt der Pfad gibt dann nur den Weg zu diesem Verzeichnis an es wird automatisch erg nzt Soll eine XML Datei importiert werden so ist der Weg bis zu dieser XML Datei anzugeben ihr Name wird automatisch erg nzt e Bei Kostenarten cttdata xml e Bei Kostenstellen ctudata xml e Bei Projekten projectdata xml Das Format der xmi Datei wird durch die zugeh rige parse Datei bestimmt veenion GmbH Seite 84 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Parameter Dateien nach erfolgreichem Import l schen Verantwortliche Firma vordefinieren Verantwortlichen Benutzer vordefinieren Status von nicht importieren Objekten umsetzen auf Nicht importierte Objekte l schen Firmen Benutzerz uordnungen erzeugen veenion GmbH Aufgaben f r den ASCII Import Beschreibung Aktivieren Sie diese Option um die Dateien nach einem erfolgreichen Import zu l schen Aktivieren Sie diese Option und w hlen Sie eine Firma aus der Auswahlliste wenn Sie diese Firma bei jeder importierten Kontrollstruktur als verantwortliche Firma einsetzen m chten Sollen Daten mit unterschiedlichen verantwortlichen Firmen importiert werden deaktivieren Sie diese Option und spezifizieren Sie die Firmen in der Import Datei Aktivieren Sie diese Option und w hlen Sie einen Benutzer aus der Auswahlliste wenn Sie diesen Benutzer bei jeder importierten Kontrollstruktur als verantwortlichen Benutzer einsetzen m chten Sollen
19. auf der Seite der zeitgesteuerten Aufgabe zuvor angegeben wurden Sollen Statusr ckmeldungen bearbeitet werden muss zus tzlich die zeitgesteuerte Aufgabe Fax Bestellstatus Import eingerichtet werden Abh ngigkeiten von anderen zeitgesteuerten Aufgaben Fax Bestellstatus Import Diese Aufgabe ist zust ndig f r den Import der E Mail Statusr ckmeldung f r Bestellungen die per PDF und Parameter Datei ber ein Fax Gateway versendet wurden Dabei gen gt es diese Aufgabe ein einziges Mal einzurichten es sei denn es werden verschiedene E Mail Konten f r die Statusr ckmeldungen verwendet Parameter Parameter Beschreibung Pfad Tragen Sie einen g ltigen Pfad zu Ihrem Arbeitsverzeichnis ein Die Aufgabe legt sich darin die Unterverzeichnisse todo error done an um die heruntergeladenen E Mails abzulegen und zu verarbeiten Klicken Sie auf die Schaltfl che Suchen um den gew nschten Ordner auszuw hlen oder geben Sie den Pfadnamen direkt in das Feld ein Dateien nach Dateien nach erfolgreichem Import l schen oder in den erfolgreichem Import Ordner done schieben l schen POP3 Server Den POP3 Server eintragen IP oder voller Name mit Domain wenn vor dem Import die Daten von einem veenion GmbH Seite 55 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Aufgaben f r Auftragsbest tigungen Lieferavis Parameter Beschreibung Postfach abgeholt werden m ssen SMTP Server Namen eintragen wenn der Absender im Fa
20. ca 10 bis 30 Minuten laufen zu lassen Dieses Modul pr ft f r s mtliche externe Kataloge ob sie derzeit in angemessener Zeit erreichbar sind und kennzeichnet die nicht erreichbaren Kataloge in der Katalog bersicht Dadurch wird vermieden dass es bei Wartungsarbeiten Server oder Netzausf llen von per OCI angebundenen Lieferanten zu Fehlermeldungen Error 404 Request timed out usw kommt oder zu l ngeren Wartezeiten beim Aufruf in Zeiten hoher Netzlast Parameter Keine Empfohlenes Ausf hrungsintervall Im Intervall von ca 10 bis 30 Minuten Abh ngigkeiten von anderen zeitgesteuerten Aufgaben veenion GmbH Seite 32 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Aufgaben f r Klassifikationen Aufgaben f r Klassifikationen eClass Katalog erzeugen eCl ss ist ein Standard f r Materialklassifikation und Warengruppen und wird f r den Informationsaustausch zwischen Lieferanten und Kunden angeboten eCl ss verwendet einen vierstufigen hierarchischen Klassifikationsschl ssel mit einem aus 14 000 Begriffen bestehenden Schlagwortregister Weitere Informationen zu eCl ss finden Sie unter http www eclass de Zur Erzeugung eines Kataloges nach dem eCI ss Klassifikationsschema m ssen die Kataloge der Lieferanten entsprechend klassifiziert sein eCl ss Klassifikationsschema Import Import des gesamten eCl ss Klassifikationsschemas f r Material und Warengruppen sowie Anlegen eines leeren Kataloges der entsprechend
21. darf diese Option nicht gew hlt werden Lieferant W hlen Sie den Lieferanten an welchen die Stornierung geschickt werden soll veenion GmbH Seite 72 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Aufgaben f r Gutschriften Parameter Beschreibung Betreff Der Betreff f r die Stornierungsmail 0 ist die Transaktionsnummer der Rechnung Empfohlenes Ausf hrungsintervall Alle ein bis zwei Stunden Abh ngigkeiten von anderen zeitgesteuerten Aufgaben Bekannte Fehler Probleme und Ursachen Falls eine Mail nicht versandt werden kann liegt es meist daran dass beim eingestellten Lieferanten keine E Mail gefunden werden konnte Aufgaben f r Gutschriften Gutschriften erstellen Im Gegensatz zum rechnungsbasierten Einkauf ist es auch m glich Gutschriften f r beschafftes Material an die Lieferanten zu senden und eine eigene Clearingstelle mit dem Finanztransfer zu beauftragen Die Gutschriftenerstellung ist dabei der erste Schritt in der Prozesskette Bedingung f r die Erstellung von Gutschriften ist der gebuchte Wareneingang mit abgeschlossenem Lieferschein H ufig wird hier zur zeitnahen Erfassung der Automatische Wareneingang mit Widerspruchsfrist eingesetzt Mehr Informationen ber die Felder Verantwortliche Firma und Mandantenfirma finden Sie unter Zeitgesteuerte Aufgabe Details Parameter Parameter Beschreibung Lieferant W hlen Sie den Lieferanten aus der Auswahlliste Wartezeit Geben Sie hier die Wartezeit
22. das System erfolgen soll Angegeben wird die Anzahl der verarbeiteten Genehmigungselemente Der Vorgabewert ist auf 500 eingestellt Genehmigungserinnerung zeitgesteuerte Aufgabe Genehmiger wird nach einer definierten Anzahl von Tagen an nicht erledigte Genehmigungen erinnert Parameter Beschreibung Wartezeit in Tagen Frist nach deren Ablauf Genehmiger an nicht erledigte Genehmigungen erinnert werden CC Benutzer Benutzer an den eine Kopie der Erinnerung gesendet wird Erinnerung auf jeden Erinnerung an berf llige Genehmigungen werden auch Fall senden dann an den Genehmiger gesendet wenn die betreffende Option beim Zuordnen des Genehmigers zu einer Genehmigungsregel nicht gesetzt wurde veenion GmbH Seite 38 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Aufgaben f r die Genehmigung Empfohlenes Ausf hrungsintervall Einmal t glich Genehmigungsantworten per E Mail verarbeiten zeitgesteuerte Aufgabe Verarbeitet Genehmigungen die per Mail an das System geschickt wurden Parameter Beschreibung Pfad Der Pfad zu dem Verzeichnis in dem die Antwort Mails ablehnen zur cksenden genehmigen etc des Genehmigers kurzfristig bis zur Verarbeitung gespeichert werden Dateien nach Treten bei der Verarbeitung keine Fehler auf werden die erfolgreichem Import Daten aus dem Import Verzeichnis gel scht l schen POP3 Server Name oder IP des Posteingangsservers Etwa beispielfirma org oder 123 456 789 101
23. den Ordner angeben in dem die Exportdatei erstellt werden soll Klicken Sie auf die Schaltfl che Suchen um den gew nschten Ordner auszuw hlen oder geben Sie den Pfadnamen direkt in das Feld ein Eine Datei mit dem Namen Export und einem Zeitstempel wird aus den Daten erstellt veenion GmbH Seite 94 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Aufgaben f r die Systempflege Empfohlenes Ausf hrungsintervall Bei Bedarf Abh ngigkeiten von anderen zeitgesteuerten Aufgaben Aufgaben f r die Systempflege Nachrichten l schen Diese Aufgabe l scht die Nachrichten in der Lobby au er den Systemnachrichten Parameter Parameter Beschreibung Statistik in die Log Datei Beim Lauf der Aufgabe wird ein Eintrag in das Log schreiben geschrieben Abgelaufene Nachrichten L scht Nachrichten deren Ablaufdatum erreicht wurde l schen Ungenutzte Nachrichten L scht ungelesene Nachrichten Parameter nur bei l schen entsprechender Konfiguration verf gbar Anzahl der Tage nach denen ungelesene Nachrichten gel scht werden Empfohlenes Ausf hrungsintervall Je nach Nachrichtenaufkommen und L schverhalten der Benutzer jedoch mindestens einmal monatlich empfohlen Abh ngigkeiten von anderen zeitgesteuerten Aufgaben Keine negativen Auswirkungen bekannt zur Sicherheit aber nicht mit Email Nachrichten produzierenden Aufgaben parallel laufen lassen Daten l schen zeitgesteuerte Aufgabe Im Laufe des Bet
24. dieser Dokumentation k nnen Sie bei der veenion GmbH erfragen Die meisten in dieser Dokumentation verwendeten Software und Hardwarebezeichnungen sind eingetragene Warenzeichen und sollten als solche behandelt werden Tel 49 0 1805 44 78 77 0 14 EUR min aus dem Festnetz der Telekom hotline veenion de http www veenion de Benutzerhandbuch Administration impact ordering Inhalt ber dieses Handbuch uuaueeesunsennannnnnnnnnnnunnnnnnnnn 6 Seiten der Administration uuuuu2000nnn00nn0nnnnnn 7 Einstellungen f r die Internationalisierung 10 Zeitgesteuerte Aufgaben verwalten 11 Einstellungen f r Wiederholungen zeitgesteuerte Aufgaben 12 Zeitgesteuerte Aufgaben Liste der Aufgaben A 14 Zeitgesteuerte Aufgaben Liste der Aufgaben B D 15 Zeitgesteuerte Aufgaben Liste der Aufgaben E H 17 Zeitgesteuerte Aufgaben Liste der Aufgaben I L 19 Zeitgesteuerte Aufgaben Liste der Aufgaben M P 21 Zeitgesteuerte Aufgaben Liste der Aufgaben Q Z 23 Aufgaben f r die Katalogverwaltung 4444444444HR nenn 24 BMEcat 1 01 Importer oder BMEcat 1 2 Importer 24 AND IMPONG inne 24 Mulimediapfl ag 2 0 een 25 Volltext Indexerstellung zeitgesteuerte Aufgabe 25 PAINSSBIEDE nee ee 28 Produkt Attrib
25. e Gutschriftenexport an ERP Der Gutschriftenexport an ERP exportiert die mit der Gutschriftenerstellung erzeugten Aufgaben an das ERP System zur Weiterverarbeitung Dabei k nnen unterschiedliche Formate gew hlt werden veenion GmbH Seite 18 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Zeitgesteuerte Aufgaben Liste der Aufgaben I L Liste A siehe Seite 14 Liste B bis D siehe Seite 15 Liste bis L siehe Seite 19 Liste M bis P siehe Seite 21 Liste Q Z siehe Seite 23 Zeitgesteuerte Aufgaben Liste der Aufgaben I L Liste A siehe Seite 14 Liste B bis D siehe Seite 15 Liste E bis H siehe Seite 17 Liste M bis P siehe Seite 21 Liste Q Z siehe Seite 23 Die folgenden zeitgesteuerten Aufgaben stehen in alphabetischer Reihenfolge zur Auswahl Importieren von eVergabe SAP Katalog Filter Katalogpflege Stellt Kataloge Produkte Produktgruppen und Preise nur so lange zur Verf gung wie vom Lieferanten durch das G ltigkeitsdatum definiert Katalogtransfer Kernsortimentkatalog erzeugen Erzeugt einen Benutzer Katalog aus allen Produkten eines oder mehrerer Lieferantenkataloge die das Attribut Kernsortiment haben Klassifikationen aktualisieren F hrt das Mapping zwischen zwei Klassifikationen durch Klassifikationsattribute aktualisieren Passt die Datenbank f r eClass Mapping an Klassifikationsschema Import Commodity Codes Importiert eine Datei mit Commodity Codes CC Name und C
26. finden Sie unter Lieferschein zum Lieferant Exporter E Mail auf Seite 60 Es kann vorkommen dass Artikel aus mehreren Bestellanforderungen zu einer Bestellung und damit auch einer Lieferung zusammengefasst wurden mit dieser Option k nnen Sie eine Aufstellung nach Bestellanforderungen veranlassen Seite 61 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Aufgaben f r Lieferscheine und Wareneingang Parameter Beschreibung Nur Wenn Sie diese Option aktivieren werden keine Lieferscheinpositione Lieferscheinpositionen mit der Menge 0 exportiert n mit positiver Menge Hinweis Die Lieferscheinpositionen werden nicht erneut exportieren nummeriert Damit kann eine Lieferscheinposition 2 alleine exportiert werden wenn die Position 1 keinen positiven Wert hat Empfohlenes Ausf hrungsintervall T glich je nach R cksprache mit dem Lieferanten Abh ngigkeiten von anderen zeitgesteuerten Aufgaben Lieferungsinformationenimport zeitgesteuerte Aufgabe Sie k nnen mit dieser Aufgabe zus tzliche Informationen vom Lieferanten importieren z B Seriennummern von bestellten Produkten Die zu importierenden Informationen m ssen als CSV Datei vorliegen und folgendes Format haben Die Datei muss mindestens Felder 1 und 2 enthalten Bestellnr und Bestellpos fon perre ir e o ganzzahlig normalerweise 1 Informationstyp z B SERIALNO Zusatztext Text Inhalt der gelieferten Information z B eine eindeutige Seri
27. u s u nn 116 Automatischer Wareneingang uersner nennen 60 B Bed arfsb ndeling Human 79 Bedarlserfassug an ses 79 Benutzer importieren siccitas ua 83 Benutzervertretung aktivieren zeitgesteuerte JUL 0 E LoT S HERSRERUERESVERSPEITPEITEFELPEISTETEILTTERTELENTERFFTERSER 101 Berechtigungs Sets anlegen und bearbeiten 124 Bestellexporter konfigurierbar zeitgesteuerte Aufgabe una ae 41 Bestellprozess f r Auslandsbestellungen einrichten 114 Bestellprozesse und gruppen 222umm4s4snnnnnnn 113 Bestellungen erzeugen 224um444404mnnenn nennen 42 veenion GmbH BMEcat 1 01 Importer oder BMEcat 1 2 Importer 24 Budgets pr fen 100 c CBL Datei Bestellexporter 2 ur240ur440n nennen 47 CBL EMail Bestellexporter uurnnurnnn nennen 43 CBL Rechnungsimporter sionerien 66 CBE Transformers 68 D Datei EMail ExXportar uenn nern 104 Daten l schen Zeitgesteuerte Aufgabe 95 Datenbankpflege DB2 u 0u00 22a 98 Datenbankpflege Rechnungen 22224m4444He 68 Datenbankwartung Importschema 22ur ee 97 E eCl ss Klassifikationsschema Import 33 eClass Katalog erzeugen 2mrsnnnnnnnnnnennnnnnnnennn 33 eClass Mappings importieren zeitgesteuerte Aufgabe insel AT 37 Einfache Klassifikation imporiieren uue 34 Einstellungen f r die Internationalisieru
28. und Kataloge deren G ltigkeitszeitraum berschritten ist k nnen nicht integriert werden Der neue Gesamtkatalog liegt danach als Benutzerkatalog vor und kann ebenso behandelt werden Parameter Parameter Beschreibung Name des Tragen Sie hier den Namen des Gesamtkataloges ein Wird Gesamtkataloges der Name eines bereits existierenden Gesamitkataloges angegeben so wird dieser vorher gel scht Name der Tragen Sie hier den Namen der Hauptproduktgruppe unter Hauptproduktgruppe der alle Produktgruppen der anderen Kataloge hierarchisch einsortiert werden ein W hlen Sie bitte die zu Hier finden Sie eine Liste aller verf gbarer Kataloge alle hier integrierenden Kataloge selektierten Kataloge werden in den erstellten aus Gesamtkatalog aufgenommen Dadurch ist es z B m glich alle Hersteller von B romaterial in einen Katalog B romaterial zu integrieren und diesen dann als Ganzes einzelnen Abteilungen oder Benutzern zuzuweisen Trotzdem wird nat rlich ber die urspr nglichen veenion GmbH Seite 30 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Aufgaben f r die Katalogverwaltung Parameter Beschreibung Kataloge und deren Rahmenvertr ge bestellt dies ndert nur f r den K ufer die Sicht auf die Kataloge Hinweis Um einzelne Produkte oder Produktgruppen auch aus verschiedenen Katalogen in einem neuen Benutzerkatalog zusammenzufassen benutzen Sie den Katalog Editor Empfohlenes Ausf hrungsintervall
29. veranlassen Wenn Sie diese Option aktivieren werden keine Lieferscheinpositionen mit der Menge 0 exportiert Hinweis Die Lieferscheinpositionen werden nicht erneut nummeriert Damit kann eine Lieferscheinposition 2 alleine exportiert werden wenn die Position 1 keinen positiven Wert hat Der Dateiname ist wie folgt konfigurierbar 0 Lieferscheinnummer 1 Rahmenvertragsnummer Seite 59 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Aufgaben f r Lieferscheine und Wareneingang Parameter Beschreibung 2 Interne Nummer aus Rahmenvertrag 3 Externe Nummer aus Rahmenvertrag Bleibt das Feld leer erfolgt eine Benennung aus Lieferscheinnummer und Bestellnummer Empfohlenes Ausf hrungsintervall Abh ngigkeiten von anderen zeitgesteuerten Aufgaben Automatischer Wareneingang Wenn es Rahmenvertr ge gibt die einen automatischen Wareneingang vorsehen erlauben muss diese zeitgesteuerte Aufgabe konfiguriert werden Sie hat keine weiteren Parameter da sie die n tigen Daten direkt aus den entsprechenden Rahmenvertr gen entnimmt neben der automatischen Anlage von Lieferscheinen dient diese Aufgabe auch zu deren Abschluss sowie Veranlassung einer eventuell notwendigen Reklamation falls in diesen Prozess nicht manuell eingegriffen wurde Parameter Keine Empfohlenes Ausf hrungsintervall Es gen gt prinzipiell diese Aufgabe 1mal pro Tag laufen zu lassen empfohlen wird aber ein Intervall von 1 bis 3 Stunden um ein zeitnahes
30. wie der Benutzerkatalog mit Originallieferantenkatalog letzterer ist im Rahmenvertrag eingestellt Bei Updates wird der Katalog dadurch gefunden dass die enthaltenen Produkte auch im zugeh rigen vollst ndigen Katalog beinhaltet sind Dem Benutzer werden die Kernsortimentsprodukte in seinem Katalog mit einem speziellen Symbol angezeigt unabh ngig davon ob es sich um einen reinen Kernsortimentskatalog handelt oder nicht die Produkte m ssen nur diese Eigenschaft besitzen Abh ngigkeiten von anderen zeitgesteuerten Aufgaben OCI Benutzer Wartung Diese Aufgabe l scht OCI Gastbenutzer aus dem System die lter als einen Tag sind und nicht ber die Schaltfl che Bestellen das System verlassen haben sondern ber die Schaltfl che Abmelden oder durch Schlie en des Browserfensters Parameter Keine Empfohlenes Ausf hrungsintervall Wenn das System als OCI System eingerichtet ist t glich bzw fter falls viele G ste zugreifen Ansonsten nie Abh ngigkeiten von anderen zeitgesteuerten Aufgaben Das eigentliche L schen der Daten wird durch die die Aufgabe Daten l schen siehe Seite 95 ausgef hrt daher bietet es sich an die OCI Benutzer Wartung als verkettete Aufgabe vor der Aufgabe Daten l schen einzurichten URL Pinger f r externe Kataloge zeitgesteuerte Aufgabe Sobald es einen oder mehrere externe Kataloge OCI Kataloge gibt ist es sinnvoll diese zeitgesteuerte Aufgabe einzurichten und im Intervall von
31. 4HnHnnnnnnnnnnnnnnn 93 ASCII Produktgruppen exportieren 24244444400HHn nn nn 94 Aufgaben f r die Systempflege usm4444nnnnnnnnnnnnnnnnnnn 95 Nachrichten OSENEN u 95 Seite iii Inhalt Benutzerhandbuch Administration impact ordering Daten l schen zeitgesteuerte Aufgabe rrr gt 95 Protokolldatei kurzen assec 97 Protokolldatei packe senssa 97 Datenbankwartung Importschema ssssesssneeneeeseerrrrerrrneesee 97 Date bankpilege DB2 ieissa 98 Oracle Batenb ankpflege une 98 System anhalten zeitgesteuerte Aufgabe 99 Volagen Manager asseonisunme aii 99 Andere zeitgesteuerte Aufgaben sssosssenneenessoereerrnnrresrernne 100 Budgets PIDIEN ee 100 Benutzervertretung aktivieren zeitgesteuerte Aufgabe 101 Kontrollstrukturen aktualisieren uunm44444nnnnnenn 101 Lieferantenkennzahlen aktualisieren 102 W hrungsumrechnungsraten Importer rrrr eene 103 Date EMal EXD Nler uses 104 Archivieren zeitgesteuerte Aufgabe rrn rn 105 Archiv Wiederherstellen zeitgesteuerte Aufgabe 106 Archivierte Transaktion l schen zeitgesteuerte Aufgabe 107 Archivierung von Daten ee 108 Server verwalten unuuunensnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 109 Angemeldete Benutzer einsehen und abmelden 110 Kurznachrichten an B
32. Auslandsbestellung behandelt veenion GmbH Seite 116 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Auslandsbestellung Szenarien und Beispiele Szenarien Eine Organisation mit Adresse in Deutschland bestellt bei einem Lieferanten mit Adresse in Tschechien Auslandsbestellung Eine Organisation mit Adresse in Deutschland bestellt bei der deutschen Vertriebsstelle eines Lieferanten mit Adresse in Tschechien die Vertriebsstelle hat eine deutsche Adresse Keine Auslandsbestellung Eine Organisation mit Adresse in Deutschland bestellt f r ihre Filiale in Frankreich bei einem Lieferanten mit Adresse in Deutschland die Filiale hat eine franz sische Adresse Auslandsbestellung Eine Organisation mit Adresse in Deutschland bestellt f r ihre Filiale in Frankreich bei einem Lieferanten mit Adresse in Frankreich die Filiale hat eine franz sische Adresse Keine Auslandsbestellung Eine Organisation mit Adresse in Deutschland bestellt f r ihre Filiale in Frankreich bei einem Lieferanten mit Adresse in Italien die Filiale hat eine franz sische Adresse Auslandsbestellung Beispiel Einstellungen f r den Bestellprozess Die mit einem Haken versehenen Felder stehen bei einer Auslandsbestellung im Warenkorb zur Verf gung Da keines der Felder als Pflichtfeld markiert ist kann der Warenkorb auch abgesendet werden ohne dass diese Felder ausgef llt sind Systemname Aktiviert Pflichtfeld Anlagenummer Art des Gesch fts Bestimmun
33. Bestellungen Parameter Beschreibung CBL Adress bermittlung Ist bei der Adresse im Feld Name1 nichts eingetragen verwendet Firmenname wird der Name der bestellenden Firma eingetragen Ab als Fallback f r Name1 CBL 3 5 CBL Adress bermittlung Bei der Adresse wird im Feld Name1 immer die verwendet immer bestellenden Firma eingetragen Ab CBL 3 5 Firmenname Teillieferungen erlaubt Aktivieren Sie diese Option um den Lieferanten zu informieren ob Teillieferungen erw nscht sind oder nicht N Wenn bei der aus Bestellung und Rahmenvertragsgruppierung ermittelten Lieferadresse Werk und Name leer sind wird der Firmenname eingetragen Empfohlenes Ausf hrungsintervall Je nach gew nschter Antwortzeit des Systems im 5 bis 60 Minuten Rhythmus zu den normalen Gesch ftszeiten Abh ngigkeiten von anderen zeitgesteuerten Aufgaben Diese Aufgabe sollte nach der Aufgabe Bestellungen erzeugen laufen da sie direkt von dieser abh ngt Bekannte Fehler Probleme und Ursachen Die h ufigsten Probleme tauchen auf wenn der SMTP Server nicht existiert das System keine Berechtigung hat ber diesen Server E Mails zu versenden oder die Konfiguration so gew hlt wurde dass f r den Lieferanten keine g ltige E Mail Adresse f r den Bestellversand gefunden wird Diese Punkte sind bei Problemen zuerst zu pr fen Eine weitere Fehlerquelle kann eine nicht zum Versand passende Bestellgruppierungseinstellung im Rahmenvertrag sein insbesondere be
34. C Nummer Klassifikationsschema Import eClass Klassifikationsschema Import kundenspezifisch Klassifikationsschema Import UNSPSC veenion GmbH Seite 19 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Zeitgesteuerte Aufgaben Liste der Aufgaben I L e Klassifikationsschema Import Produktzuordnung Siehe eClass Klassifikationsschema Produktzuordnung e Klassifikationsschema Produktzuordnung Sortiert Artikel in Kataloge ein und erg nzt den Volltextindex e Klassifikationszuordnung exportieren Exportiert die im System vorhandenen Mappings zwischen zwei Klassifikationen in eine csv Datei e Klassifikationszuordnung importieren Importiert eine Datei deren Format dem Exportformat der Zeitgesteuerten Aufgabe Klassifikationszuordnung exportieren entspricht Dadurch kann man z B exportierte Mappings h ndisch erg nzen und wieder in das System importieren e Klassifikationszuordnung Import UNSPSC zu Commodity Codes Importiert eine Datei mit UNSPSC lt gt Commodity Codes Zuordnungen e Kontrollstruktur A importieren e Kontrollstruktur B importieren e Kontrollstrukturen aktualisieren Deaktiviert Kostenstellen Kostenarten Projekte Kreditkarten oder Nummernkreise wenn deren G ltigkeit abgelaufen ist Es wird an den eingetragenen Verantwortlichen eine Nachricht verschickt e Kundenspezifischer Rechnungsdarenexport Diese zeitgesteuerte Aufgabe erlaubt den Export der Rechnungsdaten an das ERP System des jeweiligen Ma
35. Class Mappings importieren Als eClass Verzeichnis ist das Verzeichnis anzugeben in dem die Tabellen abgelegt sind im Feld eClass Hauptversion wird die Hauptversion der Version eingetragen die in eine h here Version berf hrt werden soll Beispiel Version 5 2 soll in Version 6 0 berf hrt werden Die Hauptversion ist in diesem Fall 5 Aufgaben f r die Genehmigung Genehmigungsaktivierung Sorgt daf r dass der Genehmigungsprozess nach Abschluss eines Schrittes zum n chsten bergeht Beispielsweise durch das Aktivieren der Genehmiger der zweiten Stufe sobald die Genehmiger auf Stufe eins genehmigt haben veenion GmbH Seite 37 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Aufgaben f r die Genehmigung Parameter Beschreibung Alte Nicht mehr notwendig Genehmigungselemente pr fen Aktivierung und Status Pr ft Genehmigungsstufen auf Vollst ndigkeit aktiviert pr fen neue Genehmigungsstufen und versendet gegebenenfalls Genehmigungsnachrichten Rechnungsfreigaben pr fen Wie Aktivierung und Status pr fen jedoch f r Rechnungsfreigaben Kataloggenehmigungen Wie Aktivierung und Status pr fen jedoch f r pr fen Kataloggenehmigungen Intervall f r Sind viele Genehmigungselemte zu pr fen oder das Protokolleintr ge System auf Grund hoher Last sehr langsam kann es bei der Ausf hrung der Aufgabe zu einem Timeout kommen Dies verhindern Sie indem Sie hier angeben in welchem Abstand eine R ckmeldung an
36. Datei mit identischen Namen angeh ngt e berschreiben Eine Datei mit identischem Namen wird von der neuen Exportdatei berschrieben e Nicht berschreiben W hlen Sie aus der Auswahlliste das gew nschte Ausgabeformat W hlen Sie aus der Auswahlliste einen Lieferanten W hlen Sie keinen Lieferant ist die Aufgabe f r alle Lieferanten g ltig Konditionen der Bestellung werden mit exportiert Reklamierte Konditionen der Bestellung werden mit exportiert Geben Sie hier ein Datum ein Alle Bestellung ab diesem Datum werden exportiert Geben Sie hier ein Datum ein Alle Bestellung bis zu diesem Datum werden exportiert Empfohlenes Ausf hrungsintervall Bei Bedarf Abh ngigkeiten von anderen zeitgesteuerten Aufgaben ASCII Datei Bestellexporter zeitgesteuerte Aufgabe Mehr Informationen ber die Felder Verantwortliche Firma und Mandantenfirma finden Sie unter Zeitgesteuerte Aufgabe Details Parameter Parameter Pfad veenion GmbH Beschreibung Hier k nnen Sie den Ordner angeben in dem die Seite 90 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Parameter Dateiname Schreibmodus Format Lieferant Kontrollstrukturen ebenf alls exportieren Normale Katalogbestellung senden Freiform Bestellungen versenden Bestellung mit Anhang versenden veenion GmbH Aufgaben f r den ASCII Export Beschreibung Exportdatei erstellt werden soll Klicken Sie auf die Schaltfl
37. Daten mit unterschiedlichen verantwortlichen Nutzern importiert werden deaktivieren Sie diese Option und spezifizieren Sie die Benutzer in der Import Datei Sie k nnen diese Option aktivieren und aus der Auswahlliste einen Status w hlen auf den alle nicht importierten Kontrollstrukturen gleicher Art gesetzt werden Hierdurch k nnen z B alle aktuell verf gbaren Projekte jeden Tag aus anderen Systemen z B SAP importiert werden Alle in dieser Anwendung vorhandenen aber nicht aus anderen Systemen z B SAP importierte Projekte k nnen auf Ruhend gesetzt und damit an diesem Tag nicht mehr verwendet werden Falls diese Projekte beim n chsten Import wieder eingelesen werden k nnen sie so wieder den Status offen erhalten Ist diese Option nicht aktiviert werden Kontrollstrukturen die nicht im Import enthalten sind nicht ver ndert Bei Aktivierung werden Objekte gel scht Dies geschieht analog zum Setzen des Status nicht importierter Objekte d h ist beim Import eine Defaultfirma eingestellt werden nur nicht importierte Objekte dieser Firma gel scht Ist dies nicht der Fall so werden alle nicht importierten Objekte gel scht Hierbei kann angegeben werden ob und wie die Kontrollstruktur der verantwortlichen Firma oder dem verantwortlichen Benutzer zus tzlich zugeordnet werden sollen Zur weiteren Bearbeitung durch den zust ndigen Firmenadministrator ist mindestens eine Firmenzuordnung erforderlich Seite 85 Benutzerhand
38. Feld ein Dateiname Hier k nnen Sie einen Dateinamen angeben unter welchem die Daten gespeichert werden sollen veenion GmbH Seite 93 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Aufgaben f r die Systempflege Parameter Beschreibung Schreibmodus Aktivieren Sie die gew nschte Option e Anh ngen Die Datei wird an eine bereits vorhandene Datei mit identischen Namen angeh ngt e berschreiben Eine Datei mit identischem Namen wird von der neuen Exportdatei berschrieben e Nicht berschreiben Format W hlen Sie aus der Auswahlliste das gew nschte Ausgabeformat Lieferant Sie k nnen aus der Auswahlliste einen Lieferanten w hlen Nur Rechnungen an diesen Lieferanten werden exportiert Erstes Datum Geben Sie hier ein Datum ein Alle Rechnungen ab diesem Datum werden exportiert Letztes Datum Geben Sie hier ein Datum ein Alle Rechnungen bis zu diesem Datum werden exportiert Empfohlenes Ausf hrungsintervall Bei Bedarf Abh ngigkeiten von anderen zeitgesteuerten Aufgaben ASCII Produktgruppen exportieren Exportiert eine Semikolon Separierte Liste von Produktgruppen samt deren Struktur Pro Produkt wird eine Zeile geschrieben so dass hier nicht nur Produktgruppen sondern die gesamte Katalogstruktur wiedergefunden werden kann Diese Daten werden in einer Datei asc_productgroup_write xml festgelegt und k nnen dort auch modifiziert werden Parameter Parameter Beschreibung Pfad Hier k nnen Sie
39. H siehe Seite 17 Liste I bis L siehe Seite 19 Liste M bis P siehe Seite 21 Aufgaben f r die Katalogverwaltung BMEcat 1 01 Importer oder BMEcat 1 2 Importer Importieren BMEcat Kataloge der entsprechenden Version Sie werden ber die Katalogimport Seite bzw Katalogupload Seite automatisch konfiguriert und durch den Start des Katalogimports ausgel st Diese Aufgaben konvertieren die eingelesenen Daten und stellen den Katalog zur Benutzung bereit Nach Durchf hrung des Imports wird die Anzeige der Aufgaben wieder gel scht Parameter Empfohlenes Ausf hrungsintervall Abh ngigkeiten von anderen zeitgesteuerten Aufgaben XML1 Importer Importiert Kataloge im Healy Hudson XML1x Format Wird ber die Katalogimport bzw Katalogupload Seite automatisch konfiguriert und durch den Start des Katalogimports ausgel st Diese veenion GmbH Seite 24 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Aufgaben f r die Katalogverwaltung Aufgabe konvertiert die eingelesenen Daten und stellt den Katalog zur Benutzung bereit Nach Durchf hrung des Imports wird die Anzeige der Aufgaben wieder gel scht Hinweis Alle Katalogimport Aufgaben k nnen in der bersicht der zeitgesteuerten Aufgaben f r die Dauer des Imports oder in dessen Fehlerfall erscheinen sie k nnen aber nicht ber die Schaltfl che Neuer Eintrag angelegt werden Multimediapflege Die Multimediapflege l scht bzw verschiebt je nach Wahl nicht mehr ben tigte Mu
40. Importer Importieren BMEcat Kataloge der entsprechenden Version e Budgets pr fen Diese Aufgabe behandelt alle Nachrichten und setzt die verschiedenen Budgets auf die Werte zur ck die in den Budgetvorlagen angegeben sind e CBL Datei Bestellexporter Speichert Bestellungen im CBL Purchase Order Format als Datei e CBL E Mail Bestellexporter bertr gt Bestellungen im CBL Purchase Order Format per E Mail veenion GmbH Seite 16 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Zeitgesteuerte Aufgaben Liste der Aufgaben E H CBL Rechnungsimporter Importiert CBL Rechnungsdaten in das Invoice Schema CBL Transformer Importiert Rechnungsdaten aus dem Invoice Schema in das System Datei EMail Exporter Der Datei EMailExporter versendet E Mails mit Dateianh ngen aus einem Systemverzeichnis heraus an den eingetragenen Empf nger Die Dateien werden nicht weiter bearbeitet oder umgewandelt daher spielt deren Inhalt f r die Aufgabe keine Rolle Daten l schen siehe Seite 95 Erlaubt gezieltes Entfernen nicht mehr ben tigter Daten aus der Datenbank Datenbankpflege Rechnungen Entfernt importierte Rechnungen aus der Rechnungsdatenbank bzw aus dem Rechnungsschema Datenbankwartung Importschema Entfernt nicht mehr ben tigte Daten aus der Importschema Datenbank DB2 Datenbankpflege Beschleunigt den Datenbankzugriff bei einer DB2 Datenbank Liste A siehe Seite 14 Liste E bis H siehe Seite 17 Liste Ibis L sie
41. Internet Umrechnungsraten importieren z B https www xe com cus Umrechnungsraten k nnen Sie in den Details zum Land oder in der bersicht Umrechnungsraten festlegen Geben Sie f r die Standardw hrung z B Euro eine 1 eins und f r alle anderen W hrungen die entsprechende Umrechnungsrate zu dieser Standardw hrung ein W hrungskurse werden durch die zeitgesteuerte Aufgabe W hrungsumrechnungsraten Importer importiert Informationen zur Einrichtung von zeitgesteuerten Aufgaben finden Sie unter Zeitgesteuerte Aufgaben verwalten Wenn Sie W hrungskurse importieren werden diese im System verwendet statt die in der bersicht Umrechnungsraten definierten Kurse In der bersicht W hrungskurse k nnen Sie die importierten W hrungskurse einsehen und pflegen veenion GmbH Seite 10 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Zeitgesteuerte Aufgaben verwalten Mithilfe von zeitgesteuerten Aufgaben k nnen Sie die Ausf hrung regelm ig anfallender T tigkeiten automatisieren Bei einigen Prozessen im System ist die Einrichtung der entsprechenden zeitgesteuerten Aufgaben zwingend erforderlich z B Rechnungsverarbeitung oder Genehmigung Jeder zeitgesteuerten Aufgabe muss ein Benutzer zugewiesen werden der f r die Ausf hrung verantwortlich ist Dieser Benutzer wird automatisch ber den Status der Aufgabe lt IO in seiner Lobby_KL gt informiert Eine Aufgabe kann auf t gliche w chentliche oder monatliche Wiede
42. Nachricht erhalten wollen Aktivieren Sie diese Option um gelesene Nachrichten aus dem Postfach zu entfernt Importiert werden nur dann ungelesene Nachrichten Hier k nnen Sie ausw hlen welche Personen eine Nachricht bei zu sp t gesendeten Auftragsbest tigungen oder Lieferavis erhalten Eink ufer Zentraler Wareneingang oder Lieferanten Mehrfachauswahl ist m glich Empfohlenes Ausf hrungsintervall Bei Bedarf Wenn regelm ig mit dieser Funktion gearbeitet wird eventuell t glich Abh ngigkeiten von anderen zeitgesteuerten Aufgaben Lieferavis importieren Importiert Lieferavis Daten im CBL 3 5 Format Die E Mail kann aus einem E Mail Postfach oder aus dem Dateisystem importiert werden veenion GmbH Seite 57 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Parameter Parameter Pfad Dateien nach erfolgreichem Import l schen POP3 Server POP3 Benutzername POP3 Kennwort Bei Fehler Absender benachrichtigen Gelesene E Mails aus Postfach entfernen Weiterleiten an Folgende Personen bei zu sp t gesendeten Auftragsbest tigungen Li eferavis informieren Aufgaben f r Lieferscheine und Wareneingang Beschreibung Tragen Sie einen g ltigen Pfad zu Ihrem Arbeitsverzeichnis ein Die Aufgabe legt sich darin die Unterverzeichnisse todo error done an um die heruntergeladenen E Mails abzulegen und zu verarbeiten Falls kein Postfach ausgelesen werden muss k nnen in das todo Ve
43. Nur bei Bedarf Abh ngigkeiten von anderen zeitgesteuerten Aufgaben Kernsortimentkatalog erzeugen zeitgesteuerte Aufgabe Es kann aus einem Katalog ein zus tzlicher Katalog erzeugt werden der nur die Kernsortimentsartikel beinhaltet Kernsortiment ist eine Produkteigenschaft die aus dem Katalog importiert wird bzw gesetzt werden kann Beispiel lt ARTICLE_DETAILS gt lt ARTICLE_STATUS type core_article gt Parameter Parameter Beschreibung Namenszusatz Vorgabe Kernsortiment dient zur Unterscheidung Bitte w hlen Sie die Es folgt eine Liste aller verf gbarer Kataloge mit Kataloge aus Kernsortimentsartikeln Kennzeichnung am Produkt f r jeden der hier selektierten Kataloge wird ein eigener Katalog angelegt Empfohlenes Ausf hrungsintervall Bei Bedarf Beim Import eines neuen Katalogs kann ber die Option Zus tzlicher Kernsortimentskatalog erzeugen angegeben werden dass dieser Katalog direkt beim Import mit erstellt wird Wird beim Import ein alter Katalog ersetzt kann eingestellt werden dass auch der Kernsortimentskatalog ersetzt wird Mit der Option Ersetze alten Katalog beim Katalogvergleich wird ebenfalls der alte Kernsortimentskatalog durch den neuen ersetzt veenion GmbH Seite 31 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Aufgaben f r Klassifikationen Hinweise Der Kernsortimentskatalog ist nur ein zus tzlicher Benutzerkatalog und verwendet dementsprechend den gleichen Rahmenvertrag
44. Regeln werden ggf auf Wunsch deaktiviert und oder eine Nachricht gesendet RFQ Auto Receiver Empf ngt E Mails und benachrichtigt K ufer ber eingegangene Antworten zu Preisanfragen System anhalten F hrt das System zu angegebenen Zeitpunkt herunter Unbenutzte Hersteller l schen Durch viele Importe von Katalogen kann es mit der Zeit passieren dass sich Hersteller von Produkten im System ansammeln die gar keine Produkte mehr besitzen Diese k nnen mit dieser Aufgabe gel scht werden veenion GmbH Seite 23 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Aufgaben f r die Katalogverwaltung e UNSPSC Klassifikationsschema Import Import des UNSPSC Klassifikationsschemas f r Material und Warengruppen e URL Pinger f r externe Kataloge Pr ft ob externe Kataloge erreichbar sind e Verteilung von Auftragsbest tigungen e Volltext Indexerstellung Erstellt einen Index ber alle verf gbaren Kataloge der f r die Volltext Suche erforderlich ist e Vorlagen Manager siehe Seite 99 Der Vorlagen Manager ist verantwortlich f r die Ausf hrung der Wiedervorlage bei Kaufantragsvorlagen pers nlichen oder Dispositionsvorlagen er wird nur angezeigt wenn er durch Fehler deaktiviert wurde e W hrungsumrechnungsraten Importer Importiert tagesaktuelle W hrungskurse e XML1 Importer siehe Seite 24 Importiert Kataloge im veenion XML1x Format Liste A siehe Seite 14 Liste B bis D siehe Seite 15 Liste E bis
45. Seite 87 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Aufgaben f r den ASCII Export Abh ngigkeiten von anderen zeitgesteuerten Aufgaben Keine Die Aufgabe sollte allerdings nicht gleichzeitig mit Datenbankpflegeaufgaben und Aufgaben die Daten l schen ausgef hrt werden es k nnte sonst zu Teill schungen kommen durch die korrupte Daten entstehen Aufgaben f r den ASCII Export Beim Standard Export von Daten wird eine separierte Liste geschrieben die Informationen werden in mehrere unterschiedliche Zeilen geschrieben die jeweils zu Beginn mit einem K rzel markiert werden Die Felder die exportiert werden sollen werden in einer xml Datei bestimmt die individuell angepasst werden kann und von denen es f r einen Exporter Typ z B Bestellexporter mehrere nebeneinander geben kann Die zu verwendende Exportbeschreibung wird in der zeitgesteuerten Aufgabe angegeben Gedacht sind die Exporter zur gesammelten Daten bertragung an andere Systeme und schon allein aufgrund ihres Formates nicht zum Klartextexport an Lieferanten Einige Parameter sind f r alle ASCII Standardexporter einstellbar Eine grunds tzliche Ausnahme bildet hier die Aufgabe Produktgruppen exportieren die keine Bewegungsdaten sondern statische Katalogdaten exportiert und daher nur den Pfad als Parameter besitzt Weitere Formatbeschreibungen erfragen Sie bei Ihrem Ansprechpartner Parameter Beschreibung Pfad Der Pfad zum Dateiverzeichnis au
46. Verhalten zu erzielen und die Benutzer nicht zu verwirren bestellt ein Benutzer z B morgens um 08 00 Uhr und l uft diese zeitgesteuerte Aufgabe 1mal t glich um 03 00 Uhr so wird der Wareneingang erst nach 4 Tagen gesetzt da die Aufgabe in einem 24 Stunden Rhythmus arbeitet Abh ngigkeiten von anderen zeitgesteuerten Aufgaben Lieferschein zum Lieferant Exporter E Mail Mit dieser Aufgabe werden per E Mail im System erfasste abgeschlossene Lieferscheine als Wareneingangsbest tigung zum Lieferanten exportiert Wenn Sie die Felder leer lassen bis auf das Feld SMTP Host und einen Lieferanten einstellen werden die Lieferscheine automatisch an die Standardkontaktadresse des Lieferanten geschickt und mit dem Standardbetreff Export from Impact Ordering 20020902111314457 versehen Die Nummer im Betreff ist der Datumsstempel des Exports Der Lieferschein kann im Klartext exportiert werden oder als CBL Anhang In letzterem Fall bekommt der Anhang den Dateinamen Lieferscheinnummer xml wobei die konkrete Lieferscheinnummer angegeben wird Als Typ kann individuell oder allgemeing ltig gew hlt werden veenion GmbH Seite 60 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Aufgaben f r Lieferscheine und Wareneingang e W hlen Sie aus der Auswahlliste allgemeing ltig werden alle Lieferscheine versandt f r die im Rahmenvertrag der Versandweg Email mit Klartext Lieferschein falls die Option Als Klartext exportieren aktivier
47. abe sollte einmal t glich nachts laufen Abh ngigkeiten von anderen zeitgesteuerten Aufgaben Protokolldatei packen Durch diese Aufgabe k nnen Sie ltere Protokolldateien als ZIP Datei komprimieren Das Packen von Protokolldateien kann bis zu ca 95 Fesiplattenspeicher einsparen Die gepackten Dateien k nnen ber System Protokolldateien eingesehen werden Parameter Parameter Beschreibung Protokolldatei W hlen Sie aus der Auswahlliste die Anzahl Tage nach denen die en packen Protokolldateien als ZIP Datei gepackt werden sollen Alle nach Protokolldateien die lter als die Angaben sind werden gepackt Empfohlenes Ausf hrungsintervall Abh ngigkeiten von anderen zeitgesteuerten Aufgaben Datenbankwartung Importschema Dient zum L schen der bei Katalogimporten tempor r angelegten Daten des Importschemas Hinweis Die Einstellung dieser Aufgabe wird dringend empfohlen Muss Parameter Keine veenion GmbH Seite 97 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Aufgaben f r die Systempflege Empfohlenes Ausf hrungsintervall Die Aufgabe l scht alle tempor ren Daten die lter als 1 Monat sind In den Defaultdaten ist die Aufgabe als 1x monatlich am Ersten des Monats eingetragen grunds tzlich empfohlen ist also einmal pro Monat Abh ngigkeiten von anderen zeitgesteuerten Aufgaben Kann nicht mit anderen Datenbankwartungen Oracle Pflege Daten l schen oder der Katalogpflege zeitg
48. ahl der verarbeiteten Genehmigungselemente Der Vorgabewert ist auf 500 eingestellt Regelbedingungen pr fen Pr ft ob Genehmigungsregeln f r gel schte Objekte existieren Beispielsweise Genehmigungsregeln f r bereits gel schte Benutzer Parameter Parameter Regeln Aktivieren Sie diese Option um gefundene Regeln zu deaktivieren deaktivieren Benutzer Der in der Aufgabe eingestellte Benutzer erh lt beim Aktivieren benachrichtigen dieser Option eine Nachricht falls Regeln gefunden wurden die nicht mehr ben tigt werden Empfohlenes Ausf hrungsintervall Je nach Nutzung des Systems einmal alle 1 bis 4 Wochen Aufgaben f r Bestellungen Bestellexporter konfigurierbar zeitgesteuerte Aufgabe Parameter Parameter Beschreibung Pfad Hier k nnen Sie den Ordner angeben in dem die Exportdatei erstellt werden soll Klicken Sie auf die Schaltfl che Suchen um den gew nschten Ordner auszuw hlen oder geben Sie den Pfadnamen direkt in das Feld ein Filename Pr fix veenion GmbH Seite 41 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Parameter Lieferant Formular Normale Katalogbestellung senden Freiform Bestellunge n versenden Stornierungen versenden Beschreibung W hlen Sie aus der Auswahlliste einen Lieferanten W hlen Sie keinen Lieferant ist die Aufgabe f r alle Lieferanten g ltig W hlen Sie das Formular aus das f r den Export verwendet werden soll Mehr Informationen zu For
49. alls Rechnungen bearbeiten ab Abh ngigkeiten von anderen zeitgesteuerten Aufgaben Alle Rechnungsaufgaben Rechnungen zuordnen Rechnungen prozessieren Rechnungen akzeptieren Rechnungsexport sollten zuvor gelaufen sein nur dann macht die Ausf hrung Sinn Da sie die letzte Aufgabe f r Rechnungen darstellt und lediglich den Status ohne Pr fung umsetzt ist sie nicht unbedingt notwendig Sie kann aber an Systemvorgaben angepasst werden falls eine andere abschlie ende Behandlung von Rechnungen notwendig ist Hinweis Die Aufgabe kann die Rechnungen nur abschlie en wenn diese die anderen Stadien erfolgreich durchlaufen haben Rechnungsstorno Werden Rechnungen storniert erh lt der Lieferant mittels dieser zeitgesteuerten Aufgabe eine E Mail ber die Gr nde der Stornierung Mehr Informationen ber die Felder Verantwortliche Firma und Mandantenfirma finden Sie unter Zeitgesteuerte Aufgabe Details Parameter Parameter Beschreibung SMTP Host Die IP Adresse des Mailservers ber welche die Mail an den Lieferanten verschickt wird Kopie senden an Falls eine Kopie der Mail ben tigt wird so kann in diesem Feld die Adresse f r die Kopie angegeben werden Blindkopie senden an Empfangsbest tigung Fordert vom E Mail System des Lieferanten eine anfordern Empfangsbest tigung an Es muss vor dem Einstellen dieser Option gekl rt werden ob das E Mail System des Lieferanten dies unterst tzt Falls nicht
50. alogprodukt kein Ursprungsland eingetragen wird das Land des Lieferanten genommen e Ursprungsregion ist die Region in der die Waren hergestellt montiert zusammengesetzt oder bearbeitet wurden Hier im Beispiel der ISO Code SE I f r die schwedische Provinz Gotland Kann der Ursprung nicht ermittelt werden ist die Region anzugeben aus der die Ware versandt wurde e Bestimmungsregion ist die Region in der die eingehenden Waren voraussichtlich verbleiben verwendet verbraucht oder bearbeitet werden Beispielsweise der ISO Code DE RP f r Rheinland Pfalz veenion GmbH Seite 118 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Auslandsbestellung Szenarien und Beispiele e Der Intrastatwert wird nicht im Warenkorb angezeigt sondern im Hintergrund bernommen Verkehrszweig Inland Luftverkehr 4 w Verkehrszweig Grenze Stra enverkehr 3 ki Art des Gesch fts R cksendung von Waren 21 ke Importverfahren 40710 M Ursprungsland SE Ursprungsregion SE I Bestimmungsregion Zolltarifnummer 92021090 Eigenmasse g 2 500 5 i g veenion GmbH Seite 119 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Auslandsbestellung Szenarien und Beispiele Feedreader einrichten Wenn Sie einen Feedreader einrichten k nnen die Systembenutzer in ihrer Lobby die neuesten Nachrichten verschiedener Medien ansehen Dazu sind lediglich einige Anpassungen im Applicati
51. ameter Beschreibung Quellklassifikation Klassifikation f r von Zuordnung veenion GmbH Seite 36 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Aufgaben f r die Genehmigung Parameter Beschreibung Zielklassifikation Klassifikation f r nach Zuordnung Alle Kataloge Mapping wird f r alle f r alle Katalog ausgef hrt die die bearbeiten entsprechende Quellklassifikation haben Empfohlenes Ausf hrungsintervall Abh ngigkeiten von anderen zeitgesteuerten Aufgaben Klassifikationsattribute aktualisieren zeitgesteuerte Aufgabe Passt die Datenbank f r eClass Mapping an A Dieser Schritt ist genau einmal n tig und muss nach dem Umstieg auf die erste Version mit diesem Feature durchgef hrt werden eClass Mappings importieren zeitgesteuerte Aufgabe Zum berf hren einer eClass Version sind die passenden Mapping Tabellen erforderlich die alle ben tigten Informationen enthalten Beispielsweise ob eine eClass Nummer ge ndert wurde und wie die neue Nummer lautet Die Tabellen werden von der eClass Organisation www eclass de erstellt und m ssen dort erworben werden Die Tabellen m ssen auf dem Server so abgelegt werden dass vom System aus auf sie zugegriffen werden kann Geeignet ist etwa ein Verzeichnis eClassMappings im Import Verzeichnis Sind die Tabellen gepackt zum Beispiel als zip Datei m ssen sie vor dem Ablegen auf dem Server entpackt werden Den Import der Tabellen bernimmt die Zeitgesteuerte Aufgabe e
52. arameter Datei ber ein Fax Gateway versendet werden Dabei werden die fertigen Bestellungen als PDF Bestelldokument auf dem Server abgelegt und zus tzlich eine Steuerdatei bereitgestellt die Ziel Fax Nummer Fax Nummer f r R ckantworten eine E Mail Adresse f r Statusr ckmeldungen des Fax Gateways sowie eindeutige Referenznummern der Bestellung beinhaltet Voraussetzung Die Formulare po_print xsit und poc_print xsit sind installiert und die Formulare order pdf und order cancel pdf unter Leitstand Firmen Formulare entsprechend korrekt konfiguriert veenion GmbH Seite 53 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Aufgaben f r Bestellungen Als Typ kann individuell oder allgemeing ltig gew hlt werden e Wird allgemeing ltig gew hlt werden alle Bestellungen versendet f r die im Rahmenvertrag der Bestellweg Fax Bestellexporter gew hlt wurde e Bei der Wahl von individuell werden Bestellungen an den eingestellten Lieferanten versandt falls im entsprechenden Rahmenvertrag individuell als Bestellversandweg ausgew hlt wurde Parameter Parameter Pfad Lieferant Kontrollstrukturen eb enfalls exportieren Faxnummer Sender Faxnummer Empf nger Statusr ckmeldung per E Mail Status E Mail Adresse Parameterbezeichnun g in der Steuerdatei veenion GmbH Beschreibung Tragen Sie einen g ltigen Pfad ein Klicken Sie auf die Schaltfl che Suchen um den gew nschten Ordner auszuw hlen ode
53. ation impact ordering Aufgaben f r Klassifikationen Parameter Beschreibung Dateien nach Dateien nach erfolgreichem Import l schen oder in den erfolgreichem Import Ordner done schieben l schen Quellklassifikation Klassifizierter Katalog f r von Zuordnung Zielklassifikation Klassifizierter Katalog f r nach Zuordnung Bestehende Eintr ge Aktivieren Sie diese Option um alte Zuordnungen vor l schen dem Import der Mapping Datei zu l schen Empfohlenes Ausf hrungsintervall Abh ngigkeiten von anderen zeitgesteuerten Aufgaben Klassifikationszuordnung exportieren Mit dieser zeitgesteuerten Aufgabe wird eine Klassifikationszuordnung exportiert Parameter Parameter Beschreibung Pfad Das Verzeichnis in dem die Klassifikationsdatei liegt Klicken Sie auf die Schaltfl che Suchen um den gew nschten Ordner auszuw hlen oder geben Sie den Pfadnamen direkt in das Feld ein Quellklassifikation Klassifizierter Katalog f r von Zuordnung Zielklassifikation Klassifizierter Katalog f r nach Zuordnung Empfohlenes Ausf hrungsintervall Abh ngigkeiten von anderen zeitgesteuerten Aufgaben Klassifikation aktualisieren F hrt das Mapping zwischen zwei Klassifikationen durch Beim Lauf werden an den Artikeln der Quellklassifikation passende Nummern f r die in unter Zielklassifikation ausgew hlte Kalssifikation hinterlegt Existiert kein Mapping f r Quell und Zielklassifikation wird der Artikel bersprungen Parameter Par
54. auf den Link Server Verwaltung klicken Sie k nnen Informationen zu den Servern und den angemeldeten Benutzern einsehen Benutzer abmelden Nachrichten an Benutzer senden und Systemnachrichten bearbeiten Auf der Seite Server Verwaltung werden die laufenden Server angezeigt W hlen Sie den Men punkt Hilfe um detaillierte Informationen zu dieser Seite zu erhalten Anzeige der Server Ganz oben erscheint der Server auf dem der Admin gerade eingeloggt ist als Lokaler Server alle weiteren Server erscheinen als Entfernte Server Falls die Netzwerk Verbindung zu einem Server gest rt ist erscheint als Hinweis kein Kontakt Wenn die Netzwerk Verbindung dauerhaft unterbrochen ist sollte der Server nach einer gewissen Zeit ca 20 Minuten aus der Liste verschwinden Bei einem kontrollierten Shutdown verschwindet der Server sofort aus der Liste Weitere Informationen zu einem Server werden beim Klick auf das Symbol des Servers angezeigt Benutzer Es wird Ihnen die Anzahl der auf diesem Server eingeloggten Benutzer angezeigt Klicken Sie auf die Zeile k nnen Sie mit Kurznachricht an alle Benutzer senden das in der Zusatzinformation erscheint eine Nachricht an alle Benutzer schicken die Nachricht erscheint im Fu Bereich Nach dem Anklicken werden ebenfalls die einzelnen Benutzer angezeigt beim Klick auf einen Benutzernamen erscheinen Informationen zu diesem Benutzer Laufende Aufgaben Hier werden die gerade laufenden zeitgesteu
55. ax Bestellstatus Import Diese Aufgabe ist zust ndig f r den Import der E Mail Statusr ckmeldung f r Bestellungen die per PDF und Parameter Datei ber ein Fax Gateway versendet wurden e Gebotsphasen von Auktionen und Preisanfragen beenden Beendet die Eingabem glichkeit f r Gebote e Genehmigungsaktivierung siehe Seite 37 Sorgt daf r dass der Genehmigungsprozess nach Abschluss eines Schrittes zum n chsten bergeht Beispielsweise durch das Aktivieren der Genehmiger der zweiten Stufe sobald die Genehmiger auf Stufe eins genehmigt haben e Genehmigungsantworten per E Mail verarbeiten siehe Seite 39 Verarbeitet Genehmigungen die per Mail an das System geschickt wurden e _Genehmigungserinnerung Genehmiger wird nach einer definierten Anzahl von Tagen an nicht erledigte Genehmigungen erinnert e Genehmigungsweiterleitung siehe Seite 40 Leitet Genehmigungen nach einer definierten Anzahl von Tagen an den Vorgesetzten des Genehmigers bzw dessen Vertreter weiter falls Genehmigungen nicht bearbeitet wurden e Gesamtkatalog erzeugen Legt einen Gesamtkatalog aus mehreren oder allen sichtbaren Katalogen an e Gutschriftenerstellung Generiert Gutschriften die anschlie end vom Gutschriftenexporter versendet werden e Gutschriftenexport als PDF Exportiert die von der Gutschriftenerstellung generierten Gutschriften als PDF Dokument welches an den Lieferanten geschickt Postversand Fax Dateisystem E Mail werden kann
56. bene Verzeichnis unter Pfad muss die Unterverzeichnisse todo error und done enthalten veenion GmbH Seite 104 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Parameter Parameter Bezeichnung Erweiterung Pfad Verzeichnis Versandart SMTP Host Betreff Empf nger Kopie senden an Blindkopie senden an Dateianh nge als ZIP Datei speichern Andere zeitgesteuerte Aufgaben Beschreibung Name zur Identifizierung dieses Exporters in der Liste der zeitgesteuerten Aufgabe bzw im Folgeaufgabenpopup Art der Dateien die exportiert werden soll Aktivieren Sie die gew nschte Option Pfad des Arbeitsverzeichnisses aus dem die Dateien exportiert werden sollen Klicken Sie auf die Schaltfl che Suchen um den gew nschten Ordner auszuw hlen oder geben Sie den Pfadnamen direkt in das Feld ein Sie k nnen die Dateien entweder aus dem Uhnterverzeichnis todo versenden und zur Kontrolle nach done verschieben lassen oder sofort aus done verschieben h ngt u a von der Erzeugungsart und der dort benutzten Verzeichnisstruktur ab Sie k nnen die Dateien einzeln per E Mail versenden oder die Dateien zun chst b ndeln und gemeinsam versenden bietet sich z B f r gezippte Dateien an SMTP Server zum Versenden der Fehlermeldungen Betreff f r die erstellte E Mail Geben Sie in dieses Feld eine g ltige E Mail Adresse ein An diese Adresse kann optional eine Kopie der E Mail z B zur Kontroll
57. buch Administration impact ordering Aufgaben f r den ASCII Import Parameter Beschreibung Dies entspricht nicht der Eintragung der verantwortlichen Firma oder des verantwortlichen Benutzers im Kontrollstruktur Dialog sondern der Zuordnung der Kontrollstrukturen im Kontierungsblatt des Firmen Benutzerdialogs Weitere Informationen Kontrollstrukturen werden anhand der Firma und der Nummer erkannt Ist eine zu importierende Kontrollstruktur schon in diesem System enthalten wird diese ge ndert Ist noch keine entsprechende vorhanden wird eine neue angelegt Aus diesem Grund m ssen Firma und Nummer immer im Import enthalten sein Die Firma wird ber den Firmennamen identifiziert Entspricht dieser nicht exakt dem Namen einer Firma in diesem System wird diese Kontrollstruktur nicht importiert Eine entsprechende Fehlermeldung steht im Error Log also in der im Verzeichnis error des Inhaltsverzeichnisses abgelegten Protokolldatei Zur Identifizierung kann auch die LegacyNo externe Referenznummer genutzt werden Der Kontrollstruktur ASCIlI Importer bietet die folgenden M glichkeiten den verantwortlichen Benutzer anzugeben Dies betrifft den Projekt Kostenstellen und Kostenarten Importer e Angabe der externen Referenznummer Dies ist eindeutig erfordert aber dass die externe Referenznummer der Benutzer gepflegt wird e Angabe des Benutzernamens Dies ist eindeutig wird aber selten m glich sein da dieser Benutzername normal
58. che Suchen um den gew nschten Ordner auszuw hlen oder geben Sie den Pfadnamen direkt in das Feld ein Hier k nnen Sie einen Dateinamen angeben unter welchem die Daten gespeichert werden sollen Aktivieren Sie die gew nschte Option e Anh ngen Die Datei wird an eine bereits vorhandene Datei mit identischen Namen angeh ngt e berschreiben Eine Datei mit identischem Namen wird von der neuen Exportdatei berschrieben e Nicht berschreiben W hlen Sie aus der Auswahlliste das gew nschte Ausgabeformat W hlen Sie aus der Auswahlliste einen Lieferanten W hlen Sie keinen Lieferant ist die Aufgabe f r alle Lieferanten g ltig Aktivieren Sie diese Optoin um auch die Projektdaten Kostenstellen und Kostenarten zu exportieren Aktivieren Sie diese Option um Bestellpositionen die nicht freie Bestellpositionen oder Bestellpositionen mit Datei Anhang sind zu versenden Aktivieren Sie diese Option um Bestellpositionen die als freie Bestellposition erstellt wurden zu versenden Bestellpositionen die einen Dateianhang haben versenden Ist diese Option nicht aktiviert werden diese Bestellungen nicht exportiert A Wenn die Option aktiviert ist werden Bestellungen ohne Dateianhang mit diesem Exporter ebenfalls exportiert Seite 91 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Aufgaben f r den ASCII Export Parameter Beschreibung dies wird damit also nicht ausgeschlossen Durch die letzten dr
59. dieses Schemas aufgebaut ist Die Struktur wird aus der angegebenen Datei gelesen deren Name wird beim Einstellen der Aufgabe vorgegeben Parameter Parameter Beschreibung eClass Verzeichnis Das Verzeichnis in dem die Klassifikationsdatei im csv Format liegt und die weiteren eCI ss Daten Attributname Import ist ebenfalls m glich so dass nicht nur die Kodierungsnummern angezeigt werden Unter doc eClass4 0 wird mit dem System ein solches eCl ass Verzeichnis ausgeliefert eClass Version Version des verwendeten eCl ass Katalogs eClass Sprache Voreinstellung ist de f r deutsch eClass Katalogname Der Name des neu angelegten eCI ss Kataloges Empfohlenes Ausf hrungsintervall Nur ein einziges Mal am besten als sogenannter Batch Job Abh ngigkeiten von anderen zeitgesteuerten Aufgaben Klassifikationsschema Produktzuordnung Ordnet die klassifizierten Produkte in den jeweiligen Benutzerkatalog ein Diese Aufgabe sortiert beispielsweise nach dem eClass Mapping die klassifizierten Produkten in den eCl ss Gesamtkatalog ein Die Produkte sind dadurch sowohl im urspr nglichen Originalkatalog des Lieferanten als auch im eCI ss Gesamtkatalog sichtbar veenion GmbH Seite 33 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Aufgaben f r Klassifikationen Parameter Parameter Beschreibung Klassifikationsschema W hlen Sie aus der Auswahlliste das gew nschte Katalogname Klassifikationsschema Einfache Klassifikation importieren
60. e versendet werden Aktivieren Sie diese Option um Datei Anh nge in eine ZIP Datei zu packen Empfohlenes Ausf hrungsintervall Abh ngigkeiten von anderen zeitgesteuerten Aufgaben Archivieren zeitgesteuerte Aufgabe Archiviert Transaktionsdaten in einer Archivdatei auf der Festplatte veenion GmbH Seite 105 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Andere zeitgesteuerte Aufgaben Parameter Parameter Beschreibung Welche Hier k nnen Sie angeben welche Transaktionen aus einem Transaktionen sollen bestimmten Zeitraum archiviert werden sollen Aktivieren Sie die archiviert werden gew nschte Option e welche lter als Monate sind Tragen Sie die Anzahl der Monate ein nach welchen die Transaktionen archiviert werden sollen Alle Transaktionen die lter als die Anzahl der hier eingetragenen Monate sind werden archiviert e Einschr nkung auf Zeitraum Geben Sie einen Zeitraum von bis ein Alle Transaktionen innerhalb dieses Zeitraums werden archiviert L schen Aktivieren Sie die gew nschten Optionen e archivierte Daten zum L schen markieren Die archivierten Daten werden zum L schen markiert e Bereits archivierte Transaktionen erneut exportieren Archivierte Transaktionen werden durch das Aktivieren dieser Option erneut exportiert Pfad Hier k nnen Sie den Pfad f r die archivierten Daten angeben Klicken Sie auf die Schaltfl che Suchen um den gew nschten Ordner auszuw hlen oder geben S
61. e in der Auswahlliste G ltig wie lange die Nachricht auf den Seiten erscheinen soll Hinweis Ist das erste Zeichen ein lt wird ein leerer Text gesendet da hier ein HTML Code verschickt wird 4 Klicken Sie auf Speichern Systemnachrichten bearbeiten Sie k nnen Systemnachrichten erfassen die allen Benutzern auf der Seite Meine SEG angezeigt werden 1 Klicken Sie auf der Seite Administration auf den Link Systemnachrichten bearbeiten Sie Seite Systemnachrichten bearbeiten wird angezeigt 2 Geben Sie den Text in das Textfeld ein Anhand der Symbolleiste k nnen Sie den Text formatieren Links und Bilder einf gen und den HTML Quellcode des Texts bearbeiten 3 Klicken Sie anschlie end auf Speichern um die nderungen zu speichern veenion GmbH Seite 110 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Systemnachrichten bearbeiten bersetzungen bearbeiten Sie k nnen bestehende bersetzungen bearbeiten und fehlende erg nzen Wechseln Sie dazu ber Leitstand gt Admin gt bersetzungen bearbeiten in die Liste der bersetzungen In der zweiten Spalte der Tabelle werden die Begriffe in der Standardsprache angezeigt F r diese Sprache muss die bersetzung vollst ndig sein Die Standardsprache ist aktuell Englisch und kann nicht ge ndert werden In der dritten Spalte der Tabelle steht die Referenzsprache die Sie ber die Auswahlliste Referenzsprache w hlen Wer beispielsweise die franz sischen bersetzungen
62. e treten in der Liste der berf lligen Bestellungen auch die auf die erst ab morgen berf llig sein werden diese w rden heute erwartet Empfohlenes Ausf hrungsintervall Abh ngigkeiten von anderen zeitgesteuerten Aufgaben Mahnungen zur Lieferscheinerfassung Diese Aufgabe versendet Mahnungen wenn zu einer Bestellung der Wareneingang nicht erfasst wurde Die Einstellungen wann die Mahnungen versendet werden sind im Rahmenvertrag in der Registerkarte Wareneingang amp Reklamation einzutragen Parameter Lieferung nach Wunschlieferdatum 1 Mahnungen senden Mahnung geht an den Besteller 2 Mahnungen senden Mahnungen gehen an Besteller und Eink ufer 3 Mahnungen senden Mahnungen gehen an Besteller und Eink ufer Lieferung nach Rechnungseingang 1 Mahnung nach Rechnungseingang senden Mahnung geht an den Besteller 2 Mahnung nach Rechnungseingang senden Mahnung geht an den Besteller Empfohlenes Ausf hrungsintervall Abh ngigkeiten von anderen zeitgesteuerten Aufgaben Aufgaben f r die Rechnungsabwicklung F r Rechnungen die erfolgreich ins System importiert oder dort manuell angelegt wurden gibt es folgende zeitgesteuerte Aufgaben e Adressen in Rechnungen pr fen e Rechnungen zuordnen nicht bei manueller Anlage da dort automatisch veenion GmbH Seite 65 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Aufgaben f r die Rechnungsabwicklung e Rechnungen prozessieren e Rechnungen akzeptieren e Rechnungs
63. ehler Probleme und Ursachen Es kommt zu einer Fehlermeldung und automatischem Stilllegen dieser zeitgesteuerten Aufgabe falls entweder der unter Export Pfad angegebene Pfad nicht existiert bzw nicht erstellt werden kann bzw das Programm nicht die n tigen Zugriffsrechte im Dateisystem hat Hinweis Der Exporter setzt nun bei allen exportierten Rechnungspositionen BLlI s das Statusflag paid auf true Gutschriftenexport als PDF Im Gegensatz zum rechnungsbasierten Einkauf ist es auch m glich Gutschriften f r beschafftes Material an die Lieferanten zu senden und eine eigene Clearingstelle mit dem Finanztransfer zu beauftragen Die Aufgabe Gutschriftenexport als PDF exportiert die in der Aufgabe Gutschriften erstellen generierten Gutschriften als PDF Dokument basierend auf dem Formular Gutschrift creditnote pdf welches dann an den Lieferanten versendet werden kann Mehr Informationen ber die Felder Verantwortliche Firma und Mandantenfirma finden Sie unter Zeitgesteuerte Aufgabe Details Parameter Parameter Beschreibung Lieferant W hlen Sie aus der Auswahlliste einen Lieferanten W hlen Sie keinen Lieferant ist die Aufgabe f r alle Lieferanten g ltig veenion GmbH Seite 77 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Aufgaben f r Gutschriften Parameter Beschreibung Exportpfad Pfad im Dateisystem des Servers der Anwendung unter dem die Gutschriften abgelegt werden sollen Klicken Sie auf die Scha
64. ei Optionen ist es m glich die unterschiedlichen Arten der einzelnen Bestellpositionen unterschiedlich beim Versand zu behandeln falls das Bestellannahmesystem des Lieferanten dies erfordert Stornierungen Bei aktivierter Option werden auch Stornierungen ber versenden diese zeitgesteuerte Aufgabe versendet Ist diese Option nicht aktiv kann der Versand von Stornierungen getrennt vom Bestellversand konfiguriert werden A Bei der Verwendung des getrennten Versandes von Bestellungen und Stornos f r die betroffenen Lieferanten kann nicht die Funktionalit t der allgemeing ltigen Bestell Exporter verwendet werden hnlich wie auch bei Verwendung der Optionen Freiform Dateianh nge etc Format W hlen Sie aus der Auswahlliste das gew nschte Ausgabeformat Empfangsbest tigung anfordern Empfohlenes Ausf hrungsintervall Bei Bedarf Abh ngigkeiten von anderen zeitgesteuerten Aufgaben ASCII Lieferscheine exportieren Die Angaben f r eine angepasste Formatdatei sind BO name de healyhudson edge bo doc BODeliveryNotification und direction export Mehr Informationen ber die Felder Verantwortliche Firma und Mandantenfirma finden Sie unter Zeitgesteuerte Aufgabe Details Parameter Parameter Beschreibung Pfad Hier k nnen Sie den Ordner angeben in dem die Exportdatei erstellt werden soll Klicken Sie auf die Schaltfl che Suchen um den gew nschten Ordner auszuw hlen oder geben Sie den Pfadnamen d
65. eibung ab oder erteilt automatisch den Zuschlag Erst wenn sie beendet ist erscheinen die Eingabefelder um einen Zuschlag zu erteilen Diese Aufgabe ist bei fehlerfreiem Lauf in den Listen der zeitgesteuerten Aufgaben nicht zu sehen Sie kann nicht manuell angelegt werden daher wird ihr Name im Dialog nur schreibgesch tzt angezeigt Die Aufgabe wird in der bersicht nur bei einem Fehler angezeigt Die Aufgabe Preisanfrage wird zu jeder Preisanfrage an einen Lieferanten automatisch generiert sobald die Angebotsfrist abgelaufen ist die Angebotsfrist ist in der Bedarfsanforderung zu sehen MailBidding Auto Empf nger Mit dieser Aufgabe werden Preisanfragen zur Angebotsabgabe per E Mail an die Lieferanten geschickt Parameter Parameter Beschreibung Pfad Hier geben Sie den Pfad zum Importverzeichnis an in dem sich die Unterverzeichnisse todo error und done befinden Wird der Pfad nicht eingegeben verschickt die Aufgabe nur Mails im Stil von Sie sind zur Preisanfrage X eingeladen Wenn ein Pfad und die Felder f r den POP3 Account eingegeben werden bekommt der Lieferant ein HTML Formular als Mail das er ausf llen und wieder zur ckschicken kann Die Aufgabe liest dann diese Mail und erstellt daraus automatisch ein Gebot Klicken Sie auf die Schaltfl che Suchen um den gew nschten Ordner auszuw hlen oder geben Sie den Pfadnamen direkt in das Feld ein Dateien nach Aktivieren Sie diese Option um die Dateien nach einem erfolgre
66. eien nach Aktivieren Sie diese Option um die Dateien nach einem erfolgreichem erfolgreichen Import zu l schen Import l schen Empfohlenes Ausf hrungsintervall Abh ngigkeiten von anderen zeitgesteuerten Aufgaben ASCII Bestellungen exportieren Diese Daten werden standardm ig in einer Datei asc_orders_write xml festgelegt und k nnen dort auch modifiziert werden bzw eine angepasste Datei daneben verwendet werden Dabei muss der Kopf der Datei spezielle Angaben enthalten damit sie hier ausw hlbar wird u a BO name de healyhudson edge bo doc BOOrder und direction export Mehr Informationen ber die Felder Verantwortliche Firma und Mandantenfirma finden Sie unter Zeitgesteuerte Aufgabe Details Parameter Parameter Beschreibung Pfad Hier k nnen Sie den Ordner angeben in dem die Exportdatei erstellt werden soll Klicken Sie auf die Schaltfl che Suchen um den gew nschten Ordner auszuw hlen oder geben Sie den Pfadnamen direkt in das Feld ein veenion GmbH Seite 89 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Parameter Dateiname Schreibmodus Format Lieferant Exportiere Konditionen Exportiere reklamierte Positionen Erstes Datum Letztes Datum Aufgaben f r den ASCII Export Beschreibung Hier k nnen Sie einen Dateinamen angeben unter welchem die Daten gespeichert werden sollen Aktivieren Sie die gew nschte Option e Anh ngen Die Datei wird an eine bereits vorhandene
67. ein die nach einem gebuchten Wareneingang verstreichen soll bevor eine Gutschrift f r diese Ware erstellt werden kann F lligkeit Aktivieren Sie die Option zum Ende des Monats nach Wareneingang um die F lligkeit der Gutschrift auf das Ende des Monats in dem der Wareneingang verbucht wurde zu setzen Sie k nnen auch eine individuelle Einstellung vornehmen Aktivieren Sie die Option individuell Geben Sie dann in das Feld die gew nschte Anzahl Tage an aus der Auswahlliste k nnen Sie dann definieren auf welches Ereignis sich die Anzahl der Tage bezieht Sie k nnen w hlen zwischen Tage nach Wareneingang und Tage nach Erstellung veenion GmbH Seite 73 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Parameter W hrung Startdatum Enddatum Standard Gutschriften Sammelgutsc hriften erstellen AMEX Gutschriften Nach Vorzeichen aufteilen Aufgaben f r Gutschriften Beschreibung W hrung in welcher die Gutschrift erstellt werden soll Bestelldatum der ersten zu ber cksichtigenden Bestellung nicht Lieferdatum Bestelldatumm bis zu dem die Bestellungen ber cksichtigt werden Aktivieren Sie diese Option wenn Sie Standardgutschriften versenden m chten Aktivieren Sie diese Option wenn statt einer Gutschrift pro Bestellung eine Sammelgutschrift f r mehrere Bestellungen Lieferantenweise geb ndelt erstellt werden soll die dann auch in einer Datei an das ERP System exportiert werden kann Em
68. eine Leerstelle Empfohlenes Ausf hrungsintervall Je nach gew nschter Frequenz des Exports und Absprache mit Lieferant ca im 12 Stunden bis 7 Tage Rhythmus veenion GmbH Seite 78 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Aufgaben f r Preisanfragen Abh ngigkeiten von anderen zeitgesteuerten Aufgaben Diese Aufgabe verarbeitet die Gutschriften die in der Aufgabe Gutschriftenerstellung erstellt wurden Daher ist das Ausf hren der Aufgabe Gutschriftenerstellung erforderlich Au erdem ist die Reihenfolge der Gutschriftenexporter zu beachten zun chst muss der Gutschriftenexport an ERP erfolgen erst danach ist ein Gutschriftenxxport als PDF m glich Bekannte Fehler Probleme und Ursachen Es kommt zu einer Fehlermeldung und automatischem Stilllegen dieser zeitgesteuerten Aufgabe falls entweder der unter Export Pfad angegebene Pfad nicht existiert bzw nicht erstellt werden kann oder das Formular nicht existiert bzw Impact Ordering nicht die n tigen Zugriffsrechte im Dateisystem hat Wird ein Fehler der in der Protokolldatei gemeldet ist behoben wird die Aufgabe erneut bearbeitet Aufgaben f r Preisanfragen Bedarfsb ndelung Dient grunds tzlich zur B ndelung d h zur Zusammenfassung von Preisanfragen Neben der B ndelung werden auch Preisanfragen versandt und eingehende Angebote gelesen Parameter Pfad Hier geben Sie den Pfad zum Importverzeichnis an in dem sich die Unterverzeichnisse todo er
69. el E Mail Adresse angegeben werden die anstelle der beim Lieferanten als Kontaktadresse hinterlegten E Mail Adresse verwendet wird Damit ist es u a m glich CBL Bestellungen f r Freiformbestellungen und Standardbestellungen an getrennte Postf cher zuzustellen Wird hier ein Eintrag vorgenommen wird ausschlie lich an diesen Empf nger gesendet Optionale E Mail Adresse f r Bestell Duplikate Es k nnen mehrere Versandadressen durch Semikolon oder Leerstelle getrennt angegeben werden Fordert vom E Mail System des Lieferanten eine Empfangsbest tigung an Es muss vor dem Einstellen dieser Option gekl rt werden ob das E Mail System des Lieferanten dies unterst tzt Falls nicht darf diese Option nicht gew hlt werden Aktivieren Sie diese Option um Datei Anh nge in eine ZIP Datei zu packen W hlen Sie aus der Auswahlliste einen Lieferanten W hlen Sie keinen Lieferant ist die Aufgabe f r alle Seite 44 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Parameter Kontrollstrukturen ebenfalls exportieren Normale Katalogbestellung senden Freiform Bestellungen versenden Bestellung mit Anhang versenden Stornierungen versenden Abonnementbestellung senden Version veenion GmbH Aufgaben f r Bestellungen Beschreibung Lieferanten g ltig Aktivieren Sie diese Optoin um auch die Projektdaten Kostenstellen und Kostenarten zu exportieren Aktivieren Sie diese Option um Bestellpositione
70. en Falls die Rechnungsdaten vor dem Import noch von einem Postfach abgeholt werden m ssen ist hier das Kennwort des Postfachbenutzers einzutragen Aktivieren Sie diese Option um dem Absender im Falle eines Fehlers automatisch eine Benachrichtigung zu senden Aktivieren Sie diese Option um gelesene Rechnungsdaten aus dem Postfach zu entfernen Es werden nur ungelesene E Mails importiert Es kann optional eine E Mail Adresse eingegeben werden Erfolgreich verarbeitete E Mails werden an diese Adresse weitergeleitet Hinweis Es empfiehlt sich die Option Gelesene Mails aus dem Postfach entfernen zusammen mit dieser Option zu aktivieren Ansonsten entsteht ein hohes Mail Aufkommen Der Name der DTD Datei die zur Validierung der XML Rechnungen eingesetzt wird diese liegt in der Regel unterhalb des Verzeichnisses setup dtd innerhalb des Systembaums Seite 67 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Aufgaben f r die Rechnungsabwicklung Empfohlenes Ausf hrungsintervall Abh ngig davon wie oft Rechnungen eintreffen etwa einmal am Tag oder auch zweimal im 12 Stunden Abstand Abh ngigkeiten von anderen zeitgesteuerten Aufgaben CBL Transformer Die zeitgesteuerte Aufgabe liest die Rechnungsdaten aus der Zwischendatenbank f r Rechnungen und erzeugt die eigentlichen Rechnungsdaten im System Es gibt hier zwei zusammengeh rige Aufgaben CBL Rechnungsimporter und CBL Transformer Der CBL Transformer sollte nac
71. en w hlen Geben Sie in das Feld davor den Zeittakt ein und geben Sie den Anfangs und Endzeitpunkt in den nachfolgenden Feldern ein Von Bei der Auswahl Alle geben Sie hier die Uhrzeit an zu der die Aktion erstmals ausgef hrt werden soll Bis Bei der Auswahl Alle geben Sie hier die Uhrzeit an zu der die Aktion zum letzten Mal ausgef hrt werden soll Automatisch auf Schalten Sie diese Option ein wenn Ihre Zeitangaben Sommer Winterzeit automatisch an die Sommer und umstellen Winterzeit der ausgew hlten Zeitzone angepasst werden veenion GmbH Seite 13 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Zeitgesteuerte Aufgaben Liste der Aufgaben A sollen Zeitzone Schalten Sie diese Option ein wenn Ihre Zeitangaben automatisch an die Sommer und Winterzeit der ausgew hlten Zeitzone angepasst werden sollen Zeitgesteuerte Aufgaben Liste der Aufgaben A Liste B bis D siehe Seite 15 Liste E bis H siehe Seite 17 Liste bis L siehe Seite 19 Liste M bis P siehe Seite 21 Liste Q Z siehe Seite 23 Die folgenden zeitgesteuerten Aufgaben stehen in alphabetischer Reihenfolge zur Auswahl e Adressen importieren Erm glicht den Import von Adressen aus vorhandenen Datenbest nden Sie k nnen eine Liste im ASCII oder CSV Format importieren e Adressen in Rechnungen pr fen Diese Aufgabe versucht f r einen bestimmten Typ von Rechnungen DTA Format anhand der mitgesendeten ILN Lieferanten und K uferf
72. en einer Lieferung im Lieferschein zus tzlich zum Standardprozess erlaubt sind F r weitere Informationen klicken Sie im Men auf den Punkt Hilfe Genehmigung Hier legen Sie fest welche M glichkeiten der Benutzer beim Absenden des Warenkorbs f r den Genehmigungsprozess ausw hlen kann Haken Sie dazu bei den gew nschten Feldern das K stchen in der Spalte Aktiviert an Soll die Eingabe verpflichtend sein haken Sie auch zus tzlich das K stchen in der Spalte Pflichtfeld an veenion GmbH Seite 113 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Standardprozess ndern A Welche M glichkeiten im Genehmigunsprozess letztendlich zur Verf gung stehen h ngt auch von Einstellungen an anderer Stelle ab Einstellungen die etwa explizit f r einen Benutzer getroffen wurden haben Vorrang vor den Einstellungen die Sie hier definieren Wenn Sie beispielsweise hier die Selbstgenehmigung aktivieren der Benutzer aber extra so eingestellt wurde dass er nicht selbst genehmigen darf wird ihm diese Auswahlm glichkeit nicht angezeigt N Nach dem Speichern k nnen Sie nur noch den Prozessnamen und die Einstellungen f r den Prozess Typ ndern Sie k nnen keinen anderen internen Namen mehr festlegen oder einen anderen Prozess Typ einstellen nderungen an Bestellprozessgruppen sind generell nur m glich solange sie noch nicht benutzt wurden Wurde eine Bestellprozessgruppe bereits verwendet wird beim Speichern eine weitere Bestellprozessg
73. en im Bereich Auszuf hrende Aufgabe Sobald eine zeitgesteuerte Aufgabe tats chlich bei einer anderen Aufgabe als Folgeaufgabe eingerichtet wurde werden die Symbole aktiv wechseln von grau DEE zu blau DEZ und in der Liste wird der Name der Folgeaufgabe angezeigt Im Tooltip Anzeige am Mauszeiger wird angezeigt welche Aktion beim Anklicken der Symbole ausgef hrt wird A zum Ende der Kette springen und der Name der letzten Aufgabe in Klammer Per Klick wird die letzte Aufgabe der Kette ge ffnet H zu dieser Aufgabe springen Per Klick wird die in der Liste daneben angezeigte Folgeaufgabe angezeigt Gibt es eine vorhergehende Aufgabe wird diese unterhalb als Folgeaufgabe von angezeigt K zum Anfang dieser Kette springen in Klammer der zutreffende Name der Aufgabe Beim Anklicken wird die erste Aufgabe ge ffnet H zu dieser Aufgabe springen Per Klick gelangen Sie zu der daneben angezeigten Aufgabe A Eine Kette an Aufgaben wird nur bis zu einer fehlerhaften Aufgabe ausgef hrt Richten Sie eine Aufgabe ein mit Keine Folgeaufgabe als Wiederholungsart so wird diese nie ausgef hrt wenn Sie nicht bei einer anderen Aufgabe als Folgeaufgabe eingetragen ist Folgeaufgaben werden in der bersicht der zeitgesteuerten Aufgaben mit einem hellblauen H gekennzeichnet Einstellungen f r Wiederholungen zeitgesteuerte Aufgaben Wenn Sie im Auswahlfeld Wiederholung ein Zeitintervall f r die regelm ige Ausf hrung einer
74. ennummer Lieferungsinformationen k nnen von Benutzern mit dem Berechtigungs Set Superuser auf der Seite Lieferungsinformationenimport importiert werden Parameter Parameter Beschreibung Pfad Tragen Sie hier den Pfad ein in dem sich die Datei mit den veenion GmbH Seite 62 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Aufgaben f r Lieferscheine und Wareneingang Lieferungsinformationen befindet Klicken Sie auf die Schaltfl che Suchen um den gew nschten Ordner auszuw hlen oder geben Sie den Pfadnamen direkt in das Feld ein Dateien nach erfolgreichem Import l schen Lieferant Aktivieren Sie diese Option um die Dateien nach einem erfolgreichen Import zu l schen W hlen Sie aus der Auswahlliste einen Lieferanten Empfohlenes Ausf hrungsintervall Abh ngigkeiten von anderen zeitgesteuerten Aufgaben Liste heute erwarteter Wareneing nge generieren Erzeugt eine Liste im PDF Format von Bestellungen die heute bzw morgen je nach Einstellung laut ihres Lieferdatums eintreffen sollen und sendet diese als Anhang per E Mail an den zentralen Wareneingang der betroffenen Firmen Liegen keine g ltigen Bestellungen vor wird trotzdem eine E Mail mit dieser Information erzeugt allerdings ohne Liste Die Listen k nnen im System nicht eingesehen werden Hinweis Bestellungen ohne Lieferdatum aus Kaufantrag Katalog oder Rahmenvertragsfristen Auftragsbest tigung und Lieferavis sind in keiner Liste aufgef h
75. enutzer senden usm444n nenn 110 Systemnachrichten bearbeiten us444444444HBHnn nenn 110 bersetzungen bearbeiten unuuuununseennennennnnne 111 Bestellprozesse und gruppen uzsuusnennnnnnnnnnnnns 113 Siandardprozess ande sersssksunaue eek 113 Bestellprozess f r Auslandsbestellungen einrichten 114 Auslandsbestellung Szenarien und Beispiele 116 veenion GmbH Inhalt Seite iv Benutzerhandbuch Administration impact ordering Feedreader einrichten 22000000nn ann 120 Mandantenspezifische GUl uruusunnnnnnnnnnnnnnnnnn 121 Sonstige administrative Aufgaben 123 Kommunikationspartner anlegen und bearbeiten 123 Firmenarten anlegen und bearbeiten 222222442222enne nenn 123 Attribute anlegen und bearbeiten nennen 124 Berechtigungs Sets anlegen und bearbeiten 124 NAE OMONEPRSENARRPE IRRE SEI BURE a RRSBENEREERED 126 veenion GmbH Seite v Inhalt Benutzerhandbuch Administration impact ordering ber dieses Handbuch Dieses Handbuch richtet sich an Benutzer die f r die Administration des Systems verantwortlich sind Zu den wichtigsten Aufgaben eines Administrators geh rt die Einrichtung und Pflege der zeitgesteuerten Aufgaben veenion GmbH Seite 6 Benutzerhandbuch Administration impact ordering
76. er E Mail Versand erfolgt Gibt an wie oft das System versucht eine E Mail zu senden wenn der vorangegangene Versuch gescheitert ist Zum Beispiel weil der Server kurzzeitig nicht erreichbar war Tragen Sie hier die E Mail Adresse des Empf ngers ein Optionale E Mail Adresse f r Bestell Duplikate Es k nnen mehrere Versandadressen durch Semikolon oder Leerstelle getrennt angegeben werden Bei diesem Eintrag sehen die Empf nger nicht die komplette Liste der Adressaten Es kann optional ein Lieferant eingestellt werden wird keiner eingestellt gilt diese Aufgabe f r alle Lieferanten Fordert vom E Mail System des Lieferanten eine Empfangsbest tigung an Es muss vor dem Einstellen dieser Option gekl rt werden ob das E Mail System des Lieferanten dies unterst tzt Falls nicht darf diese Option nicht gew hlt werden Aktivieren Sie diese Option um Datei Anh nge in eine ZIP Datei zu packen Seite 50 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Parameter Lieferant Kontrollstrukturen ebenfa lis exportieren Normale Katalogbestellung senden Freiform Bestellungen versenden Bestellung mit Anhang versenden Stornierungen versenden veenion GmbH Aufgaben f r Bestellungen Beschreibung W hlen Sie aus der Auswahlliste einen Lieferanten W hlen Sie keinen Lieferant ist die Aufgabe f r alle Lieferanten g ltig Aktivieren Sie diese Optoin um auch die Projektdaten Kostenstellen und Kostenar
77. ere werden folgen F r den Import werden die entsprechenden zeitgesteuerten Aufgaben ben tigt Der generelle Ablauf ist immer gleich Die zu importierende Datei sollte im Comma Seperated Value Format vorliegen CSV Dies wird in Zukunft noch erweitert so dass auch das Fixed Length Format eingelesen kann e Im CSV Format muss in jeder Zeile ein Objekt definiert werden In jeder Zeile stehen die gleiche Anzahl von Werten f r dieses Objekt Die Werte werden durch ein Trennzeichen voneinander getrennt e Zahlenwerte m ssen mit einem Punkt als Trennzeichen angegeben werden das sog SI Format z B 123 45 statt 123 45 deutsches Format e Datumswerte m ssen im normalen Deutschen Format angegeben werden z B 01 01 2001 e Textfelder m ssen in Anf hrungszeichen gesetzt werden wenn diese das Trennzeichen enthalten z B M nchen Deutschland Es schadet nichts alle Felder in Anf hrungszeichen zu setzen um diesen Fall zu vermeiden Eine Datei nach dem CSV Format w re zum Beispiel rot 123 45 01 01 2001 M nchen Deutschland gr n 432 10 31 12 2001 London England Welche Felder die einzulesende Datei in welcher Reihenfolge aufweist wird ber eine XML Datei beschrieben Diese hei t blicherweise asc_xxx_parse xml wobei das xxx durch den Tabellennamen zu ersetzen ist also z B asc_prj_parse xml f r den Projekt Importer Diese Datei muss sich in dem Verzeichnis befinden das in der Konfigurationsdate
78. ering Aufgaben f r Gutschriften Mehr Informationen ber die Felder Verantwortliche Firma und Mandantenfirma finden Sie unter Zeitgesteuerte Aufgabe Details Parameter Parameter Lieferant kundenspezifische Datei erzeugen ERP Nummern der Firmen exportieren erweitertes Exportformat Produktklassifikation exportieren erweitertes Exportformat Bestellpositions nummern exportieren erweitertes Exportformat Format CSV Feldtrennzeichen CSV Feldbegrenzer veenion GmbH Beschreibung W hlen Sie aus der Auswahlliste einen Lieferanten W hlen Sie keinen Lieferant ist die Aufgabe f r alle Lieferanten g ltig Aktivieren Sie diese Option wenn Sie eine InHouse ERP Datei erstellen m chten Aktivieren Sie diese Option wenn die ERP Nummern der K ufer und Lieferantenfirmen ebenfalls exportiert werden sollen bis zu vier Nummern sind m glich diese werden im Firmenprofil hinterlegt Externe Referenz Aktivieren Sie diese Option um die Klassifikationsnummer f r jedes Produkt ebenfalls zu exportieren Aktivieren Sie diese Option um die Bestellpositionsnummern pro Position zu exportieren Das Feld Bestellposition wird als letzte Spalte in der Exportdatei aufgenommen Datentyp int 32 stellig Bezieht sich allerdings eine Position auf mehrere Bestellpositionen ist der Datentyp String 32 und es werden alle Bestellpositionsnummern mit Komma getrennt bis zu einer Gesamtl nge von 32 Zeichen
79. erte Transaktion l schen zeitgesteuerte AUFGaDE a ee 107 Archivierung von Daten 22444444444H Hrn 108 ASCII Bestellimporter zeitgesteuerte Aufgabe 89 ASCII Bestellungen exportieren uusseensneeneenne 89 ASCII Datei Bestellexporter zeitgesteuerte AugaDE sereen enni 90 ASCII Lieferscheine exportieren uunnensesneenne 92 ASCII Produktgruppen exportieren 22uu een 94 ASCII Rechnungen exporiieren nerssersneensnnenene 93 Attribute anlegen und bearbeiten 124 Aufgaben f r Auftragsbest tigungen Lieferavis 56 Aufgaben f r Bestellungen uuur2244444 44 4eBe nenn 41 Aufgaben f r den ASCII Export uersseersneensneenne 88 Aufgaben f r den ASCII Impott 2 r en 82 Aufgaben f r die Genehmigung 2 4 en 37 Aufgaben f r die Katalogverwaltung 2u44 2444 gt 24 Aufgaben f r die Rechnungsabwicklung 65 Aufgaben f r die Systempflege 95 Aufgaben f r Gutschriften 2 220s4440r ernennen 73 Aufgaben f r Klassifikationen 33 Aufgaben f r Lieferscheine und Wareneingang 59 Aufgaben f r Preisanfragen 20ersn0en nennen 79 Auftragsbest tigungen importieren uu nn 56 Auftragsbest tigungen Lieferavis Eingang berpt fenn esse 56 Auslandsbestellung Szenarien und Beispiele
80. erten Aufgaben angezeigt Datenbank Cache Zeigt Informationen ber den Datenbank Cache an Dateisystem Erlaubt den Zugriff auf das Dateisystem eines Servers Hier werden alle Verzeichnisse aufgelistet die von der Anwendung ben tigt werden config web uploads etc Einige Verzeichnisse werden zwischen den laufenden Servern automatisch abgeglichen Hier hat der Administrator die M glichkeit Dateien von Hand abzugleichen Beim Klick auf ein Verzeichnis erscheinen weitere Informationen veenion GmbH Seite 109 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Angemeldete Benutzer einsehen und abmelden Angemeldete Benutzer einsehen und abmelden Sie k nnen eine bersicht ber alle aktuell angemeldeten Benutzer einsehen und bei Bedarf Benutzer abmelden 1 Klicken Sie auf der Seite Administration auf den Link Angemeldete Benutzer Die Seite Angemeldete Benutzer wird angezeigt W hlen Sie den Men punkt Hilfe um detaillierte Informationen zu dieser Seite zu erhalten 2 Um Benutzer abzumelden markieren Sie diese und klicken Sie auf die Schaltfl che Abmelden Kurznachrichten an Benutzer senden Sie k nnen Nachrichten an Benutzer senden die im Fu bereich der Seiten angezeigt werden 1 Klicken Sie auf der Seite Administration auf den Link Kurznachrichten Die Seite Kurznachrichten wird angezeigt 2 W hlen Sie aus an welche Benutzer die Nachricht gesendet werden soll 3 Geben Sie den Text der Nachricht ein und w hlen Si
81. erweise nicht im externen System gespeichert ist e Angabe von Vor und Nachnamen und wenn n tig Firma Hierbei ist keine Eindeutigkeit garantiert da es hier selbst in der gleichen Firma zwei Personen mit dem gleichen Vor und Nachnamen geben kann Das gew nschte Verfahren kann ber die XML Steuerdatei angegeben werden werden dort mehrere Felder angegeben versucht das Programm die Verfahren in obiger Reihenfolge bis ein Treffer gelandet wird Das Format der Dateien ist generell in der XML Steuerdatei festgelegt und kann von dort abgeleitet werden Als Status k nnen folgende Werte importiert werden 0 Offen 10 Ruhend 20 Geschlossen Hinweis Wird kein Datum importiert wird das Startdatum auf heute gesetzt Wird kein Status importiert wird dieser auf Offen gesetzt ACHTUNG Einmal auf Geschlossen gesetzte Projekte k nnen nicht wieder auf Offen gesetzt werden Erg nzend dazu k nnen bei Ihrem Ansprechpartner die Feldbeschreibungen angefordert werden veenion GmbH Seite 86 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Aufgaben f r den ASCII Export Kostenarten importieren Diese Aufgabe vereinfacht das Anlegens von neuen Kostenarten und die bernahme aus vorhandenen Datenbest nden Hinweis Der richtige Inhalt der Dateien ist essentiell f r einen erfolgreichen Import Parameter Details zu den einzelnen Parametern finden Sie unter Kontrollstrukturen Import auf Seite 84
82. est tigt Die Datei wird nach done verschoben Ohne diese Option wird die Bestellung innerhalb des Systems sofort auf diesen Status gesetzt Version W hlen Sie aus der Auswahlliste die CBL Version CBL Adress bermittlung Ist bei der Adresse im Feld Name1 nichts verwendet Firmenname eingetragen wird der Name der bestellenden Firma als Fallback f r Name1 eingetragen Ab CBL 3 5 CBL Adress bermittlung Bei der Adresse wird im Feld Name1 immer die verwendet immer bestellenden Firma eingetragen Ab CBL 3 5 Firmenname Teillieferung erlaubt Aktivieren Sie diese Option um dem Lieferanten einen Hinweis zu senden dass Teillieferungen erlaubt sind Empfohlenes Ausf hrungsintervall Je nach Bestellaufkommen und Bestellverhalten der bestellenden Firma Abh ngigkeiten von anderen zeitgesteuerten Aufgaben Diese Aufgabe sollte nach der Aufgabe Bestellungen erzeugen laufen da sie direkt von dieser abh ngt Sie sollte nicht gleichzeitig mit anderen Exporten an andere Lieferanten erfolgen hier ist eine sinnvolle Verkettung und damit Nacheinander Ab arbeitung zu empfehlen Hinweis Es ist darauf zu achten dass Pfadname und Version richtig eingestellt sind um eine reibungslose Weiterverarbeitung zu gew hrleisten Hinweis Der Datei Bestellexporter schickt auch bei nicht zum Stopp der Aufgabe f hrenden Fehlern eine E Mail an den Administrator Ein solcher Fehler w re z B wenn eine empfangene Datei keine g ltige B
83. estell ID enth lt In solchen F llen wird die Datei in das error Unterverzeichnis kopiert der Benutzer per E Mail informiert und der Exporter l uft normal weiter Hierdurch wei der Benutzer dass er handeln muss obwohl die Aufgabe nicht als fehlerhaft markiert ist veenion GmbH Seite 49 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Aufgaben f r Bestellungen Bei Problemen bitte die Schreibrechte f r das System im Zielverzeichnis berpr fen Bei Schreibmodus nicht berschreiben m gliche st rende Dateien entfernen zum reibungslosen Lauf der Aufgabe E Mail Bestellexporter Versand von Klartext Bestellungen per E Mail Als Typ kann individuell oder allgemeing ltig gew hlt werden e Wird allgemeing ltig gew hlt werden hiermit alle Bestellungen versendet f r die im Rahmenvertrag der Bestellweg Email Bestell Exporter gew hlt wurde e Bei der Wahl von individuell werden Bestellungen an den eingestellten Lieferanten versandt falls im zugeh rigen Rahmenvertrag individuell als Bestellversandweg ausgew hlt wurde Mehr Informationen ber die Felder Verantwortliche Firma und Mandantenfirma finden Sie unter Zeitgesteuerte Aufgabe Details Parameter Parameter SMTP Host Max Anzahl Wiederholversuche Empf nger Kopie senden an Blindkopie senden an Lieferant Empfangsbest tigung anfordern Dateianh nge als ZIP Datei speichern veenion GmbH Beschreibung Server ber den d
84. exporter e Rechnungen abschlie en Empfohlenes Ausf hrungsintervall Es ist sinnvoll diese h ufiger laufen zu lassen als den Import da sich durch Benutzereingriffe der Status einer Rechnung ndern kann Der Status bestimmt welche der Aufgaben auf die Rech nung oder deren Position zugreift und diese bearbeitet Es wird empfohlen die Aufgaben in obiger Reihenfolge dabei zwischen Rechnungen akzeptieren und Rechnungsexporter die eigentliche Exporter Aufgabe einschalten als Folgeaufgaben zu verketten da ein gleichzeitiger Lauf mehrerer Rechnungs Aufgaben ohnehin vom System unterbunden wird Abh ngigkeiten von anderen zeitgesteuerten Aufgaben Bei den Aufgaben ist die Reihenfolge Rechnung zuordnen Rechnung prozessieren Rechnung akzeptieren sinnvoll da sie jeweils nachgeordnete T tigkeiten ausf hren Wie beim Import ist das aber nicht zwingend notwendig CBL Rechnungsimporter Die zeitgesteuerte Aufgabe liest die XML Daten und schreibt die Rechnungsdaten in die Zwischendatenbank Invoice Schema f r Rechnungen Es gibt hier zwei zusammengeh rige Aufgaben CBL Rechnungsimporter und CBL Transformer Der CBL Transformer sollte nach dem CBL Rechnungsimporter laufen da er dessen Daten weiterverarbeitet Die eingestellte Mandantenfirma wird als bezahlende Firma der Rechnungen eingetragen wenn keine andere Firma gefunden wird Mehr Informationen ber die Felder Verantwortliche Firma und Mandantenfirma f
85. f dem Server wo die erstellte Datei abgelegt werden soll Dateiname Der Name der zu erzeugenden Datei Schreibmodus Hier kann zwischen anh ngen an bestehende Datei berschreiben einer bestehenden Datei und nicht berschreiben einer bestehenden Datei gew hlt werden Im letzteren Fall sollte sichergestellt werden dass eine Datei gleichen Namens wegbewegt wird damit die Aufgabe ihre Daten exportieren kann Format Wird durch eine xml Beschreibung hinterlegt In der Auswahlliste angezeigt wird dieses Format nur bei entsprechender Kopfzeile innerhalb der Datei nderungen und neue Dateien werden erst nach Neustart des Systems ber cksichtigt Firma Eink uferfirma deren Daten exportiert werden sollen Lieferant Lieferant dessen Daten exportiert werden sollen z B nur Bestellungen die an diesen Lieferanten gingen veenion GmbH Seite 88 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Aufgaben f r den ASCII Export Parameter Beschreibung Erstes Datum Datum ab dem Daten exportiert werden bei Bestellexportern z B das Bestelldatum Letztes Datum Datum bis zu dem Daten exportiert werden sollen ASCII Bestellimporter zeitgesteuerte Aufgabe Parameter Parameter Beschreibung Pfad Hier k nnen Sie den Ordner w hlen in welchem die Importdatei vorliegt Klicken Sie auf die Schaltfl che Suchen um den gew nschten Ordner auszuw hlen oder geben Sie den Pfadnamen direkt in das Feld ein Dat
86. feranten zu exportieren falls im zugeh rigen Rahmenvertrag individuell als Bestellversandweg ausgew hlt wurde Mehr Informationen ber die Felder Verantwortliche Firma und Mandantenfirma finden Sie unter Zeitgesteuerte Aufgabe Details Parameter Parameter Beschreibung Pfad Zun chst ist hier der Datenpfad anzugeben in welchem die Daten abgelegt werden sollen dies geschieht mit zwischen den Verzeichnissen Das verwendete Export Verzeichnis z B d orderexport muss folgende Verzeichnisse enthalten d orderexport d orderexport todo d orderexport done d orderexport error Der CBL Datei Bestellexporter sucht nach dem Export im ToDo Verzeichnis nach Dateien mit dem Format lt Name gt _poh_id123454 xml um diese weiter zu verarbeiten Da einige Lieferanten diese Datei f r ihr ERP umbenennen m ssen k nnen die Dateien beliebige Dateinamen haben in diesem Fall muss aber in der ersten Zeile der Datei der urspr ngliche Dateiname stehen Dateiname Hier k nnen Sie einen Dateinamen angeben unter welchem die Daten gespeichert werden sollen veenion GmbH Seite 47 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Parameter Schreibmodus Lieferant Kontrollstrukturen ebenfalls exportieren Normale Katalogbestellung senden Freiform Bestellungen versenden Bestellung mit Anhang versenden Empfangsbest tigung anfordern veenion GmbH Aufgaben f r Bestellungen Beschreibung Akt
87. gen neu Kostenstelle neu A Eventuell sind Anpassungen f r Ihr Unternehmen notwendig Sprechen Sie deshalb mit Ihrem Administrator oder Kundenberater bevor Sie diese Einstellung aktivieren berechnen Empfohlenes Ausf hrungsintervall Abh ngig von den benutzten Budgets bzw Budgetvorlagen einmal t glich w chentlich oder monatlich Zum Zur cksetzen von Tagesbudget Abh ngigkeiten von anderen zeitgesteuerten Aufgaben Benutzervertretung aktivieren zeitgesteuerte Aufgabe Parameter Parameter Beschreibung Empfohlenes Ausf hrungsintervall Abh ngigkeiten von anderen zeitgesteuerten Aufgaben Kontrollstrukturen aktualisieren Diese Aufgabe ist neben Kontierungsdaten auch f r Nummernkreise zust ndig nicht jedoch f r Budgets dazu beachten Sie die Aufgabe Budgets pr fen Ist bei einer Kontrollstruktur Kostenstellen Kostenarten Projekten oder Kreditkarten und bei den Nummernkreisen das Enddatum erreicht m ssen diese deaktiviert werden Mit dieser Aufgabe wird nicht nur der Status auf abgeschlossen bzw ausgelaufen umgesetzt sondern auch an den Verantwortlichen falls dieser an der entsprechenden Kontrollstruktur bzw dem Nummernkreis eingetragen ist eine Nachricht versandt Au erdem pr ft diese Aufgabe ob das Vorwarndatum einer Kontrollstruktur oder eines Nummernkreises erreicht ist und verschickt gegebenenfalls eine Warnnachricht an den Verantwortlichen Nat rlich ebenfalls nur dann wenn dieser eingetragen is
88. gesteuerte Aufgabe nn 39 Genehmigungsweiterleitung 222222244444444000RRRRnnn nn nn nennen 40 Regelbedingungen pr fen asssscusnuknn 41 Aufgaben f r Bestellungen anna 41 Bestellexporter konfigurierbar zeitgesteuerte Aufgabe 41 Bestellungen erzeugen ann ana aa 42 CBL EMail Bestellexpoarter u a 43 CBL Datei Bestellexporter u a 47 E Mail Bestell Porter aaa a 50 Fax BespllEWErler cin 53 Fax Bestellstatus IMport eu 55 Aufgaben f r Auftragsbest tigungen Lieferavis 56 Auftragsbest tigungen Lieferavis Eingang berpr fen 56 Auftragsbest tigungen importieren sssssssssesssesereerrrrereeereeee 56 Lieferavis importieren nassen 57 Aufgaben f r Lieferscheine und Wareneingang 59 Lieferschein zum Lieferant Exporter Datei 59 Automatischer Wareneingang 44444444440RRRRRnnnn nn e 60 Lieferschein zum Lieferant Exporter E Mail 60 Lieferungsinformationenimport zeitgesteuerte Aufgabe 62 Liste heute erwarteter Wareneing nge generieren 63 Liste berf lliger Wareneing nge generieren u 64 Mahnungen zur Lieferscheinerfassung nn 65 Aufgaben f r die Rechnungsabwicklung en 65 veenion GmbH Seite ii Benutzerhandbuch Administration impact ordering veenion GmbH CBE Rechnungeimp ler aaa za da
89. gsregion Eigenmasse g CECHCHCHE Importverfahren Ursprungsland Ursprungsregion vVerkehrszweig Grenze Yerkehrszweig Inland O d O d O d O d d 0O RECHCHCHKE Zolltarifnummer Einstellungen im Rahmenvertrag veenion GmbH Seite 117 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Auslandsbestellung Szenarien und Beispiele Im Rahmenvertrag k nnen die hier abgebildeten Felder auf der Registerkarte Stammdaten f r eine Auslandsbestellung mit Default Werten belegt werden Sonstiges Verkehrszweig Inland Luftverkehr 4 Verkehrszweig Grenze Stra enverkehr a Art des Gesch fts R cksendung von Waren 21 v Importverfahren 40710 Produkt Vom Lieferanten wurde das Produkt mit folgenden Informationen versehen Sie sind in den Produktdetails auf der Registerkarte Produktmerkmale zu finden Produktdaten Produktmerkmale Vertragsinformationen Ursprungsland SE Ursprungsregion SE I Zolltarifnummer 92021090 Menge in Umrechnungseinheit IntraStat 1 234 5 St ck Eigenmasse g 2 500 5 Gramm Warenkorb e Im Warenkorb werden die Einstellungen auf der Karteikarte Auslandsbestellung wie in der folgenden Abbildung zusammengefasst Die im Rahmenvertrag voreingestellten Werte sind dort mit einem Stern markiert die Werte die vom Produkt gezogen wurden sofern vorhanden sind mit einer Raute markiert e ISO Code des Ursprungslandes Hier im Beispiel SE f r Schweden Ist am Kat
90. h dem CBL Rechnungsimporter laufen da er dessen Daten weiterverarbeitet Parameter Keine Empfohlenes Ausf hrungsintervall Abh ngig davon wie oft Rechnungen eintreffen einmal am Tag oder auch zweimal im 12 Stunden Abstand Abh ngigkeiten von anderen zeitgesteuerten Aufgaben Datenbankpflege Rechnungen Die Rechnungsdatenbank bzw das Rechnungsschema wird von den importierten Rechnungen bereinigt die bereits erfolgreich transformiert wurden Dies kann bei hohem Rechnungsaufkommen und kleiner Datenbank wichtig werden Die Rechnungen k nnen durchaus den Status neu haben sie verbleiben auch im System nur nicht mehr in diesem Schema dieser Datenbank Parameter Hier wird die Anzahl von Tagen eingestellt nach der im Rechnungsschema befindliche Rechnungen nach erfolgreicher Umwandlung ins Defaultschema gel scht werden Empfohlenes Ausf hrungsintervall Je nach Rechnungsaufkommen und Datenbankgr e und ebenfalls abh ngig von der gew nschten Anzahl von Tagen nach der Rechnungen im Rechnungsschema gel scht werden sollen Abh ngigkeiten von anderen zeitgesteuerten Aufgaben Grunds tzlich sollte die Datenbankpflege Rechnungen nicht mit anderen Datenbankpflegeaufgaben auf derselben Datenbank gleichzeitig laufen auch nicht mit der Aufgabe Daten l schen bei getrennten Datenbanken ist ersteres aber nat rlich kein Problem Sie h ngt ab von der Aufgabe die Rechnungen vom Rechnungsschema zum Defaultschema verschiebt
91. he Seite 19 Liste M bis P siehe Seite 21 Liste Q Z siehe Seite 23 Zeitgesteuerte Aufgaben Liste der Aufgaben E H Liste A siehe Seite 14 Liste B bis D siehe Seite 15 Liste bis L siehe Seite 19 Liste M bis P siehe Seite 21 Liste Q Z siehe Seite 23 Die folgenden zeitgesteuerten Aufgaben stehen in alphabetischer Reihenfolge zur Auswahl eClass Mappings importieren Importiert Tabellen die f r das eClass Mapping ben tigt werden eClass Klassifikationsschema Import Importiert das eCI ss Klassifikationsschema f r Material und Warengruppen und legt einen leeren Katalog nach diesem Schema an eClass Klassifikationsschema Produktzuordnung bernimmt alle Produkte die gem eCI ss klassifiziert sind in einen neuen Katalog der nach dem eCI ss Klassifikationsschema erstellt wurde Einfache Klassifikation importieren Importiert einfache Klassifikationen E Mail Bestellexporter bertr gt Klartext Bestellungen per E Mail Fax Bestellexporter bertr gt Bestellungen als PDF Fax Dabei werden die fertigen Bestellungen als PDF Bestelldokument auf dem Server abgelegt und zus tzlich eine Steuerdatei bereitgestellt die Ziel veenion GmbH Seite 17 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Zeitgesteuerte Aufgaben Liste der Aufgaben I L Fax Nummer Fax Nummer f r R ckantworten eine E Mail Adresse f r Statusr ckmeldungen sowie eindeutige Referenznummern der Bestellung beinhaltet e F
92. hen Die h ufigsten Probleme tauchen auf wenn der SMTP Server nicht existiert das System keine Berechtigung hat ber diesen Server E Mails zu versenden oder die Konfiguration im System so gew hlt wurde dass f r den Lieferanten keine g ltige E Mail Adresse f r den Bestellversand gefunden wird Diese Punkte sind bei Problemen zuerst zu pr fen Fehlt das Zertifikat f r die Verschl sselung der Mail meldet der Mail Exporter folgenden Fehler TA signalFailure de ecosx ecos export emailpo PurchOrdEmailExporter 1 1010 at Mon May 07 18 15 46 CEST 2001 cer YNAME domain de cer No such file or directory N Verhalten bei fehlender Lieferantenemail Adresse Wenn die Aufgabe nur f r einen Lieferant eingerichtet ist erfolgt eine Systemnachricht und die zeitgesteuerte Aufgabe legt sich still Wenn sie f r alle Lieferanten eingerichtet ist Pro Lieferant der keine Email Adresse besitzt erfolgt eine Systemnachricht Verhalten bei einer Leerstelle in der E Mail Adresse des Adressaten Der Exporter l uft weiter kann aber die betroffenen Daten ohne Adressaten nicht ausliefern Es erfolgt eine Fehlermeldung in der Protokolldatei N Ist im Rahmenvertrag der Bestellung ein Lieferrantenkontaktbenutzer hinterlegt so wird dessen Zeitzone verwendet Ansonsten wird die Zeitzone in der die Java VM Zeitzone des Servers ausgef hrt wird verwendet Fax Bestellexporter Mit Hilfe dieser Aufgabe k nnen Bestellungen alternativ per PDF Fax und P
93. hlen werden mit dieser Aufagbe alle Lieferscheine versendet f r die im Rahmenvertrag der Versandweg Datei als Klartext Lieferschein falls Als Klartext exportieren aktiviert wurde oder Datei mit xCBL HH Dateianhang falls die Klartext Option nicht aktiviert wurde gew hlt wurde e Bei der Wahl von individuell werden Lieferscheinen an den eingestellten Lieferanten versandt falls im zugeh rigen Rahmenvertrag individuell als Lieferscheinversandweg ausgew hlt wurde Parameter Parameter Lieferant Pfad Als Klartext exportieren Positionen nach Anforderung aufschl sseln Nur Lieferscheinposit ionen mit positiver Menge exportieren Dateiname veenion GmbH Beschreibung W hlen Sie aus der Auswahlliste einen Lieferanten W hlen Sie keinen Lieferant ist die Aufgabe f r alle Lieferanten g ltig Hier k nnen Sie den Ordner angeben in dem die Exportdatei erstellt werden soll Klicken Sie auf die Schaltfl che Suchen um den gew nschten Ordner auszuw hlen oder geben Sie den Pfadnamen direkt in das Feld ein Aktivieren Sie diese Option um die Dateien als Klartext zu exportieren Ein Beispiel f r einen Klartext Lieferschein finden Sie unter Lieferschein zum Lieferant Exporter E Mail auf Seite 60 Es kann vorkommen dass Artikel aus mehreren Bestellanforderungen zu einer Bestellung und damit auch einer Lieferung zusammengefasst wurden mit dieser Option k nnen Sie eine Aufstellung nach Bestellanforderungen
94. htfeld an Sinnvoll f r eine Auslandsbestellung sind beispielsweise die Felder Anlagenummer Art des Gesch fts Bestimmungsregion Eigenmasse g Importverfahren Ursprungsland Ursprungsregion Verkehrszweig Grenze Verkehrszweig Inland und Zolltarifnummer Schritt 7 Klicken Sie auf Speichern A Nach dem Speichern k nnen Sie nur noch den Prozessnamen und die Einstellungen f r den Prozess Typ ndern Sie k nnen keinen anderen internen Namen mehr festlegen oder einen anderen Prozess Typ einstellen nderungen an Bestellprozessgruppen sind generell nur m glich solange sie noch nicht benutzt wurden veenion GmbH Seite 115 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Auslandsbestellung Szenarien und Beispiele Wurde eine Bestellprozessgruppe bereits verwendet wird beim Speichern eine weitere Bestellprozessgruppe mit dem gleichen Namen aber einer h heren Versionsnummer angelegt Schritt 8 Wechseln Sie ber Leitstand gt Admin gt Bestellprozesse in die Liste der Bestellprozesse siz Schritt 9 Klicken Sie auf neuer Eintrag B Schritt 10 Geben Sie einen Prozessnamen ein Schritt 11 W hlen Sie einen Internen Namen Schritt 12 W hlen Sie die Auslandsbestellung als Kategorie Schritt 13 Entfernen Sie bei der Prozessgruppe Warenkorb den Haken in der Spalte Standard Schritt 14 W hlen Sie aus der Liste die sich nun in der Spalte Name ffnet Ihre f r Auslandsbestellung konfigurierte Prozessgruppe Schr
95. i a 66 CBE TranStOnNNE nee 68 Datenbankpflege Rechnungen sssssssssesseooseennreenreeorrrerrreneesene 68 Adressen in Rechnungen pr fen 4444444440Rnn nenn 69 Rechnungen ZUNE euer ar 69 Rechnungen pr zessieren ec 69 Hechnl ngen SkzeBlEl efa u n ee 70 RechnungSexpornE ansehe 71 Kundenspezifischer Rechnungsdatenexpott gt 71 Rechnungen abschlie en Bee 71 Rechnung SStoNO een 72 Aufgaben T rGutschriiien asia 73 G tschiiften erstellen ae 13 G tschriftenexport ah ERPr 2 22 22 ee 74 Gotsehritenexport als PDF 2er ae 77 Aufgaben f r Preisanfragen uusna en 79 Bedarispundel ng nenne ea nein 79 Bean erias een 79 u 02123 2 llu21e gt SP RRRE SEEN EEE A 80 MailBidding Auto Empf nger aaa ea 80 Aufgaben f r den ASCIl Import uecansananennenn 82 Adressen IMBOmMmeren neeesuneenueteeae 83 Benutzer importere u unn0 nen 83 K ntrollstr kt ren IMBOR 2 02 84 K stenarten importieren zusscsnssenenisernseneanecnnnnenteneeneereeheeeerenn 87 Kostenstellen importieren u uunu a 87 Projekte importisto Nk nassen 87 Aufgaben f r den ASCII Export cause 88 ASCII Bestellimporter zeitgesteuerte Aufgabe 89 ASCII Bestellungen exportieren sssossseneneesesererrrerreserrene 89 ASCII Datei Bestellexporter zeitgesteuerte Aufgabe 90 ASCII Lieferscheine exportieren 444444444Hnnn nn 92 ASCII Rechnungen exportieren uums4444444
96. i durch KEDGEDriverDir angegeben wurde normalerweise also other convert_drivers veenion GmbH Seite 82 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Aufgaben f r den ASCII Import Im Release sollten sich dort immer Beispiel Dateien befinden an denen man erkennen kann welche Felder berhaupt importiert werden k nnen Der Kopf dieser Dateien sollte nicht ver ndert werden sondern nur die Reihenfolge der Felddefinitionen Nicht ben tigte Felder k nnen einfach gel scht werden ACHTUNG Bei Anpassungen dieser Dateien immer eine Sicherheitskopie machen da diese bei einem Update berschrieben werden Anmerkung nderungen dieser Dateien wirken sich erst nach einem Neustart dieser Anwendung aus Import Verzeichnis Alle Importer sollten ein eigenes Import Verzeichnis haben Unter dem Parameter Pfad in der entsprechenden Aufgabe wird der absolute Pfad auf der Platte angegeben Diese Aufgaben sind daher von Natur aus auf einen Server festgelegt Das Importverzeichnis muss die bliche Struktur haben d h es m ssen die Unterverzeichnisse todo done und error existieren Beim Import wird versucht alle Dateien des todo Verzeichnisses zu importieren Diese werden dann nach done verschoben Log Dateien stehen im error Verzeichnis Adressen importieren Vereinfachung des Anlegens vieler neuen Adressen oder bernahme aus vorhandenen Datenbest nden Hinweis Der richtige Inhalt der Dateien ist absolute
97. i teilweise fehlenden Daten Fehlt das Zertifikat f r die Verschl sselung der Mail meldet der E Mail Exporter folgenden Fehler TA signalFailure de ecosx ecos export emailpo PurchOrdEmailExporter 1 1010 at Mon May 07 18 15 46 CEST 2001 cer YNAME domain de cer No such file or directory A Verhalten bei fehlender Lieferantenemail Adresse Wenn die Aufgabe f r einen Lieferant eingerichtet ist Systemnachricht und signalFailure d h die zeitgesteuerte Aufgabe legt sich still Wenn die Aufgabe f r alle Lieferanten eingerichtet ist Pro Lieferant der keine E Mail Adresse besitzt erfolgt eine Systemnachricht an den in der Aufgabe eingestellten Benutzer und ein Eintrag in der Protokolldatei veenion GmbH Seite 46 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Aufgaben f r Bestellungen CBL Datei Bestellexporter Statt Bestellungen als E Mails zu versenden werden sie mit dieser Aufagabe als Datei auf der Festplatte gespeichert und k nnen von dort aus weiter verarbeitet werden z B von ERP Systemen Diese Aufgabe ist eng verwandt mit dem CBL Email Bestellexporter Als Typ k nnen Sie individuell oder allgemeing ltig w hlen e W hlen Sie allgemeing ltig gew hlt um mit dieser Aufgabe alle Bestellungen zu versenden f r die im Rahmenvertrag der Bestellweg CBL Datei Bestell Exporter 2 0r3 bzw cbl ecos1 gew hlt wurde e W hlen Sie individuell um mit dieser Aufgabe die Bestellungen an den eingestellten Lie
98. ichem Import erfolgreichen Import zu l schen l schen POP3 Server Der Eink ufer kann eine E Mail in das angegebene E Mail Postfach POP3 Sever Benutzername und Kennwort erhalten aus der die Datei extrahiert wird Die Datei wird von der zeitgesteuerten Aufgabe Bedarfsb ndelung in das Verzeichnis todo unterhalb des veenion GmbH Seite 80 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Parameter SMTP Server Logischer SMTP Absendername POP3 Benutzername POP3 Kennwort Absender Emailadresse Bei Fehler den Absender benachrichtigen Gelesene Mails aus dem Postfach entfernen Weiterleiten an Detailliertes Protokoll Unzustellbare Mails veenion GmbH Aufgaben f r Preisanfragen Beschreibung angegebenen Pfades kopiert Danach wird die E Mail im Postfach der Eink ufer automatisch gel scht und wird nach dem Lauf der Aufgabe in das Verzeichnis done verschoben Geben Sie hier den SMTP Server an ber den das System Einladungen zur Preisanfrage Auktion verschicken soll Wird keiner eingetragen wird die Einstellung aus der config xml bernommen Falls der angegebene SMTP Server nicht zul sst dass E Mails ohne Anmeldung verschickt werden sogenanntes Relying geben Sie hier bitte einen g ltigen SMTP Absendername an Dieser wird nur zur Anmeldung am SMTP Server verwendet und taucht nicht in versendeten E Mails auf Geben Sie hier die E Mail Adresse an die in den versendeten E Mails als Abse
99. ie den Pfadnamen direkt in das Feld ein Empfohlenes Ausf hrungsintervall Abh ngigkeiten von anderen zeitgesteuerten Aufgaben Archiv Wiederherstellen zeitgesteuerte Aufgabe Importiert archivierte Transaktionen Parameter Parameter Beschreibung Schema veenion GmbH Seite 106 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Andere zeitgesteuerte Aufgaben Parameter Beschreibung eine Datei importieren alle Dateien importieren Path Empfohlenes Ausf hrungsintervall Abh ngigkeiten von anderen zeitgesteuerten Aufgaben Archivierte Transaktion l schen zeitgesteuerte Aufgabe L scht archivierte Transaktionen Parameter Parameter Beschreibung welche lter als Aktivieren Sie das Kontrollk stchen und tragen Sie die Anzahl Monate sind der Monate ein nach welchen die Transaktionen gel scht werden sollen Alle Transaktionen die lter als die Anzahl der hier eingetragenen Monate sind werden gel scht Einschr nkung auf Aktivieren Sie das Kontrollk stchen und geben Sie einen Zeitraum Zeitraum von bis ein Alle Transaktionen innerhalb dieses Zeitraums werden gel scht Empfohlenes Ausf hrungsintervall Abh ngigkeiten von anderen zeitgesteuerten Aufgaben veenion GmbH Seite 107 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Archivierung von Daten Impact Ordering bietet die M glichkeit alte Transaktionsdaten z B Bestellungen und Rechnungen aus dem Produktivsystem in einer Archivda
100. ier angelegte Standort kann einem Rahmenvertrag zugeordnet werden 1 Klicken Sie auf der Seite Administration auf den Link Kommunikationspartner Die Seite Kommunikationspartner wird angezeigt 2 Klicken Sie auf die Schaltfl che Neuer Eintrag um einen neuen Kommunikationspartner anzulegen das Symbol il um einen bestehenden Eintrag zu bearbeiten Die Seite Standort wird angezeigt 3 Geben Sie einen Site ID und einen Namen ein 4 Klicken Sie auf Speichern Firmenarten anlegen und bearbeiten Firmenarten sind firmenspezifische Bezeichnungen f r Organisationseinheiten die die Struktur Ihrer Firma widerspiegeln Firmenarten werden in der Registerkarte Stammdaten im Firmenprofil zugeordnet und in der Firmen bersicht angezeigt Die Eintr ge hier gelten f r das gesamte System 1 Klicken Sie auf der Seite Administration auf den Link Firmenarten Die Seite Firmenarten wird angezeigt 2 Klicken Sie auf die Schaltfl che Neuer Eintrag um eine neue Firmenart anzulegen das Symbol il um einen bestehenden Eintrag zu bearbeiten Die Seite Firmenart wird angezeigt 3 Geben Sie f r jede im System eingesetzte Sprache einen Namen ein 4 Klicken Sie auf Speichern veenion GmbH Seite 123 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Attribute anlegen und bearbeiten Attribute anlegen und bearbeiten Sie k nnen f r folgende Objekte Attribute anlegen und diese dem jeweiligen Objekt zugeordnen z B Benutzerattribute im Benutzerp
101. immer l nger dauert merkt sich die Aufgabe bereits berf hrte Daten und bearbeitet diese nicht erneut falls diese sich nicht signifikant ge ndert haben z B Firmennamen Mit dieser Option kann das Statistikschema komplett neu erstellt werden Dabei werden alle Tabellen gel scht und neu angelegt Mit dieser Option k nnen die Indizes gel scht werden Empfohlenes Ausf hrungsintervall Je nach Bedarf die Statistiken werden so aktuell gehalten mindestens jedoch einmal im Monat Abh ngigkeiten von anderen zeitgesteuerten Aufgaben Bekannte Fehler Probleme und Ursachen Sind bereits Daten im Statistikschema enthalten und wird trotzdem reset aktiviert kann es zu Fehlern der zeitgesteuerten Aufgabe bzw doppelten Daten im Statistikschema kommen da dabei alle bereits bertragenen Daten erneut als neu betrachtet werden Diese Option ist also nur bei einem neu aufgesetzten Statistikschema einzustellen W hrungsumrechnungsraten Importer Es ist m glich in das System tagesaktuelle W hrungskurse zu importieren und diese auf Wunsch auch im Bestellprozess zu verwenden Die Kurse werden dabei von http www xe net cus per E Mail kostenlos zur Verf gung gestellt und an ein definiertes Postfach versandt welches vom System abgefragt werden kann veenion GmbH Seite 103 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Parameter Parameter Pfad Dateien nach erfolgreichem Import l schen POP3 Server SMTP Server
102. inden Sie unter Zeitgesteuerte Aufgabe Details Parameter Parameter Beschreibung Pfad Der Pfad auf der Festplatte f r die Arbeitsverzeichnisse Unterverzeichnisse todo done error Neue Rechnungen werden immer im Arbeitsverzeichnis todo gesucht Ist dieses z B d Import todo so ist f r den Pfad d Import anzugeben Dateien nach Aktivieren Sie diese Option um die Dateien nach einem erfolgreichem Import erfolgreichen Import zu l schen Ist diese Option nicht aktiviert veenion GmbH Seite 66 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Parameter l schen POP3 Server SMTP Server POP3 Benutzername POP3 Kennwort Bei Fehler den Absender benachrichtigen Gelesene Mails aus dem Postfach entfernen Weiterleiten an DTD veenion GmbH Aufgaben f r die Rechnungsabwicklung Beschreibung werden die Daten lediglich in das Unterverzeichnis done verschoben Die Originalrechnungen finden Sie weiter im Verzeichnis invoice_original im Dateisystem im Verzeichniss Web Falls die Rechnungsdaten vor dem Import noch von einem Postfach abgeholt werden m ssen kann hier der entsprechende POP3 Server eingetragen werden Soll der Absender im Falle eines Fehlers automatisch eine Benachrichtigung erhalten so kann hier der verwendete SMTP Server eingetragen werden Falls die Rechnungsdaten vor dem Import noch von einem Postfach abgeholt werden m ssen ist hier der Name des Postfachbenutzers einzutrag
103. irekt in das Feld ein veenion GmbH Seite 92 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Aufgaben f r den ASCII Export Parameter Beschreibung Dateiname Hier k nnen Sie einen Dateinamen angeben unter welchem die Daten gespeichert werden sollen Schreibmodus Aktivieren Sie die gew nschte Option e Anh ngen Die Datei wird an eine bereits vorhandene Datei mit identischen Namen angeh ngt e berschreiben Eine Datei mit identischem Namen wird von der neuen Exportdatei berschrieben e Nicht berschreiben Format W hlen Sie aus der Auswahlliste das gew nschte Ausgabeformat Lieferant W hlen Sie aus der Auswahlliste einen Lieferanten W hlen Sie keinen Lieferant ist die Aufgabe f r alle Lieferanten g ltig Erstes Datum Geben Sie hier ein Datum ein Alle Lieferscheine ab diesem Datum werden exportiert Letztes Datum Geben Sie hier ein Datum ein Alle Lieferscheine bis zu diesem Datum werden exportiert Empfohlenes Ausf hrungsintervall Bei Bedarf Abh ngigkeiten von anderen zeitgesteuerten Aufgaben ASCII Rechnungen exportieren Die Angaben f r eine angepasste Formatdatei sind BO name de healyhudson edge bo doc BOlnvoice und direction export Parameter Parameter Beschreibung Pfad Hier k nnen Sie den Ordner angeben in dem die Exportdatei erstellt werden soll Klicken Sie auf die Schaltfl che Suchen um den gew nschten Ordner auszuw hlen oder geben Sie den Pfadnamen direkt in das
104. irma ber deren Standardadressen bzw Adressen mit Adressfirma zu identifizieren e Archiv Wiederherstellen Importiert archivierte Transaktionsdaten aus Archivdateien auf der Festplatte Importierte Daten k nnen ber das Men Archiv eingesehen werden e Archivieren Archiviert Transaktionsdaten in einer Archivdatei auf der Festplatte e Archivierte Transaktion l schen L scht archivierte Transaktionen nach einem bestimmten vorgegeben Zeitintervall e ASCII Bestellimporter Importiert Bestellung die im ASCII Format vorliegen e ASCII Bestellungen exportieren Exportiert Bestellungen im ASCIlI Format e ASCII Datei Bestellexporter Exportiert Bestellungen im ASCII Format als Datei e ASCII Lieferscheine exportieren Exportiert Lieferscheine im ASCII Format als Datei veenion GmbH Seite 14 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Zeitgesteuerte Aufgaben Liste der Aufgaben B D e ASCII Produktgruppen exportieren Exportiert Produktgruppen im ASCII Format als Datei e ASCII Rechnungen exportieren siehe Seite 93 Exportiert Rechnungen im ASCII Format als Datei e ASCII W hrungsumrechnungsraten importieren Importiert W hrungsumrechnungsraten die im ASCII Format vorliegen e Auftragsbest tigung Lieferavis Eingang berpr fen berpr ft den rechtzeitigen Eingang der Auftragsbest tigungen Im Fall einer berf lligen Auftragsbest tigung wird der Disponent benachrichtigt Rechtzeitig bedeutet vor der im Rah
105. itt 15 Klicken Sie auf Speichern A Sie k nnen Bestellprozesse ndern solange Sie noch nicht benutzt wurden Wurde ein Prozess bereits verwendet erhalten Sie beim Speichern eine Fehlermeldung Schritt 16 Wechseln Sie ber Leitstand gt Firmen gt Firmen in die Liste der Firmen Schritt 17 Wechseln Sie mit Klick auf H in den Firmendialog und dort in den Karteireiter Schnittstellen Schritt 18 Ordnen Sie den Bestellprozess ber die Liste Zugeordnete Bestellprozesse der Firma zu Schritt 19 Klicken Sie auf Speichern Einstellungen im Rahmenvertrag e Haken Sie im Rahmenvertrag unter Bestellungen bei der Gruppierung nichts an Ausnahme ist die Option Bestellungen nach Rahmenvertrag gruppieren die voreingestellt ist und nicht abgew hlt werden kann e m Rahmenvertrag k nnen Sie unter Stammdaten Bereich Sonstiges f r einige Felder der Auslandsbestellung Werte festlegen die im Warenkorb im Bereich Auslandsbestellung vorgeblendet werden Im Einzelnen sind das Verkehrszweig Inland Verkehrszweig Grenze Art des Gesch fts Importverfahren e Au erdem k nnen Sie im Rahmenvertrag Incoterms festelegen e F r ausf hrliche Informationen zu den Feldern klicken Sie auf den Men punkt Hilfe Auslandsbestellung Szenarien und Beispiele Ob eine Bestellung als Auslandsbestellung gilt wird anhand der Adressen von bestellender Organisation und Lieferant entschieden Sind die L nder der Adressen unterschiedlich wird die Bestellung als
106. ivieren Ist die Einstellung aktiviert wird die Archivnummer beim Export mit exportiert Sie k nnen das Format w hlen Aktivieren Sie entweder konstante Feldl nge der Eintr ge in der Datei oder Komma separierte Eintr ge W hlen Sie aus der Auswahlliste das CSV Feldtrennzeichen Bei Komma separiertem Format vordere und hintere Begrenzung f r die Datenfelder Name der abzulegenden Datei Die Dateinamenserweiterung ist abh ngig von dem Seite 76 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Aufgaben f r Gutschriften Parameter Beschreibung gew hlten Exportformat und wird automatisch vergeben csv oder txt Exportpfad Pfad im Dateisystem des Servers der Anwendung unter dem die Gutschriften abgelegt werden sollen Klicken Sie auf die Schaltfl che Suchen um den gew nschten Ordner auszuw hlen oder geben Sie den Pfadnamen direkt in das Feld ein Empfohlenes Ausf hrungsintervall Je nach gew nschter Frequenz des Exports und Absprache mit Lieferanten ca im 7 Tage bis 1 Monats Rhythmus Abh ngigkeiten von anderen zeitgesteuerten Aufgaben Diese Aufgabe verarbeitet die Gutschriften die in der Aufgabe Gutschriftenerstellung erstellt wurden Daher ist das Ausf hren der Aufgabe Gutschriftenerstellung erforderlich Au erdem ist die Reihenfolge der Gutschriftenexporter zu beachten zun chst muss der Gutschriftenexport an ERP erfolgen erst danach ist ein Gutschriftenxxport als PDF m glich Bekannte F
107. ivieren Sie die gew nschte Option e Anh ngen Die Datei wird an eine bereits vorhandene Datei mit identischen Namen angeh ngt e berschreiben Eine Datei mit identischem Namen wird von der neuen Exportdatei berschrieben e Nicht berschreiben W hlen Sie aus der Auswahlliste einen Lieferanten W hlen Sie keinen Lieferant ist die Aufgabe f r alle Lieferanten g ltig Aktivieren Sie diese Optoin um auch die Projektdaten Kostenstellen und Kostenarten zu exportieren Aktivieren Sie diese Option um alle Bestellungen aus den Katalogen des gew hlten Lieferanten zu exportieren Aktivieren Sie diese Option um Freiform Bestellungen des gew hlten Lieferanten zu exportieren N Eine dieser beiden Optionen muss aktiviert sein damit berhaupt Bestellungen exportiert werden Aktivieren Sie diese Option um auch Bestellungen mit Anh ngen zu exportieren Diese Option ist hier ein wenig komplizierter als im E Mail Fall Damit diese Option greifen kann muss ein Verzeichnis todo und ein Verzeichnis done angelegt werden Nachdem die Bestellung exportiert worden ist und anderweitig weiterverarbeitet wurde z Seite 48 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Aufgaben f r Bestellungen Parameter Beschreibung B durch ein ERP System wird sie in das Verzeichnis todo gelegt Das System erkennt daran dass die Datei bearbeitet wurde und setzt den Status der Bestellung erst jetzt auf Gesendet Empfang b
108. kontrollieren will aber kein Englisch versteht kann die Referenzsprache auf Deutsch einstellen Die Sprache in der Sie eine bersetzung bearbeiten oder erg nzen wollen wird in der Spalte bersetzung angezeigt Welche Sprache das sein soll w hlen Sie ber die Auswahlliste bersetzung aus Im Beispiel der Abbildung Liste der bersetzungen wurde als Referenzsprache Deutsch und als bersetzung Franz sisch gew hlt Englisch Referenzsprache _ bersetzung on Germany ie Deutschland r Allemagne en United States de Vereinigte Staaten von Amerika r Etats unis en France jle Frankreich t France on United Kingdom de Vereinigtes K nigreich r Royaume Uni en Italy de Italien 7 Italie Abbildung Liste der bersetzungen bersetzung ndern Einen bereits bersetzten Begriff k nnen Sie im entsprechenden Feld in der Spalte bersetzung ndern Wenn Sie die bersetzung ndern wird der bis dahin inaktive Haken aktiv 9 Klicken Sie auf den Haken um Ihre nderungen zu speichern Wenn Sie auf gt in der Spalte bernehmen klicken wird der Begriff der Referenzsprache als bersetzung eingetragen Ist in der Referenzsprache keiner vorhanden wird der Begriff der Standardsprache benutzt Im Beispiel der Abbildung Liste der bersetzungen w rde bei Klick auf gt Allemagne durch Deutschland ersetzt W re in der Referenzsprache keine bersetzung vorhanden w rde Allemagne durch Germany ersetzt bersetzungen erg nzen
109. leich laufen d h die vorangehende laufende Aufgabe blockiert die n chste bis zu ihrem Abschluss Sie sollte auf keinen Fall zusammen mit Katalogimporten laufen Datenbankpflege DB2 Diese Aufgabe reorganisiert die DB2 Datenbank erzeugt die Indizes neu und wertet die Datenbankstatistiken neu aus um Datenbankzugriffe zu beschleunigen Parameter Parameter Beschreibung Anzahl Tage Tragen Sie hier die Tage ein nach welchen sich die Datenbank automatisch reorganisieren soll 0 1 bis 30 Tage Prozentuale Tragen Sie einen Prozentsatz ein der die prozentualen Ver nderung Ver nderung des Datenbestandes angibt nach welchem sich die Datenbank automatisch reorganisieren soll sinnvoll 5 50 Aktivit ten Aktivieren Sie diese Option um ein Reorganisationsprotokoll in der protokollieren Protokolldatei zu erstellen Empfohlenes Ausf hrungsintervall Bei Verwendung einer DB2 Datenbank und je nach Nutzung des Systems einmal alle 1 bis 4 Wochen Abh ngigkeiten von anderen zeitgesteuerten Aufgaben Oracle Datenbankpflege Diese Aufgabe reorganisiert die Oracle Datenbank erzeugt die Indizes neu und wertet die Datenbankstatistiken neu aus um Datenbankzugriffe zu beschleunigen Parameter Parameter Beschreibung Tablespace f r Indices Optional nur anzugeben falls eigener Tablespace f r Indizes vorhanden Anzahl Tage Nach wie vielen Tagen der Nutzung soll die Datenbank sich automatisch Reorganisieren 0 1 bis 30 Tage veeni
110. lle eines Fehlers benachrichtigt werden soll POP3 Benutzername Name des verwendeten Postfaches POP3 Kennwort Kennwort des verwendeten Postfaches Bei Fehler Absender Optional bei Verwendung muss das Feld SMTP Server benachrichtigen ausgef llt sein Gelesene Mails aus Gelesene Daten werden aus dem Postfach entfernt Postfach entfernen Importiert werden nur ungelesene Nachrichten Empfohlenes Ausf hrungsintervall T glich Hinweis Der Mail Body darf leer sein und kann im Fall failure optional eine detaillierte oder kurze Fehlermeldung enthalten success bedeutet Faxversand erfolgreich failure bedeutet Fax Versand nicht erfolgreich Abh ngigkeiten von anderen zeitgesteuerten Aufgaben Aufgaben f r Auftragsbest tigungen Lieferavis Auftragsbest tigungen Lieferavis Eingang berpr fen Im Rahmenvertrag wird hinterlegt wann eine Auftragsbest tigung bzw ein Lieferavis eingehen soll Zeitspanne Diese Aufgabe testet den Eingang und informiert Eink ufer zentralen Wareneingang und oder Lieferant je nachdem was eingestellt ist davon dass die Frist f r eine bestimmte Bestellung berschritten wurde Parameter W hlen Sie die Person die bei fehlenden Auftragsbest tigungen und oder Lieferavis benachrichtigt werden soll Eink ufer Zentraler Wareneingang oder Lieferanten Mehrfachauswahl ist m glich Empfohlenes Ausf hrungsintervall T glich da vermutlich t glich von Interesse M glicherweise auch einmal morgen
111. ltfl che Suchen um den gew nschten Ordner auszuw hlen oder geben Sie den Pfadnamen direkt in das Feld ein Kopie der Gutschrift Aktivieren Sie diese Option wenn zus tzlich zum Export eine f r Lieferant Kopie f r den Lieferanten im Dateiverzeichnis abgelegt werden ablegen soll Exportpfad Der zweite Exportpfad ist f r die Kopie der Gutschrift an den Lieferanten gedacht diese wird dort nur abgelegt wenn die Option aktiviert wurde Exportierte Aktivieren Sie diese Option wenn die Gutschrift zus tzlich als Gutschrift auch als E Mail beispielsweise an den Lieferanten anstelle eines E Mail senden Dateiexports gesendet werden soll SMTP Host Server ber den der E Mail Versand erfolgt Betreff Betreff der Mail 0 steht f r die LegacyNo welche identisch ist mit der Transaktionsnummer Empf nger Sie k nnen eine E Mail Adresse eingeben die anstelle der beim Lieferanten als Kontaktadresse hinterlegten E Mail Adresse verwendet wird Damit ist es u a m glich CBL Bestellungen f r Freiformbestellungen und Standardbestellungen an getrennte Postf cher zuzustellen Kopie senden an Sie k nnen zus tzliche Mail Adressen angeben die eine Kopie der Nachricht erhalten Trennen Sie mehrere Mail Adressen durch ein Semikolon oder eine Leerstelle Blindkopie senden Sie k nnen zus tzliche Mail Adressen angeben die eine an Blindkopie der Nachricht erhalten Trennen Sie mehrere Mail Adressen durch ein Semikolon oder
112. ltimediadaten also solche ohne aktuelle Referenz durch ein Produkt Das Multimedia Webverzeichnis wird in der Konfigurationsdatei angegeben und hier zur Information angezeigt Die Aufgabe kann auch f r einzelne Lieferanten eingestellt werden und bearbeitet dann nur Produkte dieses Lieferanten Parameter Parameter Beschreibung Lieferant W hlen Sie aus der Auswahlliste einen Lieferanten W hlen Sie keinen Lieferant ist die Aufgabe f r alle Lieferanten g ltig Multimedia Webverzeichnis Aktion Aktivieren Sie die gew nschte Option e Dateien l schen e Dateien verschieben Empfohlenes Ausf hrungsintervall Bei Bedarf nach gro en Ver nderungen im Katalogbereich Neuimporten Ablauf von Produkten usw ansonsten einmal pro Monat oder noch seltener Abh ngigkeiten von anderen zeitgesteuerten Aufgaben Volltext Indexerstellung zeitgesteuerte Aufgabe F r die Funktion der Volltextsuche Stichwortsuche ist es n tig einen Index ber alle verf gbaren Kataloge zu erstellen Es werden Produktnamen Produktgruppen Schl sselw rter und Beschreibungen auch in PDF Dateien die zu dem Produkt angegeben sind durchsucht Mit den Einstellungen zur Volltextsuche k nnen die zu indizierenden Felder detailliert festgelegt werden Damit k nnen bestimmte Felder von der Suche ausgeschlossen werden Hinweis Nur wenn die Volltext Indexerstellung nach dem Import neuer Kataloge oder nach nderungen an bestehenden Katalogen gelaufen is
113. menvertrag eingestellten Frist e Auftragsbest tigungen importieren Importiert Auftragsbest tigungen im CBL Format bzw Auftragsbest tigungen die vom Lieferanten zu Bestellungen ankommen Der Import kann aus einem E Mail Postfach oder ber das Dateisystem geschehen Dieser Prozess sollte nach Bedarf an Werktagen t glich alle 5 Minuten bis alle 2 Stunden ausgef hrt werden e Automatischer Wareneingang Erzeugt nach dem Eingang einer Bestellung automatisch Lieferscheine schlie t diese auch ab und veranlasst bei Bedarf eine Reklamation Die Daten werden aus den Rahmenvertr gen entnommen die einen automatischen Wareneingang vorsehen erlauben Prinzipiell gen gt es diese Aufgabe einmal t glich laufen zu lassen empfohlen wird aber ein Intervall von 1 bis 3 Stunden um ein zeitnahes Ergebnis zu erhalten e nderungsnachricht versenden aktiviert deaktiviert werden die Nachrichten dar ber erst verschickt wenn diese Aufgabe gelaufen ist Dadurch wird die Katalogpflege entlastet Liste B bis D siehe Seite 15 Liste E bis H siehe Seite 17 Liste bis L siehe Seite 19 Liste M bis P siehe Seite 21 Liste Q Z siehe Seite 23 Zeitgesteuerte Aufgaben Liste der Aufgaben B D Liste A siehe Seite 14 Liste E bis H siehe Seite 17 Liste Ibis L siehe Seite 19 Liste M bis P siehe Seite 21 Liste Q Z siehe Seite 23 Die folgenden zeitgesteuerten Aufgaben stehen in alphabetischer Reihenfolge zur Auswahl e Bedarf
114. mport Das Format der Import Datei ist von der verwendeten Parse Datei abh ngig und kann von dieser abgeleitet werden Parameter Zun chst ist hier der Datenpfad anzugeben wo sich die zu importierenden Daten befinden dies geschieht mit zwischen den Verzeichnissen Sollen ein oder mehrere Dateien im ASCII Format importiert werden so werden sie in einem Verzeichnis ToDo abgelegt der Pfad gibt dann nur den Weg zu diesem Verzeichnis an es wird automatisch erg nzt Soll eine XML Datei importiert werden so ist der Weg bis zu dieser XML Datei anzugeben ihr Name wird automatisch erg nzt hier userdata xm Empfohlenes Ausf hrungsintervall Nur bei Bedarf und als Batch Job Abh ngigkeiten von anderen zeitgesteuerten Aufgaben Keine aber m glichst nicht gleichzeitig mit Datenbankpflege Aufgaben und Daten l schen sonst k nnen Teill schungen entstehen Gefahr von kaputten Daten Kontrollstrukturen Import Die folgenden Anmerkungen gelten nur f r die Kontrollstrukturen Importer Momentan sind das die Importer f r Projekte Kostenstellen und Kostenarten Parameter Parameter Beschreibung Pfad Geben Sie hier den Pfad ein in welchem die zu importierende Datei liegt Klicken Sie auf die Schaltfl che Suchen um den gew nschten Ordner auszuw hlen oder geben Sie den Pfadnamen direkt in das Feld ein Sollen ein oder mehrere Dateien im ASCII Format importiert werden so werden sie in einem Verzeichnis ToDo
115. mularen finden Sie unter Formulare anlegen und bearbeiten im Handbuch Firmen und Benutzer verwalten Aktivieren Sie diese Option um Bestellpositionen die nicht freie Bestellpositionen oder Bestellpositionen mit Datei Anhang sind zu versenden Aktivieren Sie diese Option um Bestellpositionen die als freie Bestellposition erstellt wurden zu versenden Bei aktivierter Option werden auch Stornierungen ber diese zeitgesteuerte Aufgabe versendet Ist diese Option nicht aktiv kann der Versand von Stornierungen getrennt vom Bestellversand konfiguriert werden A Bei der Verwendung des getrennten Versandes von Bestellungen und Stornos f r die betroffenen Lieferanten kann nicht die Funktionalit t der allgemeing ltigen Bestell Exporter verwendet werden hnlich wie auch bei Verwendung der Optionen Freiform Dateianh nge etc Empfohlenes Ausf hrungsintervall Abh ngigkeiten von anderen zeitgesteuerten Aufgaben Bestellungen erzeugen Aufgaben f r Bestellungen Diese zeitgesteuerte Aufgabe verarbeitet die wartenden und genehmigten Anforderung zu Bestellungen gem den Einstellungen in den einzelnen Rahmenvertr gen die dann je nach Konfiguration des Systems ber verschiedene Bestellwege versandt werden k nnen veenion GmbH Seite 42 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Aufgaben f r Bestellungen Parameter Parameter Beschreibung Lieferant W hlen Sie aus der Auswahlliste einen Liefera
116. n die nicht freie Bestellpositionen oder Bestellpositionen mit Datei Anhang sind zu versenden Wieso senden senden wohin Martin Aktivieren Sie diese Option um Bestellpositionen die als freie Bestellposition erstellt wurden zu versenden Wieso senden senden wohin Martin Bestellpositionen die einen Dateianhang haben versenden Ist diese Option nicht aktiviert werden diese Bestellungen nicht exportiert A Wenn die Option aktiviert ist werden Bestellungen ohne Dateianhang mit diesem Exporter ebenfalls exportiert dies wird damit also nicht ausgeschlossen Durch die letzten drei Optionen ist es m glich die unterschiedlichen Arten der einzelnen Bestellpositionen unterschiedlich beim Versand zu behandeln falls das Bestellannahmesystem des Lieferanten dies erfordert Bei aktivierter Option werden auch Stornierungen ber diese zeitgesteuerte Aufgabe versendet Ist diese Option nicht aktiv kann der Versand von Stornierungen getrennt vom Bestellversand konfiguriert werden A Bei der Verwendung des getrennten Versandes von Bestellungen und Stornos f r die betroffenen Lieferanten kann nicht die Funktionalit t der allgemeing ltigen Bestell Exporter verwendet werden hnlich wie auch bei Verwendung der Optionen Freiform Dateianh nge etc Aktivieren Sie diese Option um Abonnementbestellungen zu versenden Wahl der Version Seite 45 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Aufgaben f r
117. ndanten Sie ist abh ngig von den jeweiligen Kundenanforderungen e Lieferantenkennzahlen aktualisieren Dient zum F llen des Statistik Schemas Diese Aufgabe sollte regelm ig laufen um die Statistiken zu aktualisieren e Lieferavis importieren Importiert Lieferavis im CBL Format bzw Auftragsbest tigungen die vom Lieferanten zu Bestellungen ankommen Der Import kann aus einem E Mail Postfach oder ber das Dateisystem geschehen Dieser Prozess sollte nach Bedarf an Werktagen t glich alle 5 Minuten bis alle 2 Stunden ausgef hrt werden veenion GmbH Seite 20 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Zeitgesteuerte Aufgaben Liste der Aufgaben M P Lieferschein zum Lieferant Exporter Datei Mit dieser Aufgabe werden im System erfasste abgeschlossene Lieferscheine als Wareneingangsbest tigung per Datei zum Lieferant exportiert Lieferschein zum Lieferant Exporter E Mail siehe Seite 60 Schickt Wareneingangsbest tigung per E Mail an den Lieferanten bei Lieferscheinanlage im System Dieser Prozess sollte nach Bedarf an Werktagen t glich alle 5 Minuten bis alle 2 Stunden ausgef hrt werden Lieferungsinformationenimport Importiert zus tzliche Informationen eines Lieferanten z B Seriennummer Liste heute erwarteter Wareneing nge generieren Erzeugt eine Liste von Bestellungen im PDF Format die laut Lieferdatum entsprechend der Einstellung heute oder morgen eintreffen sollen Das System sendet diese Lis
118. nder erscheinen soll Geben Sie keine Adresse an werden die Einstellungen aus der config xml verwendet W hlen Sie diese Option wird der Absender benachrichtigt falls ein Fehler beim Versand einer E Mail auftritt W hlen Sie diese Option damit die empfangenen E Mails nach dem Lesen aus dem Postfach entfernt werden Wird diese Option nicht gew hlt werden E Mails u U mehrfach importiert Diese Option sollte nur gew hlt werden wenn Probleme mit dieser zeitgesteuerten Aufgabe auftreten In diesem Fall werden zus tzliche Informationen in die Protokolldateien geschrieben Da es aufgrund nicht ausreichend gepflegter Adress Daten Seite 81 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Aufgaben f r den ASCII Import Parameter Beschreibung erneut versenden zu tempor ren St rungen des Versands kommen kann wurde die Versandm jglichkeit in Intervallen implementiert die die E Mail so lange versucht zu versenden bis dies gegl ckt ist Sie k nnen die Option immer aktivieren oder Sie k nnen die Intervalle angeben Empfohlenes Ausf hrungsintervall Je nach erwarteter Anwendung alle 5 bis 60 Minuten zu den Gesch ftszeiten Abh ngigkeiten von anderen zeitgesteuerten Aufgaben Aufgaben f r den ASCII Import Mittels ASCII Import ist es m glich verschiedene Objekte in diese Anwendung zu importieren Momentan gibt es Importer f r Adressen Benutzer Kontrollstrukturen Kostenstellen Kostenarten und Projekte And
119. nen Die Aufgabe ordnet importierte Rechnungen den zugeh rigen Bestellungen zu Bei einer erfolgreichen Zuordnung erh lt die Rechnung den Status Zugeordnet bei einer erfolglosen Zuordnung den Status Nicht zugeordnet Mehr Informationen ber die Felder Verantwortliche Firma und Mandantenfirma finden Sie unter Zeitgesteuerte Aufgabe Details Parameter Keine Empfohlenes Ausf hrungsintervall Siehe Zeitgesteuerte Aufgaben f r die Rechnungsabwicklung Abh ngigkeiten von anderen zeitgesteuerten Aufgaben Rechnungen prozessieren Die Rechnungen werden in mehreren Pr fschritten durch diese zeitgesteuerte Aufgabe verarbeitet Rechnungen werden auf bereinstimmung mit zugeh rigem Lieferschein Bestellung gepr ft Dies betrifft die Menge wird mit dem Lieferschein abgeglichen und den Preis aus der Bestellung veenion GmbH Seite 69 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Aufgaben f r die Rechnungsabwicklung Verl uft dies erfolgreich erh lt die Rechnung den Status Verarbeitet falls nicht den Status Nicht verarbeitet Auch etwaige abgeschlossene Reklamationen werden ber cksichtigt Damit eine Rechnung gepr ft werden kann m ssen alle zugeh rigen Lieferscheine abgeschlossen und ohne Problem sein d h auch zugeh rige Reklamationen m ssen abgeschlossen sein Wie diese Pr fung in ihren einzelnen Teilschritten aussieht wird unter Automatische Rechnungspr fung im Handbuch Rechnungen verwalten erl utert
120. nen auch diese Informationen in den Index mit aufgenommen werden Gibt es in der Produktbeschreibung PDF Dateien m glich als Multimediadaten so k nnen auch diese Informationen in den Index mit aufgenommen werden HTML Dateien mit Produktinformationen werden indiziert Textdateien mit Produktinformationen werden indiziert Der Name des Produktes Kurz und Langform Schl sselw rter zum Produkt Seite 26 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Parameter Einstellungen Name des Lieferanten Einstellungen Lieferanten Artikelnummer Einstellungen Name des Herstellers Einstellungen Hersteller Artiklelnummer Einstellungen K ufer Artikelnummer Einstellungen EAN Einstellungen Kernsortimentsartikel bevorzugt Einstellungen Produktkategorie Einstellungen EClass Klassifikation Einstellungen Preis Einstellungen Produktattribute Einstellungen Multimedia Dateien Schaltfl che Voreinstellung veenion GmbH Aufgaben f r die Katalogverwaltung Beschreibung Referenz auf den Lieferanten dieser dann kann in der Volltextsuche gesucht werden Artikelnummer beim Lieferanten kann ber das Feld Artikelnummer gesucht werden Referenz auf den Hersteller hiernach kann in der Volltextsuche gesucht werden Artikelnummer des Herstellers kann ebenfalls ber das Feld Artikelnummer gesucht werden Artikelnummer des Produkts EAN des Produkts kann ber das Feld Ar
121. ng 10 Einstellungen f r Wiederholungen zeitgesteuerte Aufgaben aiseniisieiseai ea 12 E M il Bestellexporter 4 4 eins 50 F Fax Bestellexporler unse 53 Fax Bestellstatus Impoft 4 2 2 00 r 2202 400022 55 Feedreader einrichten 2 4444nnen nennen 120 Firmenarten anlegen und bearbeiten 123 G Genehmigungsaktivierung uerssnsneensnnsnnnennnennn 37 Genehmigungsantworten per E Mail verarbeiten zeitgesteuerte Aufgabe 20urn40n nennen 39 Genehmigungserinnerung zeitgesteuerte Aufgabe 38 Genehmigungsweiterleitung 22442404 nen 40 Gesamtkatalog erzeugen 22nrssnnnnnnnnnennnnnnnnnennn 30 Gutschriften erstellen 2244240444 nnnn nennen 73 Gutschriftenexport als PDE aan 77 Gutschriftenexport an ERP 222umrssonn nennen 74 K Katalogpflege re 28 Kernsortimentkatalog erzeugen zeitgesteuerte Aufgabe ak 31 Klassifikation aktualisieren 0u42204n nennen 36 Seite 126 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Klassifikationsattribute aktualisieren zeitgesteuerte Aufgabe orriren enaren 37 Klassifikationsschema Produktzuordnung 33 Klassifikationszuordnung exportieren 36 Klassifikationszuordnung importieren 35 Kommunikationspartner anlegen und bearbeiten 123 Kontrollstrukturen aktualisieren
122. ngezeigt wenn er durch Fehler deaktiviert wurde er wird daher im Dialog schreibgesch tzt angezeigt Er ist verantwortlich f r die Ausf hrung der Wiedervorlage bei Warenkorbsvorlagen pers nlichen oder Firmenvorlagen Man kann in der Aufgabe nicht erkennen um welche Vorlage es sich handelt lediglich der eingetragene Benutzer gibt einen Hinweis auf denjenigen der die Vorlage angelegt hat hat aber durch Speichern die veenion GmbH Seite 99 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Andere zeitgesteuerte Aufgaben M glichkeit die Aufgabe erneut zu starten bzw den Fehler zu lokalisieren Normalerweise schl gt diese Aufgabe nur bei unvorhergesehenem Systemstopp ohne Shutdown Mechanismus fehl Andere zeitgesteuerte Aufgaben Budgets pr fen Diese Aufgabe behandelt alle Nachrichten und Wertzur cksetzungen nach Vorlagen von Budgets Damit Tages Wochen Monats und Jahresbudgets aktualisiert werden k nnen muss dem Budget eine Budgetvorlage zugewiesen werden Eine Budgetvorlage wird beim Anlegen eines Budgets durch das Kontrollk stchen Vorlage automatisch erstellen angelegt Damit wird beim Speichern des Benutzers Projekts usw automatisch eine Budgetvorlage mit den beim Budget eingegebenen Werten erzeugt und dem Budget zugewiesen Sie kann unter Admin Budgetvorlage bearbeitet werden Parameter Parameter Gesch ftsjahr der verantwortlichen Firmen ber cksichtigen Budgetwarnungen pr fen Budgetablauf p
123. nsten nicht abgesendet werden kann Der Unterschied zum Standardprozess besteht im Wesentlichen darin dass Sie dem Warenkorb zus tzliche Eingabefelder hinzuf gen die f r Auslandsbestellungen ben tigt werden Welche Felder letztendlich zur Verf gung stehen und mit welchen Werten sie vorbelegt sind h ngt ab von den Einstellungen im veenion GmbH Seite 114 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Bestellprozess f r Auslandsbestellungen einrichten Rahmenvertrag der Prozess Einstellung f r Auslandsbestellungen und Informationen die der Lieferant am Produkt hinterlegt haben muss siehe Abbildung Auslandsbestellung _ Rahmenvertrag d Produkt _ Prozess Einstellung Vorbelegung der Spezielle Festlegung welche Felder Felder im WK Informationen im WK angezeigt werden p Warenkorb Abbildung Auslandsbestellung Prozess f r Auslandsbestellung einrichten Schritt 1 Wechseln Sie ber Leitstand gt Admin gt Bestellprozessgruppen in die Liste der Bestellprozessgruppen Schritt 2 Klicken Sie auf neuer Eintrag ja Schritt 3 Geben Sie einen Namen ein Schritt 4 W hlen Sie einen Internen Namen Schritt 5 W hlen Sie Warenkorb als Prozess Typ Schritt 6 Legen Sie die Eingabefelder fest die im Warenkorb angezeigt werden sollen Haken Sie dazu bei den gew nschten Feldern das K stchen in der Spalte Aktiviert an Soll die Eingabe verpflichtend sein haken Sie auch zus tzlich das K stchen in der Spalte Pflic
124. nten aus bedeutet die Aufgabe erstellt Bestellungen f r alle Lieferanten Die Aufgabe sollte pro Lieferant nur einmal eingestellt werden Empfohlenes Ausf hrungsintervall Das empfohlene Intervall bei dieser Aufgabe liegt bei alle 5 Minuten bis 2 Stunden an allen Werktagen zwischen ca 7 00 morgens und ca 18 00 abends Abh ngigkeiten von anderen zeitgesteuerten Aufgaben Diese Aufgabe sollte vor dem Versenden der Bestellungen laufen Der zeitgleiche Lauf zu Systempflegeaufgaben Daten l schen Katalogpflege Datenbankpflege wird vom System unterbunden Bekannte Fehler Probleme und Ursachen Die h ufigsten Fehlerursachen die eine erfolgreiche Erstellung der Bestellungen verhindern Es kann durch Konfigurationsfehler vorkommen dass die in einem Rahmenvertrag gew hlten Bedingungen zur Erzeugung einer Bestellung nicht zu den gew hlten Transportwegen der erzeugten Bestellungen passen In diesem Fall erzeugt die Aufgabe Bestellungen erzeugen zwar nach wie vor Bestellungen diese k nnen aber dennoch nicht versandt werden Die Ursache ist also in der Regel bei der Konfiguration der Rahmenvertr ge oder bei einer der zeitgesteuerten Aufgaben XXX Bestell Exporter zu suchen Die Protokolldatei gibt von dem in der Konfiguration w hlbaren LogLevel 3 an aufw rts u U wertvolle Hinweise bei der Fehlersuche CBL EMail Bestellexporter Versand von Bestellungen per E Mail im CBL Purchase Order Format XML Dokument CBL Version 2 0
125. ofil oder einzelnen Benutzern im Benutzerprofil Berechtigungs Sets zuordnen 1 Klicken Sie auf der Seite Administration auf den Link Sicherheitseinstellungen Die Seite Sicherheitseinstellungen wird angezeigt 2 Klicken Sie auf den Link Berechtigungs Sets Die Seite Berechtigungs Sets wird angezeigt 3 Klicken Sie auf die Schaltfl che Neuer Eintrag um ein neues Berechtigungs Set anzulegen das Symbol il um einen bestehenden Eintrag zu bearbeiten Die Seite Berechtigungs Set wird angezeigt veenion GmbH Seite 124 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Berechtigungs Sets anlegen und bearbeiten 4 Geben Sie f r jede im System verwendete Sprache einen Namen ein 5 W hlen Sie ein der Auswahlliste Einzelberechtigungen einen Eintrag und w hlen Sie falls n tig eine Relation z B wenn die Berechtigung auch f r untergeordneten Firmen gelten soll 6 Klicken Sie auf die Schaltfl che Einzelberechtigung hinzuf gen um weitere Berechtigungen zuzuordnen 7 Klicken Sie auf Speichern veenion GmbH Seite 125 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Index A Adressen importieren 22 2424444440R nennen 83 Adressen in Rechnungen pr fen ueenne 69 Andere zeitgesteuerte Aufgaben nusrssssn seen 100 Angemeldete Benutzer einsehen und abmelden 110 Archiv Wiederherstellen zeitgesteuerte Aufgabe 106 Archivieren Zeitgesteuerte Aufgabe 105 Archivi
126. on Block der config xml n tig Unterst tzt werden die Formate RSS und Atom Ein Beispiel lt FeedReader enabled true gt lt Feed name heise IT News url http www heise de newsticker heise atom xml gt lt Feed name Handelsblatt Top url http www handelsblatt com contentexport feed top themen comment Nur Top Themen aus der Wirtschaft gt lt Feed name AHGZ News url http www ahgz de rss ahgz rss commtent Hotel und Gastst ttenzeitung gt lt FeedReader gt In der Lobby stehen den Anwendern nun die Feeds von heise Handelsblatt und AHGZ zur Verf gung veenion GmbH Seite 120 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Auslandsbestellung Szenarien und Beispiele Mandantenspezifische GUI Pro Mandant kann im System ein eigenes Farbschema mit eigenen Bildern und Stylesheets CSS erzeugt werden Gehen Sie dazu wie folgt vor Schritt 1 Legen Sie im Installationsverzeichnis von IO unter setup config gui skins eine ganz normale Text Datei an Der Name der Datei ist unwichtig sie muss jedoch eine Zeile mit dem Namen des Skins enthalten Beispiel skin MyCompany Schritt 2 Geben Sie den Pfad zur CSS Datei an die Sie im n chsten Schritt anlegen werden Die Pfadangabe ist relativ zum Verzeichnis web e Beispiel path_styles Stylesheets MyCompany Schritt 3 Legen Sie unter web StyleSheets ein Verzeichnis an dass Sie so benennen wie bei der Pfadangabe in Schritt 2 angegeben Hier MyCompany
127. on GmbH Seite 98 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Andere zeitgesteuerte Aufgaben Parameter Beschreibung Prozentuale Ver nderung Nach welcher prozentualen Ver nderung des Datenbestandes soll sich die Datenbank automatisch reorganisieren sinnvoll 5 50 Datenbankschema Das zu bearbeitende Datenbankschema kann eingestellt werden Bisherige Aufgaben bleiben wie bisher f r alle Datenbankschemen g ltig Aktivit ten protokollieren Aktivieren Sie diese Option um das Reorganisationsprotokoll in die Protokolldatei zu schreiben Empfohlenes Ausf hrungsintervall Je nach Nutzung des Systems einmal alle 1 bis 4 Wochen nur bei Verwendung einer Oracle Datenbank notwendig Abh ngigkeiten von anderen zeitgesteuerten Aufgaben System anhalten zeitgesteuerte Aufgabe In dieser Aufgabe k nnen Sie einstellen zu welchem Zeitpunkt das System automatisch heruntergefahren wird Parameter Nachricht Information an die Anwender dass das System angehalten ist Der eingegebene Text wird beim Anmeldeversuch unter dem Loginfeld eingeblendet Nur lokalen Server anhalten H lt nur den lokalen Server an Wird das System in einem Cluster betrieben werden alle Server angehalten wenn diese Option nicht aktiviert ist Empfohlenes Ausf hrungsintervall Das Ausf hrungsintervall ist kundenspezifisch Es h ngt beispielsweise von regelm igen Wartungsarbeiten ab Vorlagen Manager Der Vorlagen Manager wird nur dann a
128. ozessieren Abh ngigkeiten von anderen zeitgesteuerten Aufgaben Die Rechnungsaufgaben Rechnungen zuordnen und Rechnungen prozessieren m ssen vorher laufen denn nur die vollst ndig verarbeiteten Rechnungen werden behandelt eventuell sind hier noch manuelle Eingriffe erforderlich veenion GmbH Seite 70 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Aufgaben f r die Rechnungsabwicklung Rechnungsexporter Diese zeitgesteuerte Aufgabe kontrolliert und steuert die Statusinformationen der Rechnungen also ob der Export an das ERP System durchgef hrt wurde oder nicht Wurde dieser nicht durchgef hrt verbleibt die Rechnung im Status akzeptiert Mehr Informationen ber die Felder Verantwortliche Firma und Mandantenfirma finden Sie unter Zeitgesteuerte Aufgabe Details Parameter Keine Empfohlenes Ausf hrungsintervall In etwa genauso h ufig wie Rechnungen exportiert werden d h m glichst im selben Zeitintervall wie auch die vorangegangenen Rechnungsaufgaben Rechnungen verarbeiten und Rechnungen akzeptieren daran sollte sich auch der eigentliche Export orientieren Abh ngigkeiten von anderen zeitgesteuerten Aufgaben Es gibt die direkte Abh ngigkeit vom kundenspezifischen Exporter ohne diesen ist diese Aufgabe nicht durchf hrbar Gleichzeitiges Laufen von anderen Rechnungsaufgaben sollte vermieden werden es gibt aber keine bekannten Komplikationen Hinweis Diese Aufgabe exportiert nicht selbst
129. pfohlenes Ausf hrungsintervall Je nach gew nschter Frequenz der Gutschriftenerstellung und dem mit dem Lieferanten vereinbartem Exportzeitpunkt ca im 2 Stunden bis 7 Tage Rhythmus Abh ngigkeiten von anderen zeitgesteuerten Aufgaben Gutschriftenexport an ERP Der Gutschriftenexport an ERP exportiert die mit der Aufgabe Gutschriftenerstellung erstellen Gutschriften an das ERP System zur Weiterverarbeitung Dabei k nnen unterschiedliche Formate gew hlt werden z B mit ERP Nummern der Firmen und Dateieintr ge in Fixed Length oder in ein Komma separiertes Format Der Gutschriftenexport an ein ERP kann getrennt f r InHouse ERP und Lieferanten ERP laufen Dabei erfolgt der Lieferantenexport gleichzeitig oder nach dem InHouse Export nicht aber vorher In der lieferantenspezifischen Datei k nnen optional neben Gutschriften auch Rechnungen exportiert werden wie bereits in der InHouse Version als Standard enthalten Die lieferantenspezifischen Dateien werden im eingestellten Exportpfad in eigenen Unterverzeichnissen je Lieferant abgelegt und k nnen so auch direkt den einzelnen Lieferanten z B ber ein Share oder einen FTP Dienst zur Verf gung gestellt werden Die Verzeichnisnamen werden dabei aus dem Firmennamen der Lieferanten gewonnen der in den Stammdaten hinterlegt ist korrigiert evtl um Sonderzeichen die im Dateisystem des Servers nicht erlaubt sind veenion GmbH Seite 74 Benutzerhandbuch Administration impact ord
130. portieren Erm glicht den Import von Benutzerdaten aus vorhandenen Datenbest nden e Benutzervertretung aktivieren Aktiviert oder deaktiviert die Vertretung eines Nutzers Zum Startdatum das im Vertretungsdialog eingestellt wurde setzt die Aufgabe den Status von Wartend auf Aktiv Zum Enddatum wird die Vertretung durch diese Aufgabe deaktiviert A Start und Enddatum einer Vertretung d rfen nicht auf dem gleichen Tag liegen Soll ein Nutzer genau einen Tag vertreten werden so ist das Enddatum auf den Folgetag zu legen Ansonsten wird die Vertretung deaktiviert e Bestellablaufdatumspr fung Die Aufgabe pr ft Bedarfsanfragepositionen Bestellantragspositionen und Warenkorb Vorlagenpositionen auf G ltigkeit Also ob das Datum bis zu dem bestellt werden kann erreicht ist Nach Ablauf des Datums wird eine Preisinaktivierungs Meldung versendet und die Position auf ung ltig gesetzt e Bestellbenachrichtigung Info Mail mit Hinweis dass sich der Lieferant eine neue Bestellung im Portal abholen kann an Stelle des Versands der Bestellung selbst e Bestellexporter konfigurierbar Ein Bestellexporter wie auch Email PDF xCBL Export nur ist dieser frei konfigurierbar e Bestellungen erzeugen Erzeugt aus den genehmigten Anforderungen den Rahmenvertr gen entsprechende Bestellungen Dieser Prozess sollte nach Bedarf an Werktagen t glich alle 5 Minuten bis alle 2 Stunden ausgef hrt werden e BMEcat 1 01 Importer oder BMEcat 1 2
131. r fen Budgets zur cksetzen Reservierungen veenion GmbH Beschreibung Beim Zur cksetzen von Jahres Quartals oder Tertialbudgets wird aus Gr nden der Konsistenzgr nden immer das Gesch ftsjahr der Firma ber cksichtigt Das relevante Gesch ftsjahr ist immer das der verantwortlichen Firma f r das Budgetobjekt Firma der Kostenstelle Firma des Benutzers etc die nicht zwingend identisch mit der bestellenden Firma sein muss Ist bei einer Firma kein Monat f r den Start des Gesch ftsjahres hinterlegt wird der Januar angenommen R ckbuchungen z B auf Grund von Stornierungen ber cksichtigen ebenfalls das Gesch ftsjahr der Firma das hei t die Erh hung des aktuellen Wertes geschieht nur innerhalb derselben Periode wie die Buchung Es gelten dabei immer die aktuellen Einstellungen des Gesch ftsjahres zum Zeitpunkt der R ckbuchung Aktivieren Sie diese Option um beim unterschreiten der Warnwerte eine Warnung zu versenden Aktivieren Sie diese Option um bei einem abgelaufenen Budget eine Nachricht zu erhalten Setzt Budgets wie bei Gesch ftsjahr der verantwortlichen Firmen ber cksichtigen zur ck Annulliert abgelaufene Reservierungen Das reservierte Budget Seite 100 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Andere zeitgesteuerte Aufgaben Parameter Beschreibung pr fen steht wieder zur Verf gung Jahresbudgets Berechnet anhand von Bestellungen und Anfangswerten die Benutzer Buchun
132. r eingetragene SQL Abfragen in Zeit erfolgt ein Eintrag ins Log Millisekunden Empfohlenes Ausf hrungsintervall Je nach Nutzung des Systems einmal alle 1 bis 7 Tage nachts Abh ngigkeiten von anderen zeitgesteuerten Aufgaben Bekannte Fehler Probleme und Ursachen Bei zu klein dimensionierten Datenbanken Tablespaces resp Protokolldatei kann es zu Ausf hrungsfehlern kommen da die hier notwendigen Transaktionen sehr gro sein k nnen In diesem Fall ist der entsprechende Tablespace bzw die Protokolldatei zu vergr ern und die zeitgesteuerte Aufgabe erneut aufzurufen Es kommt dadurch nicht zu Datenfehlern veenion GmbH Seite 96 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Aufgaben f r die Systempflege Protokolldatei k rzen Diese Aufgabe der Systempflege sorgt daf r dass Protokolldateien die das Benutzerverhalten aufzeichnen nicht unbegrenzt wachsen Es wird die Anzahl der Tage die diese Informationen aufbewahrt werden sollen eingetragen Alle Protokolldaten die lter sind werden aus der Datenbank entfernt fehlgeschlagene Anmeldungen etc Parameter Parameter Beschreibung Eintr ge l schen die Tragen Sie die gew nschte Anzahl Tag in das Feld ein nach lter als Tage sind denen die Protokolldateiinformationen entfernt werden sollen Alle Protokolldateiinformationen die lter sind werden durch die Aufgabe automatisch aus der Datenbank entfernt Empfohlenes Ausf hrungsintervall Diese Aufg
133. r geben Sie den Pfadnamen direkt in das Feld ein W hlen Sie aus der Auswahlliste einen Lieferanten W hlen Sie keinen Lieferant ist die Aufgabe f r alle Lieferanten g ltig Aktivieren Sie diese Optoin um auch die Projektdaten Kostenstellen und Kostenarten zu exportieren Geben Sie die Faxnummer des Absenders ein Geben Sie die Faxnummer des Empf ngers ein Wenn aktiviert muss die Aufgabe Fax Bestellstatus Import laufen Tragen Sie eine g lte E Mail Adresse ein wenn Sie die Option Statusr ckmeldung per E Mail aktiviert haben An diese E Mail Adresse wird die Statusr ckmeldung versandt Tragen Sie hier bei Bedarf die Parameterbezeichnungen f r die Steuerdatei ein Alle Felder m ssen ausgef llt sein Bearbeiten Sie die folgenden Felder e Fax Dateiname e Fax Nummer e Empf nger Seite 54 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Aufgaben f r Bestellungen Parameter Beschreibung e Fax Nummer e Absender e Status EMail Adresse e Bestell Ident Nr e Bestell Referenz Nr Empfohlenes Ausf hrungsintervall T glich Hinweis Unter dem in der Aufgabe angegebenen Pfad befinden sich zwei neue Dateien pdf und prm Dabei steht f r die Bestellnummer der erstellten Bestellung Die PDF Datei enth lt dabei die komplette Bestellung wie sie gefaxt werden kann die PRM Datei die Steuerdaten um das Fax zu versenden Die Parameterbezeichnungen in der Steuerdatei entsprechen exakt denen die
134. r nach der Aufgabe Katalogpflege laufen d h einmal am Tag Hinweis Die Anzeige der Web und PDF Dateien Indizierung kann systemweit ausgeblendet werden Abh ngigkeiten von anderen zeitgesteuerten Aufgaben Katalogpflege Die Katalogpflege stellt sicher dass Kataloge Produkte Produktgruppen und Preise nur so lange sichtbar sind wie vom Lieferanten durch das G ltigkeitsdatum definiert Au erdem beobachtet Sie den G ltigkeitszeitraum von Rahmenvertr gen Hinweis Nach der Katalogpflege sollte die Aufgabe Volltextindex durchgef hrt werden damit nderungen angezeigt werden Diese Aufgabe durchsucht in den gew nschten Zeitabst nden die Datenbest nde um Produkte und Preise zu finden die ablaufen oder verf gbar werden Nach Ablaufen eines Produkts erscheint dieses nicht mehr in Katalog Vorlage oder Warenkorb und kann damit auch nicht mehr bestellt werden Der Status des Produkts wird von aktiv auf inaktiv gesetzt Falls m glich erscheint im Warenkorb das Nachfolgeprodukt Ansonsten wird die Position in eine Freiformbestellung umgewandelt falls diese Option in einem zur Verf gung stehenden Rahmenvertrag erlaubt ist Zudem dient diese Aufgabe als vorbereitende Ma nahme zur Aufgabe Daten l schen die dann nicht mehr ben tigte Teile der Katalogstruktur aus der Datenbank entfernen kann veenion GmbH Seite 28 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Aufgaben f r die Katalogverwaltung Hinweis Es gehen du
135. r1 oder 2 0r3 Als Typ kann individuell oder allgemeing ltig gew hlt werden e Wird allgemeing ltig gew hlt so werden hiermit alle Bestellungen versendet f r die im Rahmenvertrag der Bestellweg CBL Email Bestell Exporter 2 0r3 bzw cbl ecos1 gew hlt wurde e Bei der Wahl von individuell werden Bestellungen an den eingestellten Lieferanten versandt falls im zugeh rigen Rahmenvertrag individuell als Bestellversandweg ausgew hlt wurde Mehr Informationen ber die Felder Verantwortliche Firma und Mandantenfirma finden Sie unter Zeitgesteuerte Aufgabe Details Parameter Parameter Beschreibung SMTP Host Server ber den der E Mail Versand erfolgt veenion GmbH Seite 43 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Parameter Max Anzahl Wiederholversuche Betreff Empf nger Kopie senden an Blindkopie senden an Empfangsbest tigung anfordern Dateianh nge als ZIP Datei speichern Lieferant veenion GmbH Aufgaben f r Bestellungen Beschreibung Gibt an wie oft das System versucht eine E Mail zu senden wenn der vorangegangene Versuch gescheitert ist Zum Beispiel weil der Server kurzzeitig nicht erreichbar war Betreff der CBL E Mail Platzhalter 0 f r die Bestellnummer 1 aus dem Rahmenvertrag die interne Nummer BuyerLegacyNo 2 aus dem Rahmenvertrag die externe Nummer SupplierLegacyNo 3 die Vertragsnummer des Rahmenvertrags Es kann optional eine Zi
136. rch diese Aufgabe keine revisionsrelevanten Daten verloren Parameter Parameter Beschreibung Produkte ohne In der Regel werden bei jedem Katalogimport oder bei einer Produktgruppe Migration die Kataloge berpr ft Werden Produkte ohne einsortieren Produktgruppe gefunden wird f r diese im zugeh rigen Benutzerkatalog eine Produktgruppe Namens _products_ angelegt und die Produkte dieser Produktgruppe zugeordnet Dieser Parameter muss daher nur im Ausnahmefall bei einem einmaligen Lauf der Katalogpflege gesetzt werden falls solche Produkte trotzdem evtl durch manuelle Anlage vorkommen Die Option sollte nicht immer gesetzt sein da dieses Verfahren sehr zeitaufwendig ist Datumswechse Empfohlenes Ausf hrungsintervall Wenigstens einmal pro Tag zwischen 00 00 Uhr und dem Beginn der regul ren Arbeitszeit Es ist nicht notwendig diese Aufgabe ohne Daten nderungen wie Katalogimporte und Katalog Genehmigungen etc h ufiger laufen zu lassen Abh ngigkeiten von anderen zeitgesteuerten Aufgaben Diese Aufgabe sollte nicht gleichzeitig mit einem Katalogimport oder mit der Aufgabe Daten l schen laufen Diese Aufgaben schlie en sich gegenseitig aus und werden durch das System automatisch hintereinander geschaltet Nach der Katalogpflege sollte die Aufgabe Volltextindex durchgef hrt werden damit nderungen angezeigt werden Produkt Attribute importieren zeitgesteuerte Aufgabe Diese Aufgabe importiert Produktattribute Mehr
137. rholung eingestellt werden und abh ngig von den gew hlten Optionen auch mehrmals innerhalb der festgelegten Intervalle ablaufen Zus tzlich ist es m glich diese Aufgaben als Folgeaufgaben in einer Verkettung oder als Batch Job auszuf hren Je nach Aufgabe und beim Arbeiten mit verteilten Servern kann ein bestimmter Server zugeordnet werden Eine Kurzbeschreibung ist nicht verpflichtend vorgesehen erleichtert aber sp ter das Identifizieren der Aufgabe in der bersichtsliste oder beim Einrichten von Folgeaufgaben Vor allem wenn die gleiche Aufgabe mehrfach angelegt ist Beispielsweise f r verschiedene Nutzer oder mit verschiedenen Parameter Einstellungen N Aufgaben die als fehlerhaft gestoppt wurden werden durch erneutes Speichern wieder aktiviert und zum n chsten eingestellten Zeitpunkt erneut zur Ausf hrung gebracht Gleichzeitig ablaufende zeitgesteuerte Aufgaben Mehrere zeitgesteuerte Aufgaben k nnen gleichzeitig ablaufen d h bei der Planung von Wiederholungen muss nicht auf den Ausf hrungszeitpunkt anderer unabh ngiger Aufgaben geachtet werden Aufgaben die sich gegenseitig ausschlie en werden durch das System automatisch hintereinander geschaltet Weitere Empfehlungen wann oder wie oft eine Aufgabe laufen sollte entnehmen Sie den Beschreibungen der einzelnen Aufgaben Anzeige laufender Aufgaben Welche Aufgaben aktuell laufen k nnen Sie unter Leitstand Admin Laufende Aufgaben einsehen Unter Leitstand Admin Zuletz
138. riebes werden zahlreiche angelegte Benutzer Firmen Kontrollstrukturen Katalogdaten u a wieder gel scht und nicht mehr ben tigt Um die Datenbank klein und damit auch performant zu halten ist es sinnvoll von Zeit zu Zeit diese nicht mehr ben tigten Daten endg ltig zu entfernen Zu diesem Zweck gibt es die Aufgabe Daten l schen Dabei gehen keine revisionsrelevanten Daten verloren veenion GmbH Seite 95 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Aufgaben f r die Systempflege Empfohlenes Vorgehen Zuerst die Aufgabe Katalogpflege laufen lassen morgens nach 00 00 Uhr dann Daten l schen und anschlie end Datenbankpflege Parameter Parameter Beschreibung Auswahl der Tabellengruppe aus der die Daten entfernt werden Tabellengruppe Maximales Alter f r die e Zeitraum f r die zu pr fenden Daten berpr fung in Tagen Maximale Arbeitszeit in Zeit die die Aufgabe maximal ausgef hrt werden soll Ist Minuten diese Zeit erreicht stoppt die Aufgabe und merkt sich den Punkt an dem sie angehalten hat L uft die Aufgabe erneut an beginnt sie an diesem Punkt mit dem Entfernen der Daten Die Zeit entspricht nicht der Laufzeit der Aufgabe Wesentliche Die wichtigsten Abfragen werden in einer Log Datei Datenbankabfragen in gespeichert Logdatei speichern Alle Datenbankabfragen in Alle Abfragen werden in einer Log Datei gespeichert Logdatei speichern Meldegrenze f r Dauert ein Statement l nger als die hie
139. rofil Rahmenvertragsattribute im Rahmenvertrag usw Benutzerattribute Firmenattribute Adressattribute Rahmenvertragsattribute Katalogattribute Hinweis Attribute f r Produkte werden auf der Seite Produktattribute angelegt und bearbeitet Produktattribute werden im Katalog auf der Seite Produktinfo angezeigt und werden entweder vom Katalogmanager hier definiert oder automatisch durch den Katalogimport angelegt Stammdatenattribute erscheinen als zus tzliche Eingabefelder im jeweiligen Objekt Benutzerprofil Firmenprofil Rahmenvertrag Katalog oder Adresse und dienen als Informationsfelder Im eigenen Benutzerprofil sind die Attribute nicht einsehbar Die Administration der Attribute ber Leitstand Admin Attribute kann nur vom Systemadministrator oder einem Benutzer mit dem Berechtigungs Set Superuser vorgenommen werden Berechtigungs Sets anlegen und bearbeiten Ein Berechtigungs Set ist eine Sammlung einzelner Rechte die einem Benutzer erlauben bestimmte Aktionen im System durchzuf hren z B Warenkorb anlegen Anforderungen genehmigen Benutzer bearbeiten usw Das System stellt mehrere Standard Berechtigungs Sets zur Verf gung die nicht ge ndert werden k nnen Benutzer mit den entsprechenden Rechten k nnen jedoch neue Berechtigungs Sets anlegen und diese Benutzern zuordnen So kann der Zugriff auf das System an die speziellen Bed rfnisse einer Firma angepasst werden Firmenadminstratoren k nnen einer Firma im Firmenpr
140. ror und done befinden Der Eink ufer kann eine E Mail in das angegebene E Mail Postfach POP3 Sever Benutzername und Kennwort erhalten aus der die Datei extrahiert wird Die Datei wird von der zeitgesteuerten Aufgabe Bedarfsb ndelung in das Verzeichnis todo unterhalb des angegebenen Pfades kopiert Danach ist die E Mail im Postfach der Eink ufer automatisch gel scht und wird nach dem Lauf der Aufgabe in das Verzeichnis done verschoben Eine Empfangsbest tigung sollte nur angefordert werden wenn das E Mail System dies unterst tzt Da es aufgrund nicht ausreichend gepflegter Adress Daten zu tempor ren St rungen des Versands kommen kann wurde die Versandm glichkeit in Intervallen implementiert die die E Mail so lange versucht zu versenden bis dies gegl ckt ist Empfohlenes Ausf hrungsintervall Je nach erwarteter Anwendung alle 5 bis 60 Minuten zu den Gesch ftszeiten Abh ngigkeiten von anderen zeitgesteuerten Aufgaben Bedarfserfassug Dieser Prozess schlie t die B ndelung ab und ffnet die Auktion um den Auftrag Parameter Einen Rahmenvertrag auszuw hlen ist optional es k nnen nur abstrakte Rahmenvertr ge gew hlt werden veenion GmbH Seite 79 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Aufgaben f r Preisanfragen Empfohlenes Ausf hrungsintervall Zwischen einigen Minuten bis Stunden Abh ngigkeiten von anderen zeitgesteuerten Aufgaben Preisanfrage Die Aufgabe schlie t eine Ausschr
141. rsicht ber alle Bestellprozesse einsehen mit der M glichkeit Bestellprozesse anzulegen bearbeiten und zu l schen bersicht ber alle Bestellprozessgruppen einsehen mit der M glichkeit Bestellprozessgruppen anzulegen bearbeiten und zu l schen Beschreibung Impact Ordering Server verwalten und Nachrichten an die angemeldeten Benutzer senden Seite 8 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Link Angemeldete Benutzer Kurznachrichten Server anhalten Systemnachrichten bearbeiten Speicherplatzverbrauch Benutzer veenion GmbH Einstellungen f r Wiederholungen zeitgesteuerte Aufgaben Beschreibung Eine bersicht ber alle aktuell auf dem jeweiligen Server angemeldeten Benutzer einsehen Nachrichten an alle angemeldeten Benutzer senden Das Anhalten des Systems anfordern und dabei eine entsprechende Information an die angemeldeten Benutzer schicken Auf dieser Seite k nnen Sie Systemnachrichten bearbeiten die auf der Seite Lobby angezeigt werden Liste die f r jeden Benutzer den aktuellen Speicherplatzverbrauch seines Upload Ordners anzeigt Seite 9 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Einstellungen f r die Internationalisierung Wenn Sie das System international einsetzen k nnen Sie mit unterschiedlichen Sprachen W hrungen und Steuers tzen arbeiten Sie k nnen diese im System anlegen und z B Firmen Benutzern Produkten usw zuordnen Um die Eins
142. rt Parameter Parameter K uferfirma Dokument nur f r K uferfirma erstellen Ein Dokument inklusive aller Unter lt IO_firmen KlI gt erstellen Pro Unterfirma eigenes Dokument erstellen veenion GmbH Beschreibung W hlen Sie die gew nschte K uferfirma Wenn Sie keine Firma w hlen ist die Aufgabe f r alle Firmen g ltig Aktivieren Sie diese Option um die Bestellungen von Tochterfirmen zu ignorieren Aktivieren Sie diese Option um ein Dokument mit den erwarteten Wareneing ngen der gew hlten Firma und ihrer Tochterfirmen zu erstellen und an den zentralen Wareneingang der gew hlten Firma zu senden Aktivieren Sie diese Option um f r die eingestellte K uferfirma und deren Unterfirmen eigene Listen zu erstellen Seite 63 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Parameter Wareneingang f r heute Wareneingang f r morgen Aufgaben f r Lieferscheine und Wareneingang Beschreibung Die Aufgabe l uft morgens und die Daten werden auf den heutigen Tag bezogen das hei t insbesondere die Liste aller heute erwarteten Wareneing nge enth lt tats chlich die datumsgleich erwarteten Bestellungen Die Daten werden auf den morgigen Tag bezogen Empfohlenes Ausf hrungsintervall Einmal t glich morgens um den Wareneingang zu informieren Evtl ein weiteres Mal abends mit der Option Wareneingang f r morgen daf r muss die Aufgabe ein zweites Mal eingerichtet werden Abh ngigkei
143. ruppe mit dem gleichen Namen aber einer h heren Versionsnummer angelegt Schritt 9 Wechseln Sie ber Leitstand gt Admin gt Bestellprozesse in die Liste der Bestellprozesse siz Schritt 10 Klicken Sie auf neuer Eintrag D Schritt 11 Geben Sie einen Prozessnamen ein Schritt 12 W hlen Sie einen Internen Namen Schritt 13 W hlen Sie die Kategorie M glich sind Auslandsbestellung und Standard Schritt 14 Entfernen Sie den Haken in der Spalte Standard bei den Prozessgruppen die Sie durch ihre eigene Gruppe ersetzen wollen Schritt 15 W hlen Sie aus der Liste die sich nun in der Spalte Name ffnet Ihre eigene Prozessgruppe Schritt 16 Klicken Sie auf Speichern A Sie k nnen Bestellprozesse nur ndern solange Sie noch nicht benutzt wurden Wurde ein Prozess bereits verwendet erhalten Sie beim Speichern eine Fehlermeldung Schritt 17 Wechseln Sie ber Leitstand gt Firmen gt Firmen in die Liste der Firmen Schritt 18 Wechseln Sie mit Klick auf H in den Firmendialog und dort in den Karteireiter Schnittstellen Schritt 19 Ordnen Sie den Bestellprozess ber die Liste Zugeordnete Bestellprozesse der Firma zu Schritt 20 Klicken Sie auf Speichern Bestellprozess f r Auslandsbestellungen einrichten Unterscheiden sich die L nder in der Adresse des Lieferanten und der bestellenden Organisation gilt eine Bestellung als Auslandsbestellung Daf r muss im System ein Prozess definiert werden da der Warenkorb anso
144. rzeichnis auch direkt die zu importierenden Dateien im CBL Format gelegt werden Klicken Sie auf die Schaltfl che Suchen um den gew nschten Ordner auszuw hlen oder geben Sie den Pfadnamen direkt in das Feld ein Aktivieren Sie diese Option um die Dateien nach einem erfolgreichen Import zu l schen Den POP3 Server eintragen IP oder voller Name mit Domain wenn vor dem Import die Daten von einem Postfach abgeholt werden m ssen Name des verwendeten Postfaches Kennwort des verwendeten Postfaches Sie k nnen diese Option aktivieren um beim Auftreten von Fehlern benachrichtigt zu werden Gelesene Daten werden aus dem Postfach entfernt Importiert werden nur ungelesene Nachrichten Diese Aufgabe informiert Eink ufer Lieferant und oder Disponent je nach Einstellung falls Abweichungen zur Bestellung oder Auftragsbest tigung aufgetreten sind Empfohlenes Ausf hrungsintervall Bei Bedarf Wenn regelm ig mit dieser Funktion gearbeitet wird eventuell t glich Abh ngigkeiten von anderen zeitgesteuerten Aufgaben veenion GmbH Seite 58 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Aufgaben f r Lieferscheine und Wareneingang Aufgaben f r Lieferscheine und Wareneingang Lieferschein zum Lieferant Exporter Datei Mit dieser Aufgabe werden im System erfasste abgeschlossene Lieferscheine als Wareneingangsbest tigung per Datei zum Lieferant exportiert e Wenn Sie in der Auswahlliste allgemeing ltig w
145. s und einmal abends Abh ngigkeiten von anderen zeitgesteuerten Aufgaben Auftragsbest tigungen importieren Auftragsbest tigungen k nnen als E Mail im CBL Format vom Lieferanten geschickt werden und dann automatisch importiert werden Dies kann aus einem E Mail Postfach oder aus dem Dateisystem geschehen veenion GmbH Seite 56 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Parameter Parameter Pfad Dateien nach erfolgreichem Import l schen POP3 Server POP3 Benutzername POP3 Kennwort Bei Fehler den Absender benachrichtigen Gelesene Mails aus Postfach entfernen Folgende Personen bei zu sp t gesendeten Auftragsbest tigungen Lieferavis informieren Aufgaben f r Auftragsbest tigungen Lieferavis Beschreibung Tragen Sie einen g ltigen Pfad zu Ihrem Arbeitsverzeichnis ein Die Aufgabe legt darin die Unterverzeichnisse todo error done an um die heruntergeladenen E Mails abzulegen und zu verarbeiten Falls kein Postfach ausgelesen werden muss k nnen in das todo Verzeichnis auch direkt die zu importierenden Dateien im CBL Format gelegt werden Dateien nach erfolgreichem Import l schen oder in den Ordner done schieben Den POP3 Server eintragen IP oder voller Name mit Domain wenn vor dem Import die Daten von einem Postfach abgeholt werden m ssen Name des verwendeten Postfachs Kennwort des verwendeten Postfaches Aktivieren Sie diese Option wenn Sie bei einem Fehler eine
146. sb ndelung Dient zur B ndelung d h der Zusammenfassung von Preisanfragen versendet Preisanfragen und liest eingehende Angebote Abh ngig von der erwarteten Antwortzeit des Systems sollte diese Aufgabe zu den Gesch ftszeiten alle 5 bis 60 Minuten einmal ausgef hrt werden veenion GmbH Seite 15 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Zeitgesteuerte Aufgaben Liste der Aufgaben B D e Bedarfserfassung Dient zur Erfassung des Bedarfs d h sorgt f r die Sendung von Preisanfragen Dieser Prozess schlie t die Bedarfsb ndelung ab und sollte in gro en Abst nden laufen z B einmal jede Woche e Bef llung der Inhaltseinheiten von Positionen mit Katalogprodukt einmalig Einmalige Reparaturaufgabe F llt die Datenbankfelder Inhaltseinheit und Anzahl Inhaltseinheiten pro Bestelleinheit in Warenkorbs Bedarfsanforderung oder Bestellanforderungspositionen falls es sich um Katalogprodukte handelt Sollte nur einmal laufen ein mehrmaliger Lauf hat jedoch keine Auswirkungen auf das System e Benachrichtigungen f r nicht gesichtete Bestellungen versenden Erweiterung des Standards Sollte die Transferbest tigung Empfangsbest tigung nicht eingegangen sein werden der Bestellabfertiger und die Kontaktperson des Lieferanten aus dem Rahmenvertrag vom System dar ber informiert Einstellbar sind die Empf nger entweder der Ansprechpartner aus dem Rahmenvertrag oder die Kontaktadresse des Lieferanten e Benutzer im
147. sicht ber alle eingestellten zeitgesteuerten Aufgaben einsehen und Aufgaben anlegen bearbeiten und l schen Eine bersicht ber alle derzeit aktiven zeitgesteuerten Aufgaben einsehen Seite 7 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Einstellungen f r Wiederholungen zeitgesteuerte Aufgaben Link Beschreibung Zuletzt ausgef hrte Eine bersicht ber alle schon durchgef hrten zeitgesteuerte Aufgaben Aufgaben einsehen Es werden nur normale und Batchaufgaben angezeigt direkte Ausf hrungen werden nicht angezeigt Hintergrundprozesse Auf dieser Seite erhalten Sie eine bersicht ber laufende Prozesse Sonstiges Link Kommunikationspartner Firmenarten Sicherheitseinstellungen Versioning Attribute Bestellprozesse Bestellprozessgruppen Serververwaltung Link Server Verwaltung veenion GmbH Beschreibung Eine bersicht ber alle Kommunikationspartner einsehen und Kommunikationspartner anlegen bearbeiten und l schen Eine bersicht ber alle Firmenarten einsehen und Firmenarten anlegen bearbeiten und l schen Eine bersicht ber alle Berechtigungs Sets und Rollen Sets einsehen und Berechtigungs und Rollen Sets anlegen bearbeiten und l schen Eine bersicht ber alle Datenbanktabellen einsehen f r die derzeit die Versionsverfolgung der Datens tzte aktiviert ist Alle im System angelegten Attribute einsehen und Attribute anlegen bearbeiten und l schen be
148. siehe Seite 23 veenion GmbH Seite 22 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Zeitgesteuerte Aufgaben Liste der Aufgaben Q Z Zeitgesteuerte Aufgaben Liste der Aufgaben Q Z Liste A siehe Seite 14 Liste B bis D siehe Seite 15 Liste E bis H siehe Seite 17 Liste bis L siehe Seite 19 Liste M bis P siehe Seite 21 Die folgenden zeitgesteuerten Aufgaben stehen in alphabetischer Reihenfolge zur Auswahl Rechnungen abschlie en Diese Aufgabe schlie t die Bearbeitung von Rechnungen ab d h die Rechnungen die den vollen Rechnungsprozess innerhalb des Systems erfolgreich durchlaufen haben bekommen den Status Erledigt der anzeigt dass diese Rechnung den Endzustand erreicht hat Sie wird keinen weiteren Aktionen unterworfen Rechnungen akzeptieren Setzt verarbeitete Rechnungen auf den Status Akzeptiert Rechnungen prozessieren Pr ft ob Rechnungen mit den Daten auf dem zugeh rigen Liefer bzw Bestellschein bereinstimmen Rechnungen zuordnen Ordnet importierte Rechnungen den zugeh rigen Bestellungen zu Rechnungsexporter Diese zeitgesteuerte Aufgabe kontrolliert und steuert die Statusinformationen der Rechnungen also ob der Export an das ERP System durchgef hrt wurde oder nicht Rechnungsstorno Sendet stornierte Rechnungen in einer ASCII E Mail an den Lieferanten zur ck Regelbedingungen pr fen siehe Seite 41 Pr ft ob Genehmigungsregeln auf gel schte Objekte angelegt sind Die
149. t veenion GmbH Seite 101 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Andere zeitgesteuerte Aufgaben Parameter Keine Empfohlenes Ausf hrungsintervall Einmal am Tag kurz nach 00 00 Uhr zum rechtzeitigen Beenden der Kontrollstrukturen Nummernkreise und bei Nummernkreise zur Aktivierung des Nachfolgers Hinweis Laufen Nummernkreise bzgl ihres Wertes aus oder soll bzgl des Wertes eine Warnung versendet werden geschieht dies bei der Verwendung der Nummern also z B bei einem Bestellnummernkreis w hrend der Bestellerzeugung Abh ngigkeiten von anderen zeitgesteuerten Aufgaben Lieferantenkennzahlen aktualisieren Diese Aufgabe dient der bertragung von Daten in das Statistikschema um weitere Auswertungen nach Lieferantenkennzahlen einsehen zu k nnen Geben Sie in der zeitgesteuerten Aufgabe den Namen des importierten eCI ss Klassifikationsschemas an falls die Kataloge des Systems mit eCl ss klassifiziert wurden Aktivieren Sie die Option Verbose wenn die Aufgabe die Prozesse ausf hrlich protokollieren soll Der Reset wird notwendig wenn Sie die Daten des Statistik Schemas bereits zur ckgesetzt haben z B durch einen Wechsel der Datenbank o Hinweis Die Option Reset betrifft die Markierung der Daten des Default Schemas zur bernahme in das Statistik Schema Sollte die Aufgabe mit dieser Einstellung durchgef hrt werden ohne dass die Daten des Stastistik Schemas selbst gel scht worden sind
150. t ist eine korrekte und fehlerfreie Suche m glich veenion GmbH Seite 25 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Aufgaben f r die Katalogverwaltung Achtung Wenn eine Kataloggenehmigung durchgef hrt werden soll kann die Aufgabe nicht mehr direkt beim Katalogimport auf der Registerkarte Import starten aktiviert werden Parameter Parameter Index erstellen Nur ge nderte Produkte Index erstellen Index komplett neu erstellen Einstellungen Web Dateien Einstellungen PDF Dateien Einstellungen HTML Dateien Einstellungen Text Dateien Eintsellungen Multimedia Dateipfade Einstellungen Produkt Name Einstellungen Schl sselw rter veenion GmbH Beschreibung Im normalen Betrieb sollte diese Einstellung aktiviert werden Es werden nur Produkte in Katalogen indiziert die sich seit dem letzten Lauf der Volltext Indizierung ver ndert haben d h der Index wird inkrementell aufgefrischt nur ge nderte Produkte werden neu indiziert Der Index wird vollst ndig neu aufgebaut alle Produkte werden neu indiziert Dies ist in der Regel nicht erforderlich und ist nur bei einer Neuinstallation oder gr eren Fluktuationen in den verf gbaren Katalogen notwendig Die Dauer h ngt von der Menge der verf gbaren Produkte ab und kann unter Umst nden einige Stunden in Anspruch nehmen Gibt es in der Produktbeschreibung Verweise auf externe Seiten im World Wide Web so k n
151. t ausgef hrte Aufgaben wird eine Liste der zuletzt ausgef hrten Aufgaben gepflegt Hier wird auch angezeigt ob ein Batch Job gelaufen ist Auch in der bersicht der zeitgesteuerten Aufgaben finden Sie Angaben zum Status einer Aufgabe Lesen hier die Einstellungen f r Verantwortliche und Mandantenfirmen nach Folgeaufgaben Verketten von zeitgesteuerten Aufgaben Durch das Einstellen von Folgeaufgaben k nnen Sie sehr einfach Aufgaben Ketten erstellen die den Prozessablauf beschleunigen Sie geben einen Zeitpunkt f r die erste Aufgabe an die ausgef hrt werden soll und verkn pfen sie mit einer Folgeaufgabe Sie k nnen beliebig viele Aufgaben verketten Jede Folgeaufgabe h ngt von der vorangehenden Aufgabe ab d h die Ausf hrungsreihenfolge der Aufgaben muss sinnvoll sein Tritt ein Fehler in der Kette auf wird nur bis zu der fehlerhaften Aufgabe ausgef hrt Die in der Liste in Klammern angezeigten Namen vom verantwortlichen Benutzer sowie Bezeichnungen der Aufgabe Namen von Lieferanten und oder K uferfirmen f r die die jeweilige Aufgabe l uft falls dort diese Einstellungen m glich sind dienen der Identifizierung veenion GmbH Seite 11 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Einstellungen f r Wiederholungen zeitgesteuerte Aufgaben Alle Aufgaben die als Typ Keine Folgeaufgabe eingestellt haben und somit keine eigene Wiederholung eingestellt haben erscheinen in jeder Aufgabe in der Liste der Folgeaufgab
152. t wurde oder Email mit xCBL HH Dateianhang falls die Klartext Option nicht aktiviert wurde gew hlt wurde e W hlen Sie aus der Auswahlliste individuell um die Lieferscheinen der ausgew hlten Lieferanten zu versenden falls im zugeh rigen Rahmenvertrag individuell als Lieferscheinversandweg ausgew hlt wurde Parameter Parameter SMTP Host Betreff Kopie senden an Blindkopie senden an Empfangsbest tigung anfordern Dateianh nge als ZIP Datei speichern Lieferant Als Klartext exportieren Positionen nach Anforderungen aufschl sseln veenion GmbH Beschreibung Rechner mit SMTP Server zum Versand der E Mail Der Betreff der E Mail als Platzhalter stehen zur Verf gung 0 Lieferscheinnummer 1 Rahmenvertragsnummer 2 interne Nummer aus Rahmenvertrag 3 externe Nummer aus Rahmenvertrag Optionale E Mail Adresse f r Bestell Duplikate Es k nnen mehrere Versandadressen durch Semikolon oder Leerstelle getrennt angegeben werden Die Empf nger sehen nicht die komplette Liste der Adressaten Fordert eine Empfangsbest tigung vom E Mail System des Empf ngers an Aktivieren Sie diese Option um Datei Anh nge in eine ZIP Datei zu packen W hlen Sie aus der Auswahlliste einen Lieferanten W hlen Sie keinen Lieferant ist die Aufgabe f r alle Lieferanten g ltig Aktivieren Sie diese Option um die Dateien als Klartext zu exportieren Ein Beispiel f r einen Klartext Lieferschein
153. te per E Mail an den Eink ufer Falls keine Bestellungen vorliegen wird trotzdem eine E Mail erzeugt die dar ber informiert dass keine Bestellungen vorliegen Diese Aufgabe sollte an Werktagen einmal t glich morgens laufen um den Wareneingang zu informieren Liste berf lliger Wareneing nge generieren Erzeugt eine Liste von Bestellungen im PDF Format die laut Lieferdatum berf llig sind Das System sendet diese Liste per E Mail an den Eink ufer Diese Aufgabe sollte an Werktagen einmal t glich laufen um den Wareneingang zu informieren Liste A siehe Seite 14 Liste B bis D siehe Seite 15 Liste E bis H siehe Seite 17 Liste M bis P siehe Seite 21 Liste Q Z siehe Seite 23 Zeitgesteuerte Aufgaben Liste der Aufgaben M P Liste A siehe Seite 14 Liste B bis D siehe Seite 15 Liste E bis H siehe Seite 17 Liste bis L siehe Seite 19 Liste Q Z siehe Seite 23 Die folgenden zeitgesteuerten Aufgaben stehen in alphabetischer Reihenfolge zur Auswahl Mahnungen zur Lieferscheinerfassung Verschickt Mahnungen bei nicht gebuchten Wareneingang entsprechend der Einstellungen im Rahmenvertrag Ab V6 4 Die Mahnungen werden nur versendet falls eine Bestellung exportiert wurde MailBidding Auto Empf nger Mit dieser Aufgabe werden Preisanfragen zur Angebotsabgabe per E Mail an die Lieferanten geschickt Mehrwertsteuer Anpassung veenion GmbH Seite 21 Benutzerhandbuch Administration impact ordering
154. tei auf der Festplatte zu speichern Dies dient der Revisionssicherheit und entlastet das Produktivsystem weil nur aktuelle Daten im Produktivsystem gehalten werden Der Export der Transaktionsdaten in die Archivdatei kann entweder manuell oder in regelm igen Abst nden automatisch durch zeitgesteuerte Aufgaben erfolgen Die importieren Daten werden in ein Archivsystem abgelegt und k nnen im Produktivsystem ber den Men punkt Archiv eingesehen werden Eine Bearbeitung der archivierten Daten ist nicht m glich Um die Archivierungsfunktion verwenden zu k nnen ist ein entsprechender Lizenzschl ssel erforderlich Nur Benutzer mit dem Berechtigungs Set Archivar k nnen Daten archivieren und archivierte Daten importieren und einsehen Beim Daten Export in den Archiv werden die Daten aller Firmen exportiert Es ist jedoch m glich durch die Zuordnung von Firmen zum Berechtigungs Set Archivar im Benutzerprofil die Sicht auf die Daten bestimmter Firmen zu beschr nken veenion GmbH Seite 108 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Server verwalten Zur besseren Verteilung der Arbeitslast k nnen mehrere Server zu einem Cluster zusammen geschaltet werden Die Benutzer werden bei der Anmeldung automatisch auf die einzelnen Server des Clusters verteilt sodass jeder Server ungef hr die gleiche Arbeitslast hat Alle Server arbeiten jedoch auf der selben Datenbank Sie k nnen Server verwalten indem Sie auf der Seite Administration
155. tellungen f r die Internationalisierung einzurichten w hlen Sie den Men punkt Leitstand klicken Sie auf den Link Administration und klicken Sie auf den entsprechenden Link im Bereich Internationalisierung Detaillierte Informationen zu den Einstellungen erhalten Sie indem Sie auf der jeweiligen Seite auf den Men punkt Hilfe klicken L nder Beim Anlegen eines Landes legen Sie die Sprache W hrung und die Umrechnungsrate zur Standardw hrung des Systems fest L nder k nnen Firmen im Firmenprofil und Benutzern im Benutzerprofil zugeordnet werden Eine Sprache kann nur im System verwendet werden wenn Sie die entsprechende Lizenz erworben haben und die entsprechende Sprachdatei f r die Benutzeroberfl che vorliegt In den Details zum Land m ssen Sie f r die Sprache bzw f r das Land die Option Sichtbar aktivieren Regionen und Steuern Sie k nnen unterschiedliche Regionen und Steuers tze anlegen und den Regionen die jeweils g ltigen Steuers tze zuordnen Regionen k nnen Produkten in den Produktdetails und Benutzern im Benutzerprofil zugeordnet werden Bei Bestellungen wird der f r die Region g ltige Steuersatz verwendet Legen Sie zuerst die Regionen an damit sie diese den Steuers tzen zuordnen k nnen Umrechnungsraten und W hrungskurse Sie k nnen mit einer festen Umrechnungsrate pro eingesetzte W hrung arbeiten oder Sie k nnen zeitgesteuert z B t glich oder w chentlich von verschiedenen Dienstanbietern ber das
156. ten von anderen zeitgesteuerten Aufgaben Liste berf lliger Wareneing nge generieren Die Listen der berf lligen zu heute erwarteten Wareneing ngen unterscheiden sich nur in der Auswertung welche Bestellungen aufgenommen werden Parameter Parameter K uferfirma Dokument nur f r K uferfirma erstellen Ein Dokument inklusive aller Unter lt IO_firmen KlI gt erstellen Pro Unterfirma eigenes Dokument erstellen veenion GmbH Beschreibung W hlen Sie die gew nschte K uferfirma Wenn Sie keine Firma w hlen ist die Aufgabe f r alle Firmen g ltig Aktivieren Sie diese Option um die Bestellungen von Tochterfirmen zu ignorieren Aktivieren Sie diese Option um ein Dokument mit den berf lligen Wareneing ngen der gew hlten Firma und ihrer Tochterfirmen zu erstellen und an den zentralen Wareneingang der gew hlten Firma zu senden Aktivieren Sie diese Option um f r die eingestellte K uferfirma und deren Unterfirmen eigene Listen zu erstellen Seite 64 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Aufgaben f r die Rechnungsabwicklung Parameter Beschreibung Wareneingang f r Die Aufgabe l uft sinnvollerweise morgens und die Daten heute werden auf den heutigen Tag bezogen das hei t die Liste aller berf lligen Wareneing nge enth lt alle bis einschlie lich gestern erwarteten Bestellungen Wareneingang f r Die Daten werden auf den morgigen Tag bezogen d h morgen insbesonder
157. ten zu exportieren Aktivieren Sie diese Option um Bestellpositionen die nicht freie Bestellpositionen oder Bestellpositionen mit Datei Anhang sind zu versenden Aktivieren Sie diese Option um Bestellpositionen die als freie Bestellposition erstellt wurden zu versenden Bestellpositionen die einen Dateianhang haben versenden Ist diese Option nicht aktiviert werden diese Bestellungen nicht exportiert N Wenn die Option aktiviert ist werden Bestellungen ohne Dateianhang mit diesem Exporter ebenfalls exportiert dies wird damit also nicht ausgeschlossen Durch die letzten drei Optionen ist es m glich die unterschiedlichen Arten der einzelnen Bestellpositionen unterschiedlich beim Versand zu behandeln falls das Bestellannahmesystem des Lieferanten dies erfordert dies erfordert Bei aktivierter Option werden auch Stornierungen ber diese zeitgesteuerte Aufgabe versendet Ist diese Option nicht aktiv kann der Versand von Stornierungen getrennt vom Bestellversand konfiguriert werden IN Bei der Verwendung des getrennten Versandes von Bestellungen und Stornos f r die betroffenen Lieferanten kann nicht die Funktionalit t der allgemeing ltigen Bestell Exporter verwendet werden hnlich wie auch bei Verwendung der Optionen Freiform Dateianh nge etc Freiform Dateianh nge etc Seite 51 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Aufgaben f r Bestellungen Parame
158. ter Betreff f r Bestellungen Betreff f r Stornierungen Beschreibung Platzhalter f r den Betreff der Bestell E Mail Platzhalter 0 14 N2 Buyer Name Seller Name ShipTo Name ShipTo DeliveryAdr Company ShipTo DeliveryAdr Name ShipTo DeliveryAdr Name2 ShipTo DeliveryAdr Name3 Bedeutung Bestellnummer Interne Nummer aus dem Rahmenvertrag Externe Nummer aus dem Rahmenvertrag bestellende Firma Firmenkurzbezeichnung aus Firmendialog Lieferant Firmenkurzbezeichnung aus Firmendialog belieferte Firma Firmenkurzbeszeichnung aus Firmendialog besitzende Firma der Lieferadresse Firmenkurzbeszeichnung aus Firmendialog Lieferadresse Name1 Lieferadresse Name2 Lieferadresse Name3 Betreff bei Stornierung 0 steht f r die Bestellnummer veenion GmbH Seite 52 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Aufgaben f r Bestellungen Parameter Beschreibung Format Wird PDF Anhang gew hlt so wird statt einer Klartext Mail mit der Bestellung eine E Mail mit pdf Formular Anhang der die Bestellung enth lt versendet Empfohlenes Ausf hrungsintervall Je nach gew nschter Antwortzeit des Systems im 5 bis 60 Minuten Rhythmus zu den normalen Gesch ftszeiten Abh ngigkeiten von anderen zeitgesteuerten Aufgaben Diese Aufgabe sollte nach der Aufgabe Bestellungen erzeugen laufen da sie direkt von dieser abh ngt Bekannte Fehler Probleme und Ursac
159. tergeleitet Beispiel Genehmiger sendet Antwort von au en an Genehmigung beispielfirma org Die Antwort kommt in diesem Postfach an und wird automatisch an das Postfach weitergeleitet das unter POP3 Benutzername angegeben ist etwa Name beispielfirma org A Der Mailserver muss so konfiguriert sein dass er E Mails die an diese Adresse gesendet werden intern an die Adresse umgeleitet die zum Feld POP3 Benutzername passt Empfohlenes Ausf hrungsintervall Je nach Bedarf mehrmals t glich Genehmigungsweiterleitung Leitet Genehmigungen nach einer definierten Anzahl von Tagen an den Vorgesetzten des Genehmigers bzw dessen Vertreter weiter falls Genehmigungen nicht bearbeitet wurden Parameter Wartezeit in Tagen veenion GmbH Beschreibung Frist nach deren Ablauf nicht bearbeitete Genehmigungen weitergeleitet werden Der unter Benutzer eingetragene Benutzer wird zus tzlich dar ber informiert falls eine Genehmigung nicht Seite 40 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Aufgaben f r Bestellungen weitergeleitet werden konnte etwa weil kein Vorgesetzter eingetragen ist Intervall f r Sind viele Genehmigungselemte zu pr fen oder das System Protokolleintr ge auf Grund hoher Last sehr langsam kann es bei der Ausf hrung der Aufgabe zu einem Timeout kommen Dies verhindern Sie indem Sie hier angeben in welchem Abstand eine R ckmeldung an das System erfolgen soll Angegeben wird die Anz
160. tikelnummer gesucht werden Kernsortimentsartikel werden bei der Suche h her bewertet d h sie erscheinen oben in der Ergebnisliste erlaubt die Suche ber EClass Katalog Erlaubt die Suche nach Preise brutto oder netto Erlaubt die Suche nach zus tzlichen Produktattributen Erlaubt die Suche in Multimedia Daten Text HTML PDF usw Klicken Sie auf diese Schaltfl che um die Einstellungen auf die Voreinstellungen zur ckzusetzen Seite 27 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Aufgaben f r die Katalogverwaltung Parameter Beschreibung Voreingestellte Sprache Sprache der zu indizierenden Dokumente f r Silbentrennung usw Standardwert de deutsch falls die Sprache nicht durch den Katalog festgelegt ist Die Spracheinstellung beeinflusst die phonetische Suche Debug Informationen Ist diese Option aktiviert werden s mtliche Indizierungsvorg nge zur berpr fung in eine eigene Protokolldatei geschrieben Wichtig Diese Datei kann sehr gro werden Empfohlenes Ausf hrungsintervall Die Volltext Indexerstellung muss nach jedem Katalogimport durchgef hrt werden Beim Import mehrerer Kataloge empfiehlt es sich nach Abschluss des Imports durchgef hrter Kataloggenehmigung und Lauf der Aufgabe Katalogpflege die Indizierung einmal gemeinsam laufen zu lassen Da alle Katalogdaten bearbeitet werden kann das bei gro en Datenmengen l nger dauern Ansonsten sollte die Aufgabe imme
161. tionen Parameter Parameter Beschreibung UNSPSC Verzeichnis Das Verzeichnis in dem die Klassifikationsdatei im csv Format liegt und die weiteren Daten Klicken Sie auf die Schaltfl che Suchen um den gew nschten Ordner auszuw hlen oder geben Sie den Pfadnamen direkt in das Feld ein UNSPSC Version Version des verwendeten UNSPSC Kataloges UNSPSC Katalogname Der Name des neu zu erzeugenden UNSPSC Kataloges Empfohlenes Ausf hrungsintervall Nur ein einziges Mal am besten als sogenannter Batch Job Abh ngigkeiten von anderen zeitgesteuerten Aufgaben Nielsen Klassifikations Importer Mit dieser Aufgabe werden Nielsen Klassifikationen importiert Parameter Parameter Beschreibung Pfad Hier k nnen Sie den Ordner w hlen in welchem die Importdatei vorliegt Klicken Sie auf die Schaltfl che Suchen um den gew nschten Ordner auszuw hlen oder geben Sie den Pfadnamen direkt in das Feld ein Dateien nach Aktivieren Sie diese Option um die Dateien nach einem erfolgreichem Import erfolgreichen Import zu l schen l schen Klassifikationszuordnung importieren Mit dieser zeitgesteuerten Aufgabe wird eine Klassifikationszuordnung importiert Parameter Parameter Beschreibung Pfad Das Verzeichnis in dem die Klassifikationsdatei liegt Klicken Sie auf die Schaltfl che Suchen um den gew nschten Ordner auszuw hlen oder geben Sie den Pfadnamen direkt in das Feld ein veenion GmbH Seite 35 Benutzerhandbuch Administr
162. uf il aus veenion GmbH Seite 121 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Auslandsbestellung Szenarien und Beispiele Schritt 11 Klicken Sie auf die Registerkarte Mandantendaten Schritt 12 Aktivieren Sie die Option Firma ist Mandantenfirma Schritt 13 Tragen Sie im Feld Mandanten Skin den Namen ein den Sie dem Skin in Schritt 1 gegeben haben Hier MyCompany Schritt 14 Klicken Sie auf Speichern Schritt 15 Starten Sie das System neu veenion GmbH Seite 122 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Sonstige administrative Aufgaben Kommunikationspartner anlegen und bearbeiten Jede Stelle Site mit der das System Daten austauscht ist ein Kommunikationspartner oder Site Also z B das eigene Warenwirtschaftssystem der Lieferant 1 die Clearing Stelle XY etc Jede Site bekommt je Installation eine eindeutige Nummer Site Id und elektronische Dokumente die ausgetauscht werden bekommen als Ursprung diese Site Id so dass man immer wei wer das Dokument Rechnung Bestellung Lieferschein urspr nglich mal erstellt hat Bei verteilten Systemen mehrere Server je Installation Lastverteilung muss nat rlich das System selbst die eigenen Dokumente auch verteilen Jedes Teilsystem hat eine eigene Site Id so kann man feststellen wann das Dokument rund gelaufen ist und jeder die Information erhalten hat ohne dass die Gefahr besteht dass es f r alle Zeit im Kreis l uft Der h
163. ute importieren zeitgesteuerte Aufgabe 29 Gesamtkatalog erzeugen 222444uuunnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnannnn nenn 30 Kernsortimentkatalog erzeugen zeitgesteuerte Aufgabe 31 DEI Benuzer Wanunge ranana ein 32 URL Pinger f r externe Kataloge zeitgesteuerte Aufgabe 32 Aufgaben f r Klassifikationen u a a 33 eClass Katalog EZeiten nen ea 33 eCl ss Klassifikationsschema Import rer44 44200 33 Klassifikationsschema Produktzuordnung 4rrrr 33 Einfache Klassifikation importieren 444444444H nn 34 veenion GmbH Seite i Benutzerhandbuch Administration impact ordering Inhalt UNSPSC Klassifikationsschema Import rrr 4 gt 34 Nielsen Klassifikations Importer uuu444444 nenn 35 Klassifikationszuordnung importieren 244444444Rn nn 35 Klassifikationszuordnung exportieren 244444444HHn nennen 36 Klassifikation aktualisieren 22222200uueeeennnnsnenennnneeeeennnn 36 Klassifikationsattribute aktualisieren zeitgesteuerte Aufgabe uum4444444nnnnnnnnnnnnnn nennen 37 eClass Mappings importieren zeitgesteuerte Aufgabe 37 Aufgaben f r die Genehmigung ssessssssssrrrressssrrrrrrnnresserrerne er GenehmigungSsaktivierund zn 37 Genehmigungserinnerung zeitgesteuerte Aufgabe 38 Genehmigungsantworten per E Mail verarbeiten zeit
164. veenion impact ordering Administration Benutzerhandbuch impact ordering Version 8 0 Vertraulichkeit Dieses Dokument und die darin enthaltenen Informationen d rfen ausschlie lich zu Zwecken der Bewertung der Applikationen von veenion in dessen Zusammenhang dieses Dokument verf gbar gemacht wurde verwendet werden Das Dokument beinhaltet Betriebs und Gesch ftsgeheimnisse von veenion oder Dritten die veenion zur Verwendung und Weitergabe dieser Informationen erm chtigt haben Die Informationen d rfen nur von den zust ndigen Personen innerhalb der internen Organisation des Empf ngers durchgef hrt werden Dieses Dokument und die darin enthaltenen Informationen d rfen nur mit schriftlicher Einwilligung von veenion Dritten zug nglich gemacht werden Sofern das zugrunde liegende Angebot nicht angenommen wird sind dieses Dokument und alle ggf davon erstellten Kopien veenion auf erstes Verlangen zur ckzugeben Copyright 2015 veenion GmbH Alle Rechte vorbehalten Kein Teil der Dokumentation darf in irgendeiner Form ohne schriftliche Genehmigung der veenion GmbH reproduziert ver ndert oder weiterverarbeitet werden Die veenion GmbH bem ht sich um eine vollst ndige und richtige Dokumentation bernimmt aber keine Garantie f r die Vollst ndigkeit und Richtigkeit der enthaltenen Informationen Texte Grafiken Links und anderer Daten Die Informationen in dieser Dokumentation unterliegen st ndigen Ver nderungen neuere Versionen
165. veenion GmbH Index Rechnungen prozessieren 24uurr4ea0nen nenn 69 Rechnungen zuordnen ian 69 Rechnungsexp rler u n ue ee 71 Rechn ngsstornor 2 es eek 72 Regelbedingungen pr fen 204240440 nnenn nn 41 S Seiten der Administration sssosrisinirisrsreissinsnsieseia 7 Server verwalten u 220u4444444n0nnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnn 109 Sonstige administrative Aufgaben 123 Standardprozess ndern 20u2220ursnenr nennen 113 System anhalten zeitgesteuerte Aufgabe 99 Systemnachrichten bearbeiten 110 U ber dieses Handb eh uuuuueununssnanne 6 bersetzungen bearbeiten 111 UNSPSC Klassifikationsschema Import 34 URL Pinger f r externe Kataloge zeitgesteuerte Aufgabe use 32 Vv Volltext Indexerstellung zeitgesteuerte Aufgabe 25 Vorlagen Managet u 2ukers see 99 Ww W hrungsumrechnungsraten Importer 103 X XML1 MPOST u a en 24 Z Zeitgesteuerte Aufgaben Liste der Aufgaben A 14 Zeitgesteuerte Aufgaben Liste der Aufgaben B D 15 Zeitgesteuerte Aufgaben Liste der Aufgaben E H 17 Zeitgesteuerte Aufgaben Liste der Aufgaben I L 19 Zeitgesteuerte Aufgaben Liste der Aufgaben M P 21 Zeitgesteuerte Aufgaben Liste der Aufgaben Q Z 23 Zeitgesteuerte Aufgaben verwalten 11 Seite 127
166. werden die Daten verdoppelt da alle bereits bertragenen Daten erneut aufgenommen werden Eine solche Fehladministration k nnen Sie jederzeit durch komplettes L schen der Statistik Daten zur cksetzen des kompletten Statistik Schemas und einmaliges Ausf hren der Aufgabe mit der aktivierten Option Reset beheben Zum Zur cksetzen des Statistik Schemas m ssen Sie Ihren Systemadministrator kontaktieren Wird bei einem schon l nger laufenden System mit einer Vielzahl von Transaktionen das Statistik Schema neu eingerichtet kann die erste Durchf hrung einige Stunden dauern und sollte nicht in Zeiten erh hten Zugriffs auf die Datenbank erfolgen Parameter Parameter Beschreibung eClass Klassifizierungskatalog Name UN SPSC Klassifizierungskatalog Name veenion GmbH Seite 102 Benutzerhandbuch Administration impact ordering Parameter Healy Hudson Klassifizierungskatalog Name verbose reset Statistikschema komplett neu erstellen Indizes des Statistik Schemas w hrend der Neubildung deaktivieren Andere zeitgesteuerte Aufgaben Beschreibung Die Ausf hrung der Aufgabe erzeugt mehr Protokolldatei Eintr ge Damit werden alle Daten ins Statistikschema berf hrt Dies wird in der Regel nur dann ben tigt wenn das Statistik Schema selbst resettet wurde um wieder alle Daten aufzunehmen Im Normalfall werden die Daten mittels dieser Aufgabe regelm ig berf hrt Damit dies nicht

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