Fax-Client-Handbuch
Contents
1. GFI Product Manual GFI FaxMaker Fax Client Handbuch GFI http www gfi com info gfi com Die Informationen in diesem Dokument k nnen ohne vorherige Ank ndigung ge ndert werden Sofern nicht anders angegeben sind alle in den Beispielen dieses Dokuments verwendeten Unternehmen Namen und Daten fiktiv Ohne die ausdr ckliche schriftliche Genehmigung von GFI SOFTWARE LTD darf kein Teil dieses Dokuments in irgendeiner Form oder mit irgendwelchen Mitteln elektronischer oder mechanischer Art f r irgendeinen Zweck vervielf ltigt oder bermittelt werden FaxMaker ist von GFl SOFTWARE LTDO urheberrechtlich gesch tzt 1999 2011 GFI SOFTWARE LTD Alle Rechte vorbehalten GFI FaxMaker ist eine eingetragene Marke GFI SOFTWARE LTD und das GFI SOFTWARE Logo sind Marken von GFI SOFTWARE Ltd in Europa den USA und in anderen L ndern Version 14 Letzte Aktualisierung September 5 2011 Inhalt 1 Senden und Empfangen von Faxdokumenten 5 1 1 Einf hruns nei an 5 1 2 ASA abad 5 1 3 Erneutes Senden von Faxen ccccce cece cece cceccceccceccceuceeccesccesecs 10 1 4 FAA a ee 11 1 5 Empfangen von Faxen san ei Een 11 2 Senden und Empfangen von SMS 13 2 1 Einf hrunk scr 13 2 2 Senden von SMS mit Hilfe des FaxMaker SMS Formulars ooooo 13 3 Senden von Faxen und SMS aus Microsoft Outlook 17 3 1 EMT een AAA 17 3 2 Senden eines Fax mit dem Formular f r E Mail Nachrichten in Microsoft OUTLOOK a a ee2. Geben Sie die GSM Mobilfunknummer in das daf r vorgesehene Feld ein unterhalb von Geschaftsfax Klicken Sie auf Speichern und Schlie en um die Mobilfunknummer zu speichern 14 Senden und Empfangen von SMS GFI FaxMaker HINWEIS Wenn Sie einen Web basierten SMS Dienst nutzen stellen Sie sicher dass Ihre Mobilfunknummer im internationalen Format vorliegt der L ndercode muss vor der Nummer eingef gt sein Beispiel 35699407512 3 W hlen Sie die Empf nger aus indem Sie zun chst auf An und dann auf OK klicken HINWEIS Der Kontakt wird nicht angezeigt wenn Sie weder eine E Mail Adresse noch eine Faxnummer eingetragen haben Sie m ssen daher f r jeden Kontakt zumindest eine E Mail Adresse oder eine Faxnummer angeben 4 Klicken Sie nach Eingabe aller Daten auf die Schaltfl che Senden FaxMaker versendet dann die SMS Kurze Zeit sp ter finden Sie in Ihrem Eingangspostfach ein Ubertragungsprotokoll mit Angaben zum erfolgreichen Versand der SMS GFI FaxMaker Senden und Empfangen von SMS 15 3 Senden von Faxen und SMS aus Microsoft Outlook 3 1 Einf hrung Wenn Ihr Unternehmen Exchange Server 2000 oder 2003 nutzt k nnen Sie unter Verwendung der in diesem Kapitel beschriebenen Methoden Faxe direkt aus Microsoft Outlook heraus versenden und empfangen Wenn in Ihrem Unternehmen Exchange Server 2000 oder 2003 nicht zur Verf gung stehen k nnen Sie dennoch Faxe direkt aus Microsoft Outlook heraus vers
3. Sie k nnen Anmerkungen l schen indem Sie diese ausw hlen und anschlie end die L schtaste dr cken Auswahl Tool f r Bereiche Mit diesem Tool k nnen Sie einen Bildbereich markieren den Sie bearbeiten wollen Klicken und ziehen Sie mit der Maus um ein Rechteck um den zu bearbeitenden Bereich aufzuziehen Nach Festlegung des Rechtecks k nnen Sie durch Klicken mit der rechten Maustaste ein Popup Men mit den Bearbeitungsoptionen f r den ausgew hlten Bereich ffnen z B vergr ern verkleinern in die Zwischenablage kopieren Tool f r Haftnotizen Mit diesem Tool k nnen Sie dem Fax eine Textnotiz hinzuf gen Sie k nnen Schriftart Schriftgr e und Effekte aus der Formatierungs Werkzeugleiste ausw hlen Klicken und ziehen Sie das Bild um die Gr e der anzufertigenden Notiz festzulegen Tragen Sie anschlie end den Notiztext ein Sie k nnen einen beliebigen Text in die Notiz eintragen den Sie auch sp ter noch bearbeiten k nnen Ausgew hlte Schriftart Schriftgr e und Effekte gelten f r die gesamte Notiz Wenn Sie eine dieser Eigenschaften w hrend der Bearbeitung der Notiz ndern wirkt sich diese nderung auf den gesamten Text der Notiz aus Haftnotizen werden immer als schwarzer Text mit gelbem Hintergrund angezeigt HINWEIS Wenn eine Notiz keinen Text enth lt und Sie die Bearbeitung der Notiz unterbrechen z B die Gr e des Haupttextes ndern oder zu einem anderen Tool wechseln wird die Notiz
4. r diese Methode der Adresseingabe ist es erforderlich zuvor den Mailserver so zu konfigurieren dass alle an FaxMaker com gesendeten Mails an den GFI FaxMaker Faxserver weitergeleitet werden Das anzuwendende Verfahren wird f r Lotus Notes und f r Microsoft Exchange Server 5 5 beschrieben und ist f r alle Mailserver gleich 3 Mit der Funktion Datei anh ngen k nnen Sie Dateien an die Nachricht anh ngen 4 Klicken Sie nach Eingabe aller Daten auf die Schaltfl che Senden FaxMaker versendet das Fax und gibt eine R ckmeldung zum Faxstatus in Form eines per E Mail gesendeten Ubertragungsprotokolls aus 4 3 Faxoptionen bei Verwendung des E Mail Programms Wenn Sie ein Fax mit Faxoptionen versenden m chten die von den Standardeinstellungen abweichen welche Ihr Administrator oder Sie selbst gesetzt haben stehen Ihnen die in diesem Abschnitt beschriebenen Faxoptionen zur Verf gung Die Faxoptionen sind zu Beginn des Hauptteils der E Mail Nachricht angef hrt von einem doppelten Doppelpunkt einzutragen Die Faxempf nger k nnen diese Angaben im Empfangstext nicht sehen Die folgenden Optionen sind verf gbar So geben Sie ein Deckblatt an C Deckblattname Beispiel C Deckbl1 Deckblattname steht f r den Namen des Deckblatts Wenn Sie kein Deckblatt versenden m chten standardm ig aber ein Deckblatt hinzugef gt wird k nnen Sie diese Option tempor r durch Angabe von Keine umgehen Dadurch f gt FaxMaker kein D
5. 00 00 AM Datum Abbrechen Screenshot 6 Zustelloptionen f r das Fax Reiter Zustellung Priorit t Die Einstellung der Priorit tsstufe auf hoch oder normal wirkt sich nur dann auf die Zustellzeit aus wenn sich viele Faxe in der Warteschlange befinden Diese Option k nnen Sie direkt von der Werkzeugleiste aus einstellen Kostenstelle Die Kostenstelle wird f r Abrechnungszwecke verwendet und dient dazu dem Fax die anteiligen Kosten zuzuweisen Optional Zeitplanung Wenn Sie das Fax zu einem sp teren Datum oder einer sp teren Uhrzeit versenden m chten aktivieren Sie das Kontrollk stchen und w hlen Sie das entsprechende Datum und die Uhrzeit aus GFI FaxMaker Senden und Empfangen von Faxdokumenten 9 Optionen Format Zustellung SMTP Optionen E Mail Adresse Geben Sie die E Mail Adresse an an die Zustellungsberichte von 7 gesendeten Fax Nachrichten gesendet werden sollen E Mail Adresse FaxMakerUser mycompany com Erweiterte Legen Sie die SMS Gateway Informationen von FAXmaker fest Diese Informationen werden vom Fax Nachrichtenformular von FAXmaker ben tigt um Faxe zum FAXmaker Server senden zu k nnen Name IP Adresse und Port des Mailservers 132 168 3 11 25 SSL verwenden SMTP Authentifizierung verwenden O TS r Abbrechen Screenshot 7 SMTP Optionen Reiter SMTP Optionen E Mail Adresse Geben Sie die E Mail Adresse an an die Zustellungsberic
6. Ort FAXmaker Fax Server on VXPPRO C Ausgabe in Datei Kommentar FAXmaker main printer driver Setting to default is reco C Manuell duplex Seitenbereich Exemplare Alles Anzahl Aktuelle Seite O Seiten Sortieren Einzelseiten m ssen durch Semikola und Seitenbereiche durch Bindestriche getrennt werden wie z B 133 5 12 Zoom Dokument Seiten pro Blatt 1 Seite Seil Druckauswahl Alle Seiten im Bereich Papierformat skalieren Keine Skalierung Abbrechen Screenshot 2 FaxMaker Druckertreiber ist ausgew hlt 2 Drucken Sie das Dokument mit dem FaxMaker Drucker Klicken Sie im Men Datei auf Drucken W hlen Sie im Dialog Drucken Name gt FaxMaker Klicken Sie auf OK HINWEIS Wenn Sie in Ihrer Konfiguration festgelegt haben dass das Outlook Formular f r eine neue Nachricht aufgerufen werden soll wenn der FaxMaker Druckertreiber zum Drucken verwendet wird beachten Sie die Anweisungen zu den weiteren Schritten unter senden von Faxen mit dem Formular f r E Mail Nachrichten in Microsoft Outlook f Proforma Invoice Fax Nachrichtenformular von FAXmaker Administrat Datei Bearbeiten Ansicht Einf gen Format Hilfe 3 Senden O gt L EH Datei 2 El 4 E Optione An 555 0123456789 Cc Betreff Proforma Invoice Anh ngen E fax17FBO003C fax Thank you for your order Please find the p
7. alle Gruppenmitglieder senden 1 W hlen Sie die Gruppe aus der Gruppenliste am Anfang des FaxMaker Adressbuchdialogs aus 2 Alle Gruppenmitglieder werden angezeigt und automatisch ausgew hlt Sie k nnen nach Belieben einzelne Gruppenmitglieder aus der Auswahl entfernen 3 Klicken Sie auf Ausw hlen um alle Gruppenmitglieder der Empf ngerliste hinzuzuf gen HINWEIS Ein Empf nger kann nur Mitglied einer Gruppe sein 5 6 Verwalten des Adressbuches FaxMaker erlaubt die Erstellung mehrerer Adressb cher Die Verwaltung der Empf nger wird dadurch vereinfacht Neues Adressbuch erstellen So erstellen Sie ein neues Adressbuch 1 Klicken Sie im FaxMaker Adressbuch auf die Schaltfl che Optionen und w hlen Sie Neues Adressbuch Neues Adressbuch Name des Lx Abbrechen Speicherort des Adressbuchs gt 3 Screenshot 19 Erstellen eines neuen Adressbuches 2 Geben Sie im Dialogfeld Neues Adressbuch unter dem Feld Dateiname einen Dateinamen ein Um ein gemeinsam nutzbares Adressbuch zu erstellen geben Sie Globales Verzeichnis als Speicherort des Adressbuches an Adressb cher l schen So l schen Sie ein Adressbuch GFI FaxMaker FaxMaker Tools Fax Viewer amp Telefonbuch 31 1 W hlen Sie das zu l schende Adressbuch aus der Adressbuch Dropdown Liste im FaxMaker Adressbuch aus 2 Klicken Sie auf Optionen gt Adressbuch l schen Adressb cher exportieren Sie k nnen FaxMaker Adressb
8. bis zu 160 lateinische oder 70 nicht lateinische Schriftzeichen z B arabische oder chinesische umfassen Warum ein SMS Gateway SMS Mitteilungen lassen sich von jedem Mobiltelefon mit GSM Standard oder mit Hilfe von Internet basierten Service Anbietern verschicken Der Einsatz eines zentralen SMS Gateways in Unternehmen hat jedoch zus tzliche Vorteile gt SMS Nachrichten lassen sich ber Microsoft Outlook wesentlich schneller verschicken als per Mobiltelefon Beim Nachrichtenversand per Computer kann auf die Outlook Kontakte zur ckgegriffen werden Von den per Computer verschickten SMS Nachrichten wird eine Kopie gespeichert Die Nutzung eines rein Web basierten SMS Anbieters verursacht zus tzliche Administrationskosten und erfordert zudem dass sich Anwender f r den SMS Dienst ber ein spezielles Konto anmelden Der Arbeitsaufwand erh ht sich bei Internet basierten SMS Diensten somit nicht nur f r die Benutzer sondern auch f r Administratoren Benutzer die kein Firmenmobiltelefon nutzen m ssen die Kosten f r das Versenden von SMS selbst tragen 2 2 Senden von SMS mit Hilfe des FaxMaker SMS Formulars Verwenden Sie zum Versenden von SMS das FaxMaker SMS Nachrichtenformular Dieses Formular bietet die M glichkeit den Empf nger aus der Outlook Kontaktliste auszuw hlen Vergewissern Sie sich bei dieser Option dass in der Kontaktliste das Feld f r die Mobilfunknummer ausgef llt ist GFI FaxMaker Se
9. das Pfeilende und der Punkt an dem die Maus freigegeben wird die Pfeilspitze Rechteck Tool Mit diesem Tool k nnen Sie leere rechteckige Anmerkungen erstellen Sie k nnen die Linienst rke und die Farbe ausw hlen mit der das Rechteck gezeichnet wird Kreis Tool Mit diesem Tool k nnen Sie leere kreisf rmige oder ovale Anmerkungen erstellen Sie k nnen die Linienst rke und die Farbe ausw hlen mit der der Kreis das Oval gezeichnet wird Farbauswahl Dieses Tool befindet sich im Men Anzeige Sie k nnen damit unterschiedliche Farben f r Ihre Anmerkungen ausw hlen Die Farbauswahl bezieht sich auf Linien Rechteck und Kreis Anmerkungen sowie auf Hervorhebungen Die Farbe anderer Anmerkungen kann nicht ge ndert werden GFI FaxMaker FaxMaker Tools Fax Viewer amp Telefonbuch 27 Auswahl der Linienst rke Dieses Tool befindet sich im Men Anzeige Sie k nnen damit unterschiedliche Linienst rken f r Ihre Anmerkungen ausw hlen HINWEIS Ihre Anmerkungen bleiben nur dauerhaft erhalten wenn Sie im Men speichern w hlen 5 3 FaxMaker Telefonbuch Hinweis Wenn Sie ber Microsoft Outlook verf gen ist das Outlook Adressbuch statt des FaxMaker Adressbuches als Standardtelefonbuch eingestellt Bei Nutzung des Outlook Adressbuches k nnen Sie ein einzelnes Adressbuch f r E Mail und Faxkontakte verwenden Wenn Sie nicht ber Outlook verf gen oder das FaxMaker Adressbuch bevorzugen k nnen Sie
10. im FaxMaker Adressbuch die Listen der Empf nger samt deren Daten speichern und verwalten Jeder Eintrag bzw jede Person im Telefonbuch bildet einen Datensatz Sie k nnen Ihrem Telefonbuch beliebig viele Datens tze hinzuf gen Mit der Gruppenfunktion k nnen Sie Empf nger in Gruppen einordnen In Ihrem Telefonbuch k nnen Sie Daten problemlos importieren und exportieren Dabei werden ASCII und Microsoft Outlook Dateien unterst tzt Klicken Sie zum ffnen des Telefonbuchs auf An auf dem FaxMaker Faxformular oder auf die Schaltfl che Adressbuch in der Werkzeugleiste des FaxMaker Faxformulars Symbol des FaxMaker Adressbuches in der Werkzeugleiste 28 FaxMaker Tools Fax Viewer Telefonbuch GFI FaxMaker 5 4 Verwalten einzelner Empf nger Datens tze hinzuf gen FAXmaker Adressbuch Allgemein Aktuelles Buch annm A amp Personal Address Book J Aktuelle Gruppe Kae Vorname Nachname Firma Faxnummer 2 Jan Bauer ABC 1 555 123456 Suchen Vomame Optionen OK Abbrechen Hilfe Screenshot 16 Das FaxMaker Adressbuch 1 Sie k nnen einen Empf nger zum FaxMaker Adressbuch hinzuf gen indem Sie im FaxMaker Adressbuchdialog auf Hinzuf gen klicken Eintrag bearbeiten Bel Vorname Nachname an Bauer Firma ABC E Mail Adresse Abteilung jan bauer domain com Faxnummer Sprachnummer 1 555 123456 Abbrechen Screenshot 17 Dialog Datensatz bear
11. in Ihrem Eingangspostfach ein bertragungsprotokoll mit Angaben zum erfolgreichen Versand des Fax der Anzahl der gesendeten Seiten und der ben tigten Zeit Bei Fehlschlagen des Faxversands enth lt das Protokoll Angaben zu den Ursachen Hinweis zum Feld Firma auf dem Deckblatt Wenn der Name der Firma des Empf ngers auf dem Deckblatt angezeigt werden soll m ssen Sie das FaxMaker Faxformular verwenden ODER einen Empf nger aus einer ffentlichen Kontaktliste ausw hlen auf die der FaxMaker Faxserver zugreifen kann Dies ist erforderlich weil Microsoft Outlook den Namen der Firma des Empf ngers nicht in die E Mail Nachricht aufnimmt Wenden Sie sich bez glich weiterer Informationen an den Administrator 3 3 Senden eines Fax mit Hilfe des Befehls Senden Microsoft Office Anwendungen verf gen ber einen Sendebefehl mit dem Sie ein Dokument als E Mail senden k nnen Mit diesem Befehl kann ein Dokument auch als Fax versendet werden 1 Erstellen Sie das Dokument und w hlen Sie aus der Men leiste Senden an gt Mailempf nger als Anlage 2 Befolgen Sie die Schritte unter Senden von Faxen mit dem Formular f r E Mail Nachrichten in Microsoft Outlook ab Schritt 2 3 4 Senden von SMS aus Microsoft Outlook Sie k nnen SMS direkt aus Microsoft Outlook heraus versenden indem Sie ein Einmal Adressformat verwenden Es ist nicht m glich den Empf nger aus der Outlook Kontaktliste auszuw hlen F
12. r diese Funktion ben tigen Sie das FaxMaker SMS Formular So versenden Sie eine SMS aus Microsoft Outlook heraus 1 Erstellen Sie in Microsoft Outlook eine neue E Mail Nachricht und geben Sie den SMS Text ein HINWEIS 1 Eine SMS Nachricht kann maximal 160 Zeichen enthalten Wenn Sie mehr Zeichen verwenden wird der Text abgeschnitten und auf mehrere SMS Nachrichten aufgeteilt HINWEIS 2 Entfernen Sie alle E Mail Signaturen E Mail Signaturen sind Teil des Textes und werden in die SMS Nachricht eingef gt 2 Tragen Sie den Empf nger der SMS Nachricht im Feld An ein Verwenden Sie dabei das Format sms lt Nummer gt Beispiel sms 99785623 18 Senden von Faxen und SMS aus Microsoft Outlook GFI FaxMaker FaxMaker ERFOLG SMS GESCHICKT ZU 6 358 875 4883 Unicode UTF 8 101 x Datei Bearbeiten Ansicht Extras Nachricht Ez Y SY vw x 8 Q w Antworten Allen antw Weiterleiten Drucken L schen Zur ck Weiter Adressen Yon SMS Datum Wednesday February 04 2009 4 01 PM An Luis Klein Betreff FaxMaker ERFOLG SMS GESCHICKT ZU 6 358 875 4883 KISS EEE EEE EEE EEEEEEEEEEREEE SENT SMS REPORT ERNRERRRRRRE RARE REA ERRE RR RR RR A RARA Status Recelved Date Time 1 30 2009 2 31 08 PM Description Success SMS posted to destination Text length 41 Message test ERRERRRRRRERR RRE ERRE RRA ARRE REE RRA AER ARA RRA ARRE RRA Screenshot 13 bertragungsproto
13. 645 7557 Neue E Mail Antworten Allen antw Weiterleiten Drucken L schen SendenfE Adressen Suchen box Ordner 3 Outlook Express E Local Folders 2 4 2009 12 13 PM ff Inbox 340 844 139 942 0372 Fehler Fax empfangen von 844 139 2 3 2009 9 59 AM oO Outbox 834 446 225 4673 Fehler Fax empfangen von 834 446 2 3 2009 3 02 PM lt Drafts Dee ee AAA RATAN AAA AAA AAA AANA ATA ETA TARA ETT INCOMING FAX REPORT ee Status Received Date Time 2 4 2009 3 33 28 PM Speed 24000 bps gt Connection time 02 05 Pages 1 Kontakte x ae Resolution Normal e Remote ID 906 480 645 7557 Line number 1 DTMF DID Description Kein W hlton RAKAEEAANAAAAAAAAAAAAATAARERATEREREDTEREEAEE EER ER EERE 342 Nachricht en 340 ungelesen E online arbeiten Screenshot 9 Outlook mit Faxnachricht 12 Senden und Empfangen von Faxdokumenten GFI FaxMaker 2 Senden und Empfangen von SMS 2 1 Einf hrung FaxMaker bietet einen E Mail zu SMS Gateway der den Versand von SMS Nachrichten ber Microsoft Outlook erm glicht Was ist SMS Per Short Message Service SMS auch als Texting bezeichnet k nnen Textnachrichten mit dem Mobiltelefon verschickt und empfangen werden Diese Kurzmitteilungen k nnen aus W rtern Ziffern oder einer Kombination alphanumerischer Zeichen bestehen SMS entstand im Rahmen der ersten Entwicklungsphase des Mobilfunkstandards GSM Jede Kurznachricht kann
14. B 5 4 4 Senden einer SMS Mitteilung So versenden Sie eine SMS aus Ihrem E Mail Client heraus 1 Erstellen Sie eine neue E Mail Nachricht und geben Sie den SMS Text ein HINWEIS 1 Eine SMS Nachricht kann maximal 160 Zeichen enthalten Wenn Sie mehr Zeichen verwenden wird der Text abgeschnitten und auf mehrere SMS Nachrichten aufgeteilt HINWEIS 2 Entfernen Sie Ihre E Mail Signatur da dieser Teil des Textes ist und in die Nachricht eingeschlossen wird 2 Wahlen Sie den Empfanger der SMS Nachricht im Feld An aus Verwenden Sie dabei die SMTP Adressierung im folgenden Format lt nummer gt smsmaker com z B 234123918 smsmaker com HINWEIS Fur diese Methode der Adresseingabe ist es erforderlich zuvor den Mailserver so zu konfigurieren dass alle an smsmaker com gesendeten Mails an den GFI FaxMaker Faxserver weitergeleitet werden Informationen dazu finden Sie im Benutzerhandbuch Das anzuwendende Verfahren wird f r Lotus Notes und f r Microsoft Exchange Server 5 5 beschrieben und ist f r alle Mailserver gleich 22 Senden und Empfangen von Faxen und SMS aus dem E Mail Client heraus GFI FaxMaker FaxMaker ERFOLG SMS GESCHICKT ZU 6 358 875 4883 Unicode UTF 8 Ol x Datei Bearbeiten Ansicht Extras Nachricht EJ SS SY ue x 0 O 8 Antworten Allen antw Weiterleiten Drucken L schen Zur ck Weiter Adressen Yon SMS Datum Wednesday February 04 2009 4 01 PM An Luis Klein B
15. Gesch ft Jan Bauer 1 666 1 FAX Lukas Schmidt Lukas Schmidt Fax Gesch ft Lukas Schmidt 555 1 FAX Nachrichtenempf nger A Jan Bauer Fax Gesch ft Erweitert ow Abbrechen Screenshot 4 Auswahl des Empf ngers eines Fax Bei Nutzung des FaxMaker Adressbuches Klicken Sie auf An und w hlen Sie einen Empf nger f r das Fax aus Wenn Sie einen neuen Faxkontakt hinzuf gen m chten klicken Sie auf Erweitert Neu Neuer Kontakt Dadurch wird der Dialog Kontakt geladen mit dem Sie einen Empf nger hinzuf gen k nnen Klicken Sie auf Speichern und Schlie en um den neuen Kontakt zu speichern W hlen Sie die Kontaktnamen aus und klicken Sie auf An gt gt OK um den Empf nger zum Fax hinzuzuf gen 5 Nach Angabe des Empf ngers k nnen Sie die Faxoptionen festlegen Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf den Dialog Optionen um diesen zu ffnen Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verf gung GFI FaxMaker Senden und Empfangen von Faxdokumenten 7 Optionen Format Zustellung SMTP Optionen Aufl sung A Legen Sie die Aufl sung des zu versendenden Fax fest Aufl sung Signatur Y In alle Faxe automatisch die pers nliche Signatur einf gen Signatur anh ngen Deckblatt ge Um mit dem Fax ein Deckblatt zu versenden aktivieren Sie das Bi Kontrollk stchen Deckblatt senden Wenn diese Option nicht aktiviert ist wird der Nachrichtentext d
16. and sms Best regards Paul Brown ABC F r Hilfe bitte F1 dr cken Seite 1 von 1 02 05 09 10 504M Screenshot 15 Der FaxMaker Fax Viewer Mit dem Viewer k nnen Sie 1 Eine Vorschau einzelner Seiten nacheinander anzeigen Verwenden Sie dazu die Befehle N chste Seite und Vorherige Seite aus dem Men Seite Bei einem aus nur einer Seite bestehendem Fax ist die Funktion ausgegraut 2 Die Gr e des Dokuments auf dem Bildschirm anpassen Verwenden Sie dazu die Befehle An Breite anpassen oder An H he anpassen aus dem Men Zoom 3 W hlen Sie einen passenden Vergr erungswert aus dem Men Zoom um eine vergr erte bzw verkleinerte Ansicht des Dokuments anzuzeigen 4 Die Darstellung mit Hilfe des Befehls Umkehren aus dem Men Seite umkehren 5 Das Bild drehen falls das Fax auf dem Kopf stehend empfangen wurde 6 Das Dokument mit Hilfe des Befehls Drucken im Men Datei auf Ihrem lokalen Drucker ausdrucken 7 Das Fax als Anhang speichern W hlen Sie dazu die Funktion Speichern unter von FaxMaker Viewer 8 Das Fax mit Hilfe der Funktion Speichern unter in verschiedene Formate exportieren GFI FaxMaker FaxMaker Tools Fax Viewer amp Telefonbuch 25 5 2 Faxanmerkung Sie k nnen Faxe in FaxMaker Viewer mit Anmerkungen versehen Die daf r verwendbaren Tools finden Sie im Men Anmerkung oder in der Anmerkungen Werkzeugleiste Fo
17. beiten 2 Geben Sie die Empfangerdaten im Dialog Datensatz bearbeiten ein 3 Stellen Sie beim Eintragen von Telefon oder Faxnummern sicher dass die komplette Nummer einschlie lich Landercodes und Vorwahlen angegeben wird 4 Klicken Sie auf die Schaltfl che OK um die Datenbank zu erstellen Der neue Datensatz wird nun im Adressbuch angezeigt GFI FaxMaker FaxMaker Tools Fax Viewer amp Telefonbuch 29 Datens tze suchen Sie k nnen nach Datens tzen suchen indem Sie die ersten Buchstaben des Namens oder der Firma in das Feld Suchen am Ende des FaxMaker Adressbuchdialogs eingeben FaxMaker markiert die entsprechenden Empf nger automatisch Sie k nnen au erdem nach Namen und Firmen suchen indem Sie die Datens tze zun chst sortieren Klicken Sie zum Sortieren nach Namen auf Name und zum Sortieren nach Firma auf Firma Datens tze sortieren Durch Klicken auf die Kopfspalte Name bzw Firma des FaxMaker Adressbuches k nnen Sie die Datens tze alphabetisch nach Name oder Firma sortieren Datens tze l schen Zum L schen eines Empf ngers markieren Sie diesen und dr cken Sie die L schtaste 5 5 Verwalten von Gruppen Gruppen sind Zusammenstellungen von Empf ngern Sie k nnen dazu verwendet werden Faxrundschreiben an bestimmte Personengruppen zu versenden Gruppen sind mit einem bestimmten Adressbuch verbunden Gruppen hinzuf gen So f gen Sie eine Gruppe hinzu 1 W hlen Sie im FaxMaker Adressbuch di
18. cher in ASCII Dateien exportieren 1 W hlen Sie die Datens tze aus die Sie exportieren m chten Halten Sie die Umschalttaste beim Klicken auf die Datens tze gedr ckt wenn Sie mehrere Datens tze ausw hlen m chten 2 Klicken Sie auf Optionen In ASCII Datei exportieren 3 W hlen Sie im Dialogfeld In ASCII Datei exportieren das Verzeichnis f r den Datenexport aus Geben Sie den Dateinamen ein und klicken Sie auf Speichern ASCII Dateien importieren So importieren Sie Datens tze aus anderen Anwendungen 1 W hlen Sie im FaxMaker Adressbuchdialog das Adressbuch aus in das die Datens tze importiert werden sollen Neuer Eintrag Eintr ge l schen Eintrag bearbeiten Aus Outlook Kontakten importieren Aus ASCII Datei importieren In ASCH Datei exportieren Alle ausw hlen Zur Gruppe hinzuf gen Neues Adressbuch Screenshot 20 Men Optionen 2 Klicken Sie auf Optionen Aus ASCII Datei importieren 3 W hlen Sie im Dialogfeld Importieren das Verzeichnis aus in dem sich die zu importierende ASCII Datei befindet W hlen Sie die Datei aus und klicken Sie auf ffnen Warten Sie einige Sekunden bis das Telefonbuch die neuen Datens tze verarbeitet hat Die importierten Datens tze werden im Hauptfenster des Telefonbuches angezeigt HINWEIS Die ASCII Datei muss in jeder Zeile einen Datensatz enthalten die Felder m ssen durch gerade Anfuhrungsstriche eingeschlossen u
19. e in die Gruppe aufzunehmenden Empf nger aus Verwenden Sie zur Auswahl mehrerer Datens tze die Umschalt und die Strg Taste Neuer Eintrag Eintr ge l schen Eintrag bearbeiten Aus Outlook Kontakten importieren Aus ASCII Datei importieren In ASCII Datei exportieren Alle ausw hlen Zur Gruppe hinzuf gen Neues Adressbuch Men Optionen 2 Klicken Sie auf die Schaltfl che Optionen und w hlen Sie Zur Gruppe hinzuf gen Gruppe ausw hlen Wahlen Sie eine bestehende Gruppe aus oder eben Sie einen Namen ein um eine neue z Abbrechen Suppliers lt none gt Screenshot 18 Datens tze zu einer Gruppe hinzuf gen 30 FaxMaker Tools Fax Viewer Telefonbuch GFI FaxMaker 3 Geben Sie im Fenster Gruppe ausw hlen den Namen einer neuen Gruppe ein oder w hlen Sie eine bestehende Gruppe aus 4 Klicken Sie auf OK Gruppen l schen So l schen Sie eine Gruppe 1 W hlen Sie die Gruppe aus der Liste Aktuelle Gruppe am Anfang des FaxMaker Adressbuchdialogs aus 2 W hlen Sie alle Empf nger aus indem Sie auf Optionen gt Alle ausw hlen klicken oder die Maus verwenden 3 Dr cken Sie die L schtaste oder klicken Sie auf Optionen Eintrag l schen Durch L schen aller Empf nger einer Gruppe wird automatisch auch die Gruppe selbst gel scht Faxe an eine Gruppe senden Nachdem Sie eine Gruppe erstellt haben k nnen Sie folgenderma en das gleiche Fax an
20. eckblatt hinzu HINWEIS Beachten Sie dass das Deckblatt zuerst auf dem Server gespeichert und konfiguriert werden muss So definieren Sie eine hohe oder niedrige Aufl sung H oder N Beispiel H GFI FaxMaker Senden und Empfangen von Faxen und SMS aus dem E Mail Client heraus 21 H steht f r eine hohe Aufl sung 200 200 dpi und N f r eine normale Aufl sung 200 100 dpi So geben Sie ein einleitendes Deckblatt an F Deckblattname Beispiel F Deckbl2 So planen Sie ein Fax hh mm Beispiel 23 15 hh steht f r Stunden mm steht f r Minuten Wenn Sie ein Fax zu einem bestimmten Datum Uhrzeit versenden m chten verwenden Sie diese M glichkeit So geben Sie eine Kostenstelle an B nnnn Beispiel B 5 Ersetzen Sie nnnn durch eine beliebige Nummer Diese Nummer wird in der Protokolldatei gespeichert und kann dann zur Zuweisung der anteiligen Kosten an das Fax verwendet werden So geben Sie die Priorit t an p low high l h oder priority low high l h Beispiel p low P steht f r Priorit t Geben Sie low niedrig high hoch oder l bzw h ein Diese Option ist n tzlich wenn Sie ein umfangreiches Fax eingegeben haben und dieses sofort versenden m chten Mehrere Optionen Wenn Sie in einer Faxnachricht mehrere Optionen verwenden m ssen Sie diese durch Kommata getrennt in einer Zeile eingeben Beispiel c Deckbl1 23 15
21. en Dear Mr Bauer Please find attached our price list for 2009 In case of difficulty do not hesitate to contact me Thank you and best regards Lukas Schmidt Screenshot 12 Outlook Dialog zum Versenden von Nachrichten mit einem Microsoft Word Dokument als Anhang 3 Klicken Sie im Outlook Formular f r eine neue E Mail Nachricht auf die Schaltfl che An Das Outlook Adressbuch wird angezeigt ffnen Sie die Outlook Kontaktliste und w hlen Sie einen Empf nger aus Klicken Sie zum Hinzuf gen des Empf ngers auf An gt und nach Abschluss des Auswahlvorgangs auf OK HINWEIS 1 Sie k nnen mehrere Empf nger hinzuf gen GFI FaxMaker Senden von Faxen und SMS aus Microsoft Outlook 17 HINWEIS 2 Stellen Sie sicher dass f r den Empf nger im Feld Gesch ftsfax eine Faxnummer eingetragen ist Wenn diese Nummer vorhanden ist wird der Empf nger im Outlook Adressbuch angezeigt wobei die Gesch ftsfaxnummer hinter dem Namen steht Tipp So erstellen Sie mit SMTP Adressierung eine zur einmaligen Nutzung bestimmte Adresse Wenn Sie ein Fax einmalig an einen Empf nger senden m chten der nicht in die Kontaktliste aufgenommen werden soll k nnen Sie dessen Faxnummer unter Verwendung des folgenden Formats direkt in das Feld An eintragen fax lt Nummer gt Beispiel fax 0234123918 4 Klicken Sie auf die Schaltfl che Senden FaxMaker faxt nun das Dokument Kurze Zeit sp ter finden Sie
22. en um das Fax erneut zu versenden 1 4 Faxvorschau Bei sehr wichtigen Faxen m chten Sie vor dem Versenden eines Fax m glicherweise dessen Erscheinungsbild berpr fen In diesem Fall k nnen Sie vom Faxserver eine Vorschau anfordern WI TWIN 0 r SAR Screenshot 8 Vorschau anfordern 1 Klicken Sie in der Werkzeugleiste f r ein neues FaxMaker Faxformular auf die Schaltfl che Vorschau anfordern 2 Der Faxserver konvertiert das Fax und sendet es als Anhang an Ihr E Mail Postfach zur ck HINWEIS Im Betreff steht ein Code der folgender Zeichenfolge hnelt send pbc123ff 3 W hlen Sie zum Versenden des Fax Antworten aus und klicken Sie dann auf Senden Das Fax wird sofort vom Server versendet HINWEIS Ein Fax f r das eine Vorschau erstellt wurde muss innerhalb eines Tages versendet werden andernfalls wird es gel scht 1 5 Empfangen von Faxen Eingehende Faxe werden im Posteingang von Microsoft Outlook abgelegt Die Nachricht tr gt den Namen Fax empfangen So zeigen Sie das Fax an 1 Doppelklicken Sie auf die Nachricht und doppelklicken Sie dann auf den Faxanhang um diesen anzuzeigen GFI FaxMaker Senden und Empfangen von Faxdokumenten 11 Datei Bearbeiten Ansicht Extras Nachricht 2 S Ss all x S S Sent Items yon 906 480 645 7557 An Administrator vexch2k31 local 2 Deleted Iten Betreff Fehler Fax empfangen von 906 480 645 7557 906 480
23. enden und empfangen Sie m ssen dabei jedoch die im Kapitel Senden und Empfangen von Faxen und SMS aus dem E Mail Client heraus beschriebene Methode verwenden Beachten Sie dieses Kapitel auch wenn Sie mit Microsoft Outlook Express per Exchange Server 2000 2003 Faxe versenden und empfangen m chten 3 2 Senden eines Fax mit dem Formular f r E Mail Nachrichten in Microsoft Outlook 1 Erstellen Sie einen Ausdruck unter Verwendung des FaxMaker Druckertreibers oder erstellen Sie in Outlook eine neue E Mail Nachricht 2 Wenn Sie einen Ausdruck mit dem FaxMaker Druckertreiber erstellt haben wird Ihr Dokument dem Formular f r eine neue E Mail Nachricht angeh ngt Text den Sie in dieser E Mail Nachricht eingeben wird entsprechend formatiert auf dem Standarddeckblatt des Unternehmens ausgegeben Sie k nnen auch Office Dokumente sowie HTML und PDF Dateien anh ngen Die Nachricht selbst kann in HTML formatiert werden HINWEIS Wenn Sie eine Datei mit Objekten oder Schriftarten anh ngen m chten die nicht in der Standardinstallation enthalten sind m ssen Sie das Dokument lokal ausdrucken da der Faxserver keinen Zugriff auf Ihre Schriftarten oder eingebetteten Objekte besitzt E Preisliste 2009 Nachricht Nur Text Datei Bearbeiten Ansicht Einf gen Format Extras Aktionen u EE 1120 09 31 Y 2 Optionen Jan Bauer Fax Gesch ft Betreff Preisliste 2009 W preisiste 2009 doc 41 KB _Anlagenoption
24. entfernt Dadurch wird die unabsichtliche Erstellung leerer Notizen verhindert Ausblend Tool Dieses Tool erm glicht es Ihnen einen Bildbereich auszublenden Dies dient dazu bestimmte Textstellen zu verbergen Der ausgeblendete Bereich ist immer rechteckig 26 FaxMaker Tools Fax Viewer Telefonbuch GFI FaxMaker Hervorhebungs Tool Mit diesem Tool k nnen Sie einen Bereich des Fax hervorheben Alle zur Hervorhebung verwendeten Farben sind transparent Beim Ausdrucken des Bildes und beim Speichern in einer Datei werden die hervorgehobenen Bereiche in Grauschattierungen umgewandelt Stempel Tool Dieses Tool wird verwendet um Bitmaps oder Stempelbilder auf dem angezeigten Bild zu platzieren Diese Bilder befinden sich urspr nglich in separaten Dateien au erhalb des von Ihnen bearbeiteten Bildes Stempeldateien besitzen normalerweise das Format STP das Programm kann jedoch auch viele andere Dateiformate lesen Mit diesem Tool k nnen Sie einen Bildbereich ausw hlen auf dem die Bitmap oder das Stempelbild platziert werden soll Den Bereich w hlen Sie durch Klicken und Ziehen mit der Maus aus Nach Freigabe der linken Maustaste wird ein Men mit den Namen der zuletzt verwendeten Stempel angezeigt Um einen dieser Stempel auf Ihrem Bild zu platzieren w hlen Sie einfach den im Men angezeigten Namen aus Sie k nnen auch einen neuen Stempel erstellen Wenn Sie Neuer Stempel aus dem Men ausw hlen werden Sie zu
25. es Fax nicht angezeigt IV Deckblatt senden Name des Deckblatts Wenn die Option Deckblatt senden aktiviert ist aber kein Deckblattname angegeben wurde wird das Standarddeckblatt des FAXmaker Servers verwendet Um eine Liste der Deckblatter zu erhalten wenden Sie sich an Ihren Administrator von FAXmaker Abbrechen Screenshot 5 Faxformatoptionen Reiter Format Aufl sung W hlen Sie die Aufl sung aus mit der das Fax versendet werden soll Signatur W hlen Sie die Signatur mit der alle Faxe versehen werden sollen Deckblatt senden W hlen Sie diese Option um das Fax mit einem Deckblatt zu versehen Deckblattname Wenn Sie ein vom Standarddeckblatt abweichendes Deckblatt verwenden m chten geben Sie den Namen des entsprechenden benutzerdefinierten Deckblattes ein dieses Deckblatt muss vom Administrator auf dem Server konfiguriert werden HINWEIS In der Liste der Deckbl tter sind nicht automatisch alle auf dem Server verf gbaren Deckbl tter aufgef hrt 8 Senden und Empfangen von Faxdokumenten GFI FaxMaker Optionen Format Zustellung SMTP Optionen Priorit t D Legen Sie die Priorit t des zu versendenden Fax fest Priorit t Kostenstelle O Legen Sie die Kostenstelle des zu versendenden Fax fest Kostenstelle Zeitplanung T x Legen Sie den Zeitpunkt fest zu dem der FAXmaker Fax Server das Fax senden soll Fax zu folgender geplanter Zeit senden Uhrzeit 2
26. etreff FaxMaker ERFOLG SMS GESCHICKT ZU 6 358 875 4883 ENRRRRRERERRERR ERE RE RE REE RARE RRE RR RAR AR SENT SMS REPORT DIE ERAN ERE RAR ERRE En Status Recelved Date Time 1 30 2009 2 31 08 PM Description Success SMS posted to destination Text length 41 Message test ERRERRRERRERRERRE REE ERRE RRA ARRE REE RRE RARA RARA ARRE RRA Screenshot 14 bertragungsprotokoll f r SMS 3 Klicken Sie nach Eingabe aller Daten auf die Schaltfl che Senden FaxMaker versendet nun die SMS Kurze Zeit sp ter erhalten Sie ein Ubertragungsprotokoll mit Angaben zum erfolgreichen Versand der SMS GFI FaxMaker Senden und Empfangen von Faxen und SMS aus dem E Mail Client heraus 23 5 FaxMaker Tools Fax Viewer Telefonbuch 5 1 FaxMaker Viewer HINWEIS Wenn Ihr Administrator eine Konfiguration gew hlt hat bei der Faxe als PDF Dateien empfangen werden kann der Fax Viewer nicht eingesetzt werden Mit dem FaxMaker Viewer k nnen Sie Faxdateien anzeigen drucken und speichern Der FaxMaker Viewer wird durch Doppelklick auf den FaxMaker Anhang gestartet der im Nachrichtendialog ein oder ausgehender Faxe angezeigt wird GFI FAXmaker Fax Viewer fax1C126E1E fax DER A Datei Bearbeiten Ansicht Seite Gr e Anmerkung Fenster Hilfe o x Rr 3 18 m Ha e 9 a X 5 zn EB Z2 22 060 FAX To John Smith Company XYZ From Paul Brown Company ABC Dear Mr Smith Our company uses GFI FaxMaker to send fax
27. gleichen Empf nger zu versenden 10 Senden und Empfangen von Faxdokumenten GFI FaxMaker HINWEIS 1 GFI FaxMaker f gt dem Fax das Ubertragungsprotokoll nicht hinzu Falls erforderlich k nnen Sie die Nummer des Empf ngers im Feld An bearbeiten HINWEIS 2 Bearbeiten Sie das Betreff Feld nicht da dieses einen Code enth lt der zur Lokalisierung des Fax dient GFI FaxMaker speichert Faxe deren Versand fehlgeschlagen ist eine Woche lang auf dem Server Erfolgreich versendete Faxe werden 2 Tage lang gespeichert Dar ber hinaus gibt es zwei M glichkeiten Faxe erneut zu versenden 1 Klicken Sie in der E Mail des bertragungsprotokolls auf die Schaltfl che Antworten und bearbeiten Sie das bertragungsprotokoll GFI FaxMaker setzt die Antwortadresse auf die Faxnummer des urspr nglichen Empf ngers Der Originaltext des Fax befindet sich im Hauptteil der Antwort E Mail Klicken Sie auf Senden um das Fax erneut zu versenden 2 Wenn die Anh nge bei Ihrem Originalfax nicht im Deckblatttext enthalten waren m ssen Sie die Weiterleiten Funktion Ihres E Mail Programms verwenden Dies ist erforderlich weil beim Beantworten von E Mails die Original Faxdateien nicht mit angeh ngt werden Klicken Sie in diesem Fall auf die Schaltfl che Weiterleiten in der E Mail des Ubertragungsprotokolls Kopieren Sie nun die Faxnummer aus dem Feld Von in der E Mail des bertragungsprotokolls und f gen diese dann ein Klicken Sie auf Send
28. hte von gesendeten Faxnachrichten gesendet werden sollen Name IP Adresse und Port des Mailservers SSL verwenden SMTP Authentifizierung verwenden Legen Sie die SMTP Gateway Informationen von GFI FaxMaker fest 6 Geben Sie einen Betreff f r das Fax an so k nnen Sie das Fax bei Empfang einer Benachrichtigung zum Faxstatus zuordnen und klicken Sie auf die Schaltfl che Senden FaxMaker faxt das Dokument Kurze Zeit sp ter finden Sie in Ihrem Eingangspostfach ein bertragungsprotokoll mit Angaben zum erfolgreichen Versand des Fax der Anzahl der gesendeten Seiten und der ben tigten Zeit Bei Fehlschlagen des Faxversands enth lt das Protokoll Angaben zu den Ursachen So versenden Sie ein Fax direkt aus FaxMaker heraus 1 ffnen Sie in der Programmgruppe der FaxMaker Client Software das FaxMaker Faxformular 2 Folgen Sie dabei dem Verfahren das in diesem Kapitel unter So versenden Sie Faxe aus einer Windows Anwendung heraus ab Schritt 4 beschrieben wird 1 3 Erneutes Senden von Faxen GFI FaxMaker speichert eine Kopie der Faxe auf dem Server so dass alle Faxe sofort erneut versendet werden k nnen Beantworten Sie einfach das vom FaxMaker Server gesendete bertragungsprotokoll bertragung erfolgreich fehlgeschlagen GFI FaxMaker stellt au erdem sicher dass es sich bei der Antwortadresse um die Faxnummer des urspr nglichen Empf ngers handelt Klicken Sie auf Antworten um das Fax unver ndert erneut an den
29. koll f r SMS 3 Klicken Sie auf die Schaltfl che Senden FaxMaker versendet nun die SMS Kurze Zeit sp ter erhalten Sie ein bertragungsprotokoll mit Angaben zum erfolgreichen Versand der SMS 3 5 Erneutes Senden und Vorschau von SMS Erneuter Versand und Vorschau einer SMS erfolgen ebenso wie bei einem Fax Weitere Informationen zum erneuten Versand und zur Vorschau von SMS finden Sie in den Abschnitten Erneutes Senden von Faxen und Faxvorschau in diesem Dokument GFI FaxMaker Senden von Faxen und SMS aus Microsoft Outlook 19 4 Senden und Empfangen von Faxen und SMS aus dem E Mail Client heraus 4 1 Einf hrung Wenn Ihr Unternehmen nicht ber Exchange Server 2000 oder 2003 verf gt oder Sie nicht Microsoft Outlook verwenden k nnen Sie unter Verwendung der in diesem Kapitel beschriebenen Methode Faxe versenden und empfangen 4 2 Fax senden So versenden Sie ein Fax aus Ihrem E Mail Client heraus 1 ffnen Sie in Ihrem E Mail Client das Formular f r eine neue Nachricht und geben Sie die Faxnachricht ein Wenn Sie keine Nachricht eingeben wird kein Deckblatt gefaxt Wenn Sie einen Betreff angegeben wird dieser im Feld lt Betreff gt auf dem Deckblatt angezeigt Sie k nnen auch beliebige Office Dokumente sowie HTML und PDF Dateien anh ngen 2 Geben Sie den Faxempf nger an Geben Sie die Faxnummer im Feld An im folgenden Format ein lt Nummer gt FaxMaker com z B 0234123918 FaxMaker com Y F
30. lgende Anmerkungen Tools stehen zur Verf gung Auswahl Tool f r Anmerkungen Mit diesem Tool k nnen Sie eine einzelne Anmerkung ausw hlen Nach Auswahl einer Anmerkung wird diese von einem Rechteck mit acht Griffen umrandet auf dem Bildschirm angezeigt Diese Griffe dienen zur Anpassung der Gr e und zum Verschieben der Anmerkung Ziehen Sie an einem der Griffe um die Gr e der Anmerkung anzupassen Durch Ziehen an einem Eckpunkt k nnen Breite und H he gleichzeitig ge ndert werden w hrend durch Ziehen an einer Kante nur die H he oder die Breite ge ndert wird Wenn die Griffe der Anmerkung angezeigt werden k nnen Sie die Anmerkung verschieben indem Sie diese an einer beliebigen Stelle au er den Griffen ziehen Wenn eine Anmerkung ausgew hlt ist kann deren Stil mit Hilfe der Werkzeugleisten f r Formatierung Linienstil und Farbe ge ndert werden Wenn Sie z B eine Textanmerkung ausw hlen ndert sich die Formatierungs Werkzeugleiste und zeigt Felder f r Schriftart Schriftgr e und Zeicheneffekte an Mit diesem Tool k nnen Sie mehrere Anmerkungen gleichzeitig ausw hlen Halten Sie dazu die Strg Taste gedr ckt w hrend Sie auf die auszuw hlenden Anmerkungen klicken Sie k nnen so alle ausgew hlten Anmerkungen zusammen verschieben indem Sie auf eine klicken und diese in eine neue Position ziehen Die Gr e der Anmerkungen l sst sich hingegen nicht anpassen wenn mehrere Anmerkungen gleichzeitig ausgew hlt sind
31. n ee 17 3 3 Senden eines Fax mit Hilfe des Befehls Senden oooocccoccccmmoo o 18 3 4 Senden von SMS aus Microsoft Outlook oooooooccconoccccnccccnan oros 18 3 5 Erneutes Senden und Vorschau von SMS ccccceecccceccceeeceveeeeeces 19 4 Senden und Empfangen von Faxen und SMS aus dem E Mail Client heraus 21 4 1 Einf hr nt lt vivveutavsvensres da da 21 42 FAR SEHEN ee a a a re men 21 4 3 Faxoptionen bei Verwendung des E Mail Programms seeeeeeeees 21 4 4 Senden einer SMS Mitteilung ussssssenunsnunnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnns 22 5 FaxMaker Tools Fax Viewer amp Telefonbuch 25 5 1 FaxMaker VIS WE nun ca 25 9 2 Fx fmerkumb an ae 26 5 3 FaxMaker Telefonbuch ues nuueesan a ana a 28 5 4 Verwalten einzelner Empf nger ccsccsccsscvccecsccccesecccecsenens 29 5 5 Verwalten von Gruppen 30 5 6 Verwalten des Adressbuches ccccceccccccccccesssccccccceesssssescceees 31 Index 33 1 Senden und Empfangen von Faxdokumenten 1 1 Einf hrung Ein Faxdokument zu versenden 1 Ein Dokument in einer beliebigen Windows Anwendung erstellen oder ffnen und ber den FaxMaker Druckertreiber ausgegeben Das Dokument wird in ein Fax umgewandelt und an das Faxformular von FaxMaker oder das Formular f r eine neue Nachricht in Outlook angeh ngt 2 Das Faxnachrichtenformular von FaxMaker aus der Programmgruppe von FaxMaker starten und das Fax von dort aus direkt versenden 3 Mic
32. nd durch ein Komma getrennt sein Wenn f r ein bestimmtes Feld keine Daten zur Verf gung stehen m ssen dennoch die Anf hrungszeichen gefolgt von einem Komma eingef gt werden Dadurch wird das Feld als leer gekennzeichnet Folgendes Format ist zu verwenden Vorname Nachname Firma Abteilung E Mail Faxnummer Telefonnummer 32 FaxMaker Tools Fax Viewer amp Telefonbuch GFI FaxMaker Index A Administrator 21 Anmerkung 26 D Datens tze hinzuf gen 29 30 E Exportieren 28 32 F Faxoptionen 21 G Gruppen 30 GFI FaxMaker I Importieren 28 32 K Kostenstelle 22 R Registrieren 29 T Telefonbuch 28 V Viewer 25 Index 33 USA CANADA CENTRAL AND SOUTH AMERICA 15300 Weston Parkway Suite 104 Cary NC 27513 USA Telephone 1 888 243 4329 Fax 1 919 379 3402 Email ussales gfi com UK AND REPUBLIC OF IRELAND Magna House 18 32 London Road Staines Middlesex TW18 4BP UK Telephone 44 0 870 770 5370 Fax 44 0 870 770 5377 Email sales gfi co uk EUROPE MIDDLE EAST AND AFRICA GFI House San Andrea Street San Gwann SGN 1612 Malta Telephone 356 2205 2000 Fax 356 2138 2419 Email sales gfi com AUSTRALIA AND NEW ZEALAND 83 King William Road Unley 5061 South Australia Telephone 61 8 8273 3000 Fax 61 8 8273 3099 Email sales gfiap com
33. nden und Empfangen von SMS 13 t SMS Nachrichtenformular von FAXmaker Datei Bearbeiten Ansicht Einf gen Hilfe H Senden 9 2 E Ld E Optionen An Luis Klein 333 6666 5555 Ce This is a test sms message Screenshot 10 Das SMS Nachrichtenformular 1 Offnen Sie in der Programmgruppe der FaxMaker Client Software das FaxMaker SMS Nachrichtenformular FE Jan Bauer Kontakt E Datei Bearbeiten Ansicht Einf gen Format Extras Aktionen ll Speichern und schlie en BIS ee De ee oe gt Allgemein Details Aktivit ten Zertifikate Alle Felder Jn a ena E Position Anzeigen als Eirma Webseite Speichern unter Bauer Jan IM Adresse Telefonnummern eng m Fax gesch ftt 1 666 1234567 fina Adressen Gesch ftlich E C Dies ist die Postanschrift Privat E Screenshot 11 Eingabe der Mobilfunknummer f r einen Kontakt 2 Es gibt zwei M glichkeiten den Empf nger festzulegen durch Eingabe der Nummer in das Feld An oder durch Auswahl eines Empf ngers aus dem Outlook Adressbuch Bevor Sie auf die Schaltfl che An klicken m ssen Sie bei Nutzung der Outlook Kontaktliste sicherstellen dass dort f r den Empf nger eine Mobilfunknummer eingetragen ist So geben Sie eine Mobilfunknummer f r einen Kontakt ein a ffnen Sie die Kontaktliste Kontaktknoten und doppelklicken Sie auf einen Empf nger b
34. r Angabe einer Datei f r den neuen Stempel aufgefordert W hlen Sie mit Hilfe des angezeigten Men s die einzuf gende Datei Anschlie end werden Sie zur Angabe eines Namens f r den Stempel aufgefordert Dieser Name wird bei der n chsten Auswahl eines Stempels im Men angezeigt Wenn Sie den Stempel nur einmal verwenden m chten k nnen Sie die Option Nur verwenden ausw hlen Dadurch wird der Stempel nur auf dem Bild platziert und nicht in der Liste der zuletzt verwendeten Stempel gespeichert F r Stempel die Sie h ufig verwenden k nnen Sie hingegen Verwenden und speichern ausw hlen Die Namen dieser Stempel werden im Men angezeigt das bei Auswahl eines zu stempelnden Bereichs ge ffnet wird Pfeil Linien Tool Dieses Tool wird zum Erstellen gerader Linien und Pfeilmarkierungen mit Einzel oder Doppelspitze verwendet Sie k nnen Breite und Farbe der Linien sowie das Anf gen von einfachen oder gef llten Pfeilspitzen an einem oder an beiden Enden in den Men s Linienstil und Farbe ausw hlen Um dem Bild einen Pfeil oder eine Linie hinzuzuf gen klicken Sie auf das Ende der Linie an dem die Linie oder der Pfeil platziert werden sollen Ziehen Sie dann bis zum anderen Ende der Linie bzw des Pfeils Eine gestrichelte Linie zeigt an wo die Linie der Pfeil verl uft Wenn Sie die linke Maustaste freigeben wird die Linie der Pfeil gezeichnet Bei allen Pfeilen mit einer Spitze bildet der zuerst ausgew hlte Punkt
35. roforma invoice attached Regards Luis Klein Bereit kml 4 Screenshot 3 Das FaxMaker Faxformular 3 Das FaxMaker Faxformular wird ge ffnet Ihr Dokument ist diesem als Faxdatei angeh ngt Wenn Ihr Fax ein Deckblatt erhalten soll k nnen Sie den Text f r das Deckblatt in das Formular eintragen Sie k nnen auch Office Dokumente mit Hilfe der im Men enthaltenen Funktion zum Einf gen von Anh ngen als Anhang hinzuf gen HINWEIS Werden andere Dateitypen als FaxMaker Faxdateien angeh ngt muss sichergestellt sein dass alle im Dokument verwendeten Schriftarten und Objekte auch auf dem Server verf gbar sind 6 Senden und Empfangen von Faxdokumenten GFI FaxMaker 4 Geben Sie die Faxempf nger an Klicken Sie auf An und w hlen Sie die Empf nger aus der Outlook Kontaktliste aus Klicken Sie auf An gt um den Empf nger hinzuzuf gen Sie k nnen mehrere Empf nger hinzuf gen Klicken Sie zum Fortfahren auf OK HINWEIS Stellen Sie sicher dass f r den Empf nger im Feld Gesch ftsfax eine Faxnummer eingetragen ist Wenn Sie ein Fax einmalig an einen Empf nger senden m chten der nicht in die Kontaktliste aufgenommen werden soll k nnen Sie dessen Faxnummer direkt in das Feld An eintragen Namen ausw hlen Namen eingeben oder ausw hlen Namen aus folgendem Adressbuch anzeigen Contatti v Name Anzeigename E Mail Adresse E Mail Typ Jan Bauer Jan Bauer Fax
36. rosoft Outlook starten eine neue Nachricht erstellen den gew nschten Text eingeben Anh nge hinzuf gen und das Fax direkt aus Microsoft Outlook versenden 4 Aus einer beliebigen Microsoft Office Anwendung heraus einfach den Befehl Senden an aus dem Men Datei verwenden Das erstellte Dokument wird dadurch an eine neue Microsoft Outlook E Mail Nachricht angeh ngt Die FaxMaker Client Software besteht aus einem Faxdruckertreiber dem Fax Viewer und dem optionalen FaxMaker Faxformular Das FaxMaker Faxformular unterst tzt das Adressbuch von Outlook enth lt jedoch auch ein eigenes Adressbuch f r Benutzer die nicht ber Microsoft Outlook verf gen 1 1 1 Angabe der E Mail Adresse E Mail Adresse x Sie verwenden das Nachrichtenformular von GFI FAXmaker zum ersten Mal Geben Sie Ihre E Mail Adresse ein Screenshot 1 Angabe der E Mail Adresse Beim erstmaligen Aufrufen des FaxMaker Faxformulars werden Sie nach Ihrer E Mail Adresse gefragt Diese Adresse wird f r Ihre Sendeberichte verwendet 1 2 Fax senden So versenden Sie ein Fax aus einer Windows Anwendung heraus 1 Erstellen Sie ein neues Windows Dokument oder ffnen Sie ein vorhandenes Dokument GFI FaxMaker Senden und Empfangen von Faxdokumenten 5 Preisliste 2009 doc Microsoft Word Datei Bearbeiten Ansicht Einf gen Format Extras Tabelle Fenster i Drucken Drucker Name O Faxmaker he Eigenschaften Status im Leerlauf Typ F xmaker
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