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Bedienungsanleitung DeutschlandLAN Konferenzlösung

1. 3 Klicken Sie auf Anmeldung hierauf ffnet sich das Fenster zum Einrichten einer geplanten Konferenz un Business Deuischland_ AN Geplanie Konlerenz Betreff Froeei_Mesling Pih ereere Startze 2011 11 28 14 00 Endzeit 2011 11 29 E00 Abbildung 47 4 Geben Sie in das Fenster Geplante Konferenz folgende Informationen ein Geben Sie im Betreff Feld das Thema der Konferenz ein Legen Sie im PIN Feld ein Passwort f r die Konferenz fest Geben Sie in den Aufklappmen s Startzeit und Endzeit den Beginn und das Ende der Konferenz ein die Angabe des Datums erfolgt im Format Jahr Monat Tag Hinweis Die Startzeit und die Endzeit k nnen sp ter ge ndert werden wenn eine Konferenzeinladung angezeigt wird Einzelheiten hierzu sind den beiden folgenden Schritten zu entnehmen 5 Klicken Sie auf OK um die Einstellungen zu best tigen Hierauf erscheint eine Konferenzeinladung in der die Details der geplanten Konferenz angezeigt werden EE Projektgruppe Besprechung Projektgruppe Online Meeting Room Beschriftung g kene Begnnt um 13 12 2011 16 50 Endet um Di 13 12 2011 v 18 50 v V Erinnerung 15 Minuten v E Anzeigen als W Gebucht Besprechingsarbetsbereich C On nebesprechung ber Sehr geehrtefr Teilnehmertin 4991 2426001 090 2brngc109 1el deutschland lan de l dt Sie zu folgender Webkonferenz ein Projektgruppe Thema der Webk nferenz Projektgruppe Datum 13
2. Datei entfernen Abspielen Klicken Sie auf diese Schaltfl che um die ge ffnete Mediendatei abzuspielen Pause Klicken Sie auf diese Schaltfl che um die Wiedergabe der Mediendatei zu pausieren Veranstalten einer Konferenz Stop Klicken Sie auf diese Schaltfl che um die Wiedergabe der Mediendatei zu beenden Endlos Klicken Sie auf diese Schaltfl che um die ge ffnete Mediendatei in einer Endlosschleife abzuspielen Endlos beenden Klicken Sie auf dieses Symbol um die Endloswiedergabe wieder zu beenden Stumm Klicken Sie auf diese Schaltfl che um die Mediendatei ohne Ton abzuspielen Lautst rke Mit diesem Schieberegler k nnen Sie die Lautst rke der aktuellen Wiedergabe anpassen Vollbildansicht zu iaia aala Klicken Sie auf diese Schaltfl che um eine Videodatei bildschirmf l lend abzuspielen 6 6 Dateien bertragen Der Veranstalter kann w hrend einer Konferenz Dateien bereitstellen die anschlie end von den brigen Teilneh mern auf ihre lokalen Computer heruntergeladen werden k nnen Die bertragung von Dateien ist sehr hilfreich wenn der Veranstalter den Teilnehmern Konferenzmaterial zur Verf gung stellen m chte 6 6 1 Hochladen einer Datei F hren Sie zum Hochladen einer Datei die folgenden Schritte aus 1 Klicken Sie in der Symbolleiste auf B osise 1 um den f r die Datei bertragung vorgesehenen Bereich anzuzeigen Datelen alein arme Abb
3. Deutschland Bedienungsanleitung Inhaltsverzeichnis Wir freuen uns dass Sie sich f r unsere Innovative Business DeutschlandLAN Konferenzl sung entschieden haben Das vorliegende Dokument beschreibt die Benutzung der Business Konferenzl sung f r Endbenutzer EE T e E T AEE EE EIER FEIN ERS NENNEN E EA E E T EAE E EEE EEE E LET 4 EE ER OB ee ee nenne A 4 1 2 Fan on BREI een gene 4 1 3 oysilemantord erung E ietan CHE URN ER EEE Eain RAAE AARNEN Oa E OESE aE ANENE 5 OAE inal 8 E AE A E A E T A RN T LEE T E a E E E KEENNENEEEER PEERTENNENRES EI NIE REHECHERNRRERNEEEEERE T A E T 01 6 1 E EE AS EET N ET EAE A EEEE E T I E EE E EE PE E E E ee ee T 2 4 Konterenzro leasen Ea a eenaa iini 8 REE l e A E E E E AEE A E 9 3 1 Anlegen einer neuen Konferenz esnssssensennsnsnnnensnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnsnnnnnsnnnansnnnansnnnensnnansnnensnnansnnonsnsnansnnensnnansnsnanansnanananann 9 32 Neas sen ener KON a di 11 4 Verwendung der KonterenziUnktO aisnean aaa A 12 AN Te ee ne ee ee 13 As 101619 SL P EINEN NEN A E INEIENN EEE ER EEE PER NEE EE EUER VEREINE E A EEG I EERIENRIR 14 Aa 101 111011 5 IS 1 gt ARPREIRERERENNDNEEHAAEIFERINNKEERNELEREHERERENFIEEEEFEREN CE EHER ERRENEREEUNNEREEIRRIA EEEHEFETEEEEREREIERIENIRIRERENEEFERFAREIEHFERRER FEFERERERTNITEREBENN 15 4 4 Erneutes Betreten einer Konferenz ber den Business DeutschlandLAN PC Client eneneneeeeennen ie BIT IR TE en eeeieeneeeneeeeene 18 ZWEITEN RO
4. ber eine E Mail Einladung sind Abschnitt 9 3 zu entnehmen Konferenzen k nnen auch unter Verwendung eines Plugins f r Microsoft Outlook geplant werden Einzelheiten hierzu sind Abschnitt 9 zu entnehmen Weitere Informationen zur Installation des Business DeutschlandLAN PC Client sind Benutzerhandbuch f r den Business DeutschlandLAN PC Client zu entnehmen 3 2 Verlassen einer Konferenz Zum Verlassen einer Konferenz stehen Ihnen die folgenden M glichkeiten zur Verf gung Klicken Sie im Konferenz Fenster auf oder w hlen Sie in der Men leiste die Option Datei gt Beenden Klicken Sie im Fenster DeutschlandLAN Client auf T oder auf Yale verassen Das Verlassen einer Konferenz als Moderator f hrt dazu dass die Konferenz geschlossen wird Weitere Informationen hierzu sind Abschnitt 5 7 zu entnehmen 4 Verwendung der Konferenzfunktion Das Konferenz Fenster siehe Abbildung 6 ist das Hauptfenster der Business DeutschlandLAN Konferenzl sung Meeting Room Information Sitzungsnummer 16225133 Thema Projektgruppe Moderator Max Mustermann Moderator Passwort 895847 Video S a a Abbildung 6 Konferenz Fenster Das Konferenz Fenster zeigt auf der rechten Seite den Sharing Bereich in dem der Veranstalter Dokumente Whiteboards und andere Elemente zur gemeinsamen Nutzung bereitstellt Die linke Seite des Fensters enth lt die Teilnehmerliste und im unteren Teil ist der Chat Bereich dargestellt der ein oder ausg
5. gbaren Smarttags oder Add Ins anlegen Tabelle 16 beschreibt die in Smarttags und Add Ins enthaltenen Men elemente f r den Business Deutschland LAN Konferenz Olient in Microsoft Office 2003 2007 und 2010 Tabelle 16 Men elemente f r den Business DeutschlandLAN Konferenz Client in Microsoft 2003 2007 und 2010 Men element Beschreibung ffnet das Fenster Konferenz anlegen Konferenz anlegen Weitere Informationen zum Anlegen einer Konferenz sind Abschnitt 3 zu entnehmen l L dt den ausgew hlten Kontakt zur Teilnahme an einer laufenden Konferenz ein Zur Konferenz einladen Weitere Informationen zur Einladung von Kontakten zu einer Konferenz sind Abschnitt 5 6 zu entnehmen Hinweis Falls der Business DeutschlandLAN PC Client ber das Startmen deinstalliert wurde sollte Microsoft Office neu gestartet werden um die deaktivierten Smarttags und Add Ins zu entfernen Weitere Informationen zu Smarttags und Add Ins finden Sie im Benutzerhandbuch f r den Business DeutschlandLAN PC Client v6 11 Glossar CSV Comma Separated Value GUI Graphical User Interface grafische Benutzeroberfl che PC Personal Computer Q amp A Question amp Answer Frage amp Antwort SMS Short Message Service UAC User Account Control Benutzerkontensteuerung URL Uniform Resource Locator VolP Voice Over IP XML eXtensible Markup Language of Herausgeber Telekom Deutschland GmbH Gesch ftskunden
6. onen k nnen nach Beendigung der Gruppenkonferenzen in der Hauptkonferenz ver ffentlicht werden W hrend einer Gruppenkonferenz kann der Veranstalter Dokumente und das Whiteboard teilen Umfragen durchf hren und Dateien hoch und herunterladen Hinweis Maximal k nnen in einer Konferenz f nf Gruppenkonferenzen eingerichtet werden Die Anzahl der in den Gruppenkonferenzen und in der Hauptkonferenz verwendeten Audo und Videokan le kann die Gesamtzahl der verf gbaren Audio und Videokan le nicht bersteigen Maximal werden bis zu vier Videokan le innerhalb einer Gruppenkonferenz unterst tzt F hren Sie zum Einrichten einer Gruppenkonferenz die folgenden Schritte aus 1 Klicken Sie in der Symbolleiste auf PA um den Gruppenbereich anzuzeigen Gruppenk nferenz Beendete Grupperk onferenz Abbildung 34 Klicken Sie auf Neue Konferenz um das Fenster Gruppenkonferenz anlegen zu ffnen Gruppenkonferenz anlegen Zum Anlegen der Gruppenkonferenz geben Sie bitte die folgenden Informationen eln und klicken dann auf OK Thera W hich selbst n die Konferenz aufnehmen Teilnehmer einladen Gruppen Maderator Ich selbst k Teilnehrmer ohne Einladung zur Konferenz zulassen Mas Anzahl der Korferenzteilnahmer Abbildung 35 J9 Veranstalten einer Konferenz 2 Richten Sie die neue Gruppenkonferenz im Fenster Gruppenkonferenz anlegen ein Thema Pflichtfeld Geben Sie das Thema bzw den Titel der Gruppenkonrfer
7. sung in die Office Anwendungen und erm glicht die direkte Buchung von Business Konferenzen aus den Office Anwendungen Einleitung Tabelle 3 enth lt eine Liste der Webbrowser die in verschiedenen Betriebssystemen f r die Business Deutschland LAN Konferenzl sung unterst tzt werden Tabelle 3 Unterst tzte Webbrowser Betriebssystem Internet Internet Internet Firefox Firefox Firefox Google Safari Explorer Explorer Explorer 3 0 3 6 4 0 Chrome 5 0 4 7 8 9 10 0 648 Windows XP v vV nicht v V v v v Professional zutreffend Version 2002 mit Service Pack 2 Windows Vista V v V A v y 7 Enterprise 32 Bitmit Service Pack 1 Windows 7 nicht V v V v V v v Ultimate x86 zutreffend Windows 7 Pro fessional x86 Wenn der Benutzer bei der Verwendung von Windows Vista Enterprise und Windows 7 eine Konferenz ber eine E Mail Einladung betritt muss die Benutzer zugangssteuerung UAC vorher deaktiviert werden um eventuell m gliche Fehlermeldungen zu vermeiden 2 Grundlagen Dieses Kapitel beschreibt die allgemeinen Konzepte der Business DeutschlandLAN Konferenzl sung einschlie lich der verschiedenen Benutzer und Konferenztypen Rollen und Rechte 2 1 Konferenztypen Die Business DeutschlandLAN Konferenzl sung unterst tzt die folgenden Arten von Konferenzen Geplante Konferenz Konferenz die zu einem festgelegten Zeitpunkt beginnt Ad hoc Konferenz Spontane Konferenz die sofort begi
8. und Softwareanforderungen f r den Client und den Server der Business DeutschlandLAN Konferenzl sung 1 3 1 Glientanforderungen Um eine ausreichende Performance des Business DeutschlandLAN Konferenz Clients auf einem PC zu gew hrlei sten muss der PC die in den folgenden Tabellen genannten Systemanforderungen erf llen Tabelle 1 Hardwareanforderungen Hardware Anforderung Displayaufl sung 1024 x 768 Pixel min CPU Intel Pentium 4 1 GHz oder gleichwertig min Intel Core 2 Duo oder h her optimal RAM 512 MB min 1 GB oder gr er optimal Soundkarte Vollduplex 16 32 Bit Soundkarte mit DirectX Unterst tzung Grafikkarte Vollduplex 32 Bit Grafikkarte mit DirectX Unterst tzung Verbindung IP Netzverbindung Breitband LAN Wireless Plattenspeicher 7 OMB 350 MB Zubeh r Lautsprecher Headset Mikrofon Headset Webcam Tabelle 2 Softwareanforderungen Software Anforderung Betriebssystem Windows XP Professional Version 2002 mit Service Pack 2 oder h her Windows Vista Enterprise mit Service Pack 1 oder h her x86 Windows 7 Ultimate x86 Windows 7 Professional x86 Microsoft Office Microsoft Office 2003 mit Service Pack 3 oder h her optional Microsoft Office 2007 Microsoft Office 2010 Ist Microsoft Office auf dem System installiert integriert sich die Business DeutschlandLAN Konferenzl
9. Abe VEA Falten Hle Yeriaul schen i i BE a FROJERKTGRAUFFE Zeil Eur Kontakt n 2 08 51 Mas Musiermann Projekigngspse 1 Wieder einw hlen Konlakle et Bu yr Easain 127 Erika Musiermann Pro ekigruppe i Wieder sinwa hler T F meurade y 3 KJ a 00 01 Mar Muniermann Projekignppei Wieder minw hien Projektigruppet Elirtede Miilsier EA Erika Muniermann i 4 Erika Mustermann DE DIE di Konlerenzschaltung Michael Mustermann eo Dog Michael Muniermann nr hizi De ce Erika Mustermann Er ks Musiermarn s am 111 20 ngn Bus Konlerenzschaltung Mur Blichael Musiermarn ot i Erika Musiermarm i AKAARAARAARAKRKGKGKGARKA KAG Korerergschaltung ti P Abbildung 10 E D i mmj ud Der Teilnehmer wird nun wieder in die Konferenz aufgenommen Teilnehmer die die Konferenz ber Outlook betreten haben k nnen diese ber die Konferenzeinladung erneut betreten Einzelheiten hierzu sind Abschnitt 9 4 zu entnehmen 1 b Moderation einer Konferenz Der Moderator einer Konferenz kann die folgenden Funktionen ausf hren Zuweisung von Rollen Kontrolle der Anwesenheit Freigabe von Bild und Toninhalten Aufzeichnung einer Konferenz Sperren einer Konferenz Einladen zu einer Konferenz Beenden einer Konferenz 9 1 Zuweisung von Rollen Um einem Teilnehmer eine Rolle zuzuweisen klicken Sie den Teilnehmer im Fenster Teilnehmerliste mit der rechten Maustast
10. Sitzungen ayout nderungen Grundlagen 2 4 Konferenzrollen In der Business DeutschlandLAN Konferenzl sung kann eine Konferenz die folgenden Teilnehmerrollen beinhalten Moderator Dies ist die Person die die Konferenz leitet Als Standard Moderator ist der Organisator der Konferenz festgelegt Der Moderator kann den Teilnehmern Rollen zuweisen Dies beinhaltet auch dass der Moderator die Moderator Rolle w hrend der Konferenz mit einem anderen Teilnehmer tauschen kann Wenn der Moderator eine laufende Konferenz versehentlich verl sst wird die Moderator Rolle dem Organisator zugewiesen Sobald der urspr ngliche Moderator die Konferenz wieder betritt wird die Moderatorenrolle zur ck gegeben Falls der Moderator eine laufende Konferenz verl sst ohne die Moderator Rolle an einen anderen Teilnehmer bertragen zu haben wird die Konferenz automatisch beendet Veranstalter Dies ist die Person die innerhalb der Konferenz die Rolle des Veranstalters bernimmt Als Standard Veranstalter ist der Moderator festgelegt Die Veranstalterrolle kann w hrend der Konferenz getauscht werden sofern der Moderator anderen Teilnehmern die Veranstalterrolle zuweist Weitere Informationen zu den unterschiedlichen Rechten sind Abschnitt 6 zu entnehmen Teilnehmer Person die an einer Konferenz teilnimmt 3 Erste Schritte Der Business DeutschlandLAN Konferenz Client stellt den Benutzern einen Online Konferenzraum zur Verf gung in dem si
11. angeordneten Werkzeuge Of ayy E 3 A TE 1 x Gro e anpassen k Sp ichem Ch Syne 5 Wall Tabelle 11 enth lt n here Angaben zu den Werkzeugen Tabelle 11 Anzeigetools Werkzeug Symbol Beschreibung Punkt z Klicken Sie mit dem Zeiger auf bestimmte Textstellen oder Grafiken um die k Aufmerksamkeit der Teilnehmer auf die gemeinsam genutzten Inhalte zu richten Der Zeiger wird in Form eines Pfeils mit dem Namen des Teilnehmers dargestellt der auf den Inhalt zeigt Zum Deaktivieren des Zeigers klicken Sie noch einmal auf die Schaltfl che Kreis Nach dem Anklicken dieses Tools k nnen Sie Formen wie beispielsweise u Rechtecke Ellipsen und Polygone zeichnen sowie Richtig Falsch Markie rungen in den gemeinsam genutzten Inhalten vornehmen Weitere Optionen werden beim Anklicken des Abw rtspfeils eingeblen det Zum Deaktivieren dieses Werkzeugs klicken Sie noch einmal auf die Schaltfl che 30 Veranstalten einer Konferenz Linie Erm glicht beim Anklicken das Zeichnen von Linien oder Pfeilen in den gemeinsam genutzten Inhalten Weitere Optionen werden beim Anklicken des Abw rtspfeils eingeblendet Zum Deaktivieren des Linien Werkzeugs klicken Sie noch einmal auf die Schaltfl che Linienst rke Hiermit k nnen Sie die Linienst rke f r die oben vorgestellten Werkzeuge festlegen Stift Farbe Mit diesem Werkzeug k nnen Sie Textstellen oder Grafiken hervorheben um die Aufmerksamkeit der Teilne
12. een sense Eee 18 5 2 Kontrolle der Anwesenheit unssssssessesesssensnsnensnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnsnnnannnnnansnnnsnsnnnansnensnsnnnansnnnsnsnnnansnsnsnsnanansnsnsnsnsnansnsnanannnn 19 5 3 Freigabe von Bild und Toninhalten unsnsnseseseneessenensnensnnnnnsnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnsnnnnnsnnnnnnnnnnnsnnnnnennnsnsnnnnnsnsnnnsnnnnnennnanannn 20 5 4 Aufzeichnung einer Konferenz asssesssenensnenensnensnsnnnnnnnensnnnnnnnnnensnnnannnnnansnsnansnsnansnnansnnnonsnnensnsnsnsnsnsnsnnensnnansnnonsnsnananann 21 592 PH cHen Kon Renee ee 22 9 0 Einladen weiterer Teilnehmer nn ea een ernennen an 23 9 1 Beenden einer Konferenz uni nnneeeeeeeene 24 6 Veranstalten einer Konferenz uusnnsnenensenensnsnensnnnennnnnnnnannsnnnnnnnnnnnsnnannnnnannsnnnnnsnnnnnsnsannsnsennsnsnnnsnsannsnsennsnsannsnsennsnsannsnsannsnnannn 25 EE ER EI ee ee ee ee T EA A E E 25 6 2 Desktop oder Applikationen teilen ueesseseeesesesesenenennenenennnnnnnnnnnnnneneenenennenenennnnnnnnnennnnenanennnennenenennnnnnnnennnnenennnennananann 28 DIN Dee ee ee Eine Eee 29 A eee Kl ee ee ee ee 30 Ca Le el 2 1123 ee EEE OE E 32 6 6 Dateien bertragen enaeeesesenenenennnenenennenennnnnnnnnnnnnnenennnenenennenennnnnnnnnennnnenanenenenennonennnsnenennnnenenennnenensononesasnsenenesenenennnsensasananann 33 6 7 Gruppenkonferenzen organisieren erseseeesesnsesnsnenennnnnenennenennnnnnnnnnnnnnenenennnenennenonnnnnnnennnennenenennnenennononnsnsnsnnenenenenennnnnnsanannn s 08 Age SAnWor oizungen TER
13. eine Gruppe und w hlen Sie dann im Kontextmen die Option Konferenz anlegen Alle in dieser Gruppe enthaltenen Kontakte werden nun unter dem Bereich Teilnehmer hinzuf gen im Fenster Konferenz anlegen eingef gt Erste Schritte L I Business Deutschland Max Mustermann Man Profi Elirtede Muster EXT ON PETET Kontakte EM Dein rp he w ndere Erika Mustermann ia ddini alte TEHAT KI Freunde l Frobektgruppei i Gruppe k schen usenmann iiie RER rl Elnede klister EXI bE E E Gruppe umbenennen En Mustem Huslormann 1 gije eirtdengder Kanon ar Mifi iml eirt ri d Michael Mustermann l 3 TET ELEI r DAB NE Abbildung 2 2 Der Benutzer kann das Fenster Konferenz anlegen auch ber Microsoft Office Smarttags und Add Ins aktivieren Einzelheiten hierzu sind Abschnitt 11 zu entnehmen 3 Klicken Sie im Fenster Konferenz anlegen auf die Schaltfl che Kontakte suchen T Business Deutschland Minix Mustermann hien From wai Konferenz a niegan KOMcklE x Favoriten k Freunde Kontakte suchen e Projekigruppet Erika Musiermann Micige Mlusberman Mehrere Adressen k nnen mid emem Semikolon voneinander geben warden rl Erede Muster EXT 1 Teilnehmer h nzuf gen oder f gen Sie Kontakte per E Mail hinzu 2 Konferenztitel eingeben Abbrechen i t 2 Abbildung 3 4 Doppelklicken Sie im Dialogfenster Teilnehmer zur Konferenz hinzuf gen auf einen Kontakt oder klicken Sie neben
14. in Minuten ein 8 Wiederholen Sie alle vorstehend beschriebenen Schritte um einen zweiten Fragebogen zu erstellen 6 9 2 Durchf hren einer Umfrage F hren Sie zum Durchf hren einer Umfrage die folgenden Schritte aus Klicken Sie in der Symbolleiste auf 9 asien um alle vorhandenen Frageb gen anzuzeigen W hlen Sie die Registerkarte eines Fragebogens aus um die durchzuf hrende Umfrage anzuzeigen W hlen Sie ggf die Option Nicht anonym und das Zeitbegrenzung aus Klicken Sie auf Ver ffentlichen um den Fragebogen im Umfrage Bereich der Teilnehmer anzeigen zu lassen Die Teilnehmer beantworten die Umfrage und klicken zum Abschluss auf Abstimmen Beenden Sie die Umfrage indem Sie auf Umfrageenden klicken Falls der Organisator die Dauer der Umfrage vorgegeben hat wird diese beim Ablauf der Zeit automatisch beendet die Teilnehmer k nnen dann keine wei teren Fragen mehr beantworten a EEE a Im Umfrage Bereich wird die Registerkarte Umfrageergebnis eingeblendet die das Ergebnis der Umfrage anzeigt Freiei Wo 7 Opkonen Frozeril Imftrage Teilnehrnier 1 Was machst di gerne in deine Freizeit hlultiple Choice Fi age A B cher lesen 0 00 E B Filme arseniat 1 00 U C TV gucken 0 00 0 D Basketball spielen 0 00 i Umirageange skat Spadam ENER anse Abbildung 40 39 Veranstalten einer Konferenz 7 Folgende Aktionen sind auf der Registerkarte Umfrageergebnis m glich Zur Ver ffentlichung des Umfrage
15. jedem einzelnen Kontakt auf um die gew nschten Teilnehmer hinzuzuf gen 10 Erste Schritte Teinehmer zu onlen hinzuf gen AN Mana Mustermann Details pinlenden HH Markus Mustermann Detail einblenden IR Ll Eliriede Muster EXT etais einblenden i 2 Erika Mustermann 2 f r m 5 13 nh jarujar J Michael Mustermann Detale iti E deri Abbildung 4 5 Zum Einladen nicht registrierter Business Konferenzteilnehmer geben Sie die E Mail Adressen der gew nschten Benutzer in das Feld Kontakt per E Mail hinzuf gen ein E Mail Adressen sollten durch ein Semikolon voneinander getrennt werden 6 Geben Sie im Bereich Konferenztitel eingeben den Namen der Konferenz ein 7 Klicken Sie auf Konferenz anlegen 8 Das Konferenz Fenster wird ge ffnet Registrierte Business DeutschlandLAN Nutzer die zur Konferenz eingeladen sind erhalten nun eine Benachrichtigung die etwa dem folgenden Beispiel entspricht Eingehende Einladung Projektgruppe 1 Erike Mulennenn Abbildung 5 Falls im Feld Kontakt per E Mail hinzuf gen E Mail Adressen eingegeben wurden erscheint nach dem Anklicken der Schaltfl che Konferenz starten automatisch eine Outlook Benachrichtigung die den Link zur Konferenz ent h lt Wenn Sie diese Benachrichtigung versenden k nnen die entsprechenden Teilnehmer die Konferenz durch Anklicken des Konferenz Links betreten Weitere Informationen zum Betreten einer Konferenz
16. Audio Funktion kann ber das Mikrofon sprechen und von allen Teilnehmer geh rt werden 42 Interaktion mit Teilnehmern Hinweis Schalten Sie das Mikrofon stumm wenn Ihr Wortbeitrag beendet ist um die bermittlung von St rge r uschen wie beispielsweise Tastenklicks zu vermeiden Einstellen der Lautst rke des Mikrofons oder Lautsprechers Stellen Sie die Lautst rke des Mikrofons ein indem Sie die den Regler i In eine angemessene Position verschieben Stellen Sie die Lautst rke des Lautsprechers ein indem Sie den Regler in eine angemessene Position verschieben 7 1 3 Tipps zur Verbesserung der Tonqualit t Der Benutzer kann die Tonqualit t anhand der im Folgenden genannten Methoden verbessern Verwenden Sie ein qualitativ hochwertiges Mikrofon Beim Bewegen des Mikrofon Anschlusskabels d rfen weder St rger usche noch Gespr chsunterbrechungen auftreten Verwenden Sie einen Lautsprecher mit Echounterdr ckungsfunktion Stellen Sie das Mikrofon nicht waagerecht auf den Schreibtisch St rger usche werden hierdurch verst rkt Verwenden Sie m glichst ein Headset Ber hren Sie das Mikrofon nicht mit dem Gesicht oder mit der Hand und vermeiden Sie heftige Atemger usche in der N he des Mikrofons Falls ein Tischmikrofon verwendet werden soll empfiehlt es sich ein dynamisches Richtmikrofon mit Batterien einzusetzen Testen Sie Ihre Audio und Videoausr stung bevor Sie an Konferenzen tei
17. Bereich Aktive Verbindungen auf die laufende Konferenz 2 Klicken Sie auf der rechten Seite des DeutschlandLAN Client Fensters auf Kontakte suchen Business Deutschland Minx Musiormann Men Pron Bem Essen X Akne Vertendungen Projektgruppe Konferenz verlassen as PROJEKTGRUPPE Sie sind in ainer Konferenz Se k nnen waiters Talnehmer aus Deutschland LAN oder par E Mail simadan Ronaki Weitere eilnehmer einladen x yir F avomten Romas Bien T O Freunde tos ry Projekigruppei 1 Erika Mustermann ad Einladung per E Mayii verparer iiriede Muster brechen n ii Micnae Wustermann Abt i t 2 Abbildung 22 3 Doppelklicken Sie im Dialogfenster Teilnehmer zur Konferenz hinzuf gen auf einen Kontakt oder klicken Sie neben jedem einzelnen Kontakt auf um die gew nschten Teilnehmer hinzuzuf gen 4 Schlie en Sie das Dialogfenster Teilnehmer zur Konferenz hinzuf gen und klicken Sie dann auf Einladungen per E Mail senden Die eingeladenen Kontakte erhalten nun eine Benachrichtigung die etwa dem folgenden Beispiel entspricht Eingehende Einladung Projektgruppe 1 Erika Kustermenn ae em Abbildung 23 Benachrichtigung ber die Einladung zur Konferenz Einzelnen Benutzer einladen Um einen einzelnen Benutzer zur Konferenz einzuladen klicken Sie den gew nschten Kontakt in der Kontaktliste mit der rechten Maustaste an und w hlen Sie dann im Kontextmen die Option Zur Konfe
18. Dezember 2011 Zen 16 50 GMT 0100 Konferenznummer 34061965 PIN 1234 Zum Starten der Webkonferenz gehen Sie bitte wie folgt vor tantakee Abbildung 48 6 Geben Sie die E Mail Adressen der gew nschten Empf nger ein 7 ndern Sie ggf die Einladungsdetails und verschicken Sie die Einladung ab indem Sie auf Senden klicken Die Konferenzeinladung wird an die ausgew hlten Teilnehmer gesendet und in Ihrem Kalender abgelegt 48 Verwendung des Outlook Plug In f r die Business DeutschlandLAN Konferenzl sung Ei o Kalender Microsol Duilook E aa Maea E I aenal ai Hi Monatsansicht T zz N Reg f Em T m re Ta maa u Mittwoch 14 Daz Donnerstag 15 Dez 3 t0 11 1213 t4 i5 16 17 18 19 20 ZI 22 IMST wl rat EB 4 5 5 S TE 8 a ALAND Ze fi IE 4 Abbildung 49 8 Die Teilnehmer erhalten die Konferenzeinladung ber eine E Mail Nachricht Sie k nnen die Einladung anneh men ablehnen oder unter Vorbehalt zusagen Zum Starten der Webkonferenz gehen Sie bitte wie folgt vor 1 Rufen Sie den folgenden Link auf Abbildung 50 49 Verwendung des Outlook Plug In f r die Business DeutschlandLAN Konferenzl sung 9 2 Starten einer geplanten Konferenz als Moderator ber Outlook F hren Sie als Moderator die folgenden Schritte aus um eine geplante Konferenz ber Outlook zu starten 1 ffnen Sie im Outlook Kalender die Konferenzeinladung und klicken Sie wie in der folge
19. Fenster Als Moderator bewerben Als Moderalor bewerben Bitte Passwort angeben Abbildung 13 3 Geben Sie im Textfeld das in den Konferenzinformationen angezeigte Moderator Passwort ein j Beineb mil EE aim gnen Wikis j Zi nm Dre Shat Teilnehmer Gesamt d Information Sitzungenummer 16225133 b Erika MustermanniViadera Thema Proyekigiuppe kan fehle Moderator Enka Kustarmann Mo darator Passwart B95847 Als Moderator bewerben E Bitte Passwort eingeben Abbildung 14 4 Klicken Sie auf OK Der Veranstalter erh lt nun die Moderator Rolle zur ck 5 2 Kontrolle der Anwesenheit Der Moderator kann anhand einer Anwesenheitskontrolle berpr fen wie viele Teilnehmer noch an der Konferenz beteiligt sind oder auf eine bestimmte T tigkeit reagieren F hren Sie zur Kontrolle der Anwesenheit die folgenden Schritte aus 1 Klicken Sie in der Men leiste auf Betrieb gt Anwesenheitskontrolle um das Fenster Anwesenheitskontrolle zu ffnen 19 Moderation einer Konferenz Arwosenheilskontr lle Arte verbleibende Fe l einstellen 30 T Sekunden Woerbleib nde Zeit Sekunden Anzahl der Anbworlen Abbildung 15 2 Stellen Sie im Aufklappmen die Antwortzeit ein und klicken Sie auf Anwesenheit 3 Nach dem Starten der Anwesenheitskontrolle wird bei den Teilnehmern ein Aufforderungsfenster ge ffnet w Anwesenhetskontrolle durch Moderator Anwesenhert best tigen mit OK Verbleibe
20. Konfiguration des Konferenz Layouts Das Layout des Konferenz Fensters kann durch die Konfigurationsoptionen unterhalb der Teilnehmerliste ge ndert werden F hren Sie zur Konfiguration des Layouts die folgenden Schritte aus 1 Klicken Sie unterhalb der Teilnehmerliste auf Layout um alle unterst tzten Fenster Layouts anzuzeigen Abbildung 8 2 W hlen Sie ein Fenster Layout aus das Layout des Konferenz Fensters wird entsprechend angepasst f Meeting Room Whiteboard E op Share AV Wiedergabe n Ostes Share WM cCoBrwung Abstimmen W umen Shure Bermich Gesamt I Information Sitzungsnummer 16225133 Thema Projektgruppe Moderator Max Mustermann Moderator Passwort 895847 Abbildung 9 16 Verwendung der Konferenzfunktion 4 4 Erneutes Betreten einer Konferenz ber den Business DeutschlandLAN PC Client Jeder zwischenzeitlich ausgeschiedene QOlient Teilnehmer kann die Konferenz wieder betreten solange diese noch andauert und nicht durch den Moderator gesperrt wurde F hren Sie zum erneuten Betreten einer Konferenz am Business DeutschlandLAN PC Client die folgenden Schritte aus 1 Klicken Sie im DeutschlandLAN Client auf t Im rechten Bereich des Business DeutschlandLAN PC Client wird nun der bisherige Verlauf angezeigt 2 Klicken Sie auf Wieder einw hlen rechts neben der gew nschten Konferenz Business Deutschland Minx Mustormarn Men Fron Beam Essen
21. Landgrabenweg 151 53227 Bonn Erleben was verbindet Hilfe Support Falls Sie Fragen oder Schwierigkeiten bei der Nutzung des Produktes DeutschlandLAN haben kontaktieren Sie bitte Ihren Firmenadministrator Als Firmenadministrator wenden Sie sich bitte an die DeutschlandLAN Hotline 0181 33 0411488 8 Stand 04 2012 nderungen und Irrt mer vorbehalten Xai
22. Modus bzw Konferenzmodus sicht Betrieb Layout sYnchrontsenen Layout mit teran sier synchronseren Daten mit Veranstalter synchraniseren Teilnehmer Y deo schielen Tefinehmer Audo schleher Teinehmer en laden Aufzeichren Konferenz sperren opas viden Anzeigemocus Lokaler Modus aeea Konterenemoc ar Konferene bei Sreenshit verbergen Anweranheitskontrale Abbildung 44 7 3 Chatten Interaktion mit Teilnehmern Die Business DeutschlandLAN Konferenzl sung unterst tzt ffentliche Chats in denen der Benutzer eigene Ideen kommunizieren und mit anderen Teilnehmern diskutieren sowie andere Teilnehmer um Hilfe bei Fragen bitten kann Dar ber hinaus werden zur Vereinfachung der Kommunikation zwischen zwei Teilnehmern auch private Chats unterst tzt ffentliche und private Chats finden im Chat Bereich statt Maa Mustermar n en Hallo Zusammen Abbildung 45 49 8 Teilnahme an einer Konferenz Dieses Kapitel beschreibt die T tigkeiten die die Teilnehmer w hrend einer Konferenz ausf hren k nnen 8 1 Anzeige der Rollen und des Audio und Videostatus Das Webcam Symbol oder das Mikrofonsymbol A zeigt an ob die Audio oder Videofunktion der Teilnehmer aktiviert ist 8 2 Hand heben Das Heben der Hand in einer Konferenz hilft dabei die Aufmerksamkeit des Moderators oder Veranstalters zu erlangen Der Benutzer der die Hand gehoben hat und der Moderator k nnen di
23. ODE ee een 36 DU SO ee ler IL T Interaktion mit Teilnehmern 0u000000002eennsennnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnsnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnsunnnnnnsnnnnnnsnnnnnnsnnnnnssnnnnsonnnnnsennnnnnsnnnnnennannn 41 1 1 Audio lInteraktion sans erahnen een nee 4 1 2 Video Interaktion essseseeeeeeneneennnennnnnnnennnnnennnnnennnenennnnnennnenennnnnenenenenennnennnnnennnnnennnenenanenennnenenennnennnnnenenenennnenensnnnennnenennnnnnnann 43 EAO e a E E NE EEE E AEA RENNEN EEE E E NN MEANUR EEERER 45 cmane nener on 172 S 46 8 1 Anzeige der Rollen und des Audio und Videostatus unsseeeesesesenennnnenennnnenenennnnnennnnennnnnnenenennenenennnnnnnnnnnananeennnn 46 02 een ee 46 8 93 AN Umfrage teilnehmen nn sanken nannaenn nennen gan kann waere 46 9 Verwendung des Outlook Plugin f r die Business DeutschlandLAN KonferenzZl SUng rriren 47 9 1 Planen einer Konferenz ber Outlook uusssseeeesesenesenenenennnnennnnnennnnnenennnennnnnennnnnennnenensnnennenensnnnensenensnnnensnnnensnnnanaenanann 4T 9 2 Starten einer geplanten Konferenz als Moderator ber Outlook s ss ss sssssssnsresrrnsresnrnnrennnnnrnnnrnnrnnnnnnrenrinnrnnrrnnrnnnrnnrenrne 50 9 3 Betreten einer geplanten Konferenz ber E Mail uesssssesesesesnsenenennenenennnnnnnnnnnnenenannenennenenennnnnnnennnnnnenennnnnnnneneneanannn 93 9 4 Erneutes Betreten einer Konferenz ber E Mail uneeeseeesesesesesesenenennenenennnnnnnnnnnnenenanenenennenenennnnnnnenennenenenennnnenenenannnn 55 10
24. Verwendung von Smarttags und Add Ins in Microsoft Office usssessesesesesenenennenenennnnnnnnnnnnenenennnnnnnnenenennnnnnnnnnnnenenenennnn 56 DRS EA T E E E E A P WERE EEE GENE EEE A E E e P TT 51 FI DE ee ee ee en een 58 ml ILS DO aaie SEE EEEERENENE EEE E RC EEGRERER 58 1 Einleitung Das vorliegende Dokument beschreibt die Verwendung der Business DeutschlandLAN Konferenzl sung f r Endbenutzer 1 1 System berblick Die Business DeutschlandLAN Konferenzl sung ist ein einfach zu verwendendes schnelles und kosteng nstiges Online Konferenzsystem f r Audio und Videokonferenzen sowie Arbeitsbesprechungen Die an der Konferenz beteiligten Benutzer k nnen ber eine leicht zu bedienende und intuitive Benutzeroberfl che als Audio oder Videoteilnehmer auftreten Die Teilnehmer k nnen Dokumente gemeinsam nutzen Pr sentationen liefern Produkte demonstrieren und unabh ngig von ihrem jeweiligen Standort gemeinsam auf vertrauliche Infor mationen zugreifen Die Business DeutschlandLAN Konferenzl sung bietet auch aus kologischer Sicht eine Reihe von Vorz gen durch die drastische Verringerung oder sogar den v lligen Wegfall von Flugreisen Autofahrten und dem damit verbundenen Kosten und Zeitaufwand da die Konferenzen jederzeit an jedem Ort und mit jedem beliebigen Teilnehmer organisiert werden k nnen Hinweis Es wird dem Moderator Veranstalter dringend empfohlen w hrend einer Konferenz grunds tzlich nur die jenige
25. ationen teilen Gemeinsame Nutzung des Desktops Konferenz Clients und anderer ge ffneter Applikationen mit s mtlichen Teilnehmern Auch andere Teilnehmer k nnen den gemeinsam genutzten Desktop bzw die Applikationen steuern Gemeinsam browsen Gemeinsames Durchsuchen von Webseiten mit den Teilnehmern AV Abspielen einer Videodatei zur gemeinsamen Betrachtung mit den Teilnehmern Gruppen Aufteilen der Teilnehmer in verschiedene Gruppen f r gruppeninterne Diskussionen Frage amp Antwort Einrichten von Frage amp Antwort Sitzungen im gesonderten Frage amp Antwort Bereich Dateien bertragen Gemeinsame Nutzung von konferenzrelevanten Materialien durch das Hochladen von Dateien in den bertragungsbereich Andere Teilnehmer k nnen diese Materialien anschlie end auf ihre lokalen Computer herunterladen Einleitung Abstimmen Anlegen eines Fragebogens oder einer Abstimmung zur Diskussion Recorder Aufzeichnung und Speicherung der Konferenz f r eine sp tere Wiedergabe Sperren Erm glicht das Sperren der Konferenz um den Zutritt weiterer Personen und damit Unterbrechungen zu vermeiden Anwesenheitskontrolle Erm glicht dem Moderator eine berpr fung der Anwesenheit der Konferenzteilnehmer Applaus Bietet dem Moderator die M glichkeit einer Pr sentation zu applaudieren Integration Einfaches Starten oder Betreten von Konferenzsitzungen ber Microsoft Outlook 1 3 Systemanforderungen Dieser Abschnitt beschreibt die Hard
26. bbildung 7 Teilnehmerliste Tabelle 7 enth lt n here Angaben zur Teilnehmerliste Tabelle 7 Verf gbare Optionen in der Teilnehmerliste Kontextmen element Beschreibung Suchen Erm glicht dem Benutzer die Suche nach bestimmten Teilnehmern Der Moderator und Veranstalter falls vorhanden werden immer an der Spitze der Suchergebnisse angezeigt Rolle ndern in Erm glicht dem Moderator einem Teilnehmer eine bestimmte Rolle zuzuweisen Privater Chat Erm glicht dem Benutzer das Chatten mit einem Teilnehmer Video ffnen schlie en Erm glicht dem Moderator das ffnen oder Schlie en der Video bertragung eines ausgew hlten Teilnehmers Tondatei ffnen schlie en Erm glicht dem Moderator das ffnen oder Schlie en der Ton bertragung eines ausgew hlten Teilnehmers Zum Verlassen auffordern Erm glicht dem Moderator einen Teilnehmer aus der Konferenz zu entfernen Hand senken Erm glicht dem Moderator die gehobene Hand eines Teilnehmer wieder zu senken Alle H nde senken Erm glicht dem Benutzer alle derzeit erhobenen H nde zu senken Schaltfl che Beschreibung 19 Verwendung der Konferenzfunktion Audiokanal ffnen schlie en Erm glicht dem Benutzer das ffnen oder Schlie en von Tondateien Video ffnen schlie en Erm glicht dem Benutzer das ffnen oder Schlie en von Videodateien Layout Erm glicht dem Benutzer das Layout des Konferenz Fensters zu konfigurieren 4 3 1
27. ces Einladendan AELEITESLETNADER Tee Konlerengdyp Geplanle K nlerenz Anzahl Binelrmer 1 Ein reien Murer E pin konierernip tsar OH Abbildung 56 Je Verwendung des Outlook Plug In f r die Business DeutschlandLAN Konferenzl sung 3 Geben Sie im Feld Konferenzpasswort das in der Einladung f r die Konferenz enthaltene Passwort ein und klicken Sie auf OK 4 Laden Sie das Plugin f r die Business DeutschlandLAN Konferenzl sung herunter wenn Sie dazu aufgefordert werden Hinweis Wenn im Internet Explorer IE die Verwendung von ActiveX Plugins gesperrt ist erscheint die folgende Seite Download des Konferenz Plug Ins Sie konnen w hlen Netnode ems L Klicken Sie oben auf de Indormatiorisleisle installieren Sie das Adtvei Sieuerelerneni 3 Dr cken Sie Installieren im folgenden Dialog Stufe 1 Stufe 2 Stufe 3 lerrr r Lir EM en raae Mewin asak E Temin a p e Aa ae Er FE Tmi Pabo ent W wH Wed Ta LAL M l a l i i E Mri ik ed P e h HNT I ak Ei jE Leli He Wii Wie LA gwsareinstelungan eniaprechend Sie k nnen auch im darauffolgenden Dialog auf Ausf hren Hicken Eintreten Stufe 1 Sule 2 ern Internet k nnen n tzlich sein aber dieser Dateityp en r tzich sen aber dieser Datekyp kann u U laul dem Commander Schaden an chlen F hren Se richten ayki aaie agtig mehi aus und speichem Sie sie pehi falls Sie der er i Welches Aiko besteht arfrauen Abbildung 57 Der Ben
28. chronisieren af STE Veranstalters Hierdurch wird sichergestellt dass s mtliche Teilnehmer die gleiche Seite oder Folie wie der Veranstalter betrachten Vollbild EE tigil Erm glicht dem Benutzer das Dokument in einer Vollbildansicht DE anzuzeigen 2 Veranstalten einer Konferenz 6 2 Desktop oder Applikationen teilen Der Veranstalter kann w hrend einer Konferenz den gesamten Desktop oder einzelnen Applikationen mit anderen Teilnehmern teilen Dieses so genannte Application Sharing ist sehr hilfreich f r Fernsupport und Demonstrations zwecke F hren Sie die folgenden Schritte aus um Ihren Desktop oder Applikationen mit anderen Teilnehmern zu teilen 1 Klicken Sie in der Symbolleiste auf mase um das Fenster Application Sharing zu ffnen Application Sharin Coskop Share Konfererg Chent Sh are Appliration Share 182330 Conferencing End User Guide Revo dor Mi O C Dokumente und EinstellungenJonesmanibeskto DsulschlandLAan C Facebook Monilla Firafon Dualitat Standard Abbildung 27 2 W hlen Sie eine der folgenden Sharing Optionen aus Desktop Share zum Teilen des Desktops mit anderen Teilnehmern Konferenz Client Share zum Teilen des Business DeutschlandLAN Konferenz Olient mit anderen Teilnehmern Application Share zum Teilen der auf dem Computer des Benutzers ge ffneten Applikationen 3 Wenn die Option Application Share ausgew hlt ist w hlen Sie eine oder mehrere der in der folgenden L
29. d ge ffnet aber geschlossen Veranstalter Freigegeben Freigegeben E Mail Teilnehmer Deaktiviert Deaktiviert Standardm ig freigegeben und Standardm ig freigegeben aber Olient Teilnehmer A ge ffnet geschlossen 5 4 Aufzeichnung einer Konferenz Der Moderator kann eine Konferenz aufzeichnen und f r eine sp tere Wiedergabe oder zu Referenzzwecken abspeichern F hren Sie zum Aufzeichnen einer Konferenz die folgenden Schritte aus 1 Klicken Sie in der Men leiste auf Betrieb gt Aufzeichnen um das Fenster Aufzeichnen zu ffnen Aule hne Abbildung 17 2 Klicken Sie auf w hlen Sie eine Datei im Dateibrowser aus um die Konferenz aufzuzeichnen Bei einer ungeeigneten Bildschirmeinstellung kann unter Umst nden ein Warnhinweis eingeblendet werden Aufforderung De Aufl sung ist h her als 10244760 bitte vernngem sie che Aufllosung oder die Bildrate f r die Aufzeichnung Abbildung 18 3 Klicken Sie auf Q um die Aufzeichnung der Konferenz vor bergehend zu pausieren Wenn Sie auf 9 klicken wird die Aufzeichnung beendet 4 Klicken Sie auf f um das Einstellung Fenster zur Konfiguration der Aufzeichnungseinstellungen zu ffnen 21 Moderation einer Konferenz Sie k nnen ausw hlen ob die Leistungsf higkeit Ihres Computers oder die Qualit t der Aufzeichnung im Vorder grund stehen soll ber das Auswahlfeld Bild k nnen Sie festlegen wie viele Bilder pro Sekunde FPS aufgezeich net werd
30. der Konferenzl sung in der Outlook Symbolleiste zur Verf gung siehe Abbildung 45 E Outlook Heute Microsoft Outlook Abbildung 45 Plugin f r die Business DeutschlandLAN Konferenzl sung in Outlook 9 1 Planung einer Konferenz ber Outlook F hren Sie zur Planung einer Konferenz ber Outlook die folgenden Schritte aus 1 Klicken Sie in der Symbolleiste der Business DeutschlandLAN Konferenzl sung auf lesen um das Konferenz Fenster zu ffnen Y Ausinees Deuilschandi AHN Semer Adresse https Noonterence pbx deufschland an de Benutzername Passwort Passwort speicher O sutomstischer Login Abbildung 46 2 Geben Sie in diesem Fenster die erforderlichen Informationen ein Geben Sie im Feld Server Adresse die URL des f r die Business DeutschlandLAN Konferenzl sung ver wendeten Servers ein https conference pbx deutschland lan de Geben Sie im Feld Benutzername Ihren Benutzernamen ein 49 lt Telefonnummer gt lt Firma gt tel deutschland lan de Geben Sie im Passwort Feld Ihr Passwort ein W hlen Sie die Option Passwort speichern wenn der Benutzername und das Passwort nach dem Beenden von Outlook gespeichert werden sollen W hlen Sie die Option Automatischer Login wenn sich das Konferenzsystem nach dem erneuten Starten von Outlook automatisch unter Verwendung der g ltigen gespeicherten Anmeldedaten anmelden soll A Verwendung des Outlook Plug In f r die Business DeutschlandLAN Konferenzl sung
31. e Hand wieder senken Klicken Sie zum Heben der Hand auf im oberen Bereich der Teilnehmer hierauf erscheint neben Ihrem Namen ein f r alle Teilnehmer sichtbares Handsymbol Um die Hand wieder zu senken klicken Sie noch einmal auf das neben Ihrem Namen angezeigte Handsymbol verschwindet 0 3 An Umfrage teilnehmen Der Moderator oder der Veranstalter kann den Teilnehmer w hrend einer Konferenz einen Fragebogen vor legen um eine Umfrage durchzuf hren Die Teilnehmer k nnen die Ergebnisse der Umfrage sehen sofern der Organisator der Umfrage diese ver ffentlicht F hren Sie zur Teilnahme an einer Umfrage die folgenden Schritte aus 1 Suchen Sie nach dem Beginn der Umfrage den Fragebogen im Sharing Bereich der zwischenzeitlich zu einem Umfrage Bereich geworden ist 2 Beantworten Sie die im Fragebogen enthaltenen Fragen Klicken Sie auf Abstimmen um die Beantwortung des Fragebogens abzuschlie en 4 Falls Sie den Fragebogen nicht zur cksenden m chten klicken Sie auf Enthalten und im Best tigungsfenster auf Ja aa Weitere Informationen zur Organisation von Umfragen sind Abschnitt 6 9 zu entnehmen 46 9 Verwendung des Outlook Plugin f r die Business DeutschlandLAN Konferenzl sung Die Business DeutschlandLAN Konferenzl sung kann in Microsoft Outlook 2003 2007 und 2010 im Folgenden als Outlook bezeichnet integriert werden Nach der Installation des Business DeutschlandLAN Konferenz Olient stehen die Tools
32. e an und w hlen Sie im Kontextmen Rolle ndern in die gew nschte Rolle aus Thema Projekt Zu urn Moderator Ma i Fri Pi E manni Modera 7 Halle Anrlern m Moderator Privater halt Veranstalter Tondates schlie en Zum Verlassen auffordern Abbildung 11 Der Moderator kann einer der beiden folgenden Kategorien angeh ren Veranstalter Moderator Moderator der als Veranstalter die Konferenz einleitet und zu Beginn der Konferenz standardm ig die Rolle des Moderators bernimmt Stellvertretender Moderator Moderator dem die Rolle des Moderators w hrend der Konferenz bertragen wird Der Veranstalter kann die Moderator Rolle wie im Folgenden beschrieben zur ckerlangen 1 Klicken Sie in der Men leiste auf Hilfe gt Information Hierauf werden Informationen zur Konferenz angezeigt Hinweis Das Moderator Passwort wird nur dem Veranstalter Moderator angezeigt und in dem in Schritt 3 be schriebenen Fenster Als Moderator bewerben verwendet 18 Moderation einer Konferenz f Meeting Room r E i j MSCA penei Fels BE Oak fran gt Where Ej Aps Share A Werken z Uslei Share Teilnehmer Gesamt 2 information F Sitzungsmummer 16225133 Max Mustermann Modena F Thema Projektgruppe Erika Mustra y Mioder tor Mas Mustermann kioderalor Passwor B5847 Abbildung 12 2 Klicken Sie in der Men leiste auf Betrieb gt Als Moderator bewerben Hierauf erscheint das
33. e des synchronisieren ef SYTIE Veranstalters Hierdurch wird sichergestellt dass s mtliche Teilnehmer die gleiche Seite oder Folie wie der Veranstalter betrachten Vollbild w til Erm glicht dem Benutzer das Dokument in einer Vollbildansicht ka anzuzeigen Veranstalten einer Konferenz 6 5 Medien teilen Der Veranstalter kann w hrend einer Konferenz Medien wie Ton und Videodateien mit anderen Teilnehmern teilen Die unterst tzten Medienformate sind wmv wma wav asf swf flv mp3 avi und mpg Hinweis Ob eine Datei auf Ihrem Computer und auf den Computern der Teilnehmer abgespielt wird oder nicht h ngt auch von den durch das lokale Windows System unterst tzten Codecs ab F hren Sie zum Teilen solcher Medien die folgenden Schritte aus 1 Klicken Sie in der Symbolleiste auf E23 um den Media Player anzuzeigen Abbildung 30 2 Benutzen Sie zum Teilen der Mediendateien die Media Player Symbolleiste EA er m Tabelle 12 beschreibt die Symbolleistenelemente des Media Player Tabelle 12 Media Player Symbolleiste Werkzeug Icon Beschreibung Klicken Sie auf diese Schaltfl che um eine Mediendatei zu ffnen Das ffnen der Datei kann einen Augenblick dauern bis der Puffervorgang abgeschlossen ist Datei ffnen Klicken Sie auf diese Schaltfl che um die ge ffnete Mediendatei aus dem Media Player zu entfernen die Datei wird nicht von Ihrem Compu ter gel scht
34. e sich per Audio Video oder Textchat unterhalten k nnen Dar ber hinaus k nnen Pr sentationen gehalten Whiteboards genutzt und gemeinsam Dokumente erstellt werden Der Business DeutschlandLAN Konferenz Olient kann als Teil eines Business DeutschlandLAN PC Client installiert werden 3 1 Anlegen einer neuen Konferenz F hren Sie die folgenden Schritte aus um ber den Business DeutschlandLAN PC Client eine neue Konferenz anzulegen 1 ffnen Sie das Fenster Konferenz anlegen indem Sie eine der folgenden M glichkeiten nutzen Klicken Sie zun chst auf und anschlie end auf Neue Konferenz erstellen Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Kontakt in der Kontaktliste und w hlen Sie dann im Kontextmen die Option Konferenz anlegen Dieser Kontakt wird nun unter dem Bereich Teilnehmer hinzuf gen im Fenster Neue Konferenz anlegen eingef gt gr i Business Deutschland Max Mustermann hien Prom an Konferenz anlegen KLONbakle 1 Teinehmer h nzuf ge ww Froan einehmer hinzuf gen ki F reunia Kontakte suchen a Projekigruppe1 nehmer hmas 2 Em Mustermann m Michael Mustermann een Guloor hiaufigen r E Mail hinzu 2 Koriak Ks chern klehrere Adressen k nnen mi enem Bemikodan voneinander eher wanda E Eifriede Muster EXT peheni warden ee Koniaki vers aban nach Kinleren anlegen Abbrechen iD Abbildung 1 Konferenz anlegen Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf
35. eblendet werden kann 12 4 1 Men leiste Die Konferenz Men leiste enth lt die f r die Benutzer der Business DeutschlandLAN Konferenzl sung verf gbaren Funktionen Verwendung der Konferenzfunktion Tabelle 5 enth lt die Men leistenelemente und deren Beschreibungen Tabelle 5 Elemente der Konferenz Men leiste Hauptmen Untermen element Beschreibung element Datei Systemeinstellungen Erm glicht dem Benutzer die Konfiguration der gew nschten Audio und Videoeinstellungen Beenden Erm glicht dem Benutzer das Verlassen der Konferenz Ansicht Symbolleiste anzeigen Erm glicht dem Benutzer das Ein oder Ausblenden der Symbolleiste Immer nach vorne Hiermit kann der Benutzer festlegen dass das Konferenz Fenster immer vor allen anderen Fenstern angezeigt werden soll Betrieb Layout synchronisieren Erm glicht dem Moderator das Layout des eigenen Konferenz Fensters mit allen Teilnehmern zu synchronisieren Layout mit Veranstalter synchronisieren Erm glicht dem Moderator das Konferenz Fensterlayout des Veranstalters mit allen Teilnehmern zu synchronisieren Daten mit Veranstalter synchronisieren Erm glicht dem Moderator die im Konferenz Fenster des Veranstalters zur gemeinsamen Nutzung freigegebenen Daten mit allen Teilnehmern zu synchronisieren Teilnehmer Video schlie en Erm glicht dem Moderator das Schlie en der Videodateien s mtlicher Teilnehmer Teilnehmer Audio schlie
36. en Erm glicht dem Moderator das Schlie en der Tondateien s mtlicher Teilnehmer Als Moderator bewerben Erm glicht dem Benutzer die Rolle des Moderators unter Verwendung des Moderator Passworts zu bernehmen Teilnehmer einladen Aufzeichnen Erm glicht dem Moderator Teilnehmer w hrend der Konferenz per E Mail Nachricht einzuladen Gestattet dem Benutzer die Konferenz aufzuzeichnen Konferenz sperren Erm glicht dem Moderator die Konferenz zur Vermeidung von Unterbrechungen zu sperren Ab dem Zeitpunkt der Sperrung kann niemand mehr den Konferenzraum betreten Applaus Erm glicht dem Moderator w hrend der Konferenz zu applaudieren Video Anzeigenmodus Screenshot Erm glicht dem Benutzer die Einstellung der Videoverteilfunktion Erm glicht dem Moderator w hrend der Konferenz einen Screenshot zu erstellen Verwendung der Konferenzfunktion Konferenz bei Screens Erm glicht dem Moderator w hrend der Erstellung von hot verbergen Screenshots das Konferenz Fenster zu verbergen Anwesenheitskontrolle Erm glicht dem Moderator eine berpr fung der Anwesenheit der Konferenzteilnehmer Hilfe Information Zeigt die Sitzungsnummer das Thema den Moderator und das Moderatorpasswort der Sitzung an Systempr fung Erm glicht dem Benutzer eine berpr fung des Computerstatus 1 Das Moderatorpasswort ist nur f r den Konferenzorganisator sichtbar 4 2 Symbolleiste Die Konfer
37. en Werkzeuge Or 5E E2 97 ATEM Gro e anpassen Speichem Osme vol Tabelle 9 enth lt n here Angaben zu den Werkzeugen Tabelle 9 Anzeigetools Werkzeug Symbol Beschreibung Punkt z Klicken Sie mit dem Zeiger auf bestimmte Textstellen oder Grafiken um die k Aufmerksamkeit der Teilnehmer auf die gemeinsam genutzten Inhalte zu richten Der Zeiger wird in Form eines Pfeils mit dem Namen des Teilnehmers dargestellt der auf den Inhalt zeigt Zum Deaktivieren des Zeigers klicken Sie noch einmal auf die Schaltfl che Kreis Nach dem Anklicken dieses Tools k nnen Sie Formen wie beispielsweise k Rechtecke Ellipsen und Polygone zeichnen sowie Richtig Falsch Markie rungen in den gemeinsam genutzten Inhalten vornehmen Weitere Optionen werden beim Anklicken des Abw rtspfeils eingeblen det Zum Deaktivieren dieses Werkzeugs klicken Sie noch einmal auf die Schaltfl che Linie Erm glicht beim Anklicken das Zeichnen von Linien oder Pfeilen in den ni i gemeinsam genutzten Inhalten Weitere Optionen werden beim Anklicken des Abw rtspfeils eingeblendet Zum Deaktivieren des Linien Werkzeugs klicken Sie noch einmal auf die Schaltfl che 26 Veranstalten einer Konferenz Linienst rke Hiermit k nnen Sie die Linienst rke f r die oben vorgestellten Werkzeuge festlegen Stift Mit diesem Werkzeug k nnen Sie Textstellen oder Grafiken hervorheben um die Aufmerksamkeit der Teilnehmer auf die gemeinsam ge
38. en sollen Einstellune Hildgualht t H here Leistung H hera Qualit t Abbildung 19 5 5 Sperren einer Konferenz Der Moderator kann die Konferenz sperren um Unterbrechungen durch hinzukommende Teilnehmer zu vermeiden Wenn eine Konferenz gesperrt ist k nnen andere Teilnehmer die Konferenz weder erstmalig noch erneut betreten mit Ausnahme des Konferenzorganisators F hren Sie zum Sperren einer Konferenz die folgenden Schritte aus 1 Klicken Sie in der Men leiste auf Betrieb gt Konferenz sperren 2 Klicken Sie auf Ja im Fenster Konferenz sperren Abbildung 20 3 Um die Konferenz wieder freizugeben klicken Sie in der Men leiste noch einmal auf Betrieb gt Konferenz sperren Laro syrichrontskenen Layout mt Veranstaker syrnchronisereni videa Im Daten m Veranstalber synichr nislerer Teilnehmer Y dao schiepen Teirehrear Ando schle ker l Teilnehmer erisden e Aufzeichnen E rotweer O Applaus T Viden Arzesgem dus b Abbildung 21 22 Moderation einer Konferenz 5 6 Einladen weiterer Teilnehmer Der Moderator kann w hrend einer laufenden Konferenz weitere Konferenzteilnehmer einladen 5 6 1 Einladen von registrierten Benutzern der Business DeutschlandLAN Konferenzl sung Mehrere Benutzer einladen F hren Sie die folgenden Schritte aus um mehrere Teilnehmer zu einer laufenden Konferenz einzuladen 1 Klicken Sie im Fenster des Business DeutschlandLAN PC Clients im
39. enz Symbolleiste ist unter der Men leiste angeordnet Whaeboa E opreme ear OOE MM Co Erming a gt Gnapen T shie Bereich Tabelle 6 enth lt die Symbolleistenelemente und deren Beschreibungen Tabelle 6 Elemente der Konferenz Symbolleiste Icon Beschreibung EN ffnet einen Dialog zur Auswahl einer Datei zur gemeinsamen Nutzung mit anderen EE Datei ffnen Teilnehmern ffnet ein Whiteboard im Sharing Bereich Whiteboard 3 Teilt den Desktop oder Applikationen mit anderen Teilnehmern App Share EE PAIAR ffnet eine Video oder Tondatei zur gemeinsamen Nutzung mit anderen Teilnehmern AV Wiedergabe Erm glicht es Dateien zur gemeinsamen Nutzung von Informationen hoch bzw m Oatei Share re heruntergeladen 5 Erm glicht das gemeinsame Durchsuchen von Webseiten mit anderen Teilnehmern Co Browsing Pr Erm glicht die Organisation einer Umfrage oder eines Quiz we Abstimmen Erm glicht die Organisation von Gruppengespr chen innerhalb einer Konferenz er aruppen Erm glicht die Anzeige gemeinsam genutzter Inhalte Jap Share Bereich Verwendung der Konferenzfunktion 4 3 Teilnehmerliste Die Teilnehmerliste siehe Abbildung 7 befindet sich in der unteren linken Ecke des Konferenz Fensters feilnehmer Gesamt 1 E ie ndam in 3 mi A l Tondatei schle en Lokales Widen A Audiakanal videoo ii schliellen Layous Einen A
40. enz ein Mich selbst in die Konferenz aufnehmen Aktivieren Sie dieses Markierungsfeld wenn Sie selbst an der Gruppenkonferenz teilnehmen m chten Teilnehmer einladen Markieren Sie die Teilnehmer die Sie in diese Gruppenkonferenz aufnehmen m chten Gruppen Moderator W hlen Sie im Aufklappmen den Moderator f r diese Gruppenkonferenz aus Teilnehmer ohne Einladung zur Konferenz zulassen Aktivieren Sie dieses Markierungsfeld um nicht eingeladenen Teilnehmern das Betreten dieser Gruppenkonferenz zu gestatten Max Anzahl der Konferenzteilnehmer Aktivieren Sie dieses Markierungsfeld um die maximale Anzahl der Teilnehmer zu begrenzen und legen Sie dann im Auswahlfeld die maximal zul ssige Teilnehmerzahl fest 3 Klicken Sie auf OK um die Einstellungen abzuschlie en und die Gruppenkorferenz zu starten 6 8 Frage amp Antwort Sitzungen durchf hren Der Frage amp Antwort Bereich ist in den Chat Bereich integriert in dem der Veranstalter w hrend einer Pr sentation eine Frage amp Antwort Sitzung mit den Teilnehmern durchf hren kann Falls eine Frage f r alle Teilnehmer relevant ist oder h ufig gestellt wird kann der Veranstalter diese Frage einmal beantworten und anschlie end zusammen mit der Antwort ver ffentlichen sodass sie von anderen Teilnehmern gesehen werden kann Hinweis Der Moderator oder der Veranstalter k nnen s mtliche Fragen sehen und beantworten Teilnehmer k n nen nur Ihre eigenen Fragen sowie die ver ffen
41. ergebnisses klicken Sie auf Umfrage ver ffentlichen worauf das Umfrage ergebnis allen Teilnehmern angezeigt wird Zum Speichern des Umfrageergebnisses klicken Sie auf Speichern das Ergebnis wird im CSV Format gespeichert Zur Anzeige der Antwort eines einzelnen Teilnehmers klicken Sie auf Einzeln anzeigen 6 9 3 Importieren oder Exportieren eines Fragebogens Die im Business DeutschlandLAN Konferenz Client verwendeten Frageb gen k nnen im XML Format gespeichert werden F hren Sie zum Importieren oder Exportieren eines Fragebogens die folgenden Schritte aus 1 Klicken Sie in der Symbolleiste auf um alle vorhandenen Frageb gen anzuzeigen 2 W hlen Sie die Registerkarte eines Fragebogens aus um den zu importierenden bzw zu exportierenden Fragebogen anzuzeigen 3 Klicken Sie auf Importieren oder Exportieren 40 Interaktion mit Teilnehmern Der Benutzer kann w hrend einer Konferenz mit anderen Teilnehmern audiovisuell kommunizieren um die Konfe renz effizienter gestalten zu k nnen Dar ber hinaus werden ffentliche und private Chats mit anderen Teilnehmern unterst tzt Der Standardstatus der Nutzung von Ton und Bildinhalten sowie weiterer f r die Interaktion verf gbarer Chatfunk tionen unterscheidet sich bei den verschiedenen Teilnehmern insbesondere bei Client und E Mail Teilnehmern Tabelle 14 zeigt die detaillierten Standardeinstellungen dieser Funktionen in verschiedenen Szenarien Hinweis Die Frei
42. eses Werkzeug an um der gemeinsam genutzten Applikation eine Anmer kung oder Markierungenhinzuzuf gen Hierzu wird eine zus tzliche Symbolleiste am rechten Rand Ihres Bildschirms eingeblendet 4 Schie en Mit diesem Werkzeug k nnen Sie die Ton bertragung beenden bzw sp ter wieder aktivieren h Zur ck Beim Anklicken dieses Elements kehren Sie in das Konferenz Fenster zur ck Hinweis Dim Konferenz Modus Application Sharing besteht f r den Veranstalter Moderator die M glichkeit gezielt zu bestimmen welche Anwendungen den anderen Konferenzteilnehmern gezeigt werden sollen und welche nicht Es wird aber dringend empfohlen vor Konferenzbeginn nur diejenigen Anwendungsfenster am PC ge ffnet zu haben deren Inhalt allen Konferenzteilnehmern unbedenklich angezeigt werden k nnte Neben einer versehent lichen Anzeige besteht derzeit unter Windows 7 aufgrund technischer Ursachen das Risiko dass die Konferenzteil nehmer kurzzeitig Einblick in Anwendungsfenster erlangen die nicht zur Pr sentation ausgew hlt worden sind Es k nnen immer nur alle Fenster einer Anwendung gemeinsam zum Sharing ausgew hlt bzw abgew hlt werden ffnet der Moderator w hrend einer Konferenz ein weiteres Fenster einer Anwendung z B dem Internet Explorer die erzum Sharing ausgew hlt hat wird der Inhalt auch dieses Fenster f r alle Konferenzteilnehmer sichtbar Der Desktop geh rt zur systemnahen Anwendungsdom ne und wird automatisch ge
43. fklappmen auf die entsprechende Bildgr e max 720 x 576 ein Bildrate W hlen Sie die Bildrate im Aufklappmen so ein dass eine ruckfreie Bild bertragung erreicht wird Datenrate W hlen Sie im Aufklappmen die f r eine einwandfreie Bildqualit t ben tigte Datenrate aus Hinweis Die Business DeutschlandLAN Konferenzl sung ist im Allgemeinen mit allen ber ein USB Kabel angeschlossenen Videokameras oder Webcams kompatibel Die Bildqualit t h ngt von der Qualit t der verwendeten Videokamera ab 7 2 2 Verwendung der Video Funktion Teilnehmer mit aktivierter Video Funktion k nnen ihr eigenes Webcam Bild bertragen E Mail Teilnehmer sind standardm ig erst dann zur bertragung ihres eigenen Webcam Bildes berechtigt wenn dies vom Moderator f r sie freigegeben wird Bei freigegebener Video Funktion kann der Teilnehmer die lokale Video Funktion steuern Video ffnen Klicken Sie am unteren Rand der Teilnehmerliste auf die Schaltfl che Video ffnen Hierauf erscheint neben dem Namen des Teilnehmers ein Kamerasymbol 8 Falls die Video Funktion ge ffnet wird ist der Moderator berechtigt diese Funktion ber das Kontextmen im Fenster Teilnehmerliste siehe Abschnitt 4 3 oder ber das Men Betrieb siehe Abschnitt 4 1 zu schlie en Video schlie en Klicken Sie am unteren Rand der Teilnehmerliste auf die Schaltfl che Video schlie en Das neben dem Namen des Teilnehmers angezeigte Kamerasymbol a verschw
44. folgreichen Abschluss der Installation ffnet sich das Fenster Konferenz Shortcut K nferenz Shortcu Abbildung 59 4 F llen Sie im Fenster Konferenz Shortcut die folgenden Felder aus Konferenz URL Kopieren Sie die Konferenz URL aus der E Mail Einladung in dieses Feld Passwort Geben Sie das in der Konferenzeinladung enthaltene Passwort ein Ihr Name Geben Sie Ihren Namen so ein wie er den anderen Teilnehmern in der Konferenz angezeigt werden soll E Mail Geben Sie Ihre E Mail Adresse ein 5 Klicken Sie auf Betreten Die Konferenz wird gestartet 9 4 Erneutes Betreten einer geplanten Konferenz ber E Mail Jeder zwischenzeitlich ausgeschiedene E Mail Teilnehmer kann eine Konferenz wieder betreten solange diese noch andauert 1 Wenn Sie der Organisator der Konferenz sind gehen Sie wie folgt vor Um die Konferenz als Moderator wieder zu betreten f hren Sie die in Abschnitt 9 2 beschriebenen Schritte aus Um die Konferenz als normaler Teilnehmer wieder zu betreten f hren Sie die in Abschnitt 9 3 beschriebenen Schritte aus 2 Wenn Sie normaler Teilnehmer sind f hren Sie die in Abschnitt 9 3 beschriebenen Schritte aus o9 10 Verwendung von Smarttags und Add Ins in Microsoft Office Wenn sowohl der Business DeutschlandLAN PC Client als auch Microsoft Office 2003 2007 oder 2010 installiert sind k nnen die Benutzer Konferenzen mit Hilfe der in Microsoft Outlook Word Excel und PowerPoint verf
45. gabe oder Sperrung von Ton oder Bildinhalten bedeutet dass es einem Teilnehmer gestattet oder verwehrt wird Ton oder Bildinhalte zu nutzen Nur der Moderator ist berechtigt die Freigabe oder Sperrung von Ton oder Bildinhalten vorzunehmen Nach erfolgter Freigabe k nnen s mtliche Teilnehmer lokale Ton oder Videodateien ffnen oder schlie en Das ffnen oder Schlie en von Ton oder Videodateien zeigt an ob die lokale Verteilung solcher Inhalte erlaubt werden soll Tabelle 14 Standardstatus der Nutzung von Ton und Bildinhalten sowie Chatfunktionen Rollentyp Ton Video Chatfunktionen Standardm ig freigege Standardm ig freigege Moderator Freigegeben ben und ge ffnet ben aber geschlossen Veranstalter Freigegeben Freigegeben Freigegeben E Mail Teilnehmer Deaktiviert Deaktiviert Freigegeben Standardm ig freigege Standardm ig freigege Silent lellnehmer ben und ge ffnet ben aber geschlossen Freigegeben 7 1 Audio Interaktion Jeder Teilnehmer mit aktivierter Audio Funktion kann in das Mikrofon sprechen und sich Geh r verschaffen Es k n nen jedoch gleichzeitig nur die Stimmen von drei Teilnehmern mit angemessener Sprachlautst rke geh rt werden Die Teilnehmer k nnen die Audio Funktion nach eigenem Ermessen schlie en 7 1 1 Audio Einstellungen Die Lautsprecher und Mikrofoneinstellungen m ssen konfiguriert worden sein bevor die Audio Interaktion genutzt werden kann F hren Sie z
46. geehrter Teilnehmerfin 4991 2465001090 12bmac 109 tel deutschland lan de l dt Sie zu folgender Webkonferenz ein Projektgruppe Therma der Webkonferenz Projektgruppe Datum 13 Dezember 2011 Zeit 17 00 GMT 01 00 Konferenznummer 04274152 PIN 1234 Zum Starten der Webkonfsrenz gehen Sie bitte wie folgt vor 2 Geben Sie die Konferenz PIN ein 12 3 Bitte geben Sie Ihren Namen und Ihre E Mail Adresse ein 4 Best tigen Sie mit OK amp Laden Sie das Konferenz Plug in herunter und treten Sie in die Konferenz ein Sollten Sie Fragen haben oder Hilfe ben tigen kontaktieren Sie bitte 4991 2426001 090 t2bmgc109 tel deutschl and lan de max mustermann e mail de JoinConference herunterladen https conference int phx deutschland lan de downloadftoolsAloinConference zip Sie k nnen diese Applikation herunterladen und installieren um direkt an Konferenzen teilzunehmen Abbildung 55 2 Geben Sie in den entsprechenden Feldern Ihren Namen so ein wie er den anderen Teilnehmern in der Konferenz angezeigt werden soll und die E Mail Adresse ein Y Kanferenzservice Mozilla Firefox Cistei Bearbeiten Ansicht Chrand Lesezeichen Extras Hilfe K nlerenservke deustschland lar cde 2 Business bx Deutschland PP Bitte f gen Se de folgenden Intormalionen en und starten Sie die Konteren Informationen Betreff Froskigrunp Kondenanzraummer 04274152 Firdanericher 49 246001 090 Ibenge 109 bel deutschland lar de E Ma
47. hmer auf die gemeinsam genutzten Inhalte zu richten Weitere Optionen werden beim Anklicken des Abw rtspfeils eingeblendet Zum Deaktivieren des Hervorheben Werkzeugs klicken Sie noch einmal auf die Schaltfl che Hiermit k nnen Sie die Farbe f r die oben vorgestellten Werkzeuge festlegen Radiergummi Mit dem Radiergummi Werkzeug k nnen Sie die mit den oben vorge stellten Werkzeugen in das gemeinsam genutzte Dokument eingef gten Markierungen bzw Kommentierungen wieder entfernen Weitere Optionen werden beim Anklicken des Abw rtspfeils eingeblendet Zum Deaktivieren des Radiergummis klicken Sie noch einmal auf die Schaltfl che Schrift Nach dem Anklicken k nnen Sie die Schriftart des Text Werkzeugs festlegen Text Mit diesem Werkzeug k nnen Sie Text in die gemeinsam genutzten Inhalte eingeben Screenshot Seite wechseln Beim Anklicken dieser Schaltfl che wird ein Screenshot der gemeinsam genutzten Inhalte erstellt Mit diesem Werkzeug k nnen Sie durch das Dokument bl ttern oder direkt zu einer Seitenzahl springen Ansicht einstellen Gro e anpassen ber dieses Men k nnen Sie das Dokument zoomen und somit besser an die Gr e Ihres Bildschirms anpassen Aktuelle Seite Klicken Sie auf diese Schaltfl che um die aktuell angezeigte Seite als Bild speichern Speichen im JPEG Format zu speichern Bildschirme As synchronisiert die Bildschirme aller Teilnehmer mit der Anzeig
48. ichnung abzuspielen und zu pr fen ob die Stimme klar zu verstehen und die Lautst rke korrekt eingestellt ist Vergewissern Sie sich dass das Mikrofon einwandfrei mit dem Computer verbunden eingeschaltet und nicht stumm geschaltet ist 4 W hlen Sie im unteren Bereich die Option Automatisch einstellen aus um die automatische Einstellung der Tonqualit t durch das System zu aktivieren 5 Klicken Sie auf OK um die Audio Einstellungen abzuschlie en 7 1 2 Verwendung der Audio Funktion Teilnehmer mit aktivierter Audio Funktion k nnen ihre eigenen Tondateien ffnen E Mail Teilnehmer sind standard m ig erst dann zur Nutzung der Audio Funktion berechtigt wenn diese vom Moderator f r sie freigegeben wird Bei freigegebener Audio Funktion kann der Teilnehmer die lokale Audio Funktion steuern Audio ffnen Klicken Sie am unteren Rand der Teilnehmerliste auf die Schaltfl che Audiokanal an Hierauf erscheint neben dem Namen des Teilnehmers ein Mikrofonsymbol N Falls die Audio Funktion lokal ge ffnet wird ist der Moderator berechtigt diese Funktion ber das Kontextmen im Fenster Teilnehmerliste siehe Abschnitt 4 3 oder ber das Men Betrieb siehe Abschnitt 4 1 zu schlie en Audio schlie en Klicken Sie am unteren Rand der Teilnehmerliste auf die Schaltfl che Audiokanal schlie en Das neben dem Namen des Teilnehmers angezeigte Mikrofonsymbol N verschwindet Sprechen in einer Konferenz Ein Teilnehmer mit aktivierter
49. ildung 31 Tran Beschreibung 33 Veranstalten einer Konferenz 2 Klicken Sie unter der Registerkarte Meine Dateien auf Neuer Share um das Fenster Datei hochladen zu ffnen Datel hochladen Beschreibung Abbildung 32 3 Konfigurieren Sie die Einstellungen im Datei hochladen Klicken Sie auf Durchsuchen um die hochzuladende Datei auszuw hlen Geben Sie optional in das Feld Beschreibung einen beschreibenden Text f r die Datei ein 4 Klicken Sie auf OK um das Hochladen der ausgew hlten Datei zu starten 5 Um den Hochladevorgang abzubrechen w hlen Sie die Datei aus und klicken Sie auf Abbrechen 6 Um die Freigabe einer Datei zu beenden w hlen Sie die Datei aus und klicken auf Share stoppen 6 6 2 Herunterladen einer Datei F hren Sie zum Herunterladen einer Datei aus dem Business DeutschlandLAN Konferenz Olient die folgenden Schritte aus 1 Klicken Sie in der Symbolleiste auf EEE um den f r die Datei bertragung vorgesehenen Bereich anzuzeigen Datelen Meine D eteimame Gr ne Trg Beschreibung Abbildung 33 2 W hlen Sie unter der Registerkarte Dateien die herunterzuladende Datei aus und klicken Sie auf Herunterladen 34 Veranstalten einer Konferenz 6 7 aruppenkonferenzen organisieren Der Moderator kann innerhalb der Hauptkonferenz eine oder mehrere Gruppenkonferenzen einrichten in die sich Teilnehmern zu gruppeninternen Diskussionen zur ckziehen k nnen Die Ergebnisse solcher Gruppendiskussi
50. ilzunehmen kontakte Abbildung 51 2 Der Standard Webbrowser wird gestartet und zeigt das Anmeldefenster des Business DeutschlandLAN Konferenzportals a Business ba Deutschland Hutmer Passwort Login Abbildung 52 3 Geben Sie Ihren Benutzernamen 49 lt Telefonnummer gt lt Firma gt tel deutschland lan de und Ihr Passwort ein und klicken Sie auf Anmelden 4 Geben Sie im Feld Konferenzpasswort das f r die Konferenz definierte Passwort ein und klicken Sie auf OK 50 Verwendung des Outlook Plug In f r die Business DeutschlandLAN Konferenzl sung Y Kanferenziervice Mozilla Firefox Cistei Bearbeten Ansicht Chan Lesezeichen Extras Hilfe K nferenigenke IT deutschland tan de ht aM Business x Deutschland r deutschland lan de 9 Eitte f gen Se die folgenden Inioemalionen an und slarlen Se de Konferenz informationen Betreti Frogekhar unpe Kontener Warara Einiadender 4991 24 38 00 hmg 0 tel deutschland lan de E Mail ces Einladanden maeman Ramada Konlerenzdyp Geplante K nletenz Anzahl Binelmer 1 Einir cien Muzar E pin kom erenip tza OH Abbildung 53 5 Laden Sie das Plugin f r die Business DeutschlandLAN Konferenzl sung herunter wenn Sie dazu aufgefordert werden Hinweis Wenn im Internet Explorer IE die Verwendung von ActiveX Plugins gesperrt ist erscheint die folgende Seite ol Verwendung des Outlook Plug In f r die Business DeutschlandLAN Konfere
51. indet Video verteilen Mit Hilfe dieser Funktion kann der Benutzer eine bestimmte Anzahl von Videokan len in ge ffneten Videofenstern verteilen Wenn die Anzahl der Videokan le die Anzahl der in einem bestimmten Layout dargestell ten Videofenster berschreitet bietet diese Funktion die M glichkeit die berz hligen Videokan le nacheinan der zu betrachten F r die Verteilung von Videos stehen zwei Modi zur Verf gung Lokaler Modus Die Benutzer k nnen die Verteilung der Videos auf Ihrem eigenen Computer einstellen Konferenzmodus Der Moderator kann seine lokale Videoverteilung mit s mtlichen Teilnehmern synchronisieren F hren Sie zur Einstellung der Video Verteilfunktion die folgenden Schritte aus 1 Klicken Sie in der Men leiste auf Betrieb gt Video verteilen gt Lokaler Modus oder Konferenzmodus um das Fenster Einstellungen zu ffnen Eirstelhung Ineralldauer mind 308 Vereilkanalls 1 und 9 Abbildung 43 2 Im Fenster Einstellungen k nnen Sie die folgenden Einstellungen vornehmen Intervalldauer Zeitraum ber den ein Videokanal in einem Videofenster angezeigt wird bevor die Umschaltung zum n chsten Videofenster erfolgt Verteilkanal Anzahl der Kan le die in ge ffneten Videofenstern verteilt werden 3 Klicken Sie auf OK um die Einstellungen abzuschlie en 4 4 Zum Abbrechen der Videoverteilung klicken Sie in der Men leiste noch einmal auf Betrieb gt Video verteilen gt Lokaler
52. iste aufgef hrten Applikationen aus indem Sie das Kontrollk stchen aktivieren 4 W hlen Sie im Aufklappmen Qualit t die gew nschten Qualit tsoptionen aus 5 Klicken Sie auf OK um die gemeinsame Nutzung zu starten 6 Verwenden Sie zur Steuerung des Application Sharing die daf r vorgesehene Symbolleiste Hinweis Diese Symbolleiste befindet sich am oberen Rand des Desktops und wird nur eingeblendet wenn Sie den Mauszeiger darauf platzieren ar Ausw hlen Slop I Pause Konie gt i komna Sch elbern Zur ck Tabelle 10 enth lt n here Angaben zur Symbolleiste f r das Applikations Sharing Tabelle 10 Symbolleiste f r das Applikations Sharing Werkzeug Beschreibung y Ausw hlen Mit diesem Werkzeug k nnen Sie Anwendungen ausw hlen die Sie teilen m chten So Klicken Sie dieses Werkzeug an um das Application Sharing zu beenden Il Pause Klicken Sie dieses Werkzeug an um das Teilen einer Applikation vor bergehend zu pausieren beispielsweise wenn Sie pers nliche Daten eintragen m ssen und nicht m chten dass diese von anderen Teilnehmern gesehen werden 28 Veranstalten einer Konferenz Kontrole Mit diesem Werkzeug k nnen Sie einem anderen Teilnehmer die Rechte erteilen z B zu Support Zwecken aus der Ferne Ihren Computer zu steuern xX Mit dieser Schaltfl che k nnen Sie die Rechte zur Fernsteuerung Ihres Computers wieder entziehen E Kommentar Klicken Sie di
53. lnehmen 2 Video Interaktion Ein Teilnehmer mit aktivierter Video Funktion kann w hrend einer Konferenz unter Verwendung einer Videokamera Live Videos an alle Teilnehmer verteilen Maximal werden bis zu 16 Videokan le innerhalb einer Konferenz unter st tzt Der Teilnehmer kann die Videoanzeige au erdem ber das Fensterlayout steuern 7 2 1 Lokale Video Einstellungen F hren Sie zur Konfiguration der lokalen Video Einstellungen die folgenden Schritte aus 1 Klicken Sie in der Men leiste auf Datei gt System Einstellungen gt Video Einstellungen um das Fenster Video Einstellungen zu ffnen Eirstellungssseisiegl Mut nan Yideoemstellungen Bitte w hlen 5e die Webcam aus Stellen Sie bitte Ihre webcam em und priden Sie das Bild auf der linken Seite Hall gkeri Kontrast Rauschunterdr ck 0 Bildqualit t Eine hohe Bildiregquenz kann Ihr System verlangsarnen Aufl sung 320X240 Bildrate 15 bis Ostenrate 256 kbps Abbildung 42 43 Interaktion mit Teilnehmern 2 W hlen Sie im Bereich Video Einstellungen eine Webcam im Aufklappmen aus Stellen Sie die Kamera so ein dass sie einen korrekten Bildausschnitt liefert 3 Verwenden Sie die Schieberegler zur korrekten Einstellung von Helligkeit Kontrast und Rauschunterdr ckung 4 Konfigurieren Sie im Bereich Bildqualit t die zur Verbesserung der Bildqualit t erforderlichen Einstellungen Aufl sung Stellen Sie die Aufl sung im Au
54. n Dateien teilen Desktop oder Applikationen teilen Webseiten teilen Whiteboards teilen Medien teilen Dateien bertragen Gruppenkonferenzen organisieren Frage amp Antwort Sitzungen durchf hren Umfragen organisieren 6 1 Dateien teilen Der Veranstalter kann w hrend einer Konferenz Dateien oder Pr sentationen mit den Teilnehmern gemeinsam betrachten Die unterst tzten Dokumentformate sind ppt doc xls txt pdf emf html htm bmp jpg dib jpeg png pptx docx und xIsx F hren Sie zum Teilen einer Datei oder Pr sentation die folgenden Schritte aus 1 Klicken Sie in der Symbolleiste auf iss 2 W hlen Sie im Dateibrowser die zu teilende Datei oder Pr sentation aus und klicken Sie auf ffnen 3 W hlen Sie im Dialogfenster Nachricht die bevorzugte Methode zum ffnen der Datei aus und klicken Sie auf Best tigen Nachrichi Bitte w hlen Sie wie PFT Dateier ge ffnet werden sollen Interaktive Vorf hrung Animierte Worf hrung Office 2003 und h her Hesistigen Abbrechen Abbildung 25 28 Veranstalten einer Konferenz 4 Das Dokument wird zur gemeinsamen Nutzung im Sharing Bereich angezeigt Die folgende Abbildung zeigt ein Beispiel f r das Teilen von Dateien Flower x Pan PACT y E y mE J A TE 0 E Gr e anpassen Speichen Syne 5 Wall Abbildung 26 5 Verwenden Sie zum Bearbeiten der gemeinsam genutzten Datei die am unteren Rand angezeigt
55. n Fenster am PC ge ffnet zu haben deren Inhalt allen Konferenzteilnehmern unbedenklich angezeigt werden k nnte Neben einer versehentlichen Anzeige besteht derzeit unter Windows 7 aufgrund technischer Ursachen das Risiko dass die Konferenzteilnehmer kurzzeitig Einblick in Anwendungstfenster erlangen die nicht zur Pr sentation explizit freigegeben worden sind 1 2 Funktions berblick Die Business DeutschlandLAN Konferenzl sung ist ein flexibles einfach zu bedienendes System dass sich durch die folgenden Funktionen auszeichnet Intuitive Benutzeroberfl che Schnelle und benutzerfreundliche Konfigurationsoberfl che die es ohne zus tz liche Schulung erm glicht Konferenzen innerhalb weniger Sekunden zu starten und zu betreten Audio Sprachinteraktion mit den Teilnehmern mittels VoIP Video Veranschaulicht die Kommunikation bei Videokonferenzen Textchat Erm glicht private oder ffentliche Online Chats mit anderen Teilnehmern w hrend einer Konferenz Dateien teilen Gemeinsamer Zugriff auf konferenzrelevante Materialien und Unterst tzung von PowerPoint Animationen Whiteboard Vereinfacht die Kommunikation durch die Verteilung von Zeichnungen und schriftlichen Anmerkungen Zeichentools Stift Pfeil und Hervorhebungsfunktionen bieten allen Teilnehmern die M glichkeit auf dem gemeinsamen Bildschirm Zeichnungen zu erstellen Textstellen zu markieren und besonders interessante Elemente optisch hervorzuheben Applik
56. na Zar 11 Sakunden Abbildung 16 4 Die Teilnehmer k nnen als Antwort auf OK klicken Wird das Aufforderungsfenster bis zum Ablauf der eingestellten Zeit nicht beachtet schlie t es sich automatisch Nach dem Ablauf der eingestellten Zeit wird das Ergebnis mit der Anzahl der Teilnehmer die auf die Aufforderung reagiert haben an den Moderator gesendet und im Fenster Anwesenheitskontrolle angezeigt 5 3 Freigabe von Bild und Toninhalten W hrend einer Konferenz kann der Moderator ber das Kontextmen im Fenster Teilnehmerliste siehe Abschnitt 4 3 Ton oder Bildinhalte anderer Teilnehmer freigeben Hinweis Die Freigabe oder Sperrung von Ton oder Bildinhalten bedeutet dass es einem Teilnehmer gestattet oder verwehrt wird Ton oder Bildinhalte zu nutzen Nur der Moderator ist berechtigt die Freigabe oder Sperrung von Ton oder Bildinhalten vorzunehmen Nach erfolgter Freigabe k nnen s mtliche Teilnehmer lokale Ton oder Videodateien ffnen oder schlie en Der Standardstatus der Nutzung von Ton und Bildinhalten unterscheidet sich bei den verschiedenen Teilnehmern insbesondere bei Client und E Mail Teilnehmern Tabelle 14 zeigt die detaillierten Standardeinstellungen dieser Funktionen in verschiedenen Szenarien 20 Moderation einer Konferenz Tabelle 8 Standardstatus der Nutzung von Ton und Bildinhalten Rollentyp Ton Video VER NER Standardm ig Standardm ig freigegeben freigegeben un
57. nden Abbildung gezeigt auf den URL Link des Moderators SE pr jjekieruppe Besprechung Begaont um O 13 12 2011 v Endet um Di 13 12 2011 v MlEnnnerung 15 Minuten E Anzeigen als W Gebucht Besreshungsarbetsberech l ninebesprechung ber Behr geehrte r 4991 2426001 090 t2bmge 109 y Se RS de Ihre Konferenz Projektgrup pe wurde erfolgre erko e d e Konferenz direkt war d lan de 44 Sie k nnen diese Einladungs E Mail an die Teilne Sehr geehrtefr Teilnehmerin 4991 2426001090 t2bmgc 109 tel deutschland lan de l dt Sie zu folgender Webkonferenz ein Proyektgruppe Thema der Webkonferenz Projektgruppe Datum 13 Dezember 2011 Zen 16 50 GMT 01 00 Konferenznummer 34081968 PIN 1234 Zum Starten der Webkonferenz gehen Sie bitte wie folgt vor 1 Bun er Bo egenos ER auf Mal 4 F alis der i nich pre oeae nennen sollte pagan Sie d das bitte direkt in lem aran sin 2 Geben Sie die Konferenz PIN ein 1234 3 Bitte geben Sie Ihren Namen und Ihre E Mail Adresse ain 4 Best tigen Sie mit OK 5 Laden Sie das Konfarenz Plug in herunter und treten Sie in die Konferenz ein Sollten Sie Fragen haben oder Hilfe ben tigen kontaktieren Sie bitte 499124260010C0 t2bmgc 109 tel deutschland lan de max mustermann e mail de JeinConference herunterladen hites canference int pbx deutschland tan de downloa nl Sie k nnen diese Applikation herunterladen und installieren um direkt an Konferenzen te
58. nnt 2 2 Benutzertypen In der Business DeutschlandLAN Konferenzl sung werden die folgenden Benutzertypen verwendet Registrierter Benutzer der Konferenzl sung Benutzer der in der Business DeutschlandLAN Konferenzl sung registriert und zugelassen ist Registrierte Benutzer k nnen in der Organisationsstruktur aufgelistet und zu den Konferenzen eingeladen werden Nicht registrierter Benutzer der Konferenzl sung Nicht registrierte Benutzer der Business DeutschlandLAN Konferenzl sung k nnen von registrierten Benutzern per E Mail zur Teilnahme an Konferenzen eingeladen werden 2 3 Teilnehmertypen Teilnehmer mit installiertem Client Teilnehmer die an der Konferenz ber den Business DeutschlandLAN PC Client teilnehmen Standardm ig sind f r diese Nutzergruppe folgenden Rechte vorgesehen Dateien teilen Whiteboards teilen Dateien bertragen Gruppenkonferenzen organisieren Chat Funktionen einschl ffentliche und private Chats sowie Frage amp Antwort Sitzungen Audio und Videofunktionen sind freigegeben aber standardm ig geschlossen Aufzeichnung der Konferenz Lokale Verteilung von Videoinhalten ayout nderungen E Mail Teilnehmer Teilnehmer die an der Konferenz ber einen in der E Mail Einladung enthaltenen Konferenz Links im Browser teilnehmen Standardm ig sind f r diese Nutzergruppe die folgenden Rechte vorgesehen Chat Funktionen einschl ffentliche und private Chats sowie Frage amp Antwort
59. nutzten Inhalte zu richten Weitere Optionen werden beim Anklicken des Abw rtspfeils eingeblendet Zum Deaktivieren des Hervorheben Werkzeugs klicken Sie noch einmal auf die Schaltfl che Farbe Hiermit k nnen Sie die Farbe f r die oben vorgestellten Werkzeuge festlegen Radiergummi Mit dem Radiergummi Werkzeug k nnen Sie die mit den oben vorge stellten Werkzeugen in das gemeinsam genutzte Dokument eingef gten Markierungen bzw Kommentierungen wieder entfernen Weitere Optionen werden beim Anklicken des Abw rtspfeils eingeblendet Zum Deaktivieren des Radiergummis klicken Sie noch einmal auf die Schaltfl che Schrift Nach dem Anklicken k nnen Sie die Schriftart des Text Werkzeugs festlegen Text Mit diesem Werkzeug k nnen Sie Text in die gemeinsam genutzten Inhalte eingeben Screenshot Beim Anklicken dieser Schaltfl che wird ein Screenshot der gemeinsam genutzten Inhalte erstellt Seite wechseln Mit diesem Werkzeug k nnen Sie durch das Dokument bl ttern oder direkt zu einer Seitenzahl springen Ansicht einstellen Gro e anpassen ber dieses Men k nnen Sie das Dokument zoomen und somit besser an die Gr e Ihres Bildschirms anpassen Aktuelle Seite Klicken Sie auf diese Schaltfl che um die aktuell angezeigte Seite als Bild speichern Speichen im JPEG Format zu speichern Bildschirme A synchronisiert die Bildschirme aller Teilnehmer mit der Anzeige des syn
60. nzl sung Download des Konferenz Plug ins Se k nnen w hlen Meinode eins i Klicken Sie ben auf die Infarma nsleisie 2 Installieren Sie das ActveX Steuerelement 3 Drucken Se Installieren im lolgenden Dialog Stufe 2 Stufe 3 W Diese ebate anche das Ich dekh Ar Wi nn O rar a E nnan Aian Frege F HH e e ari Jre ven h O owsareinsiellungen entsprechend Methode zwei Sie k nnen auch im darauffolgenden Dialog auf Ausf hren Klicken Eintreten Sua 2 Abbildung 54 Der Benutzer hat nun die folgenden M glichkeiten 6 Befolgen Sie Methode 1 um das ActiveX Plugin zu installieren oder 7 befolgen Sie Methode 2 und klicken Sie auf die Enter Taste Nach dem erfolgreichen Abschluss der Installation wird das Konferenz Fenster f r die Konferenz ge ffnet 32 Verwendung des Outlook Plug In f r die Business DeutschlandLAN Konferenzl sung 9 3 Betreten einer geplanten Konferenz ber E Mail E Mail Teilnehmer k nnen eine geplante Konferenz ber die E Mail Einladungen betreten die sie erhalten haben 9 3 1 Unter Verwendung der Konferenz URL des Teilnehmers F hren Sie die folgenden Schritte aus um eine geplante Konferenz ber die Konferenz URL zu betreten 1 Klicken Sie in der Konferenzeinladung die Sie per E Mail erhalten haben auf den Teilnehmer URL Link siehe folgende Abbildung EE Projektgruppe Besprechung Gesendet Di13 12 2011 16110 Dienstag 13 Dezember 2011 17 00 19 00 Behr
61. or der Moderator die Konferenz verl sst Hinweis Falls der Moderator ungewollt aus einer Konferenz ausscheidet z B wenn die Netzverbindung des Mode rators ausf llt wird die Moderator Rolle ohne jegliche Beeintr chtigung der laufenden Konferenz automatisch einem anderen Teilnehmer zugewiesen Die Zuweisung der Rollen l uft in solchen F llen nach den folgenden Regeln ab Wenn ein Veranstalter vorhanden ist wird die Moderator Rolle dem Veranstalter zugewiesen Ist kein Veranstalter vorhanden wird die Moderator Rolle nach dem Zufallsprinzip an einen der Teilnehmer weitergereicht Falls der vorherige Moderator die Konferenz sp ter wieder betritt werden alle brigen Anwesenden unabh ngig von ihren vorherigen Rollen wieder zu normalen Teilnehmern Klicken Sie zum manuellen Beenden einer Konferenz in der Men leiste auf Datei gt Beenden und anschlie end im Best tigungsfenster auf Ja Sima See akehe dass Sie diese Gruppenk nlereriz jetri beenden m chten Wenn Se auf Yer klicken werden alle Teilnehmer abgemeldet Falls Se nur eine Weile warten m chten klicken Sie bitte auf No und Wenen Sie micha einem anderen Teilnehmer die Aloderator Rolle zu Mein Abbildung 24 Sobald der Moderator die Konferenz beendet wird das Konferenz Fenster f r alle Teilnehmer geschlossen 24 6 Veranstalten einer Konferenz Der Veranstalter einer Konferenz kann die folgenden Funktionen ausf hre
62. renz einladen aus Der eingeladene Kontakt erh lt eine Benachrichtigung die etwa dem in Abbildung 23 gezeigten Beispiel entspricht Der Benutzer kann einen Kontakt auch ber Microsoft Office Smarttags und Add Ins einladen Einzelheiten hierzu sind Abschnitt 11 zu entnehmen 23 Moderation einer Konferenz 5 6 2 Einladen von Kunden und Gesch ftspartnern F hren Sie die folgenden Schritte aus um Kunden und Gesch ftspartner per E Mail zu einer laufenden Konferenz einzuladen 1 Klicken Sie im Bereich Aktive Verbindungen auf die laufende Konferenz 2 Klicken Sie auf der rechten Seite des Business DeutschlandLAN PC Client Fensters auf Einladung per E Mail senden Hierauf erscheint eine neue E Mail Nachricht die den Konferenz Link enth lt 3 Geben Sie die E Mail Adressen der Kontakte ein die Sie einladen m chten Versenden Sie anschlie end die E Mail Nachricht Die eingeladenen Kontakte k nnen die Konferenz durch Anklicken des in der E Mail Einladung enthaltenen Konferenz Links betreten Weitere Informationen zum Betreten einer Konferenz ber eine E Mail Einladung sind Abschnitt 9 3 zu entnehmen 8 7 Beenden einer Konferenz Falls der Moderator eine laufende Konferenz verl sst ohne die Moderator Rolle an einen anderen Teilnehmer bertragen zu haben wird die Konferenz automatisch beendet Um eine versehentliche Beendigung der Konferenz zu vermeiden empfiehlt es sich die Moderator Rolle einem anderen Teilnehmer zuzuweisen bev
63. sehen und beantworten k nnen Klicken Sie hier um alle Fragen und Antworten f r die Teilnehmer zu ver ffentlichen sodass Sie sie sehen und beantworten k nnen 6 9 Umfragen organisieren Der Moderator oder der Veranstalter kann den Teilnehmern w hrend einer Konferenz einen Fragebogen vorlegen um eine Umfrage durchzuf hren Die Organisation von Umfragen kann dabei behilflich sein R ckmeldungen von den Teilnehmern zu erhalten die Teilnehmer ber Vorschl ge abstimmen zu lassen den Kenntnisstand der Teil nehmer zu pr fen usw 6 9 1 Erstellen eines Fragebogens F hren Sie zum Erstellen eines Fragebogens die folgenden Schritte aus 1 Klicken Sie in der Symbolleiste auf 9 osinnen um die Registerkarte Umfrage anzuzeigen mnta e Thema Neue Frage Abbildung 37 x mu 2 Geben Sie im Feld Thema das Thema der Umfrage ein 3 Um eine neue Frage hinzuzuf gen klicken Sie auf Neue Frage um das Fenster Neue Frage zu ffnen 3 Veranstalten einer Konferenz Neue Frage Fragelyp Einfache Frage Abbildung 38 4 Um neue Fragen zu erstellen a Geben Sie im Frage Feld den Inhalt der Frage ein b W hlen Sie im Aufklappmen Fragetyp die Art der Frage aus Einfache Fragen Einfache Ja Nein Fragen Multiple Choice Fragen Fragen mit mehreren Antwortm glichkeiten Offene Fragen Keine Antworten vorgegeben Freitext Antwort m glich c Um Antwortoptionen zu erstellen Falls Einfache Fragen oder M
64. shared sobald z B der Arbeitsplatz der Windows Explorer die Systemsteuerung etc geshared wird 6 3 Webseiten gemeinsam betrachten Co Browsing Sie k nnen w hrend einer Konferenz Webseiten mit anderen Teilnehmern ansehen F hren Sie zum Teilen von Webseiten die folgenden Schritte aus 1 Klicken Sie in der Symbolleiste auf cosronan um den Bereich f r die gemeinsame Nutzung von Webseiten anzuzeigen URL aboutblar k Dame H vel EEE _WW EE Abbildung 28 29 Veranstalten einer Konferenz 2 Geben Sie in das URL Feld die URL der zu teilenden Webseite ein und dr cken Sie Enter Die gemeinsam genutzte Webseite wird angezeigt 3 Klicken Sie auf sme um das Konferenz Fenster mit dem des Veranstalters zu synchronisieren 4 Klicken Sie auf wa um die Webseite in einer Vollbildansicht anzuzeigen Beim nochmaligen Anklicken dieses Symbols wird die Ansicht wieder verkleinert 6 4 Whiteboards teilen W hrend einer Konferenz k nnen Whiteboards mit anderen Teilnehmern geteilt werden auf denen der Veranstal ter f r alle Teilnehmer Objekte zeichnen und Text eingeben kann F hren Sie zum Teilen eines Whiteboards die folgenden Schritte aus 1 Klicken Sie in der Symbolleiste auf um den Whiteboard Bereich anzuzeigen via no X T u Or ES EHE 37 AT UE Gr e anpassen Speichem C3 Syne S vol Abbildung 29 2 Verwenden Sie zum Bearbeiten des gemeinsam genutzten Whiteboards die am unteren Rand
65. tlichten Antworten sehen F hren Sie zum Durchf hren einer Frage amp Antwort Sitzung die folgenden Schritte aus 1 Klicken Sie im Chat Bereich auf ragen um in den Frage amp Antwort Bereich zu wechseln Ne C fenthth iale Fragen Abbildung 36 2 Benutzen Sie zur Verwaltung der Frage amp Antwort Sitzungen die daf r vorgesehene Funktionsleiste Tabelle 13 enth lt n here Angaben zur Frage amp Antwort Funktionsleiste 36 Veranstalten einer Konferenz Tabelle 13 Frage amp Antwort Funktionsleiste Funktion Beschreibung Neu Klicken Sie auf diese Funktion um eine neue Frage zu erstellen Antworten Klicken Sie auf diese Funktion um eine Frage zu beantworten ndern Klicken Sie auf diese Funktion um eine Frage oder Antwort zu ndern Sperren Klicken Sie auf diese Funktion um eine Frage zu sperren Gesperrte Fragen k nnen weder ge ndert noch beantwortet werden Um eine gesperrte Frage zu einem sp teren Zeitpunkt wieder freizugeben klicken Sie erneut auf die Funktion Sperren L schen Klicken Sie auf diese Funktionstaste um die ausgew hlte Frage oder Antwort zu l schen Speichern Speichert die gesamte Frage amp Antwort Sitzung ab Ansehen Klicken Sie auf diese Funktion um Details zu Frage oder Antwort anzuzeigen ffentlich Mit einem Klick auf diese Funktion wird die ausgew hlte Frage oder Antwort f r die ffentlich alle Teilnehmer ver ffentlicht sodass Sie sie
66. ultiple Choice Fragen ausgew hlt wurde geben Sie die Antwortoptionen im Auswahl Bereich ein Falls Offene Fragen gew hlt wurde geben Sie die maximal zul ssige Zeichenzahl ein Klicken Sie auf oder um eine Option hinzuzuf gen oder eine vorhandene Option zu l schen d Klicken Sie auf Neue Frage um die Erstellung dieser Frage abzuschlie en e Wiederholen Sie ggf die vorstehenden Schritte um weitere Fragen hinzuzuf gen 5 Um Fragen zu bearbeiten Doppelklicken Sie zum ndern einer Frage und ihrer Antwortoptionen auf die betreffende Frage oder Option und nehmen Sie die gew nschten nderungen vor Wenn Sie die Anordnung der Fragen oder Antwortoptionen ndern m chten w hlen Sie eine Frage oder Option aus und benutzen Sie um die Frage oder Option nach oben oder unten zu verschieben Zum Markieren einer korrekten Antwortoption w hlen Sie die Option aus und klicken Sie auf Zum L schen einer Frage w hlen Sie die Frage aus und klicken Sie auf 38 Veranstalten einer Konferenz Image Neue Frage Hiv 1 Welche Parts smd am einnwallsten HA Part 1 OB Part 32 MC Par 3 TH Part 4 Michi anonym Zeitbegrenzung Minuten Wersflenichen Impartienn Erparteren G kigkentsdauer im Rahmen won 1 bis 100 Minuten f i Abbildung 39 6 W hlen Sie Nicht anonym damit die Namen der an der Umfrage beteiligten Teilnehmer angezeigt werden 7 W hlen Sie Zeitbegrenzung und geben Sie die Dauer der Umfrage
67. ur Konfiguration der Lautsprecher und Mikrofoneinstellungen die folgenden Schritte aus 4 Interaktion mit Teilnehmern 1 Klicken Sie in der Men leiste auf Datei gt Systemeinstellungen gt Audio Einstellungen um das Fenster Audio Einstellungen zu ffnen Eirstellungsassisiegl CEEE _Ausoeinstelungen legeinstellun Yideos nstellungen Lautsprecher und BKl krofonernstellungen 4 Bitte w hlen Sie zwischen Lautsprecher und Kopfh rer Realtek ACI Aud o _Weedergabe N Eiite w hlen Sie das Mikrofon dr cken Sie die Aufnahrmetaste und sprechen Sie Raaltek ACI7 Audio nu E k Bitte dr cken Sie zum Abspielen der Aufzeichnung die Wiedergabetaste Falls Sie nichts h ren vergewissem Sie sich dass das Ger t eingesteckt und eingeschaltet ist O Erweiterte Einstellungen Tonqualit t J2kbps W Automatisch einstellen Abbildung 41 2 W hlen Sie im oberen Bereich einen Lautsprecher oder Kopfh rer im Aufklappmen aus Klicken Sie auf Wiedergabe um die Tonqualit t zu pr fen Stellen Sie die Lautst rke auf einen angemessenen Wert ein Vergewissern Sie sich dass der Lautsprecher einwandfrei mit dem Computer verbunden eingeschaltet und nicht stumm geschaltet ist 3 W hlen Sie im mittleren Bereich ein Mikrofon im Aufklappmen aus Klicken Sie auf M und sprechen Sie in das Mikrofon um Ihre Stimme aufzuzeichnen Klicken Sie auf MM um die Aufzeichnung zu beenden Klicken Sie auf um die Aufze
68. utzer hat nun die folgenden M glichkeiten Befolgen Sie Methode 1 um das ActiveX Plugin zu installieren oder befolgen Sie Methode 2 und klicken Sie auf Ausf hren Nach dem erfolgreichen Abschluss der Installation wird das Konferenz Fenster f r die Konferenz ge ffnet 9 3 2 Unter Verwendung der JoinConference Applikation Wenn Sie das ActiveX Plugin zur Teilnahme an Konferenzen nicht benutzen k nnen oder m chten haben Sie alternativ die M glichket die JoinConference Anwendung auf Ihrem Computer zu installieren 1 Im unteren Teil der E Mail mit der Konferenzeinladung finden Sie einen Download Link f r JoinConference Klicken Sie auf den Link und laden Sie die Datei JoinConference zip herunter 2 Entpacken Sie das Archiv JoinConference zip und f hren Sie die darin enthaltene EXE Datei aus Hierauf erscheint der Installationsdialogf r JoinConference 94 Verwendung des Outlook Plug In f r die Business DeutschlandLAN Konferenzl sung E JoinConference Installation Willkommen beim Installations Assistenten f r JoinGConference Dime Assstent wird Se durch die talaian wor Jon onterence begleiten Es wird erngif hlen vor der Irstalatior ale anderen Programme zu scheen damt bestimmte Systemdatater ohne Neustart ersetzt werden k nnen Business K chen Sie auf Weiter um fartsufahren Deutschland Abbildung 58 3 Installieren Sie die JoinConference Applikation indem Sie den Anweisungen folgen Nach dem er

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