Home

Firmen und Benutzer verwalten - e-Shop

1. z022s0202020ee200o 63 Selbst Registrierung von Benutzern erm glichen 63 Benutzerzugriff sperren s sensensennenoerorrrerrrrrrrrrrrnrrrrrnrrrrrerrnerne 64 Vertretungen verwalten zuu222022000200 0800 nenn nenn nenn nenn nenn nenn nennen 64 Benutzergruppen anlegen und bearbeiten s0202e200o 66 Rollen Sets anlegen und bearbeiten 2 2u22220022202880 020200 66 Verantwortliche definieren 222022400240022002n00nnn nenn enn nennen 67 veenion GmbH Seite ii Inhalt Benutzerhandbuch Firmen und Benutzer verwalten impact ordering Genehmigungsrollen anlegen und bearbeiten 67 Adressen verwalten u 2 20022000200n0nan0n0nnnnnn 69 PIE SW DEN ee nee ee nen 69 Adressen anlegen und bearbeiten 002020022002080 Renee 70 Adressen und Adressattribute l schen uu444s0404 nenn no 11 ON a ANEEEE NERBED ANNEERORERRERENEFERERN 73 veenion GmbH Seite iii Inhalt Benutzerhandbuch Firmen und Benutzer verwalten impact ordering ber dieses Handbuch Dieses Handbuch richtet sich an Benutzer die f r die Verwaltung von Firmen und Benutzerdaten verantwortlich sind Firmenadminstratoren k nnen einer oder mehreren Firmen zugeordnet sein und k nnen die Daten dieser Firmen deren untergeordneten Firmen und Benutzern eingeben pflegen und verwalten vee
2. Ein K ufer kann in Katalogen suchen Produkte in Warenk rbe legen und Warenk rbe als Bestellanforderung absenden Ein Kontierungspr fer kann einer Genehmigungsregel zugeordnet werden Er kann die in Warenk rben eingegebenen bzw ausgew hlten Kontierungsinformationen berpr fen und ndern Ein Kontroller ist f r die Rechnungsanlage und pr fung der ihm zugeordneten Firmen zust ndig Ein Leseberechtigter kann Bestellungen Auftragsbest tigungen und Lieferavis einsehen aber nicht bearbeiten Ein Lieferant kann die seiner Firma zugesendeten Bestellungen einsehen und abholen Er kann Auftragsbest tigungen und Lieferavis anlegen Reklamationen und Retouren einsehen und die Daten seiner eigenen Kataloge einsehen und bearbeiten Nur zu Verwenden beim Einsatz des Moduls Marktplatz Ein Marktplatzbetreiber kann die Bestellungen f r Marktplatzkunden und betreiber bearbeiten die Rechnungen pr fen und sowohl die Wiederverk uferrahmenvertr ge als auch die Rahmenvertr ge f r die Kunden anlegen Im Portalbetrieb k nnen mit Impact Ordering verschiedene Shops betrieben werden Der Portalmanager ist f r die Organisation dieser Shops Seite 53 Benutzerhandbuch Firmen und Benutzer verwalten impact ordering Berechtigungs Set Preisanfrageberechtigter Preisgruppen Verwalter Produktsichtenersteller Promotionmanager Rechnungsanlage K ufer SAP Administrator Statistiker Super User Windows Shoppe
3. e PSP Elemente Kontierungselemente f r SAP in der Regel mit Projektbezug veenion GmbH Seite 29 Benutzerhandbuch Firmen und Benutzer verwalten impact ordering Kontierung Kontierungselemente anlegen Die Vorgehensweise beim Anlegen von Kontierungselementen ist f r alle Elemente gleich 1 Erfassen der allgemeinen Daten Beim Anlegen eines Kontierungselementes k nnen Sie unter anderem eine Hierarchie definieren und einen Verantwortlichen f r dieses Kontierungselement hinterlegen Der Verantwortliche wird informiert wenn der Status des Kontierungselements auf Abgeschlossen gesetzt oder das Enddatum des Kontierungselements erreicht wird Zus tzlich wird der Verantwortliche in die bersicht der Verantwortlichen eingef gt und kann Genehmigungsregeln zugeordnet werden 2 Hinterlegen des Budgets Je Kontierungselement k nnen Sie Gesamt Jahres Monats Wochen oder Tagesbudgets hinterlegen Weitere Informationen dazu finden Sie unter Einstellungen f r Budgets auf Seite 24 3 Zuordnung des Kontierungselementes zu Firmen und Benutzern Kontierungselemente k nnen Sie beim Anlegen Ihrer Firma und oder Ihnen selbst zuordnen Weitere Informationen finden Sie unter Zuordnungsoptionen 4 Bei bestimmten Kontierungselementen Auswahl der Kategorie Kontierungselemente zuordnen ber die Zuordnungsoption legen Sie fest ob das Kontierungselement beim Anlegen der im Feld Firma ausgew hlten Firma zugeordnet wird Folgende Zuor
4. entfernt werden Sie k nnen jedoch Elemente entfernen indem Sie das Kontrollk stchen Berechtigungs Sets bzw Benutzergruppen oder Kataloge der bergeordneten Firma werden nicht automatisch bernommen oder im Falle der Berechtigungs Sets das Kontrollk stchen Alle verf gbaren Berechtigungs Sets automatisch erlauben deaktivieren Sie k nnen dann manuell einzelne Objekte zuordnen Weitere Informationen zu vererbten Elementen finden Sie unter Allgemeine Informationen zu Firmen auf Seite 5 3 Klicken Sie auf Speichern Budgets f r eine Firma definieren Mit Budgets k nnen Firmenausgaben berwacht und kontrolliert werden Budgets k nnen f r Firmen Benutzer Rahmenvertr ge und Kontrollstrukturen Kostenstellen Kostenarten Projekte und Kreditkarten definiert werden Weitere Informationen zu Budgets finden Sie unter Budgets verwalten auf Seite 21 Informationen zu Budgetvorlagen finden Sie unter Budgetvorlagen einsehen und bearbeiten auf Seite 24 1 Klicken Sie im Firmenprofil auf die Registerkarte Kontierung 2 Falls erforderlich aktivieren Sie das Kontrollk stchen des Budgettyps den Sie definieren m chten z B Monatsbudget Zus tzliche Felder zur Definition des Budgets werden angezeigt 3 W hlen Sie eine W hrung und geben Sie den Anfangswert des Budgets ein oder w hlen Sie eine Budgetvorlage in der Auswahlliste Budgetvorlage Bei der Auswahl einer Budgetvorlage werden die in der Budgetvorlage definierten Anfangswe
5. Seiten der Firmenverwaltung Link Beschreibung Kreditkarten Eine bersicht aller Kreditkarten einsehen Kreditkarten anlegen bearbeiten und l schen und Budgets definieren PSP Elemente Eine bersicht aller PSP Elemente einsehen PSP Elemente anlegen bearbeiten und l schen und Budgets definieren Kontrollstrukturen Eine bersicht aller Kontrollstrukturenkonfigurationen Konfiguration einsehen und Kontrollstrukturenkonfigurationen l schen Kontrollstrukturenkonfigurationen erm glichen die Definition von speziellen Formaten f r die Eingabefelder von Kontrollstrukturen Kostenstellentypen Eine bersicht aller Kostenstellentypen einsehen Kostenstellentypen anlegen bearbeiten und l schen Kostenstellentypen dienen zur Klassifizierung von Kostenstellen Kontierungstypen Eine Liste der Kontierungstypen Es k nnen Kontierungstypen angesehen bearbeitet angelegt und gel scht werden Kategorien Eine bersicht aller PSP Kategorien Typen einsehen PSP Element anlegen bearbeiten und l schen Zus tzliche Kontrollstrukturen Wenn Sie eine entsprechende Lizenz erworben haben k nnen Sie zus tzliche Kontrollstrukturen verwenden Die Namen dieser Kontrollstrukturen werden in der Systemkonfiguration firmenspezifisch definiert In der Standardversion werden diese Kontrollstrukturen Kontrollstruktur A bis Kontrollstruktur D genannt Link Beschreibung Kontrollstruktur A Eine bersicht aller Kontrollstrukturen A einsehen anl
6. hlen die ihm explizit erlaubt wurden mit Pluszeichen versehen In der folgenden Abbildung sind diese rot markiert Das grau unterlegte Kontierungselement 600001 kann der Benutzer im Warenkorb nicht ausw hlen obwohl es ihm ber die Firma vererbt wurde 500001 Druckschriften Hudson Content 4 a Verbieten Erlauben Variante 2 f r diese Firma anzeigen ja Der Nutzer kann die von seiner Firma geerbten Kontierungselemente im Warenkorb ausw hlen sofern sie im Firmenprofil nicht verborgen wurden plus diejenigen die ihm explizit erlaubt wurden In diesem Beispiel also alle 40001 600002 und 600001 Benutzer kann eingeben Benutzer kann im Warenkorb Kontierungselemente ausw hlen die im Firmenprofil verborgen wurden Benutzer kann neu anlegen Anlegen von Kontierungselementen im Warenkorb erlaubt Vorgabe W hlen Sie hier ein konkretes Kontierungselemente aus das standardm ig im Warenkorb diese Benutzers vorgeblendet wird Je nachdem wie Sie die brigen Optionen w hlen kann der Absender des Warenkorbs das Kontierungselement bei Bedarf ndern oder ist auf dieses festgelegt A Wichtige Hinweise Achten Sie bei der Vorgabe eines Kontierungselementes darauf dass der Benutzer f r den es vorgesehen ist das Kontierungselement auch verwenden darf Haben Sie das Kontierungselement 600001 aus den obigen Beispielen als Vorgabe gew hlt und das Kontierungselement so wie in Variante 1 eingestell
7. m ssen Sie zuerst eine Bank anlegen Banken Eine bersicht aller Banken einsehen und Banken anlegen und bearbeiten Budgets Eine bersicht aller Budgets einsehen und Budgets einsehen bearbeiten und l schen Um ein neues Budget anzulegen m ssen Sie das entsprechende Objekt bearbeiten Zum Beispiel um ein neues Budget f r einen Rahmenvertrag anzulegen geben Sie das Budget in der Registerkarte Budget im Rahmenvertrag ein Budget Vorlagen Eine bersicht aller Budgetvorlagen einsehen und Budgetvorlagen einsehen bearbeiten und l schen Budgetvorlagen werden verwendet um Budgets am Ende des entsprechenden Zeitraums auf ihren Anfangswert zur ckzusetzen Warenlager Eine bersicht aller Portale einsehen und Portale anlegen bearbeiten und l schen Kontrollstrukturen Die Definition von Kontrollstrukturen erm glicht die wirtschaftliche Zuordnung der im Rahmen von Bestellungen anfallenden Ausgaben Weitere Informationen finden Sie unter Kontierung Link Beschreibung Kostenarten Eine bersicht aller Kostenarten einsehen Kostenarten anlegen bearbeiten und l schen und Budgets definieren Kostenstellen Eine bersicht aller Kostenstellen einsehen Kostenstellen anlegen bearbeiten und l schen und Budgets definieren Projekte Eine bersicht aller Projekte einsehen Projekte anlegen bearbeiten und l schen und Budgets definieren veenion GmbH Seite 9 Benutzerhandbuch Firmen und Benutzer verwalten impact ordering
8. verf gt der Multi Lieferanten Preisanfragen erlaubt Archivar Ein Archivar kann Transaktionsdaten aus dem Produktionssystem in das Archivsystem exportieren und kann archivierte Daten im Produktionssystem einsehen und importieren veenion GmbH Seite 50 Benutzerhandbuch Firmen und Benutzer verwalten impact ordering Standard Berechtigungs Sets Berechtigungs Set Beschreibung Basisrahmenvertr ge und Erlaubt das Bearbeiten von Basisrahmenvertr gen und Zuordnungen ihrer Zuordnungen Bedarfsanforderer Ein Bedarfsanforderer stellt seinen Bedarf aus den ihm zugewiesenen Katalogen in einem Warenkorb zusammen Im Men Status kann er den weiteren Ablauf seiner Bedarfsanforderungen verfolgen Bedarfsmanager Kann Bedarfsanforderungen b ndeln und weiterverarbeiten Lizenz n tig Budgetgenehmiger XXX Default Dieses Berechtigungs Set ist eine Standardeinstellung die jedem Benutzer den Zugang zur Lobby erm glicht Eink ufer Ein Eink ufer kann f r die ihm zugeordneten Firmen Bestellungen Lieferungen und Rahmenvertr ge verwalten Er kann auch Kataloge vergleichen und freigeben und Produktverschl sselungen vornehmen Externer Gast Wird Impact Ordering als Katalogsystem in andere Applikationen eingebunden muss ein Benutzer mit dem Berechtigungs Set Externer Gast angelegt werden Der externe Gast dient als Musterbenutzer f r fremde Benutzer Jeder fremde Benutzer wird in der Datenbank als Benutzer mit denselben Katalo
9. Benutzer verwalten impact ordering Kombibudgets Durch Kombination von Kostenstelle und Kostenart werden folgende Kombibudgets erstellt Kombibudget KB1 Planbudget 2000 Euro Kombibudget KB3 Planbudget 1000 Euro rose Kombibudget KB4 Planbudget 7000 Euro Mev Die Kombibudgets werden Nutzern zugewiesen Ergebnis e Das Planbudget f r die Kostenstelle Vertrieb betr gt 7000 Euro Es setzt sich zusammen aus den Kombibudgets KB1 und KB2 e Das Planbudget f r die Kostenstelle EDV betr gt 8000 Euro Es setzt sich zusammen aus den Kombibudgets KB3 und KB4 e Das Planbudget f r die Kostenart Sachkonto B robedarf betr gt 3000 Euro Es setzt sich zusammen aus den Kombibudgets KB1 und KB3 veenion GmbH Seite 42 Benutzerhandbuch Firmen und Benutzer verwalten impact ordering Kombibudgets Das Planbudget f r die Kostenart Sachkonto Werbemittel betr gt 3000 Euro Das Planbudget f r die Kostenart Sachkonto Hardware betr gt 7000 Euro Benutzer B1 darf f r 2000 Euro B robedarf und f r 5000 Euro Werbemittel bestellen Benutzer B2 darf f r 1000 Euro B robedarf und f r 7000 Euro Hardware bestellen Einsatz und Belastung von Kombibudgets Beim Einsatz von Kombibudgets sind folgende Punkte zu beachten 1 Beim Anlegen eines Kombibudgets wird einer Kostenstelle eine Kostenart Sachkonto zugeordnet und ein Planbudget vergeben Haben die Kostenstelle und oder die Kostenart bereits ein Budget wird dies
10. Warenk rbe Vorlagen Dispositionsvorlagen und Favoriten die f r diese Firma angelegt wurden ebenfalls entfernt Die Anzahl wird auf der Seite mit der L schbest tigung eingeblendet Die Seite ist in folgende Registerkarten unterteilt Registerkarte Beschreibung Stammdaten In dieser Registerkarte geben Sie allgemeine Informationen zur Firma ein und w hlen die Firmenattribute Adressen In dieser Registerkarte ordnen Sie Adressen und Vertriebsstellen nur bei Lieferantenfirmen der Firma zu und legen die Standardadressen f r die Firma fest Sie k nnen auch dem Firmenprofil Multimediadaten Text und Internet Links hinzuf gen Gruppen In dieser Registerkarte ordnen Sie der Firma Berechtigungs Sets Benutzergruppen Eink ufer und Eink ufergruppen nur bei veenion GmbH Seite 11 Benutzerhandbuch Firmen und Benutzer verwalten impact ordering Firmen anlegen und bearbeiten Registerkarte Beschreibung Lieferantenfirmen Kataloge und Konditionen nur bei Eink uferfirmen zu Kontierung In dieser Registerkarte definieren Sie Firmenbudgets und w hlen die Einstellungen f r Kontrollstrukturen Sie k nnen zum Beispiel festlegen ob Benutzer dieser Firma im Warenkorb ein Projekt oder eine Kostenstelle ausw hlen m ssen Produktgruppen In dieser Registerkarte ordnen Sie der Firma Produktgruppen zu Benutzer der Firma k nnen nur aus den zugeordneten Produktgruppen bestellen Mandantendaten In dieser Registerkarte k nnen
11. als Budgettyp Kombibudget Kostenstelle Kostenart 4 Aktivieren Sie die Option Negatives Budget Periode 5 W hlen Sie im Bereich Budgetregel Einstellungen im Feld Name ein Kombibudget aus so gilt die Budgetregel genau f r dieses Kombibudget Lassen Sie das Feld leer gilt die Regel f r alle Kombibudgets der unter Verantwortliche Firma eingetragenen Organisation Sie k nnen f r Kombibudgets auch andere Budgetregeln einrichten Ausf hrliche Informationen zum Einrichten von Genehmigungsregeln erhalten Sie im Kapitel Genehmigung veenion GmbH Seite 45 Benutzerhandbuch Firmen und Benutzer verwalten impact ordering Kombibudgets Hinweis Wird einer Budget berschreitung bei der Genehmigung zugestimmt so kann die betroffene Position bestellt werden Diese erlaubten berschreitungen wirken sich auf die Planzahlen aus Es wird mit einem negativen Restwert gearbeitet d h jede berschreitung der Null Grenze ben tigt eine Genehmigung Kombibudgets Storno Erfolgt ein Storno sprich die Reduzierung der bestellten Menge im Bestellprozess so wird das Kombi Budget um den resultierenden Betrag stornierte Menge Artikelpreis evtl anfallende Konditionen nur dann erh ht wenn das Storno in die gleiche Kombi Budget Zeitperiode f llt in dem auch die Bestellung erfolgte Dadurch w rde z B bei einem Monatsbudget ein Storno vor Ende des Monats das Kombi Budget erh hen Ist das Budget nicht mehr bebuchbar Enddatum erreicht Kostenste
12. bei Bedarf die Kontrollstrukturenzuordnungen an F r jede Kontrollstruktur werden zwei Zuordnungslisten angezeigt Die linke Liste zeigt die zur Verf gung stehenden Kontrollstrukturen und die rechte Liste zeigt die schon zugeordneten Kontrollstrukturen 2053 Fierkel Fa Aberres Ay 200 Adira bian Fa Aem Smib Demag EET i E0 E 0022 Erbakculung Fa Abema W07 Harkehnog fa Hbermojli OO een Ense Standardm ig bernimmt ein Benutzer die Kontrollstrukturen seiner Firma Diese werden in der rechten Liste in grauem Text angezeigt und k nnen nicht entfernt werden Sie k nnen jedoch die Verwendung der zugeordneten Kontrollstrukturen durch diesen Benutzer unterbinden Klicken Sie auf die Kontrollstruktur in der rechten Liste und dann auf die Schaltfl che Verbieten Die Kontrollstruktur wird in schwarzem Text mit einem Minuszeichen davor angezeigt Um die Verwendung der Kontrollstruktur durch den Benutzer wieder zu erm glichen klicken Sie auf die Kontrollstruktur und dann auf die Schaltfl che Erlauben Die Kontrollstruktur wird mit einem Pluszeichen davor angezeigt Um weitere Kontrollstrukturen zuzuordnen klicken sie auf diese in der linken Liste und dann auf das Symbol Die Kontrollstrukturen sind zun chst mit einem Minuszeichen markiert also verboten Um die Kontrollstrukturen zu erlauben markieren Sie diese in der rechten Liste und klicken Sie auf die Schaltfl che Erlauben veenion GmbH Seite 6
13. beim Erreichen des Enddatums gesetzt wenn die zeitgesteuerte Aufgabe Kontrollstrukturen aktualisieren eingerichtet ist A Ein abgeschlossenes Kontierungselement kann nicht wieder verwendet werden Kontierungstypen Mit Kontierungstypen legen Sie fest welche Typen von Kontierungselementen im Warenkorb zur Verf gung stehen So definieren Sie beispielsweise den Kontierungstyp Standardbeschaffung bei dem nur Kostenstellen und Kostenarten im Warenkorb angezeigt werden Der Einsatz von Kontierungstypen ist immer dann sinnvoll wenn viele Kontierungselemente verwendet aber bei bestimmten Bestellungen nur die Kontierungselemente einer bestimmten Kategorie ben tigt werden Kontierungstypen werden ber den Parameter UseAccountAssignmentTypes aktiviert Beispiel e Sie definieren den Kontierungstyp Projektbeschaffung und weisen die Typen Projekte und Kostenarten zu e Sie definieren den Kontierungstyp Standardbeschaffung und weisen die Typen Kostenstellen und Kostenarten zu e Im Warenkorb w hlt der Benutzer einen der beiden Kontierungstypen aus e W hlt er Projektbeschaffung stehen ihm nur Projekte und Kostenarten zur Auswahl e W hlt er Standardbeschaffung stehen ihm nur Kostenstellen und Kostenarten zur Auswahl Der Einsatz von Kontierungstypen vereinfacht dem Benutzer also die Wahl des richtigen Kontierungselementes Kontierungstypen legen nur fest welche Typen von Kontierungselementen im Warenkorb zur Verf gung stehen Welche konkr
14. hinterlegt pr ft das System wie folgt auf Kombibudgets Anzeige im Warenkorb und der Suche Kombibudgets werden im Warenkorb auf Warenkorb und Positionsebene nicht angezeigt M gliche Budgetanzeigen beziehen sich immer auf Budgets die direkt an der Kostenstelle oder der Kostenart hinterlegt und nicht identisch mit dem Kombibudget sind Siehe Punkt 1 veenion GmbH Seite 44 Benutzerhandbuch Firmen und Benutzer verwalten impact ordering Kombibudgets Wird die Standardkostenstelle des Bestellers bei einem oder mehreren Kombibudget s verwendet so werden dem Besteller in der Suche in der Warenkorbspalte alle Kombibudgets mit dieser Kostenstelle angezeigt So hat der Besteller immer einen berblick ber das Restbudget Warenkorb 1 Artikel UE irikl vorauss Konditionen Zum Warenkorb ea A e H Budget kombitest_ Hygieneartikel 4 4490 00 kombitest_ka_B romaterial 5 350 00 kombitest_ka_SsonstgeEink ufe 4 000 00 Genehmigungsregeln f r Kombibudgets Damit Kombibudgets beim Absenden des Warenkorbs gepr ft werden muss eine entsprechende Budgetregel eingerichtet sein In diesem Beispiel wird das Einrichten einer Regel beschrieben die das Absenden des Warenkorbs verhindert wenn dadurch das Kombibudget berschritten wird 1 Gehen Sie vor wie unter Regeln anlegen beschrieben und w hlen sie als Regeltyp eine Budgetregel aus Aktivieren Sie die Option immer ablehnen 2 3 W hlen Sie
15. r die zu definierenden Kontrollstruktur z B Kostenstellen Einstellungen die gew nschten Einstellungen Detaillierte Informationen zu den Einstellungen finden Sie unter Einstellungen f r Kontrollstrukturen Benutzerprofil lt onma0 1 romae T enenen Kommeung Mschiehen verrsungen T Kannenzl Budget Ulsssamtbudget l shrasbudget Umenatsbudget wechenbudget lTagesbudsget Kostenarten Einstellungen Kastenarten eingeschaltet ja O Nein Yoreinstellung Nein Kostenart ist obligatorisch Ja Nein amp Woreinstellung Nein Kastenarten f r diese Firma anzeigen Ja Nein Woreinstellung 1a Kostenarten f r den Benutzer anzeigen Ja OMen amp Worelnstellung 1a Benutzer kann Kostenart eingeben Ja O Nein Yoreinstellung Ja Benutzer kann Kostenart nau anlegen Ja Nein Worelnstellung Ja vergabe kastenart A 1i 123 E Dame Fiz AG i Q Verdien i _Enauben KESEERESEE EEE Ei hbhehhbhahhbhbhhhbbbbhshbbhbhthbbhhhhbb Standardm ig bernimmt ein Benutzer die Voreinstellung seiner Firma Sie k nnen die Einstellungen jedoch individuell f r den Benutzer anpassen Ist z B die Auswahl einer Kostenstelle im Warenkorb f r alle Benutzer der Firma obligatorisch ist bei Kostenstelle ist obligatorisch die Option Voreinstellung Ja aktiviert Soll dieser Benutzer seine Warenk rbe ohne Auswahl einer Kostenstelle absenden k nnen aktivieren Sie bei Kostenstelle ist obligatorisch die Option Nein 3 Passen Sie
16. reduzieren den administrativen Aufwand bei der Zuordnung von Berechtigungs Sets zu Benutzern Benutzer anlegen kopieren und bearbeiten Ein Firmenadministrator kann f r die ihm zugeordneten Firmen Benutzer anlegen und bearbeiten veenion GmbH Seite 56 Benutzerhandbuch Firmen und Benutzer verwalten impact ordering Benutzer anlegen kopieren und bearbeiten 1 Klicken Sie auf der Seite Benutzerverwaltung auf den Link Benutzer Die Seite Benutzer wird angezeigt 2 Klicken Sie auf die Schaltfl che Neuer Eintrag um einen neuen Benutzer anzulegen die Schaltfl che fe um einen Nutzer zu kopieren Die Kopie wird unter KopieX_Nutzername angelegt Das X nummeriert die Kopien falls von einem Nutzer mehrere angefertigt werden das Symbol il um einen bestehenden Eintrag zu bearbeiten Das Benutzerprofil wird angezeigt 3 Geben Sie in der Registerkarte Stammdaten die Benutzerdetails ein W hlen Sie den Men punkt Hilfe um detaillierte Informationen zu dieser Registerkarte zu erhalten 4 Geben Sie in den anderen Registerkarten des Benutzerprofils die erforderlichen Informationen ein und klicken Sie auf Speichern W hlen Sie den Men punkt Hilfe um detaillierte Informationen zu den Registerkarten zu erhalten Weitere Informationen finden Sie auch in den folgenden Kapiteln Einstellungen f r einen Benutzer festlegen auf Seite 58 Benutzerrechte f r einen Benutzer definieren auf Seite 60 Budgets f r einen Benutzer definie
17. 18 Firmenhierarchie einsehen 2 022402400200000 nn nnn nn nnnennennn 18 Formulare anlegen und bearbeiten z0222202020000n0n00nBenn000 19 Banken und Konten anlegen und bearbeiten 20 Budgets verwale M sirrien na aA i 21 Budgets f r eine Firma definieren nnannannnennennnennnnnnennennnne 22 Budgets einsehen und bearbeiten n nnanoennnnnenoennnnnennnnnennnne 22 Budgetvorlagen einsehen und bearbeiten u uen 24 Einstellungen f r Budgets 0nnannannennennnnnennnnnnnnnnnenrnnnnnnnne 24 TEES gt AAA NEA N EAEAN AA T 26 Verhalten im Bestellprozess o n nnennennenoennennennnnerrnrrerenrrerenne 27 te 01 1100 1 a A 29 Kontierungselemente n nnennnnnannennanoanonnonnrnrrnrrnnrnrrnrrnrreerner 29 Kontierungselemente anlegen n nnennennennensennereerrrnrererrreeeene 30 Kontierungselemente zuordnen 22400240020002nn none nnnennnennn 30 Definieren einer Hierarchie 220024022002800000Rnonnn Rene nn 31 veenion GmbH Seite i Benutzerhandbuch Firmen und Benutzer verwalten impact ordering Kontierungselemente verwalten 200240020002000nnnennn een 31 Einstellungen f r Firmen und Unterfirmen 31 Einstellungen f r einzelne Benutzer r022200202022en22n 33 Einstellungen im Rahmenvertrag und Fallback Kostenart 35 BUOGE SAIEN EIG
18. 2 Benutzerhandbuch Firmen und Benutzer verwalten impact ordering Kontaktperson anlegen und bearbeiten Mehr Informationen zur Zuordnung finden Sie unter Zuordnungslisten im Handbuch Allgemeine Informationen f r alle Benutzer 4 Klicken Sie auf Speichern Kontaktperson anlegen und bearbeiten Sie k nnen Kontaktpersonen anlegen die sich im System nicht anmelden k nnen 1 Klicken Sie auf der Seite Benutzerverwaltung auf den Link Benutzer Die Seite Benutzer wird angezeigt 2 Klicken Sie auf die Schaltfl che Neue Kontaktperson um eine neue Kontaktperson anzulegen das Symbol il um einen bestehenden Eintrag zu bearbeiten Tipp Kontaktpersonen werden in der bersicht Benutzer durch das Symbol D gekennzeichnet Sie k nnen die bersicht filtern um nur Kontaktpersonen anzuzeigen siehe Informationen suchen im Handbuch Allgemeine Informationen f r alle Benutzer Die Seite Kontaktperson wird angezeigt 3 F llen Sie die Felder aus und klicken Sie auf Speichern W hlen Sie den Men punkt Hilfe um detaillierte Informationen zu den Feldern zu erhalten Selbst Registrierung von Benutzern erm glichen Bei entsprechender Systemkonfiguration k nnen Firmenadminstratoren durch die Anlage eines Musterbenutzers potentiellen Benutzern erlauben sich selbst in Impact Ordering zu registrieren Dies vereinfacht das Anlegen von Benutzern im System weil Firmenadminstratoren f r den Musterbenutzer Einstellungen wie z B Benutzerrechte fes
19. 22220022222000 E Einstellungen Einstellungen f r Budgets 2u002244004e nenn 25 Einstellungen f r einen Benutzer festlegen 59 Einstellungen f r Mandantenfirmen eingeben 16 Einstellungen f r Schnittstellen definieren iz Kontierungselemente zuordnen 2 2202244400 gt 30 F Firmen Allgemeine Informationen zu Firmen 3 Benutzerrechte f r eine Firma definieren 14 Budgets f r eine Firma definieren 15 Einer Firma Adressen zuordnen 14 Einer Firma Ansprechpartner zuordnen 18 veenion GmbH Einer Firma Produktgruppen zuordnen 16 Einer Frima Kontrollstrukturen zuordnen 17 Einstellungen f r Mandantenfirmen eingeben 16 Einstellungen f r Schnittstellen definieren 17 Firmen anlegen und bearbeiten 12 Firmen VERWaleR e2unne ee 5 FT E ee 11 Seiten der Firmenverwaltung 8 Firmenhierarchie ee 18 Formulare Formulare anlegen und bearbeiten 20 G Genehmigung Genehmigungsrollen anlegen und bearbeiten 69 K Kontrollstrukturen Formate f r Kontrollstrukturen definieren 40 KONUSUN ee 29 Kontierungselemente anlegen 30 Kontierungselemente zuordnen 30 Kontrollstrukturen definieren 29
20. EN een 36 Kategorien f r Kontierungselemente u22402200220 2000 36 Status von Kontierungselementen 2220022200220022ne nennen 36 Coe Lao N Dr Dennis drug 37 Kontierungstypen anlegen bearbeiten 20224002400202 22000 38 Formate f r Kontrollstrukturen definieren 0 0 0 39 Formate f r KOnlf llstr kl ren ae 40 Kombibudgets essen eeeeeenreeree 41 Einsatz und Belastung von Kombibudgets 43 Genehmigungsregeln f r Kombibudgets 2 2002220 gt 45 KOMDIDUdJStS STOMO een 46 Kombibudgets bersicht uucaenaneneennennnnnnnnnnnnnnnnneennennnn 46 Anlegen und bearbeiten von Kombibudgets 46 Benutzer verwalten 02u0200200200a00a0nannannnnnnnn 49 Rolen UNO ROCNE miisroro E ee 49 Standard Berechtigungs Sets 022220022000020n0 nenne nnnnn nennen 50 Seiten der Benutzerverwaltung u2222002220002000 nenne nenne nennenen 55 Benutzer anlegen kopieren und bearbeiten s02420200 56 Bonu DO rennen ass aaa aaa 57 Einstellungen f r einen Benutzer festlegen 58 Benutzerrechte f r einen Benutzer definieren 60 Budgets f r einen Benutzer definieren 002 00220022 60 Kontrollstrukturen f r einen Benutzer definieren 61 Kontaktperson anlegen und bearbeiten
21. Firmen und Rahmenvertr gen zugeordnet wurden werden automatisch berpr ft Wird ein Adressattribut gel scht wird die Adresse aus den Objekten die diesen Adresstyp verwenden entfernt Wenn Sie z B das Attribut Rechnungsadresse bei einer Adresse entfernen die 4 Firmenprofilen und 2 Rahmenvertr gen zugeordnet ist steht die Adresse bei allen 4 Firmenprofilen und beiden Rahmenvertr gen in der Auswahlliste Rechnungsadresse nicht mehr zur Verf gung Das L schen von Adressattributen kann dazu f hren dass ein Benutzer keine Endempf ngeradresse hat oder eine Firma keine Standardlieferadresse hat Dies hat keine Auswirkung auf die Zuordnung einer Adresse zu einer Firma oder einem Benutzer und auch nicht auf Adressen die schon bei Bestellungen verwendet wurden Adressen l schen 1 Klicken Sie auf der Seite Adressen auf das Symbol il neben der Adresse die Sie l schen m chten 2 Klicken Sie auf der Detailseite der Adresse auf die Schaltfl che L schen 3 Klicken Sie auf L schen um den L schvorgang zu best tigen Adressattribute l schen e Deaktivieren Sie in der bersicht Adressen das entsprechende Attribut Kontrollk stchen f r die Adresse und klicken Sie auf e Falls Sie in der bersicht Adressen die Adresse nicht l schen k nnen klicken Sie auf das Symbol il um die Adressdetails anzuzeigen Deaktivieren Sie in der Registerkarte Attribute das entsprechende Kontrollk stchen und klicken Sie auf Speichern veenion Gmb
22. H Seite 72 Benutzerhandbuch Firmen und Benutzer verwalten impact ordering Index A Adressen Adressen anlegen und bearbeiten 71 Adressen l SCh n aanannannannnnnnnnnnnnnnnnnnrnnrnnrnnnnnne 72 Adressen verwalten annanannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnne 70 AUTESSIVDEM uresn0nenEcietseee een 70 B Banken Banken und Konten anlegen und bearbeiten 20 Benutzer Benutzer anlegen und bearbeiten 57 Benutzer verwalten nnonnnannnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnne 50 Benutzerprofil una 58 Benutzerrechte f r einen Benutzer definieren 61 Benutzerzugriff sperren s sssssnsenesenneernrneenne 65 Einstellungen f r einen Benutzer festlegen 59 Kontaktpersonen anlegen und bearbeiten 64 Kontrollstrukturen f r einen Benutzer definieren 62 Rollen Und Pechle u eennnenniann 50 Seiten der Benutzerverwaltung 56 Standard Berechtigungs Sets 2 24n gt 51 Vertretungen verwalten 2224200040420 002 ee een 65 Benutzergruppen Benutzergruppen anlegen und bearbeiten 67 Budgets Budgets definieren noannnnnennnnnneannennennneenennnne 61 Budgets einsehen und bearbeiten 23 Budgets f r eine Firma definieren 15 Budgets verw llen an anae ae 21 Budgetvorlagen einsehen und bearbeiten 24 Einstellungen f r Budgets 02
23. Sie die Eingabefelder f r Kostenarten Kostenstellen Projekte bzw Kreditkarten konfigurieren Diese Seite ist nur sichtbar wenn Kontrollstrukturenkonfigurationen geladen und zugewiesen wurden nur durch den Systemadministrator m glich Ansonsten gilt die Standardkonfiguration und es gibt keine Einstellm glichkeiten Die Seite kann abh ngig von der Systemkonfiguration aus den folgenden Bereichen bestehen e Allgemeiner Bereich e Unterteilung in unterschiedliche Eingabebl cke e Einstellungen Hinweis Wenn Sie nderungen auf dieser Seite vornehmen m ssen Sie das anschlie end wieder angezeigte Firmenprofil speichern damit die nderungen gespeichert werden k nnen Allgemeiner Bereich Am Beginn dieses Bereichs wird angegeben welche Eingabefelder konfiguriert werden Kostenarten Kostenstellen Projekte oder Kreditkarten Die Anzeige ist abh ngig wo der Befehl aufgerufen wurde Anschlie end stehen eine oder mehrere Optionen f r die Konfiguration der Eingabefelder zur Auswahl Anhand dieser Optionen entscheiden Sie ob die Eingabefelder in mehrere Bl cke unterteilt werden Die folgenden Optionen sind immer verf gbar Option Beschreibung Standard Eingabefeld Wenn diese Option eingeschaltet ist erfolgt keine Unterteilung der Eingabefelder Untergeordnete Firmen Wenn diese Option eingeschaltet ist gilt die gew hlte bernehmen die Konfiguration auch f r alle Tochterfirmen noni guration peim Diese Option befindet sich
24. Sie die Firma als Mandantenfirma definieren Mandantenfirmen k nnen spezielle Einstellungen haben die sich von den Standardeinstellungen oder den Einstellungen der Mutterfirma unterscheiden Schnittstellen In dieser Registerkarte w hlen Sie die Einstellungen f r Schnittstellen zu anderen Systemen wie z B HV SAP oder ELAK und ordnen ihnen die Eink uferfirmen zu die diese Schnittstellen benutzen Dies ist nur n tig wenn die Daten von Anforderungen an diese externen Systeme weitergeleitet werden sollen Ansprechpartner In dieser Registerkarte ordnen Sie der Firma Ansprechpartner zu Firmen anlegen und bearbeiten Wenn Sie eine neue Firma anlegen m ssen Sie zuerst im Firmenprofil die Stammdaten in der Registerkarte Stammdaten eingeben Bevor Sie die anderen Registerkarten des Firmenprofils ausf llen m ssen Sie die Objekte anlegen die von der Firma verwendet werden sollen falls diese Objekte nicht schon existieren z B Adressen Kontierung und Benutzergruppen Sie m ssen bei der Anlage dieser Objekte immer eine Firma zuordnen erst dann stehen die Objekte im Firmenprofil zur Verf gung Informationen zur Erstellung und Zuordnung dieser Objekte finden Sie im entsprechenden Kapitel dieses Handbuchs Nachdem Sie diese Objekte angelegt und ihnen die Firma zugeordnet haben k nnen Sie im Firmenprofil nderungen vornehmen und weitere Einstellungen festlegen Zum Beispiel nachdem Sie eine Adresse angelegt und die Firma dieser Adre
25. Status von Kontrollstrukturen 2 24400 31 R Registrierung Selbst Registrierung von Benutzern ERTIO OL Dissen 64 Rollen Sets Rollen und Rechen 50 Rollen Sets anlegen und bearbeiten 67 Verantwortliche definieren u 4u0 gt 68 Seite 73
26. artend um eine bersicht der Benutzer anzuzeigen f r die eine Vertretung zugeordnet aber noch nicht aktiviert wurde Um eine bersicht aller Vertretungsaktivit ten einzusehen klicken Sie auf der Seite Benutzerverwaltung auf den Link Vertretungsstatistik Die Seite Vertretungstatistik wird angezeigt W hlen Sie den Men punkt Hilfe um detaillierte Informationen zu dieser Seite zu erhalten Vertreter zuordnen 1 O O A OQO 7 Klicken Sie auf der Seite Vertretungen auf das Symbol i neben dem Benutzer dem Sie eine Vertretung zuordnen m chten Wird der Benutzer in der bersicht nicht angezeigt ffnen Sie das Benutzerprofil des Benutzers siehe Benutzer anlegen und bearbeiten auf Seite 56 Das Benutzerprofil wird angezeigt Klicken Sie auf die Registerkarte Vertretungen W hlen Sie den Men punkt Hilfe um detaillierte Informationen zu dieser Registerkarte zu erhalten Geben Sie ein Startdatum und ein Enddatum ein um den Zeitraum der Vertretung festzulegen W hlen Sie in der Auswahlliste Vertreter den Benutzer aus der die Vertretung aus ben soll W hlen Sie in der Auswahlliste Grund den Grund f r die Vertretung Aktivieren Sie das Kontrollk stchen Vertreter aktiviert Abwesenheit um die Vertretung sofort zu aktivieren Sie k nnen durch Deaktivierung dieses Kontrollk stchens die Vertretung jederzeit deaktivieren Hinweis Wenn Sie dieses Kontrollk stchen deaktivieren werden die Eintr ge aus allen Feldern entfe
27. atoren k nnen Rechnungsadressen anlegen und bearbeiten Kontaktadresse Pers nliche Kontaktadresse eines Benutzers Wird in der Kontaktadresse eine E Mail Adresse eingetragen und abh ngig von den Einstellungen in der Lobby werden Systemnachrichten an diese E Mail Adresse geschickt Benutzer k nnen in ihrem Profil ihre eigenen Kontaktadressen anlegen und bearbeiten Das System kann so konfiguriert werden dass diese Adresse f r R ckfragen zur Bestellung verwendet wird Sie wird in diesem Fall zusammen mit der Bestellung an den Lieferanten weitergegeben Adressen anlegen und bearbeiten Firmenadminstratoren die einer bestimmten Firma zugeordnet sind k nnen nur folgende Adressen bearbeiten e Adressen bei der die Firma oder einer ihrer untergeordneten Firmen als verantwortliche Firma definiert ist e Adressen f r die keine verantwortliche Firma definiert wurde und der die Firma oder ihre untergeordneten Firmen zugeordnet sind e Adressen f r die keine verantwortliche Firma definiert wurde und der keine Firmen zugeordnet wurden 1 Klicken Sie auf der Seite Firmenverwaltung oder Benutzerverwaltung auf den Link Adressen Die Seite Adressen wird angezeigt W hlen Sie den Men punkt Hilfe um detaillierte Informationen zu dieser Seite zu erhalten 2 Klicken Sie auf die Schaltfl che Neuer Eintrag um eine neue Adresse anzulegen das Symbol il um eine bestehende Adresse zu bearbeiten i oder il um eine bestehende Adr
28. cht hat aktivieren Sie L die Option Budgetwarnung benutzen und geben Sie im Feld Restbudget Warnung bei einen Prozentwert oder einen Wert in der entsprechenden W hrung ein Die Warnnachricht wird versendet sobald einer der definierten Budgets den angegebenen Wert erreicht 6 Klicken Sie auf Speichern Kontrollstrukturen f r einen Benutzer definieren Die Definition von Kontrollstrukturen wie z B Kostenstellen oder Projekte erm glicht die wirtschaftliche Zuordnung der im Rahmen von Bestellungen anfallenden Ausgaben Zusammen mit Budgets auf Seite 21 und Genehmigungsregeln k nnen Kontrollstrukturen auch verwendet werden um Ausgaben zu berwachen zu kontrollieren und einzuschr nken Sie k nnen z B festlegen welche Firmen und Benutzer Waren f r einen bestimmten Kostentyp bestellen d rfen ob die Bestellung bestimmter Waren ber einen Rahmenvertrag an bestimmte Kontrollstrukturen gebunden ist oder ob Anforderungen f r Waren f r ein bestimmtes Projekt genehmigt werden m ssen Kontrollstrukturen k nnen Firmen Benutzern und Rahmenvertr gen zugeordnet werden Benutzer k nnen im Warenkorb die entsprechenden Kontrollstrukturen ausw hlen Weitere Informationen finden Sie unter Kontierung 1 Klicken Sie im Benutzerprofil auf die Registerkarte Kontierung veenion GmbH Seite 61 Benutzerhandbuch Firmen und Benutzer verwalten impact ordering Kontaktperson anlegen und bearbeiten 2 W hlen Sie im entsprechenden Bereich f
29. cken Sie auf Speichern 6 Stellen Sie den potentiellen Benutzern den Benutzernamen und das Kennwort des Musterbenutzers zur Verf gung Wenn sich ein neuer Benutzer im System registriert erhalten Sie in eine entsprechende Nachricht in der Lobby Benutzerzugriff sperren Firmenadminstratoren k nnen den Zugriff eines Benutzers auf das System sperren 1 Klicken Sie auf der Seite Benutzerverwaltung auf den Link Benutzer Die Benutzer bersicht wird angezeigt 2 Klicken Sie auf das Symbol il neben dem Benutzer den Sie sperren m chten 3 Aktivieren Sie in der Registerkarte Stammdaten die Option Benutzer gesperrt im Bereich Eigenschaften 4 Klicken Sie auf Speichern Ist der Benutzer zum Zeitpunkt der Sperrung angemeldet kann er weiterhin mit dem System arbeiten Nachdem er sich abgemeldet hat kann er sich nicht mehr anmelden Tipp Sie k nnen auch durch die Eingabe eines Datums im Feld G ltig bis in der Registerkarte Stammdaten einen Benutzer sperren Nach diesem Datum kann der Benutzer sich nicht mehr anmelden Wenn der Benutzer das System nicht mehr verwenden wird k nnen Sie den Benutzer stattdessen auch l schen Klicken Sie im Benutzerprofil auf die Schaltfl che L schen und best tigen Sie den L schvorgang Sie k nnen in der Benutzer bersicht in der Registerkarte G ltigkeit mehrere Benutzer l schen oder das G ltigkeitsdatum setzen Vertretungen verwalten Alle Impact Ordering Benutzer k nnen im System einen anderen Benutz
30. ct ordering Benutzer anlegen kopieren und bearbeiten Link Beschreibung Genehmigungsregeln Genehmigungsregels tze und Genehmigungsregeln einsehen und neue Regels tze und Genehmigungsregeln anlegen und bearbeiten sowie Benutzer Genehmigungsregeln zuordnen Genehmigungsregeln legen fest wann und von wem Bedarfsanforderungen Bestellanforderungen und Rechnungen genehmigt werden m ssen Ein Genehmigungsregelsatz ist eine Sammlung von den f r eine bestimmte Firma definierten Genehmigungsregeln Genehmigungs bersicht Eine bersicht aller Genehmigungsregeln einsehen und Genehmigungsregeln anlegen und bearbeiten Dieser Link steht nur Firmenadminstratoren zur Verf gung die die Daten aller Firmen bearbeiten k nnen Kombibudgets bersicht Eine bersicht ber die Kombibudgets und deren Belastungen Verantwortliche Eine bersicht aller Benutzer einsehen die als Verantwortliche f r bestimmte Rahmenvertr ge Kontrollstrukturen und Benutzer definiert wurden sowie Verantwortliche anlegen bearbeiten Genehmigungsrollen Eine bersicht aller Genehmigungsrollen einsehen und Genehmigungsrollen anlegen und bearbeiten sowie Benutzern Genehmigungsrollen zuordnen Genehmigungsrollen vereinfachen die Zuordnung von Benutzern zu Genehmigungsregeln Genehmigungsrollen vereinfachen die Zuordnung von Benutzern zu Genehmigungsregeln Rollen Sets Eine bersicht aller Rollen Sets einsehen und Rollen Sets anlegen und bearbeiten Rollen Sets
31. dardm ig eingestellt sein soll Der Absender des Warenkorbs muss ihn dann nicht extra einstellen hat aber immer noch die M glichkeit einen anderen Kontierungstyp zu w hlen Schritt 1 Haken Sie bei den Organisationen bei denen Sie Kontierungstypen einstellen wollen im Firmenprofil im Karteireiter Mandantendaten die Option Firma ist Mandantenfirma an Schritt 2 W hlen Sie in der Liste Kontierungstyp ihren Default Kontierungstyp aus Schritt 3 Klicken Sie auf Speichern Formate f r Kontrollstrukturen definieren Sie k nnen f r eine Firma die Eingabefelder f r Kontrollstrukturen wie z B Kostenstellen und Projekte konfigurieren Dies ist nur m glich wenn Kontrollstrukturenkonfigurationen vom Systemadministrator geladen und zugewiesen wurden Wurden keine Kontrollstrukturkonfigurationen geladen wird die Standardkonfiguration f r Kontrollstrukturen verwendet 1 Klicken Sie im Firmenprofil auf die Registerkarte Kontierung veenion GmbH Seite 39 Benutzerhandbuch Firmen und Benutzer verwalten impact ordering Kontierung 2 Klicken Sie beim entsprechenden Kontrollstrukturtyp z B Kostenstellen auf die Schaltfl che Eingabefelder konfigurieren Diese Schaltfl che wird nur angezeigt wenn Kontrollstrukturkonfigurationen geladen wurden Die Seite Formate wird angezeigt W hlen Sie den Men punkt Hilfe um detaillierte Informationen zu dieser Seite zu erhalten Formate f r Kontrollstrukturen Auf dieser Seite k nnen
32. das Sie bearbeiten m chten W hlen Sie aus ob Sie nur das Budget ndern oder auch die Folgeperiode anpassen wollen Beispiel Sie haben ein Budget eingerichtet dessen Anfangswert jeden Monat 1000 Euro betr gt ber Budget ndern k nnen Sie den Anfangswert f r den aktuellen Monat beispielsweise auf 2000 Euro erh hen Im n chsten Monat liegt der Anfangswert wieder bei 1000 Euro ber Folgeperiode anpassen stellen Sie sicher dass der Anfangswert auch in den darauffolgenden Monaten bei dem neuen Wert also 2000 Euro liegt Klicken Sie auf Weiter Nehmen Sie die nderungen vor Klicken Sie auf Speichern ndern eines Budgets mit mehrfach verwendeter Vorlage 1 2 Klicken Sie auf das Symbol il neben dem Budget das Sie bearbeiten m chten W hlen Sie aus ob Sie nur das Budget ndern oder auch die Folgeperiode anpassen wollen Beispiel Sie haben ein Budget eingerichtet dessen Anfangswert jeden Monat 1000 Euro betr gt ber Budget ndern k nnen Sie den Anfangswert f r den aktuellen Monat beispielsweise auf 2000 Euro erh hen Im n chsten Monat liegt der Anfangswert wieder bei 1000 Euro ber Folgeperiode anpassen stellen Sie sicher dass der Anfangswert auch in den darauffolgenden Monaten bei dem neuen Wert also 2000 Euro liegt 3 Klicken Sie auf Weiter 4 Wenn Sie Budget ndern gew hlt haben nehmen Sie die nderungen vor veenion GmbH Seite 23 Benutzerhandbuch Firmen und Benutzer verwalten impact order
33. dnungsoptionen stehen zur Verf gung e Erzeuge sichtbare Firmenzuordnung Das Kontierungselement wird der im Feld Firma ausgew hlten Firma zugeordnet und steht allen Benutzern dieser Firma nach dem Aktivieren und Sichtbarmachen zur Verf gung Siehe dazu Einstellungen f r Firmen und Unterfirmen Das Kontierungselement wird im Firmenprofil auf der Registerkarte Kontierung in der entsprechenden Zuordnungsliste unter Zugeordnete Elemente angezeigt Das Kontierungselement ist mit einem Pluszeichen markiert e Erzeuge versteckte Firmenzuordnung Das Kontierungselement wird der im Feld Firma ausgew hlten Firma zugeordnet und steht nur den Benutzern dieser Firma nach dem Aktivieren und Sichtbarmachen zur Verf gung die dazu explizit berechtigt sind Siehe dazu auch Einstellungen f r Firmen und Unterfirmen sowie Einstellungen f r einzelne Benutzer veenion GmbH Seite 30 Benutzerhandbuch Firmen und Benutzer verwalten impact ordering Kontierung Das Kontierungselement wird im Firmenprofil auf der Registerkarte Kontierung in der entsprechenden Zuordnungsliste unter Zugeordnete Elemente angezeigt Das Kontierungselement ist mit einem Minuszeichen markiert e Erzeuge keine Firmenzuordnung Das Kontierungselement kann zu einem sp teren Zeitpunkt von einem Administrator der im Feld Firma ausgew hlten Firma zugeordnet werden Das Kontierungselement wird im Firmenprofil auf der Registerkarte Kontierung in der entsprechenden Zuordnungg
34. e den Men punkt Hilfe um detaillierte Informationen zu dieser Seite zu erhalten Firmenhierarchie Meink uferfirma A C Lieferantenfirma gt C Hersteller C Spediteur C vertriebsstelle 4 C Andere Anzeige aktalisiscan S E Siemens DE amp Angestellte R Eink ufer_SiDE einkaeufer_side Firmenadmin_SiDE firmenadmin_side amp K ufer_SiDE kaeufer_side Eink ufer_SiDE i Buchhaltung Siemens Buchhaltung _SIDE EIIIZEIZZIIZZEIZZIIEIZIIIZEIZESZIIIIZIITZIISZIEIII EI EEISEIIZZSZELSIIERZEISZEZEIZEITZI ZI ZEI Zr ZZ ZZ Ze IKEA Deutschland lt gt Hudson Content RS Components lt gt Hudson Content Healy Hudson lt gt Hudson Content Krankenhausbedarf GmbH lt gt Hudson Content KAYSER GmbH lt gt Hudson Content KAYSER GmbH lt gt Hudson Content Micro Warehouse Deutschland GmbH lt gt Hudson Content B R B ro und Betriebseinrichtung lt gt Hudson Content Magnetoplan lt gt Hudson Content 00011 IKEA_UK lt gt Hudson Content ao Kostenarten Kostenstellen Siemens Mandant A El Siemens Mandant B Stapler Plus AG Standardm ig werden nur Eink uferfirmen angezeigt Um andere Firmenarten anzuzeigen aktivieren Sie die entsprechenden Kontrollk stchen und klicken Sie auf die Schaltfl che Anzeige aktualisieren 2 Klicken Sie auf das Symbol um die Daten einer Firma anzuzeigen 3 Um die Daten eines Objekts einzusehen bzw zu bearbeiten klicken Sie auf d
35. e den Men punkt Hilfe um detaillierte Informationen zu dieser Registerkarte zu erhalten 2 Ordnen Sie die Benutzerrechte zu Zur Zuordnung eines Berechtigungs Sets klicken Sie auf die Schaltfl che Berechtigungs Set hinzuf gen und w hlen Sie das gew nschte Berechtigungs Set in der Auswahlliste Zur Zuordnung eines Rollen Sets klicken Sie auf die Schaltfl che Rollen Set hinzuf gen und w hlen Sie das gew nschte Rollen Set in der Auswahlliste Hinweis Bei einigen Berechtigungs bzw Rollen Sets m ssen Sie auch die Firma ausw hlen f r die das Berechtigungs bzw Rollen Set gilt und in der Auswahlliste Relation festlegen ob das Berechtigungs bzw Rollen Set auch f r verwandte z B untergeordnete Firmen g ltig ist Zur Zuordnung einer Benutzergruppe w hlen Sie im Bereich Benutzergruppen die gew nschte Benutzergruppe und klicken Sie auf das Symbol um die Gruppe in die Liste Zugeordnete Benutzergruppen zu bertragen Mehr Informationen zur Zuordnung finden Sie unter Zuordnungslisten im Handbuch Allgemeine Informationen f r alle Benutzer 3 Klicken Sie auf Speichern Budgets f r einen Benutzer definieren Mit Budgets k nnen Firmenausgaben berwacht und kontrolliert werden Budgets k nnen f r Firmen Benutzer Rahmenvertr ge und Kontrollstrukturen Kostenstellen Kostenarten Projekte und Kreditkarten definiert werden veenion GmbH Seite 60 Benutzerhandbuch Firmen und Benutzer verwalten impact orde
36. egen bearbeiten und l schen und Budgets definieren Kontrollstruktur B Eine bersicht aller Kontrollstrukturen B einsehen anlegen bearbeiten und l schen und Budgets definieren Kontrollstruktur C Eine bersicht aller Kontrollstrukturen C einsehen anlegen bearbeiten und l schen und Budgets definieren veenion GmbH Seite 10 Benutzerhandbuch Firmen und Benutzer verwalten impact ordering Firmenprofil Link Beschreibung Kontrollstruktur D Eine bersicht aller Kontrollstrukturen D einsehen anlegen bearbeiten und l schen und Budgets definieren Kontrollstrukturtyp A Eine bersicht aller Kontrollstrukturkategorien typen A einsehen anlegen bearbeiten und l schen Kontrollstrukturtyp B Eine bersicht aller Kontrollstrukturkategorien typen B einsehen anlegen bearbeiten und l schen Kontrollstrukturtyp C Eine bersicht aller Kontrollstrukturkategorien typen C einsehen anlegen bearbeiten und l schen Kontrollstrukturtyp D Eine bersicht aller Kontrollstrukturkategorien typen D einsehen anlegen bearbeiten und l schen Firmenprofil Auf der Seite Firmenprofil legen Sie eine neue Firma an und pflegen die Daten einer bereits angelegten Firma Um das Firmenprofil zu ffnen klicken Sie auf der Seite Firmenverwaltung auf den Link Firmen und klicken Sie in der Firmen bersicht auf das Symbol il oder die Schaltfl che Neuer Eintrag A Wird eine Eink uferfirma ber den Firmendialog gel scht so werden alle
37. en Beispiel Das Monatsbudget betr gt EUR 1 000 M chten Sie eine Warnung erhalten wenn nur EUR 100 brig bleibt aktivieren Sie die Option und geben Sie 10 in das Eingabefeld ein Alternativ w hlen Sie die Option EUR und geben Sie 100 in das Eingabefeld ein A Die Warnung gilt f r alle Budgets Eine Warnung wird gesendet wenn eins der Budgets den angegebenen Warnungswert erreicht Anfangswert Geben Sie den Budgetwert ein der im angegebenen Zeitraum nicht berschritten werden soll Das Budget wird am Ende des Zeitraums auf diesen Wert zur ckgesetzt vorausgesetzt eine Budgetvorlage wurde angewendet und die zeitgesteuerte Aufgabe Budget pr fen wurde mit den entsprechenden Einstellungen eingerichtet Wenn Sie eine Budgetvorlage ausgew hlt haben k nnen Sie den Anfangswert nicht ndern Aktueller Wert Geben Sie den aktuellen noch nicht verbrauchten Restwert des Budgets ein Dieser Wert wird automatisch neu berechnet wenn Warenk rbe auf die das Budget zutrifft abgesendet werden Hierarchie Wenn Sie eine Kontrollstruktur Kostenstelle Kostenart Projekt Kreditkarte anlegen k nnen Sie f r dieses Objekt eine bergeordnete Kontrollstruktur ausw hlen Bei der Standard Konfiguration des Systems wird das Budget der bergeordneten Kontrollstruktur ber cksichtigt wenn auf die untergeordnete Kontrollstruktur bestellt wird Beispiel e Sie legen eine Kostenstelle A mit einem Budget von 10 000 Euro an e Sie
38. en das Symbol il um einen bestehenden Eintrag zu bearbeiten Die Seite Verantwortlicher wird angezeigt W hlen Sie den Men punkt Hilfe um detaillierte Informationen zu dieser Seite zu erhalten 3 Geben Sie Namen der Firma und den Namen des Benutzers ein 4 W hlen Sie die entsprechende Kontrolleinheit und w hlen Sie einen Eintrag in der Auswahlliste W hlen Sie z B Projekte und dann das gew nschte Projekt 5 Klicken Sie auf Speichern Genehmigungsrollen anlegen und bearbeiten Genehmigungsrollen vereinfachen die Zuordnung von Genehmigern zu Genehmigungsregeln Sie k nnen einer Genehmigungsregel eine Rolle anstelle von einzelnen Benutzern zuordnen So k nnen Sie die Genehmiger austauschen ohne die Genehmigungsregeln ndern zu m ssen veenion GmbH Seite 67 Benutzerhandbuch Firmen und Benutzer verwalten impact ordering Genehmigungsrollen anlegen und bearbeiten Genehmigungsrolle anlegen und bearbeiten 1 4 Klicken Sie auf der Seite Benutzerverwaltung auf den Link Genehmigungsrollen Die Seite Rollen wird angezeigt Klicken Sie auf die Schaltfl che Neuer Eintrag um eine neue Genehmigungsrolle anzulegen das Symbol il um einen bestehenden Eintrag zu bearbeiten Geben Sie f r jede im System eingesetzte Sprache einen Namen f r die Rolle ein Der Name muss im System eindeutig sein Klicken Sie auf Speichern Einer Rolle Benutzer zuordnen 1 Klicken Sie in der bersicht Rollen auf das Symbol nebe
39. en W hlen Sie den Men punkt Hilfe um detaillierte Informationen zu dieser Registerkarte zu erhalten 2 Um nur Produktgruppen eines bestimmten Katalogs zuzuordnen w hlen Sie den Katalog in der Auswahlliste 3 W hlen Sie in der Liste Verf gbare Produktgruppen die entsprechenden Gruppen und klicken Sie auf das Symbol um diese zuzuordnen Mehr Informationen zur Zuordnung finden Sie unter Zuordnungslisten im Handbuch Allgemeine Informationen f r alle Benutzer 4 Klicken Sie auf Speichern Einstellungen f r Mandantenfirmen eingeben Jede Firma im System kann als Mandantenfirma definiert werden F r eine Mandantenfirma k nnen Sie spezielle Einstellungen festlegen die sich von den Standardsystemeinstellungen bzw den der bergeordneten Firma unterscheiden Dies kann zum Beispiel f r Firmen sinnvoll sein die f r mehrere andere Firmen bestellen die alle unterschiedliche Terminologie Einkaufsprozesse und Anforderungen haben Weitere Informationen finden Sie unter Allgemeine Informationen zu Firmen auf Seite 5 1 Klicken Sie im Firmenprofil der Firma auf die Registerkarte Mandantendaten 2 Aktivieren Sie L das Kontrollk stchen Firma ist Mandantenfirma 3 Geben Sie den Namen der bersetzungsdatei ein die f r die Mandantenfirma verwendet wird Diese Datei enth lt die mandantenspezifische Terminologie und muss sich im Ordner setup intl auf dem Impact Ordering Server befinden 4 W hlen Sie im Bereich Mandantenspezifische berset
40. en automatisch von ihren untergeordneten Firmen und Benutzern geerbt werden Eigenschaften f r einzelne untergeordnete Firmen oder Benutzer m ssen nur dann eingegeben werden wenn sie sich von denen der bergeordneten Firma unterscheiden e Flexibilit t des Datenmanagements Aufgaben und Kompetenzen k nnen sowohl zentral f r das gesamte Unternehmen als auch lokal f r Teile des Unternehmens vergeben werden Zum Beispiel eine untergeordnete Firma verwaltet ihre eigenen Firmen und Benutzerdaten aber Rahmenvertr ge der untergeordneten Firma werden vom Eink ufer der Mutterfirma verwaltet Die Mutterfirma erlaubt jedoch der untergeordneten Firma ihre eigenen Rahmenvertr ge mit bestimmten Lieferanten abzuschlie en und zu verwalten Untergeordnete Firmen werden durch das Eintragen des Namens der bergeordneten Firma in der Registerkarte Stammdaten im Firmenprofil angelegt Bei der Zuordnung von Objekten wie Adressen Katalogen Kontrollstrukturen Benutzergruppen usw zu einer Firma kann der Firmenadministrator festlegen ob diese Objekte an die untergeordneten Firmen vererbt werden sollen Verantwortliche Firma Sie k nnen einigen Objekten wie z B Adressen oder Genehmigungsregeln eine Firma als verantwortliche bzw besitzende Firma zuordnen Diese Zuordnung bestimmt welche Benutzer das Objekt bearbeiten k nnen beeinflusst aber nicht welche Firmen und Benutzer das Objekt benutzen k nnen Eine Adresse zum Beispiel kann mehreren Fir
41. en Namen des Objekts Zum Beispiel klicken Sie auf den Namen einer Firma um das Firmenprofil der Firma anzuzeigen Um eine Liste aller Objekte einer bestimmten Kategorie anzuzeigen klicken Sie auf den Namen der Kategorie Zum Beispiel klicken Sie auf Angestellte um die Benutzer bersicht anzuzeigen Hinweis Sie k nnen ein Objekt nur bei entsprechender Berechtigung einsehen und bearbeiten Formulare anlegen und bearbeiten Formulare erm glichen die Ausgabe von den in Impact Ordering vorhandenen Daten Bestellungen Lieferscheine Rechnungen usw in verschiedene Formate z B als PDF oder Textdatei So k nnen die veenion GmbH Seite 19 Benutzerhandbuch Firmen und Benutzer verwalten impact ordering Banken und Konten anlegen und bearbeiten Daten ausgedruckt per E Mail oder Fax versendet oder in CBL Format gespeichert werden und mit anderen Personen und Systemen ausgetauscht werden Formulare erm glichen auch ein individuelles Inhalt und Aussehen der ausgegebenen Daten f r unterschiedliche Kunden oder Organisationseinheiten Formular anlegen bzw bearbeiten 1 Klicken Sie auf der Seite Firmenverwaltung auf den Link Formulare Die Seite Formulare wird angezeigt 2 Klicken Sie auf die Schaltfl che Neuer Eintrag um ein neues Formular anzulegen das Symbol il um einen bestehenden Eintrag zu bearbeiten Die Seite Formular wird angezeigt W hlen Sie den Men punkt Hilfe um detaillierte Informationen zu dieser Seite zu e
42. en und Rechte Impact Ordering bietet leistungsf hige Funktionen zur Zuordnung von Rollen und Rechten zu Benutzern um deren Zugriff auf das System zu steuern Durch die Zuordnung von Berechtigungs Sets Rollen Sets und Benutzergruppen zu einem Benutzer k nnen Sie festlegen auf welche Informationen der Benutzer zugreifen und welche Aktionen er durchf hren kann Berechtigungs Sets Ein Berechtigungs Set ist eine Sammlung einzelner Rechte die einem Benutzer erlauben bestimmte Aktionen im System durchzuf hren z B Warenkorb anlegen Anforderungen genehmigen Benutzer bearbeiten usw Das System stellt mehrere Standard Berechtigungs Sets zur Verf gung die nicht ge ndert werden k nnen Benutzer mit den entsprechenden Rechten k nnen jedoch neue Berechtigungs Sets anlegen und diese Benutzern zuordnen So kann der Zugriff auf das System an die speziellen Bed rfnisse einer Firma angepasst werden Firmenadminstratoren k nnen einer Firma im Firmenprofil oder einzelnen Benutzern im Benutzerprofil Berechtigungs Sets zuordnen Rollen Sets Ein Rollen Set ist eine Sammlung von Berechtigungs Sets Rollen Sets reduzieren den administrativen Aufwand bei der Zuordnung von Berechtigungs Sets zu Benutzern Alle einem Rollen Set zugeordneten Benutzer verf gen automatisch ber die im Rollen Set enthaltenen Berechtigungs Sets Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen k nnen neue Rollen Sets anlegen und diese Benutzern zuordnen Firmenadminst
43. en und klicken Sie auf das Symbol um diese in die Liste Vererbte Einkaufsorganisationen zu bertragen 5 Klicken Sie auf Speichern Firmen l schen Firmen k nnen Sie l schen indem Sie ber Leitstand gt Firmen gt Firmen die Liste der Firmen aufrufen und bei der Firma die sie l schen wollen auf il klicken veenion GmbH Seite 17 Benutzerhandbuch Firmen und Benutzer verwalten impact ordering Firmenhierarchie einsehen Klicken Sie im Firmendialog auf sie Schaltfl che L schen A Wird eine Eink uferfirma ber den Firmendialog gel scht so werden alle Warenk rbe Vorlagen Dispositionsvorlagen und Favoriten die f r diese Firma angelegt wurden ebenfalls entfernt Die Anzahl wird auf der Seite mit der L schbest tigung eingeblendet Einer Firma Ansprechpartner zuordnen Sie k nnen f r eine Firma Benutzer als Ansprechpartner definieren und diesen Ansprechpartnern Genehmigungsrollen zuordnen 1 Klicken Sie im Firmenprofil auf die Registerkarte Ansprechpartner W hlen Sie den Men punkt Hilfe um detaillierte Informationen zu dieser Seite zu erhalten 2 W hlen Sie in der Auswahlliste Genehmigungsrolle die Rolle aus der Sie Ansprechpartner zuordnen m chten 3 Sollte die Rolle noch nicht existieren klicken Sie auf den Link Neue Rolle geben Sie f r jede im System verwendete Sprache einen Namen ein und klicken Sie auf Speichern Sie k nnen die neu angelegte Rolle jetzt in der Auswahlliste Genehmigungsrolle au
44. entsprechenden Schaltfl chen unterhalb der Zuordnungsliste k nnen Sie bereits zugeordnete Kontierungselemente anzeigen oder verbergen Bei vererbten Kontierungselementen graue Schriftfarbe stehen diese Funktionen nicht zur Verf gung Anzeigen entspricht einer sichtbaren Firmenzuordnung verbergen einer versteckten Firmenzuordnung veenion GmbH Seite 32 Benutzerhandbuch Firmen und Benutzer verwalten impact ordering Kontierung Abweichende Einstellungen f r einzelne Unterfirmen Im Firmenprofil jeder Unterfirma k nnen Sie in der Registerkarte Kontierung Einstellungen f r die Kontierung vornehmen die von den geerbten Einstellungen der bergeordneten Firma abweichen Geerbte Kontierungselemente werden in den Zuordnungslisten der Unterfirmen in der rechten Listenh lfte in grauer Schriftfarbe dargestellt Wenn Sie ber die Zuordnungsliste abweichende Kontierungselemente zuordnen gelten diese die Vererbung ist aufgehoben Einstellungen f r einzelne Benutzer F r mehr Sicherheit und zum Vermeiden von Buchungsfehlern k nnen Kontierungselemente f r einzelne Benutzter explizit erlaubt oder verboten werden H ufig ben tigte Kontierungselemente k nnen Sie im Warenkorb vorblenden so dass die Auswahl f r den Benutzer erleichtert wird Die Kontierung f r einzelne Benutzer stellen Sie im Benutzerprofil auf der Registerkarte Kontierung ein A Die Einstellungen des Benutzerprofils haben immer Vorrang vor denen im Firmenprofil In eine
45. er als Vertretung w hrend ihrer Abwesenheit w hlen Ist die Vertretungsfunktion aktiviert kann sich der ausgew hlte Benutzer in seiner Lobby als Vertreter anmelden und die Aufgaben des zu vertretenden Benutzers w hrend des angegebenen Zeitraums ausf hren Der Vertreter muss nicht ber die gleichen Berechtigungen wie der zu vertretende Benutzer verf gen Weitere Informationen zur Vertretung finden Sie unter Vertretung einstellen und aus ben Firmenadminstratoren k nnen auch f r alle Benutzer der Firmen f r die sie zust ndig sind Vertretungen zuordnen und aktivieren veenion GmbH Seite 64 Benutzerhandbuch Firmen und Benutzer verwalten impact ordering Benutzergruppen anlegen und bearbeiten bersicht der Vertretungen einsehen 1 Klicken Sie auf der Seite Benutzerverwaltung auf den Link Vertretungen Die Seite Vertretungen wird angezeigt W hlen Sie den Men punkt Hilfe um detaillierte Informationen zu dieser Seite zu erhalten Hinweis Die bersicht zeigt nur Benutzer f r die eine Vertretung mindestens einmal zugeordnet wurde Hat ein Benutzer oder sein Firmenadministrator nie eine Vertretung zugeordnet wird der Benutzer in der bersicht nicht angezeigt Benutzer k nnen in ihrem pers nlichen Profil und Firmenadminstratoren im Benutzerprofil eine Vertretung zuordnen Klicken Sie auf die Registerkarte Aktive um eine bersicht der Benutzer f r die die Vertretung aktiviert ist anzuzeigen bzw die Registerkarte W
46. eren und festlegen dass diese Budgets nicht berschritten werden d rfen bzw dass f r die berschreitung der Budgets eine Genehmigung des Warenkorbs erforderlich ist bevor die entsprechenden Bestellungen an den Lieferanten versendet werden k nnen Sollten Warenk rbe bei Budget berschreitungen genehmigt werden m ssen Sie eine entsprechende Genehmigungsregel anlegen Budgets k nnen f r Firmen Benutzer Rahmenvertr ge und Kontrollstrukturen z B Kostenarten Kostenstellen Projekte und Kreditkarten definiert werden Budgets werden auf der Detailseite des jeweiligen Objekts z B im Benutzerprofil oder im Rahmenvertrag angelegt und k nnen in der bersicht Budgets bearbeitet und gel scht werden Jahres Monats Wochen und Tagesbudgets werden am Ende des entsprechenden Zeitraums auf den Anfangswert zur ckgesetzt wenn folgende Voraussetzungen erf llt werden e F r das Budget wurde eine Budgetvorlage ausgew hlt veenion GmbH Seite 21 Benutzerhandbuch Firmen und Benutzer verwalten impact ordering Budgets verwalten e Die zeitgesteuerte Aufgabe Budgets pr fen wurde mit den entsprechenden Einstellungen f r die Wiederholung eingerichtet Zeitgesteuerte Aufgaben werden von Benutzern mit dem Berechtigungs Set Administrator verwaltet Budgets f r eine Firma definieren Mit Budgets k nnen Firmenausgaben berwacht und kontrolliert werden Budgets k nnen f r Firmen Benutzer Rahmenvertr ge und Kontrollstrukturen Ko
47. es ignoriert Beispiel Bei einer Kostenstelle ist ein Jahresbudget von 10 000 Euro hinterlegt Der Kostenstelle wird eine Kostenart zugeordnet und ein Kombibudget von 12 000 Euro hinterlegt Beim Bestellen kann das Kombibudget voll ausgesch pft werden Dass bei der Kostenstelle ein Budget von nur 10 000 Euro hinterlegt wurde ist f r die Belastung des Kombibudgets unerheblich Kombibudgets werden mandantenspezifisch angelegt Das hei t sie gelten nur innerhalb einer Firma Beispiel Angelegt sind die Kostenstelle KST mit Budget und die Kostenart KA Firma A nutzt ein Kombibudget aus KST und KA Firma B nutzt kein Kombibudget Ein K ufer der Firma A bestellt und w hlt im Warenkorb das Kombibudget aus KST und KA Das Kombibudget wird belastet das Budget von KST wird nicht belastet Ein K ufer der Firma B bestellt und w hlt im Warenkorb die Kostenstelle KST Das Budget von KST wird belastet das Kombibudget wird nicht belastet F r Bestellungen die keiner Kostenart zugeordnet sind aber trotzdem ein Kombibudget belasten sollen wird die Kostenart Sonstige angelegt Die Anlage wird vom System vorgenommen wenn beim Anlegen eines Kombibudgets keine Kostenart ausgew hlt wird Weitere Informationen im Kapitel Anlegen und bearbeiten von Kombibudgets siehe Seite 46 veenion GmbH Seite 43 Benutzerhandbuch Firmen und Benutzer verwalten impact ordering Kombibudgets Pr fung beim Bestellen Ist am Warenkorb eine Kostenstelle
48. esse zu kopieren veenion GmbH Seite 70 Benutzerhandbuch Firmen und Benutzer verwalten impact ordering Adressen und Adressattribute l schen Die Seite Adresse wird angezeigt 3 F llen Sie in der Registerkarte Adressdaten die Felder aus W hlen Sie den Men punkt Hilfe um detaillierte Informationen zu den Feldern zu erhalten Hinweis Wenn Sie bei der Bearbeitung einer Adresse nderungen in wesentlichen Feldern wie z B Stra enname vornehmen wird die Originaladresse gel scht und ein Kopie der Adresse mit den urspr nglichen Details wird zus tzlich angelegt Firmenadminstratoren sehen gel schte Adressen nicht aber Benutzer mit dem Berechtigungs Set Superuser k nnen bei Bedarf gel schte Adressen reaktivieren 4 Klicken Sie auf die Registerkarte Attribute und aktivieren Sie die entsprechenden Kontrollk stchen um die Adressattribute zu definieren Weitere Informationen zu Adressattributen finden Sie unter Adresstypen auf Seite 69 5 Standardm ig steht eine Adresse nur den in der Registerkarte Firmen und Benutzer zugeordneten Firmen zur Verf gung Sollte die Adresse auch untergeordnete Firmen zur Verf gung stehen deaktivieren Sie das Kontrollk stchen Keine Vererbung Weitere Informationen zur Vererbung finden Sie unter Allgemeine Informationen zu Firmen auf Seite 5 6 Klicken Sie auf die Registerkarte Benutzer und Firmen W hlen Sie den Men punkt Hilfe um detaillierte Informationen zu dieser Registerkarte zu erhal
49. estellt werden Siehe Einsatz und Belastung von Kombibudgets siehe Seite 43 veenion GmbH Seite 47 Benutzerhandbuch Firmen und Benutzer verwalten impact ordering Kombibudgets Zum Anlegen des Kombibudgets Sonstiges gehen Sie vor wie beim Anlegen eines normalen Kombibudgets w hlen aber keine Kostenart aus Wenn Sie das Kombibudget speichern legt das System das Budget unter dem Namen Sonstiges an In der bersicht der Kombibudgets wird es ohne Kostenart angezeigt Kombi Budgets Wein Filter Filter Speichern Jahreshudget OGO Ergebnisse anzeigen Periode Neue Suche gel schte Objekte anzeigen Kostenart kombitest ka_ B romaterial kombitest Hygieneartikel kombitest ka_sonstigeEink ufe Kombibudget bersicht Mein Filter Filter Speichern kostenstelle kombitest Neue Suche Ergebnisse anzeigen l _ gel schte Objekte anzeigen Kostenstelle 002 kombitest_ kst EDY 002 kombitesi kst EDY 001 kombitest_ kst Vertrieb 001 kombitest kst Vertrieb 003 kombitest kst Lareau Kostenart 006 kambitest Ka Hardware 005 kombitest Ka Werbemittel 004 koambitest ka B romaterial 004 kombitest ka B romaterial veenion GmbH Seite 48 Benutzerhandbuch Firmen und Benutzer verwalten impact ordering Benutzer verwalten Ein Firmenadministrator kann f r die ihm zugeordneten Firmen Benutzer anlegen und die Daten dieser Benutzer verwalten Roll
50. eten Projekte Kostenstellen oder Kostenarten der Benutzer letztlich ausw hlen kann wird ber die Einstellungen im Firmenprofil und oder ber die Einstellungen im Benutzerprofil geregelt Die folgende Grafik veranschaulicht den Einsatz von Kontierungstypen an einem Beispiel veenion GmbH Seite 37 Benutzerhandbuch Firmen und Benutzer verwalten impact ordering Kontierung Kontrollstruktu e Kostenstellen Kostenstelle B Kostenstelle C Projektbeschaffung Eingabem glichkeiten f r Kostenarten Projekte Kostenarten Kostenart Kostenart B Standardbeschaffung Eingabem glichkeiten f r Kostenstellen Kostenarten Benutzer Per Firmen Nutzer m Einstellungen erlaubte Projekte Kontrollstrukturen Projekt A z Kostenstelle A und B Projekt B Kostenart A Projekt C Projekt B und C Jy Nutzer w hlt im Warenkorb Kontierungstyp Kontierungstyp Eingabefelder Eingabe m glichkeit kostenarten Kostenart A Kostenstelle A Kostenstellen Standardbeschaffung kostenarten Kostenart A Kontierungstypen anlegen bearbeiten Dieses Kapitel beschreibt wie man Kontierungstypen anlegt welche Voraussetzungen n tig sind und wie die Kontierungstypen verwendet werden Voraussetzungen Tragen Sie in der config xml folgenden Parameter ein veenion GmbH Seite 38 Benutzerhandbuch Firmen und Benutzer verwalten impact ordering Kontierung lt Param name UseAccount ssign
51. euere Versionen dieser Dokumentation k nnen Sie bei der veenion GmbH erfragen Die meisten in dieser Dokumentation verwendeten Software und Hardwarebezeichnungen sind eingetragene Warenzeichen und sollten als solche behandelt werden Tel 49 0 1805 44 78 77 0 14 EUR min aus dem Festnetz der Telekom hotline veenion de http www veenion de Benutzerhandbuch Firmen und Benutzer verwalten impact ordering Inhalt ber dieses Handbuch uneesnensnsnnnnnnnnannnnnnnnnnnnnnnnen 4 Firmen verwalten sssnsnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 5 Allgemeine Informationen zu Firmen z4u02400200020ne nenne nenn 5 Seiten der Firmenverwaltung n nnnennnnnnnnnnnsennnnrnnernnnnrnnrrnnnennne 8 FINDEN Olea A 11 Firmen anlegen und bearbeiten u0 22022400202002nne nennen 12 Einer Firma Adressen zuordnen 2220222022020220nonnen nennen nennen 13 Benutzerrechte f r eine Firma definieren ers00se2 20 14 Budgets f r eine Firma definieren u 22202240022200nnn een 15 Einer Firma Produktgruppen zuordnen 220222402220020ne nenn 16 Einstellungen f r Mandantenfirmen eingeben 16 Einer Firma Kontrollstrukturen zuordnen 22002200220000 o 16 Einstellungen f r Schnittstellen definieren 17 FIEREIIIO CH Denen ann entre 17 Einer Firma Ansprechpartner zuordnen 2202244244s nennen
52. gen wie der Gastbenutzer angelegt Jeder Gastbenutzer wird wieder gel scht sobald er im Warenkorb auf die Schaltfl che Bestellen geklickt und das System dadurch verlassen hat und wenn danach die zeitgesteuerte Aufgabe Daten l schen gelaufen ist oder nach dem Lauf der zeitgesteuerten Aufgabe OCI Benutzer Wartung Der Warenkorb eines Gastbenutzers wird in die fremde Anwendung exportiert Nat rlich muss dazu in der fremden Anwendung die Voraussetzung f r das Einbinden von OCI Katalogen gegeben sein veenion GmbH Seite 51 Benutzerhandbuch Firmen und Benutzer verwalten impact ordering Standard Berechtigungs Sets Berechtigungs Set Beschreibung A Bei Gastbenutzer muss die Option keine Frames im Browser anzeigen aktiviert sein Der Vor und Nachname des Gastbenutzers ist im fremden System nicht sichtbar Filial K ufer Ein Filial K ufer kann Bestellungen f r Firmen erzeugen denen er selber nicht angeh rt Diese Rolle kann einem Filial K ufer f r beliebig viele Firmen zugeordnet werden Der Filial K ufer kann zwischen einem Warenkorb f r Normale Bestellungen und Filial Bestellungen wechseln Bei Filial Bestellungen werden ihm nur die Daten angezeigt die der ausgew hlten Filiale Firma zur Verf gung stehen Firmenadministrator Ein Firmenadministrator kann die Daten von Firmen und deren untergeordneten Firmen verwalten denen er als Firmenadministrator zugeordnet ist Er kann auch die Daten von Benutzern die
53. he Sprache W hrung Nummern und Datumsformate ein Benutzer in der Benutzeroberfl che sieht Klicken Sie im Benutzerprofil auf die Registerkarte Formate und w hlen Sie die entsprechenden Einstellungen im Bereich L ndereinstellungen aus W hlen Sie den Men punkt Hilfe um detaillierte Informationen zu den Einstellungen zu erhalten Adresseinstellungen Sie k nnen einem Benutzer Standardkontakt Empf nger und Lieferadressen zuordnen und Sie k nnen festlegen welche Adressinformationen dem Benutzer im System angezeigt werden Klicken Sie im Benutzerprofil auf die Registerkarte Formate e Um die Standardadressen des Benutzers einzugeben bzw zu bearbeiten w hlen Sie im Bereich Adressen den entsprechenden Adresstyp Wenn Sie noch keine Adresse dieses Typs eingegeben haben m ssen Sie zuerst die Adressfelder anzeigen lassen Aktivieren Sie dazu die Option Neue Adresse Eingabefelder einblenden Geben Sie im Bereich Standort die Adressdetails ein W hlen Sie den Men punkt Hilfe um detaillierte Informationen zu den Feldern zu erhalten Tipp Sind die Kontakt und lt IO_Empfaengeradresse gt des Benutzers identisch aktivieren Sie die Option Endempf ngeradresse ist identisch mit Kontaktadresse Sie m ssen dann nur die Kontaktadresse eingeben bzw bearbeiten e Um festzulegen welche Adressinformationen dem Benutzer angezeigt werden w hlen Sie in der Auswahlliste M gliche Elemente im Bereich Adresseinstellungen die anzuzeigenden Inf
54. ie Systemberechtigungen f r die Benutzer der Firma Einer Firma zugeordnete Kataloge werden automatisch allen Benutzern der Firma zugeordnet Sie k nnen jedoch die Zuordnung f r einzelne Benutzer im Benutzerprofil ndern Detaillierte Informationen zu Benutzerrechten finden Sie unter Rollen und Rechte auf Seite 49 Wenn Sie eine neue Firma anlegen wird die Firma automatisch als untergeordnete Firma Ihrer eigenen Firma angelegt und die Benutzerrechte der Mutterfirma werden vererbt mit Ausnahme der Konditionen Sie k nnen die Einstellungen f r Benutzerrechte in der Registerkarte Gruppen im Firmenprofil ndern 1 Klicken Sie im Firmenprofil auf die Registerkarte Gruppen W hlen Sie den Men punkt Hilfe um detaillierte Informationen zu dieser Registerkarte zu erhalten 2 Um Eintr ge zuzuordnen w hlen Sie diese in der Liste Verf gbare linke Seite der Zuordnungsliste und klicken Sie auf das Symbol veenion GmbH Seite 14 Benutzerhandbuch Firmen und Benutzer verwalten impact ordering Firmen anlegen und bearbeiten Um Eintr ge zu entfernen w hlen Sie diese in der Liste Zugeordnete rechte Seite der Zuordnungsliste und klicken Sie auf das Symbol o Mehr Informationen zur Zuordnung finden Sie unter Zuordnungslisten im Handbuch Allgemeine Informationen f r alle Benutzer Hinweis Vererbte Elemente die automatisch vom System zugeordnet sind werden in grau dargestellt und k nnen nicht manuell aus der Liste Zugeordnete
55. ie Kombibudgets ben tigt werden m ssen angelegt sein veenion GmbH Seite 46 Benutzerhandbuch Firmen und Benutzer verwalten impact ordering Kombibudgets Kombibudgets anlegen 1 Wechseln Sie ber Leitstand gt Firmen gt Kostenstellen in die bersicht der Kostenstellen 2 Klicken Sie bei der gew nschten Kostenstelle auf el 3 Stellen Sie die Periode ein f r die das Kombibudget gelten soll 4 Klicken Sie auf 5 Erfassen Sie die Felder entsprechend ihren Anforderungen Ausf hrliche Informationen zu den Feldern finden Sie unter dem Men punkt Hilfe 6 Klicken Sie auf Speichern Kombibudgets bearbeiten 1 Wechseln Sie ber Leitstand gt Firmen gt Kostenstellen in die bersicht der Kostenstellen 2 Klicken Sie bei der gew nschten Kostenstelle auf el 3 Klicken Sie beim gew nschten Kombibudget auf il 4 Erfassen Sie die Felder entsprechend ihren Anforderungen Ausf hrliche Informationen zu den Feldern finden Sie unter dem Men punkt Hilfe 5 Klicken Sie auf Speichern Kombibudget Sonstiges anlegen Das Kombibudget Sonstiges ist ein Budget bei dessen Anlage der Kostenstelle keine Kostenart zugewiesen wurde Es dient zum Bestellen von Artikeln die keiner der Kostenarten zugeordnet werden k nnen die f r diese Kostenstelle in Frage kommen Werden im Warenkorb die Kostenstelle aber keine zugeh rige Kostenart ausgew hlt wird das Kombibudget Sonstiges belastet Ist dieses Budget nicht angelegt kann nicht b
56. ie verwenden m chten Um ein Budget am Ende des entsprechenden Zeitraums auf den Anfangswert zur ckzusetzen m ssen Sie eine Budgetvorlage ausw hlen Existiert eine entsprechende Budgetvorlage noch nicht geben Sie die Anfangswerte des Budgets ein und aktivieren Sie das Kontrollk stchen Vorlage automatisch erstellen A Diese Option steht f r Gesamtbudgets nicht zur Verf gung Diese Option steht nur zur Verf gung wenn Sie in der Auswahlliste Budgetvorlage keine Vorlage ausw hlen Aktivieren Sie diese Option um automatisch eine neue Budgetvorlage mit den eingegebenen Budgetwerten anzulegen Standardm ig wird der Name des Objekts f r das die Vorlage angelegt wurde der Vorlage zugeordnet z B Name der Firma dieser Name kann in der bersicht der Budgetvorlagen ge ndert werden Budgetvorlagen k nnen nicht f r Gesamtbudgets angelegt werden Aktivieren Sie diese Option um automatisch eine Warnnachricht an den Budgetverantwortlichen zu senden wenn nur ein bestimmter Betrag des Budgets verbleibt Diese Option wird angezeigt wenn Sie die Option Seite 25 Benutzerhandbuch Firmen und Benutzer verwalten impact ordering Budgets verwalten Option Beschreibung Warnung bei Budgetwarnung benutzen aktivieren Geben Sie den prozentualen Anteil des Anfangswerts den der aktuelle Wert erreichen muss damit die Warnnachricht an den verantwortlichen Benutzer gesendet wird Alternativ k nnen Sie einen festen Betrag angeb
57. ing Budgets verwalten 5 Haben Sie Folgeperiode anpassen gew hlt wird eine Liste von Elementen angezeigt die die Vorlage verwenden 6 Entfernen Sie den Haken bei den Elementen f r die Ihre nderungen nicht gelten sollen 7 Klicken Sie auf Weiter 8 Nehmen Sie die nderungen vor 9 Klicken Sie auf Speichern Budgetvorlagen einsehen und bearbeiten Ein Jahres Monats Wochen oder Tagesbudget kann am Ende des entsprechenden Zeitraums nur auf den Anfangswert zur ckgesetzt werden wenn eine Budgetvorlage f r das Budget ausgew hlt wurde Budgetvorlagen erf llen folgende Zwecke e Sie legen die Zur cksetzungswerte f r die zeitgesteuerte Aufgabe Budgets pr fen fest Wenn diese zeitgesteuerte Aufgabe gestartet wird werden die Budgets auf die in der entsprechenden Budgetvorlage festgelegten Werte zur ckgesetzt e Sie vereinfachen die Definition von Budgets f r einzelne Objekte Sollte z B das gleiche Budget f r mehrere Benutzer gelten k nnen Sie eine Budgetvorlage erstellen und diese Vorlage f r jeden Benutzer verwenden Sie m ssen dann nicht f r jeden einzelnen Benutzer das Budget definieren 1 Klicken Sie auf der Seite Firmenverwaltung auf den Link Budget Vorlagen Die Seite Budgetvorlagen wird angezeigt 2 Klicken Sie auf die Schaltfl che Neuer Eintrag um eine neue Budgetvorlage anzulegen das Symbol il um einen bestehenden Eintrag zu bearbeiten Sie k nnen beim Anlegen eines Budgets auf der Detailsei
58. inzelnen Benutzern im Benutzerprofil zugeordnet Die einer Firma zugeordneten Adressen k nnen von allen Benutzern der Firma verwendet werden Adresstypen Adressen werden anhand von Attributen klassifiziert Attribute legen den Adresstyp fest und bestimmen wie und wann eine Adresse verwendet werden darf Eine Adresse kann jede Kombination der folgenden Attribute haben Attribut Symbol Beschreibung Anlieferadresse g Lieferadresse der Firma Bestellte Waren werden an diese Adresse versendet wenn die Endempf ngeradressen der Benutzer nicht an den Lieferanten weitergegeben wurden Nur Firmenadministratoren k nnen Lieferadressen anlegen und bearbeiten Benutzer k nnen jedoch diese Adressen einsehen wenn der Firmenadministrator dies erlaubt hat lt lO_Endempfaenger el Pers nliche Lieferadresse eines Benutzers adresse gt Lieferung zum Schreibtisch Benutzer k nnen in ihrem Profil ihre eigene Endempf ngeradressen anlegen und bearbeiten wenn der Firmenadministrator dies erlaubt hat Abh ngig von den Einstellungen im Rahmenvertrag werden die Endempf ngeradressen an den Lieferanten weitergegeben oder werden nur zur internen Verteilung von gelieferten Waren verwendet veenion GmbH Seite 69 Benutzerhandbuch Firmen und Benutzer verwalten impact ordering Adressen anlegen und bearbeiten Attribut Symbol Beschreibung Rechnungsadresse er Rechnungen und Gutschriften werden an diese Adresse geschickt Nur Firmenadminstr
59. ion GmbH Seite 59 Benutzerhandbuch Firmen und Benutzer verwalten impact ordering Benutzer anlegen kopieren und bearbeiten Anzeigeeinstellungen Sie k nnen f r einen Benutzer verschiedene Einstellungen zur Anzeige der Informationen im System festlegen Sie k nnen z B festlegen ob die Men leiste senkrecht auf der linken Seite oder waagerecht oberhalb des Arbeitsbereichs angezeigt werden soll oder Sie k nnen bestimmen dass die zuletzt besuchte Seite bei der Anmeldung angezeigt werden soll Klicken Sie im Benutzerprofil auf die Registerkarte Stammdaten und w hlen Sie die entsprechenden Optionen im Bereich Einstellungen W hlen Sie den Men punkt Hilfe um detaillierte Informationen zu den Einstellungen zu erhalten Benutzerrechte f r einen Benutzer definieren Der Zugriff eines Benutzers im System wird durch die ihm vom Firmenadministrator zugeordneten Benutzerrechte gesteuert Benutzerrechte werden durch die Zuordnung von Berechtigungs Sets Rollen Sets Benutzergruppen Katalogen und Konditionen im Benutzerprofil definiert Benutzer k nnen auch die im Firmenprofil ihrer Firma definierten Katalogzugriffsrechte erben Mehrere Standard Berechtigungs Sets stehen zur Verf gung und Benutzer mit den entsprechenden Rechten k nnen neue Berechtigungs Sets anlegen Weitere Informationen finden Sie unter Rollen und Rechte auf Seite 49 und Standard Berechtigungs Sets 1 Klicken Sie im Benutzerprofil auf die Registerkarte Gruppen W hlen Si
60. korb zu legen Als Bedarfsanforderer darf er jedoch nur aus Katalog Y bestellen als K ufer nur aus Katalog X Aus diesem Grund der muss der Benutzer immer ein Berechtigungs Set f r genau eine Firma ausw hlen Weitere Information finden Sie unter Berechtigungs Set oder Firma wechseln im Handbuch Allgemeine Informationen f r alle Benutzer Standard Berechtigungs Sets Folgende Berechtigungs Sets stehen standardm ig zur Verf gung Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen k nnen neue Berechtigungs Sets erstellen und diese Benutzern zuordnen Berechtigungs Set Beschreibung Administrator Ein Administrator ist f r administrative Aufgaben im System zust ndig wie z B die Pflege der zeitgesteuerten Aufgaben oder die Serververwaltung Anfragebearbeiter RFQ Notwendig um die Angebote einer Multi Lieferanten Preisanfrage auszuwerten und Zuschl ge zu erteilen Lizenz n tig Anfrageinitiator RFQ Nutzer mit diesem Set k nnen eine Preisanfrage an mehrere Lieferanten senden Multi Lieferanten Preisanfrage Lizenz n tig Das Set sollte zusammen mit dem Set Anfragebearbeiter RFQ vergeben werden Anfrage Initiator RFQ Wie oben jedoch darf der Nutzer nur Lieferanten eingeschr nkt ausw hlen f r die er ber einen Rahmenvertrag verf gt der Multi Lieferanten Preisanfragen erlaubt Anfragebearbeiter RFQ Wie oben jedoch darf der Nutzer nur Lieferanten eingeschr nkt ausw hlen f r die er ber einen Rahmenvertrag
61. legen eine Kostenstelle B mit einem Budget von 7000 Euro an e Sie legen eine Kostenstelle C mit einem Budget von 7000 Euro an veenion GmbH Seite 26 Benutzerhandbuch Firmen und Benutzer verwalten impact ordering Budgets verwalten e Die Kostenstelle A ist den Kostenstellen B und C bergeordnet e Eine Bestellung ber 6000 Euro wird auf Kostenstelle B gebucht e Resultat Das Budget von Kostenstelle A und Kostenstelle B wird um 6000 Euro auf 4000 beziehungsweise 1000 Euro reduziert Obwohl das Budget der Kostenstelle C immer noch 7000 Euro betr gt kann ber diese Kostenstelle nur noch f r 4000 Euro bestellt werden da ansonsten das Budget der bergeordneten Kostenstelle A berschritten wird Sie k nnen das System ber die config xml so einstellen dass bei einer Buchung auf eine untergeordnete Kontrollstruktur das Budget der bergeordneten Kontrollstruktur nicht ber cksichtigt wird lt Application gt lt ControlStructures gt lt ControlStructure name CT U hierarchy false gt lt ControlStructures gt lt Application gt Dieser Block bedeutet Bei Kostenstellen CTU wird die Hierarchie nicht ber cksichtigt Somit haben Buchungen auf eine untergeordnete Kostenstelle keinen Einfluss auf die bergeordnete Kostenstelle Beispiel e Sie legen Kostenstelle B mit einem Budget von 7000 Euro an e Die Kostenstelle A ist der Kostenstelle B bergeordnet und verf gt ber ein Budget von 10 000 Euro e Eine Be
62. lle nicht mehr aktiv Zeitraum passt nicht so geschieht nichts insbesondere wird das aktuelle Budget nicht ver ndert Kombibudgets bersicht Unter Leitstand gt Benutzer gt Kombibudgets bersicht finden Sie eine Liste mit allen Kombibudgets und k nnen sich verschiedene Informationen anzeigen lassen Bei Auswahl einer Kostenstelle e Alle Kostenarten Sachkonten die mit der Kostenstelle zu Kombibudgets verkn pft sind e Gesamtes Planbudget Summe der Planbudgets der zugeh rigen Kostenarten e Gesamter bisheriger Verbrauch Summe des Verbrauchs der zugeh rigen Kostenarten e Gesamter Restwert Summe der Restwerte der zugeh rigen Kostenarten e Planbudget Verbrauch Restwert f r jede einzelne Kostenart Bei Auswahl einer Kostenart e Alle Kostenstellen mit denen die Kostenart zu Kombibudgets verkn pft ist e Gesamtes Planbudget Summe der Planbudgets dieser Kostenart ber alle Kombibudgets an denen sie beteiligt ist e Gesamter bisheriger Verbrauch Summe des Verbrauchs dieser Kostenart ber alle Kombibudgets an denen sie beteiligt ist e Gesamter Restwert Summe der Restwerte dieser Kostenart ber alle Kombibudgets an denen sie beteiligt ist e Planbudget Verbrauch Restwert f r jede einzelne Kostenstelle Wie Sie die einzelnen Auflistungen aufrufen erfahren Sie mit Klick auf die Schaltfl che Hilfe Anlegen und bearbeiten von Kombibudgets Voraussetzungen Kostenstelle n und Kostenart en die f r d
63. lt werden e Benutzer kann eingeben Verborgene Kontierungselemente stehen in der Zuordnungsliste rechts und sind mit einem Minuszeichen versehen sind im Warenkorb dennoch ausw hlbar e Benutzer kann neu anlegen Anlegen von Kontierungselementen im Warenkorb erlaubt e Keine Vererbung von bergeordneter Firma Kontierungselemente der bergeordneten Firma werden nicht bernommen e Benutzer darf nur sehen Das Kontierungselement wird im Warenkorb angezeigt ohne dass der Benutzer die Kontierung ndern kann Sinnvoll ist diese Einstellung wenn beispielsweise mit Vorlagen gearbeitet wird bei denen die Kontierung bereits eingestellt ist e Formatf r Nummern Anzeige des Standardformats f r Kontierungselemente Der Standardwert ist 32 Zeichen Wurden Kontrollstrukturkonfigurationen bereits importiert und der Firma zugeordnet wird die Schaltfl che Eingabefelder konfigurieren angezeigt Klicken Sie auf diese Schaltfl che um ein Format f r die Kontrollstruktur festzulegen Weitere Informationen finden Sie unter Formate f r Kontrollstrukturen auf Seite 40 e gilt f r alle Unterfirmen Vererben der Einstellung auf Unterfirmen Hinweis Wenn Sie das Firmenprofil speichern verlassen und wieder ffnen sind die Haken bei gilt f r alle Unterfirmen nicht mehr vorhanden die Einstellungen wurden jedoch gespeichert und k nnen im Profil der Unterfirmen eingesehen werden Kontierungselemente Anzeigen verbergen ber die
64. ltfl che Neuer Eintrag um ein neues Rollen Set anzulegen das Symbol il um einen bestehenden Eintrag zu bearbeiten Die Seite Rollen Set wird angezeigt 3 Geben Sie einen Namen f r das Rollen Set ein und w hlen Sie die Firma f r die das Rollen Set g ltig ist 4 W hlen Sie in der Auswahlliste im Bereich Berechtigungs Sets ein Berechtigungs Set oder klicken Sie auf die Schaltfl che Berechtigungs Set hinzuf gen um dem Rollen Set ein weiteres Berechtigungs Set hinzuzuf gen 5 Klicken Sie auf Speichern Verantwortliche definieren Verantwortlichen legen fest welche Benutzer f r bestimmte Kontrollstrukturen Kostenstellen Kostenarten Projekte Benutzer und Rahmenvertr ge zust ndig sind Verantwortliche k nnen Genehmigungsregeln als Genehmiger zugeordnet werden Verantwortliche werden ber Ereignisse informiert die das Objekt betreffen f r das sie verantwortlich sind Zum Beispiel kann der Verantwortliche eines Projekts kurz vor dem Ablaufen des Projekts eine entsprechende Nachricht in seiner Lobby erhalten Hinweis Sie k nnen auch beim Anlegen von Kontrollstrukturen oder Rahmenvertr gen den Verantwortlichen festlegen Sie k nnen den Verantwortlichen eines Benutzers nur auf der Seite Verantwortliche festlegen 1 Klicken Sie auf der Seite Benutzerverwaltung auf den Link Verantwortliche Die Seite Verantwortlichkeiten wird angezeigt 2 Klicken Sie auf die Schaltfl che Neuer Eintrag um einen neuen Verantwortlichen anzuleg
65. m Benutzerprofil k nnen also vom Firmenprofil abweichende Einstellungen getroffen werden Einstellungen im Benutzerprofil Folgende Einstellungen stehen f r jedes Kontierungselement zur Auswahl e Vo oreinstellung Bezieht sich auf die Einstellung im Firmenprofil e eingeschaltet Aktiviert dieses Kontierungselement Alle anderen Einstellungen die das Kontierungselement betreffen haben nur dann Auswirkungen wenn diese Option aktiviert ist e ist sind obligatorisch Im Warenkorb muss dieses Kontierungselement angegeben werden Ist die Option deaktiviert kann ein Warenkorb auch ohne Angabe dieses Kontierungselementes versendet werden e f r diese Firma anzeigen Die Kontierungselemente die der Benutzer von seiner Firma erbt stehen ihm im Warenkorb zur Auswahl In der folgenden Abbildung sind diese rot markiert 40001 Arbeitsschutz Hudson Content a H0000 ED AZubeh r Hudson Content 500001 Druckschriten Hudson Content pupi ED4 Yerbrauchsmaterial Hudson Contenti Huu e e f r den Benutzer anzeigen Welche Kontierungselemente dem Benutzer erlaubt sind h ngt beim Aktivieren dieser Option davon ab wie das Kontierungselement bei f r diese Firma anzeigen eingestellt ist veenion GmbH Seite 33 Benutzerhandbuch Firmen und Benutzer verwalten impact ordering Kontierung Variante 1 f r diese Firma anzeigen nein Der Benutzer kann im Warenkorb nur die Kontierungselemente ausw
66. men die Berechtigungen des Benutzers im System Kontierung Budgets definieren und Kontrollstrukturen wie z B Kostenstellen Projekte und Kreditkarten zuordnen Nachrichten Einstellungen f r die Anzeige von Nachrichten in der Lobby festlegen Vertretungen Einen Vertreter f r den Benutzer zuordnen und die Vertretung aktivieren Kommentar Dem Benutzerprofil Kommentare und Anh nge hinzuf gen Einstellungen f r einen Benutzer festlegen Sie k nnen folgende individuelle Einstellungen f r einen Benutzer im Benutzerprofil festlegen Hinweis Ein Benutzer kann in seinem Profil einige dieser Daten ndern oder erg nzen Allgemeine Einstellungen Zus tzlich zu den Benutzerrechten die Sie in der Registerkarte Gruppen im Benutzerprofil definieren k nnen Sie allgemeine Einstellungen festlegen die die Berechtigungen eines Benutzers im System steuern Sie k nnen zum Beispiel festlegen ob ein Benutzer seine eigene Endempf ngeradresse oder seine Nachrichteneinstellungen ndern kann Klicken Sie im Benutzerprofil auf die Registerkarte Stammdaten und w hlen Sie die entsprechenden Einstellungen im Bereich Eigenschaften W hlen Sie den Men punkt Hilfe um detaillierte Informationen zu den Einstellungen zu erhalten veenion GmbH Seite 58 Benutzerhandbuch Firmen und Benutzer verwalten impact ordering Benutzer anlegen kopieren und bearbeiten L nder und Spracheinstellungen L nder und Spracheinstellungen legen z B fest welc
67. men zugeordnet und von diesen Firmen benutzt werden die Adresse darf jedoch nur vom Firmenadministrator der verantwortlichen Firma bearbeitet werden Mandantenfirma Jede Firma im System kann als Mandantenfirma definiert werden F r eine Mandantenfirma k nnen Sie spezielle Einstellungen festlegen die sich von den Standard Systemeinstellungen bzw von denen der veenion GmbH Seite 6 Benutzerhandbuch Firmen und Benutzer verwalten impact ordering Seiten der Firmenverwaltung bergeordneten Firma unterscheiden Dies kann zum Beispiel f r Firmen sinnvoll sein die f r mehrere andere Firmen bestellen die alle unterschiedliche Terminologien Einkaufsprozesse und Anforderungen haben Zum Beispiel e Die Mutterfirma verwendet den Standardbegriff Warenkorb w hrend die Mandantenfirma den Begriff Kaufantrag bevorzugt Benutzer der Mutterfirma sehen den Men punkt Warenkorb in der Benutzeroberfl che w hrend Benutzer der Mandantenfirma den Men punkt Kaufantrag sehen Diese Namens nderung f r den Men punkt wird durch das Festlegen einer bestimmten bersetzungsdatei f r die Mandantenfirma erreicht Der Name jedes Elements im System kann auf diese Weise ge ndert werden e Die Mutterfirma erlaubt allen Benutzern Reklamationen anzulegen w hrend die Mandantenfirma nur Eink ufern erlaubt Reklamationen anzulegen e Die Mutterfirma fordert die Zuordnung einer Kostenstelle f r Bestellungen w hrend Benutzer der Mandantenfirma Prod
68. mentTypes value true gt Kontierungstyp anlegen Schritt 1 Wechseln Sie ber Leitstand gt Firmen gt Kontierungstypen in die Liste der Kontierungstypen Schritt 2 Klicken Sie auf neuer Eintrag D Schritt 3 Geben Sie einen Namen f r den Kontierungstyp ein Schritt 4 Sofern Ihr System f r weitere Sprachen konfiguriert ist m ssen Sie den Namen des Kontierungstyps auch f r diese Sprachen angeben Schritt 5 nur bei SAP Verwendung Tragen Sie im entsprechenden Feld einen Identifier f r SAP ein Schritt 6 Haken Sie die Kontrollstrukturen an die bei der Auswahl dieses Kontierungstyps im Warenkorb angezeigt werden sollen Schritt 7 Ordnen Sie ber die Zuordnungsliste die Firmen zu die den Kontierungstyp verwenden sollen Schritt 8 Klicken Sie auf Speichern Schritt 9 Wiederholen Sie die Schritte 2 bis 8 f r alle Kontierungstypen die Sie anlegen wollen Firma konfigurieren Damit die Kontrollstrukturen im Warenkorb auch angezeigt werden m ssen sie das Firmen und eventuell auch das Benutzerprofil entsprechend konfigurieren Siehe Abschnitt Einstellungen f r Kontrollstrukturen Haken Sie auf alle F lle bei allen Kontrollstrukturen die Sie verwenden wollen im Firmenprofil unter Kontierung die Optionen Kontrollstrukturen eingeschaltet und Kontrollstrukturen f r diese Firma anzeigen an Default Kontierungstyp festlegen Mit einem Default Kontierungstyp k nnen Sie einen Kontierungstyp festlegen der im Warenkorb stan
69. n Eink ufer diese Konten Rahmenvertr gen zuordnen Banken anlegen und bearbeiten 1 Klicken Sie auf der Seite Firmenverwaltung auf den Link Banken Die Seite Banken wird angezeigt veenion GmbH Seite 20 Benutzerhandbuch Firmen und Benutzer verwalten impact ordering Budgets verwalten 2 Klicken Sie auf die Schaltfl che Neuer Eintrag um eine neue Bank anzulegen das Symbol il um einen bestehenden Eintrag zu bearbeiten Die Seite Bankdaten wird angezeigt W hlen Sie den Men punkt Hilfe um detaillierte Informationen zu dieser Seite zu erhalten 3 Geben Sie den Namen und die Bankleitzahl der Bank ein und klicken Sie auf Speichern Die anderen Felder sind nur f r internationale Zahlungen relevant Konten anlegen und bearbeiten 1 Klicken Sie auf der Seite Firmenverwaltung auf den Link Konten Die Seite Konten wird angezeigt 2 Klicken Sie auf die Schaltfl che Neuer Eintrag um ein neues Konto anzulegen das Symbol il um einen bestehenden Eintrag zu bearbeiten Die Seite Konto wird angezeigt W hlen Sie den Men punkt Hilfe um detaillierte Informationen zu dieser Seite zu erhalten 3 Geben Sie den Namen und die Nummer des Kontos ein 4 W hlen Sie die Firma die Kontoinhaber des Kontos ist die Bank und die W hrung 5 Klicken Sie auf Speichern Budgets verwalten Mit Budgets k nnen Firmenausgaben berwacht und kontrolliert werden Sie k nnen z B Gesamt Jahres Monats Wochen und Tagesbudgets defini
70. n Sie im Feld Firma den Namen der Firma ein f r welche die Benutzergruppe g ltig ist 5 Um der Gruppe Benutzer und Kataloge zuzuordnen w hlen Sie diese in der Liste Verf gbare und klicken Sie auf das Symbol o Mehr Informationen zur Zuordnung finden Sie unter Zuordnungslisten im Handbuch Allgemeine Informationen f r alle Benutzer 6 Bei der Anlage einer neuen Benutzergruppe k nnen Sie diese automatisch der Firma und den Benutzern zuordnen Aktivieren Sie dazu die Option Erzeuge Firmenzuordnung bzw Erzeuge Benutzerzuordnung 7 Um ein Rollen Set zuzuordnen klicken Sie auf die Schaltfl che Rollen Set hinzuf gen und w hlen Sie das Rollen Set in der Auswahlliste 8 Klicken Sie auf Speichern Rollen Sets anlegen und bearbeiten Ein Rollen Set ist eine Sammlung von Berechtigungs Sets Rollen Sets reduzieren den administrativen Aufwand bei der Zuordnung von Berechtigungs Sets zu Benutzern Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen k nnen neue Rollen Sets anlegen und diese Benutzern zuordnen Firmenadminstratoren k nnen Benutzern einzelne Rollen Sets im Benutzerprofil zuordnen Weitere Informationen zu Benutzerrechten finden Sie unter Rollen und Rechte auf Seite 49 1 Klicken Sie auf der Seite Benutzerverwaltung auf den Link Rollen Sets Die Seite Rollen Sets wird angezeigt 2 Klicken Sie auf veenion GmbH Seite 66 Benutzerhandbuch Firmen und Benutzer verwalten impact ordering Verantwortliche definieren die Scha
71. n der Genehmigungsrolle Die Seite Rollenbesetzung wird angezeigt Klicken Sie auf die Schaltfl che Neuer Eintrag um einen neuen Benutzer zuzuordnen das Symbol il um eine bestehende Zuordnung zu bearbeiten Die Seite Rollenbesetzung wird angezeigt W hlen Sie den Men punkt Hilfe um detaillierte Informationen zu dieser Seite zu erhalten Geben Sie den Namen des Benutzers und der Firma ein Klicken Sie auf Speichern veenion GmbH Seite 68 Benutzerhandbuch Firmen und Benutzer verwalten impact ordering Adressen verwalten Es ist wichtig Adressen einzutragen damit Lieferanten wissen wo Sie Waren liefern und Rechnungen zustellen sollen Verschiedene Adresstypen wie z B Liefer Endempf nger Rechnungs und Kontaktadressen k nnen Firmen Benutzern und Rahmenvertr gen zugeordnet werden Weitere Informationen zu den unterschiedlichen Adresstypen finden Sie unter Adresstypen auf Seite 69 Wenn sie Waren anfordern oder bestellen k nnen Benutzer im Warenkorb die zu verwendenden Adressen ausw hlen Die Adressen von Firmen und Benutzern sowie Kommunikationspartnern wie z B Banken werden durch Firmenadminstratoren in einer zentralen Adress bersicht verwaltet Firmenadminstratoren k nnen nur die Adressen von Firmen verwalten denen sie als Firmenadministrator zugeordnet sind Benutzer k nnen ihre Kontakt und Endempf ngeradressen in ihrem pers nlichen Profil verwalten Adressen werden Firmen im Firmenprofil oder e
72. nion GmbH Seite 4 Benutzerhandbuch Firmen und Benutzer verwalten impact ordering Firmen verwalten Ein Firmenadministrator kann die ihm zugeordneten Firmen und deren untergeordneten Firmen verwalten Allgemeine Informationen zu Firmen Firmen die mit Impact Ordering Produkte kaufen oder liefern m ssen als Firmen im System eingetragen sein Der Begriff Firma wird hier breit erfasst eine Firma kann auch eine Organisationseinheit oder Abteilung sein Firmenarten Firmenattribute legen die Art der Firma fest und bestimmen ihre Rolle im System Eink uferfirmen und Lieferantenfirmen zum Beispiel k nnen einem Rahmenvertrag zugeordnet werden Dies ist bei Herstellerfirmen nicht m glich Firmen k nnen ein oder mehrere der folgenden Attribute haben die durch bestimmte Symbole gekennzeichnet werden Diese Attribute werden im Firmenprofil definiert Attribut Symbol Beschreibung Eink uferfirma Eine Firma die Waren ber das System einkauft Lieferantenfirma Eine Firma die Waren ber System liefert Lieferantenfirmen werden automatisch im System angelegt wenn ein Lieferantenkatalog importiert wird Sie k nnen auch manuell angelegt werden Hersteller De Eine Firma die Waren herstellt Herstellerfirmen werden automatisch im System angelegt wenn ein Lieferantenkatalog importiert wird Sie k nnen auch manuell angelegt werden In der Regel spielen Herstellerfirmen keine aktive Rolle im System Sie m ssen jedoch im System angelegt
73. nterfirmen Unterfirmen k nnen auch Abteilungen sein Die Einstellungen die Sie hier treffen gelten f r alle Benutzer dieser Firma Es sei denn am Benutzerprofil wurden abweichende Einstellungen getroffen veenion GmbH Seite 31 Benutzerhandbuch Firmen und Benutzer verwalten impact ordering Kontierung A Die Verwendung von Produktverschl sselungen und individuell definierten Bestellprozessen kann zu Konflikten mit diesen Einstellungen f hren Wenn Sie beispielsweise eigene Bestellprozesse verwenden werden unter Umst nden keine Kontierungselemente im Warenkorb angezeigt auch wenn Sie diese hier aktivieren Folgende Einstellungen stehen f r jedes Kontierungselement zur Auswahl e eingeschaltet Aktiviert dieses Kontierungselement Alle anderen Einstellungen die das Kontierungselement betreffen haben nur dann Auswirkungen wenn diese Option aktiviert ist e ist sind obligatorisch Im Warenkorb muss dieses Kontierungselement angegeben werden Ist die Option deaktiviert kann ein Warenkorb auch ohne Angabe dieses Kontierungselementes versendet werden e f r diese Firma anzeigen Kontierungselemente die in der Zuordnungsliste rechts stehen und mit einem Pluszeichen versehen sind k nnen von allen Benutzern dieser Firma ausgew hlt werden e f r den Benutzer anzeigen Wurden einem Benutzer im Benutzerprofil zus tzliche Kontierungselemente explizit zugewiesen k nnen diese von dem Benutzer ebenfalls ausgew h
74. ntsprechenden Elemente zu W hlen Sie den Men punkt Hilfe um detaillierte Informationen zu den Einstellungen zu erhalten Mehr Informationen zur Zuordnung finden Sie unter Zuordnungslisten im Handbuch Allgemeine Informationen f r alle Benutzer 3 Klicken Sie auf Speichern Einstellungen f r Schnittstellen definieren Sollen die Daten der in Impact Ordering abgegebenen Anforderungen nach der Genehmigung an externe Systeme wie z B SAP oder ELAK weitergegeben werden m ssen Sie ggf Einstellungen f r die Schnittstelle zu diesen Systemen festlegen und die Eink uferfirmen ausw hlen f r die diese Einstellungen g ltig sind Abh ngig von der Systemkonfiguration werden diese Daten ggf automatisch eingetragen 1 Klicken Sie im Firmenprofil auf die Registerkarte Schnittstellen 2 F llen Sie die entsprechenden Felder aus W hlen Sie den Men punkt Hilfe um detaillierte Informationen zu den Feldern zu erhalten 3 W hlen Sie im Bereich Zugeordnete Einkaufsorganisationen in der Liste Verf gbare Einkaufsorganisationen die gew nschten Einkaufsorganisationen und klicken Sie auf das Symbol um diese in die Liste Zugeordnete eigene Einkaufsorganisationen zu bertragen Mehr Informationen zur Zuordnung finden Sie unter Zuordnungslisten im Handbuch Allgemeine Informationen f r alle Benutzer 4 W hlen Sie im Bereich Vererbte Einkaufsorganisationen in der Liste Zugeordnete eigene Einkaufsorganisationen die gew nschten Einkaufsorganisation
75. ontierungselementen dann gibt es auch keine Einschr nkungen e Bei der Verwendung von Commodity Codes empfiehlt es sich die Option Keine Einschr nkung anzuhaken Au er Sie sind sich sicher dass Sie alle Kostenarten zugeordnet haben die von den Commodity Codes ben tigt werden Fallback Kostenart F r Kostenarten k nnen Sie im Rahmenvertrag ein Fallback einstellen Diese Kostenart greift immer dann wenn bei Bestellungen ber diesen Rahmenvertrag keine andere Kostenart angegeben ist Es w rde sich beispielsweise anbieten eine Kostenart Werkzeug in einem Rahmenvertrag f r einen Werkzeugkatalog als Fallback zu hinterlegen veenion GmbH Seite 35 Benutzerhandbuch Firmen und Benutzer verwalten impact ordering Kontierung Budgets hinterlegen Budgets auf Seite 21 helfen Ihnen Ihre Kosten unter Kontrolle zu halten F r jedes Kontierungselement k nnen Sie ein Gesamt Jahres Monats Wochen oder Tagesbudgets hinterlegen Die Budgetwarnung sorgt f r rechtzeitige Information falls das Restbudget einen definierten Wert unterschreitet Budgets hinterlegen Sie beim Anlegen oder Bearbeiten von Kontierungselementen Weitere Informationen dazu finden Sie unter Einstellungen f r Budgets auf Seite 24 Kategorien f r Kontierungselemente Bestimmte Kontierungselemente k nnen einer Kategorie zugeordnet werden Dies dient haupts chlich der bersichtlichkeit eine Auswertung nach Kategorien ist nicht m glich Legen Sie beispiel
76. ordneten Firmen dieser Firma bearbeiten Nur ein Firmenadministrator f r alle Firmen kann alle Daten einer Firma bearbeiten die keine untergeordnete Firma ist e Ein Firmenadministrator f r eine bestimmte Firma kann nur f r diese Firma untergeordnete Firmen anlegen Nur ein Firmenadministrator f r alle Firmen kann eine Firma anlegen die keine untergeordnete Firma ist veenion GmbH Seite 7 Benutzerhandbuch Firmen und Benutzer verwalten impact ordering Seiten der Firmenverwaltung Seiten der Firmenverwaltung Sie k nnen Firmen und Firmendaten anlegen und bearbeiten indem Sie auf die entsprechenden Links auf der Seite Firmenverwaltung klicken Um diese Seite anzuzeigen w hlen Sie den Men punkt Leitstand und w hlen Sie dann den Men punkt Firmen oder klicken Sie auf den Link Firmenverwaltung Hinweis Sie k nnen nur die Daten von Firmen einsehen und bearbeiten denen Sie als Firmenadministrator zugeordnet sind Firmenverwaltung Link Beschreibung Firmen Eine bersicht aller Firmen einsehen und Firmen anlegen bearbeiten und l schen Firmenhierarchie Eine hierarchische Abbildung der Firmeninformationen einsehen Die Firmenhierarchie zeigt eine bersicht aller f r eine Firma definierten Informationen wie z B untergeordnete Firmen Mitarbeiter Kataloge und Rahmenvertr ge ber die Firmenhierarchie haben Sie auch einen schnellen Zugriff auf diese Objekte Sie k nnen z B auf einen in der Firmenhierarchie angezeig
77. ormationen und klicken Sie auf das Symbol D um diese in die Liste Zugeordnete Elemente zu bertragen Klicken Sie auf das Symbol Q um ein Element zu entfernen Verwenden Sie die Symbole 988 um die Reihenfolge der angezeigten Adressinformationen zu ndern Mehr Informationen zur Zuordnung finden Sie unter Zuordnungslisten im Handbuch Allgemeine Informationen f r alle Benutzer Nachrichteneinstellungen Sie k nnen festlegen wie Nachrichten in der Lobby des Benutzers angezeigt werden Sie k nnen z B die Reihenfolge der unterschiedlichen Nachrichtentypen und die maximal anzuzeigende Anzahl der Nachrichten festlegen und Sie k nnen bestimmen welche Nachrichten der Benutzer auch per E Mail erhalten soll Der Benutzer kann diese Einstellungen nur selbst ndern wenn Sie die Option Benutzer darf Nachrichten Einstellungen ndern im Benutzerprofil in der Registerkarte Stammdaten aktivieren Klicken Sie im Benutzerprofil auf die Registerkarte Nachrichten W hlen Sie f r jeden Nachrichtentyp die Position in der Lobby die Maximal angezeigten Eintr ge und welche Nachrichten nie per E Mail nur einmal per E Mail oder immer per E Mail versendet werden sollen W hlen Sie den Men punkt Hilfe um detaillierte Informationen zu den Einstellungen zu erhalten Weitere Informationen zu den verf gbaren Optionen finden Sie unter Einstellungen f r Nachrichten und Nachrichtentypen im Handbuch Allgemeine Informationen f r alle Benutzer veen
78. ostenstelle AC 25 Prozent entsprechen 250 Euro e Resultat Budget von Kostenstelle A liegt weiterhin bei 9000 Euro 500 Euro f r die direkte Kontierung 250 Euro f r die Kontierung auf Kostenstelle AB und 250 Euro f r die Kontierung auf Kostenstelle AC Budget von Kostenstelle AB wurde um 250 Euro auf 6 750 Euro reduziert Budget von Kostenstelle AC wurde um 250 Euro auf 6 750 Euro erh ht Kontierung Zum Kontrollieren und Optimieren Ihrer Kosten bietet impact ordering verschiedene Kontierungselemente an etwa Kostenstellen Kostenarten oder Projekte Damit berblicken Sie wohin ihre Gelder flie en f r was sie verwendet werden und identifizieren Kostentreiber Auch Ihre Budgetplanung l sst sich mit Kontierungselementen umsetzen Auf Kontierungselemente k nnen Sie Genehmigungsregeln anwenden und haben so stets die volle Kontrolle ber Kosten und Budget Die Auswertung der Kontierungsdaten erfolgt in der Regel in einem externen System beispielsweise SAP kann aber auch ber das Statistikmodul von impact ordering erfolgen Kontierungselemente Folgende Kontierungselemente stehen zur Verf gung e Kostenarten Art der Kosten wie z B Reisekosten oder Personalkosten e Kostenstellen e Projekte e Kreditkarten e Kontrollstrukturen A bis D nur bei entsprechender Lizenz Zus tzliche Kontrollstrukturen Die Bezeichnung dieser Kontrollstrukturen ist frei w hlbar und wird in der Ihrer Systemkonfiguration hinterlegt
79. r veenion GmbH Seiten der Benutzerverwaltung Beschreibung zust ndig Lizenz n tig F r spezielle Produkte kann der Preis beim Lieferanten angefragt werden Auch eine Preisanfrage f r ein beliebiges Produkt kann bei einem Lieferanten angefragt werden Lizenz n tig Ein Preisgruppenverwalter kann f r die ihm zugeordneten Firmen Preisgruppen anlegen und verwalten und den Preisvergleich von Katalogen durchf hren Produktsichtenersteller k nnen Produktsichten auf Kataloge erstellen und diese Sichten anderen Nutzern und Organisationen zuteilen Im Portalbetrieb k nnen mit Impact Ordering verschiedene Shops betrieben werden F r diese Shops kann der Promotionmanager Kampagnen erstellen Lizenz n tig Dieses Berechtigungs Set wird als Erg nzung zu anderen Berechtigungs Sets zugeordnet und erm glicht einem Benutzer Rechnungen f r seine eigene Bestellungen anzulegen Ein SAP Administrator ist f r die SAP Administration im System zust ndig Men Administration SAP Administration Ein Statistiker kann Statistiken zu Bestellungen und Rechnungen der ihm zugeordneten Firmen einsehen Ein Super User hat Zugriff auf alle Funktionen des Systems Ein Windows Shopper kann in den ihm zugeordneten Katalogen bl ttern kann jedoch keine Produkte bestellen Seite 54 Benutzerhandbuch Firmen und Benutzer verwalten impact ordering Seiten der Benutzerverwaltung Berechtigungs Set Beschreibung Zentraler Wa
80. ratoren k nnen Benutzern im Benutzerprofil einzelne Rollen Sets zuordnen Benutzergruppen Eine Benutzergruppe ist eine Sammlung von Rollen Sets Benutzergruppen verringern den administrativen Aufwand bei der Zuordnung von Rollen Sets zu Benutzern Alle einer Benutzergruppe zugeordneten Benutzer verf gen automatisch ber die in der Benutzergruppe enthaltenen Rollen Sets Benutzergruppen vereinfachen auch die Zuordnung von Katalogen zu Benutzern Alle einer Benutzergruppe zugeordneten Benutzer haben automatisch Zugriff auf die in der Benutzergruppe enthaltenen Kataloge Firmenadminstratoren k nnen einer Firma im Firmenprofil oder einzelnen Benutzern im Benutzerprofil Berechtigungs Sets zuordnen Sich gegenseitig ausschlie ende Berechtigungs Sets Sich gegenseitig ausschlie ende Berechtigungs Sets sind Berechtigungs Sets die einem Benutzer zwar gleichzeitig zugeordnet sein k nnen aber nicht gleichzeitig vom Benutzer ausgef hrt werden k nnen z B veenion GmbH Seite 49 Benutzerhandbuch Firmen und Benutzer verwalten impact ordering Standard Berechtigungs Sets Bedarfsanforderer und K ufer Diese beiden Berechtigungs Sets k nnen wegen ihrer Zugriffsrechte auf Kataloge nicht gleichzeitig eingesetzt werden Beispiel Ein Benutzer ist K ufer f r Firma A und Katalog X und gleichzeitig Bedarfsanforderer f r Firma B und Katalog Y Somit h tte er theoretisch das Recht Produkte sowohl aus Katalog X als auch aus Katalog Yin den Waren
81. ren auf Seite 60 Kontrollstrukturen f r einen Benutzer definieren auf Seite 61 Vertretung f r einen Benutzer definieren siehe Seite 64 Benutzerprofil Auf der Seite Benutzerprofil legen Sie einen neuen Benutzer oder eine neue Kontaktperson an und pflegen die Daten eines bereits angelegten Benutzers oder einer bereits angelegten Kontaktperson nderungen im Benutzerprofil werden erst mit der n chsten Anmeldung des Benutzers wirksam Um das Benutzerprofil zu ffnen klicken Sie auf der Seite Benutzerverwaltung auf den Link Benutzer und klicken Sie in der Benutzer bersicht auf das Symbol il oder die Schaltfl che Neuer Eintrag Ein Benutzer kann in seinem Profil einige dieser Daten ndern oder erg nzen Die Seite ist in folgende Registerkarten unterteilt veenion GmbH Seite 57 Benutzerhandbuch Firmen und Benutzer verwalten impact ordering Benutzer anlegen kopieren und bearbeiten Registerkarte Beschreibung Stammdaten Personenbezogene Daten des Benutzers und Informationen zur Firma eingeben Benutzername und Kennwort vergeben und Einstellungen und Eigenschaften f r den Benutzer festlegen Formate Standardeinstellungen f r Adressen und L ndereinstellungen des Benutzers festlegen und Kontakt und Endempf ngeradressen eingeben Dem Benutzerprofil Multimediadaten Text und Internet Links hinzuf gen Gruppen Berechtigungs Sets Rollen Sets Benutzergruppen Kataloge und Konditionen zuordnen Diese Objekte bestim
82. reneingang Ein Benutzer mit diesem Berechtigungs Set kann f r Bestellungen der ihm zugeordneten Firmen Lieferscheine und Reklamationen anlegen und abschlie en Seiten der Benutzerverwaltung Sie k nnen Benutzer und Benutzerdaten anlegen und bearbeiten indem Sie auf die entsprechenden Links auf der Seite Benutzerverwaltung klicken Um diese Seite anzuzeigen w hlen Sie den Men punkt Leitstand und w hlen Sie dann den Men punkt Benutzer oder klicken Sie auf den Link Benutzerverwaltung Link Beschreibung Benutzer Eine bersicht aller Benutzer und Kontaktpersonen einsehen und Benutzer und Kontaktpersonen anlegen bearbeiten und l schen Vertretungen Eine bersicht aller Vertretungen einsehen Vertretungen legen fest welche Benutzer die Vertretung von anderen Benutzern in deren Abwesenheit bernehmen sollen Vertretungen k nnen von Firmenadminstratoren oder von den Benutzern selbst eingestellt und aktiviert werden Benutzergruppen Eine bersicht aller Benutzergruppen einsehen und Benutzergruppen anlegen und bearbeiten Benutzergruppen vereinfachen die Zuordnung von Berechtigungen und Katalogen zu Benutzern Adressen Eine bersicht aller Adressen einsehen und Adressen anlegen bearbeiten l schen und Firmen und Benutzern zuordnen Benutzer Kostenstellen Eine bersicht ber die Zuordnung von Benutzern zu Zuordnung Kostenstellen einsehen veenion GmbH Seite 55 Benutzerhandbuch Firmen und Benutzer verwalten impa
83. rhalten 3 Sollte das Formular nur f r eine bestimmte Firma verwendet werden geben Sie den Namen der Firma ein Wenn Sie keine Firma eintragen gilt das Formular f r alle Firmen bei denen es weder f r sie selbst noch f r die Mutterfirma eine eigene Formulardefinition vom gleichen Typ gibt Diese M glichkeit haben nur Firmenadministratoren f r alle Firmen 4 W hlen Sie in der Auswahlliste Formulartyp den entsprechenden Formulartyp Durch den gew hlten Typ werden die Informationen wie z B bei MIME Typ automatisch eingestellt 5 Geben Sie im Feld lokale Datei den Pfad und Namen der Datei ein oder klicken Sie auf die Schaltfl che Durchsuchen um nach der Datei zu suchen Klicken Sie dann auf die Schaltfl che bertragen Eine Kopie der Datei wird im System unter dem Ordner forms abgelegt Bei Updates des Programms wird diese Datei nicht angepasst individuell angelegte Formulare bleiben so erhalten 6 Klicken Sie auf Speichern oder Kopie speichern Banken und Konten anlegen und bearbeiten Abh ngig vom eingesetzten Zahlungssystem m ssen Sie ggf Bank und Kontendetails in Impact Ordering eingeben damit Gutschriften gedruckt werden k nnen Beachten Sie bitte dass Impact Ordering nicht als Finanzbuchhaltungsprogramm gedacht ist Bevor Sie die Details eines Kontos eingeben k nnen m ssen Sie zuerst die Banken bei denen die Konten eingerichtet sind anlegen und die Bankdetails eingeben Nachdem Sie Konten angelegt haben k nne
84. ring Benutzer anlegen kopieren und bearbeiten Weitere Informationen zu Budgets finden Sie unter Budgets verwalten auf Seite 21 Informationen zu Budgetvorlagen finden Sie unter Budgetvorlagen einsehen und bearbeiten auf Seite 24 1 Klicken Sie im Benutzerprofil auf die Registerkarte Kontierung 2 Falls erforderlich aktivieren Sie das Kontrollk stchen des Budgettyps den Sie definieren m chten z B Monatsbudget Zus tzliche Felder zur Definition des Budgets werden angezeigt 3 W hlen Sie eine W hrung und geben Sie den Anfangswert des Budgets ein oder w hlen Sie eine Budgetvorlage in der Auswahlliste Budgetvorlage Bei der Auswahl einer Budgetvorlage werden die in der Budgetvorlage definierten Anfangswerte automatisch eingetragen A Soll ein Jahres Monats Wochen oder Tagesbudget am Ende des entsprechenden Zeitraums auf den Anfangswert zur ckgesetzt werden m ssen Sie eine Budgetvorlage ausw hlen Steht keine entsprechende Budgetvorlage in der Auswahlliste Budgetvorlage zur Verf gung aktivieren Sie die Option Vorlage automatisch erstellen 4 Falls ein Teil des Budgets schon verbraucht wurde geben Sie den verbleibenden Wert in das Feld Aktueller Wert Dieser Wert wird automatisch neu berechnet wenn vom Budget betroffene Warenk rbe als Bedarfsanforderung bzw Bestellanforderung abgesendet werden 5 M chten Sie eine Nachricht in der Lobby oder per E Mail erhalten wenn der aktuelle Wert einen bestimmten Betrag errei
85. rnt und der Benutzer wird in der bersicht Vertretungen mit dem Status Beendet angezeigt Klicken Sie auf Speichern Der Benutzer und dessen Vertreter werden jetzt in der bersicht Vertretungen mit dem entsprechenden Status angezeigt Sobald die Vertreterfunktion aktiviert wird erh lt der Vertreter eine entsprechende Nachricht in seiner Lobby veenion GmbH Seite 65 Benutzerhandbuch Firmen und Benutzer verwalten impact ordering Benutzergruppen anlegen und bearbeiten Benutzergruppen anlegen und bearbeiten Eine Benutzergruppe ist eine Sammlung von Rollen Sets Benutzergruppen vereinfachen die Zuordnung von Berechtigungen und Katalogen zu Benutzern Firmenadminstratoren k nnen mehrere Rollen Sets in einer Benutzergruppe zusammenfassen und k nnen die Benutzergruppe im Firmenprofil einer Firma oder im Benutzerprofil einzelnen Benutzern zuordnen Weitere Informationen zu Benutzerrechten finden Sie unter Rollen und Rechte auf Seite 49 1 Klicken Sie auf der Seite Benutzerverwaltung auf den Link Benutzergruppen Die Seite Benutzergruppen wird angezeigt 2 Klicken Sie auf die Schaltfl che Neuer Eintrag um eine neue Benutzergruppe anzulegen das Symbol il um einen bestehenden Eintrag zu bearbeiten Die Seite Benutzergruppe wird angezeigt W hlen Sie den Men punkt Hilfe um detaillierte Informationen zu dieser Seite zu erhalten 3 Geben Sie f r jede im System verwendete Sprache einen Namen f r die Benutzergruppe ein 4 Gebe
86. rte automatisch eingetragen A Soll ein Jahres Monats Wochen oder Tagesbudget am Ende des entsprechenden Zeitraums auf den Anfangswert zur ckgesetzt werden m ssen Sie eine Budgetvorlage ausw hlen Steht keine entsprechende Budgetvorlage in der Auswahlliste Budgetvorlage zur Verf gung aktivieren Sie die Option Vorlage automatisch erstellen 4 Falls ein Teil des Budgets schon verbraucht wurde geben Sie den verbleibenden Wert in das Feld Aktueller Wert Dieser Wert wird automatisch neu berechnet wenn vom Budget betroffene Warenk rbe als Bedarfsanforderung bzw Bestellanforderung abgesendet werden veenion GmbH Seite 15 Benutzerhandbuch Firmen und Benutzer verwalten impact ordering Firmen anlegen und bearbeiten 5 M chten Sie eine Nachricht in der Lobby oder per E Mail erhalten wenn der aktuelle Wert einen bestimmten Betrag erreicht hat aktivieren Sie W die Option Budgetwarnung benutzen und geben Sie im Feld Restbudget Warnung bei einen Prozentwert oder einen Wert in der entsprechenden W hrung ein Die Warnnachricht wird versendet sobald einer der definierten Budgets den angegebenen Wert erreicht 6 Klicken Sie auf Speichern Einer Firma Produktgruppen zuordnen Sind die im Firmenprofil Registerkarte Gruppen zugeordneten Kataloge Klassifikationskataloge k nnen Sie die Produktgruppen zuordnen die von der Firma verwendet werden k nnen 1 Klicken Sie im Firmenprofil der Firma auf die Registerkarte Produktgrupp
87. rungselementes klicken Sie dieses im rechten Feld an und anschlie end auf die Schaltfl che Erlauben Einstellungen im Rahmenvertrag und Fallback Kostenart Rahmenvertr ge k nnen Sie auf konkrete Kontierungselemente einschr nken Gibt es beispielsweise einen Rahmenvertrag ber den nur Hardware bestellt wird ist es unsinnig wenn im Warenkorb etwa die Kostenart Reinigung eingestellt werden kann Besser ist es den Rahmenvertrag auf die zul ssigen Kostenarten einzuschr nken F r Bestellungen ber Rahmenvertr ge mit zugeordneten Kontierungselementen gilt e Im Warenkorb sind nur die im Rahmenvertrag zugeordneten Kontierungselemente zul ssig Achten Sie also darauf dass die im Rahmenvertrag zugeordneten Kontierungselemente auch im Firmen und oder Benutzerprofil zugeordnet sind Ansonsten ist ein Absenden des Warenkorbs m glicherweise nicht m glich e Produktverschl sselungen greifen nicht wenn die Verschl sselung eine Kostenart benutzt die nicht dem Rahmenvertrag zugeordnet ist Ordnen Sie einem Rahmenvertrag konkrete Kontierungselemente zu und aktivieren die Option Keine Einschr nkung so gilt f r Bestellungen Die Zugeordneten Kostenarten stehen im Warenkorb zur Verf gung m ssen aber nicht zwingend verwendet werden Abweichende Kostenarten die beispielsweise ber Produktverschl sselungen hinterlegt wurden werden ebenfalls akzeptiert A Wichtige Hinweise e Erfolgt in einem Rahmenvertrag keine Zuordnung von K
88. sein damit sie Objekten wie z B Produkten in Katalogen zugeordnet werden k nnen Spediteur 5 Eine Firma die Waren transportiert In der Regel spielen Spediteure keine aktive Rolle im System Sie m ssen jedoch im System angelegt sein damit sie Objekten zugeordnet werden k nnen z B als Spediteur f r eine Lieferung Vertriebsstelle Ei Eine Firma die Waren an andere Lieferantenfirmen liefert Vertriebsstellen k nnen im Firmenprofil Registerkarte Adressen und im Rahmenvertrag Registerkarte Adressen und Konten einem oder mehreren Lieferanten zugeordnet werden Werden Produkte bei einem veenion GmbH Seite 5 Benutzerhandbuch Firmen und Benutzer verwalten impact ordering Allgemeine Informationen zu Firmen Attribut Symbol Beschreibung dieser Lieferanten bestellt k nnen Benutzer eine bestimmte Vertriebsstelle f r die Produkte im Warenkorb ausw hlen Andere at Andere Arten von Firmen Kreditkartenanbieter Eine Firma die Kreditkartenanbieter oder Purchasing Card Anbieter ist Firmenhierarchie und Vererbung Firmen k nnen hierarchisch strukturiert werden Zum Beispiel kann ein gro es Unternehmen untergeordnete Firmen haben und jede dieser untergeordneten Firmen kann mehrere Abteilungen oder Unternehmensbereiche haben Diese hierarchische Struktur kann im System abgebildet werden und hat folgende Vorteile e Konsistenz und Effizienz des Datenmanagements die Eigenschaften einer bergeordneten Firma k nn
89. ser Firmen verwalten Firmenadministrator Ein Firmenadministrator CTRLA CTRLB kann f r die CTRLA CTRLB ihm zugeordneten Firmen die zus tzlichen Kontrollstrukturen A und B verwalten Firmenstatistiker Ein Firmenstatistiker kann entsprechend seiner Katalogrechts und seiner Firmenzuordnung statistische Auswertungen durchf hren Genehmiger Kann Bedarfsanforderungen und Bestellanforderungen der ihm zugeordneten Firmen genehmigen oder ablehnen Genehmiger f r Rechnungen Ein Genehmiger f r Rechnungen kann Rechnungen der ihm zugeordneten Firmen genehmigen oder ablehnen Hotliner Ein Hotliner kann die Daten der ihm zugeordneten Firmen und deren Benutzer zwecks Benutzersupport einsehen aber nicht bearbeiten Seine Sicht auf die Firmendaten ist eingeschr nkt Katalogmanager Ein Katalogmanager ist f r die Verwaltung von Katalogen verantwortlich Er kann Benutzerkataloge veenion GmbH Seite 52 Benutzerhandbuch Firmen und Benutzer verwalten impact ordering Berechtigungs Set Katalogmanager Lieferant K ufer Kontierungspr fer Kontroller Leseberechtigter Lieferant Marktplatzbetreiber Mengenabfrager Portalmanager veenion GmbH Standard Berechtigungs Sets Beschreibung und Katalogsichten anlegen und bearbeiten die Katalogverwaltung durchf hren oder Kataloge importieren Er kann auch Produktdaten und preise pflegen Erlaubt dem Lieferanten das Bearbeiten Importieren und Ersetzen von Katalogen
90. sliste unter Verf gbare Elemente angezeigt Geh rt der Ersteller des Kontierungselementes zu der im Feld Firma ausgew hlten Firma kann er sich zus tzlich das Kontierungselement selbst zuordnen Dazu ist die Option Erzeuge Benutzerzuordnung zu aktivieren Definieren einer Hierarchie Beim Anlegen eines Kontierungselementes k nnen Sie unter anderem eine Hierarchie f r das Kontierungselement definieren indem Sie in der entsprechenden Auswahlliste ein bergeordnetes Kontierungselement w hlen Beispiel e Sie legen die Kostenart Reisekosten an e Danach legen Sie die Kostenarten bernachtung Flug und Bahn mit der bergeordneten Kostenart Reisekosten an Wie sich Budgets in einer Hierarchie verhalten wird ber den Parameter lt ControlStructure gt festgelegt Kontierungselemente verwalten Die Listen Ihrer Kontierungselemente finden Sie unter Leitstand gt Firmen Kontierungselemente k nnen Sie e bearbeiten e l schen Ein Kontierungselement ist nach dem L schen unsichtbar Das hei t es kann nicht mehr verwendet werden wird aber in allen Belegen in denen es vor dem L schen verwendet wurde weiter angezeigt Erst wenn keine Zuordnungen mehr existieren erfolgt die endg ltige L schung Einstellungen f r Firmen und Unterfirmen Die Kontierung stellen Sie Im Firmenprofil auf der Registerkarte Kontierung ein Eine Vererbung der Einstellungen auf Unterfirmen ist m glich ebenso abweichende Einstellungen f r einzelne U
91. sse zugeordnet haben k nnen Sie die Adresse in der Registerkarte Adressen im Firmenprofil als Standard Rechnungsadresse ausw hlen veenion GmbH Seite 12 Benutzerhandbuch Firmen und Benutzer verwalten impact ordering Firmen anlegen und bearbeiten Nachdem Sie das Firmenprofil vollst ndig ausgef llt und die ben tigten Objekte angelegt und zugeordnet haben k nnen Sie untergeordnete Firmen und Benutzer anlegen die diese Objekte erben k nnen Weitere Informationen zur Vererbung finden Sie unter Allgemeine Informationen zu Firmen auf Seite 5 Untergeordnete Firmen werden durch die Eintragung des Namens der Mutterfirma im Feld Firma in der Registerkarte Stammdaten im Firmenprofil erstellt Firma anlegen bzw bearbeiten 1 Klicken Sie auf der Seite Firmenverwaltung auf den Link Firmen Die Seite Firmen wird angezeigt 2 Klicken Sie auf die Schaltfl che Neuer Eintrag um eine neue Firma anzulegen das Symbol il um einen bestehenden Eintrag zu bearbeiten Das Firmenprofil wird angezeigt 3 Geben Sie in der Registerkarte Stammdaten die Firmendetails ein und w hlen Sie im Bereich Attribute die entsprechenden Attribute W hlen Sie den Men punkt Hilfe um detaillierte Informationen zu dieser Registerkarte zu erhalten Weitere Informationen zu den Attributen finden Sie unter Allgemeine Informationen zu Firmen auf Seite 5 4 Geben Sie in den anderen Registerkarten des Firmenprofils die erforderlichen Informationen ein und klicken Sie a
92. ste Verf gbare Adressen die Adressen die der Firma und ihren Benutzern zur Verf gung stehen sollen und klicken Sie auf das Symbol um diese zuzuordnen Mehr Informationen zur Zuordnung finden Sie unter Zuordnungslisten im Handbuch Allgemeine Informationen f r alle Benutzer 3 W hlen Sie im Bereich Standardadressen die Standard Kontaktadresse Endempf ngeradresse Anlieferadresse und Rechnungsadresse f r die Firma In jeder Auswahlliste stehen nur zugeordnete Adressen mit dem entsprechenden Attribut zur Verf gung Zum Beispiel stehen in der Auswahlliste Rechnungsadresse nur die Adressen zur Verf gung die in der Liste Zugeordnete Adressen angezeigt werden und das Attribut Rechnungsadresse haben 4 Sollten Benutzer einen bestimmten Adresstyp im Warenkorb nicht ausw hlen k nnen w hlen Sie im Bereich Adress Einstellungen die entsprechende Option Zum Beispiel sollen Benutzer keine Rechnungsadresse ausw hlen k nnen aktivieren Sie L das Kontrollk stchen Rechnungsadresse schreibgesch tzt Die Standardrechnungsadresse wird dann im Warenkorb verwendet 5 Klicken Sie auf Speichern Benutzerrechte f r eine Firma definieren Im Firmenprofil k nnen Sie einer Firma Berechtigungs Sets Benutzergruppen Kataloge Konditionen nur bei Eink uferfirmen Eink ufer und Eink ufergruppen nur bei Lieferantenfirmen zuordnen Diese Objekte k nnen dann im Benutzerprofil den Benutzern der Firma zugeordnet werden Diese Zuordnungen steuern d
93. stellung ber 3000 Euro wird auf Kostenstelle B gebucht e Resultat Das Budget der Kostenstelle A betr gt weiterhin 10 000 Euro das Budget von Kostenstelle B wird um 3000 Euro auf 4000 Euro reduziert Verhalten im Bestellprozess Wie sich das Budget im Laufe eines Bestell und Genehmigungsprozesses ver ndern kann verdeutlichen die folgenden Beispiele Voraussetzungen e Hierarchie wird ber cksichtigt Standard e Multikontierung f r Kostenstellen erlaubt e _Kostenstelle A mit einem Tagesbudget von 10 000 Euro e Kostenstelle AB mit einem Tagesbudget von 7 000 Euro veenion GmbH Seite 27 Benutzerhandbuch Firmen und Benutzer verwalten impact ordering Budgets verwalten e Kostenstelle AC mit einem Tagesbudget von 7 000 Euro e _Kostenstelle A ist bergeordnete Kostenstelle von AB und AC e Warenkorbsregel bei der Bestellungen ab 1000 Euro genehmigt werden m ssen Beispiel 1 Bestellung ohne Genehmigung e User legt Artikel f r 500 in den Warenkorb e User w hlt im Warenkorb Kostenstelle AB und bestellt e Resultat Budget von Kostenstelle A wurde um 500 Euro auf 9 500 Euro reduziert Budget von Kostenstelle AB wurde um 500 Euro auf 6 500 Euro reduziert Budget von Kostenstelle AC betr gt weiterhin 7 000 Euro Beispiel 2 ndern der Kostenstelle bei Genehmigung e User legt Artikel f r 1 500 Euro in den Warenkorb e User w hlt im Warenkorb KST AB und bestellt e Zwischenresultat Budget von Kostens
94. stenstellen Kostenarten Projekte und Kreditkarten definiert werden Weitere Informationen zu Budgets finden Sie unter Budgets verwalten auf Seite 21 Informationen zu Budgetvorlagen finden Sie unter Budgetvorlagen einsehen und bearbeiten auf Seite 24 1 Klicken Sie im Firmenprofil auf die Registerkarte Kontierung 2 Falls erforderlich aktivieren Sie das Kontrollk stchen des Budgettyps den Sie definieren m chten z B Monatsbudget Zus tzliche Felder zur Definition des Budgets werden angezeigt 3 W hlen Sie eine W hrung und geben Sie den Anfangswert des Budgets ein oder w hlen Sie eine Budgetvorlage in der Auswahlliste Budgetvorlage Bei der Auswahl einer Budgetvorlage werden die in der Budgetvorlage definierten Anfangswerte automatisch eingetragen A Soll ein Jahres Monats Wochen oder Tagesbudget am Ende des entsprechenden Zeitraums auf den Anfangswert zur ckgesetzt werden m ssen Sie eine Budgetvorlage ausw hlen Steht keine entsprechende Budgetvorlage in der Auswahlliste Budgetvorlage zur Verf gung aktivieren Sie die Option Vorlage automatisch erstellen 4 Falls ein Teil des Budgets schon verbraucht wurde geben Sie den verbleibenden Wert in das Feld Aktueller Wert Dieser Wert wird automatisch neu berechnet wenn vom Budget betroffene Warenk rbe als Bedarfsanforderung bzw Bestellanforderung abgesendet werden 5 M chten Sie eine Nachricht in der Lobby oder per E Mail erhalten wenn der aktuelle Wert einen bes
95. stets am unteren Rand des Speichern Dialogs Alle brigen Optionen h ngen von den Vorgaben Ihres Unternehmens ab Unterteilung in unterschiedliche Eingabebl cke Dieser Bereich wird nur eingeblendet wenn die gew hlte Konfiguration eine Unterteilung von Eingabefeldern in mehrere Bl cke zul sst Geben Sie f r jeden gew nschten Block eine Zeichenl nge ein Ein Block mit veenion GmbH Seite 40 Benutzerhandbuch Firmen und Benutzer verwalten impact ordering Kombibudgets Zeichenl nge O wird im Eingabefeld nicht angezeigt Beachten Sie bitte auch die Erkl rungen am Beginn des Bereichs Einstellungen In diesem Bereich k nnen Sie zus tzliche Einstellungen f r die Unterteilung in mehrere Eingabebl cke vornehmen Sie k nnen verschiedene Pr fregeln f r die Benutzereingabe einschalten und ein Trennzeichen aus einer Auswahlliste w hlen Kombibudgets Mit Hilfe von Kombibudgets kann ein Budget f r eine Kostenstelle nochmals nach Kostenarten Sachkonten aufgeteilt werden Im Rahmen der Budgetierung k nnen Mandanten von Impact Ordering somit ihre Planung aus den Positionen der Gewinn und Verlustrechnung GuV auf Kontierungsobjekte zum Beispiel Kostenstellen in Kombination mit einer Kostenart bertragen Beispiel F r eine Firma existieren folgende Kostenstellen und Kostenarten Sachkonten Bz i B Kostenstelle Vertrieb Kostenstelle EDW veenion GmbH Seite 41 Benutzerhandbuch Firmen und
96. sw hlen 4 Um Eintr ge zuzuordnen w hlen Sie diese in der Liste Verf gbare linke Seite der Zuordnungsliste und klicken Sie auf das Symbol Um Eintr ge zu entfernen w hlen Sie diese in der Liste Zugeordnete rechte Seite der Zuordnungsliste und klicken Sie auf das Symbol o Mehr Informationen zur Zuordnung finden Sie unter Zuordnungslisten im Handbuch Allgemeine Informationen f r alle Benutzer 5 Klicken Sie auf das Symbol il um die Details zu einem in der Liste ausgew hlten Benutzer anzuzeigen den Link Neuer Benutzer um einen neuen Benutzer anzulegen den Link Neue Rolle um eine neue Rolle anzulegen 6 Klicken Sie auf Speichern Firmenhierarchie einsehen Sie k nnen eine hierarchische bersicht aller Firmen die Sie bearbeiten k nnen anzeigen F r jede Firma werden die untergeordneten Firmen Benutzer Kataloge Rahmenvertr ge und Kontrollstrukturen angezeigt ber die Firmenhierarchie haben Sie auch einen schnellen Zugriff zur Bearbeitung dieser Objekte Sie k nnen z B auf einem in der Firmenhierarchie angezeigten Mitarbeiter klicken um das Benutzerprofil des Mitarbeiters anzuzeigen bzw zu bearbeiten 1 Klicken Sie auf der Seite Firmenverwaltung auf den Link Firmenhierarchie veenion GmbH Seite 18 Benutzerhandbuch Firmen und Benutzer verwalten impact ordering Formulare anlegen und bearbeiten Alle Firmen die Sie bearbeiten k nnen werden auf der Seite Firmenhierarchie angezeigt W hlen Si
97. sweise die Kategorie EDV an sowie die Kostenstellen Hardware und Software Beide Kostenstellen ordnen Sie der Kategorie EDV zu Das Zuordnen der Kategorie erfolgt beim Anlegen oder Bearbeiten eines Kontierungselementes Kategorien sind f r folgende Kontierungselemente m glich e Kostenstellen e PSP Elemente e Kontrollstrukturen A bis D Sie k nnen Kategorien e Anlegen e Bearbeiten e L schen Status von Kontierungselementen Ob ein Kontierungselement verwendet werden kann bestimmt sein Status Der Status kann vom Firmenadministrator oder ber zeitgesteuerte Aufgaben oder manuell ge ndert werden Status Beschreibung Offen Das Kontierungselement kann verwendet werden Dieser Status ist nur m glich wenn das aktuelle Datum mit dem Startdatum identisch ist oder vor dem Enddatum liegt Ein Statuswechsel zu Ruhend oder Abgeschlossen ist jederzeit m glich Ruhend Das Kontierungselement kann momentan nicht verwendet werden Dieser Status ist nur m glich wenn das aktuelle Datum vor dem Enddatum liegt veenion GmbH Seite 36 Benutzerhandbuch Firmen und Benutzer verwalten impact ordering Kontierung Status Beschreibung Ein Statuswechsel zu Offen ist m glich wenn das aktuelle Datum identisch mit dem Startdatum ist oder vor dem Enddatum liegt Ein Statuswechsel zu Abgeschlossen ist jederzeit m glich Abgeschlossen Ein abgeschlossenes Kontierungselement kann nicht wieder verwendet werden Dieser Status wird
98. t funktioniert die Vorgabe sp ter im Warenkorb nicht Dem Absender des Warenkorbs steht das Kontierungselement in diesem Fall nicht zur Verf gung und er kann sofern die Auswahl einer weiteren nicht m glich ist den Warenkorb nicht absenden Bei einer aktiven Produktverschl sselung wird unter Umst nden ein vorgegebenes Kontierungselement ignoriert Kontierungselemente erlauben verbieten ber die entsprechenden Schaltfl chen unterhalb der Zuordnungsliste k nnen Sie bereits zugeordnete Kontierungselemente erlauben oder verbieten W hlen Sie dazu in der rechten Listenh lfte eines oder mehrere zugeordnete Kontierungselemente aus und klicken Sie auf die Schaltfl chen Erlauben oder Verbieten veenion GmbH Seite 34 Benutzerhandbuch Firmen und Benutzer verwalten impact ordering Kontierung e erlauben Das Kontierungselement ist dem Benutzer explizit erlaubt und wird ihm bei entsprechender Konfiguration im Warenkorb angezeigt e verbieten Das Kontierungselement ist dem Benutzer explizit verboten und wird ihm nie im Warenkorb angezeigt erlauben verbieten von vererbten Kontierungselementen Geerbte Kontierungselemente werden in der rechten Listenh lfte in grauer Schriftfarbe dargestellt Ordnen Sie ber die Zuordnungsliste genau dieses Kontierungselement explizit erneut zu Danach wird es in der rechten Listenh lfte in schwarzer Schrift und mit einem Minuszeichen verboten dargestellt Zum Erlauben dieses Kontie
99. te des jeweiligen Objekts eine Budgetvorlage automatisch erstellen Weitere Informationen dazu finden Sie unter Budgets definieren auf Seite 60 Die Seite Budgetvorlage wird angezeigt W hlen Sie den Men punkt Hilfe um detaillierte Informationen zu dieser Seite zu erhalten 3 Nehmen Sie die nderungen vor M chten Sie am Ende des entsprechenden Zeitraums ein Budget auf den Anfangswert zur cksetzten m ssen Sie das enstprechende Budget verwenden Kontrollk stchen aktivieren z B Monatsbudget verwenden 4 Klicken Sie auf Speichern Einstellungen f r Budgets Folgende Optionen stehen bei der Definition von Budgets zur Verf gung veenion GmbH Seite 24 Benutzerhandbuch Firmen und Benutzer verwalten impact ordering Budgets verwalten M chten Sie f r mehrere Objekte z B f r mehrere Benutzer die gleichen Budgetwerte verwenden legen Sie zuerst eine Budgetvorlage auf Seite 24 an Sie k nnen dann in der Auswahlliste Budgetvorlage die Vorlage ausw hlen und die Anfangswerte der Vorlage werden automatisch eingetragen Option Gesamtbudget Jahresbudget Monatsbudget Wochenbudget Tagesbudget W hrung Budgetvorlage Vorlage automatisch erstellen Budgetwarnung benutzen Restbudget veenion GmbH Beschreibung Aktivieren Sie das entsprechende Kontrollk stchen f r jeden Budgettyp den Sie definieren m chten W hlen Sie eine W hrung f r das Budget W hlen Sie die Budgetvorlage die S
100. telle A wurde um 1 500 Euro auf 8 500 Euro reduziert Budget von Kostenstelle AB wurde um 1 500 Euro auf 5 500 Euro reduziert Budget von Kostenstelle AC betr gt weiterhin 7 000 Euro e _ Warenkorbregel greift da der Betrag ber 1000 Euro liegt Die Bestellung muss genehmigt werden e Genehmiger ndert die Kontierung auf Kostenstelle AC e Resultat Budget von Kostenstelle A betr gt weiterhin 8 500 Euro Budget von Kostenstelle AB wurde um 1 500 Euro auf 7 000 Euro erh ht Budget von Kostenstelle AC wurde um 1 500 Euro auf 5 500 Euro reduziert Beispiel 3 Multikontierung e User legt Artikel f r 1 000 Euro in den Warenkorb e User verteilt die Kosten im Warenkorb wie folgt Kostenstelle A 50 Prozent entsprechen 500 Euro und Kostenstelle AC 50 Prozent entsprechen 500 Euro e User bestellt e Zwischenresultat Budget von Kostenstelle A wurde um 1 000 Euro auf 9 000 Euro reduziert 500 Euro f r die direkte Kontierung und 500 Euro f r die Kontierung auf Kostenstelle AC veenion GmbH Seite 28 Benutzerhandbuch Firmen und Benutzer verwalten impact ordering Kontierung Budget von Kostenstelle AB betr gt weiterhin 7 000 Euro Budget von Kostenstelle AC wurde um 500 Euro auf 6 500 Euro reduziert e _ Warenkorbregel greift Die Bestellung muss genehmigt werden e Genehmiger ndert Kontierung wie folgt Kostenstelle A 50 Prozent entsprechen 500 Euro Kostenstelle AB 25 Prozent entsprechen 250 Euro und K
101. ten W hlen Sie in der entsprechenden Liste Verf gbare die Firmen und Benutzer die die Adresse verwenden sollen und klicken Sie auf das Symbol um diese zuzuordnen Mehr Informationen zur Zuordnung finden Sie unter Zuordnungslisten im Handbuch Allgemeine Informationen f r alle Benutzer 7 Um sicherzustellen dass die Adresse nur von Firmenadminstratoren einer bestimmten Firma bearbeitet werden kann geben Sie im Feld Adressfirma den Namen der Firma ein 8 Klicken Sie auf Speichern oder Kopie speichern Adressen und Adressattribute l schen Wenn Sie eine Adresse l schen kann sie nicht mehr Firmen Benutzern und Rahmenvertr gen zugeordnet werden und kann auch nicht in Warenk rben ausgew hlt werden Wurde die Adresse jedoch schon bei Bestellungen verwendet bleiben die Informationen der gel schten Adresse in den Bestellungen erhalten Ist eine Adresse in Verwendung d h in mindestens einem Firmenprofil oder Rahmenvertrag zugeordnet k nnen Sie das entsprechende Adressattribut in der Adress bersicht nicht l schen Wurde z B eine Rechnungsadresse in einem Firmenprofil zugeordnet k nnen Sie in der Adress bersicht das Attribut Rechnungsadresse nicht entfernen Sie k nnen jedoch das Attribut in der Registerkarte Attribute auf der Seite Adresse l schen veenion GmbH Seite 71 Benutzerhandbuch Firmen und Benutzer verwalten impact ordering Adressen und Adressattribute l schen Die Attribute von Adressen die Benutzern
102. ten Mitarbeiter klicken um das Benutzerprofil des Mitarbeiters anzuzeigen bzw zu bearbeiten Adressen Eine bersicht aller Adressen einsehen und Adressen anlegen bearbeiten l schen und Firmen und Benutzern zuordnen Formulare Eine bersicht aller Formulare einsehen und Formulare anlegen bearbeiten l schen und kopieren Formulare erm glichen die Ausgabe von den in Impact Ordering vorhandenen Daten Bestellungen Lieferscheine Rechnungen usw in verschiedene Formate z B als PDF oder Textdatei So k nnen die Daten ausgedruckt per E Mail oder Fax versendet oder in CBL Format gespeichert werden und mit anderen Personen und Systemen ausgetauscht werden Formulare erm glichen auch ein individuelles Inhalt und Aussehen der ausgegebenen Daten f r unterschiedliche Kunden oder Organisationseinheiten Portale Eine bersicht aller Portale einsehen und Portale anlegen bearbeiten und l schen Verkaufsstellen Eine bersicht aller Verkaufstellen einsehen und Portale anlegen bearbeiten und l schen veenion GmbH Seite 8 Benutzerhandbuch Firmen und Benutzer verwalten impact ordering Seiten der Firmenverwaltung Link Beschreibung Rahmenvertrags zu Auf dieser Seite k nnen Sie Rahmenvertr ge zuordnen ordnung Bankkonten Eine bersicht aller Konten einsehen und Konten anlegen bearbeiten und l schen Konten werden je nach eingesetztem Zahlungssystem zum Drucken von Gutschriften ben tigt Um ein neues Konto anzulegen
103. timmten Betrag erreicht hat aktivieren Sie die Option Budgetwarnung benutzen und geben Sie im Feld Restbudget Warnung bei einen Prozentwert oder einen Wert in der entsprechenden W hrung ein Die Warnnachricht wird versendet sobald einer der definierten Budgets den angegebenen Wert erreicht 6 Klicken Sie auf Speichern Budgets einsehen und bearbeiten Budgets werden auf der Detailseite des jeweiligen Objekts z B im Benutzerprofil oder im Rahmenvertrag angelegt und k nnen in der bersicht bearbeitet und gel scht werden Weitere Informationen zu Budgets finden Sie unter Budgets verwalten auf Seite 21 veenion GmbH Seite 22 Benutzerhandbuch Firmen und Benutzer verwalten impact ordering Budgets verwalten Klicken Sie auf der Seite Firmenverwaltung auf den Link Budgets Die Seite Budgets wird angezeigt ndern eines Budgets ohne Budgetvorlage 1 3 Klicken Sie auf das Symbol il neben dem Budget das Sie bearbeiten m chten Die Seite Budget wird angezeigt W hlen Sie den Men punkt Hilfe um detaillierte Informationen zu dieser Seite zu erhalten Falls erforderlich aktivieren Sie das Kontrollk stchen f r den Budgettyp den Sie bearbeiten m chten und nehmen Sie die nderungen vor Weitere Informationen finden Sie unter Budgets definieren Klicken Sie auf Speichern ndern eines Budgets mit einer Vorlage die nur einmal verwendet wird 1 2 4 5 6 Klicken Sie auf das Symbol il neben dem Budget
104. tlegen k nnen und diese werden den neuen Benutzern automatisch zugeordnet Der Firmenadministrator stellt potentielle Benutzer den Benutzernamen und das Kennwort des Musterbenutzers zur Verf gung Die potentiellen Benutzer k nnen sich dann mit diesen Daten anmelden und die Standarddaten des Musterbenutzers ndern z B den Namen den Benutzernamen und das Kennwort 1 Klicken Sie auf der Seite Benutzerverwaltung auf den Link Benutzer Die Benutzer bersicht wird angezeigt 2 Klicken Sie auf die Schaltfl che Neuer Eintrag Das Benutzerprofil wird angezeigt 3 Geben Sie in der Registerkarte Stammdaten einen Nachnamen Benutzernamen und ein Kennwort ein und aktivieren Sie im Bereich Eigenschaften die Option Musterbenutzer 4 Geben Sie in den entsprechenden Registerkarten des Benutzerprofils die Einstellungen ein die an neue Benutzer weitergegeben werden sollen z B Benutzerrechte oder Kontierungsinformationen veenion GmbH Seite 63 Benutzerhandbuch Firmen und Benutzer verwalten impact ordering Benutzerzugriff sperren Weitere Informationen finden Sie unter Benutzerprofil Tipp M chten Sie die Daten von Benutzern die sich selbst registrieren berpr fen aktivieren Sie bei der Anlage des Musterbenutzers in der Registerkarte Stammdaten die Option Benutzer gesperrt So k nnen Benutzer sich selbst registrieren k nnen sich aber erst anmelden nachdem Sie den Zugriff durch die Deaktivierung dieser Option gestattet haben 5 Kli
105. uf Speichern W hlen Sie den Men punkt Hilfe um detaillierte Informationen zu den Registerkarten zu erhalten Weitere Informationen finden Sie auch in den folgenden Kapiteln Einer Firma Adressen zuordnen auf Seite 13 Benutzerrechte f r eine Firma definieren auf Seite 14 Budgets f r eine Firma definieren auf Seite 60 Einer Firma Kontrollstrukturen zuordnen auf Seite 16 Einer Firma Produktgruppen zuordnen auf Seite 16 Einstellungen f r Mandantenfirmen eingeben auf Seite 16 Einstellungen f r Schnittstellen definieren auf Seite 17 Einer Firma Ansprechpartner zuordnen auf Seite 18 Einer Firma Adressen zuordnen Sie k nnen einer Firma Standard Kontaktadressen Endempf ngeradressen Anlieferadressen und Rechnungsadressen zuordnen und Sie k nnen auch zus tzliche Adressen zuordnen welche die Benutzer der Firma im Warenkorb ausw hlen k nnen veenion GmbH Seite 13 Benutzerhandbuch Firmen und Benutzer verwalten impact ordering Firmen anlegen und bearbeiten Hinweis Bevor Sie einer Firma Adressen zuordnen k nnen m ssen Sie zuerst die Adressen die Sie verwenden m chten anlegen und die Firma diesen Adressen zuordnen Weitere Informationen finden Sie unter Adressen verwalten auf Seite 69 1 Klicken Sie im Firmenprofil auf die Registerkarte Adressen W hlen Sie den Men punkt Hilfe um detaillierte Informationen zu dieser Registerkarte zu erhalten 2 W hlen Sie im Bereich Zugeordnete Adressen in der Auswahlli
106. ukte ohne die Zuordnung einer Kostenstelle bestellen k nnen Weitere Informationen zur Definition einer Mandantenfirma finden Sie unter Einstellungen f r Mandantenfirmen eingeben auf Seite 16 Hinweis Die Einstellungen einer Mandantenfirma werden automatisch von ihren untergeordneten Firmen geerbt Firmenadminstratoren Firmen und Benutzerdaten k nnen von Benutzern mit dem Berechtigungs Set Firmenadministrator verwaltet werden Welche Firmen ein Firmenadministrator verwalten darf wird bei der Zuordnung des Berechtigungs Sets Firmenadministrator im Benutzerprofil definiert weitere Informationen dazu finden Sie unter Benutzerrechte f r einen Benutzer definieren auf Seite 60 Ein Firmenadministrator kann f r alle Firmen im System oder nur f r eine bestimmte Firma verantwortlich sein e Ein Firmenadministrator kann f r mehrere Firmen verantwortlich sein wenn ihm das Berechtigungs Set Firmenadministrator f r jede dieser Firmen zugeordnet wird e Ein Firmenadministrator muss nicht unbedingt der Firma angeh ren f r die er Firmenadministrator ist e Ein Firmenadministrator f r eine bestimmte Firma kann nur die Daten dieser Firma und ihrer untergeordneten Firmen einsehen und bearbeiten Ein Firmenadministrator f r alle Firmen kann die Daten aller Firmen und Benutzer im System einsehen und bearbeiten e Ein Firmenadministrator f r eine bestimmte Firma kann nicht alle Daten dieser Firma bearbeiten Er kann jedoch alle Daten der unterge
107. veenion impact ordering Firmen und Benutzer verwalten Benutzerhandbuch impact ordering Version 8 0 Vertraulichkeit Dieses Dokument und die darin enthaltenen Informationen d rfen ausschlie lich zu Zwecken der Bewertung der Applikationen von veenion in dessen Zusammenhang dieses Dokument verf gbar gemacht wurde verwendet werden Das Dokument beinhaltet Betriebs und Gesch ftsgeheimnisse von veenion oder Dritten die veenion zur Verwendung und Weitergabe dieser Informationen erm chtigt haben Die Informationen d rfen nur von den zust ndigen Personen innerhalb der internen Organisation des Empf ngers durchgef hrt werden Dieses Dokument und die darin enthaltenen Informationen d rfen nur mit schriftlicher Einwilligung von veenion Dritten zug nglich gemacht werden Sofern das zugrunde liegende Angebot nicht angenommen wird sind dieses Dokument und alle ggf davon erstellten Kopien veenion auf erstes Verlangen zur ckzugeben Copyright 2015 veenion GmbH Alle Rechte vorbehalten Kein Teil der Dokumentation darf in irgendeiner Form ohne schriftliche Genehmigung der veenion GmbH reproduziert ver ndert oder weiterverarbeitet werden Die veenion GmbH bem ht sich um eine vollst ndige und richtige Dokumentation bernimmt aber keine Garantie f r die Vollst ndigkeit und Richtigkeit der enthaltenen Informationen Texte Grafiken Links und anderer Daten Die Informationen in dieser Dokumentation unterliegen st ndigen Ver nderungen n
108. zung die entsprechenden Optionen W hlen Sie den Men punkt Hilfe um detaillierte Informationen zu den Optionen zu erhalten 5 Klicken Sie auf Speichern Einer Firma Kontrollstrukturen zuordnen Die Definition von Kontrollstrukturen wie z B Kostenstellen oder Projekte erm glicht die wirtschaftliche Zuordnung der im Rahmen von Bestellungen anfallenden Ausgaben Zusammen mit Budgets und veenion GmbH Seite 16 Benutzerhandbuch Firmen und Benutzer verwalten impact ordering Firmen anlegen und bearbeiten Genehmigungsregeln k nnen Kontrollstrukturen auch verwendet werden um Ausgaben zu berwachen zu kontrollieren und einzuschr nken Sie k nnen z B festlegen welche Firmen und Benutzer Waren f r einen bestimmten Kostentyp bestellen d rfen ob die Bestellung bestimmter Waren ber einen Rahmenvertrag an bestimmte Kontrollstrukturen gebunden ist oder ob Anforderungen f r Waren f r ein bestimmtes Projekt genehmigt werden m ssen Kontrollstrukturen k nnen Firmen Benutzern und Rahmenvertr gen zugeordnet werden Benutzer k nnen im Warenkorb die entsprechenden Kontrollstrukturen ausw hlen Weitere Informationen finden Sie unter Kontierung 1 Klicken Sie im Firmenprofil auf die Registerkarte Kontierung W hlen Sie den Men punkt Hilfe um detaillierte Informationen zu den Registerkarten zu erhalten 2 W hlen Sie im entsprechenden Bereich z B Kostenstelle die Einstellungen die Sie verwenden m chten und ordnen Sie die e

Firmen und Benutzer verwalten - e-Shop

Contents

Download Pdf Manuals

Related Search

Related Contents