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Conferencing Center Installation

1. So aktualisieren Sie Teilnehmerdetails 1 Klicken Sie auf den Namen des relevanten Teilnehmers und w hlen Sie Teilnehmerdetails 2 Aktualisieren Sie die Daten 3 Klicken Sie auf Aktualisieren Wer einer Konferenz ber den IP Office SoftConsole Operator zugeschaltet wird hat den Status anonym der durch das Symbol A angezeigt wird Mit einem solchen Teilnehmer sind keine Teilnehmerdetails verkn pft Der Konferenz Host muss die pers nlichen Angaben des Konferenzteilnehmers eingeben Weitere Informationen finden Sie unter Status Anonym Aktualisieren eines Status Anonym Ein anonymer Teilnehmer nimmt ohne PIN ber den IP Office SoftConsole Operator an einer Konferenz teil Wird einem Teilnehmer keine PIN zugeordnet kann das System dem Teilnehmer keine pers nlichen Details zuweisen Auf dem Webclient wird der Status eines anonymen Teilnehmers erstellt und angezeigt Der Host muss diese anonymen Teilnehmer der Liste der g ltigen Konferenzteilnehmer zuordnen Gehen Sie wie folgt vor um einen Teilnehmer zuzuordnen 1 Wenn D Symbol f r anonymen Teilnehmer angezeigt wird klicken Sie auf den entsprechenden Link Anonym 2 W hlen Sie Teilnehmer zuordnen Es werden die Teilnehmer aufgelistet die f r eine Audiokonferenz geplant sind sich jedoch nach der PIN Zuordnung noch nicht in die Konferenz eingew hlt haben 3 Klicken Sie auf das Dropdown Feld und w hlen Sie den Teilnehmernamen der dem anonymen Teilnehmer zugeordnet werden
2. Ein Die PIN wird verwendet um einen Konferenzteilnehmer eindeutig zu identifizieren Ist die Option aktiviert fordert Conferencing Center jeden Teilnehmer zur Eingabe des vom System generierten PIN Codes auf bevor die Teilnahme an der Konferenz gestattet wird Wird der PIN Code nach drei Versuchen immer noch nicht richtig eingegeben wird der Teilnehmer je nach Fehlerroute weitergeleitet Hinzuf gen von Teilnehmern zu einer Konferenz Der Bildschirm Konferenzteilnehmer hinzuf gen variiert geringf gig je nach der Anzahl der Teilnehmer die f r eine Konferenz geplant werden Es werden jeweils nur acht Eingabebereiche f r Teilnehmer gleichzeitig auf dem Bildschirm angezeigt Klicken Sie bei mehr als 8 Teilnehmern auf den Link f r die Seitennummer in der rechten unteren Ecke des Fensters um die restlichen Teilnehmer einzugeben Die Anzahl der Teilnehmerbereiche wird bei der Erstellung der Konferenz zugewiesen Die PIN wird bei der Konferenzbuchung vom System generiert Konferenzteilnehmer ben tigen diese Nummer wenn die Option PIN Pr fung aktiviert wurde oder wenn sie an einer Webkonferenz teilnehmen Wenn Sie Teilnehmer ber den Bildschirm Neue Konferenz bearbeiten hinzuf gen beginnen Sie bei Schritt 2 So f gen Sie Teilnehmer einer Konferenz hinzu 1 Klicken Sie auf der Registerkarte Konferenzen auf den Link Ausstehende Konferenzen ls Klicken Sie auf AS f r die Konferenz zu der Sie Teilnehmer hinzuf gen m chten G
3. Benutzerhandbuch 15 601010 27 06 2006 IP Office 3 2 Conferencing Center Scheduler Anzeigen ausstehender Konferenzen Sie k nnen eine Liste der ausstehenden Konferenzen anzeigen lassen F r jede Konferenz bei der Details ge ndert werden k nnen steht ein Link zu weiteren Informationen zur Verf gung Gibt es keine ausstehenden Konferenzen wird die Meldung Keine Konferenzen gefunden angezeigt Sie k nnen nur Konferenzen anzeigen lassen die von Ihnen erstellt wurden Der Conferencing Center Administrator verf gt unten links im Fenster ber die Option Konferenzen f r alle Benutzer anzeigen Wenn die Option aktiviert ist kann der Conferencing Center Administrator alle Konferenzen anzeigen die von den Benutzern erstellt wurden Gehen Sie wie folgt vor um ausstehende Konferenzen anzuzeigen 1 Klicken Sie auf der Registerkarte Konferenzen auf den Link Ausstehende Konferenzen Daraufhin wird das Fenster Ausstehende Konferenzen ge ffnet Ausstehende Konferenzen 661111 Schulungsplan 30 05 2006 14 00 233100 Neue Projekte 31 05 2006 12 00 al 2 Optional Klicken Sie auf Kach um die Konferenzdetails f r die angegebene Konferenz zu aktualisieren Weitere Informationen finden Sie unter Aktualisieren einer Konferenz 3 Optional Klicken Sie auf Dateiliste um die Details der an die Konferenz angeh ngten Dateien anzuzeigen Wenn Dateien mit der ausgew hlten Konferenz verkn pft wurden werden sie rec
4. Conferencing Center Benutzerhandbuch Seite 5 IP Office 3 2 15 601010 27 06 2006 Conferencing Center Benutzerhandbuch Neue Funktionen In Version 3 2 wurden die folgenden Funktionen hinzugef gt Web Chat W hrend einer laufenden Konferenz ist ein Web Chat zwischen dem Host und den Teilnehmern m glich Der Host kann dabei eine private Mitteilung an jeden beliebigen Teilnehmer oder eine ffentliche Mitteilung an alle Teilnehmer senden Teilnehmer k nnen eine private Mitteilung an den Host oder eine Mitteilung an alle anderen Teilnehmer senden Weitere Informationen finden Sie unter Web Chat Hochladen von Dateien Von Konferenzteilnehmern einzusehende Pr sentationsdateien k nnen vom Konferenz Host mit einer geplanten Konferenz gespeichert werden Die Dateien m ssen im Dateiformat MHT vorliegen Microsoft Dateien k nnen vom Konferenz Host in das MHT Format konvertiert und zu einer Pr sentation hochgeladen werden Die Funktion zum Hochladen ist sowohl ber den Web Client als auch ber den Scheduler verf gbar Dateien k nnen w hrend einer laufenden Konferenz hochgeladen und verf gbar gemacht werden Wenn die Konferenz abgeschlossen ist werden die Dateien vom System entfernt Weitere Informationen finden Sie unter Webpr sentationen Wichtigste Funktionen Conferencing Center Scheduler verf gt ber folgende Funktionen e Eine webbasierte Benutzeroberfl che sowohl f r den Administrator als auch Benutzer von Conferenc
5. Statussymbol d angezeigt bevor es sich wieder in das Symbol Nur zuh ren verwandelt So fl stern Sie mit dem anfragenden Teilnehmer e Klicken Sie auf den anfordernden Teilnehmer und w hlen Sie Fl stern Wenn der Host die Fl sterfunktion abbricht kehrt der Teilnehmer in den Meldemodus zur ck Private Gespr che Der Konferenz Host kann eine private Konversation mit einem anderen Teilnehmer beginnen w hrend beide gleichzeitig an der Audiokonferenz angemeldet sind Der Host kann nur mit jeweils einem Teilnehmer fl stern Zwei Kriterien m ssen gegeben sein bevor die Fl sterfunktion aktiviert werden kann e Der Host muss an der Audiokonferenz teilnehmen und am Webclient angemeldet sein e Der Teilnehmer mit dem gefl stert werden soll muss der Audiokonferenz zugeschaltet sein So starten Sie die Fl sterfunktion 1 Klicken Sie auf den Namen des Teilnehmers mit dem Sie fl stern m chten 2 W hlen Sie Fl stern Die andere Partei h rt zwei Signalt ne und der Status des Teilnehmers ndert sich auf der Webclient Benutzeroberfl che aller Teilnehmer zu So kehren Sie zur Konferenz zur ck 1 Klicken Sie auf den Namen des Teilnehmers mit dem Sie fl stern 2 W hlen Sie Fl stern abbrechen Alle Teilnehmer h ren einen Signalton und der vorherige Teilnehmerstatus wird angenommen Wenn sich einer der fl sternden Teilnehmer von der Audiokonferenz abmeldet wird der andere Teilnehmer automatisch erneut mit der Konfere
6. nliches Benutzerkonto aktualisieren und Ihr lokales Adressbuch verwalten Andere Konten k nnen nur vom Conferencing Center Administrator aktualisiert werden Die folgenden Links stehen zur Verf gung e Meine Angaben e Mein Kennwort e Lokales Adressbuch Weitere Informationen finden Sie unter Verwendung des Adressbuchs Meine Angaben Um Ihren Benutzernamen zu ndern geben Sie den neuen Namen in das Feld Benutzername ein und klicken Sie auf Aktualisieren Achtung e Bei Conferencing Center Kennw rtern wird Gro Kleinschreibung ber cksichtigt Seite 26 Conferencing Center Benutzerhandbuch 15 601010 27 06 2006 IP Office 3 2 Conferencing Center Scheduler Mein Kennwort So ndern Sie Ihr Passwort 1 Altes Kennwort Geben Sie Ihr altes Kennwort ein 2 Neues Kennwort Geben Sie ein neues Kennwort ein Ein Kennwort muss aus 5 50 gemischten alphanumerischen Zeichen bestehen F r Conferencing Center muss die Gro Kleinschreibung beachtet werden 3 Kennwort best tigen Geben Sie Ihr neues Kennwort erneut ein 4 Klicken Sie auf Kennwort aktualisieren Wenn Sie Ihr Kennwort vergessen haben wenden Sie sich an den Conferencing Center Administrator Conferencing Center Benutzerhandbuch Seite 27 IP Office 3 2 15 601010 27 06 2006 Conferencing Center Benutzerhandbuch Buchen einer Konferenz berblick Bevor Teilnehmer sich in eine Konferenz einw hlen k nnen muss die Konferenz mit allen n tigen Infor
7. r einen vollst ndigen Befehl osql SEN3000DTO0524 AVAYAECSS E dMaster Q RESTORE DATABASE FROM DISK C SQLBackups ECSMasterDayl bak ECSMaster 2 Nach Eingabe dieses Befehls reagiert das System mit einer Meldung hnlich der folgenden sofern die Wiederherstellung erforderlich war Processed xxx pages for database ECSMaster file ECSMaster Log on file 1 RESTORE DATABASE successfully processed xxx pages in xx xx seconds 6 010 MB sec Hinweis Wenn eine der folgenden Fehlermeldungen angezeigt wird lag ein Fehler beim Schlie en aller Datenbankverbindungen vor Dadurch konnte die Wiederherstellung nicht abgeschlossen werden Msg 3101 Level 16 State 2 Server EN3000DTOO524 AVAYAECSS Exclusive access could not be obtained because th line 1 database was in use Msg 3013 Level 16 State 1 Server EN3000DTOO524 AVAYAECSS line 1 RESTORE DATABASE is terminating abnornally Seite 60 Conferencing Center Benutzerhandbuch 15 601010 27 06 2006 IP Office 3 2 Conferencing Center Scheduler Registerkarte Konfigurieren Achtung Alle hier durchgef hrten nderungen an der Konfiguration k nnen sich nachteilig auf die Systemleistung auswirken Wenden Sie sich an den Systemadministrator bevor Sie nderungen vornehmen Die direkte Konfiguration von Conferencing Center ist im Conferencing Center Sc
8. 2006 IP Office 3 2 Conferencing Center Scheduler Verwenden des Adressbuchs berblick Das Lokale Adressbuch bietet eine praktische M glichkeit um Konferenzkontakte zu verwalten und zu einer gebuchten Konferenz hinzuzuf gen Das Adressbuch kann abh ngig von den Anforderungen des Benutzers auf zwei Arten ge ffnet werden e Registerkarte Mein Profil Nur zum Anzeigen und Verwalten von Kontakten e Hinzuf gen Aktualisieren von Konferenzteilnehmern Anzeigen Verwalten und Hinzuf gen von Kontakten zu einer gebuchten Konferenz Das Lokale Adressbuch weist drei Kontaktlisten auf e Meine Kontakte Zeigt die Liste der vom Benutzer generierten Kontakte e Extern Zeigt Kontaktdetails an die vom IP Office Systemadministrator in die Telefonbuch Konfiguration im Manager eingegeben wurden e Intern Zeigt alle internen Benutzer des IP Office Systems an Neuer Kontakt Kontakt ndern Kontakt l schen In diesen drei Listen k nnen f r jeden Kontakt folgende Felder definiert werden e Teilnehmername Name des Kontakts der in E Mail Einladungen angezeigt wird e E Mail Adresse E Mail Adresse des Kontakts die vom System zum Senden von Konferenzeinladungen verwendet wird e Telefonnummer Telefon oder Nebenstellennummer des Kontakts die vom System zur Herstellung von Verbindungen zu Konferenzen verwendet wird Diese Felder k nnen durch Klicken auf ihre jeweiligen berschriften sortiert werden Conferencing Cente
9. Administrator Funktionen berblick Der Conferencing Center Administrator ist f r Verwaltungsaufgaben und Planung von Konferenzen ber den Conferencing Center Scheduler verantwortlich Bei Anmeldung als Conferencing Center Administrator bieten die Fenster f r aktuell stattfindende und ausstehenden Konferenzen die zus tzliche Option die geplanten Konferenzen ALLER Benutzer anzuzeigen Aktiviert wird diese Option indem Sie auf das Kontrollk stchen Konferenzen f r alle Benutzer anzeigen klicken Weitere zus tzliche Optionen sind Benutzer Sie k nnen neue Benutzerkonten erstellen und bestehende Benutzerkonten aktualisieren Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten von Benutzerkonten Reports Konferenz Reports k nnen f r abgeschlossene oder aktuell stattfindende Konferenzen generiert werden Weitere Informationen finden Sie unter Konferenz Reports Datenbank Der Conferencing Center Administrator kann die Datenbank von Conferencing Center entweder manuell oder durch Erstellen einer geplanten Sicherung sichern Weitere Informationen finden Sie unter Datenbanksicherung Konfigurieren Systemparameter und Einstellungen f r Conferencing Center sind konfigurierbar Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren von Conferencing Center Seite 52 Conferencing Center Benutzerhandbuch 15 601010 27 06 2006 IP Office 3 2 Conferencing Center Scheduler Benutzerkonten Verwalten von Konten Der Conferencing Center
10. Conferencing Center k nnen Sie Microsoft Dateien in Dateien des Formats MHT konvertieren Folgende Typen von Microsoft Dateien k nnen konvertiert werden e Excel Arbeitsmappen e Word Dokumente e PowerPoint Pr sentationen Gehen Sie wie folgt vor um eine Datei mit Conference Center ins MHT Format zu konvertieren 1 Klicken Sie in der Registerkarte Konferenzen auf den Link Datei hochladen BD Lei 2 Klicken Sie auf das Symbol Ke der Konferenz der Sie die Datei anf gen m chten Das Fenster Datei hochladen wird ge ffnet 3 Klicken Sie auf Durchsuchen Suchen Sie die zu konvertierende Datei und klicken Sie auf ffnen 5 Klicken Sie auf die Schaltfl che Konvertieren Die Datei wird ins MHT Format konvertiert Falls beim Konvertieren Fehler auftreten wird die Ursache oder das Symptom des Fehlers angezeigt Bei erfolgreicher Konvertierung wird eine Best tigung der erfolgreichen Konvertierung angezeigt 6 Klicken Sie auf OK gt Conferencing Center Benutzerhandbuch Seite 43 IP Office 3 2 15 601010 27 06 2006 Conferencing Center Benutzerhandbuch Anf gen einer Datei an eine ausstehende Konferenz Dateien k nnen mit einer ausstehenden Konferenz verkn pft werden Alle Dateien m ssen im Dateiformat MHT vorliegen Conferencing Scheduler enth lt ein Dienstprogramm zum Konvertieren bestimmter Dateitypen ins MHT Format Weiter Informationen finden Sie unter Konvertieren einer Datei ins MHT Format So f gen Sie ei
11. Details der Konferenz des Reports wie Konferenz ID verwendete Br ckennummer Start und Endzeit usw e Teilnehmerdetails Die Details der Teilnehmer der Konferenz wie Status und Zeit des Konferenzausstiegs und einstiegs e Aufgeworfene Fragen Fragen die vom Konferenzmoderator zur Abstimmung aufgeworfen werden e Aufgezeichnete Stimmen Aufzeichnung dar ber wie die einzelnen Teilnehmer bei allen aufgeworfenen Fragen abgestimmt haben Seite 56 Conferencing Center Benutzerhandbuch 15 601010 27 06 2006 IP Office 3 2 Conferencing Center Scheduler Datenbanksicherung berblick Die Sicherung der Conferencing Center Datenbank ist f r die Wartung zwingend erforderlich Der Administrator kann eine manuelle oder eine geplante Sicherung durchf hren Bei einer geplanten Sicherung wird zur festgelegten Zeit und im angegebenen Verzeichnis automatisch eine Kopie der Datenbank gespeichert Eine manuelle Sicherung sollte vor jeder System oder Software Aktualisierung durchgef hrt werden W hrend der Erstellung der Sicherungskopie wird Conferencing Center weiterhin ausgef hrt Erstellen einer manuellen Sicherung Eine manuelle Sicherung sollte vor jeder System oder Software Aktualisierung durchgef hrt werden Gehen Sie bei einer manuellen Sicherung wie folgt vor 1 Klicken Sie auf Datenbank 2 Klicken Sie auf Datenbank sichern 3 Im Abschnitt Sofortige Sicherung durchf hren e Geben Sie in das Feld Sicherungsort auf Server den
12. Hochladen Falls beim Hochladen Fehler auftreten wird die Ursache oder das Symptom des Fehlers angezeigt Bei erfolgreichem Hochladen wird eine Best tigung des erfolgreichen Uploads angezeigt Die Dateien werden zu der ausstehenden Konferenz gespeichert So zeigen Sie die hochgeladenen Dateien an 1 Klicken Sie in der Registerkarte Konferenzen auf den Link Datei hochladen Eine Liste aller ausstehenden Konferenzen wird angezeigt 2 Klicken Sie unter der gew nschten Konferenz auf Dateiliste um die mit dieser Konferenz verkn pften Dateien anzuzeigen Wenn mit der ausgew hlten Konferenz Dateien verkn pft sind werden diese rechts von den ausstehenden Konferenzen aufgef hrt Die hervorgehobene ausstehende Konferenz ist diejenige mit der die Dateien verkn pft sind Datei f r ausstehende Konferenzen hochgeladen CC Presentation mht Name maan und zm fam Toten Songs 661111 Schulungsplan 30 05 2006 14 00 4 AA Eile List 2331 00 Neue Projekte 31 05 2006 12 00 30 12 Chanes 199 re List 1 e Conferencing Center Benutzerhandbuch Seite 45 IP Office 3 2 15 601010 27 06 2006 Conferencing Center Benutzerhandbuch Konferenzvorlagen berblick Konferenzvorlagen sind n tzlich beim Buchen sich wiederholender Konferenzen Bis auf das Konferenzdatum werden alle Buchungsinformationen einschlie lich Konferenz ID und Teilnehmer PINs beibehalten Zum Beispiel kann eine Vorlage zum Erstellen ein
13. IP Office 3 2 Conferencing Center Scheduler 2 Name Der Name des Kontakts wie er in der Kontaktliste und in E Mail Einladungen angezeigt werden soll 3 E Mail Die E Mail Adresse des Kontakts die das System f r die Zustellung von Konferenzeinladungen verwendet 4 Kontakt Die Telefonnummer oder Nebenstelle des Kontakts die das System w hlt um den Kontakt falls konfiguriert zu einer Konferenz einzuladen 2 Klicken Sie auf Speichern Im Fenster Meine Kontakte k nnen Sie Kontakte auch ndern und l schen Au erdem k nnen Kontakte der Listen Extern und Intern Ihrer pers nlichen Kontaktliste hinzugef gt werden Wenn das lokale Adressbuch bei der Planung oder Aktualisierung von Konferenzen ge ffnet wird k nnen pers nliche Kontakte auch einer Konferenz hinzugef gt werden Externe Kontakte Die Kontaktliste Extern enth lt Kontaktdetails die vom IP Office Systemsadministrator in die Telefonbuch Konfiguration im Manager eingegeben wurden Diese Kontakte sind f r alle Benutzer von Conferencing Center Scheduler verf gbar Das Hinzuf gen von Kontakten aus der Kontaktliste Extern zur Liste Meine Kontakte ist n tzlich um all Ihre h ufig verwendeten Kontakte in einer List zusammenzuf hren So f gen Sie der Liste Meine Kontakte einen Kontakt hinzu 1 Klicken Sie in der Kontaktliste Extern auf die Auswahlfelder die den Kontakten entsprechen die Sie unter Meine Kontakte hinzuf gen m chten 2 W hlen Sie Zu meinen Kon
14. Minuten ausw hlen 6 Klicken Sie auf die Schaltfl che Konferenz buchen Durch Klicken auf Abbrechen werden alle vorherigen Eingaben gel scht und Sie erhalten einen leeren Bildschirm Conferencing Center Benutzerhandbuch Seite 41 IP Office 3 2 15 601010 27 06 2006 Conferencing Center Benutzerhandbuch e Wenn die eingegebene Teilnehmerzahl oder Konferenzdauer die konfigurierte Grenze berschreitet wird am unteren Rand des Bildschirms eine Fehlermeldung angezeigt und Sie werden aufgefordert eine Zahl unterhalb der zul ssigen Grenze einzugeben Aktualisieren Sie das erforderliche Feld 7 Klicken Sie bei der folgenden Meldung auf OK Nachdem eine Konferenz gebucht wurde k nnen die Angaben zu den Ressourcen daf r nicht ge ndert werden Klicken Sie auf OK um fortzufahren e Wenn zum Buchen der Konferenz aufgrund der eingegebenen Daten unzureichende Ressourcen zur Verf gung stehen wird die folgende Meldung Zur Durchf hrung dieser Anforderung sind nicht gen gend Ressourcen verf gbar angezeigt ndern Sie Datum oder die Startzeit der Konferenz 8 Die Konferenz wird gebucht Die angeforderten Zeitbereiche und Ressourcen werden reserviert Eine Konferenz ID und PIN werden jedem Teilnehmer vom System zugewiesen Diese Informationen k nnen nicht ge ndert werden Einsetzen der verf gbaren Ressourcen Wenn f r das ausgew hlten Datum die ausgew hlte Teilnehmerzahl und die Uhrzeit keine Ressourcen verf gbar sind k n
15. Minuten vor der Konferenz liegt 10 Minuten zwischen den Konferenzen aufweist und 5 Minuten f r die Wartemusik gestattet Die erforderliche Gesamtzeit betr gt 45 Minuten 45 Minuten vor 10 00 Uhr ist 09 15 Uhr Seite 46 Conferencing Center Benutzerhandbuch 15 601010 27 06 2006 IP Office 3 2 Conferencing Center Scheduler Planen einer Konferenz unter Verwendung einer Vorlage Das Planen von Konferenzen mit vorhandenen Vorlagen entspricht dem Erstellen einer normalen Konferenz So planen Sie eine Konferenz basierend auf einer vorhandenen Vorlage 1 Klicken Sie auf die Registerkarte Konferenzen und auf den Link Meine Konferenzvorlagen Alle gespeicherten Vorlagen werden entsprechend der eindeutigen Konferenz IDs aufgelistet Klicken Sie auf die Konferenz ID die der Vorlage entspricht die Sie f r die Planung einer neuen Konferenz verwenden m chten Sie gelangen zum Fenster Neue Konferenz erstellen W hlen Sie im Feld Datum ein Datum f r die Konferenz Aktualisieren Sie zus tzliche Felder nach Bedarf Klicken Sie auf die Schaltfl che Konferenz buchen und planen Sie die Konferenz wie blich Die Konferenz wird gebucht Die Konferenz ID und die Teilnehmer PINs der Vorlage werden der neu gebuchten Konferenz zugewiesen Wenn die Anzahl der Teilnehmer ge ndert wurde wird der Benutzer dar ber informiert Im Fenster Konferenzteilnehmer hinzuf gen k nnen Sie diese Konferenz falls gew nscht als neue Vorlage speichern D
16. Ordnerverzeichnispfad ein unter dem die Datenbanksicherung erfolgen soll e Klicken Sie auf Jetzt sichern Planen einer Sicherung Eine geplante Sicherung speichert automatisch eine Kopie der Datenbank zu einer bestimmten Zeit in einen bestimmten Ordner eines bestimmten Verzeichnisses Gehen Sie wie folgt vor um eine geplante Sicherung zu erstellen 1 Klicken Sie auf Datenbank 2 Klicken Sie auf Datenbank sichern 3 Im Abschnitt Sicherungsplan erstellen e Aktivieren Sie das Kontrollk stchen Geplante Sicherungen durchf hren e W hlen Sie f r die Durchf hrung des Sicherungsplans T glich oder W chentlich Bei Auswahl der Option W chentlich w hlen Sie den Wochentag an dem die Sicherung durchgef hrt werden soll e Geben Sie in das Feld Sicherungsort auf Server den Ordnerverzeichnispfad ein unter dem die Datenbanksicherung erfolgen soll e Geben Sie die Tageszeit an zu der die Sicherung erfolgen soll e Klicken Sie auf Plan aktualisieren Anhand des festgelegten Plans wird eine Sicherungskopie der Conferencing Center Datenbank erstellt Je nach getroffener Auswahl werden Sicherungen wie in den Tabellen dargestellt durchgef hrt Conferencing Center Benutzerhandbuch Seite 57 IP Office 3 2 15 601010 27 06 2006 Conferencing Center Benutzerhandbuch T gliche Sicherungen T glich Sicherungs ID Nutzdauer Sonnita ECSMasterDay1 bak 1 Woche Wird bei der Sicherung am 9 ESCMasterDay1Log bak n chsten Sonntag
17. Passwort ndern 26 Phone Manager 9 Pr sentation Synchronisiert 18 Reports Abstimmungs berblick 56 Einzel Report 56 Konferenzdetails 55 Teilnehmerdetails 55 Reports 55 Ressourcen Anzeigen 39 Ressourcenanzeigefenster 40 Scheduler Beenden 62 Sicherung Geplant 57 T glich 57 Wiederherstellen 59 W chentlich 57 SoftConsole 9 Sprechen Anforderung 15 Sprechm jglichkeit Anforderung 14 Starten 26 Seite 65 15 601010 27 06 2006 Conferencing Center Benutzerhandbuch Status Symbole 13 Status Anonym 14 Stummschalten von Teilnehmern 16 Stummschaltung 16 Symbole Status 13 Teilnehmer Angaben aktualisieren 14 Hinzuf gen 38 Teilnehmerdetails 13 Vorlage Erstellen 48 Verwenden 47 Vorlagen Notizen 46 Seite 66 15 601010 27 06 2006 Web Client Beenden 23 Weitere Informationen 5 Wiederherstellen Eingabeaufforderung 59 Enterprise Manager 59 Zugeh rig Anonym 14 Zugreifen Lokales Adressbuch 50 Zugreifen 50 Zugriffsebenen Administrator 7 Benutzer 7 Host 7 Teilnehmer 7 Conferencing Center Benutzerhandbuch IP Office 3 2 Die Leistungsdaten und Angaben in diesem Dokument sind typisch und m ssen ausdr cklich schriftlich von Avaya best tigt werden bevor sie auf eine Bestellung oder einen Auftrag angewendet werden d rfen nderungen und Erg nzungen an den ausf hrlichen Spezifikationen vorbehalten Die Ver ffentlichung der Informationen in diesem Dokument
18. Sie unter Anf gen einer Datei an eine ausstehende Konferenz Alle in einer Internetkonferenz verwendeten Dateien m ssen im Dateiformat MHT vorliegen Conferencing Center kann Microsoft Dateien in Dateien des Formats MHT konvertieren Weiter Informationen finden Sie unter Konvertieren einer Datei ins MHT Format Folgende Typen von Microsoft Dateien k nnen konvertiert werden e Excel Arbeitsmappen e Word Dokumente e _PowerPoint Pr sentationen Konvertieren einer Datei ins MHT Format Teilnehmer von Conferencing Center k nnen Dateien w hrend einer Internetkonferenz gemeinsam nutzen Nur MHT Dateien k nnen in einer Konferenz hochgeladen werden Benutzer von Microsoft 2003 k nnen Dateien im MHT Format speichern Speichern Sie eine Datei mit der Option Speichern als Webseite Dateien die mit anderen Microsoft Versionen erstellt wurden k nnen mit dem Internet Explorer 6 0 in MHT Dateien konvertiert werden Gehen Sie wie folgt vor um eine Datei mit dem Internet Explorer 6 0 ins MHT Format zu konvertieren 1 Speichern Sie die Datei mit Ihrer Software als Webseite Um beispielsweise ein Word Dokument als Webseite zu speichern verwenden Sie die Option Speichern als Webseite im Men Datei ffnen Sie das Dokument mit dem Internet Explorer 6 0 W hlen Sie Speichern unter aus dem Men Datei ndern Sie den Dateityp in Webarchiv einzelne Datei mht 5 Klicken Sie auf Speichern um die Datei als MHT Datei zu speichern Mit
19. berschrieben M nta ECSMasterDay2 bak 1 Woche Wird bei der Sicherung am 9 ESCMasterDay2Log bak n chsten Montag berschrieben Diensta ECSMasterDay3 bak 1 Woche Wird bei der Sicherung am 9 ESCMasterDay3Log bak n chsten Dienstag berschrieben Mittwoch ECSMasterDay4 bak 1 Woche Wird bei der Sicherung am ESCMasterDay4Log bak n chsten Mittwoch berschrieben D nnersta ECSMasterDay5 bak 1 Woche Wird bei der Sicherung am 9 ESCMasterDay5Log bak n chsten Donnerstag berschrieben Freita ECSMasterDay6 bak 1 Woche Wird bei der Sicherung am 9 ESCMasterDay6Log bak n chsten Freitag berschrieben ECSMasterDay7 bak 1 Woche Wird bei der Sicherung am Samstag ESCMasterDay7Log bak W chentliche Sicherungen Durchf hrungszeitpunkt Gew hlter Tag Woche 1 Gew hlter Tag Woche 2 ECSMasterWeek1 bak ECSMasterWeek1Log bak ECSMasterWeek2 bak ECSMasterWeek2Log bak ECSMasterWeek3 bak Sicherungs ID n chsten Samstag berschrieben Nutzdauer 4 Wochen Wird von der n chsten Woche 1 berschrieben 4 Wochen Wird von der n chsten Woche 2 berschrieben 4 Wochen Wird von der Sicherung in vier Wochen Sicherung in vier Wochen Gew hlter Tag Woche 3 Gew hlter Tag Woche 4 Seite 58 15 601010 27 06 2006 ECSMasterWeek3lLog bak ECSMasterWeek4 bak ECSMasterWeek4Log bak n chsten Woche 3 Sicherung in vier Wochen berschrieben 4 Wochen Wird von der n chsten Woche 4 Sicherung
20. soll 4 Klicken Sie auf Zuordnen Anfordern der Sprechberechtigung Wenn Sie sich bei einer Konferenz im Modus Nur zuh ren befinden k nnen Sie vom Host die Genehmigung zum Sprechen anfordern So fordern Sie eine Sprechgenehmigung an e Klicken Sie auf Ihren Namen und w hlen Sie Melden il E Das Symbol l y wird neben Ihrem Namen sowohl auf dem Bildschirm des Hosts als auch auf Ihrem angezeigt Bis der Host auf die Anforderung reagiert k nnen Sie Ihre Anforderung abbrechen So brechen Sie die Anforderung einer Sprechgenehmigung ab e Klicken Sie auf Ihren Namen und w hlen Sie Melden abbrechen Das Symbol K f r Nur zuh ren wird wieder neben Ihrem Namen angezeigt Seite 14 Conferencing Center Benutzerhandbuch 15 601010 27 06 2006 IP Office 3 2 Conferencing Center Web Client Gew hren der Sprechberechtigung Der Host hat drei M glichkeiten wenn ein Teilnehmer eine Sprechgenehmigung anfordert So erteilen Sie die Sprechgenehmigung e Klicken Sie auf den anfordernden Teilnehmer und w hlen Sie Sprechen und zuh ren Das Symbol f r Sprechen und zuh ren ist f r alle Konferenzteilnehmer sichtbar So lehnen Sie die Anforderung einer Sprechgenehmigung ab e Klicken Sie auf den anfordernden Teilnehmer und w hlen Sie Melden ablehnen Im Webclient Fenster des Hosts ndert sich der Status des anfragenden Teilnehmers zur ck in Nur zuh ren Im Webclient Fenster des anfragenden Teilnehmers wird eine Minute lang das
21. verf gt ber ein Conferencing Center Administratorkonto Das Administratorkonto wird w hrend der Softwareinstallation eingerichtet Folgende Optionen stehen einem Conferencing Center Administrator zus tzlich zu den Optionen eines Conferencing Center Benutzers zur Verf gung e Anzeigen aller ausstehenden und laufenden Konferenzen e Aktualisieren aller ausstehenden Konferenzen e Verwalten der Systemkonfiguration e Verwalten aller Conferencing Center Benutzerkonten e Verwalten aller Reports zu Konferenzen und Abstimmungen e Planen von Datenbanksicherungen Conferencing Center Benutzerhandbuch Seite 7 IP Office 3 2 15 601010 27 06 2006 Conferencing Center Benutzerhandbuch Teilnehmen an einer Audiokonferenz berblick Mit Conferencing Center gebuchte Konferenzen k nnen nur Audiokonferenzen sein Wurde beim Buchen einer Konferenz keine Webunterst tzung ausgew hlt handelt es sich bei der Konferenz um eine Audiokonferenz Weitere Informationen finden Sie unter Conference Center Scheduler Sie k nnen an einer Audiokonferenz teilnehmen indem Sie e Eine Br ckennummer w hlen Weitere Informationen finden Sie unter Dialing in to a Conference e Einen automatischen Telefonanruf vom Conferencing Center System erhalten mit dem Sie zur Teilnahme eingeladen werden Weitere Informationen finden Sie unter Verwendung der Sprachbenachrichtigung ber Konferenz e Die Vermittlung anrufen und darum ersuchen zur Konferenz verbunden
22. 1010 27 06 2006 Conferencing Center Benutzerhandbuch Aktualisieren eines Kontos Als Conferencing Center Administrator k nnen Sie ein Benutzerkennwort aktualisieren Gehen Sie wie folgt vor um ein Konto zu ndern 1 Klicken Sie auf die Registerkarte Benutzer 2 Klicken Sie auf Benutzerkonten anzeigen Klicken Sie f r das zu aktualisierende Benutzerkonto auf Wi Nehmen Sie de gew nschten nderungen vor Bei Conferencing Center Kennw rtern wird Gro Kleinschreibung ber cksichtigt 5 Klicken Sie auf Aktualisieren L schen eines Kontos Wenn Konten nicht mehr verwendet werden k nnen die Benutzerdetails gel scht werden Gehen Sie wie folgt vor um ein Konto zu l schen Klicken Sie auf die Registerkarte Benutzer Klicken Sie auf Benutzerkonten anzeigen 1 2 3 Klicken Sie f r das zu l schende Benutzerkonto auf das Symbol x 4 Klicken Sie auf L schen Hinweis e Ein Benutzerkonto mit ausstehenden Konferenzen kann nicht gel scht werden Seite 54 Conferencing Center Benutzerhandbuch 15 601010 27 06 2006 IP Office 3 2 Conferencing Center Scheduler Konferenz Reports berblick Der Conferencing Center Administrator kann Reports f r vergangene und aktuell stattfindende Konferenzen erstellen Reports sind hilfreich um die Auslastung des Conferencing Centers sowie die Anzahl der Teilnehmer in einer Konferenz anzuzeigen Konferenz Reports k nnen auf folgende Weisen angefordert werden e Allgeme
23. AVAYA IP Office 3 2 Conferencing Center Benutzerhandbuch 15 601010 27 06 2006 2006 Avaya Inc Alle Rechte vorbehalten Hinweis Obwohl angemessene Bem hungen unternommen wurden um sicherzustellen dass die Informationen in diesem Dokument zum Zeitpunkt der Drucklegung vollst ndig und akkurat waren bernimmt Avaya Inc keine Haftung f r eventuelle Fehler In zuk nftigen Versionen k nnen an den in diesem Dokument enthaltenen Informationen nderungen und Korrekturen angebracht werden Haftungsausschluss f r die Dokumentation Avaya Inc bernimmt keine Haftung f r nderungen Zus tze oder L schungen an der urspr nglich ver ffentlichten Version dieser Dokumentation au er wenn diese von Avaya durchgef hrt wurden Haftungsausschluss f r Links Avaya Inc bernimmt keine Verantwortung f r den Inhalt oder die Zuverl ssigkeit von durch Links verkn pften Websites und billigt nicht unbedingt die darin beschrieben oder angebotenen Produkte Dienste oder Informationen Es wird keine Garantie bernommen daf r dass diese Links in jedem Fall funktionieren und dass die verkn pften Seiten immer verf gbar sind Lizenz MIT DER INSTALLATION UND NUTZUNG DES PRODUKTS STIMMT DER ENDBENUTZER DEN IM FOLGENDEN DARGELEGTEN VERTRAGSBEDINGUNGEN UND DEN ALLGEMEINEN LIZENZVEREINBARUNGEN AUF DER AVAYA WEBSITE UNTER http support avaya comi Licenselnfo ZU ALLGEMEINE LIZENZVEREINBARUNG WENN SIE NICHT MIT DIESEN BEDINGUNGEN EINVE
24. Administrator kann Konten f r Benutzer erstellen Nachdem Konten erstellt wurden k nnen die Benutzer ihren Namen und ihr Kennwort selbst ndern Nur der Conferencing Center Administrator jedoch kann ein Konto erstellen und l schen Auf der Registerkarte Benutzer stehen dem Conferencing Center Administrator die folgenden Optionen zur Verf gung e Erstellen eines neuen Benutzers Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen eines neuen Kontos e Aktualisieren eines Benutzerkontos Weitere Informationen finden Sie unter Aktualisieren eines Kontos e L schen eines Benutzerkontos Weitere Informationen finden Sie unter L schen eines Kontos Benutzerkonten anzeigen Neuen Benutzer erstellen Aktuelle Benutzer Administrator Administrator Ai 3 web Anne Webb Ai 8 Erstellen eines neuen Kontos Benutzerkonten k nnen nur vom Conferencing Center Administrator erstellt werden Gehen Sie wie folgt vor um ein Konto zu erstellen 1 Klicken Sie auf die Registerkarte Benutzer 2 Klicken Sie auf Neuen Benutzer erstellen 3 Geben Sie die Informationen in den entsprechenden Feldern ein Das Kennwort muss aus 5 50 gemischten alphanumerischen Zeichen bestehen Bei Conferencing Center Kennw rtern wird die Gro R Kleinschreibung ber cksichtigt 4 Klicken Sie auf Erstellen Hinweis e Das neue Benutzerkonto muss eindeutig sein Conferencing Center Benutzerhandbuch Seite 53 IP Office 3 2 15 60
25. Anforderung sind nicht gen gend Ressourcen verf gbar ndern Sie die Details Weitere Informationen finden Sie unter Einsetzen der verf gbaren Ressourcen Die Konferenz wird gebucht Die angeforderten Zeitbereiche und Ressourcen werden reserviert Eine Konferenz ID und PIN werden jedem Teilnehmer vom System zugewiesen und k nnen nicht ge ndert werden Auf dem Bildschirm Neue Konferenz bearbeiten k nnen Teilnehmer und deren Details hinzugef gt werden Conferencing Center Benutzerhandbuch Seite 29 IP Office 3 2 15 601010 27 06 2006 Conferencing Center Benutzerhandbuch Bearbeiten einer Konferenz Die beim Erstellen der Konferenz eingegebenen Details werden im oberen Bildschirmbereich angezeigt Diese Details k nnen nicht ge ndert werden Gehen Sie wie folgt vor um eine neue Konferenz zu bearbeiten 1 Geben Sie die erforderlichen Details in die Felder ein 2 Klicken Sie auf Aktualisieren 3 Klicken Sie auf Teilnehmer hinzuf gen Geben Sie die Teilnehmerdetails ein Weitere Informationen finden Sie unter Hinzuf gen von Teilnehmern zu einer Konferenz Neue Konferenz bearbeiten Konferenz ID 100215 Datum 26 05 2006 Startzeit hh MM 15 00 Dauer Min 60 Teilnehmerzahl 6 Name Neue Projekte Beschreibung 8 Wartemusik O 0 7 Dauer Min Standardm iger Teilnehmerstatus Sprechen und zuh ren zl Konferenzende Warnung Min o Br ckennummer I Ansagen ein Webunterst tzung ein PIN Pr fung
26. I EE EE Ee 57 E EEN 57 Erstellen einer manuellen Sicherung 44444444440Hnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 57 Planen Siner Sicherung eege Ee 57 Wiederherstellen einer Gcherungscdatet nn 59 Registerkarte tel ue IN BEEN 61 Beenden von Scheduler sssesseeseeeeeeesseeeeetretttttttttt bttb EEEE EEEEEEEEE REEERE EREEREER EREEREER REEERE EREEREER REEERE EEEE EEE 62 GloSSa EE 63 ite a a E E TETA 65 Einf hrung ber dieses Handbuch Diese Anleitung beschreibt die Verwendung von IP Office Conferencing Center Conferencing Center umfasst zwei webbasierte grafische Benutzeroberfl chen den Scheduler und den Web Client Conferencing Center Scheduler Der Scheduler wird zum Buchen und Verwalten von Konferenzen verwendet Eine Konferenz kann als unabh ngige Audiokonferenz oder zusammen mit einer Webkonferenz gebucht werden Weitere Informationen finden Sie unter Conferencing Center Scheduler Conferencing Center Webclient Der Webclient wird f r die Teilnahme an Webkonferenzen verwendet die als Erg nzungen f r Audiokonferenzen dienen Bei einer Webkonferenz kann der Host Pr sentationen f r alle Teilnehmer laden Fragen zur Abstimmung stellen und die Abstimmungsergebnisse der Teilnehmer erhalten Weitere Informationen finden Sie unter Conferencing Center Webclient Weitere Informationen ber Avaya IP Office sind unter www avaya com support und www avaya com ipoffice knowledgebase erh ltlich
27. Klicken Sie auf v x Eine Liste mit den Abstimmungsfragen wird angezeigt 2 Klicken Sie auf die Frage um die entsprechenden Abstimmungsergebnisse anzuzeigen Abstimmungsergebnisse Sind alle mit Punkt 1 einverstanden Charles Baxter Charlotte Simms Nicht abgestimmt gesamt Mit Ja gestimmt gesamt Mit Nein gestimmt gesamt Stimmenthaltungen Abgegebene Stimmen gesamt v x G 2 1 1 0 2 Abstimmungsergebnisse weisen f r jede Frage die folgenden Felder auf e Teilnehmernamen Die Namen aller f r die Konferenz geplanten Teilnehmer und ihrer entsprechenden Abstimmungen f r die ausgew hlte Frage e Gesamtzahl der Teilnehmer die nicht abstimmten Eine Aufz hlung der Teilnehmer die ber diese bestimmte Frage nicht abstimmten e Mm Ja gestimmt gesamt Angabe der Ja Stimmen f r die bestimmte Frage Seite 22 Conferencing Center Benutzerhandbuch 15 601010 27 06 2006 IP Office 3 2 Conferencing Center Web Client e Mit Nein gestimmt gesamt Angabe der Nein Stimmen f r die bestimmte Frage e Stimmenthaltungen gesamt Angabe der Zahl der Teilnehmer die sich der Stimme enthielten e Abgegebene Stimmen gesamt Gesamtzahl der Stimmen f r die bestimmte Frage 3 Klicken Sie auf Schlie en um das Fenster Abstimmungsergebnisse zu schlie en Abstimmungsergebnisse per E Mail Nach dem Ende einer Konferenz kann der Host ein E Mail mit den Abstimmungsfragen und ergebnissen erhalten Um diese Funktion zu aktivie
28. Konferenzressourcen berblick Wenn Ihr Konferenzsystem sehr ausgelastet ist und die Ressourcen begrenzt sind empfiehlt es sich genau zu wissen welche Ressourcen zur Planung einer Konferenz verf gbar sind Sie sparen dadurch Zeit und planen keine Konferenzen bei denen sich sp ter herausstellt dass die Ressourcen nicht verf gbar sind Die Verf gbarkeit von Ressourcen kann ermittelt werden wenn die Anzahl der f r die Teilnahme an der Konferenz geplanten Personen und das Konferenzdatum bekannt sind Die folgenden Ressourcenoptionen sind verf gbar e Konferenz buchen e Pr fen von Konferenzressourcen e Anzeigen von Ressourceninformationen e Verwenden Ihrer verf gbaren Ressourcen Pr fen von Konferenzressourcen Die verf gbaren Konferenzressourcen auf Basis des Konferenzdatums und der Teilnehmerzahl k nnen berpr ft werden Gehen Sie wie folgt vor um Konferenzressourcen zu berpr fen 1 Klicken Sie auf der Registerkarte Konferenzen auf den Link Konferenzressourcen anzeigen Konferenzressourcen anzeigen Max Konferenzzahl 8 Max Teilnehmerzahl 29 Erforderliches Konferenzdatum Erforderliche Teilnehmerzahl amp Geben Sie das Datum ein dass Sie auf die Ressourcenverf gbarkeit berpr fen m chten Geben Sie die Anzahl der Teilnehmer ein die planm ig an der Konferenz teilnehmen sollen Klicken Sie auf Ressourcen pr fen Im Anzeigefenster wird 00 00 Uhr als erste Uhrzeit angezeigt Suchen Sie den gew
29. PIN vergeben lassen Sie das Feld leer 5 Klicken Sie auf Anmeldung Das Fenster Conferencing Center Web Client wird ge ffnet Name Status Abstimmung Anne Webb 2 2 Charles Poyser Henry Bright T Teilnehmer 4 Stimmen 0 Abstimmung Keine Abstimmung Abstimmung Seite 12 Conferencing Center Benutzerhandbuch 15 601010 27 06 2006 IP Office 3 2 Conferencing Center Web Client Web Teilnehmerinformationen Anzeigen von Teilnehmerdetails Wenn Sie an einem Webclient angemeldet sind k nnen Sie Details zu allen Konferenzteilnehmern anzeigen Die Details k nnen vor Beginn der Konferenz von der Person eingegeben werden die die Konferenz geplant hat W hrend der Konferenz kann der Konferenz Host weitere Details hinzuf gen Weitere Informationen finden Sie unter Aktualisieren von Teilnehmerdetails Um die Teilnehmerdetails anzuzeigen klicken Sie auf den Namen des relevanten Teilnehmers und w hlen Sie Teilnehmerdetails Die verf gbaren Teilnehmerinformationen sind e Name e E Mail Adresse e Telefonnummer Anzeigen des Teilnehmerstatus Sie k nnen den Status aller geplanter Konferenzteilnehmer anzeigen Der Status wird durch Symbole dargestellt Wenn der Name eines Teilnehmers zum Zeitpunkt des Buchens einer Konferenz nicht eingegeben wurde wird statt des Namens Nicht angegeben angezeigt Der Konferenz Host kann Teilnehmerdetails aktualisieren Weitere Informationen finden Sie unter Aktualisieren von Teilnehmerdet
30. RSTANDEN SIND GEBEN SIE DAS PRODUKT INNERHALB VON ZEHN 10 TAGEN NACH LIEFERUNG AN DEN H NDLER ZUR CK UM EINE ERSTATTUNG ODER GUTSCHRIFT ZU ERHALTEN Avaya gew hrt dem Endbenutzer eine Lizenz im Rahmen der nachfolgend beschriebenen Lizenztypen Die anwendbare Anzahl von Lizenzen und Kapazit tseinheiten f r die eine Lizenz gew hrt wird bel uft sich auf eine Lizenz 1 sofern in der Dokumentation oder in anderen Dokumenten die dem Endbenutzer zur Verf gung stehen nicht eine andere Anzahl angegeben ist Designierter Prozessor ist ein einzelner Standalone Computer Server ist ein designierter Prozessor auf dem eine Softwareanwendung ausgef hrt auf die mehrere Benutzer zugreifen k nnen Bei Software handelt es sich um Computer Programme im Objekt Code die urspr nglich von Avaya lizenziert sind und von Endbenutzern als Standalone Produkte oder vorinstalliert auf Hardware verwendet werden Bei Hardware handelt es sich um die standardm igen Hardware Produkte die urspr nglich von Avaya verkauft und vom Endbenutzer verwendet werden Lizenztypen Lizenz f r designierte Systeme DS Der Endbenutzer darf jede Kopie der Software jeweils auf nur einem designierten Prozessor installieren und verwenden sofern in der Dokumentation oder in anderen Dokumenten die dem Endbenutzer vorliegen nicht eine andere Anzahl angegeben ist Avaya hat Anspruch darauf dass der die designierte n Prozessor en durch Typ Seriennummer Funktionssc
31. Senden von Fragen f r eine Abstimmung AEN 21 Eingeben von Abstimmungsantworten nen 21 Anzeigen von Abstimmungsergebntssen nn 22 Beenden des Me De eA e t ie Eise DEE DEER DEE ef Seefe ehr resp Ee e edu ee 23 Conferencing Center Scheduler 0 0 0 0 ann ann ann ae 25 berblicke EE 25 Anmelden im Conferencing Scheduler nn 26 Verw lten lhres Pr flls z 33344 342442338335143483 541633 02581020 8348410018 001imasata tenatah tenige testet REENEN 26 B chen einer K nferenzas 3 0 an A AAA AA aT a aA aa a aa ani 28 berblicke ENEE 28 Erstellen einer Konferenz 29 Besarbeiten Einer el EE EE 20 Hinzuf gen von Teilnehmern zu einer konterenz nn 31 L schen einer K nferen2 u 40u0SnRannaannaannonnnpmnnnnnnensnnnnnnnmnieese 33 Verwalten von Konferenzen 34 berblick EE 34 Anzeigen von aktuell stattfindenden konterenzen nn 34 Anzeigen ausstehender konterenzen EE 35 Aktualisieren einer Konferenz 36 Senden von E Mail Benachrtchtoungen 37 Teilnehmerdetails hinzuf gen sa aa ara Blink 38 Conferencing Center Benutzerhandbuch Konferenziessourcen anne ep AAAA RANA EA AARAA RA sh bhpbbo Frespnorpesnhe nahe 39 IEN 39 Pr fen von konterenztessourcen nennen 39 Anzeigen von Konferenzressourcen ENEE 40 Buchen einer Konferenz mit dem Fenster konterenztessourcen 41 Einsetzen der verf gbaren Ressourcen 42 Dateipr sentationen in einer Internefkontierenz 43 berblicke EECH 43 Konvertieren einer Datei ins MHT Format nenne nenn
32. Suite insgesamt zugeordnet wurde Sie k nnen den Prozentsatz der verf gbaren Ressourcen gegebenenfalls ndern Die Menge der verf gbaren Ressourcen h ngt davon ab wie viele Audiokan le vom VoiceMail System und anderen Systemen die diese Ressource benutzen k nnen in Anspruch genommen werden Die Audiokan le werden am Ende einer Konferenz wieder freigegeben Wenn aufgrund von steigendem Benutzerbedarf mehr Ressourcen zugewiesen werden m ssen verschieben Sie die Leiste entsprechend Bedenken Sie jedoch dass diese Ressourcen auch von anderen Systemen genutzt werden Das Erh hen der Ressourcen f r Konferenzen kann sich erheblich auf andere Systeme wie das VoiceMail System auswirken Durch das Verringern von Ressourcen k nnen bestehende Daten ung ltig werden Wenn beispielsweise gebuchte Konferenzen auf urspr nglich vorhandene Ressourcen aufbauen k nnen Konfigurations nderungen diese Konferenzen ung ltig machen Zugewiesene Konferenzressourcen in Prozent Standard 50 Konferenzressourcen geben die in der Steuereinheit verf gbaren Konferenzkan le wieder Konferenzkan le werden am Ende einer Konferenz freigegeben Standardm ige Konferenzsprache Sprache die in allen Konferenzen als Standard verwendet wird Standardm ige Konferenzbr ckennummer Geben Sie die Br ckennummer f r externe Teilnehmer ein die an einer Audiokonferenz teilnehmen m chten Diese Nummer wird beim Planen der Konferenz als Standardbr ckennummer angebo
33. ails Symbol Darstellen e Host ist nur am Webclient angemeldet www Host ist nur an der Audiokonferenz angemeldet E Host ist am Webclient angemeldet und wurde der Audiokonferenz zugeschaltet WA V Teilnehmer ist nur am Webclient angemeldet Teilnehmer ist am Webclient angemeldet und ist der Audiokonferenz mit dem Status Nur zuh ren zugeschaltet Ka Teilnehmer ist der Audiokonferenz mit dem Status Nur zuh ren zugeschaltet a Teilnehmer ist der Audiokonferenz mit dem Status Sprechen und zuh ren zugeschaltet Go Teilnehmer ist am Webclient angemeldet und der Audiokonferenz mit dem Status Sprechen und zuh ren zugeschaltet Teilnehmer fl stert mit dem Host Teilnehmer ist nicht am Webclient angemeldet und nimmt nicht an der Audiokonferenz teil Fl Ein anonymer Teilnehmer der der Audiokonferenz zugeschaltet wurde und darauf wartet einem g ltigen Konferenzteilnehmer zugeordnet zu werden Der Teilnehmerstatus Anonym wird Teilnehmern zugewiesen die ber IP Office SoftConsole zugeschaltet wurden dh Ein Teilnehmer mit dem Status Nur zuh ren m chte sprechen W d Anforderung zum Sprechen von einem Teilnehmer mit Status Nur zuh ren wurde vom Konferenz Host abgelehnt Conferencing Center Benutzerhandbuch Seite 13 IP Office 3 2 15 601010 27 06 2006 Conferencing Center Benutzerhandbuch Aktualisieren von Teilnehmerdetails Nur der Konferenz Host kann Teilnehmerdetails aktualisieren
34. aktualisieren Konferenz ID 100215 Datum 26 05 2006 Startzeit hh MM 15 00 Dauer Min 60 Teilnehmerzahl 6 Konferenzdetails ausblenden Name Neue Projekte E Beschreibung Wartemusik D 0 x Dauer Min Konferenzende Warnung Min 10 Br ckennummer Ansagen ein Webunterst tzung ein PIN Pr fung ein je Name E Mail Telefon Status VCN PIN Jose net NT Hot Jo ans Charles Poyser 206 Sprechen ung zuh ren CR 134337 d Henry Bright 204 Sprechen und zuh ren zl 961546 amp Pohndett TI Po fSprechen und zuh ren ZO 107521 d PTT he 8 uge r Sprechen und zuh ren ZO pue d 4 Klicken Sie zum Hinzuf gen oder ndern eines Teilnehmers auf d Weitere Informationen finden Sie unter Hinzuf gen von Teilnehmern zu einer Konferenz Seite 36 15 601010 27 06 2006 Conferencing Center Benutzerhandbuch IP Office 3 2 Conferencing Center Scheduler Senden von E Mail Benachrichtigungen Conferencing Center kann E Mail Benachrichtigungen mit bestimmten Konferenzinformationen und Anweisungen zur Teilnahme an einer Konferenz versenden Um eine E Mail Benachrichtigung senden zu k nnen muss bereits eine zuk nftige Konferenz konfiguriert sein Gehen Sie wie folgt vor um E Mail Benachrichtigungen zu versenden na a Pr Klicken Sie auf die Registerkarte Konferenzen Klicken Sie auf Ausstehende Konferenzen Alle von Ihnen erstellten und noch au
35. alle anderen Teilnehmer sehen die Abstimmungsfrage jetzt im Textfeld am unteren Rand des Webclient Bildschirms Wenn alle Stimmen abgegeben sind wiederholen Sie die Schritte 1 und 2 um die n chste Abstimmungsfrage einzugeben Eingeben von Abstimmungsantworten Wenn Sie eine Frage erhalten k nnen Sie darauf antworten indem Sie Ihre Stimme abgeben So geben Sie Ihre Stimme ab 1 Wenn die Abstimmungsfrage im Textfeld angezeigt wird w hlen Sie das Dropdown Men unter Abstimmung und markieren Ihre Abstimmungsoption Folgende Optionen stehen zur Verf gung e Nein Ja e Stimme enthalten 2 Klicken Sie auf Abstimmung Conferencing Center Benutzerhandbuch Seite 21 IP Office 3 2 15 601010 27 06 2006 Conferencing Center Benutzerhandbuch Anzeigen von Abstimmungsergebnissen Wenn eine Stimme abgeben wird wird das Ergebnis neben dem Teilnehmernamen angezeigt Abstimmungsergebnisse f r die einzelnen Fragen werden allen Konferenzteilnehmern angezeigt Abstimmungsergebnisse werden mit den folgenden Symbolen dargestellt y Eine Ja Stimme wurde abgegeben X Eine Nein Stimme wurde abgegeben Stimme enthalten wurde ausgew hlt Teilnehmer hat nicht abgestimmt Neben den Abstimmungsergebnissen f r die einzelnen Teilnehmer pro Frage und Abstimmung k nnen alle Teilnehmer auch die Abstimmungsergebnisse aller bisherigen Fragen zusammengefasst anzeigen So zeigen Sie die zusammengefassten Abstimmungsergebnisse an 2 1
36. ank wiederherstellen W hlen Sie die Option Von Ger t W hlen Sie den Befehl Ger te w hlen W hlen Sie die Option Datentr ger W hlen Sie den Befehl Hinzuf gen Navigieren Sie zur Sicherungsdatei auf dem Datentr ger W hlen Sie OK um die Wiederherstellung durchzuf hren Wiederherstellen mit der Eingabeaufforderung Wenn die Datenbank nur unter MSDE l uft muss die Wiederherstellung ber die Eingabeaufforderung durchgef hrt werden Gehen Sie wie folgt vor um die Wiederherstellung ber die Eingabeaufforderung durchzuf hren 1 Geben Sie den folgenden Befehl in einer Zeile ein osql SServername E dAMaster Q RESTORE DATABASE Datenbankname FROM DISK vollst ndiger Pfad zur Sicherungsdatei Die im obigen Befehl kursiv dargestellten Teile h ngen von Ihrer Installation ab Servername Der Name der Instanz der MSDE Installation auf der die Datenbank sich befindet In der Regel hat diese die Form Servername AvayaECSS Zum Beispiel EN3000DT00554 Avaya Datenbankname Der Name der Datenbank die wiederhergestellt werden soll Derzeit handelt es sich hierbei immer um ECSMaster Vollst ndiger Pfad zur Sicherungsdatei Der Pfad und der Name der zu verwendenden Sicherungsdatei zum Beispiel C SQLBackups ECSMasterDay1 bak Conferencing Center Benutzerhandbuch Seite 59 IP Office 3 2 15 601010 27 06 2006 Conferencing Center Benutzerhandbuch Hier sehen Sie ein Beispiel f
37. auf Kontakt l schen Die Schaltfl che wird erst aktiviert wenn ein Kontakt ausgew hlt wurde Andern von Kontakten Kontaktdetails k nnen nur ge ndert werden nachdem sie der Liste Meine Kontakte Kontaktinformationen in den Kontaktlisten Extern und Intern werden im IP Office System gewartet So ndern Sie Kontaktdetails im Fenster Meine Kontakte 1 ffnen Sie das Lokale Adressbuch 2 Klicken Sie auf Meine Kontakte im Fenster Lokales Adressbuch 3 Klicken Sie auf das Auswahlfeld das den zu ndernden Kontakten entspricht 4 Klicken Sie auf Kontakt ndern Die Schaltfl che wird erst aktiviert nachdem Kontakte ausgew hlt wurden a Nehmen Sie die erforderlichen nderungen in den Feldern Name E Mail oder Telefon vor 6 Nachdem Sie alle nderungen vorgenommen haben klicken Sie auf Kontakt aktualisieren Meine Kontakte Das Fenster Meine Kontakte kann sowohl interne als auch externe Kontaktdetails enthalten Die Kontakte in dieser Liste werden durch einzelne Benutzer generiert und k nnen nur von diesen Benutzern aufgerufen werden Wird diese Liste regelm ig aktualisiert kann Sie f r das schnelle Hinzuf gen von Teilnehmerdetails zu einer Konferenz hilfreich sein So f gen Sie Ihrer pers nlichen Kontaktliste einen neuen Kontakt hinzu 1 Klicken Sie im Fenster Meine Kontakte auf Neuer Kontakt und geben Sie die folgenden Kontaktdetails ein Seite 50 Conferencing Center Benutzerhandbuch 15 601010 27 06 2006
38. auf den Link f r die Seitennummer in der rechten unteren Ecke des Fensters um die restlichen Teilnehmer einzugeben Die Anzahl der Teilnehmerbereiche wird bei der Erstellung der Konferenz zugewiesen und kann nicht ge ndert werden Gehen Sie wie folgt vor um Teilnehmerdetails hinzuzuf gen 1 Klicken Sie auf der Registerkarte Konferenzen auf den Link Ausstehende Konferenzen Alle von Ihnen geplanten und noch ausstehenden Konferenzen werden angezeigt 2 Klicken Sie f r die zu aktualisierende Konferenz auf die Schaltfl che bur 3 Klicken Sie auf g um das Adressbuch anzuzeigen Interne und externe Kontaktinformationen die vom IP Office Systemadministrator eingegeben wurden sowie jegliche von Ihnen manuell eingegebene Kontakte Meine Kontakte werden angezeigt Klicken Sie in dieser Kontaktliste auf die Auswahlschaltfl che f r die Kontaktperson die Sie der geplanten Konferenz hinzuf gen m chten und klicken Sie auf die Schaltfl che Zu Konferenz hinzuf gen Die Kontaktdetails werden in die entsprechenden Felder eingef gt Die Kontaktdetails Name Nebenstelle Telefonnummer und E Mail Adresse h ngen von den Daten ab die vom IP Office Systemadministrator eingegeben wurden Weitere Informationen erhalten Sie im Verwendung des Adressbuchs Klicken Sie auf Zu Konferenz hinzuf gen Klicken Sie auf Aktualisieren Seite 38 Conferencing Center Benutzerhandbuch 15 601010 27 06 2006 IP Office 3 2 Conferencing Center Scheduler
39. ben keine Host Funktionen e Nur zuh ren Teilnehmer k nnen der Konferenz nur zuh ren Teilnehmer mit dem Status Nur zuh ren k nnen auf der Oberfl che des Webclients die Sprechberechtigung anfordern Die Sprechberechtigung wird vom Host erteilt e Host Ein Teilnehmer mit dem Hoststatus kann w hrend der Telefonkonferenz die Fl sterfunktion initiieren Fragen zur Abstimmung vorlegen Dateien hochladen Abstimmungsergebnisse via E Mail empfangen anonyme Teilnehmer mit einer Teilnehmerliste abgleichen und den Status von Teilnehmern w hrend einer Webkonferenz ndern Pro Konferenz kann nur ein Teilnehmer als Host festgelegt werden Es muss mindestens ein Host vorhanden sein um eine Webkonferenz zu buchen e VCN Sprachbenachrichtigung ber Konferenz Standard Aus Bei Aktivierung kontaktiert der Service Voice Conference Notification Message VCNM den Teilnehmer anhand der mitgelieferten Telefonnummer Eine Ansage wird abgespielt die den Teilnehmer auffordert die Teilnehmer an der Konferenz zu akzeptieren abzulehnen oder zu verwerfen e E Mail Standard Aus Wenn diese Option aktiviert und eine g ltige E Mail Adresse der einzelnen Teilnehmer eingegeben wurde kann den ausgew hlten Teilnehmern eine E Mail zur Best tigung der Konferenzteilnahme gesendet werden Weitere Informationen finden Sie unter E Mail Benachrichtigungen e Lokales Adressbuch Zeigt interne und externe Kontaktinformationen an die vom IP Office Systemadmi
40. den anderen Konferenzteilnehmern zur Verf gung gestellt werden F r eine Pr sentation kann nur eine MHT Datei verwendet werden Sie k nnen Microsoft Dateien ins MHT Format konvertieren Folgende Dateitypen k nnen konvertiert werden e Excel Arbeitsmappen xis e _ Word Dokumente doc e PowerPoint Pr sentationen ppt Weiter Informationen finden Sie unter Konvertieren einer Datei ins MHT Format So laden Sie eine Datei f r eine Pr sentation hoch Klicken Sie auf Dateien hochladen Das Fenster Datei hochladen wird ge ffnet Klicken Sie auf Durchsuchen um die MHT Datei zu finden W hlen Sie die Datei aus und klicken Sie auf ffnen Optional Geben Sie in das Feld Dateiname einen aussagekr ftigen Namen f r die Datei ein En Ss 2 bi zz Klicken Sie auf Hochladen Falls beim Hochladen Fehler auftreten wird die Ursache oder das Symptom des Fehlers angezeigt Bei erfolgreichem Hochladen wird eine Best tigung des erfolgreichen Uploads angezeigt Die Dateien werden zu der ausstehenden Konferenz gespeichert 6 Nun k nnen Sie die Datei mit den anderen Konferenzteilnehmern nutzen Weitere Informationen finden Sie unter Gemeinsame Nutzung einer Pr sentation Conferencing Center Benutzerhandbuch Seite 17 IP Office 3 2 15 601010 27 06 2006 Conferencing Center Benutzerhandbuch Gemeinsame Nutzung einer Pr sentation Wenn Sie am Webclient als Host angemeldet sind sind die Felder Datei ausw hlen und Adresse sichtba
41. eben Sie die n tigen Informationen f r die einzelnen Teilnehmer ein Richten Sie sich nach den Zugriffsanforderungen f r die Konferenz e Name Teilnehmername Wenn kein Name eingegeben wird zeigt der Benutzerbereich im Webclient die Meldung Nicht angegeben an Der Konferenz Host kann die Teilnehmerdetails ber den Wekclient aktualisieren e E Mail Teilnehmer E Mail Adresse an die die Konferenzbest tigung gesendet wird Conferencing Center Benutzerhandbuch Seite 31 IP Office 3 2 15 601010 27 06 2006 Conferencing Center Benutzerhandbuch e Telefon Teilnehmertelefonnummer f r das System um Teilnehmer zu kontaktieren und zu einer Konferenz einzuladen Die Nummern m ssen eindeutig sein doppelte Telefonnummern werden nicht akzeptiert Die Nummer muss vollst ndig sein bei Anrufen au erhalb des Konferenzheimatlandes Landesvorwahlen enthalten bei Anrufen au erhalb der Konferenzortskennzahl Ortskennzahlen enthalten und eine Amtsleitungsvorwahl enthalten falls in Ihrem Unternehmen das W hlen einer Amtsleitungsvorwahl erforderlich ist e Status Der jedem Teilnehmer zugewiesene Status Der Teilnehmerstatus wird auf der Webclientseite der Konferenz visuell dargestellt Wenn Webunterst tzung ein bei der Eingabe der Konferenzdetails aktiviert wird erh lt der Host standardm ig den ersten Teilnehmerplatz Als Status sind folgende Optionen verf gbar e Sprechen und zuh ren Teilnehmer k nnen nur sprechen und zuh ren Sie ha
42. ein Aktualisieren Teilnehmer hinzuf gen Abbrechen In die Felder k nnen zus tzliche Informationen eingegeben werden Name Sie k nnen den Namen der Konferenz ndern indem Sie einen neuen Namen eingeben Beschreibung optional Hier k nnen Informationen ber die Konferenz eingegeben werden Zum Beispiel das zu besprechende Thema Wird die M glichkeit der Best tigung per E Mail genutzt werden die hier eingegebenen Informationen in die E Mail aufgenommen Wartemusik Sie k nnen nur die Dauer der Wartemusik ndern Wurde beim Buchen einer Konferenz keine Wartemusik ausgew hlt steht diese Option nicht zur Verf gung Standardm iger Teilnehmerstatus Standard Sprechen und zuh ren Dies weist allen Teilnehmern einen Standardstatus zu Nach der Auswahl eines Standardstatus kann dieser f r einzelne Teilnehmer ber das Fenster Teilnehmerdetails hinzuf gen ge ndert werden Die Optionen f r den Standardteilnehmerstatus sind e Sprechen und zuh ren Teilnehmer k nnen nur sprechen und zuh ren Sie haben keine Host Funktionen e Nur zuh ren Teilnehmer k nnen bei der Konferenz nur zuh ren Sprechfunktionen sind nur verf gbar wenn der Status Nur zuh ren durch den Host ber den Webclient ge ndert wird Seite 30 Conferencing Center Benutzerhandbuch 15 601010 27 06 2006 IP Office 3 2 Conferencing Center Scheduler Konferenzende Warnung Min Standard 10 Minuten X Minuten vor dem geplanten Ende der Ko
43. en Konferenzen angezeigt Der Conferencing Center Administrator hat die M glichkeit die Details aller aktuell stattfindenden Konferenzen anzuzeigen Gehen Sie wie folgt vor um eine Liste aktuell stattfindender Konferenzen aufzurufen 1 Klicken Sie auf der Registerkarte Konferenzen auf den Link Aktuell stattfindende Konferenzen 2 Eine Liste mit den aktuell stattfindenden Konferenzen wird angezeigt Es k nnen keine Details ge ndert werden da die Konferenzen aktuell stattfinden Die folgenden Informationen werden angezeigt e ID Konferenz ID die vom System beim Erstellen der Konferenz automatisch zugewiesen wurde e Name Die Namen der einzelnen Konferenzen e Startdatum und zeit Datum und Startzeit der einzelnen Konferenzen e MOH Startzeit Wartemusik Geplante Startzeit der Musikwiedergabe vor Beginn der Konferenz Dieses Feld kann frei bleiben wenn beim Erstellen der Konferenz keine Wartezeitmusik ausgew hlt wurde e Dauer L nge der einzelnen Konferenzen e Teilnehmer Anzahl der f r die einzelnen Konferenzen gebuchten Teilnehmer AR Klicken Sie auf dieses Symbol um alle Konferenz und Teilnehmerdetails anzuzeigen die sich auf die gew hlte Konferenz beziehen e Konferenzen f r alle Benutzer anzeigen Diese Option steht nur dem Conferencing Center Administrator zur Verf gung Durch aktivieren dieser Funktion werden die ausstehenden Konferenzen f r alle Benutzer im System angezeigt Seite 34 Conferencing Center
44. entbindet den Leser nicht von den Patentrechten oder anderen Schutzrechten der Firma Avaya oder anderer Firmen Das geistige Eigentum an diesem Produkt einschlie lich Marken das f r Lucent Technologies eingetragen wurde ist an Avaya weitergegeben oder lizenziert Alle durch oder gekennzeichneten Marken sind Marken bzw eingetragene Marken von Avaya Inc Alle anderen Marken sind das Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber Dieses Dokument enth lt firmeneigene Informationen von Avaya die nur vertragsgem weitergegeben und verwendet werden d rfen Anmerkungen oder Vorschl ge bez glich dieses Dokuments k nnen an wgctechpubs avaya com gesendet werden 2004 Avaya Inc Alle Rechte vorbehalten Avaya Sterling Court 15 21 Mundells Welwyn Garden City Hertfordshire AL7 1LZ England Tel 44 0 1707 392200 Fax 44 0 1707 376933 Web http www avaya com Conferencing Center Benutzerhandbuch Seite 67 IP Office 3 2 15 601010 27 06 2006
45. er Konferenz wurden aus dem Bildschirm Ressourcen anzeigen bernommen berpr fen Sie die Richtigkeit der Informationen 5 Geben Sie folgende Informationen ein e Name Der Name den Sie der Konferenz geben m chten e Dauer Die L nge der Konferenz in Minuten N Geben Sie die Dauer manuell ein oder passen Sie sie mit VY an Dieses Feld kann nach dem Buchen der Konferenz nicht mehr ge ndert werden Wenn Sie nach dem Buchen der Konferenz nderungen vornehmen m ssen l schen Sie die gebuchte Konferenz und erstellen Sie eine neue Die maximale Dauer wird vom Systemadministrator vorgegeben e Wartemusik optional Aktivieren Sie diese Option wenn Musik wiedergegeben werden soll wenn ein Teilnehmer sich vor der Startzeit der Konferenz einw hlt Dieses Feld ist optional Sie m ssen keine Informationen eingeben um fortfahren zu k nnen Wenn Wartemusik aktiviert ist k nnen sich Teilnehmer vor dem Start der Konferenz einw hlen Die Musik wird abgespielt bis die Konferenz beginnt Wird die Wartemusik zu diesem Zeitpunkt nicht aktiviert steht sie nach dem Erstellen der Konferenz nicht zur Verf gung Die Wartemusik kann zu einem sp teren Zeitpunkt deaktiviert werden wenn sie jetzt aktiviert wird aber umgekehrt kann sie nicht aktiviert oder definiert werden nachdem die Konferenz erstellt wurde e Musikdauer Geben Sie hier ein wie viele Minuten vor Beginn der Konferenz die Musik abgespielt werden soll Sie k nnen maximal f nf
46. er w chentlichen Teambesprechung verwendet werden bei der stets dieselben Anforderungen und derselbe Zeitbereich ben tigt werden Nach dem Erstellen einer Vorlage kann ber die Registerkarte Meine Konferenzvorlagen darauf zugegriffen werden Folgende Punkte m ssen beim Arbeiten mit Vorlagen beachtet werden e Eine Vorlage kann nur beim Buchen einer Konferenz erstellt werden e Vorlagen k nnen aktualisiert und anschlie end erneut gespeichert werden jedoch nur unter einer neuen Konferenz ID Dieser erneut gespeicherten neuen Vorlage wird eine neue Konferenz ID zugewiesen wobei die vorhandenen Teilnehmer PINs unver ndert bleiben Der Benutzer wird vom System ber die neue Konferenz ID benachrichtigt Der gerade gebuchten Konferenz wird die Konferenz ID der alten Vorlage zugewiesen e Beim Planen von Konferenzen mit vorhandenen Vorlagen m ssen zwischen dem Ende einer Konferenz und dem Beginn einer anderen mindestens zehn Minuten liegen Wurde Wartemusik eingerichtet muss diese zus tzliche Zeit ebenfalls ber cksichtigt werden Beispiel e _Konferenzvorlage A enth lt eine f r 10 00 Uhr geplante Konferenz mit 5 Minuten Wartemusik e Eine 30 min tige Konferenz muss vor der Konferenz um 10 00 Uhr geplant werden Alle Details befinden sich in Konferenzvorlage A Der sp teste Zeitpunkt f r den die Konferenz mit Vorlage A geplant werden kann ist 09 15 Uhr Der Grund daf r ist dass 09 15 Uhr den letzten Zeitpunkt darstellt der 30
47. ere Informationen finden Sie unter Anzeigen des Teilnehmerstatus Teilnehmerdetails Sie k nnen die Details anderer Konferenzteilnehmer anzeigen Weitere Informationen finden Sie unter Anzeigen von Teilnehmerdetails Fl sterfunktion Der Konferenz Host kann die Fl sterfunktion mit einem anderen Teilnehmer initiieren um sich privat mit diesem zu unterhalten Weitere Informationen finden Sie unter Private Gespr che Web Chat Alle Konferenzteilnehmer k nnen private Mitteilungen an den Host und ffentliche Mitteilungen an alle anderen Teilnehmer senden Ein Host kann private Mitteilungen an jeden beliebigen Teilnehmer oder eine ffentliche Mitteilung an alle Teilnehmer senden Weitere Informationen finden Sie unter Web Chat Conferencing Center Benutzerhandbuch Seite 11 IP Office 3 2 15 601010 27 06 2006 Conferencing Center Benutzerhandbuch Anmelden an einem Webclient Sobald eine Konferenz aktiv ist k nnen Sie sich bis zu zehn Minuten vor Beginn der Konferenz beim Webclient anmelden Dazu ben tigen Sie den Webservernamen die Konferenz ID und die PIN Information Gehen Sie wie folgt vor um sich am Webclient anzumelden 1 ffnen Sie ein Internet Explorer Fenster 2 Geben Sie den Pfad zum Webserver wie folgt ein http lt web_server_pc_name gt AVECSWEB Dr cken Sie Eingabe 3 Geben Sie die Konferenz ID der Konferenz ein an der Sie teilnehmen 4 Geben Sie die der Konferenz zugeordnete PIN ein Wurde keine
48. erenz 9 Teilnehmen an einer Konferenz mit dem Phone Manager 9 Afnrufen der Vermuti ng E 9 Conferencing Center Web Client sssssunnnnnnnnnnnnunnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnunnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn mannen nenna 11 er OI E 11 Anmelden an einem Webcdient nennen nnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnen 12 Web Teilnehmerinformationen e ss sessrseerrrrrresrrrnrrirerrrierrrtt err rt errnit errr eP EEEEAEEEEEPREAEEEEEEEOPEEEEEEEEEEEEE EEEE EEEE 13 Anzeigen von Teilnehmerdetails AAA 13 Eet e CR ul le EE 13 Aktualisieren von Teilnehmerdetails 2 222222002422002Rnnnnn ee nnnnnnn nennen nnnnnnnsnnnnnnnnnnnnnennnennenenennen 14 Aktualisieren eines Status Anonym nn 14 Anfordern der Gprechberechtoung ENEE 14 Gew hren der Sprechberechtigung ue 15 Private Gespr chen LIE ENEE 15 Stummschalten von Teilnehmern a e ma a ae ae a ar a eaan ae nennen nnnnnnn nennen ennennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennennnenennnnnn 16 Wep r sta E 21 skEKSEeEESEEERESKSESESEEESRSESKAESESEOESEEREEEKSESKSEOEEESRSEEESESEAESEERSEERAESEAESEEESRSEREAEEEAESEEEEN DESEN 17 BIS ell E EEE TE E E EEEE EPE ee E E E E ee 17 Laden einer Pr sentation w hrend einer konterenz nennen nnnnnnnnnnnnnnennnnen 17 Gemeinsame Nutzung einer Pr sentation 18 NN Ek AN ee EEEE EE NETANE AA ATAA 19 RE o1 EE 19 Senden einer ChatNachcht aa r re aa a a ania pean 19 Anzeigen von Chat Nachrichten AAA 19 Antworten auf Chat N chrichten aaa ia 20 eil ele DEE 21 8 5723 le EE 21
49. erenzkan le wider Konferenzkan le werden am Ende einer Konferenz freigegeben P PIN Pers nliche Identifizierungsnummer anhand derer das System die Teilnehmer voneinander unterscheidet Sie wird au erdem von den Teilnehmern verwendet um an einer Internetkonferenz teilzunehmen oder auf eine Audiokonferenz zuzugreifen wenn die PIN berpr fung aktiviert wurde R Ressourcen Die Menge an Konferenz und Audiokanalressourcen die auf der IP Office Steuereinheit zur Verf gung steht S Sprachbenachrichtigung ber Konferenz VCN Voice Conference Notification Sprachbenachrichtigung ber Konferenz Eine automatisierte telefonische Sprachbenachrichtigung mit der ein Teilnehmer zu einer Konferenz eingeladen wird Synchronisieren Der Vorgang mit dem eine Pr sentation anderen Teilnehmern die bei der Internetkonferenz angemeldet sind zur Verf gung gestellt wird Conferencing Center Benutzerhandbuch Seite 63 IP Office 3 2 15 601010 27 06 2006 Conferencing Center Benutzerhandbuch T Teilnehmer Person en deren Teilnahme an einer Konferenz geplant ist oder die gerade an einer Konferenz teilnehmen W Wartemusik MOH Music on Hold Musik die eingespielt wird wenn sich Teilnehmer bei einer Konferenz anmelden und diese noch nicht begonnen hat Seite 64 Conferencing Center Benutzerhandbuch 15 601010 27 06 2006 IP Office 3 2 Index Abstimmung Ergebnisse 22 Fragen 21 Option 21 Adressbuch 50 Aktualis
50. ferenzen 2 Klicken Sie auf den Link Ausstehende Konferenzen Alle von Ihnen erstellten ausstehenden Konferenzen werden angezeigt 3 Klicken Sie auf das Symbol X der Konferenz die Sie l schen m chten Das Fenster Konferenz l schen wird ge ffnet 4 Vergewissern Sie sich dass Sie die richtige Konferenz ausgew hlt haben Klicken Sie auf L schen um die Konferenz zu l schen Conferencing Center Benutzerhandbuch Seite 33 IP Office 3 2 15 601010 27 06 2006 Conferencing Center Benutzerhandbuch Verwalten von Konferenzen berblick Beim Buchen einer Konferenz k nnen die Konferenzdetails vor dem Beginn der Konferenz jederzeit aktualisiert werden Weitere Informationen finden Sie unter Aktualisieren einer Konferenz Angezeigt wird eine Liste aller Konferenzen die Sie gebucht haben Wenn Sie als Administrator angemeldet sind k nnen Sie auch alle gebuchten Konferenzen anzeigen indem Sie auf Konferenzen f r alle Benutzer anzeigen klicken Weitere Informationen finden Sie unter Ausstehende Konferenzen Die Details einer aktuell stattfindenden Konferenz k nnen angezeigt aber nicht ge ndert werden Weitere Informationen finden Sie unter Aktuell stattfindende Konferenzen Anzeigen von aktuell stattfindenden Konferenzen Aktuell stattfindende Konferenzen k nnen angezeigt werden aber es k nnen keine Informationen ge ndert werden Wenn Sie als regul rer Konferenzbenutzer angemeldet sind werden nur die von Ihnen gebucht
51. geben werden soll wenn ein Teilnehmer sich vor der Startzeit der Konferenz einw hlt Wenn Wartemusik aktiviert ist k nnen sich Teilnehmer vor dem Start der Konferenz einw hlen Die Musik wird abgespielt bis die Konferenz beginnt e Musikdauer Geben Sie hier ein wie viele Minuten vor Beginn der Konferenz die Musik abgespielt werden soll Sie k nnen maximal f nf Minuten ausw hlen 3 Klicken Sie auf die Schaltfl che Konferenz buchen Durch Klicken auf Abbrechen werden alle vorherigen Eingaben gel scht und Sie erhalten einen leeren Bildschirm e Wenn eine Teilnehmerzahl oder Konferenzdauer eingegeben wird die die konfigurierte Grenze berschreitet wird am unteren Rand des Bildschirms eine Fehlermeldung angezeigt und Sie werden aufgefordert eine Zahl unterhalb der zul ssigen Grenze einzugeben Aktualisieren Sie das erforderliche Feld 4 Klicken Sie bei der folgenden Meldung auf OK Nachdem eine Konferenz gebucht wurde k nnen die Angaben zu den Ressourcen daf r nicht ge ndert werden Klicken Sie auf OK um fortzufahren e Falls Sie die Konferenz nicht mit den zuvor eingegebenen Details buchen m chten klicken Sie auf Abbrechen und ndern die entsprechenden Details Wiederholen Sie die Schritte 4 und 5 um den Konferenzbuchungsvorgang abzuschlie en e Wenn zum Buchen der Konferenz aufgrund der eingegebenen Daten unzureichende Ressourcen zur Verf gung stehen wird die folgende Meldung angezeigt Zur Durchf hrung dieser
52. hat bleibt rot bis sie ausgew hlt und die Nachricht angezeigt werden Am Ende der Konferenz erh lt der Host automatisch eine E Mail in der die Konferenz Transkription enthalten ist Die Transkription umfasst alle ffentlichen und privaten Nachrichten die der Host gesendet oder empfangen hat Hinweis e Eine Transkription kann nur gesendet werden wenn beim Buchen der Konferenz eine g ltige E Mail Adresse f r den Host eingegeben wurde Senden einer Chat Nachricht Zwischen dem Konferenz Host und den Konferenzteilnehmern k nnen w hrend einer Konferenz Nachrichten gesendet werden Teilnehmer k nnen eine private Nachricht an den Host oder eine ffentliche Nachricht an alle Teilnehmer senden So senden Sie eine Nachricht 1 Klicken Sie auf die Registerkarte Chat 2 Geben Sie die Nachricht in das Textfeld im unteren Bereich des Webclient Fensters ein 3 W hlen Sie aus an wen die Nachricht gesendet werden soll Die Auswahl h ngt davon ab wie Sie angemeldet sind Host W hlen Sie einen einzelnen Teilnehmer oder alle Teilnehmer Teilnehmer W hlen Sie den Host oder alle Teilnehmer 4 Klicken Sie auf Senden Es dauert einige Sekunden bis die Nachricht gesendet wird Wenn die Nachricht im gr eren Textfeld angezeigt wird wurde sie gesendet Der Empf nger der Nachricht sieht diese im Textfeld im unteren Bereich seines Webclient Bildschirms in der Registerkarte Chat Anzeigen von Chat Nachrichten Im Chat Fenster werde
53. heduler verf gbar Die Aktualisierungen der Konfiguration treten in Kraft wenn ECS Conference Service der Name des Conferencing Center Service gestoppt und neu gestartet wurde Die folgenden Systemparameter und Einstellungen sind ber die Registerkarte Konfigurieren im Conferencing Center Scheduler konfigurierbar SMTP Server leer f r lokal Geben Sie die Adresse des E Mail Servers ein Dies ist nur erforderlich wenn Sie den SMTP Service nicht auf Ihrem lokalen Rechner verwenden IP Office IP Adresse Geben Sie die IP Adresse der IP Office Steuereinheit ein IP Office Kennwort IP Office Kennwort best tigen Geben Sie das Systemkennwort der IP Office Steuereinheit ein Dies wird ben tigt damit der Konferenz Server auf IP Office zugreifen kann wenn IP Office kennwortgesch tzt ist Maximale Konferenzdauer Standard 60 Minuten Mit diesem Wert wird die maximale Konferenzl nge in Minuten eingestellt innerhalb derer eine Konferenz eingeplant werden kann E Mail Adresse des Absenders Geben Sie eine E Mail Adresse ein von der aus Konferenzbest tigungen Erinnerungen gesendet werden Das E Mail Konto sollte f r ein Benutzerkonto stehen das f r den Conferencing Center Server erstellt wurde Zugewiesene Audioressourcen in Prozent Standard 50 Audioressourcen spiegeln die auf der IP Office Steuereinheit verf gbaren Audiokan le wider Der Prozentsatz errechnet sich aus der Menge der Audioressourcen die der gesamten IP Office
54. hl ssel Standort oder andere spezifische Angaben identifiziert wird werden Diese Informationen kann der Endbenutzer Avaya auch mithilfe von elektronischen Mitteln bereitstellen die Avaya speziell zu diesem Zweck bereitstellt Copyright Sofern nicht explizit anders angegeben ist das Produkt durch Urheber und andere Eigentumsrechte gesch tzt Die unberechtigte Vervielf ltigung bertagung oder Verwendung kann entsprechend dem anwendbaren Gesetz strafrechtlich als auch zivil verfolgt werden Komponenten anderer Hersteller Bestimmte in dem Produkt enthaltene Softwareprogramme oder Teile davon beinhalten Software die unter Vertragsbedingungen anderer Hersteller Komponenten anderer Hersteller vertrieben wird Diese Bedingungen k nnen die Nutzungsrechte bestimmter Teile des Produkts einschr nken oder erweitern Bedingungen anderer Hersteller Informationen zu den Komponenten anderer Hersteller und den entsprechenden Bedingungen k nnen auf der Avaya Website unter folgender Adresse abgerufen werden http support avaya com ThirdPartyLicense Avaya Betrugsintervention Wenn Sie meinen dass Sie das Opfer von Geb hrenhinterziehung sind und technische Hilfe oder Support ben tigen wenden Sie sich an die Betrugsinterventions Hotline unseres technischen Servicecenters 1 800 643 2353 f r USA und Kanada Vermutete Sicherheitsrisiken bei Avaya Produkten sollten Avaya unter folgender E Mail Adresse mitgeteilt werden securityalerts avaya co
55. hts neben der ausstehenden Konferenz angezeigt Die markierte ausstehende Konferenz ist die Konferenz mit der die Dateien verkn pft sind Ausstehende Konferenzen CC Presentation mht 661111 Schulungsplan 30 05 2006 14 00 60 4 LLD 29 Eile List 233100 Neue Projekte 31 05 2006 12 00 30 12 SE 99 Eis List 1 Conferencing Center Benutzerhandbuch Seite 35 IP Office 3 2 15 601010 27 06 2006 Conferencing Center Benutzerhandbuch Aktualisieren einer Konferenz Nach dem Buchen einer Konferenz aber vor deren Startzeit kann die Person von der die Konferenz gebucht wurde alle Teilnehmerdetails sowie einige Konferenzdetails ndern und der Webpr sentation Dateien hinzuf gen Gehen Sie wie folgt vor um eine Konferenz zu aktualisieren 1 Klicken Sie auf der Registerkarte Konferenzen auf den Link Ausstehende Konferenzen Alle von Ihnen erstellten und noch ausstehenden Konferenzen werden angezeigt fal Klicken Sie f r die zu aktualisierende Konferenz auf die Schaltfl che beach Klicken Sie auf den Link Konferenzdetails anzeigen Folgende Konferenzinformationen k nnen ge ndert werden e Konferenzname e Konferenzbeschreibung e Dauer der Wartemusik Diese kann nur ge ndert werden wenn die Wartemusik zum Zeitpunkt der Buchung der Konferenz ausgew hlt wurde e Konferenzende Warnung Min e Br ckennummer e Ansagen ein e Vebunterst tzung ein e PIN Pr fung ein Konferenz
56. ie neue Vorlage erh lt jedoch eine andere Konferenz ID Das System informiert den Benutzer ber die ge nderte Konferenz ID Trotz der neuen ID die der neuen Vorlage zugeordnet wurde beh lt die gebuchte Konferenz die Konferenz ID der alten Vorlage bei Hinweis Beim Verwenden einer Vorlage zum Planen einer Konferenz m ssen zwischen dem Ende einer Konferenz und dem Beginn einer anderen mindestens zehn Minuten liegen Conferencing Center Benutzerhandbuch Seite 47 IP Office 3 2 15 601010 27 06 2006 Conferencing Center Benutzerhandbuch Erstellen einer Vorlage Eine Vorlage wird erstellt nachdem eine Konferenz gebucht wurde Die Option Vorlage speichern steht erst am Ende des Buchungsvorgangs zur Verf gung Nach dem Speichern als Vorlage werden die Konferenz ID und Teilnehmer PINS jedes Mal wieder verwendet wenn Sie die Vorlage zum Planen einer weiteren Konferenz heranziehen So speichern Sie eine Konferenz als Vorlage 1 Planen Sie eine Konferenz mit den gew nschten Einstellungen 2 Klicken Sie nach dem Aktualisieren der Informationen im Fenster Konferenzteilnehmer hinzuf gen auf die Schaltfl che Vorlage speichern Diese wird erst verf gbar nachdem die Teilnehmerdetails aktualisiert wurden Es m ssen nicht alle Teilnehmerdetails eingegeben werden um die Option Vorlage speichern verwenden zu k nnen Falls dieselben Personen an einer sich wiederholenden Konferenz teilnehmen sollen spart das Eingeben ihrer Details Zei
57. ieren Konferenz 36 Aktualisieren 50 An Konferenz teilnehmen Einwahl 8 VCN 9 Anforderung Sprechm glichkeit 14 Anfrage 14 Anonym Entsprechen 14 Audiokonferenz 8 Ausstehende Konferenzen 35 Bearbeiten Teilnehmer 31 Beenden Web Client 23 Benachrichtigung E Mail 37 Benutzer Erstellen 53 L schen 54 Neu 53 Benutzer 50 Buchung von Konferenzen 50 Chat Antworten 20 Nachrichten 19 Senden von Nachrichten 19 Chat 19 Datenbank sichern 57 Einsetzen Verf gbare Ressourcen 42 Einsetzen 42 Ergebnisse Abstimmung 22 Fenster 44 Fl stern 14 15 Fragen Abstimmung 21 Hochladen Men 17 44 Pr sentation 17 IP Office 50 Konferenz Aktualisieren 36 Bearbeiten 30 Buchen 29 Konferenz buchen Vorlage 47 Konferenzen Ausstehende 34 35 Fortschritt 34 Kontakte hinzuf gen 51 Konferenzen 42 Konferenzen 50 Konferenzressourcen 41 Conferencing Center Benutzerhandbuch IP Office 3 2 Konfiguration 61 Kontakt L schen 50 Kontakte ndern 50 Extern 51 Intern 51 Pers nlich 50 Konten Aktualisieren 54 Konten 53 Laden Web Client 12 Lokales Adressbuch Zugriff 50 Lokales Adressbuch 50 L schen Benutzerkonten 54 Konferenz 33 Kontakt 50 Mein Profil 50 Meine Kontakte 50 Melden Antworten 14 MS Excel In MHT Format konvertieren 43 MS PowerPoint In MHT Format konvertieren 43 MS Word In MHT Format konvertieren 43 Nachricht Farbe 19 Nur zuh ren 16 Option Abstimmung 21
58. in vier Wochen berschrieben Conferencing Center Benutzerhandbuch IP Office 3 2 Conferencing Center Scheduler Wiederherstellen einer Sicherungsdatei Es kann erforderlich werden eine Sicherungsdatei wiederherzustellen Gehen Sie wie folgt vor um die Wiederherstellung einer Sicherung vorzubereiten 1 2 Suchen Sie die erforderlichen Wiederherstellungsdateien Die Wiederherstellungsdatei befindet sich an dem Pfad der vom System Administrator beim Erstellen des Plans angegeben wurde Vergewissern Sie sich dass derzeit kein Prozess auf die Datenbank zugreift Daf r muss der Konferenzserver angehalten werden Keine Webanwendungen d rfen auf die Datenbank zugreifen Mit anderen Worten der Web Client und Web Scheduler m ssen geschlossen werden Unter Umst nden m ssen Sie IIS neu starten um in einem Cache oder Pool vorhandene Datenbankverbindungen zu beenden F hren Sie die Wiederherstellung durch Das Verfahren zum Wiederherstellen der Datenbank h ngt davon ab ob SQL Enterprise Manager auf dem Server zur Verf gung steht Wiederherstellen mit dem Enterprise Manager Wenn die Konferenzdatenbank beim Enterprise Manager registriert wurde k nnen Sie Enterprise Manager f r die Wiederherstellung verwenden Gehen Sie wie folgt vor um eine Wiederherstellung mit dem Enterprise Manager zu beginnen Dm no a Fb bz Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datenbank ESCMaster W hlen Sie Alle Aufgaben gt Datenb
59. ine Reports Konferenz Reports k nnen basierend auf bestimmten Datumsangaben angefordert werden Diese Anforderung stellt eine Liste aller Konferenzen bereit die innerhalb des angegebenen Zeitraums stattgefunden haben Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen allgemeiner Reports e Liste der Konferenzen f r Berichterstellung Berichte k nnen f r bestimmte Konferenzen erstellt werden Weitere Informationen finden Sie unter Berichterstellung f r bestimmte Konferenzen Alle Reports k nnen gedruckt werden Um einen Report zu drucken klicken Sie am Ende des Reports auf Erstellen allgemeiner Reports Konferenz Reports k nnen basierend auf bestimmten Datumsangaben angefordert werden Diese Anforderung stellt eine Liste aller Konferenzen bereit die innerhalb des angegebenen Zeitraums stattgefunden haben So generieren Sie einen Report der auf bestimmten Datumsangaben basiert Klicken Sie auf die Registerkarte Reports Klicken Sie auf Allgemeiner Report Geben Sie die gew nschten Daten f r Start und Ende ein oder klicken E Sie auf in den entsprechenden Feldern und w hlen Sie das Datum aus 4 Klicken Sie auf Report ausf hren In den Reports werden Konferenzen in der Reihenfolge aufgelistet in der sie stattgefunden haben d h die ltesten am Anfang Es werden folgende Informationen angezeigt e Konferenzdetails Die Details der Konferenz f r die der Report erstellt wird Im Report sind Details wie Konferenz ID verwende
60. ing Center e Speichern von Buchungsinformationen als Vorlagen zum einfacheren Buchen von sich wiederholenden Konferenzen e Lokales Adressbuch zum Hinzuf gen von Teilnehmerdetails e Mehrere M glichkeiten sich einer gebuchten Konferenz zuzuschalten e E Mail Benachrichtigung an alle Konferenzteilnehmer e Webbasierte Reports zu Konferenznutzung und Abstimmungsergebnissen Conferencing Center Webclient verf gt ber folgende Funktionen e M glichkeiten zu Abstimmungen und Pr sentationen in Echtzeit e Der Konferenz Host kann die Sprech H rm glichkeiten von Teilnehmern w hrend der Konferenz ndern e Der Konferenz Host kann w hrend einer aktiven Konferenz eine private Fl stersitzung mit anderen Teilnehmern f hren e Der Host kann alle Teilnehmer stumm schalten und die Unterhaltung wieder aufnehmen Seite 6 Conferencing Center Benutzerhandbuch 15 601010 27 06 2006 IP Office 3 2 Einf hrung Zugriffsebenen In Conferencing Center stehen verschiedene Zugriffsebenen zur Verf gung In diesem Abschnitt erhalten Sie einen berblick ber die von Conferencing Center unterst tzten Zugriffsebenen Teilnehmer Ein Teilnehmer ist jede Person deren Teilnahme an einer Konferenz geplant ist oder die an einer geplanten Konferenz teilnimmt Ein Teilnehmer kann e An einer geplanten Audiokonferenz via Telefon teilnehmen e An einer geplanten Webkonferenz via Web Client teilnehmen Conferencing Center Benutzer Ein Confere
61. m Weitere Support Telefonnummern finden Sie auf der Support Website von Avaya unter http www avaya com support Marken Avaya und das Avaya Logo sind eingetragene Marken von Avaya Inc in den USA und vor anderen Gerichtsbarkeiten Sofern in diesem Dokument nicht anders angegeben sind Marken mit den Zeichen und EN eingetragene Marken Marken bzw Service Marken von Avaya Inc Alle anderen Marken sind Eigentum der jeweiligen Inhaber Information zur Dokumentation Die aktuellsten Versionen zu Dokumentationen k nnen Sie auf der Support Website von Avaya http www avaya com support oder von der IP Office Knowledge Base http marketingtools avaya com knowledgebase abrufen Avaya Support Avaya stellt eine Hotline zur Verf gung unter der Sie Probleme berichten oder Fragen zu Ihrem Contact Center stellen k nnen Die Telefonnummer f r den Support lautet 1 800 242 2121 in den USA Weitere Support Telefonnummern finden Sie auf der Avaya Website http www avaya com support Inhaltsverzeichnis EIHFURFUNG E a ee 5 ber dieses Handbuch banner 5 Neue ft de E ENEE 6 Wichtigste o El le EEN 6 ZUGTIITSEDENEN eege EE ee 7 Teilnehmen an einer Audiokonterenz s u oeesencrenenenusnrnnnanrnnnrnrnrtrnnana nana nanirEna rena nenn rnanera rnrn karainan iaka REi sinirini 8 RI TT E 8 Einw hlen injeine Konferenz kn sistentiekiinsikensiashtenalanhtnnahashkunnhashktnnhahskehnh tere 8 Verwendung der Sprachbenachrichtigung ber Konf
62. mationen erstellt und geplant werden Mit Conferencing Center k nnen Sie Datum Startzeit Dauer und Teilnehmerzahl f r die Konferenz festlegen Nach dem Definieren dieser Felder k nnen die Namen und Details von Konferenzteilnehmern entweder sofort oder zu einem sp teren Zeitpunkt vor der Konferenzstartzeit eingegeben werden W hrend des Planens einer Audiokonferenz kann auch eine Webkonferenz als Erg nzung der Audiokonferenz geplant werden Es gibt drei M glichkeiten eine Konferenz zu erstellen 1 ber die Option Neue Konferenz erstellen Sie kennen die Konferenzdaten die Uhrzeit und die Teilnehmerzahl Diese Informationen werden eingegeben um Ressourcen anzufordern und eine Konferenz zu buchen Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer Konferenz 2 ber die Option Konferenzressourcen anzeigen Die verf gbaren Konferenzressourcen werden auf Basis eines Datums und der Teilnehmerzahl angezeigt Sie k nnen die Startzeit der Konferenz aus der Liste der verf gbaren Ressourcen ausw hlen Weitere Informationen finden Sie unter Buchen einer Konferenz mit dem Fenster Konferenzressourcen 3 ber eine Konferenzvorlage Konferenzvorlagen sind n tzlich beim Buchen sich wiederholender Konferenzen Bis auf das Konferenzdatum werden alle Buchungsinformationen einschlie lich Konferenz ID und Teilnehmer PINs beibehalten Weitere Informationen finden Sie unter Planen einer Konferenz unter Verwendung einer Vorlage Seite 28 Co
63. n Teilnehmer z B im Modus Nur zuh ren bevor die Stummschaltung aller Teilnehmer aktiviert wird kehrt der Teilnehmer durch Klicken auf die Schaltfl che in den Modus Nur zuh ren zur ck Er wechselt nicht in den Modus Sprechen und zuh ren So wird die Unterhaltung f r einen einzelnen Teilnehmer wieder aufgenommen e W hlen Sie den Namen der Person f r den die Unterhaltung wieder aufgenommen werden soll und w hlen Sie Sprechen und zuh ren aus der Dropdownliste der Optionen Seite 16 Conferencing Center Benutzerhandbuch 15 601010 27 06 2006 IP Office 3 2 Conferencing Center Web Client Webpr sentationen berblick Ein Host kann eine neue Datei hochladen und die Inhalte allen am Webclient angemeldeten Konferenzteilnehmern verf gbar machen Der Host kann auch vor der Konferenz hochgeladene Dateien zur gemeinsamen Nutzung bereitstellen und w hrend einer Konferenz Dateien hochladen CONFERENCING CENTER WEB CLIENT EA i FE l j L f ji Name Status Abstimmung f kesc Select EH Anne Webb au File EH Charles Poyser Fa S gt Adresse apoutblank et l Henry Bright John Delft Teilnehmer 4 Stimmen 0 Frage Abstimmung Keine Abstimmung X Abstimmung Laden einer Pr sentation w hrend einer Konferenz W hrend einer Konferenz k nnen Sie eine Datei ausw hlen ins MHT Format konvertieren und anschlie end als Pr sentation hochladen Die Pr sentation kann
64. n alle Nachrichten in der Reihenfolge angezeigt in der sie empfangen werden Die Textfarbe weist auf den Typ der Nachricht hin So zeigen Sie Ihre Chat Nachrichten an e Klicken Sie auf die Registerkarte Chat im unteren Bildschirmbereich Die Nachrichten werden aufgelistet Die Textfarbe steht f r Hellgr n Nachrichtenheader Blau Private Nachrichten gesendete und empfangene Schwarz ffentliche Nachrichten gesendete und empfangene Sobald das Fenster voll mit Nachrichten ist erscheint rechts eine Bildlaufleiste Verwenden Sie diese Leiste um durch alle Nachrichten zu rollen Conferencing Center Benutzerhandbuch Seite 19 IP Office 3 2 15 601010 27 06 2006 Conferencing Center Benutzerhandbuch Antworten auf Chat Nachrichten Wenn Sie eine Chat Nachricht erhalten k nnen Sie eine Antwort senden So antworten Sie auf eine Nachricht 1 W hlen Sie die Nachricht aus auf die Sie antworten m chten 2 Geben Sie eine Antwort in das Textfeld unten in der Registerkarte Chat ein 3 W hlen Sie aus der Dropdownliste aus an wen die Nachricht gesendet werden soll Die Auswahl h ngt davon ab wie Sie angemeldet sind Host W hlen Sie einen einzelnen Teilnehmer oder alle Teilnehmer Teilnehmer W hlen Sie den Host oder alle Teilnehmer 4 Klicken Sie auf die Schaltfl che Senden Seite 20 Conferencing Center Benutzerhandbuch 15 601010 27 06 2006 IP Office 3 2 Conferencing Center Web Client Abstimmung be
65. ncing Center Benutzer ist ein Conferencing Center Teilnehmer der ein Benutzerkonto besitzt Das Benutzerkonto wird vom Conferencing Center Administrator im Scheduler konfiguriert Folgende Optionen stehen einem Conferencing Center Benutzer zus tzlich zu den Optionen eines Conferencing Center Teilnehmers zur Verf gung e Planen von Konferenzen e Anzeigen und Verwalten der von ihm gebuchten Konferenzen e Verwalten seines Benutzerkontos und des lokalen Adressbuchs Conferencing Center Host Ein Conferencing Center Host ist ein Conferencing Center Benutzer der einer geplanten Konferenz zugewiesen wird Pro Konferenz kann nur eine Person als Host fungieren Der Host wird der Konferenz bei der Buchung zugewiesen Ein Host wird bei aktivierter Webunterst tzung ben tigt nicht jedoch f r eine Audiokonferenz Folgende Optionen stehen einem Conferencing Center Host zus tzlich zu den Optionen eines Conferencing Center Benutzers zur Verf gung e Hochladen von Dateien zur gemeinsamen Nutzung w hrend einer Internetkonferenz e ndern des Status aller Teilnehmer w hrend einer Konferenz in Echtzeit e Halten eines privaten Web Chats mit einem einzelnen Teilnehmer e Nutzen der Fl sterfunktion zum Sprechen mit einem bestimmten Teilnehmer e Eingeben von Fragen zur Abstimmung und Erhalten der Abstimmungsergebnisse per E Mail e Stumm schalten aller Teilnehmer und Wiederaufnehmen der Unterhaltung Conferencing Center Administrator Conferencing Center
66. nd Es kann nur einen Administrator f r Conferencing Center geben Weitere Informationen finden Sie unter Administratorfunktionen Als Benutzer stehen Ihnen vier Registerkarten zur Verf gung die Links zu verschiedenen Funktionen enthalten Die Registerkarten die Ihnen als Benutzer zur Verf gung stehen sind Konferenzen e Sie k nnen eine Konferenz buchen Weitere Informationen finden Sie unter Konferenz buchen e Sie k nnen Ihre ausstehenden Konferenzen anzeigen und aktualisieren Weitere Informationen finden Sie unter Konferenzen verwalten e Sie k nnen Ihre gerade stattfindenden Konferenzen anzeigen Weitere Informationen finden Sie unter Konferenzen verwalten e Sie k nnen die verf gbaren Konferenzressourcen anzeigen Weitere Informationen finden Sie unter Konferenzressourcen e Sie k nnen Konferenzvorlagen erstellen und verwenden Weitere Informationen finden Sie unter Konferenzvorlagen e Sie k nnen Pr sentationsdateien an eine webbasierte Konferenz anh ngen Weitere Informationen finden Sie unter Dateipr sentationen in einer Internetkonferenz Mein Profil e Sie k nnen Ihr eigenes Benutzerkonto verwalten Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten Ihres Profils Hilfe e Zugriff auf Hilfedateien und Videolernmaterial Beenden e Beenden Sieden Scheduler Weitere Informationen finden Sie unter Beenden von Scheduler Conferencing Center Benutzerhandbuch Seite 25 IP Office 3 2 15 601010 27 06 2006 C
67. ne MHT Datei an eine ausstehende Konferenz an 1 Klicken Sie in der Registerkarte Konferenzen auf den Link Datei hochladen Das Fenster zum Hochladen von Dateien f r ausstehende Konferenzen wird ge ffnet Datei f r ausstehende Konferenzen hochgeladen 100215 Neue Projekte 26 05 2006 15 00 Charles ur File List 661111 Schulungsplan 30 05 2006 14 00 E 60 4 Chartes E File List 233100 Neue Projekte 131 05 2008 12 00 30 12 Charles GE File List 1 Lei 2 Klicken Sie auf das Symbol Ke der Konferenz der Sie die Dateien anf gen m chten Das Fenster Datei hochladen wird ge ffnet Datei hochladen Datei ausw hlen Dateiname Browse P Browse SE Browse Klicken Sie hier um die Datei in das HTML Format zu konvertieren Klicken Sie hier um die ausgew hlte HTML Datei hochzuladen _Hochiaden Die hochgeladenen Dateien liegen nur f r die Dauer der Konferenz vor Um sie dauerhaft aufzubewahren m ssen Sie davon einen Kopie erstellen Klicken Sie auf Durchsuchen um die MHT Datei zu finden W hlen Sie die Datei aus und klicken Sie auf ffnen Optional Geben Sie im Feld Dateiname einen aussagekr ftigen Namen f r die Datei ein Daag Optional Wiederholen Sie die Schritte 3 bis 5 um zwei weitere Datein hochzuladen Seite 44 Conferencing Center Benutzerhandbuch 15 601010 27 06 2006 IP Office 3 2 Conferencing Center Scheduler 7 Klicken Sie auf die Schaltfl che
68. nen Sie folgende Schritte ausf hren e Geben Sie eine andere Uhrzeit oder einen anderen Datumsbereich f r Ihre Konferenz an e Verringern Sie die Teilnehmerzahl indem Sie mehrere Teilnehmer zu einem Teilnehmer zusammenfassen und die Teilnehmer auffordern der Konferenz als Gruppe beizuwohnen e Ersuchen Sie den Conferencing Center Administrator zus tzliche Ressourcen zuzuweisen Wir empfehlen diese Option als letzte M glichkeit in Betracht zu ziehen da die Systemressourcen sorgf ltig auf verschiedene Systemanforderungen verteilt wurden Das Zuweisen zus tzlicher Ressourcen zu Power Conferencing bedeutet dass die Ressourcen anderen Aspekten des Systems abgezogen werden m ssen Das kann sich negativ auf die Gesamtleistung des Systems auswirken Hinweis e Nur der Conferencing Center Administrator kann zus tzliche Ressourcen zuweisen Seite 42 Conferencing Center Benutzerhandbuch 15 601010 27 06 2006 IP Office 3 2 Conferencing Center Scheduler Dateipr sentationen in einer Internetkonferenz berblick Im Zuge einer laufenden Konferenz kann der Host den Webclient verwenden um Dateien hochzuladen und den Teilnehmern zu pr sentieren Nur der Konferenz Host kann Dateien w hrend der Konferenz zur Verf gung stellen Weitere Informationen erhalten Sie unter Gemeinsame Nutzung einer Pr sentation Mit dem Conference Center Scheduler k nnen Dateien mit einer ausstehenden Konferenz verkn pft werden Weiter Informationen finden
69. nennenennnnnnnnnnnnnnnnnnnnen nenne 43 Anf gen einer Datei an eine ausstehende Konferenz nn 44 K nferenzvorlagena EE 46 NIE EE 46 Planen einer Konferenz unter Verwendung einer Vorlage 47 Erstelle einer V rlage 2 4 8E2n ana en ana hun un da ge eeh ene deen Eege egen er 48 Verwenden des Adressbuchse zu nl Tr 49 berblick EC EEN 49 Verwalten des eigenen Adressbuchs tt ttttttttt ttnt tttttEEEEEEAAStEEEEEEn Enner nEEEE nenene 50 L schen von Kontakten sssssssseeeseseseeerrttrtttttttttttttttttttttttEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEE 50 And rr von Kontakten EE 50 Meine K ntakte EE 50 Exame KOMAK Ea eeaeee ee ERER aa Ere Ee rE EA RE TEA RRE RA RRE EAA ARAE TEAR RR RER BER ARSA AAAI E 51 Interne Kontakle 2 22 Heeres enereerpep pp TENSES TTSS S A 51 Hinzuf gen von Kontakten zu einer konterenz nn nn 51 Administr tor F nktionen 2 2 22202 nennen esse TE EEEE EEEE EEEE Er Tree 52 berblick aa m rear 52 Een eu EE 53 Verwalten von konten 53 Erstellen eines neuen K ntosinun aan en en eier 53 Aktualisieren eines K ntos r 2 rn HR RI EE ARERR ANANS TOSTAAT a TA kenne 54 L schen sines KONOS ee ER IM 54 ee EE 55 Ire ER 55 Erstellen allgemeiner Reports 5 222 2 2 2 544 33332320842 545402023800 Ea he edd D se Zoos 55 Berichterstellung f r bestimmte Konferenzen ssssssseeessssssrrrrrttttsttttirrrttttttttrrrttttssstsssttrrrnnnetnt 56 Batenbanksicherung L
70. nferencing Center Benutzerhandbuch 15 601010 27 06 2006 IP Office 3 2 Conferencing Center Scheduler Erstellen einer Konferenz Eine Konferenz kann mit Hilfe des Links Neue Konferenz erstellen gebucht werden Beachten Sie beim Buchen einer Konferenz dass die eingegebenen Details abgesehen vom Konferenznamen nicht mehr ge ndert werden k nnen nachdem die Buchung durchgef hrt wurde Gehen Sie wie folgt vor um eine Konferenz zu buchen 1 Klicken Sie auf der Registerkarte Konferenzen auf den Link Neue Konferenz erstellen 2 Geben Sie Informationen in die folgenden Felder ein e Name Konferenzname e Datum Tag Monat Jahr Datum an dem die Konferenz abgehalten wird Geben Sie das Datum manuell ein oder klicken Sie auf GERS w hlen Sie das gew nschte Datum aus dem aufgerufenen Kalender aus e Startzeit 24 Stunden Format SS MM Uhrzeit zu der die Konferenz gestartet wird e Dauer Dauer der Konferenz in Minuten Diese Zahl muss innerhalb des vom Conferencing Center Administrator festgelegten Konferenzdauerlimits liegen Geben Sie die Dauer manuell ein Lu g oder passen Sie sie mit Y an e Teilnehmerzahl Die Anzahl der Konferenzteilnehmer Diese Zahl muss innerhalb der Grenze f r maximal zul ssige Teilnehmer liegen die auf dem Bildschirm Konferenzressourcen anzeigen angezeigt E wird Geben Sie die Dauer manuell ein oder passen Sie sie mit Y an e Wartemusik Optional Aktivieren Sie diese Option wenn Musik wiederge
71. nferenz wird eine akustische Warnung ausgegeben X steht f r die Anzahl der in diesem Feld definierten Minuten Dieser Wert muss unter der geplanten Konferenzdauer liegen Wenn Sie eine Null eingeben wird f r diese Konferenz keine Warnung ausgegeben e Die Option Ansagen ein muss ausgew hlt werden wenn die Konferenzende Warnung ausgegeben werden soll Br ckennummer Dies ist eine bestimmte Telefonnummer die Teilnehmer anrufen um an der Konferenz teilzunehmen Ist standardm ig keine Telefonnummer vorgegeben wenden Sie sich bitte an den Systemadministrator Wenn Sie eine Telefonnummer eingeben lassen Sie dabei Leerzeichen weg z B 917061234567 Wird eine Konferenz nur f r interne Teilnehmer erstellt kann dieses Feld leer bleiben wenn Voicemail pro Zuordnungen erstellt wurden Interne Teilnehmer k nnen sich mit einem Funktionscode in einen Konferenz einw hlen Ansagen ein Standard Aus Ist diese Option aktiviert k ndigt Conferencing Center den Namen eines Teilnehmers an der sich der Konferenz anschlie t oder die Konferenz verl sst Webunterst tzung ein Standard Aus Bei Aktivierung ist der Zugriff auf den Webclient f r alle Teilnehmer als Erg nzung zur Audiokonferenz verf gbar Wenn Webunterst tzung ein aktiviert wird muss auch PIN Pr fung ein aktiviert werden um eindeutig zu pr fen welche Teilnehmer an einer Konferenz teilnehmen Weitere Informationen finden Sie unter Webclient PIN Pr fung ein Standard
72. nistrator eingegeben wurden ferner jegliche von Ihnen manuell eingegebene Kontakte Meine Kontakte Klicken Sie in dieser Liste der Kontakte auf die Auswahlschaltfl che f r die Kontaktperson die Sie der geplanten Konferenz hinzuf gen m chten und klicken Sie auf die Schaltfl che Zu Konferenz hinzuf gen Die Kontaktdetails werden in die entsprechenden Felder eingef gt Die Kontaktdetails Name Nebenstelle Telefonnummer und E Mail Adresse h ngen von den Daten ab die vom IP Office Systemadministrator eingegeben wurden Weitere Informationen erhalten Sie unter Adressbuch berblick 4 Klicken Sie auf Aktualisieren um die Details zu speichern Das Fenster Konferenz aktualisieren wird ge ffnet und best tigt dass der Eintrag aktualisiert wurde 5 Klicken Sie auf OK Seite 32 Conferencing Center Benutzerhandbuch 15 601010 27 06 2006 IP Office 3 2 Conferencing Center Scheduler L schen einer Konferenz Nach dem Buchen einer Konferenz k nnen Sie die Hauptkonferenzdetails nicht mehr ndern Wenn nderungen an den Hauptkonferenzdetails erforderlich sind m ssen Sie die Konferenz l schen und erneut buchen Zum Beispiel haben Sie 11 Personen die zu einer Konferenz eingeladen werden m ssen es wurden aber nur 10 Teilnehmer eingegeben Die Hauptkonferenzdetails sind Datum Startzeit Dauer Teilnehmerzahl Wartemusik Gehen Sie wie folgt vor um eine Konferenz zu l schen 1 Klicken Sie auf die Registerkarte Kon
73. nschten Zeitraum und zeigen Sie die Ressourcenverf gbarkeit an a P a N e Wenn Systemressourcen verf gbar sind wird v neben dem jeweiligen Zeitbereich angezeigt Weitere Informationen finden Sie unter Ressourcenanzeigefenster e Wenns neben dem von Ihnen gew nschten Zeitbereich angezeigt wird stehen nicht gen gend Konferenzressourcen zur Verf gung Weitere Informationen finden Sie unter Einsetzen der verf gbaren Ressourcen Falls Sie die Ressourcenverf gbarkeit f r ein anderes Datum und oder eine andere Teilnehmerzahl berpr fen m chten aktualisieren Sie das Feld Datum und oder Teilnehmerzahl mit neuen Werten und klicken auf Ressourcen pr fen Eine aktualisierte Aufstellung verf gbarer Ressourcen wird angezeigt Conferencing Center Benutzerhandbuch Seite 39 IP Office 3 2 15 601010 27 06 2006 Conferencing Center Benutzerhandbuch Anzeigen von Konferenzressourcen Das Fenster Konferenzressourcen anzeigen ndert sich wenn die Konferenzressourcenverf gbarkeit berpr ft wird Konferenzressourcen anzeigen Max Konferenzzahl 8 Max Teilnehmerzahl 29 Erforderliches Konferenzdatum 18 05 2006 Erforderliche Teilnehmerzahl 26 verwendete Ressourcen Schl ssel Konferenzzahl Teilnehmerzahl D 13 30 v E 13 40 v E 13 50 X 1 4 D 14 00 X 1 4 D 14 10 X 1 4 E 14 20 X 1 4 D 14 30 X 1 4 O 14 40 X 1 4 D 14 50 X 1 4 D 15 00 vy D 15 10 v Im Ressourcenanzeigefenster werden die Ressourcen die f
74. nz verbunden Hinweis e Wurde f r Teilnehmer die Stummschaltung aktiviert bleibt die Fl sterfunktion dennoch m glich Conferencing Center Benutzerhandbuch Seite 15 IP Office 3 2 15 601010 27 06 2006 Conferencing Center Benutzerhandbuch Stummschalten von Teilnehmern Der Host kann alle Konferenzteilnehmer stumm schalten Die Schaltfl che CR Alle Stumm schalten ist nur dann verf gbar wenn sich mindestens ein Teilnehmer im Modus Sprechen und zuh ren befindet Der Host kann die Unterhaltung f r alle Teilnehmer oder f r einzelne Teilnehmer wieder aufnehmen So werden alle Teilnehmer stumm geschaltet e Klicken Sie auf MS So wird f r alle Teilnehmer die Unterhaltung wieder aufgenommen de e Klicken Sie auf X Folgende Regeln werden angewendet wenn Sie die Funktion zum Stummschalten aller Teilnehmer verwenden e Das Stummschalten eines Teilnehmers wirkt sich nicht auf die Fl sterfunktionen aus Der Host kann mit einem stumm geschalteten Teilnehmer weiterhin die Fl steraktion durchf hren Wenn der Teilnehmer sich im Fl stermodus befindet und der Host die Stummschaltung aller Teilnehmer aktiviert bleibt der Teilnehmer im Fl stermodus e Teilnehmer die sich der Konferenz noch nicht zugeschaltet haben sind nicht von der Funktion zum Stummschalten aller Teilnehmer betroffen wenn sie sich der Konferenz anschlie en Z e Klicken Sie auf de um die Teilnehmer in den vorherigen Modus zu schalten Befindet sich ei
75. onferencing Center Benutzerhandbuch Anmelden im Conferencing Scheduler F r den Zugriff auf Conferencing Center Scheduler m ssen Sie ber ein Benutzerkonto und ein Kennwort verf gen Stellen Sie sicher dass die Benutzer ID und das Kennwort exakt den vom Conferencing Center Administrator zugewiesenen Angaben entsprechen da bei der Eingabe die Gro Kleinschreibung ber cksichtigt werden muss Sie haben drei Versuche f r die Anmeldung in Conferencing Center Nach dem dritten erfolglosen Versuch werden Sie zu einer Anmeldefehlerseite weitergeleitet Wenn Sie nicht ber ein Benutzerkonto verf gen oder Ihre Benutzer ID oder Ihr Kennwort vergessen haben wenden Sie sich an den Conferencing Center Administrator So starten Sie den Scheduler ffnen Sie den Internet Explorer Geben Sie die URL wie folgt ein http lt web_server name gt AVECS Dr cken Sie Eingabe 1 2 3 Geben Sie Ihre Benutzer ID und Ihr Kennwort ein 4 Klicken Sie auf Anmelden Falls Sie ausstehende Konferenzen haben wird eine Liste dieser Konferenzen angezeigt Falls Sie keine ausstehenden Konferenzen haben wir die Meldung Keine Konferenzen gefunden angezeigt Klicken Sie auf OK und navigieren Sie zur gew nschten Seite 661111 Schulungsplan 30 05 2006 14 00 20 Eile List 233100 Neue Projekte 31 05 2006 12 00 22 Eile List 1 Verwalten Ihres Profils Im Fenster Mein Profil k nnen Sie Ihr pers
76. r Gehen Sie wie folgt vor um eine Datei f r die Anzeige f r alle Teilnehmer auszuw hlen und zu synchronisieren 1 W hlen Sie die gew nschte Datei aus der Dropdownliste Datei ausw hlen aus Die Dateiadresse wird im Adressfeld angezeigt 2 Klicken Sie auf die Schaltfl che Laden Der Dateiinhalt wird auf Ihrem Bildschirm angezeigt 3 Klicken Sie auf ZS um die Datei f r andere Teilnehmer f r die Anzeige auf deren Webclient zu synchronisieren Seite 18 Conferencing Center Benutzerhandbuch 15 601010 27 06 2006 IP Office 3 2 Conferencing Center Web Client Web Chat berblick Sie k nnen w hrend einer Konferenz eine Nachricht an den Konferenz Host und die anderen Konferenzteilnehmer senden Der Host kann eine private Mitteilung an jeden beliebigen Teilnehmer oder eine ffentliche Mitteilung an alle Teilnehmer senden Teilnehmer k nnen nur eine private Nachricht an den Host oder eine ffentliche Nachricht an alle Teilnehmer senden Sie k nnen keine privaten Nachrichten an andere Teilnehmer senden Die Nachrichten werden als Chat Nachrichten bezeichnet Die Nachrichten werden im Chat Fenster im unteren Bereich des Fensters angezeigt Die Abstimmungs und Chat Fenster befinden sich im selben Bildschirmbereich Klicken Sie auf die Registerkarte Chat um diese in den Vordergrund zu holen Trifft eine neue Nachricht ein wenn die Abstimmungsregisterkarte ausgew hlt ist wird die Registerkarte Chat rot Die Registerkarte C
77. r Benutzerhandbuch Seite 49 IP Office 3 2 15 601010 27 06 2006 Conferencing Center Benutzerhandbuch Verwalten des eigenen Adressbuchs Au erhalb von Vorg ngen zur Konferenzbuchung und Teilnehmeraktualisierung k nnen Benutzer ber die Registerkarte Mein Profil Ihre Adressb cher anzeigen und verwalten Der Zugriff auf das Lokale Adressbuch von dieser Registerkarte aus dient nur zum Anzeigen und Verwalten von Kontaktinformationen die M glichkeit einer Konferenz einen Kontakt hinzuzuf gen ist also nicht gegeben So zeigen Sie das eigene Adressbuch an und verwalten es 1 Klicken Sie auf Mein Profil 2 Klicken Sie auf Lokales Adressbuch Die unter der Registerkarte Meine Kontakte vorhandenen Informationen werden angezeigt Von diesem Fenster aus k nnen Sie Kontakte ndern und l schen sowie neue Kontakte hinzuf gen Die Liste der ber das IP Office System erstellten und gewarteten internen und externen Kontakte steht ber die Registerkarten Extern und Intern ebenfalls zur Verf gung L schen von Kontakten In Conferencing Center k nnen Kontakte nur ber die Registerkarte Meine Kontakte gel scht werden Wird ein Kontakt im Fenster Meine Kontakte gel scht wird er dadurch nicht aus der Kontaktliste Extern oder Intern gel scht da diese innerhalb des IP Office Systems erstellt und gewartet werden So l schen Sie einen Kontakt 1 Klicken Sie auf das Auswahlfeld das den zu l schenden Kontakten entspricht 2 Klicken Sie
78. r Ihre angegeben Einstellungen verf gbar sind im folgenden Format angezeigt EWenn Ressourcen f r die gew hlten Einstellungen und den gew nschten Zeitraum zur Verf gung stehen werden durch Klicken auf dieses Symbol die folgenden Informationen ins Fenster Neue Konferenz erstellen bernommen wo eine Konferenz geplant werden kann Liste der Zeiteintr ge Zeitbereiche die ab 00 00 Uhr in einem Abstand von 10 Minuten aufgef hrt werden Status der Ressourcenverf gbarkeit v Ressourcen verf gbar x Ressourcen nicht verf gbar Zahl die dem Symbol zur Angabe der Ressourcenverf gbarkeit unmittelbar folgt Die Anzahl der f r diesen bestimmten Zeitrahmen geplanten Konferenzen Anzahl in Klammern Die Gesamtzahl der Teilnehmer die innerhalb des bestimmten Zeitrahmens auf Conferencing Center zugreifen Seite 40 Conferencing Center Benutzerhandbuch 15 601010 27 06 2006 IP Office 3 2 Conferencing Center Scheduler Buchen einer Konferenz mit dem Fenster Konferenzressourcen Eine Konferenz kann ber das Fenster Konferenzressourcen anzeigen geplant werden Diese Option bietet eine Liste der verf gbaren Ressourcen auf der Grundlage des Datums und der Teilnehmerzahl Anschlie end k nnen Sie die Konferenzstartzeit ausw hlen und mit dem Buchen der Konferenz fortfahren Wenn Ihr Konferenzsystem sehr ausgelastet ist und die Ressourcen begrenzt sind empfiehlt es sich genau zu wissen welche Ressourcen zur Planung einer Konferenz ve
79. rblick Es kann in Echtzeit ber Fragen abgestimmt werden die vom Konferenz Host gestellt werden Die Abstimmung ist nur verf gbar wenn der Host eine Frage zur Abstimmung eingibt Weitere Informationen finden Sie unter Senden von Fragen f r eine Abstimmung Trifft eine neue Frage zur Abstimmung ein wenn die Registerkarte Web Chat ausgew hlt ist wird die Registerkarte Abstimmung rot Die Registerkarte Abstimmung bleibt rot bis sie ausgew hlt und die Abstimmungsfrage angezeigt werden Wenn Sie eine Frage zur Abstimmung erhalten k nnen Sie auf die Frage antworten Weitere Informationen finden Sie unter Eingeben von Abstimmungsantworten Alle Konferenzteilnehmer k nnen die Ergebnisse der Abstimmung sehen Weitere Informationen finden Sie unter Anzeigen von Abstimmungsergebnissen Senden von Fragen f r eine Abstimmung Nur der Host kann Fragen zur Abstimmung eingeben Eine Abstimmungsfrage muss eine geschlossene Frage sein Stimmen Sie Aussage 1 zu ist beispielsweise eine geeignete Frage ber die Teilnehmer abstimmen k nnten So senden Sie eine Abstimmungsfrage 1 Geben Sie die Abstimmungsfrage in das Textfeld Frage zur Abstimmung im unteren Bereich des Webclient Fensters ein Die Abstimmungsfrage kann bis zu 512 Zeichen enthalten 2 Klicken Sie auf Senden Es dauert einige Sekunden bis die Frage an alle Konferenzteilnehmer gesendet ist Wenn die Frage im gr eren Textfeld angezeigt wird wurde sie gesendet Auch
80. ren muss beim Buchen der Konferenz und beim Aktivieren der E Mail Funktion eine g ltige E Mail Adresse des Hosts eingegeben worden sein Der E Mail Client muss HTML aktiviert sein Die folgenden Informationen sind in der E Mail verf gbar e Konferenzname e Abstimmungsfragen e Abstimmungsergebnisse f r alle am Webclient angemeldeten Teilnehmer e Eine Aufschl sselung der einzelnen Abstimmungsergebnisse pro Frage Beenden des Webclients Wenn Sie den Webclient beenden werden Sie zu der Startseite des Browsers geleitet W hrend einer stattfindenden Konferenz k nnen sich Teilnehmer im Webclient mehrmals an bzw abmelden Das Statussymbol der Teilnehmer ndert sich entsprechend Beenden des Webclient e Klicken Sie auf D um sich beim Webclient abzumelden Conferencing Center Benutzerhandbuch Seite 23 IP Office 3 2 15 601010 27 06 2006 Conferencing Center Scheduler berblick Der Conferencing Center Scheduler wird zum Planen und Verwalten von Konferenzen verwendet Eine Konferenz kann als unabh ngige Audiokonferenz oder zusammen mit einer webbasierten Konferenz gebucht werden Bei einer Webkonferenz kann der Konferenz Host die Optionen der Echtzeitabstimmung Pr sentationen und Stummschaltung verwenden Weitere Informationen finden Sie unter Conferencing Center Web Client Welche Funktionen in Conferencing Center Scheduler verf gbar sind h ngt davon ab ob Sie als regul rer Benutzer oder als Administrator angemeldet si
81. rf gbar sind Sie sparen dadurch Zeit und planen keine Konferenzen bei denen sich sp ter herausstellt dass die Ressourcen nicht verf gbar sind Nach dem Buchen der Konferenz k nnen Teilnehmerinformationen und zus tzliche Konferenzdetails ber die geplante Konferenz eingegeben werden Wenn diese Angaben noch nicht verf gbar sind k nnen sie auch zu einem sp teren Zeitpunkt vor Beginn der Konferenz erg nzt werden Gehen Sie wie folgt vor um eine Konferenz zu buchen 1 Klicken Sie auf der Registerkarte Konferenzen auf den Link Konferenzressourcen anzeigen 2 Geben Sie die verf gbaren Konferenzinformationen ein EElDatum Geben Sie das Konferenzdatum ein Teilnehmerzahl Geben Sie die Zahl der Konferenzteilnehmer ein 3 Klicken Sie auf Ressourcen anzeigen Scrollen Sie zum Zeitrahmen in dem die Konferenz beginnen soll Weitere Informationen finden Sie unter Anzeigen von Konferenzressourcen e Einv zeigt an dass der Zeitbereich verf gbar ist Klicken Sie auf dasi das der erforderlichen Zeit entspricht Dadurch gelangen Sie zum Bildschirm Neue Konferenz erstellen Fahren Sie mit dem n chsten Schritt fort e xXbedeutet dass die Ressourcen nicht verf gbar sind Geben Sie entweder ein anderes Datum oder eine andere Teilnehmerzahl ein und klicken Sie erneut auf Ressourcen anzeigen um aktuelle Ressourceninformationen abzurufen 4 Der Bildschirm Neue Konferenz erstellen wird angezeigt Datum Teilnehmerzahl und Startzeit d
82. richtet hat Seite 8 Conferencing Center Benutzerhandbuch 15 601010 27 06 2006 IP Office 3 2 Einf hrung Verwendung der Sprachbenachrichtigung ber Konferenz Wenn Sprachbenachrichtigung ber Konferenz VCN beim Buchen der Konferenz aktiviert wurde erhalten Sie einen Telefonanruf der Sie ber die Konferenz benachrichtigt Gehen Sie wie folgt vor um auf einen VCN Anruf zu antworten e Dr cken Sie die 1 um an der Konferenz teilzunehmen Wenn die PIN Pr fung aktiviert wurde werden Sie nach dem Dr cken der 1 aufgefordert die PIN Nummer einzugeben e Dr cken Sie die 2 um den Anruf abzulehnen e Dr cken Sie die 3 wenn Sie nicht verf gbar sind Wenn Ihre Telefonleitung besetzt ist w hlt VCN alle drei Minuten die Leitung zwei weitere Male an und informiert Sie ber die Konferenz wenn die Leitung frei ist Teilnehmen an einer Konferenz mit dem Phone Manager Wenn IP Office Phone Manager Pro v3 0 oder eine h here Version installiert ist kann auf den Scheduler und den Webclient zugegriffen werden d Klicken Sie im Phone Manager auf dieses Symbol um das Conferencing Center Scheduler Anmeldefenster zu ffnen Wenn Sie ber ein Conferencing Center Benutzerkonto verf gen k nnen Sie sich anmelden und eine Konferenz planen D Klicken Sie im Phone Manager auf dieses Fenster um das Conferencing Center Web Client Anmeldefenster zu ffnen Wenn Sie planm ig an einer Konferenz teilnehmen sollen und diese bereits akti
83. sstehenden Konferenzen werden angezeigt EE Klicken Sie f r die zu aktualisierende Konferenz auf die Schaltfl che ro Geben Sie die E Mail Adressen f r alle Teilnehmer ein die E Mail Benachrichtigung w nschen Klicken Sie auf die den einzelnen Teilnehmern entsprechenden Felder E Mail Klicken Sie auf Aktualisieren Klicken Sie auf E Mails senden Wenn Sie nicht auf E Mails senden klicken werden keine E Mail Benachrichtigungen versendet Die in den Benachrichtigungen enthaltenen Informationen h ngen von der Konferenzbuchung ab Bei Bereitstellung der entsprechenden Informationen wird eine E Mail Best tigung mit den folgenden Einzelheiten an Konferenzteilnehmer versendet Konferenzname und ID Datum und Startzeit der Konferenz Konferenzdauer Konferenzdetails PIN des Teilnehmers Br ckennummer zum Einw hlen in die Konferenz Die URL des Webclients falls Webunterst tzung aktiviert wurde Name und Telefonnummer des Hosts der Konferenz Conferencing Center Benutzerhandbuch Seite 37 IP Office 3 2 15 601010 27 06 2006 Conferencing Center Benutzerhandbuch Teilnehmerdetails hinzuf gen Teilnehmerdetails liefern dem System die Informationen zur Kontaktaufnahme mit den einzelnen Konferenzteilnehmern Diese Details in Conferencing Center Scheduler an zwei Stellen eingegeben werden Es werden jeweils nur acht Eingabebereiche f r Teilnehmer gleichzeitig auf dem Bildschirm angezeigt Klicken Sie bei mehr als 8 Teilnehmern
84. t wenn Sie die Vorlage zum Buchen der erneuten Konferenz verwenden 3 Die Konferenzvorlage wird anhand der Konferenz ID gespeichert und kann mit Hilfe der Verkn pfung Meine Konferenzvorlagen in der Registerkarte Konferenzen aufgerufen werden Wenn die Vorlage gespeichert wurde wird die gebuchte Konferenz im Link Ausstehende Konferenzen gelistet Nach dem Speichern einer Konferenz als Vorlage stehen die gespeicherten Vorlagen ber den Link Meine Konferenzvorlagen in der Registerkarte Konferenzen zur Verf gung Jeder Benutzer kann maximal 20 Vorlagen speichern Die einzelnen Vorlagen enthalten die folgenden Informationen e Konferenz ID Dieselbe Konferenz ID wird f r alle Konferenzen wiederverwendet die ber die entsprechende Vorlage gebucht werden Klicken Sie auf den Link der Konferenz ID um eine neue Konferenz anhand der Konferenzvorlage zu erstellen e Konferenzname Name der Konferenz zum Zeitpunkt der Erstellung der Vorlage Der Konferenzname kann aktualisiert werden wenn eine neue Konferenz mit dieser Vorlage geplant wird e Teilnehmerzahl Anzahl der f r die Konferenz geplanten Teilnehmer Die Teilnehmerzahl kann aktualisiert werden wenn eine neue Konferenz mit dieser Vorlage geplant wird H 4X Symbol l schen L scht die entsprechende Vorlage Es wird keine Best tigungsmeldung ausgegeben Weitere Informationen finden Sie unter L schen einer Konferenz Seite 48 Conferencing Center Benutzerhandbuch 15 601010 27 06
85. takten hinzuf gen Interne Kontakte Die Kontaktliste Intern enth lt Kontaktdetails die vom IP Office Systemadministrator im Manager konfiguriert wurden Diese Kontakte sind f r alle Benutzer von Conferencing Center Scheduler verf gbar Das Hinzuf gen von Kontakten aus der Kontaktliste Intern zur Liste Meine Kontakte ist n tzlich um all Ihre h ufig verwendeten Kontakte in einer List zusammenzuf hren So f gen Sie der Liste Meine Kontakte einen Kontakt hinzu 1 Klicken Sie in der Kontaktliste Intern auf die Auswahlfelder die den Kontakten entsprechen die Sie unter Meine Kontakte hinzuf gen m chten 2 W hlen Sie Zu meinen Kontakten hinzuf gen Hinzuf gen von Kontakten zu einer Konferenz Kontaktdetails k nnen einer Konferenz nur dann hinzugef gt werden wen auf das Lokale Adressbuch im Rahmen der Konferenzbuchung oder aktualisierung zugegriffen wird Wenn auf das Lokale Adressbuch au erhalb der Konferenzbuchung oder aktualisierung zugegriffen wird z B ber die Registerkarte Mein Profil dient es nur Anzeige und Wartungszwecken Informationen zum Hinzuf gen eines Teilnehmers zu einer Konferenz finden Sie unter Hinzuf gen von Teilnehmern zu einer Konferenz Details zum Aktualisieren von Teilnehmerinformationen f r ausstehende Konferenzen finden Sie unter Aktualisieren einer Konferenz Conferencing Center Benutzerhandbuch Seite 51 IP Office 3 2 15 601010 27 06 2006 Conferencing Center Benutzerhandbuch
86. te Br ckennummer Start und Endzeit enthalten e Teilnehmerdetails Die Details der Teilnehmer der Konferenz wie Status und Zeit des Konferenzausstiegs und einstiegs Conferencing Center Benutzerhandbuch Seite 55 IP Office 3 2 15 601010 27 06 2006 Conferencing Center Benutzerhandbuch Berichterstellung f r bestimmte Konferenzen Reports k nnen f r stattgefundene Konferenzen erstellt werden Gehen Sie wie folgt vor um einen Report f r eine Konferenz zu erstellen 1 Klicken Sie auf die Registerkarte Reports 2 Klicken Sie auf Liste der Konferenzen f r Berichterstellung 0 amo Sommer Der romener 157490 fred 10 05 2006 12 00 Einzel Report Abstimmungs berblick File List 383153 Review 11 05 2006 11 05 60 4 Einzel Report Abstimmungs berblick Die List F r jede angef hrte Konferenz stehen ein Einzel Report und ein Abstimmungs Report zur Verf gung Einzel Report Zeigt Informationen zu bestimmten Konferenzen mit den folgenden Kategorien an e Konferenzdetails Die Details der Konferenz des Reports wie Konferenz ID verwendete Br ckennummer Start und Endzeit usw e Teilnehmerdetails Die Details der Teilnehmer der Konferenz wie Status und Zeit des Konferenzausstiegs und einstiegs Abstimmungs berblick Wenn w hrend einer Konferenz eine Abstimmung stattgefunden hat zeigt dieser Report Informationen zu einer bestimmten Konferenz mit folgenden Kategorien an e Konferenzdetails Die
87. ten In Conference Center Scheduler k nnen Sie die Nummer an dieser Stelle entfernen oder aktualisieren Die Konferenzbr ckennummer wird in den Best tigungs E Mails angezeigt wenn die E Mail Option aktiviert ist URL f r Webclient Geben Sie den Pfad zum Webserver wie folgt ein http lt web_server _name gt AVECSWEB Diese URL steht in den Best tigungs E Mails der Teilnehmer zur Verf gung wenn die Optionen Webunterst tzung und E Mail im Rahmen der Konferenzplanung aktiviert wurden Konferenzende Warnung Min Standard 10 Minuten X Minuten vor dem geplanten Ende der Konferenz wird eine akustische Warnung ausgegeben X steht f r die Anzahl der in diesem Feld definierten Minuten Diesen Wert k nnen Benutzer von Conferencing Center f r jede Konferenz individuell konfigurieren Conferencing Center Benutzerhandbuch Seite 61 IP Office 3 2 15 601010 27 06 2006 Conferencing Center Benutzerhandbuch Beenden von Scheduler Beenden Sie den Conferencing Center Scheduler durch Klicken auf die Schaltfl che Beenden Sie werden zur Startseite des Browsers geleitet Seite 62 Conferencing Center Benutzerhandbuch 15 601010 27 06 2006 IP Office 3 2 Glossar A Audioressourcen Audioressourcen spiegeln die auf der IP Office Steuereinheit verf gbaren Audiokan le wider Der Prozentsatz wird anhand der Gesamtanzahl von Audioressourcen berechnet die f r die gesamte IP Office Suite zur Verf gung stehen B Benut
88. v ist k nnen Sie die Konferenz ID und PIN eingeben um an der Konferenz teilzunehmen Anrufen der Vermittlung IP Office SoftConsole zeigt aktive Konferenzen an die ber Conferencing Center gebucht wurden ber den SoftConsole Bildschirm kann die Vermittlung g ltige Teilnehmer zu aktiven Konferenzen hinzuf gen indem zuerst eine Anrufverbindung zu den g ltigen Teilnehmern hergestellt wird Diese Methode der Zuschaltung zu einer Konferenz sollte nach M glichkeit nicht verwendet werden da sie von folgenden Kriterien abh ngig ist e IP Office SoftConsole ist verf gbar und korrekt konfiguriert e Die SoftConsole Vermittlung muss Sie als g ltigen Konferenzteilnehmer erkennen Conferencing Center Benutzerhandbuch Seite 9 IP Office 3 2 15 601010 27 06 2006 Conferencing Center Web Client berblick Wenn eine Konferenz mit aktivierter Webunterst tzung erstellt wird k nnen Sie sich am Webclient anmelden Der Webclient bietet gegen ber einer Audiokonferenz zus tzliche Funktionen Die vom Webclient gebotenen Funktionen sind Pr sentationen Der Host kann eine Datei hochladen und an alle Teilnehmer der Webkonferenz schicken Weitere Informationen finden Sie unter Webpr sentationen Abstimmung Der Konferenz Host kann geschlossene Fragen eingeben ber die alle Konferenzteilnehmer abstimmen k nnen Weitere Informationen finden Sie unter Abstimmung Teilnehmerverfolgung Sie k nnen den Status anderer Teilnehmer sehen Weit
89. zer Person die ber die GUI auf einige jedoch nicht notwendigerweise alle Konferenzfunktionen zugreifen kann Der Benutzer verf gt ber ein Konto und kann Konferenzen buchen sowie die Details seines eigenen Kontos verwalten Das Konto des Benutzers muss vom Conferencing Center Administrator eingerichtet werden Br ckennummer Die den Teilnehmern mitgeteilte Telefonnummer mit der sie sich in eine Konferenz einw hlen k nnen Diese Nummer muss vom Systemadministrator festgelegt werden F Fl stern Die M glichkeit des Hosts ein privates Gespr ch mit einem Teilnehmer zu f hren w hrend er noch mit der Konferenz verbunden ist H Host Die Person die die Konferenz leitet Dieser Person stehen zus tzliche Konferenzfunktionen zur Verf gung ber die andere Teilnehmer nicht verf gen IS IIS ist Microsofts Beitrag zum Internet Servermarkt an dem sich au erdem Apache Sun Microsystems O Reilly und andere beteiligen Mit IIS stellt Microsoft ein Programmpaket zum Erstellen und Verwalten von Websites eine Suchmaschine sowie Support f r das Entwickeln webbasierter Anwendungen die auf Datenbanken zugreifen zur Verf gung K Konferenz ID Eine Nummer anhand derer eine Konferenz eindeutig identifiziert werden kann Diese Nummer wird au erdem von Teilnehmern f r den Zugriff auf Konferenzen verwendet an denen sie teilnehmen sollen Konferenzressourcen Konferenzressourcen spiegeln die auf der Steuereinheit verf gbaren Konf
90. zu werden Der Operator muss SoftConsole verwenden Weitere Informationen finden Sie unter Anrufen der Vermittlung e Die Symbole des Phone Managers verwenden Weitere Informationen finden Sie unter Teilnehmen an einer Konferenz mit dem Phone Manager Wenn Sie an einer Audiokonferenz teilnehmen zeigt ein Tonsignal an wann ein Teilnehmer sich der Konferenz anschlie t oder diese verl sst e 1 Piepton Ein Teilnehmer hat sich der Konferenz zugeschaltet oder hat eine Fl stersitzung beendet e 2 Piept ne Ein Teilnehmer hat die Konferenz verlassen oder eine Fl stersitzung er ffnet Einw hlen in eine Konferenz Der Zugriff ber die Einwahl ist mit Hilfe einer Br ckennummer verf gbar die der Konferenz bei der Buchung zugewiesen wurde Die Br ckennummer muss allen Teilnehmern bekannt gegeben werden So nehmen Sie an einer Konferenz teil 1 W hlen Sie die Br ckennummer Sie h ren die Aufforderung Geben Sie Ihre Konferenz ID ein und dr cken Sie anschlie end die Rautetaste um die Eingabe zu beenden 2 Geben Sie Ihre Konferenz ID ein und dr cken Sie die Rautetaste 3 Wenn die PIN Pr fung aktiviert wurde werden Sie aufgefordert eine PIN Nummer einzugeben Nach Eingabe der korrekten Informationen zeigt ein einzelner Piepton an dass Sie sich erfolgreich in die Konferenz eingew hlt haben Wird eine falsche ID oder PIN eingegeben h ngt die ausgef hrte Aktion von dem Anrufverlauf ab den der Systemadministrator einge

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