Cumulu Vault
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1. Abbrechen W hlen Sie im Feld Rechner den Rechner aus auf dem der Vault Server l uft und klicken Sie OK Cumulus verschiebt die ausgew hlten Assets zum Vault und sie unterliegen nun der Zugriffs und Versionskon trolle Check In und Check Out Die zwei Schritte Check Out und Check In bilden die Basis des Cumulus Vault Konzepts Sie stellen sicher dass nur ein Benutzer zur selben Zeit ein Asset bearbeiten kann und erm glichen Infor mationen zu den Versionen eines Assets zu speichern Haben Sie ein Check Out f r ein Asset durchgef hrt aber wollen das Asset CHECK IN UND CHECK OUT nicht als neue Version wieder einchecken k nnen Sie das Check Out r ckg ngig machen siehe Check Out zur cknehmen S 18 Check Out von Assets Wenn Sie ein Check Out f r ein Asset durchgef hrt haben plat ziert Cumulus eine Kopie der neusten Version an einen Ort den Sie ausgew hlt haben und blockiert den dazugeh rigen Datensatz im Cumulus Katalog Sie k nnen die Kopie des ausgecheckten Assets bearbeiten und dann als neue Version wieder einchecken Wenn Sie ein Check Out f r ein Asset durchf hren fragt Cumulus Sie nach zwei Informationen Welches Asset Speichermodul den Zielort f r die Kopie des Assets verwaltet Der Zielort ist meist ein Dateisystem wie das Windows oder Mac OS Dateisystem Der Zielort ist auf jeden Fall nicht Cumulus Vault Wohin genau die Kopie des Assets platziert werden soll zu2. Um das Fenster Versionshistorie zu ffnen 1 W hlen Sie den Datensatz des Assets aus dessen Versions historie Sie sehen m chten 2 W hlen Sie Asset Historie zeigen Das Fenster Versionshistorie wird ge ffnet ___ Versionen L schen ge Bearbeiten Copyrights aktualisiert 2 1 07 13 Hans Korrekturen AZ 2 28 00 11 03 08 Dirk Hilfe Die Spalten des Fensters zeigen Version Nummer der Version Je h her die Nummer desto neuer die Version Check In Datum Datum und Zeitpunkt wann die Version eingecheckt wurde Benutzer Name des Benutzers der die Version eingecheckt hat Kommentar Angaben des Benutzers der das Asset einge checkt hat Da die Spalte Kommentar nicht den gesamten Text wiedergeben kann gibt es unten im Fenster einen Bereich der den Text in voller L nge anzeigt www canto de 20 CUMULUS VAULT BENUTZERHANDBUCH Versions Informationen bearbeiten Die Felder Benutzername und Kommentar f r eine Version k n nen Sie ber das Fenster Versionshistorie bearbeiten Um Versions Informationen zu bearbeiten 1 W hlen Sie den Datensatz des Assets aus dessen Versions Informationen Sie bearbeiten m chten 2 W hlen Sie Asset Historie zeigen Das Fenster Versionshistorie wird ge ffnet 3 W hlen Sie die Version deren Versions Informationen Sie bearbeiten m chten 4 Klicken Sie auf Bearbeiten und ein Dialogfenster wird ge ffnet in dem Sie
3. Cumulus 6 Vault Client Benutzerhandbuch Canto Copyright 2004 Canto GmbH Alle Rechte vorbehalten Canto das Canto Logo das Cumulus Logo und Cumulus sind eingetragene Warenzeichen der Canto Software AG registriert in Deutschland und anderen L ndern Corel Image Viewers Copyright c 1999 Corel Corporation Alle Rechte vorbe halten Corel DRAW und Corel Photo Paint sind eingetragene Warenzeichen der Corel Corporation Apple Mac Macintosh und QuickTime sind eingetragene Warenzeichen von Apple Computer Inc registriert in den USA und anderen L ndern Microsoft Windows und Windows NT sind eingetragene Warenzeichen oder Warenzeichen der Microsoft Corporation in den USA und oder anderen L ndern Sun Sun Microsystems das Sun Logo iForce Solaris und das Java Logo sind eingetragene Warenzeichen oder Warenzeichen von Sun Microsystems Inc in den USA und oder anderen L ndern Alle brigen Firmen und Produktnamen sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Hersteller Anmerkungen Canto w rde gern Ihre Meinung zu diesem Handbuch erfahren Bitte schicken Sie Ihre Anmerkungen per E Mail an techdoc canto de oder per Fax an 49 0 30 390 485 55 CU VC 601 MN D 1 Einleitung 5 berblick 6 Dieses Handbuch 6 Voralssetzungen asus nn 6 Organisation 7 Plattform bergreifendes 7 Benutzungsoberfl
4. ssen Sie diese nicht erneut atalogisieren sondern k nnen Sie einfach zu dem Speicherort verschieben den der Vault berwacht Siehe Cumulus Vault und bereits katalogisierte Assets unten Cumulus Vault als Option eines Asset Handling Sets F r jeden Katalog kann Cumulus Administrator den Clients ber lassen zu bestimmen ob Assets beim Katalogisieren dem Vault zur Kontrolle bergeben werden sollen In diesem Fall kann jeder Client durch die Auswahl eines entsprechenden Asset Handling Sets festlegen ob oder ob nicht Wenn Sie ein Asset Handling Set ausw hlen f r das die Option Assets zu zentralem Speicherort kopieren aktiviert ist werden die Assets dem Vault zur Kontrolle ASSETS KONTROLLIERT VON VAULT 13 bergeben Wenn diese Option in nicht aktiviert ist werden die Assets dem Vault nicht zur Kontrolle bergeben Um die Einstellungen eines Asset Handling Sets anzusehen 5 W hlen Sie Cumulus 8 Bearbeiten Einstellungen Klicken Sie Asset Handling Sets W hlen Sie unter Set das Set das Sie ansehen wollen Klicken Sie Katalogisieren oe S Pr fen Sie unter Zentraler Speicherort ob die Option Assets zu zentralem Speicherort kopieren aktiviert ist Ist die Option aktiviert wird Cumulus die Assets dem Kata log hinzuf gen und an den Vault Speicherort kopieren wenn dieses Asset Handling Set f r das Katalogisieren ver wendet wird und wenn der Katalog f r den Vault einge st
5. chliches 8 Cumulus Schritt f r Schritt nak 8 Hilfe finden gt i 23y lt 5 oa k Aa keke l l ka E 8 Online a 5 4 5 25 es kane 8 Canto OMNE yaya A R kn ER DEK Ku AR 8 Benutzen 11 Assets kontrolliert von Vault 12 Cumulus Vault als Option eines Asset Handling Sets 12 Cumulus Vault und bereits katalogisierte Assets 13 Check In und 14 Check Out von 15 Check In von 16 Check Out 18 Versionen verwalten 18 Versionshistorie f r ein Asset 19 Versions Informationen bearbeiten 20 Versionen eines Assets l schen 20 INHALTSVERZEICHNIS Inhalt Integration 23 Umgang mit Asset Versionen Handhabung von Asset Versionen festlegen Vault kontrollierte Assets l schen Voransicht Vault kontrollierter Assets Vault kontrollierte Assets versenden Vault kontrollierte Assets Au erhalb der Versionskontrolle 29 Vault kontrolliertes Asset kopieren 30 Vault kontrolliertes Asset verschieben 30 Asset S
6. das Modul f r den Speicherort der Kopie nicht den Cumulus Vault und klicken Sie OK 4 W hlen Sie den gew nschten Speicherort und klicken Sie OK Cumulus kopiert das Asset an den ausgew hlten Ort Vault kontrolliertes Asset verschieben Ein Asset aus der Kontrolle von Vault Herauszuschieben zerst rt die Versionskontrolle und Versionsverwaltung f r das Asset Nur die letzte Version des Assets wird verschoben beispielsweise auf die Festplatte Ihres Rechners und alle anderen Versionen werden gel scht ASSET STATUS ANSEHEN 31 Wenn Sie es an einen Ort verschieben auf den andere Clients nicht zugreifen k nnen steht es keinem anderen in der Arbeitsgruppe mehr zur Verf gung Zwar bietet Cumulus in diesem Fall einen gewissen Schutz trotzdem sollten Sie das bedenken Wenn Sie ein Asset aus dem Vault verschieben aktualisiert Cumulus die Asset Referenz und verweist auf den Speicherort zu dem Sie das ver schoben haben so dass andere Benutzer den Speicherort des Assets sehen k nnen auch wenn Sie keinen Zugriff darauf haben Um ein Asset aus der Vault Kontrolle verschieben 1 W hlen Sie den Datensatz des Assets das Sie verschieben wollen 2 W hlen Sie Asset Verschieben nach Eine Liste der Asset Speichermodule die zur Verf gung stehen wird angezeigt 3 W hlen Sie das Modul f r den Speicherort der Kopie und klicken OK 4 W hlen Sie den gew nschten Speicherort und klicken Sie OK Aber beden
7. ffnet Cumulus eine Liste zur Auswahl der www canto de 27 28 CUMULUS VAULT BENUTZERHANDBUCH Version deren Voransicht Sie sehen wollen W hlen Sie die gew nschte Version und klicken Sie OK Cumulus ffnet das Fenster Voransicht f r die ausgew hlte Version Vault kontrollierte Assets versenden Um ein Vault kontrolliertes Asset zu versenden 1 W hlen Sie den Datensatz des Assets das Sie als Anlage einer E Mail versenden wollen W hlen Sie Asset Senden an Ist die Einstellung zur Handhabung von Versionen Immer letzte Version nehmen wird die neueste Version als Anlage verschickt Ist die Einstellung zur Handhabung von Versionen Nach Version fragen ffnet Cumulus eine Liste zur Auswahl der Version die Sie versenden wollen W hlen Sie die gew nschte Version und klicken Sie OK So wird die aus gew hlte Version als Anlage verschickt Vault kontrollierte Assets drucken Um ein Vault kontrolliertes Asset mit einer anderen Anwendung zu drucken 5 1 W hlen Sie den Datensatz des Assets das Sie drucken wol len W hlen Sie Asset Drucken mit und w hlen Sie im Unter men die gew nschte Anwendung Ist die Einstellung zur Handhabung von Versionen Immer letzte Version nehmen wird die neueste Version des Assets gedruckt Ist die Einstellung zur Handhabung von Versionen Nach Version fragen ffnet Cumulus eine Liste zur Auswahl der Version die Sie drucken wollen W hlen Sie die
8. gbarkeit sehen 32 zur cknehmen 18 Copyright 2 D Deaktivieren Vault f r das Katalogisieren 12 Dokumentation Konventionen 8 E Einstellungen Handhabung von Versionen 24 F Fenster Versionshistorie 19 andbuch Organisation 7 Hilfe Canto Online Informationen 8 Online Hilfe 8 K Katalogisieren Vault aktivieren deaktivieren 12 www canto de 34 CUMULUS VAULT BENUTZERHANDBUCH Kommentare ansehen 19 bearbeiten 20 beim Check In eingeben 16 L L schen Assets 26 Versionen 20 26 M Men befehle Check Out zur cknehmen 18 Check In 16 Check Out 15 Drucken mit 28 Historie zeigen 19 Kopieren nach 30 L schen 26 ffnen mit 16 Senden an 28 Verschieben nach 30 Voransicht 27 V Vault Assets kopieren 30 Assets l schen 20 Assets l schen aus 26 Assets senden aus 28 Assets verschieben aus 30 ausgew hlte Assets katalogisieren 12 bereits katalogisierte Assets im Vault speichern 13 Check In von Assets 16 Check Out von Assets 15 Handhabung von Versionen 24 kontollierte Assets drucken 28 Voransicht Vault kontrollierter Assets 27 Verschieben Assets aus dem Vault ohne Check Out 30 bereits katalogisierte Assets in den Vault 13 Versionen alle oder erfragte l schen 25 Check Out eines Assets um neue zu erstellen 15 drucken 28 Einstellungen 24 Historie ansehen 19 Informationen bearbeiten 20 kopieren 30 letzte oder erfragte holen 25 l schen 20 26 neue einchecken 16 sehen 32 s
9. ZERHANDBUCH Assets kontrolliert von Vault Ob katalogisierte Assets der Kontrolle von Cumulus Vault unterlie gen h ngt in erster Linie davon ab ob der Katalog der sie verwal tet so eingerichtet ist dass er mit Cumulus Vault arbeitet Wenn Ihr Cumulus Administrator einen Katalog f r die Zusammenarbeit mit den Vault eingerichtet hat k nnen Assets bereits beim Katalogi sieren unter die Kontrolle des Vaults gestellt werden W hrend des Katalogisiervorgangs werden die Assets an den Speicherort kopiert den der Vault kontrolliert Wenn Ihr Cumulus Administrator einen Katalog f r die Zusam menarbeit mit dem Vault einrichtet kann er das auf eine der fol genden zwei Weisen tun Immer wenn Benutzer Assets katalogisieren werden die Assets Vault bergeben In diesem Fall brauchen Sie nur die Assets zu katalogisieren N heres zum Katalogisieren von Assets finden Sie im Cumulus Client Benutzerhandbuch Als Option eines Asset Handling Sets jeder Benutzer kann vor dem Katalogisieren entscheiden ob die Assets dem Vault bergeben werden sollen Siehe Cumulus Vault als Option eines Asset Handling Sets unten nformieren Sie sich bei Ihren Cumulus Administrator welche Kataloge f r die Zusammenarbeit mit dem Vault eingerichtet sind und wie Falls Sie schon Assets in einem Katalog katalogisiert hatten bevor er f r den Vault eingerichtet war und wollen nun diese Assets dem Vault zur Kontrolle bergeben m
10. d Asset Wenn Sie nur den Datensatz l schen bleibt das Asset mit all seinen Versio UMGANG MIT ASSET VERSIONEN nen im Vault Speicherort aber es wird nicht mehr l nger vom Katalog verwaltet Ist die Einstellung zur Handhabung von Versionen Immer alle Versionen l schen wird das gesamte Asset gel scht Ist die Einstellung zur Handhabung von Versionen Nach Version fragen ffnet Cumulus eine Liste zur Auswahl der Versionen die Sie l schen wollen Asset Penguin Balloon PSD 1 W hlen Sie die Version aus die gel scht werden soll l schen 4 2725200 21 17 23 Jens Abgleich mit PR N 2225200 21 15 40 Kundenw nsche 2725 00 21 13 09 Hans Korrekturen It Bespr Hilfe 2225200 21 07 07 Marie ni Kommentar u mit PR Um nur bestimmte Versionen zu l schen markieren Sie die gew nschte n Version en und klicken OK um sie zu l schen Um alle Versionen zu l schen also das gesamte Asset klik ken Sie Alle l schen Voransicht Vault kontrollierter Assets Um die Voransicht f r ein Vault kontrolliertes Asset zu ffnen 5 1 W hlen Sie den Datensatz des Assets dessen Voransicht sie ffnen wollen W hlen Sie Asset Voransicht Ist die Einstellung zur Handhabung von Versionen Immer letzte Version nehmen wird die Voransicht der neusten Version ge ffnet Ist die Einstellung zur Handhabung von Versionen Nach Version fragen
11. den Inhalt der Felder Benutzername und Kommentar ndern k nnen 5 ndern Sie den Inhalt der Felder und klicken Sie OK Cumulus speichert Ihre nderungen und schlie t das Fenster Ver sionshistorie Versionen eines Assets l schen Da jede Version eines Assets als eigenst ndige Datei gespeichert wird k nnen Sie Speicherplatz freigeben indem Sie Versionen die Sie nicht l nger ben tigen einfach l schen Sie k nnen eine Ver sion direkt aus Cumulus l schen HINWEIS Um eine Version l schen zu k nnen m ssen Sie f r den Katalog das Benutzerrecht haben Datens tze l schen zu d rfen Fragen Sie Ihren Cumulus Administrator ob Sie dieses Recht haben Beachten Sie dass das L schen einer Version alle sp teren Versio nen Platz in der Liste hochschiebt Wenn Sie die j ngste Ver sion l schen wird die n chste in der Liste die aktuelle In diesem Fall katalogisiert Cumulus die neue aktuelle Version und aktuali siert den dazugeh rigen Datensatz VERSIONEN VERWALTEN Um eine Asset Version ber das Fenster Versionshistorie zu l schen 1 W hlen Sie den Datensatz des Assets aus von dem Sie eine Version l schen m chten 2 W hlen Sie Asset Historie zeigen Das Fenster Versionshistorie wird ge ffnet 3 Markieren Sie die Version die Sie l schen wollen 4 Klicken Sie L schen und dann OK um die nderungen zu bernehmen Sie k nnen auch nicht nur eine Version eines Assets
12. die dieses Handbuch nicht beantwortet gibt es wei tere Informationsquellen Online Hilfe Cumulus bietet ein ausf hrliches Online Hilfesystem Es wird ber das Men Hilfe aufgerufen oder ber die Schaltfl che Hilfe in Dialogfenstern Wie bei anderen Hilfesystemen sind die Themen nach Inhalt und Index sortiert und eine Suchfunktion steht zur Verf gung Canto Online Die Canto Web Seite www canto de enth lt viele wertvolle Infor mationen f r Cumulus Benutzer Darunter auch Cantos User to User Support Foren Diese Foren sind nicht von Canto moderiert HILFE FINDEN 9 sondern bieten Cumulus Anwendern die M glichkeit sich unter einander auszutauschen Sie k nnen im Forum diskutieren und sich ber Probleme die Sie beim Einsatz von Cumulus haben aus tauschen und gegebenenfalls Hilfe von anderen Cumulus Anwen dern erhalten www canto de 10 CUMULUS VAULT BENUTZERHANDBUCH Dieses Kapitel beschreibt die Grundlagen f r Ihre Arbeit mit Cumulus Vault Sie erfahren wie Sie Ihre Assets unter die Kon trolle von Cumulus Vault stellen k nnen und wie Sie mit Vault umgehen indem Sie Assets aus und einchecken Weiterhin erl utert dieses Kapitel wie Sie die unterschiedlichen Versionen die beim Check in und Check Out entstehen ansehen und ver walten k nnen Wenn Sie diese Funktionen beherrschen dann k nnen Sie die Vorteile die Cumulus Vault bietet effektiv nutzen Benutzen 12 CUMULUS VAULT BENUT
13. ein Check Out zur cknehmen l scht Cumulus das Asset an dem Ort zu dem es ausgecheckt wurde und gibt den dazuge h rigen Datensatz wieder frei aber es verschiebt weder das Asset noch aktualisiert es den Datensatz Um das Check Out f r ein Asset zur ckzunehmen 1 W hlen Sie den Datensatz des Assets das Sie zuvor ausge checkt haben 2 W hlen Sie Asset Check Out zur cknehmen Versionen verwalten Bei einer Arbeitsgruppe die stets Assets aus und eincheckt k nnte es schnell passieren dass man den berblick ber die vie len Versionen verliert Um das auszuschlie en bietet Cumulus Vault ein Fenster das einen berblick ber die verschiedenen Ver sionen gibt Es zeigt die Historie eines Assets anhand der Versio nen Im Fenster Versionshistorie ist aufgelistet welche Version die neueste ist wer das Asset wann bearbeitet hat und welche Kom mentare zu den Versionen eingegeben wurden Dieses Fenster ist auch der Ausgangspunkt zur Verwaltung der Versionen Sie k n nen Die Informationen zu einer Version bearbeiten Siehe Versions Informationen bearbeiten S 20 Versionen l schen die nicht l nger ben tigt werden was Speicherplatz spart Siehe Versionen eines Assets l schen 5 20 VERSIONEN VERWALTEN 19 Versionshistorie f r ein Asset Das Fenster Versionshistorie gibt einen schnellen berblick wann wer ein Asset bearbeitet hat und zeigt die Kommentare zu den Versionen an
14. ellt ist Cumulus Vault und bereits katalogisierte Assets ur weil der Cumulus Administrator einen Katalog f r die Zusam menarbeit mit dem Vault eingerichtet hat bedeutet das nicht dass alle Assets des Katalogs der Kontrolle des Vaults unterliegen Denn beispielsweise k nnten viele Assets schon in den Katalog katalogisiert worden sein bevor er f r den Vault eingerichtet wurde n diesem Fall k nnen Benutzer bereits katalogisierte Assets dem Vault zur Kontrolle bergeben Die Assets m ssen nicht erneut katalogisiert werden sondern werden in den vom Vault kontrol ierten Speicherort verschoben Um bereits katalogisierte Assets unter die Kontrolle des Vault zu stellen 1 ffnen Sie den Katalog dessen Assets dem Vault zur Kon trolle bergeben werden sollen N heres ber das ffnen www canto de 14 CUMULUS VAULT BENUTZERHANDBUCH von Arbeitsgruppen Katalogen finden Sie im Cumulus Cli ent Benutzerhandbuch W hlen Sie die Datens tze der Assets aus die Sie dem Vault bergeben wollen W hlen Sie Asset Verschieben nach Das Dialogfenster Asset Speichermodul ausw hlen wird ge ffnet Blasset Speichermodut ausw hlen EP Verf gbare Asset Speichermodule URL Unterst tzung Windows Dateisystem Cumulus Abbrechen W hlen Sie Cumulus Vault und klicken Sie OK Das Dialog fenster Remote Modul ausw hlen wird ge ffnet Remote Modu ausw hlen Xi Rechner Tech_Doc r
15. enden an 28 verschieben aus dem Vault ohne Check Out 30 verwaltet im Vault 24 Voransicht 27 Voreinstellungen f r das Holen 25 Voreinstellungen f r das L schen 25 vorherige zur aktuellen machen 21 Versionshistorie 19 Versionskontrolle Erl uterung 6 umgehen 29 Zugriff f r andere freigeben 16 f r andere sperren 15
16. enn not wendig gekennzeichnet bzw erkl rt oder als bekannt vorausge setzt Zum Beispiel wird der Unterschied den Windows und Mac OS X in der Handhabung von Fenstern aufweisen hier nicht erkl rt Da sich die Windows und Mac OS X Versionen von Cumulus nur geringf gig unterscheiden beziehen sich die Abbildungen in die sem Handbuch auf beide Plattformen Auf Unterschiede wird gesondert hingewiesen Abschnitte die sich nur auf Mac OS beziehen sind links vom Abschnitt mit diesem Symbol gekennzeichnet FR Abschnitte die sich nur auf Windows beziehen sind links vom Abschnitt mit diesem Symbol gekennzeichnet DIESES HANDBUCH www canto de 7 8 CUMULUS VAULT BENUTZERHANDBUCH Benutzungsoberfl chliches Um Bestandteile der Benutzeroberfl che Schaltfl chen Men s Textfelder usw vom anderen Text zu unterscheiden werden sie in Fettdruck wiedergegeben Zum Beispiel Klicken Sie auf ffnen Um Men Hierarchien darzustellen wird das Zeichen verwen det Zum Beispiel W hlen Sie Datei ffnen In diesem Beispiel ist der Eintrag ffnen im Men Datei zu w hlen Cumulus Schritt f r Schritt Alle Schritte die zu tun sind k nnen Sie durch folgenden Aufbau erkennen 1 Das ist der erste Handlungsschritt durch das Maus Sym bol leicht zu erkennen 2 Da der letzte Schritt einen Strich unter die Aufgabe zieht ist er auch so gekennzeichnet Hilfe finden Haben Sie Fragen
17. gew nschte Version und klicken Sie OK So wird die aus gew hlte Version gedruckt Au erhalb der Versionskontrolle Cumulus Vault bietet Ihrer Arbeitsgruppe einen sicheren Weg zur Verwaltung von Asset Versionen aber manchmal ist es vielleicht mehr Sicherheit als Sie ben tigen Beispielsweise wenn Sie ein Asset f r ein neues Projekt gebrauchen k nnten aber es in einem Katalog f r ein anderes Projekt gesperrt ist Oder wenn ein Projekt abgeschlossen ist und nur die letzte Version eines Assets mit dem Projekt archiviert werden soll Cumulus bietet Ihnen mehrere M glichkeiten auf Assets au er halb der Versionskontrolle zuzugreifen sie k nnen ein Vault kon trolliertes Asset kopieren oder es g nzlich aus der Kontrolle des Vault herausschieben Beim Kopieren oder Verschieben eines Vault kontrollierten Assets gibt es allerdings folgendes was Sie beachten sollten Asset Versionen die au erhalb des Vaults kopiert oder ver schoben wurden k nnen nicht wieder eingecheckt werden Wenn Sie ein solches Asset aktualisieren und wieder unter die Kontrolle von Vault stellen wollen dann m ssen Sie es erneut katalogisieren Mit dem Ergebnis dass es m glicherweise mehrer Datens tze gibt die verschiedene Versionen desglei chen Assets repr sentieren Das Verschieben eines Assets aus dem Vault l scht alle Versio nen des Assets im Vault Stellen Sie sicher dass das Asset wirk lich komplett aus der Versionskontrolle genomme
18. glich konkurrierenden und verwirrenden Versionen eines Assets f hren k nnte Wenn ein Benutzer versucht ein bereits entliehenes Asset auszuleihen informiert Cumulus Vault ihn dar ber wer es ausgeliehen hat und gegebenfalls um R ckgabe gebeten werden kann Wenn ein Benutzer ein Asset zur ckgibt speichert Cumulus Vault die aktuelle Datei als neue Version ohne fr here Versionen zu berschreiben Da alle Vorg ngerversionen gespeichert sind k n nen die Ver nderungen eines Assets w hrend eines Arbeitsablaufs zur ckverfolgt werden eine Funktionalit t die Versionskontrolle genannt wird Au erdem sind f r jede Version Informationen vor handen Wer hat ge ndert Wann Mit Cumulus Vault sind solche Fragen leicht zu beantworten Bearbeitungsst nde der letzten Woche sind genau so einfach zur Hand wie die von heute Dieses Handbuch Dieses Client Handbuch ist eines von zwei die mit Cumulus Vault mitgeliefert werden Cumulus Vault Client Benutzerhandbuch dieses Handbuch beschreibt die Installation des Vault Clients die Funktionalit t die er bietet und seine Integration in Ihre Cumulus Arbeits umgebung Cumulus Vault Administrations Handbuch beschreibt die Installation eines Vault Servers und die Konfiguration der Kata loge f r die die Funktionalit t von Cumulus Vault genutzt werden soll Voraussetzungen Da dieses Handbuch nur Cumulus Vault beschreibt setzt es vor aus dass Sie G
19. k ken wollen 2 W hlen Sie Asset gt Check In Das Dialogfenster Kommentar zur Version wird angezeigt Der Namen des Assets und Ihr Benutzername sind auto matisch angegeben Asset Penguin Balloon PSD Benutzer Hans Abbrechen Geben Sie einen Kommentar ein Hilfe Korrekturen It Besprechung Montag 04 03 00 Sie k nnen Kommentare in das untere Feld eingeben 3 Klicken Sie OK Cumulus verschiebt die neue Version in den Vault und aktualisiert den dazugeh rigen Datensatz im Katalog Das Check In eines Assets verschiebt die neueste Version in den Vault Aber die vorherigen Versionen werden nicht berschrieben und bleiben im Vault gespeichert so dass sie bei Bedarf zur Ansicht oder Bearbeitung zur Verf gung stehen Siehe Versionen verwalten unten TIPP Cumulus bietet Ihnen eine einfache Alternative zum Check In per Men befehl Drag amp Drop Ziehen Sie einfach das ausgecheckte und bearbeitete Asset auf den dazugeh rigen Katalog Cumulus erkennt es als ausgechecktes Asset und star tet automatisch den Check In Vorgang www canto de 18 CUMULUS VAULT BENUTZERHANDBUCH Check Out zur cknehmen Sollten Sie ein Check Out f r ein Asset durchgef hrt haben und dann merken dass Sie es nicht wieder einchecken wollen aus wel chen Gr nden auch immer k nnen Sie es dem Vault wieder zur ckgeben ohne dass eine neue Version erzeugt wird Sie neh men einfach das Check Out zur ck Wenn Sie
20. ken Sie dass beim Verschieben alle Versio nen des Assets aus dem Vault gel scht und nur die neue ste an den ausgew hlten Speicherort kopiert wird Cumulus verschiebt die neueste Version an den ausge w hlten Speicherort und l scht anschlie end alle Versio nen aus dem Vault Asset Status ansehen Sie k nnen Ihre Ansicht auf einen Katalog so einstellen dass Sie sofort sehen ob Assets gerade ausgecheckt sind und von wem sowie auch wer die verschiedenen Versionen bearbeitet hat Sie tun dies indem Sie der Ansicht einer Kollektion oder des Asset Informationsfensters die Felder hinzuf gen die diese Informatio nen enthalten Die folgenden Abschnitte beschreiben die Felder die diese Infor mationen bieten N heres zum Hinzuf gen von Felder zu einer www canto de 32 CUMULUS VAULT BENUTZERHANDBUCH Ansicht finden Sie im Cumulus Client Benutzerhandbuch in den Abschnitten Benutzerdefinierte Ansichten und Asset Informationsfenster anpassen Verf gbarkeit eines Assets pr fen Sie k nnen sofort sehen ob ein Asset ausgecheckt ist und von wem oder nicht wenn Sie die entsprechenden Felder der Ansicht einer Kollektion oder des Asset Informationsfenster hinzuf gen Diese Felder sind e Check Out Datum enth lt Datum und Uhrzeit wann das Asset zuletzt ausgecheckt wurde Ist ein Asset zurzeit nicht ausgecheckt ist das Feld leer Check Out Benutzer enth lt den Namen des Benutzers der das Asset a
21. l schen son dern jede Version und nat rlich auch das Asset selbst N heres dazu siehe Vault kontrollierte Assets l schen S 26 www canto de 21 22 CUMULUS VAULT BENUTZERHANDBUCH Cumulus Vault speichert und sch tzt Ihre Assets nicht nur son dern es erweitert auch die Bearbeitungsm glichkeiten um eine neue Dimension Dieses Kapitel beschreibt welchen Effekt Cumu lus Vault auf die Bearbeitungsm glichkeiten hat Au erdem erhal ten Sie Tipps wie Sie diese Effekte vorteilhaft nutzen und Cumulus Vault optimal f r Ihre Arbeitsl ufe einsetzen k nnen Integration 24 CUMULUS VAULT BENUTZERHANDBUCH Umgang mit Asset Versionen Cumulus Vault erweitert die Funktionalit t Ihrer Cumulus Grund Installation Durch die Unterst tzung unterschiedlicher Versionen erh lt Ihre Asset Management L sung eine zus tzliche Dimension Diese neue Dimension kommt zum Tragen wenn Sie Vault kon trollierte Assets senden kopieren l schen oder deren Voransicht ffnen Da von diesen Assets unterschiedliche Versionen vorhan den sind k nnen Sie zwischen den Versionen ausw hlen Cumulus macht es Ihnen einfach die Versionen auszuw hlen Sie k nnen sogar die Auswahl voreinstellen die am besten zu Ihrem Arbeitsablauf passt Sie k nnen Cumulus so einstellen dass Sie ohne Abfrage immer auf die neueste Version zugreifen wenn Sie Vault kontrollierte Assets senden kopieren l schen oder deren Voransicht ff
22. m Beispiel ein bestimmter Ordner auf Ihrer Festplatte oder im Netzwerk Wenn ein anderer Benutzer ein Asset bereits ausgecheckt haben k nnen Sie daf r kein Check Out durchf hren Um zu sehen ob ein Asset ausgecheckt ist oder nicht k nnen Sie der Ansicht und oder dem Asset Informationsfenster ein entsprechendes Feld hin zuf gen N heres dazu siehe Asset Status ansehen S 31 Um ein Check Out f r Asset durchzuf hren 1 W hlen Sie den Datensatz des Assets aus f r das Sie ein Check Out durchf hren m chten 2 W hlen Sie Asset Check Out Wenn Sie in den allgemeinen Programmeinstellungen einen Check Out Speicherort bestimmt haben kopiert Cumulus die neueste Version des Assets an diesen Ort Und das war es weiter brauchen Sie nichts zu tun Wenn Sie keinen Check Out Speicherort in den allgemei nen Programmeinstellungen bestimmt haben fahren Sie fort wie im Folgenden beschrieben Das Dialogfenster Asset Speichermodul ausw hlen wird ge ffnet Es zeigt eine Liste der verf gbaren Asset Spei www canto de 15 16 CUMULUS VAULT BENUTZERHANDBUCH chermodule Eines ist Cumulus Vault ein anderes das Dateisystem das gerade benutzen wie beispielsweise das Windows oder Mac OS Dateisystem W hlen Sie das Module f r den Zielort aus klicken Sie OK HINWEIS Der Zielort ist nicht Cumulus Vault Wenn Sie den Vault als Zielort angeben k nnen Sie das Asset nicht bear beiten Ein Fenster zur A
23. n werden soll Diese Funktionen bieten zwar zus tzliche Flexibilit t f r die Arbeit mit Assets die von Vault kontrolliert werden aber mit ihnen kann die Versions kontrolle auch sabotiert werden Also berlegen Sie vor dem Kopieren oder Verschieben genau ob Sie mit den Assets au erhalb der Versionskontrolle arbeiten wollen AUB ERHALB DER VERSIONSKONTROLLE www canto de 29 30 CUMULUS VAULT BENUTZERHANDBUCH Vault kontrolliertes Asset kopieren Ein Weg ein Vault kontrolliertes Asset ohne Check Out aus dem Vault zu holen ist das Kopieren an einen anderen Speicherort wie beispielsweise die Festplatte Ihres Rechners In diesem Fall erstellt Cumulus eine Kopie des Assets und speichert die Kopie an dem Ort den Sie angeben Das Asset wird nicht ausgecheckt und der dazugeh rige Datensatz im Katalog wird nicht f r andere Benut zer gesperrt Um ein Vault kontrolliertes Asset zu kopieren 1 W hlen Sie den Datensatz dessen Asset Sie kopieren wol len 2 W hlen Sie Asset Kopieren nach Ist die Einstellung zur Handhabung von Versionen Nach Version fragen ffnet Cumulus eine Liste zur Auswahl der Version die Sie kopieren wollen W hlen Sie die gew nschte Version und klicken Sie OK Ist die Einstellung zur Handhabung von Versionen Immer letzte Version nehmen wird die neueste Version des Assets kopiert Eine Liste der Asset Speichermodule die zur Verf gung stehen wird angezeigt 3 W hlen Sie
24. nen Sind Sie auch oder eher an Vorg ngerversionen interessiert k nnen Sie Cumulus so einstellen dass Ihnen eines Liste angezeigt wird die alle verf gbaren Versionen enth lt mit Angaben zu Check In Zeiten Benutzern und Kommentaren damit Sie die richtige ausw hlen k nnen hnliche M glichkeiten haben Sie beim L schen von Assets Sie k nnen Cumulus so einstellen dass eine Abfrage nach der zu l schenden Version erfolgt oder dass alle Versionen ohne R ck frage gel scht werden Die folgenden Abschnitte beschreiben wie Sie diese Einstellun gen vornehmen und mit Ihnen arbeiten Handhabung von Asset Versionen festlegen Wenn Sie die blichen Befehle von Cumulus f r Assets aufrufen die von Vault kontrolliert werden k nnen von diesen Assets meh rere Versionen vorhanden sein Mit welcher Version Sie arbeiten wollen ist Ihre Entscheidung Aber Cumulus bietet Ihnen Informa tionen die die Entscheidung einfach machen Sie k nnen vorein stellen welche Handhabung der Asset Versionen am besten zu Ihrem Arbeitsablauf passt Wie Asset Versionen gehandhabt werden sollen wird bestimmtin den Eigenschaften f r Cumulus Vault die f r das Asset Handling Set festgelegt sind das f r den Zugriff auf das Asset verwendet wird UMGANG MIT ASSET VERSIONEN 25 Um die Handhabung von Versionen einzustellen 1 W hlen Sie Cumulus 8 Bearbeiten Einstellungen 2 Klicken Sie Asset Handling Sets 3 Klicken Sie a
25. rundlegendes ber Cumulus wissen Wenn Sie klare Vorstellungen haben was Kataloge Assets und Datens tze sind und in welcher Beziehung sie zueinander stehen dann lesen Sie in diesem Handbuch weiter Sollte das nicht der Fall sein greifen Sie besser zuerst zum Cumulus Client User Guide Dessen Kapitel Ler nen enth lt eine bung mit der Sie Schritt f r Schritt Cumulus Grundkenntnisse erwerben k nnen und das Kapitel Erkunden beschreibt die Basisfunktionen von Cumulus Organisation Dieses Handbuch beschreibt was Sie f r Ihre Arbeit mit Cumulus Vault wissen sollten in folgenden drei Kapiteln Benutzen beschreibt wie Assets unter die Kontrolle von Cumulus Vault gestellt werden wie Check In und Check Out von Assets funktioniert und wie Versionen verwaltet werden Siehe Kapitel Benutzen ab Seite 11 Integration beschreibt wie Cumulus Vault andere Cumulus Funktionen beeinflusst und wie Sie diese neuen M glichkei ten in Ihren Arbeitsablauf eingebunden k nnen Siehe Kapi tel Integration ab Seite 23 Plattform bergreifendes Cumulus ist eine plattform bergreifende Anwendung das hei t Cumulus l uft auf Rechnern mit Windows und Mac OS Macin tosh Zwar sind die meisten Funktionen in allen Versionen gleich aber in der Benutzungsoberfl che unterscheiden sich die Versio nen doch entsprechend der Konventionen der verschiedenen Systeme oder Tastaturen Diese Unterschiede werden w
26. tatus ansehen ee een 31 Verf gbarkeit eines Assets pr fen 32 Versionshistorie ansehen 32 Index 33 www canto de 3 4 CUMULUS VAULT BENUTZERHANDBUCH Cumulus Vault ist ein Programm Modul zur Versionskontrolle das Ihrer Arbeitsgruppe zus tzliche Datensicherheit und Infor mationen ber den aktuellen Bearbeitungsstand jedes einzel nen Assets bietet Cumulus Vault erh ht die Datensicherheit der Assets einer Arbeitsgruppe da es kontrolliert wer wann und wie auf die Assets zugreift Es erweitert die M glichkeiten mit Assets in Cumulus zu arbeiten denn es speichert Vorg ngerversionen des aktuellen Assets und erm glicht sich mit einem Blick ber die verschiedenen Versionen zu informieren und bei Bedarf auf diese Versionen zuzugreifen und mit ihnen zu arbeiten und all das integriert in Ihre gewohnte Cumulus Arbeitsumgebung Einleitung 6 CUMULUS VAULT BENUTZERHANDBUCH berblick Cumulus Vault kann den Zugriff auf alle Assets in Cumulus kontrol ieren und berwachen Stellen Sie sich Cumulus Vault als den Cumulus Bibliothekar vor Benutzer leihen sich die Assets zur Bear beitung aus Check Out und geben sie wieder zur ck wenn die Bearbeitung beendet ist Check In Cumulus Vault erlaubt nur einem Benutzer zurzeit ein Asset auszuleihen Dadurch wird ver hindert dass mehrere Personen gleichzeitig ein Asset bearbeiten was zu unterschiedlichen und wom
27. uf Module und dann auf das Symbol f r Asset Speichermodule 4 W hlen Sie Cumulus Vault 5 Klicken Sie auf Eigenschaften Das Fenster Cumulus Vault Einstellungen wird ge ffnet Cumulus Yault Einstellungen x r Beim Holen von Assets Immer letzte Version nehmen Nach Version fragen Abbrechen Beim L schen Assets Immer all Versionen l schen Nach Version fragen Das Dialogfenster hat zwei Bereiche Beim Holen von Assets und Beim L schen von Assets Die Optionen im Bereich Beim Holen von Assets beein flussen die Befehle Voransicht Senden an Kopieren nach und Drucken mit im Cumulus Asset Men Immer letzte Version nehmen bedeutet dass Cumulus immer auf die neueste Version eines Assets zugreift wenn Sie das Asset senden kopieren drucken oder zur Voransicht ffnen Nach Version fragen bedeutet dass Cumulus eine Liste zur Auswahl der gew nschten Version anzeigt wenn Sie das Asset senden kopieren drucken oder zur Voransicht ffnen Die Optionen im Bereich Beim L schen von Assets betref fen den Befehl L schen im Men Bearbeiten Immer alle Versionen l schen bedeutet dass Cumulus alle Versionen eines Assets l scht wenn Sie den Befehl L schen im Men Bearbeiten ausgew hlt haben und www canto de 26 CUMULUS VAULT BENUTZERHANDBUCH dann angegeben haben dass Datensatz und Assets gel scht werden sollen Nach Version fragen bedeutet dass Cum
28. ulus eine Liste zur Auswahl der gew nschten Versionen anzeigt wenn Sie den Befehl L schen im Men Bearbeiten ausgew hlt haben und dann angegeben haben dass Datensatz und Assets gel scht werden sollen Die Schaltfl che Server einstellen steht dem Cumulus Administrator zur Verf gung um den Speicherort f r Vault kontrollierte Assets festzulegen N heres dazu finden Sie im Cumulus Vault Administrations Handbuch Die folgenden Abschnitte beschreiben was geschieht wenn Sie die Men befehle mit den verschiedenen Einstellungen benutzen Vault kontrollierte Assets l schen Ausgew hlte Versionen eines Assets k nnen Sie ber das Fenster Versionshistorie l schen siehe Versionen eines Assets l schen 5 20 Mit dem Befehl L schen des Men s Bearbeiten k nnen Sie entweder alle oder nur ausgew hlte Versionen eines Assets schen HINWEIS Um diesen Befehl ausf hren zu k nnen m ssen Sie f r den Katalog das Benutzerrecht haben Datens tze l schen zu d r fen Fragen Sie Ihren Cumulus Administrator ob Sie dieses Recht haben Um eine oder mehrere Versionen eines Assets oder das Asset mit all seinen Versionen zu l schen 1 Markieren Sie den Datensatz des Assets dessen Versionen Sie l schen wollen 2 W hlen Sie Bearbeiten L schen 3 Das bliche Dialogfenster zur Abfrage ob Sie nur den Datensatz oder auch das dazugeh rige Asset l schen wol len wird angezeigt 4 Klicken Sie auf Datensatz un
29. usgecheckt hat Ist ein Asset zurzeit nicht ausge checkt ist das Feld leer Jenachdem welche Informationen Ihnen wichtig sind k nnen Sie die eins der Felder oder beide hinzuf gen Versionshistorie ansehen Ein Weg sich die Versionshistorie eines Assets anzusehen ist das Fenster Versionshistorie wie im Abschnitt Versionshistorie f r ein Asset S 19 beschrieben Sie k nnen diese Informationen aber auch direkt in einer Kollektion oder dem Asset Informationsfenster sehen wenn Sie der Ansicht das Feld Versionshistorie hinzuf gen A Ansicht Verf gbarkeit eines Assets 32 Versionshistorie eines Assets 32 Assets ausgew hlte zum Vault katalogisieren 12 au erhalb des Vault bearbeiten 29 bearbeiten 16 bereits katalogisierte zum Vault hinzuf gen 13 Check In 16 Check Out 15 drucken 28 Einstellungen f r Handhabung von Versionen 24 kopieren 30 l schen 20 26 senden 28 unver nderte Versionen 18 Vault kontrollierte 12 Verf gbarkeit sehen 32 verschieben 30 Versionen l schen 20 Versions Informationen ansehen 19 Versions Informationen bearbeiten 20 Voransicht 27 vorherige Version zur aktuellen machen 21 B Bearbeiten Asset 16 Kommentare 20 Versions Informationen 20 Benutzungsoberfl che Fenster Versionshistorie 19 e Check In Assets 16 INDEX 33 Index Erl uterung 16 unver nderte Version 18 Check Out Assets 15 Erl uterung 15 Information ansehen 19 r ckg ngig machen 18 Verf
30. uswahl des Zielorts wird angezeigt W hlen Sie das entsprechende Verzeichnis und klicken Sie OK Cumulus kopiert die neueste Version des Assets an den Ort den Sie angegeben haben Wenn Sie nun das Asset bearbeiten wollen m ssen Sie es au er halb von Cumulus zur Bearbeitung mit der entsprechenden Anwendung ffnen d Che Dre f PP Cumulus bietet Ihnen auch einen komfortablen Weg heck Out und zur Bearbeitung ffnen zu kombinieren Der blauf ist dergleiche wie oben beschrieben nur beginnen e mit ffnen mit anstelle von Check Out im Men Asset umulus erkennt dass das Asset vom Vault kontrolliert wird und startet automatisch einen Check Out Vorgang zu Ihrem Dateisystem Wenn Sie die Schritte zum Check Out urchgef hrt haben startet Cumulus die Anwendung und ffnet mit ihr das Asset zur Bearbeitung ck In von Assets Wenn die Bearbeitung eines Assets beendet ist und Sie ein Check In durchf hren bietet Cumulus Ihnen die M glichkeit Kommen tare zur neuen Version einzugeben welche nderungen Sie vor genommen haben usw Dann wird das Asset als neue Version in den V unda ault verschoben der dazugeh rige Datensatz freigegeben ktualisiert Da der Check In Vorgang das Asset wieder in den Vault verschiebt wird es an dem Ort zu dem es ausgecheckt war gel scht CHECK IN UND CHECK OUT Um ein Check In f r ein Asset durchzuf hren 1 W hlen Sie den Datensatz des Assets aus das Sie einche
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