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1. Zugewiesene Profile Das Profil Dienstreise zuweisen Das detaillierte Vorgehen ist in Abschnitt 3 7 3 4 Regel erstellen auf Seite 158 beschrieben Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 149 Bedienung des Clients cyPHONE Web Regelprofil Anrufe mit Regeln behandeln 6 Erstellen Sie eine weitere neue Regel und vergeben Sie den Namen Alle umleiten Stellen Sie dann Folgendes ein Aus der Priorit tengruppe Hoch Normal Niedrig Niedrig ausw hlen Wenn Anruf von Die Standardeinstellung Allen nicht ver ndern Wenn Datum Zeitpunkt Nicht ausf llen Aktion Die Sekret rin als Umleitungsziel festlegen Zugewiesene Profile Das Profil Dienstreise zuweisen Das detaillierte Vorgehen ist in Abschnitt 3 7 3 4 Regel erstellen auf Seite 158 beschrieben 7 Wenn ein Profil innerhalb einer Priorit tengruppe mehrere Regeln enth lt Priorit ten der Regeln festlegen in diesem Szenario nicht notwendig Das detaillierte Vorgehen ist in Abschnitt 3 7 3 5 Priorit ten der Regeln festlegen auf Seite 161 beschrieben 8 Aktivieren Sie das Profil Dienstreise Das detaillierte Vorgehen ist in Abschnitt 3 7 3 6 Regelprofil aktivieren auf Seite 162 beschrieben Cycos AG 2010 05 20 150 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Rege
2. 2 Bet tigen Sie auf der Seite Aufnahmen die Schaltfl che Anlegen Es wird folgende Seite ge ffnet Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 211 Bedienung des Clients cyPHONE Web Voicemail Einstellungen optional 212 Benutzerdaten Neue Aufnahme anlegen Voicemailsystemn Gruppen Zeitprofile Bitte w hlen Sie einen Aufnahmetyp aus BEE Aufnahmetyp Aufnahme 1 sreranl sha Antenn 2 Pers nliche Ansage O Pers nliche Gruppe Methode aussuchen Aufnahme gleich im Anschluss durchf hren ber Telefon O bereits fertige Datei hochladen 3 Markieren Sie in der Spalte unter Aufnahmetyp den gew nschten Aufnah metyp ber das entsprechende Optionsfeld vor dem Eintrag W hlen Sie in der Spalte unter Aufnahme die Details aus Im Falle einer Standard Benutzeransage oder einer pers nlichen Ansage ist dies eine Ziffer Im Fall einer pers nlichen Gruppe oder einer ffentlichen Gruppe ist dies der Gruppenname Anhand dieser Ziffer bzw dieses Namens kann eine Aufnahme beispielsweise in einem Zeitprofil ausgew hlt werden Bestimmen Sie im Abschnitt Methode aussuchen ob Sie die Aufnahme ber ein Telefon durchf hren m chten oder eine bereits bestehende Datei aus Ihrem Dateisystem verwenden m chten Gehen Sie folgenderma en vor Ansage ber ein Telefon aufnehmen 1 Aktivieren Sie unter Methode aussuchen die Option Aufnahme gleich im Anschluss durchf hren ber Telefon und klick
3. Im Anzeigefeld Adressb cher finden Sie alle f r Sie bereits zug nglichen gemeinsamen Adressb cher Wenn in diesem Anzeigefeld ein Adressbuch markiert ist finden Sie im darunterliegenden Anzeigefeld Zugriffsberech tigung erteilen Tur die Personen die auf dieses Adressbuch Zugriff haben 2 Klicken Sie zum Anlegen eines neuen Adressbuchs auf die Schaltfl che Neu Ein neues Adressbuch wird angelegt 3 Das Adressbuch sollte jetzt einen treffenden Namen bekommen wie zum Beispiel Abteilung oder Projektgruppe Klicken Sie deshalb zum ndern des Namens auf das Symbol Ai Den Anzeigenamen des Adressbuchs ndern Der Name des Adressbuchs wird als Eingabefeld dargestellt 4 Geben Sie in dieses Eingabefeld den neuen Namen ein und dr cken Sie auf die Eingabetaste Ihrer Tastatur Das Adressbuch tr gt jetzt den gew nschten Namen Wenn die Option Anzeigen aktiviert ist dann ist dieses Adressbuch f r Sie im Funktionsfenster Gemeinsame Adressb cher und Alle Adressb cher sichtbar und nutzbar Au erdem wird es dann zur Identifizierung von Anrufern mitbenutzt Durch Klicken auf das Symbol xX L schen des Adressbuchs wird das Adressbuch nach Best tigung einer Sicherheitsabfrage gel scht Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 127 Bedienung des Clients cyPHONE Web Allgemeine Einstellungen 5 Klicken Sie auf die Schaltfl che Suche die sich unterhalb des Anzeigefeldes Zugriffsberechtigung erteilen f r b
4. MRS cyPHONE Web Bedienungsanleitung Copyright Cycos AG 2010 Joseph von Fraunhofer Stra e 7 D 52477 Alsdorf Die Informationen in diesem Dokument enthalten lediglich allgemeine Beschreibungen bzw Leistungsmerkmale welche im konkreten Anwen dungsfall nicht immer in der beschriebenen Form zutreffen bzw welche sich durch Weiterentwicklung der Produkte ndern k nnen Die gew nsch ten Leistungsmerkmale sind nur dann verbindlich wenn sie bei Vertragsab schluss ausdr cklich vereinbart werden Lieferm glichkeiten und technische nderungen vorbehalten Die verwendeten Marken sind Eigentum der Cycos AG bzw der jeweiligen Inhaber www cycos de History of Changes History of Changes Datum nderungen rm 2009 04 17 Hinweis erg nzt dass eine ber die Konferenzerweiterung von Outlook BRO90318164405 eingerichtete Konferenz ber den Client cyPHONE Web nicht gel scht oder bearbeitet werden kann Siehe Abschnitt 3 5 8 Konferenzen auf Seite 76 2009 05 25 Hinweis erg nzt dass die R ckruf Funktion bei besetzt oder nicht entgegen BR090320163935 genommen vom Client c yPHONE Web nicht unterst tzt wird Siehe Abschnitt 3 5 2 Verbindungssteuerung Telefonsteuerung auf Seite 61 2009 05 25 Beschreibung zur Startoption Applikationsbanner anzeigen berarbeitet BR090512145235 Siehe Abschnitt 3 6 1 1 Darstellung auf Seite 103 2010 04 04 berarbeitung 2010 04 14 Neues L
5. Voicemail Klicken Sie auf diesen Men eintrag um sich das Journal f r Ihre eingegangenen Voicemails anzeigen zu lassen Das Journal f r das Voicemail Postfach wird angezeigt Im Voicemail Postfach optional werden Ihre eingegangenen Voicemails angezeigt HINWEIS Erscheint im Fenster f r das Voicemail Postfach die Meldung Verbindung zum Voicemail Server ist nicht konfiguriert nehmen Sie bitte Kontakt zu Ihrem Systemadministrator auf um das Problem zu beheben Zur Bearbeitung der in Ihrem Voicemail Postfach eingegangenen Voicemails k nnen Sie folgende Funktionen anwenden e Las Um einen Journaleintrag zu l schen w hlen Sie den entsprechenden Eintrag aus Bet tigen Sie anschlie end die Symbolschaltfl che Journalein tr ge l schen M chten Sie mehrere Journaleintr ge gleichzeitig l schen markieren Sie alle entsprechenden Eintr ge und bet tigen Sie dann Journal Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Cycos AG 2010 05 20 Bedienung des Clients cyPHONE Web Funktionen des Hauptmen s eintr ge l schen Die Auswahl kann durch Strg Anklicken des Journalein trages oder durch Anklicken des Kontrollk stchens das sich vor jedem Journaleintrag befindet erfolgen HINWEIS Ist kein Journaleintrag ausgew hlt wird beim Bet tigen der Symbolschaltfl che Journaleintr ge l schen das komplette Journal gel scht E Um eine eingegangene Voicemail lokal zu speichern w hlen Sie entspre
6. am Folgende Einstellungsm glichkeiten stehen Ihnen hier zur Verf gung Journaleintr ge erzeugen W hlen Sie f r Ihre Journale eine der folgenden Optionen aus e F r alle Anrufe Erzeugt Journaleintr ge f r alle Anrufe e Nicht aktiviert Schaltet die Erzeugung von Journaleintr gen aus Benachrichtigung f r nicht angenommene Anrufe an HINWEIS Diese Funktion ist nur dann nutzbar wenn MRS Vanguard entspre chend konfiguriert ist Hier k nnen Sie definieren wohin und in welchem Format eine Benachrichtigung f r nicht angenommene Anrufe gesendet werden soll Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 105 Bedienung des Clients cyPHONE Web Allgemeine Einstellungen 106 E Mail Adresse W hlen Sie ber das Kombinationsfeld aus ob eine Benachrichtigung gesendet werden soll beziehungsweise an welche E Mail Adresse die Benachrichtigung gesendet werden soll Sie k nnen die Liste der E Mail Adressen bearbeiten E Mail Adressen hinzuf gen ndern oder l schen indem Sie die Symbolschaltfl che Editieren bet tigen Sprache W hlen Sie ber dieses Kombinationsfeld aus welche Sprache die Benach richtigung haben soll Format Bestimmen Sie ber dieses Kombinationsfeld das Format der Benachrich tigung Es stehen folgende Nachrichtenformate zur Verf gung HTML Der Vorteil dieses Formates liegt darin dass in der Benachrich Voreinstellung tigung eine Schaltfl che integriert
7. auf das Pearl Men Symbol Das Pearl Men bietet Ihnen die folgenden Bedie nungsoptionen e SR Status Informationen e se Anzeige e E Pers nliche Einstellungen e Hilfe e info 3 3 1 1 ep Status Informationen Rufen Sie die Status Informationen auf um folgende Informationen abzurufen e Nicht angenommene Anrufe e Voicemail e Weitere Statusmeldungen HINWEIS Ist das Funktionsfenster Nicht angenommene Anrufe oder Voicemail nicht in die Oberfl che integriert werden die Informationen in einem separaten Dialog dargestellt Haben Sie die Funktionsfenster in die Oberfl che integriert wird durch kurzeitiges Zittern des betreffenden Funktionsfensters angezeigt wo Sie die gew nschten Informationen finden Nicht angenommene Anrufe Klicken Sie auf diesen Men eintrag um sich das Journal f r Ihre nicht angenom menen Anrufe anzeigen zu lassen Das Journal f r die nicht angenommen Anrufe wird angezeigt ber diese Option k nnen Sie folgende Funktionen ausf hren e SG Um die Kontaktdaten dieses Anrufs in Ihre Kontaktliste zu bertragen w hlen Sie den entsprechenden Anruf aus dem Journal aus Klicken Sie anschlie end auf die Symbolschaltfl che Als neuen Benutzereintrag aufnehmen Die Kontakteingabemaske wird mit den bereits bekannten Kontaktinformationen ge ffnet Erg nzen Sie gegebenenfalls die Informa tionen und bet tigen Sie OK um die Daten in Ihrer Kontaktliste zu speichern Cycos AG 2010 05 20 MRS
8. e Die Rufnummer am Arbeitsplatz e Einem Symbol um an diesen Kontakt eine E mail zu schreiben B HINWEIS In den Kontaktinformationen muss dazu eine E Mail Adresse eingetragen sein e Einem Symbol um einen Anruf an diesen Kontakt einzuleiten g Die Bedienungsm glichkeiten im Funktionsfenster Alle Adressb cher finden Sie in Abschnitt 3 5 9 1 Bedienungsoptionen des Fensters Kontakte auf Seite 82 Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Cycos AG 2010 05 20 Bedienung des Clients cyPHONE Web Funktionen der Journalfenster und Dialoge im Arbeitsbereich 3 5 13 Anruf umleiten Sie k nnen einen Anruf automatisch an ein anderes Ger t weiterleiten wenn Sie sich wegen einer Gesch ftsreise einer Besprechung wegen Urlaub etc nicht an Ihrem Arbeitsplatz befinden So gehen eingehende Anrufe nicht verloren und Anrufer k nnen trotzdem einen Kontaktpartner erreichen Im Fenster Anrufumleitung lassen sich ber Kombinationsfelder drei Optionen f r eine Anrufumleitung ausw hlen Regelprofil aktivieren Wenn Sie diese Option verwenden k nnen Sie ber die Auswahl eines von Ihnen erstellten Regelprofils bestimmen wie mit einem eingehenden Anruf verfahren wird Siehe Abschnitt 3 7 Regelprofil Anrufe mit Regeln behandeln auf Seite 134 HINWEIS Beachten Sie dass die Option Umleiten zu eine h here Priorit t hat als eine Rufumleitung durch ein Regelprofil Sie werden bei der Einrich
9. rufen haben Klicken Sie in das Eingabefeld oder bet tigen Sie die Symbolschaltfl che Kalender anzeigen um die Startzeit zu ndern Der Kalender dialog wird ge ffnet Hier k nnen Sie das Datum und die Uhrzeit definieren Um das Datum einzustellen gehen Sie folgenderma en vor Klicken Sie auf den Tag des angezeigten Monats an dem die Konferenz stattfinden soll Sie k nnen mit den beiden Pfeilsymbolen Pfeil nach rechts gt aufw rts und Pfeil nach links lt abw rts in den Monaten bl ttern ber die Doppelpfeile lt lt gt gt k nnen Sie in den Jahreszahlen bl ttern Das Zentrierungs symbol in der Mitte bringt den aktuellen Monat zur Anzeige Die Uhrzeit kann ber die Symbolschaltfl chen die sich neben der Zeitanzeige befinden eingestellt werden Die beiden linken Uhrensymbole dienen dabei zum Herauf beziehungsweise Herabz hlen der Stunden die beiden rechten Uhrensymbole dienen zur Einstellung der Minuten Herauf beziehungsweise Herabz hlen Klicken Sie im Kalenderdialog auf die Schaltfl che OK um die Einstellung zu speichern Klicken Sie auf die Schaltfl che Abbrechen um den Dialog zu schlie en ohne eine nderung durchzuf hren Dauer Die Voreinstellung f r die Konferenzdauer betr gt 60 Minuten Wenn Sie die Konferenzdauer ndern m chten klicken Sie in das Eingabefeld und geben Sie die gew nschte Zeitdauer in das Eingabefeld ein Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web
10. schaltfl che Neuen Benutzereintrag erzeugen Die Kontakteingabemaske wird ge ffnet Die Vorgehensweise zur Erzeugung eines neuen Kontaktein trages ist in Abschnitt 3 5 9 2 Kontakteintrag hinzuf gen auf Seite 84 beschrieben e X Um einen Kontakteintrag zu l schen w hlen Sie den entsprechenden Eintrag aus Bet tigen Sie anschlie end die Symbolschaltfl che Benutzer eintrag l schen M chten Sie mehrere Benutzereintr ge gleichzeitig l schen markieren Sie alle entsprechenden Eintr ge und bet tigen Sie dann Benutzereintrag l schen Die Auswahl kann durch Strg Anklicken des Journaleintrages oder durch Anklicken des Kontrollk stchens das sich vor jedem Journaleintrag befindet erfolgen e Au Um einen Benutzereintrag zu bearbeiten w hlen Sie den entspre chenden Eintrag aus und bet tigen Sie anschlie end die Symbolschaltfl che Benutzereintrag ndern Die Kontakteingabemaske mit den bereits vorhan denen Daten wird ge ffnet Wie Sie einen Benutzereintrag bearbeiten ist in Abschnitt 3 5 9 4 Kontakteintrag bearbeiten auf Seite 87 beschrieben e ij Um sich die Informationen anzuschauen die zu einem Journaleintrag vorhanden sind w hlen Sie den entsprechenden Anruf aus dem Journal aus Klicken Sie anschlie end auf die Symbolschaltfl che Benutzereintrag anzeigen Die Daten zu diesem Eintrag werden in einem separaten Fenster angezeigt e BE Um die komplette Kontaktliste mit allen Daten lokal auf Ihrem Rechner
11. 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 199 Bedienung des Clients cyPHONE Web Voicemail Einstellungen optional Gehen Sie folgenderma en vor 1 10 11 W hlen Sie aus dem Kombinationsfeld Sortierung nach gegebenenfalls eine andere Sortierung f r die Listen und klicken Sie auf die Schaltfl che Sortieren um die Sortierung zu aktualisieren Klicken Sie auf N chste anzeigen damit die n chsten 50 Eintr ge der Benut zerliste angezeigt werden Klicken Sie auf die Schaltfl che Erste um wieder die ersten 50 Eintr ge zu laden Wenn Sie einen bestimmten Namen suchen geben Sie den Namen in das Feld Benutzer suchen ein und klicken Sie auf die Schaltfl che Suchen Klicken Sie in der Liste Verf gbare Benutzer auf einen f r die Gruppe gew nschten Benutzer um diesen zu markieren Klicken Sie auf die Schaltfl che lt lt um den markierten Benutzer in die Gruppe aufzunehmen Gehen Sie analog bei Verf gbare Gruppen vor um gegebenenfalls Gruppen in die Gruppe aufzunehmen Nehmen Sie weitere Benutzer oder Gruppen ebenso auf Klicken Sie auf einen Eintrag in der Liste Mitglieder und anschlie end auf die Schaltfl che gt gt um diesen Eintrag aus der Liste zu entfernen W hlen Sie unter Andere Adressen gegebenenfalls weitere externe Adressen f r die Gruppe aus z B E Mail Adressen und klicken Sie auf die Schaltfl che lt lt um diese in die Gruppe aufzunehmen Klicken Sie abschlie end
12. Bedienungsanleitung 35 Allgemeines Zusammenarbeit mit anderen Personen Cycos AG 2010 05 20 36 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Anmelden 3 Bedienung des Clients cyPHONE Web 3 1 Anmelden Gehen Sie folgenderma en vor um sich mit dem Client cyPHONE Web am System anzumelden 1 Starten Sie Ihren Web Browser 2 Geben Sie in das Adresseingabefeld die URL des Systems ein und bet tigen Sie die Eingabetaste Die Adresse wird Ihnen von Ihrem Systemadministrator mitgeteilt Der Anmeldedialog wird Ihnen angezeigt mrs cyPH NE Web Client Benutzername Dentzer gei Passwort 3 Geben Sie hier in die Zeile Benutzername Ihren Benutzernamen ein 4 Geben Sie weiterhin in der Zeile Passwort Ihr Kennwort ein 5 Bet tigen Sie abschlie end die Schaltfl che OK Die Oberfl che des Clients cyPHONE Web wird ge ffnet HINWEIS Der Benutzername und das Passwort werden Ihnen vom Administrator mitgeteilt Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 37 Bedienung des Clients cyPHONE Web Bedienoberfl che 3 2 Bedienoberfl che 38 3 2 1 bersicht Beim ersten ffnen des Clients cyPHONE Web wird sich Ihnen die Oberfl che einer mit voreingestellten Struktur pr sentieren Einer unver nderlichen Titelleiste die sich am oberen Rand der Anwendung befindet Sie enth lt das Hauptmen des Clients cyPHONE Web Dem darunter befindlichen variablen Arbeitsbe
13. Die Funktion Gehe zu k nnen Sie zum Navigieren in den Kontakteintr gen nutzen zum Beispiel wenn nicht alle Eintr ge im Journal dargestellt werden k nnen Gehen Sie folgenderma en vor um die Funktion Gehe zu zu nutzen 1 Geben Sie in die Eingabezeile Gehe zu einen kompletten Namen oder die Anfangsbuchstaben des Namens ein 2 Bet tigen Sie die Eingabetaste Das Resultat dieser Aktion ist e Der Kontakteintrag mit dem eingegebenen Namen wird als erster Eintrag oben im Kontaktjournal angezeigt e Der gesuchte Kontakt wird automatisch markiert und farblich hervorge hoben Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Cycos AG 2010 05 20 Bedienung des Clients cyPHONE Web Funktionen der Journalfenster und Dialoge im Arbeitsbereich 3 5 11 Gemeinsame Adressb cher optional ber das Funktionsfenster Gemeinsame Adressb cher k nnen Sie auf die gemeinsamen Adressb cher zugreifen Das sind zum einen die von Ihnen erstellten gemeinsamen Adressb cher und zus tzlich die gemeinsamen Adress b cher von anderen Benutzern F r den Zugriff auf gemeinsame Adressb cher von anderen Benutzern m ssen Ihnen diese Benutzer die Berechtigung zugewiesen haben diese Adressb cher zu verwenden Um eines der gemeinsamen Adressb cher zu ffnen klicken Sie auf das kleine Dreieck neben dem Kombinationsfeld in der Titelzeile W hlen Sie dann aus der angezeigten Liste das gew nschte gemeinsame Adressbuch aus In der
14. Diese Fenster bieten Ihnen die folgenden Funktionen Umleitungsziel f r Anruf Zum Einstellen des Umleitungsziels f r einen Anruf werden einstellen Ihnen die folgenden Funktionen angeboten Klicken Sie auf das kleine Dreieck des Kombinations feldes Umleiten nach um das Auswahlmen zu ffnen W hlen Sie dort gegebenenfalls Ihr Umlei tungsziel aus Klicken Sie auf die Symbolschaltfl che Aktuelle Person editieren um das Umleitungsziel zu bearbeiten Nach Klicken auf die Symbolschaltfl che Person von Liste hinzuf gen werden die bereits eingestellten Listen zur Auswahl angeboten Aus diesen Listen kann der gew nschte Personeneintrag hinzugef gt werden Nach Klicken auf die Symbolschaltfl che Nach Personen suchen kann eine Person in den verf g baren Listen gesucht werden Nach Klicken auf die Symbolschaltfl che Neu hinzuf gen ffnet sich ein Eingabefenster und es k nnen Name und Telefonnummer einer Person direkt hinzugef gt werden Wenn m glich die Diese Option k nnen Sie setzen um gegebenenfalls dem Umleitung dem Anrufer Anrufer nicht anzuzeigen dass er umgeleitet wurde nicht anzeigen Alle nderungen Durch Klicken auf die Schaltfl che OK werden alle speichern Anderungen die Sie in diesem Fenster vorgenommen haben gespeichert Danach wird das Fenster geschlossen Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 173 Bedienung des Clients cyPHONE Web Regelprofil Anru
15. che Neu generieren k nnen Sie eine neue PIN generieren Konferenz Einwahl Die Konferenz Einwahlnummer die vom System nummer automatisch gesetzt wird wird hier angezeigt Unter dieser Rufnummer muss sich der Konferenzteilnehmer in die Konferenz einw hlen Eine Konferenz Bridge unter st tzt mehrere Anrufer an einer einzelnen Rufnummer Geb hrenfrei Im Feld Geb hrenfrei wird falls konfiguriert vom System automatisch eine alternative Einwahlnummer f r einen geb hrenfreien Anruf in die Konferenz angezeigt Andere Nummer Im Feld Andere Nummer wird falls konfiguriert vom System automatisch eine alternative Einwahlnummer f r einen Anruf in die Konferenz angezeigt 3 Haben Sie auf der Registerkarte Konferenz erstellen Ihre Eingaben beendet stehen Ihnen folgende Bedienungsoptionen zur Verf gung 80 Bet tigen Sie die Schaltfl che bernehmen um Ihre Eingaben zu speichern ohne den Dialog Konferenzen zu schlie en Bet tigen Sie die Schaltfl che Abbrechen um Ihre Eingaben zu verwerfen und den Dialog Konferenzen zu schlie en Danach wird zun chst ein Dialog mit einer Sicherheitsabfrage ge ffnet um auszu schlie en dass Sie versehentlich diese Schaltfl che bet tigt haben Bet tigen Sie die Schaltfl che OK um die Eingaben zu speichern und den Dialog Konferenzen zu schlie en Gleichzeitig wird die Konferenz bei allen Systemteilnehmern die Sie zur Konferenz eingeladen haben im Fenster Konferenzen angeze
16. chende Voicemail im Journal aus und bet tigen die Symbolschaltfl che Voicemail Eintrag lokal sichern Ein Verzeichnisauswahl Dialog wird ge ffnet in dem Sie den Speicherort und den Namen der Voicemail angeben k nnen Durch das lokale Speichern steht Ihnen die Voicemail auch nach dem L schen aus dem Journal weiter zur Verf gung Wie Sie eine eingegangene Voicemail wiedergeben ist in Abschnitt 3 5 6 Voicemail Postfach optional auf Seite 71 beschrieben Weitere Statusmeldungen Im unteren Bereich der Status Informationen k nnen weitere Systemmeldungen eingetragen sein Zum Beispiel Es k nnte die Systemmeldung angezeigt werden Verbindung zum Voicemail Server ist nicht konfiguriert Nehmen Sie in so einem Fall bitte Kontakt zu Ihrem Systemadministrator auf um das angezeigte Problem zu beheben MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 45 Bedienung des Clients cyPHONE Web Funktionen des Hauptmen s 46 3 3 1 2 Anzeige Rufen Sie Anzeige auf um folgende Informationen abzurufen Verbindungssteuerung Telefonsteuerung Kontakte kompakt beziehungsweise Kontakte Konferenzen Verzeichnissuche Journal HINWEIS Sind die aufrufbaren Funktionsfenster bereits in die Oberfl che integriert wird durch kurzeitiges Zittern des betreffenden Funktionsfensters angezeigt wo Sie die gew nschten Informationen finden IH Verbindungssteuerung Telefonsteuerung Klicken Sie auf diesen Men eintrag um die Verbi
17. damit die Reihenfolge der Abarbeitung Symbolschalter Schiebe die selektierte Regel nach oben Symbolschalter Schiebe die selektierte Regel nach unten Die Regeln werden in der Liste von oben nach unten nachei nander abgearbeitet Name einer Regel ndern Nach Klicken auf die Symbolschaltfl che 7 Eintrag editieren kann der Name einer Regel ge ndert werden Regel aus dem Profil Durch Klicken auf die Symbolschaltfl che set L se Regel entfernen vom Profil wird die Regel aus dem Profil entfernt Sie ist nach dem Entfernen noch vorhanden jedoch nicht mehr mit diesem Profil verkn pft nderungen zur ck Durch Klicken auf die Schaltfl che R ckg ngig werden die setzen vorgenommenen nderungen zur ckgesetzt Allgemeine Funktionen im Dialog Aktiviere Profil Dieses Fenster stellt auch die folgende Funktion bereit Alle nderungen Durch Klicken auf die Schaltfl che Schlie en werden alle speichern nderungen die Sie in diesem Fenster vorgenommen haben gespeichert Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 177 Bedienung des Clients cyPHONE Web Regelprofil Anrufe mit Regeln behandeln 3 7 4 7 Registerkarte Personenlisten Dialog aufrufen W hlen Sie im Hauptmen men gt Regeln Der Dialog Regeln wird mit der Registerkarte Neu Editieren ge ffnet Wechseln Sie auf die Registerkarte Personenlisten berblick Dieses Fenster dient zum Verwalten der Perso
18. einrichten Wer sie nutzen darf und welche Rechte dabei gelten kann die Gruppe selbst entscheiden Gemeinsame Adressb cher sind unabh ngig von bereits existierenden Telefonie Teams nutzbar zum Beispiel dem Team View Gemeinsames Adressbuch anlegen Sie k nnen sich ein Adressbuch einrichten dass Sie mit einer Gruppe ausge w hlter Mitarbeiter gemeinsam nutzen Die Zugriffsrechte k nnen sie selbst vergeben F r jeden einzelnen Mitarbeiter ist eines der folgenden Zugriffsrechte einstellbar e Lesezugriff Das hei t Benutzer mit Leserecht k nnen die Kontakteintr ge nur lesen e _Ad ministratorzugriff Das hei t Benutzer mit diesem Vollzugriff k nnen die Kontakteintr ge anlegen ndern lesen l schen und sogar das gesamte Adressbuch l schen Gehen Sie folgenderma en vor um gemeinsame Adressb cher anzulegen Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Allgemeine Einstellungen 1 ffnen Sie den Einstellungsdialog Gemeinsame Adressb cher Sie erreichen diesen Einstellungsdialog ber men gt Allgemein gt Adressen gt Registerkarte Gemeinsame Adressb cher Allgemeine Einstellungen Allgemeines Adressen Team Importieren Exportieren Adressgruppen Gemeinsame Adressb cher Adressb cher Berg AN E Anzeigen xl Zugriffsberechtigung erteilen f r Adressbuch 1 CH Benutzer Test 1 Y Verwalten A Benutzer Test 3 F Verwalten Ke
19. fehlenden Daten Name oder Rufnummer und bet tigen Sie in diesem Dialog OK Der gew hlte Kontakt wird der Teilnehmerliste hinzugef gt Klicken Sie das Dreiecksymbol am rechten Rand des Kombinationsfelds an Es ffnet sich die Liste in der die letzten 20 Telefonnummern angezeigt werden die Sie gew hlt haben W hlen Sie die Rufnummer des Teilnehmers aus der zur Konferenz hinzugef gt werden soll Klicken Sie dann auf die Symbolschalt fl che z Teilnehmer zur Konferenz hinzuf gen Ein Dialog zur Vervollst ndigung der Teilnehmerdaten wird ge ffnet Erg nzen Sie die fehlenden Daten Name oder Rufnummer und bet tigen Sie in diesem Dialog OK Der gew hlte Kontakt wird der Teilnehmer liste hinzugef gt Bet tigen Sie die Symbolschaltfl che P zur Suche eines Kontaktes in allen Adressb chern Die Eingabe maske mit den Kriterien zur Kontaktsuche wird ge ffnet W hlen Sie aus den Suchtreffern den gew nschten Kontakt aus und bet tigen Sie im Dialog Verzeichnissuche OK Der gew hlte Kontakt wird der Teilnehmerliste hinzugef gt Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 79 Bedienung des Clients cyPHONE Web Funktionen der Journalfenster und Dialoge im Arbeitsbereich Feldbezeichnung Beschreibung Mit dem Erzeugen der Konferenz wird automatisch eine PIN generiert und in diesem Feld angezeigt Mithilfe der PIN legitimieren sich die Konferenzteilnehmer f r die Konferenzteilnahme ber die Schaltfl
20. schaltet ist werden alle f r ihn relevanten Journalinformationen auf dem Server weitergef hrt und stehen dann bei einer Neuanmeldung sofort zur Verf gung Die Sicherung der Benutzerdaten erfolgt zentral auf dem Server Zum Aufrufen des Clients c yPHONE Web gen gt ein Web Browser Somit kann der Client cyPHONE Web an jedem Rechner im Intranet sofort genutzt werden Folgende Browser werden f r diese Anwendung unterst tzt e Microsoft Internet Explorer 6 0 7 0 und 8 0 e Firefox 3 0 x und Firefox 3 5 x 1 3 Funktions bersicht Der Client c yPHONE Web bietet folgende Funktionen e Telefoniefunktionen Z B W hlen Auflegen Umleiten Makeln Konferenz abhalten HINWEIS Eventuell stehen nicht alle hier beschriebenen Telefoniefunk tionen zur Verf gung Sie sind von der verwendeten Telefonanlage und deren Softwarestand abh ngig sowie von den evtl verwendeten Endger ten Die R ckruf Funktion bei besetzt oder nicht entgegengenommen wird mit Client c yPHONE Web nicht unterst tzt Bei Verwendung von multiline f higen Telefonen wird vom Client cyPHONE Web nur die Primary Line unterst tzt Siehe Abschnitt 1 3 1 Multi Line f higer Telefone auf Seite 12 Wenden Sie sich bei Fragen bitte an Ihren Systemadministrator e ournalfunktionen Z B Anzeigen Drucken L schen Konfigurieren gefil terte Ansichten e Sicherheitsfunktionen Z B Anmelden Abmelden Passwort ndern e Funktionen der Kontaktlist
21. stchen der gew nschten Person aktivieren Auf die Schaltfl che Hinzuf gen klicken Die Person wird zum Anzeigefeld Eingehender Anruf von hinzu gef gt Siehe auch Funktion Liste hinzuf gen Alle nderungen Durch Klicken auf die Schaltfl che OK werden alle speichern Anderungen die Sie in diesem Fenster vorgenommen haben gespeichert Danach wird das Fenster geschlossen Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 169 Bedienung des Clients cyPHONE Web Regelprofil Anrufe mit Regeln behandeln 170 3 7 4 3 Dialog Datum Zeitpunkt Dialog aufrufen Dieser Dialog wird ge ffnet wenn Sie auf der Registerkarte Neu Editieren im unteren Bereich auf die Symbolschaltfl che Eintrag editieren zum Eintrag Wenn Datum Zeitpunkt klicken berblick In diesem Fenster legen Sie fest in welchem Zeitraum an welchen Wochen tagen und zu welcher Uhrzeit eine Regel gelten soll Das Fenster kann wie folgt aussehen Regeln Aktiviere Profil Neu Editieren Personenlisten Datumslisten Info Regel Editiere Regel Regel 1 i Regeli A X Datum E Keine Datumsbeschr nkung Wochentag Mo Ip mi l Co Fr Z E Sa E Sc lj Duplikat Zeitpunkt dh iA Regel i f S d a Keine Zeitbeschr nkung i wenn Anruf wor F f wenn Datum Zeitpunkt By Aktion l Mobilezeit verwenden Zugewiesene Profile op Gase R ckg rgig Schlie en Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE W
22. Abschnitt 3 7 4 5 Dialog Profile zur Regel zuweisen auf Seite 174 Durch Klicken auf die Symbolschaltfl che 5 Informationen ber werden in einem separaten Dialog die Regelinforma tionen zusammengefasst dargestellt F r jede Regel k nnen die folgenden Einstellungen festgelegt werden Wenn Anruf von siehe Abschnitt 3 7 4 2 Dialog Wenn Anruf von auf Seite 168 Wenn Datum Zeitpunkt siehe Abschnitt 3 7 4 3 Dialog Datum Zeitpunkt auf Seite 170 Aktion siehe Abschnitt 3 7 4 4 Dialog Aktion auf Seite 172 Zugewiesene Profile siehe Abschnitt 3 7 4 5 Dialog Profile zur Regel zuweisen auf Seite 174 Nach Klicken auf die Symbolschaltfl che 7 Eintrag editieren wird das Bearbeitungsfenster der jeweiligen Einstellung ge ffnet Nach Klicken auf die Symbolschaltfl che a Auf Standard zur cksetzen wird die jeweilige Einstellung auf den Standardwert zur ckgesetzt Durch Klicken auf die Schaltfl che R ckg ngig werden die Anderungen die Sie an den Einstellungen vorgenommen haben zur ckgesetzt Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Regelprofil Anrufe mit Regeln behandeln Allgemeine Funktionen im Dialog Neu Editieren Dieses Fenster ben tigt auch die folgenden Funktionen Alle nderungen Durch Klicken auf die Schaltfl che Schlie en werden alle nderungen die Sie in diesem Fen
23. Abteilung Adresse 1 Adresse 2 Postleitzahl Ort Bundesland Land Privatanschluss Privatfax und Mobilfunktelefon Klicken Sie nach der Erg nzung auf die Schaltfl che Speichern um die Daten abzuspeichern HINWEIS Geben Sie bei Feldern in die Sie selber Telefonnummern eintragen z B Privatanschluss die komplette Telefonnummer ein Beispiel 49892221111 internationale Vorwahl Ortsvorwahl ohne F hrende 0 Anschlussnummer e Startseite nach Anmeldung Ohne Funktion Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 185 Bedienung des Clients cyPHONE Web Voicemail Einstellungen optional 3 8 2 Voicemailsystem Auf dieser Seite k nnen Sie verschiedene Einstellungen f r Ihre pers nliche Voicemailbox vornehmen Beachten Sie dass alle nderungen erst dann wirksam werden wenn Sie auf die Schaltfl che Speichern am unteren Ende der Seite geklickt haben Sie ffnen diese Einstellungsseite ber men gt Voicemail gt Voicemailsystem Benutzerdaten Einstellungen des Voicemailsystems Voicemailsystem Gruppen gedeien nderung der PIN Aufnahmen Voicemailsystem Programmierbare Editiere Kurzwahltasten tieren Durchwahlnummer des Vertreters Telefonnummer 492404901299 Modusauswahl Abfrage von Voicemails Modus Anruferoptionen Anrufer k nnen dringende Nachrichten hinterlassen Anrufer k nnen vertrauliche Nachrichten hinterlassen Abfrage von Voicemails ohne Identifizierung Wenn von folg
24. Ansicht des Funktionsfensters Gemeinsame Adressb cher werden Ihnen zu jedem verzeichneten Kontakt folgende Informationen angezeigt von links nach rechts e Ein Kontrollk stchen zum Markieren des Eintrages e Der Name e Die Rufnummer am Arbeitsplatz e Einem Symbol um an diesen Kontakt eine E mail zu schreiben B HINWEIS In den Kontaktinformationen muss dazu eine E Mail Adresse eingetragen sein e Einem Symbol um einen Anruf an diesen Kontakt einzuleiten 4 Die Bedienungsm jglichkeiten im Funktionsfenster Gemeinsame Adressb cher finden Sie in Abschnitt 3 5 9 1 Bedienungsoptionen des Fensters Kontakte auf Seite 82 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 89 Bedienung des Clients cyPHONE Web Funktionen der Journalfenster und Dialoge im Arbeitsbereich 90 3 5 12 Alle Adressb cher optional ber das Funktionsfenster Alle Adressb cher haben Sie Zugriff auf e Die Kontakte Ihrer Kontaktliste gekennzeichnet als Kurzwahlliste e Alle gemeinsamen Adressb cher auf die Sie zugreifen d rfen Um eines dieser Adressb cher zu ffnen klicken Sie auf das kleine Dreieck neben dem Kombinationsfeld in der Titelzeile W hlen Sie dann aus der angezeigten Liste das gew nschte Adressbuch aus In der Ansicht des Funktionsfensters Alle Adressb cher werden Ihnen zu jedem verzeichneten Kontakt folgende Informationen angezeigt von links nach rechts e Ein Kontrollk stchen zum Markieren des Eintrages e Der Name
25. Ausnahme ist die konfigurierte Best tigungs Taste zum Beispiel die Taste oder die zu jedem Zeitpunkt verwendet werden kann W rde die Konfigurierte Best tigungstaste ignoriert dann w re es nicht m glich sich an die eigene Voicebox anzumelden e Ansagen Sie k nnen f r jede Anrufart f r eine alternative Ansage f r au erhalb der ffnungszeiten und f r jeden Wochentag zwischen den folgenden M glich keiten w hlen Keine Wenn Sie f r die Ansagen Keine ausw hlen wird eine Standardansage des Systems verwendet Pers nliche Ansagen Pers nliche Ansagen sind in der Auswahlliste nur mit einer Nummer gekennzeichnet Es stehen nur die pers nlichen Ansagen zur Auswahl die sie vorher auf der Einstellungsseite Aufnahmen aufgenommen haben Standard Benutzeransagen Standard Benutzeransagen sind in der Auswahlliste mit einer Nummer und einem Stern gekennzeichnet Es stehen nur die Benutzer Standardansagen zur Auswahl die ein Benutzer mit Administratorprivi legien vorher auf der Einstellungsseite Aufnahmen als Standard Benut zeransage aufgenommen hat Im Bereich Ansagen k nnen Sie pers nliche Ansagetexte f r verschiedene Anrufarten vergeben Cycos AG 2010 05 20 Alternative Ansage Eine alternative Ansage wird unabh ngig vom Anruftyp intern extern besetzt abgespielt Sobald diese Ansage aufgenommen und aktiviert wird werden alle eingehenden Anrufe mit dieser Ansage beantwortet Eventuell eingestellte Ansag
26. Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Funktionen der Journalfenster und Dialoge im Arbeitsbereich Feldbezeichnung Beschreibung Teilnehmer In diesem Bereich werden alle Konferenzteilnehmer aufgelistet Der einladende Benutzer wird automatisch als erster Eintrag in die Liste aufgenommen Ein Teilnehmereintrag aus dem Journal enth lt folgende Informationen von links nach rechts Der Name des Konferenzteilnehmers Die Telefonnummer des Konferenzteilnehmers Der Symbolschaltfl che zum Bearbeiten des Teilneh mereintrages 7 Dem Call In Jo Call Out Symbol f r die Konferenzeinwahl Bei der Einrichtung einer Konferenz wird f r die einge ladenen Teilnehmer voreingestellt dass das System sie bei Konferenzbeginn anrufen soll Sie k nnen aber f r jeden Teilnehmer festlegen dass sie sich zu der Besprechung selbst einw hlen m ssen Bet tigen Sie dazu die Schaltfl che Das Symbol wechselt dann in die Darstellung Die brigen Teilnehmer werden dann vom System angerufen Der Symbolschaltfl che zum L schen eines hinzuge f gten Konferenzteilnehmers Xx Teilnehmer hinzuf gen W hlen Sie eine der folgenden Optionen um Teilnehmer zu der Konferenz hinzuzuf gen e Geben Sie die Rufnummer oder den Namen in das Kombinationsfeld ein Klicken Sie dann auf die Symbolschaltfl che z Teilnehmer zur Konferenz hinzuf gen Ein Dialog zur Vervollst ndigung der Teilnehmerdaten wird ge ffnet Erg nzen Sie die
27. Die exportierten Adressen sollen wieder importiert werden in das gew nschte Datenformat aus Folgende Exportformate werden f r einen Datenexport unterst tzt Com Assistant 1 0 S Um eine Datei mit Adressdaten zu generieren die in den ComAssistant 1 0 importiert werden k nnen ComAssistant 2 0 Um eine Datei mit Adressdaten zu generieren die in den ComAssistant 2 0 importiert werden k nnen LotusNotes Format Um eine Datei mit Adressdaten zu generieren die in LotusNotes importiert werden k nnen MS Outlook Brasilianisch Um eine Datei mit Adressdaten zu generieren die in ein brasilianisches MS Outlook importiert werden k nnen MS Outlook Chinesisch Um eine Datei mit Adressdaten zu generieren die in ein chinesisches MS Outlook importiert werden k nnen MS Outlook Deutsch Um eine Datei mit Adressdaten zu generieren die in ein deutsches MS Outlook importiert werden k nnen Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 123 Bedienung des Clients cyPHONE Web Allgemeine Einstellungen MS Outlook Englisch Um eine Datei mit Adressdaten zu generieren die in ein englisches MS Outlook importiert werden k nnen MS Outlook Franz sisch Um eine Datei mit Adressdaten zu generieren die in ein franz sisches MS Outlook importiert werden k nnen MS Outlook Italienisch Um eine Datei mit Adressdaten zu generieren die in ein italienisches MS Outlook importiert werden k nnen MS Outlook Portugiesisch Um ei
28. Geb hrenfrei Andere Nummer Starken DK Abbrechen bernehmen 2 Geben Sie auf der Registerkarte Konferenz erstellen die ben tigten Werte und Informationen ein In der folgenden Tabelle finden Sie Erl uterungen zu den einzelnen Eingabefeldern und Optionen Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 77 Bedienung des Clients cyPHONE Web Funktionen der Journalfenster und Dialoge im Arbeitsbereich 78 Feldbezeichnung Beschreibung Kombinationsfeld zur Auswahl einer bereits eingerich teten Konferenz um diese zu bearbeiten M chten Sie eine neue Konferenz hinzuf gen bet tigen Sie die Symbolschaltfl che Neue Konferenz Hinweis Ist noch keine Konferenz eingerichtet wird die leere Maske angezeigt und Sie k nnen sofort mit der Eingabe beginnen Geben der Konferenz einen Namen Unter diesem Namen wird die Konferenz im Fenster Konferenzen angezeigt Der Name darf maximal 30 Zeichen lang sein Hier wird der Name der Person angezeigt die die Konferenz einrichtet Markieren Sie das Kontrollk stchen neben Startzeit wenn die Konferenz zu einem bestimmten Zeitpunkt starten soll Ein Eingabefeld f r die Einstellung des Datums und der Uhrzeit sowie ein Eingabefeld zur Bestimmung der Konferenzdauer wird eingeblendet Klicken Sie in diese Felder um die Zeitvorgaben zu definieren Startzeit Als Voreinstellung f r die Startzeit dient die aktuelle Zeit zur der Sie den Dialog Konferenzen aufge
29. H rers wird sofort die Wiedergabe der Voicemail gestartet Wiedergabe anhalten Die Wiedergabe der Voicemail wird gestoppt Wiedergabepause Das Symbol ndert sich in das Symbol Wiedergabe fortsetzen Durch Bet tigen der Symbolschaltfl che Pe wird die Wiedergabe nach dem Pausieren wieder gestartet Wiedergabe stoppen Beim Bet tigen dieser Symbolschaltfl che wird die Wiedergabe gestoppt und der Wiedergabevorgang auf den Anfang zur ckgesetzt R ckspulen Bet tigen Sie diese Symbolschaltfl che wenn Sie in der Nachricht zur ckspulen m chten wenn Sie eine Passage noch einmal h ren m chten Vorspulen Bet tigen Sie diese Symbolschaltfl che wenn Sie in der Nachricht vorspulen m chten um Bereiche der Nachricht zu berspringen Wiedergabe ber den Windows Media Player Gehen Sie folgenderma en vor um die Voicemail ber den Windows Media Player abzuspielen 1 Markieren Sie den Journaleintrag der Voicemail die Sie abspielen m chten 2 Bet tigen Sie diese Symbolschaltfl che wei um die Wiedergabe zu starten Die Wiedergabesteuerung wird ge ffnet 3 Setzen Sie die Option Browser Die Wiedergabesteuerung des Windows Media Players wird angezeigt e Yoicemail Postfach AH La B Dakum Name Xo ven 25 07 15 56 432404901831 52 wi fe VoiceMail Player C Telefon Ce Browser Einr ge i KH 4 b H Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 73 Bedienung des Clients cyPHONE
30. Profil markieren Durch Markieren eines Profils im oberen Anzeigefenster Profile werden im unteren Anzeigefenster Regeln des Profils die dem Profil zugewiesenen Regeln angezeigt Cycos AG 2010 05 20 176 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Regelprofil Anrufe mit Regeln behandeln Name eines Profils Nach Klicken auf die Symbolschaltfl che zu Name des ndern Profile editieren kann der Name eines Profils ge ndert werden Informationen ber das Nach Klicken auf die Symbolschaltfl che 5 Information Profil anzeigen ber wird angezeigt welche Regeln mit dem Profil verkn pft sind und was diese Regeln tun Profil l schen Durch Klicken auf die Symbolschaltfl che xv Profill schen wird ein Profil gel scht Neues Profil erstellen Durch Klicken auf die Schaltfl che Neu wird ein neues Profil erstellt Profil duplizieren Durch Klicken auf die Schaltfl che Duplikat wird ein neues Profil durch Duplizieren eines bereits bestehenden Profils erstellt Anzeigefeld Regeln des Profils In diesem Anzeigefeld sind die Regeln zum Erkennen der Priorit tengruppen wie folgt markiert rote Glocke Hoch gelbe Glocke Normal gr ne Glocke Niedrig Das Anzeigefeld bietet Ihnen die folgenden Funktionen Priorit t einer Regel Durch Nach oben oder Nach unten Schieben innerhalb ndern der Priorit tengruppe ndert sich die Priorit t einer Regel und
31. R cksetzen Vorschau Editieren beenden X Joumal Alle Anrufe Konferenzen Bitte Komponente ausw hlen wt Bitte Komponente ausw hlen wt Bitte Komponente ausw hlen Lesezeichen Neues Lesezeichen hinzuf gen l A Bitte Komponente ausw hlen K Verzeichntssuche Lesezeichen anzeigen Komponentenbereich kompakt Folgende Funktionen stehen Ihnen momentan zur Integration in die Oberfl che des Clients cyPHONE Web zur Verf gung Detaillierte Informationen zu den Bedienungsm glichkeiten in den einzelnen Funktionsfenstern finden Sie in Abschnitt 3 5 Funktionen der Journalfenster und Dialoge im Arbeitsbereich auf Seite 60 Lesezeichen e Neues Lesezeichen hinzuf gen ffnet den Dialog mit dessen Hilfe Sie Lesezeichen f r Internetseiten definieren k nnen Diese Lesezeichen k nnen im ausgew hlten Rahmen ber die Funktion Lesezeichen anzeigen als Funktionsfenster in den Arbeitsbereich integriert werden e Lesezeichen ausw hlen Alle von Ihnen ber Neues Lesezeichen hinzuf gen vordefinierten Internetseiten werden im Kombinationsfeld der Komponentenauswahl mit dem von Ihnen zugewiesen Namen angezeigt Sie k nnen sich so einen Fundus oft ben tigter Internetseiten anlegen die Sie direkt in ein Funktionsfenster Ihrer Wahl einblenden k nnen Die hier gew hlte Inter netseite wird permanent in dem Rahmen einblendet den Sie f r eine der vordefinierten Internetseiten ausw hlen
32. Sekret rin als Umleitungsziel festlegen Zugewiesene Profile Das Profil Besprechung zuweisen Das detaillierte Vorgehen ist in Abschnitt 3 7 3 4 Regel erstellen auf Seite 158 beschrieben 6 Wenn ein Profil innerhalb einer Priorit tengruppe mehrere Regeln enth lt Priorit ten der Regeln festlegen in diesem Szenario nicht notwendig Das detaillierte Vorgehen ist in Abschnitt 3 7 3 5 Priorit ten der Regeln festlegen auf Seite 161 beschrieben 7 Aktivieren Sie das Profil Besprechung Das detaillierte Vorgehen ist in Abschnitt 3 7 3 6 Regelprofil aktivieren auf Seite 162 beschrieben Cycos AG 2010 05 20 146 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Regelprofil Anrufe mit Regeln behandeln 3 7 2 3 Szenario Dienstreise Beschreibung des Szenarios Wenn Sie auf einer Dienstreise sind dann sind alle Anrufe an die Sekret rin umzuleiten Wenn aber Vorzugskunden oder ein Mitglied Ihrer Familie anrufen dann soll der Anruf zu Ihrem Mobiltelefon umgeleitet werden Die Vorzugskunden sollen Sie jedoch nur Montag bis Freitag von 08 00 bis 16 00 Uhr anrufen k nnen Ihre Familie soll Sie immer erreichen Szenario nachstellen Damit Sie berpr fen k nnen ob die von Ihnen f r dieses Szenario erstellten Profile Regeln und Personenlisten auch wirklich funktionieren ist es n tzlich das Szenario nachzustellen Daf r ben tigen Sie e I
33. Sie die Oberfl chenansicht um weitere Spalten erweitern Wenn Sie beabsichtigen h ufiger mit der verklei nerten Darstellung zu arbeiten sollten Sie bei der Funktionsauswahl f r die linke Spalte darauf achten dass dort die wichtigsten Funktionen integriert sind Dadurch k nnen diese auch in der verkleinerten Darstellung berwacht und bedient werden Gehen Sie folgenderma en vor um eine neue Ansicht zu definieren 1 W hlen Sie aus men den Men punkt Homepage aus Die Browseranzeige wechselt zur Einstellungsseite f r die Ansichten e CVCOS Ve Ansicht 5 w Sichern 4 R cksetzen Vorscha Editieren beenden x Bitte Komponente ausw hlen ke il Bitte Komponente ausw hlen wi HINWEIS Im Grundzustand also ohne vorige Konfiguration werden zwei Rahmen nebeneinander angezeigt f r die Funktionsfenster definiert werden k nnen 2 Bestimmen Sie ber das Kombinationsfeld W hle Ansicht unter welcher Ansicht die folgenden Einstellungen gespeichert beziehungsweise sp ter aufgerufen werden sollen Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Homepage 3 Erg nzen oder verringern Sie falls erforderlich die Anzahl der Rahmen HINWEIS Theoretisch k nnen Sie beliebig viele Rahmen in die Oberfl che integrieren Sie sollten sich allerdings auf die Funktionen beschr nken die Sie ben tigen Zu viele Funktionsfenster beeintr chtigen leicht die bersicht lichkeit d
34. Sie einige der Angaben ndern e Mailbox Umleitung Eingabe oder Auswahl des Mailbox Vertreters Wenn Sie l ngere Zeit abwesend sind Urlaub Dienstreise Krankheit etc k nnen Sie Ihre Mailbox auf einen anderen Benutzer umleiten Vertreter funktion HINWEIS Nachrichten die an Ihren Vertreter zugestellt wurden erscheinen nicht mehr in Ihrer Mailbox Gehen Sie dazu folgenderma en vor 1 ffnen Sie die Einstellungsseite f r die Benutzerdaten ber men gt Voicemail gt Benutzerdaten 2 Klicken Sie neben dem Feld Vertreter auf die Auswahl Schaltfl che Es wird ein weiteres Fenster mit einer Liste aller Benutzer ge ffnet Cycos AG 2010 05 20 184 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Voicemail Einstellungen optional 3 W hlen Sie in diesem Fenster einen Benutzer aus Klicken Sie dazu auf die entsprechende Benutzer ID Das Fenster wird geschlossen und der ausgew hlte Name wird in das Feld Vertreter eingetragen HINWEIS Wenn Sie die Benutzer ID des Vertreters kennen k nnen Sie ihn auch direkt in das Feld Vertreter eintragen 4 Klicken Sie auf die Schaltfl che Speichern Um die Mailbox Umleitung zu deaktivieren m ssen Sie lediglich den Namen aus dem Feld Vertreter wieder l schen e Ihre Adressdaten Wenn Sie m chten k nnen Sie die Datenmaske mit Ihren pers nlichen Adressdaten vervollst ndigen Dazu stehen Ihnen folgende Datenfelder zur Verf gung Firma
35. Web Funktionen der Journalfenster und Dialoge im Arbeitsbereich ber den Bedienungselementen der Wiedergabesteuerung befindet ein Laufbalken der die ungef hre Position w hrend der Voicemailwiedergabe angibt Unter den Bedienungselementen befindet sich eine Statuszeile in der aktuelle Zustand der Wiedergabe angezeigt wird Nach einer kurzen Initiali sierungszeit Verbindung wird hergestellt wird ber dem Bedienungselement in der Statuszeile Bereit angezeigt Sie k nnen jetzt mit der Wiedergabe der Voicemail beginnen 4 Danach stehen Ihnen folgende Bedienungsfunktionen zur Wiedergabe ber den Windows Media Player zur Verf gung Symbol Erl uterung schaltfl che Wiedergabe starten Nach dem Bet tigen dieser Symbolschaltfl che wird die Voicemail direkt ber die an den PC angeschlossenen Lautsprecher oder die Kopfh rer wiedergegeben Nach dem Bet tigen dieser Symbolschaltfl che wechselt dieses Symbol in das Symbol Wiedergabe pausieren Wiedergabe pausieren Beim Bet tigen dieser Symbolschaltfl che wird die Wiedergabe an der aktuellen Stelle angehalten Nach dem Bet tigen dieser Symbol schaltfl che wechselt dieses Symbol in das Symbol f r Wiedergabe starten Hier ber k nnen Sie die Wiedergabe fortsetzen Wiedergabe stoppen Beim Bet tigen dieser Symbolschaltfl che wird die Wiedergabe gestoppt und der Wiedergabevorgang auf den Anfang zur ckgestellt Stummschalten Bet tigen Sie diese Symbolschaltfl che
36. auf Zur ck um zur Seite Gruppen zur ckzu kehren Benutzer aus der Gruppe entfernen Sie k nnen Benutzer jederzeit aus einer Gruppe entfernen 1 200 Klicken Sie auf einen Eintrag in der Liste Mitglieder den Sie entfernen m chten Halten Sie die Taste lt Strg gt gedr ckt um gegebenenfalls mehrere Eintr ge gleichzeitig zu markieren Klicken Sie auf die Schaltfl che gt gt um die markierten Eintr ge aus der Liste zu entfernen Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Voicemail Einstellungen optional Gruppenname aufnehmen Um einen Gruppennamen aufzunehmen gehen Sie folgenderma en vor 1 Klicken Sie auf den Link Aufnahme neben Gruppenname aufnehmen Es wird der Dialog Aufnahmen ge ffnet 2 Geben Sie die Rufnummer des Telefons ein von dem aus Sie den Gruppen namen aufnehmen wollen Klicken Sie anschlie end auf OK 3 Klicken Sie auf Aufnehmen und nehmen Sie den gew nschten Namen auf A Klicken Sie auf Beenden um die Aufnahme zu beenden 5 Klicken Sie auf Speichern um den aufgenommenen Gruppennamen zu speichern Sobald ein Gruppenname aufgenommen wurde wird der Link Aufnahme neben Gruppenname aufnehmen nicht mehr angezeigt HINWEIS Das Verfahren zum Aufnehmen eines Gruppennamens ist identisch mit dem Verfahren f r Aufnahmen Siehe dazu Abschnitt 3 8 5 Aufnahmen auf Seite 210 3 8 3 3 Gruppe l schen Sie k nnen eine
37. auf die Symbolschaltfl che Neues Datum hinzuf gen f r die Liste eingeben ffnet sich ein Fenster in dem Datumsangaben vorgenommen und als Eintrag direkt zur Liste hinzugef gt werden k nnen Datumseintrag ndern Nach Klicken auf die Symbolschaltfl che 7 Eintrag editieren kann ein bestehender Datumseintrag ge ndert werden Datumseintrag l schen Durch Klicken auf die Symbolschaltfl che sz Eintrag l schen wird ein Eintrag aus der Datumsliste gel scht Allgemeine Funktionen im Dialog Datumslisten Dieses Fenster stellt auch die folgende Funktion bereit Alle nderungen Durch Klicken auf die Schaltfl che Schlie en werden alle speichern nderungen die Sie in diesem Fenster vorgenommen haben gespeichert MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 181 Bedienung des Clients cyPHONE Web Regelprofil Anrufe mit Regeln behandeln 182 3 7 4 9 Registerkarte Info Fenster aufrufen W hlen Sie im Hauptmen men gt Regeln Der Dialog Regeln wird mit der Registerkarte Neu Editieren ge ffnet Wechseln Sie auf die Registerkarte Info berblick Dieses Fenster informiert Sie ber die allgemeine Vorgehensweise f r die Erstellung von Regeln und Profilen sowie deren Aktivierung Eine bersicht ber die Arbeitsschritte finden Sie auch hier Abschnitt 3 7 1 4 Wichtigste Erstellungsschritte f r Regeln und Profile auf Seite 139 Wenn Sie eine detaillierte Beschreibung der Arbeitsschritt
38. c yPHONE Web oder das Kontakt Verzeichnis von Microsoft Outlook sein Wenn vom Administrator eingerichtet k nnen Sie f r sich eines dieser beiden Adressb cher ausw hlen Gemeinsame Adressb cher optional Gemeinsame Adressb cher die von einer Gruppe ausgew hlter Mitarbeiter genutzt werden k nnen kann jeder Client cyPHONE Web Benutzer einrichten Wer sie nutzen darf und welche Rechte dabei gelten kann die Gruppe selbst entscheiden So kann z B nur eine Leseberechtigung oder auch die volle Zugangsberechtigung vergeben werden Gemeinsame Adressb cher sind v llig unabh ngig von bereits existierenden Telefonie Teams nutzbar zum Beispiel der Funktion Team View N heres zur Einrichtung gemeinsamer Adressb cher finden Sie in Abschnitt 3 5 11 Gemeinsame Adressb cher optional auf Seite 89 Globale Adressb cher Globale Adressb cher werden vom Administrator angelegt und zug nglich gemacht Sie stehen jedem Benutzer des Clients c yPHONE Web gleicherma en zur Verf gung Der Zugriff kann nur lesend erfolgen das hei t der Inhalt kann vom Benutzer nicht ge ndert werden Typisches Beispiel f r solche Adress b cher sind firmeninterne Verzeichnisse die Daten aller Mitarbeiter Adressen Abteilungsbezeichnungen Telefonnummern E Mail Adressen etc enthalten 2 5 4 2 Kontakte Kontakte kompakt und Kurzwahlliste Die Verwaltung und Nutzung Ihrer Kontakteintr ge wird ber diese Funktions fenster durchgef hrt Dab
39. ckfrageverbindung aufbauen beschrieben ist Sie k nnen so nach und nach weitere Gespr chsteilnehmer der Konferenz hinzuf gen F r die Steuerung einer Konferenz stehen Ihnen in der Verbindungsteuerung folgende Funktionen zur Verf gung Symbol Erl uterung schaltfl che In der Kopfzeile Konferenz sperren Mit dem Bet tigen dieser Symbolschaltfl che ist es f r andere Konferenzteilnehmer nicht mehr m glich sich in die Konferenz einzuw hlen Das Symbol ndert sich nach dem Bet tigen in ein geschlossenes Vorh ngeschloss Konferenz entsperren Das Bet tigen dieser Symbolschaltfl che hebt die Sperrung wieder auf Konferenz stummschalten Die Ton bertragung f r alle Konferenzteilnehmer wird unter brochen Das Symbol wird nach dem Bet tigen grau und durchge strichen dargestellt Stummschalten der Konferenz aufheben Das Bet tigen dieser Symbolschaltfl che hebt die Stummschaltung der Konferenz wieder auf Konferenz beenden Beendet die Konferenz indem die Verbindungen zu den Konfe renzteilnehmern getrennt werden Bei der Verbindungsdarstellung der Konferenzteilnehmer Teilnehmer stummschalten Die Ton bertragung f r diesen Konferenzteilnehmer wird unter brochen Das Symbol wird nach dem Bet tigen grau und durchge strichen dargestellt J F Stummschalten des Teilnehmers aufheben Das Bet tigen dieser Symbolschaltfl che hebt die Stummschaltung f r diesen Konferenzteilnehmer wieder auf Konferen
40. cyPHONE Web Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Voicemail Einstellungen optional 3 8 Voicemail Einstellungen optional Wenn Sie aus men die Funktion rz Voicemail aufrufen k nnen Sie die Einstellungen f r das Voicemailsystem vornehmen Nach dem Aufruf dieser Funktion ffnet sich der Dialog Cycos Web Assistant ERGO ber die Navigationsleiste am linken Rand k nnen Sie die einzelnen Einstel lungsseiten f r das Voicemailsystem ffnen Folgende Einstellungsseiten stehen zur Verf gung e Benutzerdaten e Voicemailsystem e Gruppen e Zeitprofile e Aufnahmen Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 183 Bedienung des Clients cyPHONE Web Voicemail Einstellungen optional 3 8 1 Benutzerdaten Auf der Seite Benutzerdaten werden Ihnen Informationen zu Ihrem Benutzer Konto angezeigt Sie ffnen diese Einstellungsseite ber men gt Voicemail gt Benutzerdaten Benutzerdaten Voicemailsystemn Gruppen Zeitprofile Aufnahmen Daten von Benutzer USER1 TEST Diese Seite mit einem Lesezeichen versehen Sprachauswahl f r Voicemailsystem und Web Oberfl che Internationale Rufnummer bitte mit f hrendem Zeichen eingeben CH Monmalisierte Nummer Name Benutzergruppe Mailbox Umleitung Gesch ftsanschluss Gesch ftsfax G3 SMS Nummer E Mail Startseite nach Anmeldung Standardwert se Speichern Abh ngig von der Konfiguration des Systems k nnen
41. definiert ber welches bevorzugte Ger t ausge hende Gespr che die ber den Client cyPHONE Web initiiert werden gef hrt werden sollen Der Angerufene sieht hierbei immer die definierte Nummer in seinem Display Der eingehende One Number Service erm glicht das direkte Um Weiterleiten auf ein definierbares Ziel Diese Ziele k nnten zum Beispiel das Handy oder das Voicemail Postfach sein Das bedeutet dass ein Anrufer auf seinem Telefon display immer die angerufene Nummer sieht und nicht die Nummer von welcher der Anruf angenommen wurde Um die Funktion One Number Service zu nutzen m ssen Sie folgende Einstel lungen vornehmen Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 49 Bedienung des Clients cyPHONE Web Funktionen des Hauptmen s 50 F gen Sie weitere Umleitungsziele Handy Voicemailnummer etc ber die Sie zu erreichen sind zu Ihrer Ger teliste hinzu ffnen Sie dazu den Dialog Anrufumleitung und f gen Sie unter Bevorzugtes Ger t weitere Umlei tungsziele hinzu indem Sie dort f r eingehende und ausgehende Anrufe die Bearbeitenfunktion aufrufen Sie finden den Einstellungsdialog unter men gt Allgemein gt Allgemeines gt Anrufumleitung Siehe hierzu Abschnitt 3 6 1 3 Anrufumleitung auf Seite 107 Aktivieren Sie die Funktion unter men gt Allgemein gt Allgemeines gt Anrufumleitung gt Bevorzugtes Ger t Dort kann f r eingehende und ausgehende Anrufe das gew
42. der Journalfenster und Dialoge im Arbeitsbereich 3 5 1 Allgemein In der Titelzeile der Journale und Dialoge befinden sich Bedienungselemente mit denen Sie die Darstellung des Fensterinhalts ver ndern k nnen In der Titelzeile der Journale und Dialoge finden Sie folgende Symbole o ze Fenster auf Titelzeile verkleinern Fenster wieder expandieren d e W Journal beziehungsweise Dialog in einem separaten Fenster darstellen EN Nur dieses Fenster in der Spalte darstellen e Wieder alle Fenster in der Spalte darstellen Am unteren Rand der Journale und Dialoge finden Sie Bedienungselemente die dazu dienen besser in dem entsprechenden Fenster navigieren zu k nnen So gibt der Wert neben Eintr ge an welche Eintr ge Sie gerade im Journal sehen und in Klammern wie viele Eintr ge sich insgesamt im Journal befinden Sind mehr Eintr ge vorhanden als in der Liste angezeigt werden k nnen werden diese Symbole aktiv Benutzen Sie dann die Pfeilsymbole um einen Journal eintrag anzusteuern e Die n chsten Eintr ge werden angezeigt Beispiel Wenn in einem Journal sechs Eintr ge sichtbar sind werden die sechs Eintr ge danach dargestellt e d Die vorigen Eintr ge werden angezeigt Beispiel Wenn in einem Journal sechs Eintr ge sichtbar sind werden die sechs Eintr ge davor dargestellt e H Das Journal zeigt den Anfang der Liste an e H Das Journal zeigt das Ende der Liste an Cycos AG 2010 05 20 60 MRS v8 0 cyP
43. der Kompaktansicht des Fensters Kontakte werden Ihnen zu jedem verzeich neten Kontakt folgende Informationen angezeigt von links nach rechts e Ein Kontrollk stchen zum Markieren des Eintrages e Der Name e Die Rufnummer am Arbeitsplatz e Einem Symbol um an diesen Kontakt eine E mail zu schreiben B HINWEIS In den Kontaktinformationen muss dazu eine E Mail Adresse eingetragen sein e Einem Symbol um einen Anruf an diesen Kontakt einzuleiten g 3 5 9 1 Bedienungsoptionen des Fensters Kontakte Folgende Funktionen stehen Ihnen sowohl ber das Fenster Kontakte kompakt als auch das Fenster Kontakte zur Verf gung HINWEIS Einige Funktionen werden erst dann aktiv wenn Sie einen Kontak teintrag im Journal markieren In der Titelzeile e ber das hier eingeblendete Alphabet k nnen Sie sich schnell Kontaktein tr ge anzeigen lassen Ist mindestens ein Eintrag zu einem Anfangsbuch staben vorhanden wird dieser im angezeigten Alphabet schwarz dargestellt und kann ausgew hlt werden Klicken Sie auf den Anfangsbuchstaben des Kontaktnamens den Sie suchen Dadurch werden die Eintr ge im Journal ab den Kontakten angezeigt die mit diesem Buchstaben anfangen Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Funktionen der Journalfenster und Dialoge im Arbeitsbereich ber die Symbolleiste e S Um einen neuen Kontakteintrag zu erzeugen klicken Sie auf die Symbol
44. der Zeitzone einge blendet HINWEIS In den Anruf Journalen k nnen Sie ber das Symbol Uhrzeit umschalten Mobile Zeitzone zwischen der lokalen Zeitzone und der zus tzlich ausgew hlten Zeitzone umschalten Im Quick Info zu diesem Symbol wird nach der Zeitzonenumschaltung im Klartext angegeben welche Zeitzone gew hlt ist Nach den Einstellarbeiten haben Sie folgende Bedienungsoptionen Bet tigen Sie bernehmen um Ihre Einstellungen zu speichern ohne den Dialog Allgemeine Einstellungen zu schlie en Bet tigen Sie OK um Ihre Einstellungen zu speichern und den Dialog Allge meine Einstellungen zu schlie en Bet tigen Sie die Schaltfl che Abbrechen um den Dialog Allgemeine Einstellungen zu schlie en ohne die bereits durchgef hrten Einstellungen zu Speichern Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Allgemeine Einstellungen 3 6 1 2 Journal Auf der Registerkarte Journal nehmen Sie die Einstellungen zur Erzeugung der Journaleintr ge und f r die Benachrichtigungsfunktion vor Sie erreichen diesen Einstellungsdialog ber men gt Allgemein gt Allgemeines gt Registerkarte Journal Allgemeine Einstellungen Allgemeines Adressen Team Darstellung Anrufumleitung Desktop Integration Journaleintr ge erzeugen F r alle Anrufe O Nicht aktiviert Benachrichtigung f r nicht angenommene Anrufe an E Mail Adresse d Sprache Format
45. eer eege See 76 3 5 8 1 Neue Konferenz ber das Fenster Konferenzen einrichten 22 2222 aaan 77 3 5 8 2 Neue Konferenz ber das Fenster Kontakte einrichten 22220 nee nennen 81 3 5 8 3 Konferenzeinstellungen bearbeiten 81 3 5 9 Kontakte kompakt ana uuu ee aan ahead ea phase area alien 82 3 5 9 1 Bedienungsoptionen des Fensters Kontakte 2 2222 nanenneneenn een 82 3 5 9 2 Kontakteintrag hinzuf gen 2 222 oneeeenaneee nennen nee nnnen nern nenn 84 3 5 9 3 E eenig leie Enge EE 85 3 5 9 4 Kontakteintrag bearbeiten 87 e Re EE een ehren 88 3 5 11 Gemeinsame Adressb cher optional 2 22 aaa aa 89 3 5 12 Alle Adressb cher optional 90 13 ANU on E an en en a ee a naeh 91 3 5 12 VERZEICHNIS eg ns d Be res E Bremen ansehen 92 3 5 15 Verzeichnissuche erweitert 2222222 eseeeeneeneenen nennen eennenee nenn 94 3 9 16 Lesezeichen anzeigen sus sauren ech are he 97 3 5 16 1 Neues Lesezeichen hinzuf gen 222222 noseeennnnnen nennen ernennen 98 3 5 17 Komponentenbereich kompakt 100 3 6 Allgemeine la Ee E ne EE 101 OL SUITE ee a a ae ee Eee A Anne En Eee en 102 Ole EI ET a nn re EE De nen En a ae Erbe a Po here 103 e E e a a ae ee ne ren E E E 105 36 L3 ANUME Pen ea I EN UHREN BAER EE 107 3 6 1 4 DEOSKTODINIEGRINDN En an ne ae ne a E EE de erbeten 110 SEENEN SEE E e EE ES Or RE E AA E E EE SER E S 118 SO IT OT a a ee E a en ran Eee 119 3 6 2 2 Datenaus
46. einer Personenliste oder einer Datumsliste optional 3 Erstellen der Regel und Zuweisen der Regel zu einem vorhandenen Profil 4 Wenn ein Profil in einer Priorit tengruppe mehrere Regeln enth lt Festlegen der Priorit t innerhalb der Gruppe 5 Aktivieren des Profils Diese Schritte sind in den folgenden Abschnitten anhand von Beispielszenarien ausf hrlich beschrieben Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 139 Bedienung des Clients cyPHONE Web Regelprofil Anrufe mit Regeln behandeln 3 7 2 Beispielszenarien erstellen Beispiele Der Regelinterpreter kann Sie in den unterschiedlichsten Situationen unter st tzen Hier einige Beispielszenarien e Szenario Normal Alle Anrufer sind an Sie durchzustellen Wenn aber Personen anrufen die in Ihrer Liste der unerw nschten Anrufer stehen dann soll der Anruf zur Sekre t rin umgeleitet werden e Szenario Besprechung Wenn Sie in Ihrer Firma an einer Besprechung teilnehmen dann sind alle Anrufe automatisch zur Sekret rin umzuleiten Wenn aber Vorzugskunden oder ein Mitglied Ihrer Familie anrufen dann soll der Anruf an Sie durchge stellt werden e Szenario Dienstreise Wenn Sie auf einer Dienstreise sind dann sind alle Anrufe an die Sekret rin umzuleiten Wenn aber Vorzugskunden oder ein Mitglied Ihrer Familie anrufen dann soll der Anruf zu Ihrem Mobiltelefon umgeleitet werden Ihre Vorzugskunden sollen Sie jedoch nur Montag bi
47. gt Voicemail gt Voicemailsystem 2 L schen durch Anklicken Sie das H kchen im Kontrollk stchen Verein fachte Begr ungskonfiguration verwenden 3 Speichern Sie Ihre nderungen ber die Schaltfl che Speichern am unteren Rand der Seite Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 191 Bedienung des Clients cyPHONE Web Voicemail Einstellungen optional e Nachrichten am Telefon bearbeiten Filter f r Nachrichten setzen Sie k nnen f r die Wiedergabe von Nachrichten einen Filter setzen sodass bei Abfragen nur bestimmte Nachrichten wiedergegeben werden Dieser Filter kann sp ter jederzeit aktiviert oder deaktiviert werden Die eigentliche Definition des Filters bleibt bestehen bis Sie sie ndern 1 Klicken Sie auf die Option Standardfilter aktivieren wenn Sie die Wiedergabe der Nachrichten nicht einschr nken wollen 2 Klicken Sie auf die Option Pers nlichen Filter aktivieren wenn nur bestimmte Nachrichten wiedergegeben werden sollen 3 Klicken Sie auf die Schaltfl che Pers nlichen Filter bearbeiten um Einzelheiten f r den Wiedergabefilter festzulegen Die Seite Pers nliche Filter wird ge ffnet Benutzerdaten Einstellungen des Voicemailsystems Voicemailsystem Gruppen Zeitprofile Pers nliche Filter Aufnahmen Nachrichten aus folgenden Posteingangsordnern abspielen Posteingang Nachrichten abspielen die nicht lter sind als Welche Nachrichten sollen ber cksichtigt w
48. hinzu f gen ber dem Anzeigefeld Zeitpunkt ffnet sich ein Eingabefenster In dieses Eingabefenster k nnen Sie die gew nschte Uhrzeit direkt eingeben Nach Klicken auf die Symbolschaltfl che Eintrag editieren kann die Uhrzeit ge ndert werden Nach Klicken auf die Symbolschaltfl che X L schen wird die jeweilige Uhrzeit gel scht Durch Klicken auf die Schaltfl che OK werden alle Anderungen die Sie in diesem Fenster vorgenommen haben gespeichert Danach wird das Fenster geschlossen 171 Bedienung des Clients cyPHONE Web Regelprofil Anrufe mit Regeln behandeln 3 7 4 4 Dialog Aktion Dialog aufrufen Dieser Dialog wird ge ffnet wenn Sie auf der Registerkarte Neu Editieren im unteren Bereich auf die Symbolschaltfl che Eintrag editieren zum Eintrag Aktion klicken berblick In diesem Fenster legen Sie fest an wen ein eingehender Anruf umgeleitet wird Das Fenster kann wie folgt aussehen Regeln Aktiviere Profil d Neu Editieren Personenlisten 5 Datumslisten 9 Info Regel L Regeli AU x a kl Duplikat Editiere Regel Regel 1 Aktion E Durchstellen i Regel 1 i Wenn Anri van O weiterleiten zu wenn Datum Zeitpunkt T f E P Pd Aktion ri Zugewiesene Profile 0K Abbrechen rd R ckg ngig Schlie en Cycos AG 2010 05 20 172 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Regelprofil Anrufe mit Regeln behandeln Funktionen
49. mrs cyPHONE Web e Verbindungssteuerung Telefonsteuerung Stellt im ausgew hlten Rahmen die Funktionen zur Steuerung Ihres Telefons zur Verf gung Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Homepage e Team View optional Zeigt im ausgew hlten Rahmen die Mitglieder Ihres Teams an und stellt Ihnen abh ngig von den zugewiesenen Berechtigungen die Teamfunk tionen zur Verf gung e Journal alle Anrufe Listet im ausgew hlten Rahmen alle Anrufe Ihres Telefons auf einge hende und ausgehende Anrufe e Nicht angenommene Anrufe Listet im ausgew hlten Rahmen alle eingehenden Anrufe Ihres Telefons auf die Sie nicht angenommen haben e Voicemail Postfach optional Erzeugt im ausgew hlten Rahmen ein Journal in dem alle bei Ihnen eingegangenen Voicemails aufgelistet sind und ber das Sie Ihre Voice mails wiedergeben k nnen e Journal Voicemail Postfach Erzeugt im ausgew hlten Rahmen ein Journal in dem alle Anrufe und alle bei Ihnen eingegangenen Voicemails aufgelistet sind e Konferenzen Erzeugt im ausgew hlten Rahmen ein Journal das die Funktionen zur Verf gung stellt mit denen Sie Konferenzen planen k nnen Zudem werden hier alle von Ihnen geplanten Konferenzen angezeigt e Kontakte kompakt Das Fenster Kontakte kompakt ist Ihr pers nliches c yPHONE Web Adressbuch Hier ber k nnen Sie Ihre pers nlichen Kontaktdaten verwalten e Kontakte Da
50. nehmen Sie die Einstellungen zur Benutzero berfl che des Clients cyPHONE Web vor Sie erreichen diesen Einstellungs dialog ber men gt Allgemein gt Allgemeines gt Registerkarte Darstellung Allgemeine Einstellungen Allgemeines Adressen Team Darstellung Journal Anrufumleitung Desktop Integration Ansicht f r den Start festegen Gro e Ansicht RK Applikationsbanner anzeigen Wenn m glich in einem eigenen Fenster starten RK Inden Vordergrund gehen bei ankommendem Ruf Aktuelle Gr e speichern Speichern Mobile Zeitzone amp Zentraleurop ische Sommerzeit Folgende Einstellungen k nnen Sie hier f r die Darstellung der Oberfl che des Clients cyPHONE Web vornehmen e Ansicht f r den Start festlegen Mithilfe dieses Kombinationsfeld k nnen Sie festlegen wie die Oberfl che des Clients c yPHONE Web aussehen soll wenn Sie die Anwendung starten Sie k nnen folgende Einstellungen w hlen Wie zuletzt beim Beenden Der Client c yPHONE Web wird mit der Ansicht ge ffnet die Sie zuletzt beim Beenden der Anwendung eingestellt hatten Gro e Ansicht Der Client cyPHONE Web wird mit der zweispaltigen Ansicht ge ffnet Kleine Ansicht Der Client c yPHONE Web wird mit der einspaltigen Ansicht ge ffnet Folgende weitere Optionen sind ber je ein Kontrollk stchen w hlbar Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 103 Bedienung des Clients cyPHONE Web Allgemei
51. oder vertrauliche Nachrichten zu hinterlassen Markieren Sie die gew nschten Optionen im Abschnitt Anruferoptionen Bereits aktive Optionen sind mit einem Haken markiert Abfrage von Voicemails ohne Identifizierung Sie k nnen drei Telefone definieren von denen aus Sie beim Anruf des Voicemailsystems direkt auf Ihre Voicemailbox gelangen ohne sich ber die Eingabe der PIN am System identifizieren zu m ssen Diese sogenannten Vertrauensnummern erleichtern Ihnen den Zugriff auf Ihre Voicemailbox WICHTIG Sie m ssen sich dar ber im Klaren sein dass Vertrauens nummern zu einem Sicherheitsproblem f hren k nnen Jeder der dar ber informiert ist welcher Anschluss als vertrauensw rdig definiert ist und der Zugang zu diesem Ger t hat kann die vollst ndige Kontrolle ber die damit verkn pfte Voicemailbox aus ben So sollte zum Beispiel niemals das Telefon am Arbeitsplatz als vertrauensw rdig definiert werden wenn andere Personen Zugang zu Ihrem Arbeitsplatz haben HINWEIS Beachten Sie dass zur Identifizierung durch das Voicemail System die Nummer des Anrufers bertragen werden muss Dies ist aller dings nur m glich wenn die Telefonanlage diese Nummer weiterreicht Sollte dies nicht der Fall sein wenden Sie sich an den Administrator Ihrer Telefon anlage Die hier definierten Nummern m ssen pro Benutzer eindeutig sein Mehrere Benutzer k nnen nicht die gleiche n Nummer n als Vertrauensnummer n einrichten Cy
52. stoppen Beim Bet tigen dieser Schaltfl che wird die Wiedergabe gestoppt und der Wiedergabevorgang auf den Anfang zur ckgesetzt R ckspulen Bet tigen Sie diese Schaltfl che wenn Sie in der Nachricht zur ckspulen m chten wenn Sie eine Passage noch einmal h ren m chten Vorspulen Bet tigen Sie diese Schaltfl che wenn Sie in der Nachricht vorspulen m chten um Bereiche der Nachricht zu berspringen Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 33 Allgemeines Zusammenarbeit mit anderen Personen 34 2 5 6 2 Wiedergabe ber den Windows Media Player Gehen Sie folgenderma en vor um die Voicemail ber den Windows Media Player abzuspielen 1 2 Markieren Sie den Journaleintrag der Voicemail die Sie abspielen m chten Bet tigen Sie das Symbol en um die Wiedergabe zu starten Die Wiederga besteuerung wird mit gesetzter Option Telefon zur Wiedergabe der Voicemail ber das Telefon ge ffnet Setzen Sie die Wiedergabeoption auf Browser Die Wiedergabesteuerung des Windows Media Players angezeigt e Yoicemail Postfach FA x B Dakum Name A Kai 25 07 15 56 439240490193152 ag fe VoiceMail Player Eintr ge KH db MH ber den Bedienungselementen der Wiedergabesteuerung befindet ein Laufbalken der die ungef hre Position w hrend der Voicemailwiedergabe angibt Unter den Bedienungselementen befindet sich eine Statuszeile in der aktuelle Zustand der Wiedergabe an
53. um den Ton abzuschalten Lautst rke einstellen Durch das Bewegen des Knopfes mit der Maus k nnen Sie die Lautst rke verringern oder erh hen Cycos AG 2010 05 20 74 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Cycos AG 2010 05 20 Bedienung des Clients cyPHONE Web Funktionen der Journalfenster und Dialoge im Arbeitsbereich 3 5 7 Journal Voicemail Postfach Im Fenster Journal Voicemail Postfach werden wie im Fenster Journal per Voreinstellung die protokollierten Anrufe angezeigt Die hier m glichen Funktionen sind in Abschnitt 3 5 4 Journal alle Anrufe auf Seite 68 beschrieben Ist Ihr System als Voicemailserver eingerichtet k nnen Sie sich hier auch Ihre Voicemails anzeigen lassen Klicken Sie dazu in der Titelzeile dieses Dialogs auf Voicemail Postfach Die Journalansicht wechselt und Ihre Voicemails werden angezeigt Die hier m glichen Funktionen sind in Abschnitt 3 5 6 Voicemail Postfach optional auf Seite 71 beschrieben MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 75 Bedienung des Clients cyPHONE Web Funktionen der Journalfenster und Dialoge im Arbeitsbereich 76 3 5 8 Konferenzen Im Fenster Konferenzen werden die Konferenzen angezeigt die Sie konfiguriert haben und die zu denen Sie eingeladen sind HINWEIS Auch die Konferenzen die Sie ber die Konferenzerweiterung von Microsoft Outlook konfiguriert haben werden hier angezeigt Diese k nnen aber ber den Client cyPHONE Web nicht
54. v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 43 Bedienung des Clients cyPHONE Web Funktionen des Hauptmen s 44 si Um sich die Informationen anzuschauen die zu einem Journaleintrag vorhanden sind w hlen Sie den entsprechenden Anruf aus dem Journal aus Klicken Sie anschlie end auf die Symbolschaltfl che Benutzereintrag anzeigen e Las Um einen Journaleintrag zu l schen w hlen Sie den entsprechenden Eintrag aus Bet tigen Sie anschlie end die Symbolschaltfl che Journalein tr ge l schen M chten Sie mehrere Journaleintr ge gleichzeitig l schen markieren Sie alle entsprechenden Eintr ge und bet tigen Sie dann Journal eintr ge l schen Die Auswahl kann durch Strg Anklicken des Journalein trages oder durch Anklicken des Kontrollk stchens das sich vor jedem Journaleintrag befindet erfolgen HINWEIS Ist kein Journaleintrag ausgew hlt wird beim Bet tigen der Symbolschaltfl che Journaleintr ge l schen das komplette Journal gel scht e de Um de kompletten Journalinformationen auszudrucken bet tigen Sie die Symbolschaltfl che Journaleintr ge drucken Die Journalinformationen werden in tabellarischer Form auf Ihrem Drucker ausgegeben sg Pro Anrufer Um je Anrufer nur einen Journaleintrag im Journal anzeigen zu lassen k nnen Sie die Option Pro Anrufer setzen Sollte ein Anrufer mehrmals versucht haben Sie zu erreichen wird dann nur der letzte Anruf journalisiert Dadurch bleibt Ihr Journal bersichtlich
55. werden in tabellarischer Form auf Ihrem Drucker ausgegeben e CC Um alle Eingaben im Eingabefeld Suchen zu l schen bet tigen Sie die Symbolschaltfl che Neu Laden e Eingabefeld Suchen Geben Sie hier den Nachnamen oder die Anfangsbuchstaben des Kontaktes ein dessen Daten Sie suchen HINWEIS Wenn Sie zum Beispiel nach dem Kontakt Baumann suchen f hrt die Eingabe ba ebenfalls zur Anzeige des Kontaktes Baumann Aller dings werden auch alle anderen Kontakte die mit den Anfangsbuchstaben ba beginnen als Suchtreffer angezeigt e JP Um den Suchvorgang einzuleiten bet tigen Sie die Symbolschaltfl che Suche starten Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 93 Bedienung des Clients cyPHONE Web Funktionen der Journalfenster und Dialoge im Arbeitsbereich 3 5 15 Verzeichnissuche erweitert Wenn die Schnellsuche zu viele Treffer ergibt was auch bedeutet dass die meisten Treffer unbrauchbar sind k nnen Sie die erweiterte Suche verwenden ber die hier angezeigte Suchmaske k nnen Sie mithilfe weiterer Suchkriterien die Anzahl der Treffer erheblich einschr nken und somit den Nutzen der Suchfunktion deutlich steigern Starten Sie die erweiterte Suche ber die Schaltfl che Suchen nachdem Sie in die Eingabemaske f r die Suchkriterien Daten eingegeben W hlen Sie gegebe nenfalls die Option Exakt suchen wenn nur Treffer angezeigt werden sollen die zu 100 mit den Suchvorgaben bereinstimmen Die Such
56. zu speichern bet tigen Sie die Symbolschaltfl che Adressen speichern Es wird daraufhin ein neues Fenster ge ffnet in dem Ihre Kontaktdaten tabella risch angezeigt werden W hlen Sie in diesem Fenster aus dem Men Datei gt Speichern unter aus Das Dateiauswahlfenster von Windows wird ge ffnet W hlen Sie hier das Verzeichnis sowie den Dateityp aus und geben Sie den Dateinamen an unter dem die Adressliste gespeichert werden soll e Um die komplette Kontaktliste auszudrucken bet tigen Sie die Symbol schaltfl che Adressbuch drucken Die Journalinformationen werden in tabellarischer Form auf Ihrem Drucker ausgegeben A Um eine Konferenz zu konfigurieren markieren Sie die gew nschten Konferenzteilnehmer aus Ihrer Kontaktliste und bet tigen Sie die Symbol schaltfl che Konferenz konfigurieren Der Dialog Konferenzen wird ge ffnet Die markierten Teilnehmer aus der Kontaktliste sind dabei bereits als Konferenzteilnehmer in den Dialog Konferenzen bernommen Das weitere Vorgehen zum Konfigurieren einer Konferenz ist in Abschnitt 3 5 8 1 Neue Konferenz ber das Fenster Konferenzen einrichten auf Seite 77 beschrieben Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 83 Bedienung des Clients cyPHONE Web Funktionen der Journalfenster und Dialoge im Arbeitsbereich Kombinationsfeld Sie k nnen die Kontakteintr ge mit einem Attribut versehen das die Kontakte in Adressgruppen Kategorien zusammenfas
57. 444 e auf oder absteigende Nummernfolgen wie 12345 oder 654321 e Enth lt eigene Telefon oder Voicemailbox Nummer e Enth lt Vanity Nummer e PIN wurde bereits zu einem fr heren Zeitpunkt verwendet e PIN ist gleich der Standard PIN PIN ndern 1 ffnen Sie die Einstellungsseite f r das Voicemailsystem ber men gt Voicemail gt Voicemailsystem 2 Klicken Sie neben nderung der PIN auf die Schaltfl che ndern Ein neues Fenster wird ge ffnet 3 Geben Sie in das Feld Neue PIN eine neue PIN ein und wiederholen Sie die Eingabe im Feld Neue PIN wiederholen A Geben Sie in das Feld Benutzerkennwort Ihr aktuelles Kennwort ein mit dem Sie sich auch am Web Assistant anmelden 5 Klicken Sie auf die Schaltfl che Speichern Das Fenster wird geschlossen und die neue PIN ist sofort g ltig e Voicemailsystem Sofern in Ihrem MRS System weitere Voicemailsysteme verf gbar sind k nnen Sie ber das Listfeld Aktives Voicemail System das gew nschte Voicemailsystem ausw hlen W hlen Sie das entsprechende Voicemail System aus Wenn Sie Ergo verwenden und Sie ber das entsprechende Privileg verf gen k nnen Sie ber die Schaltfl che Editieren Kurzwahlen f r Ergo Men funktionen einrichten Lesen Sie hierzu den folgenden Abschnitt Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 187 Bedienung des Clients cyPHONE Web Voicemail Einstellungen optional Kurzwahlen einrichten HINWEIS Be
58. Ausgehende Anrufe werden gegen ber dem Regelin terpreter bevorzugt abgearbeitet Es k nnen auch Konflikte zwischen allen Einstellungen entstehen Wenn Sie sicher sein m chten dass die Regeln abgearbeitet werden ist es sinnvoll unter Bei eingehenden Anrufen Umleiten und Ausgehende Anrufe die Einstellung Nicht aktiviert zu w hlen Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 163 Bedienung des Clients cyPHONE Web Regelprofil Anrufe mit Regeln behandeln 3 7 4 Benutzeroberfl che des Regelinterpreters kennenlernen berblick Die in den vorangegangenen Abschnitten behandelten Beispiele dienten dazu die Handhabung des Recgelinterpreters m glichst bersichtlich zu erkl ren Dadurch wurden jedoch nicht alle Einstellungen behandelt die m glich sind Dieser Abschnitt zeigt alle Fenster des Regelinterpreters und benennt alle Einstellm glichkeiten Inhalt In diesem Abschnitt finden Sie die folgenden Themen e Registerkarte Neu Editieren e Registerkarte Aktiviere Profil e Registerkarte Personenlisten e Registerkarte Datumslisten e Registerkarte Info 3 7 4 1 Registerkarte Neu Editieren Dialog aufrufen W hlen Sie im Hauptmen men gt Regeln Der Dialog Regeln wird direkt mit der Registerkarte Neu Editieren ge ffnet Weitere Dialoge ber den Dialog Neu Editieren k nnen Sie weitere Fenster aufrufen e Dialog Wenn Anruf von e D
59. Buchstaben beginnt Au erdem k nnen Sie die Eintr ge nach Kategorien filtern Wenn Sie zum Beispiel alle privaten Eintr ge in der Kategorie Familie zusammengefasst haben k nnen Sie sich nur diese anzeigen lassen Kurzwahlliste Funktionsfenster Alle Adressb cher Im Funktionsfenster Alle Adressb cher werden im Fenster Kurzwahlliste die gleichen Kontakteintr ge wie in den Funktionsfenstern Kontakte und Kontakte kompakt angezeigt Die Bedienungsm glichkeiten in diesem Funktionsfenster unterscheiden sich lediglich darin dass Sie zus tzlich zu den Funktionen des Fensters Kontakte kompakt Zugriff auf die gemeinsamen Adressb cher haben ffnen Sie dazu das Kombinationsfeld in der Titelzeile durch einen Klick auf das kleine Dreieck neben dem Fenstertitel W hlen Sie dann aus der angezeigten Liste das gew nschte gemeinsame Adressbuch aus 2 5 4 3 Gemeinsame Adressb cher optional Gemeinsame Adressb cher die von einer Gruppe ausgew hlter Mitarbeiter genutzt werden k nnen kann jeder Benutzer des Clients c yPHONE Web einrichten Wer sie nutzen darf und welche Rechte dabei gelten kann die Gruppe selbst entscheiden Gemeinsame Adressb cher sind unabh ngig von bereits existierenden Telefonie Teams nutzbar zum Beispiel der Funktion Team View Die Bedienung dieser Adressb cher ist identisch mit der Nutzung der Kontakt fenster und Kurzwahlliste Um eines der gemeinsamen Adressb cher zu ffnen klicken Sie au
60. Daraufhin wird der Dialog Liste der Umleitungsziele ge ffnet Gehen Sie folgenderma en vor um neue Unleitungsziele zu definieren 1 Geben Sie dem Unleitungsziel ber die Eingabezeile Anzeigename einen aussagekr ftigen Namen Unter diesem Namen wird das Umleitungsziel in der Liste der konfigurierten Umleitungsziele gef hrt 2 Geben Sie in die Eingabezeile Telefon die Telefonnummer des Umleitungs ziels ein 3 Bet tigen Sie die Schaltfl che bernehmen um das Umleitungsziel in die Liste der konfigurierten Umleitungsziele aufzunehmen 4 Wiederholen Sie die Schritte 1 bis 3 wenn Sie weitere Umleitungsziele definieren m chten 5 Bet tigen Sie OK um Ihre Einstellung zu speichern oder Abbrechen um Ihre Einstellungen zu verwerfen Der Dialog Liste der Umleitungsziele wird geschlossen Gehen Sie folgenderma en vor um ein bereits vorhandenes Umleitungsziel zu bearbeiten 1 ffnen Sie den Dialog Liste der Umleitungsziele indem Sie die Symbol schaltfl che Editieren bet tigen 2 Bet tigen Sie die Symbolschaltfl che Eintrag editieren des Eintrages den Sie ndern m chten Die Daten dieses Eintrages werden oben unter Anzeigename und Telefon angezeigt 3 ndern Sie die Daten unter Anzeigename und Telefon 4 Bet tigen Sie OK um Ihre Einstellung zu speichern oder Abbrechen um Ihre Einstellungen zu verwerfen Der Dialog Liste der Umleitungsziele wird geschlossen Gehen Sie folgenderma en vor um e
61. Durch Klicken auf die Schaltfl che Duplikat wird eine neue Regel durch Duplizieren einer bereits bestehenden Regel erstellt Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 165 Bedienung des Clients cyPHONE Web Regelprofil Anrufe mit Regeln behandeln Unterer Bereich F r eine im oberen Bereich markierte Regel k nnen Sie im unteren Bereich die folgenden Einstellungen vornehmen Priorit tengruppe festlegen Regel auf h chste Priorit t setzen Senator Status Regelinformationen anzeigen Einstellungen festlegen nderungen zur ck setzen 166 F r jede Regel sind die Priorit tengruppen Hoch Normal und Niedrig einstellbar Durch Klicken auf die Symbolschaltfl che Setze die aktuelle Regel auf h chste Priorit t und f ge sie zu allen Profilen hinzu wird eine Regel auf h chste Priorit t gesetzt und zu allen Profilen hinzugef gt Anwendungsbeispiel Sie erwarten einen Anruf von Ihrer Autowerkstatt und m chten dass dieser Anruf in jedem Fall und zu jeder Zeit auf Ihr Mobiltelefon umgeleitet wird unabh ngig davon welches Profil gerade aktiviert ist Somit m ssen Sie nicht jedes Profil einzeln ndern Senator Status zur cksetzen Zum R cksetzen k nnen Sie entweder die Regel l schen Abschnitt 3 7 4 1 Registerkarte Neu Editieren auf Seite 164 oder im Fenster Profile zur Regel zuweisen die Kontrollk stchen f r jedes Profil deaktivieren
62. E Web Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Bedienoberfl che e Das Hersteller Logo e Zu kleiner Ansicht wechseln zu gro er Ansicht wechseln der Symbol schaltfl che zum Verkleinern Vergr ern des Browserfensters ber das Hauptmen k nnen Sie folgende Funktionen ausf hren Beschreibung von links nach rechts Das Pearl Men Einstellungen ffnen schlie en Durch Anklicken des Pearl Symbols ffnet sich das Pearl Men ber dieses Men haben Sie einen schnellen Zugriff auf die Funktionen Status Anzeige Info und Hilfe In der zweiten Spalte dieses Men s werden Ihnen zus tzliche Informationen zu den hier angebotenen Men punkten angezeigt W hlen Sie zum Beispiel den Men punkt Status dann k nnen Sie direkt auf Ihre Nicht angenommenen Anrufe und Ihr Voicemail Postfach zugreifen Sind die dazugeh rigen Funktionsfenster noch nicht in die Oberfl che integriert werden die Informationen in einem neuen Dialog darge stellt Haben Sie die Funktionsfenster in die Oberfl che integriert wird durch Kurzeitiges Zittern des betreffenden Funktionsfensters angezeigt wo Sie die gew nschten Informationen finden Das Pearl Symbol zeigt durch Rotation an dass eine neue Voicemail in Ihr Postfach eingegangen ist oder dass Sie einen Anruf zum Beispiel wegen vor bergehender Abwesenheit nicht entgegengenommen haben HINWEIS Damit das Symbol rotieren kann muss in Ihrem Browser die Option Animationen in W
63. E Web Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Regelprofil Anrufe mit Regeln behandeln Innerhalb einer Gruppe z B drei Regeln der Gruppe Normal kann die Priorit t durch Pfeilsymbole Schiebe die selektierte Regel nach oben oder Schiebe die selektierte Regel nach unten beeinflusst werden Ist ein Profil aktiviert so werden die Regeln des Profils von oben nach unten gepr ft bis eine Regel zutrifft Diese wird dann ausgef hrt Alle nachfolgenden Regeln werden ignoriert Grafisches Beispiel f r das Behandeln von Anrufen Profil 3 Regel Profil 2 Regel 21 aus htiger Regel 22 Regel 23 Regel 11 trifft zu Sekret rin Regel 12 Regel 11 traf nicht zu Regel 12 trifft zu EiRegel 13 Eigenes Mobilte lefon Profil 1 ist aktiv Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 137 Bedienung des Clients cyPHONE Web Regelprofil Anrufe mit Regeln behandeln 3 7 1 2 Personenlisten Es gibt viele Personen die Sie anrufen k nnten Das Zuordnen jeder einzelnen Person zu einer oder mehreren Regeln kann m hsam sein Es ist vorteilhaft die Personen in Gruppen einzuteilen z B Familie Vorzugskunden Unerw nschte Anrufer Der Regelinterpreter bietet daf r die Personenlisten an So k nnen Sie z B alle Mitglieder Ihrer Familie in die Personenliste Familie aufnehmen Es sind mehrere Listen m glich Ein weiterer Vorteil ist dass
64. EIS Ausf hrliche Informationen zum Fenster Regeln editieren siehe Abschnitt 3 7 4 1 Registerkarte New Editieren auf Seite 164 Cycos AG 2010 05 20 158 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Regelprofil Anrufe mit Regeln behandeln 2 Klicken Sie zum Anlegen einer neuen Regel auf die Schaltfl che Neu Im Anzeigefeld Regel wird eine neue Regel mit dem Namen Neue Regel angelegt 3 Regel umbenennen 1 Klicken Sie auf die Symbolschaltfl che Al Regel umbenennen der neuen Regel um deren Namen zu ndern Der Name der Regel wird als Eingabefeld dargestellt 2 Schreiben Sie den neuen Namen der Regel und dr cken Sie die Einga betaste Ihrer Tastatur Die Regel tr gt jetzt den gew nschten Namen Einstellungen f r die Regel vornehmen Das untere Anzeigefeld lt Regelname gt zeigt die Standardeinstellungen f r die neu erstellte Regel Gehen Sie folgenderma en vor um die Standardwerte f r Ihren Anwendungsfall einzurichten 1 Aktivieren Sie Hoch Normal oder Niedrig um die Priorit tengruppe f r die Regel festzulegen Die Regel ist dann nach dem Speichern im Anzei gefeld Regel wie folgt markiert rote Glocke Hoch gelbe Glocke Normal gr ne Glocke Niedrig 2 Klicken Sie auf die Symbolschaltfl che Eintrag editieren der Einstellung die Sie entsprechend den Beispielszenarien oder aufgrund eig
65. HONE Web Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Funktionen der Journalfenster und Dialoge im Arbeitsbereich 3 5 2 Verbindungssteuerung Telefonsteuerung HINWEIS Eventuell stehen nicht alle hier beschriebenen Telefoniefunktionen zur Verf gung Sie sind von der verwendeten Telefonanlage und deren Software stand abh ngig sowie von den evtl verwendeten Endger ten Die R ckruf Funktion bei besetzt oder nicht entgegengenommen wird mit Client c yPHONE Web nicht unterst tzt Bei Verwendung von multiline f higen Telefonen wird vom Client cyPHONE Web nur die Primary Line unterst tzt Siehe Abschnitt 1 3 1 Multi Line f higer Telefone auf Seite 12 Wenden Sie sich bei Fragen bitte an Ihren Systemadiministrator Der Dialog Verbindungssteuerung stellt Ihnen die Kontrollfunktionen f r Ihr Telefon zu Verf gung Verbindungssteuerung e Aktives Gespr ch Test User 491234567892 La Neuer Anruf Bei einem ausgehenden oder eingehenden Anruf werden in diesem Dialog Infor mationen zum Status der Verbindung angezeigt e Die Telefonnummer des anrufenden falls bekannt beziehungsweise angeru fenen Teilnehmers e Falls m glich den Namen des anrufenden beziehungsweise angerufenen Teilnehmers e Die Symbole zur Steuerung der Verbindung Die Bedeutung der Symbole ist in den folgenden Abschnitten beschrieben Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 61 Bedienung des Cl
66. Hotkey E Start E Ansicht l Benachrichtigung o Optionen Sprache ber Benutzeroberfl che immer oben Dialogfenster des Hauptfenster bleiben im Vordergrund G ffne Fenster am oberen Bildschirmrand ffne Fenster am linken Bildschirmrand m ffne Fenster am unteren Bildschirmrand ffne Fenster am rechten Bildschirmrand OK Abbrechen bernehmen ber die Registerkarte Ansicht legen Sie die Darstellungsart f r das Fenster des Clients cyPHONE Web fest Folgende Optionen stehen zur Verf gung 114 Benutzeroberfl che immer oben Mit der Auswahl dieser Option legen Sie fest dass das Fenster des Clients c yPHONE Web immer als oberste Anwendung dargestellt wird Dialogfenster des Hauptfensters bleiben im Vordergrund Diese Einstellung legt fest ob neu ge ffnete Dialogfenster vom Hauptfenster verdeckt werden k nnen Positionsauswahl f r die Darstellung des Clients c yPHONE Web auf dem Bildschirm ffne Fenster am oberen Bildschrirmrand ffne Fenster am unteren Bildschrirmrand ffne Fenster am linken Bildschrirmrand ffne Fenster am rechten Bildschrirmrand Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Allgemeine Einstellungen Benachrichtigung OpenScape Webdlient DesktopIntegration Einstellungen F Hotkey E Start E Ansicht l Benachrichtigung X Optionen Sprache ber Ei Aktiviere Sprechblasenhinweise im Infobereich E Aktiviere Benachricht
67. Ihrer Abwesenheit eingegangen sind da die Informationen zu diesem Anruf zentral auf dem Server vorgehalten werden Zudem wird bei eingehenden Anrufen die bermittelte Telefonnummer mit bereits in Ihrer Kontaktliste befindlichen Nummern abgeglichen und falls vorhanden der Name des Anrufers angezeigt MRS Vanguard MRS Vanguardist eine Serverl sung ber die Sie Ihre gesamte Kommunikation abwickeln k nnen Dabei ist es unerheblich ob Sie die zur Verf gung stehenden Dienste von Ihrem Arbeitsplatz von unterwegs oder von Zuhause aus nutzen m chten HINWEIS Der MRS Vanguard Server kann mit unterschiedlichen Leistungs merkmalen installiert werden Die zur Verf gung stehenden Funktionen h ngen dann davon ab welche Anwendungen oder Kombination von Anwendungen in Ihrer Firma installiert wurden Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Der Client cyPHONE Web Communication Control und Presence Management Der Client c yPHONE Web 1 2 Der Client cyPHONE Web Der Client c yvPHONE Web ist eine serverbasierte CTI L sung f r das Intranet Die Installation und die Konfiguration der Software erfolgen zentral auf dem Server Auch die benutzerbezogenen Journaldaten und Einstellungen werden auf dem Server gespeichert Dadurch entf llt die sonst f r Clients notwendige Installation auf dem Arbeitsplatzrechner Eine schnelle und einfache Verbreitung im Intranet ist damit sichergestellt Auch wenn der PC des Anwenders ausge
68. MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 7 Inhalt Cycos AG 2010 05 20 8 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Der Client cyPHONE Web Communication Control und Presence Management Einleitung 1 Der Client cyPHONE Web Communication Control und Presence Management 1 1 Einleitung Cycos AG 2010 05 20 1 1 1 Inhalt Kapitel 1 In diesem Kapitel finden Sie Informationen zu folgenden Themen e Abschnitt 1 1 Einleitung auf Seite 9 e Abschnitt 1 2 Der Client cyPHONE Web auf Seite 11 Abschnitt 1 3 Funktions bersicht auf Seite 11 Abschnitt 1 4 Arbeiten mit diesem Handbuch auf Seite 13 1 1 2 Zielgruppe dieses Bedienhandbuchs Dieses Bedienhandbuch wendet sich an den Endanwender der den Client cyPHONE Web in Verbindung mit der Unfied Communication L sung MRS Vanguard nutzt Bitte beachten Sie Das Benutzerhandbuch beschreibt die Funktionen des Clients cyPHONE Web in einer umfassenden und ausf hrlichen Art und Weise Diese Funktionen stehen jedoch nicht in jedem konkreten Anwendungsfall vollz hlig zur Verf gung Ihre Verf gbarkeit ist abh ngig von der Konfiguration die Ihr Administrator vorge nommen hat und den Lizenzen die Sie besitzen Weitere Einschr nkungen der Verf gbarkeit k nnen sich au erdem durch das verwendete Kommunikations system und dessen Softwarestand sowie die genutzten Endger te ergeben MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 9 Der Client cyPHONE Web C
69. Markieren des Eintrages e Der Kontaktname e Die Abteilung falls diese im Adressbuch verzeichnet ist e Die Rufnummer e Einem Symbol um an den Kontakt eine E mail zu schreiben e Einem Symbol um einen Anruf an den Kontakt einzuleiten g ber die Symbolleiste stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verf gung e Um den gesuchten Benutzer in Ihr Kontaktverzeichnis aufzunehmen markieren Sie diesen Kontakt in der Suchliste und bet tigen Sie die Schalt fl che Als neuer Benutzereintrag ins Adressbuch aufnehmen Die Daten dieses Benutzers werden in Ihre Kontaktliste bernommen e Ga Um einen Kontakteintrag zu l schen w hlen Sie den entsprechenden Eintrag aus Bet tigen Sie anschlie end die Symbolschaltfl che Benutzer eintrag l schen M chten Sie mehrere Benutzereintr ge gleichzeitig l schen markieren Sie alle entsprechenden Eintr ge und bet tigen Sie dann Benutzereintrag l schen Die Auswahl kann durch Strg Anklicken des Journaleintrages oder durch Anklicken des Kontrollk stchens das sich vor jedem Journaleintrag befindet erfolgen HINWEIS Je nachdem in welchem Adressbuch der Kontakt gefunden wurde ist es nicht m glich den Eintrag zu l schen Die Symbolschaltfl che ist in diesem Fall deaktiviert Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Funktionen der Journalfenster und Dialoge im Arbeitsbereich e Au Um einen Benutzereintrag zu bearbeiten
70. Mein Journal zu sehen e Journaleintr ge l schen Sichtbarkeit Eingeblendete Einstellung e Anzeigen des Partners in meiner Teamliste Die Einstellungen haben folgende Bedeutung Kontrollk stchen Bedeutung bei Aktivierung Anzeigen des Partners in meiner Der Team Partner wird in Ihrem Team View Teamliste angezeigt Monitoring des eigenen Dem Team Partner wird die Erlaubnis erteilt Ihr Apparates Telefon zu berwachen Aktivit tenanzeige bernehmen etc Mein Journal zu sehen Dem Team Partner wird die Erlaubnis erteilt Ihr Anruf Journal einzusehen und so zu benutzen als sei es sein Eigenes Journaleintr ge l schen Dem Team Partner wird die Erlaubnis erteilt Eintr ge in Ihrem Anruf Journal zu l schen Das hei t das ein Team Partner Vollzugriff auf Ihr Anruf Journal erh lt Sobald Sie eine Einstellung ver ndern wird das Kontrollk stchen vor Globale Einstellungen benutzen deaktiviert Sie k nnen es auch selbst deaktivieren Vor dem Team Partner wird anstatt des gr nen Symbols e Globale Einstellungen das blaue Symbol e Individuelle Einstellungen angezeigt 3 Klicken Sie zum Speichern Ihrer nderungen im Dialog Verwalten auf die Schaltfl che bernehmen Eine Meldung erscheint die Ihnen anzeigt dass die Daten gesichert wurden Ab diesem Zeitpunkt ist das Team zusammengestellt und aktiviert Die Team Partner erscheinen in der Team View und diejenigen die es Ihnen erlaubt haben ihr Telefon zu ber
71. Merken Sie sich die zu diesem Feld geh renden Telefon tasten die links neben diesem Feld stehen 4 F gen Sie rechts neben diesem Feld in der Spalte Beschreibung eine Beschreibung der Kurzwahl hinzu zum Beispiel Andere Begr ungs ansage ausw hlen 5 Klicken Sie auf die Schaltfl che Speichern unterhalb der Kurzwahl Liste Sie k nnen nun nachdem Sie Ihre Voicebox angerufen und Ihre PIN einge geben haben die Begr ungsansage ber die Taste 6 und die Taste die Sie sich in Schritt 3 gemerkt haben ndern Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 189 Bedienung des Clients cyPHONE Web Voicemail Einstellungen optional 190 Durchwahlnummer des Vertreters Sie k nnen eine Durchwahlnummer interne Nebenstelle angeben zu der die an Sie gerichteten Anrufe bei Bedarf weitergeleitet werden Tragen Sie im Textfeld nur die Nummer der gew nschten Nebenstelle ein ohne zentrale Rufnummer und Vorwahl Modusauswahl Sie k nnen f r Ihre Voicemail Abfragen zwischen dem Standard Modus und dem erweiterten Modus w hlen Einzelheiten sind von der Konfiguration des Voicemail Systems abh ngig Ausf hrliche Informationen zu Abfragen finden Sie im Handbuch zu Ihrem Voicemail System z B Ergo 1 ffnen Sie die Liste Modus und w hlen Sie die Option standard oder erweitert aus 2 Klicken Sie auf die Schaltfl che Speichern Anruferoptionen Sie k nnen Anrufern die M glichkeit geben dringende und
72. ONE Web Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 41 Bedienung des Clients cyPHONE Web Bedienoberfl che Zu kleiner Ansicht wechseln zu gro er Ansicht wechseln Beim ffnen der Oberfl che des Clients cyPHONE Web wird immer die gro e Ansicht des Web Browsers angezeigt Das hei t Sie sehen alle im Arbeitsbereich eingeblendeten Funktionen Die Darstellung ist dabei zweispaltig Mit dem Bet tigen der Symbolschaltfl che verkleinern wird der angezeigte Browserbereich auf die linke Spalte der beiden eingeschr nkt Die Funktionen der Titelleiste bleiben dabei weiter alle erreichbar sie werden lediglich verkleinert dargestellt HINWEIS Beachten Sie dass Sie bei der Einrichtung des Arbeitsbereichs men gt Hompage ber cksichtigen welche Ansicht Sie bevorzugen Beim Verkleinern werden sonst unter Umst nden f r Sie wichtige Fenster ausge blendet Nach einer Verkleinerung dreht sich der Pfeil in der Symbolschaltfl che um Dadurch wird Ihnen angezeigt dass Sie die Ansicht gegebenenfalls wieder vergr ern k nnen HINWEIS Sie k nnen das Browserfenster in der H he verkleinern vergr ern indem Sie mit der Maus den Rahmen des Fensters verschieben Cycos AG 2010 05 20 42 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Funktionen des Hauptmen s 3 3 Funktionen des Hauptmen s 3 3 1 Das Pearl Men Um das Pearl Men zu ffnen klicken Sie links im Hauptmen
73. Pickup wird nur dann eingeblendet wenn gerade ein Anruf f r diesen Team Partner eingeht und der Anruf von Ihnen bernommen werden darf Einem Symbol ber das Sie Zugriff auf das Anrufjournal dieses Teammit gliedes haben falls dieser Team Partner Ihnen erlaubt sein Anrufjournal zu ffnen Sie d rfen das Anrufjournal dieses Team Partners ffnen Klicken Sie auf das Symbol um das Anrufjournal dieses Team Partners zu ffnen Sie d rfen das Anrufjournal dieses Team Partners nicht ffnen MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 67 Bedienung des Clients cyPHONE Web Funktionen der Journalfenster und Dialoge im Arbeitsbereich 3 5 4 Journal alle Anrufe Im Fenster Journal werden alle ein und ausgehenden Anrufe unabh ngig davon ob zustande gekommen oder nicht protokolliert Das Fenster ist wie folgt aufgebaut e Einer Titelleiste in der die Funktion des Fensters angezeigt ist e Einer Symbolleiste ber die folgende Funktionen auf einen markierten Journaleintrag ausgef hrt werden k nnen 68 ZS Um die Kontaktdaten dieses Anrufs in Ihre Kontaktliste zu bertragen w hlen Sie den entsprechenden Anruf aus dem Journal aus Klicken Sie anschlie end auf die Symbolschaltfl che Als neuen Benutzereintrag aufnehmen Die Kontakteingabemaske wird mit den bereits bekannten Kontaktinformationen ge ffnet Erg nzen Sie gegebenenfalls die Infor mationen und bet tigen Sie OK um die Daten in Ihrer Kontaktliste z
74. Regeln Das detaillierte Vorgehen ist in Abschnitt 3 7 3 1 Einstellungsdialoge f r den Regelinterpreter aufrufen auf Seite 152 beschrieben 2 Erstellen Sie ein neues Profil mit dem Namen Normal Das detaillierte Vorgehen ist in Abschnitt 3 7 3 2 Neues Profil erstellen auf Seite 154 beschrieben 3 Erstellen Sie die folgende Personenliste Unerw nschte Anrufer Das detaillierte Vorgehen ist in Abschnitt 3 7 3 3 Neue Personenliste erstellen auf Seite 156 beschrieben 4 Erstellen Sie eine neue Regel und vergeben Sie den Namen Unerw nschte Anrufer Stellen Sie dann Folgendes ein Wenn Anruf von Die Personenliste Unerw nschte Anrufer hinzu f gen Wenn Datum Zeitpunkt Nicht ausf llen Aktion Die Sekret rin als Umleitungsziel festlegen Zugewiesene Profile Das Profil Normal zuweisen Das detaillierte Vorgehen ist in Abschnitt 3 7 3 4 Regel erstellen auf Seite 158 beschrieben Cycos AG 2010 05 20 142 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Regelprofil Anrufe mit Regeln behandeln 5 Wenn ein Profil innerhalb einer Priorit tengruppe mehrere Regeln enth lt Priorit ten der Regeln festlegen in diesem Szenario nicht notwendig Das detaillierte Vorgehen ist in Abschnitt 3 7 3 5 Priorit ten der Regeln festlegen auf Seite 161 beschrieben 6 Aktivieren Sie das Profi
75. Sie beachten damit Sie die Desktopintegration nutzen k nnen e Die Nutzung der Desktopintegration ist nur mit einem Microsoft Betriebs system m glich e Wenn Sie die Desktopintegration verwenden m chten vergewissern Sie sich vor dem Herunterladen der Anwendung dass dies ber die URL des Clients cyPHONE Web geschieht die Sie normalerweise f r den Client c yvPHONE Web nutzen Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Allgemeine Einstellungen Installation der Desktopintegration Gehen Sie folgenderma en vor um das Anwendungsprogramm Desktopintegration zu installieren 1 Starten Sie den Client cyPHONE Web 2 ffnen Sie die Registerkarte DesktopIntegration Sie erreichen diesen Einstellungsdialog ber men gt Allgemein gt Allgemeines gt Registerkarte Desktopintegration Allgemeine Einstellungen Allgemeines Adressen Team Darstellung Journa Anrufumleitung Desktop Integration Desktop Integration bietet die M glichkeit mittels Hotkey Funktionalit t Anrufe aus jeder beliebigen Anwendung auszul sen Um die Desktop Integration benutzen zu k nnen muss sie auf dem lokalen PC installiert sein Bitte vergewissern Sie sich vor der Installation dass sie die f r die Installation von Anwendungen auf dem lokalen PC n tigen Rechte haben Nur der M5 InternetExplorer wird unterst tzt Download von Desktop Integration Nach dem Download in ein Verzeichn
76. Sie im Fenster Kontakte in das Kombinationsfeld Die Liste mit den bereits existierenden Adressgruppen wird angezeigt W hlen Sie hier die Funktion Editieren Der Dialog Allgemeine Einstel lungen wird ge ffnet Die Registerkarte Adressgruppen wird bereits angezeigt W hlen Sie aus der Liste die Adressgruppe aus die Sie l schen m chten Bet tigen Sie die Symbolschaltfl che x L schen der Adressgruppe Die Adressgruppe wird aus der Liste entfernt Bet tigen Sie die Schaltfl che OK Ihre nderung wird gespeichert und der Dialog Allgemeine Einstellungen geschlossen Adressgruppe umbenennen 1 Klicken Sie im Fenster Kontakte in das Kombinationsfeld Die Liste mit den bereits existierenden Adressgruppen wird angezeigt W hlen Sie hier die Funktion Editieren Der Dialog Allgemeine Einstel lungen wird ge ffnet Die Registerkarte Adressgruppen wird bereits angezeigt W hlen Sie die Adressgruppe aus der Liste aus die Sie umbenennen m chten Klicken Sie den Adressgruppennamen an oder bet tigen Sie die Symbol schaltfl che Ai Adressgruppe umbenennen Die Einf gemarke wird in den Namenseintrag gesetzt ndern Sie den Namen der Adressgruppe Bet tigen Sie die Eingabetaste Der ge nderte Name wird bernommen Bet tigen Sie die Schaltfl che OK Ihre nderung wird gespeichert und der Dialog Allgemeine Einstellungen geschlossen HINWEIS Wenn Sie mit OK die Umbenennung abschlie en wird die Adress gruppe in alle
77. Sie zu jeder Liste weitere Personen hinzuf gen k nnen und diese dann automatisch mit der Regel verkn pft sind Die Regel selbst muss nicht ge ndert werden SS nee 11 SS Rege 12 WA au MAN ui ii A A Familie Vorzugs Unerw nschte kunden Anrufer Cycos AG 2010 05 20 138 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Regelprofil Anrufe mit Regeln behandeln 3 7 1 3 Datumslisten ber eine Datumsliste k nnen Sie festlegen dass eine Regel nur an bestimmten Tagen gelten soll So k nnten Sie z B festlegen dass eine Regel nur w hrend Ihrer Kurzurlaube und w hrend Ihres Jahresurlaubs gilt In diesem Fall k nnen Sie in dieser Regel einzelne Tage und auch Zeitr ume definieren Damit Sie die Regel nicht ndern m ssen wenn sich Ihre Urlaubstage ndern k nnen Sie auch eine Datumsliste definieren und sie mit der Regel verkn pfen Dann m ssen Sie nur diese Liste ndern aber die Regel selbst bleibt unver ndert bestehen E Rege 12 die I e N N 19 02 bis 25 02 hr E 01 01 bis 07 01 H l 02 04 bis 08 04 l 01 08 bis 31 08 Datumsliste Urlaube 17 12 bis 31 12 3 7 1 4 Wichtigste Erstellungsschritte f r Regeln und Profile Die folgenden Arbeitsschritte sind zum Erstellen von Regeln und Profilen n tig 1 Erstellen eines Profils das die Regel enthalten soll falls noch kein Profil vorhanden ist 2 Erstellen
78. Telefon zu berwachen Aktivit tenanzeige bernehmen etc Mein Journal zu sehen Dem Team Partner wird die Erlaubnis erteilt Ihr Anruf Journal einzusehen und so zu benutzen als sei es sein Eigenes Journaleintr ge l schen Dem Team Partner wird die Erlaubnis erteilt Eintr ge in Ihrem Anruf Journal zu l schen Das hei t das ein Team Partner Vollzugriff auf Ihr Anruf Journal erh lt 2 ndern Sie die Einstellungen durch Aktivieren Deaktivieren der Kontroll k stchen entsprechend Ihren Anforderungen 3 Klicken Sie zum Speichern Ihrer nderungen auf die Schaltfl che OK Individuelle Einstellungen ndern Wenn Sie f r einen oder mehrere Team Partner Einstellungen vornehmen m chten die von der globalen Einstellung abweichen so f hren Sie die folgenden Schritte durch Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 131 Bedienung des Clients cyPHONE Web Allgemeine Einstellungen 1 Markieren Sie den entsprechenden Team Partner im oberen Bereich des Dialogs Verwalten in der Liste der Team Partner Im unteren Bereich des Fensters werden die Einstellungen f r diesen Team Partner angezeigt 2 Klicken Sie die Optionsfelder Erlaube dem Partner oder Sichtbarkeit an und Aktivieren Deaktivieren Sie die Kontrollk stchen der jeweils erschei nenden Einstellungen Es werden jeweils folgende Einstellungen sichtbar Erlaube dem Partner Eingeblendete Einstellungen e Monitoring des eigenen Apparates e
79. Telefonteil nehmer anzurufen und mit diesem zu sprechen R ckfrage zu halten Die Anfangsverbindung wird dabei gehalten Nach dem Beenden der R ckfrage wird die Anfangsverbindung wiederhergestellt 1 Geben Sie dazu die Telefonnummer des Teilnehmers in das Kombinati onsfeld Neuer Anruf ein mit dem Sie R ckfrage halten m chten Alternativ k nnen Sie durch Anklicken des Dreiecksymbols am rechten Rand des Kombinationsfeldes Neuer Anruf einen Eintrag aus der Liste der 20 letzten Telefonate ausw hlen oder den gew nschten R ckfrage Teilnehmer ber die die Suchfunktion ermitteln HINWEIS Sie k nnen in jedem Suchkriterium Wildcards zur Suche einsetzen Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 63 Bedienung des Clients cyPHONE Web Funktionen der Journalfenster und Dialoge im Arbeitsbereich 64 2 Bet tigen Sie die Symbolschaltfl che 7 um den Anruf einzuleiten Nach dem Zustandekommen der Verbindung stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verbindungssteuerung zur Verf gung Symbol schaltfl che Erl uterung Im oberen Bereich der Verbindungssteuerung der gehaltenen Anfangsver bindung An neue Verbindung bergeben Durch Bet tigen dieses Symbolschalters wird das gehaltene Gespr ch an den R ckfrageteilnehmer bergeben Ihre Verbindung wird dabei automatisch getrennt Wartende Verbindung wieder aufnehmen Durch Bet tigen dieses Symbolschalters wird die Gespr chsver bindung z
80. aben wird der Cursor durch das wiederholte Laden der Seite immer wieder an den Anfang des Eingabefeldes gesetzt wodurch die Eingabe erschwert wird Deaktivieren Sie diese Option bevor Sie das Eingabefeld wie in Schritt 9 beschrieben verwenden Geben Sie einen Zahlenwert in das Eingabefeld unter den Schaltfl chen ein und klicken Sie auf die Schaltfl che Positionieren auf um zu einer bestimmten Stelle der Aufnahme zu wechseln Die aktuelle Position wird ber den Schaltfl chen in Sekunden und auf dem Positionsbalken angezeigt Bestehende Datei hochladen 1 Cycos AG 2010 05 20 Aktivieren Sie unter Methode aussuchen das Kontrollk stchen bereits fertige Datei hochladen Geben Sie Pfad und Dateinamen der vorberei teten WAVv Datei in das Textfeld ein oder lokalisieren Sie die gew nschte Datei im Dateisystem ber die Schaltfl che Durchsuchen Navigieren Sie mithilfe des Dateiauswahldialogs in das Verzeichnis der gew nschten Datei HINWEIS Beachten Sie das im Dateiauswahldialog als Dateityp Alle Dateien voreingestellt ist Markieren Sie die gew nschte WAV Datei Bet tigen Sie im Dateiauswahldialog die Schaltfl che ffnen Der Pfad und die ausgew hlte Datei werden in die Eingabezeile bernommen Klicken Sie auf die Schaltfl che Anlegen MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 213 Bedienung des Clients cyPHONE Web Voicemail Einstellungen optional 3 8 5 2 Ansagen l schen HINWEIS Eine Ansage d
81. alle Konferenzteilnehmer eine E Mail gesendet in der noch einmal die ben tigten Einwahldaten enthalten sind Sie k nnen jetzt die Konferenz starten beziehungsweise an der Konferenz teilnehmen indem Sie das Symbol _ bet tigen und aus der sich ffnenden Liste An Konferenz teilnehmen ausw hlen Abh ngig von den Vorgaben zur Einwahlart Dial In Dial Out werden mit dem Konferenzstart die Konferenzteilnehmer angerufen oder k nnen sich in die Konferenz einw hlen Ist die Konferenz gestartet ndert das Konferenz Symbol seine Farbe von gr n zu gelb _ Mit dem Starten der Konferenz beziehungsweise der Konferenzteilnahme wird der Dialog Verbindungssteuerung ge ffnet Hier ber kann die Konferenz berwacht und gesteuert werden Siehe dazu Abschnitt 2 5 1 1 Verbindungs steuerung auf Seite 19 Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 27 Allgemeines Zusammenarbeit mit anderen Personen 28 2 5 3 Team View optional Der Team View bietet Ihnen n tzliche Funktionen f r das Telefonieren im Team Die Zust nde der Telefone der Team Partner werden Ihnen angezeigt und Sie k nnen je nach Berechtigung Anrufe annehmen oder weiterleiten sowie auf das Journal alle Anrufe der Team Partner zugreifen N hers Informationen zum Einrichten des Team Views finden Sie in Abschnitt 3 5 3 Team View optional auf Seite 66 Der Team View zeigt die Mitglieder Ihres Teams an und stellt Ihnen abh ngig
82. altfl che Speichern Der Dateiaus wahldialog wird ge ffnet 5 W hlen Sie das Verzeichnis aus in dem die Exportdatei gespeichert werden soll und geben Sie der Datei einen Namen 6 Bet tigen Sie im Dateiauswahldialog Speichern um den Exportvorgang abzuschlie en Die Exportdatei ist anschlie end mit dem ausgew hlten Format dort zug nglich Damit ist der Adressdatenexport abgeschlossen Cycos AG 2010 05 20 124 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Cycos AG 2010 05 20 Bedienung des Clients cyPHONE Web Allgemeine Einstellungen 3 6 2 4 Adressgruppen ber die Registerkarte Adressgruppen k nnen Sie Gruppen einrichten die zum Gruppieren von Kontakten dienen Sie erreichen diesen Einstellungsdialog ber men gt Allgemein gt Adressen gt Registerkarte Adressgruppen wm Allgemeine Einstellungen Importieren Exportieren Adressgruppen Gemeinsame Adressb cher Addressgruppen Adressgruppe 1 Alx al E Neue Gruppe OK Abbrechen bernehmen Wie Sie Adressgruppen einrichten und verwalten ist in Abschnitt 3 5 9 3 Mit Adressgruppen arbeiten auf Seite 85 ausf hrlich beschrieben MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 125 Bedienung des Clients cyPHONE Web Allgemeine Einstellungen 126 3 6 2 5 Gemeinsame Adressb cher optional Gemeinsame Adressb cher die von einer Gruppe ausgew hlter Mitarbeiter genutzt werden k nnen kann jeder Benutzer des Clients cyPHONE Web
83. ann Wartende Verbindung wieder aufnehmen Hier ber wird das auf warten gesetzte Telefongespr ch wieder aufge nommen Ausgehender Anruf ber das Kombinationsfeld Neuer Anruf k nnen Sie durch Eingabe einer Rufnummer oder eines Namens folgende Aktionen ausl sen 1 ffnen Sie f r einen ausgehenden Anruf das Fenster Verbindungssteu erung 2 Geben Sie dazu die Telefonnummer in das Kombinationsfeld Neuer Anruf ein Alternativ k nnen Sie durch Anklicken des Dreiecksymbols am rechten Rand des Kombinationsfeldes Neuer Anruf einen Eintrag aus der Liste der 20 letzten Telefonate ausw hlen oder den gew nschten Teilnehmer ber die Suchfunktion ermitteln Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Allgemeines Zusammenarbeit mit anderen Personen 3 Bet tigen Sie die Symbolschaltfl che 7 um den Anruf einzuleiten Nach dem Zustandekommen der Verbindung stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verbindungssteuerung zur Verf gung Symbol Erl uterung schaltfl che Verbindung trennen Durch Bet tigen dieses Symbolschalters wird die Gespr chsver bindung beendet Eine R ckfrageverbindung aufbauen und steuern Eine R ckfrageverbindung erlaubt es einen weiteren Telefonteilnehmer anzurufen und mit diesem zu sprechen R ckfrage zu halten Die Anfangsver bindung wird dabei gehalten Nach dem Beenden der R ckfrage wird die Anfangsverbindung wiederhergestellt 1 Geben Sie dazu w hrend ei
84. au erhalb der eingestellten ffnungszeiten eingeht Arbeitstag Durch das Setzen der entsprechenden Kontrollk stchen unter Arbeitstag geben Sie vor f r welche Wochentage die gew hlten Ansagen eingespielt werden sollen Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Voicemail Einstellungen optional ffnungszeiten In den Eingabefeldern von und bis k nnen Sie einen Zeitraum f r die ffnungszeit vergeben Tragen Sie die Uhrzeit in Stunden und Minuten ein Syntax HH MM Au erhalb des hier definierten Zeitraums wird die von Ihnen vorgesehene Ansage die Sie unter Au erhalb der ffnungszeiten eingestellt haben oder eine Standardansage des Systems verwendet Ein Zeitprofil f r die vereinfachte Begr ungskonfiguration anlegen Um ein Zeitprofil f r die vereinfachte Begr ungskonfiguration anzulegen gehen Sie folgenderma en vor d 11 ffnen Sie die Einstellungsseite f r das Voicemailsystem ber men gt Voicemail gt Voicemailsystem Setzen Sie durch Anklicken das H kchen im Kontrollk stchen Vereinfachte Begr ungskonfiguration verwenden Speichern Sie Ihre nderungen ber die Schaltfl che Speichern am unteren Rand der Seite Voicemailsystem ffnen Sie dann die Einstellungsseite f r das Zeitprofil indem Sie im Naviga tionsbereich auf Zeitprofile klicken Stellen Sie ein ob eine Nachrichtenaufnahme erlaubt sein soll Aktivieren bzw deakti
85. bearbeitet oder gel scht werden ber die Bedienungsm glichkeiten dieses Fenster des Clients cyPHONE Webk nnen Sie Konferenzen einrichten bereits eingerichtete Konferenzen einleiten eingerichtete Konferenzen modifizieren und eingerichtete Konferenzen l schen HINWEIS Konferenzen k nnen Sie zus tzlich aus dem Fenster Kontakte und ber men gt Konferenz einrichten und einleiten Folgende Funktionen stehen im Fenster Konferenzen zur Verf gung A Um eine neue Konferenz einzurichten bet tigen Sie die Symbolschalt fl che Neue Konferenz erstellen Es wird der Dialog Konferenzen ge ffnet ber die Eingabemaske auf der Registerkarte Konferenz erstellen k nnen Sie die Konferenz vorbereiten Details zum Einrichten einer Konferenz entnehmen Sie bitte Abschnitt 3 5 8 1 Neue Konferenz ber das Fenster Konferenzen einrichten auf Seite 77 e Zi Um eine eingerichtete Konferenz zu bearbeiten w hlen Sie die gew nschte Konferenz aus der Liste aus und bet tigen Sie die Symbolschalt fl che Ausgew hlte Konferenz bearbeiten Die Eingabemaske Konfe renzen mit den Daten zur ausgew hlten Konferenz wird zur Bearbeitung ge ffnet e ZX Um eine eingerichtete Konferenz aus der Liste zu entfernen markieren Sie die Konferenz in der Liste und bet tigen Sie die Symbolschaltfl che Ausgew hlte Konferenz l schen e Um eine Konferenz zu starten klicken Sie auf das H rersymbol im Journaleintrag der betreffenden Konferen
86. beiten w hlen Sie den entspre chenden Eintrag aus und bet tigen Sie anschlie end die Symbolschaltfl che Benutzereintrag ndern Die Kontakteingabemaske mit den bereits vorhan denen Daten wird ge ffnet Wie Sie einen Benutzereintrag bearbeiten ist in Abschnitt 3 5 9 4 Kontakteintrag bearbeiten auf Seite 87 beschrieben HINWEIS Je nachdem in welchem Adressbuch der Kontakt gefunden wurde ist es nicht m glich den Eintrag zu l schen Die Symbolschaltfl che ist in diesem Fall deaktiviert Um sich die Informationen anzuschauen die zu einem Journaleintrag vorhanden sind w hlen Sie den entsprechenden Anruf aus dem Journal aus Klicken Sie anschlie end auf die Symbolschaltfl che Benutzereintrag anzeigen Die Daten zu diesem Eintrag werden in einem separaten Fenster angezeigt e de Um die gefundenen Journaleintr ge lokal auf Ihrem Rechner zu speichern bet tigen Sie die Symbolschaltfl che Adressen speichern Es wird daraufhin ein neues Fenster ge ffnet in dem die gefundenen Kontakt daten tabellarisch angezeigt werden W hlen Sie in diesem Fenster aus dem Men Datei gt Speichern unter aus Das Dateiauswahlfenster von Windows wird ge ffnet W hlen Sie hier das Verzeichnis sowie den Dateityp aus und geben Sie den Dateinamen an unter dem die Adressliste gespeichert werden soll Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 95 Bedienung des Clients cyPHONE Web Funktionen der Journalfenster un
87. berfl chenkonfiguration anzusehen Die zuvor eingerichtete Oberfl che wird in einem separaten Fenster zu Begutachtung angezeigt Das folgende Bild zeigt die Vorschau der Oberfl che des Clients cyPHONE Web mit der Beispielkonfiguration wie sie oben im Text beschrieben ist Journal A 1 e Konferenzen L 5 Pro Anrufer Alle Anrufe e amp Z A En Datum Name Nummer ch 29 10 10 13 Test User 1234557890 e ch 29 10 10 10 Test User 1234557890 e 28 10 17 33 Test User 1234567890 Es sind keine geplanten Konferenzen vorhanden Eintr g 3 H db M Ent ge o Hab H Kontakte ABCDEFSHIIKLMN GC 6 cht angen Anrufe E u a amp Gehe zu Te ai L _ 5 Pro Anrufer Name Abteilung Kommentar Nummer Test User SEN 12234567890 Test User SEN 1234557891 Test User SEN 41734567892 Es sind keine Eintr ge nicht angenommener Anrufe vorhanden Eintr ge Ent ge o K 4d b M 6 Schlie en Sie nach der Begutachtung das Vorschaufenster bevor Sie mit der Oberfl chenkonfiguration fortfahren 7 Bet tigen Sie die Symbolschaltfl che L Sichern wenn die Oberfl che Ihren Vorstellungen entspricht Das Oberfl chen Layout wir unter der einge stellten Ansichtsnummer gespeichert und kann durch Auswahl dieser Ansicht immer wieder aufgerufen werden Cycos AG 2010 05 20 58 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Homepage 8 Bet tigen Sie die Symbolschaltfl che R cksetzen wenn Sie zum letzten gespeicherten Zu
88. ch 29 Priorit ten von Regeln 136 161 Profil Aktivieren 162 Erstellen 154 R Referenzhandb cher 13 Regel Anrufumleitung 158 Editieren 164 Erstellen 158 Optionen 159 Regelbedingung Aktion 172 Datum Zeitpunkt 170 Wenn Anruf von 168 Zugewiesene Profile 174 Regelinterpreter Benutzeroberfl che 164 Regeln und Profile 136 Regel Profil Aktivieren 162 Erstellen 154 Rotation des Pearl Symbols 39 S Schreibweisen im Handbuch 13 Spracheinstellung ber den Webbrowser 15 T Team Verwalten optional 129 Team View optional 28 66 Teilnehmer anrufen 40 216 U ber das Telefon ausgel ste Funktion R ckruf bei Besetzt 15 Unterst tzte Webbrowser 15 V Verbindung abbrechen 40 Verbindungssteuerung 61 Eingehender Anruf 19 Konferenzverbindung aufbauen 23 65 R ckfrageverbindung aufbauen 21 63 Telefonverbindung aufbauen 20 63 Verzeichnissuche 92 Verzeichnissuche erweitert 94 Voicemail Postfach optional 71 Voicemailwiedergabe optional 32 Voicemailwiedergabe ber das Telefon 32 Voicemailwiedergabe ber den Windows Media Player 34 Z Zuletzt gew hlte Nummern anzeigen 39 Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung
89. chaltfl che um einen Anruf an die einge gebene Rufnummer oder einer Rufnummer die Sie aus der Liste der letzten Anrufe ausgew hlt haben einzuleiten Verbindung abbrechen Ee Bet tigen Sie diese Symbolschaltfl che um einen Anruf zu beenden oder die Einleitung eines Anruf abzubrechen Namensanzeige An dieser Stelle des Hauptmen s wird der Namen angezeigt unter dem Sie am System angemeldet sind Ger te Einstellungen Auf dem Kombinationsfeld f r die Ger te Einstel lungen wird das Ger t angezeigt das Sie als bevorzugtes Ger t f r Ihre eingehenden Anrufe eingestellt haben B rotelefon Ausgehende Anrufe Beim Anklicken des Dreiecksymbols am rechten Rand der Anzeige ffnet sich das Men zur Ger te Einstellung Einstellung ndern Hier k nnen Sie zum Beispiel ein zuvor definiertes Ger t f r Ihre eingehenden Anrufe ausw hlen ber den Men punkt Einstellung ndern k nnen Sie direkt die Einstellungen f r das Regelprofil den One Number Service Anzeige Ihrer Rufnummer beim Anrufer oder angerufenen Teilnehmer unabh ngig vom verwendeten Ger t und eine Rufumleitung vornehmen ber den Men punkt Ausgehende Anrufe k nnen Sie eine Schnelleinstellung Ihres bevorzugten Ger ts f rden One Number Service bei ausgehenden Anrufen vornehmen Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Bedienoberfl che Einstellungen von Regelprofilen un
90. chnitt 3 5 15 Verzeichnissuche erweitert Oder die Symbolschaltfl che Neue Person f r die Liste eingeben Es ffnet sich ein Eingabefenster und es kann manuell ein neuer Perso neneintrag mit Name Telefonnummer und E Mail Adresse zur Personen liste hinzugef gt werden HINWEIS Das Eingabefenster ffnet sich auch wenn Sie die Schalt fl che Neu an unteren Rand bet tigen Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 157 Bedienung des Clients cyPHONE Web Regelprofil Anrufe mit Regeln behandeln 3 7 3 4 Regel erstellen Dieser Abschnitt benennt die Schritte zum Anlegen einer neuen Anrufregel und zum Festlegen Ihrer Einstellungen Die in den Bildern vorgenommenen Eintra gungen sind Beispiele Die Einstellungen k nnen so vorgenommen werden wie in den Beispielszenarien beschrieben Sie k nnen diese Einstellungen aber auch an Ihre Bed rfnisse anpassen Regel neu anlegen F hren Sie zum Erstellen einer neuen Regel die folgenden Schritte durch 1 W hlen Sie im Hauptmen men gt Regeln Der Dialog Regeln wird direkt mit der Registerkarte Neu Editieren ge ffnet Siehe Abschnitt 3 7 3 1 Einstellungsdialoge f r den Regelinterpreter aufrufen auf Seite 152 Regeln Aktiviere Profil Neu Editieren Personenlisten Datumslisten Info Regel Es sind keine Regeln vorhanden Neu Duplikat Hoch Normal 7 Niedrig i R ckg rgig Schlie en HINW
91. chsver bindung beendet ge ffnet Hier ber k nnen Sie den Anruf durch die Auswahl eines Teilnehmers aus der Liste der letzten Anrufer oder durch die Eingabe einer Rufnummer an einen anderen Teilnehmer weiterleiten L Anruf weiterleiten Durch Bet tigen dieses Symbolschalters wird ein Auswahldialog Cycos AG 2010 05 20 62 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Funktionen der Journalfenster und Dialoge im Arbeitsbereich 3 5 2 2 Ausgehender Anruf ber die Funktion Neuer Anruf ber das Kombinationsfeld Neuer Anruf k nnen Sie durch Eingabe einer Rufnummer oder eines Namens folgende Aktionen ausl sen e Eine Telefonverbindung aufbauen 1 Geben Sie dazu die Telefonnummer in das Kombinationsfeld Neuer Anruf ein Alternativ k nnen Sie durch Anklicken des Dreiecksymbols am rechten Rand des Kombinationsfeldes Neuer Anruf einen Eintrag aus der Liste der 20 letzten Telefonate ausw hlen oder den gew nschten Teilnehmer ber die die Suchfunktion ermitteln 2 Bet tigen Sie die Symbolschaltfl che 7 um den Anruf einzuleiten Nach dem Zustandekommen der Verbindung stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verbindungssteuerung zur Verf gung Symbol Erl uterung schaltfl che Verbindung trennen Durch Bet tigen dieses Symbolschalters wird die Gespr chsver bindung beendet e Eine R ckfrageverbindung aufbauen HINWEIS Eine R ckfrageverbindung erlaubt es einen weiteren
92. cos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Voicemail Einstellungen optional Gehen Sie folgenderma en vor 1 ffnen Sie die Einstellungsseite f r das Voicemailsystem ber men gt Voicemail gt Voicemailsystem 2 Tragen Sie in die Eingabefelder unter Abfrage von Voicemails ohne Identifizierung eine oder bis zu maximal drei Telefonnummern ein die Sie als vertrauensw rdig definieren m chten Tragen Sie die gew nschten Nummern vollst ndig mit L ndervorwahl jedoch ohne F hrende null bei der Ortsnetzvorwahl und ohne Kennziffer f r die Amtsholung ein z B 49 2404 123456 3 Speichern Sie Ihre nderungen ber die Schaltfl che Speichern am unteren Rand der Seite e Vereinfachte Begr ungskonfiguration F r das Voicemail System stehen Ihnen zwei Zeitprofile zur Verf gung Das Zeitprofil f r die vereinfachte Begr ungskonfiguration das beim Starten des Clients c yPHONE Web voreingestellt ist Die vereinfachte Begr ungskonfiguration erlaubt nur die Verwendung einer Ansage pro Ansagetyp und Arbeitstag Das Zeitprofil f r die erweiterte Begr ungskonfiguration Hier ber haben Sie die M glichkeit die Ansagen der einzelnen Ansagetypen f r jeden Arbeitstag getrennt zu konfigurieren Um die erweiterte Begr ungskonfiguration zu aktivieren gehen Sie folgen derma en vor 1 ffnen Sie die Einstellungsseite f r das Voicemailsystem ber men
93. d angezeigt Die Option Globale Einstellungen benutzen ist aktiviert individuelle Berechtigungs Es wird das blaue Symbol e Individuelle einstellungen Einstellungen vor dem Teammitglied angezeigt Die Option Globale Einstellungen benutzen ist deaktiviert Globale Einstellungen ndern HINWEIS Eine nderung an Ihren globalen Einstellungen wirkt sich nach dem Speichern auf alle diejenigen Team Partner aus f r die Ihre globalen Einstel lungen gelten F hren Sie zum ndern Ihrer globalen Einstellungen die folgenden Schritte durch Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Allgemeine Einstellungen 1 Klicken Sie zum ndern der globalen Einstellungen auf das Symbol 7 Editieren der globalen Einstellungen das sich rechts neben dem Kontrollk stchen Globale Einstellungen benutzen befindet Der Dialog Teamverwaltung gt Globale Einstellungen f r die Partner wird ge ffnet Teamverwaltung Globale Einstellungen f r die Partner k Anzeigen des Partners in meiner Teamliste r Monitoring des eigenen pparates IT Mein Journal zu sehen T Iournaleintr ge l schen OK Abbrechen Diese globalen Einstellungen haben folgende Bedeutung Kontrollk stchen Bedeutung bei Aktivierung Anzeigen des Partners in meiner Der Team Partner wird in Ihrem Team View Teamliste angezeigt Monitoring des eigenen Dem Team Partner wird die Erlaubnis erteilt Ihr Apparates
94. d Dialoge im Arbeitsbereich e Um die gefundenen Journaleintr ge auszudrucken bet tigen Sie die Symbolschaltfl che Adressbuch drucken Die Journalinformationen werden in tabellarischer Form auf Ihrem Drucker ausgegeben e Um alle Eingaben in der Suchmaske zu l schen bet tigen Sie die Symbolschaltfl che Neu Laden e Kontrollk stchen Exakt suchen Setzen Sie diese Option wenn Sie m chten dass nur Kontakte die genau mit Ihren Suchkriterien bereinstimmen angezeigt werden e Um den Suchvorgang einzuleiten bet tigen Sie die Schaltfl che Suchen Cycos AG 2010 05 20 96 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Funktionen der Journalfenster und Dialoge im Arbeitsbereich 3 5 16 Lesezeichen anzeigen ber diese Fenster k nnen Sie Lesezeichen vordefinieren oder Internetseiten ber bereits definierte Lesezeichen ffnen Dadurch ist es m glich direkt aus dem Client cyPHONE Web mit dem Internet zu arbeiten Folgende Funktionen werden Ihnen ber dieses Fenster bereitgestellt Cycos AG 2010 05 20 IE Um der Liste ein neues Lesezeichen hinzuzuf gen klicken Sie auf die Symbolschaltfl che Lesezeichen anlegen Der Dialog Lesezeichen Einstellungen wird ge ffnet Siehe dazu Abschnitt 3 5 16 1 Neues Lesezeichen hinzuf gen auf Seite 98 IP Um ein Lesezeichen aus der Liste zu l schen markieren Sie den entsprechenden Listeneintrag und bet tigen Sie die Symbolschaltfl che Leseze
95. d Vermittlungsregeln Standard Profil Regelprofil deaktivieren Profil ndern Die Profil und Regeleinstellungen stellen Ihnen die M glichkeit zur Verf gung f r eingehende Anrufe Vermittlungsregeln definieren Diese leiten abh ngig vom Anrufer und vom Anrufzeitpunkt die Gespr che zu einem bestimmten Ger t weiter Ein Klick auf das Regel Men ffnet die Einstel lungen zum Aktivieren Deaktivieren beziehungs weise Auswahl eines Regelprofils ber den Men punkt Profil ndern k nnen Sie weitere Profile f r Ger te definieren men Allgemein Regeln Konferenz olcemall Homepage fe amp Bi d des Abmelden Passwort ndern ber men haben Sie Zugang zu den allgemeinen Definitionseinstellungen des Clients cyPHONE Web Zudem k nnen Sie von hier aus direkt auf den Dialog zum Einrichten von Konferenzen und den Dialog zur Wiedergabe von Voicemails zugreifen Ein Klick auf men ffnet das Men zu den Funktionen Allgemein wie unter Ger te Einstellungen eRegeln wie unter Profil Einstellungen Konferenz ffnet den Dialog zum Einrichten einer Konferenz e Voicemail ffnet den Dialog zur Bearbeitung Wiedergabe der Voicemails e Homepage zum Konfigurieren der Browseroberfl che e Passwort ndern um das Kennwort zu ndern e Abmelden um sich vom System abzumelden Das Hersteller Logo Das Hersteller Logo des Clients cyPH
96. d auf die Symbolschaltfl che 7 um das Gespr ch wieder aufzunehmen HINWEIS Dieses Leistungsmerkmal steht nicht bei allen Telefonan lagen zur Verf gung g Umeine R ckfrage einzuleiten geben Sie w hrend eines Gespr chs in das Eingabefeld Neuer Anruf die Rufnummer eines anderen Teilnehmers ein und bet tigen Sie die Symbolschaltfl che M chten Sie den Anruf an den Teilnehmer bergeben mit dem Sie R ckfrage halten bet tigen Sie die Symbolschaltfl che Ly Informationen zu den Bedienungsfunktionen in diesem Fenster finden Sie in Abschnitt 3 5 2 Verbindungssteuerung Telefonsteuerung auf Seite 61 ER Kontakte kompakt beziehungsweise Kontakte Klicken Sie auf diesen Men eintrag um Ihr Kontaktjournal kompakt zu ffnen Informationen zu den Bedienungsfunktionen in diesem Fenster finden Sie in Abschnitt 3 5 9 Kontakte kompakt auf Seite 82 beziehungsweise in Abschnitt 3 5 10 Kontakte auf Seite 88 Zi Konferenzen Klicken Sie auf diesen Men eintrag um Ihr Konferenzjournal zu ffnen Informa tionen zu den Bedienungsfunktionen in diesem Fenster finden Sie in Abschnitt 3 5 8 Konferenzen auf Seite 76 J Verzeichnissuche Klicken Sie auf diesen Men eintrag um eine Suche nach Kontaktdaten zu starten Die Maske f r die erweiterte Suche mit den Suchkriterien wird in einem neuen Fenster ge ffnet HINWEIS Sie k nnen eine Suchanfrage auch ber die Hauptmen Symbol schal
97. der als privat gruppieren ber die Kontaktliste k nnen Sie dann gezielt auf diese Gruppen zugreifen N heres zur Verwendung Einrichtung und Bearbeitung von Adressgruppen finden Sie in Abschnitt 3 5 9 3 Mit Adress gruppen arbeiten auf Seite 85 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 31 Allgemeines Zusammenarbeit mit anderen Personen 32 2 5 6 Voicemailwiedergabe optional Wenn Ihr OpenScape System mit einem Voice Server erweitert ist werden ber das OpenScape Voiceportal erzeugte oder durch eine Rufumleitung einge gangene Voicemails in Ihrem Voicemail Postfach abgelegt und angezeigt Im Journal Ihres Voicemail Postfachs werden die Voicemails durch folgende Statussymbole gekennzeichnet oi Voicemail noch nicht abgespielt Gan Voicemail abgespielt HINWEIS Beim Anklicken des Symbols von Voicemail noch nicht abgespielt wird der Status der Voicemail in Voicemail abgespielt ge ndert Die Voicemail wird standardm ig ber das Telefon wiedergegeben Wenn Sie die Voicemail ber den Windows Media Playerwiedergeben m chten setzen Sie in der Wiedergabesteuerung die Option Browser HINWEIS Der PC auf dem die Voicemail per Windows Media Player wiederge geben werden soll muss ber das entsprechende Audioequipment Soundkarte Lautsprecher etc verf gen damit Sie die Voicemail h ren k nnen 2 5 6 1 Wiedergabe ber das Telefon Gehen Sie folgenderma en vor um die Voicemail ber das Telefon abzuspie
98. dung wird gestartet Nach dem Starten wird in der Taskleiste die Symbolschaltfl che angezeigt Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 111 Bedienung des Clients cyPHONE Web Allgemeine Einstellungen 8 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol in der Task Leiste um die Einstellungsdialoge f r diese Anwendung und andere Optionen aufzu rufen Bedienung und Einstellungen der Desktopintegration Folgende Funktionen stehen Ihnen im Kontextmen zur Desktopintegration zur Verf gung e W hle abcxyz Hier ber k nnen Sie eine Rufnummer w hlen die sich in der Zwischen ablage befindet HINWEIS Diese Funktion wird Ihnen nur dann angeboten wenn Sie etwas in der Zwischenablage gespeichert haben o ffnen Hier ber kann der Client cyPHONE Web in einem eigenen Browserfenster gestartet werden e Einstellungen ffnet den Einstellungsdialog um das Programm DesktopiIntegration zu Konfigurieren Hotkey OpenScape Webchent DesktopIntegration Einstellungen F Hotkey Elstart lE Ansicht Benachrichtigung Optionen Sprache ber STRG F3 Hotkey f r Anrufe OK Abbrechen bernehmen ber die Registerkarte Hotkey legen Sie fest ber welchen Tastatur befehl Sie die Funktion Anrufen der Telefonnummer in der Zwischena blage ausl sen m chten Klicken Sie dazu in das jeweilige Eingabefeld und bet tigen Sie die gew nschte lt F Taste gt beziehungsweise lt St
99. e Z B Eintr ge aufnehmen l schen ndern und anzeigen Such und Druckfunktion Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 11 Der Client cyPHONE Web Communication Control und Presence Management Funktions bersicht e Gemeinsame Adressb cher z B Zugriffsrechte vergeben Eintr ge aufnehmen l schen ndern und anzeigen Such und Druckfunktion e Funktionen des Regelinterpreters Z B Regeln definieren Regeln ndern und Regeln l schen sowie Regel Profile aktivieren oder deaktivieren e Auswahl der Darstellungsart beim Starten des Clients cyPHONE Web e M glichkeit zur Gestaltung mehrerer Ansichten der Portal Oberfl che e Nutzung von Hotkeys f r die Bedienung Ihres Telefons und Direktwahl einer markierten Rufnummer aus einer beliebigen anderen Anwendung ber die Installation der Desktop Integration e Einstellung der Benutzersprache ber die Spracheinstellung des Web Browsers Folgende Sprachen werden mit der aktuellen Version unterst tzt Englisch Deutsch Franz sisch Spanisch Italienisch Portugiesisch Portugal Portugiesisch Brasilien Niederl ndisch T rkisch und Russisch 1 3 1 Multi Line f higer Telefone Der Client cyPHONE Web bietet nicht die speziellen Leistungsmerkmale Multi Line f higer Telefone Ein Telefon mit mindestens zwei Anschl ssen einer Hauptnummer Primary Line und mindestens einer Nebennummer Secondary Line hei t Multi Line f hig W hrend jedes Tele
100. e Anrufe Voreinstellung zeigt alle Anrufe im Journal an Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Funktionen der Journalfenster und Dialoge im Arbeitsbereich Nicht angen Anrufe zeigt nur die nicht angenommenen Anrufe an Eingehende Anrufe zeigt nur die eingegangenen Anrufe an Ausgehende Anrufe zeigt nur die ausgegangenen Anrufe an Team Anrufe zeigt nur die nicht angenommenen Anrufe die bei Ihren Team Partnern eingegangen sind an e Unter der Symbolleiste befindet sich der Tabellenkopf f r die Journaleintr ge Durch Anklicken einer Spaltenbezeichnung k nnen Sie die Sortierreihen folge bezogen auf die betreffende Spalte umkehren e Darunter befindet sich das Journal mit seinen Eintr gen von links nach rechts Einem Kontrollk stchen um Eintr ge f r eine Bearbeitung zu markieren Einem Symbol das den Status des betreffenden Anrufs anzeigt Ausgehender Anruf zustande gekommen gt Eingehender Anruf zustande gekommen Ausgehender Anruf nicht zustande gekommen Eingehender Anruf nicht zustande gekommen b Eingehender Anruf der weitergeleitet wurde Dem Datum des Eingangs oder der Einleitung des Anrufs Dem Namen des Anrufers oder angerufenen Teilnehmers HINWEIS Der Name kann nur angezeigt werden wenn er in der Kontaktliste oder im globalen Adressbuch verzeichnet ist Der Rufnummer d
101. e ben tigen finden Sie diese hier Abschnitt 3 7 3 Detaillierte Arbeitsschritte auf Seite 151 Regeln Aktiviere Profil Neu Editieren Personenlisten Datumslisten Info Wann wird eine Regel ausgef hrt Eine Regel kann nur dann ausgef hrt werden wenn sie eine definierte Aktion besitzt und einem Profil zugeordnet wurde Ein Profil beinhaltet eine Zusammenfassung von Regeln und muss aktiviert werden um seine Regeln auszuf hren Die Priorit t einer Regel Hoch Normal Niedrig und die Reihenfolge bei gleicher Priorit t in einem Profil bestimmen die Ausf hrungsfolge Schritte um eine Regel einzurichten 1 Erstellen Dialog Neu Editieren ffnen und eine neue Regel anlegen F r diese Regel eine Bedingung und Aktion ausf llen und die Priorit t festlegen 2 Zuordnen Die Zuordnung einer Regel zu einem oder mehreren Profilen kann entweder im Dialog Neu Editieren Zugewiesene Profile oder im Dialog Aktiviere Profil Liste Regeln des Profils erfolgen 3 Aktivieren Ein Profil kann direkt im Dialog Aktiviere Profil durch das erste Icon in der Liste Profile aktiviert werden oder im Dialog Anrufumleikung Regelprofil aktivieren Schlie en Allgemeine Funktionen im Dialog Info Dieses Fenster stellt die folgende Funktion bereit Dialog Regeln schlie en Durch Klicken auf die Schaltfl che Schlie en wird der Dialog Regeln geschlossen Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0
102. e eg 38 I Ve a ae ed ee rE 38 3 2 1 1 Die Funktionen des Hauptmen s eer AE sauren anne net naher 38 3 3 F NKIIONENdES EIERE ege dE a ikate SD a AR EE EE 43 331 Das FearFM EE 43 3 3 1 1 Status Informationen EE EE 43 Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 5 Inhalt Sl SIDE ner nee ber ee EE 46 3 3 1 3 Pers nliche Einstellungen 2 22 uoseenaneeennn unseres nennen ernennen 48 Ile ME 48 II Eee a ae a a a re ne en m ar rn a Date 48 3932 VEIREL sense are Ee EE Eer E e e eet eg 49 3 3 2 1 ONE Number Service en an nn AE reg E at ge eet ae ne ee ha 49 3 3 3 Profil und e Ee E UE ln e EEN 51 IA MONU asese an Be er EE EE 52 34 MDIDE AG au ar ee rede Et eg ee 53 3 4 1 Einrichten einer Ansicht EEN 54 3 5 Funktionen der Journalfenster und Dialoge im Arbeitsbereich a n a nananana aaea 60 35 1 NICH EE ee ee e a el ee EE Den De EDA E Se 60 3 5 2 Verbindungssteuerung Telefonsteuerung s sasssa aa aaaea aae nennen en nenn 61 e E lte guter CEET 62 3 5 2 2 Ausgehender Anruf ber die Funktion Neuer Anruf 22 2222 ooneen een een 63 3 5 3 Team View optional u u EE EE ELE an AE a a a ah nnd 66 3 5 4 Joumal ale ANTUTe EE 68 3 5 5 Nicht angenommene Anrufe snana aana aa aaea 70 3 5 6 Volic malil Postfach Opl nal EE 71 3 5 6 1 Voicemailwiedergabe 22 22202 ssesennnn een nennen een nennen nennen 72 3 5 7 JournalVoicemail Postfach aus ausser nnd ren ae a 73 3 KO ee er ee Hader eege
103. eb Bedienungsanleitung Funktionen Bedienung des Clients cyPHONE Web Regelprofil Anrufe mit Regeln behandeln Diese Fenster bieten Ihnen die folgenden Funktionen Zeitraum festlegen Wochentag festlegen Uhrzeit festlegen Uhrzeit ndern oder l schen Alle nderungen speichern Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Im Anzeigefenster Datum sehen Sie in welchem Zeitraum die Regel gelten soll z B 26 Juni bis 12 August Durch Klicken auf die Symbolschaltfl che E Eine Liste hinzuf gen k nnen Sie diesem Anzeigefenster eine bereits vorhandene Datumsliste hinzuf gen siehe Abschnitt 3 7 4 8 Registerkarte Datumslisten auf Seite 180 Nach Klicken auf die Symbolschaltfl che Neu hinzu f gen ber dem Anzeigefeld Datum ffnet sich ein Einga befenster In dieses Eingabefenster k nnen Sie den gew nschten Zeitraum direkt eingeben Durch Aktivieren der Kontrollk stchen bei Mo Di So k nnen Sie festlegen an welchen Wochentagen innerhalb des definierten Zeitraumes die Regel gelten soll Beispiel Die Regel gilt vom 26 Juni bis 12 August jedoch nur von Montag bis Freitag Im Anzeigefenster Zeitpunkt sehen Sie zu welcher Uhrzeit eine Regel gelten soll z B 15 00 bis 16 00 Uhr Beispiel Die Regel gilt vom 26 Juni bis 12 August jedoch nur von Montag bis Freitag und zwischen 15 00 und 16 00 Uhr Nach Klicken auf die Symbolschaltfl che Neu
104. ebseiten wiedergeben gesetzt sein Sie finden diese Option ber Extras gt Internetoptionen gt Registerkarte Erweitert unter der berschrift Multimedia Einen Namen oder eine Nummer eingeben oder zuletzt gew hlte Nummern anzeigen Durch Klicken in dieses Eingabefeld ist es ber die Eingabe einer Telefonnummer oder eines Namens m glich einen Anruf einzuleiten oder nach Kontaktinformationen zu suchen lt Name oder Nummer gt Zum Einleiten eines Anrufs bet tigen Sie nach der Nummern beziehungsweise Namenseingabe die Symbolschaltfl che Em HINWEIS F r die Einleitung eines Anruf durch Namenseingabe ist es erfor derlich dass eine Verkn pfung von Name mit Telefonnummer durch Ihre Kontakt liste oder ein globales Adressbuch gegeben ist Das Anklicken des Dreiecksymbols am rechten Rand der Eingabezeile ffnet eine Liste in der die letzten 20 Telefonnummern angezeigt werden die Sie gew hlt haben Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 39 Bedienung des Clients cyPHONE Web Bedienoberfl che 40 Zum Einleiten eines Anrufs an eine der angezeigten Nummern w hlen Sie diese aus der Liste aus und bet tigen die Symbolschaltfl che e In allen Datenbanken suchen a Wenn Sie diese Symbolschaltfl che bet tigen ffnet sich eine Eingabe maske in der Sie ber verschiedene Suchkriterien nach einem Kontakt suchen k nnen Gew nschten Teilnehmer Anrufen 7 Klicken Sie auf diese Symbols
105. efindet um f r das Adressbuch die Mitbenutzer und ihre Rechte festzulegen Der Dialog Verzeichnissuche wird angezeigt Das weitere Vorgehen ist in Abschnitt 3 5 15 Verzeichnissuche erweitert auf Seite 94 beschrieben Cycos AG 2010 05 20 128 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Allgemeine Einstellungen 3 6 3 Team optional Damit Sie innerhalb Ihres Teams effizienter zusammenarbeiten k nnen ist es m glich den Team View im Client cyPHONE Web zu nutzen Der Team View zeigt die Mitglieder Ihres Teams an und stellt Ihnen abh ngig von den zugewiesenen Berechtigungen folgende Teamfunktionen zur Verf gung e Telefone der Team Partner berwachen e Team Partner anrufen e Anruf an Team Partner bernehmen e Zugriff auf die Journaleintr ge alle Anrufe eines Team Partners Die Team Funktionalit t k nnen Sie selbst konfigurieren Das hei t Sie k nnen frei bestimmen was die Teammitglieder bez glich Ihrer Teamfunktionen innerhalb des Teams machen d rfen und was nicht Partner f r das Team ausw hlen F hren Sie zum Ausw hlen der Partner f r das Team die im Folgenden beschrie benen Schritte durch 1 ffnen Sie den Einstellungsdialog Verwalten Sie erreichen diesen Einstel lungsdialog ber men gt Allgemein gt Team gt Registerkarte Verwalten Allgemeine Einstellungen Verwalten Team artner i d Benutzer Test 1 Ax d Benutzer Test 2 A
106. ei wird ein Kontakt den Sie in einer dieser Kontaktlisten hinzuf gen automatisch in den anderen Kontaktlisten angezeigt Die Einrichtung und Verwendung Ihrer bevorzugten Kontakte k nnen Sie ber folgende Funkti onsfenster durchf hren Kontakte Wenn Sie ausf hrliche Informationen und Bedienfunktionen ben tigen w hlen Sie diese detaillierte Darstellung Ihrer Kontakteintr ge Hier finden Sie zus tzlich f r jeden Kontakt zus tzlich den Eintrag Abteilung und Firma ber ein Buchstabenmen springen Sie zum ersten Eintrag der mit dem ausge w hlten Buchstaben beginnt Au erdem k nnen Sie die Eintr ge nach Kategorien filtern Wenn Sie zum Beispiel alle privaten Eintr ge in der Kategorie Familie zusammengefasst haben k nnen Sie sich nur diese anzeigen lassen Zus tzlich verf gt dieses Funktionsfenster ber die Suchfunktion Gehe zu Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 29 Allgemeines Zusammenarbeit mit anderen Personen 30 Hier ber k nnen Sie durch die Eingabe eines Kontaktnamens oder dessen Anfangsbuchstaben schnell einen Kontakteintrag aus der Kontaktliste aufsuchen und ausw hlen Kontakte kompakt Wenn Sie eine knappe Darstellung f r Ihre Kontaktdaten bevorzugen k nnen Sie auf dieses Funktionsfenster zur ckgreifen Es enth lt die Namen und die Telefon nummern Ihrer Ansprechpartner ber ein Buchstabenmen springen Sie zum ersten Eintrag der mit dem ausge w hlten
107. eichen und Sonderzeichen verwenden Klicken Sie anschlie end auf die Schaltfl che Name speichern 4 W hlen Sie unter Alternativer Gruppenname einen Nachrichtentyp aus dem Kombinationsfeld aus und tragen Sie eine Gruppenadresse ein Hier k nnen Sie entscheiden ob Sie eine Internet Mail Adresse z B dispatcher company com oder eine sogenannte NVS Adresse z B NVS VOICE 12345 als Adresse f r die Liste verwenden Wenn Sie m chten dass auch ber das Telefon User Interface TUI Nachrichten an die Gruppenmitglieder gesendet werden k nnen m ssen Sie Folgendes eingeben NVS VOICE lt Telefonnummer gt Klicken Sie auf Alternativen Gruppennamen speichern 5 Weitere Funktionen die auf dieser Seite zur Verf gung stehen e Benutzer in eine Gruppe aufnehmen e Benutzer aus einer Gruppe entfernen e _Gruppenname aufnehmen Diese Funktionen werden in den folgenden Abschnitten beschrieben Benutzer in eine Gruppe aufnehmen Die Liste Verf gbare Benutzer zeigt alle im System registrierten Benutzer Die Liste Verf gbare Gruppen zeigt alle bereits angelegten Gruppen Als Mitglieder f r Ihre Gruppe k nnen Sie sowohl einzelne Benutzer als auch bereits definierte Gruppen ausw hlen In den Listen werden immer nur 50 Eintr ge gleichzeitig zur Auswahl angeboten von denen im Fenster Verf gbare Benutzer nur eine Teilmenge zu sehen ist Scrollen Sie mit dem vertikalen Scroll balken nach unten um auch die anderen Eintr ge zu sehen Cycos AG
108. einstellung des Webbrowsers realisiert Folgende Sprachen werden mit der aktuellen Version unterst tzt Deutsch Englisch Franz sisch Italienisch Niederl ndisch Portugiesisch Portugal Portugiesisch Brasilien Russisch Spanisch und T rkisch 2 3 Einschr nkungen zur Verwendung des Clients cyPHONE Web 2 3 1 Mehrfachsitzungen Der Client cyPHONE Web unterst tzt keine Mehrfach Sitzungen Das hei t es ist nicht erlaubt mehrere Browser Sitzungen f r den gleichen Benutzer zu ffnen 2 3 2 ber das Telefon ausgel ste Funktion R ckruf bei besetzt Im Client cyPHONE Web wird zurzeit die Funktion R ckruf anfordern bei besetzt nicht unterst tzt Wird diese Funktion ber das Telefon ausgel st wird der R ckruf zwar im Client cyPHONE Web signalisiert kann aber nicht ber die Verbindungssteuerung entgegengenommen werden Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 15 Allgemeines Kommunizieren mit Kontakten 2 4 Kommunizieren mit Kontakten 16 In einer MRS Umgebung erleichtert der Client cyPHONE Web Ihnen die Kommu nikation mit Ihren Kontakten 2 4 1 Erreichen eines Kontakts per Telefon E Mail Die Symbole in den Kontaktfenstern zeigen Ihnen rechts vom Namen an ob die Person per Telefon oder E Mail erreicht werden kann e Ein blaues Telefonsymbol ber dass der Kontakt angerufen werden kann Ein Klick auf das Symbol leitet entweder sofort einen Anruf an diesen Kontakt ein oder ffne
109. eistungsmerkmal Team View Siehe Abschnitt 3 5 3 Team View RQ00030521 optional auf Seite 66und Abschnitt 3 6 3 Team optional auf Seite 129 2010 04 14 Neues Leistungsmerkmal Gemeinsame Adressb cher Siehe Abschnitt RQ00030521 3 5 11 Gemeinsame Adressb cher optional auf Seite 89 und Abschnitt 3 6 2 5 Gemeinsame Adressb cher optional auf Seite 126 Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 3 History of Changes Cycos AG 2010 05 20 4 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Inhalt Inhalt EISE Or CHANGES a a a a ae a ee nee 3 1 Der Client cyPHONE Web Communication Control und Presence Management 9 1 1 ENOR ge a E en RE be Sa SE EE EE E ec a ae 9 a EN NK ie Ee EE 9 1 1 2 Zielgruppe dieses Bedienhandbuchs 2 2 2222 eneenenanen een nennen 9 1 1 3 Was ist der Client vPHONE Web sure us na an r ae 10 1 2 Der Client v PHONE NEE na ana ne RUE a a De nn 11 lo FUNKUOBSUDOTE IC EE E e a ne ea er ee 11 1 3 1 Multi Line f higer Telelone 4 2 44 a een Eer Eeer EE ee 12 1 4 Arbeiten mit diesem Handbuch 13 1 4 1 Referenzhandb cher 256 ER EE ea a E ee be Be ne Der be 13 1 4 2 Schreibweisen zu Sierra ae aan 13 E DEE EE 15 2 1 Unterst tzte Webbrowser 15 2 2 Spracheinstellung ber den Webbrowser 15 2 3 Einschr nkungen zur Verwendung des Clients c yPHONE Web 15 23 1 MONMACH in Le EEN 15 2 3 2 ber das Telefon ausgel ste Funk
110. eitung 161 Bedienung des Clients cyPHONE Web Regelprofil Anrufe mit Regeln behandeln 3 7 3 6 Regelprofil aktivieren Damit ein Profil und die mit ihm verbundenen Regeln wirksam werden k nnen muss es aktiviert werden Profil aktivieren Das Regelprofil kann ber das Regel Men Schnelleinstellung des Haupt men s aktiviert werden indem dort das gew nschte Profil selektiert wird Standard Profil Regelprofil deaktivieren Profil ndern Alternativ kann die Aktivierung auch ber das Fenster Anrufumleitung oder Anrufumleitung H 4 Regelprofil aktivieren EI Standard Profil e Umleiten zu m Nicht aktiviert ka Cycos AG 2010 05 20 162 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Regelprofil Anrufe mit Regeln behandeln ber men gt Allgemein gt Allgemeines gt Anrufumleitung aktiviert werden Allgemeine Einstellungen Allgemeines Adressen Team Darstellung Journal Anrufumleitung Desktop Integration Regelprofil aktivieren m Nicht aktiviert Bevorzugtes Ger t B rotelefon iz O eingehenden Anrufe B rotelefon e f ausgehende Anrufe B rotelefon f Bei eingehenden Anrufen umleiten E O ohne Bedingung zu Nicht aktiviert r bei besetzt zu Nicht aktiviert s O nach Zeit zu Nicht aktiviert g HINWEIS Die Einstellungen der Anrufumleitung unter Bei eingehenden Anrufen umleiten und
111. en Cycos AG 2010 05 20 188 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Voicemail Einstellungen optional Beispiel f r eine Kurzwahltaste in Ergo HINWEIS Dieses Beispiel geht davon aus das der erweiterte Modus von Ergo aktiviert ist N here Informationen hierzu finden Sie im Benutzer handbuch Ergo Voicemailsystem Angenommen Sie verwenden den Ergo Men punkt Andere Begr ungs ansage einschalten h ufiger und m chten ihn aus diesem Grund ber eine Kurzwahltaste erreichbar machen Ohne Kurzwahltaste m ssen Sie folgende Schritte machen 1 Ihre Voicemailbox anrufen 2 Die PIN eingeben 3 Nacheinander die Tasten 9 2 2 w hlen Wenn die Tastenfolge 922 als Kurzwahltaste definiert wird m ssen Sie nur noch Ihre Mailbox anrufen die PIN eingeben anschlie end die 6 und die entsprechende Kurzwahlnummer w hlen Zur Einrichtung einer Kurzwahl f r das Einschalten einer anderen Begr Bungsansage gehen Sie folgenderma en vor 1 ffnen Sie die Einstellungsseite f r das Voicemailsystem ber men gt Voicemail gt Voicemailsystem Es wird die Seite Einstellungen des Voicemailsystems ge ffnet 2 Klicken Sie auf dieser Seite unter Voicemailsystem auf die Schaltfl che Editieren Es wird die Seite Programmierbare Kurzwahltasten ge ffnet in der bereits bestehende Kurzwahlen angezeigt werden 3 Tragen Sie die Nummernfolge 922 in ein freies Feld in der Spalte Tasten sequenz ein
112. en HINWEIS Damit die Daten korrekt importiert werden k nnen ist es sehr wichtig zu wissen aus welcher Datenquelle die Importdatei erstellt wurde Sollten Sie sich nicht ber die Datenquelle sicher sein oder das korrekte Datenformat nicht finden k nnen fragen Sie unbedingt Ihren Systemadminis trator Folgende Importformate werden f r einen Datenimport unterst tzt Com ssistant 1 0 S Die Adressdaten m ssen zuvor aus dem ComAssistant 1 0 exportiert worden sein und lokal zug nglich sein Com ssistant 2 0 Die Adressdaten m ssen zuvor aus dem ComAssistant 2 0 exportiert worden sein und lokal zug nglich sein LotusNotes Format Die Adressdaten m ssen zuvor aus LotusNotes expor tiert worden sein und lokal zug nglich sein MS Outlook Brasilianisch Die Adressdaten m ssen zuvor aus einem brasiliani schen MS Outlook exportiert worden sein und lokal zug nglich sein MS Outlook Chinesisch Die Adressdaten m ssen zuvor aus einem chinesi schen MS Outlook exportiert worden sein und lokal zug nglich sein MS Outlook Deutsch Die Adressdaten m ssen zuvor aus einem deutschen MS Outlook exportiert worden sein und lokal zug nglich sein MS Outlook Englisch Die Adressdaten m ssen zuvor aus einem englischen MS Outlook exportiert worden sein und lokal zug nglich sein MS Outlook Franz sisch Die Adressdaten m ssen zuvor aus einem franz si schen MS Outlook exportiert worden sein und lokal zug nglich sein MS Outlook Italie
113. en oder eine Standardansage des Systems verwendet Weitere Einstellungen ber die Option Einstellungen f r Montag auf die ganze Woche anwenden k nnen zur Vereinfachung der Konfiguration die f r den Montag vorgenommenen Einstellungen auf alle Tage der Woche bertragen werden ber die Option Benutze Standardeinstellungen des Systems k nnen Sie die Einstellungen bernehmen die der Administrator global f r das System als Standard Benutzerzeitprofil eingerichtet hat Bei der Auswahl dieser Option werden alle anderen Auswahl und Einstellungsoptionen im Dialog Zeitprofile deaktiviert Ein Zeitprofil f r die erweiterte Begr ungskonfiguration anlegen Um ein Zeitprofil f r die erweiterte Begr ungskonfiguration anzulegen gehen Sie folgenderma en vor 1 ffnen Sie die Einstellungsseite f r das Voicemailsystem ber men gt Voicemail gt Voicemailsystem L schen Sie durch Anklicken das H kchen im Kontrollk stchen Vereinfachte Begr ungskonfiguration verwenden Speichern Sie Ihre nderungen ber die Schaltfl che Speichern am unteren Rand der Seite Voicemailsystem ffnen Sie dann die Einstellungsseite f r das Zeitprofil indem Sie im Naviga tionsbereich auf Zeitprofile klicken Stellen Sie hier ein ob eine Nachrichtenaufnahme erlaubt sein soll Aktivieren bzw deaktivieren Sie dazu die Option Keine Nachrichtenaufnahme erlaubt Stellen Sie ein ob der Anrufer die Ansage unterbrechen kann Aktivieren bz
114. en Sie Allgemein um die grundlegenden Yoicem il Einstellungen f r den Client cyPHONE Web durch zuf hren Es stehen in diesem Men Dialoge zu Homepage Definition allgemeiner Parameter und zur ei Passwort ndern Verwaltung von Adressen zur Verf gung Siehe SE dazu Abschnitt 3 6 Allgemeine Einstellungen Abmelden auf Seite 101 W hlen Sie Regeln um ein Profil und Vermitt lungregeln einzurichten damit eingehende Anrufe an von Ihnen definierte Ger te weitergeleitet werden Siehe dazu Abschnitt 3 7 Regelprofil Anrufe mit Regeln behandeln auf Seite 134 W hlen Sie Konferenz um die Eingabemaske zur Planung einer Konferenz zu ffnen Siehe dazu Abschnitt 3 5 8 Konferenzen auf Seite 76 W hlen Sie Voicemail um die Konfigurationsseiten f r die Einstellung Ihrer Voicemail Parameter aufzurufen Siehe dazu Abschnitt 3 8 Voicemail Einstellungen optional auf Seite 183 W hlen Sie Homepage um die Oberfl che des Clients cyPHONE Web an Ihre Kommunikationsbed rfnisse anzupassen Im Browser wird dann ein neues Fenster ge ffnet in dem Sie Ihren Arbeitsbereich strukturieren k nnen oder weitere alternative Arbeitsbereiche einrichten k nnen Siehe dazu Abschnitt 3 4 Homepage auf Seite 53 W hlen Sie Passwort ndern um Ihr existierendes Passwort zu ndern W hlen Sie Abmelden um sich vom Server abzumelden HINWEIS Wenn Sie sich vom Server abmelden werden der Benutzer
115. en Sie auf die Schalt fl che Anlegen 2 Geben Sie im folgenden Dialog die Nummer des Telefons an mit dem Sie die Ansage aufnehmen wollen und klicken Sie anschlie end auf die Schaltfl che OK 3 Das Telefon klingelt und Sie k nnen die Aufnahme beginnen Klicken Sie auf die Schaltfl che Aufnehmen um die Aufnahme zu starten Die Funktionen von Aufnahme und Abspielen steuern Sie mit den nun im Browserfenster eingeblendeten Schaltfl chen Sie k nnen Ansagen aufnehmen wieder anh ren und l schen 4 Klicken Sie auf die Schaltfl che Anhalten um die Aufnahme zu unter brechen Zur Information wird die aktuelle L nge der Ansage angezeigt 5 Klicken Sie auf das linke Ende im Positionsbalken um zum Anfang der Aufnahme zur ckzuspulen 6 Klicken Sie auf die Schaltfl che Abspielen um die Aufnahme abzuspielen und h ren Sie Ihre Aufnahme ber den Telefonh rer an Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Voicemail Einstellungen optional 7 Wenn Sie mit der Aufnahme zufrieden sind klicken Sie auf die Schalt fl che Beenden Die Aufnahme wird gespeichert und Sie sehen wieder die Seite Aufnahmen Wenn Sie die Aufnahme wiederholen wollen klicken Sie auf das linke Ende im Positionsbalken um zum Anfang zur ckzuspulen und dann auf die Schaltfl che Aufnehmen um die Aufnahme erneut zu starten HINWEIS Wenn Sie die Option Automatisch aktualisieren ausge w hlt h
116. en Sie manuell nach Updates suchen und diese gegebenenfalls installieren HINWEIS Der Updatevorgang wird in einem schmalen Fenster direkt ber der Men leiste von Windows angezeigt ffne Benutzeroberfl che zum W hlen Mit der Auswahl dieser Option legen Sie fest dass das Fenster Verbindungssteuerung des Clients cyPHONE Web automatisch ge ffnet wird wenn Sie einen Teilnehmer per Hotkey Funktion anrufen Cycos AG 2010 05 20 116 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Allgemeine Einstellungen Sprache OpenScape Webchent DesktopIntegration Einstellungen F Hotkey E Start E Ansicht l Benachrichtigung o Optionen sprache d Uber _ English Deutsch Frangais Espanol Italiano Portuqu amp s E Portugu s do Brasil W Nederlands _ T rk Pych OK Abbrechen bernehmen Mit der Auswahl einer der vorgegebenen Sprachen k nnen Sie die Sprache der Men s und Infotexte ndern Es stehen zurzeit folgende Sprachen zur Auswahl zur Verf gung Englisch Deutsch Franz sisch Spanisch Italienisch Portugiesisch Portugal Portugiesisch Brasilien Niederl ndisch T rkisch und Russisch ber mrs CYFHONE Web DesktopIntegration Einstellungen Ft Hotkey Elstart El Ansicht l Benachrichtigung FE Optionen Sprache d ber Version 3 37 G5C31 PR6 22956 OK Abbrechen bernehmen L Hier wird Ihnen die Versionsnummer der aktuell install
117. en aufgenommen haben Standard Benutzeransagen Standard Benutzeransagen sind in der Auswahlliste mit einer Nummer und einem Stern gekennzeichnet Es stehen nur die Benutzer Standardansagen zur Auswahl die ein Benutzer mit Administratorprivi legien vorher auf der Einstellungsseite Aufnahmen als Standard Benut zeransage aufgenommen hat Im Bereich Ansagen k nnen Sie pers nliche Ansagetexte f r verschiedene Anrufarten vergeben Alternative Ansage Eine alternative Ansage wird unabh ngig vom Anruftyp intern extern besetzt abgespielt Sobald diese Ansage aufgenommen und aktiviert wird werden alle eingehenden Anrufe mit dieser Ansage beantwortet Eventuell eingestellte Ansagen f r interne Anrufe externe Anrufe Anrufe bei besetzt oder Anrufe au erhalb der ffnungszeiten werden durch diese Einstellung au er Kraft gesetzt Intern W hlen Sie hier die Ansage aus die abgespielt werden soll wenn es sich bei dem eingehenden Anruf um einen internen Anruf handelt ein Anruf innerhalb Ihrer Organisation Extern W hlen Sie hier die Ansage aus die abgespielt werden soll wenn es sich bei dem eingehenden Anruf um einen externen Anruf handelt ein Anruf aus dem ffentlichen Telefonnetz Besetzt W hlen Sie hier die Ansage aus die abgespielt werden soll wenn bei einem eingehenden Anruf Ihr Telefon besetzt ist Ansage au erhalb der ffnungszeiten W hlen Sie hier die Ansage aus die abgespielt werden soll wenn ein Anruf
118. en f r interne Anrufe externe Anrufe Anrufe bei besetzt oder Anrufe au erhalb der ffnungszeiten werden durch diese Einstellung au er Kraft gesetzt Interner Anruf W hlen Sie hier die Ansage aus die abgespielt werden soll wenn es sich bei dem eingehenden Anruf um einen internen Anruf handelt ein Anruf innerhalb Ihrer Organisation Externer Anruf W hlen Sie hier die Ansage aus die abgespielt werden soll wenn es sich bei dem eingehenden Anruf um einen externen Anruf handelt ein Anruf aus dem ffentlichen Telefonnetz Bei Besetzt W hlen Sie hier die Ansage aus die abgespielt werden soll wenn bei einem eingehenden Anruf Ihr Telefon besetzt ist MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 207 Bedienung des Clients cyPHONE Web Voicemail Einstellungen optional 208 e Ansage au erhalb der ffnungszeiten W hlen Sie hier die Ansage aus die abgespielt werden soll wenn ein Anruf au erhalb der eingestellten ffnungszeiten eingeht Arbeitstag Durch das Setzen der entsprechenden Kontrollk stchen unter Arbeitstag geben Sie vor f r welche Wochentage die gew hlten Ansagen eingespielt werden sollen ffnungszeiten In den Eingabefeldern von und bis k nnen Sie einen Zeitraum f r die ffnungszeit vergeben Tragen Sie die Uhrzeit in Stunden und Minuten ein Syntax HH MM Au erhalb des hier definierten Zeitraums wird die von Ihnen vorgesehene Ansage die Sie unter Au erhalb der ffnungszeiten eingestellt hab
119. en ist in Abschnitt 3 7 3 2 Neues Profil erstellen auf Seite 154 beschrieben 3 Erstellen Sie die folgende Personenliste falls nicht bereits geschehen Familie Vorzugskunden Das detaillierte Vorgehen ist in Abschnitt 3 7 3 3 Neue Personenliste erstellen auf Seite 156 beschrieben 4 Erstellen Sie eine neue Regel und vergeben Sie den Namen Familie umleiten Stellen Sie dann Folgendes ein Aus der Priorit tengruppe Hoch Normal Niedrig Hoch ausw hlen Wenn Anruf von Die Personenlisten Familie hinzuf gen Wenn Datum Zeitpunkt Nicht ausf llen Aktion Das eigene Mobiltelefon als Umleitungsziel festlegen Zugewiesene Profile Das Profil Dienstreise zuweisen Das detaillierte Vorgehen ist in Abschnitt 3 7 3 4 Regel erstellen auf Seite 158 beschrieben 5 Erstellen Sie eine weitere neue Regel und vergeben Sie den Namen Vorzugskunden umleiten Stellen Sie dann Folgendes ein Aus der Priorit tengruppe Hoch Normal Niedrig Normal ausw hlen Wenn Anruf von Die Personenliste Vorzugskunden hinzuf gen Wenn Datum Zeitpunkt Im Fenster Datum Zeitpunkt Die Kontrollk stchen Mo Di Mi Do Fr aktivieren Bei Zeitpunkt den Bereich 08 00 16 00 eingeben Aktion Das eigene Mobiltelefon als Umleitungsziel festlegen
120. en sind Der Nachrichtentyp Voicemails steht immer zur Verf gung 2 Markieren Sie f r die Nachrichtentypen f r die nur ungelesene Nachrichten ber cksichtigt werden sollen das entsprechende Kontroll k stchen in der Spalte nur ungelesene Nachrichten HINWEIS Eine Nachricht wird als gelesen markiert sobald Sie einmal abgerufen wurde Ausf hrliche Informationen zur Wiedergabe von Nachrichten finden Sie im Handbuch zu Ihrem Voicemail System 3 Klicken Sie auf die Schaltfl che Speichern 4 Klicken Sie auf die Schaltfl che Zur ck um zur Seite mit den brigen Voicemail Einstellungen zur ckzukehren Sortierung f r Nachrichten setzen Sie k nnen eine Reihenfolge f r die Wiedergabe der Nachrichten festlegen Dabei k nnen Sie maximal drei Kriterien nach Ihren pers nlichen Erforder nissen einsetzen e Dringlichkeit Nachricht als dringlich markiert e Zeit zuerst die j ngsten oder die ltesten Nachrichten e Dienstart Sprache Fax E Mail oder E Mail Fax Sprache Sie k nnen die verf gbaren Kriterien in beliebiger Reihenfolge staffeln Bei einigen Kriterien haben Sie die M glichkeit einer weiteren untergeordneten Sortierfolge Alternativ k nnen Sie das Standardkriterium Neueste Nachricht zuerst aktivieren Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 193 Bedienung des Clients cyPHONE Web Voicemail Einstellungen optional 194 Sie k nnen die pers nliche Sortier
121. enden Telefonen aus angerufen wird Nachrichten am Telefon bearbeiten Filter f r Nachrichten setzen O Standardfiter aktivieren Pers nlichen Filter aktivieren Pers nlichen Filter bearbeiten Sortierung f r Nachrichten setzen Neueste Nachricht zuerst Pers nliche Sortierung aktivieren Pers nliche Sortierung bearbeiten Automatische Spracherkennung _ Editieren Weitere ptionen Cl Sicherheitsabfrage beim L schen von Nachrichten deaktivieren Nachricht erst als gelesen markieren wenn sie komplett abgespielt wurde _ Nachrichtenassistenten aktivieren auch wenn die Mailbox direkt angerufen wird Weiterleitungsmodus Cl Sofortige Wiedergabe neuer Nachrichten nach Betreten der Mailbox Hinweis zum Bearbeiten von Nachrichten abspielen Verfolgungsrufnummern Editieren Speichern Folgende Einstelligen k nnen Sie auf dieser Seite vornehmen Cycos AG 2010 05 20 186 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Voicemail Einstellungen optional e nderung der PIN Sie k nnen Ihre PIN f r den Zugriff auf Ihre Voicebox ndern Zul ssig sind alle Ziffern von O bis 9 die PIN selbst muss aus mindestens vier Ziffern bestehen sofern keine vom Standard abweichende Konfiguration vorge nommen wurde Die PIN kann aus maximal 23 Zeichen bestehen Gepr ft wird die PIN auf e L nge zu kurz zu lang e Ung ltige Zeichen Buchstaben Sonderzeichen e Konstante Nummernfolgen z B 444
122. ener W nsche ndern m chten Die jeweiligen Einstellungsfenster werden angezeigt HE Wenn Anruf von siehe Abschnitt 3 7 4 2 Dialog Wenn Anruf von auf Seite 168 Wenn Datum Zeitpunkt siehe Abschnitt 3 7 4 3 Dialog Datum Zeitpunkt auf Seite 170 Aktion siehe Abschnitt 3 7 4 4 Dialog Aktion auf Seite 172 Zugewiesene Profile siehe Abschnitt 3 7 4 5 Dialog Profile zur Regel zuweisen auf Seite 174 Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 159 Bedienung des Clients cyPHONE Web Regelprofil Anrufe mit Regeln behandeln 3 Klicken Sie auf die Schaltfl che Schlie en Die neue Regel wird gespeichert Das Fenster Regeln editieren k nnte jetzt so aussehen Regeln Aktiviere Profil Neu Editieren Personenlisten Datumslisten Info Regel i Regeli A X Neu Duplikat iB Regel l Hoch Normal Ge Niedrig Wenn Anruf vor Allen y wenn Datum Zeitpunkt E Aktion Durchstellen Zugewiesene Profile R ckg rgig Schlie en Cycos AG 2010 05 20 160 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Cycos AG 2010 05 20 Bedienung des Clients cyPHONE Web Regelprofil Anrufe mit Regeln behandeln 3 7 3 5 Priorit ten der Regeln festlegen Jede Regel kann einer Priorit tengruppe zugeordnet werden Die Priorit ten gruppen sind Hoch Normal und Niedrig Die Regeln der Prio
123. enliste Durch Klicken auf die Schaltfl che Neu wird eine neue Perso erstellen nenliste erstellt Personenliste duplizieren Durch Klicken auf die Schaltfl che Duplikat wird eine neue Personenliste durch Duplizieren der markierten Personen liste also einer bereits bestehenden Liste erstellt Anzeigefenster Personen von Liste Dieses Fenster bietet Ihnen die folgenden Funktionen Person von einer Liste Nach Klicken auf die Symbolschaltfl che Person von hinzuf gen Liste hinzuf gen werden die bereits eingestellten Listen zur Auswahl angeboten Aus diesen Listen kann der gew nschte Personeneintrag mit Telefonnummer und E Mail Adresse hinzugef gt werden Person suchen Nach Klicken auf die Symbolschaltfl che Suche nach einer Person und zur Liste hinzuf gen kann ein Personen eintrag in den bereits eingestellten Listen gesucht und zur Personenliste hinzugef gt werden Personeneintrag direkt Nach Klicken auf die Symbolschaltfl che Neue Person hinzuf gen f r die Liste eingeben ffnet sich ein Eingabefenster und es kann ein neuer Eintrag mit Name Telefonnummer und E Mail Adresse zur Liste hinzugef gt werden Personeneintrag ndern Nach Klicken auf die Symbolschaltfl che 7 Eintrag editieren k nnen der Name die Telefonnummer und die E Mail Adresse eines Eintrages ge ndert werden Personeneintrag l schen Durch Klicken auf die Symbolschaltfl che X Eintrag l schen wird ein Eintrag aus der Pers
124. enungsanleitung 101 Bedienung des Clients cyPHONE Web Allgemeine Einstellungen 102 3 6 1 Allgemeines ber den Dialog Allgemeines werden die Basiseinstellungen f r die Arbeit mit dem Client cyPHONE Web vorgenommen Sie erreichen diesen Dialog ber men gt Allgemein gt Allgemeines Im Dialog Allgemeines finden Sie drei Registerkarten auf denen die Einstel lungen zu folgenden Bereichen zug nglich sind Darstellung Auf dieser Registerkarte nehmen Sie die Einstellungen zur Benutzerober fl che des Clients c yPHONE Web vor Journal Auf dieser Registerkarte nehmen Sie die Einstellungen zur Journalisierung der Anrufe und der Benachrichtigungen f r nicht angenommene Anrufe vor Anrufumleitung Auf dieser Registerkarte nehmen Sie die Einstellungen zur Umleitung von Anrufen vor Desktopintegration Mithilfe der Informationen die Sie auf dieser Registerkarte finden k nnen Sie an Ihrem Arbeitsplatz ein kleines Programm installieren das es Ihnen erlaubt aus einer beliebigen Anwendung heraus einen Teilnehmer anzurufen Beispiel In einem Word Dokument das Sie ge ffnet haben befindet sich eine Telefonnummer Markieren Sie diese Telefonnummer im Text und bet tigen Sie den Hotkey Es wird sofort ein Anruf an diese Telefonnummer eingeleitet Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Allgemeine Einstellungen 3 6 1 1 Darstellung Auf der Registerkarte Darstellung
125. er in das zugeh rige Feld Rufnummer ein 5 Wenn Sie mehr als eine Aktion konfigurieren m chten w hlen Sie in den weiteren Zeilen die entsprechenden Aktionen aus Tragen Sie gegebe nenfalls jeweils eine Rufnummer in das Feld Rufnummer ein 6 Klicken Sie auf die Schaltfl che Speichern um Ihre Einstellungen zu speichern 7 ber die Schaltfl che Zur ck k nnen Sie die Seite verlassen ohne dass nderungen gespeichert werden Die Konfiguration des Caller Guides ist damit beendet und Ihre Einstellungen sind sofort aktiv Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 197 Bedienung des Clients cyPHONE Web Voicemail Einstellungen optional 3 8 3 Gruppen Sie k nnen schnell und komfortabel Gruppen erstellen und verwalten ber die bestimmte Kontakte zusammenfassen k nnen Sie k nnen dann Nachrichten an alle Gruppenmitglieder senden indem Sie den Gruppennamen zur Adressierung verwenden Es sind maximal 10 Gruppen m glich Die hier angelegten Gruppen stehen Ihnen auch im Adressbuch als Verteiler zur Auswahl Sie ffnen diese Einstellungsseite ber men gt Voicemail gt Gruppen Benutzerdaten Voicemailsystemn Gruppen Zeitprofile Aufnahmen Gruppen bersicht Anzeigename Gruppentyp Name aufgenommen Frivate Gruppe anlegen Wurde ein Name f r die Gruppe aufgenommen erscheint in der Spalte Name aufgenommen ein Haken in dem entsprechenden K stchen 3 8 3 1 Neue private Gruppe anlege
126. er men gt Allgemein gt Adressen gt Registerkarte Importieren Allgemeine Einstellungen Allgemeines Adressen Team Importieren Exportieren Adressgruppen Gemeinsame Adressb cher Import Datei im CM Format _ Durchsuchen Die Adressen wurden exportiert aus Comassistant ZU Z Importieren nach Kurzwahliste e Optionen Ge Duplikate durch importierte Elemente ersetzen Erstellen von Duplikaten zulassen Keine Duplikate importieren Vorhandene Adressen vor dem Importieren l schen Importieren Schlie en Verfahren Sie folgenderma en um einen Adressdatenimport durchzuf hren 1 W hlen Sie ber die Dateiauswahl die Datei aus die Sie importieren m chten Geben Sie dazu entweder den Pfad plus Dateinamen in die Einga bezeile Import Datei im CSV Format ein oder selektieren Sie die Datei ber die Dateiauswahl indem Sie die Schaltfl che Durchsuchen bet tigen HINWEIS Die Dateierweiterung der Importdatei muss nicht notwendigerweise csv lauten Im Allgemeinen handelt es sich bei den Importdateien um Textdateien mit der Dateierweiterung txt 1 CVS Format bedeutet Comma Separated Values Werte durch Kommata separiert Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 119 Bedienung des Clients cyPHONE Web Allgemeine Einstellungen 2 Geben Sie ber das Kombinationsfeld Die Adressen wurden exportiert aus die Datenquelle an aus der die zu importierenden Daten bezogen werden soll
127. erden Nachrichtentyp nur ungelesene Nachrichten C Alle Nachrichten TT E Mail C Voicemails C Faxnachrichten Speichern Pers nliche Filter einrichten Nachrichten aus folgenden Posteingangsordnern abspielen Sie k nnen festlegen welche Posteingangsordner das System bei der Wiedergabe von Nachrichten ber cksichtigen soll Die Auswahl ist abh ngig von der Konfiguration des Systems Markieren Sie die gew nschten Ordner mit den Kontrollk stchen Aktivierte Ordner sind mit einem Haken markiert Nachrichten abspielen die nicht lter sind als Sie k nnen die Wiedergabe von Nachrichten unterbinden die ein bestimmtes Alter erreicht haben Gehen Sie folgenderma en vor Cycos AG 2010 05 20 192 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Voicemail Einstellungen optional 1 Klicken Sie auf das Kombinationsfeld und w hlen Sie den gew nschten Zeitraum 2 Klicken Sie auf die Schaltfl che Speichern Welche Nachrichten sollen ber cksichtigt werden Sie k nnen bei Bedarf nur bestimmte Nachrichtentypen f r die Wiedergabe zulassen Die Auswahl ist abh ngig von der Konfiguration des Systems Gehen Sie zur Auswahl des Nachrichtentyps folgenderma en vor 1 Markieren Sie die gew nschten Nachrichtentypen in der Spalte Nachrich tentyp Bereits aktive Nachrichtentypen sind mit einem Haken markiert HINWEIS Es stehen nur die Nachrichtentypen zur Auswahl die auch im System vorhand
128. ergebisse werden im Journal angezeigt K nnen nicht alle Suchergeb nisse im Fenster dargestellt werden klicken Sie auf das Expansions Symbol H um den Fensterbereich auf die gesamte Browserh he zu vergr ern Die Kontrollelemente f r die erweiterte Suche Die Kontrollelemente f r die erweiterte Suche haben die folgende Funktion Kontrollelement Name Vorname Suchkriterien f r einen Kontakt Sie k nnen hier die Informa Abteilung Firma tionen eingeben die Ihnen zu dem gesuchten Kontakt Telefon bekannt sind Adressgruppe Haben Sie Ihre Kontakte in Adressgruppen zusammenge fasst k nnen Sie hier die Adressgruppe des gesuchten Kontakts eingeben Adressgruppen k nnten zum Beispiel sein Privat Lieferant Kunde etc sein Adressbuch Spezifizieren Sie hier das Adressbuch in dem Sie suchen m chten Spezifizieren Sie hier wie viele Treffer im Journal angezeigt werden sollen ber dieses Kontrollk stchen k nnen Sie einstellen das nur die Kontakte angezeigt werden die genau den eingegebenen Kriterien entsprechen Hinweis Wenn Sie diese Option gesetzt haben f hrt die Eingabe Ba im Suchfeld Name dazu dass nur der Kontakt der exakt Ba hei t angezeigt wird Ist die Option nicht gesetzt werden alle Kontakte deren Name mit den Buchstaben Ba anf ngt angezeigt Starten Sie den Suchvorgang durch Bet tigen der Schalt fl che Suchen Im Fenster erweiterte Suche werden zu jedem gefundenen Kontakt folgende Informa
129. es Arbeitsbereiches ber diese Symbolschaltfl che k nnen Sie einen Rahmen horizontal unterteilen Es entstehen dadurch in diesem Bereich zwei bereinander liegende Rahmen die unterschiedlich konfiguriert werden k nnen l ber diese Symbolschaltfl che k nnen Sie einen Rahmen vertikal unterteilen Es entstehen dadurch in diesem Bereich zwei nebeneinan derliegende Rahmen die unterschiedlich konfiguriert werden k nnen X ber diese Symbolschaltfl che k nnen Sie einen Rahmen aus dem Arbeitsbereich entfernen HINWEIS Das L schen der beiden Rahmen die im Grundzustand vorhanden sind ist nicht m glich Im folgenden Beispiel sind die beiden im Grundzustand vorhandenen Rahmen siehe voriges Bild jeweils ber die Funktion horizontal geteilt worden ili A Bitte Komponente ausw hlen wE ili A 4 Definieren Sie f r die einzelnen Rahmen die Funktionen die Sie in den Arbeitsbereich integrieren m chten W hlen Sie dazu ber das Kombinati onsfeld Bitte Komponente ausw hlen die gew nschte Funktion f r jeden Rahmen aus Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 55 Bedienung des Clients cyPHONE Web Homepage 56 Im folgenden Beispielbild sind folgende Funktionsfenster in die Oberfl che integriert worden Linke Browserspalte Journal Alle Anrufe und Kontakte Rechte Browserspalte Konferenzen und Komponentenbereich kompakt We Ansicht 5 wi Sichern 4
130. es oben unter R ckfrageverbindung aufbauen beschrieben ist Sie k nnen so nach und nach weitere Gespr chsteilnehmer der Konferenz hinzuf gen F r die Steuerung einer Konferenz stehen Ihnen in der Verbindungsteuerung folgende Funktionen zur Verf gung Symbol Erl uterung schaltfl che In der Kopfzeile Konferenz sperren Mit dem Bet tigen dieser Symbolschaltfl che ist es f r andere Konfe renzteilnehmer nicht mehr m glich sich in die Konferenz einzuw hlen Das Symbol ndert sich nach dem Bet tigen in ein geschlossenes Vorh ngeschloss Konferenz entsperren Das Bet tigen dieser Symbolschaltfl che hebt die Sperrung wieder auf Konferenz stummschalten J Era Die Ton bertragung f r alle Konferenzteilnehmer wird unterbrochen Das Symbol wird nach dem Bet tigen grau und durchgestrichen darge stellt Stummschalten der Konferenz aufheben Das Bet tigen dieser Symbolschaltfl che hebt die Stummschaltung der Konferenz wieder auf Konferenz beenden Beendet die Konferenz indem die Verbindungen zu den Konferenzteil nehmern getrennt werden Bei der Verbindungsdarstellung der Konferenzteilnehmer Teilnehmer stummschalten Die Ton bertragung f r diesen Konferenzteilnehmer wird unterbrochen Das Symbol wird nach dem Bet tigen grau und durchgestrichen darge stellt J F Stummschalten des Teilnehmers aufheben Das Bet tigen dieser Symbolschaltfl che hebt die Stummschaltung f r diesen Konferenzteilnehmer wieder a
131. ezeichen in der Journalliste gef hrt wird Beschreibung Geben Sie hier einen kurzen beschreibenden Text zu diesem Lesezeichen ein Dieser Text wird ebenfalls im Journaleintrag zu diesem Lesezeichen angezeigt Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Funktionen der Journalfenster und Dialoge im Arbeitsbereich Feldbezeichnung Beschreibung W hlen Sie f r dieses Lesezeichen ein Icon aus Ein Klick auf dieses Icon ffnet diese Internetseite in einem separaten Browserfenster Bei gesetzter Option werden eventuell vorhandene vertikale und horizontale Bildlaufleisten im Browserfenster angezeigt M chten Sie keine Bildlaufleisten verwenden k nnen Sie diese durch Zur cknehmen dieser Option ausblenden Breite H he Hier k nnen Sie die Gr e des Browserfensters vorgeben in dem die Internetseite ge ffnet wird Praktikable Werte f r diese Einstellung liegen zwischen 500 und 1000 jeweils f r Breite und H he Ist das Browserfester einmal ge ffnet k nnen Sie das Fenster durch Ziehen am Rahmen auf eine beliebige Gr e bringen Haben Sie alle Einstellungen vorgenommen sind folgende Bedienungsoptionen m glich e Bet tigen Sie OK um Ihre Einstellungen zu speichern und den Dialog Lesezeichen Einstellungen zu schlie en e Bet tigen Sie die Schaltfl che Abbrechen um den Dialog Lesezeichen Einstellungen zu schlie en ohne die bereits durchgef hrten Einstellunge
132. f das kleine Dreieck neben dem Kombinationsfeld in der Titelzeile W hlen Sie dann aus der angezeigten Liste das gew nschte gemeinsame Adressbuch aus Wie Sie gemeinsame Adressb cher einrichten ist in Abschnitt 3 5 11 Gemeinsame Adressb cher optional auf Seite 89 beschrieben Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Cycos AG 2010 05 20 Allgemeines Zusammenarbeit mit anderen Personen 2 5 4 4 Adressdaten importieren und exportieren Wenn Sie gr ere Mengen von Adressdaten in Ihre Kurzwahlliste oder in ein gemeinsames Adressbuch aufnehmen m chten ist es sinnvoll dazu die Daten import Funktion des Clients cyPHONE Web zu nutzen Das Eingeben dieser Daten per Hand w re ungleich zeitaufw ndiger Zudem k nnen Sie mit der Datenexport Funktion die Adressdaten der Kurzwahlliste oder eines gemein samen Adressbuches sichern und anderen Nutzern des Clients cyPHONE Web zur Verf gung stellen Wie Sie Daten ex und importieren finden Sie in Abschnitt 3 6 2 1 Importieren auf Seite 119 und Abschnitt 3 6 2 3 Exportieren auf Seite 123 2 5 5 Mit Adressgruppen arbeiten Adressgruppen erlauben es Ihnen den Inhalt der Kontaktliste zu strukturieren und damit bersichtlicher zu gestalten Sie k nnen so einem Kontakteintrag ein Attribut mitgeben dass ihn als Mitglied einer von Ihnen bestimmten Gruppe kennzeichnet So k nnen Sie zum Beispiel Ihrer Kontakte nach Firmenzugeh rigkeit Abteilungen o
133. fe mit Regeln behandeln 3 7 4 5 Dialog Profile zur Regel zuweisen Dialog aufrufen Dieser Dialog wird ge ffnet wenn Sie auf der Registerkarte Neu Editieren im unteren Bereich auf die Symbolschaltfl che Eintrag editieren zum Eintrag Zugewiesene Profile klicken berblick In diesem Fenster weisen Sie einer Regel die Sie gerade bearbeiten das gew nschte Profil zu Dadurch wird die Regel erst ausf hrbar Das Profil muss bereits definiert worden sein Ein in Fettschrift eingetragenes Profil ist gerade aktiv Das Fenster kann wie folgt aussehen Regeln Aktiviere Profil Neu Editieren Personenlisten Datumslisten Info Regel i Regeli AN X Editiere Regel Regel 1 Profile zur Regel zuweisen C 2 Standard Profil i Duplikat i Regel 1 i wenn Anruf von FP f wenn Datum Zeitpunkt Fj Aktion P zugewiesene Profile E S OK Abbrechen R ckg ngig Schlie en Einem Profil k nnen auch mehrere Regeln zugewiesen werden Cycos AG 2010 05 20 174 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Regelprofil Anrufe mit Regeln behandeln Funktionen Dieser Dialog stellt Ihnen die folgenden Funktionen zur Verf gung Profil zuweisen Durch Aktivieren des Kontrollk stchens vor dem gew nschten Profil wird der Regel ein Profil zugewiesen Alle nderungen Durch Klicken auf die Schaltfl che OK werden alle speichern nderungen die Sie in diesem Fenster vor
134. figuration Hier ber haben Sie die M glichkeit die Ansagen der einzelnen Ansagetypen f r jeden Arbeitstag getrennt zu konfigurieren Sie k nnen von einer vereinfachten Begr ungskonfiguration auf die erweiterte Begr ungskonfiguration umschalten indem Sie folgenderma en vorgehen 1 ffnen Sie die Einstellungsseite f r das Voicemailsystem ber men gt Voicemail gt Voicemailsystem L schen durch Anklicken Sie das H kchen im Kontrollk stchen Vereinfachte Begr ungskonfiguration verwenden Speichern Sie Ihre nderungen ber die Schaltfl che Speichern am unteren Rand der Seite Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Voicemail Einstellungen optional 3 8 4 1 Das Zeitprofil f r die vereinfachte Begr ungskonfigu ration In der vereinfachten Begr ungskonfiguration k nnen Sie die Einstellungen f r die Begr ungsansagen die verwendet werden sollen nur einmal global definieren Sie gelten dann f r alle Wochentage f r die Sie die Ansagen freige geben haben Benutzerdaten Zeitprofile Voicemailsystem Gruppen Zeitprofile Keine Nachrichtenaufnahme erlaubt Panen Ansage nicht abzubrechen Alternative Ansage keine ze berschreibt alle Ansagen unten Intern keine ze Extern keine ze Besetzt keine ze Au erhalb der ffnungszeiten keine ze Mo Di Mi Do Fr Sa So Arbeitstag P P ffnungszeiten von bis C Ben
135. fon eine Hauptnummer haben muss ist eine Nebennummer optional Die Hauptnummern von Teilnehmern stehen blicherweise in Firmentelefonb chern nicht so die Nebennummern Ein Beispiel Ein Vorstandssprecher und sein Assistent haben die Haupt nummern 1000 beziehungsweise 1001 letzterer hat zudem die Nebennummer 1000 er kann ein auf dem Anschluss 1000 eingehendes Gespr ch sofort ohne die bliche Wartezeit von einigen Sekunden bernehmen Au erdem kann der Assistent selbst mit der Nummer 1000 telefonieren sodass der Angerufene nicht erkennen kann dass der Assistent statt des Vorstandssprechers anruft Zwar k nnen Teilnehmer mit Haupt und Nebennummern ohne Einschr nkungen anrufen und Anrufe annehmen aber der Client cyPHONE Web zeigt Gespr che von einer Nebennummer weder auf dem Bildschirm an noch protokolliert er sie im Journal Die Leistungsmerkmale des Clients cyPHONE Web decken nur Gespr che mit Hauptnummern ab Cycos AG 2010 05 20 12 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Der Client cyPHONE Web Communication Control und Presence Management Arbeiten mit diesem Handbuch 1 4 Arbeiten mit diesem Handbuch 1 4 1 Referenzhandb cher Folgende Dokumente zum MRS Server sind verf gbar Handbuch Thema Server Installation Installationsanleitung zum MRS Server Server Administration Aufbau Struktur und Konfiguration des MRS Servers MRS Server Installation Das Installationshandbuch beschreibt sowohl die lineare Ins
136. g stehen angezeigt Diese Aufnahmen werden ber die Zeitprofile den verschiedenen Anrufarten zugewiesen Den verschiedenen Benutzertypen stehen unterschiedliche Aufnahmentypen zur Verf gung e Normaler Benutzer Willkommensansage Aufnahmen dieses Typs werden nur dann gezeigt wenn sie von einem Administrator oder Company erstellt worden sind Standard Benutzeransage Aufnahmen dieses Typs werden nur dann gezeigt wenn sie von einem Administrator oder System erstellt worden sind ffentliche Gruppe Aufnahmen dieses Typs werden nur dann gezeigt wenn sie von einem Administrator erstellt worden sind Aufnahmen dieses Typs k nnen von einem Administrator nur dann erstellt werden wenn vorher eine ffent liche Gruppe erstellt wurde Siehe dazu Abschnitt 3 8 3 Gruppen auf Seite 198 Pers nliche Gruppe Aufnahmen dieses Typs werden nur dann gezeigt wenn sie von dem Benutzer erstellt worden sind Aufnahmen dieses Typs k nnen nur dann erstellt werden wenn vorher eine pers nliche Gruppe erstellt wurde Siehe dazu Abschnitt 3 8 3 Gruppen auf Seite 198 Pers nliche Namensansage Aufnahmen dieses Typs werden nur dann gezeigt wenn sie von dem Benutzer erstellt worden sind Pers nliche Ansage Aufnahmen dieses Typs werden nur dann gezeigt wenn sie von dem Benutzer erstellt worden sind Company Willkommensansage Aufnahmen dieses Typs werden nur dann gezeigt wenn sie von einem Administrator oder Company erstellt w
137. genommen haben gespeichert Danach wird das Fenster geschlossen Bearbeitung der Regel Durch Klicken auf die Schaltfl che Abbrechen werden alle abbrechen Anderungen die Sie in diesem Fenster vorgenommen haben zur ckgesetzt Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 175 Bedienung des Clients cyPHONE Web Regelprofil Anrufe mit Regeln behandeln 3 7 4 6 Registerkarte Aktiviere Profil Dialog aufrufen W hlen Sie im Hauptmen men gt Regeln Der Dialog Regeln wird mit der Registerkarte Neu Editieren ge ffnet Wechseln Sie auf die Registerkarte Aktiviere Profil berblick Dieses Fenster dient zum Verwalten der Profile So k nnen z B neue Profile angelegt Profile gel scht oder die Priorit t einzelner zugeordneter Regeln ge ndert werden Das Fenster kann wie folgt aussehen Aktiviere Profil Meu Editieren Personenlisten Datumslisten Info Profile H 2 Standard Profil Al nu X F amp Testprofil Al nu X Neu Duplikat Profil Standard Profil Regeln des Profils A F A Regeli d ier Neue Regel R ckg rgig Schlie en Anzeigefeld Profile Dieses Fenster bietet Ihnen die folgenden Funktionen Profil aktivieren Durch Klicken auf das Kontrollk stchen vor dem Profilnamen wird das Profil aktiviert Ein aktiviertes Profil wird durch ein blaues Kontrollk stchen gekennzeichnet Durch erneutes Anklicken des Kontrollk stchens wird das Profil wieder deaktiviert
138. gezeigt wird Nach einer kurzen Initiali sierungszeit Verbindung wird hergestellt wird ber dem Bedienungselement in der Statuszeile Bereit angezeigt Sie k nnen jetzt mit der Wiedergabe der Voicemail beginnen Danach stehen Ihnen folgende Bedienungsfunktionen zur Wiedergabe ber den Windows Media Player zur Verf gung Schaltfl che Erl uterung Wiedergabe starten Nach dem Bet tigen dieser Schaltfl che wird die Voicemail direkt ber die an den PC angeschlossenen Lautsprecher oder die Kopfh rer wiedergegeben Nach dem Bet tigen dieser Symbol schaltfl che wechselt dieses Symbol in das Symbol Wiedergabe pausieren Wiedergabe pausieren Beim Bet tigen dieser Symbolschaltfl che wird die Wiedergabe an der aktuellen Stelle angehalten Nach dem Bet tigen dieser Symbol schaltfl che wechselt dieses Symbol in das Symbol f r Wiedergabe starten Hier ber k nnen Sie die Wiedergabe fortsetzen Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Allgemeines Zusammenarbeit mit anderen Personen Schaltfl che Erl uterung Wiedergabe stoppen Beim Bet tigen dieser Schaltfl che wird die Wiedergabe gestoppt und der Wiedergabevorgang auf den Anfang zur ckgestellt Stummschalten Bet tigen Sie diese Schaltfl che um den Ton abzuschalten Lautst rke einstellen Durch das Bewegen des Knopfes mit der Maus k nnen Sie die Lautst rke verringern oder erh hen Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web
139. h wiederhergestellt Dabei wird das Gespr ch zum R ckfrageteilnehmer gehalten Sie k nnen durch wiederholtes Bet tigen dieses Symbolschalters zwischen beiden Gespr chspartnern wechseln Konferenz einleiten Durch Bet tigen dieses Symbolschalters wird eine Konferenz zwischen den Gespr chsteilnehmern eingeleitet Der anrufende Teilnehmer der angerufene und der R ckfrageteilnehmer sind dann miteinander verbunden Hinweis Diese Konferenzart ist nur dann m glich wenn Sie Ihr B rotelefon als bevorzugtes Ger t eingestellt haben Das hei t dass bei der Nutzung des One Numer Services mit einem anderen Anschluss als bevorzugtes Ger t die Telefonanlage die Teilnehmer nicht verbinden kann Verbindung trennen Durch Bet tigen dieses Symbolschalters wird die Gespr chsver bindung beendet Im unteren Bereich der Verbindungssteuerung der aktiven R ckfragever bindung d Wartende Verbindung wieder aufnehmen Durch Bet tigen dieses Symbolschalters wird die Gespr chsver bindung zum R ckfrageteilnehmer beendet Sie werden automatisch zum Anfangsgespr ch zur ckgeschaltet Verbindung trennen Durch Bet tigen dieses Symbolschalters wird die Gespr chsver bindung beendet Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Cycos AG 2010 05 20 Allgemeines Zusammenarbeit mit anderen Personen Eine Konferenzverbindung steuern Konferenzen aus laufenden Gespr chen werden grunds tzlich so aufgebaut wie
140. he des Regelinterpreters kennenlernen 164 3 7 4 1 Registerkarte New Editieren 2 2 2u2220nee sense n ernennen nennen nennen 164 3 7 4 2 Dialog Wenn Anruf Von wa ann Br ne ne ne en ein nen a ra nen 168 3 7 4 D Dial g DAUIM ZEINHUNKE EE EE 170 3 2 A Didog ARION zu ana ee Ba ae ee Be ee E S 172 3 7 4 5 Dialog Profile zur Regel zuweisen 2 uses uueneneee nennen nern een 174 3 7 4 6 Registerkarte Aktiviere Profil 22222 oueseuneennn een nennen nennen nn 176 3 7 4 7 Registerkarte Personenlisten 222 2uueeeennneen nenn nennen ernennen 178 3 7 4 8 Registerkarte Dalumslisten 3 a Ce 0 0a u hs a un nn a ann nn nn 180 3749 Registerkane IMO EE EE 182 3 8 Voicemail Einstellungen optional aana a aana aaaea nennen een een en 183 30 1 EE EE AE te r ret EE een een 184 30 2 NONE ee pena a d E a ee eh E S re eg i 186 20 U EEN 198 3 8 3 1 Neue private Gruppe anlegen naana nasaan 198 3 8 3 2 Pers nliche Gruppe bearbeiten 199 3 8 3 9 EE erregen e A e Ree e dee ere A en 201 Ett 202 3 8 4 1 Das Zeitprofil f r die vereinfachte Begr ungskonfiguration aaas aaaea aaaea 203 3 8 4 2 Das Zeitprofil f r die erweiterte Begr ungskonfiguration 206 I SIDE a re ee Ee De a a a re de ee ee RN 210 3 8 5 1 Ansagen aufnehmen und bearbeiten aaa aa nennen nennen nn 211 3 8 5 2 Ansagen 0 210 12 NEE 214 SUCHWOTIET eege e ters rer 215 Cycos AG 2010 05 20
141. hr eigenes Mobiltelefon e Em Telefon f r die Sekret rin e Ein Telefon f r Vorzugskunden e Ein Telefon f r Familie e Ein Telefon f r Alle Anrufer Ein grafischer berblick zum Szenario Dienstreise Personenliste Personenliste Familie Vorzugskunden Eigenes Mobilte lefon Regel Familie umleiten mg G aonn P umleiten gt ES Profil Dienstreise Sekret rin Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 147 Bedienung des Clients cyPHONE Web Regelprofil Anrufe mit Regeln behandeln Zu erstellen F r dieses Szenario sind zu erstellen e Das Profil Dienstreise e Eine Personenliste Familie e Eine Personenliste Vorzugskunden e Eine Regel Familie umleiten e Eine Regel Vorzugskunden umleiten e Eine Regel Alle umleiten Funktion und Anordnen der Regeln Da Sie Ihre Familie immer erreichen soll aber die Vorzugskunden nur zu den Arbeitszeiten sind anstatt einer Regel wie im vorhergehenden Szenario jetzt zwei Regeln notwendig die Regel Familie umleiten und die Regel Vorzugs kunden umleiten Zuerst pr ft die Regel Familie umleiten ob es sich bei einem Anruf um ein Familienmitglied handelt wenn ja wird zu Ihrem Mobiltelefon umgeleitet Wenn nein pr ft als N chstes die Regel Vorzugskunden umleiten ob es sich um einen Vorzugskunden handelt und ob er zwischen 08 00 U
142. hr und 16 00 Uhr anruft Wenn diese beiden Bedingungen zutreffen wird er zu Ihrem Mobiltelefon umgeleitet Wenn die Bedingungen nicht zutreffen wird der Anruf durch die Regel Alle umleiten zur Sekret rin umgeleitet Auch hier ist die Reihenfolge der Regeln wichtig 1 Familie umleiten 2 Vorzugskunden umleiten und 3 Alle umleiten h chste Priorit t gt mittlere Priorit t gt niedrige Priorit t Wenn z B die Regel Alle umleiten an zweiter Stelle st nde k nnten Sie zwar von Ihrer Familie erreicht werden die Vorzugs kunden w rden jedoch immer nur mit der Sekret rin sprechen weil die Regel Vorzugskunden umleiten nie angewendet w rde Vorgehen Um die Informationen zum Erstellen der Regel m glichst bersichtlich darzu stellen ist der Vorgang in einzelne Arbeitsschritte gegliedert Zus tzlich wird f r jeden Schritt auf den Abschnitt verwiesen der das detaillierte Vorgehen beschreibt F hren Sie zum Erstellen des Szenarios Dienstreise die folgenden Schritte durch Cycos AG 2010 05 20 148 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Regelprofil Anrufe mit Regeln behandeln 1 ffnen Sie den Dialog Regeln Das detaillierte Vorgehen ist in Abschnitt 3 7 3 1 Einstellungsdialoge f r den Regelinterpreter aufrufen auf Seite 152 beschrieben 2 Erstellen Sie ein neues Profil mit dem Namen Dienstreise Das detaillierte Vorgeh
143. i den hier beschriebenen Kurzwahltasten handelt es sich nicht um Kurzwahltasten f r Telefonnummern sondern um Kurzwahltasten f r Funktionen des Ergo Men s Kurzwahltasten f r Telefonnummern k nnen hier NICHT eingerichtet werden Bei Verwendung des Voicemailsystems Ergo k nnen Sie Kurzwahltasten programmieren Klicken Sie dazu auf die Schaltfl che Editieren Der Systemadministrator kann solche Kurzwahltasten als Standard f r die vorhandenen Benutzergruppen einrichten Wenn solche Vorgaben existieren werden sie in einer zus tzlichen Spalte mit dem Titel Standard neben den Eingabefeldern angezeigt Sobald Sie eigene Kurzwahltasten einrichten und speichern verwendet das System Ihre Einstellungen Sobald Sie eine Ihrer Kurzwahltasten l schen werden wieder die Kurzwahltasten der Gruppe verwendet Benutzerdaten Einstellungen des Voicemailsystems Voicemailsystem Gruppen Zeitprofile Programmierbare Kurzwahltasten Aufnahmen Telefontaste Tastensequenz Beschreibung Speichern In diesem Dialog haben Sie die M glichkeit bis zu neun Kurzwahltasten f r h ufig verwendete Funktionen des Ergo Systems einzurichten sodass Sie nicht mehr den gesamten Weg durch das Ergo Men auf dem Telefon w hlen m ssen HINWEIS Die programmierten Tastenbelegungen erreichen Sie aus dem Ergo Hauptmen ber die Taste 6 auf Ihrem Telefon Anschlie end k nnen Sie ber die Tasten 1 bis 9 die programmierten Kurzwahlen verwend
144. ialog Datum Zeitpunkt e Dialog Aktion e Dialog Profile zur Regel zuweisen berblick Im oberen Bereich der Registerkarte Neu Editieren sind alle Regeln aufgelistet Im unteren Bereich werden die Einstellungen einer markierten Regel angezeigt Cycos AG 2010 05 20 164 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Regelprofil Anrufe mit Regeln behandeln Das Fenster kann wie folgt aussehen Regeln Aktiviere Profil Neu Editieren Personenlisten Datumslisten Info Regel L Regeli A X Neu Duplikat iB Regel l Hoch Normal Ge Niedrig Wenn Anruf von Aller S wenn Datum Zeitpunkt rd Aktion Durchstellen Zugewiesene Profile rd R ckg rgig Schlie en Oberer Bereich Dieser Bereich bietet Ihnen die folgenden Funktionen Regel markieren Die Einstellungen der markierten Regel werden im unteren Bereich angezeigt Name einer Regel ndern Nach dem Klicken auf die jeweilige Symbolschaltfl che Ai Name der Regel editieren einer Regel kann deren Name ge ndert werden Tipp Wenn Sie auf den Namen einer bereits markierten Regel klicken k nnen Sie die Regel ebenfalls umbenennen Regel l schen Durch Klicken auf die Symbolschaltfl che X Regel l schen wird eine Regel gel scht Neue Anrufregel erstellen Durch Klicken auf die Schaltfl che Neu wird eine neue Regel f r einen eingehenden Anruf erstellt Regel duplizieren
145. ichen l schen Das Lesezeichen wird aus der Liste entfernt Ei Um einen Lesezeicheneintrag zu bearbeiten markieren Sie den entspre chenden Listeneintrag und bet tigen Sie die Symbolschaltfl che Lesezeichen ndern Der Dialog Lesezeichen Einstellungen wird mit den bereits vorhandenen Einstellungen ge ffnet Hier k nnen Sie die Einstel lungen f r das ausgew hlte Lesezeichen bearbeiten Siehe dazu Abschnitt 3 5 16 1 Neues Lesezeichen hinzuf gen auf Seite 98 Wenn Sie die Bearbeitung abgeschlossen haben werden die Daten durch Bet tigen der Schaltfl che OK gespeichert und der Dialog Lesezeichen Einstellungen geschlossen I Um eine Internetseite ber ein bereits vorhandenes Lesezeichen zu ffnen markieren Sie den entsprechenden Listeneintrag und bet tigen Sie die Symbolschaltfl che Lesezeichen ffnen Die entsprechende Internet seite wird in einem separaten Browserfenster ge ffnet Alternativ k nnen Sie die Internetseite ffnen indem Sie den Punkt vor dem entsprechenden Listeneintrag anklicken ch Um eine Liste mit den Lesezeicheneintr gen auszudrucken bet tigen Sie die Schaltfl che Lesezeichen drucken Das Druckvorschaufenster mit der Liste der Lesezeichen wird ge ffnet In der Druckvorschau werden die Lesezeichen tabellarisch mit folgenden Informationen angezeigt A nzeigename Beschreibung Lesezeichen URL Breite H he Bet tigen Sie hier die Schaltfl che Drucken um die Journa
146. ie Funktion des Fensters angezeigt ist e Darunter befindet sich die Symbolleiste ber die Ihnen folgende Funktion zur Verf gung steht Team verwalten Hier ber k nnen Sie den Einstellungsdialog ffnen ber den Sie Ihr Team definieren und konfigurieren e Unter der Symbolleiste befindet sich der Tabellenkopf f r die Liste der Team Partner Durch Anklicken einer Spaltenbezeichnung k nnen Sie die Sortier reihenfolge bezogen auf die betreffende Spalte umkehren e Darunter befindet sich die Liste der Team Partner mit seinen Eintr gen von links nach rechts Einem Symbol das den Telefonstatus der Team Partner anzeigt e Dieser Team Partner hat Ihnen erlaubt dass Sie sein Telefon berwachen d rfen e Dieser Team Partner hat nicht erlaubt dass Sie sein Telefon berwachen d rfen Fe Das Telefon dieses Team Partners ist momentan besetzt Cycos AG 2010 05 20 66 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Cycos AG 2010 05 20 Bedienung des Clients cyPHONE Web Funktionen der Journalfenster und Dialoge im Arbeitsbereich In der Spalte unter Team Partner werden die Namen der Teammitglieder in alphabetischer Reihenfolge angezeigt In der Spalte unter Anrufer wird die Telefonnummer des Anschlusses von der Ihr Team Partner gerade einen Anruf erh lt angezeigt Einer Schaltfl che ber die Sie einen eingehenden Anruf an einen Ihrer Team Partner bernehmen k nnen HINWEIS Die Schaltfl che
147. ie Sie gew hlt haben oder die vom anrufenden Teilnehmer bermittelt wurde Einem Symbol das einen sofortigen R ckruf an die angezeigte Rufnummer erm glicht g Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 69 Bedienung des Clients cyPHONE Web Funktionen der Journalfenster und Dialoge im Arbeitsbereich 70 3 5 5 Nicht angenommene Anrufe Im Fenster Nicht angenommene Arufe werden alle Anrufe protokolliert die Sie nicht entgegengenommen haben Es stellt somit eine Untermenge der Eintr ge des Fensters Journaleintr ge dar und bietet die gleichen Bedienungsm glich keiten wie dieses Fenster Lediglich das rechte Kontrollfeld zur Filterung der Eintr ge nach dem Anrufstatus fehlt Die folgenden Funktionen stehen Ihnen zur Verf gung Sortieren der Eintr ge in aufsteigender oder abfallender Reihenfolge durch Anklicken der Spaltenbezeichnung Hinzuf gen der Anruferdaten in Ihre Kontaktliste Anzeigen der Anruferdaten aus Ihrer Kontaktliste L schen eines Journaleintrages Wenn mehrere Eintr ge markiert sind werden alle markierten gel scht L schen des gesamten Journals Wenn kein Eintrag markiert ist wird beim Ausf hren des L schbefehls das komplette Journal gel scht Ausdrucken des kompletten Journals in tabellarischer Form Die Eintr ge werden dabei nach Eingangsdatum sortiert aktuellster nicht angenommener Anruf zuerst Option Pro Anrufer Ist die Option gesetzt wird nur ein Eintrag p
148. ie folgende Registerkarten Neu Editieren Siehe dazu Abschnitt 3 7 4 1 Registerkarte Neu Editieren auf Seite 164 Aktiviere Profil Siehe Abschnitt 3 7 4 6 Registerkarte Aktiviere Profil auf Seite 176 Personenlisten Siehe Abschnitt 3 7 4 7 Registerkarte Personenlisten auf Seite 178 Datumslisten Siehe Abschnitt 3 7 4 8 Registerkarte Datumslisten auf Seite 180 Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Regelprofil Anrufe mit Regeln behandeln e Info Siehe Abschnitt 3 7 4 9 Registerkarte Info auf Seite 182 Rufen Sie die jeweiligen Fenster auf und f hren Sie die gew nschten nderungen durch Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 153 Bedienung des Clients cyPHONE Web Regelprofil Anrufe mit Regeln behandeln 3 7 3 2 Neues Profil erstellen In diesem Abschnitt wird ein neues Profil angelegt Es dient als Beh lter f r die bereits erstellten oder noch zu erstellenden Regeln Vorgehen F hren Sie zum Aufrufen des Dialogs die im Folgenden beschriebenen Schritte durch 1 W hlen Sie im Hauptmen men gt Regeln Der Dialog Regeln wird mit der Registerkarte Neu Editieren ge ffnet Siehe Abschnitt 3 7 3 1 Einstellungs dialoge f r den Regelinterpreter aufrufen auf Seite 152 2 Wechseln Sie auf die Registerkarte Aktiviere Profil Regeln Aktiviere Prof
149. ie gerade in einem Zeitprofil verwendet wird kann nicht gel scht werden Pr fen Sie vor dem L schen ob eine Ansage in einem Zeitprofil verwendet wird Siehe dazu Abschnitt 3 8 4 Zeitprofile auf Seite 202 1 Markieren Sie in der Liste der Aufnahmen die Ansage die Sie l schen m chten durch Setzen des Optionsfeldes vor dem Eintrag 2 Klicken Sie auf Aufnahme l schen Eine Aufforderung zur Best tigung des L schvorgangs wird eingeblendet Klicken Sie auf OK Die gew hlte Ansage wird gel scht und Sie sehen wieder die Seite Aufnahmen Cycos AG 2010 05 20 214 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Stichw rter A Ad hoc Konferenz durchf hren 25 Ad hoc Konferenzen 24 Adressdaten importieren und exportieren 31 Adressen Adressgruppen 125 Exportieren 123 Gemeinsame Adressb cher optional 126 Importieren 119 Aktiviere Profil 176 Alle Adressb cher 90 Allgemeines Anrufumleitung 107 Darstellung 103 DesktopiIntegration 110 Journal 105 Anzeige Benutzername 40 Arbeiten mit diesem Handbuch 13 Arten von Adressb chern 28 Beispielszenarien f r den Regelinterpreter 140 Benutzeroberfl che f r Regelinterpreter 164 Benutzersprache Einstellung 12 Beziehung zwischen Regeln und Profilen 136 Browseransicht verkleinern vergr ern 42 D Datumslisten editieren 180 E Einen Namen oder eine Nummer f r einen Anruf eingeben 39 Einstellungen von Regelprofilen und Vermittlungs regeln 41 es 91 G Gemeinsa
150. ients cyPHONE Web Funktionen der Journalfenster und Dialoge im Arbeitsbereich 3 5 2 1 Eingehender Anruf Bei einem eingehenden Anruf ffnet sich automatisch der Dialog Verbindungs steuerung HINWEIS Abh ngig von Ihren Konfigurationseinstellungen kann der Dialog im Vordergrund aller laufenden Anwendungen eingeblendet werden Siehe dazu In den Vordergrund gehen bei ankommenden Ruf in Abschnitt 3 6 1 1 Darstellung auf Seite 103 Folgende Funktionen k nnen Sie ber den Dialog Verbindungssteuerung f r eingehende Anrufe nutzen e Eingehender Ruf Bei einem eingehenden Ruf stehen folgende Bedienm glichkeiten zur Verf gung Symbol Erl uterung schaltfl che Anruf entgegennehmen Durch Bet tigen dieses Symbolschalters wird die Gespr chsver bindung bei einem eingehenden Anruf hergestellt Anruf abweisen Durch Bet tigen dieses Symbolschalters wird der Anruf abgewiesen und der Verbindungsaufbau abgebrochen L Anruf weiterleiten Durch Bet tigen dieses Symbolschalters wird ein Auswahldialog ge ffnet Hier ber k nnen Sie den Anruf durch die Auswahl eines Teilnehmers aus der Liste der letzten Anrufer oder durch die Eingabe einer Rufnummer an einen anderen Teilnehmer weiterleiten e Entgegengenommener Anruf Bei einem entgegengenommenen Anruf stehen folgende Bedienm glich keiten zur Verf gung Symbol Erl uterung schaltfl che Verbindung trennen Durch Bet tigen dieses Symbolschalters wird die Gespr
151. iert werden Allgemeine Einstellungen Allgemeines Adressen Team Darstellung Journal Anrufumleitung Desktop Integration Regelprofil aktivieren m Nicht aktiviert Bevorzugtes Ger t B rotelefon iz O eingehenden Anrufe B rotelefon e ausgehende Anrufe B rotelefon se f Bei eingehenden Anrufen umleiten E O ohne Bedingung zu Nicht aktiviert r bei besetzt zu Nicht aktiviert O nach Zeit zu Nicht aktiviert g Zum Einstellen werden Ihnen komfortable und umfangreiche Einstellm glich keiten bereitgestellt HINWEIS Die Einstellungen der Anrufumleitung haben Vorrang vor den Einstel lungen des Regelinterpreters Es k nnen auch Konflikte zwischen diesen Einstel lungen entstehen Wenn Sie sicher sein wollen dass die Regeln abgearbeitet werden ist es sinnvoll die Einstellungen der Anrufumleitung zu deaktivieren Inhalt In diesem Abschnitt finden Sie die folgenden Themen e N tzliches Wissen zum Regelinterpreter e Beispielszenarien erstellen e Detaillierte Arbeitsschritte e Benutzeroberfl che des Regelinterpreters kennenlernen Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 135 Bedienung des Clients cyPHONE Web Regelprofil Anrufe mit Regeln behandeln 136 3 7 1 N tzliches Wissen zum Regelinterpreter berblick Dieser Abschnitt nennt und beschreibt die wichtigsten Begriffe die f r die Benutzung des Recgelinterpreters wichtig sind Inhalt In die
152. ierten Version des Anwendungsprogramms Desktopintegration angezeigt e NE Deaktiviere Hotkeys Hier ber wird die Hotkey Funktion abgeschaltet auch wenn die Anwendung gestartet ist e Beenden Hier ber kann das Programm Dektopintegration beendet werden Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 117 Bedienung des Clients cyPHONE Web Allgemeine Einstellungen 3 6 2 Adressen Der Dialog Adressen dient der Verwaltung Ihrer Adressdaten mit dem Client cyPHONE Web Sie erreichen diesen Dialog ber men gt Allgemein gt Adressen Im Dialog Adressen finden Sie vier Registerkarten auf denen die Einstellungen zu folgenden Bereichen zug nglich sind e Importieren Auf dieser Registerkarte nehmen Sie die Einstellungen zum Import von Adressen vor e Exportieren Auf dieser Registerkarte nehmen Sie die Einstellungen zum Export von Adressen vor e Adressgruppen Auf dieser Registerkarte definieren Sie Gruppen f r Ihre Kontaktverwaltung e Gemeinsame Adressb cher optional ber diese Registerkarte legen Sie neue gemeinsame Adressb cher an und erteilen die Zugriffsberechtigungen auf Ihre gemeinsamen Adressb cher Cycos AG 2010 05 20 118 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Allgemeine Einstellungen 3 6 2 1 Importieren ber die Registerkarte Importieren k nnen Sie Adressdaten aus anderen Adressb chern importieren Sie erreichen diesen Einstellungsdialog b
153. igt Bet tigen Sie die Schaltfl che Starten um sofort die Konferenz einzu leiten Bet tigen Sie die Schaltfl che L schen um alle Eingaben zu l schen und die Konferenz aus der Konferenzliste zu entfernen Die Maskenan sicht wechselt dann automatisch zur zuvor konfigurierten Konferenz Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Funktionen der Journalfenster und Dialoge im Arbeitsbereich 3 5 8 2 Neue Konferenz ber das Fenster Kontakte einrichten Gehen Sie folgenderma en vor um eine Konferenz ber das Fenster Kontakte einzurichten 1 Markieren Sie alle Kontakte mit denen Sie in eine Konferenz eintreten m chten 2 Bet tigen Sie die Symbolschaltfl che A Konferenz konfigurieren Der Dialog Konferenzen wird ge ffnet Au er Ihnen als Konferenzinitiator sind bereits die Kontakte die Sie zuvor ausgew hlt haben als Konferenzteil nehmer in die Teilnehmerliste eingetragen 3 Bet tigen Sie im Dialog Konferenzen die Schaltfl che bernehmen und OK um die Konferenz einzurichten 4 Benachrichtigen Sie die externen Konferenzteilnehmer per E Mail oder ein anderes Medium ber den Konferenzzeitpunkt die Konferenz PIN und die Konferenz Einwahlnummer damit sie sich in die Konferenz einw hlen k nnen Bei allen Systembenutzern die Sie zur Konferenz eingeladen haben wird die Konferenzeinladung im Fenster Konferenzen angezeigt 5 Starten Sie die Konferenz i
154. igung f r eingehenden Anruf E Aktiviere Benachrichtigung bei neuer Kurznachricht OK Abbrechen bernehmen Hier stehen folgende Benachrichtigungsoptionen zur Verf gung Aktiviere Sprechblasenhinweise im Infobereich Mit der Auswahl dieser Option legen Sie fest dass eine Benachrich tigung durch eine eingeblendete Sprechblase am unteren rechten Bildschirmrand erfolgt Aktiviere Benachrichtigung f r eingehenden Anruf Mit der Auswahl dieser Option legen Sie fest dass Sie bei einem eingehenden Anruf aktiv benachrichtigt werden Aktiviere Benachrichtigung bei neuer Kurznachricht Mit der Auswahl dieser Option legen Sie fest dass Sie bei einer eingehenden Instant Message aktiv benachrichtigt werden Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 115 Bedienung des Clients cyPHONE Web Allgemeine Einstellungen Optionen mrs CYPHONE Web DesktopIntegration Einstellungen Ft Hotkey Elstart El Ansicht l Benachrichtigung o Optionen Sprache 7 ber Aktiviere automatische Updates Update starten ffne Benutzeroberfl che zum W hler OK Abbrechen bernehmen d ber die Registerkarte Optionen k nnen Sie folgende Einstellungen vornehmen Aktiviere automatische Updates Mit der Auswahl dieser Option legen Sie fest dass beim Vorliegen eines Updates f r das Anwendungsprogramm Dektopintegration dieses automatisch vom Server heruntergeladen wird ber die Schaltfl che Update Starten k nn
155. il Meu Editieren Personenlisten Datumslisten Info Profile F Standard Profil Al i X Neu Duplikat Profil standard Profil Regeln des Profils A Fe Es wurden keine Regeln zugewiesen Neue Regel R ckg ngig Schlie en HINWEIS Ausf hrliche Informationen zum Fenster Regel Profile siehe Abschnitt 3 7 4 6 Registerkarte Aktiviere Profil auf Seite 176 3 Klicken Sie zum Erstellen einer neuen Regel auf die Schaltfl che Neu Im Anzeigefeld Profile wird ein neues Profil mit dem Namen Neues Profil erstellt Cycos AG 2010 05 20 154 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Regelprofil Anrufe mit Regeln behandeln 4 Klicken Sie auf die Symbolschaltfl che Al Profil umbenennen in der Zeile des neuen Profils um dessen Namen zu ndern Der Name des Profils wird als Eingabefeld dargestellt HINWEIS Sie k nnen auch direkt auf den Namen Neues Profil Klicken um den Namen des Profils zu ndern 5 Schreiben Sie den neuen Namen und dr cken Sie auf die Eingabetaste Ihrer Tastatur Das Profil tr gt jetzt den gew nschten Namen Damit ist das neue Profil erstellt ihm wurde aber noch keine Regel zugeordnet Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 155 Bedienung des Clients cyPHONE Web Regelprofil Anrufe mit Regeln behandeln 3 7 3 3 Neue Personenliste erstellen In diesem Abschnitt wird eine neue Perso
156. immer dann automatisch ge ffnet wenn Sie eine Gespr chsverbindung aufbauen oder wenn ein anderer Teilnehmer versucht Ihren Anschluss zu erreichen In diesem Dialog werden Ihnen die Kontrollfunktionen zur Bedienung Ihres Telefons zur Verf gung gestellt erbindungssteuerung Aktives Gespr ch Test User 491234567892 L Neuer Anruf Bei einem ausgehenden oder eingehenden Anruf werden in diesem Dialog Infor mationen zum Status der Verbindung angezeigt e Die Telefonnummer des anrufenden falls bekannt beziehungsweise angeru fenen Teilnehmers e Falls in der MRS Datenbank vorhanden oder als externer Kontaktname eingetragen den Namen des anrufenden beziehungsweise angerufenen Teilnehmers e Die Symbole zur Steuerung der Verbindung Die Bedeutung der Symbole ist in den folgenden Abschnitten beschrieben HINWEIS Bei einer aufgebauten Telefonverbindung wird der Benutzername des gerade sprechenden Teilnehmers fett dargestellt Dadurch kann zum Beispiel bei einer Konferenz der jeweilige Sprecher identifiziert werden Eingehender Anruf Bei einem eingehenden Anruf ffnet sich automatisch der Dialog Verbindungs steuerung HINWEIS Abh ngig von Ihren Konfigurationseinstellungen kann der Dialog im Vordergrund aller laufenden Anwendungen eingeblendet werden Siehe dazu In den Vordergrund gehen bei ankommenden Ruf in Abschnitt 3 6 1 1 Darstellung auf Seite 103 Folgende Funktionen k nnen Sie ber den Dialog Verb
157. in optionen oder Beenden lt Benutzername gt Variablen sind durch die Benennung der Variable im Schriftschnitt kursiv in spitzen Klammern kenntlich gemacht Zum Beispiel lt Variable gt Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 13 Der Client cyPHONE Web Communication Control und Presence Management Arbeiten mit diesem Handbuch 14 In dem vorliegenden Handbuch werden folgende Hinweise verwendet HINWEIS Kennzeichnet hilfreiche Hinweise WICHTIG So sind Hinweise gekennzeichnet die Ihnen Informationen mit hoher Priorit t signalisieren Sie m ssen diese Hinweise unbedingt befolgen um Sch den am System oder eventuell Datenverluste auszuschlie en Abbildungen In diesem Handbuch sind alle f r den Betrieb und die Konfiguration wichtigen Eingabefenster dargestellt diese k nnen abh ngig vom Betriebssystem Windows Vista Business und Enterprise oder Windows XP Professional vom verwendeten Browser von der Bildschirmaufl sung und der Konfiguration Ihres PCs geringf gig anders aussehen Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Allgemeines Unterst tzte Webbrowser 2 Allgemeines 2 1 Unterst tzte Webbrowser Der Client cyPHONE Web wird von den folgenden Webbrowsern unterst tzt e Microsoft Internet Explorer 6 0 7 0 und 8 0 e Firefox 3 0 x und Firefox 3 5 x 2 2 Spracheinstellung ber den Webbrowser Die Einstellung der Benutzersprache wird ber die Sprach
158. in bereits vorhandenes Unleitungsziel zu l schen 1 ffnen Sie den Dialog Liste der Umleitungsziele indem Sie die Symbol schaltfl che Editieren bet tigen 2 Bet tigen Sie die Symbolschaltfl che x Eintrag l schen des Eintrages den Sie entfernen m chten Der Eintrag wird aus der Liste der konfigurierten Umleitungsziele gel scht Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Cycos AG 2010 05 20 Bedienung des Clients cyPHONE Web Allgemeine Einstellungen 3 Bet tigen Sie OK um Ihre Einstellung zu speichern oder Abbrechen um Ihre Einstellungen zu verwerfen Der Dialog Liste der Umleitungsziele wird geschlossen Folgende bedingte Umleitungen sind m glich Ohne Bedingung zu W hlen Sie ber dieses Kombinationsfeld aus zu welchem Ger t umgeleitet wird wenn die Umleitung ohne Bedingung erfolgen soll Bei besetzt zu W hlen Sie ber dieses Kombinationsfeld aus zu welchem Ger t umgeleitet wird wenn Ihr B rotelefon besetzt ist HINWEIS Dieses Leistungsmerkmal steht nur bei bestimmten Telefonan lagen zur Verf gung Nach Zeit zu W hlen Sie ber dieses Kombinationsfeld aus zu welchem Ger t umgeleitet wird wenn die definierte Klingelzeit des Ger tes berschritten wird HINWEIS Dieses Leistungsmerkmal steht nur bei bestimmten Telefonan lagen zur Verf gung Bet tigen Sie abschlie end die Schaltfl che Schlie en um die nderung zu speichern und den Dialog Anrufumlei
159. indungssteuerung f r eingehende Anrufe nutzen Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 19 Allgemeines Zusammenarbeit mit anderen Personen 20 Symbol Erl uterung schaltfl che Anruf entgegennehmen Durch Bet tigen dieses Symbolschalters wird die Gespr chsverbindung bei einem eingehenden Anruf hergestellt Anruf abweisen Durch Bet tigen dieses Symbolschalters wird der Anruf abgewiesen und der Verbindungsaufbau abgebrochen L Anruf bergeben Hier ber kann der Anruf an ein anderes Ger t bergeben und von da aus angenommen werden Durch Bet tigen dieses Symbolschalters wird der Auswahldialog Anruf umleiten ge ffnet Anruf umleiten bergeben an b Name oder nummer gt A Mithilfe des Symbols K bergeben an k nnen Sie den Anruf an einen anderen Teilnehmer weiterleiten Sie haben folgende M glichkeiten den Anruf zu bergeben Durch die Eingabe eines Namens oder einer Telefonnummer in die Eingabezeile Durch Auswahl eines Kontaktes ber die Suchfunktion Nach einer Gespr chs bergabe wird die Verbindungssteuerung des bergebenden Teilnehmers geschlossen Aktuelle Verbindung auf warten setzen Hier ber wird die Sprach bertragung eines laufenden Telefongespr chs unterbrochen Die Gespr chsverbindung selbst bleibt bestehen Sie k nnen diese Funktion nutzen um laut eine R cksprache mit einem Kollegen zu halten ohne dass der wartende Gespr chsteilnehmer dies h ren k
160. intag Automatische Spracherkennung auf die Schaltfl che Editieren Eine neue Seite wird ge ffnet Benutzerdaten Einstellungen des Voicemailsystems Voicemailsystem Gruppen Zeitprofile Automatische Spracherkennung Aufnahmen Empfindlichkeit der automatischen Spracherkennung Niedrige Empfindlichkeit 0 Hohe Empfindlichkeit 100 Bei Anruf von normalem Telefon Bei Anruf vom Mobilfunktelefon Speichern 3 Stellen Sie hier getrennt nach Bei Anruf von normalem Telefon und Bei Anruf vom Mobilfunktelefon die Lautst rke ber die beiden Kombina tionsfelder ein 4 Speichern Sie Ihre nderungen ber die Schaltfl che Speichern am unteren Rand der Seite HINWEIS Weitere Informationen zum Voicemail System EVO erhalten Sie im Benutzerhandbuch dieses Produktes e Weitere Optionen In diesem Abschnitt k nnen k nnen Sie weitere Optionen f r die Bearbeitung von abgerufenen Nachrichten aktivieren Markieren Sie die gew nschten Optionen indem Sie die entsprechenden Kontrollk stchen anklicken Bereits aktive Optionen sind mit einem Haken markiert Sicherheitsabfrage beim L schen von Nachrichten deaktivieren Wenn Sie diese Option deaktivieren erfolgt keine Sicherheitsabfrage wenn Sie eine Nachricht ber das Voicemailsystem l schen Sie k nnen das L schen einer Nachrichten nicht r ckg ngig machen Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 195 Bedienung des Clients cyPHONE Web Voicemail Einste
161. ionsfeld W hle Ansicht Hier ber werden folgende Einstel lungen durchgef hrt Aus f nf von Ihnen vordefinierten Arbeitsbereichen denjenigen f r den Client cyPHONE Web ausw hlen den Sie momentan verwenden m chten Die Konfiguration der ausgew hlten Ansicht durchf hren oder ndern Wie Sie eine Ansicht erstellen ist in Abschnitt 3 4 1 Einrichten einer Ansicht auf Seite 54 beschrieben e Die Symbolschaltfl che Sichern ber die nderungen an der aktuell angezeigten Ansicht gespeichert werden e Die Symbolschaltfl che R cksetzen ber die der letzte gespeicherte Zustand der aktuell angezeigten Ansicht wiederhergestellt wird e Die Symbolschaltfl che E Vorschau die es Ihnen erlaubt die gerade vorgenommene nderung zu kontrollieren bevor Sie die nderung speichern e Die Symbolschaltfl che EN Editieren beenden ber die Sie zum Haupt fenster des Clients cyPHONE Web zur ckkehren Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 53 Bedienung des Clients cyPHONE Web Homepage 54 3 4 1 Einrichten einer Ansicht Sie k nnen verschiedene Ansichten f r den Client cyPHONE Web vordefinieren um optimal auf unterschiedliche Betriebssituationen reagieren zu k nnen Alle Ansichten k nnen in der verkleinerten oder vergr erten Darstellung angezeigt werden HINWEIS Bei der verkleinerten Darstellung wird nur die linke Spalte im Browserfenster angezeigt Das gilt auch dann wenn
162. is Ihrer Wahl starten Sie bitte einfach die ausf hrbare Datei eine weitere Installation ist nicht notwendig Wenn Sie w nschen dass die Anwendung beim Anmelden am PC automatisch gestartet wird k nnen Sie dies im Einstellungsdialog der Desktop Integration Anwendung festlegen Im Einstellungsdialog wird ebenfalls angeboten einen Eintrag in das Startmen einzubringen Nach dem Start der Anwendung erreichen Sie den Einstellungsdialog mit einem rechten Mausklick auf das Symbol in der Taskleiste W hlen Sie den Eintrag Einstellungen aus Hier k nnen Sie auch festlegen welche Hotkey Taste den Anruf mit der selektierten Nummer ausl sen soll F r einen Anruf bitte einfach den Text mit der Rufnummer markieren und die ausgew hlte Hotkey Taste dr cken Download 3 Bet tigen Sie auf der Registerkarte Desktopintegration die Schaltfl che Download Der Dateidownload Dialog ffnet sich 4 Bet tigen Sie hier die Schaltfl che Speichern Der Dateiauswahl Dialog zum Speichern von Dateien wird ge ffnet 5 Speichern Sie die Datei MRSwebDI exe in einem Verzeichnis Ihrer Wahl Kurz danach wird der Dialog Download beendet ge ffnet der Ihnen meldet dass der Speichervorgang abgeschlossen ist 6 Bet tigen Sie in diesem Dialog die Schaltfl che ffnen um die Anwendung zu starten Das Verzeichnis in das Sie die Datei MRSwebDI exe gespeichert haben wird ge ffnet 7 F hren Sie einen Doppelklick auf MRSwebDI exe aus Die Anwen
163. ist ber die der Absender sofort zur ckgerufen werden kann Hinweis Wenn Sie diese Funktion nutzen m chten m ssen auf dem Mail Client auf dem die Benachrichtigung empfangen wird folgende Voraussetzungen erf llt sein Der Mail Client muss das HTML Format unterst tzen und JavaScript muss aktiviert sein Beim Text Format wird ausschlie lich der reine Benachrichti gungstext bermittelt Statt der R ckrufschaltfl che ist hier f r einen angefragten R ckruf eine Link Verkn pfung enthalten SMS Format Das SMS Format ist ebenfalls ein reines Text Format Allerdings wird hierbei f r die Benachrichtigung eine verk rzte Form verwendet passend f r die eingeschr nkte Darstellungsm g lichkeit auf einem Handy Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Allgemeine Einstellungen 3 6 1 3 Anrufumleitung Auf der Registerkarte Anrufumleitung nehmen Sie die Einstellungen f r die Anrufumleitung vor Sie erreichen diesen Einstellungsdialog ber men gt Allgemein gt Allgemeines gt Registerkarte Anrufumleitung Allgemeine Einstellungen Allgemeines Adressen Team Darstellung Journal Anrufumleitung Desktop Integration Regelprofil aktivieren m Nicht aktiviert sx d Bevorzugtes Ger t B rotelefon O eingehenden Anrufe B rotelefon e f ausgehende Anrufe B rotelefon sw Bei eingehenden Anrufen umleiten P ohne Bedingung zu Nicht akti
164. iste Anrufer Anrufer UJnerw nscht e Anrufer dy SS Regel Unerw nschte Anrufer e Profil Normal Sekret rin Zu erstellen F r dieses Szenario sind zu erstellen e Das Profil Normal e Eine Personenliste Unerw nschte Anrufer e Eine Regel Unerw nschte Anrufer Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 141 Bedienung des Clients cyPHONE Web Regelprofil Anrufe mit Regeln behandeln Jede Regel muss einem Profil zugeordnet werden damit sie wirken kann Deshalb ist es sinnvoll zuerst das Profil Normal als Beh lter f r die Regel Unerw nschte Anrufer zu erstellen Die Personenliste Unerw nschte Anrufer gibt Ihnen eine komfortable M glichkeit alle unerw nschten Anrufer mit der Regel zu verkn pfen Es k nnte jedoch auch jeder unerw nschte Anrufer einzeln mit der Regel verkn pft werden Funktion Die Regel pr ft ob es sich bei einem Anrufer um einen Unerw nschten Anrufer handelt Wenn ja wird der Anruf zur Sekret rin umgeleitet wenn nein wird der Anruf durchgestellt Vorgehen Um die Informationen zum Erstellen der Regel m glichst bersichtlich darzu stellen ist der Vorgang in einzelne Arbeitsschritte gegliedert Zus tzlich wird f r jeden Schritt auf den Abschnitt verwiesen der das detaillierte Vorgehen beschreibt F hren Sie zum Erstellen des Szenarios Normal die folgenden Schritte durch 1 ffnen Sie den Dialog
165. kteintrag zu speichern Klicken Sie auf die Schaltfl che Abbrechen um den Dialog zu schlie en ohne einen neuen Kontaktlisteneintrag zu erzeugen Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Funktionen der Journalfenster und Dialoge im Arbeitsbereich 3 5 9 3 Mit Adressgruppen arbeiten Adressgruppen erlauben es Ihnen den Inhalt der Kontaktliste zu strukturieren und damit bersichtlicher zu gestalten Sie k nnen so einem Kontakteintrag ein Attribut mitgeben dass ihn als Mitglied einer von Ihnen bestimmten Gruppe kennzeichnet So k nnen Sie zum Beispiel Ihrer Kontakte nach Firmenzugeh rigkeit Abteilungen oder als privat gruppieren ber die Kontaktliste k nnen Sie dann gezielt auf diese Gruppen zugreifen HINWEIS Damit ein Kontakt in eine bestimmte Adressgruppe aufgenommen wird muss bei der Definition eines Kontakteintrages dieser ber 7 Adress gruppe zuordnen explizit einer Adressgruppe zugeordnet werden Im Benutze reintrag Adressgruppe wird dann die Adressgruppe angegeben zu der dieser Kontakteintrag geh rt Sie k nnen sich ber ein Kontrollfeld im Fenster Kontakte existierende Gruppen anzeigen lassen neue Gruppen einrichten l schen oder umbenennen Gehen Sie folgenderma en vor um die Kontakte einer existierenden Gruppe im Journal der Kontakte anzuzeigen 1 Klicken Sie im Fenster Kontakte in das Kombinationsfeld Die Liste mit den bereits existierenden Ad
166. l Normal Das detaillierte Vorgehen ist in Abschnitt 3 7 3 6 Regelprofil aktivieren auf Seite 162 beschrieben Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 143 Bedienung des Clients cyPHONE Web Regelprofil Anrufe mit Regeln behandeln 3 7 2 2 Szenario Besprechung Beschreibung des Szenarios Wenn Sie in Ihrer Firma an einer Besprechung teilnehmen dann sind alle Anrufe automatisch zur Sekret rin umzuleiten Wenn aber Vorzugskunden oder ein Mitglied Ihrer Familie anrufen dann soll der Anruf an Sie durchgestellt werden Szenario nachstellen Damit Sie berpr fen k nnen ob die von Ihnen f r dieses Szenario erstellten Profile Regeln und Personenlisten auch wirklich funktionieren ist es n tzlich das Szenario nachzustellen Daf r ben tigen Sie e ihr eigenes Telefon e Em Telefon f r die Sekret rin e Ein Telefon f r Vorzugskunden e Ein Telefon f r Familie e Ein Telefon f r Alle Anrufer Ein grafischer berblick zum Szenario Besprechung E oond oaod aod Vorzugskunden Alle Anrufer Personenliste Personenliste Famile Vorzugskunden Ges a ED di gt ooa ooa A Familie B Regel Durchstellen GES g Regel Alle umleiten Eigenes Telefon CN ooa aoan ooa Profil Besprechung Sekret rin Cycos AG 2010 05 20 144 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Regelprofil Anr
167. l x Suchen Partner Benutzer Test 1 49 1234 567 890 E Globale Einstellungen benutzen F Ce Erlaube dem Partner Sichtbarkeit D g Monitoring des eigenen Apparates RS Mein Journal zu sehen C Let Iournaleintr ge l schen Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 129 Bedienung des Clients cyPHONE Web Allgemeine Einstellungen 130 2 Klicken Sie auf die Schaltfl che Suchen die sich unterhalb des Anzeige feldes Team Partner befindet um neue oder weitere Benutzer als Team Partnern hinzuzuf gen Der Dialog Verzeichnissuche wird angezeigt Das weitere Vorgehen ist in Abschnitt 3 5 15 Verzeichnissuche erweitert auf Seite 94 beschrieben Berechtigungen f r die Team Partner zuweisen F r die Team Partner k nnen Sie im unteren Bereich des Dialogs Verwalten die Berechtigungen der einzelnen Team Paritner einrichten Die Berechtigungen k nnen global f r alle Teammitglieder oder individuell f r einzelne Teammit glieder eingestellt werden Bei neuen Team Partnern sind zun chst die globalen Einstellungen wirksam Sie k nnen f r jedes einzelne Teammitglied auch indivi duelle Einstellungen vergeben Wenn Sie in der oberen Liste des Dialogs Verwalten einen Team Partner markieren dann sind die Einstellungen wie folgt sichtbar F r einen Team Partner Erkennbar an gelten globale Berechtigungseinstel e Es wird das gr ne Symbol 4 Globale Einstellungen vor dem Teammitglie
168. len 1 Markieren Sie den Journaleintrag der Voicemail die Sie abspielen m chten 2 Bet tigen Sie das Symbol wei um die Wiedergabe zu starten Die Wiederga besteuerung wird mit gesetzter Option Telefon zur Wiedergabe der Voicemail ber das Telefon ge ffnet e Yoicemail Postfach Az x B Dakum Name A Kai 25 07 15 56 49240490193152 NV Mi Fe VoiceMail Player Eintr ge 1 KH d b H Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Allgemeines Zusammenarbeit mit anderen Personen ber den Bedienungselementen der Wiedergabesteuerung befindet sich eine Statuszeile in der aktuelle Zustand der Wiedergabe angezeigt wird Nach einer kurzen Initialisierungszeit Verbindung wird hergestellt wird ber dem Bedienungselement in der Statuszeile Bereit angezeigt Sie k nnen jetzt mit der Wiedergabe der Voicemail beginnen 3 Folgende Funktionen stehen Ihnen zur Wiedergabe der Voicemail ber das Telefon zur Verf gung Schaltfl che Erl uterung Wiedergabe starten fortsetzen Nach dem Bet tigen dieser Symbolschaltfl che klingelt Ihr Telefon Nach dem Abheben des H rers wird sofort die Wiedergabe der Voicemail gestartet Wiedergabe anhalten Die Wiedergabe der Voicemail wird gestoppt Wiedergabepause Das Symbol Wiedergabe anhalten ndert sich in das Symbol Wiedergabe fortsetzen Trei Durch Bet tigen dieser Symbolschalt fl che wird die Wiedergabe nach dem Pausieren wieder gestartet Wiedergabe
169. licken Sie zum Schlie en des Fensters auf die Schaltfl che OK Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 133 Bedienung des Clients cyPHONE Web Regelprofil Anrufe mit Regeln behandeln 3 7 Regelprofil Anrufe mit Regeln behandeln 134 Eine n tzliche Hilfe Stellen Sie sich vor Sie sind oft unterwegs und k nnen Ihre ankommenden Anrufe meist nicht selbst bearbeiten Dann ist es sinnvoll die Anrufe automatisch zu bewerten und an kompetente Ansprechpartner weiterzuleiten In diesem Fall kann Ihnen der Regelinterpreter eine n tzliche Hilfe sein So k nnen Sie zum Beispiel festlegen dass Anrufe w hrend einer Besprechung die regelm ig an einem bestimmten Wochentag zu einer bestimmten Zeit statt findet automatisch an Ihre Sekret rin weitergeleitet werden Das Regelprofil kann ber das Regel Men Schnelleinstellung des Haupt men s aktiviert werden indem dort das gew nschte Profil selektiert wird gt Standard Profil Regelprofil deaktivieren Profil ndern Alternativ kann die Aktivierung auch ber das Fenster Anrufumleitung oder Anrufumleitung El d Regelprofil aktivieren o Standard Profil F Umleiten zu 0O Nicht aktiviert ka Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Regelprofil Anrufe mit Regeln behandeln ber men gt Allgemein gt Allgemeines gt Anrufumleitung aktiv
170. lliste mit den Lesezeichen auszudrucken MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 97 Bedienung des Clients cyPHONE Web Funktionen der Journalfenster und Dialoge im Arbeitsbereich 98 3 5 16 1 Neues Lesezeichen hinzuf gen Der Dialog Lesezeichen Einstellungen wird ge ffnet wenn Sie ein neues Lesezeichen anlegen oder ein vorhandenes Lesezeichen bearbeiten m chten e Beim Anlegen eines neuen Lesezeichens mit leerem Dialog e Beim Bearbeiten eines vorhandenen Lesezeichens mit den Einstellungen Sie f r dieses Lesezeichen vorgenommen haben Lesezeichen Einstellungen Bitte ausw hlen Lesezeichen Lesezeichen URL Pe O Scrollbars Breite H he O Folgende Einstellungen k nnen Sie in diesem Dialog vornehmen Feldbezeichnung Beschreibung Bitte ausw hlen ber dieses Kombinationsfeld k nnen Sie ein Lesezeichen zur Bearbeitung ausw hlen Lesezeichen URL Geben Sie die Internetadresse der Seite ein die Sie als Lesezeichen speichern m chten Beispiel http www cycos com IM Zeigt die Internetseite der unter Lesezeichen URL angegebene Internetadresse als Vorschau an Vorschau F gt die unter Lesezeichen URL angegebene Internetad resse in Ihrem Browser als Favoriten hinzu Dazu wird die Favoritenverwaltung Ihres Browsers ge ffnet ber die Sie die Internetseite an der gew nschten Stelle ablegen k nnen Zu Favoriten hinzu f gen Anzeigename Geben Sie einen Namen ein unter dem das Les
171. llungen optional 196 Nachricht erst als gelesen markieren wenn sie komplett abgespielt wurde Wenn Sie diese Option ausw hlen werden alle Nachrichten die Sie komplett angeh rt haben automatisch als gelesen markiert Dadurch erhalten Sie eine bessere bersicht ber Ihre gespeicherten Nachrichten und k nnen zus tzlich ber pers nliche Filter nach so markierten Nachrichten filtern Nachrichtenassistenten aktivieren auch wenn die Mailbox direkt angerufen wird Weiterleitungsmodus Diese Option schaltet das Nachrichtenassistenten Men ein das erreichbar wird wenn eine Mailbox direkt angerufen wird Sie k nnen zwischen 5 Nachricht aufnehmen und 7 Teilnehmer anrufen w hlen Sofortige Wiedergabe neuer Nachrichten bei Betreten der Mailbox Wenn Sie diese Option aktivieren werden neue Nachrichten abgespielt sobald Sie die Mailbox betreten Hinweis zum Bearbeiten von Nachrichten abspielen Wenn Sie diese Option aktivieren wird nach Wiedergabe der Nachricht die Systemansage Nachricht bearbeiten mit 8 eingespielt Verfolgungsrufnummern Caller Guide einrichten HINWEIS Diese Funktion steht nur dann zur Verf gung wenn das entspre chende Leistungsmerkmal auf dem MRS Server installiert wurde Wenden Sie sich im Zweifel an Ihren Systemadiministrator Mithilfe des Caller Guides wird eine Reihe von Rufnummern definiert an die ein Anrufer nacheinander verwiesen wird wenn der Anruf urspr nglich am ge
172. lnehmern f r die konfiguriert ist dass sie vom System angerufen werden sollen ein Anruf eingeleitet Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Cycos AG 2010 05 20 Allgemeines Zusammenarbeit mit anderen Personen 2 5 2 1 Ad hoc Konferenz durchf hren Wenn Sie spontan eine Besprechung mit mehreren Personen abhalten m chten k nnen Sie das Leistungsmerkmal Ad hoc Konferenz nutzen Durch die Einrichtung einer Ad hoc Konferenz ber die Kontaktlisten ist es Ihnen m glich vorab sofort zu sehen ob die gew nschten internen Konferenzteil nehmer verf gbar sind Pr senz und Telefonstatus Sie k nnen so die Konfe renzteilnehmer gezielt ausw hlen und anschlie end in einem Arbeitsschritt eine einmalige Konferenz einrichten ohne die Konferenz vorab konfigurieren zu m ssen Ad hoc Konferenzen k nnen Sie ber folgende Fenster einrichten e Kontakte e Kontakte kompakt Gehen Sie wie beschrieben vor um eine Ad hoc Konferenz abzuhalten 1 Markieren Sie die Konferenzteilnehmer aus der Kontaktliste 2 Klicken Sie auf die Schaltfl che 4 Konferenz einleiten Alle in der Kontaktliste markierten Teilnehmer werden direkt zum Abhalten der Konferenz angerufen Sobald der letzte Teilnehmer aufgelegt hat ist die Konferenz beendet MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 25 Allgemeines Zusammenarbeit mit anderen Personen 26 2 5 2 2 Geplante Konferenzen einrichten und starten Sprach Konferenze
173. lprofil Anrufe mit Regeln behandeln 3 7 3 Detaillierte Arbeitsschritte berblick Dieser Abschnitt soll dazu dienen die in den vorhergehenden Abschnitten vorge stellten Szenarien durch konkrete Schritte zu realisieren Die hier in den Bildern vorgenommenen Eingaben sind Beispiele und sind durch die Eingaben der Szenarien oder Ihre eigenen Eingaben zu ersetzen Vorgehen In diesem Abschnitt finden Sie die folgenden Themen Cycos AG 2010 05 20 Einstellungsdialoge f r den Regelinterpreter aufrufen Neues Profil erstellen Neue Personenliste erstellen Regel erstellen Priorit ten der Regeln festlegen Regelprofil aktivieren MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 151 Bedienung des Clients cyPHONE Web Regelprofil Anrufe mit Regeln behandeln 152 3 7 3 1 Einstellungsdialoge f r den Regelinterpreter aufrufen Alle Dialoge in denen Profile Regeln Personen und Datumslisten definiert werden sind erreichbar wenn Sie den Hauptmen punkt men die Funktion Regel aufrufen Vorgehen F hren Sie zum Aufrufen des Fensters die im Folgenden beschriebenen Arbeits schritte durch Regel 1 W hlen Sie im Hauptmen men gt Regeln Der Dialog Regeln wird ge ffnet Regeln Aktiviere Profil Neu Editieren Personenlisten Datumslisten Info Es sind keine Regeln vorhanden Neu Duplikat Hoch Normal Niedrig i R ckg rgig Schlie en In der Men leiste dieses Fensters finden S
174. m Fenster Personenliste eine Liste eingestellt und dann aus dieser Liste eine Person zum Anzei gefeld Eingehender Anruf von hinzugef gt werden Liste hinzuf gen Nach Klicken auf die Symbolschaltfl che 7 Eine Liste hinzuf gen kann nach einer Personenliste gesucht und danach zum Auswahlfeld Von Liste hinzuf gen hinzugef gt werden Person suchen Nach Klicken auf die Symbolschaltfl che P Nach Personen suchen kann eine Person gesucht und danach zum Anzeigefeld Eingehender Anruf von hinzugef gt werden Person direkt hinzuf gen Nach Klicken auf die Symbolschaltfl che Neu hinzu f gen ffnet sich ein Eingabefenster und es k nnen Name und Telefonnummer bzw E Mail Adresse eines Absenders direkt zum Anzeigefeld Eingehender Anruf von hinzugef gt werden Daten einer Person Nach Klicken auf die Symbolschaltfl che 7 Eintrag ndern editieren der jeweiligen Person ffnet sich ein Eingabe fenster und es k nnen Name und Telefonnummer ge ndert werden Person l schen Nach Klicken auf die Symbolschaltfl che X Eintrag l schen wird die jeweilige Person aus dem Anzeigefeld Eingehender Anruf von gel scht Person aus Liste Zum Ausw hlen einer Person aus einer Liste ist wie folgt ausw hlen vorzugehen Klicken Sie auf das kleine Dreieck des Kombinations feldes Von Liste hinzuf gen um das Auswahlmen zu ffnen Liste ausw hlen Die ausgew hlte Liste wird ge ffnet Kontrollk
175. me Adressb cher 30 89 Gemeinsame Adressb cher optional 29 Geplante Konferenzen 24 Geplante Konferenzen einrichten 26 Geplante Konferenzen einrichten und starten 26 Globale Adressb cher 29 Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Stichw rter H Handbuch Konventionen 13 Hauptmen 38 Allgemeines Men 41 Anzeige Benutzername 40 Browseransicht verkleinern vergr ern 42 cyPHONE Web 38 Einen Namen oder eine Nummer f r einen Anruf eingeben 39 In allen Datenbanken suchen 40 Pearl Men 39 Pearl Symbol 39 Regelprofil und Vermittlungsregeln einstellen 41 Rotation des Pearl Symbols 39 Teilnehmer anrufen 40 Verbindung abbrechen 40 Zuletzt gew hlte Nummern anzeigen 39 In allen Datenbanken suchen 40 J Journal 75 Journal alle Anrufe 68 Journal Voicemail Postfach 75 K Komponentenbereich kompakt 100 Konferenz einrichten Andere Nummer 80 Auswahl 78 Ersteller 78 Geb hrenfrei 80 Konferenz Einwahlnummer 80 Name 78 PIN 80 Startzeit 78 Teilnehmer 79 Teilnehmer hinzuf gen 79 Konferenzen 24 76 Kontakte 29 88 Kontakte kompakt 30 82 Kontakte kommunizieren mit 16 Kurzwahlliste 30 215 Stichw rter L Lesezeichen anzeigen 97 M Mehrfach Sitzungen 15 Mit Adressb chern arbeiten 28 Mit Adressgruppen arbeiten 85 N Nicht angenommene Anrufe 70 O One Number Service 16 49 P Pearl Men 39 Pearl Symbol 39 Personenlisten editieren 178 Pers nliches Adressbu
176. men Besprechung Das detaillierte Vorgehen ist in Abschnitt 3 7 3 2 Neues Profil erstellen auf Seite 154 beschrieben 3 Erstellen Sie die folgende Personenliste Familie Vorzugskunden Das detaillierte Vorgehen ist in Abschnitt 3 7 3 3 Neue Personenliste erstellen auf Seite 156 beschrieben Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 145 Bedienung des Clients cyPHONE Web Regelprofil Anrufe mit Regeln behandeln 4 Erstellen Sie eine neue Regel und vergeben Sie den Namen Durchstellen Stellen Sie dann Folgendes ein Aus der Priorit tengruppe Hoch Normal Niedrig Hoch ausw hlen Wenn Anruf von Die Personenlisten Familie und Vorzugskunden hinzuf gen Wenn Datum Zeitpunkt Nicht ausf llen Aktion Das eigene Telefon als Umleitungsziel festlegen Zugewiesene Profile Das Profil Besprechung zuweisen Das detaillierte Vorgehen ist in Abschnitt 3 7 3 4 Regel erstellen auf Seite 158 beschrieben 5 Erstellen Sie eine weitere neue Regel und vergeben Sie den Namen Alle umleiten Stellen Sie dann Folgendes ein Aus der Priorit tengruppe Hoch Normal Niedrig Normal ausw hlen Wenn Anruf von Die Standardeinstellung Allen nicht ver ndern Wenn Datum Zeitpunkt Nicht ausf llen Aktion Die
177. n Um eine neue private Gruppe anzulegen gehen Sie folgenderma en vor 1 ffnen Sie die Einstellungsseite f r die Gruppen ber men gt Voicemail gt Gruppen 2 Tragen Sie in das Feld Neue Gruppe anlegen den gew nschten Gruppen namen ein 3 Klicken Sie auf die Schaltfl che Private Gruppe anlegen Die neue Gruppe wird erzeugt und angezeigt Die neu angelegte private Gruppe ist noch leer Sie k nnen jetzt zuerst weitere Gruppen anlegen oder die neue Gruppe bearbeiten d h Mitglieder hinzuf gen und weitere Einzelheiten festlegen Cycos AG 2010 05 20 198 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Voicemail Einstellungen optional 3 8 3 2 Pers nliche Gruppe bearbeiten Um eine pers nliche Gruppe zu bearbeiten gehen Sie folgenderma en vor 1 ffnen Sie die Einstellungsseite f r die Gruppen ber men gt Voicemail gt Gruppen 2 Klicken Sie auf den Namen der Gruppe die Sie bearbeiten wollen Eine neue Seite wird ge ffnet auf der Sie die Bearbeitungsschritte durchf hren k nnen HINWEIS Wenn Sie eine Gruppe zur Bearbeitung w hlen f r die Sie keine Berechtigung haben werden Ihnen nur die aktuellen Einstellungen angezeigt Sie k nnen jedoch keine nderungen vornehmen Die Schalt fl chen Speichern und die Liste der verf gbaren Benutzer und Gruppen sind ausgeblendet 3 ndern Sie gegebenenfalls im Feld Anzeigename den Gruppennamen Sie k nnen hier auch Leerz
178. n zu speichern Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 99 Bedienung des Clients cyPHONE Web Funktionen der Journalfenster und Dialoge im Arbeitsbereich 3 5 17 Komponentenbereich kompakt Dieses Fenster stellt Ihnen ein Kombinationsfeld zur Verf gung ber das Sie schnell zur Ansicht der einzelnen Funktionsfenster wechseln k nnen Das Kombinationsfeld tr gt dabei den Namen des Fensters dass aktuell angezeigt wird Durch Anklicken des Kombinationsfeldes und Auswahl des entsprechenden Fensters k nnen Sie hier folgende Funktionsfenster darstellen e Nicht angenommene Anrufe e Journal alle Anrufe e Konferenzen e Kontakte e Anrufumleitung e Verzeichnissuche e Lesezeichen Cycos AG 2010 05 20 100 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Allgemeine Einstellungen 3 6 Allgemeine Einstellungen ber die allgemeinen Einstellungen wird die grundlegende Konfiguration des Clients cyPHONE Web vorgenommen Die allgemeinen Einstellungen sind in drei Gruppen zusammengefasst e Allgemeines Mit den grundlegenden Einstellungen f r Ihren Client c yPHONE Web e Adressen Einstellungen zum Import von Adressdaten aus anderen Verzeichnissen e Team optional Zur Verwaltung Ihrer Team Einstellungen Die allgemeinen Einstellungen erreichen Sie ber das Hauptmen indem Sie die Funktion men gt Allgemein aufrufen Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedi
179. n Datens tzen die darauf zugreifen ge ndert Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Funktionen der Journalfenster und Dialoge im Arbeitsbereich 3 5 9 4 Kontakteintrag bearbeiten F hren Sie folgende Arbeitsschritte aus um einen Kontakteintrag zu bearbeiten 1 W hlen Sie im Fenster Kontakte den Kontakteintrag aus den Sie bearbeiten m chten 2 Bet tigen Sie die Symbolschaltfl che ZU Benutzereintrag ndern Der Dialog Eintrag in der Liste ndern wird mit den bereits vorhandenen Kontaktdaten ge ffnet 3 Nehmen Sie die nderungen an den Kontaktdaten vor 4 Bet tigen Sie die Schaltfl che OK um die nderungen zu speichern und den Dialog Eintrag in der Liste ndern zu schlie en HINWEIS Bet tigen Sie die Schaltfl che Abbrechen um den Dialog Eintrag in der Liste ndern zu schlie en ohne eine nderung an den Kontaktdaten vorzunehmen Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 87 Bedienung des Clients cyPHONE Web Funktionen der Journalfenster und Dialoge im Arbeitsbereich 88 3 5 10 Kontakte Das Fenster Kontakte stellt eine erweiterte Ansicht des Fensters Kontakte kompakt zur Verf gung In den Kontakteintr gen des Journals werden zus tzlich die Kontaktinformationen Abteilung und Firma angezeigt Au erdem befindet sich in der Symbolleiste dieses Fensters ein Kombinati onsfeld mit der zus tzlichen Funktion Gehe zu
180. n einrichten ber die Schaltfl che A Neue Konferenz erstellen k nnen Sie eine geplante Konferenz mit beliebigen Teilnehmern einrichten die Sie zum Beispiel regel m ig zusammenrufen m chten Sie erreichen diese Schaltfl che ber folgende Fenster e Konferenzen e Kontakte e Kontakte kompakt Gehen Sie folgenderma en vor um eine geplante Konferenz einzurichten 1 Bet tigen Sie der Schaltfl che A Neue Konferenz erstellen Der Dialog Konferenzen zur Definition der Konferenz wird ge ffnet Im Dialog Konferenzen werden folgende Elemente angezeigt und k nnen gegebenenfalls bearbeitet werden e Einem Kombinationsfeld f r die Auswahl und zur Bearbeitung einer bereits bestehenden Konferenz wenn Sie statt einer neuen Konferenz eine bereits bestehende Konferenz bearbeiten m chten e Der Schaltfl che Neue Konferenz Herber k nnen Sie auch dann eine neue Konferenz einrichten falls Sie durch Bearbeitung einer beste henden Konferenz diesen Dialog ge ffnet haben e Name Name der Konferenz e Ersteller Name des Konferenzerstellers e Startzeit Markieren Sie das Kontrollk stchen neben Startzeit wenn die Konferenz zu einem bestimmten Zeitpunkt starten soll Ein Eingabefeld f r die Einstellung des Datums und der Uhrzeit sowie ein Eingabefeld zur Bestimmung der Konferenzdauer wird eingeblendet Klicken Sie in diese Felder um die Zeitvorgaben zu definieren e Eine Liste der Konferenzteilnehmer mit folgenden Informati
181. name und das Passwort gel scht F r eine Neuanmeldung mit dem Client cyPHONE Web am System m ssen Sie erneut den Benutzernamen und das Passwort eingeben Beide werden im Browser in einem Cookie gespeichert wenn Sie sich am Server anmelden Dadurch ist es m glich eine Browserak tualisierung durchzuf hren ohne sich danach neu am System anzumelden Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Homepage 3 4 Homepage Damit Sie mit dem Client c yPHONE Web optimal arbeiten k nnen sollten Sie die Oberfl che Arbeitsbereich des Clients an Ihre Bed rfnisse anpassen Das Einrichten beziehungsweise ndern der Oberfl che erfolgt ber die Funktion Homepage Sie k nnen f nf verschiedenen Ansichten zum Beispiel f r unter schiedliche Betriebssituationen vordefinieren Klicken Sie auf men und w hlen Sie dort die Funktion Homepage aus Im Browser wird dann ein neues Fenster ge ffnet in dem Sie Ihren Arbeitsbereich strukturieren k nnen oder weitere alternative Ansichten einrichten k nnen Am oberen Rand dieses Fensters finden Sie das Hauptmen dieses Fensters N Ansicht 1 wi Sichern 4J R cksetzen Vorschau Editieren beenden Im Hauptmen finden Sie folgende Funktionen von links nach rechts e Das Pearl Men HINWEIS Die Funktionen des Pearl Men s sind in Abschnitt 3 3 1 Das Pearl Men auf Seite 43 beschrieben e Den Produktnamen e Das Kombinat
182. ndardm ig ber das Telefon wiedergegeben Wenn Sie die Voicemail ber den Windows Media Player wiedergeben m chten setzen Sie in der Wiedergabesteuerung die Option Am Browser abspielen Wiedergabe ber das Telefon Voreinstellung Gehen Sie folgenderma en vor um die Voicemail ber das Telefon abzuspielen 1 Markieren Sie den Journaleintrag der Voicemail die Sie abspielen m chten 2 Bet tigen Sie diese Symbolschaltfl che ei um die Wiedergabe zu starten Die Wiedergabesteuerung wird ge ffnet e Yoicema il Posthach Ia 19 x EB Dakum Name A Kai 25 07 15 56 49240490193152 ag g VoiceMail Player Ce Telefon Browser i o Eintr ge 1 K 4 b H ber den Bedienungselementen der Wiedergabesteuerung befindet sich eine Statuszeile in der aktuelle Zustand der Wiedergabe angezeigt wird Nach einer kurzen Initialisierungszeit Verbindung wird hergestellt wird ber dem Bedienungselement in der Statuszeile Bereit angezeigt Sie k nnen jetzt mit der Wiedergabe der Voicemail beginnen Cycos AG 2010 05 20 72 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Funktionen der Journalfenster und Dialoge im Arbeitsbereich 3 Folgende Funktionen stehen Ihnen zur Wiedergabe der Voicemail ber das Telefon zur Verf gung Symbol Erl uterung schaltfl che Wiedergabe starten fortsetzen Nach dem Bet tigen dieser Symbolschaltfl che klingelt Ihr Telefon Nach dem Abheben des
183. ndem Sie die Symbolschaltfl che 2 Ausge w hlte Konferenz einleiten aus der Symbolleiste des Fensters Konfe renzen bet tigen Alternativ k nnen Sie die Konferenz aus dem Dialog Konferenzen starten indem Sie dort die Schaltfl che Starten bet tigen HINWEIS Die Konferenz ist beendet sobald der letzte Teilnehmer die Konferenz verlassen hat 3 5 8 3 Konferenzeinstellungen bearbeiten Um eine bereits eingerichtete Konferenz zu bearbeiten w hlen Sie diese im Fenster Konferenzen aus und bet tigen Sie die Symbolschaltfl che Ausge w hlte Konferenz bearbeiten Die Registerkarte Konferenz bearbeiten des Dialogs Konferenzen wird ge ffnet Sie k nnen jetzt die Einstellungen der ausgew hlten Konferenz ndern Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 81 Bedienung des Clients cyPHONE Web Funktionen der Journalfenster und Dialoge im Arbeitsbereich 82 3 5 9 Kontakte kompakt Das Fenster Kontakte kompakt ist Ihr pers nliches Adressbuch im Client cyPHONE Web Hier ber k nnen Sie Ihre pers nlichen Kontaktdaten verwalten HINWEIS Als Alternative zum Fenster Kontakte kompakt k nnen Sie auch das Fenster Kontakte verwenden Es bietet eine erweiterte Journalansicht und zus tzlich die Funktion Gehe zu um in der Journalansicht schnell bestimmte Kontakteintr ge aufsuchen zu k nnen Die zus tzlichen Funktionen im Fenster Kontakte sind in Abschnitt 3 5 10 Kontakte auf Seite 88 beschrieben In
184. ndungssteuerung zu ffnen Sowohl eingehende als auch ausgehende Anrufe werden im Dialog Verbindungs steuerung angezeigt Dieser Dialog ffnet sich automatisch sobald sie einen Anruf einleiten oder Sie von einem anderen Teilnehmer angerufen werden In diesem Dialog werden bei einem Anruf folgenden Informationen angezeigt Der Gespr chsstatus Die Rufnummer des Gespr chspartners Der Name des Gespr chspartners falls in einem Adressbuch bereits vorhanden Eine Symbolleiste mit den zur Verf gung stehenden Bearbeitungsfunktionen 4 Geben Sie in das Eingabefeld Neuer Anruf die Rufnummer eines anderen Teilnehmers ein und bet tigen Sie dieses Symbol um einen Anruf einzuleiten Bet tigen Sie dieses Symbol um einen R ckruf anzufordern wenn sich der Angerufene nicht meldet HINWEIS Dieses Leistungsmerkmal steht nicht bei allen Telefonan lagen zur Verf gung s Bet tigen Sie dieses Symbol um einen Anruf an einen anderen Teilnehmer zu bergeben Die bergabe kann dabei sowohl an einen vordefinierten Teilnehmer als auch an einen beliebigen anderen Teilnehmer erfolgen Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Funktionen des Hauptmen s H Bet tigen Sie dieses Symbol um einen Anruf zu halten Die bertragung der Sprachsignale wird dadurch unterbrochen Der wartende Gespr chspartner bekommt eine Wartemelodie eingespielt Klicken Sie anschlie en
185. ne Datei mit Adressdaten zu generieren die in ein portugiesisches MS Outlook importiert werden k nnen MS Outlook Spanisch Um eine Datei mit Adressdaten zu generieren die in ein spanisches MS Outlook importiert werden k nnen Beachten Sie dabei folgende Hinweise e Es ist wichtig zu wissen f r welche Anwendung die Adressdaten expor tiert werden damit sie dort wieder erfolgreich importiert werden k nnen Wenn Sie nicht genau wissen welches Format Sie verwenden m ssen oder das gew nschte Format im Kombinationsfeld nicht angeboten wird fragen Sie Ihren Systemadministrator e M chten Sie die Adressdaten als Sicherungskopie exportieren damit Sie sie sp ter wieder importieren und so Ihre Adressliste wiederherstellen k nnen w hlen Sie entweder das Format ComAssistant 1 0 S oder ComAssistant 2 0 e Erfolgt der Export f r einen Re Import in Lotus Notes darf die Exportdatei keine Dateierweiterung besitzen Ansonsten akzeptiert die Importfunktion von Lotus Notes diese Datei nicht 2 W hlen ber das Kombinationsfeld Exportierten von das gew nschte Adressbuch aus aus dem die Adressdaten zu exportieren sind Ausw hlbar sind Die Kurzwahlliste Eines der vorhandenen gemeinsamen Adressb cher 3 Bet tigen Sie anschlie end die Schaltfl che Exportieren Der Export vorgang wird gestartet indem der Browserdialog Dateidownload zum Speichern einer Datei ge ffnet wird 4 Klicken Sie im Browserdialog auf die Sch
186. ne Einstellungen 104 Applikationsbanner anzeigen Blendet das Applikationsbanner nach dem Starten des Clients cyPHONE Web ein Ohne weitere Benutzeraktion wird der Client cyPHONE Web im aktuell ge ffneten Browser Fenster angezeigt Durch Anklicken des Applika tionsbanners wird der Client c yPHONE Web in einem separaten Fenster angezeigt Wenn m glich in einem eigenen Fenster starten Wird diese Option gew hlt wird der Client c yPHONE Web wenn m glich immer in einem eigenen Fenster angezeigt In den Vordergund gehen bei ankommendem Ruf Liegt das Fenster des Clients cyPHONE Web im Hintergrund ist also von anderen Anwendungsfenstern verdeckt kann ber diese Option eingestellt werden dass bei einem Anruf der Client cyPHONE Web automatisch in den Vordergrund gesetzt wird Aktuelle Gr e speichern Durch Bet tigen der Schaltfl che Speichern wird die aktuelle Fenstergr e gespeichert Beim n chsten Start wird der Client cyPHONE Web mit dieser gespeicherten Fenstergr e gestartet Mobile Zeitzohne Klicken Sie auf die Symbolschaltfl che Mobile Zeitzone ausw hlen um die Zeitzone einzustellen die f r Sie in den Journalen angezeigt werden soll Dies ist dann n tzlich falls Sie sich in einer anderen Zeitzone befinden und von dort aus mit dem Client cyPHONE Web arbeiten Die Ereigniszeit wird dann in der Ortszeit der eingestellten Zeitzone angezeigt Zus tzlich wird in Anruf Journalen unter Datum zus tzlich die Kennung
187. nenliste erstellt 4 Personenliste umbenennen 1 Klicken Sie auf die Symbolschaltfl che Ai Personenliste umbenennen der neuen Personenliste um deren Namen zu ndern Der Name der Personenliste wird als Eingabefeld dargestellt HINWEIS Sie k nnen auch direkt auf den Namen Neue Personenliste klicken um den Namen des Profils zu ndern 2 Schreiben Sie den neuen Namen der Personenliste und dr cken Sie auf die Eingabetaste Ihrer Tastatur Die Personenliste tr gt jetzt den gew nschten Namen Das untere Anzeigefeld Personen von Liste zeigt die Personen die in dieser Personenliste enthalten sind Es ist noch leer und muss mit Eintr gen gef llt werden 5 Personenliste mit Eintr gen f llen Klicken Sie ber dem Anzeigefeld Personen von Liste auf Entweder die Symbolschaltfl che Person von Liste hinzuf gen Es werden die vorhandenen Personenlisten zur Auswahl angeboten Aus diesen Listen kann der gew nschte Personeneintrag mit Telefonnummer und E Mail Adresse ausgew hlt werden Oder die Symbolschaltfl che Suche nach einer Person und zur Liste hinzuf gen Es wird das Fenster Suche nach Personen angezeigt F hren Sie die Suche durch aktivieren Sie dann in der Treffer liste die Kontrollk stchen der Personen die Sie bernehmen m chten Klicken Sie danach auf die Schaltfl che bernehmen Die gew nschten Personen werden in die Personenliste bernommen Siehe dazu auch Abs
188. nenliste angelegt Personenlisten dienen zum Einteilen von Anrufern in Gruppen und dem komfortablen Verkn pfen dieser Gruppen mit einer Regel Wenn ein Anrufer mit einer Regel verkn pft werden soll dann muss er nur einer Personenliste hinzugef gt werden und es muss nicht die Regel selbst ge ndert werden Vorgehen F hren Sie zum Erstellen einer neuen Personenliste die folgenden Schritte durch 1 W hlen Sie im Hauptmen men gt Regeln Der Dialog Regeln wird mit der Registerkarte Neu Editieren ge ffnet Siehe Abschnitt 3 7 3 1 Einstellungs dialoge f r den Regelinterpreter aufrufen auf Seite 152 2 Wechseln Sie auf die Registerkarte Personenliste Regeln Aktiviere Profil Neu Editieren Personenlisten Datumslisten Info Personenliste 5 k rzlich gebraucht 25 Umleiturgsziele Neu Duplikat Personen von Liste Umleitungsziele E P Es ist keine Person in der Liste eingetragen Neu R ckg rgig Schlie en HINWEIS Ausf hrliche Informationen zum Fenster Personenlisten editieren siehe Abschnitt 3 7 4 7 Registerkarte Personenlisten auf Seite 178 Cycos AG 2010 05 20 156 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Regelprofil Anrufe mit Regeln behandeln 3 Klicken Sie zum Erstellen einer neuen Personenliste auf die Schaltfl che Neu Im Anzeigefeld Personenliste wird eine neue Personenliste mit dem Namen Neue Perso
189. nenlisten So k nnen z B neue Personenlisten angelegt gel scht oder einzelne Eintr ge zu einer Personenliste hinzugef gt von einer Personenliste gel scht werden Eine Personenliste kann ber die Optionen Wenn Anruf von und Aktion mit einer Regel verkn pft werden siehe Abschnitt 3 7 4 1 Registerkarte New Editieren auf Seite 164 Das Fenster kann wie folgt aussehen Regeln Aktiviere Profil Neu Editieren Personenlisten Datumslisten Info Personenliste 5 k rzlich gebraucht 25 Personenliste Al X 25 Umleitungsziele Neu Duplikat Personen von Liste Personenliste EI P sP H Testuser_1 492404901152 x Neu R ckg rgig Schlie en Anzeigefenster Personenliste Dieses Fenster bietet Ihnen die folgenden Funktionen Personenliste markieren Durch Markieren einer Personenliste im oberen Anzeige fenster Personenliste werden im unteren Anzeigefenster Personen von Liste die in der Personenliste enthaltenen Eintr ge angezeigt Cycos AG 2010 05 20 178 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Regelprofil Anrufe mit Regeln behandeln Name einer Personen Nach dem Klicken auf die Symbolschaltfl che 7 Personen liste ndern liste umbenennen kann der Name einer Personenliste ge ndert werden Personenliste l schen Durch Klicken auf die Symbolschaltfl che X Personenliste l schen wird eine Personenliste gel scht Neue Person
190. nes Telefongespr chs die Telefonnummer des Teilnehmers in das Kombinationsfeld Neuer Anruf ein mit dem Sie R ckfrage halten m chten Alternativ k nnen Sie durch Anklicken des Dreiecksymbols am rechten Rand des Kombinationsfeldes Neuer Anruf einen Eintrag aus der Liste der 20 letzten Telefonate ausw hlen oder den gew nschten R ckfrage Teilnehmer ber die Suchfunktion ermitteln HINWEIS Sie k nnen in jedem Suchkriterium Wildcards zur Suche einsetzen 2 Bet tigen Sie die Symbolschaltfl che 7 um den Anruf einzuleiten Nach dem Zustandekommen der Verbindung stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verbindungssteuerung zur Verf gung Symbol Erl uterung schaltfl che Im oberen Bereich der Verbindungssteuerung der gehaltenen Anfangsver bindung LA e An neue Verbindung bergeben Durch Bet tigen dieses Symbolschalters wird das gehaltene Gespr ch an den R ckfrageteilnehmer bergeben Ihre Verbindung wird dabei automatisch getrennt Pr Wartende Verbindung wieder aufnehmen Durch Bet tigen dieses Symbolschalters wird die Gespr chsver bindung zum R ckfrageteilnehmer beendet Sie werden automatisch zum Anfangsgespr ch zur ckgeschaltet Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 21 Allgemeines Zusammenarbeit mit anderen Personen 22 Symbol Erl uterung schaltfl che Verbindung wechseln Durch Bet tigen dieses Symbolschalters wird die Gespr chsver bindung zum Anfangsgespr c
191. nisch Die Adressdaten m ssen zuvor aus einem italienischen MS Outlook exportiert worden sein und lokal zug nglich sein MS Outlook Portugiesisch Die Adressdaten m ssen zuvor aus einem portugiesi schen MS Outlook exportiert worden sein und lokal zug nglich sein MS Outlook Spanisch Die Adressdaten m ssen zuvor aus einem spanischen MS Outlook exportiert worden sein und lokal zug nglich sein Cycos AG 2010 05 20 120 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Allgemeine Einstellungen 3 W hlen ber das Kombinationsfeld Importierten nach das gew nschte Adressbuch aus in das die Adressdaten zu exportieren sind Ausw hlbar sind Die Kurzwahlliste Eines der vorhandenen gemeinsamen Adressb cher 4 Setzen Sie f r den Import eine der folgenden Importoptionen Duplikate durch importierte Elemente ersetzen Erstellen von Duplikaten zulassen Keine Duplikate importieren Vorhandene Adressen vor dem Importieren l schen HINWEIS Duplikate beziehen sich in erster Linie auf den Vergleich von Namen und Telefonnummern Sind keine Telefonnummern vorhanden werden die E Mail Adressen herangezogen um Duplikate zu identifi zieren F r alle anderen Daten werden neue Datens tze angelegt sie werden nicht auf Duplikate durchsucht 5 Bet tigen Sie die Schaltfl che Importieren um den Importvorgang zu starten Das System bernimmt den Importauftrag und reiht ihn bis zur Au
192. nktionen des Hauptmen s 3 3 2 Ger te Einstellung Neben dem Namen des aktuell angemeldeten Benutzers befindet sich das Kombinationsfeld f r die Ger te Einstellung Auf dem Kombinationsfeld f r die Ger te Einstellungen wird das Ger t angezeigt das Sie als bevorzugtes Ger t f r Ihre eingehenden Anrufe eingestellt haben B rotelefon Ausgehende Anrufe Einstellung ndern Beim Anklicken des Dreiecksymbols am rechten Rand des Kombinationsfeldes ffnet sich das Men zur Ger te Einstellung Hier k nnen Sie zum Beispiel ein zuvor definiertes Ger t f r Ihre eingehenden Anrufe ausw hlen ber den Men punkt Einstellung ndern k nnen Sie direkt die Einstellungen f r das Regelprofil den One Number Service Anzeige Ihrer Rufnummer beim Anrufer oder angerufenen Teilnehmer unabh ngig vom verwendeten Ger t und eine Rufumleitung vornehmen ber den Men punkt Ausgehende Anrufe k nnen Sie eine Schnelleinstellung Ihres bevorzugten Ger ts f rden One Number Service bei ausgehenden Anrufen vornehmen HINWEIS Haben Sie f r eingehende beziehungsweise ausgehende Anrufe unterschiedliche Ger te konfiguriert wird dies durch ein rotes Symbol auf dem Kombinationsfeld angezeigt 3 3 2 1 One Number Service Die Funktion One Number Service stellt dem Benutzer eine M glichkeit zur Verf gung Mobilit t optimale Erreichbarkeit und Transparenz gegen ber Dritten zu vereinen ber One Number Service wird
193. nschte Ger t f r den One Number Service ausgew hlt werden Siehe dazu auch Abschnitt 3 6 1 3 Anrufumleitung auf Seite 107 Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Funktionen des Hauptmen s 3 3 3 Profil und Regeleinstellungen Die Profil und Regeleinstellungen stellen Ihnen die M glichkeit zur Verf gung f r eingehende Anrufe Vermittlungsregeln definieren Diese leiten abh ngig vom Anrufer und vom Anrufzeitpunkt die Gespr che zu einem bestimmten Ger t weiter gt Standard Profil Regelprofil deaktivieren Profil ndern Auf dem Kombinationsfeld f r die Profil und Regeleinstellungen wird angezeigt ob ein Profil aktiviert ist orangefarbenes Symbol oder nicht graues Symbol Beim Anklicken des Dreiecksymbols am rechten Rand der Anzeige ffnet sich das Men zur Profil und Regeleinstellung Hier k nnen Sie das Regelprofil deaktivieren ein bereits definiertes Profil aktivieren oder ber Profil ndern neue Profile mit den zugeh rigen Vermitt lungsregeln erstellen Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 51 Bedienung des Clients cyPHONE Web Funktionen des Hauptmen s 52 3 3 4 men ber men haben Sie Zugang zu den allgemeinen Definitionseinstellungen des Clients cyPHONE P Allgemein dier gt Regeln Folgende Einstellungen sind hier ber m glich AN Konferenz W hl
194. nster kann wie folgt aussehen Regeln Aktiviere Profil Neu Editieren Personenlisten Datumslisten Info Datumsliste m Urlaubsliste Al X Neu Duplikat Datumsangaben der Liste Urlaubsliste m Urlaub 2005 07 07 2008 07 25 E A E schulfeier 2008 08 21 Fi Neu R ckg rgig Schlie en Cycos AG 2010 05 20 180 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Cycos AG 2010 05 20 Bedienung des Clients cyPHONE Web Regelprofil Anrufe mit Regeln behandeln Anzeigefenster Datumsliste Dieses Fenster bietet Ihnen die folgenden Funktionen Datumsliste markieren Durch Markieren einer Datumsliste im oberen Anzeigefenster Datumsliste werden im unteren Anzeigefenster Datumsan gaben der Liste die in der Liste enthaltenen Datumsangaben angezeigt Name einer Datumsliste Nach Klicken auf die Symbolschaltfl che All Datumsliste ndern umbenennen kann der Name einer Datumsliste ge ndert werden Datumsliste l schen Durch Klicken auf die Symbolschaltfl che x Datumsliste l schen wird eine Datumsliste gel scht Neue Datumsliste Durch Klicken auf die Schaltfl che Neu wird eine neue erstellen Datumsliste erstellt Datumsliste duplizieren Durch Klicken auf die Schaltfl che Duplikat wird eine neue Datumsliste durch Duplizieren einer bereits bestehenden Liste erstellt Anzeigefenster Datumsangaben der Liste Dieses Fenster bietet Ihnen die folgenden Funktionen Datumseintrag direkt Nach Klicken
195. ntakten F gen Sie Ger te Handy Voicemailnummer etc ber die Sie zu erreichen sind zur Liste der Ger te hinzu ber die Sie zu erreichen sind Siehe Abschnitt 3 6 1 3 Anrufumleitung auf Seite 107 Aktivieren Sie die Funktion unter men gt Allgemein gt Allgemeines gt Anrufumleitung gt Bevorzugtes Ger t Dort kann f r eingehende und ausgehende Anrufe das gew nschte Ger t f r den One Number Service ausgew hlt werden Siehe Abschnitt 3 6 1 3 Anrufumleitung auf Seite 107 HINWEIS Wenn Sie die Rufnummer Ihres Voicemail Postfaches Ihrer Ger teliste hinzugef gt haben um das Voicemail Postfach als Umlei tungsziel nutzen zu k nnen sollte diese Rufnummer von Ihnen nicht als bevorzugtes Ger t f r den ausgehenden One Number Service eingestellt werden da Sie von Ihrem Voicemail Postfach aus keine ausgehenden Anrufe t tigen k nnen Bei selbst hinzugef gten Rufnummern kann der MRS Server nicht mehr erkennen dass keine ausgehenden Anrufe m glich sind HINWEIS ber die Ger teauswahl in der Titelleiste des Clients cyPHONE Web steht Ihnen f r ausgehende Anrufe eine Schnellauswahl f r den One Number Service zur Verf gung Zudem k nnen Sie hier ber direkt den Einstellungsdialog Anrufumleitung aufrufen MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 17 Allgemeines Zusammenarbeit mit anderen Personen 2 5 Zusammenarbeit mit anderen Personen 2 5 1 Telefoniefunktionen Aus den Kontaktlisten den Anruf Jo
196. ommunication Control und Presence Management Einleitung 10 1 1 3 Was ist der Client cyPHONE Web Der Client c yPHONE Web ist der Client der die Nutzung von MRS Vanguard Applikationen ber das Intranet gestattet Der Client c yPHONE Web ist ein ausgereiftes Presence Management und Communication Control Tool Mit dem Client c yPHONE Web k nnen Sie Ihre Sprachkommunikation umfassend von Ihrem Arbeitsplatz Rechner aus berwachen und erledigen Mitarbeiter mit informationsintensiven T tigkeiten k nnen durch den Client cyPHONE Web ihren Kommunikationsfluss verwalten und in Echtzeit auf sicherheitsrelevante Unternehmensressourcen zugreifen Die Hauptleistungsmerkmale des Clients cyPHONE Web sind e Anrufe einleiten und verwalten MRS Vanguard stellt verschiedene Funktionen zur Verf gung um zum Beispiel Anrufe einzuleiten einer Konferenz beizutreten und den Betriebszu stand Ihre Kommunikationsger te zu berwachen e Konferenzen planen und einleiten Bequem Ad hoc oder Meet Me Konferenzen einleiten Starten und Verwalten von vordefinierten Konferenzen oder Planung einer zuk nftigen Konferenz e Kontaktlisten erstellen und pflegen Verwalten von Kontaktdaten und pr fen ob ein Kontakt auch ber Voicemail oder E Mail zu erreichen ist e Journaldarstellung Alle eingehenden und ausgehenden Anrufe k nnen im Journal Journalein tr ge alle Anrufe angezeigt werden Dabei werden auch die Gespr che ber cksichtigt die w hrend
197. onen Anzeige der Rufnummer des Konferenzteilnehmers Dem 7 Bearbeiten Symbol zur Anpassung der Adressdaten Dem Call In gt Call Out Symbol f r die Konferenzeinwahl Bei der Einrichtung einer Konferenz wird f r die eingeladenen Teilnehmer voreingestellt dass das System sie bei Konferenzbeginn anrufen soll Sie k nnen aber f r jeden Teilnehmer festlegen Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Allgemeines Zusammenarbeit mit anderen Personen dass sie sich zu der Besprechung selbst einw hlen m ssen Bet tigen Sie dazu die Schaltfl che Das Symbol wechselt dann in die Darstellung Die brigen Teilnehmer werden dann vom System angerufen Dem x L schen Symbol zum Entfernen von Konferenzteilnehmern aus der Liste 2 F gen Sie zur Liste der Konferenzteilnehmer die Teilnehmer hinzu die Sie zur Konferenz einladen m chten Verwenden Sie dazu folgende Funktionen Hinzuf gen eines Teilnehmers ber das Kombinationsfeld der zuletzt gew hlten Nummern Hinzuf gen eines Teilnehmers ber die Suchfunktion Hinzuf gen eines Teilnehmers durch manuelle Eingabe der Teilnehmer daten F 3 Starten Sie die Konferenz durch Bet tigen der Schaltfl che Starten oder 4 bet tigen Sie OK um die Konferenz zu speichern Die Konferenz erscheint als Eintrag in Ihrem Konferenzjournal und in den Konferenzjournalen der eingeladenen Teilnehmer Gleichzeitig wird an
198. onenliste gel scht Personeneintrag direkt Nach Klicken auf die Schaltfl che Neu ffnet sich ein Einga hinzuf gen befenster und es kann ein neuer Eintrag mit Name Telefon nummer und E Mail Adresse zur Liste hinzugef gt werden Zuvor erstellte Listenein Durch Klicken auf die Schaltfl che R ckg ngig kann ein tr ge l schen gerade hinzugef gter Eintrag wieder aus der Liste entfernt werden Allgemeine Funktionen im Dialog Personenlisten Dieses Fenster stellt auch die folgenden Funktionen bereit Alle nderungen Durch Klicken auf die Schaltfl che Schlie en werden alle speichern nderungen die Sie in diesem Fenster vorgenommen haben gespeichert Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 179 Bedienung des Clients cyPHONE Web Regelprofil Anrufe mit Regeln behandeln 3 7 4 8 Registerkarte Datumslisten Dialog aufrufen W hlen Sie im Hauptmen men gt Regeln Der Dialog Regeln wird mit der Registerkarte Neu Editieren ge ffnet Wechseln Sie auf die Registerkarte Datumslisten berblick Dieses Fenster dient zum Verwalten der Datumslisten In einer Datumsliste k nnen Tage und Zeitr ume festgelegt werden in denen eine Regel gelten soll z B 04 01 bis 10 01 31 08 oder 01 09 bis 15 09 Eine Datumsliste kann ber die Option Wenn Datum Zeitpunkt mit einer Regel verkn pft werden siehe Abschnitt 3 7 4 1 Registerkarte New Editieren Das Fe
199. orden sind System Standard Benutzeransage Aufnahmen dieses Typs werden nur dann gezeigt wenn sie von einem Administrator oder System erstellt worden sind Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Voicemail Einstellungen optional Es wird keine Aufnahme vom Typ Pers nliche Gruppe gezeigt auch wenn dieser Benutzer eine solche Aufnahme aufgezeichnet hat e Administrator Einem Administrator stehen erweiterte M glichkeiten f r Aufnahmen zur Verf gung F r die Aufnahmen k nnen Sie ein beliebiges Endger t verwenden HINWEIS Wenn Ihr Systemadministrator globale Begr ungsansagen Firmenansagen erstellt und konfiguriert hat werden diese durch Ihre pers n liche Begr ungsansage ersetzt 3 8 5 1 Ansagen aufnehmen und bearbeiten Sie k nnen 9 pers nliche Ansagen und eine Namensansage speichern Der Aufnahmetyp Pers nliche Gruppe erscheint nur dann wenn Sie eine pers n liche Gruppe angelegt haben Siehe dazu Abschnitt 3 8 3 Gruppen auf Seite 198 1 ffnen Sie die Einstellungsseite f r das Voicemailsystem ber men gt Voicemail gt Aufnahmen Benutzerdaten Aufnahmen Voicemailsystemn Gruppen Zeitprofile Liste der Aufnahmen Aufnahmen Zusatznamen ndern Anzeigename Aufnahmetyp TUPP 1 ER s r T S Ge S O an eg Ansage Lumrmier 1 Pers nliche Ansage Editieren L schen Aufnahme l schen Neue Aufnahme anlegen
200. pers nliche Gruppe die Sie selbst angelegt haben jederzeit l schen ffentliche Gruppen k nnen nur von einem Benutzer dem das Privileg Global Distribution List Editor zugewiesen wurde oder vom Administrator gel scht werden 1 ffnen Sie die Einstellungsseite f r die Gruppen ber men gt Voicemail gt Gruppen 2 Klicken Sie in das Kontrollk stchen vor der gew nschten Gruppe um diese zu markieren 3 Klicken Sie auf die Schaltfl che Gruppe l schen Eine Sicherheitsabfrage wird eingeblendet 4 Best tigen Sie die Sicherheitsabfrage Die markierte Gruppe wird gel scht Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 201 Bedienung des Clients cyPHONE Web Voicemail Einstellungen optional 202 3 8 4 Zeitprofile Mithilfe des Zeitprofils k nnen Sie festlegen wann und mit welchen Sprachan sagen Ihre Mailbox auf eingehende Anrufe reagieren soll HINWEIS Die Sprachansagen die in diesem Dialog in das Zeitprofil integriert werden k nnen m ssen zuvor mit der Funktion Aufnahmen erstellt werden Siehe dazu Abschnitt 3 8 5 Aufnahmen auf Seite 210 Es stehen Ihnen zwei Zeitprofile zur Verf gung Das Zeitprofil f r die vereinfachte Begr ungskonfiguration das beim Starten des Clients cyPHONE Web voreingestellt ist Die vereinfachte Begr ungs konfiguration erlaubt nur die Verwendung einer Ansage pro Ansagetyp und Arbeitstag Das Zeitprofil f r die erweiterte Begr ungskon
201. reich in dem einige der zur Verf gung stehenden Funktionsdialoge bereits angezeigt werden 3 2 1 1 Die Funktionen des Hauptmen s Das Hauptmen des Clients cyPHONE Web befindet sich am oberen Rand des Browserfensters L lt Name oder Nummer gt 8 Benutzer 1 Test P Das Hauptmen enth lt folgende Elemente von links nach rechts Das Pearl Men Einstellungen ffnen schlie en Einen Namen oder eine Nummer eingeben oder zuletzt gew hlte Nummern anzeigen Eingabefeld f r Telefonnummern beziehungsweise Namen kombiniert mit dem Listenfeld Zuletzt gew hlte Rufnummern In allen Datenbanken suchen eine Symbolschaltfl che um nach Adress daten zu suchen Gew nschten Teilnehmer Anrufen eine Symbolschaltfl che um einen Anruf einzuleiten Verbindung abbrechen eine Symbolschaltfl che um eine bestehende Verbindung zu trennen beziehungsweise einen eingeleiteten Anruf abzubrechen Namensanzeige der Anzeige Ihres Benutzernamens Ger te Einstellungen Im Kombinationsfeld Ger t wird Ihr aktuelles bevor zugtes Endger t angezeigt Durch Anklicken des kleinen Dreiecks am rechten Rand des Kombinationsfelds k nnen Sie die Ger teeinstellungen Konfigurieren Einstellungen von Regelprofilen und Vermittlungsregeln ein Kombina tionsfeld zur Einstellung von Regelprofilen und Vermittlungsregeln men das allgemeine Men zur Definition der Basiseinstellungen Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHON
202. ressgruppen wird angezeigt 2 W hlen Sie die gew nschte Adressgruppe aus Die Adressgruppe wird im Kombinationsfeld angezeigt und die zugeh rigen Kontakte erscheinen im Journal des Fensters Kontakte Gehen Sie folgenderma en vor um eine Adressgruppe zu definieren zu l schen oder umzubenennen Neue Adressgruppe definieren 1 Klicken Sie im Fenster Kontakte in das Kombinationsfeld Die Liste mit den bereits existierenden Adressgruppen wird angezeigt 2 W hlen Sie hier die Funktion Editieren Der Dialog men gt Allgemein gt Allgemeines gt Adressgruppen wird ge ffnet 3 Um eine neue Adressgruppe zu definieren bet tigen Sie die Schaltfl che Neue Gruppe 4 Klicken Sie den vorgegebenen Namen an Neue Adressgruppe und geben Sie f r die neue Adressgruppe einen aussagekr ftigen Namen ein 5 Bet tigen Sie die Schaltfl che OK Die Adressgruppe wird gespeichert und der Dialog Allgemeine Einstellungen geschlossen Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 85 Bedienung des Clients cyPHONE Web Funktionen der Journalfenster und Dialoge im Arbeitsbereich 86 Damit ist die Definition der Adressgruppe abgeschlossen Sie ist jetzt ber das Kombinationsfeld des Fensters Kontakte unter dem eingegebenen Namen w hlbar Alle Kontakte denen Sie im Kontakteintrag Adressgruppe diesen Gruppennamen zuordnen werden dann bei der Auswahl dieser Adressgruppe angezeigt Adressgruppe l schen 1 Klicken
203. rg F Taste gt Cycos AG 2010 05 20 112 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Cycos AG 2010 05 20 Bedienung des Clients cyPHONE Web Allgemeine Einstellungen Start OpenScape Webdlient DesktopIntegration Einstellungen F Hotkey E Start E Ansicht l Benachrichtigung o Optionen sprache d Uber ffne Fenster beim Start Starte dieses Programm bei der Windows Anmeldung Eintrag im Startmenu OK Abbrechen bernehmen ber die Registerkarte Start legen Sie das Startverhalten des Programms Desktopintegration fest Folgende Startoptionen stehen Ihnen einzeln oder gemischt zur Verf gung ffne Fenster beim Start Mit der Auswahl dieser Option legen Sie fest dass der Client cyPHONE Web beim Starten des Programms Desktopintegration automatisch mitgestartet wird Starte dieses Programm bei der Windows Anmeldung Mit der Auswahl dieser Option legen Sie fest dass das Programm Desktopintegration mitgestartet wird wenn Sie sich an Ihrem Betriebssystem anmelden Eintrag im Startmen Mit der Auswahl dieser Option legen Sie fest dass mit dem Starten der Anwendung ein Eintrag im Startmen Ihres Benutzerkontos angelegt wird Danach wird die Anwendung jedes Mal dann automa tisch gestartet wenn Sie sich am System anmelden MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 113 Bedienung des Clients cyPHONE Web Allgemeine Einstellungen Ansicht OpenScape Webdlient DesktopIntegration Einstellungen F
204. rheiten bein Import und Export mit Lotus Notes Folgendes muss beachtet werden um einen problemlosen Datenaustausch zwischen Lotus Notes und dem Client cyPHONE Web zu gew hrleisten e Export von Lotus Notes W hlen Sie f r den Datenexport aus Lotus Notes das strukturierte reine Text Format W hlen Sie als Exportoption Alle Dokumente um alle Kontakte zu exportieren e Import nach Lotus Notes W hlen Sie als Importformat strukturierten Text HINWEIS Die Datei die importiert werden soll darf keine Dateierwei terung besitzen Ansonsten kann die Option strukturierter Text nicht ausgew hlt werden Importieren Sie die Datei als Hauptdokument Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Allgemeine Einstellungen 3 6 2 3 Exportieren ber die Registerkarte Exportieren k nnen Sie Adressdaten in bestimmten Datenformaten f r andere Anwendungen exportieren Sie erreichen diesen Einstellungsdialog ber men gt Allgemein gt Adressen gt Registerkarte Expor tieren Allgemeine Einstellungen Allgemeines Adressen Team Importieren Exportieren Adressgruppen Gemeinsame Adressb cher Die exportierten Adressen sollen wieder importiert werden in Comdssistant ZU hg Exportieren von Kurzwahlliste e Exportieren Schlie en Verfahren Sie folgenderma en um einen Adressdatenexport durchzuf hren 1 W hlen ber das Kombinationsfeld
205. rit tengruppe Hoch werden zuerst abgearbeitet Innerhalb eines Profils sind die Regeln unter einander ebenfalls priorisiert Die Regeln werden von oben nach unten abgear beitet Die Priorit tengruppen werden auf der Registerkarte Neu Editieren und die Priorit ten innerhalb des Profils auf der Registerkarte Aktivieren Profil festgelegt Vorgehen F hren Sie zum Priorisieren der Regeln in einem Profil die folgenden Schritte durch 1 W hlen Sie im Hauptmen men gt Regeln Der Dialog Regeln wird mit der Registerkarte Neu Editieren ge ffnet Siehe Abschnitt 3 7 3 1 Einstellungs dialoge f r den Regelinterpreter aufrufen auf Seite 152 2 Wechseln Sie auf die Registerkarte Aktiviere Profil 3 Markieren Sie das Profil f r das Sie die Priorit ten festlegen m chten Im Anzeigefeld Regeln des Profils werden alle mit diesem Profil verkn pften Regeln angezeigt Priorit tengruppen rote Glocke Hoch gelbe Glocke Normal gr ne Glocke Niedrig 4 Markieren Sie eine Regel und klicken Sie entweder auf die Symbolschalt fl che Schiebe die selektierte Regel nach oben oder auf die Symbol schaltfl che Schiebe die selektierte Regel nach unten Durch Verschieben der Regel nach oben erh ht sich deren Priorit t innerhalb der Gruppe und sie wird eher abgearbeitet 5 Klicken Sie auf die Schaltfl che Schlie en Die nderungen werden gespei chert MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanl
206. ro Anrufer angezeigt auch wenn mehrere Anrufe desselben Anrufers eingegangen sind Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Funktionen der Journalfenster und Dialoge im Arbeitsbereich 3 5 6 Voicemail Postfach optional Ist das System an dem der Client cyPHONE Web angemeldet ist als Voicemail server konfiguriert k nnen Sie Voicemails senden und empfangen Das Senden einer Voicemail erfolgt ber ein Voicemail Skript das auf dem Voicemailserver installiert ist Der Systemadministrator definiert bis zu f nf Zugangsnummern die es Ihnen erm glichen das Voicemail Skript mit unterschiedlichen Funktionen zu nutzen Zum Beispiel dient eine Zugangsnummer dazu sich ber das Telefon direkt mit Ihrer Mailbox zu verbinden Sie k nnen dann zum Beispiel per Telefon eine Voicemail aufnehmen und versenden eingegangene Voicemails anh ren oder die Einstellungen Ihrer Mailbox bearbeiten Voicemails die ber das Voicemail Skript direkt an Ihre Mailbox gesendet worden sind und Voicemails die ber eine Telefonumleitung in der Mailbox zugestellt sind k nnen so ber den Client c yPHONE Web abgeh rt werden Diese Voicemails werden im Journal Voicemail Postfach angezeigt Die Voice mails k nnen von hier aus ber folgende Funktionen wiedergegeben werden e Wiedergabe der Voicemail ber Ihr Telefon am Arbeitsplatz e Wiedergabe der Voicemail ber die Soundkarte Ihres PC mittels Window
207. s Media Player Das Fenster ist wie folgt aufgebaut e Einer Titelleiste in der die Funktion des Fensters angezeigt ist e Darunter befindet sich die Symbolleiste ber die Ihnen folgende Funktionen zur Verf gung stehen Lake L schen des Voicemaileintrages aus dem Journal BI Speichern der Voicemail lokal auf Ihrem PC e Unter der Symbolleiste befindet sich der Tabellenkopf f r die Journaleintr ge Durch Anklicken einer Spaltenbezeichnung k nnen Sie die Sortierreihen folge bezogen auf die betreffende Spalte umkehren e Darunter befindet sich das Journal mit seinen Eintr gen von links nach rechts Einem Kontrollk stchen um Eintr ge f r eine Bearbeitung zu markieren Einem Symbol das den Status der Voicemail anzeigt ia Voicemail noch nicht abgespielt Gan Voicemail bereits abgespielt Dem Datum des Eingangs der Voicemail Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 71 Bedienung des Clients cyPHONE Web Funktionen der Journalfenster und Dialoge im Arbeitsbereich Dem Namen oder der Telefonnummer des Absenders der Voicemail HINWEIS Der Name kann nur angezeigt werden wenn er in der Kontaktliste oder im globalen Adressbuch verzeichnet ist Einem Symbol das die Wiedergabe der Voicemail startet ei Einem Symbol das einen sofortigen R ckruf an die angezeigte Rufnummer erm glicht g 3 5 6 1 Voicemailwiedergabe HINWEIS Die Voicemail wird sta
208. s Fenster Kontakte stellt im Gegensatz zum Fenster Kontakte kompakt zus tzliche Kontaktdaten im Journal dar Zudem ist es um eine Schnellsuchfunktion f r Kontakteintr ge Gehe zu erweitert e Gemeinsame Adressb cher optional Stellt im ausgew hlten Rahmen alle gemeinsamen Adressb cher zur Auswahl bereit e Alle Adressb cher optional Stellt im ausgew hlten Rahmen alle Adressb cher also auch die Eintr ge der Kontaktlisten zur Auswahl bereit e Anruf umleiten Stellt im ausgew hlten Rahmen die Funktionen bereit die Sie ben tigen um eine Anrufumleitung einzurichten e Verzeichnissuche erweitert Blendet im ausgew hlten Rahmen die Eingabemaske zur Suche nach Kontakten ein Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 57 Bedienung des Clients cyPHONE Web Homepage e Verzeichnissuche Blendet im ausgew hlten Rahmen die Funktion Verzeichnissuche ein Durch Eingabe eines Suchbegriffs wird in allen Ihnen zur Verf gung stehenden Adressb chern nach dem Kontakt gesucht e Lesezeichen anzeigen Erzeugt im ausgew hlten Rahmen ein Journal in dem alle Lesezeichen aufgelistet sind die Sie ber den Client c yPHONE Web eingerichtet haben e Komponentenbereich kompakt In diesem Fenster k nnen Sie variabel ber den als Kombinationsfeld gestalteten Fenstertitel die anderen zur Verf gung stehenden Fenster einblenden 5 Bet tigen Sie die Symbolschaltfl che E Vorschau um sich das Ergebnis Ihrer O
209. s Freitag von 08 00 bis 16 00 Uhr anrufen k nnen Ihre Familie soll Sie immer erreichen Realisierung Das Realisieren der genannten Beispielszenarien geschieht im Regelinterpreter durch das Definieren von Profilen Regeln und Personenlisten Dies ist in den folgenden Abschnitten beschrieben Sie k nnen diese Szenarien an Ihre Bed rf nisse anpassen oder auch neue Szenarien entwerfen und sich so Ihr eigenes Regelwerk aufbauen Inhalt In diesem Abschnitt finden Sie die folgenden Themen e Szenario Normal e Szenario Besprechung e Szenario Dienstreise Cycos AG 2010 05 20 140 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Regelprofil Anrufe mit Regeln behandeln 3 7 2 1 Szenario Normal Beschreibung des Szenarios Alle Anrufer sind an Sie durchzustellen Wenn aber Personen anrufen die in Ihrer Liste der unerw nschten Anrufer stehen dann soll der Anruf zur Sekret rin umgeleitet werden Szenario nachstellen Damit Sie berpr fen k nnen ob die von Ihnen f r dieses Szenario erstellten Profile Regeln und Personenlisten auch wirklich funktionieren ist es n tzlich das Szenario nachzustellen Daf r ben tigen Sie e ihr eigenes Telefon e Ein Telefon f r die Sekret rin e Ein Telefon f r Unerw nschte Anrufer e Ein Telefon f r Alle anderen Anrufer Ein grafischer berblick zum Szenario Normal Alle anderen Unerw nschter Personenl
210. sem Abschnitt finden Sie die folgenden Themen e Beziehung zwischen Regeln und Profilen e Personenlisten e Datumslisten e Wichtigste Erstellungsschritte f r Regeln und Profile 3 7 1 1 Beziehung zwischen Regeln und Profilen Regeln und Profile Diese Begriffe werden in den folgenden Abschnitten verwendet und sollen daher zun chst einmal erkl rt werden e Regel Mit einer Regel legen Sie fest was mit eingehenden Anrufen passieren soll Beispiel Bei Abwesenheit die Anrufe von Vorzugskunden auf das eigene Mobiltelefon umleiten e Profil Das Profil dient als Beh lter f r die Regeln Es kann eine oder mehrere Regeln enthalten die untereinander priorisiert werden k nnen Beispiel Profil Besprechungen enth lt die Regeln Jour Fix und Project Meeting Wichtig ist zu wissen dass nur Profile aktiviert werden k nnen nicht jedoch einzelne Regeln Daraus folgt dass eine Regel nur ausgef hrt werden kann wenn sie einem Profil zugeordnet wurde Regeln und ihre Priorit ten Regeln k nnen generell drei Priorit tengruppen angeh ren Hoch Normal und Niedrig Sie werden in einer Liste im zugeordneten Profil aufgef hrt Generell gilt Je weiter oben in der Liste je h her ist die Priorit t Alle Regeln einer Priorit tengruppe werden zusammengefasst Dabei sind Hoch ganz oben Normal in der Mitte und Niedrig ganz unten in der Regelliste Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHON
211. sf hrung in seine Auftragswarteschlange ein HINWEIS M chten Sie den Importvorgang abbrechen ohne einen Import durchzuf hren bet tigen Sie die Schaltfl che Schlie en Der Vorgang wird beendet und der Dialog Allgemeine Einstellungen geschlossen 6 Beenden Sie den Importvorgang indem Sie die Schaltfl che Schlie en bet tigen Der Dialog Allgemeine Einstellungen wird geschlossen Damit ist der Adressimport abgeschlossen HINWEIS Sobald der Importvorgang vom System ausgef hrt wird wird Ihre Kontaktliste kurze Zeit f r den Zugriff gesperrt Wenn Sie in dieser Zeit versuchen auf die Kontaktliste zuzugreifen werden Sie ber eine Meldung dar ber infor miert Danach k nnen Sie wie gewohnt mit Ihrer Kontaktliste arbeiten Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 121 Bedienung des Clients cyPHONE Web Allgemeine Einstellungen 122 3 6 2 2 Datenaustauschformate Datenaustausch ber das CSV Format F r den Datenaustausch zwischen verschiedenen Datenbanken wird im Allge meinen eine Textdatei verwendet in der die einzelnen Elemente durch Kommata separiert sind Diese Dateien werden CSV Dateien Comma Separated Value genannt Dieses Format wird automatisch bei einem Datenexport generiert Der Dienst der die Adressdaten f r Ihre Kontaktliste aufbereitet verf gt ber eine Schnittstelle die dieses Datenformat verarbeiten kann und dadurch den Import und Export der Adressdaten erm glicht Besonde
212. sfeld ein weiteres Kombinationsfeld eingeblendet W hlen Sie dort die gew nschte Untersortierung aus 3 Nach Auswahl des ersten Kriteriums w hlen Sie ber das Kombinati onsfeld 2 Kriterium das n chste Kriterium aus Verfahren Sie wie f r das 1 Kriterium 4 W hlen Sie gegebenenfalls ber das Kombinationsfeld 3 Kriterium noch ein weiteres Kriterium aus 5 W hlen Sie eine Untersortierung um zu bestimmen ob zuerst die j ngste Nachricht oder die lteste Nachricht angesagt werden soll 6 Klicken Sie auf die Schaltfl che Speichern um alle Einstellungen zu sichern 7 Klicken Sie auf die Schaltfl che Zur ck um zur Seite mit den brigen Voicemail Einstellungen zur ckzukehren Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Voicemail Einstellungen optional e Automatische Spracherkennung Auf dieser Seite k nnen Sie die Empfindlichkeit der Spracherkennung vom Voicemail System EVO einstellen In der Regel sind die voreingestellten Werte ausreichend Bei der Verwendung von Mobiltelefonen muss die Empfindlichkeit gegebe nenfalls h her eingestellt werden da bei Mobiltelefon Verbindungen Schwankungen in der Lautst rke auftreten k nnen Gehen Sie folgenderma en vor um die Lautst rke f r die Spracherkennung einzustellen 1 ffnen Sie die Einstellungsseite f r das Voicemailsystem ber men gt Voicemail gt Voicemailsystem 2 Klicken Sie neben dem E
213. st Dadurch k nnen Sie schneller auf die gew nschten Kontaktdaten zugreifen ber das Kombinati onsfeld in der Symbolleiste k nnen Sie sich die Kontakte gefiltert nach einer Adressgruppe anzeigen lassen oder die Adressgruppen verwalten Folgende Auswahlm glichkeiten stehen Ihnen ber das Kombinationsfeld zur Verf gung Alle Anzeigen zeigt alle Kontakte entweder alphabetisch aufsteigend oder abfallend sortiert an Danach werden die von Ihnen bereits eingerichteten Adressgruppen zur Auswahl angeboten Editieren ffnet den Dialog men gt Allgemein gt Allgemeines gt Adressgruppen zur Definition weiterer Adressgruppen ber den Journaleintrag An den Kontakt eine E mail schreiben v Das Bet tigen dieses Symbols ffnet das E Mail Formular Ihrer Standard E Mail Anwendung zum Versenden einer E Mail an diesen Kontakt Einen Anruf an den Kontakt einleiten g Wie Sie Adressgruppen definieren und mit Adressgruppen arbeiten ist in Abschnitt 3 5 9 3 Mit Adressgruppen arbeiten auf Seite 85 beschrieben 3 5 9 2 Kontakteintrag hinzuf gen F hren Sie folgende Arbeitsschritte aus um dem Fenster Kontakte einen neuen Kontakt hinzuzuf gen 1 84 Klicken Sie auf die Symbolschaltfl che Neuen Benutzereintrag erzeugen Der Dialog Eintrag zur Liste hinzuf gen wird ge ffnet Geben Sie die Kontaktdaten in die daf r vorgesehenen Eingabezeilen ein Klicken Sie auf die Schaltfl che OK um den Konta
214. stand der aktuell angezeigten Ansicht zur ckkehren m chten oder die Ansicht der Grundeinstellung wiederherstellen m chten W hlen Sie im Abfragedialog Ja um die Ansicht auf den Grundzustand zur ckzusetzen Dies empfiehlt sich zum Beispiel dann wenn Sie eine komplette Neukonfiguration der Ansicht durchf hren m chten W hlen Sie im Abfragedialog Nein um die Ansicht auf die letzte gespei cherte Ansicht zur ckzusetzen wenn Sie eine durchgef hrte nderung zur cknehmen m chten 9 Bet tigen Sie die Symbolschaltfl che amp 4 Editieren beenden um die Oberfl che in der eingestellten Ansicht zu ffnen Das folgende Bild zeigt die Oberfl che f r die oben beschriebene Beispiel Konfiguration m lt Name oder Nummer gt men CYCO Datum Name Nummer 29 10 10 13 Test User 12345567890 fe ch 29 10 10 10 Test User 1234567890 Fa ch 28 10 17 33 Test Leer 1234567890 F Eintr ge 3 K q b Wi EE TE LE a ii eg GTA A A EN W i emeng een eem em e e mmm e gt Sex em z ANZ Ly L Se Ee pm IR gt Gehe ZU Al Name Abteilung Kommentar Nummer Test Useri SEN 12345678690 Test User SEN 1234567891 Test User SEN 41734567892 Es sind keine Eintr ge nicht angenommener Anrufe vorhanden am Entr g 0o kK 4 b M Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 59 Bedienung des Clients cyPHONE Web Funktionen der Journalfenster und Dialoge im Arbeitsbereich 3 5 Funktionen
215. ster vorgenommen haben gespeichert speichern Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 167 Bedienung des Clients cyPHONE Web Regelprofil Anrufe mit Regeln behandeln 3 7 4 2 Dialog Wenn Anruf von Dialog aufrufen Dieser Dialog wird ge ffnet wenn Sie auf der Registerkarte Neu Editieren im unteren Bereich auf die Symbolschaltfl che Eintrag editieren zum Eintrag Wenn Anruf von klicken berblick Im Anzeigefeld Eingehender Anruf von wird eine Liste von Anrufern angezeigt f r welche die jeweilige Regel gelten soll Im darunterliegenden Auswahlfeld k nnen aus verschiedenen Listen einzelne Personen ausgew hlt und zum Anzeigefeld hinzugef gt werden Das Fenster kann wie folgt aussehen Regeln Aktiviere Profil Neu Editieren Personenlisten Datumslisten Info Regel I Regeli A X Editiere Regel Regel 1 Eingehender Anruf wor RE P vr H Testuser_1 492404901152 x Buplikat S i Regel 1 1 L Wenn Anruf wor F 2 wenn Datum Zeitpunkt rd Aktion F OK Abbrechen Zugewiesene Profile R ckg rgig Schlie en Cycos AG 2010 05 20 168 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Regelprofil Anrufe mit Regeln behandeln Funktionen Dieses Fenster bietet Ihnen die folgenden Funktionen Person von Liste hinzu Nach Klicken auf die Symbolschaltfl che Person von f gen Liste hinzuf gen kann i
216. t e interner Anruf e externer Anruf e alternative Ansage e hei Besetzt ss ka Ja fe DDIDID kb fe Ja fi DDIDD NoN DDIDID Ansage nicht abzubrechen e interner Anruf e externer Anruf e alternative Ansage e hei Besetzt DDIDD ki Ja Ei DDDD Bun mAN mAN DDDD Ansagen e interner Anruf e externer Anruf e alternative Ansage keine u e be Besetrt i i keine Ansage au erhalb der ffnungszeiten D M D M D M D M D M ffnungszeiten e bis 7 01 70 7 01 70 17 01 C Einstellungen f r Montag auf die ganze Woche anwenden TT Benutze Standardeinstellungen des Systems Speichern Sie k nnen f r jeden Wochentag ein individuelles Zeitprofil erstellen indem Sie die Einstellungen jeweils in einer Spalte den entsprechenden Ansagen zuordnen bzw die entsprechenden Ansageoptionen ausw hlen Folgende Optionen und Ansageeinstellungen k nnen vorgenommen werden e Keine Nachrichtenaufnahme erlaubt Ist diese Option aktiviert wird einem Anrufer nur ein Ansagetext vorgespielt Er kann keine Nachricht in Ihrer Mailbox hinterlassen e Ansage nicht abzubrechen Bei aktivierter Option ist es nicht m glich eine Ansage durch Dr cken einer Taste auf dem Telefon zu unterbrechen Eine Ansage wird erst komplett abgespielt bevor man mit den Telefontasten weiterarbeiten kann Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Voicemail Einstellungen optional Einzige
217. t eine Auswahlliste aus der Sie eine der Rufnummern w hlen k nnen unter der dieser Kontakt erreichbar ist e Das E Mail Symbol ist immer dann verf gbar wenn eine E Mail Adresse f r den Kontakt konfiguriert ist Ein Klick auf das Symbol ffnet das E Mail Versendeformular Ihres standard m ig verwendeten E Mail Programms Diese Informationen werden auch als Quick Info Tool Tipp bereitgestellt wenn Sie den Cursor ber das Symbol f hren 2 4 2 One Number Service Die Funktion One Number Service stellt dem Benutzer eine M glichkeit zur Verf gung Mobilit t optimale Erreichbarkeit und Transparenz gegen ber Dritten zu vereinen ber One Number Service ausgehend wird definiert ber welches bevorzugte Ger t ausgehende Gespr che die ber den Client cyPHONE Web initiiert werden gef hrt werden sollen Der Angerufene sieht hierbei immer die definierte Nummer in seinem Display Der eingehende One Number Service erm glicht das direkte Um Weiterleiten auf ein definierbares Ziel Diese Ziele k nnten zum Beispiel das Handy oder das Voicemail Postfach sein Das bedeutet dass ein Anrufer auf seinem Telefon display immer die angerufene Nummer sieht und nicht die Nummer von welcher der Anruf angenommen wurde Um die Funktion One Number Service zu nutzen m ssen Sie folgende Einstel lungen vornehmen Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Cycos AG 2010 05 20 Allgemeines Kommunizieren mit Ko
218. tallation des MRS Systems als auch die nachtr gliche Installation zus tzlicher Leistungsmerkmale und Programmkomponenten Dar ber hinaus erhalten Sie ausf hrliche Informa tionen zur Installation und Konfiguration der verwendeten Kommunikations hardware Bei einer m glichen Hardwareumr stung unterst tzt Sie ein entspre chender Leitfaden MRS Server Administration Dieses Handbuch wendet sich an den Administrator des MRS Servers und beschreibt das Produkt in seiner maximalen Ausbaustufe Es informiert Sie ber Aufbau und Struktur des Gesamtsystems und enth lt eine Beschreibung der Funktionen des MRS Kernels sowie der zur Verf gung stehenden APLs Hier wird detailliert die Konfiguration des MRS Systems erl utert 1 4 2 Schreibweisen Zur besseren Unterscheidung verschiedener Informationsarten werden in diesem Handbuch folgende Konventionen verwendet 1 Die einzelnen Bedienschritte von Handlungsanweisungen sind nummeriert e Aufz hlungen sind mit Punkten gekennzeichnet Kursivschrift In Kursivschrift werden Produktnamen dargestellt Courierschrift In Courierschrift werden Beispiele von Bildschirmtexten oder Eingaben dargestellt wie sie bei einer Eingabeaufforderung oder in Initialisierungsdateien angegeben werden k nnen Fettschrift Die Bezeichnungen von Fenstertiteln Dialogtexten und Bedienele menten Schaltfl chen Kontrollk stchen Laschenbezeichnungen auf Registerkarten sind fett hervorgehoben zum Beispiel Log
219. tauschformate ananena nanana aa 122 3029 EXPOS Ol ee Ae ea an ee ee RE EE EE E 123 3 6 2 4 Adressgruppen EE 125 3 6 2 5 Gemeinsame Adressb cher optional 126 See Team OPONA ge NE EE E E 129 Cycos AG 2010 05 20 6 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Inhalt 3 7 Regelprofil Anrufe mit Regeln behandeln 222 2ueesesneeennn sense nennen 134 3 7 1 N tzliches Wissen zum Regelinterpreter 2 2 22ueeeeeaneennneeneer een nn 136 3 7 1 1 Beziehung zwischen Regeln und Profilen 222220 eeener nennen nennen nenn 136 3 7 1 2 Personenlisten au una wann a en en ec a ae ne he ra 138 3431 2 Dam EN ernennt ba ee 139 3 7 1 4 Wichtigste Erstellungsschritte f r Regeln und Profile aaau 139 3 7 2 Beispielszenarien erslelleNi u sr nannan aana rn a aha area bee 140 3 7 2 1 Szenario Normal a nn ann an ae a a Bere rat here a u wide 141 3 7 2 2 SZENAN8 BEEDIECHUNG WEE EE 144 3 7 2 3 Szenario Dienistreise au 0 under a nn en na a anne 147 3 7 3 Detaillierte Arbeitsschritte su eures ann EE EE ER Bee E r 151 3 7 3 1 Einstellungsdialoge f r den Regelinterpreter aufrufen annann aa aaea 152 3 7 3 2 Neues Profil erstellen AE ansehe aha ee 154 3 7 3 3 Neue Personenliste erstellen 156 3022 ER E are nee ee rer E 158 3 7 3 5 Priorit ten der Regeln festlegen 222 2nuneeeenan een nennen nennen een 161 3 7 3 6 REGEIHTON AKIVIeren EE 162 3 7 4 Benutzeroberfl c
220. tfl che In allen Datenbanken suchen starten Informationen zu den Bedienungsfunktionen in diesem Fenster finden Sie in Abschnitt 3 5 14 Verzeichnissuche auf Seite 92 und Abschnitt 3 5 15 Verzeichnissuche erweitert auf Seite 94 gt Journal Klicken Sie auf diesen Men eintrag um Ihr Telefonjournal zu ffnen Informa tionen zu den Bedienungsfunktionen in diesem Fenster finden Sie in Abschnitt 3 5 4 Journal alle Anrufe auf Seite 68 Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 47 Bedienung des Clients cyPHONE Web Funktionen des Hauptmen s 48 3 3 1 3 e Pers nliche Einstellungen Zu Favoriten hinzuf gen Klicken Sie auf diesen Men eintrag um die aktuelle URL des Clients cyPHONE Web zur Liste Ihrer Internet Favoriten hinzuzuf gen 3 3 1 4 Hilfe ber Hilfe k nnen Sie dieses Benutzerhandbuch ffnen HINWEIS Das Benutzerhandbuch steht im Format PDF zur Verf gung Damit Sie das Hilfe Dokument ffnen k nnen muss lokal auf Ihrem Rechner das Anwendungs Programm Acrobat Reader installiert sein Durch Anklicken von 7 Benutzerhandbuch PDF wird das Benutzerhandbuch in einem separaten Browserfenster ge ffnet 3 3 1 5 Info W hlen Sie die Funktion Info um sich die Versionsnummer des Clients cyPHONE Web und das Software License Agreement anzeigen zu lassen Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Fu
221. tion R ckruf bei besetzt 15 2 4 Kommunizieren mit Kontakten 16 2 4 1 Erreichen eines Kontakts per Telefon E Mail 2 22 2c onen euenenen seen en 16 242 One Number SOVICE use sans Ee either ea Besserer 16 2 5 Zusammenarbeit mit anderen Personen 2222 e2eenenanenenee ernennen een 18 2 5 1 Telefoniefunktionen Ar Aerer d ere t rb ee re deg A 18 2 5 1 1 Verbindungssteuerung zu u an nn ra a a ai 19 E EE 24 2 5 2 1 Ad hoc Konferenz durchf hren 2 2222 u2sasenennennnen nennen een nn 25 2 5 2 2 Geplante Konferenzen einrichten und starten 2 2 2 22 n one enenenn nennen een 26 25 3 redam EE sas a ae a er Ba ie eg Eer Bee EE EE EE 28 254 Mit Adressb chern arbeiten sauuuu4u a40 0 0000 EE aa a erh 28 2 5 4 1 Arten von Adressb chern 2 222220 eneneeanen een een eeenen nn ene 28 2 5 4 2 Kontakte Kontakte kompakt und Kurzwahlliste 29 2 5 4 3 Gemeinsame Adressb cher optional 30 2 5 4 4 Adressdaten importieren und exportieren 2 222222 s nennen nennen een 31 2 5 5 Mit Adressgruppen arbeiten 31 2 5 6 Voicemailwiedergabe optional 32 2 5 6 1 Wiedergabe ber das Teleion 22222 nooeeneneen nero ernennen nenn 32 2 5 6 2 Wiedergabe ber den Windows Media Player 2 2 2usoeeneeeeneneee nenne 34 3 Bedienung des Clients cyPHONE Web zuuuuuun nun nun nun nn nn nn nn nn 37 ZS We En ee a ee ee ae a are ne ee ee 37 3 2 BEUCNODEHI A ne E a an ee Bere ec nen Ee
222. tionen angezeigt von links nach rechts e Ein Kontrollk stchen zum Markieren des Eintrages e Der Kontaktname e Die Abteilung falls diese im Adressbuch verzeichnet ist Cycos AG 2010 05 20 94 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Funktionen der Journalfenster und Dialoge im Arbeitsbereich e Die Rufnummer e Einem Symbol um an den Kontakt eine E mail zu schreiben Ei e Einem Symbol um einen Anruf an den Kontakt einzuleiten g e Um den gesuchten Benutzer in Ihr Kontaktverzeichnis aufzunehmen markieren Sie diesen Kontakt in der Suchliste und bet tigen Sie die Schalt fl che Als neuer Benutzereintrag ins Adressbuch aufnehmen Die Daten dieses Benutzers werden in Ihre Kontaktliste bernommen e Um einen Kontakteintrag zu l schen w hlen Sie den entsprechenden Eintrag aus Bet tigen Sie anschlie end die Symbolschaltfl che Benutzer eintrag l schen M chten Sie mehrere Benutzereintr ge gleichzeitig l schen markieren Sie alle entsprechenden Eintr ge und bet tigen Sie dann Benutzereintrag l schen Die Auswahl kann durch Strg Anklicken des Journaleintrages oder durch Anklicken des Kontrollk stchens das sich vor jedem Journaleintrag befindet erfolgen HINWEIS Je nachdem in welchem Adressbuch der Kontakt gefunden wurde ist es nicht m glich den Eintrag zu l schen Die Symbolschaltfl che ist in diesem Fall deaktiviert e GU Um einen Benutzereintrag zu bear
223. tung einer Anrufumleitung gegebenenfalls durch eine Warnmeldung darauf aufmerksam gemacht Umleiten zu Wenn Sie diese Option verwenden k nnen Sie einen Anruf an beliebige Rufnummern umleiten die Sie unter men gt Allgemein gt Allgemeines gt Anrufumleitung definiert haben In diesem Konfigurationsdialog ist es auch m glich eine Rufweiterleitung an bestimmte Statusbedingungen kn pfen HINWEIS Dieses Leistungsmerkmal steht nur bei bestimmten Telefonan lagen zur Verf gung MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 91 Bedienung des Clients cyPHONE Web Funktionen der Journalfenster und Dialoge im Arbeitsbereich 92 3 5 14 Verzeichnissuche Die Verzeichnissuche bietet Ihnen die M glichkeit unkompliziert und schnell nach einem Kontakt zu suchen Die Suche findet in allen konfigurierten Adress b chern statt HINWEIS Als Alternative zur Verzeichnissuche k nnen Sie auch die Verzeich nissuche erweitert verwenden Es bietet Ihnen zum Beispiel falls bei der Schnellsuche zu viele Treffer angezeigt werden eine detaillierte Suche ber mehrere Suchkriterien an Die Journalansicht f r die Suchtreffer ist mit der der Schnellsuche identisch Die zus tzlichen Funktionen der erweiterten Suche sind in Abschnitt 3 5 15 Verzeichnissuche erweitert auf Seite 94 beschrieben Im Fenster der Schnellsuche werden zu jedem gefundenen Kontakt folgende Informationen angezeigt von links nach rechts e Ein Kontrollk stchen zum
224. tung zu schlie en MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 109 Bedienung des Clients cyPHONE Web Allgemeine Einstellungen 110 3 6 1 4 Desktopintegration HINWEIS Voraussetzung zur Nutzung der Desktopintegration ist dass Sie auf Ihrem PC Arbeitsplatz ein Microsoft Betriebssystem einsetzen Mithilfe der Informationen auf der Registerkarte Desktopintegration des Clients cyPHONE Web k nnen Sie an Ihrem Arbeitsplatz ein kleines Anwendungspro gramm installieren das es Ihnen erlaubt aus einer beliebigen Anwendung heraus einen Teilnehmer anzurufen Dazu ein Beispiel In einem Word Dokument das Sie ge ffnet haben befindet sich eine Telefon nummer Markieren Sie diese Telefonnummer im Text und bet tigen Sie den entsprechenden Hotkey Es wird sofort ein Anruf an diese Telefonnummer einge leitet Zudem werden ber die Anwendung Desktopintegration eingehende Anrufe auch dann signalisiert wenn das Fenster des Clients cyPHONE Web geschlossen ist In der Anwendung Desktopintegration k nnen Sie weitere Optionen zum Start verhalten zur Anzeige des Clients cyPHONE Web und den Benachrichtigungs m glichkeiten einstellen HINWEIS Die Nutzung dieses Anwendungsprogramms ist unabh ngig davon ob der Client cyPHONE Web gestartet ist oder nicht Sie erreichen diesen Einstellungsdialog ber men gt Allgemein gt Allgemeines gt Registerkarte Desktopintegration Anwendungsvoraussetzungen Folgende Voraussetzungen m ssen
225. u speichern si Um sich die Informationen anzuschauen die zu einem Journaleintrag vorhanden sind w hlen Sie den entsprechenden Anruf aus dem Journal aus Klicken Sie anschlie end auf die Symbolschaltfl che Benutzer eintrag anzeigen ap Um einen Journaleintrag zu l schen w hlen Sie den entsprechenden Eintrag aus Bet tigen Sie anschlie end die Symbolschaltfl che Journaleintr ge l schen M chten Sie mehrere Journaleintr ge gleich zeitig l schen markieren Sie alle entsprechenden Eintr ge und bet tigen Sie dann Journaleintr ge l schen Die Auswahl kann durch Strg Anklicken des Journaleintrages oder durch Anklicken des Kontrollk st chens das sich vor jedem Journaleintrag befindet erfolgen HINWEIS Ist kein Journaleintrag ausgew hlt wird beim Bet tigen der Symbolschaltfl che Journaleintr ge l schen das komplette Journal gel scht dch Um die kompletten Journalinformationen auszudrucken bet tigen Sie die Symbolschaltfl che Journaleintr ge drucken Die Journalinfor mationen werden in tabellarischer Form auf Ihrem Drucker ausgegeben Pro Anrufer Um je Anrufer nur einen Journaleintrag im Journal anzeigen zu lassen k nnen Sie die Option Pro Anrufer setzen Sollte ein Anrufer mehrmals versucht haben Sie zu erreichen wird dann nur der letzte Anruf journalisiert Dadurch bleibt Ihr Journal bersichtlich ber das rechte Kontrollfeld k nnen Sie die Journaleintr ge nach dem Anrufstatus filtern All
226. uf Konferenz verlassen beziehungsweise Teilnehmer aus der Konferenz entfernen Hier ber k nnen Sie die Konferenz verlassen oder andere Konferenz teilnehmer aus der Konferenz entfernen MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 23 Allgemeines Zusammenarbeit mit anderen Personen 24 2 5 2 Konferenzen Im Client cyPHONE Web k nnen Sie folgende Arten von Konferenzen einrichten Ad hoc Konferenzen Geplante Konferenzen HINWEIS Bei einer einmal gestarteten Ad hoc Konferenz kann die Gespr chs runde nicht mehr erweitert werden Neben den Konferenzen die ber die Verbindungsteuerung aus einem laufenden Gespr ch aufgebaut werden k nnen stellt der Client c yPHONE Web weitere M glichkeiten zur Verf gung Konferenzen durchzuf hren Ad hoc Konferenzen Diese Variante erm glicht es Ihnen eine Konferenz spontan und direkt durchzuf hren Eine Ad hoc Konferenz wird ber das Fenster Kontakte beziehungsweise Kontakte kompakt eingeleitet Siehe dazu Abschnitt 2 5 2 1 Ad hoc Konferenz durchf hren auf Seite 25 Geplante Konferenzen Diese Variante bietet sich f r regelm ig wiederkehrende Konferenzen an die vorab geplant werden sollen und bei denen kein Moderator die Konferenz starten muss Diese geplante Konferenz wird ber das Fenster Konferenzen eingerichtet Die Konferenz wird gestartet sobald sich der erste Konferenz teilnehmer in die Konferenz eingew hlt hat Gleichzeitig wird zu allen Konfe renztei
227. ufe mit Regeln behandeln Zu erstellen F r dieses Szenario sind zu erstellen e Das Profil Besprechung e Eine Personenliste Familie e Eine Personenliste Vorzugskunden e Eine Regel Durchstellen e Eine Regel Alle umleiten Funktion und Anordnen der Regeln Bei einem Anruf wird zuerst die Regel mit der h heren Priorit t auf Anwend barkeit gepr ft Wenn dies der Fall ist dann werden alle folgenden Regeln nicht mehr beachtet Die Regel Durchstellen muss deshalb ber der Regel Alle umleiten stehen damit sie eine h here Priorit t hat Dies wird im Fenster Regel Profile in der Liste Regeln des Profils festgelegt Wenn im Gegensatz dazu die Regel Alle umleiten eine h here Priorit t h tte dann w rden alle Anrufe sofort zur Sekret rin umgeleitet und die Regel Durch stellen w rde nie angewendet werden Vorgehen Um die Informationen zum Erstellen der Regel m glichst bersichtlich darzu stellen ist der Vorgang in einzelne Arbeitsschritte gegliedert Zus tzlich wird f r jeden Schritt auf den Abschnitt verwiesen der das detaillierte Vorgehen beschreibt F hren Sie zum Erstellen des Szenarios Besprechung die folgenden Schritte durch 1 ffnen Sie den Dialog Regeln Das detaillierte Vorgehen ist in Abschnitt 3 7 3 1 Einstellungsdialoge f r den Regelinterpreter aufrufen auf Seite 152 beschrieben 2 Erstellen Sie ein neues Profil mit dem Na
228. um R ckfrageteilnehmer beendet Sie werden automatisch zum Anfangsgespr ch zur ckgeschaltet Verbindung wechseln Makeln Durch Bet tigen dieses Symbolschalters wird die Gespr chsver bindung zum Anfangsgespr ch wiederhergestellt Dabei wird das Gespr ch zum R ckfrageteilnehmer gehalten Sie k nnen durch wiederholtes Bet tigen dieses Symbolschalters zwischen beiden Gespr chspartnern wechseln Konferenz einleiten Durch Bet tigen dieses Symbolschalters wird die eine Konferenz zwischen den Gespr chsteilnehmern eingeleitet Der anrufende Teilnehmer der angerufene und der R ckfrageteilnehmer sind dann miteinander verbunden Verbindung trennen Durch Bet tigen dieses Symbolschalters wird die Gespr chsver bindung beendet Im unteren Bereich der Verbindungssteuerung der aktiven R ckfragever bindung Wartende Verbindung wieder aufnehmen Durch Bet tigen dieses Symbolschalters wird die Gespr chsver bindung zum R ckfrageteilnehmer beendet Sie werden automatisch zum Anfangsgespr ch zur ckgeschaltet Verbindung trennen Durch Bet tigen dieses Symbolschalters wird die Gespr chsver bindung beendet Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Cycos AG 2010 05 20 Bedienung des Clients cyPHONE Web Funktionen der Journalfenster und Dialoge im Arbeitsbereich Eine Konferenzverbindung aufbauen Konferenzen aus laufenden Gespr chen werden grunds tzlich so aufgebaut wie es oben unter R
229. ung sp ter jederzeit aktivieren und deaktivieren indem Sie jeweils die entsprechende Option w hlen Die eigentliche Definition der Sortierung bleibt bestehen bis Sie sie ndern 1 Klicken Sie auf die Option Neueste Nachrichten zuerst wenn das System unabh ngig vom Nachrichtentyp und von der Dringlichkeit immer mit der Wiedergabe der j ngsten Nachricht beginnen soll 2 Klicken Sie auf die Option Pers nliche Sortierung aktivieren wenn das System die von Ihnen festgelegte Reihenfolge verwenden soll 3 Klicken Sie auf die Schaltfl che Pers nliche Sortierung bearbeiten um Einzelheiten f r die pers nliche Sortierung festzulegen Die Seite Pers nliche Sortierung wird ge ffnet Benutzerdaten Einstellungen des Voicemailsystems Voicemailsystem l Gruppen SE Zeitprofile Pers nliche Sortierung Aufnahmen Welche Nachrichtensortierung soll eingestellt werden Dringlichkeit Nachricht ist als dringlich markiert Zeit Zuerst die j ngsten oder die ltesten Nachrichten Dienstart Sprache Fax E Mail oder EMal Fax Sprache 1 Kriterium Kriterium 3 Kriterium lt keine Sortierung gt lt keine Sortierung z e in dieser Untersortierung Die j ngste Nachricht zuerst ze Pers nliche Sortierung einstellen 1 Klicken Sie auf das Kombinationsfeld f r das 1 Kriterium Die Liste wird ge ffnet 2 Klicken Sie auf das gew nschte Kriterium Abh ngig vom gew hlten Kriterium wird unter dem Kombination
230. urnalen oder den Suchergebnislisten kann sofort eine Telefonverbindung zu den jeweils angezeigten Teilnehmern aufgebaut werden Dazu ist jedem Kontakt ein Telefonh rer Symbol zugeordnet um direkt einen Anruf an diesen Kontakt einzuleiten HINWEIS Sie k nnen ber diese Symbole auch dann einen Anruf einleiten wenn Sie bereits eine Verbindung aufgebaut haben um zum Beispiel eine R ckfrage zu halten oder eine Konferenz einzuleiten Aus den Kontaktlistenfenstern oder einer Suchergebnisliste k nnen Sie durch Anklicken der Symbole folgende Funktion ausl sen Anrufen Anruf an diesen Teilnehmer einleiten ep Mehrere Nummern vorhanden Anruf an diesen Teilnehmer einleiten Hierbei muss zun chst die gew nschte Telefonnummer aus der Liste der f r diesen Teilnehmer vorhan denen Rufnummern ausgew hlt werden HINWEIS Das Symbol mit dem kleinen Dreieck wird nur dann eingeblendet wenn f r den Kontakt mehrere Rufnummern in der Kontaktliste verzeichnet sind beispielsweise Arbeitsplatztelefon und Mobiltelefon oder wenn der Anruf umgeleitet wurde Wenn Sie auf das Symbol klicken wird der Journaleintrag expandiert und alle Telefonnummern zu diesem Kontakt angezeigt Klicken Sie auf einen Listeneintrag um den Teilnehmer unter dieser Nummer anzurufen Cycos AG 2010 05 20 18 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Allgemeines Zusammenarbeit mit anderen Personen 2 5 1 1 Verbindungssteuerung Der Dialog Verbindungssteuerung wird
231. utze Standardeinstellungen des Systems Speichern Folgende Einstellungen k nne Sie f r die vereinfachte Begr ungskonfiguration vornehmen e Keine Nachrichtenaufnahme erlaubt Ist diese Option aktiviert wird einem Anrufer nur ein Ansagetext vorgespielt Er kann keine Nachricht in Ihrer Mailbox hinterlassen e Ansage nicht abzubrechen Bei aktivierter Option ist es nicht m glich eine Ansage durch Dr cken einer Taste auf dem Telefon zu unterbrechen Eine Ansage wird erst komplett abgespielt bevor man mit den Telefontasten weiterarbeiten kann Einzige Ausnahme ist die konfigurierte Best tigungstaste zum Beispiel die Taste oder die zu jedem Zeitpunkt verwendet werden kann W rde die Konfigurierte Best tigungstaste ignoriert dann w re es nicht m glich sich an die eigene Voicebox anzumelden e Ansagen Sie k nnen f r jede Anrufart f r eine alternative Ansage f r au erhalb der ffnungszeiten und f r jeden Wochentag zwischen den folgenden M glich keiten w hlen Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 203 Bedienung des Clients cyPHONE Web Voicemail Einstellungen optional 204 Keine Wenn Sie f r die Ansagen Keine ausw hlen wird eine Standardansage des Systems verwendet Pers nliche Ansagen Pers nliche Ansagen sind in der Auswahlliste nur mit einer Nummer gekennzeichnet Es stehen nur die pers nlichen Ansagen zur Auswahl die sie vorher auf der Einstellungsseite Aufnahm
232. vieren Sie dazu die Option Keine Nachrichtenaufnahme erlaubt Stellen Sie ein ob der Anrufer die Ansage unterbrechen kann Aktivieren bzw deaktivieren Sie dazu die Option Ansage nicht abzubrechen Stellen Sie die Ansagen f r die einzelnen Anruftypen ein W hlen Sie dazu zu jedem Anrufstyp in den entsprechenden Kombinationsfeldern eine Ansage aus Wenn Sie keine Ansage f r einen Anrufstyp ausw hlen wird f r diesen Anrufstyp eine Standardansage des Systems verwendet Markieren Sie die Arbeitstage f r die die Ansagen wirksam werden sollen Stellen Sie die ffnungszeit ein W hlen Sie ber das Kontrollk stchen Benutze Standardeinstellungen des Systems ob Sie die Standardeinstellungen des Systems verwenden m chten HINWEIS Bei Auswahl dieser Option werden alle anderen Auswahl und Einstellungsoptionen auf dieser Seite deaktiviert Klicken Sie auf die Schaltfl che Speichern Das Anlegen des Zeitprofils f r die vereinfachte Begr ungskonfiguration ist damit abgeschlossen Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 205 Bedienung des Clients cyPHONE Web Voicemail Einstellungen optional 206 Benutzerdaten Voicemailsystem Gruppen Zeitprofile Aufnahmen 3 8 4 2 Das Zeitprofil f r die erweiterte Begr ungskonfigu ration ber das erweiterte Zeitprofil k nnen Sie f r jeden Wochentag die Einstellungen separat vornehmen Zeitprofile Keine Nachrichtenaufnahme erlaub
233. viert O bei besetzt zu Nicht aktiviert g O nadh Zeit zu Nicht aktiviert is Folgende Einstellungsm glichkeiten stehen Ihnen hier zur Verf gung Regelprofil aktivieren Wenn Sie die Anrufumleitung anhand eines von Ihnen definierten Regelprofils einrichten m chten w hlen Sie ber das Kombinationsfeld das entsprechende Regelprofil aus Wenn Sie die Regelprofile bearbeiten m chten hinzuf gen ndern oder l schen k nnen Sie ber die Symbolschaltfl che 7 Editieren den Dialog Regeln ffnen um direkt eine Bearbeitung vorzunehmen Wie ein Regelprofil zur Anrufumleitung definiert wird ist in Abschnitt 3 7 Regelprofil Anrufe mit Regeln behandeln auf Seite 134 beschrieben HINWEIS Beachten Sie dass es zu Problemen bei der Anrufumleitung kommen kann falls Sie zus tzlich andere Umleitungsoptionen einrichten Gegebenenfalls werden Sie durch eine Fehlermeldung darauf aufmerksam gemacht Bet tigen Sie abschlie end die Schaltfl che Schlie en um die nderung zu speichern und den Dialog Anrufumleitung zu schlie en Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 107 Bedienung des Clients cyPHONE Web Allgemeine Einstellungen 108 Bei eingehenden Anrufen umleiten ber drei weitere Kombinationsfelder k nnen Sie die Anrufumleitung zu anderen Ger ten an bestimmte Bedingungen kn pfen Die Umleitungsziele richten Sie ein indem Sie die Symbolschaltfl che Editieren bet tigen
234. von den zugewiesenen Berechtigungen folgende Teamfunktionen zur Verf gung e Telefone der Team Partner berwachen e Team Partner anrufen e Anruf an Team Partner bernehmen e Zugriff auf die Journaleintr ge alle Anrufe eines Team Partners 2 5 4 Mit Adressb chern arbeiten Die Adressb cher erm glichen es den Client cyPHONE Web komfortabel zu nutzen So starten Sie aus einem Adressbuch heraus Anrufe ohne dass Sie die Rufnummer des gew nschten Gespr chspartners eingeben m ssen Dadurch erh ht sich die Effektivit t Ihrer Kommunikation wesentlich 2 5 4 1 Arten von Adressb chern Sie k nnen mit dem Client cyPHONE Web verschiedene Arten von Adressb chern nutzen Je nach Konfiguration stehen zur Verf gung e Pers nliches Adressbuch die Kontaktlisten Standard Kurzwahlliste oder das Kontakt Verzeichnis von Microsoft Outlook e Eines oder auch mehrere gemeinsame Adressb cher e Eines oder auch mehrere globale Adressb cher In allen diesen Adressb chern gelten dieselben Bedienkonzepte Die Bedienele mente sind identisch Nur die Funktionen sind eventuell durch Zugriffsrechte beschr nkt Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Allgemeines Zusammenarbeit mit anderen Personen Pers nliches Adressbuch Jeder Benutzer des Clients cyPHONE Web hat ein pers nliches Adressbuch mit Schreib und Leserechten welches nur ihm zug nglich ist Dieses Adressbuch kann die Kurzwahlliste des Clients
235. w deaktivieren Sie dazu die Option Ansage nicht abzubrechen Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Cycos AG 2010 05 20 11 Bedienung des Clients cyPHONE Web Voicemail Einstellungen optional Stellen Sie die Ansagen f r die einzelnen Anruftypen ein W hlen Sie dazu zu jedem Anrufstyp in den entsprechenden Kombninationsfeldern eine Ansage aus Wenn Sie keine Ansage f r einen Anrufstyp ausw hlen wird f r diesen Anrufstyp eine Standardansage des Systems verwendet Stellen Sie die ffnungszeiten ein W hlen Sie ber das Kontrollk stchen Einstellungen f r Montag auf die ganze Woche anwenden aus ob die Einstellungen f r Montag auf alle anderen Tage bertragen werden sollen Wenn Sie diese Option nicht markieren m ssen Sie die Schritte 5 bis 8 f r jeden Wochentag einzeln ausf hren W hlen Sie ber das Kontrollk stchen Benutze Standardeinstellungen des Systems ob Sie die Standardeinstellungen des Systems verwenden m chten HINWEIS Bei Auswahl dieser Option werden alle anderen Auswahl und Einstellungsoptionen auf dieser Seite deaktiviert Klicken Sie auf die Schaltfl che Speichern Das Anlegen des erweiterten Zeitprofils ist damit abgeschlossen MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 209 Bedienung des Clients cyPHONE Web Voicemail Einstellungen optional 210 3 8 5 Aufnahmen Auf der Einstellungsseite Aufnahmen werden die Aufnahmen die dem Benutzer zur Verf gun
236. w hlen Sie den entspre chenden Eintrag aus und bet tigen Sie anschlie end die Symbolschaltfl che Benutzereintrag ndern Die Kontakteingabemaske mit den bereits vorhan denen Daten wird ge ffnet Wie Sie einen Benutzereintrag bearbeiten ist in Abschnitt 3 5 9 4 Kontakteintrag bearbeiten auf Seite 87 beschrieben HINWEIS Je nachdem in welchem Adressbuch der Kontakt gefunden wurde ist es nicht m glich den Eintrag zu bearbeiten Die Symbolschalt fl che ist in diesem Fall deaktiviert si Um sich die Informationen anzuschauen die zu einem Journaleintrag vorhanden sind w hlen Sie den entsprechenden Anruf aus dem Journal aus Klicken Sie anschlie end auf die Symbolschaltfl che Benutzereintrag anzeigen Die Daten zu diesem Eintrag werden in einem separaten Fenster angezeigt e F Um die gefundenen Journaleintr ge lokal auf Ihrem Rechner zu speichern bet tigen Sie die Symbolschaltfl che Adressen speichern Es wird daraufhin ein neues Fenster ge ffnet in dem die gefundenen Kontakt daten tabellarisch angezeigt werden W hlen Sie in diesem Fenster aus dem Men Datei gt Speichern unter aus Das Dateiauswahlfenster von Windows wird ge ffnet W hlen Sie hier das Verzeichnis sowie den Dateityp aus und geben Sie den Dateinamen an unter dem die Adressliste gespeichert werden soll e DD Um die gefundenen Journaleintr ge auszudrucken bet tigen Sie die Symbolschaltfl che Adressbuch drucken Die Journalinformationen
237. w hlten Anschluss nicht entgegengenommen wird Es stehen f nf M glichkeiten zur Verf gung die nacheinander ausgef hrt werden bis der Anrufer vermittelt werden kann Folgende Aktionen sind m glich Voiceboxnummer Wenn Sie diese Aktion w hlen wird der Anrufer an Ihre Voicebox weiter geleitet und kann dort eine Nachricht hinterlassen Bei dieser Aktion k nnen Sie keine Rufnummer eingeben Rufnummer w hlen Bei dieser Aktion w hlt der Caller Guide die im nebenstehenden Feld Rufnummer eingetragene Rufnummer und versucht den Anrufer dorthin zu vermitteln nicht belegt Mit dieser Auswahl wird die entsprechende Aktion deaktiviert Um den Caller Guide einzurichten gehen Sie folgenderma en vor Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Voicemail Einstellungen optional 1 ffnen Sie die Einstellungsseite f r das Voicemailsystem ber men gt Voicemail gt Voicemailsystem 2 Klicken Sie auf die Schalfl che Verfolgungsrufnummern Es wird folgende Seite ge ffnet Benutzerdaten Voicemailsystem Verfolgungsrufnummern Gruppen Zeitprofile Reihenfolge Referenz Rufnummer Aufnah ufnahmen bet belegt o nicht belegt 2 nicht belegt K nicht belegt Speichern 3 W hlen Sie in der ersten Zeile ber das Kombinationsfeld Referenz aus welche Aktion der Caller Guide durchf hren soll 4 Tragen Sie gegebenenfalls eine Rufnumm
238. wachen sind freigeschaltet Cycos AG 2010 05 20 132 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Allgemeine Einstellungen Informationen ber das Team anzeigen Wenn Sie auf einen Blick sehen m chten welche Berechtigungen Sie f r die einzelnen Team Partner vergeben haben k nnen Sie das Fenster Einstel lungen der Teammitglieder aufrufen F hren Sie dazu die folgenden Schritte durch 1 Klicken Sie im Dialog Verwalten auf das Symbol Info Es befindet sich im oberen Dioalogbereich rechts in der Titelkopfzeile zu den Team Partnern Das Fenster Einstellungen der Teammitglieder wird angezeigt Einstellungen der Teammitglieder H aan Globale Einstellungen f r die Partner CDR Bam a sn V H Be Be Anzeigen des Partners in meiner Teamliste Monitoring des eigenen Apparates Mein Journal zu sehen Journaleintr ge l schen TEST_USER_1 TEST_USER_1 49 2404 901 101 Benutze globale Einstellungen Anzeigen des Partners in meiner Teamliste Monitoring des eigenen Apparates Mein Journal zu sehen Journaleintr ge l schen TEST_USER_ TEST USER 2 49 2404 901 107 TEST_USER_3 TEST USER 2 49 2404 901 150 el DK 2 In diesem Fenster k nnen Sie keine nderungen vornehmen es dient lediglich der bersicht Durch Klicken auf die Symbole Einblenden und Ausblenden expandieren Sie die Informationen zu den globalen Einstellungen und zu den einzelnen Team Partnern 3 K
239. z HINWEIS Wie Sie eine Konferenz steuern ist in Abschnitt 3 5 2 Verbindungs steuerung Telefonsteuerung auf Seite 61 beschrieben Cycos AG 2010 05 20 MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung Bedienung des Clients cyPHONE Web Funktionen der Journalfenster und Dialoge im Arbeitsbereich 3 5 8 1 Neue Konferenz ber das Fenster Konferenzen einrichten Eine Konferenz wir mithilfe des Dialogs Konferenz eingerichtet beziehungsweise bearbeitet ber eine Eingabemaske k nnen Sie alle Parameter festlegen die erforderlich sind um eine Gruppe von Kontakten gleichzeitig anzurufen WICHTIG Benachrichtigen Sie externe Konferenzteilnehmer per E Mail oder ein anderes Medium ber den Konferenzzeitpunkt die Konferenz PIN und die Konferenz Einwahlnummer damit diese sich in die Konferenz einw hlen k nnen Bei allen Systembenutzern die Sie zur Konferenz eingeladen haben wird die Konferenzeinladung im Fenster Konferenzen angezeigt Gehen Sie folgenderma en vor um eine Konferenz einzurichten 1 Bet tigen Sie die Symbolschaltfl che Neue Konferenz erstellen A Der Dialog Konferenzen wird ge ffnet Konferenzen Konferenz erstellen Auswahl Neue Konferenz Neue Konferenz Name Konferenz CG Ersteller TEST_USER_1 Startzeit Tenor TEST_USER_1 B ro 492404 901 101 gt a zl S 7 z Lr Teilnehmer hinzuf gen e P ek E Mail an alle Teilnehmer schicken Va PIN Konferenz Einwahlnummer
240. z verlassen beziehungsweise Teilnehmer aus der Konferenz entfernen Hier ber k nnen Sie die Konferenz verlassen oder andere Konfe renzteilnehmer aus der Konferenz entfernen MRS v8 0 cyPHONE Web Bedienungsanleitung 65 Bedienung des Clients cyPHONE Web Funktionen der Journalfenster und Dialoge im Arbeitsbereich 3 5 3 Team View optional HINWEIS Die Funktion Team View ist nur nutzbar wenn der Systemadminist rator diese Funktion freigeschaltet hat Der Team View bietet Ihnen n tzliche Funktionen f r das Telefonieren im Team e Sie k nnen ber das Telefonh rersymbol einen Team Paritner direkt anrufen e Die Zust nde der Telefone der Team Partner werden Ihnen angezeigt e Sie k nnen falls Sie dazu berechtigt sind Anrufe an die Team Partner annehmen oder weiterleiten e Sie k nnen falls Sie dazu berechtigt sind auf das Journal alle Anrufe der Team Partner zugreifen Die Zusammenstellung Ihres Teams wird von Ihnen selbst festgelegt Dabei k nnen Sie beliebige Systembenutzer in Ihr Team aufnehmen Zudem k nnen Sie die Berechtigungen die die einzelnen Team Partner zum berwachen Ihres Telefons oder zum Zugriff auf Ihr Anrufjournal ben tigen je nach Anforderung selektiv zuweisen Wie Sie Ihr Team zusammenstellen und welche Berechti gungen Sie den Team Partnern zuweisen k nnen finden Sie in Abschnitt 3 6 3 Team optional auf Seite 129 Das Fenster ist wie folgt aufgebaut e Einer Titelleiste in der d

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