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1. In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie mit Octopus Desk 330 einfache Telefo naktionen ausf hren Sie erfahren wie Sie Anrufe einleiten entgegennehmen und beenden Benutzerhandbuch A Info ber Zustands symbole s Anhang 13 Anruf einleiten 5 1 Anruf einleiten Sie haben verschiedene M glichkeiten mit Octopus Desk 330 einen Anruf einzu leiten Anruf ber Eingabe einer Telefonnummer einleiten Sie klicken mit der Maus im W hltastenbereich nacheinander auf die Ziffern der gew nschten Nummer Die gew hlten Ziffern werden dabei in das Eingabefeld des Aktionsdisplays bertragen G fi SS Wenn Sie anschlie end die Aktionstaste EN aktivieren w hlt Octopus Desk 330 die eingegebene Nummer an Wenn die Verbindung zustande kommt wird das Eingabefeld im Aktionsdisplay durch ein Personenobjekt ersetzt Sie k nnen nun den Anruf aufnehmen Anruf ber das Kurzwahldisplay einleiten Die wiederholte Suche im globalen oder lokalen Telefonbuch k nnen Sie sich bei Personen die Sie h ufig anrufen ersparen indem Sie sie im Kurzwahldisplay aufnehmen Sie tun das indem Sie die gew nschte Person z B per Drag amp Drop aus einem der beiden Telefonb cher in das Kurzwahldisplay ziehen Dort haben Sie jeder zeit einen schnellen und bequemen Zugriff auf die Person Sie leiten nun den Anruf mit der Person ein indem Sie z B das Objekt aus dem Kurzwahldisplay mit der Maus in das Aktionsdisplay ziehen Wenn Sie
2. Irennzeichen I Spaltenbreiten bei Ausgabedatei angleichen Fortschritt X Datensatz von Start Export Ebbruch Erpat Attribut Mappina Eertig Benutzerhandbuch 49 Telefonbuch und Journal importieren 10 4 Telefonbuch und Journal importieren Die Tools Lokales Telefonbuch importieren und Journal importieren befinden sich in der Programmgruppe Octopus Desk 330 gt Import amp Export Sie k nnen auch ber das Kontextmen zum lokalen Telefonbuch bzw Journal aufgerufen werden Damit Daten importiert werden k nnen m ssen folgende Voraussetzun gen erf llt sein Die Daten stehen in einer Textdatei Die erste Zeile enth lt die Namen der Spalten Die einzelnen Felder sind durch ein bestimmtes Trennzeichen voneinander getrennt Im Dialogfenster geben Sie Pfad und Namen der Textdatei sowie das Trennzei chen an Sie legen ggf das Verhalten bei bereits existierender Adresse fest und konfigurieren im Dialogfenster Attribut Mapping die Zuordnung der Octopus Desk 330 Attribute zu den Spaltennamen der Importdatei Beachten Sie hierbei bitte da im Fenster Attribut Mapping keine dynamische Vorbelegung der Felder entsprechende den Spalten der Import Datei erfolgt sondern eine feste Vorbelegung der Felder vorgenommen wurde Diese m ssen Sie entsprechenden der Dateistruktur die Sie importieren m chten anpassen Achten Sie dabei auf die genauen Spalten berschriften der zu importierende
3. 31 Mit dem lokalen Telefonbuch arbeiten 7 Die Datenverwaltung von Octopus Desk 330 nutzen freien Fl che des Datendisplays den Men punkt Neue Person anlegen Im Dia logfenster Unbekannt geben Sie Namen Telefonnummer sowie die brigen Adre daten der neuen Person ein Im Register Nummer definieren Sie die Telefonnummer sowie alle relevanten Daten dazu Sie k nnen f r eine Person auch mehrere Telefonnummern definie ren Unbekannt 21x Nummer Name Adresse Kommentar Weiteres Hauptnummer Gibt den Nummerntyp an d h gibt an ob es sich um die private die gesch ftliche Tele fonnummer o handelt Iyp Land es Vorwahl e Nummer pasda Anschlu Entfemen Hinzuf gen Abbrechen bernehmen Soll die Telefonnummer nicht im kanonischen sondern im w hlbaren Format er fa t werden mu die gesamte Telefonnummer incl eventueller Vorwahl und L nderkennung in das Feld Nummer eingegeben und der Inhalt der Felder Land Vorwahl und Anschlu gel scht werden Dient der Eingabe im kanonischen Format Wenn Sie die Daten eingegeben haben aktivieren Sie das Befehlsfeld Hinzuf dei gen um die Telefonnummer zusammen mit ihren Zusatzinformationen zu definie L Einen Nummernein ren Die Telefonnummer wird in das Listenfeld links bernommen Sie k nnen trag ndern Eintrag markie weitere Telefonnummern f r dieselbe Person definieren indem Sie einen
4. Handys 43 w hlbares Format 32 W hltastenbereich 14 Octopus Desk 330 Stichw rter Wahlwiederholung 25 weiterleiten Anruf 20 Zustandssymbole 13 57 Zweitanruf annehmen 21 Zwischen zwei Gespr chspartnern wechseln 21 Benutzerhandbuch 66
5. nlicher Bemerkungen und Notizen zu der betreffenden Person Im Register Weiteres wird standardm ig die Mail Adresse eingegeben Dort fin den Sie ggf weitere Felder mit frei vergebbaren Namen vor die Ihr Administrator eingerichtet hat Benutzerhandbuch Ia Das Bild sollte quadra tisch sein den Kopf der Per son vor einem neutralen ein farbigen Hintergrund abbilden und mindestens eine True Color Farbpalette verwenden 33 Mit dem Journal arbeiten Wenn Sie alle Register ausgef llt haben aktivieren Sie das Befehlsfeld OK Die Daten zu der Person werden daraufhin im lokalen Telefonbuch gespeichert Die neue Person wird im Datendisplay angezeigt 7 3 Mit dem Journal arbeiten Die Eintr ge des Journals umfassen gehende und kommende Anrufe sowie An ruftermine Je nach gew hlter Ansicht werden unterschiedliche Informationen an gezeigt Anruftermine werden au er im Journal separat in der Anrufliste gef hrt und ver waltet Klick auf das Journal zeigt den Inhalt an Journaleintrag suchen Sie k nnen auch im Journal nach bestimmten Eintr gen suchen Damit z B ein bestimmtes Gespr ch angezeigt wird f hren Sie eine Suche nach ihm durch Sie aktivieren dazu im Kontextmen zum Journal oder zur freien Fl che des Da tendisplays den Men punkt Suchen Im Dialogfenster Suchen Journal das sich daraufhin ffnet geben Sie z B den Typ des gesuchten Journaleintrags den Zeitraum oder den Gespr c
6. 330 installieren Hardware und Software Voraussetzungen Octopus Desk 330 installieren 2 1 Hardware und Software Voraussetzungen Zum Arbeiten mit Octopus Desk 330 ben tigen Sie einen PC mit folgender Min destkonfiguration E Prozessor INTEL Pentium Arbeitsspeicher von 16 MByte oder mehr abh ngig vom Betriebssystem und von den installierten Anwendungen s Grafikkontroller Super VGA mit 256 Farben und Mindestaufl sung 800 x 600 Mindestens 30 MByte freier Speicherplatz auf der Festplatte E Maus und Tastatur Telefonanschlu oder Nebenstellenanlage LAN Anschlu bei Nebenstellenanlagen f r Telefonie Octopus Desk 330 ist auf der Plattform MS Windows 95 98 oder NT 4 0 ablauf f hig Wird Octopus Desk 330 unter Windows 95 installiert wird die TAPI Komponente 2 1 ben tigt Diese ist auf der Octopus Desk 330 CD enthalten und mu vor der Installation von Octopus Desk auf dem PC installiert werden Bei Windows 98 und Windows NT ist normalerweise die TAPI Komponente 2 1 be reits vorhanden Zur Installation TAPI 2 1 Komponenten rufen Sie ber den Windows Explorer das Programm TAP12195 exe im Verzeichnis lt LW gt MISC auf Stellen Sie jedoch zuvor sicher da Sie keine anderen SW Komponenten auf Ihrem PC installiert haben welche die TAPI 1 4 Komponente zwingend ben tigen Durch Aufruf des Programms TAPI1495 exe im gleichen Verzeichnis k nnen Sie falls erforderlich den urspr nglichen Zustand auf Ihrem PC wieder
7. 39 starten 7 Octopus Desk 330 Handy Bedienm glichkeiten 10 positionieren auf dem Bildschirm 42 bersicht 9 offener Anruftermin 36 Online Hilfe 3 parken Gespr ch 20 Pa wortabfrage 7 Person aus Aktionsdisplay entfernen 18 neue in das lokale Telefonbuch aufnehmen 31 suchen im globalen Telefonbuch 29 im lokalen Telefonbuch 31 65 zur Konferenz hinzuschalten bzw entfernen 22 Platzhalterzeichen 30 Readme Datei 3 R ckfrage 20 R ckruf automatischer 24 Schnellsuche 16 30 SmartAssist 45 Softbook 3 Software Voraussetzungen 5 Standort Dialogfenster 8 starten Octopus Desk 330 7 Suchbegriff erweitern 30 suchen Anruftermin 37 Journaleintrag 34 Person im globalen Telefonbuch 29 im lokalen Telefonbuch 31 Suchen Anrufliste Dialogfenster 37 Suchen Globales Telefonbuch Dialogfenster 16 30 Suchen Journal Dialogfenster 35 Suchen Lokales Telefonbuch Dialogfenster 16 Suchkriterien 29 Tastatur 12 Taste F3 16 30 Technische Produktbeschreibung 3 Telas TSP 5 Telefonbuch exportieren 48 globales 15 28 importieren 50 lokales 15 31 reparieren 47 telefonieren mit Octopus Desk 330 13 Telefonnummer eingeben 14 Tools f r die lokale Datenhaltung 47 bernehmen Anruf 23 bersicht Aktionstasten 53 Objekte 55 Octopus Desk 330 Handy 9 Zustandssymbole 57 umleiten Anruf 23 Unbekannt Dialogfenster 32 unterbrechen Gespr ch 19 verwalten Aktionstasten 39 Vordergrundverhalten des Octopus Desk 330
8. Aktionsdisplay das Kontextmen zu einem der beiden Perso nenobjekte und aktivieren den Men punkt Konferenz Die Konferenzverbindung zwischen Ihren Gespr chspartnern und Ihnen wird hergestellt Beide Objekte ge hen in den Zustand Konferenz ber BR Eine weitere Person zur Konferenz hinzuschalten Wenn eine Konferenzverbindung aufgebaut ist haben Sie die M glichkeit eine weitere Person hinzuzuschalten Sie leiten dazu ein Gespr ch mit der Person ein die Sie in die Konferenz hinzuschalten wollen Dadurch werden Sie vor berge hend aus der Konferenzverbindung herausgeschaltet Sie sprechen nun mit der zus tzlichen Person Um die Person nun hinzuzuschalten ffnen Sie im Aktions display das Kontextmen zu dem betreffenden Personenobjekt und aktivieren darin den Men punkt Konferenz Die Person wird zur Konferenz hinzugeschaltet Octopus Desk 330 unterst tzt grunds tzlich nur 3er Konferenzen Konferenzen mit mehr als 3 Teilnehmern werden jedoch nicht verhindert sofern der Service Provider dieses zul t Es kann hierbei jedoch vorkommen da die 22 A Info zur Verf gbarkeit der Funktion Konferenz s Anhang D Ia Diese Funktion ist nur m glich wenn bereits eine Konferenzverbindung besteht und ist abh ngig vom Service Provider und von der TK Anlage s Anhang Octopus Desk 330 6 Die Komfortfunktionen nutzen Anzeigen im Aktionsdisplay von Octopus Desk 330 nicht mehr mit den Anzeigen an den Endger ten d
9. Einstellungen bzgl des verwen deten Anschlusses vornehmen Anschl sse 21x r Telefonleitung Name Telas TSP Apparat Jan Enteg Multimedia Telefon Ausgabe ken Eieg zl Telefon Aufnahme Km Eintas y PC Ausgabe kein Eintrag B PC Aufnahme kein Eintrag v Abbrechen Schlie en Sie das Dialogfenster ber OK Danach ffnet sich das Dialogfenster Pa wort in dem Sie das Kennwort f r Ihre Nebenstelle eingeben Dadurch erhalten Sie Zugang zu den Telefonfunktionen Als n chstes ffnet sich das Dialogfenster Standort Hier geben Sie Ihre Tele fonnummer sowie weitere Nummernschl ssel ein die Octopus Desk 330 ben tigt um Ihren Anschlu eindeutig im Telefonnetz zu situieren Land nimmt die Landeskennzahl auf z B f r Deutschland ist die Landeskenn zahl 49 Die regionale Vorwahlnummer geben Sie unter Vorwahl ein z B f r M nchen ist die Vorwahl 89 Unter Nummer geben Sie Ihre Telefonnummer ein Bei Nebenstellenanlagen ist dies die Hauptnummer der Nebenstellenanlage In diesem Fall geben Sie unter Anschlu noch die Telefonnummer Ihres An schlusses sowie unter Amt die Amtsnummer innerhalb Ihrer Nebenstellenanlage Benutzerhandbuch fa Die Pa wortabfrage ist abh ngig vom jeweiligen Ser vice Provider 3 Octopus Desk 330 starten an Ausland nimmt die Vorwahl f r eine Auslandsnummer auf F r Telefonate von Deutschland ins Ausland geben Sie hier 00 ein Standort 21x Te
10. Gespr chen s Kapitel 5 1 Octopus Desk 330 6 Die Komfortfunktionen nutzen Anruf ohne R ckfrage weiterleiten Sie k nnen einen Anruf entgegennehmen und diesen weiterleiten ohne vorher eine Verbindung zu der Person aufzubauen an die Sie den Anruf weiterleiten wollen Sie f hren ein Gespr ch mit Person A und wollen das Gespr ch direkt an Person B weiterleiten Sie ziehen dazu bei gedr ckter linker Maustaste das Personenob jekt von Person A aus dem Aktionsdisplay in das Kurzwahldisplay oder in ein Telefonbuch und lassen die Maustaste ber Person B los Daraufhin wird Ihr Ge spr ch mit Person A beendet F r Person A wird das Gespr ch mit Person B ein geleitet 6 3 Zweitanruf annehmen W hrend Sie ein Gespr ch mit Person A f hren versucht Person B Sie anzuru fen Dieser Versuch wird Ihnen genauso wie bei einem kommenden Erstanruf si gnalisiert das Telefon klingelt und im Aktionsdisplay blinkt ein weiteres Perso nensymbol Sie haben nun die Wahl den kommenden Anruf entweder zu ignorieren oder an zunehmen Sie nehmen den Anruf entgegen indem Sie das blinkende Personensymbol f r Person B markieren und die Aktionstaste ED ween Die Gespr chsverbin dung mit Person A geht in den Zustand Halten ber Die Verbindung mit Person B wird hergestellt Das Symbol blinkt nun nicht mehr Zweitanruf annehmen A Info zur Verf gbarkeit der Funktion Anruf ohne R ckfrage Weiterleiten s Anhang d Alter
11. Octopus Desk 330 erkennt automatisch die Funktionalit t des vorhandenen Providers und zeigt auch nur diese an der Bedienoberfl che an Telefonb cher Die Telefonbuchkomponente von Octopus Desk 330 realisiert den Zugriff auf das lokale und die globalen Telefonb cher max 10 ber den Standard LDAP Light weight Directory Access Protocol f r Adre zugriffe ber LDAP kann auf zentral verf gbare Telefonb cher lesend zugegriffen werden Standardm ig werden Zugriffe auf globale Telefonb cher vom Typ Directory X 500 und Exchange unter st tzt F r den Fall da weder X 500 noch Exchange vorhanden sind kann aber auch ein Octopus Desk 330 eigenes globales Telefonbuch aktiviert werden Das lokale private Telefonbuch k nnen Sie selbst verwalten indem Sie z B Tele fonnummern Adressen aus dem globalen Telefonbuch bernehmen oder Adressen neu anlegen Journal Anruftermine Notizen ber Anrufe werden umfangreiche Informationen im Journal aufgezeichnet Unter anderem werden Datum Dauer und Gespr chspartner festgehalten Notizen k nnen w hrend oder nach dem Gespr ch angelegt werden Ferner k nnen An ruftermine vorbereitet werden deren Ausf hrung dann zum festgelegten Zeit punkt angesto en wird Anwendungsintegration Eines der herausragenden Merkmale von Octopus Desk 330 ist die F higkeit Funktionalit t externer Anwendungen zu integrieren Aus Sicht von Octopus Desk 330 ist das in erster Linie Kommunikation
12. anruft kommender Anruf wird Ihnen das durch das Klingeln des Telefons sowie durch ein blinkendes Personensymbol im Aktions display signalisiert Wenn die Adre daten der anrufenden Person im lokalen Telefonbuch erfa t sind ordnet Octopus Desk 330 der bermittelten Telefonnummer die entsprechende Person zu so da Sie sofort erkennen k nnen wer Sie gerade anruft Wenn die anrufende Person nicht im lokalen Telefonbuch erfa t ist wird das Standardbild und als Name Unbekannt angezeigt Die Identifizierung des Anrufers kann auch ber ein globales Telefonbuch erfol gen wenn der Administrator dies eingerichtet hat Dieser Vorgang kann auf Grund der beachtlichen Gr e mancher Adre b cher sehr zeitintensiv sein W hrend des Vorgangs sind keine anderen Aktionen m glich Sie nehmen den Anruf entgegen indem Sie die Aktionstaste GH aktivieren Das Symbol blinkt daraufhin nicht mehr Die Verbindung ist hergestellt Benutzerhandbuch Anruf annehmen A Info im Administrati onshandbuch 17 Anruf beenden 5 Mit Octopus Desk 330 telefonieren 5 3 Anruf beenden Sie beenden einen Anruf indem Sie den entsprechenden Eintrag im Aktionsdis play markieren und die Aktionstaste aktivieren Die Verbindung wird dar aufhin beendet Das Personensymbol wird nicht aus dem Aktionsdisplay entfernt sondern geht in den Zustand Ruhe ber Ze E Dadurch haben Sie jederzeit die M glichkeit den Anruf neu einzuleiten Sie mar kiere
13. des Aktionstastenbereichs die Sie weniger h ufig ben tigen oder auf eine freie Fl che und lassen die Maustaste los Daraufhin wird die urspr ngliche Taste im Aktionstastenbereich durch die neue Aktionstaste ersetzt bzw die neue Akti onstaste eingef gt Ab in rigale 40 Octopus Desk 330 8 Octopus Desk 330 konfigurieren Einstellungen festlegen Sie entfernen eine Aktionstaste aus dem Aktionstastenbereich indem Sie sie mit gedr ckter Maustaste aus dem Octopus Desk 330 Handy heraus bewegen und dort die Maustaste loslassen 8 2 Einstellungen festlegen Sie konfigurieren Octopus Desk 330 nach Ihren Bed rfnissen Sie ffnen das Kontextmen zur Titelleiste des Octopus Desk 330 Handys und aktivieren darin den Men punkt Einstellungen Das Dialogfenster Einstellungen ffnet sich Einstellungen 21x Anrufe Suche Nummer Joumal Allgemein Anruftermine Zeitdauer nach der ein R ckruf in der nrufliste angelegt IA ekundeln Zeitdauer nach der ein Anruftermin wiederholt wird D Minuten und a 4 Sekunden m wa hlwiederholung Zeitdauer zwischen zwei Wa hlversuchen 2 Minuten und fa Sekundeln Zeitdauer ab der ein Anruf als nicht angenommen gilt E Sekundeln Maximale Anzahl Wahlversuche DG Abbrechen Im Register Anrufe machen Sie Angaben zu Anrufterminen und zur Wahlwieder A holung m Genauere Informatio nen s Hilfe Im Register
14. die Maustaste loslassen wird das Personenobjekt im Aktionsdisplay eingef gt und der Anruf mit der betreffenden Person eingeleitet 14 5 Mit Octopus Desk 330 telefonieren g Die Eingabe der Nummer ber W hltasten empfiehlt sich besonders dann wenn Sie Personen an rufen deren Daten in keinem Telefonbuch gespeichert sind Ki Sie k nnen die Ziffern auch ber Ihre Tastatur ein geben d W hltastenbereich aus dem Octopus Desk 330 Handy ausblenden Taste unterhalb der W hltasten ak tivieren Octopus Desk 330 5 Mit Octopus Desk 330 telefonieren Anruf einleiten Anruf ber das Telefonbuch einleiten Eine weitere komfortable M glichkeit einen Anruf einzuleiten besteht darin die aA gew nschte Person entweder aus einem der globalen oder aus dem lokalen Te Info zu Telefonb chern lefonbuch heraus anzurufen s Kapitel 7 1 und Kapitel 7 2 Die globalen Telefonb cher halten alle Personen und Telefonnummern f r Sie bereit die global d h zentral von einem Administrator verwaltet werden Es k n nen maximal 10 globale Telefonb cher genutzt werden wobei immer nur eins aktiv sein kann Das lokale Telefonbuch enth lt alle Personen und Telefonnum mern die lokal f r Sie pers nlich verf gbar sind Im Unterschied zu globalen Te lefonb chern verwalten Sie den Datenbestand des lokalen Telefonbuchs selbst Mit Hilfe der Daten aus dem lokalen Telefonbuch ist es Octopus Desk 330 m g lich einem
15. die Anrufumleitung aus Schaltet die Gespr che zu einer Kon ferenz zusammen F gt eine markierte Verbindung der bestehenden Konferenz hinzu Beendet die Konferenz Versetzt die markierte Verbindung in den Zustand Halten Hebt den Zustand Halten der mar kierten Verbindung auf Makelt zwischen der verbundenen und der gehaltenen Verbindung Versetzt die markierte Verbindung in den Zustand Parken Hebt den Zustand Parken der mar kierten Verbindung auf bernimmt innerhalb einer Anrufgrup pe einen f r eine andere Person be stimmten Anruf Leitet das Gespr ch weiter d h been det die Verbindungen zu den beiden Gespr chspartnern und verbindet die beiden untereinander Stellt im Besetztfall die gew nschte Verbindung automatisch her wenn der 55 bersicht ber die Aktionstasten oder L uten Eine Verbindung befindet sich im Zustand Ruhe Situation BERD B S o D I zZ T Anhang Teilnehmer sein Gespr ch beendet hat im Freifall nachdem der Teil nehmer das erste Mal wieder telefo niert hat W hlt den nicht erreichten Teilnehmer so lange an bis der Teilnehmer erreicht wird die von Ihnen eingestellte ma ximale Anzahl der Wahlwieder holungen erreicht ist Sie die Wahlwiederholung be enden Ausgel ste Funktion Zeigt die zu dem markierten Objekt verf gbaren Eigenschaften an Je nach Objekt k nnen Sie die Daten be arbeiten ffnet da
16. herstellen Benutzerhandbuch 5 Installation 2 Octopus Desk 330 installieren 2 2 Installation Sie installieren Octopus Desk 330 lokal auf einem PC der ber ausreichend Ar beits und Festplattenspeicher verf gt Dies schlie t nicht aus da dieser PC vernetzt ist um z B auf dem Server Daten zu sichern Das Installationsprogramm kann sich auf CD ROM auf Festplatte oder auf einem Netzlaufwerk befinden Entsprechend ndert sich die Pfadangabe beim Aufruf des Programms I Octopus Desk 330 von CD ROM installieren Bei der Installation von Octopus Desk 330 kann die Autorun Funktion ih res CD ROM Laufwerkes genutzt werden Ist diese aktiviert so startet Win dows nach Einlegen der CD das Auswahlmen f r die Installation Hierbei wird vorausgesetzt da der Acrobat Reader der Fa Adobe auf Ihrem PC Installiert ist Aus dem Auswahlmen k nnen sie w hlen wie und an wel cher TK Anlage Octopus Desk 330 installiert werden soll Nach der Aus wahl wird automatisch in das Setup Programm verzweigt Bei dieser Art der Installation werden Ihnen neben den Installationsoptionen auch die Hand b cher zu Octopus Desk 330 zum Lesen am Bildschirm oder zum Aus druck angeboten Ist die Autostart Funktion nicht aktiviert oder der Acrobat Reader nicht in stalliert k nnen Sie die Installation auch von Octopus Desk 330 auch wie im folgenden beschrieben durchf hren Sie legen die CD ROM in das CD ROM Laufwerk ein und markieren im Start
17. neuen ren eingelesene Daten n Typ ausw hlen die Inhalte der Eingabefelder mit neuen Daten berschreiben dem und Befehlsfeld Andern bzw neu f llen und erneut Hinzuf gen aktivieren akuyigren Im Register Name geben Sie den Namen der Person an f r die Sie die Telefon nummer bzw die Telefonnummern definiert haben 32 Octopus Desk 330 7 Die Datenverwaltung von Octopus Desk 330 nutzen Mit dem lokalen Telefonbuch arbeiten Unbekannt GIS Nummer Name Adresse Kommentar Weiteres Angezeigter Name Maier Karolin Anrede Frau Vorname i Karolin Ngu Nachname Maier Abbrechen bernehmen I Nimmt die Namensdaten auf Zeigt ein Standardbitmap sofern Sie nicht ber Neu ein spezifisches Bitmap f r die betreffende Person eingebunden haben Im Anzeigefeld wird das Symbol angezeigt das standardm ig f r die Darstel lung des neuen Personenobjekts in den Displays des Octopus Desk 330 Handys verwendet wird ber das Befehlsfeld Neu k nnen Sie ein eingescanntes Pa foto der betreffenden Person als Bitmapdatei einlesen Im Register Adresse geben Sie die Adre daten der Person an Unbekannt 21x Nummer Name Adresse Kommentar Weiteres Stra e Eduard Konrad Str 6 E EEE Land Deutschand nn Piz mm Bundesland Bayern Firma Siemens Not Abteilung Abbrechen bernehmen Das Register Kommentar erm glicht die Angabe pers
18. offen ge halten so da beliebige Funktionen als SmartAssist Abl ufe eingeh ngt werden k nnen entweder als Erweiterung oder Ersatz der bereits vorhandenen Die inte grierten Funktionen werden auf folgende Arten angesto en z ber Men punkte des Kontextmen s zu Objekten per Drag amp Drop einer Datei S bei einem kommenden Anruf Ausl sung von externen Funktionen ber zus tzliche Men punkte Externe Funktionen k nnen als Men punkte in ein Kontextmen eingeh ngt wer den Mit den Men punkten Fax und Mail greifen Sie ber SmartAssist Abl ufe auf die in Windows 95 98 oder NT 4 0 enthaltenen Module f r Fax und Mail von Microsoft zu Durch die Integration k nnen die Telefonb cher von Octopus Desk 330 f r die Bereitstellung der Faxnummern und E Mail Adressen genutzt werden F r die Durchf hrung der beiden Abl ufe sind wahlweise jeweils zwei Varianten m glich eine einfache schnelle und eine ausf hrliche Variante I Einfache Variante Sie aktivieren im Kontextmen zu der gew nschten Person den Men punkt Mail bzw Fax Es ffnet sich ein Dialogfenster in dem Sie zwischen der einfachen und der ausf hrlichen Variante w hlen k nnen Sie w hlen die einfache Variante Im Dialogfenster Anschreiben verfassen das sich daraufhin ffnet geben Sie Benutzerhandbuch D a Zur Einrichtung der Anwendungsintegration soll ten Sie Ihren PC Betreuer oder Netz Administrator um Unterst tzung bitten Detaillierte In
19. 6 5 Konferenz auf abbauen v v Zweitanruf in Konferenz aufnehmen v gt 6 6 Anruf bernehmen v v 6 7___ Anruf umleiten v 6 8 Auto R ckruf bei besetzt frei v Je vIiv 6 9 wahlwiederholung bei besetzt frei viv vIiv 6 10 MFV Modus v 54 Octopus Desk 330 Anhang A 2 Telefonie Situation Keine Verbindung ist ak tiv Mindestens eine Verbin dung ist aktiv Anrufumleitung ist ausge schaltet Anrufumleitung ist einge schaltet 1 Zwei Verbindungen bestehen 2 Eine Konferenz verbindung besteht Eine Konferenz verbindung besteht Mindestens eine Verbin dung ist aktiv Eine Verbindung befindet sich im Zustand Halten Zwei Verbindungen be stehen Mindestens eine Verbin dung ist aktiv Eine Verbindung befindet sich im Zustand Parken Eine Verbindung befindet sich im Zustand L uten Zwei Verbindungen be stehen K m d o D 7 ei Eine Verbindung befindet sich im Zustand Besetzt Benutzerhandbuch bersicht ber die Aktionstasten bersicht ber die Aktionstasten Ausgel ste Funktion W hlt die markierte Person die Per son die einem markierten Gespr ch zugeordnet ist bzw die im Eingabe feld des Aktionsdisplays angegebene Person bzw Telefonnummer an Beendet eine Verbindung Wenn meh rere Verbindungen bestehen wird die markierte Verbindung beendet Schaltet die Anrufumleitung ein Schaltet
20. Bildschirmrand ber hrt Das Handy wird an den Bildschirmrand angedockt und so vergr ert da es die ganze Bild schirmh he mit Ausnahme der Task Leiste ausf llt Handy bedarfsorientiert ein und ausblenden Wenn Sie das Octopus Desk 330 Handy am Bildschirmrand angedockt haben und noch mehr Platz ben tigen k nnen Sie festlegen da das Handy sich au tomatisch ausblendet d h aus dem Bildschirmbereich hinausschiebt sobald eine andere Anwendung aktiv wird Sie ffnen dazu das Kontextmen zu der Titelleiste des Octopus Desk 330 Handys und aktivieren den Men punkt Automatisch im Hintergrund 42 D Ia Sie stellen umgekehrt den urspr nglichen Zustand wieder her indem Sie das Handy mit der Maus wieder vom Bildschirmrand wegbe wegen Octopus Desk 330 8 Octopus Desk 330 konfigurieren Octopus Desk 330 Handy auf dem Bildschirm positionieren Das hat folgende Auswirkungen Immer wenn eine andere Anwendung aktiv wird schiebt sich das Octopus Desk 330 Handy aus dem Bildschirmbereich hinaus Es schiebt sich wieder in den Bildschirm hinein wenn ein Anruf kommt Sie den Mauszeiger an den Bildschirmrand bewegen Sie auf den Octopus Desk 330 Task in der Task Leiste klicken A nr in time Freet pe In pen em mem reueg Era Err rte pa pe Le rein Seat en sa EEE LA at Up gi tt E m men mn HES baia A Vordergrund und Hintergrundverhalten steuern Sie k nnen festlegen da das Octopus Desk 330 Hand
21. Desk 330 verf gbar zu machen Der Mechanismus der Anwendungsintegration ist offen gehalten so da beliebige Funktionen als SmartAssist Abl ufe eingeh ngt werden k nnen entweder als Erweiterung oder Ersatz der bereits vorhandenen Die integrierten Funktionen werden entweder bei einem ankommenden Anruf bei Drag amp Drop von Dateien auf Personen im Octopus Desk 330 Handy oder ber Men eintr ge angesto en CTI Der Begriff Computer Telephony Integration CTI steht f r Computer gest tzte Telefonie Das Telefon wird zunehmend in die Datenwelt der Computer integriert Dies erm glicht nicht nur die Steuerung von Tele fonabl ufen vom PC aus sondern erlaubt auch den Zugriff auf digital verf gbare Informationen Dies sind z B Adressen Rufnummern oder gespr chsbegleitende Informationen in elektronischer Form wie z B vor bereitete Notizen oder Kundendaten aus Datenbanken die unmittelbar zur Zeit des Anrufs zur Verf gung stehen sollen Datenordner Octopus Desk 330 verwaltet die vier Datenordner Anrufliste globales Telefonbuch lokales Telefonbuch und Journal Die Datenordner sind durch jeweils spezifische Objekte am unteren Rand des Datendisplays repr sentiert Durch Klick auf das jeweilige Objekt wird der Inhalt im Datendisplay angezeigt Gehender Anruf Bei einem gehenden Anruf haben Sie selbst einen anderen Teilnehmer angerufen ISDN Integrated Services Digital Network digitales Netz mit integrierten Dienstleistungen Di
22. Klick oder Doppelklick auf ein Objekt 00 ber die PC Tastatur Bedienm glichkeit per Drag amp Drop Sie ziehen bei gedr ckter linker Maustaste ein Objekt aus einem Display des Octopus Desk 330 Handys in ein anderes Dadurch wird eine auf das bewegte Objekt bezogene Funktion eingeleitet Sie leiten z B ein Gespr ch ein indem Sie ein Personenobjekt aus dem Kurzwahldisplay per Drag amp Drop in das Aktionsdis play ziehen 10 Octopus Desk 330 4 Mit dem Octopus Desk 330 Handy arbeiten Bedienm glichkeit per Kontextmen Sie aktivieren ein Element des Octopus Desk 330 Handys z B ein Objekt die freie Fl che eines Displays etc mit der rechten Maustaste Daraufhin ffnet sich ein Kontextmen Das Kontextmen bietet alle Funktionen die Sie bezogen auf das Element ausf hren k nnen als Men punkte an Wenn Sie den gew nschten Men punkt aktivieren wird die Funktion ausgef hrt Anrufen gt Neuen nruftermin anlegen Aktuelle Nummer gt Alle Gespr che anzeigen Kopieren L schen Eigenschaften Bedienm glichkeit ber eine Aktionstaste Der Aktionstastenbereich h lt die f r Sie wichtigsten Funktionen von Octopus Desk 330 als Aktionstasten bereit Sie markieren das Objekt auf das die Funktion bezogen werden soll und aktivieren die gew nschte Aktionstaste Die Funktion wird ausgef hrt V R I Sie markieren z B ein Personenobjekt und aktivieren die Aktionstast
23. Octopus Desk 330 Computer Telephony Integration CTI Benutzerhandbuch Deutsche Telekom Inhalt lui ET 1 Octopus Desk 330 Computer Telephony Integration nn 1 Zum gelies e NEE 3 VIE Ets Lu BEE 3 Octopus Desk 330 installieren uunsussnsnsnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnn 5 Hardware und Goftware Voraussetzungden 5 ELETE egene eege eege ee EE 6 Octopus Desk 330 starten uuunssnnsnnnnennnnnnnnnannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnsnnnnnnnnnsnnnnennnnnannnnnn 7 Mit dem Octopus Desk 330 Handy arbeiten ussssansnnennnnansnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnannnnnen 9 Mit Octopus Desk 330 telefonieren uurssnsnennennnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 13 ele ET EE 14 Anr ffannehmen tsiu esaera ee EE egen dee Eed Oeee 17 Anrukbeenden en tee een ea ea e a a i ea a aoas 18 Die Komfortfunktionen nutzen nuuurssnnnsennnnnnennnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnsnnnnnnnnnnennnnnnnnnnsnnnnnnnnnen 19 Gespr ch unterbrechen und fortsetzen u 2044s4404snennnnnnnnnnnsnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nen 19 Anrurweiterleiten 24 2 28 2 eisen ee he nr AEE ae 20 Zweitanruf annehmen 2 4 23 21 Zwischen zwei Gespr chspartnern wechseln maken 21 Konferenzverbindung aufbauen 2 2244444240H4HnE00nRnnenBnnennnannennnnnnnnnnnonnennnnnnennnnnnennnnon
24. Quellen zur Verf gung Online Hilfe Die Online Hilfe bietet umfassende Erkl rungen f r s mtliche Bereiche der Benutzeroberfl che und detaillierte schrittweise Anleitungen zur effektiven Nutzung der Funktionalit t des Programms Informationen die ber dieses Handbuch hinausgehen finden Sie hier Readme Datei Aktuelle Informationen zu Octopus Desk 330 die zum Zeitpunkt der Drucklegung noch nicht vorlagen finden Sie in einer Readme Datei die Sie im Verzeichnis LW windows octopusdesk330 auf der Octopus Desk 330 CD finden Softbook Dieses Handbuch liegt nur in elektronischer Form auf der Octopus Desk 330 CD als Softbook vor Sofern f r Ihr CD ROM Laufwerk die Autostart Funktion freigegeben ist wird Ihnen die Dokumentation sofort nach Einlegen der CD zu Lesen an geboten Alternatiy dazu k nnen Sie es aus dem Ordner LW doku auf der CD aufrufen Zum ffnen und Lesen des Handbuchs ben tigen Sie den lizenzfreien Reader aus der Acrobat Produktfamilie der Firma Adobe Dieser befindet sich ebenfalls auf der CD im Verzeichnis LW acrobat von der Sie Ihn ber das Setup Programm auf Ihren PC installieren k nnen falls er noch Benutzerhandbuch Zum Handbuch Weitere Informationen 1 Einleitung nicht auf Ihrem PC installiert ist Administratorhandbuch Hier erh lt der Administrator detaillierte Informationen ber Installation TAPI Provider INI Dateien Schnittstellen 4 Octopus Desk 330 2 Octopus Desk
25. Softwareprodukt f r den Bereich CTI zur Verf gung gestellt Die Deutsche Telekom bietet bereits seit langem f r den Bereich CTI L sungen an die bisher vorwiegend in sogenannten Call Centern eingesetzt werden Octopus Desk 330 ist mehr als nur eine Telefonanwendung Octopus Desk 330 integriert die wichtigsten Kommunikationsdienste wie Telefon Fax und Mail auf einfache Art und Weise Octopus Desk 330 bietet folgende Funktionalit tskomponenten Komfort Telefonie Telefonb cher mit Telefon und Faxnummern Journal Anruftermine Notizen Integration von Mail und Fax S Integrationskomponente f r beliebige Anwendungen Komfort Telefonie Diese Komponente stellt Telefonfunktionalit t auf Basis der Microsoft TAPI Schnittstelle bereit Die Basisfunktionalit t bei einem analogen Anschlu umfa t Verbindungsaufbau w hlen Wahlwiederholung Entgegennahme kommender Benutzerhandbuch 1 Octopus Desk 330 Computer Telephony Integration Anrufe und Verbindung beenden auflegen Zus tzlich umfa t die Komfortfunktionalit t bei einem digitalen Anschlu ISDN oder TK Anlage Anruf halten Anruf parken R ckfragen Makeln Konferenz An zeige der Rufnummer des Anrufers Anrufweiterleitung direkt oder mit R ckfra ge Anruf umleiten Anruf von beliebigem Apparat bernehmen und automati scher R ckruf Welche Funktionalit t letztlich verf gbar ist h ngt vom jeweiligen Telephone Service Provider und der TK Anlage ab
26. Suche stellen Sie die maximale Trefferzahl ein und legen fest ob der Suchbegriff erweitert werden soll Im Register Nummern vergeben Sie Kurzwahlnummern Im Register Journal legen Sie die maximale Anzahl der Eintr ge fest und be stimmen die Sortierung Im Register Allgemein machen Sie Angaben zum L schen von Objekten Benutzerhandbuch 41 Octopus Desk 330 Handy auf dem Bildschirm positionieren 8 Octopus Desk 330 konfigurieren 8 3 Octopus Desk 330 Handy auf dem Bildschirm positionieren Da Sie in Ihrer t glichen Arbeit auch noch andere Dinge zu tun haben als zu te lefonieren sollte das Octopus Desk 330 Handy zwar st ndig erreichbar sein wenn Sie es gerade ben tigen es sollte aber dezent im Hintergrund bleiben wenn Sie gerade Ihr Dokument bearbeiten Ihre Tabellenkalkulation durchf hren oder hnliches Handy am Bildschirmrand andocken Sie k nnen z B festlegen da das Octopus Desk 330 Handy fest am linken oder rechten Bildschirmrand angedockt ist Dabei werden andere Anwendungen nicht berlagert da das Handy hnlich wie die Windows Task Leiste diesen Platz allein f r sich beansprucht Andere Programmfenster f llen den verbleibenden Platz aus Sie docken das Octopus Desk 330 Handy am Bildschirmrand an indem Sie auf die Titelleiste des Octopus Desk 330 Handys klicken es mit gedr ckter Mausta ste je nach Bedarf an den linken oder rechten Bildschirmrand bewegen und die Maustaste loslassen sobald diese den
27. bei Third Party Anschlu m glich 6 3 Zweitanruf annehmen nur bei Third Party Anschlu m glich 6 4 Zwischen gehenden Verbindungen makeln v v v Makeln mit Zweitanruf Ss Ss v 6 5 Konferenz auf abbauen v v v Zweitanruf in Konferenz aufnehmen EE See E 6 6 Anruf bernehmen x v 6 7 Anruf umleiten nur bei Third Party Anschlu m glich eg Auto R ckruf bei besetzt frei Il ln yxy vy 6 9 wahlwiederholung bei besetzt frei yy vy ein MFV Modus x7 0 x7 x y Die R ckfragefunktion ist aus bestehenden kommenden Verbindungen m glich Benutzerhandbuch 53 bersicht der unterst tzten Telefonie Funktionen Anhang Anschlu ber Server PC an die TK Anlage Third Party Call Control mit TELAS CSTA bzw TELAS TSP TK Anlage Octopus E Kap Telefonie Funktion 300 800 5000 5 1 Anruf Einleiten v v rz Anruf annehmen v v 5 3 Anruf beenden v v R ckfrage v v Anz Rufnr u Anrufernamens aus Adre buch v v 6 1 Gespr ch Halten v 6 1 Gespr ch Parken ez Anruf mit R ckfrage weiterleiten v v 6 2 Anruf ohne R ckfrage weiterleiten v 6 2 Anruf ohne Gespr chsannahme weiterleiten v v 6 3 Zweitanruf annehmen v _ 6 4 Zwischen gehenden Verbindungen makeln v v Makeln mit Zweitanruf T
28. bzw welche Ak tion Ihr Gespr chspartner durchgef hrt hat Je nach dem augenblicklichen Zustand aktivieren Sie eine der m glichen weiterf hrenden Aktionen oder warten auf eine Aktion Ihres Gespr chspartners Benutzerhandbuch 62 Fachw rter 63 Octopus Desk 330 Stichw rter Adre daten eingeben 31 Aktionsdisplay 13 Aktionstasten 11 53 verwalten 39 Aktionstasten Dialogfenster 40 andocken Octopus Desk 330 Handy am Bildschirmrand 42 annehmen Anruf 17 Zweitanruf 21 Anruf annehmen 17 ausf hren 36 beenden 18 einleiten 14 l schen 36 bernehmen 23 umleiten 23 vertagen 36 weiterleiten 20 anrufen 14 Anrufliste 36 Anrufschutz 23 Anruftermin 36 56 definieren 36 fester 36 offener 36 suchen 37 Anruftermin mit lt Name gt Dialogfenster 36 Anrufumleitung Dialogfenster 24 Anschl sse Dialogfenster 7 Ansichtsarten w hlen 28 Anwendungsintegration 45 Attribut Mapping Dialogfenster 49 51 Attributumsetzungstabelle 48 aufbauen Konferenzschaltung 22 aufnehmen neue Person in das lokale Telefonbuch 31 automatischer R ckruf 24 Bedienm glichkeiten 10 Bedingungen f r Anrufumleitung 23 beenden Anruf 18 Benutzerhandbuch Stichw rter Konferenz 22 Computer Telephony Integration CTI 1 Datenordner 27 55 definieren Anruftermin 36 Dialogfenster lt Name gt 32 Aktionstasten 40 Anruftermin mit lt Name gt 36 Anrufumleitung 24 Anschl sse 7 Attribut Mapping 49 51 Einstellungen 41 G
29. ch Dar ber hinaus k nnen Sie im lokalen Telefonbuch selbst Daten anlegen und verwalten Das lokale Telefonbuch ist im Octopus Desk 330 Handy als Datenordner mit dem kleinen Buchsymbol repr sentiert Sie lassen sich den Inhalt des lokalen Tele fonbuchs anzeigen indem Sie mit der Maus daraufklicken Klick auf das lokale Telefon buch zeigt den Inhalt an Person suchen Wenn Sie das lokale Telefonbuch ffnen werden standardm ig alle Eintr ge im Datendisplay angezeigt Wie im globalen Telefonbuch f hren Sie auch im lokalen Telefonbuch eine Suche nach den gew nschten Personen durch Wenn Sie alle Eintr ge des lokalen Telefonbuchs anzeigen lassen wollen akti vieren Sie im Dialogfenster Suchen Lokales Telefonbuch zun chst L schen und dann Suchen ohne vorher Suchkriterien einzugeben Neue Person in das lokale Telefonbuch aufnehmen Sie k nnen Ihr lokales Telefonbuch jederzeit um Eintr ge erweitern Eine M glichkeit ist bestehende Eintr ge aus dem globalen Telefonbuch in das lokale Telefonbuch zu kopieren um sie dort selbst zu verwalten Wenn f r bestimmte Personen keine Eintr ge im globalen Telefonbuch existie ren die Sie bernehmen k nnen m ssen Sie diese im lokalen Telefonbuch selbst anlegen Sie aktivieren dazu im Kontextmen zum Datenordner oder zur Benutzerhandbuch A Info zu Personen und Telefonnummern s Kapitel 7 1 A Info zur Personensu che s Kapitel 7 1
30. die neben allgemeinen Adre daten wie Nachname Vorname Wohnort Firma etc eine oder mehrere Tele fonnummern enthalten Dadurch da diese Nummern ber Personen referenziert sind k nnen Sie jederzeit schnell Gespr che einleiten ohne die betreffenden Nummern selbst einzugeben Personen im Aktionsdisplay stehen f r die aktuelle Verbindung mit dem jeweiligen Gespr chspartner Objekte Beschreibung Vorkommen N Person mit Standardsymbol Telefonb cher P Aktionsdisplay Kurzwahldisplay Person mit spezifischem Symbol Beispiel Telefonb cher d h dem Eintrag im Telefonbuch wurde eine Aktionsdisplay Personen spezifische Bitmapdatei zugeord Kurzwahldisplay net Benutzerhandbuch 57 bersicht ber die Objekte Anhang Anruf Alle Anrufe werden im Journal als Datens tze gef hrt Sie enthalten Informatio nen ber die Person mit der Sie telefoniert haben Zeitpunkt und Dauer des Te lefonats etc Auf diese Weise haben Sie einen berblick ber all Ihre Telefonate in der letzten Zeit Objekte Beschreibung Vorkommen Kommender Anruf Journal E Gehender Anruf Journal N Konferenzverbindung die Sie eingeleitet ha Journal ben Anruftermin In einem Anruftermin legen Sie eine Telefonnummer sowie einen Zeitpunkt fest an dem ein Anruf ausgef hrt werden soll Wenn der definierte Zeitpunkt eintritt werden Sie durch ein Dialogfenster daran erinnert den Anruf auszuf hren Eine Sonderform ist ein Anruftermin den Sie nicht s
31. e Ei Im Aktionstastenbereich Ein Dialogfenster ffnet sich in dem die Adre daten zu der markierten Person angezeigt werden Bedienm glichkeit per Klick oder Doppelklick Sie klicken oder doppelklicken auf ein bestimmtes Objekt Daraufhin wird eine zentrale Octopus Desk 330 Funktion die mit diesem Objekt verbunden ist aus gel st Sie klicken z B einfach auf einen Datenordner um sich seinen Inhalt im Datendisplay anzeigen zu lassen Sie klicken z B doppelt auf ein Personenob jekt um ein Gespr ch mit der gew nschten Person einzuleiten Benutzerhandbuch D Ia ber den Men punkt Kopieren registrieren Sie das jeweilige Objekt Wenn Sie daraufhin ein Kontextmen zu der freien Fl che eines anderen Displays ffnen wird Ihnen ber einen zus tzli chen Men punkt eine auf das registrierte Objekt bezogene und f r dieses Display spezi fische Funktion angeboten wie z B den Men punkt Ein f gen Person lt Name gt im Kontextmen zur freien Fl che des Kurzwahldisplays D Ia Sie k nnen die Aus wahl der Aktionstasten im Octopus Desk 330 Handy frei konfigurieren A Info zur Aktionstasten auswahl s Kapitel 8 1 D Ia Die Funktion die bei Klick oder Doppelklick aus gef hrt wird entspricht dem im Kontextmen zu dem ent sprechenden Element fett hervorgehobenen Me n punkt 11 4 Mit dem Octopus Desk 330 Handy arbeiten Bedienm glichkeit ber Tastatur Sie geben z B eine Telefonn
32. e einzelnen Felder werden durch das angegebene Trennzeichen voneinander getrennt Die Zuordnung der Spaltenbezeichnungen in der Textdatei zu den internen Attributen in Octopus Desk 330 erfolgt ber eine Attributumsetzungstabelle welche ber das Befehlsfeld Attribut Mapping aktiviert und ver ndert werden kann Soll das Exportieren der Daten dialogfrei erfolgen so mu der Parameter h f r aA hidden verwendet werden soll nur eine Fortschrittsanzeige angezeigt werden Se Info zur Eingabe von der Parameter a f r automatic Parametern s Kapitel 10 4 48 Octopus Desk 330 10 Tools f r die lokale Datenhaltung Telefonbuch und Journal exportieren e Journaldaten Export aus Octopus Desk 330 SE Angaben zur Export Datei Kompletter Pfadname E Trennzeichen E T Spaltenbreiten bei Ausgabedatei angleichen Angaben zum Export Komplettes Joumal Ale Termine Ale R ckrufe Fortschritt Datensatz yon Start Export Ebbruch Erport AtibutMapping Fertig Attribut Mapping Zuordnung der Joumal Attribute zu den Spaltennamen der Export Datei Datum Uhrzeit Datum Zeit Thema Thema Gespr chspartner 1 Initiator Kommentar Kommentar Tel Gespr chspartner 1 TelInitiator Anruf Typ lun Gespr chspartner 2 Empf nger Call d Tel Gespr chspartner 2 Tel Empf nger D Adre export von Octopus Desk 330 ell Angaben zur Export Datei Kompletter Pfadname S
33. elbst festlegen sondern der automatisch in der Anrufliste angelegt wird wenn Sie ein kommendes Gespr ch nicht annehmen Anruftermine werden als Objekte abgebildet Sie werden sowohl in der Anrufliste als auch im Journal angezeigt Objekte Beschreibung Vorkommen Fester Anruftermin d h Anruftermin der be Anrufliste reits mit einem festen Zeitpunkt definiert ist Journal allen notwendigen Angaben bis auf einen Journal Zeitpunkt definiert ist R ckruftermin in Form eines offenen Anruf Anrufliste termins Dieser Anruftermin wird nicht von Ih Journal nen definiert sondern wird automatisch er zeugt wenn Sie einen kommenden Anruf nicht annehmen S P Offener Anruftermin d h Anruftermin der mit Anrufliste 58 Octopus Desk 330 Anhang AA Symbol lt kein gt lt kein und blinkend gt CS BE E el d D bersicht ber die Zustandssymbole bersicht ber die Zustandssymbole Bezeichnung Gespr ch Kommender Anruf Freizeichen W hlen L uten Besetzt Ruhe Unterbrechung Halten Konferenz Parken Unbekannt Automatischer R ckruf Wahlwiederholung Benutzerhandbuch Beschreibung Die Verbindung ist aktiv Ein kommender Anruf wird signalisiert Der W hlvorgang ist abgeschlossen Das Freizeichen ert nt Der W hlvorgang wird ausgef hrt Am Anschlu des angerufenen Gespr chs partners l utet es gerade Der Anschlu des angerufenen Gespr chs partne
34. en Suchkriterien indem Sie das Befehlsfeld Suchen aktivieren Die einzelnen Suchkriterien sind mit UND verkn pft so da Personen nur dann gefunden werden wenn alle Bedingungen erf llt sind Das Suchergebnis wird im Datendisplay angezeigt Schnellsuche durchf hren Zus tzlich zu der Suche ber Eingabe von Suchkriterien im Dialogfenster gibt es die M glichkeit der Schnellsuche Sie k nnen die Schnellsuche jederzeit durch f hren unabh ngig davon welcher Datenordner gerade ge ffnet ist Sie geben den Namen der gesuchten Person in das Eingabefeld im Aktionsdis play ein Nach der Eingabe des ersten Buchstabens schaut das Programm ob im lokalen Telefonbuch Namen registriert sind die mit diesem Buchstaben begin nen Ist dies der Fall wird der Name der Person im Eingabefeld angezeigt Die vom Programm erg nzten Zeichen sind markiert Sie l schen nun die markierten Zeichen geben ggf weitere Buchstaben ein und dr cken die Taste Lol Jetzt wird im globalen Telefonbuch nach Namen gesucht die mit den eingegebenen Zeichen beginnen 30 e Inf s Hilfe o ber Einstellungen Octopus Desk 330 7 Die Datenverwaltung von Octopus Desk 330 nutzen Mit dem lokalen Telefonbuch arbeiten 7 2 Mit dem lokalen Telefonbuch arbeiten Das lokale Telefonbuch enth lt alle Personen und Telefonnummern die lokal f r Sie pers nlich verf gbar sind Die Funktionen des globalen Telefonbuchs gelten auch f r das lokale Telefon bu
35. en nennen ennnnnnnnnnner nennen ernennen n nennen 50 Lextdateieninachbessern variera ro ernennen et 52 Anhang S 53 bersicht der unterst tzten Telefonie Funkttonen EEN 53 bersicht ber die Aktonstaeten EEN 55 bersicht ber die Objekten Steed Sie EIERE Eed 57 bersicht ber die Zustandssymbole AAA 59 BEER EHEEE BEL DERBTER ESPRTERENE EHFRRDERE Eed eege dee 61 Ge 64 BEE EEE EURER EEE EINER EE NEEN 1 Octopus Desk 330 1 Einleitung Octopus Desk 330 Computer Telephony Integration Einleitung 1 1 Octopus Desk 330 Computer Telephony Integration Das Telefon und der Computer wachsen zusammen Der Begriff CTI Computer Telephony Integration hat sich etabliert Das Telefon nach wie vor unser wich tigstes Kommunikationsmittel wird zunehmend in die Datenwelt der Computer integriert Dies umfa t neben Adressen und Rufnummern zu Kommunikations partnern auch gespr chsbegleitende Informationen in elektronischer Form wie z B vorbereitete Gespr chsnotizen oder Kundendaten aus Datenbanken die unmittelbar zur Zeit des Anrufs zur Verf gung stehen sollen Daneben haben sich die PCs in den letzten Jahren immer mehr als Multimedia center entwickelt und bieten heute ausgereifte Technologien f r Sprache Grafik Video usw Die Integration von Telefonie mit dem Medium Sprache in die PC Welt ist somit nur ein weiterer Schritt auf dem Weg zu dem integrierten Arbeits platz Mit Octopus Desk 330 wird ein neues und innovatives
36. er Konferenzteilnehmer bereinstimmen Das gezielte Entfernen einer Person aus der Konferenzschaltung ist mit Octopus Desk 330 nicht m glich Konferenz beenden Sie haben eine Konferenzverbindung hergestellt und wollen sie wieder beenden Sie ffnen dazu im Aktionsdisplay das Kontextmen zu einer der Personen die an der Konferenz teilnehmen und aktivieren darin den Men punkt Konferenz beenden Ihr Endger t wird dann aus der Konferenz herausgeschaltet und wechselt in den Zustand Ruhe dieses wird Ihnen auch im Aktionsdisplay von Octopus Desk 330 angezeigt Die anderen Verbindungen bleiben bestehen bis die jeweiligen Teil nehmer auflegen Hier ber erhalten Sie keine weiteren Informationen in Octopus Desk 330 6 6 Anruf bernehmen Sie nehmen einen kommenden Anruf f r eine andere Person in Ihrer Gruppe entgegen F r den abwesenden Kollegen wird ein kommender Anruf signalisiert d h das Telefon auf seinem Schreibtisch l utet Sie nehmen den Anruf entgegen indem Sie das Kontextmen zur freien Fl che des Aktionsdisplays ffnen und darin den Men punkt Gespr ch bernehmen aktivieren Daraufhin stellt Octopus Desk 330 die Verbindung her 6 7 Anruf umleiten Kommende Anrufe sollen an eine andere Nummer umgeleitet werden sofern die festgelegte Bedingung zutrifft Folgende Bedingungen sind m glich 1 Anruf umleiten wenn Sie den Anruf nach einer bestimmten Anzahl Klingel zeichen nicht angenommen haben 2 Anruf u
37. er zu machen erlaubt das Programm die Verwaltung folgender Datentypen Personen global verwaltete Daten lokal verwaltete Daten Anrufe Informationen ber vergangene Anrufe kommende und gehende Anruftermine zuk nftige Anrufe F r jeden dieser Datentypen steht im Datendisplay des Octopus Desk 330 Handys ein eigener Datenordner bereit Die Anzeige der Daten selbst erfolgt im Datendisplay Datendisplay Dient zur Anzeige der Daten des jeweils ge ffneten Datenordners Datenordner Bieten Zugriff auf jeweils spezifi sche Daten Sie k nnen die Inhalte der Datenordner durchsuchen anzeigen lassen und bear beiten Sie lassen sich den Inhalt eines Datenordners anzeigen indem Sie mit der Maus darauf klicken Benutzerhandbuch 27 Mit einem globalen Telefonbuch arbeiten ber den Men punkt Ansicht im Kontextmen zum Datenordner bzw zur freien Fl che des Datendisplays k nnen Sie verschiedene Ansichtsarten f r die Objekte w hlen Gro e Liste Zeigt die Eintr ge untereinander mit gro en Symbolen und mehreren An gaben an Kleine Liste Zeigt die Eintr ge untereinander mit kleinen Symbolen und einer Angabe an Symbole Zeigt die Eintr ge nebeneinander mit gro en Symbolen und mehreren An gaben an Die Ansicht kann f r jeden Datenordner unterschiedlich sein 7 1 Mit einem globalen Telefonbuch arbeiten Ein globales Telefonbuch h lt alle Personen mit ihren Telefonnummern bereit die zentral von eine
38. es Octopus Desk Handys ber die Felder rechts wechseln Sie in den Direkthilfemodus In diesem Modus k nnen Sie sich durch Anklicken eines Elements im Octopus Desk Handy einen Hilfetext anzei gen lassen legen das Octopus Desk Handy als Task in der Task Leiste ab oder schlie en das Octopus Desk Handy und beenden damit das Programm Aktionsdisplay Zeigt Ihnen den augenblicklichen Zustand Ihrer Gespr chsverbindung en an Das Eingabefeld erm glicht die Eingabe eines Namens oder einer Telefonnummer Datendisplay mit Datenordnern Zeigt Ihnen wahlweise die Inhalte der Datenordner Anrufliste globales Telefon buch lokales Telefonbuch und Journal an Aktionstastenbereich Erm glicht einen schnellen und bequemen Zugriff auf die wichtigsten Funktionen von Octopus Desk 330 W hltastenbereich Erm glicht es Ihnen jederzeit ein Gespr ch auf konventionelle Art einzuleiten Kurzwahldisplay Erspart Ihnen die Suche nach bestimmten Personen im Telefonbuch Aus dem Kurzwahldisplay k nnen Sie z B per Doppelklick auf die gew nschte Person ein Gespr ch schnell und bequem einleiten 4 Mit dem Octopus Desk 330 Handy arbeiten Bedienm glichkeiten des Octopus Desk 330 Handys Sie haben folgende M glichkeiten eine Funktion auszul sen I per Drag amp Drop eines Objekts in ein anderes Display des Handys ber einen Men punkt im Kontextmen zu einem Element ber Aktionstasten per
39. eser Standard er laubt die alternative Verwendung von elektronischen Verbindungen f r mehrere Zwecke wobei die Schwer punkte auf Computerdaten Fax Videobildern und der bertragung von Sprache liegen Benutzerhandbuch 61 Fachw rter Kanonisches Format Eine Adresse im kanonischen Format weist im Gegensatz zum w hlbaren Format eine bestimmte Struktur auf so da die einzelnen Adre bestandteile voneinander unterschieden werden k nnen Das kanonische Format ist durch das Zeichen an erster Stelle gekennzeichnet Kommender Anruf Bei einem kommenden Anruf sind Sie von einem anderen Teilnehmer angerufen worden Konferenz In einer Konferenzschaltung sind Sie mit mehreren in der Regel zwei Gespr chspartnern gleichzeitig ver bunden so da Sie ein Dreiergespr ch f hren k nnen Kurzwahlnummer Firmen k nnen unterschiedliche Standorte durch Standleitungen verbinden Ist die Nebenstellenanlage ent sprechend eingerichtet k nnen ber Kurzwahl oder Quernummern Anrufe zu anderen Standorten ber die Standleitungen und damit kosteng nstig erfolgen Octopus Desk 330 erm glicht die Zuordnung von amtli chen Nummern zu Kurzwahlnummern Auf diese Weise wird auch bei Wahl der amtlichen Nummer die Standleitung benutzt Die Nummernzuordnung mu auch beim Gespr chspartner eingerichtet sein damit der Anrufende erkannt wird Makeln Sie sind mit zwei Gespr chspartnern verbunden und wechseln zwischen den beiden Verbindungen hin und he
40. espr ch mit lt Name gt 35 Standort 8 Suchen Anrufliste 37 Suchen Globales Telefonbuch 16 30 Suchen Journal 35 Suchen Lokales Telefonbuch 16 Unbekannt 32 Doppelklick 11 Drag amp Drop 10 46 ein und ausblenden Octopus Desk 330 Handy 42 Eingabefeld im Aktionsdisplay 16 30 eingeben Telefonnummer 14 einleiten Anruf 14 Einstellungen 41 Einstellungen Dialogfenster 41 entfernen Person aus Aktionsdisplay 18 Person aus Konferenz 22 externe Funktionen unter Octopus Desk 330 nutzen 45 Fax versenden 45 fester Anruftermin 36 Format kanonisches 32 w hlbares 32 fortsetzen Gespr ch 19 Gespr ch halten 19 parken 19 Gespr ch mit lt Name gt Dialogfenster 35 globales Telefonbuch 15 28 64 Stichw rter halten Gespr ch 19 Hardware Voraussetzungen 5 hinzuschalten Person zur Konferenz 22 Identifizierung des Anrufers 17 installieren Octopus Desk 330 5 Journal 34 exportieren 48 importieren 50 reparieren 47 Journaleintrag suchen 34 kanonisches Format 32 Komfortfunktionen 19 Konferenz aufbauen 22 beenden 22 Konfiguration des Telephone Service Providers 8 konfigurieren Octopus Desk 330 39 Kontextmen 11 45 Kurzwahldisplay 14 LDAP Server starten 47 lokales Telefonbuch 15 31 Mail versenden 45 makeln 21 MFV Signale 25 nachbessern 51 Objekte Anruf 56 Anruftermin 36 56 Datenordner 27 55 Person 28 31 55 bersicht 55 Octopus Desk 330 telefonieren mit 13 Octopus Desk 330 installieren 5 konfigurieren
41. formationen zu den erforderlichen Einstellun gen sind im Administrations handbuch enthalten D Ia Sie k nnen die Funk tionen Fax und Mail nur nut zen wenn Sie ein MAPI f higes E Mail System z B MS Exchange Server und Outlook als Client installiert haben 45 9 Externe Funktionen unter Octopus Desk 330 nutzen einen Betrefftext und ein Anschreiben ein und aktivieren OK I Ausf hrliche Variante Wenn Sie Ihr Fax oder Mail an mehrere Personen versenden oder Anlagen hin zuf gen wollen k nnen Sie die ausf hrliche Variante w hlen Dabei wird das auf dem PC installierte Programm f r Mail oder Fax aktiviert Sie aktivieren im Kontextmen zu der gew nschten Person den Men punkt Mail bzw Fax Es ffnet sich ein Dialogfenster in dem Sie zwischen der einfachen und der ausf hrlichen Variante w hlen k nnen Sie w hlen die ausf hrliche Vari ante Daraufhin wird das entsprechende Programm f r Fax oder Mail gestartet Das Sendevorgangs Dialogfenster ist bereits mit den vorhandenen Informationen gef llt Sie machen die gew nschten Angaben ber zus tzliche Adressaten oder Anlagen und aktivieren den Sendeauftrag Ausl sung von externen Funktionen per Drag amp Drop von Dateien Eine andere M glichkeit externe Funktionen zu starten besteht darin eine Datei die Sie z B als Anlage zu einer Mail oder zu einem Fax versenden wollen per Drag amp Drop auf eine Person im Octopus Desk 330 Handy zu ziehen Das Kon te
42. gurieren Sie k nnen h ufig genutzte Funktionen ber Aktionstasten ausl sen Dazu k n nen maximal acht Aktionstasten im Aktionstastenbereich angeordnet werden Die zentrale Aktionstaste mit dem Telefonh rersymbol kann nicht ausgetauscht wer den D Sie ffnen das Kontextmen zur Titelleiste des Octopus Desk 330 Handys und Ke aktivieren den Men punkt Aktionstasten Das Dialogfenster Aktionstasten ff A Die Verf gbarkeit von net sich und ordnet sich neben dem Octopus Desk 330 Handy an In den Regi Funktionen h ngt vom jewei stern werden die verf gbaren Aktionstasten angeboten ligen Service Provider und der Telefonanlage ab Wenn Sie auf eine Aktionstaste klicken und die Maustaste gedr ckt halten wird A die Funktion beschrieben mit der die jeweilige Aktionstaste belegt ist m bersicht ber Akti onstasten und ihre Funktio nen s Hilfe Benutzerhandbuch 39 Aktionstasten konfigurieren 8 Octopus Desk 330 konfigurieren Aktionstasten 2 x Telefonie Objekte Hinweis Bewegen Sie Aktionstasten aus diesem Fenster in den Aktionstastenbereich des Handys oder von dort aus dem Handy heraus Legt einen nruftermin mit dieser Person oder Gespr chspartner fest Schlie en Sie wechseln in das Register in dem sich die gew nschte Aktionstaste befindet und ziehen diese mit gedr ckter linker Maustaste in den Aktionstastenbereich des Octopus Desk 330 Handys Sie bewegen die Aktionstaste z B auf eine Taste
43. hrt werden soll Wenn in einem Anruftermin kein Zeitpunkt definiert ist spricht man von ei nem offenen Anruftermin Mit einem festen Anruftermin k nnen Sie festlegen da Sie zu einem bestimm ten Zeitpunkt daran erinnert werden ein Telefongespr ch zu f hren Wenn der definierte Zeitpunkt eintritt werden Sie durch ein Dialogfenster daran erinnert den Anruf auszuf hren Neuen Anruftermin anlegen Sie definieren Anruftermine indem Sie den Men punkt Neuen Anruftermin an legen im Kontextmen zu einem Objekt im Aktions Kurzwahl oder im Daten display aktivieren Ein Dialogfenster mit dem Titel Anruftermin mit lt Name gt ffnet sich Sie geben Datum und Uhrzeit des Anruftermins ein und w hlen ggf statt der Standardtele fonnummer eine andere Nummer aus Anruftermin mit Bauer Klaus Juergen EN Allgemein Notizen Dauer 00 00 00 Typ Offener Termin Partner Bauer 49 89 63 636363 DI Direktes Gespr ch Abbrechen Groo Sie aktivieren OK Daraufhin wird ein Symbol f r den neuen Anruftermin im Da tendisplay abgelegt 36 7 Die Datenverwaltung von Octopus Desk 330 nutzen D Ia Eine Sonderform ist ein Anruftermin den Sie nicht selbst festlegen sondern der automatisch in der Anrufliste angelegt wird wenn Sie ei nen kommenden Anruf nicht angenommen haben Ki Info ber Eingabe von Datum und Uhrzeit s Hilfe DI Daten eines Anrufter mins anzeigen lassen und Octopus De
44. hspartner als Suchkriterien ein 34 7 Die Datenverwaltung von Octopus Desk 330 nutzen d Personendaten anzei gen lassen und ggf ver n dern Men punkt Eigen schaften im Kontextmen zur betreffenden Person A Info zur Anrufliste und zu Anrufterminen s Kapitel 7 4 d Je mehr Angaben Sie machen desto pr ziser ist das Suchergebnis Octopus Desk 330 7 Die Datenverwaltung von Octopus Desk 330 nutzen Mit dem Journal arbeiten Erm glicht die Auswahl eines be stimmten Anruftyps wie z B An ruftermine gehende oder kom mende Anrufe etc Nimmt einen Zeitraum auf Nimmt ggf weitere relevante An gaben auf Hinweise zur Eingabe von Suchkriterien finden Sie in Kapitel 7 1 Sie k nnen sich Informationen ber den gefundenen Journaleintrag anzeigen lassen indem Sie den Men punkt Eigenschaften im Kontextmen dazu aktivie ren Gespr ch mit Bauer Klaus Juergen mm z ma a laza Bauer 498963636363 C l bernehmen Benutzerhandbuch e Ap Mit der Anrufliste arbeiten 7 4 Mit der Anrufliste arbeiten Die Anrufliste verwaltet Anruftermine Die Anrufliste ist im Octopus Desk 330 Handy als Datenordner mit einem Uhrensymbol repr sentiert Klick auf die Anrufliste zeigt den Inhalt an Anruftermine werden als Objekte abgebildet In einem Anruftermin legen Sie eine Telefonnummer sowie den Zeitpunkt fest an dem ein Anruf ausgef
45. hte Person oder die gew nschten Personen angezeigt werden f hren Sie eine Su che nach ihr bzw nach ihnen durch Suche ber Eingabe von Suchkriterien durchf hren Sie aktivieren im Kontextmen zum Datenordner oder zur freien Fl che des Da tendisplays den Men punkt Suchen Im Dialogfenster Suchen Globales Telefonbuch das sich daraufhin ffnet AM geben Sie Ihnen bekannte Adre daten als Suchkriterien ein Sie geben als Such L Je mehr Angaben Sie kriterium z B den Nachnamen der gesuchten Person ein machen desto pr ziser ist das Suchergebnis Benutzerhandbuch 29 Mit einem globalen Telefonbuch arbeiten 7 Die Datenverwaltung von Octopus Desk 330 nutzen Suchen Globales Telefonbuch 21x Suche Angez Name Nachname Meier Vomame E Stadt E Stra e EEE Firma EH Abteilung Nummerntyp je 0 Abbrechen L schen An die eingegebene Zeichenfolge wird intern das Platzhalterzeichen ange h ngt Wenn Sie z B Braun eingeben werden auch die Namen Brauner Brauneg etc gefunden Wenn der Suchbegriff nicht erweitert werden soll h n gen Sie das Zeichen an den Suchbegriff an Sie geben also z B Braun ein Wenn bei jeder Suche nur die eingegebene Zeichenfolge ber cksichtigt werden soll nehmen Sie eine Voreinstellung im Fenster Einstellungen Register Suche vor Dort k nnen Sie auch die maximale Trefferzahl festlegen Sie starten die Suche auf der Basis der eingegeben
46. kommenden Anruf anhand der bermittelten Telefonnummer eine be stimmte Person zuzuordnen F r diese Erkennung kann auch ein globales Tele fonbuch genutzt werden sofern der Administrator dies aktiviert hat Die beiden Telefonb cher sind durch folgende Symbole im Datendisplay repr sentiert J ei Globales Telefonbuch Gro es Buch geschlossen bzw ge ffnet Lokales Telefonbuch Kleines Buch geschlossen bzw ge ffnet Benutzerhandbuch 15 Anruf einleiten 5 Mit Octopus Desk 330 telefonieren Sie lassen sich eine bestimmte Person im Datendisplay anzeigen indem Sie ber den Men punkt Suchen im Kontextmen zu dem jeweiligen Telefonbuch das Dialogfenster Suchen Globales Telefonbuch bzw Suchen Lokales Te lefonbuch ffnen Suchkriterien f r die betreffende Person eingeben und ber Suchen den Suchvorgang ausl sen Das Objekt f r die gesuchte Person wird daraufhin im Datendisplay angezeigt Sie leiten nun den Anruf mit der Person ein indem Sie z B das Objekt mit der Maus aus dem Datendisplay per Drag amp Drop in das Aktionsdisplay ziehen Maier Theo Wenn Sie die Maustaste loslassen wird das Personenobjekt im Aktionsdisplay eingef gt und der Anruf mit der betreffenden Person eingeleitet Zus tzlich zu der Suche ber Eingabe von Suchkriterien im Dialogfenster gibt es aA die M glichkeit der Schnellsuche Sie k nnen die Schnellsuche jederzeit durch B T Info zur Schnellsuche f hren unabh ngig davo
47. lefonnummen Land E Vorwahl E Nummer 1536 Anschlu 43434 Amt jo Ausland oo Abbrechen Schlie en Sie das Dialogfenster ber OK f g E S z den Ia Wenn Sie de Einstel Alle Einstellungen die Sie vorgenommen haben werden nun g ltig Die Dialog lungen trotzdem ndern wol fenster Anschl sse und Standort ffnen sich bei erneuten Starts von Octopus len Men punkte Standort Desk 330 in Zukunft nicht mehr Das Dialogfenster Pa wort wird ebenfalls nicht und Anschl sse im Kon mehr angezeigt wenn Sie mit dem Impliziten Login arbeiten und sich das Kenn textmen zur Titelleiste des wort seit der letzten Eingabe nicht ge ndert hat Octopus Desk 330 Handys Daraufhin ffnet sich das Octopus Desk 330 Handy Die Konfiguration des Telephone Service Providers erfolgt ber das Objekt Te lefon in der Systemsteuerung ber dieses Objekt kann z B beim TELAS TSP Telephone Service Provider nachtr glich das Pa wort ge ndert werden 8 Octopus Desk 330 4 Mit dem Octopus Desk 330 Handy arbeiten Mit dem Octopus Desk 330 Handy arbeiten Nach dem Start ffnet sich das Programmfenster von Octopus Desk 330 das Octopus Desk 330 Handy Berger Christian Sg Lo Braun Wolfgang E Mueller Joachim JE Schmid Martin IE Walther Thomas 7 Benutzerhandbuch Titelleiste Erm glicht ber das Kontextmen die Konfiguration von Octopus Desk 330 sowie die Einstellung der Bildschirmpositionierung d
48. m Administrator verwaltet werden Mehrere globale Telefonb cher k nnen zugeordnet werden Es kann aber immer nur ein globales Telefon buch aktiv sein Ein globales Telefonbuch ist im Octopus Desk 330 Handy als Datenordner mit dem gr eren Buchsymbol repr sentiert Sie ffnen das aktive globale Telefon buch indem Sie mit der Maus daraufklicken Wegen der im allgemeinen sehr gro en Anzahl von Eintr gen im globalen Telefonbuch wird immer das Ergebnis der letzten Suche angezeigt Um ein anderes globales Telefonbuch zu nutzen aktivieren Sie im Kontextmen zum globalen Telefonbuch den Men punkt Telefonbuch und w hlen das ge w nschte Telefonbuch aus Ein H kchen zeigt das jeweils aktive Telefonbuch an Klick auf das globale Te lefonbuch zeigt das letzte Suchergebnis an Jeder Eintrag im globalen Telefonbuch zeigt das Personensymbol und den An zeigenamen Wenn Sie als Ansichtsart Gro e Liste oder Symbole eingestellt haben wird Ihnen zus tzlich die aktuelle Standardtelefonnummer der Person an gezeigt 28 7 Die Datenverwaltung von Octopus Desk 330 nutzen D Ia Zur Einrichtung der Anwendungsintegration soll ten Sie Ihren Administrator um Unterst tzung bitten Detaillierte Informationen zu den erforderlichen Einstellun gen sind im Administrations handbuch enthalten D Ki amp Der Men punkt ist nur verf gbar wenn vom Admini strator mehrere globale Te lefonb cher eingerichtet wu
49. men den Men punkt Ausf hren Im Eingabefeld Befehlszeile des Dialogfensters Ausf hren geben Sie folgendes ein lt LW gt windows OctopusDesk330 setup exe Bei Klick auf das Be fehlsfeld OK wird die Installation gestartet Folgen Sie dann den Anwei sungen des Installationsprogramms Octopus Desk 330 wird installiert I Octopus Desk 330 von Festplatte oder von einem Netzlaufwerk installieren Sie legen auf der Festplatte oder auf einem Serverlaufwerk ein Verzeichnis an und kopieren in dieses alle Dateien von der CD Anschlie end markie ren Sie im Startmen den Men punkt Ausf hren und geben im Eingabe feld Befehlszeile des Dialogfensters Ausf hren Laufwerk Pfad auf die Installationsdateien und windows OctopusDesk330 setup exe ein Bei Klick auf das Befehlsfeld OK wird die Installation gestartet Folgen Sie ggf den Anweisungen des Installationsprogramms Geben Sie ggf bei Aufforderung einen anderen Installationspfad an Octopus Desk 330 wird installiert A Info zur Installation des Acrobat Readers s auch Kapitel 1 3 Octopus Desk 330 3 Octopus Desk 330 starten Octopus Desk 330 starten Nachdem Octopus Desk 330 installiert ist k nnen Sie Octopus Desk 330 starten Dazu klicken Sie im Startmen auf den Men punkt Programme gt Octopus Desk 330 gt Octopus Desk 330 Wenn Sie Octopus Desk 330 zum ersten Mal starten ffnet sich zun chst das Dialogfenster Anschl sse in dem Sie n here
50. mleiten wenn Ihr Apparat belegt ist 3 Anruf umleiten wenn Ihr Apparat belegt ist oder wenn Sie den Anruf nach einer bestimmten Anzahl Klingelzeichen nicht angenommen haben 4 Anruf immer umleiten keine Bedingung Benutzerhandbuch Anruf bernehmen A Info zur Verf gbarkeit der Funktion Anruf berneh men s Anhang D Ia Welche Bedingungen implementiert sind h ngt vom Service Provider ab A Info zur Verf gbarkeit der Funktion Anruf umleiten s Anhang 23 Automatischer R ckruf Sie ffnen das Kontextmen zur Titelleiste des Octopus Desk 330 Handys und aktivieren den Men punkt Anrufumleitung Im gleichnamigen Dialogfenster ge ben Sie das Ziel ein w hlen eine Bedingung aus und schalten ggf die Anrufum leitung ein Wenn Sie das Feld Anrufschutz aktivieren werden Anrufe nicht durchgestellt d h Sie werden durch keine Anrufe gest rt und eine Anrufumlei tung findet nicht statt Schaltet die Anrufumleitung ein oder aus F En Beteg Liae Erm glicht die Auswahl einer Bedingung Be FE Haga rF auaha Schaltet den Anrufschutz ein oder aus Die Anrufumleitung kann auch ber das Kontextmen zur Titelleiste des Octopus Desk 330 Handys oder ber die Aktionstaste E cin bzw ausgeschaltet wer den Das zuletzt eingestellte Umleitungsziel bleibt auch nach dem Ausschalten erhalten 6 8 Automatischer R ckruf Ist ein Teilnehmer nicht erreichbar Anschl
51. n Datei Als Trennzeichen sollten Sie vorzugsweise die Zeichen Komma oder Semiko lon verwenden Sie hierzu keine Tabulatoren oder anderen Steuerzeichen ver wenden Um sicher zu sein da die zu importierende Datei keine Sonderzeichen enth lt k nnen Sie diese zuvor mit dem Programm Datei Versch nern s Ka pitel 10 4 entfernen Soll das Importieren der Daten dialogfrei erfolgen so mu der Parameter h f r hidden verwendet werden soll nur eine Fortschrittsanzeige angezeigt werden der Parameter a f r automatic Die Parameter werden im Dialogfenster Eigenschaften Register Verkn pfung Feld Ziel eingegeben bzw im Dialogfenster Ausf hren 50 10 Tools f r die lokale Datenhaltung D Ia Bevor Sie Dateien im portieren sollten Sie sich de ren Struktur zuvor mit einem ASCII Editor z B Notepad ansehen D a Beim Import von Adressdateien aus MS Outlook m ssen Sie beach ten da Outlook die Spalten zwar durch Kommata trennt jedoch die Spalteninforma tionn zus tzlich noch in Hochkommata einpackt Vor einem Import solcher Daten m ssen Sie die Hochkom mata ber entsprechende Programme entfernen z B durch vorherigen Import Ex port nach und aus MS Excel Octopus Desk 330 10 Tools f r die lokale Datenhaltung Telefonbuch und Journal importieren Adre import nach Octopus Desk 330 Attribut Mapping Benutzerhandbuch e Di Textdateien nachbessern 10 Tools f r die lokale Date
52. n automatisch erzeugt wird wenn ein kommender Anruf nicht angenommen wird Er wird in der Anrufliste und im Journal angezeigt Bei Doppelklick auf einen R ckruftermin wird der Anruf ausgef hrt Verbindung In der Regel sind an einer Verbindung zwei Personen beteiligt Eine Verbindung ist aktiv wenn die beiden Teilnehmer miteinander kommunizieren k nnen In den aktiven Phasen einer telefonischen Verbindung f h ren die Teilnehmer das Gespr ch Beim Makeln oder bei der R ckfrage wechselt ein Teilnehmer zwischen zwei Verbindungen von denen immer nur eine aktiv ist Ein Sonderfall einer Verbindung ist die Verbindung zwischen drei oder mehr Teilnehmern die Konferenzschaltung W hlbares Format Eine Adresse im w hlbaren Format weist im Gegensatz zum kanonischen Format keine bestimmte Struktur auf so da die einzelnen Adre bestandteile wie Landeskennzahl Ortsvorwahl Teilnehmerrufnum mer nicht voneinander unterschieden werden k nnen Weiterleitung Sie k nnen einen kommenden Anruf direkt weiterleiten oder ihn entgegennehmen und danach das Ge spr ch an einen anderen Teilnehmer bergeben Bei Weiterleitung mit Gespr chsannahme kann eine R ckfrage eingeleitet werden Zustandssymbole Zustandssymbole berlagern Personenobjekte im Aktionsdisplay Sie zeigen an in welchem Zustand sich die Verbindung mit der betreffenden Person gerade befindet Welcher Zustand augenblicklich besteht h ngt davon ab welche Aktion Sie aktiviert haben
53. n einfach das Personensymbol und aktivieren die Aktionstaste neu Wenn Sie nicht beabsichtigen w hrend der aktuellen Sitzung mit Octopus Desk 330 diese Person noch einmal anzurufen k nnen Sie sie aus dem Aktionsdisplay entfernen Sie entfernen eine Person aus dem Aktionsdisplay indem Sie im Kontextmen zu dem betreffenden Personensymbol den Men punkt L schen aktivieren 18 Octopus Desk 330 6 Die Komfortfunktionen nutzen Die Komfortfunktionen nutzen Der Umfang der verf gbaren Funktionen h ngt vom Telephone Service Provider der Telefonanlage und dem Telefonanschlu ab Schon bei analogen Telefonan schl ssen mit Basistelefonie tr gt Octopus Desk 330 deutlich zur Effizienzsteige rung Ihres Telefonverkehrs bei Den vollen Funktionsumfang von Octopus Desk 330 sch pfen Sie jedoch nur mit ISDN oder einer Nebenstellenanlage aus Im maximalen Funktionsumfang ste hen Ihnen z B folgende Funktionen zur Verf gung Gespr che unterbrechen und fortsetzen Anrufe weiterleiten Zweitanruf annehmen Zwischen Gespr chen makeln Mehrere Gespr che zu einer Konferenz zusammenschalten Anruf bernehmen Anruf umleiten S automatischer R ckruf S automatische Wahlwiederholung MFV Signale versenden Im folgenden finden Sie die wichtigsten Funktionen beschrieben 6 1 Gespr ch unterbrechen und fortsetzen Sie haben die M glichkeit ein Gespr ch vor bergehend zu unterbrechen um z B in Ruhe eine Unterlage durchz
54. n welcher Datenordner gerade ge ffnet ist Sie geben s Kapitel 7 1 den Namen der gesuchten Person in das Eingabefeld im Aktionsdisplay ein Schon nach der Eingabe des ersten Buchstabens schaut das Programm ob im lokalen Telefonbuch Namen registriert sind die mit diesem Buchstaben begin nen Ist dies der Fall wird der Name der Person im Eingabefeld angezeigt Han delt es sich nicht um die gew nschte Person geben Sie weitere Buchstaben ein Wollen Sie statt im lokalen im aktiven globalen Telefonbuch suchen lassen dr k ken Sie nach der Eingabe von Zeichen die Taste E3 EEE Wenn Sie die Eingabetaste dr cken wird der Anruf mit der betreffenden Person eingeleitet 16 Octopus Desk 330 5 Mit Octopus Desk 330 telefonieren Anruf ber beliebige Objekte einleiten Grunds tzlich kann ber jedes Objekt das im Octopus Desk 330 Handy ange zeigt wird ein Anruf eingeleitet werden Also nicht nur ber Personenobjekte sondern auch ber beliebige Objekte in der Anrufliste oder im Journal Sie bewegen einen Anruftermin oder einen Anruf aus dem Datendisplay z B per Drag amp Drop in das Aktionsdisplay und lassen die Maustaste los Octopus Desk 330 leitet einen Anruf mit der Person ein die dem jeweiligen Objekt als Anruf spartner zugeordnet ist 5 2 Anruf annehmen Im vorherigen Kapitel haben Sie verschiedene Wege kennengelernt mit Octopus Desk 330 einen Anruf einzuleiten gehender Anruf Wenn jemand bei Ihnen
55. natives Verfahren Im Kontextmen zu Person B Hierher weiterleiten A Info zur Verf gbarkeit der Funktion Zweitanruf s Anhang A Info zum Annehmen eines Anrufs s Kapitel 5 2 6 4 Zwischen zwei Gespr chspartnern wechseln makeln Sie haben zwei Verbindungen durch R ckfrage oder Annahme eines Zweitan rufs Uber die eine Verbindung f hren Sie z B gerade ein Gespr ch mit Person B die andere Verbindung mit Person A befindet sich im Zustand Halten SE Benutzerhandbuch A Info zur Verf gbarkeit der Funktion Makeln s An hang 21 Konferenzverbindung aufbauen 6 Die Komfortfunktionen nutzen Sie wollen von Person B zu Person A wechseln Diesen Vorgang nennt man ma keln Sie ffnen dazu im Aktionsdisplay das Kontextmen zu einem der beiden Perso nenobjekte und aktivieren den Men punkt Makeln Daraufhin wechselt die Ver bindung mit Person B in den Zustand Halten Sie sind nun mit Person A ver bunden ef Um wieder mit Person B zu sprechen aktivieren Sie den Men punkt Makeln er neut 6 5 Konferenzverbindung aufbauen Sie haben zwei Verbindungen ber die eine Verbindung f hren Sie z B gerade ein Gespr ch mit Person B die andere Verbindung mit Person A befindet sich im Zustand Halten AP Sie wollen mit Ihren beiden Gespr chspartnern eine Konferenzverbindung her stellen d h eine Verbindung in der Sie alle gleichzeitig miteinander kommunizie ren k nnen Sie ffnen dazu im
56. nennnn anne 22 Anruf bernehmen 2 142 2u 22 ale huselenibunebee rei 23 Lille gu ENEE 23 Automatischer R ckr ufi s 54 24 e r ea a Se ar e aiaa aeaaea See ER ae ae e EN E aaa 24 W IEE 25 le ee EE 25 Die Datenverwaltung von Octopus Desk 330 nutzen uuusensnnsnnnnannnnennunnnnnnnnnnnannnnnnnnnannnnannnnann 27 Mit einem globalen Telefonbuch arbeiten 28 Mit dem lokalen Telefonbuch arbeten ann 31 Mt gem Journal arbeiten ee ASSEN AER annehenlehbenunian 24 Mit der Anrufliste arbeiten 36 Octopus Desk 330 konfigurieren uuuneusunennenennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnsnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 39 Aktionstasten konfigurieren 2 444444444440HH neiuna ae ETE nennen 39 Einstellungen festlegen 1 ensemble een 41 Octopus Desk 330 Handy auf dem Bildschirm positionieren ssssssssenessrnesesnnsertrnerernnernrenrtnnnenen 42 Benutzerhandbuch Inhalt 10 10 1 10 2 10 3 10 4 10 5 Fachw rter Stichw rter Inhalt Externe Funktionen unter Octopus Desk 330 nutzen uunenssnsnnnnannnnonnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 45 Tools f r die lokale Datenhaltung uurrssusssansnannnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnen 47 Telefonbuch und Journal reparieren nennen ernennen nnnnen nennen nnnnnnnnnnnnn 47 LDAP Server starten und stoppen 47 Telefonbuch und Journal exportieren nennen 48 Telefonbuch und Journal importier
57. nes nicht erreichten Teilnehmers zu automatisie ren k nnen Sie Wahlwiederholung einstellen Der Wahlvorgang wird so lange wiederholt bis der Teilnehmer erreicht wird die von Ihnen eingestellte maximale Anzahl der Wahlwiederholungen er reicht ist 2 Sie die Wahlwiederholung beenden Voraussetzung f r die Wahlwiederholung ist da sich das Personenobjekt des angerufenen Teilnehmers im Aktionsdisplay im Zustand Besetzt oder L uten befindet ffnen Sie im Aktionsdisplay das Kontextmen zum ee und aktivie ren Sie Wahlwiederholung oder dr cken Sie die Aktionstaste Der Zustand wird durch folgendes Symbol dargestellt AD Sie beenden die Wahlwiederholung indem Sie den Men punkt Wahlwiederho lung erneut aktivieren 6 10 MFV Modus Bei einer bestehenden Verbindung k nnen Sie MFV Signale ber den W hlta stenbereich versenden ffnen Sie im Aktionsdisplay das Kontextmen zum Per sonenobjekt und aktivieren Sie den Men punkt MFV Modus Bet tigen Sie die entsprechende Zifferntaste ber denselben Men punkt beenden Sie den MFV Modus Benutzerhandbuch Wahlwiederholung A Info zur Verf gbarkeit der Funktion Wahlwiederho lung s Anhang A Info zu Benutzerein stellungen s Kapitel 8 2 A Info zur Verf gbarkeit der Funktion MFV Modus s Anhang 25 7 Die Datenverwaltung von Octopus Desk 330 nutzen Die Datenverwaltung von Octopus Desk 330 nutzen Um die Arbeit mit Octopus Desk 330 effektiv
58. nhaltung 10 5 Textdateien nachbessern Das Tool Dateien versch nern befindet sich in der Programmgruppe Octopus Desk 330 gt Import amp Export Es pa t bei Ein und Ausgabedateien die Spalten breiten dem Inhalt an und entfernt ung ltige Steuerzeichen Soll die Nachbesserung dialogfrei erfolgen so mu der Parameter h f r hidden verwendet werden soll nur eine Fortschrittsanzeige angezeigt werden der Pa rameter a f r automatic Beautify Import Dateien 52 A Info zur Eingabe von Parametern s Kapitel 10 4 Octopus Desk 330 Anhang bersicht der unterst tzten Telefonie Funktionen A Anhang A 1 bersicht der unterst tzten Telefonie Funktionen Anschlu des PC ber Contol Adapter an Octophon 26 28 First Party Call Control mit TAPI Link TK Anlage Octopus E Kap Telefonie Funktion E 30 10 30 300 800 5000 V 2 1 V 2 2 5 1 Anruf Einleiten ET x x v 5 2 Anruf annehmen La ae x x v 5 3 Anruf beenden x7 x x v R ckfrage Iv siy y v Anz Rufnr u Anrufernamens aus Adre buch er EE 6 1 Gespr ch Halten nur bei Third Party Anschlu m glich 6 1 Gespr ch Parken v 6 2 Anruf mit R ckfrage weiterleiten er x x v ez Anruf ohne R ckfrage weiterleiten kel x7 x v 6 2 Anruf ohne Gespr chsannahme weiterleiten nur
59. r den Octopus Desk 330 7 Die Datenverwaltung von Octopus Desk 330 nutzen Mit einem globalen Telefonbuch arbeiten Personen stehen f r einzelne Adre datens tze die neben allgemeinen Adre daten wie Nachname Vorname Wohnort Firma etc eine oder mehrere Tele fonnummern enthalten Dadurch da diese Nummern ber Personen referenziert sind k nnen Sie je A derzeit schnell Gespr che einleiten ohne die betreffenden Nummern selbst ein BAT Info ber das Einleiten zugeben von Gespr chen s Kapitel 5 1 Vom Datendisplay k nnen Sie das gew nschte Objekt z B per Drag amp Drop in das Aktionsdisplay ziehen um ein Gespr ch mit der betreffenden Person einzu leiten Falls Sie h ufiger Gespr che mit der betreffenden Person f hren k nnen Sie das A Objekt vom Datendisplay in das Kurzwahldisplay ziehen Das Objekt wird dabei Se Info zum Kurzwahldis nicht verschoben sondern nur kopiert d h das Objekt bleibt im globalen Tele play s Kapitel 5 1 fonbuch erhalten Wenn Sie bestimmte Personendaten selbst verwalten wollen k nnen Sie die be A treffenden Objekte vom Datendisplay auf das Objekt f r das lokale Telefonbuch BAT Info zum lokalen Te ziehen Auch hier wird das Objekt nicht verschoben sondern nur kopiert lefonbuch s Kapitel 7 2 Person suchen Wenn Sie das globale Telefonbuch ffnen werden wegen seiner Gr e stan dardm ig nicht alle Eintr ge im Datendisplay angezeigt Damit die gew nsc
60. r W hrend Sie mit dem einen Gespr chspartner sprechen befindet sich die Verbindung mit dem anderen Gespr chspartner im Zustand Halten MFV Modus MFV Mehrfrequenzwahlverfahren In diesem Modus k nnen MFV Signale ber den W hltastenbereich versendet werden Nebenstellenanlage Eine Nebenstellenanlage ist ein Vermittlungssystem in einem privaten Netz Sie verkn pft alle Endger te und Arbeitsplatzsysteme intern erm glicht ggf die Mischkommunikation Telefon Fax Teletexbetrieb und bernimmt den Anschlu an ffentliche Kommunikationsnetze Offener Anruftermin Wenn in einem Anruftermin kein Ausf hrungszeitpunkt definiert ist spricht man von einem offenen Anruf termin Person Personen stehen f r einzelne Adre datens tze die neben allgemeinen Adre daten z B Nachname Vor name Wohnort Firma eine oder mehrere Telefonnummern enthalten Dadurch da diese Nummern ber Personen referenziert sind k nnen Sie jederzeit schnell Anrufe einleiten ohne die betreffenden Nummern selbst einzugeben R ckfrage W hrend Sie mit jemandem telefonieren haben Sie die M glichkeit einen weiteren Teilnehmer anzurufen um z B eine R ckfrage zu stellen W hrend Sie mit dem zweiten Gespr chspartner sprechen befindet sich die Verbindung mit dem ersten Gespr chspartner im Zustand Halten 61 Octopus Desk 330 Fachw rter R ckruftermin Der R ckruftermin ist ein offener Anruftermin der nicht vom Benutzer definiert sonder
61. rs ist besetzt Die Verbindung bzw der Verbindungsaufbau wurde beendet Verbindung wurde unterbrochen Das Gespr ch wird gehalten Gespr ch ist in eine Konferenzschaltung ein gebunden Das Gespr ch ist geparkt Zustand ist unbekannt in Ausnahmesituatio nen und Fehlerfall Der angew hlte Teilnehmer wird zur ckgeru fen Der Wahlvorgang wird wiederholt 59 bersicht ber die Zustandssymbole 60 Anhang Octopus Desk 330 Fachw rter Fachw rter Kursiv geschriebene W rter werden selbst noch einmal im Fachwortverzeichnis erkl rt Anruftermin In einem Anruftermin legen Sie eine Telefonnummer sowie den Zeitpunkt fest an dem der Anruf ausgef hrt werden soll Wenn der definierte Zeitpunkt eintritt werden Sie durch ein Dialogfenster daran erinnert den Anruf auszuf hren Anruftermine werden als Objekte abgebildet Sie werden sowohl in der Anrufliste als auch im Journal angezeigt Eine Sonderform ist der R ckruftermin den Sie nicht selbst festlegen sondern der automatisch erzeugt wird wenn Sie einen kommenden Anruf nicht annehmen Anrufumleitung Sie bauen eine Anrufumleitung auf indem Sie Anrufe die Ihren Anschlu erreichen wollen auf einen ande ren Anschlu umleiten Anwendungsintegration Octopus Desk 330 stellt einen allgemeinen Mechanismus bereit um Funktionalit t die nicht direkt in Octo pus Desk 330 enthalten ist mit Hilfe der Workflow Komponente SmartAssist indirekt in Octopus
62. s Suchen Dialogfenster f r den gerade markierten bzw ge ffne ten Datenordner Zeigt im Datendisplay alle Gespr che an die mit der markierten Person ge f hrt wurden Legt die Adre daten f r eine neue Person an Legt einen Anruftermin f r die mar kierte Person an L scht das markierte Objekt Octopus Desk 330 Anhang bersicht ber die Objekte A3 bersicht ber die Objekte Datenordner Octopus Desk 330 verwaltet die Datenordner Anrufliste Globales Telefon buch Lokales Telefonbuch und Journal Die Datenordner sind durch jeweils spezifische Objekte am unteren Rand des Datendisplays repr sentiert Durch Klick auf das jeweilige Objekt wird der Inhalt im Datendisplay angezeigt Objekte Beschreibung Vorkommen Ga Anrufliste Datendisplay Die Anrufliste enth lt alle Anruftermine Globales Telefonbuch Datendisplay Ein globales Telefonbuch h lt alle Personen und Telefonnummern f r Sie bereit die zen tral vom Administrator verwaltet werden ec Lokales Telefonbuch Datendisplay Das lokale Telefonbuch h lt alle Personen und Telefonnummern f r Sie bereit die lokal f r Sie pers nlich verf gbar sind Im Unter schied zum globalen Telefonbuch verwalten Sie den Datenbestand des lokalen Telefon buchs selbst g Journal Datendisplay Das Journal enth lt Informationen ber alle kommenden und gehenden Anrufe sowie ber Anruftermine Person Personen stehen f r einzelne Adre datens tze
63. sfunktionalit t z B Fax versenden Mail versenden Die F higkeit der Anwendungsintegration stellt einen allgemeinen Mechanismus bereit um Funktionalit t die nicht direkt in Octopus Desk 330 enthalten ist mit Hilfe der integrierten Workflow Komponente SmartAssist indirekt in Octopus Desk 330 verf gbar zu machen Diese Funktionalit t wird entweder bei einem kommenden Anruf oder ber Men eintr ge angesto en Auf diese Weise sind z B die Funktionen Fax versenden und Mail versenden realisiert Hierbei werden die in Windows 95 98 oder NT 4 0 enthaltenden Mo dule f r Fax und Mail von Microsoft genutzt 1 Einleitung Octopus Desk 330 1 Einleitung Weiterhin kann bei einem kommenden Anruf ein beliebiger Ablauf gestartet wer den der anruferspezifische Daten am PC anzeigt die anhand der Rufnummer ermittelt wurden Der Mechanismus der Anwendungsintegration ist offen gehalten so da beliebi ge weitere Funktionen als SmartAssist Abl ufe eingeh ngt werden k nnen als Erweiterung oder Ersatz der bereits vorhandenen 1 2 Zum Handbuch Das Handbuch richtet sich an den Endbenutzer der mit Octopus Desk 330 seine allt glichen Telefonaufgaben erledigt Es soll einen berblick ber die M glich keiten von Octopus Desk 330 vermitteln erhebt aber nicht den Anspruch auf voll st ndige Beschreibung jeder einzelnen Funktion 1 3 Weitere Informationen F r weitere Informationen zu Octopus Desk 330 stehen folgende
64. sk 330 7 Die Datenverwaltung von Octopus Desk 330 nutzen Mit der Anrufliste arbeiten Zum definierten Zeitpunkt ffnet sich ein Hinweisfenster in dem Sie auf den An ggf ver ndern Men punkt ruf aufmerksam gemacht werden Sie k nnen den Anruf ausf hren l schen oder Eigenschaften im Kontext vertagen Wenn Sie Vertagen aktivieren ffnet sich das Fenster Anruftermin men zum betreffenden An mit lt Name gt und Sie k nnen einen anderen Termin eingeben EE Anruftermin suchen D Wie in den brigen Datenordnern k nnen Sie auch die Anrufliste durchsuchen Ke Sie aktivieren dazu im Kontextmen zur Anrufliste oder zur freien Fl che des Gta Sie k nnen auch im Datendisplays den Men punkt Suchen und geben im Dialogfenster Suchen Journal nach Anrufterminen Anrufliste z B den festgelegten Zeitpunkt oder den Gespr chspartner als Such suchen kriterien ein Hinweise zur Eingabe von Suchkriterien finden Sie in Kapitel 7 1 Benutzerhandbuch 37 Mit der Anrufliste arbeiten 7 Die Datenverwaltung von Octopus Desk 330 nutzen 38 Octopus Desk 330 8 Octopus Desk 330 konfigurieren Aktionstasten konfigurieren Octopus Desk 330 konfigurieren Wenn Sie Octopus Desk 330 jeden Tag intensiv nutzen sollten Sie das Pro gramm an Ihre pers nlichen Bed rfnisse anpassen Sie haben folgende Einstel lungsm glichkeiten Aktionstasten konfigurieren S Einstellungen festlegen Octopus Desk 330 Handy anordnen 8 1 Aktionstasten konfi
65. spr chsannahme 6 Die Komfortfunktionen nutzen A Info zur Verf gbarkeit der Funktion Parken s An hang Sie k nnen einen kommenden Anruf an einen anderen Teilnehmer weiterleiten ohne selbst den Anruf anzunehmen Dazu ziehen Sie das blinkende Personen symbol aus dem Aktionsdisplay heraus und legen es auf das Objekt f r die Per son ab an die Sie den Anruf weiterleiten wollen Drag amp Drop auf Objekte von Journal oder Anrufliste ist nicht m glich Anruf mit R ckfrage weiterleiten Sie k nnen einen Anruf entgegennehmen w hrend des Gespr chs eine zus tzli che Verbindung aufbauen und den Anrufer dann mit dem neuen Teilnehmer ver binden Beispiel Sie f hren ein Gespr ch mit Person A und wollen das Gespr ch mit R ckfrage an Person B weiterleiten Dazu leiten Sie zus tzlich zu dem bereits gef hrten Gespr ch ein Gespr ch mit Person B ein Dabei geht die Gespr chsverbindung mit Person A in den Zustand Halten ber Sie sprechen nun mit Person B Sie f hren nun die Weiterleitung durch indem Sie im Aktionsdisplay das eine Personenobjekt auf das andere ziehen Daraufhin werden die beiden Personen untereinander verbunden Beide Gespr chsverbindungen mit Ihnen werden be endet 20 A Info zur Verf gbarkeit der Funktion Anruf Weiter leiten ohne Gespr chsan nahme s Anhang A Info zur Verf gbarkeit der Funktion Anruf mit R ck frage Weiterleiten s An hang A Info zum Einleiten von
66. teinamen f r die Sicherungsdatei w hlen E Telefonbuch amp Journal reparieren ioj x Ce Telefonbuch amp Joumal reparieren C Telefonbuch amp Joumal in Datei sichern Telefonbuch amp Joumal aus Datei wiederherstellen Name der Datei id2entiyr epair tzt Schlie en 10 2 LDAP Server starten und stoppen Das Tool LDAP Server Start amp Stop befindet sich in der Programmgruppe Oc topus Desk 330 gt Hilfsprogramme Ein lokaler LDAP Server kann gestartet bzw gestoppt werden Dieses Tool ist insbesondere f r einen Administrator in Benutzerhandbuch 47 Telefonbuch und Journal exportieren 10 Tools f r die lokale Datenhaltung teressant der ein zentrales Telefonbuch vom Typ CentralAB eingerichtet hat und zur Verf gung stellen will iM LDAP Server Start amp Stop Bisi EX Lokalen LDAP Server starten Lokalen LDAP Server beenden Schlie en 10 3 Telefonbuch und Journal exportieren Die Tools Lokales Telefonbuch exportieren und Journal exportieren befinden sich in der Programmgruppe Octopus Desk 330 gt Import amp Export Sie k nnen auch ber das Kontextmen zum lokalen Telefonbuch bzw Journal aufgerufen werden Die Daten werden in eine Textdatei exportiert und k nnen mit einem Programm wie Excel nachbearbeitet und gedruckt werden oder von einer ande ren Datenhaltung importiert werden In der Ausgabedatei enth lt die erste Zeile die Namen der Spalten Di
67. u besetzt oder Teilnehmer nimmt nicht ab so kann dieser auf R ckruf gesetzt werden Im Besetztfall wird die gew nschte Verbindung automatisch hergestellt wenn der Teilnehmer sein Ge spr ch beendet hat im Freifall nachdem der Teilnehmer das erste Mal wieder telefoniert hat Voraussetzung f r das Setzen auf R ckruf ist da sich das Personenobjekt des angerufenen Teilnehmers im Aktionsdisplay im Zustand Besetzt oder L uten befindet ffnen Sie im Aktionsdisplay das Kontextmen zum Personenobjekt und aktivie ren Sie Automatischer R ckruf oder dr cken Sie die Aktionstaste EJ Der Zustand wird durch folgendes Symbol dargestellt I Sie l schen den R ckruf indem Sie im Kontextmen zum Personenobjekt Auto matischen R ckruf beenden aktivieren oder die entsprechende Aktionstaste dr cken Kann der R ckruf nicht ber das Kontextmen beendet werden entfer nen Sie das Personenobjekt aus dem Aktionsdisplay oder l schen Sie den R ck ruf ber den Telefonapparat 24 6 Die Komfortfunktionen nutzen Ss Umleitungsziel festle gen und Anrufumleitung ein schalten Im Kontextmen ei nes Personenobjekts Anrufe hierher umleiten w hlen und die entsprechende Nummer aktivieren A Info zur Verf gbarkeit der Funktion Automatischer R ckruf s Anhang AM Sie k nnen mehrere Personen auf R ckruf setzen Octopus Desk 330 6 Die Komfortfunktionen nutzen 6 9 Wahlwiederholung Um das wiederholte Anw hlen ei
68. ummer im Eingabefeld des Aktionsdisplays ein und dr cken die Eingabetaste Dadurch wird ein Anruf ausgel st Sie markieren ein Objekt in einem Display und dr cken die Taste E um es zu l schen Sie markieren ein Objekt in einem Display und dr cken die Tasten 2 LE Dadurch ffnen Sie das Kontextmen zum markierten Objekt Im folgenden werden nicht immer alle alternativen Bedienm glichkeiten be schrieben sondern vor allem die Bedienung ber Men s 12 Octopus Desk 330 5 Mit Octopus Desk 330 telefonieren Mit Octopus Desk 330 telefonieren Octopus Desk 330 stellt folgende Basis Telefonfunktionalit t bereit Anrufe einleiten w hlen kommende Anrufe entgegennehmen Verbindung beenden auflegen Ein wichtiger Bereich ist der oberste Anzeigebereich im Octopus Desk 330 Handy das Aktionsdisplay Im Aktionsdisplay wird Ihnen die Person angezeigt mit der Sie aktiv verbunden sind bzw waren Die Zust nde der Verbindung z B aktive ruhende gehaltene geparkte Verbindung werden Ihnen durch das Verhalten des Personensymbols z B blinkend f r kommenden Anruf bzw durch verschiedene Zustandssymbole angezeigt die das Personensymbol berlagern Beispiele f r Zustandssymbole a Bi APE A ao Auf diese Weise haben Sie jederzeit ein optisches Feedback ber den aktuellen Zustand Ihrer Gespr chsverbindungen Folgendes Symbol signalisiert z B da der Anschlu der betreffenden Person zur Zeit besetzt ist
69. usehen Sie unterbrechen ein Gespr ch in dem Sie es in den Zustand Halten versetzen Sie ffnen im Aktionsdisplay das Kontextmen zu der Person dessen Verbin dung Sie halten m chten und aktivieren den Men punkt Halten Octopus Desk 330 setzt die Verbindung in den Zustand Halten Das Personenobjekt wird vom entsprechenden Zustandssymbol berlagert Benutzerhandbuch Gespr ch unterbrechen und fortsetzen D a Diese Funktion stehen nicht an allen TK Anlagen Octopus E bzw in jeder An schaltungsvariante gleich zur Verf gung Funktionen die nicht an allen TK Anlagen Octopus E zur Verf gung stehen sind im folgenden mit A SE Als Symbol mit einem ent sprechenden Hinweis auf den Anhang gekennzeichnet A Info zur Verf gbarkeit der Funktion Halten s An hang 19 Anruf weiterleiten Statt des Men punkts Halten ist im Kontextmen nun der Men punkt Halten be enden verf gbar ber diesen Men punkt heben Sie Halten wieder auf Eine andere M glichkeit ein Gespr ch zu unterbrechen besteht darin es zu parken Men punkt Parken Parken beenden Sie parken eine Verbindung um sie z B an eine andere Nebenstelle zu bergeben und dort wieder aufzu nehmen ohne die Verbindung abbrechen zu m ssen 6 2 Anruf weiterleiten Sie k nnen einen kommenden Anruf direkt weiterleiten oder ihn entgegenneh men und danach das Gespr ch an einen anderen Teilnehmer bergeben Anruf weiterleiten ohne Ge
70. xtmen zu der Person bietet alle verf gbaren externen Funktionen an Wenn Sie Mail oder Fax ausw hlen ffnet sich wie bei der Ausl sung ber Men punkt ein Dialogfenster ber das Sie zwischen der einfachen oder ausf hrlichen Vari ante w hlen k nnen Ausl sung von externen Funktionen bei kommenden Anrufen Externe Funktionen k nnen auch bei kommenden Anrufen gestartet werden Wenn Sie mehrere Funktionen eingebunden haben ffnet sich das Dialogfenster Kommender Anruf Hier k nnen Sie eine passende Funktion ausw hlen 46 A Info zu den erforderli chen Einstellungen s Ad ministrationshandbuch A Info zu den erforderli chen Einstellungen s Ad ministrationshandbuch Octopus Desk 330 10 Tools f r die lokale Datenhaltung Telefonbuch und Journal reparieren Tools f r die lokale Datenhaltung Zum Lieferumfang von Octopus Desk 330 geh ren Tools f r die lokale Daten haltung Sie sind ber die Startleiste aufrufbar 10 1 Telefonbuch und Journal reparieren Das Tool Telefonbuch amp Journal reparieren befindet sich in der Programm gruppe Octopus Desk 330 gt Hilfsprogramme Falls die Datenbasis von Octo pus Desk 330 Journal und oder lokales Telefonbuch inkonsistent sein sollte kann sie mit diesem Tool repariert werden Dabei wird die Datenbasis in eine Textdatei geschrieben und von da wieder rekonstruiert Beides zusammen kannn in einem Schritt oder separat durchgef hrt werden Sie k nnen den Da
71. y grunds tzlich im Vor dergrund ist unabh ngig davon wie viele andere Fenster ge ffnet sind und wel che Anwendung aktiv ist Sie ffnen dazu das Kontextmen zu der Titelleiste des Octopus Desk 330 Handys und aktivieren den Men punkt Immer im Vordergrund Das Handy berlagert nun alle anderen Anwendungen Wenn Sie den Men punkt deaktvieren wird das Handy von anderen Anwendun gen berlagert sobald diese aktiv werden Benutzerhandbuch fa Sie heben die Funktion wieder auf indem Sie den Men punkt Automatisch im Hintergrund deaktivieren 43 Octopus Desk 330 Handy auf dem Bildschirm positionieren 8 Octopus Desk 330 konfigurieren 44 Octopus Desk 330 9 Externe Funktionen unter Octopus Desk 330 nutzen Externe Funktionen unter Octopus Desk 330 nutzen Eines der herausragenden Merkmale von Octopus Desk 330 ist die F higkeit Funktionalit t externer Anwendungen zu integrieren Aus Sicht von Octopus Desk 330 ist das in erster Linie Kommunikationsfunktionalit t z B Fax versenden Mail versenden Welche Funktionen angeboten werden h ngt von den Einstellungen in der Datei APPINTEG INI im Octopus Desk 330 Ordner ab Die F higkeit der Anwendungsintegration stellt einen allgemeinen Mechanismus bereit um Funktionalit t die nicht direkt in Octopus Desk 330 enthalten ist mit Hilfe der Workflow Komponente SmartAssist indirekt in Octopus Desk 330 ver f gbar zu machen Der Mechanismus der Anwendungsintegration ist

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