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1 Verwenden von GFI Archiver

1. Screenshot 9 Maillnsights WebMail Nutzung Berichte k nnen nach folgenden Kriterien gefiltert werden OPTION BESCHREIBUNG Bereich Geben Sie einen Datumsbereich an oder wahlen Sie die Standardeinstellung Das Datum darf maximal 6 Monate zur ck liegen Bericht f r Wahlen Sie eine n Active Directory Benutzer oder Gruppe aus Einbeziehen Geben Sie die Anzahl der anzuzeigenden Ergebnisse an Maximal konnen bis zu 1 000 Empf nger angezeigt werden Der Standardwert lautet Top 20 Berichtsformat Wahlen Sie den Typ der Ausgabe aus Berichte konnen als Anhang im PDF oder Excel xlsx Format exportiert werden Der generierte Bericht zeigt ein Diagramm an das die Gesamtanzahl der in dem angegebenen Zeitraum gesendeten und empfangenen E Mails darstellt Der Bereich bersicht oben in einem Bericht zeigt die haufigsten WebMail Anbieter und eine Zusammenfassung der gesendeten und empfangenen E Mails nach Anbieter an GFI Archiver 1 Verwenden von GFI Archiver 23 Die Tabelle unter dem Diagramm enthalt folgende Informationen OPTION BESCHREIBUNG Benutzer E Mail Adresse des Benutzers E Mails insgesamt Gesamtzahl der internen Kontakte Gesendete E Mails Gesamtzahl der gesendeten E Mails Empfangene E Mails Gesamtzahl der empfangenen E Mails Durchschnitt Tag Durchschnittliche Anzahl der gesendeten und empfangenen E Mails pro Tag Gesamtprozentsatz Gesamtanzahl der Web E Mails in Prozent HINWEIS Der WebMail Nutzungsbericht umf
2. Empfangsdatum Suchen Sie nach E Mails die an nach oder vor einem bestimm ten Datum empfangen wurden Geben Sie ein Datum ein bzw w hlen Sie ein Datum aus und w hlen Sie Liegt vor dem Liegt nach dem oder Ist genau Startdatum Suchen Sie nach Kalenderelementen die vor einem festgelegten Datum begonnen haben Gr e KB Suchen Sie nach Elementen die einer bestimmten Gr e entsprechen bzw gr er oder kleiner sind Geben Sie die Gr e ein und w hlen Sie Ist gr er als Ist kleiner als und Ist genau Nachrichten ID Suchen Sie nach E Mails mit einer bestimmten Nachrichten ID im Header Geben Sie die Nachrichten ID ein bzw kopieren Sie die Nachrichten ID der zu suchenden E Mail Gesamte E Mail Suchen Sie nach E Mails mit bestimmten Inhalten im gesamten E Mail Text und den Anh ngen Textk rper Suchen Sie nach E Mails mit bestimmten Inhalten im Nach richtentext Anhang Suchen Sie nach E Mails mit bestimmten Inhalten im Anhang Enth lt Dokument Suchen Sie nur nach E Mails mit einem angeh ngten Doku ment Ordner Suchen Sie nach Elementen die sich in einem bestimmten Post fachordner befinden Ordner Unterordner Suchen Sie nach Elementen die sich in einem bestimmten Unterordner eines Postfachordners befinden Kennzeichnung Suchen nach E Mails mit einer bestimmten Kennzeichnung HINWEIS Klicken Sie neben einer Suchbedingung auf um sie zu entfernen 1
3. 4 Glossar A Active Directory Eine Technologie die verschiedene Netzwerkdienste bereitstellt darunter LDAP ahnliche Ver zeichnisdienste AD Siehe Active Directory ADM ADM Dateien sind Vorlagendateien die von Gruppenrichtlinien verwendet werden um die Speicherorte von Richtlinieneinstellungen in der Registrierung anzugeben ADM Dateien beschreiben auch die Benutzeroberflache die Administratoren im Snap In Grup penrichtlinienobjekt Editor angezeigt wird Archivspeicher Eine Sammlung von E Mail Quellen E Mail Metadaten und Suchindizes in GFI Archiver Archivspeicher Verwaltung Eine Technologie von GFI Archiver mit der die zu verwendenden Archivspeicher anhand unter schiedlicher Zeitr ume in eine Warteschlange gestellt und zeitlich geplant werden k nnen Aufbewahrungsrichtlinien Ein System mit dem Sie festlegen k nnen wie lange bestimmte E Mails in Ihren Archivspei chern aufbewahrt werden D Datenbankschema Die Struktur einer Datenbank die die Tabellen die darin enthaltenen Felder und die Bezie hungen zwischen Feldern und Tabellen festlegt Diskussions Thread Eine Liste mit E Mails die eine Diskussion zwischen zwei oder mehr Benutzern darstellt Dom nenfunktionsebene Dom nenfunktionsebenen bieten eine M glichkeit dom nenweite Funktionen in Ihrer Active Directory Dom nendienste Umgebung bereitzustellen In Abh ngigkeit von Ihrer Netz werkumgebung sind verschiedene Ebenen von Dom nenfunktione
4. 6 Klicken Sie auf Fortfahren um den Bildschirm Sicherheit f r eintreffende E Mails anzuzeigen 7 W hlen Sie SSL verwenden aus um eine verschl sselte Verbindung mit GFI Archiver zu verwenden HINWEIS Wenn SSL nicht aktiviert ist ist die Verbindung unverschlusselt 8 Geben Sie unter Server fiir ausgehende E Mails die folgenden Informationen ein OPTION WERT Server fiir ausgehende E Mails SMTP Servername Identifizierung verwenden ausgewahlt Benutzername Benutzername Kennwort Ihr Kennwort 9 Klicken Sie auf Fortfahren 10 Prufen Sie die Informationen auf dem Bildschirm Account Zusammenfassung und klicken Sie auf Erstellen 11 Wahlen Sie den Account aus den Sie soeben erstellt haben 12 Geben Sie auf der Registerkarte Erweitert die folgenden Informationen ein OPTION WERT Port Verwenden Sie die Standard Portnummer 44143 oder den von Ihrem Systemadministrator fest gelegten Port SSL ver Wahlen Sie aus dass eine verschl sselte Verbindung mit GFI Archiver verwendet werden soll wenden 3 3 3 Konfigurieren von IMAP unter iOS5 Gehen Sie wie folgt vor um IMAP unter iOS5 zu konfigurieren GFI Archiver 3 Konfigurieren von Archive Assistant 57 HINWEIS Fur die folgende Konfiguration ist eine Internetverbindung erforderlich 1 Tippen Sie auf Einstellungen und wahlen Sie Mail Kontakte Kalender aus 2 Wahlen Sie im Bereich Accounts die Option Account hinzufiigen aus 3 Wahlen Sie aus der
5. HINWEIS Bei Verwendung der Schaltflache Alle l schen werden die konfigurierten Daten f r alle Jahre geloscht Die folgenden Beispiele beschreiben wie der Bericht bei typischen konfigurierten Szenarien funktioniert Szenario 1 Ein Unternehmen arbeitet von Montag bis Freitag wobei Arbeitsbeginn und ende am gleichen Tag liegen z B 9 00 bis 18 00 Uhr Mon Tues Wed i Sat Sun Ld l So a Se ee as 0 00 18 00 09 00 18 00 0900 18 00 09 00 13 00 09 00 18 00 Der Bericht umfasst E Mails die zwischen 18 00 und 9 00 Uhr von Montag bis Freitag sowie am Samstag und Sonntag verschickt wurden Szenario 2 Ein Unternehmen arbeitet von Montag bis Freitag Zwischen Arbeitsbeginn und ende liegt Mitternacht z B von 20 00 bis 5 00 Uhr Sun In diesem Fall umfasst der Bericht die E Mails die zwischen 5 00 und 20 00 Uhr von Montag bis Freitag sowie am Samstag und Sonntag verschickt wurden E Mails die am Samstag zwischen Mitternacht und 5 00 Uhr gesendet wurden werden nicht beachtet da sie innerhalb der normalen Gesch ftszeiten verschickt wurden GFI Archiver 1 Verwenden von GFI Archiver 31 Szenario 3 Ein Unternehmen arbeitet von Montag bis Freitag Zwischen Arbeitsbeginn und ende liegt Mitternacht und Mittwoch ist ein Feiertag Mon Tues Wed Thur Fri Sat Sun uM Ll PM 20 00 05 00 20 00 00 00 00 00 05 00 20 00 05 00 20 00 05 00 Der Bericht umfasst die E Mails die zwischen 5 00 und 20 00 Uhr von Monta
6. GFI Produkthandbuch GF Archiver Benutzerhandbuch Die Informationen in diesem Dokument dienen ausschlie lich Informationszwecken und werden in der vorliegenden Form ohne ausdr ckliche oder stillschweigende Haftung jeglicher Art bereitgestellt insbesondere ohne Gewahrleistung der Marktgangigkeit der Eignung f r einen bestimmten Zweck oder der Nichtverletzung von Rechten GFI Software haftet nicht f r etwaige Sch den einschlie lich Folgesch den die sich aus der Nutzung dieses Dokuments ergeben Die Informationen stammen aus ffentlich zug nglichen Quellen Trotz sorgf ltiger Pr fung der Inhalte bernimmt GFI keine Haftung f r die Vollst ndigkeit Richtigkeit Aktualit t und Eignung der Daten Des Weiteren ist GFI nicht f r Druckfehler veraltete Informationen und Fehler verantwortlich GFI bernimmt keine Haftung ausdr cklich oder stillschweigend f r die Richtigkeit oder Vollstandigkeit der in diesem Dokument enthaltenen Informationen Nehmen Sie mit uns Kontakt auf wenn Ihnen in diesem Dokument Sachfehler auffallen Wir werden Ihre Hinweise sobald wie m glich ber cksichtigen Alle hier aufgef hrten Produkte und Firmennamen sind Marken der jeweiligen Eigent mer Microsoft und Windows sind Marken oder eingetragene Marken der Microsoft Corporation in den Vereinigten Staaten und anderen Landern GFI Archiver unterliegt dem urheberrechtlichen Schutz von GFI SOFTWARE Ltd 1999 2014 GFI Software Ltd A
7. 2 Konfigurieren des Client Zugriffs o sssssssssssssssssssssssssssseeeseseeeene 45 2 1 Installieren von Outlook Connector 2 2 0 0 2 cee cece ccc ececcecceccecceccecceeeeeceeeceteeceeseeeee 45 2 1 1 Systemanforderungen f r Outlook Connector 22 20 2202 2 0 ccc cece cc ecc cece ceeceeeees 46 2 1 2 Software ooo c cece cece ecceccecceecceceuceeceecceceeccecceccecceceeeeecseeaeeceeceeeeeceeeee 46 2 1 3 Hardwaltei e 222 conte aL euis ht nn sip nt ete Leone ns Lr aot nt RARI LES 46 2 1 4 Herunterladen des GFI Archiver Archive Assistant 0 0 cccccceccecceceeceeeeees 47 3 Konfigurieren von Archive Assistant 0 0 0 0 0 0 0 ccc ccc cece ccc eccececceceececeececeececsececeeee 48 3 1 Installieren von File Archive Assistant 0 20 0 00 00 20 ccc cc ceccnccecceccecceceecsecteseeseeseens 50 3 1 1 Herunterladen von File Archive Assistant 20 ccccecceceeccccecceeceeceeneeceeees 50 3 1 2 Konfigurieren von File Archive Assistant sse 51 3 1 3 Hinzuf gen eines Synchronisierungsordners sees 52 3 2 Installieren der GFI Archiver App f r Windows 8 RT 22222nn nenn 53 3 2 1 Systemanforderungen ssssssssssssssssssss esee esse ees ses series serrer sese 53 3 2 2 Konfigurieren der GFI Archiver Touch App sss 53 3 3 Konfigurieren des IMAP Clientzugriffs f r GFI Archiver ssueuuuseueeeeeeeee eese 55 3 3 1 Konf
8. 20 06 2014 09 02 From Jane Doe v Note eS Sent 23 May 2014 17 13 To John Smith LI RE Not 23 05 2014 16 03 er Subject RE Note Von John Smith An Jane Doe 2kpP3 f RE Note 23 05 2014 16 13 Thanks John Von Jane Doe An John Smith 2KB 24 Please get back to me as soon as you have a date RE Note 20 06 2014 08 54 ct Von John Smith An Jane Doe ELCH Jane Gespeicherte Suchlaufe RE Note 20 06 2014 08 59 From John Smith GroBe Elemente x Von Jane Doe An John Smith 4 KB ES Sent Friday May 23 2014 4 03 PM To Jane Doe Elemente in den letzten 30 Tagen x Guide for the trial 2 20 06 2014 08 56 Subject RE Note Presentation pptx 1 26 05 2014 13 32 Elemente in den letzten 7 Tagen x Hi Jae gt Logo png 1 26 05 2014 13 31 Saw the note you left me on my desk gt New orders 1 23 05 2014 16 26 Actioning now John Screenshot 1 Durchsuchen archivierter E Mails 2 Auf der Registerkarte Archiv werden alle archivierten Elemente der Postfacher angezeigt f r die Ihnen eine Zugriffsberechtigung erteilt wurde Dar ber hinaus k nnen Sie die in der Tabelle unten beschriebenen Aktionen durchf hren OPTION BESCHREIBUNG Ermoglicht die Suche nach E Mails Geben Sie das gesuchte Wort oder die gesuchte Wortgruppe ein und klicken Sie auf Die Such ergebnisse werden im E Mail Bereich angezeigt ia Blendet den E Mail Vorschaubereich aus Blendet den E Mail Vorschaubereich ein B Wechselt zwi
9. 2007 einschlie lich Service Packs 1 und 2 oder 64 Bit Microsoft Outlook 2010 Microsoft Outlook 2013 Unterst tzte Betriebssysteme Windows 8 8 1 Windows 7 Windows Vista Windows Server 2003 Windows Server 2008 Windows Server 2012 Windows Server 2012 R2 Weitere erforderliche Internet Explorer 7 oder h her Internet Explorer 9 nur im Kom Komponenten patibilitatsmodus Mozilla Firefox Google Chrome Safari HTTP Port 80 oder HTTPS Standard Port 443 f r sichere Verbindungen wird von Outlook Connector f r die Verbindung mit GFI Archiver verwendet HINWEIS Outlook Connector kann nicht auf einem Microsoft Exchange Server installiert werden HINWEIS Wenn ein Webfilter verwendet wird muss dieser so konfiguriert werden dass alle HTTP Anforderungen zwischen dem GFI Archiver Server und Outlook Connector zugelassen werden Stellen Sie sicher dass die IP Adresse der NETBIOS Name und der DNS Name des GFI Archiver Servers nicht vom Webfilter blockiert werden Weitere Informationen hierzu finden Sie unter http go gfi com pageid MAR_WebFiltering 2 1 3 Hardware Prozessor Prozessor mit 1 GHz oder mehr GFI Archiver 2 Konfigurieren des Client Zugriffs 46 KOMPONENTE ANFORDERUNGEN Arbeitsspeicher Mindestens 512 MB RAM Empfohlen 2 GB RAM Physischer Speicher Fur die Installation von Outlook Connector sind 20 MB physischer Speicherplatz erforderlich Zum Spe
10. 3 Kommunikationsfluss Das Diagramm zum Kommunikationsfluss bietet eine bersicht ber E Mails die zwischen den ausgewahlten Benutzern Gruppen und deren Kontakten ausgetauscht wurden GFI Archiver 1 Verwenden von GFI Archiver 21 Kommunikationsfluss Verwenden Sie diesen Bericht um herauszufinden mit wem ein Benutzer oder eine Gruppe im Unternehmen oder auBerhalb davon kommuniziert Bereich Letzte 3 Monate v D CIID Bericht fir Benutzer v CZI Benutzer ichen ial Empf nger Alle X CED Einbeziehen Top 20 V be Berichtsformat PDF x be mo Jetzt senden Zeitplan Weiterleiten an Bericht senden jsmith amp mydomain com Screenshot 8 Mailinsights Kommunikationsfluss Berichte konnen nach folgenden Kriterien gefiltert werden OPTION BESCHREIBUNG Bereich Geben Sie einen Datumsbereich an oder wahlen Sie die Standardeinstellung Das Datum darf maximal 6 Monate zuruck liegen Bericht fiir Wahlen Sie eine n Active Directory Benutzer oder Gruppe aus Empfanger W hlen Sie Intern Extern oder Alle Einbeziehen Geben Sie die Anzahl der anzuzeigenden Ergebnisse an Maximal k nnen bis zu 1 000 Empf nger angezeigt werden Der Standardwert lautet Top 20 Berichtsformat W hlen Sie den Typ der Ausgabe aus Berichte k nnen als Anhang im PDF oder Excel xlsx Format exportiert werden Der generierte Bericht zeigt den ausgew hlten Benutzer oder
11. Archive Assistant File Archive Assistant kann manuell oder vom Systemadministrator mithilfe von Gruppenrichtlinienobjekten GPO installiert werden Bei beiden Installationsarten muss die URL des GFI Archiver Servers konfiguriert werden Dies ist die von File Archive Assistant f r die Verbindung mit GFI Archiver verwendete Adresse Sie sollten in der Lage sein File Archive Assistant zu verwenden wenn Sie sich bei Ihrem Computer anmelden Wenn die Authentifizierung trotzdem fehlschl gt konnen Sie die Verbindungseinstellungen ndern die File Archive Assistant die Kommunikation mit dem GFI Archiver Server erm glichen So konfigurieren Sie File Archive Assistant manuell 1 Klicken Sie in der Microsoft Windows Desktopsymbolleiste Ihres Computers mit der rechten Maustaste auf das File Archive Assistant Symbol 2 Konfigurieren Sie auf der Registerkarte Verbindung Folgendes OPTION BESCHREIBUNG Windows Authen File Archive Assistant verwendet Ihre Windows Anmeldeinformationen f r die tifizierung Verbindungsherstellung mit dem GFI Archiver Server Diese Methode wird verwendet wenn Sie in einer Intranet Umgebung arbeiten und mit derselben Active Directory Dom ne verbunden sind wie der GFI Archiver Server Benutzerdefinierte Wahlen Sie diese Authentifizierungsmethode aus wenn Sie von einem Remote Standort Authentifizierung au erhalb des Unternehmensnetzwerks eine Verbindung mit GFI Archiver herstellen mochten Der Benutzername und
12. Liste die Option Andere aus 4 Wahlen Sie Mail Account hinzufiigen aus und geben Sie die folgenden Informationen ein OPTION WERT Name Ihr Name Adresse Vollstandige E Mail Adresse Kennwort Ihr Kennwort Beschreibung Aussagekraftige Beschreibung 5 Tippen Sie auf Weiter Das Gerat stellt eine Verbindung mit dem Internet her und pr ft Ihr Konto 6 Wahlen Sie IMAP aus und geben Sie die folgenden Informationen ein SERVERDETAILS F R EINGEHENDE E MAILS WERT Hostname IMAP Servername Benutzername Vollstandige E Mail Adresse Kennwort Ihr Kennwort SERVERDETAILS F R AUSGEHENDE E MAILS WERT Hostname SMTP Servername Benutzername Benutzername Kennwort Ihr Kennwort HINWEIS Die Serverinformationen f r ausgehende E Mails erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator 7 Tippen Sie auf Weiter Wenn Sie die Fehlermeldung erhalten dass die Verbindung ber SSL nicht m glich ist tippen Sie auf Ja und fahren Sie ohne SSL Verbindung fort Tippen Sie auf Sichern HINWEIS SSL kann auch nach dem Speichern des neuen E Mail Kontos konfiguriert werden Wenn SSL nicht aktiviert ist ist die Verbindung unverschl sselt 8 W hlen Sie unter Mail Kontakte Kalender das E Mail Konto aus dass Sie soeben im Bereich Accounts erstellt haben 9 Tippen Sie auf den Kontonamen und bl ttern Sie nach unten zum Bereich Erweitert 10 Andern Sie in den Einstellungen f r eintreffende Mails den Server Port auf die Stan
13. Option ausw hlen werden die E Mails oder Kalenderelemente gel scht richten sofort sobald sie archiviert wurden dauerhaft l schen Archivierte Nach Geben Sie an f r wie viele Tage eine lokale Kopie der archivierten Nachrichten oder richten dauerhaft Kalenderelemente gespeichert werden soll standardm ig 30 Tage l schen nach XX Tagen L schrichtlinie Ist diese Option aktiviert wird die ausgew hlte Aufbewahrungsmethode auf alle alten E f r bereits archi Mails oder Kalenderelemente angewandt die archiviert aber noch nicht gel scht wur vierte Nach den Ist diese Option nicht aktiviert gilt das L schen nur f r E Mails Kalenderelemente richten jetzt die ab diesem Zeitpunkt archiviert werden ausf hren HINWEIS Diese Einstellungen gelten nicht f r E Mails und Kalenderelemente im Archivspeicher von GFI Archiver und sind nicht von den in GFI Archiver konfigurierten Aufbewahrungsrichtlinien betroffen 10 Klicken Sie auf OK 3 1 Installieren von File Archive Assistant Mit File Archive Assistant k nnen Benutzer Dateien aktivieren z B Dokumente oder Bilder Dies kann manuell von einem beliebigen Speicherort auf dem Computer oder automatisch durch Ablegen der zu archivierenden Dateien in einem mit GFI Archiver synchronisierten Ordner erfolgen File Archive Assistant kann manuell oder ber Gruppenrichtlinienobjekte GPO in Active Directory installiert werden Die Installation von File Archive Assistant erfordert f
14. Postfachs ein f r das Sie archivierte Elemente anzeigen m chten Daraufhin wird eine Liste mit bereinstimmenden Namen f r die Sie eine Zugriffsberechtigung haben angezeigt 2 W hlen Sie den gew nschten Benutzer aus und klicken Sie neben dem Suchfeld auf 3 Wahlen Sie im Feld E Mails durchsuchen f r den neu hinzugef gten Benutzer aus 4 Durchsuchen Sie die angezeigten archivierten Elemente mithilfe der verf gbaren Optionen GFI Archiver 1 Verwenden von GFI Archiver 18 1 6 GFI Maillnsights9 GFI Maillnsights ist eine Reporting Funktion in GFI Archiver mit der Informationen ber die E Mail Nutzung und Tendenzen anhand archivierter Elemente gesammelt werden k nnen Diese Funktion ermoglicht Ihnen Informationen ber die E Mail und Ressourcen Nutzung f r aussagekraftige Management und HR Berichte grafisch aufzubereiten HINWEIS GFI Maillnsights ist nur f r Benutzer mit den erforderlichen Zugriffsrechten aktiviert Wenden Sie sich bez glich weiterer Informationen an Ihren Systemadministrator Folgende Berichte stehen zur Verf gung NAME DES BERICHTS BESCHREIBUNG Kommunikationsfluss WebMail Nutzung E Mail Reaktionsverhalten Speichernutzung Inaktive Konten Unangemessene Worter Interne Spammer Au erhalb der Gesch ftszeiten Datenleckerkennung Stellensuche Ausdrucksuche GFI Archiver berwachen Sie ein und ausgehende Kommunikationsmuster von Benutzern und Gruppen in Ihrem Unt
15. Sie auf OK 3 3 9 Konfigurieren von IMAP in Mozilla Thunderbird 10 Gehen Sie wie folgt vor um IMAP in Mozilla Thunderbird 10 zu konfigurieren 1 Klicken Sie in Thunderbird auf Datei Neu E Mail Konto 2 Geben Sie auf dem Bildschirm Konto einrichten die folgenden Informationen ein OPTION WERT Ihr Name Vor und Nachname E Mail Adresse Vollstandige E Mail Adresse Kennwort Ihr Kennwort 3 Klicken Sie auf Weiter HINWEIS Klicken Sie auf Stopp um die automatische Kontoeinrichtung abzubrechen und klicken Sie auf Manuell bearbeiten 4 Geben Sie unter Konto einrichten die folgenden Informationen ein GFI Archiver 3 Konfigurieren von Archive Assistant 63 OPTION WERT Posteingang Server Wahlen Sie aus der Dropdown Liste die Option IMAP aus Server Adresse IMAP Servername Port Verwenden Sie die Standardeinstellung SSL Wahlen Sie den von Ihrem Systemadministrator festgelegten Verschl sselungstyp aus HINWEIS Wenn SSL nicht aktiviert ist ist die Verbindung unverschl sselt Authentifizierung Normales Kennwort Postausgang Server Geben Sie die von Ihrem Systemadministrator bereitgestellten Informationen ein 5 Klicken Sie auf Erweiterte Einstellungen und wahlen Sie Server Einstellungen aus Geben Sie die folgenden Informationen ein OPTION WERT Port Verwenden Sie die Standard Portnummer 44143 oder den von Ihrem Systemadministrator festgelegten Port Benutzername Vollst ndige E Mail
16. Suchen werden im Fenster Klassifizierungen auf der Registerkarte Archiv angezeigt Die Faxsuchoption wird nur angezeigt wenn die Registerkarte Faxarchivierungssuche vom GFI Archiver Administrator aktiviert wurde 1 4 2 Verwenden der erweiterten Suche Die Erweiterte Suche ist eine Erweiterung der Funktion Einfache Suche mit der Sie mehrere Suchkriterien bei der Suche nach archivierten Elementen angeben k nnen So verwenden Sie die erweiterte Suche 1 Klicken Sie in der Registerkarte Archiv auf das Dropdown Symbol Ie neben dem Textfeld f r die Schnellsuche und wahlen Sie Erweiterte Optionen Elemente suchen f r Archivspeicher Absendedatum X John Smith MYDOMAIN jsmith Alle z unbegrenzt v Beinhaltet alle von diesen Bedingungen s SchlieBt eine beliebige dieser Bedingungen aus Gesamte E Mail v x Keine Bedingung hinzugef gt zur ck zu den Basisoptionen 17 Zur cksetzen Speichern Suchen Screenshot 4 Erweiterte Suchoptionen 2 Im Bereich Erweiterte Suchoptionen stehen Ihnen die folgenden Funktionen f r eine erweiterte Suche zur Verf gung GFI Archiver 1 Verwenden von GFI Archiver 13 OPTION BESCHREIBUNG E Mails durch suchen nach Archivspeicher Absendedatum Beinhaltet alle GFI Archiver Wahlen Sie den Active Directory Benutzer aus der angezeigten Liste aus Definiert den Archivspeicher in dem die Suche durchgefuhrt werden soll Wahlen Sie ein
17. Von Ihrem Systemadministrator bereitgestellter SMTP Servername 9 Geben Sie im Bereich Anmeldeinformationen die folgenden Informationen ein OPTION WERT Benutzername Vollst ndige E Mail Adresse Kennwort Ihr Kennwort 10 Klicken Sie auf Weitere Einstellungen gt Erweitert und geben Sie die folgenden Informationen ein OPTION WERT Posteingangsserver IMAP Verwenden Sie die Standard Portnummer 44143 oder den von Ihrem Systemadministrator festgelegten Port Verwenden Sie den folgenden ver Wahlen Sie die von Ihrem Systemadministrator festgelegte schl sselten Verbindungstyp Verschl sselungsmethode aus HINWEIS Akzeptieren Sie das Sicherheitszertifikat wenn Sie dazu aufgefordert werden HINWEIS Wenn als Verschl sselungstyp KEINE ausgewahlt wird ist die Verbindung unverschl sselt 11 Klicken Sie nach Eingabe der Konfigurationsinformationen auf Weiter und anschlie end auf Fertig stellen 3 3 7 Konfigurieren von IMAP in Microsoft Outlook 2013 1 Starten Sie Outlook 2 Klicken Sie im Men Datei auf Informationen und anschlie end auf Kontoeinstellungen 3 Wahlen Sie Kontoeinstellungen in der Liste aus 4 Klicken Sie auf der Registerkarte E Mail auf Neu 5 Aktivieren Sie die Option Servereinstellungen oder zusatzliche Servertypen manuell konfigurieren und klicken Sie auf Weiter 6 Aktivieren Sie Internet E Mail und klicken Sie auf Weiter 7 Geben Sie im Bereich Benutzerinformationen die fol
18. an die E Mail Adresse des Empfangers ein HINWEIS Wenn Sie die Weiterleitungsoption verwenden wird der Bericht nicht nur an den Benutzer gesendet der den Bericht erstellt sondern auch an alle Benutzer die im Feld Weiterleiten an eingegeben wurden HINWEIS Mehrere E Mail Adressen werden durch ein Semikolon getrennt 4 Klicken Sie unten auf der jeweiligen Berichtsseite auf Bericht senden 1 6 2 Planen von Maillnsights Berichten Alle Maillnsights Berichte k nnen zur automatischen Ausf hrung geplant werden So planen Sie einen Bericht 1 Klicken Sie auf die Registerkarte Maillnsights und wahlen Sie den gew nschten Bericht 2 Verwenden Sie die verf gbaren Filter Wahlen Sie dazu einen zu filternden Wert aus 3 Klicken Sie auf Planen GFI Archiver 1 Verwenden von GFI Archiver 20 Jetzt senden Zeitplan Name Weiterleiten an Bericht planen T glich X Um 09 00 Speichern und Bericht planen Screenshot 7 Planen von Maillnsights Berichten 4 Geben Sie im Feld Name des Berichts einen aussagekraftigen Namen f r Ihren Bericht ein 5 Optional Geben Sie im Feld Weiterleiten an die E Mail Adresse eines oder mehrerer Empfanger ein 6 Wahlen Sie in der Dropdown Liste Bericht planen die Ausf hrungsfrequenz f r den Bericht aus Folgende Optionen sind verf gbar Taglich Wochentlich oder Monatlich 7 Geben Sie im Feld Um die Uhrzeit an 8 Klicken Sie auf Speichern und Bericht planen 1 6
19. as well John Smith and is on board 1 20 06 2014 09 08 gt Overtime reports Administrator 1 20 06 2014 09 05 Let me know your availability Jane Doe gt STEPS bt 1 20 06 2014 09 02 Regards ProjectStatus xlsx 1 20 06 2014 09 02 John gt PDFscript txt 1 20 06 2014 09 02 John Smitt gt OB65STEPS tet 1 20 06 2014 09 02 CPO Smith amp Wise Co gt emails txt 1 20 06 2014 09 02 From Jane Doe px Geb ee Sent 23 May 2014 17 13 To John Smith A 23 05 2014 16 03 L RE Note Subject RE Note n Von John Smith An Jane Doe 2KB amp f RE Note 230520141613 Thanks John Von Jane Doe An John Smith 2KB 3 Please get back to me as soon as you have a date RE Note 20 06 2014 08 54 aiik Von John Smith An Jane Doe ET CELL Jane Gespeicherte Suchlaufe RE Note 20 06 2014 08 59 From John Smith GroBe Elemente x Von Jane Doe An John Smith 4KB ES Sent Friday May 23 2014 4 03 PM To Jane Doe Elemente in den letzten 30 Tagen x gt Guide for the trial 2 20 06 2014 08 56 Subject RE Note gt Presentation pptx 1 26 05 2014 13 32 Elemente in den letzten 7 Tagen x Ta Jane gt Logo png 1 26 05 2014 13 31 Saw the note you left me on my desk gt New orders 1 23 05 2014 16 26 Actioning now John Screenshot 6 Zugreifen auf mehrere Postf cher So zeigen Sie archivierte Elemente eines anderen Postfachs an 1 Geben Sie im Suchfeld Hinzuzuf genden Benutzer suchen den Namen des
20. foegdomai h gracegoegdomaL Jetzt senden Zeitplan Weiterleiten an jsmith mydomain com Bericht senden Screenshot 22 Mailinsights Gro e E Mails Berichte k nnen nach folgenden Kriterien gefiltert werden OPTION BESCHREIBUNG Bereich Geben Sie einen Datumsbereich an oder w hlen Sie die Standardeinstellung Das Datum darf maximal 6 Monate zur ckliegen Bericht W hlen Sie eine n Active Directory Benutzer oder Gruppe aus f r Gr e Legen Sie die Gesamtgr e der E Mail in MB fest Nachricht und Anh nge E Mails die diese Gr e berschreiten werden im Bericht erfasst Die standardm ig festgelegte Mindestgr e betr gt 5MB Der generierte Bericht zeigt das Postfach f r den ausgew hlten Benutzer oder die Gruppe im oberen Bereich des Berichts an In einer Berichtszusammenfassung werden die 5 wichtigsten Benutzer und die Gesamtgr e der im angegebenen Zeitraum gesendeten E Mails angezeigt Zwei Diagramme stellen grafisch die Gr e der gesendeten E Mails in Prozent dar ein Diagramm f r die aktivsten Benutzer und das andere f r die Anhangkategorien Wenn beispielsweise Benutzer A 5 E Mails mit einer Gr e von jeweils 5 MB insgesamt 25 MB und Benutzer B 4 E Mails mit jeweils 10 MB insgesamt 40 MB sendet ist der Prozentsatz f r Benutzer B im Diagramm h her Die Daten werden wie folgt auf eine Tabelle unterhalb des Diagramms aufgeteilt GFI Archiver 1 Verwenden von GFI Archiver 43 T
21. jsmith mydomain com Bericht senden Screenshot 17 Maillnsights Bericht zur Stellensuche Berichte k nnen nach folgenden Kriterien gefiltert werden GFI Archiver 1 Verwenden von GFI Archiver 34 OPTION BESCHREIBUNG Bereich Geben Sie einen Datumsbereich an oder wahlen Sie die Standardeinstellung Diesen Monat aus Das Datum darf maximal 6 Monate zur ckliegen Bericht fiir Ermoglicht Ihnen die Auswahl der Personen auf die sich dieser Bericht beziehen soll F hren Sie den Bericht f r alle Mitarbeiter Standard oder nur f r eine n Active Directory Benutzer oder Gruppe aus Dom nen Die in diesem Bereich aufgelisteten Dom nen werden den Suchkriterien des Berichts hinzugef gt F gen Sie Dom nen hinzu indem Sie die URL im vorgesehenen Feld eingeben und auf klicken Zum Entfernen einer Dom ne klicken Sie auf Mit Alle l schen werden alle aufgelisteten URLs entfernt Die Standardliste der Jobb rsen enth lt folgende Websites Monster com Jobster com jobcentral com hotjobs yahoo com careerbuilder com indeed com simplyhired com jobing com reed co uk jobsearch co uk monster co uk totaljobs com fish4 co uk cityjobs com Berichtsformat W hlen Sie den Typ der Ausgabe aus Berichte k nnen als Anhang im PDF oder Excel xlsx Format exportiert werden Die Ergebnisse des generierten Berichts werden in einer Tabelle angezeigt und sind aufsteigend nach Datum sortiert Eine oberhalb aufgef hrte Berichtsz
22. zu suchen Verwenden Sie die folgenden Suchfunktionen OPTION BESCHREIBUNG Enthalt Geben Sie ein Stichwort ein nach dem gesucht werden soll Sie k nnen auch fol gende Platzhalter verwenden gt steht f r ein einzelnes beliebiges Zeichen steht f r eine beliebige Zeichenkette Betreff Suchen Sie nach E Mails mit einer bestimmten Betreffzeile Absendedatum Legt das Datum fest an dem die gesuchte E Mail gesendet wurde Von Geben Sie eine E Mail Adresse oder einen Active Directory9 Anzeigenamen an um nach E Mails von einem bestimmten Absender zu suchen An Geben Sie eine E Mail Adresse oder einen Active Directory9 Anzeigenamen an um nach E Mails an einen bestimmten Empfanger zu suchen Anhang Suchen Sie nach E Mails mit bestimmten Inhalten im Anhang Erweiterte Optionen Klicken Sie auf den Link zu den erweiterten Optionen um eine umfangreiche Aus wahl an Suchoptionen zu erhalten Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden der erweiterten Suche Seite 13 Zur cksetzen Setzt die Suchbedingungen zur ck und erm glicht eine Suche mit neuen Bedingungen Speichern Speichert die Suchbedingungen als Suchabfrage die jederzeit abeerufen werden kann Gespeicherte Suchen werden im Fenster Klassifizierungen auf der Registerkarte Archiv angezeigt Suche Startet die Suche nach archivierten E Mails Die Suchergebnisse werden anhand der ausgewahlten Bedingungen zur ckgegeben 3 Wahlen Sie im Bereich Suchen nach die Option
23. ABELLE BESCHREIBUNG Datum Zeigt das Datum und die Uhrzeit der gesendeten E Mail an Absender E Mail Adresse des Absenders Betreff Zeigt den Betreff der E Mail an Wenn Sie die Berechtigung zum Anzei gen der E Mail haben konnen Sie auf die Eintrage in der Betreffspalte klicken um die erkannte E Mail anzuzeigen Anzahl der Empfanger Die Gesamtanzahl von Empfangern die wahrend des angegebenen Zeit raums eine E Mail vom Absender erhalten haben Anhangkategorie Die Dateikategorien von E Mail Anhangen z B Video Bilder Musik Dokumente und Sonstige Gr e Gesamtgr e der E Mail einschlie lich des Anhangs 1 7 ndern der Benutzereinstellungen 1 Klicken Sie auf den angezeigten Benutzernamen in der oberen rechten Ecke des Bildschirms 2 W hlen Sie aus der Dropdown Liste Sprachoptionen die gew nschte Anzeigesprache aus 3 Legen Sie im Bereich Maximale Seitengr e die Anzahl der pro Seite anzuzeigenden E Mails fest 4 ndern Sie im Bereich Format f r Datum Uhrzeit der berwachungsberichte nur verf gbar wenn als Administrator angemeldet das Format der auf berwachungsberichten angezeigten Datums Uhrzeitangaben 5 Legen Sie im Bereich Zeitzone festlegen ber die Dropdown Liste die richtige Zeitzone fest Datum und Uhrzeit von E Mails in GFI Archiver werden gem dieser Einstellung angezeigt 6 Klicken Sie auf Speichern GFI Archiver 1 Verwenden von GFI Archiver 44 2 Konfigurieren des Client Zugriffs
24. Adresse 6 Klicken Sie nach Pr fung der Kontoinformationen auf Konto erstellen 7 Klicken Sie auf Abrufen um E Mails herunterzuladen 3 3 10 Konfigurieren von IMAP in Windows Live Mail 1 ffnen Sie Windows Live Mail und klicken Sie auf der Registerkarte Konten auf E Mail 2 Geben Sie auf dem Bildschirm E Mail Konten hinzuf gen die folgenden Informationen ein OPTION WERT E Mail Adresse Vollstandige E Mail Adresse Passwort Ihr Kennwort Servereinstellungen manuell konfigurieren Ausgewahlt 3 Klicken Sie auf Weiter 4 Geben Sie auf dem Bildschirm Servereinstellungen konfigurieren die folgenden Informationen ein OPTION WERT Informationen zum Postein gangsserver Servertyp Portnummer Serveradresse IMAP Servername Port Verwenden Sie die Standard Portnummer 44143 oder den von Ihrem Sys temadministrator festgelegten Port Erfordert eine sichere Ver Wahlen Sie aus dass eine verschl sselte Verbindung mit GFI Archiver bindung SSL verwendet werden soll HINWEIS Wenn SSL nicht aktiviert ist ist die Verbindung unverschl sselt Authentifizierung mit Klartext GFI Archiver 3 Konfigurieren von Archive Assistant 64 OPTION WERT Informationen zum Post Geben Sie die von Ihrem Systemadministrator bereitgestellten Infor ausgangsserver mationen ein 5 Klicken Sie auf Weiter und anschlie end auf Fertig stellen GFI Archiver 3 Konfigurieren von Archive Assistant 65
25. Archiver 4 Glossar 68 6 Offentliche Ordner Ein gemeinsamer Ordner von Microsoft Exchange und einem Benutzer der das gemeinsame Nutzen von Informationen ermoglicht O OneClick Restore Eine benutzerfreundliche Methode mit der archivierte E Mails im Posteingang des Benutzers wiederhergestellt werden k nnen Die E Mails k nnen entweder wieder in den Zustand zum Zeitpunkt des Loschens versetzt oder dem Benutzer als E Mail Anhang zugesendet werden Outlook Web Access Microsoft Exchange Server Webmaildienst Wird verwendet um auf E Mails Kontakte Auf gaben usw mittels einer Weboberflache zuzugreifen wenn Microsoft Office Outlook nicht ver f gbar ist OWA Siehe Outlook Web Access POP3 Siehe Post Office Protocol 3 Post Office Protocol 3 Ein Protokoll das von lokalen E Mail Clients verwendet wird um E Mails ber eine TCP IP Ver bindung von Postfachern abzurufen Postfach Ein Verzeichnis oder Ordner f r Empfang Ablage und Speicherung von E Mail Nachrichten Postfachordnerstruktur Abfrage Ein Funktion von GFI Archiver mit der die Postfachordnerstruktur in Microsoft Exchange mit GFI Archiver synchronisiert werden kann PST Exporter Ein Agent basiertes Tool das nach der Bereitstellung auf Zielcomputern E Mails aus PST Dateien f r die Verarbeitung durch den GFI Archiver Import Service extrahiert PST Datei Eine Datei f r die Speicherung von lokalen Kopien von E Mails Kalendern Ereignissen Kon t
26. Datei aus um in allen Archivspeichern nach archivierten Dateien zu suchen Verwenden Sie die folgenden Suchfunktionen GFI Archiver 1 Verwenden von GFI Archiver 11 OPTION BESCHREIBUNG Dateiname Dateityp Datum der letzten Anderung Erweiterte Optionen Suche Zur cksetzen Speichern Geben Sie den vollstandigen Dateinamen oder einen Teil des Dateinamens ein nach dem Sie suchen Sie k nnen auch folgende Platzhalter verwenden gt steht f r ein einzelnes beliebiges Zeichen steht f r eine beliebige Zeichenkette Wahlen Sie einen Dateityp aus der Liste aus oder wahlen Sie die Option Alle Stan dard Wahlen Sie eine Option aus der Liste aus oder wahlen Sie Benutzerdefiniert und geben Sie mithilfe der Kalenderschaltfl chen einen Zeitraum an Klicken Sie auf den Link zu den erweiterten Optionen um eine umfangreiche Aus wahl an Suchoptionen zu erhalten Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden der erweiterten Suche Seite 13 Startet die Suche nach archivierten E Mails Die Suchergebnisse werden anhand der ausgewahlten Bedingungen zur ckgegeben Setzt die Suchbedingungen zur ck und erm glicht eine Suche mit neuen Bedingungen Speichert die Suchbedingungen als Suchabfrage die jederzeit abeerufen werden kann Gespeicherte Suchen werden im Fenster Klassifizierungen auf der Registerkarte Archiv angezeigt 4 Wahlen Sie im Bereich Suchen nach die Option Kalender aus um in allen Archivspeichern nach a
27. Die Eintrage in der Betreffspalte enthalten einen Link zum Anzeigen der erkannten E Mail GFI Archiver 1 Verwenden von GFI Archiver 33 OPTION BESCHREIBUNG Art des Folgende Arten von Datenlecks sind moglich Kreditkarte Sozialversicherungsnummer Datenlecks vertrauliche Daten medizinische Daten HINWEIS Werden mehrere Arten von Datenlecks erkannt wird nur die erste Art angezeigt 1 6 12 Stellensuche Verwenden Sie diesen Bericht um interne Benutzer zu identifizieren die per E Mail mit Jobborsen kommunizieren Der Bericht erkennt gesendete und empfangene E Mails die Lebenslaufe enthalten HINWEIS Der Bericht kann sowohl gesendete als auch empfangene E Mails f r den ausgewahlten Benutzer identifizieren Stellensuche Identifizieren Sie ein und ausgehende archivierte Elemente die Lebensl ufe enthalten oder an eine Jobb rse adressiert sind Bereich Letzte 3 Monate xj Bericht f r Jeder v Dom nen P Job Search Report For Everyone Hinzugef gte Dom nen 14 hinzugef gt monster com E Summary jobster com Top Sender 1 Top Sender 2 john smith jobster com bob jonesGreed jobcentral com Tot Gels Tot Emas hotjobs yahoo com 3 careerbuilder com indeed com Job Search simplyhired com m Hu oma 08 01 2012 1336 paul brown breed co uk 08 01 2012 13 11 jane doe ajobster com Alle l schen Berichtsformat PDF Y Jetzt senden Zeitplan Weiterleiten an
28. Format exportiert werden Der generierte Bericht zeigt Daten in einer Tabelle an und umfasst folgende Optionen GFI Archiver 1 Verwenden von GFI Archiver 28 OPTION BESCHREIBUNG Datum Uhrzeit Datum und Uhrzeit der E Mail Absender E Mail Adresse des Absenders Betreff E Mail Betreff 1 6 9 Interne Spammer Der Bericht zu internen Spammern erm glicht Ihnen die Erstellung einer Liste welche die internen E Mail Konten der Benutzer enth lt die eine gro e Anzahl von Empf ngern in ihre E Mails aufnehmen Dieser Bericht enth lt die Empf nger der Felder An CC und BCC Interne Spammer Der Bericht zu internen Spammern enth lt die internen E Mail Konten von denen E Mails an eine hohe durchschnittliche Anzahl von Empfangern gesendet werden Bereich Letzte 30 Tage zal Einbeziehen Top 50 Zj Berichtsformat PDF Jetztsenden Zeitplan Weiterleiten an jsmith mydomain com Bericht senden Screenshot 14 Maillnsights Interne Spammer Berichte k nnen nach folgenden Kriterien gefiltert werden OPTION BESCHREIBUNG Bereich Geben Sie einen Datumsbereich an oder w hlen Sie die Standardeinstellung Letzte 30 Tage Das Datum darf maximal 6 Monate zur ck liegen Einbeziehen Geben Sie die Anzahl der E Mail Konten an die maximal 1000 Benutzer enthalten k nnen Berichtsformat W hlen Sie den Typ der Ausgabe aus Berichte k nnen als Anhang im PDF oder Excel xlsx Forma
29. GFI Archiver kann in verschiedene E Mail Clients und Technologien integriert werden damit Benutzer an Remote Standorten im B ro und unterwegs auf ihre archivierten Daten zugreifen k nnen Auf der Seite Client Zugriff k nnen Sie Folgendes herunterladen und konfigurieren OPTION BESCHREIBUNG GFI Archiver Outlook Ein Microsoft Outlook Plug In das Benutzern die Anzeige archivierter Elemente Connector direkt im Microsoft Outlook Client erm glicht GFI Archiver Ein Tool das Benutzern die manuelle Archivierung von E Mails Dateien und Archivierungsassistent Kalenderelementen aus Microsoft Outlook erm glicht GFI Archiver File Ein Agent mit dessen Hilfe Benutzer Dateien entweder automatisch ber einen syn Archive Assistant chronisierten Ordner oder manuell von einem beliebigen Speicherort auf ihren Com putern archivieren k nnen GFI Archiver Touch Eine App mit der Benutzer archivierte Daten direkt aus Windows 8 oder Windows RT App f r Windows durchsuchen k nnen 8 RT IMAP Zugriff Sie konnen in einem E Mail Client Ihrer Wahl ein IMAP Konto konfigurieren um archivierte Elemente in den Postfachern anzuzeigen auf die Sie Zugriff haben 2 1 Installieren von Outlook Connector Mit Outlook Connector k nnen Benutzer ihre Microsoft Outlook Ordner mit den von GFI Archiver archivierten Daten synchronisieren Der Outlook Connector kann innerhalb von GFI Archiver heruntergeladen werden 1 ffnen Sie GFI Archiver 2 Wa
30. Gruppen und ihren Kontakten ausgetauscht werden In diesem Bericht werden au erdem die am h ufigsten in den E Mails vorkommenden W rter aufgelistet Dieser Bericht verwendet die Suchindizes zur Ermittlung der am h ufigsten verwendeten Begriffe E Mail Themen Ermitteln Sie die am h ufigsten verwendeten W rter im Archiv listen Sie diese E Mails auf und finden Sie die Absender heraus Summary education resources Total Occurrences Total Occurrences Bereich Letzte 3 Monate v Bericht f r Jeder S aS Berichtsformat PDF 30 J Hinweis Die Generierung dieses Berichts kann einige Minuten dauern s m Li Jetztsenden Zeitplan Weiterleiten an jsmith mydomain com Bericht senden Screenshot 20 Maillnsights E Mail Themen Berichte k nnen nach folgenden Kriterien gefiltert werden OPTION BESCHREIBUNG Bereich Geben Sie einen Datumsbereich an oder wahlen Sie die Standardeinstellung Das Datum darf maximal 6 Monate zur ckliegen Bericht f r Wahlen Sie eine n Active Directory Benutzer oder Gruppe aus Berichtsformat Wahlen Sie den Typ der Ausgabe aus Berichte konnen als Anhang im PDF oder Excel xlsx Format exportiert werden Der generierte Bericht zeigt das ausgewahlte Postfach das zu einem Benutzer oder einer Gruppe gehort im oberen Bereich des Berichts an In einer Berichtszusammenfassung werden die 5 wichtigsten Stichworter f r den ausgewahlten Benutzer und die Gesamtanzahl der E
31. Mails pro Stichwort angezeigt In einem gestapelten S ulendiagramm werden die 10 wichtigsten Stichw rter auf der X Achse und die Haufigkeit mit der diese Worter gefunden wurden auf der Y Achse angezeigt GFI Archiver 1 Verwenden von GFI Archiver 39 Die Daten werden wie folgt auf zwei Tabellen unterhalb des Diagramms aufgeteilt TABELLE BESCHREIBUNG Haufigste Stichworter im Eine Tabelle die Stichworter und die Gesamtanzahl der Vorkommnisse jedes Unternehmen Stichworts auflistet E Mail Themen Eine Tabelle die Datum Absender und Betreff jeder gefundenen E Mail sowie die gesuchte Wortgruppe enthalt HINWEIS Die Tabelle Haufigste Schliisselworter im Unternehmen enthalt Informationen aus Archivspeichern die den angeforderten Zeitraum teilweise oder vollstandig umfassen Die Tabelle E Mail Themen enthalt nur Informationen aus E Mails die wahrend des ausgewahlten Zeitraums empfangen wurden 1 6 16 Bericht mit E Mail Leistungskennzahlen Im Bericht zu den E Mail Leistungskennzahlen werden die Benutzerproduktivitat gem einer Menge vordefinierter Leistungskennzahlen klassifiziert und die Tendenzen der E Mail Nutzung von Benutzern ber einen gewissen Zeitraum vergleichen Die Ergebnisse sind ma geblich wenn der Bericht f r eine Gruppe von Leuten mit demselben Berufsbild erstellt wird da f r diese Personen die Tendenzen der E Mail Nutzung ahnlich sein sollten Die Leistungsberechnungen basieren auf den gesendeten und empfangene
32. Verwenden von GFI Archiver 15 OPTION BESCHREIBUNG Schlie t alle diese Bedingungen aus Zur ck zu den Basi soptionen Zur cksetzen Speichern Suche Definiert eine Liste mit Bedingungen die bei der Suche von den archivierten Elementen NICHT erf llt werden sollen Klicken Sie auf T und wahlen Sie die entsprechenden Bedingungen aus Die Bedingungen die Sie hier auswahlen konnen entsprechen den zuvor beschriebenen Bedingungen HINWEIS Klicken Sie neben einem Suchkriterium auf m um es zu entfernen Klicken Sie auf diese Option um zur Funktion Einfache Suche zur ckzukehren Wei tere Informationen finden Sie unter Verwenden der einfachen Suche Seite 11 Setzt die Suchbedingungen zur ck und erm glicht eine Suche mit neuen Bedingungen Speichert die Suchbedingungen als Suchabfrage die jederzeit abgerufen werden kann Gespeicherte Suchen werden im Fenster Klassifizierungen auf der Registerkarte Archiv angezeigt Startet die Suche nach archivierten Elementen Die Suchergebnisse werden anhand der ausgewahlten Bedingungen zur ckgegeben 1 4 3 E Mail Suche mithilfe von Smartphones In GFI Archiver k nnen HINWEIS Sie mithilfe eines Smartphones nach E Mails suchen Diese Funktion wird von den folgenden Betriebssystemen unterst tzt Android 2 1 oder hoher Apple iPhone iOS 4 Blackberry OS5 oder hoher So f hren Sie eine einfache Suche durch 1 Starten Sie den Internetbrowser auf Ihrem Smartphon
33. WERT Posteingangsserver IMAP Verwenden Sie die Standard Portnummer 44143 oder den von Ihrem Systemadministrator festgelegten Port Verwenden Sie den folgenden ver Wahlen Sie die von Ihrem Systemadministrator festgelegte schl sselten Verbindungstyp Verschl sselungsmethode aus HINWEIS Akzeptieren Sie das Sicherheitszertifikat wenn Sie dazu aufgefordert werden HINWEIS Wenn als Verschl sselungstyp KEINE ausgewahlt wird ist die Verbindung unverschl sselt 11 Klicken Sie nach Eingabe der Konfigurationsinformationen auf Weiter und anschlie end auf Fertig stellen 3 3 6 Konfigurieren von IMAP in Microsoft Outlook 2010 1 Starten Sie Outlook 2 Klicken Sie im Men Datei auf Informationen und anschlie end auf Kontoeinstellungen 3 Wahlen Sie Kontoeinstellungen in der Liste aus 4 Klicken Sie auf der Registerkarte E Mail auf Neu 5 Aktivieren Sie die Option Servereinstellungen oder zus tzliche Servertypen manuell konfigurieren und klicken Sie auf Weiter GFI Archiver 3 Konfigurieren von Archive Assistant 60 6 Aktivieren Sie Internet E Mail und klicken Sie auf Weiter 7 Geben Sie im Bereich Benutzerinformationen die folgenden Informationen ein OPTION WERT Ihr Name Ihr Name E Mail Adresse Vollstandige E Mail Adresse 8 Geben Sie im Bereich Serverinformationen die folgenden Informationen ein OPTION WERT Servertyp IMAP Posteingangsserver IMAP Servername Postausgangsserver SMTP
34. ach folgenden Kriterien gefiltert werden OPTION BESCHREIBUNG Bereich Bericht f r Ausgeschlossene E Mails Gewichtung Berichtsformat GFI Archiver Geben Sie einen Datumsbereich an oder wahlen Sie die Standardeinstellung Wahlen Sie Letzte 6 Monate oder Letzte 12 Monate W hlen Sie eine n Active Directory Benutzer oder Gruppe aus Geben Sie E Mail Adressen ein die Sie von dem Bericht ausschlie en m chten Sie k nnen z B Newsletter oder automatische Systembenachrichtigungen ausschlie en Beispiel newsletters com Gewichtungen stehen f r Benutzerkategorien die Benutzer innerhalb einer bestimmten Rolle typischerweise definieren Zum Beispiel wird von einem Vertriebsmitarbeiter erwartet dass er mehr E Mails sendet als er empf ngt wohingegen ein Kundenbetreuer mehr E Mails empf ngt als er sendet W hlen Sie aus folgenden Optionen aus Normal Ein normaler Benutzer sendet und empf ngt die gleiche Anzahl an E Mails Absender vieler E Mails Ein Benutzer von dem in seiner Rolle erwartet wird dass er mehr E Mails sendet als er empf ngt gt Empf nger Ein Benutzer der typischerweise mehr E Mails empf ngt als er sendet W hlen Sie den Typ der Ausgabe aus Berichte k nnen als Anhang im PDF oder Excel xlsx Format exportiert werden 1 Verwenden von GFI Archiver 41 Der generierte Bericht zeigt ein Balkendiagramm mit farblich gekennzeichneten Daten an Die Daten f r das ausg
35. ages 17 3 Ds Music 32 7 bb Documents 4 8 BA Other 22 9 Jetzt senden Zeitplan Weiterleiten an jsmith mydomain com Bericht senden Screenshot 11 Mailinsights Speichernutzung Berichte k nnen nach folgenden Kriterien gefiltert werden OPTION BESCHREIBUNG Bereich Geben Sie einen Datumsbereich an oder wahlen Sie die Standardeinstellung Diesen Monat Das Datum darf maximal 6 Monate zur ck liegen Bericht f r Wahlen Sie Jeder Standard oder eine n Active Directory Benutzer oder Gruppe aus Elementtyp Wahlen Sie aus folgenden verf gbaren Optionen aus E Mails Dateien oder E Mails und Dateien Berichtsformat Wahlen Sie den Typ der Ausgabe aus Berichte konnen als Anhang im PDF oder Excel xlsx Format exportiert werden Der generierte Bericht enth lt ein Saulendiagramm dessen S ulen die verschiedenen Anhangskategorien reprasentieren Auf der x Achse des Diagramms werden die verschiedenen Speichergr enbereiche und auf der y Achse wird die Gr e des Anhangs angezeigt HINWEIS Folgende Anhangskategorien sind im Bericht Speichernutzung verf gbar Bilder Dokumente Musik Videos und Sonstige Die Tabelle unter dem Diagramm enthalt folgende Informationen GFI Archiver 1 Verwenden von GFI Archiver 26 OPTION BESCHREIBUNG Datum Datum an dem die E Mail empfangen wurde Gesamtgr e Gesamtgr e des Anhangs Bilder Gesamtgr e des Anhangs der Kategorie Bilder Dokumente Gesamtg
36. akten und anderen Elementen in Microsoft Office Outlook GFI Archiver 4 Glossar 69 Single Instance Storage F unktionalitat Liefert die Moglichkeit eine Kopie einer E Mail aufzubewahren die fur mehrere Benutzer frei gegeben ist Dadurch konnen doppelte Daten vermieden und die Effizienz erhoht werden indem die Menge des zum Speichern von E Mails benotigten Speicherplatzes reduziert wird Suchindex Ein System zum Sammeln Analysieren und Speichern von Daten fur eine schnelle und korrekte Abfrage von Informationen berwachung der Benutzerinteraktion Ein System mit dem Sie s mtliche Benutzeraktivit ten aufzeichnen k nnen w hrend diese die Weboberfl che von GFI Archiver verwenden berwachung der Datenbankaktivit t Ein System das die Suchfunktionen von Microsoft SQL Server nutzt um s mtliche Aktivit ten in einer Archivdatenbank aufzuzeichnen Zugriffsberechtigungen Berechtigungen die Benutzer oder Benutzergruppen erhalten um bei verschiedenen E Mails unterschiedliche Aktivit ten durchf hren zu k nnen GFI Archiver 4 Glossar 70 5 Index A Active Directory 11 14 22 23 25 26 30 33 35 36 38 39 41 43 48 50 52 55 Archiv 7 13 17 Aufbewahrungsrichtlinien 19 50 B Benutzereinstellungen 44 E Empf nger 10 11 15 19 21 23 25 28 33 41 44 G Glossar 66 H Header 8 15 47 l IMAP 45 55 57 59 64 Internet Explorer 46 K Kategorisierungsrichtlinien 9 Kennzeic
37. asst folgende WebMail Anbieter Hotmail Googlemail Yahoo Live AOL Facebook Yandex ru Seznam cz Gawab com Gmx com Mail ru Hushmail com Rediff com 1 6 5 E Mail Reaktionsverhalten Der Bericht zum E Mail Reaktionsverhalten zeigt an wie viel Zeit durchschnittlich vergeht bis Mitarbeiter auf E Mails antworten E Mail Reaktionsverhalten Gewinnen Sie Einblick in die durchschnittliche Zeit die Benutzer f r die Beantwortung von internen und externen E Mails ben tigen Top 1 000 Users Bereich Letzte 7 Tage v aaa SERES Bericht f r Jeder X Einbeziehen Alle Max 1000 Benutzer Y Sortieren Nach Name V Aufsteigend Y Berichesformat MN ee Jetzt senden Zeitplan Weiterleiten an jsmith mydomain com Bericht senden Screenshot 10 Maillnsights E Mail Reaktionsverhalten Berichte k nnen nach folgenden Kriterien gefiltert werden GFI Archiver 1 Verwenden von GFI Archiver 24 OPTION BESCHREIBUNG Bereich Geben Sie einen Datumsbereich an oder wahlen Sie die Standardeinstellung Letzte 7 Tage Das Datum darf maximal 6 Monate zur ck liegen Bericht f r Wahlen Sie eine n Active Directory Benutzer oder Gruppe aus Einbeziehen Geben Sie die Anzahl der anzuzeigenden Ergebnisse an Maximal k nnen bis zu 1 000 Emp fanger angezeigt werden Der Standardwert lautet Alle Sortieren Geben Sie eine Sortiermethode an Folgende Optionen sind verf g
38. bar Nach Name Standard Nach Reaktionsverhalten Berichtsformat Wahlen Sie den Typ der Ausgabe aus Berichte konnen als Anhang im PDF oder Excel xlsx Format exportiert werden Der generierte Bericht zeigt ein Balkendiagramm an das auf der y Achse die Benutzer und auf der x Achse die Reaktionszeiten in Stunden dargestellt Die Daten werden nach den ausgewahlten Kriterien sortiert Die Tabelle unter dem Diagramm enthalt folgende Informationen OPTION BESCHREIBUNG Benutzer Name oder E Mail Adresse des Benutzers Durchschnittliches Reaktionsverhalten Durchschnittliches Reaktionsverhalten fur alle E Mails Stun den Durchschnittliches internes Reak Durchschnittliche Dauer bis zur Antwort an interne Benutzer tionsverhalten Stunden Durchschnittliches externes Reak Durchschnittliche Dauer bis zur Antwort an externe Benutzer tionsverhalten Stunden 1 6 6 Speichernutzung Der Bericht Speichernutzung zeigt den verwendeten Speicherplatz von Anhangen an Die Anhange werden in Kategorien eingeordnet GFI Archiver 1 Verwenden von GFI Archiver 25 Speichernutzung Verwenden Sie diesen Bericht um die Auswirkungen auf Ihre Speicherkosten zu verstehen Sie konnen mit diesem Bericht die passenden Aufbewahrungsrichtlinien zur Kontrolle der Archivspeicherkosten erstellen Bereich Diesen Monat MJ Bericht f r Jeder Zi Elementtyp E Mails und Dateien xij Berichtsformat PDF Bh Video 22 2 Bi Im
39. dard Portnummer 44143 oder die von Ihrem Systemadministrator angegebene Portnummer 11 Aktivieren Sie die Option SSL verwenden GFI Archiver 3 Konfigurieren von Archive Assistant 58 12 Tippen Sie auf Weiter Das Gerat pr ft die eingegebenen Informationen 3 3 4 Konfigurieren von IMAP in Microsoft Outlook 2003 1 Starten Sie Outlook 2 Klicken Sie im Men Extras auf E Mail Konten 3 Klicken Sie unter E Mail Konten auf Ein neues E Mail Konto hinzuf gen und klicken Sie anschlie end auf Weiter 4 W hlen Sie IMAP als Kontotyp aus und klicken Sie anschlie end auf Weiter 5 Geben Sie im Bereich Benutzerinformationen die folgenden Informationen ein OPTION WERT Ihr Name Ihr Name E Mail Adresse Vollstandige E Mail Adresse 6 Geben Sie im Bereich Serverinformationen die folgenden Informationen ein OPTION WERT Posteingangsserver IMAP IMAP Servername Postausgangsserver SMTP Von Ihrem Systemadministrator bereitgestellter SMTP Servername 7 Geben Sie im Bereich Anmeldeinformationen die folgenden Informationen ein OPTION WERT Benutzername Vollstandige E Mail Adresse Kennwort Ihr Kennwort 8 Klicken Sie auf Weitere Einstellungen Erweitert und geben Sie die folgenden Informationen ein OPTION WERT Posteingangsserver IMAP Verwenden Sie die Standard Portnummer 44143 oder den von Ihrem Systemadministrator festgelegten Port Server erfordert eine ver Wahlen Sie diese Option aus u
40. das Kennwort das Sie hier angeben werden auf dem GFI Archiver Server authentifiziert Serveradresse f r Geben Sie die Serveradresse an unter der GFI Archiver installiert ist Wenn File GFI Archiver Archive Assistant ber Gruppenrichtlinienobjekte GPO installiert wird wird die Ser veradresse automatisch in das Feld f r den Standardwert eingetragen Ist das Feld mit der Serveradresse leer so erhalten Sie eine Fehlermeldung sobald Sie versuchen eine E Mail zu archivieren SSL Richt Wenn diese Option aktiviert ist ignoriert File Archive Assistant linienfehler igno Sicherheitszertifikatfehler beim Versuch eine Verbindung zum GFI Archiver Server rieren herzustellen Auf diese Weise konnen Benutzer eine SSL Verbindung mit dem GFI Archiver Server herstellen auch wenn der Server ein selbstsigniertes abgelaufenes zuruckgezogenes kompromittiertes oder anderweitig ung ltiges Zertifikat verwendet GFI Archiver 3 Konfigurieren von Archive Assistant 51 HINWEIS Ein Benutzer kann sowohl die Windows Authentifizierung als auch die benutzerdefinierte Authentifizierungsmethode verwenden vorausgesetzt die in das Feld Benutzerdefinierte Authentifizierung eingegebenen Benutzeranmeldeinformationen geh ren demselben Benutzer der auch am Computer angemeldet ist Die Anwendung versucht standardm ig die Windows Authentifizierung zu verwenden Schlagt dies fehl versucht sie die Einstellungen f r die benutzerdefinierte Authentifizier
41. den Screenshot 19 Mailinsights Benutzerdatenverkehr Berichte k nnen nach folgenden Kriterien gefiltert werden OPTION BESCHREIBUNG Bereich Geben Sie einen Datumsbereich an oder wahlen Sie die Standardeinstellung Das Datum darf maximal 6 Monate zur ck liegen Bericht f r Wahlen Sie eine n Active Directory Benutzer oder Gruppe aus Berichtsformat Wahlen Sie den Typ der Ausgabe aus Berichte konnen als Anhang im PDF oder Excel xlsx Format exportiert werden Der generierte Bericht listet die Kommunikation mit Bezug auf den ausgewahlten Benutzer oder die Gruppe auf In der Tabelle aufgef hrte E Mail Adressen zeigen die verschiedenen Kommunikationen die zwischen bestimmten E Mail Adressen und dem ausgewahlten Benutzer oder der Gruppe ausgetauscht wurden Die Tabelle unter dem Diagramm enthalt folgende Informationen OPTION BESCHREIBUNG Email Adresse Kontakt E Mail Adresse Gesendet Gesamtzahl der gesendeten E Mails Empfangen Gesamtzahl der empfangenen E Mails Intern Gesamtzahl der gesendeten und empfangenen internen E Mails Eingehend Gesamtzahl der von au erhalb der Organisation eingehenden E Mails Ausgehend Gesamtzahl der an Adressen au erhalb der Organisation gesendeten ausgehenden E Mails GFI Archiver 1 Verwenden von GFI Archiver 38 1 6 15 Bericht mit E Mail Themen Im Bericht zu den E Mail Themen werden in E Mails vorkommende Themen aufgelistet die zwischen den ausgewahlten Benutzern oder
42. der Gesch ftszeiten von Maillnsights Berichte k nnen nach folgenden Kriterien gefiltert werden OPTION BESCHREIBUNG Bericht fiir Ermoglicht Ihnen die Auswahl der Personen auf die sich dieser Bericht beziehen soll F hren Sie den Bericht f r alle Mitarbeiter Standard oder nur f r eine Active Directory Gruppe aus GFI Archiver 1 Verwenden von GFI Archiver 30 OPTION BESCHREIBUNG Einbeziehen Geben Sie die Anzahl der anzuzeigenden Ergebnisse an Es k nnen maximal 1 000 Ergebnisse angezeigt werden Standard 50 Bereich Geben Sie einen Datumsbereich an oder wahlen Sie die Standardeinstellung Diesen Monat Das Datum darf maximal 6 Monate zur ck liegen Berichtsformat W hlen Sie den Typ der Ausgabe aus Berichte k nnen als Anhang im PDF oder Excel xlsx Format exportiert werden Gesch ftszeiten Geben Sie einen Zeitraum gem den normalen Gesch ftszeiten Ihres Unternehmens an Arbeitswoche Wahlen Sie die Arbeitstage Ihres Unternehmens aus Markierte Tage werden als Teil der normalen Geschaftszeiten angesehen Ruhetage Verwenden Sie den Kalender um vergangene und zuk nftige Ruhetage anzugeben Ausgew hlte Daten werden im bereitgestellten Fenster aufgelistet Ruhetage k nnen gesetzliche Feiertage und Unternehmensferien sein WICHTIG Die Einstellungen werden nur nach erfolgreicher Erstellung des Berichts gespeichert Wenn Sie die Seite vor der Berichterstellung verlassen gehen alle Einstellungen verloren
43. die ausgew hlte Gruppe in der Mitte eines Diagramms als einzelne Entit t an Kontakte werden nach Dom nen getrennt Jedes Dom nen Cluster wird in einer anderen Farbe dargestellt Die Randbreite zwischen den Knoten zeigt die Intensit t der E Mail Beziehung zwischen verschiedenen Entit ten an Die Tabelle unter dem Diagramm enth lt folgende Informationen OPTION BESCHREIBUNG Kontakt E Mail Kontakt E Mail Adresse Gesendete E Mails Gesamtzahl der gesendeten E Mails Empfangene E Mails Gesamtzahl der empfangenen E Mails GFI Archiver 1 Verwenden von GFI Archiver 22 OPTION BESCHREIBUNG E Mails insgesamt Gesamtzahl der gesendeten und empfangenen E Mails Letzte Kommunikation Datum und Uhrzeit der zuletzt gesendeten empfangenen E Mail 1 6 4 WebMail Nutzung Im Bereich f r die WebMail Nutzung konnen Sie einen Bericht generieren der die Interaktion von internen Benutzern mit Webmail Konten zeigt WebMail Nutzung Dieser Bericht hilft bei der Erkennung der Benutzer die h ufig E Mails an WebMail Dienste schicken Dadurch k nnen potentielle Datenlecks oder unangemessene E Mail Nutzung erkannt werden WebMail Use Report For Everyone Bereich Diesen Monat zu AN Gmill Yale Bericht f r Jeder z gt Sent 9 Sem 3 Sent Einbeziehen Top 20 Md Received 0 Received 0 Reco Berichtsformat PDF v Jetztsenden Zeitplan A Weiterleiten an jsmith mydomain com Bericht senden
44. dressiert sind Suchen Sie nach spezifischen Begriffen oder Ausdr cken innerhalb der archivierten E Mails 1 Verwenden von GFI Archiver 19 NAME DES BERICHTS BESCHREIBUNG Benutzerdatenverkehr Verschaffen Sie sich einen Uberblick iiber die Anzahl der E Mails die zwischen den ausgewahlten Benutzern und Gruppen und ihren Kontakten ausgetauscht werden E Mail Themen Dieser Bericht listet haufig in E Mails vorkommende Themen und Worter auf die zwischen den ausgewahlten Benutzern und Gruppen und ihren Kontakten ausgetauscht werden E Mail Leistungskennzahlen Analysieren Sie gesendete und empfangene E Mails um die Benutzerproduktivit t gem einer Menge vordefinierter Leistungskennzahlen zu klassifizieren Bericht Gro e E Mails Ermitteln Sie gro e E Mails die unerw nscht viel Spei cherplatz in Ihrem Archiv beanspruchen k nnen E Mail Anh nge werden entsprechend bestimmter Kategorien klas sifiziert 1 6 1 Erstellen von Maillnsights Berichten Erstellte Berichte werden per E Mail entweder an den angemeldeten Benutzer oder an den im Feld Weiterleiten an angegebenen Benutzer gesendet Berichte k nnen als Anhang im PDF oder Excel xlsx Format exportiert werden So erstellen Sie einen Bericht 1 Klicken Sie auf die Registerkarte Maillnsights und wahlen Sie den gewiinschten Bericht 2 Verwenden Sie die verf gbaren Filter Wahlen Sie dazu einen zu filternden Wert aus 3 Optional Geben Sie im Feld Weiterleiten
45. e und geben Sie die URL von GFI Archiver in folgendem Format ein http GFI Archiver Hostname Name des virtuellen Ordners in GFI Archiver Beispiel http mydomain com Archiver 2 Melden Sie sich mit Ihren Anmeldeinformationen an HINWEIS Die mobile Benutzeroberflache verwendet die gleichen Spracheinstellungen wie die vom Benutzer konfigurierten Einstellungen in GFI Archiver Weitere Informationen finden Sie unter ndern der Benutzereinstellungen Seite 44 3 Geben Sie den gesuchten Text ein und klicken Sie auf Suchen GFI Archiver 1 Verwenden von GFI Archiver 16 4 Durchsuchen Sie die angezeigten Ergebnisse mithilfe der verfugbaren Optionen Die Ergebnisse sind absteigend nach Datum geordnet HINWEIS Die mobile Suchfunktion zeigt 10 E Mails pro Seite an Sie konnen die weiteren Seiten mithilfe der verfugbaren Optionen offnen Die maximale Anzahl an Suchergebnissen ist 5 000 BMB 8 17 am http 192 168 5 20 Mail Ei lt janeroe tcdomainb com lt johndoe tcdomainb com lt jose tcdomainb com Datum Freitag 10 Juni 2011 03 07 Betreff RE New Sales Lead Hi John 1 shall be travelling next week If this is urgent we could try a video conference Let me know what is best Regards z Zur ck Abmelden Screenshot 5 Konversationsansicht auf Smartphone 5 Klicken Sie auf den E Mail Betreff um die E Mail anzuzeigen oder klicken Sie auf Gesprache anzeigen um da
46. e Assistant 48 OPTION BESCHREIBUNG Benutzerdefinierte Authentifizierung Wahlen Sie diese Authentifizierungsmethode aus wenn Sie von einem Remote Standort au erhalb des Unternehmensnetzwerks eine Verbindung mit GFI Archiver herstellen mochten Der Benutzername und das Kennwort die Sie hier angeben werden auf dem GFI Archiver Server authentifiziert WICHTIG Wenn die Formularauthentifizierung auf dem Server konfiguriert ist erfordert die Archive Assistant eine benutzerdefinierte Authentifizierung 6 W hlen Sie im Bereich Dienstadresse f r GFI Archiver aus den folgenden Optionen aus OPTION BESCHREIBUNG Standard Benutzerdefiniert Dieses Feld enthalt die Serveradresse wenn Archive Assistant ber Gruppenrichtlinienobjekte GPO installiert wird und Ihr Sys temadministrator die Serveradresse bereitgestellt hat Ist das Feld leer so erhalten Sie eine Fehlermeldung sobald Sie versuchen eine E Mail zu archivieren Geben Sie manuell die Adresse an unter der GFI Archiver installiert ist SSL Richtlinienfehler ignorieren Diese Option ist standardm ig aktiviert Sie erm glicht die WICHTIG Verbindungsherstellung zwischen Archive Assistant und GFI Archiver wobei SSL Richtlinienfehler bei der berpr fung des Remote Zertifikats von GFI Archiver zur Authentifizierung ignoriert werden Auf diese Weise k nnen Benutzer eine SSL Verbindung mit dem GFI Archiver Server herstellen auch wenn der Server ein selbstsignier
47. e unter Verwenden der einfachen Suche Seite 11 ber die erweiterten Optionen erhalten Sie eine umfangreiche Auswahl an Suchoptionen Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden der erweiterten Suche Seite 13 Die Suchergebnisse werden im E Mail Bereich angezeigt GFI Archiver zeigt bis zu 25 E Mails pro Seite an Wenn mehr als 25 E Mails den Kriterien der Suchanfrage entsprechen werden die E Mails von GFI Archiver auf mehrere Seiten verteilt Mithilfe des Schiebereglers am unteren Rand des E Mail Bereichs k nnen Sie zur n chsten Seite bl ttern GFI Archiver 1 Verwenden von GFI Archiver 10 1 4 1 Verwenden der einfachen Suche Die Einfache Suche ist eine Erweiterung der Funktion Schnellsuche mit der Sie zusatzliche Suchkriterien bei der Suche nach E Mails Dateien Kalenderelementen oder Fax SMS Nachrichten in allen Archivspeichern angeben k nnen So verwenden Sie die einfache Suche T 1 Klicken Sie in der Registerkarte Archiv auf das Dropdown Symbol neben dem Textfeld f r die Suche Suchen nach E Mail O Datei l Kalender amp Fax X Enth lt Von Betreff An Absendedatum unbegrenzt Anhang r Alle Archivspeicher nach E Mails durchsuchen auf die Sie Zugriff haben Y Erweiterte Optionen Zur cksetzen Speichern Suchen Screenshot 3 Optionen f r die einfache Suche 2 W hlen Sie im Bereich Suchen nach die Option E Mail aus um in allen Archivspeichern nach E Mails
48. ein anderer Benutzer anmelden m chten melden Sie Ihr Profil ab und melden Sie sich mit einem anderen Windows Benutzerprofil an HINWEIS Wenn Sie sich an einem Computer anmelden der sich nicht in derselben Dom ne wie die Installation von GFI Archiver befindet werden Sie zur Eingabe der Anmeldeinformationen aufgefordert die Sie f r die Dom ne verwenden in der GFI Archiver installiert ist GFI Archiver 1 Verwenden von GFI Archiver 5 1 2 Durchsuchen archivierter Elemente 1 Wahlen Sie in GFI Archiver die Registerkarte Archiv aus GFI Archiver j Willkommen jsmith STARTSEITE MAILIN SIGHTS KONFIGURATION CLIENT ZUGRIFF UBERWACHUNG Hinzuzuf genden Benutzer suchen v 4i Archivspeicher 2014 May Jun ld gt amp oe 3 Suchen Archivierte Elemente f r Benutzer P al Korrespondenzen durchsuchen nach Korrespondenz Elemente Zuletzt am Hi Jane Alle Anwender gt CollaborationDoc docx 2 20 06 2014 10 39 Las m s opun ibn sd Sind ay x Setting up the system 1 20 06 2014 0910 forward Pete has been notified as well John Smith and is on board gt Overtime reports 1 20 06 2014 09 08 x gt en Administrator ER 1 20 06 2014 09 05 Let me know your availability Jane Doe gt STEPS bt 1 20 06 2014 09 02 Regards gt ProjectStatus xisx 1 20 06 2014 09 02 John PDFscript txt 1 20 06 2014 09 02 John Smith gt OB6SSTEPS bt 1 20 06 2014 09 02 CPO Smith amp Wise Co gt emails txt 1
49. en Sie eine zuvor zugewiesene Kennzeichnung aus 2 Klicken Sie auf Kennzeichnung entfernen Klicken Sie erneut auf die Schaltfl che oder w hlen Sie Schlie en um den Bereich zu schlie en HINWEIS Kennzeichnungen werden im Feld Kennzeichnungen mit schwarzer Farbe dargestellt Kennzeichnungen die auf Unternehmensebene mithilfe von Kategorisierungsrichtlinien zugewiesen wurden werden mit roter Farbe dargestellt Kennzeichnungen aufgrund von Kategorisierungsrichtlinien k nnen nicht entfernt werden E Mail Kalenderelement wiederherstellen Mit dieser Funktion k nnen Sie E Mails oder Kalenderelemente ber die OneClick Restore Funktion wiederherstellen Sie k nnen ein archiviertes Element in einem bestimmten Postfach wiederherstellen oder eine Kopie des Elements an eine E Mail Adresse weiterleiten Geben Sie im E Mail Wiederherstellungsbereich die E Mail Adresse ein an die Sie eine Kopie des aktuellen Elements senden m chten und klicken Sie auf E Mail Kalenderelement wiederherstellen E Mail auf Festplatte speichern EML Format L dt die gesamte E Mail auf die Festplatte herunter einschlie lich aller Anh nge im eml Format Dieses Format ist kompatibel mit einer Reihe von E Mail Clients wie Microsoft Outlook Express Windows Mail und Mozilla Thunderbird W hlen Sie im Dialogfeld Dateidownload die Option Speichern und w hlen Sie einen Speicherort f r die Datei aus E Mail auf Festplatte speichern MSG Format L dt d
50. en oder mehrere Archivspeicher aus der verf gbaren Liste der Archivspeicher aus Legt das Datum fest an dem die gesuchte E Mail gesendet wurde Legt fest ob Elemente angezeigt werden sollen die alle oder nur eine Suchbedingung erf llen Wahlen Sie die die gew nschte Option aus der Dropdown Liste aus Alle Zeigt archivierte Elemente an die mindestens eine der festgelegten Bedin gungen erf llen Beliebig Zeigt archivierte Elemente an die alle festgelegten Bedingungen erf l len 1 Verwenden von GFI Archiver 14 OPTION BESCHREIBUNG dh Klicken Sie auf diese Schaltfl che um Suchbedingungen hinzuzuf gen Zu den verf gbaren Bedingungen geh ren GFI Archiver Betreff Mit dieser Option suchen Sie nach E Mails mit einer bestimmten Betreff zeile Absender Geben Sie eine E Mail Adresse oder einen Active Directory Anzei genamen an um nach E Mails von einem bestimmten Absender zu suchen Empf nger Geben Sie eine E Mail Adresse oder einen Active Directory Anzei genamen an um nach E Mails an einen bestimmten Empfanger zu suchen BCC Geben Sie die E Mail Adresse oder den Active Directory9 Anzeigenamen des Empfangers an dessen Adresse in das BCC Feld eingegeben wurde Absendedatum Suchen Sie nach E Mails die an nach oder vor einem bestimm ten Datum gesendet wurden Geben Sie ein Datum ein bzw wahlen Sie ein Datum aus und w hlen Sie Liegt vor dem Liegt nach dem oder Ist genau
51. enerierten Berichts werden in einer Tabelle angezeigt und sind aufsteigend nach Datum sortiert Eine ber der Tabelle aufgef hrte Berichtszusammenfassung zeigt die Gesamtanzahl der E Mails und die Anzahl der E Mails an in denen ein Ausdruck gefunden wurde Die Tabelle enth lt folgende Informationen OPTION BESCHREIBUNG Datum Absender Betreff Ausdruck Zeigt das Datum und die Uhrzeit der gesendeten E Mail an E Mail Adresse des Absenders Zeigt den Betreff der E Mail an Wenn Sie die Berechtigung zum Anzeigen der E Mail haben konnen Sie auf die Eintrage in der Betreffspalte klicken um die erkannte E Mail anzuzeigen Der in der E Mail gefundene Suchausdruck 1 6 14 Bericht uber den Benutzerdatenverkehr Die Grafik zum Benutzerdatenverkehr verschafft Ihnen einen Uberblick iiber die Anzahl der E Mails die zwischen den ausgewahlten Benutzern und Gruppen und ihren Kontakten ausgetauscht werden Au erdem werden einmalige E Mail Adressen von gesendeten oder empfangenen E Mails aufgef hrt GFI Archiver 1 Verwenden von GFI Archiver 37 Benutzerdatenverkehr Dieser Bericht listet E Mails auf die von einem bestimmten Benutzer oder Gruppe gesendet und empfangen wurden Unterscheiden Sie zwischen internen externen und ausgehenden E Mails Bereich Letzte 3 Monate gil Bericht f r Jeder 7 Berichtsformat PDF ant ne mes ee Jetztsenden Zeitplan Weiterleiten an jsmith mydomain com Bericht sen
52. erkarte Archiv in GFI Archiver k nnen Sie verschiedene Arten archivierter Elemente anzeigen und bearbeiten Wechseln Sie zwischen E Mail Konversationen und Kalenderelementen mithilfe der Steuerelemente in der Taskleiste Weitere Informationen finden Sie unter Durchsuchen archivierter Elemente Seite 6 W hlen Sie aus der Postfach oder der Nachrichtenansicht eine E Mail aus um die E Mail oder eine archivierte Datei anzuzeigen Das ausgew hlte Element wird im Vorschaubereich angezeigt Doppelklicken Sie auf eine E Mail oder eine archivierte Datei um sie im E Mail Ansichtsfenster anzuzeigen GFI Archiver 1 Verwenden von GFI Archiver 7 Request for Quote o e S r 5 E 4 0x Request for Quote John Doe An jbox GFISYNCH 25836749 GFISYNCH 25836749 Kopien an journal Jane Roe Jose Verschickt am Sonntag 27 Mai 2012 15 22 46 Archiviert am Freitag 15 Juni 2012 21 36 19 Identifikationscode eml 8135ad24 b7a4 4c1b 9466 218971c17de8 2147483647 Ordner Gesendete Objekte Hi can you kindly send us a quotation for 50 items Thanks Purchasing Desk Screenshot 2 Arbeiten mit archivierten Elementen in GFI Archiver Wechseln Sie zum Offnen eines archivierten Kalenderelements zur Kalenderansicht Wahlen Sie das anzuzeigende Element aus Klicken Sie einmal auf das Element um im Kalenderfenster Details anzuzeigen In Abhangigkeit von dem ausgewahlten archivierten Element konnen beim Anzeigen der Inhalte arch
53. ernehmen Identifizieren Sie die Benutzer die am h ufigsten E Mails ber Webmail Dienste austauschen Gibt Aufschluss ber potentielle Datenschlupfl cher und unangemessene E Mail Nutzung Gewinnen Sie Einblicke in die durchschnittliche Zeit die Benutzer f r die Beantwortung von internen und externen E Mails ben tigen Verwenden Sie diesen Bericht um sich einen berblick ber gespeicherte E Mail Anh nge und die dadurch verursachten Speicherkosten zu verschaffen Erstellen Sie die passenden Aufbewahrungsrichtlinien zur Kontrolle des E Mail Speicherplatzes Dieser Bericht gibt eine Liste von Benutzerkonten wieder auf denen E Mails empfangen aber nicht in der angegebenen Zeit beantwortet wurden Pr fen Sie E Mails auf die Verwendung von unangemessener Sprache und damit auf Verst e gegen die Unternehmensrichtlinie Finden Sie heraus mit welchen Kontakten Ihre Mitarbeiter regelm ig per E Mail kommunizieren Empf nger CC und BCC Empf nger Dieser Bericht zeigt eine Liste mit internen Benutzerkonten an von denen E Mails au erhalb der allgemeinen Gesch ftszeiten gesendet wurden Erkennen Sie Benutzeraktivit ten denen weiter nachgegangen werden muss Spuren Sie E Mails auf die Informationen wie Kreditkartendetails Sozialversicherungsnummern USA und andere vertrauliche Dokumente und Informationen enthalten Identifizieren Sie ein und ausgehende E Mails die Lebenslaufe enthalten oder an eine Jobborse a
54. ew hlte Postfach das zu einem Benutzer oder einer Gruppe geh rt werden unterhalb des Diagramms in zwei Tabellen ausgewertet Die Tabellen enthalten die folgenden Daten TABELLE BESCHREIBUNG Faktoren Listet eine Bewertung fur jede Leistungskennzahl pro Monat auf oder pro Benutzer wenn der Bericht fur eine Gruppe generiert wird Gesammelte Gesamtzahlen an E Mails werden entweder pro Benutzer wenn der Bericht f r eine Gruppe Statistik generiert wird oder pro Monat aufgelistet E Mail Adresse Benutzer Monat Gesendet gesamt Empfangen gesamt Gesendete Antworten gesamt Gesamtzahl der E Mails an mehrere Empfanger empfangen Gesamtzahl der E Mails an mehrere Empfanger gesendet Gesendete Anhange Empfangene Anhange 1 6 17 Bericht Gro e E Mails Der Bericht Gro e E Mails identifiziert E Mails die eine bestimmte Gr e berschreiten und zwischen den ausgewahlten Benutzern und Gruppen und ihren Kontakten ausgetauscht werden Er listet au erdem die Anhangkategorien auf z B Video Bilder Musik Dokumente und Sonstige GFI Archiver 1 Verwenden von GFI Archiver 42 GroBe E Mails Identifizieren Sie groBe Elemente innerhalb des Archivs deren Absender sowie deren Dateitypkategorie Bereich Letzte 3 Monate Bericht f r Jeder 7 Gr e 7 MB Berichtsformat PDF A brettboeadom juanjoe domain mart frank
55. g bis Freitag am Samstag und Sonntag sowie am Mittwoch von Mitternacht bis Mitternacht verschickt wurden Die Ergebnisse des generierten Berichts werden in einem Balkendiagramm angezeigt Eine oberhalb aufgef hrte Berichtszusammenfassung zeigt die ersten 3 Benutzer an die am meisten E Mails au erhalb der Gesch ftszeiten verschickt haben Die Tabelle unter dem Diagramm enth lt folgende Informationen OPTION BESCHREIBUNG E Mail E Mail Adresse des Benutzers Anzahl der gesendeten E Mails Anzahl der au erhalb der Gesch ftszeiten gesendeten E Mails 1 6 11 Datenleckerkennung Mithilfe dieses Berichts k nnen Sie E Mails erkennen die potenziell sensible Daten enthalten Der Bericht erkennt gesendete und empfangene E Mails mit folgendem Inhalt gt Kreditkartennummern der gr ten Anbieter VISA Mastercard American Express Diner s Club Discover gt Sozialversicherungsnummern USA Vertrauliche Dokumente und Informationen HINWEIS Der Bericht analysiert gesendete und empfangene E Mails f r den ausgew hlten Benutzer GFI Archiver 1 Verwenden von GFI Archiver 32 Datenleckerkennung Sp ren Sie Elemente auf die Informationen wie Kreditkartendetails Sozialversicherungsnummern USA und andere vertrauliche Dokumente und Informationen enthalten Data Leakage Detection Report For All Recipients Bereich Letzte 3 Monate iJ Summary Bericht f r Jeder M Top Sender 1 Top Sender 2 john smith
56. genden Informationen ein GFI Archiver 3 Konfigurieren von Archive Assistant 61 OPTION WERT Ihr Name Ihr Name E Mail Adresse Vollstandige E Mail Adresse 8 Geben Sie im Bereich Serverinformationen die folgenden Informationen ein OPTION WERT Servertyp IMAP Posteingangsserver IMAP Servername Postausgangsserver SMTP Von Ihrem Systemadministrator bereitgestellter SMTP Servername 9 Geben Sie im Bereich Anmeldeinformationen die folgenden Informationen ein OPTION WERT Benutzername Vollstandige E Mail Adresse Kennwort Ihr Kennwort 10 Klicken Sie auf Weitere Einstellungen Erweitert und geben Sie die folgenden Informationen ein OPTION WERT Posteingangsserver IMAP Verwenden Sie die Standard Portnummer 44143 oder den von Ihrem Systemadministrator festgelegten Port Verwenden Sie den folgenden ver Wahlen Sie die von Ihrem Systemadministrator festgelegte schl sselten Verbindungstyp Verschl sselungsmethode aus HINWEIS Akzeptieren Sie das Sicherheitszertifikat wenn Sie dazu aufgefordert werden HINWEIS Wenn als Verschl sselungstyp KEINE ausgewahlt wird ist die Verbindung unverschl sselt 11 Klicken Sie nach Eingabe der Konfigurationsinformationen auf Weiter und anschlie end auf Fertig stellen 3 3 8 Konfigurieren von IMAP in Outlook 2011 f r Mac Gehen Sie wie folgt vor um IMAP in Outlook 2011 f r Mac zu konfigurieren 1 ffnen Sie Outlook 2011 2 Wenn dies das er
57. gt eine Liste mit den inaktiven Konten an 1 6 8 Unangemessene Worter Im Bereich Unangemessene Worter k nnen Sie einen Bericht generieren der die Verwendung unangemessener Sprache in E Mails identifiziert Unangemessene Worter umfassen Schimpfworter oder solche die als sexistisch und rassistisch eingestuft werden Unangemessene W rter Verwenden Sie diesen Bericht um unangemessene Sprache in E Mails nachzuverfolgen Dies ist hilfreich um beispielsweise potentielle VerstoBe gegen die Unternehmensrichtlinie zu erkennen Inappropriate Words Report For All Recipients Summary Bereich Letzte 3 Monate Y Top Sender 1 Top Sender 2 jose ucdomaind com joneroe tcdomnsind com Total Emails Total Emails Empfanger Alle v Berichtsformat ABE y Date Sender 29 09 2011 19 33 janeroe tcdomaind com 29 09 2011 19 24 jose tccornsind com 29 09 2011 01 11 johndoetc omainb com Jetzt senden Zeitplan Weiterleiten an jsmith mydomain com Bericht senden Screenshot 13 Maillnsights Unangemessene W rter Berichte k nnen nach folgenden Kriterien gefiltert werden OPTION BESCHREIBUNG Bereich Geben Sie einen Datumsbereich an oder wahlen Sie die Standardeinstellung Heute Das Datum darf maximal 6 Monate zur ck liegen Empfanger Wahlen Sie Alle Nur intern oder Nur extern Berichtsformat Wahlen Sie den Typ der Ausgabe aus Berichte konnen als Anhang im PDF oder Excel xlsx
58. hiv angezeigt 5 Wahlen Sie im Bereich Suchen nach die Option Fax aus um in allen Archivspeichern nach archivierten Fax und SMS Nachrichten zu suchen Verwenden Sie die folgenden Suchfunktionen GFI Archiver 1 Verwenden von GFI Archiver 12 OPTION BESCHREIBUNG Enthalt Typ Absendedatum Von An Erweiterte Optionen Suche Zur cksetzen Speichern HINWEIS Geben Sie den vollstandigen Dateinamen oder einen Teil des Dateinamens ein nach dem Sie suchen Sie k nnen auch folgende Platzhalter verwenden steht f r ein einzelnes beliebiges Zeichen steht f r eine beliebige Zeichenkette Wechseln Sie mithilfe der Dropdown Liste zwischen Fax und SMS Legen Sie ber die zur Verf gung stehenden Liste das Datum fest an dem das gesuchte Fax bzw die SMS Nachricht gesendet wurde Geben Sie die Adresse des Absenders an nach dem gesucht werden soll Geben Sie die Adresse des Empf ngers an nach dem gesucht werden soll Klicken Sie auf den Link zu den erweiterten Optionen um eine umfangreiche Aus wahl an Suchoptionen zu erhalten Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden der erweiterten Suche Seite 13 Startet die Suche nach archivierten E Mails Die Suchergebnisse werden anhand der ausgew hlten Bedingungen zur ckgegeben Setzt die Suchbedingungen zur ck und erm glicht eine Suche mit neuen Bedingungen Speichert die Suchbedingungen als Suchabfrage die jederzeit abgerufen werden kann Gespeicherte
59. hl sselt 4 Nach Eingabe der IMAP Konfigurationsparameter pr ft das Gerat die Einstellungen f r die eingehende Verbindung 5 Geben Sie bei Aufforderung die Einstellungen f r den Postausgangsserver ein die von Ihrem Systemadministrator bereitgestellt wurden Das Gerat pr ft die Einstellungen f r die ausgehende Verbindung HINWEIS Die Konfigurationsanweisungen k nnen ja nach Android Betriebssystemversion variieren Weitere Informationen zur Einrichtung eines neuen IMAP Kontos finden Sie im Benutzerhandbuch Ihres Gerats 3 3 2 Konfigurieren von IMAP f r Apple Mail 3 0 Gehen Sie wie folgt vor um IMAP f r Apple Mail 3 0 zu konfigurieren HINWEIS F r die folgende Konfiguration ist eine Internetverbindung erforderlich 1 Klicken Sie auf Mail Einstellungen GFI Archiver 3 Konfigurieren von Archive Assistant 56 2 Klicken Sie auf der Registerkarte Accounts auf das Pluszeichen um ein neues Konto hinzuzuf gen 3 Geben Sie die folgenden Informationen ein OPTION WERT Vollstandiger Name Ihr Name E Mail Adresse Vollstandige E Mail Adresse Kennwort Ihr Kennwort 4 Klicken Sie auf Fortfahren 5 Geben Sie unter Server f r eintreffende Mails die folgenden Informationen ein OPTION WERT Servertyp Wahlen Sie IMAP aus Beschreibung Geben Sie die Account Beschreibung ein Server fiir eintreffende E Mails IMAP Servername Benutzername Vollstandige E Mail Adresse Kennwort Ihr Kennwort
60. hlen Sie die Registerkarte Client Zugriff aus 3 Klicken Sie auf die Registerkarte Outlook Connector 4 Wahlen Sie einen der verf gbaren Downloadlinks aus um Outlook Connector herunterzuladen Folgende Optionen sind verf gbar OPTION BESCHREIBUNG Outlook Connector Outlook 32 Bit Laden Sie Outlook Connector f r die 32 Bit Version von Microsoft Version Outlook herunter Outlook Connector Outlook 64 Bit Laden Sie Outlook Connector f r die 64 Bit Version von Microsoft Version Outlook herunter 5 Doppelklicken Sie auf die Datei und folgen Sie den Anweisungen des Installationsassistenten 6 Um die ordnungsgem e Installation zu berpr fen vergewissern Sie sich in Microsoft Outlook dass ein neuer Ordner mit der Bezeichnung GFI Archiver Mailbox erstellt wurde HINWEIS Informationen zur Verwendung von Outlook Connector finden Sie im Handbuch zu Outlook Connector unter http go gfi com pageid MAR DownloadDocumentation Siehe auch Systemanforderungen f r Outlook Connector GFI Archiver 2 Konfigurieren des Client Zugriffs 45 2 1 1 Systemanforderungen fiir Outlook Connector 2 1 2 Software HINWEIS Die Computer auf denen Outlook Connector bereitgestellt wird m ssen eine Verbindung mit dem GFI Archiver Server herstellen konnen KOMPONENTE BESCHREIBUNG Unterst tzte Microsoft Microsoft Outlook 2003 einschlie lich Service Packs 1 2 3 und 4 k i sn M ersionen 92 Microsoft Outlook
61. hnung 15 0 OneClick Restore 9 P Postf cher 5 6 17 55 S Systemanforderungen Hardware 45 46 53 berwachungsberichte 44 X x86 53 Z Zeitzone 44 Zugriffskontrolle 18 GFI Archiver Index 71 GFI USA INC 1005 Slater Road Suite 300 Durham NC 27703 USA Telefon 1 888 243 4329 Fax 1 919 379 3402 ussales gfi com GROSSBRITANNIEN UND IRLAND Magna House 18 32 London Road Staines upon Thames Middlesex TW18 4BP UK Telefon 44 0 870 770 5370 Fax 44 0 870 770 5377 sales gfi co uk EUROPA MITTLERER OSTEN UND AFRIKA GFI House Territorials Street Mriehel BKR 3000 Malta Telefon 356 2205 2000 Fax 356 2138 2419 sales gfi com AUSTRALIEN UND NEUSEELAND 83 King William Road Unley 5061 South Australia Telefon 61 8 8273 3000 Fax 61 8 8273 3099 sales gfiap com Fi
62. ibgesch tzten Archivspeichern oder bei aktivierter Legal Hold Funktion k nnen keine archivierten Elemente gel scht werden Ereignisse des Kalenderelements anzeigen Klicken Sie auf diese Schaltfl che um Ereignisse des Kalenderelements im E Mail Ansichtsfenster anzuzeigen Beim Anzeigen archivierter Dateien wird ein zus tzlicher Link Herunterladen im Text k rper angezeigt Klicken Sie auf diesen Link um die Datei herunterzuladen und auf der Festplatte zu speichern 1 4 Suchen nach archivierten Elementen Bei der Suche nach archivierten Elementen wie E Mails Dateien Kalenderelemente und Faxe durchsucht GFI Archiver den E Mail Index und ruft alle bereinstimmenden Elemente und die zugeh rigen Anh nge ab In GFI Archiver k nnen Sie anhand von OPTION BESCHREIBUNG Schnellsuche Einfache Suche Erweiterte Suche Verwenden Sie das Textfeld in der Symbolleiste um alle archivierten E Mails des ausgewahlten Benutzers in samtlichen Archivspeichern zu durchsuchen Im Textfeld Schnellsuche konnen Sie auch folgende Platzhalter verwenden steht fur ein einzelnes beliebiges Zeichen gt steht f r eine beliebige Zeichenkette Beispiel Um nach E Mails zu suchen die das Wort Schweiz enthalten k nnen Sie Schw z oder Schw z eingeben Erweitern Sie die Schnellsuche um die Suche nach einfachen Kriterien wie Absender Empfanger Betreff Datum und weiteren Informationen zu filtern Weitere Informationen finden Si
63. ichern der E Mail Header und der E Mails fur den Offline Zugriff wird weiterer Speicherplatz ben tigt 2 1 4 Herunterladen des GFI Archiver Archive Assistant Der Archive Assistant ist ein Plug In das in Microsoft Outlook installiert wird um Benutzern die manuelle Archivierung von E Mails und Kalenderelementen aus Microsoft Outlook in GFI Archiver zu erm glichen Die in GFI Archiver gespeicherten Elemente werden standardm ig in derselben Ordnerstruktur wie im Microsoft Outlook Postfach des Benutzers angeordnet Der Archive Assistant kann innerhalb von GFI Archiver heruntergeladen werden WICHTIG Der Archive Assistant steht nicht zum Download bereit wenn in GFI Archiver die Option Manuelle Archivierung aktiviert ist Wenden Sie sich f r weitere Informationen an den Systemadministrator 1 Melden Sie sich auf dem Computer auf dem Sie Archive Assistant installieren m chten ber die Weboberflache bei GFI Archiver an 2 Offnen Sie Client Zugriff gt Archive Assistant 3 Klicken Sie auf Archive Assistant herunterladen 4 Warten Sie bis der Download abgeschlossen ist Die Setupdatei sollte automatisch ausgefuhrt werden 5 Folgen Sie dem Installationsassistenten um die Installation abzuschlie en HINWEIS Der Archive Assistant kann in Microsoft Outlook9 2003 2007 2010 und 2013 installiert werden GFI Archiver 2 Konfigurieren des Client Zugriffs 47 3 Konfigurieren von Archive Assistant Nachdem Archive Assistant
64. ie gesamte E Mail auf die Festplatte herunter einschlie lich aller Anh nge im msg Format das mit Microsoft Outlook kompatibel ist W hlen Sie im Dialogfeld Dateidownload die Option Speichern und w hlen Sie einen Speicherort f r die Datei aus Kalenderelement herunterladen L dt die gesamte E Mail auf die Festplatte herunter einschlie lich aller Anh nge im msg Format das mit Microsoft Outlook kompatibel ist W hlen Sie im Dialogfeld Dateidownload die Option Speichern und w hlen Sie einen Speicherort f r die Datei aus E Mail Kalenderelement drucken Zeigt das archivierte Element in einem druckerfreundlichen Format in einem neuen Browserfenster an Verwenden Sie die Druckfunktion Ihres Browsers um das Element auszudrucken 1 Verwenden von GFI Archiver 9 OPTION BESCHREIBUNG u g N Herunterladen Bilder in E Mail anzeigen Verwenden Sie diese Schaltfl che um eingebettete Bilder in der E Mail anzuzeigen Spam Markierung aufheben Heben Sie mit dieser Schaltfl che die Spam Markierung f r E Mails auf die zuvor von einem Virenschutzprogramm als Spam gekennzeichnet wurden Diese Option erfordert das Einrichten einer Spam Aufbewahrungsrichtlinie E Mail Kalenderelement l schen L scht das aktuelle Element wenn die E Mail L schung von Ihrem Systemadministrator aktiviert wurde Ist die E Mail L schung nicht aktiviert wird dieses Symbol nicht angezeigt HINWEIS Aus schre
65. igurieren von IMAP unter Android sssueuesuesesesesesseeeeeeee 56 3 3 2 Konfigurieren von IMAP f r Apple Mail 3 0 2 02 0 ccc cece ecc cee eccecceccecceececceeeees 56 3 3 3 Konfigurieren von IMAP unter i0S5 0 0 20 2 oe eee eee eee c eee cececceceececeececes 57 3 3 4 Konfigurieren von IMAP in Microsoft Outlook 2003 0 0 22 c eee eee cece eee eee 59 3 3 5 Konfigurieren von IMAP in Microsoft Outlook 2007 0 0 0 0 20 c cece eee ee ee eee 59 3 3 6 Konfigurieren von IMAP in Microsoft Outlook 2010 0 0c eee eee eee 60 3 3 7 Konfigurieren von IMAP in Microsoft Outlook 2013 ccccccenenee 61 3 3 8 Konfigurieren von IMAP in Outlook 2011 f r Mac 0 2 0c cece cece eee ee ee eee ee eee 62 3 3 9 Konfigurieren von IMAP in Mozilla Thunderbird 10 63 3 3 10 Konfigurieren von IMAP in Windows Live Mail 0 20 cece eee cece eee eeeeeeee ee 64 A GIOSS AM 2 222 messen te cranny ett at ct Meier M LCD Ste sau a Soe cM E EUM ut El 66 EB II DAN Ect heed ol ee se rs a ete fa Lt pa 71 1 Verwenden von GFI Archiver GFI Archiver hilft Ihnen ein leicht erreichbares Archiv mit E Mail Korrespondenz Kalenderelementen und Dokumenten zu pflegen den Bedarf an PST Dateien zu beseitigen und eine wachsende Anzahl an Compliance und eDiscovery Richtlinien zu erf llen Mit den Berichtsfunktionen der Business Intellige
66. installiert wurde kann das Add In bereits mit den Standardeinstellungen ausgef hrt werden Sie k nnen jedoch verschiedene Einstellungen an die Bed rfnisse des Benutzers anpassen So ndern Sie die Standardeinstellungen 1 Offnen Sie Microsoft Outlook 2 Klicken Sie in der Multifunktionsleiste von Microsoft Outlook auf Archivierungsassistent 3 Klicken Sie im Dropdown Men auf Einstellungen amp Archiveinstellungen 8 Verbindung Manuelle Archivierung Authentifizierung F Windows Authentifizierung lt Benutzerdefinierte Authentifizierung Benutzername jsmith Kennwort 999999999 Serveradresse f r GFI Archiver Standard Benutzerdefiniert https 192 168 3 10 Archiver V SSL Richtlinienfehler ignorieren OK Abbsechens bemehmen Screenshot 23 Archive Assistant Konfigurationseinstellungen f r 4 Klicken Sie auf die Registerkarte Verbindung 5 Legen Sie im Bereich Authentifizierung eine oder beide Authentifizierungsmethoden fest OPTION BESCHREIBUNG Windows Authen Archive Assistant verwendet Ihre Windows Anmeldeinformationen f r die Ver tifizierung bindungsherstellung mit dem GFI Archiver Server Diese Methode wird ver wendet wenn Sie in einer Intranet Umgebung arbeiten und mit derselben Active Directory Dom ne verbunden sind wie der GFI Archiver Server GFI Archiver 3 Konfigurieren von Archiv
67. ivierter Elemente die folgenden Aktionen ausgef hrt werden OPTION BESCHREIBUNG E Mail Kalenderelement Header anzeigen u Klicken Sie um den Header der E Mail des Kalenderelements anzuzeigen Die Header werden in einem gesonderten Bereich angezeigt Klicken Sie erneut auf die Schaltfl che oder w hlen Sie Schlie en um den Bereich zu schlie en Diskussions Threads Korrespondenzen anzeigen Klicken Sie auf diese Schaltfl che um die gesamte Korrespondenz im E Mail Ansichtsfenster anzuzeigen Alle E Mails der Korrespondenz werden aufgef hrt Klicken Sie erneut auf die Schaltfl che oder w hlen Sie Schlie en um den Bereich zu schlie en GFI Archiver 1 Verwenden von GFI Archiver 8 OPTION BESCHREIBUNG i GFI Archiver E Mail oder Kalenderelementkennzeichnungen bearbeiten einzeln und global Mit dieser Funktion konnen Sie E Mails und Kalenderelemente anhand von Kennzeichnungen kategorisieren Diese Funktion ist fur die Suche nach bestimmten Typen archivierter Elemente geeignet Beispielsweise konnen Sie nach Elementen mit der Kennzeichnung Wichtig suchen So fiigen Sie eine Kennzeichnung hinzu 1 Geben Sie unter Verfugbare Kennzeichnungen eine neue Kennzeichnung ein oder wahlen Sie eine vorhandene Kennzeichnung aus 2 Klicken Sie auf E Mail kennzeichnen um die E Mail mit der eingegebenen oder ausgewahlten Kennzeichnung zu versehen So entfernen Sie eine zuvor zugewiesene Kennzeichnung 1 Wahl
68. jobster com bob jones Greed c Total Emails Total Emais Empf nger Alle 49 4T Berichtsformat PDF Zj Data Leakage Detection Date Sender 08 01 2012 13 36 paul brown greed co uk 08 01 2012 13 11 jane doe obster com Jetzt senden Zeitplan Weiterleiten an jsmith mydomain com Bericht senden Screenshot 16 Maillnsights Bericht zur Datenleckerkennung Berichte k nnen nach folgenden Kriterien gefiltert werden OPTION BESCHREIBUNG Bereich Geben Sie einen Zeitraum an oder wahlen Sie die Standardeinstellung Letzte 3 Monate Das Datum darf maximal 6 Monate zur ckliegen Bericht f r Ermoglicht Ihnen die Auswahl der Personen auf die sich dieser Bericht beziehen soll F hren Sie den Bericht f r alle Mitarbeiter Standard oder nur f r eine n Active Directory Benutzer oder Gruppe aus Empfanger Interne Empf nger externe Empf nger oder beide Die Standardeinstellung ist Beide Berichtsformat Wahlen Sie den Typ der Ausgabe aus Berichte konnen als Anhang im PDF oder Excel xlsx Format exportiert werden Die Ergebnisse des generierten Berichts werden in einer Tabelle angezeigt und sind aufsteigend nach Datum sortiert Eine oberhalb aufgef hrte Berichtszusammenfassung zeigt die 3 haufigsten Absender Die Tabelle enth lt folgende Informationen OPTION BESCHREIBUNG Datum Zeigt das Datum und die Uhrzeit der E Mail an Absender E Mail Adresse des Absenders Betreff E Mail Betreff HINWEIS
69. lle Rechte vorbehalten Dokumentenversion V 2 3 0 Zuletzt aktualisiert Monat Tag Jahr 18 02 2015 1 1 Anmelden bei GFI Archiver 200 0 0 00 20 c ccc cece ccc ecccccccccccccecceeceeceeseeseenceteetseteeneeess 5 1 2 Durchsuchen archivierter Elemente sss e e ne me serrer reels 6 1 3 Arbeiten mit archivierten Elementen 2 0 202 ccc ccc ec ceccecceccecceceecceesecsensenseeees 7 1 4 Suchen nach archivierten Elementen 0 0 2 ccc ccc ecceccccceccecceccecceececceccecceceeeeeens 10 1 4 1 Verwenden der einfachen Suche c cece cece cececccecccccecceceeseesteeeeseees 11 1 4 2 Verwenden der erweiterten Suche 2 0 2 2 eee cece ccc eceeccecccececcecceccecceceeeceens 13 1 4 3 E Mail Suche mithilfe von Smartphones 0 20 2 2 2ceccecceccecceccesceeseceeees 16 1 5 Zugreifen auf mehrere Postf cher _ 20 20 0020 cece cece eee ce cee ce cee ce cee cece ec eeeeeeeeees 17 1 6 GFI Maillnsights 200000oooocccanennennennennennennsnnsnnsnnnensnnnnnnennen nennen nennen 19 1 6 1 Erstellen von Maillnsights Berichten ssessesssesses nennen 20 1 6 2 Planen von Maillnsights Berichten 2 2 0 2 00 2 c cece cece ec ceccecceccecceceesceseceeees 20 1 6 3 Kommunikationsfluss 2 2 0 0 00 0 cece cece cece cece cc eececceeceececececceccecceccecceeceeneeeeeees 21 1 6 4 WebMail Nutzung 2cocccensensensenssnnsnnsnnsensennennenne
70. m eine verschl sselte Verbindung zu schl sselte Verbindung SSL verwenden HINWEIS Wenn SSL nicht aktiviert ist ist die Verbindung unverschl sselt 9 Klicken Sie nach Eingabe der Konfigurationsinformationen auf Weiter und anschlie end auf Fertig stellen 3 3 5 Konfigurieren von IMAP in Microsoft Outlook9 2007 1 Starten Sie Outlook 2 Klicken Sie im Men Extras auf Optionen 3 Klicken Sie auf der Registerkarte E Mail Setup auf E Mail Konten 4 Klicken Sie auf Neu GFI Archiver 3 Konfigurieren von Archive Assistant 59 5 Aktivieren Sie im Dialogfeld Konto automatisch einrichten die Option Servereinstellungen oder zusatzliche Servertypen manuell konfigurieren und klicken Sie auf Weiter 6 Aktivieren Sie Internet E Mail und klicken Sie auf Weiter 7 Geben Sie im Bereich Benutzerinformationen die folgenden Informationen ein OPTION WERT Ihr Name Ihr Name E Mail Adresse Vollstandige E Mail Adresse 8 Geben Sie im Bereich Serverinformationen die folgenden Informationen ein OPTION WERT Servertyp IMAP Posteingangsserver IMAP Servername Postausgangsserver SMTP Von Ihrem Systemadministrator bereitgestellter SMTP Servername 9 Geben Sie im Bereich Anmeldeinformationen die folgenden Informationen ein OPTION WERT Benutzername Vollstandige E Mail Adresse Kennwort Ihr Kennwort 10 Klicken Sie auf Weitere Einstellungen Erweitert und geben Sie die folgenden Informationen ein OPTION
71. mente hinzuf gen Geben Sie den Active Directory Benutzernamen in das Feld Postfach suchen ein Nachdem der Name ausgewahlt ist klicken Sie auf Postfach hinzuf gen HINWEIS Um das Postfach eines anderen Benutzers hinzuf gen zu k nnen m ssen Sie Zugriff auf dieses Postfach haben Neuer Ordner Zum Erstellen eines neuen Zielordners auf dem GFI Archiver Server klicken Sie auf Neuer Ordner 5 Pr fen Sie den Pfad des Zielordners und klicken Sie auf Weiter 6 W hlen Sie den lokalen Ordner auf Ihrem Computer aus Dieser Ordner wird mit GFI Archiver synchronisiert und alle in dem Ordner gespeicherten Dateien werden automatisch in GFI Archiver GFI Archiver 3 Konfigurieren von Archive Assistant 52 archiviert 7 Pr fen Sie den Pfad des lokalen Ordners und klicken Sie auf Weiter 8 Klicken Sie auf Fertig stellen 3 2 Installieren der GFI Archiver App f r Windows 8 RT Mit der GFI Archiver Touch App k nnen Benutzer aus Windows 8 oder Windows RT eine Verbindung zu ihrem Archiv herstellen Sie k nnen den GFI Archiver Archivspeicher durchsuchen und auf archivierte E Mails Dateien Faxe und SMS zugreifen Die GFI Archiver Touch App kann unter folgender URL Adresse heruntergeladen werden http 9o gfi com pageid MAR DownloadApp 3 2 1 Systemanforderungen Unterst tzte Prozessoren X86 x64 ARM Unterst tzte Betriebssysteme Microsoft Windows 8 8 1 oder RT Sonstige HTTP Verbindung zum GFI Archiver Server 3 2 2 Konfigu
72. n E Mails Die Ergebnisse werden basierend auf den folgenden Kennzahlen angezeigt OPTION BESCHREIBUNG Umganslich Eine freundliche Person die gerne redet und etwas mit anderen unternimmt Ergreift die Initiative Kann Dinge selbststandig beurteilen und in die Wege leiten Ausdrucksstark Eine Person die Gedanken und Gef hle wirksam vermitteln kann Organisiert Systematische Herangehensweise liebt Ordnung und kann zugewiesene Aufgaben zufriedenstellend erledigen Verantwortungsbewusst Nimmt Verpflichtungen etwas zu tun als Teil einer Aufgabe oder Rolle wahr Bestimmte E Mails k nnen von dem Bericht ausgeschlossen werden damit unwichtige E Mails wie Z B Newsletter oder automatische Benachrichtigungen ausgeschlossen werden GFI Archiver 1 Verwenden von GFI Archiver 40 E Mail Lei Bereich Bericht f r Ausgeschlossene E Mails Gr e Berichtsformat Weiterleiten an Bestimmen Sie die Faktoren die bez glich der Anzahl von E Mails die Ihre Mitarbeiter senden und empfangen einen Hinweis auf die Leistung geben Jetztsenden Zeitplan stungskennzahlen Letzte 6 Monate Benutzer v Benutzer benutze suchen Hinzugef gte E Mails 0 hinzugef gt Age 2013 May 2013 3 2013 B o E eer DT Alle l schen Normal PDF jsmith mydomain com Bericht senden Screenshot 21 Maillnsights Bericht mit E Mail Leistungskennzahlen Berichte k nnen n
73. n an jsmith mydomain com Bericht senden Screenshot 18 Maillnsights Ausdrucksuchbericht Berichte k nnen nach folgenden Kriterien gefiltert werden OPTION BESCHREIBUNG Bereich Geben Sie einen Datumsbereich an oder wahlen Sie die Standardeinstellung Diesen Monat aus Das Datum darf maximal 6 Monate zur ckliegen Bericht f r Ermoglicht Ihnen die Auswahl der Personen auf die sich dieser Bericht beziehen soll F hren Sie den Bericht f r alle Mitarbeiter Standard oder nur f r eine n Active Directory Benutzer oder Gruppe aus Diagrammtyp Wahlen Sie zwischen einem Tortendiagramm und einem gestapelten Balkendiagramm aus Das Tortendiagramm zeigt den Gesamtprozentsatz der E Mails an f r die Ergebnisse gefun den wurden Das gestapelte Balkendiagramm zeigt hingegen die Anzahl der E Mails die t g lich gesendet wurden GFI Archiver 1 Verwenden von GFI Archiver 36 OPTION BESCHREIBUNG Ausdriicke Berichtsformat Ausdrucke konnen fur ein oder mehrere Worter verfasst werden Verwenden Sie Anf hrungszeichen um nach wortwortlichen Ausdr cken zu suchen oder geben Sie die Worter ohne Anf hrungszeichen ein um nach jedem eingegebenen Wort zu suchen Ein Maximum von 10 Ausdr cken stellt sicher dass der Bericht nicht zu viele Ressourcen konsumiert und nicht zu lange dauert Wahlen Sie den Typ der Ausgabe aus Berichte k nnen als Anhang im PDF oder Excel xlsx Format exportiert werden Die Ergebnisse des g
74. n verf gbar E Exchange OLE DB Provider Eine Methode f r den Zugriff auf den lokalen Microsoft Exchange Server Speicher mittels OLE DB und Microsoft ADO GFI Archiver 4 Glossar 66 Exchange System Manager Eine spezielle MMC Konsole mit der Sie Ihre Exchange Organisation verwalten k nnen ExOLEDB Siehe Exchange OLE DB Provider Firebird Datenbank Ein relationales Open Source Datenbanksystem G Gemischter Authentifizierungsmodus Eine Authentifizierungsmethode von SQL Server die sowohl eine Windows als auch eine SQL Server Authentifizierung erm glicht GFI Archiver Import Service Ein Tool von GFI Archiver das E Mail Daten aus einer Datei in GFI Archiver importiert GFI Archiver Outlook Connector Ein Tool von GFI Archiver mit dem Microsoft Outlook Ordner mit den von GFI Archiver archi vierten E Mail Daten synchronisiert werden k nnen GFI Maillnsights Eine in GFI Archiver integrierte Reporting Funktion mit der Informationen ber die Nutzung von E Mails und Tendenzen anhand archivierter E Mails gesammelt werden k nnen GPO Siehe Gruppenrichtlinienobjekte Gruppenmanager Eine Gruppe von Benutzern in GFI Archiver deren Mitglieder nach allen Benutzern in ihrer Active Directory Gruppe suchen k nnen Gruppenrichtlinienobjekte Ein zentrales Verwaltungs und Konfigurationssystem f r Active Directory mit dem festgelegt wird was Benutzern in einem Computernetzwerk erlaubt und untersagt ist H Heade
75. nce Tools von Maillnsights k nnen Sie Ihre archivierten Elemente optimal auswerten Ermitteln Sie rechtliche Risiken und steuern Sie die Produktivitat mit Berichten die auf den geschaftskritischen Informationen in Ihrem Archiv basieren Weitere Informationen finden Sie in den folgenden Abschnitten Anmelden bei GFI Archiver Durchsuchen archivierter E Mails Arbeiten mit E Mails Suchen nach archivierten E Mails Zugreifen auf mehrere Postfacher Erstellen von Maillnsights Berichten ndern der Anzeigesprache und andere Optionen 1 1 Anmelden bei GFI Archiver Wahlen Sie eine der folgenden Optionen aus um sich bei GFI Archiver anzumelden ffnen Sie Start gt GFI Archiver gt GFI Archiver Die Anwendung wird in Ihrem Stan dardinternetbrowser geoffnet Geben Sie bei Aufforderung Ihre Domanen Anmeldeinformationen ein Benutzername und Kennwort fiir die Windows Anmeldung Alternativ k nnen Sie die folgende URL in die Adresszeile Ihres Internetbrowsers eingeben http GFI Archiver Hostname Name des virtuellen Ordners in GFI Archiver Beispiel http mydomain com Archiver Standardm ig sind f r die Anmeldung bei GFI Archiver keine Anmeldeinformationen erforderlich Stattdessen werden die Anmeldeinformationen des aktuell angemeldeten Benutzers verwendet Wenn Sie Ihren Browser schlie en wir der aktuell angemeldete Benutzer bei GFI Archiver abgemeldet HINWEIS Wenn Sie sich als
76. nnennennen nennen nennen 23 1 6 5 E Mail Reaktionsverhalten 2 2 0 2 0 2 cece cc ccc ecccceccecceececccecceccecceccecceeceeeeneeees 24 1 6 6 Speichernutzung occccnnansensensennsnnsnnsnnnennnnnennennennen nennen nennen nennen 25 1 6 7 Inaktive Konten 2 2 00 0 ccc cece cece ccc eccececcecceccecceeceeceeucecedceceecceceeceeceeeeeseenees 27 1 6 8 Unangemessene W rter 2 2 0 2 2 2 c ccc cece cece ccc cecceccecceececeseneeesetseesecseeseeseess 28 1 6 9 Interne Spammer 0 0 02 c cece cece cece ai eee cee en nn namen n nennen nn nnnnnnnn nme 29 1 6 10 Au erhalb der Gesch ftszeiten 2 2 2 cc ccc ceccecceccecceseeceeseeseees 30 1 6 11 Datenleckerkennung 0 20 c cece ccc ec ccc eccecceececceeceecceccecceccecceeceeeeneeeeeees 32 1 6 12 Stellensuche 20022occccannensensennennensensennennsnnnnnnennennennennennen nennen 34 1 6 13 Ausdrucksuche 0220 e cece ccc ecccccecceccecceccecceceeeueeseeeeeueeceeteenceeeeeeeees 35 1 6 14 Bericht ber den Benutzerdatenverkehr 2 2 2 2 200 2 cece cece ceccecceccecceeceeceeeees 37 1 6 15 Bericht mit E Mail Themen 00 0 0 00 c ccc ce ccc cece ceccccccccccceccecceccecceueeeneeneesees 39 1 6 16 Bericht mit E Mail Leistungskennzahlen sss 40 1 6 17 Bericht Gro e E Mails a elis s liiiixicl i x xa lt aoi gad i cil 42 1 7 ndern der Benutzereinstellungen 0 c cccccecccecececccececcccceseccsccetsecsseseee 44
77. olgende Schritte SCHRITT BESCHREIBUNG Schritt 1 File Archive Assistant herunterladen Schritt 2 File Archive Assistant auf den Clientcomputern installieren Schritt 3 File Archive Assistant konfigurieren Schritt 4 Rollen und Berechtigungen f r die Dateiarchivierung in GFI Archiver konfigurieren Dieser Schritt wird vom Systemadministrator ausgef hrt Schritt 5 Standardeinstellungen f r File Archive Assistant in GFI Archiver konfigurieren Dieser Schritt wird vom Systemadministrator ausgef hrt 3 1 1 Herunterladen von File Archive Assistant File Archive Assistant kann in GFI Archiver als eine ausf hrbare Datei heruntergeladen werden 1 Melden Sie sich auf dem Computer auf dem Sie File Archive Assistant installieren m chten ber die Weboberfl che bei GFI Archiver an 2 ffnen Sie Client Zugriff gt File Archive Assistant GFI Archiver 3 Konfigurieren von Archive Assistant 50 3 Wahlen Sie eine der folgenden Optionen aus OPTION 32 Bit Version herunterladen 64 Bit Version herunterladen 4 Wahlen Sie Ausf hren um den Installationsassistenten sofort zu starten oder wahlen Sie Speichern um die Installationsdatei an einen Speicherplatz Ihrer Wahl herunterzuladen Doppelklicken Sie anschlie end auf die heruntergeladene Datei um sie auszuf hren 5 Folgen Sie dem Installationsassistenten um die Installation abzuschlie en Siehe auch Konfigurieren von File Archive Assistant 3 1 2 Konfigurieren von File
78. r Informationen die dem E Mail Text feld vorausgehen Hierzu geh ren Absender Empf nger Betreff Sende und Empfangszeitstempel usw GFI Archiver 4 Glossar 67 IMAP Siehe Internet Message Access Protocol Internet Message Access Protocol Eines der beiden haufigsten Standardprotokolle im Internet fur das Abrufen von E Mails Das andere ist POP3 Journalfunktion Eine Funktion von Microsoft Exchange Server mit der Kopien von E Mails in einem zentralen Postfach zu verschiedenen Zwecken einschl E Mail Archivierung gespeichert werden k nnen K Kategorisierungsrichtlinien Ein Kategorisierungssystem in GFI Archiver durch das es m glich ist E Mails aufgrund ihrer Kennzeichnung zu kategorisieren MAIS Siehe GFI Archiver Import Service MAPI Siehe Message Application Programming Interface Message Application Programming Interface Eine Messaging Architektur fur Microsoft Windows mit deren Hilfe Sie E Mails aus einer Win dows Anwendung senden und ein Dokument an die E Mail anhangen konnen Metadaten Daten mit Informationen zu in GFI Archiver archivierten E Mails Microsoft SQL Server Ein relationales Datenbankverwaltungssystem von Microsoft MIME Siehe Multipurpose Internet Mail Extensions Multipurpose Internet Mail Extensions Ein Standard der das E Mail Format erweitert um Nicht ASCII Zeichen in Texten und Kopf zeilen Nicht Text Anhange und Textnachrichten mit mehreren Teilen zu unterst tzen GFI
79. r e des Anhangs der Kategorie Dokumente Musik Gesamtgr e des Anhangs der Kategorie Musik Videos Gesamtgr e des Anhangs der Kategorie Videos Sonstige Gesamtgr e des Anhangs der Kategorie Sonstige 1 6 7 Inaktive Konten Im Bereich Inaktive Konten k nnen Sie einen Bericht generieren der interne Konten anzeigt die nicht mehr aktiv sind Inaktive Konten Dieser Bericht gibt eine Liste von Konten wider auf denen E Mails erhalten wurden die nicht in der angegebenen Zeit beantwortet wurden inactive Accounts Report Summary Total Inactive Users Bereich Letzte 30 Tage il 3 Berichtsformat PDF Y User TCDOMAINB bobjones TCDOMAINB johnsmith TCDOMAINB paulbrown Jetztsenden Zeitplan Weiterleiten an jsmith mydomain com Bericht senden Screenshot 12 Maillnsights Inaktive Konten Berichte k nnen nach folgenden Kriterien gefiltert werden OPTION BESCHREIBUNG Bereich Geben Sie einen Datumsbereich an oder wahlen Sie die Standardeinstellung Letzte 30 Tage Das Datum darf maximal 6 Monate zur ck liegen Berichtsformat Wahlen Sie den Typ der Ausgabe aus Berichte konnen als Anhang im PDF oder Excel xlsx Format exportiert werden GFI Archiver 1 Verwenden von GFI Archiver 27 HINWEIS Mit inaktivem Konto wird ein Konto beschrieben das E Mails empfangt von dem aber keine E Mails in dem angegebenen Zeitraum gesendet wurden Dieser Bericht zei
80. rchivierten Kalenderelementen zu suchen Verwenden Sie die folgenden Suchfunktionen OPTION BESCHREIBUNG Enthalt Organisator Betreff Eingeladene Teil nehmer Ereignisbeginn Ort Erweiterte Optionen Suche Zur cksetzen Speichern Geben Sie den vollstandigen Dateinamen oder einen Teil des Dateinamens ein nach dem Sie suchen Sie k nnen auch folgende Platzhalter verwenden gt steht f r ein einzelnes beliebiges Zeichen steht f r eine beliebige Zeichenkette Geben Sie den Namen des Organisators des Ereignisses an Suchen Sie nach Kalenderelementen mit einem bestimmten Betreff Geben Sie die Namen der zu einem Ereignis eingeladenen Personen an Wahlen Sie eine Option aus der Liste aus oder wahlen Sie Benutzerdefiniert und geben Sie mithilfe der Kalenderschaltflachen einen Zeitraum an Geben Sie den Namen des Orts an an dem ein Ereignis stattfindet Klicken Sie auf den Link zu den erweiterten Optionen um eine umfangreiche Aus wahl an Suchoptionen zu erhalten Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden der erweiterten Suche Seite 13 Startet die Suche nach archivierten E Mails Die Suchergebnisse werden anhand der ausgewahlten Bedingungen zuruckgegeben Setzt die Suchbedingungen zur ck und erm glicht eine Suche mit neuen Bedingungen Speichert die Suchbedingungen als Suchabfrage die jederzeit abgerufen werden kann Gespeicherte Suchen werden im Fenster Klassifizierungen auf der Registerkarte Arc
81. rieren der GFI Archiver Touch App Nachdem Sie die GFI Archiver Touch App heruntergeladen haben m ssen Sie die Verbindungseinstellungen konfigurieren damit die App Daten vom GFI Archiver Server herunterladen kann 1 ffnen Sie die GFI Archiver Touch App GFI Archiver 3 Konfigurieren von Archive Assistant 53 Settings Please enter your GFI Archiver connection settings below Host GFISERVER URL http GFISERVER Archiver Username Email Address jsmith Password Domain mardc mydomain com Number of Search Results 100 Live Tile Enabled 2 Geben Sie die folgenden Informationen ein Host Geben Sie den Namen des Servers ein auf dem GFI Archiver instal liert ist URL Geben Sie die Adresse fur GFI Archiver im Format http ser vername Archiver ein Username Email Address Geben Sie den Benutzernamen ein den Sie fur den Zugriff auf die GFI Archiver Benutzeroberfl che verwenden Alternativ k nnen Sie auch Ihre E Mail Adresse eingeben Kennwort Geben Sie das mit Ihrem GFI Archiver Benutzernamen oder der E Mail Adresse verkn pfte Kennwort ein GFI Archiver 3 Konfigurieren von Archive Assistant 54 OPTION BESCHREIBUNG Domain Geben Sie die Active Directory Domanenadresse ein unter der GFI Archiver installiert ist Number of Search Results Geben Sie die Anzahl der Ergebnisse ein die die GFI Archiver Touch App anzeigen soll Live Tile Enabled Aktivieren Sie diese Option dami
82. rwenden Sie f r Ihren Benutzernamen das folgende Format Ihre E Mail Adresse E Mail Adresse des Benutzers mit Ihrem Kennwort Funktionen Ordner l schen Ordner umbenennen und E Mail l schen GFI Archiver 2014 und spatere Versionen bieten Funktionen zum L schen und Umbenennen von Ordnern und zum L schen von E Mails wenn eine Verbindung mit einem unterst tzen Client ber IMAP erfolgt GFI Archiver 3 Konfigurieren von Archive Assistant 55 3 3 1 Konfigurieren von IMAP unter Android Gehen Sie wie folgt vor um IMAP auf Android Geraten zu konfigurieren HINWEIS Fur die folgende Konfiguration ist eine Internetverbindung erforderlich 1 Starten Sie den E Mail Client und fugen Sie ein neues IMAP Konto hinzu 2 Konfigurieren Sie die folgenden Einstellungen f r den Posteingangsserver OPTION WERT E Mail Adresse Vollstandige E Mail Adresse Kennwort Ihr Kennwort 3 Geben Sie im Modus Manuelle Einrichtung die folgenden Informationen ein OPTION WERT Benutzername Vollst ndige E Mail Adresse Kennwort Ihr Kennwort IMAP Server IMAP Servername Port Verwenden Sie die Standard Portnummer 44143 oder den von Ihrem Systemadministrator festgelegten Port Sicherheitstyp Wahlen Sie den von Ihrem Systemadministrator festgelegten Sicherheitstyp aus HINWEIS Wenn Sie f r den Sicherheitstyp die Option Ohne auswahlen wird die Verbindung zum IMAP Server nicht versc
83. schen der Anzeige des E Mail Vorschaubereichs am unteren Bildschirmrand und an der Seite Zeigt E Mails in der Nachrichtenansicht an GFI Archiver 1 Verwenden von GFI Archiver 6 OPTION BESCHREIBUNG 9a Zeigt E Mails in der Postfachansicht an tm r3 Wechseln Sie zur Kalenderansicht und zeigen Sie die archivierten Kalenderelemente an Wechseln Sie in die Dateiverlaufsansicht und zeigen Sie eine Liste der vom File Archive Assistant archivierten Dateien an Zeigt eine Liste der Postfacher an auf die der aktuell ange meldete Benutzer Zugriff hat Wahlen Sie aus der Kontoliste Uber die Option Konten im Archiv auflisten den Archivspeicher aus fur den Sie Postf cher anzeigen m chten Klicken Sie auf Schlie en um die Kontoliste zu schlie en x Loscht die ausgewahlten E Mails wenn die E Mail Loschung von Ihrem Systemadministrator aktiviert wurde Ist die E Mail L schung nicht aktiviert wird dieses Symbol nicht angezeigt HINWEIS Aus schreibgeschutzten Archivspeichern oder bei aktivierter Legal Hold Funktion k nnen keine E Mails gel scht werden HINWEIS Standardm ig zeigt GFI Archiver bis zu 25 Elemente pro Seite an Klicken Sie zum ndern dieses Wertes auf den angezeigten Benutzernamen in der oberen rechten Ecke des Bildschirms und geben Sie unter der Option Anzahl der angezeigten E Mails pro Seite einen neuen Wert ein Klicken Sie auf Speichern 1 3 Arbeiten mit archivierten Elementen Uber die Regist
84. ste Konto ist dass Sie in Outlook erstellen klicken Sie im Begr ungsbildschirm auf Konto hinzuf gen Klicken Sie andernfalls auf Extras gt Konten und anschlie end in der Men leiste auf 3 Klicken Sie auf E Mail Konto 4 Geben Sie die folgenden Informationen ein OPTION WERT E Mail Adresse Vollstandige E Mail Adresse Kennwort Ihr Kennwort GFI Archiver 3 Konfigurieren von Archive Assistant 62 OPTION WERT Benutzername Vollstandige E Mail Adresse Typ Wahlen Sie IMAP aus Eingangsserver IMAP Servername Markieren Sie die Option Standardport au er Verwenden Sie die Standard Portnummer 44143 oder Kraft setzen und geben Sie folgende Port den von Ihrem Systemadministrator festgelegten nummer ein Port F r Verbindung SSL verwenden empfohlen Wahlen Sie aus dass eine verschl sselte Verbindung mit GFI Archiver verwendet werden soll HINWEIS Wenn SSL nicht aktiviert ist ist die Verbindung unverschl sselt Ausgangsserver Von Ihrem Systemadministrator bereitgestellter SMTP Servername HINWEIS Deaktivieren Sie Automatisch konfigurieren 5 Klicken Sie auf Konto hinzuf gen 6 Klicken Sie im Fenster Konten auf Weitere Optionen und wahlen Sie unter Authentifizierung die Option Eingangsserver verwenden Info aus 7 Klicken Sie auf Erweitert und wahlen Sie IMAP IDLE verwenden wenn es vom Server unterst tzt wird aus um ber neue Nachrichten informiert zu werden 8 Klicken
85. t dynamische Daten in der GFI Archiver Touch App Kachel auf dem Desktop angezeigt werden 3 Optional Wenn Sie die zuvor eingegebenen Daten l schen m ssen klicken Sie auf Reset 4 Klicken Sie auf Save Settings um fortzufahren 3 3 Konfigurieren des IMAP Clientzugriffs f r GFI Archiver GFI Archiver unterst tzt eine Reihe von E Mail Clients die IMAP verwenden um archivierte E Mails von den Archivspeichern zum E Mail Client zu bertragen Mit einem der folgenden unterst tzten E Mail Clients konnen Benutzer ihre archivierten E Mails aufrufen gt E Mail Anwendung unter Android Apple Mail gt E Mail Anwendung unter i0S5 Microsoft Outlook 2003 Microsoft Outlook 2007 Microsoft Outlook 2010 Microsoft Outlook 2013 Microsoft Outlook 2011 f r Mac Mozilla Thunderbird Windows Live Mail HINWEIS Das Internet Message Access Protocol IMAP ist ein Internetprotokoll zum Abruf von E Mail Nachrichten Wenn IMAP erstmalig aktiviert wird konnte die E Mail Client Synchronisierung mit GFI Archiver verz gert sein um archivierte E Mails abzurufen Anzeigen gemeinsamer Postf cher Als Benutzer mit Zugriff auf Postfacher anderer Benutzer k nnen Sie Ihr IMAP Konto verwenden um die gemeinsamen Postf cher anzuzeigen Dazu m ssen Sie f r jedes gemeinsame Postfach ein neues Konto konfigurieren Folgen Sie dabei den Anweisungen zum Erstellen eines neuen IMAP Kontos im jeweiligen E Mail Client und ve
86. t exportiert werden Die Berichtsdaten werden in der Tabelle angezeigt und umfassen folgende Optionen GFI Archiver 1 Verwenden von GFI Archiver 29 OPTION BESCHREIBUNG Benutzername Benutzername oder E Mail Adresse des Absenders Durchschnittliche Die durchschnittliche Anzahl von Empfangern die wahrend des angegebenen Empfangeranzahl Zeitraums eine E Mail vom Absender erhalten haben 1 6 10 Au erhalb der Gesch ftszeiten Verwenden Sie diesen Bericht um interne Benutzer zu identifizieren die E Mails au erhalb der Gesch ftszeiten verschicken Au erhalb der Gesch ftszeiten Dieser Bericht gibt Aufschluss ber Benutzer und ihre gesamten gesendeten E Mails innerhalb eines festgelegten Zeitraumes au erhalb der Gesch ftszeiten Bericht f r Jeder v Office Hours 09 00 17 00 Einbeziehen Top 50 Bereich Diesen Monat x i somma prdel Berichtsformat PDF WEF V Einstellungen Werktage Gesch ftszeiten at EEI Gesch ftszeiten Von 09 00 G Bis 17 00 Arbeitswoche iv iv iv Hn Sonntag Montag Dienstag Mittwoch v v O Donnerstag Freitag Samstag Arbeitsfreie Tage 4 4 Mai 2014 gt gt X M D M D F S S 18 28 29 30 1 2 3 4 19 5 6 7 8 9 10 1H 20 12 13 14 15 16 17 18 21 19 20 21 22 23 24 25 22 26 27 28 29 30 3 1 EE 2 3 4 5 6 7 8 Ausgew hlte Datumsangaben 0 ausgew hlt Alle l schen Screenshot 15 Au erhalb
87. tes abgelaufenes zur ckgezogenes kompromittiertes oder anderweitig ung ltiges Zertifikat verwendet Die Option Dienstadresse f r GFI Archiver ist immer auf Standard eingestellt auch wenn Archive Assistant manuell installiert wird Falls das Feld leer ist f hren Sie folgende Schritte durch 1 Fragen Sie den Systemadministrator nach der Serveradresse 2 Klicken Sie auf die Schaltflache Benutzerdefiniert und geben Sie die erhaltene Adresse im Adressfeld ein 7 Klicken Sie auf die Registerkarte Manuelle Archivierung Konfigurieren Sie unter Allgemein die folgenden Optionen f r Archivierungsvorgange OPTION BESCHREIBUNG Vorgang bei behebbarem Bei Auswahl versucht Archive Assistant automatisch die ausgewahlte E Mail zu Fehler wiederholen Dialog nach Fer tigstellung schlieBen archivieren wenn ein Problem erkannt und behoben wurde Wahlen Sie diese Option um das Dialogfeld Archivierungsfortschritt auto matisch nach der Archivierung der ausgew hlten E Mail zu schlie en 8 Klicken Sie auf die Registerkarte Optionen l schen 9 Konfigurieren Sie die folgenden Optionen f r E Mail Nachrichten und Kalenderelemente in Microsoft Outlook GFI Archiver 3 Konfigurieren von Archive Assistant 49 OPTION BESCHREIBUNG Archivierte Nach Wahlen Sie diese Option aus um das Loschen von E Mails oder Kalenderelementen nach richten nicht deren Archivierung zu verhindern l schen Archivierte Nach Wenn Sie diese
88. ung zu verwenden WICHTIG Wenn Sie bei Windows angemeldet sind und die Anmeldeinformationen eines anderen Benutzers f r die benutzerdefinierte Authentifizierung eingeben wird der gesamte Aktivit tsverlauf gel scht und Ihr synchronisierter Ordner deaktiviert F r den neuen Benutzer m ssen neue synchronisierte Ordner erstellt werden Ein standardm ig synchronisierter Ordner wird automatisch erstellt wenn diese Funktion in GFI Archiver konfiguriert ist 3 Klicken Sie auf bernehmen 4 Klicken Sie auf OK 3 1 3 Hinzufugen eines Synchronisierungsordners Mit der Dateisynchronisierung k nnen Benutzer Dateien zwischen ihren Computern und GFI Archiver synchronisieren In den Synchronisierungsordnern abgelegte Dateien werden automatisch nach GFI Archiver hochgeladen Klicken Sie zum Hinzuf gen von Synchronisierungsordnern mit der rechten Maustaste auf das File Archive Assistant Symbol in der Taskleiste um das Einstellungsdialogfeld zu offnen Gehen Sie auf der Seite File Archive Assistant Einstellungen folgenderma en vor 1 Klicken Sie auf die Registerkarte Synchronisierungsordner 2 Klicken Sie auf Hinzuf gen um den Synchronisierungsordner Assistenten zu ffnen 3 Klicken Sie auf 4 W hlen Sie den Zielordner auf dem GFI Archiver Server aus Zus tzliche Optionen OPTION BESCHREIBUNG Postfach hinzuf gen Mit dieser Funktion k nnen Sie das Postfach eines anderen Benutzers als Ziel f r Ihre archivierten Ele
89. usammenfassung zeigt die 3 Benutzer die am haufigsten mit Jobb rsen kommunizieren Die Tabelle enthalt folgende Informationen OPTION BESCHREIBUNG Datum Zeigt das Datum und die Uhrzeit der E Mail an Absender E Mail Adresse des Absenders Betreff E Mail Betreff HINWEIS Die Eintrage in der Betreffspalte enthalten einen Link zum Anzeigen der erkannten E Mail 1 6 13 Ausdrucksuche Suchen Sie mithilfe des Ausdrucksuchberichts nach spezifischen Begriffen oder Ausdr cken innerhalb der archivierten E Mails Der Bericht f hrt Suchanfragen im gesamten E Mail Text und in den Anhangen aus um E Mails mit bestimmten Begriffen zu finden und zeigt die Ergebnisse als Tortendiagramm oder gestapeltes Liniendiagramm an HINWEIS Der Bericht erkennt Ausdr cke in gesendeten und empfangenen E Mails f r den ausgewahlten Benutzer oder die ausgewahlte Gruppe GFI Archiver 1 Verwenden von GFI Archiver 35 Ausdrucksuche Verwenden Sie diesen Bericht um herauszufinden welcher Ausdruck am meisten in einem bestimmten Zeitraum genutzt wird Phrase Search Report For Everyone Bereich Letzte 3 Monate Zij Bericht f r Jeder z Diagrammtyp Torte zj Ausdr cke q Setzen Sie Ausdr cke zwischen Anf hrungszeichen um nach dem zusammenh ngenden Ausdruck zu suchen Hinzugef gte Ausdr cke 0 von 10 hinzugef gt Alle l schen PDF v Berichtsformat Jetzt senden Zeitplan Weiterleite
90. zugehorige E Mails anzuzeigen HINWEIS Mit der der mobilen Benutzeroberflache werden E Mail Archive durchsucht Greifen Sie f r erweiterte Suchfunktionen auf GFI Archiver auf Ihrem Computer zu HINWEIS Die mobile Benutzeroberfl che erm glicht Benutzern NUR den Zugriff auf ihr Postfach 1 5 Zugreifen auf mehrere Postfacher ber die Registerkarte Archiv k nnen Sie auch die archivierten Elemente anderer Benutzer durchsuchen vorausgesetzt Ihnen wurde Zugriff auf deren Archive gew hrt Ein Benutzer mit GFI Archiver 1 Verwenden von GFI Archiver 17 Administratorrechten kann ber die GFI Archiver Zugriffskontrolle den Zugriff auf die Postf cher anderer Benutzer gew hren und entziehen HINWEIS Die Funktion Hinzuzuf genden Benutzer suchen ist deaktiviert wenn der aktuell angemeldete Benutzer keine Zugriffsrechte auf andere Benutzerkonten besitzt oder wenn keine E Mails f r die Anzeige vorhanden sind GFI Archiver i Willkommen jsmith STARTSEITE ARCHIV MAILIN SIGHTS KONFIGURATION CLIENT ZUGRIFF UBERWACHUNG Hinzuzuf genden Benutzer suchen Archivspeicher 2014 May Jun H x amp x Suchen Archivierte Elemente f r Benutzer P Iv Korrespondenzen durchsuchen nach Korrespondenz Elemente Zuletzt am Hi Jane Alle Anwender gt CollaborationDoc docx 2 20 06 2014 10 39 Let s meet again this week and find a way J Setting up the system 1 20 06 2014 09 10 forward Pete has been notified

1 Verwenden von GFI Archiver

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