Über Customer View - Portrait Support
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1. Kontext w hlen Wenn Sie diese Option ausw hlen wird ein Dropdownmen angezeigt in dem Sie einen Kontext ausw hlen k nnen In der Liste k nnen Sie das aktuelle Datum das aktuelle Datum und die Zeit oder einen anderen Kontext ausw hlen in dem der Kunde bereits verwendet wurde Die anderen Felder k nnen nicht ge ndert werden und es wird ihnen kein Wert zugewiesen bevor die Aktivit t erstellt wurde Kommunikationsfelder Kommunikationsfelder spezifizieren die Art der Kommunikation welche die Aktivit t initiiert hat und ob sie vom Kunden oder Ihrer Organisation initiiert wurde Portrait Dialogue 6 0 SP1 Kapitel 4 Aufgaben und Aktivitaten Felder Verbunden mit Verbunden mit Feder spezifizieren ob eine Aktivit t mit einer anderen Aktivit t verbunden oder eine Antwort auf eine Kommunikation ist Es gibt drei Optionen 1 Keine Die Aktivit t ist mit keiner anderen Aktivit t verbunden und keine Antwort auf eine Kommunikation 2 Aktivit t Wenn Sie diese Option ausw hlen erhalten Sie ein Dropdownmen das weitere Aktivit ten des Kunden enth lt Das Men zeigt die Namen der Aktivit ten mit den Aktivit tstypen in Klammern an Wenn kein Aktivit tsname existiert wird die Aktivit ts ID anstelle des Namens angezeigt 3 ffentliche Kommunikation Wenn Sie diese Option ausw hlen erhalten Sie eine Liste aller definierten ffentlichen Kommunikationen Diese Option wird am besten anhand eine2. 2 Verwenden Sie die Pfeile im Feld um die markierten Verf gbaren Spalten nach Gew hlte Spalten zu verschieben 3 Wenn Sie Felder aus Gew hlte Spalten entfernen m chten markieren Sie ein Feld und verschieben Sie es mit den Pfeilen zur ck nach Verf gbare Spalten 4 Klicken Sie auf Speichern und schlie en Spalte f r Sortierung ausw hlen 1 Klicken Sie auf der Suchseite einer Dom ne im Feld Suchoptionen auf lt Einstellungen gt 2 Verwenden Sie die Dropdownliste unter Standardspalte f r Sortierung um den gew nschten Feldwert auszuw hlen 3 Klicken Sie auf Speichern und schlie en Sortieren im Fenster Suchergebnis Suchergebnisse werden standardm ig nach der Kunden ID sortiert Dies kann in den Sucheinstellungen ge ndert werden Wenn Sie bestimmte Ergebnisse nach einer anderen Spalte als Ihrer Standardsortierspalte sortieren m chten 1 Klicken Sie auf die Spalten berschrift um nach dieser Spalte zu sortieren 2 Klicken Sie erneut darauf um in die umgekehrte Richtung zu sortieren Im Fenster Suchergebnis k nnen Sie nach allen Spalten sortieren Hinweis Beachten Sie bei der Sortierung einer Liste dass nur die 25 50 75 oder 100 ersten Kunden sortiert werden die Ihre Kriterien erf llen Die Zahl h ngt von den Sucheinstellungen ab Wenn die Suche mehr Ergebnisse als die in den Sucheinstellungen definierte maximale Anzahl zur ckgibt grenzen Sie die Kriterien ein und wiederholen Sie die Suc
3. Excel PowerPoint sein Antwortformulare sind nicht mit den Nachrichten verkn pft sondern sind in einer eigenen unteren Registerkarte zu finden Es gibt zwei M glichkeiten eine Nachricht zu registrieren Manuell Ein Benutzer von Customer View findet den richtigen Kunden ffnet das Kundenfenster und klickt auf der Registerkarte Nachricht auf Neu Automatisch Ein Kunde bearbeitet einen Dialog und dieser sendet einen Brief eine E Mail oder eine SMS Erstellen einer neuen Nachricht an einen Kunden 1 ffnen Sie das Kundenfenster des gew nschten Kunden 2 Klicken Sie auf der Registerkarte Nachricht auf Neu oder klicken Sie im Men feld Schnellerstellung auf Nachricht Daraufhin wird ein neues Fenster ge ffnet Customer View zeigt einen Nachrichtenassistenten an der Ihnen hilft die korrekte Nachricht an den Kunden zu verfassen 3 Klicken Sie auf den gew nschten Nachrichtentyp und anschlie end auf Weiter Die weiteren Schritte im Assistenten h ngen vom gew hlten Nachrichtentyp ab Im Folgenden werden die Schritte f r E Mail Brief und Dokument importieren beschrieben Senden einer E Mail Es gibt zwei M glichkeiten eine E Mail aus Customer View zu versenden Integration von Microsoft Outlook und der interne Editor Die verf gbaren M glichkeiten h ngen von der Konfiguration von Customer View ab Microsoft Outlook Integration 1 Nachdem Sie den Nachrichtentyp E Mail ausgew hlt haben
4. Hinweis Ihr Systemadministrator hat m glicherweise weitere Elemente erstellt die im Dropdownmen angezeigt werden Aufgabenschaltfl chen Mithilfe der Aufgabenschaltfl chen im unteren Bereich des Bildschirms k nnen Sie Aktionen bearbeiten Aufgabe ffnen ffnet die gew hlte Aufgabe auf der Seite Aktivit t bearbeiten Eine Aufgabe kann auch durch einen Doppelklick auf diese ge ffnet werden Aufgabe l schen L scht die gew hlte Aufgabe dauerhaft Als gelesen markieren Markiert die Aufgabe als gelesen Die Aufgabe wird dann nicht l nger in fetter Schrift aufgelistet Als erledigt markieren Markiert die Aufgabe als erledigt Die Aufgabe wird in die Liste der erledigten Aufgaben verschoben auf die Sie ber das Dropdownmen Aufgaben anzeigen zugreifen k nnen e Kunde anzeigen ffnet den Kunden dem die gew hlte Aufgabe zugeordnet ist e Aufgaben drucken ffnet ein Fenster um eine Aufgabenzusammenfassung zu drucken Portrait Dialogue 6 0 SP1 Kapitel 4 Aufgaben und Aktivitaten Erledigte Aufgaben Die Schaltfl chen Als gelesen markieren und Als gelesen markieren sind nicht verf gbar wenn Sie Erledigte Aufgaben anzeigen Die Optionen zum Bearbeiten einer erledigten Aufgabe sind ebenfalls begrenzt Nur das Feld Anmerkungen und das Feld Erledigt sind aktiviert Dennoch ist es m glich die Bearbeitung wieder zu aktivieren Hierzu m ssen Sie zuerst das Feld Erledigt auf Nein set
5. cken Sie auf der Tastatur die Taste lt Eingabe gt um die Suche zu starten 4 Die Anwendung gibt alle Personen zur ck die Ihren Suchkriterien entsprechen 5 Doppelklicken Sie auf einen Eintrag im Ergebnisfenster um das Kundenfenster zu ffnen Platzhalter f r mehr Ergebnisse Das Zeichen dient als Platzhalter wenn Sie in Textfeldern suchen Es wird nicht empfohlen dies in numerischen Feldern zu verwenden Sie k nnen es bei der Suche nach Telefonnummern verwenden da diese normalerweise in Textfeldern in der Datenbank gespeichert werden Wenn Sie wissen dass der Kundenname mit Jo beginnt aber unsicher sind wie er endet benutzen sie einen Platzhalter wie diesen Jo Customer View findet damit Kunden wie Johannes Johansson Johnson usw Sie k nnen Customer View auch anweisen dass automatisch nach jeder Ihrer Eingaben das Zeichen in einem Suchfeld hinzugef gt wird ffnen Sie im Suchfenster die Sucheinstellungen Aktivieren Sie das Kontrollk stchen Platzhalter um diese Funktion auszuw hlen Sie k nnen vor oder nach Ihrem Wert benutzen Beachten Sie dass mit der Verwendung von vor einem Wert die Suche normalerweise sehr viel l nger dauert da Customer View nicht seine Indizes zur Beschleunigung der Suche einsetzen kann Customer View Benutzerhandbuch 17 ndern des Erscheinungsbildes und der Verhaltensweise des Fensters Suchergebnis Die Verhaltniszeichen lt oder gt bei der Nummernsuche In F
6. feld Schnellerstellung ausw hlen Daraufhin wird ein Fenster ge ffnet in dem alle verf gbaren Antwortformulare angezeigt werden Das Feld f r Kontext und Dialog wird nur genutzt wenn es f r die Verkn pfung der Antwort zu einem Dialog oder einer Aktivit t ben tigt wird Wenn Ihr Unternehmen diese Funktion ben tigt werden separate Routinen zur Nutzung verf gbar gemacht 3 W hlen Sie das Antwortformular durch Doppelklicken auf die entsprechende Zeile oder durch Markieren des Namens und klicken auf OK Daraufhin wird ein leeres Formular ge ffnet und Sie k nnen mit dem Ausf llen der Antworten beginnen 4 Wenn Sie mit dem Ausf llen fertig sind klicken Sie auf Weiter Wiederholen Sie diese Schritte f r alle Seiten des Fragebogens bis Sie wieder zum Kundenfenster zur ckkehren Hinweis Es ist m glich Antworten desselben Kunden f r dasselbe Antwortformular mehrmals zu registrieren beispielsweise wenn das Formular in einer j hrlichen monatlichen Umfrage benutzt wird Wenn Sie Antworten mehr als einmal pro Kunde registrieren m chten benutzen Sie die Kontextfunktion Untere Registerkarte Dialog In der unteren Registerkarte Dialog werden alle Kundendialoge prozesse aufgelistet an denen der jeweilige Kunde teilnimmt Die Liste enth lt die folgenden Informationen e Dialogname Name des Dialogs Prozesses Customer View Benutzerhandbuch 29 Untere Registerkarte Dialog 30 e Gruppenname Name de
7. wird Ihnen Customer View die zur Verf gung stehenden E Mail Vorlagen anzeigen 2 Wenn Sie eine Vorlage ausw hlen wird automatisch der Nachrichtenname mit dem Namen der Vorlage ausgef llt Sie k nnen den Namen ndern indem Sie in das Feld Nachrichtenname schreiben 3 Klicken Sie auf die Schaltfl che Nachricht erstellen 4 Microsoft Outlook wird eine neue E Mail basierend auf der von Ihnen gew hlten Vorlage ffnen 5 Wenn die Vorlage Seriendruckfelder wie beispielsweise den Kundennamen enth lt werden diese ausgef llt wenn die E Mail ge ffnet wird 6 Die E Mail ist jetzt f r die Bearbeitung bereit Customer View Benutzerhandbuch 25 Untere Registerkarte Nachrichten 26 7 Senden Sie die E Mail indem Sie in Microsoft Outlook auf die Schaltflache Senden klicken Die E Mail wird nun an den Kunden gesendet und eine Kopie in der Registerkarte Nachricht angezeigt m glicherweise m ssen Sie auf die Schaltfl che Aktualisieren klicken Interner E Mail Editor 1 Nachdem Sie den Nachrichtentyp E Mail ausgew hlt haben wird Ihnen Customer View die zur Verf gung stehenden E Mail Vorlagen anzeigen Wenn Sie eine Vorlage ausw hlen wird automatisch der Nachrichtenname mit dem Namen der Vorlage ausgef llt Sie k nnen den Namen ndern indem Sie in das Feld Nachrichtenname schreiben Klicken Sie auf die Schaltfl che Nachricht erstellen Der interne E Mail Editor wird daraufh
8. EE EER AR EE EE EE REG GE AA ER EE EE 33 Einleitung 2 Een 34 Bildschirm Meine Aufgaben u een ann 34 Hinzuf gen und Bearbeiten von Aktivit ten und Aufgaben sesse sees Rae Re RE Ee ae 35 Kapitel 5 Anpassen von Customer Vi W ees sees ees ees ee ee EER EER Ee AREA EE e Ee ee ee 39 lie eN EA EE OE OE 40 Konfigurations nderungen System Administrator eunussnrensnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 40 Konfigurations nderungen Endbenutzer uuusmsrssnannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nn 40 Kapitel 62 610S3A1 ee nenn ee en 43 GIOSS AR EE EE EEFEEEEAENEEEEER 44 Portrait Dialogue 6 0 SP1 Kapitel Einleitung In diesem Abschnitt Zielaruppe iss nos vee anes nee 6 Verwandte Dokumente 000 eee ese se eed 6 Zweck Zweck In diesem Dokument wird beschrieben wie Sie Customer View von Portrait Dialogue einem webbasierten Kundenbeziehungsmanagement Tool verwenden Zielgruppe Dieses Dokument ist fur Personen gedacht die Customer View benutzen um Kundeninformationen anzuzeigen zu bearbeiten oder hinzuzuf gen Weitere Benutzer sind Systemadministratoren und Portrait Dialogue Implementierungsberater Verwandte Dokumente Dokument Datentr ger Zip Datei DVD und Ort PD Visual Dialogue Benutzerhandbuch Portrait Dialogue Datentr ger unter Documentation PD Reports Portal Benutzerhandbuch Portrait Dialogue Datentr ger unter Documentation PD Telema
9. Suchfenster einige obere Registerkarten f r den Zugriff auf weitere Suchkriterien Durch Klicken auf eine Registerkarte erhalten Sie Zugriff auf die zugeh rigen Felder Die ge ffnete Registerkarte wird mit einer dunkleren Farbe angezeigt Verwenden Sie die Maus um die verschiedenen Registerkarten zu ffnen indem Sie auf die Registerkarte klicken Registerkarten befinden sich im Suchfenster nur obere Registerkarten und im Kundenfenster obere und untere Registerkarten Jede Dom ne kann unterschiedliche obere und untere Registerkarten besitzen abh ngig von den verf gbaren Informationen und der von Ihrer Organisation durchgef hrten Konfiguration Im Kundenfenster bieten sowohl die oberen als auch die unteren Registerkarten Zugriff auf ausf hrliche Informationen Die Seite Person und Unternehmen hat drei obere Registerkarten Hauptinformationen Enth lt die Kundeninformationen die am h ufigsten bei der Arbeit mit dem Kunden ben tigt werden e Nebeninformationen F r weniger h ufig verwendete Kundeninformationen Anmerkung Feld f r das Schreiben von Anmerkungen in Freitext Beachten Sie dass die Titelleiste Informationen zur ge ffneten Dom ne Person oder zum Unternehmen anzeigt Die Anzahl der unteren Registerkarten ist abh ngig von den Anforderungen Ihrer Organisation Die am h ufigsten verwendeten Registerkarten sind Aktivit ten Antwortformulare Nachrichten Dialoge Weitere
10. einem Wert verkn pft werden Dies kann f r Kreditw rdigkeits und Branchenbewertungen oder f r Kursnoten verwendet werden Der Wert kann f r jede Kategorie innerhalb eines Intervalls festgelegt werden Beispiel 1 10 1 100 A D Blockierungskategorie Diese Kategorie wird verwendet um die Kommunikation mit dem Kunden zu steuern Auch der Kunde kann dies nutzen um sich in einem Kanal vor bestimmten Nachrichten zu sch tzen Beispiel Kein Telefon kein TM keine SMS keine Werbung Wenn Sie andere Kategorien oder Werte ben tigen Damit ein Kundenklassifizierungssystem funktionieren kann muss es so geplant werden dass alle Personen und Gruppen die es benutzen es auch verstehen Nachdem Sie sicher sind was Sie ben tigen bitten Sie Ihren Systemadministrator neue Kategorien und Werte in Customer View Admin zu erstellen Verwenden von Kategorien zur Beschreibung eines Kunden 1 Stellen Sie sicher dass der Kunde mit dem Sie arbeiten m chten angezeigt wird 2 Auf der rechten Seite im Kundenfenster befindet sich das Feld Kategorie 3 Klicken Sie auf die Schaltfl che Durchsuchen Daraufhin wird ein neues Fenster mit den f r Ihr Unternehmen verf gbaren Kategorietypen angezeigt 4 W hlen Sie eine Kategorie aus Wenn die Kategorie einen Wert hat geben Sie den richtigen Wert an 6 Klicken Sie auf OK a 32 Portrait Dialogue 6 0 SP1 Kapitel Aufgaben und Aktivitaten In diesem Abschnitt Einleitung ss ss se D
11. ER ss EE RE KEER DIERE MEE oon 34 Bildschirm Meine Aufgaben iss sa EE EE ER Ee 34 e Hinzuf gen und Bearbeiten von Aktivit ten und Aufgaben sis s HEER EES RR RE DRR EE tat a aaa 35 Einleitung Einleitung Eine Aktivit t kann einem Benutzer oder einer Benutzergruppe zusammen mit einer Frist zugewiesen werden Sobald eine Aktivit t zugewiesen wurde wird sie als Aufgabe bezeichnet und kann auf dem Bildschirm Meine Aufgaben eingesehen werden Bildschirm Meine Aufgaben 34 Sie k nnen die Liste Ihrer aktuellen Aufgaben anzeigen indem Sie im linken Men auf Meine Aufgaben klicken Alle im Bildschirm Meine Aufgaben aufgef hrten Aufgaben entsprechend jeweils einer Aktivit t die Sie verfolgen m ssen Die Aufgaben sind nach Nachverfolgungsdatum geordnet und sind so formatiert das ungelesene rot und berf llige fett Aufgaben hervorgehoben werden Dropdownmen Aufgaben anzeigen Mithilfe des Dropdownmen s Aufgaben anzeigen im oberen Bereich des Bildschirms k nnen Sie filtern welche Aufgaben in der Liste angezeigt werden Die im Men angezeigten Standardelemente sind Alle Aufgaben Zeigt alle f lligen Aufgaben e berf llige Aufgaben Zeigt alle berf lligen Aufgaben Erledigte Aufgaben Zeigt alle als erledigt markierten Aufgaben Heute f llig Zeigt alle heute f lligen Aufgaben e F llig in sieben Tage Zeigt alle in den n chsten sieben Tagen f lligen Aufgaben
12. Informationen hierzu finden Sie unter Aktualisieren der Kundeninformationen auf Seite 21 Das Kundenfenster kann f r Ihre Organisation angepasst werden 14 Ihre Organisation kann entscheiden welche Informationen in welcher Reihenfolge auf den oberen Registerkarten angezeigt werden Wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator falls Sie wissen m chten ob nderungen am Aussehen des Kundenfensters m glich sind Weitere Informationen Anpassen von Customer View Portrait Dialogue 6 0 SP1 Kapitel 2 Die Grundlagen Registerkarten im Kundenfenster Fenster Obere Registerkarte Person Hauptinformationen Nebeninformationen Hinweis Untere Registerkarte Aktivitat Antwortformular Nachrichten Dialog Sonstige Registerkarten Fenster Obere Inhalt Registerkarte Inhalt Enthalt die Kundeninformationen die am haufigsten bei der Arbeit mit dem Kunden ben tigt werden Name Telefon E Mail Geschlecht Familienstand registrierende Person Registrierungsdatum und Kunden ID Fur weniger haufig verwendete Kundeninformationen Beispielsweise Informationen zu Personen die mit dem Unternehmen verbunden sind Unternehmensname Adresse Unternehmenskennung und Kontaktdetails Feld zum Schreiben von Anmerkungen in Freitext Inhalt Anmeldung aller Aktivitaten die mit dem Kunden verbunden sind Informationen zu Aktivitatstyp Kanal Datum und Richtung eingehend ausgehend Liste der Antwortformulare die mit dem K
13. Portrait Dialogue Customer View Benutzerhandbuch Version 6 0 SP1 Er PitneyBowes Software D EDGED 2013 Pitney Bowes Software Inc Alle Rechte vorbehalten Dieses Dokument kann vertrauliche und eigentumsrechtlich gesch tzte Informationen enthalten die Eigentum von Pitney Bowes Inc bzw seinen Tochter und Beteiligungsgesellschaften sind Die Portrait Software das Portrait Software Logo und das Portrait Zeichen der Portrait Software sind Warenzeichen der Portrait Software International Limited und d rfen in keiner Weise ohne die vorherige ausdr ckliche schriftliche Genehmigung von Portrait Software International Limited benutzt oder verwertet werden Warenzeichen Die Namen von Firmen und Produkten Marken Logos und Zeichen die hier genannt werden sind m glicherweise Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen ihrer jeweiligen Eigent mer Portrait Software Support Sollten sie ber den Inhalt dieser Dokumentation hinausgehende Hilfe ben tigen k nnen sie in der Wissensbasis auf unserer Website http support portraitsoftware com nachsehen und den Links zu ihrem Produkt folgen Sie k nnen auch andere Portrait Dokumentationen herunterladen Falls Sie keinen Benutzernamen und kein Kennwort haben oder sie diese vergessen haben sollten kontaktieren Sie uns ber einen der nachstehenden Kan le Wenn sie Probleme bei der Nutzung Installation oder Dokumentation von diesem Produkt feststellen kontaktieren sie uns
14. as Benutzerhandbuch Link zu Portrait Software Informationen zur Anwendung einschlie lich der Softwareversion und den Sitzungsdetails In Customer View gibt es zwei wichtige Men s das Hauptmen und das rechte Men Das Hauptmen ist immer auf der linken Seite der Anwendung sichtbar Die Elemente des Hauptmen s ndern sich entsprechend der Seite auf der Sie sich in Customer View befinden Beispiel Das Element Aktivit t im Feld Schnellerstellung ist nur verf gbar wenn Sie einen Kunden anzeigen Funktion Allgemein Startseite Kontakte suchen Unternehmen suchen 12 Zeigt die Startseite an welche die letzten 10 ge ffneten Kunden und eine Liste der Dokumente enth lt die Sie zum Bearbeiten gesperrt haben Suchseite f r Kontakte die m glicherweise einen anderen Namen in Ihrer Organisation haben Suchseite f r Unternehmen die m glicherweise einen anderen Namen in Ihrer Organisation haben Portrait Dialogue 6 0 SP1 Meni Befehl Aktuelle Auf Namen klicken Arbeiten Schnelerstelung Kunde Aktivitat Antwortformular Nachricht Beenden Alle falligen Aufgaben Heute fallige Aufgaben Aufgaben die innerhalb der nachsten sieben Tage fallig sind Uberfallige Aufgaben Berichte Verf gbare Kundenberichte Das rechte Menu Kapitel 2 Die Grundlagen Funktion Zeigt die Namen der letzten 10 gedffneten Kunden an Klicken Sie auf einen Namen um den Kunden zu ffnen Registri
15. auch Unternehmen gemeint ist Beispiel Klicken Sie im Kundenfenster Person oder Unternehmen auf eine der unteren Registerkarten um auf die Seite Beziehungen zu gelangen Customer View Portrait Dialogue 6 0 SP1 Kapitel 6 Glossar Eine Anwendung der Portrait Dialogue Produktfamilie Diese Anwendung wird von Endbenutzern zum Anzeigen Hinzuf gen und Aktualisieren von Kundendatensatzen und zur Planung und Nachverfolgung der Kommunikation mit Kunden verwendet Dokument Ein Brief ein Bericht eine Einladung ein Fax oder hnliches das an einen Kunden geschickt wurde oder sich auf einen Kunden bezieht Eins zu Eins Marketing Eine Form des Marketings die sich von traditionellem Massenmarketing unterscheidet Beim Eins zu Eins Marketing zielt der Anbieter auf eine effektivere Kommunikation mit dem Kunden ab indem jede Kundenantwort erfasst und scheinbar von ihr gelernt wird Dadurch kann der Anbieter schnell einer gro en Anzahl von Kunden das Gef hl geben dass sie individuell behandelt werden und individuelle Antworten erhalten Person Ein einzelner Kunde Benutzer Agent Kontakt Angestellter eines Kundenunternehmens usw der in der Datenbank von Customer View registriert ist Personen in der Datenbank von Customer View k nnen anderen Personen durch Beziehungen und Gruppenmitgliedschaften zugeordnet werden Sie k nnen auf dieselbe Art Unternehmen zugeordnet und als Angestellte eines Unternehmens registriert we
16. b der Standarddomane nach der Anmeldung von der Anwendung gestartet werden soll Optionen sind Startseite Suchseite Letzter Kunde Sprache W hlen Sie die Sprache f r Customer View aus Hinweis Einige Felder haben Namen die in den globalen Einstellungen Ihrer Organisation definiert sind und sind nicht durch nderungen der Sprache in Customer View betroffen W hlen Sie aus der Men leiste die Optionen Tools gt Seiteneinstellungen Im rechten Men der Suchseite innerhalb einer Dom ne k nnen Sie Seiteneinstellungen gt Einstellungen ausw hlen Die folgenden nderungen sind innerhalb der Sucheinstellungen m glich Platzhalter verwenden Wenn diese Option aktiviert ist wird die Suchfunktion automatisch das Zeichen einf gen nachdem eine Suche gestartet wurde nur f r Textfelder Dies erh ht die Wahrscheinlichkeit dass der Kunde w hrend der Suche gefunden wird Gesamtergebnis anzeigen Zeigt in der Suchergebnis berschrift die Gesamtanzahl der Kunden an die Ihrer Suche entsprechen Hinweis Wenn eine Suche 120 Treffer erzielt werden nur die ersten 25 50 75 oder 100 im Suchergebnisfenster angezeigt Spalten anzeigen W hlen Sie welche Spalten mit Kundendaten im Suchergebnisfenster angezeigt werden Standardspalte f r Sortierung Legen Sie fest nach welcher Spalte die Suchergebnisse sortiert werden z B Vorname oder Nachname Maximale Zeilenanzahl Legen Sie fest wie viele Kundendatens tze im Sucherge
17. bitte auf einem der folgenden Wege E Mail support portraitsoftware com Telefon USA Kanada 1 800 335 3860 geb hrenfrei e brige Welt 44 800 840 0001 Bei einer Problemmeldung ist es hilfreich wenn Sie uns Folgendes mitteilen k nnen Der Name der Software Anwendung Die Umst nde unter denen das Problem auftrat e Welche Fehlermeldungen Sie gegebenenfalls gesehen haben Die Version der von Ihnen benutzten Software Pitney Bowes Software Inc January 02 2014 Inhalt Kapitel 1 Einde na aaa 5 FAN 2 RE EE ER AN OR E Re 6 ZIEIGEUPPE el 6 Verwandte Dokumente RS SEE ESE ES SEEK SEER GEE ENE EER GER WEERGEE WES EER GEE be EER Ek nn 6 Kapitel 2 Die Grundlagen anna een 7 add etd EE EE EE EE EE 8 ber Customer WS sterre RR en es es cs sas Ee bie Ee GE Ra anaes es eee 8 Anzeigen externer Daten in Customer VIEW sesse ees ERGE KERR GEE Ee RR GEE EE RR GEE EE eek eke ee bed 8 1007 Tel Tee L 12 1 U BEPPPESPPRRPERESEBEREEREILBEEREBEREEDEREEEEEEEEEEBEEEEUBEEEEEFFEEEEEEBEEFELEEEEEEEEEEREEEEEEEEREEEEFEEBEEEEEEEEEEEN 9 Starten von Customer VIEW sesse sesse GEE E EE ESE E RES EE ERG GER EE EER EE EKKE Ee GEE KERE GER REKE EE ERGER EE EES G RES 10 IPE TANS AVI ACI OR sesse See OE rasen ae ser AARRE 11 Boe sd AE saccades EN ce una 11 Das seitliche Mehl 12 Das tocne Mon ss se eo ee wed dake ek nee 13 Registerkarten in Customer VieW esse ee ee ee ER RR AR RE R EE EA AR RARR EE ER AR KAR EE Ee eek Rae e
18. bnisfenster nach der Suche angezeigt werden W hlen Sie zwischen 25 50 75 und 100 Kunden Eine h here Kundenanzahl im Suchfenster beeinflusst die Geschwindigkeit der Suche Zeilenumbruch in Raster L ngere Texte oder Werte in einem Feld werden in mehreren Zeilen angezeigt um den gesamten Inhalt zu sehen Dies wirkt sich nur auf das Suchergebnisfenster aus Customer View Benutzerhandbuch 41 Kapitel Glossar In diesem Abschnitt Glossaf rs riesigen 44 Glossar Glossar 44 Aktivitat Eine Aktivitat ist eine Handlung bezuglich einer bestimmten Person oder eines bestimmten Unternehmens zum Beispiel ein Brief eine E Mail ein Telefonat oder eine SMS Aktivit ten k nnen manuell von jedem Benutzer oder automatisch von einem Dialog erstellt werden der mit der Anwendung Visual Dialogue erstellt wurde Administrationsprogramm das Programm Dialogue Admin Systemadministrationsmodul Im Administrationsprogramm k nnen fortgeschrittene Benutzer Berichte ver ndern und direkt mit Datenbankrelationen arbeiten Systemadministratoren k nnen Benutzer und Gruppen f r Customer View definieren und festlegen wie Customer View mit anderen Anwendungen arbeitet Admin wird auch verwendet um viele der vordefinierten Suchrelationen in Customer View zu f llen und um f r Ihr Unternehmen einen eigenen Satz von Kundenkategorien und erlaubten Werten f r jede Kategorie aufzubauen Antwortformular Fragebogen Der Marketin
19. chricht gespeichert Anzeigen einer E Mail Es ist m glich die Details und den Inhalt einer zuvor gesendeten E Mail anzuzeigen 1 Markieren Sie dazu die gew nschte E Mail und klicken Sie auf ffnen oder doppelklicken Sie auf die Nachricht Daraufhin wird eine Seite mit Informationen zur Nachricht ge ffnet einschlie lich ihres Namens sowie wann Erstellt am und wer Erstellt von die Nachricht gesendet wurde hat 2 Klicken Sie zum Anzeigen der Nachricht auf die Schaltfl che Anzeigen Die E Mail Nachricht wird daraufhin auf einer neuen Seite angezeigt Anzeigen und Bearbeiten von Briefen und Dokumenten So zeigen Sie einen Kundenbrief oder ein Dokument an und bearbeiten ihn es 1 Markieren Sie das Dokument auf der Registerkarte Nachricht und klicken Sie auf ffnen Daraufhin wird eine Seite mit Informationen zur Nachricht ge ffnet einschlie lich ihres Namens sowie wann Erstellt am und wer Erstellt von die Nachricht gesendet wurde hat 2 W hlen Sie zum Lesen des Dokuments ohne es zu bearbeiten die Option Dokument ffnen und klicken Sie auf OK Daraufhin wird das Dokument in Word ge ffnet 3 W hlen Sie zum Bearbeiten des Dokuments die Option Dokument bearbeiten und klicken Sie auf OK Das Dokument wird in der Datenbank f r andere Benutzer gesperrt und es wird eine lokale Kopie auf Ihrem Computer erstellt Hinweis Wenn Sie ein Dokument sperren kann kein anderer Benutzer darauf zugreif
20. datum und zeit werden dann standardm ig mit dem aktuellen Datum und der entsprechenden Zeit angezeigt Wenn eine Aufgabe als erledigt markiert und gespeichert wurde ist sie nicht l nger in Ihrer Liste Meine Aufgaben verf gbar Die Aufgabe wird in die Liste Erledigte Aufgaben verschoben auf die ber die Seite Meine Aufgaben im Dropdownmen Aufgaben anzeigen zugegriffen werden kann Erweiterte Felder Die erweiterten Feld werden erst eingeblendet wenn Sie auf die Schaltfl che Erweiterte Felder anzeigen klicken Das Feld Kontext Dialog ist nur bearbeitbar wenn eine neue Aktivit t erstellt wird Wenn Sie eine bestehende Aktivit t anzeigen werden das Feld Kontext und der verbundene Dialog falls einer eingestellt wurde schreibgesch tzt angezeigt Bei der Auswahl von Kontext Dialog stehen vier Optionen zu Verf gung Kein Kein Kontext wird ausgew hlt und die Aktivit t wird mit keinem Dialog verbunden Der Kontext erh lt einen Standardwert von 0 Mit Dialog verbinden Wenn Sie diese Option ausw hlen k nnen Sie die Aktivit t mit einem Dialog verbinden Daraufhin wird ein Dropdownmen mit allen Dialogen angezeigt in denen der aktuelle Kunde erscheint Die Textzeichenfolge vor dem Bindestrich in jedem Element des Men s ist der Kontext des Kunden in diesem Dialog e Kontext angeben Mithilfe dieser Option k nnen Sie selbst den Kontext spezifizieren Geben Sie einfach eine entsprechende Zeichenfolge ein
21. dem Antwortformular k nnen verwendet werden um automatisch Kategorieinformationen des Kunden zu erstellen oder zu ndern bzw automatisch eine Aktivit t wie den pers nlichen Anruf eines Investitionsberaters auf die Aufgabenplanung zu setzen Der Kunde kann auch seine eigenen Daten ber das Modul Kundenprofil bearbeiten ber dieses Modul kann der Kunde die Felder anzeigen und bearbeiten die f r das Modul Kundenprofil als verf gbar definiert wurden 8 Portrait Dialogue 6 0 SP1 Kapitel 2 Die Grundlagen Kundendomane Portrait Dialogue verf gt ber ein flexibles Kundenkonzept Die meisten g ngigen Anwendungen basieren auf dem Prinzip dass ein Kunde eine Person oder ein Unternehmen ist der zu einer Datenbank geh rt In diesem Fall ist das Kundenkonzept mit einer Kundendom ne verkn pft Eine Kundendom ne ist eine logische Beschreibung aller verf gbarer Kunden von einer oder mehrerer Datenquellen auf einer oder mehreren unterschiedlichen technischen Plattformen Systemadministratoren erstellen die f r Ihre Organisation erforderlichen Dom nen Kunden sind in Customer View ber die Dom nen verf gbar Dom nen k nnen beispielsweise sein Personen Interessenten Unternehmen Organisationen oder Gruppen Personen k nnen einem Unternehmen als Personal oder einer Organisation als Mitglied zugeordnet werden Neben Kundeninformationen wie Adressen Telefonnummern Kategorien Bewertungs und Kaufprofile hilft Customer View be
22. e bereits in der Datenbank vorhanden ist BEVOR Sie ihn neu eintragen So vermeiden Sie Duplikate in der Datenbank Einzelner Kunde Beginnen Sie Ihre Eingaben f r neue Personenkunden mit den Feldern f r PERSON Diese Felder enthalten die standardm igen Kontaktinformationen wie Name Telefonnummer und E Mail Adresse Setzen Sie die Eingabe im Feld Adresse fort Ein Kunde kann mit verschiedenen Adresstypen registriert werden Schlie lich gibt es die M glichkeit die Person mit einer Organisation zu verbinden Wenn die Verbindung hergestellt wurde wird beim ffnen des Kundenfensters f r die verbundene Organisation die Person in der Registerkarte MITARBEITER angezeigt die Bezeichnung kann in Ihrer Organisation m glicherweise variieren Klicken Sie auf SUCHEN um eine Verbindung herzustellen Daraufhin wird ein Suchfenster angezeigt Geben Sie den Namen des Unternehmens ein Wenn Sie die richtige Organisation gefunden haben doppelklicken Sie auf deren Namen und kehren Sie so zum Personenfenster zur ck Wenn ein obligatorisches Feld nicht ausgef llt wird wird beim Speicherversuch eine Fehlermeldung angezeigt Unternehmens Organisationskunde Beginnen Sie Ihre Eingaben f r neue Unternehmens oder Organisationskunden mit dem Feld ORGANISATION Diese Felder enthalten standardm ige Kontaktinformationen wie Name Telefonnummer und E Mail Adresse Setzen Sie die Eingabe im Feld Adresse fort Ein Kunde kann mit verschiede
23. e ee 14 Das Kundenfenster kann fur Ihre Organisation angepasst werdeN ese ee ee 14 Registerkarten im Kundenfenster esse ee RR RE EER RR RE EER ER ER RR RE ER KERKE ER ER RR RR E Ee ER Rek RE Ee E ER ee 15 Suchen nach Kunde s iss ies EER GEKEER RES E EER GESE E EES REKE EE ERGE SEE EER GEE EERS ER GEE KEER EE EES E KERE GEE 16 ndern des Erscheinungsbildes und der Verhaltensweise des Fensters Suchergebnis 18 Onlinehilfe iin 19 Kapitel 3 Aktualisieren der Kundeninformationen rssrrrsenenenennnnnnnn 21 Hinzuf gen von Kundeninformationen nunsnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnannnn nn 22 Bearbeiten von Kundeninformationen uunnrssnnnnnennnnnannennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnannnnn nn 23 Arbeiten mit Kundenduplikaten uuuuurunnssnnsnannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnannnnnnnnnnnnnnnnnnnnannannnnnn 23 Bearbeiten von Kundeninformationen untere Registerkarten uunssnnresnnnnennennnnen 24 Untere Registerkarte Aktivil ten u teenies Fles eaves nenne 24 Untere Registerkarte Nachrichten esse 25 Untere Registerkarte Antwortfiormulare ietsie ee Gee Ke Ee be ERG Eed Re be eN Re 28 Untere Registerkarte Dialod see en 29 Untere Registerkarte Mitarbeiter nur f r Unternehmen ie see ee ee Re Re ee 31 Verstehen der Kategorie EES EE ben SEE bl es Ee Ee EED ee EE En BEA Re BENN NEEE 32 Kapitel 4 Aufgaben und Aktivitaten esse ee RE EE EE
24. eldern die Zahlen enthalten z B Kunden ID oder das Bonuspunktefeld k nnen Sie das Zeichen lt oder gt verwenden um alle Kunden mit einer Nummer gr er oder kleiner als der angegebene Wert zu suchen So k nnen Sie beispielsweise gt 2000 im Bonuspunktefeld verwenden um Kunden mit mehr als 2000 Bonuspunkten zu finden Gro oder Kleinbuchstaben bei der Suche Beachten Sie bei der Eingabe von Suchwerten dass f r Ihren Computer das Wort Dave nicht dasselbe wie dave oder DAVE ist Die Suche in Datenbanken h ngt vom Datenbanktyp ab den Ihre Organisation verwendet Bei der Nutzung von Microsoft SQL Server wird die Datenbank f r eine Suche nach andy oder ANDY im Vornamenfeld normalerweise dasselbe Ergebnis liefern Fragen Sie bei Ihrem Systemadministrator nach wie Ihr System Gro und Kleinschreibung in Suchanfragen behandelt Dropdownliste Suche nach Werten Einige Felder enthalten Standardwerte z B Land Bundesland Adresstyp und Geschlecht Eine Dropdownliste kann verwendet werden um die Suche zu vereinfachen Alle Felder die eine Dropdownliste enthalten besitzen einen schwarzen Pfeil in einer grauen Box auf der rechten Seite des Feldes So verwenden Sie die Liste 1 Klicken Sie auf den schwarzen Pfeil im Feld 2 Das nun anzeigte Fenster enth lt eine Liste aller verf gbaren Werte Wenn die Liste eine gro e Anzahl von Werten enth lt wird eine Bildlaufleiste auf der rechten Seite angezeigt Verwenden Sie den Cursor u
25. eldung werden Sie vom System automatisch angemeldet ohne dass Sie einen Benutzernamen oder ein Kennwort eingeben m ssen Normale Anmeldung 1 Doppelklicken Sie auf dem Windows Desktop auf das Symbol von Customer View i Oder Starten Sie das Programm aus der Favoritenliste in Ihrem Webbrowser indem Sie Customer View ausw hlen Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort ein Klicken Sie auf Anmelden Automatische Anmeldung Wenn die automatische Anmeldung aktiviert ist werden Sie automatisch mit Ihren Windows Anmeldeinformationen bei Customer View angemeldet Dies setzt jedoch voraus dass Ihr Windows Benutzerkonto Zugriffsrechte f r Customer View besitzt 1 Doppelklicken Sie auf dem Windows Desktop auf das Symbol von Customer View iS Oder Starten Sie das Programm aus der Favoritenliste in Ihrem Webbrowser indem Sie Customer View ausw hlen 2 Customer View wird auf der Startseite ge ffnet Erweiterte Anmeldung 1 10 Instanz Das System kann so eingerichtet werden dass beim Anmelden bei Customer View der Zugriff auf mehrere Instanzen m glich ist Klicken Sie in der unteren rechten Ecke auf die Schaltfl che Erweitert um auf diese Option zuzugreifen Das Fenster wird erweitert und in einem Dropdownfeld Portrait Dialogue 6 0 SP1 Kapitel 2 Die Grundlagen werden die verf gbaren Instanzen angezeigt W hlen Sie die gew nschte Instanz aus und fahren Sie mit der Anmeldung fort Cache Zur B
26. en bis die Sperrung wieder aufgehoben wird Es ist wichtig dass Sie das Dokument entsperren nachdem Sie die Bearbeitung abgeschlossen haben Wenn Sie ein Dokument entsperren werden Ihre nderungen in das Originaldokument in der Datenbank bernommen und das Dokument wird anderen Benutzern wieder verf gbar gemacht 4 Wenn Sie die Bearbeitung abgeschlossen haben speichern Sie die nderungen und schlie en Sie das Dokument Customer View gibt Ihnen vier M glichkeiten Customer View Benutzerhandbuch 27 Untere Registerkarte Antwortformulare Dokument bearbeiten Die lokale Kopie des Dokuments wird ge ffnet sodass Sie mit der Bearbeitung fortfahren k nnen Dokument speichern nderungen am Dokument werden in der Datenbank gespeichert und das Dokument wird allen anderen Benutzern von Customer View zur Verf gung gestellt Das Dokument ist weiterhin durch Sie gesperrt Sie k nnen mit der Bearbeitung des Dokuments fortfahren in dem Sie die Option Dokument bearbeiten ausw hlen Dokument speichern und entsperren nderungen am Dokument werden in der Datenbank gespeichert und das Dokument wird allen anderen Benutzern von Customer View zur Verf gung gestellt Das Dokument ist entsperrt und andere Benutzer k nnen es zur Bearbeitung ihrerseits sperren Dokument entsperren Das Dokument wird entsperrt Dadurch gehen alle vorgenommenen nderungen am Dokument verloren Diese Option wird verwendet um alle nderungen zu verwe
27. en feldern e ndern der Reihenfolge in der Felder in einem Fenster angezeigt werden Definieren der Pflichtfelder f r die Eingabe eines neuen Kunden Definieren obligatorischer Formate f r ein Feld beispielsweise Das Geburtsdatum muss das Format TT MM JJJJ haben Hinzuf gen neuer oder Entfernen bestehender oberer Registerkarten im Suchfenster e Hinzuf gen neuer oder Entfernen bestehender Felder auf einer Registerkarte im Suchfenster e Hinzuf gen neuer unterer Registerkarten im Kundenfenster Kundendaten k nnen von der Kundendatenbank oder von anderen Systemen inner oder au erhalb des Unternehmens angezeigt werden Starten jeder h ufig genutzten Anwendung aus Customer View w hrend der aktuelle Kunde mitgenommen wird e ndern der Farben und des Aussehens der Anwendung Konfigurations nderungen Endbenutzer 40 Alle Anderungen hier betreffen keine anderen Benutzer und folgen Ihrer Anmeldung auf anderen PCs Alle Anderungen k nnen jederzeit bearbeitet werden Wahlen Sie aus der Mentleiste die Optionen Tools gt Allgemeine Einstellungen Die folgenden nderungen sind m glich Standarddom ne festlegen Die Dropdownliste enth lt die verf gbaren Dom nen Wahlen Sie die Startdom ne aus Bei der n chsten Anmeldung werden Sie automatisch in der Standarddom ne starten Portrait Dialogue 6 0 SP1 Kapitel 5 Anpassen von Customer View Startseite Wahlen Sie aus der Dropdownliste welche Seite innerhal
28. en Sie Informationen zum Dialog anzeigen und das Auftreten des Kunden im Dialog l schen Eine Zusammenfassung der Kundeninformationen befindet sich oben auf der Seite Operationsverlauf Der Operationsverlauf zeigt an welche Vorg nge mit dem Kunden im Dialog durchgef hrt wurden Operations ID ID der Operation Operationsname Name der Operation e Ausf hrungsdatum Zeitpunkt zu dem die Operation abgeschlossen wurde L schen einer Operation Es ist m glich einen Kunden aus einem Dialog zu l schen Der Kunde wird daraufhin nicht mehr in diesem Dialog angezeigt Untere Registerkarte Mitarbeiter nur f r Unternehmen Mit dieser Funktion k nnen Organisationen Unternehmen in einer Organisationsdom ne mit Personen in einer Personendom ne verkn pft werden Customer View kann in der unteren Registerkarte Mitarbeiter die Verkn pfungen zwischen einem Unternehmen und seinen Mitarbeitern anzeigen diese Registerkarte hat in Ihrer Organisation m glicherweise einen anderen Namen Portrait Dialogue 6 0 SP1 Kapitel 3 Aktualisieren der Kundeninformationen Die Liste enthalt Informationen wie Vor und Nachname Telefonnummer und E Mail Adresse In der Unternehmensdom ne k nnen Sie auf den Namen einer Person doppelklicken um das Kundenfenster dieser Person zu Offnen Verkn pfen einer Person als Mitarbeiter Um eine Verkn pfung zwischen einer Person und einem Unternehmen herzustellen m ssen Sie von der Personendo
29. er Kanal Nachrichten Liste aller vom Kunden gesendeten oder empfangenen Nachrichten Informationen zu Nachrichtentyp Name Erstellungsdatum Benutzer Kanal Kontext und Versanddatum Mitarbeiter Liste aller Personen die mit dem Unternehmen als Mitarbeiter verkn pft sind Enth lt Name Telefon E Mail Geschlecht Familienstand registrierende Person Registrierungsdatum und Kundennummer Dialog Anmeldung aller Dialoge Prozesse in denen der Kunde erscheint Informationen zu Kundenverarbeitungen Dialogname Gruppen Kontext und letzte Aktivit t Sonstige Die Anzahl der Registerkarten kann angepasst werden Sie k nnen Daten Registerkarten aus Kundendatenbanken oder anderen Anwendungen wie ERP oder Transaktionssystemen enthalten Suchen nach Kunden Damit Sie auf ein Kundenfenster mit Daten zugreifen k nnen m ssen Sie eine Suche durchf hren um den Datensatz des Kunden zu finden In Customer View k nnen Sie auf verschiedene Arten nach einem Kunden suchen Dieses Kapitel zeigt Ihnen die am meisten angewendeten Suchen Hinweis Falls Ihrer Meinung nach Suchkriterien zum Suchen eines Kunden im Suchfenster nicht verf gbar sind kontaktieren Sie bitte Ihren Systemadministrator Diese Anwendung kann angepasst werden um abweichenden Suchkriterien zu entsprechen Einfache Suche 1 W hlen Sie das Suchfenster f r die Dom ne aus die Sie benutzen m chten Person oder Unternehmen 2 Geben Sie in eines der Suchfelder einen We
30. erung eines neuen Kunden Verknupfung zur Registrierung einer neuen Aktivitat Verkn pfung zur Registrierung eines neuen Antwortformulars Verkn pfung zur Registrierung einer neuen E Mail SMS bzw eines neuen Dokuments oder Briefs Abmeldung von Customer View Zeigt die Seite Meine Aufgaben mit allen f lligen Aufgaben an Zeigt die Seite Meine Aufgaben mit allen heute f lligen Aufgaben an Zeigt die Seite Meine Aufgaben mit Aufgaben an die innerhalb der n chsten sieben Tage f llig sind Zeigt die Seite Meine Aufgaben mit allen berf lligen Aufgaben an Kundenberichte werden angezeigt wenn diese verf gbar sind und Sie die entsprechenden Zugriffsrechte besitzen Das rechte Men ist nur innerhalb eines Suchfensters verf gbar Hinweis Suchoptionen sind mit der Dom ne verbunden Jede Dom ne hat separate Sucheinstellungen Suchtyp Normal Erweitert Sucheinstelungen Einstellungen Customer View Benutzerhandbuch Funktion Standardm iges Suchfenster Zugriff auf Suchfunktionen wie Suchen ber vordefinierte Auswahlen die in Visual Dialogue erstellt wurden oder Suchen ber Ausdr cke ffnet die Seite Sucheinstellungen 13 Registerkarten in Customer View Registerkarten in Customer View In Customer View werden Informationen in einigen Hauptfenstern mit zusatzlichen oberen und unteren Registerkarten f r leichten Zugriff auf ausf hrliche Informationen angeordnet Zum Beispiel hat das
31. eschleunigung der Leistung in Customer View werden Dom nendaten auf dem Webserver zwischengespeichert Dieser Datencache muss gel scht werden wenn der Systemadministrator nderungen an den Dom nendaten vornimmt Klicken Sie in der unteren rechten Ecke auf die Schaltfl che Erweitert um auf diese Option zuzugreifen Das Fenster wird erweitert und das Kontrollk stchen Cache l schen wird angezeigt Aktivieren Sie das Kontrollk stchen und fahren Sie mit der Anmeldung fort Men navigation Auf der linken Seite befindet sich das Hauptmen ber diese Links kann auf alle wichtigen Customer View Bildschirme zugegriffen werden Sie k nnen Auf die Startseite zugreifen Auf Ihre Aufgaben zugreifen Suchen in jeder Dom ne Die zuletzt angezeigten Kunden sehen Erstellte Verkn pfungen verwenden die sich abh ngig von der aktuellen Position in Customer View ndern Beenden und Abmelden Das Men auf der rechten Seite des Fensters rechtes Men bietet Zugriff auf Seiteneinstellungen in jeder Dom ne Standardm ige und erweiterte Suchoptionen Hinweis Wenn Sie Customer View ge ffnet haben und zur gleichen Zeit einen anderen Weblink ffnen kann der neue Link im selben Fenster wie Customer View ge ffnet werden Dies vermeiden Sie indem Sie die Einstellungen in Internet Explorer ndern oder ein neues Browserfenster ffnen bevor Sie auf den neuen Link klicken Tipp F r die effizienteste Verwendung der Anwendu
32. gmanager definiert einen Fragebogen Ein Fragebogen ist eine Gruppe von einer oder mehreren Fragen Die Fragen k nnen vordefinierte Antworten aus denen der Kunde ausw hlen kann oder Freir ume f r Antworten in Freitext haben Einzelne Kunden beantworten den Fragebogen Die Antworten eines Kunden auf einen Fragebogen werden in einem Antwortformular gespeichert Dialog Ein Dialog ist einfach ausgedr ckt ein Werkzeug f r das Planen Ausf hren und Verfolgen der 1 1 Marktkommunikation mit einer gro en Anzahl von Kunden Er wird in Visual Dialogue erstellt einem weiteren Programm in der Portrait Dialogue Softwareproduktfamilie zu der auch Customer View geh rt Unternehmen Ein in der Datenbank von Customer View registriertes Kundenunternehmen Gesch ft eine Organisation oder eine organisatorische Einheit Ein Unternehmen kann jede beliebige Rolle in Bezug zu Ihrer Organisation haben Es kann sich um einen Kunden einen Anbieter einen Konkurrenten oder eine Aufsichtsbeh rde handeln Abteilungen Verzweigungen Gesch ftsbereiche oder Ihre eigene Organisation k nnen ebenfalls als Unternehmen registriert sein Personen in der Datenbank von Customer View k nnen innerhalb von Unternehmen platziert werden indem diese als Personal innerhalb eines Unternehmens registriert werden Personen k nnen auch durch Beziehungen mit einem Unternehmen verbunden werden Kunde Ein Ausdruck in Customer View der verwendet wird wenn sowohl Person als
33. he Onlinehilfe Das Benutzerhandbuch f r Customer View und die Hilfedateien sind online verf gbar Verwenden Sie zum Anzeigen der Hilfe die nachstehende Men abfolge e Hilfe gt Inhalt und Index Das Benutzerhandbuch wird in einem separaten Fenster angezeigt Customer View Benutzerhandbuch 19 Kapitel Aktualisieren der Kundeninformationen In diesem Abschnitt Hinzuf gen von Kundeninformationen 22 Bearbeiten von Kundeninformationen 23 Arbeiten mit Kundenduplikaten 23 Bearbeiten von Kundeninformationen untere Registerkarte sis aak EERS Be 24 Verstehen der Kategorien iss Eks ER RR RE RR 32 Hinzufugen von Kundeninformationen Hinzufugen von Kundeninformationen 22 Wahlen Sie in der Men leiste die Optionen Datei gt Neu gt Kunde aus Pr fen Sie immer mit einerOder w hlen Sie im Men feld Schnellerstellung die Option Kunde aus Daraufhin wird ein neues Fenster mit Registrierungsfeldern ge ffnet Geben Sie die Daten des neuen Kunden ein Beachten Sie dass einige Felder zwingend ausgefullt werden mussen um einen neuen Kunden zu registrieren 5 Wenn Daten in einem solchen Feld fehlen oder sie das falsche Format haben wird ein roter Stern neben dem Feld und eine Fehlermeldung oben im Fenster angezeigt 6 Klicken Sie nach der Bearbeitung der Kundendaten auf OK PP ce T Hinweis Pr fen Sie immer mit einer Suche ob ein Kund
34. i der Erstellung und Nachverfolgung von Dokumenten Briefe oder Faxe Aktivit ten Anruf E Mail und Kundentermine Clientes persona personal ge f empresa Au erdem k nnen Sie Folgendes mitverfolgen e Beziehungen zwischen Kunden Kundenantworten auf Frageb gen e Kundeninteressen e Kundenbewertungen e Kanaleinschr nkungen wenn beispielsweise kein E Mail Verkehr gew nscht ist Falllisten enthalten F lle in die ein Kunde in Ihrem Fallverwaltungssystem involviert ist wie beispielsweise Versicherungsanspr che Darlehensantr ge Serviceeins tze oder hnliches Produkte die der Kunde erworben hat ERP Daten beispielsweise Kontostatus ausstehende Zahlungen und Zahlungsverlauf Abh ngig von der Dom neneinrichtung sind s mtliche Informationen in allen Kundenfenstern verf gbar Abh ngig vom Benutzerzugriff k nnen alle Informationen verf gbar gemacht werden Customer View Benutzerhandbuch 9 Starten von Customer View Hinweis Die Screenshots der Anwendung in diesem Benutzerhandbuch k nnen aufgrund einer anderen Konfiguration von Ihrer Anwendung abweichen Wenden Sie sich bitte an Ihren Systemadministrator wenn Sie Fragen zu Funktionen haben die Ihrer Meinung nach fehlen Starten von Customer View Customer View unterst tzt zwei Anmeldearten normal und automatisch Bei der normalen Anmeldung geben Sie einen Benutzernamen und ein Kennwort ein Bei der automatischen Anm
35. in in einem neuen Fenster angezeigt Bearbeiten Sie die E Mail und klicken Sie auf die Schaltfl che Senden Verfassen eines Briefes 1 Nachdem Sie den Nachrichtentyp Brief ausgew hlt haben wird Ihnen Customer View die zur Verf gung stehenden Briefvorlagen anzeigen Dies sind normalerweise Word und RTF Vorlagen Hinweis Sie k nnen Word Vorlagen nur verwenden wenn Microsoft Word auf Ihrem Computer installiert ist Hinweis RTF Vorlagen werden in Ihrem Standardeditor f r RTF Dateien ge ffnet Dies ist normalerweise Microsoft Word wenn es installiert ist Wenn Sie eine Vorlage ausw hlen wird automatisch der Nachrichtenname mit dem Namen der Vorlage ausgef llt Sie k nnen den Namen ndern indem Sie in das Feld Nachrichtenname schreiben Klicken Sie auf die Schaltfl che Nachricht erstellen Customer View erstellt daraufhin basierend auf der ausgew hlten Vorlage ein neues Dokument im Standardeditor f r diesen Dokumententyp Wenn die Vorlage Seriendruckfelder wie beispielsweise den Kundennamen enth lt werden diese automatisch ausgef llt wenn der Brief ge ffnet wird Wenn das Dokument erstellt wurde ist es zur Bearbeitung gesperrt Das bedeutet dass kein anderer Benutzer zur Bearbeitung auf das Dokument zugreifen kann Nachdem Sie mit dem Schreiben des Briefes fertig sind speichern Sie die nderungen und schlie en Sie den Editor Das Dokument ist nun lokal auf Ihrem Computer gespeichert und mit dem Kunde
36. lt oder ge ndert wird sofern die Pr fung auf Duplikate eingeschaltet ist Sie erhalten eine Warnung wenn Sie versuchen einen Kunden zu speichern auf den die eingestellten Regeln eines Duplikats zutreffen Beim Erhalt einer Duplikatwarnung haben Sie folgende M glichkeiten 1 Sie k nnen die Warnung ignorieren indem Sie auf die Schaltfl che Ignorieren klicken Der Kunde wird daraufhin gespeichert 2 Sie k nnen die Erstellung oder Bearbeitung abbrechen indem Sie auf die Schaltfl che Abbrechen klicken Daraufhin werden alle nderungen am momentan ge ffneten Kunden verworfen 3 Sie k nnen den aktuellen Kunden so ndern dass er nicht mehr m glichen Duplikaten entspricht 4 Sie k nnen ein m gliches Duplikat ffnen indem Sie es in der Liste ausw hlen und auf die Schaltfl che Kunde bearbeiten klicken Daraufhin werden alle nderungen am momentan ge ffneten Kunden verworfen Es besteht au erdem die M glichkeit direkt auf der Kundenseite auf Duplikate zu pr fen Klicken Sie dazu auf die Schaltfl che Pr fung auf Duplikate Die Schaltfl che wird nur angezeigt wenn die Duplikatpr fung aktiviert ist Beim Klicken auf die Schaltfl che Pr fung auf Duplikate werden m gliche Duplikate zusammen angezeigt sodass sie verglichen und bearbeitet werden k nnen Customer View Benutzerhandbuch 23 Bearbeiten von Kundeninformationen untere Registerkarten Bearbeiten von Kundeninformationen untere Registerkarten Die Info
37. m ne ausgehen 1 ffnen Sie das Kundenfenster der Person die Sie verkn pfen m chten und klicken Sie auf Bearbeiten 2 Im Bearbeitungsfenster werden alle Verkn pfungen unter der Unternehmens berschrift angezeigt 3 Suchen Sie nach dem zu verkn pfenden Unternehmen und klicken Sie auf OK Untere Registerkarte anderer Gruppen ERP Bestellungen Vereinbarungen Kurse Customer View kann zur Anzeige von Daten aus externen Quellen in den unteren Registerkarten konfiguriert werden So kann beispielsweise eine Registerkarte Kurse mit einem Kurssystem verkn pft sein und die Kurse auflisten f r die sich ein Kunde registriert oder die er absolviert hat Untere Registerkarte Mitarbeiter nur f r Unternehmen Mit dieser Funktion k nnen Organisationen Unternehmen in einer Organisationsdom ne mit Personen in einer Personendom ne verkn pft werden Customer View kann in der unteren Registerkarte Mitarbeiter die Verkn pfungen zwischen einem Unternehmen und seinen Mitarbeitern anzeigen diese Registerkarte hat in Ihrer Organisation m glicherweise einen anderen Namen Die Liste enth lt Informationen wie Vor und Nachname Telefonnummer und E Mail Adresse In der Unternehmensdom ne k nnen Sie auf den Namen einer Person doppelklicken um das Kundenfenster dieser Person zu ffnen Verkn pfen einer Person als Mitarbeiter Um eine Verkn pfung zwischen einer Person und einem Unternehmen herzustellen m ssen Sie von der Persone
38. m sich in der Liste nach oben oder unten zu bewegen 3 W hlen Sie einen der Werte mit dem Mauszeiger aus und klicken Sie darauf Das Feld enth lt nun den gew hlten Wert 4 Wenn Sie die Suche nicht auf einen der verf gbaren Werte beschr nken m chten klicken Sie auf den ersten Listeneintrag leeres Feld um zum Suchfenster zur ckkehren ohne einen Wert in diesem Feld auszuw hlen Hinweis Wenn Sie einen Wert in einer Dropdownliste nicht finden k nnen der f r eine Suche notwendig ist kontaktieren Sie Ihren Systemadministrator um zu berpr fen ob die Liste um die entsprechenden Werte erweitert werden kann ndern des Erscheinungsbildes und der Verhaltensweise des Fensters Suchergebnis 18 Customer View erlaubt Ihnen das Aussehen des Fensters Suchergebnis einzustellen das nach jeder Suche angezeigt wird Sie k nnen die im Ergebnis angezeigten Spalten definieren und innerhalb eines Suchergebnisses auch die Reihenfolge der Spalten ndern Hinweis Jede Dom ne verf gt ber eigene Sucheinstellungen Portrait Dialogue 6 0 SP1 Kapitel 2 Die Grundlagen Spalten auswahlen Klicken Sie auf der Suchseite einer Domane im Feld Suchoptionen auf lt Einstellungen gt Verwenden Sie Spalten anzeigen um die Feldwerte auszuw hlen die im Fenster Suchergebnis als Spalten angezeigt werden sollen So andern Sie die Einstellungen 1 Markieren Sie mit dem Cursor die gew nschten Felder unter Verf gbare Spalten
39. n Ein Antwortformular zur Ansicht der detaillierten Antworten auf jede Frage ffnen Ansicht 1 ffnen Sie das Kundenfenster des gew nschten Kunden 2 Klicken Sie auf die untere Registerkarte Antwortformulare Portrait Dialogue 6 0 SP1 Kapitel 3 Aktualisieren der Kundeninformationen 3 Markieren Sie das gew nschte Antwortformular und klicken Sie auf Ansicht Daraufhin wird das Antwortformular mit den gegebenen Antworten angezeigt Hinweis Wenn Sie ein Antwortformular ansehen werden alle Fragen auf einer Seite angezeigt Dies weicht m glicherweise von der Darstellung bei der Bearbeitung des Formulars ab wobei Fragen auf mehreren Seiten dargestellt sein k nnen Bearbeiten eines Antwortformulars 1 ffnen Sie das Kundenfenster des gew nschten Kunden 2 Klicken Sie auf die untere Registerkarte Antwortformulare 3 Markieren Sie das gew nschte Antwortformular und klicken Sie auf Bearbeiten 4 Daraufhin wird das Antwortformular mit den gegebenen Antworten angezeigt 1 Wenn Sie einige Antworten ndern m chten nehmen Sie die nderungen vor und klicken Sie auf Weiter Wiederholen Sie diese Schritte f r alle Seiten des Fragebogens bis Sie wieder zum Kundenfenster zur ckkehren Registrieren eines neuen Antwortformulars 1 ffnen Sie das Kundenfenster des gew nschten Kunden 2 Klicken Sie auf die untere Registerkarte Antwortformulare und w hlen Sie Neu Sie k nnen die Option Antwortformulare auch im Men
40. n verkn pft Sie m ssen Customer View mitteilen dass Sie die nderungen in der Datenbank speichern m chten Customer View zeigt ein Feld mit Dokumenteninformationen an W hlen Sie Dokument speichern und entsperren und klicken Sie auf OK Die nderungen am Dokument sind nun in der Datenbank gespeichert und stehen allen Benutzern von Customer View zur Verf gung Importieren eines Dokuments 1 Legen Sie nach der Auswahl von Dokument importieren f r den Nachrichtentyp den Speicherort und den Dateityp des Dokuments fest das Sie importieren m chten Klicken Sie auf Durchsuchen um die gew nschte Datei auszuw hlen Portrait Dialogue 6 0 SP1 Kapitel 3 Aktualisieren der Kundeninformationen 2 Klicken Sie auf Importieren Das System kopiert daraufhin die Datei und speichert sie verkn pft mit dem Kunden in der Datenbank Das Dokument ist im Kundenfenster auf der Registerkarte Nachricht verf gbar Andere Nachrichtentypen wie beispielsweise SMS Wenn Ihre Installation ber weitere Nachrichtentypen verf gt werden diese auf der Auswahlseite des Typs der neuen Nachricht aufgelistet SMS kann einer der verf gbaren Nachrichtentypen sein Wenn Sie diese Option w hlen wird ein Fenster ge ffnet in dem Sie die zu sendende Nachricht eingeben k nnen Nachdem Sie die Nachricht geschrieben haben klicken Sie auf die Schaltfl che Nachricht senden Die Nachricht wird an den Kunden gesendet und auf der Registerkarte Na
41. ndom ne ausgehen 1 ffnen Sie das Kundenfenster der Person die Sie verkn pfen m chten und klicken Sie auf Bearbeiten 2 Im Bearbeitungsfenster werden alle Verkn pfungen unter der Unternehmens berschrift angezeigt 3 Suchen Sie nach dem zu verkn pfenden Unternehmen und klicken Sie auf OK Untere Registerkarte anderer Gruppen ERP Bestellungen Vereinbarungen Kurse Customer View kann zur Anzeige von Daten aus externen Quellen in den unteren Registerkarten konfiguriert werden So kann beispielsweise eine Registerkarte Kurse mit einem Kurssystem verkn pft sein und die Kurse auflisten f r die sich ein Kunde registriert oder die er absolviert hat Customer View Benutzerhandbuch 31 Verstehen der Kategorien Verstehen der Kategorien Eine Kategorie ist dom nenabh ngig Es kann unterschiedliche Kategorietypen und werte f r Personen und Unternehmen geben Fur alle Domanen stehen vier Kategorietypen zur Auswahl Kategorie Beschreibung Standardkategorie Der Kunde kann zu einer Kategorie geh ren oder auch nicht Beispiel Newsletter Kategorie mit einem Dieser Typ verf gt ber einen Wert der mit der Kategorie verbunden ist Wert Beispiel Eine Interessenskategorie wie Investment Die Werte k nnen als Mehrfachauswahl eingestellt werden sodass mehrere Werte in einer Kategorie und f r einen Kunden ausw hlbar sind Beispiel Investment gt Aktien Anleihen Immobilien Bewertungskategorie Eine Kategorie kann mit
42. nem vordefinierten Zeitraum zu verfolgen Hinweis Die unterschiedlichen Zeitraumoptionen im Dropdownmen Nachverfolgen in sind einstellbar und k nnen abweichen Aufgabenfelder werden aktiviert nachdem im Dropdownmen Nachverfolgen in ein Element ausgew hlt wurde Zus tzlich zu den Feldern Nachverfolgungsdatum und Nachverfolgungszeit ist es m glich die Aufgabe einer Gruppe und oder einem Benutzer zuzuweisen Standardm ig ist der momentan angemeldete Benutzer ausgew hlt Customer View Benutzerhandbuch 35 Hinzufugen und Bearbeiten von Aktivitaten und Aufgaben 36 Wahlen Sie im Dropdownment Gruppe nachverfolgen eine Gruppe aus um dieser die Aufgabe zuzuweisen Wahlen Sie zum Zuweisen der Aufgabe an einen Benutzer zun chst die Gruppe aus zu welcher der Benutzer geh rt oder Benutzer die keiner Arbeitsgruppe angeh ren wenn der Benutzer keiner Gruppe angeh rt Das Dropdownmen Nachverfolgen bis enth lt dann die zu dieser Gruppe geh rigen Benutzer Wenn die Aufgabe einem Benutzer zugewiesen wurde befindet sie sich in der Liste Meine Aufgaben Wenn die Aufgabe nur einer Gruppe oder keiner Gruppe und keinem Benutzer zugewiesen wurde wird die Aufgabe nicht in der Liste Meine Aufgaben eines Benutzers angezeigt bis ein Aufgabenverteiler oder ein anderer Benutzer diese Aufgabe einem Benutzer zuweist W hlen Sie Ja im Feld Erledigt aus um eine Aufgabe als abgeschlossen zu markieren Die Felder zum Ausw hlen von Erledigungs
43. nen Adresstypen registriert werden Klicken Sie nach der Eingabe der Kundeninformationen auf OK Eine Verbindung zwischen Unternehmen und Mitarbeiter muss von der Personendom ne aus hergestellt werden Portrait Dialogue 6 0 SP1 Kapitel 3 Aktualisieren der Kundeninformationen Bearbeiten von Kundeninformationen 1 Suchen Sie nach dem Kunden und ffnen Sie das Kundenfenster 2 Klicken Sie fur die entsprechende zu bearbeitende Information auf die Schaltflache Bearbeiten Dadurch stehen Ihnen Schaltflachen zum Bearbeiten der Kundeninformationen Kategorieninformationen und Informationen der unteren Registerkarten zur Verf gung Daraufhin wird ein neues Fenster ge ffnet Beachten Sie dass Sie nach dem Eingeben und ndern von Daten diese speichern bevor Sie das Bearbeitungsfenster schlie en Hinweis Wenn Sie nicht ber die entsprechenden Benutzerrechte verf gen ist die Schaltfl che Bearbeiten nicht f r Sie sichtbar 3 Klicken Sie auf OK um die nderungen zu speichern Mithilfe der Schaltfl che Abbrechen kehren Sie zum Kundenfenster zur ck ohne die nderungen zu speichern Arbeiten mit Kundenduplikaten Customer View kann konfiguriert werden um die Registrierung von zwei oder mehr Duplikaten eines Kunden zu erkennen Die Regeln zur Entscheidung ob ein Kunde Duplikate hat variieren von Unternehmen zu Unternehmen Die Pr fung auf Duplikate wird jedes Mal durchgef hrt wenn ein Kundeneintrag entweder erstel
44. ng empfehlen wir die lt TABULATOR gt Funktion um den Cursor von Feld zu Feld springen zu lassen Wenn Sie innerhalb eines Fensters die Eingabetaste dr cken wird der aktivierte Befehl angezeigt durch einen dunkleren Rahmen um die Schaltfl che ausgef hrt Das obere Men Die obere Men leiste enth lt die folgenden Optionen Befehl Funktion Datei Neuer Kunde Verkn pfung zur Registrierung eines neuen Kunden Customer View Benutzerhandbuch 11 Das seitliche Menu Befehl Neue Aktivitat Neues Antwortformular Neue Nachricht Drucken Beenden Bearbeiten Ansicht Gehe zur Startseite Gehe zur Suchseite Aktualisieren Seiteneinstellungen Allgemeine Einstellungen Inhalt und Index Produkt Homepage Uber MH CV Das seitliche Men Funktion Verkn pfung zur Registrierung einer neuen Aktivit t Nur verf gbar wenn Sie einen Kunden ge ffnet haben Verkn pfung zur Registrierung eines neuen Antwortformulars Nur verf gbar wenn Sie einen Kunden ge ffnet haben Verkn pfung zur Registrierung einer neuen Nachricht Nur verf gbar wenn Sie einen Kunden ge ffnet haben Den druckbaren Bereich drucken Abmelden Nicht in Gebrauch Direktes ffnen der Startseite Direktes ffnen der Suchseite Aktualisierung der Seite ffnen der Seite der Sucheinstellungen Pers nliche Programmeinstellungen Auswahl der Sprache standardm igen Startseite und standardm igen Startdom ne ffnet die Hilfedatei und d
45. r Gruppe Schritt im Dialog welcher der Kunde momentan zugeh rt Kontext Kontext des Kunden im Dialog Nur relevant wenn der Kunde mehrmals im selben Dialog verwendet wird Eingegeben Zeitpunkt zu dem der Kunde den Dialog eingegeben hat Zuletzt verschoben Zeitpunkt an dem der Kunde zum letzten Mal im Dialog verschoben wurde Neuer Dialog Auf der Seite Neuer Dialog k nnen Sie einen Kunden zu einer Gruppe in einem Dialog hinzuf gen Eine Zusammenfassung der Kundeninformationen befindet sich oben auf der Seite W hlen Sie zum Hinzuf gen eines Kunden zur Gruppe eines Dialogs zun chst den Dialog in der Dropdownliste Dialog w hlen Die Dropdownliste Gruppe w hlen wird daraufhin mit den Gruppen des ausgew hlten Dialogs gef llt W hlen Sie die Gruppe in welcher der Kunde erscheinen soll und klicken Sie auf die Schaltfl che OK Kehren Sie anschlie end auf die Kundenseite zur ck wo der neue Dialog auf der Registerkarte Dialog aufgef hrt ist Kontext In einigen Dialogen ist es m glich dass ein Kunde mehrere Male verwendet wird Der Kontext wird ben tigt um diese Ereignisse unterscheiden zu k nnen Die Kontextfelder werden automatisch angezeigt wenn Sie einen Dialog ausw hlen in dem ein Kunde mehrmals verwendet wird Hier k nnen Sie einen Kontext manuell angeben oder aus einer Dropdownliste einen Kontext ausw hlen Bearbeiten eines Dialogs Auf der Seite Dialog bearbeiten k nn
46. ransaktionen f r die Kundenverarbeitung aufgef hrt die mit dem individuellen Kunden verbunden sind Customer View kann konfigurationsabh ngig Kundendaten von anderen Datenquellen wie ERP Auftrags und Transaktionssystemen anzeigen Die Anwendung Customer View kann durch einen Systemberater speziell konfiguriert werden um den Bed rfnissen Ihrer Organisation oder Gruppe zu entsprechen Zu diesem Zweck steht Dialogue Admin eine weitere Anwendung innerhalb der Produktfamilie zur Verf gung Anzeigen externer Daten in Customer View In Customer View k nnen Daten anderer Systeme angezeigt werden Informationen aus den Produktionssystemen Ihres Unternehmens z B Auftragsbearbeitung und Rechnungssystem k nnen zu festgelegten Zeiten automatisch in die Datenbank von Customer View geladen werden So bleiben Kundenadressen Produktportfolios und andere Informationen auf dem neuesten Stand und konsistent mit den Informationen die in anderen Teilen Ihrer Organisation verwendet werden Dar ber hinaus k nnen Sie wenn Sie einen Dialog erstellen siehe Visual Dialogue Benutzerhandbuch Prozeduren zur Verarbeitung von R ckmeldungen definieren Dies schlie t auch programmierte Skripte ein die Kundeninformationen automatisch aktualisieren Ein Kunde beantwortet beispielsweise einen Fragebogen und gibt an dass er ein bestimmtes Auto hat oder dass er an bestimmten Kommunikationsformen Ihres Unternehmens interessiert sei Diese Informationen aus
47. rden Customer View Benutzerhandbuch 45
48. rfen oder wenn Sie ein Dokument versehentlich gesperrt haben Wenn Sie die Bearbeitung abgeschlossen haben und die nderungen in der Datenbank speichern m chten w hlen Sie Dokument speichern und entsperren und klicken Sie anschlie end auf OK Untere Registerkarte Antwortformulare 28 Die Registerkarte Antwortformulare enth lt eine Liste aller Antworten die vom Kunden gegeben wurden Zu diesen Antworten in Customer View geh ren unter anderem e Umfragen web und papierbasiert bzw als E Mail Marktumfragen Mitarbeiterumfragen Telemarketing Projekte Die Liste enth lt den Namen des Fragebogens den Benutzer der ihn ausgef llt hat sowie den f r die Beantwortung der Fragen genutzten Kanal Ein Antwortformular kann auf verschiedene Arten registriert werden Der Kunde kann seine Antwort ber das Internet mit einem verschl sselten und per E Mail versendeten Link registrieren Ein Kundendienstmitarbeiter kann die Antwort in Customer View eingeben w hrend er mit dem Kunden ber Telefon oder von Angesicht zu Angesicht spricht Ein Telemarketing Vertreter kann die Antworten in Telemarketing Web eintragen w hrend er mit einem Kunden telefoniert Daten k nnen aus gescannten papierbasierten Antwortformularen in die Datenbank importiert werden Auf der Registerkarte Antwortformular k nnen Sie Ein neues Antwortformular registrieren Ein vom Kunden zuvor beantwortetes Antwortformular anzeige
49. rketing Benutzerhandbuch Portrait Dialogue Datentr ger unter Documentation PD Web Portal Benutzerhandbuch Portrait Dialogue Datentr ger unter Documentation Tipp Alle Dokumente stehen ebenfalls auf der Portrait Software Support Website zur Verf gung http support portraitsoftware com 6 Portrait Dialogue 6 0 SP1 Kapitel Die Grundlagen In diesem Abschnitt Einleitung ss se koe GR RR dao RR ea 8 e ber Customer VieW si ese EE EE EE EE EE RE EE Ee ei 8 Kundendomane ss ER ave de RR ER a RR ER ee N 9 e Starten von Customer View sae ee sae ee nn 10 Meninavigation asse ek RE RR nennen nennen 11 e Registerkarten in Customer View ss se ek se ee 14 e Registerkarten im Kundenfenster ss esse ee 15 e Suchen nach Kunden sae EE EE RR RR Ra ER ER Re 16 Onlinehilfe 2 sis is sabanda 20 54 102 0 2a 384 Lana a 19 Einleitung Einleitung Dieses Kapitel stellt die grundlegenden Konzepte von Customer View vor Sie lernen wie Sie die Anwendung starten und wie ihre Fenster organisiert sind Uber Customer View Mit Customer View k nnen Sie Kundeninformationen registrieren anzeigen und aktualisieren Auf der Kundenkarte in Customer View k nnen Sie E Mails und SMS versenden neue Dokumente registrieren und auf Frageb gen antworten Customer View zeigt den Kundenverlauf hinsichtlich Dokumenten Aktivit ten Nachrichten und Antworten auf Frageb gen an Zus tzlich werden T
50. rmationen der unteren Registerkarten k nnen mit Ausnahme der Daten von externen Anwendungen aktualisiert werden Bearbeiten einer Registerkarte 1 W hlen Sie die Registerkarte aus indem Sie auf die berschrift klicken 2 Markieren Sie eine Zeile indem Sie darauf klicken und w hlen Sie die Option Bearbeiten um sie im Bearbeitungsmodus zu ffnen Sie k nnen auch mit einem Doppelklick auf eine Zeile diese direkt im Bearbeitungsmodus ffnen Customer View ffnet daraufhin ein neues Fenster in dem Sie den Inhalt sehen und bearbeiten k nnen Die unterschiedlichen Registerkarten verf gen ber unterschiedliche Bearbeitungsfenster Hinzuf gen einer neuen Aktivit t eines neuen Antwortformulars oder einer neuen Nachricht 1 W hlen Sie die Registerkarte aus indem Sie auf die entsprechende berschrift klicken 2 Klicken Sie auf Neu 3 Customer View ffnet daraufhin ein neues Fenster zur Dateneingabe Untere Registerkarte Aktivit ten 24 Jeder Kunde verf gt ber eine Registerkarte Aktivit t Diese zeigt die bisherige Kommunikation zwischen dem Kunden und dem Unternehmen an Die gesamte Kommunikation wird als eine Aktivit t definiert Es gibt zwei M glichkeiten eine Aktivit t zu registrieren Manuell Ein Benutzer von Customer View findet den richtigen Kunden ffnet das Kundenfenster und klickt in der Registerkarte Aktivit t auf lt Neu gt Automatisch Viele verschiedene Kundenereignisse k nnen eine Ak
51. rt ein Zum Beispiel Geben Sie im Feld Nachname den Wert M ller ein 16 Portrait Dialogue 6 0 SP1 Kapitel 2 Die Grundlagen 3 Klicken Sie auf Suchen oder dricken Sie auf der Tastatur die Taste lt Eingabe gt um die Suche zu starten 4 Die Anwendung gibt nun alle Personen zur ck die den Suchkriterien entsprechen Doppelklicken Sie auf einen Eintrag im Ergebnisfenster um das Kundenfenster zu ffnen 6 Wenn Sie die Suchkriterien ndern m chten klicken Sie auf L schen geben Sie die neuen Kriterien ein und klicken Sie dann auf Suchen a Hinweis Die angezeigten Suchergebnisse h ngen von Ihren pers nlichen Suchoptionen f r die Dom ne ab Detaillierter suchen Customer View erm glicht Ihnen in allen Feldern einer Registerkarte zu suchen Au erdem k nnen Sie verschiedene Felder einer Registerkarte oder mehrerer Registerkarten in einer Suche kombinieren Wenn Ihre Suche zu viele Ergebnisse liefert f gen Sie mehr Kriterien hinzu und f hren Sie die Suche erneut durch 1 W hlen Sie das Suchfenster f r die gew nschte Dom ne Person oder Unternehmen aus 2 Geben Sie Werte in die verschiedenen Suchfelder ein Zum Beispiel Geben Sie P in das Feld Nachname ein um jeden zu finden dessen Nachname mit P beginnt Peters Petersen Pfeiffer usw Geben Sie A in das Feld Vorname ein um jeden zu finden dessen Vorname mit A beginnt Andreas Andy Anne Anna usw 3 Klicken Sie auf Suchen oder dr
52. s Beispiels dargestellt Ihre Organisation hatte vor Kurzem eine Anzeige in einer Lokalzeitung und ein Kunde ruft wegen dieser Anzeige an Indem Sie nun im Dropdownmen ffentliche Kommunikation den Eintrag Zeitungsanzeige ausw hlen dieser muss zuvor von Ihrem Systemadministrator erstellt werden k nnen Sie spezifizieren dass diese Aktivit t ein direktes Ergebnis der Zeitungsanzeige ist Customer View Benutzerhandbuch 37 Kapitel Anpassen von Customer View In diesem Abschnitt Einleitund iss DEERE REEN RE na KERE ER aoe see nd e Konfigurations nderungen System Administrator 40 e Konfigurations nderungen Endbenutzer 40 Einleitung Einleitung Customer View ist eine sehr flexible Anwendung Wenn es etwas gibt das nicht Ihrer Arbeitsweise entspricht kann dies mit hoher Wahrscheinlichkeit geandert werden entweder von Ihnen oder Ihrem Systemadministrator Konfigurationsanderungen System Administrator Customer View kann von Ihrem Systemadministrator oder berater konfiguriert werden um Ihrer Gruppe oder Ihrem Unternehmen zu entsprechen Erweiterte Konfigurationsm glichkeiten sind unter anderem Festlegen unterschiedlicher sichtbarer Felder f r verschiedene Gruppen e ndern der Wertenamen in den meisten Dropdownlisten Hinzuf gen neuer Werte oder Entfernen von Werten e ndern der Feldnamen in allen Fenstern e ndern des Textes in berschriften f r Windows und in M
53. tivit t erstellen Ein Kunde befindet sich in einem Dialog und dieser ist eingestellt Aktivit ten zu protokollieren Ein Kundendienstmitarbeiter gibt eine Antwort in einem Antwortformular ein e Eine E Mail wird in Customer View an den Kunden gesendet Eine neue Nachricht wird f r den Kunden registriert Beispiel ein Brief an den Kunden Der Kunde benutzt das Kundenprofil um seine Daten zu bearbeiten So protokollieren Sie eine neue Aktivit t Eine Beschreibung zur Erstellung einer neuen Aktivit t finden Sie unter Hinzuf gen und Bearbeiten einer Aktivit t Anzeigen oder Bearbeiten einer Aktivit t 1 ffnen Sie das Kundenfenster f r den Kunden an den die Aktivit t weitergeleitet wird 2 Klicken Sie auf die Registerkarte Aktivit t und markieren Sie die Aktivit t mit der Sie arbeiten m chten Portrait Dialogue 6 0 SP1 Kapitel 3 Aktualisieren der Kundeninformationen 3 Klicken Sie auf Bearbeiten oder doppelklicken Sie auf die Aktivitatenzeile wenn Sie etwas andern mochten 4 Daraufhin wird das Aktivit tenfenster ge ffnet Untere Registerkarte Nachrichten Das Kundenfenster besitzt eine untere Registerkarte mit dem Titel Nachrichten Eine Nachricht ist ein allgemeiner Begriff f r die gesamte geschriebene Kommunikation mit dem Kunden Sie beinhaltet Briefe E Mails SMS und Faxe Eine Nachricht kann auch ein Dokument wie ein Vertrag oder eine mit dem Kunden verkn pfte Pr sentation Word
54. unden verkn pft sind Informationen zu Antwortformulartyp Registrierungsdatum registrierende Person und benutzter Kanal Liste aller vom Kunden gesendeten oder empfangenen Nachrichten Informationen zu Nachrichtentyp Name Erstellungsdatum Benutzer Kanal Kontext und Versanddatum Liste aller Dialoge Prozesse in denen der Kunde erscheint Informationen zu Kundenverarbeitungen Dialogname Gruppen Kontext und letzte Aktivitat Die Anzahl der Registerkarten kann angepasst werden Sie k nnen Daten aus Kundendatenbanken oder anderen Anwendungen wie ERP oder Transaktionssystemen enthalten Firma Haupfinfonmalionen Enth lt die Kundeninformationen die am h ufigsten bei der Arbeit mit dem Kunden ben tigt werden Unternehmensname Telefon E Mail Website registrierende Person Registrierungsdatum Unternehmenskennung Nebeninfommefonen F r weniger h ufig verwendete Kundeninformationen Abh ngig von den in der Dom ne verf gbaren Daten Hinweis Feld zum Schreiben von Anmerkungen in Freitext Customer View Benutzerhandbuch 15 Suchen nach Kunden Fenster Obere Inhalt Registerkarte Untere Inhalt Registerkarte Aktivitat Anmeldung aller Aktivitaten die mit dem Kunden verbunden sind Informationen zu Aktivitatstyp Kanal Datum und Richtung eingehend ausgehend Liste aller Antwortformulare die mit dem Kunden verkn pft sind Informationen zu Antwortformulartyp Registrierungsdatum registrierende Person und benutzt
55. zen die Aufgabe speichern in der Liste Aufgaben anzeigen den Eintrag Alle Aufgaben ausw hlen und die Aufgabe ffnen Hinzuf gen und Bearbeiten von Aktivit ten und Aufgaben Das Fenster Aktivit t bearbeiten wird sowohl zum Bearbeiten von Aktivit ten als auch von Aufgaben verwendet Aufgaben verwenden dieselben Felder wie Aktivit ten besitzen aber einige zus tzliche Felder Felder zur Aktivit tsbeschreibung Im Abschnitt Aktivit tsbeschreibung ist der Aktivit tstyp bearbeitbar wenn eine neue Aktivit t erstellt wird nicht bearbeitbar wenn eine vorhandene Aktivit t angezeigt wird Andere Aktivit tstypen zeigen das Dropdownmen Schnellauswahl an in dem Sie zwischen einigen bereits spezifizierten Beschreibungen ausw hlen k nnen Wenn das Men Schnellauswahl angezeigt wird k nnen Sie auch die M glichkeit haben eine Beschreibung manuell einzugeben oder Sie k nnen nur die M glichkeit haben eine Beschreibung aus dem Men Schnellauswahl auszuw hlen Aufgabenfelder Zu den Aufgabenfeldern geh ren Gruppe nachverfolgen Nachverfolgen bis Nachverfolgungsdatum und Nachverfolgungszeit Diese sind nur aktiviert wenn die Aktivit t nachverfolgt werden soll Benutzen Sie das Dropdownmen Nachverfolgen in um f r eine Aktivit t ein Nachverfolgungsdatum auszuw hlen W hlen Sie Aktivit t nachverfolgen um das Nachverfolgungsdatum manuell einzugeben oder w hlen Sie eine der anderen Optionen um die Aktivit t in ei
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