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Benutzerhandbuch nl:projekt

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1. Geben Sie in dem erscheinenden Passwortdialog fenster Ihr altes Passwort an und legen Sie durch zweimalige Eingabe Ihr neues Passwort fest Nach dem Speichern wir Ihr neues Passwort gesetzt welches ab der n chsten Anmeldung AS G ltigkeit besitzt Neues Passwort Altes Passwort Passwort wiederholen XA Abbrechen E speichern Control Panel Das Control Panel stelt die see Navigationsalternative zu dem Systraymen von nl projekt dar Es beinhaltet alle Men punkte zu welchen Sie durch rechten Mausklick auf das Systray Icon Zugang haben Ausnahme wi Im Normalfall ben tig FE u Im Normalfall ben tigen Sie das Control Panel nicht au er Ihnen ist die Nutzung lieber als die des Systray Men s Sollte Ihr Betriebssystem keine Traybar besitzen oder sollte ein Ausf hren in der Traybar nicht m glich sein ist das Control Panel die Schaltzentrale von nl projekt 9 Wenn nl projekt nicht in der Traybarvariante lauft beendet ein Schlie en des Control Panel nl projekt L uft nl projekt in der Traybar wird nur das Fenster geschlossen Administration Beinhaltet den Men punkt Einstellungen und Benutzermanager und dient zu Konfigurationszwecken von nl projekt Informationen zu den Menupunkten erhalten Sie unter Grundkonfiguration bzw Benutzerverwaltung Ein Zugriff auf die Einstellm glichkeiten besitzt nur die Benutzerrolle Administrator oder der Systemadministrator sysadmin Projekt Ubersicht D
2. erweiterten T tigkeitsinformationen erscheinen und ob diese nur im internen oder bei allen Reports auftauchen sollen Speichern Ihrer T tigkeit Nach bef llen aller relevanten Felder speichern Sie Ihren Vorgang in der nl projekt Datenbank Der Eintrag ben tigt neben den vorausgef llten Feldern keine Pflichtfelder ni projekt quittiert das erfolgreiche Eintragen mit einer Vorgang gespeichert Meldung Das Vorgang anlegen Fenster bleibt nach dem Speichern ge ffnet so dass auch mehre ersang gespeichert T tigkeiten nacheinander hinterlegt werden k nnen Werden keine weiteren Eintr ge mehr vorgenommen kann das Fenster geschlossen werden z B ESC nl projekt bleibt weiterhin in der Traybar aktiv Seite 16 A Wir empfehlen im Idealfall ein permanentes arbeiten mit nl projekt Tragen Sie T tigkeiten oder erledigte Teilaufgaben direkt in nl projekt ein nl projekt wird hierdurch besonders stark da Sie so zeitnah und l ckenlos Ihre erbrachten T tigkeiten f r interne oder Kundenprojekte dokumentieren Arbeiten mit nl projekt Die Projekt bersicht von nl projekt stellt die Basis zur Verwaltung Ihrer Projekte im Unternehmen dar Durch ein Offnen des Men punkt Projekt bersicht erhalten Sie eine Liste Ihrer Projekte Navigation Um ein neues Projekt anzu legen nutzen Sie den ent sprechenden Button auf der rechten Seite des Projekt fensters Ein Zugriff auf pro jektbezogene Funktionalit ten und Reports
3. nach der Eintragung sl DEFENDER steht diese auf nein und signalisiert dass Seemann der Eintrag noch nicht verrechnet wurde Abrechnung von Testprojekt amp Abrechnen A Achtung Handelt es sich um ein keine Abrechnung Projekt vgl Projektanlage stehen Ihnen f r Dieses keine Abrechnungsfunktionen zur Verf gung Die verrechnet Spalte signalisiert das mit dem Eintrag keine Die Abrechnungsfreigabe sollte im Regelfall vom Projektleiter kommen Hierzu markieren Sie die betroffenen Eintr ge in der Zeit bersicht des Projektes und geben diese durch die Schaltfl che Auswahl zur Abrechnung freigeben frei Der Verrechnetstatus ndert sich hierdurch auf freigegeben Damit Sie nicht jeden Eintrag einzeln markieren m ssen sollten Sie die Markierungsfunktionen des Kontextmen s rechte Maustaste nutzen Ausw hlen markiert hierbei nur den selektierten Eintrag alle ausw hlen markiert Ihnen alle Eintr ge der Liste und Auswahl umkehren dient dazu die Selektion eines jeden Eintrags umzudrehen also Unmarkierte zu markieren und die Auswahl bei Markierten wieder zu entfernen Bitte beachten Sie dass die Abrechnungsfreigabe nicht durch das reine Ausw hlen erfolgt sondern erst durch den Klick auf den entsprechenden Button Eine nochmalige Freigabe von bereits abgerechneten Position Verrechnet ja ist unkritisch Der Status bleibt erhalten Q Anmerkung _ Ein manuelles Andern der Spalte verrechnet ist im Reg
4. Ihre Anderungen erst durch das Bet tigen des Button Einstellungen Speichern bernommen werden auch wenn diese bereits in Ihrem jeweiligen Einstellfenster angezeigt werden Allgemein Hinterlegen Sie an dieser Stelle textliche Anpassungen f r die Auswertungen und Reports Firmenname und Zusatz geben Ihnen die M glichkeit die nl projekt Reports mit Ihren Unternehmens informationen zu versehen Dies ist besonders empfehlenswert wenn Sie Reports an Ihre Kunden weitergeben wollen Die Informationen erscheinen in Textform in rechter oberer Ecke des Report Die Report Titel sind die berschriften der jeweiligen Reports Passen Sie diese nach Ihren Vorstellungen an Legen Sie die Bezeichnung der erfassten T tigkeitsnachweisstunden fest nl projekt bietet die M glichkeit zwei unterschiedliche Zeiten je Vorgang zu erfassen Dauer 1 Dauer 2 Hierdurch kann beispielsweise ein Zeitnachweisfeld f r den aufgelaufenen Aufwand z B Dauer 1 genutzt werden und ein Feld f r den hiervon an den Kunden zu verrechnenden Aufwand Dauer 2 Dauer 2 wird bei der Erfassung mit dem Wert von Dauer 1 vorbelegt kann jedoch ge ndert werden Details zu den T tigkeitszeiten erhalten Sie im entsprechenden Kapitel dieses Handbuchs Damit die Namensgebung der Zeitnachweisfelder sich Ihrer Nutzung anpassen legen Sie die Feld bezeichnungen individuell fest Dauer 1 erfasst Stellt die Zeit dar welche der Benutzer bei der Tatigkeitsvorgangsanlage
5. die Liste die f r nl projekt Berechnungen und Reports verwendeten Felder Dauer 1 und Dauer 2 hier Dauer OK verrechenbar OK Die Namensgebung der Felder legt der Administrator in den Einstellungen selbst fest Die Felder bernehmen die vom Mitarbeiter erfassten Werte vgl Grundkonfiguration gt Allgemein Je nach Ihrer Benutzerrolle haben Sie unterschiedlichen Zugriff auf die T tigkeiten Ein nachtr gliches Bearbeiten kann ber das Kontextmen erfolgen Dar ber hinaus ist f r ein Bearbeiten der hinterlegten Zeiten eine Funktion zur Schnellbearbeitung integriert Klicken Sie doppelt auf den zu ndernden Eintrag der entsprechenden Spalte so dass dieser im Uberschreibmodus markiert ist und geben den korrigierten Wert ein Vorgang anlegen bearbeiten loschen Um einen neuen Vorgang zu dem Projekt hinzuzuf gen haben Sie neben der Standardnutzung ber das Zeiten eintragen Formular die M glichkeit diesen direkt in der Projektzeiten bersicht zu erfassen Klicken Sie hierzu auf Neu oder nutzen Sie das Kontextmenu Das Erfassungsfenster ffnet sich Im Vergleich zu dem Standardweg normaler Benutzer haben Sie hier die M glichkeit auch T tigkeiten anderer Anwender auch derer welche Standardm ig nicht dem Projekt zugewiesen sind nachzutragen Felder entsprechen der bereits im Kapitel Erfassen von T tigkeiten in nl projekt erl uterten Form Best tigen Sie den Eintrag mittels Speichern Ein vorzeitiger Abbruch des Eintrags erfo
6. die M glichkeit festzuhalten ob die erbrachte Leistung innerhalb des vereinbarten Fixums liegt oder als zus tzliche Stunden au erhalb der Fest preisvereinbarung abzurechnen ist Auf den Reports weist nl projekt dann Festpreisstunden und Regiestunden separat aus Aktivieren Sie f r die projektbezogene Festpreislogik die Auswahlbox Festpreis Wenn Sie auf den Reports nur die zus tzlich erbrachten Stunden ausweisen m chten belassen Sie die Checkbox Festpreisstunden ausblenden aktiviert Hierdurch werden zwar die erbrachten Leistungen der T tigkeiten im Festpreis mit ausgewiesen jedoch kein expliziter Aufwand in Stunden Keine Abrechnung Markieren Sie Ihr Projekt hier wenn Sie die Abrechnungslogik von nl projekt f r dieses Projekt deaktivieren m chten Dies k nnte dann der Fall sein wenn es sich um ein internes Projekt handelt oder Sie nl projekt nur zum internen Controlling verwenden und nur den Zeitaufwand erfassen m chten jedoch keine Abrechnung ben tigen Hierdurch ist ein Weiterf hren von Projekten zu abrechenbaren Leistungen deaktiviert kein Rechnungsreport m glich und die Festpreislogik ohne Funktion Projekte ohne Abrechnung erkennen Sie in der Projekt bersicht daran dass der Rechnungsstatus mit dem Text keine gef llt ist Verschiedene Stundens tze ni projekt bietet f r eine Abrechnung oder interne Verrechnung die M glichkeit unterschiedliche T tigkeiten oder Mitarbeiter zu unterschiedlichen Verrechnungss tzen in
7. einem Projekt zu verwalten Im Standard keinen wird zu den eingegebenen T tigkeiten kein expliziter Verrechnungssatz mit abgespeichert Die T tigkeiten und Mitarbeiter sind hierdurch gleich gewichtet Jedem Mitarbeiter kann durch den Administrator im Benutzermanager ein Stundensatztyp zugewiesen werden Die Konfiguration der Stundens tze erfolgt durch den Administrator im Einstellungen Fenster Wird verschiedener Stundensatz nach Mitarbeiter aktiviert ist der angegebene Stundensatz bei jeder durch den Mitarbeiter erfassten T tigkeit mit hinterlegt Dieser ergibt sich fest aus der Zuordnung zu dem Mitarbeiter vgl Benutzermanager Verrechnen Sie nicht unterschiedlich nach Mitarbeiter sondern nach zu erbringenden Leistungen aktivieren Sie die Schaltbox nach T tigkeit Hierdurch hat der Benutzer bei der T tigkeitserfassung die M glichkeit einen Stundensatz explizit auszuw hlen Als Vorbelegung dient der bei Ihm im Benutzermanager hinterlegte Standardsatz Wenn die Auswahlbox Stundens tze in Report aktiviert ist erfolgt eine Aufteilung des Gesamtauf wands nach den vorkommenden Verrechnungss tzen Diese werden auf dem Report mit ausgewiesen und k nnen als Verrechnungsbasis verwendet werden Projekt speichern bearbeiten l schen Nachdem Sie die Projektinformationen hinterlegt haben speichern Sie Ihr Projekt durch den entsprechenden Button Bitte beachten Sie dass erst hierdurch Ihre Projektinformation in der nl projekt Datenbasi
8. erhalten Sie durch einen Klick mit der rechten Maustaste ber dem entsprechenden Produkt Hierdurch erscheint ein Kon textmenu mit den Projekt funktionen Nutzen Sie den Filter in der Projekt bersicht um Ihre Pro jektliste nach gew nschten Kriterien einzuschr nken Im Standard ist der Filter Projektstatus gesetzt und zeigt nur die als aktiv markierten Projekte Somit behalten Sie auch bei vielen Projekten die bersicht in nl projekt Um einen gesetzten Filter zu deaktivieren entfernen Sie bitte den Haken aus der Auswahlbox Nutzen Sie die Sortierung der Tabellenspalten Klick auf jeweiligen Spaltennamen um schneller Ihre Projekte zu finden Neues Projekt anlegen EESE Um ein neues Projekt in nl projekt _ A zu erstellen nutzen Sie den Button Kunde Genau wie angeboten jedoch ohne POS 3 im rechten Men bereich Projektstart 0 08 2006 Es ffnet sich die Erfassungsmas gesch tzte zetenn Y 3 ke zur Eingabe der Projektinfor Mitarbeiter nicht im Projekt im Projekt aktiv m at O n e n Max Mustermann Projektname m Der Projektname dient zur Ident Ifizierung Ihres Projektes Kategorien Nehmen Sie daher einen f r Sie aussagekr ftigen Namen welcher im Idealfall auf den Inhalt der Projekt t tig kei t h i nweis t Status O aktiv O on hold O abgeschlossen Neben dem Projektnamen erstellt Festpreis O Festpreisstunden ausblenden ni projekt automatisiert eine fort emes Projekt O laufende Projektn
9. ersetzt werden Die Anderungen haben sofort G ltigkeit Sollte ein Benutzer sein Passwort vergessen haben hat der Administrator die M glichkeit im Kontextmenu rechter Mausklick ber betroffenen Benutzer das Passwort Andern Fenster zu ffnen und ein neues Passwort anzugeben Ebenso im Kontextmenu befindet sich die M glichkeit zum L schen von nicht mehr ben tigten Benutzern y Anmerkung Beachten Sie hierbei dass Sie nur Benutzer aus nl projekt entfernen k nnen welche keinen Vorg nge in nl projekt zugewiesen sind Sobald der Benutzer einen T tigkeitseintrag in einem Projekt vorgenommen hat kann dieser nicht mehr gel scht werden _____ Zum Deaktivieren von beispielsweise aus dem Unternehmen ausgeschiedenem Anwender entfernen Sie den Haken in der Aktiv Auswahlbox Hierdurch wird gew hrleistet dass der Mitarbeiter f r alte Projektauswertungen noch im System hinterlegt ist sich jedoch nicht mehr anmelden kann keine Lizenz ben tigt und f r eine Auswahl in Projekten nicht mehr zur Verf gung steht Systemadministrator F r einen ersten Login an nl projekt liefert das System den Systemadministrator sysadmin Standardpasswort sysadmin mit Bitte ndern Sie nach Ihrer Erstanmeldung das Passwort des sysadmin und bewahren dieses sorgf ltig aus Der Systemadministrator dient ausschlie lich f r Konfigurationszwecke und hat nur Zugriff auf Einstellungen und Benutzermanager Er kann weder ver ndert noch gel s
10. in der nl projekt Datenbank ab Neuen Yorgang anlegen Projekt Projekt Tatigkeit R Datum 09 08 2006 W hlen Sie das Projekt aus zu welchem Sie einen Vorgang erfassen m chten Es werden Ihnen nur diejenigen Projekte angezeigt welchen Sie als Projektmitarbeiter zugeordnet sind und welche als Status aktiv gesetzt sind Die Nummer in Klammern ist die von nl projekt intern vergebene Projektnummer Testprojekt 000001 Dauer verrechenbar Beschreibung erweitert O Datum W hlen Sie das Datum der durchgef hrten T tigkeit 7735 aus Das Feld ist mit dem aktuellen Datum vorbelegt da Dam pauer en m men on Sie Ihre T tigkeiten zeitnah im Idealfall direkt nach 2Vorbereitung Punkt 0815 Testprojekt 000001 Durchf hrung erfassen sollten Speichern Dauer Es werden Ihnen die Felder Dauer 1 erfasst hier mit Namen Dauer und Dauer 2 erfasst hier verrechenbar genannt angezeigt Bef llen Sie das Feld Dauer 1 erfasst Das Feld Dauer 2 erfasst bernimmt die Anderungen automatisch kann danach aber losgel st ge ndert werden Die Felder sind mit einer 1 Stunde vorbelegt Nee Die Einheit ist im Standard die Arbeitsstunde Die Angabe erfolgt nicht in Minuten sondern dezimal z B 1 Stunde 30 Minuten 1 5 Stunden Hierdurch k nnten Sie auch intern festlegen dass Arbeitseinheiten als Abrechnungsbasis verwendet O A Im aktuellen Beispiel hei t dies dass Sie das Feld Dauer mit Ihrem
11. zu jedem Projekt beliebig viele Rechnungsreports erstellen und erm glicht somit bei laufenden Projekten Teilrechnungen und Zwischenabrechnungen Wird eine zweite Abrechnung durchgef hrt erh lt diese eine neue laufende Nummer Bsp 002 003 etc und wird projektbezogen in nl projekt hinterlegt Der Zugriff auf bereits vorhandene Abrechnungen erfolgt ber die Auswahl der gew nschten Abrechnung und Klick auf Rechnungsreport anzeigen im Abrechnungsfenster Projektstart 08 08 2006 Zeitbedarf 0 0 0 0h Beachten Sie dass Abrechnungsreports keine Rechnungen im bisherige Rechnungen gesetzlichen Sinne darstellen sondern T tigkeitsnachweise sind auf dessen Basis dann eine Rechnung erstellt werden kann Sollten Sie nl projekt nur f r das interne Projektcontrolling nutzen werden Sie haupts chlich mit Projekten ohne Abrechnung arbeiten Bei diesem Projekttyp ist die Abrechnungslogik und das Erzeugen von Rechnungsreports nicht notwendig und m glich __ Erem Seite 23 Projektreports Projektreports dienen dazu erfasste T tigkeiten und Zeiten Projektbezogen auszugeben und als PDF zum Druck zur Verf gung zu stellen ni projekt unterscheidet hierbei verschiedene Reporttypen f r die unterschiedlichen Anforderungen in der Projektphase Eine Namensanpassung der auf den Report ausgewiesenen Bezeichnungen kann durch den Administrator in den Einstellungen erfolgen Auftragsschein Der Auftragsschein kann zur in
12. Benutzerhandbuch nI projekt version 1 0 O 2006 netlands edv consulting GmbH Die Angaben und Daten in diesem Handbuch dienen ausschlie lich Informationszwecken und gelten nur unter Vorbehalt Die netlands edv consulting GmbH und ihre Partner bernehmen keinerlei Haftung oder Gew hrleistung Text Abbildungen und Programme wurden mit gr ter Sorgfalt erarbeitet Die netlands edv consulting GmbH und ihre Partner bernehmen keine Verantwortung f r Folgesch den die aus Fehlern oder Ungenauigkeiten in diesem Handbuch auftreten k nnen Diese Publikation ist urheberrechtlich gesch tzt Irrtum vorbehalten Alle Rechte vorbehalten Alle verwendeten Warenzeichen sind das Eigentum Ihrer jeweiligen Inhaber Stand August 2006 rel 1 0 0 O RAR IN E E A REETIEN 3 Erter stalt Von Nl Projektar aneinander en 3 Prinzipieller Aufbau und Navigation in nl projekt uuussssseseeenenennenenenenenenenenenennen nennen nennen nennnnnennnenenenen nennen 4 Erste Anmeldung an nl projekters s ee nee ee een 4 Nl BrojeKt Anmeldung nett ee a seele een 5 GrundKonfiguralona A AS nee 5 ENSIMA a 5 AUGE lts ein rtve ee 6 Bentitzerdelinierle Felder an a een 7 Felder bei Rrojeklen a add dde 7 Felder bei VOTAN Minen a RE E E EEE 7 Information zu benutzerdefinierte Feldern ooooonccnninnnncccccococonnonnnnconnnnnnnnnonononnnnnnnnnncnnnnnnnnnnnnrn non E AE 7 Sundene IZE ii li iiiacda 8 BenulzereinstellUngenssssie italia 9 A A a ES ar
13. T tigkeitserfassung automatisch mit abgespeichert wird Alternativ k nnen fallbezogen T tigkeiten einzelne Verrechnungss tze zugewiesen werden Die Auswahl der hinterlegten Stundens tze erscheint bei der Vorgangserfassung als Auswahlliste Ob und in welcher Form die unterschiedlichen Stundens tze bei der Vorgangserfassung mit hinterlegt werden sollen entscheiden Sie innerhalb der Projektanlage Stundens tze bieten Ihnen die M glichkeit unterschiedlich zu fakturierende T tigkeiten in einem Projekt zusammen zu fassen und dennoch den berblick zu bewahren Wenn die Stundensatzerfassung aktiviert ist weisen Ihre Reports neben der Gesamtzeit auch die Zusammensetzung hinsichtlich der Verrechnungss tze aus Um Stundens tze bei Mitarbeitern angeben zu k nnen oder bei dem Projektnachweis mit auszuw hlen konfigurieren Sie diese im Reiter Stundens tze Die Bezeichnung stellt den Namen zur Unterscheidung dar und dient als Auswahlkriterium bei Mitarbeiter oder Projekteintrag Es stehen nur aktive Verrechnungss tze in den jeweiligen Auswahllisten zur Verf gung Legen Sie beliebig viele unterschiedliche Verrechnungss tze durch Klick auf Hinzuf gen an Der angegebene Stundensatz und der interne Verrechnungssatz werden informativ genutzt um in der Projekt bersicht zu erwartenden Umsatz und interne Kosten mit anzuzeigen werden jedoch nicht auf den PDF Reports mit ausgewiesen Die Beschreibung ist rein optional f r Vermerke wie beispielswei
14. a Een nr 9 EIZENZVETWAIUNG ee een antenne ee are 9 Lizenzverwaltung innl projekt Asa Hierin 10 Lizenzuberw achund na did 10 Bento VSIWanUnO ereignete 11 SE a ee ne ea neadies 11 Zugriffrechte der Anwenderr llensa ee lotto laa nennen nen 12 Das nl Projekl Melle ne nee 13 UBER ADOS arta dias 13 O E a a a E 13 A ee ee r ee ee ee 13 Pass WOHL ande nen a een lee einer 14 GOntrol Panel A a O A a EE 14 Administtiall n anter ge a A A AA A AR AA AAA 14 Pro ek UDES anna atada 14 A O nee einer nern 14 Erfassen von T tigkeiten in Nl projekt cccccccccccccccnnononononnnnnonnnnnnnnnnnonononnnn nono nn nono nn nn nn nnn nn nn nn rn nn nn nn nn nn nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnss 15 PTOS QUO Bla ee ee essen da acta bie cda 15 A EEE NE E A A A EE NRVELRS AR AEE EIER E NEE 15 Dauer A RER En ENERGIE ee 15 A o A eine N 15 LEZIS A O realen 16 A A A A ea 16 MELIA A A O 16 A O a 16 Benuizerinaividuele Felder A u a en ana 16 Speichern Ihrer Talgkelt sense A en ee 16 AtBelten minoro eK ee ee 17 Navigators e a a drid laa 17 Neues Projekt anlegen ed 17 A en ee en ee ee nen ehe 17 KUnde eire A E e aa a E E derer 18 Projckle All en O EN 18 E ee ee endete 18 Miele adi din 18 A A A O IE een 18 ARNEDO SINO MAME a ii 18 Projektinformalon srta anita 18 A es ea leal 18 I 19 Kene ADECUA ola 19 Verschiedene Slundensatze a 2 oa aa 19 Projekt speichern be arbeiten l schen u u a ee a 19 Fechaungsstalus in Frojektlisie ennsiaekas te
15. altentitelbezeichnung welche in den Reports f r die Spalte Dauer 1 verwendet werden soll z B Dauer Dauer 1 Report Hinterlegen Sie hier die Spaltentitelbezeichnung welche in den Reports f r die Spalte Dauer 2 verwendet werden soll z B verrechnet Seite 6 Benutzerdefinierte Felder Hier erweitern Sie nl projekt um eigene Felder in Projekten und den einzelnen T tigkeits vorgang Einstellungen 5 L u _ ae Allgemein Benutzerdef Felder Stundens tze Benutzereinstellungen Benutzerdef Felder bei Projekten Felder bei Projekten ange nur irt Report Projektfelder beziehen sich auf Projekte und k nnen bei O der Projektanlage oder deren Bearbeitung bef llt werden Erweitern Sie die Standard Benutzerdef Felder bei Vorg ngen felder von Projekten um bis Ansprechpartner V erweitert nur int Report zu drei eigene Freitextfelder zur Speicherung f r weitere o k wichtige Informationen zu Projekten Zum Anlegen aktivieren Sie die Checkbox vor dem jeweil igen Projektfeld und hinterlegen eine Bezeichnung f r das Feld z B Kundenansprechpartner Das neu angelegte Feld wird nach dem Abspeichern bei den Projekten als einzeiliges Freitextfeld mit angezeigt Es erscheint in den Projektdetails in der Projekt bersicht Tabelle als auch in den Reports interner Report Kundenreport und Rechnung Wenn es sich um ein nur f r interne Reports verwendbares Feld handelt aktivier
16. an T tigkeitseintr gen mit Zeit mn E are en nachweis Diese Vorg nge _ cem com were mmi nero Brei werden durch die Projekt A 1213 sinn to mitarbeiter im Zeiten eintra gen Formular projektbezogen gebucht oder durch Projekt leiter und Manager in der Projekt bersicht dem Projekt hinzugef gt In die Projektzeiten eines Projektes gelangen Sie durch die Auswahl des Men punkts innerhalb des Kontextmenu der Projekt bersicht oder durch einen Doppelklick auf das gew nschte Projekt Das Projektzeitenfenster ffnet sich Das Projektzeitenfenster hnelt vom Aufbau der Projekt bersicht Auch hier sind Filter zur Einschr nkung der Liste hinterlegt Seite 20 Allgemeine Projektdaten Projektname und grundlegende Informationen erhalten Sie aus den allgemeinen Daten im Kopfbereich i Zeit ist gibt Ihnen einen Uberblick ber die im Projekt aufgelaufene Gesamtzeit Der dahinter erscheinende Betrag ergibt sich aus eventuell hinterlegten Verrechnungss tzen der T tigkeiten oder Mitarbeiter Sichtbar schr nkt Zeit und Erl sfunktionalit t auf die aktuell sichtbare Zeitenliste ein und ber cksichtigt somit die ausgew hlten Filter Projektzeitenliste Die Projektzeitenliste ist im Standard nach Datum sortiert und beinhaltet die durch die unterschied lichen Projektmitarbeiter eingepflegten T tigkeiten Neben den bei der Vorgangserfassung bef llten Felder zur Zeiterfassung Dauer 1 erfasst Dauer 2 erfasst beinhaltet
17. angelegten Feld in der Datenbank vorhanden werden jedoch nicht an den entsprechenden Stellen angezeigt Durch erneutes Aktivieren werden die Freitextfelder wieder dargestellt und gegebenenfalls bereits vorhandene Inhalte wieder angezeigt M chten Sie ein benutzerdefiniertes Feld entfernen und die eventuell bereits in Projekten und Projektzeiten hinterlegten Feldinhalte unwiderruflich l schen entfernen Sie bitte den Feldnamen deaktivieren das Feld und Speichern diese Option ab Hierdurch erkennt nl projekt dass Sie das Feld Seite 7 dauerhaft entfernen m chten und l scht nach Information alle in dieser Tabellenspalte hinterlegten Eintr ge N Anmerkung Ein reines Deaktivieren ohne vorheriges L schen der Feldbezeichnung vermeidet nur eine Darstellung der weiterhin in der Datenbank gespeicherten Informationen Nur ein Deaktivieren bei leerer Feldbezeichnung berpr ft ob Eintr ge vorhanden sind und entfernt diese aus der Datenbank u Feldbezeichnungen k nnen jederzeit problemfrei ge ndert werden Die bereits eingegebenen Informationen bleiben vorhanden Wenn sich der Sinn des Feldes ndern soll l schen Sie zuerst die Daten durch Entfernen der Bezeichnung und Deaktivieren und hinterlegen danach Ihre neue Feldbezeichnung Stundens tze ni projekt kann bei Projekten nach Aufwand und Regieprojekten Verrechnungss tze mit hinterlegen Jedem Mitarbeiter kann ein Stundensatz zugewiesen werden welcher bei einer
18. aufgelaufenen Aufwand f r die T tigkeit bef llen Das Feld verrechenbar wird sich Ihrer Anderung anpassen Wenn Sie der Meinung sind dass nicht die komplette Zeit verrechnet werden kann korrigieren Sie dies im Feld verrechenbar Die hier erfassten Zeiten belegen die Felder f r Reports und weitere in ni projekt statt findenden Berechnungen vor Dauer 1 und Dauer 2 Dem Projektmanager steht in der Projektverwaltung Zugriff auf diese Felder um eventuell notwendige Anpassungen durchzuf hren Es kann hier nur von einem Beispiel gesprochen werden da Sie die Namensgebung und somit auch die in Ihrem Unternehmen verwendete Funktion in den Einstellungen selbst festlegen Beschreibung Geben Sie an dieser Stelle eine Beschreibung Ihrer T tigkeit an dem Projekt an Diese sollte so formuliert sein dass sich ein Au enstehender ein Bild davon machen kann und Sie auch noch zu einem sp teren Zeitpunkt erl utern k nnen was hier gemacht wurde Die T tigkeitsbeschreibung erscheint in der Projekt bersicht und wird auf den Projektreports mit ausgewiesen Sie sollten wenn Sie die Reports an Ihre Kunden weitergeben in einer Sprache schreiben welche dieser versteht Seite 15 Letzte Eintr ge Die hier angesiedelte Tabelle zeigt Ihnen Ihre in letzter Zeit eingetragenen T tigkeiten Dies ist sinnvoll da so eine Doppeleintragung von T tigkeiten zumeist vermieden werden kann Sie haben Zugriff auf bis zu 15 Ihrer letzten Eintr ge Durch ein bewegen
19. cht werden Der sysadmin z hlt nicht als Benutzer im Sinne der Lizenzierung Seite 11 Zugriffrechte der Anwenderrollen Benutzer Geeignet f r Mitarbeiter welche nur T tigkeiten auf vorhandene Projekte buchen Benutzer erweitert Geeignet f r Mitarbeiter welche T tigkeiten auf vorhandene Projekte buchen und Zugriff auf diese Projekte haben Eintragen von Vorg ngen Lesenden Zugriff auf Projekte welchen er zugeordnet ist keine selbst ndige Anlage von Neuprojekten und Zugriff auf selbst eingetragene Vorg nge Projektmanager Geeignet f r Mitarbeiter welche selbst ndig Projekte f r sich und andere Benutzer anlegen Und diese mit Zeiten bebuchen Eintragen von Vorg ngen Freigabe zur Abrechnung Zugriff auf durch Ihn angelegte Projekte und Projekte welchen er zugeordnet ist L schen von Projekten eigen und zugeordnete Zugriff auf Reports Abrechnung Geeignet f r Mitarbeiter welche Vollzugriff auf Projekte zur Vorbereitung von Abrechnungen haben sollen Eintragen von Vorg ngen Freigabe zur Abrechnung Lesenden Zugriff auf alle Projekte Komplettzugriff auf selbst angelegte Projekte und Projekte welchen er zugeordnet ist Zugriff auf Reports Ver ndern des Projektstatus Abrechnung von Projekten und Rechnungsreport Manager Geeignet f r einen Vollzugriff auf alle Projekte Vollzugriff auf Standardfunktionalit t d
20. der Maus ber die Vorgangsspalte erhalten Sie die komplette hinterlegte Beschreibung als Tooltipp Ein L schen von hinterlegten Eintr gen ist an dieser Stelle nicht m glich Hierzu ist ein Zugriff auf die Projektverwaltung Projekt Ubersicht notwendig erweitert Die Auswahlbox erweitert gibt Zugriff auf eher erweitert seltener ben tigte Felder bei der Vorgangs erfassung interner Wermerk Interner Vermerk Nutzen Sie dieses Textfeld um zus tzliche Informationen zu hinterlegen welche nur im internen Report mit ausgegeben werden sollen Kategorie Ideal eignet sich dieses Feld f r beispielsweise technische Informationen zu Ihrer T tigkeit welche den Kunden nicht interessieren Kategorie Jedem Projekt k nnen optional Kategorien hinterlegt werden welche die T tigkeiten genauer spezifizieren Diese werden informativ an den T tigkeitsdatensatz gef gt Beispiel Consultingleistung Planung Umsetzung Tests Sie k nnen hier nur Kategorien ausw hlen wenn bei dem entsprechenden Projekt in der Projektanlage Kategorien hinterlegt wurden Benutzerindividuelle Felder Neben den aufgezeigten Standardfeldern k nnen in nl projekt bis zu 3 benutzerdefinierte einzeilige Vorgangstextfelder angelegt werden Diese dienen f r weitere eventuell wichtige T tigkeitsinform ationen wie beispielsweise Gespr chspartner Der Administrator kann bei der Anlage festlegen ob diese Felder allgemein oder nur bei den
21. e senior 20 A ee A O O 20 Allgemeine Projektdaten an sea 21 Projektzeilenlisiew area a a 21 Vorgang anlegen bearbeiten l schen uss000040000nnnnnnnnnn E E aE E E 21 Pro jekle abrechnen nase laa 21 Ereigabe zur Abrechnung ara an nee 22 Projektt tigkeiten abrechnen ne ie se ea en ee ee 23 A ee een een 23 A HER ee nenne 24 Auftragssehe lisa ina id 24 A A ra Nee 24 O 24 Seite 2 Prolog Bei nl projekt handelt es sich um eine Projektdokumentation und Projektzeitenerfassung f r kleine und mittlere Unternehmen oder Abteilungen ni projekt verwaltet zu bearbeitende Projekte und erm glicht den Projektmitarbeitern einfach T tigkeit und aufgelaufene Arbeitszeit festzuhalten Reports erm glichen eine Auflistung der aktuell im Projekt aufgelaufenen Zeiten und stellt hierdurch die Basis f r einen Nachweis gegen ber Ihren Kunden und f r interne Aufstellungen dar ni projekt ist als JAVA Applikation Plattiormunabh ngig und kann daher unter Windows ebenso eingesetzt werden wie unter LINUX und MacOS Die Ausf hrungen in diesem Handbuch nehmen die Windows Applikation als Beispiel Technische Voraussetzungen Um nl projekt nutzen zu k nnen ist die Installation des SUN JAVA Runtime Enviroment JRE in aktueller Version notwendig Sollte dieses nicht auf Ihrem Client installiert sein konsultieren Sie bitte das Installationshandbuch ni projekt ist mehrbenutzerf hig und kann je nach Anzahl der lizenzierten Benutzer sowo
22. ein und werden in der Projektliste als Hintergrundinformation als Tooltipp mit Maus dar ber ziehen bei der Projektnamenspalte angezeigt Status Der Projektstatus dient dazu erledigte Projekte zu markieren um die Projektliste bersichtlich zu halten Bei der Anlage befindet sich ein Projekt im Regelfall im Status aktiv Der Standardfilter der Projektliste filtert auf den Projektstatus aktiv so dass hier auch nur aktive Projekte angezeigt werden Ist ein Projekt beendet sollte der Status auf abgeschlossen gesetzt werden Hierdurch erscheint das Projekt nur wenn der Filter deaktiviert oder ebenfalls auf nur abgeschlossene Projekte eingestellt wird Der Status on Hold signalisiert dass das Projekt zwar nicht beendet ist jedoch derzeit keine T tigkeiten an diesem vorgenommen werden oder vorgenommen werden sollten Seite 18 Nur als aktiv markierte Projekte k nnen durch die zugeordneten Projektmitarbeiter in der Zelten eintragen Maske bebucht werden Der Status kann jederzeit durch die entsprechenden Benutzerrollen ver ndert werden Ein Setzen des Status kann in der Projekt bearbeiten Maske oder direkt im Kontext Men rechte Maustaste bei der Projekt bersicht erfolgen Festpreislogik ni projekt unterst tzt Sie bei der Verwaltung Ihrer Abrechnung Neben einer einfachen Erfassung der Stunden und Abrechnung nach Aufwand unterst tzt nl projekt eine Festpreislogik Die Festpreislogik bietet dem Mitarbeiter bei der T tigkeitserfassung
23. elfall nicht vorgesehen Die Rolle Administrator hat hierzu jedoch die M glichkeit und somit falschlich auf verrechenbar gesetzte T tigkeiten zu korrigieren oder auch bereits als abgerechnet markierte Eintr ge zu ver ndern Bitte beachten Sie dass Sie mit dieser M glichkeit vorsichtig umgehen sollten und nur das andern dessen Tragweite Sie sich bewusst Sind Sobald mindestens eine Projektt tigkeit eines Projektes zur Abrechnung steht zeigt die Projektliste dies in der Spalte Rechnung durch den Eintrag abrechenbar Seite 22 Projektt tigkeiten abrechnen Ab der Rolle Abrechnung ist eine Erstellung des Abrechnungsreports und das Weiterf hren der als abrechenbar markierten T tigkeiten m glich In die Projektabrechnung gelangen Sie ber das Kontextmen der Projektliste Durch Klick auf abrechnen ffnet sich das Abrechnungsfenster und die bersicht aller zur Abrechnung freigegebenen T tigkeiten des entsprechenden Projektes erscheint Sie haben an dieser Stelle die M glichkeit T tigkeiten nochmals zu bearbeiten neue T tigkeiten hinzuzuf gen und Eintr ge zu entfernen Nutzen Sie hierzu wie gewohnt das Kontextmen Soll eine T tigkeit nicht verrechnet werden setzen Sie die Spalte Verrechnet auf nicht verrechenbar Durch das Umsetzen eines Eintrages auf nicht verrechenbar verschwindet dieser aus der Abrechnungsliste Die Abrechnungsliste zeigt somit nur T tigkeiten mit Status verrechenbar N Ein Zur cksetze
24. en Sie die Checkbox nur int Report Hierdurch wird es ausschlie lich im internen Report angezeigt Eine Ausweisung in den Reports erfolgt nur dann wenn das Feld bei der Projektbearbeitung bef llt wurde Felder bei Vorg ngen nl projekt erm glicht Ihnen die T tigkeitserfassung um bis zu drei individuelle einzeilige Textfelder zu erweitern Die Felder erscheinen in der Zeitenerfassung der Projektzeitenlisten und in den Reports interner Report Kundenreport und Rechnung Sie k nnen hierdurch bei jedem T tigkeitseintrag weitere Information wie beispielsweise Ansprechpartner bei Kunden hinterlegen Wenn die Information nur sporadisch hinterlegt werden muss empfiehlt es sich die Auswahlbox erweitert zu aktivieren Hierdurch wird das Feld bei der Erfassung im erweiterten Bereich angezeigt Wenn es sich um ein nur f r interne Reports verwendbares Feld handelt aktivieren Sie die Checkbox nur int Report Hierdurch wird es ausschlie lich im internen Report angezeigt Information zu benutzerdefinierte Feldern Bei den benutzerdefinierten Feldern handelt es sich um drei in der Projekttabelle und drei in der Projektzeitentabelle vorbelegte Felder welche aktiviert werden k nnen Die Darstellung erfolgt als einzeiliges Freitextfeld Durch Aktivierung des Feldes Dieses Feld in Projekten anzeigen wird die Darstellung in der Benutzeroberfl che und Reports zugelassen Eventuell bereits eingegebene Daten bleiben bei einer Deaktivierung des
25. erfasst Diese k nnte beispielsweise mit Dauer beschriftet sein Das Feld Dauer 1 erfasst wird nur bei der T tigkeitserfassung genutzt Im Report wird das Feld Dauer 1 verwendet Dauer 2 erfasst Kann beispielsweise zur Eingabe der nach Ansicht des erfassenden Mitarbeiters zu verrechnenden Dauer der eingegebenen T tigkeiten genutzt werden Wird mit Dauer 1 vorbelegt und kann bei Bedarf ver ndert werden Das Feld Dauer 2 erfasst wird nur bei der T tigkeitserfassung genutzt Im Report wird das Feld Dauer 2 verwendet Dauer 1 st mit Dauer 1 erfasst vorbelegt und wird von nl projekt als Berechnungsbasis genutzt und in den Reports ausgewiesen Jede Standardberechnung vgl Projektzeiten basiert auf Dauer 1 bzw Dauer 2 Im Normalfall ist die Dauer 1 gleich mit der Dauer 1 erfasst kann jedoch durch Projekt manager korrigiert werden Nutzen Sie Dauer 1 um beispielsweise die zur T tigkeit aufgelaufene Dauer auszuweisen Dauer 2 Ist mit Dauer 2 erfasst vorbelegt und wird von nl projekt als Berechnungsbasis genutzt und in den Reports ausgewiesen Jede Standardberechnung vgl Projektzeiten basiert auf Dauer 2 bzw Dauer 1 Im Normalfall ist die Dauer 2 gleich mit der Dauer 2 erfasst kann jedoch durch Projekt manager korrigiert werden Nutzen Sie Dauer 2 um beispielsweise den von Dauer 1 zu verrechnende Anteil auszuweisen Dauer 1 Report Hinterlegen Sie hier die Sp
26. es Systems Kein Zugriff auf Einstellungen und Benutzer Administrator Hat Vollzugriff auf das System nur nutzen wenn Sie wissen was Sie tun Vollzugriff auf das System Ver ndern Korrektur von Rechnungsstatus Systemeinstellungen Benutzermanager Seite 12 Systemadministrator Vordefinierte Rolle von nl projekt Ist nur dem Systembenutzer sysadmin vorbehalten und kann anderen Benutzer nicht zugewiesen werden Der Systemadministrator dient f r die Grundkonfiguration von nl projekt und hat nur Zugriff auf Einstellungen und Benutzer Der Systemadministrator kann weder ver ndert deaktiviert noch gel scht werden A Bitte ndern Sie unbedingt das hinterlegte Standardpasswort sysadmin in ein nur Ihnen bekanntes Passwort und bewahren Sie dies an einer sicheren Stelle auf Sollten Sie es vergessen haben Sie unter Umst nden kein weiterer Administrator vorhanden keinen Zugriff mehr auf die Systemeinstellungen und den nl projekt Benutzermanager Das nl projekt Menu Nachdem Sie nl projekt durch Klick auf die angelegten Verkn pf ung auf Desktop oder im Startmenu gestartet haben erscheint das nl projekt Symbol im Infobereich Zeiten eintragen CS Projekt bersicht der Startleiste und ist einsatzf hig 2 Benutzer verwalten Administration Das nl projekt Menu erreichen Sie ae Einstellungen 8 Control Panel durch rechten Mausklick auf das 50 Passwort ndern Systemsymbo
27. g mit immer vertrauen zu best tigen Hierdurch vermeiden Sie dass Sie beim n chsten Start erneut dem Ausf hren der Anwendung zustimmen m ssen Die nl projekt Software startet und erscheint als kleiner mit n beschrifteter Projektordner unten rechts in Ihrem Windows Infobereich Traybar und ist hierdurch einsatzf hig Seite 3 Prinzipieller Aufbau und Navigation in nl projekt ni projekt gliedert sich bei den meisten Betriebsystemen einschlie lich Windows in den Infobereich Traybar der Startleiste bzw bei anderen Betriebssystemen vergleichbar ein und ist hierdurch geladen und einsatzf hig Das Menu von nl projekt erreichen Sie durch einen Klick mit der rechten Maustaste auf das nl projekt Icon r tlicher Projektordner Den gew nschten Menupunkt w hlen Sie durch einen Klick mit der linken Maustaste aus Klicken Sie direkt mit der linken Maustaste auf das nl projekt Icon ffnet sich das in der Arbeit mit ni projekt an h ufigsten ben tigte Fenster zur Zeiten und T tigkeitserfassung ni projekt arbeitet mit Fenstertechnik und legt die aufgerufenen Funktionsfenster einfach ber den Desktop Wenn Sie ein Fenster nicht mehr ben tigen und schlie en m chten erfolgt dies wie unter Ihrem Betriebssystem blich durch das Schlie en Kreuz oder einfach durch das Dr cken der ESC Taste Beachten Sie hierbei dass das zu schlie ende Fenster aktiv sein muss Sie k nnen in nl projekt mehrere Fenster parallel ge ffnet haben und zwische
28. hervorgehen nutzen Sie die M glichkeit uns eine E Mail an support nl projekt de zu schreiben Bitte beachten Sie dass Sie durch den Lizenzkauf keinen Supportanspruch erwerben und dass wir unsere Updateservicekunden bevorzugt behandeln Neue Ideen In der Arbeit mit nl projekt sind Ihnen Dinge aufgefallen welche die Software weiter verbessern Schreiben Sie uns eine E Mail an info n projekt de mit Ihren W nschen Neben den vielen Ideen welche wir bereits in der Hinterhand haben w hlen wir gerne auch die ein oder andere allgemeing ltige Anmerkung unserer Anwender zur Umsetzung aus Seite 24
29. hl als Einzell sung auf einem PC nl projekt Client und Serverinstanz auf einem System als auch im Netzwerk nl projekt Serverinstanz auf einem System beliebige Anzahl an Clients betrieben werden F r Installation und technisches Vorgehen verweisen wir auf das nl projekt Installationshandbuch und Ihre EDV Betreuung Erster Start von nl projekt Um nl projekt zu starten ist eine Netzwerkverbindung zum nl projekt Server notwendig Wenn Sie nl projekt im Einzelbetrieb nutzen befindet sich der Server auf dem selben Rechnersystem wie der Client Durch einen Klick auf die Verkn pfung zu nl projekt Desktop oder Start gt Programme gt nl projekt wird die nl projekt Software geladen Im Netzwerkbetrieb wird automatisch berpr ft ob sich eine neue Version von nl projekt auf dem Server befindet Ist dies der Fall wird ber die JAVA Webstart Technologie Ihre Client Version von nl projekt automatisch aktualisiert s Bitte beachten Sie dass die beschriebenen Verkn pfungen nur bei den ni projekt Clientsystemen automatisch erstellt werden Im Einzelplatzbetrieb bzw an der Serverinstanz rufen Sie das entsprechenden Startscript StartServer im bei der Installation angegebenen Verzeichnis z B c programmesinl projekt auf Beim ersten Start von nl projekt wird je nach Ihren lokalen Einstellungen eine JAVA Sicherheitsmeldung erscheinen welche Sie fragt ob Sie der Software vertrauen m chten Wir empfehlen Ihnen diese Meldun
30. hrt wird oder m chten Sie keine farblichen Anpassungen und weniger grafische Elemente in ni projekt deaktivieren Sie diese Option Hierdurch wird nl projekt in Ihrem Systemstandardfarbschema ausgef hrt und die nl projekt Grafik wird nicht mit eingebunden Ein Wechsel dieser Einstellung erfordert ein Ab und erneutes Anmelden an nl projekt Lizenzverwaltung Zur Nutzung von nl projekt au erhalb der Evaluierungszwecke m ssen Sie eine Nutzungslizenz erwerben und diese in nl projekt hinterlegen Haben Sie keine g ltige Lizenz hinterlegt arbeitet nl projekt im Demomodus und ist auf folgende Funktionsweise beschr nkt max 2 Benutzer max 3 Projekte mit jeweils max 15 Eintr gen Der Demomodus ist ausschlie lich f r einen Test der Software geeignet Sie erkennen den Demomodus an einem Vermerk im ber nl projekt Fenster Wenn Sie nl projekt produktiv nutzen m chten erwerben Sie bitte Lizenzen f r Ihre ben tigte Mitarbeiter Rechneranzahl Sie ben tigen je Mitarbeiter bzw je parallel genutztes Rechnersystem je nachdem welche Anzahl h her ist eine eigene Lizenz Beispiel nl projekt soll durch 5 Mitarbeiter an einem Rechnerterminal genutzt werden Dar ber hinaus nutzen es noch 2 Mitarbeiter welche nl projekt an Ihrem eigenem Rechner nutzen Ein Mitarbeiter m chte nl projekt auf zwei Rechnersystemen gleichzeitig nutzen Sie ben tigen hierf r 2 Zugriffslizenzen 15 Mitarbeiter nutzen nl projekt jeweils a
31. ie Projekt bersicht stellt das Herzst ck von nl projekt dar Hier werden neue Projekte angelegt Zeit und T tigkeitsreports erstellt und Projekte abgeschlossen und abgerechnet Um Informationen ber die Projektverwaltung in nl projekt zu erhalten lesen Sie das Kapitel Arbeiten mit nl projekt g Auf den Menupunkt Projekt Ubersicht haben Mitarbeiter ab der Rolle Benutzer erweitert Zugriff Zeit eintragen ffnen Sie hierdurch das T tigkeitsnachweisfenster von nl projekt Dies ist die Erfassungsmaske f r T tigkeiten und Zeiten in nl projekt und wird wohl am h ufigsten zum Einsatz kommen Alternativ gelangen Sie daher auch durch einen Klick mit der linken Maustaste auf das nl projekt Traybaricon F r konkrete Informationen zur Erstellen eines T tigkeitsvorgangs erfahren Sie im Kapitel Erfassen von T tigkeiten in nl projekt Seite 14 Erfassen von T tigkeiten in nl projekt Sie sollten nl projekt permanent w hrend Ihrer Arbeit gestartet halten um sehr einfach und schnell auf die Projektzeitenerfassung zugreifen zu k nnen Um einen Vorgang projektspezifisch in nl projekt zu erfassen ffnen Sie bitte das Vorgangsfenster Dieses erreichen Sie ber den Menupunkt Zeiten eintragen im nl projekt Systraymen oder durch einen Mausklick auf das nl projekt Systrayicon Das Zeiterfassungsfenster k nnen Sie jederzeit durch AMAIA das Schlie en Kreuz oder ESC beenden A Erfassen Sie Ihre T tigkeit und speichern Sie diese
32. ientrechner Wenn der Fehler bestehen bleibt wenden Sie sich bitte unter ausf hrlicher Beschreibung Ihrer Systemumgebung und der zuvor vorgenommen Einstellungen und durchgef hrten T tigkeiten an unseren E Mail Support Grundkonfiguration Bevor Sie nl projekt sinnvoll nutzen k nnen sollten Sie einige Grundkonfigurationen an der Software vornehmen Bitte beachten Sie dass Sie sich f r die Grundkonfiguration als Administrator an ni projekt anmelden m ssen z B sysadmin Um eine Grundkonfiguration von nl projekt durchzuf hren sollten Sie die Einstellungen von nl projekt konfigurieren und die ben tigten nl projekt Benutzer hinterlegen Einstellungen Einstellungen Mi Die Einstellungsm glichkeiten fin den Sie im Untermenu des Ein trags Administration Offnen Sie das Konfigurations fenster Einstellungen Bitte beachten Sie dass w hrend Sie das Einstellungsfenster ge f fnet haben der Zugriff auf andere ni projekt Fenster gesperrt ist Bitte nehmen Sie sich die Zeit und konfigurieren die Grundeinstellun gen von nl projekt sorgf ltig il ii e I TLT Allgemein Benutzerdef Felder Stundens tze Benutzereinstellungen Firma Firmenname Inetlands edy consulting GmbH Zusatz max 3 Zeilen Karl G tz Strasse 5 97424 Schweinfurt wr netlands de Report Titel Dauer Bezeichnungen Lizenzen HB Speichern Seite 5 A Achtung Bitte beachten Sie dass
33. jekt berwacht Ihre Lizenz selbstst ndig Auf Grund der verwendeten Technologie kann es zu Verz gerungen der Aktualisierung der Clientzugriffe kommen so dass nl projekt obwohl der Client auf einem Rechner bereits beendet ist diesen noch nicht freigibt Hierdurch kann eine Lizenzfehlermeldung bei Start des Clients auf einem anderen Rechnersystem entstehen Dies wird auf Grund der normalen Nutzung Mitarbeiter hat eigenen PC mehrere Mitarbeiter an einem PC eher selten vorkommen Sollte dies der Fall sein steht dem Administrator eine Funktion zur manuellen Lizenzfreigabe zur Verf gung Dies erfolgt durch den Klick auf den in diesem Fall erscheinenden Funktionsknopf im Lizenzfenster Hierdurch berpr ft nl projekt die Clients und zeigt eine Liste zur manuellen Trennung der Clientverbindungen Bitte beachten Sie dass diese Funktionalit t Button nur in der Serverinstanz also auf dem Rechnersystem welches nl projekt als Server verwendet zur Verf gung steht Seite 10 Benutzerverwaltung nI projekt ist ein mehrbenutzerf higes System Jeder Benutzer Mitarbeiter hat mit eigenem Login und eigenem Passwort Zugriff auf nl projekt Hierzu meldet er sich mit den in nl projekt hinterlegten Zugangsdaten am System an Anmelden k nnen sich alle als aktiv gekennzeichneten Benutzer Die Anzahl der parallel aktiv setzbaren Anwender ergibt sich aus der nl projekt Lizenzierung Um Benutzer anzulegen ffnen Sie die Benutzerverwaltung im Unter
34. l Sie finden je nach Benutzerrolle die Funktionalit ten auf welche Abmelden Sie Zugriff haben EJ Beenden 34 ber nl projekt ber nl projekt Das erscheinende Info Fenster zeigt Ihnen Informationen zur Versionsnummer Ihrer nl projekt Version Des Weiteren haben Sie hier die M glichkeit nochmals Einblick in die Lizenzbedingungen zu nehmen welchen Sie durch Installation der nl projekt Software zugestimmt haben Der Hinweis Server verweist darauf dass es sich um die nl projekt Serverinstanz handelt Beenden Zum Beenden von nl projekt nutzen Sie diese Menuoption Hierdurch wird nl projekt geschlossen Das Systemtrayicon verschwindet Bitte beachten Sie dass um einen Zugriff von Clients zu gew hrleisten die nl projekt Serverinstanz gestartet bleiben muss Ob es sich um Ihren nl projekt Server handelt sehen Sie unter Uber nl projekt Abmelden Um einen angemeldeten Benutzer von nl projekt abzumelden nutzen Sie diese Funktionalit t Sie sollten diese Funktionalit t speziell bei Rechnern auf welche mehrere Personen Zugriff haben nutzen Nach der Abmeldung bleibt nl projekt an sich weiterhin gestartet Um nl projekt Funktionen nutzen zu k nnen m ssen Sie sich wieder erneut anmelden a Beachten Sie dass der nl projekt Server nur gestartet sein muss Ein Anmelden ist f r die Funktionalit t nicht notwendig Seite 13 Passwort ndern P SEES Um Ihr nl projekt Passwort zu ndern nutzen Sie diese Funktion
35. le eingespielten Lizenzen Bei der Demoversion werden hier noch keine Lizenzschl ssel hinterlegt sein Unterhalb der Lizenzschl sselliste haben Sie berblick ber Ihr gesamtes Lizenzvolumen sowie die derzeit aus diesen beanspruchten Lizenzen Hierzu geh ren die derzeit ge ffneten nl projekt Instanzen angemeldete Benutzer sowie die prinzipiell in nl projekt angelegten und aktivierten Benutzer Nicht aktivierte Benutzer meist ausgeschiedene Mitarbeiter k nnen sich nicht an nl projekt anmelden ben tigen daher aber auch keine Lizenz Um eine nl projekt Lizenz einzuspielen klicken Sie auf den Aktionsbutton und w hlen im erscheinenden Dateibrowser die im Regelfall per E Mail erhaltene Lizenzkeydatei aus Beachten Sie dass eine doppelt eingespielte Lizenz keinen Sinn macht Durch das Einspielen von g ltigen Lizenzen erh ht sich die maximale Benutzer Verbindungsanzahl von nl projekt Eingespielte Lizenzen k nnen jederzeit entfernt werden Bitte beachten Sie dass es zu Fehlern kommen wird wenn Sie durch ein Entfernen die ben tigte Lizenzanzahl unterschreiten Haben Sie ein Update von ni projekt eingespielt f r dessen Ihre Lizenzen keine G ltigkeit Diese erhalten Sie durch einen abgeschlossenen Updatevertrag kostenlos oder k nnen Sie in anderen F llen bei Bedarf kostenpflichtig erwerben Ein verg nstigter Updatepreis ist auf Grund der M glichkeit von Wartungsvertr gen nicht vorgesehen Lizenz berwachung nl pro
36. lgt durch schlie en des Fensters ESC M chten Sie Vorgangsdaten bearbeiten t tigen Sie einen Doppelklick auf den Eintrag oder nutzen Sie das Kontextmen Bei den Zeiten k nnen Sie dar ber hinaus auch die beschriebene Schnelleditier funktion nutzen A Ein L schen eines Eintrags ber das Kontextmen entfernt dieses unwiderruflich aus dem nl projekt Datenbestand Projekte abrechnen nl projekt kann Sie bei der Vorbereitung von Projektabrechnungen unterst tzen Projektt tigkeiten k nnen hierf r durch Benutzer entsprechender Berechtigungsstufe ab Projektmanager zur Abrechnung freigegeben werden und anschlie end als abgerechnet ab Rolle Abrechnung markiert werden Hierdurch haben Sie jederzeit den berblick von noch unverrechneten T tigkeiten und k nnen auch Teilabrechnungen von Vorg ngen innerhalb eines Projektes verwalten Seite 21 Freigabe zur Abrechnung Um geleistete T tig keiten zur Abrechnung freizugeben ffnen Sie vme mem zeta 00 00 bitte das Projekt Rechnungsstatus abrechenbar Zeitist 3 00h 0 00 sichtbar 2 00h 0 008 E zeitenfenster des be Datum Dauer verrechenbar Dauer OK verrechenbar OK Beschreibung Benutzer Yerrechnet tro ffenen Projektes 08 08 2006 2 2 2 2 Vorbereitung Punkt 20815 Max Mustermann freigegeben Die Statusspalte ver rechnet zeigt Ihnen den aktuellen Stand der Abrechnung einer einzelnen T tigkeit innerhalb des Projekt esan Im Standardfall also
37. menu der Administration F r einen Zugriff auf dieses Fenster ben tigen Sie Administrationsrechte Geben Sie bei der Neuanlage Vorname Name und Login Namen des Benutzers an Der Login ist der Name mit welchem sich der Anwender an nl projekt anmelden kann Das zugeh rige Passwort ist nach der Anlage gleich dem Login Namen und sollte daher baldm glichst durch den Anwender ver ndert werden Die Berechtigung stellt die Zugriffsstufe des Benutzers dar Je nach Aufgabe in nl projekt werden unterschiedliche Berechtigungsstufen vom Benutzer welcher nur T tigkeitszeiten hinterlegen kann bis hin zum Administrator mit Vollzugriff unterschieden Details der Berechtigungen entnehmen Sie bitte der Tabelle Geben Sie den Standardstundensatz des Benutzers an Dieser wird f r Projekte mit der gesetzten Option Stundens tze nach Mitarbeiter verwendet und bei der Zeiterfassung des jeweiligen Nutzers automatisiert mit hinterlegt Bei der Erfassung der anzuwendenden Stundens tze nach T tigkeit wird dieser als Vorauswahl hinterlegt kann jedoch durch den Benutzer ver ndert werden Die hinterlegten Benutzerdaten k nnen zu einem sp teren Zeitpunkt ge ndert werden A Wenn Sie die Stundensatzzuordnung eines Benutzers ver ndern bezieht sich dieser nur auf Um Benutzerdaten nachtr glich zu ver ndern doppelklicken Sie auf das jeweilige zu ver ndernde Feld in der Benutzertabelle Der bisher hinterlegte Eintrag wird im U berschreibmodus markiert und kann
38. n des Status von nicht verrechenbar auf verrechenbar kann durch die Administratorenrolle in der Zeit bersicht erfolgen Um eine Projektt tigkeitsabrechnung durchzuf hren markieren Sie die abzurechnenden Positionen und best tigen Sie die Abrechnung durch den entsprechenden Aktionsbutton rechts unten Die Ihnen bereist bekannten Selektionsm glichkeiten aus der Projektzeiten bersicht stehen Ihnen auch bei der Abrechnung zur Verf gung Der Status verrechnet ndert sich hierdurch auf ja Der Rechnungsstatus in der Projekt bersicht wird ebenfalls angepasst vgl Rechnungsstatus in Projektliste Abrechnungsreport E Rechnung Der Abrechnungsreport zeigt die bersicht der abgerechneten T tig keiten eines Projektes Er kann beispielsweise einer erstellten De Rechnung als Zeitnachweis bei on gelegt werden oder wird abgelegt und dient zur Kl rung von R ck ERSTER Sera ETRE fragen 08 08 2006 Vorbereitung Punkt 0815 au 2 Jeder Abrechnungsreport enth lt neben der Projektbasisinformation Datum Beschreibung und Dauer Dauer 1 Dauer 2 der abgerechn eten T tigkeit Ein Export als PDF Dokument erm glicht den Druck des Dokuments Jeder Abrechnungsreport enth lt die Projektnummer und eine projektspezifische Report Nummer Aus der Kombination Projektnummer Reportnummer Bsp 133 1 ergibt sich eine Eindeutigkeit auf welche beispielsweise in einer Dienstleistungsrechnung verwiesen werden kann nl projekt kann
39. n diesen mit der Maus oder der entsprechenden Tastenkombination z B ALT TAB wechseln Sollte auf Grund des verwendetem Betriebssystems keine Traybar vorhanden sein oder nicht genutzt werden k nnen haben Sie ber das nl projekt Control Panel Zugriff auf die nl projekt Funktionalit t Dieses startet automatisch wenn der Zugriff auf die Traybar nicht m glich ist Bitte beachten Sie dass die Funktion Abmelden im Control Panel nicht m glich ist Schlie en Sie hierzu das nl projekt Control Panel Hierdurch wird nl projekt beendet Achtung nur bei Nicht Traybar Version Ein Neustart erfordert ein neues Anmelden an nl projekt Erste Anmeldung an nI projekt Bei einer erstmaligen Nutzung von nl projekt existiert als Benutzer nur der Systemadministrations account sysadmin N Nutzen Sie f r eine erste Anmeldung an nl projekt folgende Zugangsdaten Login sysadmin Passwort sysadmin Bitte ndern Sie schnellstm glich das Zugangspasswort des sysadmin Benutzers um unberechtigte Zugriffe auf nl projekt zu vermeiden A Achtung Bitte verwahren Sie Login und Passwort eines Administratorennutzers sorgf ltig an sicherer Stelle Sollten Sie das Passwort vergessen haben Sie keine praktikable M glichkeit um auf nl projekt zuzugreifen die Einstellungen zu verwalten oder neue Benutzer anzulegen Um sich an nl projekt anzumelden klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das nl projekt Icon im Infobereich der Taskleiste u
40. nd w hlen im erscheinenden Menu den Punkt Anmelden aus Alternativ ffnet sich das Anmeldefenster bei Aufruf des T tigkeits und Zeiterfassungsfenster mittels Linksklick auf das nl projekt Trayicon falls Sie noch nicht angemeldet sind Seite 4 nl projekt Anmeldung Geben Sie Ihren Login Namen und das zugeh rige Passwort in das erscheinende Anmeldefenster ein und best tigen Sie Ihre Anmeldung durch ENTER oder einen Mausklick auf den Login Button nl projekt berpr ft Ihre Zugangsdaten und meldet Sie am System an nl projekt Login nl projekt nn Eine erfolgreiche Anmeldung wird durch entsprechende Meldung quittiert wort Sie haben im Anschluss Zugriff auf die Men punkte von nl projekt ni projekt kann nicht auf den Server zugreifen berpr fen Sie ob eine funktionsf hig Netzwerkverbindung zu Ihrem ni projekt Server besteht und Sie die Zugriffsberechtigung auf diesen haben Login oder Passwort falsch berpr fen Sie Ihre Benutzernamen Passwort Kombination und versuchen Sie es erneut Beachten Sie bei der Eingabe bitte Gro und Kleinschreibung unerwarteter Fehler In seltenen Fehler Kann es zu einem unerwarteten nicht weiter zu spezifizierenden Fehler kommen Starten Sie in einem solchen Fall die Anwendung erneut und versuchen es noch einmal Sollte der Fehler erneut auftreten kontrollieren Sie ob Sie auf den nl projekt Server zugreifen k nnen und versuchen es gegebenenfalls von einem anderen Cl
41. r Vorgangserfassung der entsprechenden Mitarbeiter selektierbar Es ist jederzeit nachtr glich m glich weitere Mitarbeiter einem Projekt zuzuweisen Wird ein Mitarbeiter im Nachgang entfernt kann dieser keine neuen Zeiten auf das Projekt buchen die bereits vorhandenen Eintr ge bleiben jedoch vorhanden Kategorien Nutzen Sie die projektindividuellen Kategorien um eine Struktur in Ihre Vorg nge und T tigkeiten innerhalb Ihres Projektes zu bekommen Eine Auswertung nach Kategorien ist in aktueller Version nicht m glich Die Kategorien dienen lediglich informativ zu dem jeweiligen T tigkeitseintrag Wenn Sie Kategorien zu dem Projekt angelegt haben hat der Mitarbeiter bei der Zeiterfassung die M glichkeit eine der angelegten Kategorien auszuw hlen Um angelegte Kategorien im Projekt wieder zu entfernen l schen Sie ENTF den Kategorienamen und best tigen dies durch ENTER Die Kategoriezeile wird hierdurch entfernt Kategorien welche bereits innerhalb des Projektes verwendet wurden k nnen nicht mehr entfernt werden es sei denn alle betroffenen Eintragungen Vorg nge werden zuvor entfernt Angebotsinformation Hinterlegen Sie an dieser Stelle f r das Projekt wichtige Informationen hinsichtlich Angebot und Kundenabsprachen Die Angebotsinformation erscheint im Report Auftragsschein Projektinformation Hinterlegen Sie hier Informationen ber das Projekt oder ber dessen Durchf hrung Die Angaben erscheinen auf den Auftragssch
42. s abgelegt wird Dr cken von Abbrechen oder ESC Taste beendet die Projekterfassung ohne das Projekt zu speichern Seite 19 Sie k nnen jederzeit im Nachhinein ein Projekt bearbeiten und Ihre bei der Anlage erfassten Informationen ndern Rufen Sie f r das Bearbeiten eines angelegten Projektes den entsprechenden Menupunkt im Kontextmenu rechter Mausklick auf Projekt auf Ein L schen eines Projektes ist nur solange m glich wie dieses von keinem Mitarbeiter mit T tigkeiten bebucht wurde Um ein Projekt zu entfernen klicken Sie in der Projekt bersicht auf L schen im Kontextmenu Rechnungsstatus in Projektliste Der Rechnungsstatus signalisiert ob Projektt tigkeiten bereits abgerechnet sind oder zur Abrechnung stehen vgl Projekte Abrechnen teilabgerechnet Es sind bereits teilweise T tigkeiten dieses Projektes verrechnet worden Hierdurch liegt mindestens ein Abrechnungsreport vor Die noch nicht verrechneten T tigkeiten sind noch nicht als abrechenbar markiert abrechenbar Signalisiert dass mindestens ein Projekteintrag zur Abrechnung zur Verf gung steht abgerechnet Alle hinterlegten T tigkeiten wurden bereits abgerechnet oder auf nicht verrechenbar ee Dies k nnte ein Signal sein dass das Projekt eventuell abgeschlossen ist Bei abgeschlossenen Projekten vgl Projektstatus sollte dies der Normalfall sein Projektzeiten ni projekt verwaltet je Projekt eine beliebige Anzahl
43. se zur textlichen Markierung von nicht mehr aktuellen Stundens tzen Sie k nnen einmal angelegte Stundens tze nachtr glich bearbeiten indem Sie ber dem zu bearbeitendem Eintrag im Menu Aufruf mit rechter Maustaste die Bearbeiten Funktion aufrufen Alternativ ffnet auch ein Doppelklick auf den entsprechenden Eintrag das selbe Fenster Ein L schen von noch nicht verwendeten Stundensatzeintr gen erfolgt ber das Kontextmenu rechte Maustaste ber dem betroffenen Eintrag Achtung Ein L schen von bereits bebuchten Stundens tzen ist nicht m glich Sie k nnen diese jedoch Deaktivieren Kein Haken im Feld aktiv damit sie nicht mehr zur Auswahl stehen S i Tipp M chten Sie einen bereits verwendeten Stundensatz l schen m ssen Sie diesen aus allen Eintr gen entfernen Bearbeiten Sie hierzu den entsprechenden Projektvorgang und weisen diesen einen neuen Stundensatz und oder Bearbeiter zu Seite 8 Sie ben tigen 7 Zugriffslizenzen 5 2 Mitarbeiter Benutzereinstellungen Die Benutzereinstellungen dienen dazu nl projekt benutzerbezogen anzupassen In diesen Menupunkt der Einstellungen ist auch ein Zugriff f r nl projekt Anwender mit normalen Benutzerrechten vorhanden Skin verwenden Aktivieren Sie diese Auswahlbox um die Standard nl projekt Optik und eingebundenen Grafiken zu verwenden Sollte Ihr System einer lteren Generation angeh ren so dass die aufwendigere Variante zu langsam ausgef
44. ternen Projektplanung und Informationsfluss genutzt werden Er beinhaltet im Wesentlichen alle bei der Projektanlage hinterlegten Informationen Nutzen Sie den Auftragsschein um einen Projektordner mappe anzulegen in welchem Sie Papierunterlagen zu Projekten hinterlegen oder nutzen Sie diesen zur Projektplanung mit den entsprechenden Mitarbeitern Interner Report Der interne Report enth lt Informationen zu den auf ein Projekt gebuchten T tigkeiten einschlie lich Mitarbeiter und interner Vermerk sowie die kumulierten Zeiten Nutzen Sie den internen Report f r Projektbesprechungen internes Projektcontrolling oder wenn Sie einfach nur einen berblick ber die aufgelaufenen Projektzeiten haben m chten Kundenreport Der Kundenreport stellt die Kundenversion des internen Reports dar und ist um internen Vermerk und Mitarbeiter gek rzt Nutzen Sie die M glichkeit w hrend der Projektphase mit dem Report Ihre Kunden ber bisher aufgelaufenen Aufwand zu informieren Der Druck des Reports erfolgt im Kontextmenu in der Projekt bersicht In den Einstellungen hinterlegte Firmierung und Anpas sungen werden innerhalb der Reports unternehmens individuell ber cksichtigt teiten EP abrechnen a bearbeiten lt Report a Auftragsschein Me Status SE Kundenreport a Interner Report Q Dieses Handbuch dient als Einstieg zur Nutzung von nl projekt Sollten sich Fragen ergeben welche nicht hinreichend aus dem Handbuch
45. uf Ihrem Rechnersystem Sie ben tigen eine Lizenz fur 15 Zugriffe ni projekt erhalten Sie in verschiedenen Lizenzstaffeln z B 1 User 5 User 10 User Die Lizenzpakete addieren sich f r die ben tigte Benutzeranzahl Beispiel i Sie ben tigen 6 Zugriffslizenzen f r nl projekt Bestellen Sie hierzu zwei Lizenzkeys einen 5 User und einen 1 User Schl ssel Sie erhalten hierdurch gesamt 6 Zugriffslizenzen Nach einiger Zeit kommen zwei Mitarbeiter hinzu Bestellen Sie zweimal eine 1 User Lizenz nach und erweitern Sie hierdurch nl projekt auf 8 Zugriffslizenzen Seite 9 Jeder Lizenzschl ssel hat eine Versionsg ltigkeit mit hinterlegt welche besagt bis zu welcher ni projekt Version dieser Lizenzschl ssel g ltig ist Sie erhalten beim Neukauf immer einen Lizenzschl ssel welcher mindestens bis zur aktuellen Softwareversion von nl projekt G ltigkeit besitzt In den meisten F llen wird der Lizenzkey dar ber hinaus noch f r ein paar Folgeversionen meist Patches verwendbar sein N Tipp Durch den Abschluss eines optionalen Wartungsvertrages k nnen Sie innerhalb dessen Laufzeit eventuell abgelaufene Lizenzschl ssel in neue tauschen Sie haben somit immer Zugriff auf die aktuelle nl projekt Version Lizenzverwaltung in nl projekt Die Lizenzverwaltung finden Sie durch Aufruf des Buttons Lizenzen innerhalb des Einstellfensters von nl projekt Im Lizenzfenster finden Sie in tabellarischer Form al
46. ummer welche verschiedene stundens tze keiner O nach Mtarbeiter nach T Bei rieren Proen ist eine Abrechnung nieht m gich zur internen Identifikation dient Stundens tze im Report Y Eine Eingabe von mehreren gleich lautenden Projekten ist Seite 17 dadurch denkbar wird aber nicht empfohlen da bei dem Erfassen des T tigkeitsnachweis der Projekt name das Zuordnungskriterium f r den Mitarbeiter darstellt Kunde Geben Sie hier den Namen des Kunden an f r wen das Projekt durchgef hrt wird oder w hlen Sie einen vorhandenen Kunden aus Beachten Sie dass sobald Sie einen neuen Kundennamen angeben dieser bei der n chsten Projektanlage mit zur Auswahl steht Sie sollten im Hinblick der Listenfilter nach M glichkeit den gleichen Kunden auch identisch schreiben um eine korrekte Zuordnung zu erhalten Projektstart Geben Sie hier das Projektstartdatum an Dies ist rein informativ und kann f r eine Planung von anstehenden Projekten genutzt werden Es wird im Report Auftragsschein mit ausgewiesen Gesch tzte Zeit Die gesch tzte Zeit dient informativ zur Planung von Projekten und k nnte f r einen sp teren Soll lst Vergleich verwendet werden Die Zeiten werden in den Reports mit ausgewiesen Mitarbeiter Weisen Sie hier Ihrem Projekt die Mitarbeiter zu welche das Projekt bearbeiten Bitte beachten Sie dass nur zugewiesene Mitarbeiter Zeiten auf das Projekt buchen k nnen Das Projekt ist durch die Zuweisung in de

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