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Benutzerhandbuch

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1. 2 r42annnn00nnnnnannnnannnnnannnnnnnnnnannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnannnnnn 46 3 Import von Zahlungen aus Paymaker oder UBS Pay uuuu22uunn000n0n0nnnnnannnnnnnnnnnnnnnnnannnnnn 47 4 Import einer ESR Datei Zahlungseing nge ueusnnsansnnannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnannnnnnn 48 13 Dateikonversion 50 1 Konversion von Dateien aus Account f r DOS uuuuunesusnnannnnnnnnnnnnnnnnannnnnnnnnnnnnnnnannnnnnannnnn 50 14 Anhang A Fehlermeldungen 52 15 Anhang B Grundlagen der Doppelten Buchhaltung 55 Index 59 1996 2007 AccSoft Shareware Top Level Intro This page is printed before a new top level chapter starts Part Account Pro 2 1 Allgemeines Registrierung 1 1 Allgemeines ber ACCOUNT PRO ACCOUNT PRO ist ein netzwerk und mandantenfahiges Buchhaltungs und Finanzplanungsprogramm basierend auf dem System der doppelten Buchf hrung Es eignet sich sowohl f r kleinere bis mittlere Betriebe aus Handel Gewerbe Handwerk und freien Berufen als auch f r Privatpersonen die ihre eigenen Finanzen ihre Liegenschaften die Finanzen eines Vereins oder hnliches verwalten wollen ACCOUNT PRO hat eine Automatikfunktion f r Steuerbuchungen Vorsteuer Mehrwertsteuer und ist damit f r den Einsatz im gesamten deutschsprachigen Raum Europas geeignet ACCOUNT PRO arbeitet eng mit dem Fakturierungsprogramm ACCOUNT PRO INVOICE zusammen indem Rechnungs und Gutschriftsbuchungen au
2. Buchung schon gel scht Buchungen am 1 Tag der Buchungsper nur betr Kapital erlaubt Damit wird sichergestellt dass die Saldovortr ge als erste Eintr ge auf den Kontobl ttern erscheinen Buchungen betr Kapital nur am 1 Tag der Buchungsperiode erlaubt Damit wird sichergestellt dass die Saldovortr ge als erste Eintr ge auf den Kontobl ttern erscheinen Das Konto enth lt Buchungen und muss ein Detailkonto bleiben Buchungen k nnen nur in Detailkonten enthalten sein Das Konto existiert nicht Das Konto geh rt bereits zur Liste der Liquidit tskonten Die beiden Passw rter stimmen nicht berein Bitte das Passwort nochmals eingeben Die Buchungsperiode muss am 1 Tag des Monats beginnen Die Debitorenkonten m ssen in einem Block unmittelbar aufeinander folgen Die Konten d rfen nicht gleich sein Buchungen bei denen K1 K2 ist ergeben keinen Sinn Die Kontenstrukturen stimmen nicht berein Sie k nnen diese Buchhaltung nicht berschreiben Bringen Sie beide Kontenpl ne zur exakten Uebereinstimmung oder f hren Sie die Aenderungen der Anfangsbilanz und der Vorjahreswerte in der neuen Buchungsperiode von Hand durch Die Kreditoren Konten m ssen in einem Block unmittelbar aufeinander folgen Die letzte Buchung war keine Hauptbuchung Diese Datei existiert bereits Ende vor Beginn der Buchungsperiode Es wurden noch keine Liquidit tskonten definiert Bitte zuerst angeben welche Konten zur Liquidit t beitragen
3. z B ein Bankkonto als K1 eingegeben w rde ACCOUNT PRO zeigt den auf das Sammelkonto gebuchten Gesamtbetrag in der linken oberen Ecke des Buchungsformulars an Wenn Sie alle einzelnen Betr ge eingegeben haben w hlen Sie Ende Sammelbuchung und machen Sie eine Buchung zwischen dem betreffenden Konto von dem aus die Zahlung erfolgt ist und dem Sammelkonto mit einem Buchungsbetrag der gleich ist wie das angegebene Total der vorher eingegebenen einzelnen Betr ge Der Saldo des Sammelkontos muss dadurch auf Null gestellt werden Wenn das Aktivkonto von dem aus die Zahlung erfolgt ist als K1 eingegeben wird dann ist das Betragsvorzeichen dieser Buchung wie gewohnt negativ 1996 2007 AccSoft Shareware Account Pro 20 6 6 6 7 6 8 Die Korrektur von Eingabefehlern erfolgt am zweckm ssigsten direkt in der Bildschirm Darstellung des Sammelkontos Anschauen Kontoblatt Nach der Korrektur muss der Saldo dieses Kontos wiederum Null betragen Belegnummer Eingabe Ein spezielles Feld zur Eingabe der Belegnummer ist nur dann vorhanden wenn Sie unter Optionen Buchungsformular die entsprechende Option gew hlt haben Die Belegnummern sind rein numerische Werte zwischen 1 und 99999 Memos und Offene Posten Memoranda zu Buchungen Der Buchungstext kann maximal 30 Zeichen pro Buchung umfassen Falls dies nicht ausreicht oder wenn es sonst angezeigt ist k nnen Sie einer Buchung ein Memorandum beif ge
4. hlen Sie den f r Sie am besten geeigneten Kontenplan aus Wenn Sie schon eine Buchhaltungsdatei mit einem eigenen Kontenplan haben dann k nnen Sie eine neue Buchhaltung auch auf Grund dieser Datei er ffnen 2 Nachdem Sie sich f r den zu verwendenden Kontenplan entschieden haben w hlen Sie Datei Oeffnen aus dem Hauptmen und laden Sie die Datei die den gew nschten Kontenplan enth lt 3 W hlen Sie dann Struktur Buchungsperiode aus dem Hauptmen und geben Sie den Namen der neuen Buchhaltung und die Daten der Buchungsperiode ein Anschliessend k nnen Sie den Kontenplan Struktur Kontenplan Ihren speziellen Bed rfnissen anpassen indem Sie nicht ben tigte Konten l schen und zus tzlich ben tigte einf gen 4 Geben Sie anschliessend die Anfangsbilanz ein indem Sie alle Bilanzkonten Saldi Aktiven und Passiven als Buchungen zwischen dem betreffenden Bilanzkonto als K1 und dem Konto Kapital als K2 eingeben in diesem Fall geben Sie Passivsaldi als negative Werte ein oder in der klassischen Buchungsmethode von Soll und Haben Verbuchung die Aktivsaldi gegen Kapital und Kapital gegen Passivsaldi Das Kapital wird dann vom Programm automatisch errechnet Nach der Eingabe der Anfangsbilanz ist die Buchhaltung er ffnet und es k nnen nun die auftretenden 1996 2007 AccSoft Shareware Account Pro 9 3 3 Geschaftsvorfalle laufend verbucht werden Wenn Sie die Da
5. AKTIVEN PASSIVEN Kasse 500 Autokredit Postscheckkonto 1 500 Hypotheken Gehaltskonto Sparkonto Obligationen Darlehen an Hr X Auto Haus Reinverm gen 288 000 798 000 798 000 Erst die Gegen berstellung von Aktiven und Passiven kann aufzeigen auf welchen Teil des Werts seines Verm gens jemand Anspruch hat Diesen Teil nennt man das Reinverm gen und die Gegen berstellung nennt man Bilanz Damit die Bilanz im Gleichgewicht ist Summe der Aktiven Summe der Passiven wird das Reinverm gen als Passivum betrachtet Es ist ein berechneter Wert und ist die Differenz zwischen dem Gesamtverm gen und der Summe der brigen Passiven Wenn alle brigen Passiven Schulden Fremdkapital sind dann zeigt es jenen Teil eines Verm gens der dem Eigenkapital entspricht Die Einlage eines Gesch ftsinhabers oder die Einlagen der Teilhaber nennt man auch Eigenkapital Bei 1996 2007 AccSoft Shareware Account Pro 56 Aktiengesellschaften entspricht das Eigenkapital dem Aktienkapital Die obenstehende Tabelle zeigt eine Bilanz wie sie f r einen Privaten m glich ware Aus ihr wird deutlich warum man bei der Gegen berstellung von einer Bilanz spricht Die beiden Seiten Aktiven und Passiven halten sich in der Tat die Waage Man sagt auch dem Verm gen Aktiven stehe ein entsprechendes gleich grosses Kapital gegen ber Die Passiven werden deshalb auch Kapital genannt Sie setzen sich in der Regel aus Reinv
6. Barbezugs vom Gehaltskonto wird dies nachstehend erl utert Konto Nr 100 Kasse Datum Text K2 Soll Haben Saldo Nr 12 4 Barbezug 103 1 000 1 500 22 1996 2007 AccSoft Shareware Account Pro 58 Konto Nr 103 Gehaltskonto 1 1 Saldovortrag 299 6 000 6 000 1 12 4 Barbezug 101 1 000 5 000 22 EEN EEE ET FE EE WE eet Die Transansaktion wird auf zwei Konten verbucht Einmal auf dem Konto Kasse und ein zweites mal auf dem Konto Gehaltskonto welches hier das sogenannte Gegenkonto ist Die mit K2 bezeichnete Kolonne der Kontobl tter bezeichnet die zu den einzelnen Buchungen geh renden Gegenkonten Der Betrag der Transaktion wird beim Konto Kasse in der Kolonne Golf und beim Konto Gehaltskonto in der Kolonne Haben eingetragen Dabei lautet die Buchungsregel Aktivkonten Anfangsbestand und Zunahmen ins SOLL Abnahmen ins HABEN Passivkonten Anfangsbestand und Zunahmen ins HABEN Abnahmen ins SOLL Bei Ertrags und Aufwandkonten gibt es keinen Anfangsbestand Die Zuordnung der Betr ge zu den Kolonnen ergibt sich automatisch aus der obenstehenden Buchungsregel und der weiteren Regel dass f r die beiden Buchungen einer Transaktion immer verschiedene Kolonnen verwendet werden m ssen Die Eintr ge der Aufwandkonten sind also normalerweise auf der Soll Seite vorzufinden diejenigen der Ertragskonten normalerweise auf der Haben Seite Die Benennung der Kolonnen als Sol
7. Gruppenkonten Stufen 3 bis 1 k nnen brauchen aber nicht nicht numeriert werden Feld Konto Nr leer lassen Bezeichnung Die Lange der Kontobezeichnung ist nur durch die Lange des Eingabefeldes begrenzt Die maximal m gliche Anzahl Zeichen einer Bezeichnung h ngt deshalb von der Breite der einzelnen Zeichen ab Stufe Sie m ssen mindestens die Stufe 4 Detailkonten benutzen Die Verwendung von Kontogruppen Stufen 1 bis 3 ist fakultativ Sie dienen in erster Linie der Zusammenfassung von Konten in der Bilanz und in der Erfolgsrechnung Bitte beachten Sie dass wenn Sie sie verwenden wollen Sie die Kontogruppen konsequent verwenden m ssen ACCOUNT PRO fasst in den Auswertungen jeweils alle Unterstufen zusammen solange bis es auf ein Konto der gleichen Stufe st sst Kontoart Weisen Sie den einzelnen Konten jeweils die entsprechende Kontoart zu Neben den Hauptkontoarten Allg 1996 2007 AccSoft Shareware Account Pro 10 3 4 Aktivkonto Allg Passivkonto Aufwandkonto und Ertragskonto gibt es noch die Sonderkontoarten Debitorenkonto Kreditorenkonto Startkapitalkonto und Sammelkonto Diese sind wie folgt zu verwenden Debitorenkonto Debitorenkonten geh ren zu den Aktiven und sind f r die Verwendung als Einzel Debitorenkonten z B Kunden Debitorenkonten vorgesehen Alle als Debitorenkonten bezeichneten Konten m ssen unmittelbar aufeinanderfolgen und innerhalb der Akt
8. Sammelkonto 9 Sch tzung 34 Server 39 Shareware 2 Skonto 22 SKRO3 8 Splitbuchung 9 19 Standardbuchungen 22 40 Standardkontenplan 8 Startkapital 8 10 Startkapitalkonto 9 Statistik 27 Steuer 22 Steuersatz 22 Stufe 9 suchen 39 Support 2 TE Taschenrechner 44 Typ Definition 35 U UBS Pay 47 Uebertrag 32 Umsatzsteuer 22 Updates 2 V verkn pfen 22 Visa 2 Vollversion 2 Voranmeldung 41 Vorjahr 34 Vorsteuer 22 61 Account Pro Vorzeichen 18 Wahrung 22 Wechselkurs 22 By ae Zahlungseingang 5 39 Zahlungseing nge 5 1996 2007 AccSoft Shareware
9. Sehen ndern des zugeh rigen Kontoblatts Anstatt die Befehlsleiste Kontoblatt sehen ndern anzuklicken k nnen Sie auch einfach die entsprechende Zeile in irgendeiner Kolonne ausser Kolonne M doppelt anklicken Siehe auch Planen Budget Planen Jahres bersicht Planen Sch tzung Planen Vorjahr Jahres bersicht Die Jahres bersicht vergleicht die Jahres Werte von Vorjahr Budget und Bisher Schatzung der einzelnen Konten und insgesamt Die Werte von Bisher ber cksichtigen alle Buchungen bis und mit dem letzten Monat mit vollst ndigen Buchungen F r die weiteren Monate wird die Sch tzung zur Bildung der Werte von Bisher Sch tzung herangezogen Die letzte Zeile der Jahres bersicht enth lt den f r das Gesch ftsjahr zu erwartenden Gewinn oder Verlust Kolonne M In der mit M bezeichneten Kolonne wird das Vorhandensein von Planungsmemos zu Detailkonten Kontenplan Stufe 4 angezeigt Klicken Sie die entsprechende Zeile dieser Kolonne einfach doppelt an wenn Sie ein Memo hinzuf gen ndern l schen oder ausdrucken wollen Kolonne K In der mit K bezeichneten Kolonne werden allff llige Planungskonflikte angezeigt Bei den als Typ Fix bezeichneten Konten erscheint dort ein Ausrufezeichen wenn der gesch tzte Jahres Endbetrag Bisher Sch tzung nicht mindestens gleich hoch wie der Gesamtbudgetbetrag ist Dies soll darauf aufmerksam machen dass die Zukunftssch tzung revidiert werden so
10. Sie n tzliche Hinweise zur Verarbeitung von ACCOUNT PRO Exportdateien in einigen weitverbreiteten Windows und DOS Programmen Word f r Windows Exportieren Sie die Dateien mit Tab als Spalten Begrenzer und mit dem ANSI Windows Zeichensatz Lassen Sie die Checkbox Zeichenketten mit Anf hrungszeichen einfassen leer Oeffnen Sie die Exportdatei in Winword oder f gen Sie die Exportdatei in ein Winword Dokument ein Markieren Sie den importierten Text und wandeln Sie ihn in eine Tabelle um Tabelle Text in Tabelle umwandeln Excel f r Windows Export aus Account Pro Exportieren Sie die Dateien mit Tab als Spalten Begrenzer und mit dem ANSI Windows Zeichensatz Lassen Sie die Checkbox Zeichenketten mit Anf hrungszeichen einfassen leer Wenn Sie aktiviert ist klicken Sie die Checkbox Export in Tabellenkalkulation an Import in Excel Oeffnen Sie die Exportdatei in Excel mit Datei Oeffnen Open Office Export aus Account Pro Exportieren Sie die Dateien mit Tab als Spalten Begrenzer und mit dem ANSI Windows Zeichensatz Lassen Sie die Checkbox Zeichenketten mit Anf hrungszeichen einfassen leer Wenn Sie aktiviert ist klicken Sie die Checkbox Export in Tabellenkalkulation an Import in Open Office Die Exportdatei ffnen als Dateityp Text CSV csv txt mit Datei Oeffnen Quattro Pro f r DOS Exportieren Sie die Dateien mit Komma als Spalten Begrenzer und mit dem DOS Zeichensatz Klicken Sie die Ch
11. anklicken und die gew nschte Aktivit t in dem daraufhin erscheinenden Memo Formular durchf hren Buchungen die Sie als Offene Posten markiert haben sind in den Bildschirmdarstellungen in der mit Mi bezeichneten Spalte mit dem Buchstaben O gekennzeichnet Unter Anschauen Kontoblatt Offene Posten anschauen k nnen die Sie die Offenen Posten eines Kontos f r eine beliebig w hlbare Periode berblicken Unter Drucken Kontobl tter Einzelkonto Offene Posten k nnen Sie die offenen Posten eines beliebigen Kontos f r eine beliebige Periode ausdrucken Unter Optionen Buchungen suchen k nnen Sie in der gesamten Buchhaltung nach Offenen Posten suchen Zahlungseing nge verbuchen Wenn Sie schweizerische ESR Dateien importieren und automatisch verbuchen m chten klicken Sie hier Diese Angelegenheit ist auch nur dann von Bedeutung wenn Sie die Offene Posten Funktion zur Kennzeichnung von Debitorenbuchungen verwenden 1996 2007 AccSoft Shareware Account Pro 21 Wenn Sie einen einem Offenen Posten entsprechenden Zahlungseingang verbuchen m ssen dann k nnen Sie mittels der Funktion Buchungen suchen Optionen Buchungen suchen die Offene Posten Buchung auffinden BEISPIE1 Buchungen suchen x p Suchen pan Nur ganze W rter S tze Schliessen C Buchungstext Dez Gross Kleinbuchstaben beachten Textin Memos Belegnummer Fl Buchungsbetrag C Kstell Zahlun
12. automatischen Verbuchung von periodisch wiederkehrenden Transaktionen z B Zahlungen im Zusammenhang mit Dauerauftr gen an die Bank Um eine periodische Automatikbuchung zu definieren m ssen Sie den Mauscursor auf eine leere Zeile positionieren und die Befehlsleiste Definieren anklicken F llen Sie das anschliessend erscheinende Eingabeformular ganz aus Wenn Sie unter Dann jeweils eine Periode die ganze Monate umfasst w hlen dann sollten Sie beachten dass die Daten Neunundzwanzigster Dreissigster und Einundreissigster nicht in allen Monaten auftreten ACCOUNT PRO wird nur solche Buchungen automatisch eingeben die real existierende Daten enthalten Wenn Sie die Liste der Automatikbuchungen wieder verlassen und jedesmal beim Laden einer Buchhaltung pr ft ACCOUNT PRO ob periodische Automatikbuchungen f llig seien Wenn dies der Fall ist dann informiert sie ACCOUNT PRO dar ber und verbucht diese ACCOUNT PRO behandelt alle automatisch erfolgten Buchungen so als h tten Sie sie selbst eingegeben und zeigt diese in der Buchungsliste des Buchungsformulars Buchen Es kann dann durchaus sein dass Korrekturen notwendig sind weil z B Bank Dauerauftr ge nicht an dem vorgesehenen Datum erfolgt sind Solche Korrekturen k nnen Sie dann sehr leicht im Buchungsformular vornehmen MwSt Abrechnungs bzw USt Voranmeldewerte definieren Mit der Funktion MwSt Abrechnungswerte definieren CH bzw Umsatzsteuer Voranmeldewerte d
13. den Kontenplan der neuen Buchhaltung nach belieben ndern Bei jeder weiteren Uebetragung revidiert ACCOUNT PRO in der neuen Buchhaltung die Werte der Anfangsbilanz und die monatlichen Vorjahres Werte der Erfolgsrechnungskonten Alle schon gemachten Buchungen der neuen Periode bleiben dabei erhalten 1996 2007 AccSoft Shareware Top Level Intro This page is printed before a new top level chapter starts Part Account Pro 34 10 Planen 10 1 Uebersicht Planen bedeutet das Aufstellen einer Zielvorgabe Budget f r alle Aufwand und Ertragskonten und das periodische Absch tzen zuk nftiger Abweichungen von dieser Sch tzung Ziel des Planens ist das m glichst fr hzeitige Erkennen von Abweichungen vom budgetierten finanziellen Gesamtergebnis am Ende der Buchungsperiode Gest tzt darauf k nnen allenfalls Massnahmen z B Sparen Verschieben von Projekten ergriffen werden Siehe auch Planen Budget Planen Sch tzung Planen Jahres bersicht Planen Monats bersicht Planen Typ Definition 10 2 Vorjahreswerte Die Werte Vorjahr werden beim Uebertrag auf neue Buchungsperiode automatisch generiert und dienen als Hilfe f r das Aufstellen des neuen Budgets In F llen wo dies angezeigt ist k nnen sie unver ndert als neue Budgetwerte bernommen werden Dazu ist als Budgetwert V einzugeben Siehe auch Planen Budget Planen Sch tzung Planen Uebernahme Budget als Sch tzu
14. rn A E 34 Ae SSCIAUZUING EE 34 5 Uebernahme Budget als Sch tzung uunrsussnnnnnnnnnnnnnnnnnnnannnnnnnnunnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 35 6 Typ Definition 2 222 22 0222uu 22 ee crsetuded sr AAAA An ES a AA A 35 T Cu Le ME 35 8 MonatSuibersicht uge SCENE dee EES 36 9 dalhesgbereleht eessen EE 36 11 Optionen 39 1 Ordner f r die Buchhaltungsdaten definieren cccscccsseceeeeeeesseeseseeeenseeeesseeseneeeeeesneess 39 2 Buchungen Suchen 2 2 2 2222 eege ege dee 39 3 Standard und Automatikbuchungen 22us420nnnnonnnnnannnnannnnnannnnnnnnnnannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnannnnnnn 40 4 Periodische Automatikbuchungen unnessnnsennnnnnennnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn anne nn 41 5 MwsSt Abrechnungs bzw USt Voranmeldewerte definieren nrssnnnmnnBBnnnnnnnn nn 41 6 Benutzerdefinierte Bilanz Erfolgsrechnung BWA uursessnnsennnnnnennunnonnnnnnnnnnnnnnnnannnnnnnnnnenn 42 7 Fremdw hrungen 2 21 ln Eee re ern a aiaa E aaa ae dae Sanaa E Cde eaaa 43 8 Kostenstellen Projekte unrssnnnsennnnnnnnnnnnnnnennnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnennnnnannennnnannneen nennen nennen 44 9 Taschenrechner 2 2 2 22 2 00 2000 ne a na anna 44 UR EE UE 44 12 Export und Import 46 1 Export von Buchhaltungsdaten uusnnsssnennnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nennen nennen 46 2 Import nach Account Pro Standard
15. Anfangsbilanz 8 Anfangsdatum 13 Anschauen 26 Aufwand 9 Auswertung 26 Automatikbuchungen 40 BB Beleg 20 Belegnummer 20 Benutzer 39 Bericht 26 Beschreibung 2 Bestellformular 2 Betrag 18 Betragsvorzeichen 13 Bilanz 9 Bruttobetrag 22 Buchen 17 Buchhaltungsdaten 39 Buchhaltungsname 13 Buchungsformular 17 Buchungsperiode 2 13 Buchungsregeln 13 Budget 34 Client 39 Di Datei 13 Dateinamen 13 Debitorenkonto 9 Debitorenkontrolle 5 Detailkonto 9 DOS 50 Drucken 30 Sie Eingeben 17 Einsatz 2 Enddatum 13 Erfolgsrechnung 9 Ertrag 9 Export 46 Fe F higkeiten 2 Fakturierungsprogramm 5 Fremdwahrung 22 43 Fremdw hrungskonten 22 G Gegenkonto 19 Gesch ftsjahr 13 GKto 19 Gutschriften 5 Hauptbuchung 22 Import 46 Internet 2 J Jahres bersicht 36 1996 2007 AccSoft Shareware Index 60 BNC Kafer 8 KMU 8 Kontenplan 9 Konto 19 Kontoart 9 Kontogruppe 9 Kontonummer 9 Kostenstellen 44 Kreditkarte 2 Kreditorenkonto 9 Kto 19 Se Liquiditat 27 Lizenz 2 3 Lizenzversion 2 Lizenzvertrag 3 Mahnungen 5 Mandanten 15 mandantenfahig 15 Mastercard 2 Memo 20 35 Monats bersicht 36 MwSt 22 Netzwerk 39 Ox Offene Posten 5 Offener Posten 20 OP 20 P Passiven 9 Passwort 44 periodisch 41 Planen 34 Preis 2 1996 2007 AccSoft Shareware Privatbuchhaltung 8 Projekte 44 SS Rechnungen 5 Registrierung 2 SH Sammelbuchung 9 19
16. Eingabeformular auf den Bildschirm Doppelklicken in der Spalte Gkto f r Gegenkonto zeigt den entsprechenden Kontonamen an Doppelklicken in einer anderen als den Spalten M und Gkto hat den gleichen Effekt wie der Men punkt Aendern und bringt das Buchungsformular auf den Bildschirm Wichtig Wenn Sie Buchungen direkt in der Kontoblattdarstellung hinzuf gen oder ndern dann m ssen Sie das Kontoblatt anschliessend mit Neuberechnen neu darstellen wenn Sie den Effekt der Buchungen in der Darstellung sehen wollen Journal Darstellungen Es k nnen maximal ca 12000 Buchungen dargestellt werden Damit diese Grenze nicht berschritten wird ist es allenfalls notwendig f r die Journal Darstellung einen kleineren Buchungsnummernbereich bzw einen k rzeren Zeitabschnitt zu w hlen Doppelklicken in der mit M f r Memo bezeichneten Spalte bringt das Memo Eingabeformular auf den Bildschirm Doppelklicken in den Spalten Sollkonto oder Habenkonto zeigt den entsprechenden Kontonamen an Doppelklicken in einer anderen als den Spalten M Sollkonto und Habenkonto hat den gleichen Effekt wie die Befehlsleiste Aendern und bringt das Buchungsformular auf den Bildschirm Bilanz und Erfolgsrechnung Bilanz und Erfolgsrechnung nach Account Pro Standard Die Gliederung der Darstellung nach Kontogruppen ist nur dann m glich wenn der Kontenplan Struktur Kontenplan solche Kontogruppen enth lt Die Check Box zur Zusammenfass
17. Ertragskonten zu verwenden und ihm eine einpr gsame Nummer zu geben z B 9999 Aenderungen des Kontenplans Ausser w hrend der Zeit in der Sie eine Buchhaltung wiederholt auf eine neue Buchungsperiode bertragen m chten siehe Neue Buchungsperiode anfangen k nnen Sie jederzeit auch dann wenn die Buchhaltung bereits Buchungen enth lt Aenderungen am Kontenplan vornehmen z B neue Konten er ffnen oder Kontogruppen einf hren Vor dem L schen eines Kontos m ssen Sie allerdings s mtliche in ihm enthaltenen Buchungen auf andere Konten umbuchen Anders als bei der Bilanz und Erfolgsrechnung nach Account Pro Standard werden Aenderungen des Kontenplans in den benutzerdefinierten Auswertungen Benutzerdefinierte Bilanz Erfolgsrechnung und BWA und Definition der MwSt Abrechnungswerte bzw Umsatzsteuervoranmeldewerte nicht automatisch ber cksichtigt Wenn Sie den Kontenplan ndern dann m ssen Sie die entsprechenden Aenderungen in Ihren selbstdefinierten Auswertungen von Hand vornehmen Kapitalkonto Zur Speicherung der Anfangssaldi der Bilanzkonten Aktiven und Passiven ben tigt ACCOUNT PRO ein Kapitalkonto Reinverm gen Dieses kann ein beliebiges Konto aus der Klasse Passiven sein Bei Neuer ffnung einer Buchhaltung m ssen zun chst alle Bilanzkonten Saldi Aktiven und Passiven als Buchungen zwischen dem Bilanzkonto als K1 und dem Konto Kapital als K2 eingegeben werden Aktiven sind dabei als positive Pass
18. Falsche Reihenfolge Von Die Falsche Reihenfolge der Kontenklassen Halten Sie die Reihenfolge Aktiven Passiven Aufwand Ertrag ein Falscher oder fehlender Separator im Datum Benutzen Sie denselben Separator der in der Windows Systemsteuerung eingestellt wurde Falsches Format des Datums Falsches Passwort Fehlende Artdefinition Fehlende Kontobezeichnung Fehlende Leveldefinition Fehlende Typdefinition Fehlender Buchungstext Fehler in Buchhaltung Bilanz und Erfolgsrechnung ergeben nicht denselben Gewinn Verlust Wenn dieser Fehler auftritt 1996 2007 AccSoft Shareware Account Pro 53 dann handelt es sich wahrscheinlich um einen Hardwarefehler Festplatte Die Festplatte berpr fen In Bereich Bisher Kein Platz am Listenende Zuerst Platz machen Kein Platz am Listenende Zuerst Platz machen Keine Leerzeile Zuerst Konto l schen Kontonummer ausserhalb des zul ssigen Bereichs 1 999999 Kontonummer existiert schon Eine nicht schon existierende Nummer verwenden Kontonummer fehlt Kontonummern sind numerisch und d rfen nur Zahlen enthalten Listenplatz ist besetzt Zuerst Cursor auf leere Zeile setzten L schung unzul ssig Konto enth lt Buchungen Sie k nnen ein Konto nur dann l schen wenn es keine Buchungen enth lt Zuerst m ssen Sie alle Buchungen auf andere Konten umbuchen Name darf keinen Punkt enthalten Nur ein Sammelkonto zul ssig Nur ein Kapita
19. Offener Posten automatisch durch die Markierung als Memo ersetzt Wenn Ihr Bankkonto die Funktion ESR Datei nicht unterst tzt dann enth lt der Ihnen via Ihre E Banking Software bermittelte Kontoauszug bei Zahlungseing ngen eine Rechnungsnummer die ein Teil der jeweiligen mit Money Pen eingescannten Einzahlungsschein Referenznummer ist Diese wird eingesetzt um mit minimalem Aufwand den Zahlungseingang zu verbuchen Benutzer in A und D Die Funktion Buchungen suchen von Account Pro wird eingesetzt um nach der auf dem Kontoauszug angegebenen Rechnungsnummer zu suchen Wenn die Buchung gefunden ist was in der Regel der Fall ist braucht man nur noch auf den Button Zahlungseingang verbuchen zu klicken um die Zahlung mit minimalem Aufwand zu verbuchen Der nicht so normale und unerw nschte Ablauf ist der folgende Mit Account Pro Invoice wird eine Rechnung erstellt und per Post oder Email versandt Die der Rechnung entsprechende Buchung wird an Account Pro bergeben Bitte sehen Sie oben Die Rechnung wird nicht innert der vereinbarten Frist bezahlt es erfolgt kein 1996 2007 AccSoft Shareware Account Pro 6 Zahlungseingang auf ein Bank oder Postkonto innert der vereinbarten Frist Mittels der Funktion Buchungen suchen Offene Posten von Account Pro k nnen Sie jederzeit feststellen ob Zahlungseing nge berf llig sind In solchen F llen k nnen Sie die Rechnungsnummer Account Pro Inv
20. T PRO die Steuerbuchung vollautomatisch an Wenn die Buchung kein verkn pftes Konto enth lt dann wird ACCOUNT PRO Ihnen eine angepasste Steuerbuchung vorschlagen mit der Option diese zu Aender oder zu Loeschen Den Vorschlag sollten Sie wie folgt behandeln Wenn der Steuersatz gleich bleibt dann k nnen Sie die vorgeschlagene Steuerbuchung durch Klicken auf Aendern und dann auf Verbuchen einfach bernehmen Wenn ein neuer Steuersatz angewendet werden soll dann m ssen Sie diesen noch angeben Klicken Sie dazu auf Aendern dann auf Standardbuchung und dann auf die neu zu Anwendung kommende Automatikbuchung Wenn die ge nderte Hauptbuchung gar keiner Steuer mehr unterliegt dann m ssen Sie die Steuerbuchung l schen Klicken Sie dazu auf L schen Buchungsbeispiel Das folgende Beispiel soll Ihnen die korrekte Anwendung der Buchungsautomatik naher erlautern im komplexesten Fall wenn Sie Lieferanten Kreditorenkonten verwenden und die Steuer und die Skontobuchungsautomatik zur Anwendung kommen Mit Rechnungsdatum vom 20 3 haben Sie eine Rechnung f r eine Warenlieferung der Fa Glaser AG ber 10 650 erhalten Per 20 3 buchen Sie diese Rechnung als Lieferanten Kreditor mit dem vollen Rechnungsbetrag inkl 2 Skonto denn Sie wissen ja noch nicht ob sie rechtzeitig bezahlen werden und den Skonto dann tats chlich abziehen k nnen Per 16 4 bezahlen Sie die Rechnung unter Abzug von 2 Skonto durch Ueberweisung des Betr
21. ags von 10 437 von Ihrem Bankkonto In Ihrer Buchhaltung sind folgende Konten enthalten 1996 2007 AccSoft Shareware Account Pro 24 102 Bankkonto Aktivkonto 1062 Anrechenbare Vorsteuer 6 5 Aktivkonto 200002 Kreditor Glaser AG Kreditorenkonto 3002 Handelswaren Einkauf 6 5 Vorst Aufwandkonto 3702 Erhaltene Skonti 6 5 Vorst Aufwandkonto Sie haben auch Automatikbuchungen f r 6 5 Vorsteuer und f r 2 ErhSkto 6 5 Vst definiert Ferner haben Sie das Steuerkonto 1062 Anrechenbare Vorsteuer 6 5 mit den Konten 3002 Handelswaren Einkauf 6 5 Vorsteuer und 3702 Erhaltene Skonti 6 5 Vorst verkn pft Um alle Transaktionen des Beispiels korrekt einzugeben gehen Sie wie folgt vor Per 20 3 geben Sie folgende Buchung ein 20 3 10 650 200002 3002 Rechnung v Glaser AG Nr xxxxx ACCOUNT PRO wird daraufhin die folgende Buchung automatisch eingeben 20 3 650 1062 3002 6 5 Vorst zu Nr xxxxx Sp ter wenn Sie die Rechnung unter Abzug von 2 Skonto bezahlt haben geben Sie ein 16 4 10 437 102 200002 Zahlung an Glaser AG Nr yyyyy Da Sie 2 Skonto abgezogen haben klicken Sie nun auf Standardbuchung und rufen die Automatikbuchung 2 ErhSkto 6 5 VSt ab ACCOUNT PRO wird darauf hin folgende Buchungen automatisch eingeben 16 4 213 200002 3702 2 ErhSkto 6 5 V zu Nr yyyyy Nr 2zzzz 16 4 13 1062 3072 6 5 Vorst zu Nr zzzzz Insgesamt haben Sie 10 437 f r Waren bezahl
22. ahlungseing nge Account Pro kann Zahlungseingangsdaten die in Form von schweizerischen ESR Dateien vorliegen importieren und automatisch verbuchen Das ESR Verfahren Einzahlungsscheine mit R eferenznummern wird sowohl von den schweizerischen Banken als auch von der Post angeboten Obwohl es sich um dieselbe Dienstleistung handelt haben sich zwei verschiedene Bezeichnungen etabliert Die Banken sprechen vom Banken ESR BESR und von BESR R ckmeldungen die Post spricht generell von ESR und von ESR Guschriftsrecords Damit Account Pro ESR Daten automatisch verbuchen kann m ssen den Zahlungen entsprechende Offene Posten Buchungen vorhanden sein die die Rechnungsnummer des jeweiligen Einzahlungsscheins im zugeh rigen Memo enthalten Solche Buchungen mit Memo erzeugen Sie am einfachsten indem Sie die Fakturierungssoftware Account Pro Invoice http www accsoft ch com homepger htm f r Ihre Rechnungsstellung verwenden Um eine ESR Datei zu importieren w hlen Sie Datei Datenimport ESR Datei verarbeiten 1996 2007 AccSoft Shareware Top Level Intro This page is printed before a new top level chapter starts Part Account Pro 50 13 13 1 Dateikonversion Konversion von Dateien aus Account fur DOS Mit dem Transformationsprogramm WINTRANS EXE k nnen Sie Buchhaltungen die mit den DOS Versionen von ACCOUNT und ACCOUNT PRO erzeugt wurden in das Format von ACCOUNT PRO f r Windows tra
23. aten eingeben und ver ndern Die beiden anderen Benutzer k nnen gleichzeitig Buchungen eingeben oder ndern Konten planen Mandanten bearbeiten und alle Darstellungen einsehen ausdrucken oder exportieren Buchungen suchen Unter Optionen Buchungen suchen k nnen Sie eine Buchhaltung nach Buchungen die bestimmten Kriterien erf llen durchsuchen In einzelnen Kontob ttern k nnen Sie im Bereich des gerade dargestellten Kontos suchen Men punkt Suchen Sie k nnen suchen nach Buchungstext Memotext Beide Checkboxen leer Suche nach einem Textbruchst ck Gross Kleinschrift spielt keine Rolle Nur Checkbox Nur ganze W rter S tze angekreuzt Suche nach ganzen W rtern oder S tzen Gross Kleinschrift spielt keine Rolle Nur Checkbox Gross Kleinbuchstaben beachten angekreuzt Suche nach einem Textbruchst ck unter Beachtung von Gross Kleinschrift Beide Checkboxen Nur ganze W rter S tze und Gross Kleinbuchstaben beachten angekreuzt Suche nach ganzen W rtern oder S tzen unter Beachtung von Gross Kleinschrift oder nach Buchungsbetrag Suche nach Buchungen ber einen bestimmmten Betrag Der Betrag ist stets als positiver Wert einzugeben oder nach Offenen Posten Suche nach Buchungen die als Offene Posten markiert wurden und die innerhalb einer bestimmten Zeitperiode liegen Als Suchergebnis k nnen bis zu ca 1 600 Buchungen dargestellt werden Wenn das Suchergebnis mehr als ca 1600 Buchungen umfas
24. chliesslich zu Testzwecken zur Verf gung steht und dass Sie keine eigene Kopfzeile f r die Ausdrucke eingeben k nnen Gem ss den Shareware Regeln m ssen Sie eine lizensierte Version des Programms erwerben wenn Sie es regelm ssig benutzen wollen Das Shareware Konzept erm glicht es Ihnen das Programm vor einem allf lligen Erwerb der Lizenzversion 1996 2007 AccSoft Shareware Account Pro 3 1 3 ausgiebig zu pr fen um festzustellen ob es Ihren Anforderungen entspricht und ob es Ihnen gef llt Sie k nnen die Lizenzversion von ACCOUNT PRO gegen Entrichtung einer Lizenzgeb hr direkt vom Programmautor beziehen Als registrierter Programmbenutzer haben Sie folgende Vorteile Sie erhalten die aktuellste Programmversion Sie erhalten Beratung und Unterst tzung wenn Sie ein Problem haben sollten wenden Sie sich an Tel 41 44 926 27 50 Schweiz oder an accsoft accsoft ch im Internet oder faxen Sie an 41 44 926 27 50 Schweiz oder ber www accsoft ch Im Falle eines Programmfehlers erhalten Sie gratis eine korrigierte Programmversion Neue Programmversionen k nnen Sie zu Vorzugsbedingungen beziehen ca 1 3 des normalen Preises Wenn Sie Zugang zum Internet oder zu CompuServe haben dann k nnen Sie jederzeit im Internet die Seite http www accsoft ch besuchen um sich ber die neuesten verf gbaren Programmversionen zu informieren Registrierung Die Registrierung erfolgt online ber das Internet Sie
25. der Punkt Planen Uebernahme Budget im Hauptmenu anzuw hlen Siehe auch Planen Budget Planen Uebernahme Budget Uebernahme Budget als Sch tzung Am Anfang der Buchungsperiode sind die Sch tzwerte gleich den Budgetwerten ACCOUNT PRO erlaubt das automatische Uebernehmen der Budgetwerte als Sch tzwerte f r alle oder einzelne Einnahmen und Ausgabenkonten Dazu ist jeweils der Menu Punkt Uebernahme Budget des Haupmen s anzuw hlen Siehe auch Planen Budget Planen Sch tzung Typ Definition F r jedes Konto kann im Bereich Planen angegeben werden um was f r einen Konto Typ es sich handelt Typ V variabel Der gesch tzte Jahres Endbetrag Bisher Sch tzung kann einen beliebigen Wert annehmen Dies ist der Normalfall und braucht nicht speziell angegeben zu werden Typ F fix Der gesch tzte Jahres Endbetrag Bisher Sch tzung muss mindestens gleich wie der budgetierte Wert oder gr sser sein Dies ist meist zutreffend bei Konten wie Versicherungspr mien Miete etc wo in der Regel bereits bei der Eingabe des Budgets klar ist wie hoch der Gesamt Jahresbetrag sein wird Bei als Typ F fix bezeichneten Konten erscheint ein Warnhinweis wenn die obengenannte Bedingung nicht erf llt ist Ebenso erscheint in diesem Fall ein Hinweis rotes Ausrufezeichen in der Darstellung Jahres bersicht Dies soll den Benutzer darauf aufmerksam machen dass er die Zukunftssch tzung revidieren sollte da die Ja
26. e Monatlicher Aufwand Ertrag und klicken Sie die Befehlsleiste Statistik anzeigen an Monatliche Liquidit t Unter Liquidit t wird in ACCOUNT PRO kurzfristig aufbringbares Bar geld verstanden Bevor Sie die Liquidit tsstatistik anzeigen k nnen m ssen Sie angeben welche Konten zur Liquidit t beitragen Klicken Sie dazu den Auswahlknopf Liquidit t und anschliessend die Befehlsleiste Hinzuf gen an Geben Sie nun alle Konten an die zur Liquidit t beitragen Als Liquidit tskonten k nnen Sie sowohl Aktivkonten z B Kasse Bankkonten als auch Passivkonten angeben Unter den Passivkonten kommen dabei kurzfristige Schulden z B Kreditkarten Schulden in erster Linie in frage Um Konten aus der Liste der Liqudit tskonten wieder zu entfernen m ssen Sie das entsprechende Konto in der Liste und dann die Befehlsleiste Konto l schen anklicken Die monatliche Liquidit tsstatistik kann aufzeigen ob allenfalls Kapital anderweitig investiert werden k nnte Der aktuelle kurzfristig aufbringbare Barbetrag widerspiegelt sich im letzten auf der Tabelle dargestellten Monat 1996 2007 AccSoft Shareware Top Level Intro This page is printed before a new top level chapter starts Part Account Pro 8 Drucken 8 1 Drucken 30 Bevor Sie ausdrucken sollten Sie ACCOUNT PRO f r den verwendeten Drucker einstellen Wahlen Sie dazu Datei Drucker einstellen aus dem Hauptmen Bitte beachten Sie da
27. e siehe Optionen Standard und Automatikbuchungen muss anschliessend die geeignete Automatikbuchung abgerufen werden mit Standardbuchung oder einer Tastenkombination Cltr x ACCOUNT PRO f gt dann die Steuerbuchung automatisch hinzu Wenn hingegen f r das Umsatzkonto K2 eine Verkn pfung definiert wurde dann merkt ACCOUNT PRO dass noch eine Steuerbuchung notwendig ist und f hrt diese unmittelbar nach der Eingabe verbuchen der Hauptbuchung selbst ndig aus Zur nachtr glichen Eingabe der Steuer oder des Skonto zu einer fr her gemachten Buchung kann mit Kopieren eine Kopie der betreffenden Hauptbuchung aufgerufen und anschliessend vor Verbuchen die geeignete Automatikbuchung aufgerufen mit Standardbuchung oder einer Tastenkombination Cirl x werden ACCOUNT PRO erledigt alles weitere automatisch Zur Aenderung einer Steuer oder einer Skonto Buchung kann die Buchung mit Aendern als zu ndernde Buchung aufgerufen und anschliessend vor Verbuchen die geeignete Standardbuchung aufgerufen mit Standardbuchung oder einer Tastenkombination Ctrl x werden ACCOUNT PRO erledigt alles weitere automatisch Aendern von Hauptbuchungen gilt nur unter Account Pro Buchungsregeln Wenn Sie Hauptbuchungen ndern die einer Umsatzsteuer unterliegen dann wird ACCOUNT PRO merken dass die entsprechende Steuerbuchung angepasst werden muss Wenn die Buchung ein mit einer Automatikbuchung verkn pftes Konto enth lt dann passt ACCOUN
28. eckbox Zeichenketten mit Anf hrungszeichen einfassen an Importieren Sie die Exportdatei in Quattro Pro mir Werkzeuge Import Import nach Account Pro Standard ACCOUNT PRO kann Buchungen importieren die in ANSI Text Dateien mit Tab als Werte Separator abgespeichert wurden Solche Dateien k nnen Sie mit einem Tabellenkalkulationsprogramm erzeugen Zum Beispiel MS Excel Tabelle speichern mit Datei Speichern unter als Dateityp Text Tabs getrennt txt Open Office Tabelle speichern mit Datei Speichern unter als Dateityp Text CSV csv txt Die Dateien m ssen aus Zeilen folgenden Inhalts bestehen Datumindex Tab Betrag Tab K1 Tab K2 Tab Buchungstext Tab Belegnummer Tab Kostenstellennummer CR LF F r die einzelnen Werte gilt das folgende Datumindex Zeichenkette die den Datumindex repr sentiert Der Datumindex berechnet sich als Monat 1 31 Tag Der Index kann Werte zwischen 1 und 372 annehmen Dabei ist zu beachten dass nicht alle Werte dieses Bereichs einem real existierenden Datum entsprechen Betrag Zeichenkette die dem Buchungsbetrag entspricht Der Betrag kann zwischen 99 999 999 99 und 99 999 999 99 liegen Ein Betrag von 0 ist unzul ssig F r das Betragsvorzeichen gilt folgende Regel Wenn der Betrag im Konto K1 auf der Soll Seite stehen 1996 2007 AccSoft Shareware Account Pro 47 12 3 soll dann ist er positiv Wenn hingegen der Betrag im K
29. efinieren D A k nnen Sie festlegen welche Werte ACCOUNT PRO zur Verwendung in einem Umsatzsteuer Formular ausgeben soll Account Pro stellt Ihnen ein Arbeitsblatt zur Verf gung mit dem Sie die Struktur Ihres Ust Formulars praktisch genau nachbilden k nnen Es eignet sich f r sowohl Deutschland und Oesterreich als auch f r die Schweiz Die Auswertung Ihrer Definition sehen Sie unter Anschauen MwSt Abrechnung CH bzw USt Voranmeldewerte D A des Hauptmen s 1996 2007 AccSoft Shareware Account Pro 42 Ab 2005 m ssen Sie in Deutschland die Steuerdaten an das Finanzamt elektronisch bermitteln Wie Sie dazu vorgehen k nnen sehen Sie hier Kolonne A Bezeichnung Auf jeder Zeile des Arbeitsblattes k nnen Sie entweder eine Bezeichnung oder einen Titel eingeben Kolonne C Umsatz Konto oder Formel f r Rechenoperation Alle Ust Voranmeldeformulare verlangen mittlerweile Nettoums tze als Bemessungsgrundlagen f r die Steuern und teilweise auch f r statistische Zwecke ACCOUNT PRO berechnet f r die angegebenen Konten jeweils den Nettoumsatz exklusive Steuer Auf diese Nettoums tze k nnen Sie Rechenformeln anwenden zum Beispiel um Summen oder Differenzen zu bilden oder um die Steuerwerte zu berechnen Kolonne E Steuer Konto oder Formel f r Rechenoperation In dieser Kolonne k nnen Sie die zu den jeweiligen Bezeichnungen geh rigen Steuerkonten oder Berechnungsformeln angeben Die geschu
30. ei Drucken ausdrucken oder unter Datei Datenexport zur Weiterbearbeitung mit anderen Programmen exportieren Account Pro stellt die von Ihnen definierten Auswertungen wie folgt tabellarisch in f nf Kolonnen dar 1 Kolonne Zeilennummer 2 Kolonne Bezeichnung wo zutreffend mit dahintergesetzter Rechenformel oder Kontoname 3 Kolonne Kontosaldo nur dort wo die zweite Kolonnen einen Kontonamen enth lt 4 Kolonne Summen oder Differenzen der Betr ge der einzelnen Zeilen 5 Kolonne Summen oder Differenzen der Betr ge der einzelnen Zeilen Bezeichnung Kontoname In der ersten Kolonnen des Arbeitsblattes k nnen Sie eine Bezeichnung kann auch ein Titel oder ein Untertitel sein oder einen Kontonamen eingeben Kontonamen geben Sie dadurch ein dass Sie in der zweiten Kolonne des Arbeitsblattes ein Konto eingeben Account Pro f gt dann den Kontonamen automatisch in die erste Kolonne ein Positionieren Sie zu Eingabe den Mauscursor auf die gew nschte Stelle des Arbeitsblattes und klicken Sie dann auf Eingeben Aendern 1996 2007 AccSoft Shareware Account Pro 43 11 7 Mit den Buttons lt und gt k nnen Sie die Eintr ge einr cken und damit eine optische Gliederung der Darstellung erreichen Die Kontonamen werden automatisch am weitesten eingertckt Kontonummer Hier k nnen sie die Detailkonten Stufe 4 eingeben die Sie in Ihrer Auswertung verwenden wollen Positionieren Sie zu Eingabe d
31. eit zu bestimmen Es gilt deshalb der kaufm nnische Grundsatz der vorsichtigen Bewertung Die nachstehende Tabelle enth lt ein Inventar der Aktiven wie es f r einen Privaten m glich w re AKTIVEN Kasse 500 Postscheckkonto 1 500 Gehaltskonto 6 000 Depositenkonto 3 000 Wertschriften 50 000 Darlehen an Herrn Meier 10 000 Auto 12 000 Haus 750 000 833 000 Es ist blich zuerst die zum Umlaufverm gen Verm gensteile die nach k rzerer Zeit in Geld verwandelt werden k nnen geh renden Teile geordnet nach dem Grad ihrer Liquidierbarkeit aufzuf hren Da die Kasse bereits Bargeld ist erscheint dieses Aktivum an erster Stelle Post und Bankguthaben k nnen sofort in Bargeld umgewandelt werden und erscheinen deshalb unmittelbar darauffolgend Erst danach werden die zum Stehenden Verm gen zum l ngerfristigen Gebrauch bestimmte Verm gensteile deren Umwandlung in Bargeld eine gewisse Zeit ben tigt geh renden Teile aufgef hrt B3 Die Passiven und die Bilanz Es ist selten so dass jemand auf den Wert seines ganzen Verm gens alleinigen Anspruch hat So ist es zum Beispiel durchaus blich eine Liegenschaft zu belehnen mit Hypotheken von Gl ubigern meist Banken zu belasten Auch Konsumkredite sind blich Der Kreditnehmer kann dabei zwar ber das von der Bank zur Verf gung gestellte Geld frei verf gen er muss aber die Schuld mit Zinsen zur ckzahlen Solche Schulden nennt man auch Passiven BILANZ am 31 12 93
32. en Buchhaltung Die Bestandrechnung Bilanz und die Erfolgsrechnung ergeben zusammen die doppelte Buchhaltung im praktischen Sinne Die Rechnung beginnt mit der Anfangsbilanz und m ndet am Ende der Buchungsperiode in die Schlussbilanz und die Erfolgsrechnung Es gibt vier Klassen von Konten Aktivkonten Bilanzkonten Passivkonten Aufwandkonten Erfolgsrechnungskonten Ertragskonten Jede Transaktion z B der Kauf eines Autos beeinflusst nun grunds tzlich immer zwei Konten Erfolgsunwirksame Transaktionen z B der Transfer eines Barbetrags von einem Bankkonto in die Kasse ver ndern nur Bilanzkonten Aktiven Passiven Erfolgswirksame Transaktionen z B die berweisung des Gehalts auf ein Bankkonto beeinflussen dagegen die Bilanzkonten und die Erfolgsrechnungskonten in diesem Falle das Aktivkonto Bankkonto und das Ertragskonto Gehalt 1996 2007 AccSoft Shareware Account Pro 57 Der Erfolg Uber eine Buchungsperiode kann auf zwei Arten ermittelt werden Einerseits als Unterschied zwischen dem Reinverm gen am Ende und am Anfang der Buchungsperiode und andererseits als Unterschied zwischen Gesamtertrag und aufwand der Buchungsperiode Logischerweise m ssen beide Arten der Berechnung denselben Erfolg Gewinn oder Verlust ergeben Jede doppelte Buchhaltung besteht in der Hauptsache aus der chronologischen nach Datum und geordneten nach Konten Erfassung aller Transaktionen w hrend einer Buchungsper
33. en Mauscursor auf die gew nschte Stelle des Arbeitsblattes und klicken Sie dann auf Eingeben Aendern Formel f r Rechenoperation Hier k nnen Sie eine Rechenformel eingeben Positionieren Sie dazu den Mauscursor auf die Stelle die die Formel enthalten soll Klicken Sie anschliessend auf Eingeben Aendern Wichtig Anders als bei der Bilanz und Erfolgsrechnung nach Account Pro Standard werden Aenderungen des Kontenplans in den benutzerdefinierten Auswertungen nicht automatisch ber cksichtigt Wenn Sie den Kontenplan ndern dann m ssen Sie die entsprechenden Aenderungen in Ihren selbstdefinierten Auswertungen von Hand vornehmen Fremdw hrungen Fremdw hrungskonten und Fremdw hrungen definieren Damit Sie Fremdw hrungen in fremder W hrung buchen k nnen m ssen Sie Fremdw hrungskonten und die zugeh rigen Fremdw hrungen definieren Die Fremdw hrungskonten geben Sie unter Struktur Kontenplan ein Die Fremdw hrungen und die zugeh rigen Konten geben Sie unter Optionen Fremdwahrungen definieren und zugeh rige Konten angeben ein Wenn Sie Fremdw hrungen definiert haben erscheint im Buchungsformular ein spezieller Button Fremdw hrung Nach klicken auf diesen Button m ssen Sie als erstes das Fremdw hrungskonto als K1 angeben Default Wechselkurse Die Verwaltung der Wechselkurse hat grunds tzlich unter Optionen Fremdw hrungen definieren und zugeh rige Konten angeben zu erfolgen Beim Buchen ersche
34. ende Standardbuchung im Bild oben ist es die unterste wird Account Pro die als Offener Posten markierte Buchung O automatisch als eine mit einem Memo M versehene Buchung markieren und automatisch eine Zahlungseingangsbuchung machen und mit einem Memo versehen das eine Kopie der im Memo der Offener Posten Buchung enthaltenen Information enth lt Anhand der zum Beispiel in den Memos enthaltenen Rechnungsnummer k nnen Sie die Rechnungs und die entsprechende Zahlungsbuchung sp ter jederzeit leicht auffinden 6 9 Fremdw hrungen Wenn Sie Fremdw hrungen definiert haben erscheint im Buchungsformular ein spezieller Button Fremdw hrung Nach klicken auf diesen Button m ssen Sie als erstes das Fremdw hrungskonto als K1 angeben Die Verwaltung der Wechselkurse hat grunds tzlich unter unter Optionen Fremdw hrungen definieren und zugeh rige Konten angeben zu erfolgen Beim Buchen erscheint der dort definierrte Wechselkurs als Default Kurs Sie k nnen diesen jedoch berschreiben Sie k nnen Fremdw hrungskonten jeweils in Basis oder in Fremdw hrung anzeigen oder ausdrucken Option Konto in Fremdw hrung anzeigen Bei der Anzeige oder dem Ausdruck der Bilanz k nnen Sie jeweis w hlen ob Fremdw hrungskonten zus tzlich in Fremdw hrung dargestellt werden sollen Option Fremdw hrungen anzeigen 6 10 Vorst MwSt Skonto Allgemeines Eine spezielle Art von Standardbuchungen siehe Buchen Standardbuchunge
35. er Buchung mit einem verkn pften Umsatzkonto als K2 z B Umsatzerl se 6 5 Ust immer vollautomatisch die entsprechende Umsatzsteuerbuchung vornimmt Die Vollautomatik funktioniert auch beim Abrufen von Skonto Automatikbuchungen ACCOUNT f gt in diesem Fall zwei Buchungen automatisch hinzu die Skontobuchung und die Steuerbuchung f r den Skonto Um Verkn pfungen zu definieren m ssen Sie zun chst die Automatikbuchung f r das Umsatzsteuerkonto eingeben Klicken Sie dann die Befehlsleiste Verkn pfen an W hlen Sie nun aus der Kontenliste alle Umsatzkonten aus die mit dem Umsatzsteuerkonto der Automatikbuchung fest verkn pft werden sollen Automatikbuchungen deren Umsatzsteuerkonto verkn pft ist sind in der Liste Standardbuchungen definieren in der letzten Kolonne Verk mit ja gekennzeichet Beispiel f r verkn pfte Konten Das Steuerkonto Passivkonto Umsatzsteuer MwSt 6 5 ist verkn pft mit den Umsatzkonten Ertragskonten Umsatzerl se 6 5 Ust und Gewahrte Skonti 6 5 USt Wichtig Umsatzkonten die gemischte Buchungen enthalten solche mit und solche ohne zugeh rige Steuerbuchung d rfen Sie nicht verkn pfen ACCOUNT PRO f gt bei der Eingabe von Buchungen die verkn pfte Umsatzkonten betreffen ja immer eine entsprechende Steuerbuchung hinzu Periodische Automatikbuchungen Sie k nnen bis zu 200 periodische Automatikbuchungen definieren und speichern Periodische Automatikbuchungen dienen der
36. er Buchungen finden Sie unter Buchen Sammel Splitbuchungen Aendern Kopieren und L schen Mit diesen Funktionen k nnen Sie die unten auf dem Buchungsformular aufgef hrten Buchungen ndern kopieren oder l schen Betragsvorzeichen Da in ACCOUNT PRO die Begriffe Soll und Haben nur in den buchhalterischen Darstellungen vorkommen muss ersatzweise zur Dateneingabe eine Konvention dar ber getroffen werden in welcher Kolonne eines Kontoblattes ein Betrag zu verbuchen sei Dazu wird der Betrag mit den Vorzeichen braucht nicht extra eingegeben zu werden oder versehen die sich auf das Konto K1 beziehen das Gegenkonto K2 erh lt jeweils automatisch das umgekehrte Vorzeichen Die Vorzeichenregel ist sehr einfach erh ht den Saldo von K1 wenn K1 ein Aktivkonto ist Damit ist auch klar vermindert den Saldo von Aktivkonten als K1 oder macht den normalerweise ohnehin schon negativen Saldo von Passivkonten als K1 noch negativer Beim Buchen sollten Sie jeweils von einem Aktiv oder Passivkonto als K1 ausgehen Das ist fast immer m glich denn Transaktionen zwischen zwei Erfolgsrechnungskonten sind eher selten Wenn es sich um eine erfolgsunwirksame Transaktion zwischen zwei Bilanzkonten handelt z B die Verbuchunng einer Anschaffung dann sollten Sie als K1 stets m glichst das liquidere Konto z B Kasse Bank Postcheck w hlen Dabei stellen Sie sich ein Aktivkonto z B die Kasse als einen mit Geld
37. er Wert der Anzeige auf zwei Stellen nach dem Komma gerundet Das Resultat kann direkt in das Eingabeformular bernommen werden Mit uebernehmen wird das Resultat unver ndert bernommen Mit negativ bernehmen wird das Resultat mit umgekehrtem Vorzeichen bernommen Mit Abbrechen wird die Taschenrechnerfunktion ohne Resultat bernahme verlassen Passwortschutz Sie k nnen den Zugriff auf jede einzelne Buchhaltungsdatei mit einem individuellen Passwort sch tzen Die Verwendung eines Passworts bewirkt auch dass die entsprechende Buchungsdatei in verschl sselter Form abgespeichert wird Weder Buchungsbetr ge noch Buchungstexte sind dann lesbar Bitte beachten Sie dass das Passwort nur Buchstaben und Zahlen enthalten darf Die Passw rter sind nicht sensitiv auf Gross oder Kleinschrift Seien Sie vorsichtig und vergessen Sie die Passw rter nicht Wenn Sie ein Passwort vergessen haben sollten dann kann nur noch AccSoft helfen 1996 2007 AccSoft Shareware Top Level Intro This page is printed before a new top level chapter starts Part Account Pro 46 12 12 1 12 2 Export und Import Export von Buchhaltungsdaten Sie k nnen alle den Ausdrucken von ACCOUNT PRO entsprechenden Buchhaltungsdaten als sogenannte begrenzte Textdateien exportieren Diese Dateien k nnen Sie in Textprogrammen und Tabellenkalkulationsprogrammen laden bzw importieren und weiterverarbeiten Nachfolgend finden
38. erm gen Eigenkapital und aus Fremdkapital zusammen Ahnlich wie die Aktiven werden auch die Passiven nach dem Grad ihrer Liquidierbarkeit aufgef hrt kurzfristige Passiven erscheinen vor langfristigen Passiven Die Bilanz ist ein Momentanbild des Verm gens und Kapitalbestandes Sie gilt nur f r den Zeitpunkt ihrer Aufstellung B4 Die Erfolgsrechnung ERFOLGSRECHNUNG FUR DAS JAHR 1993 AUFWAND ERTRAG Wohnungsmiete Gehalt Elektrizitat Zinsen Telephon Diverse Ertrage Steuern Versicherungen Haushalt Betrieb Auto Diverse Aufwande 69 000 Gewinn 69 000 69 000 Die Erzeugung einer Betriebsleistung oder auch das Fuhren eines Haushaltes erfordert in der Regel die Hingabe von Aktiven oder an ders gesagt Aufwand Dem steht normalerweise aus dem Entgelt f r die erzeugte Leistung oder im Falle eines Haushaltes aus Arbeitslohn und anderen Eink nften ein Ertrag gegen ber Die Gegen berstellung von Aufwand und Ertrag ber eine bestimmte Zeitspanne Gesch ftsjahr Buchungsperiode nennt man Erfolgsrechnung Die obenstehende Tabelle zeigt eine Erfolgsrechnung wie sie f r einen Privaten m glich w re Ist der Ertrag gr sser als der Aufwand so entsteht ein Gewinn Umgekehrt wenn der Aufwand gr sser als der Ertrag ist dann entsteht ein Verlust Die Gleichung der Erfolgsrechnung lautet Im Falle eines Gewinns Aufwand Gewinn Ertrag Im Falle eines Verlusts Aufwand Ertrag Verlust B5 Das Prinzip der doppelt
39. estimmen Entweder Aufwand Ertrag Account Pro Standard oder Ertrag Aufwand Die gew hlte Reihenfolge wirkt sich in erster Linie auf die Darstellung der Erfolgsrechnung nach Account Pro Standard aus Manche Standardkontenpl ne passen besser zur Reihenfolge Aufwand Ertrag z B K fer und andere wiederum besser zur Reihenfolge Ertrag Aufwand z B KMU Datev SKRxx F r die Gesamtfunktionalit t einer Buchhaltung ist die Reihenfolge aber letztlich ohne Bedeutung Buchungsregeln Sie k nnen nach Account Pro Regeln oder nach klassischen traditionellen Buchungsregeln buchen Bei den Account Pro Regeln werden die Begriffe Gol und Haben vermieden und durch ein Betragsvorzeichen ersetzt sehr empfohlen f r buchhalterisch nicht speziell geschulte Benutzer Account Pro Buchen mit Betragsvorzeichen Traditionell Buchen mit ausschliesslich positiven Buchungsbetr gen Sollkonto und Habenkonto entsprechend w hlen 1996 2007 AccSoft Shareware Top Level Intro This page is printed before a new top level chapter starts Part Account Pro 15 Die Mandantenfunktion Mandanten verwalten Mit der Funktion Mandanten k nnen Sie einzelne Buchhaltungen einem Mandanten zuordnen W hlen Sie dazu Datei Oeffnen Mandanten oder Datei Mandanten Ein Mandant braucht nicht eine existierende Person zu sein Sie k nnen die Mandanten Funktion durchaus auch etwa dazu verwenden um Ihre Gesch fts Verei
40. ffener Posten markierte Buchung O automatisch als eine mit einem Memo MI versehene Buchung markieren und automatisch eine Zahlungseingangsbuchung machen und mit einem Memo versehen das eine Kopie der im Memo der Offener Posten Buchung enthaltenen Information enth lt Anhand der zum Beispiel in den Memos enthaltenen Rechnungsnummer k nnen Sie die Rechnungs und die entsprechende Zahlungsbuchung sp ter jederzeit leicht auffinden 11 3 Standard und Automatikbuchungen Sie k nnen bis zu 200 Standard und Automatikbuchungen speichern Automatikbuchungen sind eine spezielle Art von Standardbuchungen und dienen der automatischen Verbuchung von Vorsteuer Mehrwertsteuer und Skonto Unter bestimmten Bedingungen k nnen Sie das Umsatzsteuerkonto einer Steuer Automatikbuchung Vorsteuer Umsatz bzw Mehrwertsteuer auch mit den entsprechenden Umsatzkonten verkn pfen siehe unten Standardbuchungen hinzuf gen ndern l schen Um eine Standardbuchung hinzuzuf gen m ssen Sie den Mauscursor auf eine leere Zeile positionieren und die Befehlsleiste Definieren mit der Auswahl Standardbuchung anklicken F llen Sie das anschliessend erscheinende Eingabeformular ganz oder teilweise aus Um eine Standardbuchung zu ndern oder zu l schen m ssen Sie den Mauscursor auf die entsprechende Buchung positionieren und anschliessend die Befehlsleiste Aendern bzw L schen anklicken Automatikbuchungen hinzuf gen aendern l schen Um eine Aut
41. gef llten Topf und ein Passivkonto als Loch Negativ Geld Schuld vor Wenn nun z B eine Ausgabe aus der Kasse als K1 zu verbuchen ist dann ist es sehr plausibel dass der Betrag als negativ einzugeben ist da ja die Geldmenge im Topf kleiner wird Analog ist eine Einnahme in die Kasse plausiblerweise als positiver Betrag einzugeben Bei Passivkonten als K1 ist es hnlich einfach Wenn z B ein Kauf mittels Kreditkarte nicht die Zahlung an die Kreditkartenorganisation verbucht werden soll dann ist der Be trag bezogen auf das Konto Kreditoren Kreditkartenorganisation als K1 plausiblerweise als negativ einzugeben Grunds tzlich gilt also auch Wenn K1 ein Bilanzkonto ist Aktiven und Passiven dann ist jede Ausgabe als negativer und jede Einnahme als positiver Betrag einzugeben Wichtig Sie k nnen Sich auch nicht an die obigen Regeln halten wenn Sie gleichzeitig das Betragsvorzeichen und die beiden Konten K1 und K2 vertauschen ACCOUNT PRO stellt die Vorzeichen normalerweise automatisch richtig Das funktioniert aber nicht immer weil ACCOUNT PRO nicht immer erkennen kann wie 1996 2007 AccSoft Shareware Account Pro 19 6 3 6 4 6 5 das Betragsvorzeichen richtig lauten m sste z B dann wenn K1 und K2 zu derselben Kontenklasse geh ren Die Buchungsautomatik f r Vorsteuer und Mehrwertsteuer verbucht die Steuerbuchung stets zwischen dem Steuerkonto z B Umsatzsteuer MwSt 6 5
42. gseingang verbuchen Hilfe C Offenen Posten Aendem Kopieren Suche starten COE SSeS g 1053 Kaufha Betr ge gefundener Buchungen addieren e Nach Klicken auf de Offene Posten Buchung k nnen Sie dann mit dem Button Zahlungseingang verbuchen die ihr entsprechende Eingangszahlung verbuchen Account Pro fragt Sie dabei nach dem Buchhaltungssystem wichtig f r Buchungen die in das vorhergehende Gesch ftsjahr fallen und nach dem Buchungsdatum Zahlungseingang verbuchen Datum TT MM JJJJ ps 07 2004 Buchhaltungsname ol BEISPIE2 ACC KAEFER2 ACC KAEFER4 ACC KMU ACC PRIVPLAN ACC Abbrechen SKRO3 ACC UNIVPLAN ACC Anschliessend pr sentiert Account Pro die Liste der Standardbuchungen Dort sollten Sie f r die Konten auf die die Zahlungen eingehen geeignete Standardbuchungen definiert haben 1996 2007 AccSoft Shareware Account Pro 22 tandardbuchungen Abbrechen Datum Berg Ko _ Gkto _ Buchungstet KS Taste Mea 2 34 Meo 1061 2 zu Nr AHA ja 7 0631970260223 1062 7 6 Vorst zu Nr Haar 2 34375 2011 2 4 MwSt zu Nr AE 7 0631970260223 2012 7 6 MwSt zu Nr AP 2 04081632653061 3701 2 ErhSkto 2 VSt zu Nr AAAA 2 04081632653061 3702 2 ErhSkto 6 5 zu Nr AE 2 04081632653061 6101 2 Gewskto 2 Mw zu Nr aA 2 04081632653061 6102 2 Gewskto 6 5 zu Nr AAE 100 Barverkauf 102 Zahlungseingang Bank Nach Klicken auf die zutreff
43. hrestbersicht sonst ein unrealistisches Bild liefern w rde Siehe auch Planen Budget Planen Jahres bersicht Memo Damit die mit den jeweiligen Zukunftssch tzungen ber die monatlichen Aufw nde oder Ertr ge eines Kontos verbundenen Ueberlegungen nicht verloren gehen kann jedem Erfolgsrechnungskonto Ertr ge und Aufw nde ein Memorandum zur Planung beigef gt werden Um ein Memo hizuzuf gen m ssen Sie die Befehlsleiste Memo anklicken In das Memoformular k nnen Sie bis zu 500 Zeichen eingeben Wenn einem Konto ein Planungs Memo beigef gt wurde dann erscheint auf dem Planungs Formular oben rechts das Wort Memo 1996 2007 AccSoft Shareware Account Pro 36 10 8 10 9 Um ein Memo zu entfernen m ssen Sie die Befehlsleiste Memor anklicken und das Memo durch Anklicken von L schen entfernen Monats bersicht Die Monats bersicht vergleicht die Monats Werte von Budget Sch tzung und Aktuell der einzelnen Konten und insgesamt Die Werte von Aktuell ber cksichtigen alle Buchungen des laufenden Monats Die Buchungsperiode kann unter dem Menu Punkt Jahres berblick als Ganzes berblickt werden Kolonne M In der mit M bezeichneten Kolonne wird das Vorhandensein von Planungsmemos zu Detailkonten Kontenplan Stufe 4 angezeigt Klicken Sie die entsprechende Zeile dieser Kolonne einfach doppelt an wenn Sie ein Memo hinzuf gen ndern l schen oder ausdrucken wollen
44. hrung der Buchhaltung importieren die mit Paymaker oder UBS Pay erzeugt wurden Dazu m ssen Sie wie folgt vorgehen 1 Im Feld Buchungstext von Paymaker oder UBS Pay m ssen Sie die Zahlungen kontieren indem Sie vor dem eigentlichen Buchungstext die Account Pro Kontonummern Kto und Gkto eingeben Unter Kto m ssen Sie die dem Bankkonto entsprechende Kontonummer oder die Nummer des Sammelkontos wenn Sie Sammelbuchungen verwenden und unter Gkto die dem Gegenkonto entsprechende Kontonummer eingeben Die Kontonummern und der Buchungstext sind jeweils durch das Zeichen Strichpunkt zu trennen Beispiel 9999 3002 Zahlung an Glaser AG Die erfolgreich bermittelten Zahlungen m ssen Sie aus Paymaker oder UBS Pay als CSV Datei exportieren Dazu w hlen Sie im Paymaker Men Export Import Zahlungen exportieren Export in CSV Datei oder im UBS Pay Men Extras Export Import Zahlungen Export in CSV Datei UBS Pay Paymaker Versionen 11 und 12 In der Liste F r Datenexport ausgew hlte Datenfelder m ssen ausschliesslich folgende Felder eingetragen sein in dieser Reihenfolge von oben nach unten Termin am Betrag Buchungstext W hrung Paymaker Version 13 und h her In Paymaker ab Version 13 k nnen Sie die zu exportierenden Felder nicht mehr ausw hlen Account Pro merkt aber dass es sich um eine Exportdatei aus Paymaker 13 handelt und filtert beim Import die richtigen Felder automatisch a
45. inieren aus dem Hauptmen Im Buchungsformular k nnen Sie mit der Befehlsleiste Standardbuchung jeweils die Liste der Standardbuchungen anzeigen und daraus die gew nschte Standardbuchung durch Mausklick abrufen Wenn sie den Standardbuchungen bei der Definition Tastenk rzel beigef gt haben dann k nnen Sie sie auch direkt durch Eingabe der jeweiligen Tastenk rzel abrufen Die Eingabefelder des Buchungsformulars werden nur dann berschrieben wenn die entsprechenden Felder der Standardbuchung Information enthalten Sammel Splitbuchungen In ACCOUNT PRO hat jede Buchung grunds tzlich nur eine Gegenbuchung Sammel bzw Splitbuchungen bei denen mehreren Buchungen ein einzelnes Gegenkonto gegen bersteht sind aber trotzdem ber ein Zwischenkonto m glich Als Zwischenkonto wird zweckm ssigerweise ein Aufwand oder ein Ertragskonto definiert und z B Sammelbuchungen Saldo 0 genannt Nach der Eingabe einer Sammelbuchung muss der Saldo dieses Kontos immer wieder Null betragen damit die Buchhaltung stimmt Die Verwendung von Sammelbuchungen wird nachstehend am Beispiel einer Zahlung erl utert die mehrere Konten betrifft W hlen Sie im Buchungsformular Start Sammelbuchung und geben Sie zun chst alle die einzelnen Konten betreffenden Betr ge als Buchungen zwischen dem Sammelkonto als K1 und dem betreffenden Konto als K2 ein Die Betragsvorzeichen sind dabei gleich wie wenn das Aktivkonto von dem aus die Zahlung erfolgt
46. int der dort definierte Wechselkurs als Default Kurs Sie k nnen diesen jedoch berschreiben Anzeigen von Fremdw hrungen Sie k nnen Fremdw hrungskonten jeweils in Basis oder in Fremdw hrung anzeigen oder ausdrucken Option Konto in Fremdw hrung anzeigen Bei der Anzeige oder dem Ausdruck der Bilanz k nnen Sie jeweils w hlen ob Fremdw hrungskonten zus tzlich in Fremdw hrung dargestellt werden sollen Option Fremdw hrungen anzeigen Neubewerten von Kontosalden in Fremdw hrung Von Zeit zu Zeit immer aber vor dem Jahresabschluss sollten Sie Fremdw hrungskonten der Bilanz neu bewerten revaluieren Das heisst den Kontensaldo in Basisw hrung zu demjenigen in Fremdw hrung in realistische Relation tats chlicher Wechselkurs zu setzen Dazu m ssen Sie zun chst unter Optionen Fremdw hrungen definieren und zugeh rige Konten angeben die neuen realistischen Wechselkurse angeben Klicken Sie dann unter Optionen Fremdw hrungskonten revaluieren auf Anzeigen und bestimmen Sie die zu revaluierenden Konten Buchung ausf hren nicht ausf hren und klicken Sie anschliessend auf den Button Verbuchen Account Pro macht daraufhin automatisch alle notwendigen Korrekturbuchungen in Basisw hrung so dass die Kontosalden in Basisw hrung und in Fremdw hrung in der richtigen Relation zu einander stehen 1996 2007 AccSoft Shareware Account Pro 44 11 8 11 9 11 10 Kostenste
47. iode meist ein Jahr Der Kontenplan muss mindestens die vier grundlegenden Kontenklassen Aktiven Passiven Aufwand Ertrag unterscheiden Eine weitere Unterteilung ist nicht zwingend notwendig Ein m glicher Kontenplan einer Privatbuchhaltung k nnte wie folgt aussehen Aktiven Nr 100 199 Passiven Nr 200 299 100 Kasse 201 Kreditoren Diners Club 102 Depositenkonto 202 Kreditoren Dritte 103 Gehaltskonto 104 Aktien 204 Darlehen v Herrn X 105 Obligationen 205 Passiven Haus 299 Kapital 107 Verrechnungssteuer 108 Debitoren Hr Meier 109 Debitoren Dritte 111 Auto 112 Darlehen an Herrn Meier 115 Haus Aufwand Nr 400 499 Ertrag Nr 600 999 450 Wohnungsmiete 640 Gehalt 452 Elektrizit t 642 Wertschriftenertrag 453 Telephon Radio Fernsehen 454 Steuern 644 Diverse Ertr ge 455 Versicherungen 645 Zins v Darl an Hr Meier 456 Krankenkasse 457 Arzt Zahnarzt 999 Sammelbuchungen Saldo 0 458 Vereinsbeitr ge 459 Zeitschriften 460 Haushalt 462 Ausw rtige Verpflegung 463 Betrieb Auto 465 Taschengeld X 466 Taschengeld Y 467 Kleidung X 468 Kleidung Y 469 Geschenke 470 Hobbys Sport 471 Ferien 472 Anschaffungen 473 Diverse Aufw nde 475 Abschreibungen Die laufende Verbuchung der Transaktionen kann auf vielf ltige Weise erfolgen Im einfachsten Fall werden f r alle Konten sogenannte Kontobl tter gef hrt auf welchen alle Transaktionen direkt eingetragen werden Anhand des Beispiels eines
48. iven als negative Werte einzugeben Beim Er ffnen einer neuen Buchungsperiode Uebertrag erzeugt ACCOUNT PRO die Kapitalbuchungen automatisch Siehe auch 1996 2007 AccSoft Shareware Account Pro 11 Buchen Betragsvorzeichen Buchen K1 und K2 Neue Buchungsperiode anfangen 1996 2007 AccSoft Shareware Top Level Intro This page is printed before a new top level chapter starts Part Account Pro 13 Buchungsperiode Buchhaltungsname Geben Sie der Buchhaltung einen bis zu acht Zeichen langen Dateinamen Beachten Sie dass der Dateiname keine Erweiterung NNN enthalten darf Da ACCOUNT PRO fir jede Buchungsperiode Gesch ftsjahr einen neuen Satz von Dateien erzeugt ist es zweckm ssig einen Buchhaltungsnamen zu verwenden der aus einem stets gleichen ersten Teil besteht und einem variablen zweiten Teil der das Gesch ftsjahr bezeichnet z B FIBU94 FIBU95 etc Anfangsdatum Enddatum Eine Buchungsperiode kann in ACCOUNT PRO zwischen zwei Tagen und zw lf Monaten lang sein Wenn die Buchungsperiode k rzer oder gleich 11 Monate ist dann kann sie an einem beliebigen Datum beginnen Wenn sie l nger als 11 Monate ist dann muss sie am ersten Tag eines beliebigen Monats beginnen Kontenplan Reihenfolge der Erfolgsrechnungskonten Hier k nnen Sie vor der Eingabe eines neuen benutzerdefinierten Kontenplans die Reihenfolge der Kontenarten der Erfolgsrechnung b
49. ivkonten einen Block bilden Wenn Sie Debitorenkonten verwenden dann k nnen Sie die Einzel Debitorenkonten in der Bilanz auch bei Darstellung im h chsten Detaillierungsgrad Detailkonten der Stufe 4 zusammenfassen was die Uebersichtlichkeit betr chtlich erh hen kann Kreditorenkonto Kreditorenkonten geh ren zu den Passiven und sind f r die Verwendung als Einzel Kreditorenkonten z B Lieferanten Kreditorenkonten vorgesehen Alle als Kreditorenkonten bezeichneten Konten m ssen unmittelbar aufeinanderfolgen und innerhalb der Passivkonten einen Block bilden Wenn Sie Kreditorenkonten verwenden dann k nnen Sie die Einzel Kreditorenkonten in der Bilanz auch bei Darstellung im h chsten Detaillierungsgrad Detailkonten der Stufe 4 zusammenfassen was die Uebersichtlichkeit betr chtlich erh hen kann Kapitalkonto Das Kapitalkonto geh rt zu den Passivkonten ACCOUNT PRO ben tigt dieses Konto zur Speicherung der Werte der Anfangsbilanz In Oesterreich entspricht das Kapitalkonto dem Konto 9000 Kapital Sammelkonto Damit ACCOUNT PRO Sie bei der Eingabe von Sammel bzw Splitbuchungen unterst tzen kann wird dieses Sonderkonto als Zwischenkonto ben tigt Das Sammelkonto kann an sich irgendeiner der Kontenklassen Aktiven Passiven Aufwand Ertrag zugewiesen werden Es hat per Definition nach der Eingabe einer Sammel Splitbuchung immer wieder einen Saldo von Null Es ist jedoch zweckm ssig als Sammelkonto das letzte der
50. k nnen die Vollversion dieses Programms online kaufen und unmittelbar herunterladen Die Bezahlung erfolgt via Kreditkarte mit der Option der Benutzung eines Secure Server Zum Kauf ab dem Internet w hlen Sie bitte Hilfe Account Pro on line registrieren aus dem Hauptmen Bitte vergessen Sie nicht Ihre vollst ndige Adresse anzugeben Normalerweise wird die Lieferung innert 24 Stunden nach Erhalt Ihrer Bestellung abgesandt Lizenzvertrag Die lizensierte Software ist durch ein Copyright gesch tzt Eine Lizenz berechtigt dazu die Software auf einem einzelnen PC zu installieren und zu nutzen Jede weitergehende Verwendung der Software bedarf zus tzlicher Lizenz en Das Kopieren und die Weitergabe der Programm CD sind ausdr cklich gestattet solange der Unlock Code nicht weitergegeben wird 1996 2007 AccSoft Shareware Top Level Intro This page is printed before a new top level chapter starts Part Account Pro 5 Zusammenarbeit mit der Fakturierung Zusammenarbeit mit Account Pro Invoice Account Pro kann eng mit dem Fakturierungsprogramm Account Pro Invoice siehe http accsoft ch com invger htm zusammenarbeiten Dabei sind die Rollen wie folgt verteilt Account Pro Invoice bernimmt Das Erstellen von Rechnungen und Gutschriften Die Uebergabe der entsprechenden Buchungen an Account Pro als Offene Posten Das Erstellen von Mahnungen Account Pro bernimmt Die Uebernahme der Rech
51. l und Haben ist eine reine Konvention Man k nnte sie genausogut mit Links und Rechts bezeichnen Wichtig ist nur dass die Eintragung nach immer gleichen Regeln in verschiedenen Kolonnen erfolgt Dadurch ist das Total der Betr ge in der linken Kolonne aller Konten immer gleich gross wie das Total der Betr ge in der rechten Kolonne aller Konten ACCOUNT PRO vermeidet bei der Dateneingabe die Begriffe Soll und Haben und verwendet an ihrer Stelle eine Vorzeichenregel Die Kolonne Saldo ist nichts anderes als die jeweilige Differenz zwischen den Sub Totalen der Kolonnen Golf und Haben Der Saldo zeigt den jeweiligen Kontostand an Er bildet sich immer aus er Differenz der jeweiligen Zwischentotale Zwischentotal von Soll minus Zwischentotal von Haben und ist in der Regel positiv bei Aktiv und Aufwandkonten und negativ bei Passiv und Ertragskonten Das jeweils umgekehrte Vorzeichen tritt nur in Ausnahmef llen auf z B dann wenn ein Bankkonto berzogen wurde und einen negativen Saldo aufweist Die letzte Kolonne enth lt die fortlaufende Nummer der Doppel Buchung Diese Nummer dient bei ACCOUNT PRO in erster Linie als Referenznummer f r automatische Steuer und Skontobuchungen Sie kann aber auch gleichzeitig zur Numerierung der Buchungsbelege verwendet werden 1996 2007 AccSoft Shareware 59 Account Pro Index zm 18 A Account Pro Invoice 5 20 Aktiven 9 Amexco 2 anfangen 8
52. ldeten Steuerbetr ge werden Sie normalerweise durch eine Multiplikation aus den entsprechenden Umsatzzahlen Bemessungsgrundlagen berechnen F r die abziehbaren Vorsteuern k nnen Sie die Steuerkontosalden aus der Buchhaltung direkt verwenden Kolonnen B und D Ziff Diese Kolonnen dienen zur Aufnahme der auf den jeweiligen Steuerformularen angegebenen meist fett gedruckten Identifikationsnummern auch Ziffern genannt Diese sollten nicht mit den auf den Steuerformularen teilweise auch vorhandenen Zeilennummern verwechselt werden ACCOUNT PRO kann die Ausgabewerte in einer Faksimile Darstellung des offiziellen Steuerformulars ausgeben Damit ACCOUNT PRO weiss wo unter welcher Ziffer die einzelnen Werte angezeigt werden sollen ist es notwendig dass Sie die Ziffern jeweils links in der unmittelbar links neben einem Ausgabewert stehenden Kolonne B oder D eintragen Kolonne F Zeile anzeigen Hier k nnen Sie angeben ob eine Zeile in der Auswertung a priori sichtbar sein soll Zeilen die Sie als nicht sichtbar gekennzeichnet haben k nnen Sie in der Auswertung trotzdem darstellen wenn Sie die Option Alle Zeilen anzeigen einschalten 11 6 Benutzerdefinierte Bilanz Erfolgsrechnung BWA Mit dieser Funktion k nnen Sie eigene Darstellungen von Bilanz und Erfolgsrechnung oder eine betriebswirtschaftiche Auswertung definieren Die definierten Darstellungen k nnen Sie unter Anschauen des Hauptmen s am Bildschirm betrachten unter Dat
53. lkonto zul ssig Operation ist nur f r Aufwand und Ertragskonten sinnvoll Operation ist nur f r Detailkonten m glich Pfad oder Name nicht DOS konform Prozentsatz fehlt Sie m ssen einen neuen Buchhaltungsnamen verwenden Taste schon verwendet Unzul ssiger Monat im Datum Unzul ssiger Betrag Unzul ssiger Buchhaltungsname Unzul ssiger Monat Unzul ssiger Tag im Datum Zu lange Buchungsperiode maximal 1 Jahr 1996 2007 AccSoft Shareware Top Level Intro This page is printed before a new top level chapter starts Part Account Pro 55 15 Anhang B Grundlagen der Doppelten Buchhaltung B1 Einleitung Die folgenden Abschnitte richten sich in erster Linie an Benutzer ohne buchhalterische Grundkenntnisse Es werden die Grundelemente und das Prinzip der doppelten Buchf hrung erkl rt Das Verst ndnis dieser Grundlagen ist eine notwendige Voraussetzung f r den Umgang mit ACCOUNT PRO Damit sie f r jedermann verst ndlich sind werden als Beispiele jeweils F lle aus der Privatbuch haltung zitiert B2 Die Aktiven Wer bersicht ber seine Finanzen haben will muss zun chst einmal wissen was er hat Was man hat nennt man Verm gen Das Verm gen und seine Teile bezeichnet man als Aktiven Die Teile des Verm gens werden soweit es sich nicht um Bargeld handelt in Geld bewertet Der Wert der einzelnen Verm gensteile wie Liegenschaften Autos oder Mobiliar ist oft nicht mit Sicherh
54. llen Projekte Damit Sie einzelne Buchungen Kostenstellen oder Projekten zuordnen k nnen m ssen Sie diese zuerst definieren Optionen Kostenstellen Projekte definieren Sie k nnen bis zu 2000 Kostenstellen und oder Projekte definieren Zur Definition geh ren die Nummer der Kostenstelle oder des Projekts die Bezeichnung das Startdatum der Status offen oder geschlossen Sie k nnen beliebige Nummern aus dem Bereich 1 32760 verwenden Wenn Sie als Status geschlossen angeben dann k nnen Sie keine weiteren Buchungen zuordnen Das Buchungsformular enth lt nur dann ein Eingabefeld f r die Kostenstellen Projektnummer wenn Sie mindestens eine Kostenstelle oder ein Projekt definiert haben Die Auswertungen der Kostenstellen Projekte finden Sie unter Anschauen Kostenstelle Projekt Es werden jeweils sowohl die Betr ge der laufenden Buchungperiode als auch die Gesamtbetr ge seit dem Startdatum angezeigt Damit k nnen Sie Projekte ber mehrere Jahre hinweg verfolgen Unter Datei Drucken bzw Datei Datenexport k nnen Sie die Auswertungen ausdrucken oder zur Verwendung in einer Tabellenkalkulation exportieren Taschenrechner Der Taschenrechner kann berall im Programm mit der Taste F4 aufgerufen werden Die Bedienung des Rechners entspricht der eines einfachen handels blichen Taschenrechners Die Tasten des Rechners k nnen ber die Tastatur oder mit der Maus bet tigt werden Durch runden wird d
55. llte da die Jahres bersicht so kein realistisches Bild liefert Kolonne In der mit bezeichneten Kolonne werden die prozentualen Abweichungen gegen ber den Vorjahreswerten angegeben Die Werte berechnen sich als Bisher Schatzung Vorjahr Vorjahr Wo der Wert von Vorjahr Null ist wird nichts angezeigt w re eine Division durch Null Sehen ndern des zugeh rigen Kontoblatts Anstatt die Befehlsleiste Kontoblatt sehen ndern anzuklicken k nnen Sie auch einfach die entsprechende Zeile in irgendeiner Kolonne ausser Kolonne M doppelt anklicken 1996 2007 AccSoft Shareware Account Pro 37 Siehe auch Planen Budget Planen Jahres bersicht Planen Sch tzung Planen Vorjahr 1996 2007 AccSoft Shareware Top Level Intro This page is printed before a new top level chapter starts Part Account Pro 39 11 11 1 11 2 Optionen Ordner fur die Buchhaltungsdaten definieren Account Pro kann auf mehreren Client PCs eines Netzwerks installiert werden Fur die Daten kann zentral auf einem Server ein Datenverzeichnis eingerichtet werden Damit Account Pro auf diese Daten zugreifen kann m ssen Sie das zentrale Datenverzeichnis auf jedem Client PC unter Optionen Ordner f r die Buchhaltungsdaten definieren angeben Bis zu drei Benutzer k nnen gleichzeitig ein Gesch ftsjahr eines Mandanten bearbeiten Der erste Benutzer kann alle D
56. n Klicken Sie dazu im Buchungsformular Memo an oder klicken Sie in den Bildschirmdarstellungen ein Feld in der mit M Memo bezeichneten Spalte doppelt an In das Memoformular k nnen Sie bis zu 500 Zeichen eingeben Buchungen die Sie mit einem Memorandum versehen haben sind in den Bildschirmdarstellungen in der mit M bezeichneten Spalte mit dem Buchstaben M gekennzeichnet Um das Memo einer mit M gekennzeichneten Buchung zu lesen zu ndern zu l schen oder auszudrucken k nnen Sie in den Bildschirmauswertungen die Memo Spalte der Buchung doppelt anklicken und die gew nschte Aktivit t in dem daraufhin erscheinenden Memo Formular durchf hren Offene Posten Buchungen k nnen Sie auch als Offene Posten markieren und dabei gleichzeitig mit einem Memo Text versehen Gehen Sie zum aufrufen des Memo Formulars gleich vor wie oben unter Memoranda zu Buchungen beschrieben Markieren Sie im Memo Formular das Feld Offener Posten Wenn gew nscht k nnen Sie auch einen bis zu 500 Zeichen langen Memo Text eingeben Sie m ssen aber nicht Wenn Account Pro Rechnungen und Gutschriften aus Account Pro Invoice importiert dann werden die Markierungen als Offener Posten und die dazugeh rigen Memos automatisch generiert Um die Markierung einer Buchung als Offener Posten wieder zu entfernen oder um das zugeh rige Memo zu lesen zu ndern oder zu l schen k nnen Sie in den Bildschirmauswertungen die Memo Spalte der Buchung doppelt
57. n bei denen das Betrag Feld einen Prozentsatz enth lt erlaubt das automatische Verbuchen von Vorsteuer Mehrwertsteuer und Skonto ACCOUNT PRO f gt einer Hauptbuchung dabei automatisch eine entsprechende Steuer bzw Skonto Buchung hinzu Ab 2005 m ssen Sie in Deutschland die Steuerdaten an das Finanzamt elektronisch bermitteln Wie Sie dazu vorgehen k nnen sehen Sie hier Definition automatischer Buchungen 1996 2007 AccSoft Shareware Account Pro 23 Zur Definition automatischer Buchungen w hlen Sie Optionen Standardbuchungen definieren aus dem Hauptmen Anwendung automatischer Buchungen Die Berechnung von Vorsteuer und MwSt erfolgt immer auf der Basis des die Steuer enthaltenden Bruttobetrages Die Berechnung des Skonto erfolgt immer auf der Basis des effektiven Zahlungsbetrages Die Hauptbuchung muss deshalb ber den entsprechenden Betrag lauten Zur unmittelbaren automatischen Verbuchung von Steuern und Skonti ist zun chst eine Hauptbuchung ber den Bruttobetrag bei Vorsteuer und Mw St bzw den effektiven Zahlungsbetrag bei Skonto zu machen Als K1 ist dabei immer ein Bilan z kon to Aktivkto oder Passivkto zu verwenden Im Falle von Skonto muss K1 dasjenige Aktivkonto sein von dem auf das die Zahlung erfolgt Die Hauptbuchung ist mit Verbuchen normal abzuschliessen Wenn das Umsatzkonto K2 nicht mit dem entsprechenden Umsatzsteuerkonto Vorsteuer Umsatzsteuer verkn pft wurd
58. nennnnnnnenrnnn nennen nenn 17 2 BetragsV rzeichen cn el 18 3 Kto K1 und Gkto K2 Felder urss2unmnnnannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnen nun 19 4 Standard Buchungen 2 04142lessa nina na erae ee ae ea ee 19 5 Sammel Splitbuchungen zuuunssassnannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnannnnnannnnnnnnnnnnnnnnannnnnnnnnnannnnnnnnnnnnn 19 6 Belegnummer Eingabe unrssnnnssnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnennnnnnnnennnnnnnnennnnnnnennnnnennennnnennneennnanneen nn nn 20 7 iMemos und Offene Posten u 2 2 ee 20 8 Zahlungseing nge verbuchen unsunssasnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnannnnnannnnnnnnnnannnnnannnnnnnnnnannnnnnannnnnn 20 9 Fremdw hrungen EE 22 10 Vorst MwSt SKONtO 2 2 5 22 22 mann an ren Ep anaa EE EES dati 22 7 Anschauen 26 1 Buchhaltung anschauen unnsernennnnennnnnnnennnnnnnnnnnnnnnn nennen nen nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnn nennen nn 26 2 MwSt Abrechnung bzw Umsatzsteuervoranmeldung usussrssnssnannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnannnnnnn 27 3 Statistikwerte 4 Ur an Nest 27 8 Drucken 30 1 SUCK CN eebe a aea a as sat en muta wea cna eee 30 1996 2007 AccSoft Shareware Contents 9 Neue Buchungsperiode anfangen 32 1 Neue Buchungsperiode anfangen unnssunennnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nenn 32 10 Planen 34 1 Uebersicht essnee a NEESS 34 2 Vorjahreswerte E 34 3 Ce We se
59. ng 10 3 Budget Das Budget sollte zu Beginn der Buchungsperiode als Zielvorgabe aufgestellt und nachher nicht mehr ver ndert werden Wenn im Laufe der Zeit erkannt wird dass Budgets in der Realit t nicht erreicht werden dann sollten die Werte der Sch tzung und nicht die Budgetwerte entsprechend korrigiert werden Die monatlichen Budgetwerte k nnen Sie durch Anklicken der entsprechenden Zeilen direkt in die Planungstabelle bertragen es ist nicht notwendig dazu die Felder Von Monat und Bis Monat des Eingabeformulars zu verwenden Siehe auch Planen Sch tzung Planen Uebernahme Budget Planen Vorjahr 10 4 Sch tzung Die Zukunfts Sch tzung sollte w hrend der Buchungsperiode laufend gem ss den letzten Erkenntnissen korrigiert werden Wo dies angezeigt ist k nnen die Vorjahr oder die Budget Werte bequem bernommen werden Dazu ist als Sch tzwert V oder B einzugeben Die monatlichen Sch tzwerte k nnen Sie durch Anklicken der entsprechenden Zeilen direkt in die Planungstabelle bertragen es ist nicht notwendig dazu die Felder Von Monat und Bis Monat des Eingabeformulars zu verwenden 1996 2007 AccSoft Shareware Account Pro 35 10 5 10 6 10 7 Am Anfang der Buchungsperiode sind die Schatzwerte gleich den Budgetwerten ACCOUNT PRO erlaubt das automatische Uebernehmen der Budgetwerte als Sch tzwerte f r alle oder einzelne Aufwand und Ertragskonten Dazu ist
60. ns und Privatbuchhaltungsdateien zu ordnen Um einen neuen Mandanten anzulegen klicken Sie die Befehlsleiste Mandant neu anlegen an Geben Sie f r jeden Mandanten eine spezifische Bezeichnung ein ACCOUNT PRO pr sentiert die Mandanten nach dieser Bezeichnung alphabetisch sortiert In die Felder Adresse und Bemerkungen k nnen Sie je bis zu 200 Zeichen eingeben Bevor sie einem Mandanten Buchhaltungen zuordnen k nnen m ssen Sie diese er ffnen Datei Neu oder Neue Buchhaltung in der Liste der Buchhaltungen Sie k nnen einem Mandanten bis zu maximal 20 Buchhaltungsdateien zuzuordnen Dazu klicken Sie den entsprechenden Mandanten und anschliessend die Befehlsleiste Buchhaltungsdateien zuweisen an Mit der Befehlsleiste Datei entfernen k nnen Sie falsch zugewiesene Dateien wieder entfernen Wenn sie eine Buchhaltungsdatei einem Mandanten zugewiesen haben und die Buchhaltung am Ende einer Buchungsperiode auf eine neue Periode bertragen dann weist ACCOUNT PRO die Dateien der neuen Periode dem Mandanten automatisch zu 1996 2007 AccSoft Shareware Top Level Intro This page is printed before a new top level chapter starts Part Account Pro 17 Buchen Das Buchungsformular Siehe auch Vorsteuer Mehrwertsteuer und Skonto Fremdwahrungen Zahlungseingange verbuchen Allgemeines Buchungen k nnen Sie unter dem Menu Punkt Buchen oder direkt aus den jeweiligen Bildschirmda
61. nsformieren Gehen Sie dazu wie folgt vor Kopieren Sie alle zu einer DOS Buchhaltung geh renden Dateien NAME in das Verzeichnis von ACCOUNT PRO fir Windows Starten Sie dann das sich im ACCOUNT PRO fiir Windows Verzeichnis befindliche DOS Programm WINTRANS EXE mit Datei Ausf hren aus dem Programm Manager oder direkt mit dem Dateimanager und transformieren Sie die Dateien WINTRANS EXE wandelt die DOS Dateien in die neuen Dateien Name ACC Name MEM Name PLA und Name TRA um Diese k nnen Sie in ACCOUNT PRO f r Windows direkt verwenden 1996 2007 AccSoft Shareware Top Level Intro This page is printed before a new top level chapter starts Part Account Pro 52 14 Anhang A Fehlermeldungen Nachstehend befindet sich eine alphabetisch geordnete Liste der Fehlermeldungen von ACCOUNT PRO Wo diese sich nicht von selbst erkl ren sind auch Angaben zu den m glichen Fehlerursachen und oder der Behebung der Fehler enthalten ACCOUNT PRO kann die DOS Datei XCOPY EXE nicht finden F gen Sie in der AUTOEXEC BAT Datei Ihres Systems eine PATH Anweisung hinzu die auf das Verzeichnis mit den DOS Dateien hinweist meist PATH C DOS oder kopieren Sie die Datei XCOPY EXE in das ACCOUNT PRO Verzeichnis Altes Dateiformat Bitte zuerst mit WINTRANS EXE umwandeln Ausserhalb Buchungsperiode Bitte nur Buchstaben und Zahlen Bitte keine Umlaute Passw rter d rfen nur Buchstaben und Zahlen enthalten
62. nungen und Gutschriften entsprechenden Buchungen als Offene Posten Die Verbuchung der Zahlungseing nge Die Debitorenkontrolle Der normale Ablauf ist der folgende Mit Account Pro Invoice wird eine Rechnung erstellt und per Post oder Email versandt Die der Rechnung entsprechende Buchung wird an Account Pro bergeben Dazu wird die Funktion Verbuchen von Account Pro Invoice eingesetzt Account Pro erkennt beim Start automatisch dass Buchungen aus Account Pro Invoice vorliegen und kann diese importieren Die Buchungen werden automatisch als Offener Posten gekennzeichnet und mit einem Memo versehen das die Rechnungsnummer die Firma und den Vor und Nachnamen des Rechnungsadressaten enth lt Das Memo enth lt auch die im Feld Einzahlungsschein Referenz Nr des Dokument Formulars von Account Pro Invoice allenfalls mittels Money Pen nur Schweiz eingescannte Referenznummer Die Rechnung wird bezahlt es erfolgt ein Zahlungseingang auf ein Bank oder Postkonto Benutzer in CH Das Vorgehen zum Verbuchen des Zahlungseingangs h ngt davon ab ob Ihr Bankkonto die Funktion ESR Datei unterst tzt oder nicht Wenn Ihr Bankkonto die Funktion ESR Datei unterst tzt dann brauchen Sie nur via Ihre E Banking Software die letzte ESR Datei zu holen und dann die Datei unter Datei Datenimport ESR Datei verarbeiten in Account Pro einzulesen Dabei werden die Zahlungen automatisch verbucht und die Markierung der Debitorenbuchungen als
63. oice Dokument Nr aus dem Memo der Buchung von Account Pro kopieren und einfach in Account Pro Invoice aufrufen Filtern nach Rechnungsnummer und dann sehr einfach ein Mahnungsdokument erzeugen 1996 2007 AccSoft Shareware Top Level Intro This page is printed before a new top level chapter starts Part Account Pro 8 3 2 Die ersten Schritte Einsatz in einer Netzwerkumgebung Account Pro kann auf mehreren Client PCs eines Netzwerks installiert werden F r die Daten kann zentral auf einem Server ein Datenverzeichnis eingerichtet werden Damit Account Pro auf diese Daten zugreifen kann m ssen Sie das zentrale Datenverzeichnis auf jedem Client PC unter Optionen Ordner f r die Buchhaltungsdaten definieren angeben Bis zu drei Benutzer k nnen gleichzeitig ein Gesch ftsjahr eines Mandanten bearbeiten Der erste Benutzer kann alle Daten eingeben und ver ndern Die beiden anderen Benutzer k nnen gleichzeitig Buchungen eingeben oder ndern Konten planen Mandanten bearbeiten und alle Darstellungen einsehen ausdrucken oder exportieren Wichtig Damit Account Pro in einer Netzwerkumgebung mit mehreren Benutzern desselben Gesch ftsjahres eines Mandanten richtig funktionieren kann muss Account Pro immer auf die vorgesehene Art und Weise beendet werden Exit Button oder Ende im Datei Submen Sollte es notwendig werden einen PC nach einem Systemabsturz gewaltsam neu zu starten wird die im
64. omatikbuchung hinzuzuf gen m ssen Sie den Mauscursor auf eine leere Zeile positionieren und die Befehlsleiste Definieren mit der Auswahl Automatikbuchung anklicken Wahlen Sie im anschliessend erscheinenden Eingabeformular den gew nschten Buchungstyp und machen Sie die weiter notwendigen Angaben Um eine Automatikbuchung zu ndern oder zu l schen m ssen Sie den Mauscursor auf die entsprechende Buchung positionieren und anschliessend die Befehlsleiste Aendern bzw L schen anklicken Buchungstyp Sie k nnen Umsatzsteuerbuchungen Vorsteuer MwSt und Skontobuchungen automatisieren Damit die Skontobuchungsautomatik auch zusammen mit der Umsatzsteuerautomatik funktioniert m ssen Sie die Skontoautomatikbuchungen als Auf Basis Netto definieren Checkbox leer lassen Tastenk rzel Ctrl A Ctrl Z 1996 2007 AccSoft Shareware Account Pro 41 11 4 11 5 Sie k nnen bis zu 26 Standard und Automatikbuchungen mit Tastenk rzeln versehen Ctrl A Ctrl Z Damit k nnen Sie solche Standardbuchungen dann leicht direkt ins Buchungsformular hinein abrufen Verkn pfen Wenn Sie Umsatzkonten verwenden die per Definition ausschliesslich solche Buchungen enthalten die einer Umsatzsteuer unterliegen z B Umsatzerl se 6 5 Umsatzsteuer dann k nnen Sie die Umsatzkonten mit dem entsprechenden Umsatzsteuerkonto verkn pfen Solche Verkn pfungen erm glichen dass ACCOUNT PRO bei der Eingabe ein
65. onto K1 auf der Haben Seite stehen soll dann ist er negativ Die Dezimalzeichen der Betr ge m ssen demjenigen Ihres Landes entsprechen K1 Zeichenkette die der Kontonummer K1 entspricht Die Kontonummer K1 kann Werte zwischen 1 und 99999999 annehmen Die Kontonummer muss in der Buchhaltung in die importiert werden soll existieren K2 Zeichenkette die der Kontonummer K2 entspricht Die Kontonummer K2 kann Werte zwischen 1 und 99999999 annehmen Die Kontonummer muss in der Buchhaltung in die importiert werden soll existieren Buchungstext Zeichenkette die den Buchungstext enth lt Der Text kann maximal 30 Zeichen umfassen Er muss mindestens ein nicht leeres Zeichen umfassen Belegnummer optional Zeichenkette die die Belegnummer enth lt 1 99999 Kostenstellennummer optional Zeichenkette die die Kostenstellennummer enth lt 1 32760 ACCOUNT PRO wird nur solche Buchungen importieren die den obengenannten Bedingungen entsprechen Wenn ACCOUNT PRO in einer Importdatei fehlerhafte Buchungen vorfindet dann speichert ACCOUNT PRO diese in einer Datei namens IMPERR TXT im ACCOUNT PRO Verzeichnis zusammen mit entsprechenden Fehlermeldungen ab Beispiel f r eine Import Textdatei 156 Tab 123 55 Tab 100 Tab 3002 Tab Einkauf von Artikeln CR LF 156 Tab 634 80 Tab 100 Tab 3002 Tab Einkauf von noch mehr Artikeln CR LF Import von Zahlungen aus Paymaker oder UBS Pay ACCOUNT PRO kann Zahlungsdaten in der Basisw
66. ren Nichts ist aber je perfekt Deshalb sei auch weiterhin die Aufforderung an alle aufmerksamen Benutzer gerichtet allf llige Verbesserungsvorschl ge und Anregungen an den Autor weiterzuleiten St fa im September 2007 Account Pro Team Help file and manual were designed with Help amp Manual the first WYSIWYG Windows help authoring tool Get your own copy of Help amp Manual at http www helpandmanual com Account Pro Inhaltsverzeichnis 1 Allgemeines Registrierung 2 1 Allgemeines ber ACCOUNT PRO unsuuunnaansnnnnnnnnnnnunnnnnunnnnnnnannunnnnnnnnnnnnnannunnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 2 2 Registrierung ee eee eee eee ee 2 SP BEEN d e EE 3 2 Zusammenarbeit mit der Fakturierung 5 1 Zusammenarbeit mit Account Pro INVOICE uunsssnnnssnnnnnnennnnnnnnennnnnnnnnnnnnnn nennen namens nennen 5 3 Die ersten Schritte 8 1 Einsatz in einer Netzwerkumgebung unzresnnssnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nennen nennen anne 8 2 Neue Buchhaltung er ffnen nsesusnnsansnnannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnannnnnnnnnnannnnnnnnnnnnnnnnannunnnnnnnannnnnnnnnnn 8 3 Kontenplan RE 9 d Kapitalk nto 2 2 22 2 ae denn aan EECHER EEN EE 10 4 Buchungsperiode 13 5 Die Mandantenfunktion 15 1 Mandanten verwalten unnssnnssenennnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnennnnnnnnrnnnnnnenrnnn nennen nennen 15 6 Buchen 17 1 Das Buchungsformular unsnssenenennennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nen nnnnnnnnnnnnnnnnn
67. rstellungen der Kontobl tter vornehmen Wenn Sie in den Bildschirmdarstellungen buchen dann sollten Sie jedoch beachten dass Sie um den Effekt der Buchungen in der Auswertung zu sehen diese neu darstellen m ssen Klicken Sie dazu den Men punkt Neuberechnen an Der Eingabemodus Einf gen Ueberschreiben oder kann durch Dr cken der Taste Ins in jedem der Eingabefelder umgestellt werden Button Fremdw hrung Dieser Button erscheint nur dann wenn Sie Fremdw hrungen definiert haben Nach klicken auf diesen Button m ssen Sie als erstes das Fremdw hrungskonto als K1 angeben Datum Feld Geben Sie das Buchungsdatum in der Form Tag Monat ein oder dr cken Sie einfach Tab zur Eingabe des aktuellen Datums Das Kalenderjahr ist nicht einzugeben auch dann nicht wenn die Buchungsperiode zwei Kalenderjahre betrifft Da jeder Kalendermonat nur einmal in einer Buchungsperiode vorkommt weist ACCOUNT PRO die Buchung automatisch dem richtigen Kalenderjahr zu Es ist nicht notwendig einen Punkt nach dem Monat zu setzen Damit die Saldovortr ge der Aktiv und Passivkonten als erste Eintr ge auf den Kontobl ttern erscheinen sind Buchungen am ersten Tag der Buchungsperiode nur im Zusammenhang mit dem Kapitalkonto zul ssig Betrag Feld Hier m ssen Sie den Buchungsbetrag unter Beachtung seines Vorzeichens eingeben Eine Erkl rung der Vorzeichenregel finden Sie unter Betragsvorzeichen Kto K1 und Gkto K2 Felder Die Abk r
68. s Account Pro G Benutzerhandbuch by Account Pro Dieses Buch ist das Begleitbuch zum PC Programm ACCOUNT PRO f r Windows einem auf dem System der doppelten Buchf hrung basierenden Buchhaltungs und Finanzplanungsprogramm das sich sowohl f r kleinere bis mittlere Betriebe aus Handel Gewerbe Handwerk freie Berufe als auch f r Privatpersonen und Vereine eignet Das Buch enth lt auch eine leicht verst ndliche Einf hrung in die Theorie der doppelten Buchhaltung Dieser Teil richtet sich in erster Linie an Benutzer ohne buchhalterische Grundkenntnisse Der restliche Teil des Buches dient als eigentliches Programmbenutzer Handbuch Darin werden die Bedienung und alle wesentlichen Konzepte von ACCOUNT PRO erl utert Bei der Entwicklung des Programms wurde vor allem auf Benutzerfreundlichkeit und Minimierung des mit dem F hren einer Buchhaltung verbundenen Aufwandes Wert gelegt Im Bestreben den Nutzen einer Buchhaltung zu erh hen wurde das Programm auch mit allen notwendigen Eigenschaften als eigentliches Finanzplanungs und kontrollinstrument ausgestattet Dies unterscheidet ACCOUNT PRO wesentlich von reinen Finanzbuchhaltungsprogrammen ACCOUNT PRO f r Windows ist eine Weiterentwicklung des Programms ACCOUNT PRO f r DOS Die erste Version von ACCOUNT PRO f r DOS wurde 1992 fertiggestellt Nicht zuletzt auf Grund von Vorschl gen seiner Benutzer hat das Programm seit dieser Zeit zahlreiche Verbesserungen und Erweiterungen erfah
69. ss ACCOUNT PRO um auszudrucken mindestens 700 K an freiem Speicherplatz auf der Festplatte ben tigt ACCOUNT PRO ben tigt das Papierformat A4 1996 2007 AccSoft Shareware Top Level Intro This page is printed before a new top level chapter starts Part Account Pro 32 Neue Buchungsperiode anfangen Neue Buchungsperiode anfangen Am Ende einer Buchungsperiode Gesch ftsjahr muss die Buchhaltung auf eine neue Buchungsperiode bertragen werden Dabei erzeugt ACCOUNT PRO einen neuen Satz von Buchhaltungsdateien Um eine Buchhaltung zu bertragen m ssen Sie den Punkt Uebertrag des Hauptmen s anw hlen und das anschliessend erscheinende Bildschirm Formular Neue Buchungsperiode ausf llen Sie m ssen dabei einen neuen Buchhaltungsnamen und neue Anfangs und Enddaten verwenden Sie k nnen eine Buchhaltung mehrmals bertragen Dies ist besonders dann n tzlich wenn am Ende einer Buchungsperiode noch nicht alle notwendigen Daten verf gbar sind In so einem Falle k nnen Sie die neue Periode provisorisch er ffnen und mit den Dateien der neuen Periode weiterarbeiten Dabei m ssen Sie jedoch unbedingt beachten dass Sie bis zur definitiven Uebertragung der alten Periode keine Aenderungen an den Kontenpl nen der alten und der neuen Periode vornehmen d rfen Sp ter wenn die Daten der alten Periode einmal vollst ndig sind und Sie die alte Buchhaltung definitiv bertragen haben dann k nnen Sie
70. ssivkonten definiert werden Unter den Passivkonten kommen dabei kurzfristige Schulden z B Kreditkarten Schulden in erster Linie in frage Ausgabewerte f r MwSt Abrechnung bzw Umsatzsteuervoranmeldung Bevor Sie die Ausgabewerte anschauen oder ausdrucken k nnen m ssen Sie diese definieren siehe unter MwSt Abrechnungs bzw USt Voranmeldewerte definieren Verkn pfte Konten pr fen ACCOUNT PRO zeigt bei verkn pften Umsatzsteuerkonten siehe Optionen Standard und Automatikbuchungen in der letzten Kolonne an ob derjenige Teil der Buchungen des Umsatzsteuerkontos der den Ums tzen der verkn pften Umsatzkonten entspricht korrekt ist oder nicht Wenn dieser Teil mit der errechneten Steuer f r die verkn pften Umsatzkonten bereinstimmt dann zeigt ACCOUNT PRO in der letzten Kolonne OK an Wenn nicht dann zeigt ACCOUNT PRO die Differenz der tats chlich gebuchten und der aus den Ums tzen errechneten Umsatzsteuer an In so einem Falle enth lt das Umsatzsteuerkonto und oder die vekn pften Umsatzkonten eine oder mehrere falsch kontierte Buchungen Zur Korrektur sollten diese gesucht und berichtigt werden Auswertung f r Kostenstellen oder Projekte Damit Sie einzelne Buchungen Kostenstellen oder Projekten zuordenen k nnen m ssen Sie diese zuerst definieren Optionen Kostenstellen Projekte definieren Betriebswirtschaftliche Auswertung Eine betriebswirtschaftliche Auswerttung k nnen Sie unter Optionen Benut
71. st dann m ssen Sie das Suchkriterium enger fassen Doppelklicken in der mit M f r Memo bezeichneten Spalte bringt das Memo Eingabeformular auf den Bildschirm Doppelklicken in der Spalte Kto f r Konto oder Gkto f r Gegenkonto zeigt den entsprechenden Kontonamen an Doppelklicken in einer anderen als den Spalten M und Gkto hat den gleichen Effekt wie der Men punkt Aendern und bringt das Buchungsformular auf den Bildschirm 1996 2007 AccSoft Shareware Account Pro 40 Zahlungseingang verbuchen Diese Angelegenheit ist nur dann von Bedeutung wenn Sie die Offene Posten Funktion zur Kennzeichnung von Debitorenbuchungen verwenden Wenn Sie einen einem Offenen Posten entsprechenden Zahlungseingang verbuchen m ssen dann k nnen Sie mittels der Funktion Buchungen suchen Optionen Buchungen suchen die Offene Posten Buchung auffinden Nach Klicken auf de Offene Posten Buchung k nnen Sie dann mit dem Button Zahlungseingang verbuchen die ihr entsprechende Eingangszahlung verbuchen Account Pro fragt Sie dabei nach dem Buchhaltungssystem wichtig f r Buchungen die in das vorhergehende Gesch ftsjahr fallen und nach dem Buchungsdatum Anschliessend pr sentiert Account Pro die Liste der Standardbuchungen Dort sollten Sie f r die Konten auf die die Zahlungen eingehen geeignete Standardbuchungen definiert haben Nach Klicken auf die zutreffende Standardbuchung wird Account Pro die als O
72. t Darin sind 637 6 5 Umsatzsteuer enthalten die Sie als Vorsteuer abziehen k nnen Per 20 3 hatte ACCOUNT PRO 650 als anrechenbare Vorsteuer gebucht Per 16 4 hat die Buchungsautomatik jedoch den Skontoabzug ber cksichtigt und die anrechenbare Vorsteuer um 13 vermindert 650 minus 13 ergeben denn auch den korrekten Vorsteuerbetrag von 637 Siehe auch Optionen Standard und Automatikbuchungen 1996 2007 AccSoft Shareware Top Level Intro This page is printed before a new top level chapter starts Part Account Pro 26 7 Anschauen 7 1 Buchhaltung anschauen Allgemeines ACCOUNT PRO ist so ausgelegt dass s mtliche Daten einer Buchungsperiode jederzeit bequem am Bildschirm zug nglich sind Der Men Punkt Anschauen umfasst alle wesentlichen Darstellungen des rein buchhalterischen Teils von ACCOUNT PRO Die Darstellungen des finanzplanerischen Teils finden Sie unter Planen im Hauptmen Kontoblatt Es k nnen bis zu ca 12000 Buchungen dargestellt werden Wenn ein Kontoblatt mehr Buchungen enth lt als dargestellt werden k nnen dann sollte in erster Linie mit der Darstellung Monat gearbeitet werden Wenn diese Darstellung dann immer noch mehr Buchungen enth lt als dargestellt werden k nnen muss mit der Darstellung Periode unter Eingabe eines gen gend kurzen Zeitabschnitts gearbeitet werden Doppelklicken in der mit MI f r Memo bezeichneten Spalte bringt das Memo
73. t Einzelne Buchungen k nnen als Offene Posten markiert werden Die markierten Buchungen eines Kontos k nnen dann f r beliebige Zeitperioden auf dem Bildschirm dargestellt oder ausgedruckt werden Neben den normalen F higkeiten zur Buchf hrung verf gt ACCOUNT PRO zus tzlich ber F higkeiten die eine sehr effiziente Finanzplanung erm glichen F r jedes Erfolgsrechnungs Konto k nnen monatliche Budgets und Zukunftssch tzwerte eingegeben werden Dabei sind auch Vorjahreswerte so vorhanden zum Vergleich verf gbar Diese Konstellation erleichtert das Aufstellen eines Budgets und das Ermitteln von realistischen Sch tzwerten Mit diesem System kann jederzeit eine recht genaue Vorhersage ber das finanzielle Ergebnis am Ende der Buchungsperiode gemacht werden Eine Buchungsperiode kann in ACCOUNT PRO zwischen zwei Tagen und zw lf Monaten lang sein Sie kann in einem beliebigen Monat beginnen und zwei Kalenderjahre betreffen Die Kapazit ten des Programms sind wie folgt 2000 Buchhaltungen 20000 Konten pro Buchhaltung 200000 Doppelbuchungen pro Buchhaltung und Jahr 200 Standardbuchungen 1000 Periodische Automatikbuchungen 200 Fremdwahrungen 2000 Kostenstellen Projekte 1 2 Registrierung Unterschied Shareware Lizenzversion Die Shareware Version unterscheidet sich von der Lizenzversion lediglich dadurch dass sie Sie ab 200 Buchungen ab und zu daran erinnert dass es sich hier um Shareware handelt die Ihnen auss
74. teien mit den mitgelieferten Kontenplanen nicht mehr ben tigen dann k nnen Sie diese einfach mit dem Windows Explorer l schen b Neue Buchhaltung mit eigenem Kontenplan er ffnen W hlen Sie Datei Neu aus dem Hauptmen oder Neue Buchhaltung in der Liste der Buchhaltungen Folgen Sie im weiteren der Benutzerf hrung Siehe auch Betrageingabefeld Kto K1 und Gkto K2 Felder Neue Buchungsperiode anfangen Kontenplan ACCOUNT PRO kann mit bis zu 20000 Konten arbeiten Diese k nnen beliebig in Aktiv Passiv Aufwand und Ertragskonten aufgeteilt werden Sie k nnen beliebige bis zu 8 stellige Kontonummern in beliebiger Reihenfolge verwenden Die Reihenfolge der Konten wird durch ihre Pl tze in der Kontenliste bestimmt nicht durch die Kontonummern Beachten Sie aber bitte dass die Konten Klassen wie folgt zugewiesen werden m ssen Erste Kontenklasse Aktiven Zweite Kontenklasse Passiven Bei Reihenfolge Aufwand Ertrag siehe Struktur Buchungsperiode Dritte Kontenklasse Aufwand Vierte Kontenklasse Ertrag Bei Reihenfolge Ertrag Aufwand siehe Struktur Buchungsperiode Dritte Kontenklasse Ertrag Vierte Kontenklasse Aufwand Beachten Sie bitte ferner dass jeder Kontenplan ein _ Kapitalkonto s unten enthalten muss und ein Sammelkonto s unten enthalten sollte Kontonummer Geben Sie bei Detailkonten Stufe 4 eine bis zu 8 stellige Kontonummer ein Die Nummer muss eine Zahl sein
75. tomatisch bernommen werden Mit zum Lieferumfang geh ren Schweizerische Deutsche und Oesterreichische Universalkontenpl ne f r Handel Gewerbe Handwerk und freie Berufe KAEFER KMU SKR20 SKR30 RLG sowie ein Standard Kontenplan der sich f r eine Privatbuchhaltung eignet Diese Kontenpl ne k nnen leicht den jeweiligen speziellen Bed rfnissen angepasst werden indem nicht ben tigte Konten gel scht und allf llige zus tzlich ben tigte Konten eingef gt werden ACCOUNT PRO ist sehr bequem zu bedienen Anders als bei normalen Buchhaltungen bei denen Fehlbuchungen durch zus tzliche Gegenbuchungen unwirksam gemacht storniert werden m ssen k nnen bei ACCOUNT PRO die Buchungen jederzeit direkt korrigiert werden ACCOUNT PRO erspart es dem Benutzer auch sich ber die zur Zeit der K nigin Elisabeth 1533 1603 von der Englischen Steuerverwaltung gepr gten f r den buchhalterischen Laien ziemlich verwirrlichen Begriffe Soll und Haben irgendwelche Gedanken machen zu m ssen Trotzdem entsprechen die Bildschirme und Ausdrucke von ACCOUNT PRO den blichen Darstellungen einer doppelten Buchhaltung Eine Automatikfunktion zum Buchen von Vorsteuer Mehrwertsteuer und Skonto Betr gen 200 speicherbare Standardbuchungss tze eine Automatik f r periodisch wiederkehrende Buchungen eine Mandantenverwaltung und eine Taschenrechner Funktion erh hen den Komfort beim Buchen Zudem ist eine einfache Offene Posten Verwaltung eingebau
76. und dem als K2 angegebenen Konto z B Umsatzerl se 6 5 Ust Die Skontobuchungsautomatik verbucht die Skontobuchung stets zwischen dem Skonto Konto z B Gew hrte Skonti 6 5 Uer und dem als K2 angegebenen Konto z B Kunden Debitor XYZ Damit die Steuer und Skontobuchungsautomatik immer funktioniert ist es notwendig dass die Hauptbuchung gem ss den obenstehenden Regeln eingegeben wird Eine detaillierte Erkl rung zur Buchungsautomatik finden Sie unter dem Hilfethema Vorst MwSt Skonto Es wird berhaupt empfohlen die obenstehende Vorzeichenregel immer einzuhalten Es wird damit vermieden ber das Soll und das Habenkonto nachdenken zu m ssen Das bei Ausgaben erforderliche Minuszeichen ist ein geringer Preis f r die Vermeidung der f r die meisten Leute verwirrlichen Begriffe Soll und Haben Kto K1 und Gkto K2 Felder Die Abk rzungen Kto K1 und Gkto K2 stehen f r Konto und Gegenkonto Jeder Gesch ftsfall bewirkt im System der doppelten Buchhaltung eine zweifache Buchung ein und derselbe Betrag wird immer im Soll eines Kontos und gleichzeitig im Haben eines anderen Kontos verbucht Bei ACCOUNT PRO werden die Begriffe Soll und Haben beim Eingeben von Buchungen vermieden An ihrer Stelle wird ein Betragsvorzeichen verwendet welches sich prim r auf Konto K1 bezieht Standard Buchungen Sie k nnen bis zu 200 Standardbuchungen speichern W hlen Sie dazu Optionen Standardbuchungen def
77. ung der Debitoren und Kreditorenkonten ist nur dann aktiv wenn im Kontenplan die speziellen Konten f r Einzeldebitoren oder kreditoren verwendet wurden Doppelklicken auf einer Zeile hat denselben Effekt wie die Befehlsleiste Kontoblatt sehen ndern Benutzerdefinierte Bilanz Eine benutzerdefinierte Bilanz k nnen Sie unter Optionen Benutzerdefinierte Bilanz Erfolgsrechnung und BWA eingeben Doppelklicken auf einer Zeile der Darstellung hat denselben Effekt wie die Befehlsleiste Kontoblatt sehen ndern Benutzerdefinierte Erfolgsrechnung Eine benutzerdefinierte Erfolgsrechnung k nnen Sie unter Optionen Benutzerdefinierte Bilanz Erfolgsrechnung und BWA eingeben Doppelklicken auf einer Zeile der Darstellung hat denselben Effekt wie die Befehlsleiste Kontoblatt sehen ndern 1996 2007 AccSoft Shareware Account Pro 27 7 2 7 3 Monatliche Aufwande Ertrage Die Gliederung der Darstellung nach Kontogruppen ist nur dann m glich wenn der Kontenplan Struktur Kontenplan solche Kontogruppen enth lt Doppelklicken auf einer Zeile hat denselben Effekt wie die Befehlsleiste Kontoblatt sehen ndern Statistik Unter Liquidit t wird in ACCOUNT PRO kurzfristig aufbringbares Bar geld verstanden Die Konten deren Saldi die Liquidit t bilden m ssen definiert werden Befehlsleiste konten hinzuf gen Als Liquidi tskonten k nnen sowohl Aktivkonten z B Kasse Bankkonten als auch Pa
78. us der Exportdatei Nach klicken auf OK und Eingabe eines Pfad Dateinamens wird Paymaker oder UBS Pay die Datei DATEINAME CSV erzeugen Diese k nnen Sie in Account Pro unter Datei Datenimport Aus einer mit Paymaker oder UBS Pay erzeugten CSV Datei direkt importieren und verbuchen Dabei werden die Umsatzsteuerbuchungen automatisch erzeugt wenn Sie in Account Pro mit den jeweiligen Konten verkn pfte Automatikbuchungen definiert haben Wenn Sie unter 1 oben im Buchungstext das Sammelkonto anstelle des Bankkontos verwendet haben dann m ssen Sie nach 1996 2007 AccSoft Shareware Account Pro 48 dem Datenimport noch eine Buchung zwischen dem Bankkonto und dem Sammelkonto machen um das Sammelkonto auszugleichen Saldo 0 ACCOUNT PRO wird nur solche Buchungen importieren die g ltige Kontonummern enthalten und die dieselbe W hrung haben wie die Basisw hrung der Buchhaltung Wenn ACCOUNT PRO in einer Importdatei fehlerhaft kontierte oder auf andere als die Basisw hrung lautende Zahlungen vorfindet dann speichert ACCOUNT PRO diese in einer Datei namens IMPERR TXT im ACCOUNT PRO Verzeichnis zusammen mit entsprechenden Fehlermeldungen ab Beispiel f r eine CSV Datei aus Paymaker oder UBS Pay 19980223 18823 70 9999 3002 Einkauf von Artikeln CHF 19980227 1073 00 9999 410 B romiete CHF 19980227 223 55 9999 470 Fernmelderechnung CHF 19980227 18 60 9999 470 Druckerpapier CHF 12 4 Import einer ESR Datei Z
79. zentralen Datenverzeichnis auf dem Server vorhandene Datei InUse isi nicht nachgef hrt und enth lt deshalb falsche Information f r den abgest rzten PC Um dieses Problem zu beheben k nnen Sie die Datei einfach l schen nachdem alle Benutzer ihre Account Pro Sitzung beendet haben Neue Buchhaltung er ffnen Sie k nnen eine neue Buchhaltung entweder mit einem Kontenplan einer bestehenden Buchhaltungsdatei z B mit einem der mitgelieferten Kontenpl ne er ffnen und ihren speziellen Bed rfnissen anpassen oder mit einem neuen Kontenplan er ffnen a Neue Buchhaltung mit mitgeliefertem oder schon bestehendem Kontenplan er ffnen ACCOUNT PRO enth lt eine Reihe von leeren Buchhaltungen die Standardkontenpl ne enthalten AUSTRIA ACC Oesterreichischer Standardkontenplan KAEFER2 ACC Einfacher Schweizerischer Kontenplan Stufe 2 nach Dr K K fer KAEFER4 ACC Detaillierter Schweizerischer Kontenplan Stufe 4 nach Dr K Kafer KMU ACC Neuer Schweizerischer Kontenplan f r kleine und mittlere Unternehmen vereinfacht KMU2 ACC Neuer Schweizerischer Kontenplan f r kleine und mittlere Unternehmen komplett PRIVPLAN ACC Spezialkontenplan f r Privatbuchhaltung SKR20 ACC Detaillierter Deutscher Kontenplan nach DATEV SKR20 Handwerk SKR30 ACC Detaillierter Deutscher Kontenplan nach DATEV SKR30 Einzelhandel UNIVPLAN ACC Einfacher Deutscher Universalkontenplan Gehen Sie wie folgt vor um eine neue Buchhaltung zu er ffnen 1 W
80. zerdefinierte Bilanz Erfolgsrechnung und BWA eingeben Doppelklicken auf einer Zeile der Darstellung hat denselben Effekt wie die Befehlsleiste Kontoblatt sehen andern MwsSt Abrechnung bzw Umsatzsteuervoranmeldung Ausgabewerte f r MwSt Abrechnung bzw Umsatzsteuervoranmeldung Bevor Sie die Ausgabewerte anschauen oder ausdrucken k nnen m ssen Sie diese definieren siehe unter MwSt Abrechnungs bzw USt Voranmeldewerte definieren Account Pro zeigt die in der Definition festgelegten Werte Uebermittlung der Werte an das Finanzamt in Deutschland Ab 2005 m ssen Sie in Deutschland die Steuerdaten an das Finanzamt elektronisch bermitteln Dazu sei Ihnen die Software Winston Umsatzsteuervoranmeldung und Lohnsteueranmeldung online von Olaf St ben bestens empfohlen Das Programm wird kostenlos abgegeben um niemanden in finanzielle N te zu bringen Es wird aber um eine Nutzungsentsch digung gebeten Richtwert 10 Jahr zzgl MWSt um den Fortbestand des Programms gew hrleisten zu k nnen Die Software Winston kann die Steuerwerte aus der Darstellung von Account Pro direkt in ihr Steuerformular bernehmen und kann dieses per Internet an das Finanzamt zu bermitteln Statistikwerte ACCOUNT PRO erlaubt die Auswertung der Buchungen nach statistischen Kriterien Monatliche Aufw nde Ertr ge 1996 2007 AccSoft Shareware Account Pro 28 Zur Anzeige der Aufwand Ertragsstatistik wahlen Si
81. zungen Kto K1 und Gkto K2 stehen f r Konto und Gegenkonto Eine ausf hrliche Erkl rung finden Sie unter Kto K1 und Gkto K2 Felder Beschreibungsfeld Hier m ssen Sie einen Buchungstext eingeben Dieser kann maximal 30 Zeichen lang sein bei durchschnittlicher Zeichenl nge Belegnummerfeld Ein spezielles Feld zur Eingabe der Belegnummer ist nur dann vorhanden wenn Sie unter Optionen Buchungsformular die entsprechende Option gew hlt haben Die Belegnummern sind rein numerische Werte zwischen 1 und 99999 Feld zur Eingabe der Kostenstellen oder Projektnummer Ein spezielles Feld zur Eingabe einer Kostenstellen oder Projektnummer ist nur dann vorhanden wenn Sie mindestens eine Kostenstelle oder ein Projekt definiert haben Memo 1996 2007 AccSoft Shareware Account Pro 18 6 2 Sie k nnen den Buchungen jeweils ein Memo beif gen Taschenrechner Eine Bedienungsanleitung finden Sie unter Optionen Taschenrechner Standardbuchung Mit dieser Funktion k nnen Sie Standard und Automatikbuchungen abrufen die Sie zuvor unter Optionen Standardbuchungen definieren eingegeben haben Ausf hrliche Erkl rungen finden Sie unter den Hilfethemen Buchen Standardbuchungen und Buchen Vorst MwSt Skonto Start bzw Ende Sammelbuchung W hlen Sie Start Sammelbuchung bevor Sie Sammel bzw Splitbuchungen eingeben Eine ausf hrliche Erkl rung ber die Eingabe solch

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