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Handbuch für Administration

1. 5 196 Bedienungsfunktionen im Fenster Wahlassistent 5 198 Zus tzliche Funktion im Fenster Schriftverkehr 5 200 Parameter f r die Titelkopfzeile in den Telefon berwachungsfenstern 5 201 Bearbeitungsfunktionen f r die Telefon berwachungsfenster 5 202 Die Bedienungsfunktionen im Fenster Adressliste 5 203 Die Bedienung im Fenster Vorschau f r den Posteingang 5 205 Die Bedienung im Fenster Vorschau f r Kontakte und Benutzer 5 207 Die Verzeichniselemente des Fensters Explorerverzeichnisse 5 208 Dateifunktionen im Fenster Explorerverzeichnisse 5 210 Einstellungsm glichkeiten im Dialog Ansichtsoptionen 5 218 M gliche Benennungen f r das dynamische Communications Men 5 220 Import Optionen f r Adressb cher und Benutzerdaten 5 226 Bedienungsfunktionen zur Definition von Fax Briefpapieren 5 229 Bedienungsfunktionen zur Definition von Fax Seiten 5 230 Das Datei Men des Faxseiten Editors 222222 neeenenen 5 232 Das Bearbeiten Men des Faxseiten Editors 2222220 5 232 Das Ansicht Men des Faxseiten Editors 2 222222 5 235 Das Men Faxseite des Faxseiten Editors 222222 anana 5 236 Liste der Variablen f r die m glichen Dokument Informationen 5 245 Einstellungsoptionen im Dialog Faxa
2. Bei der berpr fung des Kennworts im System wird eine eventuelle Gro und Kleinschreibung bei der Kennwort Definition der nicht ber cksichtigt P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 5 242 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Extras 5 6 9 Vertretung einstellen Die Funktion Vertretung einstellen dient dazu eine an Sie adressierte Nachricht automa tisch an einen anderen Benutzer weiterzuleiten Diese Option kann zum Beispiel dazu genutzt werden wenn bei Ihrer Abwesenheit Urlaub Gesch ftsreise oder Krankheit etc die an Sie adressierten Nachrichten direkt an einen Vertreter gesendet werden sollen damit sie nicht un bearbeitet bleiben Yertreter ndern Yertreter Vermittlung Abbrechen Um eine Umleitung einzurichten setzen Sie das Kontrollk stchen Vertreter aktivieren und ge ben dannach in die Eingabezeile Vertreter den Benutzernamen ein an den die Nachrichten weitergeleitet werden sollen Beachten Sie hierbei dass der Benutzername dem Namen ent spricht der im Datenbankfeld Name referenziert ist 5 6 10 Kontoverwaltung Durch den Aufruf dieser Funktion wird der HiPath Xpressions Service Provider MSP aufgeru fen um das Benutzerprofil zu wechseln oder ein neues Benutzprofil zu definieren Der Service Provider dient als globaler Unterbau f r alle Client Applikationen die Dienste des HiPath Xpressions Servers nutzen wollen Dies sind neben Communications
3. Mit Hilfe des Men s Text lassen sich einige n tzliche Formatierungsfunktionen f r die Gestal tung der Nachricht aufrufen oder eine beliebige Datei an die aktuelle Nachricht anh ngen Tabulatoren Wenn Sie die voreingestellten Abstandswerte 1 3 cm zwischen jedem Tab Stopp f r die Tabulatoren modifizieren m chten wird diese Option verwendet Nach dem Aufruf erscheint der Dialog Tabulatoren mit des sen Hilfe die Tab Stopps neu gesetzt werden k nnen Tahulatoren Ei x Tabulator Fosition nn UK G F cm Abbrechen 9Icm Alles loschen Vorgehensweise 1 Geben Sie in die Eingabezeile den erste Tab Stopp vor Hinweis Die Abstandseingabe erfolgt in Zentimeter bernehmen Sie durch Bet tigen der Schaltfl che Setzen Ihre Ein gabe Danach l sst sich da die Einf gmarke wieder im Eingabefeld er scheint sofort der Wert f r den n chsten Tab Stopp festgelegen Wiederholen Sie den Ablauf ab Schritt 1 wenn weitere Tab Stopps ben tigen Bet tigen Sie abschlie end die Schaltfl che OK Damit werden die Einstellung f r den aktuellen Textabschnitt in dem die Einf gemarke steht oder den markierten Textteil bernom men ber die Schaltfl che L schen kann ein zuviel positionierter Tab nach dem Markieren dieses Wertes in der Liste mit der Maus entfernt wer den Alles l schen setzt die Tabs wieder in die voreingestellten Positionen Tabelle 5 4 Die Funktionen des Text Men s im Dialog Neue Nachric
4. 4 2 2 Benutzereintrag ndern Um sich die entsprechenden Benutzerdaten zum Editieren anzeigen zu lassen muss zuerst das Gruppenverzeichnis ge ffnet werden in dem sich dieser Benutzer befindet Gehen Sie fol genderma en vor um Benutzerdaten zu ndern 1 Expandieren Sie im Fenster Explorerverzeichnisse erst das Verzeichnis Benutzer Emp f nger dann das Unterverzeichnis Benutzergruppen amp 2 Markieren Sie die Benutzergruppe in der sich der Benutzer befindet dessen Daten Sie n dern m chten Dadurch werden alle Teilnehmer die sich in dieser Gruppe befinden im Fenster Explorer liste angezeigt 3 Markieren Sie im Fenster Explorerliste den gew nschten Benutzereintrag Dadurch ffnet sich die Benutzerdatenmaske im Vorschaufenster wo sie direkt bearbeitet werden kann sich die Datenmaske des Benutzers in einem separaten Dialog ffnen Alterna tiv ffnet sich die Datenmaske wenn Sie den Benutzereintrag markieren und das Symbol anklicken Durch Doppelklicken des Benutzereintrages im Fensters Explorerliste l sst A Bearbeiten Sie die Benutzerdaten Speichern Sie die nderungen P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 4 89 Administrator Funktionen Agenten Mit dem Speichern Befehl werden die ge nderten Daten ohne eine Sicherheitsabfrage direkt bernommen Sie sollten sich also vor dem Speichern sicher sein dass die Ande rungen korrek
5. 5 1 1 4 Kommentar an eine Sprachnachricht anf gen Zu einer empfangenen Sprachnachricht kann vor dem Weiterleiten wahlweise ein schriftlicher oder auch ein gesprochener Kommentar angef gt werden Dazu wird automatisch der ent sprechende Nachrichtendialog ge ffnet wenn die Funktion Weiterleiten angeklickt oder aus dem Men ausgew hlt wurde E weiterleiten Datei Bearbeiten Ansicht Text Aktionen Hilfe LER Adresse test MAILEO Senden Suchen Betreff Kommentar an Sprachnachricht Textkommentar zur Sprachnachricht nn Position m i D O e E 3 Position 00 00 L nge 00 03 Telefon 139 Sestoppt Der jetzt ge ffnete Dialog ist um einen Bereich zur Texteingabe erweitert worden Hier kann nun der Kommentartext eingegeben werden ber die jetzt ebenfalls aktivierten Aufnahme Funktionen ist es zus tzlich erm glich einen Sprachkommentar hinzuzuf gen Verwenden Sie hierzu die oben beschriebenen Aufnahme funktionen Mit Hilfe der Schaltfl che beziehungsweise unter dem Positionsschieber kann dabei entweder die urspr ngliche Sprachnachricht durch den Kommentar ersetzt oder der Sprachkommentar an die original Sprachnachricht angeh ngt werden mentar anf gen Wenn Sie die eingegangene Voicemail beantworten l sst sich nur ein Text Kom 5 1 1 5 Neue SMS Nachricht ber die Funktion Neue SMS Nachricht k nnen Sie sehr bequem SMS Nachrichten an ein Mobiltelefon versenden richt m
6. Bei allen Nachrichten die ich versende folgende Best tigung anfordern nicht gelesen T zugestellt I nicht zugestellt Wie zoll ich auf eine Anforderung nach gelesen Best tigung reagieren l beantworten Abbrechen Hilfe F r folgende Zust nde kann eine R ckmeldung eingerichtet werden P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 5 253 Funktionsreferenz Extras Dialogfunktion Beschreibung gelesen Sendet eine entsprechende E Mail wenn die Nachricht vom Empf nger gelesen wurde nicht gelesen Sendet eine entsprechende E Mail wenn die Nachricht vom Empf nger ungelesen gel scht wurde zugestellt Sendet eine entsprechende E Mail wenn die Nachricht an den Empf n ger zugestellt wurde also in dessen Mailbox eingegangen ist nicht zugestellt Sendet eine entsprechende E Mail wenn die Nachricht aus irgendwel chen Gr nden zum Beispiel bei einer Systemst rung nicht zum Emp f nger gelangen konnte Tabelle 5 46 Einstellungsoptionen im Dialog Mail Tracking Weiterhin kann jeder Benutzer festlegen ob er selbst das Senden der Gelesen Best tigung zu l sst oder unterdr ckt Wie soll ich auf eine Anforderung nach gelesen reagieren Das Setzen des Kontrollk stchen beantworten schaltet die Best tigungsmeldung f r jeden ande ren Benutzer frei 5 6 14 Fax Abruf ber diese Funktion k nnen Sie von einem beliebigen Fax Abruf
7. 05 04 2001 13 42 Administrator Freitag 14 40 Report Server DOKU 15 05 2001 14 2 06 04 2001 10 45 Administrator 4 06 04 2001 11 24 Was suchst Du Z iii aaae D oii ii i Administrator Betreff Test 4 Alen antworten 49 Antworten 5 Weiterleiten amp Anrufen hl Test Nachricht 3 Dr cken Sie F1 f r die Hilfefunktion 2 3 1 Der Menu bereich Titelzeile Communications Test Jan DOC Hen zeile Datei Bearbeiten Ansicht Nachrichten Worschau Extras Hilfe Werkzeugleiste B 6al A l li AP s Elp Der Men bereich der die Bedienung der allgemeinen Communications Funktionen erm g licht gliedert sich wiederum in die drei Felder e Titelzeile e Men zeile und e Werkzeugleiste P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 2 21 Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Einf hrung in die Bedienoberfl che Die Titelzeile In der Titelleiste ist zur Information neben dem Programmnamen in eckigen Klammern das zur Zeit aktive Benutzerprofil angegeben Ein Benutzerprofil besteht aus einem Benutzer und einem HiPath Xpressions Servernamen Am rechten Rand finden Sie die in Windows blichen Schaltfl chen zur Fensterdarstellung beziehungsweise zum Beenden des Programms Die Menuzeile Zwischen Titelzeile und Werkzeugleiste befindet sich das Communications Men Mit seiner Hilfe sind die Funktionen von Communications zug nglich die f r die Nac
8. Alle Gespr che In diesem Fenster werden alle Telefonverbindungen ob es sich um eingehende oder ausgehende sowie zu standegekommene oder nicht entgegengenommene Verbindungen handelt Sie wurden erreicht Hier werden Ihnen nur die Gespr che angezeigt die Sie entgegengenommen haben Sie wurden nicht erreicht In diesem Fenster werden nur die Anrufversuche ange zeigt bei denen Sie nicht erreicht wurden Teilnehmer wurde erreicht Zeigt Ihnen welche Teilnehmer Sie ausgehend erreicht haben Teilnehmer wurde nicht er In diesem Fenster werden nur die Gespr che aufgelis reicht tet bei denen keine ausgehende Verbindung zustande kam Tabelle 2 13 _Journalfenster f r die berwachung des eigenen Telefons Die folgenden Funktionen lassen sich in jedem der eingerichteten Fenster ber das Communi cations Men unter Anrufverzeichnis ber das Kontextmen oder gegebenenfalls ber die Werkzeug Symbole ausl sen Funktion Beschreibung Stellt direkt eine Gespr chsverbindung zu dem markierten Eintrag her Uber die Auswahlliste kann einer der m glichen Anschl sse vor gegeben werden Beendet die Telefonverbindung Eintrag L schen L scht den markierten Teilnehmereintrag Pi Anrufer beschreiben Zeigt zu einem markierten Eintrag die Datenbankmaske mit den Kon taktinformationen Gibt es zu diesem Eintrag noch keine Daten in der HiPath Xpressions Datenbank wird die Dateneingabemaske zur De finition eines neue
9. Ausdruck auf Server Drucker DEFAULT Abbrechen Hilfe P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 5 246 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Extras Die Einstellungen werden abh ngig vom Faxformat FaxG3 Analogfax oder FaxG4 Digitalfax vorgenommen sind aber ansonsten identisch Folgende Einstellm glichkeiten stehen Ihnen zur Verf gung Dialogfunktion Beschreibung Ausdruck auf Windows F r die Faxausgabe wird der Drucker gew hlt den Sie an Ihrem Standarddrucker Arbeitsplatz als Standarddrucker eingestellt haben Ausdruck auf G3 Ger t Leitet den Faxausdruck auf ein FaxG3 beziehungsweise FaxG4 mit Nummer Faxger t Die Auswahl erfolgt durch die Angabe der entsprechen den Telefonnummer unter der dieses Ger t angesprochen wird Ausdruck auf Server Bei dieser Auswahl erfolgt die Faxausgabe auf einem Drucker der Drucker ber den Server adressiert wird Das wird im allgemeinen ein vor eingestellter default sein Um zu erfahren welche M glichkeiten hier bestehen und unter welcher Adresse diese Drucker ange sprochen werden kann wenden Sie sich bitte an Ihren Systemad ministrator Tabelle 5 42 Einstellungsoptionen im Dialog Faxausdruck 5 6 13 3 Allgemein Auf dieser Registerkarte werden die allgemeinen Grundstellungen von Communications vor genommen Einstellungen E Layout drucken Faxausdruck Allgemein Signatur Schnittstelle Mail Tracking Tel
10. Das Schriftverkehr Fenster auf Seite 5 198 In der Symbolleiste gibt es zus tzlich einen Symbolschalter ber den sich einstellen l sst ob die Schriftverkehrsliste automatisch bei einem Anruf angezeigt werden soll oder nicht Der zu geh rige Befehl aus dem Men Schriftverkehr hei t Mailliste beim Gespr ch anzeigen P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 2 53 Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Gruppen unter Meine pers nlichen Gruppen erstellen Funktion Beschreibung Mailliste beim Ge Das eingedr ckt dargestellte Symbol zeigt an dass die Mails zum be spr ch anzeigen treffenden Telefonkontakt automatisch angezeigt werden sollen Ein Fe erneutes Aufrufen dieser Funktion schaltet die automatische Anzeige wieder aus Tabelle 2 15 Die Funktion Mailliste beim Gespr ch 2 13 Gruppen unter Meine pers nlichen Gruppen erstellen Unter Benutzer Gruppen im Fenster Explorerverzeichnisse befindet sich ein Ordner mit der Bezeichnung Meine pers nlichen Gruppen in dem Sie neue Unterverzeichnisse erzeugen k nnen Diese Gruppen sind direkt ber den Gruppennamen adtressierbar Es ist so leicht m g lich pers nliche Rundsendlisten zu erstellen um identische Nachrichten an mehrere Teilneh mer gleichzeitig senden zu k nnen In die Gruppen lassen sich beliebige Teilnehmer per Drag amp Drop aus den Benutzer beziehungsweise Kontaktverzeichnissen aufnehmen
11. Folgende Schritte sind n tig um den F higkeitsgrad eines Agenten anzupassen 1 Klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Zahlenwert Dadurch wird ein Eingabefeld eingeblendet in das der neue F higkeitsgrad eingetragen werden kann D Communications Administrator DOKU Datei Bearbeiten Ansicht Kontakte Extras Hilfe Bis CE E ee E iae Ei Gruppe Englisch J a2 la mielale 5 D D Post Ba Pi Telefon go g Feld F higkeitsgrad 2i Li Benutzer Empf nger Agenti HEBEN i00 i 2 Alle Teilnehmer E Alle privaten Kontakte E Benutzergruppen py Gruppen 2 Abteilungsleiter id Englisch Oi be Entwicklung I E Friends i B Hardware I Software E Meine diii Dr cken Sie F1 f r die Hilfefunktion gentz EEEE 75 Agents EHI so Agent4 BI z5 Bug Fix BEE t 100 Tool Fix EEEE 100 ESRSKSKSKSEN 2 Bet tigen Sie nach der nderung des F higkeitsgrades die Return Taste Damit w re der neue F higkeitsgrad eingestellt 4 4 4 Gruppen unter Meine pers nlichen Gruppen erstellen Siehe dazu Abschnitt 2 13 Gruppen unter Meine pers nlichen Gruppen erstellen P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 4 99 Administrator Funktionen Benutzergruppen 4 4 5 Gruppen unter Verteilerlisten erstellen Eine weitere M glichkeit den Benutzern im System Rundsendelisten zur Verf gung stellen ist die Definition weite
12. P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 5 159 Funktionsreferenz Das Datei Men 5 1 1 8 Neuer Benutzer Diese Funktion ben tigen Sie wenn Sie neue Benutzer im System anlegen m chten Sie kann nur dann von Ihnen aufgerufen werden wenn Sie ber administrative Rechte im System ver f gen Die Beschreibung zu diesem Men punkt entnehmen Sie bitte den Ausf hrungen in Ab schnitt 4 2 Benutzer auf Seite 4 79 5 1 1 9 Neuer Agent Diese Funktion dient zur Einrichtung eines neuen Agenten Sie kann nur dann von Ihnen auf gerufen werden wenn Sie ber administrative Rechte im System verf gen Die Beschreibung zu diesem Men punkt entnehmen Sie bitte den Ausf hrungen in Abschnitt 4 3 Agenten auf Seite 4 90 5 1 2 ffnen ber diesen Men punkt gelangen Sie zu einem Dateiauswahlfenster Hier k nnen durch Aus wahl einer Datei auf der Festplatte abgelegte Text oder Nachrichtendateien so ge ffnet wer den dass ihr Inhalt direkt im Texteingabebereich eines Nachrichtendialogs dargestellt wird Alternativ k nnen Sie das Dateiauswahlfenster auch ber die Schaltfl che der Symbolleiste oder per Tastaturbefehl Strg O zu erreichen Sie k nnen also zum Beispiel alle ein und ausgehenden Nachrichten die Sie lokal gesichert haben oder verschiedene Nachrichten die Sie als Mustertexte in einem bestimmten Ordner abgelegt haben bei Bedarf aufrufen mod
13. Privatfax Rufnummer dieses Kontaktes f r den privaten Faxanschluss Gesch ftsanschluss Telefon Nummer des Gesch ftsanschlusses dieses Kontaktes Tabelle 4 2 Die Datenbankfelder zum Anlegen eines neuen Kontaktes P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 4 76 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Administrator Funktionen Globale Kontakte Mobiltelefon Handy Nummer dieses Kontaktes Handy Nummer dieses Kontaktes Er 1 0 Vertreter Weiterleitungsnummer f r diesen Kontakteintrag Bevorzugte Adresse Hier ber l sst sich festlegen welcher Dienst f r eine Verbin dung zu diesem Teilnehmer standardm ig gew hlt wird Wenn Sie zum Beispiel einen Kontakt einrichten f r den ausschlie lich ein Faxger t der Klasse G3 adressiert wird dann muss f r dieses Feld der Eintrag FAXG3 ausgew hlt sein Dies be schleunigt die Zustellung von Nachrichten da nun vom Server nicht die ganze Liste der Eintr ge durchgegangen werden muss um Ihnen dann eine m gliche Zustellungsart anzubieten Achten Sie darauf dass das Datenbankfeld welches ber das Feld Bevorzugte Adresse referenziert wird ausgef llt ist Ein Beispiel Sie w hlen als bevorzugte Adresse Gesch ftsfax G3 dann muss in das Feld Gesch ftsfax G3 eine Fax Num mer eingetragen sein Registerkarte Pers nlich Alle Felder f r postali Hier k nnen Sie je nach Wissensstand die postalischen Anga sche Adressierungsda ben
14. Tabelle 5 3 Die Funktionen des Ansicht Men s im Dialog Neue Nachricht P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 5 138 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Datei Men Men funktion Beschreibung Sendeoptionen F gt unter die Eingabezeilen f r Adresse und Betreff weitere Eingabefel der ein CC Carbon Copy Allen Teilnehmern deren Adresse in diese Ein gabezeile eingetragen sind wird eine Kopie der aktuellen Nachricht bermittelt Mit der Zustellung dieser Nachricht wird angezeigt wer eine Kopie bekommen hat wodurch sich in vielen F llen ein Weiter leiten der Information er brigt BCC Blind Carbon Copy Wie CC nur dass die hier ber adressier ten Kopieempf nger im Gegensatz zur Adressierung ber CC nicht bekannt gemacht werden Sendezeit ber diese neue Eingabezeile k nnen Sie durch Ein stellen des Datums und der Uhrzeit bestimmen wann die Nachricht gesendet werden soll 1 Markieren Sie dazu den Zahlenwert den Sie anpassen m ch ten 2 Geben Sie dann den gew nschten Wert entweder ber die Tas tatur oder mit der Maus indem Sie die kleinen Schaltfl chen be t tigen ein Ein Einzelklick erh ht oder vermindert den Wert in Einzelschritten durch l ngeres Gedr ckthalten der Schaltfl che l sst sich der Wert schnell hoch beziehungseise herrunterz h len Sendepriorit t Dieses Kombinationsfeld erlaubt es der Nachricht eine bestimmt
15. Verzeichnisse unter Meine pers nlichen Gruppen k nnen von jedem Benutzer angelegt und bearbeitet werden hinzuf gen und l schen von Kontakten Sie stehen nur diesem Benutzer zur Adressierung zur Verf gung Die Syntax zur Adressierung einer pers nlichen Gruppe lau tet lt Gruppenname gt PGRP Die nachfolgenden Arbeitsschritte sind erforderlich wenn Sie dem Verzeichnis Meine pers n lichen Gruppen weitere Gruppen hinzuf gen m chten 1 Markieren Sie im Fenster Explorerverzeichnisse unter Benutzer Empf nger den Ord ner Meine pers nlichen Gruppen 2 W hlen Sie aus dem Men Verzeichnisse die Funktion Neues Verzeichnis Der Dialog Neues Verzeichnis wird daraufhin ge ffnet P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 2 54 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Gruppen unter Meine pers nlichen Gruppen erstellen Heues Verzeichnis E3 Hame des neuen Verzeichnisses Fu balmannschaft Aktuelles Verzeichnis Meine privaten Gruppen Eih Post i he a Posteingang bega Gel schte Post E Benutzer Empf nger 2 Alle Teilnehmer E Alle privaten Kontakte He Benutzergruppen H g Gruppen H g Meine privaten Gruppen w g Yerteilerlisten Gruppenprwlegien far das neue Werzeichnie Abbrechen 3 Geben Sie diesem neuen Verzeichnis der neuen Gruppe einen Namen 4 Bet tigen Sie zum Abschluss die Schaltfl che OK
16. e Der Arbeitsbereich verh lt sich wie der eines Zeichenprogramms Hier k nnen Sie Objekte hineinzeichnen verschieben oder bearbeiten Manche Funktionen aus der Symbolleiste beziehungsweise der Men zeile haben direkten Ein fluss auf die Form der ausgew hlten Objekte andere wiederum dienen dazu neue Objekte zu zeichnen Um Objekte auszuw hlen werden sie durch Anklicken markiert vorher die Markie rungs Funktion w hlen Das ein Objekt markiert ist erkennen Sie an den Ankerpunkten die dann um das Objekt herum angeordnet sind Wenn Sie mit dem Mauszeiger ber das Objekt oder einen dieser Markierungspunkte fahren zeigt ein sich ver ndernder ver ndert Mauszei P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 5 231 Funktionsreferenz Extras ger an dass sich das Objekt verschieben l sst oder dessen Form angepasst werden kann Zum Beispiel kann durch Ziehen mit der Maus an einem Eckpunkt die Objektgr e ver ndert werden Wenn Sie mehrere Objekt markieren m chten zum Beispiel um sie gemeinsam zu verschieben halten Sie die Umschalt Taste Shift Taste gedr ckt und klicken nacheinander alle zu markierenden Objekte mit der Maus an Alternativ zu dieser Auswahlm glichkeit k n nen Sie mit der Maus auf einen freien Bereich innerhalb des Arbeitsbereichs zeigen und dann mit gedr ckter linken Maustaste ein Markierungsrechteck ber die zu selektierenden Objekte aufziehen Wenn Sie di
17. 5 220 Wahlassistent Fenster 5 197 Werkzeugleiste 2 22 Winx Datenschutz 5 249 Winx Sicherheitskontext 5 249 Z Zustellung 2 33 P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch www siemens de hipath Die Informationen in diesem Dokument enthalten lediglich allgemeine Beschreibungen bzw Leistungsmerkmale welche im konkreten Anwendungsfall nicht immer in der beschriebenen Form zutreffen bzw welche sich durch Weiterentwicklung der Produkte ndern k nnen Die gew nschten Leistungsmerkmale sind nur dann verbindlich wenn sie bei Vertragsschluss ausdr cklich vereinbart werden Die verwendeten Marken sind Eigentum der Siemens AG bzw der jeweiligen Inhaber NUN MU NINA AA AN N Siemens AG 2004 Information and Communication Networks e Hofmannstra e 51 D 81359 M nchen Bestell Nr P31003 52330 B689 3 19 Gedruckt in der Bundesrepublik Deutschland Lieferm glichkeiten und technische nderungen vorbehalten
18. Damit w re die Definition der neuen Gruppe abgeschlosssen Nun m ssen Sie noch die ent sprechenden Benutzer Kontakte per Drag amp Drop zum Beispiel aus der Benutzergruppe in die neue pers nliche Gruppe zu kopieren zuweisen Es ist dabei m glich gleichzeitig mehrere Benutzer Kontakte der neuen Gruppe zu Alternative Adressierungsm glichkeit f r pers nliche Gruppen Au er ber den Gruppennamen kann f r die pers nlichen Gruppen eine alternative Adressie rung vorgegeben werden Dadurch ist es m glich diese Gruppe entweder per Voicemail Skript oder ber SMTP zu adressieren F r die Adressierung per Voicemail Skript kann der Gruppe ein numerischer Wert zugewiesen werden ent Programm Client Assistant erfolgen Die Einstellungen dazu k nnen von den einzelnen Benutzern alternativ ber das Cli Gehen Sie folgerma en vor um einer pers nlichen Gruppe in Communications eine alternative Adresse zuzuweisen 1 Expandieren Sie im Fenster Explorerverzeichnisse der Reihe nach Benutzer Empf n ger und Meine pers nlichen Gruppen 1 Markieren Sie die entsprechende Gruppe 2 W hlen Sie aus dem Men Verzeichnisse die Funktion Verzeichniseigenschaften P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 2 55 Benutzer Funktionen Schnelleinstieg ffnen einer Datei 3 Geben Sie im Dialog Gruppeneigenschaften unter Adressierung eine Adresse nach fol genden Mu
19. Dokument ein dass Sie ihn mit Paint aktivieren m k nnen e Einf gen F gt das Objekt zum Beispiel ein Bitmap Bild in seiner Originaldarstellung in das Dokument ein e Verkn pfung F gt das Objekt verkn pft mit der Quelldatei ein wenn die Quelle bekannt ist Das hei t eine Bearbeitung dieses eingef gten Objektes mit nachfolgender Speicherung ver ndert die Quelldatei e Als Symbol F gt das Objekt als Datei Symbol je nach zuvor ge w hlter Option einfach oder verkn pft in das Dokument ein Ein Doppelklick auf das Symbol ffnet dann das Objekt in seiner Origi nal Anwendung L schen L scht zuvor markierten Text Entf oder Del x Alles markieren Markiert den Text des gesamten Dokuments Zum Beispiel um den Strg A kompletten Text ber Kopieren per Zwischenablage in eine andere An wendung beispielsweise nach Word usw zu bertragen Tabelle 5 2 Die Funktionen des Bearbeiten Men s im Dialog Neue Nachricht P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 5 135 Funktionsreferenz Das Datei Men Men funktion Beschreibung Suchen Strg F a Suchen nach einem bestimmten im Text vorkommenden Begriff oder nach einer bestimmten Zeichenfolge Erneut suchen F3 Setzt die Suche mit dem aktuellen Suchbegriff fort Ersetzen Strg H Suchen und Ersetzen eines Begriffs Objekt einf gen
20. HiPath Xpressions Communications Benutzerhandbuch SIEMENS Global network of innovation Inhalt Inhalt FaDellen zu222 42uw Lena 0 7 T Einleitung 4223 2122 25u 21 BER a A 1 9 121 Allgemeines su u 2 5 4 4 225 4 A bi rare da 1 9 1 2 FUNKUORSUDEISICHE aus un Eee a a a A En u 1 10 1 3 Uber dieses Handbuch 22m nern 1 12 1 4 Hardware und Systemvoraussetzungen 2 222222 nee nennen ernennen 1 13 LAT HardWa Os ee ee Sunset es a a S 1 13 14 2 Bellebssysiemes32s222 44535244 ss Ina Ha aE 1 13 1 4 3 System Voraussetzungen 2 222 sseneeneeneen een een nen 1 13 1 5 An wen richtet sich dieses Handbuch 222 2 2u onen een nenn 1 14 1 6 Aufbau des Handbuches 2 224 22 4 32 34 nu ei LE ie 1 14 1 7 Weitere Dokumentationen zum HiPath Xpressions Server 2222222 20 1 15 1 7 1 Hinweise f r Service Techniker und Support nananana aeaa 1 16 1 8 Datenschutz und Datensicherheit aaa aaa een 1 16 2 Benutzer Funktionen Schnelleinstieg z zunuunnnnnn nun nn nn 2 19 21 AGOMONE S acars 20 4dasne naar ar EEan e A 2 19 2 2 Starten beenden des Programms nananana aaaea nennen nenn 2 20 2 3 Einf hrung in die Bedienoberfl che 2 2 aaa 2 21 2 3 1 Der Menuberelch a ur 5 5 2 0 00 wenn 0 sa arena and i ai 2 21 2 3 2 Der Ansichtsbereich u x 2 244 4 RR Renee 2 25 2 33 DIEStallszell 22 238808 2 02a range ar ENa a ein 2 25 2 4 Versenden von Textnachrichten
21. PMF und die Fax Formate FAX FG3 sowie die FAX TIF Formate TIF TIFF k nnen zudem in einem Nachrichtenfenster editiert werden Dazu einfach die entsprechende Datei im Fenster Explorerliste Doppelklicken Sie lokal ein passendes Anwendungsprogramm installiert haben und Dateiver F r HTM und Bild Dateien BMP JPG und GIF ist dies nur m glich wenn kn pfungen zu diesen Anwendungsprogrammen existieren P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 5 214 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Ansicht Men e Kommunikationsserver nur mit administrativen Rechten darstellbar hnlich wie beim Verzeichnis Arbeitsplatz verh lt es sich wenn man sich die Verzeichnis se unter Kommunikationsserver ansieht Auch hier werden die Dateien die sich in den einzelnen Verzeichnissen befinden angezeigt Abh ngig von den zugewiesenen Berech tigungen k nnen die hier zug nglichen Dateien vom Administrator bearbeitet werden Fol gende Bearbeitungen sind m glich e L schen der Dateien e Verschieben per Drag amp Drop in ein Verzeichnis unter Arbeitsplatz um sie zu bearbei ten e Editieren der Verzeichnis Eigenschaften Eine Vorschau auf den Datei Inhalt hier nicht m glich D Communications Test Jan DOC Datei Bearbeiten Ansicht Faworit Extras Hilfe am E 4 74302 ac Sendezeit Sender Zn SS S n E 09 04 2002 14 59 E Peter Muster AW AW Monitor H uf Explo
22. Wahlassistent Wenn Aktionen aus dem Fenster Wahlassistent vorgenommen werden Schriftverkehr Bei einem markierten Eintrag im Fenster Schriftverkehr die Fenster die unter Mein Telefon eingerichtet werden k n Benutzer Bei markierten Benutzereintr gen im Fenster Explorerliste Zum Beispiel wenn im Fenster Explorerverzeichnisse ein Ordner unter Benutzergruppen markiert ist Bei markierten Benutzereintr gen im Fenster Adressliste Kontakte Bei markierten Kontakteintr gen im Fenster Explorerliste Zum Beispiel wenn im Fenster Explorerverzeichnisse ein Ordner unter Gruppen Meine pers nlichen Gruppen oder Verteilerlisten markiert ist Bei markierten Kontakteintr gen im Fenster Adressliste Agent Bei ge ffnetem Agenten Dialog Personen Bei markiertem Eintr gen im Fenster Explorerliste wenn im Fenster Explorerverzeichnisse das Verzeichnis Alle Teilneh mer oder Alle pers nlichen Kontakte markiert ist Verzeichnisse Ist aktiv wenn ein beliebiger Ordner im Fenster Explorerver zeichnisse markiert ist Wird aktiv wenn im Fenster Explorerverzeichnisse unter Ar beitsplatz oder Kommunikationsserver Dateien markiert sind Tabelle 5 33 M gliche Benennungen f r das dynamische Communications Men P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 5 220 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Vorschau 5 5 Vorschau Dieses Men beinhaltet die Funktionen die das Vorschaufenster b
23. auf Seite 4 130 Der Inhalt des Wertes lt Pfad gt muss das gew nschte Verzeichnis sein unter dem Communi cations die Benutzerdaten speichern soll Dabei k nnen Sie einen festen Pfad auf ein benut zerabh ngig gemapptes Laufwerk einstellen Beispiel h Data Communications Alternativ k nnen auch benutzerabh ngige Umgebungsvariablen verwendet werden Beispiel SHOMEDRIVESSHOMEPATH S Communicat ons P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 6 257 Anhang Troubleshooting 6 1 2 Anpassung der Refresh Zeiten f r Posteingangs und Postausgangsjournal Greifen mehrere Benutzer bespielsweise zur Nachrichtenverteilung auf dieselbe Mailbox zu kann es zu Problemen bei der Darstellung der Elemente im Posteingangs und Postausgangs journal kommen So k nnten zum Beispiel von Benutzer A bereits Nachrichten gel scht wor den sein die allerdings bei einer ung nstigen Startzeit des Pollvorgangs bei Benutzer Bnoch angezeigt werden folgen Eine Umschaltung auf aktive Zustellung ist aus technischen gr nden nicht m glich Der Zugriff von mehreren Benutzern auf eine Mailbox kann nur im Polling Mode er Damit dieses Verhalten nicht zu St rungen im Arbeitsablauf f hrt kann das Pollintervall ber einen Registry Key eingestellt werden Diese nderung muss bei jedem Benutzer vorgenom men werden der Zugriff auf die Sammel Mailbox hat Um das Intervall die Re
24. h nge erhalten bleiben Nach dem ffnen einer im PMF Format gespeicherten Nachricht befindet man sich also prinzipiell in dem Zustand wie vor einer Beantwortung beziehungs weise Weiterleitung dieser Nachricht Speichern von Datei Anh ngen Beim ffnen einer Textnachricht die einen Dateianhang Attachment enth lt wird der Men punkt Anlagen speichern im Men Datei automatisch aktiviert Alternativ l sst sich ein Datei Anhang auch durch einen Rechtsklick auf das Anhangsymbol bearbeiten ffnen oder speichern Testmail BEGE Bearbeiten Ansicht Test Aktionen Hilfe Senden an Administrator 23 08 00 11 52 Testmail Speichen Sirg s Speichern unter Anlagen speichern Drucken Strg F Information Strg Enter fit Attachment Loschen Beenden ALT F4 e Bearbeiten von eingegangenen Faxdokumenten Speichern von eingegangenen Faxnachrichten Wenn Sie eine ge ffnete Fax Nachricht lokal speichern m chten ber Datei gt Speichern unter wird Ihnen daf r das Fax Format TIF TIFF und PMF angeboten Das Fax Tiff Format ist nicht in der Lage das Fax Dokument mit seinen Adressinformationen abzu legen M chten Sie also die Fax Nachricht eventuell sp ter einmal weiterversenden dann ist das PMF Format die bessere Wahl Das Fax Tiff Format speichert das Dokument ledig lich als Bilddatei die dann mit einem Bildbetrachter oder einem hnlichen Anwendungs programm ge ffnet werden kann Di
25. 4 Im Fenster darunter m ssen nun diese Parameter eingestellt werden Klicken Sie dazu auf die Platzhalter lt gt Der der f r die Telefonnummer steht ndert sich zu einem Eingabefeld in das die ge w nschte Telefonnummer oder zum Beispiel eine Vorwahlnummer eingegeben wird Der Platzhalter bei F higkeit wird nach dem Anklicken zu einen Listenfeld Hieraus kann die entsprechende F higkeitsgruppe ausgew hlt werden 5 Bet tigen Sie bernehmen wenn Sie weitere Regeln definieren m chten 6 Bet tigen Sie OK um die Regeldefinition abzuschlie en Damit werden Ihre Einstellungen bernommen und der Dialog geschlossen Bearbeiten beziehungsweise l schen lassen sich die Regeln indem sie im oberen Fenster durch Anklicken markiert werden Anschlie end k nnen sie dann entweder im unteren Fenster bearbeitet durch Anklicken der unterstrichenen Ausdr cke oder durch Bet tigen der Schalt fl che L schen aus der Liste entfernt werden P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 4 124 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Administrator Funktionen Das Kommunikationsserver Verzeichnis 4 9 2 Einrichtung von ACD Gruppenregeln Einstellungen x Caller Address Routing Layout drucken Faxausdruck Allgemein Signatur Schnittstelle Mail Tracking Die folgenden Regeln gelten bei eingehenden Anrufen f r die Agenten y Innerhalb der Sue Sch sell ul Blea yon aika aeae liie mit der Missae Lan _ ae A
26. 5 200 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Ansicht Men Die Eintr ge f r die Titelkopfzeile dieser Journale weichen von denen ab die von den Nach richtenjournalen her bereits bekannt sind Hier k nnen spezielle Informationen zu den Telefo nieaktivit ten eingeblendet werden Spaltenauswa hl x ufstatus nrufer ngerufener atumZeit ALET elefonnummer elefantyp chenden Datenbankeintr ge vorhanden sind beziehungsweise der Anrufer eine Ruf Verschiedene Parameter k nnen nur dann angezeigt werden wenn die entspre nummern bermittelung eingerichtet hat Im einzelnen k nnen folgende Informationen in die Titelkopfzeile der Journale aufgenommen werden Men funktion Beschreibung Rufstatus Symbol Anzeige des Status nach Beendigung des Anrufes Folgende Symbole werden dabei eingeblendet Eingehender Anruf den Sie entgegengenommen haben Eingehender Anruf der Sie nicht erreicht hat t Ausgehender Anruf der erfolgreich war Ausgehender Anruf bei dem Sie den Teilnehmer nicht erreicht ha ben Anrufer Name des Anrufenden Angerufener Name des Teilnehmers der angerufen wurde Datum Zeit Datum und Zeit wann das Telefonat stattgefunden hat Dauer Dauer des Gespr chs Telefonnummer Je nach Aktion die Telefonnummer des anrufenden Teilnehmers oder die desjenigen der von Ihnen angerufen wird Telefontyp Anzeige des Datenbanknamen
27. Alt 1 4 an das Textdokument anf gt werden P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 5 249 Funktionsreferenz Extras Einstellungen E Layout drucken Faxausdruck Allgemein Signatur Schnittstelle Mail Tracking Signatur automatisch hinzufugen Standardsignatur MW Signatur an neue Nachricht Signatur 1 2 f r interne Nachrichten 1 f r externe W 3f r SM Machrichten fr Signatur an Antwort Signatur Signatur zur Bearbeitung w hlen fi Mit freundlichen Gruben Martin Muster Lycos AG Aus dem Nachnchtenfenster heraus konnen Sie durch Dr cken von ALT 1 4 eine Signatur an die Nachricht anfugen Abbrechen Hilfe M chten Sie dass eine Signatur automatisch eingef gt wird dann haben Sie folgende Einstell m glichkeiten e Signatur nur an neuen Nachrichten e Signatur nur an Antworten e Signatur an beide Weiterhin l sst sich festlegen ob dabei jedesmal automatisch Signatur 1 oder unterschieden nach externen und internen Nachrichten jeweils automatisch Signatur 1 f r externe und Signatur 2 f r interne Nachrichten verwendet wird Sie k nnten zum Beispiel Signatur 1 f r ex terne Nachrichten etwas f rmlicher gestalten Eine weitere M glichkeit ist automatisch die drit te Signatur an SMS Nachrichten anzuf gen Dazu das H kchen in das entsprechende Kon trollk stchen setzen und eine dritt
28. Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Pers nliche Kontakte eigene Adressbucheintr ge erzeugen 3 Geben Sie die gew nschte Adresse ein 4 Bet tigen Sie Senden um die Voicemail mit dem Kommentar zu bermitteln 2 9 Pers nliche Kontakte eigene Adressbucheintr ge erzeugen Im HiPath Xpressions System wird zwischen einem globalen und einem pers nlichen Adress buch unterschieden Beide werden auf dem Communications gehalten und erm glichen es so unabh ngig von dem Rechner auf dem man gerade eingeloggt ist zur Adressierung auf diese Daten zuzugreifen Bearbeitungszugriff auf das globale Adressbuch haben Sie nur dann wenn Sie mit administrativen Rechten am HiPath Xpressions System angemeldet sind Kontakte sind globale Adressbucheintr ge die allen Teilnehmern zur Adressierung zur Verf gung stehen Mit dem Speichern werden die eingegebenen Daten f r das globale Adressbuch im Verzeichnis Alle Teilnehmer abgelegt Dieses Verzeichnis ist ber das Fenster Explorerverzeichnisse unter Benutzer Empf nger zug nglich Wenn Sie das Verzeichnis Alle Teilnehmer ffnen werden neben den Benutzern alle globalen Kontakte nach Anfangsbuchstaben gruppiert im Fenster Explorerliste angezeigt Informationen im Umgang mit den Fenstern Explorerliste und Explorerverzeichnisse erhalten Sie in Ab schnitt 5 3 11 Das Fenster Explorerverzeichnisse auf Seite 5 207 und Abschnitt 5 3 12 Das Fenster Explorerliste auf Seite 5 210 Pers nl
29. Communications Benutzerhandbuch 4 123 Administrator Funktionen Anrufvermittlung in Abh ngigkeit von der Anrufer ID 4 9 1 Einrichtung einer globalen Vermittlungsregel Einstellungen E Caller Address Routing Layout drucken Faxausdruck Allgemein Signatur Schnittstelle Mail Tracking Die folgenden Regeln gelten bei eingehenden Anrufen f r die Agenten y Die Bearbeitung von Anrufen beginnend mit der Telefonnummer 44 lt 7 gt erfordert die F higkeit englisch y Die Bearbeitung von Anrufen beginnend mit der Telefonnummer 334 7 gt erfordert die F higkeit franz sisch ACD Gruppenregel hinzuf gen Globale Regel hinzuf gen L schen Regelassistent Klicken Sie einen unterstrichenen Text zur Bearbeitung an Die Bearbeitung won Anrufen beginnend mit der Telefonnummer 33 lt 7 gt erfordert die F higkeit franzos sch Abbrechen Hilfe Folgende Arbeitsschritte sind n tig um eine globale Vermittlungsregel zu erstellen 1 W hlen Sie ber das Communications Men Extras gt Einstellungen 2 Wechseln Sie dort auf der Registerkarte Caller Address Routing 3 Klicken Sie auf die Schaltfl che Globale Regel hinzuf gen Im oberen Teil des Fensters wird daraufhin die Regel angezeigt vorerst noch mit den ent sprechenden Platzhaltern Platzhalter lt gt gibt es f r die Rufnummer bei der die Regel wirksam werden soll und der F higkeit die mit der voreingestellten Rufnummer verkn pft werden soll
30. Das Datei Men Men funktion Beschreibung Verkn pfungen Zeigt bei einem mit dem Quellobjekt verkn pften OLE Objekt den Pfad zur Quelle in einem neuen Fenster an Zus tzlich sind ber dieses Fens ter weitere Einstellungen m glich Yerknupfungen 21x Yerknupfungen Aktualisiert Abbrechen I FR Automatisch Jetzt aktualisieren Quelle offnen Quelle ndern Entfernen uele ESTEMF transfer Testbilder pp300z200375 BMF Typ Bitmap Aktualisieren Automatisch Manuell Einstellung des Aktualisierungsmodus Automatisch oder Manuell Bei der Auswahl Manuell kann man die Aktualisierung der Quellda tei ausl sen indem man die Schaltfl che Jetzt aktualisieren bet tigt Ist die Einstellung auf Automatisch gesetzt wird jede nde rung sofort nach dem Beenden des Bearbeitungsvorgangs in der Quelldatei gespeichert Quelle ffnen ffnet die Quelldatei zur Bearbeitung mit dem Origi nalprogramm Quelle ndern ffnet das Quellverzeichnis zur Auswahl einer an deren Quelldatei Entfernen Trennt die Verkn pfung vom Objekt zur Quelldatei Tabelle 5 2 Die Funktionen des Bearbeiten Men s im Dialog Neue Nachricht P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 5 137 Funktionsreferenz Das Datei Men Men funktion Beschreibung Objekteigen ffnet das Eigenschaften Fenster ber dieses Fenster das in Kartei schaften kastenform ges
31. Die Bearbeitungsfunktionen im Men Aktionen Bearbeitungsfunktionen f r Kalenderregeln 22222 Die Datumsfunktionen zur Definition der Kalenderregeln Berechtigungen f r die Kommunikationsserver Verzeichnisse Unterverzeichnisse im Ordner User specific data Die Funktionen des Datei Men s im Dialog Neue Nachricht Die Funktionen des Bearbeiten Men s im Dialog Neue Nachricht P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 2 22 2 31 2 32 2 34 2 36 2 38 2 40 2 41 2 43 2 44 2 49 2 52 2 52 2 54 3 59 3 66 3 66 3 68 3 69 3 72 3 73 4 75 4 76 4 80 4 82 4 84 4 85 4 92 4 95 4 106 4 110 4 111 4 112 4 115 4 115 4 126 4 129 5 133 5 134 0 7 Tabellen Tabelle 5 3 Tabelle 5 4 Tabelle 5 5 Tabelle 5 6 Tabelle 5 7 Tabelle 5 8 Tabelle 5 9 Tabelle 5 10 Tabelle 5 11 Tabelle 5 12 Tabelle 5 13 Tabelle 5 14 Tabelle 5 15 Tabelle 5 16 Tabelle 5 17 Tabelle 5 18 Tabelle 5 19 Tabelle 5 20 Tabelle 5 21 Tabelle 5 22 Tabelle 5 23 Tabelle 5 24 Tabelle 5 25 Tabelle 5 26 Tabelle 5 27 Tabelle 5 28 Tabelle 5 29 Tabelle 5 30 Tabelle 5 31 Tabelle 5 32 Tabelle 5 33 Tabelle 5 34 Tabelle 5 35 Tabelle 5 36 Tabelle 5 37 Tabelle 5 38 Tabelle 5 39 Tabelle 5 40 Tabelle 5 41 Tabelle 5 42 Tabelle 5 43 Tabelle 5 44 Tabelle 5 45 Tabelle 5 46 Die Funkt
32. E Mail Fax und SMS 2 22222 2 26 2 4 1 Versenden im Standard Textformat 2 222222 ee nern nenn 2 26 2 4 2 Versenden im RTF Format 22222 uen sea eneenen ernennen een 2 28 2 5 Versenden von Fax Nachrichten naaa aaaea 2 28 2 5 1 Fax Briefpapier ausw hlen 22222 aaae 2 29 2 6 Versenden einer Voicemail 2 222222 eeeenennnen rennen nennen 2 30 2 7 Versenden von SMS Nachrichten 2 222 22unneneeneneeenenn nn 2 32 2 8 Empfangene Nachrichten bearbeiten 22n2cneeeenen ernennen 2 33 2 8 1 Empfangene E Mail bearbeiten 2 mon eneenenee nennen 2 35 2 8 2 Empfangene Fax Nachricht bearbeiten 2 220 neeeeeene nenn 2 37 2 8 3 Empfangene Voicemail bearbeiten 22m 20neeneene een 2 39 2 9 Pers nliche Kontakte eigene Adressbucheintr ge erzeugen 2 222220 2 42 2 9 1 Neuen Kontakt in das pers nliche Adressbuch eingeben 2 2 42 2 9 2 Editieren eines bestehenden pers nlichen Kontakt Eintrages 2 45 2 10 Adressen SUCHEN ur 4042 25 00 er an en er en 2 46 2 10 1 Adressen f r neue Nachrichten suchen 22 2 2s2ner een 2 46 2 10 2 Allgemeine Adressensuche anaana aaaea 2 47 2 11 Nachrichten suchen 222222 ssneneen nun anne een ernennen 2 47 P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 0 1 Inhalt 2 12 Mit den Telefoniefunktionen arbe
33. F gt an die aktuelle Cursorposition ein Arbeitsfenster des gew hlten Objekttyps ein Dazu wird ein neues Fenster f r die dazu n tigen Einstel lungen ge ffnet e Neu erstellen F gt ein neues leeres Objektfenster abh ngig vom gew hlten Objekttyp in Ihr Dokument ein Ist das Kontrollk stchen Als Symbol markiert wird das Objekt als Datei Symbol in das Do kument eingef gt Objekt einf gen HA Bitmap Abbrechen T Corel PHOTO FAINT 3 0 Image a Parer ar Tolan CorelD Aa 3 0 Echange Graphic CorelDRAW 3 0 Graphic Fh30 Document Mediencli Microsoft CipAart Gallen i Heu erstellen I Als Symbol Ergebnis Fugt ein neues Bilddokument Objekt in Ihr Dokument ein e Aus Datei erstellen F gt ber ein Dateiauswahlmen eine Datei als Objekt in Ihr Dokument ein Zus tzlich haben Sie die M glich keit das Objekt mit der Quelldatei verkn pft einzuf gen und k nnen f r die Darstellungsart Als Symbol w hlen Objekt einf gen HA Dater Abbrechen Aus Datei erstellen E 4Programme Communications l Yerkn pfen Neu erstellen I Als Symbol Fugt den Inhalt der Datei als Objekt sa in Ihr Dokument ein dass Sie es mit dem Programm aktivieren konnen mit dem es erstellt wurde Tabelle 5 2 Die Funktionen des Bearbeiten Men s im Dialog Neue Nachricht 5 136 P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz
34. Outbound 4 130 P Personen im Funktionen Men 5 220 PIN 4 85 Polling Mode 6 258 Postausgangsfenster 5 195 Posteingang im Explorerverzeichnis 5 208 Posteingangs Assistent 5 240 Markierungsregel erstellen 5 242 Verzeichnisregel erstellen 5 241 Posteingangsfenster 5 175 Absender beschreiben 5 178 Adresse aktualisieren 5 178 Antworten 5 178 Faxdokumente Allgemein 5 180 Ansichtsmodus 5 181 Bearbeitungsmodus 5 183 Faxdokumente bearbeiten 5 180 Faxnachrichten bearbeiten 5 180 Journal drucken 5 179 Merker setzen nicht setzen 5 177 Speichern unter 5 176 Sprachnachrichten bearbeiten 5 191 Textnachrichten bearbeiten 5 179 Preferred Datenbankfeld 5 146 Private Kontakte 4 75 Privilegien ACD Supervisor Group 4 87 Administrator Group 4 87 Advanced User Group 4 87 P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Gastgruppe 4 87 Service Group 4 87 User Group 4 87 Profil Verzeichnis 6 257 R Refresh Zeiten Anpassung 6 258 Registry Keys HKCU Software Cycos AG COM Fax Viewer 6 259 HKCU Software Cycos AG Communicati ons GUI 6 258 6 259 HKLM Software Cycos AG Communicati ons internal UserPath 6 257 RTF Schrifteinstellungen Durchgestrichen 5 149 Effekte 5 149 Farbe 5 149 Schriftart 5 149 Schriftgrad 5 149 Schriftschnitt 5 149 Unterstrichen 5 149 Rundsendelisten 4 97 S Schnittstelle 5 251 Schriftverkehr im Funktionen Men 5 220 Schriftverkehr Fenster 5 198 S
35. ausgel st werden k nnen Multi Format Auswahl Erzeugt in der Symbolleiste zwei Buttons mit denen zwischen der HiPath Xpressions Darstellung einer Nach richt und dem Originalformat hin und her geschaltet werden kann Anlage anf gen F gt ein Symbol B roklammer in die Buttonleis te ein ber das Anlagen Attachments an die Nachricht angeh ngt werden k nnen Der kleinere Fensterbereich unter dem Texteinga befeld dient der Anzeige das Dateisymbol des Anhangs erscheint hier einer angeh ngten Anlage Mit Anlagen sind hier Dateien ge meint die bespielsweise Bilder oder sonstige speziell formatierte In halte enthalten Bearbeiten F gt die wichtigsten Textbearbeitungswerkzeuge in die Buttonleiste ein mit der markierte Textpassagen ausgeschnitten kopiert gel scht beziehungsweise Elemente aus der Zwischenabla ge eingef gt werden k nnen Text suchen Das Symbol f r Suchen im Text ein Fernglas wird in die Symbolleiste aufgenommen Symbolleiste un ber diesen Men punkt k nnen die eingef gten Symbolgruppen auf terteilen zwei Symbolreihen aufgeteilt werden falls der Platz f r eine Darstellung nebeneinander nicht ausreichen sollte und dadurch also einige Symbole verdeckt sind Tabelle 5 3 Die Funktionen des Ansicht Men s im Dialog Neue Nachricht P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 5 140 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Datei Men Das Text Men
36. ber l sst sich jederzeit der Name eines Kalenderprofils ndern Dazu einfach das Kalenderprofil markieren und diese Schaltfl che bet tigen Der Profilname wird sofort zum Editieren freigegeben L schen ber diese Schaltfl che werden nicht mehr ben tigte Kalenderprofile aus der Liste entfernt Der L schvorgang bezieht sich auf das aktuell markierte Kalenderprofil Tabelle 4 10 Bearbeitungsfunktionen f r Kalenderprofile Definition von Tagesprofilen Die Registerkarte Tagesprofile dient zur Definition der Betriebszust nde die im Verlauf von 24 Stunden eingenommen werden k nnen Ge ffnet Geschlossen und Pause 1 Wechseln Sie auf die Registerkarte Tagesprofile Hier werden Ihnen im oberen Fensterbereich unter Name die bereits vorhandenen Tages profile angezeigt K alenderprofile x Tagesprofile T Konfigurieren Sie die Tagesprofile die in den Kalenderprofilen verwendet werden sollen Kalenderprofile Tagesprofile Neu Feiertag Umbenennen wochenende i Loschen Aktionen a Schlieben Abbrechen E 2 Verwenden Sie die drei Schaltfl chen neben dem oberen Fenster zur Erstellung neuer be ziehungsweise Bearbeitung bereits definierter Kalenderprofile ber die Schaltfl chen k nnen die folgenden Funktionen ausgel st werden P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 4 110 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Administrator Funktionen Kalenderprofile
37. liste den Eintrag Objektzugang aus P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 4 116 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Administrator Funktionen Objektverwaltung Alternativ k nnen Sie die Funktion Objektzugang auch ber das Communications Men Verzeichnisse gt Ansicht oder das Kontextmen erreichen ber das Verzeichnis Objektzugang werden die beiden Unterverzeichnisse ACD Gruppen und Telefon Zugriffsberechtigungen zug nglich 4 8 1 ACD Gruppen Eine ACD Gruppe ist prinzipiell ein ber eine Telefon Sammelnummer adressierbarer An schluss Unter der Sammelnummer sind die dieser Gruppe zugeordneten Agenten zu errei chen Beispiele f r die Einrichtung solcher Sammelnummern sind Service Nummern von Hotlines Bestellungs Annahmen von Versandh usern oder die Rufnummer einer Taxirufzen trale um nur einige aufzuz hlen 4 8 1 1 Neue ACD Gruppe erzeugen e Ein Rechtsklick auf das Verzeichnis ACD Gruppen f hrt zu einem Kontext Men in dem ber die Auswahl ACD Gruppe gt Hinzuf gen der ACD Wizard gestartet wird de Informationen ein SE Name Jeue Gruppe Priorit t H chste 0 Yermittlungsmodus SerrerYoreinstellung Kampagne f r verlorene Anrufe I Anrufe F amp A URL De Kampagnen F amp URL MD gt Wandanzeigeger t Kein r Zurich Fertig stelen Abbrechen Z Hier werden nun die entsprechenden Einstellungen zur Einrichtung einer neuen ACD Gruppe v
38. r die Benutzerdaten werden hier beim Offnen des Pull Down Men s zur Auswahl angeboten P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 5 222 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Extras Das folgende Bild zeigt zum Beispiel die Suche nach einem Namenseintrag Datenbankfeld Voller Name In das Texteingabefeld Enthaltener Text wird die Buchstabenkombination ein gegeben nach der gesucht werden soll Das kann ein kompletter Name sein oder auch Teile davon Bei der Suche in Datenbankfeldern die eine Rufnummer enthalten zum Beispiel unter Ge sch ftsfax G3 wird als Suchkriterium die Rufnummer oder auch Abschnitte davon zur Iden tifikation herangezogen Die Schaltfl che Jetzt suchen startet die Suche schneller wird die Suche abgeschlossen sein Je genauer Sie den Suchbegriff spezifizieren je mehr Zeichen Sie eingeben desto Kontakt suchen x Kontakt Se IE z Enthaltener Text Ba a ae Fe Latan Hehe Jar baga 312345678200 491234567810 491234567820 4912345678102 4912345678202 4912345678103 4912345678203 Heuer Kontakt Kontakteigenschaften Abbrechen Gesch ftsanschluss Frvatanschluss Textnachricht senden Mobiltelefon Yocebosnummer Sprachnachncht senden Alle Datenbankeintr ge in denen der eingegebene Text beziehungsweise die Zahlenkombina tion vorkommt werden dann im Fenster aufgelistet Die Schaltfl che Stopp unterbricht den Suchvorgang Er
39. sen dieser Funktion wird der Dialog Kontakt suchen ge ffnet Sie ge langen alternativ in dieses Fenster wenn Sie die Schaltfl che Suchen die sich links neben dem Adresseingabefeld befindet anklicken Kontakt suchen E Kontakt Stopp Suchen nach Voller Mame F Jetzt suchen Enthaltener Text Te Testkontakt MAILBOX amp Testkont akt Meuer Kontakt Kontakteigenschaften L schen uk Abbrechen Im Kombinationsfeld Suchen nach wird das Benutzerdatenbankfeld angegeben das zur Suche herangezogen werden soll Anmerkung Alle im Communications definierten Benutzerdatenbank felder k nnen hier aus dem Pull Down Men heraus zur Auswahl refe renziert werden Das obige Bild zeigt zum Beispiel die Suche nach einem Namensein trag Voller Name In das Texteingabefeld Enthaltener Text wird die Buchstabenkombination eingegeben nach der gesucht werden soll Das kann ein kompletter Name oder auch Teile davon sein Anmerkung Je genauer Sie den Suchbegriff spezifizieren desto schneller wird die Suche abgeschlossen sein Bei der Suche in anderen Datenbankfeldern die eine Rufnummer ent halten zum Beispiel unter Gesch ftsfax G3 wird als Suchkriterium die Rufnummer oder auch Abschnitte davon zur Identifikation herangezo gen Die Schaltfl che Jetzt suchen startet den Suchvorgang Alle Datenbankeintr ge in denen der eingegebene Text beziehungs weise die Zahlenkombination vorkommt werden dann im lin
40. sst sich festlegen welcher Dienst f r eine Verbindung zu die Adresse sem Teilnehmer bevorzugt also standardm ig gew hlt wird Wenn Sie zum Beispiel einen Benutzer einrichten der im System ausschlie lich ber Exchange adressiert wird dann muss f r dieses Feld der Eintrag EXCH gew hlt sein Nat rlich muss eine g ltig Exchange Adresse f r diesen Benutzer existieren da diese ber das Feld bevorzugte Adresse referenziert wird Zudem beschleunigt dies das Versenden von Nachrich ten da nun vom Server nicht die ganze Liste der Eintr ge durchgegan gen werden muss um Versendeart zu bestimmen Tabelle 4 4 Benutzerdaten auf der Registerkarte Adressierung Registerkarte Pers nlich Die Registerkarte Pers nlich nimmt weitere Informationen zum neuen Benutzer auf Diese Daten sind f r die System Adressierung nicht relevant Hier k nnten postalische Daten wie Postleitzahl Wohnort Strasse Hausnummer usw abgelegt werde iF Neuer Benutzer Iofs Datei Benutzer Hilfe FAIR Benutzerkennung TESTUSER F n pers nliche Datenbank Hame Test User Adressierung Pers nlich Serverzugrifi Erweitert e Adresse 1 POO Adresse 2 DD O O Postleitzahl I Firma Abteilung Ort Bundesland Land DS O O ACD F higkeit ACD Priorit t Mies 2 ACD weiterleiten Keyword EEE P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 4 83 Administrator Funktionen Ben
41. 0 5 Inhalt 0 6 P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Tabellen Tabelle 2 1 Tabelle 2 2 Tabelle 2 3 Tabelle 2 4 Tabelle 2 5 Tabelle 2 6 Tabelle 2 7 Tabelle 2 8 Tabelle 2 9 Tabelle 2 10 Tabelle 2 11 Tabelle 2 12 Tabelle 2 13 Tabelle 2 14 Tabelle 2 15 Tabelle 3 1 Tabelle 3 2 Tabelle 3 3 Tabelle 3 4 Tabelle 3 5 Tabelle 3 6 Tabelle 3 7 Tabelle 4 1 Tabelle 4 2 Tabelle 4 3 Tabelle 4 4 Tabelle 4 5 Tabelle 4 6 Tabelle 4 7 Tabelle 4 8 Tabelle 4 9 Tabelle 4 10 Tabelle 4 11 Tabelle 4 12 Tabelle 4 13 Tabelle 4 14 Tabelle 4 15 Tabelle 4 16 Tabelle 5 1 Tabelle 5 2 Tabellen bersicht ber die Themen im Kapitel Schnelleinstieg Die Funktionen der Werkzeugleiste 2 2222 nee een Die Funktionen zur Steuerung einer Voicemail Aufnahme Die Funktionen zur Kontrolle einer Voicemail Aufnahme Die verschiedenen Symbole zur Kennzeichnung der Nachrichtenart Bearbeitungsfunktionen f r empfangene E Mails Die Bearbeitungsfunktionen f r Fax Nachrichten im Vorschaufenster Wiedergabefunktionen f r eingegangene Voicemails Funktionen zum Aufnehmen eines Sprachkommentars Die Datenbankfelder zum Anlegen neuer pers nlicher Kontakte Bedienungs und Men funktionen zum Anlegen pers nlicher Kontakte Bedienungselemente und Funktionen des Wahlassistenten Jo
42. 19 Juli 2004 2 34 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Empfangene Nachrichten bearbeiten e Markieren Sie im Fenster Posteingang die eingegangene Nachricht Die Nachricht wird unabh ngig vom Nachrichtentyp E Mail Fax oder VoiceMail im Vorschaufenster ange zeigt Gleichzeitig werden die Schaltfl chen der Symbolleiste des Posteingangsfensters aktiviert Uber diese Symbolleiste lassen sich nun verschiedene Funktionen ausl sen Alternativ e Doppelklicken Sie im Fenster Posteingang auf den Journaleintrag einer eingegangen Nachricht Dabei ffnet sich der Nachrichtendialog das mit dem Betreff dieser Nachricht betitelt ist und in dem die Nachricht angezeigt wird Von hier aus k nnen die nachfolgend beschriebenen Bearbeitungsfunktionen angewendet werden 2 8 1 Empfangene E Mail bearbeiten Neu eingegangene E Mails werden im Posteingangsjournal durch das Symbol eines geschlos senen Briefumschlags gekennzeichnet Die grundlegenden Bearbeitungsfunktionen f r E Mails bestehen aus dem Beantworten oder Weiterleiten der erhaltenen Nachricht Selbstver st ndlich k nnen mit diesen Aktionen auch Dateien an die Nachricht angeh ngt werden werden Dazu einfach die gew nschten Nachrichten wie im Windows Explorer im Es k nnen auch mehrere Nachrichten gleichzeitig beantwortet oder weitergeleitet Journal markieren und dann den Antworten oder Weiterleiten Befehl ausl sen Fol
43. 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 5 157 Funktionsreferenz Das Datei Men Bevorzugte Adresse Hier ber l sst sich festlegen welcher Dienst f r eine Verbindung zu diesem Teilnehmer standardm ig gew hlt wird Wenn Sie zum Bei spiel einen Kontakt einrichten f r den ausschlie lich ein Faxger t der Klasse G3 adressiert wird dann sollte f r dieses Feld der Eintrag FAXG3 ausgew hlt sein Dies beschleunigt die Zustellung von Nachrichten da nun vom Server nicht die ganze Liste der Eintr ge durchgegangen werden muss um Ihnen dann eine m gliche Zustel lungsart anzubieten Achten Sie darauf dass das Datenbankfeld welches ber das Feld Bevorzugte Adresse referenziert wird ausgef llt ist Ein Beispiel Sie w hlen als bevorzugte Adresse Gesch ftsfax G3 dann muss in das Feld Gesch ftsfax G3 eine Fax Nummer einge tragen sein Registerkarte Pers nlich Alle Felder f r postali sche Adressierungsda ten Hier k nnen Sie je nach Wissensstand die postalischen Angaben zu einem Kontakt eintragen ACD F higkeit Die folgenden drei Datenfelder dienen dazu bei einem installierten Call Center Einstellungen f r die Anrufvermittlung dieses Kontaktes vornehmen zu k nnen F r einen eingehenden Anruf dieses Kontaktes kann hier ber ein automatisches Weiterleiten an eine bestimmte ACD Gruppe einge leitet werden Zum Beispiel wenn dieser Kontakt bevorzugt einem bestimmte
44. 3 1 4 2 Einrichten des Postausgangsfensters Dieses Fenster zeigt die Nachrichten an die der Benutzer selbst erstellt bzw versendet hat Postausgangsfenster einrichten 1 W hlen Sie im Communications Men Ansicht die Funktion Post gt Postausgang Das Fenster Postausgang wird ge ffnet 2 Ziehen Sie per Drag amp Drop das Fenster an der Titelleiste in den Arbeitsbereich Beim probeweise Positionieren Maustaste dabei festhalten werden Sie festellen dass dieses Fenster je nachdem wohin Sie es f hren zentral oben unten rechts oder links einrasten kann Immer dann wenn sich beim Verschieben des neuen Fensters die Spitze des Mauszeigers dem begrenzenden Rand des Hauptfensters n hert wird eine m gliche Einrastposition erreicht L sst man an dieser Stelle die Maustaste los wird das Fenster dort eingebaut Eine Besonderheit stellt die Positionierung eines Fensters auf die Mitte eines anderen Fensters dar In diesem Fall werden die beiden Fenster bereinander abgelegt Communications nimmt in diesem Fall die Form eines Karteimit Register an in dem durch Anwahl der entsprechenden Registerlasche ins dazugeh rige Fenster gewechselt wird Das Register des jeweils aktivierten Fensters ist wei hervorgehoben Zur Neupositionierung eines dieser Fenster das Fenster das Sie an eine neue Position bringen wollen muss dazu aktiv sein k nnen Sie es mit der Maus an der wei en Tab Lasche anfassen und aus dem Layout herausziehen Beim Be
45. Aufl sung ei nes Fax G4 betr gt sowohl horizontal als auch vertikal 400 dpi die Qualit t des Bildes ist also wesentlich h her Au erdem ist die Kompressionsrate h her als bei Fax G3 so dass bei gleicher Aufl sung weniger Daten bertragen werden Fax G4 hat jedoch nicht die allgemeine Verbrei tung von Fax G3 erlangt dar ber hinaus m ssen beide Sender und Empf nger dieses Protokoll beherrschen wenn es genutzt werden soll Die Voicemail funktioniert hnlich wie ein Anrufbeantworter nur sehr viel intelligenter und mit vielf ltigen Funktionen wie Weiterleiten Beantworten oder Verbinden mit dem Nachrichtenersteller Die Ausgabe kann auf dem Telefon oder ber eine Audiokarte im Rechner mit angeschlossenem Laut sprecher erfolgen Anfordern von Fax Nachrichten die ber spezielle Rufnum mern bereitgestellt sind Ein Browser kann in einem eigenen Fenster innerhalb des Arbeitsbereichs integriert werden In Kombination mit der Favoriten Verwaltung im Explorerverzeichnis ist ein schneller Zugriff auf Internetseiten m glich P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Einleitung ber dieses Handbuch Zus tzliche Funktionen und Dem Benutzer stehen eine Vielzahl von zus tzlichen Funktio Einstellungen f r den lokalen nen zur Verf gung Unter anderem Benutzer e Eine Suchfunktionen f r Adressen und Nachrichten e Der Posteingangs Assistent Er dient zur Vorsortie
46. Auswahl 5 140 N Nachrichten Bearbeiten 2 33 E Mail 1 10 Empfangen 2 33 Fax 1 11 SMS 1 10 Sprachnachricht 1 11 Nachrichten im Funktionen Men 5 220 Nachrichtenfenster Fax Briefpapier 5 139 Name Benutzerdefinition 4 81 Z 276 Neue Rich Text Nachricht 5 148 Text Men Allgemein 5 148 Datum und Zeit einf gen 5 142 Tabulatoren 5 141 Textformat 5 151 Neue Sprachnachricht 5 152 Audio Men Allgemein 5 153 Neue Textnachricht Aktionen Men Absender anrufen 5 143 Allgemein 5 143 Erneut versenden 5 143 Signaturen 5 145 Suche Adresse 5 144 Vorherige Darstellung 5 145 Allgemein 5 132 Ansicht Men Allgemein 5 138 Sendeoptionen 5 139 Statusleiste 5 138 Symbolleiste 5 140 Bearbeiten Men Allgemein 5 134 Einf gen 5 134 Ersetzen 5 136 Inhalte einf gen 5 135 Kopieren 5 134 L schen 5 135 Objekt 5 138 5 235 Objekt einf gen 5 136 5 233 Objekteigenschaften 5 138 5 234 R ckg ngig 5 134 Verkn pfungen 5 137 5 234 Datei Men Allgemein 5 133 Anlagen speichern 5 133 Speichern unter 5 133 Hilfe Men Allgemein 5 145 Hilfethemen 5 146 ber Communications 5 146 P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Text Men Allgemein 5 141 Textformat 5 142 Neuer Benutzer Bevorzugte Adresse 4 83 Erweiterte Einstellungen 4 88 Pers nliche Daten 4 83 Serverzugriff 4 84 Vertreter 4 83 O Objekteigenschaften 5 138 Objektzugang im Explorerverzeichnis 5 209
47. B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 3 63 Communications anpassen Mit dem Posteingangs Assistenten arbeiten Das neu erstellte Verzeichnis wird dadurch eingerichtet und der Dialog Neues Verzeichnis geschlossen Nun kann das neu erstellte Verzeichnis sofort in eine Verzeichnisregel ber nommen werden schnitt 5 3 11 Das Fenster Explorerverzeichnisse auf Seite 5 207 Eine alternative Methode neue Verzeichnisse zu definieren finden Sie in Ab 3 2 1 Verzeichnisregel erstellen 1 Bet tigen Sie im Posteingangs Assistent die Schaltfl che Verzeichnisregel erstellen Im oberen Teil des Fensters wird daraufhin die Regel allerdings vorerst noch mit den ent sprechenden Platzhaltern f r den Absender und das Empfangsverzeichnis angezeigt Im Fenster darunter m ssen nun diese Parameter definiert werden ber die erste Zeile Verschiebe eine Nachricht von ist festzulegen ob Sie Nachrichten einer ganzen Gruppe oder eines Einzelteilnehmers in das Zielverzeichnis umleiten wollen 2 Klicken Sie in der zweiten Zeile das blaue Fragezeichen an und geben Sie in die sich ff nende Eingabezeile den Namen des Teilnehmers oder der Gruppe ein Hier wird spezifiziert von welcher Gruppe beziehungsweise welchem Teilnehmer die Nachrichten automatisch in ein spezielles Verzeichnis zugestellt werden soll Es wird eine Eingabezeile ge ffnet in das Sie den entsprechenden Namen eingeben k nnen Bei
48. Benutzerhandbuch X 267 Glossar S Server Meist organisiert man PC Netze in einer zweistufigen Systemhierarchie bestehend aus Dienstanbietern Servern und Dienstbenutzern Clients Die Server realisieren funktiona le und infrastrukturelle Netzdienste das hei t sie bieten nicht nur den Clients Funktionen an sondern erm glichen auch die Netzadministration Server sind blicherweise die st rksten und am besten ausgebauten Rechner im Netz Sie besitzen gro e Festplatten kapazit ten eine schnelle CPU und wenn m glich dar ber hinaus noch unterschiedliche Coprozessoren Server sind in ausbauf higen Geh usen eingebaut die auch eine sp tere Nachr stung mit z B neuen Speichermedien erm glichen Neben den blichen Extern speichern auf Diskettenbasis k nnen Server auch Bandlaufwerke Bernoulli Boxen Wech selplatten oder CDE Laufwerke besitzen um einer ihrer wichtigsten Funktionen dem au tomatischen Backup erf llen zu k nnen Manche Teile der Server k nnen ausfallsicher ausgelegt sein So unterst tzen Server Betriebssysteme gespiegelte Festplatten oder die doppelte Ausf hrung der Plattensubsysteme sowie unterbrechungsfreie Stromversorgun gen USV Siehe auch Client Service Provider MSP Der MSP dient als globaler Unterbau f r alle Client Applikationen die Dienste des HiPath Xpressions Server nutzen wollen W hrend mehrere Client Applikationen gleichzeitig auf einem Rechner laufen k nnen ist immer nur eine I
49. Betreff hat Dieses Kontrollk stchen erm glicht es Ihnen sich aktiv darauf hinweisen zu lassen dass Sie noch keinen Betreff in eine neue Nachricht eingegeben haben Das hei t wenn Sie eine Nachricht abschicken in der das Betreff Feld ohne Eintrag ist wird ein Pop Up Fenster mit einer entsprechenden Meldung ge ffnet Communications Diese Nachricht hat keinen Betreff Mochten Sie sie dennoch versenden Ja leitet trotzdem den Versendevorgang ein Nein f hrt zum Nachrichtenfenster zur ck damit die Betreffzeile noch ausgef llt werden kann Sprache der Benutzero berfl che Maximale L nge einge hender Nachrichten ber dieses Kombinationsfeld l sst sich die Sprache in den Men s von Communications umschalten Die nde rung der Spracheinstellung ist unabh ngig von der ge w hlten Sprache des Betriebssystems m glich Eine Spach nderung wird erst nach einem Neustart des Pro gramms wirksam Hier ber kann sich der Benutzer eine Warnmeldung aus geben lassen wenn eine eingegangene Nachricht eine bestimmte Gr e berschreitet Ausgehend von keine Warnung ausgeben kann bei berschreiten von 100 KB 250 KB 500 KB und 1 Megabyte diese Warnung generiert werden Tabelle 3 7 Einstellm glichkeiten f r die optische Benachrichtigung 3 74 P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Administrator Funktionen Globale Kontakte 4 Administrator Fu
50. Datenbank zu definieren gehen Sie wie folgt vor 1 W hlen Sie aus dem Men Datei gt Neu gt Agent Es ffnet sich nun der Dialog Neuer Agent der prinzipiell so gestaltet ist wie beim Einrich ten eines neuen Benutzers Lediglich die Registerkarte Agent steht zus tzlich zur Verf gung P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 4 90 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Administrator Funktionen Agenten f r eine neue Nachricht und der Auswahl des Men punktes Neuer Agent Alternativ kann durch Bet tigen des Dreieck Symbols neben der Schaltfl che aus dem Untermen derselbe Vorgang initiiert werden 2 Geben Sie im sich daraufhin ffnenden Dialog unter Benutzerkennung ein Namensk rzel oder einen beliebigen Alias Namen ein Achten Sie darauf das dieser eindeutig unique sein muss Wird dieser Eintrag nicht vor genommen dann erzeugt Communications ber den Eintrag im Feld Name automatisch eine Benutzerkennung Sie sollten es sich aber zur Regel machen die Benutzerkennung selbst zu definieren da so nur sinnvolle Kurzruf Namen zustande kommen 3 In das Eingabefeld Name wird der reale Name des neuen Agent eingetragen Die beiden Eintr ge f r die Benutzerkennung und Name sind obligatorisch 4 F llen Sie dann wie beim Definieren eines neuen Benutzers die Registerkarten Adressie rung Pers nlich Serverzugriff und Erweitert aus wie es im Abschnitt Benutzer ein richten Abschn
51. Fax einpassen Fasseite an Druckseite anpassen i Optimal anpassen Linker Rand 5 mm Abbrechen Hie P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 3 65 Communications anpassen Benutzerspezifische Einstellungen vornehmen Dialogelement Beschreibung Dokument Info Legt fest ob Sie zus tzliche Informationen die dieses Dokument betreffen auf dem Ausdruck haben m chten dies kann durch Aus wahl von Keine unterdr ckt werden und ob diese Informationen oben beziehungsweise unten auf der Seite gedruck werden sollen Dokument Info darf In Bei gesetzter Option werden die Dokumentinformationen auch halt berlappen ber bereits vorhandenen Texte gedruckt Zum Beispiel kann es bei Fax Dokumenten gelegentlich vorkommen dass diese Bereiche schon f r das auszudruckende Dokument ausgenutzt werden Fax einpassen Bei Auswahl der Option Faxseite der Druckseite anpassen wird ein eingehendes Fax auf einer Druckseite ausgegeben bedenken Sie dass bei berlangen Faxseiten die Darstellung eventuell sehr klein ausfallen kann Optimal anpassen passt eine Faxseite de ren Format leicht von DIN A4 abweicht optimal auf eine Druckseite ein Linker Rand Des Weiteren haben Sie die M glichkeit f r die Ausdrucke einen Randbereich zu definieren damit beim sp teren Abheften des ge druckten Dokuments kein Text durch die Lochung verlorengent In das Eingabefeld Linker
52. Funktionsreferenz Extras Dialogfunktion Beschreibung Sprache der Benut ber dieses Kombinationsfeld l sst sich die Men sprache Communica zerschnittstelle tions umschalten Zur Verf gung stehen derzeit Niederl ndisch Eng lisch Deutsch Spanisch und Franz sisch Die nderung der Sprach einstellung ist unabh ngig von der gew hlten Sprache des Betriebssystems m glich Sie wird erst nach einem Neustart von Com munications wirksam Anmerkung Diese Funktion steht f r Win 9x nicht zur Verf gung Maximale L nge Hier ber kann sich der Benutzer eine Warnmeldung ausgeben lassen der eingehenden wenn eine eingegangene Nachricht eine bestimmte Dateigr e ber Nachricht schreitet Ausgehend von keine Warnung ausgeben kann diese Meldung bei Nachrichten von 100 kB 250 kB 500 kB und 1 Megabyte generiert wer den Tabelle 5 45 Optische Benachrichtigungs Optionen im Dialog Schnittstelle 5 6 13 6 Mail Tracking Der Benutzer kann das System so einrichten dass f r alle gesendeten Nachrichten bestimmte Nachrichtenzust nde ber eine an ihn adressierte E Mail Mail Notifikation zur ckgemeldet werden Durch das Setzen von Kontrollk stchen unter Bei allen Nachrichten die ich versen de folgende Best tigung anfordern kann definiert werden f r welche Nachrichtenzust nde eine R ckmeldung erfolgen soll Einstellungen Layout drucken Faxausdruck Allgemein Signatur Schnittstelle Mail Tracking
53. Grau hinterlegte Schaltfl chen sind gesperrt das hei t dass der entsprechende Dienst oder die Nummer f r diesen Kontakt nicht existiert Dar ber hinaus besteht die M glichkeit einen neuen Kontakt anzulegen Schaltfl che Neuer Kontakt beziehungsweise sich die Daten eines bestehenden Kontaktes anzusehen Schalt fl che Kontakteigenschaften Suche starten P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 2 50 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Mit den Telefoniefunktionen arbeiten 1 Klicken Sie im Wahlassistenten auf das Adressbuch Symbol Das Dialogfenster Suche Kontakt um anzurufen wird angezeigt 2 W hlen Sie im Kontrollfeld Suchen nach das Datenbankfeld aus in dem gesucht werden soll Hier lassen sich alle vorhandenen Datenbankeintr ge als Suchkategorien f r die Adress suche festlegen Beispielsweise kann ber Voller Name mit Hilfe einer Namenseingabe nach den Adressierungsdaten gesucht werden ber Postleizahl w re mit Hilfe der Ein gabe eines Postleitzahlenbereichs m glich Kontakte in dieser Umgebung zu finden 3 Geben Sie in die Eingabezeile Enthaltener Text die Buchstaben oder Zahlenkombination ein nach der gesucht werden soll Das kann eine komplette Angabe oder Teile davon sein Je genauer Sie den Suchbegriff spezifizieren desto schneller wird die Suche abgeschlossen sein und desto bersichtlicher wird die Trefferanzeige 4 Klicken Sie auf Jetzt suc
54. Layout diesem Benutzer zugeordnet wird Zudem lassen sich so auch unterschiedliche Layouts zum Beispiel je nach Aufgabe des Benutzers zuweisen In dieses Datenbankfeld wird nachher bei der Benutzerdefinition einfach der Name des Layouts eingetragen das dieser Benutzer verwenden soll Um die Benuterdatenmaske zu erweitern ist ein Maskenexport durchzuf hren 1 2 3 ffnen Sie das DOS Eingabefenster Wechseln Sie in das MRS Verzeichnis lt HiPath Xpressions Root gt SDKTools Starten Sie das Programm InfoTool mit dem Parameter MASKEXPORT und der Angabe unter welchem Namen diese Textdatei abgelegt werden soll Beispiel f r diesen Aufruf InfoTool MASKEXPORT file mask txt Die Textdatei wird im Verzeichnis lt Hi Path Xpressions Root gt SDKTools abgelegt ffnen Sie diese Textdatei mit einem Texteditor und f gen Sie folgende Zeilen in den Text ein Unter mask PROFILE die Zeile LAYOUT an beliebiger Stelle nach folgendem Beispiel Smask PROFILE LAYOUT EREHE ERER EREHE HEERE REHE HHHH HR HH Im Bereich attrib erfolgt jetzt die Typ Definition der Variablen Sattrib LAYOUT CHAR PSUPER P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 4 104 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Administrator Funktionen Communications GUl Layouts In dem Bereich unter Smask PROFILE sind nur Leerzeichen im Bereich Sat A N trib nur Tabulatoren als Abstandsmarken erlaubt 5 Speichern Sie Ihre nderung 6 Impo
55. Layout l schen L scht das gerade aktive Communicati ons Layout Das ist nur m glich wenn es sich um ein lokales Layout handelt das hei t ein an Ihrem Rechner erstelltes Hinweis Globale Layouts ihnen fehlt der Zusatz Lokal die vom Administrator erzeugt wurden und allen Teilnehmern im System zur Verf gung stehen k n nen nicht gel scht werden Sperren Verriegelt das aktuell benutzte Layout so dass es nicht mehr ver ndert werden kann Zum Beispiel durch eine unbeabsichtigte Mausaktion Sperren ohne Titelanzeige Verriegelt ein erstelltes Layout siehe auch Sperren und blendet gleichzeitig in allen Fenstern mit Ausnah me des Fensters Explorerliste die Titelzeile aus um den nutzbaren Fensterbereich zu vergr ern Entsperren Hebt die Sperrung eines Layouts wieder auf so dass man wieder Anderungen am Layout vornehmen kann Allen Benutzern zug nglich machen Hier ber kann ein Administra tor ein von ihm lokal erstelltes Layout f r alle Benutzer freigeben Die ses Layout wird durch diese Funktion zentral auf dem Server abgelegt Zum Layout ffnet eine Liste mit allen Ihnen zur Wahl stehenden Communications Lay wechseln outs Diese Liste enth lt sowohl die von Ihnen erstellten lokalen Layouts maximal vier als auch die die Ihnen und den anderen Benutzern global HF im System zur Verf gung gestellt werden zus tzlich maximal vier Durch Anklicken des Layoutnamens wird das gew nschte Layout aktiviert be
56. OK schlie t das Einstellungs Fenster mit bernahme der neu en Werte f r das gerade aktive Journalfenster Das hei t die Einstellungen werden sofort wirk sam Abbrechen schlie t dieses Fenster ohne eine eventuell vorgenommene nderung zu ber cksichtigen ber die Schaltfl che Standard Einstellung l sst sich die System Voreinstel lung wiederherstellen 5 3 15 Vorschau eingehende Nachrichten Mit Hilfe dieser Funktion l sst sich schon in den Journalfenstern eine Vorschau auf den Inhalt der eingegangenen Text Nachrichten einblenden Die Vorschau erfolgt direkt unter dem Nach richten Eintrag Bei der Auswahl der Funktion Vorschau eingehende Nachrichten kann dabei vorgegeben werden ob Sie die Vorschau zu ungelesen Nachrichten Funktion Ungelesene Nachrichten aufrufen zu bereits gelesenen Gelesene Nachrichten ausw hlen oder zu bei den haben m chten beide Funktionen nacheinander aufrufen Uber erneute Aufrufe dieses Men punktes kann man die Vorschau f r die einzelnen Nachrichtenarten getrennt wieder aus schalten Windows 9x Betriebssystemen zu Verf gung Da f r dieses Merkmal ein spezieller Ordner auf der lokalen Festplatte erzeugt werden muss auf den im Sicherheitskon text von Win 95 Win 98 und Win ME jeder lokale Benutzer zugreifen k nnte ist die se Funktion hier deaktiviert Nur unter den Sicherungsmechanismen die Win NT Win2000 und WinXP bieten kann eine in dieser Hinsicht sichere Vorschau gew hr leistet werde
57. R ckg ngig wieder her Strg Y Ausschneiden Schneidet zuvor markierte Passagen aus und kopiert sie in die Strg X Zwischenablage 8 Kopieren Kopiert zuvor markierte Passagen in die Zwischenablage Strg C Einf gen F gt den Inhalt der Zwischenablage an der aktuellen Cursorposition in Strg V das Dokument ein F Tabelle 5 2 Die Funktionen des Bearbeiten Men s im Dialog Neue Nachricht P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 5 134 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Datei Men Men funktion Beschreibung Inhalte einf gen Spezieller Einf gemodus f r OLE Object Linking and Embedding Ob jekte verkn pfen und einbetten Ein aus der Zwischenablage eingef g tes Objekt l sst sich durch einen Doppelklick darauf in seiner Original Anwendung ffnen und bearbeiten wenn diese bei Ihnen installiert ist Nach dem Aktivieren des Objektes ndert sich die Men leiste und stellt Ihnen die jeweiligen Funktionen des Originalprogramms zu Verf gung Nach der Auswahl der Funktion Inhalte einf gen wird ein neues Fenster ge ffnet ber das Sie verschieden Einf gungsoptionen f r den Zwi schenspeicherinhalt erhalten Inhalte einf gen Ei Guele Bitmap Als Abbrechen Einf gen l Ficture Metafile Device Independent Bitmap f verkn pfen Als Symbol Ergebnis Fugt den Inhalt der Zwischenablage 2o in Ihr P
58. Rand k nnen Sie dazu einen Einzug von O bis 150 mm vorgeben Tabelle 3 2 Die Einstellungsoptionen auf der Registerkarte Layout drucken Zus tzliche Information einf gen Die Auswahl der gew nschten Informationen die Sie zum betreffenden Dokument mit ausdru cken wollen bestimmen Sie indem Sie die entsprechenden Parameter und dazu eventuell er l uternden Text in eine der drei Eingabezeilen eingeben Dabei steht jede Eingabezeile f r eine Zeile auf dem Ausdruck Eine leere Eingabezeile egal welche w rde den Infotext auf zwei Druckzeilen reduzieren Entsprechend gilt dies f r weitere nicht ausgef llte Eingabezei len Die Variablen werden beim Drucken automatisch durch die auf dem Server zur Verf gung ste henden Daten ersetzt Vor zwischen oder hinter den Variablen k nnen Sie au erdem erl u ternden Text einf gen der ebenfalls im Ausdruck erscheint Folgende Variablen k nnen Sie in den Eingabezeilen verwenden Variable Erzeugt einen Info Eintrag f r Die angefallenen Kosten Diese Information ist nur verf gbar wenn die ent sprechenden Daten von der angeschlossenen Telefonnebenstellenanlage bermittelt werden Tabelle 3 3 Variablen f r Nachrichten Infos beim Ausdruck von Dokumenten P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 3 66 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Communications anpassen Benutzerspezifische Einstellungen vornehmen ver gespeichert wurde costid Die
59. Service dort bereitgestellt Faxseiten abrufen Fax on Demand Nach dem Aufruf dieses Men punktes ffnet sich ein Di alogfenster in dessen Eingabezeile Sie die entsprechende Rufnummer dieses Services eintra gen Fax Abruf Bitte geben Sie hier die Faxnummer des Anschlusses an von dem Sie ein Fax erhalten mochten Fasnunmmer i 2345678 Abbrechen OK Mit dem Bet tigen der Schaltfl che OK wird der Abrufvorgang eingeleitet Abbrechen beendet die Aktion und schlie t dieses Fensters 5 6 15 N chstes Fenster ber das Aufrufen dieser Funktion k nnen Sie nacheinander in die verschiedenen Clientfens ter wechseln Dies ist gleichbedeutend mit dem Aktivieren eines anderen Bearbeitungsfensters und den dort zur Verf gung stehenden Bedienungsm jglichkeiten Alternativ kann die Windows Tastenkombination Strg TAB verwendet werden P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 5 254 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Hilfe 5 7 Hilfe Dieser Hauptmen punkt von Communications h lt folgende Funktionen bereit 5 7 1 Hilfethemen Hier ber wird die Hilfefunktion aufgerufen Wie unter Windows blich kann die gesamte Doku mentation eingesehen oder eine Recherche zu einem bestimmten Stichwort gestartet werden 5 7 2 Update Communications ber dieses Untermen k nnen Sie wenn auf dem Server neue Updates f r Communications vorliegen diese abrufen und installieren 5 7 3 ber Communi
60. Voraussetzung hierzu am Telefon ist die im Server eingerichtete CTI Funktionalit t Die Gesamtdauer und ebenfalls die zeitliche Position sowie der aktuelle Status der Wiedergabe wird im Statusbereich des Fensters unter dem Bedienungsbereich angezeigt Fosiion 00 00 L nge 00 00 Telefon 100 Gestoppt Wiedergabe ber PC Lautsprecher Abspielen Wiedergabe der Sprachnachricht ber die Soundkarte des PCs Voraus setzung hierf r ist eine in den PC eingebaute Soundkarte mit daran ange schlossenen Lautsprechern W hrend des Abspielvorgangs stehen Ihnen unabh ngig vom Wiedergabemedium fol gende Bedienungsfunktionen zur Verf gung Durch Versetzen des Schiebers Position l sst sich durch Absch tzung eine bestimmte Position in der Sprachnachricht aufsuchen Mit Hilfe der Statusangaben Position und L nge kann man so relativ genau eine ge suchte Stelle in der Nachricht ansteuern Stoppt die Nachrichtenwiedergabe mit einem R cksprung an den Nach richtenanfang Position Unterbricht die Wiedergabe der Sprachnachricht Fortgesetzt wird der Ab spielvorgang indem je nach Ausgabemedium eine der beiden Wiederga beschaltfl chen bet tigt wird Diese Schaltfl che wird bet tigt um nach einer Wiedergabepause oder nach Erreichen des Nachrichtenendes wieder an den Nachrichtenanfang zu gelangen Hierdurch kann schnell an das Nachrichtenende gesprungen werden zum Beispiel falls man dort einen Sp
61. WAV usw e Fax Dokumente TIF FG3 FG4 usw e Communications Nachrichten PMF Bei allen anderen Dateiformaten wird die ausgew hlte Datei als Anlage im ge ffneten Nach richtenfenster dargestellt P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 2 56 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Kennwort ndern 2 15 Kennwort ndern Sie k nnen nachtr glich Ihr pers nliches Kennwort f r die Anmeldung am HiPath Xpressions Server ndern 1 Klicken Sie im Communications Men Extras auf die Funktion Kennwort ndern Der Dialog Kennwort ndern wird ge ffnet 2 Geben Sie nacheinander das aktuelle das neue und zur Best tigung nochmals das neue Kennwort ein 3 Best tigen Sie das nachfolgende Fenster mit OK 2 16 Vertretung einrichten Die Funktion Vertretung dient dazu eine an Sie adressierte Nachricht automatisch an einen anderen Benutzer umleiten zu lassen Diese Option ist zum Beispiel dann sinnvoll wenn bei Ihrer Abwesenheit Urlaub Gesch ftsreise oder Krankheit etc die an Sie adressierten Nach richten direkt an einen Vertreter gesendet werden sollen damit sie nicht unbearbeitet liegen bleiben als Kopie im Posteingang vorgehalten Der Absender einer Nachricht wird nicht dar ber informiert dass seine Nachricht an einen Vertreter weitergeleitet wurde Nachrichten die an einen Vertreter weitergeleitet wurden werden nicht zus tzlich Vertret
62. a Posteingang PR 5 Gel schte Post u E Fostausgang Interniet Fayoriten a Ze Allgern_Infos a Allen antworten Pe Antworten 7 Weiterleiten h Sehr geehrter Herr Meier kezugnehmend auf unser Angebot vom Das Verzeichnis Posteingang Posteingang enth lt 1 Elemente e Internet Favoriten Wird das Verzeichnis Internet Favoriten ge ffnet sind im Fenster Explorerliste alle Links zug nglich die dort oder in weiteren Unterverzeichnissen abgelegt worden sind Die Aus wahl eines Links Internet Adresse im Explorerlisten Fenster hat zur Folge dass die zu geh rige Internet Seite direkt im Vorschaufenster angezeigt wird Das hei t sie kann da durch auch ohne die Einrichtung des speziell dazu vorhandenen Fensters Internet Favoriten sofort dargestellt werden P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 5 211 Funktionsreferenz Das Ansicht Men FA Communications T est Jan DOC Datei Bearbeiten Ansicht Favoriten Extras Hilfe ABB 4 sm else ram 8B2 n2 BE er Sendezeit Sender Betreff 09 04 2002 14 59 Peter Muster AW AW Monitor EE DDDD DD DD Explorerverzeichnisse Hf Internet Favoriten D m 2 ale gt Dlaa amp Datei http jie msn del Default asprkC true r al Radio Station Guide af JE al a Posteingang 6 Posteingang G Gel schte Post Eden i Fostausgang a Internet Favorten ur Allg
63. aussehen soll zum anderen l sst sich der Text nachtr glich formatieren indem Sie die entsprechenden Textstellen markieren und dann die Formatierungszuweisung vornehmen ber den Men punkt Text lassen sich noch zus tzliche Formatierungsoptionen einstellen und auf den Text anwenden P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 5 148 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Datei Men Men funktion Beschreibung Schrift Nach Auswahl dieses Men punk Times NewRoman sena Sehrftschnit Sead tes ffnet sich der Dialog Schrift mez New Roman Fegular i u W maaa 1 Ean T in dem alle Einstellungen zur typo BZU teuere z T grafischen Textformatierung vorge Al nommen werden Alternativ k n Forte N nen die Festlegungen f r a Schriftart Schriftgrad Schrift E Unterstichen schnitt und Farbe auch ber die Vorschau Werkzeugleiste vorgenommen Bu werden Es ist m glich nachtr g lich einzelnen W rtern oder Text abschnitten andere Schriftforma tierungen zuzuweisen indem Sie die entsprechende Textstelle mar kieren und dann die Einstellungen f r diesen Textteil vornehmen Folgende Einstellungen k nnen Sie in die sem Dialog vornehmen Abbrechen e Schriftart Schriftfont ber das Scroll Down Fenster haben Sie die M glichkeit alle im System installierten Schriftarten f r Ihren Text zu nutzen e Schriftschnitt Hier k nnen Sie den Schrif
64. ber z B f higkeitsbasiertes Routing Skill based Routing an den richtigen Call Center Agenten weitergeleitet sondern auch andere multimediale Nachrichten Faxe Voicemails SMS Dies alles geschieht auf einem einzigen Server eine L sung f r alle Kommunikationsbed rfnisse N Nachbearbeitungszeit Die Zeit die einem Call Center Agenten nach der Beendigung eines Gespr ches zum Ausf llen von Formularen F hren weiterer Telefonate usw zur Verf gung steht W hrend der Nachbearbeitung ist es nicht m glich weitere Gespr che entgegenzunehmen O Online Event Ein Online Event bezeichnet Ereignisse welche direkt interaktiv durch Call Center Agen ten abgehandelt werden Dies sind typischerweise Anrufe R Routing Engl Vermitteln Bezeichnet die F higkeit eines Kommnikations Systems eingehende An rufe E Mails oder Fax Nachrichten aufgrund bestimmer Informationen direkt an die ent sprechenden Ansprechpartner zu vermitteln Das Routing kann aufgrund des Eintreffens bestimmer Umst nde z B berlastung Abwesenheit dynamisch angepasst werden R ckfrage Wenn ein Teilnehmer A mit einem Teilnehmer B telefoniert kann er eine R ckfrage durch f hren Er legt das erste Gespr ch in einen Wartezustand Halten und ruft einen dritten Teilnehmer C an Wenn Teilnehmer A seine R ckfrage beendet ist er automatisch wieder mit Teilnehmer B verbunden P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications
65. die Absenderadresse der eingegangenen Nachricht als aubgeilen Empf ngeradresse eingetragen Allen antworten Ist die ge ffnete eingegangene Nachricht als CC Carbon Copy Durch schlag an Sie adressiert gewesen wird die Antwort an alle Teilnehmer gesendet die eine Kopie der Nachricht bekommen haben einschlie lich des Erzeugers dieser Nachricht Allen Ankworken Weiterleiten Leitet die ge ffnete eingegangene Nachricht an einen anderen Teilneh mer weiter A We terleite Absender anrufen L st einen Telefonanruf an den Absender der eingegangenen Nach richt aus Dabei wird der erste Datenbankeintrag in der Reihenfolge Gesch ftsanschluss Privatanschluss Mobiltelefon und Voice box der eine Telefonnummer enth lt referenziert Im Allgemeinen ist dies der Gesch ftsanschluss Absender anrufen ber diesen Men punkt k nnen Sie f r den Anruf frei aus den in der an Datenbank vorhandenen Eintr gen f r Gesch ftsanschluss Privat anschluss Mobiltelefon und Voicebox w hlen Tabelle 5 5 Die Funktionen des Aktionen Men s im Dialog Neue Nachricht P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 5 143 Funktionsreferenz Das Datei Men Men funktion Suche Adresse LE Suchen Beschreibung ber dieses Men k nnen Sie gezielt nach einer Empf ngeradresse die bereits in der Datenbank gespeichert ist suchen Nach dem Ausl
66. die Ausgabe der Sprachnachricht ber Ihr Telefon Sprachnachrichten Dieses Kombinationsfeld dient zur Anpassung der Kodierung f r Format ISDN Sprachnachrichten F r den europ ischen Raum wird A Law f r die USA haupts chlich u Law verwendet berwache meinen Mit Hilfe dieses Kontrollk stchens kann man die berwachung des Telefonstatus eigenen Telefonstatus ein beziehungsweise ausschalten Pro Teilnehmer nur Dieses Kontrollk stchen kann gesetzt werden um die Darstellung in den letzten ein und den Journalen bersichtlicher zu gestalten Ist das Kontrollk stchen ausgehenden Ruf zei gesetzt wird im Journal nur der aktuellste Anruf angezeigt wenn von gen einem Teilnehmer mehrere Telefonate eingegangen sind Papiergr e Fax Diese Einstellung ist l nderspezifisch vorzunehmen F r den euro Briefpapier p ischen Raum ist A4 einzustellen In den USA wird das Letter For mat verwendet Tabelle 5 43 _ Einstellungsoptionen im Dialog Allgemein P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 5 248 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Extras Dialogfunktion Beschreibung Lokalen Nachrichten Diese Funktion ist besonders im Sicherheitskontext von Win9x von Cache nach dem Ab Bedeutung da hier die Sicherungsmechanismen die Windows NT melden l schen Windows 2000 oder Windows XP bieten nicht zur Verf gung stehen Durch das Setzen dieses Kontrollk stchens werden Ihre N
67. die Zeit mit der von Ihnen in diesem Fenster gew hlten Darstellungswei se ein Datum und Zeit Yorhandene Formate 31 07 2002 31 7 02 31 7 2002 2002 07 31 Mittwoch 31 Juli 2002 31 Juli 2002 31 Jul 2002 16 15 44 16 13 IIcHI ller Dazu wird ein Fenster ge ffnet das Ihnen verschiedene Datumsformate vorgibt Aus der angezeigten Liste w hlen Sie das gew nschte Format durch Anklicken mit der Maus aus Durch bet tigen der Schaltfl che OK wird der Datums beziehungsweise Zeiteintrag in Ihr Dokument bertra gen Anlage anf F gt eine Anlage Attachment an die Nachricht an Mit Anlagen sind hier Dateien gemeint die bespielsweise Bilder oder sonstige speziell formatier te Inhalte enthalten Wird dieser Men punkt gew hlt ffnet sich ein Datei auswahlmen ber das die entsprechende Datei selektiert wird Diese Datei wird dann als Symbol in dem kleineren Fensterbereich unter dem Texteingabefeld angezeigt Hier ber k nnen Sie einfach in ein anderes Textformat wechseln Zur Aus wahl stehen Einfaches Textformat und das Rich Text Format das durch die Auswahl des Men punktes Neue Rich Text Nachricht schon automatisch gew hlt wurde Demn chst wird es auch m glich sein hier ber in das HTML Format zu wechseln Tabelle 5 8 Die Bearbeitungsfunktionen f r RTF Nachrichten im Men Text Fax Nachricht versenden Um eine Fax Nachricht zu senden k nnen Sie eine der beiden Versandarten Neue T
68. dieser Kontakte angezeigt Stopp unterbricht den Suchvorgang 5 Markieren sie den gew nschten Kontakt 6 Je nach vorhandenem Adresseintrag k nnen Sie nun ber die Schaltfl chen im unteren Dialogbereich diesen Teilnehmer unter einer bestimmten Rufnummer anrufen oder ihm eine Textnachricht beziehungsweise Voicemail senden 2 11 Nachrichten suchen Sie k nnen im Posteingang im Postausgang oder auch kombiniert in beiden nach einer be stimmten Nachricht suchen Als Suchkriterium wird eine Buchstabenkombination die im Be treff der entsprechenden Nachricht vorkommt eingegeben 1 Klicken Sie im Communications Men Extras auf die Funktion Suche Nachricht Der Dialog Nachricht suchen wird angezeigt P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 2 47 Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Mit den Telefoniefunktionen arbeiten 2 Geben Sie ein Suchkriterium ein und w hlen Sie die in welchem Nachrichtenjournal ge sucht werden soll Als Suchkriterium kann eine beliebige Zeichenfolge eingetragen werden 3 Klicken Sie auf Suche starten Das Suchergebnis erscheint im Anzeigebereich Die zum Sucheintrag passenden Nach richten werden daraufhin im Anzeigebereich aufgelistet Durch einen Doppelklick auf einen der gefundenen Journaleintr ge k nnen Sie diese Nachricht sofort ffnen 2 12 Mit den Telefoniefunktionen arbeiten Das Wahlassistent Fenster stellt Ihnen komfortable Telefoni
69. glich allerdings mit eingeschr nkten Komfort Wenn Sie diese Funktion aufrufen wird der im Textfeld eingegebene Text bei entsprechender Adressierung zum Beispiel 123456 SMS an eine SMS f hige Endeinrichtung versendet Ach tung bei einer SMS k nnen nur maximal 160 Zeichen auf einmal bermittelt wer den und dies wird hier nicht gepr ft Das Versenden einer SMS ist prinzipiell auch ber die Funktion Neue Textnach P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 5 155 Funktionsreferenz Das Datei Men Sinnvoller ist es eine SMS Nachricht ber den Men punkt Neue SMS Nachricht zu erstellen Der Aufruf erfolgt ber Datei gt Neu oder die Schaltfl che Neue Nachricht aus der Werk zeugleiste Neue Nachricht ojx Datei Bearbeiten Ansicht Text Aktionen Hilfe Adresse 12345678 SM5 a Senden Suchen CE Betreff Bez Gd s2 anrufen Y gt ah i A Pa 8 Zeichen Test 5M5 Hier l sst die Adresseingabe nur Zahlen zu f r die Handynummer und f r die Versandart ist der Dienst SMS fest vorgegeben ber dem Texteingabefeld ist die Anzahl der Zeichen ein geblendet die aktuell f r die Nachricht eingegeben wurden Dadurch ist eine laufende Kontrolle des zu versendenden Textes m glich damit die maximale Zeichenanzahl 160 nicht ber schritten wird ber das Text Men kann bei einer SMS Nachricht ausschlie lich das Datum und die Zeit eingef gt we
70. glichkeiten die Sie hier haben entsprechen denen die Sie vom Windows Explorer her kennen Tabelle 5 30 Die Verzeichniselemente des Fensters Explorerverzeichnisse 5 208 P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Ansicht Men Men funktion Beschreibung Internet Favoriten F gt die in Ihrem Internet Explorer abgelegten Internetadressen Favo riten in den Verzeichnisbaum ein Benutzer Empf n Richtet das Verzeichnis ein in dem sich alle Teilnehmer und Gruppen ger befinden Mein Telefon F gt den Baumzweig Telefon ein ber den Sie zum Beispiel im Fenster Explorerliste Ihre Telefonaktivit ten angezeigt bekommen Dies ist nur dann sinnvoll wenn bei Ihnen die Telefoniefunktionen eingerichtet sind Kommunikations Nimmt den Ordner Kommunikationsserver in den Verzeichnisbaum server auf der den Zugriff auf die Serverdaten erm glicht Diese Option steht nur Einstellungen die ber dieses Verzeichnis m glich sind sollten nur von einem Benutzer vorgenommen werden der ber die n tigen Kennt nisse verf gt Ansonsten sollten Sie Bearbeitungen die hier m glich sind zum Beispiel das Einspielen von Updates dem System Administrator berlassen Siehe dazu auch Abschnitt 4 10 Das Kommunikationsser ver Verzeichnis auf Seite 4 125 Objektzugang ber dieses Verzeichnis sind nderungen an den Systemeinstellungen m glich Zum einen k n
71. gt Standardm ig haben Sie die M glichkeit dass die Systemansagen auf Deutsch Englisch Niederl ndisch Spanisch oder Franz sisch eingespielt werden Ausw hlen k nnen Sie die Sprache ber das Kombinationsfeld Sprache f r Ansagetexte Durch Setzen der Kontrollk stchen legen Sie fest bei welchem Ereignis eine akustische Ansa ge erfolgt Dialogfunktion Beschreibung Begr ung Ist dieses Kontrollk stchen gesetzt werden Sie wenn Sie sich ber Communications am Server anmelden durch eine freundliche Stimme begr t Neue Nachricht Es erfolgt eine Ansage die Sie darauf hinweist dass Sie eine neue Nachricht eingegangen ist Telefonanruf Sie werden per Ansage ber einen Telefonanruf informiert nur m glich wenn die Telefoniefunktionen bei Ihnen implementiert sind Tabelle 5 44 Akustische Benachrichtigungs Optionen im Dialog Schnittstelle Durch Einblenden eines Fensters in Ihre laufende Applikation k nnen Sie sich zus tzlich eine optische Benachrichtigung einrichten P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 5 251 Funktionsreferenz Extras Dialogfunktion Beschreibung Neue Nachricht Es wird ein Benachrichtigungsfenster ge ffnet das Sie darauf hinweist dass Sie eine neue Nachricht erhalten haben Eingehende Nachricht Communications a Sie erhielten eine neue Nachricht von Administrator Telefonanruf Stehen die Telefoniefunk
72. gt Autoerg nzung und die Eingabe kann durch Bet tigen der Ende oder der Tab Taste sofort abgeschlossen werden Sind mehrere Eintr ge mit ei ner identischen Buchstabenkombination des Namesanfangs vorhanden werden diese alle in einem separaten Fenster unter der Adresseingabezeile alphabetisch aufgelistet Aus dieser Liste l sst sich direkt durch Anklicken mit der Maus oder ber die Pfeiltasten und Bet tigen der Eingabetaste die gew nschte Adresse ausw hlen Kann der Server die Adresse aufl sen das hei t findet der Server unter der angegebenen Adresse einen Datenbankeintrag wird die Adresse unterstrichen dargestellt Eine rote Darstellung weist darauf hin dass ber diese Eingabe keine Adressierung m glich ist Die interne Dienstbezeichnung die der HiPath Xpressions Server f r die Zustellung w hlt steht in einer eckigen Klammern hinter dem Namenseintrag zum Beispiel Anton Aa chen Mailbox Dieser voreingestellte Dienst ist immer derjenige der beim Einrichten ei nes Benutzers im HiPath Xpressions Benutzerdatenbankfeld Preferred eingetragen wor den ist P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 5 146 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Datei Men richtet ist und in das Nachrichten aller Art Fax E Mail Voicemail usw abge Die Mailbox ist ein Postfach das f r jeden HiPath Xpressions Benutzer einge legt werden Bei der Eingabe einer Rufnummer oder auch eine
73. haben die Endung RTF Die Bearbeitung einer Neue Rich Text Nachricht entspricht bis auf die be sonderen Textformatierungsfunktionen denen die wir bei der zuvor beschriebenen Neue Text nachricht kennengelernt haben Nach dem Aufruf Datei gt Neu gt Rich Text Nachricht ffnet sich der schon bekannte Nachrichtendialog Sie gelangen auch in den Dialog Neue Nachricht f r Rich Text wenn Sie den Pfeil neben dem Dokument Symbol anklicken das sich unter dem Men eintrag Datei be findet und dort den entsprechenden Men punkt ausw hlen Sofort augenf llig werden die erweiterten Formatierungsoptionen wenn Sie ber Ansicht gt Symbolleiste gt die Schaltersymbole f r Text bearbeiten einrichten Man sieht an den zur Ver f gung stehenden M glichkeiten dass nun dem Text unter anderem spezielle Schriftarten un terschiedliche Schriftgr en und Schriftschnitte zugewiesen werden k nnen Dabei einer Rich Text Nachricht nur die Textformatierungsm glichkeiten vom zuvor beschriebenen Men Neue Textnachricht abweichen beschr nken wir uns im Folgenden auf die neu hinzugekommen Funktionen Sollten Sie nochmals Informationen zu den bereits erkl rten Funktionen ben ti gen ziehen Sie bitte den Abschnitt 5 1 1 1 Neue Textnachricht auf Seite 5 132 zu Rate Grunds tzlich gibt es f r die Formatierung von Text zwei Vorgehensweisen Sie k nnen zum einen im Vorhinein definieren wie die Formatierung des Textes f r jedes Dokument
74. hrend des Betriebs angepasst werden und die nderungen werden gespeichert so dass bei einem Neustart das ge nderte Layout geladen wird LAYOUT_CREATE 0 LAYOUT_LOCAL 0 LAYOUT_MULTI 1 Der Benutzer kann zwischen zuvor selbst erstellten Layouts und den vorhandenen Admin Layouts wechseln nderungen an den Layouts sind nur f r die laufende Sitzung m glich Die nde rungen werden beim Beenden von Communications nicht ge speichert LAYOUT_CREATE 1 LAYOUT_LOCAL 0 LAYOUT_MULTI 1 Der Benutzer kann zwischen zuvor selbst erstellten Layouts und den vorhandenen Admin Layouts wechseln Anderungen an den Layouts sind m glich und werden auch gespeichert LAYOUT_CREATE 0 LAYOUT_LOCAL 1 LAYOUT_MULTI 1 Der Benutzer kann zwischen den Admin Layouts wechseln n derungen an den Layouts sind m glich werden aber nicht gespei chert Zus tzlich kann er eigene Layouts f r sich lokal erzeugen die gespeichert werden LAYOUT_CREATE 1 LAYOUT_LOCAL 1 LAYOUT_MULTI 1 Tabelle 4 9 Diese Einstellung entspricht dem Default Verhalten In diesem Fall kann der Benutzer vier Layouts lokal erzeugen Weiterhin kann er aus allen vorhandenen Layouts zus tzlich vier ver ffent lichte Admin Layouts k nnten noch zur Verf gung stehen ein Layout ausw hlen Kombinationsm glichkeiten f r die Privilegien zur Layouterzeugung Privilegien einem Benutzer bzw einer Benutzergruppe zuweisen e F r einen einzelnen Benutzer 4 1
75. implementiert sind f r einzelne Benutzer oder Gruppen allerdings keine Benutzer gruppen abgeschaltet werden Mit dieser Funktion l sst sich also f r jeden einzelnen Telefo nanschluss genau bestimmen wem oder welcher Gruppe von Benutzern es erlaubt ist die Betriebzust nde dieses Telefon bei sich anzuzeigen tigung hat jedes Telefon zu monitoren Das hei t ausgehend von einer Neuinstalla Die Voreinstellung bei der Installation ist so gesetzt dass jeder Benutzer die Berech tion kann die Zugriffsberechtigung nur zur ckgenommen werden Um ein Telefonmonitoring berwachung der Betriebszust nde von Telefonen durchf hren zu k nnen muss zum einen der Zugriff auf dieses Telefon erlaubt sein zum anderen m ssen na t rlich die CTI Funktionen zur Verf gung stehen P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 4 118 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Administrator Funktionen Objektverwaltung Die Zuweisung der Berechtigung erfolgt ebenfalls ber das Verzeichnis Objektzugang Sollten Sie keine Darstellung dieses Verzeichnisses im Fenster Explorerverzeichnisse finden dann ist die Anzeige lediglich ausgeblendet Wie Sie sich das Verzeichnis Objektzugang einrichten ist in Abschnitt 4 8 Objektverwaltung beschrieben Als Unterverzeichnis des Ordners Objektzugang finden Sie das Unterverzeichnis Telefon Zu griffsberechtigungen D e Datei E Post In dieser Ansicht gibt es keine H E Benut
76. in das Nachrichten aller Dienste Fax E Mail Voicemail usw abgelegt werden F r externe Empf nger Bei externen Empf ngern die nicht in der Datenbank eingetragen sind muss dem System zus tzlich mitgeteilt werden ber welchen Dienst FaxG3 FaxG4 SMS SMTP Internet Mail usw die Nachricht versendet werden soll Dies geschieht durch die explizite Angabe der Versendeart in eckigen Klammern nach der Adresse 3 Platzieren Sie die Einf gemarke in die n chste Zeile der Eingabemaske um die Nachricht mit einem Betreff zu Kennzeichnen m glich da gezielt nach Worten beziehungsweise Buchstabenkombinationen ber den Betreff ist ein sp teres Wiederfinden einzelner Nachrichten leichter im Betreff gesucht werden kann Mehr dazu finden Sie im Abschnitt 2 11 4 Setzen Sie die Einf gemarke in das Nachrichtenfeld und geben Sie hier Ihren Nachrich tentext ein die Sie auch aus anderen Textverarbeitungsprogrammen kennen zum Beispiel WordPad Sie k nnen zum Beispiel Text aus der Zwischenablage einf gen den gesamten Text oder Textpassagen markieren markierte Passagen l schen oder ausschneiden beziehungsweise kopieren um ihn an anderer Stelle wieder a Zum Editieren des Textes stehen Ihnen die selben M glichkeiten zur Verf gung einzuf gen oder ber Suchen und Ersetzen den Text korrigieren 5 Bet tigen Sie zum Absenden der Nachricht die Schaltfl che Senden P31003 52330 B689 3 19 Juli 200
77. nen dazu zur Verf gung stehen finden Sie in Abschnitt 5 3 4 1 Fax Funktionen im Bear beitungsmodus auf Seite 5 183 Die nachfolgende Tabelle beschreibt die wichtigsten Funktionen zur Bearbeitung einer Fax Nachricht Antworten ffnet das Fax Dokument in einem Bearbeitungsfenster Hier Allen antworten ist ein Editieren der Fax Nachricht m glich Das Feld f r die Adressierung ist dabei bereits mit der Absenderadresse aus antworten gef llt wenn die Rufnummer bermittelt wurde Hinweis Ist keine Faxadresse eingetragen erhalten Sie beim Versuch die Nachricht abzusenden eine Fehlermeldung Weiterleiten ffnet das Fax Dokument ebenfalls in dem Bearbeitungs fenster mit leerem Adressierungsfeld Hier muss vor dem Weiterversand explizit eine Empf ngeradresse eingetragen werden Entfernt die Faxnachricht aus dem Empfangsjournal Druckt das Faxdokument aus Hinweis Im Bearbeitungs fenster kann die Druckfunktion auch ber das Datei Men gestartet werden weiterleiten Vergr ern Vergr ert die Fax Darstellung schrittweise Die Vergr e Tastatur Ziffernblock rung des Faxdokumentes erfolgt in 8 Stufen bezogen auf A den Grundwert maximal 11 Schritte Nach links drehen 90 Dreht die Darstellung um 90 nach links Tastatur oder Ziffernblock T Um 180 drehen Dreht die Darstellung des Faxdokumentes um 180 Bg Tabelle 2 7 Die Bearbeitungsfunktionen f r
78. nnen Sie in den Eingabezeilen verwenden Erzeugt einen Info Eintrag f r Die angefallenen Kosten costid Die Kostenstelle do Datum und Zeit Eingangs beziehungsweise Absendezeitpunkt Das Format der Nachricht zum Beispiel Telex ASCII Fax G3 usw Die Gr e des Dokuments in Bytes Die Nachrichten ID eine Identifikationsnummer die der Server jeder Nach richt fortlaufend zuteilt Die Kennung des Absenders bei Fax Nachrichten Den urspr nglichen Absender einer weitergeleiteten Nachricht Den urspr nglichen Empf nger einer weitergeleiteten Nachricht Den Absender einer E Mail Nachricht p Kleines p Die aktuelle Seitennummer P Gro es P Die Gesamtanzahl der Seiten Den Absender einer Fax Nachricht Den Empf nger einer Fax Nachricht Den Empf nger einer E Mail Nachricht Die Kennung des Empf ngers zum Beispiel bei einem Fax Der benutzte Dienst Fax E Mail usw Ein ausf hrlicher Statusbericht zu der Nachricht Den Betreff der Nachricht Erfolg beziehungsweise Misserfolg der bermittlung Tabelle 5 41 Liste der Variablen f r die m glichen Dokument Informationen P31003 5S2330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 5 245 Funktionsreferenz Extras Variable Erzeugt einen Info Eintrag f r units Die Anzahl der Geb hreneinheiten Tabelle 5 41 Liste der Variablen f r die m glichen Dokume
79. vorher nicht gespeichert wurde Men Benutzer Sende neue Nachricht Nachdem ein neuer Kontakt eingerichtet wurde kann ber diesen an Kontakt Men punkt direkt eine neue Nachricht an diesen Teilnehmer gesen det werden ber die Auswahl des Nachrichtenformats gelangt man sofort in das entsprechende Nachrichtenfenster Anrufen an Nachdem ein neuer Kontakt eingerichtet wurde kann ber diesen Men punkt direkt eine Telefonverbindung zu diesem Teilnehmer aufgebaut werden Die Auswahl der Telefonnummer erfolgt ber die entsprechenden Eintr ge der Datenbankfelder f r Gesch ftsan schluss Privatanschluss Mobiltelefon und Voicebox Typ ndern Dieser Men punkt ist nur f r den Systemadministrator sinnvoll Da rum ist er bei der Definition privater Kontakte ohne Funktion Tabelle 5 11 Bedienungs und Men funktionen zum Anlegen pers nlicher Kontakte 5 1 1 7 Neuer pers nlicher Kontakt ber diese Funktion k nnen Sie sich ein eigenes pers nliches Adressverzeichnis anlegen auf dessen Daten nur Sie Zugriff haben Die Vorgehensweise zur Einrichtung pers nlicher Kontak te ist weitestgehend identisch mit der Definition von globalen Kontakten Nach dem Aufruf die ser Funktion k nnen Sie hier ebenfalls ber die beiden Registerkarten Adressierung und Per s nlich die Daten f r einen pers nlichen Kontakt eingeben Die Beschreibung der Datenfelder finden Sie in Abschnitt 5 1 1 6 Neuer Kontakt auf Seite 5 156
80. wird nun automatisch dieses voreingestellte Fax Briefpapier verwendet Weitere Informationen zu Fax Briefpapier finden Sie in der Funktionsreferenz im Abschnitt 5 6 6 Fax Briefpapier auf Seite 5 227 2 6 Versenden einer Voicemail Voicemails Sprachnachrichten stellen eine interessante und zukunftsweisende Bereicherung der allgemeinen Kommunikations Funktionen dar Hier ber k nnen Sie einfach die bequeme Form der Nachrichten bermittlung per Sprachaufnahme nutzen ein Diktat f r eine sp tere Ab schrift aufzuzeichnen und an eine Schreibkraft versenden oder Nachrichten an einen Voice mail Server senden Die erzeugten Sprachdateien werden als WAV Datei auf dem System ge speichert und stehen so zum Versand als Mail Anhang zur Verf gung Zur Sprachaufnahme k nnen Sie entweder Ihr lokales Telefon sofern die entsprechenden CTI Funktionen eingerich tet sind oder alternativ ein an die Soundkarte Ihres Rechners angeschlossenes Mikrofon be nutzen Gehen Sie folgenderma en vor um eine Voicemail zu versenden 1 W hlen Sie aus dem Men Datei gt Neu gt Sprachnachricht Der Nachrichtendialog f r den Viocemail Versand wird ge ffnet P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 2 30 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Versenden einer Voicemail Neue Nachricht Jo Datei Bearbeiten Ansicht Audio Aktionen Hilfe LEN adresse Testberutzer MAILEOX Senden Such
81. zu versendenden Textes m glich damit die maximale Zeichenanzahl 160 nicht berschritten wird Eingaben in die Betreffzeile werden beim SMS Versand ignoriert 2 8 Empfangene Nachrichten bearbeiten Bei einer eingegangenen Nachricht werden Sie standardm ig durch ein sich ffnendes Pop Up Fenster ber die Zustellung unterrichtet Eingehende Nachricht Communications E Sie erhielten eine neue Nachricht vor Testbenutzer Je nach Einstellung erfolgt die Benachrichtigung sofort oder mit einem geringen Zeitverzug In der Standard Einstellung wird in festgelegten Abst nden nachgesehen ob neue Nachrichten f r Sie eingegangen sind Dadurch kann es zu einer kurzen Verz gerung zwischen Nachrich teneingang auf dem Server und Zustellung in Ihr Postfach kommen sich dies ber eine Einstellung im Men Extras gt Einstellungen gt Schnittstelle festlegen Siehe dazu Abschnitt 3 3 3 Allgemeine Einstellungen vornehmen auf Seite 3 69 M chten Sie sofort ber den Nachrichten Eingang informiert werden dann l sst P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 2 33 Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Empfangene Nachrichten bearbeiten Zus tzlich k nnen Sie sich akustisch per Ansage ber einen Nachrichteneingang informieren lassen wenn Ihr Rechner ber eine Soundkarte mit angeschlossenem Lautsprecher verf gt Das gerade empfangene Dokument w
82. 04 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Communications anpassen Benutzerspezifische Einstellungen vornehmen 3 3 4 Signatur erstellen Signaturen sind ein bequemes Hilfsmittel immer wiederkehrende Begr ungsfloskeln oder andere standardisierte Textpassagen automatisiert in eine Textnachricht aufnehmen zu k n nen Sie werden unterhalb des eigentlichen Textes in das Dokument eingef gt Maximal vier verschiedene Standardsignaturen lassen sich vorbereiten Davon k nnen dann je nach Ein stellung die ersten drei Signaturen automatisch oder eine beliebige der vier per Tastaturbefehl an das Textdokument anf gt werden Alt 1 4 Einstellungen E Layout drucken Faxausdruck Allgemein Signatur Schnittstelle Mail Tracking Signatur automatisch hinzufugen M Signatur an neue Machricht M Signatur an Antwort Signatur Signatur zur Bearbeitung w hlen fi Mit freundlichen Gruben Standardsignatur Signatur 1 2 f r interne Nachrichten 1 f r externe WM 3 f r SMS Nachrichten Martin Muster Lycos AG Aus dem Nachnchtenfenster heraus konnen Sie durch Dr cken von ALT 1 4 eine Signatur an die Nachricht antigen Abbrechen Hilfe Welche M glichkeiten bestehen Wenn automatisch immer eine Signatur eingef gt werden soll k nnen Sie ber Signatur au tomatisch hinzuf gen festlegen ob eine Signatur e nuran neue Nachrichten e nur an Antworten
83. 06 P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Administrator Funktionen Fax Briefpapier entwerfen und zusammenstellen 1 Expandieren Sie im Fenster Explorerverzeichnisse das Verzeichnis Benutzer Emp f nger gt Benutzergruppen gt lt Benutzergruppe gt 2 ffnen Sie die Benutzerdefinition des Benutzers durch Doppelklicken des entspre chenden Benutzereintrags im Fenster Explorerliste 3 Wechseln Sie auf die Registerkarte Serverzugriff 4 Bet tigen Sie dort unter Privilegien die Schaltfl che ndern Setzten Sie das die entsprechende n H kchen in die gew nschten Kontrollk stchen zu Layout Creation Layout on Local Workstation und oder Layout Multiple 6 Speichern Sie die nderung e F r Benutzergruppen 1 Expandieren Sie im Fenster Explorerverzeichnisse unter Benutzer Empf nger das Verzeichnis Benutzergruppen 2 Rufen Sie nun das Kontextmen der Gruppe auf deren Privilegien Sie anpassen m chten Rechtsklick auf die Gruppe 3 W hlen Sie hier den Men punkt Zugangsberechtigung ndern Im Dialog Privilegien der Gruppe xyz finden Sie die Privilegien auf der Register karte Standard 4 Setzten Sie das die entsprechende n H kchen in die gew nschten Kontrollk stchen zu Layout Creation Layout on Local Workstation und oder Layout Multiple 5 Bet tigen Sie OK um die nderung zu speichern Neues Layout erzeugen und allen Benutzern zug n
84. 160 Buchstaben gesendet werden Die se erscheinen auf dem Telefon Display bertragen wird die Nachricht auch w hrend eines Gespr chs Wenn das Mobilte lefon ausgeschaltet ist wird die Nachricht beim Netzbetreiber zwischengespeichert wobei die Speicherdauer von Betreiber zu Betreiber variieren kann F r den Empf nger fallen norma lerweise keine zus tzlichen Kosten an Der Communications kann au erdem den Empf nger mittels SMS dar ber informieren dass er im Postfach eine Nachricht erhalten hat CIT P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Fax Nachrichten Voicemail Sprachnachrichten Fax Abruf Browser Integration Einleitung Funktions bersicht Der Fax Dienst dient der bertragung von Schwarz Wei Kopien Man unterscheidet hierbei grunds tzlich zwei verschie dene Methoden Fax G3 und Fax G4 Fax G3 Nachrichten werden ber das analoge oder digitale Telefonnetz bertragen und haben mit einem Faxger t eine maximale Daten bertragungsrate von 14 400 bit s Jeder der einen Telefonanschluss und ein Faxger t besitzt kann Fax G3 Nachrichten versenden Die maximale Aufl sung eines Fax G3 betr gt sowohl horizontal als auch vertikal 200 dpi Fax G4 Nachrichten werden ber das ISDN Netz bertra gen Die maximale Daten bertragungsrate betr gt 64 kbit s eine Nachricht wird also wesentlich schneller bertragen als mit dem analogen Fax G3 Die maximale
85. 2001 14 2 Ea y 06 04 2001 10 48 Administrator OK 06 04 2001 11 24 Was suchst Du s Ej y o 05 04 2001 13 42 Administrator OK F 4 4 am Administrator Betreff Test 4 Alen antworten 49 Antworten 5 Weiterleiten 28 Anrufen hl S Test Nachricht 2 3 3 Die Statuszeile Br cken Sie F1 f r die Hilfefunktion H a A Die Statuszeile befindet sich an unteren Fensterrand von Communications Links finden Sie ei nen Hinweis wie Sie die Online Hilfe erreichen k nnen rechts werden einige wichtige Zust n de von Communications angezeigt e Durch das Auff llen des Containers der Containerinhalt ver ndert dabei seine Farbe von grau nach wei wird angezeigt dass Daten vom Communications an Communications bertragen werden Ein vollst ndig wei ausgef llter Container bedeutet dass alle aktuel len Daten vom Server bermittelt wurden e Das Steckersymbol gibt Auskunft ber den derzeitigen Verbindungszustand zum Server Je nachdem ob das Symbol den eingesteckt oder herausgezogen Zustand darstellt wird damit angezeigt dass der Client am Server angemeldet ist oder nicht An der u ersten rechten Ecke befindet sich ein stilisierter Pfeil mit dem das gesamte Com munications Fenster wie bei Windows blich auf die gew nschte Gr e aufgezogen werden kann P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 2 25 Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Versenden von T
86. 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Schnittstelle 5 251 Signatur 5 249 Explore im Funktionen Men 5 220 Explorerliste Fenster 5 210 Explorerverzeichnis Allgemein 5 207 Ansicht 5 210 Benutzer Empf nger 5 209 Verzeichnis umbenennen 5 210 Verzeichnisse l schen 5 210 F F higkeitsgrad 4 99 F higkeitsgruppen definieren 4 97 Favorit im Funktionen Men 5 220 Favoriten im Explorerverzeichnis 5 209 Fax G3 1 10 Fax Zusatz Text 5 139 Faxausdruck 5 246 Fax Briefpapier Papiergr e 5 248 Feld Spalte im Tabellenkopf 5 172 Fenster Adressliste 5 202 Anrufen an 5 203 Aus Liste l schen 5 204 Neue Nachricht versenden 5 203 Neuer privater Kontakt 5 203 Zeige Telefonstatus 5 204 Fenster Explorerliste 5 210 Fenster Explorerverzeichnisse 5 207 Fenster gel schte Post 5 194 Fenster Internet Favoriten 5 195 Fenster Postausgang 5 195 Fenster Schriftverkehr Allgemein 5 198 Fenster Telefonatliste 5 200 Fenster Vorschau 5 204 Fenster Wahlassistent Allgemein 5 197 Anrufen 5 198 Makeln 5 198 Teilnehmer suchen 5 198 bergeben 5 198 P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 Funktions Einschr nkungen f r Win 95 98 ME 5 219 G Gel schte Post Fenster 5 194 Globale Kontakte einrichten 4 75 Globale Vemittlungsregel Einrichtung 4 124 Globales Communications Layout Definieren 4 101 Gruppe 4 87 Gruppen 4 96 Gruppen in Rundsendelisten erstellen 4 100 Gruppenprivilegien 1 10 Gruppenverzeichnisse ei
87. 23 Anrufverzeichnis im Funktionen Men 5 220 P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Ansage Begr ung 5 251 Neue Nachricht 5 251 Telefonanruf 5 251 Ansichtsbereich 2 25 Arbeitsplatz im Explorerverzeichnis 5 208 Autoerg nzungs Funktion 5 146 Autoerg nzungsfunktion 5 241 B Bearbeiten 5 140 Bearbeitungsmodus Faxeditor 5 183 Benachrichtigungs Ansage 2 34 Benachrichtigungsfenster kein Betreff 5 252 neue Nachricht 5 252 Telefonanruf 5 252 Benutzeintrag 5 206 Benutzer 4 79 5 160 Benutzer im Funktionen Men 5 220 Benutzerdaten in selbstdefinierten Verzeich nissen ablegen 6 257 Benutzergruppen Definition 4 92 Privilegienzuweisung 4 94 Benutzerkennung Allgemein 4 80 Benutzername 4 81 Benutzerprofil Anzeige in der Titelleiste 2 22 Verwaltung 5 243 Benutzer Schnittstelle X 262 Benutzerzuordnung zu anderen Gruppen 4 90 Betreff 5 147 Brief Symbol 2 34 C Caller Address Routing 4 123 Client Hauptmen Z 273 Z 274 Ansicht Adressliste 5 202 Aktualisieren 5 217 Allgemein 5 163 Ansichtsoptinen 5 217 Explorerliste 5 210 Explorerverzeichnisse 5 207 Gel schte Post 5 194 Internet Favoriten 5 195 Postausgang 5 195 Schriftverkehr 5 198 berwachung des Telefons 5 200 Vorschau 5 204 Wahlassistent 5 197 Bearbeiten 5 161 Das dynamische Men 5 219 Datei 5 131 Beenden 5 161 Neu 5 131 ffnen 5 160 Extras 5 221 Abmelden 5 222 Anmelden 5 221 E
88. 38 Das Bearbeiten Men des Faxseiten Editors P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 5 232 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Extras Men funktion Beschreibung L schen L scht das markierte Objekt Entf Alles markieren Markiert alle im Arbeitsfenster dargestellten Objekte Strg A Objekt einf gen F gt an die aktuelle Cursorposition ein Arbeitsfenster des gew hlten Objekttyps ein Dazu wird ein neues Fenster f r die dazu n tigen Ein stellungen ge ffnet e Neu erstellen F gt ein neues leeres Objektfenster abh ngig vom gew hlten Objekttyp in Ihr Dokument ein Ist das Kontrollk stchen Als Symbol markiert wird das Objekt als Datei Symbol in das Do kument eingef gt Objekt einf gen HE Objekttyp rt Meu erstellen SE SR b i Corel PFHOTO PAINT 3 0 Image AL Para ee CorelDRAW 3 0 Echange Graphic CorelD Raw 3 0 Graphic Fh30 Document Medienclip Microsoft CipAart Gallen I Als Symbol Ergebnis Fugt ein neues Bilddokument Objekt in Ihr Dokument ein Aus Datei erstellen F gt ber ein Dateiauswahlmen eine Datei als Objekt in Ihr Dokument ein Zus tzlich haben Sie die M glich keit das Objekt mit der Quelldatei verkn pft einzuf gen und k nnen f r die Darstellungsart Als Symbol w hlen Objekt einf gen HA Neu erstellen Datei Abbrechen Aus Datei erstellen E 4Programme Communications I Yerkn pfen I Als Symbol Fugt den Inh
89. 4 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 2 27 Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Versenden von Fax Nachrichten Damit sind die grundlegenden Arbeitschritte zum Erstellen und Versenden einer Nachricht be schrieben Nachdem der Versendeauftrag abgewickelt wurde wird die Nachricht mit weiteren Informationen in Ihrem Postausgangsfenster angezeigt Sie kann danach indem man sie durch einen Doppelklick ffnet weiter bearbeitet werden Zum Beispiel ist es m glich sie zu modifizieren und dann an einen anderen Teilnehmer weiterzuver senden Wenn Sie diesen Eintrag im Postausgangsfenster durch Anklicken markieren wird im Vorschaufenster der Inhalt der Nachricht dargestellt 2 4 2 Versenden im RTF Format Das Versenden einer Rich Text Nachricht RFT Standard Datei Austauschformat ber Datei gt Neu gt Rich Text Nachricht erfolgt analog zur Standard Textnachricht Allerdings haben Sie bei der Wahl dieses Nachrichtentyps weitaus mehr M glichkeiten den Text der Nachricht zu gestalten Die detaillierte Beschreibung zu diesen Funktionen entnehmen Sie bitte der Funktionsreferenz ab Abschnitt 5 1 1 2 auf Seite 5 148 Es k nnen zum Beispiel unterschiedliche Schriftarten mehrere Schriftgr en und schnitte Einr ckungen und vieles mehr f r den Text gew hlt werden Ein Dokument im RTF Format versendet kann wieder als RTF Dokument ge ffnet werden wenn der Mail Client auf der Emp f ngerseite
90. 5 06 Empf nger a huTH AAcHEN DE Markus Goss 13 07 2001 07 34 zur winie gedruckt Eo 18 06 mpfangszeit E JOHN ZEGER 19 07 2001 12 04 Please review Bugbase 13 06 Nachrichten ID RaWIT SIEMENS DE Markus Goss Donnerstag 18 52 zur Korrektur noch nich 13 06 Gelsscht Kennzeichnung RaWIT SIEMENS DE Markus Goss Donnerstag 21 18 amp y 12 06 Oocumentenstatuz s COM deh OOO AAAA rAr Cemik en 10 IE CTO Dene A m Pi 11 ME m F 4 Fr Kurzer Status Expiorerverzeichnisse E Explorerliste jeng ie kein Element markiert fr Durchschlag Ep rest g5 EN wurde gedruckt Anliegende Durchschl ge Zr ea Se F Wurde gedruckt jo er el schte Pos Postausgang osten E Telef ri Kostenstelle H E Benutzer Empf nger 5 2 Internet Favoriten 4 Arbeitsplatz og Kammunikationsserwer Br cken Sie F1 f r die Hilfefunktion Gebuhren Einheiten ga Dazu ein Beispiel Sie wollen zus tzlich dar ber informiert werden ob Sie eine Nachricht be reits ausgedruckt haben oder nicht Diese Information m chten Sie sich in einer neuen Spalte anzeigen lassen die rechts neben der Spalte Sendezeit erscheinen soll Fassen Sie dazu die Tafel Wurde gedruckt aus dem Spaltenauswahlfenster mit dem Mauszeiger an anklicken und dann Maustaste gedr ckt halten und verschieben Sie den Spaltentitel an die Stelle der Spal tenkopfzeile an der sie eingef gt werden soll Die beiden eingeblendeten roten Pfeilmarkierun gen h
91. 5 200 5 3 9 Das Fenster Adresslisie 2 25 raus ans n e ina aoia a E Ai 5 202 5 3 10 Das Vorschaufenster naana aaa aaaea a 5 204 5 3 11 Das Fenster Explorerverzeichnisse anaana aaa 5 207 5 3 12 Das Fenster Explorerliste nnana naana 5 210 So IS AKlWallsiefen seseina a a aaa a Ea a ona ai 5 217 5 3 14 ANSICHISOPIONEN ags meere ad 4 00 00 nu 00 u 2a a Ea E R T i 5 217 5 3 15 Vorschau eingehende Nachrichten a anana anaana 5 219 5 4 Das aynamische Mehliv u 1 2 2 RR a Ban Ran 5 219 39 MO SCH A a ee ae ee nee 5 221 9 0 EXIS anne rear Seh Area Seen 5 221 SOl ANMO ooreen uaaa a ea RES 5 221 5 6 2 ADMIN 224 240 24 a eaa eE 5 222 56 39 SUChe Adresse aan sun au u Banane a RE E ai 5 222 5 6 4 Sliche Nachfieht 222s42 r eu 2ar eee raene eee U 5 224 SOO AUTESSDUCH were see en ee a wie er ee 5 224 5 6 5 1 Adressbuch Exporft 22222 nosenenenn een nennen 5 225 5 6 5 2 AGFESSDLCH IMPOHE 242 2 aaa aa a aG 5 226 5 6 9 FA BrlelDaplier srada a n a E a a ANE k A E 5 227 5 6 6 1 Der Faxseiten Editor n n anaana aaaea 5 231 5 6 7 Posteingangs Assistent a uaaa aana aaea a 5 240 5 6 7 1 Verzeichnisregel erstellen n n nannaa aaaea 5 241 5 6 7 2 Markierungsregel erstellen nunnan naana aaa 5 242 DOS KENNWOLLF aNd skee a een era a a rasen a 5 242 5 6 9 Vertretung einstellen 222 2c sus esunenen ernennen nennen 5 243 9 010 KONloVerWallUng e a arein a a a a a E a a a E
92. 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 4 97 Administrator Funktionen Benutzergruppen ten erhalten durch die Zugeh rigkeit zu diesen Gruppen zus tzlich die dieser Gruppe zugewiesene F higkeit Das kann in einem Call Center dazu ausgenutzt werden die Anrufver mittlung zu steuern Standardm ig wird mit der Definition einer F higkeitsgruppe festgelegt dass die Gruppenf higkeit f r die Benutzer in diesem Verzeichnis verpflichtend ist Mandatory Wenn zum Beispiel die Mitglieder einer ACD Gruppe ber zwei Gruppenf higkeiten festgelegt werden und diese beiden Gruppen als verpflichtend festgelegt sind dann wird nur der Agent in das Anruf Routing einbezogen der in beiden Gruppen eingetragen ist die Schnittmenge der Agenten aus beiden Gruppen Soll die Gruppenf higkeit nicht verpflichtend sein gehen Sie folgenderma en vor um dieses Attribut zu ndern i 2 Markieren Sie diesen Ordner im Fenster Explorerverzeichnisse Rufen Sie die Funktion Verzeichniseigenschaften aus dem Kontextmen auf Der Dialog Verzeichniseigenschaften wird ge ffnet Yerzeichniseigenschaften Gruppenverwendung Gruppe mit einer bestimmten F higkeit ist verpflichtend Adressierung Abbrechen Entfernen Sie hier das H kchen aus dem Kontrollk stchen Gruppe mit einer bestimmten F higkeit ist verpflichtend Die Eingabezeile Adressierung ist hier ohne Bedeutung da es keinen S
93. ACD Au tomatic Call Distribution EAS Expert Agent Selection und IVR Interactive Voice Re sponse ausgestattet sind Call Center machen sich zunutze dass der gr te Teil an Unternehmenskontakten ber die Telefonzentrale abgewickelt wird dass in Handelsunternehmen die meisten Bestellvor g nge telefonisch abgewickelt werden dass in der Regel nur ein geringer Teil der Anrufer den gew nschten Gespr chspartner erreicht und dass Anrufer ab einer bestimmten War tezeit auflegen Call Center beheben diese Nachteile weil sie unmittelbar m glichst alle Kundenw nsche erf llen und damit die Kundenzufriedenheit steigern sollen Diese Ziele werden durch effizient eingesetzte Technik bei der durch die Integration von Telefonne benstellenanlage PC und Datenbanksystemen ein schneller Zugriff auf alle relevanten Daten ob Kundendaten oder technische Daten gew hrleistet ist Von der Aufgabenstel lung her unterscheidet man zwischen Call Centern die nur ankommende Telefonate bear beiten sog Inbound Call Center und solche die nur ausgehende Telefonate abwickeln beispielsweise zum Direkt Marketing oder zur Neukunden Gewinnung Solche Call Center werden Outbound Center genannt Die Mitarbeiter von Call Centern werden Agenten ge nannt Client PC Netze sind in den meisten F llen dadurch gekennzeichnet dass sie zwei Arten von Endger ten beinhalten Clients und Server Die Clients sind die Arbeitsplatzrechner und nutzen die von den Servern ange
94. Angaben rec c rrel 7116 21 lename Uxt Die Eingabe des Parameters lt Filename gt txt bestimmt unter welchem Namen diese Textdatei abgelegt werden soll Beispiel f r diesen Aufruf InfoTool EXPORT rec correl file correl txt Die Textdatei wird im Verzeichnis lt HiPath Xpressions Root gt SDK Tools abgelegt ffnen Sie diese Textdatei mit einem Texteditor und f gen Sie die folgenden drei Zeilen an beliebiger Stelle unter lt Servername gt System PRIVILEGES in den Text ein Der ein zutragende Wert unter Keyname ist beliebig Er darf sich allerdings nicht mit bereits be stehenden KEYNAME Werten in der Correlation Datenbank berschneiden muss also unique sein DOMAIN CLASSNAME CLASS KEYNAME KEY lt Servername gt SSYSTEM PRIVILEGES LAYOUT_CREATE 0X42 Layout Creation lt Servername gt SSYSTEM PRIVILEGES LAYOUT_LOCAL 0X43 Layout on Local Workstation lt Servername gt SSYSTEM PRIVILEGES LAYOUT_MULTI 0X41 Layout Multiple Speichern Sie Ihre nderung in der Textdatei Importieren Sie nun diese Textdatei mit Hilfe des InfoTools Beispiel InfoTool IMPORT rec correl file correl txt Benutzerdatenmaske um das Feld Layout erweitern P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 4 103 Administrator Funktionen Communications GUl Layouts Damit Benutzern ein festes Layout zugewiesen werden kann muss es ein Benutzerdatenbank feld geben ber das ein Communications
95. Benutzerverwaltung und das Konfigurieren des Communications ben tigt Der Zugang zu Communications erfolgt ber die Vergabe eines Benutzerprofils mit Kennwort schutz Die Auswahl der dem Programm zugeordneten Funktionen ist abh ngig von den zuge wiesenen Benutzerprivilegien D Communications Testbenutzeri DOC Datei Bearbeiten Ansicht Personen WYorschau Extras Hilfe B a Bm MH 2 v4 x Fosteingang Fe x EIEEE Je 5 Gel schte Post al Ya Be Sendezeit Sender Betreff u in Postausgang 16 22 Administrator Nachricht SE Li Benutzer Empf nger 16 17 Administrator Testmail ie Alle Teilnehmer be Alle pers nlichen Kontakte Es F Benutzergruppen Administratorgruppe en C Benutzergruppe uf guest Group auf HEMS Benutzergruppe jun Ca Privilegierte Benutzergruppe 7 Servicegruppe E Ten amp kp ot J A Ers DE E E i g ruppen zl gal Sendezeit Empf nger Kurzer Status Alle Teilnehmer Er 38 16 16 Administrator 4 6 5 a E E voller Mame FT Mame a Testbenutzeri Yon Administrator Betreff Testmail Antworten 257 Weiterleiten a Anrufen EFE Das Verzeichnis Alle Teilnehmer enth lt amp Elemente n a 4 P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 1 9 Einleitung Funktions bersicht 1 2 Funktions bersicht Die nachfolgende Tabelle gibt einen berblick ber die vom Programm zur V
96. CD Gruppenregel hinzuf gen Globale Regel hinzuf gen L schen Regelassistent Klicken Sie einen unterstrichenen Text zur Bearbeitung an Innerhalb der ACD Gruppe lt gt erfordert die Bearbeitung von Anrufen beginnend mit der Telefonnummer lt die F higkeit lt gt Abbrechen Hilfe ACD Gruppenregeln werden im Allgemeinen im ACD Supervisor definiert Sie k nnen jedoch auch in Communications erstellt und editiert werden ACD Gruppenregeln definieren das Rou tingverhalten f r eine bestimmte ACD Gruppe bei eingehenden Anrufen Mit der Definition ei ner ACD Gruppenregel werden f r diese Gruppe die globalen Vermittlungsregeln au er Kraft gesetzt Die Bedienungsabl ufe zur Definition einer ACD Gruppenregel sind identisch mit de nen die bei den globalen Regeln beschrieben wurden Lediglich die zur Verf gung stehen Pa rameter sehen hier etwas anders aus Der erste Platzhalter ffnet beim Anklicken ein Kombi nationsfeld aus dessen Men die ACD Gruppe selektiert wird auf die sich die Einstellungen beziehen sollen Dann folgt mit der Bearbeitung des zweiten Parameters die Eingabe der Te lefonnummer wie bei der globalen Vermittlungsregel Zum Schluss wird noch eine der F hig keiten zugewiesen die zuvor bei der Gruppendefinition eingef hrt worden ist Ansonsten ist die Bedienung analog wie oben beschrieben bernehmen Bearbeiten L schen und Abbrechen 4 10 Das Kommunikationsserver Verzeichnis Ebenfalls im Verz
97. F r eine Nachricht an ein analoges Faxger t 7654321 FAXG3 F r eine Handy Mitteilung per SMS Short Message Service 12345678 SMS P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 2 26 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Versenden von Textnachrichten E Mail Fax und SMS dieses Handbuches unter Alternative Adressierungsarten in Abschnitt 5 1 1 1 Welche weiteren Adressierungsarten m glich sind finden Sie im Referenzteil auf Seite 5 147 F r interne Empf nger Benutzer des Communications Durch die Autoerg nzungs Funktion wird bei der Adresseingabe eine in der HiPath Xpres sions Datenbank vorhandene Adresse automatisch vervollst ndigt Gleich lautende Ein tr ge werden in einer Liste angezeigt ber die Sie dann die Auswahl vornehmen k nnen Hat der Empf nger eine bevorzugte Versendeart eingestellt wird dieses automatisch durch eckige Klammern und gr n gekennzeichnet Die G ltigkeit dieser Adresse wird durch eine unterstrichene Darstellung angezeigt bei ung ltigen Namenseintr gen das hei t bei Adressen ohne Datenbankeintrag wird die eingegebene Adresse in roten Buch staben dargestellt Die interne Dienstbezeichnung die der HiPath Xpressions Server hier f r die Zustellung gew hlt hat steht in eckigen Klammern hinter dem Namenseintrag zum Beispiel Mailbox Die Mailbox ist ein Postfach das f r jeden HiPath Xpressions Benutzer eingerichtet ist und
98. Fax Nachrichten im Vorschaufenster P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 2 38 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 2 Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Empfangene Nachrichten bearbeiten Dreht die Darstellung um 90 nach rechts Nach rechts drehen 90 Tastatur oder x Ziffernblock Ei Erste Faxseite Bij In einem mehrseitigen Fax Dokument kann durch Anklicken dieses Symbols von jeder Seite aus auf die erste Seite ge wechselt werden Diese Funktion ist nur bei mehrseitigen Fax Nachrichten aktiv Vorherige Faxseite Bild nach oben Taste brel Bl ttert bei mehrseitigen Fax Dokumenten eine Seite zur ck zur vorigen Faxseite Diese Funktion ist nur bei mehrseitigen Fax Nachrichten aktiv N chste Faxseite Bild nach unten Taste r Letzte Faxseite Bij Tabelle 2 7 genen Fax Nachricht m glich sind finden Sie inAbschnitt 5 3 4 1 Fax Funkti onen im Ansichtsmodus auf Seite 5 181 Die Beschreibung aller Funktionen die im Zusammenhang mit einer eingegan Bl ttert bei mehrseitigen Fax Dokumenten eine Seite vor zur n chsten Faxseite Diese Funktion ist nur bei mehrseitigen Fax Nachrichten aktiv In einem mehrseitigen Fax Dokument kann durch Anklicken dieses Symbols von jeder Seite aus auf die letzte Seite ge wechselt werden Diese Funktion ist nur bei mehrseitigen Fax Nachrichten aktiv Die Bearbeitungsfunktionen f r Fax Nachrichten im Vorschaufe
99. HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Ansicht Men Funktion Beschreibung Fax aufteilen Teilt ein mehrseitiges Fax ab der Seite die aktuell angezeigt Nur ber das Men Fax im wird in zwei Dokumente auf die dann beide in separaten Fax Bearbeitungsfenster Fenstern erscheinen m glich Tabelle 5 18 Funktionen zum Editieren einer Fax Nachricht e Bearbeiten von eingegangenen Sprachnachrichten Speichern einer Sprachnachricht F r ge ffnete Sprachnachrichten gilt dass sie beim lokalen speichern ber Datei gt Spei chern unter daf r das Format WAV und PMF angeboten bekommen Das WAV For mat ist nicht in der Lage die Sprachnachricht mit seinen Adressinformationen abzulegen M chten Sie also die Sprachnachricht eventuell sp ter einmal weiterversenden dann ist das PMF Format die bessere Wahl Das WAV Format speichert das Dokument lediglich als Tondatei die dann mit einem Recorder oder einem hnlichen Anwendungsprogramm ge ffnet und wiedergegeben werden kann Ist in Ihrem Posteingang eine Sprachnachricht eingegangen k nnen Sie diese ber das Vorschaufenster oder ber den Nachrichtendialog abh ren In beiden F llen werden Ihnen die dazu n tigen Funktionen zur Verf gung gestellt Datei Bearbeiten Ansicht Audio Aktionen Hilfe Yon Testuserl ee An Testuser2 Antworten Weiterleiten Bakum 13 08 2001 15 11 Position Position 00 00 L nge 00 00 Te
100. In den Vordergrund Setzt das markierte Objekt ganz in den Vor dergrund Eine Ebene nach vorn Setzt das markierte Objekt um eine Ebe ne nach vorn Eine Ebene nach hinten Setzt das markierte Objekt um eine Ebene nach hinten Th Th Lh L Vergr ern Vergr ert die Darstellung des Faxes in 8 Stufen bezogen auf den Grundwert maximal 11 Schritte Verkleinern Verkleinert die Darstellung des Faxes in 8 Stufen bezogen auf den 5 Grundwert maximal 11 Schritte Tabelle 5 40 Das Men Faxseite des Faxseiten Editors 5 6 7 Posteingangs Assistent Mit Hilfe dieser Funktion k nnen Sie folgende Voreinstellungen f r eingehende Nachrichten einrichten e Eingehende Nachrichten von bestimmten Absendern k nnen automatisch in bestimmte Posteingangs Ordner vorsortiert verschoben werden F r eingehende Nachrichten die per Verteilungsregel in einen anderen Ordner verschoben werden erfolgt keine MWI Benachrichtigung e Eingehende Nachrichten von bestimmten Absendern k nnen automatisch mit einem Mar kierungsf hnchen oder mit dem Symbol gelesen versehen werden Dies geschieht dadurch dass Sie ber Verteilungs beziehungsweise Markierungsregeln vor geben wie Nachrichten eines bestimmten Absenders behandelt werden sollen Dazu muss im Ordner Posteingang mindestens ein weiteres Verzeichnis zum Beispiel mit dem Namen Post von xyz existieren in das die eingehende Post von dem entsprechenden T
101. Internetbrowser Diese kann in f nf Abstufungen von Gr ter bis Kleinster gew hlt wer den Zur ckbl ttern zur zuvor aufgesuchten Internetseite Nach dem Zur ckbl ttern wieder nach vorne bl ttern in der History Liste Bricht das Laden einer Internetseite ab Ruft die gerade angezeigte Internetseite neu auf um den Seiteninhalt zu aktualisieren Tabelle 5 22 Bedienungsfunktionen im Fenster Internet Favoriten P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 5 196 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Ansicht Men Startseite Ruft die Seite auf die Sie in Ihren Internet Browser als Startseite definiert haben Im Web suchen Ruft die Internet Adresse auf die Sie standardm ig in Ihren Browser als Suchseite definiert haben Druckt den Inhalt der angezeigten Internetseite aus Tabelle 5 22 Bedienungsfunktionen im Fenster Internet Favoriten 5 3 6 Das Fenster f r den Wahlassistenten ber das Fenster Wahlassistent werden Ihnen komfortable Telefoniefunktionen zur Verf gung gestellt falls diese in Ihrer System Umgebung implementiert sind Zum einen sind hier ver schiedene Verbindunsm glichkeiten schaltbar zum anderen werden die Verbindungskonstel lationen ber Symbole grafisch dargestellt wahlassistent 11 62 3 Anufen 4 5 T warten 0 Kanferieren Das Listenfeld oben dient zur Eingabe der gew nschten Ru
102. Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 5 209 Funktionsreferenz Das Ansicht Men Men funktion Beschreibung Verzeichnis l schen L scht ein ausgew hltes Verzeichnis Dieser Befehl l sst sich nur auf die Verzeichnisse anwenden bei denen Ihnen ein Zugriff erlaubt ist Das sind im Allgemeinen die Verzeichnisse die Sie selbst eingerichtet haben und die die unter Arbeitsplatz auf Ihrer Festplatte existieren Neues Verzeich nis In einigen Ordnern lassen sich hier ber Unterverzeichnisse einrichten Dabei gilt allerdings die Einschr nkung dass von Ihnen nur in den Ver zeichnissen neue Ordner erzeugt werden k nnen bei denen das auch sinnvoll und erlaubt ist Verzeichnis um benennen Verzeichniseigen schaften Zugangpberechti gung ndern Mit dieser Funktion l sst sich ein bereits vorhandenes Unterverzeichnis das Sie eingerichtet haben umbenennen Den gleichen Effekt hat das langsame zweimalige Anklicken des Verzeichnisnamens Nur als Administrator im Zusammenhang mit den Verzeichnissen unter Kommunikationsserver nutzbar siehe dazu auch die Hinweise auf Ab schnitt 4 10 1 1 auf Seite 4 127 Um die Verzeichnisse die unter Kommunikationsserver zug nglich sind bearbeiten zu k nnen sind spezielle Berechtigungen n tig Uber diese Funktion lassen sich die Zugriffrechte entsprechenden zuweisen Verkn pfung l sen Haben Sie in eine Gruppe ein
103. Kontakte bearbeiten Verf gen Sie ber administrative Rechte sind hier ber die glo Als Standard Benutzer k nnen Sie im Vorschaufenster die Daten Ihrer pers nlichen balen Kontakt und Benutzerdaten editierbar Die Auswahl der Gruppe erfolgt ber die kleine Schaltfl che neben dem Gruppensymbol amp im Adresslisten Fenster Benutzergruppe User Group 2 22 B sleal Name Anton Aachen Berta Berlin Bodo von Bodelfeld Rudi A atlos Yermittlungssccount f r nicht zustellbare Nachrichten Der Tabellenkopfeintrag in diesem Journalfenster kann in diesem Fenster nicht ver ndert werden P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 5 202 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Ansicht Men F r markierte Eintr ge k nnen Sie direkt die im folgenden erl uterten Aktionen ausf hren Die einzelnen Funktionen lassen sich ber das Communications Men Kontakte beziehungswei se Benutzer aufrufen Dies ist abh ngig davon welche Gruppe Sie f r die Ansicht ausgew hlt haben Das entsprechende Men wird automatisch eingeblendet wenn das Fenster Adress liste aktiviert ist Zudem sind die Funktionen ber die Werzeugleiste und das Kontextmen er reichbar Neue Nachricht versenden BIR ber das Gruppensymbol wird die Gruppe ausgew hlt Benutzergrup pen Gruppen und Meine privaten Gruppen deren Teilnehmer in der Adressenliste angezeigt werden sollen Mit Hilfe di
104. Kostenstelle Das Format der Nachricht zum Beispiel Telex ASCII Fax G3 usw Gr e des Dokuments in Bytes Die Nachrichten ID Eine Identifikations Nummer die der Server jeder Nachricht fortlaufend zuteilt Die Kennung des Absenders zum Beispiel bei Fax Bei einer weitergeleiteten Nachricht den urspr nglichen Absender oid oorg E A oo rec rid SUcc orec Bei einer weitergeleiteten Nachricht den urspr nglichen Empf nger Den Absender der Nachricht Die aktuelle Seitennummer p P Die Gesamtanzahl der Seiten Den Empf nger der Nachricht Kennung des Empf ngers zum Beispiel bei Fax Der benutzte Dienst Fax E Mail usw Ausf hrlicher Status der Nachricht Der Betreff der Nachricht Erfolg beziehungsweise Misserfolg der Zustellung stat units Anzahl der Geb hreneinheiten nur verf gbar wenn die entsprechenden Daten von der Telefonnebenstellenanlage bermittelt werden Tabelle 3 3 Variablen f r Nachrichten Infos beim Ausdruck von Dokumenten P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 3 67 Communications anpassen Benutzerspezifische Einstellungen vornehmen 3 3 2 Fax Ausgabeger t ausw hlen ber die Registerkarte Faxausdruck wird der Drucker ausgew hlt auf dem Ihre Fax Doku mente ausgegeben werden sollen Folgende Einstellm glichkeiten stehen Ihnen getrennt nach Faxformat G3 Analogfax oder G4 D
105. Maximale Anzahl privater Verteiler Benutzerkennung der Yermittlung in dieser Gruppe Gultigkeitsdauer des Telefon Kennworts PIN Anzahl der fehlerhaften Anmeldungen vor Sperrung der Mailbox Minimale Ziffernanzahl f r gultige Telefan Kennworter PIMs u Anzahl der Warntage vor Ablauf des Telefon Kennworts FIN Abbrechen Hilfe Folgende Parameter lassen sich f r die gew hlte Gruppe anpassen P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 4 94 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Administrator Funktionen Benutzergruppen Parameter Beschreibung Maximale L nge der Firmenbegr ung in Sekunden Die Zeit die zur Verf gung steht um die Firmenbegr ung aufzu nehmen Anmerkung Diese Einstellung ist nur sinnvoll f r die Gruppe in der der Benutzer Company eingerichtet ist ber den die Firmenbegr ung aktiviert wird Maximale Ansagen l nge in Sekunden Die Zeit die dem Gruppenmitglied zur Verf gung gestellt wird um seine eigenen Ansagen aufzusprechen Maximale Nachrich tenl nge in Sekun den Maximale L nge des aufgenomme nen Namens in Se kunden Die Zeit die einem Anrufer zur Verf gung gestellt wird um seine Nachricht aufzusprechen Kurz bevor die eingestellte Zeit abl uft bekommt der Anrufer einen Warnhinweis Die Zeit die dem Gruppenmitglied zur Verf gung gestellt wird um seinen eigenen Namen aufzusprechen Maximale Anzahl privater Verte
106. Namen des Stempels aus dessen De finition Sie bearbeiten beziehungsweise den Sie l schen m chten Bet tigen Sie die Schaltfl che Bearbeiten oder L schen a Nach dem Bet tigen von Bearbeiten wird der De finitionsdialog f r den Stempel ge ffnet Sie k nnen hier alle Einstellungen Schriftart Parameterwahl f r Datum beziehungsweise Zeit zum gew hlten Stempel ndern Bet tigen Sie L schen wird die gew hlte Stempel definition aus der Liste entfernt Hinweis Die vom System zur Verf gung gestellten Stempel Genehmigt Eingegangen Abgelehnt und Entwurf werden beim L schen nur tempor r aus der Liste entfernt Sie k nnen nicht gel scht werden Damit lassen sich berlappende Objekte in der gew nschten Aufeinanderfolge schichten Hierzu stehen vier Befehle zur Verf gung die auch ber das Men ausgel st werden k n nen In den Hintergrund r cken i Setzt das markierte Objekt ganz in den Hintergrund Tabelle 5 18 Funktionen zum Editieren einer Fax Nachricht P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 5 189 Funktionsreferenz Das Ansicht Men In den Vordergrund r cken Ti Setzt das markierte Objekt ganz in den Vordergrund Eine Ebene nach vorn h Setzt das markierte Objekt um eine Ebene nach vorn Bei mehreren bereinanderliegenden Objekten kann dieser Vorgang solange wiederholt werden bis das markier te Objekt ganz in de
107. Schaltfl che Beschreibung Legt ein neues Tagesprofil an Dieses wird direkt im Fensterbereich links neben dieser Schaltfl che unter dem Namen Neues Tagesprofil ange zeigt Der Eintrag ist so angelegt dass der vorgegebene Name direkt editiert werden kann Bei einer Neudefinition wird ein 24 Stunden Zeit bereich mit dem Standard Zustand geschlossen erzeugt Umbenennen Hier ber l sst sich jederzeit der Name eines Tagesprofils ndern Dazu einfach das entsprechende Tagesprofil markieren und diese Schaltfl che bet tigen Der Profilname wird sofort zum Editieren freigegeben ber diese Schaltfl che werden nicht mehr ben tigte Tagesprofile aus der Liste entfernt Der L schvorgang bezieht sich auf das aktuell mar kierte Tagesprofil Aktionen Durch Markieren eines Tagesprofileintrages aus der Liste k nnen mit Hilfe dieser Schaltfl che die Betriebszust nde neu definiert werden Wie dies im einzelnen vor sich geht wird im Folgenden erl utert Die Funktionen dieses Men s sind auch ber das Kontextmen zu errei chen Rechtsklick auf die grafische Tagesprofildarstellung Tabelle 4 11 Bearbeitungsfunktionen f r die Tagesprofile 3 Markieren Sie den im unteren Fensterbereich dargestellten Zeitbereich Dadurch wird zur Kenntlichmachung des zu bearbeitenden Bereichs eine punktierte Linie um diesen Be reich eingeblendet ber die Funktion Standard vorgeben welchen Betriebzustand Sie f r den 24 ber d
108. Sie alternativ die entsprechenden Bearbeitungs funktionen aufrufen k nnen 3 2 Mit dem Posteingangs Assistenten arbeiten Mit der Funktion Posteingangs Assistent k nnen zum einen eingehende Nachrichten auto matisch in bestimmte Verzeichnisse vorsortiert verschoben werden zum anderen l sst sich definieren dass Nachrichten von einem bestimmten Teilnehmer automatisch im Posteingangs journal mit einem Markierungsf hnchen versehen werden Sie k nnen beliebig viele Regeln er stellen bestehende Regeln ndern oder l schen e ber Verzeichnisregeln definieren Sie welche Nachrichten automatisch in ein von Ihnen erstelltes Verzeichnis zugestellt werden sollen e Mit Hilfe von Markierungsregeln legen Sie fest dass Nachrichten von besonderen Absen dern gleich mit einem wichtig F hnchen versehen im Posteingang angezeigt werden Posteingangs Assistent aufrufen W hlen Sie im Communications Men Extras die Funktion Posteingangs Assistent Das entsprechende Dialogfenster erscheint Neues Verzeichnis erstellen 1 Bet tigen Sie im Posteingangs Assistent auf die Schaltfl che Neues Verzeichnis Der Dialog Neues Verzeichnis wird ge ffnet 2 Geben Sie den Namen des neuen Verzeichnisses ein zum Beispiel Post von xyz 3 Spezifizieren Sie durch Markieren eines Verzeichnisses im Bereich Aktuelles Verzeich nis in welchem Ordner das neue Verzeichnis erstellt werden soll 4 Best tigen Sie Ihre Eingaben mit OK P31003 52330
109. Sie folgenderma en vor um die Adressierung zu ndern 1 Expandieren Sie im Fenster Explorerverzeichnisse zuerst Benutzer Empf nger dann das Verzeichnis Verteilerlisten 2 W hlen Sie die entsprechende Rundsendliste aus in der sich der Teilnehmer befindet des sen Adressierung Sie ndern m chten Im Fenster Explorerliste werden daraufhin alle Teilnehmer dieser Rundsendliste angezeigt 3 Klicken Sie hier in der Liste der angezeigten Teilnehmer auf den Eintrag in der Spalte Dienst des betreffenden Teilnehmers Daraufhin wird dort ein Kombinationsfeld eingeblendet das alle zur Verf gung stehenden Adressierungsarten f r diesen Benutzer zur Auswahl anbietet 4 W hlen Sie den gew nschte Versendedienst aus P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 4 100 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Administrator Funktionen Communications GUl Layouts Wiederholen Sie die Schritte ab Punkt 3 wenn Sie die Adressierung weiterer Teilnehmer dieser Liste ndern m chten 5 Beenden Sie die Einstellungsarbeiten indem Sie in einen freien Bereich des Fensters Ex plorerliste klicken 4 4 5 1 Teilnehmer manuell zu den Verteilerlisten hinzuf gen Es ist auch m glich Teilnehmer manuell zu Rundsendlisten hinzuzuf gen Dazu wird nach dem Markieren des Verzeichnisses in das ein Eintrag aufgenommen werden soll im Fenster Explorerliste die Schaltfl che mit dem Teilnehmersymbol bet tigt Danach ffnet sich eine Eingabe
110. So kann man zum Beispiel wenn der Vertrieb einer Firma nach Regionen gegliedert ist die Anrufe aus den verschiedenen Bereichen direkt an verschiedene F higkeitsgruppe bergeben Abh ngig von den Ortskennzahlen dieser Anrufer k nnte man also weitere F higkeiten defi nieren die ein Agent zus tzlich haben muss um Anrufe dieser Art zugeteilt zu bekommen Oder man definiert diese zus tzliche F higkeit als nicht obligatorisch und erh ht dadurch die Wertigkeit bei der Zuweisungsentscheidung Somit w rde auf das zuvor beschriebene Bei spiel angewendet der f r diese Region zust ndige Agent bei der Vermittlung bevorzugt be r cksichtigt Kann dieser den Anruf nicht entgegennehmen dann wird er an einen anderen Agenten bergeben damit er nicht verloren geht Andere Beispiele nach denen eine Vermittlung in Abh ngigkeit von L ndervorwahlen stattfin det wobei dann die Anrufe an entsprechend sprachkundige Agenten vermittelt werden sind ebenso denkbar Grunds tzlich k nnen zwei Arten von Vermittlungsregeln definiert werden e Globale Regeln Diese Vermittlungsregeln beziehen sich auf alle ACD Gruppen gleicherma en e ACD Gruppenregeln Diese Regeln gelten f r die ACD Gruppe die in der Regeldefinition angegeben ist Man muss allerdings beachten dass falls eine ACD Gruppenregel eingerichtet wird die globa len Regeln keine Auswirkung mehr auf diese ACD Gruppe haben P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10
111. Teilneh mern auf Gehen Sie folgenderma en vor um eine Konferenzschaltung einzu leiten 1 Geben Sie w hrend des Gespr chs die Rufnummer des zweiten Teilnehmers ein der der Konferenz zugeschaltet werden soll Klicken Sie auf das Konferenz Symbol Die Verbindung wird auf gebaut Wiederholen Sie den 1 uns 2 Schritt wenn weitere Teilnehmer in die Konferenz einbezogen werden sollen Um die Konferenz zu beenden klicken Sie auf das Auflegen Symbol s u Die Verbindungen zu allen Teilnehmer wird ge trennt Makeln Werden Sie w hrend einer bestehenden Verbindung von einem wei teren Teilnehmer angerufen dann k nnen Sie ber diese Funktion zwischen den beiden Anrufern hin und her schalten makeln Das Bet tigen dieser Schaltfl che beendet den gesamten Verbin dungsaufbau diese Funktion ist im Prinzip identisch mit H rer aufle gen beim Telefon Tabelle 2 12 Bedienungselemente und Funktionen des Wahlassistenten 2 12 2 Telefonieren ber Adressbuch Funktionen Sie k nnen aus dem Wahlassistenten heraus die Funktion Suche Kontakt um anzurufen auf rufen um anschlie end eine Telefonverbindung zum gefundenen Adressaten herzustellen So fern in den Feldern der Adressdatenbank enthalten werden in den entsprechenden Spalten alle Telefonnummern des Kontaktes angezeigt ber die Schaltfl chen im unteren Bereich des Dialogfensters k nnen Sie per Mausklick eine Verbindung zu der jeweiligen Nummer aufbauen
112. a 5 159 Sko NEUER BENUZEr 22 5 E22 area a ebara aaa are 5 160 9 12 1459 NEUER AGENT 4 2er e ERA ER a EE 5 160 P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 0 3 Inhalt SOON ae ae ame rer 5 160 5 1 9 BENGEN 44 0er ehe iike di 5 161 5 2 Das Bearbeiten Men 2 222 nananeneenen en nennen nn 5 161 9 3 DIASARSICHL MENU 3324342 Eee an aane E aAA dee 5 163 5 3 1 Layout erstellen bearbeiten und ausw hlen n n nanana aaa aaa 5 163 5 3 2 Die Einrichtung der Funktions Fenster in Communications 5 165 5 3 2 1 Editierm glichkeiten der Anzeigen in den Journalfenstern 5 166 5 3 3 ACD AGENT zuerst mann ernennen RA 5 173 92 NOS er ee a a a a ee es 3 5 174 5 3 4 1 Die Fenster f r den Posteingang nanana aa aaae 5 175 5 3 4 2 Das Fenster f r die gel schte Post 2 2nneneeeenene nenn 5 194 5 3 4 3 Das Postausgangsfenster 2 2u2seneenennen nern en 5 195 5 3 5 Das Fenster f r die Internet Favoriten anaana aaaea a 5 195 5 3 6 Das Fenster f r den Wahlassistenten 222 ononeeeneenenen nn 5 197 5 3 7 Das Schriftverkehr Fenster 2 22 n onen eneenennennn een nn 5 198 5 3 7 1 Schriftverkehr Darstellung bei Telefonaten 222222 eeneen 5 199 5 3 7 2 Schriftverkehr Darstellung von beliebigen Teilnehmern 5 199 5 3 8 Die Fenster zur berwachung des Telefonverkehrs 2 2 2222 222222
113. a 5 243 5 6 11 Kalenderpf nlle 222222r 22 Yes a a e TE a S 5 243 P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 0 4 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Inhalt 5 6 12 Meine Datenbankeinstellungen 2 22 aaae 5 243 9 6 19 EINSIellUngen uasr222 4 2 ran ee ei a 5 244 5 6 13 1 Layout Drucken 222 2222224 322 LI a a a aaa 5 244 560 T39 2 FIXAS drU K saoerna re naan teils near es 5 246 OS Allgeme eaaa Ana RRT E E ENAR N N 5 247 5 6 1934 SI0Nalll 2 222444 2ER erneuern aan 5 249 5 0 13 5 Schniltstelle iasa 40 u an Ra rn ran 5 251 9 06 19 6 Mall TracKiNg u u2 00H aan an ea aea a a e 5 253 DOAA FAD ee ea ee ee ee VOR 5 254 5 6 15 N chstes Fenster 22 22 oenenanenen nennen 5 254 9 7 File 2 030 0 as Bere ee werner eier ee arten 5 255 530 1 HIIElNEMEN 2223er Eraser a a a a A a L i 5 255 5 7 2 Update EComm nicali nszz srr rere 22 BE ee 5 255 5 7 3 ber Communications 2 2 22 5 255 6 Anhang cerror 222 ee ee NAH 6 257 69 1 1roUbIESNO0OINgG 22 540 4 Re near a ea a 6 257 6 1 1 Benutzerdaten in selbstdefinierten Verzeichnissen ablegen 6 257 6 1 2 Anpassung der Refresh Zeiten f r Posteingangs und Postausgangsjournal 6 258 6 1 3 Probleme beim Ausdrucken von Fax Dokumenten 222222220 6 258 GOSSA arena DIL Aw X 261 ADKUFZUNGEN 22 4222 er Y 271 SUCHWORIET sun Teresa Z 273 P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch
114. abelle 5 16 Bedienungsfunktionen im Fenster Posteingang P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 5 177 Funktionsreferenz Das Ansicht Men Men funktion Beschreibung Antworten Diese Funktion ffnet den Nachrichtendialog zur Eingabe einer Antwort Allen antworten In diesem ist nun schon automatisch die korrekte Empf ngeradresse aus der zuvor ge ffneten Nachricht bernommen und vor den Betreff 3 ein Re Reply eingef gt Im Texteingabefeld wird zudem die ur spr ngliche Nachricht angezeigt deren Zeilen durch eine spitze Klam D mern gt gekennzeichnet sind Ist die Nachricht bei Ihnen als CC eingegangen dann kann ber die Funktion Allen antworten allen Teilnehmern die mitadressiert wurden einschlie lich dem Initiator die Antwort bermittelt werden Hinweis Es k nnen mehrere Nachrichten gleichzeitig beantwortet wer den Dazu einfach die gew nschten Nachrichten wie im Windows Explo rer im Journal markieren und dann die Antworten Funktion ausl sen Weiterleiten Wenn Sie eine empfangene Nachricht an einen anderen Teilnehmer weiterleiten m chten dann w hlen Sie die Funktion Weiterleiten Dar aufhin wird der Nachrichtendialog mit dem Titel Weiterleiten ge ffnet Auch in diesem Fenster finden Sie den Text der eingegangenen Nach richt wieder allerdings ohne die spitzen Klammern Hier muss nur noch die Adresse des Teilnehmers eingegeben w
115. achen Versand von Textmitteilungen im Standard ASCIlI Format auf ein Handy Siehe dazu Abschnitt 2 7 Versenden von SMS Nachrichten auf Seite 2 31 Tabelle 2 2 Die Funktionen der Werkzeugleiste P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 2 22 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Einf hrung in die Bedienoberfl che Symbolschalter Funke LI Desweiteren lassen sich hier ber Adressbuch Benutzer und Agenten Eintr ge vornehmen e Neuer Kontakt Erzeugt einen neuen Kontakteintrag im globalen Adressbuch Diese Funktion kann nur genutzt werden wenn der aus f hrende Benutzer das entsprechende Privileg dazu hat Siehe dazu Abschnitt 4 1 Globale Kontakte auf Seite 4 75 Neuer pers nlicher Kontakt F gt Ihrem pers nlichen Adressbuch einen neuen privaten Kontakt privater Adresseintrag hinzu Siehe dazu Abschnitt 2 9 Pers nliche Kontakte eigene Adressbucheintr ge erzeugen auf Seite 2 41 Neuer Benutzer Definiert einen neuen HiPath Xpressions Benutzer Diese Funktion kann nur von einem Benutzer mit administrativen Rechten genutzt werden Siehe dazu Abschnitt 4 2 Benutzer auf Seite 4 79 Neuer Agent Definiert einen neuen Call Center Agenten Diese Funktion kann nur von einem Benutzer mit administrativen Rechten genutzt werden Siehe dazu Abschnitt 4 3 Agenten auf Seite 4 90 Das Symbol der aufgeklappten Aktenmappe f hrt zu einem Da
116. achrich ten Daten automatisch vom lokalen Rechner gel scht wenn Sie Ihre Sitzung beenden Dadurch kann sichergestellt werden dass kein Unbefugter Ihre Nachrichten ffnen und lesen kann Mit der n chs ten Anmelden werden diese Daten neu vom Server auf den lokalen Rechner bertragen Direkte Postein Durch Setzen dieses Kontrollk stehens k nnen Sie eine sofortige Si gangs Benachrichti gnalisierung bei einer neuen Nachricht einrichten Im Normalfall ver gung streicht eine gewisse Zeit bevor eine neu eingehende Nachricht in Communications angezeigt wird Dies ist technisch bedingt und kann im ung nstigsten Fall bis zu zwei Minuten dauern Standardm ig ist ein Eingangs Polling mit einem Zeittakt von 2 Minuten wirksam Im Allgemeinen spielt diese Verz gerung keine Rolle Soll die Benach richtigung sofort mit dem Nachrichteingang erfolgen dann kann das hier durch Setzten des H kchens eingerichtet werden Tabelle 5 43 _ Einstellungsoptionen im Dialog Allgemein 5 6 13 4 Signatur Signaturen sind ein Hilfsmittel um immer wiederkehrende Gru floskeln oder auch andere standardisierte Textpassagen automatisiert in eine Textnachricht aufnehmen zu k nnen Sie werden unterhalb des eigentlichen Textes in das Dokument eingef gt Maximal vier verschiedene Standardsignaturen lassen sich vorbereiten Davon k nnen dann je nach Einstellung die ersten drei Signaturen automatisch oder eine der vier manuell per Tas taturbefehl
117. ae F r eine Adressierung kann in analogie dazu nach dem ffnen eines em Gruppenordners im Fenster Explorerverzeichnisse seine Elemente werden dann im Fenster Explorerliste angezeigt direkt der Teilnehmer aus der Explorerliste f r einen Anruf oder eine sonstige Nachricht adressiert werden Jeder Benutzer kann nur Mit glied einer Benutzergruppe sein Daher ist zwar das Verschieben von Benutzern in andere Be nutzergruppen m glich nicht aber das Kopieren Das Einrichten von neuen Benutzergruppen ist dann n tig und sinnvoll wenn zum einen damit eine bersichtlichere Benutzerstruktur ge schaffen werden kann oder andererseits wenn f r eine neue Benutzergruppe andere Privile gien definiert werden m ssen Das hei t dass diese neuen Benutzer nicht in das Privilegien schema der vorhanden Benutzergruppen passen da ihnen dort zu weitreichende oder zu wenige Rechte einger umt w rden Zwingend ist diese Vorgehensweise f r eine Gruppe die weniger Rechte bekommen soll als die Standard Benutzergruppe Wie bereits erw hnt k n nen den Mitgliedern einer Gruppe keine Privilegien entzogen werden die der Gruppe global zugewiesen wurden Andersherum w re es nat rlich m glich jedem einzelnen Benutzer zuerst ber eine bestimmte Gruppenzugeh rigkeit gewisse Grundprivilegien zuzuweisen und diese dann individuell zu erweitern Allerdings k nnte das unter Umst nden langwierige Einstellar beiten nach sich ziehen Bequemer ist hier die Definition neue
118. aften ses Fenster das in Karteikastenform gestaltet ist k nnen Sie sich zum Alt Enter einen allgemeine Informationen zum OLE Objekt anzeigen lassen zum anderen ist es von hier aus m glich ber die Auswahl der entsprechen den Karteikarte die Ansicht und Verkn pfungsoptionen neu festzule gen Tabelle 5 38 Das Bearbeiten Men des Faxseiten Editors P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 5 234 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Extras Men funktion Beschreibung Dieser Men punkt dient dazu das OLE Objekt zu bearbeiten Das kann auf zwei verschiedene Arten geschehen e Uber Bearbeiten l sst sich das OLE Objekt direkt im Dialog Fax Editor aktivieren und bearbeiten Mit ffnen wird das OLE Objekt mit dem Anwendungsprogramm ge ffnet mit dem es erstellt wurde vorausgesetzt dieses Programm ist bei Ihnen installiert Tabelle 5 38 Das Bearbeiten Men des Faxseiten Editors Das Ansicht Men ber das Men Ansicht lassen sich grunds tzliche Einstellungen vornehmen die das Ausse hen und die Darstellungsweise des Editorfenster beeinflussen Men funktion Beschreibung Statusleiste Blendet die Statuszeile am unteren Fensterrand ein oder aus Optionen Symbol Hier ber lassen sich die verschiedenen Schaltfl chen einrichten die zur leiste Bearbeitung der Faxseite eingesetzt werden k nnen Folgende Bl cke von Symbolschaltern sind m glich In der weiter oben darge
119. ahl getroffen dann kann der irrt mlich hinzugef gte Schaltfl che Auswahl l schen wieder aus der Liste entfernt werden 5 Bet tigen Sie OK um die nderung der Zugriffsberechtigung abzuschlie en Soll mehreren Benutzern oder Gruppen das Monitoring Recht f r diese Telefon nummer verliehen werden dann ist diese Prozedur f r jedes einzelne dieser Elemente zu wiederholen Nach Abschluss der Zuweisung wird die Einstellung f r die zuvor angegebene Telefon nummer gespeichert und in einem Unterverzeichnis mit dem Namen der Telefonnummer zum Beispiel 101 Anton Aachen im Verzeichnis Telefon Zugriffsberechtigungen ab gelegt Ein Doppelklick auf diesen Eintrag ffnet den eben beschriebenen Dialog erneut um nderungen vornehmen zu k nnen P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 4 122 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Administrator Funktionen Anrufvermittlung in Abh ngigkeit von der Anrufer ID 4 9 Anrufvermittlung in Abh ngigkeit von der Anrufer ID ber das Anrufer ID Routing Caller Address Routing l sst sich in Abh ngigkeit von der Tele fonnummer des Anrufers einstellen welche Agenten einer ACD Gruppe diesen Anruf zugewie sen bekommen Im Prinzip handelt es sich hierbei lediglich um eine Erweiterung der Zuwei sungsentscheidung ber F higkeiten Nummer des Anrufenden bermittelt wird Voraussetzung f r diese Art der Eingangsvermittlung ist dass bei einem Anruf die
120. al Vergr ern Tastatur Ziffernblock Druckt das Faxdokument aus Im Bearbeitungsfenster kann die Druckfunktion auch ber das Datei Men gestartet wer den Vergr ert die Fax Darstellung schrittweise Die Vergr e rung des Faxdokumentes erfolgt in 8 Stufen bezogen auf den Grundwert maximal 11 Schritte Verkleinern Tastatur Ziffernblock P Optimale Breite nur ber Vorschau bzw Fax Men Ganze Seite einpassen nur ber Vorschau bzw Fax Men Verkleinert die Fax Darstellung schrittweise Die Verkleine rung geschieht ebenfalls in 8 Stufen bezogen auf den Grundwert maximal 11 Schritte Damit wird das Faxdokument auf die optimale Breite zur gr tm glichen Darstellung im Vorschau oder Nachrichten fenster gebracht Erzeugt eine Faxansicht bei der eine einzelne Faxseite voll st ndig im Nachrichtenfenster dargestellt wird Nicht einpassen nur ber Vorschau bzw Fax Men Beh lt die einmal gew hlte Darstellungsgr e bei auch wenn das Nachrichtenfenster nachtr glich in seiner Gr e ver ndert wird Nach links drehen 90 Tastatur oder Ziffernblock ap Tabelle 5 17 5 182 Dreht die Darstellung um 90 nach links Die Funktionen f r Fax Nachrichten im Ansichtmodus P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Ansicht Men Um 180 drehen Dreht d
121. alt der Datei als Objekt zo in Ihr Dokument ein dass Sie es mit dem Programm aktivieren k nnen mit dem es erstellt wurde Tabelle 5 38 Das Bearbeiten Men des Faxseiten Editors P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 5 233 Funktionsreferenz Extras Verkn pfungen Zeigt bei einem mit dem Quellobjekt verkn pften OLE Objekt den Pfad zur Quelle in einem neuen Fenster an Zus tzlich sind ber diesen Dia log weitere Einstellungen m glich Yerknupfungen H E erknupfungen Aktualisiert Abbrechen Test MB Automatisch Jetzt aktualisieren Huelle offnen Quelle ndern Entfernen uele ECSTEMF transfer Testbilder pp3004200375 BMF Typ Bitmap Aktualisieren Automatisch Manuell Einstellung des Aktualisierungs Modus Automatisch oder Manu ell Bei der Auswahl Manuell kann man die Aktualisierung der Quelldatei ausl sen indem man die Schaltfl che Jetzt aktualisie ren bet tigt Ist die Einstellung auf Automatisch gesetzt wird jede nderung so fort nach dem Beenden des Bearbeitungsvorgangs in die Quelldatei bernommen e Quelle ffnen ffnet die Quelldatei zur Bearbeitung mit dem Originalprogramm Quelle ndern ffnet das Quellverzeichnis zur nderung der Quelldatei e Entfernen Trennt die Verkn pfung vom Objekt zur Quelldatei Objekteigen ffnet das Eigenschaften Fenster f r das verkn pfte Objekt ber die sch
122. an eine beliebige Stelle in die Spaltenkopfzeile klicken wird ein Fenster ge ffnet das Ihnen die weiteren m glichen Informationen auflistet die zus tz lich im Journal angezeigt werden k nnen on aufrufen Diese Elemente finden Sie brigens auch wieder wenn Sie die Dokumentinformati P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 5 167 Funktionsreferenz Das Ansicht Men Spaltenauswa hl E Sender el Empf nger mphangszeit Hachrichten ID eloscht K ennzeichnung Anlegende Durchschl ge Spaltenauswa hl Priorit t Das Hinzuf gen oder Entfernen von Spalten ist einfach per Drag amp Drop m glich Zum Einbauen zus tzlicher Spalten entnehmen Sie aus dem oben gezeigten Spaltenauswahlfenster die Ta fel mit dem Titel den Sie zus tzlich im Journal angezeigt bekommen m chten und verschie ben ihn an die gew nschte Stelle der Spaltenkopfzeile SD Communications Test Jan DOC Datei Bearbeiten Ansicht Machrichten Extras Hilfe t u k Eee A alB leg HP SS Posteingang Postausgang x E antam eot a ERE T A EnESk T A Ar AAE H F ka Sender Sendezeit Wurde Se pa a Sendezeit Empf nger a FRAME INFO 01 07 2001 207 bA yo 27 060 Spaltenauswahl WTH ASCHEN DE MARTIN KOS 05 07 2001 14 02 bJ o 26 06 WTH ASCHEN DE MARTIN KOS 09 07 2001 10 42 Please review BugBase Fg y 2
123. arten e doppelklicken Sie auf das Desktop Symbol ED oder e w hlen Sie im Windows Startmen den Eintrag Communications Am Communications an und abmelden Abh ngig von der jeweiligen Konfiguration m ssen Sie sich am System mit Ihrem Benutzerpro fil und Passwort anmelden Falls auf dem lokalen Client Rechner nur ein Benutzerprofil einge richtet ist dann wird dieses nat rlich standardm ig ausgew hlt Der Anmeldevorgang l sst sich automatisieren indem die Option Kennwort f r dieses Profil behalten angew hlt wird und ein Kennwort eingegeben wird Dieses wird bei der Eingabe nicht angezeigt nen das Programm ffnen k nnen und so Zugriff auf vielleicht vertrauliche Daten er Bedenken Sie dass bei der automatischen Anmeldung auch unberechtigte Perso halten 1 Klicken Sie im Men Extras auf die Funktion Anmelden MRS Anmeldung x T Bitte w hlen Sie ein MAS Frofil und geben Sie l Ihr Kennwort ein um die Anmeldung durchzufuhren Frofil Kennwort LITT M Kennwort f r dieses Profil behalten Abbrechen 2 W hlen Sie unter Profil Ihr Benutzerprofil aus und geben Sie Ihr Kennwort ein 3 Bet tigen Sie die Schaltfl che Anmelden Damit sind Sie unter Ihrem Profil am System angemeldet Alternativ k nnen Sie diese Funktion auch ber die Funktionstaste F10 aktivieren Am Communications abmelden Nach dem Abmeldevorgang bleibt das Programm zwar gestartet aber in den einzelnen Fens te
124. ationen zum HiPath Xpressions Server Dieser Abschnitt informiert Sie ber weitere verf gbare technische Dokumentation zum HiPath Xpressions Server Grunds tzlich gilt dass eine gedruckte Version der Bedienhandb cher nur auf besonderen Wunsch hin bestellt werden kann alle brigen Dokumente liegen auf der beiliegenden CD als Volltext suchf hige PDF Version vor Zudem steht zu den meisten Komponenten eine Online Hilfe Win Help oder HTML Help zur Verf gung die direkt aus den entsprechenden Programm gestartet werden kann In diesen Dokumenten sind alle f r die Installation Bedienung und Inbetriebnahme wichtigen Eingabefenster dargestellt diese k nnen abh ngig vom Betriebssystem Windows XP 2000 oder Windows NT von der Bildschirmaufl sung und der Konfiguration des PC geringf gig an ders aussehen Folgende Dokumente zum HiPath Xpressions Server sind verf gbar System Architektur Aufbau und Struktur der HiPath Xpressions Server Techno logie Server Administration Konfiguration des HiPath Xpressions Servers Erste Schritte Server Installationsanleitung System Architektur Dieses Handbuch informiert Sie ber Aufbau und Struktur des Gesamtsystems Hier finden Sie eine Beschreibung der Funktionen des HiPath Xpressions Kernels und der zur Verf gung ste henden APLs Server Administration Dieses Handbuch wendet sich an den Administrator des HiPath Xpressions Servers und be schreibt das Produkt in seiner maximalen Ausba
125. beitungsm glichkeiten sind dabei die gleichen die schon beim Rechteck angesprochen wurden Die Funktion zum Zeichnen eines Pfeiles ist identisch mit der Linienfunktion nur dass sich hier an einem Ende der Linie eine Pfeilspitze befindet Hier ber l sst sich ein beliebiges Vieleck erzeugen Mit Hilfe der Textfunktion lassen sich nachtr glich auch Tex tobjekte hinzuf gen Nach dem Ausw hlen dieser Funktion ffnet sich das Fenster Text und Eigenschaften Hier wird in das Editierfeld der gew nschte Text eingeben Die Formatie rung des Textes erfolgt dann ber die Auswahlfelder die sich oberhalb des Texteingabefeldes befinden Im einzelnen sind folgende Einstellungen m glich Schriftart Schriftgrad Schnftschnit Ausrichtung Farbe Arial 20 v Noma Linksbin m N Text Test Abbrechen Die Schriftart Auswahl eines Fonts aus den in Win dows installierten Schriften Der Schriftgrad Gr e der Schrift von 8 bis 72 pt Den Schriftschnitt Normal Mittel Halbfett und Fett Die Ausrichtung Linksb ndig Zentriert Rechtsb ndig und Blocksatz Tabelle 5 18 Funktionen zum Editieren einer Fax Nachricht P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 5 185 Funktionsreferenz Das Ansicht Men Die Farbe Beim Aufruf der Farbauswahl wird eine Palet te ge ffnet aus der Sie eine gew nschte Farbe f r Ihr Objekt ausw hlen k nnen Beac
126. botenen Dienstleistungen Dazu besitzen sie eine Re quester Komponente die mit dem Netzwerkbetriebssystem auf den Servern kooperiert Siehe auch Server P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 X 262 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Glossar Computer Telephony Integration CTI Computer Telephony Integration ist die allgemeine technische Bezeichnung f r die Verbin dung von Telefonanlagen und Computern Bei CTI handelt es sich prinzipiell um die Unter st tzung des Telefondienstes durch die Computertechnik Im Normalfall hei t dies dass die Bedienung und Anzeige von Telefoniefunktionen an den unterschiedlichsten Telefon anlagen ber einen beliebigen Client am Rechner erfolgen kann Damit dies m glich ist muss der MRS Server in der Lage sein die verschiedensten Betriebszust nde des jewei ligen Telefonendger tes abzubilden und diese an den jeweiligen Client weiterzugeben Es k nnen dabei einfachste Anwendungen wie die computerunterst tzte Rufnummern wahl bis hin zu kompletten Call Centern als Dienstleistungen angeboten werden Dazu ge h ren neben der Unterst tzung von Dienstleistungsmerkmalen wie W hlen R ckfrage Makeln Konferenz etc auch die Erfassung von Daten zur Erstellung von Statistiken D Datenbank Database DB Eine Datenbank ist ein Speicher in dem nach besonders spezifizierten Regeln Daten ab gelegt werden F Fax On Demand FOD Fax on Demand ist eine M glichkeit spezifische In
127. bschnitt 6 1 1 Benutzerdaten in selbstdefinierten Verzeichnissen ablegen auf Seite 6 257 Der lokale Pfad hat im Allgemeinen folgende Struktur X Dokumente und Einstellungen lt Benutzer gt Communications Die entsprechenden Verzeichnisse werden bei der Installation von Communications unter dem Benutzernamen angelegt Im Unterverzeichnis Communications befinden sich zwei Ordner Inbound und Outbound in denen sich die Nachrichten Dateien befinden e Inbound Hier werden die Nachrichten abgelegt die der Benutzervom Server geholt hat das ge schieht immer dann wenn eine Nachricht ge ffnet wird e Outbound Dieses Verzeichnis dient dazu die vom Benutzer erstellten Nachrichten aufzunehmen In Communications kann eingestellt werden dass diese Daten Speicher mit dem Abmelden des Benutzer gel scht werden N here Informationen dazu finden Sie bei der Beschreibung der Funktion Einstellungen aus dem Extra Men siehe Abschnitt 3 3 3 Allgemeine Einstel lungen vornehmen P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 4 130 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Datei Men 5 Funktionsreferenz In der Funktionsreferenz sind noch einmal alle Befehle und Funktionen des Hauptmen s mit seinen Unterpunkten systematisch zusammengefasst Geordnet ist diese Beschreibung nach dem topologischen Erscheinen des Befehls oder der Funktion Das hei t dass unabh ngig vom Anwender Benutze
128. bunde nen Aktionen k nnen in den Schwellwertregeln verwendet werden Die Bindung an das Zeit profil hat den Vorteil dass mehr als eine Aktion gleichzeitig ausgef hrt werden kann Folgende Aktionen sind m glich e Das Abspielen von Ansagen e Das Weiterleiten von Anrufen e Die nderung des Vermittlungsmodus Das hei t in der ACD Gruppe wird die Logik der Anrufverteilung an die Agenten ge ndert Die einfachste M glichkeit diese Aktionen einzurichten besteht darin im Kontextmen eine oder mehrere dieser Aktionen gleichzeitig auszuw hlen Gehen Sie dazu folgenderma en vor 1 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Zeitprofil mit dem Sie eine Aktion verkn p fen m chten Alternativ k nnen Sie auch die Schaltfl che Aktionen bet tigen Das Kontextmen ffnet sich 2 W hlen Sie im Kontextmen den Eintrag Einstellungen aus Der Zeitbereichs Eigenschaften Dialog ffnet sich Hier k nnen Sie die gew nschte n Aktion en ausw hlen indem Sie jeweils das entsprechende Kontrollk stchen setzen e Wiedergabedatei Wenn Sie die Option Wiedergabedatei gew hlt haben ffnet sich nach Bet tigung der Schaltfl che Ausw hlen einen Dialog in dem Sie mit Hilfe der vorhandenen Schaltfl chen eine Ansage aus den bereits vorhandenen Standard Wartefeldansagen ausw hlen oder eine neue hinzuf gen k nnen e Weiterleiten Wenn Sie die Option Weiterleiten gew hlt haben k nnen Sie in das darunter liegende Feld di
129. bung Eine Referenzierung dieses Feldes ber EXCH im Datenfeld Bevorzugte Adresse leitet dann alle eingehenden Nachrichten an das Exchange Gateway weiter Bemerkung Dieses Eingabefeld kann vom Administrator frei f r Anmerkungen die diesen Eintrag betreffen genutzt werden Zum Beispiel k nnten hier Da tum und sonstige Umst nde die den Benutzeintrag dokumentieren ein getragen werden Das Fenster ist als reines Texteingabefeld ausgelegt Es kann maximal 56 Zeichen aufnehmen Tabelle 4 6 Benutzerdaten auf der Registerkarte Serverzugriff Registerkarte Erweitert Auf der Registerkarte Erweitert sind weitere Datenbankfelder editierbar die je nach System konfiguration des HiPath Xpressions Servers angeboten werden Welche Datenbankfelder im einzelnen f r Ihre Systemumgebung ausgef llt werden m ssen entnehmen Sie bitte dem Kapitel Bedeutung der Felder das Sie im Handbuch Server Admi nistration finden P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 4 88 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Administrator Funktionen Benutzer iF Neuer Benutzer IEK Datei Benutzer Hilfe m i Benutzerkennung TESTUSER T F In pers nliche Datenbank Name Test User Adressierung Pers nlich Serverzugriff Erweitert Ce I Costinfo Faxg3 headline N Faxg3 id en Faxgd4 id ee Mailbox DS Ms I O O Mame Prai hostnare I Pmi password E FPmi schedule P Fmi username I Acd nn Acd_autoanswer mM
130. cations Hier bekommen Sie angezeigt welche Communications Version bei Ihnen installiert ist Zum Beispiel Cycos Mail Client 5 00 Release build xxxx Diese Angabe wird dann ben tigt wenn es einmal zu Problemen kommen sollte P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 5 255 Funktionsreferenz Hilfe P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 5 256 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Anhang Troubleshooting 6 Anhang 6 1 Troubleshooting 6 1 1 Benutzerdaten in selbstdefinierten Verzeichnissen ablegen Bei einer Installation von Communications auf Terminalserver ist es unter Umst nden erforder lich dass die gro en Datenmengen der Nachrichtendateien nicht in den Profil Verzeichnissen der Benutzer abgelegt werden sondern in einem beliebigen selbstdefinierten Verzeichnis Erzeugen Sie sich dazu den Registry Wert UserPath im Schl ssel HKEY_LOCAL_MACHINE Software Cycos AG Communications Internal UserPath lt Pfad gt REG_SZ Default M gliche Werte Pfadangabe oder Umgebungsvariablen Bemerkung Die Pfadangabe darf wie in den Beispielen nicht mit einem enden Existiert der Wert nicht wird hierf r weiterhin der Pfad X Dokumente und Einstellungen lt Benutzer gt Communicati NS N era verwendet der mit der Installation von Communications eingerichtet wird Weiter Informationen dazu finden Sie in Abschnitt 4 11 Communications Daten Cache
131. ch nicht bekannt e Das Dokument konnte definitiv nicht versandt werden weil zum Beispiel die Adresse falsch war oder die Anzahl der erlaubten Wahlwiederholungen berschritten wurde Danach folgt ein Status Symbol gelesen ungelesen die laufende Nachrichten Nummer MID die der Server dem Dokument zugeordnet hat und die wesentlichen Daten des Dokumentes Dazu geh ren der zur bertragung benutzte Dienst der Absender und die Empf ngeradresse sowie die Absendezeit der Status des Dokuments und in eckigen Klam mern der eventuelle Betreff der Nachricht Merker setzen zur cksetzen Ea Wenn Sie eine besonders wichtige Nachricht nicht aus den Augen ver lieren m chten k nnen Sie diese mit einem roten F hnchen einem Merker versehen Dazu die entsprechende Nachricht im Journal mar kieren und diese Schaltfl che bet tigen Ein erneuter Aufruf dieser Funktion l scht den Merker wieder Gelesen Merker setzen Ver ndert den Status einer ungelesenen Nachricht in gelesen Aus ei ner im Journal als ungelesen gekennzeichneten Nachricht geschlosse ner Briefumschlag wird durch Ausl sen dieser Funktion eine gelesene offener Briefumschlag Ungelesen Mer ker setzen Ver ndert den Status einer gelesenen Nachricht in ungelesen Aus ei ner im Journal als gelesen gekennzeichneten Nachricht geschlossener Briefumschlag wird durch Ausl sen dieser Funktion eine ungelesene offener Briefumschlag T
132. che Zustel lungsart anzubieten Achten Sie darauf dass das Datenbankfeld welches ber das Feld Bevorzugte Adresse referenziert wird ausgef llt ist Ein Beispiel Sie w hlen als bevorzugte Adresse Gesch ftsfax G3 dann muss in das Feld Gesch ftsfax G3 eine Fax Nummer einge tragen sein Registerkarte Pers nlich Alle Felder f r postali Hier k nnen Sie je nach Wissensstand die postalischen Angaben zu sche Adressierungsda einem Kontakt eintragen ten Detaillierte Informationen zu den Datenfeldern finden Sie in Ab schnitt 5 1 1 7 Neuer pers nlicher Kontakt auf Seite 5 159 Tabelle 2 10 Die Datenbankfelder zum Anlegen neuer pers nlicher Kontakte Beschreibung der Bedienungs und Men funktionen Men Datei Neu Hier ber l sst sich ein neuer pers nlicher Kontakt einrichten Diese Funktion ist speziell f r den Fall vorgesehen dass man auch sofort bei der Durchsicht der Kontakteintr ge einen neuen Eintrag vorneh men kann Speichert die in den Eingabefeldern eingegebenen Daten L schen Entfernt den angezeigten bzw markierten Teilnehmer wieder aus dem Adressbuch em Adressbuc Schlie en Schlie t das Eingabefenster f r den neuen Kontakt Alt F4 Achtung alle bereits eingegebenen Daten gehen verloren wenn vorher nicht gespeichert wurde Tabelle 2 11 Bedienungs und Men funktionen zum Anlegen pers nlicher Kontakte P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 2 44 HiPat
133. chste f nf Abstufungen zur Verf gung Wird f r diesen Kontakt keine Priorisierung definiert bekommt er standardm Big die der angerufen ACD Gruppe zugewiesene Priorit t P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 4 78 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Administrator Funktionen Benutzer e ACD Weiterleiten Geht ein Anruf dieses Kontaktes ein wird er sofort an die angegebene Telefonnummer weitergeleitet Der Eintrag einer Telefonnummer in dieses Feld setzt die beiden zuvor be schriebenen Parameter zum VIP Routing au er Kraft Ist der betreffende Agent nicht er reichbar wird der Anruf ins Wartefeld gestellt und wie ein normaler Anruf behandelt Gehen Sie folgenderma en vor um ein VIP Routing f r einen Kontakteintrag zu definieren 1 Erzeugen Sie einen neuen Kontakteintrag oder ffnen Sie den entsprechenden vorhande nen 2 Legen Sie fest wie das Eingangsrouting erfolgen soll In Abh ngigkeit von der a ACD F higkeit durch Auswahl einer F higkeitsgruppe im Feld ACD F higkeit ev mit b Priorisierung c Telefonnummer eines bestimmten Agenten durch Eintragen einer Agentenrufnummer in das Feld ACD Weiterleiten Einstellungen unter a und b au er Kraft Die Optionen a und b k nnen miteinander kombiniert werden Option c setzt 3 Bet tigen Sie Speichern um das VIP Routing f r diesen Kontakt zu aktivieren 4 2 Benutzer Benutzer sind diejenigen Teilnehmer denen
134. cken Sie im Men Ansicht auf die Funktion Zum Layout wechseln 2 W hlen Sie das entsprechende Layout P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 3 60 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Communications anpassen Layout der Bedienoberfl che Wurden bereits mehrere Layouts eingerichtet wird Ihnen eine Liste aller zur Verf gung stehenden Layouts angezeigt Diese Liste enth lt sowohl die von Ihnen erstellten lokalen Layouts maximal 4 als auch die die Ihnen und den anderen Benutzern vom System zur Verf gung gestellt werden zus tzlich maximal 4 handenen Layouts hin und her wechseln Mit der Tastenkombination Shift F1 F2 k nnen Sie zwischen den vor 3 1 3 Layout bearbeiten Sie k nnen ein selbst erstelltes Layout l schen bearbeiten oder gegen Ver nderungen sper ren Ein Layout zu sperren ist besonders dann sinnvoll wenn ein versehentliches Ver ndern des Layouts ausgeschlossen werden soll 1 Klicken Sie im Men Ansicht auf die Funktion Layout bearbeiten 2 W hlen Sie die gew nschte Funktion aus Weitere Informationen zu den Layout Bearbeitungsm glichkeiten finden Sie in der Funktions referenz in Abschnitt 5 3 1 Layout erstellen bearbeiten und ausw hlen auf Seite 5 163 urspr ngliche Layout wiederherstellen Erst mit dem Beenden von Communications Nach einer Layout nderung k nnen Sie mit der Funktion Layout erneut laden das werden automatisch die nderungen daue
135. ckte Dokumente amp durch ein Druckersymbol Gekennzeichnet Erzeugt die Spalte in der die Markersymbole z rote F hnchen erscheinen wenn es sich Ea um markierte Dokumente handelt Kosten Anzeige der durch die Ubermittlung verur sachten Kosten Kostenstelle Anzeige der f r die Abrechnung zugeordne ten Kostenstelle Geb hreneinhei Anzeige der aufgelaufenen Geb hreneinhei ten ten Tabelle 5 14 M gliche Informationsspalten f r die Journalfenster P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 5 170 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Ansicht Men Journalspalte Beschreibung Ein Aus Del SV Widerholungen Angabe der zur Zustellung ben tigten Wie P P P derholungen Maximale Anzahl So oft versucht der Server maximal das Do m Wiederholungen kument zuzustellen Update ID Anzeige der Update ID g Anmerkung Jeder Nachricht wird vom Sys tem eine eindeutige Nachrichten ID zugeord net Diese MID bleibt immer mit der Urnach richt verkn pft Sollte irgendeine nderung an der Nachricht vorgenommen worden sein beispielsweise eine nderung des Nachrich ten Status bekommt sie eine neue eine Up date ID Posteingang Erzeugt eine Spalte in der unterschiedliche Postausgang Symbole anzeigen ob es sich um eine emp fangene oder gesendete Nachricht 5 gt handelt Anmerkung Diese Anzeige ist da sinnvoll wo beide Nachrichtenarten in eine
136. d abh ngig davon ob sie f r das entsprechende Journal sinnvoll sind oder nicht Deshalb k nnen je nach gerade akti viertem Journal nur eine Auswahl der unten erl uterten oder sogar ganz andere Informations spalten eingeblendet werden Verschieben der Spalten Das ndern der Spaltenreihenfolge ist einfach per Drag amp Drop m glich Klicken Sie dazu mit der linken Maustaste auf den Spaltentitel den Sie verschieben m chten und halten Sie die Maustaste gedr ckt Bewegen Sie jetzt mit gedr ckter Maustaste den Kopfeintrag nach rechts P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 5 166 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Ansicht Men oder links innerhalb der Spaltenkopfzeile an die Position an der die Spalte erscheinen soll Als Positionierhilfe sehen Sie immer dann wenn Sie eine erlaubte Einbaustelle erreicht haben zwei rote Pfeile oben und unten am Tabellenkopf die Ihnen anzeigen sollen wo der Spalten titel eingebaut w rde wenn Sie nun die Maustaste loslassen Spaltenbreite anpassen Wenn Sie den Mauszeiger auf eine der Begrenzungslinien in der Journaltitelzeile f hren n dert sich der Mauszeiger in einen horizontalen Doppelpfeil der von einer vertikalen Linie ge schnitten wird Wenn Sie jetzt einen Linksklick mit gedr ckthalten der Maustaste ausf hren l sst sich diese Begrenzungslinie nach rechts beziehungsweise links verschieben Auf diese Art k nnen auch l ngere Eintr
137. d globale Gruppen auf die jeder Benutzer zur Adressierung zugreifen kann Diese Gruppen k nnen nur mit administrativen Rechnen erzeugt und bearbeitet werden Grup pen sind per Einstellung auch als F higkeitsgruppen definierbar in die dann Agenten mit speziellen F higkeiten zusammengefasst werden k nnen Zudem kann einer Gruppe eine SMTP oder MRS Adresse zugewiesen werden ber die sie extern adressiert werden kann nur sinnvoll bei Voice Fax und E Mail Adressierung Die entsprechende Einstel lung dazu k nnen in Communications und im Client Assistant dort unter Verteiler vor genommen werden Adressierungs Syntax 1 NVS Adressierung NVS lt Dienst gt lt Adresse gt 2 Internet Adresse NVS SMTP xyz offline com Meine pers nlichen Gruppen Adressierungstyp PGRP Diese Gruppen k nnen von jedem Benutzer angelegt und bearbeitet werden Informatio nen zu diesem Gruppentyp finden Sie im Abschnitt 2 13 P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 4 96 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Administrator Funktionen Benutzergruppen e Verteilerlisten Adressierungstyp LST ber Verteilerlisten k nnen im System fest vorgegebene Teilnehmergruppen adressiert werden Sie werden vom Administrator erzeugt und stellen ebenfalls eine globale Ressour ce dar Verteilerlisten k nnen nicht extern adressiert werden 4 4 2 1 Gruppenverzeichnisse unter Gruppen einrichten 1 Markieren Sie im Explorerverzeichnis Grupp
138. daten zu ex portieren Dies kann zum Beispiel dazu genutzt werden die pers nlichen Adressdaten auf das Benutzerkonto eines anderen Benutzer zu bertragen Mit administrativen Rechten k nnen zu s tzlich die globalen Adressbuchdaten sowie die Benutzerdaten ex und importiert werden P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 5 224 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Extras 5 6 5 1 Adressbuch Export Die Export Funktion erzeugt eine Text Datei die an einem beliebigen Ort gespeichert werden kann Die Reihenfolge der Spalten entspricht den verschiedenen Datenbankfeldern im HiPath Xpressions Server Jeder Adressbucheintrag belegt eine komplette Zeile die abh ngig von den vorhandenen Maskeneintr gen mehr oder weniger ausgef llt sein kann Gehen Sie folgenderma en vor um einen Adressbuchexport durchzuf hren 1 Rufen Sie aus dem Communications Men Extras die Funktion Adressbuch gt Exportie ren auf Der folgende Dialog wird ge ffnet Export Adressbuch x Bitte w hlen Sie die Adressbu cher die Sie exportieren wollen MT Globale Kontakte T Pers nliche Kontakte Andere Einstellungen T Esport der DMND Felder von einem Benutzer Abbrechen 2 W hlen Sie durch Setzen der Kontrollk stchen die Adressb cher aus die Sie exportieren m chten F r Standard Benutzer ist bereits das Kontrollk stchen Pers nliche Kontakte gesetzt Die beiden brigen Optionen stehen ih
139. de aktueller Darstellung zur vori gen Darstellungsart zur ck wenn das eingegangene Dokument in un terschiedlichen Formaten dargestellt werden kann N chste Darstel Entspricht der Funktion Multi Format Auswahl aus der Werkzeugleis lung te Hiermit schaltet man je nach gerade aktueller Darstellung zur n chs ten Darstellungsart um wenn das eingegangene Dokument in unter schiedlichen Formaten dargestellt werden kann Merker setzen zu Erzeugt beziehungsweise l scht das rote Markierungsf hnchen im r cksetzen Journaleintrag der betreffenden eingegangenen Nachricht Gelesen Merker Kennzeichnet die eingegangene Nachricht entweder als gelesen oder setzen zur ckset als ungelesen auch wenn dies nicht dem tats chlichen Status der zen Nachricht entsprechen sollte Signaturen Signaturen sind h ufig benutzte Gru formeln oder beliebige Textpas sagen die an den Nachrichtentext angef gt werden ber diesen Men punkt k nnen Sie eine von vier vordefinierten Signaturen f r die aktuelle Nachricht ausw hlen Signatur 1 bis Signatur 4 Erzeugt werden die Signaturen ber das Communications Men Extras unter Einstellungen auf der Karteikarte Signatur siehe dazu auch Ab schnitt 3 3 4 Signatur erstellen Tabelle 5 5 Die Funktionen des Aktionen Men s im Dialog Neue Nachricht ber das Men Hilfe k nnen Sie die Online Hilfe zu Communications ffnen oder sich Infor mationen zur Programmversion beschaffe
140. definitionsgem das Anmelden am System er laubt ist Das sind die Personen die abh ngig von ihren Berechtigungen die Nachrichten Infra struktur des Communicationss nutzen d rfen 4 2 1 Benutzer einrichten Neue Benutzer werden unter Benutzer Empf nger im Verzeichnis Benutzergruppen amp in den dort standardm ig vorhandenen oder nachtr glich eingerichteten Benutzerverzeichnis sen angelegt Sie k nnen alternativ die Schablonenfunktion verwenden wie sie unter Neuer Kon takt beschrieben ist Siehe dazu Abschnitt 4 1 2 auf Seite 4 78 1 Um einen neuer Benutzereintrag zu erstellen w hlen Sie aus dem Datei Men Datei gt Neu gt Benutzer Daraufhin ffnet sich der Einstellungsdialog f r die Benutzerdefinition P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 4 79 Administrator Funktionen Benutzer den k nnen finden Sie in Abschnitt 2 9 1 auf Seite 2 41 Welche Bedienungsm glichkeiten ber das Men dieses Dialogs genutzt wer 2 F llen Sie die Eingabefelder unter zuhilfenahme der folgenden Tabellen f r diesen Benut zer aus 3 Speichern Sie abschlie end die Benutzerdaten Mit dem Speichern der Benutzerdaten werden diese in die HiPath Xpressions Datenbank bernommen Danach kann sich der neu eingerichtete Benutzer direkt am System anmel den 4 2 1 1 Allgemeines zu den Benutzerdaten F r einen Benutzereintrag m ssen mindestens der Kopfbereic
141. der Eingabe werden Sie von der Autoerg nzungsfunktion unterst tzt die Ihnen abh ngig von der bereits eingegebenen Buchstabenkombination einen Adressvorschlag anzeigt der di rekt mit der Eingabetaste bernommen werden kann 3 Klicken Sie in der letzten Zeile auf den Platzhalter f r das Zielverzeichnis In dem sich ffnenden Kombinationsfeld werden Ihnen die alternativ im Posteingangs Ver zeichnis vorhandenen Ordner angezeigt in die eine Umleitung Ihrer Post m glich ist Im oberen Fenster l sst sich nun an der komplett angezeigten Weiterleitungsregel ber pr fen ob die Regel korrekt ist 4 Best tigen Sie die Regeldfinition mit OK Damit ist eine Verzeichnisregel zur Sortierung eingehender Nachrichten erstellt und aktiviert Sollten Sie mehrere Regeln f r eine Weiterleitung festgelegt haben erfolgt die Abarbeitung die ser Regeln bei einem Nachrichteneingang in der Reihenfolge wie sie von oben nach unten in der Regelliste eingetragen sind Mit Hilfe der beiden Schaltfl chen Regel nach unten bezie hungsweise Regel nach oben l sst sich eine markierte Regel beliebig in der Liste platzieren Die Schaltfl che Regel l schen entfernt eine markierte Regel aus der Liste P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 3 64 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Communications anpassen Benutzerspezifische Einstellungen vornehmen 3 2 2 Markierungsregel erstellen Analog verl uft die Definition einer Markierungsrege
142. die Funktion Fax Briefpapier aufruft Wie Sie als Administrator Fax Briefpapiere erzeugen und welche Gestaltungsm glichkeiten zur Verf gung stehen entnehmen Sie bitte dem Referenzteil dieses Handbuches ab Abschnitt 5 6 6 Fax Briefpapier auf Seite 5 227 4 7 Kalenderprofile Kalenderprofile sind globale Ressourcen des Communicationss die von unterschiedlichen An wendungen genutzt werden k nnen zum Beispiel von einem Call Center Sie generieren f r jede Instanz aus Uhrzeit und Datum einen Status mit dessen Hilfe der Programmablauf gezielt gesteuert werden kann So lassen sie sich beispielsweise bei Schwellwertdefinitionen einset zen Hier wird ber die Abfrage des gerade im Kalenderprofil gesetzten Zustands ge ffnet ge schlossen in Pause eine Aktion ausgel st Wie dies im einzelnen geschieht kann unter Der Schwellwert Assistent im Handbuch ACD Supervisor nachgelesen werden Zum Beispiel k nnen mit Hilfe des Schwellwert Assistenten Ausnahmeregeln definiert werden die spezielle Kalenderprofile ffnungszeiten usw ber cksichtigen Eine Regel k nnte hier folgenderma Ben aussehen Wenn in der Gruppe Hotline ein neues Gespr ch eintrifft w hrend das Kalenderprofil ff nungszeit den Status geschlossen meldet dann den Anruf an 12345 weiterleiten Alle fett hervorgehobenen Elemente in diesem Satz sind Parameter ber deren Auswahl das Vermittlungsverhalten eingestellt wird Ein Kalenderprofil set
143. die markierte Fax Briefpapier Definition aus der Liste Bedienungsfunktionen zur Definition von Fax Briefpapieren Auf der Registerkarte Seiten Definitionen werden die bereits vordefinierten Faxseiten aufge listet Weiterhin vermittelt das Vorschaufenster einen Eindruck vom Aussehen der Faxseite de ren Eintrag in der Liste markiert ist P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 5 229 Funktionsreferenz Extras Fax Briefpapier x Fas Briefpapier Definitionen Seiten Definitionen 6 CYCOS Enttemen Abbrechen Hie Dialogfunktion Beschreibung ber Neu wird eine weitere Faxseite definiert und der Liste zur Auswahl hinzugef gt Neue Faxseite erzeugen E Geben Sie den Namen der neuen Fasseite ein Name der neuer Faxzeite Musterssite1 Abbrechen Nach der Eingabe eines Namens und der Best tigung mit OK wird sofort der Faxseiten Editor gestartet In dessen Titelzeile wird der zuvor ange gebene Name f r die nun zu erstellende neue Faxseite angezeigt Wie Sie mit dem Faxseiten Editor arbeiten ist in Abschnitt 5 6 6 1 Der Fax seiten Editor auf Seite 5 231 beschrieben Bearbeiten ffnet eine in der Liste markierte Faxseite direkt im Faxseiten Editor Danach sind alle M glichkeiten zum Bearbeiten dieser Faxseite gege ben Entfernen L scht die markierte Faxseite aus der Liste Tabelle 5 36 Bedienungsfunktionen zur Definition von Fax S
144. dieses Format unterst tzt Das hei t alle Formatierungen bleiben nach der ber tragung erhalten Ansonsten erfolgt beim Empf nger eine Umsetzung des RTF Formats in ASCII Zeichen wobei als kleiner Sch nheitsfehler leider auch die Steuerzeichen f r die Text formatierung dargestellt werden Bei der Versendung als Fax bleibt die RTF Formatierung vollst ndig erhalten weil vor dem Ver sand automatisch eine Konvertierung in ein spezielles Bildformat erfolgt Wenn als Versendeart SMS gew hlt wird erfolgt eine Konvertierung des formatierten Textes vom RTF ins ASCIlI Format da auf einem Handy Display nur reine Textzeichen dargestellt werden k nnen 2 5 Versenden von Fax Nachrichten Das Erzeugen einer Fax Nachricht geht genau so vonstatten wie das Schreiben einer E Mail Sie k nnen also dazu die Funktion e Datei gt Neu gt Textnachricht oder e Datei gt Neu gt Rich Text Nachricht verwenden ber die Adressierung wird festgelegt ob der eingegebene Text als Fax Nachricht versendet wird Zum Beispiel ber die Eingabe einer Nummer die im System als Fax Nummer referenziert ist oder die expliziter Angabe der Versendeart FAXG3 P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 2 28 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Versenden von Fax Nachrichten 2 5 1 Fax Briefpapier ausw hlen Fax Briefpapiere sind Fax Formulare die Sie f r Ihre Faxzustellung nutzen k nnen Sie beste h
145. e im Feld Position gibt die Stelle an an der man sich gerade in der Tonaufzeichnung befindet P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 5 152 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Datei Men Unter L nge ist die Gesamtdauer der Aufnahme angegeben Daneben ist die Telefonnummer eingeblendet ber die die Aufnahme durchgef hrt werden kann normalerweise die eigene Im Rechten Feld ist der Funktions Status als Text Information dargestellt Die Hauptfunktionen f r die Aufnahme Wiedergabe stehen zus tzlich ber das Men Audio zur Verf gung Neue Nachricht Datei Bearbeiten Ansicht Audio Aktionen Hilfe EA Adresse Abspielen l Abspielen per Telekom Stopp 3 Pause ei m Anrufen T nn BEER Sufmahme Betreff Aufnahme per Telefon T T Position 00 00 L nge 00 00 Telefon 100 Sestoppt Sprachnachricht aufnehmen Aufnahme Durch Bet tigen dieser Schaltfl che wird die Aufzeichnung der O Sprachnachricht ber das Mikrofan das an die Soundkarte des PCs angeschlossen ist gestartet Alternativ erreichen Sie diese Funktion ber das Men Aufnahme gt Audio Aufnahme am Telefon Schaltfl che zum Starten der Aufnahme einer Sprachnachricht ber das Telefon Nach Bet tigen dieser Schaltfl che werden Sie an Ih rem Telefon angerufen Nach dem Abheben des H rers k nnen Sie die Nachricht aufsprechen Diese Funktion steht nur dann zur Verf gung wenn d
146. e Bearbeitungsfunktionen lassen sich ber das Men Fax aus dem Men des Nachrich tendialoges aufrufen zum Beispiel Vergr ern Verleinern Drehen oder zus tzliche Objek te einzeichnen Dabei ist zu beachten dass das im Vorschaufenster oder im Nachrichten dialog angezeigte Fax Dokument sich erst in einem Ansichtmodus Viewer befindet In P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 5 180 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Ansicht Men diesem Modus l sst sich das Fax zum Betrachten drehen vergr ern und bei einem mehrseitigen Dokument auch durchbl ttern Erst mit dem Bet tigen von Antworten oder Weiterleiten wird in beiden F llen der Bearbeitungsmodus aktiviert Fax Funktionen im Ansichtsmodus Testfax Joj xi Datei Bearbeiten Ansicht WER Aktionen Hilfe x v Gitterlinien Antworten Weiterleiten Optimale Breite Ganze Seite anpassen Nicht anpassen el lt 2 Anrufen Objekt zeichnen gt pP ad Ei Ey Gi Obiekteigenschaften KT ZT Ade DYCOS Ab bjektposition gt Seite 1 1 v Erste Farseite Vergro erm Verkleinem A Nach Rechts drehen Umdrehen Nach Links drehen Neue Faxseite einf gen Aktuelle Faxseite entfernen HET r r O Re AA Das Men Fax bietet im Ansichtsmodus folgende Funktionen an von denen die wichtigs ten auch ber die Werkzeugleis
147. e Funktionen Folgende Funktionen stehen Ihnen zur Verf gung P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 5 175 Funktionsreferenz Das Ansicht Men Men funktion Beschreibung ffnet das im Posteingangsfenster markierte Dokument in einem Nach richtendialog Alternativ k nnen Sie das Dokument durch Markieren und Bet tigen das nebenstehenden Buttons oder durch einen Doppelklick auf den Journaleintrag ffnen L schen Entf m Entfernt die im Journal markierte Nachricht und verschiebt sie in den Ordner Gel schte Post Dabei spielt es keine Rolle ob es sich um eine gelesene oder ungelesene Nachricht handelt Drucken 8 Speichern unter Information Strg Enter Druckt die markierte Nachricht auf dem als Standard Drucker definier ten Drucker aus ber diese Funktion l sst sich das Dokument abh ngig von der Nach richtenart unter einem beliebigen Namen in ein Verzeichnis Ihrer Wahl speichern Beim Aufruf wird ein Dialog ge ffnet in dem die entsprechen den Eingaben f r Dateiname und Dateityp sowie das Zielverzeichnis vorgenommen werden ffnet das Fenster Dokumentinformation Auf der Registerkarte Allgemein sind tabellarisch alle System Informa tionen aufgelistet die zu dieser Nachricht geh ren Die hier dargestell ten Angaben lassen sich brigens selektiv in die Tabellenkopizeile des Fensters Posteingang be
148. e Maustaste loslassen werden alle Objekte die von diesem Rechteck berdeckt werden gemeinsam ausgew hlt Folgende Funktionen sind ber das Men des Faxseiten Editors m glich Das Datei Men Das Men Datei stellt die Standard Dateifunktionen zur Verf gung Das w ren im einzelnen Men funktion Beschreibung Speichert die vorgenommen nderungen unter dem Dateinamen der zuvor zur Definition dieser Faxseite eingegeben worden ist Drucken Hier ber kann der Inhalt des Arbeitsbereiches zur Kontrolle ausgedruckt Strg P werden Beenden Beendet den Faxseiten Editor Sollte die aktuell bearbeitete Faxseite noch nicht abgespeichert sein erscheint ein Pop Up Fenster in dem Sie die Sicherung nachholen k nnen Tabelle 5 37 Das Datei Men des Faxseiten Editors Das Bearbeiten Men Das Men Bearbeiten stellt die Funktionen bereit die zum Editieren der Elemente einer Fax seite ben tigt werden R ckg ngig Nimmt die zuvor ausgel ste Aktion zur ck Die R cknahmetiefe betr gt Strg Z dabei einen Schritt Wiederholen Stellt den Zustand vor der R cknahme wieder her Strg Y Ausschneiden Schneidet das markierte Objekt aus und speichert es in der Zwischena Strg X blage zum erneuten Einf gen Kopieren Kopiert das markierte Objekt in die Zwischenablage Strg C Einf gen F gt den Inhalt der Zwischenablage in das aktuell ge ffnete Dokument Strg V ein Tabelle 5
149. e Nachricht keinen Betreff hat Sprache der Benutzeraberfl che Deutsch Masimale L nge eingehender Nachrichten Kene g Abbrechen Hilfe Einstellm glichkeiten f r die akustische Benachrichtigung Dialogelement Beschreibung f r Begr ung Wenn dieses Kontrollk stchen gesetzt wird werden Sie jedes mal wenn Sie Communications neu starten durch eine freund liche Stimme begr t Ansage ber die Soundkarte des PCs bei neuer Nachricht Es erfolgt eine Ansage ber die Soundkarte des PCs die Sie darauf hinweist dass Sie eine neue Nachricht erhalten haben bei Telefonanruf Sie werden ber einen Telefonanruf akustisch per Ansage ber den Nachrichteneingang informiert Nur m glich wenn die Te lefoniefunktionen bei Ihnen implementiert sind Tabelle 3 6 Einstellm glichkeiten f r die akustische Benachrichtigung P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 3 72 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Communications anpassen Benutzerspezifische Einstellungen vornehmen Dialogelement Beschreibung Sprache f r Ansagetexte Standardm ig haben Sie die M glichkeit dass die Systeman sagen auf Deutsch oder Englisch eingespielt werden Weitere Sprachversionen stehen auf Anfrage zur Verf gung Tabelle 3 6 Einstellm glichkeiten f r die akustische Benachrichtigung Einstellm glichkeiten f r die optische Benachrichtigung Eine optische Benachrichtigung durch Einblenden eines Po
150. e Priorit t f r den Versendezeitpunkt zuzuordnen Anmerkung Wie die Auswertung dieser Priorit ten dann vom Sys tem abgewickelt wird h ngt von den vom Administrator vorgegebe nen Systemeinstellungen ab Fax Briefpapier Diese Einstellung erzeugt das Kombinationsfeld Fax Briefpapier Hier ber lassen sich fertige Faxvorlagen die der Administrator zuvor f r Sie erstellt hat f r eigene Faxe abrufen Fax Zusatz Text Dieser Men punkt f gt ein zus tzliches Texteinga befeld ein Der in dieses Eingabefeld eingegebene Text wird an einer vom Administrator festgelegten Stelle auf der Faxseite eingef gt Ist das entsprechende Platzhalterfeld auf den Faxseiten nicht vorhan den dann bleibt eine Texteingabe in dieses Feld ohne Auswirkung Tabelle 5 3 Die Funktionen des Ansicht Men s im Dialog Neue Nachricht P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 5 139 Funktionsreferenz Das Datei Men Men funktion Beschreibung Symbolleiste Hier ber k nnen Sie sich zum bequemeren Arbeiten eine Symbolleiste mit oft benutzten Men Funktionen erzeugen Die Funktionen der einzel nen Symbolschalter sind identisch mit den entsprechenden Men Funk tionen Es sind folgende Funktionengruppen als Schaltfl chen einricht bar e Dateiaktionen Blendet den Abschnitt der Symbolleiste ein ber die per Symbolschalter grundlegende Dateifunktionen wie L schen Drucken und Speichern
151. e Signatur definieren Definiert wird eine Signatur indem Sie ber das Kombinationsfeld Signatur zum Bearbeiten w hlen die entsprechende Kennzahl 1 4 der betreffenden Signatur ausw hlen Im Bearbei tungsfenster l sst sich dann wie in einem Texteditor entweder eine bereits existierende Sig natur ndern oder falls noch keine definiert wurde eine neue Signatur eingeben P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 5 250 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Extras 5 6 13 5 Schnittstelle Die Registerkarte Schnittstelle dient zur Einstellung der diversen Benachrichtigungsm glich keiten Einstellungen E Layout drucken Faxausdruck Allgemein Signatur Schnittstelle Mail Tracking Akustische Benachrichtigung M f r Begr ung Y beineuer Nachricht MV bei Telefonanruf Sprache f r Ansagetexte Deutsch Optische Benachrichtigung Y beineuer Nachricht V bei Telefonanruf Sprache der Benutzeroberfl che Deutsch Masimale L nge eingehender Nachrichten Keine Abbrechen Hilfe ber die Einstellungen in diesem Dialog k nnen Sie die Benachrichtigungsfunktionen indivi duell an Ihre Bed rfnisse anpassen Die Benachrichtigungen werden unabh ngig davon mit welchen Programm Sie gerade arbeiten eingeblendet F r die Wiedergabe von Ansagetexten ist es erforderlich dass Ihr lokaler Rechner ber eine Soundkarte mit angeschlossen Lautspre chern verf
152. e Telefonnummer des Teilnehmers eingeben zu dem der Anrufer weitergeleitet wer den soll e Vermittlungsmodus Wenn Sie die Option Vermittlungsmodus gew hlt haben k nnen Sie mit Hilfe des dar unter liegenden Auswahlfelds den Status L ngste Leerlaufphase Zyklisch oder Linear einstellen also die Logik der Anrufverteilung an die Agenten ndern 3 Beenden Sie den Dialog mit OK P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 4 114 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Administrator Funktionen Kalenderprofile Kalenderregel bearbeiten Die Kalenderregel definiert welche Tagesprofile den Wochentagen beziehungsweise speziel len Datumsangaben zugewiesen sind Zur Bearbeitung der Kalenderregeln dienen die Schalt fl chen die sich auf der Registerkarte Kalenderprofile neben dem unteren Fenster befinden Schaltfl che Beschreibung F gt dem markierten Kalenderprofil eine neue Kalenderregel hinzu Zur Defi nition wird der Dialog Kalenderregel ge ffnet Hier ber kann eine bereits eingerichtete Kalenderregel ge ndert werden Da tums beziehungsweise Wochentagseinstellungen anpassen hinzuf gen oder l schen L schen Eine markierte Kalenderregel wird hier ber aus den Kalenderprofil entfernt Tabelle 4 13 _Bearbeitungsfunktionen f r Kalenderregeln ber den Dialog Kalenderregel werden bestimmte Tagesprofile mit Wochentagen bezie hungsweise speziellen Datumsangaben verkn pft iW chenlichem Fr
153. e andere Gruppe hineinkopiert dann wird die kopierte Gruppe ber eine Verkn pfung referenziert Diese Funktion dient dazu diese Verkn pfung zu l sen also diese Gruppe aus der ber geordneten Gruppe zu l schen Markieren Sie die verkn pfte Gruppe und rufen Sie diese Funktion auf Tabelle 5 31 5 3 12 ber Ansicht l sst sich die Struktur des Verzeichnisbaumes im Fenster Explorerverzeichnisse anpassen Dateifunktionen im Fenster Explorerverzeichnisse Das Fenster Explorerliste Wie schon im vorigen Kapitel angesprochen bilden die beiden Fenster Explorerverzeichnis se und Explorerliste eine funktionale Einheit Eines dieser Fenster alleine einzurichten w rde wenig Sinn machen Insgesamt stellen sie zusammengenommen fast einen kompletten Win dows Explorer dar der um die Postfachansichten die Anzeige der Benutzer und Kontaktinfor mationen die Telefonfunktionen sowie einige Funktionen zur Administration erweitert wurde Einige der Ansichten k nnen Sie nur dann einrichten und bearbeiten wenn Sie mit administrativen Rechten am System angemeldet sind 5 210 P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Ansicht Men Durch markieren eines Verzeichnisses im Fenster Explorerverzeichnisse ist es m glich im Fenster Explorerliste die Dateien oder sonstigen Eintr ge die sich in diesen Ordnern befin den darzustellen u
154. e gehalten wird Baut eine Konferenzschaltung eine Verbindung zu mehreren Teilneh mern auf Werden Sie w hrend einer bestehenden Telefonverbindung von einem weiteren Teilnehmer angerufen dann k nnen Sie ber diese Funktion zwischen den beiden Anrufern hin und her schalten Makeln Tabelle 2 2 2 24 ber dieses Symbol wird eine bestehende Telefonverbindung beendet Die Funktionen der Werkzeugleiste P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Einf hrung in die Bedienoberfl che 2 3 2 Der Ansichtsbereich Der Ansichtsbereich zwischen Men bereich und der Statusleiste ist das eigentliche Arbeits feld In ihm wird das aktuelle Communications Layout mit seinen Ansichtenfenstern angezeigt Auf in diesen Fenstern markierten Objekte werden die Funktionen die ber das Men bezie hungsweise die Werkzeuge der Symbolleiste ausgel st werden Aa angewendet Postausgang FTIIT AiE AMCA EEE ME ar Sendezeit Betreff a Bliss zencezel TE Empf nger Kurzer Status Kurzer Status 14 50 Report Server DOKU 73 05 2001 Administrator OK Dokument in 14 31 Test F 06 04 ont 11 24 Administrator OK Gestern 14 45 Report Server DOKU 22 05 2001 14 5 Ea y 06 04 2001 11 17 Administrator OK Montag 14 46 Report Server DOKU 21 05 2001 14 2 Ea y 06 04 2001 10 49 Administrator OK Freitag 14 40 Report Server DOKU 15 05
155. earbeitungsmodus zu gelangen w hlen Sie im Vorschaufenster oder im separat ge ffneten Ansichtsdialog Antworten beziehungsweise Weiterleiten Da durch wechseln Sie von der Fax Ansicht in den Bearbeitungsdialog P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 5 183 Funktionsreferenz Das Ansicht Men Hier stehen Ihnen Editierm glichkeiten zur Verf gung mit denen Sie die Faxnachricht mit zus tzlichem Text versehen oder grafische Objekte einf gen k nnen Sie k nnen nach der Bearbeitung das Fax weiterversenden oder die editierte Fax Nachricht auf Ihrem Rechner speichern Gitterlinien Hinterlegt die Darstellungsseite mit einem Punktraster Die Nur ber das Men Fax im ses k nnen Sie als Positionierhilfe f r einzuf gende Objekte Fax Bearbeitungsfenster nutzen Einmal eingerichtet bleibt diese Funktion aktiv bis m glich sie wieder ausgeschaltet wird Markieren Dient zur Markierung bereits eingebrachter Objekte Der zu N n chst pfeilf rmige Mauszeiger wird durch einen gekreuzten Doppelpfeil erg nzt wenn Sie ihn ber ein Element f hren das markiert werden kann Ein Klick mit der linken Maustaste Hinweis Diese Funktion w hlt dann dieses Objekt aus Alternativ lassen sich Objekte und die Funktionen zum zur Bearbeitung markieren wenn Sie mit gedr ckter linken Einf gen von Objekten so Maustaste einen Rahmen um die gew nschten Elemente wie Text finden Sie im Fax
156. echtigung ndern aus dem Kontextmen des entsprechenden Verzeichnisses genutzt In dem sich dann ffnenden Dialog werden durch Setzen der entsprechenden Kon trollk stchen die Privilegien zugewiesen Folgende Berechtigungen sind sinnvoll und m glich Berechtigung Beschreibung File Group Access Dies ist kein Benutzerprivileg sondern ein Zugriffsprivileg f r Da teien und Ordner im virtuellen Dateisystem des Communicationss Falls es gesetzt ist d rfen nur Benutzer in der gleichen Benutzer gruppe wie der Erzeuger Besitzer einer Datei oder eines Ordners auf diese zugreifen Eine direkte Zuordnung an einen Benutzer macht keinen Sinn File Owner Access Dies ist kein Benutzerprivileg sondern ein Zugriffsprivileg f r Da teien und Ordner im virtuellen Dateisystem des Communicationss Falls es gesetzt ist darf nur der Erzeuger Besitzer einer Datei oder eines Ordners auf diese zugreifen Eine direkte Zuordnung an ei nen Benutzer macht keinen Sinn SERVICE Privilege Datenbank Felder k nnen so erstellt werden dass f r eine nde rung dieses Privileg ben tigt wird Au erdem berechtigt dieses Pri vileg zur eingeschr nkten Benutzung des Benutzerdaten Editors und des HiPath Xpressions Monitors ber den die Konfiguration des HiPath Xpressions Servers erfolgt SUPERVISOR Privilege Datenbank Felder k nnen so erstellt werden dass f r eine nde rung dieses Privileg ben tigt wird Au erdem berechtigt dieses Pri vileg zur Ben
157. edem Benutzer im System zur Adressierung verwendet werden Ihre Gesamtheit bildet das globale Adressbuch auf dem Communications ber das Communications Men kann der Administrator beziehungsweise ein dazu berech tigter Benutzer neue globale Kontakte erzeugen oder schon vorhandene Eintr ge editieren Die Eingabemasken f r Eintr ge in das globale Adressbuch sind weitestgehend identisch mit denen f r die pers nlichen Kontakte Sie unterscheiden sich ausschlie lich durch die Einstel lung im Kontrollk stchen In pers nliche Datenbank Dieses Kontrollk stchen ist wenn Sie ei nen neuen pers nlichen Kontakt einrichten m chten automatisch gesetzt Wenn Sie hier das P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 4 75 Administrator Funktionen Globale Kontakte H kchen durch Anklicken l schen erzeugen Sie mit dem Abspeichern ihrer Daten dann einen Kontakteintrag in das globale Adressbuch Umgekehrt ist es wenn Sie einen globalen Kon takt erzeugen wollen In dieser Maske ist das Kontrollk stchen nicht gesetzt Ein Setzen er zeugt von hier aus einen Eintrag in das pers nliche Adressbuch des Administrators Hat ein Benutzer nicht die Berechtigung globale Kontakte einzurichten dann wird dieses Kontrollik st chen beim Erzeugen eines privaten Kontaktes grau dargestellt Das hei t die Entscheidung ob man die gemachten Angaben in das globale oder private Adressbuch aufnimmt ist nicht
158. edr ckter linken Maustas te die Linie zeichnen Solange Sie die Maustaste gedr ckt halten k nnen Sie die Richtung um den Ursprung und die L nge der Ge raden bestimmen gt Tabelle 5 40 Das Men Faxseite des Faxseiten Editors 5 238 P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Extras Objekteigenschaf ten Rechteck F gt ein Rechteck in das Dokument ein Durch Ver schieben der Ankerpunkte mit der Maus der Mauszeiger ver n dert dabei je nach m glicher Aktion seine Aussehen l sst sich die Form des Rechteckes beliebig anpassen oder die Position im Dokument ver ndern Abgerundetes Rechteck F gt ein abgerundet Rechteck ein Ne ben den Formgebungsm glichkeiten durch Verschieben der An kerpunkte Strecken Stauchen usw k nnen Sie auch den Kan tenradius ver ndern Fassen Sie dazu den inneren und andersfarbigen der beiden Anfasser an der rechten unteren Ecke des abgerundeten Rechtecks und bewegen ihn soweit ins Innere des Rechteckfeldes bis Sie den gew nschte Kantenradius erreicht haben Ellipse Hier ber l sst sich eine Ellipse oder ein Kreis in das Fax dokument einzeichnen Die Bearbeitungsm glichkeiten sind da bei die gleichen die schon beim Rechteck beschrieben worden sind Pfeil Die Funktion zum Zeichnen eines Pfeils ist identisch mit der Linienfunktion Am Ende der gezeichneten Linie ist hier eine Spit
159. efon Mein Teleton Lokales Telefon Sprachnachncht wiedergeben ber Mein Telefon Sprachnachrichten Format Law l bensache meinen Telefonstatus lv Fro Teilnehmer nur den letzten ein und ausgehenden Ruf zeigen Fax l Papiergro e Fas Briefpapier At E Lokalen Nachrichten Cache nach dem Abmelden l schen l Direkte Posteingangs Benachrichtigung Abbrechen Hilfe Folgende Einstellungen sind ber diese Registerkarte zug nglich P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 5 247 Funktionsreferenz Extras Dialogfunktion Beschreibung Mein Telefon In dieser Zeile wird Ihre Telefonnummer angezeigt falls Sie an Ihrem Arbeitsplatz ber ein Telefon verf gen und die Telefoniefunktionen eingerichtet sind Lokales Telefon Wenn Sie sich vor bergehend an einem anderen Arbeitsplatz aufhal ten und dort ber Communications am Kommunikationsserver ange meldet sind k nnen Sie Ihre eingehenden Sprach Nachrichten an das dortige Telefon umleiten Geben Sie dazu hier die entsprechen de Rufnummer dieses Telefon Anschlusses ein Sprachnachricht wie ber dieses Kombinationsfeld k nnen Sie festlegen wie Sprach dergeben ber nachrichten Voicemails wiedergegeben werden sollen e Computer Lautsprecher Die Sprachnachricht wird bei dieser Einstellung ber die Sound karte des Computers wiedergegeben Mein Telefon In diesem Fall erfolgt
160. efon an Ihrem Stammarbeitsplatz o Lokales Telefon Wenn Sie diese Option w hlen werden die eingehenden Sprach nachrichten an die im Eingabefeld Lokales Telefon eingetragene Te lefonnummer weitergeleitet und k nnen dort abgeh rt werden Sprachnachrichten ber das Kombinationsfeld des Sprach Formats k nnen Sie die Ko Format dierung f r ISDN Sprachnachrichten f r Ihr Land angeben F r den europ ischen Raum wird A Law f r die USA u Law verwendet Tabelle 3 5 Die Einstellungsoptionen auf der Registerkarte Allgemein P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 3 69 Communications anpassen Benutzerspezifische Einstellungen vornehmen Dialogelement berwache meinen Telefonstatus Pro Teilnehmer nur den letzten ein und ausgehenden Ruf zeigen Papiergr e Fax Briefpapier Beschreibung Mit diesem Kontrollk stchen kann man das Monitoring des eigenen Telefons im Journal ein beziehungsweise ausschalten Diese Funk tion ist nur bei aktivierter CTI Funktionalit t verf gbar Dieses Kontrollk stchen kann gesetzt werden um die Darstellung in den Journalen bersichtlicher zu gestalten Ist das Kontrollk stchen gesetzt wird dann wenn von einem Teilnehmer mehrere Telefonate eingegangen sind im Journal nur der aktuellste gelistet Diese Funk tion ist nur bei aktivierter CTI Funktionalit t verf gbar Auch diese Einstellung ist l nderspezifisch vorz
161. efunktionen zur Verf gung falls diese in Ihrer Systemkonfiguration nutzbar sind Zum einen sind hier verschiedene Verbin dungsm glichkeiten schaltbar zum anderen werden die Verbindungskonstellationen die Sie eingeleitet haben grafisch dargestellt 2 12 1 Wahlassistent aufrufen e Klicken Sie im Men Ansicht auf die Funktion Wahlassistent Das Fenster des Wahlassistenten wird ge ffnet Sie k nnen es freischwebend nutzen oder die entsprechender Berechtigung vorausgesetzt in das Bildschirm Layout integrie ren Die Eingabezeile dient zur Angabe der gew nschten Teilnehmeradresse Hier k nnen Sie ent weder direkt die Rufnummer oder den Namen des Teilnehmers eingeben zu dem Sie eine Te lefonverbindung aufbauen wollen Die direkte Namenseingabe ist nur dann m glich wenn ber die Datenbank eine Verkn pfung des Namens mit der entsprechenden Anschlussnummer m glich ist Die Eingabe kann dabei ber die PC Tastatur oder bei Ziffernfolgen mit Hilfe der Maus ber den W hlblock vorgenommen werden Werkzeug Symbole des Wahlassistenten Im Einzelnen kann man folgende Funktionen entweder aus dem Communications Men Wahlassistent oder ber die Symbole aufrufen P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 2 48 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Mit den Telefoniefunktionen arbeiten Funktion Beschreibung Teilnehmer suchen ffnet den Dialog Suche K
162. eichnisbaum des Fensters Explorerverzeichnisse kann das Verzeichnis Kommunikationsserver eingeblendet werden beispielsweise ber Verzeichnisse gt An sicht gt Kommunikationsserver In diesem Ordner sind die Verzeichnisse Software update MRS Server logfiles und User specific data zug nglich Diese Verzeichnisse sind eine Ab bildung der auf dem HiPath Xpressions Server abgelegten Ordner f r die Benutzer Update und Logfile Daten Diese Datenbest nde sind nur vom Administrator einzusehen und k nnen auch nur von ihm bearbeitet werden Beide Ordner und deren Unterverzeichnisse werden au tomatisch bei der Installation des HiPath Xpressions Servers mit angelegt Da es sich um Sys tem Verzeichnisse handelt sollten Sie sich bei irgendwelchen nderungen die hier vorgenom men werden genaustens dar ber Klar sein welche Auswirkungen Ihre Aktion hat P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 4 125 Administrator Funktionen Das Kommunikationsserver Verzeichnis 4 10 1 Zugriffberechtigung F r den Zugriff auf das Kommunikationsserver Verzeichnis ist explizit das Privileg Server File Access n tig das der Administrator sowohl f r einzelne Benutzer als auch f r Benutzergrup pen zuteilen kann Zus tzlich k nnen f r den Zugriff auf die vorhandenen Unterverzeichnisse weitere Berechti gungen getrennt nach Lese Schreibberechtigung eingerichtet werden Dazu wird die Funkti on Zugriffber
163. eilnehmer umgeleitet wird Wie dort ein neues Verzeichnis erstellt wird lesen Sie bitte in Ab schnitt 3 2 Mit dem Posteingangs Assistenten arbeiten auf Seite 3 63 nach Wenn Sie den Posteingang Assistent aufrufen ffnet sich das gleichnamige Fenster P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 5 240 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Extras Fosteingangs Assistent x Regel loschen Regelassistent Klicken Sie einen unterstrichenen Text zur Bearbeitung an gt Verschiebe eine Nachricht von dem Kontakt mit Namen lt gt ins Verzeichnis lt gt Folgende Regeln werden in der angegebenen Reihenfolge angewendet Neues Werzeichnie Hegel nach unten Regel nach oben vYerschiebe eine Nachricht von dem Kontakt mit Namen gt ins Verzeichnis lt gt 5 6 7 1 Verzeichnisregel erstellen Um eine neue Verteilungsregel zu definieren klicken Sie die Schaltfl che Verzeichnisregel erstellen an Im oberen Teil des Fensters wird daraufhin die Regelstruktur angezeigt Sie ent h lt vorerst die Platzhalter f r den Absender und das Empfangsverzeichnis Im Fenster darun ter m ssen nun diese Parameter festgelegt werden Gehen Sie folgenderma en vor um eine Verzeichnisregel zu definieren 1 ffnen Sie den Posteingangs Assistent ber das Communications Men Extras gt Posteingangs Assistent Erstellen Sie falls noch nicht geschehen gegebenfalls durch Bet
164. einem Datenbankabgleich zwischen Kommunikationsserver und lokaler Anwendung k nnen Sie nun Communications nutzen 5 6 2 Abmelden ber diese Funktion oder ber die Tastenkombination Shift F10 melden Sie sich mit Communications am Kommunikationsserver ab Nach dem Abmeldevorgang bleibt Communi cations zwar gestartet aber in den einzelnen Fenstern werden keine Eintr ge oder sonstige Angaben angezeigt In den Journalfenstern steht der Kommentar Es gibt keine Elemente die in dieser Ansicht dargestellt werden k nnen Andere Fenster werden g nzlich leer dargestellt Eine Neuanmeldung kann ber Extras gt Anmelden beziehungsweise die Funktionstaste F10 erfolgen 5 6 3 Suche Adresse ber diese Funktion k nnen Sie gezielt nach einem Adresseintrag in der Datenbank suchen Wie im Abschnitt 2 10 1 Adressen f r neue Nachrichten suchen auf Seite 2 45 bereits be schrieben wird der Dialog Kontakt suchen ge ffnet Die Suchmaske ist f r diese spezielle Suchfunktion allerdings ein wenig modifiziert worden So fehlt in dem hier aktuell ge ffneten Fenster Kontakt suchen die Funktion die das schnelle zusammenstellen einer Adressie rungsliste tempor re Rundsendeliste erm glicht Von der Bedienung her unterscheiden sich beide Funktionen jedoch nur minimal Im Kombinationsfeld Suchen nach wird zun chst das Datenbankfeld angegeben in dem ge sucht werden soll Alle in der HiPath Xpressions Datenbank definierten Felder f
165. eines Updates k nnen Sie das entsprechende Verzeichnis unter Software update mit der rechten Maustaste anklicken und dann aus den Kontextmen Verzeichniseigenschaften selektieren In der folgenden Abbildung sind die Verzeichniseigen schaften des Ordners Communications dargestellt P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 4 127 Administrator Funktionen Das Kommunikationsserver Verzeichnis SHORTNAME Fupdate Communications Bearbeiten VERSION 12 0 1764 Hinzuf gen Entfernen 4 10 1 2 MRS Server logfiles Das Verzeichnis HiPath Xpressions Server logfiles bildet das auf dem HiPath Xpressions Server vorhandene Verzeichnis mrs Log ab In dieses Verzeichnis werden alle vom Communications generierten Log mrxxxxxx und Statistik Dateien stxxxxxx abgelegt Zum Ansehen kopieren Sie diese per Drag amp Drop in ein Verzeichnis unter Arbeitsplatz Dort lassen sich die Text Dateien durch einen Doppelklick ffnen 4 10 1 3 User specific data Das Verzeichnis User specific data bildet das auf dem HiPath Xpressions Server vorhandene Verzeichnis mrs userdata ab Das Verzeichnis User specific data dient dazu alle glo balen Benutzerdaten zentral auf dem Server abzuspeichern um sie f r die Benutzer zur Ver f gung stellen zu k nnen Hier werden zum Beispiel die Dateien f r die entworfenen und zu sammengestellten Fax Briefpapiere unter Communications Stationeri
166. eispiel ausgehend vom Grundzu stand geschlossen nur noch die Bereiche einf gen muss bei denen ein davon abweichender Zustand erforderlich ist M glich sind kein Ge ffnet Pause e Geschlossen Der aktuell einstellte Zustand ist durch einen vorangesetzten Punkt und Fettschrift gekennzeichnet Tabelle 4 12 Die Bearbeitungsfunktionen im Men Aktionen P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 4 112 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Administrator Funktionen Kalenderprofile Vergr ern Um die Bereiche minutengenau bestimmen zu k nnen kann Bild nach oben der Darstellungsma stab ver ndert werden Der Ma stab ist Taste an der Zeitskala die unter dem Tagesprofilfenster eingeblen det ist zu erkennen Ohne Vergr erung also im Grundzustand umfasst der dar gestellte Bereich 24 Stunden Die Bereichsabstufung betr gt hier 30 Minuten In der ersten Vergr erungsstufe wird der dargestellte Bereich auf 12 Stunden gedehnt Bereichsabstufung 15 Minuten Im n chsten Schritt auf sechs Stunden Bereichsabstufung f nf Minuten dann auf drei Stunden mit einer Einstellgenauigkeit von einer Minute und im letzten auf eine Stunde Bereichsab stufung ebenfalls eine Minute Mit Hilfe des Scrollbalkens sind allerdings auch die Bereiche zug nglich die momentan nicht im Fenster dargestellt werden Verkleinern Diese Funktion macht eine zuvor vorgenommene Vergr e Bild nach unten rung schri
167. eitag Monatlich am 2 zj Tag C J hrlich am 2 zj a Am Freitag 2 August 2002 An jedem anderen Tag wird dieses Tagesprofil verwendet Freitags Profil bi Abbrechen Um eine m glichst flexible Vorgehensweise zu erreichen stehen f nf Datumsfunktionen zur Verf gung Datumsfunktion Beschreibung W chentlich am Im daneben befindlichen Kombinationsfeld lassen sich die einzelnen Wochentage f r die Zuweisung eines Tagesprofils ausw hlen Diese Funktion wird man w hlen wenn f r einzelne Wochentage unter schiedliche Tagesprofile n tig sind zum Beispiel f r Samstage und Sonntage Monatlich am Hier ber l sst sich f r bestimmte immer wiederkehrende Monatstage ein Tagesprofil zuweisen Im Kombinationsfeld ist dazu der entspre chende Monatstag auszuw hlen 1 bis 31 Tabelle 4 14 Die Datumsfunktionen zur Definition der Kalenderregeln P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 4 115 Administrator Funktionen Objektverwaltung Datumsfunktion Beschreibung J hrlich am Hier ber l sst sich f r bestimmte immer wiederkehrende Jahres ereignisse feste Feiertage usw ein Tagesprofil zuweisen Dazu wird neben diesem Eintrag der Tag und der Monat in dem das Ereignis stattfindet festgelegt Soll gezielt f r ein ganz besonders einmaliges Ereignis eine Ausnah meregel erforderlich sein kann diese Datumsfunktion herangezog
168. eiten P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 5 230 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Extras 5 6 6 1 Der Faxseiten Editor Datei Bearbeiten Ansicht Fasseite Hilfe Asup2s NDOOXKT HAI nanx E E Mustertext u E Der Faxseiten Editor dient der Erstellung und Bearbeitung einzelner Faxseiten auch Fax Mus terseiten oder Fax Logos genannt Diese k nnen sp ter zu Fax Briefpapier zusammengestellt werden Im wesentlichen verf gt der Faxseiten Editor ber Funktionen die Sie schon vom Be arbeiten von Faxnachrichten her kennen Zus tzlich zu den Zeichen und Textfunktionen ist es m glich Platzhalterfelder f r Absender Empf nger und Dokumentinformationen usw auf ei ner Musterseite zu integrieren die dann beim Versand dynamisch ausgef llt werden Der Editor gliedert sich in drei Bereiche einer Men zeile einer Werkzeugleiste und einem Ar beitsbereich e Inder Men zeile des Faxseiten Editors finden Sie s mtlich zur Bearbeitung einer Faxseite notwendigen Befehle e Die gebr uchlichsten Befehle aus der Men zeile des Faxseiten Editors lassen sich zus tz lich ber die Werkzeugleiste aufrufen Um einen Hinweis zu Funktions einer Schaltfl che zu bekommen kann man den Mauszeiger auf dem Symbol positionieren Nach kurzer Ver weildauer wird dann in einem kleinen Hilfefenster ein erkl render Text Tool Tip zur Funk tion dieser Schaltfl che angezeigt
169. elbstdefinierte Benutzerverzeichnisse 6 257 Sendepriorit t 5 139 Sendezeit 5 139 Signatur 5 249 Skill Group 4 97 Skill Level 4 99 SMS 1 10 Sprachnachricht Position in der Nachricht 5 154 Wiedergabe ber das Telefon 5 191 Statuszeile 2 25 Suchen im Betreff 5 224 Symbolleiste im Explorerverzeichnis 5 209 Z 277 T Tab Taste 5 148 Telephone User Interface TUI X 269 Tempor re Rundsendeliste 5 222 Terminalserver 6 257 Text suchen 5 140 Titelzeile 2 22 Tool Tip 5 231 TUI Telephone User Interface X 269 U ber Communications 5 255 berwachung des Telefon Status 5 248 berwachung des Telefonverkehrs Auflegen 5 202 Eintrag l schen 5 202 Fensterdarstellung 5 200 Unique 4 91 Update Communications 5 255 V Verpflichtende Gruppenf higkeit 4 98 Vertretung 5 243 Verzeichnisregel erstellen 5 241 Verzeichnisse im Funktionen Men 5 220 Viewer Fax Ansichtsmodus 5 180 VIP Routing 4 78 VoiceMail 1 11 Voicemail Privilegien gruppenspezifisch zu ordnen 4 94 Z 278 Vorschau Benutzeintrag aus Adressliste 5 206 Benutzeintrag aus Explorerliste 5 206 Kontakt 5 206 Postausgang 5 206 Posteingang 5 205 Vorschau im Journalfenster Einschr nkung 5 219 Vorschau Posteingang Antworten 5 205 Drucken 5 205 L schen 5 206 ffnen 5 205 Speichern unter 5 206 Vorschaufenster 5 204 Vorschau Men 5 206 5 221 Anrufen an 5 207 Speichern 5 207 Typ ndern 5 207 W Wahlassistent 1 10 Wahlassistent im Funktionen Men
170. eld die Linienst rke festgelegt Tabelle 5 18 Funktionen zum Editieren einer Fax Nachricht P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 5 186 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Ansicht Men Funktion Beschreibung Diese Schaltfl che stellt Ihnen eine Stempelfunktion zur Ver f gung Einerseits k nnen Sie ber die Auswahlschaltfl che bereits vordefinierte Stempel in das Fax Dokument einf gen andererseits ist es m glich eigene Stempel zu definie ren oder bestehende zu ndern beziehungsweise zu l schen Fax Dokument stempeln 1 Bet tigen Sie die Auswahlschaltfl che Es wird eine Liste mit den bereits definierten Stempeln ge ffnet Hinweis Die Stempel Genehmigt Eingegangen Abge lehnt und Entwurf werden mit der Installation als Sys tem Vorgaben zur Verf gung gestellt 2 W hlen Sie den gew nschten Stempel aus Der Stempel wird links oben auf der aktuell angezeigten Fax Seite eingeblendet 3 Positionieren Sie den Stempeltext an die gew nschten Stelle im Dokument 4 Editieren Sie gegebenenfalls den Stempeltext ber den Eigenschaften Dialog des Kontextmen s Dabei stehen Ihnen die gleichen Funktionen zur Verf gung die auch f r die Textfunktion angewendet werden k nnen Schriftart Schriftgrad Schriftschnitt Ausrich tung und Farbe Tabelle 5 18 Funktionen zum Editieren einer Fax Nachricht P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpres
171. elfen Ihnen dabei beim Positionieren Mit dem loslassen der Maustaste rastet diese Tafel dann in der Spaltenkopfzeile ein P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 5 168 Funktionsreferenz Das Ansicht Men Umgekehrt verfahren Sie wenn eine Spalte nicht mehr angezeigt werden soll zuerst mit der rechten Maustaste das Spaltenauswahlfenster ffnen und dann den entsprechenden Titel ein wenig aus der Spaltenkopfzeile herausziehen Sobald Sie nun die Maustaste loslassen wird dieser Titel wieder in das Spaltenauswahlfenster aufgenommen Anzeige in den Nachrichten Journalen Nachfolgend sind alle die Informationsspalten beschrieben die in den Nachrichten Journalen f r den Posteingang Ein den Postausgang Aus das Fenster f r die gel schte Post Del und das Schriftverkehrsfenster SV m glich sind entnehmen Sie bitte dem n chsten Kapitel Die Auswahl f r die Journalfenster die im Fenster Explorerliste erscheinen k nnen Journalspalte Beschreibung Ein Aus Del Sender Das K rzel des Absenders E Mail K rzel des Absenders E Mail mu ee 1 1 10 a Das K rzel des Empf ngers oder die Num mer des Empfangsger tes Empfangszeit Die Empfangszeit der Nachricht Der Versendezeitpunkt der Nachricht xy Nachrichten ID Eindeutige Kennung der Nachricht Dies ist eine Kennziffer MID die der Nachricht vom System zugewiesen wird Der Betreff T
172. em oder eventuell Datenverluste auszuschlie en Sonderschriftarten im Text haben folgende Bedeutung e Die Bezeichnungen von Konfigurations Parametern Fenstertiteln Dialogtexten und Bediene lementen Schaltfl chen Kontrollk stchen Registerkarten Laschen sind fett hervorgehoben zum Beispiel Login Optionen P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 1 12 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Einleitung Hardware und Systemvoraussetzungen e Datei und Verzeichnisnamen sowie Programmcodezeilen Listings erscheinen in der Schriftart Courier e Variablen sind durch den Schriftschnitt Kursiv hervorgehoben 1 4 Hardware und Systemvoraussetzungen F r den Einsatz von Communications gelten folgende Voraussetzungen 1 4 1 Hardware F r Communications gilt dass die Hardwarevoraussetzungen erf llt sein m ssen die f r das auf dem Arbeitsplatzrechner eingesetzte Betriebssystem ben tigt werden 1 4 2 Betriebssysteme Die f r die Installation von Communications freigegebenen Windows Betriebssysteme entneh men Sie bitte der Compatibility List die Sie in den Release Notes finden HiPath Xpressions Installations CD dows 98 SE ME und NT 4 zu Problemen kommen Es erscheint die Fehlermeldung COM Fehler Klasse nicht registriert aufgetreten In diesem Fall muss zuerst das Programm SystemComponentsUpdate ausgef hrt und dann die Installation wie derholt werden Sie finden dieses Programm jewei
173. em _Infos Das verzeichnis Internet Faworiten enth lt 2 Elemente e Benutzer Empf nger ffnet man ein Verzeichnis unter Benutzer Empf nger Alle Teilnehmer Alle privaten Kontakte beziehungsweise eines der Verzeichnisse die in den verschiedenen Gruppen eingerichtet sind werden im Fenster Explorerliste die Benutzer beziehungsweise Kon takteintr ge angezeigt Markiert man hier einen Eintrag dann wird die zugeh rige Daten maske im Vorschaufenster angezeigt und kann dort bearbeitet werden Das ndern von Benutzerdaten und von globalen Kontaktinformationen setzt besondere Berechtigungen voraus Zudem bietet Ihnen dieses Fenster die M glichkeit gezielt nach Benutzern oder Kontakten zu suchen Dieses Funktionsmerkmal steht Ihnen f r Verteilerlisten nicht zur Verf gung ber das Kombinationsfeld unter der Werkzeugleiste wird dazu der Datenbankeintrag vorgew hlt den man zur Filterung der Datens tze benutzen m chte In die Eingabezeile daneben wird der Suchbegriff eingegeben Je nach gew hltem Datenbankfeld kann dies eine Buchstaben oder Zahlenkombination sein Anhand der Suche nach Kontakten aus einem bestimmten Postleitzahlbereich soll kurz er l utert werden wie eine Suche abl uft P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 5 212 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Ansicht Men 1 W hlen Sie zuerst als Suchkriterium Postleitzahl im Kombinationsfeld 2 Geb
174. em muss also ber aktuelle Preisinformationen ver f gen um daraus kosteng nstigste Verbindung ausw hlen zu k nnen Ein solches System basiert auf einer Datenbank die st ndig ber die aktuellen Preisinformationen verf gt und daraus seine Verbindungsoptimierung ableitet Local Area Network LAN Lokale Netze sind Systeme f r den Hochleistungs Informationstransfer die es einer An zahl gleichberechtigter Benutzer erm glichen auf einem r umlich begrenzten Gebiet un ter Anwendung eines schnellen bertragungsmediums partnerschaftlich orientierten Nachrichtenaustausch hoher G te durchzuf hren M Mailbox Als Mailbox wird das Datenverzeichnis bezeichnet in dem alle eingehenden Nachrichten sei es eine E Mail eine Fax oder eine Sprachnachricht zur sp teren Bearbeitung gespei chert werden P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch X 265 Glossar Makeln Mittels Makeln kann man zwischen zwei externen Gespr chspartnern hin und herschal ten ohne dass der wartende Teilnehmer mith ren kann Messagestore Generischer Begriff f r den Teil eines Mail Systems welches die Mailboxen der Benutzer enth lt Beim HiPath Xpressions Server ist dies die Infostore APL Message Routing System HiPath Xpressions Das Message Routing System HiPath Xpressionserweitert den Windows NT Server um vielf ltige Kommunikationsf higkeiten Nachrichtenvermittlung f r E Mail Fax und Voicema
175. emeinschaft von Teilnehmern mit den gleichen Benutzerrechten Rechte die einem Benutzer ber die Zugeh rigkeit zu einer bestimmten Benutzergruppe zugewiesen wurden k nnen unter keinen Umst nder nachtr glich redu ziert werden Es ist allerdings m glich die Rechte eines Benutzers indi viduell zu erweitern Diese Form der Privilegienvergabe wurde hier ge w hlt um den administrativen Aufwand bei der Zuweisung bestimmter Privilegien so gering wie m glich zu halten Als Systemvorgabe sind nach der Installation bereits folgende Benutzergruppen mit bestimmten vorgesetzten Privilegien vorhanden e ACD Supervisor Group mit den Privilegien User Group Privileges plus ACD Supervisor Privilege plus Advanced USER Privilege e Advanced User Group mit den Privilegien User Group Privileges plus Advanced USER Privilege e Administrator Group mit allen Privilegien e Service Group mit den Privilegien User Group Privileges plus External Archive Query plus Global Alias Editor plus Global Distribution List Editor plus ISDN Service Remote Access plus Query Result Document View plus Server File Access plus Server Query plus Service Privilege e User Group mit den User Group Privilegien e Gastgruppe mit deutlich eingeschr nkten Privilegien Hier ber wird die Journalisierung der CTI Aktivit ten f r diesen Benutzer freigeschaltet Ist diese Option nicht gesetzt kann keine Journalisierung der Telefonate in den Fenstern unter Mein Telefon erfol
176. en 2 Rufen Sie entweder ber das Kontextmen rechte Maustaste oder mit Hilfe des Ordner symbols des Fensters Explorerverzeichnisse den Definitionsdialog f r Neues Verzeich nis auf Alternativ kann diese Funktion auch ber der Communications Men unter Ver zeichnisse aufgerufen werden Der Dialog Neues Verzeichnis wird daraufhin ge ffnet Hame des neuen Verzeichnisses Testgrupre Aktuelles Verzeichnis Gruppen gg Ungelesene Nachrichten pe e Markierte Nachrichten B Gel schte Post Benutzer Empf nger 7 Alle pers nlichen Kontakte Er Benutzergruppen Er Gruppen H g Meine pers nlichen Gruppen g Yerteilerlisten Gruppenprwilegeen far das neue Werzeichnie I F higkeitsgruppe f r ACD Abbrechen Geben Sie hier einen Namen f r die Gruppe ein 4 Bet tigen Sie OK um die Gruppendefinition abzuschlie en 5 Kopieren Sie abschie end zum Beispiel aus dem Verzeichnis Alle Teilnehmer die ent sprechenden Benutzer Kontakte per Drag amp Drop in diese Gruppe Es ist dabei m glich gleichzeitig mehrere Benutzer Kontakte der neuen Gruppe zuzuweisen 4 4 3 F higkeitsgruppen Skill Groups Setzt man beim Erstellen eines neuen Gruppen Verzeichnisses das Kontrollk stchen F hig keitsgruppe f r ACD dann wird mit Bet tigen von OK eine spezielle Gruppe eine F higkeits gruppe eingerichtet Zu erkennen ist dies an dem abweichenden Ordnersymbol a Alle Agen P31003
177. en werden zum Beispiel f r bewegliche Feiertage Hier wird das Tages profil ber eine detaillierte Datumseingabe zugewiesen An jedem anderen Alle Tage f r die kein gesondertes Tagesprofil angegeben wurde be Tag kommen dieses Profil zugewiesen Diese Datumsfunktion bietet sich somit als Standard f r das am meisten verwendete Tagesprofil an Tabelle 4 14 Die Datumsfunktionen zur Definition der Kalenderregeln Das f r die Kalenderregel vorgesehene Tagesprofil wird im untersten Kombinationsfeld festge legt Hier ber sind alle bereits vordefinierten Tagesprofile ausw hlbar Damit w rde eine Kalenderregel folgendes Aussehen haben lt Datumsfunktion gt wird dieses Tagesprofil verwendet lt Tagesprofil Name gt Beispiel W chentlich am Sonntag wird dieses Tagesprofil verwendet Feiertags Profil 4 8 Objektverwaltung ber die Objektverwaltung k nnen die Einstellungen f r e die Call Center Variablen sowie e zu den Berechtigungen zum Telefonzugriff Telefonmonitoring vorgenommen werden Zug nglich werden diese Einstellungen ber das Verzeichnis Objektzugang Sollten Sie keine Darstellung dieses Verzeichnisses im Fenster Explorerverzeichnisse finden dann ist die An zeige lediglich ausgeblendet Um das Verzeichnis Objektzugang darzustellen gehen Sie fol genderma en vor 1 Aktivieren Sie das Fenster Explorerverzeichnisse 2 Klicken Sie auf das Dreiecksymbol neben dem Globus 3 r 3 W hlen Sie aus der Men
178. en Ansicht Text Aktionen Hilfe E Adresse Senden Suchen Betreff EEE Neben der Eingabe der Adresse des Betreffs und der eigentlichen Nachricht sind die im Fol genden beschriebenen Aktionen ber die Men leiste beziehungsweise die Symbol Schaltfl chen deren Sinnbilder zu den entsprechenden Men punkten mit angegeben sind ausf hrbar Wie die Symbol Schaltfl chen eingerichtet werden ist bei der Beschreibung des Men s An sicht unter Optionen Symbolleiste nachzulesen fl che Senden noch nicht aktiv da im Dialog noch keine Angaben enthalten sind Einige Funktionen stehen jetzt noch nicht zur Verf gung Zum Beispiel ist die Schalt die ein Versenden zulassen Die Men zeile des Dialogs Neue Nachricht Auf folgende Men s stehen Ihnen im Nachrichtendialog zur Verf gung e Datei e Bearbeiten e Ansicht e Text e Aktionen e Hilfe P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 5 132 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Das Datei Men Funktionsreferenz Das Datei Men ber das Men Datei im Dialog Neue Nachricht werden die allgemeinen Funktionen aufgeru fen die Sie f r die Verwaltung Ihrer Nachrichten brauchen Die Optionen des Datei Men s sind Men funktion Beschreibung Senden Senden Startet die bermittlung einer Nachricht Speichern Strg S Speichert eine zuvor lokal abgelegte und erneut ge ffnete Nachricht Speiche
179. en Betreff Test Sprachnachricht pE I Anuken 7 Y Position 0 086 000 NN Position 00 00 L nge 00 04 Telefon Sestoppt 2 Geben Sie im Feld Adresse eine entsprechende Empf ngeradresse sowie gegebenen falls einen Betreff ein 3 Zur Aufnahme des Textes w hlen Sie mit einem Klick auf die entsprechende Schaltfl che eine Aufnahmemethode Telefon oder Mikrofon Eine Beschreibung der einzelnen Schaltfl chen finden Sie in der nachfolgenden Tabelle Schaltfl che zur Aufnahme einer Sprachnachricht ber das Telefon Nach dem Bet tigen werden Sie ber Ihr Telefon angerufen und k nnen nach dem Abheben des H rers direkt die Nachricht aufnehmen Bei eingebauter Soundkarte und daran angeschlossenem Mikrofon kann durch Bet tigen dieser Schaltfl che oder durch Aufrufen der Funktion Auf nahme aus dem Men Audio eine Sprachnachricht aufgenommen wer den Als weitere Funktionen stehen Ihnen wie bei einem Tonbandger t folgende Bedienungs elementezur Verf gung Stoppt die Aufnahme mit einem R cksprung an den Anfang der Sprach nachricht Unterbricht die Aufnahme der Sprachnachricht Fortgesetzt wird der Auf nahmevorgang indem je nach Aufnahmemedium eine der beiden Auf nahmeschaltfl chen erneut bet tigt wird Diese Schaltfl che wird bet tigt um wieder an den Anfangspunkt der Auf nahme zu gelagen Hierdurch kann schnell an das Ende der Sprachnachricht gesprungen werden zum Beispiel falls man dort zus t
180. en Sie danach in die Eingabezeile daneben als Suchbegriff den Postleitzahlbe reich ein Treffer ausfallen Je genauer Sie den Suchbegriff spezifizieren desto eingegrenzter werden die Nun werden im Fenster Explorerliste alle Benutzer und Kontakte auf die dieses Kriterium zutrifft aufgelistet D Communications Test Jan DOC Datei Bearbeiten Ansicht Personen Worschau Extras Hilfe AeA ENEA 4342 Posteingang EI k ftrasmeapH2 BE sale Sendezeit Sender Betreff 09 04 2002 14 59 E Peter Muster AW AW Monitor Ka E E lereverzechnise Ae Teilnehmer gt a 2 B Reelea Kai SE Postei RN EEE ge A kommst 5 Sagen voller Name x Poo Benutzerkennung ADMINISTRATOR 3 Postausgang H Internet F avoriten Feld Name f Mame Administrator gi Li Benutzer Empf nger G ATD TER Group Adressierun 3 Alle Teilnehmer pn re an g Pers nlich Serwerzugriff Erweitert gt SE Alle privaten Konta d g ERE aroup Gesch ftsfax 53 Hg Benutzergruppen Advanced User Group E E Gruppen Gesch ftsfax G4 E EN Meine privaten Gru i o D Rundsendelisten a c l Arkaiteniat X aaeoa BSH A a Das Verzeichnis Alle Teilnehmer enth lt 4 Elemente FH Aa 4 e Arbeitsplatz Wird bei ge ffnetem Arbeitsplatzverzeichnis ein Laufwerkbuchstabe gew hlt beziehungs weise ein Ordner auf einem beliebigen Laufwerk dann werden im Fenster Explorerliste alle Dateien die dort abgelegt
181. en im Allgemeinen aus einem Deckblatt der ersten Seite und den Folgeseiten Dabei werden in der Regel mehrere Vorlagen vom Systemadministrator vorbereitet aus denen Sie dann eine ausw hlen k nnen Das Erstellen neuer Fax Vorlagen ist nur mit administrativen Rechten m g lich P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 2 29 Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Versenden einer Voicemail Dialog Fax Briefpapier aufrufen 1 Klicken Sie im Communications Men Extras auf die Funktion Fax Briefpapier Der Dialog zur Auswahl des Fax Briefpapiers wird ge ffnet Auf der Registerkarte Fax Briefpapier Definitionen ist oben unter dem Titel Aktueller Standard der Name des Fax Briefpapiers angegeben das momentan standardm ig beim Versenden von Fax Nachrichten verwendet wird ber das Vorschaufenster rechts in diesem Dialog k nnen Sie sich ansehen wie dieses Fax Briefpapier gestaltet worden ist Die Registerkarte Erste Seite zeigt das Deckblatt also die erste zu bermittelnde Seite des Faxdokumentes an die Registerkarte Folgende Seiten wie alle daran anschlie enden Seiten aussehen 2 W hlen Sie eines der verf gbaren Fax Briefpapiere aus und klicken Sie anschlie end auf die Schaltfl che Als Standard setzen 3 Klicken Sie auf OK um den Dialog zu verlassen Damit haben Sie Ihr Standard Fax Briefpapier eingestellt Beim Versenden von Fax Nachrich ten aus dem Nachrichten Dialog
182. en sind ber die PIN Pers nliche Identifikations Nummer erh lt der Benutzer Zugang zur IVR Interactive Voice Response der Fernabfrage f r die Voicebox Auch die PIN wird bei der Eingabe nicht im Klartext angezeigt sondern jedes Zeichen wird wie beim Passwort durch einen Platzhalter repr sentiert Zus tzlich ist es in der Datenbank durch eine Einwegver schl sselung gesch tzt so das es auch dort nicht eingesehen werden kann Die Vergabe ein PIN ist dann obligatorisch wenn dieser Benutzer ber sein Telefon per Skript auf seine Mailbox zugreifen darf Es wird keine PIN als Standard vorgegeben Da aber das Voice Fax Mailbox Skript als Vor einstellung 1 1 1 1 1 1 verwendet empfiehlt es sich f r die Ersteinrich tung diese PIN zu bernehmen Tabelle 4 6 Benutzerdaten auf der Registerkarte Serverzugriff P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 4 85 Administrator Funktionen Benutzer Maskeneintrag Beschreibung Privilegien ber die Schaltfl che ndern lassen sich die Rechte die dem neuen Benutzer durch die Zuordnung zu einer bestimmten Benutzergruppe zu geteilt wurden erweitern Der sich ffnende Dialog zeigt zum einen alle Privilegien an die der Benutzer bereits hat zum anderen lassen sich wei tere Rechte durch Setzen des entsprechenden Kontrollk stchens neben der Privileg Bezeichnung zuweisen Standard O ACD Monitor Privilege Q ACO Super
183. enden administrativen Rechte im System verf gen Sie gelangen auch in den Neue Nachricht Dialog wenn Sie den Pfeil neben dem Do kument Symbol anklicken das sich unter dem Men eintrag Datei befindet und dort den entsprechenden Men punkt anklicken Das direkte Anklicken des Dokumentsym bols ffnet den Dialog Neue Nachrichten in dem Format wie Sie es bei der letzten versende ten Nachricht benutzt haben Im Einzelnen gibt es dort die folgenden Auswahlm glichkeiten e Neue Textnachricht genaue Beschreibung in Abschnitt 5 1 1 1 e Neue Rich Text Nachricht genaue Beschreibung in Abschnitt 5 1 1 2 e Neue Sprachnachricht genaue Beschreibung in Abschnitt 5 1 1 3 e Neue SMS Nachricht genaue Beschreibung in Abschnitt 5 1 1 5 e Neuer Kontakt genaue Beschreibung in Abschnitt 5 1 1 6 P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 5 131 Funktionsreferenz Das Datei Men e Neuer pers nlicher Kontakt genaue Beschreibung in Abschnitt 5 1 1 7 e Neuer Benutzer genaue Beschreibung in Abschnitt 5 1 1 8 e Neuer Agent genaue Beschreibung in Abschnitt 5 1 1 9 5 1 1 1 Neue Textnachricht Diese Versendeoption ist zu w hlen wenn Sie eine einfache Textnachricht also eine ohne spe zielle Formatierungsanweisungen zum Beispiel E Mail Fax oder SMS Nachricht versenden m chten Nach dieser Auswahl wird der Dialog Neue Nachricht ge ffnet LE Heue Nachricht Sofa Datei Bearbeit
184. enster Benutzer und Gruppen hinzuf gen Da es Unterschiede bei der Einrichtung gibt ob nur einzelne Benutzer oder eine beziehungs weise mehreren Gruppen das Recht haben sollen eine Telefonstatusanzeige realisieren zu k nnen werden im Folgenden beide Wege einzeln beschreiben 4 8 2 1 Benutzer Mitglieder von Benutzergruppen hinzuf gen Benutzer und Gruppen hinzuf gen x Gruppe advanced User Group F mE LILI Anton Aachen Berta Berlin Fis Boss Gruppe hinzufdgen Hinzugef gt Agent Test Agent4 Berta Berlin Auswahl loschen Gehen Sie folgenderma en vor um einzelnen Benutzern das Monitoring Recht einzur umen OR Abbrechen Bei der Definition der Telefon Zugriffberechtigung spielt es keine Rolle in welchen Benutzergruppen sich die Teilnehmer befinden 1 Selektieren Sie ber das Kombinationsfeld Gruppe die Benutzergruppe in der sich dieser Teilnehmer befindet Die Mitglieder der ausgew hlten Benutzergruppe erscheinen dann im oberen Feld unter Benutzer einer ausgew hlten Gruppe Auch wenn in dem Kombinationsfeld Gruppen alle Gruppen angezeigt werden also auch die Benutzergruppen kann das Monitoring nicht f r eine Benutzer gruppe insgesamt eingerichtet werden 2 Markieren Sie den Benutzer der zum Monitoren dieses Anschlusses berechtigt sein soll P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 4 120 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Admin
185. ent 2 5 nur zur layouts Pflege lterer Systeme FAX logo layouts Ablageverzeichnis f r Fax Folgeseiten Layouts f r den Client 2 5 nur for texts zur Pflege lterer Systeme fod Ablageverzeichnis f r abrufbare Faxseiten Fax on Demand Standard Voice Standard Ressourcen f r das MCK Skript Mail Resourcen Notification Verzeichnis f r die standardm ig auf dem Communications vorhande nen Text Dateien f r SMS Benachrichtigungen Playing Zwischenablage f r Sprachdateien die per PlayWave ausgegeben wer den sollen PrivRules Ordner f r lokal erstellte Vermittlungs und Markierungsregeln Standard fax on Ablageverzeichnis f r Fax Fax Abrufseiten f r den Client 2 5 nur zur demand files Pflege lterer Systeme vmdata Ablageverzeichnis f r Begr ungs und Namensansagen Voice Loop Ablageverzeichnisf r die im Wartefeld ben tigten Ansage Dateien Voicemail Zur Zeit noch ohne besondere Bedeutung Tabelle 4 16 Unterverzeichnisse im Ordner User specific data P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 4 129 Administrator Funktionen Communications Daten Cache 4 11 Communications Daten Cache Die benutzerspezifischen Nachrichtendaten werden lokal in den Benutzerprofilen abgelegt F r Terminalserver ist es m glich eigene Verzeichnisse zu definieren an denen die Benutzerdaten angelegt werden sollen Details dazu finden Sie im A
186. entsprechenden Einstellun gen k nnen in Communications ber das Men Extras gt Einstellungen auf der Registerkarte Layout drucken im Bereich Fax einpassen vorgenommen werden LeftFaxMargin lt Wert gt REG_DWORD Default 10 M gliche Werte O Bemerkung Um die Seiten Darstellung eines Fax Ausdrucks aus Communications anzupassen Hier ber kann der linke Rand eines Faxausdruckes der Heftrand bestimmt werden Der ein gegebene Wert ist der Abstand im Millimetern der f r eine Lochung des Dokumentes vorge sehen wird FaxPrintMode lt 0 oder 1 gt REG_DWORD Default 1 M gliche Werte O 1 Bemerkung Die entsprechenden Einstellungen k nnen in Communications ber das Men Extras gt Einstellungen auf der Registerkarte Layout drucken im Bereich Fax einpassen vorgenommen werden 0 gt Faxseite an Druckseite anpassen 1 gt Optimal anpassen Mit Hilfe dieses Keys kann festgelegt werden ob ein Fax Dokument immer auf einer einzigen Seite ausgegeben wird oder ob je nach l nge des Dokuments das Fax Dokument auf meh rere Druckseiten verteilt wird P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 6 259 Anhang Troubleshooting P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 6 260 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Glossar Glossar A ACD Agent Als ACD Agent oder auch Call Center Agent werden alle Personen
187. er Adresse Zeile 2 Empf nger Ort Empf nger Firma Empf nger Land Empf nger Abteilung Empf nger Schl sselwort Voller Empf ngername Empf nger Postleitzahl Hier ber wird das eigentliche Textfeld f r die Faxnachricht eingef gt Sie k nnen es in Gr e und Position variieren wie ein beliebiges an deres Objekt In dieses Feld flie t der Text ein den Sie im Arbeitsbe reich des Nachrichtenfensters eingeben Beim Versenden von Fa xnachrichten aus anderen Windows Anwendungen bleibt es unbeachtet Blendet in den Arbeitsbereich Gitterpunkte ein die das Positionieren und Ausrichten von Elementen vereinfacht Ist neben diesem Men punkt ein H kchen angezeigt dann sind die Gitterpunkte aktiviert Ein erneutes Aufrufen dieser Funktion entfernt die Gitterpunkte aus dem Arbeitsbereich Passt die aktuelle Ansicht des Arbeitsbereiches optimal an die sichtba re Fensterbreite an Ver ndert die Seitengr e so dass die gesamte Faxseite in die aktuelle Ansicht passt Durch Aufruf dieser Funktion wird ein Untermen ge ffnet dass folgen den Aktionen zum Erstellen und Editieren von Objekten enth lt Markieren Wechsel zum Markierungs Cursor Wenn Sie zum i Beispiel vorher etwas gezeichnet haben k nnen Sie hiermit wie der in den Markierungsmodus wechseln Linie Hierdurch k nnen Sie eine beliebige Linie in das Faxdoku ment einzeichnen Dazu die Einf gemarke an den gew nschten Anfangspunk der Linie setzen und mit g
188. erden an den die Nachricht weitergeleitet werden soll Zudem k nnen Sie die Nachricht mit einem Kommentar versehen Hinweis Es k nnen mehrere Nachrichten gleichzeitig weitergeleitet werden Dazu einfach die gew nschten Nachrichten wie im Windows Explorer im Journal markieren und dann die Weiterleiten Funktion aus l sen Das Ausl sen dieser Funktion leitet einen sofortigen telefonischen R ckruf an den Absender dieser Nachricht aus Diese Aktion kann nur initiiert werden wenn die Telefoniefunktionen vom System unterst tzt werden und wenn die Telefonnummer dieses Teilnehmers in der Daten bank abgelegt ist Anrufen an Der Aufruf von Anrufen an ffnet eine Liste ber die Sie ausw hlen k nnen welchen Anschluss des Teilnehmers Sie anrufen m chten Um E diese Funktion nutzen zu k nnen muss die Telefoniefunktion eingerich tet sein Zudem m ssen die entsprechenden Datenbankeintr ge f r die sen Benutzer existieren Absender Diese Funktion ffnet die Datenbankmaske mit den bekannten Absen beschreiben derangaben zu der markierten Nachricht Wenn Sie ber die entspre chenden Berechtigungen verf gen k nnen Sie hier Daten ndern bezie hungsweise erg nzen Tabelle 5 16 Bedienungsfunktionen im Fenster Posteingang P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 5 178 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Ansicht Men Men funktion Beschreibung Journal drucke
189. erf gung gestell ten Haupt Funktionen Funktion Administration E Mail Nachrichten Wahlassistent Short Message Service SMS Beschreibung Communications bietet zahlreiche Funktionen zur Administrati on des Gesamtsystems Uber Administratorzugriff und unter Verwendung eines geeigneten Layouts k nnen folgende Ein stellungen vorgenommen werden e _Benutzer Agenten hinzuf gen e Einrichten von Benutzergruppen e _Zuweisen von Gruppenprivilegien und damit Vererbung von Rechten an einzelne Benutzer Agenten e Einrichten von Verteilerlisten e Adressierung von Fax G3 und G4 Voice E Mail und SMS Diensten e Administration des globalen Adressbuchs e _Layoutvorgaben f r die Benutzeroberfl che von Communi cations erstellen e Fax Briefpapier e gestalten und f r alle Benutzer bereit stellen e Telefon Zugriffsberechtigungen ndern e Falls eingerichtet die Call Center Parameter konfigurieren E Mail Electronic Mail ist der Austausch von pers nlichen Nachrichten ber Datennetze Die Nachrichten werden in Mail boxen oder im empfangenden Rechner gespeichert und bei Be darf abgerufen E Mail Nachrichten k nnen nach dem Erhalt gegebenenfalls weiterverarbeitet werden Telefonie Bedienoberfl che mit Leistungsmerkmalen wie Anruf R ckfrage Makeln Halten und Konferenz Damit kann an jeden Besitzer eines Mobiltelefons in den GSM 900 und 1600 Mobilfunknetzen z B D1 E Plus eine Text nachricht mit maximal
190. ernativ kann der Kontakteintrag zur Bearbeitung auch in einem separaten Fenster ge ffnet werden Doppelklick auf den Eintrag im Fenster Explorerliste Gehen Sie folgenderma en vor um den Datensatz eines bestehenden pers nlichen Kontaktes zu ndern 1 Erweitern Sie im Ansichts Fenster Explorerverzeichnisse das Verzeichnis Benutzer Empf nger 2 Markieren Sie dort das Unterverzeichnis Alle pers nlichen Kontakte 3 Aktualisieren Sie in den im Vorschaufenster dargestellten Eingabemasken die Kontaktda ten 4 Speichern Sie Ihre nderungen P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 2 45 Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Adressen suchen 2 10 Adressen suchen 2 10 1 Adressen f r neue Nachrichten suchen Beim Erzeugen neuer Nachrichten k nnen Sie in jedem Nachrichtendialog gezielt nach der Empf ngeradresse suchen Dabei werden sowohl die Treffer in der globalen als auch in der pers nlichen Adressliste angezeigt Ob Sie dabei f ndig werden h ngt ausschlie lich davon ab ob die gew nschte Adresse bereits in der HiPath Xpressions Datenbank gespeichert ist Suchfunktion aufrufen 1 Bet tigen Sie die Schaltfl che Suchen oder klicken Sie im Men Aktionen auf die Funk tion Suche Adresse Der Dialog Kontakt suchen wird ge ffnet W hlen Sie im Kontrollfeld Suchen nach das Datenbankfeld aus in dem gesucht werden soll Hier lassen sich alle vorhandenen Date
191. ers nlich aus P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 2 42 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Pers nliche Kontakte eigene Adressbucheintr ge erzeugen e Registerkarte Adressierung Obligatorisch sind hier Eintr ge in die Felder Benutzerkennung Name Bevorzugte Adresse sie d rfen nur einmal vergeben werden Bei mehren Benutzern oder Kontakten mit gleichem Namen muss man sich darum mit Namenszus tzen behelfen Bei spielsweise Uwe Meier Einkauf und Uwe Meier Buchhaltung Beide Eintr ge Benutzerkennung und Name m ssen eindeutig sein Das hei t e Registerkarte Pers nlich Hier k nnen Daten eingetragen werden die das System nicht zur Adressierung aus wertet sondern die Ihnen wie in einem Notizbuch zum Beispiel f r postalische An gaben dienen k nnen Je nach Konfiguration des HiPath Xpressions Server k nnen hier weitere Datenbankfelder eingeblendet sein 3 Speichern Sie nachdem Sie alle Daten eingeben haben die Daten ber Datei gt Spei chern ber das Men oder das Diskettensymbol in der Werzeugleiste Damit haben Sie einen neuen pers nlichen Kontakt erzeugt den Sie jetzt zur Adressierung nutzen k nnen Die nachfolgenden Tabellen enthalten Informationen zu den Datenbankfeldern und den einzel nen Bedienelementen sowie Men funktionen Wo im Dialog welche Daten einzutragen sind entnehmen Sie bitte der Beschreibung vor der jewe
192. ers mit den neuen Daten ber schrieben NAch dem Bet tigen von Nein erfolgt die R ckkehr in die Maske zur Be W hlen Sie hier unbedingt Nein wenn Sie tats chlich eine Benutzerkennung oder nutzerdefinition auf der Sie dann die entsprechenden Daten korrigieren k nnen 4 2 1 2 Die Datenbankmasken Die Eingaben in die Datenbankfelder sind abh ngig von der installierten Systemumgebung und den zur Verf gung stehen Diensten Registerkarte Adressierung Diese Registerkarte dient zur Definition der Adressierungsdaten f r diesen Benutzer Geben Sie hier die Rufnummern f r Fax und Telefon sowie die E Mail Adresse ein Den Eingabefel dern Vertreter und Bevorzugte Adresse kommt eine besondere Bedeutung zu P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 4 81 Administrator Funktionen Benutzer i Neuer Benutzer JE E3 Datei Benutzer Hilfe METi Benutzerkennung TESTUSER T P In pers nliche Datenbank Name Test User Adressierung Pers nlich Serverzugriff Erweitert 000 Gesch ftsfax 33 123456 Gesch ftsfax 34 123457 Frivatfax 123458 N sesch ftsarschluss nn Mobiltelefon ee Yolcebox nn Privatan schluss ee 51S Kummer nn E Mail test user i offline com Euro Filetransfer Yerkreter TEST USERZ Bevorzugte Adresse MAILED Maskeneintrag Beschreibung Gesch ftsfax G3 Rufnummer dieses Benutzers f r den gesch ftlichen Faxanschluss
193. ert ist Ansagen sind einstellbar f r eine erfolgreiche Anmeldung am Kommunikationsserver ein Nachrich teneingang in Ihrer Mailbox und ein eingehender Telefonanruf P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch X 261 Glossar Benutzer Schnittstelle User Interface UI Mit Benutzer Schnittstelle User Interface wird das Eingabe und Ausgabemedium be zeichnet dass den Zugriff auf beliebige Systemressourcen erlaubt Das kann ein Client Programm z B Microsoft Outlook oder Communications beziehungsweise ein Adminis trations Programm z B HiPath Xpressions Monitor sein oder auch das Telefon mit sei nem Display und seiner Tastatur bei einem Voicemail System wie zum Beispiel ERGO oder Phonemail C Call Center Call Center sind Dienstleistungseinrichtungen f r Telekommunikationsaufgaben speziell f r die telefonische Unterst tzung von Kundenbelangen Call Center werden in Unterneh men im Banken und im Versicherungswesen in Versandh usern beim Direkt Banking im Support und in vielen weiteren Bereichen eingesetzt bei denen eine telefonische Un terst tzung eine Beratung oder ein Verkauf m glich ist Der Vorteil von Call Centern liegt in dem unmittelbaren Kontakt des Kunden zu der Firma Zeitaufwendiges telefonisches Weiterverbinden entf llt ebenso wie die Nachfrage nach dem richtigen Ansprechpartner oder die Bitte um R ckruf weil Call Center mit entsprechenden Funktionen wie
194. erzeichnisse zu definieren Tabelle 5 1 Die Funktionen des Datei Men s im Dialog Neue Nachricht P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 5 133 Funktionsreferenz Das Datei Men Men funktion Beschreibung Drucken Druckt die Nachricht aus Strg P 8 Information Zeigt alle Information die bez glich der Nachricht verf gbar sind und die Strg Enter jeweiligen Vermittlungswege an Eine genauere Beschreibung dazu fin den Sie in Abschnitt 5 3 4 1 Information auf Seite 5 176 L schen L scht die Nachricht und schlie t den Dialog Neue Nachricht ber das Symbol in der Titelleiste des Nachrichtendialogs k nnen Sie das ir fenster ebenfalls schlie en Beenden Schlie t den Dialog Neue Nachricht Vorher erfolgt die Abfrage ob die Alt F4 Nachricht gespeichert werden soll f r den Fall dass inzwischen get tig te Eingaben gespeichert werden sollen Tabelle 5 1 Die Funktionen des Datei Men s im Dialog Neue Nachricht Das Bearbeiten Men Das Men Bearbeiten erlaubt es den Text der Nachricht hnlich wie mit einem Textverarbei tungsprogramm zu editieren Die Optionen des Bearbeiten Men s sind Men funktion Beschreibung R ckg ngig Nimmt die unmittelbar davor gemachte Eingabe zur ck Das hei t die Strg Z R cknahmetiefe betr gt einen Schritt Wiederholen Stellt den Zustand vor der Zur cknahme mit
195. es A Gestern 14 28 lt AUTOREPORTE Autoreport alert MTA Gestern 09 59 lt AUTOREFORTE Autoreport alert InfoS Freitag 15 49 lt AUTOREFORTE Autoreport alert InfoS A Freitaa 14 14 lt AUTOREPORTE Autoreoort alert MTA z Im Folgenden werden in der Reihenfolge ihres Erscheinens im Men Ansicht die Funktionen aller m glichen Ansichtsfenster von Communications beschrieben 5 3 2 1 Editierm glichkeiten der Anzeigen in den Journalfenstern Vor der Beschreibung der Elemente und der Bedienung des ersten Fensters muss noch auf ein eingangs erw hntes besonderes Feature eingegangen werden Die Bearbeitung der Spalten kopfleiste in den Journalen ber die die Darstellungsweise und die Art der Information in den Journalfenstern an den jeweiligen Anwendungszweck angepasst werden kann Jedes Journalfenster zum Beispiel das Postausgangsfenster sowie das Fenster in dem die ge l schten Elemente angezeigt werden usw verf gt ber eine Tabellenkopfzeile die beschreibt welche Elemente in der betreffenden Spalte angezeigt werden Hinter dieser Tabellenkopfzeile verbirgt sich eine relativ komplexe aber u erst komfortable Funktion mit der Sie die vollst n dige Kontrolle ber die Darstellung der Informationen in den Journalfenstern haben Hiermit k nnen Sie selbst festlegen welche Informationen in welcher Reihenfolge und wie sortiert im Journal angezeigt werden Die jeweils darstellbaren Informationen sin
196. es Fax oder die von Ihnen definierten Communications Layouts unter Communications Statione ries Layout abgelegt Explorerverzeichnisse Dn Datei Gr e ER Internet Faworiten In dieser Ansicht gibt es keine anzeigbaren Elemente E Post H E Benutzer Empf nger El Kommunikationsser wer H Software updates H E MRS Server logfiles E User specific data ED Billboard informations for all clients E Communications H Stationaries SH Fax 9 5 Dex H E Layout HD FAx coverpage layouts HD FAs logo layouts for texts ED Standard Yoice Mail Resourcen H E Notification H E Playing HE PrivRules ED Standard fax on demand files H E vmdata ED Benutzerdefinierte Sprachansagen f r Yoicesuide H E voice Das verzeichnis enth lt 0 Elemente I a Pr Im einzelnen sind folgende Verzeichnisse vorhanden P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 4 128 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Administrator Funktionen Das Kommunikationsserver Verzeichnis Verzeichnis Beschreibung Billboard informa Dieses Verzeichnis wird nur vom Client 2 5 verwendet nur zur Pflege l tions terer Systeme Communications Stationeries Fax Ablageverzeichnis f r die Fax Musterseiten die mit dem Fax Editor er zeugt wurden Stationeries Layout Hier werden die f r den globalen Gebrauch definierten Client Layouts gespeichert FAX Coverpage Ablageverzeichnis f r Faxdeckblatt Layouts f r den Cli
197. es Kommunikationsservers Object Linking and Embedding Objekte verkn pfen und einbet ten P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Y 271 PIN Pers nliche Identifikations Nummer pt Point Ma einheit f r die Schriftgr e R RFT Rich Text Format Standard Datei Austasuchformat S SMS Short Message Service Textversand ber das Handy P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 Y 272 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Stichw rter A Abmelden 5 222 ACD F higkeitsgrad 4 99 ACD Gruppenregel Einrichtung 4 125 Administration 1 10 Administrative Funktionen 4 75 Adressbuch globales 5 156 Adressbuch Export 5 225 Adressbuch Import 5 226 Adresse suchen 5 222 Adressierung 5 146 ber Benutzerkennung 5 147 ber Gruppennamen 5 147 ber interne E Mail Adresse 2 26 ber MRS Adressierung 5 147 ber Namenseingaben 5 147 ber Nummerneingabe 5 147 ber SMTP Adresse 5 147 ber Verteilerlisten 5 147 Adressliste 5 202 Agent im Funktionen Men 5 220 Agent Definitionen Allgemein 4 90 Anzeige 4 92 automatische Rufannahme 4 92 Datei Men 5 160 Maximale Anzahl Kampagnen 4 92 Maximale Anzahl Nachrichten 4 92 Pause zwischen Anrufen 4 92 Position f r Anrufe 4 92 Position f r Kampagnen 4 92 Position f r Nachrichten 4 92 Telefonapparat 4 92 Agentenkennung 4 92 Alternative Adressierungsarten 5 147 Anlage anf gen 5 140 Anmelden 5 221 Anrufer ID Routing 4 1
198. eschreibung L schen L scht zuvor markierte Elemente beispielsweise Journaleintr ge oder Entf Textpassagen Alles markieren Markiert alle Elemente des gerade aktiven Fensters zum Beispiel um da Strg A nach alle Journaleintr ge auf einmal zu l schen oder den kompletten Text einer Nachricht zu kopieren Suchen Suchen nach einem bestimmten Begriff der im Text vorkommt Strg F Erneut suchen Setzt die Suche mit dem aktuellen Suchbegriff fort F3 Ersetzen Suchen und Ersetzen eines Begriffs Strg H Tabelle 5 12 Die Funktionen des Men s Bearbeiten im Nachrichtendialog P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 5 162 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Ansicht Men 5 3 Das Ansicht Men ber das Men Ansicht werden die Schritte ausgef hrt die zur Gestaltung und Verwaltung eines Communications Layouts notwendig sind 5 3 1 Layout erstellen bearbeiten und ausw hlen Folgende Funktionen stehen Ihnen zum Erstellen Bearbeiten und Ausw hlen eines Commu nications Layouts zur Verf gung MUSS Achten Sie darauf dass vor dem Bearbeiten eines Layouts dieses entsprerrt sein Men funktion Beschreibung Neues Layout Erzeugt ein neues lokales Communications Layout Lokale Layouts ste hen ausschlie lich dem Benutzer zur Verf gung der sie erzeugt hat Sie EB k nnen sich maximal vier lokale Layouts einrichten Nach dem Ausl
199. eser Funktion kann sofort eine neue Nachricht an den in der Adressliste markierten Teilnehmer gesendet werden Wenn Sie auf das kleine Dreieck klicken ffnet sich ein Men aus dem Sie ausw hlen k nnen in welchem Format Sie die neue Nachricht anlegen m chten Textnachricht Rich Text Nachricht Sprachnachricht oder SMS Nachricht Anrufen an Leitet einen sofortigen Anruf zum markierten Teilnehmer ein Dabei wird automatisch auf die Rufnummer zur ckgegriffen die als erste in der Liste der Kontaktdefinitionen steht Ein Klick auf das Dreieck dane ben ffnet eine erweiterte Auswahlliste die zus tzlich m gliche Tele fonnummern dieses Teilnehmers Gesch ftsanschluss Privatan schluss Mobiltelefon oder Voicebox anzeigt Die Rufnummern dazu m ssen dazu allerdings in der Datenbank existieren Abh ngig von den Berechtigungen die Sie besitzen k nnen hier ber neue Benutzer Agenten globale Kontakte beziehungsweise neue per s nliche Kontakte eingerichtet werden Nach dem Funktionsaufruf ff net sich ein Untermen das Ihnen folgende M glichkeiten anbietet e Neuer Benutzer Legt einen neuen Benutzer in der aktuell ausge w hlten Benutzergruppe an Diese Funktion ist nur mit administra tiven Rechten m glich Sind diese nicht vorhanden ist das entspre chende Symbol sowie der Men befehl nicht aktiv Neuer Agent Erzeugt einen neuen Agent in der aktuell ausge w hlten Benutzergruppe Diese Funktion ist nur mit adminis
200. et Man gelangt zu den einzelnen Einstellungen indem die entsprechende Registerlasche an geklickt wird Centers ist nur bei installiertem Call Center eingeblendet Sie ist ausschlie lich f r Die Registerkarte Caller Address Routing f r die Vermittlungsregeln eines Call den Administrator bestimmt Darum wird sie auch nur angezeigt wenn sich ein Be nutzer mit administrativen Rechten am Kommunikationsserver anmeldet N heres zu den Einstellungen auf diesen Registerkarten finden Sie in Abschnitt 4 9 An rufvermittlung in Abh ngigkeit von der Anrufer ID auf Seite 4 123 5 6 13 1 Layout Drucken Einstellungen x Layout drucken Faxausdruck Allgemein Signatur Schnittstelle Mail Tracking Dokumentintormatior Dokument Info oben 1 7 Dokumernt Info darf Inhalt berlappen sem Nr mid von org an rec Seite amp p von F Datum do Status stat Betreft sub Fax einpassen Fanseite an Druckseite anpassen i Optimal anpassen Linker Rand 5 mm Abbrechen Hie Diese Registerkarte dient zur Einstellung des Druck Layouts Hier ber lassen sich verschiede ne Optionen einstellen die die Darstellungsweise des Druckbildes bei der Ausgabe von Doku menten aus den Journalfenstern also den Fenstern Posteingang Postausgang Schriftver kehr und Gel schten Post betreffen Das Kombinationsfeld Dokument Info im oberen Bereich des Dialogs unter Dokumentinformation bestimmt wo die zus tzlichen Infor
201. etreffen Es wird nur einge blendet wenn das Vorschaufenster in das Fensterlayout eingebaut und ein Element markiert ist das im Vorschaufenster dargestellt werden kann Die hier angebotenen Aktionen sind eben falls abh ngig von dem was gerade im Vorschaufenster angezeigt wird zum Beispiel eine Do kumentvorschau oder ein Teilnehmereintrag N here Informationen zu den Funktionen dieses Men s finden Sie bei der Beschreibung des Vorschaufensters Abschnitt 5 3 10 auf Seite 5 204 5 6 Extras Dieses Men macht Ihnen allgemeine Einstellm glichkeiten zu Communications zug nglich 5 6 1 Anmelden Wenn Sie Communications starten oder wenn Sie sich ber diese Funktion alternativ auch ber die Funktionstaste F10 neu mit Communications am MRS Server anmelden wird je nach Konfiguration entweder der unten gezeigte Dialog ge ffnet oder Communications direkt gestar tet Dies ist abh ngig davon ob Sie bei der Profildefinition die Option Kennwort speichern be ziehungsweise beim letzten Start das Kontrollk stchen Kennwort f r dieses Profil behalten gesetzt haben oder nicht Einerseits verl uft die Anmeldung bequemer und schneller wenn Sie eine dieser Optionen aktiviert haben andererseits k nnten dadurch eventuell auch unberech tigte Personen Communications an Ihrem Arbeitsplatz benutzen Die Wahl der Option Kennwort speichern oder Kennwort f r dieses Profil behal ten kann zu Sicherheitsproblemen f hren Beim Starten von Communicatio
202. euen Kontaktdaten 4 1 3 VIP Routing Soll ein VIP Routing eingerichtet werden dass hei t ist f r bestimmte Anrufer eine bevorzugte Behandlung gew nscht ist dies ber die drei Eingabefelder auf der Registerkarte Pers nlich der Kontakt Datenmaske m glich e ACD F higkeit F r einen eingehenden Anruf dieses Kontaktes kann hier ber die Auswahl der f r diesen Kontakt in Frage kommenden Agenten in der angerufenen ACD Gruppe durch eine zus tz liche F higkeit eingeschr nkt werden Beispiel Ein Anrufer der die ACD Gruppe HOTLINE erreichen m chte soll m glichst immer einem Agenten zugewiesen werden der zus tzlich ber die F higkeit VIP_COMPANY_XY verf gt Dies kann dadurch erreicht werden dass dieser Agent zu der Zugeh rigkeit in der ACD Gruppe HOTLINE gleichzeitig der F higkeitsgruppe VIP_COMPANY_XY angeh rt Ist der entsprechende Agent nicht erreichbar wird der Anruf ins Wartefeld gestellt und wie ein normaler Anruf behandelt e ACD Priorit t Hier ber ist eine nderung der Priorisierung von ACD Gruppen m glich Die bei der Defi nition von ACD Gruppen vorgegebene Priorisierung wird dabei in Abh ngigkeit vom Anru fer umgestellt Gehen in einer ACD Gruppe mehrere Anrufe ein wird der Anrufer mit der h heren Priorit t zuerst an einen Agenten weitergeleitet Der h her priorisierte Anrufer kann also quasi die niedriger priorisierten berholen Hierzu stehen von niedrigste bis h
203. ext des Dokumentes Gel scht Kenn In dieser Spalte wird im Klartext Empf n zeichnung ger oder Sender angegeben ob und vom wem die Nachricht bereits gel scht wurde Diese Journalspalte ist nur f r das Fenster Gel schte Post sinnvoll Gelesen Status Blendet ein Status Symbol f r gelesene beziehungsweise ungelesene t4 Nachrichten 5 ein Tabelle 5 14 M gliche Informationsspalten f r die Journalfenster P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 5 169 Funktionsreferenz Das Ansicht Men Journalspalte Beschreibung Ein Aus Del SV Dokument Status In dieser Spalte wird der Status eines gesen deten Dokumentes Postausgang grafisch durch Symbole angezeigt ae bermittlung OK ae bermittlung gest rt bermittlung l uft Kurzer Status Kurzer Texteintrag zum Nachrichtenstatus Dienst Durch Einblenden einer Spalte wird der Dienst angezeigt mit dem die Nachricht bermittelt wurde interne E Mail externe E Mail Fax Sprachnachricht Bg Nachricht mit Dateianhang Durchschlag Zeigt als Symbol an bereinanderliegende Briefe dass die Nachricht als Kopie Carbon Copy CC empfangen wurde Weitergeleiteter Nimmt eine Spalte ins Journal auf in der als Durchschlag Symbol bereinanderliegende Briefe ange zeigt wird ob die Nachrichten als Kopie an Sie weitergeleitet wurden Wurde gedruckt Markiert bereits ausgedru
204. extnach richt oder Neue Rich Text Nachricht w hlen Geben Sie dort wie blich Ihren Nachrichten Text ein und formatieren Sie ihn gegebenenfalls nur m glich falls Sie Neue Rich Text Nach richt gew hlt haben Optional k nnen Sie ber die Versendeoptionen ein Fax Briefpapier aus w hlen und einen Fax Zusatz Text eingeben wenn Ihr Administrator das im System eingerich tet hat Der Versand als Fax Nachricht wird ausschlie lich ber die Adressierung bestimmt Beispiele Hans Muster FAXG3 oder 1234567 FAXG3 P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 5 151 Funktionsreferenz Das Datei Men 5 1 1 3 Neue Sprachnachricht Auch dieser Men punkt entspricht bis auf die besonderen Aufnahme und Wiedergabefunktio nen dem zuvor beschriebenen Neue Textnachricht beziehungsweise dem Neue Rich Text Nachricht Dialog Um dieses Nachrichtenformat uneingeschr nkt nutzen zu k nnen ist es erforderlich dass Ihr Rechner ber eine Soundkarte mit angeschlossenen Lautsprechern und Mikrofon verf gt oder das bei Ihnen die Telefonie Funktionen freigeschaltet sind um eine Wiedergabe ber Ihr Telefon zu erm glichen Nach dem Aufruf Datei gt Neu gt Sprachnachricht ffnet sich ebenfalls der Nachrichtendialog das im Nachrichtenfeld die Bedienungselemente zur Verf gung stellt die Sie zur Aufnahme und Wiedergabe der Sprachnachricht ben tigen Sie gelangen auch in den Dia
205. extnachrichten E Mail Fax und SMS 2 4 Versenden von Textnachrichten E Mail Fax und SMS 2 4 1 Versenden im Standard Textformat F r den Versand von E Mails ber das Internet und f r SMS Nachrichten sollte standardm ig der ASCII Zeichensatz verwendet werden Der ASCIl Zeichensatz enth lt genormte Schriftzei chen deren Darstellung und Gr e nicht ver ndert formatiert werden kann Dieser Zeichen satz kann nat rlich auch f r die anderen Textnachrichten zum Beispiel Fax benutzt werden Um eine Nachricht in diesem Format zu erstellen gehen Sie folgenderma en vor 1 Rufen Sie aus dem Men Datei gt Neu gt Textnachricht auf Der Nachrichtendialog wird ge ffnet Neue Nachricht ioj x Datei Bearbeiten Ansicht Text Aktionen Hilfe LER Adresse Testbenutzer MAILBOX Senden Suchen Betreff Test E Mail i Antuhen T i chricht 2 Geben Sie in die Eingabezeile Adresse eine g ltige Adresse mit der gew nschtem Ver sendeart Dienst ein Alternativ k nnen Sie ber die Schaltfl che Suchen Adressen in diesen Dialog bernehmen die bereits der Datenbank des Systems abgelegt sind Die Angabe der Adresse muss immer nach folgendem Muster vorgenommen werden Adresse Versendeart Anmerkung Die Versendeart bezeichnet den Dienst mit dem die Nachricht versendet wird Beispiele F r eine interne E Mail Testbenutzer1 Mailbox F r eine Internet E Mail peter muster offline de SMTP
206. eziehungsweise Abh ren dieser Nachrichten zur Verf gung gestellt Die allgemeinen Bearbeitungsm glichkeiten f r eine ge ffnete Nachricht sind in Abschnitt 5 1 1 auf Seite 5 131 beschrieben Alle davon abweichenden Funktionsm glichkeiten werden im folgenden erl utert e F reingegangene Textnachrichten Speichern von eingegangenen Textnachrichten Wenn Sie eine ge ffnete Text Nachricht lokal speichern m chten ber Datei gt Speichern unter werden Ihnen die Formate e TXT f r reine Text Nachrichten e RTF f r Rich Text Nachrichten und alternativ dazu e PMF das Communications Format angeboten P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 5 179 Funktionsreferenz Das Ansicht Men Welches Format Sie hier w hlen sollten Sie davon abh ngig machen wie die gespeicher te Nachricht sp ter weiter verwendet werden soll Dient das Speichern der Nachricht der Archivierung und wird diese sp ter nur in Communications wieder ge ffnet dann ist es rat sam das PMF Format zu verwenden Hierdurch werden auch die Adressinformation und die Dateianh nge mit gespeichert F r eine nachfolgende Bearbeitung in anderen Anwen dungen ist sicher das TXT beziehungsweise RTF Format vorzuziehen Bei Text Nachrich ten mit Datei Anhang steht ausschlie lich das PMF Format zur Verf gung da nur so der gesamten Nachrichteninhalt also auch die Formatierungen f r Rich Text und die Dateian
207. f r Fax G3 Gesch ftsfax G4 Rufnummer dieses Benutzers f r den gesch ftlichen Faxanschluss f r Fax G4 Privatfax Rufnummer dieses Benutzers f r den privaten Faxanschluss Gesch ftsan Telefon Nummer des Gesch ftsanschlusses dieses Benutzers schluss Mobiltelefon Handy Nummer dieses Benutzers Voicemail Voicemail Nummer dieses Benutzers Privatanschluss Telefon Nummer des Privatanschlusses dieses Benutzers SMS Nummer Handy Nummer dieses Benutzers E Mail E Mail Adresse dieses Benutzers Euro Filetransfer Rufnummer f r Euro Filetransfer dieses Benutzers Tabelle 4 4 Benutzerdaten auf der Registerkarte Adressierung P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 4 82 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Administrator Funktionen Benutzer Maskeneintrag Beschreibung Vertreter In dieses Eingabefeld kann die Adresse eines Vertreters eingegeben werden Dies ist zum Beispiel f r den Fall sinnvoll wenn ein Mitarbeiter die Firma verl sst und darum der Benutzereintrag gel scht werden soll Im Allgemeinen wird man den Benutzereintrag nicht sofort komplett l schen sondern ihn vorerst in einen Kontakteintrag umwandeln Durch die Definition eines Vertreters l sst sich verhindern dass Nachrichten die weiterhin an diesen Mitarbeiter adressiert sind verloren gehen Des sen Nachrichten werden hier ber an einen anderen Mitarbeiter weiterge leitet Bevorzugte Hier ber l
208. fnummer Alternativ k nnen Sie di rekt den Namen des Teilnehmers eingeben wenn ber die Datenbank eine Verkn pfung des Namens mit der entsprechenden Anschlussnummer hergestellt ist Uber das Listenfeld Aus wahlsymbol k nnen Sie zus tzlich eine erneute Verbindung zu einem der 16 Teilnehmer her gestellt werden mit denen Sie zuletzt telefoniert haben Dazu einfach den Teilnehmer aus der Liste ausw hlen und die Schaltfl che mit dem H rer Symbol bet tigen Eingaben k nnen ber den W hlblock im Fenster des Wahlassistenten vorgenommen werden Alternativ lassen sich die Telefonnummer ber die Tastatur des PCs eingeben wenn Sie zuvor die Einf gemarke in das Adressfeld gesetzt haben Im Einzelnen kann man folgende Funktionen entweder aus dem Communications Men Wah lassistent und oder die Symbolschalter aufrufen P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 5 197 Funktionsreferenz Das Ansicht Men Teilnehmer su chen Anrufen 2 ffnet den Dialog Suche Kontakt um anzurufen Hier ber k nnen Sie eine Recherche nach einer Teilnehmernummer starten Damit die gesuchte Teilnehmeradresse gefunden werden kann muss sie in der Systemdatenbank vorhanden sein Wie Sie im Einzelnen die Such funktion nutzen k nnen finden Sie bei der Beschreibung zum Men punkt Adresse suchen im Communications Men Extras gt Suche Adresse N here Informationen zu dieser Funktion finden Sie
209. formationen rund um die Uhr anzubie ten Sie geben auf Ihrem Faxger t die Fax On Demand Nummer des Informationsanbie ters und die Durchwahl Nummer der Seite die die gew nschte Information enth lt ein und dr cken an Ihrem Faxger t auf Senden Nach Erhalt dieser Anforderung sendet der Hi Path Xpressions Server die gew nschte Information an Ihr Faxger t zur ck Der besonde re Vorteil liegt im hohen Automatisierungsgrad und dem daraus resultierenden 24 Stun den Service H Headset Ein Headset ist ein Werkzeug f r professionelle Telefonierer Es besteht aus einem Kopf h rer und einem Mikrofon P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch X 263 Glossar Heimagent Bezeichnet Call Center Mitarbeiter die ihrer Arbeit von zu Hause aus nachgehen Sie sind dennoch in das ACD System eingebunden sind also vom Routing und statistischen Aus wertungen betroffen Hostsysteme W rtlich hei t Host Gastgeber Hosts sind Gro rechner und Server an denen Arbeits stationen Clients oder Terminals angeschlossen sind f r die innerhalb eines Netzwerks besondere Dienste bereitgestellt werden einige Hosts sind z B News FTP oder Name Server andere sind Router oder HTTP Server die das Hypertext Transfer Protocol be reitstellen auf dem das World Wide Web basiert Integrated Services Digital Network ISDN ISDN ist ein fl chendeckendes Dienste integrierendes Digitalnetz das a
210. fresh Zeit an zupassen ist der Registry Wert ServerPollRate im Schl ssel HKEY_CURRENT_USER Software Cycos AG Communications GUl anzupassen ServerPollRate lt 0 1 2 3 4 gt REG_DWORD Default M gliche Werte 0 gt 40 Sekunden Refresh Zeit f r den Posteingang und den Postausgang 1 gt 60 Sekunden f r den Posteingang und f r den Postausgang 2 gt 90 Sek f r den Posteingang 120 Sekunden f r den Postausgang 3 gt 2 Minuten f r den Posteingang und 10 Minuten f r den Postausgang 4 gt 4 Minuten f r den Posteingang und 10 Minuten f r den Postausgang Bemerkung Einstellung des Pollintervalls f r den Refresh der Posteingangs und Postausgangsjournale 6 1 3 Probleme beim Ausdrucken von Fax Dokumenten Wird bei einem Fax Ausdruck die Schrift zu klein wiedergegeben und somit das Fax schwer lesbar l sst sich dies beim Benutzer ber eine Anpassung der Registry Keys LeftFaxMargin beziehungsweise FaxPrintMode erreichen F r den Fax Ausdruck aus einer OCX Komponen te Faxviewer sind diese Werte im Registry Schl ssel HKCU Software Cycos AG COM FaxViewer abgelegt F r einen Fax Ausdruck aus Communications befinden sich die beiden Registry Keys im Schl ssel P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 6 258 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Anhang Troubleshooting HKCU Software Cycos AG Communications GUl m ssen die Registry Keys nicht editiert zu werden Die
211. ge die bei zu schmaler Spaltenbreite nicht ganz angezeigt wer den vollst ndig sichtbar gemacht werden Ein Doppelklick mit der linken Maustaste direkt auf die Begrenzungslinie passt die Breite der entsprechenden Spalte automatisch an den l ngsten Eintrag an Sortierreihenfolge der Journaleintr ge ndern Ein Einzelklick in irgendein Kopfzeilenfeld legt fest dass die Sortierreihenfolge im Journal auf den Eintr gen in dieser Spalte basieren soll Zur Kennzeichnung dass nun das gesamte Jour nal nach den Eintr gen dieser Spalte sortiert ist wird ein kleines reliefartig gestaltetes Dreieck in dieses Feld eingeblendet Ein weiterer Klick in dieses Feld kehrt die Sortierrichtung und das Dreieck um Sortiert wird abh ngig vom Thema der Spalte nach den Kriterien Zahlen auf steigend oder abfallend Text alphabetisch aufsteigend oder abfallend und der zeitlichen Ab folge j ngstes oder ltestes Ereignis Handelt es sich zum Beispiel um reine Texteintr ge werden die Spalteneintr ge in aufsteigender alphabetischer Reihenfolge der erste Buchstabe des Alphabetes oben gezeigt wenn die Spitze des Dreiecks nach oben zeigt Weist das Drei eck nach unten ist der oberste Eintrag der alphabetisch letzte aus der Liste Bei Zeitangaben Sendezeit usw wird das j ngste Ereignis oben in der Spalte angezeigt wenn das Dreieck nach unten gerichtet ist ndern der Spaltenkopfzeile in den Journalfenstern Wenn Sie mit der rechten Maustaste
212. gen 22222 naneeeeneeeenen nennen 4 118 4 8 2 1 Benutzer Mitglieder von Benutzergruppen hinzuf gen 4 120 4 8 2 2 Gruppen oder Mitglieder von Gruppen hinzuf gen 4 121 4 9 Anrufvermittlung in Abh ngigkeit von der Anrufer ID 2222222 nee 4 123 4 9 1 Einrichtung einer globalen Vermittlungsregel 2 22 22 n nee eeennn 4 124 4 9 2 Einrichtung von ACD Gruppenregeln 22 2 aaaea 4 125 4 10 Das Kommunikationsserver Verzeichnis 222222202 een 4 125 4 1 0 1 ZUGTIIDErSENIQUNg 4 4 2 42a sauren a nen 4 126 4 10 1 1 Software updates 22 22 u us 00a 1 a aan ann 4 126 4 10 1 2 MRS Server logfiles 22222 nneeneeneeneeneer nennen 4 128 4 10 1 3 User specific dat i sss sercante 4a AR re takanani aiia 4 128 4 11 Communications Daten Cache n n aaa aaaea a eneennn nennen 4 130 5 FUNkUONSrelerENZ ccrann ara RE ran rin 5 131 5 1 D Dale MEHU eeaeee enia ann a a ee ra ale a ET E 5 131 wT NEU serrera ER EEE TEE RE 5 131 8 1 1 1 Neue TEXINachticht 223 245220 a ee nn E 5 132 5 1 1 2 Neue Rich Text Nachricht 2 2222 neneneneneeeee een 5 148 5 1 1 3 Neue Sprachnachricht 2 542 2442 4 204444 4 2 1 ea 5 152 5 1 1 4 Kommentar an eine Sprachnachricht anf gen 2 222222 5 155 SRLS NEVE SMS Nachricht sarre 24 22 42er din 5 155 5 11 60 Neui KONAK eae a ur an e aa e a a a E R e Ea r S 5 156 5 1 1 7 Neuer pers nlicher Kontakt naana aaae
213. gen Nachrichtenwar tesignal Ist f r diesen Teilnehmer am Telefon die Signalisierung f r neu eingehen de Nachrichten gew nscht Message Waiting Indicator MWI dann kann hier die Telefonnummer eingetragen werden an die die Signalisierung gehen soll Tabelle 4 6 Benutzerdaten auf der Registerkarte Serverzugriff P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 4 87 Administrator Funktionen Benutzer Maskeneintrag Beschreibung Pmi hostname Benutzerkonto Definition f r den POP3 Mail Import Details hierzu finden Pmi password Sie im Handbuch Server Administration unter POP3 Mail Import Pmi schedule Pmi username TCI IP Adresse Hier wird automatisch die TCP IP Adresse des Arbeitsplatzrechners ein getragen wenn der Benutzer eine aktive Zustellung von Nachrichten ein gestellt hat und Communications ber TCP IP angebunden ist SPX Adresse Analog zu TCP IP nur bei einer Client Anbindung ber SPX Windows Pipe Analog zu TCP IP nur bei einer Client Anbindung ber Named Pipes zum Beispiel f r den Client 2 5 Lotus Notes Feld f r die Eingabe der Lotus Notes Adresse in einer Lotus Notes Um gebung Eine Referenzierung dieses Feldes ber LN im Datenfeld Be vorzugte Adresse leitet dann alle eingehenden Nachrichten an das Lo tus Notes Gateway weiter Microsoft Ex Feld f r die Eingabe der MS Exchange Adresse in einer Exchange Um change ge
214. gende Standard Funktionen stehen zur Nachrichtenbearbeitung zur Verf gung P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 2 35 Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Empfangene Nachrichten bearbeiten Bearbeitungsfunktion Beschreibung Antworten 1 Bet tigen Sie zur Beantwortung der Nachricht die Schaltfl che Allen antworten Antworten Daraufhin ffnet sich der Nachrichtendialog der in der Titelzeile mit Re gefolgt vom Betreffeintrag benannt ist Diese Funktion beinhaltet dass automatisch die korrekte Empf ngeradresse aus der ge ffneten Nachricht bernommen und vor den Betreff ein Re Reply eingef gt wird Sie brauchen sich also nur noch um den Text zu k mmern den Sie als Antwort zustellen wollen Im Textfeld wird die urspr ngliche Nachricht angezeigt deren Zeilen durch eine spitze Klammer gt gekennzeichnet sind Geben Sie hier an beliebiger Stelle Ihren Antworttext ein 2 Bearbeiten Sie den Text Zum Editieren des Textes stehen Ihnen die selben M glichkei ten zur Verf gung die Sie aus anderen Textverarbeitungspro grammen kennen So k nnen Sie Text aus der Zwischenablage einf gen den Gesamttext oder Textpassagen markieren und l schen oder ausschneiden beziehungsweise kopieren um ihn an anderer Stelle wieder einzubauen oder ber Suchen und Er setzen den Text korrigieren 3 F gen Sie bei Bedarf einen beliebigen Dateianhang hinzu 4 Bet
215. glich machen Gibt es Benutzer denen nur ein vom Administrator vorgefertigtes Layout zur Verf gung stehen soll dann sollten Sie dies vorab entwerfen und es dann ber den Men punkt Allen Benutzern zug nglich machen ver ffentlichen Der Administrator kann maximal vier Layouts zu diesem Zweck vorbereiten Siehe dazu Abschnitt 4 5 2 2 Administration der Layout Benutzerrechte Zuweisen eines Layouts zu Benutzern Die Zuweisung von bestimmten Layouts zu unterschiedlichen Benutzern wird ber den Einrich tungsdialog f r den Benutzer vorgenommen Auf der Registerkarte Erweitert wird dazu in das Datenfeld Layout der Definitionsname des Layouts eingetragen das diesem Benutzer zur Ver f gung stehen soll 4 6 Fax Briefpapier entwerfen und zusammenstellen Ein Fax Briefpapier besteht im Allgemeinen immer aus einem Deckblatt dem Cover und den sich daran anschlie enden Folgeseiten P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 4 107 Administrator Funktionen Kalenderprofile In Communications ist es m glich beliebig viele Fax Musterseiten zu erstellen Diese k nnen dann wiederum zu verschiedenen Fax Briefpapieren zusammengestellt werden Alle vom Administrator definierten Fax Briefpapiere k nnen wahlweise von den Benutzern ver wendet werden Die Zusammenstellung und das Editieren von Fax Briefpapier erfolgt ber das Communicati ons Hauptmen indem man ber das Men Extras
216. gne Hinter einem Kampagneneintrag steht eine Rufnummer die der bearbeitende Agent zu w hlen hat Dies k nnte z B die Rufnummer eines Kunden sein der zu einem bestimmten Thema einen R ckrufwunsch ge u ert hat Kommunikationsserver Ein Kommunikationsserver ist entweder ein eigenst ndiger Rechner oder eine Sammlung von Hard und Softwaremodulen innerhalb eines allgemeinen Systems Er leistet f r die angeschlossenen Clients Kommunikationsaufgaben im weitesten Sinne von der Herstel lung einfacher Verbindungen bis hin zur Verwaltung eines elektronischen Postamtes Kom munikationsserver sind Funktionseinheiten die die Kommunikation zwischen LAN Statio nen und Teilnehmern au erhalb des LANs erm glichen Sie kommen auch in Verbindung mit der PC Host Kopplung vor Hier realisieren sie den bergang von LAN spezifischen Protokollen zu den Protokollen der Host Welt L Least Cost Routing LCR Least Cost Routing ist ein Mehrwertdienst im Tk Bereich der in direktem Zusammenhang mit der Liberalisierung der Telekommunikationsleistungen steht Das Least Cost Routing bietet dem Betreiber die M glichkeit die preiswerteste Verbindung ber Kommunikations netze verschiedenster Betreiber zu schalten Das Least Cost Routing wird f r jede einzel ne Verbindung errechnet und entsprechend geschaltet Im LCR spiegeln sich die verschie denen Tarife der einzelnen TK Anbieter wider Die Tageszeit die Entfernung und bertragungskapazit t Ein LCR Syst
217. h Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Pers nliche Kontakte eigene Adressbucheintr ge erzeugen Men Benutzer Sende neue Nachricht Nachdem ein neuer Kontakt eingerichtet wurde kann ber diesen an Kontakt Men punkt direkt eine neue Nachricht an diesen Teilnehmer gesen det werden Uber die Auswahl des Nachrichtenformats gelangt man sofort in das entsprechende Nachrichtenfenster Anrufen an Nachdem ein neuer Kontakt eingerichtet wurde kann ber diesen Men punkt direkt eine Telefonverbindung zu diesem Teilnehmer aufgebaut werden Die Auswahl der Telefonnummer erfolgt ber die entsprechenden Eintr ge der Datenbankfelder f r Gesch ftsan schluss Privatanschluss Mobiltelefon und Voicebox Typ ndern Dieser Men punkt ist nur f r den Systemadministrator sinnvoll Da rum ist er bei der Definition privater Kontakte ohne Funktion Tabelle 2 11 Bedienungs und Men funktionen zum Anlegen pers nlicher Kontakte 2 9 2 Editieren eines bestehenden pers nlichen Kontakt Eintrages Zum Bearbeiten bestehender Kontakt Eintr ge sind die pers nlichen Kontakte im Verzeichnis Alle pers nlichen Kontakte zusammengefasst und zug nglich Sie werden nach dem ffnen dieses Ordners im Fenster Explorerliste dargestellt Wenn der entsprechende Kontakteintrag markiert ist werden die Kontaktinformationen direkt im Vorschaufenster angezeigt und k nnen dort auch bearbeitet werden Alt
218. h des Dialogs und die obligato rischen Datenfelder auf der Registerkarte Serverzugriff siehe Abschnitt 4 2 1 2 auf Seite 4 84 ausgef llt sein damit dieser registriert werden kann Eingabezeilen im Kopfbereich des Dialogs Dialogeintrag Beschreibung Benutzerkennung Dies ist der Anmelde Name der auch als Kurzrufname E Mail verwen det wird Dieser Namenseintrag muss eindeutig sein und nur die Zeichen A Z und 0 9 enthalten F r ihre Definition k nnen maximal 26 Zei chen verwendet werden Theoretisch w re es m glich 63 Zeichen zu be nutzen Da aber zur Bildung der Versandadresse weitere Bestandteile hinzugef gt werden k nnte es bei der Adressenbildung dazu kommen dass der Adressbereich berschritten wird F r die Versandadresse ste hen ebenfalls maximal 63 Zeichen zur Verf gung Das k nnte im Endef fekt dazu f hren dass die Adresse verf lscht wird Hinweis Wird dieser Eintrag nicht vorgenommen dann erzeugt Com munications ber die Eingabe im Feld Name automatisch eine Benut zerkennung Sie sollten es sich aber besser zur Regel machen die Be nutzerkennung selbst zu definieren da so nur sinnvolle Kurzruf Namen zustande kommen Tabelle 4 3 Eingabezeilen im Kopfbereich zur Neudefinition von Benutzern P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 4 80 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Administrator Funktionen Benutzer Dialogeintrag Beschreibung Hier ist der vollst ndige Benutzerna
219. hen Das Suchergebnis erscheint im Anzeigebereich des Dialogfensters 5 Markieren Sie den gew nschten Eintrag in der angezeigten Liste Bet tigen Sie die Schaltfl che f r den gew nschten Anschluss um den Anruf einzuleiten 2 12 3 Telefonverkehr berwachen Wenn die Telefoniefunktionen zur Verf gung stehen k nnen Sie verschiedene Journalfenster in die Communications Oberfl che aufnehmen mit denen Sie sich Ihre Telefonaktivit ten an zeigen lassen k nnen Je nach Fensterauswahl werden hier tabellarisch Informationen zu den entsprechenden Verbindungen angezeigt Die Eintr ge in der Titelkopfzeile sind hier wie bei allen Journalfenstern ber einen Rechtsklick auf diese Titelzeile einstellbar siehe Abschnitt Abschnitt 5 3 2 1 Editierm glichkeiten der Anzeigen in den Journalfenstern auf Seite 5 166 indem Sie eines der Verzeichnisse unter Mein Telefon im Fenster Explorerver Sie k nnen sich die gleichen Journalansichten im Fenster Explorerliste erzeugen zeichnisse ffnen Siehe dazu Abschnitt 5 3 12 auf Seite 5 216 Journalfenster einf gen 1 Klicken Sie im Men Ansicht auf die Funktion Mein Telefon 2 W hlen Sie eines der angezeigten Journalfenster aus Folgenden Fenster k nnen Sie einrichten P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 2 51 Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Mit den Telefoniefunktionen arbeiten Fensterfunktion Beschreibung
220. hmer ein Diese Funktion ist nur m glich wenn die Telefoniefunktionen unterst tzt werden und das Monitoren dieses Anschlusses erlaubt ist Symbolansicht ber diese Funktion l sst sich die Liste der Gruppenmitglieder in zwei spaltig darstellen Durch Bet tigen der Druckersymbol Schaltfl che kann die aktuell im Fenster Adressliste dargestellte Teilnehmerliste ausgedruckt werden Tabelle 5 27 Die Bedienungsfunktionen im Fenster Adressliste 5 3 10 Das Vorschaufenster Im Vorschaufenster werden abh ngig vom gerade aktivierten Fenster und dem dort markier ten Eintrag unterschiedliche Informationen angezeigt So wird zum Beispiel der Inhalt eines in den Journalfenstern markierten Dokumentes mit symbolisierter Darstellung von Datei Anh n gen oder die Datenbankeintr ge zu einem markierten Kontakt beziehungsweise Benutzer aus dem Adresslistenfenster oder der Explorerliste angezeigt Die Bearbeitungsm glichkeiten die Ihnen im Communications Hauptmen unter Vorschau zur Verf gung stehen richten sich nach den Funktionen die in den entsprechenden Fenstern sinnvoll und erlaubt sind Der Men punkt wird automatisch in das Communications Hauptme n eingeblendet wenn das Vorschaufenster in die GUI aufgenommen und ein Element mar P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 5 204 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Ansicht Men Kiert ist dass eine Vorschau zul sst Einige wicht
221. hrenerfassung den Displayanzeigen der Kundendatener fassung In Deutschland gelten f r die Verarbeitung und Nutzung solcher personenbezogenen Daten unter anderem die Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes BDSG F r andere L n der beachten Sie bitte die jeweiligen entsprechenden Landesgesetze Datenschutz hat die Aufgabe den einzelnen davor zu sch tzen dass er durch den Umgang mit seinen personenbezogenen Daten in seinem Pers nlichkeitsrecht beeintr chtigt wird Fer ner hat Datenschutz die Aufgabe durch den Schutz der Daten vor Missbrauch in ihren Verar beitungsphasen der Beeintr chtigung fremder und eigener schutzw rdiger Belange zu begeg nen Richtlinien f r Mitarbeiter der Cycos AG Mitarbeiter der Cycos AG sind durch die Arbeitsordnung zur Wahrung von Gesch fts und Da tengeheimnissen verpflichtet Um die gesetzlichen Bestimmungen beim Service ob beim Service vor Ort oder beim Te leservice konsequent einzuhalten sollten Sie folgende Regeln unbedingt befolgen Sie wah ren damit nicht nur die Interessen Ihrer unserer Kunden sondern vermeiden dadurch auch per s nliche Konsequenzen Richtlinien zum Umgang mit Daten Tragen Sie durch problembewusstes Handeln mit zur Gew hrleistung des Datenschut zes und der Datensicherheit bei e Achten Sie darauf dass nur berechtigte Personen Zugriff auf Kundendaten haben P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 1 16 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communicatio
222. hrichtenbearbeitung und die Einstellungen ben tigt werden Die komplette und detaillierte Beschreibung der einzel nen Men punkte finden Sie im Referenzteil dieses Handbuches Die Werkzeugleiste Die Werkzeugleiste erlaubt das Ausf hren der wichtigsten Funktionen alternativ ber das An klicken von Schaltersymbolen Welche Symbolschalter vorhanden sind und welche Funktion sie erf llen l sst sich der nachfolgenden Aufstellung entnehmen Symebolschalter Funktion ber das Anklicken des Dokumentsymbols ffnen Sie den Dialog Neue Nachricht in dem Format das Sie f r Ihre zuletzt versendete Nachricht verwendet haben Der Pfeilneben dem Dokumentsymbol ffnet ein Auswahlmen ber das Sie das Format f r Ihre Neue Nachricht ausw hlen k nnen Die angebotenen Formate sind e Neue Textnachricht F r den Versand von Nachrichten E Mail Fax usw im Standard ASCIl Format Siehe dazu Abschnitt 2 4 1 Ver senden im Standard Textformat auf Seite 2 25 Neue Rich Text Nachricht F r den Versand von Nachrichten E Mail Fax usw im RTF Format Siehe dazu Abschnitt 2 4 2 Versen den im RTF Format auf Seite 2 28 Neue HTML Nachricht f r Nachrichten im HTML Format Dieses Leistungsmerkmal steht aktuell noch nicht zur Verf gung Neue Sprachnachricht Zur Erzeugung von Sprachnachrichten WAV Format Siehe dazu Abschnitt 2 6 Versenden einer Voice mail auf Seite 2 29 Neue SMS Nachricht Zum einf
223. ht P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 5 141 Funktionsreferenz Das Datei Men Datum und Zeit einf gen ffnet den Dialog Datum und Zeit Damit k nnen Sie an der Position des Cursors Einf gemarke das aktuelle Datum beziehungsweise die Zeit einf gen Datum und Zeit EEJ Yorhandene Formate 31 07 2002 DE ae ers 31 7 02 Abbrechen 31 7 2002 2002 07 31 Mittwoch 31 Juli 2002 31 Juli 2002 31 Jul 2002 16 13 44 16 13 Ic I1 llk Im Dialogfenster werden eine Reihe verschiedener Datums und Zeitfor mate vorgegeben W hlen Sie aus der angezeigten Liste das ge w nschte Format aus Durch Bet tigen der Schaltfl che OK werden die aktuellen Daten f r das Datum oder die Uhrzeit in Ihr Dokument ber tragen Anlage anf gen a F gt eine Anlage Attachment an die Nachricht an Mit Anlagen sind hier Dateien gemeint die bespielsweise Bilder oder sonstige speziell formatierte Inhalte enthalten Wird dieser Men punkt gew hlt ffnet sich ein Dateiauswahlmen ber das die entsprechende Datei selek tiert wird Diese Datei wird dann als Symbol in dem kleineren Fenster bereich unter dem Texteingabefeld angezeigt Textformat Tabelle 5 4 5 142 Hier ber k nnen Sie einfach in ein anderes Textformat wechseln Zur Auswahl stehen Einfaches Textformat das durch die Auswahl des Men punktes Neue Textnachricht bereits auto
224. hten Sie dass es mo mentan nur selten m glich ist farbige Objekte per Fax zuzustellen Deshalb findet vor dem Senden eine Um setzung der Farbfl chen in ein Schwarz Wei Raster statt Je nach Farbwahl ist dann Ihr Objekt im Fax Doku ment nur noch schwer erkennbar Klicken Sie nach Eingabe des Textes und dessen Formatie rung auf OK Anschlie end k nnen Sie den Text innerhalb der Faxseite platzieren Ziehen Sie dazu mit dem Mauszei ger an der von Ihnen gew nschten Stelle ein Fenster auf Sie k nnen den Text danach verschieben oder weiter bearbei ten Zudem ist es m glich denselben Text auch mehrfach einzuf gen Objekt Eigenschaften Hier ber k nnen die Gestaltungsmerkmale f r Objekte defi Nur ber das Men Fax im niert werden Der entsprechende Eigenschaften Dialog wird Fax Bearbeitungsfenster abh ngig davon ob Text oder ein grafisches Objekt markiert m glich ist ge ffnet Der Dialog f r die Texteigenschaften wurde oben bereits erl utert F r grafische Objekte k nnen folgen de Gestaltungsmerkmale angepasst werden Objekteigenschaften Ausf llen Farbe Transparent Abbrechen Im Bereich Ausf llen kann ber das Kombinationsfeld Far be die F llfarbe f r das Objekt bestimmt werden Das Setzen des Schalters Transparent macht das Objekt durchsichtig Im Bereich Linie wird die Kontur des Objekts definiert Unter Farbe wird hierf r eine Farbe vorgegeben und ber das Ein gabef
225. i 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 5 147 Funktionsreferenz Das Datei Men ber das Setzen des Cursors in die darunterliegende Zeile der Eingabemaske oder das Bet tigen der Tab Taste wechselt man vom Adressfeld in die Eingabezeile f r den Betreff Der Betreff dient dazu dem Empf nger sofort anzuzeigen worauf sich die Nachricht be zieht Zudem wird durch die bermittlung dieser Information ein sp teres Wiederfinden auch ber Suche Nachricht aus dem Men Extras der Nachricht erleichtert Der Betreff kann ein Stichwort oder auch ein erkl render Satz sein mit dem kurz den Inhalt der Nach richt charakterisiert wird Maximal 80 Zeichen k nnen in dieses Feld eingegeben werden e Weitere Eingabezeilen Falls Sie sich zus tzliche Versendeoptionen eingerichtet haben k nnen abh ngig davon weitere Eingabezeilen vorhanden sein zum Beispiel f r CC BCC Sendezeit Priorit t Fax Briefpapier und Fax Zusatz Text usw Die Funktion und Bedienung dieser Versen deoptionen sind in Abschnitt 5 1 1 1 auf Seite 5 138 beschrieben 5 1 1 2 Neue Rich Text Nachricht Diese Formatierungsart erlaubt es Textnachrichten mit einigen Textgestaltungsmerkmalen unterschiedliche Schriftarten und gr en usw zu versenden Microsoft hat dieses universel le Dateiaustauschformat entwickelt damit andere Anwendungsprogramme diese Textdateien schon mit bestimmten Formatierungen importieren k nnen Dateien in diesem Format
226. iche Kontakte sind Eintr ge in das pers nliche Adressbuch die nur Ihnen zur Be nutzung zug nglich sind Andere Teilnehmer k nnen diese Eintr ge nicht zur Adressie rung nutzen oder einsehen Gespeichert werden die hier gemachten Eintr ge im Verzeich nis Alle pers nlichen Kontakte Dieses Verzeichnis ist ber das Fenster Explorerverzeichnisse unter Benutzer Empf nger zug nglich Wenn Sie das Verzeich nis Alle pers nlichen Teilnehmer ffnen werden alle pers nlichen Kontakte im Fenster Explorerliste angezeigt Diese k nnen dort aufgerufen und editiert werden Informationen im Umgang mit den Fenstern Explorerliste und Explorerverzeichnisse erhalten Sie in Ab schnitt 5 3 11 Das Fenster Explorerverzeichnisse auf Seite 5 207 und Abschnitt 5 3 12 Das Fenster Explorerliste auf Seite 5 210 2 9 1 Neuen Kontakt in das pers nliche Adressbuch eingeben 1 ffnen Sie im Communications Men ber Datei gt Neu gt Pers nlicher Kontakt den Dialog Neuer pers nlicher Kontakt Das Kontrollfeld In pers nliche Datenbank ist aktiviert so dass der hier definierte neue Kontakt in das pers nliche Adressbuch aufgenommen wird Mit administrativen Rechten istes m glich das Kontrollfeld zu deaktivieren und so einen Kontakt in das globale Adress buch aufzunehmen Verf gen Sie ber keine administrativen Rechte ist das Kontrollfeld grau gekennzeichnet F llen Sie nun die Datenbankfelder auf den Registerkarten Adressierung und P
227. ichtendialog Die jetzt m glichen Bearbeitungsfunktionen sind identisch mit de nen die auch f r ge ffnete Dokumente aus dem Posteingang beziehungsweise Postausgang zur Verf gung stehen Tabelle 5 28 Die Bedienung im Fenster Vorschau f r den Posteingang P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 5 205 Funktionsreferenz Das Ansicht Men Men funktion Beschreibung L schen L scht das selektierte Dokument indem es in das Verzeichnis ir Gel schte Post verschoben wird Speichern unter ffnet einen Dateiauswahldialog Speichern unter ber den das Dokument an einem beliebigen Ort lokal gespeichert werden kann Je nach Nachrichtentyp sind dabei verschiedene Dateifor mate m glich Alle Anlagen ffnet einen Dateiauswahldialog Ordner suchen in dem Sie speichern das Verzeichnis definieren in das Sie die Anlagen speichern m chten Tabelle 5 28 Die Bedienung im Fenster Vorschau f r den Posteingang e Vorschau eines Dokuments aus dem Postausgangs und Schriftverkehrsfenster F r die Journaleintr ge aus dem Postausgang und dem Schriftverkehrsfenster stehen Ih nen bis auf die Funktion Alle Anlagen speichern alle zuvor beschriebenen Bearbeitungs m glichkeiten zur Verf gung e Vorschau eines Benutzeintrages oder Kontaktes aus dem Fenster Adressliste oder Explorerliste Beim Markieren eines Benutzeintrages oder eines Kontaktes wird i
228. ie die bereits oben f r die Nachrichten Journale erl utert wurden die in die Jour nale dieser Fenster als Informationsspalten eingef gt werden k nnen Journalspalte Beschreibung F r die Journale zur Telefon berwachung Rufstatus Anzeige ber ein Symbol ob es sich um ein beziehungseise ausgehende Gespr che handelt Pfeilspitze zeigt auf den Benutzer oder von ihm weg und ob die Gespr che erfolgreich waren also eine Verbindung zustande gekommen ist oder nicht gr ner beziehungsweise roter Pfeil Anrufer Name des Anrufers falls ber die bermittelte Rufnummer ein Datenbank feld referenziert werden kann in dem der Name eingetragen ist Angerufener Name des Angerufenen falls er in der Datenbank eingetragen ist Datum Zeit Datum und Zeit wann das Telefonat stattgefunden hat Dauer Dauer des Gespr chs Telefonnummer Je nach Aktion die Telefonnummer des anrufenden Teilnehmers oder des jenigen der von Ihnen angerufen wird Telefontyp Anzeige des Datenbankfeldes ber das der Anruf eingeleitet wurde Ge sch ftsanschluss Privatanschluss Mobiltelefon oder Voicebox F r die Eintr ge in den Gruppenverzeichnissen Wenn Sie bei der Darstellung von Benutzern Empf ngern die Journalan sicht nach bestimmten Datenbankkriterien sortiert haben zum Beispiel nach FaxG3 dann wird in der Tabellenkopfspalte Feld der in diese Da tenbankfelder eingetragene Wert angezeigt F r unserem Beispielfal
229. ie CTI Funktionen implementiert sind Stoppt die Aufnahme mit einem R cksprung an den Nachrichtenan fang Unterbricht die Aufnahme der Sprachnachricht Fortgesetzt wird der Abspielvorgang indem je nach Ausgabemedium eine der beiden Wiedergabeschaltfl chen bet tigt wird Diese Schaltfl che wird bet tigt um nach einer Aufnahmepause oder auch nachdem die Nachricht vollst ndig aufgenommen wurde wieder an den Beginn der Aufnahme zu gelagen beispielsweise um die Aufnahme zu wiederholen Tabelle 5 9 Die Bearbeitungsfunktionen zur Aufnahme einer Voicemail P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 5 153 Funktionsreferenz Das Datei Men Men funktion Beschreibung Hierdurch kann schnell an das Nachrichtenende gesprungen wer den zum Beispiel falls man die Aufnahme erg nzen m chte Sprachnachricht wiedergeben wenn die aufgenommene Sprachnachricht zur Kontrolle abge h rt werden soll Abspielen per Telefon Abspielen Position Wiedergabe der Sprachnachricht ber das Telefon Hierzu muss al lerdings die CTI Funktionalit t eingerichtet sein Unabh ngig ber welches Medium Sie die Nachricht wiedergeben der Laufbalken Position zeigt die aktuelle Stelle im Tondokument an an der man sich gerade befindet relativ zur gesamten Aufzeich nungsdauer Die Gesamtdauer und ebenfalls die zeitliche Position sowie der aktuelle Status der Wiedergabe wi
230. ie Darstellung des Faxdokumentes um 180 Eg Nach rechts drehen 90 Dreht die Darstellung um 90 nach rechts Tastatur oder x Ziffernblock Ei Erste Faxseite In einem mehrseitigen Fax Dokument kann durch Anklicken J dieses Symbols von jeder Seite aus auf die erste Seite ge wechselt werden Vorherige Faxseite Bl ttert bei mehrseitigen Fax Dokumenten eine Seite zur ck Bild nach oben Taste zur vorigen Faxseite nur aktiv bei mehrseitigen Fax Nach es richten N chste Faxseite Bl ttert bei mehrseitigen Fax Dokumenten eine Seite vor zur Bild nach unten Taste n chsten Faxseite nur aktiv bei mehrseitigen Fax Nachrich En ten Letzte Faxseite In einem mehrseitigen Fax Dokument kann durch Anklicken J dieses Symbols von jeder Seite aus auf die letzte Seite ge wechselt werden Tabelle 5 17 Die Funktionen f r Fax Nachrichten im Ansichtmodus e Fax Funktionen im Bearbeitungsmodus Im Bearbeitungsmodus lassen sich ber das Men Fax zus tzlich grafische Objekte oder Text beziehungsweise weitere Faxseiten in das Dokument einf gen Au erdem k nnen die die wichtigsten Funktionen ber die Werkzeugleiste aufgerufen werden f r den Fax Versand ben tigte Bildformat konvertiert worden sind Dies ge schieht automatisch mit dem Befehl Senden oder durch Bl ttern in einem mehrseitigen Fax Dokument Die Editierbarkeit der eingef gten Objekte bleibt solange erhalten bis sie in das e Um in den B
231. ie Schaltfl che Aktionen beziehungsweise das Kontextmen k nnen Sie Stundenbereich vorgeben m chten 4 Bet tigen Sie die Schaltfl che Aktionen um den Zeitbereich zu bearbeiten ber dieses Men k nnen neue Zeitbereiche eingef gt oder die Zust nde ge ndert wer den Folgende Funktionen werden Ihnen im Aktionen Men angeboten P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 4 111 Administrator Funktionen Kalenderprofile Status ber diese Funktion kann ber ein weiteres Untermen der Leertaste aktuelle Status des markierten Bereichs beliebig umgeschaltet werden Zur Verf gung stehen e Ge ffnet e Pause e Geschlossen Der aktuell einstellte Zustand ist durch einen vorangesetzten Punkt und Fettschrift gekennzeichnet Zusammenf hren F hrt zwei oder mehr benachbarte Zeitbereiche mit gleichem F5 Status zusammen Diese Funktion wird nur angeboten wenn tats chlich mindestens zwei benachbarte Bereiche den glei chen Staus haben und einer dieser Bereiche markiert ist L schen Entfernt den im Profil ausgew hlten Bereich Entf Neu F gt einen neuen Zeitbereich in das Profil ein Dabei k nnen Einfg die gew nschten Zust nde vorgegeben werden e Ge ffnet e Pause e Geschlossen Standard Hier ber kann der Grundzustand f r den kompletten Bereich voreingestellt werden Die erleichtert die Definition eines Ta gesprofils daman zum B
232. ieser Datei enthalten sind Tabelle 5 34 Import Optionen f r Adressb cher und Benutzerdaten P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 5 226 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Extras Verhalten leerer Felder Wird diese Option gesetzt wird festgelegt dass leere Felder in der Importdatei bereits bestehende Eintr ge in der HiPath Xpressions Datenbank berschreiben also l schen Tabelle 5 34 Import Optionen f r Adressb cher und Benutzerdaten 5 Bet tigen Sie nach der Festlegung der Import Optionen die Schaltfl che OK Haben Sie eine g ltige Import Datei ausgew hlt werden deren Daten in die Datenbank des HiPath Xpressions Server bernommen und der Optionen Dialog geschlossen Anschlie end k nnen Sie unter Benutzer Empf nger berpr fen ob der Import erfolgreich war 5 6 6 Fax Briefpapier Fax Briefpapiere k nnen als Vordrucke f r den Versand von Fax Nachrichten verwendet wer den Sie bestehen im Allgemeinen aus einem Deckblatt dem Cover und den sich daran an schlie enden Folgeseiten In Communications ist es m glich beliebig viele Fax Musterseiten Faxlogos zu erstellen Diese k nnen dann wiederum zu verschiedenen Fax Briefpapieren zu sammengestellt werden Alle vom Administrator definierten Fax Briefpapiere k nnen von jedem Benutzer wahlweise verwendet werden Abh ngig mit welchen Berechtigungen der Dialog Fax Briefpapier aufge rufen wird sind fo
233. ifizieren m chten wird diese Option verwen det Nach dem Aufruf erscheint das Fenster Tabulatoren mit dessen Hilfe die Tab Stopps an neue Positionen gesetzt werden Tahulatoren EI E UK essen Abbrechen Alles l schen Tabulator Fosition E 3 cm J cm Vorgehensweise 1 Geben Sie in die Eingabezeile den erste Tab Stopp vor Hinweis Die Abstandseingabe erfolgt in Zentimeter 2 bernehmen Sie durch Bet tigen der Schaltfl che Setzen Ihre Einga be Danach l sst sich da die Einf gmarke wieder im Eingabefeld er scheint sofort der Wert f r den n chsten Tab Stopp festgelegen 3 Wiederholen Sie den Ablauf ab Schritt 1 wenn weitere Tab Stopps ben tigen 4 Bet tigen Sie abschlie end die Schaltfl che OK Damit werden die Einstellung f r den aktuellen Textabschnitt in dem die Einf gemarke steht oder den markierten Textteil bernommen ber die Schaltfl che L schen kann ein zuviel positionierter Tab nach dem Markieren dieses Wertes in der Liste mit der Maus entfernt werden Alles l schen setzt die Tabs wieder in die voreingestellten Positionen Bearbeitungsfunktionen f r RTF Nachrichten im Men Text P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Men funktion Datum und Zeit einf gen Funktionsreferenz Das Datei Men Beschreibung F gt an die Position des Cursors Einf gemarke das aktuelle Datum und
234. ifizieren und erneut versenden Offnen H E Sucher in i Saee 3 1 Diskette A u Ea Lokaler Datentr ger Werlauff Daten Di Desktop N en Eigene Dateien Arbeitsplatz Dateiname Hetzwerkumg Dateityp Testdokument r Abbrechen A aa Die Dateiformate die sofort im Nachrichten Dialog ge ffnet werden k nnen sind Textdokumente TXT usw Rich Textdokumente RTF HTML Textdokumente HTM P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 5 160 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Bearbeiten Men Audio Dateien WAV usw Fax Dokumente TIF FG3 FG4 USW Communications Nachrichten PMF Wenn Sie ber ffnen eine Datei ausw hlen die von den oben genannten Dateiformaten ab weicht wird diese Datei als Dateianhang im ge ffneten Nachrichtendialog dargestellt Anmerkung 1 Werden Dateien ge ffnet die aus dem Posteingang lokal im PMF Format ge speichert wurden dann bleiben weiterhin alle Dokumentinformationen Absender Adresse Anh nge Betreff usw erhalten Die ge ffnete Nachricht befindet sich also prinzipiell in dem Zustand wie vor einer Beantwortung beziehungsweise Weiterleitung Dadurch steht nach dem Funktionsaufruf Datei ffnen einer solchen Datei wieder die komplette Nachricht zur Ver f gung Anmerkung 2 Sie k nnen die gespeicherte Datei auch ber einen Doppelklick aus dem Win dows Explorer direkt i
235. ige Funktionen lassen sich sofort ber die Werkzeugleiste im Vorschaufenster ausl sen Im Folgenden sind alle M glichkeiten abh ngig vom aktiven Fenster und dem dort markierten Eintrag beschrieben e Vorschau eines Dokuments aus dem Posteingangsfenster Yan Anton Aachen Betreff Yorschautest Posteingang 45 Alen antworten 42 Antworten 25 Weiterleiten 28 Anrufen hl S Testnachricht Dok_info bmp In der Vorschau zum Posteingangsjournal sind folgende Funktionen m glich Men funktion Beschreibung Antworten Erzeugt eine Antwort an den Absender der aktuell dargestellten Allen antworten Nachricht Dazu wird das Nachrichtenfenster ge ffnet in dem schon die Adresse der Betreff mit vorangestelltem Re f r Re antworten ply Antwort und der Text des markierten Dokuments gekenn zeichnet durch spitze Klammern gt bernommen wurde Sie brauchen nur noch Ihren Antworttext einzugeben und die Nach richt abzusenden Weiterleiten Leitet das Dokument gegebenenfalls mit einem Kommentar an BEE einen beliebigen Teilnehmer weiter Sie m ssen die Nachricht Ea Weiterleiten mit der gew nschten Adresse versehen Anrufen Stellt direkt eine Telefonverbindung zum Absender des markier ten Dokumentes her Diese Funktion ist nur m glich wenn die sAnufen Telefoniefunktionen eingerichtet sind Drucken Druckt den Inhalt des markierten Dokuments aus 8 ffnet das Dokument in einem separaten Nachr
236. igitalfax zur Verf gung Einstellungen Layout drucken Faxausdruck Allgemein Signatur Schnittstelle Mail Tracking Ausdruck auf G3 Ger t mit Nummer Ausdruck auf Seryer Drucker Fax G4 Dokument Ausdruck auf windows Standarddrucker Ausdruck auf G4 Ger t mit Nummer Ausdruck auf Seryer Drucker Dialogelement Ausdruck auf Win dows Standarddru cker m DEFAULT DEFAULT Abbrechen Hie Beschreibung F r die Fax Ausgabe wird der Drucker gew hlt den Sie an Ihrem Ar beitsplatz als Standarddrucker eingestellt haben Ausdruck auf G3 Ge r t mit Nummer Ausdruck auf Server Drucker Leitet den Faxausdruck auf ein G3 G4 Faxger t Die Auswahl er folgt hier durch die Angabe der entsprechenden Telefonnummer un ter der dieses Ger t angesprochen wird Bei dieser Auswahl erfolgt die Faxausgabe auf einem Drucker der ber den Server adressiert wird Das wird im allgemeinen ein vorein gestellter default sein kann aber auch jeder andere am Server be triebene Drucker sein Um zu erfahren welche M glichkeiten hier bestehen und unter welcher Adresse diese Drucker angesprochen werden k nnen wenden Sie sich bitte an Ihren Systemadministra tor Tabelle 3 4 Die Einstellungsoptionen auf der Registerkarte Faxausdruck 3 68 P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Communications anpassen Benutzers
237. il im Store and Forward Betrieb Realtime Vermittlungsanlage f r Dialogdienste z B Sprache zentraler Information Provider mit Zugang per Windows Client Internet Telefon oder Fa xendger t Windows NT Applikationsserver In den HiPath Xpressions Server k nnen Erweiterun gen von Drittherstellern integriert werden Virus Checker OCR Optical character recogni tion Office Pakete f r Konversionen Spracherkennung Sprachsynthese Text to Speech u v m CTI Applikationen HiPath Xpressions kann dabei in zwei verschiedenen Modi betrieben werden HiPath Xpressions als Stand alone L sung HiPath Xpressions integriert in einen anderen Kommunikationsserver Integration ist m glich mit Microsoft Exchange Lotus Notes und SAP R 3 Beide Betriebsarten haben ihre spezifischen Vorteile im ersten Fall wird keine Fremdsoftware und keine existierende Kommunikationsinfrastruktur vorausgesetzt HiPath Xpressions bildet hier eine komplette L sung f r fortgeschrittene elektronische Kommunikation Im zweiten Fall integriert sich HiPath Xpressions in eine vorhandene Infrastruktur Aus Sicht des integrierenden Kommu nikationsservers Microsoft Exchange Lotus Notes SAP R 3 agiert HiPath Xpressions als reines Gateway und wird als solches nach der Installation durch das integrierende System administriert Durch die symmetrische Architektur des Servers ist die Kommunikation in allen F llen auch zwischen heterogenen Netzen m glich HiPath Xpressio
238. iler Anzahl der Verteiler Rundsendelisten die ein Gruppenmitglied erzeugen darf Benutzerkennung der Vermittlung in dieser Gruppe G ltigkeitsdauer des Telefon Kenn wortes PIN Ein Anruf f r ein Mitglied dieser Benutzergruppe wird auf Anforde rung an den Teilnehmer dessen Benutzerkennung hier eingetra gen ist weitergeleitet Hier wird in Tagen vorgegeben wann die PIN f r die Gruppenmit glieder als ung ltig betrachtet wird und der Benutzer aufgefordert wird eine neue PIN einzugeben Ein Eintrag von O schaltet diese Funktion ab Anzahl der fehler haften Anmeldun gen vor Sperrung der Mailbox Minimale Ziffernan zahl f r g ltige Tele fon Kennw rter PINs Tabelle 4 8 ber den eingegebenen Wert wird f r die Gruppenmitglieder defi niert nach wie vielen Fehleingaben bei der Anmeldung Eingabe der PIN die Mailbox gesperrt wird Die Voicebox muss dann erst wieder vom Administrator freigeschaltet werden Dies kann ber das R cksetzen des Datenbankfeldes VM_LOGIN_FAILED ge schehen Bei dieser Gelegenheit kann man dann die vergessene PIN ebenfalls auf einen neuen Wert setzen Der hier eingegebene Wert gibt vor wieviele Stellen eine neue PIN f r die Gruppenmitglieder mindestens haben muss Je l nger eine PIN ist um so gr er ist die durch diese gegebene Sicherheit An dererseits kann man sich allzu lange Nummern kaum merken so dass man hier immer einen praktikablen Kompromiss finden mu
239. iligen Eingabezeile Registerkarte Adressierung Benutzerkennung ber diese Angabe erfolgt die eindeutige Zuordnung des Kontaktes im System In dieses Feld sollten Sie ein aussagekr ftiges K rzel des realen Kontaktnamen eintragen maximal 26 Zeichen Es wird dringent empfohlen hier einen entsprechenden Eintrag vor zunehmen da ansonsten Communications beim Speichern der Kon taktdaten diesen Eintrag ber den eingegebenen Namen erzeugt Dies k nnte zu relativ kryptischen Benutzerkennungen f hren Name Eintrag f r den realen Namen des Kontaktes Diese Angabe erm g Pflichtfeld licht es ber die Suchfunktion eine Recherche nach einem real exis tierenden Namen zu starten Tabelle 2 10 Die Datenbankfelder zum Anlegen neuer pers nlicher Kontakte P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 2 43 Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Pers nliche Kontakte eigene Adressbucheintr ge erzeugen Bevorzugte Adresse Hier ber l sst sich festlegen welcher Dienst f r eine Verbindung zu diesem Teilnehmer standardm ig gew hlt wird Wenn Sie zum Bei spiel einen Kontakt einrichten f r den ausschlie lich ein Faxger t der Klasse G3 adressiert wird dann sollte f r dieses Feld der Eintrag FAXG3 ausgew hlt sein Dies beschleunigt die Zustellung von Nachrichten da nun vom Server nicht die ganze Liste der Eintr ge durchgegangen werden muss um Ihnen dann eine m gli
240. ilnehmer stammen gerichtet wurden und nicht die Benutzergruppen Mit Gruppen sind hier diejenigen gemeint die zum Beispiel als Rundsendelisten ein Nat rlich lassen sich ber die Definition spezieller Gruppen auch solche einrichten die nur zur vergabe der Monitoring Berechtigung dienen P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 4 121 Administrator Funktionen Objektverwaltung Benutzer und Gruppen hinzuf gen x Gruppe Abteilungsleiter 3 Gr inzufii Benutzer hinzuf gen Hinzugef gt Gruppe oder Benutzer 000077 Abteilungsleiter Auswahl loschen UK Abbrechen 1 Selektieren Sie ber das Kombinationsfeld Gruppe die Gruppe der Sie die Berechtigung zuweisen m chten oder aus der ein Mitglied die Berechtigung erhalten soll Die Mitglieder der ausgew hlten Benutzergruppe erscheinen dann im oberen Feld unter Benutzer einer ausgew hlten Gruppe Wenn ein Gruppenmitglied gew hlt werden soll markieren Sie diesen Teilnehmer oder 3 bet tigen Sie die Schaltfl che Gruppe hinzuf gen wenn der ganzen Gruppe die Berech tigung erteilt werden soll 4 Ansonsten bet tigen Sie die Schaltfl che Benutzer hinzuf gen Der entsprechende Benutzer oder die Gruppe wird daraufhin in die Liste unter Hinzuge f gt Gruppe oder Benutzer aufgenommen Benutzer oder die Gruppe durch Markieren und anschie endem Bet tigen der Hat man eine falsche Ausw
241. im Ab schnitt 2 10 2 Allgemeine Adressensuche auf Seite 2 46 Leitet einen Anruf an die eingegebene oder ausgew hlte Teilnehmer adresse ein R ckfrage Ga p p A P ber die Schaltfl che R ckfrage kann ein weiterer Teilnehmer ange rufen werden Alle brigen gerade gef hrten Telefonate werden in eine Warteschlange gestellt Beendet wird die R ckfrage indem ent weder der angerufene Teilnehmer auflegt oder der Anrufende die Auf legen Schaltfl che bet tigt bergeben bergibt das Gespr ch an den Teilnehmer mit dem R ckfrage gehal ten wurde Konferenz Makeln Auflegen g Baut eine Konferenzschaltung zu den angerufenen Teilnehmern auf Werden Sie w hrend einer bestehenden Verbindung von einem weite ren Teilnehmer angerufen dann k nnen Sie ber diese Funktion zwi schen den beiden Anrufern hin und her schalten Makeln Beendet den gesamten Verbindungsaufbau Diese Funktion ist im Prinzip identisch mit H rer auflegen beim Telefon Tabelle 5 23 Bedienungsfunktionen im Fenster Wahlassistent 5 3 7 Das Schriftverkehr Fenster ber das Fenster Schriftverkehr lassen sich zwei sehr n tzliche Ansichten erzeugen e Anzeige des gesamten ausgetauschten Schriftverkehrs mit dem Teilnehmer den Sie gera de anrufen oder von dem Sie gerade angerufen werden 5 198 P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Fu
242. in einem Call Center bezeichnet die mit der Bearbeitung von Anrufen oder Nachrichten besch ftigt sind ACD Gruppe Als ACD Gruppe wird eine Gruppe verschiedener ACD Agent bezeichnet Meistens be steht eine ACD Gruppe aus einer Anzahl von Agenten die ber gleiche oder hnliche F higkeiten verf gen Agentengruppe Siehe ACD Gruppe Anhang Siehe Attachment Automatic Call Distribution ACD Das Automatic Call Distribution ACD System leitet die eingehenden Telefongespr che lastabh ngig weiter Entsprechend den hinterlegten Regeln gelangen die Anrufe zu den einzelnen Bildschirmarbeitspl tzen Das ACD System gibt den Anruf an den n chsten frei en Platz weiter wobei i d R der am l ngsten inaktive Mitarbeiter die neue telefonische Anfrage erh lt Um zu gew hrleisten dass ein Kunde nicht zu lange in der Warteschlange verbleibt weil kein CC Operator in der zuvor festgelegten Zeit frei wurde schaltet sich au tomatisch eine Viechemail ein Auf dem Tonband kann der Kunde sein Anliegen z B sei ne Bestellung hinterlassen Siehe dazu auch Call Center Attachment Attachments sind Dateien die an eine E Mail angehangen werden Es kann sich dabei um Bin rdateien z B Bilder Dokumente Videos usw oder ASCII Dateien Text handeln B Benachrichtigung akustische Ansage die in Communications zu verschiedenen Ereignissen eingespielt wird Sie ist nur dann h rbar wenn eine Soundkarte in Ihren Arbeitsplatzrechner integri
243. inn macht eine F higkeitsgruppe zu adressieren Bet tigen Sie zu Abschluss OK Nach der Definition einer F higkeitsgruppe k nnen Sie nun darangehen die entsprechen den Agenten per Drag amp Drop zum Beispiel aus der Benutzergruppe in die F higkeitsgrup pe zu kopieren Es ist dabei m glich gleichzeitig mehrere Agenten der neuen F higkeitsgruppe zuzuweisen P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 4 98 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Administrator Funktionen Benutzergruppen 4 4 3 1 Agentenf higkeiten definieren Beim Hinzuf gen neuer Mitglieder zu einer F higkeitsgruppe ist die Voreinstellung f r den F higkeitsgrad eines jeden Gruppenmitglieds 100 Der Grad der Agentenf higkeit Skill Level kann aber f r jedes Gruppenimitglied einzeln eingestellt werden Diese Einstellung kann in Ei ner Schritten von 1 100 erfolgen Sieht man sich die Gruppenmitglieder Agenten im Fenster Explorerliste an dann gibt es dort im Journal eine Spalte F higkeitsgrad Hier ist einmal als Balkendiagramm und einmal als Zahlenangabe der F higkeitsgrad der Agenten als Prozentsatz angegeben Aus den Festlegungen des F higkeitsgrades wird eine Wertigkeit f r das Eingangs Routing er mittelt Diese Wertigkeit bestimmt noch vor dem Wirksam werden der eigentlichen Routing Regeln den geeignetesten Agenten Erst danach greifen die Regeln Longest Idle Zyklisch oder Linear f r die Verteilung des Anrufes
244. instellungen 5 244 Fax Abruf 5 254 Fax Briefpapier 5 227 Kalenderprofile 5 243 Kennwort ndern 5 242 Kontoverwaltung 5 243 Meine Datenbankeinstellungen 5 243 N chstes Fenster 5 254 Posteingangs Assistent 5 240 Suche Adresse 5 222 Suche Nachricht 5 224 Vertretung einstellen 5 243 Hilfe 5 255 Vorschau 5 221 Dateiaktionen 5 140 Dateien ffnen aus dem Posteingang gespeicherte 5 161 aus dem Windows Explorer 5 161 beliebige Dateien 5 161 PMF Format 5 161 Datenschutz und Datensicherheit 1 16 Druck Layout einrichten 5 244 E Editieren von Text 2 27 Editierm glichkeiten in Journalfenstern Adresse 5 173 Allgemein 5 166 Angerufener 5 172 5 201 Anrufer 5 172 5 201 Betreff 5 169 Datei 5 172 Dateigr e 5 172 Datum Zeit 5 172 5 201 Dauer 5 172 5 201 Dienst 5 170 5 173 Dokument Status 5 170 Durchschlag 5 170 Empf nger 5 169 Empfangszeit 5 169 Erweitert 5 170 F higkeitsgrad 5 172 Feld 5 172 Ge ndert 5 172 Gelesen Status 5 169 Gel scht Kennz 5 169 Gel scht Kennzeichnung 5 172 5 201 Komplette Adresse 5 173 Kurzer Status 5 170 Nachrichten ID 5 169 Name 5 172 Rufstatus 5 172 5 201 Sender 5 169 Sendezeit 5 169 Standardspalten lang 5 171 Status 5 170 Telefonnummer 5 172 5 201 Eigene Datenbankeinstellungen 5 243 Einschr nkung der GUI Spracheinstellung bei Win 93 98 und ME 5 253 Einstellungen 5 244 Allgemein 5 247 Layout drucken 5 244 P31003 52330 B689 3 19 Juli
245. ionen des Ansicht Men s im Dialog Neue Nachricht 5 138 Die Funktionen des Text Men s im Dialog Neue Nachricht 5 141 Die Funktionen des Aktionen Men s im Dialog Neue Nachricht 5 143 Die Funktionen des Hilfe Men s im Dialog Neue Nachricht 5 146 Adressierungsarten f r den Nachrichtenversand 2 2 5 147 Die Bearbeitungsfunktionen f r RTF Nachrichten im Men Text 5 149 Die Bearbeitungsfunktionen zur Aufnahme einer Voicemail 5 153 Die Datenbankfelder zum Anlegen eines neuen Kontaktes 5 157 Bedienungs und Men funktionen zum Anlegen pers nlicher Kontakte 5 159 Die Funktionen des Men s Bearbeiten im Nachrichtendialog 5 161 Die Layout Funktionen im Communications Men Ansicht 5 163 M gliche Informationsspalten f r die Journalfenster 5 169 M gliche Informationsspalten f r Journale im Fenster Explorerliste 5 172 Bedienungsfunktionen im Fenster Posteingang 22 5 176 Die Funktionen f r Fax Nachrichten im Ansichtmodus 5 181 Funktionen zum Editieren einer Fax Nachricht 5 184 Wiedergabefunktionen f r eingegangene Voicemails 5 192 Funktionen zum Aufnehmen eines Sprachkommentars 5 193 Zus tzliche Funktionen zum Fenster Postausgang 5 195 Bedienungsfunktionen im Fenster Internet Favoriten
246. ird im Posteingangsfenster gekennzeichnet durch das Symbol eines geschlossenen Briefumschlags als ungelesenes Dokument angezeigt Nach dem Sie dieses Dokument ge ffnet haben ndert sich dieses Symbol in einen ge ffneten Briefumschlag Ein weiteres Symbol zeigt die Nachrichtenart ber welchen Dienst die Nach richt eingegangen ist an Folgende Symbole werden hierzu verwendet Symbol Nachrichtenart Dienst Interne E Mail Fax Nachricht Voicemail Externe E Mail zum Beispiel ber das Internet eingegangen Nachricht mit Datei Anhang Tabelle 2 5 Die verschiedenen Symbole zur Kennzeichnung der Nachrichtenart Weiterhin sind Angaben ber Sendezeit Absender und den Betreff der Nachricht angegeben D Communications Testbenutzeri DOC Datei Bearbeiten Ansicht Nachrichten WYorschau Extras Hilfe a e DnE TIERE E Fostausgang Fosteingang 2 lh e Elt OH e atsl E RE e e aa E tal Sendezeit sender Betreff Ejs Sendezeit Empf nger be EI 16 55 Administrator Testnachricht pJ 6 16 56 Administrator E B 12 12 2003 16 22 Administrator Nachricht E3 88 12 12 2003 16 16 Administrator E B 12 12 2003 16 17 Administrator Testmail I uoroch a 6 M LC EIN AE Yon Administrator am Testbenutzeri Betreff Ma chricht Antworten weiterleiten 2 Anrufen a x Neue Testnachricht Dr cker Sie F1 f r die Hilfefunktion G aA g Empfangene Nachricht ffnen P31003 S2330 B689 3
247. istration von Communications und des HiPath Xpressions Servers ben tigt Aufbau des Handbuches Das Handbuch gliedert sich in f nf Kapitel Der Einleitung mit allgemeinen Informationen zu Communications Dem Schnelleinstieg in die Benutzer Funktionen Dadurch ist ein Benutzer in k rzester Zeit in der Lage Seine Kommunikationsvorg nge zuerledigen Das w ren die Bereiche e Wie ein Benutzer vorgehen muss um Nachrichten zu erstellen und ber die zur Ver f gung stehenden Kommunikations Dienste zu versenden e wie eingegangene Dokumente bearbeitet werden gelesen gel scht oder weitergelei tet usw Den Konfigurations Einstellungen die ein Benutzer lokal an Communications vornehmen kann Den Administrator Funktionen In diesem Abschnitt werden die Vorg nge erl utert wie ein mit administrativen Rechten ausgestatteter Benutzer Administrator e die globalen Einstellungen in CommunicationsCommunications vornimmt zum Bei spiel Fax Deckbl tter gestaltet und globale Client Layouts erstellt usw und e Konfigurations Einstellungen am HiPath Xpressions Server vornimmt zum Beispiel neue Benutzer anlegen oder Rundsendelisten erstellen Im Referenzteil werden noch einmal alle Funktionen in topologischer Abfolge detailliert beschrieben P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 1 14 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Einleitung Weitere Dokumentationen zum HiPath Xpressions Server 1 7 Weitere Dokument
248. istrator Funktionen Objektverwaltung 3 Bet tigen Sie die Schaltfl che Benutzer hinzuf gen Der entsprechende Benutzer wird daraufhin in die Liste unter Hinzugef gt Gruppe oder Benutzer aufgenommen Benutzer durch Markieren und anschie endem Bet tigen der Schaltfl che Aus Hat man eine falsche Auswahl getroffen dann kann der irrt mlich hinzugef gte wahl l schen wieder aus der Liste entfernt werden 4 Bet tigen Sie OK um die nderung der Zugriffsberechtigung abzuschlie en hen werden dann ist diese Prozedur f r jeden einzelnen dieser Teilnehmer zu Soll mehreren Benutzern das Monitoring Recht f r diese Telefonnummer verlie wiederholen Nach Abschluss der Zuweisung wird die Einstellung f r die zuvor angegebene Telefon nummer gespeichert und in einem Unterverzeichnis mit dem Namen der Telefonnummer zum Beispiel 101 Anton Aachen im Verzeichnis Telefon Zugriffsberechtigungen ab gelegt Ein Doppelklick auf diesen Eintrag ffnet den eben beschriebenen Dialog erneut um nderungen vornehmen zu k nnen 4 8 2 2 Gruppen oder Mitglieder von Gruppen hinzuf gen Das Hinzuf gen von Gruppen erfolgt analog zum definieren von Benutzern f r das Monitoring nur das diesmal gesamten Gruppen und damit allen Mitgliedern dieser Gruppen die Berech tigung verliehen wird Es ist auch m glich nur einzelnen Gruppenmitgliedern das Zugriffrecht einzur umen Dabei spielt es keine Rolle aus welcher Gruppe die Te
249. iten 2nuunenee nennen nenn 2 48 2 12 1 Wahlassistehlauffufen s 4 Be aa 2 48 2 12 2 Telefonieren ber Adressbuch Funktionen 2 222222 e een 2 50 2 12 3 Telefonverkehr berwachen 2222 ssneeenannnnn en en nn en 2 51 2 12 4 Das Schriftverkehr Fenster 2 2222 ones enenennnneeen nennen 2 53 2 13 Gruppen unter Meine pers nlichen Gruppen erstellen 2 2 2 2 54 2 14 ffnen einer Datei 2 2 mann 2 56 2 15 KeENNWOTL andern 2 4 erraten bunt Hader 2 57 2 16 Verlrelung elnfichtersssnssn er Da RA 2 57 2 17 Eigene Datenbankeinstellungen ndern sssaaa saaa aaaea 2 58 3 Communications anpassen asassssssnsnsnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 3 59 3 1 Layout der Bedienoberfl che 2 222 aana en en nennen 3 59 3 1 1 Neues Layout definieren 2 2 2 cms neeneneeennee nennen een 3 60 3 172 Layour WECH SEMN su eier a A ERE 3 60 31 3 Layour DEeaArDEO Meana n a e a e a a EAE a A 3 61 3 1 4 Journalfenster einrichten 222 aaae en eereennn 3 61 3 1 4 1 Einrichten des Posteingangsfensters 2222 2n2nee nennen nn 3 61 3 1 4 2 Einrichten des Postausgangsfensters 222 aaan aaae 3 62 3 1 4 3 Einrichten des Vorschaufensters nananana aaa 3 62 3 2 Mit dem Posteingangs Assistenten arbeiten 2 2222 nen ernennen 3 63 3 2 1 Verzeichnisregel erstellen anaana aaa 3 64 3 2 2 Markierungsregel erstellen anaana anaana 3 65 3 3 Be
250. itt 4 2 1 beschrieben worden ist 5 Wechseln Sie auf die Registerkarte Agent Hier werden die agentenspezifischen Eigenschaften festgelegt i Agent 1 Agent Iof Datei Benutzer Hilfe Me ee Benutzerkennung AGENT F Impersonliche Datenbank Mame Feter Muster Adressierung Pers nlich Seryerzugriff Agent Erweitert Agentenkennung oo Telefonapparat ho ooo Pause zwischen Anrufer mo Anzeige m Automatische Rufannahme 1 Mas Nachrichten 1 Mas Kampagnen E Lineares Hout ng Position fur Anrufe o Position fir Nachrichten u Fosition fur Kampagnen u P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 4 91 Administrator Funktionen Benutzergruppen Maskeneintrag Beschreibung Agentenkennung Hier muss eine den Agenten eindeutig identifizierende Nummer Obligatorisch eingeben werden Ohne diesen Eintrag erscheint beim Abspei chern der Daten eine Fehlermeldung Telefonapparat Die Rufnummer des Apparates an dem der ACD Agent seiner T tigkeit nachgenht Pause zwischen Dies ist die Zeit die einem Agenten nach einem erledigten Anruf bis Anrufen zur n chsten Rufzuweisung verbleibt zum Beispiel um sich Noti Nachbearbeitungs zen zu machen o zeit Anzeige Schaltet die Verwendung der Telefonanzeige an Automatische Ru Bewirkt eine automatische Rufannahme In diesem Fall sind Head fannahme sets Kopfh rer mit Mikrofon sinnvoll Max Nach
251. kann durch erneutes Bet tigen von Jetzt suchen fortgesetzt werden Wenn Sie einen der aufgelisteten Eintr ge im Anzeigefenster markieren werden unterhalb die ses Fensters Schaltfl chen aktiviert damit direkt Kontakt zu diesem Teilnehmer aufgenommen werden kann Welche Schaltfl chen das im Einzelnen sind ist abh ngig von den existieren Da tenbankeintr gen Zus tzlich l sst sich vom Benutzer durch Bet tigen der Schaltfl che Neuer Kontakt ein neuer privater Kontakt in die Datenbank einf gen Ein mit administrativen Rechten ausgestatteter Benutzer kann hier sowohl globale Kontakte als auch Benutzer ber Typ ndern einrichten N heres dazu finden Sie in Abschnitt 2 9 Per s nliche Kontakte eigene Adressbucheintr ge erzeugen auf Seite 2 41 und im Abschnitt 4 1 Globale Kontakte auf Seite 4 75 ber Kontakteigenschaften kann f r den markier ten Listeneintrag die Kontaktdaten Maske zu Ansicht ge ffnet werden P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 5 223 Funktionsreferenz Extras Die Daten f r pers nliche Kontakte k nnen vom Benutzer hier editiert werden Ein Administrator darf hier die Daten aller globalen Kontakte und Benutzer bearbeiten ber Abbrechen verlassen Sie den Dialog Kontakt suchen 5 6 4 Suche Nachricht Hier ber ist das Auffinden einer speziellen Nachricht besonders leicht m glich wenn Sie sich noch an Begriffe eri
252. ken Fens ter angezeigt Die Schaltfl che Stopp unterbricht den Suchvorgang Er kann sp ter durch erneutes Bet tigen von Jetzt suchen fortgesetzt werden Tabelle 5 5 Die Funktionen des Aktionen Men s im Dialog Neue Nachricht 5 144 P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Datei Men Zur Vorbereitung der bernahme wird die gefundene Adresse durch Anklicken mit der Maus markiert und durch Bet tigen der Schaltfl che Zur Liste hinzuf gen in das rechte Fenster bernommen M chte man mehrere Teilnehmer gleichzeitig adressieren kann der zu vor beschriebene Vorgang so oft wiederholt werden bis alle ge w nschten Kontakte in das rechte Fenster aufgenommen worden sind Auf diese Art l sst sich zum Beispiel auf die Schnelle eine tempor re Rundsendeliste erstellen Um Teilnehmer aus der Liste zu entfernen werden diese mir der Maus markiert und dann ber die Schaltfl che L schen aus der Liste gestri chen Mit OK werden nun die ausgew hlten Adressen in das Adressfeld der neuen Nachricht bernommen Adresse aktualisie ffnet das Dialogfenster mit den Kontakteintr gen zur gerade ge ffne ren ten Nachricht Hier k nnen jetzt zus tzliche Adressinformationen ein getragen oder bestehende ge ndert werden Vorherige Darstel Entspricht der Funktion Multi Format Auswahl aus der Werkzeugleis lung te Hiermit schaltet man je nach gera
253. kommt P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch X 269 Glossar U V Voicemail Ubertragen von Sprachaufzeichnungen in eine Mailbox Sprachaufzeichnungen k nnen dabei zum Beispiel eingehende Telefonate sein die durch eine Rufumleitung auf eine Mail box geleitet werden Anrufbeantworter Funktion Als Aufnahme beziehungsweise Wie dergabe Medium dient hierbei entweder das Telefon oder die in den PC eingebaute Soundkarte W X Y Z P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 X 270 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Abk rzungen Diese Liste enth lt die in diesem Handbuch verwendeten Abk rzungen A ACD B BCC BDSG C CC CIT dpi E Mail Fax GSM GUI IVR MID MRS MWI NVS OLE Automatic Call Distribution automatische Anrufverteilung Blind Carbon Copy Blindkopie Bundesdatenschutzgesetz Carbon Copy Durchschlag Computer Integrated Telephony Computerunterst tztes Telefo nieren Dots per Inch Punkte pro Zoll Electronic Mail elektronische Post Telefax oder Faksimile bertagung von Bildvorlagen Global System Mobile Graphical User Interface grafische Benutzerschnittstelle Interactive Voice Response Interaktives Sprachmen Message Identifier Nachrichten Kennziffer Message Routing System Nachrichtenvermittlungs System Message Waiting Indicator Nachrichtenwartesignal am Telefon Standard Adressierungsvariable d
254. ktionen f r empfangene E Mails Die Beschreibung aller Funktionen zur Bearbeitung eingehenden Text Nachrichten finden Sie Abschnitt 5 1 1 1 Neue Textnachricht auf Seite 5 132 2 8 2 Empfangene Fax Nachricht bearbeiten F r eingegangene Fax Nachrichten steht neben den Ansichtsfunktionen umfangreiche Bear beitungsfunktionen zur Verf gung Grunds tzlich k nnen Sie nur ber die Ansicht der Fax Nachricht sp ter in den Bearbeitungsmodus wechseln Ansicht ber die Vorschau In diesem Modus ist keine direkte Fax Bearbeitung m glich 1 Markieren Sie per Mausklick eine Faxnachricht im Fenster Posteingang Die Fax Nachricht wird sofort im Vorschaufenster dargestellt P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 2 37 Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Empfangene Nachrichten bearbeiten ber die Funktionen die Ihnen im Vorschaufenster zur Verf gung stehen sind Sie in der Lage sich eingegangene Fax Nachrichten anzusehen und sie gegebenfalls weiterzuver senden Es lassen sich zum einen Funktionen aufzurufen die das Betrachten erleichtern zum Beispiel das Vergr ern der Ansicht oder das Bl ttern in einem mehrseitigen Fax Zum anderen stehen Ihnen die M glichkeiten zur Verf gung die Fax Nachricht zu beant worten und weiterzuleiten Nach dem Bet tigen einer dieser beiden Schaltfl chen kann das Fax Dokument vor der Zustellung noch bearbeitet werden Welche M glichkeiten Ih
255. l Hierbei k nnen Sie festlegen dass Nachrichten von ausgew hlten Absendern gleich mit einem wichtig F hnchen oder als ge lesen im Posteingang angezeigt werden Das Erstellen von Markierungsregeln erfolgt nach dem gleichen Prinzip wie das Erstellen von Verzeichnisregeln 1 Klicken Sie im Posteingangs Assistent auf die Schaltfl che Markierungsregel erstellen 2 Klicken Sie in die blau gekennzeichneten Platzhalter und geben Sie die entsprechenden Parameter ein 3 Best tigen Sie mit OK 3 3 Benutzerspezifische Einstellungen vornehmen ber das Men Einstellungen k nnen Sie allgemeine Programmeinstellungen wie die Art der Benachrichtigungssignalisierung die Definition von Signaturen usw vornehmen Dialog Einstellungen aufrufen Klicken Sie im Men Extras auf die Funktion Einstellungen Das Dialogfenster Einstellungen wird angezeigt 3 3 1 Layout drucken Hier ber lassen sich verschiedene Optionen einstellen welche die Darstellungsweise des Druckbildes bei der Ausgabe von Dokumenten aus den Journalfenstern also den Fenstern Posteingang Postausgang Schriftverkehr und Gel schte Post betreffen Einstellungen Ed Layout drucken Farausdruck Allgemein Signatur Schnittstelle Mai Tracking E okumentinformation Dokument Info oben D Dokument Info darf Inhalt berlappen amp sem Nr mid von org an rec Seite amp p von F Datum do Status stat Betreff Z3ub
256. l Group F higkeits Gruppe Bezeichnet die Gesamtheit aller Call Center Agenten die ber eine bestimmte F higkeit verf gen SMS Short Message Service Text bermittlungsdienst per Handy Hier ber kann eine Textnachrichtvon maximal 160 Zei chen zu einem Mobil Telefon gesendet werden Store and Forward Dienste Speichervermittlung wie z B das verz gerte Routing von E Mails Nachrichten werden angenommen gespeichert und erst dann weitervermittelt Store and Forward steht im Ge gensatz zur Telefonanlage die Verbindungen in Echtzeit schaltet T Telefon Benutzerschnittstelle Telephone User Interface TUI Damit wird das Telefon als Schnittstelle f r die Eingabe von Sprach und anderen Daten bezeichnet Das Telefon dient dabei nicht alleine der bermittlung von Sprachnachrichten sondern kann als Eingabeger t ber die 12 Tasten der W hleinrichtung und je nach dem ob diese Funktion aktuell unterst tzt wird auch als Anzeige Medium Display ge nutzt werden Transmission Control Protocol Internet Protocol TCP IP Zusammensetzung aus TCP und IP Transmission Control Protocol Internet Protocol Urspr nglich f r das ARPA Net entwickelt findet heute berwiegend Anwendung als Kom munikationsprotokoll in Lokalen Netzwerken LAN und im Internet Telefon User Interface TUI Die Men struktur und Interaktionsm glichkeit welche der Anrufer vom Kommunikations server per z B synthetisierter Sprachansage pr sentiert be
257. l w re das die Fax Nummer Kontakt oder Benutzername F higkeitsgrad F higkeitsgrad eines Agenten Bei Datei Ansichten Dateiname zum Beispiel wenn der Inhalt eines Ordners im Verzeichnis Arbeitsplatz angezeigt werden soll Gr e Zeigt die Dateigr e zum Dateinamen an Ge ndert Zeigt f r die Dateiansicht das Datum und die Zeit an an der das Dokument zuletzt ge ndert wurde Tabelle 5 15 M gliche Informationsspalten f r Journale im Fenster Explorerliste P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 5 172 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Ansicht Men Journalspalte Beschreibung F r die Eintr ge in den Verteilerlisten Dienst Darstellung des eingestellten bermittlungs Dienstes Adresse Anzeige der Adresse in Standard Darstellung Komplette Anzeige der Adresse in Kommunikationsserver Darstellung Adresse Beispiel NVS lt Dienst gt lt Adresse gt Tabelle 5 15 M gliche Informationsspalten f r Journale im Fenster Explorerliste 5 3 3 ACD Agent ber diesen Men punkt kann die Bedienungsoberfl che des ACD Agenten in das Communi cations Layout einf gt werden Dieser Men punkt wird nur angeboten wenn die Call Center Funktionalit t zur Verf gung steht und der angemeldete Benutzer ein ACD Agent ist Die An und Abmeldung des Agenten am Call Center erfolgt hier ber das Commu nications Men Agent ACD Agen
258. lefon 100 Sestoppt Sprachnachricht Wiedergabe Wiedergabe ber die Vorschau e Markieren Sie per Mausklick eine Voicemail im Journal Posteingang Die Wiedergabefunktionen f r die Voicemail sind sofort ber Vorschaufenster zug nglich Wiedergabe ber den Nachrichtendialog e Doppelklicken Sie die Voicemail im Journal oder markieren Sie die Nachricht und w h len Sie die Funktion Offnen ber die Werkzeugleiste des Posteingangsfensters P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 5 191 Funktionsreferenz Das Ansicht Men Neben den Standardfunktionen Antworten und Weiterleiten sehen Ihnen in diesen Dia logen die Bedienungsfunktionen f r die Wiedergabe der Voicemail zur Verf gung Sie k n nen dazu die Schaltfl chen nutzen oder die entsprechenden Befehle aus dem Men Audio aufrufen Die Wiedergabe kann entweder ber das an Ihrem Arbeitsplatz befindliche Telefon oder ber PC Lautsprecher Soundkarte erfolgen Die nachfolgende Tabelle beschreibt die Be dienelemente zur Wiedergabe einer Voicemail Funktion Position Beschreibung Unabh ngig ber welches Medium Sie die Nachricht wiedergeben zeigt der Laufbalken Position die aktuelle Stelle im Tondokument an an der man sich gerade befindet relativ zur gesamten Aufzeichnungsdauer Wiedergabe ber das Telefon Abspielen am Telefon Wiedergabe der Sprachnachricht ber das Telefon Voraussetzung hie
259. lgende Einstellungen m glich e Festlegung des Standard Fax Briefpapiers f r den aufrufenden Benutzer e Zusammenstellung des Fax Briefpapiers durch den Administrator e Fax Musterseitenerstellung durch den Administrator Fax Briefpapier Fas Briefpapier Definitionen Seiten Definitionen Aktueller Standard Erste Seite Folgende Seiten Standard Wd a a a o E 4 CYCOS Abbrechen Hie e Festlegung des Standard Fax Briefpapiers P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 5 227 Funktionsreferenz Extras Auf der Registerkarte Fax Briefpapier Definitionen kann ein Standard Benutzer festlegen welches Fax Briefpapier ihm per Voreinstellung im Nachrichtenfester f r eine Fax Nachricht angeboten wird Auf dieser Registerkarte ist oben unter Aktueller Standard angezeigt welche Briefpapierdefinition aktuell als Standard gesetzt worden ist fensters wieder Der Benutzer kann zus tzlich unabh ngig von dieser Einstellung Sie finden diese Einstellung im Kombinationsfeld Fax Briefpapier des Nachrichten frei aus den vordefinierten Fax Briefpapieren auszuw hlen Im Fenster darunter sind alle bereits zusammengestellten Fax Briefpapiere aufgelistet Die Vorschauseiten rechts in diesem Dialog geben einen Eindruck vom Aussehen des Briefpapiers Zur Ansicht wird das entsprechende Fax Briefpapier im linken Feld markiert ber die Regis terlaschen Erste Seite beziehungsweise Folge
260. lich gibt es im Men Schriftverkehr und in der Werkzeugleiste eine zus tzliche Funkti on ber den sich einstellen l sst ob die Schriftverkehrsliste automatisch bei einem Anruf an gezeigt werden soll oder nicht Mailliste beim Das eingedr ckt dargestellte Symbol zeigt an dass die Nachrichten Gespr ch anzei zum betreffenden Telefonkontakt automatisch bei einem Anruf ange gen zeigt werden sollen Ein erneutes Aufrufen dieser Funktion beziehungs weise Bet tigen der Schaltfl che schaltet die automatische Darstellung wieder aus Tabelle 5 24 Zus tzliche Funktion im Fenster Schriftverkehr 5 3 8 Die Fenster zur berwachung des Telefonverkehrs ber den Men punkt Mein Telefon lassen sich wenn die Telefoniefunktionen zu Verf gung stehen verschiedene Journalfenster in die Communications Oberfl che aufnehmen mit de nen Sie Ihre Telefonaktivit ten zur Anzeige bringen k nnen Je nach Fensterauswahl werden hier tabellarisch Informationen zu den entsprechenden Verbindungen angezeigt Dies ist sepa rat m glich f r e Alle Gespr che e Gespr che die Sie entgegegengenommen haben Sie wurden erreicht e Gespr che die in Ihrer Abwesenheit eingegangen sind Sie wurden nicht erreicht e Verbindungen die Sie erfolgreich aufgebaut haben Teilnehmer wurde erreicht e Gespr che die Sie initiiert haben wobei die Verbindung jedoch nicht zustande kam Teil nehmer wurde nicht erreicht P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004
261. liste in das Communications Layout aufzunehmen F r die Dateiansicht also den Bereich der im Windows Explorer rechts neben dem P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 5 207 Funktionsreferenz Das Ansicht Men Explorerverzeichnisse D e I p Post Ta Posteingang a Fost von 58 Se G a Gel schte Post gt E Fostausgang E Benutzer Empf nger C Alle Teilnehmer 5 Alle privaten Kontakte He Benutzergruppen Gruppen J 5 Meine privaten Gruppen H EN Rundsendelisten SEE A Internet Favoriten u Arbeitsplatz er 1 Ei Bon en amp E l 5 t Telefon en HE Alle Gespr che ber LE Sie wurden erreicht fenes E Sie wurden nicht erreicht fenn E Teilnehmer wurde erreicht TE 3 Teilnehmer wurde nicht erreicht 5 5 kKommunikationsserver HA Userdata 4 3 Update Er Objekte u Telefon Zugriffsberechtigungen sA ACD Gruppen Men funktion Welche Verzeichnis Elemente Sie im Fenster Explorerverzeichnis an gezeigt haben m chten k nnen Sie selbst definieren Das entspre chende Auswahlmen dazu wird ge ffnet wenn Sie in einen freien Be reichs des Fensters rechtsklicken Alternativ k nnen Sie die Auswahlliste auch ber das Communications Men Verzeichnisse gt Ansicht aufrufen Dazu muss das Fenste
262. log Neue Sprachnachricht wenn Sie den Pfeil neben dem Dokument Symbol anklicken und dort den entsprechenden Men punkt ausw h len Bei einer Sprachnachricht entfallen naturgem die Textbearbeitungsm glichkeiten Sie ste hen lediglich nach Bet tigen von Antworten beziehungsweise Weiterleiten bei einer Sprach nachricht zur Verf gung um einen Textkommentar an die Voicemail anzuf gen Andere Funk tionen erlauben es die Sprach Aufzeichnung zu starten beziehungsweise ein Sprachnachricht wiederzugeben Alle anderen Funktionen sind in der gleichen Weise zu bedienen wie es aus den Dialogen Neue Textnachricht und Neue Rich Text Nachricht bereits bekannt ist Im Fol genden sind deshalb nur die speziellen Funktionen beschrieben die Nachrichten Dialog f r Sprachnachrichten Verwendung finden Sollten Sie nochmals Informationen zu den bereits er kl rten Funktionen ben tigen lesen Sie bitte im Abschnitt 5 1 1 1 Neue Textnachricht auf Seite 5 132 nach LE Heue Nachricht Datei Bearbeiten Ansicht Audio Aktionen Hilfe Li a Adresse Test Users MAILED Betreff Test Sprachnachricht A pa Position 2 E Uav ale a Position 00 00 L nge 00 00 Telefon Sestoppt Im ge ffneten Nachrichtendialog befinden sich Bedienungselemente wie sie f r ein Tonband ger t blich sind Am unteren Rand sind zudem Statusinformationen eingeblendet die Aus kunft ber den aktuellen Funktionszustand der Aufnahme Wiedergabe geben Die Zeitangab
263. ls auf den CDs Installation und Add On im Pfad Client SystemComponentsUpdate Je nach Programmversion kann es bei der Installation auf dem Betriebssystem Win 1 4 3 System Voraussetzungen e Communications kann ausschlie lich an einem installierten und konfigurierten HiPath Xpressions Server genutzt werden Hier dient es als Client f r die Abwicklung alle Kom munikationsvorg nge eines Benutzers und als administrativer Client um Benutzer einzu richten und Konfigurationseinstellungen am HiPath Xpressions Server vorzunehmen e Zur Nutzung der Telefoniefunktionen muss eine durch die Cycos AG zertifizierte Telefon anlage mit entsprechendem CTI Transaktions Provider CTI APL an den HiPath Xpressi ons Server vorhanden sein e Der Service Provider MSP muss auf der lokalen Arbeitsstation installiert sein Dies ge schieht automatisch mit der Installation von Communications P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 1 13 Einleitung An wen richtet sich dieses Handbuch 1 5 An wen richtet sich dieses Handbuch Dieses Handbuch wendet sich sowohl an den Standard Benutzer von Communications als auch an den Administrator eines HiPath Xpressions Servers 1 6 Der Benutzer kann hier nachlesen wie er Communications zur Abwicklung seiner Kommu nikationsvorg nge zu bedienen hat F r den System Administrator sind die Funktionen beschrieben die er zur Admin
264. m glich alle Angaben lassen sich dann nur im pers nlichen Adressbuch speichern 4 1 1 Globale Kontakte einrichten e Gehen Sie folgenderma en vor um einen neuen Kontakteintrag zu erstellen 1 W hlen Sie aus dem Communications Men Datei gt Neu gt Kontakt Der Dialog Neuer Kontakt wird ge ffnet als Muster f r den neu zu erstellenden genutzt werden Hierdurch kann je nach Umfang des Eintrages Eingabearbeit eingespart werden Siehe dazu Abschnitt 4 1 2 Globale Kontakte ber eine Schablone einrichten auf Seite 4 78 Wenn bereits ein Kontakteintrag mit hnlichen Eintr gen existiert kann dieser 2 F llen Sie die beiden Eingabefelder im Kopfbereich des Dialogs und die Registerkarten Adressierung und Pers nlich nach den Erl uterungen in der folgenden Tabelle aus Eingabezeilen im Kopfbereich des Dialogs Benutzerkennung ber diese Angabe erfolgt die eindeutige Zuordnung des Kon taktes im System In dieses Feld m ssen Sie ein aussagekr fti ges K rzel des realen Kontaktnamen eintragen maximal 26 Zei chen Eintrag f r den realen Namen des Kontaktes Diese Angabe er m glicht es ber die Suchfunktion eine Recherche nach einem real existierenden Namen zu starten Registerkarte Adressierung Gesch ftsfax G3 Rufnummer dieses Kontaktes f r den gesch ftlichen Faxan schluss f r Fax G3 Gesch ftsfax G4 Rufnummer dieses Kontaktes f r den gesch ftlichen Faxan schluss f r Fax G4
265. m Journal angezeigt werden zum Beispiel im Fenster Schriftverkehr Anzeige des Dateiformats des betreffenden Dokumentes 5 Dateigr e Anzeige der Gr e der Dokumentdatei in p Bytes Priorit t Symbol Darstellung der Dringlichkeit einer y empfangenen beziehungsweise gesendeten Nachricht wenn sie mit einem Priorit ts Attri but versehen worden ist Ein rotes Ausrufe zeichen ist der Priorit t Dringend und Hoch zugeordnet Niedrige Priorit t und Versandt ber Nacht erh lt als Kennzei chen einen blauen nach unten weisenden Pfeil Ist kein Symbol zugeordnet hat die Priorit t den Wert Normal Tabelle 5 14 M gliche Informationsspalten f r die Journalfenster Anzeige in den Journalen die ber das Fenster Explorerliste dargestellt werden P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch v w y vw 7 y 5 171 Funktionsreferenz Das Ansicht Men Da im Fenster Explorerliste die Darstellung immer abh ngig vom jeweils markierten Element im Fenster Explorerverzeichnisse ist entsteht eine Vielzahl von unterschiedlichen M glich keiten zur Anzeige von Parametern in den Tabellenspalten Die Anzeige in diesem Fenster ist darauf Abgestimmt was jeweils f r das gew hlte Objekt im Fenster Explorerverzeichnisse sinnvoll ist Im Folgenden sind alle zur Verf gung stehenden Parameter beschrieben ausge nommen d
266. m Vorschaufenster die Datenmaske mit den Definitionsfeldern zu diesem Eintrag angezeigt nderungen an die sen Daten sind nur m glich wenn Sie einen pers nlichen Kontakt selektiert haben oder Sie ber die entsprechenden Berechtigungen im System verf gen Die Felder die eine n derung zulassen sind wei dargestellt Diejenigen die Sie sich nur anschauen d rfen sind dagegen grau hinterlegt Benutzergruppe User Group Benutzerkennung AMT UN Name g Berta Berlin g Bodo von B delfeld Adressierung Pers nlich Server Access Erweitert Rudi Ratlos amp g Yermittlungsaccount f r nicht z Gesch ftsfax G3 Gesch ftsfax G4 Privatfax ED Gesch ftsanschluss Mobile Voice Mailbox 41417471 Priyatanschluss 1111111 S E Mail 1 AKON GaEFIEFRHUQUUSL IY ISCH ICH con l Esplorerverzeic Schriftverkehr Privatgruppe 4 _ N ber den Communications Men Vorschau beziehungsweise die Werkzeugleiste und das Kontextmen des Vorschaufenster sind folgende Aktionen m glich P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 5 206 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Ansicht Men Men funktion Beschreibung Sende neue Nach richt an Anrufen an ber diese Funktion kann sofort eine neue Nachricht an den mar kierten Teilnehmer initiiert werden Dabei ffnet sich ein Untermen aus dem Sie a
267. m nicht zu Verf gung 3 Legen Sie unter Andere Einstellungen fest ob auch die Datenbankfelder exportiert wer den sollen in denen die vorhandenen Rufnummern in normalisierter Form abgelegt sind gesetzt werden die Daten so wie sie in der Datenmaske eingetragen sind ex portiert Dies ist f r eine bertragung der Adressbuchdaten auf ein anderes Be nutzerkonto ausreichend da die Eintr ge in die Felder f r die normalisierte Form automatisch vom Server generiert werden 4 Bet tigen Sie die Schaltfl che OK Wird das Kontrollk stchen Export der DNO Felder von einem Benutzer nicht Daraufhin ffnet sich der Dateiauswahl Dialog in dem Sie angeben k nnen wie die Export Datei hei en und in welchem Verzeichnis sie abgelegt werden soll f gung Als Dateiformat steht Ihnen dabei ausschlie lich das Textformat TXT zur Ver Damit w re der Exportvorgang abgeschlossen Die Text Datei kann anschie end mit jedem Texteditor ge ffnet und bearbeitet werden P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 5 225 Funktionsreferenz Extras Da die exportierte Text Datei wegen der vielen Datenspalten sehr un bersichtlich ist empfiehlt es sich diese Datei in eine Excel Datei zu konvertieren und eine even tuelle Bearbeitung dort durchzuf hren 5 6 5 2 Adressbuch Import Um die exportierten Adressb cher wieder auf den HiPath Xpressions Server bertragen
268. maske in der zwei M glichkeiten angeboten werden Benutzer hinzuzuf gen Adresse zur Aundsendeliste hinzuf gen Gebe eine Adresse mit dem Mamen des Kontakte an Testuserd LH zum Beispiel Hans Schmitz FA 6G3 Oder gebe eine Adresse in Form einer MARS Adresse an Zum Beispiel FAxG3 00231111111 Abbrechen o K e Uber die obere Zeile kann durch Eingabe des Teilnehmernamens plus der gew nschten Adressierungsart dieser Benutzer in die Rundsendeliste aufgenommen werden e Die zweite Zeile kann dazu genutzt werden den Teilnehmer ber seine HiPath Xpressions Adresse hinzuzuf gen 4 5 Communications GUl Layouts 4 5 1 Globales Communications Layout definieren Als Administrator ist es Ihnen m glich Communications Layouts zu erstellen die von allen Be nutzern im System verwendet werden k nnen Welche Fenster sich dazu in Communications eingerichten lassen und welche Funktionen damit ausf hrbar sind entnehmen Sie bitte der Funktionsreferenz unter Abschnitt 5 3 2 Die Einrichtung der Funktions Fenster in Communi cations auf Seite 5 165 F r die Konzeption eines Communications Layouts ist es f r eine op timale Nutzung von gro er Bedeutung welche Ansichten beziehungsweise Funktionen f r ihre Systemumgebung relevant und sinnvoll sind Diese Voraussetzungen sollten also gekl rt sein bevor Sie daran gehen eines oder mehrere Layouts maximal vier zu entwerfen P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpression
269. mationen die das auszudruckende Dokument betreffen auf dem Ausdruck erscheinen sollen oben beziehungs weise unten auf der Seite Die Darstellung der Dokumentinformationen kann durch die Aus wahl keine auch unterdr ckt werden Au erdem l sst sich durch Setzen des Kontrollk st chens Dokument Info darf Inhalt berlappen festlegen dass der Info Text auch berlappend P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 5 244 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Extras ber Dokumentpassagen gedruckt wird die sich dort bereits befinden k nnten Bei Fax Doku menten kann es gelegentlicht vorkommen dass diese Bereiche schon f r das Dokument aus genutzt werden Die Art der gew nschten Informationen die Sie zum betreffenden Nachrichten Dokument mit ausdrucken m chten bestimmen Sie indem Sie die entsprechenden Parameter und dazu eventuell erl uternden Text in eine der drei Eingabezeilen eingeben Dabei steht jede Einga bezeile f r eine Zeile auf dem Ausdruck Eine leere Eingabezeile egal welche w rde den In fotext auf zwei Druckzeilen reduzieren Entsprechend gilt dies f r weitere nicht ausgef llte Ein gabezeilen Die Variablen werden beim Drucken dynamisch durch die auf dem Server zur Verf gung stehenden Daten gesetzt Vor zwischen oder hinter den Variablen k nnen Sie au Berdem beliebig erl uternden Text einf gen der dann ebenfalls in den Ausdruck aufgenom men wird Folgende Variablen k
270. matisch gew hlt wurde und das Rich Text Format Demn chst wird es auch m glich sein hier ber in das HTML Format zu wechseln Die Funktionen des Text Men s im Dialog Neue Nachricht P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Datei Men Das Aktionen Men Das Men Aktionen ist zum einen daf r zust ndig wie mit der Nachricht verfahren werden soll zum anderen bietet es zus tzliche Optionen an Die aktuell zur Verf gung stehenden Op tionen sind abh ngig davon ber welchen Weg und mit welchen Optionen Sie in dieses Men gelangt sind Die aktiven Optionen sind durch schwarz hervorgehobene Schrift gekennzeich net Im Gegensatz dazu sind die inaktiven grau konturiert dargestellt Es k nnen folgende Ak tionen gestartet werden Men funktion Beschreibung Senden Das Ausl sen dieser Funktion startet den Versand der Nachricht Der gleiche Vorgang l sst sich auch durch Bet tigen der Senden Schaltfl che links neben dem Adresseingabefeld ausl sen Senden Erneut versenden Nach dem ffnen einer bereits versendeten Nachricht durch einen Doppelklick auf diese Nachricht im Postausgangs Journal kann der Sendevorgang erneut gestartet werden Antworten Hierdurch kann aus einer ge ffneten eingegangenen Nachricht direkt das in den Nachrichtendialog f r die Antwort verzweigt werden Hier ist gt dann bereits
271. me einzugeben Dieser Eintrag ist zwar f r die Adressierung nicht relevant seine Angabe ist aber zur ein facheren Zuordnung einer realen Person zum oft kryptischen Benutzer namen sinnvoll Er dient au erdem dazu eventuell eine Benutzerken nung zu generieren wenn keine eingegeben wurde siehe oben Hinweis Beide Eintr ge Benutzerkennung und Name m ssen eindeu tig sein Das hei t sie d rfen nur einmal vergeben werden Bei mehren Benutzern oder Kontakten mit gleichem Namen muss man sich darum mit Namenszus tzen behelfen Beispielsweise Uwe Meier Einkauf und Uwe Meier Buchhaltung Tabelle 4 3 Eingabezeilen im Kopfbereich zur Neudefinition von Benutzern Sollten Sie einen der zuvor genannten obligatorischen Eintr ge vergessen haben dann wer den Sie durch eine Fehlermeldung auf diese Unterlassung hingewiesen Fehler E x Das Feld Kkennwort oder FPIN muss f r einen Benutzer oder einen Agenten ausgef llt sein Auch wenn Sie irrt mlich versuchen eine Benutzerkennung oder einen Benutzernamen zwei mal zuzuweisen diese Eintr ge m ssen eindeutig sein werden Sie durch eine Fehlermel dung darauf aufmerksam gemacht Information FE g 1 Der Name Test User1 ist mit der Benutzerkennung TESTUSER in der Datenbank bereits enthalten Soll die Ansicht diesem Benutzer angepasst werden einen Benutzernamen doppelt vergeben haben Ansonsten werden die Datenban keintr ge eines bereits vorher definierten Benutz
272. mmunications Oberfl che dass Sie nur Funktionsfenster in das Layout aufneh men die Sie tats chlich nutzen k nnen Es w rde zum Beispiel keinen Sinn machen ein Fens ter f r die Telefoniefunktionen einzurichten wenn diese Ihnen nicht zur Verf gung stehen Wenn Sie sich zum ersten Mal nach der Installation des Programms am Communications ein loggen wird im Allgemeinen eines der Bedienungsfenster zu sehen sein die vom Systemad ministrator als globale Layouts vordefiniert worden sind und von denen er eins f r Sie ausge w hlt hat Diese globalen Layouts k nnen von Ihnen nicht ge ndert werden Sie haben jedoch die M glichkeit eigene lokale Layouts zu erstellen und dauerhaft zu speichern es kann nichts zerst rt oder besch digt werden Experimentieren Sie ruhig ein wenig mit den verschiedenen Layouts herum denn P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 3 59 Communications anpassen Layout der Bedienoberfl che 3 1 1 Neues Layout definieren nistrators bei den Systemeinstellungen in mehreren Abstufungen bis hin zum Ver Das Einrichten neuer Communications Layouts kann je nach Vorgaben des Admi bot eingeschr nkt sein Eine detaillierte Beschreibung zur Definition eines Communications Layouts finden Sie im Re ferenzteil dieses Handbuches ab Abschnitt 5 3 1 Layout erstellen bearbeiten und ausw h len auf Seite 5 163 Der erste Schritt
273. n Diese Funktion steht aus Sicherheitsgr nden nicht auf Arbeitsplatzrechnern mit 5 4 Das dynamische Men Das vierte Communications Men ist an die Aktionen angepasst die in dem jeweils aktiven Fenster dessen Titelzeile ist blau hervorgehoben gerade sinnvoll sind Darum ndert sich so wohl der Men name als auch die Men Funktionen in Abh ngigkeit vom aktivierten Fenster Zum Beispiel hei t dieses Men Nachrichten wenn Sie in einem der Journalfenster Postein gang Postausgang oder Gel schte Post usw eine Bearbeitung vornehmen m chten Die einzelnen Funktionen die ber dieses Men ausgel st werden k nnen sind identisch mit dem jeweils zum Fenster zugeh rigen Kontextmen Die Beschreibung zu diesen Men s fin den Sie bei der Erl uterung der entsprechenden Communications Fenster Lesen Sie gegebe nenfalls dort nach wenn Sie zu den einzelnen Funktionen weitere Informationen ben tigen P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 5 219 Funktionsreferenz Das dynamische Men Hier noch einmal eine tabellarische Zusammenfassung der m glichen Men Benennungen und zu welchem Fenster das Men geh rt Men bezeichnung Eingeblendet bei aktiviertem Fenster Nachrichten die selbstdefinierten Posteingangsverzeichnisse Posteingang Ungelesene Nachrichten Markierte Nachrichten Gel schte Post Postausgang Favorit Bei aktivem Internet Favoriten
274. n P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 5 145 Funktionsreferenz Das Datei Men Men funktion Beschreibung Hilfethemen Ruft die Online Hilfe auf ber Communica Anzeige der installierten Client Version tions Zum Beispiel Cycos Mail Client 5 00 Release build xxx Diese Angabe wird dann ben tigt wenn es einmal zu Problemen kommen sollte Tabelle 5 6 Die Funktionen des Hilfe Men s im Dialog Neue Nachricht Die Eingabezeilen im Fenster Neue Nachricht Unter der Men zeile befinden sich immer die beiden Eingabefelder Adresse und Betreff der Nachricht Je nach Konfiguration k nnten dort noch weitere Eingabezeilen eingeblendet sein die ber die Option Ansicht gt Sendeoptionen eingerichtet wurden Siehe dazu auch Ab schnitt 5 1 1 1 auf Seite 5 138 e Die Eingabe der Adresse Die Adresse kann eine Namensangabe wenn der Empf nger bereits im Adress verzeichnis des HiPath Xpressions Systems existiert und f r den dort eine eindeutige Zu ordnung besteht die Rufnummer eines Dienstes Fax Telefonnummer oder eine Mail adresse sein Autoerg nzungs Funktion Bei einer Namenseingabe wird im Verlauf des Schreibens die aktuelle Buchstabenkombi nation mit den Eintr gen in der Datenbank verglichen Befindet sich dort ein entsprechen der Eintrag mit eindeutiger Zuordnung wird der komplette Name mit der zugewiesenen Versendeart in das Feld eingef
275. n Durch diese Funktion l sst sich ein kompletter Journalausdruck also eine Liste mit allen eingegangenen Nachrichten erstellen Symbolleiste Blendet die Werkzeugleiste im Fenster Posteingang aus ein Tabelle 5 16 Bedienungsfunktionen im Fenster Posteingang Eingegangene Nachrichten bearbeiten Der Inhalt einer eingegangener Nachrichten wird bei eingerichtetem Vorschaufenster sofort dort angezeigt wenn diese Nachricht markiert wird Wenn die hier angebotenen Funktionen Antworten Weiterleiten Anrufen L schen und Drucken nicht zur Bearbeitung ausrei chen m ssen Sie die Nachricht in einem separaten Nachrichtendialog ffnen Hier stehen Ih nen alle Funktionen zur Bearbeitung der Nachricht zur Verf gung Um eine Nachricht aus dem Posteingang zu ffnen haben Sie mehrere M glichkeiten e F hren Sie einen Doppelklick auf den Journaleintrag aus e Markieren Sie den Journaleintrag und w hlen Sie die Funktion ffnen aus der Werk zeugleiste im Fenster Posteingang e Bet tigen Sie im Vorschaufenster die Funktion Antworten oder Weiterleiten Beim ffnen einer Nachricht wird automatisch der Nachrichtentyp ber cksichtigt Das hei t die Nachricht E Mail Fax oder eine Sprachnachricht wird direkt in dem Nachrichtendialog an gezeigt der bereits die speziellen Werkzeuge zur Bearbeitung enth lt Mit Hilfe des entspre chenden Men s Text Fax Audio werden alle notwendigen Funktionen f r das Lesen Bear beiten b
276. n Diese Funktion steht nur dann zur Verf gung wenn die CTI Funktionen implementiert sind Tabelle 5 20 Funktionen zum Aufnehmen eines Sprachkommentars P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 5 193 Funktionsreferenz Das Ansicht Men Funktion Beschreibung Aufnahme des Sprachkommentars ber ein Mikrofon das an die Sound karte des PCs angeschlossen ist Tabelle 5 20 3 Geben Sie die gew nschte Adresse ein Funktionen zum Aufnehmen eines Sprachkommentars 4 Bet tigen Sie die Schaltfl che Senden um die Nachricht zu bermitteln Weitere Posteingangsfenster F r die weiteren zur Verf gung stehenden Verzeichnisse im Posteingang Ungelese ne Nachrichten und Markierte Nachrichten und den zus tzlich von Ihnen angeleg ten k nnen Sie nach dem gleichen Muster Ansichtsfenster in das Layout aufnehmen Die Bedienungsfunktionen f r diese Fenster sind die gleichen wie f r den Standard Postein gang 5 3 4 2 Das Fenster f r die gel schte Post Ebenfalls aus dem Untermen Post wird das Fenster f r die gel schten Nachrichten erzeugt Die hier angezeigten Dokumente sind die die Sie zuvor aus den Journalen Posteingang und Postausgang gel scht haben B Gel s chte Post else Y O adla angl BE Betreff Dirt d Sendezeit Sender Betreff u Montag 14 28 lt AUT OREFORTE Autoreport alert WTA Montag 14 28 Montag 14 31 Ges
277. n Agenten zugewiesen werden soll ACD Priorit t Durch diese Priorisierung kann erreicht werden das Anrufe dieses Kontaktes bevorzugt an einen Agenten weitergeleitet werden ACD Weiterleiten Keyword Geht ein Anruf dieses Kontaktes ein wird er sofort an die angegebe ne Telefonnummer weitergeleitet Der Eintrag einer Telefonnummer in dieses Feld setzt die beiden zuvor beschriebenen Parameter zur Anrufvermittlung au er kraft Dieses Feld ist aufgrund eines Kundenwunsches aufgenommen worden Hier kann bei Bedarf ein Schl sselwort f r diesen Kontak teintrag eingetragen werden nach dem gesucht werden kann An sonsten hat das Feld keine Bedeutung Tabelle 5 10 Die Datenbankfelder zum Anlegen eines neuen Kontaktes Beschreibung der Bedienungs und Men funktionen 5 158 P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Datei Men Men Datei Neu Hier ber l sst sich ein neuer pers nlicher Kontakt einrichten Diese Funktion ist speziell f r den Fall vorgesehen dass man auch sofort bei der Durchsicht der Kontakteintr ge einen neuen Eintrag vorneh men kann Speichert die in den Eingabefeldern eingegebenen Daten Entfernt den angezeigten bzw markierten Teilnehmer wieder aus dem Adressbuch Schlie en Schlie t das Eingabefenster f r den neuen Kontakt Alt F4 Achtung alle bereits eingegebenen Daten gehen verloren wenn
278. n Kontaktes ge ffnet Neue Nachricht ver Hier ber kann dem Anrufer direkt eine neue Textnachricht gesendet senden werden ber die Auswahlliste kann f r die Nachricht das gew nschte Format vorgegeben werden BIN Tabelle 2 14 Telefoniefunktionen im Ansichts Fenster Mein Telefon P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 2 52 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Mit den Telefoniefunktionen arbeiten Druckt die Journalliste mit allen Eintr gen aus Tabelle 2 14 Telefoniefunktionen im Ansichts Fenster Mein Telefon 2 12 4 Das Schriftverkehr Fenster ber das Fenster Schriftverkehr lassen sich zwei sehr n tzliche Ansichten erzeugen e Anzeige des gesamten ausgetauschten Schriftverkehrs mit dem Teilnehmer den Sie gera de anrufen oder von dem Sie gerade angerufen werden Voraussetzung daf r ist dass ber entsprechende Datenbankeintr ge eine Verkn pfung zwischen den Nachrichten und dem Gespr chspartner hergestellt werden kann e Anzeige des gesamten Schriftverkehrs den Sie mit einem beliebigen Teilnehmer ausge tauscht haben Jedesmal wenn Sie einen Teilnehmer anw hlen oder wenn Sie angerufen werden wird in die sem Fenster automatisch der gesamte Schriftverkehr eingehend und ausgehend den Sie mit diesem Teilnehmer abgewickelt haben aufgelistet Dazu muss lediglich die Funktion Mailliste beim Gespr ch anzeigen eingeschaltet sein Die A
279. n Vordergrund ger ckt wurde Neue Faxseite einf gen Nur ber das Men Fax im Fax Bearbeitungsfenster m glich Eine Ebene nach hinten i Setzt das markierte Objekt um eine Ebene nach hin ten Bei mehreren bereinanderliegenden Objekten kann dieser Vorgang solange wiederholt werden bis das markierte Objekt ganz in den Hintergrund ger ckt wurde F gt eine zus tzliche leere Seite an beliebiger Stelle in das Fax Dokument ein auf die dann weitere Informationen auf genommen werden k nnen Die Einf geposition die dazu eingegeben werden muss bezieht sich auf die Stelle im Fax Dokument an der die neue Seite eingebaut werden soll bei einer Eingabe von 1 wird zum Beispiel die neue Seite als Seite 1 eingef gt also vor die derzeitige Seite 1 usw Neue Faxseite einf gen Bitte w hlen Sie eine Seite im Bereich won 1 bis 2 f f OK Abbrechen Der m gliche Wertebereich ist in diesem Fenster explizit an gegeben im Beispiel Bereich 1 bis 2 Da es sich beim zu grundeliegenden Dokument nur um eine einzige Faxseite handelt kann die zus tzliche Seite hier nur als 1 oder letzte Seite eingef gt werden Aktuelle Faxseite entfer nen Nur ber das Men Fax im Fax Bearbeitungsfenster m glich L scht bei einem mehrseitigen Fax Dokument die Seite die gerade aktuell im Fenster dargestellt wird Tabelle 5 18 Funktionen zum Editieren einer Fax Nachricht 5 190 P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004
280. n einem Communications Nachrichtendialog ffnen Die Verkn pfung von PMF Datei und Anwendungs Programm die gegebenenfalls dann Communications star tet wird automatisch mit der Installation hergestellt 5 1 3 Beenden Die Auswahl dieses Men punktes schlie t Communications Den gleichen Effekt h tte das An klicken des x Symbols in der Titelleiste 5 2 Das Bearbeiten Menu Die Funktionen die ber dieses Communications Men ausgel st werden k nnen sind ab h ngig vom aktuell aktivierten Fenster sowie den dort gerade sinnvollen Bearbeitungsm glich keiten Im Einzelnen sind gegebenenfalls folgende Befehle ausf hrbar Men funktion Beschreibung R ckg ngig Nimmt die unmittelbar davor gemachte Eingabe zur ck Das hei t die Strg Z R cknahmetiefe betr gt einen Schritt Wiederholen Stellt den Zustand vor der Zur cknahme mit R ckg ngig wieder her Strg Y Ausschneiden Schneidet zuvor markierte Passagen aus und kopiert sie in die Zwischen Strg X ablage Kopieren Kopiert zuvor markierte Passagen in die Zwischenablage Strg C Einf gen F gt den Inhalt der Zwischenablage an der aktuellen Cursorposition in Strg V das Dokument ein Tabelle 5 12 Die Funktionen des Men s Bearbeiten im Nachrichtendialog P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 5 161 Funktionsreferenz Das Bearbeiten Men Men funktion B
281. nbankeintr ge als Suchkategorien f r die Adress suche festlegen Beispielsweise kann ber Voller Name mit Hilfe einer Namenseingabe nach den Adressierungsdaten gesucht werden ber Postleizahl w re mit Hilfe der Ein gabe eines Postleitzahlenbereichs m glich Kontakte in dieser Umgebung zu finden Geben Sie in die Eingabezeile Enthaltener Text die Buchstaben oder Zahlenkombination ein nach der gesucht werden soll Das kann eine komplette Angabe oder Teile davon sein Klicken Sie auf Jetzt suchen um den Vorgang zu initiieren Je genauer Sie den Suchbegriff spezifizieren desto schneller wird die Suche abgeschlossen sein und desto bersichtlicher wird die Trefferanzeige Alle Treffer Ihrer Suche werden nach kurzer Zeit im linken Fenster aufgelistet Stopp unterbricht den Suchvorgang Markieren sie den gew nschten Adressaten Bet tigen Sie die Schaltfl che Zur Liste hinzuf gen Wenn Sie die zuvor beschriebenen Aktionen wiederholen k nnen Sie die Nach richt an mehrere Empf nger gleichzeitig versenden Bet tigen Sie zum Abschluss der Adresssuche die Schaltfl che OK Jetzt kehren Sie automatisch in den Nachrichtendialog zur ck in dem nun die ausgew hl te n Adresse n in der Eingabezeile eingetragen sind P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 2 46 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Nachrichten suchen 2 10 2 Allgemeine Adressensuche Alte
282. nd gegebenenfalls zu bearbeiten Abh ngig von dem jeweils markierten Element im Fenster Explorerverzeichnisse l sst sich die Tabellenkopfzeile individuell einrich ten Das Fenster Explorerliste ist sofort an seiner gr er gestalteten Titelzeile zu erkennen Die Anzeige der Titelzeile bleibt auch dann erhalten wenn im Ansichtsmen die Option Sperren ohne Titelanzeige f r das zur Zeit aktive Communications Layout gew hlt wurde Im Folgenden finden Sie einige Beispiele wie die im Fenster Explorerliste dargestellten Ele mente in Bezug zum markierten Objekt im Fenster Explorerverzeichnisse aussehen Sollten sich dabei Abweichungen bei der Bedienung ergeben so wird bei der Beschreibung darauf ein gegangen e Post Ist eines der selbstdefinierten Elemente unter Posteingang gt das Verzeichnis Postein gang Ungelesene Nachrichten Markierte Nachrichten Gel schte Post oder Post ausgang im Explorerverzeichnis ausgew hlt erscheint im Fenster Explorerliste das glei che Journal als ob die Ansicht in den Originalfenstern zu diesen Elementen stattfindet D Communications T est Jan DOC Datei Bearbeiten Ansicht Machrichten Worschau Extras Hilfe Jeann TEHE Fosteingang z AMEE EAE ME a8 Sendezeit Sender Betreff 09 04 2002 14 59 Peter Muster AW AW Monitor daaa gt Explaorerverzeichnisse x Posteingang Ball gt ii Y Feter Must ARa e a a Betreff Monitor MID 2877140 pp Post kun
283. nde Seiten kann dabei zwischen Deckblatt und Folgeseite hin und her geschaltet werden Die Auswahl des Standard Fax Briefpapiers erfolgt durch Markieren des entsprechenden Ein trags und Bet tigen der Schaltfl che Als Standard setzen Die nderung der Einstellungen in diesem Dialog wird durch Bet tigen der Schaltfl che OK bernommen und gespeichert Abbrechen schlie t dieses Fenster ohne eventuell vorgenom mene nderung zu ber cksichtigen e Definition von Fax Briefpapier Die Zusammenstellung von Fax Briefpapieren und das Erstellen der dazu n tigen einzelnen Seiten ist dem Systemadministrator vorbehalten Er kann auf der Registerkarte Fax Briefpa pier Definitionen neue Fax Briefpapiere zusammenstellen und auf Seiten Definitionen neue Musterseiten entwerfen Die jeweils vorhandenen Schaltfl chen Neu Bearbeiten und Ent fernen sind nur aktiv wenn ein Administrator auf diese Funktion zugreift Folgende Funktionen k nnen auf der Registerkarte Fax Briefpapier Definitionen ausgef hrt werden P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 5 228 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Extras Dialogfunktion Beschreibung Das Bet tigen dieser Schaltfl che ffnet den Dialog Fax Briefpapier De finition bearbeiten Uber diesen Dialog wird ein neues Fax Briefpapier zusammengestellt Fax Briefpapier Definition bearbeiten Eriefpapier H ame Far Muster Definition a Seite lt Keine spe
284. ndezeit Empf nger Status H y Freitag 10 24 Anton Aachen OK Timan Ankan A anban Zur Bearbeitung der Nachrichten die Ihnen hier angezeigt werden stehen Ihnen zun chstein mal bis auf wenige Ausnahmen die selben Funktionen zur Verf gung die Sie schon bei der Be schreibung des Posteingangsfensters kennengelernt haben siehe dazu Abschnitt 5 3 4 1 auf Seite 5 175 Die Funktionen Markierungsf hnchen setzen gelesen Merker setzen zur ckset zen sind nicht vorhanden da diese hier keinen Sinn machen Hinzu kommen einige zus tzliche Funktionen die nur auf versendete Nachrichten anwendbar sind Aufrufen k nnen Sie diese Funktionen sowohl ber das ffnen des Kontext Men s Rechtsklick auf die Nachricht oder ber das Men Nachrichten aus dem Communications Men Einige wichtige Funktionen las sen sich zus tzlich durch Markieren des Journaleintrages und Bet tigen einer der Schaltfl chen aus der Werkzeugleiste ausl sen Die zus tzlich zur Verf gung stehenden Funktionen sind Men funktion Beschreibung Sendeaufrag Storniert die Nachricht bermittlung vorausgesetzt die bertragung wur stornieren de vom Kommunikationsserver noch nicht abgeschlossen R Erneut senden Versendet ein bereits bermitteltes Dokument nochmals an dieselbe Adresse Tabelle 5 21 Zus tzliche Funktionen zum Fenster Postausgang 5 3 5 Das Fenster f r die Internet Favoriten ber die Men funktion Internet Favoriten la
285. nen hier ber die Telefon Zugriffsberechtigungen festgelegt werden siehe dazu Abschnitt 4 8 2 Telefon Zugriffsberech tigungen auf Seite 4 118 zum anderen werden hier die Call Center Einstellungen ACD Einstellungen vorgenommen Siehe dazu auch Ab schnitt 4 8 1 ACD Gruppen auf Seite 4 117 Dieses Verzeichnis kann nur eingeblendet werden wenn man mit administrativen Rechten am System angemeldet ist Symbolleiste Blendet die Werkzeugleiste mit dem Globus Symbol und dem Symbol zur Einrichtung neuer Verzeichnisse ein oder aus Tabelle 5 30 Die Verzeichniselemente des Fensters Explorerverzeichnisse Wird ein Verzeichnis wird durch Anklicken markiert wird gleichzeitig sein Inhalt im Fenster Ex plorerliste angezeigt Zu den Unterverzeichnissen gelangen Sie entsprechend per Dop pelklick oder durch Anklicken des Verzweigungssymbols Ein Rechtsklick auf eines der eingerichteten Verzeichnisse oder Unterverzeichnisse ffnet ein Kontextmen das Ihnen gegebenenfalls weitere Bearbeitungsm glichkeiten zu diesem Ver zeichnis zur Verf gung stellt Diese sind im einzelnen davon abh ngig ob die jeweilige Opera tion f r diesem Ordner sinnvoll ist beziehungsweise ob Sie berechtigt sind diese Funktion auf zurufen Alternativ k nnen Sie die Funktionen des Kontextmen s auch ber das Communications Men Verzeichnisse aufrufen Folgende Funktionen k nnen ber dieses Men aufgerufen werden P31003 52330 B689 3 19
286. nfunktionen finden Sie im Kapitel Funktionsreferenz Im einzelnen behandelt dieses Kapitel folgende Themen Thema Beschreibung Starten beenden des Programms Abschnitt 2 2 Einf hrung in die Bedienoberfl che Abschnitt 2 3 Versenden von E Mails Abschnitt 2 4 Versenden von Fax Nachrichten Abschnitt 2 5 Versenden von Sprachnachrichten Abschnitt 2 6 Versenden von SMS Nachrichten Abschnitt 2 7 Empfangene Nachrichten bearbeiten Abschnitt 2 8 Pers nliche Kontakte eigene Adressbucheintr ge erzeugen Abschnitt 2 9 Nachrichten suchen Abschnitt 2 10 Abschnitt 2 12 Mit den Telefoniefunktionen arbeiten Gruppen unter Meine pers nlichen Gruppen erstellen Abschnitt 2 13 Dateien ffnen Abschnitt 2 14 Kennwort ndern Vertretung einrichten Abschnitt 2 15 Abschnitt 2 16 Eigene Datenbankeinstellungen ndern Abschnitt 2 17 Tabelle 2 1 bersicht ber die Themen im Kapitel Schnelleinstieg Unter Umst nden ist es m glich eine Funktion auf unterschiedliche Weise auszul sen In die sem Kapitel wird nur die eing ngiste beschrieben M chten Sie mehr ber alternativen Bedie nungsm glichkeiten erfahren schlagen Sie bitte im Referenzteil dieses Handbuches nach P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 2 19 Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Starten beenden des Programms 2 2 Starten beenden des Programms Um das Programm zu st
287. ng markiert werden k nnen Die Fenster ber die Sie Ihre Dokumente verwalten Journalfenster haben eine Spaltenkopfzeile die in vielf ltiger Weise editiert werden kann P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 5 165 Funktionsreferenz Das Ansicht Men amp Communications Test Jan DOC Iof x Datei Bearbeiten Ansicht Nachrichten Worschau Extras Hilfe 22 2 HeH Postausgang Erselra m82 2 BE nserzeaspnL2 B Sendezeit Sender Betreff Sendezeit Empf nger Status pd 09 25 Anton Aachen Voice Test A v Freitag 10 24 Anton Aachen OK I 09 25 Anton Aachen HTML Test A 3 Anton Aachen A Y 0924 Anton Aachen E Mail Test Gel schte Post Vorschau a Posteingang En A a2 J Yon Anton Aachen Posteingang Betreff RTF Test Gel schte Elemente Sendezeit Sender _Betreff IS von Anton A 09 52 lt AUTOREPORTE Report Server HUGO 4B Allen antworten 49 Antworten Weiterleiten 44 W Postausgang pA 09 12 Administrator Test2 E Telefon A 09 11 Administrator Test RTF Test Ea Benutzer Empf nger z 09 10 Administrator Test4 49 Arbeitsplatz Pd 09 09 Administrator Test amp Internet Favorten A 09 09 Administrator Test z Kommunikationsserver e 09 07 Administrator Testi o Gestern 14 31 Anton Aachen Test Routing Rules A Gestern 14 28 Anton Aachen Test Routing Rul
288. nger und dem Status der Nachricht in Ih rem Postausgangsfenster angezeigt 2 7 Versenden von SMS Nachrichten Das Versenden einer SMS k nnte ebenfalls ber die Funktion Neue Textnachricht eingeleitet werden Der im Textfeld eingegebene Text wird bei der Adressierung einer SMS f higen End einrichtung zum Beispiel 123456 SMS automatisch entsprechend versendet Allerdings ha ben Sie hier keine direkte Kontrolle dar ber ob Sie die maximale Zeichenanzahl von 160 ber schritten haben Bequemer kann eine SMS Nachricht ber die spezielle SMS Funktion erzeugt werden 1 W hlen Sie dazu Datei gt Neu gt SMS Nachricht Der Nachrichtendialog f r den SMS Versand wird ge ffnet P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 2 32 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Empfangene Nachrichten bearbeiten Neue Nachricht iof x Datei Bearbeiten Ansicht Text Aktionen Hilfe LER Adresse j 23456 SMS Senden Suchen Betreff a m a Anrufen r Y 9 Zeichen Test 5MN5 2 Geben Sie die Handy Nummer des Empfangsger tes ein Hier l sst die Adresseingabe nur Zahlen zu f r die Handynummer F r die Versandart ist der Dienst SMS fest vorgegeben 3 Geben Sie den Nachrichtentext in das Texteingabefeld ein ber dem Texteingabefeld ist die Anzahl der Zeichen eingeblendet die aktuell f r die Nachricht eingegeben wurden Dadurch ist eine laufende Kontrolle des
289. nktionen Einige besondere Funktionen die speziell der Pflege und Wartung von Communications oder des Communicationss dienen k nnen zwangsl ufig nicht von jedem Benutzer wargenommen werden Diese Einstell und Verwaltungsaufgaben zu denen unter anderem das Einrichten und L schen von Benutzern und das bertragen von erweiterten Rechten geh ren k nnen nur von Benutzern mit administrativen Rechten vorgenommen werden ber eine individuelle Privile gienzuweisung k nnten die ben tigten erweiterten Rechte vom Administrator auch an Normal Benutzer bertragen werden Nur diese sind berechtigt die im folgenden beschriebene Aufga ben zu erledigen Thema Beschreibung in diesem Kapitel Globale Kontakte verwalten Abschnitt 4 1 Benutzer verwalten Abschnitt 4 2 Agenten verwalten Abschnitt 4 3 Benutzergruppen hinzuf gen Abschnitt 4 4 Globale GUI Layouts erzeugen Abschnitt 4 5 Fax Briefpapier entwerfen und zusammenstellen Abschnitt 4 6 Kalenderprofile einrichten Abschnitt 4 7 ACD Gruppen und Telefon Zugriffsberechtigun Abschnitt 4 8 gen verwalten Anrufvermittlung in Abh ngigkeit von der Anrufer Abschnitt 4 9 ID konfigurieren Das Kommunikationsserver Verzeichnis einsehen Abschnitt 4 10 Informationen zum Communications Daten Cache Abschnitt 4 11 Tabelle 4 1 bersicht ber die Themen im Kapitel Administrator Funktionen 4 1 Globale Kontakte Globale Kontakte k nnen im Gegensatz zu den pers nlichen von j
290. nktionsreferenz Das Ansicht Men Verkn pfung zwischen den Nachrichten und dem Gespr chspartner herge Voraussetzung daf r ist dass ber entsprechende Datenbankeintr ge eine stellt werden kann e Anzeige des gesamten Schriftverkehrs den Sie mit einem beliebigen Teilnehmer ausge tauscht haben 5 3 7 1 Schriftverkehr Darstellung bei Telefonaten Jedesmal wenn Sie einen Teilnehmer anw hlen oder wenn Sie angerufen werden wird in die sem Fenster automatisch der gesamte Schriftverkehr aufgelistet den Sie mit diesem Teilneh mer abgewickelt haben Zur Kennzeichnung der Journaleintr ge nach eingegangenen und ausgegangenen Nachrichten sind diese mit unterschiedlichen Symbolen versehen e 3 kennzeichnet eingegangene Nachrichten e kennzeichnet ausgegangene Nachrichten Die Anzeige des Schriftverkehrs ist unabh ngig davon wie Sie den Teilnehmer anrufen also ob Sie den Anruf durch einen Doppelklick im Telefonjournal oder sonstwie ausl sen Das oben beschriebene Verhalten kann ber den Men befehl Mailliste beim Gespr ch an zeigen aus dem Men Schriftverkehr ein oder ausgeschaltet werden Die Eintr ge in die Titelkopfzeile sind hier wie bei allen Journalfenstern ber einen Rechtsklick auf diese Titelzeile einstellbar Siehe dazu Abschnitt 5 3 2 1 Editierm glichkeiten der Anzei gen in den Journalfenstern auf Seite 5 166 5 3 7 2 Schriftverkehr Darstellung von beliebigen Teilnehmern Ein weite
291. nnern k nnen die im Betreff der Nachricht vorkommen Nachricht suchen Suchkriterien Suchen im Betreff W Suchergebnis f r Posteingang anzeigen Suchergebnis f r Postausgang anzeigen 09 08 2002 12 01 Testnachricht 05 08 2002 14 53 Testmail u Schlie en In das Eingabefeld Suchen im Betreff wird die Zeichen oder Ziffernfolge eingetragen nach der gesucht werden soll Die Suche l sst sich mit Hilfe der Kontrollk stchen Suchergebnis Posteingang anzeigen beziehungsweise Suchergebnis Postausgang anzeigen gegebe nenfalls auf eines der beiden Journale f r den Postein oder Postausgang beschr nken Die Schaltfl che Suche starten l st den Suchvorgang aus Die zum Suchstring passenden Nach richten werden daraufhin im Anzeigebereich aufgelistet Durch einen Doppelklick auf einen der gefundenen Journalleintr ge k nnen Sie hier sofort diese Nachricht ffnen brigens ist auch in dieser Nachrichtenliste wie in allen Journalfenstern die Tabellenkopfzeile editierbar so dass Sie sich alle Informationen zu der gefundenen Nachricht anzeigen lassen k nnen Weitere In formationen zum Thema Editieren der Tabellenkopfzeile finden Sie im Abschnitt 5 3 2 1 auf Seite 5 166 ber Schlie en verlassen Sie den Dialog Nachricht suchen 5 6 5 Adressbuch Die Funktion Adressbuch dient dem Ex und Import von Benutzer und oder Kontaktdaten Dabei ist es dem Standard Benutzer nur erlaubt seine pers nlichen Adressbuch
292. nrichten unter Gruppen 4 97 unter Meine pers nlichen Gruppen 4 99 unter Rundsendelisten 4 100 G ltige Dateiformate 5 160 H Headset 4 92 Hilfethemen 5 255 Inbound 4 130 Interactive Voice Response IVR X 264 Internet Favoriten Fenster 5 195 Internet Fenster Favoritenliste erweitern 5 196 Vorw rtsbl ttern 5 196 Zeichensatz einstellen 5 196 IVR Interactive Voice Response X 264 IVR Interaktives Sprach Men 4 85 J Journalausdruck 5 179 Journalfenster Vorschau im 5 219 Journalgestaltung Horizontale Gitterlinien einblenden 5 218 Schriftart 5 218 Schriftgrad 5 219 Spaltenbreite automatisch anpassen 5 218 Vertikale Gitterlinien einblenden 5 218 Wechselnde Farbe als Hintergrund 5 218 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Z 275 K Kalenderprofil erstellen 4 108 Kalenderprofile 4 108 Kennwort 4 85 Kommentar an Sprachnachricht 5 155 Kommunikations Dienste 1 14 Kommunikationsserver im Explorerverzeichnis 5 209 Kontakt globaler 5 156 Kontakt privater 5 159 Kontakte im Funktionen Men 5 220 Kurzrufname siehe Benutzerkennung 4 80 L Lokaler Daten Cache 4 130 Lokales Telefon 5 248 M Mail Tracking 5 253 Mailbox 5 147 Makeln 2 24 5 198 Mandatory 4 98 Markierungsregel 5 242 Max L nge eingehender Nachrichten 5 253 Mein Telefon im Explorerverzeichnis 5 209 Meine privaten Gruppen 4 96 Men zeile 2 22 Merker 5 177 Mobiltelefon 1 10 MRS Service Provider MSP 5 243 Multi Format
293. ns Benutzerhandbuch Einleitung Datenschutz und Datensicherheit e Nutzen Sie alle M glichkeiten der Passwortvergabe konsequent aus geben Sie keinem Unberechtigten Kenntnis der Passw rter zum Beispiel per Notizzettel e Achten Sie mit darauf dass kein Unberechtigter in irgendeiner Weise Kundendaten verar beiten speichern ver ndern bermitteln sperren l schen oder nutzen kann e Verhindern Sie dass Unbefugte Zugriff auf Datentr ger haben zum Beispiel auf Siche rungsdisketten oder Protokolldrucke Das gilt sowohl f r den Serviceeinsatz als auch f r Lagerung und Transport e Sorgen Sie daf r dass nicht mehr ben tigte Datentr ger vollst ndig vernichtet werden Vergewissern Sie sich dass keine Papiere allgemein zug nglich zur ckbleiben Arbeiten Sie mit Ihren Ansprechpartnern beim Kunden zusammen Das schafft Vertrau en und entlastet Sie selbst P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 1 17 Einleitung Datenschutz und Datensicherheit P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 1 18 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Allgemeines 2 Benutzer Funktionen Schnelleinstieg 2 1 Allgemeines In diesem Kapitel werden in kurzer Form die Arbeitsabl ufe beschrieben die ein Benutzer zur Abwicklung seiner Kommunikationsvorg nge ausf hren muss Eine ausf hrliche Beschrei bung der Symbol Men und Taste
294. ns fungiert so als Switch zwischen verschiedenen Netzwerktypen und Kommunikationsarchitekturen Alle notwen digen Konversionen von Dokumentenformaten und Adressen f hrt der Server automatisch durch Die ben tigten Vermittlungszeiten liegen im Sekundenbruchteilbereich So kann zum Beispiel ein einkommendes Fax direkt in ein Microsoft Exchange E Mail Netz vermit telt werden oder eine Internet Mail wird zum Abruf per Fax bereitgestellt Benutzer k nnen Informationen wahlweise ber den HiPath Xpressions Client Communications das Inter net ber Telefon und Fax oder ber ein fremdes Mailsystem abrufen HiPath Xpressions wurde unter Windows NT implementiert Windows NT erh ht mit seiner guten Skalierbarkeit und der riesigen Applikationssoftware Basis weiter die Anwendungs m glichkeiten f r den HiPath Xpressions Server Der HiPath Xpressions Server ist hoch gradig skalierbar Mehrere NT Server k nnen zu einem Gesamtsystem verbunden werden Dieses System tritt nach au en als ein einziger HiPath Xpressions Server auf Auf der P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 X 266 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Glossar n chsten Stufe der Skalierung k nnen dann mehrere HiPath Xpressions Server ber Re mote System Links zu einem logischen Ganzen verbunden werden Derart gekoppelte Server k nnen sich gegenseitig Kommunikationsressourcen zur Verf gung stellen Multimedia Call Center MMCC Nicht nur Anrufe werden
295. ns k nn ten Personen Zugriff auf vertrauliche oder sicherheitsrelevante Daten erhalten HRS Anmeldung T Bitte w hlen Sie ein MAS Frofil und geben Sie EE aj Ihr Kennwort ein um die Anmeldung durchzuf hren Wr Kennwort f r dieses Profil behalten Anmelden Abbrechen Um die h chstm gliche Datensicherheit zu erreichen sollten Sie dieses Kontrollk stchen un gesetzt lassen Die Anmeldung kann dann immer nur durch die Eingabe Ihres Kennwortes er folgen Gehen Sie zur Anmeldung folgenderma en vor 1 Starten Sie Communications Der Anmeldungs Dialog wird daraufhin ge ffnet P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 5 221 Funktionsreferenz Extras Ist Communications bereits gestartet und Sie m chten Sich nur neu am Kom munikationsserver anmelden dann w hlen Sie aus dem Communications Men Extras die Funktion Anmelden 2 W hlen Sie aus dem Kombinationsfeld Profil das Benutzerprofil aus unter dem Sie sich anmelden m chten Dies ist nur erforderlich falls f r Sie mehrere Profile definiert sind ein Standardprofil festlegen mit dem Communications automatisch startet Dann wird bei der Anmeldung ber den obigen Dialog nur das Kennwort abge fragt Haben Sie mehrere Profile definiert k nnen Sie alternativ im Service Provider 3 Tragen Sie Ihr Kennwort in die betreffende Eingabezeile ein und klicken dann auf Anmel den Nach
296. nstanz des Service Providers vorhan den Der MSP stellt die folgende Dienste zur Verf gung Store amp Forward Schnittstelle Client Applikationen k nnen Dokumente an einen HiPath Xpressions Server senden bzw von diesem empfangen Dieser Dienst wird verwendet f r die klassische Kommunikation per E Mail Fax Voicemail usw Transaktionen Schnittstelle Dies erm glicht insbesondere die CTI Funktionalit t f r Client Applikationen Simple Mail Transfer Protocol SMTP Das SMTP Protokoll ist der Internet Standard zur Verteilung von elektronischer Post Das Protokoll ist textorientiert und setzt auf dem TCP Protokoll auf Eine Nachricht besteht aus Header und Nutzdaten Der Header enth lt u a Datum Bezug Empf nger Absender Ko pienempf nger der Benutzer wird f r jeden dieser Eintr ge durch einen prompt ange sprochen Der Nutzdatenteil besteht typischerweise aus freiem ASCII Text Nachrichten mit mehreren Empf ngern auf einem Ziel Host werden nur einmal zum Ziel bertragen und dort verteilt SMTP definiert nicht wie eine Nachricht von einem oder zu einem Benutzer von SMTP vermittelt wird Des weiteren ist nicht festgelegt wie empfangene Nachrichten vom Benutzer pr sentiert oder zwischengespeichert werden Diese Aufgaben werden f r das SMTP Protokoll von anderen Applikationsprogrammen durchgef hrt P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 X 268 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Glossar Skil
297. nster Wenn Sie Weiterleiten gew hlt haben geben Sie die Adresse ein an die Sie das Fax sen den m chten Bei Antworten ist dies im Allgemeinen nicht n tig da hier automatisch die korrekte Adresse eingetragen wird 3 Bet tigen Sie die Schaltfl che Senden um das Fax abzuschicken 2 8 3 Empfangene Voicemail bearbeiten Ist in Ihrem Posteingang eine Sprachnachricht eingegangen so k nnen Sie diese einmal ber das Vorschaufenster anh ren das Ihnen dazu spezielle Funktionen zur Verf gung stellt die Nachricht dazu im Journal markieren oder indem Sie die Sprachnachricht durch Doppelklicken im Nachrichtendialog ffnen Auch in diesem Nachrichtenfenster sind die Funktionen einge blendet die das Anh ren der Sprachnachricht erlauben P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 2 39 Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Empfangene Nachrichten bearbeiten Wiedergabe ber die Vorschau 1 Markieren Sie per Mausklick die Voicemail im Fenster Posteingang Die Wiedergabefunktionen f r die Voicemail sind sofort ber Vorschaufenster zug nglich Die Wiedergabe kann entweder ber das an Ihrem Arbeitsplatz befindliche Telefon oder ber PC Lautsprecher Soundkarte erfolgen Die nachfolgende Tabelle beschreibt die Be dienelemente zur Wiedergabe einer Voicemail Funktion Beschreibung Wiedergabe ber das Telefon Abspielen Wiedergabe der Sprachnachricht ber das Telefon
298. nt Informationen Die im Bild eingegebenen Parameter w rden zum Beispiel folgenden Text oben auf dem aus gedruckten Nachrichten Dokumenten erzeugen E Mail Nr 111 von Administrator an Testbenutzeri Seite von 1 Datum 12 02 2004 16 17 Status OK Betreff Testmail Der Bereich Fax einpassen stellt Ihnen Optionen zur Verf gung mit der der Ausdruck von Fax seiten beeinflusst werden kann Mit der Auswahl der Option Faxseite an Druckseite anpassen wird das Fax auf einer Druck seite ausgegeben len bei berlangen Faxseiten Wird diese Option gesetzt kann die Darstellung unter Umst nden sehr klein ausfal Die Option Optimal anpassen passt eine Faxseite deren Format leicht von DIN A4 abweicht optimal auf eine Druckseite ein Damit beim sp teren Abheften des gedruckten Dokuments kein Text durch die Lochung verlo rengeht haben Sie die M glichkeit einen Randbereich f r den Faxausdruck zu definieren Im Eingabefeld Linker Rand k nnen Sie dazu einen entsprechenden Einzug vorgeben 5 6 13 2 Faxausdruck ber diese Registerkarte wird der Drucker ausgew hlt an dem Ihre Faxe ausgegeben werden sollen Einstellungen Ei Layout drucken Fasausdruck Allgemein Signatur Schnittstelle Mail Tracking Fas G3 Dokument Ausdruck auf G3 Ger t mit Nummer Ausdruck auf Server Drucker DEFAULT Fax G4 Dokument Ausdruck auf windows Standarddrucker Ausdruck auf G4 Ger t mit Nummer
299. nutzerspezifische Einstellungen vornehmen asana anaana anana 3 65 3 3 1 LEAYOUFArUCKeNn 2 ee as Era N E T EE IAR E 3 65 3 3 2 Fax Ausgabeger t ausw hlen nana naaa aaea 3 68 3 3 3 Allgemeine Einstellungen vornehmen enanana anaana aaa 3 69 33 4 Signatur erstellen s esce sira 2 uusu ds a irda aE a rend ae 3 71 3 3 5 Benachrichtigungsart einstellen naaa a naaa enenen nennen 3 72 4 Administrator Funktionen asasssnnsnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 4 75 4 1 Glopale Kontakte u u kird aae AERE sea an aaa De d BE E aan dark 4 75 4 1 1 Globale Kontakte einrichten nananana aa aaa 4 76 4 1 2 Globale Kontakte ber eine Schablone einrichten a na naaa aaaea 4 78 AI AV ROOUIN O reri ee ae ne EE 4 78 4 2 BENUIZEr 225324 226 Keen er ent Bean AE rae 4 79 4 2 1 Benutzer einrichten a a anaa anaa 4 79 4 2 1 1 Allgemeines zu den Benutzerdaten nananana aaa 4 80 4 2 1 2 Die Datenbankmasken nananana naaa 4 81 4 2 2 Benutzereintrag ndern ssassn aaa aaae nennnnnn 4 89 4 2 3 Benutzer einer anderen Gruppe zuordnen n a sasaaa aaaea eaa 4 90 43 AG Oee een ee ee ee 4 90 4 3 1 AgGENIEN elnficHlen ss 4 erraten 4 90 4 4 BENUIZEIGEUDBEN 22 0250 a er urn HH 4 92 4 4 1 Neue Benutzergruppen definieren 222 2uosenenenen een 4 93 P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 0 2 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Inhalt 4 4 1 1 Voicemail Einstellungen gruppen
300. nzeige des Schriftverkehrs ist unabh ngig davon wie Sie den Teilnehmer anrufen also ob Sie den Anruf durch einen Doppelklick im Te lefonjournal oder sonstwie ausl sen Ein weiteres Merkmal dieses Fensters ist die Anzeige des kompletten Schriftverkehrs eingehend und ausgehend den Sie mit irgendeinem Teilnehmer ausgetauscht haben Diese Darstellungsm glichkeit ist besonders komfortabel da es manch mal schwierig ist bei der Vielzahl der Teilnehmer und Unmenge von Nachrichten den berblick zu behalten Um sich den gesamten Schriftwechsel mit einem Teilnehmer anzeigen zu lassen ziehen Sie einfach per Drag amp Drop irgendein Dokument dieses Teilnehmers aus dem Postein gangs oder Postausgangsfenster in das Schriftverkehrsfenster Sofort werden dort alle Doku mente die diesen Teilnehmer betreffen aufgelistet Die Eintr ge in der Titelkopfzeile sind hier wie bei allen Journalfenstern ber einen Rechtsklick auf diese Titelzeile einstellbar siehe Ab schnitt 5 3 2 1 Editierm glichkeiten der Anzeigen in den Journalfenstern auf Seite 5 166 Das Schriftverkehr Fenster ffnen e Klicken Sie im Men Ansicht auf die Funktion Schriftverkehr Das Fenster Schriftverkehr wird ge ffnet Gleichzeitig wird im Communications Men der Men punkt Schriftverkehr angezeigt Die Bearbeitungsm glichkeiten entsprechen denen des Posteingang bzw Postausgang Fensters Details zu den Funktionen im Schriftver kehrsfenster finden Sie im Abschnitt 5 3 7
301. oder e an beide angef gt wird Unter Standardsignatur haben Sie weiterhin die M glichkeit zu definieren ob e daf r immer Signatur 1 verwendet wird oder e Signatur 2 f r interne und Signatur 2 f r externe Nachrichten Sie k nnten zum Beispiel die Signatur 1 f r externe Nachrichten etwas f rmlicher gestalten e eine Signatur an SMS Nachrichten angef gt wird Einer SMS Nachricht ist die Signatur 3 fest zugeordnet P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 3 71 Communications anpassen Benutzerspezifische Einstellungen vornehmen Signatur definieren 1 W hlen Sie aus dem Auswahlfeld Signatur zur Bearbeitung w hlen die entsprechende Kennzahl aus 1 4 2 Geben Sie im Bearbeitungsfenster den Signaturtext ein oder ndern Sie bereits bestehen den Text 3 Klicken Sie auf OK Die definierte Signatur steht unter der entsprechenden Kennzahl sofort zur Verf gung 3 3 5 Benachrichtigungsart einstellen ber das Register Schnittstelle k nnen Sie die akustischen und optischen Benachrichtigun gen einstellen Einstellungen x Layout drucken Fasausdruck Allgemein Signatur Schnittstelle Mail Tracking Akustische Benachrichtigung Wr f r Begr ung V beineuer Nachricht MV bei Telefonanruf Sprache f r Ansagetexte Deutsch Optische Benachrichtigung Y bei neuer Nachricht Y bei Telefonanruf f Ich mochte informiert werden wenn eine ausgehend
302. ontakt um anzurufen Hier ber k nnen Sie eine Recherche nach einer Teilnehmernummer starten Damit die gesuchte Teilnehmeradresse gefunden werden kann muss sie in der Systemdatenbank vorhanden sein Die Vorgehensweise ist in Ab schnitt Abschnitt 2 10 2 Allgemeine Adressensuche auf Seite 2 46 beschrieben Leitet den Anruf an die eingegebene oder aus dem Adressbuch aus gew hlte Telefonnummer ein W hrend eines bestehenden Gespr chs kann ein zus tzliches Ge spr ch zu internen oder externen Zielen so weit konfiguriert auf gebaut werden Der gehaltene Teilnehmer kann nicht mith ren Gehen Sie folgenderma en vor um eine R ckfrage einzuleiten 1 Geben Sie w hrend des Gespr chs die Rufnummer des Teilneh mers ein zudem Sie eine R ckfrage aufbauen m chten Klicken Sie auf das R ckfrage Symbol Die Verbindung wird auf gebaut Um die R ckfrage zu beenden klicken Sie auf das Auflegen Symbol s u Die Verbindung zum zuletzt angew hlten Teilneh mer wird getrennt bergeben Tabelle 2 12 _Bedienungselemente und Funktionen des Wahlassistenten bergibt das Gespr ch an den Teilnehmer mit dem R ckfrage gehal ten wird P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 2 49 Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Mit den Telefoniefunktionen arbeiten Funktion Beschreibung Konferenz Baut eine Konferenzschaltung zu den jeweils angerufenen
303. orgenommen Einzelheiten zur Definition neuer ACD Gruppen entnehmen Sie bitte dem Handbuch ACD Supervisor P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 4 117 Administrator Funktionen Objektverwaltung 4 8 1 2 Bestehende ACD Gruppe bearbeiten Ein Rechtsklick auf eine bereits existierende ACD Gruppe ffnet das Kontext Men in dem ber die Auswahl der Funktion ACD Gruppe gt Andern die Definition der ACD Gruppe mo difiziert werden kann Testgruppel ACD Gruppe Allgemein I Geben Sie allgemeine Informationen ein r Agenten Addressregeln f r Anrufer zeiten Allgemein Wwartefeld Malbos F higkeiten Nare Fem o Priorit t H chste 0 Yermittlungsmodus Zurich 000 Kampagne f r verlorene Anrufe MD Anrufe F amp A URL ACDIDHTALLERNAME gt Kampagnen F amp URL gt Wandanzeigeger t Kein Abbrechen bernehmen E Hier sind die verschiedenen Einstellungsseiten ber Registerkarten zug nglich Auf welcher Registerkarte sich die einzelnen Parameter befinden entnehmen Sie bitte dem Handbuch ACD Supervisor Die Auswahl ACD Gruppe gt L schen entfernt die markierte ACD Gruppe aus dem System 4 8 2 Telefon Zugriffsberechtigungen ber die Einstellung der Zugriffsberechtigungen k nnen die M glichkeiten die zum Beispiel in Communications oder TrayPhone hinsichtlich der berwachung und Bedienung der Telefonie funktionen
304. p Up Fensters in Ihre laufende Ap plikation k nnen Sie durch die folgenden Kontrollk stchen erzeugen Dialogelement Beschreibung bei neuer Nachricht Es wird ein Benachrichtigungsfenster ge ffnet das Sie darauf hinweist dass Sie eine neue Nachricht erhalten haben Eingehende Nachricht Communications A Sie erhielten eine neue Hachricht won Administrator bei Telefonanruf Bei aktivierten Telefoniefunktionen wird ein Benachrichti gungsfenster ge ffnet das Sie zum einen darauf hinweist dass Sie gerade einen Telefonanruf erhalten zum ande ren werden weitere M glichkeiten bereitgestellt wie mit dem Anruf weiter zu verfahren ist So k nnen Sie durch Anklicken der entsprechenden Schaltfl che den Anruf auf Ihre Mailbox Anrufbeantworter umleiten die Verbindung direkt abbrechen oder den Anruf entgegennehmen In diesem Fall wird Ihr Telefon automatisch in den Modus Freisprechen geschaltet Das hei t Sie k nnen ohne Abheben des H rers mit dem Anrufer sprechen Anruf Communications Anruf yon 432404901111 Sachen Anton Trennen Annehmen Schlie en Tabelle 3 7 Einstellm glichkeiten f r die optische Benachrichtigung P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 3 73 Communications anpassen Benutzerspezifische Einstellungen vornehmen Dialogelement Beschreibung Ich m chte informiert werden wenn eineaus gehende Nachricht kei nen
305. pezifische Einstellungen vornehmen 3 3 3 Allgemeine Einstellungen vornehmen Auf der Registerkarte Allgemein werden die allgemeinen Grundeinstellungen vorgenommen Folgende Einstellungen sind hier zug nglich Einstellungen x Layout drucken Faxausdruck Allgemein Signatur Schnittstelle Mail Tracking Telefon Mein Teleton Lokales Teleton Sprachnachicht wiedergeben ber Mein Telefon Sprachnachrichten Format Law l bensache meinen Telefonstatus lv Fro Teilnehmer nur den letzten ein und ausgehenden Ruf zeigen Fax Papiergro e Fas Briefpapier At Y Lokalen Nachrichten Cache nach dem Abmelden laschen l Direkte Posteingangs Benachrichtigung Abbrechen Hilfe Dialogelement Beschreibung Mein Telefon In diesem Fenster wird Ihre Telefonnummer angezeigt falls Sie an Ih rem Arbeitsplatz ber ein Telefon verf gen und die Telefoniefunktio nen eingerichtet sind Lokales Telefon Wenn Sie vor bergehend an einem anderen Rechner mit Communi cations eingeloggt sind k nnen Sie ber den Eintrag der Telefon nummer des dortigen Telefon Anschlusses Ihre eingehenden Sprach Nachrichten dorthin umleiten und anh ren Sprachnachricht wie ber dieses Kombinationsfeld k nnen Sie festlegen ber welchen dergeben ber Telefon Anschluss Ihre Sprachnachrichten Voicemails wiedergege ben werden sollen Mein Telefon In diesem Fall erfolgt die Ausgabe der Sprachnachricht ber das Te l
306. ppe zugeteilt werden sollen ausgew hlt Ohne eine Privilegienzuweisung kann keine neue Benutzergruppe erzeugt wer den Sollte Sie dies dennoch versuchen erscheint eine Fehlermeldung 5 Beendet wird die Definition der Benutzergruppen durch Bet tigen der Schaltfl che OK 4 4 1 1 Voicemail Einstellungen gruppenspezifisch anpassen Die globalen Voicemail Einstellungen die in den Telematik APLs zum Beispiel Isdn APL oder Dig APL vorgegeben werden und zuerst einmal f r alle Benutzer g ltig sind k nnen benutz ergruppenspezifisch angepasst werden Dabei werden die globalen Einstellungen durch die gruppenspezifischen berschrieben Folgende Schritte sind n tig um die gruppenspezifischen Voicemail Parameter anzupassen 1 Expandieren Sie den Zweig Benutzergruppe im Fenster Explorerverzeichnisse 2 ffnen Sie dort f r die gew nschte Gruppe das Kontextmen Rechtsklick auf die ge w nschte Gruppe 3 Rufen Sie die Funktion Zugangsberechtigung ndern auf Im Dialogfenster Privilegien der Gruppe XYZ ist jetzt zus tzlich zur Registerkarte Standard die Registerkarte Erweitert zug nglich Auf dieser lassen sich die Voicemail Einstellungen f r die gew hlte Gruppe definieren Privilegien der Gruppe XYZ Standard Erweitert Maximale L nge der Firmenbegru ung in Sek Maximale Ansagenl nge in Sek Maximale Nachnchtenl nge in Sek Maximale L nge des aufgenommenen Namens in Sek
307. r Explorerverzeichnisse ak tiviert sein Zus tzlich l sst sich dieses Auswahlmen ber das kleine Dreieck neben dem Globussymbol der Werkzeugleiste aufrufen Ist die Werkzeugleiste nicht eingeblendet l sst sich dies ber die Funktion Verzeichnisse gt Ansicht gt Symbolleiste nachholen Die Verzeich nisse werden in der Reihenfolge im Verzeichnisbaum angeordnet wie sie in der zeitlicher Abfolge eingebaut werden Sie k nnen so den Baum gezielt nach Ihren Vorstellungen und W nschen zusammenstel len Welchen Inhalt die einzelnen Ordner haben k nnen Sie sich im Fenster Explorerliste ansehen Siehe dazu Abschnitt 5 3 11 Das Fenster Explorerverzeichnisse auf Seite 5 207 Im Einzelnen lassen sich aus der Auswahlliste folgende Ordner in das Explorerverzeichnis aufnehmen und wieder ausblenden in der Reihenfolge ihres Erschei nens im Kontextmen Beschreibung Dieses Verzeichnis enth lt grunds tzlich die Verzeichnisse e Posteingang e Ungelesene Nachrichten e Markierte Nachrichten e Gel schte Post e Postausgang Eventuell sind noch weitere Unterverzeichnisse unter Posteingang vor handen Zum Beispiel wenn Sie diese f r eine automatische Postein gangsverteilung dort eingerichtet haben Arbeitsplatz Hier ber wird ein Ordner in Form eines Rechner Symbols in den Ver zeichnisbaum aufgenommen Hinter diesem Symbol verbirgt sich nichts anderes als die Laufwerksumgebung Ihres lokalen Rechners Auch die Ansichtsm
308. r Gruppen von denen im Prinzip beliebig viele eingerichtet werden k nnen 4 4 1 Neue Benutzergruppen definieren Gehen Sie folgenderma en vor um eine neue Benutzergruppe anzulegen 1 Markieren Sie im Fenster Explorerverzeichnisse unter Benutzer Empf nger das Ver zeichnis Benutzergruppen amp 2 W hlen Sie aus dem Communications Men Verzeichnisse die Funktion Neues Ver zeichnis Daraufhin ffnet sich der Dialog Neues Verzeichnis Alternative M glichkeiten zum ffnen des Dialogs Neues Verzeichnis e Im Fenster Explorerverzeichnisse unter Benutzer Empf nger das Ver zeichnis Benutzergruppen mit der rechten Maustaste anklicken und aus dem Kontextmen Neues Verzeichnis ausw hlen e Im Fenster Explorerverzeichnisse unter Benutzer Empf nger zuerst das Verzeichnis Benutzergruppen amp mit der linken Maustaste ffnen und dann das Ordnersymbol gt aus der Symbolleiste dieses Fensters ankli cken Es ffnet sich ebenfalls das Kontextmen aus dem man Neues Ver zeichnis ausw hlen kann 3 Benennen Sie die neue Benutzergruppe P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 4 93 Administrator Funktionen Benutzergruppen 4 Bet tigen Sie zur Definition der Gruppenprivilegien die Schaltfl che Gruppenprivilegien neues Verzeichnis Hier werden durch Setzen der entsprechenden Kontrollk stchen die Rechte die allen Be nutzern dieser Gru
309. r Internetadresse zur Adressierung ei nes externen Empf ngers der nicht in der HiPath Xpressions Datenbank eingetragen ist muss dem System zus tzlich mitgeteilt werden ber welchen Dienst die Nachricht versen det werden soll Dies geschieht durch die explizite Angabe der Versendeart in eckigen Klammern nach der Rufnummer Zum Beispiel 12345678 FAXG3 f r eine Nachricht an ein analoges Faxger t 87654321 SMS f r eine Handy Mitteilung per Short Message Service oder peter muster offline de SMTP f r eine Internet E Mail usw Es sind zudem alternative Adressierungsarten m glich die aus der folgenden Tabelle ent nommen werden k nnen Adressierungsart ber Namenseingaben Anton Aachen preferred oder Anton Aachen ber Benutzerkennungen Kurzrufname Logink rzel ber HiPath Xpressions Adres NVS SMTP p muster offline de sierungen oder NVS SMS 017011111111 oder NVS voice 1234 ber SMTP Adresse p muster offline de ber Nummerneingaben 123456789 Dienst Anmerkung Hier darf zwischen der Rufnummer und der ffnenden eckigen Klammer maximal ein Leerzei chen eingef gt werden ber Gruppennamen F r Standard Gruppen Gruppenadressierung als Gruppenname GRP Rundsendeliste F r private Gruppen Gruppenname PGRP ber Verteilerlisten Name der Verteilerliste LST Tabelle 5 7 Adressierungsarten f r den Nachrichtenversand e Die Eingabe des Betreffs P31003 52330 B689 3 19 Jul
310. r Kalenderdaten vorgenom men Im oberen Fensterbereich unter Name sind die bereits vorhandenen Kalenderprofile auf gelistet Im unteren Fenster unter Tag und Tagesprofil werden die Kalenderregeln f r das oben markierte Kalenderprofil angezeigt 2 Bet tigen Sie die Schaltfl che Neu neben dem oberen Fenster In die Liste der vorhandenen Kalenderprofile wird ein neues Profil mit dem Namen Neues Kalenderprofil angezeigt Der Eintrag ist so angelegt dass der vorgegebene Name direkt editiert werden kann 3 Geben Sie dem Profil einen aussagekr ftigen Namen Mit der Benennung ist die Definition eines neuen Kalenderprofils bereits abgeschlossen Bearbeiten eines Kalenderprofils Bearbeiten kann man ein Kalenderprofil indem man es markiert Die zugeh rigen Wochen tags und Datumseinstellungen Kalenderregeln werden dann im unteren Fensterbereich dar gestellt Verwenden Sie dann die Schaltfl chen neben dem oberen Fenster zur Bearbeitung Im einzelnen k nnen damit folgende Funktionen ausgel st werden P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 4 109 Administrator Funktionen Kalenderprofile Schaltfl che Beschreibung Legt ein neues Kalenderprofil an Dieses wird direkt im Fensterbereich links neben dieser Schaltfl che unter dem Namen Neues Kalenderprofil ange zeigt Der Eintrag ist so angelegt dass der vorgegebene Name direkt edi tiert werden kann Umbenennen Hier
311. r den Tastaturbefehle Shift entsprechender Funktionstaste F1 F2 kann au erdem schnell zu einem anderen Communications Lay out gewechselt werden Alternativ wird das gew nschte Layout aktiv wenn Sie den kleinen nach unten zeigenden Pfeil neben der Schaltfl che Neues Layout erstellen anklicken und dann dort ein Layout aus den angezeigte Liste ausw hlen Layout erneut Layout nderungen w hrend der laufenden Sitzung k nnen hier ber wie laden der r ckg ngig gemacht werden Anmerkung Eine Wiederherstellung nach einem Neustart von Communi cations ist hier ber nicht mehr m glich da beim Beenden des Programms alle nderungen gespeichert werden Tabelle 5 13 Die Layout Funktionen im Communications Men Ansicht P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 5 164 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Ansicht Men 5 3 2 Die Einrichtung der Funktions Fenster in Communications ber die nun folgenden Men punkte lassen sich die Fenster einrichten die Sie f r die Abwick lung Ihrer Kommunikation und zur Administration des Kommunikationsservers verwenden k n nen Wie Sie grunds tzlich vorgehen m ssen um die Ansichtsfenster im Arbeitsbereich von Communications optimal zu positionieren ist bereits ausf hrlich ab Abschnitt 3 1 Layout der Bedienoberfl che auf Seite 3 59 beschrieben worden Beachten Sie bitte bei der Einrichtung der Communications Oberfl che da
312. r oder Administrator die Men s von links nach rechts in der Reihen folge ihres Auftretens erl utert werden also angefangen vom Datei bis hin zum Hilfe Men In den einzelnen Pull Down Men s werden dann die einzelnen Men punkte von oben nach un ten eventuell mit Verzweigungen in weitere Untermen s abgehandelt Sollten zu den Funkti onen Symbolschalter vorhanden sein so sind die Symbole immer mit dargestellt Abh ngig davon ob Sie Communications als Benutzer oder Administrator bedienen bezie hungsweise ob eine Funktion eingerichtet oder gerade sinnvoll eingesetzt werden kann ist es m glich das Untermen s gerade nicht aktiv sind Sie erkennen dies daran dass der gezeigte Name der Funktion nicht schwarz sondern in einer grauen Konturschrift erscheint 5 1 Das Datei Menu Das Datei Men dient der grundlegenden Verwaltung der Versendeoptionen und dem Editieren von Benutzereintr gen und Kontakten Neu dem Offnen von abgelegten Dateien Offnen sowie dem Schlie en von Communications Beenden 5 1 1 Neu Die Funktion Neu ffnet ein Untermen das mit unterschiedlichen Formatierungsoptionen den Dialog Neue Nachricht ffnet und weiterhin M glichkeiten f r die Benutzer und Agentenein richtung sowie f r die Adressverwaltung Kontakte zur Verf gung stellt Um die Funktionen zur Benutzereinrichtung beziehungsweise die zur Einrichtung neuer globaler Kontakte ausf hren zu k nnen m ssen Sie ber die entsprech
313. rachkommentar anh ngen m chte Tabelle 2 8 Wiedergabefunktionen f r eingegangene Voicemails P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 2 40 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Empfangene Nachrichten bearbeiten Vor dem Weiterleiten einen Sprach und oder Text Kommentar anf gen Zu einer empfangenen Sprachnachricht kann vor dem Weiterleiten ein schriftlicher und oder ein gesprochener Kommentar an diese angef gt werden 1 W hlen Sie im Vorschaufenster mit der Voicemail oder im Nachrichtendialog Weiterleiten Der jetzt ge ffnete Dialog ist um den Bereich zur Texteingabe erweitert Hier kann der Text kommentar eingegeben werden 2 Geben Sie Ihren Kommentartext ein und oder benutzen Sie die Schaltfl chen um einen Sprachkommentar aufzunehmen Folgende Funktionen Stehen Ihnen dazu zur Verf gung Funktion Beschreibung Ersetzt die urspr ngliche Sprachnachricht durch den Kommentar F gt den Sprachkommentar an die urspr ngliche Nacht an Schaltfl che zur Aufnahme eines Sprachkommentars ber das Telefon Diese Funktion steht nur dann zur Verf gung wenn die CTI Funktionen implementiert sind Aufnahme des Sprachkommentars ber ein Mikrofon das an die Sound karte des PCs angeschlossen ist Tabelle 2 9 Funktionen zum Aufnehmen eines Sprachkommentars P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 2 41
314. rd im Statusbereich des Fensters unter dem Bedienungsbereich angezeigt Zudem ist unter Telefonnummer das Telefon angegeben auf dem die Telefonwieder gabe stattfinden w rde Position 00 00 L nge 00 00 Telefon 100 Gestoppt Wiedergabe der Sprachnachricht ber die Soundkarte des PCs Vo raussetzung hierf r ist eine in den PC eingebaute Soundkarte mit daran angeschlossenen Lautsprechern Durch Versetzen des Schiebers Position l sst sich durch Absch t zung eine gesuchte Position in der Sprachnachricht ansteuern Mit Hilfe der Statusangaben Position und L nge kann man so relativ genau eine bestimmte Stelle in der Nachricht aufsuchen Stoppt die Wiedergabe mit einem R cksprung an den Nachrichten anfang Unterbricht die Wiedergabe der Sprachnachricht Fortgesetzt wird der Abspielvorgang indem je nach Ausgabemedium eine der bei den Wiedergabeschaltfl chen bet tigt wird Diese Schaltfl che wird bet tigt um nach einer Wiedergabepause oder auch nachdem die Nachricht vollst ndig abgespielt wurde wie der an den Beginn der Aufnahme zu gelagen Hierdurch kann schnell an das Nachrichtenende gesprungen wer den zum Beispiel falls man dort einen Sprach Kommentar anh n gen m chte Tabelle 5 9 Die Bearbeitungsfunktionen zur Aufnahme einer Voicemail 5 154 P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Datei Men
315. rden 5 1 1 6 Neuer Kontakt Diese Funktion dient zur Einrichtung eines neuen globalen Kontaktes Sie kann nur dann von Ihnen aufgerufen werden wenn Sie ber die entsprechenden Rechte im System verf gen e Um einen neuer Kontakteintrag zu erstellen w hlen Sie aus dem Datei Men Datei gt Neu gt Kontakt Muster f r den neu zu erstellenden genutzt werden Hierdurch kann je nach Umfang des Eintrages viel Eingabearbeit eingespart werden Dazu den Kontakteintrag ff nen der als Muster dienen soll Dann aus dem Datei Men des Dialoges Kontakt Wenn bereits ein Kontakteintrag mit hnlichen Eintr gen existiert kann dieser als lt Kontaktname gt die Funktion Schablone erstellen aufrufen Es wird nun eine Ko pie des ge ffneten Kontaktes erstellt In diese Maske wird zun chst der Name und die Benutzerkennung des neuen Kontaktes eingetagen Dann werden die bereits eingetragenen Daten entsprechend angepasst Der Dialog Neuer Kontakt in dem nun die entsprechenden Daten eingegeben werden wird ge ffnet Die beiden Registerkarten Adressierung und Pers nlich sind identisch mit denen f r pers nliche Kontakte P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 5 156 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Datei Men Eingabezeilen im Kopfbereich des Dialogs Benutzerkennung ber diese Angabe erfolgt die eindeutige Zuordnung des Kontaktes im System In dieses Feld sollten Sie ein aussagekr ftige
316. ren auf Seite 3 60 Das Dreiecksymbol daneben dient der Aktivierung eines anderen Lay outs Dies istnur m glich wenn weitere zur Verf gung stehen Siehe dazu Abschnitt 3 1 2 Layout wechseln auf Seite 3 60 Die folgenden Schaltfl chen f r die Bedienung des Telefons CTI Funktionen sind nur dann aktiv wenn bei Ihnen die CTI Funktionen eingerichtet sind und die damit ausl sbare Funktion sinnvoll ist Wird in das Kombinationsfeld Tess rechts neben dem Telefonsym bol eine Telefonnummer eingegeben dann kann durch Bet tigen dieser Schaltfl che ein Anruf zu diesem Teilnehmer eingeleitet werden ber das Auswahlmen das durch Anklicken des kleinen Dreiecks aufgeklappt wird stehen die Rufnummern der letzten 16 Telefonate zur erneuten Aus wahl bereit Das Anklicken des kleinen Dreiecks neben dem Telefonh rersymbol ff net das Telefonverzeichnis Hier kann ber die Auswahl einer Gruppe und anschlie end eines Gruppen Eintrages eine Telefonverbindung zu einem Teilnehmer hergestellt werden ber die Schaltfl che R ckfrage kann bei einem bestehenden Gespr ch ein weiterer Teilnehmer angerufen werden Alle brigen gerade gef hrten Telefonate werden in eine Warteschlange gestellt Beendet wird die R ck frage indem entweder der angerufene Teilnehmer auflegt oder der Anru fende die Schaltfl che Auflegen bet tigt Hier ber wird das Gespr ch an den Teilnehmer bergeben mit dem ge rade R ckfrag
317. rer Gruppenverzeichnisse unter Verteilerlisten noch vorhanden um ltere Systeme weiterhin unterst tzen zu k nnen F r neuere Systeme empfiehlt es sich Rundsendlisten ber die Gruppenverzeichnisse unter Gruppen zu realisieren Verteilerlisten sind ein berbleibsel des alten Client 2 5 Sie sind in Communications Die Definition einer Verteilerliste geschieht analog zum Einrichten eines neuen Gruppenver zeichnisses unter Gruppen u a HT ENTE CAT ET Te Su Ei Post Adresse v Komplette Addresse EL z Peter Schmitt MyS FAsGa 49240490147457 ternet E Mail Paul Muster NYS SMTP ESTERDGESS uk Hg Posteingang al 2 E Ungelesene Machrichten un E Markierte Nachrichten se E Post von Uw Em Gel schte Post it Fostausgang ERBE Benutzer Empf nger sean C3 Alle Teilnehmer o be Alle pers nlichen Kontakte H Benutzergruppen g Gruppen H g Meine pers nlichen Gruppen Ei Yerteilerlisten 3 Mitabeiter_TEC esch ftsfax 53 In a g Internet Faworiten H a Arbeitsplatz Bes NH Dr cker Sie F1 f r die Hilfefunktion a tn Der Dienst der zur Adressierung der einzelnen Mitglieder dieser Verteilerliste vom System standardm ig gew hlt wird ist derjenige der bei ihnen im Datenbankfeld Preferred eingetra gen ist Diese Einstellung kann f r die Mitglieder der Verteilerliste gegebenfalls angepasst wer den Auf diese Weise lassen sich Rundsendlisten f r reinen Faxversand usw erstellen Gehen
318. rerverzeichnisse SiKommunikationsserver fod m Bi Yorschau eines Dokuments auf dem Kommunikationsserrer nicht m glicl Arbeitsplatz Kommunikatiaonsserwer 20 Userdata E H Bilboard inforrr nam Communication pata R E H Fax coverpage H Fax logo layou fod ren H H Standard Voice i h a nl JE poom Das verzeichnis enth lt 2 Elemente G a Pr P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 5 215 Funktionsreferenz Das Ansicht Men e Mein Telefon Nach der Auswahl eines Verzeichnisses unter Mein Telefon werden im Fenster Explorer liste die Telefonate entsprechend der Verzeichniswahl aufgelistet Hier stehen die Ver zeichnisse Alle Gespr che Sie wurden erreicht Sie wurden nicht erreicht Teilneh mer wurde erreicht und Teilnehmer wurde nicht erreicht zur Verf gung Communications Test Jan DOC Datei Bearbeiten Ansicht Favorit Extras Hilfe B e aA a msBz2 gt ac Sendezeit Sender Beret 4 AW AW Monitor 09 04 2002 14 59 E Peter Muster J Kr Explorerwerzeichnisse Alle Gespr che E3 GEE SE 2 B E amp Internet Faworiten a EB l EE Benutzer Empf nger Kerpen re TR en i a EE ni Arbeitsplatz er Administrator Testuserl Hi e Kommunikaktionsserver pA Administrator Testuseri SAIE Telefon A Si z F Alle Gespr che A N Administrator n ne Sie
319. res Merkmal dieses Fensters ist die selektive Anzeige des kompletten Schriftverkehrs eingehend und ausgehend den Sie mit einem Teilnehmer ausgetauscht haben Diese Dar stellungsm glichkeit ist besonders komfortabel da es manchmal schwierig ist bei der Vielzahl der Teilnehmer und der Unmenge von Nachrichten den berblick zu behalten Um sich den gesamten Schriftwechsel mit einem einzelnen Teilnehmer anzeigen zu lassen ziehen Sie ein fach per Drag amp Drop irgendein Dokument dieses Teilnehmers aus dem Posteingangs oder Postausgangsfenster in das Schriftverkehrsfenster Sofort werden dort alle Dokumente die diesen Teilnehmer betreffen aufgelistet Alternativ k nnen Sie auch einen Benutzereintrag aus irgend einem Gruppenverzeichnis in dieses Fenster verschieben um den Nachrichtenverkehr mit dieser Person angezeigt zu bekommen P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 5 199 Funktionsreferenz Das Ansicht Men NBeksesrame2 2n2 B Schriftverkehr mit ea ea Sa EA tR Sendezeit 22 07 2002 11 53 Neue Nachricht 28 06 2002 13 24 Dateiformate f r die Dokumentation 24 06 2002 17 12 Protokoll Die Bearbeitungsm glichkeiten die dieses Fenster bietet sind dieselben die Sie schon beim Posteingangsfenster kennengelernt haben Die einzelnen Aktionen lassen sich entweder ber die Werkzeugleiste das Kontextmen oder ber das Communications Men Schriftverkehr abrufen Zus tz
320. rhaft gespeichert 3 1 4 Journalfenster einrichten 3 1 4 1 Einrichten des Posteingangsfensters Alle eingehenden Nachrichten der Dienste E Mail Fax und Voicemail werden im Posteingangs fenster aufgelistet und von dort aus weiterbearbeitet Sp ter k nnen Sie durch das Einrichten neuer Posteingangsordner und entsprechender Verzeichnisregeln andere Verteilungswege f r die eingehenden Nachrichten definieren Tabellenkopfzeile Ihren Erfordernissen angepasst werden Welche Informationen Sie auflisten k nnen und wie Sie dazu vorgehen m ssen ist im Abschnitt 5 3 2 1 Editierm glichkeiten der Anzeigen in den Journalfenstern auf Seite 5 166 be schrieben In diesem und allen weiteren Journalfenstern die Sie zus tzlich einrichten kann die Posteingangsfenster einrichten 1 W hlen Sie im Communications Men Ansicht die Funktion Post gt Posteingang Das Fenster Posteingang wird ge ffnet P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 3 61 Communications anpassen Layout der Bedienoberfl che 2 Ziehen Sie per Drag amp Drop das Fenster an der Titelleiste in den Arbeitsbereich Beim Verschieben kann man an den R ndern des Fensters erkennen in welche Richtung das Fenster bewegt wird Sobald man in einer beliebigen Position ber dem Arbeitsfeld von Communications angekommen ist rastet das Posteingangsfenster dort sichtlich ein und berdeckt den ganzen Arbeitsbereich
321. ri schedule Frai usern ame RR BEER TERAF Adresse SP amp Adresse indoms Fipe Lotus Notes Microsoft Exchange Bemerkung Benutzerkonto eingerichtet am TT MM JJJJ P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 4 84 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Administrator Funktionen Benutzer Maskeneintrag Beschreibung Kennwort Um Zugriff auf den Server zu bekommen ist es erforderlich dass sich der Benutzer mit einem Kennwort anmeldet Das Kennwort wird bei der Ein gabe nicht im Klartext angezeigt sondern jedes Zeichen wird durch ei nen Platzhalter repr sentiert Zus tzlich ist es in der Datenbank durch eine Einwegverschl sselung gesch tzt so dass es auch dort nicht ein gesehen oder von dort kopiert werden kann Es gibt kein Standard Kenn wort Man muss also auf jeden Fall ein entsprechendes Kennwort einge ben da der HiPath Xpressions Server keinen Zugang ber leere Kennwortfelder erlaubt Hinweis Im Allgemeinen gibt der Administrator bei der Einrichtung des Benutzers ein Kennwort vor dass dem Benutzer ein erstes Anmelden er m glicht Nach der Erstanmeldung ist es im Allgemeinen erforderlich dass sich der neue Benutzer sofort ein neues Kennwort zuweisen muss Denken Sie daran Ihren Benutzern die Verwendung von Kennw rtern na hezulegen die nicht trivial sind und somit durch einfachste Brute Force Methoden zum Beispiel alle W rter eines Lexikons ausprobieren he rauszufind
322. richten Bezeichnet die maximale Anzahl von Nachrichten die diesem Agenten gleichzeitig zugeteilt sein d rfen Max Kampagnen Die maximale Anzahl an Kampagnenauftr gen die diesem Agen ten zugeteilt werden k nnen Position f r Anrufe Kennzeichnet die Position des Agenten bei linearer Vermittlung ein gehender Anrufe Beispielsweise w rde dieser Agent den Anruf dann zugeteilt bekommen wenn dieser den Anruf entgegenneh men kann er ist frei und es keinen weiteren bereiten Agenten mit einer niedrigeren Position gibt Position f r Nach Siehe Position f r Anrufe nur angewendet auf die Nachrichtenver richten mittlung Position f r Kam Siehe oben angewendet auf Kampagnen pagnen Tabelle 4 7 Bedeutung der Datenfelder auf der Registerkarte Agent 6 Speichern Sie die Daten des neu definierten ACD Agenten nachdem Sie die Einstellun gen vorgenommen haben 4 4 Benutzergruppen amp Als Benutzergruppen werden diejenigen Gruppen bezeichnet auf die die im System definier ten Benutzer verteilt werden Sie dienen im System zur Vererbung von Privilegien und verein fachten die Adressierung P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 4 92 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Administrator Funktionen Benutzergruppen Verzeichnisse Extras Hife So sind die Benutzer zum Beispiel im Telefonbuch ber die Gruppenzu ER geh rigkeit zusammengefasst und lassen sich daraus schnell anrufen I
323. rn unter Speichert die Nachricht unter einem beliebigen Namen in einem Ver zeichnis Ihrer Wahl Hier ber ist es m glich Ihre Nachrichten nochmals lokal zu sichern oder bestimmte Dokumente als Muster Dateien lokal auf Ihrer Festplatte abzulegen um sie bei Bedarf aufrufen modifizieren und erneut versenden zu k nnen Dazu wird ein Auswahldialog ge ffnet in dem Sie aufgefordert werden einen Dateinamen und das Zielverzeichnis anzugeben Hierzu stehen abh ngig von der Nachrichtenart neben dem oben beschriebenen PMF Format die entsprechenden Dateiforma te zur Verf gung Anmerkung 1 Das Speichern im Communications Format PMF er laubt es angef gte Anlagen und Adressinformationen mit abzulegen so dass nach dem Funktionsaufruf Datei ffnen die komplette Nachricht wieder zur Verf gung steht Anmerkung 2 Sie k nnen die gespeicherte Datei auch ber einen Dop pelklick aus dem Windows Explorer in einem Communications Nach richtendialog ffnen Die Verkn pfung von PMF Datei und Communica tions Programm wird automatisch bei der Installation eingerichtet Anmerkung 3 Unabh ngig vom verwendeten Dateiformat k nnen Sie die gespeicherte Datei ber das Communications Hauptmen Datei gt ffnen in einem Communications Nachrichtendialog ffnen Anlagen spei chern ffnet einen Dateiauswahl Dialog zum lokalen Speichern eines Datei Anhangs in einem Verzeichnis Ihrer Wahl Dieser Dialog erlaubt es zu s tzlich neue V
324. rn werden keine Eintr ge oder sonstige Angaben angezeigt Eine Neuanmeldung auch unter einem anderen Benutzerprofil kann ber das Men Extras und die Funktion Anmelden erfol gen 1 Klicken Sie im Men Extras auf die Funktion Abmelden Alternativ k nnen Sie diese Funktion ber die Tastenkombination Shift F10 aktivieren P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 2 20 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Einf hrung in die Bedienoberfl che Das Programm beenden Wie aus Windows Standard Anwendungen gel ufig beenden Sie auch Communications ber das Men Datei und die Funktion Beenden Mir dem Schlie en der Anwendung werden alle vorgenommenen nderungen zum Beispiel am Communications Layout gespeichert 2 3 Einf hrung in die Bedienoberfl che Das Programmfenster von Communications gliedert sich in drei Bereiche 1 Den Men bereich mit Titelzeile und Werkzeugleiste 2 den Ansichtsbereich und 3 die Statuszeile Datei Bearbeiten Ansicht Machrichten Worschau Extras Hilfe RBB gt 3 Posteingang B f Postausgang se tam eot E zrsef se2ae2 32 2 B ajg Sendezeit Betreff a al be zencszei Yi Empf nger 14 50 Report Server DOKU 23 05 2001 Administrator 14 31 Test 06 04 ont 11 24 Administrator Gestern 14 45 Report Server DOKU 22 05 2001 14 2 06 04 2001 11 17 Administrator Montag 14 46 Report Server DOKU 21 05 2001 14 2 06 04 2001 10 49 Administrator
325. rnativ l sst sich eine Adressensuche auch ber das Suchen Symbol der Communications Symbolleiste oder ber das Communications Men Extras gt Suche Adresse starten Diese Funktion sollten Sie w hlen wenn Sie sich ber m gliche Adressen eines Kontaktes informie ren oder eine Telefonverbindung zu einem Teilnehmer herstellen m chten 1 Bet tigen Sie die Schaltfl che Suchen in der Communications Symbolleiste oder rufen Sie im Men Extras auf die Funktion Suche Adresse auf Der Dialog Kontakt suchen wird ge ffnet 2 W hlen Sie im Kontrollfeld Suchen nach das Datenbankfeld aus in dem gesucht werden soll Hier lassen sich alle vorhandenen Datenbankeintr ge als Suchkategorien f r die Adress suche festlegen Beispielsweise kann ber Voller Name mit Hilfe einer Namenseingabe nach den Adressierungsdaten gesucht werden ber Postleizahl w re mit Hilfe der Ein gabe eines Postleitzahlenbereichs m glich Kontakte in dieser Umgebung zu finden 3 Geben Sie in die Eingabezeile Enthaltener Text die Buchstaben oder Zahlenkombination ein nach der gesucht werden soll Das kann eine komplette Angabe oder Teile davon sein Je genauer Sie den Suchbegriff spezifizieren desto schneller wird die Suche abgeschlossen sein und desto bersichtlicher wird die Trefferanzeige 4 Klicken Sie auf Jetzt suchen um den Vorgang zu initiieren Alle Treffer Ihrer Suche werden im Fenster aufgelistet Zus tzlich sind dort alle verf gbaren Adressen
326. rnehmen wenn Sie die betreffende Informa tion dauernd angezeigt bekommen m chten Dazu mehr bei der Be schreibung Editierm glichkeiten der Anzeigen in den Journalfenstern auf Abschnitt 5 3 2 1 Editierm glichkeiten der Anzeigen in den Journal fenstern auf Seite 5 166 Li Dokumentintormation Allgemein Antwortbaum Yermittlungsbaunm NVS HUGO RUDI RATLOS NVS HUGO RUDI RATLOS NVS HUGO ADMINISTRATOR NVS MAILB X ADMINISTRATOR E Mail Normal 4 Text bit Sererkennung 175 Aktualisierungsnummer 1625 Tabelle 5 16 Bedienungsfunktionen im Fenster Posteingang 5 176 P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Ansicht Men Men funktion Beschreibung Durch Anklicken der beiden anderen Registerkarten Antwortbaum be ziehungsweise Vermittlungsbaum lassen sich die Antwortzusammen h nge oder die Vermittlungszusammenh nge der selektierten Journal eintr ge nachverfolgen Links vor dem Eintrag finden Sie in jeder Zeile ein Symbol das Sie ber den Versendestatus des Dokuments informiert Li Dokumentinformation Allgemein Yermittlungsbaum Antwortbaum ad S6 405 E Mail von Testbenutzer1 zu Administrator an 13 01 2004 16 56 Gelesen Testnachricht Dabei bedeutet ae Das Dokument wurde erfolgreich versandt Das Dokument befindet sich noch in Bearbeitung Erfolg oder Misserfolg der Zustellung sind no
327. rs P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 5 236 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Extras Folgende allgemeine Dokument Parameter k nnen ber Feld einf gen auf der Faxseite platziert werden Dokumentl nge in Bytes Laufende Nummer MID Absender Nummer Absender Dienst Absender NVS Adresse Priorit t Empf nger Nummer Empf nger NVS Adresse Empf nger Dienste Betreff Datum Datum lang Sendezeit Sendezeit lang Anzahl der Seiten Aktuelle Seite Zusatz Fax Text Folgende senderspezifischen Parameter k nnen ber das Untermen Senderinformationen auf der Faxseite platziert werden Absender Adresse Zeile 1 Absender Adresse Zeile 2 Absender Ort Absender Firma Absender Land Absender Abteilung Absender Faxnummer Absender Schl sselwort Voller Absendername Absender Mailadresse SMTP Absender Telefonnummer Absender Postleitzahl Tabelle 5 40 Das Men Faxseite des Faxseiten Editors P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 5 237 Funktionsreferenz Extras Men funktion Beschreibung Feld f r Nachrich tentext einf gen Gitterlinien Optimale Breite Ganze Seite ein passen Zeichenelement w hlen Folgende empf ngerspezifischen Parameter k nnen ber das Unter men Empf ngerinformationen auf der Faxseite platziert werden Empf nger Adresse Zeile 1 Empf ng
328. rtieren Sie nun diese Textdatei mit Hilfe des InfoTools Beispiel InfoTool MASKIMPORT file mask txt der Benutzerdaten ffnen Dort ist nun ein zus tzliches Datenbankfeld mit dem Namen Layout vorhanden Zur berpr fung k nnen Sie ber Communications die Registerkarte Erweitert In dieses Feld wird der Name des Layouts eingetragen das beim Start von Communications f r diesen Benutzer geladen wird 4 5 2 2 Administration der Layout Benutzerrechte Nach der Einrichtung der oben beschriebenen Datenbankfelder und der Zuweisung eines Lay outs ist das Standardverhalten dass jeder Benutzer vier beliebige Layout erstellen und aus al len vorhandenen Layouts maximal acht eines ausw hlen kann abgeschaltet Dem Benutzer steht nur das Layout zur Verf gung dessen Name in die Benutzerdefinition unter Layout ein getragen ist Sollen einem Benutzer oder einer Benutzergruppe erweiterte Rechte in Bezug zu den Layouts einger umt werden m ssen diese explizit definiert werden enth lt keinen Eintrag oder unter dem eingetragene Layoutname existiert noch kein Layout dann wird automatisch das Default Verhalten wirksam In diesem Fall kann also jeder Benutzer vier Layouts erzeugen und aus den bestehenden maximal acht eins ausw hlen Ist noch keine Layoutzuweisung f r den einzelnen Benutzer erfolgt das Feld Layout Erl uterung der Privilegien beziehungsweise Privilegienkombinationen Neben der Einzelaktivierung einer der drei Pri
329. rung oder Kennzeichnung von Nachrichten die von bestimmten Absendern eingehen e Einrichtung eines Vertreters Ihm werden Ihre Nachrichten bei Abwesenheit zugestellt e Allgemeine Einstellungen wie Signatur Definitionen Ein stellung der Druckoptionen Signalisierungseinstellungen f r neue Nachrichten und Benachrichtigungen zum Status einer versendeten Nachricht 1 3 ber dieses Handbuch Dieses Handbuch soll sowohl dem Anwender als auch dem Systemadministrator ein Leitfaden zur Bedienung des Programms sein Grunds tzlich sollte jeder Anwender in der Lage sein an hand dieser Beschreibung das Programm zu bedienen und alle gegebenen Funktionen anzu wenden Der Anwender sollte ber grundlegende Kenntnisse der Windows Benutzeroberfl che verf gen Die von Communications zur Verf gung gestellten Administrations Funktionen sind nur ber entsprechende Benutzerrechte verf gbar Konventionen Zur besseren Unterscheidung verschiedener Informationsarten werden in diesem Handbuch folgende Konventionen verwendet 1 Die einzelnen Bedienschritte von Handlungsanweisungen sind nummeriert e Aufz hlungen sind mit Punkten gekennzeichnet So ist ein Hinweis gekennzeichnet der Sie auf eine Besonderheit aufmerksam macht oder Ihnen die Arbeit mit Communications erleichtert So sind Hinweise gekennzeichnet die Ihnen Informationen mit hoher Priorit t signa lisieren Sie m ssen diese Hinweise unbedingt befolgen um Sch den am Syst
330. rzu ist die im Server eingerichtete CTI Funktionalit t Die Gesamtdauer und ebenfalls die zeitliche Position sowie der aktuelle Status der Wiedergabe wird im Statusbereich des Fensters unter dem Be dienungsbereich angezeigt Position 00 00 L nge 00 00 Telefon 100 Sestoppt Wiedergabe Abspielen W hrend des ber PC Lautsprecher Wiedergabe der Sprachnachricht ber die Soundkarte des PCs Voraus setzung hierf r ist eine in den PC eingebaute Soundkarte mit daran ange schlossenen Lautsprechern Abspielvorgangs stehen Ihnen unabh ngig vom Wiedergabemedium fol gende Bedienungsfunktionen zur Verf gung Position Tabelle 5 19 5 192 Durch Versetzen des Schiebers Position mit der Maus l sst sich durch Absch tzung eine bestimmte Position in der Sprachnachricht aufsuchen Mit Hilfe der Statusangaben Position und L nge kann man so relativ ge nau eine gesuchte Stelle in der Nachricht ansteuern Stoppt die Nachrichtenwiedergabe mit einem R cksprung an den Nach richtenanfang Unterbricht die Wiedergabe der Sprachnachricht Fortgesetzt wird der Ab spielvorgang indem je nach Ausgabemedium eine der beiden Wiederga beschaltfl chen bet tigt wird Wiedergabefunktionen f r eingegangene Voicemails P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Ansicht Men Funktion Beschreibung Diese Schal
331. s mit dessen Eintrag der Anruf initiiert wurde Gesch ftsanschluss Privatanschluss Mobiltelefon oder Voice box Tabelle 5 25 Parameter f r die Titelkopfzeile in den Telefon berwachungsfenstern P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 5 201 Funktionsreferenz Das Ansicht Men Die folgenden Funktionen lassen sich in jedem der eingerichteten Fenster ausl sen Dabei ha ben Sie die Wahl ob Sie dazu das Communications Men Anrufverzeichnis das Kontextme n oder die Werkzeugleiste verwenden Stellt direkt eine Gespr chsverbindung zu dem im Journal markierten Eintrag her Beendet die Telefonverbindung Eintrag l schen L scht den markierten Gespr chseintrag aus dem Journal el Neue Nachricht Hier ber kann sofort eine neue Nachricht an den in der Anrufliste mar versenden kierten Teilnehmer initiiert werden Zur Auswahl stehen die Standard Formate aus Communications Textnachricht Rich Text Nachricht y Sprachnachricht oder SMS Nachricht Tabelle 5 26 Bearbeitungsfunktionen f r die Telefon berwachungsfenster 5 3 9 Das Fenster Adressliste Mit Hilfe dieses Fensters k nnen Sie sich die Inhalte der Verzeichnisse Benutzergruppen Gruppen und Meine privaten Gruppen als Adresslisten anzeigen lassen Wenn Sie hier einen Benutzer oder Kontakt markieren werden alle Adressinformationen zu diesem Teilnehmer im Vorschaufenster angezeigt
332. s K rzel des realen Kontaktnamen eintragen maximal 26 Zeichen Es wird dringent empfohlen hier einen entsprechenden Eintrag vor zunehmen da ansonsten Communications beim Speichern der Kon taktdaten diesen Eintrag ber den eingegebenen Namen erzeugt Dies k nnte zu relativ kryptischen Benutzerkennungen f hren Name Eintrag f r den realen Namen des Kontaktes Diese Angabe erm g Pflichtfeld licht es ber die Suchfunktion eine Recherche nach einem real exis tierenden Namen zu starten Registerkarte Adressierung Gesch ftsfax G3 Rufnummer dieses Kontakten f r den gesch ftlichen Faxanschluss f r Fax G3 Gesch ftsfax G4 Rufnummer dieses Kontaktes f r den gesch ftlichen Faxanschluss f r Fax G4 Privatfax 0000 Rufnummer dieses Kontaktes f r den privaten Faxanschluss dieses Kontaktes f r den Rufnummer dieses Kontaktes f r den privaten Faxanschluss Faxanschluss n Telefon Nummer des Gesch ftsanschlusses dieses Kontaktes Mobiltelefon Handy Nummer dieses Kontaktes Voicemail Voicemail Nummer dieses Kontaktes Privatanschluss Telefon Nummer des Privatanschlusses dieses Kontaktes SMS Nummer Handy Nummer dieses Kontaktes E Mail E Mail Adresse dieses Kontaktes Euro Filetransfer Rufnummer f r Euro Filetransfer dieses Kontaktes Vertreter Weiterleitungsnummer f r diesen Kontakteintrag Tabelle 5 10 Die Datenbankfelder zum Anlegen eines neuen Kontaktes P31003 52330 B689 3 19 Juli
333. s V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 4 101 Administrator Funktionen Communications GUl Layouts Von einem Administrator lokal erstellte Layouts lassen sich im System ver ffentlichen Das hei t es wird als globales Layout allen Communications Anwendern zus tzlich zu den lokal erstellten zur Verf gung gestellt Ein beliebiger Benutzer kann es verwenden indem er im Communications Hauptmen ber Ansicht gt Zum Layout wechseln die Liste der zur Verf gung stehenden Layouts ffnet und dort das entsprechende Layout ausw hlt Die globalen Layouts in der Liste sind dadurch gekennzeichnet dass ihnen im Gegensatz zu den lokal er stellten das Attribut Lokal das dem Layoutnamen angeh ngt ist fehlt Als Administrator gehen Sie folgenderma en vor um ein globales Layout zu erstellen 1 Erstellen Sie nach dem entworfenen Konzept ein neues Layout Wie Sie ein neues Layout entwerfern entnehmen Sie bitte Abschnitt 5 3 1 Layout erstel len bearbeiten und ausw hlen auf Seite 5 163 2 W hlen Sie dann aus dem Communications Hauptmen Ansicht gt Layout bearbeiten den Befehl Allen Benutzern zug nglich machen Damit w re die Ver ffentlichung f r dieses Layout bereits abgeschlossen F r weitere globale Layouts ist dieser Vorgang wie beschrieben zu wiederholen fort sichtbar Nach einer Ab beziehungsweise Anmeldung bein Benutzer sind die neuen Layouts aber auf jeden Fall in der Layoutliste aufgef hrt
334. schrift ber pr fen ob die Regel korrekt ist Sollten Sie mehrere Regeln f r eine Weiterleitung festgelegt haben erfolgt die Weiterleitung einer eingehenden Nachricht indem die Regelliste von oben nach unten abgearbeitet wird Eine markierte Regel l sst sich mit Hilfe der beiden Schaltfl chen Regel nach unten beziehungsweise Regel nach oben beliebig in der Liste platzieren Die Schaltfl che Regel l schen entfernt eine markierte Regel aus der Liste 5 6 7 2 Markierungsregel erstellen Analog verl uft die Definition einer Markierungsregel Hierbei k nnen Nachrichten die von be stimmten Absendern stammen mit einem wichtig F hnchen oder mit dem gelesen Symbol im Posteingang gekennzeichnet werden 5 6 8 Kennwort ndern Diese Funktion unter Extras erlaubt es Ihnen das Zugriffs Kennwort f r Ihr Postfach zu ndern Kennwort ndern Geben Sie Ihr aktuelles Kennwort ein Geben Sie Ihr neues Kennwort ein Geben Sie Ihr neues Kennwort zur Kontrolle erneut ein OK Abbrechen Geben Sie dazu in der oberen Eingabezeile Ihr aktuelles Kennwort ein Danach in der folgen den Zeile das neue und darunter zur Kontrolle noch einmal das neue Kennwort Durch Bet ti gen der Schaltfl che OK wird das neue Kennwort dann g ltig Es wird daraufhin ein Fenster eingeblendet das Ihnen mitteilt Das Kennwort wurde erfolgreich aktualisiert Dieses Fens ter verlassen Sie indem Sie diese Meldung ebenfalls mit OK best tigen
335. sen dieser Funktion wird das folgende Fenster ge ffnet Neues Layout In die Eingabezeile dieses Fensters wird Bitte geben Sie einen neuen Lapout Namen ar ein Name f r das neu zu erstellende Com ndd munications Layout eingegeben Unter die ser Bezeichnung und mit dem automatisch erg nzten Zusatz Lokal wird dieses Layout bei Ihnen im Layoutverzeichnis an een gezeigt und kann sp ter von dort ausge w hlt werden siehe Ansicht gt Zum Lay out wechseln Nach dem Bet tigen der Schaltfl che OK wird automatisch das gerade er zeugt Communications Layout mit noch freiem Arbeitsbereich ge ffnet Allerdings muss dieses jetzt noch entsprechend konfiguriert werden siehe dazu Abschnitt 5 3 2 Die Einrichtung der Funktions Fenster in Communi cations auf Seite 5 165 Hinweis Vom Administrator lokal erstellte Layouts lassen sich ber die Funktion Allen Benutzern zug nglich machen ver ffentlichen Diese werden also hier ber in globale Layouts umgewandelt Siehe dazu auch Abschnitt 4 5 1 Globales Communications Layout definieren auf Seite 4 101 Tabelle 5 13 Die Layout Funktionen im Communications Men Ansicht P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 5 163 Funktionsreferenz Das Ansicht Men Men funktion Beschreibung Layout Unter diesem Men punkt sind folgende Aktionen ausf hrbar bearbeiten z e ae Aktuelles
336. sind angezeigt Zudem l sst sich der Inhalt einer Datei unter Umst nden im Vorschaufenster darstellen indem man im Fenster Explorerliste eine Datei markiert F r folgende Dateitypen ist eine Darstellung des Inhalts m glich e Textdateien TXT e Audiodateien WAV Audiodateien lassen aus dem Vorschaufenster abspielen und editieren e Communications Dateien PMF e Bild und Faxdateien JPF GIF FAX FG3 und die FAX TIF Formate TIF TIFF e Internetseiten HTM P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 5 213 Funktionsreferenz Das Ansicht Men D Communications Test Jan DOC Datei Bearbeiten Ansicht Explore Worschau Extras Hilfe ae E 4 sm st rsmB2PH2 BE el Sendezeit Sender Betreff 09 04 2002 14 59 Peter Muster AW AW Monitor 4 Explorerverzeichnisse Ch Ea vorschau i Datei C tsettings ini A nn JAE u 5 Posteingang Datei Y Gr e Ge ndert el sZ Anrufen y m Postausgang H amp Internet Faworiten H Benutzer Empf nger l j Fo a a a PUTTY RND IKB 06 03 2002 16 06 Fesolution Automatic aM EI Proxy _1 bmmp 542KB 22 04 2002 13 00 o no Ei Adabeweb log 1EB 08 01 2002 16 02 pP SRgEOUnd BE En a Kammunikationsserwer a windows 108K6 05 01 2000 04 21 O B settings ini IEB 08 01 2002 16 33 Das verzeichnis C enth lt 5 Elemente Dateien vom Typ TXT WAV
337. sions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 5 187 Funktionsreferenz Das Ansicht Men Neuen Stempel definieren 1 Bet tigen Sie die Stempel Schaltfl che amp Der Dialog Stempel wird ge ffnet Stempel Genehmigt Neu Bearbeiten L schen Beispielstempel Genehmigt 29 04 2004 Abbrechen Bet tigen Sie die Schaltfl che Neu Der Definitionsdialog f r den Stempeltext wird ge ffnet Neuer Stempel E Name des Stempels Text des Stempels Genehmigt DATE Schrtart Datum einf gen Zeit einf gen Abbrechen 3 Geben Sie den Stempeltext in das Bearbeitungsfenster ein und gestalten Sie ihn ber die Schaltfl che Schrift art Zus tzlich k nnen Sie je einen Platzhalter f r das Da tum und die Zeit einf gen an denen sp ter bei der An wendung des Stempels die aktuellen Datums und Zeit informationen eingeblendet werden 4 Beenden Sie Ihre Einstellungen durch Bet tigen von OK Tabelle 5 18 Funktionen zum Editieren einer Fax Nachricht 5 188 P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Ansicht Men Funktion Beschreibung Objektposition Stempel bearbeiten oder l schen 1 Bet tigen Sie die Stempel Schaltfl che amp Der Dialog Stempel wird ge ffnet Stempel Genehmigt Neu Bearbeiten L schen Beispielstempel Genehmigt 29 04 2004 Abbrechen W hlen Sie den
338. sitionieren Men Faxseite gt Feld einf gen E ma Unterteilen Sym Unterteilt die Symbolleiste in zwei Zeilen Dies ist dann n tzlich wenn bolleiste der Arbeitsbereich so schmal gew hlt wurde das nicht alle eingerichte ten Symbole zug nglich sind Tabelle 5 39 Das Ansicht Men des Faxseiten Editors Das Men Faxseite Dieses Men bietet Ihnen die eigentlichen Funktionen zum Erstellen einer Faxseite an Hier fin den Sie Werkzeuge zum Zeichnen der Objekte sowie zum Einbinden der Platzhalterfelder f r die dokumentrelevanten Informationen Folgende Funktionen bietet das Men an Men funktion Beschreibung Feld einf gen Die Auswahl dieser Funktion ffnet ein weiteres Untermen in dem die zur Verf gung stehenden Felder aufgelistet sind die zun chst als Platzhalter auf die Faxseite eingef gt werden k nnen Die hier aufge f hrten Informationsfelder sind identisch mit den in Ihrem System defi nierten Datenbankfeldern So lassen sich zum Beispiel Daten die sich Bec auf den Sender beziehungsweise Empf nger einer Fax Nachricht be ziehen beispielsweise Adressangaben usw oder allgemeine Informa tionen die das Dokument betreffen wie das Datum usw ausw hlen Bei Verwendung eines Fax Briefpapiers das Faxseiten mit derartigen Feldern enth lt werden diese Informationen beim Versenden dyna misch an den entsprechenden Stellen eingef gt Tabelle 5 40 Das Men Faxseite des Faxseiten Edito
339. spezifisch anpassen 4 94 2 4 2 Gr U ppen zur 2 288022 I ers er A aE L Bee 4 96 4 4 2 1 Gruppenverzeichnisse unter Gruppen einrichten 222222 4 97 4 4 3 F higkeitsgruppen Skill Groups 222222 seen neneeenn een nn 4 97 4 4 3 1 Agentenf higkeiten definieren 2222 neeneeeeeee ernennen 4 99 4 4 4 Gruppen unter Meine pers nlichen Gruppen erstellen 4 99 4 4 5 Gruppen unter Verteilerlisten erstellen 2 22 cuoneeeeneenenn 4 100 4 4 5 1 Teilnehmer manuell zu den Verteilerlisten hinzuf gen 4 101 4 5 Communications GUI Layouts 2 222222 E EAA EEN nennen 4 101 4 5 1 Globales Communications Layout definieren 222222 aana 4 101 4 5 2 Benutzerrechte zur Layout Definition einschr nken 22222 20 4 102 4 5 2 1 Die MRS Datenbank erweitern 2 222 uon ans nenee een 4 103 4 5 2 2 Administration der Layout Benutzerrechte 222222 neeee 4 105 4 6 Fax Briefpapier entwerfen und zusammenstellen 2 222 neneeenen 4 107 4 7 Kalenderprofile 222 2ueoneeeeunneneennn nennen nen 4 108 4 7 1 Neues Kalenderprofil erstellen 2 222 aaa a 4 108 4 8 ObjEKVEIWallUNG users 4 116 48 I AGD GEU pen 2 gt 454 2 235022 02 ee era 4 117 4 8 1 1 Neue ACD Gruppe erzeugen nanana aana een 4 117 4 8 1 2 Bestehende ACD Gruppe bearbeiten 222222 ee seen 4 118 4 8 2 Telefon Zugriffsberechtigun
340. ss Parameter zur Anpassung der Voicemail Einstellungen f r Gruppen P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 4 95 Administrator Funktionen Benutzergruppen Parameter Beschreibung Anzahl der Warnta Hier ber wird f r die Benutzer der gew hlten Gruppe eingestellt ge vor Ablauf des wie viele Tage vor Ablauf des Telefon Kennwortes eine Warnung Telefon Kennworts ausgegeben werden soll Die Warnung erfolgt dann immer beim PIN Login der Benutzer Beispiel Ist f r die G ltigkeitsdauer des Tele fon Kennwortes eine Frist von 30 Tagen vorgegeben und die An zahl der Warntage auf drei gesetzt dann erfolgt nach 27 Tagen beim Einloggen zum ersten mal der Hinweis dass das Telefon Kennwort in drei Tagen ung ltig wird Tabelle 4 8 Parameter zur Anpassung der Voicemail Einstellungen f r Gruppen 4 4 2 Gruppen Neben den Benutzergruppen gibt es weitere Arten von Gruppen Bei diesen Gruppen ist es im Gegensatz zu den Benutzergruppen m glich dass ein Benutzer oder Kontakt Mitglied von ver schiedenen Gruppen sein kann Diese Gruppen k nnen beispielsweise dazu dienen einfach und schnell Rundsendelisten zusammenzustellen Das hei t diese Gruppen k nnen direkt adressiert werden Es lassen sich in diesen Gruppen prinzipiell beliebig viele Untergruppen er stellen Folgende unterschiedlichen Gruppen k nnen eingerichtet werden Gruppen Adressierungstyp GRP Dies sin
341. ss Sie nur Funktionen in das Layout aufnehmen die f r Sie sinnvoll sind und die Sie tats chlich nutzen k nnen Es w rde zum Beispiel keinen Sinn machen ein Internetfenster einzurichten wenn Ihnen kein Internetanschluss zur Verf gung steht Zudem sollten Sie den Arbeitsbereich von Communications nicht mit Fenstern f llen die Sie vielleicht nur u erst selten ben tigen Die bersichtlichkeit der GUI w rde abnehmen und das Arbeiten mit Communications unn tig erschwert Im Bedarfsfall ist ein fehlendes Fenster auch ohne es fest in Communications zu verankern schnell zus tzlich ge ffnet und kann nach sei ner Verwendung sofort wieder geschlossen werden Jedes Funktions Fenster das Sie in Communications einrichten ist im Allgemeinen mit einer Titelzeile versehen tion zu sperren dass die Titelleiste ausgeblendet wird Bei der erstmaligen Einrich Im Allgemeinen deshalb weil die M glichkeit besteht ein fertiges Layout mit der Op tung wird die Titelzeile immer dargestellt Sobald man dieses Fenster aktiviert irgendwo in das Fenster hineinklicken wird die Titelzeile farblich Farbwechsel von grau nach blau hervorgehoben Unter der Titelzeile befindet sich die Symbolleiste ber die schnell und bequem die wichtigsten Aktionen ausgel st werden k nnen Darunter beginnt der Arbeitsbereich in dem die entsprechenden Elemente Dokumente Teil nehmereintr ge Verzeichnisse usw angezeigt sind und f r die weitere Bearbeitu
342. ssen Layout der Bedienoberfl che 3 Communications anpassen Communications kann in hohem Ma e an die individuellen Bed rfnisse des Benutzers ange passt werden e Die Bedienoberfl che kann so gestaltet werden dass ein ergonomisches Arbeiten in einer Unified Messaging Umgebung gew hrleistet ist e Zur Verwaltung der Nachrichten unterst tzt Sie ein Posteingangs Assistent mit dessen Hilfe Sie Verteilungsregeln erstellen k nnen die eine konomische Verwaltung Ihrer Nach richten erm glichen e Die Grundeinstellungen zum Drucken f r die Benachrichtigungen usw sind f r jeden lo kalen Arbeitsplatz individuell m glich Thema Beschreibung in diesem Kapitel Layouts der Bedienoberfl che verwalten Abschnitt 3 1 Mit dem Posteingangs Assistenten arbeiten Abschnitt 3 2 Benutzerspezifische Einstellungen vornehmen Abschnitt 3 3 Tabelle 3 1 bersicht ber die Themen im Kapitel Communications anpassen Weiterf hrende Informationen Sollten Sie in den folgenden Erl uterungen Informationen ber ein spezielles Fenster vermis sen sehen Sie bitte im Kapitel Funktionsreferenz nach Dort sind alle verf gbaren Fenster und deren Einrichtung Funktion und Bedienung detailliert erl utert 3 1 Layout der Bedienoberfl che Ausgehend von einem leeren Arbeitsbereich zeigen die nachfolgenden Abschnitte Schritt f r Schritt die Erstellung eines benutzerspezifischen Layouts Beachten Sie bitte bei der Einrich tung der Co
343. ssen sich Internet Fenster f r Ihre Favoritenliste direkt in die Communications Oberfl che integrieren P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 5 195 Funktionsreferenz Das Ansicht Men S Communications Test Jan DOC Datei Bearbeiten Ansicht Favoriten Worschau Extras Hilfe B S Bm EB 2 EE AE EJ f Fostausgang A 83 298 NS http www cycos de B _ Sende J y Freita al a an Donne Donne Donne Mitty Diensl 05 04 05 04 04 04 04 04 03 04 27 03 Service Investor Relations Presse Jobs u Cy Wenn Sie diese Funktion aufrufen um ein solches Fenster in den Client zu integrieren erhalten Sie im dazugeh rigen Untermen eine Liste Ihrer Internetfavoriten angezeigt aus der Sie die gew nschte Internet Seite selektieren k nnen Die Bedienungsm glichkeiten die in diesem Fenster gegeben sind entsprechen denen die Sie von Ihrem Internetbrowser her kennen Sie sind entweder ber die Symbolleiste des Internetfensters und oder Favoriten des Communi cations Men s erreichbar zz zz zz zz zz zz zz zz az zz Men funktion Beschreibung Favoritenliste er ffnet den Dialog zum Hinzuf gen der aktuell aufgesuchten Internetseite weitern zu Ihrem Favoritenverzeichnis Dabei ist es m glich f r diese Internetsei te gleich ein neues Verzeichnis zu erstellen Schriftgr e Dient zur Einstellung der gew nschten Schriftgr e im
344. stellten Ab bildung des Faxseiten Editors sind alle m glichen Symbolschalter einge blendet Dateiaktionen Stellt die Standard Dateifunktionen Speichern Drucken Pi A und L schen als Schaltfl che im Fenster dar Bearbeiten F gt die Funktionen Ausschneiden Kopieren Einf Ba X gen und L schen als Block in die Werkzeugleiste ein Sie dienen zur Objektbearbeitung Damit diese Werk zeuge genutzt werden k nnen muss zuvor ein Objekt markiert sein Vergr ern Verkleinern Blendet Symbole ein die eine Vergr erung Verkleinerung PP der Arbeitsfenster Darstellung erlauben Tabelle 5 39 Das Ansicht Men des Faxseiten Editors P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 5 235 Funktionsreferenz Extras Men funktion Beschreibung Faxseiten Bearbeitung Hier ber werden die Schaltfl chen die dem Erstellen E OO und Editieren einer Faxseite dienen eingeblendet Es ONKMT handelt sich hierbei um die selben Funktionen wie sie ber Faxseite gt Zeichenelemente w hlen bezie Ph Eu Ib Id hungsweise Faxseite gt Objektposition ausgel st werden k nnen Textfelder einf gen Hier ber wird einmal der Bereich bestimmt in dem der ei gentliche Fax Text erscheint also ein Platzhalter f r den Nachrichtentext Men Faxseite gt Feld f r Nachrichtentext einf gen Desweiteren lassen sich noch Platzhalter f r Nachrichten In formationen aller Art po
345. ster ein Numerische Gruppenadresse f r ein Voicemail Skript NVS Voice lt Landesvorwahl Ortkennziffer Rufnummer Mailboxnummer Verteilerliste gt Beispiel 49 2404 901 211 001 wenn der privaten Gruppe die numerische Adresse 001 zugewiesen wurde und die Mailboxnummer 211 ist Anmerkung 1 Achten Sie darauf dass bei der Eingabe dieser Adresse ber Communi cations die f hrenden Nullen bei den Vorwahlnummern entfallen Anmerkung 2 Bei der Adresseingabe ber den Client Assistant ist nur die numerische Adresse einzugeben im obigen Beispiel also 001 Anmerkung 3 Bei der Auswahl einer numerischen Adresse ber das Telefon Men muss die eigene Mailbox Nummer vorgew hlt werden Dies ist deshalb notwendig da verschie dene Benutzer m glicherweise die gleiche nummerische Adresse verwenden NVS Adressierung NVS lt Dienst gt lt Adresse gt Beispiel NVS SMTP xyz offline com 2 14 ffnen einer Datei ber diesen Men punkt der zu einem Dateiauswahlfenster f hrt k nnen auf der Festplatte ab gelegte Text oder Nachrichtendateien so ge ffnet werden dass ihr Inhalt direkt im Texteinga bebereich dargestellt wird Sie k nnen zum Beispiel verschiedene Mustertexte in einem be stimmten Ordner ablegen und diese bei Bedarf aufrufen modifizieren und erneut versenden Die Dateiformate mit denen dies m glich ist sind e Textdokumente TXT usw e Rich Textdokumente RTF e HTML Textdokumente HTM e Audio Dateien
346. sultierenden Ansicht f r das Journalfenster des Posteingangs P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 5 217 Funktionsreferenz Das Ansicht Men D Communications Test Jan DOC Datei Bearbeiten Ansicht M chrichten Worschau Extras Hilfe AAAA _ vanz 2 kegl Y onla and E S h E Rala g EA Y Sendezeit sender Betreff ak SEN Kurzer Je G 15 07 sAU Autorepor alet YMApl Loop dm v 15 Agent 4 Ok Do 2 15 07 Adm Test Allen antworten Sy mm oc EJ si 15 Agent 2 OK Do u m nd Ok Do a DOKU Explorerverzeichnisse Benutz Abbrechen G a E a Pe m aan Gitterlinien einblenden ga Posteingang Standard Einstellung pl Loop dm o hA Postausgang voller Name Farben a anrufen Rir H 2 Internet Favoriten Mame M wechselnde Farbe als Hintergrund het sich E Benutzer Empf nger E Fostr o 3 Alle Teilnehmer 5 Rudi F __B 7 Alle privaten Kontakte amp Benutzergruppen Spalten Oi E ACD Superwisor r v Automatisch anpassen Privilegierbe Benutze See ur J Servicegruppe Schriftart Schriftgrad E E arial fiz Tr Gespr che Explorerverzei Br cken Sie F1 F r die Hilfefunktian Folgende Einstellungen der Kontrollk stchen k nnen vorgenommen werden Dialogfunktion Beschreibung Horizontale Gitterlinien einblenden Ist dieses Kontrollk stchen akti
347. t Allgemein Aktuelle Yerbindung Kampagnen Gespr che Hachrichten CO Kampagnen e 30 amp 0 a0 e Copyright ch 1992 2004 Welche Bedienungsm glichkeiten f r den ACD Agenten zur Verf gung stehen entnehmen Sie bitte dem Handbuch ACD Agen ber das entsprechend eingeblendete Communications Men Agent kann sich der der Agent am Call Center An bzw Abmelden Zudem k nnen ber die Men funktion Konfiguration die Einstellungen f r den Agenten g ndert werden N heres zur Agenten Konfiguration entneh men Sie bitte ebenfalls dem Handbuch ACD Agen P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 5 173 Funktionsreferenz Das Ansicht Men 5 3 4 Post Mit Hilfe des Men s Ansicht lassen sich ber die Men funktion Post folgende Fenster in den Arbeitsbereich von Communications einf gen die Sie gegebenenfalls ber Verteilungsregeln oder durch Kopieren per Drag amp Drop Nachrichten sammeln k nnen Die Fenster f r diese Postf cher werden ebenfalls nach dem unten beschriebenen Schema eingerichtet Bei Bedarf k nnen Sie unter Post weitere Verzeichnisse Postf cher einrichten in e Posteingang gt Hier ber werden Fenster f r die Postf cher eingerichtet die Sie als Verzeichnisse zu s tzlich unter Posteingang eingerichtet haben Die angezeigten Nachrichten sind die die Sie per Drag amp Drop dorthin verschoben oder ber den Pos
348. t sind 4 2 3 Benutzer einer anderen Gruppe zuordnen Benutzer k nnen einfach per Drag amp Drop anderen Benutzergruppen zugeordnet werden Ge hen Sie dazu folgenderma en vor 1 ffnen Sie im Fenster Explorerverzeichnisse die Benutzergruppe in der sich der Benut zereintrag befindet der verschoben werden soll siehe oben Dadurch werden alle Eintr ge in diesem Verzeichnis im Fenster Explorerliste angezeigt 2 Verlegen Sie diesen Benutzer durch Verschieben des Benutzereintrages mit der Maus in das gew nschte Verzeichnis Dabei ist es auch m glich gleichzeitig mehrere Benutzer deren Eintr ge man vorher mar kiert hat gleichzeitig einer neuen Gruppe zuzuweisen im Allgemeinen deren Privilegien ver ndert werden Denken Sie daran dass bei der Zuordnung von Benutzern zu anderen Gruppen 4 3 Agenten ACD Agenten sind eine spezielle Art von Benutzern Sie werden ausschlie lich beim Einsatz des Kommunikationsservers als ACD Server also beim Betrieb eines Call Centers ben tigt Man kann sich einen ACD Agenten als einen regul ren Server Benutzer vorstellen dessen Datenbankeintr ge um zus tzliche Felder erweitert werden damit dieser Benutzer die f r ACD notwendigen Eigenschaften erh lt ACD Agenten k nnen nur dann definiert werden wenn der Communications als Call Center eingerichtet wurde ACD Automatic Call Distribution automatische Anrufverteilung 4 3 1 Agenten einrichten Um einen neuen ACD Agenten in der
349. taltet ist k nnen Sie sich zum einen allgemeine Informa Alt Enter tionen zum OLE Objekt anzeigen lassen zum anderen ist es von hier aus m glich ber die Auswahl der entsprechenden Karteikarte die An sicht und Verkn pfungsoptionen neu festzulegen Yerknupfte Bitmap Eigenschaften Bitmap Gr e 1 50 KB 1 536 Bytes Standort CATE MP transtert T estbilderppreu BMF Dieser Men punkt dient dazu das OLE Objekt zu bearbeiten Das kann auf zwei verschiedene Arten geschehen e ber Bearbeiten l sst sich das OLE Objekt im Dialog Neue Nach richt zum Bearbeiten aktivieren Mit ffnen wird das OLE Objekt mit dem Anwendungsprogramm ge ffnet mit dem es erstellt wurde falls dieses bei Ihnen installiert ist Tabelle 5 2 Die Funktionen des Bearbeiten Men s im Dialog Neue Nachricht Das Ansicht Men Das Ansicht Men bietet einige M glichkeiten an mit denen Sie den Nachrichtendialog an Ihre Bedienbed rfnisse anpassen k nnen So k nnen Sie zus tzliche Eingabefelder in das Fenster aufnehmen unter Sendeoptionen und eine Symbolleiste mit oft benutzten Funktio nen einrichten Die hier gemachten Einstellungen beziehen sich auf die Gestaltung des Nach richtendialogs im Allgemeinen Das hei t auch wenn Sie diesen Dialog ber einen anderen Funktionsaufruf ffnen bleiben diese Einstellungen erhalten Men funktion Beschreibung Statusleiste Blendet die Statusleiste am unteren Dialogrand ein oder aus
350. te F5 l st einen sofortigen Datenbankabgleich zwischen dem Server und Ihrer lokalen Communications Anwendung aus _ Eine Aktualisierung ist auch ber die Aktualisierungs Schaltfl che in der Symbolleiste m glich 5 3 14 Ansichtsoptionen ber die Funktion Ansichtsoptionen k nnen Sie das Erscheinungsbild der Journalfenster ver ndern Hierdurch lassen sich um die bersichtlichkeit Lesbarkeit zu erh hen die Eintr ge in diesen Fenstern durch waagerechte und oder senkrechte Linien abgrenzen und zus tzlich farblich voneinander abheben Weiterhin ist es m glich die Schriftgr e und die Schriftart der Eintr ge in den Journalfenstern an die individuellen Bed rfnisse anzupassen Die Funktion bezieht sich jeweils auf das gerade aktivierte Journalfenster so dass f r jedes Journalfenster eine eigene Ansicht eingestellt werden kann F r alle anderen Communicati ons Fenster ist der Men punkt grau dargestellt kann also nicht gew hlt werden Wird die Funktion aufgerufen ffnet sich der Dialog Ansichtsoptionen in dem die entspre chenden Einstellungen vorzunehmen sind Beim ersten Aufruf ist in diesem Fenster nur die Op tion Spalten automatisch anpassen gesetzt Dies entspricht der Grundreingestellung f r die Darstellungsweise der Journalfenster nach der Installation In der Abbildung ist zur Verdeutlichung einmal eine Beispiel Einstellung f r das Posteingangs journal vorgenommen worden mit gleichzeitiger Darstellung der daraus re
351. te abgerufen werden k nnen Die Einrichtung der Werk zeugleiste im Nachrichtendialog erfolgt ber den Men punkt Ansicht gt Symbolleiste Antworten ffnet das Fax Dokument in einem Bearbeitungsfenster in Allen antworten dem ein Editieren der Fax Nachricht m glich ist Dabei ist un ter Adresse schon der Absender eingetragen wenn seine Dantworten Rufnummer bermittelt wurde Ansonsten erfolgt eine Feh lermeldung die Sie darauf hinweist dass vor dem Bet tigen von Senden in das Adressfeld eine Teilnehmernummer ein getragen werden muss Weiterleiten ffnet das Fax Dokument ebenfalls in dem Bearbeitungs fenster Hier muss explizit eine Empf ngeradresse eingetra 2 Weiterleiten gen werden Tabelle 5 17 Die Funktionen f r Fax Nachrichten im Ansichtmodus P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 5 181 Funktionsreferenz Das Ansicht Men Absender anrufen Absender anrufen an a Anrufen r ber das Bet tigen der Schaltfl che wird an den Fernsprech anschluss des Fax Absenders ein Anruf eingeleitet voraus gesetzt die Fax Rufnummer des Absenders wurde bermit telt und ist per Datenbankeintrag mit der Telefonrufnummer des Absenders verkn pft Ein Klick auf das kleine Dreiecks Symbol ffnet eine Auswahlliste ber die unterschiedliche Telefonanschl sse dieses Teilnehmers ausgew hlt werden k nnen Entfernt die Faxnachricht aus dem Empfangsjourn
352. teiaus wahlfenster ber das Sie eine Datei zum Beispiel eine eingegangene Nachricht die Sie vorher lokal gespeichert haben direkt in einem Nach richtenfenster ffnen und bearbeiten k nnen Die Dateiformate die hierzu zur Verf gung stehen sind Textdokumente TXT usw Rich Text Dokumente RTF HTML Textdokumente HTM Audio Dateien Wav usw Fax Dokumente TIF FG3 FG4 usw Communications Nachrichten PMF Bei allen inkompatiblen Dateiformaten wird die ausgew hlte Datei als Da teianhang im ge ffneten Dialog Neue Nachricht dargestellt Tabelle 2 2 Das Anklicken dieses Symbols aktualisiert die lokale Communications Datenbank Das hei t die Datenbank des Clients wird neu mit der des Servers abgeglichen Durch Anklicken des Buchsymbols kann die Suche nach einem Kontakt gestartet werden der Dialog Kontakt suchen wird ge ffnet Siehe dazu Abschnitt 2 10 2 Allgemeine Adressensuche auf Seite 2 46 Die Funktionen der Werkzeugleiste P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 2 23 Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Einf hrung in die Bedienoberfl che Symbolschalter Funktion ber das Anklicken dieses Symbols kann ein neues Communications Layout erstellt werden Diese Funktion kann nur genutzt werden wenn der ausf hrende Benutzer das entsprechende Privileg dazu hat Siehe dazu Abschnitt 3 1 1 Neues Layout definie
353. teingangs Assistent dorthin um geleitet haben D Communications Test Jan DOC Datei Bearbeiten Ansicht Verzeichnisse Yorschau Hilfe aeann ZITIE E eHe ieina EI Do nun ES Post E Sendezeit Sender Ei Eu ua Es gibt keine Elemente die in dieser Ansicht angezeigt werden u Ungeleser Markierte Nachrichten E Gel schte Post Et Fostausgang E Telefon H E Benutzer Empf nger a Arbeitsplatz H Internet Favoriten J m ikati al Kommunikationsserwer 4 l Dr cken Sie F1 f r die Hilfefunktion 2 lt 5 Posteingang Erzeugt ein Fenster in dem standardm ig alle Nachrichten angezeigt werden die in Ihr Postfach eingehen Sie gegebenenfalls ber Verteilungsregeln oder durch Kopieren per Drag amp Drop Bei Bedarf k nnen Sie unter Posteingang weitere Postf cher einrichten in die Nachrichten sammeln k nnen e 531 Ungelesene Nachrichten Erzeugt ein Fenster in dem nur die ungelesen Nachrichten angezeigt werden 3 Markierte Nachrichten Erzeugt ein Fenster in dem nur die markierten Nachrichten angezeigt werden Gel schte Post Erzeugt ein Fenster in dem nur die bereits gel schten Nachrichten angezeigt werden P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 5 174 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Ansicht Men lang auf dem MRS Server vorgehalten Nach einer vom Administrator vorgege ben Zeit werden diese allerdings vom Sys
354. tem entfernt Erkundigen Sie sich da her beim Administrator wie lange Sie noch Zugriff auf gel schte Nachrichten ha ben Nachrichten die vom Benutzer gel scht worden sind werden noch eine Zeit 44 Postausgang Erzeugt ein Fenster in dem alle Nachrichten angezeigt werden die in Sie versendet ha ben 5 3 4 1 Die Fenster f r den Posteingang gt Communications Test Jan DOC Datei Bearbeiten Ansicht Nachrichten Worschau Extras Hilfe EB 2 2 Pl E else rsas m e823 B Sale Sendezeit Sender Betreff E4 09 25 Anton Aachen Yo ce Test 09 25 HTML T est Anton Aachen Anton Aachen E Hail Test E plorerverzeichnisse a Im Fenster Posteingang werden alle Nachrichten angezeigt die in Ihre Mailbox eingegangen sind es sei denn Sie haben dort zus tzliche Verzeichnisse mit entsprechenden Verteilungsre geln eingerichtet Vor dem jedem Bearbeitungsschritt muss zuerst die Nachricht im Journal markiert werden Da durch werden die zur Verf gung stehenden Funktionen aktiv Die Bearbeitung einer eingegan genen Nachricht kann auf verschiedenen Wegen erfolgen e Uber das Communications Men Nachrichten e Durch ein identisch wie das Men Nachrichten aufgebautes Kontextmen Dieses Men ffnet sich wenn Sie mit der rechten Maustaste auf das zu bearbeitende Dokument kli cken e Mit Hilfe der Werkzeugleiste im Fenster Posteingang e Durch Tastatur Befehle nur f r oft genutzt
355. tern 03 07 Gestern 03 03 Gestern 03 03 Gestern 03 10 Gestern 09 11 Gestern 03 12 Gestern 03 52 03 28 Anton Aachen Anton Aachen Administrator Administrator Administrator Administrator Administrator Administrator sAUITOREF RTE Anton Aachen Test Routing Rules Test Routing Rules FTF Te Test Test Testa Test4 Teszt Test Report Server HUGO DEPDKPKKNDDDDD Loschtest 19 55 lt AUT REFORTE Report Server HUGO z Yorct Da die gel schten Nachrichten noch eine Zeitlang auf dem Server vorgehalten werden kann das Fenster Gel schte Post dazu dienen Ihnen einen berblick auf bereits gel schte Nach richten zu verschaffen und sich gegebenfalls diese Dokumente noch einmal vom Server her unterzuladen um sie sich erneut anzusehen of Inwieweit ein erneuter Zugriff auf diese Nachrichten m glich ist ist abh ngig von der Konfigu ration des Servers Ansonsten stehen Ihnen in diesem Fenster bis auf das L schen von Do kumenten und das Setzen eines Merkers alle Funktionen zur Verf gung die Sie schon bei der Beschreibung des Posteingangsfensters kennengelernt haben P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 5 194 Funktionsreferenz Das Ansicht Men 5 3 4 3 Das Postausgangstfenster In diesem Fenster werden Ihnen alle Dokumente angezeigt die Sie selbst erzeugt und ber mittelt haben oix METRE EAE ME RE Sn Se
356. tfl che wird bet tigt um nach einer Wiedergabepause oder nach Erreichen des Nachrichtenendes wieder an den Nachrichtenanfang zu gelangen Hierdurch kann schnell an das Nachrichtenende gesprungen werden zum Beispiel falls man dort einen Sprachkommentar anh ngen m chte Tabelle 5 19 Wiedergabefunktionen f r eingegangene Voicemails Vor dem Weiterleiten einen Sprach und oder Text Kommentar anf gen Zu einer empfangenen Sprachnachricht kann vor dem Weiterleiten ein schriftlicher und oder ein gesprochener Kommentar an diese angef gt werden 1 W hlen Sie im Vorschaufenster oder im Nachrichtendialog Weiterleiten Das sich nun ffnende Nachrichtendialog ist um den Bereich zur Texteingabe erwei tert Hier kann der Textkommentar eingegeben werden E Weiterleiten Datei Bearbeiten Ansicht Text Aktionen Hilfe LER Adresse test MAILBOX Senden Suchen Betreff Kommentar an Sprachnachricht Textkommentar zur Sprachnachricht Position aamooo 5 Position 00 00 L nge 00 03 Telefon 139 Sestoppt 2 Geben Sie Ihren Kommentartext ein und oder benutzen Sie die Schaltfl chen um ei nen Sprachkommentar aufzunehmen Folgende Funktionen Stehen Ihnen dazu zur Verf gung Funktion Beschreibung Ersetzt die urspr ngliche Sprachnachricht durch den Kommentar F gt den Sprachkommentar an die urspr ngliche Nacht an Schaltfl che zur Aufnahme eines Sprachkommentars ber das Telefo
357. tigen Sie zum Absenden die Schaltfl che Senden Tabelle 2 6 Bearbeitungsfunktionen f r empfangene E Mails P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 2 36 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Empfangene Nachrichten bearbeiten Bearbeitungsfunktion Beschreibung Weiterleiten Wenn Sie die empfangene Nachricht an einen anderen Teilneh mer weiterleiten wollen zum Beispiel um diesen auch vom In halt der Nachricht in Kenntnis zu setzen oder weil Sie nicht der richtige Ansprechpartner f r dieses Dokument sind bet tigen Sie Weiterleiten Daraufhin wird ein Fenster mit dem Titel Weiterleiten ge ffnet Auch in diesem Fenster finden Sie den Text der eingegangenen Nachricht allerdings ohne die spitzen Klammern wieder In die leere Eingabezeile geben Sie die Adresse ein zu der die Nach richt nun weitergeleitet werden soll Zus tzlich k nnen Sie diese Nachricht mit einem Kommentar versehen der den Empf nger ber den Grund der Weiterleitung unterrichtet und zus tzlich eine Datei an diese Nachricht anh ngen Bearbeiten Sie den Text Hierbei stehen Ihnen zum Editieren des Textes die M glichkei ten zur Verf gung die Sie aus anderen Textverarbeitungspro grammen kennen L sen Sie die Weiterleitung durch Bet tigen der Schaltfl che Senden aus L scht die aktuell ge ffnete Nachricht Druckt die aktuell ge ffnete Nachricht Tabelle 2 6 Bearbeitungsfun
358. tigen der Schaltfl che Neues Verzeichnis ein neues Verzeichnis Bet tigen Sie danach Verzeichnisregel erstellen Klicken Sie im unteren Fensterbereich in der ersten Zeile Verschiebe eine Nachricht von auf den unterstrichenen Textteil W hlen Sie dem Pull Down Fenster aus ob Sie Nachrichten einer ganzen Gruppe oder eines Einzelteilnehmers in das Zielverzeichnis um leiten m chten Klicken Sie anschlie end in der zweiten Zeile auf das blaue Fragezeichen lt gt Es ffnet sich eine Eingabezeile in der Sie den Namen der Gruppe oder des Teilnehmers eingeben k nnen von denen die Nachrichten in den speziellen Ordner zugestellt werden sollen Hierbei werden Sie von der Autoerg nzungsfunktion unterst tzt Sie zeigt abh ngig von der Buchstabenkombination die bereits eingegeben wurde einen Vorschlag an der wenn es der gew nschte ist nur noch per Eingabetaste bernommen werden muss Klicken Sie abschlie end in der dritten Zeile das blaue Fragezeichen lt gt an Ein Pull Down Men wird ge ffnet aus dessen Eintr gen Sie das Zielverzeichnis ausw h len k nnen P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 5 241 Funktionsreferenz Extras 7 Best tigen Sie Ihre Eingaben mit OK Damit ist die Definition der Verzeichnisregel abgeschlossen Sie wird hierdurch gespei chert und aktiviert Im oberen Fenster l sst sich nun an der komplett angezeigten Weiterleitungsvor
359. tionen zur Verf gung kann hier ber ein weite res Benachrichtigungsfenster aktiviert werden Es weist auf den einge gangenen Telefonanruf hin und erm glicht weitere Bedienungsschritte Anruf Communications 2 n von 492404901111 Sachen Anton Trennen Annehren Schlie en Sie k nnen durch Anklicken der entsprechenden Schaltfl che den An ruf auf Ihre Voicebox umleiten die Verbindung direkt abbrechen oder den Anruf entgegennehmen Im letzten Fall wird Ihr Telefon automa tisch in den Modus Freisprechen geschaltet Das hei t Sie k nnen ohne abheben des H rers mit dem Anrufer sprechen Ich m chte Infor Diese Funktion erm glicht es sich aktiv darauf hinweisen zu lassen miert werden wenn dass noch keinen Betreff in einer neuen Nachricht eingegeben wurde eine ausgehende Das hei t wenn Sie eine Nachricht abschicken m chten in der das Be Nachricht keinen treff Feld ohne Eintrag ist wird ein Pop Up Fenster mit einer entspre Betreff hat chenden Meldung ge ffnet Communications x Diese Nachricht hat keinen Betreff Mochten Sie sie dennoch versenden Ja leitet trotzdem den Versendevorgang ein Nein f hrt zum Nachrich tenfenster zur ck damit Sie die Betreffzeile nachtr glich noch ausge f llen k nnen Tabelle 5 45 Optische Benachrichtigungs Optionen im Dialog Schnittstelle P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 5 252 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch
360. tions starten k nnen Wenn einem Benutzer erm glicht werden soll selbst die Updates zu installieren dann ist es er forderlich beim HiPath Xpressions Update den Punkt Clients amp Komponenten bei der Aus wahl der zu installierenden Komponenten mit zu ber cksichtigen Hierdurch werden die aktua lisierten Client Dateien mit in das HiPath Xpressions Server Verzeichnis aufgenommen ber einen Abgleich der Versionsnummern wird beim einem Neustart von Communications das neu kopierte Setup zur Ausf hrung angeboten Programm ber das Men Hilfe die Funktion Update Communications w hlt Man kann den Update Vorgang auch manuell ausl sen indem man im laufenden In beiden F llen wird ein Fenster ge ffnet dass dem ausf hrenden Benutzer weitere Optionen anbietet Softwareupdate E Communications hat festgestellt dass auf dem Server ein Softwareupdate mit der Yersionsnummer 5 0 0 1355 bereitsteht Sie verwenden derzeit die Yersion 5 0 0 13954 Was mochten Sie machen r Ich bin im Be zu besch ftigt und mochte das Update biz zu meiner n chsten Anmeldung verzogen Ich bin mit der Software zufrieden und m chte dieses Update berspringen Der automatische Update Mechanismus bleibt aktiv und wird Sie informieren sobald eine neue Version auf dem Server bereit liegt i Diesen Dialog bitte nicht mehr anzeigen Ich machte immer selber nach verf gbaren Abbrechen Updates schauen Zur Kontrolle der Versionsnummer
361. trativen Rechten und bei einem eingerichteten Call Center m glich Fehlt eine der beiden Voraussetzungen ist das Symbol sowie der Men befehl nicht aktiv Tabelle 5 27 Die Bedienungsfunktionen im Fenster Adressliste P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 5 203 Funktionsreferenz Das Ansicht Men Neuer Kontakt Hier ber wird ein neuer globaler Kontakt einge richtet Der Kontakteintrag erfolgt sowohl im aktuell gew hlten Gruppen Verzeichnis als auch im Verzeichnis Alle Teilnehmer Zur Einrichtung globaler Kontakte ist ebenfalls eine besondere Be rechtigung erforderlich Neuer privater Kontakt Erzeugt einen neuen Eintrag sowohl im aktuell gew hlten Verzeichnis unter Meine pers nlichen Kontak te als auch im Verzeichnis Alle privaten Kontakte Hierzu ben tigt der Standard Benutzer keine besondere Berechtigung ffnet die Datenbankmaske des markierten Eintrages in einem separa ten Dialog Ein Doppelklick auf den entsprechenden Benutzereintrag hat den gleichen Effekt Aus Liste l schen L scht den markierten Eintrag aus dem gew hlten Verzeichnis Um Be nutzer Agenten und globale Kontakte l schen zu k nnen sind adminis el trative Rechte n tig Zeige Telefon sta Blendet in das Adresslistenfenster zus tzlich die Zustandssymbole tus Erreichbar gr ner Punkt oder Besetzt roter Punkt f r die Telefone der dargestellten Teilne
362. tstil festlegen Es stehen die Schriftschnitte Normal Regular Fett Bold Kursiv Italic und Fett kursiv Bold Italic zur Verf gung e Schriftgrad Schriftgr e Der Einstellungsbereich reicht von 8 pt pt Punkt Ma einheit f r die Schriftgr e bis 72 pt e Farbe Mit Hilfe des Kombinationsfeldes Farbe das Ihnen f r die Ge staltung der Schrift eine Palette vom 40 Farben zu Auswahl stellt k n nen Sie ein Wort oder ganze Textpassagen farblich hervorheben ber die Schaltfl che Mehr Farben lassen sich weitere Farben de finieren e Effekte Durch Markieren der Kontrollk stchen Durchgestrichen oder Unterstrichen l sst sich der Text duchgestrichen und oder un terstrichen darstellen Einen ersten Eindruck vom Schriftbild erhalten Sie im Dialogbereich Vor schau Tabelle 5 8 Die Bearbeitungsfunktionen f r RTF Nachrichten im Men Text P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 5 149 Funktionsreferenz Das Datei Men Men funktion Beschreibung Aufz hlung F gt einen Aufz hlungspunkt am Absatzanfang ein Beispiel e Punkt 1 e Punkt2 USW Ausrichtung BE Mit Hilfe dieser Funktion ist es m glich die Textzeilen linksb ndig rechtsb ndig oder Zentriert mittig auszurichten Tabulatoren Tabelle 5 8 Die 5 150 Wenn Sie die voreingestellten Abstandswerte 13 mm zwischen jedem Tab f r die Tabulatoren mod
363. ttweise wieder R ckg ngig Taste Eigenschaften Hier ber k nnen an die einzelnen Zeitbereiche zus tzlich Aktionen angebunden werden M gliche Aktionen sind e Das Abspielen von Ansagen e Das Weiterleiten von Anrufen e Die nderung des Vermittlungsmodus Das hei t in der ACD Gruppe wird die Logik der Anrufverteilung an die Agenten ge ndert Tabelle 4 12 Die Bearbeitungsfunktionen im Men Aktionen 5 F gen Sie ber Neu mit der Wahl des gew nschten Zustands Ge ffnet Pause oder Ge schlossen einen neuen Zeitbereich in den markierten ein Der neue Zeitbereich berlappt den zuvor markierten 6 Fahren Sie mit Hilfe des Scrollbalkens an das Ende des neuen Zeitbereichs Verschieben Sie jetzt die u erste rechte Markierungsbegrenzung dieses Bereichs mit der Maus so weit bis der Bereich die gew nschte Zeitspanne umfasst Vergr ern Sie zur Feineinstellung gegebenfalls den Darstellungsma stab P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 4 113 Administrator Funktionen Kalenderprofile 7 Wiederholen Sie zur Einrichtung weiterer Zeitbereiche die Vorg nge ab Punkt 5 bis das Tagesprofil Ihren Erfordernissen entspricht Aktionen an ein Zeitprofil binden Sie haben die M glichkeit drei verschiedene Aktionen an jeden beliebigen Zeitbereich Ge ff net Geschlossen Pause innerhalb des Tagesprofils zu binden Die an das Zeitprofil ge
364. und k nnen ausge w hlt werden Eventuell werden die neuen globalen Layouts bei den Standard Benutzern nicht so 4 5 2 Benutzerrechte zur Layout Definition einschr nken Ist es nicht erw nscht dass jeder Benutzer beliebig Layouts erzeugen oder bestehende ndern darf kann durch geeignete Privilegieneinschr nkung dieses Recht schrittweise zur ckgenom men werden Folgende Schritte sind dazu erforderlich 1 Die MRS Datenbank erweitern 1 Privilegienfelder in die Correlation Datenbank einf gen 2 Benutzerdatenmaske um das Feld Layout erweitern 2 Administration der Benutzerrechte 1 Erl uterung der Privilegien beziehungsweise Privilegienkombinationen 2 Privilegien einem Benutzer beziehungsweise einer Benutzergruppe zuweisen 3 Gegebenenfalls ein neues Layout erzeugen und allen Benutzern zug nglich machen ver ffentlichen 4 Dem Benutzer ein Layout zuweisen P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 4 102 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Administrator Funktionen Communications GUl Layouts 4 5 2 1 Die MRS Datenbank erweitern Privilegienfelder in die Correlation Datenbank einf gen Damit die Correlation Datenbank um die Privilegienfelder erweitert werden kann ist ein Export der Datenbank durchzuf hren 1 2 ffnen Sie das DOS Eingabefenster Wechseln Sie in das MRS Verzeichnis lt HiPath Xpressions Root gt SDKTools Starten Sie das Programm InfoTool mit dem Parameter EXPORT und den
365. unehmen Sie haben die Wahl zwischen dem europ ischen A4 und dem in den USA bli chen Letter Format Lokalen Nachrichten Cache nach dem Ab melden l schen Damit kann sichergestellt werden dass kein Unbefugter Ihre Nach richten ffnen und lesen kann ber das Setzen des Kontrollk st chens werden nach dem Beenden der Sitzung Ihre Daten vom loka len Rechner gel scht Mit dem erneuten Einloggen werden diese Daten dann neu vom Server auf den lokalen Rechner bertragen Diese Funktion ist besonders im Sicherheitskontext von Windows 9x von Bedeutung da hier die Sicherungsmechanismen die Windows NT 2000 oder XP bieten nicht zur Verf gung stehen Direkte Postein gangs Benachrichti gung Tabelle 3 5 3 70 Weiterhin l sst sich durch Aktivierung dieser Option eine sofortige Si gnalisierung bei einer neuen Nachricht einrichten Im Normalfall ver streicht eine gewisse Zeit bevor eine neu eingehende Nachricht in Communications angezeigt wird Dies ist technisch bedingt und kann im ung nstigsten Fall bis zu zwei Minuten dauern wegen des Ein gangs Polling mit einem Zeittakt von zwei Minuten Im Allgemeinen spielt diese Verz gerung keine Rolle Ist es allerdings gew nscht dass die Benachrichtigung sofort mit dem Nachrichteingang erfolgen soll dann kann das hier durch Setzten des H kchens festgelegt wer den Die Einstellungsoptionen auf der Registerkarte Allgemein P31003 52330 B689 3 19 Juli 20
366. ung einrichten 1 Klicken Sie im Men Extras auf die Funktion Vertretung einstellen Der Dialog Vertreter einstellen erscheint 2 Aktivieren Sie die Option Vertreter aktivieren 3 Geben Sie in die Eingabezeile den Benutzer ein an den Nachrichten weitergeleitet werden sollen 4 Best tigen Sie Ihre Einstellungen mit OK Die Vertretung ist damit aktiviert P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 2 57 Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Eigene Datenbankeinstellungen ndern 2 17 Eigene Datenbankeinstellungen ndern ber diese Funktion k nnen Sie Ihre auf dem HiPath Xpressions Server abgelegten pers nli chen Daten einsehen und gegebenfalls ndern Je nach Systemeinstellung und nach zugewie sener Berechtigung k nnen einige Datenfelder nicht bearbeitet werden Diese sind dann nach dem ffnen der Benutzerdaten grau hinterlegt Funktion aufrufen 1 Klicken Sie im Client Men Extras auf die Funktion Meine Datenbankeinstellungen Die Benutzerdatenmaske mit Ihren Angaben wird ge ffnet 2 Korrigieren oder erg nzen Sie die Daten auf den Registerkarten Adressierung Pers n lich Serverzugriff und Erweitert die f r eine Anderung freigegeben sind 3 Speichern Sie Ihre nderungen Die nderungen werden bernommen und der Dialog geschlossen P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 2 58 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Communications anpa
367. urnalfenster f r die berwachung des eigenen Telefons Telefoniefunktionen im Ansichts Fenster Mein Telefon Die Funktion Mailliste beim Gespr ch 22 aana bersicht ber die Themen im Kapitel Communications anpassen Die Einstellungsoptionen auf der Registerkarte Layout drucken Variablen f r Nachrichten Infos beim Ausdruck von Dokumenten Die Einstellungsoptionen auf der Registerkarte Faxausdruck Die Einstellungsoptionen auf der Registerkarte Allgemein Einstellm glichkeiten f r die akustische Benachrichtigung Einstellm glichkeiten f r die optische Benachrichtigung bersicht ber die Themen im Kapitel Administrator Funktionen Die Datenbankfelder zum Anlegen eines neuen Kontaktes Eingabezeilen im Kopfbereich zur Neudefinition von Benutzern Benutzerdaten auf der Registerkarte Adressierung Benutzerdaten auf der Registerkarte Pers nlich Benutzerdaten auf der Registerkarte Serverzugriff Bedeutung der Datenfelder auf der Registerkarte Agent Parameter zur Anpassung der Voicemail Einstellungen f r Gruppen Kombinationsm glichkeiten f r die Privilegien zur Layouterzeugung Bearbeitungsfunktionen f r Kalenderprofile 2 222 Bearbeitungsfunktionen f r die Tagesprofile 2 nananana
368. us dem analogen Fernsprechnetz hervorgegangen ist ISDN integriert verschiedene Dienste in einem ber tragungsnetz So werden im ISDN Netz Telefon Telefax Teletex Datex J Bildtelefonie und Daten bermittlung integriert Dem Nutzer stehen damit am Anschluss verschiedenste Dienste in digitaler Form zu Verf gung Sprache Texte Grafiken und andere Daten Die ses Dienstangebot kann vom Anwender konsequenterweise auch im Endger tebereich genutzt werden Interactive Voice Response IVR IVR kann man sich als einen Sprach Computer vorstellen Statt ber die Tastatur be kommt dieser seine Eingaben ber die Tonwahl Tasten eines Telefones F r die Ausgaben werden statt grafischer Elemente die auf einem Monitor sichtbar gemacht werden vorbe reitete Sprachaufzeichnungen oder synthetisierte Ansagen mittels Text to Speech abge spielt Beispiele f r IVR Applikationen w ren Voicemail Systeme oder ein Automated At tendant K Kampagnen Eine Kampagne l sst Agenten in einem Call Center selber aktiv werden in dem Sinne dass sie externe Anrufe nach au en t tigen Eine Kampagne k nnten z B dann notwen dig werden wenn Kunden zu ihren Erfahrungen mit einem neuen Produkt pers nlich be fragt werden sollen bzw ein neues Produkt angeboten werden soll P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 X 264 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Glossar Kampagneneintr ge Ein Kampagneneintrag ist ein Element einer Kampa
369. usdruck 222222 5 247 Einstellungsoptionen im Dialog Allgemein 2 22220 5 248 Akustische Benachrichtigungs Optionen im Dialog Schnittstelle 5 251 Optische Benachrichtigungs Optionen im Dialog Schnittstelle 5 252 Einstellungsoptionen im Dialog Mail Tracking 2 2 2 5 254 P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Einleitung Allgemeines 1 Einleitung 1 1 Allgemeines Communications ist das zentrale Kommunikations und Administrations Programm des Com munications Das Programm beziehungsweise der Arbeitsplatzrechner auf dem es l uft ist an den Communications angekoppelt Alle Kommunikationsvorg nge die der Benutzer einleiten m chte werden ber Communications abgewickelt und berwacht Zudem dient es dem Ad ministrator als Werkzeug zur Konfiguration sowohl des Communications als auch von Commu nications selbst Dieses Client Programm erm glicht es dem Benutzer von seinem Schreibtisch aus Informati onen mit verschiedenen Diensten zu versenden und zu empfangen gleich ob es sich um SMS Fax E Mail oder Voicemails Sprachnachrichten handelt Sofern konfiguriert kann er zus tzlich Telefoniefunktionen zur Bedienung und berwachung des Telefon bereitstellen zum Beispiel mit dem Wahlassistent Dem Administrator des Communicationss stellt es die Funktionen zur Verf gung die er f r die
370. ustufe Hier wird detailliert die System Konfi guration erl utert Erste Schritte Das Installations Handbuch beschreibt sowohl die lineare Installation des HiPath Xpressions Systems als auch die nachtr gliche Installation zus tzlicher Leistungsmerkmale und Pro gramm Komponenten Dar ber hinaus erhalten Sie ausf hrliche Informationen zur Installation und Konfiguration der verwendeten Kommunikations Hardware Bei einer m glichen Hard ware Umr stung unterst tzt Sie ein entsprechender Leitfaden P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 1 15 Einleitung Datenschutz und Datensicherheit 1 7 1 Hinweise f r Service Techniker und Support Neben der Benutzerdokumentation und dem Administratorhandbuch ist noch das auf der Soft ware CD befindliche Release Info zum HiPath Xpressions Server zu beachten in dem aktuelle Hinweise zum Produkt zu finden sind die eventuell keinen Eingang mehr in die Dokumentation gefunden haben Die Datei findet man auf der Installations CD unter lt cdrom gt releaseNo tes rt Weitere aktuelle Informationen finden Sie auch in den Read me Dateien die auf den Programm CDs in den Verzeichnissen zu finden sind die die entsprechende Programm Komponente enthalten 1 8 Datenschutz und Datensicherheit Umgang mit personenbezogenen Daten Beim vorliegenden System werden unter anderem personenbezogene Daten verarbeitet und genutzt zum Beispiel bei der Geb
371. usw hlen k nnen in welchem Format Sie die neue Nachricht versenden m chten Textnachricht Rich Text Nach richt Sprachnachricht oder SMS Nachricht Leitet einen Anruf zum markierten Teilnehmer ein Diese Funktion ffnet eine Auswahlliste die alle m glichen Telefonnummern dieses Teilnehmers Gesch ftsanschluss Privatanschluss Mobiltele fon Voicebox zur Auswahl anzeigt Typ ndern Hier ber kann eine Benutzerdefinition in eine Agent beziehungs weise Kontaktdefinition berf hrt werden Diese Funktion kann nur von Administratoren aufgerufen werden L scht einen markierten privaten Kontakt Das L schen von Benut zer oder Agenteneintr gen sowie globalen Kontakten ist nur admi nistrativen Rechten m glich ber diesem Befehl k nnen Sie einen neuen privaten Kontakt in der Datenbank speichern Bei entsprechender Berechtigung l sst sich mit dieser Aktion auch ein neuer Kontakt in die Datenbank schrei ben Tabelle 5 29 Die Bedienung im Fenster Vorschau f r Kontakte und Benutzer 5 3 11 Das Fenster Explorerverzeichnisse Mit Hilfe der Funktion Explorerverzeichnisse aus dem Communications Men Ansicht k n nen Sie sich ein Fenster erzeugen dass Ihnen erm glicht durch die Struktur des Kommunika tionsservers zu navigieren Das Fenster ist hnlich wie der linke Bereich des Windows Explo rers aufgebaut Verzeichnisbaum dargestellt wird ist es erforderlich zus tzlich das Fenster Explo rer
372. utzer Maskeneintrag Beschreibung Alle Felder f r pos Hier k nnen Sie je nach Wissensstand die postalischen Angaben zu ei talische Adressie nem Benutzer eintragen rungsdaten ACD F higkeit Diese drei Datenfelder dienen dazu bei einem installierten Call Center ACD Priorit t Einstellungen f r die Anrufvermittlung dieses Kontaktes vornehmen zu ACD Weiterleiten k nnen Sie sind f r die Benutzerdefinition ohne Bedeutung Keyword Hier kann bei Bedarf ein Schl sselwort f r diesen Kontakteintrag einge tragen werden nach dem gesucht werden kann Tabelle 4 5 Benutzerdaten auf der Registerkarte Pers nlich Registerkarte Serverzugriff Auf der Registerkarte Serverzugriff werden die grunds tzlichen Einstellungen vorgenommen die f r den Zugriff auf den HiPath Xpressions Server notwendig sind Auch hier gibt es obliga torische Eingaben Es muss auf jeden Fall eine Zugriffsberechtigung per Kennwort und gege benenfalls PIN eingerichtet sein Zus tzlich ist es erforderlich dass der neue Benutzer einer Benutzergruppe zugeordnet ist damit man einen Benutzereintrag anlegen kann i Meuer Benutzer Iofs Datei Benutzer Hilfe BE d Benutzerkennung TESTUSER F In pers nliche Datenbank Mame Test User Adressierung Pers nlich Serwerzugriff Erweitert Kennwort II FIN m Privilegien Andern Benutzergruppe Benutzergruppe T CTI Joumal m Hachrichtenwartesignal Frai hostrame Frmi password Fr
373. utzung des Benutzerdaten Editors und des HiPath Xpressions Monitors ber den die Konfiguration des HiPath Xpressions Servers erfolgt Achtung Mit diesem Privileg werden implizit alle Rechte zugewie sen selbst wenn man einzelne Privilegien dem entsprechenden Benutzer nicht zugewiesen hat Tabelle 4 15 Berechtigungen f r die Kommunikationsserver Verzeichnisse 4 10 1 1 Software updates Das Verzeichnis Software updates ist eine Abbildung des gleichnamigen Verzeichnisses aus dem HiPath Xpressions Pfad mrs Client Update P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 4 126 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Administrator Funktionen Das Kommunikationsserver Verzeichnis Explorervwerzeichnisse Kommunikationsserver Communicat Sc BE S e E 05 tupini 1KB H E Benutzer Empf nger A ini M a Kommunikationsserver SELUM EXE 5j DO Software updates 2 ScanReport txt SKE BHO ACDAgent al 45 ACDSupervisor BO za B T Terre E 45 MRS Server logfiles H E User specific data Das Verzeichnis Kommunikationsseryver Communications enth lt 31 n Aa 4 In diesem Ordner werden die aktuellen Setup Programme f r die verschiedenen Client Kom ponenten des HiPath Xpressions Servers hineinkopiert So finden Sie zum Beispiel im Ver zeichnis Software updates Communications das Setup Programm das Sie ber das Hauptmen unter Hilfe gt Update Communications zur Aktualisierung von Communica
374. viert werden zwischen den Journal Ein tr gen waagerechte Trennlinien eingef gt Vertikale Gitterlinien einblenden F gt senkrechte Linien zur Abgrenzung der Journalspalten ein Wechselnde Farbe als Hintergrund Dieses Kontrollk stchen bewirkt das die einzelnen Journal Eintr ge abwechselnd wei und farbig in der Journalliste dargestellt werden Die entsprechende Farbe kann dazu aus der Palette die beim Anklicken des Kombinationsfeldes aufgeklappt wird gew hlt werden Automatisch anpassen Das Setzen dieses Kontrollk stchens bewirkt dass die Breite der Jour nalspalten automatisch eingestellt wird Ein manuelles Ver ndern der Spaltenbreite ist aber weiterhin m glich Siehe dazu in Abschnitt 5 3 2 1 Spaltenbreite anpassen auf Seite 5 167 Schriftart ber dieses Kombinationsfeld kann aus dem Schriftenfundus des Rechners auf dem Communications installiert ist eine beliebige Schriftart f r die Journaleintr ge gew hlt werden Tabelle 5 32 Einstellungsm glichkeiten im Dialog Ansichtsoptionen P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 5 218 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das dynamische Men Dialogfunktion Beschreibung Dieses Kombinationsfeld erlaubt es die Schriftgr e f r die Darstellung im Journal zwischen 7 pt und 14 pt einzustellen Tabelle 5 32 Einstellungsm glichkeiten im Dialog Ansichtsoptionen Das Bet tigen der Schaltfl che
375. vilegien kann zur differenzierten Privilegienver gabe auch eine Kombination aus den drei vorgegeben Privilegien eingerichtet werden Folgende drei Grundprivilegien stehen zur Verf gung LAYOUT_CREATE LAYOUT_LOCAL LAYOUT_MULTI Erl uterung Ein gesetztes H kchen in der Privilegienzuweisung entspricht einer 1 P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 4 105 Administrator Funktionen Communications GUl Layouts Privilegienkombination Beschreibung LAYOUT_CREATE 0 LAYOUT_LOCAL 0 LAYOUT_MULTI 0 oder LAYOUT_CREATE 0 LAYOUT TOCAL 1 LAYOUT_MULTI 0 LAYOUT_CREATE 1 LAYOUT_LOCAL 0 LAYOUT_MULTI 0 oder LAYOUT_CREATE 1 LAYOUT_LOCAL 1 LAYOUT_MULTI 0 Nach jedem Start von Communications wird das diesem Benut zer zugewiesene Layout geladen Der Benutzer kann es weder ndern noch ein anderes Layout w hlen Ausnahme Ist noch keine Layoutzuweisung f r den Benutzer erfolgt das Feld Layout ist noch leer oder unter dem eingetra genen Layoutnamen existiert noch kein Layout dann wird auto matisch das Standardverhalten wirksam In diesem Fall kann der Benutzer vier Layouts lokal erzeugen Weiterhin kann er aus al len vorhandenen Layouts zus tzlich vier ver ffentlichte Admin Layouts k nnten noch zur Verf gung stehen ein Layout ausw h len Nach jedem Start von Communications wird das diesem Benut zer zugewiesene Layout geladen Dieses Layout kann von ihm w
376. visor Privilege 1 dvanced USER L Client Beta Tester Document Chain Ouer e Mail dialog e Mail Privilege Euro Filetranster Client Privilege Euro Filetranster Overste Euro Filetranster Heceive Euro Filetranster Remove Euro Filetranster Rename Euro Filetranster Send T Estermal Archive Query Abbrechen Hie Nach der Zuweisung zus tzlicher Privilegien wird mit OK die neue Be nutzer Berechtigung gespeichert Welche Privilegien es insgesamt gibt und welche Bedeutung sie im einzelnen haben ist im Handbuch System Architektur im Kapitel Privilegien detailliert erl utert Hinweis Zum Anlegen von Benutzern die ber weniger Rechte verf gen sollen als die ber die Standard Gruppen vererbten muss eine neue Benutzergruppe definiert werden Siehe dazu auch Abschnitt 4 4 1 Neue Benutzergruppen definieren auf Seite 4 93 Tabelle 4 6 Benutzerdaten auf der Registerkarte Serverzugriff P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 4 86 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Administrator Funktionen Benutzer Maskeneintrag Beschreibung Benutzergruppe CTI Journal Jeder neue Benutzer muss einer bestimmten Benutzergruppe zugeord net werden Diese Gruppenzuordnung bestimmt die Basisrechte die der Benutzer im System hat Die Privilegien die einer Gruppe zugeordnet sind werden also ber die Gruppenzugeh rigkeit an deren Mitglieder vererbt Eine Benutzergruppe repr sentiert immer eine G
377. wegen durch Anfassen an der Titelleiste was ebenfalls m glich ist werden alle bereinanderliegenden Fenster zur Neupositionierung aus dem Layout heraus gezogen 3 1 4 3 Einrichten des Vorschaufensters Im Vorschaufenster wird sofort angezeigt welchen Inhalt eine im Posteingangs bzw Postaus gangsfenster markierte Nachricht hat Die im Vorschaufenster zur Verf gung gestellten Funk tionen sind abh ngig von dem markierten Nachrichtentyp P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 3 62 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Communications anpassen Mit dem Posteingangs Assistenten arbeiten Wurde beispielsweise eine Sprachnachricht markiert so werden die entsprechenden Funktio nen zum Abspielen der Nachricht angeboten Bei einer markierten Textnachricht hingegen stellt das Vorschaufenster nur die Basisfunktionen zur Verf gung die f r das schnelle Bearbei ten der Textnachrichten sinnvoll sind Ausf hrliche Informationen zu Bedienelementen und Men funktionen erhalten Sie in Abschnitt 5 3 10 Das Vorschaufenster auf Seite 5 204 Vorschaufenster einrichten 1 W hlen Sie im Communications Men Ansicht die Funktion Vorschau 2 Positionieren Sie das Vorschaufenster nach Bedarf auf dem Programmarbeitsbereich so wie in Abschnitt 3 1 4 1 und Abschnitt 3 1 4 2 beschrieben Nachdem Sie das Vorschaufenster positioniert haben erscheint in der Hauptmen leiste zu s tzlich das Men Vorschau ber welches
378. wurden erreichi 2 Administrator Testuserl a Sie wurden nicht er A Teilnehmer wurde bu Teilnehmer wurde 4 1 Das Verzeichnis Alle Gespr che enth lt 5 Elemente e Objektzugang nur mit administrativen Rechten darstellbar Beim Objektzugang werden bei einer unter Telefon Zugriffberechtigung markierten Tele fonnummer die Teilnehmer angezeigt die diesen Anschluss monitoren d rfen Analog werden unter ACD Gruppen die Mitglieder der einzelnen ACD Gruppen angezeigt D Communications T est Jan DOC Datei Bearbeiten Ansicht Verzeichnisse Extras Hilfe anam Y3B2 o zktsefram82n amp 2 B sale Sendezeit Sender Betreff 09 04 2002 14 59 E Peter Muster AW AW Monitor Explorerverzeichnisse E Telefon Zugriffsberechtigungen 100 E Parsehau E mo a 5 5 Kein Element markiert BES EA TA S EAE AS OBEN NENNT NENN Bl ipi ti 5 Posteingang U LI IS t Fostausgang r E Testuser1 E Postmaster H E Internet Favoriten H E Benutzer Empf nger Be H Arbeitsplatz F Administrator ng Kommunikationsserver 23 Objekte TE Telefon Zugriffsberechtigungen E 100 Das Verzeichnis Telefon Zugriffsberechtigungen 100 enth lt 3 Elemente P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 5 216 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Ansicht Men 5 3 13 Aktualisieren Der Aufruf dieser Funktion entweder aus dem Men Ansicht oder durch Bet tigen der Funk tionstas
379. ze angef gt Polygon Zeichnet ein beliebiges Vieleck in das Fax Angefangen vom Anfangspunkt wird die Figur mit jedem Mausklick um einen Eckpunkt erweitert Ein Doppelklick beendet den Zeichenvor gang Die weiteren Bearbeitungsm glichkeiten sind dabei die gleichen die Sie schon vom Rechteck her kennen Text Die Auswahl dieser Funktion ffnet den Dialog Text und Ei genschaften Nach den Formatierungseinstellungen und der Ein gabe des Textes k nnen Sie diesen innerhalb der Faxseite plat zieren Ziehen Sie dazu mit dem Mauszeiger an der von Ihnen gew nschten Stelle ein Fenster auf Dadurch wird der Text auf der Faxseite platziert Sie k nnen den Text danach verschieben oder weiter bearbeiten Anmerkung Der Text l sst sich auch mehr fach einf gen ffnet den Dialog Objekteigenschaften zum markierten Element Die Objekteigenschaften erreichen Sie ebenfalls ber das Kontextmen Klicken Sie dazu das entsprechende Objekt mit der rechten Maustaste an und w hlen Sie den Men punkt Eigenschaften Tabelle 5 40 Das Men Faxseite des Faxseiten Editors P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 5 239 Funktionsreferenz Extras Men funktion Beschreibung Objektposition Enth lt ein Untermen zur Positionierung eines ausgew hlten Objekts Folgende Umgruppierungsm glichkeiten stehen zur Verf gung In den Hintergrund Setzt das markierte Objekt ganz in den Hin tergrund
380. zer Empf nger Jr Internet Favoriken H Arbeitsplatz G Objekte el Telefon Zugriffsberechtigunge fA 100 Administrator EB ACD Gruppen wu Bestell Hotline 34 Hotline 34 Marketing m sel Martin a Support 24 vertrieb Be N Das verzeichnis enth lt 0 Elemente G a A Ein Rechtsklick auf das Verzeichnis Telefon Zugriffsberechtigung f hrt zu einem Kontextme n in dem ber die Auswahl Objektzugang je Telefon gt Hinzuf gen der Dialog Telefon Zugriffsrecht ge ffnet wird In ihm werden die Berechtigung zum Monitoren f r jeden Telefo nanschluss separat eingestellt Men erreichen Dazu das Fenster Explorerverzeichnisse aktivieren dann Ver Alternativ l sst sich die Funktion Hinzuf gen auch ber das Communications zeichnisse gt Objektzugang je Telefon gt Hinzuf gen ausw hlen Telefon Zugriffsrecht x Telefonnummer fi 11 Mame Zugriffsberechtigung Zugangztyp Yolzuari E Entfernen OR Abbrechen P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 4 119 Administrator Funktionen Objektverwaltung In das Eingabefeld Telefonnummer wird die Rufnummer des Telefons eingetragen auf das sich diese Einstellungen beziehen sollen Uber die Schaltfl che Hinzuf gen erfolgt die Aus wahl der Gruppe n oder der Benutzer denen das Recht auf das Monitoren dieses Telefons einger umt werden soll Daraufhin ffnet sich das F
381. ziehen Men unter Objekt zeich nen Linie Erzeugt eine beliebige Gerade im Fax Dokument Dazu die Einf gemarke an den gew nschten Anfangspunkt der Linie 3 setzen und mit gedr ckter linker Maustaste die Linie zeich nen Solange Sie die Maustaste gedr ckt halten k nnen Sie die Richtung um den Ursprung und die L nge der Geraden bestimmen Rechteck F gt nach dem gleichen Schema wie beim Einf gen einer Linie ein Rechteck in das Dokument ein Durch Verschieben der Bearbeitungspunkte mit der Maus der Mauszeiger ver ndert dabei je nach m glicher Aktion sein Aussehen l sst sich die Form des Rechtecks beziehungsweise seine Lage im Dokument beliebig anpassen C Abgerundetes Rechteck F gt ein abgerundetes Rechteck ein Neben den Formge bungsm glichkeiten Strecken Stauchen usw durch Ver schieben der Markierungspunkte k nnen Sie auch den Ra dius der Kanten ver ndern Fassen Sie dazu den inneren der beiden Anfasser an der rechten unteren Ecke des abge rundeten Rechtecks und bewegen ihn solange im Inneren des Rechteckfeldes bis Sie die gew nschte Form erreicht haben en Tabelle 5 18 Funktionen zum Editieren einer Fax Nachricht P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 5 184 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Funktionsreferenz Das Ansicht Men Funktion Beschreibung Hier ber l sst sich eine Ellipse oder ein Kreis in das Faxdo kument einzeichnen Die Bear
382. zielle erste Seite Folgende Seiten Folgeseiten Abbrechen Hier muss unter Briefpapier Name eine Bezeichnung f r das neue Fax Briefpapier angeben werden Unter diesem Namen wird es dann in der Auswahlliste gef hrt Der Name sollte einen Bezug zum Inhalt haben da mit es sp ter leicht m glich ist das gew nschte Fax Briefpapier zu identi fizieren Mit Hilfe der beiden Kombinationsfelder im Bereich Definition wird durch Auswahl der entsprechenden Seitennamen aus den vorhandenen Fax Musterseiten das Fax Briefpapier zusammengestellt Die Auswahl erfolgt einmal f r die erste Faxseite und einmal f r die Folgeseiten Hinweis Ist kein Deckblatt erw nscht dann kann durch die Auswahl des Eintrages lt keine spezielle erste Seite gt die Einbindung eines Deckblat tes unterbunden werden Soll das Fax Briefpapier hingegen nur aus der ersten Seite bestehen ist f r Folgende Seiten der Eintrag lt Folgende Seiten ohne Fax Briefpapier gt einzustellen Es w re hier auch m glich f r die beiden Seiten einer Fax Briefpapier Definition die gleiche Faxsei te zu verwenden OK beendet die Definition mit dem Speichern des neu en Briefpapiers Abbrechen schlie t diesen Dialog ohne Erstellung ei nes neuen Fax Briefpapiers Bearbeiten ffnet f r das markierte Fax Briefpapier das Fenster Fax Briefpapier Definition Alle Definitionsparameter k nnen jetzt angepasst werden Entfernen Tabelle 5 35 L scht
383. zlichen Text aufzunehmen m chte Tabelle 2 3 Die Funktionen zur Steuerung einer Voicemail Aufnahme P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 2 31 Benutzer Funktionen Schnelleinstieg Versenden von SMS Nachrichten 4 Zur Kontrolle der Aufnahme k nnen Sie sich den aufgesprochenen Text nochmals anh ren Dabei k nnen ebenfalls die oben beschriebenen Bedienungselemente genutzt wer den Wiedergabe der Sprachnachricht ber das Telefon Unabh ngig ber welches Medium Sie die Nachricht wiedergeben zeigt der Laufbalken Position die aktuelle Stelle im Tondokument an an der er man sich gerade befindet relativ zur gesamten Aufzeichnungsdauer Die Gesamtdauer der Aufnahme die zeitliche Position in der Aufnahme sowie der aktuelle Status der Wiedergabe wird im Statusbereich des Fensters unter dem Bedienungsbereich angezeigt Position 00 00 L nge 00 00 Telefon 100 Sestoppt Wiedergabe der Sprachnachricht ber die Soundkarte des PCs Voraus setzung hierf r ist eine in den PC eingebaute Soundkarte mit daran ange schlossenen Lautsprechern Tabelle 2 4 Die Funktionen zur Kontrolle einer Voicemail Aufnahme 5 Zum Versenden der aufgenommenen Sprachnachricht klicken Sie auf die Schaltfl che Senden Nachdem der Versendeauftrag abgewickelt wurde wird die Nachricht mit weiteren wichtigen Informationen zum Beispiel dem Betreff dem Empf
384. zt sich aus Kalenderregeln und Tagesprofilen zusammen Eine Kalender regel definiert welche Tagesprofile den Wochentagen beziehungsweise speziellen Datumsan gaben zugewiesen sind also wie das Kalenderprofil letztendlich zusammengestellt ist 4 7 1 Neues Kalenderprofil erstellen Folgende Arbeitsschritte sind n tig um ein neues Kalenderprofil zu erstellen 1 Erzeugen Sie zuerst das Kalenderprofil 2 Definieren Sie anschlie end die ben tigten Tagesprofile mit den gew nschten Betriebszu st nden und eventuell daran gekn pfte Aktionen 3 Erstellen Sie zum Schluss die Kalenderregeln f r das Kalenderprofil Erzeugen des Kalenderprofils P31003 S2330 B689 3 19 Juli 2004 4 108 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch Administrator Funktionen Kalenderprofile 1 Rufen Sie ber das Communications Men die Funktion Extras gt Kalenderprofile auf Der Dialog Kalenderprofile wird ge ffnet Kalenderprofile Konfigurieren Sie die Kalenderprofile die zur verf gung stehen sollen k alenderprofile Tagesprofile Neu ACD Gruppen Heimagenten Urmbenennen Heimagenten Loschen 24 Dezember Feiertag Freitag Arbeitstag Montag Arbeitstag Samstag Feiertag Sonntag Feiertag Nnnnerstan Arhritshan Neu ndern Laschen Auf dieser Registerkarte werden die grunds tzlichen Definitions Einstellungen und die Zu weisung von Tagesprofilen zu bestimmten Wochentagen ode
385. zu k nnen wird die Importfunktion ben tigt Sie kann aber auch dazu genutzt werden einen zu s tzlichen Datensatz in der Benutzerdatenbank des HiPath Xpressions Servers einzuschrei ben Dazu muss die zu importierende Datei als reine TXT Datei vorliegen und das gleiche Ein tragsschema wie die Exportdatei besitzen Beim Import wird gepr ft ob diese Bedingungen erf llt sind Ansonsten wird der Daten Import mit einer Fehlermeldung verweigert Gehen Sie folgenderma en vor um einen Adressbuchimport durchzuf hren 1 Rufen Sie aus dem Communications Men Extras die Funktion Adressbuch gt Importie ren auf Der Dateiauswahl Dialog wird ge ffnet 2 Markieren Sie hier eventuell nach aufsuchen des entsprechenden Unterverzeichnisses die Datei die importiert werden soll 3 Bet tigen Sie danach die Schaltfl che ffnen Der folgende Dialog wird ge ffnet Import Adressbuch LE Yerschl sselung T verschl sselte Felder sind in der Importdatei unverschl sselt verhalten leerer Felder E Felder die in der Importdatei leer sind sollten aus der Datenbank entfernt werden Leere USER Felder werden automatisch aus dem WAME Feld erzeugt Abbrechen 4 W hlen Sie durch Setzen der Kontrollk stchen die Import Optionen aus Option Beschreibung Verschl sselung Wird diese Option gesetzt erfolgt beim Import des Datensat zes eine automatische Verschl sselung f r das Kennwort und die PIN wenn sie im Klartext in d
386. zu einem Kontakt eintragen ten Die folgenden drei Datenfelder dienen dazu bei einem installier ten Call Center Einstellungen f r die Anrufvermittlung dieses Kontaktes vornehmen zu k nnen Hier ber kann zum Beispiel ein VIP Routing f r wichtige Kunden realisiert werden Siehe dazu Abschnitt 4 1 3 VIP Routing auf Seite 4 78 ACD F higkeit Option zur Definition des VIP Routings ACD Priorit t Option zur Definition des VIP Routings ACD Weiterleiten Option zur Definition des VIP Routings Hier kann bei Bedarf ein Schl sselwort f r diesen Kontaktein trag eingetragen werden nach dem gesucht werden kann Tabelle 4 2 Die Datenbankfelder zum Anlegen eines neuen Kontaktes P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 4 77 Administrator Funktionen Globale Kontakte 4 1 2 Globale Kontakte ber eine Schablone einrichten Um globale Kontakte mit Hilfe der Schablonenfunktion einzurichten f hren Sie die folgenden Schritte aus 1 ffnen Sie den Kontakteintrag der als Muster dienen soll 2 Rufen Sie aus dem Datei Men des Dialoges Kontakt lt Kontaktname gt die Funktion Schablone erstellen auf Es wird nun eine Kopie des ge ffneten Kontaktes erzeugt 3 Geben Sie in diese Maske zun chst die Benutzerkennung und den Namen des neuen Kontaktes ein A ndern oder vervollst ndigen Sie dann die bereits eingetragenen Daten entsprechend Speichern Sie die n
387. zum Beispiel auch Lotus Notes LSX Outlook CTI Extensions und der ACD Supervisor W hrend mehrere Client Appli kationen gleichzeitig auf einem Rechner laufen k nnen ist immer nur eine Instanz des HiPath Xpressions Service Providers vorhanden N here Informationen zum Service Provider und zur Definition eines Profils finden Sie im Handbuch Server Administration 5 6 11 Kalenderprofile Kalenderprofile sind globale Ressourcen des HiPath Xpressions Servers die von unterschied lichen Anwendungen genutzt werden k nnen beispielsweise von einem Call Center Die Funktion ist nur dann aktiv wenn man mit administrativen Rechten eingeloggt ist N heres zu den Einstellm glichkeiten finden Sie im Abschnitt 4 7 Kalenderprofile auf Seite 4 108 5 6 12 Meine Datenbankeinstellungen Beim Aufruf dieser Funktion werden die Benutzerdaten des eingeloggten Teilnehmers ange zeigt Einige der Daten k nnen dann direkt abh ngig von den Berechtigungen editiert werden P31003 52330 B689 3 19 Juli 2004 HiPath Xpressions V3 0 SA10 Communications Benutzerhandbuch 5 243 Funktionsreferenz Extras 5 6 13 Einstellungen ber dieses Men werden die allgemeinen Einstellungen von Communications wie die Art der Benachrichtigungs Signalisierung die Definition von Signaturen usw ber ein Dialogfenster in Registerform vorgenommen Der Dialog der sich ffnet wenn dieser Men punkt aufgerufen wird ist in Registerform gestal t
388. zur Definition eines neuen Communications Layouts ist die Funktion Neues Layout aufzurufen und dem zu erstellenden Layout einen Namen zuzuweisen damit man sp ter darauf zugreifen kann Sie k nnen maximal vier lokale Layouts einrichten vorausgesetzt es sind vom Administrator keine Einschr nkungen definiert Layout definieren 1 Klicken Sie im Men Ansicht auf die Funktion Neues Layout Der Eingabedialog f r den Layout Namen wird ge ffnet 2 Geben Sie einen Namen f r das Layout ein und best tigen Sie mit OK Sofort wird Communications mit einem leeren grauen Arbeitsbereich dargestellt Dieses ge ffnete Layout ist jetzt aktiv und Sie k nnen nun damit beginnen die f r Sie wichtigen Funktionen im Fenster einzurichten Jedes Fenster welches von nun an ge ffnet wird kann dauerhaft in dieses Layout bernommen und gespeichert werden Zur berpr fung ob dieses Layout jetzt besteht gehen Sie folgenderma en vor 1 W hlen Sie im Communications Men Ansicht gt Zum Layout wechseln Im jetzt angezeigten Untermen m sste nun das neue Layout mit seinem Namenseintrag in der Liste aufgef hrt sein 3 1 2 Layout wechseln Alle bereits erzeugten Layouts k nnen Sie sich ber die Funktion Zum Layout wechseln an zeigen lassen und anschlie end das entsprechende ausw hlen Der Hinweis Lokal hinter dem Namen deutet darauf hin dass es sich um ein Layout handelt das nur auf Ihrem Arbeitsplatz rechner besteht Layout ffnen 1 Kli

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