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Benutzerhandbuch orgAnice 3

1. 72 Wechseln Sie dazu in den Arbeitsbereich Ansprechpartnermerkmale in der Arbeitsbe reichsgruppe Konfiguration indem Sie den Men befehl Ansicht Arbeitsbereich Konfiguration Ansprechpartnermerk male verwenden oder in der Arbeitsbereichsspalte auf Konfiguration klicken und dann per Mausklick das Arbeitsbereichsicon Ansprechpartnermerkmale markieren Merkmalliste Ansprechpartner Werteliste Ansprechpartner In der Office Datenbank sind bereits eine Reihe typi u Alle Datens tze O Alle Datens tze A Desn EEE scher Merkmale und zugeh riger Werte f r Personen 5 Merkmal Mowa vordefiniert Demodatensatz Arabisch Freizeitinteresse ohne betriebene Sportart Bulgarisch Kinder Chinesisch Mitarbeitertyp D nisch Mitgliedschaft Deutsch Pers nlicher Favorit Englisch Sportart aktiv betrieben Esperanto Sprachen Estonisch Finnisch Fl misch Da die Vorgehensweise bei der Anpassung und Neuerstellung von Merkmalen und Werten f r Ansprechpartner der f r Adressen gleicht verfahren Sie wie im vorangehenden Ab schnitt beschrieben Die Office Datenbank mit orgAnice Data benutzen Mit Markierungen arbeiten Mit Markierungen arbeiten Mit orgAnice k nnen Sie eine Teilmenge ihrer bereits erfassten Adressen nach be stimmten Kriterien markieren Falls Sie nur mit dieser Teilmenge weiter arbeiten m chten k nnen Sie die Anzeige auf die markierten Adressen beschr nken Dann beziehen sich alle Befehle
2. xl Hier k nnen Einstellungen vorgenommen werden die Standard Erweitert f r die Ausf hrung von Funktionen insbesondere Visual Fe Basic Makros Bedeutung haben Den in der Liste nen So aufgef hrten privaten Benutzereigenschaften werden Alernprenlembefauk w Werte zugewiesen die in der Datenbank gespeichert AutoStartOrgPhone wahr und von Programmkomponenten und Makros ausgele sen werden Wichtige Eigenschaften die auf der CheckEnabled MarkConditions dressen MarkConditions ktivitaeten __t schen Registerkarte Standard festgelegt wurden sind eben Wert ndern falls in dieser Liste enthalten Wahr Neu Die f r die Arbeit mit der Office Datenbank relevanten Einstellungen k nnen ber die Registerkarte Standard sowie die Optionen der orgAnice Komponenten etwa des Outlook Connector vorgenommen werden Die Bearbeitung der Eigenschaften und Werte wird in der Technischen Referenz Kapitel 2 Abschnitt Erweiterte Benutzereinstellungen definieren erl utert Benutzerkennwort anlegen und ndern F r die erstmalige Einrichtung eines Kennwortes und dessen Ver nderung wird derselbe Vorgang ausgef hrt da jeder Benutzer standardm ig ber ein leeres Kennwort verf gt So wird das Kennwort technisch gesehen stets nur ge ndert ber den Men befehl Extras Benutzerkennwort ndern rufen Sie den Dialog f r die Neueingabe des Benutzerkennwortes auf Benutzer Kennwort ndern k x Ihr altes
3. 2 W hlen Sie dann den gew nschten Datensatz aus zu dem die Informationen abgelegt werden sollen oder positionieren Sie in der Datenbank auf den gew nschten Datensatz der Tabelle und w hlen Sie dann die Zuordnung lt aktueller Datensatz gt 3 Klicken Sie nach der Zuordnung abschlie end auf den Button OK um die Daten zu speichern Beim Speichervorgang wird zu dem in der orgAnice Datenbank gefundenen Adressaten in der voreingestellten Tabelle ein neuer Datensatz angelegt und darin die Gespr chsdaten abgespeichert Gespr chsdaten anzeigen ber den Befehl Bearbeiten Daten anzeigen oder die Funktionstaste f5 oder Mit orgAnice Phone telefonieren Mit Gespr chsdaten arbeiten ber einen Mausklick auf diesen Button k nnen Sie die Daten des Gespr chspartners in der orgAnice Datenbank orgAnice Data suchen lassen Wird der Teilnehmer anhand des Suchschl ssels in der Datenbank identifi ziert so wird der relevante Datensatz in orgAnice Data angezeigt Gespr chsdaten l schen ber den Befehl Gespr chsdaten l schen oder die Taste f oder ber einen Mausklick auf diesen Button k nnen Sie die Daten eines Gespr chsdatensatzes l schen Das ist sinnvoll da in der Gespr chsliste auch Signalisierungen von ein oder ausgehenden Anrufen Weiterleitun gen oder internen Anrufen mitgef hrt werden zu denen keine Daten abgespeichert werden sollen Alle Datens tze von Telefonaten bleiben solange in der Liste des Gespr
4. Alt F4 Name bit by bit Softwa Zusatz X Schlie en Systemzeit Die aktuelle Zeit der im Computer eingebauten Uhr Tabelle Datenbanktabelle Eine in Spalten Felder und Zeilen Datens tze gegliederte Sammlung von Informationen Eine Datenbank kann aus mehreren Tabellen bestehen Tabellen k nnen mit Hilfe von Indizies sortiert und durchsucht werden Logisch zusammenh ngende Tabellen k nnen miteinander verkn pft werden Tabelle aktive Diejenige Tabelle einer Datenbank mit der direkt gearbeitet werden kann Sie erkennen die aktive Tabelle an der farbigen Hervorhebung der Tabellentitels und des Fensterrahmens oder am Eintrag in der Statuszeile Befehle zur Bearbeitung zur Suche oder zur Positionierung von Datens tzen beziehen sich immer auf die aktive Tabelle Sie aktivieren eine Tabelle indem Sie mit der Maus in das Tabellenlayout klicken oder ber das Men Ansicht eine Tabelle ausw hlen Tabellenlayout Das Fenster f r die Darstellung einer Datenbank Tabelle Von allen Tabellenlayouts ist immer eines das aktive Sie aktivieren ein Layout indem Sie mit der Maus in das Tabellenlayout klicken oder ber das Men Ansicht Tabelle eine Tabelle ausw hlen 291 292 Das Tabellenfenster kann den aktuellen Datensatz im Formularbereich bzw mehrere Datens tze im Listenbereich enthalten Es sind auch beide Darstellungen gleichzeitig m g lich Tabellenlayouts lassen sich im Konfigurationsmodus in
5. after installing the new Ewing Translation System 2 1 we are experiencing some major problems in the thought to speech engine Here s a bug list weve collected g Civat af all r 6 Im Tabellenlayout Aktivit ten sehen Sie die Formulardarstellung mit den entspre chenden Eintr gen E Mails mit Microsoft Word erstellen 1 Klicken Sie auf den Brief Button Obwohl dies der Brief Button ist k nnen Sie sp ter eine E Mail senden dem das Dokument beigef gt ist Entscheidend ist dabei dass f r den Ansprechpartner oder die Adresse eine E Mail Adresse bekannt ist 2 Die Dialogbox Neues Dokument Brief erscheint Neues Dokument Brief i x w hlen Sie den Vorgang zu dem eine neue Aktivit t erstellt werden soll oder klicken Sie auf Neuer Vorgang In der Liste Vorgang werden alle zur Verf gung stehen den Vorg nge zur gew hlten Adresse angezeigt Vorgang Bestellungen Mailings Messe D sseldorf 2001 Ist der gew nschte Vorgang vorhanden markieren Sie 17 01 2001 17 01 2001 12 01 2001 diesen per Mausklick Lesen Sie dann in Schritt 6 weiter Neuer Vorgang Betreff Best tigung f r Partnerstand Abbrechen 3 Soll ein neuer Vorgang angelegt werden klicken Sie auf den Button Neuer Vorgang und tragen Sie dort den Betreff des neu zu erstellenden Vorgangs ein mit dem Sie die neue Aktivit t verkn pfen wollen Best tigen Sie dann mit OK 4 Tragen Sie nun im Feld Betre
6. Im eingeblendeten Modus wird das Notizfenster durch einen horizontalen Trennbalken vom Gespr chsfenster getrennt Der Trennbalken l sst sich mit der Maus die beim Ber h ren des Trennbalkens mit dem Mauszeiger einen speziellen Verschiebe Cursor anzeigt anfassen und vertikal verschieben Mit orgAnice Phone telefonieren orgAnice Phone benutzen orgAnice Phone benutzen orgAnice Phone starten Um orgAnice Phone als eigenst ndige Anwendung zu starten w hlen Sie den Men punkt Phone im Startmen unter Programme orgAnice 3 Wie Sie orgAnice Phone aus orgAnice Data heraus starten oder automatisiert eine Ruf nummer aus der Office Datenbank w hlen erfahren Sie im Kapitel 3 Abschnitt Telefonnummern w hlen auf Seite 60 orgAnice Phone beenden Zum Beenden des Programms benutzen Sie den Befehl Datei Beenden oder die Tastenkombination m_a oder Mausklick auf diesen Button Wurde orgAnice Phone aus orgAnice Data heraus etwa beim Programmstart oder durch die Wahl einer Rufnummer aus einer Datenbank heraus gestartet wird orgAnice Phone ebenfalls geschlossen wenn Sie orgAnice Data beenden Alle nicht zuvor gel schten oder noch nicht in der Datenbank gespeicherten Gespr chsdaten werden dann in der Daten bank tempor r abgelegt und stehen Ihnen beim n chsten Aufruf von orgAnice Phone wieder zur Verf gung Ein Gespr ch verbinden Egal ob Sie einen eingehenden Anruf annehmen oder selbst einen Anruf starten m chten wird
7. Senes T f version T EN Einheit St ck status freigegeben verantwortlich E Kein Benutzer z Netto Brutto Sprache Deutsch Beschreibung a Verkaufschancen Empf Preis 1300 00 oktivt ken Preis 1300 00 1 508 00 Beschreibung Technische Daten Mindestpreis 1200 00 1 392 00 ra t Satz Erl skonten J Normal 16 Inland 2210 a C Erabi 7 Eu Auslend 2220 zu I SOON C Ohne 0 Dritland 2230 Version 00 aae EFE Ta Beschreibung el ae l c Tintern Betreff verantwortlich 0 Produktname Hersteller i 1 8 GHz 100 MB HDD 16 MB Grafikkarte Prospektdokumentation Admin Rechnungen b u Rechnungs o JArtikel Artikelart Einhei aktivit ten Anfahrt Fahrkosten km Anfahrt innerhalb Berlins Fahrkosten pausi 3k Beratung Consulting Stung aS Handbuch XIK 2 B ch St Artikelverwaltung e 4 tI Software Softwarepaket II Software St cl I Erweiterte Adressinfos 4 BI DIK gt Artikel sortiert nach Bezeichnung 7 Datens tze Admin Administrator Verw Oberfl Abbildung Arbeitsbereichsgruppe Vertrieb Arbeitsbereich Artikelverwaltung Wie Sie feststellen werden besteht dieser Arbeitsbereich aus den Tabellen Artikel Arti keldokumente und Wettbewerbsprodukte Die Tabelle Artikel ist dabei den anderen beiden Tabellen dieses Arbeitsbereichs berge ordnet Das hat den Sinn dass Sie zu jedem angelegten Artikeldaten
8. 1 Aktivieren Sie das Tabellenlayout Aktivit ten 2 Stellen Sie den gew nschten Anzeigestatus ein am zweckm igsten Alle Datens tze 103 37 104 3 Rufen Sie den Markierungs Assistenten ber diesen Button im Tabellenlayout auf aktivit ten Markierungs Assisten In der Liste Vordefinierte Bedingungen des Assistenten werden Beispiele f r Bedingungen aufgef hrt W hlen Sie eine Bedingung aus indem Sie diese mit per Mausklick markieren Vordefinierte Bedingungen Eingehende Anrufe im Februar 2001 Offene Aktivit ten von BBB Offene amp ktivit ten Bearbeiten 18 L schen Optionen Abbrechen 4 F r diesen Beispielfall w hlen Sie per Mausklick die Bedingung Offene A Aktivit ten So werden alle Datens tze markiert denen die Priorit t A wichtig und dringend zuge wiesen wurde und die noch nicht als erledigt gekennzeichnet wurden 5 Haben Sie in der Liste Vordefinierte Bedingungen die gew nschte Bedingung ausge w hlt starten Sie den Markierungsvorgang indem Sie auf den Button Markieren klicken oder die Tastenkombination _ M benutzen orgAnice markiert nun alle Datens tze die der ausgew hlten Bedingung entsprechen Bei sehr umfangreichen Datenmengen kann dies einige Zeit in Anspruch nehmen Anschlie end wird die Dialogbox Markierte Datens tze ge ffnet Aktivit ten markierte Dati orgAnice zeigt Ihnen die Anzahl der gepr ften m
9. Admin Administrator x Eingehende und beantwortete Anfragen 2 6 Tragen Sie im Feld Betreff einen pr gnanten Betreff f r den Vorgang ein Alle Vorg n ge zur Messe 2001 in D sseldorf etwa k nnten durch Messe D sseldorf 2001 beschrie ben werden Je konkreter Sie Vorg nge eingrenzen umso leichter wird es sein Aktivit ten zu diesem Vorgang wieder zu finden 7 Der Start des Vorgangs wird automatisch mit dem aktuellen Datum vorbelegt Sie k nnen jedoch auch ein beliebiges Datum in der Vergangenheit oder Zukunft eintragen ab dem der Vorgang g ltig ist Start E 12 01 2001 abgeschlosset Sie k nnen das gew nschte Datum f r den Start des CEANA Vorgangs manuell eingeben indem Sie mit der Maus Ad Januar 2001 m auf den Tag Monat oder das Jahr des Datums klicken Mi Do Fr Sa So und den Wert ber die Tastatur eingeben Geben Sie z B 27 28 29 30 31 im Feld als Tag o1 ein dr cken Sie dann die Cursortas 3456 7 te um zum Monat zu gelangen geben Sie auch dort 10 11 af 13 14 erneut 01 ein dr cken Sie die Cursortaste 2 um zum 17 18 19 20 21 Jahr zu gelangen und geben Sie hier 2001 ein ber die 24 25 26 27 28 Cursortasten H und t k nnen Sie im Datum jeweils vor 31 2 3 4 und zur ck z hlen Alternativ k nnen Sie ber den Dropdown Button den Kalender aufrufen Das aktuelle Datum wird durch einen roten Kringel markiert und zus tzlich am Fu des Kalenders darge
10. Bei Beschreibung k nnen Sie erg nzende Informationen zum aktuellen Dokument hinzuf gen 5 Klicken Sie nun auf die linke Fl che des Dokumentbuttons Alternativ dazu k nnen Sie auch auf die rechte Fl che des Dokumentbuttons klicken oder mit der rechten Maustaste auf den Dokumentbutton klicken woraufhin Sie aus dem Popup Men den Men punkt Dokument von Vorlage erstellen per Mausklick aufru fen Die Dialogbox Dokument Vorlage ausw hlen erscheint Dokument Yorlage ausw hlen x Vorlage Hier werden alle Vorlagen die im Vorlagenverzeichnis der Tabelle abgelegt sind F r die Tabelle Dokumente hei t dieses Verzeichnis standardm ig Vorlagen f r Dokumente Hier sind Vorlagen f r E Mail Nachrichten Serienbriefe und Serien E Mails Bitmap Grafiken PowerPoint Pr sentationen Textdateien und Excel Tabellen vorbereitet Standard xls W hlen Sie die gew nschte Vorlage und best tigen Sie mit OK Abbrechen Hile i 6 Das mit dem Dokument assoziierte Programm wird ge ffnet und Sie k nnen das Dokument wie gewohnt bearbeiten Bei einigen Dateitypen werden in den Programmen die bekannten Standard Men punkte Datei Speichern oder Datei Beenden durch Datei Aktualisieren und Datei Schlie en und zur Datenbank zur ckkehren ersetzt da das Dokument nicht als eigenst ndige Datei auf der Festplatte sondern in der Daten bank gespeichert wird 7 Nachdem Sie zur Datenbank zur ck gekehrt sind wird
11. Unser zeichen as sprechpartner gt Es wird dann die allgemeine Faxnum Ihr Zeichen e mer eingetragen A k EEE berpr fen Sie die anderen Angaben auf ihre Richtigkeit Asse Sehr geehrte Frau Buchmann z und ver ndern Sie diese gegebenenfalls Best tigen Sie en mit freundichenGr en xl dann mit OK Bearbeiter BBB X Abbrechen 8 Das Makro f gt nun alle Daten in Ihre Faxvorlage ein Die Faxvorlage unterscheidet sich geringf gig insbesondere im Hinblick auf die schlechte Lesbarkeit kleiner Schriftar ten auf Faxen von der Briefvorlage verf gt aber ber den prinzipiell gleichen Aufbau Die Einf gemarke springt automatisch an die Stelle an der Sie beginnen k nnen Ihren Faxtext zu schreiben Geben Sie den Text ein 9 Wenn Sie den Text eingegeben haben bietet Ihnen das orgAnice Makro die M glich keit sofort ber eine eventuell bei Ihnen installierte Faxsoftware das Fax abzusenden W hlen Sie dazu den Men befehl orgAnice Dokument senden x Diese Daten wurden aus der Office 3 Datenbank Datenbank abgefragt Aktivieren Sie hier die Option per Fax senden an und w hlen Sie in der unteren Lookup Liste die Faxsoftware Pr fen Sie ob die Fax Nummer bzw E Mail Adresse stimmen aus die bei Ihnen installiert ist Empf ngername Karin Buchmann Betreff ereta barzichk und Prelckte Verf gen Sie ber kei ne der angebotenen Faxsoftware C perE Mailsendenan buchmann ahvossde Produkte und ode
12. e IV Anmerkungen ausdrucken Seite an Papiergr e anpassen Hilfe Abbrechen 2 Im Bereich Drucker w hlen Sie das gew nschte Ausgabeger t und definieren dessen Eigenschaften 214 Et Dokumente mit orgAnice Image verwalten und archivieren Dokumente mit orgAnice Image verwalten 7 3 Unter Druckbereich k nnen Sie festlegen ob alle Seiten nur die Seiten in einem von Ihnen vorgegebenen Bereich oder nur die aktuell markierte d h angezeigte Seite gedruckt werden 4 Legen Sie im Bereich Exemplare die Anzahl der Kopien je Seite fest und aktivieren Sie das Kontrollfeld Sortieren wenn Sie die einzelnen kompletten Exemplare hintereinander drucken m chten Ist das Kontrollfeld deaktiviert wird jede einzelne Seite so oft hinter einander gedruckt wie Sie unter Anzahl der Exemplare angegeben haben 5 Im Bereich Gr e k nnen Sie ausw hlen ob das Dokument in Originalgr e gedruckt oder die Seiten an die Papiergr e angepasst werden sollen Bei letzterer Option werden beispielsweise Dokumente die in Originalgr e A4 gescannt wurden ggf etwas verklei nert um sie auf einem A4 Drucker der nicht bis zum Seitenrand drucken kann vollst n dig auszugeben 6 Im Bereich Kommentar aktivieren Sie die Checkbox Anmerkungen ausdrucken um zus tzliche Textinformationen die dem orgAnice Image Dokument hinzugef gt wurden mit zu drucken Weitere Informationen dazu entnehmen Sie bitte dem Abschnitt Zusatzinformationen nut
13. 61 62 Adresse geh ren Es wird immer die zum gefundenen Ansprechpartner geh rige Adresse angezeigt Die Suche nach Schl ssel k nnen Sie nur in solchen Feldern durchf hren die ber einen Sortierschl ssel verf gen Au erdem muss sich der Suchbegriff immer am Anfang eines Feldes befinden orgAnice Data durchsucht die Tabelle auf allen Sortierschl sseln und aktiviert denjenigen auf dem der Suchbegriff gefunden wurde Die Reihenfolge der Sortierschl ssel der Tabelle An i Mame AdressID bi sprechpartner k nnen Sie sich in der Lookup Liste ar Sortierschl ssel in der Symbolleiste anzeigen lassen Mame 7 Vorname 03 Telefon Telefon mobil 5 Telefon privat 75 Telefon IF Daane Adres Die Sortierschl ssel werden dar ber hinaus im Men Ansicht Sortierschl ssel der Reihenfolge nach aufgelistet Die Suche nach Schl ssel wird im Folgenden Schritt f r Schritt beispielhaft am in der Office Datenbank mitgelieferten Adresseintrag Jaime Reloj beschrieben 1 Aktivieren Sie zun chst das Tabellenlayout Ansprechpartner 2 Rufen Sie die Dialogbox Suchen nach Schl ssel auf mit dem Men befehl Navigieren Suchen nach Schl ssel oder mit einem Mausklick auf diesen Button oder mit der Tastenkombination F Suchen nach Schl ssel Suchbegriff Textanfang Datum Zeit oder Zahl reloj X H Aktueller Suchschl ssel Name lt H a gt Vorname Schlie en Hilfe Geben Sie be
14. Der Wert muss in dem Folgenden Bereich liegen yon 50000 bis 59999 Klicken Sie auf Hinzuf gen um dieses Merkmal auszuw hlen 5 Markieren Sie nun im Bereich Merkmal das Merkmal Sperrvermerk Merkmal Als m gliche Werte werden alle Listeneintr ge der Liste Name f r Sperrvermerke aus der Adresstabelle angezeigt PLZ Ort Zudem k nnen Sie die Werte lt leer gt und lt nicht leer gt La s i ausw hlen Um alle Adressen zu finden die keinen Info per Sperrvermerk haben w hlen Sie lt leer gt Angelegt am u j X Uber den Wert lt nicht leer gt w rden alle Adressen wert markiert die einen beliebigen Sperrvermerk aufweisen ber die sonstigen Werte w rden die spezifischen Werte lt nicht leer gt Firma erloschen gefunden Kein Interesse Offene Rechnun g N unbekannt erzogen Sollen zwei verschiedene spezifische Werte gefunden werden erstellen Sie zwei Merkmale mit den entspre chenden Werten Klicken Sie auf Hinzuf gen um dieses Merkmal auszuw hlen 6 Daim Beispiel beide ausgew hlten Merkmale zutreffen sollen aktivieren Sie die Opti on Die Adresse muss alle ausgew hlten Merkmale enthalten 7 Um die neu erstellte Bedingung in der Datenbank f r sp tere Wiederverwendung zu speichern klicken Sie nun auf Speichern und geben Sie im Feld eine beliebige Bezeich nung f r die Bedingung an oder lassen Sie die automatisch generierte Bedingung stehen Klicken Sie dann auf OK oder best
15. Es erscheint nun die Eingabeaufforderung zur Auswahl der Quelldatenbank 1 Klicken Sie auf den ffnen Button um die zu importierende Datenbank auszuw hlen oder geben Sie den Pfad und Dateinamen der Datenbank im Feld Dateiname manuell ein 239 s 240 F orgAnice Export Assistent Quelldatenbank ausw hlen aloj xi W hlen Sie die org nice 3 Datenbank aus der Sie die Daten exportieren m chten Datenbank EMtest odb gl Benutzer ADMIN Kennwort p Abbrechen lt Zur ck 2 Geben Sie den Benutzernamen zum ffnen der Datenbank ein Beachten Sie dass zum Import Leserechte f r alle zu importierenden Tabellen und Felder erforderlich sind 3 Im Feld Passwort tragen Sie das zum oben angegebenen Benutzernamen geh rige Kennwort ein Klicken Sie auf Weiter 4 Im n chsten Dialog stellt der Assistent alle zur Verf gung stehenden Tabellen aus denen Daten importiert werden k nnen dar Diese werden als Quelltabellen bezeichnet A orgAnice 3 Export Assistent Auswahl der QuellT mimi zi Markieren Sie die gew nschte Tabelle in der Liste und 5 Auswahl der Quelltabelle klicken Sie auf Weiter Hilfe ce 5 Im n chsten Schritt k nnen Sie all diejenigen Felder der Quelltabelle ausw hlen die Sie exportieren m chten 2 orgAnice 3 Export Assistent Feldauswahl Hax Deaktivieren Sie die Kontrollfelder vor den Feldnamen Enparan i Eteen nesala die Sie nicht exportieren m chten
16. Mahnstufen Mahnungstoleranz festlegen MAP24 Markieren benutzerdefiniert einzelne Adressen ber zwei Tabellen 188 42 138 155 158 31 31 45 80 163 164 50 82 73 87 Markierungen 53 63 65 69 73 96 98 99 104 119 Markierungs Assistent Besondere Funktionen f r Adressen f r Vorg nge Memofeld Merkmale ndern l schen Werteliste Microsoft Outlook E Mails versenden Sicherheitsupdate Microsoft Word E Mails versenden Sicherheitseinstellungen Migration von Daten Nachricht zuordnen Nachrichten zuordnen Nachrichten bertragen Netmeeting Notizen f r Gespr che Objekt Manager Office Datenbank Aufbau Brief bearbeiten ffnen Tabelle Aktivit ten orgAnice Aufbau Einf hrung orgAnice 2 x Datenbanken importieren orgAnice Data Adressen verwalten Arbeitsbereich 74 80 74 97 58 66 67 68 70 197 116 198 109 114 117 110 227 201 201 200 180 181 125 25 25 113 27 201 232 25 34 54 32 Arbeitsbereichsgruppe Benutzereigenschaften Formulardarstellung History Listendarstellung Navigieren Programmarbeitsbereich Programmstart starten Tabellenlayout Index o 32 22 31 33 31 33 30 28 18 31 Telefonnummern w hlen 28 60 175 orgAnice Export Daten festlegen durchf hren Exportformat Exportregeln in Text vorbereiten orgAnice Fakturierung Benutzung orgAnice Fakturierung Aufbau orgAnice Image Anmerkungen Anzeige einstellen
17. Mit Markierungen arbeiten ab Seite 73 erl utert wird Volltextsuche in der Tabelle Vorg nge Mit der Volltextsuche k nnen Sie den gesamten Inhalt der Tabelle Vorg nge durchsu chen Die Zeichenkette des Suchbegriffs wird in allen Texteintr gen gesucht unabh ngig davon an welcher Stelle eines Feldes sie steht Auch bei der Volltextsuche werden alle Eintr ge in der Tabelle Vorg nge durchsucht nicht nur die mit der aktuellen Adresse verkn pften 1 Aktivieren Sie das Tabellenlayout Vorg nge 2 ffnen Sie die Dialogbox Volltextsuche ber den Men befehl Navigieren Volltextsuche oder ber die Tastenkombination HE J J Die Office Datenbank mit orgAnice Data benutzen 5 Vorg nge anlegen und verwalten 2 Geben Sie im Feld Suchbegriff den zu suchenden Begriff ein Hier gilt Je k rzer ein Suchbegriff ist umso unpr ziser ist Ihr Suchergebnis xi Suchbegriff rice r Durchsuchte Felder EEE Betreff As String 50 EH Start As Date ssa Verantwortlich As String 31 Gro Kleinschreibung beachten I Nur ganze W rter ss Kurzbeschreibung As String var Suchrichtung 828 ProzessiD As String 8 Gesamt EH P ozessFortsetzen As Date C Aufw rts HB Prozessschritt As Long C Abw rts HH ngelegt m As Date ass AngelegtDurch As String 31 HH Modifiziert m As Date sss ModifiziertDurch As String 31 sss dressiD As String 8 Alle Textfelder
18. N chste Seite anzeigen Vorherige Seite anzeigen Letzte Seite anzeigen Ganze Seite anzeigen 100 Ansicht der Seite Seite drehen um 90 Grad nach rechts Anmerkungsfenster ein und ausblenden Memo einf gen Text hervorheben EHe 6 amp SM F12 u J u J bu J bu J in JH 6 e Ee EH eHO EJ SM SR 0 0O N g Tipps Tricks und Probleml sungen Datenbank l sst sich nicht ffnen Datenbank l sst sich nicht ffnen Mehrere Fehlerquellen k nnen dazu f hren dass ein Benutzer die Datenbank nicht ffnen kann Folgende Checkliste hilft typische Stolpersteine aus dem Weg zu r umen Versuchen Sie nach jedem Schritt erneut die Datenbank zu ffnen Erst wenn alle Versu che scheitern wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator 1 Erhalten Sie eine Meldung dass die Datei wurde nicht gefunden wurde pr fen Sie zun chst ob der Pfad zur Datenbank korrekt ist und ob die Netzwerkressource auf der die Datenbank liegt verf gbar ist 2 Jeder Benutzername muss zun chst vom Administrator f r jede Datenbank eingerich tet werden Haben Sie vom Administrator der Datenbank noch keinen Benutzernamen erhalten wenden Sie sich an Ihren Administrator 3 Erhalten Sie den Hinweis dass Benutzername oder Kennwort nicht korrekt sind pr fen Sie die Schreibweise des Benutzernamens auf Richtigkeit Achten Sie auf Unter schiede zwischen dem Buchstaben O und der Zahl 0 dem gro en
19. NICHT was SIE BER ALLE KUNDEN WISSEN IST WICHTIG SONDERN DAS WAS SIE BER JEDEN EINZELNEN WISSEN D PEPPERS AND RODGERS THE ONE TO ONE FUTURE ORG NICE3 DIE PLATTFORM F R OPTIMALE KUNDENBEZIEHUNGEN VOLLST NDIGES KUNDEN UND KONTAKTMANAGEMENT F R DENSOFORTIGEN EINSATZ UNBEGRENZTE FLEXIBILIT T DURCH KOMPONENTENBASIERTES ENTWICKLUNGSSYSTEM MIT VBA INTEGRATION e gt lt eZejg Benutzerhandbuch orgAnice 3 Die Plattform f r optimale Kundenbeziehungen von dexcon Gesellschaft f r Software und Consulting mbH Benutzerhandbuch orgAnice 3 2 Auflage Juli 2002 2001 2002 dexcon Gesellschaft f r Software und Consulting mbH Wittenbergplatz 3 10789 Berlin Alle Rechte vorbehalten Die Software und dieses Handbuch d rfen ohne schriftliche Genehmigung der dexcon GmbH weder vervielf ltigt noch verbreitet werden Dies gilt auch f r die Speicherung auf anderen Medien Benutzerhandbuch orgAnice 3 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis Liebe Anwender Dieses Handbuch effizient einsetzen Wie orientieren Sie sich im Handbuch Weitere Hilfen nutzen Interaktive Online Hilfe Support Website orgAnice Helpdesk orgAnice Solution Partner orgAnice kennen lernen Wie orgAnice aufgebaut ist Wodurch sich orgAnice Datenbanken auszeichnen Wie eine orgAnice Datenbank aufgebaut ist Mit mehreren Benutzern arbeiten orgAnice installieren und starten Systemvoraussetzungen Von CD installieren Ins
20. e und Position auf der Seite wie folgt ver ndern Dokumente mit orgAnice Image verwalten und archivieren Zusatzinformationen nutzen Verschieben 1 Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die zu verschiebende Hervorhebung und halten Sie die Maustaste gedr ckt Der Mauszeiger ver ndert seine Form in den Verschie be Cursor in der Regel ist dies ein Kreuz aus vier Pfeilen Es wird ein Rahmen mit 8 Anfas sern um die ausgew hlte Hervorhebung angezeigt 2 Ziehen Sie nun die Hervorhebung an die gew nschte neue Position und lassen Sie die Maustaste los Gr e ndern 1 Aktivieren Sie die Hervorhebung durch einen Mausklick in den hervorgehobenen Bereich oder benutzen Sie dazu die amp J Taste Bei ordnungsgem er Aktivierung wird ein Rahmen mit 8 Anfassern um die ausgew hlte Hervorhebung angezeigt 2 F hren Sie den Mauszeiger ber einen Anfasser Der Mauszeiger ver ndert die Form in einen Doppelpfeil Klicken Sie auf die linke Maustaste und halten Sie die Maustaste ge dr ckt 3 Ziehen Sie den Mauszeiger in die gew nschte Richtung um den Rahmen Ihren Gr envorstellungen anzupassen Lassen Sie nach Fertigstellung die Maustaste los und kli cken Sie abschlie end mit dem Mauszeiger in einen freien Bereich der Seite um die Hervorhebung wieder zu deaktivieren Beachten Sie bitte Hervorhebungen lassen sich nur innerhalb der Seite verschieben Wenn Sie versuchen eines dieser Kommentarobjekte ber den Seitenrand hinaus zu
21. 2267 6 32 73 0 info ahvoss de ARTRA GmbH D 79219 Staufen bit by bit Software AG D 10789 Berlin 49 30 23 50 49 0 info bitbybit ag Prof Dr Hans M ller D 20123 Hamburg 49 40 564 43 56 post h mueller de Senatsverwaltung f r Bauen Wohnen und N D 13505 Berlin Talking Technology Inc USA 94501 Alameda CA 1 510 5 22 38 00 ITechnoPlan GmbH 1b 117513 Fehrbelin Dr Hermann Voss GmbH Armaturenfabrik D 51679 Wipperf rth 49 2267 6 32 73 0 4 gt Postfachanschrift Falls vorhanden k nnen Sie im Bereich Postfachanschrift ein Postfach und ggf von der Hausanschrift abweichende Postleitzahl Ort und Land angeben Daten die Sie hier nicht angeben werden aus der Hausanschrift bernommen Rechnungs und Lieferanschrift In den Bereichen Rechnungsanschrift und Lieferanschrift geben Sie Stra e Postleitzahl Ort und Land an falls sie von der Adresse des Kontaktes abweichen Die Office Datenbank mit orgAnice Data benutzen Erweiterte Adressinformationen erfassen Welche Anschrift f r die Adressierung von Korrespondenz verwendet wird bestimmen Sie bei deren Erstellung Adressen duplizieren Um eine Kopie eines Datensatz anzulegen duplizieren Sie den Datensatz Verwenden Sie dazu den Men befehl Bearbeiten Datensatz Duplizieren oder die Tastenkombination J D Ein neuer Datensatz mit den Daten des duplizierten Datensatzes wird angelegt Verbun dene Daten werden dabei nicht mit dupliziert Bearbeiten Sie den Da
22. A Adressen Verkaufschancen Yerkaufschancenaktivit ten O Alle Datens tze O Alle Datens tze J Alle Datens tze xcon Gesellschaft f r Software Projekt Komplettpaket A2 Typ Angebot Eingang I Erledigt M Ken Eetreff angebot 2002 0000000 4 WERE EER verantw Admin Administrator r ee alel BHSE Wert absolut Wert gewichtet 10789 Berlin Abschlu voraussichtlich Datum F 24 01 02 97 02 02 NeR m i Priorit t A wichtig und dringend Voralarm 01 00 00 Anfangsphase E A 1725 01 02 15 08 24 Dauer oo 00 00 O x Bezeichnung 2 290 00 1 145 00 Notiz ran Thomas Gueffroy Armaturen Vo GmbH 352 00 1 76 00 Fremdbezug m a X ARTRA GmbH 6 30 ais Hadd rtre Io dexcon Gesellschaft f r Software Prof Dr Hans M ller j Veran Volume bit by bit Holding AG 2 648 30 1 224 15 amp Datum Senatsverwaltung f r Bauen Wo Talking Technology Inc Komplettpaket Admin 1 990 O Alle Datens tze Thomas Gueffroy D Alle Datens tze Komplettpaket Admin 2 290 00 Verkaufschancenpositionen verantw Admin Administrator ust p f von Administrator EEREE ERRES en Gewichtet 00 995 00 1 145 00 Typ P jE Datum Betreff verant 2 9 30 23 50 49 0 4 Artikel Beratung f 1 0 Nettopreis stunden Ges netto 100 00 100 00 16 Ges brutto 50 v
23. Anlagen festlegen Haben Sie die richtige Datei lokali siert best tigen Sie mit OK Der Name der Datei wird dann in das Feld bernommen Legen Sie unter F r den Empf nger sichtbarer Dateina me einen Namen fest der f r die Datei verwendet werden soll Der Dateityp wird sp ter automatisch angeh ngt Haben Sie versehentlich eine falsche Datei oder einen falschen Dateinamen angegeben entfernen Sie die Anlage wieder aus der Liste ber den Button L schen 9 Wenn Sie den Text eingegeben haben bietet Ihnen das orgAnice Makro die M glich keit das Dokument als eine E Mail abzusenden W hlen Sie dazu den Men befehl orgAnice Dokument senden Dokument senden x Diese Daten wurden aus der Office 3 Datenbank Datenbank abgefragt Pr fen Sie ob die Fax Nummer bzw E Mail Adresse stimmen Empf ngername ze Betreff ee per E Mail senden an zechner ahvossde Dokument als E Mail Anlage senden per Fax senden an Henne 00000 MS Exchange Outlook Client r Abbrechen Speichern Hilfe Aktivieren Sie hier die Option per E Mail senden an und w hlen Sie in der unteren Lookup Liste die gew nschte Option aus wie das Dokument versandt werden soll als Text wobei einige Formatierungen des Word Dokumentes verloren gehen k nnen oder als E Mail Anlage Klicken Sie dann auf OK Die E Mail wird versandt 10 Im Tabellenlayout Aktivit ten sehen Sie die Formulardarstellung mit den entspre chenden Fintr
24. Auch in diesem Handbuch wird auf diesen Ord ner Bezug genommen Sie k nnen jedoch jeden beliebigen existierenden oder neuen Programmordner einsetzen Programmordner ausw hlen g Setup f gt den unten aufgef hrten Programmordnern neue Symbole hinzu Sie konnen einen neuen Ordnemamen eingeben oder einen vorhandenen Ordner aus der Liste ausw hlen W hlen Sie Weiter um den Vorgang fortzusetzen Programmordner org nice 3 Vorhandene Ordner Geben Sie im Feld Programmordner den gew nschten Namen ein oder w hlen Sie einen der bereits bestehen den Programmordner aus indem Sie in der Liste Vorhandene Ordner den entsprechenden Ordner markieren Design a Entwickler al Flash Animation Grafik Hardware Internet Java Scripting Kommunikation z lt Zur ck i Abbrechen Klicken Sie auf Weiter 9 Es erscheint die Dialogbox Kopiervorgang starten Kopiervorgang starten xj Zum Kopieren der Programmdateien sind geniigend Informationen vorhanden Klicken Sie auf Zur ck wenn Sie die ORG A NICE Einstellungen berpr fen oder ndern m chten Wenn Sie mit SETUP den Einstellungen zufrieden sind klicken Sie auf Weiter um die Dateien zu kopieren Aktuelle Einstellungen Hier wird Ihnen angezeigt welche Aktionen das Setup Programm vornehmen wird Installationsumfang 1 Standard Installation org nice 3 Server Dateien werden installiert c Sofficesorganice 3A Server org nic
25. Bei unserem bisherigen Beispiel wurde lediglich ein Datensatz in der Tabelle Verkaufschancenpositionen angelegt Es wurden daher nur die Rechnungsgr en dieses einzelnen Datensatzes aus der Tabelle Verkaufschan cenpositionen in die Tabelle Verkaufschancen ber nommen 4 Wiederholen Sie den Schritt 1 wenn Sie weitere Artikel in die Tabelle Verkaufschan cenpositionen bernehmen wollen Sie werden feststellen dass Sie beim Erzeugen weiterer Datens tze in der Tabelle Verkaufs chancenpositionen die Rechnungsgr en in der Tabelle Verkaufschancen kumuliert abgebildet werden Die Office Datenbank mit orgAnice Data benutzen 3 orgAnice Fakturierung benutzen Das nachstehende Beispiel zeigt eine solche Konstellation In diese Verkaufschance sind vier Verkaufschancenpositionen eingeschlossen Die Betr ge der Einzelpositionen werden in dem Datensatz kumuliert ausgewiesen Yerkaufschancen I Alle Datens tze Projekt Komplettpaket A1 verantw Admin Administrator r Verkaufschancenpositionen J Alle Datens tze Artikel Bu Anzahl 7 0 Nettopreis 100 00 Einheit Stunden Ges netto 100 00 USt 5atz 16 Ges brutto 116 00 Chance jo a Gewichtet 50 00 Art Nr 00000003 Artikelart Consulting Erl skontobiin A solzd rl o Artikel Preis Anzahl Einheit Ges Wert absolut Wert gewichtet Netto 1 990 00 995 00 Notiz f USt 16 30
26. Benutzeroberfl che Dokumente einf gen Drucken exportieren Funktionsweise Kodierung Memos Scannen Scan Optionen Seiten anzeigen Seiten bearbeiten Seiten importieren Seiten l schen Seiteninformationen Seitenvorschau Speichern Text hervorheben orgAnice Import vorbereiten orgAnice Import Datenquellen Datens tze ausw hlen durchf hren Feldzuordnung Importregeln starten Verlaufsprotokoll Zieldatenbank 242 204 234 239 239 246 242 241 245 239 136 133 207 222 219 208 216 214 217 208 212 222 211 221 215 217 216 216 220 209 213 224 228 228 231 233 236 242 230 228 237 228 301 302 orgAnice Outlook Connector orgAnice Phone beenden Bildtelefon Funktionsweise Gespr ch trennen Gespr ch verbinden Gespr chsdaten Halten internes Gespr ch Konferenz NetMeeting Notizen R ckfrage starten Weiterverbinden orgAnice Print beenden CSV Export drucken Einf hrung Etiketten Funktionsweise HTML Export Konfiguration Reports Seitenansicht starten Summen orgAnice Solution Partner orgBasic Ausdr cke Outlook importieren Outlook Connector Absender suchen Einf hrung Empf nger suchen Kontakte bertragen Nachrichten bertragen Nachrichten zuordnen Termine bertragen Voreinstellungen Passwort Pers nlicher Favorit Postfachanschrift Probleml sungen Programmstart Parameter Rechnung erstellen stornieren Rechnungsanschrift 197 28 171 175 180 172 17
27. Feldauswahl f r die Zieltabelle AN TITEL S VORNAME NAME ZUSATZ STRASSE Pl ORT PLZ_POSTF POSTFACH LAND X 2 2 II II U I I Klicken Sie nun auf Weiter Daten migrieren und konvertieren orgAnice Export verwenden Exportregeln bestimmen Nun m ssen Sie eine Exportregel ausw hlen oder f r einen Namen f r eine neu anzule gende Exportregel eingeben Beim erstmaligen Export aus einer Datenbank wird automa tisch eine neue Exportregel erstellt und dieser Schritt bersprungen In einer Exportregel ist eine Reihe von Festlegungen abgelegt die f r die Durchf hrung des Datenexports erforderlich sind Darunter fallen z B Angabe des Dateinamens und Verzeichnisses der Quelldatei Auswahl der Quelltabelle Bedingungen f r die Auswahl von Datens tzen die exportiert werden sollen Angabe des Dateinamens und Verzeichnisses der orgAnice 3 Zieldatenbank Auswahl der der Zieltabelle Feldzuordnungen u s w Festlegungen zu einer Regel m ssen von Ihnen einmalig in den weiteren vom Export Assistenten zur Verf gung gestellten Dialogboxen getroffen werden Sie werden nach Abschluss des Exports in der Zieldatenbank unter dem von Ihnen vergebenen Regelnamen gespeichert und stehen somit f r einen sp teren analogen Export durch Anwahl des Regelnamens aus der Liste wieder zur Verf gung Exportregeln die Sie nicht mehr ben tigen k nnen Sie a
28. Gewichtet Name Abteilung Herr Thomas Gueffroy Vertrieb 116 00 50 00 Herr Dave Hannigan Entwicklung EEN 00000003 Artikelart Herr Lothar Hellwig Schulung Supt Frau Petra Hartmann Buchhaltung Erl skonto 2110 DE yaxala Herr Thomas Kahnt Entwicklung Artikel ___Preis Anzahl Einheit Ges Consulting gt Herr Stefan klo Gesch ftsf h Beratung 100 00 1 0 Stunden 10 Herr Matthias Kozlo Consulting Handbuch xIK 2 90 00 1 0 St ck 9 Herr Kirill M ller Entwicklung Rechner XJK 2 1 300 00 1 0 St ck 1 30 Herr Volker Purrmann Entwicklung Softwarepaket II 800 00 1 0 St ck 80 schancenaktivit ten sortiert nach Datum VerkaufschancelD 1 Datens tze Admin Administrator Verw Oberfl Dieser Arbeitsbereich bietet Ihnen neben der Tabellenpaarung Verkaufschancen und Verkaufschancenpositionen aus der Sie unmittelbaren erkennen k nnen welche Positi onen zum Angebot geh ren vor allem eine v die Sie im Rahmen der Angebotserstellung an Wie Sie sehen wurde f r das erstellte Angebo kaufschancenaktivit ten mit dem eingebun orteilhaftere bersicht zu den Aktivit ten gelegt haben t ein neuer Datensatz in der Tabelle Ver denen Dokument angelegt In der Tabelle Verkaufschancenaktivit ten werden also alle Angebote zu dem jeweiligen Kunden abgelegt die Sie erstellt haben Yerkaufschancenaktiyit ten I Alle Datens tze Typ Angebot Eingang E
29. I und der 1 Da das Kennwort aus Sicherheitsgr nden nur durch Sternchen dargestellt wird sind hier Tippfehler schwieriger zu erkennen Beachten Sie Gro und Kleinschreibung Ggf ist die Feststelltaste J aktiviert so dass versehentlich die Zweitbelegung aller Tasten eingegeben wird Meist erkennen Sie dies an einer leuchtenden Leuchtdiode auf Ihrer Tastatur 4 Erhalten Sie den Hinweis dass ein inaktiver Benutzer eine Datenbank nicht ffnen kann existiert Ihr Benutzername zwar Ihr Benutzerprofil wurde aber als inaktiv markiert Wenden Sie sich an den Administrator um Ihr Benutzerprofil zu aktivieren Weitere Hinweise auf Fehlerquellen die insbesondere Administratoren treffen k nnen entnehmen Sie bitte der Technischen Referenz Kapitel 9 Tipps Tricks und Probleml sungen 259 260 Glossar Glossar Administrationsrechte siehe Zugriffsrechte Administrator siehe Datenbankadministrator Alarm In einer orgAnice Datenbank Eine f r jeden Benutzer individuelle akustische und optische Benachrichtigung die an aktuelle Termine erinnert die in der Datenbank eingetragen sind ANSI Zeichensatz UNICODE Zeichensatz Der ANSI Zeichensatz legt die Zuordnung von 256 Zeichen zu einer jeweils entsprechen den Darstellung als Byte fest F r Windows Anwendungen ist der ANSI Zeichensatz blich Unicode ist ein standardisierter Zeichencode pro Zeichen stehen 16 Bit zur Verf gung In orgAnice 3 werden damit 38
30. M chten Sie w hrend eines Gespr ches etwa mit einer Nebenstelle Ihrer Telefonanlage eine Information einholen nutzen Sie die R ckfrage Funktion vorausgesetzt der TAPI Treiber Ihrer Telefoniehardware unterst tzt diese Funktion 1 ffnen Sie die Dialogbox R ckfrage ber die Sie R ckfrage bei internen Teilnehmern halten k nnen ber den Befehl Gespr ch R ckfrage oder die Tastenkombination RJ xi Nebenstelle W hlen Sie einen bereits eingetragenen Teilnehmer aus der Liste Nebenstelle Geben Sie anderenfalls in das Eingabefeld Rufnummer die Rufnummer des internen Teilnehmers BemdB Becker Administrator 25 Rufnummer 26 Hilfe Abbrechen 2 Klicken Sie auf R ckfragen Der interne Teilnehmer wird gew hlt So bald der ange w hlte Teilnehmer das Gespr ch annimmt wird die Schaltfl che R ckfragen durch Verbinden ersetzt 3 Sie k nnen jetzt mit dem internen Teilnehmer R cksprache halten W hrend der R cksprache wird das Halten Symbol am Beginn der Datensatzzeile angezeigt Damit wird signalisiert dass das erste Gespr ch gehalten wird In der Statuszeile wird der aktuelle Stand der Verbindungen angezeigt 4 Wenn Sie es w nschen k nnen Sie jetzt das Gespr ch auch ohne noch einmal mit den Erstanrufer zu sprechen an den internen Teilnehmer weiterleiten Klicken Sie dazu auf Verbinden Das Gespr ch wird bergeben Am Datenzeilenbeginn wird das Symbol f r Weiterverbunden
31. MAP24 Internet Mapping Portal Copyright 2000 NETSOLUT GmbH und Tele Atlas N Y Abbrechen Einzelne Adressen visualisieren 1 Wechseln Sie in das Tabellenlayout Adressen Dabei ist es unerheblich ob Sie im Arbeitsbereich Adressen und Ansprechpartner Erweiterte Adressinfos oder Vorg nge und Aktivit ten arbeiten Die Makrobuttons stehen jeweils immer im Tabellenlayout Adressen zur Verf gung 2 Positionieren Sie auf die Adresse die Sie visualisieren m chten 3 Klicken Sie nun auf diesen Button um die gew hlte Adresse zu visualisieren Ihr Internet Browser wird gestartet und eine Internetverbindung voraus gesetzt die Adresse angezeigt 51 52 3 Map24 Das Internetportal f r interaktive Karten mit Routen pl al lEOlx Datei Bearbeiten Ansicht Favoriten Extras zur ck Q A Suchen Favoriten Verlauf D 3ga 4H Adresse http www map24 com r Links map a Home gt Route n Locate gt link2Map24 u el ee el Home Geosuche Routing Produkte Info Kontakt D Interaktiv Try nam NEWEHERE DILEMME 12 VERLA b3 Dr Hermann Voss GmbH Armaturenfabrik lt A 9_ E Kr e 9 T 3 abe De Stra eHausnr Map 2000 NETSOLUT GmbH Tele Atlas N V Land PLZ Ort o Klick in die Karte bewirkt Beschreibung Verschieben Hineinzoomen Herauszoomen 4 http adf
32. Programmiersprache Java geschrieben Ein wesentliches Merkmal von Applets ist dass sie in eine HTML Seite eingef gt werden k nnen genauso wie zum Beispiel eine Grafik Kommando Schaltfl che Ein spezielles Formular Control unter orgAnice 3 Im Konfigurationsmodus kann einer Kommandoschaltfl che ein VBA Skript zugeordnet werden dass bei beim Anklicken im Benutzermodus ausgef hrt wird ber die Kommandoschaltfl che Adressvisualisierung wird z B das Skript f r die Darstellung der aktuell angezeigten Adresse ber das Mapping Portal Map24 gestartet Der Einsatz von Kommandoschaltfl chen in Verbindung mit VBA erm glicht die flexible Erweiterung des Funktionsumfangs einer orgAnice 3 Datenbank Kommandozeilen Parameter Beim Programmstart k nnen die folgenden Informationen als Parameter an orgAnice bergeben werden Der Dateiname der orgAnice 3 Datenbank inklusive Datenbankverzeichnis User Der Benutzerkurzname Password Das Passwort des Benutzers Keine Leerzeichen keine Anf hrungszeichen Rights Start im Verwaltungsmodus Datenbank Benutzer bergabe als Flag Create Erzeugen einer neuen orgAnice Datenbank CreateFromTemplate Erzeugen einer neuen orgAnice 3 Datenbankvorlage auf Basis einer Vorlage License bergabe der Registriernummer f r die Lizensierun LCID bergabe der Registriernummer Template Vorlage f r die Erstellung einer neuen Datenbank Der Dateiname de
33. Textanfang Datum Zeit oder Zahl einzutragenden Namen ein orgAnice Data unterschei bit by bit v det beim Suchvorgang nicht zwischen Gro und Kleinschreibung daher ist es unerheblich in welcher HH Aktueller Suchschl ssel Yorname Name lt H H gt Postleitzahl er r itzahl Schreibweise Sie den Namen eingeben Ausf hrliche Informationen zum Suchen nach Schl ssel finden Sie im Abschnitt Adressen finden und sortieren ab Seite 44 3 Starten Sie den Suchvorgang mit der Return Taste oder per Mausklick auf diesen Button Es wird nun der aktuelle benutzte Sortierschl ssel Index der Tabelle nach dem eingege benen Namen durchsucht Der aktuelle Sortierschl ssel wird unterhalb des Feldes Such begriff angezeigt Im Beispiel wird der Sortierschl ssel Name durchsucht Andere Die Office Datenbank mit orgAnice Data benutzen 3 Adressen verwalten Feldinhalte etwa der Vorname oder die Stra e werden also bei der Suche nicht ber cksich tigt Wird der Name nicht gefunden gibt orgAnice folgende Meldung aus orgAnice Data x Klicken Sie auf OK um die Dialogbox zu schlie en 4 biebybit wurde nicht gefunden Da diese Adresse also offensichtlich noch nicht in der Datenbank enthalten ist k nnen Sie nun mit dem Aufnehmen der Daten beginnen Dabei tragen Sie zun chst die allge meine Postadresse ein weitere Informationen wie Postfach oder Rechnungsadtesse folgen sp ter 4 Legen Sie einen neuen
34. befehl Bearbeiten Seite importieren in das aktuelle orgAnice Image Dokument ein 218 Dokumente mit orgAnice Image verwalten und archivieren Die Anzeige von Dokumenten einstellen Die Anzeige von Dokumenten einstellen orgAnice Image stellt mehrere M glichkeiten zur Anpassung der Ansicht eines orgAni ce Image Dokumentes zur Verf gung Dabei k nnen vier ausw hlbare Gr enabstufungen zwischen 50 und 200 gew hlt werden Diese Gr enabstufungen k nnen Sie im Men Ansicht ausw hlen Ganzseitenansicht Standardm ig wird ein Dokument nach dem Scannen oder ffnen in Ganzseitenansicht dargestellt Die Anzeige wird dabei in Abh ngigkeit von der eingestellten Gr e des Programmarbeitsbereiches so bemessen dass Sie die gesamte aktuelle Seite im Dokument fenster einsehen k nnen Um zu einem sp teren Zeitpunkt wieder in die Ganzseitenansicht zur ck zu kehren w hlen Sie den Men befehle Ansicht Ganze Seite die Tastenkombination _ W oder klicken Sie auf diesen Button Ansicht vergr ern verkleinern Um die Ansicht der aktuellen Seite zu vergr ern halten Sie die _ Taste gedr ckt und klicken Sie mit der linken Maustaste auf den zu vergr ernden Bereich der Seite dr cken Sie die JTaste auf der numerischen Tastatur oder klicken Sie auf diesen Button Um die Ansicht zu verkleinern dr cken Sie die CJTaste auf der numerischen Tastatur oder klicken Sie auf diesen Button Die Normalansicht in O
35. berschrift der Spalte die Sie verschieben wollen 2 Bet tigen Sie die linke Maustaste und halten Sie diese gedr ckt 3 Verschieben Sie bei niedergehaltener Maustaste die Spalten berschrift an die von Ihnen gew nschte neue Position 4 Lassen Sie abschlie end die Maustaste los Die neue Anordnung wird abgebildet Spaltenbreiten lassen sich ver ndern indem Sie den Spaltentrenner mit der Mauszeiger anfassen und bei gedr ckter Maustaste seitlich verschieben Mit einem Mausklick auf eine ausgew hlte Spalten berschrift k nnen Sie die Sortierrei henfolge abgebildeter Datens tze wechseln Die Gespr chs Symbole Den einzelnen Gespr chsdatens tzen k nnen im Gespr chsdatenfenster verschiedene Symbole vorangestellt sein Die einzelnen Symbole haben folgende Bedeutung sl Eingehender Ruf sle 4 Ausgehender Ruf l Teilnehmer besetzt a Gespr ch nicht angenommen ae Teilnehmer nicht erreicht Bw Gespr ch verbunden R Gespr ch gehalten i Gespr ch weiterverbunden zit izli P kai Konferenzgespr ch ul 7 Gespr ch getrennt ps Bildtelefonverbindung 173 y 174 Das Notizfenster Das auf dem unteren Teil des Programmarbeitsbereichs angeordnete Notizfenster stellt Ihnen einen Bereich zur Verf gung in den Sie Betreffangaben und Notizen zu ein oder ausgehenden Telefonaten eingeben k nnen Das Notizfenster ist auf Benutzerwunsch aus und einblendbar F hren Sie dazu den Men befehl Ansicht Notiz aus
36. brauchen Sie keine Ausdr cke zu bearbeiten Steht auf der rechten Seite kein Ausdruck bleibt das entsprechende Feld in allen hinzugef gten Datens tzen leer Das Kontrollfeld Z hlerfeld automatisch weiterz hlen sehen Sie nur dann wenn Ihre Zieltabelle einen als automatischen Z hler definierten Sortierschl ssel hat Wenn Sie das Kontrollfeld ankreuzen wird f r die neu hinzukommenden Datens tze der Inhalt des Z hlerfeldes automatisch weitergez hlt ausgehend vom h chsten vorhandenen Wert der Zieltabelle Aktivieren Sie das Kontrollfeld Restriktive Feldeigenschaften deaktivieren um Felder Ihrer Zieldatenbank die mit den Eigenschaften schreibgesch tzt oder keine manuelle Eingabe definiert sind zum Import aller Daten aus der Quelltabelle freizugeben Andern falls k nnen diese Felder beim Import nicht berschrieben werden Diese Option ist nur verf gbar wenn die Datenbank mit Verwaltungsrechten ge ffnet wurde Nach dem Importvorgang werden die Einstellungen wieder zur ckgesetzt Wenn Sie das Kontrollfeld Indizes deaktivieren aktivieren werden w hrend des Import vorgangs die Indizes der Zieltabelle deaktiviert und anschlie end wiederhergestellt Zweck ist dabei den Importvorgang zu beschleunigen und das Indizieren auf einen sp teren Zeitpunkt zu verlagern Diese Option ist ebenfalls nur verf gbar wenn die Datenbank mit Verwaltungsrechten ge ffnet wurde Sie k nnen auch Importe in Dokumentfelder vornehmen Wird beim Impo
37. chsfensters beste hen bis Sie diese entweder in orgAnice Data abspeichern oder aus der Liste ohne Speiche rung l schen 183 y 184 Reports und Etiketten drucken mit orgAnice Print Reports und Etiketten drucken mit orgAnice Print orgAnice Print bernimmt die Auswahl die Vorschau und das Drucken von Reports und Etiketten Einzelne oder nach bestimmten Kategorien sortierte Datens tze aber auch ganze Daten bank Tabellen lassen sich mit orgAnice Print ausdrucken oder in verschiedene Dateiforma te darunter HTML oder CSV berf hren So k nnen Inhalte einer Datenbank oder Ausz ge daraus nach bestimmten Kriterien erzeugt werden Ein typisches Beispiel ist eine Liste aller Interessenten f r ein bestimmtes Produkt die in einer Telefonaktion kontaktiert werden sollen Dabei lassen sich die Vorlagen f r Report und Etiketten Layouts frei konfigurieren und in der aktuellen Datenbank speichern 185 186 2 Die Funktionsweise von orgAnice Print orgAnice Print erm glicht den Druck von Reports den Druck von Etiketten eine Bildschirm Vorschau der Druckauftr ge sowohl f r den Benutzer als auch f r den Konfigurationsmodus das Erzeugen von eigenen Druckauftr gen f r Reports und Etiketten In Zusammenarbeit mit orgAnice Data werden alle bereits in der Datenbank abgelegten Druckauftr ge in orgAnice Print aufgelistet orgAnice Print besitzt einen eigenen Konfigurationsmodus der von ausgew hlten Benut zern auf
38. gemarke hinter das Komma der Funktion InStr UCase Adressen gt Name Hier m ssen Sie den Parameter eingeben der in dem Feldinhalt des Feldes Name gesucht werden soll in diesem Fall also die Zeichen folge MBH Beachten Sie dass Sie diese in Gro buchstaben angeben da ja auch der Feldinhalt nun in Gro buchstaben vorliegt Au erdem m ssen Sie die Zeichenfolge mit Anf hrungsstrichen eingeben da es sich nicht um eine Variable sondern um eine Zei chenfolge handelt In der Liste der Felder werden alle Tabellen der Datenbank mit ihren Feldern aufgelistet Die Tabelle Adressen ist bereits in der Liste ge ffnet Markieren Sie den Feldnamen Name und klicken Sie auf Einf gen um das Feld dem Ausdruck hinzu zu f gen oder klicken Sie doppelt auf den Feldnamen 8 Da die Funktion InStr eine positive Zahl zur ck gibt sofern die gesuchte Zeichenfolge im ersten Parameter gefunden wurde muss nun noch ein Operator hinzu gef gt werden der pr ft ob der zur ck gelieferte Wert gr er als Null ist Ale Geben Sie hinter die Funktion die Zeichen gt o ein mit InStr UCase Adressen gt Name MBH gt 0 Neu denen der erste von der Funktion InStr zur ck gegebe ne Wert daraufhin gepr ft wird ob er gr er als Null ist E Wenn ja liefert der Vergleich True zur ck der Daten True satz w rde markiert 9 Ein weiterer Bestandteil des Beispiels ist dass es auch Adressen geben kann bei denen nicht im Feld Name
39. gestartet und die Vorlage zur Bearbeitung bereitgestellt Beispiel i Mailing 01 2000 in Office 3 Datenbank Microsoft Word Sie erkennen ein internes Dokument an dem Eintrag in der Titelzeile der sich aus dem Betreff des Datensatzes dem Namen der orgAnice Datenbank und dem Namen des Anwendungsprogramms zusammensetzt Dokument Buttons Zwei nebeneinanderstehende Buttons die in einem Formularbereich ein Dokument repr sen tieren Datensatz enth lt noch kein Dokument Glossar Dokument Typ Druckauftrag ber den linken Button k nnen Sie ein neues internes Dokument erstellen ber den rechten Button k nnen Sie das Dokumentenmeni aufrufen um z B ein externes Dokument zu erzeugen Datensatz enth lt internes Dokument Der linke Button enth lt das zum Dokument geh rende Programmsymbol Wenn Sie ihn bet tigen ffnen Sie das Dokument Der rechte Button macht zus tzliche Informationen zum Dokument und zus tzliche Zugriffsmethoden zug nglich Datensatz enth lt externes Dokument Der linke Button enth lt das zum Dokument geh rende Programmsymbol Wenn Sie ihn bet tigen ffnen Sie das Dokument Der rechte Button macht zus tzliche Informationen zum Dokument und zus tzliche Zugriffsmethoden zug nglich Dokument Typ Wird bestimmt durch die Dateinamenserweiterung eines Dokuments F r jeden Dokument Typ ist in der Windows Systemdatenbank eine Anwendung zum ffnen des Dokuments registriert Beisp
40. gt Alle num Felder gt Schie en Hite Um die Gro und Kleinschreibung beim Vergleich mit Ihrem Suchbegriff zu beachten aktivieren Sie das Kontrollfeld Gro und Kleinschreibung beachten Suchen Sie nach einem bestimmten Wort beispielswei se Ernst das in einem anderen Zusammenhang etwa Asternstra e auftreten kann aber f r Sie nicht relevant ist aktivieren Sie das Kontrollfeld Nur ganze W rter Im Bereich Suchrichtung stellen Sie ein in welchem Bereich nach dem Suchbegriff gesucht wird Der daf r verwendete Sortierschl ssel ist ID der jeden einzelnen Datensatz eindeutig markiert So stellen Sie sicher dass Sie nicht immer wieder dieselben Datens tze durchsu chen Standardm ig werden alle Felder die Text enthalten durchsucht Sie k nnen aber auch selbst festlegen welche Felder bei der Suche einbezogen werden Markieren Sie in der Liste Durchsuchte Felder die gew nschten Felder Halten Sie die fu J Taste gedr ckt um mehrere Felder zu markieren Halten Sie die Taste gedr ckt um eine Reihe von Feldern zu markieren Die Buttons Alle Textfelder und Alle Num Felder dienen der automatischen Auswahl aller Felder die entweder nur Text oder nur numerische Werte enthalten Klicken Sie auf einen der beiden Buttons um diese Feldtypen auszuw hlen Klicken Sie nun auf OK oder bet tigen Sie die Return Taste Le um die Suche zu starten Haben Sie einen Eintrag gefunden der d
41. i Flash Movie FontFX Image e Macromedia FreeHand 9 Doc Medienclip Microsoft Clip Gallery a Microsoft Document 3 Microsoft Excel Arbeitsblatt Microsoft Excel Diagramm at Microsoft Formel Editor 3 0 EMic Grap Diagramm Microsoft Map al Micrsoft Phata F ditor 3 N Phata zl Abbrechen Hite Die hier aufgelisteten Dateitypen sind automations tauglich d h sie k nnen als Objekte neu erzeugt werden ohne als Vorlage im Datenbank Vorlagenverzeichnis f r die aktuelle Tabelle bereit zu liegen W hlen Sie den gew nschten Dateityp aus der Liste und best tigen Sie mit OK Die Office Datenbank mit orgAnice Data benutzen Dokumente verwalten und archivieren Das assoziierte Programm wird ge ffnet und darin das neue Dokument erzeugt Ein Dokument aus der Zwischenablage erstellen Eine besonders komfortable Methode zum Erzeugen eines neuen Dokumentes ist das Erstellen aus der Zwischenablage Haben Sie Daten per Kopieren oder Ausschneiden in die Zwischenablage bertragen lassen sich die darin enthaltenen Daten als neues Dokument speichern Eine typische Anwendung w re das Herstellen eines Bildschirmabbildes eines so genann ten Screenshots ber die Taste auf der Tastatur wird der aktuelle Bildschirminhalt als Grafik in die Zwischenablage kopiert 1 Legen Sie einen neuen Datensatz in der gew nschten Tabelle an und f llen Sie die notwendigen Felder des Datensatzes aus 2 Klicken Sie nun auf
42. in denen ein Dokument Feld zur Verf gung steht Dies sind im Auslieferzustand der Office Datenbank die Tabellen Adres sen Ansprechpartner Aktivit ten und Dokumente und Archivierte Dokumente Die Vorgehensweise unterscheidet sich nicht von der im Folgenden beschriebenen Allein die zur Verf gung stehenden Dokument Vorlagen differieren von Tabelle zu Tabelle 3 Legen Sie einen neuen Datensatz an mit dem Men befehl Bearbeiten Datensatz Neu oder ber diesen Button oder mit der Tastenkombination b J N 123 z 124 4 Ein neuer Datensatz wird angelegt Dokumente Tragen Sie im Feld Betreff die Bezeichnung des Doku mentes ein Betreff Pe aktuelle Produktlinie Legen Sie unter verantwortlich einen Benutzer der Neuer Datensatz verantwortlich BBB Bernd B Bec z intemes Dokument Datenbank als Verantwortlichen f r das Dokument an Status Entwurf X Sprache Englisch r Den Status des Datensatzes k nnen Sie jederzeit ndern oder hoch stufen Legen Sie daher zun chst den geeigneten Status fest Bei Dokumenten die sich in dauerhafter Entwicklung befinden etwa bei einem gt Z Business Plan k nnen Sie unter Version eine Versions E nummer vergeben Version 1 0 ll sls o Intem Betreff verantwort Ist das Dokument nicht f r externen Gebrauch gedacht markieren Sie es als internes Dokument Definieren Sie die Sprache des Dokumentes ber die Lookup Liste Sprache
43. nnen Die Tabelle Wettbewerbsprodukteprodukte erlaubt Ihnen dar ber hinaus Produktbe zeichnungen oder Produktdokumentationen von Mitbewerbern die zu Ihren Artikeln relevant sind zu dokumentieren Auf einfache Weise k nnen Sie auch einen Link zur Internetadresse Ihres Mitbewerbers in den Datensatz der Tabelle einbinden Wenn Sie den rechten der beiden Buttons dr cken wird ein Men eingeblendet B Dokument von Vorlage erstellen B Neues Dokument erstellen B Yorhandenes Dokument in die Datenbank kopieren B Yorhandenes Dokument in die Datenbank verschieben Klicken Sie hier auf den letzten Men punkt Vorhandene Internet Adresse verkn pfen Dokument von Vorlage erstellen und verkn pfen vorhandenes Dokument verkn pfen vorhandene Internet Adresse verkn pfen 141 142 Es wird daraufhin die Dialogbox Internet Adresse verkn pfen angezeigt Internet Adresse verkn pfen E x In der Dialogbox geben Sie im Feld Adresse die URL oder Adresse URL IP Adresse oder Dateiname IP Adresse der Internet Seite ein Alternativ k nnen Sie www og gmbh co de auch den Dateinamen einer lokalen HTML Seite eingeben Aresa Von Web Browser lt lt Um die gew nschte Web Adresse ber Ihren Browser zu suchen klicken Sie auf den Button Web Browser starten l j r gt gt Der auf Ihrem System als Standard eingerichtete OK Abbrechen Hilfe Br Be m Web Browser wird gestartet Haben Sie dort
44. positionieren wird das Objekt automatisch wieder in den Seitenbereich zur ckgesetzt Zusatzinformationen l schen Um einen ein Memo oder eine Hervorhebung auf einer Seite eines orgAnice Image Dokuments zu l schen verfahren Sie wie folgt 1 Aktivieren Sie das zu l schende Memo oder die Hervorhebung durch einen Mausklick in das jeweilige Kommentarfeld oder benutzen Sie dazu die amp _J Taste Bei ordnungsgem er Aktivierung wird ein Rahmen mit acht Anfassern um das ausge w hlte Kommentarfeld angezeigt 2 Zum L schen benutzen Sie den Men befehl Kommentar L schen oder die Taste 225 7 226 Daten migrieren und konvertieren Daten migrieren und konvertieren Zum Importieren und Exportieren von Daten und ganzen Datenbanken stellt orgAnice eine Reihe von Werkzeugen zur Verf gung welche die Migration und die Konvertierung auf einfache Art und Weise unterst tzen Der orgAnice Import Assistent bernimmt Daten aus anderen Datenquellen wie Office Anwendungen Datenbanken und Adressverwaltungen in eine orgAnice Datenbank Der orgAnice Export Assistent unterst tzt den Export von Daten aus einer orgAnice 3 Datenbank in eine Textdatei oder eine andere orgAnice 3 Datenbank Der orgAnice Database Converter erstellt aus einer gegebenen orgAnice 2 1 Datenbank eine quivalente orgAnice 3 Datenbank einschlie lich der Datenbankstruktur der Konfi gurationsdaten und der Nutzdaten 227 228 orgAnice Import verwen
45. ssen Sie in das Eingabefeld Bedingung einen orgBasic Ausdruck eingeben der die gew nschte Auswahl der zu importierenden Datens tze genau beschreibt 233 234 mixi ber den Button Ausdruckseditor k nnen Sie einen Auswahl des Umfanges der zu importierenden Datens tze solchen Ausdruck auch interaktiv zusammenstellen Der Abschnitt Feldzuordnung bestimmen auf unten erl utert die Zuordnung von Feldern ber Ausdr cke und die Benutzung des Ausdruckseditors org nice 3 Import Assistent Auswahl de Ti C Alle Datens tze importieren Klicken Sie auf Weiter Nur bestimmte Datens tze importieren Bedingung ADRESSEN gt ORT Berlin E Abbrechen lt Zur ck Weiter gt Zieltabelle bestimmen Nun bestimmen Sie die Tabelle in die Sie Datens tze importieren wollen Als Zieltabelle kann entweder eine neue oder eine bestehende Tabelle gew hlt werden E xl Um in eine vorhandene Tabelle zu importieren klicken Wahlen Sie eine existierende Zieltabelle aus oder geben Sie auf das Optionsfeld Vorhandene Tabelle und Sie den Namen f r eine neue Tabelle ein positionieren Sie in der Liste mit der Maus oder der Taste auf die gew nschte Tabelle Neue Tabelle 1 Abbrechen lt Zur ck Weiter gt Sie k nnen Ihre Quelldaten aber auch in eine neue Tabelle importieren Voraussetzung ist dass Sie sich mit Verwaltungsrechten f r die Zieltabelle angemeldet haben orgAnice legt i
46. u tert 3 Haben Sie den gew nschten Ansprechpartner gefunden rufen Sie nun den Arbeitsbe reich Ansprechpartnermerkmale in der Arbeitsbereichsgruppe Kontakte auf Nutzen Sie dazu den Men befehl Ansicht Arbeitsbereich Kontakte Ansprechpartnermerkmale oder klicken Sie in der Arbeitsbereichsspalte auf Kontakte und markieren Sie dann per Mausklick das Arbeitsbereichsicon Ansprechpartnermerkmale oder dr cken Sie die Taste und w hlen Sie dann ber die Cursortasten WJ und t den gew nschten Arbeitsbereich aus 4 Aktivieren Sie nun das Tabellenlayout Ansprechpartnermerkmale per Mausklick auf die Titelzeile des Tabellenlayouts oder Die Office Datenbank mit orgAnice Data benutzen Merkmale f r Kontakte anlegen und nutzen ber den Men befehl Ansicht Tabellen Ansprechpartnermerkmale Die Formulardarstellung zeigt drei Felder A Alle Datens tze Verwenden Sie die Schaltfl che Merkmal hinzuf gen um neue Merkmale anzulegen x Merkmal Sportart Im Feld Merkmal wird eine Kategorie von Merkmalen Wert Basketball dargestellt die auf alle Adressen in unterschiedlicher Form zutrifft Ein Merkmal ist beispielsweise ein Hobby E des Ansprechpartners andere Merkmale k nnen die Anzahl der Kinder oder der Typ des Anstellungsverh lt o Merkmal wert Beschreibung nisses sein Demodatensatz ER ET e Im Feld Wert wird die f r den jeweiligen Kontakt zutreffende Eigenschaft des Merkmals gespeichert Auf d
47. und orgBasic ausf hrlicher erl utert Zus tzliche Informationen und die orgBasic Sprachreferenz finden Sie in der Online Hilfe zum Ausdruckseditor die Sie ber f errei chen Den Import durchf hren Nachdem Sie alle Einstellungen vorgenommen und auf Weiter geklickt haben zeigt Ihnen der orgAnice Import Assistent in Form einer Zusammenfassung die in der aktuellen Regel enthaltenen Importeinstellungen wie die Pfad und Dateinamen von Quell und Zielverzeichnissen die Eingaben zur Benutzerkennung die zum Import ausgew hlte Ziel und Quelltabellen mit allen Feldzuordnungen org nice 3 Import Assistent Zusammenfas le x Zum Importieren der Daten sind genug Informationen vorhanden w hlen Sie Zur ck zur Korrektur der bisherigen Einstellungen oder Fertigstellen zur Ausf hrung des Import Aktuelle Einstellungen Import Einstellungen Quelle Typ org nice 2 x Dateiname C ORGDB OFFICE 21 Ziel Typ org nice 3 Dateiname C Orgdb Office odb Benutzername SUP Tabellen Queltabele ADRESSEN xl Abbrechen lt Zur ck Fertigstellen Diese Einstellungen k nnen Sie in der Datenbank als Importregel speichern und damit beim n chsten Aufruf von orgAnice Import wieder benutzen Daten migrieren und konvertieren orgAnice Import verwenden lt Zum Speichern aktivieren Sie das Kontrollfeld Einstellungen speichern Die Regel wird damit in der aktuellen Zieldatenbank abgelegt und steht anschlie e
48. 885 Zeichen der weltweit verbreiteten Zeichens tze kodiert inklusive der 256 ASCII Zeichen Der Unicode Standard ist eine Untermenge von UNI CODE und Code f r Code identisch mit dem internationalen Standard ISO IEC 10646 1 1993 orgAnice verwendet den UNICODE Zeichensatz Anwendung Ein Programm das dem Benutzer hilft Daten auf einem Computer zu verarbeiten Beispiele sind Textverarbeitung Tabellenkalkulation Grafikanwendungen Kommunika tion orgAnice Anwendungsfenster siehe Programmfenster 261 262 Ei Hl Li Anzeigestatus Beschreibt die Sichtbarkeit von Datens tzen abh ngig davon ob sie markiert sind oder nicht Sie k nnen den Anzeigestatus ber den Befehl Markierungen Anzeigen ndern Der Anzeigestatus kann f r jede Tabelle anders gesetzt werden Die Markierungen sind benutzerabh ngig Sie sehen nur die von Ihnen selbst gesetzten Markierungen nicht die der anderen Benutzer der Datenbank In der Symbolleiste wird der Anzeigestatus der aktiven Tabelle durch Symbole dargestellt Dabei bedeuten Alle Datens tze anzeigen Nur markierte Datens tze anzeigen Nur nicht markierte Datens tze anzeigen In der aktiven Tabelle wird der aktuelle Anzeigestatus unterhalb des Tabellentitels explizit beschrieben Beispiel E le Datens tze Arbeitsbereich Eine vordefinierte mit einem Namen versehene Anordnung von Tabellenlayouts Die Auswahl erfolgt ber das Symbol in der Bereichsausw
49. As String 20 FH Telefax As String 34 HH Email s String 60 Alle Textfelder gt Alle Num Felder gt x Schlie en Hilfe Um die Gro und Kleinschreibung beim Vergleich mit Ihrem Suchbegriff zu beachten aktivieren Sie das Kontrollfeld Gro und Kleinschreibung beachten Suchen Sie nach einem bestimmten Wort beispielswei se Ernst das in einem anderen Zusammenhang etwa Asternstra e auftreten kann aber f r Sie nicht relevant ist aktivieren Sie das Kontrollfeld Nur ganze W rter Im Bereich Suchrichtung stellen Sie ein in welchem Bereich nach dem Suchbegriff gesucht wird Der daf r verwendete Sortierschl ssel ist ID der jeden einzelnen Datensatz eindeutig markiert So stellen Sie sicher dass Sie nicht immer wieder dieselben Datens tze durchsu chen Standardm ig werden alle Felder die Text enthalten durchsucht Sie k nnen aber auch selbst festlegen welche Felder bei der Suche einbezogen werden Markieren Sie in der Liste Durchsuchte Felder die gew nschten Felder Halten Sie die fu J Taste gedr ckt um mehrere Felder zu markieren Halten Sie die Taste gedr ckt um eine Reihe von Feldern zu markieren Die Buttons Alle Textfelder und Alle Num Felder dienen der automatischen Auswahl aller Felder die entweder nur Text oder nur numerische Werte enthalten Klicken Sie auf einen der beiden Buttons um diese Feldtypen auszuw hlen 63 z 64 Klicken Sie nun auf OK od
50. Ausdr cke Er erlaubt auch Kriterien aus verkn pften Tabellen zum Markieren heran zu ziehen Die vollst ndige Beschreibung des Ausdruckseditors und der orgBasic Syntax f r Ausdr cke finden Sie in der Online Hilfe zum Ausdruckseditor sowie in der Technischen Referenz Kapitel 7 Ausdr cke mit orgBasic Beim Ausdruckseditor gilt grunds tzlich dass im Feld Ausdruck ein logischer Ausdruck stehen muss bei dem orgAnice entscheiden kann ob er Wahr oder Falsch ist Ein Daten satz wird nur dann markiert wenn der Ausdruck wahr ist Anhand des folgenden Beispiels wird beschrieben wie Sie einen Ausdruck zusammenstel len Es sollen alle Datens tze markiert werden welche die Zeichenfolge mbH enthalten also die Adressen von Firmen mit beschr nkter Haftung Diese Zeichenfolge ist in den meisten F llen im Feld Name enthalten Sie kann aber auch im Feld Zusatz stehen falls der Fir menname aus mehreren Teilen besteht Die Zeichenfolge mbH soll in all diesen F llen markiert werden unabh ngig davon ob sie gro oder klein geschrieben wurde 1 Aktivieren Sie das Tabellenlayout Adressen 2 Stellen Sie den gew nschten Anzeigestatus ein 3 Die Dialogbox zum benutzerdefinierten Markieren von Datens tzen rufen Sie ber den Befehl Befehl Markierungen Benutzerdefiniert oder die Taste f8 auf x Klicken Sie auf den Editier Button am rechten Rand der 5 Dialogbox um den Ausdruckseditor aufzurufen Bedingung z Jk
51. Bearbeiter BBB v Abbrechen Die Dialogbox dient der Kontrolle der Daten die in den Brief eingetragen werden Die meisten der Informationen in dieser Dialogbox werden aus der Datenbank bernommen Einige davon k nnen Sie anpassen und erg nzen So k nnen Sie ber die Lookup Liste Anschriftstyp entscheiden ob Sie das Schreiben an die Stra enan schrift die Postfach Liefer oder Rechnungsanschrift senden m chten berpr fen Sie die anderen Angaben auf ihre Richtigkeit und ver ndern Sie diese gegebenenfalls Best tigen Sie dann mit OK 111 112 9 Das Makro f gt nun alle Daten in Ihre Briefvorlage ein 2 Partnerstand bersicht und Preisliste in Office 3 Datenbank Microsoft Word lolx Datei Bearbeiten Ansicht Einf gen Format Extras Tabelle Fenster org nice DEB2asRYyY Bm Yn o emng Standard Times New Roman 10 r F x TENN Sinoplan Systemhaus GmbH Sipin Stans GmbH Ketrimalke 44 10119 Baii Dr Hermann Voss GmbH Armaturenfabrik Frau Karin Buchmann Waldstr 6 51679 Wipperf rth Ihr Zeichen Ihr Schreiben vom Partnerstand bersicht und Preisliste ufe uU z iLi SE R Tat Kastanienallee 44 10119 Berlin Tel 49 30 24 35 67 89 0 Fax 49 30 24 35 67 89 99 Vorab per Telefax an 49 2267 6 32 73 34 Unser Zeichen Berlin amp BBB 2001 01 17 21 2 4 En Seite 1 Ab 1 1 1 Bei 11 5cm Ze 22 S
52. Die Dateinamenserweiterung ist ein Hinweis auf den Typ der Datei Anwendungen beste hen normalerweise aus Dateien mit den Dateinamenserweiterungen EXE und DLL Windows erkennt anhand der Dateinamenserweiterung die Dokumentenklasse einer Datei und die hierf r verf gbaren Methoden Diese Verkn pfungen werden in der Systemdatenbank Registry festgehalten Die Dateien von orgAnice 3 Datenbanken verwenden die Dateinamenserweiterungen ODB Datenbank Eine logisch strukturierte Sammlung von Informationen zu einem Thema Eine orgAnice Datenbank besteht aus Tabellen und Konfigurationsdaten die in einer Datei in einem Dateiordner auf der Festplatte abgelegt sind Tabellen sind gegliedert in einheitlich strukturierte Spalten Felder und in Zeilen Daten s tze beliebiger Anzahl Zum Sortieren und schnellen Suchen innerhalb der Tabellen dienen Indizes Logisch zusammenh ngende Tabellen werden durch Relationen miteinan der verkn pft Die Konfigurationsdaten umfassen detaillierte Angaben ber den Aufbau der Datenbank Datenbankadministrator Administrator Supervisor Allgemeine Bezeichnung f r den Verwalter eines EDV Systems In orgAnice 3 k nnen einem Benutzer spezielle Verwaltungsrechte f r die Datenbank und die Benutzer zugewiesen werden Ein aktiver Benutzer mit den entsprechenden Verwaltungsrechten wird als Daten bankadministrator bezeichnet F r den ersten Aufruf der mit orgAnice 3 standardm ig mitgelieferten Office Daten
53. Dokument Vorlage ausw hlen erscheint 129 130 Dokument Yorlage ausw hlen xl Hier werden alle Vorlagen die im Vorlagenverzeichnis Vorlage der Tabelle abgelegt sind W hlen Sie die gew nschte Vorlage und best tigen Sie mit OK 4 Die Dialogbox Verkn pftes Dokument speichern erscheint 2x W hlen Sie im Feld Suchen in das Laufwerk oder die Epaichemin E dokumente d_e ge z Netzwerkressource aus die das Dokument enth lt A substanz Deskto rS i Navigieren Sie dann im mittleren Bereich des Fensters in der Verzeichnisstruktur bis Sie das Verzeichnis erreicht haben in dem das gew nschte Dokument liegt Platte C Geben Sie nun im Feld Dateiname einen Namen f r das Dokument ein Dateiname STANDARD TXT x Dateityp Alle Dateien z a 4 Speichern Sie das Dokument in das ausgew hlte Verzeichnis indem Sie auf Speichern klicken 5 Eswird eine Verkn pfung mit dem Dokument in der Datenbank erzeugt Speichern Sie schlie lich den Datensatz Internet Adressen verkn pfen Verkn pfungen sind nicht nur auf Dokument Dateien beschr nkt Sie k nnen auch Verkn pfungen mit Internet Adressen erzeugen 1 Legen Sie einen neuen Datensatz in der gew nschten Tabelle an und f llen Sie die notwendigen Felder des Datensatzes aus 2 Klicken Sie nun auf die rechte Fl che des Dokument Buttons oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Dokument Button E Dokument
54. Eine Dialogbox zur Best tigung des Archivierungsvor ganges erscheint 131 Office 3 Datenbank x Klicken Sie auf Ja um den Archivierungsvorgang zu starten Q M chten Sie das aktuelle Dokument Produktpalette 1998 wirklich archivieren wn 3 Der Datensatz wird ins Archiv verschoben Wenn Sie in den Arbeitsbereich Archiv wechseln und dort erneut auf den bergeordneten Datensatz des archivierten Dokumen tes positionieren finden Sie das archivierte Dokument in der Tabelle Archivierte Doku mente Archivierung r ckg ngig machen Falls Sie versehentlich ein Dokument archiviert haben oder es wieder ben tigen k nnen Sie jederzeit den Archivierungsvorgang r ckg ngig machen 1 Positionieren Sie in der Tabelle Archivierte Dokumente auf den Datensatz 2 Klicken Sie auf diesen Button Eine Dialogbox zur Best tigung des Vorganges erscheint xi Klicken Sie auf Ja um den Archivierungsvorgang Q M chten Sie das aktuelle Dokument r ckg ngig zu machen Einladung zur Messe in D sseldorf wirklich aus dem Archiv in die Tabelle Dokumente verschieben ae 3 Das Dokument wird zur ck in die Tabelle Dokumente verschoben 132 Die Office Datenbank mit orgAnice Data benutzen orgAnice Fakturierung kennen lernen orgAnice Fakturierung kennen lernen Dieser Abschnitt der orgAnice 3 Dokumentation wendet sich an alle orgAnice Nutzer die die in der Office3 Datenbank enthaltene Fakturierung einsetzen wollen o
55. Formulardarstellung die nur den aktuellen Datensatz anzeigt und ein Editieren des Datensatzes zul sst Sie enth lt Eingabefelder f r die einzelnen Datenbankfelder nicht unbedingt alle Datenbankfelder Die Listendarstellung die mehrere Datens tze in Listenform zeigt Die Darstellungsarten k nnen ber den Men befehl Ansicht zwischen Formular Liste nur Formular und nur Liste umgeschaltet werden Die Trennlinie zwischen den beiden Darstellungsarten l sst sich durch Ziehen mit der Maus nach oben oder unten verschieben Frontend Ein Frontend ist der Teil der Anwendung der auf dem Rechner des Benutzers l uft und mit dessen Oberfl che er aktiv arbeitet im Gegensatz zum Server der im Hintergrund arbeitet und nur seine Dienste zur Verf gung stellt orgAnice Data ist das Frontend f r die Datenvisualisierung und bearbeitung unter orgAnice 3 Funktion angepasste Ein mehrzeiliger orgBasic Ausdruck der einen R ckgabewert eines bestimmten Datentyps liefert Bei der Auswertung der Funktion wird ein in der Sprache orgBasic formulierter mehrzeili ger Text zeilenweise abgearbeitet Dieser Text kann die Auswertung einfacher orgBasic Ausdr cke Wertzuweisungen an tempor re Variablen und bedingte Ausf hrung von Anweisungen enthalten 277 o 278 gt Eine benutzerdefinierte Funktion hat einen eindeutigen Namen In runden Klammern werden optional die Namen und Datentypen der Parameter bergeben Benutzerdefinier
56. Land As String 3 FH Telefoni As String 31 HA Telefon As String 31 HH Email s String 60 Schlie en Hilfe Standardm ig werden alle Felder die Text enthalten durchsucht Sie k nnen aber auch selbst festlegen welche Felder bei der Suche einbezogen werden Datensatz eindeutig markiert So stellen Sie sicher dass Sie nicht immer wieder dieselben Datens tze durchsu chen Alle Textfelder gt Alle Num Felder gt 47 48 Volltextsuche x Suchbegriff Emst z Gro Kleinschreibung beachten J Nur ganze W rter Suchrichtung Gesamt C Aufw rts C Abw rts Alle Textfelder gt Alle Num Felder gt Durchsuchte Felder HB An s String 10 HA Titel s String 16 Vorname As String 36 HH Name As String 36 EHZusatz As String 36 EH Strasse As String 36 EHPLZ As String 10 HEB Ort As String 23 HA Land s String 3 HA Telefoni As String 31 EH Telefon As String 31 HHE mail s String 60 Schlie en Hilfe Markieren Sie in der Liste Durchsuchte Felder die gew nschten Felder Halten Sie die J Taste gedr ckt um mehrere Felder zu markieren Halten Sie die J Taste gedr ckt um eine Reihe von Feldern zu markieren Die Buttons Alle Textfelder und Alle Num Felder dienen der automatischen Auswahl aller Felder die entweder nur Text oder nur numerische Werte enthalten Klicken Sie auf einen der beiden B
57. Men befehl Makros Administrator Tools im Programmfenster von orgAnice Data Die Office Datenbank mit orgAnice Data benutzen 3 Die Office Datenbank ffnen Administrator Tools x Markieren Sie hier das Werkzeug orgAnice Phone Makro beenden und klicken Sie auf Ausf hren Alle Makros neu initialisieren Datens tze in einer Tabelle l schen Alle YBA Module exportieren Alle Schl ssel aufbauen orgPhone beenden Abbrechen M glicherweise wird zus tzlich eine Dialogbox orgAnice Alarm ge ffnet mit der Sie auf berf llige Termine aufmerksam gemacht werden Schlie en Sie diese zun chst mit dem Button Schlie en Hinweise zum Umgang mit Alarmereignissen finden Sie im Abschnitt Alarmereignisse anzeigen und erledigen auf Seite 105 29 Den Programmarbeitsbereich kennen lernen Der Programmarbeitsbereich von orgAnice ist in verschiedene Bereiche unterteilt de ren Bezeichnungen in diesem Handbuch immer wieder auftauchen werden Dieser Ab schnitt vermittelt Ihnen die grundlegenden Arbeitskonzepte in orgAnice und macht sie mit allen Bereichen und deren Bezeichnungen vertraut so dass Sie problemlos mit dem Handbuch und allen Erl uterungen umgehen k nnen Zur einfachen bersicht k nnen Sie im Glossar alle kursiv gesetzten Begriffe nachschlagen Die Standardelemente des Programmarbeitsbereiches Der Programmarbeitsbereich ist die Fl che innerhalb eines Programmfensters auf dem die Elemente der Oberfl che angeordnet
58. Men punkt L schen im Kontextmen des Dokument Buttons und best tigen Sie die R ckfrage ob Sie wirklich l schen wollen mit Ja Das Dokument wird jedoch erst dann tats chlich gel scht wenn der Datensatz das n chs te Mal gespeichert wird Faxe mit Microsoft Word erstellen Die Frstellung eines Faxes verl uft analog zum Frstellen eines Briefes 1 Suchen Sie in der Tabelle Adressen den Adressaten f r Ihr Schreiben heraus In der Detailtabelle Ansprechpartner positionieren Sie auf den gew nschten Ansprechpartner f r Ihr Schreiben 2 Klicken Sie auf diesen Button um ein Fax zu schreiben 3 Die Dialogbox Neues Dokument Fax erscheint Neues Dokument Fax s x W hlen Sie den Yorgang zu dem eine neue Aktivit t erstellt werden soll oder klicken Sie auf Neuer Vorgang In der Liste Vorgang werden alle zur Verf gung stehen den Vorg nge zur gew hlten Adresse angezeigt Vorgang Bestellungen Ist der gew nschte Vorgang vorhanden markieren Sie diesen per Mausklick Lesen Sie dann in Schritt 6 weiter 17 01 2001 Mailings 17 01 2001 Messe D sseldorf 2001 12 01 2001 Neuer Vorgang Betreff Order 12 Standard Pumpen FK4122 Abbrechen 4 Soll ein neuer Vorgang angelegt werden klicken Sie auf den Button Neuer Vorgang und tragen Sie dort den Betreff des neu zu erstellenden Vorgangs ein mit dem Sie die neue Aktivit t verkn pfen wollen Best tigen Sie dann mit OK 14 D
59. Notizen anlegen 1 Aktivieren Sie im Gespr chsfenster in der Liste das entsprechende Telefonat Geben Sie in das Eingabefeld Betreff eine relevante BE eteranfiagel Betreffinformation ein Notiz J bersendung Produktpallette an Frau Kramer Tragen Sie in das Eingabefeld Notiz den gew nschten Text ein 0 Gespr che verbunden 0 gehalten 2 Speichern Sie Ihre Gespr chsdaten abschlie end ber den Men befehl Bearbeiten Gespr chsdaten speichern oder die Tastenkombination b J oder durch Mausklick auf diesen Button Notizen bearbeiten Auch nachdem Sie eine Notiz gespeichert haben k nnen Sie deren Inhalt weiter bearbei ten und nutzen Um den letzten Befehl r ckg ngig zu machen w hlen Sie Text R ckg ngig oder die Tastenkombination 2 Beispielsweise einen zuvor ausgeschnittenen noch in der Windows Zwischenablage befindlichen Text wieder einf gen Um markierten Text aus dem Notizfenster auszuschneiden w hlen Sie Text Ausschneiden oder die Tastenkombination 6 J H Er wird gleichzeitig in die Windows Zwischenablage bernommen und steht dort zur weiteren Verwendung zur Verf gung Um markierten Text aus Feldern des Gespr chsfensters oder des Notizfensters in die Zwischenablage zu kopieren w hlen Sie 181 y 182 z Text Kopieren oder die Tastenkombination e C Das ist n tzlich wenn Sie diese Informationen sp ter weiter verwenden wollen Schlie lich k nnen Sie Text
60. Projekt veran Yolumen Gewichtet Kom lettpaket 1 300 00 2 Nach dem Klick auf die nebenstehend bezeichnete Schaltfl che erhalten Sie zun chst den nachstehenden Best tigungsdialog Office 3 Datenbank Klicken Sie auf den Button Ja um die Verkaufschance mit allen Positionen kopieren wollen 2 M chten Sie die aktuelle Yerkaufchance mit allen Positionen kopieren Klicken Sie auf Nein um den Vorgang abzubrechen In der Tabelle Verkaufschancen wird nun per Makro eine genaue Kopie des zuvor ausge w hlten Datensatzes angelegt Die Office Datenbank mit orgAnice Data benutzen 9 orgAnice Fakturierung benutzen 2 Verkaufschancen A lle Datens tze Projekt ee Al verantw Admin Administrator Start Status Anfangsphase r Herkunft Wert absolut Wert gewichtet ust M Netto 1 990 00 995 00 Notiz 7 w USt 16 304 00 152 00 USt 7 6 30 315 E i Gesamt 2 300 30 1 150 15 t al l Start Status Abs 2002 01 24 2002 01 24 Anfangsphase Kicken Sie jetzt auf diese Schaltfl che um den Daten satz zu verschieben 3 Der Dialog Datensatz verschieben wird ge ffnet Datensatz verschieben x Positionieren Sie auf den Datensatz in der Tabelle Adressen dem Sie Verkaufschancen zuordnen wollen Bevor Sie den Button OK bet tigen m ssen Sie zu dem Datensatz in der Tabelle Adressen wechseln dem diese V
61. Schlie t das Dialogfeld ohne den Druckvorgang zu starten und die Einstellungen zu bernehmen Ein Druck auf OK startet die bertragung der Daten an den Drucker Reports und Etiketten drucken mit orgAnice Print p Druck starten 2 Reports in HTML exportieren Beim Export in HTML k nnen Sie Internet Seiten mit Daten aus Ihrer Datenbank erzeugen Diese lassen sich plattform bergreifend in einem Webbrowser und ber das Internet betrachten Verfahren Sie dazu wie folgt 1 Exportieren Sie einen ausgew hlten Druckauftrag im HTML Format ber den Befehl Datei HTML Export oder ber einen Mausklick auf diesen Button Bei Ausf hrung des Befehls wird zun chst die Dialogbox HTML Export ge ffnet HTML Export 2lxl Dateiname ENOFFICE Adressen und Ansprechpartner HTM gl Optionen Datens tze je Seite 20 Abbrechen 2 Legen Sie im Feld Dateiname fest in welchem Verzeichnis orgAnice Print den Druck auftrag als HTML Dokument abspeichern soll 3 Definieren Sie im Feld Datens tze je Seite wie viele Datens tze auf einer HTML Seite gespeichert werden sollen Liegt die Gesamtanzahl der auszugebenen Datens tze des Reports ber der hier festgelegten Menge werden entsprechend weitere HTML Seiten angelegt die durch Hyperlinks miteinander verbunden sind 4 Starten Sie den Export ber den Button OK Reports in CSV exportieren Beim Export in CSV erhalten Sie ein Textformat mit Trennzeiche
62. Sie diesen mit der Taste amp Dieses Feld ist eine Lookup Liste mit Editierm glichkeit Sie k nnen hier aus der vordefinierten Liste einen Wert ausw hlen oder selbst einen Wert eingeben Sehr geehrte Frau Dr Sehr geehrter Herr Dr Dear Mr Dear Mrs Bei Organisationen gen gt eine allgemeine Anrede da Sie in der Tabelle Ansprechpartner individuelle Anreden f r den jeweiligen Ansprechpartner speichern k nnen Bei nat rli chen Personen geben Sie den Namen des Adressaten hinter die ausgew hlte Anrede ein beispielsweise Sehr geehrte Frau Dr Schlau 18 Versenden Sie regelm ig Informationen zu Ihrem Unternehmen oder Produkten w hlen Sie im Feld Info per den von diesem Kontakt bevorzugten Informationsweg aus 19 ber die daneben befindlichen Buttons k nnen Sie direkt aus orgAnice auf eine Inter net Seite des Adressaten zugreifen Zun chst m ssen Sie jedoch eine Internet Adresse etwa die der Homepage des Adressaten eingeben 37 38 Wenn Sie den rechten der beiden Buttons dr cken wird ein Men eingeblendet El Dokument von Yorlage erstellen Ei Neues Dokument erstellen Ei vorhandenes Dokument in die Datenbank kopieren B vorhandenes Dokument in die Datenbank verschieben Klicken Sie hier auf den letzten Men punkt Vorhandene Internet Adresse verkn pfen Dokument von Vorlage erstellen und verkn pfen vorhandenes Dokument verkn pfen vorhandene In
63. Tabellenlayout Adressen 2 Rufen Sie die Dialogbox Suchen nach Schl ssel auf mit dem Men befehl Navigieren Suchen nach Schl ssel oder mit einem Mausklick auf diesen Button oder mit der Tastenkombination b J x Geben Sie beispielsweise im Feld Suchbegriff entweder Suchbegriff Textanfang Datum Zeit oder Zahl den vollst ndigen Namen ein oder beschr nken Sie sich DO O O O OOOO auf die Anfangsbuchstaben mit denen der Name eindeutig von anderen Namen unterschieden werden Aktueler Suchschiisset Nare kann orgAnice Data unterscheidet beim Suchvorgang Al nicht zwischen Gro und Kleinschreibung daher ist es lt H M gt ae unerheblich in welcher Schreibweise Sie den Namen eingeben Schlie en Hilfe Geben Sie f r diesen Beispielfall als Suchbegriff den Anfangsbuchstaben T ein 3 Klicken Sie mit der Maus auf diesen Button oder bet tigen Sie die Return Taste Le Es wird nun auf allen Sortierschl sseln der Tabelle nach dem eingegebenen Suchbegriff durchsucht So bald ein Datensatz in dessen Sortierschl ssel der Suchbegriff enthalten ist gefunden wurde wird dieser als aktueller Datensatz in der Formulardarstellung angezeigt hier also die Firma Talking Technology Dieser Datensatz erscheint in der Listendarstellung farbig hervorgehoben Der Sortierschl ssel auf dem der Datensatz gefunden wurde wird unter halb des Feldes Suchbegriff angezeigt 4 Bl ttern Sie in der Tabelle um zu berpr
64. alle untergeordneten Datens tze verschoben werden aktivieren Sie die Option Alle Ansprechpartner von lt Kontaktname gt verschieben Damit werden alle Datens tze verschoben die derzeit angezeigt werden Wie Sie einzelne Datens tze markieren und den Anzeigestatus ver ndern um eine gezielte Auswahl von Ansprechpartner in einem Arbeitsgang zu verschieben entnehmen Sie bitte dem Abschnitt Mit Markierungen arbeiten ab Seite 73 Nur Ansprechpartner Felix Zechner verschieben alle Ansprechpartner von Dr Hermann Yoss GmbH verschieben Abbrechen 2 Noch w hrend die Dialogbox ge ffnet ist aktivieren Sie nun das Tabellenlayout Adressen und suchen Sie die gew nschte Adresse zu der Sie den oder die ausgew hlten Ansprechpartner verschieben m chten Die Adresse auf die Sie im Tabellenlayout Adressen positionieren wenn Sie im n chsten Schritt OK klicken ist der neue Datensatz dem der Ansprechpartner zugeordnet wird 3 Haben Sie die gew nschte Adresse ausgew hlt klicken Sie in der Dialogbox Datensatz verschieben auf OK Der Ansprechpartner und alle verkn pften Datens tze in Detailtabellen werden der aus gew hlten Adresse zugeordnet 65 66 Merkmale f r Kontakte anlegen und nutzen Einen Kunden zu kennen hei t nicht nur die Postanschrift und Kundennummer sondern auch alle Details und Besonderheiten abrufbereit zu haben Aber auch um Re ports Etiketten oder Serienbriefe zu erstellen wer
65. allen Texteintr gen gesucht wird ist die Volltextsu che wesentlich langsamer als die Suche nach Schl ssel Daf r hat sie den Vorteil dass Sie auch einen Suchbegriff eingeben k nnen der sich in der Mitte oder am Ende eines Feldes befindet 1 ffnen Sie die Dialogbox Volltextsuche ber den Men befehl Navigieren Volltextsuche oder ber die Tastenkombination b HE J H Geben Sie im Feld Suchbegriff den zu suchenden Begriff ein Hier gilt Je k rzer ein Suchbegriff ist umso unpr ziser ist Ihr Suchergebnis Volltextsuche x Suchbegriff Bauen z Durchsuchte Felder HH n As String 10 HA Titel As String 16 EH Vorname As String 36 HH Name As String 36 Um die Gro und Kleinschreibung beim Vergleich mit Ihrem Suchbegriff zu beachten aktivieren Sie das Kontrollfeld Gro und Kleinschreibung beachten Suchen Sie nach einem bestimmten Wort beispielswei se Ernst das in einem anderen Zusammenhang etwa Asternstra e auftreten kann aber f r Sie nicht Gro Kleinschreibung beachten D Nur ganze W rter relevant ist aktivieren Sie das Kontrollfeld Nur ganze W rter Suchrichtung EHZusatz As String 36 Gesamt EH Strasse As String 36 Im Bereich Suchrichtung stellen Sie ein in welchem C Aufw rts EHPLZAs String 10 Bereich nach dem Suchbegriff gesucht wird Der daf r C Abw ts HH Ort As String 23 verwendete Sortierschl ssel ist ID der jeden einzelnen HH
66. best tigen Sie mit OK Abbrechen 9 Geben Sie nun den Text ein und stellen Sie das Dokument fertig Speichern Sie es ber die Tastenkombination J oder ber den Men befehl Datei Aktualisieren 10 W hlen Sie nun den Men befehl orgAnice Serienbrief drucken Die Dialogbox orgAnice Serienbrief erscheint org nice Serienbrief x Klicken Sie mit der Maus auf den Button 1 Vorbereiten oder bet tigen Sie die Returntaste um gegebenen Absenderangaben und andere falls nochmals die Absenderangaben und Versanddaten Daten in die Yorlage benehmen aus Schritt 8 einzutragen 2 Datenquelle Adressen und Ansprechpartner Klicken Sie dann auf 2 Datenquelle f r den Seriendruck bestimmen 3 Drucken Seriendruck starten Abbrechen 121 122 11 Legen Sie nun fest an welche Adressaten der Serienbrief versandt werden soll orgAnice Serienbrief Datenquelle x Adressen C alle mit allen Ansprechpartnern mit markierten Ansprechpartnern C keine Ansprechpartner Ansprechpartner C Alle Markierte J Gesperrte Datens tze ber cksichtigen Abbrechen Drucken Aktivieren Sie die gew nschten Optionen je nachdem ob Sie den Serienbrief an alle Adressen oder Ansprech partner oder nur an ber Markierungen ausgew hlte Adressen oder Ansprechpartner versandt werden soll Aktivieren Sie dieses Kontrollfeld um auch Datens tze mit Sperrvermerk
67. dann auf das gew nschte Arbeitsbereichsicon klicken Die aktive Tabelle Adressen erkennen Sie an der farbigen Hervorhebung der Titelleiste In der Statuszeile am unteren Bildschirmrand wird der Tabellentitel angezeigt gt E gt Die Office Datenbank mit orgAnice Data benutzen Adressen finden und sortieren Bl ttern in der Adresstabelle Beim Bl ttern in der Adresstabelle h ngt die Reihenfolge in der die Adressen angezeigt werden vom aktuellen Sortierschl ssel ab Den Sortierschl ssel ausw hlen und bl ttern Ein Sortierschl ssel auch Index genannt ist ein Hilfsmittel zum Sortieren Durchsuchen und Verkn pfen von Tabellen Jede orgAnice Tabelle kann mehrere Sortierschl ssel enthalten Der aktuelle Sortierschl ssel bestimmt die Reihenfolge in der die Datens tze angezeigt werden 1 Nutzen Sie zur Auswahl des Sortierschl ssels den Men befehl Ansicht Sortierschl ssel und markieren Sie im Untermen den gew nschten Sortierschl ssel per Mausklick oder nutzen Sie die Lookup Liste Sortierschl ssel in der Symbolleiste die Sie per Mausklick oder ber die Taste F aktivieren k nnen Scrollen Sie mit der Maus durch die Liste und klicken Sie fon Mame auf den gew nschten Sortierschl ssel oder verwenden Sie die Cursortasten H und t und best tigen Sie Ihre Auswahl mit der Returntaste 4 Der jeweils aktuelle Sortierschl ssel wird in der Lookup Liste farbig hervorgehoben und zus tzlich in der S
68. das Icon f r den Dokument Typ auf dem Dokument Button angezeigt So erkennen Sie stets auf einen Blick ob der Daten satz ein Dokument diesen Typs enth lt Speichern Sie den Datensatz Die Office Datenbank mit orgAnice Data benutzen Dokumente verwalten und archivieren mit der Tastenkombination b J oder ber den Men befehl Bearbeiten Datensatz Speichern oder per Klick auf diesen Button oT 16 E Daum Benet _____ Tyerantwortlich Ein Datensatz der ein Dokument enth lt wird nun auch Eile IBrief 18 01 2001 lorgAnice 3 in der Listendarstellung durch ein Dokument Symbol in gt E Mail v 15 01 2001 org nice 3 BBB f j Anuf v 11 01 2001 orgAnice 3 BBB der zweiten Spalte der Liste gekennzeichnet B Brief v 04 01 2001 org nice 3 Admin Dokumente bearbeiten Jedes Dokument kann sp ter bearbeitet werden indem Sie auf den Dokument Button klicken Das assoziierte Programm wird gestartet und das Dokument darin ge ffnet wo Sie es bearbeiten k nnen Weitere f r den jeweiligen Dokument Typ spezifische Optionen zur Bearbeitung bietet das Popup Men des Dokument Buttons das Sie ber dessen rechte Fl che oder per rechten Mausklick auf den Dokument Button erreichen Dokumente die nicht aus Bin rdaten bestehen etwa Textdokumente txt werden in der Datenbank als so genanntes Paket gespeichert Hier k nnen Sie zus tzlich die Paketeigen schaften bearbeiten indem Sie aus dem Popup Men den Men
69. den Mauszeiger ber den Rand des Memofeldes ndert er sein Aussehen in einen Doppelpfeil Bewegen Sie dann die Maus mit gedr ckter linker Maustaste um die Gr e des Feldes zu ver ndern Das Memofeld schlie en Sie indem Sie auf eine beliebige Stelle au erhalb des Memofeldes klicken oder ber die Taste amp Haben Sie in das Memofeld Text eingetragen ist der Zettel auf dem Button mit Linien beschriftet tragen Sie nichts ein bleibt er leer 20 Nun sind alle Felder ausgef llt Speichern Sie jetzt den Datensatz mit dem Men befehl Bearbeiten Datensatz Speichern oder mit einem Mausklick auf diesen Button oder mit der Tastenkombination amp J 5 Die Office Datenbank mit orgAnice Data benutzen Ansprechpartner verwalten Oder brechen Sie die Eingabe ab wenn Sie den Datensatz nicht speichern wollen mit dem Men befehl Bearbeiten Datensatz Wiederherstellen oder mit einem Mausklick auf diesen Button oder mit der Taste fs Der gespeicherte Datensatz wird nach dem Speichern farbig hinterlegt in der Listendarstel lung der Adresstabelle angezeigt Beachten Sie auch die aktualisierte Formulardarstellung Im rechten Bereich der Formulardarstellung wird die Frau Petra Gregus Wienel Obst Gemiise GmbH k Co Postanschrift so wie sie im Ausdruck formatiert wird j angezeigt Am Gro markt 1d ern a Telefon und Faxnummern die Sie lediglich als Durch 45067 Gr nstadt wahlen angegeben haben erscheinen voll
70. den Men befehl Seite L schen bet tigen Sie die Taste amp oder klicken Sie auf diesen Button Die Seite wird aus dem Dokument entfernt Die Seitennummerierung im Seitenvorschau fenster wird dabei automatisch aktualisiert Haben Sie versehentlich eine Seite gel scht k nnen Sie diesen Vorgang r ckg ngig ma chen Beachten Sie jedoch dass stets nur eine Seite zum Wiederherstellen bereitgehalten wird Um die zuletzt gel schte Seite wieder herzustellen w hlen Sie den Men befehl Seite L schen r ckg ngig oder bet tigen Sie die Tastenkombination Z Die gel schte Seite wird dann an der urspr nglichen Position im Dokument wieder einge setzt Dokument einf gen M chten Sie dem aktuell ge ffneten Dokument ein weiteres orgAnice Image Dokument hinzuf gen w hlen Sie den Men befehl Datei Einf gen Eine Dialogbox wird ge ffnet ber die Sie das Laufwerk den Ablageordner sowie die einzuf genden Datei ausw hlen k nnen Das einzuf gende Dokument wird komplett hinter die aktive Seite des aktuellen Doku ments eingebunden Beachten Sie deshalb insbesondere bei mehrseitigen Dokumenten Positionieren Sie vor dem Ausf hren des Befehls im Seitenvorschaufenster zun chst auf die Seite hinter der Sie das weitere Dokument einf gen wollen Nach dem Einf gen wird die Seitennummerierung im Seitenvorschaufenster automa tisch neu verteilt Seiten importieren Nicht nur orgAnice Image Dokumente sondern auch
71. der Konvertierung wird erst begonnen wenn Sie dies im letzten Schritt best tigen Abbrechen Klicken Sie auf den Button Weiter Die Quelldatenbank ausw hlen Zun chst muss die Datenbank Quelle die Sie umstellen lassen wollen ausgew hlt werden z151 xl Bitte w hlen Sie hier die orgAnice 2 1 Datenbank aus die in das Format von orgAnice 3 konvertiert werden soll E 0rgdbioFFIcE 21 0ffice org al Bitte geben Sie hier das Supervisor Passwort f r Ihre Quelldatenbank ein Dies wird gleichzeitig das Supervisor Passwort f r die konvertierte Datenbank Die individuellen Passw rter der anderen Benutzer werden gel scht pe I Konvertierung ohne Daten Import Abbrechen lt Zur ck Weiter gt Geben Sie in der ersten Eingabezeile den Pfad und die Bezeichnung der Quelldatenbank ein W hlen Sie dazu im Explorer aus dem Datenbankverzeichnis die Datei mit der Datei endung org und ziehen Sie diese per Drag und Drop in die Eingabezeile ber den Button am Ende der Eingabezeile k nnen Sie alternativ Ihre Verzeichnisse auf dem Datentr ger ffnen und so nach der Quelldatei suchen Wenn Sie f r Ihre orgAnice 2 1 Datenbank ein Supervisor Passwort vergeben haben tragen Sie dieses Passwort in der unteren Eingabezeile ein Wurde f r den Supervisor kein Passwort angelegt lassen Sie die Eingabezeile leer Fehlt die Eingabe eines erforderlichen Passwortes oder haben Sie ein falsches Passwort eingegeb
72. der Tabelle Aktivit ten stehen die gleichen Navigations und Suchverfahren zur Verf gung wie im Abschnitt Vorg nge finden und sortieren ab Seite 94 beschrieben Dies sind das Bl ttern in der Tabelle Aktivit ten die Suche nach Schl ssel und die Volltextsu che In diesen F llen k nnen Sie alle Vorg nge durchsuchen nicht nur die der aktuellen Adresse Da die Tabelle Aktivit ten der Tabelle Vorg nge und diese wiederum der Tabelle Adres sen untergeordnet ist gelten f r das Suchen in dieser Tabelle dieselben Besonderheiten wie f r Vorg nge Was die Tabelle Aktivit ten von den Vorg ngen unterscheidet wird im Folgenden erl u tert Besonderheiten der Sortierschl ssel in der Tabelle Aktivit ten Die Datens tze der Aktivit ten werden nach dem Sortierschl ssel Datum VorganglD sortiert d h zuerst nach dem bergeordneten Vorgang und dann nach dem Datum der Aktivit t Damit sind Aktivit ten immer in der chronologischen Reihenfolge mit den j ngsten Aktivit ten zuerst sortiert gt Datum vorgangID Der jeweils aktuelle Sortierschl ssel wird in der Lookup Liste farbig hervorgehoben und zus tzlich in der G Betreff Statuszeile durch den Kommentar sortiert durch 0 Datum ausgewiesen 05 Alarm 03 Ausgangsaktivit t 03 Ausgangsdokument Den Markierungs Assistenten zur Auswahl verwenden Den Markierungs Assistenten nutzen Sie wie in den vorangehenden Abschnitten f r Adressen und Vorg nge beschrieben
73. der aktuell ge ffneten Datenbank hier Office 3 Datenbank anzeigt finden Sie die Men leiste und eine Symbolleiste zum Aktivieren h ufig ben tigter Befehle Wenn Sie den Mauszeiger ber einen Button in einer Symbolleiste f hren ohne mit der Maus zu klicken wird eine kurze Beschreibung ein so genannter Tooltip angezeigt Die Statuszeile am unteren Rand des Programmfensters zeigt aktuelle Statusinformationen ber den Zustand oder die Eigenschaften des gerade bearbeiteten Objekts an Wie orgAnice Daten darstellt orgAnice 3 nutzt verschiedene Darstellungsoptionen um unterschiedliche Daten einer auch noch so komplexen Datenbank einfach und bersichtlich anzuzeigen Zu diesem Zweck nutzt orgAnice Tabellenlayouts Die Office Datenbank mit orgAnice Data benutzen Den Programmarbeitsbereich kennen lernen Tabellen und Tabellenlayouts Der eigentliche Bereich in dem die in der Datenbank gespeicherten Datens tze visualisiert werden wird Tabellenbereich genannt orgAnice Data unterscheidet zwischen der physikalisch gespeicherten Tabelle in der Datenbank und dem sogenannten Tabellenlayout Ein Tabellenlayout ist eine Art Maske die ber einen gespeicherten Datensatz gelegt wird und nur bestimmte Informationen sichtbar macht Adressen 4 Alle Datens tze An An die 7 Titel omame Name Senatsverwaltung f r Bauen Zusatz Wohnen und Natur Strasse Titel PLZ Ot 13505 Berin Lad b g o x Bezeichnung Land Jede
74. die gew nschte Adresse erreicht wechseln Sie zur ck zu orgAnice Wenn Sie den Button Adresse von Web Browser lt lt dr cken bernimmt orgAnice die Daten der aktuellen Seite Ihres Web Browsers in die Dialogbox Klicken Sie dann auf OK um die Adresse in das Feld zu berneh men Wenn Sie bereits alle Artikel die zur Erstellung eines Angebotes f r einen ausgew hlten Kunden erforderlich sind eingegeben haben k nnen Sie den n chsten notwendigen Schritt absolvieren Kundennummer anlegen Bevor Sie Angebote oder Rechnungen zu einer Adresse anlegen sollten Sie in einem weiteren vorbereitenden Schritt f r den ausgew hlten Adressaten eine Kundennummer anlegen Die Kundennummer ist allerdings nur zwingend erforderlich wenn Sie eine Rechnung erstellen wollen F r die Anfertigung eines Angebotsdokumentes oder wenn Sie nur Datens tze f r die Ermittlung von Verkaufschancen erzeugen ist f r eine Kundennummer prinzipiell keine Eingabepflicht festgelegt Das hat den Hintergrund dass die Anzahl der Kundennummern berschaubarer gehalten wird wenn nicht f r jedes Angebot eine Nummer vergeben wird Sie k nnen also freiblei bend entscheiden ob Sie auch bereits in der Angebotsphase Kundennummern vergeben oder diese erst in der Rechnung festschreiben wollen Um eine Kundennummer zu vergeben verfahren Sie wie folgt 1 ffnen Sie den Arbeitsbereich Verkaufschancen amp Rechnungen indem Sie in der linken Spalte des Pro
75. die Art und Betreff Dauer _ Telefonnummer Zeit Kosten H y 49 303856123 1239 Dauer der Gespr che sowie ggf den Betreff des 38 0 12 DM i z s l 1230 1232 0 24 DM Gespr ches sofern dieser ber das Notizfenster P Monika Schulz Produktinformationen versenden 0 03 21 43 76 645433 1221 12 24 l Annett Meinecke Nicht angenommen 49 721 85421 1210 ein ge ge ben wurde hi Dr Fechner Termin ausgemacht 0 02 32 41 61 8421524 11 56 11 58 0 24 DM den Claudia Laute Besetzt 49 324 548412 11 47 Das Notizfenster bietet Raum f r Gespr chsnotizen die mit jedem Gespr ch gespeichert werden k nnen Betreff Nachfragen bzgl Angebot vom 03 11 Inhalt Die Annahme des Angebots steht kurz bevor 1 Gespr ch verbunden 1 gehalten Z Dar ber hinaus informiert die Statuszeile am unteren Rand des Programmarbeitsbereiches stets ber den aktuellen Stand von durch orgAnice Phone gesteuerten Gespr chen Mit orgAnice Phone telefonieren Die Funktionsweise von orgAnice Phone Das Gespr chsdatenfenster Im Gespr chsdatenfenster werden die Gespr chsinformationen von der TAPI und die in der Datenbank zum Adressaten gefundenen Daten spaltenweise abgebildet Gespr chsda ten zu ein oder ausgehenden Gespr chen werden dabei zeilenweise aufgelistet Die standardm ig vorgegebene Spaltenreihenfolge kann vom Benutzer wie folgt umge stellt werden 1 Bewegen Sie den Mauszeiger auf die Spaten
76. die gew nschte Adresse zu der Sie den Vorgang oder die ausge w hlten Vorg nge verschieben m chten Die Adresse auf die Sie im Tabellenlayout Adressen positionieren wenn Sie im n chsten Schritt OK klicken ist der neue Datensatz dem der Vorgang zugeordnet wird 3 Haben Sie die gew nschte Adresse ausgew hlt klicken Sie in der Dialogbox Datensatz verschieben auf OK Der Vorgang und alle verkn pften Datens tze in Detailtabellen werden der ausgew hlten Adresse zugeordnet 99 100 Aktivit ten bearbeiten und ausf hren Unter dem Begriff Aktivit ten wird in orgAnice alles zusammengefasst was mit der t glichen Korrespondenz Briefen Faxen und E Mail Telefonaten und Terminen in Zusammenhang steht Unter Aktivit ten werden unterschiedlichste Datens tze von ein und ausgehender Post bis hin zu Telefonnotizen gespeichert Wenn Sie ein Brief ein Fax oder eine E Mail schreiben f gt orgAnice automatisch Ihre Absenderangaben in die Kopfzeile ein Voreingestellt sind die Angaben zu einem Beispiel absender der Sinoplan Systemhaus GmbH Bitte lesen Sie in der Technischen Referenz Kapitel 3 Abschnitt Die Datenbank personalisieren wie Sie die Absenderangaben n dern Beachten Sie dass die Automatisierung der Dokumentenerstellung von Briefen und E Mails Microsoft Office 2000 voraus setzt Termine und interne Aktivit ten berwachen In der Tabelle Aktivit ten k nnen Sie Aufgaben Fristen Verabredungen od
77. die rechte Fl che des Dokument Buttons oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Dokument Button B Dokument von Yorlage erstellen El Neuss Dokument erstellen E vorhandenes Dokument in die Datenbank kopieren B vorhandenes Dokument in die Datenbank verschieben Ej Dokument von Zwischenablage erstellen W hlen Sie hier den Men punkt Dokument von Zwischenablage erstellen Der Men punkt steht nur zur Verf gung wenn sich geeignete Daten in der Zwischen ablage befinden Dokument von Vorlage erstellen und verkn pfen vorhandenes Dokument verkn pfen vorhandene Internet Adresse verkn pfen 3 Ein neues Dokument mit dem zum Inhalt der Zwischenablage passenden Dokument Typ wird erzeugt Speichern Sie nun den Datensatz Dokumente der Datenbank hinzuf gen Existiert das Dokument das Sie in der Datenbank speichern wollen bereits k nnen Sie dies in die Datenbank verschieben oder kopieren also lediglich ein Duplikat des Doku mentes in der Datenbank speichern Ein vorhandenes Dokument in die Datenbank kopieren Ein Dokument das auf einem Datentr ger etwa auf Ihrer Festplatte oder im Netzwerk liegt kopieren Sie in die Datenbank indem Sie einen Datensatz anlegen und dann auf die rechte Fl che des Dokument Buttons klicken El Dokument von Yorlage erstellen B Neuss Dokument erstellen Ej vorhandenes Dokument in die Datenbank kopieren B vorhandenes Dokument in die Datenbank
78. dies in orgAnice Phone ber die Funktion Gespr ch verbinden realisiert Um eingehende Anrufe entgegen zu nehmen sowie externe und internen Gespr che aus orgAnice Phone aufzubauen nutzen Sie den Men befehl Gespr ch Verbinden oder die Tastenkombination 7 oder ber einen Mausklick auf diesen Button Einen eingehenden Anruf annehmen Ein eingehender Anruf wird im Gespr chsfenster ber einen neuen Datensatz angemeldet dem der Button in animierter Form vorangestellt ist Haben Sie das Gespr ch verbunden ndert sich das Aussehen des Buttons wie nebenste hend dargestellt Eine Rufnummer w hlen Gew hnlich werden Sie Gespr che zu externen oder internen Teilnehmern ber orgAnice Data aufbauen Andererseits k nnen Sie dies auch direkt ber orgAnice Phone auf ver schiedene Weise handhaben 175 y 176 1 Befinden sich im Gespr chsdatenfenster bereits ein oder mehrere Datens tze von Anrufern k nnen Sie ein Gespr ch aufbauen indem Sie den gew nschten Teilnehmer mit der Maus oder den Kursortasten Auf oder Ab aus der Datensatzliste aktivieren und anschlie end den Men befehl Gespr ch Verbinden oder die Tastenkombination 7 oder auf diesen Button klicken oder die Returntaste bet tigen 2 Ein zweite M glichkeit ist die Direktverbindung aus dem Lookup Feld der Symbolleis te In das Lookup Feld der Symbolleiste k nnen Sie Telefonnummern oder IP Adressen eingeben Nach Bet tigung der Returntaste 4 w
79. einblenden indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Symbolleisten klicken und im Kontextmen den Men eintrag orgAnice deaktivieren oder wieder aktivieren Mit dem Sicherheitspatch von Microsoft arbeiten Wenn Sie das E Mail Attachment Sicherheitspatch von Microsoft f r Office 2000 instal liert haben kann dies Ihre Arbeit behindern Zwar werden b swillige Programme durch die Sicherheitsabfrage gestoppt aber die von orgAnice Outlook Connector genutzte Schnittstelle zum bertragen von Daten ist eben falls von der Abfrage betroffen Gegebenenfalls wird dann eine Dialogbox mit einer Sicherheitsabfrage angezeigt x Da dieser Zugriff auf Outlook beabsichtigt und unge A Ein Programm versucht auf Ihre in Outlook gespeicherten f hrlich ist aktivieren Sie per Mausklick auf das Kon E Mail Adressen zuzugreifen M chten Sie dies zulassen trollk stchen die Opti on Zugriff gew hren f r und Falls dies unerwartet geschieht k nnte es sich um einen Virus iej E i ij handeln Gew hren Sie in diesem Fall keinen Zugriff stellen Sie in dei Dropdown Liste die gew nsehte Maximaldauer f r den genehmigten Zugriff auf Outlook ein IV Zugriff gew hren f r F Er Best tigen Sie dann mit Ja Erst dann wird die Verbindung mit orgAnice f r den von Ihnen eingestellten Zeitraum aufgebaut Kommunikation mit orgAnice und Microsoft Outlook Besonderheiten und Voreinstellungen Voreinstellungen am Outlook Connector vornehmen Die Ta
80. eine vorhandene oder erstellen Sie eine neue orgAnice 3 Datenbank in die Sie die Daten importieren m chten C Datenbank ffnen Neue Datenbank Dateiname C Orgdb Office odb F Benutzername Admin Gebietsschema Deutsch Deutschland Abbrechen lt Zur ck weiter gt 2 Geben Sie in die Eingabezeile Datenbank Pfad und Dateinamen f r die neu zu erstel lende Zieldatenbank ein ber diesen Button am Ende der Eingabezeile k nnen Sie alternativ Ihre Verzeichnisse auf dem Datentr ger durchsuchen das gew nschte Zielverzeichnis einstellen und so den Datenbankbezeichner mit der f r orgAnice 3 relevanten Dateiendung odb ausw hlen 3 Geben Sie in die Eingabezeile Benutzername den Namen des Benutzers beziehungs weise des Administrators ein Importfunktionen in Verbindung mit der Anlage einer neuen orgAnice 3 Datenbank beinhalten besondere Administrationsrechte Mit der Eingabe Ihres Benutzernamens sind Sie automatisch Administrator Supervisor f r die neue Datenbank Das bedeutet dass nur unter Ihrem Benutzernamen sp ter weitere Benutzer angelegt und Rechte zuge wiesen werden k nnen W hrend die Importfunktionalit t in bestehende Datenbanken f r den normalen Benutzer auf den Datenimport in bestehende Tabellen beschr nkt bleibt k nnen Sie als Administrator in der Zieldatenbank auch neue Tabellen anlegen 4 Im Listenfeld Gebietsschema k nnen Sie den f r Sie relevanten Sprachraum ausw h len und ber
81. fen ob weitere Eintr ge mit dem Anfangs buchstaben T enthalten sind mit diesem Button abw rts oder mit diesem Button aufw rts Haben Sie den gew nschten Eintrag gefunden klicken Sie auf den Button Schlie en 5 Um auf dem in der Reihenfolge der Sortierschl ssel folgenden oder vorangehenden Schl ssel nach demselben Suchbegriff zu suchen k nnen Sie allerdings auch die Dialog box Suche nach Schl ssel ge ffnet lassen Klicken Sie dann auf diesen Button um auf dem n chsten Sortierschl ssel nach dem Suchbegriff zu suchen oder Die Office Datenbank mit orgAnice Data benutzen Adressen finden und sortieren 2 H auf diesen Button um auf dem vorangehenden Sortierschl ssel zu suchen So lange Treffer gefunden werden k nnen Sie sich von Sortierschl ssel zu Sortierschl ssel durchklicken Auch au erhalb der Dialogbox k nnen Sie weitere Sortierschl ssel durchsuche um den richtigen Eintrag zu finden mit dem Men befehl Navigieren Nachfolgende Indices oder mit der Taste f3 Den vorangehenden Sortierschl ssel erreichen Sie ber den Men befehl Navigieren Vorherige Indices oder die Tastenkombination J Wenn Sie nach Telefon oder Telefaxnummern suchen geben Sie bitte nur Ziffern hinter einander ein wie in diesem Beispiel 49302350490 Volltextsuche in der Adresstabelle Mit der Volltextsuche k nnen Sie den gesamten Inhalt der Adresstabelle durchsuchen Da die Zeichenfolge des Suchbegriffs in
82. ffnen eine Datenbank komplett neu erstellen oder eine Datenbank auf Basis einer anderen Datenbank neu erstellen Das Frstellen einer neuen Datenbank wird in der Technischen Referenz Kapitel 3 Ab schnitt Eine neue Datenbank anlegen erl utert Zum ffnen einer Datenbank aktivieren Sie die erste Option Eine existierende Datenbank ffnen und klicken auf OK orgAnice installieren und starten 57 orgAnice Data starten Datenbank ausw hlen Bestimmen Sie nun welche Datenbank Sie ffnen m chten indem Sie auf den Button ffnen klicken und die Datenbank auf Ihrer Festplatte oder im Netzwerk lokalisieren CEE ax W hlen Sie die Datei mit dem Suffix odb aus und Suchen in Office3 Jj e Em klicken Sie auf ffnen vorlagen f r Aktivit ten Vorlagen f r Dokumente Office3 odb Dateiname Office3 odb lt Dateityp orgAnios 3 0 Datenbank odb z Abbrechen 4 Der Pfad der Datenbank wird dann in das Feld Datenbank bertragen Nun m ssen Sie sich als Benutzer anmelden Benutzer anmelden Bevor Sie eine Datenbank ffnen m ssen Sie sich bei orgAnice mit einem Benutzerkurz namen und Kennwort anmelden Beide Informationen werden in jeder Datenbank indivi duell gespeichert Da die Datenbank m glicherweise vertrauliche Informationen enth lt sollten Sie sich Ihr Kennwort gut einpr gen es aber nirgends notieren Ohne die korrekte Kombination aus Benutzernamen und Kennwort ist ein
83. gen Die Office Datenbank mit orgAnice Data benutzen Dokumente verwalten und archivieren Dokumente verwalten und archivieren Die Dokumente die in der Tabelle Aktivit ten abgelegt wurden sind immer ber Vor g nge einer bestimmten Adresse zugeordnet F r Dokumente die nicht einem bestimmten Adressaten zugeordnet werden k nnen steht Ihnen in der Office Datenbank der Arbeits bereich Ordner und Dokumente zur Verf gung Er ist in der Arbeitsbereichsgruppe Dokumente enthalten Die Ordner k nnen Sie sich wie eine Ablage mit richtigen Aktenordnern vorstellen Jeder Ordner besitzt ein bestimmtes Thema und enth lt die dazu passenden Dokumente So helfen die Ordner bei einer gr eren Dokumentenanzahl einen raschen berblick zu schaffen Der Arbeitsbereich Formularverwaltung nimmt dabei eine Sonderstellung ein Hier werden zu den Ordnern und Dokumenten auch die Tabellenlayouts Adressen und An sprechpartner dargestellt Dies erlaubt Ihnen auch w hrend der Arbeit mit Dokumenten Anrufe zu t tigen und zu empfangen Briefe und E Mails zu schreiben oder Adressen und Ansprechpartner ber den Markierungs Assistenten zu sortieren Die Tabellen Ordner und Dokumente Wenn Sie die Office Datenbank installieren sind in der Tabelle Ordner bereits zwei Datens tze angelegt Sie k nnen hier beliebige Ordner zu unterschiedlichen Themen und Kategorien anlegen Der Mastertabelle Ordner ist die Detailtabelle Dokumente untergeordnet Hier we
84. gestartet Die in der Mitte des Bildschirms erscheinende Dialogbox bietet Ihnen im Laufe der Installation eine Reihe von Optionen an Willkommen xl Wilkommen zum org nice 3 Setup Mit diesem Programm wird org nice 3 auf Ihrem Computer installiert ber die Buttons Weiter und Zur ck k nnen Sie im Ablauf der Installation schrittweise vor und zur ck wechseln um gegebenenfalls Ver nderungen an Ihren Einstellungen vorzunehmen Es wird dringend empfohlen da Sie alle Windows Programme beenden bevor Sie das Setup ausf hren Klicken Sie auf Abbrechen um das Setup zu beenden und schlie en Sie danach alle ge ffneten Programme W hlen Sie Weiter um mit Setup fortzufahren ber den Button Abbrechen k nnen Sie das Setup jederzeit beenden WARNUNG Diese Anwendung ist durch Urheberrecht und internationale Vereinbarungen gesch tzt Unberechtigte Reproduktion oder nicht autorisierter Vertrieb dieser Anwendung oder einer ihrer Komponenten wird gerichtlich verfolgt und kann zu erheblichen Strafen f hren Zur ck Abbrechen Best tigen Sie zun chst mit Weiter 2 Im n chsten Schritt werden Ihnen aktuelle Informationen die eventuell zur Druckle gung dieses Handbuchs noch nicht bekannt waren sowie weitere Hinweise zur Installati on angezeigt Mit den Cursortasten und J oder mit Hilfe der Bitte nehmen Sie die folgenden Hinweise zur Kenntnis Scrollleiste k nnen Sie sich die gesamten aktuellen H
85. grafisches Zeichen das eine Windows Anwendung repr sentiert Hier sehen Sie das Programmsymbol von orgAnice Data orgAnice verwendet die Programmsymbole anderer Anwendungen gelegentlich um Dokumente darzustellen die sich mit diesen Anwendungen ffnen lassen Programmverzeichnis Das Verzeichnis das die Programmdateien einer Anwendung enth lt Rahmenobjekt Die Definition eines Rahmens der in einem Report oder Etikettendruck ausgegeben werden soll Diese umfasst die Position und Gr e sowie die Strichst rke des Rahmens Rahmen mit einer H he von 1 werden als horizontale Linien dargestellt Rahmen mit einer Breite von 1 als vertikale Linien Die Definition unterscheidet sich geringf gig in Abh ngigkeit davon in welchem Bereich der Rahmen ausgegeben werden soll Als Rahmen au erhalb des Datenbereichs oder als Rahmen innerhalb eines Etiketts Raster Ein bzw ausschaltbare Gitterlinien auf dem Formularbereich zur automatischen Ausrich tung der Formular Controls ber den Men befehl Formular Controls Raster verwenden oder ber einen Mausklick auf diesen Button k nnen Sie das Raster an oder abschalten Glossar Registriernummer Rufnummer internationale Registriernummer Eine Nummer die Sie nach dem Kauf einer orgAnice Lizenz erhalten Die Registriernum mer bestimmt die Art und den Umfang der m glichen Nutzung von orgAnice Eine Testlizenz erfordert keine Registriernummer Relation Verkn pfung
86. in das Feld bernommen wird Eine Reihe anderer Merkmale etwa Anzahl der Mitarbeiter bieten einen zus tzlichen Wert lt beliebig gt an Damit legen Sie fest dass das Merkmal zwar in die Pr fung einbezo gen wird es jedoch keinen speziellen zugeh rigen Wert aufweisen muss Auf diesem Wege k nnen alle Adressen markiert werden deren Mitarbeiterzahl bekannt ist F r Merkmale die eine Benutzerliste der Datenbank enthalten etwa das Merkmal Pers n licher Favorit wird die Liste aller Benutzer der Datenbank angezeigt Auch hier bietet sich der Wert lt beliebig gt dazu an alle Adressen zu markieren denen ein oder kein Mitarbei ter als Kontaktperson zugeordnet ist Logische Vergleiche verwenden Bei der Erl uterung der Markierung von Adressen wurde bereits auf die logischen Verglei chen eingegangen die Sie f r die Merkmale einer Bedingung definieren k nnen Zur bersicht seien die drei verf gbaren Optionen im Konfigurationsmodus des Markierungs Die Office Datenbank mit orgAnice Data benutzen Mit Markierungen arbeiten 2 Assistenten hier erl utert Falls Sie mit logischen Vergleichen vertraut sind sind hier die Operatoren mit benannt Die Adresse Die Adresse muss wenigstens eines der ausgew hlten muss wenigstens eines der ausgew hlten Merkmale enthalten Merkmale enthalten Hierbei handelt es sich um einen muss alle ausgew hlten Merkmale enthalten logischen OR Vergleich bei der zumindest eines der C da
87. mit Doppelpunkt und einem Backslash lt Laufwerksname gt Das Wurzelverzeichnis Ihrer Festplatte C hei t also C Da Verzeichnisse Unterverzeichnisse enthalten k nnen wird der komplette Name eines Verzeichnisses Pfad wie folgt angegeben lt Laufwerksname gt lt Verzeichnisname gt lt Unterverzeichnisname gt Beispiel C ORGDB OFFICE Um eine Datei mit ihrem vollst ndigen Verzeichnis und Dateinamen zu benennen wird an den Pfadnamen des Verzeichnisses ein Backslash und der Dateiname angeh ngt Beispiel C ORGDB OFFICE OFFICE 3 ODB Visual Basic for Applications Abk rzung VBA Eine von Microsoft entwickelte Programmiersprache f r die funktionelle Erweiterung und Anpassung von Anwendungsprogrammen Der VBA Sprachumfang ist eine Untermenge von Microsoft Visual Basic und bietet anwendungsspezifisch zus tzliche Spezialfunktionen VBA ist in allen Standard Office Applikationen enthalten MS Word f r Windows MS Excel MS Access MS Powerpoint Um eine unbegrenzte Flexibilit t zu erreichen ist VBA ebenfalls Bestandteil von orgAnice 3 Visual Basic Editor Die Entwicklungsumgebung zur Programmierung von VBA Programmen auch VBA Skripts genannt Der Aufruf erfolgt im Konfigurationsmodus ber Extras Visual Basic Editor die Tasten kombination oder ber den entsprechenden Button in der Symbolleiste Vollbilddarstellung Die Darstellung eines Programmfensters in der vollen Bildschirmgr e Zum Umsch
88. mit dem Men befehl Bearbeiten Datensatz neu oder mit einem Mausklick auf diesen Button oder mit der Tastenkombination N Verkaufschancen A lle Datens tze Projekt Komplettpaket A1 verantw Admin Administrator Wert absolut Wert gewichtet ust V Netto 0 00 0 00 Notiz f hai USt 16 0 00 0 00 USt 7 0 00 goo 5 a5 Gesamt 0 00 0 00 gt o Projekt Veran Volumen Gewichtet E 1 0 001_0 007 4 Speichern Sie den Datensatz mit dem Men befehl Bearbeiten Datensatz Speichern oder mit einem Mausklick auf diesen Button oder mit der Tastenkombination amp J Die Office Datenbank mit orgAnice Data benutzen 9 orgAnice Fakturierung benutzen 2 Geben Sie hier eine Bezeichnung f r das Projekt ein W hlen Sie hier aus der Liste den verantwortlichen Bearbeiter Aus diesem Listenfeld k nnen Sie einen vordefinierten Bearbeitungsstand ausw hlen der dem Verkaufschan cenprojekt entspricht Verkaufschancenpositionen zusammenstellen 1 Aktivieren Sie die Tabelle Artikel und positionieren Sie mit der Maus auf den Artikel den Sie in die Tabelle Verkaufschancenpositionen bernehmen wollen A Alle Datens tze Artikel Rechner XJK 2 Nummer 00000004 Art Hardware Einheit St ck Nettopreis 1 300 00 Brutto 1 508 00 Mindestpreis 1 200 00 Brutto 1 392 00 USt Satz Normal 16 Fl 4 o Artikel rtikel
89. nach dem Zuordnen in Outlook gel scht Kontakte bertragen Kontakte die Sie in Outlook verwaltet haben k nnen Sie ber die Funktion Kontakte bertragen in eine orgAnice Datenbank bertragen Einzelne Kontakte bertragen 1 Markieren Sie in Outlook den Kontakt den Sie in die orgAnice Datenbank bertragen m chten 2 Um den markierten Kontakt nach orgAnice zu bertragen verwenden Sie den Men befehl orgAnice Kontakt bertragen oder verwenden Sie die Tastenkombination _ 0 K oder klicken Sie auf diesen Button Kommunikation mit orgAnice und Microsoft Outlook Outlook Connector benutzen Die Dialogbox Kontakt bertragen erscheint xl In der folgenden Tabelle ablegen Je nach Konfiguration Ihrer Datenbank bietet Ihnen die Dialogbox im Feld In der folgenden Tabelle ablegen mehrere Tabellen an in denen Sie den Kontakt ablegen k nnen und die Zuordnung zu folgendem Datensatz vornehmen OK Abbrechen 3 In der Office Datenbank stehen die Tabellen Adressen und Ansprechpartner stan dardm ig zum Ablegen von Kontaktdaten zur Verf gung Die Tabelle Ansprechpartner ist bereits vorausgew hlt Einzelpersonen die Sie einer Firmenadresse zuordnen m chten legen Sie in der Tabelle Ansprechpartner ab Die Kontaktdaten werden dann dem aktuell in der orgAnice Datenbank angezeigten Adressdatensatz zugeordnet Um einen vollst ndigen neuen Kontakt anzulegen w hlen Sie die Tabelle Adressen zum Spei
90. r einen sp teren analogen Import durch Anwahl des Regelnamens aus der Liste wieder zur Verf gung Importregeln die Sie nicht mehr ben tigen k nnen Sie aus der Datenbank entfernen indem Sie die zu l schende Importregel in der Liste markieren und auf den Button Regel l schen klicken 1 Sind noch keine Regeln gespeichert ist die Liste leer Anderenfalls w hlen Sie eine bereits existierende Importregel per Mausklick auf die gew nschte Regel in der Liste M chten Sie eine neue Importregel anlegen klicken Sie mit dem Mauszeiger auf den Men eintrag lt Neue Importregel gt in der Liste 2 Wollen Sie nderungen in einer ausgew hlte Regel vornehmen m ssen Sie das Kon trollfeld Einstellungen festlegen aktivieren Ist das Kontrollfeld deaktiviert wird die Importregel mit den in der Regel abgelegten Einstellungen ohne weitere R ckfragen vom Programm abgearbeitet 3 Klicken Sie nun auf Weiter Haben Sie eine neue Importregel erstellt oder haben Sie die Option Einstellungen festlegen aktiviert wird nun die Dialogbox Datenquelle bestimmen wird aufgerufen Datenquellen festlegen und ffnen In der folgenden Dialogbox k nnen Sie einen Datenquellentyp ausw hlen orgAnice Import stellt dabei in einer Liste verschiedene Anwendungen und Dateiformate zu Aus wahl orgAnice Import Datenquelle bestimmen iol xi W hlen Sie das Format der zu importierenden Daten dBase cpi 2 x Outlook Hilfe Abbrechen
91. r einzelne Felder und ggf Unterzeilen geglie dert F r jede Zelle des Spalten Unterzeilen Rasters kann jeweils ein Datenzeilentext defi niert sein Datenzeilentext Die Definition eines Textes der in einem Report oder Etikettendruck ausgegeben werden soll Diese umfasst einen orgBasic Ausdruck der bei der Druckausgabe ausgewertet wird und dessen Ergebnis gedruckt wird ferner Angaben zur optischen Gestaltung und zur Anord nung des Textes Die Definition unterscheidet sich geringf gig in Abh ngigkeit davon in welchem Bereich der Text ausgegeben werden soll Als freier Text au erhalb des Datenbereichs als Text in der Kopfzeile oder in Datenzeilen eines Reports oder als Text innerhalb eines Etiketts Dialogbox Ein Fenster das zur Abfrage von Informationen vom Benutzer dient In den meisten F llen werden Dialogboxen ber Befehle aufgerufen Punkte hinter einem Befehl zeigen an dass dieser Befehl eine Dialogbox ffnet Dokument Daten von Windows Anwendungen beispielsweise zur Textverarbeitung Tabellenkalkula tion Pr sentation oder Grafikbearbeitung die in der Regel als einzelne Datei abgelegt 271 o 272 werden Beim Speichern eines Dokumentes aus einem Anwendungsprogramm heraus muss dabei ein eindeutiger Dateiname innerhalb eines Dateiverzeichnisses angegeben werden Bei den von orgAnice verwalteten Dokumenten wird unterschieden zwischen internen Dokumenten und externen Dokumenten F r jede
92. sind office 3 Datenbank orgAnice Data z oj x Tite Izei le Datei Bearbeiten Ansicht Markierungen Navigieren Makros Extras e E AE a EL EE En FRE Men leiste E Alle Datens tze I Alle Datens tze Aan 2 Mel IT iby bi Software AG Hen Symbolleiste Vorname Menbergpislz3 Vorname Thomas Name bit by bit Software AG 10789 Berlin Name Gueffroy gt FAA Arbeitsbereichsauswahl Strasse Wittenbergplatz 37 PLZ On 0788 Bernin Land fp z I Deutschand 00000 Vorg nge und Aktivit ten Telefon 1 49 30 23 50 49 0 g tana aaua Statuszeile E Telefax 49 30 213 97 73 3 49002139773 ee EMail info bitbybit ag Tabellenlayout Referenz sme gueffroyi Anrede Sehr geehrte Damen und Herre v Sehr geehrte Damen und Herren Ansprechpartner merkmale Infoper E Mail URL 2 E Mai u xjolelol l u o x Bezeichnung Land PLZ Ort Name Erweiterte Armaturen Vo GmbH 51679 Wipperf rth Frau Friedrich Adressinfos x ART Staufen Her Gueffroy Berlin Her _Hannigar Hamburg Herr Hellwig Senatsverwaltung f r Bauen Wohnen und D 13505 Berlin Her _Hohensc Talking Technology Inc USA 94501 Alameda CA Herr J rgens TechnoPlan GmbH D 17513 Fehrbellin Herr Kahnt Dr Hermann Voss GmbH Armaturenfabrik D 51679 Wipperf rth Her Klo Adressen sortiert nach Name 8 Datens tze Admin Administrator verw Oberfl DB Benutze Unterhalb der Titelzeile die den Titel
93. sondern im Feld Zusatz die Zeichenfolge MBH enthalten ist Die zweite Aussage muss also mit der ersten verbunden werden Dies kann durch die logischen Operatoren Or logisches ODER oder And logisches UND geschehen Im Beispielfall ist die richtige Verkn pfung beider Teilaussagen Or da in einem Datensatz die Zeichenfolge MBH im Feld Name oder im Feld Zusatz stehen kann Die Regel f r das logische Or wird also erf llt Beim logischen Or muss mindestens eine der beiden Teilaussagen wahr sein damit die kombinierte Aussage wahr ist 85 86 la 2 2 Uoj e lt lt gt gt anali Not Positionieren Sie die Einf gemarke mit der Taste Joder ee mit der Maus an das Ende des Ausdrucks und klicken Sie nSt UCasel Adressen gt Name MBH J Or Neu auf den Button Or um ihn in das Ausdrucksfeld zu N bernehmen Angenommen Sie w rden den Operator And verwenden dann w rde die kombinierte Aussage nur f r solche Adressen wahr die sowohl im Feld Name als auch im Feld Zusatz die Zeichenfolge MBH enthalten Beim logischen And m ssen beide Teilaussagen wahr sein damit die kombinierte Aussage wahr ist 10 Jetzt k nnen Sie die zweite Aussage eingeben die berpr ft ob im Feld Zusatz die gesuchte Zeichenfolge vorhanden ist Die Schritte sind analog zu den vorherigen W hlen Sie aus der Registerkarte Kernfunktionen die Funktion InStr durch Doppelklick aus 11 Setzen Sie die Texteinf gemarke mit der Maus vor das Ko
94. speichert sowohl Nutzdaten Tabellen Dokumente Benutzerdaten als auch Informationen ber die Struktur dieser Daten Methoden Begriff aus dem Bereich der objektorientierten Programmierung Eine Methode wird aufgerufen um ein Objekt zu veranlassen eine bestimmte Aktion durchzuf hren orgAni ce Data und der orgAnice Datenbankserver verf gen ber ein spezielles Objektmodell auf das ber eine Standardschnittstelle zugegriffen werden kann Alle Objekte k nnen ber diese Schnittstellen manipuliert werden Namen reservierte Schl sselw rter von orgBasic die den Ablauf einer benutzerdefinierten Funktion steuern Sie d rfen nicht zur Bezeichnung von Variablen verwendet werden Gro oder Kleinschrei bung ist beliebig Reservierte Namen sind z B FUNCTION IF ELSEIF ELSE ENDIF PRINT RETURN SELECT Namen orgBasic Bezeichner f r Feldnamen Operatoren Funktionen und Variablen der orgBasic Sprache Sie sind nicht case sensitive d h Gro oder Kleinschreibung wird nicht unterschieden Zul ssige Zeichen f r Namen sind die Buchstaben des englischen Alphabets von A bis Z der Unterstrich _ und die Ziffern von O bis 9 Das erste Zeichen eines Namens muss ein Buchstabe oder Unterstrich sein Die L nge eines Namens liegt zwischen 1 und 31 Zeichen Objekteditor Werkzeug innerhalb des Konfigurationsmodus von orgAnice Data Mit dem Objekteditor werden alle Elemente der physikalischen Datenbankstruktur der Oberfl che u
95. txt ffnen aktiviert wird zun chst die Datei mit aktuellen Hinweisen im Textedi SETUP Wir empfehlen die Hinweise in der Readme Datei zu lesen und toran geze igt w nschen viel Spa mit org nice 3 Aktivieren Sie das Feld Datenbank ffnen um direkt nach Abschluss der Installation die Office Datenbank zu ffnen IV Readme tst ffnen IV Datenbank ffnen Klicken Sie auf Beenden um das Setup abzuschlie en Aktivieren Sie die gew nschten Checkboxen und klicken Sie auf Beenden Wie Sie nun weiter vorgehen entnehmen Sie den Anweisungen im Abschnitt orgAnice Data starten auf Seite 18 orgAnice installieren und starten Von der Festplatte installieren Von der Festplatte installieren Grunds tzlich k nnen Sie den Inhalt der CD mit allen Unterverzeichnissen in ein Ver zeichnis Ihrer Festplatte kopieren und die Installation von dort aus starten Dies spart besonders bei der Installation im Netzwerk Zeit und Sie besitzen gleich eine Sicherungsko pie auf Ihrem Rechner Gegebenenfalls haben Sie auch ein aktualisiertes Installationspaket von unserer Website http www organice de download herunter geladen und m chten dieses installieren Gehen Sie hierzu folgenderma en vor 1 Richten Sie zun chst ein Installationsverzeichnis auf einer Festplatte ein F r eine Netzwerkinstallation sollte dies von allen Arbeitsstationen des Netzwerkes aus zug nglich sein 2 Kopieren Sie alle Dateien und Verzeichnis
96. und Wiedervorlage gesucht werden Tragen Sie im Feld Alle Minuten pr fen den Abstand zwischen den Pr fvorg ngen in Minuten ein Standardm ig ist dieser auf Minute eingestellt Dublettenpr fung m org nice Phone IV aktiviert v org nice Phone zusammen mit orgAnice Data starten Empfindlichkeit 11 E Wenn Sie als Administrator Ver nderungen an der Datenbank vornehmen k nnen Sie dies von m glichen Alarmereignissen ungest rt tun indem Sie das Kontroll feld Alarmereignisse deaktivieren bei Anmeldung mit Administrationsrechten aktivieren Abbrechen bernehme Deaktivieren Sie das Kontrollfeld orgAnice Phone zusammen mit orgAnice Data starten wenn Sie das Telefonie Frontend von orgAnice nicht benutzen und dieses Programm nicht automatisch beim Start von orgAnice Data aufgerufen werden soll Die integrierte Dublettenpr fung k nnen Sie ber das Kontrollfeld Dublettenpr fung aktiviert einschalten Der Empfindlichkeitsgrad kann mit Werten zwischen 1 und 11 eingestellt werden Je h her der Wert desto empfind licher reagiert die Dublettenpr fung auf m gliche Mehrfacheintr ge desselben Datensatzes Haben Sie die gew nschten Einstellungen vorgenommen best tigen Sie die Ver nderun gen ber den Button bernehmen orgAnice installieren und starten Benutzereinstellungen anpassen M chten Sie weitere Einstellungen vornehmen wechseln Sie auf die Registerkarte Erwei tert
97. zu erhalten Seitenansicht ver ndern Ganzseitenansicht aktivieren Um die aktuelle Seite eines Druckauftrages in Ganzseitenansicht darzustellen verwenden Sie den Men befehl Ansicht Ganze Seite oder die Tastenkombination _ W oder klicken Sie auf diesen Button Die Anzeige wird in Abh ngigkeit von der eingestellten Gr e des Programmarbeitsbereiches so bemessen dass Sie die gesamte aktuelle Seite einsehen k nnen Ansicht auf Seitenbreite anpassen Um die aktuelle Seite eines Druckauftrages in Seitenbreitenansicht darzustellen verwen den Sie den Befehl Ansicht Seitenbreite oder klicken Sie auf diesen Button Die Anzeige wird in Abh ngigkeit von der eingestellten Gr e des Programmarbeitsbereiches so bemessen dass Sie die Breite der aktuellen Seite in maxima ler Gr e einsehen k nnen Ansicht prozentual einstellen Um die aktuelle Seite des Druckauftrages prozentual anzupassen gehen Sie wie folgt vor 1 Um die aktuelle Seite des Druckauftrages in der Gr e 100 darzustellen verwenden Sie den Befehl Ansicht Ansicht 100 oder die Tastenkombination oder klicken Sie auf diesen Button 2 Um die aktuelle Seite des Druckauftrages in der Gr e 200 darzustellen verwenden Sie den Befehl Ansicht Ansicht 200 oder die Tastenkombination oder klicken Sie auf diesen Button Seite verschieben Bewegen Sie der Pfeilcursor ber die Druckvorschau nimmt dieser die Form einer Hand an Sie k n
98. zur Anzeige Suche oder Bearbeitung auf diese markierte Teilmenge So k nnen Sie nicht nur die bersichtlichkeit bei umfangreichen Datenmengen erh hen sondern vor allem mit den ausgew hlten Adressen auch Reports Etiketten oder Serienbriefe und Mailings erstellen Markierungen werden automatisch gespeichert Sie k nnen also orgAnice Data verlassen und mit den markierten Adressen beim n chsten Programmstart weiter arbeiten Au er dem sind Markierungen benutzerabh ngig Wenn Sie beispielsweise in einem Netzwerk arbeiten k nnen Sie beliebige Datens tze markieren andere Benutzer k nnen eigene Markierungen setzen Einzelne Adressen markieren Eine M glichkeit Adressen auszuw hlen ist bestimmte Adressen einzeln mit einer Markie rung zu versehen und die Markierung wieder zu entfernen 1 Suchen Sie die gew nschte Adresse in der Tabelle etwa den Adressen im Arbeitsbe reich Adressen und Ansprechpartner 2 Markieren Sie die Adresse indem Sie den Men befehl Bearbeiten Datensatz Markieren ausf hren oder mit der Maus auf diesen Button klicken oder die Tastenkombination _ M bet tigen oder in der Listendarstellung mit der Maus in die erste Spalte des Datensatzes klicken ID RES ILond Piz or Der markierte Datensatz wird mit einem roten Quadrat Armaturen Vo GmbH D 51679 Wipperf rth d bid il k h z ARTRA GmbH D 72219 _ Staufen in der Formulardarstellung gekennzeichnet m Tbit by bit Software AG 10789 88 Pro
99. 0 00 1 300 00 1 8 GHz 100 MB HDD 16 MB Grafikkarte 1 St ck Softwarepaket II 16 800 00 800 00 bestehend aus MarketingExpert 3 4 CleaningMan 4 2 Summe netto 2 290 00 zzgl 7 USt auf 90 00 6 30 zzgl 16 USt auf 2 200 00 352 00 Summe brutto 2 648 30 Betrag entspricht 5 179 62 DM An dieses Angebot halten wir uns bis zum 07 02 02 gebunden 2 Dabei werden die zum Angebot zugeh renden Finzelpositionen mit den absoluten Werten eingetragen d h die gewichteten Werte werden ausschlie lich im Rahmen der Verkaufschancenplanung intern ausgegeben 3 Pr fen Sie noch einmal alle Daten und speichern Sie das Dokument ber den Word Befehl Datei Schlie en und zur ckkehren zur Office 3 Datenbank Beachten Sie bitte dass Sie die in den Dokumenten enthaltenen Werte festgeschrieben sind Wenn Sie an diesen nderungen vornehmen werden die ge nderten Werte nicht in die Quelldaten der Tabellen zur ckgeschrieben Bei erforderlichen nderungen von Wertgr en sollten Sie deshalb das Angebot mit ge nderten Werten neu erstellen 4 Schalten Sie jetzt in den Arbeitsbereich Verkaufschancenaktivit ten indem Sie in der linken Spalte des Programmarbeitsbereiches auf das Symbol Verkaufschancenaktivit ten klicken 151 3 152 e 3 Datenbank orgAnice Data _IoIx Bearbeiten Ansicht Markierungen Navigieren Makros Extras IIRAAYY2 9 x9 S3 5 es Datum Verkaufschancen
100. 05 107 109 109 113 114 116 119 119 119 123 Benutzerhandbuch orgAnice 3 Dokumente der Datenbank hinzuf gen Dokumente mit der Datenbank verkn pfen Dokumente archivieren orgAnice Fakturierung kennen lernen Wie die orgAnice Fakturierung aufgebaut ist orgAnice Fakturierung benutzen Verkaufschancen Angebote Rechnungen und Lieferscheine Verkaufschance erstellen Angebot erstellen Rechnung erstellen Rechnung stornieren Das Mahnwesen Reports zur Fakturierung Mit orgAnice Phone telefonieren Die Funktionsweise von orgAnice Phone Die Benutzeroberfl che von orgAnice Phone orgAnice Phone benutzen orgAnice Phone starten orgAnice Phone beenden Ein Gespr ch verbinden Ein Gespr ch trennen Einen internes Gespr ch f hren Ein Gespr ch halten Eine R ckfrage durchf hren Ein Gespr ch weiter verbinden Konferenzgespr ch f hren ber Microsoft Netmeeting kommunizieren Mit Gespr chsdaten arbeiten Notizen anlegen Notizen bearbeiten Gespr chsdaten speichern Gespr chsdaten anzeigen Gespr chsdaten l schen Reports und Etiketten drucken mit orgAnice Print Die Funktionsweise von orgAnice Print orgAnice Print starten orgAnice Print beenden Die Benutzeroberfl che von orgAnice Print Das Druckvorschaufenster Das Layoutvorschaufenster Das Konfigurationsfenster Den Druck vorbereiten Reports ausw hlen Etikettenlayouts ausw hlen Die Druckvorschau anpassen Seitenansicht ver ndern Seite verschieben Teile des Dru
101. 128 von Vorlage 123 Druck starten 194 Druckauftrag anzeigen 193 Drucken mit orgAnice Image 214 Drucker ausw hlen 194 Druckvorschau 188 Dubletten l schen 40 Pr fung 40 Einzeletiketten 49 89 E Mail 200 l schen 199 202 bertragen 200 versenden 116 Empf nger 200 suchen 200 Erweiterte Adressinfos 42 137 Etiketten drucken 194 Etikettenlayouts 190 Export CSV 195 in HTML 195 orgAnice Image Fahrtroute F lligkeitszeitraum festlegen Faxe Folgeaktivit ten Formulardarstellung Formulare Gespr ch Daten anzeigen Daten l schen Daten speichern halten Notizen f hren R ckfrage trennen verbinden weiter verbinden Gespr chsdaten anzeigen l schen speichern Glossar Hilfe Online Hilfe orgAnice Helpdesk History HTML Import orgAnice Image Import Assistent Indices Installation Standard Installation von CD von der Festplatte Interner Anruf Internet Adressen IP Telefonie Kennwort vergessen Kernfunktionen Kodierungsprofile Konferenzschaltung Kontakte Ansprechpartner bertragen Kontodaten eigene Kunden Konvertieren Korrespondenz Kundennummer 217 52 164 200 105 31 31 182 183 181 177 181 178 176 175 179 182 183 182 261 4 4 33 195 216 204 228 47 12 11 17 176 38 142 171 19 23 259 83 212 179 202 54 202 164 137 227 109 142 Layoutvorschau Lieferanschrift Lieferschein Listen Listendarstellung bl ttern Logische Vergleiche
102. 4 a innerhalb des Listenbereichs durch einen Mausklick in die erste Spalte der Datensatzzei le oder durch einen Mausklick auf diesen Button in der Symbolleiste ber den Befehl Markierungen Setzen Vordefiniert oder Markierungen Setzen Benutzerdefiniert markieren Sie alle Datens tze die einer bestimmten Bedingung ent sprechen ber den Befehl Markierungen Setzen Alle Datens tze markieren markieren Sie alle Datens tze i Alle Datens tze Ein markierter Datensatz Wird in der liiken oberen Ecke des Formularbereichs durch dieses Zeichen gekenn zeichnet Der in Klammern stehende Hinweis zeigt dabei den aktuellen Anzeigestatus der aktiven Tabelle 000014 Service Yertrag In der Listendarstellung erkennen Sie markierte Daten a 000020 Vertragsangebot s tze an dem roten Punkt am Anfang der Zeile a 000013 Zahlungskonditionen Sie k nnen sich nur die markierten nur die nicht markierten oder alle Datens tze einer Tabelle durch entsprechendes Setzen des Anzeigestatus anzeigen lassen Da Datensatz Markierungen benutzerabh ngig sind sehen Sie nur die von Ihnen selbst gesetzten Markierungen nicht die der anderen Benutzer der Datenbank Markierung Text Eine Kennzeichnung von Text oder Textteilen in Eingabefeldern Zum Markieren mit der Maus bewegen Sie den Cursor bei gedr ckter linker Maustaste ber den Text Zum Markieren mit der Tastatur bewegen Sie die Einf gemarke an den Anfang des Tex
103. 4 00 152 00 Beratung 100 00 1 0 rer 10 O aja sid 3 Handbuch XJK 2 90 00 1 0 St c 9 ust 7 6 30 aus zd x Rechner XJK 2 1 300 00 1 0 St ck 1 30 Gesamt 2 300 30 1 150 15 RS Softwarepaket 1 500 00 1 0 St ck 50 veran volumen Gewichtet gt eu 930 005 995 00 o Projekt J Alle Datens tze Artikel Beratung Nummer 00000003 Art Konsulting Einheit Stunden Nettopreis 100 00 Brutto 116 00 Mindestpreis 80 00 Brutto 92 80 USt Satz Normal 16 g x E o rtikel rtikelart Einheit Nettopr Anfahrt Fahrkosten km 1 Anfahrt innerhalb Berlins Fahrkosten pauschal 25 Beratung Consulting Stunden 100 Handbuch xIK 2 B cher St ck 30 Rechner XJK 2 Hardware St ck 1 300 Softwarepaket I Software St ck 500 Softwarepaket II Software St ck 800 Da die Wertgr en der Verkaufschancen dynamisch berechnet werden k nnen Sie jeder zeit neue Datens tze in der Tabelle Verkaufschancenpositionen hinzuf gen oder auch bestehende l schen Nach dem Abspeichern vorgenommener nderungen an Datens tzen der Tabelle Ver kaufschancenpositionen werden in der Tabelle Verkaufschancen die jeweils nachbe rechneten Werte angezeigt Auf diese Weise lassen sich auch insbesondere die f r Verkaufsprognose relevanten Wichtungswerte komfortabel und mit geringstem Aufwand variieren Im Ergebnis erhalten Sie somit schnell eine aussagef hige Planungsunterlage Nat rlich k nnen Sie i
104. 6 175 181 177 176 179 180 181 178 175 178 187 195 194 185 190 186 195 189 190 192 186 193 83 233 197 200 198 200 202 200 201 204 199 23 69 42 137 253 18 21 156 153 161 42 138 Report Assistent Adressen Adresslisten Aktivit ten Reports ausw hlen CSV drucken in HTML Routenplanung Rufnummer w hlen Scannen Seitenansicht Sicherheitseinstellungen Microsoft Word Sicherheitspatch Sortierschl ssel ausw hlen Startmen Streckenplanung Suche nach Schl ssel Volltextsuche Suche nach Schl ssel Suchen Vorg nge Summen Support Systemvoraussetzungen Tabellenlayouts Telefonieren Telefonnummern w hlen Termine Textdatei exportieren Tipps und Tricks Umsatzsteuer ID eigene Kunden Unicode Zeichensatz Verkaufschance erstellen kopieren Volltextsuche Vordefinierte Bedingungen Vorg nge anlegen finden und sortieren verschieben Werteliste Word 49 89 89 107 186 107 190 195 194 195 50 175 211 192 110 198 45 45 18 52 46 47 46 95 95 193 4 10 31 171 28 60 175 100 204 245 253 164 137 6 144 148 47 96 75 91 91 94 103 98 70 109 114 Index 1 Zahlungsweise Zwischenablage voreinstellen 138 Funktionen 41 303
105. Beispielfall w hlen Sie per Mausklick die Bedingung Offene Vorg nge 2001 So werden alle Datens tze markiert deren Startdatum im Jahr 2001 liegt und die noch nicht abgeschlossen sind 5 Haben Sie in der Liste Vordefinierte Bedingungen die gew nschte Bedingung ausge w hlt starten Sie den Markierungsvorgang indem Sie auf den Button Markieren klicken oder die Tastenkombination benutzen Haben Sie noch nicht mit der Tabulatortaste den Fokus auf einen anderen Button gelegt k nnen Sie auch nach dem Start des Markierungs Assistenten einfach die Returntaste dr cken um den Markiervorgang zu starten orgAnice markiert nun alle Datens tze die der ausgew hlten Bedingung entsprechen Bei sehr umfangreichen Datenmengen kann dies einige Zeit in Anspruch nehmen Anschlie end wird die Dialogbox Markierte Datens tze ge ffnet orgAnice zeigt Ihnen die Anzahl der gepr ften markierten sowie nicht markierten Daten s tze an Sie k nnen hier auf den gew nschten Anzeigestatus schalten Aktivieren Sie die entsprechende Option und klicken Sie dann auf den Button OK oder dr cken Sie die Returntaste Wie Sie eigene Bedingungen f r den Markierungs Assistenten definieren und bearbeiten entnehmen Sie bitte dem Abschnitt Mit Markierungen arbeiten ab Seite 73 Vorg nge verschieben F r Ansprechpartner haben Sie bereits die Funktion Datensatz verschieben kennen gelernt Auch Vorg nge k nnen dar ber anderen Adressen zugeordnet werde
106. Datensatz in der Adresstabelle an Verwenden Sie den Men befehl Bearbeiten Datensatz Neu oder klicken Sie mit der Maus auf diesen Button oder bet tigen Sie die Tastenkombination NJ Zum Erfassen der neuen Adresse erscheint im Tabellenfenster eine leere Datensatzmaske Adressen Klicken Sie mit der Maus in das gew nschte Eingabe feld um hier Daten aufzunehmen oder verwenden Sie 3 Neuer Datensatz j RAR die Taste amp _ um auf dem jeweils n chsten Eingabefeld An o al Titel er zu positionieren Mit der Tastenkombination popen pea e gelangen Sie zum vorherigen Feld Name Poo Zusatz o O Strasse oOo O PLZ Ort E EEE Lad op z o Teen S d Telefon 2 d Telefax 5 E Mail Sperre v Referenz Anrede Sehr geehrte Damen und Herre v Info per Briefpost oe fa Jetzt k nnen Sie in die vorhandenen Eingabefelder die entsprechenden Daten eintragen 5 Tragen Sie in das Feld An das ein was in der Briefadresse sp ter als erste Zeile erschei nen soll Bei nat rlichen Personen die Anrede Herrn oder Frau bei Beh rden oder Organisationen beispielsweise An die Senatsverwaltung f r Finanzen oder An den Regierenden B rgermeister 35 36 6 In das Feld Titel tragen Sie bei nat rlichen Personen einen Namenszusatz wie Dipl Ing oder Dr ein 7 In das Feld Vorname tragen Sie bei nat rlichen Personen den Vornamen ein 8 In das Feld Name m ssen Sie einen
107. Der Dialog anzumahnende Rechnungen wird ge ffnet Beachten Sie bitte dass in dem Dialog eine anzumah w hlen Sie die Rechnungen aus die gemahnt werden sollen nende Rechnung erst dann angezeigt wird wenn deren Datum _ Betrag Offen mahnsturs N 5 PEAR ellschaft f r Soft 05 01 02 2 996 30 2 996 30 F lligkeitstermin plus die global festgelegte Toleranz berschritten wurde quivalent gilt das auch f r Mahnungen selbst das hei t eine zweite oder dritte Mahnung wird hier erst dann aufgef hrt wenn deren Mahnfrist plus Toleranz zeitraum berschritten wurde Beispiel Haben Sie eine erste Mahnung mit einer Mahnfrist zum E 31 01 02 ausgel st erhalten sie erst zum 05 02 02 ATEA 5Tage Toleranz eine Information in dieser Liste dexi 4 Es bleibt Ihnen selbstverst ndlich berlassen ob und wann Sie Mahnungen ausl sen wollen Sie k nnen bei Bedarf den Toleranzzeitraum auch beliebig erweitern oder verk r zen 5 Um Mahnungen die sich in dem vorstehenden Dialog befinden auszul sen klicken Sie auf den Button Mahnungen drucken Es werden immer alle ausgew hlten Mahnun gen gedruckt Falls sich in dem Dialog mehrere anzumahnende Rechnungen befinden Sie aber zum Zeitpunkt nicht alle drucken lassen wollen haben Sie die M glichkeit f r diejenige Mahnung die nicht gedruckt werden soll das jeweilige Auswahlfeld vor dem Datensatz zu deaktivieren Gegebenenfalls wollen Sie sich vor dem Ausdrucken ei
108. Diese Druckvorschau k nnen Sie flexibel anpassen Etikettenlayouts ausw hlen Der Druck von Ftiketten entspricht dem von Reports wobei lediglich das Medium auf das gedruckt wird unterschiedlich ist F r den Ftikettendruck bietet sich jedoch eine praktische Option an Erstes zu bedruckendes Etikett festlegen Um die Position des ersten Etiketts festzulegen mit dem beim Etikettendruck begonnen werden soll verwenden Sie den Befehl E Reports und Etiketten drucken mit orgAnice Print Den Druck vorbereiten Ansicht Erstes zu bedruckendes Etikett oder klicken Sie auf diesen Button orgAnice Print erm glicht Ihnen mit dieser Funktion das Etikettenpapier vollst ndig auszunutzen das hei t Sie k nnen bereits angefangene Etikettenb gen weiter verwenden Auf diese Weise k nnen Sie auch bequem Einzeletiketten auf Etikettenb gen anfertigen Bei Aufruf des Befehls ndert der Pfeilcursor sein Aussehen zu einem Handsymbol Wenn Sie diesen Zeiger ber das Etikettenlayout bewegen wird ein verschiebbarer Rahmen angezeigt Bewegen Sie den Rahmen ber die Etikettenposition an welcher der Druck begonnen werden soll und klicken Sie mit der linken Maustaste darauf Auf der Druckvorschau wird nun die erste Etikettenpositionierung entsprechend Ihrer Anwahl neu dargestellt 191 192 105 Die Druckvorschau anpassen Sie k nnen die Druckvorschau im rechten Fenster vielseitig anpassen um einen ge nauen Eindruck vom Druckergebnis
109. Durch die Implementierung von Visual Basic for Applications unterst tzt orgAnice eine der weitest verbreiteten Programmiersprachen und erlaubt die Steuerung aller Microsoft Office Komponenten oder von Anwendungen wie dem Internet Explorer In Visual Basic programmierte Makros k nnen direkt aus orgAnice Data aufgerufen werden Ein Beispiel dessen ist die Adressvisualisierung ber den Internetdienst MAP24 Welche Funktionalit ten in orgAnice zur Verf gung stehen ist damit abh ngig von der Konfiguration jeder orgAnice Datenbank Die im Lieferumfang von orgAnice 3 enthaltene Office Datenbank ist eine auf typische B roaufgaben zugeschnittene L sung Neben der Datenhaltung von Kunden und Ge sch ftspartnern erlaubt sie die Verwaltung von Aktivit ten und Korrespondenz sowie die Ablage und Archivierung von Dokumenten Anhand dieser Datenbank werden in diesem Handbuch die Funktionen von orgAnice erl utert Wenn einige der beschriebenen oder abgebildeten Arbeitsschritte von der auf Ihrem Rechner installierten Datenbank abweichen arbeiten Sie mit einer angepassten oder vollst ndig selbst entwickelten orgAnice L sung Dennoch werden die Arbeitskonzepte auf den selben Funktionen und Abl ufen basieren Wie orgAnice aufgebaut ist Erstmalig in Version 3 ist orgAnice in verschiedene Server und Client Komponenten aufgeteilt M glich wird dies durch die COM Architektur die es erlaubt auch voneinander getrennte Anwendungen miteinander kommuniziere
110. Eine Relation definiert auf welche Weise zwei Datenbank Tabellen logisch zusammengeh ren Zu jedem Datensatz der Master Tabelle k nnen mehrere verkn pfte Datens tze der Detail Tabelle geh ren Zu jedem Datensatz der Detail Tabelle geh rt genau ein Datensatz der Master Tabelle Die Relation zweier Tabellen erfolgt ber einen Index in beiden Tabellen Der Index der Master Tabelle muss ein Prim rindex sein Die Detail Tabelle muss ein automatisch vorbelegtes Feld mit dem Wert des Prim rindex aus der Master Tabelle enthalten Der Index der Detail Tabelle setzt sich zusammen aus diesem Feld plus einem optionalen anderen Feld das die Sortierung innerhalb der Detail Tabelle bestimmt Eine Tabelle kann mit mehreren Master und Detail Tabellen verkn pft sein Auch kaska dierte Relationen ber mehrere Stufen sind erlaubt Es darf nur keine direkte oder indirek te Verkn pfung zur ck zur Ursprungstabelle geben sogenannter zirkul rer Bezug orgAnice zeigt immer den Inhalt aller mit der aktiven Tabelle direkt oder indirekt ver kn pften Tabellen in ihrem logischen Zusammenhang an Replikation Die Synchronisation von zwei Datenbanken die getrennt voneinander bearbeitet wurden Typische Einsatzgebiete sind der Einsatz einer Datenbank an zwei verschiedenen Standor ten oder der Datenabgleich mit mobilen Computern Bei einem Replikationslauf werden nur die jeweils ge nderten Daten abgeglichen als Ergebnis steht an allen Standorten e
111. Eintrag vornehmen da Sie den Datensatz sonst nicht abspeichern k nnen Tragen Sie bei Beh rden oder Firmen deren Namen ein bei nat rlichen Personen den Familiennamen 9 Hat eine Organisation einen zus tzlichen Titel geben Sie diesen im Feld Zusatz ein Das Feld Zusatz k nnen Sie auch nutzen um eine Organisation mit mehreren Zweigstel len zu erfassen 10 Tragen Sie in das Feld Stra e den Stra ennamen und die Hausnummer ein 11 In die Felder PLZ und Ort tragen Sie links die Postleitzahl rechts daneben den Ort ein 12 Das L nderkennzeichen der Adresse k nnen Sie aus einer Lookup Liste ausw hlen Klicken Sie mit der Maus auf den Button und verwenden Sie die Bildlaufleisten um die Liste durchzubl ttern Klicken Sie dann auf das gew nschte L nderkennzei chen Oder Positionieren Sie mit der Taste J die Einf gemarke auf das L nderkennzeichen und dr cken Sie die Cursortaste W Mit den Cursortasten H und tJ w hlen Sie dann das gew nschte Land aus und bet tigen Sie erneut i um die Einf gemarke zum n chsten Feld zu bewegen Oder Positionieren Sie mit der Taste J die Einf gemarke auf das L nderkennzeichen und dr cken Sie dann den Anfangsbuchstaben des L nderkennzeichens so oft bis das gew nschte Kennzeichen erscheint Bet tigen Sie dann erneut um die Einf gemarke zum n chsten Feld zu bewegen 13 In die Felder Telefon 1 Telefon 2 und Telefax geben Sie die jeweiligen Nummern ein Im Feld Telefo
112. Einzeletiketten mit dem Report Assistenten erstellen auf Seite 49 haben Sie bereits den Report Assistenten kennen gelernt In Zusammenhang mit Markierungen aber erst zeigt der Report Assistent seine wahren St rken So k nnen Sie Adressen und Ansprechpartner markieren und dann nach diesen Markierungen Reports erstellen die Sie mit orgAnice Print ausgeben k nnen Im Folgenden wird die Erstellung einer Liste von Adressen und Ansprechpartnern be schrieben 1 Aktivieren Sie das Tabellenlayout Adressen und klicken Sie auf diesen Button um den Report Assistenten aufzurufen Adressen Report Assistent x Die Liste der mitgelieferten Drucklayouts umfasst Layouts f r Reports und Etiketten Die folgenden Reports beziehen sich auf die Tabelle Adressen w hlen Sie einen aus Adressen W hlen Sie das Layout Adressen und Ansprechpartner Adressen mit Merkmalen aus indem Sie es mit der Maus markieren Adressmerkmale Merkmale mit Adressen Einzeletikett Zweckform 3424 2x6 Adressen Zweckform 3424 2x6 Ansprechpartner Report mit allen Datens tzen drucken Optionen markierten Datens tzen drucken Assistent 2 Klicken Sie nun auf Assistent Der Markierungs Assistent wird aufgerufen W hlen Sie eine Bedingung aus oder erstellen Sie eine Bedingung und markieren Sie die gew nsch ten Adressen 3 Nachdem die Adressen markiert wurden k nnen Sie den Anzeigestatus festlegen wobei Sie en
113. G Senatsverwaltung f r Bauen Wohnen und D 13505 Berlin Talking Technology Inc USA 94501 Alameda CA TechnoPlan GmbH D 17513 Fehrbellin Dr Hermann Voss GmbH Armaturenfabrik D 51679 Wipperf rth e m Die Trennlinie zwischen den beiden Darstellungsarten l sst sich durch Ziehen mit der Maus nach oben oder unten verschieben Bei der reinen Listendarstellung wird das Formu lar ausgeblendet der aktuelle Datensatz wird auch hier farblich gekennzeichnet 31 32 Arbeitsbereiche und Arbeitsbereichsgruppen Mehrere Tabellenlayouts werden in einem Arbeitsbereich zusammengefasst der meist thematisch zusammengeh rige Tabellenlayouts etwa Adressen und Ansprechpartner umfasst Die Arbeitsbereiche werden in der Arbeitsbereichsspalte am linken Rand des Pro grammfensters angezeigt Kontakte Am oberen Rand der Arbeitsbereichsspalte stehen zur besseren Strukturierung Arbeitsbereichsgruppen zur Verf gung die schnellen Zugriff auf mehrere thematisch Konfiguration verwandte Arbeitsbereiche zulassen Die Standard Arbeitsbereichsgruppen der Office Datenbank sind Kontakte Hier werden Adressen und Ansprechpartner sowie zugeh rige Vorg nge und Aktivit ten verwaltet Dokumente Hier werden Dokumente die nicht Adressen zuzuordnen sind in Ordnern verwaltet und archiviert Konfiguration Hier lassen sich Eigenschaften f r Adressen und Ansprechpartner definieren Sie w hlen eine Arbeitsbereichsgruppe ber einen Mausklick auf
114. ID Bevorzugte pr LFS ER Per Lastschrift abgeb Artikelverwaltung D x Bezeichnung Land PLz Ort Telefon 1 E Mail a x ARTRA GmbH D 79219 Staufen bit by bit Holding AG D 10789 _ Berlin 49 30 23 50 49 0 info bitbybit a rweiterte r Idexc ft f r Software und Consu D 10789 EETTEDFEETEEN Adressinfos Prof Dr Hans M ller D 20123 Hamburg 49 40 564 43 56 post h mueller de a Senatsverwaltung f r Bauen wohnen und D 113505 Berlin Adressen sortiert nach Name 9 Datens tze Admin Administrator Verw Oberfl A Abbildung Arbeitsbereichsgruppe Vertrieb Arbeitsbereich Erweiterte Addressmerkmale Postfachanschrift Falls vorhanden k nnen Sie im Bereich Postfachanschrift ein Postfach und ggf von der Hausanschrift abweichende Postleitzahl Ort und Land angeben Daten die Sie hier nicht angeben werden aus der Hausanschrift bernommen 137 138 Rechnungs und Lieferanschrift In den Bereichen Rechnungsanschrift und Lieferanschrift geben Sie Stra e Postleitzahl Ort und Land an falls sie von der Adresse des Kontaktes abweichen Welche Anschrift f r die Adressierung Ihrer Korrespondenz verwendet wird bestimmen Sie dann bei deren Erstellung Bevorzugte Zahlungsweise Hier k nnen Sie eine bevorzugte Zahlungsweise die zwischen Ihnen und Ihrem Kunden bereits vereinbart wurde ausw hlen Bevorzugte Per Lastschrift abgeb ffnen Sie die Liste mit einem Mausklick auf diesen Zahlungsweise Button
115. Kalender aufrufen Das aktuelle Datum wird durch einen roten Kringel markiert und zus tzlich am Fu des Kalenders darge stellt ber die Cursortasten H 9 und E bewegen Sie die Tagesmarkierung im Kalender Mit Hilfe der Pfeilbuttons am oberen Rand des Kalenders k nnen Sie einen Monat vor oder zur ck springen Alternativ verwenden Sie dazu die Tasten und Um ein Jahr vor oder zur ck zu springen nutzen Sie die Tastenkombinationen und amp _ amp Zum ersten Tag des aktuell angezeigten Monats gelangen Sie ber die Taste fs zum letzten ber die Taste Durch einen Mausklick auf den gew nschten Tag w hlen Sie das Datum aus das dann in das Feld bernommen wird Um die Uhrzeit f r den Termin einzugeben klicken Sie mit der Maus auf die Stunden Minuten und Sekunden Darstellung und geben Sie den Wert ber die Tastatur ein Geben Sie z B im ersten Feld als Stunde 14 ein dr cken Sie dann die Cursortaste amp um zu den Minuten zu gelangen geben Sie dort 30 ein dr cken Sie die Cursortaste C um zu den Sekunden zu gelangen Meist k nnen Sie den Wert auf 00 belassen ber die Cursortas ten W und t k nnen Sie in der Zeitangabe jeweils vor und zur ck z hlen Deaktivieren Sie das Kontrollfeld im Datumsfeld um kein Datum zu setzen 11 Im Feld Dauer tragen Sie die zu erwartende L nge des Termins ein Verfahren Sie dabei wie im vorherigen Schritt beschrieben 12 M chten Sie vor dem Ter
116. Kennwort Ihr neues Kennwort I Best tigung p Abbrechen Hilfe Tragen Sie im Feld Ihr altes Kennwort das zu ndernde Kennwort ein Hatten Sie bislang ein leeres Kennwort lassen Sie dieses Feld frei Im Feld Ihr neues Kennwort legen Sie das neue Kenn wort fest Beachten Sie hierbei die Gro und Klein schreibung Um sicher zu gehen dass Sie das Kennwort wie beab sichtigt richtig eingegeben haben tragen Sie das Kennwort im Feld Best tigung erneut ein Die Eingaben in die Felder sind nicht sichtbar sondern werden aus Sicherheitsgr nden nur durch Sternchen dargestellt Sie sollten das Kennwort in regelm igen Abst nden ndern und nirgends notieren W hlen Sie daher ein leicht zu merkendes Kennwort das jedoch nicht von anderen erraten werden kann Vermeiden Sie offensichtliche Kennw rter wie den Vornamen des Partners oder Geburtsdaten Es wird empfohlen ein Kennwort mit mindestens 6 Zeichen und einer Kombination aus Buchstaben und Ziffern zu w hlen Wenn Sie einmal Ihr Kennwort vergessen sollten wenden Sie sich bitte an den System administrator 23 Die Office Datenbank mit orgAnice Data benutzen Die Office Datenbank mit orgAnice Data benutzen In diesem Kapitel lernen Sie den Programm Arbeitsbereich von orgAnice Data und die Tabellen und Funktionen der mitgelieferten Office Datenbank kennen Sie erfahren an Hand von typischen Arbeitsabl ufen wie Sie die Datenbank f r Ihre B roorganisat
117. Klicken Sie dann mit der Maus auf den Eintrag Bar Kasse den Sie bernehmen wollen Kreditkarte o x Nachnahme Y Scheck Nachnahme bar Armaturg Per Lastschrift abgebucht a x ARTRAG a bit by bit Per Scheck bei Abholung BESTE Sofort rein netto Prof Dr Yorkasse a _Senatsyelzur Verrechnung Sie sollten es sich generell zur Regel machen Adressinformationen so vollst ndig wie m glich zu pflegen um sich nachtr gliche oft umst ndliche Erg nzungen in Ihrer Kor respondenz zu sparen hnlich empfehlen wir einen komplexen Artikelstamm anzulegen um diese Stammdaten letztlich dann noch nur per Mausklick zu den Verkaufschancenpositionen Angebotsposi tionen u s w bertragen zu k nnen Artikelstamm anlegen 1 ffnen Sie den Arbeitsbereich Artikelverwaltung indem Sie in der linken Spalte des Programmarbeitsbereiches zun chst auf die Schaltfl che f r die Arbeitsbereichsgruppe Vertrieb Die Office Datenbank mit orgAnice Data benutzen 3 orgAnice Fakturierung benutzen und anschlie end auf das Symbol Artikelverwaltung klicken Office 3 Datenbank org nice Data olx Datei Bearbeiten Ansicht Markierungen Navigieren Makros Extras ESIRA aY Y B a a E E 5 Pos Beco JAA I Alle Datens tze 2 Alle Datens tze Tabellenende Artikel Nr 00000004 Betreff Prospektdokumentation Produktname Artikel Rechner xJK 2 z Hersteller Artikelart Hardware Z verantwortich Admin Administrator
118. Konferenzgespr ch f hren F hren Sie bereits ein Gespr ch ber orgAnice Phone k nnen Sie mit einem weiteren Teilnehmer eine Konferenzschaltung initiieren vorausgesetzt der TAPI Treiber Ihrer Telefoniehardware unterst tzt diese Funktion Um ein Konferenzgespr ch einzuleiten verfahren Sie schrittweise wie folgt 1 Sie f hren ein Gespr ch 2 Um den zweiten Gespr chspartner anzurufen w hlen Sie dessen Rufnummer entweder ber den Telefonbutton aus der Office Datenbank oder falls die Rufnummer in der Gespr chsdatenliste von orgAnice Phone enthalten ist durch Doppelklick auf den gew nschten Listeneintrag von orgAnice Phone oder geben Sie die Rufnummer in das Lookup Feld f r die Direktverbindung ein und bet ti gen Sie die Returntaste oder benutzen Sie die Wahltastatur auf Ihrem Telefonendger t 179 180 p 3 Ist die zweite Verbindung zu Stande gekommen wird der bis dahin inaktive Button Konferenz in der Symbolleiste von orgAnice Phone aktiv hervorgehoben 4 F hren Sie nun den Befehl Gespr ch Konferenz oder die Tastenkombination b J K oder klicken Sie auf diesen Button 5 Die Konferenzschaltung wird damit aufgebaut Sie k nnen jetzt mit beiden Gespr chs partnern gleichzeitig telefonieren Eine aktive Konferenzschaltung erkennen Sie an dem Symbol in der aktiven Gespr chszei le ber Microsoft Netmeeting kommunizieren Um die Bildtelefonie zu oder abzuschalten verwenden Sie den Befehl Extras NetM
119. Positionen zu l schen 5 Im unserem Beispiel wird der direkte Weg weiter beschrieben Es sollen sowohl eine Rechnung als auch ein Lieferschein erzeugt werden Mit Best tigung des vorstehenden Dialogs mit dem Button OK starten Sie ein orgAnice Makro ber das zuerst die Rech nungsvorlage ge ffnet wird Dabei sehen Sie zun chst den Dialog orgAnice Rechnung org nice Rechnung x Pr fen Sie die Angaben und ndern Sie diese nach Bedarf Versandart Eilsendung Ansprechpartner Volker Purrman o Anschriftstyp Rechnungsanschrift ha Anschrift Die Dialogbox dient der Kontrolle der Daten die in das Dokument eingetragen werden Die meisten der Informationen in dieser Dialogbox werden aus der Datenbank bernommen Einige davon k nnen Sie anpassen und erg nzen dexcon Gesellschaft f r Software und Consulting mbH Herrn Volker Purrmann So k nnen Sie ber die Lookup Liste Anschriftstyp Martin Luther Str 12 entscheiden ob Sie das Schreiben an die Stra enan schrift die Postfach Liefer oder Rechnungsanschrift senden m chten 10124 Berlin Betreff Kun Datum 2002 01 26 Unser Zeichen sadin Ihr Zeichen E Ihr Schreiben ERN Anrede sehr geehrter Herr Purrman H Schlu formel Mit freundiichen Gr en H Bearbeiter DEX v Abbrechen berpr fen Sie die anderen Angaben auf ihre Richtigkeit und ver ndern Sie diese gegebenenfalls Best tigen Sie dann mit OK 155 6 Das Mak
120. Referenz zur Hand oder Sie ha ben spezielle Fragen die hier nicht beantwortet werden F r diesen Fall stehen Ihnen weitere Unterst tzungsoptionen zur Verf gung Interaktive Online Hilfe Um Ihnen die Anwendung zu erleichtern besitzt orgAnice eine anwendungsfreundliche Online Hilfe Mit einem Mausklick auf den Hilfe Button in Meldungsfenstern Assistenten oder Dialogboxen erhalten Sie w hrend eines Arbeitsganges Antwort auf Ihre aktuellen Fragen Mit der Taste F oder ber das Fragezeichen Symbol in der Men leiste der meisten orgAnice Komponenten erreichen Sie zudem das komplette Inhaltsverzeichnis der Online Hilfe wo Sie auch ausf hrlichere Referenzinformationen finden Dort werden alle Funkti onen an Hand der Benutzeroberfl che detailliert beschrieben F r den orgAnice Einsteiger gibt es eine weitere hilfreiche Einrichtung so genannte Tooltips wenn Sie den Mauszeiger ber der Symbolleiste platzieren erscheint nach einem Augenblick eine kurze Erkl rung zu dem Button Support Website Unter http www organice de support erreichen Sie die Support Seiten wo Sie aktuelle Informationen umfangreiche Tech Infos zu typischen Fragen und Downloads etwa aktualisierte Programmversionen erhalten orgAnice Helpdesk Speziell f r die Produktunterst tzung in Unternehmen bietet die dexcon GmbH mit orgAnice Helpdesk eine ma geschneiderte Support L sung an Ob Vor Ort Service oder telefonische Unterst tzung auf Abruf Sie bestim
121. Schlie en Hilfe Falls Sie bereits Datens tze mit Hilfe von benutzerdefi nierten Bedingungen markiert haben erscheint in der Dialogbox die zuletzt verwendete Bedingung Die letzten zehn Bedingungen werden gespeichert 4 Wechseln Sie auf die Registerkarte Kernfunktionen Die Kernfunktionen sind Funktionen die in orgBasic vordefiniert sind und die wichtigs ten Ausdr cke bereit stellen Zweck einer Funktion ist die R ckgabe eines Ergebniswertes bei deren Auswertung Funktionen sind Ausdr cke bestehend aus dem Funktionsnamen und anschlie enden runden Klammern Innerhalb der Klammern k nnen weitere Ausdr cke als Funktionspa rameter stehen Zun chst wird die Funktion InStr verwendet Sie pr ft ob eine bestimmte Zeichenfolge eine andere enth lt und liefert die erste Position in der Zeichenfolge zur ck an der diese Zeichenfolge gefunden wurde 83 z 84 Bedingung f r markierte Datens tze x Felder X Kemfunktionen D Angepasste Funktionen IV Persist Variablen I HourDate As Long I lif Boolean Variant Variant As Variant I Index String Long As String IB InvertDigits Sting As String I IsElementfArtay Variant As Boolean I LCaselString As String I Left String Long As String I LeniString As Long IP LnafDouble As Long I LTrim String As String z Einf gen Sl 1 aa aE ae And Or Not Ausdruck InStr Neu Auswerten Abbrech
122. Tabelle die ber ein Feld vom Typ Dokument verf gt kann bestimmt werden auf welche Art die automatisiert erzeugten Dokumente verwaltet werden Dokument externes Ein Dokument auf das aus einer orgAnice Datenbank zugegriffen werden kann mit einem beliebigen Dateinamen das in einem beliebigen Verzeichnis abgelegt ist Im Gegensatz zu einem internen Dokument m ssen beim Speichern Verzeichnis und Dateiname angegeben werden Ein externes Dokument wird angelegt durch Anklicken des rechten Bereichs des Doku mentenicons Im Dokumentenmenu w hlen Sie zur Neuanlage den Punkt Dokument von Vorlage erstellen und verkn pfen E Dokument von Vorlage erstellen Um ein vorhandenes Dokument mit der Datenbank zu El Neues Dokument erstellen verkn pfen w hlen Sie den Men punkt Vorhandenes B vorhandenes Dokument in die Datenbank kopieren Dokument verkn pfen B vorhandenes Dokument in die Datenbank verschieben Dokument von Vorlage erstellen und verkn pfen vorhandenes Dokument verkn pfen vorhandene Internet Adresse verkn pfen Dokument internes Ein Dokument das innerhalb der orgAnice Datenbank verwaltet wird Im Gegensatz zu einem externen Dokument m ssen beim Speichern Verzeichnis und Dateiname nicht ange geben werden Ein internes Dokument wird angelegt durch Anklicken des linken Bereichs des Dokumen tenicons Nach der Auswahl der gew nschten Vorlage wird das zugeh rige Anwendungsprogramm
123. Tabellen Artikel Artikeldokumente und Wetttbewerbspro dukte in denen die Stammdaten in Form Ihrer Verkaufsprodukte oder Ihre Dienstleistung verwaltet werden Dieser Bereich dient als Datenpool aus dem Sie letztlich Ihre Angebots und Lieferpositionen zusammenstellen k nnen Erg nzt wird die Vertriebstruktur durch die Tabelle Mahnstufen die ber der Arbeitsbe reichsgruppe Konfiguration Arbeitsbereich Mahnwesen aufgerufen werden kann Diese Tabelle besitzt keine direkten Verkn pfungen zu anderen Tabellen Sie hat lediglich Konfigurationscharakter hier k nnen Sie die Zeitr ume f r die einzelnen Mahnstufen einstellen 135 3 136 orgAnice Fakturierung benutzen In diesem Kapitel lernen Sie die Arbeitsbereiche Tabellen und Funktionen der Fakturie rung kennen Sie erfahren an Hand von typischen Arbeitsabl ufen wie Sie die Fakturie rung f r Ihre B roorganisation einsetzen k nnen Die verwendeten Abbildungen und die Beschreibungen beziehen sich auf die Beispiel adressen die in der Office 3 Datenbank nach der Installation enthalten sind orgAnice zeichnet sich jedoch durch die einfache Erweiterbarkeit und flexiblen Konfigura tionsm glichkeiten aus Sie k nnen also die von Ihnen eingesetzte Datenbank jederzeit modifizieren Dennoch sollten Sie beachten da eine Vielfalt von Funktionen ber die in orgAnice integrierten VBA Makros gesteuert werden m ssen ggf auch hier Anpassungen vorgenommen wer den Deshalb sind
124. Tabellen Informationen zu dieser Adresse eingeben zu k nnen Dies trifft auch auf diejenigen Tabellen zu die Detailtabellen wiederum untergeordnet sind etwa die Tabelle Aktivit ten die mit der Tabelle Vorg nge verkn pft ist Adressen erfassen Im Folgenden wird beschrieben wie Sie neue Datens tze in der Tabelle Adressen erfassen und wie Sie diese verwalten k nnen Zun chst sollten Sie pr fen ob die Adresse die Sie aufnehmen m chten vorher schon einmal gespeichert wurde Zwar bietet orgAnice mit der integrierten Dublettenpr fung einen wirkungsvollen Schutz gegen mehrfach erfasste gleichartige Daten auch bei ab weichenden Schreibweisen jedoch erfolgt die Dublettenpr fung erst nach der Eingabe und Speicherung der Daten so dass Sie sich durch eine vorherige Pr fung bereits einige unn tige Arbeit ersparen k nnen 1 Aktivieren Sie zun chst das Tabellenlayout Adressen indem Sie mit der Maus in das Tabellenlayout klicken oder ber das Men Ansicht Tabelle die Tabelle Adressen ausw hlen Das aktive Tabellenlayout erkennen Sie an der farbigen Hervorhebung der Titelzeile In der Statuszeile wird der Tabellentitel Adressen angezeigt 2 Rufen Sie die Dialogbox Suchen nach Schl ssel auf mit dem Men befehl Navigieren Suchen nach Schl ssel oder mit einem Mausklick auf diesen Button oder mit der Tastenkombination b HF Suchen nach Schl ssel E x Geben Sie im Feld Suchbegriff beispielsweise den neu Suchbegriff
125. Termin zuordnen m chten Auf diese Weise sparen Sie den zus tz lichen Arbeitsschritt in orgAnice Data den bergeordneten Datensatz auszuw hlen 5 Klicken Sie nun auf OK Der Termin wird in Ihre Datenbank bertragen M chten Sie den Termin nicht zuordnen klicken Sie auf Abbrechen 205 206 Dokumente mit orgAnice Image verwalten und archivieren Dokumente mit orgAnice Image verwalten und archivieren Mit orgAnice Image verf gt orgAnice 3 ber ein m chtiges Werkzeug zur Erfassung Archivierung und Verwaltung von Papier Dokumenten Das Programm digitalisiert Papiervorlagen mit Hilfe eines Scanners und legt diese als digitale Dokumente auf dem PC ab In Zusammenarbeit mit orgAnice Data k nnen gescannte Dokumente in einer orgAnice Datenbank abgelegt werden orgAnice Image unterst tzt das Einscannen von Papiervorlagen das Zusammenfassen mehrerer gescannter Seiten zu einem Dokument die Komprimierung des Dokuments die Bearbeitung und das Kommentieren der Seiten die schnelle und einfache Bildschirmdarstellung der Seiten eines vorhandenen orgAni ce Image Dokuments sowie das Drucken von Dokumenten Aber auch Anwendern die nicht mit orgAnice arbeiten erlaubt der kostenlose im Funkti onsumfang leicht eingeschr nkte orgAnice Image Viewer orgAnice Image Dokumente zu betrachten und zu drucken Der orgAnice Image Viewer ist auch separat auf der orgA nice Website http www organice de erh ltlich Einen an Ihren Rechner ange
126. Verschieben ndern l sst Wenn Sie die linke Maustaste bet tigen ver ndert der Mauszeiger seine Form in eine geschlossene Hand Mit gedr ckter linker Maustaste l sst sich nun der Seitenausschnitt verschieben Falls die amp _J Taste gedr ckt wird w hrend der Mauszeiger sich im Dokumentfenster befindet wechselt der Mauszeiger zum Vergr erungsglas Symbol Ein Mausklick vergr ert das Bild wobei der Mauszeiger anschlie end auf dieselbe Stelle in der Seite zeigt Beim Wechsel zwischen Seiten werden die aktuellen Zoom und Positionsparameter gespeichert Innerhalb des Dokumentfensters k nnen Sie auf der jeweils aktiven Seite des Dokuments an beliebigen Stellen Hervorhebungen und Kommentare in Form von Memos anbringen Das Seitenvorschaufenster Das linksseitig auf dem Programmarbeitsbereich angeordnete Seitenvorschaufenster zeigt alle Seiten des Dokumentes in Miniaturdarstellung so genannte Thumbnails an 209 210 Unter jeder Seite steht die Seitenzahl Die Nummer der aktuellen Seite ist hervorgehoben Um eine ausgew hlte Seite im Dokumentfenster anzuzeigen klicken Sie in der Seitenvor schau auf das betreffende Seitenabbild Wenn Sie die Reihenfolge der Seiten ndern Seiten einf gen oder Seiten l schen werden die Seitennummern anschlie end neu ver teilt Das Seitenvorschaufenster ist auf Wunsch auch ausblendbar F hren Sie dazu den Men befehl Ansicht Seiten Vorschau aus So lange das Seitenvorsc
127. Vorteil dass Sie das Dokument einfach ber die Such funktionen von orgAnice erreichen k nnen ohne die Datenbank dadurch zu vergr ern Gleichzeitig k nnen auch Benutzer ohne orgAnice zu nutzen auf das Dokument zugrei fen Wird jedoch das Dokument verschoben oder gel scht verbleibt eine ung ltige Ver kn pfung auf das Dokument in der Datenbank Dar ber hinaus k nnen Sie so nicht die integrierten Zugriffsverwaltung von orgAnice nutzen Die Office Datenbank mit orgAnice Data benutzen Dokumente verwalten und archivieren 2 Ein Dokument mit der Datenbank verkn pfen 1 Legen Sie einen neuen Datensatz in der gew nschten Tabelle an und f llen Sie die notwendigen Felder des Datensatzes aus 2 Klicken Sie nun auf die rechte Fl che des Dokument Buttons oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Dokument Button E Dokument von Vorlage erstellen W hlen Sie hier den Men punkt Vorhandenes Doku El Neuss Dokument erstellen ment verkn pfen B vorhandenes Dokument in die Datenbank kopieren B vorhandenes Dokument in die Datenbank verschieben Dokument von Vorlage erstellen und verkn pfen vorhanden kument verkn pfen vorhandene Internet Adresse verkn pfen 3 Die Dialogbox Dokument verkn pfen erscheint 2x W hlen Sie im Feld Suchen in das Laufwerk oder die Suchen in arbeit JeBsE Netzwerkressource aus die das Dokument enth lt FE ausbildung_ihk pdf 2 inf
128. Werten neu erstellen Die Office Datenbank mit orgAnice Data benutzen orgAnice Fakturierung benutzen 11 Speichern Sie die beiden Dokumente jeweils ber den Word Befehl Datei Schlie en und zur ckkehren zur Office 3 Datenbank 12 Schalten Sie jetzt in den Arbeitsbereich Rechnungsaktivit ten indem Sie in der linken Spalte des Programmarbeitsbereiches auf das Symbol Rechnungsaktivit ten klicken Beim Anlegen der beiden Dokumente wurde f r jedes Einzeldokument ein neuer Daten satz in der Tabelle Rechnungsaktivit ten angelegt In dieser Tabelle finden Sie zuk nftig alle angefertigten Rechnungen und Lieferscheine Selbstverst ndlich k nnen Sie auch hier zus tzlich Datens tze anlegen um beispielsweise Informationen R ckfragen oder Dokumente zur Rechnung oder Lieferung abzuspeichern Beachten Sie bitte auch die Ver nderungen in der Tabelle Kundennummer Kundennummern In diesem dynamischen Feld finden Sie die kumulierten I Alle Datens tze Nettobetr ge aller zu dem Kunden angefertigten Rechnungen Sie erhalten somit auf den ersten Blick 60000002 2 290 00 EREE eine Zahleninformation die f r Ihren mit diesem m 2000000 Kunden bisher realisierten Umsatz besonders aussage D Kundennummer f higist 0000002 In dem zuvor beschriebenen Verfahrensweg haben Sie gelernt wie Sie Rechnungen ber bereits angelegte Verkaufschancen erstellen Wie bereits angedeutet k nnen Sie Rech nungen aber auch anfertigen
129. Zugriff auf die Datenbank und die darin gespeicher ten Daten nicht m glich 1 W hlen Sie sofern noch nicht geschehen die zu ffnende Datenbank aus xi E orgAnice Data 3 0 Datenbank Anwendung Datenbank C 0rgdb1Office3 0ffice3 odb el Benutzer ADMIN Verwaltung Kenrwoit p E Datenbank J Benutzer Abbrechen Hilfe 2 Tragen Sie im Feld Benutzer Ihren Benutzerkurznamen ein Benutzerkurznamen beste hen ausschlie lich aus Gro buchstaben und Zahlen sie enthalten keine Sonderzeichen Umlaute oder Leerzeichen Wenn Sie die Benutzer der Datenbank nicht selbst verwalten erhalten Sie Ihren Benutzer kurznamen vom Administrator Beim ersten Start von orgAnice mit der Office Datenbank melden Sie sich bitte mit dem Benutzerkurznamen ADMIN an Der Benutzerkurzname ADMIN steht f r Administra tor der die Datenbank und weitere Benutzer verwalten kann 3 Tragen Sie im Feld Kennwort Ihr Kennwort ein Kennw rter bestehen aus Buchstaben und Zahlen sie enthalten keine Sonderzeichen Umlaute oder Leerzeichen Bei Kennw r tern wird zwischen Gro und Kleinschreibung unterschieden Im Eingabefeld werden aus Sicherheitsgr nden statt des Kennwortes nur Sternchen angezeigt 19 20 Wenn Sie die Benutzer der Datenbank nicht selbst verwalten erhalten Sie Ihr Kennwort vom Administrator Beim ersten Start von orgAnice ist in der Office Datenbank kein Kennwort f r den Benut zer ADMIN eingerichtet Um unbefugten Zugriff auf die Da
130. aBa a ll 3 e ne MN Kontakte Adressen Ansprechpartner Dokumente DO Alle Datens tze I Alle Datens tze Aan z Titel f bit by bit Software AG Frau z Telf fbitby bit Software AG ittenbergplatz 3 Frau Sonja Quasdorf Vomame Vomame Sonja ittenbergplatz 3 Name bit by bit S 10783 Berlin Name dorf bit by bit Software AG Quasdor 10789 Berlin Zusatz 2 Hd Strasse Wittenbergplatz 3 Abteilung Sekretariat z PLZ Ort 10789 Berlin Funktion r Lad D a Deutschen I vr j Telefon 1 49 30 23 50 49 0 E Telefon 4 49 30 23 50 49 0 Telefon 2 E Mobil E Telefax 49 30 213 97 73 49 30 213 97 73 privat EMail info bitbybit ag aa VOIP Sperre Telefax ei 49 30 213 97 73 Referenz E Mail quasdorf bitbybit ag amp Anrede Sehr geehrte Damen und Herrer z Sehr geehrte Damen und Herren Anrede z Sehr geehrte Frau Quasdorf Infoper E Mail URL 3e J Info per E Mail z Info ge N gt jx olelol j ED axla D x Bezeichnung Land PLZ Ort oj Name Vomame _ Funktion Abteilung Armaturen Vo GmbH 51679 Wipperf rth Herr Hohenschurz Ralf Abteilungsleiter Vertrieb x ARTRA GmbH 9 __ Staufen Her J rgens Tom Abteilungsleiter Entwicklung bit by bit S Berlin Her Kahnt Thomas Praktikant Entwicklung Prof Dr Hans M ller 20123 Hamburg Her Klo Stefan Abteilungsleiter Consulting Senatsverwaltung f r Bauen Wohnen und D 13505 Berlin Her Kozlowski M
131. abelle Die Zeilen der Tabelle werden Datens tze genannt Jedes Feld hat einen bestimmten Feldtyp der bestimmt mit welcher Art von Daten das Feld gef llt werden kann au erdem eine definierte L nge und einige weitere optionale Feldeigenschaften Feldeigenschaften Einige besondere Eigenschaften von Datenbankfeldern Dies betrifft u a das automatische Vorbelegen von Feldern mit Werten das Festlegen eines Wertes beim Speichern das berpr fen des Feldinhaltes beim Speichern die Eingabem glichkeiten f r das Feld sowie die Zuordnung von Lookup Tabellen Feldl nge Die L nge eines Feldes F r den Feldtyp String bis zu 4096 Zeichen bei variabler L nge bis 64 kByte Die Felder vom Typ Long Double Date Boolean und Document haben fest definierte L ngen Feldname Der innerhalb einer Datenbank Tabelle eindeutige Name eines Feldes Fenster aktives Bei mehreren ge ffneten Programmfenstern verschiedener Anwendungen ist immer eines das aktive Es steht im Vordergrund und ist bereit Eingaben durch den Benutzer entgegenzu nehmen Sie erkennen es an der hervorgehobenen Darstellung der Titelleiste und des Fensterrahmens 275 o 276 Sie k nnen ein Programmfenster durch Anklicken mit der Maus oder mit der Tastenkombination aktivieren Auch von den Tabellenlayouts einer orgAnice Datenbank ist immer eines das aktive Viele Befehle beziehen sich auf die aktive Tabelle Sie erkennen die aktive Tabelle an der hervo
132. abellen mit einander zu verkn pfen werden so genannte Indices genutzt Jeder Schl ssel nimmt dabei einen Wert auf der die Reihenfolge der Anzeige aller Feldinhalte bestimmt Mit mehreren Benutzern arbeiten In einem Unternehmen arbeiten Mitarbeiter mit unterschiedlichsten Aufgabengebieten zusammen die Einfluss auf den Bedarf an Informationen wie auch auf die Arten von Informationen mit denen jeder Mitarbeiter umgeht haben orgAnice erm glicht mit einem differenzierten Benutzermodell eine zentrale Datenhal tung mit auf die individuellen Bed rfnisse und Berechtigungen abgestimmten Zugriffsrechten Dazu werden einzelne Benutzer unterschiedlichen Benutzergruppen zugeordnet So k nnen Adress und Telefondaten f r den Empfang Warenwirtschaft f r die Buchhal tung sowie Vertr ge und Pl ne f r die Gesch ftsf hrung in einer Datenbank verwaltet werden Eine doppelte Datenhaltung mit der Notwendigkeit zum regelm igen Abgleich entf llt somit Weitere Informationen zur Benutzerverwaltung finden Sie in der Technischen Referenz Kapitel 2 und 3 y orgAnice installieren und starten orgAnice installieren und starten Dieses Kapitel informiert Sie dar ber wie Sie orgAnice installieren Au erdem erhalten Sie Informationen zum ersten Start von orgAnice Data Alle Abbildungen beziehen sich auf Windows 2000 als Betriebssystem Auf wichtige Unterschiede zu anderen Plattformen wird soweit n tig hingewiesen F r alle Beispiele
133. ahl auf der linken Spalte des Programmarbeitsbereichs oder den Befehl Ansicht Arbeitsbereich oder die Taste f6 Ein Arbeitsbereich wird in Arbeitsbereichsspalten eine Arbeitsbereichsspalte in Arbeitsbereichsrahmen unterteilt Dem einzelnen Arbeitsbereichsrahmen wird im Konfigu rationsmodus ein bestimmtes Tabellenlayout zugeordnet Der Zugriff auf Arbeitsbereiche l sst sich im Konfigurationsmodus benutzerbezogen definieren Ferner k nnen Arbeitsbereiche in mehreren Arbeitsbereichsgruppen enthalten sein Die einzelnen Arbeitsbereichsspalten und Arbeitsbereichsrahmen k nnen vom Anwender in der Gr e ver ndert werden Durch Anklicken das entsprechende Arbeitsbereichssym bols in der Bereichsauswahl kann die voreingestellte Anordnung jederzeit wiederherge stellt werden Glossar Arbeitsbereichsauswahl Ausdruck 0 Arbeitsbereichsauswahl Kontakte Fenster auf der linken Seite des Programmfensters ber Dokumente das die Auswahl von Arbeitsbereichsgruppen und Arbeitsbereichen vorgenommen werden kann Konfiguration ormular erwaltung ER HL Ei ejeje Arbeitsbereichsgruppe Zusammenfassung mehrerer Arbeitsbereiche Sie w hlen eine Arbeitsbereichsgruppe ber einen Mausklick auf eine Schaltfl che in der Bereichsauswahl auf der linken Spalte des Programmarbeitsbereichs oder indem Sie mit der Taste fs die zun chst Arbeitsgruppenbereichsauswahl aktivieren und mit den Cursortasten oder t zu der gew nschten A
134. akturierung geh ren dabei die im Strukturbild grau markierten Tabellen e Verkaufschancen Verkaufschancenpositionen Verkaufschancenaktivit ten e Kundennummer Rechnungen Rechnungspositionen Rechnungsaktivit ten e Artikel Artikeldokumente Wettbewerbsprodukte und e Mahnstufen Die Fakturierung besteht im wesentlichen aus zwei gro en Komplexen dem Komplex Verkaufschancen in dem Angebote und Verkaufschancen verwaltet werden und dem Komplex Rechnungen der f r die Rechnungserstellung und Rechnungsaktivit ten vorge sehen ist Erg nzt werden diese durch einen bereichsspezifischen Konfigurationsteil der beiden Komplexen zugeordnet ist In der Datenbank ist die vorgenannte Struktur der Arbeitsbereichsgruppe Vertrieb zuge ordnet Dieser wiederum enth lt verschiedene zweckm ige Arbeitsbereiche die Sie wie von den anderen Arbeitsgruppenbereichen gewohnt auf der linken Seite der Programm oberfl che per Mausklick auf die entsprechend bezeichneten Schaltfl chen ausw hlen k nnen Die Office Datenbank mit orgAnice Data benutzen orgAnice Fakturierung kennen lernen Office 3 Datenbank org nice Data MEE Datei Bearbeiten Ansicht Markierungen Navigieren Makros Extras S RAAYYeE D EAE Kontakte Adressen ce Verkaufschancenaktivit ten Dokumente E Alle Datens tze I Alle Datens tze Alle Datens tze Vertrieb Projekt Komplettpaket I Typ Angebot Engang P Erledigt 7 Konfiguration Betreff Angebo
135. alle Makros in der orgAnice Datenbank so auch die f r die Fakturierung ber den Konfigurationsmodus frei einzusehen und zu editieren Verkaufschancen Angebote Rechnungen und Lieferscheine orgAnice erlaubt Ihnen neben der einfachen Adress und Korrespondenzverwaltung ber die integrierte Fakturierung problemlos Ihre Rechnungen Lieferscheine oder Angebote zu erstellen Ihre Artikel zu verwalten und dar ber hinaus die Fakturierung zus tzlich als Planungsmittel f r Ihre Verkaufschancen einzusetzen Die Verkaufschancenplanung ist dabei eine Vorstufe der Angebotserstellung und bietet Ihnen die M glichkeit Preisangebote zu modifizieren sowie prozentuale Wichtungen zur Verkaufschance von Angeboten zu erstellen Dar ber hinaus k nnen Sie Ihre geplanten Verkaufstermine und den jeweiligen Angebots status leicht berschaubar im Auge behalten Sie erhalten somit ein einfach bedienbares strategisches Werkzeug mit dem Sie eine firmeninterne Planungs bersicht ber Chancen zum Verkauf Ihrer Produkte anlegen k nnen Bietet sich eine Verkaufschance werden aus der Tabelle Verkaufschancen letztlich dann auch Ihre Angebote Rechnungen und Lieferscheine erstellt Ein Angebot ist somit als ein angestrebtes Ziel oder im Erfolgsfall ein Ergebnis einer Verkaufschance zu verstehen Nach Durcharbeitung der folgenden Abschnitte werden Sie bef higt sein mit der orgAnice Fakturierung problemlos Ihre Verkaufschancenplanung abzuwickeln und Ihre Angebot
136. alle derzeit markierten Adressen in einem Arbeitsschritt zur Visualisierung bertragen 1 Markieren Sie die gew nschten Adressen Der Abschnitt Mit Markierungen arbeiten ab Seite 73 erl utert wie Sie dies tun 2 Klicken Sie nun auf diesen Button um die Adresse zu visualisieren Ihr Internet Brow ser wird gestartet und eine Internetverbindung voraus gesetzt die Adressen angezeigt Link2Map24 ARTRA GmbH Spitalstr 20 D 79219 Staufen M ller Hohenstaufenstr 23 D 20123 Hamburg TechnoPlan GmbH Gewerbegebiet 5 D 17513 Fehrbellin Yoss GmbH Waldstr 6 D 51679 Wipperf rth 53 54 Ansprechpartner verwalten Wenn Sie zu den Firmen oder Organisationen die Sie in der Adresstabelle aufgenom men haben auch einzelne Ansprechpartner aufnehmen wollen geben Sie diese Daten in der Tabelle Ansprechpartner ein Ansprechpartner erfassen 1 Rufen Sie den Arbeitsbereich Adressen und Ansprechpartner in der Arbeitsbereichs gruppe Kontakte auf Nutzen Sie dazu den Men befehl Ansicht Arbeitsbereich Kontakte Adressen und Ansprechpart ner oder klicken Sie in der Arbeitsbereichsspalte auf Kontakte und markieren Sie dann per Mausklick das Arbeitsbereichsicon Adressen und Ansprechpartner Befinden Sie sich bereits in der Arbeitsbereichsgruppe Kontakte k nnen Sie alternativ auch die Taste f6 dr cken und dann ber die Cursortasten H und t den gew nschten Arbeitsbereich ausw hlen Aktivieren Sie nun das Tabel
137. alten in die Vollbilddarstellung k nnen Sie den Befehl Maximieren aus dem Systemmen des Fensters verwenden Vorlagenverzeichnis Das Verzeichnis das die Dokument Vorlagen f r die automatisierte Erstellung von Doku menten aus orgAnice heraus enth lt Zu jeder Tabelle kann ein separates Verzeichnis angegeben werden Dies geschieht im Konfigurationsmodus innerhalb des Objekteditors Das Vorlagenverzeichnis ist eine spezielle Eigenschaft der Tabelle Wavelet basierter Coder Wavelet Spezielle Form der Bildzerlegung 295 o 296 Coder Software die Daten in ein anderes Format umwandelt meistens zum Zwecke der Komprimierung oder Verschl sselung orgAnice Image verwendet das LuraDocument Verfahren um eine h chstm gliche Kom pression von digitalisierten Dokumenten zu erreichen Zeichenkette String Zeichenfolge Eine Kette von druckbaren Zeichen anders ausgedr ckt ein Text Zeichenketten Konstanten innerhalb von orgBasic Ausdr cken m ssen in doppelte Anf hrungszeichen eingeschlossen werden Zugriffsrechte orgAnice unterscheidet zwei Arten von benutzerbezogenen Rechten Verwaltungsrechte und Berechtigungen f r Datenbankzugriffe Verwaltungsrechte Verwaltungsrechte k nnen in mehreren Stufen vergeben werden Keine Der Benutzer hat keine Berechtigungen zur Administration Die Rechte be schr nken sich ausschlie lich auf die Benutzung der Datenbank Hierf r gelten die Zugriffsrechte f r den Datenbankz
138. ammern m ssen Sie den Parameter eingeben auf den sich die Funktion bezieht In diesem Fall bezieht sie sich auf das Feld Name da hier die Zei chenfolge mbH vorkommen kann Wechseln Sie auf die Registerkarte Felder Die Office Datenbank mit orgAnice Data benutzen Mit Markierungen arbeiten xi In der Liste der Felder werden alle Tabellen der Daten EH Felder X3 Kemfunktionen IE Angepasste Funktionen IV Persist Variablen bank mit ihren Feldern aufgelistet Die Tabelle Adressen B Adressen Adressen An As String 10 HB Titel As String 16 Vomame As String 36 A 3 x n Name As String 36 Markieren Sie den Feldnamen Name und klicken Sie auf EH Zusatz As String 36 Einf gen um das Feld dem Ausdruck hinzu zu f gen Strasse As String 36 EB PLZ As String 10 oder klicken Sie doppelt auf den Feldnamen EB Dit As String 23 Land As String 3 FA Telefon As Strina 311 ist bereits in der Liste ge ffnet a Einf gen Die orgBasic Syntax zur eindeutigen Kennzeichnung von Feldern in Tabellen lautet Tabelle gt Feldname in zg grel win lel leb Aral 0 na diesem Fall also Adressen gt Name Ausdruck UCasef dressen gt Name Neu Auswerten Ergebnis ARTRA GMBH Abbrechen Hilfe 7 Nun muss der zweite Parameter die zu suchende Zeichenfolge der Funktion hinzu gef gt werden Setzen Sie im Feld Ausdruck die Texteinf
139. angezeigt 5 Wollen Sie das Gespr ch nach der R cksprache selber wieder aufnehmen bet tigen Sie den Button Abbrechen Die Dialogbox R ckfrage wird geschlossnen und die Verbindung zum Erstanrufer wieder hergestellt wobei das Symbol Verbunden angezeigt wird Ein Gespr ch weiter verbinden Soll ein anderer Teilnehmer das aktuelle Gespr ch weiter f hren verbinden Sie dieses weiter vorausgesetzt der TAPI Treiber Ihrer Telefoniehardware unterst tzt diese Funkti on It E Mit orgAnice Phone telefonieren 7 orgAnice Phone benutzen 1 ber den Befehl Gespr ch Weiterverbinden oder die Tastenkombination _ W oder ber einen Mausklick auf diesen Button k nnen Sie ein gef hrtes Telefongespr ch weiter verbinden Beim Befehlsaufruf ffnen Sie zun chst die Dialogbox Weiterverbinden ber die Sie wie folgt Verbindungen zu internen Teilnehmern herstellen k nnen W hlen Sie einen bereits eingetragenen Teilnehmer aus der Liste Nebenstelle xi Nebenstelle Geben Sie anderenfalls in das Eingabefeld Rufnummer die Rufnummer des internen Teilnehmers Bernd B Becker Administrator 25 Rufnummer 26 Hilfe Abbrechen 2 Bet tigen Sie den Button Verbinden Der Teilnehmer wird gew hlt Bei Gespr chsan nahme durch den angew hlten Teilnehmer wird die Verbindung hergestellt Wurde das Gespr ch erfolgreich weiter geleitet ndert sich das Aussehen des Symbols wie dargestellt
140. anh ngen Dies kann eine Internetadresse oder eine beliebige Datei sein Hat der Ansprechpartner beispielsweise eine pers nliche Homepage k nnen Sie hier direkt auf diese Internet Seite zugreifen Zun chst m ssen Sie jedoch eine Internet Adresse etwa die der Homepage des Adressaten eingeben Wenn Sie den rechten der beiden Buttons dr cken wird ein Men eingeblendet E Dokument von Yorlage erstellen El Neuss Dokument erstellen Ei vorhandenes Dokument in die Datenbank kopieren B vorhandenes Dokument in die Datenbank verschieben Dokument von Vorlage erstellen und verkn pfen vorhandenes Dokument verkn pfen vorhandene Internet Adresse verkn pfen Klicken Sie hier auf den letzten Men punkt Vorhandene Internet Adresse verkn pfen 57 58 Es wird daraufhin die Dialogbox Internet Adresse verkn pfen angezeigt x In der Dialogbox geben Sie im Feld Adresse die URL oder Adresse URL IP Adresse oder Dateiname IP Adresse der Internet Seite ein Alternativ k nnen Sie http www og ambh co de auch den Dateinamen einer lokalen HTML Seite eingeben Web Browser starten gt Alkkesse von WeBBrowser Um die gew nschte Web Adresse ber Ihren Browser zu suchen klicken Sie auf den Button Web Browser starten gt gt Der auf Ihrem System als Standard eingerichtete Web Browser wird gestartet Haben Sie dort die gew nschte Adresse erreicht wechseln Sie zur ck zu orgA
141. arkier ten sowie nicht markierten Datens tze an Sie k nnen en 10 Datens tze gepr ft hier auf den gew nschten Anzeigestatus schalten 5 5 1 Datens tze sind jetzt markiert 9 Datens tze sind nicht markiert Aktivieren Sie die entsprechende Option und klicken Sie dann auf den Button OK oder dr cken Sie die Returntas te 2 r Datens tze anzeigen ui uii uii Alle Datens tze gensonsuensnesusnensansnsansnensansnenssnenensnnsnensonsusnensen o el 3 B 3 H T 3 or kai oO A er ad in er N ka un BososeosasosiiSbonesecsoosnoossoasssosusocososseoosstaseasosesoF Nur nicht markierte Datens tze Wie Sie eigene Bedingungen f r den Markierungs Assistenten definieren und bearbeiten entnehmen Sie bitte dem Abschnitt Mit Markierungen arbeiten ab Seite 73 Aktivit ten verschieben Aktivit ten k nnen anderen Vorg ngen zugeordnet werden 1 Zum Verschieben positionieren Sie auf den zu verschiebenden Datensatz und klicken Sie dann auf diesen Makrobutton am Fu der Formulardarstellung 2 Noch w hrend die Dialogbox ge ffnet ist aktivieren Sie nun das Tabellenlayout Vorg nge und suchen Sie die gew nschte Adresse zu der Sie die ausgew hlten Aktivit ten verschieben m chten Die Office Datenbank mit orgAnice Data benutzen Aktivit ten bearbeiten und ausf hren Der Vorgang auf den Sie im Tabellenlayout Vorg nge positionieren wenn Sie im n chs ten Sc
142. art Einheit Nettop Anfahrt innerhalb Berlins Fahrkosten pauschal 25 Beratung Consulting Stunden 100 Handbuch xIK 2 B cher St ck 90 Rechner Softwarepaket I Software St ck 500 Softwarepaket II Software St ck 800 4 gt Klicken Sie anschlie end auf diesen Button Der Artikel wird automatisch per Makro in die Tabelle Verkaufs chancenpositionen bernommen 2 Beachten Sie dabei dass der ausgew hlte Artikel mit allen Grunddaten Netto Brutto Preise Artikelnummer Erl skonto etc aus der Tabelle Artikel 145 146 in die Tabelle Verkaufschancenpositionen bernommen wurde Yerkaufschancenpositionen J Alle Datens tze Artikel Rechner XJK 2 Anzahl J 1 0 Nettopreis J 1300 00 Art Nr 00000004 Artikelart Hardware Erl skonto 2210 E o el x Einheit St ck z Ges netto 1 300 00 USt Satz 16 Ges brutto 1 508 00 Chance 50 v Gewichtet 650 00 o Artikel Preis Anzahl Einheit Ges Re 4 Sie k nnen in den Datens tzen dieser Tabelle jederzeit nderungen vornehmen Ge nderte Wertgr en werden nach dem Abspeichern dynamisch neu berech net In dem Eingabefeld Chance k nnen Sie einen prozentua len Wert ausw hlen der die Verkaufschance f r diesen Artikel beschreibt Der gewichtete Wert wird dann in dem Feld Gewichtet als Produkt von Prozentsatz und Nettopreis ausgegeben In diesem Memofeld finden Sie die Beschreibung zu dem Artikel wieder die im Arbeitsb
143. art anzeigen Abbrechen Durchf hren eines Mahnverfahrens 1 ffnen Sie den Arbeitsbereich Rechnungen indem Sie in der linken Spalte des Pro grammarbeitsbereiches zun chst auf die Schaltfl che f r die Arbeitsbereichsgruppe Ver trieb und anschlie end auf das Symbol Rechnungen klicken Die Office Datenbank mit orgAnice Data benutzen orgAnice Fakturierung benutzen 2 Aktivieren Sie die Tabelle Rechnungen Rechnungen In der hier ausgew hlten Rechnung finden Sie einen J Alle Datens tze Abarbeitungsstand bei der das F lligkeitsdatum der Nummer 000003 Summe 2 590 00 Rechnung bereits berschritten wurde Datum USt 16 400 00 p 2 durch T ETE und m as Ausrufungszeichen in der Tabelle angezeigt F llig USt 7 6 30 8 8 8 7 E Aus den leeren Feldern Letzte Mahnung und Mahnstufe Versand 0 00 Gesamt 2 996 30 k nnen Sie erkennen dass bisher noch keine Mahnung ausgel st wurde Diese Meldung soll Sie daran erinnern dass f r diese Rechnung eine Mahnung geschrieben werden soll Zahlungsweise Per Rechnung z ust W Lieferart per Post X Empf nger Stefan Kloss Zahlungsverzug Bereits bezahlt 0 00 offen 2 996 30 Mahnstufe E vai et AHN a k o Nummer I Datum Netto Gesamt 000002 2002 01 27 1 990 00 2 300 30 000003 1112002 01 141 2 530 00 2 996 30 Letzte Mahnung Klicken Sie jetzt auf diesen Button 3
144. as Merkmal Hobby etwa k nnte der Wert hier Fotogra fie oder Malerei sein Im Beschreibungsfeld k nnen Sie Kommentare zum aktuellen Merkmal eintragen Das Vorgehen beim Hinzuf gen eines Merkmals gleicht dem f r Adressen Der Button Merkmal hinzuf gen ruft die Dialogbox auf in der Sie Merkmale und Werte ausw hlen k nnen Besondere Merkmale Zwei Merkmale weisen Besonderheiten auf Das Merkmal Pers nlicher Favorit zeigt alle Benutzer der Datenbank die etwa als Kon taktperson in Ihrem Unternehmen f r den Ansprechpartner gelten k nnen Dabei werden in der Werteliste alle derzeit in der Datenbank als Benutzer eingerichteten Personen aufge f hrt Einzelne Merkmale in der Office Datenbank haben keine vordefinierten Werte Als Bei spiel sei hier Name der Ehefrau genannt Als Wert steht dort lediglich ein Strich zur Verf gung Da alle m glichen Vornamen kaum in einer solchen Liste vordefiniert werden k nnten ist hier vorgesehen den Namen in das Beschreibungsfeld einzutragen F r eine automatische Nutzung etwa bei Serienbriefen als Einladungen mit Partner zu einer Veran staltung kann dann der Wert ausgewertet und der Inhalt des Beschreibungsfeldes in den Text bernommen werden Wie Sie Merkmale auswerten und nutzen wird im Abschnitt Mit Markierungen arbeiten ab Seite 73 erl utert Adressmerkmale definieren Merkmale und Werte wie sie in den vorigen Abschnitten beschrieben wurden k nnen nicht direk
145. asic Sprache das Ausdr cke sog Operanden verbindet und als Ergebnis einen Wert liefert Das Verhalten einiger Operatoren ist abh ngig vom Datentyp der Operanden orgAnice 3 verwendet folgende Operatoren Operator Bedeutung Or Logisches Oder And Logisches Und Not Logisches Nicht Logisch Gleich lt lt gt gt Vergleiche lt gt Logisch Ungleich Arithm Addition Subtraktion Arithm Multiplikation Division 4 Arithm Power Anwendungs Syntax lt BoolExpr gt Or lt BoolExpr gt lt BoolExpr gt And lt BoolExpr gt Not lt BoolExpr gt lt Expr gt lt Expr gt beide lt Expr gt vom selben Datentyp lt Expr gt lt Operator gt lt Expr gt beide vom selben Datentyp lt Expr gt lt gt lt Expr gt beide lt Expr gt vom selben Datentyp lt NumExpr gt lt NumExpr gt z T auch f Date lt NumExpr gt lt NumExpr gt lt Basis gt lt Exponent gt Glossar Optionsfeld Prim rindex Arithm Vorzeichen lt ConstNumExpr gt InStr Zeichenkette enthalten InStr lt StringExpri gt lt StringExpr2 gt amp String Verkn pfung lt StringExpr gt amp lt StringExpr gt Optionsfeld Ein kreisrundes Feld innerhalb einer Dialogbox das Sie ausf llen oder offen lassen k n nen Sie k nnen damit die neben dem Kontrollfeld beschriebene Option w hlen oder abw hlen Es treten stets Gruppen von zusammengeh rigen Optionsfeldern auf von denen immer genau ein
146. assen Brief erstellen usw Zum schnellen Durchbl ttern verschaffen ihnen in der oberen Ecke jeder Seite kleine Kolumnentitel eine zus tzliche Orientierung Wir haben die Struktur des Benutzerhandbuches und der Technischen Referenz so gestal tet dass Erl uterungen f r die Benutzung und die Dokumentation f r die Konfiguration einer jeden Komponente im gleichen Kapitel der beiden Handb cher zu finden sind Um Ihnen das Verst ndnis zu erleichtern werden im Handbuch und in der Technischen Referenz folgende Konventionen verwendet Fettdruck Fettdruck Fettdruck Kursivschrift Listing Anf hrungszeichen CHE HE Einf hrung Dieses Handbuch effizient einsetzen kennzeichnet den Namen eines Objekts z B ein Eingabefeld eine Dialogbox kennzeichnet Men befehle deren Einzelschritte durch Punkte getrennt sind kennzeichnet Verweise auf einen Eintrag im Glossar oder eine Internet Adresse kennzeichnet Formeln oder einzugebenden Code kennzeichnet alternative Befehle f r eine Aktion z B Mausbefehl Tastaturbefehl oder Men befehl kennzeichnen Tastatureingaben oder Namen von Kapiteln oder Abschnitten kennzeichnet zu dr ckende Tasten kennzeichnet Tastenkombinationen die gleichzeitig zu dr cken sind kennzeichnet einzelne zur besseren bersicht num merierte Arbeitsschritte kennzeichnet wichtige Hinweise y Weitere Hilfen nutzen Nicht immer sind Benutzerhandbuch oder Technische
147. ation des Outlook Connector erfolgt in Outlook erfordert jedoch Daten bankverwaltungsrechte Die Konfiguration wird in der Technischen Referenz Kapitel 6 orgAnice Outlook Connector konfigurieren beschrieben 197 198 Besonderheiten und Voreinstellungen Die Arbeit mit dem Outlook Connector weist einige Besonderheiten auf die in diesem Abschnitt erl utert werden Schlie lich steuern Sie als Benutzer die orgAnice Datenbank direkt in Outlook In diesem Kapitel wird davon ausgegangen dass Sie im Umgang mit Outlook vertraut sind Hinweise zur Bedienung von Outlook entnehmen Sie bitte aus der Programmdokumentation von Microsoft Den Outlook Connector kennen lernen Der Outlook Connector bindet sich direkt in Microsoft Outlook ein 1 Starten Sie Outlook 2 ffnen Sie dann die Datenbank die Sie mit Outlook verbinden wollen kai ei LEE Nach der Installation von Outlook Connector finden Sie Datei Bearbeiten Ansicht Favoriten Extras Aktionen org nice EA Neu 8 DS X GeAntworten Allen antwort Absender suchen ee mR Le g Nachrichter Emor oon Nachricht zuordnen hier eine neue Symbolleiste mit sechs Buttons und einen neuen Men punkt orgAnice sa3aaze a Posteingang Li z u r 7 Oordneriste x Dlrlavn Tia u in I So lange die Datenbank ge ffnet bleibt k nnen jederzeit Daten aus Outlook in Ihrer orgAnice Datenbank zugeordnet werden Sie k nnen die Symbolleiste aus und wieder
148. ationen l schen 225 8 Daten migrieren und konvertieren 227 orgAnice Import verwenden 228 Den Datenimport vorbereiten 228 Den orgAnice Import Assistenten starten 228 Eine Zieldatenbank ausw hlen 228 Importregeln bestimmen 230 Datenquellen festlegen und ffnen 231 Datens tze ausw hlen 233 Zieltabelle bestimmen 234 Feldzuordnung bestimmen 234 Den Import durchf hren 236 orgAnice Export verwenden 239 Den Datenexport vorbereiten 239 Den orgAnice Export Assistenten starten 239 Zu exportierende Daten festlegen 239 Exportregeln bestimmen 241 Datens tze ausw hlen 242 Benutzerhandbuch orgAnice 3 Inhaltsverzeichnis Exportformat und Exportziel festlegen 242 Export in eine orgAnice 3 Datenbank 243 Export in eine Textdatei 245 Den Export durchf hren 246 Den orgAnice Database Converter verwenden 248 Die Konvertierung vorbereiten 248 Den orgAnice Database Converter starten 248 Die Quelldatenbank ausw hlen 249 Die Zieldatenbank erzeugen 250 Die Konvertierung durchf hren 251 9 Tipps Tricks und Probleml sungen 253 Die effektivste Art der Benutzung 254 Tastaturk rzel f r alle Komponenten 254 Datenbank l sst sich nicht ffnen 259 10 Glossar 261 11 Index 299 Einf hrung Liebe Anwender Mit orgAnice 3 halten Sie ein Werkzeug in den H nden das bereits in der dritten Ge neration das zentrale Kommunikationsinstrument f r jedes B ro ist In orgAnice k nnen Sie Adressen ein und ausgehende Post E Mail Dokumen
149. atthias Software Consultant Consulting Talking Technology Inc USA 94501 Alameda CA Herr M ller Kirill Softwareentwickler Entwicklung TechnoPlan GmbH D 17513 Fehrbellin Herr Purrmann Volker technischer Redakteur Entwicklung Dr Hermann Voss GmbH Armaturenfabik D 51679 Wipperf rth Frau Quasdorf Sonja Sekretariat Herr Valkenaar Karsten Investor Relations Her Wegener Falk Praktikant Entwicklung Her Zielniok Markus Vorstand Gesch ftsf hrung gt l Adressen sortiert nach Name 8 Datens tze Admin Administrator verw Oberfl orgAnice Data ist die Benutzeroberfl che zur Verwaltung von Daten in der Datenbank orgAnice Phone ist die Programmkomponente f r computergest tztes Telefonieren Beide Anwendungen arbeiten zusammen um bei ankommenden Anrufen die zum Anrufer geh renden Daten anzuzeigen Gespr che zu f hren und zu protokollieren oder per Mausklick in orgAnice Data eine Rufnummer zu w hlen Die Funktionsweise von orgAnice Phone wird in Kapitel 4 Mit orgAnice Phone telefonie ren ab Seite 171 erl utert Wie Sie aus orgAnice heraus w hlen wird in diesem Kapitel Abschnitt Telefonnummern w hlen auf Seite 60 beschrieben orgAnice Phone wird beim Programmstart minimiert so dass dieses Programm zwar im Hintergrund l uft aber das Fenster nur ber einen Klick auf das orgAnice Phone Symbol in der Taskleiste wieder hergestellt wird M chten Sie orgAnice Phone beenden w hrend orgAnice Data weiter l uft w hlen Sie den
150. auf Seite 82 wie Sie der Liste der verf gbaren Merkmale weitere Felder hinzuf gen k nnen 76 2 Stellen Sie den gew nschten Anzeigestatus ein am zweckm igsten Alle Datens tze 3 Rufen Sie den Markierungs Assistenten ber den Button im Tabellenlayout auf Adressen Markierungs Assistent x Vordefinierte Bedingungen Gesperrte Datens tze Berliner Beh rden Bearbeiten Markieren L schen Optionen Abbrechen Klicken Sie auf Neu um den Konfigurationsmodus f r den Assistenten aufzurufen 4 Der Konfigurationsmodus des Assistenten bietet die M glichkeit mehrere Merkmale festzulegen die nach Werten gepr ft werden Adressen Markierungs Assistent x Merkmal Land Telefon 1 Info per Sperrvermerk Angelegt am zl Der Wert muss in dem folgenden Bereich liegen son Berlin bis Hinzuf gen L schen Ausgew hlte Merkmale Ort Berlin Die Adresse muss wenigstens eines der ausgew hlten Merkmale enthalten muss alle ausgew hlten Merkmale enthalten darf keines der ausgew hlten Merkmale enthalten Abbrechen Speichern Die hier aufgef hrten Merkmale sind ausgew hlte Felder der aktuellen Tabelle Adressen und Adressmerk male Die Darstellung des Bereiches zur Definition von Werten ist abh ngig vom ausgew hlten Merkmal Unter Ausgew hlte Merkmale werden all die Merkmale aufgelistet die durch die Markierungsrouti
151. bank lautet der Login Name f r den Datenbankadministrator ADMIN Datenbank Datei Eine Datei mit der Dateinamenserweiterung ODB die die Konfigurations Einstellungen sowie Nutzdaten einer orgAnice Datenbank enth lt Datenbanktitel Die Bezeichnung der Datenbank im Klartext max 31 Zeichen 269 o 270 Beispiel Office 3 Datenbank Der Datenbanktitel ist zu unterscheiden vom Datenbankdateinamen Er wird in der Titelleiste des Programmfensters angezeigt Datenbankverzeichnis Das Verzeichnis das alle Dateien einer orgAnice Datenbank enth lt Dies sind Datenbankdatei odb Die datenbankspezifische Hilfe chm Gegebenenfalls Dokumentvorlagen Datenbereich Bei einem Druckauftrag Report oder Etikettendruck derjenige Bereich einer Seite der die Datensatz spezifischen Informationen enth lt Bei einem Report ist dies der Tabellenteil mit Kopfzeile Datenzeilen und Fu zeile Bei einem Etikettendruck ist es die Fl che f r die einzelnen Etiketten Der Datenbereich liegt vollst ndig innerhalb des Druckbereichs einer Seite Datensatz Eine Zeile einer Datenbank Tabelle Die Spalten einer Datenbank Tabelle werden Felder genannt Jede Adresse in der Adresstabelle stellt beispielsweise einen Datensatz dar Datensatz aktueller In einer Datenbank Tabelle ist immer ein Datensatz der aktuelle Die Daten des aktuellen Datensatzes werden im Formularbereich angezeigt wird In der Listendarstellung erkennen Si
152. bellen in denen Nachrichten Kontakte oder Termine aus Outlook gespeichert werden k nnen vom Administrator in der Datenbank frei definiert werden Kontakte etwa k nnen in der Office Datenbank wahlweise in die Tabellen Adressen oder Ansprechpart ner bertragen werden Wenn Sie eine lokale Installation der Standard Office Datenbank installiert haben und Sie keine gr eren Anpassungen daran vorgenommen haben brauchen Sie Outlook Connec tor nicht weiter zu konfigurieren Sie k nnen Outlook Connector sofort benutzen Als Benutzer k nnen Sie jedoch voreinstellen welche Tabellen Ihnen bevorzugt angebo ten werden um die Arbeitsschritte zu vereinfachen 1 Starten Sie orgAnice Data mit Ihrer Datenbank und starten Sie Outlook 2 W hlen Sie in Outlook den Men befehl Extras Optionen und wechseln Sie zur Registerkarte orgAnice Et Ist die Datenbank derzeit nicht in orgAnice Data Einstellungen E Maih bertragung EMai Format ge ffnet sind die Felder auf der Registerkarte deakti Rechtschreibung Sicherheit Weitere Fax org nice viert Sie k nnen dann weder nderungen an den Einstellungen oder der Konfiguration vornehmen noch Nachrichten Kontakte oder Termine zuordnen Datenbank Office 3 Datenbank Klicken Sie Sie auf diesen Button um die Feldzuordnung Konfiaurati f r die verschiedenen Tabellen vorzunehmen Bevorzugte Auswahl Stellen Sie hier die Tabelle ein die im Auswahl Dialog voreingeste
153. benutzen Ansprechpartner verwalten 17 Im Feld E Mail tragen Sie die E Mail Adresse des Ansprechpartners ein 18 orgAnice Data bildet die Briefanrede aus dem zuvor ausgew hlten Listeneintrag Frau Herr Mr oder Mrs und f gt die passende Anredeformel beispielsweise Sehr geehrte Frau automatisch davor ein Im Feld Anrede k nnen Sie jedoch auch eine andere Anrede eintragen Zur Erleichterung sind h ufige Anredeformeln vordefiniert Sie k nnen diese Anredefor meln aus der Liste ausw hlen Liebe Petral r Sehr geehrte Damen und Herren Sehr geehrte Frau Sehr geehrter Herr Liebe Lieber Sehr geehrte Frau Dr Sehr geehrter Herr Dr Dear hr Dear Mrs Klicken Sie mit der Maus auf den gew nschten Eintrag im Lookup Feld um ihn in das Eingabefeld zu berneh men Oder w hlen Sie mit den Cursortasten LJ und den gew nschten Eintrag aus und best tigen Sie diesen mit der Taste amp Dieses Feld ist eine Lookup Liste mit Editierm glichkeit Sie k nnen hier aus der vordefinierten Liste einen Wert ausw hlen oder selbst einen Wert eingeben Geben Sie den Namen des Adressaten hinter die ausgew hlte Anrede ein beispielsweise Liebe Petra 19 Versenden Sie regelm ig Informationen zu Ihrem Unternehmen oder Produkten w hlen Sie im Feld Info per den von diesem Ansprechpartner bevorzugten Informations weg aus 20 ber den daneben befindlichen Button k nnen Sie ein Info Dokument
154. ce Fakturierung benutzen Reports zur Fakturierung In der Office 3 Datenbank sind f r die Fakturierung folgende Reports zur Auswertung Ihrer Daten bereits angelegt Artikelliste Artikelliste mit Beschreibung Kundenliste Offene Posten Erl se nach Konten Kundenliste Kundenliste nach Ums tzen Rechnungsliste Rechnunsgsliste letzter Monat Rechnungsliste mit Positionen letzter Monat Verkaufschancen Verkaufschancen nach Monaten Selbstverst ndlich k nnen Sie auch jederzeit weitere individuelle Reports ber das orgAnice Programm Modul orgAnice Print hinzuf gen oder bestehende Ihren W nschen anpassen Wie Sie neue Reports erstellen bzw nderungen an vorhandenen Reports vornehmen k nnen wird in Ihrem orgAnice 3 Benutzerhandbuch sowie in der Online Hilfe zu orgAnice Print ausf hrlich erl utert Um die bereits im Standardlieferumfang der Office3 Datenbank eingebundenen Reports zu aufzurufen bieten sich mehrer M glichkeiten Einerseits k nnen Sie verschiedene Reports ber den Reportassistenten direkt aus einigen Tabellen aufrufen Dazu finden Sie auf dem Tabellenlayout jeweils eine spezielle Schaltfl che Zum anderen erreichen Sie alle in der Datenbank eingebundenen Reports ber den Men befehl Datei Report drucken Der nachstehende Report gilt als globales Beispiel f r den Aufruf von Reports direkt aus einer Tabelle Reports f r die Verkaufschancen Dieser Report b
155. chern der Kontaktdaten Markieren Sie die gew nschte Tabelle per Mausklick 4 Je nach Konfiguration Ihrer Datenbank k nnen Sie zus tzlich eine Zuordnung zu einem bergeordneten Datensatz vornehmen In der Office Datenbank werden standardm ig f r die Zuordnung keine Datens tze zum Zuordnen angezeigt Ist Ihre Datenbank so konfiguriert dass im Feld Zuordnung zu folgendem Datensatz vornehmen Datens tze zur Auswahl stehen markieren Sie den gew nschten Datensatz dem Sie den Kontakt zuordnen m chten Auf diese Weise sparen Sie den zus tzlichen Arbeitsschritt in orgAnice Data den bergeordneten Datensatz auszuw hlen 5 Klicken Sie nun auf OK Der Kontakt wird in Ihre Datenbank bertragen M chten Sie den Kontakt nicht zuordnen klicken Sie auf Abbrechen Haben Sie in Outlook Kontakten Firmen und Personendaten in einem einzelnen Daten satz gespeichert k nnen Sie unkompliziert die Aufteilung der Kontaktdaten f r einen Datensatz in Firmen und Adressdaten in die Tabelle Adressen und der Kontaktdaten f r den Ansprechpartner in die Tabelle Ansprechpartner vornehmen indem Sie wie folgt vorgehen 203 s 204 1 bertragen Sie zun chst den Kontakt wie oben beschrieben und w hlen Sie die Tabelle Adressen zum Ablegen der Daten aus Firmenname Adresse und weitere allgemeine Daten werden in einem neuen Datensatz abgelegt 2 Markieren Sie erneut den Outlook Kontakt und bertragen Sie die Kontaktdaten diesmal in die Tabel
156. chlie en Den Report Assistenten f r Aktivit ten verwenden Im Abschnitt Adresslisten mit dem Report Assistenten generieren auf Seite 89 haben Sie bereits erfahren wie Sie mit dem Report Assistenten Reports ber markierte Datens tze erstellen Auch f r Aktivit ten k nnen Sie den Report Assistenten nutzen etwa um ein Liste von zu erledigenden Aufgaben auszudrucken Im Folgenden wird die Erstellung einer Liste von offenen Wiedervorlagen beschrieben 1 Aktivieren Sie das Tabellenlayout Aktivit ten und klicken Sie auf diesen Button um den Report Assistenten aufzurufen Aktivit ten Report Assistent x Die Liste der mitgelieferten Drucklayouts umfasst Layouts f r Reports und Etiketten Die folgenden Reports beziehen sich auf die Tabelle Aktivit ten w hlen Sie einen aus Meine unerledigten Wiedervorlagen W hlen Sie das Layout Meine unerledigten Wiedervor lagen aus indem Sie es mit der Maus markieren Meine Wiedervorlagen Posteingang letzte Woche Postausgang letzte Woche Posteingang Vorwoche Postausgang Vorwoche C markierten Datens tzen drucken Assistent Report mit allen Datens tzen drucken ma Optionen Abbrechen 2 Aktivieren Sie die Option Report mit allen Datens tzen drucken So werden die alle Wiedervorlagen die noch nicht als erledigt gekennzeichnet wurden f r den Report verwendet 107 108 3 Klicken Sie auf OK Der Report Assistent ruft nun o
157. chnungs positionen bernommen 6 Wiederholen Sie den Schritt 5 wenn Sie weitere Artikel hinzuzuf gen wollen 7 Wenn Sie alle gew nschten Artikel in die Tabelle Rechnungspositionen bernommen sind aktivieren Sie die Tabelle Rechnungen A Alle Datens tze Nummer 000002 Summe 1 990 00 Datum J 28 01 02 USt 16 304 00 F lig jf USt 7 6 30 versand f0 TB lt Gesamt 2 300 30 Zahlungsweise Per Lastschrift abgebucht z ust MW Lieferart Thomas Gueffroy Bereits bezahlt m 580 00 offen 1 720 30 Empf nger Letzte Zahlung 28 01 02 Klicken Sie zun chst auf diesen Button Dadurch werden alle Positionen in der untergeordneten Tabelle Rechnungspositionen markiert Alternativ k nnen Sie die Positionen auch direkt aus der Tabelle Rechnungspositionen einzeln markieren Der Automatismus f r die Markierungen erleichtert Ihnen jedoch die Arbeit wenn Sie alle oder aber die berwie gende Anzahl an Positionen f r die Rechnung ausw h len wollen sollen Klicken Sie dann auf diesen Button Letzte Mahnstufe MB Mahnung nalen o Nummer 1 Datum Netto Gesamt I 23 1 990 00 2 300 30 8 Nachdem Sie auf diesen Button geklickt haben wird das Rechnungsdokument erstellt Sie sehen zun chst den Benutzer R ckfragedialog Office 3 Datenbank x 2 Sie sind im Begriff eine Rechnung an dexcon Gesellschaft f r ER und Consulting mbH zu erstellen 32 M chten S
158. chricht zum aktuell in der Datenbank markierten Datensatz Nach Absender oder Empf nger suchen Erstere Variante erm glicht es automatisch den Absender oder den Empf nger der Nach richt nach E Mail Adresse oder Faxnummer zu suchen Existiert ein Datensatz in der Datenbank der diese Adresse oder Faxnummer enth lt bietet Outlook Connector an den Datensatz zuzuordnen Verfahren Sie dazu wie folgt 1 Markieren Sie die Nachricht die Sie in die orgAnice Datenbank bertragen m chten in einem beliebigen Ordner der E Mail Elemente oder Faxe die ber Outlook verwaltet werden enth lt 2 Um nach einem Datensatz mit der Absenderadresse zu suchen verwenden Sie den Men befehl orgAnice Absender suchen oder verwenden Sie die Tastenkombination f _J 0 HAJ oder klicken Sie auf diesen Button Um nach einem Datensatz mit der Empf ngeradresse zu suchen verwenden Sie den Men befehl orgAnice Empf nger suchen oder verwenden Sie die Tastenkombination u H0 HEJ oder klicken Sie auf diesen Button 3 Wird der Absender oder Empf nger in der Datenbank gefunden erscheint die Dialog box Adresse gefunden Adresse gefunden _ Die dresse newsletter gh100 de der Nachricht wurde auf folgendem Schl ssel gefunden Adressen gt Email i Abbrechen 4 Klicken Sie auf den Button Zuordnen um die Nachricht dem bergeordneten Daten satz zuzuordnen und sie in der Datenbank abzulegen M chten Sie die Nachricht nicht zuordne
159. cht Sortierschl ssel und markieren Sie im Untermen den gew nschten Sortierschl ssel per Mausklick oder nutzen Sie die Lookup Liste Sortierschl ssel in der Symbolleiste die Sie per Mausklick auf den Lookup Button oder ber die Taste fF aktivieren k nnen Der jeweils aktuelle Sortierschl ssel wird in der Lookup Liste farbig hervorgehoben und zus tzlich in der Statuszeile durch den Kommentar sortiert durch ausgewiesen 2 Bl ttern Sie nun in der Ansprechpartnertabelle Nutzen Sie dazu die Cursortasten und t f r jeden jeweils n chsten oder vorangehenden Datensatz die Tasten oder 9 um schneller zu bl ttern oder die Buttons in der Symbolleiste W y F Platzieren Sie den Mauszeiger ber den entsprechenden Pa i a B on Button wird nach kurzer Zeit die Erl uterung der W Erster Datensatz P Funktion des Buttons eingeblendet Wenn Sie das Tabellenlayout Adressen aktivieren wird der Sortierschl ssel in der Ansprechpartnertabelle automatisch auf den Schl ssel Name AdressID zur ck ge stellt und die Fixierung eingeschaltet wodurch wieder nur die zur aktuellen Adresse geh rigen Datens tze angezeigt werden Die Suche nach Schl ssel in der Ansprechpartnertabelle Auch die Suche nach Schl ssel hebt die Fixierung der Ansprechpartnertabelle auf den aktuellen Datensatz in der Adresstabelle auf wenn der Suchbegriff gefunden wurde Das hei t Sie k nnen auch nach den Ansprechpartnern suchen die nicht zur aktuellen
160. chulung supl Herr Thomas Kahnt Entwicklung Beratung 100 00 el 100 00 A Herr Stefan Klo Gesch ftsf h Handbuch XK 2 90 00 1 90 00 u Herr Matthias Kozlo Consulting Rechner XJK 2 1 300 00 01 300 00 Erweiterte Herr Kirill M ller Entwicklung Softwarepaket I 500 00 1 500 00 Adressinfos Herr Volker Purrmann Entwicklung Herr Falk Wegener Entwicklung gt Adressen sortiert nach Name 9 Datens tze Admin Administrator Wer Oberfl Abbildung Arbeitsbereichsgruppe Vertrieb Arbeitsbereich Verkaufschancenaktivit ten Im Komplex Verkaufschancenaktivit ten sind die Tabellen Verkaufschancen Ver kaufschancenpositionen und Verkaufschancenaktivit ten miteinander verkn pft Die Verkaufschancentabelle wird dabei als bergeordnete Tabelle Mastertabelle die Tabellen Verkaufschancenpositionen und Verkaufschancenaktivit ten als Detailtabellen be zeichnet Analog gibt es im Komplex Rechnungen vier miteinander verkn pfte Tabellen wobei den Detailtabellen Rechnungspositionen und Rechnungsaktivit ten die Tabelle Rechnun gen und dieser wiederum die Tabelle Kundennummern vorgestellt ist Beide Komplexe sind mit der Tabelle Adressen verkn pft Damit ist gesichert dass ange legte Positionen Angebote Rechnungen und Aktivit ten immer einem zuvor ausgew hl ten Kunden zugeordnet werden Des weiteren gibt es in der Vertriebsstruktur den Bereich der Artikelverwaltung beste hend aus den verkn pften
161. ck verwenden oder die Tastenkombination benutzen Analog k nnen Sie wiederum einen Schritt in der History Liste vorw rts navigieren indem Sie auf diesen Button in der Symbolleiste klicken oder den Men befehl Navigieren Vorw rts verwenden oder die Tastenkombination benutzen Ansicht aktualisieren Arbeiten zeitgleich mehrere Benutzer an einer Datenbank kann m glicherweise ein weiterer Benutzer versuchen Ver nderungen an einem Datensatz vorzunehmen den Sie derzeit bearbeiten Hier gilt der jeweils erste Speichervorgang Damit wird verhindert dass eine vorgenommene Ver nderung an einem Datensatz unbemerkt von einem anderen Benutzer berschrieben wird Haben Sie also l ngere Zeit einen Datensatz angezeigt und m chten dann nderungen daran vornehmen empfiehlt es sich den letzten Stand aus der Datenbank abzufragen Dies geschieht immer dann automatisch wenn Sie auf einen Datensatz positionieren Sie k nnen diese Aktualisierung jedoch auch manuell vornehmen indem Sie den Men befehl Ansicht Aktualisieren verwenden oder die Taste f5 bet tigen 33 z 34 Adressen verwalten In die Tabelle Adressen k nnen Sie die Adressen von Firmen und Organisationen oder nat rlichen Personen eingeben Die Adresstabelle ist eine Mastertabelle mit der die Detailtabellen Ansprechpartner Vorg nge und Adressmerkmale verkn pft sind Daher m ssen Sie immer zun chst Daten in die Adresstabelle eingeben um in den ande ren
162. ckauftrages anzeigen Druck starten Reports in HTML exportieren Reports in CSV exportieren Inhaltsverzeichnis 127 128 131 133 133 136 136 144 149 153 161 162 167 171 172 172 175 175 175 175 176 176 177 178 178 179 180 181 181 181 182 182 183 185 186 186 187 188 188 188 189 190 190 190 192 192 192 193 194 195 195 6 Kommunikation mit orgAnice und Microsoft Outlook 197 Besonderheiten und Voreinstellungen 198 Den Outlook Connector kennen lernen 198 Mit dem Sicherheitspatch von Microsoft arbeiten 198 Voreinstellungen am Outlook Connector vornehmen 199 Outlook Connector benutzen 200 Nachrichten bertragen 200 Kontakte bertragen 202 Termine bertragen 204 7 Dokumente mit orgAnice Image verwalten und archivieren 207 Die Funktionsweise von orgAnice Image 208 Die Benutzeroberfl che von orgAnice Image 208 Dokumente mit orgAnice Image scannen 211 Dokumente mit orgAnice Image verwalten 214 Dokument ffnen 214 Dokument drucken 214 Seite anzeigen 215 Seite l schen 216 Dokument einf gen 216 Seiten importieren 216 Seiten exportieren 217 Seiten verschieben kopieren und einf gen 217 Die Anzeige von Dokumenten einstellen 219 Ganzseitenansicht 219 Ansicht vergr ern verkleinern 219 Seite drehen 219 Seiteninformationen anzeigen 220 Die Scan Optionen anpassen 221 Zusatzinformationen nutzen 222 Dokumente kommentieren 222 Memos verwenden 222 Text hervorheben 224 Zusatzinform
163. d Quelltabellen mit allen Feldzuordnungen CERTSHENTT li Diese Einstellungen k nnen Sie in der Datenbank als aeo Taraa Exportregel speichern und damit beim n chsten Aufruf vorhanden von orgAnice Export wieder benutzen W hlen Sie Zur ck zur Korrektur der bisherigen Einstellungen oder Fertigstellen zur Ausf hrung des Export Zum Speichern aktivieren Sie das Kontrollfeld Einstel Aktuelle Einstellungen lungen speichern org nice 3 Dateiname C Orgdb Office odb Benutzername SUP Typ Textdatei Dateiname C Temp AdressenBerlin tzt Spaltennamen Ja I Einstellungen speichern A mn Hilfe Abbrechen lt Zur ck Eertigstellen Die Regel wird damit in der aktuellen Zieldatenbank abgelegt und steht anschlie end beim erneuten Aufruf von orgAnice Export im Dialog Auswahl der Exportregel in der Liste ausw hlbarer Regeln zur Verf gung Exportregeln beziehen sich immer nur auf die Datenbank in der sie gespeichert wurden Pr fen Sie die Angaben im Dialog Verwenden Sie dazu die Bildlaufleiste um den vollst n digen Text einzusehen Best tigen Sie die aktuellen Einstellungen ber den Button Fertigstellen oder falls Sie die Angaben ndern m chten schalten Sie ber den Button Zur ck zu den vorherigen Dia logboxen 2 orgAnice 3 Export Assistent Expo U ja ziel x Der Exportvorgang wird ausgef hrt Datens tze Daten migrieren und konvertieren orgAnice Export
164. dem Sie die Dublette verglichen haben zugeordnet Damit verlieren Sie keine Daten beim Zusammenf hren beider Datens tze ER Klicken Sie auf Ja um den gew hlten Datensatz zu 7 Alle Detail Datens tze zu dieser Adresse werden der im linken Fenster angezeigten Adresse zugeordnet und diese Si E en l schen klicken Sie auf Nein um den Vorgang abzubre Nen chen Adresseintr ge ndern Sie k nnen bereits abgespeicherte Adressen problemlos korrigieren oder vervollst ndigen 1 Verwenden Sie hierzu den Men befehl Bearbeiten Datensatz Bearbeiten oder die Taste F2 oder die Taste 6 J um die Texteinf gemarke in das entsprechende Eingabefeld zu bewegen oder klicken Sie mit der Maus in das Eingabefeld das Sie ver ndern wollen 2 Nehmen Sie die Korrekturen vor 3 Speichern Sie den korrigierten Datensatz m 5 Die Office Datenbank mit orgAnice Data benutzen Adressen verwalten mit dem Men befehl Bearbeiten Datensatz Speichern oder mit einem Mausklick auf diesen Button oder mit der Tastenkombination b 48 Oder stellen Sie den urspr nglichen Datensatz wieder her wenn Sie die Korrekturen doch nicht speichern wollen mit dem Men befehl Bearbeiten Datensatz Wiederherstellen oder mit einem Mausklick auf diesen Button oder mit der Taste fs Den letzten Arbeitsschritt revidieren Sie ber den Men befehl Bearbeiten Text R ckg ngig oder mit der Tastenkombination b 2 Diese Funktion ste
165. den Diese Komponente bernimmt den Import von Tabellendaten in das neue orgAnice 3 Datenbankformat orgAnice Import unterst tzt eine Reihe h ufig eingesetzter Tabellen und Datenbankformate dBase orgAnice 2 x orgAnice 3 x Datenbanken Microsoft Outlook orgAnice Import bertr gt die Daten aus der Fremddatenquelle wahlweise in eine beste hende oder neu zu erzeugende orgAnice 3 Datenbank orgAnice Import ist als Assistent konzipiert und erledigt die Migration schrittweise und vollautomatisch In den einzelnen Arbeitsschritten werden Sie durch das Programm interaktiv zur Eingabe notwendiger Daten aufgefordert Den Datenimport vorbereiten Legen Sie vor der Umstellung unbedingt eine Sicherheitskopie Ihrer Quelldaten an da Festplattenfehler oder ein Rechnerabsturz w hrend des Datenimports den Verlust wichti ger Daten verursachen k nnen Kopieren Sie dazu die Datenquelle in ein anderes Verzeichnis auf Ihrer Festplatte besser aber auf einen separaten Datentr ger etwa eine zweite Festplatte oder ein Wechselspei chermedium Den orgAnice Import Assistenten starten Um Fremddaten in eine orgAnice 3 Datenbank zu berf hren verfahren Sie wie folgt 1 Starten Sie orgAnice Import aus dem orgAnice Programmverzeichnis im Startmen standardm ig ber Start Programme orgAnice 3 Import Assistent 2 Der orgAnice Import Assistent begr t Sie mit einem Willkommensbildschirm E oroAnice Import wikana x Klicken Sie auf de
166. den bestimmte Merkmale als Kriterien zur Auswahl mehrerer Datens tze verwendet Die Office Datenbank bietet komfortable M glichkeiten Merkmale f r Adressen oder Ansprechpartner zu definieren und diese sp ter zur effizienten und einfachen Erstellung etwa von Rundschreiben oder Telefonaktionen zu nutzen Adressmerkmale zuweisen F r Adressen werden Merkmale in der Tabelle Adressmerkmale verwaltet die im gleich namigen Arbeitsbereich enthalten ist 1 Rufen Sie den Arbeitsbereich Adressmerkmale in der Arbeitsbereichsgruppe Kontakte auf Nutzen Sie dazu den Men befehl Ansicht Arbeitsbereich Kontakte Adressmerkmale oder klicken Sie in der Arbeitsbereichsspalte auf Kontakte und markieren Sie dann per Mausklick das Arbeitsbereichsicon Adressmerkmale Befinden Sie sich bereits in der Arbeitsbereichsgruppe Kontakte k nnen Sie alternativ auch die Taste dr cken und dann ber die Cursortasten amp und den gew nschten Arbeitsbereich ausw hlen Aktivieren Sie nun das Tabellenlayout Adressmerkmale per Mausklick auf die Titelzeile des Tabellenlayouts oder ber den Men befehl Ansicht Tabellen Adressmerkmale Das aktive Tabellenlayout erkennen Sie an der farbigen Hervorhebung der Titelleiste Adressmerkmale i Die Formulardarstellung zeigt drei Felder O Alle Datens tze Verwenden Sie die Schaltfl che Merkmal hinzuf gen um neue Merkmale anzulegen x Merkmal Branche Im Feld Merkmal wird eine Kateg
167. den k nnen dar Diese werden als Quelltabellen bezeichnet orgAnice 3 Import Assistent Auswahl der Hax Markieren Sie die gew nschte Tabelle in der Liste und Auswahl der Quelltabelle klicken Sie auf Weiter Abbrechen lt Zur ck Weiter gt orgAnice 3 x Datenbanken importieren Haben Sie im vorigen Schritt die Option orgAnice 3 x ausgew hlt erscheint nun die Eingabeaufforderung zur Auswahl der Quelldatenbank 1 Klicken Sie auf den ffnen Button um die zu importierende Datenbank auszuw hlen oder geben Sie den Pfad und Dateinamen der Datenbank im Feld Dateiname manuell ein 2 Geben Sie den Benutzernamen zum ffnen der Datenbank ein Beachten Sie dass zum Import Leserechte f r alle zu importierenden Tabellen und Felder erforderlich sind 3 Im Feld Passwort tragen Sie das zum oben angegebenen Benutzernamen geh rige Kennwort ein Klicken Sie auf Weiter 4 Im n chsten Dialog stellt der Assistent alle zur Verf gung stehenden Tabellen aus denen Daten importiert werden k nnen dar Diese werden als Quelltabellen bezeichnet Daten migrieren und konvertieren orgAnice Import verwenden 15 x Markieren Sie die gew nschte Tabelle in der Liste und klicken Sie auf Weiter Mi g Abbrechen lt Zur ck Weiter gt Daten aus Outlook importieren Haben Sie im vorigen Schritt die Option Outlook ausgew hlt zeigt der Assistent alle zur Verf gung stehenden Pers nlichen Ordner Datei
168. den und sortieren Ansprechpartner finden und sortieren Da Ihnen orgAnice Data die zu jeder Adresse geh renden Ansprechpartner automatisch anzeigt haben Sie die dazu geh rigen Ansprechpartner schon gefunden wenn Sie auf den entsprechenden Adresseintrag positionieren Dar ber hinaus stehen Ihnen in der Ansprechpartnertabelle die gleichen Navigations und Suchverfahren zur Verf gung wie im Abschnitt Adressen finden und sortieren ab Seite 44 beschrieben Dies sind das Bl ttern in der Ansprechpartnertabelle die Suche nach Schl ssel und die Volltextsuche In diesen F llen k nnen Sie alle Ansprechpartner durch suchen nicht nur die der aktuellen Adresse Bl ttern in der Ansprechpartnertabelle In der Regel sehen Sie in der Ansprechpartnertabelle nur die Ansprechpartner die zur gerade angezeigten Adresse geh ren Dieses Verhalten wird Fixierung genannt Die Datens tze werden dabei nach dem Sortierschl ssel Name AdressID sortiert d h zuerst nach der bergeordneten Adresse und dann nach Namen der Ansprechpartner Sie k nnen in der Ansprechpartnertabelle bl ttern aber es werden nur die Ansprechpart ner der aktuellen Adresse angezeigt Wenn Sie in der gesamten Ansprechpartnertabelle bl ttern m chten m ssen Sie zun chst die Fixierung der Ansprechpartner auf den aktuellen Datensatz aufheben Sie k nnen die Fixierung aufheben indem Sie den Sortierschl ssel wechseln Bet tigen Sie hierzu entwe der den Men befehl Ansi
169. den zu druckenden Datensatz wird eine neue Zeile ausgegeben die in Spalten und Unterzeilen gegliedert ist F r numerische Daten k nnen auch Summen ausgegeben werden orgAnice Print unterst tzt dabei den sogenannten mehrfachen Gruppenwechsel Etiketten Beim Etikettendruck werden Daten in Form eines Rasters ausgegeben wobei das Druck medium nat rlich nicht unbedingt selbstklebend sein muss F r jeden zu druckenden Datensatz wird die Fl che eines Etiketts mit weitgehend frei definierbaren Text und Rahmenobjekten bedruckt Druckbereich Bei einem Druckauftrag Report oder Etikettendruck derjenige frei definierbare Bereich einer Seite der bedruckt werden kann Druckobjekte die diesen Bereich berschreiten werden am Rand des Druckbereichs abgeschnitten Auf diese Weise werden Seitenr nder definiert Dublettenpr fung Verfahren zum Erkennen von doppelten und hnlichen Datens tzen Es wird unterschie den zwischen berpr fung auf hnlichkeit und Phonetik Der hnlichkeitsvergleich sp rt Namens und Feldvertauschungen auf Beispiel Herrmann Voss Armaturenfabrik und Armaturen Voss GmbH Der phonetische Vergleich erkennt hnlich klingende Eintr ge Beispiel Renault und Rennau Dublettenpr fungs Verfahren spielen im professionellen Adressmanagement eine wichtige Rolle Early Binding Zugriffe Late Binding Zugriffe Wird ber Automation mit fremden Objekten gearbeitet m ssen alle Objektzugriffe verifiz
170. der Listendarstellung der Adressta Prof Dr Hans M ller D 20123 _ Hamburg belle angezeigt tst t Gemuse GmbH amp Co KG gezeig Senatsverwaltung f r Bauen Wohnen und D 13505 Berlin Talking Technology Inc USA 94501 Alameda CA TechnoPlan GmbH D 17513 Fehrbellin Dr Hermann Voss GmbH Armaturenfabrik D 51679 Wipperf rth EOE w Beachten Sie auch die aktualisierte Formulardarstellung Obst amp Gemuse GmbH amp Co KG Im rechten Bereich der Formulardarstellung wird die m E rofmarkt 1 d Postanschrift so wie sie im Ausdruck formatiert wird angezeigt 45067 Gr nstadt Das Landeskurzzeichen wird ausgeschrieben dargestellt wie es etwa in Briefe bernommen werden kann Telefon und Faxnummern die Sie lediglich als Durch wahlen angegeben haben erscheinen vollst ndig Die Anrede wird Ihren Einstellungen gem angezeigt D eutachland 49 1234 55 66 77 10 49 1234 55 66 77 39 5 ehr geehrte Damen und Heren 39 40 Die Dublettenpr fung nutzen Haben Sie beim Eingeben einer neuen Adresse bersehen dass bereits ein Eintrag f r diesen Kontakt existiert vielleicht auch weil ein anderer Mitarbeiter einen Datensatz mit anderen Schreibweisen Tippfehlern oder unvollst ndigen Daten eingegeben hat wird Ihnen in vielen F llen die integrierte Dublettenpr fung helfen die bei jedem Speichervor gang durchgef hrt wird Speichern Sie einen Datensatz zu dem ein identisch
171. der mehreren Datens tzen in Detail Tabellen verbunden H ji N wollen Sie diese Datens tze wirklich alle l schen Daten unwiderruflich ge l scht 43 z 44 Adressen finden und sortieren orgAnice Data bietet Ihnen viele M glichkeiten eine bestimmte Adresse zu finden Zu n chst k nnen Sie die Informationen verwenden die in der Adresstabelle gespeichert sind Sie k nnen aber auch die Informationen in allen verkn pften Tabellen heranziehen um eine Adresse zu finden beispielsweise ber einen bestimmten Ansprechpartner einen Vorgang oder eine Aktivit t Dazu verwenden Sie die in diesem Abschnitt beschriebenen Verfahren mit dem Unterschied dass Sie vorher das entsprechende andere Tabellenlay out aktivieren N heres zu diesen Tabellenlayouts finden Sie in den Abschnitten Ansprechpartner verwalten ab Seite 54 und Aktivit ten bearbeiten und ausf hren ab Seite 100 Die einfachste M glichkeit ist in der Adresstabelle zu bl ttern Die Reihenfolge in der die Adressen angezeigt werden bestimmen Sie dabei mit dem Sortierschl ssel den Sie aus w hlen Sie k nnen beispielsweise Adressen nach Namen nach Postleitzahlen oder nach Ort Namen und Vornamen sortiert anzeigen lassen um darin zu bl ttern Dieses Verfahren w re aber bei gro en Datenbest nden zu umst ndlich Sie finden mit der Suche nach Schl ssel auf dem schnellsten Weg eine Adresse Dabei reicht es aus die ersten Buchstaben oder Ziffern als Suchb
172. deutsam ist die leistungsf hige Entwicklungsumgebung die eine hoch flexible Erstellung und Anpassung von Datenbankl sungen erlaubt Die Entwicklungs werkzeuge und deren Funktionalit ten werden in der Technischen Referenz erl utert Wodurch sich orgAnice Datenbanken auszeichnen Jede Datenbank wird in einer einzigen Datei mit der Erweiterung odb gespeichert Darin sind alle Tabellen Funktionen und Makros Benutzereinstellungen und sogar verkn pfte Dokumente in der Datenbank enthalten Intern adressiert der orgAnice Datenbank Server die Datenbanken mit 64 Bit so dass eine orgAnice Datenbank bis zu 8 Terabyte Daten aufnehmen kann Damit wird die Menge der in der Datenbank speicherbaren Daten faktisch nur durch die Gr e des Speichermediums eine Grenze gesetzt Der transaktionssichere Datenbank Server bietet f r den Anwender die gr tm gliche Sicherheit auch nach einem Hardware Ausfall kann auf konsistente das hei t logisch widerspruchsfreie Daten zugegriffen werden Weiterer Vorteil des neuen Datenbankformates ist eine differenzierte Zugriffskontrolle auf der Basis der im Datenbank Server enthaltenen Benutzerverwaltung Sensible Daten k nnen damit vor unberechtigtem Zugriff gesch tzt werden Das verschl sselte Daten bankformat erlaubt dabei auch keine Betrachtung in anderen Programmen wie dies etwa in orgAnice 2 1 der Fall war orgAnice Datenbanken unterst tzen den 16 bit Unicode Zeichensatz Der Unicode Zeichensatz be
173. die Datenbank kopieren El vorhande ent in die Datenban W hlen Sie im Popup Men den Men punkt Vorhande nes Dokument in die Datenbank verschieben Dokument von Vorlage erstellen und verkn pfen vorhandenes Dokument verkn pfen vorhandene Internet Adresse verkn pfen Das Dialogfenster Dokument in die Datenbank verschieben erscheint Dokument in die Datenbank verschieben 2 xi Suchen a o denam busiplan doc W hlen Sie im Feld Suchen in das Laufwerk oder die Netzwerkressource aus die das Dokument enth lt cms tab doc PA derbusinessplansept99 doc PR geschaftspl Par 0014 Fil doc RW aruenderlinx doc E vortrag txt Navigieren Sie dann im mittleren Bereich des Fensters in der Verzeichnisstruktur bis Sie das Verzeichnis erreicht haben in dem das gew nschte Dokument liegt Markieren Sie das Dokument und klicken Sie dann auf Dateiname busiplan doc Verschieben Das Dokument wird in die Datenbank Dateityp Alle Dateien Abbrechen verschoben und an seinem urspr nglichen Speicherort 4 gel scht Speichern Sie schlie lich den Datensatz Dokumente mit der Datenbank verkn pfen Soll ein Dokument zwar ber die Datenbank verwaltet werden aber nicht in der Daten bank selbst gespeichert werden k nnen Sie auch eine Verkn pfung mit dem Dokument in der Datenbank anlegen Dabei wird ein Verweis auf das Dokument an seinem aktuellen Speicherort erzeugt Dies hat den
174. dige Quellen xl Hoch Nur signierte Makros aus vertrauensw rdigen Quellen d rfen ausgef hrt werden Nicht signierte Makros werden automatisch deaktiviert Mittel Sie k nnen ausw hlen ob Sie nicht sichere Makros ausf hren m chten Niedrig nicht empfohlen Sie sind vor nicht sicheren Makros nicht gesch tzt Yerwenden Sie diese Einstellung nur wenn Sie sicher sind dass alle Dokumente die Sie ffnen sicher sind Virenscanner installiert Abbrechen Aktivieren Sie die Sicherheitsstufe Mittel um Makros dann auszuf hren wenn Sie vorab eine Erlaubnis erteilt haben Sie m ssen zwar in jeder Word Sitzung beim Start der Makros einmal auf Ja Klicken dies sch tzt Sie aber vor b swilligen Makros aus Ihnen unbekannten Quellen Die Ausf hrung der orgAnice Makros ist ungef hrlich sie steuern lediglich die bergabe von Daten an Briefdokumente 8 Wurde das Makro gestartet sehen Sie zun chst die Dialogbox orgAnice Brief x Pr fen Sie die Angaben und ndern Sie diese nach Bedarf Ansprechpartner Karin Buchman o Strassenanschit y Versandart Anschriftstyp Anschrift Dr Hermann Yoss GmbH Armaturenfabrik Frau Karin Buchmann Waldstr 6 51679 Wipperf rth Betreff Partnerstand bersicht und Preisliste Datum 2001 01 17 Unser Zeichen E Ihr Zeichen Lee i s Ihr Schreiben Anrede Sehr geehrte Frau Buchman Schlu formel Mit freundlichen Gr en
175. dorf E SE angelet am yerantwerlich BBB Bemd B Bec intemes Dokument Produktpr sentationen 23 01 2001 a BEI Status freigegeben z m Sprache Deutsch z ad Beschreibung Mailing Messeeinladung f r Gro kunden Dokument war noch nicht archiviert Version aa axl al l 2 o Intem Betreff verantwortlich D Einladung zur Messe in D sseldorf BBB Ordner sortiert nach Ordner 2 Datens tze Admin Administrator verw Oberfl DB gt 4 3 Positionieren Sie in der Tabelle Ordner auf den Datensatz Serienbriefe 4 Aktivieren Sie die Tabelle Dokumente 5 Legen Sie einen neuen Datensatz an gt mit dem Men befehl Bearbeiten Datensatz Neu oder ber diesen Button oder mit der Tastenkombination b N 6 Ein neuer Datensatz wird angelegt Dokumente Tragen Sie im Feld Betreff die Bezeichnung des Doku Neuer Datensatz mentes ein Betreff gt aus Althagen 02 2001 Legen Sie unter verantwortlich einen Benutzer der Datenbank als Verantwortlichen f r das Dokument an verantwortlich BBB Bernd B Bec z J intemes Dokument Status l freigegeben r Sprache l Deutsch z Beschreibung Monatliches Kunden Rundschreiben Februar Den Status des Datensatzes k nnen Sie jederzeit ndern oder hoch stufen Legen Sie daher zun chst den geeigneten Status fest Bei Dokumenten die sich in dauerhafter Entwicklung befinden etwa bei einem Business Plan k nnen Sie unte
176. e Rechnungen und Lieferscheine zu erstellen An dieser Stelle sollten Sie jedoch noch einige sinnvolle Voraussetzungen schaffen die Ihnen die sp teren Anwendungsschritte erleichtern werden Einerseits sollten Sie zun chst Ihre Adressinformationen aktualisieren da Unternehmen h ufig zus tzlich zur Postanschrift ber weitere Adressen beispielsweise eine Rechnungs anschrift und Lieferanschrift verf gen Des weiteren m ssen Sie einen Artikelstamm anlegen um anschlie end diese Stammda ten in Verkaufschancen Angebote oder Rechnungen bernehmen zu k nnen Die Office Datenbank mit orgAnice Data benutzen 3 orgAnice Fakturierung benutzen Erweiterte Adressinformationen erfassen Wie vor schon gesagt verf gen Unternehmen neben der Postanschrift h ufig ber zus tzliche Adressdaten aber auch Bankverbindungen Kontodaten oder eine Umsatzsteu er ID die in eine sp tere Korrespondenz mit eingebunden werden soll Oftmals gibt es auch eine bevorzugte Zahlungsweise die zwischen Lieferanten und K ufer bereits verein bart wurde Die Office Datenbank erlaubt es solche erweiterten Adressinformationen bei den Adressen mit aufzunehmen Die Erfassung wird dabei in einem eigenen Arbeitsbereich Erweiterte Adressinfos abgewi ckelt Um in diesen Arbeitsbereich zu wechseln klicken Sie in der Arbeitsbereichsgruppe Vertrieb auf das Arbeitsbereichsicon Erweiter te Adressinfos oder w hlen Sie den Men befehl Ansicht Arbeitsbereiche Ve
177. e 3 Server Dateien werden registriert org nice 3 Client Programmdateien werden installiert e hoffice organiceh3 org nice 3 Office Datenbank wird installiert e organicehoffice3 e gt f lt Zur ck Abbrechen Bet tigen Sie den Button Weiter um die Installation durchzuf hren 10 Nach erfolgreicher Installation werden Sie gegebenenfalls aufgefordert den Rechner neu zu starten Setup abgeschlossen E Die Dateien wurden auf Ihren Computer kopiert Lassen Sie die Option Ja Computer jetzt neu starten aktiviert um den Rechner sofort neu zu starten Schlie en Sie alle offenen Programme bevor Sie auf Beenden klicken ORGANICE Bevor Sie mit dem Programm arbeiten k nnen miissen Sie SETUP Windows bzw Ihren Computer neu starten Aktivieren Sie die Option Nein Computer wird sp ter neu gestartet wenn Sie den Neustart manuell durch f hren wollen bevor Sie orgAnice benutzen Ja Computer jetzt neu starten C Nein Computer wird sp ter neu gestartet Nehmen Sie alle Disketten aus den Laufwerken und klicken Sie anschlie end auf Beenden um das Setup abzuschlie en Anderenfalls wird Ihnen eine Dialogbox angezeigt die es erlaubt nach Beendigung des Setup Programms weitere Informationen anzuzeigen und die Office Datenbank zu ffnen 15 an 16 Setup abgeschlossen E Die ausgew hlten Komponenten von org nice 3 wurden erfolgreich installiert Haben Sie das Feld Readme
178. e Fakturierung benutzen Bevor im n chsten Abschnitt erl utert wird wie Sie eine Rechnung anfertigen an dieser Stelle noch ein allgemeiner Hinweis zur Nutzung der verschiedenen Arbeitsbereiche Sie haben sicherlich festgestellt das es mehrer Arbeitsbereiche gibt in denen die gleichen Tabelle angezeigt werden Das gilt beispielsweise auch f r die Tabelle Verkaufschancen aus der sowohl Angebote Rechnungen als auch Lieferscheine erstellt werden Prinzipiell gilt Sie k nnen aus allen Arbeitsbereichen in der die Tabelle Verkaufschancen angezeigt wird vorgenannte Dokumente erstellen jedoch werden Sie zuletzt selbst erken nen welche Ansicht f r die jeweilige Aktivit t am meisten bersicht und die einfachste Handhabung bietet Rechnung erstellen Das Erstellen von Rechnungen geschieht im allgemeinen auf der Basis bereits angeleg ter Verkaufschancen Sie k nnen Rechnungen aber auch anfertigen wenn Sie zuvor keine Verkaufschancen anlegen m chten Bei dem ersten Verfahrensweg erfolgt zun chst eine bernahme aller Verkaufschancenpo sitionen die in die Rechnung einbezogen werden sollen in die Tabelle Rechnungspositi onen Anschlie end werden das Rechnungsdokument und bei Bedarf auch der Lieferschein ausgefertigt 1 ffnen dazu Sie den Arbeitsbereich Verkaufschancen und Rechnungen indem Sie in der linken Spalte des Programmarbeitsbereiches zun chst auf die Schaltfl che f r die Arbeitsbereichsgruppe Vertrieb und anschlie end a
179. e a b Die Adresse muss wenigstens eines der ausgew hlten Merkmale enthalten muss alle ausgew hlten Merkmale enthalten darf keines der ausgew hlten Merkmale enthalten Abbrechen Speichern W hlen Sie das gew nschte Merkmal aus hier Name Tragen Sie dann im Feld von den Anfangsbuchstaben a ein Im Feld bis tragen Sie den ersten Buchstaben ein der NICHT mehr in den Bereich fallen soll also B F hren Sie die Markierung durch werden alle Datens t ze mit dem Anfangsbuchstaben A markiert Ebenso verfahren Sie mit mehreren Zeichen Wollen Sie nach Zeichen markieren die nicht am Anfang sondern innerhalb eines Wertes liegen kann der Markierungsassistent nicht helfen Hier m ssen Sie sich der benutzerde finierten Markierung bedienen die im folgenden Abschnitt erl utert wird 79 80 Besondere Funktionen im Markierungs Assistenten nutzen In Abh ngigkeit von den verf gbaren Merkmalen stehen zwei weitere Arten von Werten mit einigen Besonderheiten zur Verf gung Datumsangaben und Wertelisten Um Datens tze zu markieren die Datumsangaben enthalten etwa das Erstellungs oder Modifikationsdatum eines Datensatzes oder Geburtstage stellt der Markierungs Assistent einen Kalender zum schnellen Ausw hlen eines Datums bereit Das Datum muss in dem folgenden Bereich liegen Beim Beispielmerkmal Angelegt am sind zwei verschie yon 01 01 2001 dene Daten f r den festzulegenden Bereich anzugeben ki
180. e aus der Windows Zwischenablage in das Notizfensters an der aktuellen Position der Schreibmarke bernehmen W hlen Sie dazu Text Einf gen oder die Tastenkombination b J Gespr chsdaten speichern ber den Befehl Gespr chsdaten speichern oder die Tastenkombination b 8 oder ber einen Mausklick auf diesen Button k nnen Sie Feldinhalte aus den Feldern des Gespr chsdatensatzes und die zu dem Ge spr chsdatensatz im Notizfenster eingegebenen Informationen aus den Feldern Betreff und Notiz in der mit orgAnice Data ge ffneten Datenbank ablegen 1 Der Befehl ffnet zun chst den Dialog Gespr chsdaten speichern Gespr chsdaten speichern S x Hier wird in dem oberen Fensterbereich die Tabelle angezeigt die f r die Ablage der Gespr chs informationen konfiguriert ist Sind mehrere Tabellen aufgelistet m ssen Sie die gew nschte Tabelle durch einen Mausklick aktivieren Gespr chsdaten in der folgenden Tabelle ablegen Aktivitaeten orgAnice Phone erlaubt Ihnen ferner die Gespr chsda und die Zuordnung zu folgendem Datensatz vormehmen ten einem bestimmten Datensatz einer Mastertabelle lt aktueller Datensatz gt zuzuordnen In der Office Datenbank ist dies die Tabelle Allgem Informationen zum Produkt Vorg Produktpr sentation organge Sind in der Mastertabelle bereits mehrere Datens tze zu dem Adressaten angelegt so werden diese im unteren Teil des Dialoges mit deren Betreff aufgelistet Abbrechen
181. e ihn an der farbigen Hervorhebung Wenn Sie in der Tabelle neu positionieren beispielsweise mit den Pfeiltasten oder t oder durch eine Suche wird ein anderer Datensatz zum aktuellen Datensatz orgBasic Ausdr cke beziehen sich immer auf den aktuellen Datensatz der angesprochenen Tabelle Datentyp Feldtyp Ausdr cke Variablen und Datenbankfelder sind immer einem bestimmten Datentyp zuge ordnet orgAnice verwendet folgende Datentypen Zeichen Zeichenkette String mit bis zu 4096 Zeichen Konstanten werden in doppelte Anf hrungs zeichen eingeschlossen Glossar Datenzeilen Dokument Numerisch Flie komma Zahl Konstanten mit bis zu 20 Ziffern eventuell mit Dezimalpunkt oder in Exponentialschreibweise Logisch Wahrheitswert Es gibt nur zwei Konstanten Wahr T oder Falsch F Datum Die Darstellung ist abh ngig vom gew hlten Datumsformat Bespiele dd MM yyyy MM dd yy Datumskonstanten k nnen nicht unmittelbar als Ausdruck verwendet werden Sie werden ber eine geeignete orgBasic Funktion beschrieben Beispiel StringToDate 19961112 yyyyMMdd Memo Zeichenkette String die l nger als 1023 Zeichen sein darf Dieser Typ ist nur f r Felder geeignet und kann nur in wenigen F llen f r Ausdr cke verwendet werden Datenzeilen Die Zeilen im Datenbereich eines Reports in denen jeweils die Daten eines einzelnen Da tensatzes ausgegeben werden Datenzeilen sind in Spalten blicherweise f
182. e sich bei der Datenbank an Er ist 1 bis 31 Zeichen lang und kann beispielsweise aus den Initialen des Benutzers bestehen Der Benutzerkurzname wird in der Statuszeile angezeigt Benutzermodus Die Betriebsart in der eine orgAnice Datenbank durch einen oder mehrere Benutzer gele sen und normalerweise auch beschrieben werden kann Der Benutzermodus steht allen aktiven Benutzern der Datenbank offen nderungen an der Konfiguration der Datenbank sind im Benutzermodus nicht m glich Solange eine Daten bank im Benutzermodus durch mindestens einen Benutzer ge ffnet ist k nnen keine nderungen an der Datenbankstruktur vorgenommen werden Siehe auch Konfigurationsmodus Benutzername Der volle Name des Benutzers Jedem Benutzerkurznamen z B PML entspricht ein Benutzername z B Peter M ller L denscheidt Berechtigung siehe Zugriffsrechte Betriebssystem System Software welche die Kommunikation zwischen der Hardware und den Anwen dungsprogrammen regelt Es verwaltet unter anderem den Hauptspeicher die Festplatten die Tastatur die Maus den Bildschirm und die Druckfunktionen Ihres Computers Netzwerkbetriebssysteme steuern den gemeinsamen Zugriff mehrerer Computer auf Dateien Drucker und andere gemeinsam benutzte Dienste Der Computer der die Dienste zur Verf gung stellt wird Server der Computer der Dienste anfordert Client genannt Bei Peer To Peer Netzwerken kann jeder Computer Server und gleichzeitig Client s
183. e vertrauliche Informationen enth lt sollten Sie sich Ihr Kennwort gut einpr gen es aber nirgends notieren Ohne die korrekte Kombination aus Benutzernamen und Kennwort ist ein Zugriff auf die Datenbank und die darin gespeicher ten Daten nicht m glich 1 Tragen Sie im Feld Benutzer Ihren Benutzerkurznamen ein Benutzerkurznamen beste hen ausschlie lich aus Gro buchstaben und Zahlen sie enthalten keine Sonderzeichen Umlaute oder Leerzeichen Wenn Sie die Benutzer der Datenbank nicht selbst verwalten erhalten Sie Ihren Benutzer namen vom Administrator 27 z 28 2 Tragen Sie im Feld Kennwort Ihr Kennwort ein Kennw rter bestehen aus Buchstaben und Zahlen sie enthalten keine Sonderzeichen Umlaute oder Leerzeichen Bei Kennw r tern wird zwischen Gro und Kleinschreibung unterschieden Im Eingabefeld werden aus Sicherheitsgr nden statt des Kennwortes nur Sternchen angezeigt Wenn Sie die Benutzer der Datenbank nicht selbst verwalten erhalten Sie Ihr Kennwort vom Administrator 3 Klicken Sie nun auf OK um die Datenbank zu ffnen Haben Sie Benutzerkurznamen oder Kennwort fehlerhaft eingegeben werden Sie erneut zur Eingabe aufgefordert Was nach dem ffnen der Datenbank geschieht Nach dem ersten ffnen der Datenbank werden mehrere Fenster ge ffnet orgAnice Data und orgAnice Phone Office 3 Datenbank orgAnice Data E l0j x Datei Bearbeiten Ansicht Markierungen Navigieren Makros Extras E RA aY YX
184. eben Sie in die Eingabezeile Benutzername den Namen des Benutzers beziehungs weise des Administrators ein Die Exportfunktionalit t in eine orgAnice 3 Datenbank ist auf den Export in neue Tabel len beschr nkt Da nur der Administrator das Recht besitzt in der Zieldatenbank neue Tabellen anzulegen kann der Export von Tabellendaten nur als Administrator durchge f hrt werden 4 Wurde f r den Datenbankzugriff ein Passwort eingerichtet tragen Sie dieses in die Eingabezeile Kennwort ein Klicken Sie nun auf Weiter Die Dialogbox zur Auswahl der Zieltabelle wird aufgerufen Auswahl der Zieltabelle Geben Sie im folgenden Dialog die neu anzulegende Zieltabelle an Der Name darf nicht mit einer existierenden Tabelle bereinstimmen F orgAnice 3 Export Assistent Bestimmung Zol xi Geben Sie den Namen f r eine neue Tabelle ein NeueTabelle fe erliner dressen Tabellen der Zieldatenbank ggg Abbrechen lt Zur ck Weiter Daten migrieren und konvertieren orgAnice Export verwenden Zu Ihrer bersicht zeigt der Dialog die bereits vorhandenen Tabellen in einer Liste an Klicken Sie auf Weiter und lesen Sie im Abschnitt Den Export durchf hren auf Seite 246 weiter Export in eine Textdatei In dieser Dialogbox m ssen Sie verschieden Eingaben vornehmen Informieren Sie sich vorab in der Dokumentation der Anwendungen f r die Sie Daten exportieren welche Trennzeichen f r eine Datenkonvertierung aus Textdat
185. ector setzt Microsoft Outlook 2000 voraus Dokumentenerstellung Einige wesentlichen Teile der Funktionalit t der Office Datenbank setzen Microsoft Office 2000 voraus orgAnice Image Der verwendete Scanner oder die Digitalkamera muss ber eine instal lierte TWAIN Schnittstelle verf gen orgAnice installieren und starten Von CD installieren Von CD installieren Im Folgenden wird beschrieben wie Sie orgAnice direkt von der CD installieren Lesen Sie in der Technischen Referenz Kapitel 2 orgAnice starten und konfigurieren bevor Sie im Netzwerk und f r mehrere Benutzer installieren Installation vorbereiten Die Installation auf Windows NT4 oder Windows 2000 sollte unbedingt von einem Benutzer mit Administrator Rechten erfolgen da sonst Microsoft Visual Basic for Applicati ons nicht installiert werden kann Sollten Sie nicht als Benutzer mit Administrator Rechten angemeldet sein melden Sie sich erneut als Benutzer mit den erforderlichen Rechten an und starten Sie erst dann die Installation Wir empfehlen die aktuellen Service Packs f r Windows vor der Installation von orgAnice zu installieren Die Installation von orgAnice 3 setzt voraus dass der Microsoft Internet Explorer 5 instal liert ist Dies ist bei Windows 2000 standardm ig der Fall Die Installation auf Windows 98 oder NT 4 setzt voraus dass der Internet Explorer 4 mit Shell Erweiterungen installiert wurde Danach kann ein Update auf Internet Explorer 5 erfo
186. eeting verwenden oder die Tastenkombination u KJH Bei abgeschalteter Option sind der Befehl Extras Bildtelefon und der Button f r Bildtele fonie in der Symbolleiste inaktiv Voraussetzung f r eine erfolgreiche Bildtelefonie ist dabei die Installation von NetMeeting und der entsprechenden Hardware Sinnvollerweise sollten sowohl auf der Sender als auch der Empf ngerseite Videokameras einfachste L sung Webcams f r eine beidseitige Bild bertragung installiert sein Eine Bild bertragung mit NetMeeting ist aber auch in nur eine Richtung m glich Lesen Sie dazu in der Dokumentation oder Onlinehilfe zu Net Meeting Haben Sie die Bildtelefonie aktiviert starten Sie eine Verbindung via Netmeeting ber den Befehl Extras Bildtelefon oder die Tastenkombination _ B oder den Button Bildtelefon in der Symbolleiste Mit orgAnice Phone telefonieren Mit Gespr chsdaten arbeiten Mit Gespr chsdaten arbeiten Zur Protokollierung von Telefonaten um Vorg nge transparent zu machen und um telefonisch vereinbarte Informationen nicht auf unleserlich gewordenen Randnotizen zu verlieren bietet orgAnice Phone die M glichkeit Gespr chsdaten auch mit Zusatzinfor mationen dem Gespr chspartner in einer orgAnice Datenbank zuzuordnen Um Informationen zu einem Gespr ch in einer Datenbank abzulegen nutzen Sie die Notizfunktion von orgAnice Phone Notwendig dazu ist dass zeitgleich eine orgAnice Datenbank in orgAnice Data ge ffnet ist
187. efeld zu bernehmen Oder w hlen Sie mit den Cursortasten LJ und t den ge w nschten Eintrag aus und best tigen Sie diesen mit der Taste amp o Bezeichnung Land PLZ Ort gt A Arata Vo GmbH D 51679 _ Winpesf th Sperrvermerke werden in der Listendarstellung durch ein ARTR amp GmbH D 73219 Staufen i bit by bit Software AG D 10789 Berlin rotes Xa ngeze igt Prof Dr Hans M ller D 20123 Hamburg Obst amp Gem se GmbH amp Co KG Senatsverwaltung f r Bauen Wohnen und D 13505 Berlin Talking Technology Inc USA 94501 Alameda CA TechnoPlan GmbH D 17513 Fehrbellin Dr Hermann Voss GmbH Armaturenfabrik D 51679 Wipperf rth i 16 Wenn Sie beispielsweise gerade eine Lieferantenadresse eingeben k nnen Sie in das Feld Referenz Ihre Kundennummer eintragen unter der Sie bei diesem Lieferanten ge f hrt werden Bei einer Versicherung k nnte hier die Versicherungsnummer stehen 17 Im Feld Anrede geben Sie die Briefanrede ohne Komma ein Wenn Sie keine Anrede eingeben verwendet orgAnice die Anrede Sehr geehrte Damen und Herren Sie k nnen aber auch eine andere Anrede aus der Liste ausw hlen Liebe Petral r Klicken Sie mit der Maus auf den gew nschten Eintrag im Lookup Feld um ihn in das Eingabefeld zu berneh men Oder w hlen Sie mit den Cursortasten LJ und Sehr geehrte Damen und Herren Sehr geehrte Frau Sehr geehrter Herr Liebe Lieber den gew nschten Eintrag aus und best tigen
188. egriff zu verwenden Der Suchbegriff muss sich am Anfang eines Feldes befinden und Sie k nnen nur in solchen Feldern suchen die ber einen Sortierschl ssel verf gen Die Volltextsuche hingegen kann Suchbegriffe in allen Feldern auch in Memofeldern finden sie ist daf r auch langsamer Die Zeichenfolge des eingegebenen Suchbegriffs muss sich hier nicht am Anfang eines Feldes befinden Wenn Sie beispielsweise als Such begriff den Namen Ernst eingeben dann wird die Zeichenfolge Ernst bei der Volltextsu che auch in der Asternstra e gefunden Diese drei M glichkeiten werden Ihnen im Folgenden an Hand von Beispielen beschrie ben Denken Sie daran dass die Adresstabelle immer aktiv sein muss wenn Sie hier eine Suche durchf hren wollen Zum Aktivieren der Adresstabelle haben Sie folgende M glichkeiten Verwenden Sie den Men befehl Ansicht Tabellen Adressen die aktive Tabelle wird in diesem Men mit einem Punkt vor dem Tabellentitel gekennzeichnet oder klicken Sie mit der Maus auf das gew nschte Tabellenlayout Ist das gew nschte Tabellenlayout im aktuellen Arbeitsbereich nicht enthalten k nnen Sie es aufrufen indem Sie den Men befehl Ansicht Arbeitsbereich verwenden und dann in den Untermen s das gew nschte Tabellenlayout per Mausklick aktivieren oder indem Sie in der Arbeitsbereichsauswahl der Spalte am linken Rand des Programmarbeitsberei ches die gew nschte Arbeitsbereichsgruppe per Mausklick aktivieren und
189. ei vorliegenden Verwaltungsrechten kann in der Zieldatenbank neue Tabellen anlegen kann Enth lt eine Datenbank noch keine Tabelle fordert Sie der Import Assistent dazu auf sich mit Verwaltungsrechten anzumelden Aktivieren Sie daher immer dann das Optionsfeld Mit Verwaltungsrechten wenn Sie nicht nur Daten in bestehende Feldstrukturen bernehmen sondern beim Import auch die f r die unterschiedlichen Daten erforderlichen Felder anlegen m ssen 6 Klicken Sie nun auf Weiter Die Dialogbox zur Auswahl einer Importregel wird aufgerufen Importregeln bestimmen Nun m ssen Sie eine Importregel ausw hlen oder f r einen Namen f r eine neu anzule gende Importregel eingeben In einer Importregel ist eine Reihe von Festlegungen abgelegt die f r die Durchf hrung des Datenimports erforderlich sind Darunter fallen z B Angabe des Dateinamens und Verzeichnisses der Quelldatei Auswahl der Quelltabelle Bedingungen f r die Auswahl von Datens tzen die importiert werden sollen Daten migrieren und konvertieren orgAnice Import verwenden Angabe des Dateinamens und Verzeichnisses der orgAnice 3 Zieldatenbank Auswahl der der Zieltabelle Feldzuordnungen u s w Festlegungen zu einer Regel m ssen von Ihnen einmalig in den weiteren vom Importassis tenten zur Verf gung gestellten Dialogboxen getroffen werden Sie werden nach Ab schluss des Imports in der Zieldatenbank unter dem von Ihnen vergebenen Regelnamen gespeichert und stehen somit f
190. eich Geben Sie im Feld eine beliebige Bezeichnung f r die Bedingung an oder lassen Sie die automatisch generier te Bedingung stehen Beachten Sie dass Sie leicht verst ndliche Bezeichnungen w hlen damit auch andere Benutzer diese Bedingung problemlos nutzen k nnen Geben Sie die Bezeichnung der Bedingung an Abbrechen Ort Berlin Klicken Sie auf OK oder best tigen Sie mit der Returntaste 10 Klicken Sie nun auf Markieren um den Markiervorgang zu starten Bei umfangreichen Datenmengen oder langsamen Verbindungen zur Datenbank kann dieser Vorgang einige Sekunden dauern x Nach Abschluss des Markiervorganges wird die Dialog box Markierte Datens tze angezeigt Hier erhalten Sie Adressen markierte Date 8 Datens tze gepr ft Informationen dar ber wie viele Datens tze gepr ft Gi 2 Datens tze sind jetzt markiert wurden auf wie viele davon die Bedingung zutraf und 6 Datens tze sind nicht markiert die nun markiert sind Au erdem wird die Anzahl der nicht markierten Datens tze angezeigt Datens tze anzeigen Alle Datens tze NL ILL Nur nicht markierte Datens tze mi 11 Legen Sie nun fest in welchen Anzeigestatus Sie nun wechseln m chten Aktivieren Sie dazu im Bereich Datens tze anzeigen die gew nschte Option Klicken Sie auf OK werden die Datens tze nach Ihren Vorgaben in der Listendarstellung angezeigt Mehrere Bedingungen f r den Mar
191. eien voraus gesetzt werden F orgAnice 3 Export Assistent Zieldatenb IS x w hlen Sie eine Textdatei aus Eine bereits bestehende Textdatei wird berschrieben Name der Zieldatei C Temp AdressenBerlin tst g I Erste Zeile enth lt die Spaltennamen Zeilentrennzichen CRHLF v Spaltentrennzeichen Komma bd Textqualifzierer Anf hrungszeichen ba Hilfe Abbrechen lt Zur ck 1 Geben Sie in die Eingabezeile Dateiname Pfad und Dateinamen Ihrer Zieldatenbank ein ber den Button am Ende der Eingabezeile k nnen Sie alternativ Ihre Verzeichnisse auf dem Datentr ger durchsuchen das gew nschte Zielverzeichnis einstellen und so den Datenbankbezeichner mit der f r Textdateien relevanten Dateiendung txt ausw hlen 2 Aktivieren Sie durch einen Mausklick in das Kontrollfeld die Option Spaltennamen in erster Zeile wenn in der Kopfzeile Ihrer Ausgabedatei eine Spalten berschrift bestehend aus den Feldnamen der Quelltabelle angelegt werden soll 3 ffnen Sie die Auswahlliste Zeilentrennzeichen mit einem Mausklick auf den am rechten Rand des Feldes befindlichen Listenauswahl Button und w hlen Sie das ge w nschte Zeilentrennzeichen aus Dabei bedeuten CRHLF kennzeichnet das Ende einer Datensatzzeile mit Wagenr cklauf Carriage Return und Zeilenvorschub Line Feed Dieses standardm ige Zeilenende f r Textdateien ohne Formatierungen sollte Sie dann anwenden wenn Sie die Daten vorzug
192. ein Glossar Bildlaufleiste Byte orgAnice l uft unter den Betriebssystemen Windows 98 Windows NT Windows 2000 orgAnice Datenbanken k nnen auf allen Netzwerkbetriebssystemen liegen die MS DOS Dateizugriffe unterst tzen Bildlaufleiste E mu wj Ein Steuerelement das unter anderem am rechten Rand der Formularbereichs oder am unteren Rand der Listendarstellung angezeigt wird wenn die eigentliche Gr e des Fensters den sichtbaren Bereich berschreitet Wenn Sie mit der Maus auf eine Bildlaufleiste kli cken bzw daran ziehen k nnen Sie den sichtbaren Bereich des zugeh rigen Fensters verschieben Button Eine Schaltfl che die bei Bet tigung mit der Maus oder der Tastatur eine Aktion ausl sen kann Beispiele Der Button f r das Popup Eingabefeld Einen Button mit Eingabefokus erkennen Sie an dem gestrichelten Rahmen Einen solchen Button k nnen Sie mit der Leertaste bet tigen Buttonleiste Symbolleiste Eine Leiste mit einer Reihe von Buttons die sich am oberen oder rechten Rand des Programmfensters befindet Beispiel o ES An Y yY aael l EE Accon JAS Die Buttons aktivieren beim Anklicken mit der Maus h ufig ben tigte Befehle Wenn Sie den Mauszeiger ber einen Button in einer Symbolleiste f hren ohne mit der Maus zu klicken wird eine kurze Beschreibung angezeigt Byte Ein Bit ist die kleinste Informationseinheit die ein Computer verarbeiten kann und hat nur zwei Zust nde O od
193. ein und ausgehenden auch der nicht entgegengenomme nen Anrufe mit Datum Uhrzeit Anrufernummer und angerufener Nummer sowie alle in einer Telefonanlage erforderlichen Informations und Vermittlungsfunktionen f r interne und externe Gespr chspartner wie Verbinden W hlen Annehmen Tren nen Halten Weiterverbinden Konferenz orgAnice Phone kann als eigenst ndige W hlhilfe verwendet werden Wird jedoch gleich zeitig orgAnice Data mit einer Datenbank genutzt stehen zus tzlich eine Reihe m chtiger Features zur Verf gung In Zusammenarbeit mit orgAnice Data k nnen Sie eingehende Anrufe ber die Anrufernummer identifizieren die zum Anrufer in der Datenbank bereits abgelegten Daten anzeigen lassen an Hand der angerufenen Nummer erkennen f r welchen Arbeitsplatz oder Bearbeiter der Anruf bestimmt ist selbst verfasste Gespr chsnotizen die Sie w hrend eines Telefonats oder nach einem Gespr ch anlegen wollen in der Datenbank adressbezogen ablegen Anrufe die Sie nicht entgegen genommen haben in Listendarstellung mit Datum Uhrzeit Anrufernummer und angerufener Nebenstelle protokollieren Die Benutzeroberfl che von orgAnice Phone Neben den Men und Symbolleisten bietet der Programmarbeitsbereich zwei Fenster die umfangreiche Informationen und Funktionen enthalten E orgAnice Phone olx ve 5 s P aa ERBEN IENEN NEED Das Gespr chsdatenfenster informiert ber Ge LPR z A G X a spr chsteilnehmer und deren Rufnummern
194. eine Schaltfl che in der Bereichsauswahl auf der linken Spalte des Programmarbeitsbereichs oder indem Sie mit der Taste fe zun chst die Arbeitsgruppenbereichsspalte aktivieren und mit den Cursortasten t oder t zu der gew nschten Arbeitsbereichsgruppe weiter schalten Beachten Sie bitte dass der aktivierte Zustand auf den Schaltfl chen durch eine rote Schrift gekennzeichnet wird Arbeitsbereichsspalten und Arbeitsbereichsrahmen Ein Arbeitsbereich wird in Arbeitsbereichsspalten eine Arbeitsbereichsspalte in Arbeitsbereichsrahmen unterteilt Jedem einzelnen Arbeitsbereichsrahmen ist ein bestimm tes Tabellenlayout zugeordnet Die einzelnen Arbeitsbereichsspalten und Arbeitsbereichsrahmen k nnen in der Gr e ver ndert werden Durch Anklicken des entsprechenden Arbeitsbereichssymbols in der Bereichsauswahl kann die voreingestellte Anordnung jederzeit wiederhergestellt werden Die Office Datenbank mit orgAnice Data benutzen Den Programmarbeitsbereich kennen lernen Navigieren und die Ansicht aktualisieren Chronologisch navigieren Die History Funktionalit t in orgAnice Data vergleichbar der Navigation im Internet Browser erlaubt es bereits aufgesuchte Datens tze Arbeitsbereiche Arbeitsbereichsgrup pen etc erneut anzuw hlen Zum vorher verwendeten Datensatz Tabellenlayout oder Arbeitsbereich k nnen Sie zur ckkehren indem Sie auf diesen Button in der Symbolleiste klicken oder den Men befehl Navigieren Zur
195. eiten Datensatz speichern Datensatz duplizieren Datensatz l schen Datensatz wiederherstellen Datensatz markieren Markierung aufheben Datens tze nach Bedingungen markieren Sortierschl ssel ausw hlen Suchen nach Sortierschl ssel auf vorherigen Indices zuvor Suchdialog schlie en auf nachfolgenden Indices zuvor Suchdialog schlie en Volltextsuche weitersuchen zuvor Suchdialog schlie en weitersuchen zuvor Suchdialog schlie en Report drucken Etiketten drucken Ausdruckseditor ffnen Die effektivste Art der Benutzung SHE SHE C Hes O H ma EHI A EH Ero So E EH a OA a EDEA a fa EHA EJ 255 256 Datenbank in Konfigurationsmodus umschalten orgAnice Data Konfigurationsmodus orgAnice Print Reports ffnen orgAnice Print Etiketten ffnen Objekt Eigenschaften anzeigen Anwendungs Objekte orgAnice Data Anwendung anzeigen Datenbankobjekte orgAnice Datenbank anzeigen Datenbankobjekte Benutzer anzeigen Datenbankobjekte Tabellen anzeigen Datenbankobjekte Felder anzeigen Ausdruckseditor ffnen Visual Basic Editor Datenbank in Benutzermodus umschalten orgAnice Phone Daten in der Datenbank anzeigen Gespr ch verbinden Externe Rufnummer w hlen Gespr ch trennen Auflegen Interne Rufnummer ausw hlen Direktverbindung w hlen vorher Nr in Lookupfeld eingeben o ausw hlen Gespr ch halten Gespr ch weiter verbinden R ckfrage Konferenz
196. el 1224 Farbtiefe 24 bit AGB Gr e Byte 6 400 296 Komprimierte Gr e Byte 13 250 Kompressionsfaktor 483 Kompressionsverfahren LuraDocument Hilfe Dokumente mit orgAnice Image verwalten und archivieren Die Scan Optionen anpassen Die Scan Optionen anpassen Die f nf Kodierungsprofile sind bereits optimal f r unterschiedliche Dokumenttypen vorbereitet Wollen Sie die Parameter eines Kodierungsprofils ndern w hlen Sie den Men befehl Extras Optionen Ei Die Dialogbox stellt Einstellungsm glichkeiten f r alle Einstellungen fiir neue Seite Kodierungsprofile zur Verf gung Aufl sung Farbraum Brief 00 dpi taustufen Bildqualit t mittel Scheck 300 dpi RGB Farbe mittel Katalog 300 dpi RGB Farbe mittel Farbfoto 300 dpi RGB Farbe gut Fax 200 dpi SZW Strich mittel ndern Zur cksetzen I Beim Scannen den TWAIN Dialog anzeigen Hilfe Abbrechen bernehmen ber den Button ndern wird die Dialogbox Einstellungen ge ffnet ber die Sie f r einen ausgew hlten Dokumententyp die Parameter Aufl sung Farbraum und Bildqualit t ndern k nnen Detaillierte Informationen zu Einstellungsm glichkeiten entnehmen Sie bitte der Online Hilfe die Sie ber den Button Hilfe in der Dialogbox Einstellungen aufrufen k nnen Der Button Zur cksetzen stellt Standardeinstellungen der Scan Parameter f r den ausge w hlten Dokumententyp wieder her Aktivieren Sie die Checkb
197. elart Dr Hermann Voss GmbH Armaturenfabrik I Artikelart Erl skonto pen a H el x 2 l ie WERFFEEN rrr EE i Preis Anzahl Einheit Gesar Rechnungspositionen Kundennummern Erweiterte Adressinfos Ad essen sortiert nach Name 9 Datens tze Admin Administrator Verw Oberfl N Abbildung Arbeitsbereichsgruppe Vertrieb Arbeitsbereich Verkaufschancen amp Rechnunungen 2 W hlen Sie in der Tabelle Adressen die Firma oder die Person aus an die Sie eine Rechnung ein Angebot oder einen Lieferschein schicken wollen 3 Aktivieren Sie die Tabelle Kundennummer 4 Legen Sie hier einen neuen Datensatz an mit dem Men befehl Bearbeiten Datensatz neu oder mit einem Mausklick auf diesen Button oder mit der Tastenkombination N 5 Speichern Sie den Datensatz mit dem Men befehl Bearbeiten Datensatz Speichern oder mit einem Mausklick auf diesen Button oder mit der Tastenkombination 8 orgAnice f gt beim Abspeichern des Datensatzes automatisch eine neue Kundennummer ein Kundennummern J Alle Datens tze pooo 000 lache D Kundennummer Da diese Nummer ber einen automatischen Z hler generiert wird d h tragen Sie hier nichts ein wenn Sie diese automatisch erzeugte Kundennummer bernehmen wollen Andererseits falls Sie eine eigene Kundenummern Systematik verwenden wollen m ssen Sie im Konfigurationsmodus f r den Ind
198. ellung von Korrespondenz von Bedeutung sind tauchen diese Daten auch nur dort auf Die Erfassung wird in einem eigenen Arbeitsbereich Erweiterte Adressinfos abgewickelt Um in diesen Arbeitsbereich zu wechseln klicken Sie in der Arbeitsbereichsgruppe Kontakte auf das Arbeitsbereichsicon Erwei terte Adressinfos oder w hlen Sie den Men befehl Ansicht Arbeitsbereiche Kontakte Erweiterte Adress infos Die Erg nzung der Daten zu einem bereits vorhandenen Datensatz oder die vollst ndige Erfassung einer neuen Adresse erfolgt wie in den vorangehenden Abschnitten erl utert Adressen I f lle Datens tze An z Titel TechnoPlan GmbH Postfachanschrift TechnoPlan GmbH Vom parta 8 Postfach 12 20 30 Postfach 12 20 30 Name TechnoPlan GmbH 17513 Fehrbellin Azul 17513 Fehrbellin Zusatz Land D zl Strasse Gewerbegebiet 8 Deutschland PLZ Ort 17513 Fehrbellin Land D z yl Deutschland Rechnungsanschrift TechnoPlan GmbH Strasse M llerstr 12 M llerstr 12 N OOo i a PLZ Ot 15648 Berin 15648 Berlin elefon Land D z Telef 3 i z Deutschland eMail Sperre v Lieferanschrift TechnoPlan GmbH Referenz h Strasse Gewerbegebiet 10 Gewerbegebiet 10 Anrede z Sehi geehrte Damen und Herren PZ Ot f o 7513 Fehrbeliin Info per URL a 7 Land p a nd xl l 5 S Deutschland o x Bezeichnung Land PLZ Ort Telefon 1 E Mail Armaturen Vo GmbH D 51679 Wipperf rth 49
199. en Hife Verwenden Sie die Scrollleiste um die Funktion InStr in der Liste heraus zu suchen Markieren Sie die Funktion per Mausklick Die Funktion InStr wird in der Liste mit InStr String String As Long dargestellt Mit String und Long werden Datentypen gekennzeichnet Funktionen liefern bei ihrer Auswertung Ergebnisse eines bestimmten Datentyps Dieser Datentyp ist f r jede Funktion eindeutig festge egt ebenfalls die Datentypen jedes einzelnen Funkti onsparameters Durch InStr String String As Long wird daher angezeigt dass die Funktion zwei Zeichenfolgen Strings als Parameter ben tigt und bei der Auswertung der Funktion eine Zahl liefert In diesem Fall wird der erste Parameter daraufhin untersucht ob er den zweiten Parameter enth lt Die Funktion liefert dann die Position ab der die Zeichenfolge enthalten ist als positive Zahl zur ck Wird die Zeichenfolge nicht gefunden wird o zur ck geliefert Klicken Sie auf Einf gen um die Funktion dem Feld Ausdruck hinzu zu f gen oder klicken Sie doppelt auf die Funktion 5 Nun muss der erste Parameter die zu auszuwertende Zeichenfolge angegeben werden Positionieren Sie die Einf gemarke im Feld Ausdruck zwischen die ffnende Klammer und das Komma Die auszuwertende Zeichenfolge soll ausschlie lich in Gro buchstaben geliefert werden Dazu wird die Funktion UCase verwendet Sie verwandelt Kleinbuchstaben in Gro buch staben und orgAnice kann so alle Ze
200. en die derzeit mit Outlook ge ffnet sind dar Diese werden als Quellordner bezeichnet zE org ni z n gt i Sek Klicken Sie auf das Plus Symbol vor jedem Ordner um MT W hlen Sie den Ordner mit den zu importierenden Daten i A a ee an HT dessen Inhalt anzuzeigen Markieren Sie den gew nsch a ee ten Ordner in der Liste aus dem Daten importiert S werden sollen Daten aus Unterordnern im gew hlten Gel schte Objekte Le f Gesendete Objekte Ordner werden nicht mit importiert Joumal Kalender Kontakte Notizen Postausgang Posteingang Hilfe Abbrechen lt Zur ck Da Ausdr cke in orgBasic die zur Bestimmung von zu importierenden Datens tzen ver wendet werden keine Sonderzeichen oder Leerzeichen erlauben empfiehlt es sich Ordner in Outlook vor dem Import so umzubenennen dass sie diesen Bedingungen entsprechen Klicken Sie dann auf Weiter Datens tze ausw hlen W hlen Sie nun die in der ausgew hlten Quelltabelle enthaltenen Datens tze aus die Sie importieren wollen Dabei besteht die M glichkeit wahlweise entweder alle Datens tze zu importieren oder nur einen Teil der vorhandenen Datens tze zu selektieren Die Auswahl geschieht ber die in der Dialogbox zur Verf gung stehenden Optionsfelder Wenn Sie das Kontrollfeld Alle Datens tze importieren aktivieren werden alle Datens t ze der Quelltabelle hinzugef gt Wenn Sie die Option Nur bestimmte Datens tze importieren ausw hlen m
201. en erhalten Sie vom Programm eine entsprechende Fehlermeldung 249 250 Die Zieldatenbank erzeugen Da Sie eine vorhandene Datenbank vollst ndig in das orgAnice 3 Format umwandeln muss eine neue Zieldatenbank erzeugt werden 4 orgAnice Database Converter Zieldatenba nk x Bitte geben Sie den Dateinamen der zu erstellenden org nice 3 Datenbank ein Eo Bitte geben Sie hier Ihre Registriernummer f r die neue org nice 3 Datenbank ein F r eine Testlizenz lassen Sie das Feld bitte leer OFFICE 3 0 001 000001 ABCD 1234 Bitte w hlen Sie hier die Landessprache der Datenbank aus Unter anderem wird dadurch die Sortierreihenfolge von Zeichenketten sanaaa OO beent Deutsch Standard fa Abbrechen lt Zur ck 1 In der ersten Eingabezeile ist der Pfad und die Bezeichnung der Zieldatenbank zu bestimmen Standardm ig werden Ihnen das Verzeichnis der Quelldatenbank und der Quell Dateiname mit der f r orgAnice 3 relevanten Dateiendung odb angeboten bernehmen Sie die vorgeschlagenen Pfadangaben oder editieren Sie diese nach Ihren W nschen ber den Button am Ende der Eingabezeile k nnen Sie alternativ Ihre Verzeichnisse auf dem Datentr ger ffnen und auf diese Weise das gew nschte Zielverzeichnis einstellen 2 Wenn Sie eine lizenzierte orgAnice 2 1 Datenbank Voll oder Light Lizenz konvertie ren wollen ben tigen Sie eine Registriernummer Lizenznummer f r das neue orgAnice 3 Datenforma
202. en Fortschrittsanzeige 4 orgAnice Database Converter Konvertie g aiaj x C Orgdb OFFICE 21 Office org Konvertieren der benutzerdefinierten Funktionen Pr fen der konvertierten Funktionen Anlegen der Benutzer Importieren der Daten Anlegen der Indizes Definieren der Relationen Setzen der Feldoptionen Importieren der Maskendefinition Konvertieren der Fensteranordnungen Importieren der Druckdefinitionen Schlie en der Zieldatenbank OR 1 Abbrechen FEertigstellen Die konvertierte Datenbank wird in dem von Ihnen in der Dialogbox Zieldatenbank vergebenen Pfad und Dateinamen auf Ihrem Datentr ger angelegt Nach dem die Konvertierung der Datenbank abgeschlossen ist stellt Ihnen der Abschluss dialog verschiedene Optionen zur Auswahl die Sie vom Programm nach Bet tigen des Button Beenden ausf hren lassen k nnen orgAnice Database Converter Konvertieru ng jelx Die Konvertierung Ihrer Datenbank ist abgeschlossen W hrend der Umstellung wurde ein Protokoll ber alle auftretenden Fehler aufgezeichnet Das Protokoll befindet sich in nk Um direkten Zugriff auf die konvertierte Datenbank zu erm glichen kann eine Verkn pfung auf dem Desktop abgelegt werden Mit einem Doppelklick auf die Verkn pfung wird die Datenbank ge ffnet IV Yerkn pfung auf dem Desktop erstellen IV Datenbank ffnen Kubrecien Protokolldatei ffnen Wenn Sie d
203. en Suchbegriff enthielt wird dieser im Tabellen layout angezeigt Um weiter zu suchen klicken Sie erneut auf OK oder bet tigen Sie die Return Taste 3 Klicken Sie auf Schlie en oder bet tigen Sie die Taste fs um die Suche zu beenden 4 Sie k nnen jedoch sp ter die Volltextsuche mit demselben Suchbegriff fortf hren Um abw rts weiter zu suchen verwenden Sie den Men befehl Navigieren Abw rts weitersuchen oder die Taste PR Um aufw rts weiter zu suchen verwenden Sie den Men befehl Navigieren Aufw rts weitersuchen oder die Tastenkombination J Den Markierungs Assistenten zur Auswahl verwenden Der Markierungs Assistent bietet komfortable Funktionen zum Erzeugen von Markierun gen die auch ohne Kenntnisse von orgBasic Ausdr cken schnell Markierungen erstellen lassen 1 Aktivieren Sie das Tabellenlayout Vorg nge 97 2 Stellen Sie den gew nschten Anzeigestatus ein am zweckm igsten Alle Datens tze 3 Rufen Sie den Markierungs Assistenten ber den Button im Tabellenlayout auf Yorg nge Markierungs Assisten In der Liste Vordefinierte Bedingungen des Assistenten werden Beispiele f r Bedingungen aufgef hrt W hlen Sie eine Bedingung aus indem Sie diese mit per Mausklick markieren Vordefinierte Bedingungen EN Sr TI RERAURENN Abgeschlossene Vorg nge Bearbeiten Markieren 118 L schen Optionen Abbrechen 4 F r diesen
204. en aufgefordert Den Datenexport vorbereiten Legen Sie vor der Umstellung unbedingt eine Sicherheitskopie Ihrer Quelldaten an da Festplattenfehler oder ein Rechnerabsturz w hrend des Datenexports den Verlust wichti ger Daten verursachen k nnen Sollen Daten in eine Datei die bereits Daten enth lt exportiert werden sichern Sie diese ebenso Kopieren Sie dazu die Datenquelle und die Zieldatei in ein anderes Verzeichnis auf Ihrer Festplatte besser aber auf einen separaten Datentr ger etwa eine zweite Festplatte oder ein Wechselspeichermedium Den orgAnice Export Assistenten starten Um Fremddaten in eine orgAnice 3 Datenbank zu berf hren verfahren Sie wie folgt Starten Sie orgAnice Import aus dem orgAnice Programmverzeichnis im Startmen standardm ig ber Start Programme orgAnice Export Assistent Der orgAnice Export Assistent begr t Sie mit einem Willkommensbildschirm xl Klicken Sie auf den Button Weiter Die Navigation orgAnice Export Assistent zwischen den Schritten erfolgt im Folgenden ber die Bet tigung der Schaltfl chen Zur ck und Weiter Der Exportvorgang kann mit Hilfe der Schaltfl che Abbre chen unterbrochen werden Datenexport aus einer orgAnice 3 Datenbank Der Export Assistent hilft beim bertragen von org nice 3 Daten in andere Datenquellen Copyright 2000 bit by bit Software AG Hile Abbrechen lt Zur ck wete Zu exportierende Daten festlegen
205. en beispielswei se automatische Anreden f r die Verwendung in Ihrer Korrespondenz generiert Die Auswahl in diesem Feld ist Herr daher zwingend notwendig um den Datensatz spei Hrs chern zu k nnen hir 6 In das Feld Titel tragen Sie einen Namenszusatz wie Dipl Ing oder Dr ein 7 In das Feld Vorname tragen Sie den Vornamen des Ansprechpartners ein 8 In das Feld Name tragen Sie den Familiennamen ein 9 In das Feld z Hd k nnen Sie einen Vermerk zu H nden einer Person eintragen die eingehende Post f r einen Ansprechpartner verwaltet 55 56 10 In das Feld Abteilung k nnen Sie die Abteilung eintragen in der Ihr Ansprechpartner arbeitet G ratis Verlosung v Dieses Feld ist eine Lookup Liste mit Editierm glichkeit Buchhaltung Gesch ftsf hrung Einkauf Entwicklung Marketing Sie k nnen hier aus der vordefinierten Liste einen Wert ausw hlen oder selbst einen Wert eingeben Support 11 In das Feld Funktion tragen Sie die Funktion des Ansprechpartners im Unternehmen oder der Organisation ein Abteilunasleitung x Auch dieses Feld ist eine Lookup Liste mit Editierm g lichkeit Sie k nnen hier aus der vordefinierten Liste Aufsichtsrat Vorstand Gesch ftsf hrung Niederlassungsleitung E REL einen Wert ausw hlen oder selbst einen Wert eingeben Sachbearbeitung Assistenz Freie Mitarbeit Praktikum 12 Das Feld Vip hat folgende Funktion Wenn Sie per Mausklick dieses Kont
206. en f r die einzelnen Mahnstufen siehe Voreinstellungen Mahnstufen Beispiel Der Ausfertigungstermin der 1 Mahnung ist der 27 01 02 Inder Standardeinstellung ist f r die 1 Mahnstufe der Zeitraum von 14 Tagen festge legt Das bedeutet der Zeitraum bis zum Ablauf der Frist aus der ersten Mahnung betr gt 14 Tage und f llt damit auf das Datum 10 02 02 Dieses Datum wird dann im ausgefertigten Mahndokument eingetragen Unter Ber cksichtigung des vorgegebenen Toleranzzeitraumes von 5 Tagen erhalten Sie ber den Dialog Anzumahnende Rechnungen aber erst wieder zum 15 02 02 eine Erin nerung eine n chste Mahnung auszul sen Wird diese dann zu dem Datum 15 02 02 ausgel st gilt die in der Mahnstufe 2 festgelegte neuerliche Mahnfrist von 7 Tagen f r das Dokument also 22 02 02 Die interne Benachrichtigung enth lt wiederum 5 Toleranztage und wird so erst zum 27 02 02 ausgel st Entsprechend ergeben sich die Fristen f r eine 3 Mahnung Das zuvor beschriebene Mahnverfahren stellt Ihnen in dieser Ausf hrung ein halbauto matisches Kontrollsystem zur Verf gung Das bedeutet Sie m ssen Ihre F lligkeitstermine und den Mahnstand regelm ig kontrollieren Sie k nnen dar ber hinaus auch die Reports zur Tabelle ber den Report Assistenten aufrufen und sich so die anzumahnenden Rechnungen anzeigen lassen Hinweise dazu finden Sie im Abschnitt Reports zur Fakturierung Die Office Datenbank mit orgAnice Data benutzen orgAni
207. en mit einzubeziehen Sind Sie zufrieden klicken Sie auf OK 12 Klicken Sie nun in der Dialogbox orgAnice Serienbrief auf 3 Drucken orgAnice Serienbrief drucken x Sortierung Name F Postleitzahl Vorname gegenw rtige Sortierung Ziel Exemplare 1 a Neues Dokument KI E Mail I Wenn keine E Mail Adresse dann per Fax I Wenn Fax fehlt oder nicht gewollt dann drucken E Mail Sendeoptionen Dokument als Text senden C Eax I wenn keine Faxnummer dann per E Mail IP wenn E Mail fehlt oder nicht gewollt dann drucken Fax Software einstellen MS Exchange Outlook Client Optionen T Verweise in der Aktivit tentabelle erstellen Die neuen Aktivit ten im Yorgang speichern 7 Serien Dokument in der Aktivit t speichern Markierungen zur cksetzen IV Protokoll f hren T Protokoll nach Druck zum Bearbeiten ffnen orgAnice bietet Ihnen verschiedene Sortierschl ssel an mit denen Sie die Reihenfolge f r die Druckausgabe festlegen k nnen Bestimmen Sie hier die gew nschte Sortierung Legen Sie im Eingabefeld Exemplare die Anzahl der Exemplare fest die ausgegeben werden sollen etwa wenn Sie Kopien Ihrer Serienbriefe ben tigen Unter dieser Auswahlgruppe bestimmen Sie das Ausgabeziel f r Ihren Serienbrief Bei Auswahl der Option Drucker wird der Serienbrief direkt an den Drucker ausgegeben Ihren Serienbrief k nnen Sie bei en
208. en und Ansprechpartner Der bersichtlichkeit halber werden hier 91 92 lediglich die wichtigsten Daten angezeigt Fine Eingabe neuer Adressen ist hier zwar theoretisch m glich aber nicht sinnvoll 2 Suchen Sie nun im Tabellenlayout die Adresse zu der Sie einen neuen Vorgang anle gen m chten Verwenden Sie dazu die Suche nach Schl ssel die Volltextsuche oder positionieren Sie ber die Listendarstellung auf den gew nschten Datensatz 3 Aktivieren Sie nun das Tabellenlayout Vorg nge per Mausklick in die Titelzeile des Tabellenlayouts oder ber den Men befehl Ansicht Tabelle Vorg nge oder ber die Tastenkombination H Vorg nge Ist in der Tabelle Vorg nge noch kein Datensatz zur Tabellenende bergeordneten Adresse vorhanden wird dies durch den Hinweis Tabellenende gekennzeichnet Betreff Start i F abgeschlossen verantw v Ku PER 4 Legen Sie nun einen neuen Datensatz an indem Sie die Tastenkombination fs NJ bet tigen oder auf diesen Button klicken oder den Men befehl Bearbeiten Datensatz Neu w hlen Die Office Datenbank mit orgAnice Data benutzen 9 Vorg nge anlegen und verwalten 2 5 Die Felder werden in der Formulardarstellung werden aktiviert und Sie k nnen nun beginnen die Felder auszuf llen Vorg nge Der aktuelle Status wird durch Neuer Datensatz W Neuer Datensatz gekennzeichnet Betreff Anfragen Stat 17 12 01 2001 I abgeschlossen verantw
209. enannte Ausgangsaktivit t versehen 105 106 Eine Folgeaktivit t legen Sie wie folgt an 1 Aktivieren Sie das Tabellenlayout Aktivit ten und positionieren Sie auf die Aktivit t f r die Sie eine Folgeaktivit t erstellen m chten 2 Klicken Sie auf diesen Button Die Dialogbox Folgeaktivit t erstellen wird aufgerufen Folgeaktivit t erstellen x Die Einstellungen die Sie in der Dialogbox vornehmen Positionieren Sie auf den Vorgang dem Sie die Folgeaktivit t k nnen entsprechen den wichtigsten Feldern der zuordnen m chten und geben Sie die Daten der neuen Aktivit t an Tabelle Aktivit ten die Ihnen bereits bekannt sind Typ Anruf z Legen Sie hier fest welcher Typ von Aktivit t unter Betreff R ckruf welchem Betreff erstellt werden soll und definieren Sie Zeitpunkt Dauer und Priorit t der Aktivit t Legen Sie Datum 15 01 2001 Jfrz so 00 Dauer oo 01 00 schlie lich einen Verantwortlichen fest Priorit t B dringend nicht wichtig verantw BBB X 3 Haben Sie die gew nschten Einstellungen vorgenommen klicken Sie auf OK Die Folgeaktivit t wird erstellt und orgAnice Data positioniert auf diese Aktivit t Zus tzlich wird die Aktivit t markiert Die Ausgangsaktivit t einer Folgeaktivit t anzeigen M chten Sie zur Ausgangsaktivit t der Folgeaktivit t zur ckkehren steht dazu eine Funk tion bereit die Sie ber diesen Button erreichen Es wird auf den Ausgangs Datensatz positionie
210. er 1 ein oder aus Jeweils acht Bit werden zu einem Byte zusam mengefasst F r die Repr sentation eines Zeichens Buchstaben Ziffern grafische Zeichen wird normalerweise ein Byte verwendet Gr ere Einheiten sind 1 Kilobyte 1024 Bytes 1 Megabyte 1024 Kilobytes 267 268 1 Gigabyte 1024 Megabytes 1 Terabyte 1024 Gigabytes Caching Zwischenspeichern von h ufig ben tigten Daten im Arbeitsspeicher des Computers um diese schneller verf gbar zu machen Client Begriff aus dem Netzwerkbereich ein Client nimmt Dienste in Anspruch deshalb wird eine an den Server angeschlossene Arbeitsstation als Client bezeichnet Der Client schickt Anfragen des Benutzers in einem speziellen Protokoll an den Server und stellt dessen Antworten in lesbarer Weise auf dem Bildschirm dar Client Server Architektur Modell einer Netzwerkstruktur oder ein Datenbankkonzept bei der bei dem eine hierar chische Aufgabenverteilung vorliegt Der Server ist dabei der Anbieter von Ressourcen Dienstleistungen und Daten die Arbeitsstationen Clients nutzen sie Concurrency Ein Verfahren das mehreren Benutzern erlaubt auf gemeinsame Daten zuzugreifen COM DCOM COM Component Object Model ist ein von Microsoft definierter Standard der festlegt wie Software Komponenten ber Objekt Schnittstellen miteinander kommunizieren DCOM Distributed Component Object Model erweitert COM um die Kommunikation von Objekten auf verschiede
211. er Bespre chungen f r sich selbst oder f r andere Benutzer der Datenbank festhalten Die Tabelle funktioniert wie eine Wiedervorlage mit dem Vorteil dass sich die orgAnice Wiedervorlage automatisch bei Ihnen meldet so k nnen Sie keinen Termin bersehen ber nicht erledigte Aufgaben werden mit der Alarmfunktion aufmerksam gemacht orgAnice erinnert Sie zu einem frei definierbaren Zeitpunkt vor und bei Beginn des ange gebenen Termins daran Falls die Datenbank nicht ge ffnet ist wenn der Termin ansteht werden Sie beim n chsten Programmstart an alle berf lligen Termine erinnert bis Sie den Datensatz als erledigt markieren Termine aufnehmen Aktivit ten werden im Tabellenlayout Aktivit ten im Arbeitsbereich Vorg nge und Aktivit ten verwaltet 1 Wechseln Sie in den Arbeitsbereich Vorg nge und Aktivit ten indem Sie die Taste 6 dr cken und ber die Cursortasten I oder t den Arbeitsbereich aktivieren oder den Men befehl Ansicht Arbeitsbereich Kontakte Vorg nge und Aktivit ten w hlen 2 Aktivieren Sie das Tabellenlayout Vorg nge und suchen Sie hier den Vorgang zu dem Sie eine neue Aktivit t anlegen m chten Verwenden Sie dazu die Suche nach Schl ssel die Volltextsuche oder positionieren Sie ber die Listendarstellung auf den gew nschten Datensatz 3 Aktivieren Sie nun das Tabellenlayout Aktivit ten per Mausklick in die Titelzeile des Tabellenlayouts oder ber den Men befehl Ansicht Tabel
212. er bet tigen Sie die Return Taste 4 um die Suche zu starten Haben Sie einen Eintrag gefunden der den Suchbegriff enthielt wird dieser im Tabellen layout angezeigt Um weiter zu suchen klicken Sie erneut auf OK oder bet tigen Sie die Return Taste Beachten Sie dass nicht alle Informationen direkt in der Datensatzmaske sichtbar sind Ist die gesuchte Information beispielsweise in einem Popup Memo enthalten wird nur der Datensatz in dem der Suchbegriff gefunden wurde aufgerufen und der Fokus auf das Memofeld gesetzt Suchen Sie nach einem Wert die aus einer anderen Tabelle bernommen wird bei spielsweise einer Telefonnummer finden Sie diese Information mit der Volltextsuche auch dann wenn diese nicht tats chlich in ein Feld eingegeben wurde Die Suche nach dem Suchbegriff 510 findet den Datensatz Jaime Reloj obwohl dort kein Feld die Zeichenfolge 510 enth lt Lediglich in der Formulardarstellung wird die Durchwahl dynamisch dargestellt 3 Klicken Sie auf Schlie en oder bet tigen Sie die Taste E um die Suche zu beenden 4 Sie k nnen jedoch sp ter die Volltextsuche mit demselben Suchbegriff fortf hren Um abw rts weiter zu suchen verwenden Sie den Men befehl Navigieren Abw rts weitersuchen oder die Taste f Um aufw rts weiter zu suchen verwenden Sie den Men befehl Navigieren Aufw rts weitersuchen oder die Tastenkombination J Ansprechpartner anderen Adressen zuordnen Die Office Da
213. er oder hnlicher Datensatz existiert wird nach dem Speichern die Dialogbox Ergebnisse der Dublettenpr fung aufgerufen Ergebnisse der Dublettenpr fung xj M gliche Dubletten vorschau Obst amp Gem se GmbH Obst amp Gem se GmbH amp Co KG In der Liste M gliche Dubletten werden Ihnen all diejenigen Datens tze angezeigt die eventuell Dublet ten sind Sie werden nach Typ geordnet Der Typ wird in der Textzeile unterhalb der Liste erkl rt Die Hausnummer ist verdreht oder enth lt eine falsche Ziffer Im Feld Ausgangsdatensatz wird der zuletzt gespeicher te Datensatz zu dem Dubletten gefunden wurden dargestellt Ausgangsdatensatz Dublette Obst amp Gem se Obst amp Gem se GmbH amp Co KG Am Gro markt 1d Grunstadt 45067 Gr nstadt Markieren Sie in der Liste einen der Dubletteneintr ge so wird dieser Datensatz im rechten Feld Dublette angezeigt Anzeigen L schen Anzeigen L schen Schlie en Um beide Datens tze besser vergleichen zu k nnen klicken Sie auf den Button Anzeigen unterhalb des jeweiligen Datensatzes M chten Sie einen der Datens tze entfernen klicken Sie auf den entsprechenden Button L schen Haben Sie sich f r das L schen eines Datensatzes entschieden werden Sie in einer Dialog box ber die Konsequenzen informiert L schen Sie einen Datensatz werden alle untergeordneten Datens tze in Detailtabellen dem anderen Datensatz mit
214. erden die entsprechenden Verbindungen aufgebaut Ihre eingegebenen Eintr ge werden in der Liste gespeichert und stehen anschlie end zum Wiederaufruf zur Verf gung Zum ffnen der Liste klicken Sie auf den Pfeil Button rechts neben dem Lookup Feld oder bl ttern Sie durch die Liste mit Hilfe der Cursortasten 4 und Wenn Sie bei einer beabsichtigten Direktwahl die anderen zuvor beschriebenen Verbin den Befehle benutzen wird nicht die Nummer aus dem Lookup Feld sondern die Nummer des markierten Teilnehmers aus dem Gespr chsfenster angew hlt Das erfolgt auch dann wenn der hervorgehobene Datensatz nur grau markiert ist ber den Men befehl Bearbeiten Daten anzeigen k nnen Sie sich die zu dem Anrufer in er Datenbank bereits abgelegten Daten anzeigen lassen Ein Gespr ch trennen Ein Gespr ch beenden Sie ohne den H rer aufzulegen indem Sie den Befehl Gespr ch Trennen nutzen oder auf diesen Button klicken oder die Tastenkombination _ D bet tigen Die Leitung wird getrennt Sie k nnen nun sofort weiter telefonieren Dies ist besonders bei der Benutzung eines Headsets bequem Einen internes Gespr ch f hren 1 ber den Befehl Gespr ch Interner Anruf oder die Tastenkombination JH oder per Mausklick auf diesen Button ffnen Sie die Dialogbox Interner Anruf ber die Sie wie folgt Verbindungen zu internen Teilnehmern herstellen k nnen Mit orgAnice Phone telefonieren orgAnice Phone benutzen W
215. ereich Artikelverwal tung im Memofeld der Tabelle Artikel zu dem Artikel eingegeben wurde Artikelstamm anlegen Wenn Sie m chten k nnen Sie hier noch letzte nde rungen oder Erg nzungen vornehmen Wird diese Position dann Bestanteil eines Angebots oder einer Rechnung so wird auch die Beschreibung zusam men mit dem Artikelbezeichner in die Angebots und Rechnungsdokumente bernommen 2 Wenn Sie nderungen in dem Datensatz vorgenommen haben beispielsweise die Anzahl Einheit Nettopreis Chance oder die Artikelbezeichnung m ssen Sie den Daten satz abspeichern um die nderungen zu bernehmen Dabei werden bei ge nderten Wertgr en alle verkn pften Werte nach dem Abspeichern dynamisch neu berechnet 3 Beachten Sie ferner dass mit bernahme eines ausgew hlten Artikels aus der Tabelle Artikel in die Tabelle Verkaufschancen die Rechnungsgr en Netto Umsatzsteuer und Gesamtwert als absolute und gewichtete Werte in den aktuellen Datensatz der Tabelle Verkaufschancen kumulativ bernommen werden Verkaufschancen J Alle Datens tze Projekt Komplettpaket A1 verantw Admin Administrator Start Status Anfangsphase r Herkunft I Wert absolut Wert gewichtet ust WM Netto 1 300 00 650 00 Notiz f 3j USt 16 208 00 104 00 USt 7 0 00 goo E a d Gesamt 1 508 00 754 00 t a gt l D Projekt veran volumen Gewichtet Kom lettpaket 1 300 00
216. eren Die Funktionsweise von orgAnice Image 7 auf dem die nachstehenden Fenster angeordnet sind 4 orgAnice Image screen ors ae Datei Bearbeiten Ansicht Seite Kommentar Extras Men leiste Sla a Y XSARA AR a RA AN aF Tu 7 a A y wi j Symbolleiste z lol x Dokumentfenster Seitenvorschaufenster m Anmerkungsfenster Statuszeile Seite 2 von 3 Zoom 50 839x339 mm Das Dokumentfenster Im Dokumentfenster wird die jeweils aktuelle Seite abgebildet Das Dokumentfenster ist in der Regel das gr te Teilfenster innerhalb des Programmarbeitsbereichs von orgAnice Image Wenn Sie die Gr e des Programmarbeitsbereiches ndern wird die Gr e des Doku mentfensters dynamisch neu berechnet wobei die H he von Symbolleiste und Statuszeile sowie die Breite des Seitenvorschaufensters gleich bleiben F r die Darstellung einer einzelnen Seite mit m glichst hoher Bildqualit t und Text Lesbarkeit werden 5 Vergr erungsstufen angeboten Eine davon ist eine Ganzseitendar stellung innerhalb des Dokumentfensters Bei h heren Vergr erungsstufen werden am Rand des Dokumentfensters Bildlaufleisten angezeigt mit denen sich das Dokument vertikal beziehungsweise horizontal verschieben l sst Wenn Sie den Mauszeiger ber das Dokumentfenster bewegen nimmt dieser die Form einer offenen Hand Grabber ein Damit wird angezeigt dass sich der Seitenausschnitt mit der Maus durch Anfassen und
217. erkaufschance zugeordnet werden soll Nur Verkaufschance Komplettpaket A1 verschieben C Alle Verkaufschancen von dexcon Gesellschaft f r verschieben Abbrechen 4 Aktivieren Sie die Tabelle Adressen indem Sie mit Maus in das Tabellenlayout klicken 5 Positionieren Sie auf den gew nschten Adressaten Verwenden Sie bei Bedarf die Suchfunktionen oder bl ttern Sie durch die Tabelle 6 Klicken Sie in dem Dialog Datensatz verschieben auf OK Der in der Tabelle Ver kaufschancen zuvor angelegte doppelte Datensatz wird nun mit allen zugeordneten Positionen dem neuen Adressaten zugeordnet Angebot erstellen Hat sich eine konkrete Verkaufschance ergeben und wollen Sie einem Kunden vorab ein Angebot zustellen k nnen Sie aus einer ggf bereits vorbereitete Verkaufschance ein schriftliches Angebotsdokument erstellen 1 ffnen Sie den Arbeitsbereich Verkaufschancen indem Sie in der linken Spalte des 149 150 Programmarbeitsbereiches zun chst auf die Schaltfl che f r die Arbeitsbereichsgruppe Vertrieb und anschlie end auf das Symbol Verkaufschancen klicken 2 Aktivieren Sie die Tabelle Adressen und positionieren Sie auf den Adressaten zu dem Sie eine Verkaufschance anfertigen wollen 3 Aktivieren Sie die Tabelle Verkaufschancen und legen Sie hier falls noch nicht vor handen einen neuen Datensatz an mit dem Men befehl Bearbeiten Datensatz neu oder mit einem Mausklick auf diesen Button oder mit der Taste
218. ermin wird ber das Symbol der E 30 01 2001 o0 A orgAnice 3 registrieren Aktivit t gekennzeichnet und die wichtigsten Informa tionen werden in einzelnen Spalten dargestellt Standardm ig werden die Termine chronologisch mit dem ltesten Termin zuerst sortiert Sie k nnen die verschiedenen Eintr ge per Mausklick auf die Titelzeile jeder Spalte neu sortieren Klicken Sie etwa auf Prio um Aktualisieren Schlie en die Liste nach Priorit ten zu sortieren Klicken Sie dort erneut um die Sortierung umzukehren Um einen Alarm zu bearbeiten aktivieren Sie den Termin per Mausklick und klicken Sie dann auf Anzeigen um im Tabellenlayout Aktivit ten darauf zu positionieren Die Dialogbox bleibt jedoch ge ffnet und Sie k nnen im Hintergrund die Aktivit t bearbeiten Haben Sie eine Aktivit t als erledigt markiert und gespeichert klicken Sie in der Alarmliste auf den Button Aktualisieren Die erledigte Aktivit t wird dann nicht mehr in der Liste angezeigt Klicken Sie auf Schlie en um die Alarmliste zu schlie en Folgeaktivit ten anlegen und verwalten Da Aktivit ten meist im Zusammenhang mit anderen Aktivit ten stehen eine E Mail als Antwort auf eine andere E Mail oder ein Angebot auf eine Anfrage hin bietet orgAnice Data die M glichkeit Folgeaktivit ten anzulegen Diese unterscheiden sich nicht von anderen Aktivit ten jedoch sind sie zus tzlich mit einem Verweis auf den urspr nglichen Datensatz die so g
219. erstel lende Zieldatenbank ein ber diesen Button am Ende der Eingabezeile k nnen Sie alternativ Ihre Verzeichnisse auf dem Datentr ger durchsuchen das gew nschte Zielverzeichnis einstellen und so den Datenbankbezeichner mit der f r orgAnice 3 relevanten Dateiendung odb ausw hlen 3 Geben Sie in die Eingabezeile Benutzername den Namen des Administrators ein 4 Im Listenfeld Gebietsschema k nnen Sie den f r Sie relevanten Sprachraum ausw h len und bernehmen 5 Klicken Sie nun auf Weiter Die Dialogbox zur Auswahl der Zieltabelle wird aufgeru fen 243 s 244 Export in eine bestehende Datenbank 1 F r den Export in eine bestehende orgAnice 3 Datenbank aktivieren Sie zun chst durch einen Mausklick in das Optionsfeld die Option Datenbank ffnen orgAnice Export Assistent Exportziel bestin loj xj W hlen Sie die org nice 3 Datenbank in die Sie die Daten D exportieren wollen B Odb EEEE Neue Datenbank Dateiname je neuedb odb amp Benutzername o ADMIN Gebietsschema I Deutsch Deutschland x Hilfe Abbrechen lt Zur ck 2 Geben Sie in die Eingabezeile Datenbank Pfad und Dateinamen Ihrer Zieldatenbank ein ber den ffnen Button am Ende der Eingabezeile k nnen Sie alternativ Ihre Verzeichnis se auf dem Datentr ger durchsuchen das gew nschte Zielverzeichnis einstellen und so den Datenbankbezeichner mit der f r orgAnice 3 relevanten Dateiendung odb ausw h len 3 G
220. ertragen m chten 2 Um den markierten Termin nach orgAnice zu bertragen verwenden Sie den Men be fehl orgAnice Termin bertragen oder verwenden Sie die Tastenkombination u H0 HIJ oder klicken Sie auf diesen Button Kommunikation mit orgAnice und Microsoft Outlook Outlook Connector benutzen Die Dialogbox Termin bertragen erscheint i Termin bertragen x Je nach Konfiguration Ihrer Datenbank bietet Ihnen die Dialogbox im Feld In der folgenden Tabelle ablegen mehrere Tabellen an in denen Sie den Termin ablegen k nnen In der folgenden Tabelle ablegen W hlen Sie im Feld Zuordnung zu folgendem Datensatz vornehmen einen Vorgang aus zu dem der Termin geh rt Existiert noch kein Vorgang legen Sie zun chst in der Tabelle Vorg nge einen neuen Vorgang an und die Zuordnung zu folgendem Datensatz vornehmen Diisseldorf Fair Portal Development Abbrechen 3 Markieren Sie die gew nschte Tabelle per Mausklick In der Office Datenbank wird nur die Tabelle Aktivit ten angezeigt Diese ist dann bereits markiert 4 Je nach Konfiguration Ihrer Datenbank k nnen Sie zus tzlich eine Zuordnung zu einem bergeordneten Datensatz vornehmen In der Office Datenbank werden f r die Zuordnung keine Datens tze zum Zuordnen angezeigt Ist Ihre Datenbank so konfiguriert dass im Feld Zuordnung zu folgendem Datensatz vornehmen Datens tze zur Auswahl stehen markieren Sie den gew nschten Datensatz dem Sie den
221. es ausgew hlt ist orgBasic Die vom Parser des DB Servers verwendete Sprache zur Formulierung einer Datenbank Anfrage Syntaktisch orientiert sich orgBasic weitgehend an Visual Basic Die Sprache erm glicht den Zugriff auf Datenbank Inhalte ber Feldnamen Operatoren und einen Satz fest eingebauter Funktionen Core Functions Die verwendende Syntax stellt eine BASIC Untermenge dar und ist nicht mehr dBASE orientiert Dies entspricht der zunehmenden Bekanntheit von BASIC und der abnehmenden Bekanntheit von dBASE orgAnice 3 verwendet f r diese Sprache den Begriff orgBasic Erheblich erweitert und ebenfalls dem BASIC Stil angepasst wurden die frei definierbaren Custom Functions Angepasste Funktionen die Parameter gegenseitige Aufrufe lokale und statische Variablen Kontrollstrukturen wie I Then Else For Next Do While Loop und Exit Function sowie einfachen Debugging Support unterst tzen Der Parser und das gesamte orgBasic dienen aber nur dazu aus dem augenblicklichen Zustand der Datenbank einen Wert beliebigen Typs zu liefern Dabei wird am Datenbank Inhalt und am Daten bank Status nichts ge ndert orgBasic ist wie der orgAnice 2 1 Parser aber anders als Visual Basic for Applications typsicher was den entscheidenden Vorteil hat dass alle eventuellen Ausdrucksfehler bereits beim bersetzen und nicht erst sp ter zur Laufzeit erkannt werden Parser Ein Dienst innerhalb des orgAnice DB Servers Der Parser bearbeitet i
222. essen markierte Daten S8 8 Datens tze gepr ft Informationen dar ber wie viele Datens tze gepr ft gt 2 Datens tze sind jetzt markiert wurden auf wie viele davon die Bedingung zutraf und 6 Datens tze sind nicht markiert die nun markiert sind Au erdem wird die Anzahl der nicht markierten Datens tze angezeigt Datens tze anzeigen C Alle Datens tze 3 Die Office Datenbank mit orgAnice Data benutzen Mit Markierungen arbeiten Markieren ber zwei Tabellen Die Auswahl bestimmter Datens tze ist in orgAnice nicht auf eine einzelne Tabelle be grenzt Am folgenden Beispiel soll demonstriert werden wie eine Selektion ber zwei Tabellen durchgef hrt werden kann Es sollen alle Datens tze der Mastertabelle markiert werden zu denen es mindestens einen Datensatz in der Detailtabelle gibt der den Bedingungen entspricht Beispiel Es sollen alle Datens tze in der Tabelle Adressen markiert werden zu denen es mindestens einen Ansprechpartner gibt die in der Abteilungsleitung arbeiten Der Ansatz in der Tabelle Adressen die Bedingung Ansprechpartner gt Abteilung Abtei lungsleitung oder Ansprechpartner gt Funktion Abteilungsleitung zu verwenden reicht dabei nicht aus Es wird in diesem Falle zu jedem bergeordneten Datensatz jeweils nur der erste Datensatz gepr ft zu jeder Adresse also jeweils nur der erste Ansprechpartner der ja nicht unbedingt als Wert Abteilungsleitung aufweisen muss Damit
223. ex Kundennummer die Option Auto Count automatischer Z hler deaktivieren 143 144 Danach erst k nnen Sie in das Feld Ihre eigene Kundennummer standardm ig max 8 Zeichen eingeben Deaktivieren Sie f r den Index nicht die Option Eindeutig da sonst doppelte Kunden nummern vergeben werden k nnen ber die genaue Verfahrensweise informieren Sie sich bitte dazu in Ihrem Referenzhand buch Verkaufschance erstellen Im folgenden wird beispielhaft beschrieben wie Sie in orgAnice 3 eine Verkaufschance erstellen Nachdem Sie in der Artikelverwaltung die Stammdaten Ihrer Artikel angelegt haben m ssen Sie zun chst aus diesem Artikelbestand die Positionen f r eine Verkaufschance zusammenstellen In einem abschlie enden Schritt werden die zusammengestellten Positionen in eine Verkaufschance bernommen Beachten Sie bitte dass sie letztlich aus jeder Verkaufschance Angebote Rechnungen und Lieferscheine erzeugen k nnen Datens tze f r Verkaufschance anlegen 1 ffnen Sie den Arbeitsbereich Verkaufschancen indem Sie in der linken Spalte des Programmarbeitsbereiches zun chst auf die Schaltfl che f r die Arbeitsbereichsgruppe Vertrieb und anschlie end auf das Symbol Verkaufschancen klicken 2 Aktivieren Sie die Tabelle Adressen und positionieren Sie auf den Adressaten zu dem Sie eine Verkaufschance anfertigen wollen 3 Aktivieren Sie die Tabelle Verkaufschancen und legen Sie hier einen neuen Datensatz an
224. f Dr Hans M ller D 20123 Hamburg Die Statusinformationen erhalten Sie auch in der Listendarstellung durch das rote Quadrat in der ersten Spalte des Datensatzes 3 Eine Markierung k nnen Sie aufheben indem Sie wiederum auf den markierten Da tensatz positionieren und dann den Men befehl Bearbeiten Datensatz Markieren ausf hren oder mit der Maus auf diesen Button klicken oder die Tastenkombination s_ M bet tigen oder in der Listendarstellung mit der Maus in die erste Spalte des Datensatzes klicken Den Anzeigestatus definieren Haben Sie einige Ihrer Datens tze markiert k nnen Sie die Anzeige der Datens tze nach Markierungen einschr nken Entweder werden alle oder nur die markierten oder nur die nicht markierten Datens tze dargestellt Dies kann eine bessere bersichtlichkeit bei vielen Datens tzen bieten Wenn Sie sich nur die markierten Datens tze anzeigen lassen m chten 73 z 74 nii 1a LLI w hlen Sie den Men befehl Markierungen Anzeigen Nur markierte Datens tze oder klicken Sie auf diesen Button in der Symbolleiste oder verwenden Sie die Tastenkombination u_HM HN M chten Sie nur die nicht markierten Datens tze anzeigen lassen w hlen Sie den Men befehl Markierungen Anzeigen Nur nicht markierte Daten s tze oder klicken Sie auf diesen Button in der Symbolleiste oder verwenden Sie die Tastenkombination u_HM U Alle Datens tze unabh ngig von Markierungen k nnen Sie anze
225. f des Datenimports orgAnice 3 Import Assistent XXX orgAnice 3 Import Assistent XXX 3 Import Assistent XXX zel x Der Datenimport ist abgeschlossen Beginn der Konsistenzpr fung org nice 3 Datenbank OK Ziel T abelle ADDESSEN Dir dBaseReader Kompone Quell Datenbank C ORIEDENDFFICE 21 0K Quell Tabelle ADRESSEN OK Pr fung der Kompatibilit t der Tabellenstruktur Ende der Konsistenzpr fung Beginn der Konsistenzpr fung org nice 3 Datenbank OK Ziel T abelle ADRESSEN OK dBaseReader Komponente OK Quell Datenbank C NORGDB OFFICE 21 0K FE Et a Den Verlauf in eine Datei speichern Die Verlaufsinformationen k nnen Sie auch in einer Verlaufsprotokoll Datei speichern Klicken Sie dazu auf das Speichern Symbol und geben Sie in dem anschlie end ge ffneten Dialogfenster das gew nschte Verzeichnis und einen Dateinamen ein 237 Wir empfehlen die Protokolldatei nach der Konvertierung in jedem Fall durchzusehen da hier auch aufgetretene Fehler protokolliert werden 238 Daten migrieren und konvertieren orgAnice Export verwenden orgAnice Export verwenden Diese Komponente bernimmt den Export aus orgAnice 3 in zwei verschiedene Formate orgAnice 3 x Datenbanken Textdateien orgAnice Export ist als Assistent konzipiert und erledigt die Migration schrittweise und vollautomatisch In den einzelnen Arbeitsschritten werden Sie durch das Programm interaktiv zur Eingabe notwendiger Dat
226. feld entspricht dem mehrzeiligen Eingabefeld klappt beim Anklicken auf eine zuvor definierte Gr e auf Euro Zweifach W hrung editierbares Control mit dem Betr ge in zwei W hrungen dargestellt werden k nnen Kontrollk stchen editierbares Control f r die Zuordnung von logischen Feldern Typ Boolean Datumsauswahl editierbares Control mit Kalenderauswahl f r die Zuordnung von Datumsfeldern Typ Date Glossar Formulardarstellung Listendarstellung Funktion angepasste Zeitauswahl editierbares Control f r die Aufnahme von Zeitwerten z B die Bearbei tungsdauer eines Vorgangs Datums und Zeitauswahl Kombination aus Datum und Zeit z B f r Anlagedatum und Uhrzeit eines Vorgangs Lookup Liste nicht editierbares Control Zuordnung eines Feldes mit Lookup Liste z B Funktion eines Ansprechpartners Editierbare Lookup Liste entspricht der Lookup Liste die Auswahl ist aber ver nderbar Benutzer Lookup Liste eine Lookup Liste aller orgAnice Benutzer z B f r den zust ndi gen Vorgangssachbearbeiter Optionsfeld eine Auswahl von alternativen Werten z B f r den Adresstyp mit den Optionen Lieferant und Kunde Dokument durch die Auswahl kann ein neues Dokument erstellt oder ein vorhandenes ge ffnet werden Kommandoschaltfl che Zuordnung zu einem VBA Skript z B Start der Adressvisualisie rung Formulardarstellung Listendarstellung F r eine Datenbank Tabelle gibt es zwei Darstellungsarten Die
227. ff die Betreffzeile ein Sie wird als Betreff in der Tabelle Aktivit ten gespeichert und als Betreffzeile in das Dokument bernommen 5 Microsoft Word wird gestartet und das neu angelegte Dokument wird ge ffnet Um die in der Datenbank schon gespeicherten Informationen in die Vorlage einzusetzen wird ein Microsoft Word Makro gestartet 117 118 6 Wurde das Makro gestartet sehen Sie zun chst die Dialogbox orgAnice Brief ber pr fen Sie hier alle Angaben auf ihre Richtigkeit und ver ndern Sie diese gegebenenfalls Best tigen Sie dann mit OK 7 Das Makro f gt nun alle Daten in Ihre Vorlage ein Die Einf gemarke springt automa tisch an die Stelle an der Sie beginnen k nnen Ihren Text zu schreiben 8 M chten Sie der Nachricht Anlagen hinzuf gen w hlen Sie in Microsoft Word den Men befehl orgAnice Anlagen festlegen orgAnice Anlagen festlegen x Hier k nnen Sie festlegen welche Anlagen dem Dokument beim Versand per E Mail angeh ngt werden Der Versand dieser Anlagen ist unabh ngig davon ob das Hauptdokument selbst als Anlage oder als Text versendet wird Datei Bezeichnung C Dokumente und Einstellungen bermat Desktopiprc Prospekt org nice Durchsuchen L schen F r den Empf nger sichtbarer Dateiname Prospekt org nice 3 Abbrechen Sind Sie zufrieden best tigen Sie mit OK ber den Button Durchsuchen k nnen Sie von Ihrer Festplatte oder aus dem Netzwerk Dokumente als
228. fice3 lt Zur ck Weiter gt Abbrechen Sie k nnen das Datenbankverzeichnis sp ter auch auf in ein anderes Verzeichnis oder einen anderen Datentr ger verschieben ohne erneute Installationen vornehmen zu m ssen Existiert im von Ihnen ausgew hlten Ordner bereits eine Office Datenbank wird diese nicht berschrieben Das Setup Programm weist Sie dann darauf hin Klicken Sie auf Weiter 7 Im n chsten Dialog k nnen Sie orgAnice Image Vorlagen in einem eventuell beste henden orgAnice 2 1 Datenbankverzeichnis erzeugen lassen E Lassen Sie dieses Feld frei wenn Sie keine orgAnice 2 1 Geben Sie bitte den Ordner der org nice 2 1 Datenbank an in Datenbank parallel zu orgAnice 3 verwenden m chten dem org nice Image Dokument Vorlagen erzeugt werden sollen SE IE In ES Goeh ea eaa Geben Sie anderenfalls das entsprechende Verzeichnis Datenbank mit Vorlagen f r org nice Image ausstatten wollen an E 0rgdb 0rfice lt Zur ck Weiter gt Abbrechen Weitere Informationen zur gleichzeitigen Benutzung von orgAnice 2 1 und orgAnice 3 erhalten Sie in der Technischen Referenz Kapitel 2 orgAnice starten und konfigurieren orgAnice installieren und starten Von CD installieren Klicken Sie auf Weiter 8 Schlie lich legen Sie den Programmordner im Startmen fest in dem Verkn pfungen mit den Programmkomponenten sowie der Office Datenbank erzeugt werden sollen Standardm ig hei t dieser orgAnice 3
229. folgt 1 Positionieren Sie in der Merkmalliste auf das Merkmal f r das Sie Werte neu anlegen oder ver ndern m chten Die Office Datenbank mit orgAnice Data benutzen Merkmale f r Kontakte anlegen und nutzen 2 Aktivieren Sie nun das Tabellenlayout Werteliste Adressmerkmale per Mausklick auf die Titelzeile des Tabellenlayouts oder ber den Men befehl Ansicht Tabellen Werteliste Adressmerkmale Melkaee Adaon Das Formular enth lt lediglich ein Feld Hier k nnen Sie O lle Datens tze zart neue Werte eintragen oder vorhandene modifizieren Anzahl Mitarbeiter E Merkmal 5 h 5 __ Anzahi Mitarbeiter Die Listendarstellung zeigt alle verf gbaren Merkmale Beh rde Branche gem Statisches Bundesamt an Demodatensatz Erstkontakt Institution Jahresumsatz Mitgliedschaft Pers nlicher Favorit 3 Legen Sie einen neuen Datensatz in der Werteliste Adressmerkmale an Verwenden Sie den Men befehl Bearbeiten Datensatz Neu oder klicken Sie mit der Maus auf diesen Button oder bet tigen Sie die Tastenkombination u HN 4 Tragen Sie im Feld Wert den neuen Wert ein 5 Speichern Sie jetzt den Datensatz mit dem Men befehl Bearbeiten Datensatz Speichern oder mit einem Mausklick auf diesen Button oder mit der Tastenkombination 48 Um einen Wert zu ver ndern positionieren Sie in der Listendarstellung auf dem vorhan denen Merkmal geben Sie im Feld Wert den neuen Begriff ein und speichern S
230. fweist Nutzen Sie f r eine sortierschl ssel bergreifende Recherche die Volltextsuche Eine noch komfortablere Suchmethode ist die Auswahl nach Kriterien ber Markierungen die im Abschnitt Mit Markierungen arbeiten ab Seite 73 erl utert wird Volltextsuche in der Ansprechpartnertabelle Mit der Volltextsuche k nnen Sie den gesamten Inhalt der Ansprechpartnertabelle durch suchen Die Zeichenkette des Suchbegriffs wird in allen Texteintr gen gesucht unabh n gig davon an welcher Stelle eines Feldes sie steht Auch bei der Volltextsuche werden alle Eintr ge in der Ansprechpartnertabelle durch sucht nicht nur die mit der aktuellen Adresse verkn pften 1 Aktivieren Sie das Tabellenlayout Ansprechpartner 2 ffnen Sie die Dialogbox Volltextsuche ber den Men befehl Navigieren Volltextsuche oder ber die Tastenkombination e HE J J Geben Sie im Feld Suchbegriff den zu suchenden Begriff ein Hier gilt Je k rzer ein Suchbegriff ist umso unpr ziser ist Ihr Suchergebnis Yolltextsuche Suchbegriff Marketing X Durchsuchte Felder HA Titel As String 23 HH Name As String 23 HH Funktion As String 40 EHYyorname As String 23 x Gro Kleinschreibung beachten D Nur ganze W rter 7 Suchrichtung EH bteilung As String 40 Gesamt EHZusatz As String 40 C Aufw rts EH Telefon As String 31 3 EH TelefonMobil As String FH TelefonPrivat As String FH TelefonlP
231. gAnice Print Die Benutzeroberfl che von orgAnice Print 5 o x n der linken Spalte des Fensters finden Sie alle bereits in Datei Bearbeiten Ansicht 2 FEBE SeA E R ana der Datenbank gespeicherten Druckauftr ge Der rechte Bereich ist durch eine verschiebbare vertikale Adressen mit Mer z Adressen und An Linie abgetrennt und dient zur Anzeige der Druckauftr Adressmerkmale n Ansprechpartner x ge Ansprechpartner Archivierte Doku Die am unteren Fensterrand befindliche Statuszeile gibt Meine unerledigte mn im m m im m m m m Merkmale mit Adr k hnen Informationen zu dem aktuellen Druckauftrag Ordner und Doku Seitenbreite 35 Im Unterschied zur Druckvorschau sehen Sie hier alle im Layout definierten Felder mit einer beispielhaften Voransicht f r Feldinhalte Das ist n tzlich um vor der Druckausgabe die Anordnung oder das Schriftbild auf dem Bildschirm betrachten und ggf nderungen vornehmen zu k nnen Das Konfigurationsfenster ber das Konfigurationsfenster k nnen Sie neue Druckauftr ge f r Reports oder Etiketten anlegen oder bestehende Druckauftr ge bearbeiten Den Konfigurationsmodus erreichen Sie indem Sie den Men befehl Datei Konfigurieren bet tigen die Tastenkombination U J bet tigen oder auf diesen Button klicken o x In der linken Spalte des Fensters finden Sie al
232. gene Wert 5 Tage bedeutet Sie werden erst 5 Tage nach berschreiten der F lligkeit ber den Mahndialog informiert dass eine Mahnung ausgel st werden sollte Das gleiche gilt auch f r das Ausl sen einer 2 und 3 Mahnung wobei hier die Toleranz tage nach Verstreichen der gesetzten Mahnfrist beginnen Einschalten des Dialogs Anzumahnende Rechnungen Als Benutzer der orgAnice Fakturierung sollten Sie die automatische Dialoganzeige anzu mahnender Rechnungen beim ffnen der Datenbank einschalten Das sichert Ihnen immer zu Tagesbeginn eine sofortige bersicht ber auszul sende Mahnungsdokumente Da die Dialoganzeige standardm ig ausgeschaltet ist m ssen Sie diese wie folgt aktivie ren 1 ffnen Sie ber den Men befehl Makros Benutzereinstellungen den Dialog Benutzereinstellungen Benutzereinstellungen xl Klicken Sie mit der Maus auf dieses Feld um das Standard Erweitert Auswahlfeld zu aktivieren Alarm Ereignisse Dadurch wird beim ffnen der Datenbank der Dialog Alle i 0 Minuten pr fen IV Alarmereignisse deaktivieren bei Anmeldung mit Administrationsrechten Anzumahnende Rechnungen angezeigt ung prenre rhone Nutzer von orgAnice die nicht mit der Fakturierung 7 aktiviert v org nice Phone zusammen mit N a orgAnice Data starten arbeiten sollten diesen Dialogaufruf aus Gr nden der Empfindlichkeit 11 m jy X R bersichtlichkeit abschalten Fakturierung IV Anzumahnende Rechnungen beim Datenbank St
233. generieren wollen ber diesen Button am Ende der Eingabezeile k nnen Sie alternativ Ihre Verzeichnisse auf dem Datentr ger durchsuchen das gew nschte Zielverzeichnis einstellen und so den Datenbankbezeichner mit der f r orgAnice 3 relevanten Dateiendung odb ausw hlen 3 Geben Sie in die Eingabezeile Benutzername den Benutzerkurznamen ein Reports und Etiketten drucken mit orgAnice Print Die Funktionsweise von orgAnice Print 4 Wurde f r den Datenbankzugriff ein Passwort eingerichtet tragen Sie dieses in die Eingabezeile Kennwort ein Beachten Sie hier Gro und Kleinschreibung Aus Sicher heitsgr nden wird statt des Kennwortes jedes Zeichen als Sternchen dargestellt Die Benutzeroberfl che von orgAnice Print erscheint in einem eigenen Hauptfenster orgAnice Print beenden Zum Beenden des Programms benutzen Sie den Befehl Datei Beenden oder die Tastenkombination oder Mausklick auf diesen Button Wurde orgAnice Print aus orgAnice Data heraus etwa ber den Report Assistenten gestar tet wird orgAnice Print ebenfalls geschlossen wenn Sie orgAnice Data beenden 187 5 188 un un Tr Die Benutzeroberfl che von orgAnice Print Neben den Men und Symbolleisten bietet der Programmarbeitsbereich drei alternativ einblendbare Fenster die je nach aktuellem Benutzermodus angezeigt werden Das Druckvorschaufenster ber das Druckvorschaufenster k nnen Sie einen Druckauftrag zun chst in einem Vor schaufenste
234. gerufen werden kann ohne die Datenbank f r andere Benutzer sperren zu m s sen In diesem Modus k nnen bestehende Druckauftr ge ge ndert oder neue Druckauftr ge angelegt werden Die Konfiguration von orgAnice Print mit der Erstellung von Druckauftr gen wird in der Technischen Referenz Kapitel 5 orgAnice Print konfigurieren erl utert orgAnice Print starten orgAnice Print kann sowohl separat als auch aus der orgAnice Datenbank aufgerufen werden Da orgAnice Print aber ausschlie lich Daten aus orgAnice Datenbanken verarbei tet ruft orgAnice Print zum Programm start eine Datenbank auf Wie Sie orgAnice Print aus orgAnice Data heraus starten oder automatisiert einen Report aus der Office Datenbank erstellen erfahren Sie im Kapitel 3 Abschnitt Adresslisten mit dem Report Assistenten generieren auf Seite 89 Um orgAnice Print als eigenst ndige Anwendung zu starten verfahren Sie wie folgt 1 W hlen Sie den Men punkt Print im Startmen unter Programme orgAnice 3 Die Dialogbox zum ffnen einer Datenbank erscheint xi Z org nice Print 3 0 Reports und Etiketten Da orgAnice Print Daten aus einer orgAnice Datenbank bezieht und auswertet muss bei Programmstart eine Datenbank ge ffnet werden Datenbank G org nice3 orgdb 0ffice3 odb el Benutzer ADMIN Kennwort nl Abbruch Hilfe 2 Geben Sie in die Eingabezeile Datenbank Pfad und Dateinamen der Datenbank ein aus der Sie Reports oder Etiketten
235. gramm zu bernehmen k nnen Sie auch die Zwischenab lagefunktionen verwenden Um die aktuelle Seite aus dem Dokument zu entfernen und in die Zwischenablage zu verschieben Beachten Sie dabei dass der aktuelle Inhalt der Zwischenablage dabei durch die neu ausgeschnittene Seite ersetzt wird verwenden Sie den Men befehl Bearbeiten Ausschneiden oder die Tastenkombination J Beachten Sie dabei dass der aktuelle Inhalt der Zwischenablage dabei durch die neu ausgeschnittene Seite ersetzt wird Um die aktuelle Seite in die Zwischenablage zu kopieren verwenden Sie den Men befehl Bearbeiten Kopieren oder die Tastenkombination EJ Um den aktuellen Inhalt der Zwischenablage unterhalb der aktuellen Seite in das Doku ment einzuf gen verwenden Sie den Men befehl Bearbeiten Einf gen oder die Tastenkombination V Wenn der Inhalt der Zwischenablage aus einem anderen orgAnice Image Dokument stammt wird das Bild erneut analysiert und komprimiert Beachten Sie bitte dass dabei Bildinformationen verloren gehen k nnen und die Qualit t der eingef gten Seite ver schlechtert werden kann F r die bernahme von Seiten zwischen zwei orgAnice Image Dokumenten sollten Sie nicht auf die Zwischenablage zugreifen sondern die gew nschten Seiten ber den Men befehl Bearbeiten Seite exportieren zun chst in eine Datei im LuraDocument Format 217 7 Idf exportieren F gen Sie diese anschlie end wieder ber den Men
236. grammarbeitsbereiches zun chst auf die Schaltfl che f r die Arbeits bereichsgruppe Vertrieb Die Office Datenbank mit orgAnice Data benutzen 3 orgAnice Fakturierung benutzen und anschlie end auf das Symbol Verkaufschancen amp Rechnungen klicken Z Office 3 Datenbank orgAnice Data Datei Bearbeiten Ansicht Markierungen Navigieren Makros Extras 9 ARAYVY2 3380 35 nane JAA _ kontaktes Adressen Verkaufschancen Rechnungen i Alle Datens tze Tabellenende jan zj Tte projekt E Vorname N Vet TEE Name dexcon Gesellschaft f r Software Kein Benutzer Abschlu voraussichtlich 510 Am Zusatz und Consulting mbH ee Strasse wittenbergplatz3 p Piz fioz89 Bein le eoa Wert absolut Wert gewichtet MEA g ES Netto Notiz a Telfoni 49 30 23 50 49 0 USt 16 Dr ei E aktivit ten Telefon 2 E USt 7 EREE E Telefax 49 30 213 97 73 Gesamt EAEE 7 Mahnstufe info dexcon de Ee a E ler Projekt Be me BEKRRREE Netto Gesamt I D x Bezeichnung I Armaturen Vo GmbH amp Tabellenende x ARTRA GmbH Rechnungs Artikel aktivit ten DE are F r Softwar Anzahl 7 Nettopreis Prof Dr Hans M ller 3 Einheit Ges netto 5 Senatsverwaltung f r Bauen Wohnen un amp Talking Technology Inc Ges brutto Ust Satz Ges brutto Artikelverwaltung TechnoPlan GmbH I 5 Gewichtet Art Nr F Artik
237. griff In der Office Datenbank wird der gesamte Ablauf von der Auswahl oder sogar der Erstel lung eines Vorgangs ber die Erzeugung einer neuen Aktivit t bis hin zum Start des Programms mit dem Sie die Korrespondenz bearbeiten automatisiert Schlie lich werden Absender und Empf nger Daten sowie weitere Informationen in das neue Dokument bertragen so dass Sie sich sofort mit dem eigentlichen Inhalt der Korrespondenz be sch ftigen k nnen Briefe mit Microsoft Word erstellen Im Folgenden wird beispielhaft beschrieben wie Sie mit der Office Datenbank und Micro soft Word einen Brief erstellen 1 Aktivieren Sie das Tabellenlayout Adressen Dabei ist unerheblich ob Sie das Tabellen layout im Arbeitsbereich Adressen und Ansprechpartner oder im Arbeitsbereich Vor g nge und Aktivit ten aufrufen Die Funktionen zum automatischen Erstellen eines Briefes stehen in beiden Tabellenlayouts zur Verf gung 2 Suchen Sie in der Tabelle Adressen den Adressaten f r Ihr Schreiben heraus In der Detailtabelle Ansprechpartner positionieren Sie auf den gew nschten Ansprechpartner f r Ihr Schreiben 3 Klicken Sie auf diesen Button um einen Brief zu schreiben 109 110 4 Die Dialogbox Neues Dokument Brief erscheint Neues Dokument Brief x w hlen Sie den Yorgang zu dem eine neue Aktivit t erstellt werden soll oder klicken Sie auf Neuer Vorgang In der Liste Vorgang werden alle zur Verf gung stehen den Vorg
238. haufenster angezeigt wird ist es durch einen Trennbalken vom Dokumentfenster getrennt Der Trennbalken l sst sich mit der Maus die ber dem Fenster einen speziellen Verschiebe Cursor anzeigt anfassen und seitlich verschieben Das Anmerkungsfenster Das Anmerkungsfenster stellt unterhalb des Dokumentfensters einen editierbaren Bereich zur Verf gung in dem Sie beliebige Informationen zum aktuellen Dokument eintragen k nnen Zum Anzeigen und Ausblenden des Anmerkungsfensters f hren Sie den Men befehl Ansicht Anmerkungen aus oder bet tigen Sie die Taste f oder klicken Sie auf diesen Button So lange das Anmerkungsfenster angezeigt wird ist es durch einen horizontalen Trenn balken vom Dokumentfenster getrennt Der Trennbalken l sst sich mit der Maus vertikal verschieben Auf diese Weise k nnen Sie die Gr e des Fensters individuell einstellen Um den Balken zu verschieben f hren Sie zun chst den Mauszeiger ber den Balken bis der Zeiger seine Form ndert Es wird nun ein spezieller Verschiebe Cursor anzeigt Klicken Sie auf die linke Maustaste halten Sie diese gedr ckt und verschieben Sie jetzt den Trennbal ken nach oben oder unten Falls Sie weitere Text Informationen auf einzelnen Seiten ablegen wollen verwenden Sie dazu die orgAnice Image Features aus dem Men Kommentar Dokumente mit orgAnice Image verwalten und archivieren Dokumente mit orgAnice Image scannen Dokumente mit orgAnice Image scannen Legen Sie v
239. hlen Sie den Yorgang zu dem eine neue Aktivit t erstellt werden soll oder klicken Sie auf Neuer Vorgang In der Liste Vorgang werden alle zur Verf gung stehen den Vorg nge zur gew hlten Adresse angezeigt Vorgang Ist der gew nschte Vorgang vorhanden markieren Sie 25 02 2001 diesen per Mausklick Lesen Sie dann in Schritt 6 weiter Mailings 17 01 2001 Neuer Vorgang Betreff Support Request Abbrechen 3 Soll ein neuer Vorgang angelegt werden klicken Sie auf den Button Neuer Vorgang und tragen Sie dort den Betreff des neu zu erstellenden Vorgangs ein mit dem Sie die neue Aktivit t verkn pfen wollen Best tigen Sie dann mit OK 4 Tragen Sie nun im Feld Betreff die Betreffzeile ein Sie wird als Betreff in der Tabelle Aktivit ten gespeichert und als Betreffzeile in das Dokument bernommen 5 Microsoft Outlook wird gestartet und die E Mail Nachricht wird mit Ihren Einstellun gen ge ffnet Die Office Datenbank mit orgAnice Data benutzen 3 Korrespondenz bearbeiten Support Request Nachricht Rich 10 x Geben Sie den Text Ihrer E Mail ein und pr fen Sie die Datei Bearbeiten Ansicht Einf gen Format Extras Aktionen Anga ben Senden r 8 b Ba 0 83 Optionen gt Um die Nachricht zu senden und in der Datenbank zu An r taktechnc com speichern klicken Sie auf den Button Senden Ce Diez Betreff support Request Hello Jaime
240. hlen Sie einen bereits eingetragenen Teilnehmer aus Interner Anruf x Nebenstelle der Liste Nebenstelle Geben Sie anderenfalls in das Eingabefeld Rufnummer die Rufnummer des internen Teilnehmers Bernd B Becker Administrator 25 Rufnummer 26 Hilfe Abbrechen 2 Bet tigen Sie den Button Verbinden Der Teilnehmer wird gew hlt Bei Gespr chsan nahme durch den angew hlten Teilnehmer wird die Verbindung hergestellt Am Beginn der Datensatzzeile wird das Symbol Verbunden angezeigt 3 ber die Schaltfl che Abbrechen wird die Leitung getrennt und die Dialogbox ge schlossen In der Gespr chszeile erscheint das Symbol Getrennt Ein Gespr ch halten M chten Sie R ckfragen im Raum f hren oder kurzzeitig Einsicht in relevanten Schrift verkehr vornehmen bringen Sie den Anruf vor bergehend in eine Warteposition indem Sie das Gespr ch halten vorausgesetzt der TAPI Treiber Ihrer Telefoniehardware unter st tzt diese Funktion Unterst tzt Ihre Telefonanlage Wartemusik h rt der Gespr chsteilnehmer diese ber den Befehl Gespr ch Halten oder die Tastenkombination o H oder ber einen Mausklick auf diesen Button k nnen Sie das Gespr ch halten W hrend der Haltefunktion ndert das Haltesymbol sein Aussehen Um das Gespr ch wieder aufzunehmen f hren Sie erneut den Halten Befehl auf einem der drei oben beschriebenen Wege aus 177 178 Eine R ckfrage durchf hren
241. hritt OK klicken ist der neue Datensatz dem die Aktivit t zugeordnet wird 3 Haben Sie den gew nschten Vorgang ausgew hlt klicken Sie in der Dialogbox Daten satz verschieben auf OK Die Aktivit t und alle verkn pften Datens tze in Detailtabellen werden dem ausgew hlten Vorgang zugeordnet Alarmereignisse anzeigen und erledigen Wenn Sie Aktivit ten angelegt haben und diese noch nicht erledigt sind meldet sich orgAnice Data mit einem Voralarm der standardm ig auf 1 Stunde eingestellt ist oder wenn das Ereignis ansteht Falls die Datenbank nicht ge ffnet war als der Termin an stand werden Sie beim n chsten Programmstart an alle berf lligen Termine erinnert bis Sie den Datensatz in der Termintabelle gel scht haben oder bis Sie das Feld erledigt aktivieren Sie haben so die M glichkeit das Ereignis als Aktennotiz festzuhalten Zus tzlich k nnen Sie sich die Alarmliste jederzeit auf Anforderung anzeigen lassen ber den Men befehl Makros 1 Alarmereignisse anzeigen oder ber die Tastenkombination oder ber diesen Button im Tabellenlayout Aktivit ten xi Die Alarmliste wird nach Benutzern getrennt angezeigt Sans EE Bes 5 Standardm ig wird die Liste des aktuellen Benutzers Termin Prio Beschreibung Dauer von dargestellt ber die Lookup Liste k nnen Sie jedoch Hi re are ara auch alle Alarmlisten der anderen Benutzer einsehen amp 10 01 A Verti Jach Freigab wi ee ae me Jeder einzelne T
242. ht nur vor dem Speichern zur Verf gung Einmal gespeicherte Daten sind unwiderruflich in der Datenbank festgehalten Mit der Zwischenablage arbeiten Um Informationen zwischen Feldern oder innerhalb von orgAnice Data oder sogar nach und aus anderen Anwendungen zu bertragen nutzen Sie die Funktionen der Zwischenablage Um Text aus einem Feld auszuschneiden und in die Zwischenablage zu bertragen ver wenden Sie den Men befehl Bearbeiten Text Ausschneiden oder die Tastenkombination bu JH Beachten Sie dabei dass der aktuelle Inhalt der Zwischenablage dabei durch den neu ausgeschnittenen Text ersetzt wird Der Text in der Zwischenablage kann dann in ein Feld oder eine andere Anwendung bertragen werden Um markierten Text in die Zwischenablage zu kopieren verwenden Sie den Men befehl Bearbeiten Text Kopieren oder die Tastenkombination amp EJ Um den aktuellen Inhalt der Zwischenablage in ein Feld einzuf gen verwenden Sie den Men befehl Bearbeiten Text Einf gen oder die Tastenkombination JH 41 z 42 Erweiterte Adressinformationen erfassen Da Unternehmen h ufig zus tzlich zur Postanschrift ber weitere Adressen beispielsweise eine Rechnungsanschrift und eine Postfachadresse f r den Posteingang verf gt erlaubt es die Office Datenbank solche Erweiterten Adressinformationen bei Adressen mit aufzu nehmen Da solche Informationen lediglich bei der Erfassung einer Adresse und bei der Erst
243. hten Sie dass ausschlie lich markierte Positionen der Tabelle Verkaufschancenposi tionen letztlich in die Tabelle Rechnungspositionen bernommen werden Pr fen Sie deshalb noch einmal genau und demarkieren Sie ggf solche Positionen die Sie nicht als Rechnungspositionen bernehmen wollen 3 Klicken Sie jetzt in der Tabelle Verkaufschancen auf diesen Button Sie erhalten folgende Benutzer R ckfragedialog Difice 2 Datenbank Mit Klick auf den Button OK wird ein neuer Rechnungs 2 M chten Sie einen Rechnungsdatensatz mit den markierten Positionen erstellen datensatz angelegt und die markierten Positionen aus der Tabelle Verkaufschancenpositionen in die Tabelle Rechnungspositionen bernommen Falls Sie bisher noch keine Positionen markiert hatten erhalten Sie diesen Dialog poe nn ixl Klicken Sie hier nur auf OK wenn Sie alle Positionen Beim bertragen der Verkaufschance in eine Rechnung werden nur markierte Positionen beachtet 1 Sie haben jedoch keine Positionen markiert bertragen wollen kieran eieae Eae anaemia Brechen Sie den Vorgang ab wenn Sie die Positionen Abbrechen einzeln ausw hlen und markieren wollen 4 Nach Best tigung ber die Schaltfl che Ja bzw OK wird in der Tabelle Rechnungen ein neuer Rechnungsdatensatz angelegt orgAnice schaltet automatisch in den Arbeitsbe Die Office Datenbank mit orgAnice Data benutzen orgAnice Fakturierung benutzen reich Rechnungen um und positioniert auf den ne
244. ice Print org nice Import org nice Export org nice Database Converter org nice Dutlook Connector Microsoft Visual Basic for Applications und mit der dazugeh rigen Registriermummer und Dokumentation zu nutzen Der Vertrag ist auf unbestimmte Zeit abgeschlossen Das Nutzungsrecht beginnt wenn Ihre Adresse mit Registriernummer bei der bit by bit Software AG gespeichert ist Das Nutzungsrecht f llt an bit by bit zur ck wenn dieser Vertrag verletzt wird Klicken Sie anderenfalls auf den Button Nein um die Installation abzubrechen Sie d rfen die Software nicht verwenden f r alle T tigkeiten die in Zusammenhang Stimmen Sie s mtlichen Bedingungen des vorstehenden Lizenzvertrags zu Wenn Sie Nein w hlen wird das Setup abgebrochen F r die Installation von org nice 3 m ssen Sie diesem Lizenzyertrag zustimmen orgAnice installieren und starten Von CD installieren 4 Nun werden Sie aufgefordert Ihre Registriernummer einzugeben Diese sollten Sie auf Ihrer Rechnung oder im Anschreiben erhalten haben Registriernummer eingeben N xj Geben Sie bitte Ihre org nice 3 Registriemummer ein Wenn Sie keine Registriernummer haben wird eine Testlizenz f r 2 Benutzer und 1 000 Datens tze installiert Die Registriernummer kann sp ter jederzeit nachgetragen werden Bitte geben Sie diese vollst ndig ein und achten Sie auf Korrektheit Falls Sie keine Registriernummer eingeben wird orgAnice als Test Version mit
245. ichenfolgen mbH markieren unabh ngig davon ob die Zeichen in Gro oder Kleinbuchstaben in der Datenbank eingegeben wurden W rde UCase weggelassen w rden nur die Datens tze markiert die genau der Schreibweise im Ausdruck entsprechen x Verwenden Sie die Scrollleiste um die Funktion UCase E Felder EB Keimfunktionen IE Angepasste Funktionen IV Persist Variablen in der Liste heraus zu suchen Markieren Sie die Funktion IB TableProp tring String As String ID Timel As Date IB TimeSeriallLong Long Long As Date XB TrimlSting As Sting Die Funktion UCase wird in der Liste mit UCase String IB UBoundl ray As Long g f Ri As String dargestellt Durch UCase String As String wird daher angezeigt dass die Funktion eine Zeichenfolge String als Parameter ben tigt und bei der Auswertung per Mausklick IB UserfLong As String IB UserFullNamelString As String I vallString As Double WeekOfYearfDate As L _ y a i ee i Einf gen der Funktion eine Zeichenfolge liefert In diesem Fall wird aus dem Parameter eine neue Zeichenfolge EE Bmg Ki Fit el BEEE Ara or na generiert die alle Kleinbuchstaben des Parameters in Gro buchstaben umwandelt Klicken Sie auf Einf gen um die Funktion dem Feld Ausdruck hinzu zu f gen oder klicken Sie doppelt auf die Funktion 6 Setzen Sie im Feld Ausdruck die Texteinf gemarke zwischen die Klammern der Funk tion UCase Zwischen die Kl
246. ie Office Datenbank mit orgAnice Data benutzen Korrespondenz bearbeiten 5 Tragen Sie nun im Feld Betreff die Betreffzeile ein Sie wird als Betreff in der Tabelle Aktivit ten gespeichert und als Betreffzeile in das Faxdokument bernommen 6 Microsoft Word wird gestartet und das neu angelegte Fax wird ge ffnet Um die in der Datenbank schon gespeicherten Informationen in die Faxvorlage einzusetzen wird ein Microsoft Word Makro ein Programm zur Steuerung von Word Funktionen gestartet 7 Wurde das Makro gestartet sehen Sie zun chst die Dialogbox orgAnice Fax xi Die Dialogbox dient der Kontrolle der Daten die in das Pr fen Sie die Angaben und ndern Sie diese nach Bedarf Fax eingetragen werden Versandart Per Telefax an Die meisten der Informationen in dieser Dialogbox werden aus der Datenbank bernommen Einige davon k nnen Sie anpassen und erg nzen Nicht ver nderbar ist das Feld Versandart da es sich ja hierbei um ein Fax Ansprechpartner Karin Buchmann o Anschriftstyp Strassenanschrift E Anschrift Dr Hermann Yoss GmbH Armaturenfabrik Frau Karin Buchmann handelt Waldstr 6 51679 Wipperf rth Beachten Sie dass als Faxnummer stets die Faxdurch wahl des Ansprechpartners gew hlt wird sofern Sie einen Ansprechpartner angeben f r den eine eigene Betreff E ene Pr TEE EHER Faxdurchwahl in der Datenbank gespeichert ist Ist dies Datum ET nicht gew nscht Wahlen Sie i Option skein An
247. ie Option aktivieren k nnen Sie die Protokolldatei die bei jedem Konvertie rungsvorgang angelegt wird automatisch ffnen lassen Wir empfehlen die Protokollda tei nach der Konvertierung in jedem Fall durchzusehen da hier alle aufgetretenen Konvertierungsfehler protokolliert werden Weitere Informationen entnehmen Sie dem Abschnitt Konvertierungsfehler analysieren Verkn pfung auf dem Desktop anlegen Aktivieren Sie diese Option wenn das Programm auf Ihrem Desktop eine Verkn pfung zu der neu konvertierten orgAnice 3 Datenbank erstellen soll F r die Verkn pfung wird dann das folgende Programmsymbol angelegt ber das Sie bequem die konvertierte Datenbank per Mausklick starten k nnen 251 252 Konvertierungsfehler analysieren W hrend der Konvertierung wird ein Log Protokoll erstellt Die Log Datei tr gt den Namen der orgAnice 3 Zieldatenbank erweitert um die Dateiendung log Beispiel of fice odb log Sie finden diese ebenfalls in dem von Ihnen angegebenen Zielverzeichnis f r die orgAnice 3 Datenbankdatei Treten Fehler bei der Konvertierung auf die zu einem Programmabbruch f hren sollten Sie dieses Protokoll ffnen und die dort enthaltenen Hinweise zur Fehlerbeseitigung heranziehen Konvertierungsfehler f hren nicht generell zum Abbruch der Konvertierung Fehler die urs chlich aus fehlerbehafteten Sortierschl sseln Funktionen oder hnlichen Problemstel len der Quelldatenbank entstehen werden protokoll
248. ie den Wert dann Beachten Sie jedoch dass sich diese Ver nderung nicht auf bereits mit dem urspr nglichen Wert versehene Adressen auswirkt Werte werden in der Listendarstellung alphanumerisch nach ihrer Reihenfolge im Zei chensatz sortiert d h zuerst werden Ziffern und dann Buchstaben angezeigt Dabei wer den Zahlen nicht nach ihrem mathematischen Wert sondern als Zeichen sortiert beispielsweise folgen in der Sortierung die Werte 1 10 2 30 410 42 5 aufeinander Oftmals bietet sich jedoch eine Kategorisierung an etwa um Unternehmensgr en oder hnliches zu bestimmen Hierzu empfiehlt es sich den Werten Buchstaben voranzustel len die es zudem erlauben in einer Auswahlliste schnell den gew nschten Wert ber die Tastatur zu erreichen Die Werteliste f r die Anzahl Mitarbeiter demonstriert dies Benutzernamen als Werte verwenden Als Wert kann auch die Zeichenkette lt Benutzername gt verwendet werden In diesem Fall werden alle aktuellen Benutzer der Datenbank als zur Auswahl stehende Werte bereit gestellt Dies eignet sich vor allem f r die Zuordnung von Mitarbeitern im Unternehmen als Kontaktperson f r andere Firmen Auch hier gilt jedoch Werte die einmal zugewiesen wurden ndern sich in Datens tzen nicht wenn ein Benutzer aus der Datenbank gel scht wird Ansprechpartnermerkmale definieren Merkmale und Werte f r Ansprechpartner lassen sich analog zu den Adressmerkmalen und werten verwalten 71 3
249. ie eine Bedingung aus der Liste der vordefinierten Bedingungen entfernen gehen Sie wie folgt vor Rufen Sie den Markierungs Assistenten ber den Button im Tabellenlayout auf Adressen Markierungs Assis x Markieren Sie die zu l schende Bedingung in der Liste Yordefinierte Bedingungen Vordefinierte Bedingungen und klicken Sie dann auf Gesperrte Datens tze Neu L schen Berliner Beh rden _ Spee Baoacen D bax Bearbeiten Best tigen Sie die R ckfrage ob Sie die Bedingung wirklich l schen wollen mit Ja Markieren Optionen Abbrechen 81 82 Angezeigte Felder definieren Die Felder die zur Pr fung im Markierungs Assistenten zur Verf gung stehen k nnen frei definiert werden Diese Festlegung nehmen Sie in der Dialogbox Optionen des Markie rungs Assistenten vor Adressen Markierungs Assistent Vordefinierte Bedingungen Gesperrte Datens tze Neu Berliner Beh rden nei x perrte Adressen in PLZ 5x Bearbeiten Markieren L schen ti Abbrechen Starten Sie den Markierungs Assistenten und klicken Sie auf die Schaltfl che Optionen Die Dialogbox Optionen wird aufgerufen Die bereits angezeigten Felder sind bereits vorausgew hlt Markierungs Assistent Optionen x Markieren Sie die Felder die der Markierungs Assistent anzeigen soll Feldname Bezeichnung An An Titel Titel Vorname Vorname Name Zusatz Zu
250. ie neben der Rechnung auch einen Lieferschein erstellen Klicken Sie auf Ja wenn Sie einen Lieferschein zusammen mit der Rechnung erstellen m chten Klicken Sie auf Nein wenn Sie nur eine Rechnung erstellen m chten Klicken Sie auf Abbrechen um den Vorgang abzubrechen Nein Abbrechen Klicken Sie auf Ja um sowohl eine Rechnung als auch einen Lieferschein zu erzeugen Klicken Sie auf Nein um nur eine Rechnung anzulegen Klicken Sie auf Abbrechen um den Vorgang an dieser Stelle abzubrechen Der weitere Ablauf ist identisch mit Schritt 4 und folgenden des ersten beschriebenen Verfahrensweges Die Office Datenbank mit orgAnice Data benutzen orgAnice Fakturierung benutzen Rechnung stornieren Zuweilen ist es erforderlich ausgel ste Rechnungen zu stornieren sei es weil ein Kun de das Angebot zur ckweist oder auch nur falls von Ihnen eine inhaltlich falsche Rech nung ausgel st wurde In diesem Falle finden Sie in der orgAnice Fakturierung ein einfachen Weg ein Rech nungsstorno anzulegen Das Prinzip dabei ist eine neue Rechnung zu der bereits existie renden anzulegen und hier aber negative Wertgr en zu verwenden Auf diese Weise werden alle Positionen und Betr ge beider Rechnungen gegeneinander aufgehoben Der Vorteil dabei ist dass die urspr nglich angelegte Rechnung nicht aus dem Datenbestand physikalisch gel scht wird sondern in der Historie weiter verf gbar verbleibt So stornieren Sie e
251. ie unterschiedlichen Funktionen anhand typischer Arbeitsschritte vor So k nnen Sie nach Wunsch den einzelnen Abl ufen folgen und diese einfach auf Ihre Arbeit ber tragen Das Handbuch zu orgAnice 3 besteht erstmals aus zwei getrennten Teilen um Benutzern und Entwicklern jeweils schnelleren Zugang zu den f r sie wichtigen Bereichen zu erm g lichen Im Benutzerhandbuch werden Systemvoraussetzungen und Installation die Komponen ten von orgAnice und deren Zusammenspiel am Beispiel der Office Datenbank einer orgAnice Standardl sung erl utert Die Technische Referenz wendet sich an Systemadministratoren und Entwickler die f r den Einsatz von orgAnice in Unternehmen verantwortlich sind oder eine Speziall sung auf orgAnice Basis entwickeln wollen Die Technische Referenz stellt Informationen zur Konfiguration Anpassung und Entwicklung von orgAnice Anwendungen bereit Organisation ist alles auch im Handbuch zu orgAnice 3 Wir hoffen dass Ihnen das Handbuch mit Text und Gestaltung bei der Anwendung von orgAnice die richtige Unter st tzung gibt Aber nat rlich Nobody is perfect Sollten Sie also Fragen oder Anregungen haben schreiben Sie uns bitte dexcon Gesellschaft f r Software und Consulting mbH Wittenbergplatz 3 D 10789 Berlin Fax 49 30 2 13 97 73 E Mail info organice de Wie orientieren Sie sich im Handbuch Der wichtigste Wegweiser ist das Inhaltsverzeichnis das nach Aufgaben unterteilt ist Adresse erf
252. ie zu jeder Adresse geh renden Vorg nge automatisch anzeigt haben Sie die dazu geh rigen Vorg nge schon gefunden wenn Sie auf den entsprechen den Adresseintrag positionieren Dar ber hinaus stehen Ihnen in der Tabelle Vorg nge die gleichen Navigations und Suchverfahren zur Verf gung wie im Abschnitt Adressen finden und sortieren auf Seite 44 beschrieben Dies sind das Bl ttern in der Tabelle Vorg nge die Suche nach Schl s sel und die Volltextsuche In diesen F llen k nnen Sie alle Vorg nge durchsuchen nicht nur die der aktuellen Adresse Da die Tabelle Vorg nge der Tabelle Adressen untergeordnet ist gelten f r das Suchen in dieser Tabelle dieselben Besonderheiten wie f r Ansprechpartner Die wichtigsten Arbeitsschritte und Besonderheiten werden im Folgenden zusammenge fasst Bl ttern in der Tabelle Vorg nge In der Regel sehen Sie in der Tabelle Vorg nge nur die Vorg nge die zur gerade angezeig ten Adresse geh ren Dieses Verhalten wird Fixierung genannt Die Datens tze werden dabei nach dem Sortierschl ssel Betreff AdressID sortiert d h zuerst nach der berge ordneten Adresse und dann nach dem Betreff des Vorgangs Sie k nnen in der Tabelle Vorg nge bl ttern aber es werden nur die Vorg nge zur aktuel len Adresse angezeigt Wenn Sie in der gesamten Tabelle Vorg nge bl ttern m chten m ssen Sie zun chst die Fixierung der Vorg nge auf den aktuellen Datensatz aufheben Sie k nnen die Fixier
253. iel Zum ffnen der Dokument Typen Excel Tabelle XLS Excel Makrodatei XLM und Excel Chartdatei XLC ist die Anwendung Excel registriert Dokument Vorlage Eine w hlbare Vorlage f r ein neu zu erstellendes Dokument Die Dokument Vorlagen befinden sich in einem f r die jeweilige Tabelle speziell festgeleg ten Vorlagenverzeichnis Der Dokument Typ von Dokument Vorlagen muss in der Systemdatenbank registriert sein F r einige Anwendungen werden von orgAnice leere Dateien mit dem Dateinamen STANDARD mitgeliefert Wenn Sie ein neues Dokument erstellen erzeugt orgAnice eine Kopie der Vorlage als internes Dokument oder externes Dokument und ffnet diese Kopie Eine orgAnice Dokumentvorlage ist zu unterscheiden von Anwendungs Dokumentvorlagen Beispiel In einer Word Dokumentvorlage werden spezielle Absatz und Zeichenformatierungen gespeichert Alle auf Basis dieser Vorlage erstellten Dokumen te bernehmen die voreingestellten Formatierungen Dual Interfaces C und Visual Basic sprechen COM Schnittstellen unterschiedlich an Die in orgAnice 3 verwendeten Komponenten unterst tzen beide Varianten Druckauftrag Allgemein bedeutet ein Druckauftrag den Befehl an ein Anwendungsprogramm ein Dokument auf ein beliebiges Medium auszugeben 273 o 274 orgAnice Print benutzt ebenfalls Druckauftr ge und unterst tzt zwei verschiedene Arten Reports Bei einem Report werden Daten in Form einer Liste ausgegeben F r je
254. iert Es ist durchaus denkbar dass Ihnen daher Fehler in der Quelldatenbank bisher nicht aufgefallen sind da gerade diese Funktionalit ten von Ihnen bisher nicht genutzt wurden Hatten Sie aus der Standardauslieferung einer orgAnice Datenbank f r Sie berfl ssig erscheinende Tabellen oder Felder gel scht anschlie end nicht aber die Lauff higkeit der in der Datenbank enthaltenen benutzerdefinierten Funktionen korrigiert werden diese Art Fehler im Fehlerprotokoll aufgelistet Sie k nnen nun entscheiden ob Sie diese Fehler weiterhin ignorieren oder aber in der Quelldatenbank korrigieren wollen und eine erneute Konvertierung durchf hren Andern falls k nnen Sie Korrekturen auch in der konvertierten orgAnice 3 Datenbank vornehmen Tipps Tricks und Probleml sungen Tipps Tricks und Probleml sungen Dieses Kapitel informiert Sie in aller K rze ber den rationellen Umgang mit orgAnice gibt Ihnen Hinweise zur effektiven Bedienung und stellt Ihnen eine bersicht ber h ufi ge Anwender Probleme und deren L sung zur Verf gung 253 254 Die effektivste Art der Benutzung Zur Benutzung stehen Ihnen auf der Programmoberfl che aller Komponenten die orgAnice Men s und eine Reihe von Buttons zur Verf gung Diese k nnen Sie mit der Maus anw hlen und damit die zugeordneten Befehle ausl sen Dar ber hinaus l sst sich ein Kontextmen ber die rechte Maustaste ffnen das die wichtigsten Befehle bereith lt Wenn Sie
255. iert werden Dies kann w hrend des Kompilierens Early Binding oder zur Lauf zeit Late Binding geschehen Bei Late Binding wird die Verifizierung bei jedem Objekt zugriff wiederholt was zu erheblichen Verz gerungen gegen ber dem Early Binding f hrt bei dem die Verifizierung nur ein einziges Mal durchgef hrt wird Eingabefeld Dient im Formularbereich oder in einer Dialogbox zur Eingabe von Text Im Formularbereich wird entsprechend dem Datentyp des Datenbankfeldes und den Feldeigenschaften die Eingabe berwacht Beispielsweise k nnen Sie kein ung ltiges Datum 29 02 01 in ein Datumsfeld eintragen Die letzte Eingabe in einem Eingabefeld l sst sich durch den Befehl Bearbeiten R ck g ngig oder ber die Tastenkombination amp _ Z widerrufen gt EOF Glossar EOF Fenster aktives Textteile k nnen ber die Zwischenablage aus Eingabefeldern kopiert oder in Eingabefelder eingef gt werden EOF Ein Zustand einer Datenbank Tabelle bei dem es keinen g ltigen Datensatz gibt Technisch gesprochen wird hinter das Ende der Tabelle positioniert End of File Es gibt also keinen aktuellen Datensatz Dies kann vorkommen wenn die Tabelle keine Datens tze enth lt oder wenn es keinen Datensatz gibt der zum aktuellen Datensatz der Master Tabelle passt Der Zustand wird mit diesem Symbol unterhalb der Titelleiste im Formularbereich der Tabelle angezeigt Feld Datenbankfeld Eine Spalte einer Datenbank T
256. iert wird Die dann verf gbaren Befehle beziehen sich auf das Objekt das Sie angeklickt haben ber eine Tastaturabk rzung In orgAnice Data kann der Befehl Extras Datenbank Konfigurieren beispielsweise auch ber die Taste F3 aktiviert werden In den Men s sind die Tastaturabk rzungen hinter den Befehlsnamen beschrieben Einige Tastaturabk rzungen erfordern zwei oder drei Tasten die nacheinander zusammen bet tigt werden m ssen F r den Befehl Na vigieren Suchen nach Schl ssel m ssen Sie zun chst die Umschalttaste _ ge dr ckt halten und danach die Taste F bet tigen ber einen Button Den Befehl Markierungen Alle Datens tze anzeigen k nnen Sie auch mit dem folgenden Button aktivieren ber Automation Benutzer aktiver Die Lizenzierung von orgAnice 3 erfolgt pro Benutzer per seat In einer orgAnice Daten bank k nnen beliebig viele Benutzer verwaltet werden jedoch nur die lizenzierte Anzahl mit dem Status Aktiver Benutzer versehen werden Nicht aktive Benutzer k nnen die Datenbank nicht starten Benutzer passiver Ein Benutzer der in orgAnice verwaltet wird und nicht den Status Aktiver Benutzer hat wird als passiver Benutzer bezeichnet Er kann die Datenbank nicht starten Im Konfigurationsmodus kann der Status eines Benutzers ge ndert werden Benutzer Anmeldung Beim ffnen einer orgAnice Datenbank m ssen Sie sich als berechtigter Benutzer identifi zieren Dies geschieht entweder
257. iesen Button Auf diese Weise k nnen Sie alle anderen Datens tze ausblenden und so die Darstellung berschaubarer machen Wiederholen Sie den Befehl wenn Sie sich wieder alle Datens tze anzeigen lassen wollen oder klicken Sie erneut auf den Button um die Funktion zu deaktivieren Nur Summenzeilen anzeigen Um in der Druckvorschau nur Summenzeilen anzuzeigen verwenden Sie den Befehl Ansicht Nur Summen oder klicken Sie auf diesen Button Bei Aufruf des Befehls werden alle anderen Datens tze ausgeblendet 193 5 194 Druck starten Um den ausgew hlten Report auf einen Drucker auszugeben f hren Sie den Befehl Datei Drucken oder die Tastenkombination P_ aus oder klicken Sie in der linken Auswahlspalte des Vorschaufensters doppelt auf den ge w nschten Druckauftrag oder klicken Sie auf diesen Button EEE axi Die Dialogbox Drucken stellt Ihnen einen Bereich zur Drucker Name P LaserJet BP SMP Posto cript ir _Eigenschaften Status Standarddrucker Bereit Verf gung in dem Sie druckspezifische Einstellungen f r die Ausgabe Ihrer orgAnice Image Dokumente vornehmen k nnen Typ HP LaserJet 5P 5MP PostScript Ort LER KommentsrDrucker im Supportjaum T Ausdiuck jn Datei Dieser Dialog kann je nach Windows Version unter p Druckbereich Kopien l schiedlich aussehen Die zur Verf gung stehenden Ale Kopien 1 l Drucker h ngen von der Ausstattung Ihres Systems ab C Seiten V
258. ieten Ihnen eine bersicht ber alle Ihre angelegten Verkaufschancen 1 ffnen Sie den Arbeitsbereich Verkaufschancen indem Sie in der linken Spalte des Programmarbeitsbereiches zun chst auf die Schaltfl che f r die Arbeitsbereichsgruppe Vertrieb und anschlie end auf das Symbol Verkaufschancen klicken 167 z 168 2 Aktivieren Sie die Tabelle Verkaufschancen Verkaufschancen a Alle Datens tze Projekt Komplettpaket A2 verantw Admin Administrator Start Status Anfangsphase r Herkunft J Wert absolut Wert gewichtet ust VW Netto 2 290 00 1 145 00 Notiz 977 USt 16 352 00 176 00 USt 7 6 30 315 5 a Gesamt 2 648 30 1 324 15 Bt x l o Projekt veran Volumen ichtet Komplettpaket Admin 1 990 00 995 00 90 00 1 145 00 Markieren Sie in der Tabelle Verkaufschancen mit der Maus den Datensatz zu dem Sie einen Report erstellen wollen Wenn Sie bereits mehrere gespeicherte Verkaufschan cen angelegt haben w hlen Sie den Datensatz mit einem Mausklick auf den gew nschten Datensatz in der Tabelle Klicken Sie anschlie end auf diesen Button 3 Mit einen Mausklick auf die Schaltfl che ffnen Sie den Report Assistenten Verkaufschancen Report Assistent x Die folgenden Reports beziehen sich auf die Tabelle Verkaufschancen W hlen Sie einen aus Verkaufschancen nach Monaten m Report mit al
259. ig H USt 7 6 30 Versand 0 00 lt Gesamt 2 648 30 Zahlungsweise Per Lastschrift abgebucht Ust V Lieferart v Empf nger Thomas Gueffroy Letzte Zahlung f Bereits bezahlt 0 00 offen 2 648 30 Letzte Mahnstufe E Mahnung FERFFER mm nn nn nn nn Ausgangssatz o Nummer j Datum Netto Gesamt un 2002 01 26 2 2 200 00 2 648 30 i 5 2 648 30 Stornodatensatz mit negativen Betr gen 4 gt Zu dem Stornodatensatz finden Sie in der untergeordneten Tabelle Rechnungspositionen alle Positionen des Ausgangsdatensatzes J Alle Datens tze datens tzen die negativen Vorzeichen in den Feldern Artikel Beratung Gesamt netto Gesamt brutto sowie im Feld Anzahl Anzahl 1 0 Nettopreis D 100 00 Einheit Stunden Ges netto 100 00 USt 5az 16 Ges brutto 116 00 Art Nr 00000003 N Artikelart Consulting Erl skonto 2110 w H Fa ei E o Artikel Preis Anzahl Gesamt netto Beratung Loj 100 00 Handbuch xJK 2 30 00 1 0 90 00 Rechner xIK 2 1 300 00 1 0 1 300 00 Softwarepaket II 800 00 1 0 800 00 4 gt Das Mahnwesen In der orgAnice Fakturierung finden Sie ein in der Rechnungstabelle integriertes komfor tables Mahnverfahren Dieses erlaubt Ihnen einerseits auf einfache Weise die F lligkeits termine Ihrer ausgel sten Kundenrechnungen zu kontrollieren sowie zum anderen Mahnungsdokumente bei berf lligen Zahlungseing ngen auszul se
260. igen lassen indem Sie den Men befehl Markierungen Anzeigen Alle Datens tze w hlen oder auf diesen Button in der Symbolleiste klicken oder verwenden Sie die Tastenkombination u_HMJ A Alle Adressen markieren Sollen alle Datens tze markiert werden w hlen Sie den Men befehl Markierungen Setzen Alle Datens tze markieren oder verwenden Sie die Tastenkombination u_HM M Um alle Markierungen zu entfernen w hlen Sie den Men befehl Markierungen Setzen Alle Markierungen entfernen oder verwenden Sie die Tastenkombination u_HM EJ Adressen nach bestimmten Kriterien markieren Zum gleichzeitigen Ausw hlen mehrerer Datens tze nach Kriterien bietet Ihnen orgAnice zwei M glichkeiten die im Folgenden jeweils an Beispielen beschrieben werden Die Anzeigestatus f r Markierungen vorbereiten Wenn Sie mehrere Datens tze in einem Schritt markieren m chten m ssen Sie eine Bedingung definieren nach der die Datens tze ausgew hlt werden F r dieses bedingte Markieren sollten Sie zun chst ber den Men befehl Markierungen Anzeigen den Anzeigestatus ausw hlen auf den sich die Bedingung bezieht Wenn Sie die Option Alle Datens tze anzeigen ausgew hlt haben dann werden beim benutzerdefinierten Markieren alle Datens tze einbezogen Beim Anzeigestatus Nur markierte Datens tze bezieht sich die neue Markierung auf bereits markierte Datens tze Sie engen also Ihre bereits getroffene Selektion weiter ein Beim Anzeigestatus Nu
261. ine Datenbank mit identischem Datenbestand zur Verf gung R ckgabewert Das Ergebnis der Auswertung eines orgBasic Ausdrucks Rufnummer internationale Eine weltweit eindeutig formatierte Rufnummer sog kanonisches Format Sie besteht aus dem Pluszeichen dem L nderkennzeichen dem Gebietskennzeichen in runden Klam mern darf keine Leerzeichen enthalten und der bereichsinternen Rufnummer Sofern eine orgAnice Datenbank die Windows TAP Schnittstelle verwendet empfehlen wir s mtliche Rufnummern im internationalen Format zu speichern Die Telefonunter st tzung funktioniert dann weltweit von jedem beliebigen Standort aus Beispiel 49 30 23 50 49 0 289 o 290 Script Tags Zeichenketten in HTML VB Script oder JavaScript die spezielle Programmanweisungen enthalten Server Von to serve dienen jemanden versorgen abgeleitet zentraler Rechner in einem Netzwerk der den Clients Daten Speicher und Ressourcen zur Verf gung stellt Auf dem Server ist das Netzwerk Betriebssystem installiert und vom Server wird das Netzwerk verwaltet Im Internet sind Server Knotenpunkte des Netzes Serienbrief Ein Brief weitgehend gleichen Inhalts an verschiedene Empf nger Die Textverarbeitungs Anwendung die den Serienbrief druckt kann die Textteile die sich bei den einzelnen Briefen unterscheiden wie Adresse Anrede per Automation aus einer orgAnice Datenbank abfragen Session Sitzung Jeder Benutzer de
262. ine Liste von Befehlen Men die durch Anklicken eines Objekts mit der rechten Maus taste auf dem Bildschirm erscheint Diese Liste enth lt die wichtigsten auf das Objekt anzuwendenden Befehle Kontrollk stchen Ein quadratisches Feld innerhalb einer Dialogbox das Sie ankreuzen oder offen lassen k nnen Sie k nnen damit die neben dem Kontrollfeld beschriebene Option w hlen oder abw hlen Kopfzeile Die oberste Zeile im Datenbereich eines Reports in der die Spalten berschriften stehen Die Kopfzeile ist in Spalten blicherweise f r einzelne Felder und ggf Unterzeilen geglie dert F r jede Zelle des Spalten Unterzeilen Rasters kann jeweils ein Textobjekt definiert sein 281 o 282 Listenfeld Ein Liste innerhalb einer Dialogbox aus der Sie eine einzelne Option ausw hlen k nnen Die aktuell gew hlte Option ist farbig hervorgehoben Das Listenfeld wird entweder in voller Gr e oder als aufklappbares Listenfeld dargestellt das Sie durch Anklicken des Buttons neben dem Textfeld voll sichtbar machen k nnen Pr sentation Benutzen Sie zum Ausw hlen die Tasten amp U amp oder klicken Sie mit der Maus auf eine Option bzw zum Verschieben des Ausschnitts auf die Bildlaufleiste am rechten Rand der Liste Lookup Liste Benutzer Eine Benutzerlookup Liste ist ein spezielles Formular Control das die Auswahl eines Daten bank Benutzers erm glicht Es entspricht dem Listenfeld zus tzlich wird die Li
263. ine Rechnung 1 ffnen Sie den Arbeitsbereich Rechnungen indem Sie in der linken Spalte des Pro grammarbeitsbereiches auf das Symbol Rechnungen klicken 2 Aktivieren Sie die Tabelle Rechnungen Rechnungen Klicken Sie auf diesen Button J Alle Datens tze ber ein orgAnice Makro wird nun in dieser Tabelle Nummer 000002 Summe 2 250 00 automatisch ein neuer Datensatz angelegt der in der D A USt 16 352 00 untergeordneten Tabelle Rechnungspositionen alle Datum 726 01 02 3 Positionen des Ausgangssatzes beinhaltet F llig USt7 6 30 versand 0 00 zj ceam 2 648 30 Im Unterschied zu dem Ausgangsdatensatz werden alle Zahlungsweise Per Lastschrift abgebucht v ust W Wertgr en mit negativem Vorzeichen versehen Lieferart v Empf nger Thomas Gueffroy Letzte Zahlung I Bereits bezahlt m 0 00 offen 2 648 30 Letzte Mahnstufe Mahnung Eu FR TFEEIR O Nummer Datum ai Netto i Gesamt 1000002 12002 01 26 2 290 00 AZEN unea diDatenbani Best tigen Sie die R ckfrage mit Klick auf den Button M chten Sie die aktuelle Rechnung stomieren OK Es wird dann eine Kopie der aktuellen Rechnung mit negativen Anzahlen erstellt 3 Im Ergebnis finden Sie nun in der Tabelle Rechnungen zus tzlich zum Ausgangsda tensatz den stornierenden Rechnungsdatensatz 161 z 162 Rechnungen I Alle Datens tze Nummer 000003 Summe 2 290 00 Datum H Ust 16 352 00 F ll
264. inweise anzeigen lassen Die Hinweise werden wahlweise auch am Schluss der Installation nochmals angezeigt und sind sp ter ber eine Verkn pfung im Startmen jederzeit abrufbar Sie k nnen org nice 3 auf einem Rechner installieren si auf dem auch orgAnice 2 1 oder fr her installiert ist ohne Ihre bestehenden Daten zu gef hrden org nice 3 kann keine org nice 2 x Datenbanken direkt ffnen Damit Sie mit Ihren alten Daten weiterarbeiten k nnen konvertiert der org nice Database Converter alle Datenstrukturen Funktionen usw und importiert die Daten 2a lt Zur ck Abbrechen Klicken Sie auf Weiter 3 Nun wird der Lizenzvertrag angezeigt Bitte lesen Sie diesen sorgf ltig und vollst ndig durch Software Lizenzvertrag xj Lesen Sie bitte den folgenden Software Lizenzvertrag Mit der Nach unten T aste k nnen Sie den Rest des Vertrags anzeigen Mit den Cursortasten und J oder mit Hilfe der Scrollleiste den gesamten Vertrag anzeigen lassen LIZENZVERTRAG Sind Sie mit dem Vertrag einverstanden akzeptieren Sie dessen Bedingungen ber den Button Ja Nur dann wird die Installation durchgef hrt Gegenstand dieses Vertrages zwischen Ihnen dem Endanwender und der bit by bit Software AG ist das nicht ausschlie liche und nicht bertragbare Recht die Software org nice 3 mit allen zugeh rigen Komponenten org nice DbServer org nice Data org nice Phone org nice Image org n
265. ion einsetzen k nnen Die verwendeten Abbildungen und die Beschreibungen beziehen sich auf die Beispielad ressen die in der Office Datenbank nach der Installation enthalten sind orgAnice zeich net sich jedoch durch die einfache Erweiterbarkeit und flexiblen Konfigurations m glichkeiten aus Sollte also die von Ihnen eingesetzte Datenbank modifiziert worden sein k nnen Einzel heiten von der hier beschriebenen Standard L sung abweichen Dennoch wird es leicht fallen die Arbeitskonzepte von orgAnice zu verstehen Neben den in diesem Kapitel des Handbuches beschriebenen Abschnitten zur Benutzung der Datenbank finden Sie weitere umfangreiche Hinweise und Informationen zu allen Men s und Funktionen in der Online Hilfe von orgAnice Data Der Aufbau der Office Datenbank Die Tabellen der Datenbank sind so miteinander verkn pft dass Sie Ihre B roorganisation effektiv gestalten k nnen Fast alle Daten werden einem Kontakt meist einer Firma zugeordnet Die Kontaktdaten liegen in der Tabelle Adressen Dort werden nicht nur die Hausanschrift Telefonnum mern und E Mail Adressen sondern auch Rechnungs und Lieferanschrift sowie weitere wichtige allgemeine Daten zum Kontakt gespeichert Die Tabelle Ansprechpartner umfasst alle Mitarbeiter oder Personen die zu diesem Kontakt geh ren Zwei weitere Tabellen Adressmerkmale und Ansprechpartnermerkmale dienen der Erfassung unterschiedlichster Daten von Anlass des Erstkontaktes bis zu
266. ispielsweise im Feld Suchbegriff entweder den vollst ndigen Namen ein oder beschr nken Sie sich auf die Anfangsbuchstaben mit denen der Name eindeutig von anderen Namen unterschieden werden kann orgAnice Data unterscheidet beim Suchvorgang nicht zwischen Gro und Kleinschreibung daher ist es unerheblich in welcher Schreibweise Sie den Namen eingeben Geben Sie f r diesen Beispielfall als Suchbegriff den Anfangsbuchstaben Reloj ein 3 Klicken Sie mit der Maus auf diesen Button oder bet tigen Sie die Return Taste Es wird nun auf allen Sortierschl sseln der Tabelle nach dem eingegebenen Suchbegriff durchsucht So bald ein Datensatz in dessen Sortierschl ssel der Suchbegriff enthalten ist gefunden wurde wird dieser als aktueller Datensatz in der Formulardarstellung angezeigt hier also Jaime Reloj Dieser Datensatz erscheint in der Listendarstellung farbig hervorgehoben Der Sortierschl ssel auf dem der Datensatz gefunden wurde wird unterhalb des Feldes Suchbegriff angezeigt Die Office Datenbank mit orgAnice Data benutzen Ansprechpartner finden und sortieren Haben Sie den gew nschten Eintrag gefunden klicken Sie auf den Button Schlie en Felder f r die kein Sortierschl ssel existiert k nnen ber die Suche nach Schl ssel nicht gefunden werden Eine Suche nach dem Suchbegriff Marketing bliebe also erfolglos obwohl wie im Beispiel Jaime Reloj Datens tze existieren in denen ein Feld diesen Text au
267. it t erledigt ist kann sie ber das Optionsfeld Erledigt aus der Liste Alarmereignisse entfernt werden Neu angelegte Aktivit ten wie Termine werden stan dardm ig als nicht erledigt gekennzeichnet 9 Tragen Sie im Feld Betreff eine pr gnante Bezeichnung f r den Termin ein insbeson dere dann wenn Sie den Termin f r eine andere Person anlegen Weitere Informationen k nnen Sie im Memofeld eintragen 10 Das Datum des Termins wird automatisch mit dem aktuellen Datum vorbelegt Sie k nnen jedoch auch ein beliebiges Datum in der Vergangenheit oder Zukunft eintragen ab dem der Vorgang g ltig ist F r Termine ist nat rlich nur ein Termin der in der Zu kunft liegt sinnvoll 101 102 Start Ir 12 01 2001 B abgeschlosser Sie k nnen das gew nschte Datum f r den Termin emeena manuell eingeben indem Sie mit der Maus auf den Tag JAg Januar 2001 mul Monat oder das Jahr des Datums klicken und den Wert Di Mi Do Fr Sa So ber die Tastatur eingeben Geben Sie z B im Feld als 26 27 28 29 30 31 Tag o1 ein dr cken Sie dann die Cursortaste amp um 2 3 4 5 6 7 zum Monat zu gelangen geben Sie auch dort erneut 9 10 11 i 13 14 o1 ein dr cken Sie die Cursortaste gt um zum Jahr zu 16 17 18 19 20 21 gelangen und geben Sie hier 2001 ein ber die 23 24 25 26 27 28 Cursortasten U und t k nnen Sie im Datum jeweils vor 30 3 1 2 3 4 und zur ck z hlen Alternativ k nnen Sie ber den Dropdown Button den
268. ken vorher auf die orgAnice Version 2 1 umstellen ber die technischen Details und Updatepreise informieren Sie sich dazu bitte auf unserer Homepage http www orgAnice de Den orgAnice Database Converter starten Um Fremddaten in eine orgAnice 3 Datenbank zu berf hren verfahren Sie wie folgt Daten migrieren und konvertieren Den orgAnice Database Converter verwenden amp Starten Sie den orgAnice Database Converter aus dem orgAnice Programmverzeichnis im Startmen standardm ig ber Start Programme orgAnice Database Converter Der orgAnice Database Converter begr t Sie mit einem Willkommensbildschirm miaz Die Navigation zwischen den Schritten erfolgt im orgAnice Database Converter bernimmt die Umstellung Ihrer v j Sti 5 a en Folgenden ber die Bet tigung der Schaltfl chen Zur ck Btte haten ie daher 3 Ragstrerurmer beret da und Weiter Ein Import bzw Exportvorgang kann mit tenir t sonst nik t ndi hrt A z er p aaor pert zer NEN ro ar aaNet orian Hilfe der Schaltfl che Abbrechen unterbrochen werden Um die Konvertierung durchf hren zu k nnen m ssen Sie sich als Supervisor an der bestehenden org nice 2 1 Datenbank anmelden k nnen Bei der Konvertierung werden keine nderungen an Ihrer orgAnice 2 1 Datenbank vorgenommen Trotzdem empfehlen wir jetzt eine Sicherheitskopie Ihrer Daten anzufertigen Der Assistent wird jetzt einige Informationen sammeln die er f r die Umstellung ben tigt Mit
269. kierungs Assistenten zusammenstellen Der Markierungs Assistent erlaubt es auch komplexe Bedingungen zu erstellen etwa alle Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitern in einem Postleitzahlbereich mit denen auf der letzten Messe Kontakt gekn pft wurde und die noch nicht Kunden sind auszuw hlen Voraussetzung daf r ist dass dementsprechende Merkmale auch f r die Unternehmen in den Datens tzen vermerkt wurden Im folgenden Beispiel sollen lediglich zwei Merkmale verkn pft und die wichtigen Funk tionen erl utert werden die Sie kennen m ssen um beliebig komplexe Bedingungen selber zu erstellen 77 78 x In diesem Beispiel sollen alle Adressen markiert werden die im Postleitzahlbereich 5xxxx liegen und die keinen Sperrvermerk haben 1 Aktivieren Sie das Tabellenlayout Adressen 2 Stellen Sie den gew nschten Anzeigestatus ein am zweckm igsten Alle Datens tze 3 Rufen Sie den Markierungs Assistenten ber den Button im Tabellenlayout auf Klicken Sie auf Neu um den Konfigurationsmodus f r den Assistenten aufzurufen 4 W hlen Sie im Konfigurationsmodus des Assistenten zun chst das Merkmal PLZ aus Merkmal Legen Sie nun den Bereich fest in dem die Postleitzahl der Adresse liegen soll F r den Postleitzahlenbereich Ort 5xxxx geben Sie dazu im Feld von den Wert 50000 a i und im Feld bis den Wert 59999 ein Damit werden Info per alle Adressen die im Bereich zwischen diesen Werten Bun E liegen markiert
270. kmale ob bereits ein zutreffen des Merkmal ausgew hlt wurde Adressmerkmale ndern und l schen Da Sie in der Tabelle Adressmerkmale keine manuellen Ver nderungen vornehmen k nnen m ssen Sie bei nderungen in den Werten etwa wenn der Jahresumsatz eines 67 68 Unternehmens deutlich steigt das bisherige Merkmal zun chst l schen um es mit dem neuen Wert hinzuzuf gen 1 Aktivieren Sie dazu die Tabelle Adressmerkmale 2 Suchen Sie den Eintrag den Sie l schen m chten und verwenden Sie den Men befehl Bearbeiten Datensatz L schen oder diesen Button die Tastenkombination J L 3 Best tigen Sie die Anfrage ob Sie den Datensatz wirklich l schen m chten F gen Sie bei Bedarf das Merkmal mit dem aktuellen Wert erneut hinzu Ansprechpartnermerkmale zuweisen F r Ansprechpartner werden Merkmale in der Tabelle Ansprechpartnermerkmale verwal tet die im gleichnamigen Arbeitsbereich enthalten ist 1 Aktivieren Sie das Tabellenlayout Adressen im Arbeitsbereich Adressen und An sprechpartner und w hlen Sie dort die Adresse aus zu welcher der Ansprechpartner geh rt 2 Positionieren Sie in der Tabelle Ansprechpartner auf den gew nschten Ansprechpart ner Alternativ k nnen Sie in der Tabelle Ansprechpartner eine Volltextsuche durchf hren die einen Ansprechpartner unabh ngig von der ausgew hlten Adresse findet Das Vorge hen wird im Abschnitt Volltextsuche in der Ansprechpartnertabelle auf Seite 63 erl
271. l den vollst ndigen Betreff des Vorgangs ein oder org z beschr nken Sie sich auf die Anfangsbuchstaben mit denen der Betreff eindeutig von anderen unterschieden miee ii e e werden kann orgAnice Data unterscheidet beim Al Suchvorgang nicht zwischen Gro und Kleinschreibung een lt H H gt ID daher ist es unerheblich in welcher Schreibweise Sie den Betreff eingeben Schlie en Hilfe Geben Sie f r diesen Beispielfall als Suchbegriff die Anfangsbuchstaben org ein 3 Klicken Sie mit der Maus auf diesen Button oder bet tigen Sie die Return Taste Le Es wird nun auf allen Sortierschl sseln der Tabelle nach dem eingegebenen Suchbegriff durchsucht So bald ein Datensatz in dessen Sortierschl ssel der Suchbegriff enthalten ist gefunden wurde wird dieser als aktueller Datensatz in der Formulardarstellung angezeigt hier also orgAnice 3 Dieser Datensatz erscheint in der Listendarstellung farbig hervorgehoben Der Sortierschl ssel auf dem der Datensatz gefunden wurde wird unterhalb des Feldes Such begriff angezeigt Haben Sie den gew nschten Eintrag gefunden klicken Sie auf den Button Schlie en Felder f r die kein Sortierschl ssel existiert k nnen ber die Suche nach Schl ssel nicht gefunden werden Nutzen Sie f r eine sortierschl ssel bergreifende Recherche die Voll textsuche Eine noch komfortablere Suchmethode ist die Auswahl nach Kriterien ber Markierungen die im Abschnitt
272. l Der Dialog zur Benutzeranmeldung wie im Abschnitt Benutzer anmelden auf Seite 19 beschrieben wird angezeigt 21 22 Benutzereinstellungen anpassen Jeder Benutzer einer Datenbank kann das Verhalten der orgAnice Komponenten individu ell anpassen Die Benutzereigenschaften werden f r jede Datenbank separat vorgenom men und dort gespeichert Dabei wird zwischen privaten und ffentlichen Eigenschaften unterschieden Eine ffentliche Benutzereigenschaft ist z B die Telefondurchwahl eines Benutzers Diese ffentliche Information kann von jedem anderen Datenbankbenutzer abgefragt werden Eine private Benutzereigenschaft ist z B die Aktivierung oder Deaktivierung der Dublettenpr fung in orgAnice Data Diese private Information kann nur vom zugeh rigen Benutzer selbst oder von einem Benutzer mit Benutzeradministrationsrechten abgefragt und ver ndert werden Benutzereigenschaften ndern Um die Dialogbox f r die Einstellung der privaten Benutzereigenschaften aufzurufen w hlen Sie den Men befehl Makros 2 Benutzereinstellungen oder verwenden Sie die Tastenkombination u K JHJ Benutzereinstellungen x Standard Erweitert Auf der Registerkarte Standard k nnen Sie folgende Einstellungen vornehmen Alarm Ereignisse Alle 1 Minuten pr fen IV Alarmereignisse deaktivieren bei Anmeldung mit Administrationsrechten Im Bereich Alarm Ereignisse definieren Sie wie oft anstehende Termine
273. lb von angepassten Funktionen unter orgBasic benutzt werden statische Variablen ebenfalls unter orgBasic eingesetzt persistente Variablen die der dauerhaften Speicherung datenbankweit zug nglicher Informationen dienen und so genannte Feldvariablen als Bezeichnung f r die eigentlichen Felder einer Tabelle innerhalb der Datenbank Variablen m ssen vor der Verwendung explizit deklariert werden Variant Datentyp Ein Datentyp der Informationen eines beliebigen anderen Typs Zeichenketten numeri sche Werte logische Werte Datumswerte u a enthalten kann Version Der Entwicklungsstand eines Programms meist in Form einer Versionsnummer oder Jahreszahl geschrieben Beispiel orgAnice 1 5 orgAnice 2 1 orgAnice 3 Windows 2000 Verzeichnis Ordner Ein durch einen eindeutigen Verzeichnisnamen gekennzeichneter Ort auf einem Datentr ger f r die Ablage von Dateien Verzeichnisse k nnen baumartig hierarchisch verschachtelt werden In Verzeichnissen enthaltene Verzeichnisse werden Unterverzeichnisse genannt Verzeichnisname Der Name eines Verzeichnisses Verzeichnisnamen bestehen genau wie Dateinamen aus 1 bis 255 Buchstaben oder Zif fern In Verzeichnisnamen d rfen die Zeichen lt gt nicht verwendet werden Glossar Visual Basic for Applications Wavelet basierter Coder Auf jedem Laufwerk existiert ein Wurzelverzeichnis Der Name dieses Wurzelverzeichnis ses besteht aus dem Namen des Laufwerks
274. le Aktivit ten oder ber die Tastenkombination H Die Office Datenbank mit orgAnice Data benutzen 9 Aktivit ten bearbeiten und ausf hren 2 Aktivit ten Ist in der Tabelle Aktivit ten noch kein Datensatz zur bergeordneten Adresse vorhanden wird dies durch den Hinweis Tabellenende gekennzeichnet W Neuer Datensatz Typ Eingang T Erledigt 1 Betreff Datum 7 25 02 2001 01 40 32 Dauer 00 00 00 Pritt ooo z Yordlam 91 00 00 verantw Admin Administrator z von Administrator en Buchmann E a Referenz WABBE zjelels Datum 4 Legen Sie nun einen neuen Datensatz an indem Sie die Tastenkombination fs NJ bet tigen oder auf diesen Button klicken oder den Men befehl Bearbeiten Datensatz Neu w hlen 5 Die Felder werden in der Formulardarstellung werden aktiviert und Sie k nnen nun beginnen die Felder auszuf llen Aktivit ten O Ale Datens tze Typ Termin Eingang M Erledigt 7 Betreff Be neue Produktpalette Datum 7 18 01 2001 14 30 00 Dauer 00 00 00 Priorit t A wichtig und dringend Yoralam 91 00 00 verantw BBB Bernd B Becker X von Bernd B Becker D alle een o 5 2 ge Zelalalal 5 axa 6 W hlen Sie als Typ der Aktivit t Termin aus der Liste aus 7 Das Feld Eingang hat lediglich Bedeutung f r eingehende Korrespondenz wie E Mail oder Briefe und kann hier ignoriert werden 8 Wenn eine Aktiv
275. le Ansprechpartner Dabei werden die Kontaktdaten des Ansprechpartners dem zuvor erzeugten Adressen Datensatz zugeordnet Alle Kontakte bertragen Mehrere Kontakte bertragen Sie am einfachsten ber die Funktion Alle Kontakte ber tragen Gehen Sie hierbei wie folgt vor 1 Markieren Sie alle zu bertragenden Kontakte Um mehrere einzelne Kontakte zu markieren halten Sie die _ Taste gedr ckt und kli cken Sie mit der Maustaste hintereinander auf die gew nschten Kontakte Um eine Reihe von Kontakten zu markieren klicken Sie zuerst auf den ersten gew nsch ten Kontakt halten Sie dann die Taste gedr ckt und klicken Sie auf den letzten ge w nschten Kontakt 2 Um die markierten Kontakte nach orgAnice zu bertragen verwenden Sie den Men befehl orgAnice Alle Kontakte bertragen oder klicken Sie auf diesen Button 3 Verfahren Sie nun wie im Abschnitt Einzelne Kontakte bertragen auf Seite 202 beschrieben weiter Um einmalig sehr viele Kontakte nach orgAnice zu bertragen verwenden Sie den Im port Assistenten Dort k nnen Sie flexibel die zuzuordnenden Felder ausw hlen Die Vorgehensweise wird in Kapitel 8 Abschnitt orgAnice Import verwenden ab Seite 228 erl utert Termine bertragen Termine die Sie in Outlook verwaltet haben k nnen Sie ber die Funktion Termin bertragen in eine orgAnice Datenbank bertragen 1 Markieren Sie in Outlook den Termin den Sie in die orgAnice Datenbank b
276. le bereits in Datei Bearbeiten Ansicht Einf gen ndern FEIERTE der Datenbank gespeicherten Druckauftr ge m a rres mit Mer Bauten sten Der rechte Bereich ist durch eine verschiebbare vertikale Adressen und n Adressmerkmale Ansprechpartner Ansprechpartner Archivierte Doku Meine unerledigte Merkmale mit Adr Ordner und Doku 143131232123919341112321219373912177193219391937321732177373 iy Linie abgetrennt und dient zur Anzeige beziehungswei se Konfiguration der Druckauftr ge ua ra ooo fm m rn in in m FERFEEEREERBERBEREEREREERBERBERERERREEREEREERREERRERGERERR A aarin nii ganze Seite 35 189 190 Den Druck vorbereiten Nach dem Programmstart als separate Anwendung wird orgAnice Print in der Konfigurati onsansicht ge ffnet Wenn Sie als Benutzer die bereits vordefinierten Druckauftr ge nutzen und keine Ver nderungen daran vornehmen wollen wechseln Sie am zweckm igsten in die Druckvorschau Die Druckvorschau erreichen Sie indem Sie den Men befehl Datei Druckvorschau bet tigen oder auf diesen Button klicken Zwei Typen von Drucklayouts werden in orgAnice Print unterst tzt Reports und Etiket ten Jeder vordefinierte Druckauftrag wird in der linken Spalte des Programmarbeitsberei ches angezeigt Haben Sie orgAnice Print ber die Funktionen Reports drucken oder Etiketten d
277. len Datens tzen drucken Optionen C markierten Datens tzen drucken Assistent W hlen Sie hier den Report aus den Sie sich ausdrucken bzw anzeigen lassen wollen Aktivieren Sie mit der Maus das f r Sie zutreffende Optionsfeld Wenn Sie die Option markierte Datens tze w hlen sollten Sie in der Tabelle Verkaufschancen zun chst die Datens tze markieren die Sie in Ihren Report mit einbeziehen wollen 4 Klicken Sie auf OK um den Report zu starten Der Report wird ausgef hrt Die Office Datenbank mit orgAnice Data benutzen orgAnice Fakturierung benutzen 3 Dabei wird orgAnice Print ge ffnet und der Report in der Druckvorschau angezeigt amp Verkaufschancen org nice Print Joj x Datei Bearbeiten Ansicht 2 aBel E Elza y x Ajan a REA ij ancen Uste vom 3002 01 25 ee ale BEER UBER 1202 BER arts Kan ES Haan BER t r Stra und Cansat 4 2002 tan qphase ED Aal Rn Admin Seitenbreite 66 5 Um einen Report auf Ihren Drucker auszugeben klicken Sie in orgAnice Print auf diesen Button oder f hren Sie den Men befehl Datei Drucken aus 169 170 Mit orgAnice Phone telefonieren Mit orgAnice Phone telefonieren orgAnice Phone ist die Komponente von orgAnice die alle Aufgaben bernimmt die mit der Steuerung Kontrolle und Visualisierung von Telefongespr chen verbunden sind Die Steuerung der Telefonverbindung ist vollst ndig ber orgAnice Pho
278. lenlayout Adressen per Mausklick auf die Titelzeile des Tabellenlayouts oder ber den Men befehl Ansicht Tabellen Adressen Das aktive Tabellenlayout erkennen Sie an der farbigen Hervorhebung der Titelleiste 2 W hlen Sie in der Tabelle Adressen den Kontakt aus dem Sie einen Ansprechpartner hinzuf gen m chten Wie Sie dies tun wird im Abschnitt Adressen verwalten ab Seite 34 erl utert Zur Erinnerung Suchen Sie die Adresse mit Hilfe der Funktion Suchen nach Schl ssel ber den Men befehl Navigieren Suchen nach Schl ssel oder die Tastenkombination J Geben Sie als Suchbegriff den Namen des Kontaktes ein und bet tigen Sie die Return Taste Le Haben Sie den gew nschten Kontakt gefunden schlie en Sie die Dialogbox Suchen nach Schl ssel 3 Ansprechpartner werden im Tabellenlayout Ansprechpartner erfasst Aktivieren Sie das Tabellenlayout Ansprechpartner per Mausklick auf die Titelzeile des Tabellenlayouts oder ber den Men befehl Ansicht Tabellen Ansprechpartner Das aktive Tabellenlayout erkennen Sie an der farbigen Hervorhebung der Titelleiste Existieren zum ausgew hlten Kontakt noch keine Ansprechpartner werden im Tabellen layout Ansprechpartner alle Felder inaktiv dargestellt Zus tzlich wird in der linken oberen Ecke der Hinweis Tabellenende angezeigt Damit werden Sie dar ber informiert dass es in dieser Tabelle keinen Datensatz gibt der zum aktuellen Datensatz der Tabelle Adressen
279. lgt sein In der Technischen Referenz finden Sie auch Informationen zur gleichzeitigen Benutzung von orgAnice 2 1 und orgAnice 3 auf einem System Im Laufe der Installation werden Sie aufgefordert Ihre Registriernummer einzugeben Diese sollten Sie auf Ihrer Rechnung oder im Anschreiben erhalten haben Halten Sie die Registriernummer bereit Installation starten 1 Legen Sie die orgAnice CD in das CD ROM Laufwerk Wenn Sie die Autostart Funktion f r CD ROMs nicht deaktiviert haben wird die Installa tion automatisch gestartet Sie k nnen dann die folgenden Schritte berspringen und im n chsten Abschnitt weiter lesen 2 Wird das Setup Programm von orgAnice nicht automatisch gestartet ffnen Sie mit einem Doppelklick das Symbol Arbeitsplatz auf Ihrem Desktop 3 ffnen Sie mit einem Doppelklick das Symbol des CD ROM Laufwerkes in das Sie die orgAnice CD eingelegt haben meist als Laufwerk D bezeichnet BET Datei Bearbeiten Ansicht Favoriten Extras 2 Ki II SIBARBRrKX ol erg 5a 9 BE Ex a Er Adresse C o setup z a A E 2 j VBA _ISDel exe ge layout bin a a D a lang dat os dat setup ins INST321 EX_ Pr Pr Pr _ La Typ Anwendung Gr e 72 0 KB 72 0KB E Arbeitsplatz 11 z 12 4 ffnen Sie mit einem Doppelklick den Ordner Setup und starten Sie das Setup Programm setup exe mit einem Doppelklick Installation durchf hren 1 Das orgAnice 3 Setup wird
280. liste Adressen Das Formular enth lt lediglich ein Feld Hier k nnen Sie O Alle Datens tze BEER neue Merkmale eintragen oder vorhandene modifizie ee ah OMen ooo ren Anzahl Mitarbeiter Beh rd P gt Pr ar Branche gem Stalisches Bundesami Die Listendarstellung zeigt alle verf gbaren Merkmale Demodatensatz Erstkontakt n an Institution Jahresumsatz Mitgliedschaft Pers nlicher Favorit 3 Legen Sie einen neuen Datensatz in der Merkmalliste Adressen an Verwenden Sie den Men befehl Bearbeiten Datensatz Neu oder klicken Sie mit der Maus auf diesen Button oder bet tigen Sie die Tastenkombination u HN 4 Tragen Sie im Feld Merkmal das neue Merkmal ein 5 Speichern Sie jetzt den Datensatz mit dem Men befehl Bearbeiten Datensatz Speichern oder mit einem Mausklick auf diesen Button oder mit der Tastenkombination H Um ein Merkmal zu ver ndern positionieren Sie in der Listendarstellung auf dem vor handenen Merkmal geben Sie im Feld Merkmal den neuen Begriff ein und speichern Sie das Merkmal dann Beachten Sie jedoch dass sich diese Ver nderung nicht auf bereits mit dem urspr nglichen Merkmal versehene Adressen auswirkt Die Werteliste bearbeiten Die Werteliste ist eine der Merkmalliste Detailtabelle Werte sind also mit einzelnen Merkmalen so verkn pft dass zu jedem Merkmal nur passende Werte angezeigt werden Um die Werteliste f r ein Merkmal zu bearbeiten verfahren Sie wie
281. llt wird E Mail Aktivitaeten E Kontakte Ansprechpartner z Termine aktivitaeten E 7 E Mail beim Zuordnen l schen Abbrechen bernehmer 3 Im Bereich Bevorzugte Auswahl k nnen Sie f r Nachrichten Kontakte und Termine separat definieren welche Tabelle zum Ablegen bertragener Daten vorausgew hlt wird 4 Klicken Sie auf den Listenauswahl Button am rechten Rand jedes Feldes um die zur Verf gung stehenden Tabellen anzuzeigen Ist nur eine Tabelle zur vorgesehen wird nur diese angezeigt In der Office Datenbank etwa k nnen Sie lediglich f r Kontakte zwischen den Tabellen Adressen und Ansprech partner w hlen Wir empfehlen die Tabelle Ansprechpartner als bevorzugte Auswahl zu belassen Klicken Sie ansonsten auf die gew nschte Tabelle Diese wird als bevorzugte Auswahl eingestellt 5 Aktivieren Sie das Kontrollfeld E Mail beim Zuordnen l schen um Nachrichten die Sie in die Datenbank bertragen haben nach dem Zuordnen zu l schen Lesen Sie dazu auch den Abschnitt E Mails beim Zuordnen in Outlook l schen auf Seite 202 6 Klicken Sie auf OK Ihre Voreinstellungen werden in der Datenbank gespeichert 199 s 200 Outlook Connector benutzen Nachrichten bertragen Um eine Nachricht aus einem beliebigen Nachrichten Ordner nach orgAnice zu bertra gen Outlook Connector zwei Wege Die Suche nach Absender oder Empf nger mit der Option die Nachricht dann zuzu ordnen oder Zuordnen einer Na
282. llung von Daten in Arbeitsbereichen sowie die neuen Tastaturk rzel besonders auffallen Anwender der orgAnice 2 1 Fakturierung k nnen sich auf die neuen und weiter ausgebau te Funktionalit ten in der orgAnice 3 Fakturierung freuen Hier finden Sie neuerlich eine praktische Trennung von Angebots und Rechnungshaltung sowie die Integration einer Verkaufschancenplanung und eines halbautomatischen Rechnungsmahnwesens Welche Funktionalit ten in der orgAnice Fakturierung im Einzelnen zur Verf gung ste hen wird Ihnen in den weiteren Abschnitten schrittweise detailliert beschrieben Wie die orgAnice Fakturierung aufgebaut ist In diesem Abschnitt k nnen Sie sich ber den strukturellen Aufbau der Fakturierung innerhalb der Datenbank Gesamtstruktur informieren 133 134 Die nachstehende Grafik zeigt die Gesamtstruktur der im Standard Lieferumfang von orgAnice 3 ausgelieferten Office 3 Datenbank Office 3 Datenbank Tabellen und Verkn pfungen Adressen Ordner Dokumente TEF Vorg nge Aktivit ten Archiv ba o Ansprechpartner Merkmale Merkmalliste Ansprechpartner Werteliste Ansprechpartner Merkmale Merkmalliste Adressen Werteliste Adressen Wettbewerbsprodukte Kundennummern Rechnungen Mahnstufen Abbildung Tabellenstruktur der Office 3 Datenbank Zur F
283. lt Zur ck Wenn Sie Daten aus Microsoft Outlook importieren m chten starten Sie jetzt Outlook und ffnen Sie ggf die gew nschte Pers nliche Ordner Datei aus der Sie Daten in die orgAnice Datenbank bernommen werden sollen Markieren Sie nun per Mausklick die gew nschte Datenquelle und klicken Sie auf Weiter Abh ngig von der im vorherigen Schritt ausgew hlten Datenquelle werden Sie nun zur Auswahl des Datenbankverzeichnisses der Quelldatei oder der Anmeldeangaben der 231 s 232 Datenquelle aufgefordert Lesen Sie bitte im f r Ihre Auswahl zutreffenden Abschnitt weiter orgAnice 2 x Datenbanken importieren Haben Sie im vorigen Schritt die Option dBase orgAnice 2 x ausgew hlt erscheint nun die Eingabeaufforderung zur Auswahl der Quelldatenbank 1 Klicken Sie auf den ffnen Button um den Ordner mit der zu importierenden Daten bank auszuw hlen oder geben Sie den Pfad zu Ihrer Datenbank manuell ein orgAnice 3 Import Assistent Datenquelle E x Nur wenn Sie ein Verzeichnis in dem sich eine orgAnice Bitte w hlen Sie das org nice 2 Importverzeichnis aus 2 x Datenbank befindet ausgew hlt haben wird der Weiter Button aktiviert Ist dies der Fall klicken Sie darauf um fortzufahren org nice 2 Verzeichnis C 0rgdb Office 21 Abbrechen lt Zur ck Weiter gt 2 Im n chsten Dialog stellt der Assistent alle zur Verf gung stehenden Tabellen aus denen Daten importiert wer
284. lte Icon zeigt an dass eine Internet Adresse ver kn pft ist Sp ter k nnen Sie durch einen Klick auf diesen Button die verkn pfte Adresse im Browser aufrufen Verkn pfungen l schen Zum L schen einer Verkn pfung klicken Sie auf die rechte Fl che des Dokument Buttons W hlen Sie im nun erscheinenden Popup Men den ffnen a 0 Men punkt Verkn pfung l schen Dabei wird nur die Verkn pfung nicht aber das verkn pfte Dokument gel scht Eigenschaften das verkn pfte Dokument nicht mit gel scht Ist dies beabsichtigt m ssen Sie den L sch Wird eine Verkn pfung oder ein Datensatz der eine Verkn pfung enth lt gel scht wird vorgang f r das Dokument selbst manuell durchf hren Dokumente archivieren Werden einzelne Dokumente nicht mehr ben tigt k nnen Sie diese in das Archiv ver schieben genauer in die Tabelle Archivierte Dokumente Diese Tabelle entspricht im Aufbau exakt der Tabelle Dokumente und auch sie ist der Tabelle Ordner untergeordnet Hier k nnen Sie Dokumente ablegen die in der t glichen Arbeit nicht mehr ben tigt werden Dort bleiben sie weiterhin abrufbar und sie k nnen ber die blichen Funktionen wie Suche nach Schl ssel oder Volltextsuche gefunden werden Um ein Dokument zu archivieren verfahren Sie wie folgt 1 Wechseln Sie in das Tabellenlayout Dokumente und positionieren Sie auf dem Daten satz den Sie archivieren m chten saij 2 Klicken Sie auf diesen Button
285. m gew nschten Merkmal indem Sie auf der Tastatur den Anfangsbuchstaben eingeben Das erste Merkmal das mit diesem Buchstaben beginnt wird markiert 4 Jedes Merkmal verf gt ber eine Liste von Werten aus der Sie die zutreffende Eigen schaft f r die Adresse ausw hlen k nnen Klicken Sie auf den gew nschten Wert M chten Sie Werte nach dem Anfangsbuchstaben ber die Tastatur ausw hlen m ssen Sie zun chst den Fokus auf die Werteliste legen Bet tigen Sie dazu die amp Taste 5 Sind Sie mit Ihrer Auswahl zufrieden klicken Sie auf Hinzuf gen oder bet tigen Sie die Returntaste Sie k nnen nun noch weitere Merkmale hinzuf gen M chten Sie kein weiteres Merkmal hinzuf gen klicken Sie auf Schlie en oder bet tigen Sie die Taste by Ein Merkmal kann einem Datensatz mit mehreren unterschiedlichen Werten mehrfach hinzugef gt werden Dies kann dann sinnvoll sein wenn mehrere Eigenschaften eines Merkmals auf den Kontakt zutreffen Versuchen Sie jedoch ein Merkmal mit demselben Wert hinzuzuf gen quittiert dies orgAnice mit einer Fehlermeldung xi 1 bit by bit Software AG besitzt schon das Merkmal Branche Softwarehersteller gt Bitte w hlen Sie ein anderes Merkmal aus Beachten Sie dass einzelne Merkmale Werte aufweisen die einander ausschlie en So kann ein Unternehmen beispielsweise nicht ber zwei unterschiedliche Jahresums tze verf gen Pr fen Sie daher vor dem Hinzuf gen neuer Mer
286. m Geburtstag eines Ansprechpartners Welche Merkmale dabei zur Verf gung stehen kann in den 25 26 Tabellen Merkmalliste und Werteliste die jeweils f r Adressen und Ansprechpartner zur Verf gung stehen festgelegt werden Unter Vorg nge werden thematische Gruppen gebildet die wiederum Aktivit ten umfas sen Unter Aktivit ten werden dann die Korrespondenz und Termine zu einem Vorgang etwa einer Messe verwaltet Auch die Vorg nge und Aktivit ten sind dabei jeweils einer Adresse untergeordnet F r jede Aktivit t werden Sie automatisch auf Termine etwa ein Meeting oder die Wiedervorlage eines Dokumentes aufmerksam gemacht Ohne Zuordnung zu einer Adresse bildet die Tabelle Ordner eine Kategorie in der unter schiedliche Dokumente verwaltet werden k nnen Diese Dokumente die keinem Adres saten direkt zugeordnet werden k nnen werden in Ordnern unter bestimmten Stichworten abgelegt So behalten Sie auch bei zahlreichen Dokumenten den berblick Nicht mehr ben tigte Dokumente k nnen in der Tabelle Archiv zu den Akten gelegt werden Wer viele Kundenkontakte erledigt nutzt alle Wege der modernen Kommunikation Die Office Datenbank ist f r die automatisierte Erstellung von Briefen Faxen Serienbriefen E Mails die Steuerung und Verwaltung von Telefonaten und weitere n tzliche Hilfen etwa die Routenplanung f r Besuche bei Kunden vorbereitet Wie Sie mit der Office Datenbank arbeiten wird in diesem Kapitel ausf h
287. m Internet Browser die es dem Benutzer erlaubt ber diese Buttons im Benutzermodus bereits aufgesuchte Datens tze Arbeitsbereiche Arbeitsbereichsgruppen etc erneut anzuw hlen bzw im Konfigurationsmodus auf bereits angew hlte Dialogboxen Funktionen etc erneut zu zugreifen HTML Seite siehe Internet Seite Image digitalisiertes Bild Abbildung Glossar Index aktueller Internet Seite HTML Seite Index aktueller Derjenige Index einer Tabelle der momentan die Sortierung der Datens tze bestimmt Der aktuelle Index wird in der Symbolleiste angezeigt JENE 5 Sie k nnen jederzeit den aktuellen Index der aktiven Tabelle umschalten Die mit der aktiven Tabelle verkn pften Tabellen werden automatisch ber den f r die Verkn pfung definierten Index sortiert Index Sortierschl ssel Hilfsmittel zum Sortieren Durchsuchen und Verkn pfen von Tabellen Jede orgAnice Tabelle kann mehrere Indizes enthalten Der aktuelle Index bestimmt die Reihenfolge in der die Datens tze angezeigt werden Technisch gesprochen Ein Index enth lt f r jeden Datensatz der Tabelle einen Indexwert der durch die Auswertung des zum Index geh renden Ausdrucks aus dem Inhalt des Datensatzes gebildet wird Ein Prim rindex enth lt nur eindeutige Indexwerte Instanz Die aktuelle Benutzung einer Anwendung Die meisten Windows Anwendungen k nnen in mehreren Instanzen gestartet werden Wenn Sie beispielsweise den Windows Notizblock
288. m konsistenten das hei t widerspruchs freien Zustand befinden Twips Standardm ig verwenden alle Visual Basic Anweisungen zum Verschieben zum Vergr ern und Verkleinern sowie zum grafischen Zeichnen die Ma einheit Twip Ein Twip ist ein Zwanzigstel eines Druckerpunktes 1440 Twips entsprechen einem Zoll und 567 Twips entsprechen einem Zentimeter Diese Ma e legen die Gr e eines Objekts auf dem Ausdruck fest Die auf dem Bildschirm tats chlich angezeigte Gr e h ngt von der Gr e des Monitors ab ndern des Koordi natensystems eines Objekts beschreibt wie Sie von Twips abweichende Ma einheiten ausw hlen UNICODE Zeichensatz siehe ANSI Zeichensatz UNICODE Zeichensatz 293 o 294 Unterzeile Eine horizontale Unterteilung einer Kopfzeile Datenzeile oder Fu zeile in einem Report F r jede Zelle des Spalten Unterzeilen Rasters kann jeweils ein Datenzeilentext definiert sein Unterzeilen erlauben es daher pro Spalte mehrere Textobjekte zu definieren Eine Aufteilung in Unterzeilen ist nicht zwingend Die Anzahl der Unterzeilen f r die Kopfzeile mit den Spalten berschriften ist unabh ngig von der Anzahl der Unterzeilen in den Daten und Fu zeilen Variable Allgemein ist eine Variable ein Platzhalter zur tempor ren Speicherung von Daten Variab len sind wichtiger Bestandteil fast jeder Programmiersprache orgAnice 3 unterscheidet vier Typen von Variablen private Variablen die innerha
289. men welche Support Optionen Sie nutzen wollen Qualifizierte Spezialisten oder die Entwickler von orgAnice selbst stehen Ihnen dabei mit Rat und Tat zur Seite Informationen zu den Helpdesk Lizenzen erhalten Sie unter http www organice de helpdesk orgAnice Solution Partner dexcon verf gt ber ein weit verzweigtes Netz autorisierter Solution Partner die nicht nur den Vertrieb von orgAnice sondern viel mehr auch die Entwicklung Anpassung und Pflege von individuellen orgAnice L sungen bernehmen Auf unserer Website http www organice de osp finden Sie die stets aktuelle Liste der orgAnice Solution Partner in Ihrer N he Einf hrung orgAnice kennen lernen orgAnice kennen lernen orgAnice ist eine Datenbankumgebung die speziell f r den Einsatz im B ro entwickelt wurde Die Verwaltung von Adressen und Dokumenten B roautomatisierung die Unter st tzung von computerbasiertem Telefonieren und die hochqualitative Digitalisierung und Archivierung von Papierdokumenten sind die Kernfunktionalit ten von orgAnice Als gravierendste Unterschiede gegen ber der Vorg ngerversion orgAnice 2 1 werden aus Benutzersicht die Aufteilung von orgAnice in Komponenten mit stark erweitertem Funkti onsumfang die Darstellung von Daten in Arbeitsbereichen sowie die neuen Tastaturk rzel auffallen Dabei stecken die massivsten Ver nderungen unter der Haube orgAnice 3 wurde von Grund auf neu konzipiert und in 32 Bit Technik programmiert
290. min an den bevorstehenden Termin erinnert werden schal ten Sie einen Voralarm Geben Sie dazu an wie viele Stunden und Minuten vorher Sie erinnert werden m chten 13 Vergeben Sie eine Priorit t nach der Sie die Alarmereignisse sortieren k nnen um eine hierarchische Liste der zu erledigenden Aufgaben nach deren Wichtigkeit zu erstel len E wichtig und dringend lt Es sind vier Priorit tsebenen vordefiniert wobei Priorit t A wichtig und dringend die h chste Stufe und D keine Priorit t die niedrigste bestimmt B dringend nicht wichtig C wichtig nicht dringend D keine Priorit t Die Office Datenbank mit orgAnice Data benutzen Aktivit ten bearbeiten und ausf hren 14 Um den Termin einem Benutzer der Datenbank zuzuweisen w hlen Sie unter verantw den Verantwortlichen 15 Die restlichen Felder des Tabellenlayouts sind f r Termine irrelevant Dennoch k nnen Sie diese bei Bedarf belegen Es ist beispielsweise denkbar eine Agenda f r einen Termin als Word Dokument dem Datensatz zu verkn pfen Informationen dazu entnehmen Sie bitte dem Abschnitt Dokumente mit der Datenbank verkn pfen auf Seite 128 16 Haben Sie alle Felder ausgef llt speichern Sie die Aktivit t ber die Tastenkombination 5 oder diesen Button oder den Men befehl Bearbeiten Datensatz Speichern Der Datensatz wird gespeichert und erscheint in der Listendarstellung der Tabelle Aktivit ten finden und sortieren In
291. mit ausschlie lich die Bildanteile des Dokuments und den Hintergrund der Textbereiche enth lt Dieses Bild wird mit einem Wavelet basierten Coder einer Weiterentwicklung des Lurawave Coders kodiert Durch die Entfernung der Textbereiche die schwer zu kodierende Strukturen darstellen wird eine deutliche Verbesserung des Kompressions ergebnisses erzielt F r das bin re Textbild l sst sich durch den Entzug der Bildanteile ebenfalls eine verbesserte Kodierung erzielen da sich in diesem Fall die statistischen Eigenschaften des reinen Textbildes besser zur Redundanzreduktion ausnutzen lassen Als drittes Bild entsteht ein Textfarbenbild welches die jeweilige Farbinformation der Textbereiche beschreibt Dieses Bild wird ebenfalls mit dem Wavelet Verfahren kodiert Anschlie end werden die Bild und Textbereiche getrennt mit einem f r den jeweiligen Typ optimal geeigneten Verfahren komprimiert Das Textbild wird in der Originalaufl sung gespeichert wohingegen die Bildkomponenten in reduzierter Aufl sung abgelegt werden Zum Anzeigen werden die drei Anteile des Codes getrennt voneinander dekodiert wo durch das Hintergrundbild das bin re Textbild und das Textfarbenbild entstehen Diese Bilder werden miteinander vereinigt wodurch das dekodierte Dokument entsteht Die Benutzeroberfl che von orgAnice Image Der Programmarbeitsbereich ist die Fl che innerhalb des Programmfensters Dokumente mit orgAnice Image verwalten und archivi
292. mma zwischen den Klam mern der Funktion W hlen Sie aus der Registerkarte Kernfunktionen die Funktion UCase durch Doppelklick aus 12 Setzen Sie die Texteinf gemarke mit der Maus zwischen die Klammern der Funktion UCase W hlen Sie aus der Registerkarte Felder das Feld Zusatz durch Doppelklick aus 13 Geben Sie hinter das Komma zwischen den Klammern der Funktion InStr die Zei chenfolge MBH mit Anf hrungsstrichen und in Gro buchstaben ein 14 F gen Sie hinter der Funktion ein gt 0 ein Alternativ zu den Schritten 10 14 empfiehlt es sich einfach den ersten Ausdruck vor dem logischen Operator Or mit Hilfe der Tastenkombination fu J ber die Zwischenablage zu kopieren und ihn hinter das Or mit der Tastenkombination b J einzuf gen 15 Um zu pr fen ob der Ausdruck korrekt ist klicken Sie auf Auswerten Die Dialogbox erweitert sich und der zur ck gegebene Wert f r die aktuelle Adresse wird ausgegeben Wird hier True angezeigt w rde der Datensatz markiert anderenfalls wird False angezeigt der Datensatz w rde nicht markiert 16 Klicken Sie auf OK Die fertige Bedingung wird in die Dialogbox Datens tze markie ren bernommen 17 Klicken Sie auf OK orgAnice durchsucht nun alle Datens tze die Ihrem Ausdruck entsprechen und es wird die Dialogbox Markierte Datens tze ge ffnet x Nach Abschluss des Markiervorganges wird die Dialog box Markierte Datens tze angezeigt Hier erhalten Sie Adr
293. n orgAnice stellt Ihnen jedes Mal beim Start der Datenbank einen Dialog zur Verf gung in dem alle anzumahnenden Rechnungen aufgelistet werden ber diesen Dialog k nnen Sie per Mausklick f llige Mahnungen sofort an Ihren Drucker senden Texte und Daten bernimmt orgAnice automatisch aus Vorlagen oder den Datenbankfeldern Die Office Datenbank mit orgAnice Data benutzen orgAnice Fakturierung benutzen F r dieses Mahnverfahren sind in der Fakturierung einige Voreinstellungen wichtig die den F lligkeitszeitraum die Zeitr ume der einzelnen Mahnstufen sowie dar ber hinaus zus tzlich zeitliche Toleranzen f r das Ausl sen von Mahnungen beeinflussen ber eine weitere Einstellung k nnen Sie den o g Mahnungsdialog benutzerbezogen ein oder abschalten Das Deaktivieren ist insbesondere f r diejenigen Benutzer zu empfehlen die den Fakturierungsteil der Datenbank nicht verwenden Voreinstellungen zum Mahnverfahren Voreinstellung der Mahnstufen In der Tabelle Mahnstufen finden Sie 3 voreingestellte Mahnstufen 1 3 Jeder einzelnen Mahnstufe ist eine Frist in Tagen zugewiesen die die Dauer bis zum Ablauf dieser Mahn frist beschreibt 1 ffnen Sie den Arbeitsbereich Mahnwesen indem Sie in der linken Spalte des Pro grammarbeitsbereiches zun chst auf die Schaltfl che f r die Arbeitsbereichsgruppe Konfi guration und anschlie end auf das Symbol Mahnwesen klicken 2 Aktivieren Sie die Tabelle Mahnwesen In dieser Tabelle k
294. n nutzen Sie die Memofunktion Memos sind ein oder mehrzeilige Texteingabefelder die in beliebiger Anzahl an beliebi ger Stelle und in beliebiger Gr e auf Seiten eines orgAnice Image Dokuments angelegt werden k nnen Um Memos in einem orgAnice Image Dokument anzuzeigen oder auszublenden verwen den Sie den Befehl Ansicht Memos oder klicken Sie auf diesen Button Dokumente mit orgAnice Image verwalten und archivieren 7 Zusatzinformationen nutzen Um ein Memo auf einer Seite eines orgAnice Image Dokumentes einzuf gen verfahren Sie wie folgt 1 F hren Sie zun chst den Men befehl Kommentar Memo einf gen oder die Tastenkombination _ M aus oder klicken Sie auf diesen Button Der Mauszeiger nimmt die Form eines speziellen Einf ge Cursors an bestehend aus einem Fadenkreuz mit einem kleinen Seitensymbol 2 Ziehen Sie jetzt mit der Maus bei gedr ckter linker Maustaste einen Rahmen in der gew nschten Gr e auf Wenn Sie die Maustaste loslassen wird das Memo in den aufge zogenen Rahmen gesetzt Wird die Mausposition nicht ver ndert bei einfachem Klick erscheint das Memo in einer Standardgr e So bald Sie ein Memo aktivieren durch Doppelklicken in das Memo oder Anwahl ber die amp _ Taste kann einfacher unformatierter Text eingegeben werden Zeilen werden in der Breite des Memofensters automatisch umgebrochen Memos lassen sich nachtr glich in Ihrer Gr e und Position auf der Seite wie folgt ve
295. n etwa wenn ein Projekt an ein anderes Unternehmen wechselt beispielsweise weil ein anderer Dienstleister die Abwicklung eines Auftrages abwickelt Dabei werden Datens tze in Detailtabellen mit dem Vorgang verschoben 1 Zum Verschieben positionieren Sie auf den zu verschiebenden Datensatz und klicken Sie dann auf diesen Makrobutton am Fu der Formulardarstellung Die Office Datenbank mit orgAnice Data benutzen Vorg nge anlegen und verwalten Die Dialogbox Datensatz verschieben erscheint Datensatz verschieben x Positionieren Sie auf den Datensatz in der Tabelle Adressen dem Sie Yorg nge zuordnen wollen ber die Option Nur Vorgang lt Betreff gt verschieben wird nur der aktuell ausgew hlte Datensatz verschoben Dessen Betreff wird hier angezeigt Sollen alle untergeordneten Datens tze verschoben werden aktivieren Sie die Option Alle Vorg nge von lt Kontaktname gt verschieben Damit werden alle Datens tze verschoben die derzeit angezeigt werden Wie Sie einzelne Datens tze markieren und den Anzeigestatus ver ndern um eine gezielte Auswahl von Vorg ngen in einem Arbeitsgang zu verschieben entnehmen Sie bitte dem Abschnitt Mit Markierungen arbeiten ab Seite 73 Nur Vorgang Messe D sseldorf 2001 verschieben H Alle Vorg nge von Dr Hermann Yoss GmbH verschieben Abbrechen 2 Noch w hrend die Dialogbox ge ffnet ist aktivieren Sie nun das Tabellenlayout Adressen und suchen Sie
296. n klicken Sie auf Abbrechen Kommunikation mit orgAnice und Microsoft Outlook Outlook Connector benutzen Nachrichten direkt zuordnen In der Office Datenbank werden Nachrichten standardm ig als neuer Datensatz in der Tabelle Aktivit ten gespeichert Die Betreffzeile der Nachricht wird im Feld Betreff der Tabelle eingetragen Dar ber hinaus k nnen Sie eine Nachricht auch direkt einem beliebigen Datensatz zuord nen Dazu ist es nicht notwendig dass die Absender oder Empf ngeradresse in einer Datenbanktabelle gefunden werden 1 Positionieren Sie in der orgAnice Datenbank auf den Datensatz dem Sie die Nachricht zuordnen m chten 2 Markieren Sie nun in Outlook die Nachricht die Sie in die orgAnice Datenbank ber tragen m chten in einem beliebigen Ordner der E Mail Elemente oder Faxe die ber Outlook verwaltet werden enth lt 3 Um die markierte Nachricht nach orgAnice zu bertragen verwenden Sie den Men be fehl orgAnice Nachricht zuordnen oder verwenden Sie die Tastenkombination u H0 H1 oder klicken Sie auf diesen Button Die Dialogbox Nachricht zuordnen erscheint Nachricht zuordnen x Je nach Konfiguration Ihrer Datenbank bietet Ihnen die In deriolkerden Tabaie all Dialogbox im Feld In der folgenden Tabelle ablegen nei mehrere Tabellen an in denen Sie die Nachricht ablegen Aktivitaeten k nnen Je nach Konfiguration Ihrer Datenbank k nnen Sie zus tzlich eine Zuordnung zu einem bergeo
297. n 1 geben Sie bei Firmen oder Organisationen die Telefonnummer der Zentrale ein Haben Sie im Feld Telefon 1 das kanonische Format verwendet siehe unten k nnen Sie in den Feldern Telefon 2 und Telefax auch nur die Durchwahl angeben ohne die gesam te Telefonnummer nochmals eintragen zu m ssen Geben Sie die Durchwahl mit einem f hrenden Minuszeichen also z B 99 an Die Durchwahlnummern der jeweiligen Ansprechpartner k nnen Sie dann in der Tabelle Ansprechpartner eintragen Entsprechend geben Sie hier bei gr eren Firmen oder Organisationen die zentrale Faxnummer ein Hat Ihr Ansprechpartner eine eigene Faxdurchwahl geben Sie diese auch in der Ansprechpartnertabelle ein Um die Funktionen von orgAnice Phone wie Anruferkennung nutzen zu k nnen m ssen Telefonnummern im internationalen kanonischen Format eingegeben werden Das Format setzt sich wie folgt zusammen Landesvorwahl Ortsvorwahl Rufnummer Durchwahl Die Rufnummer von dexcon wird also geschrieben 49 30 23 50 49 0 14 In das Feld E Mail tragen Sie die allgemeine E Mail Adresse des Unternehmens ein Die Office Datenbank mit orgAnice Data benutzen Adressen verwalten j 15 ber das Feld Sperre k nnen Sie Sperrvermerke setzen etwa weil die Firma erloschen ist oder weil noch Rechnungen offen sind Die m glichen Sperrvermerke stehen in einer Lookup Liste zur Verf gung Klicken Sie mit der Maus auf den gew nschten Eintrag im Lookup Feld um ihn in das Eingab
298. n Bruttowerte und stellt diese nach dem s Erm igt 7 EU Ausland 2220 Abspeichern des Datensatzes als dynamischen Text in C Ohne 0 Drittland 2230 diesen Formular Controls dar lz il Beschreibung Geben Sie hier eine f r den Artikel relevante Beschrei 1 8 GHz 100 MB HDD 16 MB Grafikkarte bung ein Bei sp terer bernahme eines Artikels in eine Position wird zun chst der Inhalt dieses Memofeldes in das Memofeld der Tabelle Verkaufschancenpositionen E bernommen Siehe Verkaufschancenpositionen Jarik Tartikelart Einhei zusammenstellen In dem dortigen Memo k nnen Sie z dann noch nderungen vornehmen Anfahrt Fahrkosten km Anfahrt innerhalb Berlins Fahrkosten pause Wird diese Position dann Bestanteil eines Angebots oder Beratung Consulting Stunc einer Rechnung so wird die Beschreibung zusammen Handbuch xJK 2 B cher St ck TRechner X IK 2 mit dem Artikelbezeichner in die Angebots und Rech il jr VYC LULK Softwarepaket I Software St ck nungsdokumente bernommen Softwarepaket II Software St ck 4 gt 2 Aktivieren Sie nun die Tabelle Artikel indem Sie mit der Maus in das Tabellenlayout klicken oder ber das Men Ansicht Tabelle die Tabelle Artikel ausw hlen 3 Legen Sie einen neuen Datensatz f r die Artikelinformationen an Benutzen Sie hierf r den Men befehl Bearbeiten Datensatz neu oder klicken Sie mit der Maus auf diesen Button oder bet tigen Sie die Tastenkombina
299. n Button Weiter Die Navigation orgAnice Import Assistent zwischen den Schritten erfolgt im Folgenden ber die Bet tigung der Schaltfl chen Zur ck und Weiter Datenimport in eine orgAnice 3 Datenbank Der Importvorgang kann mit Hilfe der Schaltfl che Abbrechen unterbrochen werden Der Import Assistent hilft beim Importieren von Daten aus org nice 2 Datenbanken und anderen Datenquellen Copyright 2000 bit by bit Software AG Hite Abbrechen Eine Zieldatenbank ausw hlen Der Import Assistent fordert Sie nun auf die orgAnice 3 Zieldatenbank anzugeben in die Sie Daten importieren wollen Daten migrieren und konvertieren orgAnice Import verwenden Entscheiden Sie zun chst ob der Datenimport in eine neu anzulegende oder eine bereits existierende orgAnice 3 Datenbank vorgenommen werden soll Ist die Zieldatei bereits vorhanden verfahren Sie wie im Abschnitt Import in eine beste hende Datenbank auf Seite 230 beschrieben Existiert die Zieldatenbank bisher noch nicht und soll diese erst neu angelegt werden verfahren Sie wie folgt Import in eine neue Datenbank Sofern eine neue Datenbank zum Import von Daten angelegt werden soll folgen Sie den folgenden Schritten 1 F r den Import in eine bestehende orgAnice 3 Datenbank aktivieren Sie zun chst durch einen Mausklick in das Optionsfeld die Option Neue Datenbank lt orgAnice 3 Import Assistent Auswahl di IE xj W hlen Sie
300. n der Tabelle Verkaufschancen zu ausgew hlten Kunden jederzeit beliebig viele Projekte anlegen und diese dem Kunden als neue oder auch alternative Angebote zu seiner Entscheidung zur Verf gung stellen Verkaufschancen kopieren Um Ihren Aufwand f r die Zusammenstellung Ihrer Angebotspositionen und Verkaufs chancen so gering wie m glich zu halten wurde die im folgenden beschriebene Kopier funktion implantiert Mit ihr haben Sie die M glichkeit ein Duplikat einer bereits einmal erstellten Verkaufschance einem weiteren Kunden zuzuordnen 147 148 Wie Sie sich erinnern werden sind die Zusammenstellungen in den Verkaufschancen die Vorstufe f r Ihre Angebote Rechnungen und Lieferscheine Hat ein Kunde also gleichen oder hnlichen Bedarf angemeldet kopieren Sie die zutreffende Verkaufschance mit wenigen Mausklicks wie folgt 1 Markieren Sie in der Tabelle Verkaufschancen mit der Maus den Datensatz den Sie kopieren wollen Verkaufschancen J Alle Datens tze Projekt Komplettpaket A1 verantw Admin Administrator Abschlu voraussichtlich ber diesen Button k nnen Sie eine bereits gespeicherte Verkaufschance mit allen Positionen kopieren start 24 01 7 02 02 M Status Anfangsphase r Herkunft J Wert absolut Wert gewichtet ust WM Netto 1 300 00 650 00 Notiz f p USt 16 208 00 104 00 USt 7 0 00 goo E a id Gesamt 1 508 00 754 00 t a gt l O
301. n der orgBasic Sprache formulierte Anfragen Parser Requests Der Parser wertet den Text der Anfrage aus und liefert einen entsprechenden Ergebniswert der in der Regel Datenbank Inhalte enth lt Der Parser hat u a Lese Zugriff auf DB Tabellen und Felder fest definierte Kernfunktio nen angepasste Funktionen und persistente Variablen Parser Request Eine Anfrage an den Parser des orgAnice DB Servers Prim rindex Ein Index der innerhalb einer Tabelle eindeutig ist Der Wert eines Prim rindex verweist also auf genau einen Datensatz orgAnice berwacht bei der Erstellung oder nderung eines Datensatzes die Eindeutigkeit des Prim rindexwertes 287 o 288 Programmdatei Eine Datei die ausf hrbaren Code einer Anwendung enth lt Typische Dateinamenserweiterungen f r Programmdateien sind EXE COM und DLL Programmfenster Das Hauptfenster einer Windows Anwendung dessen Titelleiste meist den Namen der Anwendung anzeigt Unter der Titelleiste befindet sich meistens eine Men leiste Die Daten mit denen Sie als Benutzer arbeiten werden innerhalb des Programmfensters dargestellt Wenn mehrere Anwendungen gleichzeitig ge ffnet sind erkennen Sie die aktive Anwen dung an der hervorgehobenen Darstellung der Titelleiste und des Fensterrahmens Sie k nnen eine Anwendung durch Anklicken des Programmfensters mit der Maus oder mit der Tastenkombination aktivieren Programmsymbol Anwendungssymbol Icon Ein typisches
302. n diesem Fall eine neue Tabelle an Klicken Sie dazu auf das Optionsfeld Neue Tabelle Geben Sie in dem darunter liegenden Eingabefeld einen Namen f r die neue Tabelle ein Klicken Sie nun auf Weiter Feldzuordnung bestimmen Im folgenden Schritt werden alle Felder aus der Zieltabelle mit ihren Zuordnungen Daten migrieren und konvertieren orgAnice Import verwenden aus der Quelltabelle angezeigt lelxl In der linken Spalte werden alle Feldnamen der Felder Bitte ordnen Sie die von Ihnen gew nschten Werte den Felder der Zieltabelle zu der Zieltabelle und rechts ein orgBa sic Ausdruck der Dni ica IS DER 2 den neuen Feldinhalt von hinzugef gten Datens tzen An Adressen gt AN Titel Adressen gt TITEL beschreibt angezeigt Vorname Adressen gt VORNAME Name Adressen gt NAME Zusatz Adressen gt ZUSATZ Strasse Adressen gt STRASSE PLZ Adressen gt PLZ Ort Adressen gt ORT Land Ad esgem gt LAND P gi gt Bearbeiten F tteld autor i Fir j 7 Bestriktive Feld ten di Hilfe Abbrechen lt Zur ck Existieren in der Ziel und Quelltabelle Felder mit gleichem Feldnamen und Feldtyp wird vom orgAnice Import Assistenten automatisch eine Zuordnung als Voreinstellung vorge nommen Wird die Zieltabelle neu erstellt werden alle in der Quelltabelle vorhandenen Felder in der neuen Tabelle angelegt Wenn Sie Datens tze aus einer Quelltabelle mit derselben Feldstruktur wie die Zieltabelle unver ndert hinzuf gen m chten
303. n zu lassen was eine effiziente Nutzung von Systemressourcen erm glicht Zudem erlaubt die Komponenten Architektur eine Erweiterung des Softwaresystems durch zus tzliche Komponenten sowie die Integra tion mit Standard Software Der Datenbank Server liest die orgAnice Datenbank aus liefert alle Daten f r Datenbank Clients speichert Daten in die Datenbank und verwaltet alle Benutzer die auf eine Da tenbank zugreifen orgAnice Data die zentrale Komponente des orgAnice 3 Frontends ist ein Datenbank Client orgAnice Data fordert die Arbeits und Metadaten der Datenbank vom Server an und liefert neue oder ge nderte Daten an den Server orgAnice Data wird unterst tzt durch weitere Frontend Komponenten 7 orgAnice Print die Komponente zur Generierung und Druck von Reports HTML Listen oder Etiketten aus orgAnice Datenbanken orgAnice Outlook Connector das Add In f r Microsoft Outlook ber das E Mail und Termine aus und in eine orgAnice Datenbank bertragen werden k nnen orgAnice Phone die Anwendung zur komfortablen computergest tzten Telefonieren sowie orgAnice Image das Programm zur Digitalisierung hochqualitativen komprimierten Archivierung und Betrachtung beliebiger Dokumente Dar ber hinaus liefert orgAnice mit den Import und Export Assistenten sowie dem Database Converter eine Reihe von Migrationswerkzeugen zum Austausch von Daten mit anderen verbreiteten Datenbankformaten und Programmen F r Entwickler be
304. n zwischen den Spalten werten Die einzelnen Feldinhalte werden in Anf hrungszeichen eingeschlossen und voneinander durch Kommata getrennt abgelegt Verfahren Sie wie folgt 1 Einen ausgew hlten Druckauftrag exportieren Sie im CSV Format Comma Separated Value ber den Befehl Datei CSV Export Bei Ausf hrung des Befehls wird zun chst die Dialogbox CSV Export ge ffnet x Legen Sie im Feld Dateiname fest in welchem Verzeich Dear nis orgAnice Print den Druckauftrag als CSV Dokument Fats nnesosnemandeC el abspeichern soll Abbrechen Hilfe 2 Starten Sie den Export ber den Button OK 195 196 Kommunikation mit orgAnice und Microsoft Outlook Kommunikation mit orgAnice und Microsoft Outlook orgAnice Outlook Connector bernimmt alle Aufgaben die mit der Erstellung und dem Versand von neuen Nachrichten sowie dem Zuordnen und Ablegen hereingekom mener Nachrichten von Kontakten und Terminen verbunden sind Die Komponente unterst tzt den Umgang mit kompletten Message Objekten auch mit mehreren Anlagen Als weitere Besonderheit unterst tzt der orgAnice Outlook Connector auch die bernahme von einzelnen Terminen und Kontakten aus Outlook in die orgAnice Datenbank orgAnice Outlook Connector ist kein eigenst ndiges Programm sondern ein Add in f r Microsoft Outlook Um den Connector nutzen zu k nnen ist daher eine vorhandene Installation von Outlook 2000 oder h her erforderlich Die Konfigur
305. nd ber die Cursortasten oder den Arbeitsbereich aktivieren oder den Men befehl Ansicht Arbeitsbereich Kontakte Vorg nge und Aktivit ten w hlen 2 Aktivieren Sie das Tabellenlayout Adressen indem Sie auf dessen Titelzeile klicken oder ber den Men befehl Ansicht Tabelle Adressen Office 3 Datenbank orgAnice Data z gt jo x Datei Bearbeiten Ansicht Markierungen Navigieren Makros Extras ESRA aY YX 3889 E 5 one JAA Adressen Vorg nge Aktivit ten UI Alle Datens tze Tabellenende Tabellenende Dr Hermann Voss GmbH Betreff Typ I Eingang I Erledigt IT maturenfabrik aldstr 6 Betreff i x N 51679 Wipperf rth a R gt Patum z Dauer 00 00 00 Priorit t I Voralarm 60 00 00 verantw I z E EREC von Vf 0 x Bezeichnung an I Prof Dr Hans M ller Fremdbezug A Senatsverwaltung f r Bauen Woh Referenz Talking Technology Inc Datum 7 elal TechnoPlan GmbH axa Dr Hermar PEE Ansprechpartner JA Start a Typ E Datum Betreff verantwe Alle Datens tze Karin Buchmann Meere Ss yaa o _ Name Abteilung Frau Karin Buchmann Herr Felix Zechner Gesch ftsf hl Adressen sortiert nach Name 8 Datens tze Admin Administrator Verw Oberfl DB Das Tabellenlayout Adressen unterscheidet sich vom gleichnamigen Tabellenlayout im Arbeitsbereich Adress
306. nd beim erneuten Aufruf von orgAnice Import im Dialog Auswahl der Importregel in der Liste ausw hlbarer Regeln zur Verf gung Importregeln beziehen sich immer nur auf die Datenbank in der sie gespeichert wurden Pr fen Sie die Angaben im Dialog Verwenden Sie dazu die Bildlaufleiste um den vollst n digen Text einzusehen Best tigen Sie die aktuellen Einstellungen ber den Button Fertigstellen oder falls Sie die Angaben ndern m chten schalten Sie ber den Button Zur ck zu den vorherigen Dia logboxen Nun beginnt der eigentliche Importprozess lt orgAnice 3 Import Assistent Importvorgan 15j x In der Dialogbox werden verschiedene Informationen zum Import beispielsweise die Anzahl importierter Datens tze angezeigt Den aktuellen Stand des Vorgan ges erkennen Sie an der im unteren Teil der Dialogbox angeordneten Fortschrittsanzeige Der Importvorgang wird ausgef hrt 77 8 Datens tze W hrend des Imports wird ein Log Protokoll erstellt Die Log Datei tr gt den Namen orglmport log Sie finden die Log Datei standardm ig im Programm Installationsverzeichnis von orgAnice Import Treten Fehler beim Import auf die zu einem Programmabbruch f hren sollten Sie dieses Protokoll ffnen und die dort enthaltenen Hinweise zur Fehlerbeseitigung heranziehen Mit diesem Schritt ist der Datenimport in die Zieltabelle abgeschlossen Im Abschlussdia log finden Sie die wesentlichsten Informationen zum Verlau
307. nd der Benutzerverwaltung eingestellt Die Elemente werden als Objekte bezeichnet die ber bestimmte Eigenschaften verf gen 285 o 10 286 Ej Objekt E ditor org nice Data Anwendung lt Arbeitsbereichs Gruppen Arbeitsbereiche gt Adressen O Adressen_Ansprechpartner lt gt AdressMerkmale lt gt Ansprechpartner nsprechpartnerMerkmale L Archiv L gt Erweiterte dressinformationen lt gt Formularverwaltung lt gt Ordner 1 lt gt VWorgaenge Tabellen Layouts 20 Adressen 2 38 Formular Controls Abe An Adressen gt An Abc Titel Fid Adressen gt Titel Abe omame Fid Adressen gt Vomame Abe Name H E E E G I oA Abe Zusatz Fid Adressen gt Zusatz LA H A Formular Control Eingabefeld Datenbank Feld EH Name As String 36 l EusdiUck Maka zj Dezimalstellen 0 Symbol a m Ausrichtung amp Schrift fe elle Fee Tei Position Twips Links 780 Breite 3000 Oben J690 H he 125 x L schen OK Schie en Hilfe E A Der Zugriff erfolgt im Konfigurationsmodus ber das Men Datenbank Objekte ber das Kontextmen innerhalb eines Formularlayouts oder das entsprechende Symbol in der Symbolleiste Operator Element der orgB
308. nde Datei ausw hlen k nnen 1 Klicken Sie in der Dialogbox ffnen im Feld Suchen in auf das Laufwerk und den Ordner welches das Dokument enth lt 2 Klicken Sie in der Liste mit den Dateien auf den Dokumentnamen 3 Klicken Sie auf ffnen Als Dateityp ist bereits der orgAnice Image Dokumentsuffix ors eingestellt so dass in der Liste lediglich orgAnice Image Dateien angezeigt werden Das gew hlte Dokument wird nun im Dokumentenfenster angezeigt Dokument drucken 1 Um ein eingescanntes Dokument auf einen Drucker auszugeben f hren Sie den Befehl Datei Drucken oder die Tastenkombination P_ aus oder klicken Sie auf diesen Button Es wird dabei zun chst die Dialogbox Drucken bereitgestellt in der Sie druckerspezifische Einstellungen zur Ausgabe Ihres orgAnice Image Dokuments vornehmen k nnen Dieser Dialog kann je nach Windows Version unterschiedlich aussehen Informationen dazu entnehmen Sie bitte der Online Hilfe Ihres Betriebssystems bzw der Dokumentation Ihres Druckerherstellers Drucken Us EE Unter orgAnice Image sind in der Dialogbox Drucken em vier spezielle Druckoptionsfelder verf gbar Name HP DeskJet 695C r Eigenschaften Status Bereit Typ HP DeskJet 695C Standort LPT Kommentar J Ausgabe in Datei umleiten Druckbereich 1 Exemplare C Ale Anzahl der Exemplare 1 3 Seiten von 1 bis 4 r al alll ale T Sortiere C Markierung Gr e r Kommentar Originalgr
309. nden Popup Men den Men punkt L schen Das Dokument wird daraufhin gel scht Sie k nnen nun ein neues Dokument anh n gen oder aber den Datensatz ohne das Dokument speichern Dokumente die in der Datenbank gespeichert sind und gel scht wurden werden nicht in den Papierkorb verschoben Zwar wird der L schvorgang erst dann vollzogen wenn Sie den Datensatz speichern doch haben Sie dann keine Gelegenheit mehr ein gel schtes oder durch ein neues Dokument berschriebenes Dokument wiederherzustellen Ein neues Dokument erstellen Auch Dokumente f r die keine Dokument Vorlage im Datenbank Verzeichnis liegt k nnen Sie direkt aus orgAnice erstellen 1 Legen Sie einen neuen Datensatz in der gew nschten Tabelle an und f llen Sie die notwendigen Felder des Datensatzes aus 2 Klicken Sie nun auf die rechte Fl che des Dokument Buttons oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Dokument Button El Dokument von Yorlage erstellen Ej Neues Dokument erstellen E vorhandenes Dokument in die Datenbank kopieren B vorhandenes Dokument in die Datenbank verschieben Dokument von Vorlage erstellen und verkn pfen vorhandenes Dokument verkn pfen vorhandene Internet Adresse verkn pfen W hlen Sie hier den Men punkt Neues Dokument erstellen 3 Die Dialogbox Neues Dokument erstellen erscheint Neues Dokument erstellen x Dokument Typ Adobe Photoshop Image E Bilddokument
310. ne gepr ft werden Hier k nnen Sie festlegen auf welche Art und Weise die Merkmale enthalten sein d rfen Details zu allen Bereichen werden im Folgenden n her erl utert 5 W hlen Sie im Bereich Merkmal das Merkmal aus das gepr ft werden soll im Beispiel den Ort Markieren Sie dazu den Listeneintrag Ort per Mausklick 6 Im Bereich Der Wert muss in dem folgenden Bereich liegen k nnen zwei Werte eingegeben werden ein Start und ein Endwert Da im Beispiel lediglich der Wert Ber lin gefunden werden soll tragen Sie jedoch nur im ersten Feld Berlin ein Das zweite Feld k nnen Sie frei lassen 7 Klicken Sie nun auf Hinzuf gen um das ausgew hlte Merkmal mit seinem Wert der Liste der ausgew hlten Merkmale hinzu zu f gen Das Merkmal erscheint in der Liste Die Office Datenbank mit orgAnice Data benutzen Mit Markierungen arbeiten 8 Nun k nnen Sie definieren ob das Merkmal mit diesem Wert gefunden werden darf oder nicht W hlen Sie die Option Die Adresse muss wenigstens eines der ausgew hl ten Merkmale enthalten Es werden dann all diejenigen Adressen markiert auf welche die ausgew hlten Merkmale zutreffen Da hier nur ein Merkmal gepr ft wird w rde die Option Die Adresse muss alle ausgew hlten Merkmale enthalten zum selben Ergebnis f hren 9 Um die neu erstellte Bedingung in der Datenbank f r sp tere Wiederverwendung zu speichern klicken Sie nun auf Speichern Office 3 Datenbank Bedingung sp
311. ne m glich Dabei kann das Telefonat ber Headset H rer Telefonendger t oder Freisprecheinrichtung gef hrt werden Ist Ihr System f r computergest tzte Telefonie CTI vorbereitet d h nutzen Sie ein Telefon oder eine Telefonanlage mit einer Verbindung zu Ihrem Rechner oder Netzwerk und ist auf Ihrem Arbeitsplatzrechner ein TAPI Treiber f r diese Ger te eingerichtet k nnen Sie sofort die Komfortfunktionen von orgAnice Phone nutzen Hinweise zur Einrichtung und Konfiguration entnehmen Sie bitte der Technischen Refe renz Kapitel 4 orgAnice Phone konfigurieren sowie der Betriebsanleitung Ihres Telefons oder Ihrer Telefonanlage In Verbindung mit NetMeeting k nnen Sie an Konferenzen teilnehmen mit Anderen zusammen an Dateien arbeiten und Informationen ber das Internet oder Ihr Firmenint ranet gemeinsam mit Anderen nutzen Mit Sprachverbindungen ber das Internet IP Telefonie k nnen die Telekommunikations kosten ganz erheblich gesenkt werden da nur Geb hren f r Ortsnetz Verbindungen anfallen 171 172 Die Funktionsweise von orgAnice Phone orgAnice Phone steuert Telefone empf ngt eingehende Anrufe und kann Daten mit orgAnice Data austauschen Je nach technischer Ausstattung erm glicht Ihnen orgAnice Phone den Auf und Abbau einer Telefonverbindung das Anzeigen und bermitteln von Gespr chszust nden und zusammenfassenden Gespr chsinformationen die Eingabe von Gespr chsnotizen die Protokollierung aller
312. nehmen 5 Klicken Sie nun auf Weiter Die Dialogbox zur Auswahl einer Importregel wird aufgerufen 229 s 230 Import in eine bestehende Datenbank 1 F r den Import in eine bestehende orgAnice 3 Datenbank aktivieren Sie zun chst durch einen Mausklick in das Optionsfeld die Option Datenbank ffnen w hlen Sie eine vorhandene oder erstellen Sie eine neue org nice 3 Datenbank in die Sie die Daten importieren m chten Datenbank ffnen C Neue Datenbank Datenbank c orgdb office odb 2 Benutzer Admin Kennwort Abbrechen lt Zur ck Weiter gt 2 Geben Sie in die Eingabezeile Datenbank Pfad und Dateinamen Ihrer Zieldatenbank ein ber diesen Button am Ende der Eingabezeile k nnen Sie alternativ Ihre Verzeichnisse auf dem Datentr ger durchsuchen das gew nschte Zielverzeichnis einstellen und so den Datenbankbezeichner mit der f r orgAnice 3 relevanten Dateiendung odb ausw hlen 3 Geben Sie in die Eingabezeile Benutzername den Namen des Benutzers beziehungs weise des Administrators ein 4 Wurde f r den Datenbankzugriff ein Passwort eingerichtet tragen Sie dieses in die Eingabezeile Kennwort ein 5 Importfunktionen k nnen Sie als Benutzer oder als Administrator mit Verwaltungs rechten durchf hren Die Importfunktionalit t in vorhandene Datenbanken ist jedoch f r den normalen Benutzer auf den Datenimport in bestehende Tabellen beschr nkt Das bedeutet dass ein Benutzer nur b
313. nen Computern ber RAS Dienste in einem LAN WAN oder dem Internet Cursor Zeigt die aktuelle Mausposition auf dem Bildschirm Je nach Arbeitsumgebung kann der Cursor unter anderem die Form eines Pfeils einer Sanduhr zum Zeichen dass das System arbeitet oder eines senkrechten Striches ber einem Eingabefeld annehmen Im Gegensatz zum Cursor zeigt eine Texteinf gemarke normalerweise ein blinkender Balken die aktuelle Einf geposition innerhalb eines Textes Datei Daten auf einem Datentr ger die vom Betriebssystem als zusammenh ngende Informati onseinheiten verwaltet werden Jede Datei hat einen Dateinamen Dateien k nnen in Verzeichnissen zusammengefasst werden Innerhalb eines Verzeichnisses sind die Dateina men eindeutig Dateien k nnen Anwendungen Dokumente und Informationen aller Art enthalten Dokument Dateien enthalten zum Beispiel Texte Kalkulationsbl tter Zeichnungen digitalisierte Photos Kl nge oder Videosequenzen Glossar Dateiname Datenbanktitel Dateiname Der vom Betriebssystem verwendete Name f r eine Datei Der Dateiname besteht aus zwei Teilen die durch einen Punkt getrennt werden Der eigentliche Dateiname vor dem Punkt und der Dateinamenserweiterung hinter dem Punkt Letztere ist ist normalerweise ein Hinweis auf den Dateityp Ein Dateiname kann bis zu 255 Zeichen enthalten einschlie lich Leerzeichen Folgende Zeichen sind nicht zul ssig lt gt Dateinamenserweiterung
314. nen jetzt mit der Maus bei gedr ckter linker Maustaste die Seite anfassen und innerhalb des Programmfensters vertikal und oder horizontal verschieben gt l I lt Reports und Etiketten drucken mit orgAnice Print Die Druckvorschau anpassen Teile des Druckauftrages anzeigen Die erste Seite des Druckauftrages anzeigen Um in einem mehrseitigen Dokument auf die erste Seite zu positionieren f hren Sie den Men befehl Ansicht Erste Seite aus oder benutzen Sie die Tastenkombination _ oder klicken Sie auf diesen Button N chste Seite des Druckauftrages anzeigen Um in einem mehrseitigen Dokument die vorherige Seite anzuzeigen f hren Sie den Men befehl Ansicht N chste Seite aus oder benutzen Sie die Taste oder klicken Sie auf diesen Button Vorherige Seite des Druckauftrages anzeigen Um in einem mehrseitigen Dokument die vorherige Seite anzuzeigen f hren Sie den Men befehl Ansicht Vorherige Seite aus oder benutzen Sie die Taste oder klicken Sie auf diesen Button Letzte Seite des Druckauftrages anzeigen Um in einem mehrseitigen Dokument auf die letzte Seite zu positionieren f hren Sie den Men befehl Ansicht Letzte Seite aus oder benutzen Sie die Tastenkombination bs J oder klicken Sie auf diesen Button Nur den aktuellen Datensatz anzeigen Um in der Ansicht nur den aktuellen Datensatz darzustellen verwenden Sie den Befehl Ansicht Nur aktueller Datensatz oder klicken Sie auf d
315. ner Mahnung noch einmal die Einzelheiten zur Rechnung ansehen Mit einen Doppelklick auf den ausgew hlten Eintrag gelangen Sie so schnell und unkompliziert zu dem betreffenden Rechnungsdatensatz Beachten Sie bitte dass Mahnungen sofort an den Drucker ausgegeben werden Selbstver st ndlich legt orgAnice in der Tabelle Rechnungsaktivit ten eine neuen Datensatz an und legt hier die Mahnung auch noch einmal als Dokument ab Sie k nnen es an dieser Stelle jederzeit wiederfinden und einsehen 165 166 6 Wenn Sie jetzt zur Tabelle Rechnungen zur ckschalten finden sie zwei zur ckge schriebene nderungen zum Stand der Abarbeitung Rechnungen In diesem Feld sehen Sie jetzt dass eine erste Mahnung J Alle Datens tze ausgel st wurde Nummer 000003 Summe 2 590 00 Das Datumsfeld zeigt Ihnen das Anfertigungsdatum USt 16 400 00 dieser Mahnung ust7 6 30 Versand 0 00 Gesamt 2 996 30 Zahlungsweise Per Rechnung x ust W Lieferart per Post Empf nger Stefan Kloss Zahlungsverzug Bereits bezahlt 0 00 offen 2 996 30 Datum i7 05 01 02 Letzte 1727 01 02 7 Mahnstufe 1 ee BIETE O Nummer 1 Datum Netto Gesamt 000002 2002 01 27 1 990 00 2 300 30 000003 1 2002 01 05 2 590 00 2 996 30 6 Das Datum in dem Feld Letzte Mahnung wird jetzt zum Ausgangsdatum f r die neue F lligkeit Die Mahnfrist selbst ergibt sich aus den in der Konfiguration voreingestellten Zeitr um
316. ng Belichtung E Hail Forderung Lookup Liste Eine Liste von m glichen Werten f r Datenbankfelder die als Liste mit oder ohne Editier m glichkeit angezeigt werden Lookup Listen sind im Konfigurationsmodus bei entspre chender Berechtigung editierbar Makro Ein Makro erm glicht die automatisierte Abarbeitung mehrerer Arbeitsschritte in einem Anwendungsprogramm In orgAnice 3 werden Makros innerhalb der VBA Entwicklungsumgebung erstellt VBA Visual Basic for Applications ist dabei die sogenannte Makro oder Skriptsprache Durch die M glichkeit Makros zu erstellen kann der Funktionsumfang einer Datenbank unter orgAnice sehr flexibel erweitert werden MAPI Schnittstelle Messaging Application Programming Interface Eine installierbare Schnittstelle des Windows Systems die den Zugriff von Windows Anwendungen auf E Mail Dienste stan dardisiert orgAnice kann die MAPI Schnittstelle f r den Versand von Nachrichten und Dokumenten benutzen Markierung Datensatz Ein benutzerabh ngiges Kennzeichen eines einzelnen Datensatzes Durch die Markierung von Datens tzen k nnen Sie Teilmengen einer Tabelle definieren zur Ansicht f r den Druck von Reports oder Etiketten oder f r die bergabe an eine andere Anwendung per Automation beispielsweise um Serienbriefe zu erstellen Markieren Sie den aktuellen Datensatz ber den Befehl Bearbeiten Datensatz Markieren oder die Tastenkombination _ M oder 283 28
317. nge zur gew hlten Adresse angezeigt Vorgang Bestellungen 17 01 2001 Mailings 17 01 2001 Messe D sseldorf 2001 12 01 2001 Ist der gew nschte Vorgang vorhanden markieren Sie diesen per Mausklick Lesen Sie dann in Schritt 6 weiter Neuer Vorgang Betreff Best tigung f r Partnerstand Abbrechen 5 Soll ein neuer Vorgang angelegt werden klicken Sie auf den Button Neuer Vorgang x Tragen Sie hier den Betreff des neu zu erstellenden Geben Sie bitte den Namen f r den neuen Vorgang ein Vorgangs ein mit dem Sie die neue Aktivit t verkn pfen wollen Abbrechen Private Korrespondenz Best tigen Sie mit OK um den Vorgang zu erzeugen 6 Tragen Sie nun im Feld Betreff die Betreffzeile ein Sie wird als Betreff in der Tabelle Aktivit ten gespeichert und als Betreffzeile in das Briefdokument bernommen 7 Microsoft Word wird gestartet und der neu angelegte Brief wird ge ffnet Um die in der Datenbank schon gespeicherten Informationen in die Briefvorlage einzusetzen wird ein Microsoft Word Makro ein Programm zur Steuerung von Word Funktionen gestartet Voraussetzung daf r ist dass Ihre Sicherheitseinstellungen in Word es erlauben dass Makros ausgef hrt werden Die Office Datenbank mit orgAnice Data benutzen 3 Korrespondenz bearbeiten Pr fen Sie gegebenenfalls die Einstellungen Benutzen Sie dazu in Microsoft Word den Men befehl Extras Makros Sicherheit Yertrauensw r
318. nice Wenn Sie den Button lt lt Adresse von Web Browser dr cken bernimmt orgAnice die Daten der aktuellen Seite Ihres Web Browsers in die Dialogbox Klicken Sie dann auf OK um die Adresse in das Feld zu berneh men Das daraufhin auf dem Button dargestellte Icon zeigt an dass eine Internet Adresse ver kn pft ist Sp ter k nnen Sie durch einen Klick auf diesen Button die verkn pfte Adresse im Browser aufrufen Um die Verkn pfung zu l schen klicken Sie wiederum auf den rechten Button und w hlen Sie Verkn pfung l schen Weitere M glichkeiten Dokumente wie Visitenkartendateien oder Bilder mit einem Datensatz zu verkn pfen werden im Abschnitt Aktivit ten bearbeiten und ausf hren ab Seite 100 erl utert 21 Rechts neben dem Info Button finden Sie einen Memo Button ber den Memo Button k nnen Sie ein Popup Memo aufrufen das zus tzliche Informationen zum aktuel len Ansprechpartner aufnimmt ffnen Sie das Memofeld entweder per Mausklick oder indem Sie mit der Taste den Fokus auf den Button setzen Sie erkennen den Fokus an einem gestrichelten Rahmen auf dem Button und danach die Leertaste dr cken In das Memofeld k nnen Sie erg nzende In das Memofeld k nnen Sie Informationen zu diesem Informationen eintragen beispielsweise Kontakt eintragen die Privatadresse des Ansprechpartners Notizen weitere Telefonnummern u Mit der Maus k nnen Sie die Gr e des Memofeldes anpassen Bewegen Sie
319. nkombination N Verkaufschancen J Alle Datens tze Projekt Komplettpaket A2 verantw Admin Administrator z Abschlu voraussichtlich Start 01 02 Status Anfangsphase r He Wert absolut wert gewichtet ust M Netto 2 290 00 1 145 00 Notiz f zi USt 16 352 00 176 00 USt 7 6 30 315 a d Gesamt 2 648 30 1 324 15 Gt x o Projekt veran Yolumen Gewichtet Komplettpaket Admin 1 990 00 995 00 1 145 00 Markieren Sie in der Tabelle Verkaufschancen mit der Maus den Datensatz zu dem Sie ein Angebotsdokument erstellen wollen Wenn Sie bereits mehrere gespeicherte Verkaufschan cen angelegt haben w hlen Sie den Datensatz mit einem Mausklick auf den gew nschten Datensatz in der Tabelle Klicken Sie anschlie end auf diesen Button 2 Miteinem Mausklick auf die Schaltfl che wird ein orgAnice Makro f r die Angebotser stellung gestartet Microsoft Word wird ge ffnet und ein neues Dokument auf Basis der Vorlage Angebot angelegt Dabei sehen Sie zun chst den Dialog orgAnice Angebot Pr fen Sie die Angaben und ndern Sie diese nach Bedarf ea Ansprechpartner Thomas ur H Rechnungsanschte H Versandart Anschriftstyp Anschrift dexcon Gesellschaft f r Software und Consulting mbH Herrn Thomas Gueffroy Martin Luther Str 12 10124 Berlin Betreff Angebot 2002 00000004 Datum 2002 01 25 U
320. nnen Sie den einzelnen Mahnstufen J Alle Datens tze Ihre individuellen Mahnfristen zuweisen Mahnstufe 3 Mahnfrist 7 Tage Fal l o Mahnstufe Mahnfrist 1 14 2 7 Eee Voreinstellung des F lligkeitszeitraums und der Mahnungstoleranzen 1 Um diese Voreinstellungen vorzunehmen m ssen Sie sich zun chst mit Administrati onsrechten bei der Datenbank anmelden 2 F hren Sie dann den Men befehl Makros Datenbankeinstellungen aus Sie ffnen damit den Einstellungsdialog Datenbankeinstellungen 163 z 164 3 ffnen Sie hier die Registerkarte Fakturierung Datenbankeinstellungen x Datenbank Tabelen Fakturierung Kontonummer 1234567 Bank ACBJ Bank AG BLZ 99999988 Ust ID Vorgabe f r den F lligkeitszeitraum 14 Toleranz in Tagen 5 Diese Feldinhalte werden in den angelegten Rech nungsdokumenten ausgewiesen Sie sollten hier die zu Ihrem Unternehmen zutreffenden Angaben Konto nummer Bankverbindungen und Umsatzsteuer ID eintragen um sich sp tere Nacharbeit zu sparen In diesem Eingabefeld legen Sie die Voreinstellung f r den F lligkeitszeitraum Ihrer Rechnungen fest ndern Sie bei Bedarf den Wert nach Ihrem Ermessen In diesem Eingabefeld legen Sie die Anzahl der Tage fest die nach Verstreichen der F lligkeit einer Rechnung bzw einer bereits abgelaufenen Mahnfrist eine Benachrich tigung zur Ausl sung einer Mahnung ausgeben soll Abbrechen Der eingetra
321. nser Zeichen sadin Ihr Zeichen o Ihr Schreiben ee Anrede Sehr geehrter Herr Gueffroy H Schlu formel mit freundichen aden nn Bearbeiter DEX Abbrechen Die Dialogbox dient der Kontrolle der Daten die in das Dokument eingetragen werden Die meisten der Informationen in dieser Dialogbox werden aus der Datenbank bernommen Einige davon k nnen Sie anpassen und erg nzen So k nnen Sie ber die Lookup Liste Anschriftstyp entscheiden ob Sie das Schreiben an die Stra enan schrift die Postfach Liefer oder Rechnungsanschrift senden m chten berpr fen Sie die anderen Angaben auf ihre Richtigkeit und ver ndern Sie diese gegebenenfalls Best tigen Sie dann mit OK Die Office Datenbank mit orgAnice Data benutzen orgAnice Fakturierung benutzen 2 Das Makro f gt nun alle Daten in Ihre Briefvorlage ein Sinoplan Systemhaus GmbH Kastanienallee 44 10119 Berlin Tel 49 30 24 35 67 89 0 Fax 49 30 24 35 67 89 99 Sinoplan Systemhaus GmbH Kastanienallee 44 10119 Berlin dexcon Gesellschaft f r Software und Consulting mbH Herrn Thomas Gueffroy Martin Luther Str 12 10124 Berlin Angebot Berlin den 2002 01 25 Zahlungsweise Per Lastschrift abgebucht Angebots Nr 2002 00000004 Kunden Nr 00000002 Anz Einheit Beschreibung Einzelpreis Gesamtpreis 1 Stunden Beratung 16 100 00 100 00 1 St ck Handbuch XJK 2 7 90 00 90 00 Benutzerhanduch f r XJK 2 1 St ck Rechner XJK 2 16 1 30
322. nung der zu verschiebenden Objekte Eingabefelder Texte Kommando Schaltfl chen Dokumenten Buttons im Formularbereich einer Tabelle sichtbar gemacht durch einen farbigen Rahmen Fokus um das Objekt Befindet sich der Mauszeiger ber dem Objekt ndert der Mauszeiger sein Aussehen in ein Doppel Pfeil Symbol Sie k nnen nun ausgew hlte Masken Objekte durch Ziehen mit der Maus oder ber die Pfeiltasten U und amp verschieben Sie k nnen mehrere zusammenliegende Formular Controls ausw hlen indem Sie mit der Maus bei gedr ckter linker Taste ein Rechteck aufziehen das die Objekte ber hrt Automation Ein Verfahren ber das eine Anwendungs oder Entwicklungs Software mit den Objekten einer anderen Anwendung arbeiten kann Automation ist ein Bestandteil von COM und war fr her unter dem Namen OLE Automation bekannt Bedingung Ein logischer Ausdruck der eine Einschr nkung oder Auswahl formuliert Befehl Eine Anweisung an eine Anwendung eine bestimmte Aktion auszuf hren Befehle k nnen auf verschiedene Art ausgel st werden ber ein Pulldown Men in der Men leiste Innerhalb der orgAnice Hilfe werden Befehle als Kombination von Men namen und Men punkt getrennt durch einen Punkt dargestellt Der Befehl Report drucken im Men Datei wird als Datei Report drucken geschrieben Ei Glossar Benutzer aktiver Benutzereigenschaft ber ein Kontextmen das per Mausklick mit der rechten Maustaste aktiv
323. o630 pdf werkvertrag pdf P Anstellungsvertrag doc rm Dienstleistungsvertragmit einem freien Mitarbeiter doc fi Regelungen f r Geringf gig Besch ftigte ab 1 doc Navigieren Sie dann im mittleren Bereich des Fensters in der Verzeichnisstruktur bis Sie das Verzeichnis erreicht haben in dem das gew nschte Dokument liegt Markieren Sie das Dokument und klicken Sie dann auf I Er Dateityp Alle Dateien v Abbrechen Verkn pfen 4 Es wird eine Verkn pfung mit dem Dokument in der Datenbank erzeugt Ein ver kn pftes Dokument erkennen Sie am Verkn pfungssymbol einem kleinen Pfeil der ber das Dokument Icon gelegt wird Speichern Sie schlie lich den Datensatz Ein Dokument von Vorlage erstellen und verkn pfen Auch neu erzeugte Dokumente k nnen au erhalb der Datenbank gespeichert werden 1 Legen Sie einen neuen Datensatz in der gew nschten Tabelle an und f llen Sie die notwendigen Felder des Datensatzes aus 2 Klicken Sie nun auf die rechte Fl che des Dokument Buttons oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Dokument Button E Dokument von Yorlage erstellen W hlen Sie hier den Men punkt Dokument von Vorlage E Neues Dokument erstellen erstellen und verkn pfen E vorhandenes Dokument in die Datenbank kopieren B vorhandenes Dokument in die Datenbank verschieben pfen vorhandenes Dokument verkn pfen vorhandene Internet Adresse verkn pfen 3 Die Dialogbox
324. ohne zuvor Verkaufschancen anzulegen Dabei verfahren Sie wie folgt 1 ffnen Sie den Arbeitsbereich Rechnungen indem Sie in der linken Spalte des Pro grammarbeitsbereiches zun chst auf die Schaltfl che f r die Arbeitsbereichsgruppe Ver trieb und anschlie end auf das Symbol Rechnungen klicken 2 Aktivieren Sie die Tabelle Rechnungen 3 Legen Sie einen neuen Rechnungsdatensatz an mit dem Men befehl Bearbeiten Datensatz neu oder mit einem Mausklick auf diesen Button oder mit der Tastenkombination N 4 Speichern Sie den Datensatz mit dem Men befehl Bearbeiten Datensatz Speichern oder mit einem Mausklick auf diesen Button oder mit der Tastenkombination b 48 5 Aktivieren Sie die Tabelle Artikel und positionieren Sie mit der Maus auf den Artikel den Sie in die Tabelle Rechnungspositionen bernehmen wollen 159 z 160 J Alle Datens tze Artikel Rechner XJK 2 Nummer 00000004 Art Hardware Einheit St ck Nettopreis 1 300 00 Brutto 1 508 00 Mindestpreis 1 200 00 Brutto 1 392 00 USt Satz Normal 16 ji x E o Artikel rtikelart Einheit Nettop Anfahrt innerhalb Berlins Fahrkosten pauschal 25 Beratung Consulting Stunden 100 Handbuch xIK 2 B cher St ck 90 SEPA St ck 500 Software St ck 800 Rechner 2 Hardware St ck Softwarepaket I Softwarepaket II 4 gt Klicken Sie anschlie end auf diesen Button Der Artikel wird automatisch per Makro in die Tabelle Re
325. on f1 Be pe Tr p p C Auswahl CHLELE E Sariin Gr e Kommentar z a er T Anmerkungen ausdrucken Hilfe Abbrechen Folgende Optionen bietet Ihnen der Dialog Drucker Zeigt die Bezeichnung des eingestellten Druckers Sind mehrere Drucker an Ihrem Rechner angeschlossen k nnen Sie diese ber die Liste ausw hlen Button Eigenschaften Hiermit k nnen Sie die Einstellungen des ausgew hlten Dru ckers ndern Status Typ Ort Kommentar Zeigt druckerspezifische Informationen ber den ausgew hlten Drucker an Ausdruck in Datei Wenn Sie dieses Optionsfeld aktivieren wird das Dokument nicht auf dem Drucker sondern in eine Datei ausgegeben Druckbereich Gibt an ob das gesamte Dokument bestimmte Seiten oder nur der markierte Bereich gedruckt werden soll Kopien Hier bestimmen Sie die Anzahl der Kopien f r die Druckausgabe Wenn Sie mehrere Kopien festgelegt haben k nnen Sie ber das Optionsfeld Sortieren angeben ob die Kopien sortiert werden sollen Gr e W hlen Sie hier ob das Dokument in Originalgr e oder in einer an Ihren Drucker angepassten Gr e gedruckt werden soll Kommentar W hlen Sie diese Option um vor dem eigentlichen Dokument auf einer zus tzlichen Seite die Anmerkungen zu dem Dokument auszudrucken Button Hilfe Klicken Sie auf den Button um diese Hilfeseite zu erhalten Button OK bernimmt die Einstellungen startet den Druckvorgang und schlie t das Dialogfeld Button Abbrechen
326. or dem Start von orgAnice Image die erste Seite des Dokumentes das Sie scannen m chten in den Scanner und nehmen Sie diesen in Betrieb Manche Scanner m ssen bereits vor dem Start Ihres Computers in Betrieb genommen werden Informationen zur Benutzung Ihres Scanners entnehmen Sie bitte der Dokumen tation des Herstellers 1 Um orgAnice Image als eigenst ndige Anwendung zu starten w hlen Sie den Men punkt Image im Startmen unter Programme orgAnice 3 Wie Sie orgAnice Image aus orgAnice Data heraus starten oder automatisiert ein orgAnice Image Dokument anlegen und den Scan vorbereiten erfahren Sie im Abschnitt Weitere neue Dokumente erstellen ab Seite 123 Haben Sie einen Scanner an Ihren Computer angeschlossen und ist die TWAIN Schnittstelle installiert wird diese automatisch von orgAnice genutzt Sind mehrere Scanner oder digitale Kameras ber die TWAIN Schnittstelle mit Ihrem Rechner verbun den w hlen Sie das gew nschte Ger t ber das Men Extras Scanner w hlen aus Quelle w hlen x Quellen Flatbed Scanner Nur wenn Sie geeignete Datenquellen installiert haben werden in diesem Men ein oder mehrere Quellen angegeben Markieren Sie in diesem Falle das gew nschte Ger t und klicken Sie auf W hlen Abbrechen 2 Verf gt Ihr Scanner ber einen automatischen Vorlageneinzug und ist ein Dokument eingelegt wird der Scanvorgang automatisch gestartet Bei Ger ten ohne automatischen Vorlageneinz
327. orce adtech de adlink 148136479 1l4ladid 2453 Internet Eine Route planen 1 Wechseln Sie in das Tabellenlayout Adressen 2 Positionieren Sie auf die Adresse f r die Sie die Strecke anzeigen m chten 3 Klicken Sie nun auf diesen Button um die Route zu planen Ihr Internet Browser wird gestartet und eine Internetverbindung voraus gesetzt die Route sowie der Streckenplan angezeigt Die Office Datenbank mit orgAnice Data benutzen 3 Adressen visualisieren und Routen planen ioi xi Datei Bearbeiten Ansicht Favoriten Extras e zuik A A Asuchen GyFavorten K verau Ele Adresse E Heto mac Links amp Ultradey Exchange Technologieauswahl Wegbeschreibung Schnellste Strecke ZB Interaktiv Start Streckenl nge Ziel Sinoplan Systemhaus GmbH 560 2 km Dr Hermann Yoss GmbH Statisch Armaturenfakrik Streckenabschnitt wechseln Zur ck gesamte Strecke z Vor Sachsendamm B1 Berliner Ring 410 a2 1 Routenberechnung Lenneper Stra e B229 neue Route R ckfahrt berechnen T Schnellste K rzeste Kompakte Detaillierte als Tabelle mit Abschnittskarten Mehrere Adressen visualisieren M chten Sie mehrere Adressen visualisieren etwa um Pl ne f r Besuche bei mehreren Kunden auszudrucken m ssen Sie nicht jede einzelne Adresse per Klick auf den Visuali sierungs Button aufrufen Sie k nnen auch bequem
328. org nge auf den aktuel len Datensatz in der Adresstabelle auf wenn der Suchbegriff gefunden wurde Das hei t Sie k nnen auch nach den Vorg ngen suchen die nicht zur aktuellen Adresse geh ren Es wird immer die zum gefundenen Vorgang geh rige Adresse angezeigt Die Suche nach Schl ssel k nnen Sie nur in solchen Feldern durchf hren die ber einen Sortierschl ssel verf gen Au erdem muss sich der Suchbegriff immer am Anfang eines Feldes befinden orgAnice Data durchsucht die Tabelle auf allen Sortierschl sseln und aktiviert denjenigen auf dem der Suchbegriff gefunden wurde Die Reihenfolge der Sortierschl ssel der Tabelle Vorg nge k nnen Sie sich in der Lookup Liste Sortierschl ssel in der Symbolleiste anzeigen lassen i Die Sortierschl ssel werden dar ber hinaus im Men un Betreff AdressID Ansicht Sortierschl ssel der Reihenfolge nach aufgelis Betreff tet 95 Yargar q 0 3 verantwortlich Die Suche nach Schl ssel wird im Folgenden Schritt f r Schritt beispielhaft am in der Office Datenbank mitgelieferten Vorgang orgAnice 3 beschrieben 1 Aktivieren Sie zun chst das Tabellenlayout Vorg nge 2 Rufen Sie die Dialogbox Suchen nach Schl ssel auf mit dem Men befehl Navigieren Suchen nach Schl ssel oder mit einem Mausklick auf diesen Button oder mit der Tastenkombination b J 95 96 x Geben Sie beispielsweise im Feld Suchbegriff entweder Suchbegriff Textanfang Datum Zeit oder Zah
329. orgAnice Print ber den Men befehl Datei Beenden oder die Tastenkombination w J um zu orgAnice Data zur ck zu kehren Die Office Datenbank mit orgAnice Data benutzen 3 Vorg nge anlegen und verwalten Vorg nge anlegen und verwalten Nachdem Sie Adressen und Ansprechpartner angelegt haben werden Sie mit diesen ber Telefon Briefpost Fax oder E Mail kommunizieren und Termine verwalten wollen All diese Aktivit ten werden in der Office Datenbank den Adressen zugeordnet Um aber nicht s mtliche Korrespondenz Termine und Telefonnotizen zu einem Kontakt in einer umf nglichen Tabelle abzulegen die lediglich ber den Betreff erlaubt zielgerichtet Aktivit ten wiederzufinden wird in der Office Datenbank eine Tabelle Vorg nge einge f hrt Sie dient der thematischen Gruppierung von untergeordneten Aktivit ten Die Vorbereitung einer Messe etwa kann etwa sehr viel Korrespondenz bedeuten die zielgerichtet gefunden werden soll Alles was mit einer Messe in Verbindung steht kann so dem Vorgang Messe 2001 zugeordnet werden Ist jedoch die Messe abgeschlossen kann auch der Vorgang abgeschlossen werden Dann steht der Vorgang nicht mehr f r Aktivit ten zur Verf gung was f r zus tzliche berschaubarkeit sorgt Vorg nge anlegen Vorg nge werden im Tabellenlayout Vorg nge im Arbeitsbereich Vorg nge und Aktivi t ten verwaltet 1 Wechseln Sie in den Arbeitsbereich Vorg nge und Aktivit ten indem Sie die Taste f6 dr cken u
330. orgAnice effektiv einsetzen wollen empfehlen wir weitgehend auf die Maus zu verzichten Eine Benutzung der Tastatur zum Aufruf der Men s ist wesentlich schneller zu handhaben auch wenn Sie die n tigen Tastenkombinationen zun chst erlernen m ssen Die einzelnen Tastenkombinationen finden Sie in den aufgeklappten Men s hinter den jeweiligen Befehlen Zur bersicht listen wir die wichtigsten Befehle nach Komponenten getrennt auf Tastaturk rzel f r alle Komponenten Allgemeine Befehle Hilfe EJ Programm beenden n He Zu anderem Programm wechseln A N chstes Feld Objekt anw hlen K Vorheriges Feld Objekt anw hlen C HS Befehle f r Arbeitsschritte Arbeitsschritt abbrechen Datensatz wiederherstellen Aktualisieren 65 Navigieren Arbeitsschritt zur ck n_e Navigieren Arbeitsschritt vorw rts n 2 Aktionen der Zwischenablage Markierte Objekte z B Text ausschneiden fo JK Markierte Objekte kopieren e HEJ Objekt aus der Zwischenablage einf gen bu V Textbearbeitung Einf gemarke zum Anfang der Zeile bewegen fe Tipps Tricks und Probleml sungen Einf gemarke zum Ende der Zeile bewegen Text nach links markieren Text nach rechts markieren Wort nach links markieren Wort nach rechts markieren Text bis zum Anfang der Zeile markieren Text bis zum Ende der Zeile markieren Aktion r ckg ngig machen orgAnice Data Benutzermodus Arbeitsbereich ausw hlen Ansicht aktualisieren Neuer Datensatz Datensatz bearb
331. orie von Merkmalen Be EEE dargestellt die auf alle Adressen in unterschiedlicher orgAnice Hersteller Form zutrifft Ein Merkmal ist beispielsweise die Branche des Unternehmens andere Merkmale k nnen die 5 Anzahl der Mitarbeiter oder der Jahresumsatz o Merkmal wert Beschreibung Branche nn Softwareherstell gAnice Herstell ar gn ein Pers nlicher Favorit pee SERRES Im Feld Wert wird die f r den jeweiligen Kontakt zutreffende Eigenschaft des Merkmals gespeichert Auf das Merkmal Branche etwa k nnte der Wert hier Softwarehersteller oder Unternehmensberatung sein Im Beschreibungsfeld k nnen Sie Kommentare zum aktuellen Merkmal eintragen 2 Um einer Adresse ein neues Merkmal hinzu zu f gen klicken Sie auf den Makrobutton Merkmal hinzuf gen Die Dialogbox Merkmal hinzuf gen wird ge ffnet Die Office Datenbank mit orgAnice Data benutzen Merkmale f r Kontakte anlegen und nutzen Merkmal hinzuf gen x Merkmal Anzahl Mitarbeiter Beh rde Branche Demodatensatz Erstkontakt Jahresumsatz nicht kategorisiert Pers nlicher Favorit x Wert a lt 100 000 b 100 000 500 000 c 500 000 1 000 000 d 1 000 000 5 000 000 e 5 000 000 10 000 000 f 10 000 000 50 000 000 g gt 50 000 000 Schlie en 3 Klicken Sie im Feld Merkmal auf das gew nschte Merkmal das Sie der Adresse zuwei sen m chten Bei einer umfangreichen Anzahl von Merkmalen springen Sie bequem zu
332. ormat aus in format und klicken Sie auf Weiter das Sie die Daten exportieren m chten Abbrechen lt Zur ck Die Beschreibung des Exports in eine Textdatei entnehmen Sie bitte dem Abschnitt Export in eine Textdatei auf Seite 245 Daten migrieren und konvertieren orgAnice Export verwenden Export in eine orgAnice 3 Datenbank M chten Sie Daten in eine orgAnice 3 Datenbank exportieren entscheiden Sie zun chst ob der Datenexport in eine neu anzulegende oder eine bereits existierende orgAnice 3 Datenbank vorgenommen werden soll Ist die Zieldatei bereits vorhanden verfahren Sie wie im Abschnitt Export in eine beste hende Datenbank auf Seite 244 beschrieben Existiert die Zieldatenbank bisher noch nicht und soll diese erst neu angelegt werden verfahren Sie wie folgt Export in eine neue orgAnice 3 Datenbank Sofern eine neue Datenbank zum Export von Daten angelegt werden soll folgen Sie diesen Schritten 1 F r den Export in eine neue orgAnice 3 Datenbank aktivieren Sie zun chst durch einen Mausklick in das Optionsfeld die Option Neue Datenbank F orgAnice 3 Export Assistent Zieldatenb Hal xi 2 D aaien W hlen Sie die org nice 3 Datenbank in die Sie die Daten exportieren wollen Dateiname E01gdb Zieldatenbank odb Fa Benutzername o SUP Passwort Hilfe Abbrechen lt Zur ck Weiter 2 Geben Sie in die Eingabezeile Datenbank Pfad und Dateinamen f r die neu zu
333. ortaste den Fokus auf einen anderen Button gelegt k nnen Sie auch nach dem Start des Markierungs Assistenten einfach die Returntaste dr cken um den Markiervorgang zu starten orgAnice markiert nun alle Datens tze die der ausgew hlten Bedingung entsprechen Bei sehr umfangreichen Datenmengen kann dies einige Zeit in Anspruch nehmen Anschlie end wird die Dialogbox Markierte Datens tze ge ffnet Adressen markierte Daten x orgAnice zeigt Ihnen die Anzahl der gepr ften markier ten sowie nicht markierten Datens tze an Sie k nnen BE 8 Datens tze gepr ft hier auf den gew nschten Anzeigestatus schalten 2 Datens tze sind jetzt markiert Aktivieren Sie die entsprechende Option und best tigen 6 Datens tze sind nicht markiert Sie dann den Button OK oder dr cken Sie die Returntas te lt Datens tze anzeigen C Alle Datens tze 3 Eine einfache Bedingung f r den Markierungs Assistenten zusammenstellen Da die mitgelieferten Vordefinierten Bedingungen nur Beispiele sind Sie aber eigene Bedingungen ben tigen werden k nnen Sie mit dem Markierungs Assistenten selbst Bedingungen zusammen stellen und diese zur sp teren Verwendung speichern Wie Sie selbst Bedingungen erstellen wird an Hand der folgenden Beispiele beschrieben Es sollen zun chst alle Berliner Adressen markiert werden 1 Aktivieren Sie das Tabellenlayout Adressen 75 Lesen Sie im Abschnitt Angezeigte Felder definieren
334. ox Beim Scannen den Twain Dialog anzeigen wenn Sie den Twain Dialog Ihres Scanners vor dem Scanvorgang anzeigen lassen wollen Dies ist n tz lich um zus tzlich spezifische Einstellungen Ihres Scanners vorzunehmen Welche Anpas sungen dort zur Verf gung stehen ist von der Scan Software die Sie verwenden abh ngig Informationen dazu entnehmen Sie bitte der Dokumentation Ihres Herstellers 221 7 222 Zusatzinformationen nutzen Neben den reinen Bilddaten k nnen Sie in einem orgAnice Image Dokument auch un kompliziert Hinweise Kommentare und Hervorhebungen einf gen und speichern die unabh ngig von den Bildinformationen mit dem Dokument gespeichert werden k nnen Dokumente kommentieren Im Anmerkungsfenster unterhalb des Dokumentfensters k nnen Sie beliebige Informatio nen zum aktuellen Dokument eintragen 1 Zum Anzeigen und Ausblenden des Anmerkungsfensters f hren Sie den Men befehl Ansicht Anmerkungen aus oder bet tigen Sie die Taste fs oder klicken Sie auf diesen Button 2 Klicken Sie nun mit der Maus in das Anmerkungsfenster k nnen Sie im editierbaren Bereich Anmerkungen zum aktuellen Dokument hinzuf gen 3 Zum Entfernen des Anmerkungstextes klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Anmerkungsfenster w hlen Sie den Men punkt Alles markieren aus dem Kontextmen und bet tigen Sie die Taste Memos verwenden Wollen Sie Randnotizen oder Bemerkungen zu Inhalten einzelner Seiten hinzuf ge
335. p40 MAK ND Erw DE Deutsch De 10 Die Einf gemarke springt automatisch an Ihren Brieftext zu schreiben Geben Sie den T die Stelle an der Sie beginnen k nnen ext ein 11 Wenn Sie den Brieftext eingegeben und ausgedruckt haben k nnen Sie den Word Men befehl Datei Schlie en und Zur ckkehren zu Word verwenden um in die Anwendung orgAnice Data zur ck zu kehren Das Dokument wird automatisch gespeichert Sie brauchen keinen Dateinamen ein zugeben oder sich um das Verzeichnis zum Speichern des Dokumentes zu k mmern orgAnice bernimmt all dies f r Sie und speichert das Dokument in der Datenbank ab Dies hat f r Sie den weiteren Vorteil dass Un da es in der Datenbank verschl sselt abgelegt befugte das Dokument nicht ffnen k nnen wird Die Office Datenbank mit orgAnice Data benutzen 9 Korrespondenz bearbeiten 2 12 Im Tabellenlayout Aktivit ten sehen Sie die Formulardarstellung mit den entspre chenden Eintr gen Aktivit ten Das Microsoft Word Symbol steht hier als Zeichen f r EI Ale Datens tze das Programm mit dem Sie das Dokument erstellt Typ Brie gt Eingang P Erledigt IV haben Betreff Best tigung f r Partnerstand Datum 17 01 2001 00 00 00 Dauer 00 00 00 Priorit t z Yoralam 91 00 00 verantw BBB Bernd B Becker z von Bernd B Becker an Karin Buchmann p Fremdbezug mA s pera GNA Eass Erstellten Brief bearbeiten Um bereits er
336. passt Die Office Datenbank mit orgAnice Data benutzen 3 Ansprechpartner verwalten 4 Legen Sie nun einen neuen Datensatz in der Ansprechpartnertabelle an Verwenden Sie den Men befehl Bearbeiten Datensatz Neu oder klicken Sie mit der Maus auf diesen Button oder bet tigen Sie die Tastenkombination u HN Zum Erfassen der neuen Adresse erscheint im Tabellenfenster eine leere Datensatzmaske Ansprechpartner Klicken Sie mit der Maus in das gew nschte Eingabe Neuer Datensatz feg um hier Daten aurzunehmien ader Verwenden Sie die Taste amp _ um auf dem jeweils n chsten Eingabefeld zu positionieren Mit der Tastenkombination Vorname a gelangen Sie zum vorherigen Feld Name u zd Abteilung Funktion pooo l I VIP Telefon Mobil privat Rie Telefax E Mail z FE Ez E E amp Anrede Info per Briefpost Info F Jetzt k nnen Sie in die vorhandenen Eingabefelder die entsprechenden Daten eintragen 5 W hlen Sie im ersten Feld aus der Lookup Liste die Anrede aus W hlen Sie je nach Geschlecht des Ansprechpartners Frau oder Herr aus F r englischsprechende Kontak te w hlen Sie Mr oder Mrs Ist Ihnen das Geschlecht des Ansprechpartners unbekannt oder handelt es sich nicht um eine Person sondern beispielsweise um eine Abteilung im Unternehmen oder eine Mailing Liste w hlen Sie Herr e Abh ngig von Ihren Einstellungen werd
337. per Kommandozeilen Parameter oder ber eine Dialogbox zum Programmstart In dieser Dialogbox m ssen Sie Ihren Benutzerkurznamen und falls vorhanden Ihr Passwort eingeben Der Konfigurationsmodus steht Ihnen nur bei entsprechender Berechtigung zur Verf gung Benutzereigenschaft Als Benutzereigenschaften werden alle benutzerspezifischen Informationen bezeichnet die in der Datenbank gespeichert werden Benutzereigenschaften sind durch berechtigte Benutzer interaktiv editierbare private und ffentliche Eigenschaften die ber die Standard Eigenschaften hinausgehen Sie k nnen alle Benutzereigenschaften eines beliebigen Benutzers ber die Funktion PublicUserProp bzw PrivateUserProp abfragen orgAnice unterscheidet ffentliche Benutzereigenschaften und private Benutzereigen schaften 265 266 ffentliche Benutzereigenschaften Ein Beispiel f r eine ffentliche Benutzereigenschaft ist die Telefondurchwahl eines Mitarbeiters Diese ffentliche Information kann von jedem anderen Datenbankbenutzer abgefragt werden Private Benutzereigenschaften Eine private Benutzereigenschaft ist z B die Aktivierung oder Deaktivierung des Dublettenchecks in orgAnice 3 Diese private Information kann nur vom zugeh rigen Benutzer selbst oder von einem Benutzer mit Benutzeradministrationsrechten abgefragt und ver ndert werden Benutzerkurzname Identifiziert einen Benutzer einer orgAnice Datenbank Mit dem Benutzerkurznamen melden Si
338. portieren oder nur einen Teil der vorhandenen Datens tze zu selektieren Die Auswahl geschieht ber die in der Dialogbox zur Verf gung stehenden Optionsfelder Wenn Sie das Kontrollfeld Alle Datens tze exportieren aktivieren werden alle Datens t ze der Quelltabelle hinzugef gt Wenn Sie die Option Nur bestimmte Datens tze exportieren ausw hlen m ssen Sie in das Eingabefeld Bedingung einen orgBasic Ausdruck eingeben der die gew nschte Auswahl der zu exportierenden Datens tze genau beschreibt F orgAnice 3 Export Assistent Auswahl der D zaxi ber den Button Ausdruckseditor k nnen Sie einen Panah Sea Livlangen det zu Sportenden solchen Ausdruck auch interaktiv zusammenstellen Der Abschnitt Feldzuordnung bestimmen auf Seite 234 erl utert die Zuordnung von Feldern ber Ausdr cke TA und die Benutzung des Ausdruckseditors C Alle Datens tze exportieren Nur bestimmte Datens tze exportieren Bedingung ADRESSEN gt ORT Berlin Hilfe Abbrechen lt Zur ck Weiter Klicken Sie auf Weiter Exportformat und Exportziel festlegen In der folgenden Dialogbox k nnen Sie ein Datenformat ausw hlen in das die ausgew hl ten Datens tze exportiert werden orgAnice Export stellt dabei in einer Liste verschiedene Anwendungen und Dateiformate zu Auswahl TA orgAnice 3 Export Assistant Aus MA moxi Markieren Sie per Mausklick das gew nschte Export W hlen Sie die Anwendung oder das Dateif
339. punkt Paket bearbeiten ausw hlen Voraussetzung daf r ist jedoch dass der Objekt Manager ein Windows eigenes Programm installiert ist EE Hinweise zur Verwendung des Objekt Managers Datei Bearbeiten kr A Rt 3 Darstellung _ Symbol einf gen PATFTansicht Beschreibung C siia entnehmen Sie bitte der Online Hilfe zu diesem E E Programm a opie von STANDARD Standard txt Dokument Eigenschaften anzeigen Nachdem Sie das Dokument aktualisiert haben werden Informationen zum letzten nde rungsdatum und zum Benutzer der das Dokument letztmalig bearbeitet hat in der Da tenbank gespeichert Das Erstelldatum das letzte nderungsdatum sowie Informationen zum aktuellen Status des Dokuments k nnen Sie sich anzeigen lassen indem Sie auf die rechte Fl che des Dokument Buttons oder mit der rechten Maustaste auf den Dokument Button klicken und im Popup Men den Men punkt Eigenschaften ausw hlen x Klicken Sie auf OK um die Dialogbox wieder zu schlie e en TXT Datei Paket Erstellt am Heute 28 02 2001 12 26 01 Ge ndert am Heute 28 02 2001 12 26 05 Status Editierbar Keine ungespeicherten nderungen Nicht mit Datensatz gespeichert 125 126 Dokumente l schen Um einen Datensatz beizubehalten aber das angeh ngte Dokument zu l schen klicken Sie auf die rechte Fl che des Dokument Buttons Inhalte aktivieren Paket bearbeiten Eigenschaften W hlen Sie im nun erscheine
340. r gehobenen Darstellung des Tabellentitels und des Rahmens sowie am Eintrag in der Statuszeile Sie k nnen ein Tabellenlayout durch Anklicken mit der Maus oder ber den Befehl An sicht Tabelle aktivieren Fokus Formular Control Im Konfigurationsmodus kennzeichnet der Fokus das Objekt im Formularbereich auf das sich verschiedene Befehle wie das Setzen von Eigenschaften oder das L schen beziehen Das Objekt mit dem Fokus erkennen Sie an einem farbig hervorgehobenen Rahmen F r das Verschieben von Maskenobjekten ist nicht der Fokus sondern die Auswahl ma geblich Formular Control Als Formular Control werden alle Eingabe und Darstellungsobjekte innerhalb der Daten satzmaske bezeichnet Formular Controls sind nicht zu verwechseln mit physikalischen Datenbankfeldern Erst die Zuordnung eines Feldes zu einem Control erm glicht die Bearbeitung und Darstellung von Daten Die Zuordnung wird im Konfigurationsmodus vorgenommen orgAnice stellt folgende Controls zur Verf gung Statischer Text nicht editierbarer Text z B Feldbezeichnungen Dynamischer Text nicht editierbarer Text dynamisch generiert z B Anredegenerierung aufgrund der Geschlechtsangabe Rahmen gestalterisches Element zur optischen Gruppierung von Feldern Eingabefeld editierbares Control in der Regel f r Textfelder benutzt z B Name Mehrzeiliges Eingabefeld editierbares Control in der Regel f r Memofelder benutzt z B Notizen Popup Eingabe
341. r n dern Verschieben 1 Klicken Sie mit der linken Maustaste auf das zu verschiebende Memo und halten Sie die Maustaste gedr ckt Der Mauszeiger ver ndert seine Form in den Verschiebe Cursor in der Regel ist dies ein Kreuz aus vier Pfeilen Es wird ein Rahmen mit acht Anfassern um das ausgew hlte Memo angezeigt 2 Ziehen Sie nun das Memo an die gew nschte neue Position und lassen Sie die Maus taste los Gr e ndern 1 Aktivieren Sie das Memo durch einen Mausklick oder benutzen Sie dazu die amp _ Taste Bei ordnungsgem er Aktivierung wird ein Rahmen mit acht Anfassern um das ausge w hlte Memo angezeigt 223 224 2 F hren Sie den Mauszeiger ber einen Anfasser Der Mauszeiger ver ndert die Form in einen Doppelpfeil Klicken Sie auf die linke Maustaste und halten Sie die Maustaste ge dr ckt 3 Ziehen Sie den Mauszeiger in die gew nschte Richtung um die Gr e des Rahmens anzupassen Lassen Sie nach Fertigstellung die Maustaste los und klicken Sie abschlie end mit dem Mauszeiger in einen freien Bereich der Seite um das Memo wieder zu deaktivie ren Memos lassen sich nur innerhalb der Seite verschieben Wenn Sie versuchen eines dieser Kommentarobjekte ber den Seitenrand hinaus zu positionieren wird das Objekt automa tisch wieder in den Seitenbereich zur ckgesetzt Sie k nnen markierte Texte aus Memos in Ihre Zwischenablage kopieren Ebenso k nnen Texte aus der Zwischenablage in ein Memo eingef g
342. r Datenbank gespeichert sind oder Objekte des gew nschten Dokument Typs auf Ihrem System regist riert sind Ein Dokument von Vorlage erstellen Mit der Office Datenbank werden f r h ufig verwendete Dokument Typen Vorlagen mitgeliefert Dabei liegen die Dokument Vorlagen jeweils in Vorlagen Verzeichnissen unterhalb des Verzeichnisses der Datenbank Auf Basis dieser Vorlagen lassen sich schnell Dokumente erstellen die in der Datenbank gespeichert werden Die Dokument Vorlagen f r Briefe Serienbriefe oder E Mails wurden bereits in den voran gehenden Abschnitten erl utert Es werden jedoch auch Dokument Vorlagen f r Textda teien txt Excel Tabellen xIs oder orgAnice Image Dokumente ors mitgeliefert Die Vorlagen sind dabei f r jede einzelne Datenbanktabelle unterschiedlich In welchen Verzeichnissen Vorlagen f r jede Tabelle liegen ist dabei von der Konfigurati on der Datenbank abh ngig Wie Sie Vorlagen Verzeichnisse definieren sowie Vorlagen vorbereiten und anpassen entnehmen Sie der Technischen Referenz Kapitel 3 Abschnitt Dokument Vorlagen anpassen 1 Um ein Dokument von Vorlage zu erstellen aktivieren Sie zun chst die Arbeitsbe reichsgruppe Dokumente Wechseln Sie dann in den Arbeitsbereich Ordner und Doku mente 2 Positionieren Sie in der Tabelle Ordner auf den gew nschten Datensatz etwa Pro duktpr sentationen und aktivieren Sie die Tabelle Dokumente Dokumente k nnen Sie in allen Tabellen anlegen
343. r Datenbank muss der erste Parameter sein weitere Parameter k nnen in beliebiger Reihenfolge bergeben werden Strings m ssen ggf in Anf hrungszeichen eingeschlossen werden Bei unvollst ndigen Angaben werden die fehlenden Informatio nen im Dialog abgefragt Bei Aufruf ohne Parameter erscheint die Standard Startdialogbox Glossar Kompaktieren Kopfzeile Kompaktieren Durch das Kompaktieren werden alle nicht mehr ben tigten Datenbankobjekte physisch entfernt Die Indizes werden neu aufgebaut wenn sie wieder gebraucht werden Das Kompaktieren kann nur im Konfigurationsmodus oder ber Automation bei entspre chender Berechtigung vorgenommen werden Konfigurationsmodus Die Betriebsart in der nderungen an der Konfiguration einer orgAnice Datenbank vorge nommen werden k nnen Der Konfigurationsmodus steht nur berechtigten Benutzern der Datenbank zur Verf gung Solange eine Datenbank im Benutzermodus durch mindestens einen Benutzer ge ffnet ist k nnen keine nderungen an der Datenbankstruktur vorgenommen werden Ist sie einmal im Konfigurationsmodus ge ffnet kann sie nicht zur selben Zeit ein weiteres Mal ge ffnet werden Falls die genannten Voraussetzungen erf llt sind kann zwischen den beiden Betriebsarten beliebig oft umgeschaltet werden Konstante Ein orgBasic Ausdruck der einen festen Wert liefert Eine Konstante kann immer einem Datentyp zugeordnet werden Beispiele Siehe Datentyp Kontextmen E
344. r Datenbankstruktur wie Tabellen Felder Verkn pfungen Indexschl ssel als auch der brigen Elemente der Datenbank wie Globale Variablen Datenbank Benutzer Benutzerdefinierte Funktionen Report Definitionen Benutzer und datenbankspezifische visuelle Einstellungen Letztlich werden die Daten aus der vorhandenen Quelldatenbank in die voll strukturierte orgAnice 3 0 Datenbank bernommen und Sie k nnen nach einigen wenigen Grundein stellungen weiterarbeiten Die Umstellung selbst erledigt das Programm schrittweise und vollautomatisch Die Konvertierung vorbereiten In den einzelnen Arbeitsschritten werden Sie durch das Programm interaktiv zur Eingabe notwendiger Daten aufgefordert Bitte halten Sie dazu bereit das Verzeichnis indem sich Ihre orgAnice Quelldatenbank befindet das Supervisor Passwort Ihrer orgAnice Quelldatenbank Ihre orgAnice 3 Registriernummer Legen Sie vor der Umstellung unbedingt eine Sicherheitskopie Ihrer Quelldaten an da Festplattenfehler oder ein Rechnerabsturz w hrend des Datenimports den Verlust wichti ger Daten verursachen k nnen Kopieren Sie dazu die Datenquelle in ein anderes Verzeichnis auf Ihrer Festplatte besser aber auf einen separaten Datentr ger etwa eine zweite Festplatte oder ein Wechselspei chermedium Falls Sie noch Datenbanken unter der orgAnice Programmversionen 1 5 oder 2 0 benutzen und beabsichtigen diese unter der orgAnice Version 3 einzusetzen m ssen Sie die Daten ban
345. r Testlizenz k nnen zwei Benutzer gleichzeitig bis zu 1000 Datens tze pro Tabelle bearbeiten Eine Testlizenz wird ohne Registriernummer installiert Eine Registriernummer Glossar Text dynamischer UNICODE Zeichensatz f r mehrere Benutzer und unbeschr nkte Datensatzanzahl kann im Konfigurationsmodus nachgetragen werden Text dynamischer Ver nderliches Textobjekt im Formularbereich Der Text ist ver nderlich und ber einen orgBasic Ausdruck definiert Dies kann hier auch eine benutzerdefinierte Funktion oder ein Memofeld sein Der Ausdruck wird bei jeder nderung des aktuellen Datensatzes neu ausgewertet und das Ergebnis im Formularbereich angezeigt Beispiele Die Anzeige eines berechneten Wertes EK MWSt oder einer formatierten Adresse adresse Siehe auch Text statischer Text statischer Textobjekt mit fest definiertem Text im Formularbereich Beispiel Die Bezeichnung eines daneben oder darunter stehenden Eingabefeldes Siehe auch Text dynamischer Titelleiste Eine Zeile am oberen Rand eines Fensters die die Bedeutung des Fensters anzeigt Das orgAnice Programmfenster zeigt beispielsweise den Titel der Datenbank an und ein orgAnice Tabellenlayout den Titel der Tabelle Transaktion Eine Gruppe von Datenbank Operationen die als logische Einheit zusammengefasst und entweder vollst ndig oder gar nicht durchgef hrt werden Damit wird sicher gestellt dass sich die Daten in der Datenbank immer in eine
346. r Version eine Versions nummer vergeben en Yi ie gt zen 1 0 axal st das Dokument nicht f r externen Gebrauch gedacht markieren Sie es als internes Dokument Definieren Sie die Sprache des Dokumentes ber die Lookup Liste Sprache Bei Beschreibung k nnen Sie erg nzende Informationen zum aktuellen Dokument hinzuf gen 120 Die Office Datenbank mit orgAnice Data benutzen Dokumente verwalten und archivieren 3 7 Klicken Sie nun auf den Dokumentbutton Die Dialogbox Dokument Vorlage aus w hlen erscheint x Hier werden alle Vorlagen die im Vorlagenverzeichnis Vorlage der Tabelle abgelegt sind Standardm ig hei t dieses Verzeichnis Vorlagen f r Dokumente Neben einfachen Textdateien und weiteren Standard 5 STANDARD TXT formaten sind hier Vorlagen f r Serienbriefe und Serien Standard xls E Mails vorbereitet W hlen Sie die Vorlage Serienbrief doc und best tigen Sie mit OK 8 Microsoft Word wird ge ffnet und Sie k nnen erste Voreinstellungen f r den Serien brief vornehmen orgAnice Serienbrief vorbereiten x Die Daten aus dem Datensatz der das Dokument Pr fen Sie die Angaben und ndern Sie diese nach Bedarf enth lt werden in das Formular zur erneuten Pr fung Versandart OO y bernommen Anschriftstyp Strassenanschrift M Betreff Neues aus Althagen Datum 01 02 2001 schlu formel Mit freundlichen Gr en Si Bearbeiter BBB X Sind Sie zufrieden
347. r eine Datenbank ffnet bekommt eine Session Sitzung zugewiesen Statuszeile Eine Zeile am unteren Rand des Programmfensters die aktuelle Statusinformationen ber den Zustand der Datenbank bzw ber den Zustand oder die Eigenschaften des gerade bearbeiteten Objekts anzeigt Symbol Die verkleinerte Darstellung eines Programmfensters oder ein Icon zum Aufruf eines Befehls aus der Symbolleiste eines Anwendungsprogramms Systemdatenbank Registry Registrierungsdatenbank Registration Database enth lt alle Arten von Informationen ber das Betriebssystem die registrierten Benutzer die installierte Software und die instal lierte Hardware In der Systemdatenbank werden Dokumentendateien anhand ihrer Dateinamenserweiterung bestimmten Dokumentenklassen zugeordnet F r Dokumenten klassen wiederum sind Methoden f r die wichtigsten Zugriffe wie z B ffnen und Dru cken definiert die auf den zugeh rigen Anwendungen oder auf OLE Mechanismen beruhen Systemdatum Das aktuelle Datum der im Computer eingebauten Uhr Glossar Systemmen Tabellenlayout Systemmen Ein Men in der linken oberen Ecke eines Programm oder Tabellenfensters das norma lerweise Befehle zum ndern der Fensterdarstellung Vollbild Normalgr e Symbol und zum Schlie en des Fensters enth lt Beispiel Office 3 Datenbank org nice Data E Wiederherstellen verschieben Gr e ndern Minimieren O Maximieren
348. r nicht ber die geeignete Hardware zum Versand von Faxen k nnen Sie nicht direkt aus orgAnice faxen Dokument als Text senden per Fax senden an 49 2267 6 32 73 34 MS Exchange Outlook Client X Abbrechen Speichern Hilfe Um nicht sofort zu faxen dr cken Sie auf Speichern und dann auf Abbrechen So werden Ihre eventuellen nderungen gespeichert Klicken Sie anderenfalls auf OK Das Fax wird versandt 15 116 10 Haben Sie das Fax nicht direkt versandt sondern m chten es ausdrucken nutzen Sie dazu den Druckdialog von Microsoft Word 11 Verwenden Sie dann den Word Men befehl Datei Schlie en und Zur ckkehren zu Word verwenden um in die Anwendung orgAnice Data zur ck zu kehren Das Dokument wird automatisch gespeichert Sie brauchen keinen Dateinamen ein zugeben oder sich um das Verzeichnis zum Speichern des Dokumentes zu k mmern 12 Im Tabellenlayout Aktivit ten sehen Sie die Formulardarstellung mit den entspre chenden Eintr gen E Mails versenden E Mails k nnen mit Microsoft Outlook und mit Microsoft Word versandt werden Suchen Sie zun chst in der Tabelle Adressen den Adressaten f r Ihr Schreiben heraus In der Detailtabelle Ansprechpartner positionieren Sie auf den gew nschten Ansprechpart ner f r Ihr Schreiben E Mails mit Microsoft Outlook erstellen T 1 Klicken Sie auf den E Mail Button 2 Die Dialogbox Neues Dokument E Mail erscheint Neues Dokument E Mail x w
349. r nicht markierte Datens tze markieren Sie zus tzlich zu Ihrer bereits getroffenen Auswahl und erweitern damit Ihre Selektion Den Markierungs Assistenten zur Auswahl verwenden Der Markierungs Assistent bietet komfortable Funktionen zum Erzeugen von Markierun gen die auch ohne Kenntnisse von orgBasic Ausdr cken schnell Markierungen erstellen lassen 1 Aktivieren Sie das Tabellenlayout Adressen Die Office Datenbank mit orgAnice Data benutzen Mit Markierungen arbeiten 2 Stellen Sie den gew nschten Anzeigestatus ein am zweckm igsten Alle Datens tze se 3 Rufen Sie den Markierungs Assistenten ber den Button im Tabellenlayout auf Adressen Markierungs Assis In der Liste Vordefinierte Bedingungen des Assistenten werden Beispiele f r Bedingungen aufgef hrt W hlen Sie eine Bedingung aus indem Sie diese mit per Mausklick markieren Vordefinierte Bedingungen Gesperrte Datens tze Berliner Beh rden Bearbeiten Hi L schen Optionen Abbrechen Arche 4 F r diesen Beispielfall w hlen Sie per Mausklick die Bedingung Gesperrte Datens tze So werden alle Datens tze markiert bei denen ein Sperrvermerk eingetragen wurde 5 Haben Sie in der Liste Vordefinierte Bedingungen die gew nschte Bedingung ausge w hlt starten Sie den Markierungsvorgang indem Sie auf den Button Markieren klicken oder die Tastenkombination w M benutzen Haben Sie noch nicht mit der Tabulat
350. r pr fen bevor Sie ihn auf dem Drucker ausgeben Die Druckvorschau erreichen Sie indem Sie den Men befehl Datei Druckvorschau bet tigen oder auf diesen Button klicken amp Adressen orgAnice Print Ee o x n der linken Spalte des Fensters finden Sie alle bereits in i Bearbei icht 2 Dee der Datenbank gespeicherten Druckauftr ge ZHBEBSW EHE FR rvV IB Adressen Adressen mit Mer Adressen und An ap er Linie abgetrennt und dient zur Anzeige der Druckauftr Adressmerkmale Ansprechpartner s i Pata ge Ansprechpartner Archivierte Doku Di t F t d befindliche Stat il ibt Meine inerlocida ie am unteren Fensterrand befindliche Statuszeile gi Merkmale mit Adr R nun hnen Informationen zu dem aktuellen Druckauftrag Didaer Und Doku oder zu den Eigenschaften des gerade aktiven Objekts Der rechte Bereich ist durch eine verschiebbare vertikale fi mn m in m Ko Fi m Fi ganze Seite 35 Dar ber hinaus k nnen Sie ber den zugeh renden Button in der Symbolleiste durch alle Seiten des Druckauftrages bl ttern Das Layoutvorschaufenster ber das Layoutvorschaufenster k nnen Sie das Layout bestehender Druckauftr ge f r Reports oder Etiketten darstellen Die Layoutvorschau erreichen Sie indem Sie den Men befehl Datei Layoutvorschau bet tigen oder auf diesen Button klicken A Reports und Etiketten drucken mit or
351. rbeitsbereichsgruppe weiter schalten Beachten Sie bitte dass der aktivierte Zustand auf den Schaltfl chen durch eine rote Schrift gekennzeichnet wird Zum Deaktivieren der Arbeitsgruppenbe reichsauswahl bet tigen Sie erneut die Taste f6 Arbeitsbereichsrahmen Eine Arbeitsbereichsspalte wird mit Hilfe von Arbeitsbereichsrahmen horizontal unterteilt Dem Arbeitsbereichsrahmen wird im Konfigurationsmodus ein bestimmtes Tabellenlayout zugeordnet Arbeitsbereichsspalte Ein Arbeitsbereich wird mit Hilfe von Arbeitsbereichsspalten vertikal unterteilt Jede Ar beitsbereichsspalte kann wiederum durch Arbeitsbereichsrahmen horizontal f r die Auf nahme der Tabellenlayouts geteilt werden Ausdruck Ein in orgBasic formulierter einzeiliger Text der von orgAnice ausgewertet wird und dabei ein Ergebnis eines definierten Datentyps liefert Ein Ausdruck kann Feldnamen Operatoren Konstanten orgBasic Funktionen persistente Variablen oder eine Kombination dieser Elemente enthalten 263 264 Beispiele personen gt name 12345 67 ucase pfel time true or not true A y Ausdruck logischer Ein Ausdruck der bei seiner Auswertung ein Ergebnis vom Datentyp Logisch Boolean liefert Das Ergebnis ist entweder Wahr true oder Falsch false Ausdruckseditor Ein Hilfsmittel in Form einer Dialogbox mit dem Sie orgBasic Ausdr cke zusammensetzen k nnen Auswahl Formular Control Konfigurationsmodus Eine Kennzeich
352. rden alle Dokumente angelegt die nicht direkt einer Adresse zugeordnet werden k nnen Hierzu z hlen beispielsweise Serienbriefe Formular Preislisten oder ein Gesch ftsplan Prinzipiell dient die Dokumententabelle demselben Zweck wie die Tabelle Aktivit ten Dokumente bersichtlich abzulegen Die f r Vorg nge und Aktivit ten beschriebenen Arbeitsschritte gelten daher f r die Ordner und Dokumente entsprechend Serienbriefe mit Microsoft Word erstellen Im Folgenden wird beschrieben wie Sie einen neuen Datensatz in der Tabelle Dokumente anlegen und ein Dokument als Serienbrief vorbereiten Mit Hilfe des mitgelieferten Mak ros k nnen Sie dieses in einem Druckvorgang mehrfach f r jeweils verschiedene Empf n ger ausdrucken Sie k nnen das Dokument aber auch als einzelnen Serienbrief an jeweils andere Adressaten ausdrucken 1 Markieren Sie entweder manuell oder mit Hilfe des Markierungs Assistenten die ge w nschten Adressaten des Serienbriefes Der Abschnitt Mit Markierungen arbeiten ab Seite 73 erl utert diesen Vorgang 119 2 Aktivieren Sie die Arbeitsbereichsgruppe Dokumente Wechseln Sie dann in den Arbeitsbereich Ordner und Dokumente fice 3 Datenbank orgAnice Data 10 x Datei Bearbeiten Ansicht Markierungen Navigieren Makros Extras gt RA aY YX B Aa 5 f orner Jan Kontakte Dokumente I Alle Datens tze Alle Datens tze Konfiguration Serienbriefe Pi Betreff Fe zur Messe in D ssel
353. rdneten Datensatz vornehmen und die Zuordnung zu folgendem Datensatz vornehmen Anfragen Messe 2001 4 Abbrechen 4 Markieren Sie die gew nschte Tabelle per Mausklick In der Office Datenbank wird nur die Tabelle Aktivit ten angezeigt Diese ist dann bereits markiert 5 In der Office Datenbank werden f r die Zuordnung keine Datens tze zum Zuordnen angezeigt Ist Ihre Datenbank so konfiguriert dass im Feld Zuordnung zu folgendem Datensatz vornehmen Datens tze zur Auswahl stehen markieren Sie den gew nschten Datensatz dem Sie die Nachricht zuordnen m chten 6 Klicken Sie nun auf OK Die Betreffzeile der Nachricht wird im Feld Betreff der gew hlten Tabelle eingetragen und die Nachricht zugeordnet 201 202 M chten Sie die Nachricht nicht zuordnen klicken Sie auf Abbrechen E Mails beim Zuordnen in Outlook l schen Nachrichten die Sie mit dem Outlook Connector in einer Datenbank ablegen werden nicht automatisch in Outlook gel scht Wollen Sie Nachrichten aber archivieren ohne sie weiterhin in Ihrer Outlook Ordnerdatei zu belassen kann der Outlook Connector dieser nach dem Zuordnen automatisch l schen Diese Funktion aktivieren Sie wie folgt 1 W hlen Sie in Outlook den Men befehl Extras Optionen und wechseln Sie zur Registerkarte orgAnice 2 Aktivieren Sie das Kontrollfeld E Mail beim Zuordnen l schen im Bereich Bevorzug te Auswahl 3 Klicken Sie auf OK Von nun ab werden Nachrichten
354. re und Consulting mbH Herrn Thomas Gueffroy Martin Luther Str 12 10124 Berlin Lieferschein Berlin den 2002 01 26 Zahlungsweise Per Lastschrift abgebucht Lieferschein Nr 2002 000002 Kunden Nr 00000002 Anz Einheit Beschreibung il Stunden Beratung i St ck Handbuch XJK 2 Benutzerhanduch f r XJK 2 1 St ck Rechner XJK 2 1 8 GHz 100 MB HDD 16 MB Grafikkarte 1 St ck Softwarepaket II bestehend aus MarketingExpert 3 4 CleaningMan 4 2 Vielen Dank f r Ihre Bestellung 9 Wie auch bei der Rechnung werden auch hier die zum Lieferschein zugeh renden Einzelpositionen aus der Tabelle Rechnungspositionen bernommen Die Darstellung auf dem Lieferschein beschr nkt sich hier jedoch wie allgemein blich lediglich auf die Positionen und St ckzahlen 10 Beide Dokumente stehen Ihnen jetzt als aktuell ge ffnete Worddokumente zur Verf gung Sie k nnen diese jetzt ber das Wordmen sofort an Ihren Drucker senden oder die Dokumente zun chst schlie en und den Druck sp ter vornehmen Zuvor sollten Sie noch einmal alle Daten auf Ihre Richtigkeit hin pr fen Beachten Sie bitte auch hier dass Sie die in den Dokumenten enthaltenen Werte festge schrieben sind Wenn Sie an diesen nderungen vornehmen werden die ge nderten Werte nicht in die Quelldaten der Tabellen zur ckgeschrieben Bei erforderlichen nde rungen insbesondere von Werten und Anzahlen sollten Sie deshalb das entsprechende Dokument mit ge nderten
355. ren Dokumente mit orgAnice Image scannen ber den Befehl Datei Speichern oder die Tastenkombination _ S speichern Sie das Dokument in der orgAnice Datenbank ab Anderenfalls w hlen Sie den Men befehl Datei Speichern unter Verwenden Sie diesen Befehl wenn Sie ein orgAnice Image Dokument unter einem ande ren Dateinamen speichern wollen Bei Ausf hren des Befehls wird eine Dialogbox ge ff net in der Sie den gew nschten Dateinamen eingeben sowie das gew nschte Laufwerk und einen Ablageordner ausw hlen k nnen Das Standardformat f r orgAnice Image Dokumente lautet ors An diesem Suffix erken nen Sie Dokumente die mit orgAnice Image erstellt wurden 7 Beenden Sie die Anwendung ber den Men befehl Datei Beenden oder ber die Tastenkombination a_a Ein noch ge ffnetes Dokument wird dabei geschlossen Enth lt das Dokument noch nicht abgespeicherte nderungen werden Sie vor dem Programm Ende gefragt ob Sie die nderungen speichern m chten W hlen Sie bei dieser Frage Abbrechen werden die nderungen nicht gespeichert und orgAnice Image nicht beendet 213 7 Dokumente mit orgAnice Image verwalten Dokument ffnen Um ein orgAnice Image Dokument zum Bearbeiten Drucken oder zur Ansicht zu ffnen w hlen Sie den Men befehl Datei ffnen oder bet tigen Sie die Tastenkombination amp 0 Eine Dialogbox wird ge ffnet ber die Sie das Laufwerk den Ablageordner sowie die zu ffne
356. rf keines der ausgew hlten Merkmale enthalten a zutieffenmuss umdie Bedingungzu erf llen Die Adresse muss alle ausgew hlten Merkmale enthal ten Dies entspricht einem logischen AND Vergleich bei der die Bedingung nur wahr ist wenn alle Merkmale wahr sind dass hei t alle vorgegebenen Werte aller Merkmale m ssen zutreffen damit der Datensatz markiert wird Die Adresse darf keines der ausgew hlten Merkmale enthalten Bei diesem logischen NOT Vergleich gilt die Bedingung nur dann als erf llt wenn keines der Merkmale zutrifft Bedingungen im Markierungs Assistenten bearbeiten und l schen Haben Sie Bedingungen erstellt m chten diese aber ver ndern oder aus der Datenbank entfernen ist dies leicht m glich Rufen Sie den Markierungs Assistenten ber den Button im Tabellenlayout auf Markieren Sie die Bedingungen die Sie ver ndern m chten Klicken Sie dann auf Bearbei ten um den Konfigurationsmodus f r den Assistenten aufzurufen Im Konfigurationsmodus k nnen Sie nun wie oben beschrieben weitere Merkmale hinzu f gen oder die logischen Vergleiche ver ndern Hinzuf gen M chten Sie ein Merkmal ver ndern oder es ganz entfernen l schen Sie es indem Sie das Merkmal in der Ausgew hlte Merkmale i Liste Ausgew hlte Merkmale markieren und per Klick Land USA auf den Button L schen entfernen Land UAE Nun k nnen Sie bei Bedarf dasselbe Merkmal mit anderen Werten hinzuf gen M chten S
357. rgAnice 3 stellt Ihnen in der Grundstruktur verschiedene Arbeitsbereichsgruppen zur Verf gung mit denen Sie Ihre B roorganisation auf einfachste Weise perfektionieren k nnen Neben dem ausgereiften Kontakt und Dokumenten Management k nnen Sie auch ber die Arbeitsbereiche Verkaufschancen Verkaufschanchenaktivit ten Arti kelverwaltung und Rechnungen Ihre Vertriebsaktivit ten effektiv organisieren In diesem Abschnitt finden Sie neben den wesentlichen Informationen ber den struktu rellen Aufbau der Arbeitsbereichsgruppe Vertrieb ausf hrliche Erl uterungen zum Einsatz und zur Handhabung der Fakturierung mit orgAnice 3 Dabei erlernen Sie schrittweise alle erforderlichen Einzelaktivit ten vom Anlegen der Grunddaten wie Kundennummer Artikelstamm Positionen usw bis zum Ausfertigen von Angeboten oder Rechnungen sowie zum integrierten Mahnverfahren orgAnice selbst ist eine Datenbankumgebung die speziell f r den Einsatz im B ro entwi ckelt wurde Die Verwaltung von Adressen und Dokumenten B roautomatisierung die Unterst tzung von computerbasiertem Telefonieren und die hochqualitative Digitalisie rung und Archivierung von Papierdokumenten und nun auch die Fakturierung sind die Kernfunktionalit ten von orgAnice Wenn Sie die Vorg ngerversion orgAnice 2 1 bereits kennen werden Ihnen als gravie rendste Unterschiede in orgAnice 3 die Aufteilung von orgAnice 3 in Komponenten mit stark erweitertem Funktionsumfang die Darste
358. rgAnice Print auf und der erstellte Report wird in der Druckvorschau angezeigt ae re gt Klicken Sie auf Drucken oder bet tigen Sie die Tasten ZB S L MASIE Ep 109 20 A isalswieez Ran kombination Hf um das Etikett auszudrucken Unerledigte Wiedervorlagen f r Administrator Liste vom 2001 R Weitere Informationen zur Benutzung des Report Datum Grund Betrifi Adresse Telefon R A i Typ Ansprechpartner E Mail Assistenten entnehmen Sie bitte Kapitel 5 Reports Diam mad m Men m D se Dr Hermann Vors Gad E i i h en erstellen und Etiketten drucken mit orgAnice Print 51679 Wippe ann ne Bet D Hemmm Voss Omb H Ann C O i Fr Ma stab 100 4 Schlie en Sie nach erfolgreichem Druck orgAnice Print ber den Men befehl Datei Beenden oder die Tastenkombination w J um zu orgAnice Data zur ck zu kehren Die Office Datenbank mit orgAnice Data benutzen Korrespondenz bearbeiten Korrespondenz bearbeiten In der Tabelle Aktivit ten verwalten Sie alle Dokumente die sich ber Vorg nge ei nem Adressaten aus der Adresstabelle zuordnen lassen Dies umfasst neben Terminen und internen Aktivit ten auch Korrespondenz wie Briefe Faxe und E Mail Au erdem haben Sie die M glichkeit mit Hilfe von orgAnice Image bei Ihnen eingehende Post komprimiert in der Datenbank abzulegen So haben Sie alle Dokumente die mit einem bestimmten Adressaten zusammen h ngen bersichtlich aufbereitet im direkten Zu
359. riginalgr e kann zudem ber die Tastenkombination eingestellt werden Seite drehen Um ein Dokument zu betrachten das beispielsweise im Querformat angelegt aber im Hochformat gescannt wurde k nnen Sie die Drehen Funktion in orgAnice Image einset zen Klicken Sie dazu in einem mehrseitigen Dokument auf die Seite die Sie drehen wollen Um die Seite um 90 im Uhrzeigersinn zu drehen w hlen Sie Seite Drehen um 90 nach rechts bet tigen Sie die Tastaturkombination b J oder klicken Sie auf diesen Button Um die Seite um 90 gegen den Uhrzeigersinn zu drehen w hlen Sie Seite Drehen um 90 nach links oder klicken Sie auf diesen Button Um die Seite um 180 zu drehen w hlen Sie 219 z 220 Seite Drehen um 180 oder klicken Sie auf diesen Button Die gedrehte Darstellung wird sowohl im Dokumentfenster als auch im Seitenvorschau fenster angezeigt Seiteninformationen anzeigen Der Befehl Seite Info ffnet eine Dialogbox in der Ihnen die wesentlichen Parameter zur aktuellen Seite anzeigt werden Seiteninformation x Neben Informationen zu Abmessungen Bildaufl sung und Farbtiefe werden auch Daten zur Komprimierung H he mm 236 angezeigt Der Komprimierungsfaktor h ngt dabei Breite mm 208 ma geblich von der optimalen Auswahl des Kodie Aufl sung dpi 150 rungsprofils ab das Sie vor dem Einscannen eines H he Pixel 1743 Dokumentes unter Scan Optionen einstellen k nnen Breite Pix
360. rkungen Anruf annehmen Ansicht aktualisieren Ansprechpartner finden und sortieren verschieben Ansprechpartnermerkmale definieren 34 54 50 66 67 69 68 44 58 100 201 116 103 105 102 100 104 29 105 79 210 175 33 44 54 61 64 68 71 Anzeigestatus Arbeitsbereiche ausw hlen Arbeitsbereichsgruppen Konfiguration Archivieren r ckg ngig Ausdr cke Ausdruckseditor Bankverbindungen eigene Bedingungen vordefinierte Benutzer anmelden Benutzername Kennwort Benutzeranmeldung Benutzer Anmeldung Benutzerdefiniertes Markieren Benutzereinstellungen Benutzerkennwort Benutzernamen als Wert Bildtelefon Bl ttern Briefe CSV CTI Database Converter Konvertierung durchf hren Konvertierung vorbereiten Quelldatenbank starten Zieldatenbank Datenbank Index o 73 32 44 32 70 131 132 83 83 137 164 75 19 19 19 27 19 82 22 23 71 180 45 109 195 171 248 251 248 249 248 250 299 300 Dokumente hinzuf gen 127 exportieren 243 importieren 232 ffnen 20 27 Probleme beim ffnen 259 Datens tze bearbeiten 40 duplizieren 43 l schen 43 markieren 74 mehrfach angelegte 40 speichern 39 verschieben 64 wiederherstellen 39 Dokumente 119 archivieren 131 aus der Zwischenablage 127 bearbeiten 125 Eigenschaften 113 125 hinzuf gen 127 Internet Adressen verkn pfen 131 kopieren 127 l schen 114 126 neu erstellen 123 211 verkn pfen 103 128 verschieben
361. rledigt I Betreff Angebot 2002 00000004 Datum Dauer oo 00 00 Priorit t Eee Voralarm e1 00 00 verantw Admin Administrator z von Administrator an Thomas Gueffroy Fremdbezug m j C Referenz OO De ST n amp jx m 2j J7 25 01 02 15 08 24 o _ Typ P E Datum Betreff verant _ 8le J ngebot 25 01 02 1 A In dem nebenstehenden Abbild finden Sie den im Beispiel zuvor angelegten Angebotsvorgang wieder ber den Dokumentenbutton k nnen Sie das Dokument zu dem Angebot jederzeit wieder ffnen und einsehen Nutzen Sie auch die M glichkeiten der integrierten Wiedervorlage in der Tabelle Wenn Sie z B einen wichtigen Vorgang nicht aus den Augen verlieren wollen geben Sie in dem Datumsfeld ein Wiedervorlagedatum ein und deaktivieren das logische Feld Erledigt Sie erhalten so zum Wiedervorla getermin eine Erinnerungsmeldung ber ein Alarmfens ter Aktivieren Sie das Feld Erledigt wenn Sie den Vorgang als erledigt einstufen Neben den Angeboten selbst k nnen Sie nat rlich auch weitere Datens tze anlegen um dort alle anderen zus tzliche Informationen die zum Angebot geh ren abzuspeichern So bietet sich beispielsweise hier auch an R ckfragen des Kunden zum Angebot Terminver einbarungen oder zus tzlichen angebotsbezogenen Schriftverkehr in dieser Tabelle mitzu f hren Die Office Datenbank mit orgAnice Data benutzen orgAnic
362. rlich dargestellt start Die Office Datenbank mit orgAnice Data benutzen Die Office Datenbank ffnen Die Office Datenbank ffnen Am komfortabelsten ist der Aufruf der Office Datenbank aus dem Startmen Sie k n nen aber auch ein Programmsymbol erstellen etwa auf dem Desktop oder in der Schnellstart Leiste von Windows Programmstart aus dem Startmen 1 ffnen Sie das Startmen per Mausklick auf den Start Button den Sie meist am linken unteren Bildschirmrand finden ber die Tastenkombination _ s oder ber die Taste sofern auf Ihrer Tastatur vorhanden 2 Bewegen Sie den Mauszeiger ber den Men punkt Programme bis das Untermen mit den Programmordnern angezeigt wird 3 Bewegen Sie die Maus nun ber den orgAnice Programmordner der standardm ig orgAnice 3 hei t In diesem Ordner finden Sie eine Reihe von Verkn pfungen mit den einzelnen orgAnice Komponenten 4 Klicken Sie dort auf die Verkn pfung Office Datenbank Die Dialogbox Datenbank ffnen wird angezeigt xl E orgAnice Data 3 0 Datenbank Anwendung Datenbank org nice 3 DBNoffice3 odt ogramme Benutzer ADMIN Verwaltung I Datenbank I Benutzer Kennwort pe e e e F Benutzer anmelden Bevor Sie die Office Datenbank ffnen k nnen m ssen Sie sich bei orgAnice mit einem Benutzernamen und Kennwort anmelden Beide Informationen werden in jeder Daten bank individuell gespeichert Da die Datenbank m glicherweis
363. rn in der Ansprechpartnertabelle Die Suche nach Schl ssel in der Ansprechpartnertabelle Volltextsuche in der Ansprechpartnertabelle Ansprechpartner anderen Adressen zuordnen Merkmale f r Kontakte anlegen und nutzen Adressmerkmale zuweisen Ansprechpartnermerkmale zuweisen Adressmerkmale definieren Ansprechpartnermerkmale definieren Mit Markierungen arbeiten Einzelne Adressen markieren Den Anzeigestatus definieren Alle Adressen markieren Adressen nach bestimmten Kriterien markieren Den Markierungs Assistenten zur Auswahl verwenden Adressen benutzerdefiniert markieren Adresslisten mit dem Report Assistenten generieren Vorg nge anlegen und verwalten Vorg nge anlegen Vorg nge finden und sortieren Vorg nge verschieben Aktivit ten bearbeiten und ausf hren Termine und interne Aktivit ten berwachen Aktivit ten finden und sortieren Aktivit ten verschieben Alarmereignisse anzeigen und erledigen Folgeaktivit ten anlegen und verwalten Den Report Assistenten f r Aktivit ten verwenden Korrespondenz bearbeiten Briefe mit Microsoft Word erstellen Erstellten Brief bearbeiten Faxe mit Microsoft Word erstellen E Mails versenden Dokumente verwalten und archivieren Die Tabellen Ordner und Dokumente Serienbriefe mit Microsoft Word erstellen Weitere neue Dokumente erstellen 43 44 45 46 47 49 50 50 50 51 52 53 54 54 60 61 61 61 63 64 66 66 68 69 71 73 73 73 74 74 74 82 89 91 91 94 98 100 100 103 104 105 1
364. ro f gt nun alle Daten in Ihre Rechnungsvorlage ein Sinoplan Systemhaus GmbH Kastanienallee 44 10119 Berlin Tel 49 30 24 35 67 89 0 Fax 49 30 24 35 67 89 99 Sinoplan Systemhaus GmbH Kastanienallee 44 10119 Berlin Eilsendung dexcon Gesellschaft f r Software und Consulting mbH Herrn Volker Purrmann Martin Luther Str 12 10124 Berlin Rechnung Berlin den 2002 01 26 Zahlungsweise Per Lastschrift abgebucht Rechnungs Nr 2002 000002 Kunden Nr 00000002 Anz Einheit Beschreibung Einzelpreis Gesamtpreis 1 Stunden Beratung 16 100 00 100 00 1 St ck Handbuch XJK 2 7 90 00 90 00 Benutzerhanduch f r XJK 2 1 St ck Rechner XJK 2 16 1 300 00 1 300 00 1 8 GHz 100 MB HDD 16 MB Grafikkarte 1 St ck Softwarepaket II 16 800 00 800 00 bestehend aus MarketingExpert 3 4 CleaningMan 4 2 Summe netto 2 290 00 zzgl 7 USt auf 90 00 6 30 zzgl 16 USt auf 2 200 00 352 00 Summe brutto 2 648 30 Rechnungsbetrag entspricht 5 179 62 DM Vielen Dank f r Ihre Bestellung Betrag wird vom Konto 12345678 bei der BLZ 10000500 abgebucht Dabei werden die zur Rechnung zugeh renden Einzelpositionen aus der Tabelle Rech nungspositionen mit Einzelpreisen und Gesamtpreisen aufgef hrt sowie die Mehr wertsteuers tze und Gesamtsummen der Rechnung ausgegeben 7 In der weiteren Abfolge sehen Sie den Dialog orgAnice Lieferschein 156 org nice Liefer
365. rollfeld aktivieren wird orgAnice Data damit mitgeteilt diesen Ansprechpartner in die erste Zeile der Briefadresse zu setzen wie es beispielsweise bei Gesch ftsf hrern blich ist 13 In das Felder Telefon tragen Sie die Durchwahlnummer der Person ein Tragen Sie hier nichts ein wird die Rufnummer aus dem Feld Telefon 1 in der Tabelle Adressen ber nommen Haben Sie im Feld Telefon 1 in der Tabelle Adressen das kanonische Format verwendet siehe unten k nnen Sie in diesem Feld bei einem Anlagenanschluss auch nur die Durchwahl angeben ohne die gesamte Telefonnummer nochmals eintragen zu m ssen Geben Sie die Durchwahl mit einem f hrenden Minuszeichen also z B 99 an Um die Funktionen von orgAnice Phone wie Anruferkennung nutzen zu k nnen m ssen Telefonnummern im internationalen kanonischen Format eingegeben werden Das Format setzt sich wie folgt zusammen Landesvorwahl Ortsvorwahl Rufnummer Durchwahl Die Rufnummer von dexcon wird also geschrieben 49 30 23 50 49 0 14 In die Felder Mobil und privat k nnen Sie die entsprechenden Rufnummern eintragen 15 Nutzen Sie Voice over IP Telefonie tragen Sie im Feld VoIP den Computernamen oder die IP Adresse ein Bei der Wahl der Adresse mit orgAnice Phone wird dann automatisch Microsoft NetMeeting gestartet 16 Sollte Ihr Ansprechpartner eine pers nliche Fexnummer besitzen k nnen Sie diese im Feld Telefax eingeben Die Office Datenbank mit orgAnice Data
366. rstel lung von Reports und Etiketten ber orgAnice Print dar Im Folgenden wird die Erstellung eines Einzeletiketts beschrieben 1 Positionieren Sie im Tabellenlayout Adressen auf die Adresse f r die Sie ein Etikett drucken wollen 2 Klicken Sie auf diesen Button um den Report Assistenten aufzurufen Adressen Report Assistent l x Die folgenden Reports beziehen sich auf die Tabelle Adressen w hlen Sie einen aus Die Liste der mitgelieferten Drucklayouts umfasst Layouts f r Reports und Etiketten W hlen Sie das Layout Einzeletikett aus indem Sie es mit der Maus markieren Adressen Adressen mit Merkmalen Adressen und Ansprechpartner Adressmerkmale Merkmale mit Adressen Belassen Sie die Option Report mit allen Datens tzen drucken aktiviert Die Definitionen im Layout Einzeleti kett sorgen daf r dass nur der aktuell ausgew hlte Datensatz gedruckt wird Zweckform 3424 2x6 Adressen Zweckform 3424 2x6 Ansprechpartner r Report mit allen Datens tzen drucken markierten Datens tzen drucken Assistent Der Report Assistent ruft nun orgAnice Print auf Optionen Klicken Sie nun auf OK lalx Klicken Sie auf Drucken oder bet tigen Sie die Tasten Datei Bearbeit Ansicht A kombination _ PJ um das Etikett auszudrucken zB 84 mE EU IRA BIETET Weitere Informationen zur Benutzung des Report Dr Hermann Voss GmbH Assis
367. rt Verf gt die Aktivit t ber keine Aus gangsaktivit t weist Sie orgAnice Data darauf hin Folgeaktivit ten nachverfolgen Eine bessere bersicht der mit einem Datensatz verkn pften Folgeaktivit ten erhalten Sie ber die Aktivit tenverfolgung al Die Office Datenbank mit orgAnice Data benutzen Aktivit ten bearbeiten und ausf hren Klicken Sie auf diesen Button um die Dialogbox Aktivit tenverfolgung aufzurufen Aktivit tenverfolgung x Mit der Aktivit t Partnerstand Die Aktivit tenverfolgung zeigt alle aufeinander folgenden Datens tze die mit dem aktuell ausgew hl ten Datensatz verkn pft sind Dieser wird markiert hervorgehoben vom 14 01 2001 13 46 28 sind die folgenden Aktivit ten verkn pft Partnerstand 14 01 2001 13 46 28 BBB Bernd B Becker Dr He R ckruf Partnerstand 16 01 2001 12 00 00 Karin Buchmann Dr Hermi Die Ausgangsaktivit t wird dabei als erstes Element in der hierarchischen Liste dargestellt Ist mit einer Folgeaktivit t eine weitere Folgeaktivit t verkn pft erscheint diese wiederum in einer Ebene tiefer usw 2 Aktualisieren Schlie en Klicken Sie auf den Pfeilbutton um zur Ausgangsaktivit t zur ck zu kehren Wurden w hrend Sie diese Dialogbox ge ffnet hatten weitere Folgeaktivit ten angelegt k nnen Sie den aktuellen Stand per Klick auf den Button Aktualisieren anfordern Beenden Sie die Aktivit tenverfolgung ber den Button S
368. rt in ein Dokumentfeld ein String in das Dokumentfeld importiert wird dieser String als Dateina me interpretiert Wenn Sie dem String das Zeichen lt voraussetzen wird der String ab dem zweiten Zeichen als Dateiname interpretiert und das Dokument wird eingebettet Anderenfalls z hlt der gesamte String als Dateiname und es wird eine Verkn pfung auf das Dokument angelegt 235 236 Die Zuordnung von Feldern kann mit Hilfe des Ausdruckseditors bearbeitet werden Sie ffnen den Ausdruckseditor ber den Button Bearbeiten Ausdruck seditor p Felder Kemfunktionen ngepasste Funktionen Persistente Variablen VORNAME en NAME Typ Zeichen ZUSATZ jl canos ia STRASSE PLZ ORT PLZ_POSTF POSTFACH LAND AJA lel lt lt gt gt Anal Or No Ausdruck ADRESSEN gt ORT Berlin Der Ausdruck ist syntaktisch richtig Hilfe Neu OK Abbrechen Der Ausdruckseditor wird dort eingesetzt wo komplexe Ausdr cke zusammen zu stellen sind die orgBasic Funktionen oder Felder aus mehreren Tabellen enthalten Die Registerkarte Felder bietet Feldnamen der ausgew hlten Tabelle zur Auswahl Um einen Feldnamen auszuw hlen markieren Sie einen ausgew hlten Feldnamen und klicken Sie auf Einf gen oder klicken Sie mit der Maus doppelt auf den Feldnamen bernehmen Sie diesen in das Eingabefeld Ausdruck Der Einsatz des Ausdruckseditors wird in der Technischen Referenz Kapitel 7 Ausdr cke
369. rtrieb Erweiterte Adressinfos Die Tabelle stellt Ihnen alle Adressdatenfelder zu einem Adressaten zur Verf gung Hier k nnen Sie die Daten zu einem bereits vorhandenen Adressdatensatz erg nzen oder auch die vollst ndige Erfassung einer neuen Adresse vornehmen Office 3 Datenbank org nice Data Miel E3 Datei Bearbeiten Ansicht Markierungen Navigieren Makros Extras ESRA aY YX 3380 335 Ian JH SA Dokumente a1 Ale Datens tze Vertrieb an Titel Postfachanschrift Jexcon Gesellschaft f r Software Konfiguration vomas U Postfach pacil 5 j en Name _ dexcon Gesellschaft f r software BZ Aa i Zusatz fund Consulting mbH iaa D ee Strasse Wittenbergplatz 3 Deutschland PL2 Ort fioz89 Bein EN Land D X fE Deutschland Rechnungsanschrift jexcon Gesellschaft f r Software R Strasse Martin Luther Str 12 an R a Telefon 49 30 23 50 49 0 E PLZ Ort 10124 Berlin aktivit ten Telefon 2 E m o a 10124 Berlin Telefax 49 30 213 97 73 ei Deukschland E Mail Jinfo dexcon de E 3 Sperre v Dec Lieferanschrift jexcon Gesellschaft f r Software ie Referenz Strasse OoOo o nd Consulting mbH Ta Anrede z Sehr geehrte Damen und Herren az u ee TED Info per E Mail URL 3 ind jo z 10789 Berlin echnungen Fi nr l xla ea Deutschland ES Bank S Kontonummer BLZ T Rechnungs fOO u ehesten Nummer G tigbis 7 USt
370. rucken aus orgAnice Data aufgerufen werden nur die entsprechenden Druckauftr ge angezeigt Reports ausw hlen Einen Report erkennen Sie an diesem voran gestellten Symbol Adressen und Ansprechpartner orgAnice Print l0 x Aush Markieren Sie in der linken Fensterspalte den gew nsch 2 gels LEZ Z Ay x g ama A Eee I ten Druckauftrag um ihn zu aktivieren Adressen und Ansprechpartner e a Falls die linke Spalte zu schmal ist k nnen Sie den ima Name Ansprechpartner ramt AuszunlDaien vertikalen Balken der die Liste der Druckauftr ge und Bene Hera nk Adresser RE das Vorschaufenster trennt mit der Maus verschieben See Me z Klicken Sie auf den Balken und bewegen Sie die Maus Posteingang letzte Woche PR PERA a Fe Yemen mit gedr ckter Maustaste nach rechts Zweckform 3424 2x6 Adressen A Fen E Zweckform 3424 2x6 Ansprec er E Zweckform 3474 3x8 Adressen Gesch ftsf hrung k A Zweckform 3474 3x8 Ansprec ckform 3475 3x8 Adressen ckform 3475 3x8 Ansprec S Andie Zweckform 3477 2x7 Adressen Seratsvenw alnmg fir Bauen E Zweckform 3477 2x7 Ansprec Tr tetrabe 9 E Zweckform 3653 2x7 Adressen Zweckform 3653 2x7 Ansprec VERA niesi PEN mann m se Ma stab 100 Seite 1 von P Die f r den Druckauftrag ben tigten Daten werden aus der Datenbank bertragen und im rechten Fenster gem den Finstellungen des aktuellen Druckauftrags angezeigt
371. s Tabellenlayout enth lt neben Feldern einer Tabelle auch Elemente die der Auswertung und Anzeige von Informationen aus der Datenbank oder der Ausf h rung von Funktionen beispielsweise Makro Buttons zum automatisierten Erstellen von Briefen Diese Elemente werden als Formular Controls bezeichnet Prof Dr Hans M ller D E Senatsverwaltung f r Bauen Wohnen und D Innerhalb des Tabellenbereichs werden ein oder mehrere Tabellenlayouts angezeigt Der Titel jedes einzelnen Tabellenlayouts kann in dessen Titelzeile abgelesen werden Sie aktivieren ein Layout indem Sie mit der Maus in das Tabellenlayout klicken oder ber das Men Ansicht Tabelle eine Tabelle ausw hlen Formulare und Listen F r eine Datenbank Tabelle gibt es zwei Darstellungsarten Die Formulardarstellung die nur den aktuellen Datensatz anzeigt und ein Editieren des Datensatzes zul sst Die Listendarstellung die mehrere Datens tze in Listenform zeigt Die Darstellungsarten k nnen ber den Men befehl Ansicht zwischen Formular Liste nur Formular und nur Liste umgeschaltet werden o Bezeichnung Land PLZ Ort or ri PENENT 02 1151679 Iwp Die Listendarstellung zeigt ausgew hlte Felder der x ARTRA GmbH D 79219 _ Staufen Tabelle an Die Sortierreihenfolge ist dabei abh ngig bit by bit Software AG D 10789 Berlin Prof Dr Hans M ller D 20123 Hamburg vom aktuellen Sortierschl ssel TObst amp Gem se GmbH amp Co K
372. s Verzeichnis in dem Ihre Datenbank liegt 2 Klicken Sie doppelt auf die Datenbank Datei mit der Dateinamenerweiterung odb etwa Office3 odb Der Dialog zur Benutzeranmeldung wie im Abschnitt Benutzer anmel den auf Seite 19 beschrieben wird angezeigt Bestehende Datenbank ber den Desktop ffnen Wenn Sie einzelne Datenbanken h ufig verwenden kann eine Verkn pfung auf Ihrem Desktop ein bequemer Weg zum Programmstart sein So erzeugen Sie ein Startsymbol auf Ihrem Desktop 1 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine leere Stelle des Desktop 2 W hlen Sie aus dem Kontextmen den Men befehl Neu Verkn pfung Der Dialog Verkn pfung erstellen wird ge ffnet 3 Bet tigen Sie den Button Durchsuchen um den vollst ndigen Pfad und Dateinamen der gew nschten Datenbank zu finden Klicken Sie im gew nschten Verzeichnis auf die orgAnice installieren und starten orgAnice Data starten Datei mit dem Dateinamenerweiterung odb um das Objekt in die Dialogbox zu ber nehmen Hier k nnen Sie auch alle Parameter zum Programmstart festlegen die in der Technischen Referenz Kapitel 3 Abschnitt orgAnice Data mit Parametern starten beschrieben wer den 4 Geben Sie im folgenden Dialogfenster den Namen f r die Verkn pfung ein und best tigen Sie mit Weiter Die Verkn pfung wird auf dem Desktop ausgegeben 5 Sie starten orgAnice Data mit der gew nschten Datenbank mit einem Doppelklick auf das neu erstellte Symbo
373. s aufrufen Die Visualisierungsfunktionen stehen im Tabellenlayout Adressen zur Verf gung el el a Ea Aaressvisualsierang MAZA Am unteren Rand der Formulardarstellung finden Sie drei Buttons Um mehrere Adressen die Sie markiert haben zu visualisieren nutzen Sie die Funktion Mark Adressen visualisieren ber Routenplanung k nnen Sie die Strecke von der in der Datenbank angegebenen Adresse Ihres Unterneh mens zur aktuell ausgew hlten Adresse planen Der Button Adressvisualisierung MAP24 dient der Darstellung der aktuellen Adresse Bei Map24 registrieren Wenn Sie erstmalig eine der Visualisierungsfunktionen nutzen fordert Sie orgAnice auf eine Benutzerkennung einzugeben Die Office Datenbank mit orgAnice Data benutzen 9 y Adressen visualisieren und Routen planen 2 Anmeldung erforderlich x F r die Routing Funktionalit t ben tigen Sie eine Benutzerkennung von Map24 Gehen Sie auf die Internetseite www map24 com und f hren Sie die Anmeldung f r da dukt link2Map24 durch v Klicken Sie auf den Link http www map24 com um das Registrierungsformular bei Map24 aufzurufen Nach erfolgreicher Registrierung erhalten Sie eine Benutzerkennung per E Mail zugesandt die Sie hier eingeben Die Kennung wird in der Datenbank gespei Tragen Sie die von Map24 erhaltene Benutzerkennung chert und muss nicht erneut eingetragen werden hier ein m
374. satz Strasse Strasse PLZ PLZ Ort Ort Land Land Telefoni Telefon 1 Telefon2 Telefon2 Email Email Telefax Telefax Referenz Kunden Nummer VersandMedium Info per Sperryermerk Sperrvermerk Anrede Memo Memo Postfach Postfach PostfachPLZ PostfachPLZ Bezeichnung Kunden Nummer Markiere alle Markiere keinen Da die Schreibweise von Feldnamen bestimmten Konventionen unterliegt kann f r jedes Feld eine Bezeichnung gew hlt werden Ein anzuzeigendes Feld und dessen Bezeichnung legen Sie fest indem Sie in der Liste das gew nschte Feld markieren Unter Bezeichnung wird standardm ig der Feldname angezeigt den Sie jederzeit ndern k nnen Um ein Feld aus der Anzeige auszuschlie en klicken Sie darauf so dass die Markierung aufgehoben wird Alle Markierungen heben Sie ber den Button Markiere keinen auf Um alle Felder im Markierungs Assistenten anzuzeigen klicken Sie auf den Button Mar kiere alle Sie k nnen dann nat rlich weiterhin einzelne Felder von der Anzeige aus schlie en Adressen benutzerdefiniert markieren orgAnice verf gt ber eine weitere sehr flexible M glichkeit zur Markierung von Daten s tzen Dazu werden Ausdr cke mit der orgAnice eigenen Sprache orgBasic eingesetzt Das Werkzeug das zum Erstellen solcher Ausdr cke dient ist der Ausdruckseditor Die Office Datenbank mit orgAnice Data benutzen Mit Markierungen arbeiten Der Ausdruckseditor hilft bei der Zusammenstellung komplexer
375. satz in den unterge ordneten Tabellen weitere Zusatzinformationen ablegen k nnen In der Tabelle Artikeldokumente k nnen Sie beispielsweise zum Artikel geh rende Anleitungen Hinweise Prospektdokumente und hnliche Informationen abspeichern Die Tabelle Wettbewerbsprodukte gibt Ihnen dar ber hinaus noch die M glichkeit relevante Produkte und Produktinformationen des Wettbewerbs abzulegen Auf diese Weise bleibt die Darstellung in der Tabelle Artikel bersichtlich und Sie haben dennoch die M glichkeit bei Bedarf eine F lle von Zusatzinformationen parat zu halten 139 140 In dem Feld Artikel Nr wird von orgAnice automatisch beim Abspeichern des Datensatzes eine laufende Nummer erzeugt d h tragen Sie hier nichts ein wenn Artikel Nr 00000004 Sie diese automatisch erzeugte Artikelnummer ber Artikel Rechner XJK 2 nehmen wollen Artikelart Hardware a Andererseits falls Sie eine eigene Artikelnummern Einheit _ Syntax verwenden wollen m ssen Sie im Konfigurati a st ck z onsmodus f r den Index Nummer die Option Auto a Ale Datens tze Netto Brutto Count automatischer Z hler deaktivieren Empf Preis 1300 00 1 508 00 Informieren Sie sich dazu in Ihrem Referenzhandbuch Mindestpreis 1200 00 1 392 00 orgAnice berechnet aus den eingegebenen Nettowerten USt Satz Erl skonten x ae a 2210 und dem ausw hlten Umsatzsteuersatz die jeweils Normal 16 Inlan zugeh rige
376. schaltung Gespr chsdaten speichern Gespr chsdaten l schen Bildtelefon Zus tzliche Statusinformationen w hrend des Gespr chs EHA cana H EHA Ero eHO SD fJ At FH SEY aB BE g Epe mhe HH orgAnice Print Konfigurationsmodus Neues Drucklayout anlegen Drucklayout speichern Drucken Ausschneiden Kopieren Einf gen L schen Arbeitsschritt r ckg ngig machen Arbeitsschritt wiederholen Ansicht ganze Seite 100 Ansicht der Seite 200 Ansicht der Seite Lupe aktivieren Fensterausschnitt verschieben Markierte Objekte vergr ert anzeigen Objekt nach vorn Objekt etwas nach vorn Objekt etwas nach hinten Objekt nach hinten orgAnice Print Layoutvorschaumodus Drucken Kopieren Ganze Seite anzeigen Ansicht erste Seite 100 Ansicht der Seite 200 Ansicht der Seite Tipps Tricks und Probleml sungen Die effektivste Art der Benutzung u J bu J Gu J bu J u J bu J Ent SD SH SM SH SH SH SH SH EHE CHE SO 5 bu J Gu J Gu J Gu Jos eHO amp 257 258 orgAnice Print Druckvorschaumodus Drucken Kopieren Ansicht erste Seite Ansicht vorherige Seite Ansicht n chste Seite Ansicht letzte Seite Ganze Seite anzeigen 100 Ansicht der Seite 200 Ansicht der Seite orgAnice Print in Konfigurationsmodus umschalten orgAnice Image Datei ffnen Datei drucken Datei speichern Scannen Erste Seite anzeigen
377. schein x Pr fen Sie die Angaben und ndern Sie diese nach Bedarf Eilsendung r Versandart Ansprechpartner Thomas Gueffroy Rechnungsanschrift Anschriftstyp Anschrift Betreff Datum Unser Zeichen Ihr Zeichen Ihr Schreiben Anrede Schlu formel Bearbeiter 10124 Berlin dexcon Gesellschaft f r Software und Consulting mbH Herrn Thomas Gueffroy Martin Luther Str 12 Lieferschein 2002 000002 J 2002 01 26 9admin Sehr geehrter Herr Gueffroy Mit freundlichen Gr en DEX v Abbrechen Die Office Datenbank mit orgAnice Data benutzen 3 orgAnice Fakturierung benutzen Die Dialogbox dient wie bereits bei der Erzeugung von Angebot und Rechnung bekannt der Kontrolle der Daten die in das Dokument eingetragen werden berpr fen Sie die Angaben auf ihre Richtigkeit und ver ndern Sie diese gegebenenfalls Sie k nnen ber die Lookup Liste Anschriftstyp ent scheiden ob Sie das Schreiben an die Stra enanschrift die Postfach Liefer oder Rechnungsanschrift senden m chten Best tigen Sie dann mit OK 157 158 8 Das Makro f gt nun auch hier alle jetzt f r den Lieferschein relevanten Daten in Ihre Lieferscheinvorlage ein Sinoplan Systemhaus GmbH Kastanienallee 44 10119 Berlin Tel 49 30 24 35 67 89 0 Fax 49 30 24 35 67 89 99 Sinoplan Systemhaus GmbH Kastanienallee 44 10119 Berlin Eilsendung dexcon Gesellschaft f r Softwa
378. schlossenen Scanner mit TWAIN Treiber voraus gesetzt k nnen Sie mit orgAnice Image Papier Dokumente einscannen beispielsweise eingehende Korrespondenz um schnell auf den gesamten Schriftverkehr zugreifen zu k nnen Dabei m ssen Scanner und TWAIN Treiber lediglich an den Arbeitspl tzen zur Verf gung ste hen an denen Dokumente gescannt werden sollen Weitere Informationen zu Systemvoraussetzungen entnehmen Sie bitte Kapitel 2 orgAni ce installieren und starten 207 208 Die Funktionsweise von orgAnice Image Die in orgAnice Image eingesetzte Technologie LuraDocument ist ein Hochleistungs Kompressionsverfahren bei dem sowohl die Lesbarkeit als auch die visuelle Qualit t und Farbinformation der Bildbereiche erhalten bleibt Dieses Verfahren bietet bei voller Lesbarkeit von Texten und hoher Bildqualit t eine verlustbehaftete Kompression welche die zurzeit g ngigen Standard Verfahren bei spielsweise JPEG Fax G4 deutlich bertrifft Das Konzept des Verfahrens besteht darin das Dokument in geeigneter Weise zu separie ren Mit Hilfe eines speziell entwickelten Segmentierungsverfahrens werden Dokumente analysiert und in drei unterschiedliche Komponenten zerlegt Texte Bilder und Text Farb Informationen Die Separation beinhaltet die Trennung des Dokuments anhand der zuvor bestimmten Segmentierung in drei Bilder unterschiedlicher Aufl sung Ein Farb bzw Graustufenbild dem die Textanteile entzogen wurden und das so
379. se der orgAnice CD in dieses Verzeichnis oder kopieren Sie die aus dem Internet herunter geladene Datei in dieses Verzeichnis 3 Starten Sie dann die Datei setup exe aus dem Installationsverzeichnis bzw dessen Unterverzeichnis SETUP wenn Sie die von der CD kopierten Daten verwenden 4 Zun chst werden Sie aufgefordert die Erzeugung eines Verzeichnisses f r die tempor re Speicherung der Installationsdateien zu best tigen Diese Dateien werden nach der Installation automatisch wieder gel scht orgAnice 3 Installationsverzeichnis xl Geben Sie das gew nschte Verzeichnis an in das die Installationsdateien entpackt werden sollen Die Installation der Programmdateien wird erst im weiteren Verlauf der Installation festgelegt Bitte das Verzeichnis eingeben in welches die Dateien dekomprimiert werden sollen Wenn dieses Verzeichnis nicht existiert werden Sie aufgefordert die Erzeugung des Verzeichnisses zu best tigen Installationsverzeichnis c Temp org nice 3 Klicken Sie auf Fertig stellen um die Installation zu starten Durchsuchen InstallShield Wie Sie die Installation weiter ausf hren lesen Sie im voran gegangenen Abschnitt Von CD installieren auf Seite 11 17 18 start orgAnice Data starten orgAnice Data ist der Client mit dem orgAnice Datenbanken betrachtet und bearbeitet werden k nnen Daher ist orgAnice Data die wichtigste Komponente von orgAnice weshalb davon of
380. ss Sie k nnen das gew nschte Datum manuell eingeben Februarzoo gt indem Sie mit der Maus auf den Tag Monat oder das Jahr des Datums klicken und den Wert ber die Tastatur eingeben Geben Sie z B im Feld von als Tag o1 ein 5S 6 7 8 9 10 dr cken Sie dann die Cursortaste 2 um zum Monat zu 12 13 14 15 16 8 e Ausgew l 19 20 21 22 23 24 25 gelangen geben Sie auch dort erneut o1 ein dr cken Sie die Cursortaste gt um zum Jahr zu gelangen und geben Sie hier 2001 ein ber die Cursortasten 4 und k nnen Sie im Datum jeweils vor und zur ck z hlen 11 2 3 4 Bezeich 6 8 9 10 18 02 2001 Im Feld bis tragen Sie das letzte Datum f r den Bereich ein Auch hier k nnen Sie dies manuell tun oder ber den Dropdown Button den Kalender aufrufen Das aktuelle Datum wird durch einen roten Kringel markiert und zus tzlich am Fu des Kalenders darge stellt ber die Cursortasten H 9 und E bewegen Sie die Tagesmarkierung im Kalender Mit Hilfe der Pfeilbuttons am oberen Rand des Kalenders k nnen Sie einen Monat vor oder zur ck springen Alternativ verwenden Sie dazu die Tasten und Um ein Jahr vor oder zur ck zu springen nutzen Sie die Tastenkombinationen und _ amp Zum ersten Tag des aktuell angezeigten Monats gelangen Sie ber die Taste fs zum letzten ber die Taste Durch einen Mausklick auf den gew nschten Tag w hlen Sie das Datum aus das dann
381. st ndig Die Anrede wird Ihren Einstellungen gem angezeigt 49 1234 55 66 77 0 49 1234 55 66 77 12 Liebe Petra 59 60 Telefonnummern w hlen Sie k nnen eine Telefonnummer direkt aus der Office Datenbank heraus w hlen so fern Sie ber ein Telefon oder eine Telefonanlage verf gen die mit einem TAPI Treiber ausgestattet sind Damit k nnen Sie manuelles Eingeben der Telefonnummern sparen und weitere Zusatzfunktionen nutzen Die Office Datenbank bergibt die anzurufende Telefonnummer an die Programm Komponente orgAnice Phone wo dann der Anruf initialisiert wird Zur Anwahl von Telefonnummern ob Festnetz Mobil oder IP Telefonie nutzen Sie den Makrobutton am rechten Rand der Eingabefelder f r Telefondaten Telefon1 49 30 2350430 _ Ist eine Telefonnummer im Feld eingetragen klicken Sie Telefon 2 r R auf den Button Sofern noch nicht geschehen wird orgAnice Phone ge ffnet und die Rufnummer wird gew hlt In Abh ngigkeit von den Funktionen Ihres Telefonendger tes wird der Lautsprecher des Telefons angeschaltet und Sie h ren das Freizeichen oder es klingelt das Telefon um eine hergestellte Verbindung zu signalisieren Die Funktionsweise und Bedienung sowie die erweiterten M glichkeiten zum Speichern von Gespr chsdaten mit orgAnice Phone wird in Kapitel 4 Mit orgAnice Phone telefonie ren beschrieben Die Office Datenbank mit orgAnice Data benutzen Ansprechpartner fin
382. ste mit allen im Benutzerverwaltungssystem eingetragenen Benutzern gef llt sup Administrator Lookup Feld Datumsauswahl Zeitauswahl Ein Eingabefeld das im Formularbereich ein ausklappbares Kalenderblatt f r Datumseinga ben zur Verf gung stellt 7 21 08 00 13 20 43 4 August 2000 Ba Mo Di Mi Do Fr Sa So 311331 1234 5 32 7 8 9 10 11 12 13 33 14 15 16 17 18 19 20 34 ei 22 23 24 25 26 27 35128 23 30 3 1 2 3 3614 5 6 7 8 9 10 Auf dem Kalenderblatt bl ttern die Buttons mit dem Doppelpfeil oder die Tastenkombination und t H jeweils um ein Jahr die Buttons mit dem einfachen Pfeil oder die Tasten und um einen Monat vor oder zur ck ber Mausklicks oder mit den Pfeiltasten amp und C w hlen Sie das gew nschte Datum Lookup Listen Control mit Editierm glichkeit Ein Datenbankfeld das im Formularbereich die Auswahl eines Wertes aus einer ausklappba ren Liste erm glicht Glossar Lookup Listen Control ohne Editierm glichkeit Markierung Datensatz Im Gegensatz zur Lookupliste ohne Editierm glichkeiten k nnen andere als in der Liste eingetragene Werte eingegeben werden Lookup Listen Control ohne Editierm glichkeit Ein Eingabefeld das im Formularbereich die Auswahl eines Wertes aus einer ausklappbaren Liste erm glicht Auskunft Sie k nnen nur Werte ausw hlen die in der Liste enthalten sind Der ausgew hlte Wert wird hervorgeho ben Beratu
383. steht im Gegensatz zum bisher blichen und auf 256 Zeichen beschr nkten ASCH Zeichensatz aus 38 885 Zeichen Dadurch kann Text in allen weltweit wichtigen Zeichens tzen in der Datenbank gespeichert werden Wie eine orgAnice Datenbank aufgebaut ist In einer orgAnice Datenbank werden zusammengeh rige Daten etwa der Name und die Adresse einer Firma gespeichert Jede Einzelinformation also z B Stra e Postleitzahl und Ort wird dabei in einem daf r vorgesehenen Feld abgelegt Felder einer Kategorie wie die Adressinformationen einer Firma werden dabei in einer Tabelle zusammengefasst Die Gesamtheit der Inhalte aller Felder einer Tabelle wird als Datensatz bezeichnet orgAnice ist eine relationale Datenbank Dies bedeutet dass mehrere Tabellen mit einander verkn pft werden k nnen Ansprechpartner in allen Firmen etwa werden in Einf hrung orgAnice kennen lernen einer eigenen Tabelle gespeichert und ber eine logische Verkn pfung der entsprechen den Datensatz in der anderen Tabelle hier der Firma zugeordnet Die Tabelle welche die Firmendaten enth lt ist dabei der Tabelle f r Ansprechpartner bergeordnet So wird erm glicht dass Daten die zusammen geh ren einander eindeu tig zugeordnet werden Die Adresstabelle wird dabei als Mastertabelle die Ansprechpartnertabelle als Detailtabelle bezeichnet Um in einer Datenbank sp ter alle Informationen wieder zu finden und um zusammen geh rige Daten in unterschiedlichen T
384. stellt ber die Cursortasten W 9 und E bewegen Sie die Tagesmarkierung im Kalender Mit Hilfe der Pfeilbuttons am oberen Rand des Kalenders k nnen Sie einen Monat vor oder zur ck springen Alternativ verwenden Sie dazu die Tasten und Um ein Jahr vor oder zur ck zu springen nutzen Sie die Tastenkombinationen und amp _ amp Zum ersten Tag des aktuell angezeigten Monats gelangen Sie ber die Taste fs zum letzten ber die Taste Durch einen Mausklick auf den gew nschten Tag w hlen Sie das Datum aus das dann in das Feld bernommen wird 93 94 Deaktivieren Sie das Kontrollfeld im Startfeld um keinen Starttermin zu setzen 8 ber das Kontrollfeld Abgeschlossen k nnen Sie markieren ob der Vorgang noch offen oder bereits abgeschlossen ist Zu abgeschlossenen Vorg ngen k nnen keine Aktivi t ten angelegt werden 9 Die Lookup Liste verantw legt einen Verantwortlichen f r den Vorgang fest Hier k nnen alle in der Datenbank eingetragenen Benutzer ausgew hlt werden 10 Im Notizfeld k nnen Sie zus tzliche Hinweise zu dem Vorgang eintragen die den Vorgang n her beschreiben 11 Haben Sie alle Felder ausgef llt speichern Sie den Vorgang ber die Tastenkombination _ 5 oder diesen Button oder den Men befehl Bearbeiten Datensatz Speichern Der Datensatz wird gespeichert und erscheint in der Listendarstellung der Tabelle Vorg nge finden und sortieren Da Ihnen orgAnice Data d
385. stellte Korrespondenz einzusehen oder zu bearbeiten gehen Sie folgender ma en vor 1 Aktivieren Sie zun chst das Tabellenlayout Aktivit ten und positionieren Sie dort auf den Datensatz der das Dokument enth lt 2 ffnen Sie das Dokument per Mausklick auf den linken Bereich dieses Buttons 3 Bearbeiten Sie den Brief 4 Schlie en Sie das Dokument und kehren Sie zur ck nach orgAnice Ein weiterer Weg zum ffnen des Dokumentes ist der Klick auf das rechte Segment oder der Klick mit der rechten Maustaste auf den Button W hlen Sie den Men punkt Bearbeiten um das Dokument zu bearbeiten Bearbeiten ffnen L schen Eigenschaften Dokumenteigenschaften anzeigen Das Kontextmen des Dokumentbuttons bietet dar ber hinaus weitere Optionen W hlen Sie den Men punkt Eigenschaften um anzeigen zu lassen welches Format das Doku ment hat wann das Dokument erstellt und wann es zuletzt ge ndert wurde sowie wel chen Status das Dokument hat 113 Dokument Eigenschaften 3 x m Microsoft Word Dokument Erstellt am Heute 25 02 2001 06 36 15 Ge ndert am Heute 25 02 2001 06 46 51 Klicken Sie auf OK um das Eigenschaftenfenster wieder zu schlie en Status Editierbar Keine ungespeicherten nderungen Mit Datensatz gespeichert me Dokument l schen Um ein Dokument zu l schen brauchen Sie nicht den gesamten Datensatz in dem es sich befindet zu l schen W hlen Sie stattdessen den
386. sweise zur Ansicht bzw zum Drucken ausgeben wollen CR kennzeichnet das Ende einer Datensatzzeile ohne Zeilenvorschub LF kennzeichnet das Ende einer Datensatzzeile ohne Wagenr cklauf Verwenden Sie die beiden letztgenannten Trennzeichen nur im Zusammenhang mit einem sp teren gezielten Datenexport in andere Anwendungen z B Excel Access Out look u s w 4 ffnen Sie die Auswahlliste Spaltentrennzeichen mit einem Mausklick auf den am rechten Rand des Feldes befindlichen Listenauswahl Button und w hlen Sie das Trenn 245 s 246 zeichen aus mit dem die einzelnen Spalten voneinander abgetrennt werden sollen Zur Auswahl stehen Semikola Kommata und Tabulatoren 5 ffnen Sie die Auswahlliste Textqualifizierer mit einem Mausklick auf den am rech ten Rand des Feldes befindlichen Listenauswahl Button und w hlen Sie das Zeichen aus mit dem die einzelnen Spaltenwerte eingefasst werden sollen Zur Auswahl stehen einfa che und doppelte Anf hrungsstriche Sie k nnen aber auch festlegen dass kein Textquali fizierer verwendet wird W hlen Sie dann lt Keine gt Den Export durchf hren Nachdem Sie alle Einstellungen vorgenommen und auf Weiter geklickt haben zeigt Ihnen der orgAnice Export Assistent in Form einer Zusammenfassung die in der aktuellen Regel enthaltenen Exporteinstellungen wie die Pfad und Dateinamen von Quell und Zielverzeichnissen die Eingaben zur Benutzerkennung die zum Export ausgew hlte Ziel un
387. t Tragen Sie diese in die untere Eingabezeile ein F r eine orgAnice 2 1 Testlizenz Datenbank ist keine neue orgAnice 3 Lizenznummer erforderlich Lassen Sie in diesem Falle die Eingabezeile leer Klicken Sie auf Weiter 3 Der n chste Schritt zeigt Ihnen in Form einer Zusammenfassung Ihre in den vorheri gen Schritten eingetragenen Pfad und Dateinamen sowie Ihre Eingaben zur Registrierung BESSERE zlEix Pr fen Sie die Angaben best tigen Sie diese mit Weiter Zum Konvertieren der Datenbank sind gen gend Informationen s i SILEAS AREKE cio SUF ZIC Wenn So S EKSENTO oder falls Sie die Angaben ndern m chten schalten Sie ndern m chten Wenn Sie mit den Einstellungen zufrieden sind T s Kara Ra WeRG NUT Eden kowerderng alFedrnen ber den Button Zur ck zu den vorherigen Dialogboxen Konvertierung einer org nice 2 1 Datenbank in eine Funktionell f identische org nice 3 Datenbank 2 Quelldatenbank c orgdblofficeloffice org Zieldatenbank c Orgdb1Office odb Registriernummer OFFICE 3 0 001 000001 ABCD 1234 Ei Abbrechen lt Zur ck Klicken Sie auf Weiter Daten migrieren und konvertieren Den orgAnice Database Converter verwenden Die Konvertierung durchf hren Nun beginnt der eigentliche Konvertierungsprozess In der Dialogbox sind die einzelnen Konvertierungsstufen aufgelistet Den Fortgang der Konvertierung sehen Sie an dem jeweils fett hervorgehobenen Listeneintrag und der unten angeordnet
388. t 2002 00000002 verantw Admin Administrator gt E gt eatea ee 7 29 01 02 09 54 05 Dauer oo 00 00 T 29 01 02 z F 12 02 02 ZI prioritat Voralarm o1 00 00 Verkaufschancen cewonnen J z 01 00 00 verantw Admin Administrator Wert absolut Wert gewichtet ust m von Administrator kj D x Bezeichnung 1 990 00 995 00 Notiz 7 a an Thomas Gueffroy Armaturen Vo GmbH 304 00 152 00 2 U me EEE m J a r iati x ARTRA GmbH 6 30 3 15 E Er Referenz E t H 2 300 30 1 150 15 2 2 Datum ERRER IRA FRRERe Veran Volumen Gewichtet ler Verkaufschancen amp Senatsverwaltung f r Bauen Wo Rechnungen Talking Technology Inc EE u 935 00 oj ITyp P E Datum Betreff verantv gt DB Angebot v 29 01 02 0 Angebot 2002 00000002 Admin man Ansprechpartner Verkaufschancenpositionen Rechnungen I Alle Datens tze O Alle Datens tze Thomas Gueffroy Artikel Softwarepaket I Be 443 30 23 50 49 0 Anzahl 1 0 Nettopreis 500 00 ESS ss E e Tse ck z Ges netto 500 00 Rechnungs E 3 E 16 Ges brutto 580 00 aktivit ten 50 2 Sewichtet 250 00 o Name Abteilung Art nr 00000001 Artikelart Software Herr Thomas Gueffroy Vertrieb i Donna Te Herr Dave Hannigan Entwicklung 95 0nto 2010 B l aax Artikelverwaltung Frau Petra Hartmann Buchhaltung f Tartiel preis anzahl Gesamt Herr Lothar Hellwig _S
389. t auch einfach als orgAnice gesprochen wird Am komfortabelsten ist der Programm start aus dem Startmen Sie k nnen orgAnice aber auch aus dem Explorer starten oder sich ein Programmsymbol auf dem Desktop erstellen Programmstart aus dem Startmen 1 ffnen Sie das Startmen per Mausklick auf den Start Button den Sie meist am linken unteren Bildschirmrand finden ber die Tastenkombination _ s oder ber die Taste mit dem Windows Symbol amp 2 Bewegen Sie den Mauszeiger ber den Men punkt Programme bis das Untermen mit den Programmordnern angezeigt wird 3 Bewegen Sie die Maus nun ber den orgAnice Programmordner der standardm ig orgAnice 3 hei t In diesem Ordner finden Sie eine Reihe von Verkn pfungen mit den einzelnen orgAnice Komponenten 4 Klicken Sie dort auf die gew nschte Verkn pfung in diesem Fall Data orgAnice Data starten orgAnice Data starten Sie ber das Startmen indem Sie im orgAnice Programmordner auf orgAnice Data klicken Der Dialog Starten von orgAnice Data erscheint starten US x E orgAnice Data 3 0 Datenbank Anwendung orgAnice Data dient nicht nur der Darstellung und Verarbeitung von Daten in einer Datenbank sondern auch deren Erstellung und Konfiguration r Was m chten Sie tun Eine Datenbank komplett neu erstellen C Eine Datenbank von einer Vorlage erstellen Abbrechen Hite ber die drei Optionen k nnen Sie eine existierende Datenbank
390. t in der Adressmerkmal oder Ansprechpartnermerkmaltabelle bearbeitet werden Was zun chst einschr nkend wirkt ist jedoch eine gro e Hilfe bei Auswahl von Datens t zen nach Merkmalen Sind die zur Auswahl stehenden Merkmale und deren Werte be grenzt und werden Tippfehler und unterschiedliche Interpretationsm glichkeiten ausgeschlossen steigt die Wahrscheinlichkeit alle relevanten Datens tze nach den Krite rien zu finden 69 Adressmerkmale 70 Schon zwei Merkmale die das selbe Kriterium beschreiben etwa Anwalt und Rechts anwalt als Werte f r das Merkmal Branche k nnen verursachen dass Sie nicht alle gew nschten Anw lte finden wenn Sie nach einem dieser Werte suchen Daher sollten Sie nderungen und Neudefinitionen von Merkmalen und Werten sehr sorgf ltig vornehmen und planen Die Konfiguration von Merkmallisten und Wertelisten nehmen Sie in der Arbeitsbereichsgruppe Konfiguration vor Die Merkmalliste bearbeiten 1 Wechseln Sie in den Arbeitsbereich Adressmerkmale in der Arbeitsbereichsgruppe Konfiguration indem Sie den Men befehl Ansicht Arbeitsbereich Konfiguration Adressmerkmale ver wenden oder in der Arbeitsbereichsspalte auf Konfiguration klicken und dann per Mausklick das Arbeitsbereichsicon Adressmerkmale markieren 2 Aktivieren Sie nun das Tabellenlayout Merkmalliste Adressen per Mausklick auf die Titelzeile des Tabellenlayouts oder ber den Men befehl Ansicht Tabellen Merkmal
391. t werden Dazu verwenden Sie die Standard Windows Tastenkombinationen f r die Zwischenablage Kopieren J Ausschneiden HK Einf gen k JHJ oder das Kontextmen das ber die rechte Maustaste erreichbar ist Text hervorheben Mit dem Werkzeug Text hervorheben k nnen Sie N einzelne Bereiche einer Seite markieren und mit einer w farbigen Hervorhebung hnlich einem Textmarker versehen Finscannen Komprimieren Anzeigen und Drucken von Papler Dokumenten oder bereits vorhandenen Images Um einen Bereich auf einer Seite eines orgAnice Image Dokuments hervorzuheben ver fahren Sie wie folgt 1 F hren Sie zun chst den Men befehl Kommentar Text hervorheben oder die Tastenkombination b JHAJ aus oder klicken Sie auf diesen Button Der Mauszeiger nimmt die Form eines speziellen Einf ge Cursors bestehend aus einem Fadenkreuz verbunden mit dem Symbol eines kleinen Markers an 2 Bewegen jetzt Sie den Einf ge Cursor zu der Position auf der Seite die Sie hervorheben m chten 3 Ziehen Sie den Einf ge Cursor bei niedergedr ckter linker Maustaste ber den hervor zuhebenden Bereich Der berstrichene Bereich wird mit einer gelben transparenten Farbschicht berdeckt Um nach dem Markieren den Einf ge Cursor zu deaktivieren f hren Sie den Men befehl Kommentar Text hervorheben erneut aus Der Einf ge Cursor nimmt wieder die Form des Mauszeigers an Hervorhebungen lassen sich nachtr glich in Ihrer Gr
392. t wird wenn Sie die Befehle Text Ausschneiden Text Kopieren oder Text Einf gen im Men Bearbeiten benutzen Glossar Zwischenablage Zwischenablage ber die Zwischenablage k nnen Sie Daten unterschiedlicher Formate aus einer Anwen dung aufnehmen und auf Abruf an einer anderen Stelle oder in einer anderen Anwendung wieder einf gen Text in Eingabefeldern wird folgenderma en behandelt Der Befehl Ausschneiden amp _ X kopiert markierten Text in die Zwischenablage und l scht ihn an seiner momentanen Position Dabei wird der urspr ngliche Inhalt der Zwischenablage berschrieben Der Befehl Kopieren amp J kopiert markierten Text in die Zwischenablage Dabei wird der urspr ngliche Inhalt der Zwischenablage berschrieben Der Befehl Einf gen e JH f gt den Inhalt der Zwischenablage an der aktuellen Position der Schreibmarke ein Den Inhalt der Zwischenablage k nnen Sie sich ber das Windows Hilfsprogramm Zwi schenablage CLIPBRD EXE ansehen 297 o 10 298 Index Absender suchen Administrator Tools Adressen erfassen finden und sortieren mehrere visualisieren Merkmale Postfachanschrift 200 200 28 34 34 44 61 94 53 66 42 137 Rechnungs und Lieferanschrift 42 138 verwalten visualisieren Adressmerkmale ndern definieren l schen Aktivit ten E Mails finden und sortieren Folgeaktivit ten Priorit ten Termine verschieben Alarm Anfangsbuchstaben Anme
393. t zur Bestimmung der unterschiedlichen Dokumenttypen Kodie rungsprofile ein die auf typische Einsatzgebiete ausgerichtet sind Die Tabelle zeigt die in den einzelnen Dokumenttypen eingebetteten Bildanteile nach den in orgAnice Image vordefinierten Kodierungsprofilen die Sie im Men Seite unter Scan Optionen ausw h len k nnen Scannen Strg N Scan Optionen Brief Scheck Katalog Farbfoto Fax Die folgende Tabelle zeigt die in den einzelnen Dokumenttypen Bildanteile Kodierungsprofil Kodierungsmodus Segmentierungsmodus Brief alle Automatische Textdetektion nur dunkler Text wird detektiert Scheck alle Alles ist Text alles was im bin ren Bild schwarz ist wird als Text detektiert Katalog alle Automatische Textdetektion dunkler und inverser Text werden detektiert Foto nur Hintergrund Keine Textdetektion der bitonale Layer bleibt leer Fax nur bitonal Keine Segmentierung schwarz wei schwarzer Anteil des bitonalen Bildes bleibt erhalten Vor dem Start des Scan Vorganges haben Sie die M glichkeit ein geeignetes Kodierungs profil auszuw hlen W hlen Sie dazu unter Seite Scan Optionen den Dokumenttyp aus der am ehesten auf das einzuscannende Dokument zutrifft 6 Um das Dokument zu sichern speichern Sie es auf Ihrem Rechner ab Haben Sie ein orgAnice Image Dokument aus orgAnice Data erstellt wird automatisch ein Referenz Dateiname vergeben Dokumente mit orgAnice Image verwalten und archivie
394. tallation vorbereiten Installation starten Installation durchf hren Von der Festplatte installieren orgAnice Data starten Programmstart aus dem Startmen orgAnice Data starten Benutzer anmelden Datenbanken direkt ffnen Benutzereinstellungen anpassen Benutzereigenschaften ndern Benutzerkennwort anlegen und ndern Die Office Datenbank mit orgAnice Data benutzen Der Aufbau der Office Datenbank Die Office Datenbank ffnen Programmstart aus dem Startmen Benutzer anmelden Was nach dem ffnen der Datenbank geschieht Den Programmarbeitsbereich kennen lernen Die Standardelemente des Programmarbeitsbereiches Wie orgAnice Daten darstellt Navigieren und die Ansicht aktualisieren Adressen verwalten Adressen erfassen Die Dublettenpr fung nutzen Adresseintr ge ndern Mit der Zwischenablage arbeiten Erweiterte Adressinformationen erfassen Adressen duplizieren Inhaltsverzeichnis m NAAA RARARARAANDAN Adressen l schen Adressen finden und sortieren Bl ttern in der Adresstabelle Die Suche nach Schl ssel in der Adresstabelle Volltextsuche in der Adresstabelle Einzeletiketten mit dem Report Assistenten erstellen Adressen visualisieren und Routen planen Die Visualisierungsmakros aufrufen Bei Map24 registrieren Einzelne Adressen visualisieren Eine Route planen Mehrere Adressen visualisieren Ansprechpartner verwalten Ansprechpartner erfassen Telefonnummern w hlen Ansprechpartner finden und sortieren Bl tte
395. tatuszeile durch den Kommentar sortiert durch ausgewiesen 2 Bl ttern Sie nun in der Adresstabelle Hierzu stehen Ihnen folgende M glichkeiten zur Auswahl Bl ttern Sie auf die erste Adresse im ausgew hlten Sortierschl ssel mit diesem Button oder mit der Tastenkombination bu J Bl ttern Sie auf die letzte Adresse im ausgew hlten Sortierschl ssel mit diesem Button oder mit der Tastenkombination u J Bl ttern Sie zur n chstfolgenden Adresse mit diesem Button oder mit der Cursortaste Bl ttern Sie zur vorhergehenden Adresse mit diesem Button oder mit der Cursortaste t Bl ttern Sie in der Tabellendarstellung eine Seite weiter mit diesem Button oder mit der Taste Bl ttern Sie in der Tabellendarstellung eine Seite zur ck mit diesem Button oder mit der Taste 45 z 46 gt Die Suche nach Schl ssel in der Adresstabelle Bei der Suche nach Schl ssel werden nur die Felder durchsucht die ber einen Sortier schl ssel verf gen Ein Sortierschl ssel ordnet die Tabelle nach dem Inhalt eines oder mehrerer Felder orgAnice Data durchsucht die Tabelle auf allen Sortierschl sseln nach dem Suchbegriff Dabei wird automatisch der Sortierschl ssel eingestellt auf dem der Suchbegriff gefunden wurde Die Suche nach Schl ssel wird im Folgenden Schritt f r Schritt beispielhaft am in der Office Datenbank mitgelieferten Adresseintrag Talking Technology beschrieben 1 Aktivieren Sie zun chst das
396. te Funktionen werden zum Beispiel verwendet f r die Definition von Textobjekten in Druckauftr gen f r dynamische Texte im Formularbereich oder f r die Formulierung von Datenbank Abfragen Die Funktionen lassen sich im Konfigurationsmodus bearbeiten Funktion orgBasic Ein orgBasic Ausdruck der einen R ckgabewert eines bestimmten Datentyps liefert Eine orgBasic Funktion hat einen eindeutigen Namen dem gegebenenfalls in runden Klammern eingeschlossene Argumente folgen die von der Funktion ausgewertet werden In orgAnice enthalten ist eine Sammlung von orgBasic Funktionen die weitgehend den Basic Standard Funktionen entsprechen teilweise aber dar ber hinausgehen orgBasic Funktionen k nnen in orgAnice berall dort vorkommen wo orgBasic Ausdr cke verwendet werden Fu zeile Die unterste Zeile im Datenbereich eines Reports in der die Summen numerischer Datenzeilentexte stehen Die Fu zeile ist in Spalten und ggf Unterzeilen gegliedert Die Aufteilung ist dieselbe wie die der Datenzeilen Eine Fu zeile wird nur dann ausgegeben wenn Datenzeilentexte in Datenzeilen definiert sind die einen numerischen Wert als Ergebnis liefern und f r die eine Summenausgabe vorgesehen ist Hilfe datenbankspezifische Wenn eine spezielle Hilfedatei f r diese Datenbank installiert ist k nnen Sie diese ber einen Befehl im orgAnice Hilfemen aufrufen History Funktionalit t in orgAnice 3 vergleichbar den Navigationsbuttons i
397. te und Termine kurz alles was zu einer perfekten B roorganisation geh rt unter einer Benut zeroberfl che verwalten orgAnice unterst tzt Sie mit erprobten und durchdachten Funk tionen dabei wenn Sie Telefonate f hren und protokollieren Faxe versenden Notizen ablegen oder den elektronischen Postverkehr abwickeln wollen Da orgAnice das Management von zusammen geh rigen Daten f r Sie bernimmt geht nichts mehr verloren Alle Informationen sind leicht zu finden und dann auf einen Blick verf gbar Und nat rlich kann orgAnice in allen Aspekten an Ihre W nsche angepasst werden orgAnice ist mehr als nur eine Datenbank es ist ein Produktivit tswerkzeug mit dem das Organisieren t glicher Arbeitsschritte und Aufgaben so einfach wird dass Sie sich auf die Aufgaben die wirklich wichtig sind konzentrieren k nnen Wir danken Ihnen f r den Kauf von orgAnice und w nschen Ihnen viel Erfolg bei der Arbeit mit orgAnice der Plattform f r optimale Kundenbeziehungen Dieses Handbuch effizient einsetzen Ob Sie zum ersten Mal mit orgAnice arbeiten oder bereits die fr heren Versionen des Programms kennen Dieses Handbuch ist darauf ausgerichtet Sie mit den Arbeitskonzep ten in orgAnice vertraut zu machen und Ihnen die Funktionsf lle von orgAnice schnell und praxisnah zu vermitteln damit Sie bald sein volles Potenzial aussch pfen k nnen Dazu erl utern wir nicht nur einzelne Funktionen oder Inhalte von Men s sondern stellen d
398. teilweise beschr nktem Funktionsumfang installiert Sie k nnen dann Tabellen mit bis zu 1000 Datens tzen bearbeiten und orgAnice Image wird lediglich als Viewer installiert IHRE REGISTRIERNUMMER lt Zur ck Abbrechen Falls Sie bereits eine Lizenz erworben haben Ihnen aber noch keine Registriernummer vorliegt schicken Sie bitte per Fax Ihren Kaufbeleg Ihre Adresse und Faxnummer 49 30 2 13 97 73 oder per Post eine Kopie des Kaufbeleges an dexcon GmbH Sie erhalten dann umgehend Ihre Registriernummer Im Falle eines Lizenzupgrades d h wenn Sie sp ter eine Vollversion von orgAnice oder zus tzliche Netzwerklizenzen erwerben ist keine Neuinstallation von orgAnice notwen dig Die Registriernummer k nnen Sie beim Erstellen einer neuen oder beim Bearbeiten einer vorhandenen Datenbank in orgAnice Data oder im Designer jederzeit nachtragen Klicken Sie auf Weiter 5 Im n chsten Schritt bestimmen Sie den Zielordner in den die orgAnice Programmkomponenten installiert werden Best tigen Sie den Vorschlag von orgAnice die Programmdateien auf die Festplatte C im Unterverzeichnis orgAnice3 Ihres System Programmverzeichnisses zu installieren ga Sie k nnen jedoch auch einen anderen Zielordner f r die org nice 3 wird in diesem Ordner installiert Installation angeben Klicken Sie dazu auf Durchsu Kieren Seear zu ritsan desem idna odar chen und geben Sie dort den gew nschten Pfad oder Durchsuchen
399. tenbank bietet eine Funktion zum Verschieben von Datens tzen innerhalb einer Tabelle Tats chlich wird dabei der Datensatz selbst nicht verschoben sondern die Zuordnung zur Mastertabelle ge ndert Wird die Verschiebefunktion auf Ansprechpartner angewendet kann ein Datensatz einer anderen Adresse zugeordnet werden Dies ist dann n tzlich wenn eine Person in ein anderes Unternehmen wechselt aber als Kontakt erhalten bleiben soll ohne alle Daten erneut eingeben zu m ssen Dies ist vor allem daher wichtig weil Datens tze in Detailta bellen ebenfalls erhalten bleiben und mit dem Datensatz verschoben werden Schlie lich ndern sich Ansprechpartnermerkmale wie der Geburtstag oder pers nliche Vorlieben nicht bei einem Firmenwechsel Nicht zuletzt ist die Funktion von Vorteil wenn versehentlich ein Ansprechpartner einem falschen Adressdatensatz zugeordnet wurde 1 Zum Verschieben positionieren Sie auf den zu verschiebenden Datensatz und klicken Sie dann auf diesen Makrobutton am Fu der Formulardarstellung Die Dialogbox Datensatz verschieben erscheint Die Office Datenbank mit orgAnice Data benutzen Ansprechpartner finden und sortieren ber die Option Nur Ansprechpartner lt Name gt verschie ben wird nur der aktuell ausgew hlte Datensatz verschoben Dessen Name wird hier angezeigt Datensatz verschieber x Positionieren Sie auf den Datensatz in der Tabelle Adressen dem Sie Ansprechpartner zuordnen wollen Sollen
400. tenbank zu verhindern sollten Sie jedoch bei der ersten Benutzung f r jeden Benutzer ein Kennwort anlegen Lesen Sie hierzu in der Technischen Referenz Kapitel 3 Abschnitt Benutzer einrichten nach Dort finden Sie auch Hinweise wie Sie eine Verkn pfung so mit Parametern versehen k nnen dass Benutzername und Kennwort automatisch bergeben werden ohne sie jedes Mal wieder eingeben zu m ssen 4 Klicken Sie nun auf OK um die Datenbank zu ffnen Haben Sie Benutzernamen oder Kennwort fehlerhaft eingegeben werden Sie erneut zur Eingabe aufgefordert Datenbanken direkt ffnen Sie k nnen eine Datenbank auch ber einen direkten Aufruf ffnen Es wird dann auto matisch orgAnice Data mit dieser Datenbank gestartet Folgende Wege stehen Ihnen dabei offen Bestehende Datenbank aus dem Startmen ffnen Wenn Sie die mitgelieferte Office Datenbank installiert haben oder eine Verkn pfung f r eine andere orgAnice Datenbank im Startmen erzeugt haben und die Datenbank ffnen m chten klicken Sie im orgAnice Programmordner auf Office Datenbank oder auf die Verkn pfung zu Ihrer Datenbank Der Dialog zur Benutzeranmeldung wie im Abschnitt Benutzer anmelden auf Seite 19 beschrieben wird angezeigt Hier ist bereits der Pfad zur Office Datenbank angegeben Bestehende Datenbank aus dem Explorer ffnen Wenn Sie eine bestehende Datenbank mit Hilfe des Windows Explorer ffnen m chten gehen Sie wie folgt vor 1 Suchen Sie da
401. tensatz dann wie ben tigt und speichern sie ihn Haben Sie nur geringf gige nderungen vorgenommen wird bei Adressen in diesem Falle die Dublet tenpr fung aktiviert War die Duplizierung beabsichtigt f hren Sie keine Dublettenbereinigung durch indem Sie die Dialogbox Ergebnisse der Dublettenpr fung schlie en Auch zuk nftig wird die Dublettenpr fung jedoch auf den hnlichen Datensatz hinweisen Adressen l schen Gleich vorweg Gel schte Datens tze k nnen nicht wieder hergestellt werden Das L schen von Adressen mit denen in Detailtabellen Datens tze verkn pft sind kann den Verlust vieler Daten bedeuten wenn Sie versehentlich einen Datensatz mit allen Detailda ten l schen Wollen Sie einen Adresseintrag aus der Datenbank entfernen suchen Sie den Eintrag den Sie l schen m chten und verwenden Sie den Men befehl Bearbeiten Datensatz L schen oder diesen Button die Tastenkombination e J Handelt es sich um einen Datensatz ohne verbundene Daten fragt Sie orgAnice Data ob Sie den Datensatz tats chlich l schen wollen orgAnice Data x Klicken Sie auf Ja um den Datensatz zu l schen Klicken Sie auf Nein um den L schvorgang abzubrechen 2 Wollen Sie diesen Datensatz wirklich l schen Ist der Datensatz mit einem oder mehreren Datens tzen in Detailtabellen verbunden erhalten Sie folgende R ckfrage zi Best tigen Sie hier mit Ja werden alle verbundenen gt Dieser Datensatz ist mit einem o
402. tenten entnehmen Sie bitte Kapitel 5 Reports Armaturenfabrik erstellen und Etiketten drucken mit orgAnice Print Frau Karin Buchmann Waldstr 6 51679 Wipperf rth ganze Seite 128 Schlie en Sie nach erfolgreichem Druck orgAnice Print ber den Men befehl Datei Beenden oder die Tastenkombination w _ 4 um zu orgAnice Data zur ck zu kehren 49 50 Adressen visualisieren und Routen planen In Zusammenarbeit mit einem der f hrenden Unternehmen f r Kartenvisualisierungs systeme ist es gelungen die Geokodierung von Adressdaten in orgAnice 3 einzubinden Sie erhalten damit die M glichkeit einzelne Adressen und Adresspools via Internet zu visualisieren Die NETSOLUT GmbH betreibt das Internet Mapping Portal MAP24 das bereits im zwei ten Monat nach dem Launch von AOL Deutschland zum besten Online Kartensystem gew hlt wurde Auf Basis der von NETSOLUT entwickelten Technologie MapTP ist es m glich Geodaten mit hoher Geschwindigkeit auf aktuellem Kartenmaterial ber das Internet zu visualisieren F r die Geokodierung ist lediglich eine Internet Anbindung notwendig Per Knopfdruck k nnen Sie aus der Office Datenbank die exakte Position des Kunden oder Lieferanten ermitteln Ebenfalls per Knopfdruck l sst sich die Routenplanung zu einer in der Daten bank gespeicherten Adresse durchf hren Notwendig f r die Nutzung dieser Funktionen ist lediglich die kostenlose Registrierung bei Map24 Die Visualisierungsmakro
403. teraktiv definieren Tabellenname Der eindeutige Name einer Datenbank Tabelle Der Tabellenname ist nicht der Tabellentitel Tabellentitel Die Bezeichnung einer Datenbank Tabelle max 31 Zeichen im Klartext Ansprechpartner Der Tabellentitel der aktiven Tabelle wird auch in der Statuszeile angezeigt Der Tabellentitel ist nicht der Tabellenname TAPI Telephony Application Programming Interface Eine Windows Systemschnittstelle die es Anwendungen erlaubt ber einen einheitlichen Funktionssatz Telefonie Unterst tzung zu erhalten Zahlreiche Hersteller von Telefon Hardware unterst tzen diese Schnittstelle mit ger tespezifischen Treibern orgAnice Phone verwendet die TAPI Schnittstelle f r datenbankgest tztes Telefonieren TAPI Server An eine TK Anlage angeschlossener Server f r die Telefonieunterst tzung mehrerer Ar beitsplatzrechner Tastenkombination Eine Kombination von Tasten die gleichzeitig gedr ckt werden m ssen um einen Befehl zu aktivieren Tastenkombinationen werden durch ein Zeichen zwischen den Tastenbezeichnungen benannt lt Tastel gt lt Taste2 gt Um eine Tastenkombination einzugeben dr cken Sie zun chst die erste Taste und halten diese gedr ckt wenn Sie die zweite Taste bet tigen Ein sicherlich bekanntes Beispiel ist die Tastenkombination mit der Umschalttaste zur Eingabe von Gro buchstaben Testlizenz Eine kostenlose Lizenz f r Test bzw Evaluierungszwecke Mit de
404. ternet Adresse verkn pfen Es wird daraufhin die Dialogbox Internet Adresse verkn pfen angezeigt Internet Adresse verkn pfen x In der Dialogbox geben Sie im Feld Adresse die URL oder Adresse URL IP Adresse oder Dateiname IP Adresse der Internet Seite ein Alternativ k nnen Sie Rtp www og gmbh co de auch den Dateinamen einer lokalen HTML Seite eingeben Web Browser starten gt gt Um die gew nschte Web Adresse ber Ihren Browser zu suchen klicken Sie auf den Button Web Browser starten gt gt Der auf Ihrem System als Standard eingerichtete Web Browser wird gestartet Haben Sie dort die gew nschte Adresse erreicht wechseln Sie zur ck zu orgAnice Addresse von Web Browser lt lt Abbrechen Hilfe Wenn Sie den Button lt lt Adresse von Web Browser dr cken bernimmt orgAnice die Daten der aktuellen Seite Ihres Web Browsers in die Dialogbox Klicken Sie dann auf OK um die Adresse in das Feld zu berneh men Das daraufhin auf dem Button dargestellte Icon zeigt an dass eine Internet Adresse ver kn pft ist Sp ter k nnen Sie durch einen Klick auf diesen Button die verkn pfte Adresse im Browser aufrufen Um die Verkn pfung zu l schen klicken Sie wiederum auf den rechten Button und w hlen Sie Verkn pfung l schen 20 Rechts neben den Internet Buttons finden Sie einen Memo Button ber den Memo Button k nnen Sie ein Popup Memo aufrufen das zus tzliche Informationen zur ak
405. tes dr cken die Umschalttaste und halten diese so lange fest bis Sie mit den Tasten U U J und O f oder das Ende des gew nschten Textes erreicht haben Der so markierte Text kann in die Zwischenablage bernommen werden oder mit dem Inhalt der Zwischenablage berschrieben werden Master Tabelle Detail Tabelle Zwei ber eine Relation miteinander verbundene Tabellen Dabei kann die Detail Tabelle zu jedem Datensatz der Master Tabelle beliebig viele ver kn pfte Datens tze enthalten Beispiel Zur Master Tabelle Adressen existiert in der Standarddatenbank die Detail Tabelle Ansprechpartner Zu einer Adresse k nnen also beliebig viele Ansprechpartner eingetragen werden ohne dass dabei jeweils die Adresse neu eingegeben werden muss Glossar Men Objekteditor Men Eine Liste von Befehlen die sich aus einer Men leiste ausklappen lassen Sie aktivieren ein Men durch Anklicken mit der Maus oder durch die Tastenkombination _ lt unter strichener Buchstabe gt Men leiste Eine Zeile mit den berschriften mehrerer aufklappbarer Men s die in einem Programm fenster unterhalb der Titelleiste angeordnet ist Sie aktivieren die Men leiste mit den Tasten oder Fi oder indem Sie mit der Maus auf den Namen eines Men s klicken Mit den Tasten _ lt Buchstabe gt k nnen Sie direkt ein Men anw hlen beispielsweise HD f r das Men Datei Metadaten Daten ber Daten Eine orgAnice Datenbank
406. tigen Sie mit der Returntaste e 8 Klicken Sie nun auf Markieren um den Markiervorgang zu starten Bei umfangreichen Datenmengen oder langsamen Verbindungen zur Datenbank kann dieser Vorgang einige Sekunden dauern Adressen markierte Datensi 8 Datens tze gepr ft 1 Datens tze sind jetzt markiert 7 Datens tze sind nicht markiert r Datens tze anzeigen Alle Datens tze Die Office Datenbank mit orgAnice Data benutzen 3 Mit Markierungen arbeiten Nach Abschluss des Markiervorganges wird die Dialog box Markierte Datens tze angezeigt Hier erhalten Sie Informationen dar ber wie viele Datens tze gepr ft wurden auf wie viele davon die Bedingung zutraf und die nun markiert sind Au erdem wird die Anzahl der nicht markierten Datens tze angezeigt Legen Sie nun fest in welchen Anzeigestatus Sie nun wechseln m chten Aktivieren Sie dazu im Bereich Datens tze anzeigen die gew nschte Option Klicken Sie auf OK werden die Datens tze nach Ihren Vorgaben in der Listendarstellung angezeigt Im Bereich nach Anfangsbuchstaben markieren M chten Sie eine Reihe von Werten markieren die mit den gleichen Zeichen beginnen etwa alle Adressen mit dem Anfangsbuchstaben A gehen Sie wie folgt vor Adressen Markierungs Assistent x Merkmal PLZ Ort Land Telefon 1 Info per Sperrvermerk Angelegt am Hinzuf gen L schen Ausgew hlte Merkmale Nam
407. tion N 4 Geben Sie in das Feld Artikel die genaue Bezeichnung des Artikels ein Sie m ssen hier einen Eintrag vornehmen da der Datensatz sonst nicht gespeichert werden kann 5 bernehmen Sie aus der Liste der Lookup Felder Einheit und Artikelart jeweils den gew nschten Wert oder geben Sie einen beliebigen eigenen Wert ein 6 F r die Eingabe der Preise stehen Ihnen zwei Eingabefelder zur Verf gung in denen Sie die Nettopreise in H he eines Mindestpreises sowie eines Empfehlungspreises eintragen k nnen Sie k nnen das Feld auch leer lassen beispielsweise f r pauschal abzurechnende Positionen Den entsprechenden Preis geben Sie dann beim Erstellen der Rechnung ein 7 W hlen Sie als n chstes in dem Optionsfeld USt Satz einen der drei Umsatzsteuerwer te indem Sie mit der Maus auf den zutreffenden klicken 8 Tragen Sie zuletzt die Erl skonten f r den Artikel ein Auf diese Weise k nnen Sie sich sp ter eine bersicht in Form eines Reports ber die Erl se nach Konten ausdrucken Die Office Datenbank mit orgAnice Data benutzen orgAnice Fakturierung benutzen lassen Die orgAnice 3 Komponente orgAnice Print enth lt bereits einen entsprechend vorgefertigten Report 9 Speichern Sie den Datensatz um den Artikel in Ihrem Artikelstamm aufzunehmen mit dem Men befehl Bearbeiten Datensatz Speichern oder g mit einem Mausklick auf diesen Button oder mit der Tastenkombination b 48 Oder stellen Sie den urspr nglichen Datensat
408. tsprechender Einrichtung eines Nachrichtensystems auf Ihrem Rechner als Fax oder E Mail versenden Aktivieren Sie die Option Verweise in der Aktivit tenta belle erstellen um die Serienbriefe den Adressen zuzuordnen Im Feld Die neuen Aktivit ten im Vorgang speichern legen Sie den Vorgang fest dem die Aktivit ten zugeordnet werden sollen Mit dem Button Drucker berpr fen und ndern Sie gegebenenfalls Ihre Druckereinrichtung Best tigen Sie den Button OK um den Druck zu starten 13 Mit der folgenden Dialogbox wird der erfolgreiche Seriendruck quittiert Serienbrief Empf nger xj Das Seriendokument Einladung zur Messe in D sseldorf wurde an die folgenden Empf nger verschickt amp TechnoPlan GmbH TechnoPlan GmbH amp Dr Hermann Voss GmbH Arm Dr Hermann Voss GmbH Armaturenfabrik Talking Technology Inc Talking Technology Inc m Report drucken Aktualisieren Schlie en Klicken Sie auf Report drucken um einen Protokollreport des Serienbriefdrucks auszugeben Klicken Sie auf Schlie en um die Dialogbox zu schlie en Die Office Datenbank mit orgAnice Data benutzen Dokumente verwalten und archivieren Weitere neue Dokumente erstellen orgAnice ist nicht auf die Erledigung von Korrespondenz beschr nkt ber die Datenbank k nnen Sie Dateien beliebiger Dateiformate verwalten Das Erstellen von Dokumenten aus orgAnice Data setzt voraus dass entweder Dokument Vorlagen daf r mit de
409. tuel len Adresse aufnimmt ffnen Sie das Memofeld entweder per Mausklick oder indem Sie mit der Taste den Fokus auf den Button setzen Sie erkennen den Fokus an einem gestrichelten Rahmen auf dem Button und danach die Leertaste dr cken In das Memofeld k nnen Sie erg nzende In das Memofeld k nnen Sie Informationen zu diesem Informationen eintragen beispielsweise Kontakt eintragen die Privatadresse des Ansprechpartners Notizen weitere Telefonnummern u Das Memofeld schlie en Sie indem Sie auf eine beliebige Stelle au erhalb des Memofeldes klicken oder ber die Taste amp Die Office Datenbank mit orgAnice Data benutzen Adressen verwalten Haben Sie in das Memofeld Text eingetragen ist der Zettel auf dem Button mit Linien E beschriftet tragen Sie nichts ein bleibt er leer 21 Nun sind alle Felder ausgef llt Speichern Sie jetzt den Datensatz mit dem Men befehl Bearbeiten Datensatz Speichern oder mit einem Mausklick auf diesen Button oder L mit der Tastenkombination bu He J Oder brechen Sie die Eingabe ab wenn Sie den Datensatz nicht speichern wollen mit dem Men befehl Bearbeiten Datensatz Wiederherstellen oder mit einem Mausklick auf diesen Button oder lt mit der Taste f o x Bezeichnung Land PLZ Ort R x r Amah ren Vo GmbH D 51679 Wippetfith Der gespeicherte Datensatz wird nach dem Speichern z ARTRA GmbH D 79219 Staufen ichi i i gt IF Sor JSA D Sta farbig hinterlegt in
410. tweder alle oder nur die markierten Datens tze anzeigen lassen sollten um f r die markierten Datens tze einen Report zu erstellen Klicken Sie dann auf OK Der Report Assistent erscheint wieder 4 Aktivieren Sie nun die Option Report mit markierten Datens tzen drucken So werden die markierten Datens tze f r den Report verwendet 5 Klicken Sie auf OK Der Report Assistent ruft nun orgAnice Print auf und der erstellte Report wird in der Druckvorschau angezeigt 89 z 90 Adressen und Ansprechpartner orgAnice Print O1 x Datei Bearbeiten Ansicht ZB Bl SWlnrz a yg ama ee E Adressen und Ansprechpartner Liste vom 200 Sinoplan Systemhaus GmbH Fimma Name Ansprechpartner Telefon Anschrift Abteilung Funktion E Mail T Talking Technology Inc 1125 Atlantic Ave ALAMEDA CA 94501 VEREINIGTE STAATEN VON AMERIKA Jime Reloj 1 510 5 22 38 00 24 Marketing Abteilingelitung V Dr Hemann Voss GmbH Ammanrenfabrik Walaar 6 51679 Wipperf rth Karin Buchmann 49 2267 6 32 73 24 KALIKA Felix Zechner 49 2267 6 32 73 26 Gesch ftsf hrung k A zechner ahvoss de Ma stab 100 2 Klicken Sie auf Drucken oder bet tigen Sie die Tasten kombination _ PJ um das Etikett auszudrucken Weitere Informationen zur Benutzung des Report Assistenten entnehmen Sie bitte Kapitel 5 Reports erstellen und Etiketten drucken mit orgAnice Print Schlie en Sie nach erfolgreichem Druck
411. uen Rechnungsdatensatz Dieser Arbeitsbereich bietet Ihnen zun chst eine bessere bersichtlichkeit ber alle f r die Rechnungen relevanten Tabellen insbesondere auf die Tabelle Rechnungen selbst Dar ber hinaus erhalten Sie hier die M glichkeit noch gew nschte nderungen vorzuneh men bevor die Dokumente angelegt werden Mit der Umschaltung in den Bereich Rechnungen wird gleichzeitig eine weiterer Benutzer R ckfragedialog angezeigt mepa Klicken Sie auf Ja um sowohl eine Rechnung als auch 2 Sie sind im Begriff eine Rechnung an dexcon Gesellschaft f r Software und Consulting mbH zu erstellen A k 2 M chten Sie neben der Rechnung auch einen Lieferschein erstellen einen Li efe rsc h ein zu erzeu ge n E E i Ne ee ne WE Klicken Sie auf Nein um nur eine Rechnung anzulegen Klicken Sie auf Abbrechen um den Vorgang abzubrechen Nein Abbrechen Klicken Sie auf Abbrechen um den Vorgang an dieser Stelle abzubrechen Wenn Sie den Vorgang abbrechen k nnen sie die Rechnung auch noch sp ter erzeugen Sie haben in diesem Falle die M glichkeit die in dem Rechnungsdatensatz vorgeschlage nen Daten zu ndern beispielsweise einen anderen F lligkeitstermin einzutragen oder ggf die Zahlungsweise oder die Lieferart neu zu bestimmen Des weiteren w re es denkbar an dieser Stelle die bereits in die Tabelle Rechnungspositionen berf hrten Datens tze nach zu bearbeiten neue hinzuzuf gen oder auch unerw nschte
412. uf das Symbol Verkaufschancen und Rechnungen klicken 153 z 154 2 Aktivieren Sie die Tabelle Verkaufschancen I Alle Datens tze Dadurch werden alle Positionen in der untergeordneten Projekt a A2 E Tabelle Verkaufschancenpositionen markiert verantw Admin Administrator z Start F 2401 07 02 Status Gewonnen r Hek Wert absolut wert gewichtet USt V Netto 2 290 00 1 145 00 Notiz F 5 USt 16 352 00 176 00 Fer E USt 7 6 30 3 15 Se d Gesamt 2 648 30 1 324 15 Bt l D Projekt veran volumen Gewichtet Ste Komplettpaket Admin 1 990 00 995 00 20 7 2 290 00 1 145 00 4 gt Verkaufschancenpositionen iM Alle Datens tze Alternativ k nnen Sie die Positionen auch direkt aus der Tabelle Verkaufschancenpositionen einzeln markieren Artikel Beratung f Aa z Der Automatismus f r die Markierungen erleichtert Anzahl 1 0 Nettopreis J 100 00 j Einheit Stunden Zee 00 00 Ihnen Jeden die Arbeit WEN ale alle gder aber die Ust satz 16 Ges brutto 116 00 berwiegende Anzahl an Positionen f r die Rechnung Ce o a a 00 ausw hlen wollen sollen Art Nr 00000003 Artikelart Consulting osoo Delelsixiei o Artikel Preis Anzahl Einheit Gesar a Beratung 100 00 1 0 Stunden 100 C w Handbuch xJK 2 90 00 1 0 St ck 90 C a Rechner xIK 2 1 300 00 1 0 St ck 1 300 C a Softwarepaket II 800 00 1 0 St ck 800 C 4 Beac
413. ug starten Sie den Scanvorgang manuell W hlen Sie dazu den Men befehl Seite Scannen die Tastenkombination _ N oder klicken Sie auf den Button 3 orgAnice Image startet nun den Scanvorgang Abh ngig von der Geschwindigkeit Ihres Scanners und der eingestellten Scanoptionen kann dieser Vorgang bis zu einigen Minuten dauern So bald der Scanvorgang abgeschlossen ist werden die digitalisierten Daten an orgAnice Image bertragen und dort komprimiert Anschlie end wird das eingescannte Dokument im Dokumentfenster angezeigt Eine Besonderheit der LuraDocument Technologie ist die graduelle Darstellung des Dokumen tes In mehreren Durchl ufen werden dabei die Dokumentbestandteile decodiert und zur Anzeige zusammengesetzt 4 Wenn Sie ein mehrseitiges Dokument scannen wollen und Ihr Scanner verf gt ber einen automatischen Papiereinzug ist es sinnvoll vor dem Befehlsaufruf zun chst die gew nschten Seiten in den Papierschacht einzulegen Damit werden die Seiten in der von Ihnen vorgegeben Reihenfolge hintereinander vom Scanner eingelesen 211 212 Haben Sie jedoch keine automatische Einzugseinrichtung m ssen Sie dem Scanner die Seiten vereinzelt nacheinander zuf hren Nach dem Einlegen der neuen Seite k nnen Sie Ihren Scanner ber diesen Befehl anweisen die Seite einzulesen Welche Aufl sung Farbtiefe und Kompressionseinstellungen verwendet werden h ngt von den eingestellten Scan Optionen ab 5 orgAnice Image setz
414. ugriff Benutzer Administrationsrechte erlauben das Anlegen ndern und L schen von Datenbankbenutzern und deren ffentlichen Eigenschaften Datenbank Administrationsrechte erlauben alle brigen Zugriffe zur strukturellen nderung der Datenbank wie das Anlegen ndern und L schen von Tabellen Feldern benutzerdefinierten Funktionen Reportdefinitionen u s w Berechtigung f r Datenbankzugriffe Zugriffsrechte f r den Datenbankzugriff definieren ob ein bestimmter Zugriff auf ein bestimmtes Datenbank Objekt durch den angemeldeten Benutzer erlaubt ist In orgAnice 3 hat zun chst jeder Benutzer Zugriff auf alle Datenbankobjekte Durch die Definition der erforderlichen Berechtigung f r ein Datenbankobjekt kann der Zugriff eingeschr nkt werden Einem Datenbankobjekt wird im Objekteditor die zugriffsberechtigte Benutzergruppe zugewiesen Nur die in der entsprechenden Gruppe zusammengefassten Benutzer k nnen auf das Objekt zugreifen Die Benutzer Administration besteht aus vier Arbeitsschritten Definition der Benutzer Definition der Berechtigung Benutzergruppe Zuordnung der Benutzer zu Berechtigungen Zuordnung der Berechtigungen zu Datenbankobjekten Berechtigungen k nnen auf der Ebene von Arbeitsbereichen Tabellen und Feldern verge ben werden Bei den Benutzerrechten auf Tabellen und Feldebene wird unterschieden zwischen dem Lese und dem Schreibrecht Zwischenablage Ein Windows Dienst der immer dann automatisch aktivier
415. um einen anderen Ordner zur Installation auszuw hlen ein neues Verzeichnis an Zielordner E Programme bit by bit org nice 3 Durchsuchen lt Zur ck Abbrechen Klicken Sie auf Weiter 6 Nun fragt Sie das Installationsprogramm ob Sie die Office Datenbank installieren m chten Als Standard Basis ist die Office Datenbank f r typische Aufgaben in der t gli chen B roarbeit vorbereitet Es ist daher empfohlen die Datenbank zu installieren 13 14 E Nur f r den Fall dass Sie die Datenbank nicht installie Die Office Datenbank ist eine vollst ndige Datenbank f r die ren m chten k nnen Sie das Kontrollfeld Office Bereiche Adress Kontakt und Dokumentenverwaltung Datenbank installieren deaktivieren Fahren Sie dann IV Olfios Datenbank installieren mit Schritt 8 der Beschreibung fort lt Zur ck Abbrechen Soll die Office Datenbank installiert werden bestimmen Sie nach einem Klick auf Weiter den Datenbank Zielordner In diesen Ordner werden die Office Datenbank eine Microsoft Word Formatvorlage und weitere Vorlagedokumente kopiert xl Auch hier k nnen Sie ber Durchsuchen ein beliebiges Die Datenbank wird in dem folgenden Ordner installiert Verzeichnis festlegen oder das vorgeschlagene Ver ORGANICE Klicken Sie auf Weiter zur Installation in diesem Ordner oder auf zeichnis w hlen SETUP Durchsuchen zur Auswahl eines anderen Ordners r Zielordner C40rgdb Qf
416. ung aufheben indem Sie den Sortierschl ssel wechseln Bet tigen Sie hierzu entweder den Men befehl Ansicht Sortierschl ssel und markieren Sie im Untermen den gew nschten Sortierschl ssel per Mausklick oder nutzen Sie die Lookup Liste Sortierschl ssel in der Symbolleiste die Sie per Mausklick auf den Lookup Button oder ber die Taste F aktivieren k nnen Die Office Datenbank mit orgAnice Data benutzen Vorg nge anlegen und verwalten fe Der jeweils aktuelle Sortierschl ssel wird in der Lookup E Betreff AdressID Liste farbig hervorgehoben und zus tzlich in der Statuszeile durch den Kommentar sortiert durch ausgewiesen 2 Bl ttern Sie nun in der Tabelle Nutzen Sie dazu die Cursortasten Q und i f r jeden jeweils n chsten oder vorangehenden Datensatz die Tasten oder um schneller zu bl ttern oder die Buttons in der Symbolleiste w y Platzieren Sie den Mauszeiger ber den entsprechenden Pa a a R Button wird nach kurzer Zeit die Erl uterung der E Erster Datensatz Funktion des Buttons eingeblendet Wenn Sie das Tabellenlayout Adressen aktivieren wird der Sortierschl ssel in der Tabelle Vorg nge automatisch auf den Schl ssel Betreff AdressID zur ck gestellt und die Fixierung eingeschaltet wodurch wieder nur die zur aktuellen Adresse geh rigen Daten s tze angezeigt werden Die Suche nach Schl ssel in der Tabelle Vorg nge Auch die Suche nach Schl ssel hebt die Fixierung der Tabelle V
417. ung arbeitet oder b kein Ansprech 2 Datens tze sind jetzt markiert partner mit der Funktion oder Abteilung Abteilungslei 17 Datens tze sind nicht markiert 4 4 tung angezeigt wird wenn kein zutreffender Anzeigen Ansprechpartner existiert C Ale Datens tze Nur markierte Datens tze Nur nicht markierte Datens tze Z Hite Best tigen Sie mit OK 6 Wechseln Sie in das Tabellenlayout Adressen 7 Stellen Sie den gew nschten Anzeigestatus ein 8 Die Dialogbox zum benutzerdefinierten Markieren von Datens tzen rufen Sie ber den Befehl Befehl Markierungen Benutzerdefiniert oder die Taste fs auf 9 Geben Sie im Eingabefeld den Ausdruck Ansprechpartner gt Abteilung Abteilungsleitung oder Ansprechpartner gt Funktion Abteilungsleitung ein Sie k nnen beide ber den Operator Or verbinden um beide Ausdr cke gleichzeitig zu pr fen Dabei werden all diejenigen Datens tze markiert f r die ein Ansprechpartner existiert Best tigen Sie mit OK 10 Nach dem Markierungslauf markieren Sie in der Dialogbox Markierte Datens tze die Option Nur markierte Datens tze Es werden dann nur die Adressen angezeigt bei denen mindestens ein Ansprechpartner markiert ist den Sie im ersten Markierungslauf herausge filtert haben Die Office Datenbank mit orgAnice Data benutzen Adresslisten mit dem Report Assistenten generieren Adresslisten mit dem Report Assistenten generieren Im Abschnitt
418. us der Datenbank entfernen indem Sie die zu l schende Exportregel in der Liste markieren und auf den Button Regel l schen klicken 1 Sind noch keine Regeln gespeichert ist die Liste leer Anderenfalls w hlen Sie eine bereits existierende Exportregel per Mausklick auf die gew nschte Regel in der Liste M chten Sie eine neue Exportregel anlegen klicken Sie mit dem Mauszeiger auf den Men eintrag lt Neue Exportregel gt in der Liste F orgAnice 3 Export Assistent Auswahl ei loj xj Auswahl bzw Eingabe einer Exportregel W hlen Sie eine vorhandene Exportregel oder geben Sie den Namen f r eine neue Regel ein Adressen in Textdatei v f a A das m 17 Einstellungen festleger Abbrechen lt Zwi ick_ Weiter 2 Wollen Sie nderungen in einer ausgew hlte Regel vornehmen m ssen Sie das Kon trollfeld Einstellungen festlegen aktivieren Ist das Kontrollfeld deaktiviert wird die Exportregel mit den in der Regel abgelegten Einstellungen ohne weitere R ckfragen vom Programm abgearbeitet 3 Klicken Sie nun auf Weiter Haben Sie eine neue Exportregel erstellt oder haben Sie die Option Finstellungen festlegen aktiviert wird nun die Dialogbox Datenquelle bestim men wird aufgerufen 241 s 242 Datens tze ausw hlen W hlen Sie nun die in der ausgew hlten Quelltabelle enthaltenen Datens tze aus die Sie exportieren wollen Dabei besteht die M glichkeit wahlweise entweder alle Datens tze zu ex
419. uttons um diese Feldtypen auszuw hlen Klicken Sie nun auf OK um die Suche zu starten Haben Sie einen Eintrag gefunden der den Suchbegriff enthielt wird dieser im Tabellenlayout angezeigt Um weiter zu suchen klicken Sie erneut auf OK Klicken Sie auf Schlie en um die Suche zu beenden Sie k nnen jedoch sp ter die Volltextsuche mit demselben Suchbegriff fortf hren Um abw rts weiter zu suchen verwenden Sie den Men befehl Navigieren Abw rts weitersuchen oder die Taste f Um aufw rts weiter zu suchen verwenden Sie den Men befehl Navigieren Aufw rts weitersuchen oder die Tastenkombination _J 4 Die Office Datenbank mit orgAnice Data benutzen Einzeletiketten mit dem Report Assistenten erstellen 3 Einzeletiketten mit dem Report Assistenten erstellen orgAnice bietet Ihnen mit dem Druck von Reports die M glichkeit gesamte Tabellen oder nur Teile davon in Listenform auszudrucken Mit dem Etikettendruck k nnen Sie sich auf einfache Weise Etiketten anfertigen Die Programm Komponente orgAnice Print bernimmt die Sammlung von Daten aus der Datenbank ber Drucklayouts die frei gestaltet werden k nnen Allerdings wird in der Datenbank schon eine Vielzahl von Layouts mitgeliefert Die Funktionsweise und Bedienung von orgAnice Print wird im Kapitel 5 Reports erstel len und Etiketten drucken mit orgAnice Print erl utert Der Report Assistent stellt eine komfortable Hilfe bei der Auswahl von Daten zur E
420. verschieben W hlen Sie im Popup Men den Men punkt Vorhande nes Dokument in die Datenbank kopieren Dokument von Vorlage erstellen und verkn pfen vorhandenes Dokument verkn pfen vorhandene Internet Adresse verkn pfen 127 128 Das Dialogfenster Dokument in die Datenbank kopieren erscheint Dokument in die Datenbank kopieren J xl Suchenin Soms HJeWBrEr 2f 07 jpg 14 pg f 08 jg f s pg W hlen Sie im Feld Suchen in das Laufwerk oder die Netzwerkressource aus die das Dokument enth lt Navigieren Sie dann im mittleren Bereich des Fensters in 2f 09 jpg 3 16 jpg WY 10 jpg WY 17 jpg der Verzeichnisstruktur bis Sie das Verzeichnis erreicht Een fies haben in dem das gew nschte Dokument liegt f12 jpg f 13 jpg Markieren Sie das Dokument und klicken Sie dann auf Dateiname 04 ipg Kopieren Eine Kopie des Dokumentes wird in der Dateityp Alle Dateien z Abbrechen Datenbank erzeugt Speichern Sie schlie lich den le Dateien 4 Datensatz Ein vorhandenes Dokument in die Datenbank verschieben hnlich wie beim Kopieren verfahren Sie wenn Sie ein Dokument das auf einem Daten tr ger etwa auf Ihrer Festplatte oder im Netzwerk liegt in die Datenbank verschieben m chten Legen Sie einen Datensatz an und klicken Sie dann auf die rechte Fl che des Dokument Buttons El Dokument von Yorlage erstellen El Neues Dokument erstellen E vorhandenes Dokument in
421. verwenden Nun beginnt der eigentliche Exportprozess In der Dialogbox werden verschiedene Infor mationen zum Export beispielsweise die Anzahl exportierter Datens tze angezeigt Den aktuellen Stand des Vorgangs erkennen Sie an der im unteren Teil der Dialogbox ange ordneten Fortschrittsanzeige W hrend des Exports wird ein Log Protokoll erstellt Die Log Datei tr gt den Namen orgExport log Sie finden die Log Datei standardm ig im Programm Installationsverzeichnis von orgAnice Export Treten Fehler beim Export auf die zu einem Programmabbruch f hren sollten Sie dieses Protokoll ffnen und die dort enthaltenen Hinweise zur Fehlerbeseitigung heranziehen Mit diesem Schritt ist der Datenexport in die Zieltabelle abgeschlossen Im Abschlussdia log finden Sie die wesentlichsten Informationen zum Verlauf des Datenexports Die Verlaufsinformationen k nnen Sie auch in einer Verlaufsprotokoll Datei speichern Klicken Sie dazu auf das Symbol und geben Sie in dem anschlie end ge ffneten Dialogfenster das gew nschte Verzeichnis und eine Dateibezeichnung ein Wir empfehlen die Protokolldatei nach der Konvertierung in jedem Fall durchzusehen da hier auch aufgetretene Fehler protokolliert werden 247 s 248 Den orgAnice Database Converter verwenden Der orgAnice Database Converter bernimmt die komplette Umstellung einer orgAnice 2 1 Datenbank auf das neue orgAnice 3 Format Die Umstellung beinhaltet sowohl die bernahme de
422. von Yorlage erstellen Klicken Sie hier auf den letzten Men punkt Vorhandene Ei Neues Dokument erstellen Internet Adresse verkn pfen Ei vorhandenes Dokument in die Datenbank kopieren B vorhandenes Dokument in die Datenbank verschieben Dokument von Vorlage erstellen und verkn pfen vorhandenes Dokument verkn pfen Vorhandene Internet Adresse verkn pf Die Office Datenbank mit orgAnice Data benutzen Dokumente verwalten und archivieren Es wird daraufhin die Dialogbox Internet Adresse verkn pfen angezeigt Internet Adresse verkn pfen x Adresse URL IP Adresse oder Dateiname http www og gmbh co de Web Browser starten gt gt Addresse von Web Browser lt lt Abbrechen Hilfe In der Dialogbox geben Sie im Feld Adresse die URL oder IP Adresse der Internet Seite ein Alternativ k nnen Sie auch den Dateinamen einer lokalen HTML Seite eingeben Um die gew nschte Web Adresse ber Ihren Browser zu suchen klicken Sie auf den Button Web Browser starten gt gt Der auf Ihrem System als Standard eingerichtete Web Browser wird gestartet Haben Sie dort die gew nschte Adresse erreicht wechseln Sie zur ck zu orgAnice Wenn Sie den Button lt lt Adresse von Web Browser dr cken bernimmt orgAnice die Daten der aktuellen Seite Ihres Web Browsers in die Dialogbox Klicken Sie dann auf OK um die Adresse in das Feld zu berneh men Das daraufhin auf dem Button dargestel
423. vorhandene Grafikdateien in den Formaten bmp Windows Bitmap tif Tagged Image File Format jpg Joint Photography Experts Group ldf LuraDocument Format Dokumente mit orgAnice Image verwalten und archivieren Dokumente mit orgAnice Image verwalten k nnen einem bestehenden Dokument hinzugef gt werden W hlen Sie zum Importieren einer Datei in einem dieser Formate den Men befehl Bearbeiten Seite importieren Eine Dialogbox wird ge ffnet ber die Sie das Laufwerk den Ablageordner sowie die einzuf genden Datei ausw hlen k nnen W hlen Sie hier im Feld Dateityp das ge w nschte Format der zu importierenden Grafikdatei aus selektieren Sie die entsprechende Datei und klicken Sie auf ffnen Ist noch kein Dokument ge ffnet legt orgAnice Image automatisch ein neues Dokument an und importiert die Grafikdatei in dieses Dokument Seiten exportieren Um einzelne Seiten aus dem aktuellen Dokument in separate Grafikdateien zu exportie ren klicken Sie im Seitenvorschaufenster auf die zu exportierende Seite und w hlen Sie den Men befehl Bearbeiten Seite exportieren F r den Export in Grafikdateien stehen dieselben Formate wie f r den Import nach orgA nice Image zur Verf gung Seiten verschieben kopieren und einf gen Um einzelne Seiten innerhalb eines orgAnice Image Dokumentes zu verschieben oder zu duplizieren oder die Grafik als Bitmap in ein anderes Programm etwa ein Textverarbei tungs oder Bildbearbeitungspro
424. werden nicht alle gew nschten Adressen markiert Sie m ssen also daf r sorgen dass die Funktion des ersten Ansprechpartners tats chlich auch Abteilungsleitung ist Zuerst wird in der Detailtabelle Ansprechpartner markiert 1 Aktivieren Sie das Tabellenlayout Ansprechpartner 2 Stellen Sie den gew nschten Anzeigestatus ein 3 Die Dialogbox zum benutzerdefinierten Markieren von Datens tzen rufen Sie ber den Befehl Befehl Markierungen Benutzerdefiniert oder die Taste fs auf 4 Geben Sie im Eingabefeld den Ausdruck Ansprechpartner gt Abteilung Abteilungsleitung oder Ansprechpartner gt Funktion Abteilungsleitung ein Sie k nnen beide ber den Operator Or verbinden um beide Ausdr cke gleichzeitig zu pr fen und Datens tze zu finden die entweder als Abteilung oder Funktion Abtei lungsleitung enthalten xi Bedingung nsprechpartner gt bteilung Abteilungsleitung Or Anspr mj Schlie en Hilfe 5 Nach dem Markierungslauf markieren Sie in der Dialogbox Markierte Datens tze die Option Nur markierte Datens tze Auch hier steht Ihnen der Ausdruckseditor zur Verf gung um die Bedingung zusammen zu setzen und ggf zu pr fen Best tigen Sie mit OK 87 z 88 Ist diese Option aktiviert wird sichergestellt dass zu jeder Adresse entweder a der erste Ansprechpartner in Markierte Datens tze x A 19 sichtbare Datens tze wurden gepr ft der Abteilungsleit
425. wird die mitgelieferte Office Datenbank verwendet 10 Systemvoraussetzungen Um orgAnice in allen seinen Funktionen ausnutzen zu k nnen sollte Ihr System fol gende Voraussetzungen erf llen Hardware orgAnice 3 ben tigt zur Installation aller Komponenten mindestens 50 MB freien Speicherplatz auf der Festplatte Die Gr e der Datenbank ist abh ngig von der Menge der darin gespeicherten Daten orgAnice Data ben tigt mit einer ge ffneten Datenbank ca 32 MB RAM verf gbaren Arbeitsspeicher Die ben tigte Bildschirmaufl sung betr gt 1024x768 Pixel Betriebssystem orgAnice 3 l uft unter folgenden Windows Plattformen Microsoft Win dows 98 Windows NT 4 Workstation oder Server mit Service Pack 4 oder h her sowie Microsoft Windows 2000 Professional Server oder Advanced Server Datenbanken mit einer Gr e von ber 4GB Large File ben tigen Windows NT oder Windows 2000 orgAnice 3 setzt MS Internet Explorer 5 voraus Auf Windows 98 und NT 4 werden die Shell Erweiterungen vom Internet Explorer 4 vorausgesetzt Netzwerk Alle von Microsoft Windows unterst tzten Netzwerke mit installiertem Netz werk Client Die Datenbank kann auch auf einem Fileserver mit einem beliebigen Be triebssystem liegen Drucker Alle von Microsoft Windows unterst tzten Drucker Telefon Anruferkennung Telefonanlage oder ISDN Karte mit TAPI f higen Treiben Telefonwahl TAPI oder Modem mit Telefoniedienstanbieter E Mail orgAnice Outlook Conn
426. z wieder her wenn Sie die Korrekturen doch nicht speichern wollen mit dem Men befehl Bearbeiten Datensatz Wiederherstellen oder 2 mit einem Mausklick auf diesen Button oder mit der Taste f Den letzten Arbeitsschritt revidieren Sie ber den Men befehl Bearbeiten Text R ckg ngig oder mit der Tastenkombination J Z Diese Funktion steht allerdings nur vor dem Speichern des Datensatzes zur Verf gung 10 Nehmen Sie weitere Artikel auf indem Sie die Schritte 3 9 wiederholen Falls Sie bereits vorhandene Artikeldaten nach orgAnice 3 importieren m chten verwen den Sie den orgAnice 3 Import Assistenten Wenn Sie zu einem Artikel sofort oder auch sp ter Beschreibungen Prospektmaterialien oder sonstige Informationen ablegen wollen k nnen Sie dies in der Tabelle Artikeldo kumente vornehmen 11 Positionieren Sie dazu in der Tabelle Artikel auf den zutreffenden Artikeldatensatz aktivieren sie anschlie end die Tabelle Artikeldokumente und legen Sie hier einen neuen Datensatz an Benutzen Sie hierf r den Men befehl Bearbeiten Datensatz neu oder amp klicken Sie mit der Maus auf diesen Button oder bet tigen Sie die Tastenkombination N 12 Geben Sie im Feld Betreff eine Kurzbezeichnung ein Zur Aufnahme weiterer Informationen steht Ihnen sowohl das Memofeld Beschreibung zur Verf gung sowie auch die Dokumentenschaltfl che ber die Sie neue Dokumente erstellen als auch bereits bestehende dem Datensatz hinzuf gen k
427. zen ab Seite 222 Klicken Sie nachdem Sie alle gew nschten Einstellungen vorgenommen haben auf OK Seite anzeigen Verf gt das aktuelle Dokument ber mehrere Seiten so werden im Seitenvorschaufenster das links im Pro grammarbeitsbereich angeordnet ist Miniaturdarstel lungen so genannte Thumbnails der einzelnen Seiten angezeigt Unterhalb jedes Thumbnails werden Seitennummern eingeblendet Klicken Sie auf das gew nschte Seitenabbild um diese Seite im Dokumentenfenster anzuzeigen noAhmc a Die Reihenfolge einzelner Seiten in einem Dokument kann jederzeit ver ndert werden Klicken Sie dazu im Seitenvorschaufenster auf die gew nschte Seite Um diese Seite nach oben zu verschieben w hlen Sie den Men befehl Seite Nach oben verschieben oder klicken Sie auf diesen Button 215 Mit Hilfe der Funktion Seite importieren k nnen Sie bestehende Grafikdateien einfach in das platzsparende orgAnice Image Format 216 berf hren Um diese Seite nach unten zu verschieben w hlen Sie den Men befehl Seite Nach unten verschieben oder klicken Sie auf diesen Button Die Seite wird dabei jeweils um eine Position nach oben bzw nach unten verschoben Die Seitennummerierung im Seitenvorschaufenster wird dabei automatisch aktualisiert Seite l schen Soll eine Seite aus einem mehrseitigen Dokument gel scht werden klicken Sie im Seiten vorschaufenster auf die gew nschte Seite und w hlen Sie
428. zweimal starten haben Sie zwei Instan zen der Anwendung ge ffnet Internet Ein weltweites Datennetz zur bermittlung von Informationen auf der Grundlage des TCP IP Protokolls Transmission Control Protocol Internet Protocol Das Internet besteht aus dem Zusammenschluss vieler z T firmeninterner Teilnetze Bei bermittlungen innerhalb eines firmeninternen Netzes spricht man auch von Intranet Das Internet stellt verschiedene Dienste zur Verf gung Zu den wichtigsten geh ren HTTP Hypertext Transfer Protocol FTP File Transfer Protocol POP3 und SMTP Post Office Protocol Simple Mail Transport Protocol Zum Laden und Anzeigen von Internet Seiten werden Internet Browser verwendet Internet Seite HTML Seite Ein Dokument innerhalb des Internets Beispiele Textseite im HTML Format Grafik Sound Datei Jede Internet Seite ist durch eine weltweit eindeutige Adresse URL gekennzeichnet Diese besteht aus 3 Teilen Dienst z B http Domain z B www dexcon de 279 o 280 Adresse der Seite innerhalb der Domain z B htmlfiles produkt htm Wenn diese Angabe fehlt wird in der Regel die so genannte Homepage Ausgangsseite der Domain geladen Die URL f r die Produktbeschreibung von orgAnice lautet also beispielsweise http www organice de Zum Laden und Anzeigen von Internet Seiten werden Internet Browser verwendet Java Applet APPLication snippET Anwendungsschnipsel kleine Anwendung Applets werden in der

Benutzerhandbuch orgAnice 3

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