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Benutzerhandbuch &bdquo;GefDok32“ - Jedermann

1. Version 3 6 1 GefDok Leiste Info 2 Hile Unternehmen Firma ETW a EBEN il v Firmenauswahl ffnen unternehmen Pe TE TT T ETa BE Neue Pr fliste BE Pr fliste bearbeiten Arbeitsbl tter d Listen exportieren iE Listen importieren X Pr fliste l schen Bearbeiten X Eintrag l schen EN schutz Teilgef hrdung A Pr fmatrizen B Pr flisten Auswahl Eigene Pr flisten Aktiv Version Datum Pr flistenbezeichnung Oo Nen IM lo 20070213 Meine eigene Pr fliste 9 Noch eine Gef hrdungskategorie I 1 Mechanische Sicherheit Neuaufnahme Noch ein ief hrdungsfaktor 2 2 Elektrische Sicherheit 2 3 Chemische Sicherheit 2 4 Brand und Explosionsschutz 3 5 Biologische Sicherheit 2 6 Physikalische Sicherheit 2 7 Arbeitsorganisation und Verhalten g 3 Arbeitsplatzgestaltung J 8 1 Unzureichendes Raumklima 1 E g 3 2 Schlechte Witterungsbedingungen bei Arbeiten im Freien C Schutzma nahmen b Es wird h ufig unter schlechten Witterungsbedingungen gearbeitet Hitze Sonneneinstrahlung K lte Niederschlag st rker wind Stra engl tte 2 8 3 Beleuchtung optische Signale Bildschirmarbeit 2 8 4 Heben und Tragen von Lasten I 8 5 Arbeiten in ung nstiger K rperhaltung 9 Noch eine Gef hrdungskategorie Gefahrstoffe Arbeitsmittel Nun wurde die Kategorie Noch eine Gef h
2. uun00004unenenennnnnnnnnnnnnnnnnnnn ann nnnnnnnnnnn 54 10 2 2 Gefahlstoltlistefiltemn mn seen 54 10 3 Gefahrstoffverzeichnis nach 16 GefStoffV erstellen uu 220000000n000nnn0nnn00n 55 10 3 1 DIUCKIUNKLIONEN ee nennierensnnesreeee 56 10 3 2 Summarische Betrachtung serussseer eo nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnneennenn 57 10 4 Erg nzen von R und S S tzen u 57 10 5 Suchen nach Gefahrst ffen ea 57 Nutzung der Arbeitsmittelverwaltung uuu 20 200022000an00nanunnanunnanunnanunnanunnnnen 59 11 1 Verzeichnis der Arbeitsmitiel su 0 004040 59 11 2 Pruftermin amp eemitleim tccuase seien een een 60 11 221 Pr ttermneArbellsmittielschkasssikis steilen 60 11 2 2 Regelm ige Pr fungen f r Arbeitsmittel uuu uussnssenenennn nennen nennen 61 Datensicher ng a 62 DALENAarENIVIER UNG aisada AE A EAEEREN 63 HOLINE cai AA 64 Seite IIl Benutzerhandbuch GefDok32 Stand Februar 2007 Vorbemerkung GefDok32 ist eine komplexe Software mit einer F lle von Funktionalit ten Bevor Sie GefDok32 sinnvoll nutzen k nnen bedarf es daher eines gewissen Einarbeitungsaufwandes der sich jedoch recht schnell amortisier denn GefDok32 bietet Funktionalit ten die die Bearbeitung von Gef hrdungsbeurteilungen vereinfachen und die Effizienz der Bearbeitung insbesondere bei der Datenpflege enorm steigern Die Einarbeitung in GefDok32 kann auf der Grundlage dieses Handbuchs durch den Benutzer s
3. Abfragen Termine 5 of Exportieren Wiedervorlage Produkt 7 Firmenprofil M belspedition Unternehmer H nwe S A g F hrungskraft Importieren Sicherheitstechnische Gl Auf Kundenwunsch wurde an dieser Stelle Betreuung E gt a aroetsriren eine Vielzahl von Angaben erm glicht Alle Betreuung Angaben in diesem Formular sind optional Beteiligte keine Betriebsrat Betriebsratsmitglieder Beteiligte Mitarbeiter Dipl Ing Petry Beteiligte u Siggi Sorglos Sicherheitsfachkr fte Zust ndiger Dr Schubert Aufsichtsbeamter Berufsgenossenschaft O Pifiten Anlagen Kommentare und weitergehende Informationen mithilfe der Funktion lt Kommentare gt bearbeiten F Anweisungen Gefahrstoffe Daten Organisation Daten Arbeitsbereich T tigkeit Auswahl Deckblatt Faktorenmatrix Erfassung Realisierung Wirksamkeit In diesem Bildschirm ist die Erfassung aller Deckblattinformationen zur Beurteilung wie z B Hauptt tigkeit Nebent tigkeit gesundheitliche Eignung Qualifikation etc m glich Die Deckblattdaten werden in zwei getrennten Formularen abgefragt Neben den Daten zur Organisation k nnen durch Umschalten mit dem Wahlschalter Daten Arbeits bereich T tigkeit am unteren Bildschirmrand auch Daten zum jeweiligen Arbeitsbereich erfasst werden Speichern Sie Ihre Eingaben durch Anklicken der Schaltfl che OK am obere
4. Wiedervorlage Wirk samkeit aufgelistet werden um z B die Wirksamkeit einer Ma nahme nach einiger Zeit nochmals zu hinter fragen Seite 31 von 64 Benutzerhandbuch GefDok32 Stand Februar 2007 6 1 Weitere Funktionen im Haupt Programmteil Beurteilungen Neben den im Abschnitt 5 Gef hrdungsbeurteilungen erstellen Schritt f r Schritt be reits beschriebenen Funktionalit ten finden sich im Haupt Programmteil Beurteilun gen einige weitere Funktionalit ten Exportieren Beurteilungen exportieren Fertiggestellte Beurteilungen k nnen f r andere Benutzer bereitgestellt werden W hlen Sie dazu die Funktion Export Abbildung 27 Exportieren einer Beurteilung GefDok32 BGF Fassung Version 3 6 1 l l Bijel Ea Rl GefDok beenden ER Extras Einstellungen GefDok Leiste Info 2 Hilfe Unternehmen Firma EIA EB SETS Il v Firmenauswahl ffnen Unternehmen Personal Beurteilungen Neuaufnahme EEE Bearbeiten ie Abfragen Termine EA Exportieren Importieren en Export von Gef hrdungsbeurteilungen Export starten Bericht Datenexport E Exportyerzeichnis Exsportyerzeichnis C Beschreibung der a Beurteilung ht 1 E Unternehmen Firma Schnelle Frach Betrieb Betriebsbereich Niederlassung HH Erfassung ok Arbeitsbereich Fuhrpark T tigkeit Kraftfahrer M T Gefahrguttransport Unternehmen Firma Schnelle Fr
5. Achtung Beurteilungen k nnen nur f r Arbeitsbereiche T tigkeiten Funktionsgruppen oder Mit arbeiter erstellt werden Dazu muss entweder ein Arbeitsbereich eine T tigkeit eine Funktionsgruppen oder ein Mitarbeiter selektiert werden Globale Beurteilungen f r ein komplettes Unternehmen bzw eine komplette Niederlas sung oder einen kompletten Betrieb w ren nicht sinnvoll und sind daher mit GefDok32 auch nicht machbar Bitte beachten Sie auch dass eine Beurteilung nur dann angelegt werden kann wenn eine f r die Durchf hrung verantwortliche Person und eine Pr fliste zugeordnet wurde Seite 20 von 64 Benutzerhandbuch GefDok32 Stand Februar 2007 5 2 2 Daten zur Beurteilung erfassen bzw Beurteilungen bearbeiten Klicken Sie im Programmteil Beurteilungen auf das Icon Bearbeiten Abbildung 19 Bildschirmelemente bei der Bearbeitung von Beurteilungen EI GefDok32 BGF Fassung ag GefDok beenden Ey Extras Einstellungen 7 Version 3 6 1 m GefDok Leiste Info 2 Hilfe Unternehmen Firma ISIS EBEN v Firmenauswahl ffnen Gef hrdungsbeurteilung bearbeiten Neuaufnahme BER Bearbeiten KS Abfragen Termine gt cad Exportieren Deckblatt Faktorenliste 7 Faktorenmatrix i Erfassung REF Realisierung 6 Wirksamkeit Status Alle v X L schen 7 Status ndern Ba Kopieren F Einf gen Reporte E Ansicht GE SE Schnelle Fracht E Hauptverwaltung a Personalve
6. H GemMok3 BGF Fassung Version 3 6 1 loj x RP GelDok beenden BF Extaw Eindekgen HE GelDoklente Ino 2 Hie Urhan men F rma f chneile Hach Frmenausmahl diren Neuaufnahme Gef hrdungsbeurteilung Unternehmen Personal Dischluhrung ern Muba Sifa g Prine el Ey Prifmat z f r T tigkeit Pr mat ix f r Arbeitibeseich u _ Nachdem der gew nschte Arbeitsbereich die T tigkeit die Funktionsgruppe oder der oder die zu beurteilende n Mitarbeiter durch Doppelklicken ausgew hlt wurden k nnen Sie dokumentieren welcher Mitarbeiter die Beurteilung durchf hren soll bzw durchgef hrt hat Klicken Sie dazu in der Zeile Durchf hrung auf die Schaltfl che am rechten Bildschirmrand Seite 19 von 64 Benutzerhandbuch GefDok32 Stand Februar 2007 Hinweis Im Feld Durchf hrung werden als Erfasser nur die Mitarbeiter angeboten die in der Personaldatei als erfassungsberechtigt gekennzeichnet wurden Wird kein Mitarbeiter dargestellt so wurde in der Personaldatei kein Mitarbeiter als erfassungsberechtigt ge kennzeichnet Sollte dies der Fall sein wechseln Sie durch klicken auf die Schaltfl che Personal und anschlie end auf das Icon Personaldatei in die Personaldatei W hlen Sie einen Mit arbeiter aus und setzen Sie ein H kchen bei Erfassungsberechtigt Nun erscheint die ser Mitarbeiter bei der Neuerstellung von Beurteilungen in der Liste der Mitarbeit
7. Info Hilfe Im linken Teil des Arbeitsbereichs werden alle Mitarbeiter alphabetisch aufgef hrt Mitarbei ter f r die bereits ein Unfallereignis hinterlegt wurde werden in der Liste fett gedruckt ange zeigt Seite 48 von 64 Benutzerhandbuch GefDok32 Stand Februar 2007 8 4 Durch Anklicken des Namens eines Mitarbeiters wird dieser aktiviert Mit Hilfe des alphabe tischen Registers am oberen Rand des Arbeitsbereichs k nnen Sie alternativ zu einer bestimmten Position in der Mitarbeiterliste springen Klicken Sie auf einen der darge stellten Buchstaben so springt GefDok32 zum ersten Mitarbeiter dessen Nachname mit dem gew hlten Anfangsbuchstaben beginnt Im rechten Bildschirmteil k nnen Sie Arbeitsunf lle des Mitarbeiters erfassen Bitte beachten Sie die Pflichtfelder Unfalldatum Ausfall bis Verletzungsart mit K rperteil Unfallgegen stand und Unfallort im Betrieb Mit Hilfe der Schaltfl che OK k nnen Sie Ihre Eingaben speichern Durch Anklicken der Schaltfl che Neu k nnen Sie einen weiteren Datensatz weiteren Arbeitsunfall f r einen Mitarbeiter anlegen Alle f r einen Mitarbeiter erfassten Unf lle werden im unteren rechten Teil des Arbeitsbe reichs sortiert dargestellt Nach welchem Kriterium sortiert wird und in welcher Reihenfolge k nnen Sie durch Klicken auf die Spalten berschriften festlegen Schulungsplan Mit GefDok32 k nnen Sie Schulungsveranstal
8. meidung unbeabsichtigter L schungen wird vor der L schung der Daten eine entspre chende Warnmeldung angezeigt Seite 23 von 64 Benutzerhandbuch GefDok32 Stand Februar 2007 5 2 2 3 Faktorenmatrix Abbildung 22 Auswahl von Gef hrdungsfaktoren mit Hilfe der Faktorenmatrix GefDok32 BGF Fassung Version 3 6 1 BE ojx h GefDok beenden EF Extras Einstellungen GefDok Leiste Unterehmen Firma Win A A El Firmenauswahl offnen Gef hrdungsbeurteilungen bearbeiten q vorherige Ansicht Re Speichern J Zur ck Report Prafmatri Ei E Fer Details Beurteilungen nn und Bee en fur Beurteilung Nr 2 Neuaufnahme i mE Deere Dee o m Jo E a2 mo 3 E E BER I 6 3 am Y 4 10 4 y Bearbeiten 7 5 5 E Abfragen Termine Exportieren Info Hilfe Gef hrdungs 4_ Brand und Explosionsschutz kategorie Gef hrdungs 4 1 Brandgef hrdung Faktor Liefahrstoffe ix Realisierung Wirksamkeit Die Faktorenmatrix erf llt die gleiche Funktion wie die Faktorenliste Auch mit ihr k nnen aus einer Standard Pr fliste die Faktoren ausgew hlt werden die f r die jeweilige Be urteilung von Bedeutung sind Allerdings erfolgt hier die Darstellung in Tabellen bzw Matrixform Durch Anklicken der wei en Auswahlk stchen k nnen die einzelnen Faktoren aktiviert oder deaktiviert werden Fahren Sie mit der Maus ber die Nummer eines Gef hr dungsfaktors so werden unterhalb der Matrix d
9. hlten Dokument ein PDF Dokument erstellen k nnen W hlen Sie einfach einen Dateinamen und einen weiteren f r die PDF Datei aus und starten Sie die PDF Generierung Derartige PDF Dokumente sind das ideale Me dium um Beteiligte einfach ber den Stand der Gef hrdungsbeurteilung zu informieren denn der Versand kann bequem per E Mail erfolgen und es werden au er einem Acrobat Reader keine speziellen Programme oder EDV Kenntnisse zur Betrachtung der Informationen ben tigt So kann z B die Information der Vorgesetzten ber den Stand der Arbeiten einfach und kosteng nstig or ganisiert werden Seite 9 von 64 Benutzerhandbuch GefDok32 4 9 Stand Februar 2007 Dokumente zuordnen Allen Objekten in GefDok32 Betriebe Niederlassungen Arbeitsbereiche T tigkeiten Personal Gefahrstoffe Arbeitsmittel etc k nnen auf Wunsch Dateien aller Art zugeordnet werden Dazu klicken Sie wenn Sie in der jeweiligen Programmfunktion sind auf die Schaltfl che Dokumente am oberen Bildschirmrand Im sich daraufhin ffnenden Formular kann mit Hilfe der Hinzuf gen Schaltfl che bzw Schaltfl che und dem aufgehenden Explorerfenster ausgew hlt werden welche Datei mit dem jeweiligen Objekt verkn pft werden soll Abbildung 9 Zuordnung von Dokumenten und Dateien 4 vorherige Ansicht vi Speichern J Zur ck Tabelle a ffnen Hinzuf gen Entfernen Bezeichnung Datei E Kommentar
10. 2u200022un00nnannonnannnnnnnnnnnnnn 8 4 8 AuSaruckKeAanlertigen une 9 4 9 Dokumente zUOraNnen ann iii 10 Seite Benutzerhandbuch GefDok Inhaltsverzeichnis Stand Februar 2007 5 Gef hrdungsbeurteilungen erstellen Schritt f r Schritt 2 2222022220 11 5 1 Schritt 1 Unternehmensdaten erfassen uu2u0000000nnnnnnnnonnnnnnnnnnn nun nn nnnnnnn nn nnnenn 11 9 11 EIIMENKAldl0 green E OT 12 912 Organsal nsseseie aaa 13 9 1 3 Pers naldali nee ea seiner 18 5 2 Schritt 2 Erstellen und Bearbeiten von Gef hrdungsbeurteilungen uu rresu 19 5 2 1 Neuaufnahme Beurteilung anlegen 44s020s00nenne nenne nnnnn nenn nenne nennen 19 5 2 2 Daten zur Beurteilung erfassen bzw Beurteilungen bearbeiten 21 5 3 Schritt 3 Auswerten der erstellten Beurteilungen uu 00000000000n00nnnnnn nn 30 6 Weitere Funktionen im Haupt Programmteil Beurteilungen uu u020u00 32 6 1 Exportieren Beurteilungen exportieren uusuuu00na000nnan0nnnnunnnnunnnnnnnnanunnnnnnnnnnn 32 6 2 Importieren Beurteilungen importieren u uu 02000n2an0nnan0nnnnnonnununnanunnnnnnnnnnn 33 83 Arbeilshilfen u a endete 33 7 Erstellen Verwalten und Bearbeiten von Pr flisten 22 22u0200200n00n00n00nu00 35 7 1 Erstellung von eigenen Pr flisten uuuuu000000000nnnnnn non nnnnn non nun nun nnnnnnnnnnnnnnenn
11. Anklicken die Stoffe anhaken die in der je weiligen Organisationseinheit verwendet werden Seite 55 von 64 Benutzerhandbuch GefDok32 Stand Februar 2007 Abbildung 51 Stoffauswahl zur Erstellung eines Gefahrstoffverzeichnisses GefDok32 BGF Fassung Rl GefDok beenden EI Extras Einstellungen Version 3 6 1 m GefDok Leiste Info 2 Hilfe Unternehmen Firma Schnelle Fracht Firmenauswahl ffnen Unternehmen Gefahrstoffverzeichnis 1 6 GefStoffV Personal B Bearbeiten 4 Zur ck Nachkommastellen 2 Reporte amp amp Optionen Sortierennach v Ausblenden Beurteilungen Hinzuf gen Entfernen Pr flisten n Schnelle Fracht gt Niederlassung HH gt Fuhrpark A Anweisungen Gefahrstoffe ER Schnelle Fracht Gefahrstoffe hinzuf gen Erg Hauptverwaltung W Speichern X Abbrechen El 23 Personalverwaltung 3A B roarbeiten aller Art Stoffliste El Rechnungswesen Acetylen 3A Bildschirmarbeit Boteng nge Hauspost etc 3 m Nie an Ba P AK Fluo Spray Klarlack Verzeichnis Fr Fuhrpark amp Aral Antifreeze Extra 3A Kraftfahrer MI T Gefahrguttrar Aral Super Diesel 3A Kraftfahrer ohne Gefahrguttran ol Fuhrpark B Werkstatt AK Fluo Spray Grundierung Weiss ATE Bremszylinderpaste Autran ATF Stoffgruppen mil H t Niederlassung M BP Anti Frost Chassis Grease LBZ Hersteller Dibenzoylperoxid 50 ja Jam Felgen Silber P 250 ml M E Grundierungsspray Hellgra
12. Eri Erab E a e I AbiragenTerminkontrolke Aisia Tupak f Tia Kabir H iT Gahn aig E Geilok32 BGF Fassung Yersion I Gabak bannen I Ei Eran HE GLa I Lernen Fana EEE a Firer P He BGH BGF Fassung Version 36 1 _ hntihrdungen Probleme ee Mafia edero ik name Pauftenmuns Artasim Pagabe Pritong ha Jette Ef Era Biu Fi arg Aktenlls Birarbeilung umeirkenm ec legen airi eakat Stand Februar 2007 Sucht nach Beurteilungen mit einer bestimmten Gef hrdung bzw einem bestimmten Problem einem bestim mten Gef hrdungsfaktor Im Beispiel wurde nach Gef hrdungs beurteilungen gesucht die mit Hilfe der Pr fliste G terkraftverkehr erstellt wurden und bei denen gef hrliche chemische Stoffe vorkommen Dies war im Beispiel bei Beurteilung Nr 2 und 3 der Fall Sucht nach offenen Ma nahmen Je nach Auswahl k nnen alle offe nen Ma nahmen oder nur die ber f lligen offenen Ma nahmen darge stellt werden Der Nutzer kann au erdem entschei den ob die offenen Ma nahmen nach Mitarbeitern oder nach Organisations einheiten aufgeschl sselt werden Im Beispiel werden alle vom Mitarbei ter Schibulski noch zu erledigenden Ma nahmen aufgef hrt Im Rahmen der Wirksamkeitskon trolle k nnen f r Ma nahmen Wie dervorlagedaten angegeben werden Diese Wiedervorlagen k nnen mit Hil fe der Abfrage
13. Fassung hf GefDok beenden Yersion 3 6 1 m GelDok Leiste Unternehmen Firma HtA A AA EAL r Schulungsbedart ermitteln Fiter Themenbereich Alle Themenbereiche Repot A E E Filter Keine Schulung seit 13 02 2006 W ohne Schulung ausblenden M ausgeschiedene Mitarbeiter ausblenden Personaldatei EF Estras Einstellungen Info Hilfe Bisher keine Schulung Jeweils letzte Schulung A Themenbereich Letze Hame Yomame Personal Schulung nummer krankenstatistik 06 07 1998 T Allgemein 14031988 Schibulski Wemer O a E Allgemein 14 03 1968 Schibulzki Werner 21 Untallstatistik Schulungsplar Schulungsbedarf Seite 51 von 64 Benutzerhandbuch GefDok32 Stand Februar 2007 9 Betriebsanweisungen Derzeit ist in GefDok32 noch keine Software zur Erstellung von Betriebsanweisungen integ riert Es besteht jedoch die M glichkeit die Software BETRAN an GefDok32 anzukoppeln GefDok32 erkennt automatisch ob BETRAN auf dem jeweiligen PC installiert ist Ist dies der Fall so erscheint im linken Bildschirmteil die Schaltfl che Anweisungen Durch An klicken der in diesem Haupt Programmteil dargestellten Icons k nnen die in BETRAN erfassten Betriebsanweisungen aufgelistet und aufgerufen werden Anweisungen k nnen aus GefDok32 durch Anklicken der Anweisungsnummer DocNr links vor dem Dokumenten Titel aufgerufen und modifiziert werden Mit Hilfe der Schaltfl che Neues Dokument wird W
14. Freien I Schutzma nahmen m A A A g E Physikalische Sicherheit b Es wird h ufig unter schlechten Witterungsbedingungen gearbeitet E Arbeitsorganisation und Verhalten b Hitze Sonneneinstrahlung b K lte p Arbeitsplatzgestaltung b Niederschlag starker wind gt Stra engl tte I 8 3 Beleuchtung optische Signale Bildschirmarbeit _ 8 4 Heben und Tragen von Lasten a 8 5 Arbeiten in ungunstiger K rperhaltung Gefahrstoffe Achtung Aus Sicherheitsgr nden k nnen bereits f r Beurteilungen verwendete Pr flisten nicht mehr gel scht werden da ansonsten Situationen denkbar sind in denen Gef hrdungs beurteilungen auf Pr flisten verweisen die nicht mehr existieren Dies w rde die ent sprechenden Beurteilungen zerst ren Sollen Pr flisten nicht mehr f r die Erstellung von neuen Gef hrdungsbeurteilungen ver f gbar sein so k nnen Sie die Pr fliste durch Deaktivieren des K stchens in der Spalte Aktiv deaktivieren Sie sind dann noch im System enthalten werden f r neue Beur teilungen aber nicht mehr angeboten Die Spalte Verwendet kennzeichnet ob eine Pr fliste bereits f r Gef hrdungsbeurtei lungen verwendet wurde oder nicht Wurde die Pr fliste bereits f r Beurteilungen ver wendet so lassen sich Eintr ge in der Pr fliste aus den vorgenannten Sicherheitsgr n den nicht mehr l schen da ansonsten Situationen
15. Liste k nnen Sie beein flussen in dem sie auf die K pfe der einzelnen Spalten klicken Ausdrucke sind wie blich ber die beiden Symbole Seitenansicht bzw Drucker im Buttonbar m glich Neben einer Gesamtliste kann auch eine Liste gruppiert nach Orga nisationseinheiten erzeugt werden Die Sortierung in den Ausdrucken kann durch Kli cken der Schaltfl che Sortieren festgelegt werden Abbildung 56 Festlegung der Sortierreihenfolge f r Ausdrucke Arbeitsmittel sortieren Sortieren nach Feld 20 Reihenfolge DJ Bezeic hnung aufsteigend Schlie en Regelm ige Pr fungen f r Arbeitsmittel Eine bersicht der regelm igen Pr fungen erhalten Sie durch Klicken auf den Reiter Regelm ige Pr fungen f r Arbeitsmittel Das Vorgehen erfolgt analog wie bei der Er mittlung von Pr fterminen allerdings muss kein Pr ftermin vorgegeben werden Auch bei dieser Funktion sind unterschiedlich sortierte Ausdrucke f r das gesamte Un ternehmen bzw gruppiert nach Unternehmensteilen m glich Weitere Details k nnen dem vorherigen Abschnitt dieses Handbuchs entnommen wer den Seite 61 von 64 Benutzerhandbuch GefDok32 Stand Februar 2007 12 Datensicherung Alle mit GefDok32 erstellten Daten Unternehmensdaten Gef hrdungsbeurteilungen Pr flisten Personaldaten Gefahrstoffdaten etc werden in einer einzigen Datei gespei chert Diese Datei liegt im GefDok32 Installationsverzeichnis und he
16. N Arbeitshilfen Wurden noch keine Ma nahmen als realisiert protokolliert so kann dieses Formular nicht aufgerufen werden Anweisungen Gefahrstoffe 4 vorherige Ma nahme wo N chste Ma nahme Auswahl Deckblatt Faktorenliste Faktorenmatrix Erfassung Realisierung Wirksamkeit Seite 29 von 64 Benutzerhandbuch GefDok32 Stand Februar 2007 Um zu dokumentieren welche Ma nahmen das Risiko ausreichend gemindert haben d h wirksam waren w hlen Sie eine Ma nahme aus und setzen im Feld Datum Be urteilung ein Datum ein zu dem Sie die Ma nahme als wirksam beurteilt haben Durch das Setzen des Wirksamkeitsstatus auf wirksam wird die Ma nahme dann auch im Ausdruck der Gef hrdungsbeurteilung als wirksam gekennzeichnet Zu jeder Ma nahme kann zus tzlich ein Kommentar bzgl deren Wirksamkeit gespeichert werden Nutzen Sie dazu die Kommentar Schaltfl che am oberen Bildschirmrand Haben Sie Zweifel an der Wirksamkeit einer Ma nahme so k nnen Sie zus tzlich im Feld Wiedervorlagedatum ein Datum f r die abermalige berpr fung der Wirksamkeit erfassen Speichern Sie Ihre Eingaben durch Anklicken der Schaltfl che OK am oberen Bild schirmrand 5 3 Schritt 3 Auswerten der erstellten Beurteilungen Beurteilungen enthalten meist zu berwachende Termine z B f r Ma nahmen und m ssen hin und wieder bez glich der enthaltenen Informationen ausgewertet werden Hierf
17. R 5 S tze Suchen nach Gefahrstoffen In der daraufhin angezeigten Liste werden alle zur Abfrage passenden Stoffe inklusive Mengenangaben und Einsatzort angezeigt Sortierkriterien und Sortierreihenfolge in der Liste k nnen Sie beeinflussen in dem sie auf die K pfe der einzelnen Spalten klicken Hinweis In der Ergebnisliste werden nur Stoffe angezeigt die irgendwo im Unternehmen bzw in der gew hlten Organisationseinheit eingesetzt werden Stoffe die nur in die Stoffliste auf genommen wurden aber nicht im Stoffverzeichnis eingepflegt wurden werden bei der Suche nach Gefahrstoffen nicht aufgef hrt Seite 58 von 64 Benutzerhandbuch GefDok32 Stand Februar 2007 11 11 1 Nutzung der Arbeitsmittelverwaltung Im Haupt Programmteil Arbeitsmittel werden alle Funktionalit ten zur Erfassung und Verwaltung der im Betrieb vorhandenen Arbeitsmitteln zur Verf gung gestellt Die Funktionalit t des Haupt Programmteils Arbeitsmittel hnelt der Funktionalit t des Haupt Programmteils Gefahrstoffe Verzeichnis der Arbeitsmittel Mit Hilfe des Arbeitsmittelverzeichnisses k nnen Sie dokumentieren welche Arbeitsmitel in welchen Organisationseinheiten eingesetzt werden Neben der Hinterlegung von allen relevanten Maschinendaten kann auch dokumentiert werden wann und von wem das Arbeitsmittel zuletzt gepr ft wurde bzw wann und von wem es das Arbeitsmittel das n chste Mal gepr ft werden muss Ab
18. Unternehmens kommen Sie durch Klicken auf die Schaltfl che vorherige Ansicht Abbildung 15 Zuordnung von Organisations Einheiten zu einer Niederlassung Eigenschaften ir ffnen Bi Niederlassungen SH if Betriebe Betriebsteile Hinweis 2 Arbeitsbereiche l l l l S Niederlassungen und Betriebsteile k nnen in Gef 3A T tigkeiten Dok32 mit unterschiedlicher Bedeutung verwendet werden So k nnen z B Niederlassungen aus ein amp Personalzuordnung zelnen Betrieben bestehen aber auch Betriebe aus Dokumente und Dateien einzelnen Niederlassungen Dies entspricht den in der Praxis blichen unterschiedlichen Konstellationen A Eunktionsgruppen Ex Element l schen In GefDok32 k nnen Betriebe jedoch niemals aus weiteren Betrieben bestehen und Niederlassungen niemals aus Niederlassungen Kopieren Einf gen Seite 14 von 64 Benutzerhandbuch GefDok32 5 1 2 2 Stand Februar 2007 Haben Sie ausgew hlt dass Niederlassungen oder Betriebe zugeordnet werden sollen wird die Datenblattansicht Niederlassungen bzw Betriebe ge ffnet und Sie k nnen einen neuen Datensatz mit allen Informationen zur jeweiligen Einheit aufnehmen und speichern Wenn Sie einen Arbeitsbereich zuordnen wollen kommen Sie zu einer Lis tenansicht in der Sie einen neuen Arbeitsbereich eintragen und speichern k nnen So entstehen nach und nach komplexe Unternehmensstrukturen Zuordnung von T tigkeiten Um einer Organ
19. auf die Einf gen Schaltfl che Im dargestellten blauen Pflichteinga befeld Neuaufnahme k nnen Sie den gew nschten Text eintragen und durch Dr cken der ENTER Taste speichern e Eintr ge l schen Diese Funktion steht aus Sicherheitsgr nden nur in Pr flisten zur Verf gung die noch nicht f r Gef hrdungsbeurteilungen genutzt wurden Zum L schen von Eintr gen selektieren Sie im rechten Teil der Darstellung den entsprechenden Eintrag und klicken Sie danach auf die ntssisschn Schaltfl che Abbildung 32 Hinzuf gen einer Gef hrdungskategorie EI GefDok32 BGF Fassung Version 3 6 1 R GefDok beenden E Extras Einstellungen GefDok Leiste Info 2 Hilfe Untemehmen Firma v Firmenauswahl ffnen Eigene Pr flisten bearbeiten X Pr fliste l schen f Bearbeiten X Eintrag l schen Beurteilungen BE gt schutz Teilgef hrdung A Pr fmatrizen 5 Pr flisten Auswahl Eigene Pr flisten Ei _Verwendet Aktiv Version Datum Pr fiistenbezeichnung Neue Pr fliste Ni IM lo 20070213 Meine eigene Pr fliste BE 0 2 us 4 1 Mechanische Sicherheit Neuaufnahme Noch eine Gef hrdungskategorie 5 Biologische Sicherheit u Flektische Sicherheit Listen importieren 0 8 1 Unzureichendes Raumklima M Brand und Explosionsschutz Hitze Sonneneinstrahlung p Stra engl tte Pr fliste bearbeiten E Meine eigene Pr fliste Meine eigene Pr fliste
20. denkbar sind in denen Gef hrdungs beurteilungen auf Pr flisteninhalte referenzieren die nicht mehr existieren Das w re dann etwa so als wenn Sie eine Pr fliste auf Papier ausf llen w rden und von dieser nur noch die Kreuzchen brigbleiben w rden Ihre Daten w ren so nicht mehr nutzbar Um dies zu vermeiden werden benutzte Pr flisten f r die Bearbeitung gesperrt Weitere Informationen zu den Pr flisten k nnen den Spalten Version Datum und Pr flistenbezeichnung entnommen werden Solange Pr flisten noch nicht verwendet wurden lassen sie sich auch g nzlich l schen Seite 37 von 64 Benutzerhandbuch GefDok32 Stand Februar 2007 7 2 1 Bearbeiten von Gef hrdungskategorien Gef hrdungsfaktoren Einzelgef hrdungen und Schutzma nahmen Im unteren linken Teil des Arbeitsbereichs sehen Sie eine Explorer Darstellung der je weils gew hlten Pr fliste Durch Anklicken eines Eintrags werden die jeweils verf gba ren Unterpunkte dargestellt Klicken sie also z B auf den Namen der Pr fliste so wer den die Gef hrdungskategorien f r die Bearbeitung dargestellt Klicken Sie auf eine Gef hrdungskategorie so werden die zugeh rigen Gef hrdungsfaktoren f r die Bear beitung dargestellt Die Bearbeitung erfolgt jeweils im rechten Teil der Darstellung Sie k nnen e Texte ndern Klicken Sie dazu den Eintrag an und ndern Sie den Text wie gew nscht ab e Neue Eintr ge hinzuf gen Klicken Sie dazu
21. in der Personaldatei EI GefDok32 BGF Fassung Version 3 6 1 ze 0 x t GefDok beenden EF Extras Einstelungen I GefDok Leiste Into 2 Hile Unternehmen Firma IRAMA GE v Fimenauswahl ffnen BT EE E Personaldatei h Neu Speichern J Zur ck X L schen Reporte amp ausgeschiedene Mitarbeiter ausblenden ES Tabelle Dokumente ABCDEFCHIJKLMNOPARSTUVWAYZ Name Meyer Vorname Gudrun Krankenstatistik Unfallstatistik Personalnummer FunktionAufgaben Arbeitsbereich Schulungsplan Geburtsdatum Informationen Bemerkungen Eintritt Firma Ende Arbeitsverh ltnis Telefon TS Schulungsbedarf Fax e Mail Erfassungsberechtigt vEz v F hrungskraft I Schulungen usbilder M Externer I Beurteilungen Pr flisten Anweisungen Gefahrstoffe Arbeitsmittel MAar Seite 45 von 64 Benutzerhandbuch GefDok32 Stand Februar 2007 8 2 Nutzen Sie zur Aufnahme eines neuen Datensatzes die Schaltfl che Neu am oberen linken Rand des Arbeitsbereichs Mit Hilfe des alphabetischen Registers am oberen Rand des Arbeitsbereichs k nnen Sie zu einer bestimmten Position in der Mitarbeiterliste springen Klicken Sie auf einen der dargestellten Buchstaben so springt GefDok32 zum ersten Mitarbeiter dessen Nachname mit dem gew hlten Anfangsbuchstaben beginnt Neben dem Pflichtfeld Nachname sind folgende Felder von besonderer Bedeutung Erfas
22. r liefert GefDok32 umfangreiche Auswertungsfunktionen Sie haben Zugriff auf diese Funktionalit ten durch Aktivierung des Haupt Programmteils Abfragen Termine Anklicken des Icons Abfragen Termine Abbildung 26 Abfragen zur Auswertung der erfassten Beurteilungen E GefDok32 BGF Fassung Version 3 6 1 mE Ae GefDok beenden Extras Einstellungen GefDok Leiste Info Hite Unternehmen Firma PALIPAT aa a E EE E Fimenauswahl ffnen Unternehmen Abfragen Termine Personal Gef hrdungen Probleme Offene Ma nahmen Wiedervorlage Wirksamkeit Beurteilungen E Offene Ma nahmen Realisierung berf lig Reporte amp Ha Gesamtzahl offene Ma nahmen 2 Mitarbeiter amekana Zuordnung Organisationseinheit f r Beurteilung 1 Neuaufnahme z 32 Herr Werner Wichtig Unternehmen Firma ZTU Zentrum f r Test und bungen EEE Bisher keine Zuordnung strieb Betriebsbereich Lager T tigkeit Probenahme Bearbeiten ig Gef hrdungen Belastungen ca H here Fenster zur besseren Beleuchtung einbauen Abfragen Termine EA Exportieren IE Herr Werner Wichtig Massnahmenbeschreibung Importieren Neonlampen auf ausreichende Lichtst rke testen e i Nr Arbeitshilfen A 01 05 2003 Pruflisten Gefahrstoffe Arbeitsmittel Seite 30 von 64 Benutzerhandbuch GefDok32 Folgende Abfragen stehen zur Verf gung Gef hrdungen Probleme EI Geo BGF Fassung Version Jo Ki Gaok kranker E
23. 000 Meine eigene Pr fliste Neue Pr fliste Ooo O Sr EA EEE EG Ei Pr fliste bearbeiten Arbeitsbl tter de Listen exportieren oO Listen importieren Quellverzeichnis f r Listenimport Pr flisten Dateien amp c IBM_PRELOAD PL130207_01 prl Dokumente und Einstellungen C Administrator g llUsers I franky GI franky JEDERMANN C hettenbach Gefahrstoffe Arbeitsmittel Im dargestellten Formular w hlen Sie im unteren linken Teil des Arbeitsbereichs zun chst Laufwerk und Verzeichnis in welchem die zu importierenden Pr flisten abgelegt sind Rechts daneben werden die verf gbaren PRL Dateien angezeigt in denen Anwender Pr flisten abgelegt sind Nach dem Anklicken der gew nschten PRL Datei werden die verf gbaren Pr flisten im oberen Teil des Arbeitsbereichs angezeigt Seite 43 von 64 Benutzerhandbuch GefDok32 Stand Februar 2007 Durch Anklicken der wei en Auswahlk stchen in der Spalte Import k nnen Sie festlegen welche Pr flisten importiert werden sollen Durch Anklicken von Start Import werden die selektierten Pr flisten in die aktuelle GefDok32 Installation eingelesen Ist die Pr fliste bereits in der aktuellen GefDok32 Installation enthalten so kann sie nicht mehr f r den Im port ausgew hlt werden Hinweis Der Import kann je nach PC Leistung einige Minuten dauern Der Verlauf des Imports wird
24. Benutzerhandbuch GefDok32 Gef hrdungsbeurteilung nach 5 und 6 Arbeitsschutzgesetz Stand Februar 2007 Benutzerhandbuch GefDok Inhaltsverzeichnis Stand Februar 2007 Inhalt VOrDEMErKUNdg urn genanntes 1 1 Gef hrdungsbeurteilung Warum Wer Wie u 022002220002an00n0nn0nnnnnunnnnnunnnnn 2 1 Warumi ce een 2 T2 WOP Er BR A EEE EEE ESS SE RR a 2 1 3 Wie Dee ee ee ee 2 2 INDEIHEDNANME 2 2 nee 3 2 1 INSIAllaUom oka E AEAEE Ru ERHEEEe En ERE Redner 3 2 2 Daten bernahme aus der Vorg ngerversion u uuresuaun00nnannonnnnnnnnnnnnunnnnnnnnnnnnnnnnn 3 2 3 Weiterentwicklung Problembehebung zu2 2220002an000nnan00nnannonnnnnnnnnnnnnnnnn 4 3 IBIIGSChirmelemenle as 5 A Grundsatzliches nn anne te 7 4 1 Pflichteingaben und freiwillige Eingaben z uuu00000040000 nn nnnnn nun ann nun nnnnennn nen 7 4 2 Ansicht Tabelle bzw Arbeitsblatt uuuunnnennennnnanennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnen 7 4 3 Vor und Zur ckbl ttern in Datensatzlisten uz2220000000000n2Bnnnnnnnnnnnnnnn nn nnmnnn nnn 8 4 4 Neue Datens tze anlegen une ntieanbeile 8 4 5 R ckg ngigmachen von Eingaben ssssssssnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nnmnnn 8 4 6 Mandantenf higkeit Verwalten mehrerer Unternehmen 2u222 8 4 7 Strukturdarstellung von Unternehmensdaten ur
25. Haut 20721722 Gesundheitssch dlich beim Einatmen Verschlucken und Ber hrung mit der Haut verzeichnis Stoffgruppen Masseinheiten Suchen nach Gefahrstoffen Arbeitsmittel Suchen nach Gefahrstoffen W hlen Sie die Funktion Suchen nach Gefahrstoffen aus Geben Sie dann an ob im ganzen Unternehmen oder nur im ausgew hlten Unternehmensteil Auswahl muss in der Baumstruktur erfolgen nach einem Gefahrstoff gesucht werden soll Geben Sie im Feld Suche nach die Bezeichnung bzw Teile der Bezeichnung des gesuchten Stoffes Seite 57 von 64 Benutzerhandbuch GefDok32 Stand Februar 2007 an W hlen Sie dann aus ob nach diese Bezeichnung nur in der Stoffbezeichnung nur im Handelsnamen oder in beiden Feldern gesucht werden soll Starten Sie die Suche durch Anklicken der Schaltfl che Suche starten Abbildung 53 Listenausgabe nach der Suche nach einem Gefahrstoff EI GefDok32 BGF Fassung Version 3 6 1 hl GefDok beenden EI Extras Einstellungen m GefDok Leiste Info 2 Hilfe Unternehmen Firma Suche nach Gefahrstoffen Gefahrstoffe v Firmenauswahl ffnen Suche in allen Unternehmen ausgew hlter Unternehmenseinheit S Schnelle Fracht Stoffliste Suche nach face a Verzeichnis IV Stoffbezeichnung IV Handelsname Suche starten Drucken Gefahrstoffwerzeichnis f r we a Jahres Stoffgruppen PL Hersteller See Masseinheiten i hEN S
26. I 2 Elektrische Sicherheit 2 3 Chemische Sicherheit o Gef hrdungskategorien bearbeiten I 4 Brand und Explosionsschutz E Mechanische Sicherheit Listen exportieren 2 6 Physikalische Sicherheit Je C 7 Arbeitsorganisation und Verhalten E Chemische Sicherheit g 8 Arbeitsplatzgestaltung E 8 2 Schlechte witterungsbedingungen bei Arbeiten im Freien Biologische Sicherheit _J Schutzma nahmen Es wird h ufig unter schlechten Witterungsbedingungen gearbeitet Physikalische Sicherheit b K lte u Arbeitsorganisation und Verhalten u Niederschlag Arbeitsplatzgestaltung st rker wind 8 3 Beleuchtung optische Signale Bildschirmarbeit 8 4 Heben und Tragen von Lasten 8 5 Arbeiten in ungunstiger K rperhaltung Gefahrstoffe Seite 38 von 64 Benutzerhandbuch GefDok32 Stand Februar 2007 71 2 2 In der vorhergehenden Abbildung wurde der Pr flistenname Meine eigene Pr fliste angeklickt Die zugeh rigen Unterpunkte Gef hrdungskategorien werden daraufhin zur Bearbeitung angezeigt Durch Anklicken des Buttons Einf gen am oberen Bildschirm rand wurde das hellblau hinterlegte Eingabefeld ge ffnet mit dessen Hilfe die Kategorie Noch eine Kategorie angelegt wurde Die Eingabe der Kategorienbezeichnung wird durch Dr cken der Enter Taste abgeschlossen Abbildung 33 Hinzuf gen eines Gef hrdungsfaktors EI GefDok32 BGF Fassung Rl GefDok beenden EI Extras Einstellungen
27. Schulungsbeginn Dauer Referent etc und ordnen diese einer Themengruppe zu Um Teilnehmer einer Veranstaltung zuzuordnen klicken Sie die Schaltfl che Teilnehmer liste an und ordnen die Mitarbeiter durch Anklicken des wei en Auswahlk stchens vor dem Teilnehmernamen der Veranstaltung zu Mit Hilfe des alphabetischen Registers am unteren Rand der Teilnehmerliste k nnen Sie zu einer bestimmten Position in der Mitarbeiterliste springen Klicken Sie auf einen der dargestellten Buchstaben so springt GefDok32 zum ersten Mitarbeiter dessen Nachname mit dem gew hlten Anfangsbuchstaben beginnt Sie verlassen das Fenster mit der Teilnehmerliste durch Anklicken der Schaltfl che Schlie en Nach dem Speichern der Inhalte durch Anklicken der Schaltfl che OK wird die Veranstal tung in der Liste im unteren Teil des Arbeitsbereichs aufgef hrt Eine weitere Veranstaltung k nnen Sie durch Anklicken der Schaltfl che Neu erfassen Wollen Sie in der Veranstaltungsliste im unteren Teil der Arbeitsfl che nur einen Teil der Veranstaltungen angezeigt bekommen und nicht alle Veranstaltungen so haben Sie die M glichkeit mit Hilfe der 7 Schaltfl che einen Filter zu setzen Tragen Sie dazu in die Da tumsfelder den Zeitbereich ein f r den Sie die Schulungen angezeigt bekommen wollen Durch Anklicken der Af Schaltfl che wird der Filter wieder aufgehoben Schulungsbedarf ermitteln Durch Anklicken des Icons Schulungsbeda
28. U Lager Flurforderzeug Lagerarbeiter Fahrer U Fahrzeug Betriebshof Werkstatt Lager Kraftfahrer C werkstatt 7 2 5 Kfz Mechaniker Schlosser Anwender Pr flisten bereitstellen exportieren Um eigene Anwender Pr flisten in anderen GefDok32 Installationen nutzen zu k nnen m ssen diese aus GefDok32 bereitgestellt werden Klicken Sie dazu auf das Icon Listen exportieren Abbildung 38 Auswahl von Pr flisten und Zielverzeichnis f r Export EI GefDok32 BGF Fassung Rt GefDok beenden EM Extras Einstellungen v Version 3 6 1 GefDok Leiste Info 2 Hille Unternehmen Firma Eigene Pr flisten exportieren a eg BER Meine eigene Pr fliste BE Zielverzeichnis f r Listenexport amp c IBM_PRELOAD v Firmenauswahl ffnen Pr fliste bearbeiten ER FE Erstelle E xportdatei C PL130207_01 prl Exportiere Pr fliste Meine eigene Pr fliste Arbeitsbl tter ir Dokumente und Einstellungen DRIVERS C IBMSHARE GI IBMTOOLS GIBMWORK G Medien Cache Dateien Produkte Programme GI Software GI wINDOWS Kopieren vorbereiten 160 Datens tze zu kopieren Listen exportieren Kopiere 160 Datens tze Kopieren beendet Export Pr fliste Meine eigene Pr fliste durch Listen importieren Gefahrstoffe Seite 42 von 64 Benutzerhandbuch GefDok32 Stand Februar 2007 7 2 6 Im so dargestellten Formular k nnen Sie im oberen Teil des Bild
29. acht Betrieb Betriebsbereich Niederlassung HH Erfassung ok Arbeitsbereich Fuhrpark B T tigkeit Kraftfahrer M T Gefahrguttransport Hinweis Diese Funktion eignet sich zur Bereitstellung besonders gelungener Beurteilungen f r Benutzer die auf einem anderen PC arbeiten Bei Netzwerkinstallationen er brigt sich dies weil die Nutzer ohnehin auf die gleiche Datenbasis zugreifen k nnen fassung ok 1 T tigkeit Bilds eit t Arbeitshilfen Gefahrstoffe Arbeitsmittel Klicken Sie auf die Schaltfl che Export und w hlen Sie aus in welches Verzeichnis die Beurteilung exportiert werden soll W hlen Sie dann in der Liste der verf gbaren Beur teilungen aus welche Beurteilung en exportiert werden soll en indem Sie auf das vor stehende wei e K stchen klicken so dass es angehakt ist Starten Sie den Export der Beurteilung durch Anklicken der Schaltfl che Export starten GefDok32 erstellt daraufhin im Zielverzeichnis eine Datei mit der Erweiterung EXP Sie enth lt alle Daten der ausgew hlten Beurteilung Sofern die Beurteilung auf einer benutzerdefinierten Pr fliste basierte wird diese Pr fliste ebenfalls exportiert Einen Bericht ber das Ergebnis des Exportvorgangs k nnen Sie sich durch Anklicken der Schaltfl che Bericht Datenexport anzeigen lassen Seite 32 von 64 Benutzerhandbuch GefDok32 Stand Februar 2007 6 2 6 3 Importieren Beur
30. ai Schaltfl chen zur Umschaltung zwischen den Haupt Programmteilen Firmenkatalog Organisation MY T tigkeitenkatalog o EN Funktionsgruppen Symbole Icons zum Aufrufen E der einzelnen Programmfunk Personaldatei tionalit ten PE qul Hersteller Beurteilungen Gefahrstoffe Arbeitsmittel Im oberen Bildschirmbereich finden Sie Schaltfl chen mit denen Sie weitere Haupt funktionen steuern sowie GefDok32 beenden k nnen Abbildung 3 Steuern der Hauptfunktionen im oberen Bildschirmbereich SE efbck beenden Ei Extras Einstellungen m GefDok Leiste Info Im Arbeitsbereich des Programms l uft das eigentliche Programm Je nachdem wel chen Haupt Programmteil Sie im linken Fensterbereich gew hlt haben werden links die m glichen Funktionalit ten dargestellt die durch Anklicken des jeweiligen Icons im Arbeitsbereich ausgef hrt werden k nnen Seite 6 von 64 Benutzerhandbuch GefDok32 Stand Februar 2007 4 1 4 2 Grunds tzliches Nachfolgend erhalten Sie grunds tzliche Informationen zu Funktionalit ten wie z B zum Speichern von Informationen oder dem R ckg ngigmachen von Eingaben die an vielen verschiedenen Stellen von GefDok32 immer wieder vorkommen dann jedoch im Rahmen des Benutzerhandbuchs nicht mehr explizit beschrieben werden Pr gen Sie sich daher diese Hinweise gut ein Pflichteingaben und freiwillige Eingaben In allen Eingabemasken wird zwischen Pflichteingaben und fre
31. and und Explosionsschutz 1 4 Unkontrolliert bewegte Teile sowie Instandhaltungsarbeiten im flie enden Verkehr Exportieren 5 Biologische Sicherheit 1 5 Sturz auf der Ebene sowie auf Yerkehrswegen und Arbeitspl tzen o 6 Physikalische Sicherheit 1 6 Absturz von hochgelegenen Arbeitspl tzen und Aufstiegen Importieren gt 7 rbeitsorganisation und Verhalten 8 Arbeitsplatzgestaltung Arbeitshilfen 9 Hei e und kalte Medien 10 Sonstige Sicherheitsfaktoren Gefahrstoffe Auswahl Deckblatt Faktorenliste Faktorermatri Erfassung Realisierung Wirksamkeit W hlen Sie im linken Teil der Arbeitsfl che die zu bearbeitende Gef hrdungskategorie aus und aktivieren oder deaktivieren Sie durch Anklicken der wei en Auswahlk stchen in der Spalte Wahl die einzelnen Gef hrdungsfaktoren Sie reduzieren so die oft sehr umfangreichen Standard Pr flisten auf die Faktoren die f r die jeweilige Organisationseinheit zutreffen und weiter bearbeitet werden m ssen Nur die hier ausgew hlten Faktoren stehen bei der Bearbeitung zur Verf gung Die Faktorenauswahl kann jederzeit ge ndert werden Speichern Sie Ihre Eingaben durch Anklicken der Schaltfl che OK am oberen Bild schirmrand Achtung Werden bereits selektierte Gef hrdungsfaktoren wieder abgew hlt so werden alle da zu m glicherweise schon erfassten Gef hrdungen und Ma nahmen gel scht Zur Ver
32. anisationseinheit und ihre Unter einheiten werden daraufhin dupliziert und an der neuen Stelle eingef gt Kopieren Eal Einf gen Hinweis Zugeordnetes Personal und Funktionsgruppen wer Auch das Kopieren von Orga den beim Kopiervorgang bewusst nicht ber cksichtigt nisationsstrukturen aus einem Unternehmen in ein anderes Unternehmen wird unterst tzt Schalten Sie vor dem Einf gen einfach den Mandanten das Unternehmen mit Hilfe des Pulldowns am oberen Bildschirmrand um Seite 17 von 64 Benutzerhandbuch GefDok32 Stand Februar 2007 5 1 2 8 Innerhalb eines Unternehmens k nnen Sie hnlich wie im Windows Explorer auch mit Drag amp Drop kopieren d h Sie w hlen eine Organisationseinheit durch Anklicken und gedr ckt halten mit der Maus aus Dr cken Sie auf Ihrer Tastatur zus tzlich die STRG Taste und bewegen sie die Maus bei gedr ckter Maus und Steuerungstaste an die Stelle des Strukturbaums an der eine Kopie der Struktur eingef gt werden soll Lassen Sie dann die Maustaste los fertig Hinweis GefDok32 pr ft vor dem Einf gen ob der Einf gevorgang m glich ist Ist das Einf gen nicht m glich z B weil innerhalb einer Niederlassung keine weitere Niederlassung ein gef gt werden kann so wird eine entsprechende Fehlermeldung angezeigt Beim Ko pieren von Organisationseinheiten zeigt der Mauszeiger an ob der Einf gevorgang m glich ist oder nicht Ein Zeichen am Mauszeiger ber einer Organis
33. atalog Bevor Sie beginnen k nnen mit anderen Programmteilen zu arbeiten m ssen Sie min destens ein Unternehmen anlegen Klicken Sie dazu auf die Schaltfl che Firmenkata log im linken Bildschirmbereich Dann klicken Sie auf den Button Neu Im blauen Ein gabefeld blinkt jetzt der Cursor f r die Eingabe des Firmennamens Nachdem Sie Ihre Eingaben abgeschlossen haben m ssen Sie ihre Eingaben mit der Schaltfl che Spei chern abspeichern Lediglich die Eingabe des Firmennamens ist eine Pflichteingabe Alle anderen Angaben sind freiwillig erscheinen dann jedoch auch nicht in den ent sprechenden Ausdrucken Abbildung 12 Unternehmensdaten im Firmenkatalog erfassen Dunak F R Liste dar Under Kassen 16 De G ipaam 0 Fran Hinweis Sofern Sie m chten dass in alle Ausdrucke ein Firmenlogo einge blendet werden soll k nnen Sie im Firmenkatalog eine Grafik hinter legen die in den Ausdrucken dann jeweils oben rechts eingedruckt wird Um die Grafik dem jeweiligen Unternehmen zuzuordnen klicken Sie bitte auf die Schaltfl che Durchsuchen bei Pfad f r Firmenlogo und w hlen dann die Schaltfl che Pfad bearbeiten um ein Logo auszuw hlen Dazu wird der bekannte Durchsuchen Dialog genutzt Unterst tzt werden folgende Grafikformate JPG GIF BMP DIB WMF EMF ICO und CUR Die geometrische Gr e des Logos spielt dabei keine Rolle da GefDok32 das Logo beim Ausdruck entspreche
34. ationseinheit zeigt dass die gew hlte Struktur hier eingef gt werden k nnte Ein durchgestrichener Kreis neben dem Mauszeiger zeigt dass die gew hlte Organisationsstruktur an dieser Stelle nicht eingef gt werden kann Verschieben von Organisationsstrukturen Auch das Verschieben Kopieren mit gleichzeitigem L schen der Daten an der bisheri gen Stelle von Organisationsstrukturen ist mit GefDok32 per Drag amp Drop m glich Es funktioniert analog zum Kopieren mittels Drag amp Drop allerdings muss die STRG Taste in diesem Falle nicht gedr ckt werden Also Zu verschiebende Organisationseinheit mit der linken Maustaste anklicken und die Maus gedr ckt halten Mauszeiger auf die ge w nschte Zielposition f hren Maus loslassen Beim Verschieben einer Organisations struktur werden anders als beim Kopieren auch die zugeordneten Mitarbeiter und Funk tionsgruppen mit verschoben Achtung Drag amp Drop Funktionalit ten sind sehr praktisch weil damit schnell gearbeitet werden kann aber es besteht immer auch die Gefahr Organisationselemente an Stellen zu ver schieben wo diese nicht hingeh ren Passen Sie daher bei diesen mausgebundenen Funktionalit ten besonders gut auf da mit nicht aus Versehen Strukturen an Stellen verschoben werden wo man sie sp ter nicht mehr findet Personaldatei Bevor Gef hrdungsbeurteilungen erstellt werden k nnen ist es zwingend notwendig in der Personaldatei mindestens eine Person zu hi
35. bildung 54 Erfassung von Arbeitsmitteln im Arbeitsmittelverzeichnis E GefDok32 BGF Fassung Version 3 6 1 Ae GefDok beenden Bl Extras Einstellungen GefDok Leiste Info 2 Hilfe Unternehmen Firma zT Zentrum f r Test und bungen Fimenauswahl ffnen Unternehmen Personal P Neu Y Speichern X L schen J Zur ck ES Tabelle Dokumente Report _ Beurteilungen ER ZT Zentrum f r Testund Bezeichnung Papierschneidemaschine Pr flisten i ei Lager Hersteller a Gefahrstoffe T 5 ZTU Heidelberg m Hfl Lehrwerkstatth TYP S gefisch 500 Arbeitsmittel tl Pr flabor Baujahr ha o ee ee a Katine Seri a we Ba Magazin eriennummer fi 2345 678 a E A E aE E e EER Maschinennummer T14 800 77 P A letzte Pr fung 24 02 2007 dureh Frank Hotz Bef higte Person Typ 3 amp n chste Pr fung 24 02 2008 durch Bef higte Person 2 regelm ige Pr fung j hrlich mi Kommentar Die bisherigen Pr fungen und die Gef hrdungsbeurteilung haben gezeigt az da eine j hrliche Pr fung der Schneidem schine ausreichend ist Pr ftermine Dokumente Dokument a pr fprotokoll doc Hinweis Bevor Sie mit der Erfassung Ihrer Arbeitsmittel beginnen k nnen m ssen Sie zun chst die dazugeh rigen Herstellerinformationen als Stammdaten hinterlegen Nutzen Sie dazu die Funktion Hersteller Die so aufgerufene Herstellerliste ist identisch mit der Herstellerliste in d
36. bung kann beurteilt werden mit welchem Ri siko die jeweilige Gef hrdung verbun den ist Klicken Sie dazu auf die Schaltfl che Matrix und w hlen Sie im angezeigten Fenster die zutreffende Kombination aus Schadensschwere und Wahrscheinlichkeit Nach dem Schlie en des Fensters wird das ent _ Risikobewertung sprechende Risiko im Erfassungsfor I eis kein Handungsbedar C Mittel Ma nahmen zur Yeringerung des Risikos sind angezeigt m U lar angezeigt Hoch Ma nahmen zur Verringerung des Risikos sind unverz glich durchzuf hren Wahrscheinlichkeit des Wirksamwerdens der Gef hrdung Leichte Verletzungen oder Erkrankungen Mittelschwere Verletzungen oder Erkrankungen Schwere Verletzungen oder Erkrankungen Moglicher Tod Katastrophe M gliche Schadensschwere Die Risikobewertung ist optional jedoch eine wichtige Grundlage f r die Entscheidung ob und wenn ja welche Ma nahmen wie schnell getroffen werden m ssen Schutz Ma nahmen konkretisieren AEE Unterhalo der Risikobewertung k nnen Sie Ma nahmen festlegen die getroffen werden m ssen um das Risiko zu mindern zu beseitigen ahrzeug sofort in Werkstatt vorfahren und Auspuffanlage instandsetzen azsen xcem dd Zur Erfassung einer Ma nahme Klicken Sie auf das Zeichen rechts Literaturguelle zust ndig Schibulski WWermer Soll D atum 13 01 2007 Realisiert am 13 01 2007 neb
37. ch dem Abspeichern und Neuladen dieses Fensters nicht mehr als offene Ma nahme gef hrt Ist die Ma nahme auch weiterhin noch offen und m chten Sie einen neuen Solltermin festlegen so k nnen Sie einen neuen Termin mit Hilfe des Feldes Soll Datum setzen Speichern Sie Ihre Eingaben durch Anklicken der Schaltfl che OK am oberen Bildschirmrand Wollen Sie alle zu einer Gef hrdungsbeurteilung getroffenen Ma nahmen bzw nur die realisierten Ma nahmen anzeigen lassen w hlen Sie aus dem Pulldown am oberen Bildschirmrand den entsprechenden Wert aus Seite 28 von 64 Benutzerhandbuch GefDok32 Stand Februar 2007 5 2 2 6 Wirksamkeitskontrolle F r GefDok32 endet anders als in vielen anderen Produkten die Bearbeitung einer Gef hrdung Belastung nicht mit der Feststellung dass die zu treffenden Ma nahmen re alisiert wurden Vielmehr kann in GefDok32 deren Wirksamkeit bzw Unwirksamkeit berpr ft und dokumentiert werden denn nicht jede realisierte Ma nahme f hrt zwangsl ufig zu einer wirksamen Risikoreduzierung Schutzma nahmen k nnen umgangen Anweisungen missachtet werden Den vorl ufige Abschluss einer Gef hrdungsbeurteilung bildet daher sinnvollerweise die Wirksamkeitskontrolle Je nach Ma nahme kann dies direkt nach Umsetzung der Ma nahme oder erst nach einiger Zeit erfolgen So kann eine L rmminderungsma nahme an einer Maschine meist sofort beurteilt werden Ob die Mitarbeiter aber dauerhaft die emp
38. e dr cken Sie auf die Schaltfl che Speichern X Seiten am oberen linken Rand des Arbeitsbereichs R ckg ngigmachen von Eingaben Fehlerhafte Eingaben k nnen r ckg ngig gemacht werden Klicken Sie dazu auf die Schaltfl che Zur ck Yu bevor Sie zu einem anderen Formular wechseln Mandantenf higkeit Verwalten mehrerer Unternehmen GefDok32 ist mandantenf hig d h mit der Anwendung k nnen beliebig viele Unterneh men verwaltet werden Dargestellt werden jedoch jeweils nur die Strukturen des ausge w hlten Unternehmens Zur Umschaltung zwischen den einzelnen Unternehmen klicken Sie auf das Pulldown Men Unternehmen Firma am oberen Bildschirmrand und w h len Sie das gew nschte Unternehmen aus Abbildung 7 Umschalten zwischen verschiedenen Unternehmen Unternehmen Firma ELLE p Firmenauswahl ffnen F rma 1 Unternehmen Firma F rma 3 ma Jedermann Yerlao L l Schnelle Fracht Firmenkatalog Strukturdarstellung von Unternehmensdaten Die Darstellung der Unternehmensorganisation erfolgt in einer bersichtlichen Baum struktur Innerhalb der Baumstruktur k nnen Sie wie unter Windows die Anzeige be stimmter Einheiten ein und ausblenden indem Sie auf die jeweils bergeordnete Ein heit klicken Zum Einblenden detaillierterer Organisationsstrukturen klicken Sie auf das Seite 8 von 64 Benutzerhandbuch GefDok32 4 8 Stand Februar 2007 Zeichen vor der Organisationseinheit Z
39. e im gew hlten Verzeichnis befindlichen EXP Dateien werden im linken Fensterbe reich dargestellt Durch Anklicken einer Datei werden im rechten Fensterbereich die ent sprechenden Daten dargestellt Starten Sie den Import der gew nschten Beurteilung durch Anklicken der Schaltfl che Import Auswahl Sofern die zu importierende Beurteilung eine benutzerdefinierte Pr fliste enth lt wird diese automatisch mit in die GefDok32 Datenbasis bernommen Arbeitshilfen In der Rubrik Arbeitshilfen finden Sie Dokumente die bei der Durchf hrung einer Gef hrdungsbeurteilung n tzlich sein k nnen Die in der Liste dargestellten Dokumente k nnen durch Doppelklicken auf den Dateinamen in der mit den Dokumenten verkn pf ten Anwendung ge ffnet werden Seite 33 von 64 Benutzerhandbuch GefDok32 Stand Februar 2007 In der Liste der Arbeitsmittel sind folgende Dokumente standardm ig enthalten e Leitmerkmalmethode Heben amp Tragen e Leitmerkmalmethode Schieben amp Ziehen e Anschreiben zur Mitarbeiterbefragung im Rahmen der Gef hrdungsbeurteilung e Fragebogen zur Mitarbeiterbefragung im Rahmen der Gef hrdungsbeurteilung e Formular Unfallmeldung Sie k nnen in dieser Liste eigene Dokumente hinzuf gen indem Sie die gew nschten Dokumente sinnvoll benennen und dann in den Ordner Arbeitshilfen unterhalb des GefDok32 Installationsordners kopieren Bei einer Standard Installation finden Sie den Arbeitsmittel Ordner im Verzeichn
40. einschr nken Geben Sie den gew nschten Textteil zur Filterung der Datens tze ein und klicken Sie auf die 4 Schaltfl che Zur Aufhebung der Filterung klicken Sie auf die W Schaltfl che Als Platzhalterzeichen Wildcards k nnen Sie den Stern nutzen Ge ben Sie also z B Acet ein so w rde die Filterung z B Acetylen Aceton und Acetaldehyd darstellen Abbildung 49 Setzen eines Namensifilters Filtern Acet Mg nf Einfache Namenstfilter k nnen Sie auch mit Hilfe der Buchstabenleiste am unteren Bild schirmrand setzen Klicken Sie z B auf den Buchstaben A so werden nur Stoffe mit dem Anfangsbuchstaben A dargestellt Sie k nnen diese Filterung durch Anklicken der Schaltfl che Filter aus am unteren linken Rand der Arbeitsfl che wieder aufheben Abbildung 50 Setzen eines Namensifilters f r Anfangsbuchstaben Y Fiter aus 123 4 B ce DEF GH I9 HAN Gefahrstoffverzeichnis nach 16 GefStoffV erstellen Zur Erstellung des Gefahrstoffverzeichnisses klicken Sie auf das Icon Verzeichnis Im oberen Teil des Arbeitsbereichs wird das ausgew hlte Unternehmen wiederum in der Strukturdarstellung aufgef hrt W hlen Sie dort durch Anklicken die Organisationseinheit Niederlassung Betrieb Arbeitsbereich oder die T tigkeit aus der Sie einen Gefahrstoff zuordnen wollen Klicken Sie dann auf die Schaltfl che Hinzuf gen Gefahrstoff In der angezeigten Stoffliste k nnen Sie nun durch
41. eite 53 von 64 Benutzerhandbuch GefDok32 Stand Februar 2007 10 2 1 10 2 2 10 2 2 1 10 2 2 2 Neuaufnahme eines Gefahrstoffs Zur Neuaufnahme eines Gefahrstoffes klicken Sie auf die Schaltfl che Neuaufnahme Sie k nnen nun einen komplett neuen Stoff anlegen Bitte beachten Sie die Pflichtfelder stoffbezeichnung und Handelsname Um dem Stoff einen R oder S Satz zuzuord nen klicken Sie auf die Schaltfl che rechts neben der entsprechenden Zeile Darge stellt wird eine bersicht der verf gbaren R und S S tze Per Doppelklick auf die Satz bezeichnung k nnen Sie die gew nschten S tze ausw hlen und durch Anklicken der Schaltfl che OK bernehmen Hersteller und Stoffgruppe w hlen Sie mit Hilfe der entsprechenden Pulldown Felder Beachten Sie dass an dieser Stelle nur Hersteller bzw Stoffgruppen angezeigt werden die zuvor erfasst werden Weitere Details entnehmen Sie bitte dem Abschnitt Gefahr stoff Stammdaten hinterlegen dieses Handbuchs Die Einstufung brennbarer Fl ssigkeiten die VbF Klasse alt und die WGK Klasse wer den ebenfalls mit Hilfe von Pulldown Men s hinterlegt Die entsprechenden Werte sind in GefDok32 bereits hinterlegt Alle anderen Felder sind Freitext Felder in welche Sie beliebige Werte eingeben k nnen Auch zu Gefahrstoffen k nnen Sie Dateien bzw Dokumente zuordnen z B Sicherheits datenbl tter im PDF Format Klicken Sie dazu auf die Schaltfl che Hinzu
42. eiters wird dieser aktiviert Mit Hilfe des alphabe tischen Registers am oberen Rand des Arbeitsbereichs k nnen Sie alternativ zu einer bestimmten Position in der Mitarbeiterliste springen Klicken Sie auf einen der darge stellten Buchstaben so springt GefDok32 zum ersten Mitarbeiter dessen Nachname mit dem gew hlten Anfangsbuchstaben beginnt Im rechten Bildschirmteil k nnen Sie Erkrankungen des Mitarbeiters erfassen Bitte beachten Sie die Pflichtfelder Krank von Krank bis Art der Krankheit und Hauptbesch ftigung Mit Hilfe der Schaltfl che OK k nnen Sie Ihre Eingaben speichern Durch Anklicken der Schaltfl che Neu k nnen Sie einen weiteren Datensatz weitere Krankmeldung f r einen Mitarbeiter anlegen Alle f r einen Mitarbeiter erfassten Erkrankungen werden im unteren rechten Teil des Ar beitsbereichs sortiert dargestellt Nach welchem Kriterium sortiert wird und in welcher Rei henfolge k nnen Sie durch Klicken auf die Spalten berschriften festlegen Seite 47 von 64 Benutzerhandbuch GefDok32 Stand Februar 2007 8 3 Unfallstatistik Mit Hilfe der Unfallstatistik K nnen Sie Arbeitsunf lle der Mitarbeiter dokumentieren Ziel ei ner solchen Ma nahme ist nicht die berwachung der Mitarbeiter sondern das Aufdecken von Unfallh ufungen bei bestimmten Mitarbeitern bei bestimmten T tigkeiten oder in be stimmten Organisationseinheiten als wichtige Informationen f r die Gef hrdun
43. elbst erfolgen sofern dieser entsprechende EDV Vorkenntnisse hat Dies erfordert jedoch eine nicht unerhebliche Disziplin und eine gewisse Affinit t zu Softwarel sungen denn einige Funktionalit ten sind nicht selbsterkl rend und GefDok32 ist sehr umfangreich Der Verlag bietet alternativ kosteng nstige Seminare an in denen Nutzer im Umgang mit GefDok32 geschult werden k nnen Die Seminare finden wahlweise in Heidelberg oder im beauftragenden Unternehmen statt Die Seminare in Heidelberg sind als 1 Tages Seminare angelegt Seminare im Unternehmen werden nach den W nschen des Unternehmens konzipiert und k nnen auf Wunsch auch auf der Basis kundenspezifischer Gegebenheiten durchgef hrt werden Interessenten f r Softwareschulungen k nnen sich per E Mail an info jedermann de wenden Seite 1 von 64 Benutzerhandbuch GefDok32 Stand Februar 2007 1 1 1 2 1 3 Gef hrdungsbeurteilung Warum Wer Wie Warum Grundlage f r die umfassende Gef hrdungsbeurteilung sind Arbeitsschutzgesetz und Betriebssicherheitsverordnung In zahlreichen weiteren Vorschriften BGV A1 Ge fahrstoffverordnung etc werden Gef hrdungsbeurteilungen gefordert Hierbei geht es jedoch nicht um einen weiteren Typus einer Gef hrdungsbeurteilung Vielmehr wird ge fordert dass die in diesen Publikationen konkretisierten Aspekte bei der Gef hrdungs beurteilung nach Arbeitsschutzgesetz ber cksichtigt werden Dies ist mit GefDok32 m glich GefDok32 dec
44. elt 3 Chemische Sicherheit OO SSS M m E A A E Gase D mpfe z B Auspuffgase Dieselmotoremissionen L semitteld mpfe von Reinigungsmitteln Bearbeiten Beschreibung der untersuchten Arbeitsmittel Menschen Situationen I Ger te Maschinen Situationen Ie Welche Gefahrstoffe k nnen auftreten Abfragen Termine Gase D mpfe z B Auspuffgase Dieselmotoremissionen iS Losemitteld mpfe von Reinigungsmitteln a Exportieren p m uspuffanlage wei t Rostl cher auf dadurch unkontrollierter Austritt von uspuffgasen Tipp Erforderliche Ma nahmen Durch Anklicken der Schaltfl che bersicht wird eine ahrzeug sofort in Werkstatt vorfahren und Auspuffanlage instandsetzen bersicht dargestellt in der die ausgew hlten Faktoren grau und die bereits bearbeiteten Faktoren gelb hinterlegt sind Sie k nnen so den Stand der Beurteilung jederzeit leicht berpr fen Literaturquelle Pr flisten E Zust ndig Schibulski wermer SolDatum 13 01 2007 Realisiert am 19 01 2007 Gefahrstoffe Auswahl Deckblatt Faktorenliste Faktorenmatris Erfassung Realisierung Wirksamkeit M chten Sie eine andere Teilgef hrdung bearbeiten so w h x len Sie mit Hilfe der Schaltfl chen am rechten Rand der Pull Zraz down Felder eine andere Gef hrdungskategorie bzw einen Bian und Explosionsschutz anderen Gef hrdungsfaktor au
45. en dem Feld Ma nahmen Sie k nnen ausf hrlich darstellen welche Ma nahmen ergriffen werden m ssen bzw bereits ergriffen wurden Au erdem k nnen Sie Literaturquellen angeben sowie festlegen wer die Ma nahmen f r die Realisierung der angeordnete Ma nahme zust ndig sein soll und eine Frist f r die Realisierung setzen Hinweis Im Feld Realisierung k nnen nur die Mitarbeiter ausgew hlt werden die in der Per sonaldatei erfasst wurden Hier sollte die f r die Umsetzung verantwortliche F hrungs kraft der K mmerer eingetragen werden Seite 26 von 64 Benutzerhandbuch GefDok32 Stand Februar 2007 Schutz Ma nahmenkatalog Zur Unterst tzung des Bearbeiters verf gen die GefDok32 Pr flisten ber Kataloge mit Vorschl gen f r Schutzma nahmen zur Risikominderung bzw beseitigung Um diesen Katalog aufzurufen klicken Sie auf das Zeichen in der Symbolleiste Durch Dop pelklicken auf eine Schutzma nahme in diesem Katalog wird dieser Eintrag in das Ma nahmenfeld kopiert und die Auswahlliste geschlossen Der Standard Vorschlag sollte dann durch Angaben f r die jeweilige Organisationseinheit konkretisiert werden Regelwerkskatalogq Ebenfalls in GefDok32 verf gbar ist ein Regelwerkskatalog d h eine Liste mit allen zu einer Teilgef hrdung einschl gigen Gesetze und Vorschriften Sie k nnen diesen durch Anklicken der Schaltfl che aufrufen Wenn Sie einen Regelwerkseintrag markiert haben k
46. en lassen sich nicht bearbeiten Sie k nnen aber eigene Pr f listen definieren die auf Wunsch auf den mitgelieferten Pr flisten basieren und diese dann nach eigenem Gutd nken modifizieren Zur Bearbeitung von Pr flisten klicken Sie auf die Schaltfl che Pr flisten im linken Bildschirmbereich Erstellung von eigenen Pr flisten Innerhalb des Programmteils Pr flisten klicken Sie auf das Icon Neue Pr fliste Abbildung 30 Erstellung einer neuen Pr fliste EI GefDok32 BGF Fassung R GefDok beenden EI Extras Einstellungen v Version 3 6 1 GefDok Leiste Info 2 Hilfe Unternehmen Firma IST A EWR I v de Firmenauswahl ffnen Eigene Pr fliste erstellen Pr flistenbezeichnung Meine eigene Pr fliste Version 1 0 Datum 13 02 2007 lol x Pr fliste erstellen auf Basis von Fest System Pr fliste IV Einzelgef hrdungen kopieren IV Gef hrdungsmatrizen kopieren To C Anwender Pr fliste Neue Pr fliste V Schutzma nahmen kopieren C Leerer Pr fliste Auswahl der Basispr fliste Sicherheits Check allgemein Stand 01 04 2006 YWersion 2 0 E Pr flistenumfang H Gef hrdungsmatrizen Gef hrdungskategorien ausw hlen Gef hrdungsfaktoren ausw hlen u Gef hrungskategorie Gef hrungsfaktor g m 1 Mechanische Sicherheit E E 1 1 Ungesch tzte bewegte Maschinenteile 7 ui Li i E 2 Elektrische Sicherheit a 1 2 Teile mit gef hrlichen Oberfl chen isten expo
47. er die Beurteilungen durchf hren d rfen 5 Mit Hilfe der T Schaltfl che am rechten Rand der Zeile Pr fliste k nnen Sie aus w hlen auf Basis welcher Pr fliste die Gef hrdungsbeurteilung durchgef hrt werden soll Durch Anklicken der Schaltfl che werden alle verf gbaren Systempr flisten die vom Verlag bzw der BG mitgelieferten Pr flisten und sofern verf gbar die zugeh ri gen Pr fmatrizen dargestellt Durch Anklicken des Textes Anwenderpr flisten k nnen alternativ die vom Anwender selbst definierten Pr flisten und die hierf r verf gbaren Pr fmatrizen dargestellt werden Mit Hilfe einer Pr fmatrix werden aus der jeweiligen Pr fliste einzelne Gef hrdungsfakto ren vorausgew hlt die f r bestimmte Arbeitsbereiche oder T tigkeiten von besonderer Bedeutung sind Damit derartige Pr fmatrizen zur Verf gung stehen m ssen sie in die jeweilige Pr fliste integriert werden Details zu Pr flisten Pr fmatrizen etc entnehmen Sie bitte den entsprechenden Ab schnitten dieses Handbuchs Eine Beurteilung f r den ausgew hlten Arbeitsbereich beziehungsweise die T tigkeit Person oder Funktionsgruppe wird durch Anklicken der Speichern Schaltfl che am oberen linken Rand des Arbeitsbereichs gespeichert Nach erfolgreichem Speichern vergibt GefDok32 fortlaufend Beurteiluingsnummern anhand derer Sie im n chsten Schritt Beurteilung bearbeiten Ihre neu angelegte Beurteilung identifizieren k nnen
48. er Funktion Gefahrstoffe Alle Hersteller gleich ob sie Hersteller von Arbeitsmitteln oder von Gefahrstoffen sind werden in einer gemeinsamen Liste gef hrt Seite 59 von 64 Benutzerhandbuch GefDok32 Stand Februar 2007 11 2 11 2 1 Zur Erfassung eines Arbeitsmittels w hlen Sie im Strukturbaum die Organisationseinheit aus deren Arbeitsmittel Sie erfassen m chten Wurde f r eine Organisationseinheit bisher noch kein Arbeitsmittel erfasst so k nnen Sie sofort die entsprechenden Daten in die im rechten Fensterteil angezeigten Felder eintragen Wurden f r die Organisationseinheit schon Arbeitsmittel erfasst so wird das erste Ar beitsmittel als Datensatz angezeigt In diesem Fall m ssen Sie zur Erfassung eines weiteren Arbeitsmittels die Schaltfl che Neu am oberen Bildschirmrand anklicken Der eigentliche Erfassungsvorgang ist dann in beiden F llen identisch Alle Felder zum Arbeitsmittel sind optional Wollen Sie auch die Pr ftermine von Arbeitsmitteln verwalten so m ssen Sie diese in den entsprechenden Feldern erfassen Wie in vielen anderen Programmteilen k nnen auch zu jedem Arbeitsmittel Dokumente hinterlegt werden Denkbar ist z B die Hinterlegung von Betriebsanleitungen Betriebs anweisungen Pr flisten oder Pr fprotokollen Bitte beachten Sie dazu die Hinweise im Abschnitt 4 9 dieses Handbuchs Pr ftermine ermitteln Klicken Sie auf das Icon Pr ftermine um die Pr ftermine f r Arbe
49. etails hierzu werden nachfolgend Sn beschrieben Abschnitte 5 2 1 ff u Su Eine derartige m glichst umfassende strukturelle Darstellung der T tigkettenkatalog zu beurteilenden Unternehmen ist wichtig denn nur so k nnen Sie Ar sich einen berblick ber die Gesamtheit der zu beurteilenden Or E ganisationseinheiten Personen und Funktionsgruppen verschaffen unktionzgruppen E Au erdem kann so bestimmt werden f r welche Organisations einheiten bereichsbezogene Beurteilungen ausreichen bereichs Per onaldatei bezogene Beurteilungen sind normalerweise ausreichend f r Or ganisationseinheiten mit gleichartigen T tigkeiten und f r welche Organisationseinhei ten t tigkeitsbezogene Beurteilungen notwendig sind t tigkeitsbezogene Beurteilungen sind in der Regel f r Organisationseinheiten erforderlich in denen T tigkeiten mit unter schiedlichem Gef hrdungspotenzial ausgef hrt werden Seite 11 von 64 Benutzerhandbuch GefDok32 Stand Februar 2007 9 1 1 Anhand der zugeordneten Personen und Funktionsgruppen wird schnell deutlich f r welche Personen und Funktionsgruppen individuelle personenbezogene Beurteilungen erforderlich sind Typische Beispiele f r personenbezogene Beurteilungen sind Behin derte oder schwangere Mitarbeiterinnen personenbezogene Beurteilung erforderlich oder organisationseinheiten bergreifende T tigkeiten wie z B Betriebsschlosser Be triebselektriker Hausmeister etc Firmenk
50. f gen Doku mente und beachten Sie die Hinweise des Abschnittes 4 9 Gefahrstoffliste filtern Anzahl der dargestellten Stoffe beschr nken Sie k nnen ausw hlen ob GefDok32 alle Stoffgruppen oder nur bestimmte Stoff gruppen ob Stoffe aller Hersteller oder nur Stoffe eines bestimmten Herstellers dargestellt werden Nutzen Sie dazu die beiden Pulldown Felder am oberen Rand der Arbeitsfl che die auch in Kombination genutzt werden k nnen Abbildung 47 Felder zur Beschr nkung der Anzahl der dargestellten Stoffe x Heusaufname Reporte E St ffgruppe Ale Stoffgruppen Hersteller Ale Hersteller Stott suchen acer gh Filtern Nr Y Suchfunktion in der Stoffliste Mit Hilfe des Feldes Stoff suchen k nnen Sie in der Stoffliste nach bestimmten Stoffna men suchen Geben Sie dazu den Suchbegriff ein und klicken Sie dann auf die Schaltfl che Als Platzhalterzeichen Wildcards k nnen Sie den Stern nutzen Geben Seite 54 von 64 Benutzerhandbuch GefDok32 Stand Februar 2007 10 2 2 3 10 3 Kl Sie also z B Acet ein so w rde die Suchfunktion z B Acetylen Aceton und Ace taldehyd finden sofern ein derartiger Datensatz in Ihrer Datenbank enthalten ist Abbildung 48 Suchfeld mit Wildcard Stoff suchen Acer ii Mi Filtern von Datens tzen anhand von Namenstfiltern Die Anzahl der dargestellten Stoffnamen k nnen Sie auch mit Hilfe von Namenstfiltern
51. ffen ie Abfragen Termine FE Ma nahmenliste Exportieren o eroan nom peono ra i aueh 6 2 15 04 1999 Nein Gudrun Meyer E 3 2 19 02 2007 Nein Importieren Hinweis Arbeitshilfen Wurden noch keine Schutz Ma nahmen fest gelegt so kann dieses Formular nicht aufgeru fen werden 4 vorherige Ma nahme w N chste Ma nahme Gefahrstoffe Auswahl Deckblatt Faktorenliste Faktorenmatrix Erfassung Realisierung Wirksamkeit l In der Eingabemaske Realisierung k nnen Sie sich darstellen lassen welche Ma nahmen noch offen sind und sofern diese zwischenzeitlich realisiert wurden einen Realisierungsvermerk setzen W hlen Sie dazu in der Men leiste am oberen Rand des Arbeitsbereichs im Feld Sta tus den Wert offen aus In der Liste am unteren Bildschirmrand werden nun alle noch offenen Ma nahmen ohne Realisierungsvermerk aus der gew hlten Beurteilung dar gestellt W hlen Sie in der Liste eine Ma nahme an so werden in den beiden Feldern am oberen Bildschirmrand Detailinformationen dargestellt Im obigen Beispiel wurde in der Liste eine Ma nahme zu 6 2 ausgew hlt F r diese wurde noch kein Realisierungs vermerk gesetzt so dass sie als offene Ma nahme dargestellt wird Details zu Gef hr dung und Ma nahme werden im oberen Bildschirmbereich gezeigt F llen Sie das Feld Ist Datum aus so wird die Ma nahme na
52. fohlene Schutzausr stung nutzen meist erst nach einer gewissen Zeit H ufig stellt man fest dass es noch Restrisiken gibt die weitere Ma nahmen erfordern Im Formular Wirksamkeit kann die Wirksamkeit von realisierten Ma nahmen doku mentiert werden In der Ma nahmenliste am unteren Bildschirmrand werden alle im Rahmen der bearbeiteten Beurteilung realisierten Ma nahmen aufgef hrt Abbildung 25 berpr fung der Wirksamkeit von durchgef hrten Ma nahmen B GefDok32 BGF Fassung Version 3 6 1 loj x Alt GefDok beenden er Extras Einstellungen 7 GefDok Leiste Info Untemehmen Firma Schnelle Fracht z Firmenauswahl ffnen 2 Hilfe Gef hrdungsbeurteilungen bearbeiten Personal Des 4 vorherige Ansicht Status alte Speichern J Zur ck Reporte A amp KO Kommentar Beurteilungen n m 7 n z Wirksamkeitskontrolle f r Beurteilung 2 Neuaufnahme EEE Bearbeiten iS Abfragen Termine mu Exportieren E Importieren E 3 Chemische Sicherheit 3 2 Gef hrliche Stoffe die im Umgang mit dem Fahrzeug frei werden bzw vorkommen Gef hrdungs Problembeschreibung Ma nahmenbeschreibung Auspuffanlage wei t Rostlocher auf dadurch unkontrollierter Austritt von Fahrzeug sofort in Werkstatt vorfahren und Auspuffanlage instandsetzen lassen Auspuffgasen Rauml ftung amp temschutz wirksamkeitskontrolle Datum Wiedervor Status 19 01 2007 En wirksam Verner 5 TE ki I fumikem Eu
53. fort geschritten ist Durch Anklicken einer Beurteilung k nnen Sie diese markieren Sie k nnen dann w h len welchen Teil der Beurteilung Sie bearbeiten wollen Klicken Sie dazu auf die jeweili gen Schaltfl chen am unteren Rand des Arbeitsbereichs Auswahl Deckblatt Faktorerlliste Faktorenmatris Erfassung Realisierung Wirksamkeit Seite 21 von 64 Benutzerhandbuch GefDok32 Stand Februar 2007 5 2 2 1 Deckblatt Klicken Sie auf den Reiter Deckblatt so k nnen Sie Detailinformationen zur Beurtei lung erfassen die sp ter als Deckblatt ausdruckbar sind Abbildung 20 Bildschirmelemente bei der Bearbeitung von Deckblattdaten EI GefDok32 BGF Fassung Rl GefDok beenden EP Extras Einstellungen 7 Version 3 6 1 m GefDok Leiste Info 2 Hilfe Unternehmen Firma ISIS A EB il Firmenauswahl ffnen me Gef hrdungsbeurteilung bearbeiten Personal ee 4 vorherige Ansicht Speichern J Zur ck amp Reporte KO Kommentar Beurteilungen m m Gef hrdungsbeurteilung 2 BER Unternehmen Firma Schnelle Fracht Arbeitsorganisation Neuaufnahme nschitKaiserst 168 0000 O OS Betrieb Betriebsbereich Niederlassung HH lalx 69021 Heidelberg Arbeitsbereich Fuhrpark amp IEF Telefon 06221 1451 0 T tigkeit Kraftfahrer M T Gefahrguttransport Erfassung durch Gudrun Meyer SoS Od N En fassung durch Gudrun Meyer wl Beurteilung erfolgt f r T tigkeit TUT E ie
54. g F r die Durchf hrung der Installation von GefDok32 sind Administratorenrechte erforderlich Bei einer Installation ohne Administratorenrechte wird GefDok32 nicht ord nungsgem funktionieren Zur Installation gehen Sie wie folgt vor e Starten Sie den Windows Explorer e W hlen Sie das Laufwerk in welchem die CD ROM eingelegt ist e Starten Sie das Programm SETUP EXE im Stammverzeichnis der CD ROM durch Doppelklicken auf den Dateinamen Folgen Sie den Anweisungen des Installationsprogramms Hinweis zu Netzwerkversionen Bitte beachten Sie dass die vorliegende CD ROM eine Einzelplatzlizenz enth lt Eine Nut zung im Netz ist nicht m glich Sie ben tigen dazu eine Netzwerkversion Neben einer netzwerkf higen GefDok32 Version ist auch eine GefDok32 Version verf gbar die auf einem SQL Server basiert und damit f r gro e Benutzerkollektive besonders gut geeignet ist GefDok32 SQL erm glicht auch eine benutzerspezifische Rechtevergabe Bei Fragen zu Netzwerkversionen wenden Sie sich bitte an den Jedermann Verlag unter Tel 06221 1451 0 oder via E Mail an info jedermann de Daten bernahme aus der Vorg ngerversion Das Installationsprogramm erkennt automatisch ob auf Ihrem System eine Vorg nger version von GefDok32 installiert ist und bernimmt die mit dieser Version erstellten Da ten nach erfolgreicher Installation beim ersten Start der aktuellen Programmversion Aufgrund der von Version zu Version wachsenden Funktio
55. gsbeurteilung Hinweis Sofern die Nutzung dieser Funktion in Ihrem Unternehmen aus rechtlichen gr nden nicht m glich bzw nicht gew nscht ist kann die Funktion deaktiviert werden Kontak tieren Sie hierzu die Hotline des Jedermann Verlags In der Netzwerkfassung kann explizit festgelegt werden welche Mitarbeiter diese Funk tion nutzen d rfen um den Datenschutzinteressen gerecht zu werden Abbildung 42 Erfassung von Daten in der Unfallstatistik Version 3 6 1 GefDok Leiste Unternehmen Firma Hieu SWEET 11 Firmenauswahl offnen Unfallstatistik bearbeiten s Heu 2 Speichern I Zur ck L schen Reporte amp Kiitarbeiterliste E BCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ Personaldatei Griese Klaus T A PersNr z Untalldatum 13 02 2007 i Ausfall bis fzo oo Krankenzstatistik 13 02 2007 Gudi Yerletzungsart mit Korperteil verstauchter odd A i Unfallgegenstand nlegeleiter Unfallstatistik Unfallort im Betrieb Biroregal im Aktenlager Ein Unfallursache Gegenma nahmen Schulungsplan Unachtsamkeit bei der Leiter Benutzung Mitarbeiter nochmals im Umgang mit der Leiter unterweisen F Uberpruten ob eine geeignetere Leiter beschafft ee werden kann Schulung kecdarf Unfalldatum amp usfall bis Yerletzurigsart mit Borperteil Unfallgegenstand 13 02 2007 13 02 2007 verstauchter Enochel Anlegeleiter EI GefDok3 BGF Fassung hp GefDok beenden lalx EF Extras Einstellungen
56. gt gt gt Bitte beachten Sie dass die Art der angezeigten Dateien davon abh ngig ist welche Dateitypen Sie im entsprechenden Pulldown ausw hlen Abbildung 10 Zuordnung von Dokumenten und Dateien Nach Markierung der zu verkn pfenden Datei ordnen Sie die Datei durch Anklicken der Schaltfl che ffnen zu Im Feld Bezeichnung k nnen Sie dem jeweiligen 3 Dokument einen Titel geben z B Arbeitsanweisung Montage von der vom Dateinamen abweicht und unter dem das Dokument im Strukturbaum angezeigt wird Im Feld Kommentar k nnen Sie weitere Angaben zum Dokument ma chen z B Diese Arbeitsanweisung wurde am von erstellt um die neuen Abl ufe an der f r alle Betei ligte zu konkretisieren Mit Hilfe der Schaltfl che Tabelle k nnen Sie zur Tabellenansicht wech seln in der alle dem jeweiligen Objekt zugeordneten Dateien auf einen Blick angezeigt werden Achtung Bitte beachten Sie dass die Dokumente aus technischen und inhaltlichen Gr nden nicht in der GefDok Datenbank abgespeichert wer den Alle Dokumente verbleiben am urspr ng lichen Speicherort und werden lediglich mit GefDok verkn pft Dies hat den Vorteil dass keine redundante Datenablage notwendig ist und aktualisierte Dokumente auch in aktuali sierter Form in GefDok zur Verf gung stehen Die Dokumentenablage bleibt so v llig im Verantwortungsbereich des Nutzers Seite 10 vo
57. i t GEFDOK32 MDB Sie sollten diese Datei von Zeit zu Zeit auf einem externen Laufwerk auf einer CD o gesi chert werden damit sichergestellt ist dass Ihre Daten auch nach einem Defekt auf Ihrem PC wiederherstellbar sind Zur Kl rung eines Datensicherungskonzeptes wenden Sie sich bitte an Ihren Systembe treuer bzw Systemadministrator Seite 62 von 64 Benutzerhandbuch GefDok32 Stand Februar 2007 13 Datenarchivierung H ufig wird an der Hotline nach M glichkeiten der Datenarchivierung gefragt Schlie lich k nnen die im Rahmen der Gef hrdungsbeurteilung erfassten Daten z B im Rahmen der Berufskrankheitenrecherche ber Jahrzehnte hinaus von Bedeutung sein In Anbetracht der langen Archivierungszeitr ume mehrere Jahrzehnte kann keine ver bindliche Aussage ber ein auch nach vielen Jahren noch auswertbares Archivformat getroffen werden Wirklich sicher scheint derzeit nur eine Archivierung auf Papier oder optischen Medien Mikrofilm zu sein Diese technisch einfachen Medien sollten sich auch noch in 30 Jahren auswerten lassen Nachfolgend werden einige in der Praxis genutzten Varianten aufgezeigt 1 Archivierung von Datenbanken und zugeh riger Softwareversion Einige Unternehmen sichern sich j hrlich die aktuelle GefDok Datenbank GefDok 32 MDB zusammen mit der dazugeh rigen Softwareversion auf einem Datentr ger CD DVD Diese Methode funktioniert solange es Windows Betriebssysteme und Computer gibt auf de
58. ie Gef hrdungskategorie und der Gef hr dungsfaktor in Klarschrift angegeben Speichern Sie Ihre Eingaben durch Anklicken der Schaltfl che OK am oberen Bildschirmrand Tipp F r die papiergest tzte Dokumentation der Gef hrdungsbeurteilung ist die Druckm g lichkeit der Gef hrdungsmatrix bzw der Auswahl der Gef hrdungsfaktoren hilfreich denn mit diesen Ausdrucken kann auf einen Blick erkannt werden welche Faktoren f r die beurteilte Organisationseinheit relevant sind Seite 24 von 64 Benutzerhandbuch GefDok32 Stand Februar 2007 5 2 2 4 Erfassung Dies ist die eigentliche Kernfunktionalit t der Gef hrdungsbeurteilung Hier werden die abstrakten Gef hrdungsfaktoren der Pr flisten durch Angaben zur jeweiligen Organisati onseinheit konkretisiert Im oberen Teil der Arbeitsfl che werden die erste ausgew hlte Gef hrdungskategorie und der erste ausgew hlte Gef hrdungsfaktor dargestellt Abbildung 23 Erfassung von Gef hrdungen Belastungen und Schutz Ma nahmen E GefDok32 BGF Fassung Version 3 6 1 i loj x Rl GefDok beenden E Extras Einstellungen v GefDok Leiste Info Unternehmen Firma RIAA GA E Firmenauswahl ffnen 2 Hilfe Unternehmen Gef hrdungsbeurteilungen bearbeiten 4 vorherige Ansicht A bersicht KY Kommentar amp Reporte amp amp GA As Bas Gef hrdungen Belastungen und Ma nahmen Beurteilung Nr 2 OE 7 a Eko AES SE m zi
59. ieder gewandelt so dass nicht sicher ist ob eine im Jahre 2006 erzeugte PDF Datei noch im Jahre 2036 sinnvoll lesbar ist Adobe entwickelt derzeit ein f r die Langzeitarchivierung optimiertes Format das diesen Anforderungen gen gen soll Diese Methode ist vergleichsweise sicher aber auch sehr aufwendig weil nicht einfach die Datenbank gesichert werden kann sondern jeder Report der Datenbank in das PDF Format berf hrt werden muss Seite 63 von 64 Benutzerhandbuch GefDok32 Stand Februar 2007 14 Hotline Der Jedermann Verlag stellt als Hersteller von GefDok32 f r technische Fragen von Montag bis Freitag zu den blichen Gesch ftszeiten eine Hotline zur Verf gung Sollten Sie technische Fragen zu GefDok32 haben wenden Sie sich bitte via E Mail support jedermann de oder Tel 06221 1451 0 an die Hotline Bitte beachten Sie das ausschlie lich technische Fragen beantwortet werden k nnen F r die Beantwortung fachlicher Fragen zur Gef hrdungsbeurteilung fehlt es den Hot line Mitarbeitern an Zeit und Arbeitsschutz Fachkenntnissen Sollten Sie Interesse an einer GefDok32 Schulung haben schicken Sie eine E Mail an info jedermann de Wir informieren Sie dann gerne ber Inhalte und Termine Seite 64 von 64
60. im rechten Teil des Arbeitsbereichs protokolliert Seite 44 von 64 Benutzerhandbuch GefDok32 Stand Februar 2007 8 1 Weitere Funktionen des Haupt Programmteils Personal Personaldatei Vorbemerkung Mit GefDok32 k nnen Mitarbeiter effizient verwaltet werden Grunds tzlich k nnen beliebig viele Mitarbeiter hinterlegt werden Wie viele Mitarbeiter erfasst werden muss der Nutzer selbst entscheiden Bei kleineren Unternehmen kann es sinnvoll sein alle Mitarbeiter zu er fassen um z B via GefDok32 auch den Schulungs bzw Unterweisungsbedarf zu verwalten In vielen F llen d rften hierf r aber bereits separate Anwendungen bestehen SAP Sys teme etc die auch weiterhin f r die nachfolgend beschriebenen Funktionen genutzt wer den sollen In diesen F llen sollten lediglich die wichtigsten Daten der im Rahmen der Gef hrdungsbeurteilung relevanten K mmerer erfasst werden Unter K mmerer sollen in diesem Zusammenhang Mitarbeiter verstanden werden welche die Gef hrdungsbe urteilungen im Auftrag des Unternehmers durchf hren z B SiFas oder f r die Umset zung von Ma nahmen verantwortlich sind F hrungskr fte Wird nur eine Teil der Mitarbeiter erfasst sind die Funktionalit ten im Programmteil Personal nur bedingt sinnvoll nutzbar Klicken Sie zur Erfassung von Mitarbeitern auf die Schaltfl che Personal und dann auf das Icon Personaldatei Abbildung 40 Erfassung von Mitarbeitern
61. inwirkung Hitze Sonnenennstrahlung K lte bei ungunstiger Witterung wetterunabh angige Arbeiten vorsehen Hiederschlag starker sind B Sonnenschutzrittel verwenden Stralergl tte INWEIS Erfolgt keine selektive Zuordnung von Schutzma nah men zu Einzelgef hrdungen so sind alle Schutzma nahmen allen Einzelgef hrdungen des jeweiligen Ge f hrdungsfaktors zugeordnet Sie schlie en das Zuordnungsfenster durch Anklicken der Schaltfl che vorherige Ansicht Bearbeiten von Pr fmatrizen am oberen Rand des Arbeitsbereichs Im so dargestellten Fenster k nnen Sie durch Ankli cken der Schaltfl che Neue Matrix eine neue Pr fmatrix erstellen Eine Pr fmatrix ist eine Vorauswahl von Gef hrdungsfaktoren die f r einen Arbeitsplatz typisch sind Diese Auswahl kann dem Nutzer der Pr fliste eine gewisse Hilfestellung geben und vom Anwender bei Bedarf modifiziert werden Abbildung 35 Erstellen von Pr fmatrizen za Pr fmatrizen f r Meine eigene Pr fliste loj x 4 vorherige Ansicht EA Neue Matrix Y Speichern J Zur ck X L schen E Pr tmatrix E Pr tlistenauswahl Liste der definierten Pr fmatrizen B ro und sonstige Betriebsteile B roangestellte Fahrzeug Betriebshof Werkstatt Lager Kraftfahrer werkstatt Kfz Mechaniker Schlosser Zugeordnete Arbeitsbereiche Lager Flurf rderzeug Zugeordnete T tigkeiten Lagerarbeiter Fahrer Kurzbeschreibung Arbeitsbe
62. is C KOMP_AS GEFDDOK32 ARBEITSHILFEN Abbildung 29 N tzliche Dokumente in der Rubrik Arbeitshilfen E GefDok32 BGF Fassung Version 3 6 1 FE ER Ae GefDok beenden E Estras Einstelungen GefDok Leiste Info 2 Hilfe Unternehmen Firma PALPA E A117 E TEE Finenmenchl fnen Unternehmen Arbeitshilfen Hier finden Sie Arbeitshilfen rund um die Gef hrdungsbeurteilung enn sie eigene Dokumente hinzuf gen wollen kopieren Sie diese mit dem Windows Explorer einfach in das Verzeichnis g Arbeitshilfen unterhalb des GefDok Installationsverzeichnisses EA AEE Ein_von_mir_hinzugef gtes_Dokument T LMM_Heben Tragen H T LMM_Schieben Ziehen ba Mitarbeiterbefragung Anschreiben He Mitarbeiterbefragung Fragebogen Abfragen T ge Unfallmeldung B E Importieren Arbeitshilfen Neuaufnahme Gefahrstoffe Arbeitsmittel Seite 34 von 64 Benutzerhandbuch GefDok32 Stand Februar 2007 71 Erstellen Verwalten und Bearbeiten von Pr flisten Einige GefDok32 Nutzer m chten eigene Pr flisten als Grundlage ihrer Gef hrdungsbeur teilung erstellen Dies ist mit GefDok32 m glich wird aber nicht empfohlen denn die ver f gbaren Pr flisten zumindest die Standard Pr fliste sollten ausreichen um nahezu jede Organisationseinheit sinnvoll zu beurteilen Eigene Pr flisten m ssen anders als die Sys tempr flisten immer vom Nutzer selbst an neue Gegebenheiten angepasst werden Die mitgelieferten Pr flist
63. isationseinheit T tigkeiten zuzuordnen m ssen Sie zun chst auf das Icon T tigkeitenkatalog klicken Dort k nnen Sie neue T tigkeiten erfassen und spei chern Erst wenn diese Liste T tigkeiten enth lt k nnen Sie diese den Organisations einheiten zuordnen Abbildung 16 Zuordnung von T tigkeiten Speichern Abbrechen Klicken Sie wieder auf das Icon Orga sea PETE nisation so k nnen Sie durch Anklicken ei iia ner Einheit mit der rechten Maustaste T tig mean keiten aus dem Gesamt T tigkeitenkatalog B nsrbeitenaller Ant zuordnen Die Zuordnung erfolgt durch An Wl Fahrer Flurf rderzeuge klicken des kleinen Auswahlk stchens in der O Gefahrstoffentsorgung Spalte Wahl Durch das Anklicken er Gefahrstofftransport scheint in diesem K stchen ein H kchen L Iinstandsetzung oder wird wieder entfernt und die T tigkeit Kfz Mechaniker ist der Organisationseinheit zugeordnet Sie Kraftfahrer M I T Gefahrguttransport k nnen beliebig viele T tigkeiten einer Kraftfahrer M I T Gefahrguttransport Einheit zuordnen und diese Zuordnung durch L Kraftfahrer ohne Gefahrguttransport Klicken auf die Schaltfl che Speichern Lackierer speichern Die zugeordneten T tigkeiten L age werden danach auch in der 1 TUY Abnahme Strukturdarstellung des Unternehmens auf Wartungsarbeiten allgemein gef hrt Hinweis Bereits abgespeicherte Zuordnungen lassen sich aus Sicherheitsgr nden nicht d
64. ist kann die Funktion deaktiviert werden Kontak tieren Sie hierzu die Hotline des Jedermann Verlags In der Netzwerkfassung kann explizit festgelegt werden welche Mitarbeiter diese Funk tion nutzen d rfen um den Datenschutzinteressen gerecht zu werden Seite 46 von 64 Benutzerhandbuch GefDok32 Stand Februar 2007 Abbildung 41 Erfassung von Daten in der Krankenstatistik 9 GefDok32 BGF Fassung hk GetDok beenden Version 3 6 1 i E joj x GefDak Leiste Hilfe Unternehmen Firma ET El Firmenauswahl offnen Krankenstatistik bearbeiten Neu Speichern J Zur ck X L schen Reporte A amp biitarbeiterliste E ABCDEFCHIUKLMNOPARSTUVWAYZ Per onaldatei Griese Klaus F F Pershir Krank von 13 02 2007 E Frank Krank bis Krankenstatistik 15 02 2007 AEE Ei Ca Art der Krankheit Erk ltung i Hauptbesch ftigung Arbeiten im K hlhaus Unfallstatistik Info En Estras Einstellungen Ein Berufsbedingte Ursachen Gegenma nahmen Schulungsplan Derkbar Kalteschutzkleidung berpr fen und ggf F bessere P5 amp zur Verf gung stellen Schulungskecdarf Art der Krankheit Hauptbesch ftigung Arbeiten im Kuhlhaus Arbeitsmittel Im linken Teil des Arbeitsbereichs werden alle Mitarbeiter alphabetisch aufgef hrt Mitarbei ter f r die bereits ein Krankheitsereignis hinterlegt wurde werden in der Liste fett gedruckt angezeigt Durch Anklicken des Namens eines Mitarb
65. iten wie im entspre chenden Abschnitt beschrieben Weitere Details zur Erfassung von Daten in der Personaldatei und weitere M glichkeiten zur Personalverwaltung k nnen Sie dem Abschnitt Personal dieses Handbuchs entnehmen Zum Erstellen einer Gef hrdungsbeurteilung ist es nicht notwendig Mitarbeiter zuzuordnen Dies kann auch zu einem sp teren Zeitpunkt geschehen Mindestens ein Mitarbeiter muss aber in der Personaldatei enthalten sein Abbildung 17 Strukturdarstellung mit zugeordneten Mitarbeitern Unternehmensstrukturj Arbeitsorganisation Er Bearbeiten ir Element l schen pe Fersonalzuordnung aufheben Reporte Ei E Kopieren ial Einf gen Schnelle Fracht i Schnelle Fracht 5 rennen fi Hauptverwaltung Fd Meyer Gudrun i i EHI Fuhrpark f er 7 paa Fersonalverwaltung 1 Tua at Rechnungswesen 21 Schibulsk nlerner kam 2 Bildschirmarbeit Erie qA Eotengange Hauspost etc AEN qA Fahrer Flurforderzeuge gt dep 3A Instandsetzung RER ze werkstatt EE Hl Niederlassung HH BEER er Fuhrpark amp Besen 3A Kraftfahrer MIT Gefahrguttransport za 3A Kraftfahrer ohne Gefahrguttransport RE el Fuhrpark E Seite 16 von 64 Benutzerhandbuch GefDok32 Stand Februar 2007 5 1 2 5 5 1 2 6 5 1 2 7 L schen einer Organisationseinheit Alle Organisationseinheiten T tigkeiten und Funktionsgruppen k nnen gel scht werden Klicken Sie dazu in der Strukturdarstellung mit der rechten Maustaste auf die e
66. itsmittel zu ermitteln Es stehen zwei verschiedene Abfragen zur Verf gung Pr ftermine Arbeitsmittel Abbildung 55 Ermittlung der Pr ftermine bis zum 25 3 2007 im ZT Heidelberg E GefDok32 BGF Fassung Version 3 6 1 EIER he GefDok beenden Bl Extras Einstellungen GefDok Leiste Info 2 Hilfe Unternehmen Firma zT Zentrum f r Test und bungen Firmenauswahl ffnen iPr ftermine Arbeitsmittel Unternehmen Personal Pr ftermine Arbeitsmittel Regelm ige Pr fungen f r Arbeitsmittel Beurteilungen Sortieren Reporte amp Pr flisten Pr ftermin 25 03 2007 Gefahrstoffe Untemehmensteile Pr fung durch Arbeitsmittel Beamer 31 01 2007 verzeichnis Arbeitsmittel XI Pr ftermine P Hersteller Zuordnung Organisationseinheit Unternehmen Firma zT Zentrum f r Test und bungen Niederlassung ZTU Heidelberg Seite 60 von 64 Benutzerhandbuch GefDok32 Stand Februar 2007 11 2 2 Geben Sie zun chst im Feld Pr ftermin einen Termin vor bis zu dem die f lligen Pr fungen aufgef hrt werden sollen W hlen Sie dann im linken Fensterbereich die Organi sationseinheit aus f r die Sie die Pr ftermine berwachen m chten Im rechten Fenster bereich werden daraufhin alle Arbeitsmittel aufgef hrt deren Pr fung bis zum gew hlten Termin f llig sind Sortierkriterien und Sortierreihenfolge in der
67. iwilligen Eingaben unter schieden Pflichteingaben werden durch blaue Hinterlegung dargestellt Felder deren Nutzung freigestellt ist sind wei hinterlegt Abbildung 4 Pflichtfelder und freiwillige Felder Unternehmen Firmenkatalog w Speichern 19 Zur ck EEE Tabelle Firmenname P lichfeld blauer Hintergrund Firmenname Zusatz Optionale Felder haben einen wei en Hintergrund Anschrift Ansicht Tabelle bzw Arbeitsblatt F r fast alle Funktionalit ten sind zwei verschiedene Ansichten verf gbar Diese werden ber den Button Tabelle bzw Arbeitsblatt am oberen Bildschirmrand des Arbeitsbe reichs aufgerufen Abbildung 5 Darstellung als Tabelle bzw als Arbeitsblatt Eatenblatt Darstellung Tabellen Darstellung TTTBTTEUTTE I Seite 7 von 64 Benutzerhandbuch GefDok32 Stand Februar 2007 4 3 4 4 4 5 4 6 4 7 Vor und Zur ckbl ttern in Datensatzlisten In vielen Formularen kann mit Hilfe von Navigationsschaltfl chen meist in der Tabellen ansicht in den Datens tzen vor und zur ckgebl ttert werden Die Funktion der Schalt fl chen bezieht sich auf das jeweils ausgew hlte Fenster Abbildung 6 Schaltfl chen zum Vor oder Zur ckbl ttern in Datensatzlisten Hi Neue Datens tze anlegen Zum Anlegen neuer Datens tze klicken Sie auf die Schaltfl che Neu am oberen linken Rand des Arbeitsbereichs Zum Abspeichern der Eingab
68. kt die Erfordernisse der Gef hrdungsbeurteilung nach Arbeits schutzgesetz bzw der Betriebssicherheitsverordnung und der erl uternden Publikati onen voll ab Gef hrdungsbeurteilungen sind ein wirksames Mittel f r den Unternehmer Gefahren be reits im Vorfeld des Entstehens einer Gesundheitsgef hrdung zu erkennen Damit kann er t tig werden bevor sich eine Betriebsst rung ereignet oder sogar Ausfallzeiten von Besch ftigten als Folge von Unf llen oder Erkrankungen entstehen Gef hrdungsbeurteilungen k nnen so mit dazu beitragen Wirtschaftlichkeit Wettbe werbsf higkeit und Unternehmensimage durch verantwortliches Handeln f r die Mitar beiter zu verbessern Wer Das Arbeitsschutzgesetz verpflichtet den Arbeitgeber Gef hrdungen zu ermitteln und die erforderlichen Ma nahmen des Arbeitsschutzes festzulegen Daneben wird auch auf die besondere Unterst tzungspflicht der Besch ftigten hingewiesen Wie Das Gesetz regelt nicht wie der Unternehmer die Beurteilung vorzunehmen hat Der Gesetzgeber hat den Betrieben bewusst einen breiten Spielraum f r die Gef hrdungs beurteilungen gelassen Eine M glichkeit der PC gest tzten Gef hrdungsbeurteilung ist die in diesem Handbuch beschriebene Software GefDok32 die ein System abbildet das von verschiedenen Be rufsgenossenschaften empfohlen wird Seite 2 von 64 Benutzerhandbuch GefDok32 Stand Februar 2007 2 2 1 2 2 Inbetriebnahme Installation Achtun
69. n sollen oder nicht Durch Anklicken der Schaltfl che Gef hrdungsmatrizen werden die in der Pr fliste ver f gbaren Gef hrdungsmatrizen dargestellt Auch diese Objekte k nnen von Ihnen durch Anklicken der Auswahlk stchen vor den Objekten f r den Kopierprozess aktiviert oder deaktiviert werden Durch Anklicken der Schaltfl che Neue Pr fliste speichern am oberen linken Rand der Arbeitsfl che k nnen die einzelnen Objekte kopiert und die neue Pr fliste erstellt werden Dies kann je nach Umfang der Pr fliste einige Zeit in Anspruch nehmen Den Fortschritt des Erstellungsvorgangs k nnen Sie im w hrend der Erstellung gelb hinterlegten Statusfenster am oberen rechten Bildschirmrand erkennen Im zuvor abgebildeten Beispiel wird auf der Basis einer Pr fliste Sicherheits Check all gemein eine Pr fliste mit dem Namen Meine eigene Pr fliste erstellt die mit Ausnahme der Gef hrdungskategorien 9 und 10 alle Elemente der Kopiervorlage enth lt Bearbeiten von Pr flisten Zur Bearbeitung von eigenen Pr flisten klicken Sie auf das Icon Pr fliste bearbeiten Be dingung f r die Aktivierung dieses Men punktes ist dass mindestens eine eigene Pr fliste erstellt wurde siehe vorheriger Abschnitt Existiert keine eigene benutzerdefinierte Pr f liste so kommt beim Aufruf dieser Programmfunktion eine entsprechende Meldung und die Funktion l sst sich nicht aktivieren Nach erfolgreichem Aufruf der P
70. n 64 Benutzerhandbuch GefDok32 Stand Februar 2007 5 1 Gef hrdungsbeurteilungen erstellen Schritt f r Schritt In diesem Abschnitt werden die Kernfunktionen im Rahmen der Erstellung einer Gef hr dungsbeurteilung erl utert um eine m glichst schnelle Einarbeitung in GefDok32 zu er m glichen Zusatzfunktionen wie Verwalten Erstellen und Bearbeiten von Pr flisten Personalverwaltung Gefahrstoffveraltung Arbeitsmittelverwaltung etc werden in den Folgekapiteln nach der Schritt f r Schritt Anleitung beschrieben Bei der Erstellung von Gef hrdungsbeurteilungen sind folgende Schritte in der darge stellten Reihenfolge durchzuf hren 1 Unternehmensdaten erfassen e Unternehmen im Firmenkatalog anlegen e Organisation des Unternehmens abbilden e T tigkeiten Funktionsgruppen und Mitarbeiter erfassen und den Unternehmenseinheiten zuordnen 2 Erstellen und Bearbeiten von Gef hrdungsbeurteilungen e Beurteilung anlegen e Daten zur Beurteilung erfassen bzw Beurteilungen bearbeiten e Beurteilungsstatus Termine Beratungsbedarf etc berpr fen Schritt 1 Unternehmensdaten erfassen nase Abbildung 11 Hauptprogrammteil Unternehmen i Klicken Sie im linken Fensterteil auf die Schaltfl che Unterneh m men und w hlen Sie dann die gew nschte Funktionalit t Fir Firmenkataloc menkatalog Organisation T tigkeitenkatalog Funktionsgrup pen oder Personaldatei aus D
71. n Bild schirmrand Seite 22 von 64 Benutzerhandbuch GefDok32 Stand Februar 2007 5 2 2 2 Faktorenliste Klicken Sie auf den Reiter Faktorenliste Mit Hilfe der Faktorenliste k nnen Sie aus w hlen welche Gef hrdungsfaktoren der Pr flisten auf die von Ihnen zu erstellende Ge f hrdungsbeurteilung zutreffen und die Pr fliste somit passend f r den Arbeitsplatz indi vidualisieren Abbildung 21 Auswahl von Gef hrdungsfaktoren mit Hilfe der Faktorenliste H GefDok32 BGF Fassung Version 3 6 1 l Toxi Ale GefDok beenden EI Extras Einstellungen v GefDok Leiste Info Unternehmen Firma Firmenauswahl ffnen 2 Hilfe Unternehmen Gef hrdungsbeurteilungen bearbeiten 4 vorherige Ansicht Speichern J Zur ck Report Pr fliste amp amp Spalten 6 Beurteilungen BER Gef hrdungs und Belastungsfaktoren f r Beurteilung Nr 2 Neuaufnahme E 1 Mechanische Sicherheit E 1 1 Ungesch tzte bewegte Maschinenteile am und im Fahrzeug EEE Gef hrdungskategorie Gef hrdungsfaktoren Bearbeiten 1 Mechanische Sicherheit 1 1 Ungesch tzte bewegte Maschinenteile am und im Fahrzeug FS 2 Elektrische Sicherheit 1 2 Teile mit gef hrlichen Oberfl chen am und im Fahrzeug einschlie lich Aufbauten 87 Alle w hlen B Alle l schen h Detaiis Abfragen Termine 3 Chemische Sicherheit 1 3 Bewegte Transportmittel bewegte Arbeitsmittel sowie Fahrbetrieb und Bewegung des Fahr E 4 Br
72. nalit ten und durchgef hrten Aktualisierungen der Pr flisten m ssen die Inhalte der Datenbank und deren Struktur bei einem Update aktualisiert werden Die Daten bernahme und aktualisierung kann je nach Umfang Ihrer Datenbank Umfang der durchgef hrten Aktualisierungen und Leis tungsf higkeit Ihres Computers einige Minuten in Anspruch nehmen Ohne diese Aktua lisierungen k nnen bestehende Datenbanken nicht weiterverwendet werden Im Rahmen der Aktualisierung wird auch eine Sicherungskopie der Alt Datenbank er stellt und die Datenbank reorganisierrt Sollte es bei der bernahme von Altdaten zu Fehlermeldungen kommen kontaktieren Sie bitte die Hotline des Verlages um zu kl ren ob mit der aktualisierten Datenbank weitergearbeitet werden kann oder weitere Ma nahmen erforderlich sind Seite 3 von 64 Benutzerhandbuch GefDok32 Stand Februar 2007 2 3 Weiterentwicklung Problembehebung Die vorliegende Software ist eine sehr komplexe und umfangreiche Anwendung Bei derart komplexen Systemen k nnen sich trotz gr tm glicher Sorgfalt Fehler einschleichen Der Jedermann Verlag entwickelt die Software kontinuierlich fort Eventuell bestehende Fehler werden nach deren Bekanntwerden kurzfristig beseitigt Sofern erforderlich wer den via Internet Servicepacks bereitgestellt Ob f r Ihre Version ein Servicepack verf g bar ist k nnen Sie ber das Men Extras Update ermitteln Die Pr fung kann manuell oder automatisch in von Ih
73. nd skaliert Nach der Auswahl der Logodatei klicken Sie auf die Schaltfl che Speichern um die Logo Zuordnung zu Speichern Seite 12 von 64 Benutzerhandbuch GefDok32 Stand Februar 2007 5 1 2 5 1 2 1 Organisation Mit GefDok32 k nnen Unternehmensstrukturen beliebiger Gr e und Komplexit t abge bildet werden Klicken Sie dazu auf das Icon Organisation im linken Bildschirmbereich M gliche Einheiten eines Unternehmens sind e Niederlassungen e Betriebe e Arbeitsbereiche Jeder dieser Einheiten k nnen Sie T tigkeiten zuordnen Au erdem k nnen Sie den Einheiten Mitarbeiter und Funktionsgruppen Gruppen von Mitarbeitern die hnliche Aufgaben haben ohne Namensnennung z B Betriebsschlosser zuordnen Abbildung 13 Strukturdarstellung eines Unternehmens E Schnelle Fracht Hauptverwaltung 0 Bee ze Fersonalverwaltung u Rechnungswesen Er g Niederlassung HH El 84 Fuhrpark amp Fuhrpark B l een ZA Kraftfahrer MIT Gefahrguttransport E ee Ez werkstatt been ZA Arbeiten auf unter der Hebeb hne 2A Wartungsarbeiten allgemein Eje iil Niederlassung M A A 2 Lager been Fahrer Flurforderzeuge ea Er Lagerist EB ern E werkstatt Lackiererei SOEN zA Efs Mechaniker uni 4A Lackierer Zuordnung von Niederlassungen Betrieben und Arbeitsbereichen Zur Strukturierung des ausgew hlten Unternehmens klicken Sie mit der rechten Maus taste auf den Namen des Unternehmens in der St
74. nden y Extras Einstellungen vY GefDok Leiste Info Hilfe Unternehmen Firma ZT Zentrum f r Test und Ubungen Fimenauswahl ffnen Unternehmen Personal Neu X lt L schen Beurteilungen A R S tze C S S tze Pruflisten Liste R S tze Satznummer Satz Text 02 Durch Schlag Reibung Feuer oder andere Z ndquellen explosionsgef hrlich 03 Durch Schlag Reibung Feuer oder andere Zundquellen besonders explosionsgef hrlich Gefahrstoffe stoffliste i i 04 Bildet hochempfindliche explosionsgef hrliche Metallverbindungen 3 05 Beim Erw rmen explosionsf hig 06 Mit und ohne Luft explosionsf hig 07 Kann Brand verursachen 08 Feuergefahr bei Ber hrung mit brennbaren Stoffen 09 Explosionsgefahr bei Mischung mit brennbaren Stoffen 10 Entz ndlich ul Ti Leichtentz ndlich ei 12 Hochentz ndlich nn 14 Reagiert heftig mit Wasser TI 14715 Reagiert heftig mit Wasser unter Bildung hochentz ndlicher Gase 15 Reagiert mit Wasser unter Bildung hochentz ndlicher Gase 15 29 Reagiert mit Wasser unter Bildung giftiger und hochentz ndlicher Gase 16 Explosionsgef hrlich in Mischung mit brandf rdernden Stoffen R S S tze 17 Selbstentz ndlich an der Luft 18 Bei Gebrauch Bildung explosionsf higer leichtentz ndlicher Dampf Luftgemische m glich 19 Kann explosionsf hige Peroxide bilden 20 Gesundheitssch dlich beim Einatmen 20 21 Gesundheitssch dlich beim Einatmen und bei Ber hrung mit der
75. nen die jeweilige GefDok Version lauff hig ist erfordert jedoch in jedem Fall einen gewissen Aufwand f r die Wiederherstellung einer Arbeitsumgebung 2 Kontinuierliche Weiterf hrung von GefDok und Datenbank Einige Unternehmen f hren Ihre GefDok Datenbanken bereits seit 10 Jahren kontinu ierlich von Version zu Version weiter ndert sich eine Gef hrdungsbeurteilung grund legend so wird die bestehende Beurteilung nicht berschrieben sondern kopiert mit einem neuen Stand versehen und diese Kopie dann bearbeitet So existieren dann zu je dem Arbeitsbereich mehrere Beurteilungen mit unterschiedlichen St nden Vorteil dieser L sung ist dass alle Daten jederzeit verf gbar sind und bei Updates automatisch auf die jeweils neueste technisch neueste Version aktualisiert werden so dass sie auch jederzeit auswertbar und bearbeitbar w ren Einige Unternehmen legen zu diesem Zweck innerhalb von GefDok mehrere Mandanten an z B Mein Unternehmen 2004 Mein Unternehmen 2005 Mein Unternehmen 2006 die zum jeweiligen Jahrgang geh rigen Beurteilungen finden sich im entsprechenden Mandanten so dass trotz der Vielzahl der Beurteilungen eine gewisse bersichtlichkeit erhalten bleibt Diese Methode funktioniert solange GefDok am Markt angeboten und vom Unternehmen aktualisiert wird 3 Archivierung im PDF Format Diese Methode hnelt einer Archivierung auf Papier und ist v llig unabh ngig von GefDok Allerdings hat sich auch das PDF Format immer w
76. nen festzulegenden Zeitabst nden erfolgen Steht ein Servicepack Update zur Verf gung folgen Sie bitte den Anweisungen des Aktualisie rungsprogramms Bei technischen Problemen wenden Sie sich bitte an die Hotline des Jedermann Verlags die Sie werktags zwischen 9 00 Uhr und 15 00 Uhr unter 06221 1451 0 erreichen k nnen Gerne nehmen wir auch Ihre Anregungen via E Mail an support jedermann de entgegen Seite 4 von 64 Benutzerhandbuch GefDok32 Stand Februar 2007 3 Bildschirmelemente Der GefDok32 Bildschirm ist in drei Bereiche aufgeteilt e links die Programmauswahl e oben eine Liste mit globalen Funktionen und e darunter der eigentliche Arbeitsbereich Im linken Bildschirmbereich finden Sie Schaltfl chen mit denen Sie zwischen den Haupt Programmteilen umschalten k nnen Zum Aufruf einzelner Programmfunktionen k nnen Sie die zu jedem Haupt Programmteil angezeigten Symbole Icons verwenden Abbildung 1 bersicht Bildschirmelemente EI GefDok32 BGF Fassung Rt GefDok beenden EI Extras Einstellungen Version 3 6 1 m GefDok Leiste Info 2 Hilfe Unternehmen Firma v Firmenauswahl ffnen ntemehmen KT TEST ERSigE SITZ FUTGeTTIETeT ge ETETET 7015 B E Bearbeiten Hk Element l schen amp Personalzuordnung aufheben Report Kopieren A Einf gen Firmenkatalog Schnelle Fracht Persie Name _ Vomame Organisation on gl on 246 Griese Kiai j E ersonalverwaltu
77. ng Ri AR B lrsarbeiten aller Art 123 Hotz Frank a Rechnungswesen 54 Meyer Gudrun 4 Bildschirmarbeit 11 M ller kn 3A Boteng nge Hauspost etc A Hi n i hoa el Niederlassung HH 21 Schibulski Wemer Funktionsgruppen 2 Fuhrpark A Femme 3A Kraftfahrer M T Gefahrguttransport 3 Lu 3A Kraftfahrer ohne Gefahrguttransport E Pr Fuhrpark B Fermaneen 3A Kraftfahrer M T Gefahrguttransport a Werkstatt BA Arbeiten auf unter der Hebeb hne L JA Wartungsarbeiten allgemein J t Niederlassung M I Lager ZA Fahrer Flurf rderzeuge u ZA Lagerist J 2 Werkstatt Lackiererei A Kfz Mechaniker Lackierer T tigkeitenkatalog Erwin Personaldatei Personal Beurteilungen Pr flisten Anweisungen Schaltfl chen Gefahrstoffe Arbeitsmittel GefDok32 besteht aus folgenden Haupt Programmteilen e Unternehmen e Personal e Beurteilungen e Pr flisten e Anweisungen wird nur angezeigt wenn das Programm BETRAN ebenfalls installiert ist e Gefahrstoffe e Arbeitsmittel Seite 5 von 64 Benutzerhandbuch GefDok32 Stand Februar 2007 Zwischen den Haupt Programmteilen kann mit Hilfe der Schaltfl chen im linken Bild schirmbereich umgeschaltet werden Die einzelnen Programmfunktionalit ten k nnen mit Hilfe der zugeh rigen Icons Symbole aufgerufen werden Abbildung 2 Umschalten zwischen Haupt Programmteilen und funktionalit ten
78. nnen Sie dessen K rzel durch Anklicken der Schaltfl che Literaturquelle in das Feld Lite raturquelle der Beurteilungsmaske bernehmen Durch Anklicken der Regelwerkskennung kann das jeweilige Regelwerk aufgerufen werden sofern die entsprechenden Regelwerke auf Ihrem PC installiert sind Den Regelwerkskatalog schlie en Sie mit Hilfe der Schaltfl che Katalog schlie en Kommentare zu Gef hrdungen und Schutz Ma nahmen Zu beiden Feldern Ger te Maschinen oder Situationen bzw Ma nahmen k nnen Sie erg nzende Kommentare zu der Problembeschreibung oder zu den gew hlten Ma nahmen hinterlegen z B um die Gef hrdung weiter zu erl utern oder um zu be schreiben welche Schutzma nahmen bereits ergriffen wurden Nutzen Sie dazu die Schaltfl che Kommentare am oberen Rand des Arbeitsbereichs Im aufgerufenen Kommentar Fenster k nnen Sie beliebige Texte erfassen und durch Klicken auf die OK Schaltfl che speichern Das Kommentar Fenster k nnen Sie durch Anklicken der Beenden Schaltfl che wieder schlie en Formatierungsm glichkeiten Aria a bs FRU JEN man In den Feldern Ger te Maschinen oder Situationen bzw Ma nahmen sowie in den Kommentartexten k nnen Sie ausgew hlte Text Formatierungsbefehle einbringen Die M glichkeiten reichen von Ver nderungen der Schriftart der Schriftgr e Schriftfarbe fett kursiv unterstrichen bis zur Textausrichtung und Tabulato
79. nnn 35 7 2 Bearbeiten von Pr flisten uusrusnnnaneonnnnnnnonnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnennunnnnennnnnn 36 7 2 1 Bearbeiten von Gef hrdungskategorien Gef hrdungsfaktoren Einzelgef hrdungen und Schutzma nahmen 4444004404snennnn nennen nennen 38 7 2 2 Zuordnung von Schutzma nahmen zu Einzelgef hrdungen 39 1 2 3 Bearbeiten Von Pr lmalizenasinn see a 40 1 22 Arbellsblatiererstellena ss nenne 41 7 2 5 Anwender Pr flisten bereitstellen exportieren 2200222002220002200 222200 42 7 2 6 Anwender Pr flisten einlesen importieren uu 4400204000ennn nenne nennen 43 8 Weitere Funktionen des Haupt Programmteils Personal 220220222 45 8 1 Personaldalel nnmnn ee ee ee 45 8 2 Krankenstalisuk teens 46 8 3 Unlallstalisiika 2 2 nenne 48 8 4 Schul ngsplan aume 2 nenne 49 8 5 Schulungsbedarf ermitteln ahnen 50 Seite Il Benutzerhandbuch GefDok Inhaltsverzeichnis Stand Februar 2007 10 11 12 13 14 BEIlEIEDSAHWEISUNGEN una see ee 52 Nutzung des Gefahrstoffverzeichnisses uuss a2000 an00nnan0onnnnunnnnnunnnnnunnnnnen 53 10 1 Gefahrstoff Stammdaten hinterlegen zuu n2au2000n2nnn00nnnnnnuonunnnnnnnnnnnnnnnnn 53 10 2 Gefahrstoffdaten erfassen 0 02 20 seen were neuen ungern 53 10 2 1 Neuaufnahme eines Gefahrstoffs
80. nterlegen die erfassungsberechtigt ist Die Vorgehensweise beim Erfassen von Personen in der Personaldatei wird im Abschnitt 7 1 dieser Hilfe ausf hrlich erkl rt Seite 18 von 64 Benutzerhandbuch GefDok32 Stand Februar 2007 5 2 5 2 1 Schritt 2 Erstellen und Bearbeiten von Gef hrdungsbeurteilungen Nach den zuvor beschriebenen Vorarbeiten besch ftigt sich dieser Abschnitt mit der Do kumentation der eigentlichen Gef hrdungsbeurteilung Um f r eine Organisationseinheit Niederlassung Betrieb oder Arbeitsbereich eine T tigkeit eine Person oder eine Funktionsgruppe eine neue Gef hrdungsbeurteilung zu er stellen oder zu bearbeiten klicken Sie auf die Schaltfl che Beurteilungen Sie sehen nun die zu diesem Haupt Programmteil geh rigen Funktionen Neuaufnahme Beurteilung anlegen Klicken Sie auf das Icon Neuaufnahme Im linken Teil des Arbeitsbereichs sehen Sie nun wieder die Strukturdarstellung des ausgew hlten Unternehmens Wie gewohnt k nnen Sie durch Anklicken die einzelnen Organisationseinheiten T tigkeiten und Funktionsgruppen ausw hlen Die den einzelnen Organisationseinheiten zugeordneten Mitarbeiter werden jeweils im rechten Teil des Arbeitsbereichs dargestellt Im unteren Teil des Arbeitsbereichs werden weitere Details Art der Beurteilung Name des Unternehmens etc zur m glichen Beurteilung dargestellt Abbildung 18 Bildschirmelemente beim Anlegen neuer Gef hrdungsbeurteilungen
81. ntsprechende Organisationseinheit und dann auf die Element l schen Schaltfl che fr Element l schen Warnung Durch L schen einer Organisationseinheit werden alle zugeordneten Datens tze ge l scht Gel scht werden also auch eventuell vornandene Unterelemente Gef hrdungs beurteilungen Gefahrstoff Zuordnungen Dokumenten Zuordnungen etc Aufheben der Personalzuordnung Um die Zuordnung von Personal aufzuheben klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den zugeordneten Mitarbeiter und dann auf die Personalzuordnung aufheben Schalt fl che Nach dieser Aktion bleiben die Daten des Mitarbeiters in der Datenbank erhalten Er ist lediglich nicht mehr der jeweiligen Organisationseinheit zugeordnet jea Fersonalzuordnung aufheben Kopieren von Organisationsstrukturen Sie haben die M glichkeit Organisationsstrukturen zusammen mit untergeordneten Or ganisationseinheiten in andere Strukturen oder sogar in andere Firmen zu kopieren Wenn sich z B Arbeitsbereiche in Niederlassungen gleichen brauchen Sie die Struktur nur einmal zu erfassen und kopieren sie dann anschlie end in beliebig viele Bereiche W hlen Sie hierf r einfach den entsprechenden Bereich mit der linken Maustaste aus Klicken Sie anschlie end auf die Schaltfl che Kopieren w hlen Sie nun den Bereich des Strukturbaums aus in den Sie die kopierte Struktur einf gen m chten und klicken auf die Schaltfl che Einf gen Die ausgew hlte Org
82. ok32 Stand Februar 2007 10 10 1 10 2 Nutzung des Gefahrstoffverzeichnisses Im Haupt Programmteil Gefahrstoffe werden alle Funktionalit ten zur Erfassung und Verwaltung der im Betrieb vorhandenen Gefahrstoffe zur Verf gung gestellt Gefahrstoff Stammdaten hinterlegen Bevor Sie mit der Erfassung Ihrer Gefahrstoffe beginnen k nnen m ssen Sie zun chst die notwendigen Stammdaten Einheiten Stoffgruppen und Hersteller erfassen Klicken Sie dazu auf die jeweiligen Icons geben Sie die von Ihnen ben tigten Stammdaten ein und speichern Sie die Daten wie gewohnt Die von Ihnen erfassten Stammdaten stehen damit f r den Gefahrstoffkatalog und das Gefahrstoffverzeichnis zur Verf gung Gefahrstoffdaten erfassen Aktivieren Sie nun den Gefahrstoffkatalog durch Anklicken des Icons Stoffliste Im lin ken Teil des Arbeitsbereichs sehen Sie nun eine Liste aller bereits erfassten Gefahr stoffe Im rechten Teil des Arbeitsbereichs sehen Sie alle von Ihnen zum jeweiligen Ge fahrstoff erfassten Informationen Abbildung 46 Aufbau des Gefahrstoffkatalogs EI GefDok32 BGF Fassung Version 3 6 1 i olx Ale GefDok beenden EI Extras Einstellungen GefDok Leiste Info 2 Hilfe Unternehmen Firma Firmenauswahl ffnen Unternehmen Gefahrstoffkatalog Personal PA Neuaufname Y Speichern 5 Zur ck X L schen Reporte A amp Dokumente Beurteilungen E Stoftoruppe ale Stoffgruppen Hersteller Ale He
83. ord gestartet Dort k nnen Sie mit Hilfe von BETRAN ein neues Dokument d h eine weitere Betriebsanweisung erstellen Zur Benutzung von BETRAN beachten Sie bitte die Hinweise im BETRAN Anwenderhandbuch Nur wenn die ben tigten BETRAN Programmteile von GefDok32 gefunden werden ist der Haupt Programmteil Anweisungen nutzbar Andernfalls ist die Schaltfl che Anwei sungen nicht sichtbar F r die Zukunft ist geplant die Funktionalit ten von BETRAN noch st rker in GefDok32 zu integrieren Abbildung 45 bersicht der in BETRAN erhaltenen Anweisungen SI GefDok3 2 BGF Fassung Version 3 6 1 JE hP GefDok beenden 5 ExtrasEinstellungen 7 Gefb ok Leiste Info Hilfe Unternehmen Firma EVEN v Firmenauswahl offnen Gefahrstoff BTA nach 14 GefStoffV Personal ER Neue Anweisung ET verzeichnis aktualisieren Dokument Titel andern Aceton neu Speichern Beurteilungen AE Auswahl Dokumentart Gef ahrstoff B TA nach amp 14 GefStoffs Fruflisten Fur die gew hlte Dokumentart sind folgende Anweisungen in Ihrer BETRAN Datenbank enthalten Dokument Titel Erstellt Yersendung Zuordnung 1 2 E Gefahrstoff BT A nach amp Geistoff l z Arbeitsmittel Arbetavertahren etc Pers nliche Schutzeinrichtungen zer Biostorf BTA ni ach 2 BioStott Gefahrstoffe Seite 52 von 64 Benutzerhandbuch GefD
84. rdungskategorie angeklickt und der Einf gen Knopf am oberen Bildschirmrand angeklickt Daraufhin k nnen unterhalb der Gef hr dungskategorie Noch eine Gef hrdungskategorie beliebige Gef hrdungsfaktoren erfasst werden Im Beispiel wurde der Gef hrdungsfaktor Noch ein Gef hrdungsfaktor angelegt Gespeichert wird der Faktor mit Hilfe der Enter Taste Die Erfassung von Teilgef hrdungen und Schutzma nahmen erfolgt analog Zuordnung von Schutzma nahmen zu Einzelgef hrdungen Um Schutzma nahmen einzelnen Teilgef hrdungen zuzuordnen klicken Sie auf die Schaltfl che Schutz gt Teilgef hrdung am oberen Rand des Arbeitsbereichs Im so ge ffneten Fenster k nnen Sie die verschiedenen Einzelgef hrdungen anw hlen und durch Anklicken des K stchens Wahl ausw hlen welche Schutzma nahmen der je weiligen Einzelgef hrdung zugeordnet werden soll Seite 39 von 64 Benutzerhandbuch GefDok32 Stand Februar 2007 1 2 3 Zur Bearbeitung von Gef hrdungsmatrizen klicken Sie auf die Schalfl che Pr fmatrizen Abbildung 34 Zuordnung von Schutzma nahmen zu Einzelgef hrdungen Schutzmassnahmen f r Einzelgef hrdungen x Ja vorherige Ansicht Speichern J R cksetzen Br Anwahl Bia Abwahl 9 Noch eime Get hrdungskategorie E inzelget hrdungen O wah 5chutzma nahme EI Es wird haufig unter schlechten Witterungsbedingungen angemessene Pausen bei schwerer k rperlicher Arbeit unter W rmee
85. reiche innerbetrieblicher Umgang mit Ladegut Kurzbeschreibung T tigkeiten z B Versorgung des Flurf rderzeuges wie Laden der Batterie Betanken mit Kraftstoff Fl ssiggas Wartung Ger tepflege und sonstige Lagerarbeiten Beschreibung der Hauptt tigkeiten Beschreibung der Nebent tigkeiten innerbetrieblicher Transport Lagerung und Sortierung von Ladegut M da gt N o Eingabemodus Bearbeiten Seite 40 von 64 Benutzerhandbuch GefDok32 7 2 4 Stand Februar 2007 Die in den Pr fmatrizen vorausgew hlten Gef hrdungsfaktoren k nnen Sie nachdem Sie eine Pr fmatrix ausgew hlt haben durch Anklicken der Schaltfl che Pr fmatrix festlegen Abbildung 36 Auswahl von Gef hrdungsfaktoren f r Gef hrdungsmatrizen sa Pr fmatrizen f r Meine eigene Pr fliste lalx el Fr fmatrix Y Speichern J R ckg ngig Zugeordnete Arbeisbeteiche Di Zugeordnete T tigkeiten Schreiben von Hnd chen mama e e e 1 1 21 M BI P 4a M 51 MEI M 71 W 81 1 2 22 M32 T42 W 52 WB 62 W 72 W222 1 3 33a Mas 63 M 73 M 83 1 4 u rT 74 W 84 1 5 75 W 85 1 6 lt I lt II KIKI KI lt II lt I lt I lt I Gef hrdungs 3 Chemische Sicherheit kategorie ES 3 1 Eingesetzte Produkte die Gefahrstoffe enthalten aktor M 4 gt D o Eingabemodus Bearbeiten Im so dargestellten Matrix Fenster k nnen Sie durch Anklicken der Auswahlk stchen ein zelne Gef hrdungsfaktoren f r die jeweilige Pr fma
86. ren Um die Befehle anzuwenden muss der Textteil markiert werden auf den sich der Befehl auswirken soll Die angewendeten Formatierungsbefehle wirken sich sowohl auf die Bildschirmdarstellung als auch auf den Ausdruck aus Seite 27 von 64 Benutzerhandbuch GefDok32 Stand Februar 2007 5 2 2 5 Realisierung berpr fen bzw protokollieren Die Kontrolle ob Ma nahmen auch tats chlich umgesetzt wurden ist wichtig weil auch die sinnvollste Ma nahme nur wirksam werden kann wenn sie umgesetzt wird Dies kann mit einer datenbankgest tzten Software wie GefDok32 naturgem leichter berpr ft werden als mit anderen L sungen Abbildung 24 berpr fung der Realisierung von durchzuf hrenden Ma nahmen H GefDok32 BGF Fassung Version 3 6 1 lol x Ale GefDok beenden EX Extras Einstelungen E GefDok Leiste Info Unternehmen Firma EAA A E v Firmenauswahl ffnen 2 Hilfe Unternehmen Gef hrdungsbeurteilungen bearbeiten WET 4 vorherige Ansicht Status offen X Speichern 5 Zur ck Reporte amp KO Kommentar Beurteil rag n n edit n alisierungsvermerke f r Beurteilung 2 BEN 6 Physikalische Sicherheit Nas sur rise 6 2 Ganzk rper Schwingungen Gef hrdungs Problembeschreibung Ma nahmenbeschreibung BEE H ufige innerst dtische Fahrten auf sehr schlechten Stra en Mit Fahrer ber Verbesserung des Sitzkomforts sprechen ggf besseren Fahrersitz Besneen bescha
87. rf ermitteln wird eine Eingabemaske darge stellt mit deren Hilfe Sie verschiedene Abfragen ausf hren k nnen um den Schulungs bedarf bzw Unterweisungsbedarf zu ermitteln Am oberen Rand k nnen Sie ausw h len ob alle Schulungskategorien oder nur eine bestimmte Schulungskategorie unter sucht wird Au erdem k nnen Sie mit Hilfe des Optionsfeldes ausgeschiedene Mitarbei ter ausblenden auf Wunsch die Daten bereits ausgeschiedener Mitarbeiter ausblenden Folgende Abfragen stehen zur Verf gung e Bisher keine Schulung Dargestellt werden alle Mitarbeiter die bisher noch nicht in der den ausgew hlten Themengruppe n geschult wurden Seite 50 von 64 Benutzerhandbuch GefDok32 Stand Februar 2007 e Jeweils letzte Schulung Angezeigt wird die jeweils letzte Schulung eines Mitarbeiters in der den ausgew hlten Themengruppefn e Keine Schulung seit Termin Dargestellt werden alle Teilnehmer die seit einem bestimmten Termin keine Schu lung in der den ausgew hlten Themengruppe n hatten Den zugeh rigen Stichtags termin k nnen Sie im Feld Keine Schulung seit am oberen Rand des Arbeitsbe reichs festlegen Bei dieser Abfrage kann es Sinn machen mit Hilfe der Optionsfl che ohne Schulung ausblenden Mitarbeiter ohne Schulung auszublenden Bei den anderen Abfragen ist diese Schaltfl che ohne Funktion Abbildung 44 Ermittlung des Schulungsbedarfs anhand von verschiedenen Abfragen EB GefDok32 BGF
88. rogrammfunktion sehen Sie im oberen Teil des Arbeits bereichs eine Liste der verf gbaren Einzel Pr flisten Im abgebildeten Beispiel wurde die Pr fliste mit dem Namen Meine eigene Pr fliste f r die Bearbeitung ausgew hlt Seite 36 von 64 Benutzerhandbuch GefDok32 Stand Februar 2007 Abbildung 31 Bearbeitung einer eigenen Pr fliste GefDok32 BGF Fassung Version 3 6 1 loj x Rl GefDok beenden EI Extras Einstellungen v GefDok Leiste Info 2 Hilfe Untermehmen Firma v Firmenauswahl ffnen Eigene Pr flisten bearbeiten X Pr fliste l schen db Einf gen Speichern J Zur ck X Eintrag l schen Beurteilungen BEE Schutz Teilgef hrdung A Pr fmatrizen B Pr flisten Auswahl Eigene Pr flisten SEF _Verwendet Aktiv Version Datum Pr fistenbezeichnung PR Nein m ho T2ogroz a VEREINE Pr fliste bearbeiten Arbeitsbl tter EA Meine eigene Pr fiste L 1 Mechanische Siehe I Gef ndingsktegeienbnubelen _ 2 Elektrische Sicherheit Flackanscka Si k rnai 3 Chemische Sicherheit 2 4 Brand und Explosionsschutz E Elektrische Sicherheit Listen exportieren 3 5 Biologische Sicherheit l l l 2 6 Physikalische Sicherheit p Chemische Sicherheit iE I 7 Arbeitsorganisation und Verhalten E Brand und Explosionsschutz g 3 Arbeitsplatzgestaltung Listen importieren I 8 1 Unzureichendes Raumklima D Biologische Sicherheit g 3 2 Schlechte Wwitterungsbedingungen bei Arbeiten im
89. rsteller Pr flisten f s 1 7 j F Anweisungen Stott suchen ga h Fittern w Y Sortieren nach Stoffbezeichnung Acetyl Gefahrstoffliste exakte Stoffbezeichnung z una Handelsname Acetylen i a S tze 05 06 07 08 F AK Fluo Spray Grundierung Weiss 09 16 33 AK Fluo Spray Klarlack Aral Anfiresse Esia Hersteller Lieferant Aral Super Diesel Stoffgruppe Gase ATE Bremszylinderpaste Datum Datenblatt 10 02 1994 u a Einstufung brennbarer ooo nti Frost Fl ssigkeiten F m B mi E Chassis Grease LBZ f v F T m 3 B 7 Dibenzoylperoxid 50 f Felgen Silber P 250 ml Gas bzw Dampfdichte I Grundierungsspray Hellgrau 400 mi kt CC 96 ammpuni Hochfeste Schrauben Sicherung und Gewindedichtung ro ein i Intensiv Scheibenreiniger 400 ml i a a Karosseriezinkspray 400ml Eplosionsgrenzen Lack Felgensilber 400 ml Lackspray Tiefschwarz RAL 9005 GGVSE Klasse Mobil ATD 200 Red Mobil Delvac xHP SAE 10w 40 Mobil DTE 21 Mobilgrease MB 2 Mobilube GX 85w 90 A Dokument 000000 Mobilube HD 85W 90 amp Mobilus EP 004 mean L ATE DAT 4 Donna 2 ei Ns PEPE PEA S Y Fiteraus 123 AB CDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ Gefahrstoffe Stoffliste verzeichnis Stoffgruppen PE Hersteller ja ae Masseinheiten R S S tze GGYS Ziffer Verpackungsgruppe Suchen nach Gefahrstoffen S
90. rtieren co EN cn EEE 2 ii IC in Enke BE E23 eiieiennrnern E Ei EEE C E 8 Arbeitsplatzgestaltung 9 Hei e und kalte Medien Gefahrstoffe Mit Hilfe der dargestellten Eingabemaske k nnen Sie eigene Pr flisten erstellen Sie m ssen dazu zun chst den Namen und die Version der zur erstellenden Pr fliste einge ben Pflichtfelder W hlen Sie nun im linken oberen Teil des Bildschirmbereichs aus ob Sie die neue Pr f liste auf der Basis einer System Pr fliste auf der Basis einer eigenen Anwender Pr f liste oder auf der Basis einer leeren Pr fliste erstellen wollen Seite 35 von 64 Benutzerhandbuch GefDok32 Stand Februar 2007 7 2 W hlen Sie dann mit der Pulldown Funktion im Feld Auswahl der Basispr fliste aus welche Pr fliste die Grundlage der neuen Pr fliste bilden soll Sofern Sie nicht eine leere Pr fliste als Basispr fliste Kopiervorlage verwenden k n nen Sie nun w hlen welche Komponenten der Basispr fliste Kopiervorlage Sie ber nehmen wollen bernommen werden k nnen e Einzelgef hrdungen e Gaef hrdungsmatrizen e Schutzma nahmen Regelwerksverweise k nnen aus technische Gr nden nicht bernommen werden Im unteren Teil des Arbeitsbereichs sehen Sie nun alle Gef hrdungskategorien und Gef hr dungsfaktoren der Basispr fliste Kopiervorlage Durch Anklicken der Auswahlk stchen vor dem jeweiligen Objekt k nnen Sie w hlen ob die jeweiligen Objekte mitkopiert werde
91. rukturdarstellung Es erscheint ein Men das Ihnen erlaubt weitere Einheiten zu erfassen bzw die erfassten Einheiten zu bearbeiten W hlen Sie aus dem Men mit der linken Maustaste die Einheit aus die Sie hinzuf gen m chten So k nnen Sie Schritt f r Schritt Ihre Unternehmensstruktur auf bauen Seite 13 von 64 Benutzerhandbuch GefDok32 Stand Februar 2007 Abbildung 14 Neue Niederlassung erfassen Unternehmensstruktur Arbeitsorganisation Schnelle Fracht EEE da vorherige Ansicht A Neuaufnahme abbrechen Speichern J Zur ck EEE Tabelle Niederlassung neue Niederlassung 00 Niederlassung Zusatz DS Anschrift DS Fastleitzahl o rt P Hame Unternehmer Firmenprofil Sind bereits Einheiten erfasst und sollen diese weiter strukturiert werden klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die jeweilige Einheit GefDok32 bietet jeweils nur die Einheiten an die der entsprechenden Einheit sinnvoll untergeordnet werden k nnen Organisationsein heiten die dem gew hlten Element nicht untergeordnet werden k nnen werden ausgegraut dargestellt So ist es z B nicht m glich einem Betrieb einen weiteren Betrieb unterzuordnen Wird z B die Unternehmensbezeichnung mit der rechten Maustaste angeklickt bietet GefDok32 an Niederlassungen Betriebe und Arbeitsbereiche unterzuordnen Au erdem k nnen dem Unternehmen global T tigkeiten und Funktionsgruppen zugeordnet werden Zur ck zur Strukturdarstellung des
92. rwaltung ZA Biiroarbeiten aller Art J 23 Rechnungswesen H A Bildschirmarbeit Be 3A Boteng nge Hauspost etc Niederlassung HH Bl 23 Fuhrpark A E JA Kraftfahrer M T Gefahrguttransport A Kraftfahrer ohne Gefahrguttransport 2 Fuhrpark B E Werkstatt eu dall Niederlassunn hd Unternehmen Firma Schnelle Fracht Betrieb Betriebsbereich Niederlassung HH Arbeitsbereich Fuhrpark amp T tigkeit Kraftfahrer M T Gefahrguttransport Bun Ste Status Bearbeitung Zuordnung der Beurteilung Zust ndiger Erfasser Erfassung ok Kraftfahrer M T Gefahrguttransport Keine Zuordnung Importieren Er Arbeitshilfen Gefahrstoffe Arbeitsmittel Auswahl Deckblatt Faktorenliste Faktorenmatrix Erfassung Realisierung Wirksamkeit Im oberen Bildschirmbereich k nnen Sie nun wieder ausw hlen welche Organisations einheit etc bearbeitet werden soll Im unteren Teil des Arbeitsbereichs werden jeweils nur die f r die jeweilige Organisationseinheit angelegten Beurteilungen dargestellt Kli cken Sie auf der obersten Ebene des Baumes die Bezeichnung des Unternehmens an so werden alle f r dieses Unternehmen vorhandenen Beurteilungen angezeigt Neben dem Namen des zust ndigen Erfassers wird auch angezeigt f r welchen Ar beitsbereich bzw f r welche T tigkeit Person oder Funktionsgruppe die Beurteilung g ltig ist Der Status der Beurteilung gibt Auskunft dar ber wie weit die Erfassung
93. s 6 Physikalische Sichere 7 Arbeitsorganisation und Verhalten Alternativ k nnen Sie auch auf das sJ Symbol klicken Im da raufhin erscheinenden Auswahlfenster werden nun die aus gew hlten Gef hrdungskategorien und faktoren dargestellt und lassen sich durch Anklicken ausw hlen 8 Arbeitsplatzgestaltung 10 Sonstige Sicherheitsfaktoren Beschreibung der konkreten Gef hrdungen Belastungen Im linken Fensterbereich werden die denkbaren Teilgef hrdungen Ger te Maschinen oder Situationen dargestellt Zur Auswahl einer Teilgef hrdung klicken Sie diese an Im rechten Bildschirmteil k nnen Sie die Teilgef hrdung dann f r die jeweilige Organisati onseinheit im Detail beschreiben Im obigen Beispiel wurde z B der Gef hrdungsfaktor 3 2 ausgew hlt und die Teilgef hrdung Gase D mpfe beschrieben Seite 25 von 64 Benutzerhandbuch GefDok32 Stand Februar 2007 Sie k nnen die Beschreibung der Gef hrdungen und Belastungen zu jeder Teilgef hr dung durch Klicken der OK Schaltfl che am rechten Bildschirmrand speichern Bl ttern in der Um eine weitere Erl uterung zur Beschreibung der Probleme T Sen der gleichen Teilgef hrdung zu erfassen k nnen Sie auf die Weitere Beschreibung Fe on Zeichen rc a2 vo sone s MENS enen l roblembeschreibungen wechseln Sie mit Hilfe der speichern Schaltfl chen M amp und Y Risikobewertung Risikobewertung Unterhalb der Problembeschrei
94. schirms durch Anklicken der wei en K stchen in der Spalte Export anw hlen welche Pr flisten exportiert wer den sollen Im linken unteren Teil des Bildschirms k nnen Sie ausw hlen auf welches Laufwerk und in welchen Ordner die Pr flisten gespeichert werden sollen Durch Ankli cken der Schaltfl che Start Export am oberen Bildschirmrand werden die Pr flisten im gew hlten Ordner abgespeichert und stehen nun f r den Import in eine andere GefDok32 Installation zur Verf gung Hinweis Der Export kann je nach PC Leistung einige Minuten dauern Der Verlauf des Exports wird im rechten Teil des Arbeitsbereichs protokolliert Systempr flisten k nnen und m ssen nicht exportiert werden da sie in jeder GefDok32 Installation enthalten sind Anwender Pr flisten einlesen importieren Um von einem Anwender selbst erstellte und exportierte Pr flisten in eine andere GefDok32 Installation zu bernehmen klicken Sie auf das Icon Listen importieren Abbildung 39 Auswahl Quellverzeichnis und Pr flisten f r Import H GefDok32 BGF Fassung Version 3 6 1 D x Rf GefDok beenden Ey Extras Einstellungen GefDok Leiste Info 2 Hilfe Unternehmen Firma Schnelle Fracht lt Firmenauswahl ffnen Unternehmen Eigene Pr flisten importieren P Pr flisten in Importdatei C Dokumente und Einstellungen PL130207_01 prl Import vorhanden Pr flistenversion Pr flistenbezeichnung BE MI
95. sungsberechtigt Kennzeichnet Mitarbeiter die zur Erstellung von Gef hrdungsbeurteilungen berechtigt sind Diese m ssen dann auch einer bestimmten Gruppe SiFa intern SiFa extern etc zugewiesen werden Mindestens ein Mitarbeiter muss als erfassungsberechtigt gekenn zeichnet werden damit Gef hrdungsbeurteilungen werden k nnen F hrungskraft Kennzeichnet F hrungskr fte Schulungen Ausbilder Kennzeichnet Mitarbeiter die Schulungen abhalten und andere Mitarbeiter ausbilden Diese Mitarbeiter k nnen dann im Schulungsplan als Referenten ausgew hlt werden Extern Kennzeichnet Personen die im Rahmen der Gef hrdungsbeurteilung relevant sind aber nicht im jeweiligen Unternehmen angestellt sind z B externe SiFas Diese Personen wer den an verschiedenen Stellen anders gehandhabt So werden z B Externe auf einem sepa raten Blatt ausgedruckt wenn die Personaldatei ausgedruckt wird Durch Anklicken der Schaltfl che Dokumente k nnen jedem Mitarbeiter Dokumente zuge ordnet werden Beachten sie dazu die Hinweise im Abschnitt 4 9 Krankenstatistik Mit Hilfe der Krankenstatistik k nnen Sie Erkrankungen der Mitarbeiter dokumentieren Ziel einer solchen Ma nahme ist nicht die berwachung der Mitarbeiter sondern das Aufdecken von m glicherweise t tigkeitsbedingten Ursachen f r Erkrankungen Hinweis Sofern die Nutzung dieser Funktion in Ihrem Unternehmen aus rechtlichen Gr nden nicht m glich bzw nicht gew nscht
96. teilungen importieren Die mit der Funktion Beurteilungen Exportieren bereitgestellten Beurteilungen k n nen in GefDok32 integriert werden Abbildung 28 Importieren einer Beurteilung EI GefDok32 BGF Fassung Version 3 6 1 Rl GefDok beenden EI Extras Einstellungen GefDok Leiste Info 2 Hilfe Untemehmen Firma v Firmenauswahl ffnen x Import Auswahl E Importyerzeichnis Beurteilungen BER Neuaufnahme EEE Bearbeiten Ie Abfragen Termine de Exportieren o Importieren E Import von Gef hrdungsbeurteilungen Erstellt f r Firma Schnelle Fracht Exportiert durch SE Ex portiert am 25 02 2007 Urspr ngliche ver Betrieb Betriebsbereich Hauptverwaltung wendung m Organi Arbeitsbereich Rechnungswesen sationseinheit T tigkeit Bildschirmarbeit Beschreibung der Gef hrdungsbeur teilung Hinweise zur Verwendung Hinweis Arbeitshilfen Diese Funktion eignet sich um die von anderen Benutzern bereitgestellten musterhaften Beurteilungen in die eigene Gef Dok32 Installation zu bernehmen Bei Netzwerkinstallationen er brigt sich dies weil die Nutzer ohnehin auf die gleiche Datenbasis zugreifen k nnen Pr flisten Anweisungen Gefahrstoffe Arbeitsmittel Klicken Sie auf die Schaltfl che Importverzeichnis und w hlen Sie das Verzeichnis aus in dem die Beurteilungen die mit der Exportieren Funktion bereitgestellt wurden zu finden sind Di
97. tionen Das so erstellte Verzeichnis kann auf verschiedene Arten ausgedruckt werden Neben ei nem Mengen und einem Detailreport kann auch wahlweise nach exakter Stoffbezeich nung und nach Handelsnamen sortiert werden Schaltfl che Sortieren nach Seite 56 von 64 Benutzerhandbuch GefDok32 Stand Februar 2007 10 3 2 Summarische Betrachtung 10 4 10 5 Auch eine summarische Mengenbetrachtung ist auf Wunsch m glich Schaltfl che Optio nen Wird die summarische Mengebetrachtung gew hlt so werden nicht nur die der je weiligen Organisationseinheit direkt zugeordneten Stoffe und Stoffmengen sondern auch untergeordneten Einheiten zugeordnete Stoffe und Stoffmengen angezeigt Ein typischer Anwendungsfall w re die Brandlastermittlung f r ein Lagergeb ude mit drei Teillagern In diesem Fall ist es nicht nur wichtig zu wissen welche Mengen in jedem Teillager gelagert werden sondern auch welche Menge insgesamt im Lagergeb ude vorhanden ist Erg nzen von R und S S tzen Die in GefDok32 enthaltenen R und S S tze sind zum Zeitpunkt der Auslieferung aktuell Die R und S S tze werden jedoch von Zeit zu Zeit aktualisiert Sollten Sie die in GefDok32 enthaltenen R und S S tze ndern oder erg nzen wollen nutzen Sie dazu die Funktion R und S S tze in der Haupt Programmfunktion Gefahrstoffe Abbildung 52 Liste der enthaltenen R S tze EI GefDok32 BGF Fassung Version 3 6 1 hk GefDok bee
98. trix vorausw hlen Speichern Sie Ihre Eingaben durch Anklicken der Schaltfl che OK am oberen Bildschirmrand Durch Ankli cken der Schaltfl che Pr fmatrix wird das Fenster wieder geschlossen Arbeitsbl tter erstellen Im Rahmen der Gef hrdungsbeurteilung kann es n tzlich sein Blanko Pr flisten in Papier form zur Verf gung zu haben Auf der Basis dieser Papierformulare kann z B eine hand schriftliche Vorerfassung am zu beurteilenden Arbeitsplatz erfolgen Um Ausdrucke einzelner Pr flisten zu erstellen klicken Sie auf das Icon Arbeitsbl tter Sie k nnen im Arbeitsbereich nun ausw hlen welche Pr flisten und welche Teile der Pr flisten Gef hrdungskategorien und Gef hrdungsmatrizen ausgedruckt werden sollen Mit Hilfe der Schaltfl chen am oberen Bildschirmrand k nnen die ausgew hlten Teile der Pr flisten ausgedruckt werden W hlen Sie zun chst ob Sie eine Vorschaudarstel lung m chten Schaltfl che Vorschau oder ob direkt gedruckt werden soll Schaltfl che Drucken W hlen Sie dann mit Hilfe der Schaltfl che Reportwahl aus welcher Report dargestellt bzw gedruckt werden soll Das Layout der bersicht der Gef hrdungsfaktoren kann mit Hilfe des Feldes Spalten beeinflusst werden Seite 41 von 64 Benutzerhandbuch GefDok32 Abbildung 37 Auswahl von Pr flisten und Faktoren f r Ausdrucke Arbeitsbl tter f r papiergest tzte Bearbeitung ausdrucken Stand Febr
99. tungen und nat rlich auch Unterweisungen verwalten Nach dem Klicken auf das Icon Schulungsplan k nnen Sie alle geplanten Schulungen erfassen Abbildung 43 Erfassung von Schulungsveranstaltungen im Schulungsplan EB GefDok32 BGF Fassung Version 3 6 1 ht GefDok beenden B Extras Einstellungen 7 m GefDok Leiste Info 7 Hilfe Unternehmen Firma ET A EEE Firmenausmahl offnen Schulungsplan bearbeiten S Meu Speichern 49 Zur ck L schen Teilnehmerliste Reporte amp E Termine ab 13 02 2007 Termine bis 13 08 2007 ws T E Themengruppen Persconaldatei Schul begi J Dauer chulungsbeginn am 14 03 1968 Um auer Stunde A Themengruppe allgemein r Referent x Krankenstatistik Saum Schulungsinhalte Einstellungsunterweisung A E Untallstatistik Eu Datum Zeit Schulungsinhalt UUO El ee _ Einstellungsuntenweisung A LI I BEER a E cos jEissnameimd besscheheimiin a O a O a ern Seite 49 von 64 Benutzerhandbuch GefDok32 Stand Februar 2007 8 5 Klicken Sie zun chst auf die Schaltfl che TIhemengruppen oben rechts um festzulegen in welche Themengruppen Ihre Veranstaltungen klassifiziert werden sollen Nach dem Speichern der nderungen k nnen Sie durch Anklicken der Schaltfl che Vorhe rige Ansicht zum Schulungsplan zur ckkehren Dort erfassen Sie nun alle Informationen zur geplanten Veranstaltung
100. u 400 ml Masseinheiten Hochfeste Schrauben Sicherung und Gewindedichtung rot 50 ml Intensiv Scheibenreiniger 400 ml Karosseriezinkspray 400ml R 5 S tze Lack Felgensilber 400 ml Lackspray Tiefschwarz RAL 9005 Mobil ATD 200 Red Mobil Delvac XHP SAE 10w 40 Suchen nach Gefahrstoffen Hnhilnrease MR Sollen nur bestimmte Stoffe in der Liste angezeigt werden z B um eine bessere ber sichtlichkeit zu gew hrleisten k nnen Sie mit Hilfe der Buchstabenleiste oder mit Hilfe des Fensters die Stoffliste filtern Klicken Sie z B auf den Buchstaben A so werden nur Stoffe mit dem Anfangsbuchstaben A dargestellt Sie k nnen diese Filterung durch An klicken der Alle Schaltfl che am unteren linken Rand der Arbeitsfl che wieder aufheben Wollen Sie einen komplexeren Filter nutzen so geben Sie den gew nschten Textteil zur Filterung der Datens tze im Feld Filter ein und klicken Sie auf die Schaltfl che Zur Aufhebung der Filterung klicken Sie auf die W Schaltfl che Als Platzhalterzeichen Wild cards k nnen Sie den Stern nutzen Geben Sie also z B Acet ein so w rde die Filterung z B Acetylen Aceton und Acetaldehyd darstellen Eine Mengenangabe ist noch nicht erforderlich Speichern Sie nun Ihre Auswahl durch Anklicken der Schaltfl che Speichern Sie k nnen nun die am Arbeitsplatz gelagerten Mengen und den Jahresverlauf spezifizieren 10 3 1 Druckfunk
101. uar 2007 LA Yorschau amp Drucken g Spalten g 4 Systempr flisten Alle Arbeitsbl tter Pr fliste B Arbeitsbl tter f r Kategorie Sicherheits Chect 1 Mechanische Sicherheit Sicherheits Chech HE bersicht Gef hrdungen 2 Elektrische Sicherheit Sicherheits Checl S aa ET N 2 1 Schadhafte elektrische Anlagen und Betriebsmittel Sicherheits Chect E Arbeitsbl tter f r Faktor Sicherheits Chech F Gew hlte Gef hrdungsmatrizen Sicherheits Chech Sicherheits Chec C Alle Gef hrdungsmatrizen Sicherheits Check fur Unternehm UT 04 2006 ZU Sicherheits Check f r Unternehm 01 04 2006 2 0 Ja 4 1 Brandgef hrdung Sicherheits Check f r Unternehm 01 04 2006 2 0 Ja 4 2 Explosions Gef hrdung Sicherheits Check f r Unternehm 01 08 1998 1 0 Ja 4 3 M ngel bei der Brandbek mpfung Gef hrdungsbeurteilung f r Unte 01 08 1997 1 0 Ja 5 Biologische Sicherheit Sicherheits Check f r Unternehm 01 08 1997 1 0 Ja 6 Physikalische Sicherheit Sicherheits Check allgemein Kategorie 4 Brand und Explosionsschutz Faktor Berner b 2 2 Gefahren durch elektrische Freileitungen und andere unter Spannung stehende Anlage 3 Chemische Sicherheit 4 Brand und Explosionsschutz 7 Arbeitsorganisation und Yerhalten 8 Arbeitsplatzgestakung Folgende Gef hrdungsmatritzen ausdrucken z b f r T tigkeiten O B ro und sonstige Betriebsteile B roangestellte
102. um Ausblenden von Einheiten klicken Sie auf das Zeichen vor der bergeordneten Einheit Abbildung 8 Strukturdarstellung von Unternehmensdaten BE Fima FE gi Berlin E gi Flensburg a gi Hamburg lee gi Miinchen e Betrieh 1 Blast iil Betrieb Sl zu Arbeitsbereich 1 EEE ZA T tigkeit 1 faasee AA T tigkeit 2 giagia ES Arbeitsbereich 2 Ausdrucke anfertigen Alle erfassten Informationen k nnen auch ausgedruckt werden Schaltfl chen zur Erstellung von Ausdrucken Reporte finden sich jeweils am oberen Bildschirmrand des Arbeitsbereichs Sofern eine Seitenvorschau verf gbar ist kann diese ber die Schaltfl che amp aufgerufen werden Aus dieser Dar stellung heraus k nnen die Inhalte durch Anklicken der Schaltfl che Dru cken ausgedruckt werden Im folgen den Dialogfeld k nnen Sie wie unter Windows blich Drucker Druckqualit t etc festlegen Das Vorschaufenster kann durch Klicken auf das amp Symbol im der oberen rechten Fensterecke ge schlossen werden Mit der Schaltfl che amp werden die Da ten direkt ohne Vorschau zum jeweili gen Standard Drucker geschickt Tipp PDF Dateien als Informationsmedium f r Beteiligte und F hrungskr fte Sie haben die M glichkeit sich aus jedem Report eine PDF Datei erstellen zu lassen Dies erfolgt aus der Seitenansicht des jeweiligen Reports Dort gibt es am oberen Bildschirmrand einen Button PDF mit dessen Hilfe Sie aus dem ausgew
103. urch Anklicken des H kchens wieder entfernen Diese nicht durch Anklicken entfernbaren Zuordnungen werden in der Listenansicht fett dargestellt Zur L schung dieser Zuord nungen nutzen Sie bitte die Schaltfl che Element l schen in der Strukturdarstellung Beachten Sie dazu die Sicherheits Hinweise im Abschnitt 5 2 2 5 Seite 15 von 64 Benutzerhandbuch GefDok32 Stand Februar 2007 5 1 2 3 5 1 2 4 Zuordnung von Funktionsgruppen Der Begriff Funktionsgruppe bezeichnet in GefDok32 eine Gruppe von Mitarbeitern die hnlichartige Aufgaben haben und ohne Namensnennung rein funktionsbezogen aufge f hrt werden sollen z B Betriebsschlosser Um einer Organisationseinheit Funktionsgruppen zuzuordnen m ssen Sie zun chst auf das Icon Funktionsgruppen klicken Dort k nnen Sie neue Funktionsgruppen erfassen und speichern Erst wenn diese Liste Funktionsgruppen enth lt k nnen Sie einer Orga nisationseinheit solche Gruppen zuordnen Das weitere Vorgehen erfolgt analog zur Zuordnung von T tigkeiten wie im vorherge henden Abschnitt beschrieben Zuordnung von Mitarbeitern Personal Um einer Organisationseinheit Mitarbeiter zuzuordnen m ssen Sie zun chst auf das Icon Personaldatei klicken Dort k nnen Sie Mitarbeiter erfassen und speichern Erst wenn hier Mitarbeiter erfasst wurden k nnen Sie einer Organisationseinheit Mitarbeiter zuordnen Das weitere Vorgehen erfolgt analog zur Zuordnung von T tigke

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