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Webtop User Guide

1. aiek Era 58 Visualizzazione dei risultati della ricerca verrei ci rrererieceziiene 63 Navigazione tra i cluster di riCerca eriiirireeee irene nine e ene ne nine nezeneneni 63 Monitoraggio dei risultati della ricerca in tempo reale 64 Salvataggio dei risultati della ricerca da origini esterne 66 Visualizzazione dei risultati pi recenti senza avviare di nuovo la fic r a asni aenn a ie NDE DIO CO OS ECO SIRIO RPS RO RISE LIA a LION PCI IA 66 Migliorare la ricerca oremi eraen anas tnana Ae i oae TETE perenne erat 67 Influenza della configurazione sulla ricerca sssesereseserreeeeeeeeseeeeeseeeee 67 Indicizzazione di un repository eseseseeesesereeeeeeeeereeeeeeerereseeeeeeerereeeseseee 69 Elementi ticercabili cien e a A a e a aaa aaa aai 69 Ricerche salvate iiuiilnia ue eat ian 70 Salvataggio di una ricerca per ripeterla in seguito iii 70 Esecuzione di una ricerca salvata verrei rrererie ceci rie rie ie vecio zine 71 Visualizzazione dei risultati di una ricerca salvata senza avviare dinuovo la FIcerc snatrant aaa 71 Modifica di una ricerca salvata 0 vece rrere rece re cre rei e ce se ere rie ie ze nieni 71 Copia di una ricerca Salvata rrriiererer ener ener ene ni rene ne nine ne nine nine ne nineni 72 Modelli di rcerca s srasilien ti ilaele ie lariana 72 Esecuzione di una ricerca sulla base di un mod
2. c verrrre ricci re rie nisreen asi zie ce ze nioni 134 Discussioni in Risultati ricerca 00c rr rerrrrerererere vere re rire ceri zi riiceni 134 Gestione delle mbte i i lalla 134 Gestione di cartelle e archivi contestuali 2 0 136 Gestione der calendafi 1 ila ilaele 137 Creazione di calendari e eventi v etti rie rece ere rie ce ve ceerezio iene 138 Definizione delle propriet di eventi ricorrenti rire 141 Visualizzare e redazione di calendari ed eventi ever 143 Eliminazione di calendari e eventi vertere rire cere ri eee ce iene 143 Calendari in Risultati ricerca verrei rece cere rie ie ceci zi zio ee neo 144 Esportazione e importazione con calendari ii 144 Gestione di tabelle di dati 0v erette ricer ceci ere rie ie ceci re rie cezeniene 145 Creazione delle tabelle di dati e delle voci eri 145 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Capitolo 9 Capitolo 10 Capitolo 11 Sommario Modifica delle tabelle di dati e delle vOCci 0 erre 149 Importazione ed esportazione con tabelle di dati rr 150 Gestione delle room a aan i iran aa aaaea 150 Visita diuna Tomica apnee ata eda 150 Collegamento a una OOs ssis tretas siirsi REEN TORERE NERS 151 Oggetti regolamentati dalle room s sessseseresesesesesere
3. ssssssseseesesseeeeeeeseeeeeeeee 110 Aggiunta di un utente o di un gruppo a una coda di lavoro 110 Rimozione di un utente o di un gruppo da una coda di lavoro 111 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 5 Sommario Capitolo 7 Capitolo 8 Aggiunta di abilit ai profili degli elaboratori per l assegnazione di un lavoro ens eraris A i E aa eeina EER beni atta 111 Aggiornamento del profilo dell elaboratore in una coda di lavoro 113 Monitoraggio delle code di lavoro essseseseseeeeseeeeseesserereeeeeseseseeeeeseseseee 114 Assegnazione o riassegnazione di un operazione della coda di lavoro a un utente specifico eerrtrtrrrrreree irene einer ene ne nine ni nine nine nine 116 Annullamento dell assegnazione di un operazione nella coda dilavoro a un utent e siiisiion ili lai rai tara 117 Spostamento di un operazione nella coda di lavoro in un altra CORA AL lAVOLO s st IONI II rice 117 Sospensione di un operazione nella coda di lavOro rrrriiirieieeneee 118 Annullamento della sospensione di un operazione nella coda o KAER NOLE EE A RR Ia 118 Attivazione degli elaboratori per selezionare le operazioni OIER ie E EEE EE I i AEE E ne 119 Creazione di calendari aziendali crv ceri rece ric ie cere re ricci ziniene 119 Ciclidi vitan gs lb lio ir as 123 Visualizzazione cicli di Vita ssis etorrien aaas vere rin ie ce crerezio zie
4. 1 2 3 4 SI Selezionare Strumenti gt Workflow gt Report di workflow Selezionare il workflow Selezionare Cambia supervisore Selezionare Tutti gli utenti o selezionare il gruppo al quale appartiene il nuovo supervisore Selezionare l utente che sar il nuovo supervisore del workflow Fare clic su OK Salvataggio delle informazioni sul workflow come foglio di lavoro di Microsoft Excel La disponibilit di questa procedura dipende dalla configurazione di Webtop nell organizzazione Per salvare le informazioni sul workflow come foglio di lavoro di Microsoft Excel 1 Selezionare Strumenti gt Workflow gt Report di workflow 2 Fare clic su Salva report 3 Immettere un nome per le informazioni da salvare Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 93 Workflow e flussi rapidi 4 Selezionare un percorso in cui eseguire il salvataggio 5 Fare clic su OK Visualizzazione di report aggregati per le prestazioni dei workflow Per visualizzare i report necessario disporre del ruolo process_report_admin Per visualizzare dei report cronologici 1 Selezionare una delle opzioni riportate di seguito e Strumenti gt Workflow gt Report cronologico gt Processo e Strumenti gt Workflow gt Report cronologico gt Utente 2 Nella scheda Generale selezionare la durata e altri parametri in base ai quali eseguire il report 3 Fare clic su Esegui 4 Selezionare la scheda Risu
5. e Per eseguire la sottoscrizione alla nota selezionare l opzione Sottoscrivi questa pagina di note Se necessario per visualizzare l opzione fare clic su Mostra E possibile passare a un altra scheda oppure fare clic su Termina per creare la nota 4 Fare clic su Fine per completare la creazione e chiudere la finestra di dialogo In alternativa per uscire dalla procedura guidata senza creare la nota fare clic su Annulla Se si dispone dell autorizzazione WRITE per una nota possibile modificarne il nome e il corpo Per modificare il contenuto di una nota 1 Fare clic su File gt Modifica 2 Nella finestra dell editor rich text modificare il contenuto della nota 3 Fare clic su OK per salvare le modifiche Per modificare il nome di una nota 1 Effettuare una delle attivit elencate di seguito e Fare clic con il tasto destro del mouse sulla nota e selezionare Propriet dal menu di scelta rapida e Selezionare la nota e fare clic su Visualizza gt Propriet gt Info Viene visualizzata la scheda Propriet Info 2 Modificare il nome della nota e le altre propriet come appropriato 3 Fare clic su OK per salvare le modifiche Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 135 Collaborazione con altri utenti Per eliminare una nota selezionarla e scegliere File gt Elimina Dal momento che le note non hanno versioni la finestra di dialogo Elimina di una nota differisce da quel
6. Campo Nome obbligatorio Data inizio obbligatorio Ora inizio obbligatorio se non selezionato Evento per tutto il giorno Evento per tutto il giorno Data fine obbligatorio Ora fine obbligatorio se non selezionato Evento per tutto il giorno Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Descrizione Il nome del nuovo evento Se l opzione Invia messaggio e mail al termine dell operazione selezionata questo testo viene visualizzato nel campo Oggetto dell intestazione del messaggio relativo all evento Selezionare una data di inizio dell evento Immettere un ora di inizio dell evento Selezionare questa casella di spunta se l evento dura tutta la giornata Selezionare una data di fine dell evento Immettere un ora di fine dell evento 139 Collaborazione con altri utenti Campo Organizzatore obbligatorio Elenco partecipanti Percorso Note Invia messaggio e mail al termine dell operazione 140 Descrizione Selezionare il nome dell utente che organizza l evento se diverso da quello predefinito dell utente che crea l evento Se l opzione Invia messaggio e mail al termine dell operazione selezionata questo testo viene visualizzato nel campo CC dell intestazione del messaggio relativo all evento Selezionare i nomi degli utenti che partecipano all evento Se l opzione Invia messaggio e mail al termine dell operazione selezionata questo
7. c Fare clic su OK 3 Per rimuovere un membro a Selezionare il membro b Fare clic su File gt Rimuovi membri Riassegnazione degli elementi di un ruolo a un altro ruolo Per riassegnare gli elementi di un ruolo a un altro ruolo 1 Fare clic su Amministrazione gt Gestione utente gt Ruoli e selezionare il ruolo 244 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Utenti gruppi e ruoli 2 Fare clic su Strumenti gt Riassegna 3 Fare clic su Seleziona e selezionare il nuovo ruolo a cui assegnare gli elementi Per una procedura dettagliata vedere Utilizzo di una finestra di dialogo di selezione pagina 19 4 Compilare i campi rimanenti e Eseguire il processo di Rinomina Scegliere se riassegnare subito gli elementi e Oggetti estratti Scegliere se sbloccare gli elementi bloccati dall utente precedente 5 Fare clic su OK Visualizzazione dei gruppi a cui un ruolo appartiene Per visualizzare i gruppi a cui un ruolo appartiene 1 Fare clic su Amministrazione gt Gestione utente gt Ruoli e selezionare il ruolo 2 Selezionare Visualizza gt Percorsi Eliminazione di un ruolo EMC Documentum consiglia di non eliminare i ruoli preferibile rimuovere tutti i membri del ruolo e lasciare il ruolo nel repository Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 245 Utenti gruppi e ruoli 246 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Appendice A Scel
8. 2 Converte il testo selezionato in apice Converte il testo selezionato in voci di elenchi numerati LUI II Converte il testo selezionato in voci di elenchi ordinati Consente di cambiare il colore del testo selezionato Consente di cambiare il colore di sfondo del testo selezionato Consente di annullare l azione precedente b e L annullamento non si applica alle azioni selezionate dal menu di scelta rapida e L annullamento non si applica alle modifiche apportate alle tabelle e Alcuni browser potrebbero non consentire di annullare le modifiche al colore di sfondo Consente di ripristinare nuovamente l azione annullata Consente di inserire un immagine Consente di convertire il testo selezionato in un collegamento ipertestuale fi S Db 2 Inserire una tabella dagli Appunti La tabella pu essere in formato Word RTF o HTML Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 169 Moduli Pulsante Descrizione Ec Controlla l ortografia Consente di visualizzare l origine HTML del testo QD Creazione di un nuovo modulo Quando si crea un nuovo modulo esso viene creato sulla base di un modello che ne definisce i campi I modelli di modulo vengono creati dagli sviluppatori utilizzando EMC Documentum Forms Builder Per utilizzare le funzionalit dei moduli necessario che all utente venga assegnato il ruolo form_user definito in Forms DocApp Per creare un modulo 1 Acc
9. amp dm_browse_all w dm_browse_all_dynamic w dm_create_cabinet dm_create_sroup w dm_create_table B dm create tvoe GOG Pagina fi di 5 0 Elementi per pagina 10 Impostazione delle preferenze Le preferenze determinano le proprie impostazioni quando si accede a Webtop La maggior parte delle preferenze viene archiviata nel repository Se si accede da un computer diverso Webtop continua a utilizzare queste impostazioni Alcune preferenze come quelle di accesso sono archiviate in un cookie sul computer locale Tali preferenze vengono utilizzate soltanto su quel computer locale L amministratore di sistema stabilisce dove viene archiviato ogni tipo di preferenza Questo argomento descrive le preferenze generali valide per l intero prodotto Webtop Per impostare le preferenze specifiche per una determinata funzionalit di Webtop consultare il capitolo o l argomento relativo alla funzionalit Per impostare le preferenze generali 1 Fare clic su Preferenze 2 Selezionare la scheda Generale e completare i campi presenti in Tabella 1 pagina 21 20 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Tabella 1 Preferenze generali Campo Sezione di avvio Percorso di estrazione Credenziali salvate Tema Trascina selezione Completamento automatico Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Repository Descrizione La pagina di Webtop che viene aperta al
10. considerato un termine di ricerca Per raggruppare termini che Webtop deve elaborare insieme racchiudere i termini tra parentesi e digitare sempre uno spazio prima e dopo ogni parentesi L utilizzo di parentesi sovrascrive l ordine delle operazioni Se ad esempio si digita conoscenza and gestione or individuazione i risultati dovranno contenere i termini conoscenza e gestione oppure il solo termine individuazione Ma se si digita Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Sintassi Multi carattere jolly Carattere jolly singolo Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Ricerca Descrizione conoscenza and gestione or individuazione i risultati dovranno contenere il termine conoscenza nonch i termini gestione 0 scoperta Se il repository indicizzato possibile usare un carattere jolly per specifici caratteri aggiuntivi in una qualsiasi parte di una parola corrisponde a zero o pi caratteri Per una ricerca semplice che include il campo Contains in una ricerca avanzata il carattere jolly per pi caratteri l asterisco Il multi carattere jolly non disponibile per ricerche semplici in un repository non indicizzato per ricerche avanzate sulle propriet o per ricerche sulle fonti esterne per le quali si devono usare gli operatori di troncamento v Per esempio possibile usare l operatore Begins with per sostituire un carattere jo
11. un ritardo tra l importazione e la creazione delle copie A seconda della configurazione definita dall organizzazione potrebbe essere stato stabilito un limite al numero di elementi da importare contemporaneamente Per importare nel repository 1 2 3 Accedere al percorso del repository in cui effettuare l importazione Selezionare File gt Importa Selezionare i file e le cartelle da importare effettuando una o entrambe le operazioni seguenti e Perimportare un singolo file fare clic su Aggiungi file quindi selezionare il file e fare clic su OK Per aggiungere altri file ripetere la sequenza Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 39 File e cartelle e Perimportare un intera cartella e le relative sottocartelle fare clic su Aggiungi cartelle accedere alla cartella e selezionarla quindi fare clic su OK Per aggiungere altre cartelle ripetere la sequenza 4 Fare clic su Avanti 5 Se viene richiesto di impostare le propriet del file importato apportare le modifiche necessarie Nota se si importano pi file e si sceglie di applicare le informazioni a ogni singolo file separatamente questa opzione disponibile solo per il primo file La scelta effettuata verr applicata automaticamente a tutti i file rimanenti Tabella 5 pagina 40 descrive le propriet che possibile incontrare Tabella 5 Propriet in caso di importazione Campo Descrizione Tipo Non modificare questa propri
12. vr rire ereree ere ee nere rene ni nine n ene neneni 15 Impostazione dei repository preferiti rr rrrrrrrrrrerererere rene eeneneneneni 16 Navigazione in UN repository iii 16 Selezione delle colonne visualizzate negli elenchi 17 Spostamento tra categorie rei 18 Utilizzo di una finestra di dialogo di selezione rrtrirrrrrerieeeeeeneneni 19 Impostazione delle preferenze ettrirrrerereee rene re rene ne nine nine nineze ninni 20 Apertura di una finestra aggiuntiva del repository rr rrrririe ee eeeeeeeeeneeeei 22 Trascinamento della selezione 0 vece reereriere re crerezie ie se cie rie ie vizio zinie 22 Clic con il pulsante destro del MOUSE tttiiirirerererere rene re rene ne nenineni 23 Visualizzazione di messaggi i 23 Visualizzare lo stato delle operazioni di background 23 Utilizzo non in linea di documenti del repository tramite My Documentum iti till ie nana 23 Visualizzazione delle informazioni sul prodotto 24 Fil amp cartell anioien a a i de iaia 25 Creazio e drun file a ssna na a a a iene 25 Creazione di una cartella eeeeeeeeesesesoeseserososossesesesesesoererososesessesesesesseesee 26 Creazione di un archivio vv vertere rerie E A e Aar a nie Ean i Sese 27 Impostazione
13. 185 individuazione 186 rimozione 192 253 Indice 254 riordinamento 190 a 191 visualizzazione 186 discussioni aggiunta di commenti 133 cenni generali 131 eliminazione di commenti 134 modifica di commenti 133 ricerca di commenti 134 risposta a commenti 133 Disponibile selezione 82 disponibilit operazioni 82 dm_owner set di autorizzazioni 224 dm_QmPriority Aging processo 105 dm_world set di autorizzazioni 224 Document Transformation Services 205 documenti operazioni comuni 25 Vedere anche file trasformazione in HTML 207 trasformazione in PDF 207 documenti principali documenti virtuali 185 Vedere anche documenti virtuali documenti secondari documenti virtuali 185 Vedere anche discendenti documenti semplici conversione 195 documenti virtuali aggiunta di discendenti 188 a 189 cenni generali 185 contenuto 187 conversione in documenti semplici 195 creazione 186 etichette di versione 193 istantanee 193 a 194 operazioni comuni 185 preferenze 195 rimozione di discendenti 192 riordinamento dei discendenti 190 riordinamento di discendenti 191 spostamento di discendenti 190 a 191 struttura 186 utilizzo di una determinata versione 192 visualizzazione dei binding interrotti 196 visualizzazione del contenuto 187 visualizzazione della struttura 186 Documentum Collaborative Services DCS cenni generali 127 operazioni comuni 127 domini accesso 14 E elaboratori coda ava
14. 29 Archivio locale 16 asincrone trasformazioni 205 assembly visualizzazione 193 Vedere anche istantanee attivit code di lavoro 114 attributi automatici 218 attributi automatici valori preimpostati 218 attributi di abilit 100 Attualmente impostato su Non disponibile selezione 82 autorizzazione Scrivi 222 autorizzazioni cenni generali 221 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Indice creazione di set di autorizzazioni 223 di base 222 estese 222 gestione 221 impostazione 224 individuazione 221 modifica 223 a 224 operazioni comuni 221 Vedere anche set di autorizzazioni visualizzazione 223 a 224 autorizzazioni Elimina 222 autorizzazioni estese cenni generali 222 autorizzazioni Leggi 222 autorizzazioni Riferisci 222 autorizzazioni Sfoglia 222 autorizzazioni Versione 222 avanzate ricerche esecuzione 58 avvisi Posta in arrivo 78 Vedere anche notifiche B barra di stato messaggi 23 base autorizzazioni cenni generali 222 blocco istanza di modulo 170 broker di connessione selezione 15 C calendari creazione 138 creazione eventi 139 esportazione e importazione 144 eventi ricorrenti 141 Calendari 120 a 121 251 caratelle eliminazione 42 cartelle collegamento a pi percorsi 45 contestuali 136 copia 43 creazione 26 cronologie 29 deselezione 17 propriet 27 selezione 16 trascinamento della selezione 22 va
15. In questo capitolo verranno trattati i seguenti argomenti e Avvio di un workflow pagina 87 e Invio di un flusso rapido pagina 89 e Visualizzazione dei workflow pagina 90 e Sospensione di un workflow pagina 91 e Ripresa di un workflow sospeso pagina 91 e Arresto di un workflow pagina 91 e Invio di un messaggio di posta elettronica al supervisore del workflow o a un esecutore del workflow pagina 92 e Elaborazione di un operazione non riuscita in un workflow pagina 92 e Modifica del supervisore del workflow pagina 93 e Salvataggio delle informazioni sul workflow come foglio di lavoro di Microsoft Excel pagina 93 e Visualizzazione di report aggregati per le prestazioni dei workflow pagina 94 e Creazione di un modello di workflow pagina 94 Avvio di un workflow Un workflow un processo automatico che trasmette file e istruzioni tra persone in sequenza per completare operazioni specifiche Quando a un utente viene assegnata un operazione di workflow l operazione viene visualizzata nella Posta in arrivo dell utente I workflow possono includere operazioni automatiche eseguite dal sistema ad esempio l esecuzione di script Le operazioni automatiche consentono di integrare i workflow e i cicli di vita ad esempio consentendo la promozione dei file a nuovi stati del ciclo di vita Quando si avvia un workflow selezionare il modello di workflow che include la sequenza delle operazioni da eseguire E possibile avviare pi w
16. Indice ricerche 63 a 64 66 71 Risultati pi recenti opzione nelle ricerche 67 room appartenenza 155 cenni generali 150 copia 157 creazione 153 eliminazione 157 gruppi locali 155 modifica delle propriet delle 155 oggetti controllati 151 Room originale del gruppo 239 ruoli locali 155 spostamento 157 visita 150 room appartenenza aggiunta di membri 159 aggiunta di membri a un gruppo locale 160 creazione di un gruppo locale 160 gestione 158 informazioni 155 invito di membri 159 modifica delle propriet di un gruppo locale 160 modifica di ruoli locali 159 rimozione di gruppi locali da una room 161 rimozione di membri 159 RTE in DCS 130 Vedere anche Rich Text Editor ruoli aggiunta di utenti 244 cenni generali 242 code di lavoro 96 creazione 242 eliminazione 245 individuazione 242 a 243 modifica 243 Process_report_admin 97 propriet 243 Queue_admin 97 Queue_advance_processor 97 Queue_manager 97 Queue_processor 97 riassegnazione 244 rimozione di utenti 244 valori preimpostati 213 259 Indice 260 ruolo utente express 15 219 S scelte rapide collegamenti 44 elementi in altri repository 46 file utilizzati di recente 37 sottoscrizioni 49 tasti di scelta rapida 247 segnalibri aggiunta di un documento o di una cartella del repository 47 sottoscrizioni 49 sessioni accesso 13 15 disconnessione 15 modalit di a
17. Individuare l elenco Selezionare Strumenti gt Esporta in CSV Selezionare le colonne da esportare come metadati Fare clic su OK Scegliere se visualizzare o salvare il file CSV Se si sceglie di salvare il file selezionare il percorso di salvataggio N 9 I A N Effettuare una delle attivit elencate di seguito e Sesi utilizza un browser diverso da Internet Explorer fare clic su OK e Sesi utilizza Internet Explorer tenere premuto Ctrl e fare clic su OK Se sono state esportate colonne contenenti caratteri speciali e se si apre il file csv in Microsoft Excel ma Excel non li visualizza correttamente salvare il file nel computer e chiuderlo quindi selezionare Dati gt Importa dati esterni gt Importa dati per importare il file csv Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 File e cartelle Visualizzazione dei messaggi di posta elettronica importati in un repository Se la configurazione definita dall azienda include EMC Documentum Client for Outlook DCO possibile visualizzare i messaggi di posta elettronica che gli utenti di DCO hanno importato nel repository Per visualizzare un messaggio di posta elettronica 1 Individuare il messaggio e selezionarlo 2 Effettuare una delle attivit elencate di seguito e Per visualizzare il messaggio in Microsoft Outlook selezionare File gt Visualizza come messaggio di posta Outlook e Per visualizzare il messaggio in un browser Web o un editor HT
18. Nella scheda Info fare clic su Aggiungi b Per individuare i file che si desidera allegare selezionare la scheda appropriata e passare ai file all interno della scheda possibile navigare tra le schede che corrispondono ai nodi dei repository in modo analogo ai nodi dei repository c Fare clic su Aggiungi nella parte inferiore della pagina d Quando si allega un file che dispone di collegamenti ad altri file possibile scegliere di aggiungere i file collegati selezionando Aggiungi automaticamente oggetti collegati e Per rimuovere un file allegato fare clic su Elimina o su Rimuovi 6 Per creare e allegare un nuovo modulo conforme a un modello di modulo esistente effettuare le operazioni descritte di seguito a Fare clic sul nome del modulo o del pacchetto nella scheda Info a seconda dell opzione visualizzata b Selezionare il modello di modulo in base al quale definire il nuovo modulo e fare clic su OK Verranno visualizzati i campi del modulo nella scheda Info 88 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Workflow e flussi rapidi c Per rimuovere un modulo fare clic su Rimuovi Se si rimuove un form appena creato o si annulla il workflow il form viene automaticamente eliminato 7 Se nel workflow prevista la scheda Esecutori possibile specificare gli utenti per una o pi operazioni Eseguire quanto indicato di seguito a Fare clic su Seleziona accanto all operazione da esegui
19. browser 1 Accedere al documento o alla cartella del repository e selezionare il documento o la cartella 2 Selezionare File gt Aggiungi a Preferiti Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 47 File e cartelle 3 Fare clic su OK Per aprire un documento o una cartella dai Segnalibri Preferiti del browser 1 Nel browser in uso selezionare il documento o la cartella dal menu dei segnalibri o dei preferiti Se viene richiesto di accedere immettere le informazioni di accesso e fare clic su Accedi Utilizzo della posta elettronica per inviare un collegamento a un elemento del repository Per inviare un collegamento tramite posta elettronica 1 Individuare l elemento del repository e selezionarlo Suggerimento possibile eseguire questa procedura su pi elementi selezionandone diversi Selezionare File gt Invia e mail come collegamento Web L applicazione di posta elettronica dell utente apre un nuovo messaggio di posta elettronica e vi inserisce il collegamento all elemento del repository Immettere l indirizzo e mail digitare il testo desiderato e inviare il messaggio Apertura di un collegamento inviato tramite posta elettronica Per aprire un collegamento inviato tramite posta elettronica 1 2 48 Fare clic sul collegamento Se viene richiesto di effettuare una delle seguenti operazioni eseguire l azione appropriata e Se viene richiesto di accedere immettere le inf
20. elemento di origine e il collegamento rapido viene aggiornato in base alla modifica 46 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 File e cartelle e Sela configurazione supporta la localizzazione quando si crea la traduzione di un collegamento rapido nel repository viene creato un nuovo file non un collegamento rapido e possibile eseguire operazioni relative al ciclo di vita su collegamenti rapidi ai quali gi stato applicato un ciclo di vita Visualizzazione di tutti i percorsi a cui collegato un elemento Per visualizzare tutti i percorsi a cui un elemento collegato 1 Individuare l elemento e selezionarlo 2 Effettuare una delle attivit elencate di seguito e Selezionare Visualizza gt Percorsi e Selezionare Visualizza gt Appartenenze Collegamento di un elemento del repository al computer in uso Per collegare un elemento del repository al computer in uso 1 Individuare l elemento e selezionarlo 2 Selezionare Visualizza gt Propriet gt Info Viene visualizzata un icona di collegamento rapido accanto al nome dell elemento L icona della scelta rapida simile alla seguente l 3 Trascinare l icona di collegamento rapido nel percorso appropriato Trascinare ad esempio l icona in una cartella del computer in uso Aggiunta di un documento o di una cartella ai segnalibri o ai preferiti del browser Per aggiungere un documento o una cartella ai Segnalibri Preferiti del
21. file fare clic su Avanti In alternativa se si desidera applicare i parametri selezionati a tutti i file selezionati per la trasformazione o se stato selezionato un solo file per la trasformazione fare clic su Fine La richiesta di trasformazione viene inviata immediatamente alla coda del server appropriata per l elaborazione Una volta completata la trasformazione viene inviata una notifica alla casella di Posta in arrivo Visualizzazione delle propriet delle trasformazioni salvate Nella finestra di dialogo Propriet viene visualizzata la sezione Propriet di trasformazione per un file con trasformazioni salvate Le trasformazioni salvate vengono eseguite ogni volta che viene creata una versione del file possibile impostare questa opzione quando si crea una nuova copia trasformata o un nuovo file correlato 210 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Copie trasformate e trasformazioni mediante la trasformazione La richiesta di trasformazione viene salvata e correlata al file di origine Quando si crea la versione di un file di origine la trasformazione viene applicata automaticamente alla nuova versione mediante gli stessi parametri della trasformazione originale e la richiesta di trasformazione viene inviata al server appropriato per l elaborazione Nel riquadro Propriet di trasformazione della finestra di dialogo Propriet vengono mostrate tutte le trasformazioni salvate di un file che verranno a
22. l editor RTE eseguir il rendering di tutto il contenuto HTML visualizzabile dal browser Web Ad esempio una selezione da un browser Web contenente una tabella HTML verr visualizzata come tale quando incollata nell editor RTE In questo caso sar possibile modificare il testo all interno delle celle della tabella ma non la tabella stessa L icona consente di accedere alle opzioni di modifica dei commenti quali l annullamento la ripetizione l eliminazione e la selezione di tutte le voci Con Microsoft Internet Explorer sono disponibili delle opzioni aggiuntive taglio copia incollaggio e rimozione degli stili Per aggiungere immagini fare clic su a Viene visualizzata la finestra di dialogo Inserisci immagine con i comandi che consentono di scegliere e caricare un immagine per volta nei formati bmp gif jpeg o png L immagine viene poi mostrata nell area di modifica Per creare collegamenti ipertestuali fare clic su 0 Viene visualizzata la finestra di dialogo Inserisci collegamento Impostare il titolo e l URL del collegamento ipertestuale e scegliere se aprire il collegamento in una nuova finestra In Microsoft Windows con il controllore ortografico di Microsoft Word installato fare REC clic su Y per eseguire il controllo ortografico Si ricever la richiesta di scaricare un plugin Se lo strumento di controllo ortografico rileva un probabile errore di ortografia 130 Guida per l utente di EMC Docu
23. multi carattere jolly 61 Ricerca Operatore Begins with Ends with Contains Does not contain Gli altri operatori In Not in Is null Is not null 62 Descrizione Restituisce risultati in cui il valore di una propriet inizia col valore immesso Lo stesso vale utilizzando un carattere jolly a fine parola Restituisce risultati in cui il valore di una propriet termina con il valore immesso Lo stesso vale utilizzando un carattere jolly ad inizio parola Restituisce risultati in cui il valore di una propriet contiene il valore immesso in qualunque parte della parola Lo stesso vale utilizzando un carattere jolly ad inizio o fine parola Restituisce risultati in cui il valore di una propriet non contiene il valore immesso in qualunque parte della parola Restituisce risultati in cui il valore di una propriet corrisponde a uno dei valori che immessi I valori potenziali sono digitati come un elenco separato da virgole Restituisce risultati in cui il valore di propriet corrisponde a uno qualunque dei valori immessi Restituisce risultati in cui il valore di propriet non definito Se si sa che una propriet non contiene alcun valore possibile usare questo operatore per restringere una ricerca Restituisce risultati in cui il valore di propriet definito ma senza un valore specifico possibile usare questo operatore per trovare soltanto i documenti di cui sono definit
24. selezionare una relazione propriet valore Tabella 7 pagina 61 descrive le relazioni possibili iii Nei campi rimanenti immettere il valore i valori o selezionare un valore nell elenco Se si digita pi di un termine questi vengono considerati come una frase Se ad esempio si digita Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 59 Ricerca 60 f conoscenza gestione Webtop cerca solo i valori che contengono la frase gestione conoscenza ed esclude i valori che contengono le parole conoscenza e gestione separati tra loro Se si desidera che i risultati contengano entrambi i termini come una frase o separatamente necessario definire due sottoquery collegate con l operatore AND Dopo avere aggiunto le propriet passare a Fase 6 Per aggiungere altre propriet fare clic su Add another property Aggiungi un altra propriet Selezionare uno degli operatori seguenti e AND la selezione di questo operatore indica che i risultati della ricerca devono corrispondere sia al valore della propriet della stessa riga sia a quello della riga precedente e OR la selezione di questo operatore indica che i risultati della ricerca possono corrispondere al valore della propriet della stessa riga o a quello della riga precedente Se nell elenco Propriet sono disponibili tre o pi righe l ordine delle operazioni segue l ordine di definizione Ogni volta che viene aggiunto un operatore AND o OR gl
25. sottoscrizione a meno che l utente non sia l autore della room e sia stata gi eseguita la sottoscrizione 2 Selezionare S o No e fare clic su Continua Se si sceglie S l home page della room viene aggiunta alle sottoscrizioni dell utente La home page di una room simile al livello principale di una cartella e presenta i seguenti aspetti univoci e Iltitolo vale a dire il nome della room insieme alle parole home page e Al disopra del messaggio iniziale della room viene visualizza un immagine di intestazione se presente L immagine di intestazione di una room viene visualizzata anche sulle pagine delle cartelle regolamentate sulle note e sulle discussioni autonome di quella room e Nella parte superiore viene visualizzato un collegamento alla scheda Appartenenza delle propriet della room e Il messaggio iniziale se presente simile alla descrizione in formato Rich Text di un cartella e La discussione incorporata viene denominata Annunci Collegamento a una room possibile aggiungere un collegamento alla home page di una room per qualsiasi posizione nel repository che consenta i collegamenti Oggetti regolamentati dalle room Se un oggetto regolamentato da una room il relativo set autorizzazioni regolamentato dalla room e soltanto i membri della room possono accedervi Sebbene un oggetto regolamentato possa essere collegato ad altri percorsi di un repository gli unici utenti in grado di accedere a
26. testo viene visualizzato nel campo A dell intestazione del messaggio relativo all evento Specificare il percorso dell evento Utilizzando l editor RTE specificare le informazioni sull evento facoltativo Se l opzione Invia messaggio e mail al termine dell operazione selezionata questo testo viene visualizzato dopo il testo predefinito nel testo del messaggio e mail per i destinatari Il testo predefinito nel messaggio e mail invitato alla riunione seguente Argomento nome riunione Data schema o data di inizio ora e durata Percorso percorso Per visualizzare l evento puntare con il browser a url evento In alternativa aprire l evento nel calendario sul desktop allegato ICS in linea Selezionare questa casella di spunta se si desidera inviare ai partecipanti dei messaggi e mail di notifica sull evento Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Collaborazione con altri utenti 4 Per eventi ricorrenti aprire la scheda Ricorrenza e seguire le linee guida indicate di seguito nella sezione Definizione delle propriet di eventi ricorrenti in questo capitolo 5 Fare clic su Fine per chiudere la finestra di dialogo e creare l evento Se l opzione Invia messaggio e mail al termine dell operazione selezionata quando si sceglie Fine DCS invia un messaggio e mail di notifica sull evento agli utenti specificati nell elenco dei partecipanti Se si fa clic su Annulla la finestra di dialogo si
27. ultimo collegamento rimasto a una room viene eliminata anche la room quindi necessario scegliere tra le seguenti opzioni e Elimina la room il relativo elenco dei membri e i gruppi locali opzione predefinita Questa operazione pu essere completata solo se non esistono collegamenti alla home page anche collegamenti nascosti a versioni prevedenti vale a dire che la room non governa pi alcun elemento e Elimina la room il relativo elenco dei membri i gruppi locali e tutte le sottocartelle e gli oggetti In questo caso necessario scegliere tra le seguenti opzioni Delete current versions of linked objects Elimina le versioni correnti degli oggetti collegati predefinita L operazione inizia con l eliminazione della versione corrente di tutti gli oggetti collegati L eliminazione si interrompe se la home page e le sottocartelle contengono ancora collegamenti ad altre versioni degli oggetti anche collegamenti nascosti a vecchie versioni Per poter essere eliminata completamente la room non deve contenere alcun collegamento oggetti o versioni non correnti Elimina tutte le versioni degli oggetti collegati Se si eliminano pi oggetti la finestra di dialogo di eliminazione conterr diverse pagine con tutte le opzioni descritte in precedenza per ogni room Gestione dell appartenenza alle room Gli user manager e i proprietari della room ne determinano l elenco dei membri E possibile aggiungere imembri qu
28. un valore preimpostato per un ruolo e infine un valore preimpostato per un tipo di oggetto Le installazioni personalizzate possono variare Per accedere ai valori preimpostati fare clic su Amministrazione Preimpostati E importante notare che i valori preimpostati non vengono utilizzati per garantire una protezione Creazione di un valore preimpostato 214 Per creare un nuovo preimpostato 1 Accedere a Amministrazione Valori preimpostati 2 Selezionare File gt Nuovo gt Preimpostato 3 Immettere il nome del preimpostato 4 possibile utilizzare un valore preimpostato esistente come modello per il nuovo preimpostato Per utilizzare un valore preimpostato esistente come modello per un nuovo preimpostato fare clic su Seleziona accanto all opzione Inizia con un altro valore preimpostato selezionare il valore preimpostato esistente e fare clic su OK 5 Selezionare il tipo di elemento a cui si deve applicare il valore preimpostato facendo clic su Seleziona accanto al tipo di elemento scegliendo l elemento e facendo clic su OK 6 Scegliere se il nuovo preimpostato deve essere applicato a tutti i repository o solamente al repository attuale 7 Fare clic su Avanti 8 Per modificare la scheda Regole vedere Modifica delle regole dei valori preimpostati pagina 215 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Valori preimpostati Modifica di un predisposto esistente Per modificare un valore
29. una discussione pu essere contrassegnata come letta o non letta Se ad esempio si desidera un promemoria visivo solo quando vengono aggiunti nuovi commenti a una data discussione selezionare o aprire l oggetto a cui essa associata e fare clic su File gt Contrassegna discussione come gi letta Se invece si seleziona File gt Contrassegna discussione come da leggere tutti i commenti verranno visualizzati come non letti Se si selezionano pi oggetti possibile applicare questi comandi a ognuno degli oggetti selezionati Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Collaborazione con altri utenti Aggiunta e modifica dei commenti Gli utenti che dispongono almeno dell autorizzazione in scrittura per un oggetto possono passare alla scheda Propriet Info relativa all oggetto e selezionare oppure deselezionare la casella di controllo Mostra discussione Quando la discussione viene visualizzata gli utenti che dispongono almeno dell autorizzazione RIFERIMENTO per l oggetto principale primario potranno aggiungere un commento oppure rispondere a un commento in quella discussione Per aggiungere un commento a una discussione attenersi a quanto riportato di seguito 1 Per visualizzare la discussione effettuare una delle seguenti operazioni e Fare clic sull icona della discussione o W e Selezionare un singolo oggetto e fare clic su Visualizza gt Discussione 2 Nella discussione fare clic su Aggiungi co
30. 1 Individuare il file e selezionarlo Suggerimento possibile eseguire questa procedura su pi file selezionandone diversi 2 Selezionare Strumenti gt Ciclo di vita gt Applica 3 Nella finestra di dialogo di selezione effettuare le seguenti operazioni a Individuare e scegliere il ciclo di vita e fare clic su OK Per una procedura dettagliata vedere Utilizzo di una finestra di dialogo di selezione pagina 19 b Se l elemento di linea del ciclo di vita include un opzione per selezionare lo stato del ciclo di vita selezionare lo stato del ciclo di vita in cui inserire il file c Se l elemento di linea del ciclo di vita include un opzione per selezionare un set di alias selezionare un set di alias da utilizzare con il ciclo di vita Il set di alias determina quali utenti hanno accesso a un file mentre avanza negli stati del ciclo di vita d Fare clic su OK Se questa procedura viene svolta su un modello il ciclo di vita viene assegnato a tutti i file creati successivamente dal modello Il ciclo di vita non viene assegnato ai file gi creati dal modello 124 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Cicli di vita Rimozione di un ciclo di vita da un file Per rimuovere un ciclo di vita da un file 1 Individuare il file e selezionarlo Suggerimento possibile eseguire questa procedura su pi file selezionandone diversi 2 Selezionare Strumenti gt Ciclo di vita gt Rimuovi Spostam
31. Avanti posto sotto l animazione Se una ricerca per una specifica fonte fallisce un messaggio di errore dettagliato visualizzato nella colonna Nota della tabella Per ottenere ulteriori informazioni sull errore possibile scegliere Strumenti gt Visualizza messaggi Nota se si avvia il monitoraggio durante la visualizzazione dei risultati delle ricerche salvate o dell ultima ricerca la query non viene rieseguita e l animazione non viene ripetuta interamente Lo stato della fonte risulta inizialmente in attesa con nessun risultato viene quindi immediatamente aggiornato con lo stato finale delle fonti e il numero dei risultati validi restituiti singolarmente Salvataggio dei risultati della ricerca da origini esterne Questa procedura consente di salvare risultati da un origine esterna in un repository Per salvare un risultato della ricerca di un origine esterna nel repository 1 Selezionare il risultato 2 Selezionare File gt Salva nel repository 3 Nella finestra Selezione cartella selezionare la cartella di destinazione dall elenco di repository disponibili 4 Fare clic su Avanti per controllare la definizione dell oggetto o su Fine per completare la procedura 5 Nella finestra Definizione oggetto modificare le propriet dell oggetto in base alle necessit 6 Fare clic su Avanti per controllare la definizione dell oggetto per i seguenti risultati oppure su Fine per completare la procedura 7 Ripetere il Fas
32. Categorie utente per configurare quali categorie devono essere visualizzate nella casella a discesa nella schermata Possono essere selezionate solo le categorie gestite dall utente Per selezionare una categoria di code di lavoro per il monitoraggio 1 Accedere a Monitor code di lavoro 2 Fare clic su Categorie utente 3 Selezionare le categorie da monitorare Fare clic sulla freccia di aggiunta per spostare le categorie nell area di selezione del contenuto della pagina 4 Fare clic su OK Per visualizzare l operazione della coda di lavoro in corso di elaborazione da parte di un utente o di un gruppo I manager e gli amministratori della coda di lavoro possono visualizzare le casella di posta in arrivo degli elaboratori o dei gruppi associati alle rispettive code di lavoro Gli utenti con ruolo queue_admin o queue_manager possono eseguire questa procedura 1 Aprire Monitor code di lavoro E anche possibile passare a Amministrazione gt Gestione delle code di lavoro e selezionare una coda di lavoro 2 Fareclic sul collegamento numero utenti della coda nella colonna Utenti attivi 3 Selezionare l utente o il gruppo desiderato 4 Selezionare Strumenti gt Gestione delle code di lavoro gt Carico di lavoro Il sistema visualizza la Posta in arrivo dell utente e le operazioni che contiene Per monitorare e aggiornare le code di lavoro attive 1 Effettuare una delle attivit elencate di seguito e Nelriquadro della st
33. Collaborazione con altri utenti Tipo di campo Elenco di scelta Membro Discussione 148 Descrizione Peri campi che riportano un set secondario di valori predefiniti Specificare i valori di scelta nella casella di testo ad esempio scelta 1 scelta 2 scelta 3 senza virgole e ciascuna nella propria riga Un elenco di scelta deve contenere almeno una scelta e ogni scelta deve essere univoca nell elenco senza righe vuote L elenco di scelta pu essere modificato riordinato o eliminato senza che vengano coinvolte le voci esistenti della tabella L ordine delle righe determina l ordine in cui le scelte vengono visualizzate nell elenco a discesa quando gli utenti creano o modificano una voce Per consentire agli utenti delle tabelle di dati di scegliere pi valori per questo campo selezionare la casella di spunta Consenti scelte multiple Durante la modifica di un campo di elenco di scelta che consente di effettuare una sola scelta il valore viene selezionato da un elenco a discesa di scelte predefinite Durante la modifica di un campo che consente di effettuare scelte multiple viene utilizzato il selezionatore di scelta per effettuare una selezione da un set di valori predefiniti Per i campi contenenti i nomi degli utenti Un campo di membri pu essere modificato tramite un selezionatore di membri per selezionare il set di membri da cui scegliere I membri possono essere utenti o gruppi necessario decidere
34. Fare clic su Rifiuta Se necessario digitare un messaggio in cui viene descritto il motivo del rifiuto Fare clic su Avanti Selezionare le altre operazioni da rifiutare nell elenco Seleziona operazioni di rifiuto successive Digitare la password se richiesta nel campo Conclusione richiesta per concludere l operazione apponendo la propria firma digitale Fare clic su OK Delega di un operazione Se il workflow lo consente l utente pu assegnare a un altro utente la responsabilit di eseguire un operazione originariamente assegnata a lui Per delegare un operazione 1 2 Nella Posta in arrivo aprire l operazione facendo clic su di essa Fare clic su Delega Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 81 Posta in arrivo Se viene richiesto di specificare l utente al quale delegare l operazione attenersi alla seguente procedura a In corrispondenza dell elemento di linea dell operazione scegliere Fare clic per assegnare b Nella finestra di dialogo di selezione scegliere l utente cui delegare e fare clic su OK Per una procedura dettagliata vedere Utilizzo di una finestra di dialogo di selezione pagina 19 Fare clic su OK Ripetizione di un operazione Se il workflow lo consente possibile chiedere a un altro utente o a un gruppo di utenti di ripetere l operazione appena completata Per ripetere un operazione 1 2 3 Nella Posta in arrivo aprire l operazione facendo c
35. Il set di autorizzazioni elenca gli utenti e i gruppi che dispongono dell accesso all elemento e specifica il livello di accesso fornito ad ognuno Ad esempio un set di autorizzazioni potrebbe fornire un autorizzazione per un utente solo per la visualizzazione di un elemento e a un altro utente ulteriori autorizzazioni per la modifica e l eliminazione dell elemento Il set di autorizzazioni specifica il livello di accesso assegnando a ciascun utente o gruppo le autorizzazioni standard e quelle estese Per le descrizioni consultare Autorizzazioni di base pagina 222 e Autorizzazioni estese pagina 222 Quando si crea un nuovo elemento nel repository selezionare il set di autorizzazioni assegnato all elemento Se non si sceglie un set di autorizzazioni Webtop assegna automaticamente come set di autorizzazioni predefinito quello specificato nelle propriet dell utente Per accedere ai set di autorizzazioni fare clic su Amministrazione Protezione Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 221 Set di autorizzazioni Autorizzazioni di base Quando si aggiunge un utente o un gruppo a un set di autorizzazioni all utente o al gruppo vengono assegnati i livelli di autorizzazione descritti in Tabella 22 pagina 222 Tabella 22 Autorizzazioni di base Livello di autorizzazione Nessuna Sfoglia Leggi Riferisci Versione Scrivi Elimina Autorizzazioni estese Autorizzazioni Accesso negato all elemento G
36. MAIUSC U MAIUSC U Convertire un documento MAIUSC T MAIUSC V semplice in un documento virtuale Posta elettronica M M Selezionare tutti gli elementi CTRL A CMD A della pagina Selezionare l elemento successivo Selezionare l elemento Freccia destra Freccia sinistra Freccia destra Freccia sinistra precedente Selezionare l elemento in alto Freccia SU Freccia SU Selezionare l elemento in basso Freccia GI Freccia GI Passa al campo o al pulsante TAB TAB successivo Passa al campo o al pulsante MAIUSC TAB MAIUSC TAB precedente 248 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Scelte rapide da tastiera per i sistemi operativi Microsoft Windows e Macintosh Tasti di scelta rapida di Tasti di scelta rapida di Mac Azione Microsoft Windows OS MAIUSC H MAIUSC H Esci MAIUSC O MAIUSC O Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 249 Scelte rapide da tastiera per i sistemi operativi Microsoft Windows e Macintosh 250 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 A Abilit corrispondenza assegnazione lavoro 114 Advanced Document Transformation Services 205 Aggiungi repository opzione accesso a nuovi repository 15 apice 169 Appunti aggiunta 44 rimozione 44 visualizzazione 44 archivi creazione 27 cronologie 29 propriet 27 archiviazione Archivia da file 34 archiviazione 31 cenni generali 29 generazione di copie trasformate 205 operazioni comuni
37. Nuova finestra Trascinare il file da Fase 2 al percorso appropriato nel documento principale posizionando il puntatore del mouse in alto in basso o al centro di un discendente esistente e rilasciando il file come illustrato in Tabella 18 pagina 190 Viene visualizzato un menu di scelta rapida Nel menu di scelta rapida scegliere Aggiungi qui Il file viene aggiunto al documento principale Se non stato scelto alcun percorso specifico all interno della struttura dei discendenti il file viene aggiunto come ultimo discendente del documento Se il documento principale desiderato non un documento virtuale il sistema lo convertir automaticamente in virtuale Se il documento principale non stato gi estratto sul computer dell utente viene estratto da Webtop Archiviare il documento principale come indicato di seguito a Selezionare il documento principale b Selezionare Strumenti gt Documento virtuale gt Salva modifiche c Fare clic su OK d Selezionare le opzioni di archiviazione desiderate e fare clic su OK Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 189 Documenti virtuali Tabella 18 Posizionamento del puntatore del mouse durante il trascinamento di un file in un documento virtuale Puntatore del mouse Posizionare il puntatore del mouse in alto sul file di destinazione come illustrato qui Parent Document rtf E levettwo moy Posizionare il puntatore del mouse al centro del fil
38. Re 206 Importazione di una copia trasformata ii ee ere rer inez ezine nine nine ne neneni 207 Trasformazione di un documento in formato PDF o HTML 207 Creazione di una copia trasformata mediante trasformazione e 208 Creazione di un file correlato tramite trasformazione 209 Visualizzazione delle propriet delle trasformazioni salvate n 210 Rimozione di una trasformazione salvata rr 211 Valori preimpostati Lii ira 213 Cenni preliminari sui valori preimpostati rrriiiiririrerieerie ee ee ee eeenineni 213 Creazione di un valore preimpostato eertirirrrirere rene re nere ne nine ne neneneni 214 Modifica di un predisposto esistente aettttrrrrirererere rene ne nine neneneeeni 215 Modifica delle regole dei valori preimpostati rr rriririririrerereeeneeeneni 215 Regole dei valori preimpostati errrrrrrrrerieeeeee nere rene ne nine ni nine ni nine nine 216 Rimozione di un valore preimpostato da un elemento iii 218 Eliminazione di un valore preimpostato iii 219 Webtop Express preimpostato erre ereee rene nere rene ne nine ne nine neneneni 219 Set di autorizzazioni osi eee T N 221 Cenni generali sui set di autorizzazioni errrerr ere reree ere ee nine n ezine nen in eneni 221 Autorizzazioni di DASe ni oreore stete sapr ear aN or OSATEN AIA Fr EEan ENa T
39. Records Manager Administrator di EMC Documentum Per creare una richiesta di libreria 1 Individuare un oggetto fisico da riservare I contenuti presenti in un contenitore ad esempio in una casella o in una cartella vengono visualizzati sul manifesto di una richiesta di libreria al momento della sua creazione Se ad esempio viene creata una richiesta di libreria per una casella sul manifesto della richiesta verranno visualizzati la cartella e il documento presenti Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 181 Record nella casella selezionata Il manifesto visualizza solo il contenitore se questo non ha alcun contenuto 2 Fare clic col pulsante destro del mouse sull oggetto fisico e scegliere Crea richiesta libreria Suggerimento possibile selezionare e fare clic con il pulsante destro del mouse sui pi oggetti fisici 3 Compilare i campi in modo appropriato Tabella 17 pagina 182 illustra le caratteristiche delle propriet che non si evincono dal nome delle propriet stesse Tabella 17 Richieste di libreria Propriet Data richiesta Preferenza di notifica Opzioni di spedizione 4 Fare clic su Termina Descrizione Il prelievo o la spedizione degli elementi richiesti prevista dopo 30 giorni dalla data in cui stata inoltrata la richiesta possibile modificare questa impostazione predefinita se necessario La Data richiesta pu essere accettata o rifiutata dal
40. Webtop Versione 6 SP1 71 Ricerca Fare clic su Salva ricerca per applicare le modifiche E possibile anche salvare la ricerca se i risultati visualizzati sono stati modificati Fare clic su OK Fare clic su Sovrascrivi Copia di una ricerca salvata Per copiare una ricerca salvata 1 2 Nel riquadro di navigazione fare clic su Ricerche Se l organizzazione ha configurato l opzione Ricerca estesa fare clic su Ricerche salvate Altrimenti saltare questo passaggio Selezionare la ricerca desiderata e fare clic su File gt Modifica Impostare i valori come descritto in Immissione dei valori per una ricerca avanzata pagina 58 e fare clic su Cerca Dalla pagina dei risultati fare clic su Salva ricerca Per salvare la ricerca come copia con un nome diverso immettere il nuovo nome per la ricerca In caso contrario la ricerca viene salvata come copia con lo stesso nome Modificare le informazioni aggiuntive se necessario Fare clic su OK Fare clic su Salva come nuovo Modelli di ricerca I modelli di ricerca risultano disponibili soltanto se l organizzazione utilizza l opzione Ricerca estesa e ha impostato modelli di ricerca Questa sezione tratta i seguenti argomenti 72 Esecuzione di una ricerca sulla base di un modello di ricerca pagina 73 Creazione di un modello di ricerca pagina 73 Modifica di un modello di ricerca pagina 74 Modifica della definizione di un modello di ricerca pagina 74 Copi
41. agli elementi che crea l utente 231 Utenti gruppi e ruoli Campo Nome Db Privilegi Set di alias Workflow disattivato Propaga modifiche ai membri Disattiva controllo errore autenticazione 232 Descrizione Il nome dell utente in un RDBMS utilizzato se l utente il proprietario di un repository o registra tabelle RDBMS Autorizza l utente a eseguire determinate attivit Assegnando queste impostazioni se a un utente vengono concessi privilegi di utente avanzato in seguito all installazione o all aggiornamento di un repository o dopo l esecuzione manuale dello script toolset ebs aggiungere manualmente quell utente al gruppo denominato admingroup Se i privilegi vengono revocati rimuovere l utente dal gruppo degli amministratori Il set di alias predefiniti dell utente Indica che l utente non disponibile a ricevere operazioni di workflow Se si sta creando un utente globale propaga le modifiche ai membri della federazione di repository Un utente globale un utente presente in tutti i repository membri di una federazione e i cui valori di propriet sono gli stessi in tutti i repository Gli utenti globali sono gestiti tramite il repository principale Gli utenti globali possono avere anche propriet locali che sar possibile modificare in un repository locale Per ulteriori informazioni sugli utenti globali consultare la Guida dell utente di Documentum Administrator Con
42. archiviazione avviene tramite trascinamento della selezione Selezionare una delle opzioni riportate di seguito e Invia per accesso globale immediato Aggiorna il repository immediatamente per tutti gli utenti dell azienda Durante tale operazione non possibile eseguire altre azioni in Webtop e Invia prima per accesso locale Aggiorna immediatamente il repository per gli utenti della propria area geografica ma Webtop impiega pi tempo per aggiornare il repository di tutti gli altri utenti Ci consente di continuare a utilizzare Webtop durante il processo di aggiornamento Nota se si archiviano pi file e si utilizza il pulsante Avanti tale opzione verr visualizzata solo per il Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 33 File e cartelle Campo Mostra opzioni Mantieni blocco Rendi la versione corrente Mantieni una copia locale dopo l archiviazione Sottoscrivi il file Archivia da file Versioni Descrizione primo file La scelta effettuata verr applicata automaticamente a tutti i file rimanenti Consente di salvare il file aggiornato all interno del repository ma lo conserva estratto con il nome dell utente Rende il file aggiornato la versione corrente Per ulteriori informazioni consultare Versioni pagina 34 Viene conservata una copia del file nel computer locale Il file non risulta tuttavia pi estratto ed eventuali modifiche apportate al
43. chiude non viene creato alcun evento e non viene inviata alcuna e mail Definizione delle propriet di eventi ricorrenti Gli eventi ricorrenti si ripetono in base a uno specifico schema di frequenza per una determinata durata Queste propriet vengono impostate nella scheda Ricorrenza della finestra di dialogo Evento di calendario Selezionare una delle opzioni seguenti per lo schema di frequenza degli eventi ricorrenti e Nessuno predefinito L evento non si ripete e le opzioni di durata dell evento sono disattivate e Quotidianamente L evento si ripete tutti i giorni o A giorni alterni se selezionato e Settimanalmente L evento si ripete ogni settimana in base alle opzioni seguenti Insettimane alterne facoltativo L evento si ripete in settimane alterne nei Giorni selezionati Giorni obbligatorio quando selezionata la frequenza Settimanalmente Scegliere uno o pi giorni della settimana in cui si verifica l evento Per impostazione predefinita selezionato il giorno di inizio della settimana Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 141 Collaborazione con altri utenti Mensile L evento si ripete ogni mese in base alle opzioni seguenti Stessa Data L evento si ripete una volta al mese alla stessa data Se la data il giorno 29 del mese o successiva questa opzione include il testo relativo all ultimo giorno del mese Ad esempio Giorno 17 Giorno 30 o l ultimo gi
44. di calendari e eventi Quando si elimina un calendario scegliere se eliminare solo il calendario selezionato oppure il calendario e tutti gli eventi come nel caso dell eliminazione di una cartella Per eliminare un evento selezionarlo e scegliere il comando WebtopElimina di Webtop Se si elimina un evento ricorrente necessario confermare che tutte le eccezioni saranno eliminate Se si elimina un eccezione viene eliminata solo l eccezione selezionata Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 143 Collaborazione con altri utenti Calendari in Risultati ricerca Tutto il contenuto di un calendario inclusa la descrizione e i commenti delle discussioni indicizzata per la ricerca full text Nella finestra di dialogo Ricerca avanzata Calendario e Evento di calendario sono inclusi nell elenco dei tipi di oggetto per i quali possibile fare una ricerca anche possibile ricercare tutte le propriet di un calendario Esportazione e importazione con calendari DCS pu esportare eventi come file ics in formato iCal Il comando Esporta disponibile quando viene selezionato un calendario o un evento oppure quando un calendario o un evento vengono aperti E possibile esportare un evento singolo o l intero calendario Quando un evento viene importato DCS ne gestisce le propriet in uno dei modi seguenti e Uso Se DCS supporta una propriet viene utilizzata come indicato di seguito nessuna modific
45. di gestione degli utenti a persone che non hanno ruoli di amministrazione assegnando loro il ruolo di user manager Gli user manager possono Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 129 Collaborazione con altri utenti creare degli utenti nuovi nascondere determinati utenti dagli elenchi di utenti del repository e limitare l accesso degli utenti ad aree di contenuto specifico Le funzionalit di User Manager influiscono su tutti i contesti supportati da DCS incluse le applicazioni WDK Gestione del Rich Text Editor Il Rich Text Editor RTE una finestra incorporata per la creazione e la modifica in formato Rich Text di commenti note e descrizioni di cartelle Fornisce strumenti standard di formattazione del testo carattere dimensioni grassetto allineamento del testo e cos via nonch funzioni di controllo ortografico creazione di collegamenti ipertestuali in linea e aggiunta di grafica al testo possibile aggiungere contenuto all editor RTE digitando incollando trascinando una selezione di testo in formato Rich Text da un altra applicazione client o da un altro editor RTE oppure all interno dello stesso editor RTE una selezione da un editor RTE pu includere immagini Quando il testo in formato Rich Text composto all esterno dell editor RTE viene incollato all interno dell editor possibile che contenga elementi che possono essere visualizzati ma non modificati direttamente In genere
46. di incrementare il numero di versione in base a un numero decimale considerata una revisione secondaria Ad esempio se si estrae la versione 1 0 di un file e la si archivia come versione secondaria il file verr memorizzato come versione 1 1 Se si ripete questo processo il file verr successivamente memorizzato come versione 1 2 Se si decide di estrarre il file e quindi di archiviarlo come versione principale il numero di versione del file cambier da 1 2 a 2 0 Il file archiviato pi di recente contrassegnato come CORRENTE Gli elenchi di file visualizzano sempre la versione corrente dei file a meno che non sia stata selezionata la visualizzazione di tutte le versioni Per visualizzare tutte le versioni di un file 1 Individuare il file e selezionarlo 2 Selezionare Visualizza gt Versioni Per visualizzare tutte le versioni di tutti i file in un elenco scegliere Mostra tutti gli oggetti e le versioni nel filtro a discesa sopra l elenco E possibile lavorare con una vecchia versione di un file utilizzando le stesse procedure che si utilizzerebbero con un qualsiasi file del repository Se si modifica una versione precedente del file quando si archivia il file modificato vengono fornite le seguenti opzioni e possibile archiviare la versione precedente del file come versione nuova corrente Se si sceglie questa opzione Webtop assegna al file un numero di versione pi alto della versione corrente precedente del fi
47. directory di visualizzazione gi presente un altro file con lo stesso nome Webtop aggiunge un numero al nome possibile visualizzare un file anche quando viene estratto da un altro utente Per visualizzare un file senza estrarlo 1 Individuare il file e selezionarlo 2 Selezionare File gt Visualizza Per visualizzare collegamenti all interno di un file HTML necessario installare un collegamento virtuale Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 37 File e cartelle Modificare il formato associato a un tipo di file A ogni elemento nel repository associato un tipo di oggetto Il tipo di oggetto definisce le caratteristiche dell elemento e stabilisce le propriet e le operazioni disponibili per l elemento Per impostazione predefinita un tipo di oggetto associato a un formato di file per la modifica e ad un altro formato per la visualizzazione Per modificare il formato associato a un tipo di file 1 Fare clic su Preferenze 2 Selezionare la scheda Formati La scheda Formati elenca i tipi per i quali le applicazioni associate sono state modificate dalle applicazioni predefinite 3 Effettuare una delle attivit elencate di seguito e Per associare un applicazione per un tipo non elencato fare clic su Aggiungi e Per associare un applicazione per un tipo che elencato scegliere il tipo e fare clic su Modifica 4 Compilare i campi in Tabella 4 pagina 38 Tabella 4 Scheda Format
48. dispone del ruolo di Collaboratore o di Proprietario e Ilruolo Collaboratore concede in genere l autorizzazione RELATE per gli oggetti della room La maggior parte dei membri della room dispone del ruolo di collaboratore e Ilruolo Proprietario consente la gestione dell elenco dei membri e concede in genere l autorizzazione DELETE per gli oggetti della room I creatori di una room ne sono i proprietari per impostazione predefinita I ruoli locali sono disponibili solo per oggetti e percorsi delle room e non sono significativi al di fuori di una room se un membro assegnato in modo diretto al ruolo di Collaboratore presente anche nel ruolo di Proprietario in modo indiretto ad esempio tramite un gruppo quest ultimo ruolo ha la precedenza per quel membro I membri di una room possono appartenere a gruppi locali privati all interno della room Tali gruppi locali supportano i ruoli personalizzati all interno della room ad esempio Revisori speciali Il nome di un gruppo locale deve essere univoco all interno della room Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 155 Collaborazione con altri utenti Figura 3 Membri del repository in relazione ai membri della room ai gruppi e ai ruoli Membri del repository Gruppi del repository Membri della eRoom Ruolo Ruolo Proprietari Gruppi Collaboratori locali locali locali Sebbene tutti i membri di una room possano visualizzare l elenco dei membri della roo
49. e Cenni generali sui documenti virtuali pagina 185 e Creazione di un documento virtuale pagina 186 e Visualizzazione della struttura di un documento virtuale pagina 186 e Visualizzazione del contenuto di un documento virtuale pagina 187 e Aggiunta di un discendente a un documento virtuale pagina 188 e Ridisposizione dei discendenti in un documento virtuale pagina 190 e Rimozione di un discendente da un documento virtuale pagina 192 e Specificare l utilizzo di una determinata versione di un discendente pagina 192 e Impostazione di un etichetta di versione per un documento virtuale pagina 193 e Creazione dell archivio di un documento virtuale pagina 193 e Conversione di un documento virtuale in un documento semplice pagina 195 e Impostazione delle preferenze di un documento virtuale pagina 195 Cenni generali sui documenti virtuali Un documento virtuale un file contenente uno o pi file nidificati al suo interno Il documento virtuale viene definito anche documento principale mentre i file in esso contenuti vengono definiti discendenti o secondari Per esempio un documento virtuale potrebbe essere un manuale all interno del quale sono inseriti i file che costituiscono i capitoli Ciascun capitolo un file separato nidificato all interno del documento principale I file nidificati in un documento virtuale possono essere a loro volta dei documenti virtuali Pertanto possono esistere pi livelli di nidificazione Q
50. elaborata il sistema aggiunge il numero specificato nel campo Incrementa priorit al numero iniziale ad ogni esecuzione del processo dm_QmPriorityAging e Incrementa priorit Il valore in base al quale viene incrementata la priorit delle operazioni che si trovano ancora nella coda ogni volta che il sistema esegue il processo dm_QmPriority Aging Viene aggiunto alla priorit iniziale ogni volta che viene eseguito il processo di durata e Calcola le priorit in modo dinamico Per utilizzare un modulo prioritario per impostare la priorit iniziale e aumentarla priorit all esecuzione del processo di durata selezionare la casella di controllo e scegliere un modulo prioritario dalla casella di riepilogo Impostazione della logica di priorit e durata dinamica pagina 104 fornisce ulteriori informazioni sui moduli prioritari Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 105 Code di lavoro 6 e Percentuale controllo di qualit La percentuale utilizzata per stabilire in modo casuale se l elemento del lavoro deve essere indirizzato a un altro elaboratore per un controllo della qualit La funzione Decisione rielaborazione operazione coda in Business Process Manager utilizza le impostazioni di qualit in percentuale per determinare se l elemento di lavoro deve essere indirizzato al controllo di qualit Fare clic su OK Per eliminare un criterio di coda di lavoro 1 2 Selezionare il criterio della coda
51. elemento in un altro percorso del repository rr 43 Visualizzazione degli Appunti 00 i 44 Collegamenti RR RR RR RE AR 44 Collegamento di un elemento a un altro percorso nel repository 45 Collegamento di un elemento a un altro repository rr rriiiiiiiieeeneee 46 Visualizzazione di tutti i percorsi a cui collegato un elemento 47 Collegamento di un elemento del repository al computer in uso 47 Aggiunta di un documento o di una cartella ai segnalibri o ai preferiti del DFOWSEL vsiiriranicnirizi in t n eaa zine zii irene 47 Utilizzo della posta elettronica per inviare un collegamento a un elemento del repository i 48 Apertura di un collegamento inviato tramite posta elettronica 48 SOLLOSCRIZIONI EAEE E Ia ARA ANA RE RITI STRATI e ear a 49 Ricezione di una notifica quando un file viene letto o modificato 49 Esportazione delle informazioni visualizzate in un elenco 50 Visualizzazione dei messaggi di posta elettronica importati in un LO E RE O O TO TROTTO 51 Ricerca oiar snene EON aaa ia 53 Esecuzione di una ricerca semplice ri 53 Definire ulteriormente i termini di ricerca verrete crei ce cei 54 Esecuzione di una ricerca avanzata verrei rrererie ce vecio ric ie ceci zenio zine 58 Immissione dei valori per una ricerca avanzata
52. eliminati solo dal proprietario del set di autorizzazione da un utente avanzato o dall amministratore di sistema Se il proprietario del repository anche il proprietario di un set di autorizzazioni particolare il set viene denominato set di autorizzazioni di sistema 6 Fare clic su Avanti per aprire la scheda Autorizzazioni Per impostazione predefinita un set di autorizzazioni include l utente dm_owner e il gruppo dm_world L utente dm_owner il proprietario del set di autorizzazioni Il gruppo dm_world quello che contiene tutti gli utenti del repository 7 Per modificare la scheda Autorizzazioni consultare Modifica delle autorizzazioni pagina 224 Modifica delle autorizzazioni Per modificare le autorizzazioni 1 Sela scheda Autorizzazioni gi visualizzata passare a Fase 2 In caso contrario selezionare un file o un set di autorizzazioni e selezionare Visualizza gt Propriet gt Autorizzazioni Suggerimento possibile modificare le autorizzazioni di pi elementi in una volta sola selezionando gli elementi e scegliendo Visualizza gt Propriet gt Autorizzazioni Nella scheda Autorizzazioni vengono visualizzati solo i valori comuni a tutti gli elementi selezionati 2 Per assegnare un set di autorizzazioni diverso fare clic su Seleziona e selezionare un set di autorizzazioni e fare clic su OK Per una procedura dettagliata vedere Utilizzo di una finestra di dialogo di selezione pagina 19 3 Per m
53. fare clic su OK Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 31 File e cartelle e Sesi sta procedendo all archiviazione di pi file immettere le informazioni per ciascun file separatamente facendo clic su Successivo Giunti all ultimo file fare clic su Termina Suggerimento per applicare informazioni simultaneamente a tutti i file rimanenti fare clic su Fine Informazioni di archiviazione Per ulteriori spiegazioni sui campi di archiviazione comuni vedere Tabella 3 pagina 32 Alcuni dei campi potrebbero non essere visualizzati Tabella 3 Informazioni di archiviazione Campo Descrizione Salva con nome Consente di impostare il numero di versione Selezionando lo stesso numero di versione si sovrascrive il file originale con la versione aggiornata Per ulteriori informazioni consultare Versioni pagina 34 Etichetta di versione Consente di assegnare un etichetta alla versione aggiornata Descrizione Consente di scrivere una descrizione facoltativa del file Formato Consente di definire il tipo di file ID ciclo di vita Assegna un ciclo di vita a un file 32 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 File e cartelle Campo Descrizione Opzioni di caricamento Stabilisce dopo quanto tempo il nuovo contenuto viene reso disponibile agli altri utenti e se possibile utilizzare Webtop durante il processo di archiviazione Nota tale opzione non viene visualizzata se l
54. finestra di dialogo di selezione pagina 19 Se nell archivio Modelli del repository non sono presenti modelli per un tipo personalizzato non sar possibile creare un file del tipo corrispondente In alternativa possibile creare un file nel computer locale importarlo nel repository e assegnargli il tipo personalizzato Nella scheda Crea effettuare le operazioni descritte di seguito a Digitare il nome del nuovo file b Per applicare un ciclo di vita al file fare clic su Applica ciclo di vita quindi selezionare il ciclo di vita Quindi se l opzione disponibile selezionare lo stato del ciclo di vita c Immettere le informazioni aggiuntive nella scheda Crea se necessario Nella scheda Info impostare le propriet come appropriato Per istruzioni vedere Schede comuni della finestra di dialogo Propriet pagina 28 Se vengono visualizzate altre schede immettere le informazioni nelle schede in base alle necessit Per informazioni relative alle funzionalit controllate da queste schede consultare l argomento in cui vengono illustrate tali funzionalit Fare clic su Termina Creazione di una cartella Per creare una nuova cartella 1 2 26 Individuare il percorso nel quale si desidera creare la nuova cartella Selezionare File gt Nuovo gt Cartella Nella scheda Crea digitare il nome e il tipo per la nuova cartella Immettere ulteriori informazioni se necessario Immettere le informazioni appropriate ne
55. freccia appropriata per aggiungere il percorso Aggiungere il numero di percorsi appropriato Il percorso pu essere un repository un archivio o una cartella L elenco Origini disponibili visualizzato solo se Webtop configurato per l esecuzione delle ricerche nelle origini esterne 4 Nell area Navigazione cluster se disponibile specificare se abilitare il raggruppamento dei risultati di ricerca in base a propriet specifiche Se si seleziona Attivo selezionare le propriet utilizzate per la suddivisione in cluster facendo clic su Modifica e scegliendo le propriet dagli elenchi a discesa Per aggiungere o rimuovere delle propriet utilizzare i pulsanti appositi La suddivisione in cluster disponibile solo se Webtop include l opzione Ricerca estesa ed configurato per questa funzione 5 Per salvare le modifiche fare clic su OK Per selezionare le colonne visualizzate nei risultati delle pagine di ricerca impostare le preferenze di colonna come descritto in Selezione delle colonne visualizzate negli elenchi pagina 17 Per recuperare la configurazione predefinita dei percorsi di ricerca e dei cluster di ricerca fare clic su Ripristina impostazioni predefinite Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Capitolo 4 Posta in arrivo In questo capitolo verranno trattati i seguenti argomenti Cenni generali sulla Posta in arrivo pagina 77 Apertura di un operazione o di una notifica pagina 78 Es
56. il repository indicizzato le query non fanno distinzione tra maiuscole e minuscole per impostazione predefinita anche utilizzando le virgolette Invece se il repository non indicizzato per le query la distinzione tra maiuscole e minuscole sar valida in tal caso tale distinzione pu essere attivata disattivata dall amministratore di sistema Normalizzazione grammaticale Quando non si utilizzano le virgolette Webtop visualizza i file che includono variazioni delle parole digitate oltre alle parole esatte Queste variazioni sono basate sulla radice del termine Questo comportamento dipende dalla configurazione del motore full text ed chiamato normalizzazione grammaticale Origini esterne In caso di esecuzione una query su un origine esterna i risultati visualizzati in Webtop dipendono in parte dalla configurazione di questa origine Per esempio se la fonte non restituisce le informazioni sulle date le date non possono essere filtrate Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Ricerca e Repository multipli Come per le origini esterne i risultati dipendono dalla configurazione di ogni repository Ad esempio l indicizzazione pu essere impostata diversamente su vari repository Indicizzazione di un repository L indicizzazione di un repository compito dell amministratore e l utente non deve sapere se il repository in uso indicizzato o meno L indicizzazione tuttavia pu avere un impatt
57. il workflow selezionare Strumenti gt Workflow gt Visualizza dettagli gt Controllo Per visualizzare i workflow di cui si proprietari tramite Workflow utente 1 Selezionare Strumenti gt Workflow gt Workflow utente In Workflow utente sono visualizzati i workflow di cui si proprietari ma non i workflow che appartengono ai gruppi di cui fa parte l utente Per visualizzare i workflow che appartengono a un gruppo utilizzare la procedura descritta in Per visualizzare i workflow tramite Report di workflow pagina 90 2 Per visualizzare un workflow specifico selezionare il workflow quindi selezionare File gt Visualizza 90 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Workflow e flussi rapidi Sospensione di un workflow Quando si sospende un workflow quest ultimo viene temporaneamente arrestato per essere ripreso in seguito possibile ad esempio interrompere un workflow per modificarne il relativo modello Una volta apportate le modifiche possibile riprendere il workflow dal punto in cui era stato sospeso Per sospendere un workflow 1 Selezionare Strumenti gt Workflow gt Report di workflow Suggerimento in alternativa possibile selezionare Strumenti gt Flusso di lavoro gt Workflow utente 2 Selezionare uno o pi workflow 3 Selezionare Strumenti gt Workflow gt Interrompi workflow 4 Se viene richiesto di confermare l interruzione fare clic su OK Ripresa di un
58. l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 225 Set di autorizzazioni e Se stata svolta una delle seguenti operazioni fare clic Fine Si appena scelto un utente o gruppo Sono stati scelti utenti o gruppi multipli ma saranno applicate le stesse restrizioni a tutti i rimanenti e Sono stati selezionati pi utenti o gruppi e si desidera applicare limitazioni diverse a quello successivo fare clic su Avanti e tornare a Fase c Se Successivo non disponibile le limitazioni sono state impostate per tutte le scelte In alternativa fare clic su Fine f Per fare altre modifiche alle limitazioni ripetere questi passaggi g Per rimuovere le limitazioni da utenti o gruppi fare clic su Rimuovi quindi selezionare gli utenti o i gruppi 5 Per modificare i gruppi obbligatori o i set di gruppi obbligatori nei repository per cui abilitato Trusted Content Services attenersi alla seguente procedura nell area Autorizzazioni avanzate a Nell area Gruppi richiesti o Set di gruppi richiesti eseguire una delle operazioni riportate di seguito e Per aggiungere utenti o gruppi fare clic su Aggiungi quindi selezionare gli utenti o i gruppi e fare clic su OK e Per modificare utenti o gruppi selezionarli e fare clic su Modifica e Per rimuovere utenti o gruppi selezionarli e fare clic su Rimuovi Andare a Fase e b Nell elenco Autorizzazioni di base selezionare il livello di autorizzazione da negare all utente o
59. la password a Fare clic su Altre opzioni b Fare clic su Cambia password c Digitare la password attuale e la nuova password d Fare clic su Applica 10 Fare clic su Accesso 14 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Repository Accesso come utente express Se l applicazione include il ruolo utente express e si dispone di tale ruolo si avr accesso limitato alle funzionalit del repository Se si dispone del ruolo utente express si deve accedere eseguendo la consueta procedura Accesso a un repository pagina 13 Accesso a un altro repository Per accedere a un altro repository 1 Seil repository elencato nel riquadro di navigazione selezionare il repository e passare a Fase 3 2 Seil repository non elencato nel riquadro di navigazione attenersi alla seguente procedura a Selezionare Aggiungi un repository b Se il repository elencato nella pagina Aggiungi un repository selezionare il repository e fare clic su OK Andare a Fase 3 c Se il repository non elencato nella pagina Aggiungi un repository fare clic su Ulteriori repository d Nella pagina Broker di connessione immettere il nome di un broker di connessione e fare clic su Aggiungi Un broker di connessione determina i repository disponibili per l accesso Contattare l amministratore per conoscere i nomi dei broker di connessione utilizzati dall organizzazione e Fare clic su OK f Nella pagina Aggiun
60. la priorit pi alta tra quelle delle code di lavoro assegnate possibile selezionare manualmente l operazione successiva tramite un opzione del menu Posta in arrivo oppure possibile scegliere di visualizzare automaticamente l operazione successiva nella Posta in arrivo quando si rifiuta o si completa l operazione corrente Gli elementi inviati automaticamente alla Posta in arrivo dal sistema vengono visualizzati come non assegnati nella colonna degli elementi assegnati dell elenco dei lavori Gli elementi assegnati manualmente dal gestore della coda presentano invece il valore S nella colonna degli elementi assegnati Utilizzare l etichetta di questa colonna per distinguere come l operazione stata inviata alla Posta in arrivo Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Posta in arrivo Per recuperare manualmente l operazione successiva nella coda di lavoro 1 Nella Posta in arrivo selezionare Strumenti gt Gestione delle code di lavoro gt Ottieni operazione successiva L operazione successiva viene visualizzata nella parte superiore dell elenco delle operazioni nella Posta in arrivo Per attivare la ricezione automatica delle operazioni delle code di lavoro 1 In Posta in arrivo selezionare Ottieni operazione successiva automaticamente Per disattivare la ricezione automatica delle operazioni delle code di lavoro 1 Chiudere tutte le operazioni della coda di lavoro aperte 2 In Posta in arrivo
61. lavoro annullamento assegnazione 117 assegnazione 116 riassegnazione 116 ripresa 118 sospensione 118 spostamento 117 operazioni delle code di lavoro ripresa code di lavoro 118 operazioni in background visualizzazione dello stato 23 Origine HTML 170 Ottieni operazione attivazione 119 utilizzo 85 Ottieni operazione successiva 84 a 85 Ottieni operazione successiva automaticamente 85 P pagina Assegnazione coda di lavoro 109 Pagina Propriet coda di lavoro 102 password modifica 14 PDF documenti aggiunta di commenti 200 annotazione 199 configurazione dei servizi di annotazione 200 visualizzazione di commenti 201 pedice 169 Percentuale controllo di qualit 106 percorsi accesso 14 cenni generali 16 Vedere anche percorso di navigazione visualizzazione 47 percorso di navigazione cenni generali 16 19 Posta in arrivo apertura di elementi 78 cenni generali 77 code di lavoro 84 a 85 colonne visualizzate 17 disponibilit per le operazioni 82 gestione delle operazioni 83 257 Indice 258 non disponibilit per le operazioni 82 operazioni comuni 77 ottieni operazione successiva 84 visualizzazione 78 visualizzazione all avvio 21 preferenze accesso 20 colonne visualizzate 17 documenti virtuali 195 generali 20 impostazione 20 ricerche 75 Preferiti aggiunta di un documento o di una cartella del repository 47 file utilizzati di recente 37 repository 16 sottoscrizioni 49
62. manualmente 1 Selezionare l operazione da sospendere Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 83 Posta in arrivo 2 Selezionare Strumenti gt Gestione delle code di lavoro gt Sospendi 3 Selezionare la data e l ora di riattivazione dell operazione 4 Fare clic su OK Lo stato dell operazione viene visualizzato come In pausa Per riprendere un operazione nella coda di lavoro 1 Selezionare l operazione da riprendere 2 Selezionare Strumenti gt Gestione delle code di lavoro gt Annulla sospensione Lo stato dell operazione viene visualizzato come Acquisito Per eliminare l assegnazione e riassegnare un operazione nella coda di lavoro 1 Selezionare l operazione di cui si intende eliminare l assegnazione 2 Selezionare Strumenti gt Gestione delle code di lavoro gt Annulla assegnazione Il sistema riporta l operazione alla coda di lavoro e lo stato dell attivit viene visualizzato come Inattivo fino alla sua riassegnazione a un altro utente 3 Selezionare Strumenti gt Gestione delle code di lavoro gt Riassegna 4 Selezionare un utente a cui assegnare l operazione 5 Fare clic su OK Ottenimento della successiva operazione disponibile in una 84 coda di lavoro Se l azienda ha implementato le code di lavoro possibile acquisire l operazione successiva senza aspettare che venga assegnata dal supervisore o dal sistema L attivit successiva infatti l attivit con
63. necessario eseguire una delle operazioni riportate di seguito e Riassegnare gli oggetti dell utente a un altro utente Consultare Riassegnazione degli elementi di un utente a un altro utente pagina 236 e Creare un utente con lo stesso nome Se lei crea un utente con lo stesso nome l utente nuovo eredita le autorizzazioni di appartenenza di gruppo e le autorizzazioni degli oggetti appartenenti all utente eliminato Non possibile eliminare il proprietario del repository il proprietario dell installazione o l utente che esegue l operazione 236 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Utenti gruppi e ruoli Visualizzazione dei log di gestione utenti Per visualizzare i log utente 1 Fare clic su Amministrazione gt Gestione utente gt Utenti 2 Selezionare una delle opzioni riportate di seguito e Visualizza gt Riassegna log e Visualizza gt Cambia log repository locale Gruppi Un gruppo una raccolta di utenti altri gruppi e ruoli Un gruppo pu disporre di oggetti di sistema e di set di autorizzazioni Per impostazione predefinita un gruppo di propriet dell utente che lo crea Per individuare i gruppi fare clic su Amministrazione gt Gestione utente gt Gruppi Per aprire un gruppo fare doppio clic su di esso Questa sezione tratta i seguenti argomenti e Creazione o modifica di un gruppo pagina 237 e Propriet dei gruppi pagina 238 e Aggiunta e rimozione di membri a un gru
64. pagina 175 e Inserimento di valori per i record formali Chapter 2 pagina 175 174 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Record e Inserimento di valori per i record formali Chapter 4 pagina 177 Inserimento di valori per i record formali regolari La Tabella 14 pagina 175 illustra le propriet comuni dei record formali regolari Tabella 14 Propriet comuni dei record formali Propriet Nome Oggetto Autori Parole chiave Descrizione Il nome del documento che viene dichiarato L argomento principale trattato dal documento L autore del documento che viene dichiarato record formale Il valore digitato per questo campo pu essere utilizzato per facilitare la ricerca I metadati di un modulo associato a un determinato record possono essere utilizzati come parole chiave Inserimento di valori per i record formali Chapter 2 Esistono due moduli tra cui scegliere per dichiarare i record Chapter 2 uno utilizzato per dichiarare come record formali documenti diversi dalla posta elettronica l altro utilizzato per dichiarare come record formali documenti di posta elettronica e Record DoD 5015 Ch2 e Record di posta elettronica DoD 5015 Ch2 Non utilizzare Email Record DoD 5015 Ch2 per dichiarare i record di posta elettronica da Webtop Questo modulo destinato all utilizzo durante la dichiarazione dei record di posta elettronica con RM Outlook Activator La Tabella 15 pagina 176
65. pagina 28 5 Impostare le informazioni delle restanti schede come appropriato Per informazioni relative alle funzionalit controllate da queste schede consultare l argomento di questa guida in cui vengono illustrate tali funzionalit 6 Fare clic su Termina Per congelare o sbloccare un istantanea 1 Individuare l istantanea e selezionarla 2 Selezionare una delle opzioni riportate di seguito e Strumenti gt Documento virtuale gt Congela istantanea Congelare un istantanea impedisce agli utenti di modificare la versione congelata del documento o la versione congelata di ciascun discendente Le modifiche apportate a un documento o a un discendente da parte di un utente possono essere salvate solamente come nuova versione del documento o del discendente e Strumenti gt Documento virtuale gt Scongela istantanea Scongelare un istantanea consente nuovamente agli utenti di modificare il documento e i discendenti senza crearne nuove versioni Se tuttavia un discendente appartiene a pi istantanee congelate per modificarlo necessario scongelare tutte le istantanee 194 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Documenti virtuali Conversione di un documento virtuale in un documento semplice La conversione in documento semplice possibile solo se al documento virtuale non sono associati discendenti Per convertire un documento virtuale in documento semplice 1 Individuare il documento
66. per l elaborazione di entrambi i tipi di prestito immobiliare e per automobili 10 Fare clic su OK Aggiunta di filtri corrispondenti per l assegnazione del lavoro a una coda di lavoro Aggiungere i filtri corrispondenti per l assegnazione del lavoro a una coda di lavoro per definire le abilit impostate per la coda e per i suoi elaboratori Le abilit di tutti gli elaboratori della coda di lavoro devono essere aggiornate ogni volta che un nuovo filtro viene aggiunto alla coda Dopo aver aggiunto un filtro corrispondente per l assegnazione del lavoro il sistema richiede all utente di definire le relative abilit per ogni elaboratore della coda Quando un abilit viene rimossa dalla coda di lavoro il sistema verifica la presenza dell abilit nelle operazioni esistenti di questa coda di lavoro e le rimuove immediatamente Per assegnare filtri corrispondenti per l assegnazione del lavoro a una coda di lavoro 1 Fare clic su Amministrazione gt Gestione delle code di lavoro gt Code di lavoro e selezionare una coda di lavoro Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 101 Code di lavoro 2 Fare clic con il tasto destro del mouse sulla coda e selezionare Propriet o Visualizza gt Propriet gt Info per visualizzare la pagina Propriet coda di lavoro 3 InFiltri corrispondenti di assegnazione lavoro fare clic su Aggiungi 4 Selezionare le abilit da aggiungere alla coda di lavoro 5 Fare clic sul
67. preimpostati eliminazione 219 modifica 215 primarie copie trasformate 205 priorit dinamiche 105 Priorit iniziale 105 Priorit massima 105 privilegi utente 232 utente avanzato 232 privilegi create_group 97 Process_report_admin 97 processi dm_QmPriorityAging 105 scelte rapide 46 processo dm_QmThresholdNotificiation 105 profili documento vedere criteri di selezione alternativa coda di lavoro profili elaboratore vedere profili elaboratore assegnazione lavoro profili elaboratore assegnazione lavoro aggiunta di abilit 112 profili elaboratore per assegnazione lavoro aggiunta di abilit 111 eliminazione di abilit 113 modifica abilit 113 profilo abilit vedere corrispondenza per l assegnazione del lavoro profilo elaboratore 99 112 propriet impostazione 27 visualizzazione 27 visualizzazione per le trasformazioni 210 Propriet coda di lavoro 107 112 Proprietario ruolo DCS 155 protezioni operazioni comuni 221 Vedere anche autorizzazioni Q query query di ricerca 64 Queue_admin 97 Queue_advance_processor 97 Queue_manager 97 Queue_processor 97 R record collegamento 179 dichiarazione di record formali 173 operazioni comuni 173 relazioni record 180 a 181 rimozione della relazione 181 regole di binding definizione 192 visualizzazione dei binding interrotti 196 Regulatory Publishing Transformation Services 205 Reimposta 21 Reimposta 167 relazioni creazi
68. preimpostato 1 Fare clic su Amministrazione Valori preimpostati e selezionare il valore preimpostato 2 Fare clic su File gt Modifica 3 Per modificare la scheda Regole vedere Modifica delle regole dei valori preimpostati pagina 215 Modifica delle regole dei valori preimpostati La presente procedura presuppone che sia stato aperto un valore preimpostato ottenuto creando un nuovo preimpostato o modificandone uno esistere Per modificare le regole dei valori preimpostati 1 Nella scheda Regole nella prima casella di riepilogo selezionare il tipo di regola Per una descrizione delle regole vedere Regole dei valori preimpostati pagina 216 2 Nella casella di riepilogo Disponibile eseguire una delle operazioni riportate di seguito e Perla regola Azioni Selezionare l operazione da escludere e fare clic sulla freccia per spostare la selezione nella casella di riepilogo Escluso Per visualizzare azioni aggiuntive utilizzare i campi sopra all elenco e Perla regola Attributi Selezionare un tipo di oggetto una propriet digitare i valori che devono essere disponibili come attributi automatici per quella propriet quindi fare clic su Applica e Perla regola Navigazione Selezionare i nodi del repository disponibili all accesso dell utente e nel campo Sezione di avvio selezionare quale nodo il primo nodo che viene visualizzato quando l utente accede a un repository e Pertuttele altre regole Selezionare l element
69. questo oggetto sono i membri della room che lo regolamenta Una room governa qualsiasi elemento creato o importato nella room ad eccezione di un altra room Le autorizzazioni predefinite di una room vengono applicate a tutti gli oggetti regolamentati da essa Un oggetto viene regolamentato da una room quando stato creato o copiato nella room o in un altra cartella regolamentata Se il set di autorizzazioni della stanza modificato tutti i set di autorizzazioni per gli oggetti governati sono modificato in conseguenza Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 151 Collaborazione con altri utenti Gli oggetti che appartengono alle room sono evidenziati dalla presenza di una delle icone di seguito riportate o indicatori di regolamento nella colonna facoltativa di un elenco indicata dall icona D e indica che gli elementi appartengono o sono regolamentati dalla stessa room della cartella corrente e indica che l oggetto appartiene a una room diversa Facendo clic su un indicatore di regolamento viene visualizzata la home page della room Fare clic sull icona di intestazione _ per ordinare un elenco di oggetti in base all appartenenza alla stessa room a una room diversa oppure a nessuna room assenza di icone nella colonna Room Se si visualizzano tutte le versioni di una cartella ogni versione di un oggetto che possibile visualizzare dispone di un indicatore di regolamento specifico in quanto pos
70. relative alle code di lavoro sesesesssesssesereseeeeeeereeeeesereseeeeeeese 83 Gestione delle operazioni nella Posta in arrivo della coda e 83 Ottenimento della successiva operazione disponibile in una coda di lavoro neen ieri ea san pri e eri 84 Selezione di un operazione dalla COda rr rriiirerireriee rire nie eeeeeneneneee 85 Workflow e flussi rapidi i 87 Avvio diun Workflow is iriiicinni satana ender sagre die casate 87 Invio di un flusso rapid0 rrririiireree eee e irene nere rene ne nine ne nine nine nine nine ze neneni 89 Visualizzazione dei WorkflOW vere re ere rie ie rece ri cieco se cre rie ie ce ciezinee 90 Sospensione di un workflow c cecereieee eee rene rene n ezine rene ne nine nine nine nine nine ze neneni 91 Ripresa di un workflow SOSpeso eetirriririrereeeee rene e irene rene ne nine ne nine nine 91 Arresto di un workfloW scescrccrerecirionierioce sese nrisiaiinenierenez ione neenieci nen a 91 Invio di un messaggio di posta elettronica al supervisore del workflow o a un esecutore del workfloW ever rire ere rie ie ce cie zine 92 Elaborazione di un operazione non riuscita in un workflow u 92 Modifica del supervisore del workflow vecerriiierere rire rene ne reni ne nine nezeneneni 93 Salvataggio delle informazioni sul workflow come foglio di lavoro di Microsoft Excel 93 Visualizzazione di report
71. repository Nell elenco Percorso se disponibile selezionare il percorso della rete dell organizzazione dal quale si sta effettuando l accesso a Webtop In questo modo possibile accedere al contenuto dall area di archiviazione pi vicina all interno della rete A seconda della configurazione dell organizzazione questo percorso pu essere un valore fisso Per salvare le credenziali in modo da poter accedere automaticamente quando si esegue Webtop da questo computer selezionare Memorizza credenziali per la sessione successiva Suggerimento dopo avere effettuato l accesso possibile visualizzare o eliminare le credenziali salvate mediante le preferenze Per immettere un nome di dominio di Windows NT fare clic su Altre opzioni e specificare il dominio Per selezionare la lingua utilizzata di Webtop fare clic su Altre opzioni e selezionare la lingua Per utilizzare le funzioni di accesso facilitato fare clic su Altre opzioni e selezionare Opzioni per accesso facilitato La modalit di accesso facilitato prevede la navigazione lineare la navigazione tra le schede elenchi anzich menu e testo descrittivo aggiuntivo Per modificare la password attenersi alla seguente procedura Nota se l organizzazione utilizza Lightweight Directory Access Protocol LDAP non possibile modificare la password dalla pagina di accesso di Webtop Rivolgersi all amministratore di sistema per informazioni su come modificare
72. rimozione di un gruppo 111 rimozione di un utente 111 ruoli 96 selezione di operazioni 85 sospensione di operazioni 118 spostamento di categorie 108 spostamento di operazioni a nuove code 117 utenti 110 a 111 113 visualizzazione 114 Code di lavoro dell utente 115 code di lavoro categorie definizione 106 code categorie vedere categorie coda di lavoro Collaboratore ruolo DCS 155 collegamenti ad altri repository 46 creazione 47 169 eliminazione 42 messaggi di posta elettronica 48 operazioni comuni 44 pi percorsi 45 sottoscrizioni 49 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 visualizzazione dei percorsi 47 collegamenti virtuali visualizzazione 37 collegamenti Web invio 48 messaggi di posta elettronica 48 colonne negli elenchi 17 a 18 visualizzazione 17 colore applicazione a testo 169 applicazione allo sfondo 169 colore sfondo 169 commenti aggiunta nelle discussioni 133 eliminazione nelle discussioni 134 modifica nelle discussioni 133 ricerca 134 risposta nelle discussioni 133 completamento automatico accettazione di un suggerimento 21 impostazioni 21 svuotamento della cache 21 contenuto documento virtuale 187 operazioni comuni 25 Vedere anche file controllo eventi flussi rapidi 90 controllo ortografico 170 controllo qualit 106 copie trasformate 205 associate a una versione 205 cenni generali 205 creazione 208 importazione 207 primarie 205
73. se per questo campo possibile selezionare pi utenti o se tali utenti devono essere scelti da un elenco di utenti specificati Per allegare una discussione alla voce Le discussioni non vengono visualizzate nella vista delle voci ma possono essere visualizzate selezionando Visualizza gt Discussione per una voce Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Collaborazione con altri utenti Tipo di campo Descrizione Una tabella di dati pu disporre di un solo campo di discussione Per creare una voce di una tabella di dati 1 Selezionare o creare la tabella di dati in cui creare una voce 2 Selezionare File gt Nuovo gt Voce Viene aperta la finestra di dialogo Nuova voce 3 Nella scheda Crea immettere i dati per ciascun tipo di campo Passare a un altra scheda o fare clic su Termina per creare la voce 4 Fare clic su Fine per completare la creazione e chiudere la finestra di dialogo In alternativa per uscire dalla finestra di dialogo senza creare una voce fare clic su Annulla Modifica delle tabelle di dati e delle voci Per modificare le propriet di una tabella di dati eseguire una delle operazioni riportate di seguito e Fare clic su File gt Modifica e Selezionare Visualizza gt Propriet e Fare clic con il tasto destro del mouse sull icona della tabella di dati e selezionare Propriet Quando si modifica una tabella di dati sono disponibili le seguenti schede e Info sch
74. sia avvenuta una revisione La ragione per creare un record classificato nel caso in cui una guida alla classificazione non sia stata specificata per Derivato da o in cui una guida sia stata selezionata ma non sia stato specificato un valore per compilare automaticamente questo campo La categoria di esenzione nel caso in cui una guida alla classificazione non sia stata specificata per Derivato da o in cui una guida sia stata selezionata ma non sia stato specificato un valore per compilare automaticamente questo campo La declassificazione di un record classificato viene impedita bloccata sulla base del valore selezionato per questo campo La categoria di esenzione per il valore quando il valore specificato per Derivato da diverso da Guide alla classificazione Collegare un record memorizzato in una cartella gestita da criteri a un altra cartella gestita da criteri se il record deve essere regolato da pi cartelle gestite da criteri Il record erediter i criteri da tutti i percorsi Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 179 Record possibile collegare un record di una cartella gestita da criteri a un altra cartella gestita da criteri nello stesso o in un altro piano di file solo se la cartella gestita da criteri selezionata aperta Non consentito collegare un record a una cartella gestita da criteri chiusa Inoltre il criterio di contenimento deve consentirlo e il livello di collegam
75. superato la priorit massima e richiede attenzione Utilizzando criteri della coda di lavoro l amministratore o il gestore della coda pu specificare la priorit iniziale dell operazione e la frequenza e la percentuale di aumento in base a valori diversi impostati nei criteri Per scenari di inizializzazione pi complessi utilizzare Documentum Application Builder per creare un modulo prioritario contenente la logica per calcolare e aggiornare dinamicamente la priorit in base ai dati di processo o Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 103 Code di lavoro altri attributi che appartengono al processo Un modulo prioritario pu essere associato ai criteri di una coda di lavoro o a un modello di attivit di Process Builder Impostazione della logica di priorit e durata dinamica Possono esistere situazioni in cui sia la priorit iniziale sia il valore di incremento di tale priorit devono essere calcolati in modo dinamico In questi casi creare un modulo prioritario che il sistema utilizza invece dei criteri della coda di lavoro per impostare la logica di priorit e durata Un modulo prioritario pu essere selezionato al momento della creazione del criterio della coda di lavoro La Guida per l utente di Documentum Process Builder fornisce informazioni sulla creazione di un modulo prioritario I dati del processo possono essere utilizzati per impostare la priorit iniziale e aumentarla in base ai valori nel wor
76. un calendario esistente e utilizzarlo come base per la creazione di un altro calendario apportando le modifiche necessarie al nuovo calendario anche possibile creare gruppi diversi di eventi all interno di un calendario per facilitare le attivit amministrative ad esempio possibile creare un calendario per la regione occidentale per gli anni 2008 e 2009 Il calendario pu presentare due gruppi diversi nella scheda Eventi il gruppo 2008 di eventi e il gruppo 2009 di eventi Ogni gruppo di eventi pu essere modificato separatamente e pu presentare ore di inizio e di fine giorni lavorativi e festivi specifici Nota Se si modifica un calendario utilizzato in workflow in esecuzione o in sospeso le date di scadenza del timer vengono ricalcolate in base al calendario modificato Per creare un nuovo calendario 1 Selezionare Strumenti gt Workflow gt Calendario La pagina Calendari viene visualizzata con un elenco di calendari esistenti all interno del repository 2 Selezionare File gt Nuovo gt Calendario aziendale 3 Per basare il nuovo calendario su un calendario esistente selezionare il nome del calendario dall elenco Calendario base Il valore predefinito Nessuno Se il calendario viene utilizzato in un processo il sistema visualizza il nome del processo nell elenco Processo 4 Digitare un nome e una descrizione per il calendario 5 Fare clic su Avanti per visualizzare la pagina Eventi in cui creare grup
77. virtuale 2 In caso non sia stata gi effettuata tale operazione rimuovere tutti i discendenti dal documento virtuale Consultare Rimozione di un discendente da un documento virtuale pagina 192 3 Selezionare il documento virtuale 4 Selezionare Strumenti gt Documento virtuale gt Converti in documento semplice Impostazione delle preferenze di un documento virtuale Per impostare le preferenze del documento virtuale 1 Fare clic su Preferenze 2 Selezionare la scheda Documenti virtuali e compilare i campi presenti in Tabella 19 pagina 196 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 195 Documenti virtuali Tabella 19 Le preferenze di un documento virtuale Propriet Descrizione Opzioni di apertura Selezionare le azioni desiderate all apertura di un documento virtuale mediante la selezione del nome corrispondente Questo comportamento non si riscontra se il documento virtuale gi aperto in Virtual Document Manager VDM e Visualizza struttura Quando si fa clic sul nome del documento virtuale viene visualizzato il primo livello di file nidificati e Visualizza contenuto Quando si fa clic sul nome del documento virtuale viene visualizzata una copia di sola lettura del contenuto e Richiedi sempre conferma all utente Quando si fa clic sul nome del documento virtuale viene richiesto di scegliere se visualizzare la struttura o il contenuto di sola lettura Se il documento virtual
78. visualizzazione 206 corrispondenza per assegnazione lavoro profili elaboratore 114 corrispondenza per l assegnazione del lavoro aggiunta di filtri a una coda 101 configurazione 99 configurazione delle abilit nel modello di processo 100 definizione di filtri 100 credenziali eliminazione 21 salvataggio 14 21 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Indice visualizzazione 21 credenziali salvate eliminazione 21 impostazione 14 21 visualizzazione 21 criteri vedere criteri correlati alle code di lavoro vedere criteri di selezione alternativa coda di lavoro criteri di selezione alternativa coda di lavoro 109 criteri coda di lavoro configurazione dei controlli di qualit 106 creazione 104 eliminazione 106 impostazioe di soglie 105 modifica 104 selezione alternativa 109 criteri code di lavoro impostazione delle priorit 105 criteri correlati alle code di lavoro cenni generali 102 criteri delle code di lavoro impostazione dinamica delle priorit 105 criteri di coda 100 104 109 Vedere anche code di lavoro criteri di selezione alternativa vedere criteri di selezione alternativa della coda di lavoro criteri di selezione alternativa coda di lavoro 109 cronologie elementi del repository 29 csv file esportazione 50 D dettagli workflow 90 directory estrazione 29 directory di visualizzazione percorso predefinito 37 discendenti aggiunta 188 a 189 documenti virtuali
79. workflow sospeso Con la ripresa il workflow verr avviato dal punto in cui era stato sospeso possibile riprendere un workflow sospeso ma non un workflow arrestato Per riprendere un workflow in pausa 1 Selezionare Strumenti gt Workflow gt Report di workflow Suggerimento in alternativa possibile selezionare Strumenti gt Flusso di lavoro gt Workflow utente 2 Selezionare uno o pi workflow 3 Selezionare Strumenti gt Workflow gt Recupera workflow 4 Se viene richiesto di confermare fare clic su OK Arresto di un workflow E possibile arrestare un workflow in qualsiasi momento Un workflow arrestato non pu essere riavviato Per arrestare un workflow 1 Selezionare Strumenti gt Workflow gt Report di workflow Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 91 Workflow e flussi rapidi Suggerimento in alternativa possibile selezionare Strumenti gt Flusso di lavoro gt Workflow utente Selezionare uno o pi workflow Selezionare Strumenti gt Workflow gt Arresta workflow Per essere certi che un workflow venga automaticamente eliminato dall elenco dei workflow selezionare l opzione Il workflow interrotto verr eliminato Se viene richiesto di confermare fare clic su OK Invio di un messaggio di posta elettronica al supervisore del workflow o a un esecutore del workflow Per inviare un messaggio di posta elettronica al supervisore del workflow o a un esecutore de
80. 123 Assegnazione di un ciclo di vita a un file iii erieerie eee eeee einen 124 Rimozione di un ciclo di vita da un file crete cine 125 Spostamento di un file allo stato successivo del ciclo di vita e 125 Spostamento di un file allo stato precedente del ciclo di vita e 125 Sospensione di un file dallo stato del ciclo di vita corrente te 125 Ripresa di un file SOSpesO rrririrrrrrereree irene eine rene rene ne nine nine nine ne nineneni 126 Collaborazione con altri utenti 127 Cenni generali su Documentum Collaborative Services DCS 127 DISCUSSIONI tica i aaa aisi 128 Noten na e a rr aa 128 Cartelle e archivi contestuali 0 verrete rire cere ere rie ie veci zezieie eo 128 Calendari tianilolia blanda lo illa 128 Tabelle di datl a aiar e 129 Rich Text css orali a 129 ROOM siii EA aaa RNA TANTI A ATTESI RI A AE 129 User manager iii 129 Gestione del Rich Text Editor vertere re rie cere cre rie ie ve cre ri zie ie ze niene 130 Gestione delle discussioni 0v crete rrere re rrerecie rese cre rie ie se cea re zie ie zenioni 131 Visualizzazione delle discuSssioni v0 vere rrererre rire cre ricci vecio zi zioziceo 132 Aggiunta e modifica dei COMMENTI eeiiiriiirere rire irene nere nine ni nine 133 Eliminazione di commenti
81. AND e OR L asterisco e il punto interrogativo possono essere utilizzati come caratteri jolly Ricerche salvate Questa sezione tratta i seguenti argomenti Salvataggio di una ricerca per ripeterla in seguito pagina 70 Esecuzione di una ricerca salvata pagina 71 Visualizzazione dei risultati di una ricerca salvata senza avviare di nuovo la ricerca pagina 71 Modifica di una ricerca salvata pagina 71 Copia di una ricerca salvata pagina 72 Salvataggio di una ricerca per ripeterla in seguito E possibile salvare una ricerca in modo da poterla eseguire di nuovo per ottenere dei risultati aggiornati Per salvare una ricerca per ripeterla in seguito 1 2 70 Dalla pagina dei risultati della ricerca fare clic su H Immettere un nome per la ricerca salvata Per visualizzare i risultati della ricerca nel nodo Ricerche senza doverla eseguire di nuovo selezionare Includi risultati Per consentire ad altri utenti di accedere alla ricerca selezionare Rendi pubblica Fare clic su OK La ricerca salvata viene archiviata nel nodo Ricerche del repository Anche se la ricerca salvata stata archiviata in un repository possibile utilizzarla per compiere ricerche in pi repository Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Ricerca Esecuzione di una ricerca salvata Quando si esegue una ricerca salvata vengono utilizzati gli stessi parametri ma i risultati restituiti risultano aggiornati
82. C Documentum Webtop Versione 6 SP1 113 Code di lavoro Gli utenti con il ruolo queue_admin o queue_manager possono aggiornare un profilo utente Per aggiornare il profilo di un elaboratore 1 Fare clic su Monitor code di lavoro o passare a Gestione delle code di lavoro gt Code di lavoro Individuare la coda di lavoro attiva Fare clic sul collegamento numero utenti della coda nella colonna Utenti attivi Selezionare un utente o un gruppo Oli die IN Selezionare Visualizza gt Propriet gt Info o Propriet dal menu di scelta rapida Nella pagina Profilo elaboratore viene visualizzato un elenco delle abilit dell utente nonch un elenco delle code di lavoro assegnate all elaboratore 6 Per modificare il set di abilit dell elaboratore fare clic su Aggiungi nella tabella Abilit corrispondenza assegnazione lavoro Viene visualizzata la pagina Abilit dell elaboratore con il nome dell utente e una casella di riepilogo dei filtri associati alle code di lavoro assegnate 7 Selezionare un filtro corrispondente per l assegnazione del lavoro dalla casella di riepilogo 8 Selezionare le abilit da associare all elaboratore 9 Fare clic su OK Monitoraggio delle code di lavoro 114 Anche se la maggior parte delle funzioni delle code di lavoro pu essere gestita dall interno dei singoli componenti possibile utilizzare Monitor code di lavoro come dashboard per la gestione delle code di lavoro da un percor
83. E TEST 222 Autorizzazioni EStese mi tizi ea Naai Ena EROI ia osi cre ri cai 222 Creazione o modifica di un set di autorizzazioni ri 223 Modifica delle autorizzazioni rire 224 Utenti gruppi e rUoli sscssessrenenerennsniinann nna a 229 Utente sa natia iaia leider iii 229 Individuazione di un utente cere rie 229 Creazione o modifica di un utente c erre 230 Propriet dell Utente arii ner a E ne nine nine ni nine nine A 230 Importare gli utenti dalle informazioni contenute in un file di ZA AI AA AAA 233 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Sommario Immettere un file per creare utenti NUOVI LL ere rereeeneneee 233 Attivazione o disattivazione di un utente v cr rerere re cierizinieneo 235 Cambio del repository locale di un Utente s seseeseeseseeesesereeeeeseeeeeresese 235 Visualizzazione dei gruppi a cui appartiene un utente 235 Riassegnazione degli elementi di un utente a un altro utente 236 Eliminazione di un utente ce certe re rie rece cie rie ie cere ere rie ci ze nioni 236 Visualizzazione dei log di gestione utenti 237 GUPPI meara EE A lana ii 237 Creazione o modifica di un grUppo ieeie e 237 Propriet del Sruppiriuiriiisariziirician arma zisianasrininani ETAREN 238 Aggiunta e rimozione d
84. EMC Documentum WebTop La versione 6 SP1 Guida per l utente P N 300 006 013 Rev A01 EMC Corporation Sede centrale Hopkinton MA 01748 9103 1 508 435 1000 www EMC com Copyright 2003 2007 EMC Corporation Tutti i diritti riservati Pubblicato nel dicembre 2007 EMC ritiene che le informazioni presenti in questa pubblicazione siano esatte alla data della pubblicazione Le informazioni sono soggette a modifica senza preavviso LE INFORMAZIONI PRESENTI IN QUESTA PUBBLICAZIONE SONO FORNITE COSI COME SONO EMC CORPORATION NON RILASCIA DICHIARAZIONI E GARANZIE DI ALCUN TIPO IN MERITO ALLE INFORMAZIONI CONTENUTE IN QUESTA PUBBLICAZIONE E NEGA SPECIFICATAMENTE GARANZIE IMPLICITE DI MERCANTABILIT O DI IDONEIT PER UNO SCOPO PARTICOLARE L utilizzo la copia e la distribuzione di qualunque software di EMC descritto in questa pubblicazione richiede una licenza di software applicabile Per un elenco pi aggiornato dei nomi dei prodotti EMC consultare la sezione relativa ai marchi di EMC Corporation su EMC com Tutti gli altri marchi qui utilizzati sono di propriet dei rispettivi titolari Capitolo 1 Capitolo 2 Sommario Repository ie ira epiteti cio 13 Accesso a UN repository soseri nE rien ei 13 Accesso come Utente express eseseseseeesereseeeeeeeeereereeeeeeeeeeeeeererereeereeeeeees 15 Accesso a un altro TEPOSILOLY si cedri zioni ariani panca alii pani rai 15 Disconnessione da tutti i repository
85. Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 209 Copie trasformate e trasformazioni 5 Nella schermata Salva con nome selezionare Crea un nuovo oggetto e fare clic su Avanti 6 La schermata Definizione del nuovo oggetto consente di inserire o applicare le propriet per i nuovi file Sono inclusi il nome il titolo il set di autorizzazioni il ciclo di vita e la posizione L unica propriet obbligatoria il nome In questa schermata anche possibile scegliere se eseguire la trasformazione ogni volta che viene creata una versione di questi file Eseguire quanto indicato di seguito a Immettere il nome per il nuovo file Per impostazione predefinita viene immesso il nome del file b Selo si desidera immettere un titolo per il file c Se lo si desidera selezionare un tipo di oggetto alternativo per il file d Fare clic su Modifica per immettere un set di autorizzazioni alternativo per il file e Per applicare un ciclo di vita ai file fare clic su Modifica f Scegliere il percorso per il nuovo file Sono possibili due soluzioni e Identico al file principale Posiziona il nuovo file nello stesso archivio o cartella dell originale e Nuovo percorso E necessario selezionare un nuovo percorso in una finestra di modifica g Per eseguire questa trasformazione ogni volta che viene creata una versione del file originale fare clic su Salva trasformazione 7 Se per questa trasformazione sono stati selezionati pi
86. ML selezionare File gt Visualizza come HTML Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 51 File e cartelle 52 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Capitolo 3 Ricerca In questo capitolo verranno trattati i seguenti argomenti e Esecuzione di una ricerca semplice pagina 53 e Esecuzione di una ricerca avanzata pagina 58 e Visualizzazione dei risultati della ricerca pagina 63 e Visualizzazione dei risultati pi recenti senza avviare di nuovo la ricerca pagina 66 e Migliorare la ricerca pagina 67 e Ricerche salvate pagina 70 e Modelli di ricerca pagina 72 e Impostazione delle preferenze per la ricerca pagina 75 Esecuzione di una ricerca semplice Quando si immette un termine nella casella di ricerca semplice viene cercata una corrispondenza del termine nei documenti o nelle propriet di altri oggetti Questo tipo di ricerca detta ricerca full text La ricerca full text eseguita tra i file nel percorso di ricerca predefinito Il percorso di ricerca predefinito viene specificato nelle preferenze per la ricerca Impostazione delle preferenze per la ricerca pagina 75descrive come aggiungere un percorso di ricerca possibile effettuare la ricerca all interno di pi repository allo stesso tempo oppure eseguire ricerche in fonti esterne come database esterni fonti Web o il proprio desktop Quando si visualizzano i risultati della ricerca Webtop visualizza i file co
87. Monitor code di lavoro o selezionare Gestione delle code di lavoro gt Code di lavoro Individuare la coda di lavoro attiva Fare clic sul collegamento numero utenti della coda nella colonna Utenti attivi Selezionare File gt Rimuovi membro 2 3 4 Selezionare l utente o il gruppo da eliminare dalla coda di lavoro 5 6 Fare clic su Continua 7 Fare clic su OK Se si elimina un utente da una coda dopo che ha acquisito un operazione questa resta nella casella Posta in arrivo dell utente fino al suo completamento Aggiunta di abilit ai profili degli elaboratori per l assegnazione di un lavoro Un profilo di un elaboratore pu includere diverse abilit sulla base delle capacit gli attributi o l esperienza dell elaboratore Il sistema utilizza questi profili di abilit per individuare un elaboratore in base alle abilit o agli attributi richiesti per lavorare con l operazione Il responsabile della coda e l amministratore della coda possono assegnare modificare o rimuovere i profili delle abilit correlati agli elaboratori della coda di lavoro e possono aggiungere o rimuovere le code di lavoro per un elaboratore utilizzando il profilo dell elaboratore Le abilit possono inoltre essere aggiunte a un profilo dell elaboratore quando a una coda esistente viene aggiunto un filtro corrispondente per l assegnazione del lavoro Dopo aver aggiunto il filtro e le abilit correlate alla coda di lavoro il sistema visual
88. Nome utente SO Dominio Windows Repository locale Limita l accesso della cartella a Cartella predefinita Gruppo predefinito Set di autorizzazioni predefinito Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Utenti gruppi e ruoli Descrizione Determina se l utente pu connettersi al repository Un utente attivo pu eseguire la connessione a un repository un utente inattivo non pu Il nome utente visualizzato nell archivio locale dell utente e sugli elementi creati o modificati dall utente Il nome con cui l utente accede al repository L origine dell autenticazione Selezionare Nessuna se l utente autenticato in un dominio Windows o dispone di un account sull host Content Server ed autenticato dal sistema operativo Si tratta dell indirizzo cui verranno inviate le notifiche per operazioni di workflow ed eventi registrati Il nome di login per l autenticazione dell utente in un sistema operativo o in un server LDAP Imposta il dominio Windows dell utente da utilizzare se il repository si trova su un host Windows o UNIX con una mappa di dominio per l autenticazione del dominio Windows Repository in cui l utente riceve notifiche e operazioni Limita l accesso al repository dell utente a percorsi di repository particolari Il percorso per archiviare gli elementi che crea l utente Il gruppo assegnato agli elementi che crea l utente Il set di autorizzazioni assegnato
89. P1 133 Collaborazione con altri utenti Eliminazione di commenti possibile eliminare un commento finch si dispone dell autorizzazione per ELIMINA e RIFERIMENTO per la discussione Sono queste le autorizzazioni necessarie quando si scrive un commento Quando si elimina un commento vengono eliminate anche tutte le risposte e le relative risposte indipendentemente dalle proprie autorizzazioni sopra Se si dispone dell autorizzazione di ELIMINA su un oggetto possibile eliminare tutti i commenti nella discussione anche se non si dispone dell autorizzazione per modificare quegli stessi commenti Bench non sia possibile eliminare esplicitamente una discussione se si eliminano tutte le discussioni principali di tale discussione questa viene di fatto eliminata Discussioni in Risultati ricerca L indice di ricerca del repository conserva il contenuto rich text delle discussioni ma non il meta contenuto o le propriet possibile quindi eseguire una ricerca full text sui commenti delle discussioni ma non una ricerca sulle propriet quali il tipo di oggetto o la data di creazione Tuttavia possibile effettuare la ricerca per nome degli autori dei commenti Quando una discussione soddisfa i termini della ricerca nei risultati viene mostrato solo l oggetto principale non la discussione stessa Per aprire una discussione da un risultato di una ricerca si utilizzano gli stessi metodi impiegati negli altri contesti Ge
90. Per eseguire una ricerca salvata 1 dii Nel riquadro di navigazione fare clic su Ricerche Se necessario fare clic sul collegamento Ricerche salvate nel riquadro dei contenuti Altrimenti saltare questo passaggio Selezionare la ricerca salvata e fare clic su File gt Visualizza Webtop esegue la ricerca Suggerimento per interrompere la ricerca nella pagina dei risultati fare clic su Consultare Visualizzazione dei risultati della ricerca pagina 63 Visualizzazione dei risultati di una ricerca salvata senza avviare di nuovo la ricerca Per visualizzare i risultati di una ricerca salvata senza avviare di nuovo la ricerca 1 Nel riquadro di navigazione fare clic su Ricerche 2 Se necessario fare clic sul collegamento Ricerche salvate nel riquadro dei contenuti Altrimenti saltare questo passaggio 3 Fare doppio clic sulle ricerche salvate per le quali la colonna Risultati indica che sono stati restituiti uno o pi elementi Modifica di una ricerca salvata Per modificare una ricerca salvata 1 2 Nel riquadro di navigazione fare clic su Ricerche Se l organizzazione ha configurato l opzione Ricerca estesa fare clic su Ricerche salvate Altrimenti saltare questo passaggio Selezionare la ricerca desiderata e fare clic su File gt Modifica Impostare i valori come descritto in Immissione dei valori per una ricerca avanzata pagina 58 e fare clic su Cerca Guida per l utente di EMC Documentum
91. Quando l utente modifica il valore di un controllo di input in una tabella che utilizza un riduttore di fonte di dati il contenuto della tabella aggiornato e Quando l utente modifica il valore di un controllo di input in una colonna di tabella i valori di controlli dipendenti nella tabella sono aggiornati e Qualunque messaggio di errore come quello visualizzato quando l utente immette un valore valido per il calcolo mostrato senza aggiornare il modulo intero Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 171 Moduli 172 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Capitolo 10 Record Un record consiste in un insieme di informazioni registrate che costituiscono una testimonianza delle operazioni dell organizzazione Un record pu essere formale o informale I record formali vengono creati esplicitamente compilando i metadati di un modulo e assegnandoli a un piano formale di file I record informali vengono creati quando un file viene trascinato in una cartella gestita da criteri di conservazione In questo capitolo verranno trattati i seguenti argomenti Dichiarazione di un elemento come record formale pagina 173 Collegamento di un record pagina 179 Creazione di una relazione record pagina 180 Visualizzazione di una relazione record pagina 181 Rimozione di una relazione record pagina 181 Creazione di una richiesta di libreria pagina 181 Dichiarazione di un elemento come record fo
92. a DCS conserva il valore originale se supportato Esempio Durata riformattazione DCS pu riformattare un valore con un equivalente Esempio un ora di inizio pu essere espressa in pi di un fuso orario conversione DCS pu convertire un valore complesso o non supportato Esempio i secondi vengono eliminati da ore e durate e Sposta Se DCS non supporta una propriet ma ne supporta una simile il valore della prima viene spostato all ultima Esempio un commento viene spostato e combinato con una descrizione e Cache Se DCS non supporta una propriet ma la sua presenza positiva DCE la conserva nel caso dell esportazione dell evento Esempio Libero Occupato e Ignora Se una propriet entra in conflitto con il modello a oggetti di DCS viene ignorata Esempio Allegati L importazione di un evento precedentemente esportato determina l aggiornamento dell evento originale se l evento esportato stato modificato prima di essere reimportato 144 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Collaborazione con altri utenti Gestione di tabelle di dati Gli utenti dei repository possono creare delle tabelle di dati in qualunque percorso per il quale dispongono dell autorizzazione Scrittura Bench per le tabelle di dati sia possibile eseguire una sottoscrizione queste non presentano versioni o copie trasformate E possibile modificare spostare copiare o collegare una tabella di dati ma non con
93. a Webtop Selezionare il documento principale Selezionare Strumenti gt Documento virtuale gt Salva modifiche 10 Fare clic su OK 11 Selezionare le opzioni di archiviazione desiderate e fare clic su OK Per spostare un discendente in una qualunque posizione all interno di un documento virtuale di Individuare il documento virtuale e visualizzarne la struttura come illustrato in Visualizzazione della struttura di un documento virtuale pagina 186 Individuare il file da aggiungere nel riquadro della struttura o in una nuova finestra Nota per aprire una nuova finestra selezionare Strumenti gt Nuova finestra Trascinare il discendente nel percorso appropriato del documento principale posizionando il puntatore del mouse in alto in basso o al centro di un altro discendente e rilasciando il file come illustrato in Tabella 18 pagina 190 Viene visualizzato un menu di scelta rapida Nel menu di scelta rapida fare clic su Riposizionamento Se il documento principale non stato gi estratto sul computer dell utente viene estratto da Webtop Archiviare il documento principale come indicato di seguito a Selezionare il documento principale b Selezionare Strumenti gt Documento virtuale gt Salva modifiche c Fare clic su OK d Selezionare le opzioni di archiviazione desiderate e fare clic su OK Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 191 Documenti virtuali Rimozione di un dis
94. a di dialogo Importa Durante l importazione delle voci DCS lascia intatti i valori anche in caso di conflitto Le voci presenti in una tabella possono essere esportate in formato csv tramite il comando Esporta I dati vengono esportate in base alle stesse regole applicate durante l importazione Gestione delle room La room un area di un repository in cui l accesso agli elementi limitato agli utenti presenti nell elenco dei membri di quella room Gli oggetti di una room sono regolamentati dalla room stessa ovvero i relativi set di autorizzazioni sono determinati dalla room e gli utenti non membri non possono accedervi I membri del repository che dispongono delle opportune autorizzazioni possono creare e amministrare una room in Webtop anzich ricorrere a un amministratore di sistema Gli autori di una room i suoi proprietari e gli user manager determinano l elenco dei membri della room Nota la creazione e l amministrazione delle room sono disponibili solo per le applicazioni basate su WDK quali Webtop Visita di una room Nella struttura ad albero di Webtop l aspetto delle room identico a quello delle cartelle Per aprire l home page di una room di cui si membro 1 Inun elenco di elementi fare clic sull icona della room E 150 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Collaborazione con altri utenti La prima volta che si visita la home page di una room possibile effettuare una
95. a di lavoro 110 aggiunta di utenti 241 cenni generali 237 255 Indice 256 code di lavoro 110 a 111 113 creazione 237 dinamici 240 244 eliminazione 242 individuazione 237 modifica 237 riassegnazione di elementi 241 rimozione di utenti 241 utenti 235 valori preimpostati 213 gruppi dinamici cenni generali 240 244 gruppi obbligatori nei set di autorizzazioni 226 gruppo privato 240 pubblico 240 H HTML copie trasformate 205 trasformazione 207 visualizzazione collegamenti 37 impostazioni preferenze 20 Vedere anche preferenze In prova 124 Incrementa priorit 105 info abilit coda di lavoro 100 informazioni del repository esportazione 50 Inizia con campo negli elenchi 17 istantanee blocco 194 creazione 194 etichette di versione 193 sblocco 194 visualizzazione 193 a 194 istanza di modulo blocco 170 L LDAP creazione di utenti 230 a 231 233 modifica della password 14 LDIF formati di file 233 Lightweight Directory Access Protocol modifica della password 14 Vedere anche LDAP limitazioni set di autorizzazioni 225 limitazioni di accesso set di autorizzazioni 225 lingue filtraggio 17 scelta all accesso 14 livelli di accesso cenni generali 221 a 222 livelli di priorit 105 log utente 237 menu apertura tramite clic con il pulsante destro del mouse 23 messaggi visualizzazione 23 messaggio di posta elettronica invio di collegament
96. a di un modello di ricerca pagina 75 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Ricerca Esecuzione di una ricerca sulla base di un modello di ricerca E possibile eseguire una ricerca da un modello creato da un utente Per eseguire una ricerca in base a un modello di ricerca 1 2 3 4 Nel riquadro di navigazione fare clic su Ricerche Selezionare il modello di ricerca e fare clic su File gt Visualizza Se vengono richiesti i valori di ricerca immetterli come richiesto Fare clic su Cerca Suggerimento per interrompere la ricerca nella pagina dei risultati fare clic su Consultare Visualizzazione dei risultati della ricerca pagina 63 Creazione di un modello di ricerca Un modello di ricerca una ricerca predefinita nella quale possibile modificare ogni volta i valori della ricerca Un modello di ricerca potrebbe ad esempio cercare le fatture che sono state emesse nel mese corrente per il cliente desiderato possibile eseguire il modello di ricerca per recuperare fatture emesse per vari clienti diversi Un modello di ricerca non pu includere l operatore OR Per creare un modello di ricerca 1 Eseguire una ricerca avanzata vedere Esecuzione di una ricerca avanzata pagina 58 e scegliere le propriet e i valori da includere nel modello di ricerca Occorre selezionare almeno una combinazione di propriet e valore Per includere una propriet per cui l utente imposter il
97. a e Assegna operazione Ad esempio per la coda di lavoro coda_sottoscrittore_prestito ci sono tre abilit definite prestiti per l acquisto di auto prestiti al commercio e mutui Quando il workflow presenta un applicazione per auto prestiti il sistema valuta l associazione di abilit memorizzate nel modello di attivit e risolve il valore di abilit per un auto prestito L applicazione del prestito viene ora inviata alla coda coda_sottoscrittore_prestito Quando un supervisore assegna un operazione o quando un elaboratore cerca di prelevare un operazione il server garantisce che tra le abilit di questo elaboratore siano presenti auto prestiti prima di consentire all elaboratore di acquisire l operazione Una determinata operazione associata a una coda pu richiedere una o pi abilit per il suo completamento Un elaboratore pu disporre di diverse abilit in relazione a un unica coda di lavoro Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 99 Code di lavoro Configurazione dei profili di abilit nel modello di processo Quando si crea un attivit eseguita da una coda di lavoro specifica selezionare il nome della coda di lavoro e impostare le abilit richieste per l attivit nella scheda Esecutore in Ispettore di attivit possibile utilizzare i dati di processo per mappare i valori dell abilit richiesta Quando si esegue la mappatura di un abilit viene aggiunta all operazione e durante l esecuzione i
98. a o la frase tra virgolette Nota e Inuna ricerca semplice che include il campo Contains in una ricerca avanzata se non si utilizzano le virgolette Webtop visualizza i file contenenti variazioni dei termini digitati oltre a quelli esatti Ad esempio se si digita casale Webtop cerca anche casa e casato Questa opzione disattivata quando si cerca pi di una parola o se il repository non stato indicizzato per le variazioni e Le virgolette non possono essere usate per attivare il riconoscimento di 54 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Ricerca Sintassi Descrizione maiuscole minuscole all interno di un termine Gli operatori AND e OR Per ottenere risultati contenenti due termini un termine una parola o una frase digitata inserire AND tra le parole o le frasi digitate Per trovare risultati contenenti almeno uno dei due termini digitati inserire OR tra le parole o le frasi digitate possibile unire una sequenza di termini utilizzando gli operatori AND e OR L operatore AND ha la precedenza sull operatore OR Ad esempio se si digita conoscenza or gestione and individuazione i risultati dovranno contenere il termine conoscenza O gestione e scoperta l operatore NOT Per ottenere i risultati che non contengono un termine digitare NOT prima di questo termine possibile utilizzare l operatore NOT e solo all inizio della query e tra due termini e dopo gli
99. a pu specificare un punteggio aggiuntivo per origini specifiche attribuire maggior peso al valore di un attributo o migliorare il punteggio di un formato specifico Valori preimpostati L amministratore di sistema pu definire un valore preimpostato per restringere l elenco dei tipi disponibili nella pagina Ricerca avanzata I valori preimpostati possono variare da un repository a un altro Se si selezionano soltanto origini esterne viene applicato il valore preimpostato del repository corrente Personalizzazione della pagina Ricerca avanzata La pagina Ricerca avanzata pu essere personalizzata per l esecuzione delle query Per questa ragione tutte le opzioni descritte in questa guida potrebbero non essere disponibili e altre potrebbero apparire per ridurre e o influenzare le query Numero massimo di risultati Il numero massimo di risultati definito a due livelli Per impostazione predefinita il numero massimo di risultati considerando tutte le fonti insieme di 1000 e 350 risultati per fonte Tuttavia l amministratore di sistema pu modificare questi parametri Quando si effettua una query per una fonte esterna il numero massimo di risultati dipende dalla configurazione stabilita per questa fonte I risultati sono selezionati in base alla loro classificazione In questo modo si ottengono sempre dei risultati con la migliore classificazione mentre gli altri risultati sono ignorati Distinzione tra maiuscole e minuscole Se
100. accesso all elemento da parte dei diversi utenti Per modificare le autorizzazioni vedere Modifica delle autorizzazioni pagina 224 Scheda Cronologia Consente di visualizzare un elenco di eventi relativi all elemento come ad esempio l estrazione l archiviazione e la promozione di livello Estrazione e modifica di file Questa sezione tratta i seguenti argomenti e Cenni generali su estrazione e modifica pagina 29 e Estrazione di un file pagina 30 e Archiviazione di un file pagina 31 e Annullamento dell estrazione di un file pagina 36 e Visualizzazione di file estratti attualmente e recentemente pagina 37 Cenni generali su estrazione e modifica Per modificare i file estrarli nel computer locale Quando si estrae un file Webtop blocca il file nel repository in modo che non possa essere modificato da nessun altro utente Gli altri utenti potranno visualizzare il file ma non potranno apportarvi modifiche Se si estrae un file collegato a pi percorsi all interno del repository il file viene bloccato in tutti i percorsi Quando si estrae un file in Webtop viene creata una copia del file oppure il file viene indirizzato al computer in uso in base all applicazione di modifica del file Se il file utilizza un applicazione di modifica esterna Webtop consente di scaricare i file nella directory di estrazione possibile aprire e chiudere il file direttamente dalla directory di estrazione Le modifiche non vengono salvate
101. aggregati per le prestazioni dei workflow 94 Creazione di un modello di workfl0W vv erre ri rie cere eie rie ie ve ciezinie 94 Gode di lavofo iiilo lello lalla lei 95 Cenni generali sulle code di lavoro retti erere rene ne nine nine nine nine 95 Ruoli della coda di lavotosarsita rain denari ia 96 Configurazione di una nuova coda di lavoro rire eee eeeeeenieeni 98 Configurazione della corrispondenza per l assegnazione del lavoro 99 Configurazione dei profili di abilit nel modello di processo 100 Definizione dei filtri corrispondenti per l assegnazione del lavoro 100 Aggiunta di filtri corrispondenti per l assegnazione del lavoro a una coda di lavoro sn Re are 101 Criteri correlati alle code di laVOro verrei ere rie rece ree rien ie ziniene 102 Priorit e durata delle operazioni verrrririrerere eee ee irene nine ne nine ni neneni 103 Impostazione della logica di priorit e durata dinamica 104 Creazione o modifica di un criterio di coda vertere ere re ieri 104 Definizione di una categoria di coda di lavVOro iiririr ie ee ee ener enee iene 106 Definizione di una coda di lavoro verrei rece ere rie ie cere ri ricci veciene 107 Definizione dei criteri di selezione alternativa della coda di lavoro 109 Gestione degli elaboratori delle code di lavoro
102. al gruppo Per le descrizioni delle autorizzazioni standard consultare Autorizzazioni di base pagina 222 c Nell area Autorizzazioni estese selezionare le autorizzazioni estese da negare all utente o al gruppo Per le descrizioni delle autorizzazioni estese consultare Autorizzazioni estese pagina 222 d Effettuare una delle attivit elencate di seguito e Se stata svolta una delle seguenti operazioni fare clic Fine Si appena scelto un utente o gruppo Sono stati scelti utenti o gruppi multipli ma sar applicato lo stesso livello a tutti i rimanenti e Sono stati selezionati pi utenti o gruppi e si applicher un diverso livello a quello successivo fare clic su Avanti e tornare a Fase b Se Successivo non disponibile i livelli sono stati impostati per tutte le scelte In alternativa fare clic su Fine e Per fare altre modifiche ai gruppi richiesti o ai set di gruppi richiesti ripetere questi passaggi 226 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Set di autorizzazioni 6 Una volta completate le modifiche alle autorizzazioni eseguire una delle operazioni riportate di seguito e Per salvare le modifiche fare clic su OK e Per passare a un altra scheda fare clic su di essa Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 227 Set di autorizzazioni 228 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Capitolo 17 Utenti gruppi e ruoli In questo capito
103. alizzati Tabella 13 Formattazione del testo in un modulo Pulsante Descrizione y Consente di spostare il testo selezionato negli Appunti e di eliminarlo dal percorso corrente In certi browser le impostazioni di sicurezza potrebbero disattivare questo pulsante Per spostare il testo negli Appunti premere Ctrl X Copiare il testo selezionato negli Appunti In certi browser le impostazioni di sicurezza potrebbero disattivare questo pulsante Per copiare il testo premere Ctrl C 53 Consente di incollare il testo copiato dagli Appunti nel percorso selezionato In certi browser le impostazioni di sicurezza potrebbero disattivare questo pulsante Per incollare il testo premere Ctrl V Consente di applicare il grassetto al testo selezionato Consente di applicare il corsivo al testo selezionato G NS S Consente di sottolineare il testo selezionato Consente di allineare il blocco di testo corrente al margine sinistro Consente di centrare il blocco di testo corrente Consente di allineare il blocco di testo corrente al margine destro 168 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Moduli Pulsante Descrizione Consente di allineare il blocco di testo corrente ai margini destro e sinistro Consente di rientrare il blocco di testo corrente ati mi Consente di rimuovere il rientro del blocco di testo corrente ati mi x Converte il testo selezionato in pedice n
104. alternativa fare clic su Fine Per apportare altre modifiche ai livelli di autorizzazione ripetere i passaggi da Fase a a Fase e Per rimuovere utenti o gruppi e assegnare loro le autorizzazioni fare clic su Rimuovi quindi selezionare gli utenti o i gruppi 4 Per limitare l accesso di utenti o gruppi ai repository per cui attivato Trusted Content Services attenersi alla seguente procedura nell area Limitazioni o Limitazioni comuni in base a quella visualizzata a Per aggiungere limitazioni ad altri utenti o gruppi fare clic su Aggiungi quindi selezionare gli utenti o i gruppi e fare clic su OK Andare alla Fase c Per modificare le limitazioni per utenti o gruppi gi aggiunti selezionarli e fare clic su Modifica Se vengono visualizzati conflitti di convalida eseguire una delle operazioni riportate di seguito e Per continuare ignorando i conflitti fare clic su OK e Per risolvere i conflitti fare clic su Annulla e scegliere nuovi utenti o gruppi Nell elenco Autorizzazioni di base selezionare il livello di autorizzazione da negare all utente o al gruppo Per le descrizioni delle autorizzazioni standard consultare Autorizzazioni di base pagina 222 Nell area Autorizzazioni estese selezionare le autorizzazioni estese da negare all utente o al gruppo Per le descrizioni delle autorizzazioni estese consultare Autorizzazioni estese pagina 222 Effettuare una delle attivit elencate di seguito Guida per
105. altro elaboratore della coda di lavoro Gli utenti con il ruolo queue_admin o queue_manager possono annullare l assegnazione a un utente di un operazione nella coda di lavoro Per annullare l assegnazione di un operazione nella coda di lavoro a un utente 1 Fare clic su Monitor code di lavoro 2 Individuare la coda di lavoro attiva e fare clic sul relativo nome 3 Selezionare una o pi operazioni gi assegnate a utenti 4 Selezionare Strumenti gt Gestione delle code di lavoro gt Annulla assegnazione Spostamento di un operazione nella coda di lavoro in un altra coda di lavoro Per bilanciare il carico di lavoro tra le code possibile spostare le operazioni da una coda all altra Quando si sposta un operazione in un altra coda il sistema compara le abilit nella coda di lavoro di destinazione con le abilit richieste dall operazione Le operazioni possono essere spostate in un altra coda solo se la coda di lavoro di destinazione contiene tutte le abilit necessarie per una determinata operazione Se ad esempio l operazione richiede attributi di abilit di area occidentale e prestito maxi pu essere spostata in una coda con area occidentale rea meridionale e prestito maxi Non pu essere spostata in una coda contenente solo prestito maxi Gli utenti con il ruolo queue_admin o queue_manager possono spostare un operazione da una coda di lavoro a un altra Se l operazione gi assegnata a un utente neces
106. ando si crea o si modifica una room Gli user manager possono creare nuovi utenti all interno di una room Una volta specificati i membri della room possibile invitarli nella room stessa L invio di un invito rappresenta un modo per personalizzare la presentazione dei membri alla room e fornire loro un modo semplice per raggiungerla facendo clic su un collegamento inserito automaticamente 158 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Collaborazione con altri utenti Per aggiungere membri del repository come membri della room 1 Nella scheda Propriet Appartenenza fare clic su Aggiungi 2 Nella prima finestra di dialogo utilizzare lo strumento standard di selezione dei membri per individuare e selezionare i membri del repository i gruppi e i ruoli che si desidera aggiungere all elenco di membri della room Fare clic su OK per andare al passaggio successivo dell assegnazione di un ruolo ai membri selezionati Se si fa clic su Annulla si ritorna alla scheda Appartenenza 3 Nella seconda finestra di dialogo selezionare il ruolo Collaboratore o Proprietario che si desidera assegnare ai nuovi membri Fare clic su OK per assegnare il ruolo e ritornare alla scheda Appartenenza Se si fa clic su Annulla si ritorna alla finestra di dialogo per la scelta dei membri Per invitare i membri in una room 1 Nella scheda Propriet Appartenenza fare clic su Invita 2 Nella finestra di dialogo della posta elettron
107. arlo Per istruzioni vedere Individuazione di un utente pagina 229 Selezionare Visualizza gt Percorsi Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 235 Utenti gruppi e ruoli Riassegnazione degli elementi di un utente a un altro utente Questa procedura utile quando si elimina un utente dal repository e si intende riassegnare i file e gli oggetti dell utente a un altro utente Per riassegnare gli oggetti di un utente a un altro utente 1 Individuare l utente e selezionarlo Per istruzioni su come individuare un utente vedere Individuazione di un utente pagina 229 2 Fare clic su Strumenti gt Riassegna utente 3 Fare clic su Seleziona utente e selezionare il nuovo utente a cui riassegnare gli elementi Per una procedura dettagliata vedere Utilizzo di una finestra di dialogo di selezione pagina 19 4 Compilare i campi rimanenti e Eseguire il processo di Rinomina Scegliere se riassegnare subito gli elementi e Oggetti estratti Scegliere se sbloccare gli elementi bloccati dall utente precedente 5 Fare clic su OK Eliminazione di un utente EMC Documentum consiglia fortemente gli utenti di rendere gli utenti inattivi piuttosto che cancellarli dal repository importante sapere che se si elimina un utente il Content Server non elimina i riferimenti a quell utente negli altri oggetti repository come i gruppi ed i set di autorizzazioni Questo significa che se si elimina un utente
108. ata Una ricerca avanzata consente di definire pi precisamente la query sulle propriet del documento Ad esempio possibile cercare la versione corrente dei documenti il cui autore John Smith e modificati tra il 1 novembre 2006 e il 31 dicembre 2006 Per eseguire una ricerca avanzata 1 Nella pagina principale di Webtop fare clic sulla freccia accanto al pulsante Cerca o sull icona lente di ingrandimento a seconda di quale risulta disponibile quindi fare clic su Avanzate 2 Immettere i valori di ricerca Consultare Immissione dei valori per una ricerca avanzata pagina 58 3 Fare clic su Cerca Suggerimento per interrompere la ricerca nella pagina dei risultati fare clic su 4 Consultare Visualizzazione dei risultati della ricerca pagina 63 Immissione dei valori per una ricerca avanzata Questa procedura presuppone che la pagina Ricerca avanzata sia gi stata aperta In caso contrario vedere Esecuzione di una ricerca avanzata pagina 58 58 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Ricerca Suggerimento nella pagina Ricerca avanzata possibile cancellare i valori esistenti e avviare la ricerca con campi vuoti facendo clic su Cancella Per immettere i valori per una ricerca avanzata 1 Nel campo Contains immettere il testo da ricercare Questo campo simile alla ricerca semplice Per definire meglio la ricerca vedere Definire ulteriormente i termini di ricerca pagina 54 2 In Pe
109. ata una versione del file dopo l archiviazione le relative copie trasformate incluse le copie trasformate con visualizzazione in anteprima non vengono conservate con la nuova versione del file Tali copie rimangono con la versione precedente Tuttavia a seconda dell impostazione definita viene automaticamente inoltrata una richiesta di copia trasformata in formato PDF se si archivia il file con la stessa versione e una copia trasformata in formato PDF gi esistente Quando viene creata una versione del file dopo l archiviazione le relative relazioni con il documento principale non vengono mantenute a meno che anche il documento principale non venga archiviato come nuova versione Per archiviare un file 1 Individuare il file nel repository e selezionarlo Suggerimento possibile eseguire questa procedura su pi file selezionandone diversi Selezionare File gt Archivia Se Webtop non riesce a individuare il file sul computer e chiede all utente di indicare il percorso sfogliare le cartelle fino a individuare il file nel computer Se vengono richieste informazioni di archiviazione immettere i dati appropriati Le informazioni di archiviazione variano in funzione della configurazione definita dall organizzazione Per ulteriori spiegazioni sui campi di archiviazione comuni visualizzare Informazioni di archiviazione pagina 32 Effettuare una delle attivit elencate di seguito e Se sista archiviando un solo file
110. ate sulla corrispondenza per l assegnazione del lavoro e Impostare i criteri necessari per le code Criteri correlati alle code di lavoro pagina 102 fornisce ulteriori informazioni sui criteri di coda e Creare le categorie di coda Definizione di una categoria di coda di lavoro pagina 106 spiega come creare le categorie di coda e Creare la coda di lavoro Definizione di una coda di lavoro pagina 107 fornisce ulteriori informazioni per la definizione delle code di lavoro e Impostare i criteri di selezione alternativa Definizione dei criteri di selezione alternativa della coda di lavoro pagina 109 spiega come definire dei criteri di selezione alternativa per i criteri della coda di lavoro opzione facoltativa e Creare i modelli di processo utilizzati per la coda di lavoro in Business Process Manager Quando una coda di lavoro corrisponde all elaboratore di un operazione la casella di spunta per la delega del lavoro dell attivit a un altro deve essere selezionata nella definizione dell attivit Le procedure per la definizione dei modelli di elaborazione sono reperibili nella Guida dell utente di Business Process Manager 98 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Code di lavoro Configurazione della corrispondenza per assegnazione del lavoro Quando si crea una coda di lavoro la prima operazione consiste nel configurare i filtri di corrispondenza per l assegnazione del lavoro definendo le abilit o gl
111. azioni elevato ed necessaria una rapida elaborazione Le code di lavoro sono particolarmente utili per i modelli aziendali come un centro per l elaborazione di prestiti con applicazioni di diversi tipi di prestiti con vari requisiti di elaborazione possibile creare code per diversi scopi e organizzarle in categorie di code consentendo all utente di gestire e bilanciare il carico di lavoro dell organizzazione Le code di lavoro conservano le operazioni che devono essere eseguite dagli elaboratori disponibili assegnati a una determinata coda L elenco degli elaboratori viene definito nel modello del processo da Business Process Manager Quando un operazione viene immessa nel sistema il server l assegna a una coda di lavoro in base all operazione e alle propriet della coda di lavoro Gli elaboratori assegnati per il lavoro su una determinata coda ricevono le operazioni nelle proprie caselle Posta in arrivo in ordine di Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 95 Code di lavoro priorit oppure il gestore della coda pu assegnare l elemento manualmente a un utente particolare Gli elaboratori con ruolo queue_advance_processor possono prelevare gli elementi dalla propria coda indipendentemente dalla priorit e senza attendere che l elemento sia assegnato alla propria Posta in arrivo Per ulteriori informazioni sull uso della caselle di Posta in arrivo vedere Capitolo 4 Posta in arrivo Ruoli della coda di
112. care l elemento come sola lettura 3 Per salvare le modifiche fare clic su OK Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 197 Documenti virtuali 198 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Capitolo 12 Annotazioni PDF In questa sezione sono inclusi i seguenti argomenti Panoramica sulle annotazioni dei PDF pagina 199 Configurazione di PDF Annotation Services per l apertura automatica durante la visualizzazione di un PDF pagina 200 Aggiunta di commenti a un documento PDF pagina 200 Visualizzazione di commenti a un documento PDF pagina 201 Panoramica sulle annotazioni dei PDF Se all interno della propria azienda disponibile PDF Annotation Services di EMC Documentum possibile archiviare i commenti creati in Adobe Acrobat o Reader all interno di un repository possibile visualizzare ed immettere commenti nei documenti PDF direttamente da Webtop I commenti sono associati a una specifica versione di un documento Se il documento ha una versione i commenti sulle versioni precedenti non vengono migrati alla nuova versione Esempio Ad esempio se si estrae una versione 1 0 CORRENTE di un documento e quindi un altro utente vi aggiunge dei commenti questi sono associati a tale versione Se successivamente si effettua l archiviazione e si modifica il numero di versione in 1 1 quando si visualizza la versione 1 1 CORRENTE non verranno visualizzati i commenti associati alla
113. ccesso facilitato 14 22 set di alias 109 nei cicli di vita 124 set di autorizzazioni autorizzazioni estese 222 creazione 223 di base 222 individuazione 221 operazioni comuni 221 Vedere anche autorizzazioni set di gruppi obbligatori nei set di autorizzazioni 226 siti cronologie 29 propriet 27 software versione visualizzazione 24 soglie 105 sottoscrizioni annullamento 49 annullamento della sottoscrizione 49 colonne visualizzate 17 creazione 49 sottoscrizione 49 sottoscrizioni di altri utenti 49 visualizzazione 49 visualizzazione all avvio 21 stato operazioni in background 23 struttura documenti virtuali 190 a 191 documento virtuale 186 188 a 192 supervisori modifica 93 Supporto AJAX 171 T tabelle 169 tabelle di dati cenni generali 145 creazione 145 creazione di voci 149 importazione ed esportazione 150 modifica 149 tassonomie navigazione 18 Vedere anche categorie tasti di scelta rapida cenni generali 247 tastiera scelte rapide 247 tasti di scelta rapida 247 testo creazione di collegamenti 169 formattazione 168 tipi di oggetto associazione con formati di file 38 a 39 definiti 38 nei preimpostati 216 traduzioni filtraggio 17 trascinamento della selezione aggiungere discendenti 189 attivazione 21 creazione relazione 203 esecuzione di azioni 22 esportazione 42 importazione 41 per archiviare da un file 36 per eseguire la sottoscrizione agli elementi 49
114. ce possibile impostare i seguenti tipi di campo come campo del nome della voce testo normale numero numero automatico data o membro Non possibile modificare o eliminare il campo del nome della voce dopo che la tabella stata creata e Nome obbligatorio Specifica l etichetta del nome del campo Ad esempio Nome Data Numero parte e cos via La lunghezza del nome deve essere compresa tra 1 e 128 caratteri e deve essere univoco all interno della tabella corrente Uno dei nomi del campo anche il nome della voce e Tipo di dati del campo Il tipo di dati contenuti nel campo Scegliere un tipo di campo come descritto nella tabella Tabella 12 pagina 147 Non possibile modificare il tipo di dati di un campo dopo che la tabella stata creata Per aggiungere un campo fare clic su Aggiungi per eliminare un campo fare clic su Rimuovi Passare a un altra scheda oppure fare clic su Termina per creare la tabella di dati 5 Fare clic su Fine per completare la creazione e chiudere la finestra di dialogo In alternativa per uscire dalla procedura guidata senza creare la tabella di dati fare clic su Annulla per attivare una discussione per la tabella di dati necessario selezionare l opzione Mostra discussione nella scheda Info della finestra di dialogo delle propriet della tabella di dati Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Tabella 12 Tipi di campo della tabella di dati Tipo di cam
115. cendente da un documento virtuale Quando si rimuove un discendente da un documento virtuale il documento principale del discendente viene automaticamente estratto se non lo ancora Quando si rimuovono i discendenti i file non vengono eliminati dal repository ma solo dalla struttura del documento virtuale Per rimuovere un discendente da un documento virtuale 1 Individuare il documento virtuale e visualizzarne la struttura come illustrato in Visualizzazione della struttura di un documento virtuale pagina 186 2 Selezionare i discendenti da rimuovere 3 Selezionare Strumenti gt Documento virtuale gt Rimuovi secondario Se il documento principale non stato gi estratto sul computer dell utente viene estratto da Webtop 4 Archiviare il documento principale come indicato di seguito a Selezionare il documento principale b Selezionare Strumenti gt Documento virtuale gt Salva modifiche c Fare clic su OK d Selezionare le opzioni di archiviazione desiderate e fare clic su OK Specificare l utilizzo di una determinata versione di un discendente possibile specificare che venga sempre utilizzata una determinata versione di un discendente quando un documento virtuale viene aperto o esportato In genere un documento virtuale utilizza sempre la versione CORRENTE di un discendente possibile impostare una regola di binding che specifichi l utilizzo di un altra versione Se manca la versione del discendent
116. cit di acquisire ed esprimere il contesto orientato al lavoro della gerarchia di una cartella Tali informazioni contestuali possono includere dettagli sugli obiettivi le operazioni i ruoli le scadenze e via di seguito relativi a un progetto Dal momento che la ricerca full text consente di mantenere un indice di tutte le descrizioni e discussioni di un repository possibile trovare tali informazioni in modo rapido e semplice insieme agli elementi cui sono correlate Calendari 128 I calendari DCS consentono agli utenti del repository di organizzare pianificare e tenere traccia degli eventi Poich i calendari supportano il formato standard iCalendar o iCal per lo scambio di dati di calendario tramite Internet sono adeguati all uso in gruppi di collaborazione distribuiti Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Collaborazione con altri utenti Tabelle di dati Le tabelle di dati DCS rappresentano un utile metodo per creare e gestire raccolte strutturate di dati simili quali elenchi di problemi operazioni scadenze e contatti Le informazioni contenute in una tabella di dati sono organizzate come serie di voci oppure record o righe con formato o schema comune Ogni tabella dispone di uno schema che descrive gli attributi di ogni campo incluso il nome e il tipo di dati Rich Text Il Rich Text Editor RTE consente di formattare il testo includere immagini e collegamenti ipertestuali e di eseguire il co
117. comuni dei record formali Chapter 4 Propriet Descrizione Tipo di supporto Il materiale o l ambiente in cui le informazioni sono iscritte ad esempio microscheda supporto elettronico o carta Formato Il formato dipendente dall applicazione utilizzata per creare il documento che viene dichiarato come record Organizzazione di origine Il nome ufficiale o il codice dell ufficio responsabile della creazione del documento che viene dichiarato Derivato da L origine da utilizzare come modello per completare il modulo Agenzia classificazione Il nome dell agenzia classificazione quando si crea un record classificato Classificato da La propriet che consente di specificare un utente valido per questo valore Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 177 Record Propriet Annulla classificazione Percorsi Nome progetto Indicazione supplementare Declassa il Declassare alla data Declassare sull evento 178 Descrizione L innesco che consente di avviare la declassificazione di record classificati I record classificati a un certo punto devono essere convertiti in record non classificati Tra gli inneschi inserito uno spazio vuoto che rappresenta il valore da selezionare per i record non classificati quando l impostazione di classificazione corrente Nessuna classificazione Il percorso in cui il record viene conservato Il valore che fornisce la protezione necessaria a garan
118. con autorizzazioni di lettura o scrittura per l elemento in questione Opzioni per accesso facilitato La modalit di accesso facilitato prevede la navigazione lineare la navigazione tra le schede elenchi anzich menu e testo descrittivo aggiuntivo 3 Per salvare le modifiche fare clic su OK Apertura di una finestra aggiuntiva del repository Per aprire una finestra aggiuntiva che visualizza il repository selezionare Strumenti gt Nuova finestra Trascinamento della selezione Per utilizzare il trascinamento della selezione attivare prima l opzione relativa nelle Preferenze generali come descritto in Impostazione delle preferenze pagina 20 Per eseguire un azione tramite trascinamento della selezione 1 Individuare l elemento che si desidera trascinare 2 Se l elemento deve essere trascinato in un riquadro diverso eseguire una delle operazioni riportate di seguito e Nelriquadro opposto in Webtop passare alla destinazione di rilascio e Aprire una nuova finestra di Webtop selezionando Strumenti gt Nuova finestra e passare alla destinazione di rilascio 3 Fare clic sull elemento da trascinare 4 Tenendo premuto il pulsante del mouse trascinare l elemento fino alla sua destinazione 5 Rilasciare il pulsante del mouse 22 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Repository Clic con il pulsante destro del mouse E possibile eseguire un azione su un elemento facendo clic con il p
119. crearne uno nuovo Se DCS non pu trovare un gruppo con il nome corretto ne crea uno Gli amministratori e gli user manager possono aprire il gruppo per visualizzarne i secondari tuttavia non possono aggiungere manualmente utenti a questo gruppo o rimuoverli 164 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Collaborazione con altri utenti Nota l esclusione riguarda gli elenchi e non gli oggetti Il contenuto creato da un utente escluso non viene interessato L esclusione attiva non appena lo user manager salva la finestra di dialogo Cartelle con limitazioni Quando gli utenti non hanno alcuna cartella nell elenco delle cartelle con limitazione l accesso al contenuto del repository limitato agli oggetti discendenti degli elementi elencati Se non viene selezionata nessuna cartella l utente potr accedere a tutte le cartelle e a tutti gli archivi del repository in base alle autorizzazioni impostate per tali archivi e cartelle e alla protezione delle cartelle Le restrizioni di cartella non si applicano mai a e room in cui l utente un membro e archivi di sistema necessari per la partecipazione nel repository come Sistema Modelli e Risorse Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 165 Collaborazione con altri utenti 166 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Capitolo 9 Moduli In questo capitolo verranno trattati i seguenti argomenti Immissio
120. da eliminare Fare clic su File gt Elimina se il criterio in uso e costituisce un riferimento per altre code di lavoro o elementi di lavoro il sistema non lo elimina Fare clic su OK Definizione di una categoria di coda di lavoro Le categorie di coda sono come cartelle all interno delle quali organizzare le code di lavoro Le categorie possono essere progettate per rispecchiare la gerarchia del modello aziendale e consentire di passare attraverso diverse categorie per individuare la coda di lavoro in una rappresentazione logica dell azienda Le categorie di coda di lavoro devono essere create prima di creare le code di lavoro corrispondenti Gli utenti con ruolo queue_admin o queue_manager possono creare e modificare le categorie Per creare una categoria di code 1 2 3 4 5 6 Selezionare Amministrazione gt Gestione delle code di lavoro gt Code di lavoro Per nidificare la nuova categoria in una categoria esistente passare a tale categoria Selezionare File gt Nuovo gt Categoria coda di lavoro Digitare il nome della nuova categoria Se opportuno immettere una descrizione per la nuova categoria Fare clic su OK Per eliminare una categoria di coda 1 2 106 Selezionare Amministrazione gt Gestione delle code di lavoro gt Code di lavoro Selezionare la categoria di code da eliminare Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Code di lavoro Fare clic su File gt E
121. delle operazioni riportate di seguito e Aprire il percorso in modo che i file e le cartelle a esso appartenenti siano visualizzati nel riquadro dei contenuti Selezionare Modifica gt Collega e Selezionare il percorso in modo da evidenziarlo in un elenco Fare clic con il tasto destro del mouse e selezionare Collega Gli elementi vengono collegati al nuovo percorso Gli elementi rimangono negli Appunti fino a quando non vengono aggiunti nuovi elementi agli Appunti stessi Per visualizzare gli Appunti fare clic su Modifica gt Visualizza Appunti Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 45 File e cartelle Collegamento di un elemento a un altro repository possibile collegare un elemento da un repository a un altro Tale operazione crea un collegamento rapido dell elemento selezionato possibile eseguire sui collegamenti la maggior parte delle operazioni standard effettuate su file e cartelle possibile ad esempio esportarli copiarli ed estrarli Per eseguire queste operazioni vengono utilizzate le procedure standard Quando si esegue un operazione Webtop esegue l operazione sull elemento originale nel repository originale Ad esempio quando si estrae il collegamento Webtop estrae anche il documento originale nel repository di origine I collegamenti rapidi sono contrassegnati da una piccola icona duplicata sovrapposta all icona del file La sovrapposizione ha l aspetto di una piccola copia dell ico
122. delle propriet cerieirar si nE E a E a 27 Schede comuni della finestra di dialogo Propriet rire 28 Estrazione e modifica di file 0v verrei rece re ricci ve cie rie ie ceci zizio rene 29 Cenni generali su estrazione e MOdifica iiiirirere rene re rire rire einen 29 Estrazione diun file i ati licia Luna Rea 30 Archiviazione di un file sita riniascoimea nti lara era a 31 Informazioni di archiviazione verrei rrere ricci serre rici e ce ceo zizio iene 32 VEIO ER e O E SCORE Naa ETA E ARA A i o 34 Sostituzione di un file di repository con un file diverso 36 Annullamento dell estrazione di un file verrei rire 36 Visualizzazione di file estratti attualmente e recentemente 37 Visualizzazione di un file senza estrazione 0 verrei ricer rice cei 37 Modificare il formato associato a un tipo di file rr 38 Ripristino dei formati di file associati ai valori predefiniti 39 Importazione di file nel FEpository iiiiirirerereeere einen irene nine ne nine n eee nine 39 Esportazione di file dal repository i 41 Eliminazione di un elemento dal repository ri 42 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 3 Sommario Capitolo 3 Capitolo 4 Spostamento di un elemento in un nuovo percorso nel repository 43 Copia di un
123. der estende il supporto AJAX Asynchronous JavaScript And XML per aumentare l utilizzabilit e la velocit delle istanze di moduli Quando si aggiunge o si aggiorna il contenuto del modulo Webtop non aggiorner l intero modulo Webtop aggiorner o ricaricher solo i controlli dipendenti del modulo Il modulo intero viene aggiornato solo se viene salvato o inoltrato Si consideri ad esempio un istanza di modulo di un offerta di lavoro che dispone dei seguenti controlli ID dipendente nome e una tabella contenente il periodo di lavoro in questo modulo il controllo nome dipende dal controllo ID dipendente Se si digita o aggiorna un ID dipendente Webtop aggiorner solo il controllo del nome del dipendente con il rispettivo nome del dipendente Se si aggiunge o rimuove del contenuto dalla tabella il client che visualizza l applicazione aggiorner soltanto il contenuto della tabella e non l intero modulo La funzionalit AJAX disponibile ma non limitata alle seguenti situazioni e Quando l utente modifica il valore di un controllo di input i valori dei controlli dipendenti sono aggiornati e Quando l utente modifica il valore di un controllo di input che utilizzato in una formula di calcolo i valori nei controlli dipendenti sono automaticamente ricalcolato e i valori aggiornati sono mostrati nei controlli rispettivi e Quando l utente rimuove un allegato da un modulo i valori dei controlli dipendenti sono aggiornati e
124. descritto in Operazioni relative alle code di lavoro pagina 83 Un operazione pu includere file allegati per i quali viene richiesta la modifica o la revisione I file allegati passano all utente successivo del workflow Apertura di un operazione o di una notifica Per aprire un operazione o una notifica 1 Fare clic su Posta in arrivo 2 Fare clic sul nome dell operazione o della notifica 3 Effettuare una delle attivit elencate di seguito e Per chiudere l operazione o la notifica fare clic su Chiudi e Per eseguire un azione consultare la procedura appropriata Esecuzione di un operazione pagina 78 Completamento di un operazione pagina 79 Accettazione di un operazione assegnata a pi utenti pagina 80 Rifiuto di un operazione pagina 81 Delega di un operazione pagina 81 Ripetizione di un operazione pagina 82 Selezione di un operazione dalla coda pagina 85 Esecuzione di un operazione Per eseguire un operazione 1 Nella Posta in arrivo aprire l operazione facendo clic sul nome 2 Nella scheda Info eseguire le operazioni riportate di seguito a possibile che nella scheda Info venga visualizzato un modulo personalizzato relativo a un operazione specifica della propria organizzazione In questo caso immettere le informazioni richieste Per ulteriori informazioni rivolgersi al proprio amministratore di sistema Se la scheda Info contiene un collegamento per creare un nuovo modul
125. deselezionare Ottieni operazione successiva automaticamente 3 Riaprire l operazione assegnata correntemente e terminarla in modo che non siano presenti operazioni incomplete nella casella Posta in arrivo Selezione di un operazione dalla coda Gli elaboratori con ruolo queue_advance_processor possono visualizzare le operazioni della coda di lavoro prima di essere considerati idonei per lavorare su di esse e possono acquisirle indipendentemente dalla loro priorit Essi hanno inoltre accesso al nodo Coda di lavoro nella struttura di directory principale che mostra tutte le code di lavoro assegnate visualizzate come caselle di Posta in arrivo separate Da queste caselle Posta in arrivo coda di lavoro possono quindi selezionare qualsiasi operazione non assegnata su cui sono idonei a lavorare in base al proprio insieme di abilit oppure qualsiasi operazione non assegnata che non richiede alcuna abilit Gli elaboratori con ruolo queue_advance_processor dispongono dell opzione di filtraggio della vista Posta in arrivo coda di lavoro Se si seleziona Tutte le operazioni idonee vengono visualizzate tutte le operazioni non assegnate per le quali l elaboratore qualificato o idoneo Tutte le operazioni visualizza tutte le operazioni per le quali l elaboratore idoneo nonch qualsiasi operazione che l elaboratore ha gi acquisito o che gli sia stata assegnata dal supervisore della coda Gli utenti con ruolo queue_advance_processor non
126. di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Tabella 1 Tabella 2 Tabella 3 Tabella 4 Tabella 5 Tabella 6 Tabella 7 Tabella 8 Tabella 9 Tabella 10 Tabella 11 Tabella 12 Tabella 13 Tabella 14 Tabella 15 Tabella 16 Tabella 17 Tabella 18 Tabella 19 Tabella 20 Tabella 21 Tabella 22 Tabella 23 Tabella 24 Tabella 25 Tabella 26 Tabella 27 Tabella 28 Tabella 29 Sommario Elenco delle tabelle Preferenze generali rr eee Aa E e rene ne eine rene ASAA eine nine ni SE Schede comuni della finestra di dialogo Propriet Informazioni di archiviazione vii iii iii ire rie Sch da Formati s assiale ea aa ata Propriet in caso di importazione retti ere rene ne rene ni nine n eee reni ni nine Definire ulteriormente i termini di ricerca rire Selezionare una relazione tra propriet e valore rire ee ereeieeeeninene Numero di strati nel monitoraggio della ricerca i Ruoli utenti per le code di lavoro eeeiiiirrrirerere rire rene ne nine nine ne nine ni nine ne neneni Stati comuni di un ciclo di vita rire Eventi del calendario iigitianon nirvana triennali pit Tipi di campo della tabella di dati rire eee rire nere ne ninni nine nenineni Formattazione del testo in un MOdulo rire Propriet comuni dei record formali rr rrrririieeerere rene ne rene
127. di estrazione gi presente un file con lo stesso nome In tal caso Webtop aggiunge un numero al nome del file appena scaricato Quando il file viene nuovamente archiviato conserva il nome originale e il numero aggiunto viene eliminato Estrazione di un file 30 Per estrarre un file 1 Individuare il file nel repository e selezionarlo Suggerimento possibile eseguire questa procedura su pi file selezionandone diversi 2 Effettuare una delle attivit elencate di seguito e Per estrarre un file senza aprirlo selezionare File gt Estrai e Per estrarre un file aprendolo automaticamente selezionare File gt Modifica Suggerimento inoltre possibile estrarre e aprire il file facendo doppio clic su di esso 3 Se viene richiesto di immettere informazioni aggiuntive immettere le informazioni quindi fare clic sul pulsante appropriato Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 File e cartelle Se si sta procedendo all estrazione di pi file immettere le informazioni per ciascun file separatamente facendo clic su Successivo Giunti all ultimo file fare clic su Termina Suggerimento per applicare le voci simultaneamente a tutti i file rimanenti fare clic su Fine Quando l estrazione completata il file viene bloccato nel repository e copiato nella directory locale di estrazione possibile aprire il file direttamente dalla directory di estrazione Archiviazione di un file Quando viene cre
128. e 5e ile Fase 6 il numero di volte necessario I risultati salvati sono disponibili nella cartella selezionata ma vengono visualizzati anche in File utente Visualizzazione dei risultati pi recenti senza avviare di nuovo la ricerca 66 Tale procedura applicabile solo alla sessione corrente di Webtop Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Ricerca Per visualizzare i risultati pi recenti della ricerca senza avviare di nuovo la ricerca 1 All inizio della pagina di Webtop fare clic sulla freccia accanto al pulsante Cerca o all icona lente di ingrandimento a seconda di quale disponibile nell applicazione 2 Fare clic su Risultati pi recenti Migliorare la ricerca La ricerca pu essere limitata o migliorata comprendendo il funzionamento della sintassi di ricerca e dei vari parametri che definiscono l ambiente di ricerca Per sintassi di ricerca si intende il modo in cui si scrive la query che implica l uso di operatori e caratteri speciali come parentesi virgolette o caratteri jolly La sintassi di ricerca illustrata all inizio di questo capitolo in Esecuzione di una ricerca semplice pagina 53e Esecuzione di una ricerca avanzata pagina 58 L ambiente di ricerca corrisponde alle circostanze in cui viene eseguita la query ovvero la configurazione del repository la configurazione delle origini esterne la configurazione dell applicazione WDK Tutti questi parametri non sono visibil
129. e di visualizzarne il contenuto tramite l applicazione di modifica selezionare il nome del documento all interno dell intestazione di VDM e selezionare nuovamente File gt Visualizza Aggiunta di un discendente a un documento virtuale Per aggiungere un discendente necessario disporre delle autorizzazioni appropriate per l accesso al documento principale E possibile aggiungere pi volte lo stesso documento a un documento virtuale Per aggiungere un discendente a un documento virtuale 1 Effettuare una delle attivit elencate di seguito e Per scegliere il discendente immediatamente spostarsi sul discendente e aggiungerlo agli appunti e Per scegliere il discendente in seguito o creare un file nuovo come discendente ignorare questo passaggio Il discendente sar selezionato successivamente in questa procedura 2 Accedere al documento principale e visualizzarne la struttura Per istruzioni sulla visualizzazione della struttura vedere Visualizzazione della struttura di un documento virtuale pagina 186 3 Effettuare una delle attivit elencate di seguito e Per utilizzare un discendente presente negli Appunti selezionare Strumenti gt Documento virtuale gt Aggiungi secondario gt Dagli Appunti quindi selezionare il discendente e fare clic su OK e Per passare al discendente presente nel repository selezionare Strumenti gt Documento virtuale gt Aggiungi secondario gt Dal selettore file quindi seleziona
130. e di destinazione come illustrato qui Parent Document rtf L level two ima Posizionare il puntatore del mouse in basso sul file di destinazione come illustrato qui B Parent Document rtf level two child txt Risultato Il file aggiunto diventa il discendente che viene prima del file di destinazione nell ordine dei discendenti Il file aggiunto diviene un discendente del file di destinazione Se il file di destinazione un semplice documento Webtop lo converte in documento virtuale Il file aggiunto diventa il discendente che viene prima del file di destinazione nell ordine dei discendenti Ridisposizione dei discendenti in un documento virtuale Per modificare la posizione di un discendente all interno di un documento Individuare il documento virtuale e visualizzarne la struttura come illustrato in Visualizzazione della struttura di un documento virtuale pagina 186 virtuale 1 2 Selezionare il documento principale 3 190 Selezionare Strumenti gt Documento virtuale gt Riordina secondari Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 8 9 Documenti virtuali Selezionare il discendente Selezionare Su o Gi per spostare il discendente verso l alto o verso il basso nell elenco Ripetere i passaggi Fase 4 e Fase 5 per ogni discendente da riordinare Fare clic su OK Se il documento principale non stato gi estratto sul computer dell utente viene estratto d
131. e fare clic su OK Selezionare il nome di un criterio da applicare alla coda Le impostazioni per il criterio della coda vengono visualizzate come campi di sola lettura nella pagina salvo per il nome del responsabile dei criteri Per modificare il nome del responsabile dei criteri fare clic su Modifica Il nome del responsabile dei criteri viene visualizzato per impostazione predefinita Nell area Filtri corrispondenti di assegnazione lavoro fare clic su Aggiungi per selezionare le abilit richiesta per la coda di lavoro Il sistema utilizza tre abilit per filtrare e assegnare le operazione alla coda Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 107 Code di lavoro 10 11 12 13 14 15 16 Il sistema visualizza una pagina in cui possibile selezionare le abilit specifiche da applicare alla coda di lavoro Selezionare le abilit da aggiungere alla coda di lavoro Fare clic sulla freccia di aggiunta per spostare le abilit nell area di selezione del contenuto della pagina Fare clic su OK Assegnare gli elaboratori alla coda facendo clic su Aggiungi nella tabella Elaboratori assegnati Selezionare gli elaboratori da aggiungere alla coda di lavoro Fare clic sulla freccia di aggiunta per spostare gli elaboratori nell area di selezione del contenuto della pagina nell elenco degli utenti disponibili vengono visualizzati solo gli utenti con i ruoli queue_processor e queue_advance_processo
132. e la struttura di directory del repository selezionare Visualizza gt Mostra documento virtuale Visualizzazione del contenuto di un documento virtuale Quando si visualizza il contenuto di un documento virtuale il contenuto si apre in un applicazione di editing Se nell applicazione sono incluse le funzionalit XML e si visualizza un documento virtuale basato su XML possibile visualizzare il documento principale e i discendenti in un unico file di sola lettura Se il documento virtuale non presenta contenuto Virtual Document Manager VDM ne visualizza automaticamente la struttura Per visualizzare il contenuto di un documento virtuale in modalit di sola lettura 1 Individuare il documento virtuale e selezionarlo 2 Selezionare File gt Visualizza Webtop esegue una delle tre operazioni riportate di seguito in base alla configurazione delle opzioni di apertura impostate nelle preferenze dei documenti virtuali come descritto in Impostazione delle preferenze di un documento virtuale pagina 195 3 Effettuare una delle attivit elencate di seguito e Se Webtop visualizza il contenuto del documento ignorare il resto di questa procedura e Se Webtop chiede di scegliere tra contenuto e struttura selezionare Apri il contenuto del documento quindi fare clic su OK Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 187 Documenti virtuali e Se Webtop visualizza la struttura del documento tramite VDM invec
133. e le propriet Ad esempio se per le parole chiave si seleziona l operatore is not null i risultati includeranno soltanto documenti contenenti le parole chiave Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Ricerca Visualizzazione dei risultati della ricerca All interno dei risultati della ricerca possibile eseguire le seguenti operazioni e Perattivare o disattivare l evidenziazione fare clic su 4 0 su z e Sela configurazione aziendale prevede la funzione di cluster i risultati saranno visualizzati sia nel riquadro di navigazione che nel riquadro dei contenuti Nel riquadro di navigazione i risultati vengono raggruppati in base alle propriet Per visualizzare i risultati che contengono una specifica propriet fare clic sulla propriet Per ulteriori informazioni consultare Navigazione tra i cluster di ricerca pagina 63 e Per ulteriori informazioni sulla ricerca fare clic su A Vengono visualizzate le statistiche relative alla ricerca in base al percorso di ricerca Se la configurazione aziendale prevede la funzione di controllo della ricerca le statistiche saranno visualizzate in tempo reale come illustrato in Monitoraggio dei risultati della ricerca in tempo reale pagina 64 e Per rivedere la ricerca ed eseguirla nuovamente fare clic su e impostare i valori come descritto in Immissione dei valori per una ricerca avanzata pagina 58 quindi fare clic su Cerca e Per e
134. e non presenta contenuto VDM ne visualizza automaticamente la struttura indipendentemente dall impostazione della preferenza Binding Specificare se mostrare i binding interrotti in VDM Un binding si definisce interrotto se VDM non in grado di trovare la versione di un componente specificata dalla regola di binding del componente stesso 196 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Documenti virtuali Propriet Descrizione Copia Selezionare le azioni desiderate al momento della copia di un documento virtuale negli Appunti possibile scegliere una delle opzioni riportate di seguito e Solo radice Questa opzione consente di copiare il contenuto e le propriet solo del file principale e Radice e discendenti Questa opzione consente di copiare il file principale e tutti i discendenti nidificati nel file principale compresi i discendenti dei discendenti e cos via e Radice e collegamento ai discendenti esistenti Questa opzione consente di copiare il file principale e fa riferimento ai discendenti e Richiedi sempre conferma all utente Questa opzione consente di selezionare gli elementi da copiare Estrai Selezionare le azioni desiderate quando si cerca di estrarre un elemento bloccato da un altro utente e Scarica come sola lettura Questa opzione consente di copiare un elemento come sola lettura e Richiedi sempre conferma all utente Questa opzione consente di richiedere se scari
135. e piuttosto che dal responsabile utenti Il ruolo di User manager dce_user_manager deve essere presente nell elenco di ruoli del repository affinch DCS possa rilevare quali utenti possono essere modificati dagli user manager I membri possono essere modificati tramite la finestra di dialogo Propriet dell utente cui si accede nel modo solito a livello di repository o di room Tutti i controlli che possono essere modificati dagli user manager nella finestra di dialogo Nuovo utente possono anche essere modificati nella finestra di dialogo Propriet utente con queste conseguenze Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 163 Collaborazione con altri utenti e La modifica di un nome utente non diviene effettiva fino a quando un processo non viene eseguito sul server e Per modificare la password di un utente sostituire i caratteri a inserimento nascosto solitamente punti o asterischi con un nuovo valore in entrambi i campi Password e Verifica password e L elenco di cartelle nell elenco Limita l accesso della cartella a potrebbe includere cartelle per le quali un responsabile utenti manca dell autorizzazione SFOGLIA Queste cartelle sono indicate nell elenco da un messaggio che afferma che non possibile elencare una cartella Per eliminare queste cartelle dall elenco un responsabile utenti pu fare clic su Cancella Queste cartelle non vengono visualizzate nel selezionatore di cartelle Esclusione di u
136. e quale presenta delle operazioni in ritardo che devono essere inviate o quali code hanno troppe operazioni Possono inoltre aggiungere modificare e assegnare i profili di abilit a singoli elaboratori di code di lavoro L amministratore della coda crea la coda di lavoro assegna gli elaboratori che devono lavorare sulle operazioni in coda definisce i profili di abilit che consentono all applicazione di assegnare le operazioni all elaboratore pi appropriato e pu aggiungere modificare o assegnare profili di abilit a singoli elaboratori di code di lavoro Inoltre l amministratore o manager pu utilizzare la funzione Monitor code di lavoro per visualizzare le operazioni in coda il nome dell elaboratore assegnato all operazione lo stato dell operazione quando l operazione stata ricevuta e la sua priorit corrente Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Code di lavoro Per accedere alle code di lavoro necessario disporre di uno dei seguenti ruoli Tabella 9 pagina 97 Tabella 9 Ruoli utenti per le code di lavoro Ruolo Queue_admin Queue_manager Queue_processor Queue_advance_processor Process_report_admin Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Compiti Consente di creare code di lavoro e criteri di coda I membri del ruolo queue_admin non dispongono del ruolo di amministratore per impostazione predefinita Gli amministratori delle code che dispongono di p
137. e specificato dalla regola di binding il documento virtuale presenta un binding interrotto Nelle preferenze selezionare se VDM Virtual Document Manager deve visualizzare i binding interrotti o ignorarli Consultare Impostazione delle preferenze di un documento virtuale pagina 195 192 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Documenti virtuali Per specificare l utilizzo di una determinata versione di un discendente 1 Individuare un documento discendente in un documento virtuale e selezionarlo Per individuare un discendente visualizzare la struttura del documento virtuale come descritto in Visualizzazione della struttura di un documento virtuale pagina 186 Selezionare Strumenti gt Documento virtuale gt Aggiorna alla versione Se il documento principale non stato gi estratto sul computer dell utente viene estratto da Webtop Nel campo Utilizza sempre selezionare la versione di aggiornamento del documento virtuale Fare clic su OK Archiviare il documento principale come indicato di seguito a Selezionare il documento principale b Selezionare Strumenti gt Documento virtuale gt Salva modifiche c Fare clic su OK d Selezionare le opzioni di archiviazione desiderate e fare clic su OK Impostazione di un etichetta di versione per un documento virtuale Per impostare un etichetta di versione per un documento virtuale 1 2 3 4 Individuare il documento virtuale e selezio
138. ecuzione di un operazione pagina 78 Completamento di un operazione pagina 79 Accettazione di un operazione assegnata a pi utenti pagina 80 Rifiuto di un operazione pagina 81 Delega di un operazione pagina 81 Ripetizione di un operazione pagina 82 Modifica della disponibilit personale per le operazioni pagina 82 Operazioni relative alle code di lavoro pagina 83 Cenni generali sulla Posta in arrivo Nella casella Posta in arrivo vengono visualizzate le operazioni e le notifiche Le operazioni sono assegnazioni elettroniche Le notifiche sono messaggi nei quali viene comunicato che un evento ha avuto luogo Un operazione pu essere assegnata all utente manualmente da un altro utente o automaticamente da un processo aziendale denominato workflow Un workflow una serie di operazioni assegnate consecutivamente da un utente all altro Quando un operazione di workflow viene completata il workflow invia automaticamente un operazione all utente successivo nel workflow stesso In alcuni casi l operazione visualizzata nella Posta in arrivo potrebbe essere stata assegnata a pi utenti In tali casi l operazione verr eseguita dal primo utente che l accetta L operazione viene rimossa automaticamente dalle caselle Posta in arrivo degli altri utenti Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 77 Posta in arrivo Se l azienda utilizza code di lavoro possibile richiedere l assegnazione dell operazione come
139. eda Info standard e Campi consente la modifica dei campi della tabella di dati e Autorizzazioni scheda Autorizzazioni standard Quando si modifica una tabella di dati possibile aggiungere ed eliminare campi ma non possibile modificare il tipo di dati dei campi esistenti possibile modificare le opzioni per alcuni tipi di campo ma non modificare o eliminare il campo nome voce possibile modificare le scelte negli elenchi di scelte e imembri nei campi membro Non possibile tuttavia modificare una data in una data di scadenza oppure convertire un campo membro che consente scelte multiple in un campo con un unica scelta Per modificare le propriet di una voce di una tabella di dati eseguire una delle operazioni riportate di seguito e Selezionare la voce e fare clic su File gt Modifica e Fare doppio clic sul suo nome Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 149 Collaborazione con altri utenti Quando si modifica una voce di una tabella di dati sono disponibili le seguenti schede e Info scheda Info standard e Autorizzazioni scheda Autorizzazioni standard e Cronologia scheda Cronologia standard per una voce della tabella di dati Importazione ed esportazione con tabelle di dati Gli utenti che dispongono delle autorizzazioni per l aggiunta di voci a una tabella possono importare le voci da un file aprendo la tabella e scegliendo il comando File gt Importa Il comando Importa apre la finestr
140. edere al punto di creazione del modulo Selezionare File gt Nuovo gt Modulo Nel campo Nome del modulo immettere un nome per il nuovo modulo 2 3 4 Nelcampo Modello selezionare il modello di modulo utilizzato per creare il modulo 5 Fare clic su Avanti 6 Per immettere dei dati in un modulo vedere Immissione di dati in un modulo pagina 167 Bloccare un istanza di modulo Webtop blocca automaticamente un istanza di modulo quando si modifica l istanza di modulo Quando l istanza di modulo bloccata gli altri utenti vedranno l icona di un lucchetto sull istanza di modulo possono visualizzare il modulo nella modalit di sola lettura finch l istanza di modulo inviata o annullata Ad esempio l utentel accede al percorso dell istanza di modulo A in Webtop quindi fa clic con il pulsante destro del mouse sull istanza di modulo e seleziona Modifica L utente 2 vedr l icona di un lucchetto sull istanza di modulo A e potr aprire l istanza di modulo solo nella modalit sola lettura possibile sbloccare un istanza di modulo bloccata in uno dei seguenti modi e Nascondendo annullando chiudendo inoltrando inviando o rifiutando l istanza di modulo 170 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Moduli e Chiudendo il flusso di lavoro Quando si salva un istanza di modulo il contenuto del modulo sar salvato l istanza di modulo non sar rilasciata Supporto AJAX Forms Buil
141. ei membri della room gli user manager hanno accesso a una finestra di dialogo per la creazione di nuovi utenti e Modificare gli utenti Gli user manager possono eliminare dall elenco alcuni utenti o evirare che il loro nome venga visualizzato nell elenco degli utenti del repository in un selezionatore utenti Possono inoltre restringere gli accessi di alcuni utenti al contenuto Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 161 Collaborazione con altri utenti Un amministratore di sistema gestisce il ruolo di user manager dce_user_manager come tutti gli altri L accesso al ruolo avviene tramite Amministrazione gt Gestione utenti gt Ruoli Gli amministratori possono aggiungere o rimuovere membri e gruppi e possono inserire il ruolo in altri gruppi Creazione di nuovi utenti Gli user manager possono creare nuovi utenti a livello di repository nell area Amministrazione oppure in una room di cui sono proprietari Per creare un nuovo utente 1 Aprire la finestra di dialogo Nuovo utente in uno dei modi seguenti e Fare clic su Amministrazione gt Gestione utente gt Utenti Selezionare File gt Nuovo gt Utente e Individuare la room alla quale aggiungere un nuovo utente Aprire la scheda Propriet Appartenenza facendo clic sul collegamento Membri nella home page della room o con l accesso alla propriet della room nel modo usuale Fare clic sul pulsante Nuovo utente La finestra di dialogo Nuovo utente di
142. ella In Webtop i calendari DCS mostrano tutti gli eventi nel calendario aperto solo nella visualizzazione ad elenco dettagliata Gli utenti possono modificare le preferenze di visualizzazione dell elenco nel modo usuale Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 137 Collaborazione con altri utenti La descrizione del calendario una propriet specificata quando il calendario viene creato Se si modifica il calendario e se ne modifica o rimuove il contenuto nel campo della descrizione la descrizione modificata viene visualizzata di conseguenza Le colonne nella visualizzazione ad elenco del calendario sono le seguenti e Evento Il nome dell evento e Icona dell allegato viene visualizzata se l evento dispone di allegati In DCS gli allegati non possono essere aggiunti a un evento ma possibile aggiungerli tramite altre applicazioni Se si fa clic sull icona dell allegato viene visualizzata una cartella con gli allegati visualizzati in elenco e Icona Tipo di eccezione Indica eccezioni indipendenti o eventi ricorrenti con eccezioni e Avvia La data e l ora di inizio dell evento e Fine La data e l ora di fine dell evento e Percorso Il percorso dell evento Creazione di calendari e eventi Per creare un calendario 1 Selezionare il percorso del calendario 2 Selezionare File gt Nuovo gt Calendario Viene aperta la finestra di dialogo Nuovo calendario 3 Nella scheda Crea immettere le i
143. ello di ricerca 73 Creazione di un modello di ricerca vertere ereririe ceci re rie ce ci iene 73 Modifica di un modello di ricerca 0v verrete rece ri rie ce sere rie ie ze iene 74 Modifica della definizione di un modello di ricerca 74 Copia di un modello di ricerca rrrrrereeeeee ere e eee ne rene n inizi nine nine nenenee 75 Impostazione delle preferenze per la ricerca rire 75 Posta in arrivo gt narrante aaa nana a 77 Cenni generali sulla Posta in arriVO e iii ere e irene rene ne nine ne nine nine nine nine 77 Apertura di un operazione o di una notifica iii eee eeeeee ene 78 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Capitolo 5 Capitolo 6 Sommario Esecuzione di UN Opera ZIONE presies ip aea a ATE EE EEEE REE 78 Completamento di un operazione esesesereseseeeeeeeseeeserereeeseeereeesererereeeeeeese 79 Accettazione di un operazione assegnata a pi utenti iii 80 Rifiuto di UN Operazione aarrrrirereeeeeeeeee eee ee nere nine nine ne nine ne nine nine n ezine neneni 81 Delega di un operazione v arrrrrirrrerereeeeee ee eee eine rene ne rene ne nine ne nine nine nine zenit 81 Ripetizione di un operazione erttirirerie re eree eee e rene rene ne nine ne nine n ee inizi ninni 82 Modifica della disponibilit personale per le operazioni rr 82 Operazioni
144. ento a un altro percorso nel repository pagina 45 e Collegamento di un elemento a un altro repository pagina 46 e Visualizzazione di tutti i percorsi a cui collegato un elemento pagina 47 e Collegamento di un elemento del repository al computer in uso pagina 47 e Aggiunta di un documento o di una cartella ai segnalibri o ai preferiti del browser pagina 47 e Utilizzo della posta elettronica per inviare un collegamento a un elemento del repository pagina 48 e Apertura di un collegamento inviato tramite posta elettronica pagina 48 Collegamento di un elemento a un altro percorso nel repository Quando un elemento viene collegato a un altro percorso nel repository possibile accedere all elemento dal nuovo percorso come se vi si accedesse dal percorso originale Non possibile collegare un elemento che stato bloccato Se un elemento stato bloccato il proprietario del blocco deve innanzitutto sbloccarlo Per collegare un elemento a un altro percorso nel repository 1 Individuare l elemento e selezionarlo Suggerimento possibile selezionare pi elementi 2 Selezionare Modifica gt Aggiungi agli Appunti Suggerimento possibile ripetere i passaggi precedenti per aggiungere elementi da pi percorsi negli Appunti Al termine della procedura tutti gli elementi presenti negli Appunti verranno collegati al medesimo percorso 3 Accedere al percorso a cui si desidera collegare gli elementi quindi eseguire una
145. ento di tale criterio deve essere impostato su un valore maggiore di 1 possibile applicare queste procedure sia a record formali che informali Per collegare un record a una cartella aperta o a un piano di file 1 Individuare il record e selezionarlo 2 Selezionare Modifica gt Aggiungi agli Appunti 3 Individuare la cartella gestita da criteri piano di file a cui collegare il record 4 Selezionare Modifica gt Collega Creazione di una relazione record 180 Creare una relazione record se necessario correlare un record a un altro record o a un altro documento E possibile correlare due o pi record per fare in modo che eventuali informazioni aggiuntive non disponibili in un record siano gestite in un record correlato Le relazioni record sono unidirezionali ossia il record selezionato per primo quello principale mentre il secondo record selezionato quello secondario Il record secondario pu essere riutilizzato in un altra relazione dove pu essere selezionato per primo e diventare cos il record principale possibile creare il numero di relazioni che si desidera riutilizzando il record principale o quello secondario e correlandoli ad altri record possibile applicare queste procedure sia a record formali che informali Per creare una relazione record 1 Individuare un record e selezionarlo 2 Selezionare Record gt Crea relazione record 3 Nella finestra di dialogo di selezione selezionare u
146. ento di un file allo stato successivo del ciclo di vita Per spostare un file allo stato successivo del ciclo di vita 1 Individuare il file e selezionarlo Suggerimento possibile eseguire questa procedura su pi file selezionandone diversi 2 Selezionare Strumenti gt Ciclo di vita gt Promuovi di livello 3 Se richiesto scegliere se promuovere i file collegati Spostamento di un file allo stato precedente del ciclo di vita Per spostare un file allo stato precedente del ciclo di vita 1 Individuare il file e selezionarlo Suggerimento possibile eseguire questa procedura su pi file selezionandone diversi 2 Selezionare Strumenti gt Ciclo di vita gt Riduci di livello 3 Fare clic su Riduci di livello nella pagina Azioni Sospensione di un file dallo stato del ciclo di vita corrente La sospensione di un file interrompe temporaneamente l avanzamento nel ciclo di vita Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 125 Cicli di vita Per sospendere un file dallo stato del ciclo di vita corrente 1 Individuare il file e selezionarlo Suggerimento possibile eseguire questa procedura su pi file selezionandone diversi 2 Selezionare Strumenti gt Ciclo di vita gt Sospendi 3 Fare clic su Sospendi Ripresa di un file sospeso Per riprendere un file sospeso 1 Individuare il file e selezionarlo Suggerimento possibile eseguire questa procedura su pi file sel
147. erca 1 2 74 Nel riquadro di navigazione fare clic su Ricerche Fare clic con il pulsante destro del mouse sul modello di ricerca e selezionare Modifica definizione Modificare i valori di ricerca Consultare Immissione dei valori per una ricerca avanzata pagina 58 Fare clic su Cerca Suggerimento per interrompere la ricerca nella pagina dei risultati fare clic su Dalla pagina dei risultati della ricerca fare clic su Lal Immettere un nome per il modello di ricerca Per consentire ad altri utenti di accedere alla ricerca selezionare Rendi questa ricerca disponibile per altri utenti Per consentire agli utenti di modificare i valori per una propriet utilizzare la freccia per spostare la propriet nella casella Campi di input Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 10 11 12 13 14 Ricerca Per impedire a un utente di modificare il valore di una propriet lasciarla nella casella Valori fissi Fare clic su Salva Nel riquadro di navigazione fare clic su Ricerche Selezionare il modello di ricerca e fare clic su File gt Modifica Nel campo Nome digitare un nuovo nome per il modello di ricerca Modificare la descrizione del modello Per impostazione predefinita questo campo aggiornato con i termini di ricerca ma pu essere modificarlo La descrizione visibile come una colonna nel nodo Ricerche Fare clic su Salva Nota A differenza di ricerche salvate qua
148. ermina per completare la procedura guidata possibile rimuovere l immagine di una room modificando le propriet della room disattivando la casella di spunta Utilizza intestazione personalizzata e facendo clic su OK per rendere effettiva la modifica Funzioni di accesso per gli oggetti appena aggiunti Impostare le autorizzazioni perch sia possibile aggiungere un oggetto regolamentato dalla room Una tabella contiene l elenco delle autorizzazioni garantite a ciascun gruppo locale In ogni riga del grafico vengono visualizzati il nome e le impostazioni correnti di un gruppo con un pulsante Modifica che consente di passare a una finestra di dialogo di modifica Nel grafico vengono inizialmente visualizzati due gruppi incorporati Collaboratori e Proprietari Le impostazioni predefinite per il gruppo Collaboratori sono RIFERIMENTO Esegui procedura Cambia posizione Le impostazioni predefinite per il gruppo Proprietari sono ELIMINAZIONE Esegui procedura Cambia posizione Se dopo la creazione di una room vengono creati dei gruppi aggiuntivi a livello di room nel grafico vengono elencati anche tali gruppi con l autorizzazione iniziale NESSUNA e senza alcuna autorizzazione estesa Il creatore della room pu modificare le impostazioni di ogni gruppo facendo clic sul pulsante Modifica nella riga appropriata per aprire la finestra di dialogo Imposta autorizzazioni di accesso Nuovi oggetti aggiunti alla room che contiene i controlli utilizza
149. esso a un repository pagina 13 Navigazione in un repository pagina 16 Utilizzo di una finestra di dialogo di selezione pagina 19 Impostazione delle preferenze pagina 20 Apertura di una finestra aggiuntiva del repository pagina 22 Trascinamento della selezione pagina 22 Clic con il pulsante destro del mouse pagina 23 Visualizzazione di messaggi pagina 23 Visualizzare lo stato delle operazioni di background pagina 23 Utilizzo non in linea di documenti del repository tramite My Documentum pagina 23 Visualizzazione delle informazioni sul prodotto pagina 24 Accesso a un repository Per effettuare l accesso a un repository necessario disporre delle informazioni riportate di seguito e URL di Webtop e nome del repository e nome utente e password per il repository e Percorso di rete di Webtop se applicabile e nome di dominio Microsoft Windows NT se applicabile e lingua se applicabile Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 13 Repository Per accedere a un repository 1 Nel browser Web digitare l URL di Webtop Se si utilizzano credenziali salvate o un autenticazione automatizzata Webtop consente l accesso automatico Ignorare il resto della procedura Se viene visualizzata la pagina Accesso immettere il nome e la password di accesso per il repository Per i nomi e le password di accesso vale la distinzione tra maiuscole e minuscole Nell elenco Repository selezionare il
150. et Formato Non modificare questa propriet ID ciclo di vita Assegna un ciclo di vita a un file Opzioni di caricamento Se viene visualizzato il campo possibile determinare quanto tempo trascorre prima che il nuovo contenuto sia disponibile ad altri utenti e se sia possibile utilizzare Webtop durante l importazione Tale opzione non viene visualizzata se si utilizza il trascinamento della selezione Per selezionare le opzioni di caricamento selezionare una delle seguenti e Invia per accesso globale immediato Aggiorna il repository immediatamente per tutti gli utenti dell azienda Durante tale operazione non possibile eseguire altre azioni in Webtop e Invia prima per accesso localeAggiorna immediatamente il repository per gli utenti della propria area geografica ma Webtop impiega pi tempo per aggiornare il repository di tutti gli altri utenti Ci consente di continuare a utilizzare 40 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 File e cartelle Campo Descrizione Webtop durante il processo di aggiornamento 6 Effettuare una delle attivit elencate di seguito e Sesi sta procedendo all importazione di un solo file fare clic su OK e Sesi sta procedendo all importazione di pi file impostare le propriet per ciascun file separatamente facendo clic su Successivo Giunti all ultimo file fare clic su Termina Suggerimento per applicare contemporaneamente le propriet selezionate a tutt
151. et di propriet allo scopo di creare un nuovo file correlato Le trasformazioni per la creazione di nuovi file correlati si verificano su un solo elemento per volta e le richieste vengono elaborate in modo asincrono per cui i nuovi file potrebbero non essere disponibili immediatamente L utente riceve notifica nella propria casella Posta in arrivo del completamento riuscito o non riuscito della trasformazione Ah Attenzione Non tutte le funzionalit citate nella procedura descritta di seguito sono disponibili per tutti i formati di file e alcuni formati di file non possono essere trasformati La disponibilit del formato dipende dai prodotti Content Transformation Services installati e da eventuali configurazioni speciali del sistema Per creare un nuovo file correlato tramite trasformazione 1 Passare al file da trasformare per creare un nuovo file correlato e selezionarlo Nota possibile trasformare un file principale o una copia trasformata Per individuare le copie trasformate consultare la sezione Visualizzazione di un elenco delle diverse copie trasformate di un file pagina 206 Selezionare Strumenti gt Trasforma gt Altri formati Viene visualizzata la procedura guidata Trasforma Selezionare un profilo di trasformazione e fare clic su Successivo Se viene visualizzata la schermata Dettagli della trasformazione immettere le informazioni necessarie per impostare i parametri di trasformazione e fare clic su Avanti
152. etto personalizzati I filtri disponibili per limitare un elenco di utenti o gruppi in un elenco di selezione per un set di autorizzazioni o un flusso rapido I modelli di workflow disponibili per l avvio di un nuovo workflow I cicli di vita disponibili per l assegnazione a un file Si noti che quando un utente assegna un ciclo di vita a un file l elenco dei cicli di vita disponibili pu essere limitato dal tipo di oggetto del file 216 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Valori preimpostati Regole dei valori preimpostati Descrizione Modelli I modelli disponibili per la creazione di nuovi documenti Si noti che quando un utente seleziona un modello per creare un nuovo file l elenco dei modelli pu essere limitato dal tipo e dal formato del file che l utente sta creando Azioni Le voci del menu i pulsanti degli strumenti i collegamenti alle azioni e i pulsanti delle azioni disponibili Attributo I valori predefiniti disponibili per una propriet quando un file creato o collegato Questa impostazione segue queste regole e Se una propriet ha un valore singolo e il valore gi impostato il valore esistente non viene sovrascritto e Se la propriet ha un valore multiplo il valore specificato viene aggiunto e Se il dizionario di dati non consente il valore questo non viene impostato Se la serie di valori degli attributi automatici perde la sincronizzazione con il dizionar
153. ezionandone diversi 2 Selezionare Strumenti gt Ciclo di vita gt Riprendi 3 Se richiesto selezionare lo stato da recuperare 4 Fare clic su Riprendi 126 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Capitolo 8 Collaborazione con altri utenti In questo capitolo verranno trattati i seguenti argomenti Cenni generali su Documentum Collaborative Services DCS pagina 127 Gestione del Rich Text Editor pagina 130 Gestione delle discussioni pagina 131 Gestione delle note pagina 134 Gestione di cartelle e archivi contestuali pagina 136 Gestione dei calendari pagina 137 Gestione di tabelle di dati pagina 145 Gestione delle room pagina 150 Gestione dell appartenenza alle room pagina 158 Gestione degli utenti come non amministratori pagina 161 Cenni generali su Documentum Collaborative Services DCS Documentum Collaborative Services DCS supporta e migliora le modalit di collaborazione dei gruppi relativamente al contenuto come documenti e file multimediali e ai processi cicli di vita flussi di lavoro Mentre grazie alla piattaforma Documentum possibile accedere alle informazioni utilizzarle riutilizzarle e distribuirle in modo semplice e rapido DCS rafforza e migliora la qualit del lavoro in team alla base dello scambio di queste informazioni Con DCS il repository aziendale non semplicemente un luogo dove collocare il lavoro ma soprattutto un luogo dove eseguirlo Nota
154. ficare le propriet del gruppo nel modo appropriato e fare clic su OK per implementare le modifiche Per aggiungere membri della room a un gruppo locale 1 160 Nella scheda Propriet Appartenenza della room fare clic sul nome del gruppo per il quale si desidera modificare l appartenenza alla room Viene visualizzato l elenco dei membri del gruppo Nella pagina di elenco dei membri del gruppo fare clic su Aggiungi Viene visualizzata una pagina per la selezione dei membri della room Nel riquadro di sinistra individuare e selezionare i membri della room i gruppi e i ruoli che si desidera aggiungere al gruppo Con i membri selezionati fare clic sulla Fare clic su OK per aggiungere i membri e ritornare all elenco dei membri del gruppo Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Collaborazione con altri utenti Per rimuovere un gruppo locale da una room 1 Nella scheda Propriet Appartenenza della room fare clic su Rimuovi per aprire la scheda Scegli membri Membri room in cui sono elencati i membri della room che includono unicamente i gruppi locali 2 Nelriquadro di sinistra individuare e selezionare i gruppi da rimuovere dall elenco di membri della room 3 Coni gruppi scelti fare clic sul 4 Fare clic su OK per rimuovere i gruppi dall elenco dei membri della room Si torna alla scheda Propriet Appartenenza della room I membri rimossi da una room vengono rimossi anche da tutti i gru
155. formazioni di archiviazione accertarsi che l opzione Archivia da file sia selezionata Immettere altre informazioni se necessario Le informazioni di archiviazione variano in funzione della configurazione definita dall organizzazione Per ulteriori spiegazioni sui campi di archiviazione comuni visualizzare Informazioni di archiviazione pagina 32 4 Fare clic su OK Annullamento dell estrazione di un file L annullamento dell estrazione consente di sbloccare il file e di annullare le modifiche apportate alla copia del file del computer Il repository mantiene la versione precedente del file come versione corrente Per annullare l estrazione di un file 1 Individuare il file nel repository e selezionarlo Suggerimento possibile eseguire questa procedura su pi file selezionandone diversi 2 Selezionare File gt Annulla estrazione 3 Se viene richiesto di confermare l annullamento eseguire una delle operazioni riportate di seguito e Se sista annullando l estrazione di un file fare clic su OK e Sesi sta procedendo all annullamento dell estrazione di pi file confermare l annullamento per ciascun file separatamente facendo clic su Successivo Giunti all ultimo file fare clic su Termina Suggerimento per confermare l annullamento per tutti i file rimanenti fare clic su Fine 36 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 File e cartelle Visualizzazione di file estratti attualmente e recenteme
156. gi un repository selezionare il repository e fare clic su OK 3 Digitare il nome utente e la password per il repository 4 Fare clic su Accesso Disconnessione da tutti i repository Per disconnettersi selezionare File gt Disconnetti Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 15 Repository Impostazione dei repository preferiti Per impostare i repository preferiti 1 Fare clic su Preferenze 2 Selezionare la scheda Repository 3 Nell elenco Selezionare un repository selezionare il repository da aggiungere e fare clic sulla freccia di aggiunta 4 Per rimuovere un repository dall elenco Repository preferiti selezionare il repository e fare clic sulla freccia di rimozione 5 Per modificare l ordine di visualizzazione dei repository selezionare un repository nell elenco Repository preferiti e fare clic sulle frecce verso l alto o verso il basso 6 Fare clic su OK Navigazione in un repository Un repository un magazzino virtuale nel quale vengono archiviati i contenuti dell organizzazione dell utente L organizzazione pu utilizzare pi repository Ciascun repository composto da nodi che forniscono accesso ai suoi contenuti e alle sue funzioni Il nodo Archivio locale ad esempio contiene i file e le cartelle personali In Webtop vengono visualizzati i nodi del repository nel riquadro di navigazione Per spostarsi all interno del repository effettuare una delle operazioni seguenti P
157. gli utenti di accedere a elementi specifici mediante l accesso precedente ad altri elementi correlati Se ad esempio un documento contiene note inserite da pi revisori e se per ogni nota disponibile una relazione con il documento originale un utente pu accedere a tutte le note visualizzando le relazioni del documento Per visualizzare le relazioni di un elemento 1 Individuare l elemento e selezionarlo 2 Fare clic su Visualizza gt Relazioni Per creare una relazione tra due elementi 1 Individuare l elemento che si desidera utilizzare come principale e selezionarlo 2 Fare clic con il tasto destro del mouse sull elemento e selezionare Aggiungi relazione 3 Nell area di selezione scegliere l elemento da relazionare con questo elemento e fare clic su OK Per una procedura dettagliata vedere Utilizzo di una finestra di dialogo di selezione pagina 19 4 Fare clic su Avanti 5 Selezionare il tipo di relazione nell elenco Relazione 6 Fare clic su Termina Per creare una relazione tra due elementi mediante il trascinamento della selezione 1 Individuare uno dei due elementi 2 Sel altro elemento si trova in un percorso diverso aprire un altra finestra del browser selezionando Strumenti gt Nuova finestra quindi passare all altro elemento 3 Trascinare l elemento secondario sull elemento principale Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 203 Relazioni 204 4 D Selez
158. go Nuova tabella dati 3 Nella scheda Crea immettere le informazioni elencate di seguito e Nome obbligatorio Il nome della nuova tabella dati e Descrizione facoltativo utilizzare l editor RTE per creare una descrizione che sar visualizzata sotto il percorso di navigazione nella pagina della tabella di dati possibile modificare questo campo dopo la creazione della tabella di dati Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 145 Collaborazione con altri utenti 146 Per effettuare la sottoscrizione alla tabella di dati selezionare l opzione Sottoscrivi la tabella di dati Se necessario fare clic su Mostra per visualizzare l opzione 4 Fare clic su Avanti oppure fare clic sulla scheda Campi per creare i campi o le colonne della tabella di dati Una tabella di dati composta da campi che costituiscono una riga A ciascun campo vengono attribuiti un nome e un tipo di dati Uno dei campi corrisponde al nome della voce All inizio DCS fornisce tre campi di testo normale per la nuova tabella possibile modificare eliminare o aggiungere dei campi se necessario Per ciascun campo scegliere le seguenti impostazioni e Nome voce con il pulsante di opzione selezionato questo campo rappresenta il nome di una voce Facendo clic sul nome della voce nella riga della tabella di dati la voce viene aperta Il nome della voce viene visualizzato in alto nella finestra di dialogo delle propriet della vo
159. i Campo Descrizione Scegliere il tipo di oggetto Selezionare il tipo di oggetto per il quale impostare il formato Formato principale Selezionare il formato di file da associare al tipo Formato per la visualizzazione Selezionare il formato di file da associare a una visualizzazione di sola lettura di un file di questo tipo Visualizzare questo contenuto nel Se l applicazione pu essere aperta browser Web tramite un browser Web possibile impostarla come applicazione di visualizzazione predefinita A tale scopo selezionare S 38 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 5 Ripristino dei formati di file associati ai valori predefiniti File e cartelle Campo Descrizione Applicazione per la visualizzazione Fare clic su Seleziona applicazione e selezionare l applicazione utilizzata quando si visualizzano elementi di questo tipo Applicazione per la modifica Fare clic su Seleziona applicazione e selezionare l applicazione utilizzata quando si modificano elementi di questo tipo Per salvare le modifiche fare clic su OK Per ripristinare i formati di file associati ai valori predefiniti 1 2 3 4 Fare clic su Preferenze Selezionare la scheda Formati Selezionare il tipo di oggetto Fare clic su Ripristina impostazioni predefinite Importazione di file nel repository Se la configurazione supporta la creazione di copie trasformate successivamente all importazione si riscontrer
160. i 48 metadati esportazione 50 miniature visualizzazione 17 modalit di accesso facilitato selezione 14 22 modalit non in linea accesso 23 modelli cicli di vita 26 32 40 124 modelli di ricerca 72 a 75 rimozione di cicli di vita 125 modelli di ricerca copia 75 creazione 73 esecuzione 73 modifica 74 modello di processo 100 moduli creazione 170 formattazione del testo 168 immissione di dati in 167 operazioni comuni 167 Monitor code di lavoro 110 a 112 114 a 115 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 selezione visualizzazioni 115 Mostra 28 My Documentum accesso 23 cartella 23 N Nessuna autorizzazione 222 non disponibilit operazioni 82 note creazione 134 a 135 eliminazione 136 modifica 135 ricerca 135 notifiche cenni generali 77 code di lavoro 105 impostazione 49 nuova finestra apertura 22 O oggetti controllati cenni generali 151 oggetti nascosti ricerche 61 visualizzazione 22 operatori di confronto 101 operazioni accettazione 80 allegare file 79 apertura 78 automatiche 92 cenni generali 77 87 code di lavoro 83 completamento 79 delega 81 esecuzione 78 non riuscite 92 riassegnazione 81 rifiuto 81 ripetizione 82 ripresa 83 selezione 84 sospensione 83 operazioni automatiche completamento 93 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Indice nei workflow 87 non riuscite 92 operazioni coda di
161. i facoltativo 6 Selezionare un valore per le propriet obbligatorie Tipo e Modello di modulo Il valore selezionato per Tipo indica il tipo di record formale da creare record formali DoD in base ai requisiti Chapter 2 o Chapter 4 o record formali normali Il valore per Modello di modulo viene inserito automaticamente in base al valore selezionato per Tipo 7 possibile selezionare la casella di spunta Scollega da documenti origine solo se si desidera consentire a tutti gli utenti con privilegi Unlink di rimuovere il documento di origine dalla posizione originale in una cartella dopo che stato dichiarato come record formale 8 Fare clic su Continua per compilare il modulo visualizzato in base alla selezione effettuata per Modello di modulo Sono disponibili delle tabelle di riferimento per la compilazione del modulo appropriato Vedere Inserimento di valori nel modulo appropriato durante la dichiarazione di record formali pagina 174 La parte superiore del modulo visualizzato indica 1 di un numero a seconda del numero di documenti selezionati se si dichiarano pi documenti come Record singoli 9 Fare clic su Termina dopo aver finito di compilare il modulo appropriato Fare clic su Annulla per interrompere l intero processo Inserimento di valori nel modulo appropriato durante la dichiarazione di record formali In questa sezione verranno trattati i seguenti argomenti e Inserimento di valori per i record formali regolari
162. i impostati nel criterio Il criterio della coda contiene le impostazioni per le priorit le impostazioni di gestione le soglie e altre funzioni di gestione Quando un nuovo elemento entra nel workflow il server identifica l attivit come elemento della coda di lavoro verifica il valore di priorit nel criterio e assegna la priorit iniziale all elemento Dopo aver inserito l operazione Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Code di lavoro nella coda viene aumentata la priorit in modo incrementale in base al criterio per la durata dell intervento sull operazione E anche possibile configurare i valori di soglia per l innesco di notifiche al responsabile della coda quando elementi ad alta priorit non vengono elaborati o quando un numero specifico di operazioni sono in coda di lavoro Con un criterio di coda di lavoro possibile definire le impostazioni che spostano un operazione non eseguita a un livello di priorit superiore quando viene eseguito il processo di individuazione della priorit E inoltre possibile contrassegnare una percentuale di operazioni da indirizzare a controlli di qualit Priorit e durata delle operazioni Per la maggior parte degli elaboratori delle code gli elementi di lavoro vengono visualizzati nella Posta in arrivo in base alla priorit Gli elementi con priorit pi elevata verranno elaborati prima degli elementi di lavoro con priorit pi bassa Le impostazi
163. i ACL devono rappresentare dei set di autorizzazioni di sistema Non possono rappresentare set di autorizzazioni private Qualsiasi gruppo identificato da user_group_name deve esistere prima di eseguire il file per l importazione degli utenti 234 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Utenti gruppi e ruoli Content Server crea la cartella predefinita per ogni utente se non gi presente Attivazione o disattivazione di un utente Per rendere inattivo un utente attivo 1 gq_p SN Individuare l utente e selezionarlo Per istruzioni vedere Individuazione di un utente pagina 229 Selezionare Visualizza gt Propriet gt Info Per rendere attivo un utente fare clic su Attivo Per rendere inattivo un utente fare clic su Inattivo Fare clic su OK Cambio del repository locale di un utente nel repository locale che l utente riceve le attivit e le notifiche della Posta in arrivo Per modificare il repository locale di un utente di dA N Individuare l utente e selezionarlo Per istruzioni vedere Individuazione di un utente pagina 229 Fare clic su Strumenti gt Cambia repository locale Selezionare il nuovo repository locale Scegliere quando eseguire il processo che assegna il nuovo repository locale Fare clic su OK Visualizzazione dei gruppi a cui appartiene un utente Per visualizzare i gruppi a cui appartiene un utente 1 2 Individuare l utente e selezion
164. i EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 89 Workflow e flussi rapidi 4 Nell elenco a discesa Priorit selezionare la priorit 5 Nel campo Istruzioni digitare un messaggio per gli utenti 6 Per ricevere notifica quando un utente completa la revisione selezionare la casella di spunta Restituisci a utente 7 Per richiedere a ciascun utente l immissione della firma digitale al termine della revisione selezionare la casella di spunta Richiedi conclusione 8 Fare clic su OK Visualizzazione dei workflow possibile visualizzare i flussi di lavoro sia attraverso Report di workflow sia attraverso Workflow utente Questo argomento li descrive entrambi Per visualizzare i workflow tramite Report di workflow 1 Selezionare Strumenti gt Workflow gt Report di workflow Viene visualizzato l elenco di workflow Per riformattare l elenco fare clic su Modifica report di workflow e scegliere una delle opzioni disponibili 2 Per visualizzare ulteriori informazioni su un workflow selezionarlo ed effettuare una delle seguenti operazioni e Per visualizzare il modello del workflow selezionare Strumenti gt Workflow gt Visualizza dettagli gt Mappatura e Per visualizzare lo stato di avanzamento del workflow selezionare Strumenti gt Workflow gt Visualizza dettagli gt Riepilogo Per ridurre o ampliare l elenco selezionare il filtro appropriato nella parte superiore della pagina e Per visualizzare un record di eventi per
165. i attributi necessari per elaborare le operazioni nella coda di lavoro Il Filtro corrispondente per l assegnazione del lavoro elenca le capacit gli attributi o l esperienza necessari per eseguire le operazioni della coda di lavoro Il profilo elaboratore elenca quali di questi filtri sono stati assegnati a un elaboratore della coda di lavoro Quando l elaboratore preleva l attivit successiva o quando un responsabile assegna un operazione il sistema utilizza quindi le operazioni definite nel filtro corrispondente per l assegnazione del lavoro per qualificare un elaboratore in base alle abilit o agli attributi richiesti per una determinata operazione Se un filtro corrispondente per l assegnazione del lavoro non configurato per una coda di lavoro qualsiasi elaboratore della coda di lavoro pu lavorare sulle operazioni indipendentemente dalle qualifiche Quando un processo di workflow in esecuzione e il sistema crea un nuovo elemento per una coda di lavoro vengono controllate le abilit della coda di lavoro definite nell operazione in base alle regole di mappatura delle attivit impostate nel modello delle attivit in Business Process Manager dopo aver creato un operazione non c modo di modificare le abilit richieste associate Il sistema confronta le abilit richieste dall operazione con quelle elencate per gli utenti nella coda di lavoro e utilizza questa comparazione per entrambe le funzioni Ottieni operazione successiv
166. i i file rimanenti fare clic su Fine Per importare mediante trascinamento della selezione Nota se si utilizza il trascinamento della selezione non possibile importare contenuti localmente prima di importarli globalmente I contenuti importati saranno disponibili subito per tutti gli utenti 1 Accedere al percorso del repository in cui effettuare l importazione 2 Trascinare il file dal computer locale all area sopra l elenco di file in Webtop 3 Se viene richiesto di impostare le propriet effettuare l azione richiesta ed eseguire una delle operazioni riportate di seguito e Sesi sta procedendo all importazione di un solo file fare clic su OK e Sesi sta procedendo all importazione di pi file impostare le propriet per ciascun file separatamente facendo clic su Successivo Giunti all ultimo file fare clic su Termina Suggerimento per applicare contemporaneamente le propriet selezionate a tutti i file rimanenti fare clic su Fine Esportazione di file dal repository Quando si esporta un file o una cartella viene creata una copia del file o della cartella in un percorso esterno al repository Per esportare dal repository 1 Individuare il file o la cartella e selezionarli Suggerimento possibile eseguire questa procedura su pi file selezionandone diversi 2 Selezionare File gt Esporta Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 41 File e cartelle 4 Se viene richiesto di
167. i membri a un grUppo sssssesssssssessssssessseesseesseessee 241 Riassegnazione degli elementi di un gruppo a un altro gruppo 241 Visualizzazione dei gruppi a cui un gruppo appartiene 242 Eliminazione di UN gruppo ririririri rire ri rie ieri rici ricer zizi zizi ni nicine 242 Ruoli atgiioli aerea E E EE 242 Creazione o modifica di un ruolo vvverrrererre rece ere rie ee vece ri zie ie neo 242 Propriet dei TUOI serseri eide retira Tn a TN r ir riae 243 Aggiunta e rimozione di membri a un ruolo sssssseseseeeseeseeeeeseseseeeeeeese 244 Riassegnazione degli elementi di un ruolo a un altro ruolo 244 Visualizzazione dei gruppi a cui un ruolo appartiene 245 Eliminazione di un ruolo verrei rrere cirie re rie ce ve crei inci cei iene 245 Appendice A_ Scelte rapide da tastiera per i sistemi operativi Microsoft Windows e Macintosh _ cirie rire iero 247 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 9 Sommario Figura 1 Figura 2 Figura 3 Elenco delle figure La finestra di dialogo di selezione con due caselle di riepilogo 20 Risultati della ricerca in tempo reale nella schermata di monitoraggio della ricercano ire arance 65 Membri del repository in relazione ai membri della room ai gruppi eal raol as e r a a a a AA TE AS AOE PE ATT SATIE 156 Guida per l utente
168. i membri del repository utilizzano DCS nel contesto delle applicazioni WDK come Webtop DCS supporta le stesse piattaforme e gli stessi ambienti supportati dalle applicazioni Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 127 Collaborazione con altri utenti Discussioni Note Le discussioni sono thread di commento in linea che consentono la collaborazione informale o spontanea relativamente a singoli elementi del repository Ad esempio il team di produzione di un sito Web pu organizzare thread di discussione per condividere commenti relativi a un contenuto specifico prima che venga pubblicato Le discussioni consentono lo scambio delle idee il dibattito sui problemi e il raggiungimento del consenso all interno dei team di sviluppo dei prodotti Gli utenti possono aggiungere modificare eliminare e rispondere ai commenti nelle discussioni La maggior parte degli oggetti di Webtop pu essere associata a delle discussioni Le Note sono documenti semplici e di dimensioni ridotte che dispongono di discussioni incorporate e possono includere contenuto in formato Rich Text L utilizzo delle note evita l overhead conseguente all esecuzione di un applicazione per la collaborazione basata su testo Cartelle e archivi contestuali Le cartelle e gli archivi contestuali si distinguono dai contenitori repository standard per le descrizioni in formato Rich Text e per le discussioni incorporate Tali funzionalit forniscono la capa
169. i n accessibili agli utenti devono tuttavia essere presi in esame in caso di esecuzione di query per ottenere risultati pi attinenti Questa sezione descrive i seguenti aspetti che influenzano la ricerca e Influenza della configurazione sulla ricerca pagina 67 e Indicizzazione di un repository pagina 69 e Elementi ricercabili pagina 69 Influenza della configurazione sulla ricerca La descrizione della funzionalit di ricerca data in questo manuale fa riferimento alla configurazione predefinita tuttavia l amministratore di sistema pu configurare questa funzionalit in molti modi L elenco seguente illustra le possibili configurazioni che potrebbero interessare la propria ricerca e Indicizzazione Il fatto che un repository sia indicizzato o meno non dovrebbe interessare l utente Tuttavia in alcuni casi le funzionalit indicizzate possono essere usate per definire le query in modo pi preciso Per esempio i caratteri jolly possono essere usati soltanto se il repository indicizzato in caso contrario vengono ignorati Se si vuole eseguire query complicate consultare l amministratore di sistema per ulteriori dettagli sulla configurazione dell indicizzazione del repository La sezione Indicizzazione di un repository pagina 69fornisce ulteriori informazioni sull indicizzazione Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 67 Ricerca 68 Classificazione della rilevanza L amministratore di sistem
170. i operatori precedenti vengono raggruppati Per esempio se si definisce la query seguente Il nome contiene gestione conoscenza AND Autore contiene Lewis OR Autore contiene Twain i risultati devono contenere documenti il cui nome gestione conoscenza e il cui autore Lewis oppure tutti i documenti il cui autore Twain Per trovare tutti i documenti il cui nome gestione conoscenza e il cui autore o Lewis o Twain occorre definire la seguente query Autore contiene Lewis OR Autore contiene Twain AND Nome contiene gestione conoscenza Nota Quando si eseguono ricerche in origini esterne non utilizzare l operatore OR tra attributi diversi La seguente query valida Autore contiene Lewis OR Autore contiene Twain mentre la seguente query non valida Autore contiene Lewis OR Nome contiene gestione conoscenza Tornare a Fase b 5 Per rimuovere una propriet dai criteri di ricerca fare clic su Rimuovi per quella determinata propriet Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Ricerca 6 Nell elenco Data selezionare il tipo di data da ricercare Specificare un intervallo di date utilizzando un intervallo di date fisso basato sulla data odierna oppure digitando le date Da e o A I mesi possono essere scritti con numeri o per esteso Gli anni possono essere scritti con due o quattro numeri Quando si specifica una Data iniziale questa non sar contenuta nell intervallo di data Viceversa q
171. ica gli utenti sul sistema operativo ciascun utente deve disporre di un account sul server host Se il server utilizza un directory server LDAP per l autenticazione utente gli utenti non devono disporre di account del sistema operativo Se si specificano gli attributi user_group ovvero il gruppo predefinito dell utente e acl_name ovvero il set di autorizzazioni predefinito dell utente necessario che i gruppi e i set di autorizzazioni gi esistano prima di importare gli utenti Se si sta creando un utente che autenticato tramite una password memorizzata nel repository la password non pu essere assegnata nel file di input ma necessario assegnarla manualmente L intestazione degli utenti da importare object_type dm_user Far seguire l intestazione da un elenco di coppie nome_attributo valore_attributo Sono obbligatori Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 233 Utenti gruppi e ruoli gli attributi user_name e user_os_name Inoltre i valori predefiniti presenti in Tabella 25 pagina 234 vengono assegnati quando si importa il file Tabella 25 Valori predefiniti per nuovi utenti Argomento Impostazione predefinita user_login_name nome utente privilegi 0 Nessuno cartella nome utente gruppo docu client_capability 1 Ogni coppia nome_attributo valore_attributo deve essere sulla stessa riga Ad esempio object _type dm user user name Pat Smith user group accounting acl domain smith acl na
172. ica visualizzata fare clic su a e o cc per selezionare i membri della room da invitare 3 Nel corpo dell invito immettere il messaggio da inviare Il messaggio comprende inizialmente una collegamento al percorso della room 4 Fare clic su Invia per inviare il messaggio ai membri specificati oppure fare clic su Annulla per chiudere la finestra di dialogo senza inviare il messaggio di posta elettronica Per rimuovere i membri da una room 1 Nella scheda Propriet Appartenenza della room fare clic su Rimuovi per aprire la scheda Scegli membri Membri room in cui sono elencati i membri della room che includono unicamente i gruppi locali 2 Nelriquadro di sinistra individuare e selezionare i membri della room i gruppi e i ruoli che si desidera rimuovere dall elenco di membri della room 3 Coni membri selezionati fare clic sulla 4 Fare clic su OK per rimuovere i membri dall elenco dei membri della room Viene visualizzata la scheda Propriet Appartenenza della room I membri rimossi da una room vengono rimossi anche da tutti i gruppi locali della room I membri della room che vengono rimossi rimangono membri all interno del repository anche se vengono rimossi da una room Per modificare i ruoli dei membri locali 1 Nella scheda Propriet Appartenenza della room fare clic su Cambia ruolo Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 159 Collaborazione con altri utenti Nella prima finestra di dia
173. ifica di un utente Per creare o modificare gli utenti necessario disporre dei privilegi adeguati e Seil server autentica gli utenti sul sistema operativo ciascun utente deve disporre di un account sul server host e Sesi creano utenti che verranno gestiti daun server LDAP le propriet user_name e user_login_name dell oggetto dm_user devono avere valori univoci e non nulli e la propriet user_address dell oggetto dm_user deve avere un valore non nullo Per creare o modificare un utente 1 Fare clic su Amministrazione gt Gestione utente gt Utenti 2 Effettuare una delle attivit elencate di seguito e Per creare un nuovo utente selezionare File gt Nuovo gt Utente e Per modificare un utente esistente individuare l utente e selezionarlo quindi fare clic su Visualizza gt Propriet gt Info Per istruzioni su come individuare un utente vedere Individuazione di un utente pagina 229 3 Immettere i valori per definire il nuovo utente Per una spiegazione delle propriet dell utente vedere Propriet dell utente pagina 230 4 Fare clic su OK Propriet dell utente La Tabella 24 pagina 231 illustra quelle caratteristiche delle propriet dell utente che non si evincono dal nome del campo assegnato 230 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Tabella 24 Propriet dell utente Campo Stato Nome User Login Name Nome di accesso utente Origine utente Indirizzo e mail
174. illustra quelle caratteristiche delle propriet che non si evincono dal nome delle propriet stesse Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 175 Record Tabella 15 Propriet comuni dei record formali Chapter 2 Propriet Oggetto Tipo di supporto Formato applicazione Organizzazione di origine Data di ricezione Destinatari principali Altri destinatari Percorsi Nome progetto Indicazione supplementare 176 Descrizione L argomento principale trattato dal documento Il materiale o l ambiente in cui le informazioni sono iscritte ad esempio microscheda supporto elettronico o carta Il formato dipendente dall applicazione utilizzata per creare il documento che viene dichiarato come record Il nome ufficiale o il codice dell ufficio responsabile della creazione del documento che viene dichiarato La data in cui il documento stato ricevuto Il nome principale dell utente che ha creato il documento Il nome di un altro utente responsabile del documento in grado di rispondere a eventuali domande Il percorso in cui il record viene conservato Il valore che fornisce la protezione necessaria a garantire l accesso al record da parte di quei membri del gruppo che sono connessi a una particolare indicazione attributo Selezionare un valore se si necessita di una protezione aggiuntiva oltre alla protezione fornita dal valore selezionato per il Nome di proget
175. inoltro successive Fare clic su OK Accettazione di un operazione assegnata a pi utenti Un operazione inviata a un gruppo sar eseguita dal primo utente che la accetta Se si accetta l operazione questa viene rimossa dalla casella Posta in arrivo degli altri utenti Per accettare un operazione assegnata a pi utenti 1 2 3 4 80 Fare clic su Posta in arrivo Selezionare l operazione da accettare Fare clic su Accetta Effettuare una delle attivit elencate di seguito e Per chiudere l operazione fare clic su Chiudi Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Posta in arrivo e Per eseguire un azione consultare la procedura appropriata Esecuzione di un operazione pagina 78 Completamento di un operazione pagina 79 Rifiuto di un operazione pagina 81 Delega di un operazione pagina 81 Ripetizione di un operazione pagina 82 Rifiuto di un operazione Se il workflow lo consente possibile rifiutare un operazione In tal caso l operazione passa a un altra fase cos come definito nel modello Se l operazione diretta a un gruppo di utenti viene eliminata dalla Posta in arrivo In base alla definizione del modello l operazione pu restare o meno nelle caselle di Posta in arrivo degli altri utenti nel gruppo Per rifiutare un operazione attenersi alla procedura seguente 1 2 3 4 5 Nella Posta in arrivo aprire l operazione facendo clic sul nome
176. io di dati verr presentata all utente la serie di valori del dizionario di dati e Se questa impostazione viene applicata a una cartella viene applicata anche a tutti i file importati nella cartella Quando un valore preimpostato viene modificato le modifiche si applicano soltanto agli elementi creati di recente e Se queste impostazioni sono collegate a un utente un ruolo o un gruppo viene applicata a tutti i file creati da questo utente o dagli utenti di quel determinato ruolo o gruppo e Non possono avere valori preimpostati l attributo object_name l attributo a_content_type gli attributi di sola lettura Se un attributo di sola lettura a causa del ciclo di vita e dello Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 217 Valori preimpostati Regole dei valori preimpostati Descrizione stato attuali di un elemento il valore dell attributo automatico non viene impostato e Gli attributi preimpostati sono limitati ai tipi stringa intero e doppio e Per l importazione se tutti i valori obbligatori dell attributo sono impostati dal preimpostato dell attributo automatico l importazione viene eseguita senza avvisare dopo che l utente ha scelto i file per l importazione Navigazione I nodi di repository disponibili Applicabile solo se il valore preimpostato assegnato a un utente un gruppo o un ruolo Quando si sceglie questa regola si scelgono i nodi di repository disponibili e si designa
177. ionare il tipo di relazione nell elenco Relazione Fare clic su Termina Per rimuovere una relazione tra due elementi 1 2 3 4 5 Individuare uno degli elementi e selezionarlo Fare clic su Visualizza gt Relazioni Selezionare la relazione da rimuovere Fare clic su File gt Rimuovi relazione Fare clic su OK Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Capitolo 14 Copie trasformate e trasformazioni In questo capitolo verranno trattati i seguenti argomenti Cenni preliminari sulle copie trasformate e sulle trasformazioni pagina 205 Visualizzazione di un elenco delle diverse copie trasformate di un file pagina 206 Importazione di una copia trasformata pagina 207 Trasformazione di un documento in formato PDF o HTML pagina 207 Creazione di una copia trasformata mediante trasformazione pagina 208 Creazione di un file correlato tramite trasformazione pagina 209 Visualizzazione delle propriet delle trasformazioni salvate pagina 210 Rimozione di una trasformazione salvata pagina 211 Cenni preliminari sulle copie trasformate e sulle trasformazioni Una copia trasformata una copia alternativa di un file o un file alternativo associato a un file originale Pu trattarsi ad esempio della copia di un immagine in un formato o in una risoluzione diversa Se per un file esistono pi copie trasformate Webtop ne assegna una come principale la quale comparir negli elenchi di file E possibile
178. istratore pu modificare il gruppo Se questo valore nullo solo un utente avanzato e il proprietario del gruppo possono modificare il gruppo Set di alias predefinito per il gruppo Se si connessi al repository principale di una federazione il gruppo diventa un gruppo globale 239 Utenti gruppi e ruoli Campo Gruppo privato Gruppo dinamico 240 Descrizione Il gruppo diventa un gruppo privato In caso contrario il gruppo pubblico Per impostazione predefinita i gruppi creati da utenti con privilegi di amministratore di sistema o utente avanzato sono pubblici mentre quelli creati da utenti con privilegi inferiori sono privati Fa diventare un gruppo dinamico Un gruppo dinamico un gruppo che comprende membri potenziali uno qualsiasi dei quali pu essere reso membro effettivo in fase di esecuzione L impostazione predefinita di appartenenza per un gruppo dinamico Elabora utenti come partecipanti esterni Questo significa che in fase di esecuzione i membri potenziali non diventano automaticamente membri effettivi In fase di esecuzione comunque l applicazione da cui un utente accede al repository pu richiedere che l utente sia reso membro effettivo possibile utilizzare i gruppi dinamici per impostare una protezione basata sui ruoli Si supponga ad esempio di definire un gruppo dinamico Il comportamento di appartenenza predefinito prevede che gli utenti non siano membri del grupp
179. ituisce un riferimento per altri elementi di lavoro il sistema non la elimina 5 Fare clic su OK per eliminare la coda di lavoro l eliminazione di una coda di lavoro non elimina la categoria alla quale collegata Definizione dei criteri di selezione alternativa della coda di lavoro Un criterio di selezione alternativa della coda di lavoro consente di definire la priorit di un operazione che deve essere controllata in base alle propriet del documento e al ciclo di vita I criteri di selezione alternativa possono essere utilizzati quando diversi tipi di documento con diverse necessit di elaborazione vengono inviati nel workflow Ad esempio le applicazioni per i diversi tipi di prodotti di prestiti possono avere diverse priorit e diversi requisiti di invecchiamento Per utilizzare i criteri di selezione alternativa quando si applica un ciclo di vita all attivit possibile definire i set di alias wq_doc_profile per il criterio di selezione alternativa che si desidera far applicare al documento dal sistema Se non ci sono criteri di selezione alternativa associati al documento il sistema utilizza il criterio associato alla coda di lavoro per impostare le propriet dell elemento di lavoro Gli utenti con il ruolo queue_admin possono creare o modificare i criteri di selezione alternativa Per creare o modificare un criterio di selezione alternativa della coda di lavoro 1 Fare clic su Amministrazione gt Gestione delle c
180. izza Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 111 Code di lavoro ogni profilo elaboratore consentendo di eseguire gli aggiornamenti al set di abilit I profili di abilit non sono definiti per i gruppi se una coda di lavoro non ha alcun requisito di abilit associato il sistema non chiede all utente di assegnare abilit all elaboratore Per ulteriori informazioni sull aggiornamento delle abilit degli utenti durante l aggiunta di filtri a una coda vedere Aggiunta di filtri corrispondenti per l assegnazione del lavoro a una coda di lavoro pagina 101 Per aggiungere abilit a un profilo elaboratore 1 possibile aggiungere abilit a un profilo elaboratore utilizzando uno di questi metodi e Fare clic su Amministrazione gt Gestione delle code di lavoro gt Assegnazione lavoro corrispondente gt Profilo elaboratore e Jn alternativa fare clic su Amministrazione gt Gestione delle code di lavoro gt Code di lavoro selezionare una coda di lavoro e fare clic sul collegamento numero utenti della coda nella colonna Utenti attivi e In alternativa dal Monitor code di lavoro selezionare una coda di lavoro e fare clic sul collegamento numero utenti della coda nella colonna Utenti attivi Selezionare il profilo dell utente scegliendo Propriet dal menu di scelta rapida o selezionando Visualizza gt Propriet gt Info Viene visualizzata la schermata di ricerca Profilo elaboratore che consente di
181. kflow Ad esempio se una richiesta di prestito di un cliente preferito passa attraverso una coda di lavoro pu essere immediatamente posizionata a una priorit superiore rispetto a una richiesta di prestito di altri clienti Inoltre se la richiesta di prestito relativa a un importo maggiore o proviene da un broker preferito possibile aumentare la priorit assicurandosi che il supervisore della coda venga avvisato qualora l operazione non venga completata entro un determinato periodo di tempo Questo tipo di logica pu essere utile per aumentare la priorit di un operazione all avvicinarsi della scadenza La velocit con la quale aumenta la priorit aumenta con l avvicinarsi della scadenza Creazione o modifica di un criterio di coda Ogni coda di lavoro pu avere un criterio Se si associa un criterio di selezione alternativa a un documento indirizzato al workflow il sistema utilizzer questo criterio invece del criterio della coda di lavoro per tale elemento Gli utenti con il ruolo queue_admin possono creare o modificare i criteri di coda Per creare o modificare un criterio di coda di lavoro 1 Fare clic su Amministrazione gt Gestione delle code di lavoro gt Criteri gt Criteri delle code di lavoro 2 Individuare la categoria in cui si desidera collocare un nuovo criterio o modificarne uno esistente 3 Effettuare una delle attivit elencate di seguito e Per creare un nuovo criterio selezionare File gt Nu
182. l Amministratore di libreria Anche se l utente pu presentare una richiesta l Amministratore di libreria pu decidere se all utente concesso richiedere uno nessuno o diversi oggetti fisici Selezionare il mezzo di comunicazione preferito Il sistema non utilizza questa funzione sebbene essa sia stata concepita per consentire la comunicazione diretta da parte dell Amministratore di libreria Indipendentemente dal pulsante di opzione selezionato relativo al tipo di spedizione anche possibile selezionare la casella di spunta per inviare tutti gli elementi richiesti allo stesso tempo limitando la richiesta soltanto a un incaricato esternamente Per visualizzare le richieste di libreria dell utente accertarsi che non sia selezionato alcun elemento nel riquadro dei contenuti e fare clic su Visualizza gt Richieste personali 182 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Record Nota le richieste di libreria completate vengono eliminate dal sistema tramite un processo Per ulteriori informazioni sullo stato di una richiesta di libreria consultare la Guida dell utente di Records Manager Administrator o la Guida dell utente di Retention Policy Services Administrator Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 183 Record 184 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Capitolo 11 Documenti virtuali In questo capitolo verranno trattati i seguenti argomenti
183. l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Collaborazione con altri utenti Creazione di una room E possibile creare una room ovunque in un repository che supporta la creazione di cartelle Per creare una room necessario e Disporre del ruolo Crea room nel repository e Disporre dell autorizzazione alla creazione di oggetti nel percorso designato L autore di una room ne diventa proprietario Per creare una room 1 Selezionare il percorso della nuova room 2 Eseguire una delle operazioni riportate di seguito in base alle opzioni disponibili e Fare clic su Nuova room e Selezionare File gt Nuovo gt Room Viene aperta la finestra di dialogo Nuova room 3 Nella scheda Crea immettere le informazioni elencate di seguito e Nome obbligatorio il nome della nuova room Tale nome dovr essere univoco tra i nomi degli altri oggetti dello stesso archivio e Messaggio iniziale Nella finestra dell editor RTE scrivere un messaggio che verr visualizzato al di sotto del percorso di navigazione della home page della room e Per effettuare la sottoscrizione alla room selezionare l opzione Sottoscrivi questa room Se necessario fare clic su Mostra per visualizzare l opzione Passare a un altra scheda oppure fare clic su Termina per creare la room 4 Scegliere i membri della stanza Tale operazione pu essere effettuata anche dopo la creazione della room e La scheda Scegli proprietari fornisce i controlli uti
184. l accesso Il percorso della directory di estrazione La directory di estrazione il percorso nel computer in cui Webtop copia i file al momento dell estrazione dal repository I nomi utente e le password per l accesso automatico a determinati repository L insieme dei colori motivi e tipi di carattere utilizzati a schermo Selezionare la casella di controllo per trascinare gli elementi selezionati utilizzando il mouse Se si attiva questa opzione sar necessario riavviare il browser per rendere effettiva le modifica Se attivata l opzione Completamento automatico quando si inizia a immettere un testo in un campo vengono visualizzati dei suggerimenti per il completamento Per accettare un suggerimento fare clic su di esso I suggerimenti visualizzati dalla funzione di completamento automatico derivano dalle parole e dalle frasi immesse in precedenza Quando si immettono informazioni in una pagina delle propriet la funzione di completamento automatico suggerisce il testo dalla directory dati di Webtop nonch dal record delle immissioni precedenti Il dizionario di dati di Webtop fornisce il testo comune che pu essere immesso da tutti gli utenti Per svuotare la cache dalle parole e delle frasi immesse in precedenza fare clic su Reimposta 21 Repository Campo Descrizione Oggetti nascosti Webtop consente di visualizzare elementi nascosti Tali elementi risultano visibili solo agli utenti
185. l percorso in modo che i file e le cartelle a esso appartenenti siano visualizzati nel riquadro dei contenuti Selezionare Modifica gt Sposta e Selezionare il percorso in modo da evidenziarlo in un elenco Fare clic con il tasto destro del mouse e selezionare Sposta Gli elementi vengono spostati nel nuovo percorso Gli elementi rimangono negli Appunti fino a quando non vengono aggiunti nuovi elementi agli Appunti stessi Per visualizzare gli Appunti fare clic su Modifica gt Visualizza Appunti Copia di un elemento in un altro percorso del repository E possibile copiare un elemento da un repository a un altro o all interno del medesimo repository Quando si copia un elemento viene copiata solo la versione selezionata Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 43 File e cartelle Per copiare un elemento in una nuova posizione 1 Individuare l elemento e selezionarlo Suggerimento possibile selezionare pi elementi Selezionare Modifica gt Aggiungi agli Appunti Suggerimento possibile ripetere i passaggi precedenti per aggiungere elementi da pi percorsi negli Appunti Al termine della procedura tutti gli elementi presenti negli Appunti verranno copiati nel medesimo percorso Se si desidera copiare gli elementi in un altro repository aprire il repository desiderato nel riquadro di navigazione Per ulteriori informazioni consultare Accesso a un altro repository pagina 15 Accedere al perco
186. l sistema la utilizza per qualificare un elaboratore per l operazione Vedere la Guida dell utente di Business Process Manager Utilizzo delle attivit Definizione dei filtri corrispondenti per l assegnazione del lavoro Ogni filtro corrispondente per l assegnazione del lavoro contiene le definizioni delle abilit che consentono al sistema di individuare un elaboratore per un operazione in base alle abilit richieste o alle capacit e all esperienza dell elaboratore Quando si crea il filtro definire i valori di abilit le etichette di visualizzazione i tipi di dati e gli operatori utilizzati dal sistema per comparare l elenco di elaboratori con le abilit richieste per il processo e quindi assegnare l operazione all elaboratore pi idoneo Queste abilit devono essere definite anche nel modello di processo in Business Process Manager Gli utenti con il ruolo queue_admin possono creare eliminare o modificare i filtri corrispondenti Gli utenti con il ruolo queue_manager possono solo visualizzare le impostazioni dei filtri corrispondenti Per definire i filtri corrispondenti per l assegnazione del lavoro 1 Fare clic su Amministrazione gt Gestione delle code di lavoro gt Assegnazione lavoro corrispondente gt Filtri corrispondenti 2 Effettuare una delle attivit elencate di seguito e Per creare un nuovo filtro selezionare File gt Nuovo gt Informazioni abilit coda di lavoro e Per modificare un filtro esis
187. l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 17 Repository 6 Per rimuovere una propriet dalla visualizzazione selezionarla nell elenco Attributi selezionati da visualizzare come colonna e fare clic sulla freccia di rimozione 7 Fare doppio clic su OK Per selezionare le colonne mostrate nell elenco visualizzato 1 Accedere all elenco b 2 Nell intestazione della colonna selezionare 3 Per aggiungere una colonna attenersi alla seguente procedura a Nell elenco Selezionare il tipo di oggetto selezionare il tipo di elemento che contiene la propriet da visualizzare b Nell elenco Selezionare gli attributi da visualizzare selezionare la propriet da visualizzare in una colonna c Fare clic sulla freccia di aggiunta d Ripetere i passaggi da Fase a a Fase c per ogni propriet che si desidera aggiungere 4 Per modificare l ordine di visualizzazione delle colonne selezionare una propriet in Attributi selezionati da visualizzare come colonna e fare clic sulle frecce verso l alto o verso il basso 5 Per rimuovere una propriet visualizzata come colonna selezionarla in Attributi selezionati da visualizzare come colonna e fare clic sulla freccia di rimozione 6 Una volta aggiunte e rimosse le propriet fare clic su OK Per rimuovere una colonna da un elenco 1 Accedere all elenco dal quale si desidera rimuovere una colonna 2 Fareclicconiltasto destro del mouse sull intestazione della colonna e
188. l workflow 1 Selezionare Strumenti gt Workflow gt Report di workflow Suggerimento in alternativa possibile selezionare Strumenti gt Flusso di lavoro gt Workflow utente Selezionare il workflow Selezionare una delle opzioni riportate di seguito e Strumenti gt Workflow gt Invia e mail al supervisore e Strumenti gt Workflow gt Invia e mail agli esecutori Nell applicazione di posta elettronica viene aperto un nuovo messaggio con gli indirizzi e mail gi specificati Digitare il messaggio e inviare l e mail Elaborazione di un operazione non riuscita in un workflow Se si il supervisore del workflow e si riceve una notifica relativa a un operazione automatica non riuscita possibile utilizzare una delle procedure descritte di seguito Per effettuare un nuovo tentativo di esecuzione di un operazione automatica non riuscita 1 92 Aprire l operazione automatica non riuscita nella Posta in arrivo Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 2 3 Workflow e flussi rapidi Fare clic su Riesegui Fare clic su OK Per completare un operazione automatica non riuscita 1 2 3 Aprire l operazione automatica non riuscita nella Posta in arrivo Fare clic su Completa Fare clic su OK Modifica del supervisore del workflow Ogni workflow dispone di un supervisore che pu modificare sospendere o arrestare un workflow attivo Per cambiare Workflow Supervisor
189. la copia locale non verranno applicate al file presente nel repository Il file collegato alle Sottoscrizioni Il file del repository viene sostituito con un file scelto dall utente Una versione la copia di un file archiviato in un momento specifico nel repository E possibile creare una nuova versione ogni volta che il file viene archiviato La creazione di versioni consente di registrare le modifiche a un file Quando si crea o si importa un nuovo file nel repository il numero di versione assegnato 1 0 Quando si archivia un file possibile scegliere se crearne una nuova versione o sovrascriverne la versione precedente Per effettuare questa scelta necessario disporre delle relative autorizzazioni sul file 34 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 File e cartelle e La creazione di una nuova versione attribuisce al file un numero di versione pi alto di quando stato estratto e permette inoltre di lasciare una copia della versione precedente nel repository e Se si sovrascrive la versione esistente il file conserva lo stesso numero della versione precedente di cui non viene salvata alcuna copia In base alla configurazione in uso possibile scegliere se incrementare il numero di versione per numeri interi o solo decimali di un decimo ad esempio L operazione di incrementare il numero di versione in base a un numero intero considerata una revisione principale mentre quella
190. la freccia di aggiunta per spostare le abilit nell area di selezione del contenuto della pagina 6 Fare clic su OK Il sistema chiede all utente di selezionare le abilit per ogni singolo utente nella coda 7 Selezionare le abilit per ogni utente e fare clic su Successivo I profili delle abilit non sono disponibili per i gruppi 8 Dopo aver selezionato le abilit per ogni utente fare clic su Termina Per rimuovere i filtri corrispondenti per l assegnazione del lavoro da una coda di lavoro 1 Accedere alla coda di lavoro e selezionarla 2 Selezionare Visualizza gt Propriet gt Info 3 Nella tabella Filtri corrispondenti di assegnazione lavoro selezionare il filtro correlato alle abilit che si desidera modificare 4 Fare clic su Rimuovi 5 Fare clic su OK Quando il sistema rimuove il filtro di corrispondenza dalla coda di lavoro i valori delle abilit corrispondenti configurati per gli utenti della coda di lavoro non vengono rimossi automaticamente Le propriet delle abilit per l utente vengono mantenute fino alla rimozione dalla finestra di dialogo Profilo elaboratore per ciascun elaboratore Criteri correlati alle code di lavoro 102 Un criterio di coda di lavoro contiene la logica utilizzata dal sistema per tracciare e gestire le operazioni nella coda di lavoro Questa logica consente al sistema di assegnare una priorit iniziale e stabilire la priorit dell operazione in base ai diversi valor
191. la per documenti tipici Le opzioni disponibili nella finestra di dialogo Elimina sono le seguenti e Collegamenti elimina solo il collegamento al nome del percorso non selezionata e disabilitata se la nota ha un solo percorso in caso contrario selezionata per impostazione predefinita e Nota Elimina definitivamente la nota Opzione selezionata per impostazione predefinita se per la nota disponibile un unico percorso Gestione di cartelle e archivi contestuali Le cartelle e gli archivi contestuali sono dei contenitori repository con descrizioni facoltative in formato rich text e discussioni incorporate Le descrizioni in formato Rich Text sono visualizzate nella parte superiore di una cartella contestuale come un messaggio iniziale di una room Queste descrizioni ad esempio possono fornire il riepilogo dei documenti le istruzioni circa l utilizzo dei materiali di un progetto o i puntatori ad altre posizioni Le descrizioni delle cartelle possono contenere testo formattato immagini e collegamenti ipertestuali costituendo cos una fonte di informazioni personalizzabile e accattivante di immediato interesse per gli utenti La possibilit di incorporare le discussioni in una pagina di cartella contestuale spinge i membri del team a far convergere la comunicazione all interno del lavoro stesso ad esempio per la revisione dei documenti anzich ricorrere a soluzioni esterne quali la posta elettronica per la corrispondenza re
192. lativa al progetto Grazie all organizzazione in una struttura di commenti le discussioni facilitano la raccolta e l archiviazione del flusso di informazioni lavorative In un modo o nell altro tutti i team assegnati a un progetto si confrontano su vari argomenti quali la presenza di problemi specifici le decisioni relative alla pianificazione i piani di sviluppo le idee relative al prodotto e l interazione con i clienti Grazie alle discussioni nelle cartelle contestuali i team sono in grado di salvare e accedere rapidamente ad informazioni specifiche utili per tenere traccia dell interazione avvenuta all interno del team stesso La descrizione di una cartella parte integrante dei metadati in essa contenuti esattamente come un campo di propriet Per creare una nuova cartella contestuale 1 Selezionare il percorso della nuova cartella 136 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Collaborazione con altri utenti 2 Selezionare File gt Nuovo gt Cartella Viene aperta la finestra di dialogo Nuova cartella 3 Nella scheda Crea immettere le informazioni elencate di seguito e Nome obbligatorio il nome della nuova cartella e Tipo il tipo di cartella e Descrizione Nella finestra dell editor Rich Text creare una descrizione che sar visualizzata al di sotto del percorso di navigazione della pagina della cartella facoltativa e Per eseguire la sottoscrizione alla cartella selezionare l
193. lavoro 96 Nel contesto di una coda di lavoro gli utenti della coda vengono indicati come elaboratori Sono previsti due ruoli per questi elaboratori queue_processor e queue_advance_processor Entrambi i ruoli ricevono nelle proprie caselle Posta in arrivo le operazioni assegnate dal supervisore della coda o dal sistema in base al profilo di abilit Gli utenti con ruolo queue_advance_processor non possono selezionare le operazioni su cui lavorano Possono selezionare un opzione per fare in modo che il sistema inoltri automaticamente l operazione successiva quando la coda vuota oppure possono richiedere manualmente l operazione successiva selezionando un opzione di menu L applicazione quindi assegna all elaboratore l operazione successiva con la priorit pi alta tra le code di lavoro a cui appartiene l utente Il ruolo queue_advance_processor un ruolo aggiuntivo che consente all elaboratore di selezionare operazioni specifiche dalle code di lavoro di appartenenza invece di attendere l assegnazione da parte del sistema o del gestore della coda Per informazioni sull ottenimento di un operazione consultare Selezione di un operazione dalla coda pagina 85 e Attivazione degli elaboratori per selezionare le operazioni dalla coda pagina 119 Esistono due ruoli con i privilegi e l accesso alle funzioni di gestione della coda di lavoro queue_admin e queue_manager I gestori delle code eseguono il monitoraggio delle code per veder
194. le e possibile archiviare la versione precedente del file come nuova versione sezione In questo modo al file precedente viene aggiunto un nuovo numero incrementato La versione incrementata diventa la versione corrente in una nuova sezione di numeri di versione Ad esempio se un utente estrae un documento con versione 5 0 lo modifica quindi lo archivia come versione principale il numero di versione diventa 6 0 La versione 6 0 diventa la versione corrente del documento Se un altro utente estrae e modifica la versione 5 0 che non pi la versione corrente al momento dell archiviazione Webtop crea una nuova sezione del documento che inizia con la versione 5 0 1 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 35 File e cartelle Sostituzione di un file di repository con un file diverso Per sostituire un file di repository con un file diverso 1 Estrarre il file di repository Per istruzioni vedere Estrazione di un file pagina 30 2 Effettuare una delle attivit elencate di seguito e Selezionare il file estratto nel repository e selezionare File gt Archivia e Trascinare il file di sostituzione dal computer locale fino al repository rilasciandolo sul file estratto Nota se l archiviazione avviene tramite trascinamento della selezione non possibile aggiornare il contenuto localmente prima di aggiornarlo globalmente Il contenuto verr aggiornato subito per tutti gli utenti 3 Se vengono richieste in
195. le rimanenti fare clic su Fine Utilizzo di una finestra di dialogo di selezione Per individuare un elemento all interno di una finestra di dialogo di selezione effettuare una delle seguenti operazioni e Per aprire un percorso di directory fare clic sul percorso e Per tornare a un percorso precedente fare clic sulla posizione nel percorso di navigazione sopra l elenco e Per cercare in un repository diverso selezionare il repository nell elenco a discesa Repository se disponibile e Per visualizzare solo gli elementi che iniziano con una determinata stringa di caratteri digitare la stringa di caratteri nella casella di testo sopra l elenco e fare clic su Invio e Per limitare i tipi di elementi visualizzati selezionare un filtro diverso dal menu a discesa sopra l elenco Per selezionare un elemento fare clic su di esso Se la finestra di dialogo di selezione contiene due caselle di riepilogo come illustrato in Figura 1 pagina 20 fare clic anche sul pulsante della freccia per spostare la scelta alla seconda casella di riepilogo possibile spostare pi elementi multipli alla seconda casella di riepilogo Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 19 Repository Figura 1 La finestra di dialogo di selezione con due caselle di riepilogo inizia con al PI Mostra utenti gruppi e ruoli z Home Home amp admingroup gt w admingroup w dm_assume_user e wey dm_assume_user_role
196. lezionare la scheda Avanzate e accertarsi che sia specificata l opzione Riutilizza le finestre per lanciare i collegamenti Per aggiungere commenti utilizzare i comandi di Acrobat Per ulteriori informazioni consultare la documentazione di Acrobat Per salvare i commenti nel repository fare clic sul pulsante Invia e ricevi commenti di Adobe I commenti che vengono salvati in un repository presentano il formato XFDF di Acrobat Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Annotazioni PDF Visualizzazione di commenti a un documento PDF Per visualizzare i commenti a un documento PDF 1 Individuare un documento PDF 2 Selezionare il documento e fare clic su File gt Visualizza Il documento PDF si apre in una finestra a parte con i relativi commenti Se si utilizza Internet Explorer nel browser viene aperta una pagina vuota aggiuntiva Per evitare ci selezionare la voce di menu Strumenti gt Opzioni Internet di Internet Explorer quindi selezionare la scheda Avanzate e accertarsi che sia specificata l opzione Riutilizza le finestre per lanciare i collegamenti Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 201 Annotazioni PDF 202 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Capitolo 13 Relazioni Una relazione una connessione tra due elementi di un repository Le relazioni consentono di elaborare contemporaneamente pi elementi in Webtop Le relazioni consentono inoltre a
197. li utenti possono visualizzare le propriet ma non il contenuto dell elemento Gli utenti possono visualizzare le propriet e il contenuto dell elemento L utente pu aggiungere note all elemento Gli utenti possono modificare il contenuto dell elemento e possono archiviare una versione nuova dell elemento con un nuovo numero di versione Gli utenti non possono sovrascrivere una versione esistente o modificare le propriet dell elemento L utente pu modificare le propriet di elemento e archiviare l elemento come la stessa versione L utente pu eliminare gli elementi E possibile aggiungere una o pi autorizzazioni estese a un utente o a un gruppo di utenti con un livello di autorizzazione standard in un set di autorizzazioni Le autorizzazioni estese sono descritte in Tabella 23 pagina 223 222 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Tabella 23 Autorizzazioni estese Autorizzazione estesa Esegui procedura Cambia percorso Cambia stato Cambia autorizzazione Cambia propriet Eliminazione estesa Set di autorizzazioni Descrizione L utente pu modificare il proprietario di un elemento e pu eseguire procedure esterne su determinati tipi di elemento L utente pu muovere l elemento L utente pu modificare lo stato del ciclo di vita dell elemento L utente pu modificare le autorizzazioni dell elemento L utente pu modificare il proprietario dell elemen
198. lic su di essa Fare clic su Ripeti In corrispondenza dell elemento di linea dell operazione scegliere Fare clic per assegnare Nella finestra di dialogo di selezione scegliere l utente cui delegare e fare clic su OK Per una procedura dettagliata vedere Utilizzo di una finestra di dialogo di selezione pagina 19 Fare clic su OK Modifica della disponibilit personale per le operazioni Nella parte superiore della Posta in arrivo viene indicata la disponibilit dell utente a ricevere operazioni Per modificare la propria disponibilit a ricevere operazioni 1 Z 82 Fare clic su Posta in arrivo Nella parte superiore della Posta in arrivo fare clic su una delle opzioni seguenti e Disponibile Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Posta in arrivo e Attualmente impostato su Non disponibile 3 Effettuare una delle attivit elencate di seguito e Per rendersi disponibile deselezionare la casella di spunta per cambiare lo stato su Disponibile e Per rendersi non disponibile selezionare la casella di spunta per cambiare lo stato su Non disponibile quindi fare clic su modifica e selezionare un altro utente per la ricezione delle operazioni e fare clic su OK Per una procedura dettagliata vedere Utilizzo di una finestra di dialogo di selezione pagina 19 Se ci si rende non disponibili questa impostazione ha effetto solo sulle operazioni future contrassegnate come delegabili L opzione no
199. limina Il sistema avvisa l utente che non possibile annullare questa operazione se la categoria in uso e costituisce un riferimento per altre code di lavoro o elementi di lavoro il sistema non la elimina Fare clic su OK Definizione di una coda di lavoro Le code di lavoro sono organizzate ed elencate nelle categorie delle code di lavoro Prima di creare una coda di lavoro necessario prima creare una categoria di coda e un criterio di coda Definizione di una categoria di coda di lavoro pagina 106 e Criteri correlati alle code di lavoro pagina 102 forniscono ulteriori specifiche su tali argomenti Gli utenti con il ruolo queue_manager e con privilegi CREATE_GROUP possono creare code di lavoro Per creare una coda di lavoro 1 2 Selezionare Amministrazione gt Gestione delle code di lavoro gt Code di lavoro Passare quindi alla categoria della coda di lavoro in cui si desidera posizionare la nuova coda di lavoro Selezionare File gt Nuovo gt Coda di lavoro Il sistema visualizza la pagina Propriet coda di lavoro Inserire il nome della coda di lavoro nuova utilizzando le lettere minuscole non utilizzare le virgolette nel nome della coda di lavoro Immettere una descrizione per la nuova coda di lavoro se necessario Per impostazione predefinita all utente assegnato il ruolo queue_manager Per cambiare questa assegnazione fare clic su Modifica accanto a Queue Manager selezionare un altro utente
200. lizzati normalmente in Webtop per selezionare gli utenti i gruppi o i ruoli Successivamente possibile aggiungere membri a questo ruolo oppure rimuoverli L utente che ha creato la room ne diventa automaticamente proprietario e Nella scheda Scegli collaboratori selezionare gli utenti del repository i gruppi oppure i ruoli che si desidera inserire nel ruolo di collaboratori della room Successivamente possibile aggiungere membri a questo ruolo oppure rimuoverli 5 Scegliere le opzioni della stanza Tale operazione pu essere effettuata anche dopo la creazione della room Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 153 Collaborazione con altri utenti 154 Diritti di rimozione del controllo Consente di stabilire quali utenti sono autorizzati a rimuovere la relazione di regolamentazione di cui dispone la room relativamente agli oggetti appartenenti alla room possibile concedere tale autorizzazione solo ai proprietari della room oppure a tutti i membri della room collaboratori e proprietari Banner room Consente di stabilire se la room dispone di un immagine identificativa visualizzata nella parte superiore delle pagine della room Per specificare un intestazione personalizzata selezionare la casella di spunta Utilizza intestazione personalizzata Selezionare il file di immagine formato GIF JPG JPEG o PNG di dimensioni non superiori a 36 pixel di altezza che sar caricato nella room facendo clic su T
201. lla scheda Info Per istruzioni vedere Schede comuni della finestra di dialogo Propriet pagina 28 Nella scheda Autorizzazioni specificare il tipo di accesso alla cartella da parte di determinati utenti e gruppi Per istruzioni vedere Modifica delle autorizzazioni pagina 224 Se vengono visualizzate altre schede impostare le informazioni appropriate nelle schede Per informazioni relative alle funzionalit controllate da queste schede consultare l argomento in cui vengono illustrate tali funzionalit Fare clic su Termina Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 File e cartelle Creazione di un archivio Gli archivi visualizzano il livello di organizzazione pi elevato in un repository Gli archivi contengono cartelle e file Per creare un nuovo archivio 1 2 3 4 Individuare il repository nel quale si desidera creare il nuovo archivio Selezionare il nodo Archivi Selezionare File gt Nuovo gt Archivio Nella scheda Crea immettere il nome del nuovo archivio e il tipo di archivio Immettere ulteriori informazioni se necessario Immettere le informazioni appropriate nella scheda Info Per istruzioni vedere Schede comuni della finestra di dialogo Propriet pagina 28 Nella scheda Autorizzazioni specificare il tipo di accesso all archivio da parte di determinati utenti e gruppi Per istruzioni vedere Modifica delle autorizzazioni pagina 224 Se vengono visualizzate altre schede impos
202. lly a fine parola Nota se si utilizzano caratteri jolly Webtop non visualizzer i risultati che includono le variazioni dei termini digitati Se ad esempio si digita d one i risultati devono contenere dedizione distribuzione documentazione destinazione ma non documentato o documento Se il repository indicizzato possibile utilizzare un carattere jolly per indicare un carattere singolo sconosciuto in una qualsiasi parte di una parola Per una ricerca semplice che include il campo Contains in una ricerca avanzata il carattere jolly singolo il punto interrogativo 57 Ricerca Sintassi Descrizione Il carattere jolly singolo non disponibile per ricerche semplici in un repository non indicizzato per ricerche avanzate nelle propriet o per ricerche sulle fonti esterne Nota e Gli operatori AND OR e NOT sono parole riservate Per ricercare un termine che contiene un operatore utilizzare le virgolette Ad esempio se si cerca hardware e software Webtop restituisce documenti con quella stringa di tre parole Se si digita hardware e software senza virgolette Webtop restituisce tutti i documenti che contengono entrambe le parole e Per glioperatori AND OR e NOT non vale la distinzione tra maiuscole e minuscole Ad esempio per praticit possibile digitare AND and And Esecuzione di una ricerca avanzata Per cercare un documento mediante una delle propriet utilizzare la ricerca avanz
203. lo verranno trattati i seguenti argomenti e Utenti pagina 229 e Gruppi pagina 237 e Ruoli pagina 242 Utenti In questa sezione verranno trattati i seguenti argomenti e Individuazione di un utente pagina 229 e Creazione o modifica di un utente pagina 230 e Propriet dell utente pagina 230 e Importare gli utenti dalle informazioni contenute in un file di input pagina 233 e Attivazione o disattivazione di un utente pagina 235 e Cambio del repository locale di un utente pagina 235 e Visualizzazione dei gruppi a cui appartiene un utente pagina 235 e Riassegnazione degli elementi di un utente a un altro utente pagina 236 e Eliminazione di un utente pagina 236 e Visualizzazione dei log di gestione utenti pagina 237 Individuazione di un utente Per individuare un utente 1 Fare clic su Amministrazione gt Gestione utente gt Utenti 2 Effettuare una delle attivit elencate di seguito Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 229 Utenti gruppi e ruoli e Fare clic su Mostra tutti gli utenti e Inuno pi campi di ricerca inserire le informazioni sul tipo di utente e poi fare clic Ricerca Verr visualizzato un elenco di utenti Suggerimento per visualizzare nuovamente i campi di ricerca fare clic su Altre opzioni 3 Individuare l utente nell elenco utilizzando la navigazione standard di Webtop Per istruzioni consultare Navigazione in un repository pagina 16 Creazione o mod
204. logo utilizzare lo strumento di selezione standard per individuare e selezionare i membri e i gruppi della room di cui si desidera modificare i ruoli Fare clic su OK per andare al passaggio successivo dell assegnazione di un nuovo ruolo ai membri selezionati Facendo clic su Annulla si ritorna alla scheda di Appartenenza Nella seconda finestra di dialogo selezionare il ruolo Collaboratore o Proprietario che si desidera assegnare ai membri Fare clic su OK per assegnare il ruolo e ritornare alla scheda Appartenenza Se si fa clic su Annulla si ritorna alla finestra di dialogo per la scelta dei membri Per creare un nuovo gruppo locale 1 3 4 Nella scheda Propriet Appartenenza fare clic su Nuovo gruppo per visualizzare la scheda Crea nuovo gruppo di room Immettere un nome per il gruppo obbligatorio Tale nome dovr essere univoco rispetto ai nomi dei gruppi locali della room Se si desidera immettere un testo descrittivo per il gruppo Fare clic su OK per creare il gruppo e ritornare all elenco dei membri della room Un gruppo locale di propriet del gruppo dei proprietari della room anche se rimosso dalla room Pu quindi essere utilizzato solo nei set di autorizzazioni degli oggetti regolamentati Per modificare le propriet di un gruppo locale 1 2 3 Aprire la scheda Propriet Appartenenza della room Fare clic su O nella riga con il nome del gruppo per visualizzare la scheda Info Modi
205. lori preimpostati 213 visualizzazione all avvio 21 visualizzazione dei percorsi 47 cartelle contestuali cenni generali 136 creazione 136 categorie categorie coda di lavoro 106 categorie code di lavoro 114 collegamento a pi percorsi 45 copia 43 eliminazione 42 inoltro di elementi 18 navigazione 18 ricerca 58 categorie di code di lavoro creazione 106 eliminazione 106 cicli di vita applicazione 26 124 assegnazione 26 32 40 124 cenni generali 123 filtraggio 17 operazioni comuni 123 promozione 125 riduzione di livello 125 rimozione 125 ripresa 126 sospensione 125 stati 124 clic con il pulsante destro del mouse esecuzione di azioni 23 cluster risultati della ricerca 63 risultati di ricerca 76 coda di lavoro elenchi abilit vedere corrispondenza per l assegnazione del lavoro code vedere code di lavoro code di lavoro aggiornamento 115 aggiunta di gruppi 110 aggiunta di utenti 110 annullamento assegnazione operazioni 117 assegnazione di operazioni 116 categorie 106 cenni generali 95 configurazione delle notifiche 105 creazione 98 102 107 criteri 102 criteri correlati alle code 102 definizione 107 eliminazione 108 esecuzione di operazioni 83 gestione della Posta in arrivo 83 gruppi 110 a 111 113 impostazione delle priorit 105 modifica 115 monitoraggio 114 ottieni operazione successiva 84 riassegnazione di operazioni 116 a 117
206. ltati per visualizzare il report 5 Per visualizzare le informazioni aggiuntive fare clic su un processo un istanza o un utente 6 Per salvare il report per un esecuzione successiva fare clic su Salva Creazione di un modello di workflow Per creare un nuovo modello di workflow selezionare File gt Nuovo gt Modello di workflow per aprire Workflow Manager Seguire le istruzioni della guida di questa applicazione sulla creazione di un nuovo modello di workflow 94 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Capitolo 6 Code di lavoro Le code di lavoro contengono operazioni che possono essere eseguite da utenti disponibili e appartenenti a un pool specificato di utenti In questo capitolo verranno trattati i seguenti argomenti e Cenni generali sulle code di lavoro pagina 95 e Configurazione di una nuova coda di lavoro pagina 98 e Configurazione della corrispondenza per l assegnazione del lavoro pagina 99 e Criteri correlati alle code di lavoro pagina 102 e Definizione di una categoria di coda di lavoro pagina 106 e Definizione di una coda di lavoro pagina 107 e Definizione dei criteri di selezione alternativa della coda di lavoro pagina 109 e Gestione degli elaboratori delle code di lavoro pagina 110 e Monitoraggio delle code di lavoro pagina 114 Cenni generali sulle code di lavoro Una coda di lavoro uno strumento per rendere pi efficiente un workflow in situazioni in cui il volume di oper
207. m solo i proprietari della room e gli user manager possono gestire l appartenenza alla room Per aprire l elenco dei membri della room 1 Effettuare una delle attivit elencate di seguito e Nella home page della room fare clic sul collegamento Membri e Aprire la scheda Appartenenza delle propriet della room Propriet Appartenenza Le colonne dell elenco dei membri della room sono quelle indicate di seguito e Nome il nome del gruppo o del membro Ruolo Distingue i proprietari dai collaboratori e Stato Mostra se i membri dispongono di account di gestione nel repository e Descrizione indirizzi di posta elettronica per utenti descrizioni per gruppi 156 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Collaborazione con altri utenti e Gruppo Visibile quando selezionata la casella di spunta Mostra gruppi Se un membro non viene aggiunto alla room in modo esplicito in questa colonna viene visualizzato il gruppo che garantisce l appartenenza del membro Sebbene sia possibile l esistenza di pi gruppi sar visualizzato unicamente il primo in ordine alfabetico Per visualizzare i membri di un gruppo fare clic sul nome del gruppo Per ritornare su utilizzare il percorso di navigazione riportato sopra il membro del gruppo per gli user manager in questa finestra di dialogo viene visualizzato anche un pulsante per la creazione di un nuovo utente Copia di una room E possibile copiare
208. me Global User Default ACL object_type dm user user name John Brown Se nel file sono presenti dieresi accenti o altri caratteri estesi salvare il file in formato UTF 8 In caso contrario gli utenti il cui nome contiene caratteri estesi non verranno importati Gli attributi che possono essere impostati tramite il file di input sono user name user os name user os domain user login name user login domain user password user address user db name user group name user privileges impostare su valore intero default folder user db name description acl domain acl name user source impostare su valore intero home docbase user state impostare su valore intero client capability impostare su valore intero globally managed impostare su T o F alias set id impostare su ID oggetto workflow disabled impostare su T o F user xprivileges impostare su valore intero failed auth attempt impostare su valore intero possibile specificare il numero di attributi desiderato ma l attributo attribute_names deve corrispondere agli attributi effettivi del tipo Gli attributi possono essere inclusi in qualsiasi ordine dopo la prima linea object_type dm_user Gli attributi Booleani vengono specificati utilizzando T vero o F falso L utilizzo di vero falso 1 oppure 0 obsoleto Le autorizzazioni impostate che si identificano con acl_domain e acl_name devono esistere prima dell esecuzione del file per l importazione degli utenti Inoltre gl
209. mento virtuale rr 188 Ridisposizione dei discendenti in un documento virtuale n 190 Rimozione di un discendente da un documento virtuale 192 Specificare l utilizzo di una determinata versione di un discendente 192 Impostazione di un etichetta di versione per un documento virtuale 193 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 7 Sommario Capitolo 12 Capitolo 13 Capitolo 14 Capitolo 15 Capitolo 16 Capitolo 17 Creazione dell archivio di un documento virtuale 193 Conversione di un documento virtuale in un documento semplice 195 Impostazione delle preferenze di un documento virtuale 195 Annotazioni PDF lt ia ala la aa ar a i ita 199 Panoramica sulle annotazioni dei PDF eri 199 Configurazione di PDF Annotation Services per l apertura automatica durante la visualizzazione di un PDF 200 Aggiunta di commenti a un documento PDF rririrerie ee eeeeeeeeeeeeeni 200 Visualizzazione di commenti a un documento PDF er 201 Relazioni einsa n e A E T A R a a 203 Copie trasformate e trasformazioni ui 205 Cenni preliminari sulle copie trasformate e sulle trasformazioni 205 Visualizzazione di un elenco delle diverse copie trasformate di un 11 ERRE TERI RR EA RNA MERE O RE E A ER REA ALE
210. mentum Webtop Versione 6 SP1 Collaborazione con altri utenti la parola viene selezionata e fatta scorrere nella visualizzazione e viene visualizzata la finestra di dialogo Controllo ortografico La parola in questione viene visualizzata nella casella Cambia con un alternativa suggerita nella casella In possibile modificare il testo nella casella To In oppure selezionare una parola dall elenco Di seguito sono indicati i comandi del controllo ortografico e Cambia Consente di sostituire la parola selezionata con quella specificata nella casella In e Cambia tutto Consente di modificare tutte le occorrenze della parola selezionata all interno del testo e Ignora Consente di lasciare invariata la parola selezionata e Ignora tutto Consente di ignorare tutte le occorrenze della parola selezionata all interno del testo e Aggiungi al dizionario Consente di aggiungere la parola selezionata al dizionario utilizzato per il controllo ortografico Gestione delle discussioni Una discussione in linea costituita da una struttura di commenti che possono essere raggruppati in serie consecutive oppure immessi come risposta ad altri commenti ma di solito si tratta di un insieme di entrambe le opzioni In genere le discussioni sono correlate agli oggetti principali ad esempio documenti o file multimediali Se Webtop dispone di una pagina per l oggetto principale ad esempio una cartella o una nota la discussione in gene
211. metri di trasformazione in cui vengono mostrati i parametri scelti per la trasformazione salvata Fare clic su Chiudi per chiudere la finestra di dialogo dei parametri Sulla riga in cui si trova la trasformazione salvata che si desidera rimuovere selezionare Rimuovi La trasformazione viene rimossa dall elenco delle trasformazioni salvate del file e non viene pi eseguita quando si crea la versione del file Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Capitolo 15 Valori preimpostati In questo capitolo verranno trattati i seguenti argomenti Cenni preliminari sui valori preimpostati pagina 213 Creazione di un valore preimpostato pagina 214 Modifica di un predisposto esistente pagina 215 Modifica delle regole dei valori preimpostati pagina 215 Regole dei valori preimpostati pagina 216 Rimozione di un valore preimpostato da un elemento pagina 218 Eliminazione di un valore preimpostato pagina 219 Webtop Express preimpostato pagina 219 Cenni preliminari sui valori preimpostati Un valore preimpostato determina le selezioni o le azioni disponibili in determinate situazioni La creazione di valori preimpostati ha come scopo quello di ridurre le opzioni a schermo alle sole opzioni che sono pertinenti all operazione svolta dall utente in una situazione particolare Un valore preimpostato viene assegnato a un elemento o a una serie di elementi determinati Un valore preimpostato pu ad esempio essere asseg
212. mmento al di sotto dell ultimo commento Se non esiste il pulsante aggiungi commento per un oggetto l autorizzazione di cui si dispone per l oggetto principale inferiore a RIFERIMENTO 3 Utilizzando l editor RTE immettere il titolo obbligatorio e il testo facoltativo del commento 4 Fare clic su OK Il nuovo commento viene visualizzato al di sotto dell ultimo commento allineato al margine sinistro del commento precedente Per rispondere a un commento specifico attenersi a quanto riportato di seguito 1 Accanto al titolo del commento a cui si desidera rispondere fare clic su gt F 2 Nella finestra dell editor rich text immettere il titolo e il testo del commento Le considerazioni immesse verranno visualizzate sotto il commento cui si risposto Se non presente l icona u per la risposta a un commento l autorizzazione per l oggetto padre potrebbe essere insufficiente Per aggiungere un commento o inviare una risposta necessario disporre almeno dell autorizzazione di RIFERIMENTO Per modificare un commento attenersi a quanto riportato di seguito 1 Accanto al titolo del commento aggiunto fare clic su 2 Nella finestra dell editor rich text immettere il titolo e o il testo del commento 3 Fare clic su OK per salvare le modifiche A meno che non si disponga di privilegi amministrativi possibile modificare solo i commenti di cui si autore Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 S
213. n ha effetto invece sulle operazioni presenti nella Posta in arrivo o su eventuali operazioni future che non consentono la delega Operazioni relative alle code di lavoro Le code di lavoro conservano le operazioni che devono essere eseguite dagli elaboratori disponibili assegnati a una determinata coda Quando un operazione viene immessa nel sistema il server l assegna a una coda di lavoro in base all operazione e alle propriet della coda di lavoro Gli elaboratori assegnati al lavoro per una determinata coda ricevono le operazioni nella Posta in arrivo in ordine di priorit Gli elaboratori di coda avanzati possono estrarre gli elementi dalla propria coda indipendentemente dalla loro priorit e senza attendere che l elemento sia assegnato alla propria Posta in arrivo Gestione delle operazioni nella Posta in arrivo della coda Gli elaboratori della coda di lavoro hanno diverse opzioni a disposizione per supportare l utente a gestire le operazioni e il carico di lavoro nella Posta in arrivo della coda di lavoro Per sospendere un operazione nella coda di lavoro Se si lavora su un operazione ma occorre attendere altri documenti di supporto o l esecuzione di altre operazioni possibile sospendere l operazione in corso Come promemoria assegnare una data di ripresa e riattivazione per l operazione in coda Il sistema esegue un processo che fa riprendere l operazione in base alla sua data possibile anche riprendere l operazione
214. n le parole pi corrispondenti Se il repository stato indicizzato per parti di discorso Webtop visualizza anche i file che includono variazioni delle parole digitate Ad esempio se si digita casale Webtop cerca i file che contengono le parole casa e casato Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 53 Ricerca Per eseguire una ricerca semplice 1 Nella casella di testo posta sopra il riquadro di navigazione digitare i termini che si desidera cercare Per definire meglio la ricerca vedere Definire ulteriormente i termini di ricerca pagina 54 2 fare clic o cu Ricerca o sull icona della lente di ingrandimento a seconda di quale sia disponibile nell applicazione in uso Se la ricerca include pi termini i risultati visualizzati per primi conterranno tutti i termini di ricerca dopodich Webtop visualizzer i risultati contenenti solo alcuni dei termini di ricerca Suggerimento per interrompere la ricerca fare clic su 3 Consultare Visualizzazione dei risultati della ricerca pagina 63 Definire ulteriormente i termini di ricerca E possibile utilizzare la sintassi nella Tabella 6 pagina 54 per definire ulteriormente i termini di ricerca entro una ricerca semplice o entro il campo Contains in una ricerca avanzata Tabella 6 Definire ulteriormente i termini di ricerca Sintassi Descrizione mn Parola o frase tra virgolette Per cercare una parola o una frase esatte inserire la parol
215. n secondo record o un documento in un record e fare clic su OK Per una procedura dettagliata vedere Utilizzo di una finestra di dialogo di selezione pagina 19 4 Selezionare il tipo di relazione 5 Fare clic su OK Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Record Visualizzazione di una relazione record possibile applicare queste procedure sia a record formali che informali Per visualizzare una relazione record 1 2 Individuare un elemento di una relazione record e selezionarlo Fare clic su Visualizza gt Relazioni record Rimozione di una relazione record possibile applicare queste procedure sia a record formali che informali Per rimuovere una relazione record 1 2 3 4 5 Individuare un record e selezionarlo Fare clic su Visualizza gt Relazioni record Selezionare l elemento appropriato Selezionare Record gt Rimuovi relazione record Fare clic su OK Creazione di una richiesta di libreria Se l organizzazione dell utente comprende la funzionalit Physical Records Manager possibile riservare uno o pi oggetti fisici da prendere a prestito creando un apposita richiesta L amministratore di libreria decide a chi destinare un determinato oggetto indipendentemente dall ordine di arrivo delle richieste Per ulteriori informazioni sulle richieste di libreria e su Physical Records Manager consultare la documentazione per Retention Policy Services Administrator e
216. na 188 Visualizzazione della struttura di un documento virtuale Quando si visualizza la struttura di un documento virtuale i discendenti del documento vengono visualizzati in VDM Virtual Document Manager Da VDM inoltre possibile aggiungere rimuovere o modificare il percorso dei discendenti all interno del documento virtuale anche possibile eseguire operazioni standard sui file sui discendenti utilizzando le stesse procedure utilizzate per qualsiasi altro file nel repository Per visualizzare la struttura di un documento virtuale 1 Individuare il documento virtuale 2 Selezionare il documento virtuale 186 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Documenti virtuali 3 Selezionare Strumenti gt Documento virtuale gt Visualizza documento virtuale 4 Per visualizzare i discendenti nel riquadro di navigazione eseguire una delle operazioni riportate di seguito e Per visualizzare il livello di discendenti successivo fare clic sul segno pi di fianco al documento virtuale Se il discendente a sua volta un documento virtuale visualizzarne i discendenti facendo clic sul segno pi e Per visualizzare tutti i discendenti selezionare il documento virtuale quindi selezionare Visualizza gt Espandi selezione 5 Per visualizzare simultaneamente entrambe le strutture di directory del repository e la struttura del documento virtuale selezionare Visualizza gt Mostra tutto Per nasconder
217. na 238 per le descrizioni di campi che potrebbero richiedere ulteriori spiegazioni oltre al loro nomi di campo Tabella 27 Propriet dei gruppi Campo Nome 238 Descrizione 1 nomi del gruppo Il nome deve essere composto da caratteri compatibili con la code page del sistema operativo del server dei contenuti Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Campo Room originale del gruppo Classe Indirizzo e mail Proprietario Amministratore Set di alias Gruppo globale Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Utenti gruppi e ruoli Descrizione Disponibile nei repository con i Servizi di collaborazione attivato Se stata selezionata una room il gruppo considerato come gruppo privato nella room Applica la distinzione tra gruppi e ruoli Selezionare Gruppo Il server non impone il valore di questa propriet e non imposta la propriet su un valore diverso da quello del gruppo Indirizzo di e mail del nuovo gruppo Solitamente l indirizzo del proprietario Se non vengono inseriti valori in questo campo il nome del gruppo viene utilizzato come indirizzo di e mail predefinito per il gruppo Il proprietario del gruppo L utente selezionato dispone del privilegio Crea gruppo L utente avanzato pu selezionare il proprietario In caso contrario possibile impostare tale valore su un gruppo di cui si membri L amministratore del gruppo L ammin
218. na Calendari viene visualizzata con un elenco di calendari esistenti all interno del repository 2 Fare clic con il pulsante destro del mouse sul calendario e selezionare Elimina Nota Il sistema non eliminer un calendario a cui si fa riferimento in qualsiasi definizione del processo Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 121 Code di lavoro 122 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Capitolo 7 In questo capitolo verranno trattati i seguenti argomenti Visualizzazione cicli di vita pagina 123 Assegnazione di un ciclo di vita a un file pagina 124 Rimozione di un ciclo di vita da un file pagina 125 Spostamento di un file allo stato successivo del ciclo di vita pagina 125 Spostamento di un file allo stato precedente del ciclo di vita pagina 125 Sospensione di un file dallo stato del ciclo di vita corrente pagina 125 Ripresa di un file sospeso pagina 126 Visualizzazione cicli di vita Ogni file di un repository presenta un ciclo di vita Un ciclo di vita definisce una sequenza di stati sperimentati dal file durante il passaggio dalla creazione alla revisione fino all approvazione Un impiegato pu ad esempio creare un nuovo modulo per il reclutamento di risorse umane un altro impiegato pu rivederlo e un terzo impiegato pu dare la necessaria approvazione per rendere il file disponibile a tutti gli impiegati Il ciclo di vita definisce lo stato del file in ogni punto del pr
219. na della cartella o del file I collegamenti rapidi consentono agli utenti di repository diverse di condividere file a grande distanza facendo in modo che i file condivisi diventino locali per ciascun ufficio Un collegamento rapido pu possedere propriet globali e locali Quando si modifica il valore di una propriet globale tale valore viene modificato sia nell elemento originale che in tutti i collegamenti rapidi Quando invece si modifica il valore di una propriet locale tale valore viene modificato solo nel collegamento rapido corrente Per accedere dal collegamento rapido all elemento originale selezionare il collegamento rapido quindi File gt Vai alla destinazione Per collegare un elemento a un altro repository 1 Individuare l elemento e selezionarlo 2 Selezionare Modifica gt Aggiungi agli Appunti 3 Nella stessa finestra di Webtop aprire il repository al quale collegare l elemento 4 Accedere al percorso nel nuovo repository 5 Selezionare Modifica gt Collega Content Server utilizza i processi automatici per sincronizzare scelte rapide e originali Notare i seguenti punti e I processi di collegamento consentono di sincronizzare automaticamente il collegamento rapido con il file originale possibile sincronizzare manualmente il collegamento rapido senza attendere la sincronizzazione automatica tramite il pulsante di aggiornamento e Tutte le operazioni di modifica di un elemento vengono eseguite sull
220. narlo Selezionare Strumenti gt Documento virtuale gt Modifica etichette versione Immettere un etichetta di versione Per applicare l etichetta di versione a tutti i discendenti del documento virtuale selezionare Applica a tutti i discendenti Fare clic su OK Creazione dell archivio di un documento virtuale L archivio di un documento virtuale definito istantanea Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 193 Documenti virtuali Per visualizzare un elenco delle istantanee create per un documento virtuale 1 Individuare il documento virtuale e selezionarlo 2 Selezionare Visualizza gt Istantanee Per creare un istantanea 1 Individuare il documento virtuale e selezionarlo 2 Selezionare Strumenti gt Documento virtuale gt Nuova istantanea 3 Nella scheda Crea effettuare le operazioni descritte di seguito a Immettere il nome dell istantanea b Selezionare il percorso della nuova istantanea c Selezionare il tipo di istantanea d Per congelare un istantanea accertarsi di aver selezionato Congela istantanea La casella selezionata per impostazione predefinita Congelando l istantanea si certi di non poter modificare la versione congelata di un documento e la versione congelata di ciascun discendente senza creare una nuova versione 4 Nella scheda Info impostare le informazioni come appropriato Per istruzioni vedere Schede comuni della finestra di dialogo Propriet
221. nato a un gruppo utenti particolare In alternativa un valore preimpostato pu essere assegnato a un gruppo utenti particolare se combinato con un percorso di cartella determinato L elemento o la serie di elementi vengono definiti l ambito del valore preimpostato L ambito assegnato a ciascun valore preimpostato deve essere unico Un valore preimpostato prevede una o pi regole Ogni regola determina le selezioni o le azioni disponibili all interno di un area funzionale specifica Ad esempio una regola pu determinare i cicli di vita le azioni o il testo di completamento automatico disponibili Per visualizzare un elenco delle aree funzionali per le quali possibile creare delle regole vedere Regole dei valori preimpostati pagina 216 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 213 Valori preimpostati Quando si crea un valore preimpostato per una cartella le regole si applicano non solo ai file che vengono creati nella cartella ma anche ai file che vengono importati nella cartella Ad esempio dopo avere importato un file in una cartella che consente solo l applicazione di LifecycleA l utente non in grado di applicare allo stesso file LifecycleB Le regole dei valori preimpostati non si applicano alle cartelle secondarie L ordine di precedenza predefinito per l applicazione di valori preimpostati il seguente un valore preimpostato per percorso ha la precedenza segue un valore preimpostato per un utente
222. ncludono lettere e mesi cinesi giapponesi e le lettere coreane Gli altri caratteri inclusi punteggiatura accenti segni diacritici e i caratteri come e non possono essere indicizzati o ricercato I caratteri che non possono essere ricercati sono rimossi dal testo indicizzato il e trattati come se fossero degli spazi vuoti Il server dell indice tratta i seguenti caratteri come spazio vuoto _ amp t lt Quando questi caratteri appaiono nel contenuto indicizzabile sono sostituiti da spazi bianchi Ad esempio quando l indirizzo e mail MioNome azienda com indicizzato nell indice viene visualizzato come MioNome azienda com Il testo trattato come tre termini I documenti restituiti da una ricerca per MioNome azienda com sono trattati come se contenessero i termini MioNome azienda com Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 69 Ricerca Se in una query contenuto un carattere speciale verr eliminato Per esempio effettuando una ricerca per Mario Rossi restituirebbe un documento contenente un testo del tipo Mario Rossi perch i segni e sono entrambi sostituiti da uno spazio vuoto Se un termine di ricerca contiene un accento o un segno diacritico la ricerca restituisce tutti i termini corrispondenti con o senza l accento o il segno diacritico Nota A differenza della ricerca basata su browser non possibile utilizzare i segni e come operatori ma necessario utilizzare
223. ndo si salva un modello dopo una modifica la versione precedente non viene sovrascritta viene creato un nuovo modello Copia di un modello di ricerca Per copiare un modello di ricerca 1 2 3 4 Nel riquadro di navigazione fare clic su Ricerche Selezionare il modello di ricerca e fare clic su File gt Modifica Nel campo Nome digitare un nuovo nome per il modello di ricerca Modificare la descrizione del modello Per impostazione predefinita questo campo aggiornato con i termini di ricerca ma pu essere modificarlo La descrizione visibile come una colonna nel nodo Ricerche Fare clic su Salva Impostazione delle preferenze per la ricerca Per impostare le preferenze di ricerca 1 2 Fare clic su Preferenze Selezionare la scheda Cerca Nell area Percorsi di ricerca predefiniti eseguire una delle operazioni riportate di seguito e Per impostare i percorsi di ricerca predefiniti per i repository nell elenco dei repository predefiniti selezionare Repository preferiti Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 75 Ricerca 76 e Per impostare i percorsi di ricerca predefiniti per i repository che vengono visualizzati selezionare Solo repository corrente e Perimpostare i percorsi di ricerca predefiniti con altri percorsi selezionare Altri e quindi Seleziona Nei Repository disponibili o nelle Origini Disponibili spostarsi a e seleziona un percorso specifico e quindi fare clic sulla
224. ne di dati in un modulo pagina 167 Formattazione del testo in un modulo pagina 168 Creazione di un nuovo modulo pagina 170 Bloccare un istanza di modulo pagina 170 Supporto AJAX pagina 171 Immissione di dati in un modulo Un modulo fornisce i campi per consentire all utente di immettere e recuperare dei dati Aprire un modulo dall elenco dei file o da un operazione Quando un modulo viene allegato a un operazione viene visualizzato o come file allegato o come campi all interno dell operazione Quando si immettono i dati in un modulo questi vengono salvati come contenuto propriet o entrambe Se i dati vengono salvati solo come propriet le dimensioni del modulo saranno pari a zero Per immettere dei dati in un modulo 1 2 Se il modulo si apre automaticamente in un operazione accedere a Fase 3 Individuare il modulo quindi selezionarlo e fare clic su File gt Modifica Immettere le informazioni necessarie Per ulteriori istruzioni consultare Formattazione del testo in un modulo pagina 168 Per annullare le sue modifiche fare clic su Reimposta Una volta immesse le informazioni fare clic su Salva o su Inoltra Se viene richiesto di confermare fare clic su S Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 167 Moduli Formattazione del testo in un modulo Per formattare il testo in un modulo usare i pulsanti descritti inTabella 13 pagina 168 Alcuni dei campi potrebbero non essere visu
225. nel repository fino a quando il file non viene archiviato Per impostazione predefinita la directory di estrazione la seguente a seconda del sistema operativo Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 29 File e cartelle e Windows Documentum Checkout e Macintosh Radice Utenti nome_utente gt Documentum Checkout Se il file utilizza un applicazione di modifica interna quando si estrae il file Webtop lo indirizza direttamente all applicazione di modifica appropriata Il file non viene copiato nel computer Il file salvato nell applicazione di modifica viene salvato direttamente nel repository e tuttavia resta estratto Per sbloccare il file necessario archiviarlo Per estrarre un file utilizzare il comando Modifica oppure Estrai Il comando Modifica apre il file subito dopo l estrazione Webtop visualizza vicino ai file che si sono bloccati e visualizza vicino ai file che altri utenti hanno bloccato Per visualizzare un elenco dei file estratti fare clic su File utente quindi sull icona a forma di chiave nelle intestazioni di colonna possibile aprire modificare e chiudere il file direttamente dalla directory di estrazione indipendentemente dalla connessione al repository Quando un file viene scaricato nella directory di estrazione esso presenta lo stesso nome della copia all interno del repository a meno che non si verifichi un conflitto di nomi Ci succede se nella directory
226. nformazioni elencate di seguito e Nome obbligatorio il nome del nuovo calendario dovr essere univoco rispetto ai nomi degli altri oggetti dello stesso contenitore e Descrizione Nella finestra dell editor RTE creare una descrizione che verr visualizzata al di sotto del percorso di navigazione della pagina del calendario facoltativa e Per effettuare la sottoscrizione al calendario selezionare l opzione Sottoscrivi il calendario se necessario fare clic su Mostra per visualizzare l opzione 138 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Collaborazione con altri utenti E possibile passare a un altra scheda oppure fare clic su Termina per creare il calendario Fare clic su Fine per chiudere la finestra di dialogo e creare il calendario In alternativa per chiudere la finestra di dialogo senza creare il calendario fare clic su Annulla per attivare una discussione per il calendario necessario selezionare l opzione Mostra discussione nella scheda Info della finestra di dialogo delle propriet del calendario Per creare un evento del calendario 1 2 Selezionare o creare il calendario nel quale creare un evento Selezionare File gt Nuovo gt Evento Viene visualizzata la finestra di dialogo relativa al Nuovo evento calendario Immettere le informazioni appropriate nella scheda Crea Per una descrizione dei campi vedere Tabella 11 pagina 139 Tabella 11 Eventi del calendario
227. nine ni eine nine ninni Propriet comuni dei record formali Chapter 2 rire erieeeereeeneneni Propriet comuni dei record formali Chapter 4 v iii eeieeeeeereeeninenene Richieste di libreria ariana aviaria rana Posizionamento del puntatore del mouse durante il trascinamento di un file in un documento virtuale vv criteri ricer cere eie zie ie rene Le preferenze di un documento virtuale Regole dei valori preimpostati e rrrrrirrrerererere rene rire rene ne nine nine ni nine ne neneni Funzionalit dell Utente express n ertttrrrrrerererer irene rene nere ne nen e nine ni nineneni AUtOorizzaziIoNni di DASC ai deren orr neren re r STAR tria AUTOrIZZAZIONI ESTESE tifi ieri nea aio rinite een Propnet dell utente rame narici EE OA RER E NEE RES Valori predefiniti per nuovi utenti seseseseeeserereeesesereeeeeeerereeeeeseeereseseseseeeee Privilegi per la creazione e la modifica di gruppi iii einen Propriet del Sruppi a aiisaiziaa i iA cas a A E sian coda lenire tieniti variata Propriet del TUOI rca zine rientri ieri Scelte rapide da tastiera iina E EA E eine rene ne nine nine nine ne nine nine nine Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Sommario 12 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Capitolo 1 Repository In questo capitolo verranno trattati i seguenti argomenti Acc
228. nnulla sottoscrizione Ricezione di una notifica quando un file viene letto o modificato Per ricevere una notifica quando un file viene letto o modificato 1 Selezionare il file Suggerimento possibile eseguire questa procedura su pi file selezionandone diversi 2 Effettuare una delle attivit elencate di seguito e Perricevere una notifica ogni volta che un file viene letto visualizzato esportato estratto e modificato selezionare Strumenti gt Attiva notifica di lettura e Per ricevere una notifica ogni volta che un file viene modificato selezionare Strumenti gt Attiva notifica di modifica Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 49 File e cartelle Le notifiche vengono inviate sia alla Posta in arrivo di Webtop che a quella della propria casella di posta elettronica Suggerimento possibile disattivare la notifica selezionando il file e selezionando Strumenti gt Disattiva notifica di lettura o Strumenti gt Disattiva notifica di modifica Esportazione delle informazioni visualizzate in un elenco 50 Quando si esportano i valori di propriet degli elementi in un elenco particolare le informazioni sono salvate come file csv che viene visualizzato nell applicazione predefinita per i file di csv Prima di eseguire questa procedura accertarsi che le impostazioni di protezione del browser consentano il download di file Per esportare le informazioni visualizzate in un elenco 1
229. no inoltre i nodi che vengono aperti per primi quando un utente effettua l accesso Rimozione di un valore preimpostato da un elemento Per rimuovere un valore preimpostato da un elemento 218 1 Fare clic su Amministrazione Valori preimpostati e selezionare il valore preimpostato Fare clic su File gt Modifica Fare clic su Seleziona accanto al tipo di elemento a cui si applica il valore preimpostato Nella finestra di dialogo di selezione cancellare l elemento selezionandolo e facendo clic sulla freccia di rimozione Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Valori preimpostati Eliminazione di un valore preimpostato Quando si elimina un valore preimpostato viene rimosso da tutti gli elementi che lo utilizzano Per eliminare un valore preimpostato 1 Accedere a Amministrazione Valori preimpostati 2 Selezionare il valore preimpostato 3 Fare clic su File gt Elimina 4 Per visualizzare le informazioni tecniche fare clic su 5 Alla richiesta di conferma fare clic su Continua Webtop Express preimpostato Webtop include Webtop Express preimpostato che regola l accesso del repository per gli utenti a cui stato assegnato il ruolo express_user Webtop Express preimpostato destinato agli utenti che necessitano di un accesso limitato ai repository Tabella 21 pagina 219 descrive l accesso concesso da Webtop Express preimpostato Gli amministratori con il ruolo d mc_wdk_
230. nte Per visualizzare l elenco dei file utilizzati di recente fare clic su File utente Nel nodo File utente sono visualizzati i file attualmente estratti e quelli archiviati di recente I file estratti attualmente sono indicati dall icona a forma di chiave Per visualizzare i file appena estratti ordinare l elenco File utente in base al proprietario del blocco facendo clic sull icona a forma di chiave nella riga delle intestazioni di colonna Da File utente possibile eseguire tutte le operazioni standard su file Utilizzare le stesse procedure utilizzate per qualsiasi percorso nel repository Se la configurazione dell organizzazione include una funzionalit di repository multipli in File utente saranno visualizzati anche i file ai quali si avuto accesso di recente da altri repository oltre a quelli del repository che si sta visualizzando Se si dispone dei nomi utente e delle password per quei repository possibile eseguire tutte le operazioni standard sui file di quei repository Visualizzazione di un file senza estrazione Quando viene visualizzato un file Webtop lo indirizza al computer in uso o ne scarica una copia nella directory di visualizzazione Il file non viene estratto dal repository possibile apportare modifiche al file localmente ma non possibile salvare le modifiche nel repository Per gli utenti di Windows la directory di visualizzazione predefinita la seguente C Documentum Viewed Se nella
231. ntrollo ortografico L editor RTE disponibile quando si creano modificano o si risponde ai commenti si creano o si modificano le note e quando si scrivono descrizioni facoltative per gli oggetti contenitore del repository inclusi cartelle calendari database e room Room Grazie a DCS possibile includere nel repository spazi di lavoro virtuali denominati room in cui avvengono le interazioni tra i gruppi Le room dispongono di membri un set definito di utenti del repository e l appartenenza associata sia ai processi che al contenuto di una room Gli oggetti appartenenti a una room creati copiati o spostati in quella posizione dispongono di autorizzazioni controllati dalla room ai quali i non membri non possono accedere Tali oggetti sono regolamentati dalla room Le room possono essere strutturate in base alle funzioni organizzative associate a programmi aziendali progetti o processi User manager I progetti collaborativi a volte coinvolgono gli utenti del repository che collaborano con utenti esterni quali clienti analisti o fornitori Gli utenti esterni solitamente non dispongono di account utente amministrati centralmente nel repository come ad esempio avviene per gli utenti LDAP Tali gruppi misti spesso lavorano su materiale riservato o proprietario e possono beneficiare dell appartenenza alla stessa room DCS Per gestire al meglio casi come questo DCS consente agli amministratori di sistema di delegare alcune operazioni
232. nzati 85 elaboratori coda di lavoro attivazione prelevamento selettivo 119 elaboratori della coda gestione 110 elaboratori della coda di lavoro vedere elaboratori della coda elementi correlati creazione tramite trasformazioni 209 eliminazione 42 trasformazioni 205 elenchi campo Inizia con 17 colonne 17 a 18 filtraggio 17 19 navigazione 16 19 nomi file 37 ordinamento 17 selezione nomi file 37 visualizzazione 16 a 17 elenchi numerati 169 elenchi ordinati 169 elenco di membri per una room apertura 156 estrazione annullamento 36 cenni generali 29 directory 29 estrazione di file 30 generazione di versioni 34 percorso 29 visualizzazione estrazioni recenti 37 visualizzazione file estratti 37 evidenziazioni risultati ricerca 63 Excel file Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 F esportazione 50 federazioni file File file utenti 232 allegare 79 88 annullamento dell estrazione 36 archiviazione o estrazione 30 a 31 cicli di vita 26 32 40 124 collegamenti a pi percorsi 45 collegamenti virtuali 37 collegamento ad altri repository 46 copia 43 copia locale 41 copie trasformate 205 a 206 creazione 25 cronologie 29 deselezione 17 documenti virtuali 185 eliminazione 42 esportazione 41 a 42 importazione 39 41 invio ai workflow 87 invio alla revisione 87 modifica 30 operazioni comuni 25 promozione 125 propriet 27 rid
233. o Al gruppo sono concessi privilegi Cambia propriet e Cambia autorizzazione Quando un utente del gruppo accede al repository da un applicazione protetta questa potrebbe effettuare la chiamata per aggiungere l utente al gruppo Se l utente accede al repository da una posizione esterna rispetto al firewall o da un applicazione non approvata non verr effettuata nessuna chiamata e l utente non sar considerato membro del gruppo In questo modo l utente non potr esercitare i privilegi di modifica della propriet o Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Utenti gruppi e ruoli delle autorizzazioni che gli spetterebbero in base alla sua appartenenza al gruppo Aggiunta e rimozione di membri a un gruppo Per aggiungere o rimuovere membri 1 Selezionare Amministrazione gt Gestione Utente gt Gruppi e fare doppio clic sul gruppo 2 Per aggiungere membri a Selezionare File gt Aggiungi membri b Selezionare i membri Per una procedura dettagliata vedere Utilizzo di una finestra di dialogo di selezione pagina 19 c Fare clic su OK 3 Per rimuovere un membro a Selezionare il membro b Fare clic su File gt Rimuovi membri Riassegnazione degli elementi di un gruppo a un altro gruppo Per riassegnare gli elementi di un gruppo a un altro gruppo 1 Fare clic su Amministrazione gt Gestione utente gt Gruppi e selezionare il gruppo 2 Selezionare Strumenti gt Riassegna 3 Fare clic
234. o Giunti all ultimo elemento fare clic su Termina Suggerimento per applicare le selezioni simultaneamente a tutti i file rimanenti fare clic su Fine Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 File e cartelle Spostamento di un elemento in un nuovo percorso nel repository possibile spostare un elemento in un percorso diverso all interno dello stesso repository Per impostazione predefinita Webtop sposta solo la versione selezionata dell elemento possibile che l amministratore abbia configurato Webtop per lo spostamento di tutte le versioni Chiedere all amministratore quale configurazione stata scelta Suggerimento anche possibile spostare un elemento mediante trascinamento della selezione Non possibile spostare un elemento che stato bloccato Se un elemento stato bloccato il proprietario del blocco deve innanzitutto sbloccarlo Per spostare un elemento in un nuovo percorso 1 Individuare l elemento e selezionarlo Suggerimento possibile selezionare pi elementi 2 Selezionare Modifica gt Aggiungi agli Appunti Suggerimento possibile ripetere i passaggi precedenti per aggiungere elementi da pi percorsi negli Appunti Al termine della procedura tutti gli elementi presenti negli Appunti verranno spostati nel medesimo percorso 3 Accedere al percorso in cui si desidera spostare gli elementi quindi eseguire una delle operazioni riportate di seguito e Aprire i
235. o per l utente successivo dell operazione fare clic sul collegamento e seguire le istruzioni visualizzate a schermo 78 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Posta in arrivo b Per eseguire delle operazioni sui file allegati utilizzare le procedure standard previste per tali operazioni c Per allegare i file aggiuntivi fare clic su Aggiungi allegati scegliere i file e fare clic su OK Per una procedura dettagliata vedere Utilizzo di una finestra di dialogo di selezione pagina 19 d Se vengono visualizzati i campi Ora e Costo registrare i tempi e i costi necessari per l esecuzione dell operazione 3 Nella scheda Commenti aggiungere i commenti come indicato di seguito a Fare clic su Aggiungi o Modifica b Nel campo Commento digitare un commento c Se vengono visualizzate le opzioni seguenti selezionarne una e Peri destinatari successivi il commento viene inviato a tutti gli utenti che eseguiranno tutte le operazioni future del workflow e Solo peri prossimi destinatari il commento viene inviato solo agli utenti che eseguono l operazione successiva nel workflow d Fare clic su OK e Ripetere questi passaggi per ogni commento desiderato Per rimuovere un commento fare clic su Rimuovi 4 Selezionare la scheda Stato per visualizzare la cronologia delle operazioni 5 Effettuare una delle attivit elencate di seguito e Per contrassegnare l operazione come completata consultare Completamen
236. o Propriet di trasformazione della finestra di dialogo Propriet vengono mostrate tutte le trasformazioni salvate di un file che verranno applicate al file al momento della creazione della versione Per annullare le trasformazioni automatiche ogni volta che si crea una versione di un file possibile rimuovere la richiesta di trasformazione da Propriet di trasformazione Facendo clic sul collegamento per la trasformazione nella colonna Nome viene visualizzata una finestra di dialogo delle propriet che mostra i parametri di trasformazione Tali parametri possono essere utilizzati per distinguere le diverse trasformazioni salvate per il file che utilizzano lo stesso profilo di trasformazione Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 211 Copie trasformate e trasformazioni 212 Per rimuovere una trasformazione salvata 1 Zi Passare all elemento per il quale rimuovere le trasformazioni salvate Scegliere Visualizza gt Propriet gt Trasformazione Viene visualizzata la pagina Propriet con la scheda Propriet di trasformazione selezionata Sono elencate le trasformazioni salvate per l elemento con il dettaglio del nome e la descrizione del profilo di trasformazione usato il formato di output e se l output una copia trasformata o un oggetto correlato Selezionare il nome di una trasformazione salvata dall elenco per accedere alle relative propriet Viene visualizzata la finestra di dialogo dei para
237. o a cui concedere l accesso e fare clic sulla freccia per spostare la selezione nella casella di riepilogo Selezionato Per visualizzare valori aggiuntivi utilizzare i campi sopra l elenco Le regole selezionate per questo preimpostato vengono visualizzate nel riepilogo presente nella parte inferiore della pagina 3 Per selezionare un altra regola o un altro valore di regola tornare a Fase 1 4 Fare clic su Termina Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 215 Valori preimpostati Regole dei valori preimpostati La Tabella 20 pagina 216 illustra le funzioni che possibile assegnare a un valore preimpostato Tabella 20 Regole dei valori preimpostati Regole dei valori preimpostati Autorizzazioni Formati Tipi Gruppi Workflow Cicli di vita Descrizione I set di autorizzazione che possono essere assegnati a un elemento I formati di file che possono essere assegnati a file nuovi importati o archiviati Possono essere disponibili anche formati aggiuntivi basati sull estensione del file I tipi di oggetto del repository che possono essere assegnati a file nuovi o importati Ciascun elemento nel repository dispone di un tipo di oggetto associato Il tipo di oggetto definisce le caratteristiche dell elemento Ad esempio esiste un tipo di oggetto per i documenti un tipo di oggetto per le cartelle e un tipo di oggetto per i messaggi e mail L organizzazione pu creare tipi di ogg
238. o sul modo in cui la ricerca effettuata Quando un repository indicizzato viene creato l indice una struttura di dati che permette di archiviare le informazioni Le informazioni possono essere basate solo sulle propriet dei file oppure sulle propriet e sul contenuto dei file Effettuando una ricerca in repository indicizzato pi facile reperire i documenti in modo rapido perch non sar necessaria la scansione di tutti i file dal momento che si la ricerca effettuata soltanto nell indice In questa guida quando si fa riferimento a un repository indicizzato si intende un repository per cui sia il contenuto e le propriet sono indicizzate e non soltanto le propriet Quando il repository indicizzato si eseguono query full text usando la casella di ricerca semplice o il campo Contains della finestra di ricerca avanzata Quando il repository non indicizzato la query viene convertita in una query per le propriet pi attinenti nome titolo e oggetto Questo meccanismo trasparente e consente di recuperare i risultati pi attinenti Elementi ricercabili E possibile effettuare una ricerca soltanto nei documenti indicizzabili Non ad esempio possibile effettuare una ricerca di immagini o di contenuto binario perch non indicizzabili Non tutti i caratteri possono essere cercati I caratteri ricercabili sono gli estensori alfabetici numerici gli estensori e i caratteri personalizzati I caratteri personalizzati i
239. ocesso Per visualizzare il ciclo di vita di un file e lo stato del ciclo di vita corrente aprire le propriet del file Se al file non assegnato alcun ciclo di vita tramite le propriet possibile assegnarne uno anche possibile assegnare un ciclo di vita a un file durante la creazione l importazione o l archiviazione del file oppure selezionando il file in un elenco e utilizzando l opzione di menu Applica ciclo di vita Durante l applicazione di un ciclo di vita possibile specificare lo stato del ciclo di vita iniziale del file E possibile far avanzare un file nel suo ciclo di vita manualmente selezionando il file e utilizzando l opzione di menu Promuovi di livello oppure Webtop pu far avanzare un file nel suo ciclo di vita automaticamente in base alle condizioni specificate nella Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 123 Cicli di vita definizione del ciclo di vita anche possibile riportare il file a uno stato precedente del ciclo di vita Vedere Tabella 10 pagina 124 per le descrizioni degli stati comuni del ciclo di vita Tabella 10 Stati comuni di un ciclo di vita Stato Descrizione WIP Lavoro in corso Il file una bozza o in revisione In prova Il file completo e pronto per essere sottoposto a test Per impostazione predefinita non possibile modificare un file in questo stato Assegnazione di un ciclo di vita a un file Per assegnare un ciclo di vita a un file
240. ode di lavoro gt Criteri gt Ignora criteri 2 Effettuare una delle attivit elencate di seguito e Per creare un nuovo criterio di selezione alternativa selezionare File gt Nuovo gt Criterio selezione alternativa coda di lavoro e Per modificare un criterio di selezione alternativa esistente selezionare il criterio di selezione alternativa quindi selezionare Visualizza gt Propriet gt Info 3 Se si sta creando un nuovo criterio immettere il nome del criterio di selezione alternativa Dopo aver salvato il criterio il campo del nome diviene di sola lettura 4 Fare clic su Aggiungi per visualizzare la pagina Assegnazione criteri code di lavoro dove possibile selezionare la coda di lavoro e il criterio Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 109 Code di lavoro 5 Selezionare i nomi della coda e dei criteri che si desidera utilizzare come criteri di selezione alternativa 6 Fare clic su OK 7 Per rimuovere un criterio di selezione alternativa della coda di lavoro selezionarlo e fare clic su Rimuovi 8 Fare clic su OK Gestione degli elaboratori delle code di lavoro Gli elaboratori delle code di lavoro possono essere gestiti dalla coda stessa o da Monitor code di lavoro Quando si visualizza un elenco delle code di lavoro all interno di una categoria se si fa clic sul numero di utenti attivi viene visualizzato l elenco degli utenti e dei gruppi che sono membri della coda inolt
241. odificare i livelli di autorizzazione assegnati attenersi alla seguente procedura nell area Autorizzazioni aggiuntive o Autorizzazioni comuni aggiuntive a seconda di quella visualizzata a Per aggiungere utenti o gruppi e assegnare loro le autorizzazioni fare clic su Aggiungi quindi selezionare gli utenti o i gruppi e fare clic su OK Andare alla Fase c b Per modificare le autorizzazioni di utenti o gruppi selezionarli e fare clic su Modifica 224 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Set di autorizzazioni Nell elenco Autorizzazioni di base selezionare il livello di autorizzazione per quell utente o quel gruppo Per le descrizioni delle autorizzazioni standard consultare Autorizzazioni di base pagina 222 Nell elenco Autorizzazioni estese selezionare le autorizzazioni estese da assegnare all utente o al gruppo Per le descrizioni delle autorizzazioni estese consultare Autorizzazioni estese pagina 222 Effettuare una delle attivit elencate di seguito e Se stata svolta una delle seguenti operazioni fare clic Fine Si appena scelto un utente o gruppo Sono stati scelti utenti o gruppi multipli ma sar applicato lo stesso livello a tutti i rimanenti e Sono stati selezionati pi utenti o gruppi e si applicher un diverso livello a quello successivo fare clic su Avanti e tornare a Fase c Se Successivo non disponibile i livelli sono stati impostati per tutte le scelte In
242. olo pagina 244 Riassegnazione degli elementi di un ruolo a un altro ruolo pagina 244 Visualizzazione dei gruppi a cui un ruolo appartiene pagina 245 Eliminazione di un ruolo pagina 245 Creazione o modifica di un ruolo Nota se si crea un ruolo come dominio questo viene elencato nell elenco dei gruppi non in quello dei ruoli 242 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Utenti gruppi e ruoli Per creare o modificare un ruolo 1 Fare clic su Amministrazione gt Gestione utente gt Ruoli 2 Effettuare una delle attivit elencate di seguito e Per creare un nuovo ruolo selezionare File gt Nuovo gt Ruolo e Per modificare un ruolo esistente passare al ruolo e selezionarlo quindi selezionare Visualizza gt Propriet gt Info 3 Immettere i valori per definire il ruolo Per una spiegazione sulle propriet vedere Propriet dei ruoli pagina 243 4 Fare clic su OK Propriet dei ruoli Vedere Tabella 28 pagina 243 per le descrizioni di campi che potrebbero richiedere ulteriori spiegazioni oltre al loro nomi di campo Tabella 28 Propriet dei ruoli Campo Descrizione Classe Scegliere Ruolo Ci consente alle applicazioni di distinguere i gruppi dai ruoli Il server non impone il valore di questa propriet e non imposta la propriet su un valore diverso da quello del gruppo Indirizzo e mail L indirizzo e mail del proprietario del ruolo Se non vengono inseriti valori l indi
243. onalit di trasformazione dei documenti nel formato PDF o HTML Quando si seleziona un documento per la trasformazione in formato PDF o HTML la richiesta viene inviata a una coda in cui resta in attesa di elaborazione da parte di Document Transformation Services Per quel tipo di documento vengono utilizzati i parametri di trasformazione predefiniti Al termine dell elaborazione nell elenco delle copie trasformate dell originale viene archiviato un nuovo file in formato PDF o HTML A seconda dei prodotti Documentum installati nel sistema anche possibile trasformare un documento nel formato PDF o HTML con opzioni Per ulteriori informazioni consultare Creazione di una copia trasformata mediante trasformazione pagina 208 e Creazione di un file correlato tramite trasformazione pagina 209 Per trasformare un documento in formato PDF o HTML 1 Passare al documento che si desidera trasformare in PDF o HTML e selezionarlo Nota possibile trasformare un file principale o un altra copia trasformata Per individuare le copie trasformate consultare la sezione Visualizzazione di un elenco delle diverse copie trasformate di un file pagina 206 2 Selezionare Strumenti gt Trasforma gt Copia trasformata PDF o Strumenti gt Trasforma gt Copia trasformata HTML Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 207 Copie trasformate e trasformazioni La richiesta di trasformazione viene inviata immediatamente alla coda app
244. one 203 eliminazione 204 operazioni comuni 203 Vedere anche relazioni rimozione 204 visualizzazione 203 report workflow 93 a 94 report cronologici workflow 94 report di workflow 97 Report di workflow utilizzo 93 repository Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 accesso 13 15 aggiunta 15 cenni generali 13 credenziali salvate 14 21 disconnessione 15 gruppi 237 modalit di accesso facilitato 14 22 modifica 15 multipli 14 a 16 37 navigazione 16 19 nomi 15 Preferiti 16 revisioni operazioni comuni 77 utilizzo di flussi rapidi 89 utilizzo di workflow 87 ricerche avanzate 58 cenni generali 53 configurazione 67 copia 72 elementi ricercabili 69 esecuzione 67 esportazione dei risultati 50 evidenziazione risultati 63 modelli di ricerca 72 a 75 modifica 58 71 monitoraggio 63 a 64 operatori 54 61 preferenze 75 repository indicizzato 69 ricerche salvate 70 a 71 ricerche semplici 53 a 54 risultati 63 a 64 66 71 risultati cluster 63 risultati esterni 66 risultati in cluster 76 stato 63 a 64 ultimi risultati 66 71 ricerche semplici esecuzione 53 a 54 Rich Text Editor in DCS 130 ripresa di operazioni 118 ripresa di operazioni sospese code di lavoro 118 Ripristina impostazioni predefinite nella scheda Formati 39 risultati origini esterne 66 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1
245. oni di priorit e durata sono elementi essenziali per l elaborazione di operazioni delle code di lavoro Quando il sistema crea un nuovo elemento di lavoro il server identifica l operazione come un elemento della coda di lavoro e controlla la logica per consentire l assegnazione di una priorit iniziale all elemento Dopo che l operazione stata inserita nella coda un processo di misurazione della durata aumenta la priorit dell operazione in base ad altra logica finch non viene elaborata L aumento della priorit potrebbe indurre l amministratore della coda a ridistribuire operazioni o a riassegnare risorse tra le code di lavoro La priorit assegnata inizialmente a un operazione e la velocit alla quale aumenta pu essere impostata nei criteri della coda di lavoro o nel modello attivit per l operazione Ad esempio la priorit iniziale delle nuove operazioni in una coda viene impostata su 1 in modo tale che tutte le nuove operazioni inizino con priorit 1 Se Incrementa priorit stato impostato su 10 quando viene eseguito il processo dm_QmPriority Aging la priorit aumenta con fattore dieci se l operazione non stata elaborata In questo esempio l operazione rimasta in coda e il processo dm_QmPriorityAging stato eseguito tre volte aumentando la priorit a 31 Il campo di priorit massima impostato a 30 pertanto il sistema invia una notifica al gruppo di responsabili delle code in cui avvisa che l operazione ha
246. op My Documentum esegue la sincronizzazione dei documenti nel computer con quelli nel repository possibile impostare la sincronizzazione in modo che venga eseguita automaticamente a un ora o a un evento stabilito oppure possibile eseguirla manualmente ogni volta che si ritiene opportuno Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 23 Repository Se installato nel computer accedere a My Documentum tramite la cartella My Documentum accessibile tramite Esplora risorse di Windows o un applicazione di Microsoft Office La gerarchia di cartelle nella cartella My Documentum corrisponde alla gerarchia di cartelle utilizzata nel repository possibile cercare modificare salvare e creare documenti nella cartella My Documentum Quando ci si riconnette a Webtop e si esegue la sincronizzazione le modifiche vengono caricate nel repository Per ulteriori informazioni su Documentum vedere il sistema della Guida di My Documentum o la Guida per l utente di EMC My Documentum Visualizzazione delle informazioni sul prodotto 24 Per visualizzare il numero di versione e altre informazioni sul prodotto selezionare File gt Informazioni su Webtop Le informazioni sul prodotto include la versione di Web Development Kit WDK su cui basato Webtop WDK l infrastruttura di EMC Documentum utilizzata per la creazione di applicazioni che accedono ai repository mediante i browser Web Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Ve
247. operatori AND o OR separati da uno spazio In questo modo viene tenuto in considerazione soltanto il termine che segue l operatore che pu essere un termine o una frase tra virgolette Sono possibili le seguenti sintassi NOT adattatore Questa query restituir risultati che non contengono la parola adattatore Utilizzare questo tipo di sintassi con cautela poich pu produrre un numero di risultati molto elevato Documentum NOT adattatore Documentum AND NOT adattatore Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 55 Ricerca 56 Sintassi Termini tra parentesi Descrizione Entrambe le query restituiranno dei risultati che contengono Documentum ma non contengono adattatore Documentum OR NOT adattatore Questa query restituir risultati che contengono Documentum e che possono contenere adattatore e i risultati che non contengono adattatore Utilizzare questo tipo di sintassi con cautela poich pu produrre un numero di risultati molto elevato Nota e L operatore NOT non supportato per le query su origini esterne quando da solo all inizio della query o se utilizzato con l operatore OR e L operatore NOT non pu essere usato con le parentesi ma pu essere usato nelle parentesi L esempio di una sintassi invalida A NOT BORC Esempio di una sintassi valida A NOT B OR A NOT C e ANDNOT non un operatore se si immette ANDNOT in una query sar
248. opzione Sottoscrivi la cartella Se necessario per visualizzare l opzione fare clic su Mostra possibile passare a un altra scheda oppure fare clic su Termina per creare la cartella 4 Fare clic su Fine per creare la cartella e chiudere la finestra di dialogo In alternativa per chiudere la finestra di dialogo senza creare la cartella fare clic su Annulla per attivare una discussione per la cartella necessario selezionare l opzione Mostra discussione nella scheda Info della finestra di dialogo delle propriet della cartella Gestione dei calendari I calendari consentono all utente di organizzare tracciare e pianificare eventi Le autorizzazioni per i calendari e i relativi eventi sono simili alle autorizzazioni per le cartelle e per i relativi elementi secondari Bench per i calendari sia possibile eseguire una sottoscrizione questi non presentano versioni o copie trasformate possibile modificare spostare copiare o collegare un calendario ma non consentito archiviarlo estrarlo o esportarlo possibile aggiungere un calendario negli Appunti e quindi creare un collegamento spostarlo o copiarlo come una cartella La copia di un calendario include copie di tutti i discendenti dell originale allegati eventi I calendari possono contenere solo eventi e solo gli eventi possono essere copiati nei calendari Gli eventi d altra parte possono essere copiati in qualsiasi percorso di cartella o sottotipo di cart
249. orkflow simultaneamente da uno Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 87 Workflow e flussi rapidi stesso modello Un modello di workflow permette di indirizzare un operazione a un gruppo di utenti in tal caso l operazione viene eseguita dal primo utente che la accetta e viene rimossa dalle caselle Posta in arrivo degli altri utenti Quando si avvia un workflow possibile allegare dei file I file sono disponibili per essere allegati se sono gi allegati altrove bloccati da un altro utente o in uno stato avanzato del ciclo di vita Quando si allegano file in pi lingue opportuno ricordare che i filtri per le operazioni dei destinatari potrebbero mostrare solo i file che coincidono con la lingua di tali utenti Per avviare un workflow 1 Effettuare una delle attivit elencate di seguito e Per avviare un workflow selezionando per primo il tipo di workflow selezionare Strumenti gt Workflow gt Avvia e Per avviare un workflow selezionando per primi uno o pi file individuare i file e selezionarli quindi fare clic su Strumenti gt Workflow gt Allegati di avvio 2 Selezionare il modello di workflow e fare clic su OK Per una procedura dettagliata vedere Utilizzo di una finestra di dialogo di selezione pagina 19 3 Fare clic su OK 4 Nella scheda Info digitare un nome per il workflow nel campo Descrizione workflow 5 Per allegare un file al workflow attenersi alla seguente procedura a
250. ormazioni di accesso e fare clic su Accedi e Se viene richiesto di visualizzare o di modificare l elemento fare clic su Visualizza o Modifica a seconda del caso Facendo clic su Modifica il file viene estratto Facendo clic su Visualizza il file non viene estratto e Se viene richiesta l applicazione di visualizzazione o quella di modifica selezionare l applicazione a seconda del caso Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 File e cartelle Sottoscrizioni Gli elementi sottoscritti vengono visualizzati nel nodo Sottoscrizioni Quando si accede a un elemento tramite questo nodo l elemento viene recuperato dal corrispondente percorso originale del repository Per eseguire la sottoscrizione a un elemento del repository 1 Individuare l elemento e selezionarlo 2 Effettuare una delle attivit elencate di seguito e Selezionare Strumenti gt Sottoscrivi e Trascinare l elemento nel nodo Sottoscrizioni nel riquadro di navigazione Per eseguire la sottoscrizione di un altro utente a un elemento del repository 1 Individuare l elemento e selezionarlo 2 Selezionare Strumenti gt Sottoscrivi altri 3 Nella finestra di dialogo di selezione selezionare uno o pi utenti e fare clic su OK Per una procedura dettagliata vedere Utilizzo di una finestra di dialogo di selezione pagina 19 Per annullare la sottoscrizione a un elemento 1 Individuare l elemento e selezionarlo 2 Selezionare Strumenti gt A
251. orno del mese Lo stesso giorno feriale in settimane alterne disponibile soltanto se la data di inizio cade sul 28 del mese o prima L evento si ripete in modo simile nei seguenti esempi Il primo e il terzo mercoled Il secondo e il quarto venerd Stesso giorno della settimana fine mese disponibile solo se il giorno in cui inizia l evento uno degli ultimi sette giorni del mese Ad esempio L ultimo marted del mese L ultimo venerd del mese Annuale L evento si ripete una volta all anno alla stessa data Se lo schema di frequenza dell evento impostato su Nessuno le impostazioni di durata sono disattivate In alternativa selezionare una delle opzioni seguenti per la durata degli eventi ricorrenti Occorrenze Specificare il numero di volte in cui l evento si presenta Data fine Selezionare la data dell ultima occorrenza dell evento L impostazione predefinita l ultima data di verifica delle Occorrenze Se la Data fine il 29 del mese o una data successiva e il mese non ha questa data la data l ultimo giorno del mese Sempre L evento non ha un numero finito di occorrenze n una data di fine Se l opzione Invia messaggio e mail al termine dell operazione selezionata quando si specificano le propriet dell evento ricorrente l e mail di notifica inviata ai partecipanti dell evento include una descrizione della ricorrenza nel campo Data Di seguito ci sono alcuni esem
252. oro Gli utenti con il ruolo queue_admin o queue_manager possono riprendere un operazione della coda di lavoro sospesa Per riprendere un operazione sospesa 1 2 3 118 Fare clic su Monitor code di lavoro Individuare la coda di lavoro attiva e fare clic sul relativo nome Selezionare una o pi operazioni sospese Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Code di lavoro 4 Selezionare Strumenti gt Gestione delle code di lavoro gt Annulla sospensione Suggerimento questa azione anche disponibile attraverso Task Manager Attivazione degli elaboratori per selezionare le operazioni dalla coda Gli elaboratori con ruolo queue_advance_processor possono visualizzare le operazioni della coda di lavoro per le quali sono considerati idonei e possono acquisirle indipendentemente dalla loro priorit Gli elaboratori con ruolo queue_advance_processor hanno inoltre accesso al nodo aggiuntivo Coda di lavoro nella struttura di directory principale che mostra tutte le code di lavoro assegnate visualizzate come caselle di Posta in arrivo separate Da queste caselle Posta in arrivo coda di lavoro possono quindi selezionare qualsiasi operazione non assegnata su cui sono idonei a lavorare in base al proprio insieme di abilit Se un elaboratore preleva una sola operazione dalla coda l operazione si apre automaticamente in Task Manager consentendo di iniziare subito il lavoro Per evitare che il sistema apra a
253. ovo gt Criterio coda di lavoro 104 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Code di lavoro e Per modificare un criterio esistente selezionare il criterio quindi selezionare Visualizza gt Propriet gt Info E possibile modificare le propriet di un criterio ma il nome del criterio resta un campo di sola lettura Per rinominare il criterio necessario eliminare il criterio esistente e ricreare lo stesso criterio con un nuovo nome 4 Immettere un nome per il criterio 5 Definire le impostazioni seguenti e Soglia Il numero di operazioni non finite in coda in corrispondenza del quale vengono inviate notifiche al responsabile della coda che informano che il numero di operazioni in coda elevato Le notifiche vengono avviate quando il server esegue il processo dm_QmThresholdNotification Il gruppo di responsabili della coda viene specificato nella definizione della coda e indica quali sono i destinatari delle notifiche e Priorit massima Quando un operazione nella coda di lavoro raggiunge questo livello il gruppo dei responsabili della coda riceve notifiche in cui si informa che un operazione importante non in elaborazione Le notifiche vengono attivate quando il server esegue il processo dm_QmThresholdNotification e Priorit iniziale Livello di importanza assegnato a un operazione appena creata quando la coda di lavoro utilizza questo criterio Se un operazione resta in coda senza essere
254. ovo esecutore e l abilit dell operazione Se il nuovo esecutore non dispone di abilit richieste per l operazione il sistema non consentir la riassegnazione Gli utenti con il ruolo queue_admin o queue_manager possono assegnare un operazione in una coda di lavoro a un utente specifico Per assegnare un operazione nella coda di lavoro a un utente specifico 1 2 3 4 116 Fare clic su Monitor code di lavoro Individuare la coda di lavoro attiva e fare clic sul relativo nome Selezionare una o pi operazioni Selezionare una delle opzioni riportate di seguito Se le operazioni selezionate non sono state ancora assegnate a un utente selezionare Strumenti gt Gestione delle code di lavoro gt Assegna Se le operazioni selezionate sono gi state assegnate a un utente selezionare Strumenti gt Gestione delle code di lavoro gt Riassegna Suggerimento questa azione anche disponibile attraverso Task Manager Selezionare l utente al quale assegnare le operazioni Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Code di lavoro 6 Fare clic su OK Annullamento dell assegnazione di un operazione nella coda di lavoro a un utente Un operazione gi assegnata a un elaboratore pu essere riassegnata a un altro elaboratore tramite la procedura di annullamento dell assegnazione L annullamento dell assegnazione dell operazione riporta quest ultima nella coda da cui possibile assegnarla a un
255. pi di eventi in base a periodi di tempo diversi 6 Digitare un nome per il gruppo 7 Selezionare una Data inizio e una Data fine per questo evento 8 Selezionare un Ora inizio e un Ora fine per i giorni che rientrano nella categoria di giorni lavorativi Selezionare Utilizzare la stessa ora per tutti i giorni selezionati per impostare un ora per uno dei giorni lavorativi e utilizzarla per i giorni selezionati 9 Per identificare un giorno come Giorno non lavorativo selezionarlo dal controllo del calendario popup e fare clic su Aggiungi La data viene visualizzata nell elenco di giorni non lavorativi Per modificare o eliminare la data selezionarla dall elenco e fare clic sul collegamento da modificare o eliminare 10 Fare clic su Avanti per visualizzare la scheda Dettagli e l elenco di eventi associati al calendario Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Code di lavoro Nella scheda Dettagli possibile aggiungere modificare ed eliminare eventi 11 Fare clic su Avanti per visualizzare la scheda Autorizzazioni Utilizzare questa scheda per gestire le autorizzazioni per il calendario aziendale Creazione o modifica di un set di autorizzazioni pagina 223 fornisce dettagli sui set di autorizzazioni 12 Fare clic su Termina Il sistema salva il calendario nella cartella Sistema Workflow Calendario Per eliminare un calendario 1 Selezionare Strumenti gt Workflow gt Calendario La pagi
256. pi di queste descrizioni 142 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Collaborazione con altri utenti e Ogni giorno per 5 volte e A giorni alterni per 5 volte e Ogni settimana il Mercoled Gioved fino al 20 Settembre 2007 e Ogni mese il 30 o l ultimo giorno del mese sempre e Ogni anno per 5 volte Visualizzare e redazione di calendari ed eventi Le propriet dei calendari e degli eventi sono le stesse quando vengono visualizzate o modificate durante la creazione Cos come possibile modificare contemporaneamente pi oggetti possibile modificare pi eventi contemporaneamente Quando gli eventi multipli sono modificati tuttavia solo le schede Info e Autorizzazione sono disponibili Quando si modificano gli eventi vengono applicate le regole seguenti e Quando si modifica un evento ricorrente viene modificata sempre tutta la serie e Quando si modifica un eccezione a un evento ricorrente viene modificata solo l eccezione DCS non pu creare eccezioni per eventi ricorrenti ma pu visualizzare le eccezioni create da un altra applicazione o importate Queste eccezioni possono essere modificate utilizzando DCS Se si visualizza o si modifica un evento di calendario e si seleziona l opzione Invia messaggio e mail al termine dell operazione DCS invia messaggi e mail ai partecipanti dell evento quando si fa clic su Termina notificando loro eventuali modifiche apportate Eliminazione
257. po Testo normale Testo formattato Data numero numero automatico S No semaforo Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Collaborazione con altri utenti Descrizione Per i campi che contengono testo che non richiede una formattazione particolare Un campo di testo normale pu essere modificato tramite una casella di testo standard Per i campi che contengono testo con stili tipografici quali grassetto e corsivo nonch elementi grafici e collegamenti ipertestuali Un campo di testo formattato pu essere modificato utilizzando l editor RTE Per i campi contenenti date del calendario Un campo data pu essere modificato tramite una casella di testo con un selezionatore di data con cui scegliere la data Quando si crea una tabella e si definisce un campo data possibile facoltativamente selezionare una casella di spunta che designa il campo come data di scadenza Per i campi contenenti cifre fisse e caratteri correlati ad esempio simboli di valuta virgole e punti decimali Un campo numerico pu essere modificato tramite una casella di testo Valori numerici che DCS crea automaticamente in base alla sequenza in cui viene creata la voce Una tabella di dati pu disporre di un solo campo di numero automatico Per i campi che contengono valori vuoti s o no Per i campi contenenti valori vuoti rossi gialli o verdi che indicano lo stato complessivo delle voci 147
258. possono assegnare le operazioni ad altri elaboratori della coda o prelevare un operazione gi assegnata o che sia stata prelevata da un altro elaboratore Per acquisire un operazione non assegnata 1 Individuare il nodo Code di lavoro nella struttura di directory quindi fare clic sulla coda di lavoro da aprire Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 85 Posta in arrivo 86 Selezionare il filtro per visualizzare Tutte le operazioni idonee o Tutte le operazioni nella casella Posta in arrivo coda di lavoro Selezionare uno o pi operazioni da acquisire Selezionare Strumenti gt Gestione delle code di lavoro gt Ottieni operazione Il sistema assegna le operazioni all utente e le invia alla sua casella Posta in arrivo Se si seleziona una sola operazione il sistema apre l operazione in Task Manager e l utente pu iniziare a lavorare immediatamente Suggerimento questa azione disponibile anche tramite Task Manager grazie al pulsante Ottieni operazione disponibile agli elaboratori della coda avanzati Questa opzione consente agli elaboratori avanzati di esaminare l operazione prima di decidere se prelevarla L utilizzo del pulsante Ottieni operazione all interno dell operazione in Task Manager assegna l operazione all utente e aggiorna la pagina consentendo di lavorare sull operazione immediatamente Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Capitolo 5 Workflow e flussi rapidi
259. ppi locali della room Quando un gruppo locale viene rimosso da una room questo viene eliminato anche dal repository Ci non si verifica per i membri della room che restano infatti all interno del repository anche se vengono rimossi da una room Quando si rimuove un gruppo locale da una room il relativo elenco di membri viene vuotato e cessa di apparire negli elenchi e nei selettori di membri Inoltre non pi disponibile nell elenco utilizzato per l impostazione delle funzioni di accesso della scheda Propriet room Opzioni in Funzioni di accesso per gli oggetti appena aggiunti Rimane elencato in qualsiasi set di autorizzazioni in cui si trova gi ma il suo nome indica che stato eliminato Infine continua ad essere di propriet del gruppo Proprietari della room Non possibile rimuovere i gruppi locali incorporati Proprietari e Collaboratori che quindi non vengono visualizzati nella finestra di dialogo Rimuovi Gestione degli utenti come non amministratori Gli user manager possono eseguire una variet di operazioni di gestione degli utenti senza essere amministratori del sistema In particolare gli user manager possono e Sfogliare utenti e gruppi Gli user manager possono accedere a un nodo della struttura del repository denominato Amministrazione che contiene un collegamento a Gestione utente che conduce alle pagine per Utenti Gruppi e Ruoli e Creare utenti nuovi Nell area Amministrazione e nelle pagine d
260. pplicate al file al momento della creazione della versione Se si seleziona una trasformazione salvata dall elenco viene visualizzata la pagina delle propriet di trasformazione con tutti i parametri per la trasformazione salvata Per visualizzare le propriet di trasformazione 1 Spostarsi a e selezionare un elemento con propriet di trasformazione 2 Scegliere Visualizza gt Propriet gt Trasformazione Viene visualizzata la pagina Propriet con la scheda Propriet di trasformazione selezionata Sono elencate le trasformazioni salvate per l elemento indicando il nome e la descrizione del profilo di trasformazione utilizzato il formato di output e se l output una copia trasformata o un oggetto correlato 3 Selezionare il nome di una trasformazione salvata dall elenco per accedere alle relative propriet Rimozione di una trasformazione salvata Le trasformazioni salvate vengono eseguite ogni volta che viene creata una versione del file possibile impostare questa opzione quando si crea una nuova copia trasformata o un nuovo oggetto correlato mediante la trasformazione La richiesta di trasformazione viene salvata e correlata al file di origine Quando si crea la versione di un file di origine la trasformazione viene applicata automaticamente alla nuova versione mediante gli stessi parametri della trasformazione originale e la richiesta di trasformazione viene inviata al server appropriato per l elaborazione Nel riquadr
261. ppo pagina 241 e Riassegnazione degli elementi di un gruppo a un altro gruppo pagina 241 e Visualizzazione dei gruppi a cui un gruppo appartiene pagina 242 e Eliminazione di un gruppo pagina 242 Creazione o modifica di un gruppo Per creare o modificare un gruppo necessario disporre dei privilegi adeguati Consultare Tabella 26 pagina 238 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 237 Utenti gruppi e ruoli Tabella 26 Privilegi per la creazione e la modifica di gruppi Privilegio Crea gruppo Amministratore di sistema Utente avanzato Per creare o modificare un gruppo Descrizione Creare un gruppo includendosi come proprietario Modificare i gruppi a cui si appartiene Modificare qualunque gruppo Consente di creare un gruppo e assegnare un utente diverso come proprietario 1 Selezionare Amministrazione Gestione utente Gruppi 2 Effettuare una delle attivit elencate di seguito e Per creare un nuovo gruppo selezionare File gt Nuovo gt Gruppo e Per modificare un gruppo esistente passare al gruppo e selezionarlo quindi selezionare Visualizza gt Propriet gt Info Per istruzioni sull individuazione di un gruppo vedere Gruppi pagina 237 3 Per definire il gruppo immettere le informazioni appropriate Per una spiegazione sulle propriet di gruppo vedere Propriet dei gruppi pagina 238 4 Fare clic su OK Propriet dei gruppi Vedere Tabella 27 pagi
262. presets_coordinator possono modificare Webtop Express preimpostato Per modificare Webtop Express preimpostato utilizzare la procedura solita per la modifica di un valore preimpostato Tabella 21 Funzionalit dell utente express Formati Nessuno Testo PDF tutti i formati MS Office Modelli Visualizza modelli che corrispondono ai formati Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 219 Valori preimpostati Azioni Documento trasferimento di contenuto sottoscrizioni e mail flussi rapidi propriet azioni degli appunti creazione eliminazione Esclusi relazioni esportazione in CSV preferiti notifiche azioni del ciclo di vita e di documenti virtuali strumenti la maggior parte nuovo modello di workflow room modulo archivio Percorsi Archivio locale Archivi Sottoscrizioni File recenti Posta in arrivo non ricerche categorie amministrazione 220 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Capitolo 16 Set di autorizzazioni In questo capitolo verranno trattati i seguenti argomenti Cenni generali sui set di autorizzazioni pagina 221 Autorizzazioni di base pagina 222 Autorizzazioni estese pagina 222 Creazione o modifica di un set di autorizzazioni pagina 223 Modifica delle autorizzazioni pagina 224 Cenni generali sui set di autorizzazioni Ogni elemento del repository dispone di un set di autorizzazioni che determina chi pu accedere all elemento
263. r Il capitolo sulla gestione degli utenti fornisce ulteriori dettagli sulla configurazione di utenti e gruppi Fare clic su OK Il sistema chiede all utente di selezionare le abilit utilizzate per la corrispondenza tra l assegnazione dei lavori e i singoli elaboratori Selezionare le abilit appropriate per ogni utente facendo clic su Successivo dopo aver impostato le abilit corrispondenti di ogni utente Dopo aver selezionato le abilit per ogni utente fare clic su Termina il sistema non consente di salvare la pagina finch non verranno selezionate le abilit di tutti gli elaboratori assegnati Per impostazione predefinita la nuova coda di lavoro viene aggiunta nella categoria corrente Per spostare una coda di lavoro in una diversa categoria 1 2 3 4 Selezionare la coda di lavoro Selezionare Modifica gt Aggiungi agli Appunti Spostarsi sulla categoria nella quale si desidera spostare la coda di lavoro Selezionare Modifica gt Sposta Per eliminare una coda di lavoro 1 2 3 4 108 Selezionare Amministrazione gt Gestione delle code di lavoro gt Code di lavoro Spostarsi tra le categorie per selezionare la coda di lavoro da eliminare Selezionare la coda di lavoro Fare clic su File gt Elimina Il sistema avvisa l utente che non possibile annullare questa operazione Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Code di lavoro se la coda di lavoro in uso e cost
264. rcorsi selezionare i percorsi in cui effettuare la ricerca Per aggiungere dei percorsi attenersi alla procedura descritta di seguito a Assicurarsi che l opzione Solo percorso corrente non sia selezionata e fare clic su Modifica b In Repository disponibili o Origini disponibili accedere al percorso e selezionarlo Il percorso in Repository disponibilipu essere un repository un archivio o una cartella L elenco Origini disponibili visualizzato solo se Webtop configurato per l esecuzione delle ricerche nelle origini esterne Se si selezionano repository o fonti per cui le credenziali non sono salvate possibile che venga visualizzata una finestra di accesso c Fare clic sulla freccia per aggiungerlo all elenco Included in Search Incluso nella ricerca d Ripetere i passaggi Fase b e Fase c per ogni percorso desiderato e Per rimuovere un percorso selezionarlo e fare clic sulla freccia di rimozione f Per impostare i percorsi come predefiniti per ogni nuova ricerca selezionare Imposta come predefinito g Fare clic su OK 3 Nell elenco Tipo di oggetto selezionare il tipo di file da ricercare 4 Nell elenco Propriet immettere uno o pi valori di propriet da ricercare in base alla procedura seguente a Se non viene visualizzato alcun campo fare clic su Selezionare una propriet b Su una determinata riga i Nel primo elenco a discesa selezionare una propriet ii Nel secondo elenco a discesa
265. re b Nella finestra di dialogo di selezione selezionare l utente o il gruppo che dovr eseguire l operazione e fare clic su OK Per una procedura dettagliata vedere Utilizzo di una finestra di dialogo di selezione pagina 19 8 Nella scheda Commenti effettuare le operazioni descritte di seguito a Fare clic su Aggiungi b Digitare i commenti c Selezionare gli utenti che riceveranno il commento e Peri destinatari successivi Il commento viene inviato a tutti i destinatari rimanenti nel workflow e Solo peri prossimi destinatari Il commento viene inviato solo agli utenti a cui viene assegnata l operazione successiva nel workflow 9 Fare clic su OK 10 Fare clic su Termina Invio di un flusso rapido Un flusso rapido un operazione singola che viene inviata a uno o pi utenti Se si invia un flusso rapido a pi utenti possibile scegliere se gli utenti riceveranno l operazione contemporaneamente o in sequenza Per inviare un flusso rapido 1 Individuare il file e selezionarlo Suggerimento possibile eseguire questa procedura su pi file selezionandone diversi 2 Selezionare Strumenti gt Workflow gt Flusso rapido 3 Per selezionare gli utenti o i gruppi a cui inviare il flusso rapido fare clic su Seleziona utente gruppo quindi procedere alla selezione e fare clic su OK Per una procedura dettagliata vedere Utilizzo di una finestra di dialogo di selezione pagina 19 Guida per l utente d
266. re incorporata in tale pagina In caso contrario la discussione dispone di una pagina autonoma dedicata A differenza di altri elementi del repository impossibile estrarre o creare versioni delle discussioni n possibile creare pi copie trasformate delle discussioni Una discussione correlata a un oggetto principale non pu essere selezionata n modificata e non possibile accedere alle relative propriet Quando si archivia una nuova versione di un oggetto principale questa condivide la stessa discussione della versione immediatamente precedente sezione minore o maggiore Quando si crea la prima versione di un oggetto invece viene creata una nuova discussione Mediante un impostazione di WDK possibile cambiare questo funzionamento predefinito in modo che la condivisione della discussione avvenga soltanto per le discussioni delle versioni minori o di sezione per le versioni maggiori Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 131 Collaborazione con altri utenti vengono invece create nuove discussioni o che tale condivisione non avvenga per alcun tipo di versione ovvero per ogni versione viene creata una discussione a parte Le versioni di un oggetto possono costituire una sorta di cronologia per un oggetto insieme ai commenti di ciascuna discussione Quando una discussione condivisa per versioni per ogni archiviazione appaiono dei contrassegni di versione fra i commenti L accesso a una discus
267. re solamente se sono disponibili nuovi risultati Webtop elabora i cluster secondari utilizzando la strategia definita nelle preferenze dell utente Per impostare le preferenze fare clic su i e quindi seguire i passaggi appropriati in Impostazione delle preferenze per la ricerca pagina 75 Monitoraggio dei risultati della ricerca in tempo reale 64 Il monitoraggio della ricerca mostra lo stato della ricerca in tempo reale Lo stato in tempo reale appare sia in una visualizzazione animata che in una tabella come illustrato nella figura seguenteFigura 2 pagina 65 Il monitoraggio della ricerca consente di vedere quali fonti restituiscono i risultati pi velocemente Tale funzione disponibile se l opzione Ricerca estesa installata Per visualizzare il monitoraggio della ricerca fare clic su non appena la ricerca inizia gt Per riprodurre l animazione quando la ricerca stata completata fare su clic su Cos facendo sar visualizzata una ripetizione della ricerca che mostra come questa si svolta La riproduzione dell animazione non restituisce la query Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Ricerca Figura 2 Risultati della ricerca in tempo reale nella schermata di monitoraggio della ricerca Google English 50 llOnd enPREPPTS 6 OpenDirectory 47 Google German 50 Google 0 Google French 50 Google Italian 50 Google Spanish 50 YahooDirectory 38 2a ricerca P
268. re il discendente e fare clic su OK Per una procedura dettagliata vedere Utilizzo di una finestra di dialogo di selezione pagina 19 e Per creare un nuovo file da utilizzare come discendente selezionare Strumenti gt Documento virtuale gt Aggiungi secondario gt Utilizzo di un nuovo documento Se il documento principale non stato gi estratto sul computer dell utente viene estratto da Webtop Se il documento principale desiderato non un documento virtuale il sistema lo convertir automaticamente in virtuale 4 Se si sceglie di creare un nuovo file da utilizzare come discendente crearlo mediante la procedura standard di creazione dei file Altrimenti saltare questo passaggio 5 Archiviare il documento principale come indicato di seguito 188 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Documenti virtuali a Selezionare il documento principale b Selezionare Strumenti gt Documento virtuale gt Salva modifiche c Fare clic su OK d Selezionare le opzioni di archiviazione desiderate e fare clic su OK Il nuovo discendente viene aggiunto come ultimo discendente nel documento principale Per aggiungere un discendente mediante trascinamento della selezione 1 Individuare il documento principale e visualizzarne la struttura nel riquadro di navigazione Individuare il file da aggiungere nel riquadro dei contenuti o in una nuova finestra Nota per aprire una nuova finestra selezionare Strumenti gt
269. re possibile visualizzare la disponibilit del membro e se ci sono utenti delegati per questo membro Aggiunta di un utente o di un gruppo a una coda di lavoro Se una coda di lavoro acquisisce troppe operazioni e l elaborazione troppo lenta in relazione alle necessit aziendali possibile aggiungere alla coda altri elaboratori Gli utenti con il ruolo queue_admin o queue_manager possono assegnare utenti e gruppi alle code Per aggiungere un utente o un gruppo a una coda di lavoro 1 Fare clic sul nodo Monitor code di lavoro o selezionare Gestione delle code di lavoro gt Code di lavoro Individuare la coda di lavoro attiva Fare clic sul collegamento numero utenti della coda nella colonna Utenti attivi Selezionare File gt Aggiungi membro gq_p ON Selezionare l utente o il gruppo e fare clic sulla freccia Gli utenti devono essere assegnati al ruolo queue_processor o queue_advance_processor per essere visualizzati in questo elenco 6 Fare clic su OK 7 Selezionare le abilit per l elaboratore utilizzate nella corrispondenza per l assegnazione del lavoro 110 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Code di lavoro 8 Fare clic su OK Rimozione di un utente o di un gruppo da una coda di lavoro Gli utenti con il ruolo queue_admin o queue_manager possono rimuovere un utente o un gruppo da una coda di lavoro Per eliminare un utente o un gruppo da una coda di lavoro 1 Fare clic su
270. recedente ggiorna Avanti in fim corso Origini coinvolte nella ricerca di test 1 979 YahooDirectory fine 38 42 risultati non validi o duplicati sono stati a scartati Google Spanish fine 50 Google Italian fine 50 Google French fine 50 Nell animazione ogni fonte di ricerca rappresentata da uno spicchio nel diagramma circolare Il numero di livelli di una sezione corrisponde al numero dei risultati per quell origine Tabella 8 pagina 65 descrive la configurazione predefinita Le configurazioni modificate possono variare da quanto ivi descritto Tabella 8 Numero di strati nel monitoraggio della ricerca Numero di strati Numero di risultati Uno strato 0 Due strati da 1 a 50 Tre strati 51 o pi Il colore di una sezione indica lo stato dell origine blu quando la ricerca in corso verde quando la ricerca completata e arancione se la ricerca non riuscita Fare clic uno spicchio della fonte per evidenziare la sua fila corrispondente nella tabella Fare clic su Mostra query originale per visualizzare la query originale che indica in che modo la query era tradotta per la fonte L animazione mostra sedici fonti alla volta quindi la prima visualizzazione dell animazione mostra soltanto le prime sedici fonti Se si esegue la ricerca per pi di Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 65 Ricerca sedici fonti possibile visualizzare le sedici fonti successive facendo clic sul pulsante
271. ri zie iezinieni 170 Supporto AJAX finnico 171 Record ssi na e dee ace 173 Dichiarazione di un elemento come record formale rr 173 Inserimento di valori nel modulo appropriato durante la dichiarazione di record formali 0 vrrrrerrere re ere rici e cere rie ee ze nieni 174 Inserimento di valori per i record formali regolari rr 175 Inserimento di valori per i record formali Chapter 2 175 Inserimento di valori per i record formali Chapter 4 177 Collegamento di un record erriirirerer ee ee irene rene ne nine nine nine nine Eaa 179 Creazione di una relazione record vc erre rece rizie ce see re zie ie ze niene 180 Visualizzazione di una relazione record cirie 181 Rimozione di una relazione record v erette rece rie re rece re zie cezinione 181 Creazione di una richiesta di libreria 0 verrei rire cere rieci ve iene 181 Documenti virtuali cc cere eee rie ezine ezine ere nie nie nie ie zione 185 Cenni generali sui documenti virtuali erre rire ee irene 185 Creazione di un documento virtuale 0 verrei rirre cere re rie eezeciene 186 Visualizzazione della struttura di un documento virtuale 186 Visualizzazione del contenuto di un documento virtuale 0 187 Aggiunta di un discendente a un docu
272. rispondenza assegnazione lavoro selezionare il filtro correlato alle abilit che si desidera modificare Fare clic su Modifica possibile aggiungere o modificare le abilit per l elaboratore Fare clic su OK Per eliminare le abilit di un elaboratore 1 4 5 Fare clic su Amministrazione gt Gestione delle code di lavoro gt Assegnazione lavoro corrispondente gt Profilo elaboratore Viene visualizzata la schermata di ricerca Profilo elaboratore che consente di visualizzare l elenco di tutti gli utenti o di cercare un utente specifico per nome o per gruppo Selezionare l utente e fare clic su Visualizza gt Propriet gt Info Nella tabella Abilit corrispondenza assegnazione lavoro selezionare il filtro correlato alle abilit che si desidera eliminare Fare clic su Elimina Fare clic su OK se una coda di lavoro assegnata a un elaboratore richiede un particolare set di abilit il sistema non elimina il filtro associato Aggiornamento del profilo dell elaboratore in una coda di lavoro Il sistema utilizza il profilo dell utente per assegnare operazioni a un elaboratore in base ai livelli di abilit necessari per una specifica operazione possibile aggiornare aggiungere o rimuovere un abilit per un utente inoltre possibile modificare le assegnazioni di code di lavoro per l utente aggiungendo o rimuovendo una coda di lavoro dall elenco delle code assegnate Guida per l utente di EM
273. rivilegi CREATE_GROUP possono creare code di lavoro Consente di monitorare le code di lavoro assegnare ruoli alle code e assegnare utenti agli elementi in coda I responsabili delle code possono riassegnare e sospendere le operazioni I responsabili delle code che dispongono di privilegi CREATE_GROUP possono creare code di lavoro Gli utenti con questo ruolo lavorano sugli elementi assegnati dal sistema da una o pi caselle Posta in arrivo della coda di lavoro Gli elaboratori della coda possono richiedere interrompere e riprendere il lavoro completarlo o riassegnarlo ad altri Gli utenti con questo ruolo lavorano sugli elementi assegnati dal sistema da una o pi caselle Posta in arrivo della coda di lavoro Questo ruolo inoltre consente di selezionare le operazioni su cui lavorare da una o pi caselle Posta in arrivo Consente di eseguire report di workflow cronologici dal menu Workflow 97 Code di lavoro Configurazione di una nuova coda di lavoro Per configurare la prima coda di lavoro necessario effettuare le seguenti procedure nell ordine elencato di seguito e Impostare gli utenti e i gruppi che dovranno elaborare le code di lavoro Il capitolo sulla gestione degli utenti fornisce ulteriori dettagli sulla configurazione di utenti e gruppi e Configurare la corrispondenza per l assegnazione del lavoro Configurazione della corrispondenza per l assegnazione del lavoro pagina 99 fornisce informazioni dettagli
274. rizzo e mail viene utilizzato come nome predefinito per il nome del ruolo Proprietario Il proprietario di ruolo pu modificare il ruolo Amministratore Un utente o gruppo in aggiunta a un utente avanzato o al proprietario del ruolo che ha la possibilit di modificare il ruolo Se questo valore nullo solo un utente avanzato e il proprietario del ruolo possono modificare il ruolo Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 243 Utenti gruppi e ruoli Campo Descrizione Gruppo privato Creare il ruolo come un ruolo privato In caso contrario il ruolo pubblico Per impostazione predefinita i ruoli creati da utenti con privilegi di amministratore di sistema o utente avanzato sono pubblici mentre quelli creati da utenti con un livello di privilegi inferiore sono privati Creare il ruolo come dominio Se si crea un ruolo come dominio questo viene elencato nell elenco dei gruppi non in quello dei ruoli Gruppo dinamico Crea il ruolo come gruppo dinamico Per ulteriori informazioni sui gruppi dinamici consultare Propriet dei gruppi pagina 238 Aggiunta e rimozione di membri a un ruolo Per aggiungere o rimuovere membri 1 Spostarsi su Amministrazione gt Gestione utente gt Ruoli e fare doppio clic sul ruolo 2 Per aggiungere membri a Selezionare File gt Aggiungi membri b Selezionare i membri Per una procedura dettagliata vedere Utilizzo di una finestra di dialogo di selezione pagina 19
275. rma gt Altri formati 3 Viene visualizzata la procedura guidata Trasforma Eseguire quanto indicato di seguito a Selezionare un profilo di trasformazione e fare clic su Successivo b Se viene visualizzata la schermata Dettagli della trasformazione immettere le informazioni necessarie per impostare i parametri di trasformazione e fare clic su Avanti c Nella schermata Salva con nome selezionare Crea una nuova copia trasformata e fare clic su Avanti 208 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Copie trasformate e trasformazioni d Nella schermata Definizione copia trasformata completare i campi in base alle necessit A questo punto si pu scegliere di salvare la trasformazione in modo che venga eseguita ogni volta che viene creata una versione del file e Se per questa trasformazione sono stati selezionati pi file fare clic su Avanti In alternativa se si desidera applicare i parametri selezionati a tutti i file selezionati per la trasformazione o se stato selezionato un solo file per la trasformazione fare clic su Fine La richiesta di trasformazione viene inviata immediatamente alla coda del server appropriata per l elaborazione Una volta completata la trasformazione viene inviata una notifica alla casella di Posta in arrivo Creazione di un file correlato tramite trasformazione Webtop utilizza i prodotti EMC Documentum Content Transformation Services per trasformare un file mediante un s
276. rmale Per dichiarare un elemento come record formale 1 Individuare l elemento da dichiarare come record formale e selezionarlo 2 Fare clic su Record gt Dichiara record formale La schermata visualizzata per pi documenti leggermente diversa da quella visualizzata per un solo documento Essa include un campo facoltativo per creare un unico record oppure diversi record dei documenti selezionati 3 Se sono selezionati pi documenti possibile modificare l impostazione predefinita per Dichiarare il documento selezionato da Record singoli in Record unico Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 173 Record 4 Fare clic su Seleziona per il Piano di file obbligatorio e selezionare quindi un piano di file valido un archivio o una cartella di destinazione Sar evidenziata l icona per un piano valido un archivio o una cartella Gli elementi validi possono anche far parte di un contenitore non valido Una cartella valida ad esempio pu far parte di un archivio non valido 5 Fare clic su OK per accettare il percorso per il piano di file selezionato La schermata dell indicatore di percorso viene chiusa mentre la schermata Dichiara record formale viene aggiornata in modo da visualizzare il piano di file selezionato e alcune propriet aggiuntive Le propriet aggiuntive comprendono e Digitare obbligatorio e Modello di modulo obbligatorio e Scollega i documenti di origine facoltativo e Nascondi opzion
277. ro non essere immediatamente disponibili L utente riceve notifica nella propria casella Posta in arrivo del completamento riuscito o non riuscito della trasformazione Quando viene creata una nuova versione di un file da tale versione vengono escluse automaticamente le corrispondenti copie trasformate comprese le eventuali copie trasformate di miniature Se si crea una nuova versione del file le relative copie trasformate rimangono associate alla versione precedente Tuttavia in Webtop possibile generare automaticamente nuove copie trasformate quando si archivia e si crea una nuova versione di un file se questo stato selezionato durante la creazione di una copia trasformata Per ulteriori informazioni sull aggiornamento automatico di una copia trasformata dopo la creazione di una versione vedere Creazione di una copia trasformata mediante trasformazione pagina 208 Nota alcune copie trasformate e funzionalit di trasformazione sono disponibili solo per i repository configurati con i prodotti EMC Documentum Content Transformation Services ad esempio Document Transformation Services Advanced Document Transformation Services e Regulatory Publishing Transformation Services In assenza di questi prodotti alcune funzionalit di trasformazione descritte in questa guida potrebbero non essere disponibili Nota Webtop non consente la creazione di pi copie trasformate con lo stesso formato Pertanto per ogni nuova copia trasformata crea
278. ropriata per l elaborazione e al termine viene visualizzata nell elenco di trasformazioni del file principale Creazione di una copia trasformata mediante trasformazione Webtop utilizza i prodotti EMC Documentum Content Transformation Services per trasformare un file mediante un set di propriet allo scopo di creare una nuova copia trasformata Le trasformazioni per la creazione di nuove copie trasformate si verificano su un solo elemento per volta e le richieste vengono elaborate in modo asincrono per cui le copie trasformate potrebbero non essere disponibili immediatamente L utente riceve notifica nella propria casella Posta in arrivo del completamento riuscito o non riuscito della trasformazione Ah Attenzione Non tutte le funzionalit citate nella procedura descritta di seguito sono disponibili per tutti i formati di file e alcuni formati di file non possono essere trasformati La disponibilit del formato dipende dai prodotti Content Transformation Services installati e da eventuali configurazioni speciali del sistema Per creare una nuova copia trasformata mediante trasformazione 1 Passare al file da trasformare per creare una nuova copia trasformata e selezionarlo Nota possibile trasformare un file principale o un altra copia trasformata Per individuare le copie trasformate consultare la sezione Visualizzazione di un elenco delle diverse copie trasformate di un file pagina 206 2 Selezionare Strumenti gt Trasfo
279. rovarle tutte per capirne le differenze e Fare clic su un nodo nel riquadro di navigazione e Fare doppio clic su un nodo nel riquadro di navigazione e Fare clic sul segno pi adiacente al nodo nel riquadro di navigazione e Fare clic su un percorso nel riquadro dei contenuti e Fare clic su una posizione nel percorso di navigazione nella parte superiore del riquadro dei contenuti Per selezionare un elemento nel riquadro dei contenuti fare clic sull elemento Per selezionare pi elementi adiacenti tra loro nel riquadro dei contenuti fare clic sul primo elemento tenere premuto il tasto Maiusc e fare clic sull ultimo elemento Per selezionare pi elementi non adiacenti tra loro nel riquadro dei contenuti fare clic su ogni elemento tenendo premuto il tasto Ctrl Per selezionare tutti gli elementi nel riquadro dei contenuti fare clic con il tasto destro del mouse e selezionare Seleziona tutto 16 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Repository Per deselezionare un singolo elemento selezionato fare clic sull elemento Per deselezionare un elemento in un gruppo di elementi selezionati tenere premuto il tasto Ctrl e fare clic sull elemento Per modificare la visualizzazione degli elementi nel riquadro dei contenuti effettuare una delle seguenti operazioni Per visualizzare solo gli elementi che iniziano con una determinata stringa di caratteri digitare la stringa di caratteri nel campo di tes
280. rsione 6 SP1 Capitolo 2 File e cartelle In questo capitolo verranno trattati i seguenti argomenti Creazione di un file pagina 25 Creazione di una cartella pagina 26 Creazione di un archivio pagina 27 Impostazione delle propriet pagina 27 Estrazione e modifica di file pagina 29 Visualizzazione di un file senza estrazione pagina 37 Modificare il formato associato a un tipo di file pagina 38 Importazione di file nel repository pagina 39 Esportazione di file dal repository pagina 41 Eliminazione di un elemento dal repository pagina 42 Spostamento di un elemento in un nuovo percorso nel repository pagina 43 Copia di un elemento in un altro percorso del repository pagina 43 Visualizzazione degli Appunti pagina 44 Collegamenti pagina 44 Sottoscrizioni pagina 49 Ricezione di una notifica quando un file viene letto o modificato pagina 49 Esportazione delle informazioni visualizzate in un elenco pagina 50 Visualizzazione dei messaggi di posta elettronica importati in un repository pagina 51 Creazione di un file Per creare un nuovo file 1 Accedere alla cartella nella quale si desidera creare il nuovo file 2 Selezionare File gt Nuovo gt Documento Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 25 File e cartelle Se viene visualizzata una finestra di dialogo di selezione selezionare un modello per il nuovo file e fare clic su OK Per una procedura dettagliata vedere Utilizzo di una
281. rso in cui si desidera copiare gli elementi quindi eseguire una delle operazioni riportate di seguito e Aprire il percorso in modo che i file e le cartelle a esso appartenenti siano visualizzati nel riquadro dei contenuti Selezionare Modifica gt Copia e Selezionare il percorso in modo da evidenziarlo in un elenco Fare clic con il tasto destro del mouse e selezionare Copia Se viene visualizzata la pagina Appunti selezionare gli elementi da copiare e fare clic su Copia Gli elementi vengono copiati nel nuovo percorso Gli elementi rimangono negli Appunti fino a quando non vengono aggiunti nuovi elementi agli Appunti stessi Se si copia un elemento in un percorso che contiene gi lo stesso tipo di elemento con un nome identico Webtop aggiunge Copia al nome dell oggetto copiato Visualizzazione degli Appunti Gli Appunti contengono i file e gli altri elementi che si stanno spostando copiando o collegando a un altro percorso del repository e possono gestire pi file contemporaneamente Per visualizzare gli Appunti fare clic su Modifica gt Visualizza Appunti Se un elemento non viene visualizzato accertarsi di aver impostato il filtro adatto per la visualizzazione dell elemento Per rimuovere un elemento dagli Appunti selezionarlo e fare clic su Rimuovi Collegamenti Questa sezione tratta i seguenti argomenti 44 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 File e cartelle e Collegamento di un elem
282. ruttura fare clic sul nodo Monitor code di lavoro e Selezionare Strumenti gt Gestione code di lavoro gt Monitor code di lavoro 2 Per visualizzare le operazioni nella coda attiva fare clic sul nome della coda Per visualizzare gli utenti della coda attiva fare clic sul collegamento numero utenti dove numero il numero di utenti 3 Per aggiornare le code consultare la procedura appropriata Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 115 Code di lavoro Assegnazione o riassegnazione di un operazione della coda di lavoro a un utente specifico pagina 116 Annullamento dell assegnazione di un operazione nella coda di lavoro a un utente pagina 117 Spostamento di un operazione nella coda di lavoro in un altra coda di lavoro pagina 117 Sospensione di un operazione nella coda di lavoro pagina 118 Annullamento della sospensione di un operazione nella coda di lavoro pagina 118 Aggiunta di un utente o di un gruppo a una coda di lavoro pagina 110 Rimozione di un utente o di un gruppo da una coda di lavoro pagina 111 Aggiunta di abilit ai profili degli elaboratori per l assegnazione di un lavoro pagina 111 Aggiornamento del profilo dell elaboratore in una coda di lavoro pagina 113 Assegnazione o riassegnazione di un operazione della coda di lavoro a un utente specifico Se viene assegnata o riassegnata un operazione della coda di lavoro il sistema crea una corrispondenza tra l abilit del nu
283. sario prima annullare l assegnazione dell operazione seguendo la procedura descritta in Annullamento dell assegnazione di un operazione nella coda di lavoro a un utente pagina 117 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 117 Code di lavoro Per spostare un operazione da una coda all altra 1 2 3 4 5 6 Fare clic su Monitor code di lavoro Individuare la coda di lavoro attiva e fare clic sul relativo nome Selezionare una o pi operazioni Selezionare Strumenti gt Gestione delle code di lavoro gt Sposta nella coda Selezionare la coda di lavoro alla quale riassegnare le operazioni Fare clic su OK Sospensione di un operazione nella coda di lavoro Gli utenti con il ruolo queue_admin o queue_manager possono sospendere un operazione e specificare il motivo della sospensione L operazione verr ripresa automaticamente nel momento in cui si raggiunge l orario specificato Per sospendere un operazione in una coda di lavoro 1 2 3 4 Fare clic su Monitor code di lavoro Individuare la coda di lavoro attiva e fare clic sul relativo nome Selezionare una o pi operazioni Selezionare Strumenti gt Gestione delle code di lavoro gt Sospendi Suggerimento questa azione anche disponibile attraverso Task Manager Immettere la data e l ora in cui si desidera che l operazione venga ripresa in modo automatico Annullamento della sospensione di un operazione nella coda di lav
284. seguire nuovamente la ricerca senza rivederla fare clic su e Per salvare la ricerca in modo da poterla eseguire di nuovo per ottenere dei risultati aggiornati vedere Salvataggio di una ricerca per ripeterla in seguito pagina 70 e Sel organizzazione include la funzionalit dei modelli possibile salvare la ricerca come modello di ricerca in modo da poterla rieseguire con parametri diversi come descritto in Creazione di un modello di ricerca pagina 73 e Per salvare i risultati da un origine esterna in un repository vedere Salvataggio dei risultati della ricerca da origini esterne pagina 66 Navigazione tra i cluster di ricerca Se la funzione di cluster disponibile al termine di una ricerca i risultati non vengono solamente visualizzati nel riquadro dei contenuti ma vengono anche raggruppati nel riquadro di navigazione La funzione di cluster disponibile solo se Webtop include l opzione Ricerca estesa ed configurato per questa funzione Per estendere o restringere l elenco Cluster fare clic sulla freccia pi meno nella parte superiore dell elenco Per espandere un cluster o un sotto cluster fare clic sul segno pi situato vicino al raggruppamento Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 63 Ricerca Per mostrare i risultati di un sotto cluster nel riquadro dei contenuti fare clic sul sotto cluster Per aggiornare l elenco dei cluster con i nuovi risultati fare clic su L icona appa
285. selezionare Rimuovi colonna Spostamento tra categorie Le categorie forniscono dei metodi alternativi per organizzare i file rispetto agli archivi Le categorie sono disponibili se Webtop integrato con EMC Documentum CI Server e se il repository stato abilitato per la navigazione tra le categorie Chiedere all amministratore se e come la propria azienda utilizza le categorie Per navigare tra le categorie fare clic su Categorie e attenersi alle procedure standard di Webtop per navigare nella struttura gerarchica 18 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Repository Se l azienda utilizza le categorie e Potrebbe essere possibile inviare file per la categorizzazione e Quando si crea un documento nuovo da un modello il modello potrebbe specificare che il nuovo documento collegato a una o pi categorie Per inoltrare un file per la categorizzazione 1 Individuare il file da inoltrare e selezionarlo Suggerimento possibile eseguire questa procedura su pi file selezionandone pi di uno 2 Selezionare Strumenti gt Inoltra per categorizzazione 3 Alpromptdi conferma eseguire una delle operazioni riportate di seguito e Se sista inoltrando un file fare clic su OK e Sesi sta procedendo all inoltro di pi file confermare l inoltro di ciascun file separatamente facendo clic su Successivo Giunti all ultimo file fare clic su Termina Suggerimento per confermare l inoltro per tutti i fi
286. sente all utente di eseguire pi tentativi di accesso rispetto al limite impostato nell oggetto di configurazione del repository Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Utenti gruppi e ruoli Importare gli utenti dalle informazioni contenute in un file di input Per importare un utente dalle informazioni contenute in un file di input 1 Determinare quale tipo di autenticazione utilizzano i repository Se il server autentica gli utenti sul sistema operativo ciascun utente deve disporre di un account sul server host 2 Creare il file di input Consultare Immettere un file per creare utenti nuovi pagina 233 3 In Webtop eseguire le operazioni seguenti a Fare clic su Amministrazione gt Gestione utente gt Utenti b Fare clic su File gt Importa utente c Nel campo di Percorso file di input fare clic su Naviga e scegliere il percorso del file di input per creare nuovi utenti d Se necessario immettere i valori aggiuntivi applicabili a tutti gli utenti che vengono importati I valori definiti nel file di input sovrascrivono quelli definiti in questa pagina Per una spiegazione delle propriet dell utente vedere Propriet dell utente pagina 230 e Fare clic su Termina Immettere un file per creare utenti nuovi Importare gli utenti dalle informazioni contenute in un file di input Prima di creare gli utenti determinare il tipo di autenticazione impiegata dal repository Se il server autent
287. sentito archiviarla o estrarla Per visualizzare una voce di una tabella di dati selezionarla e scegliere File gt Visualizza o File gt Modifica oppure fare clic sul suo nome In questo modo viene visualizzata la finestra di dialogo delle propriet della voce che mostra tutti i campi di una voce Nella visualizzazione di riepilogo di una tabella di dati le voci sono disposte in righe Ogni riga suddivisa in campi o colonne di un particolare tipo di dati ad esempio nome indirizzo e numero di telefono in base allo schema della tabella Le tabelle di dati possono essere copiate spostate e incollate Quando si copia una tabella di dati contenente delle voci le nuove voci presentano una nuova serie di numeri automatici e una cronologia vuota Le voci delle tabelle di dati possono essere copiate e incollate tra tabelle diverse e all interno della stessa tabella Tutti i campi delle tabelle sono indicizzati per la ricerca full text Nella finestra di dialogo Ricerca avanzata tabella e voce tabella sono incluse nell elenco dei tipi di oggetto per i quali possibile fare una ricerca Creazione delle tabelle di dati e delle voci Per creare una tabella di dati 1 Selezionare il percorso della nuova tabella di dati Importare una tabella di dati copiarla dagli Appunti o crearne una nuova attenendosi alla procedura riportata di seguito 2 Selezionare File gt Nuovo gt Tabella dati Viene visualizzata la finestra di dialo
288. sereeeseeeeeeeeeseseeeeeee 151 Annullamento della gestione di oggetti da una room 152 Creazione di una rOOM vcve terre a ce vecio zizi eci sere rie ce ve a aata 153 Modifica delle propriet di una rOOmM airiieeei rene n ere ee nine ne nine ne neneneni 155 Informazioni sull appartenenza alle room erre ee eeieeeeeeeeneee 155 Copia di na TOOM sereni sieneen re REEE r EEEE EROPA TANNER E oan 157 Spostamento o collegamento a una room esssssssersrerereeeresereeeseeeeeeeeeseee 157 Eliminazione di una room cvcrrerrrre e rrada raatira Er aA nia E 157 Gestione dell appartenenza alle room sesessseseseseseeeseseeeeeeeeeeeeeseseseeeeesese 158 Gestione degli utenti come non amministratori e reiiirerieeeee ee eeeeeeeeene 161 Creazione di nuovi utenti c0c0r eee ererererere reverse zeri zizi zizizicicini 162 Modificadiutenti iena 163 Esclusione di utenti nascondi Membri rire 164 Cartelle tonlimitazionii siii iene ilaria dalia intente 165 Moduli alia ila i animeranno 167 Immissione di dati in un modulo vvvrrrererre rire ere rie ie ve cee re rie ie ziniene 167 Formattazione del testo in un Modulo v cerci rir rece crereie ie zeziene 168 Creazione di un nuovo Modulo 0 veve terre rece ere rie ie vece e re zie ee zieieni 170 Bloccare un istanza di MOdulo v crei rie rire ere rie ie ceci
289. sibile che versioni diverse appartengano a room differenti Nelle preferenze di impostazione della visualizzazione delle colonne possibile nascondere la colonna Room Annullamento della gestione di oggetti da una room Un utente deve disporre delle autorizzazioni di Scrittura e di Modifica su un oggetto per poterne annullare la gestione Un opzione room potrebbe limitare l annullamento della gestione ai proprietari Quando un oggetto non gestito ottiene l autorizzazione predefinita per il repository a meno che non sia non gestito da una cartella governata e il set di autorizzazioni predefinito sia la CARTELLA In questo caso ottiene il set di autorizzazioni predefinito per l utente La relazione di gestione di un oggetto pu essere rimossa nei seguenti modi e lo spostamento dei collegamenti dall interno della room dell oggetto a un punto qualunque al di fuori di essa pu causare l annullamento della gestione di tali oggetti e utilizzando il comando File gt Rimuovi dalla room e copiando un oggetto regolamentato in una cartella non regolamentata e spostando un collegamento di un oggetto regolamentato al di fuori della sua room tramite un workflow sempre che il workflow sia autorizzato ad annullare la gestione di tale room Se si copiano voci tra tabelle di dati regolamentate diverse DCS modifica automaticamente la regolamentazione per le copie in base al set di autorizzazioni della room di regolamentazione 152 Guida per
290. sione viene eseguito in modo identico all accesso al relativo oggetto principale primario vale a dire la versione CORRENTE o quella pi recente In genere agli utenti consentito modificare ed eliminare solo i commenti di cui sono autori Quando si copia un oggetto ne viene copiata anche la discussione insieme a tutti i commenti e le risposte ai commenti etc Inoltre vengono copiati anche le date di creazione gli autori e il set di autorizzazioni Visualizzazione delle discussioni 132 Gli oggetti che presentano commenti di discussione sono evidenziati dalla presenza di una delle icone di discussione riportate di seguito nella colonna facoltativa relativa allo stato della discussione indicata con l icona DD di un elenco indica che sono stati letti tutti i commenti della discussione e W indica che non tutti i commenti della discussione sono stati letti Per visualizzare una discussione con o senza commenti ad esempio per aggiungere un commento fare clic sull icona della discussione oppure selezionare un oggetto specifico e fare clic su Visualizza gt Discussione Per ordinare un elenco di oggetti in base ai relativi commenti di discussione letti non letti o nessun commento fare clic su nella parte superiore della colonna relativa allo stato della discussione nelle preferenze di impostazione della visualizzazione delle colonne possibile nascondere la colonna relativa allo stato della discussione Per i commenti
291. so specifico Utilizzare Monitor code di lavoro per visualizzare lo stato di assegnazione di ogni operazione il conteggio effettivo delle operazioni e il conteggio delle operazioni con criterio la priorit di un operazione e la priorit pi elevata dei criteri nonch il numero di utenti attivi assegnati ad ogni coda Se il conteggio delle operazioni o delle priorit supera il livello specificato nel criterio il sistema visualizza un icona di attenzione nella riga corrispondente alla coda in questione e visualizza l elemento in eccesso rispetto al criterio in grassetto nella colona L utilizzo dei controlli nella parte superiore della pagina consente di selezionare diverse visualizzazioni in base all accesso e alle autorizzazioni inoltre possibile selezionare quali colonne devono essere visualizzate nella pagina e in quale ordine facendo clic sull icona di impostazione della colonna e selezionando le colonne desiderate Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Code di lavoro possibile visualizzare tutte le code di lavoro nel sistema al quale si ha accesso selezionando Tutte le code di lavoro dall elenco a discesa presente nella pagina anche possibile filtrare i dati per mostrare solo le code di lavoro gestite personalmente selezionando Code di lavoro dell utente L opzione Mostra discendenti consente di visualizzare tutte le code di lavoro nidificate all interno delle categorie Utilizzare il collegamento
292. specificare le opzioni di esportazione come l inclusione di file correlati eseguire una delle operazioni riportate di seguito Se si sta procedendo all esportazione di un solo file specificare le opzioni come appropriato quindi fare clic su OK Se si sta procedendo all esportazione di pi file specificare le opzioni per ciascun file separatamente facendo clic su Successivo Giunti all ultimo file fare clic su Termina Suggerimento per applicare le opzioni simultaneamente a tutti i file rimanenti fare clic su Fine Quando viene richiesto il percorso in cui esportare selezionarlo quindi fare clic su OK Per esportare mediante trascinamento della selezione 1 2 Individuare l elemento da esportare Trascinare l elemento dal repository al percorso appropriato sul computer locale Eliminazione di un elemento dal repository Per eliminare un elemento dal repository 42 1 Individuare l elemento e selezionarlo Suggerimento possibile eseguire questa procedura su pi elementi selezionandone diversi Fare clic su File gt Elimina Se viene richiesto di scegliere se eliminare gli elementi correlati o meno selezionare l opzione desiderata quindi eseguire una delle operazioni riportate di seguito Se si sta procedendo all eliminazione di un solo elemento fare clic su OK Se si sta procedendo all eliminazione di pi elementi effettuare la scelta per ciascun elemento separatamente facendo clic su Successiv
293. spone di tutti i controlli standard disattivati per gli user manager ad eccezione di quanto indicato in questa procedura 2 Digitare il nome dell utente nel campo Nome 3 La propriet Origine utente impostata su Password in linea e gli user manager non possono modificarla Questa impostazione indica che l utente deve fornire una password che memorizzata solo nel repository Non vi alcuna autenticazione esterna 4 Digitare la password dell utente nel campo Password La password viene crittografata e memorizzata nel repository 5 Digitare nuovamente la password dell utente nel campo Verifica password 6 Digitare una Descrizione per il nuovo utente opzionale 7 Digitare l Indirizzo e mail dell utente Si tratta dell indirizzo cui verranno inviate le notifiche per operazioni di workflow ed eventi registrati 8 Digitare il nome di sistema operativo dell utente nel campo Nome utente SO Si tratta del nome utente nel repository 9 Selezionare un Repository locale per l utente 10 Per evitare che il nome dell utente sia incluso negli elenchi dei membri del repository selezionare la casella di spunta Non in elenco In caso contrario il nome dell utente viene visualizzato negli elenchi dei membri del repository come sempre Per 162 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Collaborazione con altri utenti ulteriori informazioni su questa impostazione vedere Esclusione di utenti di seguito in ques
294. spostamento di discendenti 191 trasformazioni 205 cenni generali 205 creazione di nuove copie trasformate 208 creazione di nuovi file 209 in HTML 207 in PDF 207 profili 205 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 propriet 210 rimozione 211 risultati 205 209 visualizzazione delle propriet 210 Trova oggetti nascosti opzione ricerche 61 Trova tutte le versioni opzione ricerche 61 U URL creazione di collegamenti 169 User manager cartelle con limitazioni 165 creazione di un nuovo utente 162 DCS 161 esclusione di utenti 164 modifica di utenti 163 utente avanzato privilegi 232 utente express ruolo 15 219 utenti aggiunta a un gruppo 241 aggiunta a un ruolo 244 aggiunta a una coda di lavoro 110 aggiunta ai set di autorizzazioni 223 a 224 assegnazione di operazioni 116 attivi 231 235 cenni generali 229 code di lavoro 110 a 111 113 creazione 230 233 eliminazione 236 globali 232 gruppi 235 importazione 233 inattivi 231 235 individuazione 229 log 237 modifica 230 monitoraggio utenti coda 115 privilegi 232 propriet 230 riassegnazione degli elementi 236 riassegnazione di operazioni 116 stato 235 valori preimpostati 213 utenti attivi 112 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Indice utenti bloccati creazione 231 utenti globali propagazione 232 V valore da utilizzare nel confronto 101 valori preimpostati at
295. stione delle note Una nota una semplice pagina in cui possibile creare modificare e condividere informazioni senza utilizzare o richiedere agli altri utenti di utilizzare un altra applicazione Le note vengono visualizzate in Webtop solo dove vengono mostrati documenti Possono avere discussioni incorporare se l opzione Mostra discussione selezionata nelle propriet della nota Bench per le note sia possibile eseguire una sottoscrizione queste non presentano versioni o copie trasformate E possibile modificare spostare copiare o collegare una nota ma non consentito archiviarla estrarla o esportarla 134 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Collaborazione con altri utenti Per cercare note eseguire una ricerca avanzata vedere Esecuzione di una ricerca avanzata pagina 58 e impostare il tipo di campo oggetto su Sysobject dm_sysobject o Nota dmc_notepage Per creare una nota attenersi a quanto riportato di seguito 1 Selezionare il percorso della nuova nota 2 Selezionare File gt Nuovo gt Nota Viene aperta la finestra di dialogo Nuova nota 3 Nella scheda Crea immettere le informazioni elencate di seguito e Nome obbligatorio il nome della nuova nota dovr essere univoco tra i nomi degli altri oggetti dello stesso contenitore e Nota Utilizzando l editor RTE specificare il testo della nota facoltativo possibile modificare questo campo dopo la creazione della nota
296. su Seleziona e selezionare il gruppo nuovo a cui assegnare gli elementi Per una procedura dettagliata vedere Utilizzo di una finestra di dialogo di selezione pagina 19 4 Compilare i campi rimanenti e Eseguire il processo di Rinomina Scegliere se riassegnare subito gli elementi e Oggetti estratti Scegliere se sbloccare gli elementi bloccati dall utente precedente 5 Fare clic su OK Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 241 Utenti gruppi e ruoli Visualizzazione dei gruppi a cui un gruppo appartiene Per visualizzare i gruppi a cui un gruppo appartiene 1 2 Fare clic su Amministrazione gt Gestione utente gt Gruppi e selezionare il gruppo Selezionare Visualizza gt Percorsi Eliminazione di un gruppo EMC Documentum consiglia di non eliminare i gruppi Rimuovere invece tutti i membri del ruolo e lasciare il gruppo nel repository Ruoli Un ruolo un gruppo che contiene gli utenti e i gruppi a cui sono assegnati dei doveri particolari entro un dominio di applicazione di client Per individuare i ruoli passare a Amministrazione gt Gestione utente gt Ruoli Nota un ruolo che stato creato come un dominio riportato nell elenco dei gruppi non in quello dei ruoli Per aprire il ruolo fare doppio clic su il ruolo Questa sezione tratta i seguenti argomenti Creazione o modifica di un ruolo pagina 242 Propriet dei ruoli pagina 243 Aggiunta e rimozione di membri a un ru
297. ta in Webtop viene sostituita una copia trasformata esistente dello stesso formato Ad esempio un documento Microsoft Word pu disporre di una sola copia trasformata Acrobat PDF per volta Visualizzazione di un elenco delle diverse copie trasformate di un file 206 Per visualizzare un elenco delle diverse copie trasformate di un file 1 Individuare il file e selezionarlo 2 Selezionare Visualizza gt Copie trasformate Webtop mostra tutte le copie trasformate per il file Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Copie trasformate e trasformazioni Importazione di una copia trasformata Per importare un file esterno al repository da utilizzare come nuova copia trasformata di un file esistente del repository 1 Individuare il file per il quale si desidera importare una copia trasformata e selezionarlo 2 Fare clic su File gt Importa copia trasformata 3 Nel campo File da importare immettere il file che si desidera importare possibile digitare il percorso del file oppure cercarlo nelle cartelle 4 Nelcampo Formato selezionare il formato di file della copia trasformata nel caso in cui il formato corretto non venga visualizzato automaticamente 5 Fare clic su OK Il file viene importato come copia trasformata della copia trasformata principale Trasformazione di un documento in formato PDF o HTML Webtop utilizza i prodotti EMC Documentum Content Transformation Services per fornire la funzi
298. tare le informazioni appropriate Per informazioni relative alle funzionalit controllate da queste schede consultare l argomento in cui vengono illustrate tali funzionalit Fare clic su Termina Impostazione delle propriet Per impostare le propriet di un elemento 1 Individuare l elemento e selezionarlo Suggerimento per selezionare pi elementi contemporaneamente fare clic su ogni elemento tenendo premuto il tasto CTRL Selezionare Visualizza gt Propriet gt Info Verr visualizzata la finestra di dialogo delle propriet La finestra di dialogo delle propriet contiene pi schede Ogni scheda illustra le impostazioni che gestiscono una particolare area funzionale Per una spiegazione delle schede pi comuni vedere Schede comuni della finestra di dialogo Propriet pagina 28 Il prodotto dell utente potrebbe comprendere delle schede aggiuntive non descritte nella presente sezione Per informazioni relative ad altre schede consultare nella presente guida l argomento relativo alla funzionalit desiderata Per esempio fare una ricerca sul nome della scheda in quest Indice del documento o Sommario Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 27 File e cartelle Se si stanno impostando propriet su pi elementi la finestra di dialogo delle propriet visualizza solo i valori di propriet che sono comuni a tutti gli elementi selezionati Tutte le eventuali modifiche saranno applicate a tut
299. te rapide da tastiera per i sistemi operativi Microsoft Windows e Macintosh possibile utilizzare le scelte rapide da tastiera per selezionare menu e pulsanti utilizzando la tastiera anzich il mouse Tabella 29 pagina 247 descrive le scelte rapide da tastiera predefinite Le installazioni personalizzate possono variare Tabella 29 Scelte rapide da tastiera Azione Per creare un nuovo documento Estrai Modifica Archivia Visualizza Visualizzazione in modalit di sola lettura Visualizza Propriet Importa Esporta Salva con nome di ricerca Sottoscrivi Tasti di scelta rapida di Microsoft Windows MAIUSC N O E I V Invio P MAIUSC I MAIUSC E A MAIUSC 5 U Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Tasti di scelta rapida di Mac OS MAIUSC N O E I V Invio P MAIUSC I MAIUSC E A MAIUSC 5 U 247 Scelte rapide da tastiera per i sistemi operativi Microsoft Windows e Macintosh Tasti di scelta rapida di Tasti di scelta rapida di Mac Azione Microsoft Windows OS Aggiungi agli Appunti MAIUSC C MAIUSC A Copia MAIUSC V MAIUSC C Sposta MAIUSC M MAIUSC M Collega MAIUSC L MAIUSC L Elimina Elimina Elimina Avviare un quickflow Q Q Applicare un ciclo di vitaaun L L documento Promuovere un documento allo R R stato successivo del ciclo di vita Spostare un file allo stato D D precedente del ciclo di vita Dichiarare un record MAIUSC R MAIUSC R Creare una discussione
300. tente selezionare il filtro e dal menu di scelta rapida fare clic su Propriet In alternativa selezionare il filtro e fare clic su Visualizza gt Propriet gt Info 3 Immettere un nome per il filtro 4 Immettere una descrizione del filtro 100 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Code di lavoro 5 Selezionare il tipo di dati dei valori di abilit disponibili dalla casella di riepilogo Tipo dati I valori validi sono Intero Stringa e Doppio Il valore selezionato qui determina il tipo di operatore di confronto disponibile nella casella di riepilogo Operatore di confronto 6 Selezionare un operatore di confronto dalla casella di riepilogo 7 Digitare un valore da utilizzare per il confronto e un etichetta di visualizzazione in base al tipo di dati selezionato Se ad esempio si desidera far corrispondere il valore in base all elaborazione di un prestito convenzionale digitare conv nella colonna delle stringhe per rappresentare un prestito convenzionale e digitare prestito convenzionale come etichetta di visualizzazione 8 Fare clic su Inserisci per aggiungere pi righe alla tabella in base alle necessit per definire i diversi tipi di valori di confronto per la corrispondenza 9 Selezionare Gli elaboratori possono avere pi di un abilit per questo filtro per consentire a un elaboratore di avere pi di un abilit associata a questo filtro Un elaboratore potrebbe ad esempio avere abilit
301. tenti nascondi membri Un nome di utente escluso non viene visualizzato per gli utenti regolare nell elenco degli utenti del repository Mentre un utente escluso i soli punti in cui il suo nome viene visualizzato sono e glielenchi utenti nell area Amministrazione e elenco degli utenti per l aggiunta di persone a una room nelle finestre di dialogo Nuova Room o Aggiungi membro quando sono visualizzate da un responsabile utenti e gli elenchi di membri delle room di cui l utente un membro e Icontestiin cui l utente gi selezionato per alcuni scopi ad esempio una voce del set di autorizzazioni per un oggetto l attributo Proprietario di un oggetto un campo membro in una tabella di dati DCS o l assegnazione di un esecutore in un flusso rapido e Applicazioni esterne di WDK ad esempio Workflow Manager Gli utenti esclusi vengono visualizzati nell elenco degli utenti con l indicazione unlisted escluso dopo il loro nome ad eccezione degli elenchi della room DCS crea un gruppo di utenti esclusi alla radice dell elenco di utenti del repository denominato dce_hidden_users Questo gruppo visibile per gli amministratori e gli user manager nell area Amministrazione e gli amministratori devono evitare di rinominarlo o eliminarlo Gli stati di descrizione del gruppo gestito da DCS e l elenco di elementi secondari non devono essere modificati direttamente Se esiste gi un gruppo con lo stesso nome DCS lo utilizza invece di
302. ti gli elementi selezionati 3 Impostare le propriet come necessario 4 Per salvare le modifiche fare clic su OK Suggerimento se accanto a un elemento presente l icona O possibile fare clic sull icona per visualizzare le propriet dell elemento Schede comuni della finestra di dialogo Propriet Il prodotto in uso potrebbe avere schede aggiuntive non descritto in Tabella 2 pagina 28 Per informazioni su altre schede usare la funzionalit della scheda nell Indice o nel Sommario per individuare la funzionalit nominata nella scheda Tabella 2 Schede comuni della finestra di dialogo Propriet TAB Descrizione Scheda Info Per modificare le propriet in questa scheda attenersi a una delle seguenti procedure appropriate e Digitare un nuovo valore nella casella di testo della propriet e Fare clic su Modifica o Seleziona vicino a una propriet e seleziona il valore e Fare clic sul calendario accanto a una propriet e quindi selezionare il valore e Selezionare la casella di spunta vicino a una propriet e Se disponibile fare clic su Vedere i valori CIS per visualizzare i valori della propriet suggeriti Per visualizzare propriet aggiuntive selezionare Mostra Per visualizzare tutte le propriet selezionare Mostra tutte le propriet 28 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 File e cartelle TAB Descrizione Scheda Autorizzazioni Consente di visualizzare l
303. ti normalmente per impostare le autorizzazioni 6 Fare clic su Fine per completare la creazione della room e chiudere la finestra di dialogo In alternativa per chiudere la finestra di dialogo senza creare la room fare clic su Annulla Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Collaborazione con altri utenti Modifica delle propriet di una room I proprietari della room possono modificare il set completo di propriet della room I membri della room che dispongono dell autorizzazione WRITE per la room possono modificare un sottoinsieme di propriet ereditato dal tipo di cartella Tuttavia solo i proprietari della room possono modificare il nome della room Per modificare le propriet di una room 1 Accedere al percorso che contiene la room 2 Effettuare una delle attivit elencate di seguito e Selezionare una room e fare clic su Visualizza gt Propriet gt Info e Aprire la room e fare clic sul collegamento Propriet della sua home page Viene visualizzata la scheda Propriet Info 3 Modificare le propriet nel modo appropriato e fare clic su OK per renderle effettive per la room Le modifiche apportate alla scheda Propriet Appartenenza diventano subito effettive Non necessario quindi fare clic su OK Informazioni sull appartenenza alle room I membri della room sono un set di utenti del repository gruppi e ruoli che si trovano nell elenco dei membri della room Ogni membro della room
304. tire l accesso al record da parte di quei membri del gruppo che sono connessi a una particolare indicazione attributo Selezionare un valore se si necessita di una protezione aggiuntiva oltre alla protezione fornita dal valore selezionato per il Nome di progetto e in particolare se si desidera limitare ulteriormente l accesso a un sottoinsieme dei membri del gruppo pi vasto L innesco utilizzato per iniziare il declassamento Nonostante l elenco comprenda tre inneschi Data Evento e Data ed evento un quarto elemento dell elenco lasciato vuoto per consentire il declassamento manuale La data del declassamento se l innesco comprende una data L evento che deve essere declassato se l innesco comprende un evento Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Propriet Livello di destinazione Istruzioni per il declassamento Rivisto il Motivo della classificazione Categoria esenzione Categoria esenzione estensione Collegamento di un record Record Descrizione Il livello di protezione di destinazione Il record formale viene declassificato diventa un record non classificato senza alcuna protezione se si seleziona Nessuna classificazione che corrisponde a una classificazione a livello 0 Qualunque livello superiore allo zero rende il record classificato Le istruzioni per il declassamento La data e l ora in cui la revisione stata completata nel caso in cui
305. to L utente pu eliminare l elemento Creazione o modifica di un set di autorizzazioni Per visualizzare o modificare un set di autorizzazioni 1 2 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Fare clic su Amministrazione Protezione Effettuare una delle attivit elencate di seguito e Per creare un nuovo set di autorizzazioni selezionare File gt Nuovo gt Nuovo set di autorizzazioni e Per modificare un set di autorizzazioni esistente passare al set di autorizzazioni e selezionarlo quindi selezionare Visualizza gt Propriet gt Info Immettere o modificare il nome del set di autorizzazioni Per modificare il proprietario del set di autorizzazioni fare clic su Seleziona proprietario selezionare il nuovo proprietario e fare clic su OK Per una procedura dettagliata vedere Utilizzo di una finestra di dialogo di selezione pagina 19 e Normale Nel campo Classe selezionare una delle seguenti opzioni Il set di autorizzazioni pu essere utilizzato solo dall utente o dal gruppo che lo crea Qualsiasi utente o gruppo nel repository tranne il proprietario del repository pu creare un set di autorizzazioni normale 223 Set di autorizzazioni e Pubblico Il set di autorizzazioni pu essere utilizzato da tutti gli utenti di un repository Qualsiasi utente o gruppo nel repository pu creare un set di autorizzazioni pubblico I set di autorizzazioni pubblici possono essere modificati ed
306. to di un operazione pagina 79 e Per chiudere l operazione senza contrassegnarla come completata fare clic su Chiudi L operazione viene chiusa E possibile riaprire l operazione per contrassegnarla come completata in un secondo momento Per contrassegnare l operazione come completata consultare Completamento di un operazione pagina 79 Completamento di un operazione Il completamento di un operazione ne determina l inoltro all utente o all azione successiva nel workflow Qualsiasi eventuale modifica apportata ai file allegati viaggia insieme all operazione se la versione dei file allegati e di quelli archiviati la stessa Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 79 Posta in arrivo Per completare un operazione 1 2 3 4 5 Aprire l operazione selezionandola all interno della Posta in arrivo Fare clic su Termina Se richiesta immettere la propria password Fare clic su OK Se viene chiesto di selezionare gli esecutori successivi attenersi alla seguente procedura a Selezionare Fare clic per assegnare accanto all operazione per la quale si desidera definire gli esecutori b Nella finestra di dialogo di selezione selezionare uno o pi esecutori e fare clic su OK Per una procedura dettagliata vedere Utilizzo di una finestra di dialogo di selezione pagina 19 c Fare clic su OK Se richiesto selezionare l operazione successiva da inoltrare nell elenco Seleziona operazioni di
307. to e in particolare se si desidera limitare ulteriormente l accesso a un sottoinsieme dei membri del gruppo pi vasto Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Record Inserimento di valori per i record formali Chapter 4 I record formali Chapter 4 si distinguono in classificati e non classificati a seconda del loro livello di protezione Viene definito classificato un record avente livello di protezione superiore a 0 Un record avente livello di protezione o classificazione uguale a 0 viene definito con il valore Nessuna classificazione Sebbene sia possibile declassare un record classificato scendendo di diversi livelli ad esempio dal livello Top Security Protezione massima al livello Nessuna classificazione che rende il record non classificato possibile salire di un solo livello per fare in modo che un record non classificato diventi classificato Il modulo rende possibile e Classificare archiviare record classificati o non classificati manualmente o automaticamente in base all origine del record e Modificare le impostazioni di classificazione per far avanzare o declassare i record e Pianificare i processi di declassamento e Declassare record classificati o rendere classificati record non classificati e Individuare se necessario dei revisori La Tabella 16 pagina 177 illustra quelle caratteristiche delle propriet che non si evincono dal nome delle propriet stesse Tabella 16 Propriet
308. to capitolo 11 Per limitare l accesso dell utente a cartelle archivi o room specifici fare clic su Seleziona cartella per individuarle e selezionarle nel repository Per ulteriori informazioni su questa impostazione vedere Cartelle con limitazioni di seguito in questo capitolo Nota per rimuovere alcuni contenitori dall elenco delle cartelle con limitazioni aprirlo selezionare le cartelle e fare clic su Rimuovi Per rimuovere tutti i contenitori dall elenco fare clic su Cancella 12 Selezionare una delle scelte seguenti per la cartella predefinita dell utente e Scegli cartella esistente Fare clic su Seleziona cartella per selezionare una cartella un archivio o una room diversa da quella della cartella predefinita Temp e Scegli crea cartella con nome utente Questa l opzione predefinita 13 Le impostazioni Privilegi e Privilegi estesi sono impostate su Nessuno Gli user manager non possono modificare queste impostazioni 14 La capacit client dell utente impostata su Consumatore e gli user manager non possono modificarla 15 Fare clic su OK per creare un nuovo utente Modifica di utenti Un amministratore pu modificare ogni utente Uno user manager pu modificare solo gli utenti creati da qualcuno che era contemporaneamente un responsabile utenti e non solo un amministratore quando uno user manager che anche un amministratore crea un utente questo utente viene considerato creato dall amministrator
309. to nella parte superiore del riquadro dei contenuti e fare clic su Per tornare all elenco originale fare clic su x Per filtrare l elenco per visualizzare solo determinati tipi di elementi selezionare il filtro appropriato dal menu a discesa sopra l elenco Per visualizzare o nascondere le miniature fare clic su Per ordinare una colonna fare clic sulla relativa intestazione Per invertire l ordinamento fare nuovamente clic sull intestazione Suggerimento per eseguire l ordinamento in base al proprietario del blocco fare clic su Selezione delle colonne visualizzate negli elenchi Per selezionare le colonne mostrate in una visualizzazione specifica nel riquadro dei contenuti 1 2 3 4 Fare clic su Preferenze Selezionare la scheda Colonne Scorrere fino alla visualizzazione desiderata e fare clic su Modifica Per aggiungere una colonna attenersi alla seguente procedura a Nell elenco Selezionare il tipo di oggetto selezionare il tipo di elemento che contiene la propriet da visualizzare b Selezionare la propriet dall elenco Selezionare gli attributi da visualizzare c Fare clic sulla freccia di aggiunta d Ripetere i passaggi Fase a e Fase c per ogni propriet da aggiungere Per modificare l ordine di visualizzazione delle colonne selezionare una propriet nell elenco Attributi selezionati da visualizzare come colonna e fare clic sulle frecce verso l alto o verso il basso Guida per
310. tributi automatici 218 cenni generali 213 creazione 214 modifica 215 operazioni comuni 213 rimozione 218 tipi 216 visualizzazione 213 Webtop Express 219 VDM cenni generali 186 Vedere anche documenti virtuali versione corrente cenni generali 35 rendere 34 a 35 versione del software visualizzazione 24 versione etichette aggiunta 193 versioni copie trasformate 205 eliminazione 42 rimozione di una trasformazione 211 salvataggio di nuove 31 versione corrente 34 a 35 visualizzazione 34 Virtual Document Manager cenni generali 186 Vedere anche documenti virtuali visualizzazione in sola lettura file 37 W WDK visualizzazione della versione 24 Web Development Kit visualizzazione della versione 24 Webtop Express valore preimpostato 219 WIP 124 261 Indice 262 workflow allegare file 88 arresto 91 avvio 87 cenni generali 87 completamento di operazioni 79 completamento di operazioni non riuscite 93 creazione di modelli di workflow 94 dettagli 90 invio di un messaggio e mail ai partecipanti 92 operazioni non riuscite 92 report 93 a 94 Report di workflow 90 riesecuzione di operazioni non riuscite 92 rifiuto di operazioni 81 ripresa 91 sospensione 91 supervisore 93 visualizzazione 90 Workflow utente 90 Workflow Manager apertura 94 Workflow utente visualizzazione 90 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1
311. uando si estrae un documento virtuale possibile scegliere se estrarre solo il documento principale o anche i relativi discendenti Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 185 Documenti virtuali Quando si visualizza un documento virtuale possibile scegliere di visualizzarne il contenuto oppure la struttura Quando si visualizza la relativa struttura Virtual Document Manager VDM visualizza i discendenti del documento virtuale Un documento virtuale pu contenere discendenti di formati di file diversi Ad esempio un file di Microsoft Word potrebbe essere il file principale mentre i relativi discendenti potrebbero essere un foglio di lavoro di Excel e un immagine TIFF E possibile aggiungere rimuovere e ridisporre i discendenti di un documento virtuale E possibile convertire un documento virtuale riportandolo a un semplice documento che non contiene discendenti Sono contraddistinti dalla seguente icona E Creazione di un documento virtuale Per creare un documento virtuale necessario convertire un documento semplice in documento virtuale Il documento diventa principale ed possibile aggiungere ad esso i discendenti Per creare un documento virtuale 1 Individuare il file da convertire e selezionarlo 2 Selezionare Strumenti gt Documento virtuale gt Converti in documento virtuale 3 Aggiungere i discendenti come descritto nella sezione Aggiunta di un discendente a un documento virtuale pagi
312. uando si specifica una Data finale la data contenuta nell intervallo di tale data 7 Nell elenco Dimensione selezionare un intervallo di dimensione 8 Compilare i campi rimanenti L elenco riportato di seguito illustra quelle caratteristiche delle propriet che non si evincono dal nome delle propriet stesse e Trova oggetti nascosti Nella ricerca sono inclusi gli oggetti nascosti Nella ricerca vengono visualizzati solo gli elementi nascosti per i quali si dispone di autorizzazioni alla visualizzazione e Trova tutte le versioni cerca le versioni precedenti e la versione corrente di un file Il rapporto tra una propriet ed il suo valore corrispondente definito dagli operatori La tabella seguente descrive gli operatori disponibili nella pagina Ricerca avanzata Tabella 7 Selezionare una relazione tra propriet e valore Operatore Operatori relazionali Less than lt Less than o equal to lt Greater than gt Greater than o equal to gt Equal to Not equal gt Operatori di troncamento Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Descrizione possibile usare questi operatori con valori numerici o stringhe Restituisce risultati in cui il valore di una propriet contiene soltanto il valore esatto immesso Restituisce risultati in cui il valore di propriet diverso dal valore immesso Gli operatori di troncamento possono essere usati al posto del carattere
313. ulsante destro del mouse e selezionando l azione dal menu di scelta rapida Visualizzazione di messaggi I messaggi di riuscita dell operazione e i messaggi di errore sono visualizzati nella barra di stato situata nella parte inferiore della pagina Se la lunghezza di un messaggio supera quella dell area di visualizzazione della barra di stato possibile visualizzare il messaggio completo facendo clic su Strumenti gt Visualizza messaggi Visualizzare lo stato delle operazioni di background Per mostrare lo stato delle operazioni in background scegliere Strumenti gt Stato processo Un operazione in background un processo che Webtop pu eseguire mentre l utente effettua altre operazioni Per esempio se si deve archiviare un file ed presente l opzione per archiviare il contenuto sulla rete locale prima di archiviarlo globalmente l operazione globale verr svolta in background Utilizzo non in linea di documenti del repository tramite My Documentum My Documentum un applicazione client di Webtop che consente di lavorare sui documenti nella modalit non in linea quando non si connessi a Webtop My Documentum deve essere installato nel computer locale Se non si sicuri che sia installato rivolgersi all amministratore di sistema My Documentum mantiene disponibili i file del repository selezionati nel computer in modo che sia possibile utilizzarli anche se si disconnessi da Webtop Quando ci si connette a Webt
314. una room in un punto qualsiasi di un repository in cui pu essere copiata una cartella La room creata da una copia contiene copie di tutti gli elementi accessibili dell originale e possiede le stesse propriet dell originale Tuttavia il nome proprietario il gruppo Proprietari della copia non il gruppo Proprietari dell originale I ruoli e i gruppi locali della copia sono i duplicati di quelli dell originale a eccezione del membro che crea la copia che riveste il ruolo di proprietario Spostamento o collegamento a una room E possibile spostare una room in un punto qualsiasi di un repository in cui pu essere spostata una cartella possibile aggiungere un collegamento alla home page di una room per qualsiasi posizione nel repository che consenta i collegamenti Eliminazione di una room Gli utenti avanzati e i proprietari possono eliminare una room mentre l eliminazione non consentita a un qualsiasi utente che non sia membro della room anche se dispone dell autorizzazione di ELIMINAZIONE Selezionare una delle opzioni riportate di seguito e Solo il collegamento a nome cartella opzione predefinita Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 157 Collaborazione con altri utenti e La room inclusi il relativo elenco dei membri e i gruppi locali nonch tutti i collegamenti a essa In questo caso necessario scegliere se eliminare la versione corrente o tutte le versioni Se si elimina l
315. utomaticamente l operazione dopo il suo prelievo da parte dell elaboratore necessario modificare il tag lt openTaskManager gt true lt openTaskManager gt nel file pullqueuedtask_component xml su false L elaboratore pu ancora ottenere l operazione ma deve aprirla dalla casella Posta in arrivo coda di lavoro Per ulteriori informazioni sulla procedura di prelievo delle operazioni dalla coda da parte degli elaboratori consultare Selezione di un operazione dalla coda pagina 85 Creazione di calendari aziendali Gli elaboratori delle varie regioni o unit aziendali dell organizzazione possono stabilire pianificazioni e orari di lavoro diversi Per consentire ai timer del workflow di utilizzare gli orari di lavoro e le festivit effettive possibile creare calendari personalizzati basati su queste diverse pianificazioni di lavoro Gli utenti che dispongono delle autorizzazioni necessarie possono creare calendari in base alle pianificazioni di lavoro regionali alle festivit del paese o ad altri vincoli di tempo specifici I progettisti dei processi possono utilizzare l applicazione Process Builder per selezionare un calendario specifico per un intero processo o per un attivit specifica In questo modo i timer di un processo vengono calcolati in base agli orari di lavoro effettivi Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 119 Code di lavoro 120 Quando si crea un nuovo calendario possibile selezionare
316. uzione di livello 125 rimozione 88 rimozione di cicli di vita 125 sblocco 36 selezione 16 sostituzione 36 stati ciclo di vita 124 trascinamento della selezione 22 trasformazione 205 valori preimpostati 213 versioni 34 visualizzazione 37 visualizzazione dei percorsi 47 visualizzazione 37 allegati nelle operazioni 78 rimozione 88 visualizzazione 79 file bloccati Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Indice cenni generali 29 durante l estrazione di un documento virtuale 197 impostazione delle preferenze per 197 mantieni blocco su archiviazione 34 ordinamento 17 37 visualizzazione 37 File utente colonne 17 visualizzazione all avvio 21 filtri code di lavoro 99 a 101 finestra di dialogo di selezione 19 negli elenchi 17 nelle code di lavoro 86 filtri corrispondenti abilitazione di pi attivit 101 assegnazione a una coda 101 filtri corrispondenti di assegnazione lavoro aggiunta a una coda 102 rimozione da una coda 102 finestre apertura nuova 22 finestre di dialogo di selezione utilizzo 19 flussi rapidi controllo eventi 90 invio 89 formati preferenze 38 a 39 formati di file associazione con tipi di oggetto 38 preferenze 38 Vedere anche formati ripristino di associazioni predefinite 39 G Generale scheda preferenze 20 Gestione code di lavoro 115 Gestione delle code di lavoro 96 100 106 a 108 115 a 119 gruppi aggiunta a una cod
317. valore di ricerca impostare un valore temporaneo per quella propriet Seguendo questa procedura possibile in un secondo tempo rendere tale propriet modificabile Dalla pagina dei risultati della ricerca fare clic su E Immettere un nome per il modello di ricerca Per consentire ad altri utenti di accedere alla ricerca selezionare Rendi questa ricerca disponibile per altri utenti Per consentire agli utenti di modificare i valori per una propriet utilizzare la freccia per spostare la propriet nella casella Campi di input Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 73 Ricerca 6 Per impedire a un utente di modificare il valore di una propriet lasciarla nella casella Valori fissi Fare clic su Salva Modifica di un modello di ricerca Per modificare un modello di ricerca 1 2 Nel riquadro di navigazione fare clic su Ricerche Selezionare il modello di ricerca e fare clic su File gt Modifica Per consentire ad altri utenti di accedere alla ricerca selezionare Rendi questa ricerca disponibile per altri utenti Per consentire agli utenti di modificare i valori per una propriet utilizzare la freccia per spostare la propriet nella casella Campi di input Per impedire a un utente di modificare il valore di una propriet lasciarla nella casella Valori fissi Fare clic su Salva Modifica della definizione di un modello di ricerca Per modificare la definizione di un modello di ric
318. versione 1 0 Per utilizzare PDF Annotation Services necessario configurare Webtop per l apertura di PDF Annotation Services quando si visualizza un PDF Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 199 Annotazioni PDF Configurazione di PDF Annotation Services per l apertura automatica durante la visualizzazione di un PDF Per configurare PDF Annotation Services in modo che sia attivo durante la visualizzazione di un PDF 1 2 3 4 5 6 Fare clic su Preferenze Selezionare la scheda Formati Nell elenco Scegliere il tipo di oggetto selezionare Documento dm_document Nell elenco Formato principale oggetto selezionare Acrobat PDF pdf Nell elenco Applicazione per la visualizzazione selezionare Commento Se necessario ripetere i passaggi da Fase 3 a Fase 5 per i documenti in altri formati come Microsoft Word In tal caso non selezionare l opzione Acrobat PDF pdf in Fase 4 Invece selezionare il formato desiderato Aggiunta di commenti a un documento PDF Per aggiungere commenti a un documento PDF 1 2 200 Individuare un documento PDF Selezionare il documento e fare clic su File gt Visualizza Il PDF si apre in modalit di sola lettura in un altra finestra con i relativi commenti Se si utilizza Internet Explorer nel browser viene aperta una pagina vuota aggiuntiva Per evitare ci selezionare la voce di menu Strumenti gt Opzioni Internet di Internet Explorer quindi se
319. visualizzare l elenco di tutti gli utenti o di cercare un utente specifico per nome o per gruppo 2 Accedere all elaboratore al quale si desidera aggiungere le abilit in uno di questi due modi Selezionare Ricerca dalla casella di riepilogo e immettere il nome utente il gruppo o il nome del sistema operativo per trovare l elaboratore In alternativa selezionare Mostra tutti gli utenti dalla casella di riepilogo e passare al nome dell elaboratore 3 Selezionare l utente e fare clic su Visualizza gt Propriet gt Info o su Propriet dal menu di scelta rapida La pagina Profilo elaboratore appare 4 Nella schermata Abilit per corrispondenza assegnazione lavoro fare clic su Aggiungi 5 Selezionare un filtro dalla casella di riepilogo Webtop visualizza le abilit correlate al filtro 6 Selezionare i valori appropriati per l elaboratore 7 Fare clic su OK 112 Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 Code di lavoro Per modificare le abilit di un elaboratore 1 5 Fare clic su Amministrazione gt Gestione delle code di lavoro gt Assegnazione lavoro corrispondente gt Profilo elaboratore Viene visualizzata la schermata di ricerca Profilo elaboratore che consente di visualizzare l elenco di tutti gli utenti o di cercare un utente specifico per nome o per gruppo Selezionare l utente e fare clic su Visualizza gt Propriet gt Info Nella tabella Abilit per cor
320. visualizzare tutte le copie trasformate di un file selezionando l opzione di menu Visualizza gt Copie trasformate possibile creare copie trasformate all esterno del repository e poi importarle nel repository oppure possibile generare copie trasformate all interno di Webtop La trasformazione il processo di rendering di un file da un aspetto o formato a un altro Le trasformazioni consentono di trasformare automaticamente l aspetto e il formato di un file esistente per creare una nuova copia trasformata associata al file originale Le trasformazioni consentono di memorizzare un file in pi formati dimensioni orientamenti e cos via Esempi di trasformazioni sono il ridimensionamento il Guida per l utente di EMC Documentum Webtop Versione 6 SP1 205 Copie trasformate e trasformazioni capovolgimento il ritaglio e la correzione di colori E inoltre possibile trasformare un file in un formato diverso Durante la trasformazione di un file viene scelta un operazione di trasformazione prestabilita oppure un profilo di trasformazione e vengono immessi tutti i parametri di trasformazione applicabili I profili di trasformazione disponibili per un determinato file dipendono dal formato del file e dai prodotti EMC Documentum installati e configurati per il repository Le trasformazioni vengono eseguite su un solo elemento alla volta e in modo asincrono nel senso che gli elementi trasformati e le relative copie trasformate potrebbe

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