Dicas de Administração do Tempo
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1. Dicas de Administra o dos Ra l Candeloro Quantum ea a 3 AN T Administra o do tempo aprenda a us la a seu favor Voc conhece a hist ria Alice no pa s das maravilhas Lembra se daquele coelho que toda vez que aparecia com um rel gio de bolso na m o cantava a m sica tarde tarde tarde at que arde E ent o saia correndo pois estava sempre sempre atrasado assim que voc vive em seu cotidiano Sem tempo para nada trabalhando cada vez mais e sem sentir que est fazendo progressos Est na hora de dar um basta nisso mas um basta de verdade sem retorno Quero lhe ajudar nessa grande por m poss vel tarefa Para come ar vejamos algumas leis que funcionam como diretrizes para aqueles que querem maximizar seu uso do tempo Elas realmente podem impactar sua maneira de gerenciar o tempo O Dicas de Administra o do Tempo Lei de Parkinson O trabalho se expande para preencher o tempo dispon vel para complet lo Por isso os prazos finais realistas nos tornam mais efetivos Princ pio de Pareto 80 de nossos resultados s o conseguidos com apenas 20 do que fazemos Prioridade a chave Lei do retorno diminu do O tempo gasto em um trabalho deve ser proporcional import ncia dele N o seja perfeccionista Lei da vantagem comparativa N o se envolva com tarefas ou atividades de menor valor Delegue as2. o do Tempo Retornando liga es A menos que seja algo urgente e importante a maioria das mensagens do correio de voz pode ser respondida no fim do dia quando voc est menos produtivo Dicas para os olhos Proteja seus olhos do computador usando estas dicas Diminua a claridade Se muita luz reflete na tela seus olhos t m de trabalhar mais Solu o coloque um filtro redutor de claridade na frente da sua tela Coloque a tela em um ngulo de 10 a 20 graus abaixo do n vel do seu olhar Isso facilita a leitura Use uma base que gire o monitor para evitar movimentos extras dos olhos quando voc se reposicionar em sua mesa Ajuste a imagem para uma resolu o de no m nimo 110 pixeis por polegada Tamb m aumente o tamanho das fontes para ler com mais facilidade sem for ar seus olhos O Dicas de Administra o do Tempo Nunca penso no futuro ele chega r pido demais Albert Einstein O Dicas de Administra o do Tempo a 8 Reuni es reuni es reuni es Aprenda a racionalizar as maiores desperdi adoras de tempo Reuni es em fuga Se voc quer ter uma r pida reuni o com algu m mas tem dificuldade de se livrar das constantes interrup es tente sair para uma caminhada com a pessoa Supondo que o clima permita voc s podem tomar um pouco de ar fresco exercitar se e ainda ter o o sil ncio necess rio Se precisar tomar notas carregue um gravad
3. Dicas de Administra o do Tempo Uma das grandes desvantagens de termos pressa o tempo que nos faz perder Chesterton O Dicas de Administra o do Tempo a 6 Nunca desperdice o tempo dos outros Se voc respeita o tempo dos outros ter seu tempo tamb m respeitado Na d vida Pergunte Nada gasta mais tempo que uma comunica o deficiente Quando receber uma informa o incompleta voc n o deve interpret la mas perguntar de que modo dever seguir as instru es E voc tamb m dever ser claro ao dar instru es poupando o tempo do seu interlocutor Cart o de visita Se voc tem alguma extens o no n mero do seu telefone na empresa ramal ou algum outro n mero ou c digo inclua em seu cart o de visitas Desse modo as pessoas que ligam para voc poupar o seu tempo n o precisando esperar a atendente tentar encontr lo O Dicas de Administra o do Tempo a Resolvendo problemas em grupo Se voc e sua equipe t m problemas de administra o de tempo fa a um brainstorm com todos gerando solu es Mantenha liga es curtas Para manter conversas mais r pidas ao telefone n o se recoste na cadeira com os p s para cima Mantenha se alerta e consciente do tempo mesmo que isso signifique fazer suas liga es em p O Dicas de Administra o do Tempo Comunique se claramente Fa a uma breve breve mesmo de cinco ou dez minut
4. Lei da efici ncia for ada Sempre h tempo suficiente para fazer o mais importante Por isso n o fazemos ou completamos certas tarefas pois falta motiva o E n o temos tempo para fazer tudo Administrar o tempo algo que pode ser aprendido por todos Se voc quer deixar para tr s o tempo de estresse e correria sei que se esforgar O tempo existe para tirarmos o melhor proveito dele Vamos l Ra l Candeloro O Dicas de Administra o do Tempo 1 Para come ar bem 2 Tome se mais eficiente 3 Delegue inteligentemente 4 Domine t cnicas de relaxamento e antiestresse 5 Atenda as prioridades primeiro ii 6 Nunca desperdice o tempo dos outros 7 Tome se eletr nico 8 Reuni es reuni es reuni es 9 Racionalize tamb m seu espa o 10 Diga n o 11 Tempo para voc O Dicas de Administra o do Tempo Voc ama a vida Ent o n o desperdice o tempo porque ele que forma a mat ria da vida Benjamin Franklin O Dicas de Administra o do Tempo 1 Para come ar bem Aperfei os suas pr ticas pois sempre h uma maneira melhor de se fazer as coisas Planejando seu dia Aquele que todas as manh s planeja as transa es do dias e permanece nesse plano carrega a b ssola que vai orient lo pelo labirinto da mais agitada das vidas Entretanto onde n o h plano onde se dispuser d
5. U A mostrou que gerentes gastam 59 do seu tempo em tarefas que pertencem a um n vel de trabalho inferior ao seu e apenas 27 fazendo o que realmente pertence ao seu n vel de trabalho Pe a ajuda Recrute a ajuda de outros para conseguir que as coisas sejam feitas J dizia Andrew Camegie O segredo do sucesso consiste n o em fazer todo seu trabalho mas em reconhecer a pessoa certa para faz lo O Dicas de Administra o do Tempo 7 Contrate gente de alta voltagem A maioria das pessoas tem seu pico de energia e prontid o mental pela manh Outros s o let rgicos pela manh e funcionam melhor tarde Entretanto existem os que s o entusiasmados e cheios de energia durante todo o dia Esses s o os melhores funcion rios a serem contratados Escolha a tarefa certa O que dentro de suas responsabilidades pode ser delegado a outra pessoa Pense naquilo que pode ser feito por outro t o bem quanto voc o faria ou at melhor Livrando se de tarefas assim voc ganhar tempo para fazer tarefas mais importantes Escolha a pessoa certa claro que voc n o pode delegar tarefas para qualquer funcion rio Voc pode escolher aquele que tem menor mas suficiente aptid o para faz las Isso mant m o custo baixo e o moral elevado E uma maneira simples de ensinar novas habilidades aos seus colaboradores Escolha pessoas que podem aceitar responsabilidade Isso significa que voc precisar estar rodea
6. cheio de gente e bombardeado por telefonemas Crie um escrit rio no ar Quando viajar a neg cios voc poder criar um escrit rio no avi o usando o tempo que estar l para planejar seu trabalho Depois da decolagem voc pode trabalhar tranquilamente E ficar surpreso ao ver o quanto pode fazer e produzir eficazmente enquanto voa sem interrup es e distra es Fa a cada minuto contar Um dos segredos dos altos n veis de performance e produtividade fazer cada minuto contar Use o tempo de viagem e tr nsito que podem ser chamados de pequenas d divas de tempo para completar pequenas partes de grandes tarefas E lembre se de que as pir mides do Egito foram constru das bloco a bloco Uma grande vida ou grande carreira constru da tarefa a tarefa uma de cada vez Seu trabalho em administrar seu tempo deve ser cuidadoso e criativo organizando os per odos de tempo que necessita para completar bem seu trabalho O Dicas de Administra o do Tempo n Seja seletivo ao escolher o que fazer Se algu m espalhar 11 1 mil reais em um estacionamento em notas de um real dez reais e cem reais e depois pedir que voc apanhe o que puder em um minuto o que voc faria Correria para pegar o que fosse poss vel o que aparecesse em sua frente Com certeza voc apanharia um monte de notas de um real Entretanto se voc desprezasse essas notas e recolhesse apenas as de maior valor ganharia muito mais A vi
7. de eleva o Como Renomeie sentimentos direcionando os para o significado contr rio Por exemplo Eu gosto de falar em p blico Mesmo que voc n o acredite nisso no come o repita isso para voc at que seu estresse seja diminu do Use seu c rebro Alivie o estresse descobrindo qual hemisf rio cerebral est estressado Se voc sente se depressivo ou emocionalmente esgotado seu estresse est no lado direito o lado criativo emocional e hol stico O que fazer mude para o outro hemisf rio o racional o esquerdo fazendo contas matem ticas escrevendo fatos e organizando suas coisas Assim o hemisf rio direito se acalmar Se voc sente se estressado em rela o ao tempo e esgotado mentalmente o problema no hemisf rio esquerdo Ative o hemisf rio direito cantando ou praticando algum esporte O Dicas de Administra o do Tempo a Muitas pessoas perdem as pequenas alegrias enquanto aguardam a grande felicidade Pearl S Buck O Dicas de Administra o do Tempo 5 Atenda as prioridades primeiro Aprenda a determinar e solucionar o que mais importante Como identificar uma prioridade Mesmo se em sua empresa n o houver defini o de metas e seu chefe n o oferece direcionamento ainda assim poss vel se perguntar Qual o impacto na empresa e em meu trabalho se essa tarefa n o for feita Se a resposta nenhum a tarefa n o deve ser tratada co
8. dizer n o a menos que tenha tempo e real interesse na atividade N o preciso perder tempo discutindo sobre o assunto dizendo que pensar ou dando falsas esperan as Ou se for convidado a participar de uma opera o anti tica voc poder rapidamente recusar Ter uma pol tica pr pria e embasada agilizar seu processo decis rio e o prevenir de se desviar dos seus objetivos O Dicas de Administra o do Tempo a Quem mata o tempo n o assassino E suicida Mill r Fernandes O Dicas de Administra o do Tempo s 11 Tempo para voc Separe um tempo para voc sua fam lia e amigos usando o inteligentemente Desenvolva metas pessoais Sua vida exterior o reflexo da sua vida interior Se deseja conquistar coisas valiosas em sua vida pessoal e em sua carreira voc tem de se transformar em uma pessoa que luta pelo desenvolvimento pessoal Tem de construir a si mesmo se quiser construir sua vida Primeiro voc dever desenvolver o h bito de parar de tempos em tempos para pensar no que realmente importante para voc Quanto mais parar para pensar melhores decis es voc tomar Segundo decida claramente sobre suas metas pessoais e familiares Coloque as no papel Discuta as com outras pessoas Seja claro sobre o porqu voc est fazendo isso Terceiro separe algum tempo para pensar em suas metas profissionais e passos que tem de dar para crescer Fa a al
9. ser o terminadas Sugira os prazos finais Nunca pergunte aos outros quando gostariam de terminar sua solicita o Em vez disso sugira uma data que caiba em seu planejamento Assim n o ficar em dificuldades Planejando um novo ano Novembro o tempo certo de tra ar suas diretrizes para o pr ximo ano definir as tarefas importantes eventos viagens e conven es Fa a isso com anteced ncia antes que as prioridades de outras pessoas consumam seu tempo O Dicas de Administra o do Tempo C Os dias talvez sejam iguais para um rel gio mas n o para um homem Marcel Proust O Dicas de Administra o do Tempo 2 Torne se mais eficiente De gr o em gr o a galinha enche o papo cada minuto economizado em uma tarefa somado a outro e outro garante um bom tempo poupado Uma de cada vez Trabalhar em duas ou mais tarefas ao mesmo tempo reduz a efici ncia N o se concentrar em apenas uma tarefa por um bom per odo de tempo pode custar empresa algo em torno de 20 a 40 em efici ncia Testes feitos com trabalhadores mostraram que uma tarefa feita de cada vez levou menos tempo que a troca constante de atividade Pessoas que fazem duas coisas ao mesmo tempo por exemplo falar ao telefone enquanto revisa textos est o se iludindo Nosso c rebro n o pode fazer duas tarefas ao mesmo tempo Imagine o que uma falha de concentra o pode causar enquanto voc dirige em alta velocid
10. ade e fala ao celular Uma fra o de segundo o que basta para voc n o parar em um cruzamento ou avisar outro carro de que voc passar o sinal vermelho O Dicas de Administra o do Tempo n Multitarefas salvam tempo n o vidas Este assunto s rio falar ao celular enquanto dirige o toma quatro vezes mais vulner vel a acidentes e onze vezes mais propenso a ser morto enquanto dirige Distribua seus trabalhos por toda a semana e aceite o fato de que algumas coisas simplesmente n o ser o terminadas Fa a intervalos regulares O c rebro representa apenas 2 do peso do corpo mas requer 25 do seu oxig nio Tempo insuficiente para se revigorar pode resultar em decis es ruins baixa criatividade e mais erros Equil brio a chave Responda a pergunta Onde voc estava quando teve sua melhor id ia A resposta raramente no trabalho geralmente enquanto caminha toma banho escuta m sica ou outra atividade n o relacionada com trabalho Fazer do trabalho sua vida prejudicial a ele O Dicas de Administra o do Tempo 2 Elimine todas as distra es Enquanto est trabalhando em algo importante experimente desligar o telefone eliminar as distra es e seu trabalho fluir Um bom h bito para todos acordar mais cedo e trabalhar em casa por algum tempo Voc poder fazer tr s vezes mais em casa pois n o h as interrup es que sempre existem em um escrit rio
11. amente quando terminar a mensagem Desse modo a possibilidade de acontecer algum tipo de erro diminui bastante O Dicas de Administra o do Tempo s O telefone controla sua vida Sugest o para quem sente que est abusando do telefone monitore suas cha madas por alguns dias anotando quem ligou a dura o das chamadas e a import ncia delas Se o total de liga es for maior que o tempo total de trabalho do mesmo per odo ent o est na hora de reduzir drasticamente suas liga es Verifique os e mails Um executivo t pico recebe mais de 225 mensagens n o solicitadas por m s de acordo com o livro The 60 Second Organizer O autor Jeff Davidson calcula que em m dia as pessoas gastam oito meses de suas vidas lendo spams Adote estas orienta es para e mails Use estas dicas para responder e mails de clientes Responda em 48 horas no m ximo e Assim como faz com as liga es telef nicas prepare sua equipe para responder e mails sobre promo es Certifique se de que apenas pessoas com habilidade para fazer isso respondem os e mails Escrita pobre reflete uma empresa desorganizada e fraca Personalize suas respostas o m ximo poss vel e Treine seus escritores para estarem atentos a assuntos legais A transmiss o eletr nica mas as mensagens podem ser consideradas documentos escritos N o esque a de que alguns clientes preferem o jeito antigo carta telefone e fax O Dicas de Administra
12. at gia use o quadro estacionamento para anotar os assuntos n o relacionados aos t picos que est o sendo discutidos Diga ao desatento que discutir o isso mais tarde O Dicas de Administra o do Tempo Se voc acha que organiza o consome tempo tente a desorganiza o Jeff Davidson O Dicas de Administra o do Tempo 9 Racionalize tamb m seu espa o Arrume inteligentemente sua rea de trabalho Design de escrit rio O layout do escrit rio tem um impacto positivo na produtividade e no moral dos funcion rios de acordo com os experts no assunto Uma companhia de seguros de Milwaukee E U A observou que a produtividade aumentou 15 depois de uma mudan a criativa no mobili rio e na decora o das salas Vale a pena investir nisso Controle o fluxo de papel 50 a 70 do seu tempo de trabalho s o gastos lidando com pap is O Dicas de Administra o do Tempo Corte o excesso de c pias Existem pessoas que est o em mailing list para receber relat rios e nunca os l Para poupar seu tempo e esfor o ao enviar seus relat rios em seu trabalho anexe um pequeno formul rio na pr xima edi o pedindo para que o retornem se quiserem continuar recebendo Quem n o retomar o formul rio retirado de sua lista Quem sabe voc nem precisar mais faz lo Organize sua mesa Para organizar sua mesa tire de sua vista coisas que n o usa com f
13. da bem maior que um minuto mas o princ pio o mesmo N o h tempo para tudo ent o v atr s das atividades e projetos mais valiosos para voc Acrescente tempo sua vida Pessoas longevas mant m uma rotina de fazer as coisas sempre na mesma hora todos os dias por exemplo dormir levantar alimentar exercitar etc Elas tamb m n o se apressam mas caminham pela vida cuidando para n o perderem tempo O Dicas de Administra o do Tempo u N o mantenha cat logos antigos Assim que receber uma nova lista telef nica um cat logo ou listagem livre se da edi o antiga Qual a necessidade de manter por exemplo os ltimos dez anos de cat logos da sua associa o profissional Mantenha aberto seu planejamento Um planejamento aberto em sua mesa torna mais f cil marcar reuni es anotar encontros coisas a fazer e futuras atividades e tudo isso enquanto l seu e mail despacha a papelada ou fala ao telefone O Dicas de Administra o do Tempo Tudo tem seu tempo determinado h tempo para todo o prop sito debaixo do c u H tempo de nascer e tempo de morrer tempo de plantar e tempo de arrancar o que se plantou Eclesiastes 3 1 2 O Dicas de Administra o do Tempo 3 Delegue inteligentemente Livre se de tarefas que tomam tempo e trazem poucos resultados Trabalho demais ou delega o de menos Um estudo feito em 1992 na Ge rgia E
14. do dos melhores O Dicas de Administra o do Tempo m Comunique suas expectativas Voc deve ser espec fico sobre o que espera do trabalho delegado ou seja os prazos as informa es necess rias e qual a import ncia dessa tarefa no contexto da empresa Saia de cena A partir do momento que voc falar suas expectativas para o colaborador voc dever sair do caminho dele e deix lo agir sem nenhum tipo de microgerenciamento preciso checar constantemente o andamento do projeto mas fa a isso sem interromper seu trabalho Voc deve estar interessado no resultado n o no processo N o retome a tarefa Para delegar preciso renunciar ao controle resista tenta o de retirar a tarefa do funcion rio porque voc pode faz la melhor e mais r pido Da mesma maneira n o permita que um colaborador frustrado ou pregui oso devolva a para voc Delega o requer perseveran a de ambas as partes sua e de sua equipe O Dicas de Administra o do Tempo Nunca diga s pessoas como fazer as coisas Diga lhes o que deve ser feito e elas surpreender o voc com sua engenhosida de George Patton O Dicas de Administra o do Tempo a 4 Domine t cnicas de relaxamento e antiestresse Aprenda a controlar a press o antes que ela domine voc Reduza esfor os e fadiga Trabalhamos tanto que s vezes n o enxergamos que n o estamos chegando a lugar ne
15. dor tocar tome as escadas em vez do elevador v para casa por um caminho diferente e mais bonito Permane a sentado no carro por alguns segundos antes de entrar em casa Pequenos gestos e atitudes podem influenciar seu comportamento para melhor O Dicas de Administra o do Tempo z2 Injete esperan a Adicione ao seu di logo interno as palavras ainda at o momento ou por enquanto Isso modera a ansiedade e o energiza para vencer a dificuldade em quest o Coloque lembretes relaxantes por todo o escrit rio Em dias em que o ambiente est agitado no trabalho as pessoas geralmente esquecem de fazer intervalos Elas trabalham na hora do almo o e continuam at mais tarde come ando tudo de novo na manh seguinte Isso pode ajudar a acabar o trabalho em um tempo mais curto mas em compensa o causar estresse fadiga e taxas elevadas de tumover Ajude a si e aos outros fixando relaxantes pequenos cartazes por todo o escrit rio e em lugares que as pessoas possam ver por exemplo refeit rio perto da m quina de caf ou de gua Encoraje as a fazerem pequenos intervalos insista para que almocem e n o incentive as horas extras Acredite ou n o a produtividade aumentar em longo prazo se voc insistir em uma atmosfera de trabalho mais relaxada O Dicas de Administra o do Tempo a Substitua palavras negativas Transforme seu estado de ansiedade em uma mensagem
16. endando tarefas em seu planejamento Quanto mais distante voc programa projetos vindouros maiores as chances de ter de mud los Programe tempo suficiente para se manter frente dos outros A maioria perguntar o que far na pr xima semana n o no pr ximo m s Por isso duas semanas geralmente suficiente Falhar em agendar suas prioridades em sua programa o o deixa a merc das prioridades dos outros Foco a chave Uma unidade de tempo direcionado equivale a quatro unidades de tempo sem foco Voc realiza o mesmo trabalho em dez minutos de tempo se estiver focado em 40 minutos se estiver sem foco Mantendo o foco Para se tornar mais focado voc deve planejar seu dia na noite anterior comece o com seus projetos priorit rios e use intervalos de dez minutos durante o dia para se reanimar e se reconcentrar O Dicas de Administra o do Tempo o N o abarrote seu dia H um mito de que a administra o do tempo efetiva envolve fazer a maior quantidade de coisas durante o dia Isso n o verdade Tentar realizar muitas coisas nos coloca em uma correria em que pulamos de tarefa em tarefa tentando encaixar tudo o que podemos em nossa programa o O tempo parece voar Voc estar t o ocupado trabalhando que ser incapaz de aproveitar o presente Reconhe a que n o consegue fazer tudo em pouco tempo Distribua seus trabalhos por toda a semana e aceite o fato de que algumas coisas simplesmente n o
17. go todos os dias que o mova mais r pido nessas tr s reas pessoal familiar profissional O Dicas de Administra o do Tempo s2 Invista tempo O que voc acha que seus filhos se lembrar o mais uma casa limpa ou as noites de brincadeiras e jogos Viver no futuro Muitas pessoas vivem suas vidas para o futuro sacrificando o presente Infelizmente o presente est sempre conosco e o futuro nunca chegar Se voc se encontra em uma constante correria atr s de tempo para tudo alguma coisa est errada D uma boa olhada para onde est indo o tempo se est indo para onde est seu cora o Ou como nos previne o prov rbio chin s Se n o mudarmos de dire o provavelmente terminaremos onde come amos Programe tempo para voc As companhias a reas instruem para que voc coloque sua pr pria m scara de oxig nio antes de ajudar os outros Da mesma maneira voc tem de programar tempo suficiente para suas pr prias necessidades antes de dedicar tempo para os outros O Dicas de Administra o do Tempo s Simplifique sua vida A propaganda tem grande influ ncia em nossa acumula o de itens desnecess rios Somos bombardeados por an ncios de r dio TV e mail revistas e jornais que criam uma sensa o de necessidade ou insatisfa o com o que realmente possu mos A m dia um dos maiores causadores de estresse e confus o em nossas vidas Decida quais s o seus princ pi
18. judar se Voc deve completar a senten a dizendo por exemplo Eu falei aos outros o que penso com mais frequ ncia N o considere o que escreveu como certo ou errado Esse exerc cio vai ajud lo a enxergar os momentos em que reprime seus sentimentos E voc estar mais apto a afirmar se quando a situa o pedir isso O Dicas de Administra o do Tempo Diga n o gentilmente Saiba como declinar polidamente a um pedido Coloque o n o entre duas senten as afirmativas por exemplo Admiro o que voc est fazendo N o estou apto a ajudar mas desejo que tudo d certo Conceda algo E em vez de rejeitar o pedido proponha um compromisso Especifique quanto tempo voc pode dedicar por exemplo N o posso entrar para seu time mas posso dedicar ao menos uma hora por m s para dar uma m o Interrompa para declinar Pessoas t midas introduzem seus pedidos com odeio pedir isso a voc De uma forma gentil mas firme diga Vou te salvar de ter de dizer outra palavra Estou atolado em trabalho e n o poderei lhe ajudar Tenha sua pr pria pol tica Pense e desenvolva sua pr pria pol tica para o trabalho seus valores princ pios metas e objetivos Tenha tudo isso muito claro em sua mente pois s assim estar apto a dizer n o no tempo apropriado e usar seu tempo sabiamente Por exemplo se algu m lhe pede para servir como volunt rio em um comit sua pol tica o incentiva a
19. mo prioridade em sua programa o Urgente x importante N o deixe a tirania da urg ncia desviar sua aten o dos trabalhos que prometem valor permanente O Dicas de Administra o do Tempo a Quais s o suas prioridades Liste suas tr s maiores prioridades e certifique se de estar usando tempo adequado para complet las Em uma pesquisa realizada recentemente as prioridades dos norte americanos foram constatadas como vida em fam lia vida espiritual e sa de seguidas pela situa o financeira e o trabalho Priorize suas tarefas Se alguns trabalhos n o forem terminados fa a com que sejam os de menor import ncia Programe o mais importante e de maior valor deixando amplos espa os entre as tarefas para n o entrar em uma correria desenfreada para terminar tudo Relegue o que for de menor import ncia para sua lista de coisas a fazer se a lista n o for terminada voc n o ter grandes consequ ncias Planeje Planejar antecipa o futuro e estimula a a o que far as coisas correrem de forma tranq ila menos estressante e sem problemas A cada fim de expediente prepare se para os eventos do dia seguinte A cada noite em casa prepare se para as atividades da manh Por exemplo arrume a mesa para o caf da manh deixe preparado o lanche da escola para seus filhos assine ou escreva aquela nota na agenda deles Se voc come a o dia correndo contra o tempo estar estabelecendo esse ritmo para t
20. ncontr lo em seu escrit rio n o no restaurante Desse modo voc poder continuar trabalhando se eles se atrasarem N o t o cedo Chegue em reuni es com alguns minutos de anteced ncia mas n o t o cedo a ponto de se envolver em conversas de pouco valor Isso desperd cio de tempo Limite o n mero de participantes em suas reuni es Quanto mais gente convidar para uma reuni o mais a reuni o durar O melhor hor rio para reuni es Visto que as companhias contratam tanto madrugadores quanto coruj es o melhor hor rio para uma reuni o criativa e quando todos est o bem despertos e alertas s 11 horas O Dicas de Administra o do Tempo Como lidar com os participantes problema Basta apenas um participante aprontar para sua reuni o durar horas ou simplesmente falhar Veja como lidar com os tr s tipos mais comuns de participantes problema O dominador quer o controle monopolizando a conversa o Estrat gia diga a ele para tomar nota do que est sendo falado Dar a ele a honra de ser o escriba da reuni o o far sentir se importante ficando ocupado o bastante para n o falar tanto O cr tico adora desafiar e contradizer o que ouve Estrat gia rebata os coment rios c nicos com um n o estamos discutindo isso agora No pr ximo intervalo fale em particular com ele e deixe o desabafar com voc O desatento adora levantar assuntos irrelevantes Estr
21. nhum A primeira e melhor maneira de evitar o estresse ser seletivo e fazer o que realmente importante se concentrar nos 20 das atividades que produzem 80 dos resultados Assim voc consegue mais se esfor ando menos Acabe com os maiores causadores do estresse Em muitos casos o estresse simplesmente o produto de v cios de trabalho Por exemplo fazer duas coisas ao mesmo tempo comer enquanto vai para algum lugar deixar as tarefas para a ltima hora trabalhar excessivamente por horas e horas sem nenhum intervalo Aprendendo a administrar seu tempo voc eliminar muito do seu estresse O Dicas de Administra o do Tempo a Modere seu senso de urg ncia Correr assim como sorrir e bocejar tamb m contagioso Voc n o tem de acompanhar o passo dos outros Resista tend ncia de ficar de olho no rel gio fazer tudo ao mesmo tempo e passar pelo sinal amarelo Fa a um esfor o consciente de andar e dirigir mais devagar falar e ouvir mais atentamente Se d um tempo para cheirar rosas em vez de pisar nas que est o em seu caminho Pratique a paci ncia Modifique gradualmente sua tend ncia ao imediatismo pratique a paci ncia Deixe a secadora de roupas completar seu ciclo a torradeira saltar o p o por conta pr pria Resista tenta o de abrir o microondas antes do sinal de pronto e deixe as crian as terminarem suas frases n o as complete nem as interrompa Fique na cama at o desperta
22. o tempo ao sabor do mero acaso o caos logo reinar Victor Hugo Comece bem o seu dia fazendo a famosa lista de coisas a fazer Voc pode faz la logo no come o do dia na noite anterior ou ainda em casa enquanto toma o caf ou ao chegar ao trabalho como primeira tarefa do dia Pode ainda faz la como ltima tarefa do dia planejando o pr ximo dia tendo ainda frescos os acontecimentos na mente O importante estabelecer uma rotina e fazer sua lista sempre no mesmo hor rio para que ela n o seja esquecida ou deixada para depois O Dicas de Administra o do Tempo Transforme metas em a o Para ser vencedor voc precisa transformar metas futuras em a o presente Metas n o podem ser alcan adas no futuro se ele nunca chega Onde estaremos daqui a um ano ou dois anos determinado pelo que estamos fazendo hoje Ent o uma vez que tenhamos colocado no papel nossas metas e designado as datas temos de agendar tempo toda semana ou se poss vel todo dia para trabalhar em tudo que est relacionado com nossos objetivos Para onde vai o tempo De acordo com o escritor Michael Fortino os americanos gastam e 5 dias de suas vidas em filas 2 dias tentando retornar liga es telef nicas lt 8 meses abrindo correspond ncia 6 anos comendo e 1 ano procurando por objetos perdidos 4 anos em tarefas dom sticas de rotina O Dicas de Administra o do Tempo Ci Ag
23. odo o restante do dia O Dicas de Administra o do Tempo a Acorde cedo Acordar cedo permite que voc tenha tempo para estabelecer um ritmo mais trang ilo para o seu dia Acordar tarde s lhe far correr atr s do tempo perdido Primeiro as primeiras coisas Nunca agende tarefas priorit rias para o fim do dia ou da semana ou voc ser vitima de problemas acumulados que acontecem durante a manh come o de tarde ou come o de semana Corte o papo furado Digamos que voc tenha 20 conversas por dia Se cada dois minutos finais forem de blablabl dispens vel voc perder 40 minutos do seu dia E isso equivale a mais de tr s horas por semana Como conduzir mais eficazmente suas conversa es Detenha os faladores Quando um tagarela disparar sua metralhadora falante n o v para o mundo dos sonhos fingindo que o est escutando Em vez disso interrompa o perguntando Qual o assunto mesmo Fulano Isso deve bastar para ele concluir Coloque em pratos limpos Se dois colegas derem a voc informa es conflitantes junte os para que resolvam o conflito de informa o rapidamente Voc perder tempo se falar separadamente com cada um indo de l para c e comparando as hist rias Seja firme em concluir o que planejou Parar seu trabalho para se entregar a uma conversa impulsiva faz voc perder seu tempo Em vez disso adie sua pausa at que termine o que se prop s a fazer O
24. or pequeno com voc Mantenha as reuni es no alvo Itens que surgem ao longo da reuni o n o estavam na pauta original devem ser anotados em um bloco com cavalete que pode ser chamado de estacionamento Se n o houver tempo suficiente para discuti los no final da reuni o podem ser inclu dos na pauta da pr xima O Dicas de Administra o do Tempo Reuni o sobre controle Para prevenir que a reuni o se arraste indefinidamente use uma pauta com hor rios certos para os assuntos Depois de consultar os respons veis pelas apresenta es separe um espa o de tempo para cada item Certifique se de conceder 20 de tempo a mais do que acha necess rio Com um hor rio para terminar n o haver desperd cio de tempo com discuss o e divaga es in teis Cause impacto e poupe tempo Quando apresentar uma proposta ou comunicar uma id ia em uma reuni o considere que retemos 10 do que lemos 20 do que ouvimos 30 do que vemos 50 do que ouvimos e vemos e 70 do que dizemos 90 do que fazemos N o leia em reuni es Evite usar o tempo das reuni es para ler Mantenha suas reuni es livres de muita papelada Relat rios e outras informa es devem ser passadas aos participantes pelo menos dois dias antes do encontro O Dicas de Administra o do Tempo Reuni es ao almo o Se voc ter uma reuni o de neg cios durante o almo o pe a para a outra parte e
25. os Ter princ pios nos ajudam a tomar decis es rapidamente e nos previnem de dizer sim sem pensar Pol ticas como n o vou mais entrar em atividades de voluntariado sem primeiro desistir de alguma outra coisa ou n o comprometerei minha tica para ganhar um cliente ou decis es que afetam minha fam lia devem ser discutidas com minha fam lia for am voc a pensar sobre poss veis situa es vindouras e prevenir o estresse do conflito interior O Dicas de Administra o do Tempo s Separe tempo para seus relacionamentos Pessoas s o mais importantes que coisas N o tente terminar tarefas custa de seus relacionamentos Em vez de tentar fazer as pessoas andarem no seu passo apressado modifique seu ritmo para acompanhar os outros Por exemplo em vez de arrastar suas crian as de loja em loja tente baixar seu ritmo para o de seus filhos Lembre se de que crian as precisam de mais tempo e menos brinquedos Isso se aplica aos adultos tamb m Viva no presente Nesta era da velocidade as pessoas t m a tend ncia de continuar lutando para atender futuras metas em vez de aproveitarem o que j alcan aram O tempo parece passar mais r pido quando voc est focando no futuro N o se torne obsessivo por metas Aproveite o que a vida j lhe deu O tempo passa mais devagar para as crian as porque elas est o ocupadas em viver o presente O Dicas de Administra o do Tempo 5 O
26. os reuni o com sua equipe a cada manh Deixe seu ou sua assistente sempre ciente de que voc saiu do escrit rio informando o hor rio que voltar Deixe um n mero em que possa ser encontrado Mantenha sempre livre o acesso sua agenda ou fa a uma fotoc pia para seu assistente assim ele poder facilmente saber em que hor rios e datas voc estar livre para marcar reuni es e entrevistas N o esconda informa es quando passar alguma tarefa deixe sua secret ria sempre saber de suas expectativas para os trabalhos que passa a ela Assim voc n o poupar apenas o tempo dos seus auxiliares mas tamb m o seu N o interrompa desnecessariamente Isso pode ser dif cil pois j se tornou um mau h bito para a maioria das pessoas Resista tenta o Acumule seus pedidos quest es informa es etc Limite suas interrup es a duas ou tr s por dia Isso vale tamb m para visitas e mail e liga es telef nicas O Dicas de Administra o do Tempo z H ladr es que n o se castigam mas que nos roubam o mais precioso o tempo Napole o Bonaparte O Dicas de Administra o do Tempo a 7 Torne se eletr nico N o evite a tecnologia abrace a Como ferramenta de trabalho ela sua melhor aliada Manual de instru es resumido As pessoas geralmente procuram os manuais de instru es como ltimo recurso perdendo tempo tentando decifrar suas instru es Pe a pa
27. os que cometi aconteceram quando eu queria dizer n o e disse sim Moss Hart O Dicas de Administra o do Tempo q A assertividade como salvadora do seu tempo Dizendo n o Dar raz es para dizer n o deixar o assunto em aberto para discuss o Quanto menos voc falar melhor Diga n o de outras maneiras N o preciso usar express es negativas para manter sua assertividade Por exemplo ao lidar com uma pessoa que vem interromper seu trabalho n o use a express o agora n o posso ou tenho apenas dois minutos para lhe ouvi Diga a ele que pode gastar dois minutos agora com ele e que pode agendar uma conversa detalhada para mais tarde se necess rio Isso mostrar a ele que voc n o o est despachando sem se interessar por seu problema O Dicas de Administra o do Tempo Tente exerc cios de assertividade Voc quer ser mais direto em mostrar aos outros que sente que est o querendo tirar vantagem de voc Durante uma semana comece cada dia escrevendo de seis a dez finais para estas senten as Se eu for 5 mais assertivo hoje e Se eu for corajoso o bastante para considerar minhas necessidades como importantes Se eu defender meus pensamentos e sentimentos Ao fim da semana leia todas as frases que completou Escreva de seis a dez finais para esta senten a Se alguma dessas afirma es est correta poder me a
28. ra algu m escrever um breve passo a passo de todas as m quinas do seu escrit rio Teste com algum funcion rio que n o sabe nada sobre os aparelhos e ent o coloque os manuais resumidos perto das m quinas e em capas plastificadas Tenha dois endere os de e mail Como a maioria das pessoas gasta em m dia uma hora por dia no e mail toma se bastante pr tico ter duas contas de e mail uma para o trabalho e outra para mensagens pessoais que n o tem alta prioridade O Dicas de Administra o do Tempo a Adie os eletr nicos Acabe ao menos uma tarefa priorit ria antes de ligar o computador e se envolver com os e mails ou escutar o correio de voz Uma vez envolvido no mundo eletr nico restar um tempo menor em seu dia Verifique os e mails Com os filtros as mensagens eletr nicas simplesmente podem voltar origem ou se perder desconcertante n o saber se o seu e mail realmente chegou ao seu destino Por isso preciso investir alguns minutos verificando a correspond ncia eletr nica do trabalho Precau es com as mensagens eletr nicas Se voc tem a mania de enviar e mails esquecendo de anexar o que pretendia ou sem querer envia a mensagem antes de acab la ou esquece de completar o campo assunto desenvolva o h bito de endere ar por ltimo Primeiro adicione o anexo depois escreva a mensagem e o assunto e por ltimo o endere o Se for uma resposta reply corte o endere o e s cole nov
29. requ ncia como abridores de carta r guas selos tesouras dando espa o aos itens que voc usa sempre por exemplo grampos clipes e cart es de visita Certifique se de que esses itens est o ao seu alcance mesmo que isso signifique mudar para uma mesa menor Arrumado n o significa imaculado O prop sito de manter uma mesa arrumada n o o de promover a perfei o pasteurizada mas prover um amplo espa o de trabalho poupar tempo reduzindo distra es e assegurando que os itens mais usados est o acess veis N o exagere na organiza o O Dicas de Administra o do Tempo Ergonomia N o economize na ergonomia Investir em uma boa cadeira por exemplo ajudar tanto em sua postura quanto em sua produtividade Sem contar que em longo prazo previne doen as na coluna na vis o e nos movimentos N o mantenha material de leitura Se voc n o leu ou mesmo tocou um artigo ou material que guardou h dois meses pode ter certeza de que n o o ler mais Jogue o fora Organize seus CDs e DVDs Organize um sistema de arquivamento para os v rios CDs e drivers que voc recebe com os softwares e aparelhos eletr nicos Assim voc n o perder tempo procurando por eles na hora de reinstalar ou resolver algum problema com um programa Um minuto ou dois investidos na compra de um arquivo podem salvar horas de procura e dor de cabe a O Dicas de Administra o do Tempo Todos os err
30. valor das coisas n o est no tempo Que elas duram mas na intensidade com que acontecem Por isso existem momentos inesquec veis coisas inexplic veis e pessoas incompar veis Fernando Pessoa O Dicas de Administra o do Tempo s Entre em contato conosco Telefone 4004 0174 ou 0300 789 2010 E mail atendimentoeditoraquantum com br Site www vendamais com br Shopping
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