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AESTRUTURAORGÂNICAEFUNCIONALDA

1. Ed Faculdade de Psicologia e Ci ncias da Educa o 1980 Faculdade de Economia Decreto Lei n 536 79 de 31 de Dezembro Lei n 108 88 de 24 de Setembro Unidades Decreto Lei n 186 79 de 21 de Junho Organi E Estatutos da Universidade de Coimbra homologados Faculdade de Faculdade de rg nicas Faculdade de Ci ncias e Faculdade de Faculdade de E gt E Direito Letras Tecnologia Medicina Farm cia pelo Despacho Normativo n 79 89 de 28 de Julho Delibera o do Senado aprovada em sess o de 5 02 91 Di rio da Rep blica n 38 de 15 Fev 1991 Figura 8 Organigrama da UC 1991 57 see m m em m o mm A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo 1993 Minist rio da Educa o Universidade de Coimbra Assembleia da Universidade REITOR Equipa Reitoral Conselho Administrativo Biblioteca Geral Servi os de apoio ao Reitor R Gabinete de Rela es Assessoria de Serv de Documenta o Planeamento e Publica es Gabinete T cnico ADMINISTRA O Administrador e Secret rio Geral Servi os de Administra o Financeira e Patrimonial Divis o de Gest o Financeira e Patrimonial Gabinete de An lise Fi Divis o de Pessoal inanceira Reparti o de Pessoal Sec de Pessoal Sec de Aro Expediente Reparti o de Tesouraria Administ
2. Tesouraria A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo Minist rio da Educa o Universidade de Coimbra REITOR O AS Servi os e estabelecimentos dependentes do Reitor Servi os de apoio ao Reitor sete aoe Assessoria Juridica Gabinete de Rela es 1973 i 3 Assembleia da Conselho Senado Conselho Administrativo Universit rio Social P bli i picas Pal cio de S Marcos Capela de S Miguel cedido UC em 1980 beaker iri sort Museu de Arte Sacra Centro de Documenta o e 1972 25 de Abril 1984 Centro de Inform tica Gabinete T cnico 1985 Teatro Acad mico de Gil Vicente 1961 l Assessoria do Planeamento 1979 ee ee ee er gt ADMINISTRA O 2222222 ren Administrador e Secret rio Geral L i x Assessoria T cnica 4 l q a l l Servi os de Gest o Servi os Acad micos I Financeira e Patrimonial l l l l eree EA 5 l k I Servi o de Apoio ao Reparti o de Administra o Reparti o de Pessoal e Reparti o Peda ica Reparti o de Alunos Financeira e Patrimonial Expediente parioa g gi partion Estudantes Deficiente l l Sec o de Contabilidade Sec o de Pessoal a ei e l l ec o de Or amento e I Conta Sec o e Expediente e Sec o de Cadastro e l revo Diplomas ec o de Economato e I Invent rio
3. necess rio especificar lhe os limites ou seja definir o que pertence estrutura concluindo se que o ambiente interno configurado pela estrutura e o que estiver fora do sistema o seu ambiente externo MELLA Piero Op cit p 30 Sobre cada uma delas ver SILVA Armando B Malheiro da RIBEIRO Fernanda Op cit p 97 103 3 Ver SILVA Armando Malheiro da A informa o da compreens o do fen meno e constru o do objecto cient fico Porto Edi es Afrontamento e CETAC COM 2006 p 162 22 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo decorre como inevit vel que o estudo de qualquer arquivo deva ser feito em termos org nicos e funcionais tornando se assim intelig vel o sistema de informa o 2 2 O m todo de investiga o quadripolar No campo da Ci ncia da Informa o a adequa o do sujeito ao objecto faz se atrav s do m todo de investiga o quadripolar concebido para conhecer interpretar explicar gerir informa o Para conhecermos a realidade arquiv stica temos que a representar como objecto cognosc vel e utilizar um m todo espec fico ou seja um dispositivo de investiga o complexo dada a singularidade do arquivo e a universalidade do processo informacional inerente realidade arquiv stica Perante um conhecimento que est longe de ser unidimensional ou desprovido de vari veis que n o pode ser reduzido a p
4. o e o seu arquivo definitivo e o reconhecimento da import ncia da gest o integrada da informa o Neste contexto este projecto de investiga o n o pretende ser um ensaio acabado sobre o objecto de estudo no limite esp cio temporal definido apenas cumpre uma etapa e os resultados apresentados permitem em nossa opini o abrir diversas possibilidades de interven o no Sistema de Informa o Arquivo da Administra o da Universidade de Coimbra A gest o adequada da informa o n o apenas um mero apoio gest o institucional corrente trata se na nossa ptica de um requisito obrigat rio pois constitui um recurso fundamental para delinear uma vis o estrat gica e prospectiva da organiza o Como acima j deix mos expresso o interesse que este trabalho poder trazer a futuros estudos foi tamb m determinante para a nossa escolha Com efeito o modelo de an lise seguido pass vel de aplica o a casos similares ajust vel a realidades distintas e a prossecu o do estudo org nico e funcional da Administra o da Universidade de Coimbra apresenta se como um campo de trabalho aberto a futuras investiga es O projecto encetado demonstra ainda a necessidade de abrir outras frentes de trabalho por exemplo nos arquivos da Reitoria das Faculdades e demais unidades org nicas de outras unidades e servi os no caminho para a realiza o de um estudo org nico e funcional da Universidade no seu todo A estrutura
5. Pedag gico a Estudantes Deficientes Matr culas e Inscri es Planos de Estudos e Mobilidade Estudantil Imagem Protocoloe Rela es P blicas Apoio Psico Pedag gico rea Pedag gica E Apoio a estudantes da studos de P s CPLP E 4 Gradua o vee 1 Saidas Profissionais EREN all Informa es J g Lei n 108 88 de 24 de Setembro Estatutos da Universidade de Coimbra homologados pelo Despacho Normativo n 79 89 de 28 de Julho Despacho n 15 949 03 de 16 de Agosto Faculdade de Farm cia Faculdade de Medicina 60 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo Minist rio da Ci ncia e do Ensino Superior 2004 Universidade de Coimbra Assembleia da REITOR Conselho Senado Conselho Universidade Equipa Reitoral Administrativo Universit rio Social Cc E Biblioteca Geral Gabinete cio Relior ESTO Centro de Documenta o Est dio Universit rio 25 de Abril Projectos Especiais ndo Imprensa Arquivo Secretariado da Reitoria TAGV A gt ADMINISTRA O Administradora e Secret rio Geral Audit rio Pal cio de S Marcos Gabinete de Auditoria Centro de Inform tica Gabinete Juridico abinete da Qualidade e Comunica o Interna Departamento de Departamento Acad mico Administra o e Finan as Gabinete de Estudos Estat sti Administra o Geral e Estat stica Divis o de Recursos Divis o de Ges
6. 25 de Abril Gabinete de Estudos e Estat stica onserva o e Manuten o de Apoio a estudantes da CPLP Edif cios e Equipamentos Imagem Protocolo E q eguran a de Edif cios Rela es Publi e Equipamentos e Ambiente eta es P blicas eguran a Higiene e Saude no Trabalho Unidades Faculdade de Ci ncias do Faculdade de Psicologia Faculdade de Faculdade Faculdade Org nicas Faculdade de Ci ncias Faculdade de Desporto e Educa o F sica e Ci ncias da Educa o Economia de Direito de Letras e Tecnologia Medicina Figura 13 Organigrama da UC 2007 Faculdade de Farm cia Divis o de Alunos Divis o T cnico Pedag gica Matr culas e Inscri es Apoio T cnico Pedag gico a Planos de Estudos e Mobilidade Estudantil Area Pedag gica Sa das Profissionais Departamento Acad mico Estudantes Deficientes Apoio Psico Pedag gico studos de P s Gradua o A Instituto de Investiga o Interdisciplinar Despacho n 15 949 03 de 16 de Agosto Estatutos da Universidade de Coimbra homologados pelo Despacho Normativo n 30 04 de 19 de Junho Cria o da Funda o Cultural da Universidade de Coimbra TAGV Est dio Audit rio e Pal cio de S Marcos Delibera o do Senado n 15 07 de 11 de Abril e n 30 07 de 2 de Maio Integra o na DRIIC Despacho Reitoral n 39 2007 de 24 de Maio de 2007 Integra o nos Pr
7. Centro de Documenta o Projectos Especiais Fete Univeran rio 25 de Abril Departamento Acad mico Gabinete de Estudos 1 l l l l l l l l l l l l l l e Estat stica I l l l l I l l l j l l l l I l l Divis o de Alunos Divis o T cnico Pedag gica Matr culas e Inscri es Apoio T cnico Pedag gico a Estudantes Deficientes Apoio a estudantes da CPLP Planos de Estudos e Mobilidade Estudantil gt 7 Apoio Psico Pedag gico Area Pedag gica Sa das Profissionais studos de P s Gradua o informa es Es em Despacho n 15 949 03 de 16 de Agosto Cria o da Funda o Cultural da Universidade de Coimbra ensino e Faculdade de Ci ncias Faculdade de Faculdade investiga o e Tecnologia TAGV Est dio Audit rio e Palacio de S Marcos Instituto de Delibera o do Senado n 15 07 de 11 de Abril e n 30 07 Investiga o de 2 de Maio Interdisciplinar Estatutos da Universidade de Coimbra homologados pelo Despacho Normativo n 43 2008 de 1 de Setembro Integra o na DRIIC Despacho Reitoral n 39 2007 de 24 de Maio de 2007 Integra o nos Projectos Especiais GCI Medicina de Farm cia Figura 14 Organigrama da UC 2008 63 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo 2 O ARQUIVO DA ADMINISTRA O DA UNIVERSIDADE DE COIMBRA an lise arquiv stica
8. e pelo Conselho de Gest o O Senado um rg o de natureza consultiva que coadjuva o Reitor na gest o da Universidade de Coimbra em especial no que se refere coordena o das actividades de investiga o cient fica de oferta educativa de desenvolvimento e inova o gest o da qualidade mobilidade de professores e estudantes no seio da Universidade s rela es internacionais e gest o dos recursos financeiros e dos espa os pertencentes Universidade A Universidade de Coimbra integra na sua estrutura dez unidades org nicas de ensino e investiga o duas unidades org nicas de investiga o e outras unidades e servi os voltados essencialmente para o apoio s actividades cient ficas pedag gicas culturais desportivas administrativas sociais e de rela o com a comunidade nomeadamente Administra o Servi os de Ac o Social unidades de extens o cultural e de apoio forma o UECAFS e servi os de apoio directo aos rg os de governo 3 Artigo 5 2 dos Estatutos da Universidade de Coimbra Artigo 52 2 dos Estatutos da Universidade de Coimbra 12 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo As unidades org nicas t m os seus pr prios rg os de governo e de direc o A gest o corrente da Administra o da Universidade de Coimbra e dos Servi os de Ac o Social exercida pelos respectivos administrado
9. e reconhecer que os arquivistas desempenham uma fun o imprescind vel no conhecimento na organiza o e no demais tratamento da informa o enquanto recurso essencial para a gest o das organiza es Alcan ado o termo deste trabalho chegou o momento exacto para p r em pr tica uma interven o concertada no arquivo da Administra o da Universidade de Coimbra A finalizar seja nos licito formular um voto que algumas das ideias que aqui expusemos possam ser encaradas como teis e se tornem objecto de uma eventual implementa o 87 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo REFER NCIAS BIBLIOGR FICAS As refer ncias apresentam se de acordo com as NP 405 1 405 2 405 3 405 4 as normas portuguesas na rea da informa o e documenta o harmonizadas com a norma internacional ISO 690 que definem as regras para a normaliza o das refer ncias bibliogr ficas de todos os tipos de documentos Bibliografia consultada e referenciada ACADEMIA DAS CI NCIAS DE LISBOA Dicion rio da l ngua portuguesa contempor nea Lisboa Verbo 2001 Vol 1 ALVES Ivone et al Dicion rio de terminologia arquivistica Lisboa Instituto da Biblioteca Nacional e do Livro 1993 AMARAL Lu s VARAJ O Jo o Planeamento de sistemas de informa o 32 ed Lisboa FCA Editora de Inform tica 2002 ISBN 972 722 193 9 Archival Science internatio
10. o de Recursos Humanos b Servi o de Gest o Financeira c Servi o de Gest o Acad mica d Servi o de Gest o do Edificado Seguran a Ambiente e Seguran a e Sa de no Trabalho e Servi o de Gest o de Sistemas e Infraestruturas de Informa o e Comunica o f Divis o de Apoio e Promo o da Investiga o g Divis o de Projetos e Atividades O Centro de Servi os Especializados exerce as suas atribui es no mbito dos estudos elabora o de propostas de interven o transversais Universidade e seu planeamento monitoriza o e avalia o da sua execu o A composi o org nica do CSE a seguinte a Divis o de Planeamento Gest o e Desenvolvimento b Divis o de Avalia o e Melhoria Cont nua c Divis o de Rela es Internacionais d Divis o de Inova o e Transfer ncias do Saber e Divis o de Identidade Imagem e Comunica o Apresenta se de seguida a representa o gr fica em organigrama da estrutura organizacional referida e Artigo 2 do Regulamento n 4 2011 de 5 de Janeiro alterado pelo Despacho n 10571 2012 de 6 de Agosto 16 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo REITOR Equipa Reitoral ADMINISTRA O Administrador Gabinete T cnico de Apoio CENTRO DE SERVI OS COMUNS CENTRO DE SERVI OS ESPECIALIZADOS Servi o de Gest o do Edificado Servi o de Gest o d
11. s Unidades da UC desenvolvendo actividades comuns que garantam a efici ncia efic cia e orienta o para os resultados A sua actividade dirigida pelos seguintes princ pios orientadores a Princ pio da manuten o da autonomia decisional permanecendo nos clientes a compet ncia para os actos de decis o e cabendo ao Centro de Servi os Comuns a presta o de servi os b Princ pio da cultura de presta o de servi o em resposta s necessidades dos clientes associado l gica da remunera o dessa presta o de servi o c Princ pio da dissemina o de boas pr ticas visando garantir elevados padr es de qualidade dos servi os prestados e o cumprimento sistem tico de boas pr ticas 12 Regulamento n 4 2011 de 5 de Janeiro alterado pelo Despacho n 10571 2012 de 6 de Agosto 15 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo d Princ pio da normaliza o de processos visando o desenvolvimento a manuten o e melhoria cont nua de processos de modo a garantir designadamente o cumprimento da legisla o aplic vel a integra o e a optimiza o de recursos e Princ pio da avalia o pelos resultados luz do qual a avalia o das actividades deve ser orientada em termos dos objectivos definidos nos Acordos de N vel de Servi o A composi o org nica do CSC integra os seguintes servi os e divis es a Servi o de Gest
12. 1998 7741 45 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo amp 2003 08 16 Despacho n 15 949 2003 Universidade de Coimbra Reitoria Regulamento dos servi os da estrutura central da Universidade de Coimbra Di rio da Rep blica s rie Lisboa 188 16 Ago 2003 12720 12730 amp 2004 06 16 Delibera o n 845 2004 Universidade de Coimbra Reitoria Regulamento do Senado da Universidade de Coimbra Delibera o n 12 2004 de 3 de Mar o Di rio da Rep blica l2 s rie Lisboa 140 16 Jun 2004 9123 9127 amp 2004 06 19 Despacho Normativo n 30 2004 Minist rio da Ci ncia e do Ensino Superior Homologa o da primeira altera o aos Estatutos da Universidade de Coimbra Di rio da Republica s rie B Lisboa 143 19 Jun 2004 3769 3779 amp 2007 05 24 Despacho Reitoral n 39 2007 Universidade de Coimbra Reitoria Transfer ncia do servi o e compet ncias respectivas de Apoio aos Estudantes da Comunidade de Pa ses de L ngua Portuguesa da Divis o T cnico Pedag gica para a Divis o de Rela es Internacionais Imagem e Comunica o Universidade de Coimbra Reitoria Coimbra 24 Maio 2007 2007 04 11 Delibera o do Senado n 15 2007 Universidade de Coimbra Senado Cria o da Funda o Universidade de Coimbra e aprova o dos respectivos Estatutos amp 2007 05 02 D
13. Liter rio redac o dos termos de matr cula de inscri o e de exames passagem de certid es organiza o de pautas enquanto Reparti o de Contabilidade s o cometidas fun es diversificadas no mbito da gest o or amental e contabil stica da Universidade e em mat ria de pessoal De acordo com este regulamento todos os livros documentos e processos que n o forem necess rios para o servi o de expediente ser o enviados para o Archivo a fim de serem convenientemente catalogados e archivados pelo que nas Universidades de Lisboa e do Porto guardar se h o no respectivo Archivo todos os livros e documentos antigos Em Coimbra desde 1901 pelo Decreto n 4 de 24 de Dezembro o Arquivo era j uma reparti o aut noma na Universidade A estrutura da Secretaria Geral manteve se est vel ao longo do tempo embora se tenham registado altera es na organiza o interna dos servi os clarificando se compet ncias e distribuindo se as actividades das respectivas subdivis es org nicas Art 6 do Regulamento das Secretarias Geraes e Thesourarias das Universidades Decreto de 19 de Agosto de 1911 gt Art 9 do Regulamento das Secretarias Geraes e Thesourarias das Universidades 49 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo A reforma de 1952 confirma a progressiva regulamenta o da estrutura administrativa na Secretaria da Universid
14. a evolu o e as mudan as ocorridas ao longo do tempo da estrutura complexa que hoje conhecemos sem necessidade de consulta de toda a legisla o na fonte Segue se a lista relativa ao per odo em estudo 1911 2011 sem esquecer a indica o dos diplomas que j no ano 2012 alteraram a estrutura org nica e as fun es da Administra o da Universidade de Coimbra 53 Decreto n 39 001 de 20 de Novembro de 1952 40 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo Lista de refer ncias legislativas e regulamentares e 1911 04 19 Decreto Minist rio do Interior Direc o Geral da Instru o Secund ria Superior e Especial 22 Reparti o Promulga o da Constitui o Universit ria Colec o oficial de legisla o portuguesa Lisboa 1911 688 693 Da Secretaria e Thesouraria Art 85 Cada Universidade tem uma Secretaria e uma Thesouraria respectivamente dirigidas pelo Secretario e Thesoureiro com o quadro de pessoal que ser futuramente fixado Art 86 O Secretario e Thesoureiro est o sob a autoridade immediata do Reitor 1911 08 19 Decreto Minist rio do Interior Direc o Geral da Instru o Secund ria Superior e Especial Aprova o do Regulamento das Secretarias Geraes e Thesourarias das Universidades Colec o oficial de legisla o portuguesa Lisboa 1911 1 630 1 634 Da Secretaria Geral 2 Da
15. a sua projec o no respectivo arquivo O modelo de an lise arquivistica fundamentado no estudo org nico e funcional que se apresenta foi completado com uma an lise do contexto mais recente de produ o uso informacional comprovativo de que o Sistema de Informa o Arquivo da Administra o da Universidade de Coimbra alvo de grande aten o por parte dos seus dirigentes e est a receber os cuidados necess rios da forma adequada Com esta introdu o julgamos terem ficado claramente os objectivos e o plano de investiga o que a seguir expomos de modo a fornecer uma vis o sucinta mas abrangente do trabalho realizado A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo PARTE I OBJECTO DE ESTUDO TEORIA E M TODO A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo 1 A UNIVERSIDADE DE COIMBRA N o tendo como objectivo no presente estudo fazer uma abordagem de cariz hist rico sobre a origem e evolu o multissecular da Universidade de Coimbra UC importa contudo em tra os gerais apresentar numa breve nota hist rica o quadro de desenvolvimento da institui o Ora devemos ter em conta que o arquivo como sistema de informa o est dinamicamente dependente do universo org nico da Universidade desde sempre com a complexidade que se foi naturalmente gerando e que esta realidade deve ser reconhecida numa persp
16. ao requerente o que iria permitir uma resposta mais r pida dos servi os e evitaria reclama es Sempre que o requerente n o efectua o pagamento de emolumento previsto ap s notifica o o requerimento arquivado no processo 76 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo individual do estudante o que n o deveria acontecer pois trata se de um processo de conserva o permanente no qual est o a ser integrados documentos que podem claramente ser eliminados Os requerimentos de estudantes s o actualmente arquivados no respectivo processo individual um processo de conserva o permanente ao contr rio do que acontecia no passado recente em que t nhamos s ries de requerimentos de alunos no presente esta forma de arquivo deveria acontecer apenas quando os referidos documentos respeitam a situa es de integra o curricular Primeiramente devem identificar se todas as situa es de integra o curricular por exemplo invoca o de causas de n o prescri o apresenta o de pedidos para realiza o de actos fora dos prazos sujeitos a autoriza o pedidos de credita o fora de candidaturas de modo a que as tipologias de requerimentos nesta situa o continuem a ser arquivadas no processo individual do aluno para os restantes requerimentos deve ser definido um prazo de conserva o administrativa e o seu destino final ser a elimina o por
17. cient fica cultural tecnol gica art stica e c vica b A promo o e valoriza o da l ngua e da cultura portuguesas c A realiza o de investiga o fundamental e aplicada e do ensino dela decorrente Artigo 2 dos Estatutos da Universidade de Coimbra publicados em anexo ao Despacho Normativo n 43 2008 de 1 de Setembro 11 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo d A contribui o para a concretiza o de uma pol tica de desenvolvimento econ mico e social sustent vel assente na difus o do conhecimento e da cultura e na pr tica de actividades de extens o universit ria nomeadamente a presta o de servi os especializados comunidade em benef cio da cidade da regi o e do pa s e O interc mbio cultural cient fico e t cnico com institui es cong neres nacionais e estrangeiras f A resposta adequada necessidade de aprendizagem ao longo da vida g A preserva o afirma o e valoriza o do seu patrim nio cient fico cultural art stico arquitect nico natural e ambiental h A contribui o no seu mbito de actividade para a coopera o internacional e para a aproxima o entre os povos com especial relevo para os pa ses de express o oficial portuguesa e os pa ses europeus no quadro dos valores democr ticos e da defesa da paz O Governo da UC exercido pelo Conselho Geral pelo Reitor equipa reitoral
18. cnico o sujeito investigador toma contacto com a realidade objectivada Atrav s da observa o casu stica ou de vari veis recolha de dados hist rico institucionais normativos e reguladores descri o da natureza e funcionamento interno do arquivo atrav s de t cnicas como o question rio a entrevista ou registos inform ticos de modo a chegar a um conhecimento do sistema e da avalia o retrospectiva e prospectiva examinar os resultados da observa o de modo a conhecer a estrutura de cada arquivo ou antecipar situa es potenciais no contexto de produ o ou no servi o poss vel confirmar ou infirmar as hip teses os conceitos operat rios e as teorias preparadas para cada estudo de caso Neste p lo tendo em conta o caso em estudo ir amos determinar se a primeira formula o e todas as que se far o no decorrer da investiga o se confirmam ou n o As respostas conseguidas poder o ser quantitativas e qualitativas No p lo morfol gico formalizam se os resultados da investiga o atrav s da representa o do objecto em estudo e da exposi o de todo o processo de pesquisa e an lise que permitiu a constru o cient fica em torno dele Os dados s o organizados e apresentados devidamente crivados no p lo te rico e aferidos no p lo epistemol gico o que demonstra a interactividade da investiga o quadripolar O melhor exemplo de ac o deste p lo este trabalho materializa o de todas as tarefas e resul
19. contexto da Universidade de Coimbra 15 2 PRESSUPOSTOS TE RICOS E METODOL GICOS cccscsesessssssesescscscseseseeeeececscsesseaes 18 2 1 Breve an lise diacr nica da Arquiv stica c ccccccccccecessssssececeeeeessessnseceeeeeeeseesees 18 2 2 O m todo de investiga o quadripolar eceesessscececeeessesaececeeeesseessneseeeseeseeeees 23 2 3 Classifica o do objecto de estudo na perspectiva Sist MiICa cccccscceeeeeeeees 27 3 O desenvolvimento do estudo org nico e funcional 30 3 1 A an lise avalia o da infOrmacdo ccccsssccesssecssscecssscessseecsseeecesesecsesesseeeesenseeees 31 PARTE Il ESTUDO ORG NICO FUNCIONAL E AN LISE ARQUIV STICA DA INFORMA O ss SR SS EU 37 1 ADMINISTRA O DA UNIVERSIDADE DE COIMBRA 1911 2011 regulamentos estrutura organizacional e OFQaNigraMas csssccccccccscessessssececescsessssnsececeesesssesaeeeaeeeeees 38 1 CHIRENIOS CE ANAIISE sz aaga pita aeaa RI O A Da nda pag 38 1 2 Legisla o e regulamentos ceceessssccececeeecsessaeeececeecseseaeseeeesesceesessaeeeaeeeeeesenees 39 1 3 Estrutura dos servi os e organigramas cccsssccccecssntececsstececssseeeeceeseneeceeeaeaeeeeees 49 2 O ARQUIVO DA ADMINISTRA O DA UNIVERSIDADE DE COIMBRA an lise arquivistica da INforma O siste santo casos E A hives Ia A ANT 64 2 1 Question rio desenho e aplica o cccecececccesssssssececececesessaeeeceeeesceeses
20. da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo NDICE DE FIGURAS Figura 1 Organigrama da Universidade de Coimbra 2008 2012 14 Figura 2 Organigrama da Administra o da UC Agosto 2012 17 Figura 3 Esquema da metodologia quadripolar de investiga o aplicada 26 Figura 4 Administra o da UC 2009 2012 cccccsscccecceecesssssceeeeeeseeesessaeseeeseeeeeeeees 52 Figura Organicrama da UC 1930 cqasaboaa gar toe dai areais iranianas a dada ea 54 Figura 6 Organigrama da UC 1952 cccccccccccccssssssnsececeeceecessceeeeeeeeseessesssaeeeeeeeseseeeees 55 Figura 7 Organigrama da UC 1070 asmpiassinaresconsupeda has Deiduadpdta decane funde aag ar aa dg anoa ido 56 Figura 8 Organigrama da UC 1991 ata eia nl pa dai QUE ias nc aa bd in 57 Figura 9 Organigrama da UC 1993 msn ni pd aii ls bias 58 Figura 10 Organigrama da UC 1998 cianstassa as crarrapniamal end ats LE coisa na na iaadd decestiaal eases 59 Figura 11 Organigrama da UC 2003 ce cisiicccsasusecavescuresvasasedavede cadeucadleeanivegsacecnenetaasiees 60 Figura 12 Organigrama da UC 2004 cccccccessssssscececeeecessnseeeeeeeesesssesseaeeeeeseeeseesees 61 Figura 13 Organigrama da UC 2007 cccccccccccsssssssscececeeecesssseeeeeeeescesssseaeeeseseeeseesnes 62 Figura 14 Organigrama da UC 2008 c ccccccccccssssssscececeeecessnseseeeeeesensssssaeeeeeseeeseesees 63
21. da informa o Tendo como objectivo a defini o de uma estrat gia de interven o no contexto mais recente para o sistema de informa o arquivo procur mos diagnosticar como primeira abordagem a situa o dos servi os org nicos produtores de informa o A t cnica de recolha de dados utilizada foi a do question rio sendo analisado sob as vertentes quantitativa e qualitativa Nesta fase procedeu se elabora o e aplica o de um question rio aos servi os produtores cujos objectivos eram Obter dados sobre a localiza o as caracter sticas f sicas o volume e as condi es de instala o dos documentos Percepcionar o volume de produ o informacional e crescimento anual dos arquivos de modo a ser poss vel planificar futuras transfer ncias Reconhecer tipologias documentais e respectiva forma de as arquivar Identificar os servi os que procederam a transfer ncias de documenta o para o Arquivo Autom tico dep sito automatizado arquivo interm dio Identificar os diplomas legais que regulam os prazos de conserva o administrativa 2 1 Question rio desenho e aplica o No presente trabalho tendo em conta condicionalismos diversos a op o passou pela elabora o e aplica o de um question rio n o presencial A via escolhida para o seu envio foi o correio electr nico sendo enviado aos dirigentes de cada um dos servi os Internamente todos os colaboradores preencheram o anexo
22. dica em cada Universidade destinada a prestar apoio aos respectivos rg os de governo bem como aos rg os das faculdades escolas ou institutos nela integrados Di rio do Governo s rie Lisboa 173 25 Jul 1973 1322 1979 06 21 Decreto Lei n 186 79 Presid ncia do Conselho de Ministros e Minist rios das Finan as e do Plano e da Educa o e Investiga o Cient fica Cria o de servi os de apoio t cnico designados por assessorias de planeamento nas Universidades de Coimbra Lisboa e Porto e na Universidade T cnica de Lisboa Integra o na estrutura administrativa da universidade pelo Decreto Lei n 536 79 de 31 de Dezembro Di rio da Republica s rie Lisboa 141 21 Jun 1979 1355 1356 amp 1979 12 31 Decreto Lei n 536 79 Minist rio da Educa o Promulga o de altera es org nicas e administrativas nas universidades de Coimbra de Lisboa do Porto e T cnica de Lisboa e aumento dos respectivos quadros de pessoal Di rio da Republica s rie Lisboa 300 31 Dez 1979 3 478 215 227 amp 1980 05 13 Decreto Lei n 118 80 Minist rio da Educa o e Ci ncia Acrescenta o artigo 43 A ao Decreto Lei n 536 79 de 31 de Dezembro relativo ao provimento nos lugares dos quadros anexos ao referido diploma Di rio da Republica s rie Lisboa 110 13 Mai 1980 953 1984 10 09 Decreto Lei n 323 84 Presid ncia do Conselho de Ministros e Mini
23. do Sistema de Gest o da Qualidade implementado na organiza o s o documentos que expressam resultados obtidos ou fornecem evid ncia das actividades realizadas Em arquivo s o documentos administrativos com valor probat rio Partindo destas defini es percebemos que a gest o dos referidos registos deve enquadrar se nas regras gerais de gest o de arquivos em conformidade com os requisitos legais e regulamentares normas aplic veis e pol ticas da organiza o A NP ISO 9001 determina Deve ser estabelecido um procedimento documentado para definir os controlos necess rios para a identifica o armazenagem protec o recupera o tempo de reten o e 85 Esse procedimento est na NP 4438 naturalmente destino dos registos configurada ao contexto espec fico da organiza o A referida NP fornece princ pios directores relativos gest o dos documentos de arquivo nas organiza es p blicas ou privadas e recomenda es para a sua aplica o em articula o com as normas da qualidade A inexist ncia de qualquer processo anterior de avalia o da documenta o corrente determinou a sua acumula o indiscriminada nos servi os produtores e dep sitos de arquivo pelo que ser tamb m fundamental a conclus o do processo de avalia o da documenta o Correio electr nico Esta aplica o pela sua facilidade e rapidez de transmiss o tornou se o meio preferencial de comunica o ass ncrona de me
24. e controlo de desastres em arquivo Trad Portuguesa Lisboa Biblioteca Nacional 2000 FLIEDER Fran oise DUCHEIN Michel Livros e documentos de arquivo preserva o e conserva o 32 ed Lisboa BAD 1993 CASANOVAS Lu s Elias Bibliotecas e Arquivos A conserva o Preventiva como atitude e como pr tica Cadernos BAD Lisboa APBAD 2 1991 p 43 56 BUCHANAN Sally A Preven o contra desastres instru es para forma o em planeamento e recupera o Lisboa BAD 2002 83 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo Instrumentos de pesquisa Ap s a an lise dos dados recolhidos atrav s do question rio conclu mos que a maioria dos servi os afirmou a inexist ncia de instrumentos de classifica o e ou de pesquisa No entanto ap s uma an lise pormenorizada pudemos comprovar que h instrumentos de trabalho que permitem a pesquisa e localiza o dos documentos produzidos recebidos podendo ainda ser potencializados Em rela o s folhas mapas de registo e controlo de processos internos estes deveriam incluir outros campos de informa o necess rios descri o de um processo A informa o m nima exig vel para a descri o de um processo ser a seguinte classifica o neste momento inexistente n mero do processo localiza o t tulo nome do requerente interveniente assunto data de abertura data de encerramento obser
25. etapa indispens vel em qualquer projecto de investiga o arquiv stica 3 1 A an lise avalia o da informa o Em nossa opini o o estudo que agora apresentamos tamb m essencial para a fundamenta o de uma futura proposta de avalia o selec o e elimina o da documenta o produzida e recebida pela organiza o Segundo as orienta es da a FERNANDES Daniela Teixeira Pedra a pedra estudo sist mico de um arquivo empresarial Lisboa Gabinete de Estudos a amp b 2004 t PINTO Maria Manuela Gomes de Azevedo Gest o integrada do sistema de informa o municipal um estudo de caso Paginas a amp b 12 2003 31 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo Direc o Geral de Arquivos DGARQ qualquer processo de avalia o dos documentos de arquivo tem por objetivo a determina o do seu valor arquiv stico com vista fixa o do seu destino final conserva o permanente ou elimina o A DGARQ emite obrigatoriamente parecer vinculativo sobre o destino final da documenta o expresso em dois tipos de instrumentos e Portaria de gest o de documentos dispositivo obrigat rio de acordo com o Decreto Lei n 447 88 de 10 de Dezembro publicado no Di rio da Rep blica n 284 S rie para a avalia o da documenta o corrente da entidade Este diploma legal estabelece que as portarias de gest o de documentos
26. funcional produtor de instala o Figura 4 Modelo de folha de recenseamento de s ries e documentos Os dados recolhidos foram registados informaticamente em tabelas relativas documenta o existente em cada servi o e dep sitos Devido dimens o deste trabalho constat mos n o ser vi vel a inser o neste estudo das tabelas elaboradas Contudo n o quisemos deixar de referir este labor de recenseamento uma vez que a informa o documenta o conservada em arquivo constitui o reflexo mais fiel da realidade que se procura apreender Num futuro pr ximo a par da contextualiza o org nico funcional estes registos permitir o no nosso ponto de vista a identifica o de s ries documentos a sua descri o arquiv stica e elabora o de quadros sin pticos relativos aos v rios sectores geradores de documenta o por exemplo quadros de contexto para os servi os geradores de documenta o de natureza acad mica desde 1979 at actualidade procurando se enquadrar org nica estrutura e funcionalmente compet ncias a documenta o produzida e acumulada 13 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo 3 Propostas de melhoria No actual contexto da Sociedade da Informa o como refere Maria Manuela Pinto as entidades p blicas ou privadas s o confrontadas com necessidades diversas podendo aludir a t tulo exemplificativo as seguintes Cent
27. n 372 2007 de 30 de Mar o a Veja se por exemplo ROUSSEAU Jean Yves e COUTURE Carol Os fundamentos da disciplina arquiv stica Lisboa Publica es D Quixote 1998 32 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo A escola canadiana de Couture e Rousseau a perspectiva de Terry Cook em favor de novos crit rios para a avalia o e as investiga es conduzidas por Terry Eastwood Luciana Duranti e Heather McNeil no sentido de valida o e preserva o do contexto de produ o dos documentos electr nicos s o exemplos ilustrativos da mudan a que se procura operar Outros sinais de renova o podemos encontr los tamb m na tend ncia para conceber o arquivo como um sistema fundamentada na Teoria Geral dos Sistemas na vis o integrada das v rias idades do arquivo que anula a ruptura conceptual entre records e archives formulada na d cada de 40 no mundo anglo s x nico na progressiva valoriza o da organicidade do arquivo na t nica posta na an lise funcional e no reconhecimento da informa o social como objecto de estudo Em consequ ncia do aumento consider vel da produ o de documentos no per odo que medeia entre as duas guerras mundiais fizeram se sentir as preocupa es dos arquivistas com a avalia o A partir dos anos cinquenta do s culo XX Teodore R Schellenberg apresenta nos uma fundamenta o te rica para os pressupostos orie
28. n mero de dossiers ou metros de prateleira 9 Indique os diplomas legais que regulam os prazos de conserva o administrativa dos documentos processos produzidos por este servi o 10 Na sua opini o que documentos processos existem neste servi o cuja elimina o possa efectuar se decorrido o prazo de conserva o administrativa Justifique a sua opini o por favor Obrigado pela sua colabora o 99 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo Question rio Anexo A Nome e fun es que desempenha Documentos processos que produz recebe Quantidade aproximada de documentos processos que mant m junto de si n de dossiers ou n de metros de prateleira identificando a unidade Crit rios de organiza o e arruma o dos documentos processos Local de Arquivo 100 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo Anexo Il Proposta de Guia de transfer ncia de processos individuais de pessoal Entidade Remetente Servi o Divis o Gabinete Remessa n Data Ano m s dia Assinatura do respons vel pela transfer ncia Entidade Destinat ria Arquivo Autom tico Arquivo da Universidade riscar o que n o interessa Remessa n Data Ano m s dia Assinatura do respons vel pela recep o dos documentos z ST Grupo de Motivo da Cess
29. o circula o avalia o armazenamento disponibiliza o e preserva o da informa o e PINTO Maria Manuela Gomes Azevedo A forma o de arquivistas no quadro da ci ncia da informa o o caso da Universidade do Porto p 7 Dispon vel na WWW em http ler letras up pt uploads ficheiros 3089 pdf 74 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo toda a Organiza o e os seus processos de neg cio integrando tecnologias e ferramentas reas de actua o muitas vezes separadas como a Gest o de Documentos e a Gest o de Conte dos definindo e optimizando as regras e o fluxo de forma a estruturar o potencial que permitir a uma empresa vender os seus servi os e produtos de forma mais eficiente Dada a indiscut vel import ncia da gest o da informa o para as organiza es e tendo como base todo o trabalho que foi desenvolvido apresentamos de seguida um breve conjunto de propostas gerais explicitadas tamb m entidade produtora em estudo com vista a melhorar pr ticas administrativas e procedimentos internos Iremos estrutur las sob cinco itens 1 Procedimentos administrativos e processos da organiza o 2 Correio electr nico 3 Arquivo autom tico 4 Conserva o preventiva 5 Instrumentos de pesquisa Procedimentos administrativos e processos da organiza o A descri o dos procedim
30. org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo As inova es que esperamos obter com este projecto ligam se necess ria e essencialmente com a componente metodol gica Pensamos que poss vel atrav s dela construir um novo conhecimento do desenvolvimento progressivo da Administra o da Universidade de Coimbra imprescind vel para a correcta organiza o do respectivo arquivo O estudo da evolu o organizacional numa perspectiva diacr nica constitui tamb m um precioso instrumento de apoio pr pria gest o institucional presente e futura Em termos de investiga o o objecto de estudo selecionado constitui um exemplo pr tico de aplica o e valida o da teoria contribuindo tamb m para o enriquecimento do conhecimento em torno da informa o arquiv stica Conclu da esta breve contextualiza o e exposi o dos interesses que nos impulsionaram para a concretiza o deste estudo passamos a apresentar os objectivos ltimos do nosso trabalho que s o Conhecer o contexto org nico e funcional de produ o informacional da entidade produtora da informa o a Administra o da Universidade de Coimbra Analisar o contexto recente de produ o uso da informa o e apresentar propostas concretas de melhoria O primeiro passo para o cumprimento dos objectivos tra ados consistiu no desenho da estrutura global do projecto de trabalho que se foi ajustando medi
31. para os organismos da Administra o P blica que pretendam eliminar documentos de arquivo devem ser aprovadas conjuntamente pelos respons veis do Minist rio da Tutela e da Cultura As portarias incluem entre outros o regulamento arquiv stico e as tabelas de selec o que para o conjunto dos documentos que os organismos produzem e recebem definem o seu prazo de conserva o administrativa e o respectivo destino final e Relat rio de avalia o dispositivo destinado documenta o acumulada N o nosso intuito desenvolver neste trabalho uma an lise pormenorizada da problem tica da avalia o nos arquivos nem de como esta tarefa ditada pela necessidade imperiosa de eliminar documentos para libertar espa o tem sido realizada Por m em tra os gerais importa tra ar os pressupostos em que tem assentado esta ac o de car cter pragm tico para que possa ser convenientemente enquadrada como opera o metodol gica no quadro da Ci ncia da Informa o Para os defensores de uma Arquiv stica integrada o ciclo completo da vida dos arquivos n o deve ser interrompido seja para efeitos de estudo de an lise e representa o seja para fins de avalia o documental devendo ser aqui enfatizada uma nova perspectiva que se alicer a no contexto da produ o em detrimento do conte do informativo de per si B Dispon vel na WWW em http dgarq gov pt servicos parecer sobre avaliacao de documentos Portaria
32. participar no mbito da prossecu o dos seus objectivos foram criadas em 2009 a Funda o Cultural a Funda o Museu da Ci ncia e o ICNAS Produ es Ld destacando se ainda mais de 40 unidades de investiga o integradas Segue se a representa o gr fica em organigrama da estrutura organizacional referenciada sobre o AUC pode consultar se VASCONCELOS Ant nio de O arquivo da Universidade de Coimbra Coimbra Arquivo da Universidade de Coimbra 1991 13 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo CONSELHO DE GEST O CONSELHO GERAL REITOR Equipa Reitoral Funda o Cultural da Universidade de da my ers Coimbra m Funda es 7 4 m Gabinete do Reitor Funda o Museu da Ci ncia Projetos Especiais e Observat rios _ Gabinete de Auditoria e Controlo Interno FEU FP CEUC H FCDEFUC Wh 4 C DAS ARTES H LCNAS H TUJE SAG SAG SAG SAG SAG SAG SAG SAG SAG SAG SAG SAG Arquivo Centro de Documenta o 25 de Abril Biblioteca Geral Imprensa Biblioteca das Ci ncias da Sa de ADMINISTRA O SERVI OS DE A O SOCIAL Administrador Administradora Legenda SAG Servi o de Apoio Gest o Rela es hier rquicas fossas Rela es funcionais F
33. por exemplo a designa o das s ries e subs ries documentais ou a data Neste arquivo a nica op o de consulta a selec o da natureza do objecto que foi introduzido na base de dados surgindo de seguida designa es equ vocas como Documento singular Documentos de Tesouraria Expediente Geral ou Registo Acad mico designa es gen ricas que n o permitem identificar com rigor e uniformidade qualquer documenta o produzida e transferida obrigando no futuro sem d vida a um trabalho suplementar de registo Para o uso e defini o de conceitos normalizados deve recorrer se s seguintes publica es NP 4041 2005 Informa o e documenta o Terminologia arquiv stica conceitos b sicos Lisboa IPQ ALVES Ivone et al Dicion rio de terminologia arquiv stica Lisboa Instituto da Biblioteca Nacional e do Livro 1993 CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS ISAD G norma geral internacional de descri o arquiv stica adoptada pelo Comit de Normas de Descri o Estocolmo Su cia 19 22 de Setembro de 1999 Dispon vel na WWW http dgarg gov pt files 2008 09 isad 81 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo e identifica o aquando da sua transfer ncia para arquivo definitivo ou elimina o decorridos os prazos de conserva o administrativa estabelecidas e aprovados em Portaria de Gest o de Documentos
34. rg os servi os que integram a estrutura O enquadramento legislativo como se disse anteriormente permitiu definir a matriz organizacional contudo como sabemos na pr tica nem sempre se aplicam todas as determina es legais pelo que o estudo do contexto de produ o da informa o e o estudo da informa o efectivamente produzida pela institui o constituem etapas fundamentais de qualquer projecto de investiga o arquiv stica associadas ao indispens vel estudo org nico e funcional Frequentemente para que exista uma correcta compreens o das altera es da estrutura e das fun es que geraram a informa o ao longo do tempo necess rio fazer uma an lise diacr nica O estudo da componente funcional do sistema leva necessidade de implementar medidas regulares com vista optimiza o do seu funcionamento como o caso da avalia o Na nossa perspectiva a avalia o uma opera o metodol gica que necessita do conhecimento do sistema informacional e desta forma se compreende tamb m a import ncia do estudo org nico e funcional pois permite conhecer em pormenor a entidade produtora constituindo a base para a implementa o de um Sistema de Gest o Integrada da Informa o isto um sistema que caracteriza e que essencial Administra o Moderna pois visa racionalizar todo o processo informacional controlando de forma exemplar a produ o a circula o o armazenamento e o tratamen
35. rio da Rep blica 22 s rie Lisboa 208 27 Out 2009 43708 43713 47 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo amp 2010 10 20 Regulamento n 794 2010 Universidade de Coimbra Reitoria Regulamento do servi o de Gest o do Edificado Seguran a Ambiente Seguran a e Sa de no Trabalho GESASST e do servi o de Gest o de Sistemas e Infra Estruturas de Informa o e Comunica o GSIIC do Centro de Servi os Comuns da Administra o da Universidade de Coimbra Di rio da Rep blica 22 s rie Lisboa 204 20 Out 2010 51967 51969 amp 2011 01 05 Regulamento n 4 2011 Universidade de Coimbra Reitoria Regulamento do Centro de Servi os Comuns da Administra o da Universidade de Coimbra Di rio da Rep blica 22 s rie Lisboa 3 05 Jan 2011 442 448 amp 2011 01 07 Regulamento n 11 2011 Universidade de Coimbra Reitoria Regulamento dos cargos dirigentes da Universidade de Coimbra Di rio da Rep blica 22 s rie Lisboa 5 07 Jan 2011 1014 1015 amp 2012 Despacho n 10570 2012 Universidade de Coimbra Reitoria Altera o ao Regulamento da Administra o da Universidade de Coimbra Regulamento n 423 2009 de 27 de Outubro Di rio da Rep blica 22 s rie Lisboa 151 06 Ago 2012 27480 27486 amp 2012 Despacho n 10571 2012 Universidade de Coimbra Reitoria Altera o ao Regulamen
36. te rico metodol gica que tem permitido expandir o corpus epistemol gico te rico da Ci ncia da Informa o em Portugal e no Mundo A t tulo exemplificativo podemos referir no nosso pa s os trabalhos de Daniela Teixeira Fernandes e de Maria Manuela Pinto No presente estudo de caso o trabalho inicial foi orientado para a informa o produzida e recebida com utilidade administrativa dada a necessidade imperiosa de a triar e avaliar com vista determina o do seu destino final a conserva o definitiva da que se revelar indispens vel do ponto de vista da mem ria institucional ou a sua elimina o Todavia a interven o prevista que n o pretendia abarcar todo o ciclo vital da informa o acabou na realidade por n o se confinar apenas informa o de maior uso administrativo Neste ponto o objectivo inicial foi largamente ultrapassado e reformulado em grande medida pela projec o da pesquisa retroactiva sobre a realidade informacional presente Por um lado num arquivo activo a an lise avalia o retrospectiva n o dispensa o estudo da actividade informacional em curso e atrav s da observa o e inqu rito torna se intelig vel a produ o o uso e a reten o da informa o do passado Neste contexto aferimos que a an lise org nica e funcional permite apreender a organicidade do sistema de informa o arquivo tornando tamb m intelig vel a fun o servi o uso sendo um estudo desta natureza uma
37. 1428 5 SCHELLENBERG T R Modern archives principles and techniques Chicago University of Chicago Press 1956 22 ed 1957 reimp 1975 SILVA Armando B Malheiro da RIBEIRO Fernanda A Avalia o em Arquiv stica reformula o te rico pr tica de uma opera o metodol gica P ginas a amp b arquivos e 91 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo bibliotecas Lisboa ISSN 0873 5670 5 2000 57 113 posteriormente publicado em Cen rio Arquiv stico Bras lia ISSN 1676 5605 1 2 Jul Dez 2002 15 41 SILVA Armando Malheiro da A informa o da compreens o do fen meno e constru o do objecto cient fico Porto Edi es Afrontamento e CETAC COM 2006 SILVA Armando Malheiro da RIBEIRO Fernanda Das Ci ncias Documentais Ci ncia da Informa o ensaio epistemol gico para um novo modelo curricular Porto Edi es Afrontamento 2002 Biblioteca das Ci ncias do Homem Plural 4 ISBN 972 36 0622 4 SILVA Armando Malheiro da et al Arquiv stica teoria e pr tica de uma ci ncia da informa o 12 ed Porto Edi es Afrontamento 1999 Biblioteca das Ci ncias do Homem Plural 2 ISBN 972 36 0483 3 vol 1 22 ed 2002 VASCONCELOS Ant nio de O arquivo da Universidade de Coimbra Coimbra Arquivo da Universidade de Coimbra 1991 Normas CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS ISAAR CPF no
38. 2 O reitor dirige superiormente todos os servi os administrativos das Universidades por interm dio da Secretaria Geral e suas reparti es Art 8 Os dois chefes de reparti o que fazem parte das secretarias gerais dirigem um a reparti o do expediente geral da Universidade e o outro a dos servi os de contabilidade pertencendo ao mais antigo a substitui o do secret rio geral nos seus impedimentos legais 1930 07 27 Decreto n 18 717 Minist rio da Instru o P blica Direc o Geral do Ensino Superior e das Belas Artes Promulga o do Estatuto da Instru o Universit ria Di rio do Governo s rie Lisboa 178 2 Ago 1930 1 576 1 586 42 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo Art 112 O secret rio geral da Universidade superintende em todo o servi o da Secretaria Geral da Universidade e por ela respons vel perante o respectivo reitor Compete ao secret rio geral 1 Dirigir a execu o do expediente da Universidade 2 Assistir como secret rio s reuni es da assembleia geral da Universidade e do Senado e a todos os demais actos a que por lei preside o reitor 3 Nas Universidades de Lisboa e Porto superintende no arquivo velando pela sua boa conserva o e manuten o amp 1952 03 21 Decreto Lei n 38 692 Minist rio da Educa o Nacional Direc o do Ensino Superior e das Belas Artes Con
39. 8 101 17 Michel Duchein da moderna escola canadiana procurou adaptar o conceito a novas realidades e dar lhe novos contornos que lhe assegurassem a sobreviv ncia Veja se a este prop sito os seguintes trabalhos DUCHEIN Michel Le Principe de provenance et la pratique du tri du classement et de la description en archivistique contemporaine Janus revue archivistique Paris 1 1998 87 100 EASTWOOD Terry The archival fonds from theory to practice Canada Bureau of Canadian Archivists 1992 19 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo sociedade industrial na sociedade da informa o em que hoje vivemos com novos desafios e problemas ainda mais complexos para os profissionais dos arquivos nesta emergente era p s custodial e cient fica da Informa o N o cabe no presente trabalho explicitar de forma desenvolvida os fundamentos te rico epistemol gicos que suportam o novo paradigma cient fico informacional em que se inscreve a Ci ncia da Informa o por m em tra os gerais importa apontar os pilares essenciais que a travejam e lhe d o alicerce a assun o da Informa o e n o do documento como objecto de trabalho e de estudo a adop o do m todo de investiga o quadripolar e a prefer ncia pela Teoria Sist mica como ferramenta interpretativa e de refer ncia para todo e qualquer estudo cient fico No confronto entre o paradigma do
40. 95 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo NDICE DE GR FICOS Gr fico 1 Condi es de instala o do aqUi VoO sssessessssssssersssssesrrerrrssssesrreressssesssene 67 Gr fico 2 Instrumentos de classifica o e ou de pesquisa ccssecesseceesseceesteeeeaeees 68 Gr fico 3 Periodicidade de arquivo de documenta o 68 Gr fico 4 Documenta o transferida para o Arquivo Autom tico 69 Gr fico 5 Previs o de crescimento f sico anual do arquivo ce ccceceeeessessrteeeeeeeees 70 Gr fico 6 Previs o de crescimento f sico anual do arquivo por servi os 70 Gr fico 7 Diplomas legais que regulam os prazos de conserva o administrativa 71 Gr fico 8 Diplomas legais Legisla o portuguesa outra legisla o e ou PECOMENdA ES uinen settee sir aa o 72 96 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo ANEXOS 97 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo ANEXO Modelo de Question rio Question rio Servi o Divis o Gabinete 1 Indique as fun es que desempenha os documentos processos que mant m junto de si a sua quantidade aproximada os crit rios de organiza o e arruma o dos documentos e o local de arquivo utilize o anexo A que acompanha o
41. Face ao exposto sugere se uma an lise sobre esta mat ria com propostas de altera o aplicacional para que possam ser implementados crit rios arquiv sticos para uma correcta identifica o da documenta o e para que possa vir a interagir com futuras aplica es de gest o documental informacional Conserva o Preventiva Neste mbito apresentam se algumas sugest es recomenda es e Retirar dos dep sitos de arquivo todos os produtos de limpeza e todo o demais material equipamento inform tico e mobili rio obsoleto e Nos dep sitos de arquivo nunca devem ser instalados equipamentos como computadores impressoras ou fotocopiadoras Para al m das poeiras e calor que estes equipamentos libertam estamos tamb m perante um eminente risco de inc ndio e A acumula o de documenta o que se pretende eliminar sem crit rios de organiza o e instala o em dep sitos prop cia a neglig ncia ao n vel do acondicionamento limpeza e agrava o risco de ocorr ncia de sinistros sendo por isso uma pr tica a suprimir e Relativamente ao acondicionamento conserva o e preserva o da documenta o ser necess rio garantir a conserva o f sica dos documentos assumindo uma atitude preventiva de salvaguarda da memoria organizacional desde o momento de produ o dos documentos e sua arruma o em arquivo Neste contexto seria til a divulga o junto dos servi os produtores de 82 A estrutura org nica e
42. Falta de limpeza Exist ncia de humidade m Falta de espa o Risco de inc ndio e inunda o Risco de Inc ndio E Risco de inunda o Gr fico 1 Condi es de instala o do aquivo O tratamento de dados efectuado permite nos concluir que 23 dos servi os inquiridos consideram ter boas condi es de instala o f sica para arquivo sendo referenciados como principais problemas a falta de ventila o 19 a exist ncia de humidade 16 o risco de inc ndio e inunda o 13 A observa o directa dos locais e dep sitos de arquivo permitiu ainda o registo de um sinistro inunda o e a identifica o de ac es de melhoria explicitadas no ponto 3 sob o item Conserva o Preventiva 67 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo Quest o 3 Exist ncia de instrumentos de classifica o e ou de pesquisa Gr fico 2 Instrumentos de classifica o e ou de pesquisa A maioria dos servi os 88 afirmou a inexist ncia de instrumentos de classifica o e ou de pesquisa No entanto ap s uma an lise pormenorizada pudemos comprovar que h instrumentos que permitem a localiza o dos documentos em arquivo ainda que nem sempre os servi os tenham consci ncia da sua exist ncia e das suas potencialidades Concretamente podemos identificar os seguintes Registo de correspond ncia registo de entrada sa da e circula o de corresp
43. Para uma caracteriza o aprofundada do paradigma cientifico informacional ver RIBEIRO Fernanda Archival Science and changes in the paradigm Archival Science international journal on recorded information Dordrecht etc ISSN 1389 0166 1 3 2001 295 310 e SILVA Armando B Malheiro da RIBEIRO Fernanda A Avalia o em Arquiv stica reformula o te rico pr tica de uma opera o metodol gica P ginas a amp b arquivos e bibliotecas Lisboa 5 2000 p 71 21 SILVA Armando B Malheiro da RIBEIRO Fernanda Op cit p 67 20 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo No campo cient fico unit rio da Ci ncia da Informa o confluem tr s disciplinas a Arquiv stica a Biblioteconomia inclui a Documenta o e os Sistemas Tecnol gicos de Informa o tr s ramos espec ficos de aplica o te rico pr tica fundamentados na concep o sist mica do conhecimento informacional orientados para um objecto de estudo preciso numa unidade transdisciplinar indivis vel que interage com um universo interdisciplinar rico e variado de ci ncias sociais humanas e naturais como o caso das Ci ncias da Comunica o das Ci ncias da Administra o e Gest o da Hist ria da Sociologia da Inform tica e Computa o Electr nica Definida como Ci ncia da Informa o Social a Arquiv stica estuda os arquivos sistemas de informa o se
44. Patrimonial Alunos novos Gabinetes An lise Financeira Estudos e Estat stica Apoio T cnico Pedag gico a Estudantes Deficientes e diversas Sec es Esta estrutura ir manter se est vel por mais de dez anos sofrendo apenas pequenas mudan as org nicas e funcionais at aprova o e publica o do Regulamento dos Servi os Centrais da Universidade de Coimbra Recentemente a estrutura representada no organigrama de 2003 foi significativamente alterada com a publica o do Regulamento da Administra o invertendo se a tend ncia descentralizadora dos servi os administrativos acad micos de gest o financeira e patrimonial da Universidade de Coimbra como se verifica no organigrama que se segue a Despacho n 15 949 2003 de 16 de Agosto 58 Regulamento n 423 2009 de 27 de Outubro Regulamento n 794 2010 de 20 de Outubro Regulamento n 2 4 2011 de 5 de Janeiro 51 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo REITOR Equipa Reitoral ADMINISTRA O Administrador Gabinete T cnico de Apoio CENTRO DE SERVI OS COMUNS CENTRO DE SERVI OS ESPECIALIZADOS Servi o de Gest o do Edificado Servi o de Gest o de Sistemas e Servi o de Gest o Acad mica Seguran a Ambiente e Seguran a e Infraestruturas de Sa de no Trabalho Informa o e Comunica o Servi o de Gest o de Recursos Humanos Servi o de Gest o do Apr
45. SSUPOSTOS TE RICOS E METODOL GICOS Importa explicitar desde j a nossa op o consciente por um campo cient fico e por orienta es te ricas e metodol gicas que pretendemos seguir e aplicar e que ir o naturalmente ter implica es na defini o e compreens o do nosso objecto de estudo Deste modo para esclarecer previamente os fundamentos te ricos do nosso trabalho consideramos fundamental partir de uma breve an lise diacr nica incidindo sobre a g nese e evolu o do nosso campo cient fico para melhor contextualizar compreender e delimitar a rea de estudo em que se insere este trabalho 2 1 Breve an lise diacr nica da Arquiv stica As origens dos arquivos parecem confundir se com o nascimento da pr pria escrita em resultado da necessidade de o Homem das antigas civiliza es pr cl ssicas do M dio Oriente registar e comunicar os seus actos sentimentos e conhecimentos Os arquivos surgiram assim ao que parece naturalmente tendo os registos escritos dominado a materializa o da mem ria individual e colectiva durante mil nios A pr tica arquiv stica mesmo mantendo o seu cariz emp rico pragm tico foi se tornando cada vez mais complexa medida que as sociedades evolu ram e as necessidades dos produtores e utilizadores da informa o assim o exigiram As principais linhas de for a que prepararam a viragem essencial nesta disciplina recente emergem na sequ ncia da Revolu o Francesa A uma Arq
46. UNIVERSIDADE DE LISBOA FACULDADE DE LETRAS A ESTRUTURA ORGANICA E FUNCIONAL DA ADMINISTRACAO DA UNIVERSIDADE DE COIMBRA E A SUA PROJEC O NO RESPECTIVO ARQUIVO Liliana Isabel Esteves Gomes Mestrado em Ci ncias da Documenta o e Informa o Arquiv stica 2012 UNIVERSIDADE DE LISBOA FACULDADE DE LETRAS A ESTRUTURA ORGANICA E FUNCIONAL DA ADMINISTRACAO DA UNIVERSIDADE DE COIMBRA E A SUA PROJECCAO NO RESPECTIVO ARQUIVO Liliana Isabel Esteves Gomes Disserta o realizada sob orienta o do Professor Doutor Paulo Farmhouse Alberto do Dr Ant nio Gil Matos e do Dr J lio Ramos Mestrado em Ci ncias da Documenta o e Informa o 2012 Archives constitute the memory of nations and societies shape their identity and are a cornerstone of the information society By providing evidence of human actions and transactions archives support administration and underlie the rights of individuals organisations and states By guaranteeing citizens rights of access to official information and to knowledge of their history archives are fundamental to identity democracy accountability and good governance In International Council on Archives 1 http www ica org 124 our aims mission aim and objectives html A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo RESUMO O presente trabalho inscreve se na rea cient fica da Arquiv stica enquanto ramo apl
47. a o de Data de in cio de Data de cessa o Unidade Org nica 72 Sexo SE z z Nome da uc Pessoal Fun es fun es de fun es D ND F M A RC F o Ano M s Dia Ano M s Dia 71 tia e A ltima onde exerceu fun es 72 Pessoal Docente ou Pessoal n o Docente 73 x em a Aposenta o Rescis o de Contrato Falecimento ou Outro 101
48. a a an lise da informa o e no p lo morfol gico obtivemos a representa o de todos os resultados do processo conducente investiga o cient fica que d corpo o presente estudo de caso A rela o din mica entre os diversos p los de investiga o faculta a acumula o em espiral de conhecimento permitindo a compreens o geral do objecto e o rein cio do ciclo de investiga o arquiv stica A din mica de investiga o no dom nio dos arquivos tem os seguintes objectivos isolar pela explica o invari veis ou leis enquanto pela compreens o e pelo esfor o interpretativo de cariz qualitativo procura alcan ar um significado totalizante 37 do processo informacional 3 Din mica de investiga o inspirada no modelo topol gico da pr tica metodol gica de Paul de Bruyne et al 1974 A din mica de investiga o projectada sobre a constru o do conhecimento arquiv stico n o se esgota neste campo sendo nossa convic o que ela aplic vel ou adapt vel ao campo das ci ncias afins e desde logo Biblioteconomia onde o objecto se nos afigura cognosc vel dentro da mesma realidade SILVA Armando B Malheiro da et al Op cit p 225 af SILVA Armando B Malheiro da et al Op cit p 224 26 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo O sistema de informa o Arquivo define se e caracteriza se pela conjun
49. a consolida o da Arquiv stica como Ci ncia da Informa o Social As bases fundamentais do paradigma emergente da Ci ncia da Informa o expostas neste trabalho de forma sint tica t m necessariamente implica es v rias no desenvolvimento deste estudo e no trabalho de aplica o Na verdade aplicar o m todo de investiga o quadripolar p e a t nica nas opera es Observa o e An lise avalia o retrospectiva e prospectiva Aqui a an lise org nica e funcional crucial um requisito indispens vel para se chegar a um conhecimento rigoroso da estrutura do sistema e das fun es compet ncias dos v rios sectores que o comp em uma vez que s assim poss vel caracterizar com o maior rigor poss vel o contexto de produ o da realidade informacional A base essencial em que assentou o estudo org nico e funcional da Administra o da UC consistiu no levantamento e an lise da legisla o regulamenta o promulgada para modelar a estrutura org nica e definir as fun es e as compet ncias dos diferentes rg os servi os Definido o mbito temporal do presente estudo foi concretizada a representa o da estrutura org nica atrav s de organigramas completada com a selec o de excertos do articulado dos textos 85 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo regulamentares o que p e em evid ncia as compet ncias e fun es cometidas na Lei aos
50. a e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo 1998 Minist rio da Educa o Universidade de Coimbra REITOR Equipa Reitoral Assembleia da Universidade Conselho Senado Conselho Administrativo Universit rio Social Servi os e estabelecimentos dependentes do Reitor Servi os de apoio ao Reitor Audit rio da Reitoria Est dio Universit rio Pal cio de S Marcos Capela de S Miguel eatro Acad mico de Gil Museu de Arte Sacra Vicente Centro de Inform tica Servi o de Rela es Internacionais criado em 1997 abinete de Rela es P blicas anal Biblioteca Geral Bical Assessoria de Planeamento Serv de Documenta o e Publica es Gabinete T cnico entro de Documenta o 25 de Abril gt 20200 7 ADMINISTRA O Sa I Administradora e Secret rio Geral 5 a l Serv nos de Administra o Servi os Acad micos f Financeira e Patrimonial l i l l l E z m ramh ee le Gabinete de An lise Divis o de Gest o Financeira Divis Gabinete de Apoio A Gabinete de apoio Gabinete de Apoio i i scat ivis o de Pessoal p s r poio Financeira e Patrimonial T cnico Pedag gico a Gatinets de Feudo Divis o de Alunos Ipsicol gico e psico a Saidas I estudantes deficientes Profissionais i RS l z ini Reparti o de ic i A Reparti o de Administra
51. abelecimentos Refer ncia bibliogr fica sobre a UC consultada RODRIGUES Manuel Augusto A Universidade de Coimbra marcos da sua hist ria Coimbra AUC 1991 9 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo cient ficos originou a constru o de novos edif cios Laborat rio Qu mico Observat rio Astron mico Imprensa da Universidade e instala o do n cleo inicial do Jardim Bot nico No final do s culo XIX e primeiros anos do s culo XX ia crescendo a consci ncia dos ideais republicanos e da necessidade de reestruturar a Universidade e o ensino em geral Ap s a proclama o da Rep blica em 5 de Outubro de 1910 legisla o diversa foi promulgada com esse objectivo Com a cria o das Universidades de Lisboa e do Porto a UC deixou de ser a nica do Pa s Esta al m das seis faculdades j existentes inclu a tamb m e da anexa Escola de Farm cia Em 1912 foi criada a Faculdade de Letras que herdou as instala es da Faculdade de Teologia que entretanto se extinguiu as Faculdades de Filosofia e de Matem tica foram convertidas em Faculdade de Ci ncias sendo ainda institu da a Escola Normal Superior anexa s Faculdades de Letras e de Ci ncias para forma o dos futuros professores O regime democr tico fundado em 1910 deu lugar Ditadura ap s o movimento de 28 de Maio de 1926 e depois ao Estado Novo em 1933 Foi durante o governo de Sal
52. ade que passam a estar concentradas as fun es administrativas pois no dizer do pr prio diploma a centraliza o permite alcan ar a desejada uniformiza o e simplifica o de processos suscept vel de evitar perdas de tempo e in teis inc modos aos alunos e p blico interessado Mant m se a estrutura organizacional em vigor continuando a existir dois servi os na Secretaria da Universidade ao servi o de Expediente Geral est o cometidas fun es exclusivamente acad micas e ao servi o de Contabilidade fun es na rea da contabilidade e de pessoal O Decreto Lei n 536 79 de 31 de Dezembro surge como um marco cronol gico assinal vel no processo evolutivo da org nica administrativa da Universidade dando resposta indispens vel reorganiza o administrativa que se evidenciava na necessidade de reestrutura o interna Por um lado a complexifica o das fun es de natureza acad mica e o volume de trabalho delas decorrentes permitem a esta rea organizar se com autonomia e independ ncia suficiente nascendo assim a Direc o de Servi os Acad micos Por outro a dimens o alcan ada pelos servi os de pessoal e de administra o financeira e patrimonial permite lhes adquirir compet ncias para gerir os respectivos recursos A Tesouraria adstrita aos Servi os de Administra o Financeira e Patrimonial ocupou um lugar equivalente ao que ainda hoje lhe atribu do O Gabinete T cnico com compet
53. ao question rio Relativamente s perguntas do question rio estas s o 59 Ver anexo l 64 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo perguntas fechadas quando o colaborador a quem se dirige apenas pode responder sim ou n o perguntas abertas quando a resposta livre e o colaborador pode responder como entender perguntas semiabertas quando existe uma s rie de respostas poss veis fechadas mas tamb m a possibilidade de justificar as op es que se tomou ou foi obrigado a tomar A escolha da elabora o e aplica o de um question rio est relacionada com a natureza do trabalho a realizar e com as caracter sticas da organiza o em estudo pois iria permitir uma sistematiza o da informa o na fase de recolha e mais agilidade no apuramento de informa o relevante Na elabora o do question rio foram tidos em conta os seguintes aspectos compreens o tendo em conta que a formula o das perguntas influi sobre as respostas o texto das perguntas simples e redigido usando termos que sejam familiares e compreens veis para os inquiridos A facilidade as perguntas foram hierarquizadas e apresentadas em sequ ncia l gica referencia o identifica o administrativa do local onde se fez o inqu rito e a data em que foi respondido registada no e mail A clareza coloca o de notas explicativas e instru es de
54. aso da Universidade do Porto Em linha Consult 5 Fev 2012 Dispon vel na WWW em http ler letras up pt uploads ficheiros 3089 pdf PINTO Manuela Azevedo SILVA Armando Malheiro da Um modelo sist mico e integral de gest o da informa o nas organiza es S o Paulo Congresso Internacional de Gest o da Tecnologia e Sistemas de Informa o 2005 PINTO Maria Manuela Gomes de Azevedo Gest o integrada do sistema de informa o municipal um estudo de caso P ginas a amp b 12 2003 Prospecto da Universidade de Coimbra Coimbra Servi o de Documenta o e Publica es da Universidade de Coimbra 1973 2003 RIBEIRO Fernanda Archival Science and changes in the paradigm Archival Science international journal on recorded information Dordrecht etc ISSN 1389 0166 1 3 2001 295 310 RIBEIRO Fernanda Da arquivistica t cnica a arquiv stica cient fica a mudan a de paradigma Revista da Faculdade de Letras CI NCIAS E T CNICAS DO PATRIM NIO Porto s rie vol 1 p 97 110 2002 Em linha Consult 12 Jan 2012 Dispon vel na WWW em http repositorio aberto up pt bitstream 10216 8459 2 artigo3511 pdf 90 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo RIBEIRO Fernanda Novos caminhos da avalia o de informa o S l s n 2005 Em linha Consult 12 Jan 2012 Dispon vel em http repositorio abert
55. azar que se realizou a altera o arquitect nica da cidade universit ria Foi destru da grande parte da alta coimbr com as suas antigas ruas e edif cios de valor hist rico e art stico entre os quais se destacavam v rios col gios universit rios para a se tra arem novas art rias e se erguerem novos pr dios de gosto duvidoso e alguns at sem funcionalidade Surgiram desta forma as actuais instala es da Faculdade de Letras da Biblioteca Geral e Arquivo da Faculdade de Medicina e da Faculdade de Ci ncias Com o 25 de Abril de 1974 inicia se um novo per odo da vida portuguesa e portanto tamb m da Universidade Hoje a UC com mais de sete s culos conta com as suas oito Faculdades Letras Direito Medicina Ci ncias e Tecnologia Farm cia Economia Psicologia e Ci ncias da Educa o Ci ncias do Desporto e Educa o F sica os seus cerca de 23 000 alunos e tem um regime de autonomia consagrado no Regime Jur dico das Institui es de Ensino Superior Prospecto da Universidade de Coimbra 1996 97 Coimbra Servi o de Documenta o e Publica es 1996 p 12 Lei n 2 62 2007 de 10 de Setembro Di rio da Rep blica 1 2 s rie N 174 p 6358 6389 10 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo 1 1 Quadro organizacional actual Desde a sua cria o at actualidade a UC consolidou a sua posi o e conf
56. bada larga 1000 caixas arquivo o ES 5 Gest o Acad mica 15 dossiers lombada larga mas o Gest o de Recursos Humanos gt 20 metros lineares O 40 dossiers de lombada larga Gest o de Recursos Humanos 120 dossiers de lombada estreita Gest o Financeira N o respondeu Gest o Financeira 200 caixas de arquivo Gest o Financeira gt 58 dossiers lombada larga Gest o Projectos m gt 10 metros lineares a Edificios Equipam s Gest o de Edif cios Equipamentos e 55 docsters tombada largs Infra estruturas 4 dossiers lombada larga Seguran a Higiene e Sa de no Trabalho T 1 gaveta de arquivador E Dossiers de lombada larga E Dossiers de lombada estreita E Metros lineares Legenda Gr fico 6 Previs o de crescimento f sico anual do arquivo por servi os E Caixas de arquivo Gaveta de arquivador E N o respondeu 70 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo Nesta quest o foi intencionalmente permitido o registo de respostas diversas tendo em conta os m todos de ordena o e arquivo diferenciados na organiza o Assim verifica se que nas reas funcionais da Gest o Acad mica Gest o de Recursos Humanos e Gest o Financeira que se verifica uma maior crescimento do arquivo f sico Comparando estes resultados com os obtidos na quest o n 6 identificamos uma rela o directa entre os serv
57. bjectivo a integra o das s ries e documentos no seu contexto de produ o aspecto essencial para fundamentar um estudo de an lise avalia o da informa o foram analisados os diplomas legais que definem e explicitam as atribui es e as compet ncias dos sectores org nicos geradores de informa o ao longo do tempo A legisla o foi coligida e ser confrontada mais adiante com o acervo documental existente Este levantamento decorreu em simult neo com o trabalho de an lise da documenta o produzida recebida e acumulada pelos v rios sectores org nicos que comp em a Administra o e vai possibilitar passar etapa seguinte que para se alcan ar o real conhecimento da estrutura org nica e funcional da Universidade de Coimbra bem como da sua articula o com a documenta o produzida e recebida estamos obrigados a levar a cabo um estudo s lido da respectiva organiza o s atrav s dele se lograr chegar caracteriza o do sistema de informa o arquiv stico na sua globalidade Nessa sequ ncia de actua o foram elaborados organigramas representativos da evolu o da estrutura org nica da Universidade nos s culos XX e XXI para bem se percepcionar as muta es na evolu o diacr nica da referida estrutura particularmente a dos servi os centrais S com uma vis o diacr nica da Administra o da Universidade de Coimbra e da forma como se desenvolveu estaremos em condi es de observar o ma
58. c o no respectivo arquivo pela aleatoriedade ou pelo sentido de perten a da organiza o Aplicar o m todo de investiga o quadripolar leva nos a evidenciar a import ncia da avalia o retrospectiva e prospectiva sendo crucial a an lise org nico funcional um requisito indispens vel para se chegar a um conhecimento da estrutura e das fun es compet ncias dos v rios sectores o que nos ir permitir caracterizar com rigor o contexto de produ o da realidade informacional A proposta de um novo modelo para enquadrar os procedimentos inerentes avalia o do fluxo informacional apresentada por Armando Malheiro da Silva e Fernanda Ribeiro Os referidos autores prop em crit rios e par metros para de uma forma objectiva se passar aplica o pr tica Resumidamente pertin ncia mensur vel em termos informacionais atrav s de um trin mio objectivos essenciais estrutura org nica e compet ncias fun es e mem ria Este par metro pressup e uma an lise exaustiva e profunda recolha de informa o indispens vel e uma caracteriza o estrutural org nico funcional da organiza o A densidade que implica em termos informacionais saber se um acto documento prim rio original com sem duplica o c pia exacta ou se secund rio resumo ou s ntese parcela ou acumula o de informa o prim ria com sem duplica o c pia Um acto informacional prim rio original dispensa o seu duplicado id n
59. cess o de autonomia administrativa s universidades de Coimbra de Lisboa e do Porto reorganiza o dos servi os das suas secretarias e constitui o de um quadro nico com o respectivo pessoal administrativo excep o dos secret rios e dos dactil grafos para efeitos de ingresso transfer ncia e promo o Di rio do Governo s rie Lisboa 65 21 Mar 1952 439 442 amp 1952 11 20 Decreto n 39 001 Minist rio da Educa o Nacional Direc o Geral do Ensino Superior e das Belas Artes Promulga o do Regulamento dos Servi os Administrativos das Universidades de Coimbra Lisboa e do Porto Di rio do Governo s rie Lisboa 261 20 Nov 1952 1 154 1 162 Secretarias da Universidades Organiza o dos servi os Art 18 As secretarias das Universidades que funcionam sob a direc o e responsabilidade do respectivo secret rio compreendem dois servi os expediente geral e contabilidade cada um dos quais est sob a imediata chefia de um primeiro oficial Tesourarias das Universidades Art 48 O servi o de tesouraria nas Universidades exercido pelo respectivo tesoureiro sob a fiscaliza o do conselho administrativo 43 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo amp 1973 07 25 Decreto Lei n 380 73 Minist rio da Educa o Nacional Direc o Geral do Ensino Superior Cria o de uma assessoria jur
60. cumental t cnico e custodial cl ssico e o emergente paradigma cient fico e p s custodial a Arquiv stica configura se como disciplina aplicada ou ramo espec fico da Ci ncia da Informa o Para Harold Borko information science a disciplina que investiga as propriedades e comportamentos da informa o as for as que regem o fluxo informacional e o sentido do processamento de informa o com vista a um m ximo de Hots 20 acessibilidade e uso Trata se de uma ci ncia interdisciplinar que procura um conhecimento sobre a origem recolha organiza o armazenamento recupera o interpreta o transmiss o transforma o e uso da informa o O objecto da Ci ncia da Informa o a informa o social i e criada por inst ncias sociais e entendida como o conjunto estruturado de representa es codificadas s mbolos significados socialmente contextualizadas e pass veis de ser registadas num suporte material papel filme disco magn tico ptico etc e ou comunicadas em tempos e 21 espa os diferentes 18 Sobre este assunto ver SILVA Armando Malheiro da et al Arquiv stica teoria e pr tica de uma ci ncia da informa o Porto Edi es Afrontamento cop 1998 SILVA Armando Malheiro da RIBEIRO Fernanda Das Ci ncias Documentais Ci ncia da Informa o ensaio epistemol gico para um novo modelo curricular Porto Edi es Afrontamento 2002 1
61. cumentos Neste contexto os documentos designados para conserva o de longo prazo ou definitiva dever o ser geridos de modo a que atrav s de uma pol tica 80 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo correctamente estabelecida de migra es permane am acess veis e com valor probat rio ao longo do tempo Arquivo Autom tico Trata se de uma infra estrutura f sica apetrechada com um equipamento robotizado controlado por via inform tica servindo v rios clientes institucionais internos Faculdades Servi os etc para armazenamento f sico e virtual de objectos e documentos A actual ferramenta de gest o inform tica deste arquivo n o tem regras de normaliza o de conceitos e de descri o arquiv stica definidas A inconst ncia de actua o e a aus ncia de conhecimentos arquiv sticos levam em frequentes situa es a uma incorrecta identifica o dos objectos a transferir o que dificultar a sua localiza o e recupera o no presente e futuro Verifica se na pr tica uma grande falta de uniformidade na identifica o dos objectos facto vis vel na consulta das guias de entrega de documenta o bem como a inexist ncia de crit rios arquiv sticos estabelecidos na ISAD G Norma geral internacional de descri o arquivistica Elementos b sicos mas essenciais para a identifica o da documenta o n o s o registados como
62. da que a pr pria investiga o ia avan ando A primeira fase do plano correspondeu pesquisa bibliogr fica Nessa etapa foi considerada a fase do levantamento das refer ncias bibliogr ficas que se revelaram essenciais para o desenvolvimento do trabalho tanto na parte te rica como na parte pr tica ap s a sua identifica o e recolha procedemos de seguida leitura exaustiva da bibliografia seleccionada an lise dos textos e do seu cruzamento de forma a proporcionar a constru o de um conhecimento consistente A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo O plano de investiga o que sustenta o tema do nosso trabalho desenvolveu se e articulou se de forma concertada entre a primeira e a segunda partes uma de ordem te rica outra de natureza pr tica Na primeira parte feita uma breve caracteriza o do objecto de estudo do ponto de vista organizacional actual apresentamos a fundamenta o te rica da nova concep o da Arquiv stica e explicitamos os quatro p los da metodologia arquiv stica seguida traduzida nas dimens es epistemol gica te rica t cnica e morfol gica A aplica o do m todo estrutura org nica da entidade em estudo demonstrou nitidamente a necessidade do conhecimento da g nese e evolu o da entidade produtora da informa o imprescind vel para o tratamento arquiv stico da documenta o produzida e recebida consistente e c
63. de Junho de 2004 Interdisciplinar Despacho n 15 949 03 de 16 de Agosto criado em 2001 Figura 12 Organigrama da UC 2004 61 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo Minist rio da Ci ncia Tecnologia e Ensino Superior 2007 Universidade de Coimbra Assembleia da Universidade Departamento de Administra o e Finan as Gabinete de Administra o Geral Divis o Financeira Humanos Aprovisionamento e Apoio a candidaturas e Gest o de Recursos Forma o e Patrim nio Gest o de Projectos Humanos Desenvolvimento z Recrutamento e Centro de gabinete Tonico Mobilidade Atendimento Contabilidade Gest o do Plano e Or amento Tesouraria CLEJE Biblioteca Geral Cabinet do Rolos Est dio Universit rio Projectos Especiais e Secretariado da Reitoria Rica REITOR Conselho Equipa Reitoral Administrativo ADMINISTRA O Administradora e Secret rio Geral Audit rio Pal cio de S Marcos Gabinete de Auditoria Centro de Inform tica Gabinete Jur dico jabinete da Qualidade e PR e SS Ag se ear Comunica o Interna Divis o de Gest o de Edif cios Divis o de Rela es Internacionais Divis o de Recursos Equipamentos e Infra Estruturas Imagem e Comunica o Estudos e Projectos Rela es Internacionais Senado Conselho Universit rio Social Centro de Documenta o
64. do estas actas produzidas informaticamente impressas e arquivadas sequencialmente em pastas sugere se o recurso encaderna o de modo a garantir a sua preserva o e evitar eventuais extravios e Verifica se a transfer ncia de documenta o dos servi os produtores servi os com maior taxa de crescimento anual dos arquivos f sicos para o Arquivo Autom tico sem a elabora o de Autos de Entrega e Guias de Remessa bem como a inexist ncia de crit rios regulamentadores para a realiza o das transfer ncias Neste mbito sugere se por exemplo a utiliza o de guias de PPA 64 transfer ncia apresentando se em anexo uma proposta de modelo de formul rio para o registo dos processos individuais de pessoal e Sugere se tamb m e prioritariamente a an lise de fluxos informacionais no ambito do trabalho subsequente de an lise arquiv stica da informa o produzida ou no mbito da realiza o de auditorias de informa o internas o que permitiria reconhecer diversas oportunidades de melhoria nomeadamente ao n vel da identifica o de desperd cios informacionais ex informa o arquivada em duplicado reprodu o desnecess ria de documentos tempos de resposta morosos e ao n vel da redefini o de procedimentos internos no que diz respeito ao arquivo de documentos 64 Ver Anexo II 78 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo Os registos
65. do respeito pelos fundos ou princ pio da proveni ncia e o princ pio da ordem original Valoriza o da componente t cnica e enfatiza o da normaliza o Entendimento do documento como objecto material constitutivo do arquivo A partir dos alvores do s culo XX a evolu o hist rica pol tico administrativa cultural socioecon mica e tecnol gica trouxe mudan as significativas que acentuaram a vertente t cnica da Arquiv stica O aparecimento de novos suportes o crescimento exponencial da produ o documental e das massas documentais acumuladas em particular a partir do per odo que medeia entre as duas Guerras Mundiais intensificou esta vertente tendo surgido paralelamente aos arquivos hist ricos os arquivos correntes das administra es records management onde os gestores records managers passam a desenvolver uma actividade profissional pragm tica e eficaz na gest o dos documentos correntes Ap s a Segunda Guerra Mundial a evolu o social econ mica e tecnol gica das ltimas d cadas particularmente a ltima referida transformou a 2 MULLER S FEITH J A FRUIN R Handleiding voor het ordenen en beschreijven van archieven Groningen Erven B van der Kamp 1898 16 Para uma perspectiva mais desenvolvida das caracter sticas do paradigma hist rico tecnicista pode consultar se RIBEIRO Fernanda Da arquiv stica t cnica a arquiv stica cient fica a mudan a de paradigma p 9
66. e la pratique Canada Bureau of Canadian Archivists 1992 EASTWOOD Terry What is archival theory and why is it important Archivaria Em linha 37 Spring 1994 p 122 130 Consult 12 Sept 2011 Disponivel em FERNANDES Daniela Teixeira Pedra a pedra estudo sist mico de um arquivo empresarial Lisboa Gabinete de Estudos a amp b 2004 ISBN 972 98827 2 X FLIEDER Francoise DUCHEIN Michel Livros e documentos de arquivo preserva o e conserva o 3 ed Lisboa BAD 1993 FODDY William Como perguntar teoria e pr tica da constru o de perguntas em entrevistas e question rios Oeiras Celta 1996 ISBN 972 8027 54 0 LOPES Luis Carlos A informa o e os arquivos teorias e pr ticas Rio de Janeiro EDUFF 1996 89 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo MELLA Piero Dai Sistemi al pensiero sistemico per capire i sistemi e pensare con i sistemi Milano Franco Angeli 1997 MULLER S FEITH J A FRUIN R Handleiding voor het ordenen en beschreijven van archieven Groningen Erven B van der Kamp 1898 Trad brasileira de Manoel Adolpho Wanderley sob o t tulo Manual de arranjo e descri o de arquivos 22 ed Rio de Janeiro Minist rio da Justi a Arquivo Nacional 1973 PINTO Maria Manuela Gomes Azevedo A forma o de arquivistas no quadro da ci ncia da informa o o c
67. e In Archivos universitarios e historia de las universidades Ed de Jos Ram n Cruz Mundet Madrid Instituto Antonio 34 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo Neste encadeamento a avalia o no modelo sist mico que perfilhamos uma opera o metodol gica que tem por objectivo o conhecimento dos sistemas de informa o numa Optica retrospectiva e prospectiva facto que enfatiza o car cter imprescind vel da vincula o da informa o ao seu contexto origin rio ou gen sico j que este que lhe confere significado e compreens o e necessidade de conserva o da informa o aut ntica em sentido org nico isto pertinente e densa porque indispens vel gest o organizacional presente e futura Considerando o nosso caso espec fico e tendo em conta a morosidade inerente a realiza o de determinadas tarefas importa esclarecer alguns dos pressupostos subjacentes numa abordagem fundamentalmente te rica Assim considerou se que 1 A avalia o muito mais do que um mero procedimento t cnico exclusivo de arquivistas por norma afastados das entidades geradoras da informa o 2 A avalia o na actualidade uma opera o metodol gica que tem por objectivo o conhecimento da informa o enquanto bem indispens vel para a sociedade e o correcto funcionamento do Sistema de Informa o Arquivo activo 3 A avalia o s pod
68. e Lisboa Fundado em pressupostos te ricos e metodol gicos da Arquiv stica numa linha epistemol gica enquanto ramo ou disciplina aplicada da Ci ncia da Informa o procur mos desenvolver um projecto de investiga o tendo elegido como estudo de caso o arquivo da Administra o da Universidade de Coimbra Os interesses que determinaram a nossa op o por este tema como objecto da nossa investiga o prendem se sobretudo com os benef cios que se poder o obter do resultado final deste estudo De facto estamos convictos de que a partir dele existem condi es para se potenciar futuramente a realiza o de outros trabalhos da mesma natureza eventualmente extens veis a todas as unidades e servi os da Universidade Por outro lado as raz es que nos fazem privilegiar este arquivo para o estudo mais exaustivo como este que pretendemos levar a cabo s o de natureza pr tica e de ndole cient fico t cnica No que respeita primeira ela tem a ver com as necessidades da institui o ao n vel da gest o da informa o produzida e recebida Autores como os canadianos Jean Yves Rousseau e Carol Couture da Universidade de Montreal afirmam que a arquiv stica integrada pretende com o seu esbo o inicial romper a tradi o e tratar a informa o do seu nascimento ao seu destino final Ora a gest o integrada da informa o e a sua estrutura o sist mica imp em a necessidade de levar a cabo um estudo org nico e fu
69. e Sistemas e Servi o de Gest o Financeira Servi o de Gest o Acad mica Seguran a Ambiente e Seguran a e Infraestruturas de Sa de no Trabalho Informa o e Comunica o Servi o de Gest o de Recursos Humanos Divis o de Planeamento Divis o de Contabilidade Divis o de Compras e Divis o de Or amento e Divis o de Planeamento Divis o de Gradua o Divis o de Manuten o e Divis o de Seguran a Divis o de Divis o de Divis o de Apoio e Divis o de Divis o de Avalia o ej Divis o de Rela es Divis o de Inova o e Divis o de Identidade Acs i E 5 i a i E P a E Gest o e Ez a z Financeira Aprovisionamento Conta e Inser o Profissional e Forma o Reabilita o de Edificios Sa de e Ambiente Infraestruturas de TIC Sistemas de Informa o Promo o da Investiga o Projetos e Atividades Melhoria Continua Internacionais ransfer ncias do Saber Imagem e Comunica o Desenvolvimento Unidade de Tesouraria Unidade de Atendimento Unidade de Patrim nio Divis o de Recursos Humanos Divis o de Forma o e Desenvolvimento Unidade de Arquivo Hii Legenda Rela es hier rquicas Stati Rela es funcionais Figura 2 Organigrama da Administra o da UC Agosto 2012 17 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo 2 PRE
70. e ser entendida luz da necessidade de rentabilizar a informa o produzida com excep o da informa o marginal perif rica e ou redundante elimin vel ao fim dos respectivos prazos prescritivos 4 A decis o sobre a conserva o permanente de arquivos dever orientar se tanto pela necessidade de os tornar operacionais ao servi o da gest o organizacional do presente como pela necessidade de preserva o da mem ria institucional Como referem Fernanda Ribeiro e Maria Eug nia Matos Fernandes a avalia o uma opera o que ultrapassa largamente o objectivo de selecionar informa o para a conservar ou destruir partindo de massas documentais que quando n o s o tidas como inertes e desprovidas de interesse para a din mica organizacional s o pelo menos consideradas suficientemente afastadas da Administra o que as gerou para que as decis es sobre o seu destino final sejam marginais aos interesses imediatos desta ultima de Nebrija de Estudios sobre la Universidad Universidad Carlos Ill de Madrid Editorial Dykinson 2003 p 279 299 FERNANDES Daniela Teixeira Pedra a pedra estudo sist mico de um arquivo empresarial Lisboa Gabinete de Estudos a amp b 2004 a RIBEIRO Fernanda FERNANDES Maria Eug nia Matos Op cit p 290 a1 RIBEIRO Fernanda FERNANDES Maria Eug nia Matos Op cit p 288 35 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua proj
71. ec o no respectivo arquivo Neste contexto e de acordo com uma abordagem fundamentalmente te rica desta opera o metodol gica indispens vel consideramos que a avalia o retrospectiva e prospectiva revela uma import ncia primordial Esta opera o implica uma an lise aprofundada que permita caracterizar a estrutura do sistema de informa o e a sua orienta o funcional essencial conhecer os circuitos de informa o que constitui a mem ria institucional e os instrumentos que permitem o seu uso recupera o difus o e conserva o O conhecimento t o exacto quanto poss vel do contexto em que a documenta o foi produzida recebida exige nos a percep o e compreens o da estrutura organizacional da entidade produtora 36 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo PARTE Il ESTUDO ORG NICO FUNCIONAL E AN LISE ARQUIV STICA DA INFORMA O 37 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo 1 ADMINISTRACAO DA UNIVERSIDADE DE COIMBRA 1911 2011 regulamentos estrutura organizacional e organigramas 1 1 Crit rios de analise Para realizar uma an lise diacr nica da estrutura e verificar se o comportamento organizacional efectu mos o levantamento bibliogr fico e compilaram se os textos legislativos e regulamentares que enquadram a evolu o org nica e funcional da institui o Tendo como o
72. ectiva diacr nica como aquela que serviu e serve de contexto sist mico envolvente Neste enquadramento sabemos que a Universidade de Coimbra que hoje conhecemos teve a sua origem na cria o do Estudo Geral Portugu s com a assinatura da carta r gia Scientiae thesaurus mirabilis de D Dinis no dia 1 de Mar o de 1290 em Leiria confirmada pela bula De statu regni Portugaliae do papa Nicolau IV assinada em Orvieto no dia 9 de Agosto do mesmo ano A Universidade que come ou a funcionar em Lisboa integrava as faculdades de Artes de C nones Direito Can nico de Leis Direito Civil e de Medicina O Estudo Geral transferido para Coimbra em 1308 foi alternando entre as duas cidades Coimbra e Lisboa sendo definitivamente instalado na cidade do Mondego em 1537 no reinado de D Jo o Ill Data desta altura a reforma dos estudos e a funda o de uma rede de col gios muitos deles ligados s ordens religiosas como o Col gio das Artes que come ou a funcionar em princ pios de 1548 At ao final do s culo XVI a Universidade de Coimbra consolidou a sua posi o enquanto centro de forma o de elites letradas No s culo XVIII no reinado de D Jos d se uma reforma profunda da Universidade A Universidade recebe os Estatutos Pombalinos 1772 os quais entre outros aspectos criam as Faculdades de Matem tica e de Filosofia Natural Ci ncias e reformam os estudos da Medicina A necessidade de novos est
73. electr nico e perante a inviabilidade de a conservar na totalidade recorrem por analogia com actividades ac es e ou documenta o produzida recebida aos prazos de conserva o administrativa definidos por outras organiza es ou institui es para a sua pr pria documenta o Esta situa o ser alterada a curto prazo uma vez que se encontra em curso um processo de avalia o documental Quest o 10 Documentos processos cuja elimina o possa efectuar se decorrido o prazo de conserva o administrativa Nesta quest o os dados obtidos s o relativos a actividades e ac es actuais da organiza o pelo que optamos por n o inserir neste trabalho os resultados 72 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo 2 3 Recenseamento de s ries e documentos No mbito do presente projecto o recenseamento dos arquivos dos diversos servi os da Administra o da UC constituiu a primeira etapa para a gest o integrada da informa o sendo fundamental a economia e efic cia na cria o conserva o e triagem dos documentos informa o Concretamente procedeu se ao recenseamento exaustivo da documenta o produzida e acumulada com vista identifica o das s ries e documentos produzidos pelos v rios sectores org nicos Nesta fase do trabalho utilizou se uma folha Excel para recolha de dados Sector organico Datas N e tipo de unidades Localiza o
74. elibera o do Senado n 30 2007 Universidade de Coimbra Senado 46 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo Aprova o na especialidade dos Estatutos da Funda o Cultural da Universidade de Coimbra TAGV Est dio Audit rio Pal cio de S Marcos amp 2007 09 10 Lei n 62 2007 Assembleia da Rep blica Regime jur dico das institui es de ensino superior Di rio da Rep blica s rie Lisboa 174 10 Set 2007 6358 6389 amp 2007 12 06 An ncio n 8227 2007 Cart rio Notarial Constitui o da Funda o Cultural da Universidade de Coimbra Di rio da Rep blica l2 s rie Lisboa 235 06 Dez 2007 35110 amp 2007 12 21 Despacho n 29092 2007 Presid ncia do Conselho de Ministros Reconhecimento da Funda o Cultural da Universidade de Coimbra Di rio da Republica l2 s rie Parte C Lisboa 246 21 Dez 2007 36999 amp 2008 09 01 Despacho normativo n 43 2008 Minist rio da Ci ncia Tecnologia e Ensino Superior Homologa o dos Estatutos da Universidade de Coimbra ap s revis o e aprova o dos mesmos de acordo com o novo Regime Jur dico das Institui es de Ensino Superior Di rio da Rep blica 22 s rie Lisboa 168 01 Set 2008 38329 38340 amp 2009 10 27 Regulamento n 423 2009 Universidade de Coimbra Reitoria Regulamento da Administra o da Universidade Di
75. em dois ou mais sectores funcionais podendo mesmo atingir uma acentuada complexidade Quanto fun o servi o uso os arquivos classificam se como centralizados ou descentralizados Os primeiros podem ser sistemas unicelulares ou pluricelulares que controlam a sua informa o atrav s de um nico centro onde se concentra fisicamente toda a informa o baseando o seu tratamento em crit rios funcionais ideogr ficos ou outros que determinam a organiza o dos documentos e a elabora o de instrumentos de acesso Os segundos s o sempre sistemas pluricelulares que a SILVA Armando B Malheiro da et al Op cit p 215 27 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo controlam a informa o atrav s da atribui o de autonomia aos seus v rios sectores org nico funcionais e aos subsistemas quando existem e por um tratamento documental ajustado descentraliza o praticada Tendo em conta estes dois factores elementares que contextualizam e definem a forma o dos sistemas de arquivo verificamos que atrav s da conjuga o das diversas modalidades de estrutura e de servi o poder o originar se tr s tipos fundamentais de arquivo unicelular centralizado pluricelular centralizado e pluricelular descentralizado Quanto ao factor mem ria recupera o podemos ter arquivos activos ou arquivos desactivados Um arquivo activo corresponde a uma situa o de regula
76. entos do Sistema de Gest o da Qualidade termina frequentemente do seguinte modo A GEST O desencadeia o arquivo do processo dando se assim o PROCESSO como CONCLU DO ou Com esta ac o d se o PROCESSO como CONCLU DO Na pr tica verifica se que No 1 caso quando no final do procedimento se faz refer ncia ao arquivo do processo n o se pode concluir que se arquivem todos os documentos mencionados no procedimento administrativo num nico processo Esta situa o est dependente do tipo de procedimento e tramita o respectiva Pe PINTO Manuela Azevedo SILVA Armando Malheiro da Um modelo sist mico e integral de gest o da informa o nas organiza es S o Paulo Congresso Internacional de Gest o da Tecnologia e Sistemas de Informa o 2005 p 4 Conceito criado e empregue pelos especialistas em Sistemas de Informa o e definido como grupos de decis es relacionadas logicamente e actividades necess rias para gerir os recursos da organiza o AMARAL Lu s VARAJ O Jo o Planeamento de sistemas de informa o 2002 p 94 15 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo pelo que a coloca o da express o arquivo do processo bastante subjectiva e n o traduz com rigor a realidade no que ao arquivo da informa o diz respeito No 2 caso ap s conclus o do processo descrito a informa o relativa ao
77. exemplo para a s rie Requerimentos de pedidos de certid es diplomas e cartas de curso Prazo de conserva o administrativa 2 anos ap s a data de emiss o da respectiva certid o Os processos individuais de pessoal e os processos individuais de alunos s o s ries arquiv sticas de conserva o permanente No entanto nestes processos regularmente arquivados documentos que podem ser eliminados decorrido o prazo de conserva o administrativa Por exemplo nos processos individuais de pessoal encontramos c pias de of cios informativos e de remessa de documentos declara es certid es n o levantadas com anexa o de informa o justificativa formul rios de justifica o de faltas nos processos individuais de aluno encontramos c pias de of cios c pias de documentos em duplicado e triplicado e diversos requerimentos 77 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo Para evitar esta situa o no futuro os servi os devem come ar a arquivar os requerimentos os formul rios de justifica o de faltas e outros documentos que se pretenda vir a eliminar separadamente de processos que partida s o de conserva o permanente e As Actas de Provas de Agrega o de Doutoramento de Aptid o Pedag gica e Capacidade Cient fica s o consideradas por an lise arquiv stica como s ries cujo destino final a conserva o permanente Actualmente sen
78. funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo algumas medidas de conserva o preventiva A t tulo de exemplo recomenda se N o expor os documentos luz solar N o riscar sublinhar os documentos Evitar o uso de fita adesiva Evitar utilizar materiais oxidantes em excesso clipes agrafos Agrafar os processos sempre que poss vel s com um agrafo Manter as m os sempre limpas N o comer nem beber junto dos documentos Ter cuidado ao transportar os documentos N o salivar os dedos para folhear os documentos Evitar deixar DVD s e CD s pr ximos de campos magn ticos Os locais e dep sitos de arquivo de todos os servi os da Administra o devem ser higienizados periodicamente Seguem se algumas recomenda es Limpeza das reas de arquivo N o utilizar cera nem outros materiais inflam veis ou detergentes Utilizar na limpeza do pavimento um pano h mido com produto neutro e inodoro Despejar sempre o cesto dos pap is nos gabinetes e demais reas de trabalho gt Limpeza das estantes e documentos Limpar as estantes com um pano h mido mistura de gua e lcool 2 de gua 1 de lcool Escovar e aspirar os documentos manualmente com equipamento adequado sempre que necess rio Ver bibliografia especializada nesta tem tica CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS COMISS O PARA A PREVEN O DE DESASTRES Directrizes para a preven o
79. i os que mais produzem recebem informa o e a necessidade de efectuarem transfer ncias de documenta o para dep sitos de arquivo Quest o 9 Diplomas legais que regulamentam o prazo de conserva o administrativa dos documentos processos dos diversos servi os da organiza o Decreto Lei n 121 92 de 2 de Julho 11 Decreto Lei n 15 93 de 23 de Janeiro N o respondeu 31 4 f Decreto Lei n 121 32 de 2 de Julho o ns Decreto Lei n 447 88 de 10 de Dezembro 4 Decreto Lei n Jestonhecimenta S a Diplomas legais que normalmente regulam a conserva o de Lei n 67 58 Portaria n 2 918 80 d 35 2004 de 29de metas pipe i 3 de beds Julho Administra o P blica Outubro ps i a 4 ig Portaria n 526 2002 ortaria n 33 99 de Comiis o Europeia de 3 de Malo pd 456 4 d Gr fico 7 Diplomas legais que regulam os prazos de conserva o administrativa 71 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo o E a ES a a a i a E e E E fe A E F 22 2 2 a ER g g E a amp Sy 5 a Q E E a fs E a4 5g E Ea 4 Bee amp E g a a aa a E 22 2 4 a qe 44 Ea ZE sa 2 a wes am i E v ab CR ERE na ab SE ets je E E d 5 2 as ee EE a2 Bee o 2 a gx a s a E a8 ar 3 REE 3 E a E x ad 5 F E ha a A E 7 5 23 ra aa 5 aa i E q L
80. ica ah 1 4 F iT 5 Ss q amp 5 4 za 3 ge A 3 5a a Decreto Lel n 121 92 de 2 de Julho Decreto lei Decretola Decreto Lel Lel wt 67 98 Portaria n 33 99 de 20 de Portaria n 918 80 de 3 de Portaria n n 9 18 53 de n 5 2000 mf 447 88 de 26 de Janeiro Novembro 526 2002 de Zi de laneiro de 29de de 10de Cutubre ade Maio Julho Dererrbre Cepia on as can rage ceara oF ornare mee Sega Sariga Diplomas legais que regulam os prazos de conserva o administrativa outra legisla o e ou recomenda es Gest o Acad mica Rela es Internacionais Diplomas legais que normalmente regulam a conserva o de Recomenda es da Comiss o Europeia documentos na Administra o P blica Diplomas legals quer regular ob preted de cidra io admina rgo Senigo Gr fico 8 Diplomas legais Legisla o portuguesa outra legisla o e ou recomenda es Como podemos verificar a partir dos gr ficos elaborados os diplomas legais identificados como regulamentadores do prazo de conserva o administrativa dos documentos processos dos diversos servi os da organiza o s o diversos Na pr tica verifica se que na realidade a organiza o n o disp e de um instrumento legal para a avalia o da documenta o ou seja uma Portaria de gest o de documentos dispositivo obrigat rio de acordo com o Decreto Lei n 447 88 de 10 de Dezembro Os servi os face ao crescimento exponencial da documenta o em formato papel e
81. icado da Ci ncia da Informa o e tem como objecto o arquivo da Administra o da Universidade de Coimbra Partindo da explicita o e pondo em confronto os modelos te ricos mais recorrentes na actualidade adopt mos como linha de desenvolvimento da investiga o o designado m todo quadripolar preconizado por alguns autores contempor neos procurando aplic lo ao nosso objecto de estudo estudo de caso no per odo dos ltimos cem anos 1911 2011 Nessa conformidade procura se n o s evidenciar mas sobretudo enfatizar a import ncia decisiva do estudo diacr nico da estrutura organizacional e funcional e das suas vicissitudes ao longo do tempo para conhecermos o arquivo na sua plena dimens o sist mica Busca se dessa forma construir um conhecimento novo e progressivo alicer ado na estrutura org nico funcional da entidade produtora meio singular e imprescind vel para descobrir o s modo s como ela se projecta na organiza o do respectivo arquivo PALAVRAS CHAVE Estudo org nico e funcional Administra o da Universidade de Coimbra Arquivo M todo quadripolar A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo ABSTRACT The present work shares the scientific area of the Archival Science as a branch of the applied Information Science and has as its subject the Administration Archive of the University of Coimbra Based on the explanation and by confronting the the
82. igura 1 Organigrama da Universidade de Coimbra 2008 2012 14 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo 1 2 A Administra o no contexto da Universidade de Coimbra A Administra o uma estrutura de apoio e de suporte governa o da Universidade de Coimbra e comunidade universit ria No ano de 2010 foi implantada uma nova estrutura com a cria o do Centro de Servi os Comuns CSC do Centro de Servi os Especializados CSE e do Gabinete T cnico de Apoio De acordo com o artigo 27 dos Estatutos da Universidade de Coimbra a Administra o organiza e dirige um centro de servi os comuns a toda a Universidade podendo funcionar de forma desconcentrada luz dos princ pios de efici ncia e de efic cia do servi o p blico Nos termos do Regulamento do Centro de Servi os Comuns da Administra o da Universidade de Coimbra o CSC um conjunto de servi os da Administra o da Universidade de Coimbra da qual depende que presta de modo integrado e coerente com flexibilidade de actua o agilidade e capacidade de ajustamento servi os de natureza institucional s diversas Unidades Org nicas e outras Unidades e Servi os da Universidade de Coimbra atrav s de m todos comuns de partilha de recursos e dados e de gest o por processos O referido Centro exerce as suas atribui es no mbito da presta o de servi os de suporte
83. ios com uma estrutura formada por rg os como por exemplo o corpo humano ou um autom vel e os n o organizados ou combinat rios com uma estrutura gerada por elementos an logos pelos quais se reconhecem rela es organizativas por exemplo a popula o Na primeira classe referida anteriormente podemos ainda deparar nos com subclasses os sistemas din micos os fechados e abertos os naturais e artificiais as redes modulares os autopoi ticos o sistema geral e os cognitivos conscientes Tendo em conta a sinopse anterior um Sistema de Informa o apresenta se como uma totalidade formada pela interac o din mica das partes possui uma estrutura entidade produtora receptora duradoura constitu do por diferentes tipos de informa o registada ou n o externamente ao sujeito podendo ter um suporte material ou tecnol gico A Teoria Geral dos Sistemas aplicada ao fen meno e processo da informa o social acentua o papel do contexto e da organicidade estrutural na g nese da informa o Assim os sistemas semi fechados de informa o social s o o objecto da Arquiv stica Neste contexto a abordagem sist mica da informa o que perfilhamos e por consequ ncia do arquivo leva nos defini o apresentada anteriormente e da Ver Bertalanffy L Perspetiva en la teoria general de los sistemas Madrid Alianza 1979 P 36 e seg MELLA Piero Op cit p 25 8 para individualizar um sistema
84. irmou o seu grande prest gio como institui o de ensino superior Na actualidade e nos termos dos respectivos Estatutos em vigor 1 A Universidade de Coimbra uma institui o de cria o an lise cr tica transmiss o e difus o de cultura de ci ncia e de tecnologia que atrav s da investiga o do ensino e da presta o de servi os comunidade contribui para o desenvolvimento econ mico e social para a defesa do ambiente para a promo o da justi a social e da cidadania esclarecida e respons vel e para a consolida o da soberania assente no conhecimento 2 A Universidade tem o dever de contribuir para a A compreens o p blica das humanidades das artes da ci ncia e da tecnologia promovendo e organizando ac es de apoio difus o da cultura human stica art stica cient fica e tecnol gica disponibilizando os recursos necess rios a esses fins b O desenvolvimento de actividades de liga o sociedade designadamente de difus o e transfer ncia de conhecimento assim como de valoriza o econ mica do conhecimento cient fico c A promo o da mobilidade efectiva de docentes e investigadores estudantes e diplomados tanto a n vel nacional como internacional designadamente no espa o europeu de ensino superior e no espa o da Comunidade dos Pa ses de L ngua Portuguesa No cumprimento da sua miss o a UC prossegue os seguintes fins a A forma o human stica filos fica
85. is aproximada e rigorosamente poss vel a evolu o das suas caracter sticas org nicas e funcionais Por isso e embora sem a pretens o de realizar um estudo de pendor hist rico foi necess rio levar a cabo um trabalho de investiga o que embora em tra os gerais procurou dar conta e esclarecer as vicissitudes ocorridas durante o longo 38 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo curso temporal da Universidade de Coimbra quer no seu incremento organizacional quer na complexifica o crescente das suas estruturas em particular a dos servi os da Administra o A institui o em apre o gerou gera e continuar a gerar certamente documentos informa o que reflecte m a sua actividade di ria tais como por simples exemplos processos de alunos de professores de funcion rios Da Parte II do trabalho constam os resultados do estudo org nico e funcional tendo se procurado seguir a mesma l gica de apresenta o dos resultados de investiga o com o seguinte esquema Lista de refer ncias dos diplomas legislativos e textos regulamentares compilados e usados neste estudo que t m regulado a organiza o e o seu funcionamento Texto introdut rio sobre a evolu o org nica e funcional da organiza o Organigramas representativos da evolu o diacr nica da estrutura org nica 1 2 Legisla o e regulamentos A recolha e an lise de diplomas legislat
86. ivos e textos regulamentares permitem nos compreender as mudan as e os desenvolvimentos da entidade desde 1911 at hoje servindo igualmente de suporte para o conhecimento o mais rigoroso poss vel da estrutura org nica e das suas fun es Concretamente procedeu se ao levantamento exaustivo dos diplomas legislativos e textos regulamentares que ao longo do tempo t m sido os normativos da organiza o e do seu funcionamento A compila o dos referidos diplomas e textos permite saber o que por lei cometido aos v rios sectores org nicos e possibilita a identifica o dos momentos em que se consumaram altera es org nicas e funcionais particularmente significativas A lista de refer ncias legislativas e regulamentares foi tamb m completada com excertos do articulado legal para o per odo cronol gico que corresponde data de in cio deste estudo 1911 e o ano 1952 data de promulga o do Regulamento dos 52 x aro ae at dj A n E Face exaustividade da lista apresentada decidimos n o duplicar as refer ncias legislativas na bibliografia deste trabalho Pelo mesmo motivo e tamb m pelo seu volume a recolha efectuada encontra se em suporte inform tico 39 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo Servi os Administrativos das Universidades de modo a mostrar o que por lei cometido aos v rios sectores org nicos e a tornar percept vel
87. l gico n o deixando de referir que o estudo do arquivo desta organiza o ser sempre percepcionado como um sistema de informa o social bidimensional onde se projecta a entidade produtora da informa o O modelo de an lise arquiv stica atr s explicitado pass vel de aplica o a casos similares tendo por isso sido seguido noutras investiga es Sendo este um estudo de caso n o podemos deixar de referir outros trabalhos come ando pelo estudo org nico funcional da Universidade do Porto circunscrito Reitoria e cinco Faculdades A introdu o da perspectiva sist mica no tratamento arquiv stico permitiu a sua aplica o em diversos estudos de caso com as limita es epistemol gicas que os estudos de caso possuem apesar disso constitui um modelo indiscut vel de postura 5 COOK Terry The concept of the archival fonds theory description and provenance in the postcustodial era In EASTWOOD Terry The archival fonds from theory to practice Le fonds d archives de la th orie la pratique Canada Bureau of Canadian Archivists 1992 p 35 e RIBEIRO Fernanda FERNANDES Maria Eug nia Matos Universidade do Porto estudo org nico funcional modelo de an lise para fundamentar o conhecimento do Sistema de Informa o Arquivo Porto Reitoria da Universidade do Porto 2001 30 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo
88. local e forma de arquivo dos documentos inexistente o que poderia ser alterado completando se a descri o dos procedimentos j existentes com essa informa o permitindo desta forma normalizar pr ticas interna de arquivo A fun o Gest o Acad mica est indiscutivelmente relacionada de modo directo com os objectivos e miss o da UC nomeadamente o ensino e a investiga o sendo por isso considerada uma fun o fim da organiza o em estudo Esta rea funcional produz recebe e arquiva informa o maioritariamente de conserva o permanente Dada a sua import ncia consideramos relevante identificar oportunidades de melhoria ao n vel da gest o e arquivo da informa o documenta o A t tulo exemplificativo e em resultado de uma an lise arquiv stica mencionam se as seguintes O procedimento administrativo Requerimentos da rea Acad mica tem in cio com a entrada de um requerimento no servi o de Atendimento ou atrav s do correio via postal ou e mail Segue se a tramita o respectiva de acordo com o assunto at haver despacho do rg o dirigente respons vel e comunica o da decis o ao requerente Uma vez descrito de modo gen rico o referido procedimento uma an lise arquiv stica do fluxo informacional e crit rios de arquivo permitem nos real ar os seguintes aspectos a melhorar Sempre que o requerimento tem pagamento de emolumento previsto este facto deve ser comunicado de modo c lere
89. mi fechados quer na sua estrutura interna e na sua din mica pr pria quer na interac o com os outros E a 23 sistemas correlativos que coexistem no contexto envolvente O arquivo n o j encarado como uma entidade dual composta por documentos produzidos organicamente e por institui es ou servi os que recebem organizam conservam e divulgam esses documentos Para haver conhecimento arquiv stico o objecto da arquiv stica n o a mera soma de fundo conjunto org nico de documentos mais servi o institui o ou servi o respons vel mas sim uma unidade integral e aberta ao contexto din mico e hist rico que lhe est subjacente o arquivo total Neste contexto podemos definir arquivo como um sistema semi fechado de informa o social materializada em qualquer tipo de suporte configurado por dois factores essenciais a natureza org nica estrutura e a natureza funcional servi o uso a que se associa um terceiro a mem ria f F 24 imbricado nos anteriores A condi o sist mica dos arquivos pressup e a aplica o da teoria sist mica preconizada por Piero Mella e consagrada por Ludwig von Bertalanffy em 1968 22 rea multidisciplinar abrangendo todas as actividades de n vel estrat gico t ctico e operacional relacionadas com a recolha processamento armazenamento distribui o e utiliza o da informa o bem como as tecnologias associadas a esta
90. n mica permitem a compreens o geral do objecto Para avan armos em seguran a o ponto de partida deve ser a formula o te rica Entre os p los t cnico e te rico h uma forte rela o que passa pela formula o e valida o constantes pr prias de um processo construtivo Todo o processo est alicer ado num modelo num paradigma superior que medida que v o surgindo os resultados de aplica o do m todo vai evoluindo numa reconstitui o permanente do seu objecto de estudo A verifica o de todas estas rela es entre os p los do m todo e os produtos da sua exist ncia s vis vel atrav s da materializa o que decorre no p lo morfol gico Neste mbito no p lo epistemol gico d se a permanente constru o do objecto cient fico e a delimita o da problem tica de investiga o realiza se a reformula o dos par metros discursivos dos paradigmas da linguagem dos crit rios de cientificidade que norteiam todo o processo de investiga o Atrav s da reflex o sobre as pr ticas emp ricas e o saber arquiv stico ser poss vel apercebermo nos das continuidades e de eventuais rupturas verificadas no n vel epistemol gico Em termos pr ticos podemos dizer que o modelo te rico de base que suporta e orienta a presente investiga o o Paradigma Cient fico e P s Custodial No p lo te rico o sujeito conhece e relaciona se com o objecto formula hip teses teorias leis e subsequentemente fa
91. nal journal on recorded information Dordrecht etc ISSN 1389 0166 1 1 2001 3 2 2003 BAUTIER Robert Henri La Phase cruciale de l histoire des archives la constitution des d p ts d archives et la naissance de I archivistique XVIe d but du XIXe si cle Archivum Paris 18 1968 139 150 Bertalanffy L Perspectiva en la teor a general de los sistemas Madrid Alianza 1979 DUCHEIN Michel Le Principe de provenance et la pratique du tri du classement et de la description en archivistique contemporaine Janus revue archivistique Paris 1 1998 87 100 88 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo BUCHANAN Sally A Preven o contra desastres instru es para forma o em planeamento e recupera o Lisboa BAD 2002 CASANOVAS Lu s Elias Bibliotecas e Arquivos A conserva o Preventiva como atitude e como pr tica Cadernos BAD Lisboa APBAD 2 1991 p 43 56 CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS COMISS O PARA A PREVEN O DE DESASTRES Directrizes para a preven o e controlo de desastres em arquivo Trad Portuguesa Lisboa Biblioteca Nacional 2000 DE BRUYNE Paul et al Dynamique de la recherche en sciences sociales de p les de la pratique m thodologique Paris P U F 1974 EASTWOOD Terry The archival fonds from theory to practice Le fonds d archives de la th ori
92. ncias nos dom nios da coordena o e fiscaliza o de obras de constru o e remodela o de instala es universit rias passa a constituir uma sec o org nica da Secretaria O Secret rio cede agora lugar ao Administrador que se torna respons vel pela articula o dos servi os que comp em a Secretaria Geral Em 1988 assiste se promulga o do Decreto Lei n 148 88 de 27 de Abril publicada a Lei da autonomia universit ria que permite que as respectivas unidades org nicas possam gozar de autonomia cient fica pedag gica disciplinar administrativa e financeira de acordo com o estipulado nos respectivos Estatutos Pelo Despacho Normativo n 79 89 de 28 de Julho s o ent o homologados os Estatutos da Universidade de Coimbra Inverte se assim a tend ncia iniciada mais de trinta anos antes que culminou com a centraliza o dos servi os administrativos e acad micos Decreto Lei n 38 692 de 21 de Mar o de 1952 50 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo Nos anos noventa os Servi os Centrais da Universidade de Coimbra s o mais uma vez reestruturados cabendo ao Administrador a rea dos servi os de gest o financeira e patrimonial e ao Secret rio Geral a rea dos servi os acad micos sendo ainda criado um servi o de pessoal na directa depend ncia da Administra o Em 1992 s o criadas novas Divis es Pessoal Gest o Financeira e
93. ncional da entidade produtora etapa indispens vel fundamenta o do conhecimento do Sistema de Informa o Arquivo Na pr tica a estrutura e a funcionalidade que o caracterizam s o o retrato da institui o que o produziu uma vez que apenas conhecendo de forma aprofundada a organicidade estrutural e as fun es da entidade produtora se torna percept vel como onde e porqu foi gerada a informa o 2 LOPES Luis Carlos A informa o e os arquivos teorias e pr ticas Rio de Janeiro EDUFF 1996 p 57 3 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo No que toca s raz es de natureza cient fico t cnica elas prendem se essencialmente com o facto de entendermos o modelo de an lise arquivistica fundamentado no estudo org nico e funcional como elemento imprescind vel para a correcta organiza o de qualquer arquivo e um claro contributo para o prest gio da Arquiv stica como ci ncia Relativamente aos interesses pessoais apraz nos registar o interesse que sempre nos suscitou o estudo de um sistema de informa o activo e em particular o estudo de um arquivo universit rio Este interesse teve a sua g nese ap s nos ter sido dada a oportunidade de trabalhar no Arquivo da Universidade de Coimbra AUC e posteriormente nos servi os da Administra o o que permitiu uma compreens o da rela o existente entre os produtores da informa o documenta
94. nimo ou de dificuldades o est mulo e a orienta o para a escolha de caminhos mais adequados Constituindo este trabalho um ponto de chegada do meu percurso de aluna na Faculdade de Letras da Universidade de Coimbra quero tamb m agradecer a todos os meus professores Uma palavra particular vai para a Professora Doutora Beatriz Marques pelas palavras de apoio e incentivo Este trabalho n o teria chegado a bom termo sem a oportunidade que nos foi dada de colaborar na Administra o da Universidade de Coimbra Devo o meu agradecimento aos seus dirigentes Doutora Margarida Mano Dr 2 C lia Cravo e ao Dr Jorge Tavares actual Administrador Aos colegas e amigos com quem aprendo todos os dias pessoal e profissionalmente Uma palavra especial para as minhas amigas Sandra Santos Flor ncia Dias e para a minha fam lia A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo SUM RIO RESUMO scores putas a ata Sa SAT op ci ii ABSTRACT aescetacatoestaccasecmacanseasent a AD ES O A iii AGRADECIMENTOS ssc ciercnsaadenececasmnen teches sn ada a ane da dar ad iv INTRODU O iai that eas OC A RR cea Seeder 3 PARTE I OBJECTO DE ESTUDO TEORIA E M TODO 8 1 A UNIVERSIDADE DE COIMBRA scicsSsastuss vane deasedlacvadsoqusscaadegstonsseastensaGensantedestetndeystebansatns 9 1 1 Quadro organizacional achual eaesmecaditia nes pbis areia ta din dep andas Epa np mona 11 1 2 A Administra o no
95. nsagens e documentos quer dentro das institui es quer entre elas A facilidade comunicativa introduzida por este recurso provoca normalmente uma superabund ncia de mensagens por vezes de conte do irrelevante Haver portanto que disciplinar o uso deste meio de transmiss o NP EN ISO 9001 2008 Sistemas de gest o da qualidade requisitos Caparica IPQ NP 4438 1 e 2 2005 Informa o e documenta o Gest o de documentos de arquivo Parte 1 Princ pios directores Parte 2 Recomenda es de aplica o Caparica IPQ p 12 19 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo definindo claramente os par metros necess rios ao reconhecimento de documentos distinguindo os de meras mensagens informais Todavia devemos atender ao facto de que documentos relacionados com procedimentos administrativos e transmitidos por e mail quer integrados no seu conte do espec fico quer como ficheiro agregado attachment constituem documentos de car cter informativo e probat rio equipar veis a cartas transportadas pelos servi os postais Assim os documentos transmitidos por e mail podem integrar o sistema de arquivo da institui o devendo indicar se normas arquiv sticas de gest o de documentos resultantes das comunica es electr nicas tendo em aten o a necessidade de estes serem geridos de modo integrado com a correspond ncia tradicional A sua ges
96. ntadores da avalia o considerou a exist ncia de um valor prim rio para a entidade produtora um valor secund rio para a investiga o e introduziu a distin o entre valor evidencial e valor informativo como dois aspectos do valor secund rio Esta perspectiva apesar de subjectiva teve uma import ncia ineg vel A contesta o dos pressupostos de Schellenberg foi progressivamente sendo assumida tendo a revista Archival Science dado express o s modernas correntes de pensamento em Arquiv stica evidenciando se progressivamente a crescente import ncia atribu da avalia o do fluxo informacional As bases fundamentais do paradigma emergente da Ci ncia da Informa o antes expostas de forma sint tica interferem com os procedimentos inerentes avalia o uma vez que esta opera o se situa no p lo t cnico do m todo quadripolar Na actualidade o objecto avali vel n o se encontra s fisicamente nos dep sitos de arquivo o produto da mente humana a Informa o Toda a mem ria selectiva a mem ria organizacional e institucional tamb m o n o devendo a selec o operar se 46 Ver SCHELLENBERG T R Modern archives principles and techniques Chicago University of Chicago Press 1956 7 Archival Science international journal on recorded information Dordrecht etc ISSN 1389 0166 1 1 2001 3 2 2003 33 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua proje
97. o Reparti o Pedag gica i ae France i o i l l I ec de Or amento e ec de Aprovisionamento Sec de Arquivo e Sec de Diplomas Sec de Matriculas e Sec PI Estudos e l l Conta e Patrim nio Sec de Pessoal Expediente oeaa e Inscri es Mobilidade Estudantil iente xpedien l S Ci bilidadi l I le Contabilidade Sec de Vencimentos 1 Ned E e Do ia SSEA ET ris RSA STO ME E a d a ras od E Sa AVE E SS 2 Lei n 108 88 de 24 de Setembro Unidades Estatutos da Universidade de Coimbra homologados Faculdade de Psicologia Faculdade de Faculdade de Faculdade de Organicas Faculdade de Ci ncias e Faculdade de Faculdade de Faculdade de Ci ncias do pelo Despacho Normativo n 79 89 de 28 de Julho e Ci ncias da Educa o Economia Direito Letras Tecnologia Medicina Farm cia Desporto e Educa o F sica Delibera o do Senado n 305 98 1997 Di rio da Rep blica n 129 de 4 de Junho de 1998 Figura 10 Organigrama da UC 1998 59 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo Minist rio da Educa o Universidade de Coimbra REITOR Equipa Reitoral C E Gabinete do Reitor Est dio Universit rio Centro se doa o Secretariado da Reitoria MW AGV Administradora e Secret rio Geral 2003 Assembleia da Senado Universitario Conselho Conselho Social Universidade Administrativo Biblioteca Geral Projectos E
98. o caso em estudo n o significa que tenha havido desactiva o do mesmo ou que este passe a constituir um arquivo diferente um sistema activo porque a entidade produtora continua a ter uma actividade regular 29 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo 3 O desenvolvimento do estudo org nico e funcional Com base nos pressupostos te ricos e metodol gicos genericamente expostos foi desenvolvido um projeto de investiga o aplicado ao Sistema de Informa o Arquivo da Administra o da Universidade de Coimbra Ao elaborar o presente trabalho procur mos dar maior enfoque ao estudo sobre o desenvolvimento org nico e funcional da entidade produtora justificado do ponto de vista te rico se atentarmos na defini o de arquivo atr s apresentada Metodologicamente um estudo de caso e insere se no p lo t cnico da din mica de investiga o quadripolar atr s explicitada reportando se sempre aos p los epistemol gico e te rico que como refere Terry Cook archives are not artificial collections acquired arranged and described in the first instance by theme place or time but rather in a contextual organic natural relationship to their creator and to the acts of creation Partindo dos pressupostos do novo paradigma cient fico e p s custodial procuramos com este trabalho contribuir tamb m para a valida o do novo dispositivo metodo
99. o de tr s factores j atr s enunciados a estrutura org nica a funcionalidade e a mem ria O desenvolvimento do estudo org nico e funcional permite nos conhecer no essencial a estrutura org nica e a respectiva funcionalidade sem descurar a submiss o sujei o da an lise e da observa o efectuadas a um confronto com a realidade a an lise da informa o em si mesma permite nos estudar e compreender os factores servi o uso e mem ria 2 3 Classifica o do objecto de estudo na perspectiva sist mica Sendo o arquivo a mais vasta unidade arquiv stica caracterizado por dois factores a estrutura org nica e a fun o servi o uso a que se associa o factor mem ria recupera o importa agora caracterizar internamente o pr prio objecto da disciplina cient fica em foco O sistema de informa o arquivo enquanto objecto de investiga o pode assumir diferentes configura es de acordo com o factor estrutura org nica e fun o servi o uso Se considerarmos o factor estrutura org nica verificamos que o sistema semi fechado de informa o arquivo pode assumir duas configura es unicelular ou pluricelular Um sistema unicelular assenta numa estrutura organizacional de reduzida dimens o gerada por uma entidade individual ou colectiva sem divis es sectoriais para assumir as respectivas exig ncias administrativas enquanto o sistema pluricelular assenta numa m dia ou grande estrutura organizacional dividida
100. o up pt handle 10216 14085 RIBEIRO Fernanda SILVA Armando Malheiro da A Avalia o de informa o uma opera o metodol gica P ginas a amp b arquivos e bibliotecas Lisboa ISSN 0873 5670 14 2004 7 37 RIBEIRO Fernanda FERNANDES Maria Eug nia Matos O Sistema de informa o arquiv stica da Universidade do Porto potenciar o uso da mem ria informacional retro prospectivamente In Archivos universitarios e historia de las universidades Ed de Jos Ram n Cruz Mundet Madrid Instituto Antonio de Nebrija de Estudios sobre la Universidad Universidad Carlos Ill de Madrid Editorial Dykinson 2003 p 279 299 Biblioteca del Instituto Antonio de Nebrija de Estudios sobre la Universidad 9 ISBN 84 8155 641 6 Tamb m publicado em Pdginas a amp b arquivos e bibliotecas Lisboa ISSN 0873 5670 11 2003 79 99 Dispon vel tamb m na WWW em http www up pt conhecaup reit arquivo sistema informa pdf RIBEIRO Fernanda FERNANDES Maria Eug nia Matos Universidade do Porto estudo org nico funcional modelo de an lise para fundamentar o conhecimento do Sistema de Informa o Arquivo Porto Reitoria da Universidade do Porto 2001 RODRIGUES Manuel Augusto A Universidade de Coimbra marcos da sua hist ria Coimbra Arquivo da Universidade de Coimbra 1991 ROUSSEAU Jean Yves e COUTURE Carol Os fundamentos da disciplina arquiv stica Lisboa Publica es D Quixote 1998 ISBN 972 20
101. oerente e para a correcta organiza o do seu arquivo Na segunda parte deste trabalho procuramos dar resposta exig ncia metodol gica de conhecer a evolu o progressiva mais lenta ou mais acelerada conforme as circunst ncias hist ricas vividas pela Universidade no seu todo da Administra o da Universidade de Coimbra O seu estudo baseou se no levantamento exaustivo na an lise e na compila o da legisla o regulamenta o que lhe define as atribui es fun es e o exerc cio de actividades seguindo se a realiza o do estudo org nico e funcional Devido a limita es temporais relacionadas com prazos de elabora o e entrega do presente trabalho houve necessidade de balizar como par metros cronol gicos deste estudo os anos de 1911 a 2011 Em 1911 ano da instaura o do regime republicano em Portugal foi promulgada a Constitui o Universit ria e aprovado o Regulamento das Secretarias Geraes e Thesourarias das Universidades diplomas que regulamentam o funcionamento dos servi os administrativos O ano 2011 at pela sua proximidade surge como fronteira natural ditada pela necessidade de apresentar tempestivamente os resultados da investiga o Decreto de 19 de Abril de 1911 Collec o official de legisla o portugueza Lisboa na Imprensa Nacional 1843 1972 p 688 693 Decreto de 19 de Agosto de 1911 Op cit p 1 630 1 634 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e
102. ojectos Especiais GCI 62 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo Minist rio da Ci ncia Tecnologia e Ensino Superior 2008 Conselho Geral RM Biblioteca Geral Gabinete do Reitor Universidade de Coimbra REITOR Equipa Reitoral T Secretariado da Reitoria Departamento de Administra o e Finan as Gabinete de Administra o Geral Divis o Financeira Humanos Aprovisionamento e Apoio a candidaturas e Gest o de Recursos Forma o e Patrim nio Gest o de Projectos Humanos Desenvolvimento Gest o do Plano e Recrutamento e Centro de Or amento Gabinete T cnico Mobilidade Atendimento uea Col gio das Faculdade de Ci ncias do Faculdade de Psicologia aculdade de Faculdade Faculdade Artes Desporto e Educa o F sica e Ci ncias da Educa o Economia de Direito de Letras Gabinete de Auditoria Centro de Inform tica abinete da Qualidade el Comunica o Interna ADMINISTRA O Administradora Pal cio de S Marcos Gabinete Jur dico Divis o de Gest o de Edif cios Divis o de Recursos Equipamentos e Infra Estruturas onserva o e Manuten o del Edif cios e Equipamentos eguran a de Edif cios Equipamentos e Ambiente eguran a Higiene e Sa de no Trabalho Divis o de Rela es Internacionais Imagem e Comunica o Conselho de Senado Gest o Universit rio
103. ond ncia com origem externa e interna Registo de documentos internos ex informa es circulares Registo de processos registo das unidades arquiv sticas e sua localiza o no arquivo registo e controlo interno de processos em curso Quest o 4 Periodicidade com que os servi os arquivam documenta o E Diariamente Semanalmerte E Mensalmente E Qutra periodicidade dependente da tipologia documental Gr fico 3 Periodicidade de arquivo de documenta o 68 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo Em 47 dos servi os procede se ao arquivo f sico de documentos de acordo com a sua tipologia com uma periodicidade di ria semanal ou mensal dependendo dos respectivos procedimentos administrativos e dos recursos humanos e materiais dispon veis Quest o 5 Documentos processos consultados com maior frequ ncia Nesta quest o os dados obtidos s o relativos a actividades e ac es actuais da organiza o pelo que optamos por n o apresentar neste estudo os resultados Quest o 6 Documenta o transferida para o Arquivo Autom tico E Sim m N o Gr fico 4 Documenta o transferida para o Arquivo Autom tico Mais de metade dos servi os da Administra o da UC 59 procedeu transfer ncia de documenta o para este dep sito automatizado de arquivo essencialmente devido escassez de espa o junto dos servi
104. oretical models which are presently more recurrent we have adopted as the line of development of the research the designated quadripolar method advocated by some contemporary authors seeking to apply it to our object of study case study in the period of the last hundred years 1911 2011 Accordingly not only is it to highlight but especially to emphasize the crucial importance of the diachronic study of the organizational and functional structure and also its vicissitudes in the course of time so as to understand the archive in its full systemic dimension The aim is thus to build a new and progressive knowledge grounded in the organic and functional structure of the producing entity unique and indispensable to discover the manner s in how it projects in the organization of the stated archive Keywords Organic and functional study Administration of the University of Coimbra Archive Quadripolar Method A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo AGRADECIMENTOS Aos meus orientadores o Professor Doutor Paulo Farmhouse Alberto o Dr Ant nio Gil Matos e o Dr J lio Ramos agrade o a disponibilidade para orientarem o presente trabalho Ao Dr J lio Ramos meu professor mestre e agora colega de trabalho agrade o a sincera receptividade que manifestou desde o primeiro momento para guiar o meu percurso Agrade o igualmente as palavras certas de apoio nos momentos de des
105. os produtores e ou vasta produ o documental nomeadamente nas reas funcionais da Gest o Acad mica Gest o Financeira Gest o de Recursos Humanos e Rela es Internacionais Quest o 7 C digo de classifica o atribu do documenta o Regista se a inexist ncia de quadro ou plano de classifica o na organiza o Quest o 8 Crescimento f sico anual do arquivo 69 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo A 10 8 B w 6 m Dossiers lombada larga 2 4 E Dossiers de lombada estreita a E 5 i F Caixas de arquivo m Metros lineares E i E Gaveta de arquivador x E amp amp gt sf se amp amp K N o respondeu K se amp F Ri Rs x amp amp g se o a Ea amp a gS p x x E amp E q e a 5 P F E ia s amp Gr fico 5 Previs o de crescimento f sico anual do arquivo Previs o de crescimento anual do Secretariado Apoio T cnico Inform tica arquivo gt 3 dossiers de lombada larga 15 dossiers de lombada larga Qualidade Avalia o e melhoria cont nua 21 dossiers de lombada larga Rela es Internacionais Gest o Acad mica N o respondeu 6 dossiers de lombada larga Gest o Acad mica N o respondeu Gest o Acad mica Gest o Acad mica 5 metros lineares 40 dossiers de lom
106. ovisionamento Servi o de Gest o Financeira pi pe Logistica e Patrim nio Divis o de Planeamento Gest o e Desenvolvimento Divisio de Sistemas de Informa o Divis o de Infraestruturas de TIC Divis o de Contabilidade Financeira Divis o de Recursos Humanos Divis o de Forma o e Desenvolvimento Divis o de Candidaturas Divis o de Or amento Projetos e Atividades Divis o de Logistica e Divis o de Planeamento e Divis o de Gradua o e Divis o de Manuten o e Patrim nio Inser o Profissional Forma o Reabilita o de Edificios Divis o de Seguran a Sa de e Ambiente Divis o de Avalia o e Melhoria Continua Divis o de Rela es Internacionais Divis o de Inova o e Divis o de Identidade Transfer ncias do Saber Imagem e Comunica o Divis o de Compras Unidade de Tesouraria Unidade de Atendimento Legenda Rela es hier rquicas Rela es funcionais Figura 4 Administra o da UC 2009 2012 52 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo A actual estrutura org nica e funcional da Administra o da Universidade de Coimbra como se disse no ponto 1 1 deste estudo a que surge representada na figura 2 devido s altera es verificadas muito recentemente no m s de Agosto de 2012 Assim a estrut
107. question rio solicitando o seu preenchimento tamb m pelos colaboradores do seu servi o 2 As condi es de instala o do arquivo s o boas Sim N o C 2 1 H espa o suficiente Sim N o 2 2 Existe boa ventila o Sim N o 2 3 H humidade Sim N o 2 4 H limpeza e organiza o Sim N o E 2 5 H risco de inc ndio Sim N o 2 6 H risco de inunda o Sim N o 3 O servi o disp e de algum instrumento de classifica o e ou de pesquisa da documenta o Sim Anexar um exemplar N o 3 1 Em caso afirmativo desde quando que est em vigor 4 Qual a periodicidade com que o seu servi o arquiva documenta o Diariamente Semanalmente Mensalmente Outra 5 Depois de arquivados quais os documentos processos consultados com maior frequ ncia pelos colaboradores do seu servi o 6 O seu servi o procedeu transfer ncia de documenta o para o Arquivo Autom tico da Universidade Sim N o 6 1 Em caso afirmativo indique a documenta o transferida e as suas datas extremas data inicial e final referente s unidades documentais transferidas 98 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo 7 Para efeitos de controlo arquiv stico qual o c digo de classifica o atribu do aos documentos deste servi o 8 Qual a medida aproximada de crescimento anual do arquivo deste servi o
108. r funcionamento ou actividade da respectiva entidade geradora Neste caso o arquivo pode fixar se junto de quem o produz desde a sua origem at conserva o definitiva ou estar fisicamente desmembrado quando os documentos mais antigos s o deslocados para um arquivo especializado Por outro lado um arquivo desactivado j n o pertence a um organismo em pleno funcionamento a entidade produtora cessou a sua actividade ou foi extinta tendo o sistema ficado encerrado ou est tico Frequentemente os arquivos desactivados s o transferidos para arquivos especializados ou centros de arquivos devendo manter se a como entidades individualizadas As variantes referidas anteriormente entrecruzam se resultando da arquivos unicelulares centralizados activos ou desactivados arquivos pluricelulares centralizados activos ou desactivados e arquivos pluricelulares descentralizados activos ou desactivados Neste encadeamento apesar de estes sistemas n o derivarem da combinat ria dos factores atr s enunciados n o podemos ignorar o resultado de uma conjuntura hist rica particular p s Revolu o Francesa Trata se dos arquivos especializados ou centros de arquivos unidades administrativas entendidas como sistemas de informa o que assentam numa estrutura pluricelular tendo sido criados para incorporar salvaguardar e divulgar arquivos desactivados ou para integrar informa o sem interesse administrativo corrente proveniente de arquivos acti
109. ra o Financeira Sec de Or amento e Conta Sec de Aprovisionamento e Patrim nio Sec de Vencimentos Unidades Faculdade de Org nicas Letras Faculdade de Direito Faculdade de Economia Faculdade de Psicologia e Ci ncias da Educa o Centro de Inform tica Faculdade de Ci ncias e Tecnologia Servi os e estabelecimentos dependentes do Reitor Audit rio da Reitoria Pal cio de S Marcos Museu de Arte Sacra 25 de Abril Vicente Gabinete de Estudos e Estat stica Reparti o Pedag gica Sec de Diplomas Certid es e Expediente Faculdade de Farm cia Faculdade de Medicina Figura 9 Organigrama da UC 1993 Est dio Universit rio Capela de S Miguel Gabinete de Apoio T cnico Pedag gico a estudantes deficientes Senado Universit rio Conselho Social Centro de Documenta o Teatro Acad mico de Gil Servi os Acad micos Divis o de Alunos Reparti o de Alunos Sec de Matriculas e Inscri es Sec de Planos Estudo e Mobilidade Estudantil Sec de Informa es e Estudos P s Graduados cs ssi Ee es Tsp wp O eS oes es el amo So Lei n 108 88 de 24 de Setembro Estatutos da Universidade de Coimbra homologados pelo Despacho Normativo n 79 89 de 28 de Julho Delibera o do Senado n 36 92 de 16 de Dezembro Di rio da Rep blica n 23 de 28 de Janeiro de 1993 58 A estrutura org nic
110. ralizar ou descentralizar as suas actividades e os postos de trabalho atendimento Racionalizar processos e distribuir actividades de modo equitativo Controlar custos Documentar as pol ticas decis es ac es e resultados Eliminar a redund ncia de informa o Conceber e gerir um sistema de informa o suportes anal gicos e digitais Garantir a autenticidade a fiabilidade e a integridade das transac es e do sistema de informa o Cumprir os requisitos normativos e legais Assegurar o uso da informa o a m dio e longo prazo Prestar um servi o de qualidade Os desafios colocados s Organiza es implicam claramente o apetrechamento tecnol gico contudo o enfoque que se coloca de forma generalizada na sua prem ncia levanta problemas que redundam em situa es diversas tais como falta de planifica o do sistema de informa o n o identifica o das necessidades de informa o da organiza o exist ncia de informa o redundante duplicada e sua dispers o por diversos suportes n o aplica o de normaliza o inexist ncia de avalia o da informa o perda de produtividade aumento de custos de manuten o de equipamentos hardware e software ou uso da informa o n o direccionado estrat gia da organiza o Para evitar estas situa es necess ria uma abordagem que congregue desde a fase de concep o da plataforma tecnol gica at produ
111. res Constituem unidades org nicas de ensino e investiga o a Faculdade de Letras FLUC a Faculdade de Direito FDUC a Faculdade de Medicina FMUC a Faculdade de Ci ncias e Tecnologia FCTUC a Faculdade de Farm cia FFUC a Faculdade de Economia FEUC a Faculdade de Psicologia e de Ci ncias da Educa o FPCEUC a Faculdade de Ci ncias do Desporto e Educa o F sica FCDEFUC o Instituto de Investiga o Interdisciplinar IUC e o Col gio das Artes CAUC S o unidades org nicas de investiga o o Instituto de Ci ncias Nucleares Aplicadas Sa de ICNAS e o Tribunal Universit rio Judicial Europeu TUJE No conjunto de unidades de extens o cultural e de apoio forma o n o integradas em funda es temos a Biblioteca Geral o Arquivo da Universidade AUC a Imprensa o Centro de Documenta o 25 de Abril e a Biblioteca das Ci ncias da Sa de O organigrama permite uma melhor compreens o da estrutura org nica actual bem como das respectivas rela es hier rquicas e funcionais sendo evidente a dimens o e complexidade da actual estrutura organizacional da Universidade de Coimbra Trata se efectivamente de uma estrutura complexa e de grande dimens o englobando dezenas de unidades e servi os fisicamente descentralizados localizados em tr s p los na cidade de Coimbra e num p lo em Alcoba a Centro de Estudos Superiores da UC podendo constituir funda es associa es sociedades ou nelas
112. resposta suficientemente detalhadas a fim de estabelecer condi es de relativa igualdade para as respostas obtidas por diferentes inquiridores ou para auxiliar as respostas n o presenciais A identifica o embora a identifica o nominal exacta n o fosse necess ria na fase de apuramento na fase de recolha era conveniente saber se determinado indiv duo de um servi o j foi ou n o inquirido adequa o o question rio foi adequado ao que se queria saber A caracteriza o o question rio foi elaborado para obter determinada informa o e foi acerca dela que se conceberam e redigiram as perguntas a fazer Antes de fazer a divulga o do question rio tivemos o cuidado de previamente fazermos uma sensibiliza o aos dirigentes de cada servi o para a necessidade obrigatoriedade do seu preenchimento Sistematizando o question rio elaborado consiste num formul rio escrito com as quest es para que se procura e9 Bibliografia exemplificativa FODDY William Como perguntar teoria e pr tica da constru o de perguntas em entrevistas e question rios Oeiras Celta 1996 ISBN 972 8027 54 0 65 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo resposta As perguntas do question rio tinham um pequeno texto introdut rio claro e sucinto Os esclarecimentos complementares foram evitados de modo a n o enviesar as respostas de acordo com as nossas interp
113. reta es e perspectivas Sempre que solicitado foram prestados esclarecimentos pontuais relativos ao modo de preenchimento O conhecimento pr vio do sistema em an lise e as teorias que enquadram o tema a estudar sugeriam comportamentos diferenciados na organiza o consoante as suas caracter sticas estruturais b sicas Quanto recolha de informa o propriamente dita tomou se em considera o o momento de aplica o do question rio de modo a n o coincidir com momentos de maior intensidade de trabalho por exemplo in cio ou final do ano lectivo A informa o foi recolhida directamente por n s A prepara o do anexo ao question rio est relacionada com as caracter sticas dos diversos servi os da institui o com a necessidade de recolha de informa o diversa e com a agiliza o do pr prio processo de recolha de dados Estes foram tratados adequadamente expondo se de seguida os resultados 2 2 Question rio an lise de dados Os dados foram processados usando o programa Excel da Microsoft aplica o que aos nossos olhos perfeitamente compat vel para o nosso objectivo de tratar e apresentar os dados por um lado e por outro por se adaptar muito bem estrutura do question rio aos objectivos que se pretendiam apurar em cada quest o e forma mais interessante e sucinta para a exposi o dos resultados Neste trabalho ao n vel do tratamento e apresenta o de dados opt mos por n o identificar os
114. rio Administrativo Est dio Universit rio Museu de Arte Sacra 1963 1972 Audit rio da Reitoria Capela de S Miguel Biblioteca Geral Teatro Acad mico de Gil Vicente 1961 Administrador Serv de Gabinete de Assessoria de A ia Jur di i Doc ssessoria Jur dica Secretaria Geral cumeriaes e Rela es P blicas Planeamento criada em 1973 exerce funciona desde 1975 actividade desde 1977 Direc o dos Servi os Direc o dos Servi os Gul cia Tecnico Administrativos Acad micos Reparti o de Administra o Reparti o de Pessoal e Reparti o Pedag gi Reparti o de Al Financeira e Patrimonial Expediente eparti o Pedag gica eparti o de Alunos Sec o de Matr culas e Sec o de Pessoal Inscri es r amento e Sec o de Expediente e Sec o de Cadastro e Conta Arquivo Diplomas Sec o de Economato e Invent rio m as a a GE ea si ee SS i gs Decreto n 18 717 de 27 de Julho de 1930 Decreto n 38 692 de 21 de Mar o de 1952 Decreto Lei n 380 73 de 25 de Julho Decreto Lei n 186 79 de 21 de Junho Decreto Lei n 536 79 de 31 de Dezembro Faculdade de Ci ncias e Faculdade de Faculdade de Faculdade de Faculdade de Faculdade de Economia Direito Letras Tecnologia Medicina Farm cia Figura 7 Organigrama da UC 1979 56 a an as ang ses SS jp Ea a ee ei pe se Js 1991 Biblioteca Geral Imprensa Arquivo 1989
115. rma internacional de registo de autoridade arquiv stica para pessoas colectivas pessoas singulares e fam lias Em linha 22 ed Lisboa IAN TT 2004 Consult 12 Jan 2012 Dispon vel ra gov pt files 2008 09 isaar CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS ISAD G norma geral internacional de descri o arquiv stica adoptada pelo Comit de Normas de Descri o Estocolmo Su cia 19 22 de Setembro de 1999 Trad Grupo de Trabalho para a Normaliza o da Descri o em Arquivo 22 ed Lisboa IAN TT 2004 Consult 12 Jan 2012 Dispon vel ra gov pt files 2008 09 isad 92 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo ISDIAH Norma internacional para describir instituciones que custodian fondos de archivo Em linha 2008 Consult 9 Jun 2011 Dispon vel na WWW em http www ica org sites default files ISDIAH 20Esp 1 pdf NP EN ISO 9001 2008 Sistemas de gest o da qualidade requisitos Caparica Instituto Portugu s da Qualidade NP 4041 2005 Informa o e Documenta o Terminologia arquiv stica conceitos b sicos Caparica Instituto Portugu s da Qualidade NP 405 1 1994 Informa o e Documenta o Refer ncias bibliogr ficas documentos impressos Caparica Instituto Portugu s da Qualidade NP 405 2 1998 Informa o e Documenta o Refer ncias bibliogr ficas parte 2 materiais n o livro Caparica Insti
116. rocedimentos padronizados e que abarca toda a realidade arquiv stica o m todo de investiga o quadripolar adoptado parece adequar se melhor Arquiv stica cient fica tendo sido por isso o m todo escolhido para a realiza o deste trabalho Segundo este modelo proposto por Paul de Bruyne Jacques Herman e Marc de Schoutheete a investiga o cient fica arquiv stica deve superar o debate entre quantitativo e qualitativo e promover a interdisciplinaridade A investiga o deve cumprir se num projecto e reiniciar se corrigir se e superar se no seguinte atrav s da interac o e abertura entre os quatro p los de an lise o da forma morfol gico o da abordagem operacional t cnico o dos princ pios te rico e o da problematiza o cient fica epistemol gico que interagem entre si em todas as fases do trabalho Neste encadeamento verificamos que a adequa o da Arquiv stica ao seu objecto se processa atrav s de um m todo pr prio com quatro p los de an lise que se relacionam entre si de forma din mica o que permite uma compreens o global do objecto e a acumula o em espiral de conhecimento 31 Ver DE BRUYN E Paul et al Dynamique de la recherche en sciences sociales de p les de la pratique m thodologique Paris P U F 1974 23 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo Os quatro p los referenciados anteriormente em interac o di
117. s Reparti es da Secretaria Art 5 A Secretaria Geral da Universidade divide se em duas Reparti es 1 2 Do expediente liter rio 2 2 Da contabilidade 1918 07 06 Decreto n 4 554 Secretaria de Estado de Instru o P blica Reparti o de Instru o Universit ria Promulga o do Estatuto Universit rio Colec o oficial de legisla o portuguesa Lisboa 2 sem 1918 42 50 41 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo Cap tulo VIII Disposi es diversas Art 102 Cada Universidade tem uma Secretaria Geral e uma Tesouraria as quais est o sob a autoridade imediata do Reitor amp 1926 10 02 Decreto n 12 426 Minist rio da Instru o P blica Direc o Geral do Ensino Superior Promulga o de revis o do Estatuto da Instru o Universit ria Di rio do Governo s rie Lisboa 220 2 Out 1926 1 469 1 478 Di rio do Governo s rie Lisboa 256 16 Nov 1926 1 883 Art 15 2 Cada Universidade tem uma secretaria geral com duas reparti es amp 1926 10 14 Decreto n 12 492 Minist rio da Instru o P blica Direc o Geral do Ensino Superior Regulamenta o da organiza o dos servi os administrativos das universidades Di rio do Governo s rie Lisboa 229 14 Out 1926 1 552 1 559 Di rio do Governo s rie Lisboa 256 16 Nov 1926 1 883 1 884 Art 7
118. s actividades nas organiza es e na sociedade SILVA Armando B Malheiro da RIBEIRO Fernanda Op cit p 75 2 SILVA Armando B Malheiro da et al Op cit p 214 re SILVA Armando B Malheiro da et al Op cit p 214 Pode se ver uma perspectiva mais actual da teoria e pensamento sist micos com aplica o a todo o tipo de fen menos e sistemas em geral em MELLA Piero Dai Sistemi al pensiero sistemico per capire i sistemi e pensare con i sistemi Milano Franco Angeli 1997 21 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo teoria com uso nas diversas ci ncias tecnologias e dom nios da actividade humana e social Segundo Piero Mella para definirmos sistema devemos entender a estrutura como um complexo unit rio formado por uma pluralidade de elementos relacionados entre si pelo que toda a estrutura simultaneamente estruturada o seu estado deriva dos elementos integrantes e estruturante o seu estado condiciona o dos elementos Ainda segundo o mesmo autor um sistema formado por outros sistemas um supersistema um sistema que se individualiza no interior de um sistema mais amplo um sistema parcial ou subsistema temos ainda o macrossistema ambiente em sentido amplo quando o sistema e o ambiente se interpenetram ainda pertinente referir que os sistemas se distribuem por duas grandes classes os organizados ou operat r
119. s e seus clientes quer na sua fase definitiva por parte de investigadores e cidad os em geral caminhando se cada vez mais para um servi o p blico transparente e de qualidade Como do conhecimento geral a implementa o de m todos arquiv sticos necess rios a uma boa organiza o de documentos um processo moroso Por um lado necess ria uma introdu o gradual de crit rios arquiv sticos de gest o da informa o por outro imprescind vel que dirigentes e administrativos abandonem pr ticas arbitr rias e subjectivas de arquivo h muito instaladas Com efeito as novas tecnologias da informa o trouxeram novos desafios a quem produz e gere informa o No entanto a cren a de que a solu o para a gest o documental informacional reside na mera aquisi o de produtos inform ticos cai por terra quando percebemos que estes apenas reproduzem os padr es de gest o utilizados tradicionalmente com todas as suas potencialidades e lacunas A tecnologia n o o nico pilar da mudan a ela apenas mais um instrumento de suporte na planifica o que tem de considerar meios t cnicos recursos humanos e objectivos estrat gicos Num mbito mais alargado a toda a institui o universit ria para que a gest o integrada do Sistema de Informa o Arquivo da Universidade de Coimbra seja uma realidade necess rio tomar medidas de fundo quanto ao tratamento da informa o e da preserva o da mem ria institucional
120. servi os org nicos produtores de informa o mas sim a rea funcional de actua o 17 respostas e elegemos n o inserir os resultados obtidos em determinadas quest es devidamente identificadas por se tratar de informa o sobre fun es actividades e ac es actuais da organiza o Todavia n o consideramos estar perante uma limita o ao n vel da recolha e tratamento de dados sobretudo tendo em conta o mbito de outros projectos de trabalho em curso na organiza o 66 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo Segue se a apresenta o dos resultados obtidos quest o a quest o seguida por um breve coment rio como fundamento para uma correcta interpreta o e ou explica o adicional acerca dos dados recolhidos Quest o 1 Como se disse anteriormente a elabora o do anexo A do question rio est relacionada com as caracter sticas dos diversos servi os da institui o descentraliza o f sica e sobretudo com a necessidade de recolha de informa o diversa no mbito de outros projectos de trabalho Por esse motivo e tamb m por se tratar de dados sobre fun es actividades e ac es actuais da organiza o optamos por n o inserir neste estudo de caso os resultados relativos a esta quest o Quest o 2 Condi es de instala o do arquivo E Boas condi es E Falta de ventila o Falta de limpeza e organiza o E
121. sidade Contabilidade l l l l l l I l I l l de Ed Faculdades Faculdade de Faculdade de Faculdade de s Faculdade de E ad Faculdade de Ci ncias pp Farm cia Direito Letras Medicina Figura 5 Organigrama da UC 1930 Decreto n 12 492 de 14 de Outubro de 1926 Decreto n 18 717 de 27 de Julho de 1930 54 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo 1952 Minist rio da Educa o Nacional Direc o Geral do Ensino Superior e das Belas Artes Universidade de Coimbra REITOR Senado Conselho Universit rio Administrativo Assembleia Geral da Universidade peed Biblioteca Geral jos SSeS gt Administrador as a eal mee tear x I I l I l Secretario l I I I l l l Servico de Servi o de l Expediente Geral Contabilidade l l XN Pd Faculdades Faculdade de Faculdade de Faculdade de anri Faculdade de F s Faculdade de Ci ncias ne Farmacia Direito Letras Medicina Decreto n 18 717 de 27 de Julho de 1930 Decreto n 38 692 de 21 de Margo de 1952 Decreto n 39 001 de 20 de Novembro de 1952 Figura 6 Organigrama da UC 1952 55 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo Minist rio da Educa o 1979 Universidade de Coimbra REITOR Senado Conselho Assembleia Geral da Universidade Universit
122. speciais ADMINISTRAGAO Audit rio Gabinete de Auditoria Centro de Inform tica Gabinete da Qualidade e Comunica o Interna Departamento de Administra o e Finan as Gabinete de Administra o Geral Divis o de Recursos Humanos Divis o de Gest o de Edif cios Divis o Financeira Equipamentos e Infra Estruturas Gest o de Recursos Humanos Aprovisionamento e Patrim nio Apoio a candidaturas e Gest o de Projectos Gabinete T cnico Planeamento de Recursos Humanos Gest o do Plano e Or amento Recrutamento e Mobilidade Forma o e Desenvolvimento entro de Atendimento no Trabalho Unidades Faculdade de Ci ncias do Org nicas Desporto e Educa o Fisica Faculdade de Economia Faculdade de Psicologia e Ci ncias da Educa o Faculdade de Letras Faculdade de Direito Figura 11 Organigrama da UC 2003 roc Estudos e Projectos onserva o e Manuten o de Edif cios e Equipamentos Seguran a de Edif cios Equipamentos e Ambiente Seguran a Higiene e Sa de Pal cio de S Marcos Gabinete Jur dico Gabinete do Plano Divis o de Rela es Internacionais Imagem e Comunica o r Faculdade de Ci ncias e Tecnologia Rela es Internacionais Divulga o e Promo o Departamento Acad mico Gabinete de Estudos e Estat stica Divis o de Alunos Divis o T cnico Pedag gica Apoio T cnico
123. st rios das Finan as e do Plano e da Educa o 44 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo Amplia as compet ncias atribu das aos reitores das universidades e institutos universit rios Di rio da Republica s rie Lisboa 234 9 Out 1984 3086 3087 1988 09 24 Lei n 108 88 Assembleia da Rep blica Autonomia das Universidades Di rio da Rep blica s rie Lisboa 222 24 Set 1988 3914 3919 1989 07 28 Despacho Normativo n 79 89 Minist rio da Educa o Homologa o dos Estatutos da Universidade de Coimbra Di rio da Republica s rie Lisboa 197 28 Ago 1989 3618 3624 e 1991 02 15 Delibera o do Senado aprovada em sess o de 5 02 91 Universidade de Coimbra Senado Reestrutura o dos servi os centrais pessoal dirigente Di rio da Republica ll2 s rie Lisboa 38 15 Fev 1991 1796 1992 12 16 Delibera o do Senado n 36 92 Universidade de Coimbra Senado Reestrutura o dos Servi os Centrais da Universidade de Coimbra Di rio da Republica l2 s rie Lisboa 23 28 Jan 1993 1016 60 1016 63 1998 06 04 Delibera o n 305 98 Universidade de Coimbra Reitoria Cria o do Servi o de Rela es Internacionais da Reitoria da Universidade de Coimbra Delibera o do Senado n 44 97 de 3 de Dezembro Di rio da Republica l s rie Lisboa 129 4 Jun
124. t o de Edif cios Divis o de Rela es Internacionais Divis o Financeira Humanos Equipamentos e Infra Estruturas Imagem e Comunica o Apoio T cnico Aprovisionamento e Apoio a candidaturas e Gest o de Recursos Planeamento de Estudos e Projectos E Pedag gico a Patrim nio Gest o de Projectos Humanos Recursos Humanos Rela es Internacionais Estudantes Deficientes Conserva o e Manuten o de il Edificios e Equipamentos E Gabinete T cnico Recrutamento e Forma o e MES Imagem Protocolo e Mobilidade Desenvolvimento Contabilidade entro de Atendimento Rela es P blicas Gest o do Plano e Or amento Seguran a de Edif cios tt me Apoio a estudantes da Equipamentos e Ambiente F Divulga o e Promo o CPLP studos de P s Gradua o Seguran a Higiene e Sa de no Trabalho I I l l l l l l l l I l l r Gabinete de l l l l I l l l I l l l I l Lei n 108 88 de 24 de Setembro Unidades Estatutos da Universidade de Coimbra homologados Faculdade de Ci ncias do Faculdade de Psicologia Faculdade de Faculdade de Faculdade de Organicas Faculdade de Ci ncias Faculdade de Faculdade de Instituto de pelo Despacho Normativo n 79 89 de 28 de Julho alterados Desporto e Educa o Fisica e Ci ncias da Educa o Economia Direito Letras e Tecnologia Medicina Farm cia Investiga o pelo Despacho Normativo n 30 04 de 19
125. t o dever ser feita atendendo s evidentes especificidades comuns a qualquer outro tipo de documento electr nico Actualmente na institui o n o existe um sistema de arquivo organicamente reconhecido e funcionalmente actuante e eficaz sendo por isso feitas impress es de documentos mensagens de correio electr nico considerados institucionalmente relevantes Contudo chama se aten o para os seguintes aspectos Dever se evitar a impress o de documentos enviados unicamente para informa o Dever se evitar a impress o de legisla o e respectivos e mails de divulga o interna Dever se ainda evitar a impress o de material de refer ncia por exemplo artigos ou documentos impressos que tenha sido publicado e sujeito a dep sito legal Todo o correio transmitido propriedade da institui o e n o posse individual de cada utilizador por isso o envio de mensagens particulares ou institucionalmente irrelevantes deve ser devidamente enquadrado na pol tica e cultura organizacional do respectivo organismo No futuro pr ximo as mensagens consideradas por an lise arquiv stica como documentos de arquivo isto que estejam ligadas a transac es procedimentos e fun es desempenhados institucionalmente devem ser recolhidas e inclu das no sistema de arquivo Consequentemente ser necess rio desenvolver sistemas de controlo adequados que assegurem a qualidade a autenticidade e a fiabilidade desses do
126. tados atingidos durante a investiga o Trata se portanto de um momento fundamental da representa o da elabora o e da estrutura o do objecto cient fico pois Ce p le figure le plan d organisation des ph nom nes les modes d articulation de l expression th orique objectiv e de la probl matique de la recherche 33 sobre estas leis ou princ pios que d o fundamenta o te rica ao paradigma cient fico informacional pode ver se uma perspectiva mais desenvolvida em SILVA Armando Malheiro da et al Arquiv stica teoria e pr tica de uma Ci ncia da Informa o 1998 p 217 226 DE BRUYNE Paul et al Op cit p 151 25 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo Arquiv stica ramo ou Paradigma pats cient fico p s p lo p lo disciplina aplicada da custodial epistemol gico te rico Ci ncia da Informa o informacional Ea a Teoria sist mica EA M TODO ARQUIVISTICO Leituras y Analise do conteudo efectuadas a N dos documentos Question rio S N textuais Trabalho na p lo p lo Tratamento organiza oem tecnico morfol gico quantitativo e estudo qualitativo do inqu rito Conclus es Figura 3 Esquema da metodologia quadripolar de investiga o aplicada O m todo de investiga o quadripolar aplica se a todas as fases da pesquisa No p lo t cnico inserimos as opera es desenvolvidas par
127. teeeeeseeeeeesees 64 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo 2 2 Question rio an lise de dados rear er eras rr renan renas ananda 66 2 3 Recenseamento de s ries e documentos serras rr ee aaa rraada 73 3 Propostas detrelWOnlad s si3icevecsscccs essa rea IS SD Sa daN ga Ss Aes ses 74 CONCIUSDES miafe stato da LG DD DM 85 REFER NCIAS BIBLIOGR FICAS suas semeia abntqr ia deatoaa dad e aa O a 88 Bibliografia consultada e referenciada ccccccccccsssssssssececeecsessssaeeeeeeecesssssaeeeseeeeees 88 NORMAS oscar tens do isa e A SD OS Tras PEA SE AOS ADO di A Ca Di wate tateas 92 LISTA DE ACR NIMOS ss es dica cida dA cada dia ii is id marcia 94 INDIGEDE FIGURAS states ss erra a A a a RR AA 95 INDICE DE GR FICOS x pauta east ras AEREAS and AU RG teenie ES ENS 96 ANEXOS voce tice nes oa das rd vent E ra US qa SRT E tas Satins sac SS o a E era alo SE dom o ua a 97 ANEXO I Modelo de Question rio errar rr aaa res arara naaaaa 98 Anexo Il Proposta de Guia de transfer ncia de processos individuais de pessoal 101 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo INTRODUCAO O presente trabalho foi elaborado como Trabalho Final no mbito do processo de avalia o do Mestrado de Ci ncias da Documenta o e Informa o ramo Arquiv stica da Faculdade de Letras da Universidade d
128. tico e um acto secund rio ser substituivel pelo prim rio excepto no caso do tipo resumo ficheiro base de dados e do cumulativo ex relat rios anuais A frequ ncia ou seja a quantifica o da periodicidade de uso acesso informa o na fase gen sica e p s gen sica Este par metro baseado numa periodicidade de uso m dia padr o fixada em 52 pedidos requisi es por ano Os indicadores ou par metro expostos t m de ser cruzados de modo a conseguir se obter resultados globais e cient ficos decorrentes da operacionaliza o deste modelo de avalia o em v rios contextos 8 Consultaram se os seguintes trabalhos RIBEIRO Fernanda SILVA Armando Malheiro da A Avalia o de informa o uma opera o metodol gica P ginas a amp b arquivos e bibliotecas Lisboa ISSN 0873 5670 14 2004 7 37 SILVA Armando B Malheiro da RIBEIRO Fernanda A Avalia o em Arquiv stica reformula o te rico pr tica de uma opera o metodol gica P ginas a amp b arquivos e bibliotecas Lisboa ISSN 0873 5670 5 2000 57 113 N o cabendo aqui o desenvolvimento da componente pr tica da avalia o enunciam se dois trabalhos j publicados e que resultaram da aplica o pr tica do modelo de avalia o explicitado RIBEIRO Fernanda FERNANDES Maria Eug nia Matos O Sistema de informa o arquiv stica da Universidade do Porto potenciar o uso da mem ria informacional retro prospectivament
129. to da informa o Com a sua implementa o h uma melhoria da qualidade e efici ncia da Gest o Administrativa que al m de preservar o ciclo gen sico do arquivo facilita o acesso documenta o A maior acessibilidade documenta o e principalmente ao seu conte do a informa o n o s diminui os custos redu o do tempo de registo e pesquisa elimina o de duplica es etc como torna a institui o que o adoptou mais competitiva porque mais informada nossa convic o que as organiza es p blicas e privadas devem apostar cada vez mais numa pol tica de gest o integrada de arquivos ou seja de gest o cont nua do ciclo de vida dos documentos da informa o Esta necessidade no caso das organiza es da Administra o P blica condi o ainda mais cr tica para efectivar a 9 FERNANDES Daniela Teixeira Pedra a pedra estudo sist mico de um arquivo empresarial Lisboa Gabinete de Estudos a amp b 2004 p 91 86 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo transpar ncia e promover o uso dos direitos de acesso aos documentos da administra o Pensar apenas na acumula o e armazenamento de documenta o sem crit rios objectivos sem se pensar no futuro n o permite racionalizar nem potenciar meios e recursos que proporcionem o acesso de modo mais imediato aos documentos quer na sua fase activa por parte dos servi o
130. to do Centro de Servi os Comuns da Administra o da Universidade de Coimbra Di rio da Rep blica 22 s rie Lisboa 151 06 Ago 2012 27486 27494 48 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo 1 3 Estrutura dos servi os e organigramas A pesquisa selec o e an lise dos diplomas legislativos um suporte essencial para compreender as mudan as e a evolu o da estrutura organizacional ao longo do tempo Assim tendo presente a anterior lista de refer ncias identifica se legisla o geral aplic vel a todas as universidades do pa s e s posteriormente reconhecemos existir regulamenta o espec fica para a organiza o em estudo Real amos ainda a identifica o de diplomas legais referentes a aspectos distintos da estrutura organizacional da Universidade nomeadamente em tr s vertentes a gest o ou governo da institui o a estrutura e o funcionamento dos servi os e a organiza o dos estudos e da investiga o Esta identifica o confirma a multiplicidade de suportes legais em vig ncia simult nea No mbito cronol gico definido para este estudo no Regulamento das Secretarias Geraes e Thesourarias das Universidades datado de Agosto de 1911 que encontr mos definidas as compet ncias e actividades dos servi os administrativos A t tulo exemplificativo podemos verificar que as fun es acad micas s o atribu das Reparti o do Expediente
131. tuto Portugu s da Qualidade NP 405 3 2000 Informa o e Documenta o Refer ncias bibliogr ficas parte 3 documentos n o publicados Caparica Instituto Portugu s da Qualidade NP 405 4 2002 Informa o e Documenta o Refer ncias bibliogr ficas parte 4 documentos electr nicos Caparica Instituto Portugu s da Qualidade NP 4438 1 2005 Informa o e documenta o Gest o de documentos de arquivo Parte 1 Princ pios directores Caparica IPQ NP 4438 2 2005 Informa o e documenta o Gest o de documentos de arquivo Parte 2 Recomenda es de aplica o Caparica IPQ 93 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo LISTA DE ACRONIMOS AUC Arquivo da Universidade de Coimbra CSE Centro de Servi os Especializados CSC Centro de Servi os Comuns FCDEFUC Faculdade de Ci ncias do Desporto e Educa o F sica FCTUC Faculdade de Ci ncias e Tecnologia FDUC Faculdade de Direito FEUC Faculdade de Economia FFUC Faculdade de Farm cia FLUC Faculdade de Letras FMUC Faculdade de Medicina FPCEUC Faculdade de Psicologia e de Ci ncias da Educa o HI Instituto de Investiga o Interdisciplinar ICNAS Instituto de Ci ncias Nucleares Aplicadas Sa de SAG Servi o de apoio gest o TUJE Tribunal Universit rio Judicial Europeu UC Universidade de Coimbra 94 A estrutura org nica e funcional
132. uiv stica de pendor auxiliar do trabalho historiogr fico no seio da Hist ria met dico erudita e positivista sucedeu uma disciplina t cnica voltada para a resolu o de problemas te rico pr ticos dos arquivos administrativos e definitivos em finais do s culo XIX 14 sobre o per odo que medeia entre o s culo XVI e meados do s culo XIX pode consultar se BAUTIER Robert Henri La Phase cruciale de l histoire des archives la constitution des d p ts d archives et la naissance de I archivistique XVIe d but du XIXe si cle Archivum Paris 18 1968 139 150 18 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo mais precisamente em 1898 ap s a publica o de um manual t cnico de arquivistas holandeses A concep o arquiv stica tradicional e ainda hoje de certo modo dominante herdeira da matriz francesa que configura o paradigma hist rico t cnicista custodial patrimonialista caracteriza se em tra os gerais pelos seguintes aspectos Exist ncia de arquivos hist ricos concebidos para conservar e possibilitar o acesso documenta o essencialmente de car cter patrimonial enquanto fonte para a historiografia Fundamenta o te rica assente na no o oitocentista de fundo considerado como o objecto da disciplina ou seja como sin nimo de arquivo Adop o de princ pios baseados na evid ncia e no pragmatismo como o princ pio
133. ura recente encontra se j representada neste trabalho e a estrutura correspondente aos anos de 1901 a 1928 foi tamb m descrita no ponto 1 3 Neste trabalho a estrutura org nica representada nos diversos organigramas elaborados o resultado da an lise organizacional referida na regulamenta o existente podendo nalguns casos n o traduzir com exactid o a realidade passada uma vez que na pr tica nem sempre era aplicado o que a Lei determina va nos casos em que sabemos que determinados elementos da estrutura org nica previstos na Lei n o chegaram a ter exist ncia real assinal mos esse facto nos organigramas por rect ngulos a tracejado Os organigramas que se seguem correspondem cada um deles a momentos em que se verificaram altera es org nico funcionais significativas por via legislativa Elegemos ap s esta breve exposi o a representa o da evolu o diacr nica da estrutura org nica para os anos de 1930 a 2008 recorrendo ferramenta inform tica Visio da Microsoft 53 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo Minist rio da Instru o P blica Universidade de Coimbra REITOR Assembleia Geral Senado da Universidade Universit rio al Ela Biblioteca Geral Co _ Eos ri I l l l I l l Secretaria Geral I I l l l l I l 1 Reparti o 2 Reparti o l l xpediente Geral da Servi os de l Univer
134. va es Pode tamb m ser inclu da informa o relativa sua movimenta o e tramita o quando aplic vel Potencializando o uso destas folhas mapas de registo de processos em curso seria fundamental que no final ap s a conclus o do processo fosse acrescentada informa o sobre o seu local de arquivo e ou transfer ncia para outro dep sito Devem tamb m ser acrescentados dados relativos sua elimina o conserva o permanente remessa para outros espa os a partir do momento em que estas pr ticas estejam regulamentadas no organismo 84 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo CONCLUS ES Neste ponto pretendemos apresentar as conclus es que resultaram deste trabalho de investiga o facto consabido que a Arquiv stica tem como objecto os arquivos um objecto que pode ter diversas configura es de acordo com a sua estrutura org nica e a funcionalidade do servi o Os sistemas de informa o arquivos formam se ao longo do tempo e s o irrepet veis e nicos Na pr tica a realidade arquiv stica s pode ser verdadeiramente conhecida e apreendida se for representada como objecto cognosc vel Partindo de um estudo de caso o Sistema de Informa o Arquivo da Administra o da Universidade de Coimbra procur mos contribuir tamb m para a progressiva compreens o do processo informacional para a acumula o de conhecimento arquiv stico e para
135. vos No projecto de investiga o em curso medida que a estrutura org nica e funcional da institui o universit ria se complexificou ao longo dos s culos o Sistema 28 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo de Informa o Arquiv stica da Universidade acompanhou a referida evolu o e complexifica o compreendendo na actualidade um n cleo central que correspondente ao Centro de Servi os Comuns e Centro de Servi os Especializados sem esquecer os subsistemas provenientes das v rias unidades org nicas que constituem a Universidade Faculdades bem como outros servi os da Institui o Servi os de Ac o Social por exemplo Decorrente da aplica o da teoria sist mica atr s explicitada o arquivo da Administra o da Universidade de Coimbra materializa se na realidade como um Subsistema de Informa o da Universidade encarado para efeito deste estudo de caso como Sistema de Informa o Em termos org nicos e funcionais configura se como um arquivo pluricelular descentralizado activo Quando a informa o produzida recebida pela entidade produtora perde o seu valor administrativo e tendo que ser conservada por imposi o legal transferida para o seu arquivo definitivo o Arquivo da Universidade deposit rio da documenta o produzida e recebida pela Universidade desde 1290 A incorpora o de parte de um arquivo activo como acontece com
136. z a verifica o ou refuta o do contexto te rico elaborado Neste p lo necess rio o sujeito ter presentes n o s os princ pios da proveni ncia e da ordem original mas tamb m os princ pios que se inserem no paradigma da arquiv stica cient fica o princ pio da ac o estruturante todo o arquivo resulta de um acto fundador individual ou colectivo formal ou informal que molda a estrutura organizacional e a sua especificidade funcional em evolu o din mica o princ pio da integra o din mica todo o arquivo integra e integrado pela din mica do universo sist mico que o envolve o princ pio da grandeza relativa todo o arquivo se desenvolve como estrutura org nica simples unicelular ou complexa pluricelular e o princ pio da pertin ncia todo o arquivo disponibiliza informa o que pode ser recuperada segundo a pertin ncia da estrutura organizacional No est dio actual de teoriza o arquiv stica estes s o os quatro princ pios ou leis de car cter 32 SILVA Armando B Malheiro da et al Op cit p 221 222 24 A estrutura org nica e funcional da Administra o da UC e a sua projec o no respectivo arquivo universal No presente estudo de caso apenas com base na informa o prim ria obtida ser amos conduzidos a classific lo como um sistema activo assente numa estrutura pluricelular descentralizada Esta seria a primeira hip tese a desenhar se no p lo te rico No p lo t

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