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1. DE JALISCO SECRETAR A DE SALUD PROCEDIMIENTO PARA LA CONCILIACI N BANCARIA Y CONTROL DE REEMBOLSOS AUTORIZACIONES DOCUMENT R BRICA L C P EDUARDO HERN NDEZ RAM REZ APOYO ADMINISTRATIVO Vo R BRICA L C P ALMA ANG LICA GUILA FLORES JEFE DE RECURSOS FINANCIEROS APROB R BRICA Q F B LEONOR E MONTEJANO MART NEZ SUBDIRECCI N DE ADMINISTRACI N E INNOVACI N AUTORIZ R BRICA DR DANIEL OJEDA TORRES DIRECTOR DEL INSTITUTO JALISCIENSE DE SALUD MENTAL A Sell 010 14 001 1 20 a FECHA DE REVISI N OCTUBRE 2009 ___ Gu a T cnica para Documentar Procedimientos FECHA DE AUTORIZACI N 13 DE NOVIEMBRE 2009 Selo A _ Este documento es vigente y est actualizado porque responde a las necesidades actuales de la unidad y no hay uno nuevo que lo sustituya Responsable de la informaci n Centro de Atenci n Integral de Salud Mental Estancia Breve Responsable de la Publicaci n Depto de Organizaci n y M todos Fecha de Publicaci n 13 NOVIEMBRE 2009 pe 10 14_001 PROCEDIMIENTO PARA CONCILIACI N BANCARIA Y CONTROL E FECHA DE EMISI N OCTUBRE 2009 DE REEMBOLSOS DEJALSCO FECHA DE REVISI N OCTUBRE 2009 SECRETAR A DE SALUD Garantizar la adecuada administraci n de los Recursos Financieros bajo los principios de planeaci n organizaci n direcci n y2. DOCUMENTO DE REFERENCIA 7 PROCEDIMIENTO PARA CONCILIACI N BANCARIA Y CONTROL DE REEMBOLSOS 2 C DIGO 010 1 4 001 FECHA DE EMISI N OCTUBRE 2009 e DE JALISCO FECHA DE REVISI N OCTUBRE 2009 SECRETAR ADE SALUD Revisa en los reembolsos todas las facturas pendientes de firmar registra en bit cora la relaci n de los reembolsos que pasaran a firma de la subdirecci n de administraci n e innovaci n y o a la direcci n determina si existen facturas pendientes de firmar Facturas penc onies de 12 Apoyo Administrativo firmar i Reembolsos Identifica las facturas pendientes de firma y entrega a elaboraci n de cheques Si para recabar las mismas aplica procedimiento de elaboraci n de cheques y comprobaci n de nominas No Aplica la siguiente actividad Apovo Administrativo Re ne los reembolsos terminados y capturados del mes captura las facturas en el programa predeterminado de 13 p Reembolsos oficinas centrales SAD para reporte de hacienda con los datos de la fecha del mes de captura el R F C el nombre del proveedor el importe pagado folio de las facturas y o documentos Revisa si cuadra los montos tanto de los registros de las factura y contra los reembolso Cuadra reporte contra E ntonces 44 Apoyo Administrativo reembolso Reembolsos Si Aplica actividad 16 No Aplica
3. rendimientos bancarios y de entrega a su asistente rendimiento o comisi n entregue a elaboraci n de Dominas bancaria cheques 1 Recibe oficio recabe firma del administrador entregue a secretaria para mensajer a d le seguimiento hasta la resoluci n del mismo Elabore y notifique mediante oficio el error bancario entregue oficio a jefe de rec Financieros SELLO SELLO P gina 10 DOCUMENTO DE REFERENCIA pe c nico DOM PO10 14_001 PROCEDIMIENTO PARA CONCILIACI N BANCARIA Y CONTROL gt FECHA DE EMISI N OCTUBRE 2009 DE REEMBOLSOS AAA DEJALISCO FECHA DE REVISI N OCTUBRE 2009 SECRETAR ADE SALUD Anexo 02 Conciliaci n bancaria SERWOIOS DE SALUD JALISCO 2 IMSTITUTO JALISCIENSE SALUD MENTAL OFICINA DE RECURSOS 5 SAL ME CONCILIACION BANCARIA DELMESDE_ DE FECHA 1 comio anono canco TOTAL DIFERENCIA
4. 4 Es responsabilidad del personal de la oficina de Recursos Financieros presentar un archivo anual para hacienda en las fechas que los soliciten de oficinas centrales 5 El personal de la oficina de Recursos Financieros queda bajo su responsabilidad el resguardo de los reembolsos y documentos que ellos integren pe 10 14_001 PROCEDIMIENTO PARA CONCILIACI N BANCARIA Y CONTROL E FECHA DE EMISI N OCTUBRE 2009 DE REEMBOLSOS DEJALSCO FECHA DE REVISI N OCTUBRE 2009 SECRETAR A DE SALUD 6 El Jefe de Recursos Financieros debe resolver cualquier diferencia existente con la instituci n bancaria hasta la resoluci n del mismo Pol ticas 7 Es responsabilidad del Jefe de Recursos Financieros y del auxiliar administrativo reembolsos entregar documentos originales contenidos en los reembolsos mediante solicitud por oficio y autorizado por la titular de la Subdirecci n de Administraci n e Innovaci n y o Direcci n del Instituto Definiciones SAD Sistema Administrativo y Distribuci n Revisar los registros del estado de cuenta bancario contra los registros realizados en el libro de bancos los cuales deben de ser en ambas partes los montos iguales Movimientos en Son aquellos registros que no est n contemplados tanto en el libro de bancos como en el estado circulaci n de cuenta bancaria Conciliar Tabulador Sumatoria impresa en rollo de papel para calculadora sumadora Refle
5. Objetivo controles vigentes y estipulados 22 Inicia desde el registro de movimientos bancarios hasta la conciliaci n con los registros en el libro Limites Sl procsdimiento de bancos y emisi n de reportes de hacienda Alcance Areas que intervienen Recursos financieros 1 Los procedimientos documentados deber n sujetarse a las siguientes disposiciones y ser n de observancia para todos los Centros de Responsabilidad y Contralor a Interna e Un procedimiento actualizado es aquel que est vigente y responde a las necesidades actuales de la Instituci n e Un procedimiento es vigente mientras no haya uno nuevo que lo supla o sustituya lo tanto se sigue aplicando aunque las fechas de autorizaci n no correspondan a los del mes y a o en curso ni los nombres de los directivos a los que ostentan el cargo en la actualidad e Un procedimiento es obsoleto cuando su contenido ya no responde a las necesidades actuales de la Instituci n y ste se encuentra en desuso o existe uno nuevo Pol ticas 2 El personal de la oficina de Recursos Financieros debe llevar a cabo la conciliaci n bancaria en los primeros 5 d as h biles del mes posterior del mes a conciliar 3 El asistente de Recursos Financieros debe conservar las conciliaciones bancarias por ejercicio actualizadas mes a mes y en buen estado por lo menos durante 5 a os debidamente firmadas por la Subdirecci n de Administraci n e Innovaci n y la direcci n del instituto
6. a control presupuestal y entrega oficio y reportes de hacienda a apoyo administrativo elaboraci n de cheques para su envi a oficinas centrales Recibe oficio y USB con los archivos de hacienda entrega a la secretaria de la subdirecci n de administraci n e innovaci n para su envi a oficinas centrales aplica procedimiento de elaboraci n de cheques y comprobaci n de nominas Apoyo Administrativo e Elaboraci n de cheques DEPARTAMENTO DE ORGANIZACI N Y M TODOS Lic Laura Leticia P rez Peralta PERSONAL QUE COLABOR EN LA DOCUMENTACI N Asesorado por Lic Guadalupe Rodr guez D az p C DIGO 010 1 4 001 PROCEDIMIENTO PARA CONCILIACI N BANCARIA Y CONTROL FECHA DE EMISI N OCTUBRE 2009 DE REEMBOLSOS A DE JALISCO FECHA DE REVISI N OCTUBRE 2009 SECRETAR ADE SALUD Documentos de Referencia Gu a del administrador de los comprobantes del gasto para su revisi n Formatos Utilizados Ver anexos Anexo 01 Diagrama de flujo Anexo 02 Conciliaci n bancaria P gina 8 2 c nico DOM PO10 I4_001 PROCEDIMIENTO PARA CONCILIACI N BANCARIA Y CONTROL E FECHA DE EMISI N OCTUBRE 2009 DE REEMBOLSOS DEJALSCO FECHA DE REVISI N OCTUBRE 2009 SECRETAR A DE SALUD ANEXOS P gina 9 2 C bIG PROCEDIMIENTO PARA CONCILIACI N BA
7. mes del reembolso cheques reporte y revise si cuadra comprobaci n de nominas Conciliaci n bancaria ji Fotocopie Ta solicitud de Registre diariamente en Revise facturas pendientes libro mayor de bancos Ver procedimiento Imprime conciliaci n cheques entregue facturas Ver procedimiento 2 1 de firmar registre en x Recibe revisa firma de p liza por p liza de Facturas elaboraci n de antefirma de elaborado y respaldos y solicitud original a elaboraci n de 9 Primer d a bit cora la relaci n de los revisado y entrega a cheques p lizas endientes cheques entrega a jefe de rec elaboraci n de us elaboraci n de cheques cheques h tre p l dienti hi t fe d bh de ch hh h de ingresos realice de firmar comprobaci n de Financieros para fima de almas recabe firma de acuse de comprobaci n de operaci n aritm tica para A nominas revisado p recibido por elaboraci n de nominas determinar saldo diario gesti n y la direcci n cheques Concilia libro contra estado Registra en libro las Ver aaa Imprime el estado de PEEN reed de cuenta registre los diferencias elabore Financioros la imprevi n Cuenta por Intemetdel 000008 081005105 movimientos en circulaci n Saldos Es error tabulador por los Loa bancaria banco al termino del mes concilar registre en el libro el iguales bancario
8. siguiente actividad 15 Detecta y corrige las diferencias aplica actividad 14 Reembolsos Determina si es ltimo reembolso ltimo reembolso Entonces 16 Apoyo Administrativo i Reembolsos Si Aplica siguiente actividad No Registra siguiente reembolso y Aplica actividad 14 SELLO SELLO P gina 6 C DIGO 010 1 4 001 PROCEDIMIENTO PARA CONCILIACI N BANCARIA Y CONTROL A FECHA DE EMISI N OCTUBRE 2009 DE REEMBOLSOS 72272 DE JALISCO FECHA DE REVISI N OCTUBRE 2009 SECRETAR ADE SALUD Llena bit cora de control de reembolsos con los datos del reembolso que son n mero mes y monto de reembolso y guarda en los archiveros los reembolsos registrados Apoyo Administrativo Nota va Reembolsos e caso de recibir oficio de solicitud de documentaci n contenida los reembolsos proporciona fotocopia de documento solicitado e caso de recibir solicitud de reembolsos originales elabora oficio relacionando los documentos y recaba firma de recibido del solicitante y entrega acuse del reembolso cuando sea devuelto 18 Apoyo Administrativo Imprime el reporte de hacienda graba el archivo en USB y entrega al jefe de recursos Financieros la USB con el Reembolsos archivo Jefe de Recursos Recibe revisa que cuadren los montos de reembolsos contra los reportes de hacienda firma elabora el oficio 19 Financieros de env o o de entrega
9. NCARIA Y CONTROL DE REEMBOLSOS DOM PO10 14_001 FECHA DE EMISI N OCTUBRE 2009 GOBIERNO DE JALISCO FECHA DE REVISI OCTUBRE 2009 Anexo 01 Diagrama de Flujo Actividades a realizar Determina corrige Lleve un registro y control diferencia de reembolsos guarde en Proporcione fotocopia de documento solicitado en caso de reembolso original los archiveros los elabora oficio para recabar reembolsos capturados acuse Revise reporte contra reembolso capturado Imprime reporte para entrega a la s S J Graba en disco de 3 y entregue a jefe de recursos financieros Recibe revise elabore oficio a control presupuestal y entregue a elaboraci n de cheques para su env o Recibe oficio y reportes de hacienda y entrega a secretaria de la subdirecci n de administraci n e innovaci n para mensajeria las facturas en el reembolsos Re ne los reembolsos Cuadra Ver procedimiento Actividades Captura de reembolsos de p terminados y capturados programa predeterminado Es ultimo Registra siguiente elaboraci n de acienda gt dela ssj sad emite un reembolso reembolso haciend del
10. ancarios y del libro de bancos mediante un revisi n aritm tica y firma de revisado regresa a apoyo administrativo elaboraci n de cheques para darle el seguimiento de firmas y aplica procedimiento de elaboraci n de cheques y comprobaci n de nominas 8 Jefe de Recursos Financieros salme Nota En caso de que los saldos tanto del estado de cuenta y del libro de banco no coincidan entonces informa de manera verbal a la asistente que dicho documento no es correcto y proceda a realizar las correcciones pertinentes aplica actividad 4 Determina si es un error bancario Error bancario Entonces Apli iguien ivi 9 Apoyo Administrativo Si siguiente actividaa Asistente Registra en libro las diferencias realiza tabulador de los rendimientos No bancarios del mes conciliatorio aplica procedimiento para elaboraci n de cheques y comprobaci n de nominas 10 Apoyo Administrativo Elabora y notifica que existe un error bancario mediante oficio dirigido a la instituci n bancaria entrega oficio a Asistente jefatura de recursos financieros Recibe oficio con la notificaci n del error bancario y recaba personalmente la firma de la administradora entrega Jefe de R c rsos oficio a secretaria de la subdirecci n de administraci n e innovaci n para su entrega al mensajero y envi a la 11 instituci n bancaria efect a el seguimiento hasta la resoluci n del mismo Financieros salme Fin de procedimiento
11. e conciliar Revisa libro de bancos contra el estado de cuenta bancaria sombrea los movimientos conciliados en la copia del libro de bancos y en el estado de cuenta bancaria y registra los movimientos no conciliados en el formato de conciliaci n bancaria ver anexo 2 en el apartado de movimientos en circulaci n anota en libro de bancos los movimientos en circulaci n y elabora la p liza de ingresos con los datos descritos del nombre de donde A Administrati procede el deposito y a donde se fue el deposito en el apartado de parcial anota el monto en circulaci n solo 6 nio raivo cuando son varios conceptos en el apartado de debe y de haber se escribe el monto tanto de los rendimientos o Asistente comisi n bancaria determina si los saldos final del mes conciliado es el mismo que el que aparece en el estado de cuenta Saldos iguales Entonces Si Aplica siguiente actividad No Aplica actividad 09 SELLO SELLO P gina 4 A C DIGO 010 4 001 PROCEDIMIENTO PARA CONCILIACI N BANCARIA Y CONTROL W AA FECHA DE EMISI N OCTUBRE 2009 DE REEMBOLSOS DEJALSCO FECHA DE REVISI N OCTUBRE 2009 SECRETAR A DE SALUD Apoyo Administrativo Imprime la conciliaci n bancaria mensual y antefirma de elaborado en la parte inferior correspondiente entrega Asistente a jefe de recursos financieros para firma de revisado Recibe revisa que coincidan los saldos b
12. jando un total P gina 3 2 DOM PO10 14_001 PROCEDIMIENTO PARA CONCILIACI N BANCARIA Y CONTROL E FECHA DE EMISI N OCTUBRE 2009 DE REEMBOLSOS DEJALSCO FECHA DE REVISI N OCTUBRE 2009 SECRETAR A DE SALUD Determina las actividades a realizar i Apoyo Administrativo Actividades Entonces Elaboraci n de cheques Conciliaci n bancaria Aplica actividad siguiente Control de reembolsos Aplica actividad 12 Apoyo Administrativo Registra diariamente en el libro de bancos p liza por p liza la fecha de emisi n numero de p liza concepto 2 Elaboraci n de donde procede el deposito y o a quien se emite el egreso el monto de la p liza y realiza operaci n Cheques aritm tica para determinar el saldo diario y anota en la columna de saldo diario Determina si es primer d a h bil del mes A Administrativ Primer d a h bil Entonces 3 dis 5 Solicita de manera verbal a jefe de recursos financieros la impresi n del f estado de cuenta bancaria y aplica siguiente actividad No Fin de procedimiento 4 Jefe 08 Imprime el estado de cuenta del banco por Internet entrega al apoyo administrativo asistente Financieros salme 5 Apoyo Administrativo Recibe el estado de cuenta y saca una copia de los registros que se realizaron en el libro del banco del mes a Asistent
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