PREGUNTAS FRECUENTES
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1. 1 Cargue de inventario inicial para cada una de las sustancias en todas las sedes autorizadas Es necesario indicar el saldo inicial aunque este sea 0 antes de registrar movimientos Si ya cuento con CCITE Qu debo hacer despu s de ingresar al sistema SICOQ Observaciones e La actualizaci n de la informaci n contenida en el CCITE requiere de aprobaci n parte de la Subdirecci n a trav s de un tr mite de sustituci n De acuerdo al Art 42 de la Res 0001 de 2015 desde el primero de Marzo de 2015 todos los tr mites para la expedici n de autorizaciones ordinarias y extraordinarias deben realizarse en el sistema SICOQ A partir del primero de Julio de 2015 todas las empresas deben haber ingresado y registrado sus movimientos en el SICOQ Hasta cuando puedo registrarme en el sistema SICOQ2. Una vez entre en funcionamiento el m dulo de sustancias y productos qu micos de uso masivo deber hacer el registro correspondiente 1 Definir los usuarios que requieren acceder al sistema 2 De acuerdo con esto adquirir tantas firmas digitales como usuarios requiera Las entidades autorizadas para expedir el Certificado de firma digital se encuentran en la p gina web de la ONAC http www onac org co modulos contenido default asp idmodulo 455 usted puede elegir y contactar cualquiera de ellas 3 Despu s de obtener el Certificado de firma digital debe enviar una comunicaci n firmada por el representante legal No un correo electr nico adjuntando copia del certificado de existencia y representaci n legal dirigida a la Subdireccion de Control y Fiscalizaci n de Sustancias Qu micas y Estupefacientes C mo es el manejo de las sustancias y productos de consumo masivo y CCITE Serial del certificado Direcci n Correo electr nico Vigente de firma digital Usuario Empresa Sucursal 1 Sucursal Sucursal n C mo ingreso a SICOQ si ya tengo Certificado de Carencia de f f 7 OS o A o Informes por Tr fico de Nota 1 Tenga en cuenta que el usuario empresa puede realizar los tr mites de solicitud de autorizaciones ordinarias y extraordinarias adicionalmente Estupefacientes puede registrar los movimientos el n mero de usuarios con rol sucursal no debe sobrepasar el n mero de sucursales Tenga en cuent
3. empresa deber volver a realizarlo si requiere la autorizaci n e Los requisitos generales y la informaci n t cnica que debe adjuntar pueden ser consultados en el Documento Conceptual Aplicaci n de la Resoluci n No 0001 de 2015 que se encuentra en la p gina web www minjusticia gov co link Control para el Manejo de Sustancias Qu micas Una vez ingrese al sistema es necesario adelantar las siguientes acciones Cambiar la contrase a de todos los usuarios perfiles autorizados e Actualizar la informaci n general usando el perfil empresa direcci n de correspondencia departamento ciudad correo electr nico tel fono y tama o de la empresa e Diligenciar los campos de metodolog a de p rdidas y ganancias para cada una de las sustancias si tiene definidos procedimientos para calcular las variaciones en los inventarios de las sustancias debido a las caracter sticas f sico qu micas o a las condiciones ambientales e Completar para cada una de las sucursales la informaci n de contacto tal como se indica en el numeral 3 3 2 Direcciones donde se manejan las sustancias y productos controlados e Clasificar y completar la informaci n de todas las personas naturales y jur dicas que est n en el CCITE para esto debe seguir el procedimiento indicado en el numeral 3 3 3 Actualizaci n de personas de la Gu a de Usuario Empresa e Realizar la incorporaci n del saldo inicial siguiendo el procedimiento indicado en el numeral 5
4. PREGUNTAS FRECUENTES D nde puedo consultar y tener Puede consultar la p gina web del Ministerio de Justicia www minjusticia gov co en el link Control para el manejo de sustancias qu micas parte inferior de informaci n sobre el sistema la p gina cuadro azul SICOQ Marcar el n mero telef nico 57 1 4288708 o escribir al correo diran sicogOpolicia gov co El Certificado de Carencia de Informes por Tr fico de Estupefacientes CCITE es un documento que certifica la inexistencia de registros debidamente Qu diferencia existe entre el fundamentados por comportamientos relacionados con delitos de tr fico de estupefacientes testaferrato enriquecimiento il cito y conexos contra la Certificado de Carencia de persona o empresa sujeto de control este documento expedido por la Subidrecci n de Control y Fiscalizaci n de Sustancias Qu micas y Estupefacientes Informes por Tr fico de del Ministerio de Justicia y del Derecho autoriza el manejo de las sustancias y productos qu micos controlados en las cantidades actividades y ubicaci n Estupefacientes CCITE y el determinadas certificado de firma digital El Certificado de firma digital es uno de los requisitos previos para ingresar al Sistema de Informaci n para el Control de Sustancias y Productos Qu micos SICOQ es expedido por una entidad acreditada por la ONAC Organismo Nacional de Acreditaci n de Colombia Las instituciones que realizan el control Policia Nacional Ministerio de Justicia y
5. a que el serial del certificado de firma digital tiene alrededor de diecis is 16 d gitos alfanum ricos Nota 2 Serial del Certificado de firma digital debe ser solicitado a la entidad certificadora el n mero puede contener entre 16 y m s n meros alfanumerico 4 Si su empresa tiene m s de una sucursal las cantidades autorizadas cupo en el Certificado de Carencia para cada una de las sustancias deben ser divididas de forma tal que al sumarlas no sobrepasen el cupo total autorizado Direcci n i _Sustancia_______ Cantidad d 5 Una vez se reciba y valide esta informaci n se crear el usuario y recibir una notificaci n de este correo para que pueda ingresar Para mayor informaci n visite la p gina web del Ministerio de Justicia www minjusticia gov co en el link Control para el manejo de sustancias qu micas parte inferior de la p gina cuadro azul y consultar los documentos ah publicados Sistema de Informaci n para el control de Sustancias y Productos Qu micos SICOQ Gu a del Usuario Empresa SICOQ Dado que el control de las sustancias a trav s de SICOQ se realiza por sede es necesario que para cada una de las direcciones autorizadas indique las s sustancias y cantidades requeridas Tenga en cuenta que la sumatoria de las cantidades no debe sobrepasar el cupo mensual o anual autorizado en su certificado vigente Si va a solicitar por primera vez el CCITE debe a Solicitar un cert
6. del Derecho no suministran el certificado de firma digital El Certificado de Firma Digital ser tramitado en una de las entidades que se encuentran mencionadas en la ONAC Organismo Nacional de Acreditaci n de Colombia para ello visite el v nculo www onac org co modulos contenido default asp idmodulo 455 Usted despu s de evaluarlas podr escoger una de las tres 3 entidades que est n habilitadas para ello Para las sustancias y productos de uso masivo por el momento no se est solicitando el certificado de firma digital Una firma digital puede identificar o autenticar a m s de una Cada certificado de firma digital se encuentra asociado a un nico Certificado de Carencia de Informes por Tr fico de Estupefacientes empresa i n licitar el certifi a a na Lar en certilicado El representante legal solicita los usuarios de la empresa que requieren el certificados de firma digital para hacer uso del sistema SICOQ El certificado de firma digital que se utiliza para otros tr mites con el Estado sirve para ingresar al sistema SICOQ C mo extraer el serial de Certificado de Firma Digital y c mo agrego el sitio a la lista de excepciones de Java D nde obtengo el certificado de firma digital Se debe consultar con las empresas de firma digital antes de adquirir el certificado ellos le informar n esa inquietud El Serial del certificado de firma digital se adquiere en formato P12 o puede ser un dispositivo Token cual
7. ificado de firma digital Cada empresa debe adquirirlo con una entidad certificadora autorizada por la Organizaci n Nacional de Acreditaci n de Colombia ONAC Para mayor informaci n consulte la p gina web www onac gov co link Entidades de certificaci n digital Ley 527 de 1999 b Realizar el registro de la empresa tal como se indica en el cap tulo 3 de la Gu a de Usuario Empresa c Crear la pre solicitud siguiendo las instrucciones dadas en el cap tulo 4 de la mencionada gu a d Radicar en la Oficina de Correspondencia del Ministerio de Justicia y del Derecho dirigida a la Subdirecci n de Control y Fiscalizaci n de Sustancias Qu micas y Estupefacientes en un plazo m ximo de un mes toda la documentaci n que evidencie el cumplimiento de los requisitos generales y de la informaci n t cnica necesaria como soporte de la solicitud C mo debo dividir los cupos autorizados entre las sucursale C mo ingreso para solicitar un Certificado de Carencia de Informes por Tr fico de f Observaciones Estupefacientes por primera vez e La Subdirecci n s lo registrar y aceptar la solicitud cuando reciba la documentaci n soporte en este momento la pre solicitud se convierte en solicitud y ser enviado el n mero de manera autom tica por el sistema e Despu s de cumplido el plazo para recibir los documentos y aceptar la pre solicitud el sistema eliminar autom ticamente el registro de la pre solicitud por lo que la
8. quiera de los dos 2 instalado en su computador El n mero serial consta de aproximadamente entre 16 y 32 alfanumericos Para extraer el serial o si su equipo bloquea el sistema de firma digital siga los siguientes pasos que se encuentran en el link https srvsicoq policia gov co FactorySuite Ayuda SerialyJava patf Las sustancias y productos de uso masivo se encuentran establecidas en el Art 4 de la Res 0001 de 2015 son Cemento Hidr xido de Sodio Soda Cu les son las sustancias y Caustica Gasolina y A C P M Solamente si su empresa est ubicada en los diez departamentos con mayor afectaci n por presencia de cultivos il citos y productos de uso masivo pertenece al Sistema de Distribuci n de Combustibles SICOM debe solicitar el Certificado de Carencia CCITE en los dem s casos no se requiere esta autorizaci n Para manejar las sustancias y productos qu micos de consumo masivo por ahora no se requiere ingresar al sistema SICOQ Se debe descargar el formulario de sustancias y productos qu micos de uso masivo de la p gina web del Ministerio de Justicia y del Derecho www minjusticia gov co en el link control para el manejo de sustancias qu micas diligenciarlo y radicarlo no se requiere documentos adicionales Este proceso no tiene costo Si est ubicado fuera de la ciudad de Bogot se recomienda imprimir una copia y utilizar el servicio contra entrega para la devoluci n de su formulario con el respectivo sello de registro y radicaci n
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