ELABORO REVISO APROBO ING. EDUARDO TOLIVIA GERENTE
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1. Procedimiento E STUDIOS DE a Trabajos de campo de la C digo PERA Auditor a Ambiental PR AA 002 _A MBIENTAL S A DE CV _ e TN E Revisi n 8 P gina 1 de 10 ELABORO REVISO APROBO Mai ING EDUARDO TOLIVIA MIRIAM GALICIA ING ENRIQUE TOLIVIA GERENTE DE CALIDAD SECRETARIA DIRECTOR GENERAL Cambios de esta revisi n Diciembre 2005 Con base en el cambio de los T rminos de referencia de Auditor a Ambiental por parte de la PROFEPA en Diciembre del 2005 se actualiza el sistema de calidad manual t cnico en materia de auditor a ambiental en el mes de diciembre 2005 Abril 2008 Revisi n del procedimiento por actualizaci n de la versi n de los T rminos de Referencia agosto del 2007 Septiembre 2008 Revisi n del procedimiento por actualizaci n del procedimiento PFPA SAA 152 1 01 403 El auditor en el desarrollo de la auditor a o diagn stico ambiental y la entrega del reporte Mayo 2009 Revisi n del procedimiento por actualizaci n del requisito PFPA SAA 152 R 01 702 Requisitos para la elaboraci n del reporte de auditor a ambiental Se elimina los instructivos por redundantes y se incluye la informaci n dentro de los formatos por rubro correspondientes Mayo 2010 Se revis el manual sin realizar cambios importantes o de fondo Septiembre 2010 Se modifica el manual y los procedimientos que se desprenden de este manual debid2. AC 6 AE Una vez que las partes concluyan su participaci n se da lectura a la minuta de inicio antes mencionada y una vez le da y aceptada por los interesados se firma en al menos 3 tantos uno para la empresa auditada uno para la empresa auditora y uno para la autoridad La copia de la empresa se deber de incluir dentro del expediente de la empresa rol ele TODO DOCUMENTO IMPRESO SE CONSIDERA NO CONTROLADO Pr xima Revisi n Diciembre 2013 Procedimiento i Trabajos de campo de la C digo AAN AE Auditor a Ambiental _A MBIENTAL S A DEC V _ A T Revisi n 8 P gina 4 de 10 Es importante mencionar que y tal como lo permite y marca el instructivo de esta minuta solo podr n firmar los auditores presentes a la reuni n En caso de que se haya modificado la plantilla de auditores se deber de notificar a la empresa del cambio mediante el formato FR AA 2 3 Notificaci n de cambio de auditores al cliente para que esta a su vez avise a las autoridades mediante el machote de oficio FR AA 2 4 Cambio de plantilla de auditores Se deber de guardar una copia del oficio como parte del expediente ambiental De igual forma se llenar y guardar el formato FR AA 2 5 Justificaci n del cambio de auditores dentro del expediente de la auditor a La minuta deber de llevar la fecha real de inicio de los trabajos de campo AC 7 Se realiza una visita a las instalac
3. EXTERNO Copia de certificados de calibraci n de equipo externo si aplica elec TODO DOCUMENTO IMPRESO SE CONSIDERA NO CONTROLADO Pr xima Revisi n Diciembre 2013
4. este rubro Requisitar el formato FR REC 1 1 Obligatorio electr nico y o papel En caso de que durante la revisi n de instalaciones se detectara una situaci n de riesgo inminente hacia las personas instalaciones y o medio ambiente y de acuerdo con lo asentado dentro del punto 4 del formato de Minuta de inicio se dar aviso a la autoridad con el fin de aplicar una medida de seguridad y evitar cualquier incidente y o accidente ASAA 16 En materia de Sistema de Administraci n Ambiental cuando el cliente acepte Revisar la administraci n ambiental en comparaci n como m nimo con los 10 elementos establecidos dentro de la Gu a Hacia un mejor desempe o y cumplimiento ambiental establecida por la Comisi n Ambiental de America del Norte Los puntos a revisar son e Pol tica ambiental e Requisitos ambientales y acuerdo voluntarios e Objetivos y metas e Estructura responsabilidad y recursos e Capacitaci n sensibilizaci n y competencia e Control de documentos Fecha de Emisi n Diciembre 2012 Pr xima Revisi n Diciembre 2013 TODO DOCUMENTO IMPRESO SE CONSIDERA NO CONTROLADO E STUDIOS DE Procedimiento Trabajos de campo de la C digo PIARACION 1 Auditor a Ambiental PR AA 002 _A MBIENTAL S A DE CV _ A T Revisi n 8 P gina 7 de 10 e Control operativo e Acciones correctivas preventivas y procedimientos de emergencia e Mejoram
5. los hallazgos encontrados durante los trabajos de campo mediante el formato FR AA 2 10 Informe de resultados de trabajos de campo de auditor a diagn stico ambiental incluyendo fotograf as de las deficiencias as como su referencia con la normatividad no cumplida AA 22 Se da la palabra a la empresa en caso de desear comentar algo AA 23 Se da la palabra a la autoridad en caso de desear comentar algo Fecha de Emisi n Diciembre 2012 Pr xima Revisi n Diciembre 2013 TODO DOCUMENTO IMPRESO SE CONSIDERA NO CONTROLADO Procedimiento E STUDIOS DE A P LANKACION Trabajos de campo de la C digo PLENAS Auditor a Ambiental PR AA 002 A MBIENTAL S A DEC V _ A A Revisi n 8 P gina 8 de 10 AA 24 Se toma la palabra para agradecer el tiempo prestado as como el personal involucrado AA 25 Una vez que las partes concluyan su participaci n se da lectura a la AE Minuta de Cierre Una vez le da y aceptadas las fechas de entrega del informe a la autoridad por parte de la empresa se firma por las partes interesadas en al menos 3 tantos uno para la empresa auditada uno para la empresa auditora y uno para la autoridad La copia de la empresa se deber de incluir dentro del expediente de la empresa La minuta de cierre debe de llevar la fecha real de terminaci n de los trabajos de campo SE 26 Elabora la factura correspondiente al segundo pago pactado dentro de la pro
6. PA asista se le preguntar en el momento si desean firmar o no la misma no perdiendo valor en caso de negativa Para el caso de auditor as modalidad 1 es indispensable contar con una conexi n a internet en el lugar para poder ingresar al portal y llenar la Minuta de inicio correspondiente e imprimirla una vez llena En este caso es indispensable que PROFEPA firme para dar validez al evento AC 2 Se realiza la presentaci n de los asistentes comenzando por el personal de la planta la autoridad y al final el grupo auditor AC 3 Se da la palabra a la empresa en caso de desear comentar algo AC 4 Se da la palabra a la autoridad en caso de desear comentar algo AC 5 Se toma la palabra para agradecer la recepci n e informar la forma del desarrollo de los trabajos de campo haciendo hincapi en los siguientes puntos e Expone los objetivos alcances y contenido del ejercicio as como refrenda el compromiso de confidencialidad de la informaci n recibida El nombre y rubro a auditar de cada uno de los auditores La solicitud de la contraparte en cada rubro durante los trabajos de campo Los horarios de trabajo El horario de comida La forma de calificar los hallazgos y el cierre de las deficiencias La aceptaci n por parte de la empresa sobre la revisi n del sistema de administraci n ambiental as como la posibilidad de su adopci n e Las medidas de seguridad a seguir y cumplir dentro de las instalaciones
7. able ser suficiente la presentaci n del tr mite con sello de recibido para cerrar la deficiencia correspondiente 5 1 Criterio de muestreo para revisi n de evidencia de cumplimiento Fecha de Emisi n Diciembre 2012 Pr xima Revisi n Diciembre 2013 TODO DOCUMENTO IMPRESO SE CONSIDERA NO CONTROLADO E STUDIOS DE P LANEACION Trabajos de campo de la C digo J Auditor a Ambiental PR AA 002 A MBIENTAL S A DE C V US Procedimiento Revisi n 8 P gina 9 de 10 En el caso de que durante los trabajos de campo se deban de revisar varios registros que evidencien el cumplimiento de un requerimiento legal el criterio de muestreo a seguir ser No De registros de revisi n De 1 a 20 registros 80 De 20 a 35 registros 50 M s de 50 registros 30 En todos los casos se aplicar como criterio de aceptaci n el cumplir con al menos el 90 de los registros revisados Cualquier valor por debajo ser marcado como deficiencia Cabe se alarse que el criterio de muestreo no aplica para el no de copias de registros que se adjuntan al informe ya que se buscar evitar fotocopiar informaci n adicional 6 Referencias C digo T tulo MTC AA Manual T cnico de Calidad Auditor a Ambiental secci n ll inciso 1 1 GUI AA 2 1 Gu a de Verificaci n de Aspectos Ambientales 7 Registros Formatos
8. ialista AES Auditor Especialista Subcontratado A AIR Auditor especializado en el rubro de aire A AGU Auditor especializado en el rubro de agua A RUI Auditor especializado en el rubro de ruido ASYS Auditor especializado en el rubro de suelo y subsuelo ARES Auditor especializado en el rubro de residuos peligrosos no peligrosos y de manejo especial ARSG Auditor especializado en el rubro de riesgo AENT Auditor especializado en el rubro de entorno ASAA Auditor especializado en el rubro de sistema de administraci n ambiental SE Secretaria Color Definici n Azul Documento interno Magenta Documento externo 3 Procedimiento 3 1 Reuni n de inicio De acuerdo con el nuevo reglamento no se requiere de la participaci n de PROFEPA en los trabajos de campo sin embargo antes de iniciar se comunica la planta para invitarlos como una atenci n y cortes a Fecha de Emisi n Diciembre 2012 Pr xima Revisi n Diciembre 2013 TODO DOCUMENTO IMPRESO SE CONSIDERA NO CONTROLADO E STUDIOS DE Trabajos de campo de la C digo P IERACION 1 Auditor a Ambiental PR AA 002 _A MBIENTAL S A DEC V _ n Procedimiento Revisi n 8 P gina 3 de 10 Responsable Paso Actividad AC 1 Para la reuni n de inicio de modalidades 2 y 3 se debe de preparar la Minuta de inicio la cual deber de incluir representantes de la empresa auditada y del grupo auditor En caso de que PROFE
9. iento y evaluaci n continua e Planeaci n y toma de decisiones de la organizaci n AA 17 En el caso de que se realicen actividades de laboratorio externo se AE deber de solicitar la Cadena de Custodia documento externo la cual deber de ser anexada al expediente del cliente Igualmente en este caso se deber de pedir copia de los certificados de calibraci n del equipo de medici n documento externo as como procedimientos de realizaci n de las mediciones documentos externos AA 18 Diariamente se llena la bit cora de campo donde se especifica la AE siguiente informaci n e Actividades realizadas e Documentaci n revisada e Personal entrevistado e Deficiencias detectadas Esta bit cora ser requisitada personalmente por cada auditor electr nicamente y se imprimir y firmar por el auditor especialista y por el auditor coordinador Se utiliza el formato FR AA 2 1 Bit cora de campo Esta bit cora se guarda dentro del expediente de auditor a del cliente en cuesti n Las listas de verificaci n llenas se firman y se anexan al expediente conserv ndose m nimo cuatro a os 3 3 Reuni n de cierre De acuerdo con el nuevo reglamento no se requiere de la participaci n de PROFEPA en los trabajos de campo sin embargo antes de concluir se comunica la planta para invitarlos como una atenci n y cortes a Responsable Pas Actividad O AA 20 Se realiza la presentaci n de
10. internos por Utilizar C digo T tulo FR AA 2 1 Reporte diario de actividades bit cora FR AA 2 2 Oficio de entrega de la 2nda Factura 40 FR AA 2 3 Notificaci n de cambio de auditores al cliente FR AA 2 4 Machote de oficio de cambio de plantilla de auditores FR AA 2 5 Justificaci n de cambio de auditores FR AA 2 6 Minuta de inicio FR AA 2 7 Minuta de cierre FR AA 2 10 Informe de resultados de trabajos de campo de auditor a diagn stico ambiental FR AIR 1 1 Revisi n en materia de sistema de aire FR RUI 1 1 Revisi n en materia de sistema de ruido y vibraciones Fecha de Emisi n Diciembre 2012 Pr xima Revisi n Diciembre 2013 TODO DOCUMENTO IMPRESO SE CONSIDERA NO CONTROLADO Procedimiento E STUDIOS DE P LANEACION Trabajos de campo de la C digo J Auditor a Ambiental PR AA 002 A MBIENTAL S A DEC Y _ AUS Revisi n 8 P gina 10 de 10 FR AGU 1 1 Revisi n en materia de sistema de agua FR SYS 1 1 Revisi n en materia de sistema de suelo y subsuelo FR RPE 1 1 Revisi n en materia de sistema de residuos peligrosos FR RSO 1 1 Revisi n en materia de sistema de residuos no peligrosos FR RME 1 1 Revisi n en materia de sistema de residuos de manejo especial FR RSG 1 1 Revisi n en materia de sistema de riesgo FR REC 1 1 Revisi n en materia de recursos naturales NA Factura no 2 EXTERNO Cadenas de custodia si aplica
11. iones comenzando por la recepci n de AE materia prima siguiendo en el orden del proceso hasta el almac n de producto terminado A continuaci n se revisan instalaciones auxiliares as como patios de maniobras y cualquier otra rea no visitada AC 8 Antes de comenzar los trabajos en campo cada auditor con base en su AE rea de acci n investigar con el personal del rea del auditado las reglas de seguridad as como equipo de protecci n personal requerido con el fin de no generar actos inseguros que puedan generar alg n incidente 3 2 Trabajos de campo Como complemento de esta secci n se recomienda utilizar la GUI AA 2 1 Gu a de Verificaci n de Aspectos Ambientales Responsable Paso Actividad A AIR 9 En materia de aire e Revisar la documentaci n existente en materia de aire GUI AA 2 1 e Revisar las condiciones de las instalaciones en materia de aire GUI AA 2 1 e Recopilar y revisar la documentaci n en este rubro e Requisitar el formato FR AIR 1 1 Obligatorio electr nico y o papel A RUI 10 En materia de ruido e Revisar la documentaci n existente en materia de ruido GUI AA 2 1 e Revisar las condiciones de las instalaciones en materia de ruido rele palote TODO DOCUMENTO IMPRESO SE CONSIDERA NO CONTROLADO Diciembre 2013 Pr xima Revisi n Procedimiento _E STUDIOS DE 0 y Lanacio Trabajos de ca
12. mpo de la 7 pranon _A MBIENTAL S A DE CV _ A T Revisi n 8 P gina 5 de 10 GUI AA 2 1 e Recopilar y revisar la documentaci n en este rubro e Requisitar el formato FR RUI 1 1 Obligatorio electr nico y o papel A AGU 11 En materia de agua e Revisar la documentaci n existente en materia de agua GUI AA 2 1 e Revisar las condiciones de las instalaciones en materia de agua GUI AA 2 1 e Recopilar y revisar la documentaci n en este rubro e Requisitar el formato FR AGU 1 1 Obligatorio electr nico y o papel A SYS 12 En materia de suelo y subsuelo e Revisar la documentaci n existente en materia de suelo GUI AA 2 1 e Revisar las condiciones de las instalaciones en materia de suelo GUI AA 2 1 e Recopilar y revisar la documentaci n en este rubro e Requisitar el formato FR SYS 1 1 Obligatorio electr nico y o papel A RES 13 En materia de residuos Residuos peligrosos e Revisar la documentaci n existente en materia de residuos peligrosos GUI AA 2 1 e Revisar las condiciones de las instalaciones en materia de residuos peligrosos GUl AA 2 1 e Recopilar y revisar la documentaci n en este rubro e Requisitar el formato FR RPE 1 1 Obligatorio electr nico y o papel Oo En materia de residuos no peligrosos y de manejo especial e Revisar la documentaci n existente en materia de residuos no peligrosos y de manejo especial GUI AA 2 1 e Revisar las condiciones de las instalaciones en materia de residuos no pelig
13. o a la entrada en vigor del nuevo reglamento de auditor a ambiental as como la entrada en operaci n del sistema de Auditor a Ambiental en L nea Diciembre 2011 Se modifica el manual y los procedimientos debido a la entrada en funcionamiento del SAEEL Fase ll Se conjuntan las instrucciones de trabajo independientes en una gu a de apoyo para la revisi n de cada rubro Tecra de plate TODO DOCUMENTO IMPRESO SE CONSIDERA NO CONTROLADO Pr xima Revisi n Diciembre 2013 E STUDIOS DE P LANEACION Trabajos de campo de la C digo J Auditor a Ambiental PR AA 002 A MBIENTAL S A DE C V AUS Procedimiento Revisi n 8 P gina 2 de 10 Diciembre 2012 Revisi n anual del sistema y los documentos que lo conforman Se incluye el requerimiento de contar con acuses de cualquier documento aunque sea por correo electr nico 1 Prop sito y Alcance 1 1 Prop sito Especificar las actividades a realizarse durante los trabajos de campo desde la reuni n de inicio hasta la reuni n de cierre 1 2 Alcance El presente documento aplica tanto a las auditor as ambientales modalidad 1 y 2 para la certificaci n por primera vez as como para las renovaciones de certificado Modalidad 3 2 Definici n de Responsabilidades y Colores del Documento Siglas Responsable AC Auditor Coordinador AE Auditor Espec
14. puesta econ mica y el oficio FR AA 2 2 Oficio para entrega de factura por concepto de segundo pago correspondiente AA 27 Se entrega la factura y oficio al cliente y se recaba el acuse Se deber de recuperar el acuse de entrega de estos documentos o en su defecto solicitar la confirmaci n de recepci n v a correo electr nico SE 28 Se anexa el acuse y copia de la factura dentro del expediente del cliente AA 29 Recopila con los auditores especialistas las listas de verificaci n y se entregan a la secretar a con el fin de garantizar el correcto resguardo 4 Diagramas y dibujos No aplica 5 Criterios de aceptaci n Dado que la verificaci n recae en el cumplimiento de los requisitos legales ambientales determinados dentro de cada documento no se prevee la posibilidad de existir presi n externa en cuanto a la calificaci n de los hallazgos ni t rminos medios existiendo como nicas opciones cumple o no cumple Se considera como criterio de aceptaci n la presentaci n de la informaci n espec fica solicitada o la evidencia objetiva en campo y su cumplimiento de acuerdo con las normas e instrumentos legales involucrados Para el caso de tr mites que requieran respuesta de acuerdo con el documento que le da origen no se podr cerrar ninguna deficiencia en tanto no se tenga dicha respuesta en sentido positivo Para el caso de tr mites que se marcan como avisos en la legislaci n aplic
15. rosos y de manejo especial GUI AA 2 1 e Recopilar y revisar la documentaci n en este rubro e Requisitar los formatos FR RSO 1 1 y FR RME 1 1 Obligatorio electr nico y o papel A RSG 14 En materia de riesgo rl llo al TODO DOCUMENTO IMPRESO SE CONSIDERA NO CONTROLADO Diciembre 2013 Pr xima Revisi n Procedimiento i Trabajos de campo de la C digo PRANIU AE Auditor a Ambiental _A MBIENTAL S A DEC V _ A T Revisi n 8 P gina 6 de 10 e Revisar la documentaci n existente en materia de riesgo GUl AA 2 1 e Revisar las condiciones de las instalaciones en materia de riesgo GUI AA 2 1 e Recopilar y revisar la documentaci n en este rubro Requisitar el formato FR RSG 1 1 Obligatorio electr nico y o papel A ENT 15 En materia de entorno e Mediante visita de campo detectar instalaciones equipos operaciones o situaciones que pudiesen representar un riesgo de accidente ambiental para la instalaci n y su entorno e Mediante la realizaci n de entrevistas con el personal detectar situaciones potenciales de riesgo por las operaciones que se realizan o las condiciones de la instalaci n e Realizar una inspecci n de los alrededores as como de las instalaciones externas circundantes con el fin de estimar el posible impacto a los vecinos y el entorno en general en caso de un accidente dentro de la planta e Recopilar y revisar la documentaci n en
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