Procedimiento para la Administración y Consulta en el sistema
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1. 9 ANEXOS Anexo 1 NATURALEZA DE LOS CAMBIOS tem Modif Nombre del tem Descripci n del Cambio Antes de imprimir este documento piense en el medio ambiente2. PROCESO GESTI N ABASTECIMIENTO 0 w 07 11 2014 BIENESTAR PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACI N Y o o FAMILIAR CONSULTA EN EL SISTEMA DE PROVEEDORES Versi n 1 0 P gina 1 de 4 1 OBJETIVO Documentar las actividades requeridas para la administraci n de datos que corresponden a terceros y proveedores en el Sistema de Informaci n de Proveedores y su interacci n con los dem s sistemas del ICBF a nivel nacional 2 ALCANCE Inicia con la revisi n de los nuevos registros de los terceros y proveedores en el Sistema de Informaci n de Proveedores seguido de los registros realizados internamente revisi n y ajuste de las novedades actualizaciones y validaci n de datos registrados finalizando con la retroalimentaci n de observaciones enviadas por parte de los usuarios de las diferentes reas del ICBF Aplica para la Sede de la Direcci n General 3 DESCRIPCI N DE ACTIVIDADES No Actividad Responsable Registro Inicio Revisar los registros en Estado Registrado de Sistema de 1 terceros y proveedores en el aplicativo Fesce E Informaci n P C la Direcci n de de Ver CRITERIO OPERATIVO Abastecimiento S oveedores Registrar terceros y o proveedores internamente al sistema de informaci n dd Sistema de Es requerido por parte de alg n rea del ICBF la Pofedonalde Intommaci n 2 creaci n de un nuevo usuario para realizar rea del ICBF a i 2 registros y consultas de
3. cuando el tercero se encuentre en estado registrado se procede a verificar y validar los datos con los documentos adjuntos requeridos por el sistema de informaci n Validaci n del registro de los proveedores Si dentro de Gesti n Proveedores los m dulos de datos b sicos datos financieros o datos de experiencia se encuentran en Estado Registrado se procede a verificar y validar los datos registrados con los documentos adjuntados 4 DURACI N DEL CICLO DEL PROCEDIMIENTO D AS 3 d as h biles o hasta que sea validado el tercero y o proveedor 5 PRODUCTO Informaci n de terceros y proveedores registrados disponible para consulta en el Sistema de Informaci n de Proveedores o a trav s de otros sistemas de informaci n del ICBF que se encuentren interoperando Antes de imprimir este documento piense en el medio ambiente 20 PROCESO GESTI N DEL ABASTECIMIENTO Y PRO1 PAO5 01 08 14 A A PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACI N Y FAMILIAR CONSULTA EN EL SISTEMA DE PROVEEDORES Versi n 1 0 P gina 4de4 6 DEFINICIONES USUARIO INTERNO Colaborador del ICBF que utiliza el aplicativo Sistema de Informaci n de Proveedores USUARIO EXTERNO Persona externa al ICBF que utiliza el aplicativo Sistema de Informaci n de Proveedores TERCERO Toda persona natural o jur dica u organizaci n que interact a con el ICBF PROVEEDOR POTENCIAL Persona natural jur dica u organizaci n que pu
4. terceros y o proveedores Proveedores SI Pasa a la actividad 3 NO Pasa a la actividad 5 Solicitar a la Direcci n de Abastecimiento mediante correo electr nico la creaci n de un p 3 usuario para consultar y registrar terceros y o ea oa proveedores en el sistema de informaci n de proveedores Crear usuario y asignar rol en el sistema de Profesional de ll E Es Informaci n 4 informaci n de proveedores al rea o dependencia la Direcci n de de solicitante Abastecimiento Proveedores Antes de imprimir este documento piense en el medio ambiente 20 PROCESO GESTI N DEL ABASTECIMIENTO d PRO1 PAO5 01 08 14 BIENESTAR PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACI N Y FAMILIAR CONSULTA EN EL SISTEMA DE PROVEEDORES Versi n 1 0 P gina 2 de 4 No Actividad Responsable Registro Registrar los datos de terceros y o proveedores en gitemada el Sistema de Informaci n de Proveedores 0al Solesionalde iniiarmadion 5 trav s de otros sistemas de informaci n que se rea del ICBF de encuentren interoperando O Ver CRITERIO OPERATIVO 6 1 Realizar la validaci n de los datos de los terceros y o proveedores Ver CRITERIO OPERATIVO Los datos y documentos digitales se encuentran en Estado Validado Sistema de SI Pasa a la actividad 6 3 E NO Pasa a la actividad 6 2 Proveedores 6 16 2 Hacer observaciones y enviar comunicaci n al AEE P C usuario a trav s del aplicativo a
5. El usuario ha realizado los ajustes requeridos SI Pasa actividad 6 1 NO Enviar correo electr nico recordando ajustar su registro Pasa a la actividad 1 6 3 Enviar mensaje al usuario informando que su Correo registro fue aprobado Electr nico 7 1 Consultar la informaci n o datos espec ficos de Sistema de terceros y o proveedores mediante el Sistema de Informaci n Informaci n de Proveedores u otros sistemas de de informaci n que se encuentren interoperando Proveedores 7 Ingresando con el nombre de usuario y contrase a Profesional de Sistema de correspondiente rea del ICBF Informaci n del Area 7 2 Reportar novedades actualizaciones y observaciones de la informaci n consultada a la Correo Direcci n de Abastecimiento Electr nico Revisar y ajustar las novedades actualizaciones y Profesional de ea LS 8 j i B Informaci n PC observaciones enviadas por las diferentes reas la Direcci n de de del ICBF Abastecimiento Proveedores FIN Nota P C Punto de Control Antes de imprimir este documento piense en el medio ambiente PROCESO GESTI N DEL ABASTECIMIENTO e20 Y PRO1 PAO5 01 08 14 A 4 PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACI N Y FAMILIAR CONSULTA EN EL SISTEMA DE PROVEEDORES Versi n 1 0 P gina 3de4 CRITERIOS OPERATIVOS Actividad 1 Para realizar la revisi n de estado de los terceros y proveedores ingrese desde la funci n Gesti n Terceros
6. del aplicativo filtre por Estado y genere los registros en estado Registrado Actividad 5 Registro interno de un Tercero para realizar el registro interno de un tercero inicie sesi n con su usuario y contrase a desde la p gina web del ICBF o desde otro sistema de informaci n del ICBF Haga clic en la pesta a Proveedores luego sobre Gesti n Terceros y finalmente de un clic al s mbolo MAS que se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla All se despliegan los campos para que registe la informaci n solicitada De acuerdo al Tipo de Persona el sistema le solicita adjuntar unos documentos Por ltimo guarde la informaci n dando clic en el s mbolo diskette Registro interno de un proveedor para realizar el registro interno de un proveedor inicie sesi n con su usuario y contrase a desde la p gina web del ICBF o desde otro sistema de informaci n del ICBF Haga clic en la pesta a Proveedores luego sobre Gesti n Proveedores finalmente un clic al s mbolo MAS que se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla y registre la informaci n solicitada en datos b sicos El sistema le ofrece la opci n de registrar datos financieros y datos de experiencia De acuerdo a su personer a y tipo de empresa el sistema le solicita adjuntar algunos documentos Por ltimo guarde la informaci n dando clic en el s mbolo diskette Actividad 6 Validaci n del registro de los terceros
7. ede ofrecer al ICBF un bien obra o servicio y que se pueden identificar como potenciales para contratar con la entidad PROVEEDOR ACTUAL Persona natural jur dica u organizaci n que tiene un v nculo contractual con el ICBF para proveer bienes obras o servicios GESTOR DOCUMENTAL Persona encargada de verificar y validar la informaci n consignada por los usuarios en el Sistema de Informaci n de Proveedores VALIDACI N Consiste en la acci n humana para verificar la consistencia de los datos contra los soportes digitales registrados por el usuario y el cumplimiento de unas condiciones m nimas en ese registro ESTADO REGISTRADO Significa que el usuario ha realizado un registro exitoso en el aplicativo el cual tendr que ser validado por el ICBF ESTADO POR AJUSTAR Significa que el usuario registr o anex un documento que no coincide con la informaci n suministrada En este sentido el tercero tendr que realizar los ajustes pertinentes ESTADO VALIDADO Significa que los datos registrados y documentos anexos son correctos y por lo tanto ha sido exitoso el proceso de revisi n y validaci n INTEROPERABILIDAD Operar un dato o un proceso mediante dos o m s sistemas de informaci n 7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA Manual de usuario interno del Sistema de Informaci n de Proveedores 8 RELACI N DE FORMATOS No se requieren formatos para este Procedimiento Los registros quedan en el Sistema de Informaci n de Proveedores
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