Software para la enseñanza y entrenamiento en
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1. stas son la etapa 4 y la etapa 6 En la etapa 4 deter minaci n de los procesos una vez stos han sido identificados y des critos se procede a relacionarlos con la estructura organizativa Para cada unidad organizativa en la cual se pueden agrupar varias de pendencias de la organizaci n se determina el grado de participa ci n en las decisiones de un proceso Para esto se utiliza la siguiente simbolog a Dx Mayor responsabilidad gerente del proceso LA Alguna participaci n en el proceso Ninguna participaci n en el proceso Ea Mayor participaci n en el proceso ARIAS CORT S C RTES In English Strategic information systems planning SISP is the process by which an organisation determines the portfolio of computer applications for managing information in order to achieve business goals Newkirk and Lederer 2006 Mohdzain and Ward 2007 Basu et al 2002 There are several SISP methodlo gies Mohdzain and Ward 2007 Ward et al 2002 Kunnathur et al 2001 Pant et al 2001 King et al 2000 Kearns et al 2000 Teo and Ang 1999 Lederer et al 1996 including BSP SA This methodology develops the notion of alignment between strategic business planning and information systems planning It is emphasised that implementing information systems should be a direct transfor mation of organisational strategy which takes into account the mission objectives goals strategies and critical success factors Kearns2. n directa de la estrategia organizacional donde se tengan en cuenta la misi n los objetivos las metas las estrategias y los fac tores cr ticos de xito Kearns 2006 Pant et al 2001 Lee 1999 Lederer et al 1996 El objetivo del BSP SA es determinar la arqui tectura de la informaci n que apoya todos los procesos de la organi zaci n mediante la generaci n de un plan priorizado de sistemas de informaci n tomando en cuenta las necesidades de informaci n a sociadas al desarrollo de todas y cada una de las funciones de la em presa identificadas Dentro de la metodolog a BSP SA se reconocen trece etapas dos de las cuales son de preparaci n para el inicio del estudio y las once restantes corresponden al estudio en s Figura 1 1 Conformaci n a z ara del equipo Determinaci n la Arquitectura de informaci n Z Preparaci n del estudio 3 Iniciaci n del estudio 10 Prioridad de la Arquitectura 11 Revisi n de la gesti n del recurso de infomaci n 12 Desarrollo de recomendaciones 13 Presentaci n del plan para aprobaci n 7 Analisis de los Sistemas de Informaci n actuales S Entrevistas 4 Determinaci n ejecutivas de los procesos 5 Determinaci n de los datos Figura 1 Etapas del BSP SA a Condusiones y Resultados de las A la hora de aplicar la metodolog a BSP SA existen dos etapas de es pecial inter s y que son dispendiosas cuando se desarrollan de ma nera manual
3. 2006 Pant et al 2001 Lee 1999 Lederer et al 1996 The objective of BSP SA is to determine the information architecture that supports all organisation processes by producing a prioritised plan of information systems It must take into account information needs associated with the development of all of a company s identi fied functions There are 13 stages within BSP SA methodology 2 re garding preparation at the beginning of the study and the remaining 11 correspond to the study itself see Figure 1 1 Gaining the commitment 2 Preparing for the study 3 Starting the study 10 Determining Architecture priorities 6 Defining infornatio architecture 11 Reviewing Informacion resource management 7 Analyzing cument sy stems support 8 Interviewing ex ecutiv es 12 Developing 4 Defining business recomendations processes 9 Defining findings is 13 Reporting results 5 Defining business data Figure 1 BSP SA stages There are two stages of particular interest when applying BSP SA me thodology that are wasteful when done by hand stage 4 and stage 6 In stage 4 process determination once the processes have been dentified and described they are then related to organisational s tructure For each organisational unit when several dependencies in an organisation can be clustered the degree of participation in deci sion making is determined the following conventions are used for this
4. co In English A software tool for teaching and training how to build and use matrixes in strategic information systems planning Javier Andr s Arias Sanabria F lix Antonio Cort s Aldana y Jaime Orlando Cortes Aldana ABSTRACT Strategic information systems planning SISP allows an orga nisation to determine a portfolio of computer based applica tions to help it achieve its business objectives IBM s business system planning for strategic alignment BSP SA is an impor tant technique for developing a strategic plan for an entire company s information resource BSP SA has been described in terms of stages and the specific tasks within them Tasks are usually done manually and require some experience This work was thus aimed at presenting a computer based appli cation that automates two of the most important tasks in BSP SA methodology process organisation matrix POM and processes data classes matrix PDM Special emphasis was placed on analysing designing and implementing sys tems development life cycle for developing the software An important part of the analysis consisted of conducting a litera ture review and the semi structured interviews with some ex perts in SISP A special contribution of the present work is the design and implementation of statistical reports associated with each matrix Automating this task has facilitated students being able to analyse POM and PDM during SISP workshops forming part of the In
5. that its use has facilitated teaching SISP particularly BSP SA and the results of SISP workshops have been improved regarding manage ment amp management information system System Engineering Uni versidad Nacional de Colombia This paper is especially meaningful for encouraging the development of software to support SISP tasks at the university Aspects related to SISP are presented emphasising BSP SA methodology 1 32 INGENIER A E INVESTIGACI N VOL 30 No 3 DECEMBER 2010 131 139 En espa ol Planeaci n estrat gica de sistemas de informaci n La planeaci n estrat gica de sistemas de informaci n es el proceso por medio del cual una organizaci n determina el portafolio de apli caciones en computador con las cuales se gestiona la informaci n para ayudar al logro de los objetivos empresariales Newkirk y Lederer 2006 Mohdzain y Ward 2007 Basu et al 2002 Existen varias metodolog as para planear estrat gicamente los sistemas de in formaci n Mohdzain y Ward 2007 Ward et al 2002 Kunnathur et al 2001 Pant et al 2001 King et al 2000 Kearns et al 2000 Teo y Ang 1999 Lederer et al 1996 dentro de las cuales se desta ca el BSP SA En esta metodolog a se desarrolla la noci n de alinea ci n entre la planeaci n estrat gica empresarial y la planeaci n de sistemas de informaci n Durante el proceso se enfatiza en que la implementaci n de los sistemas de informaci n debe ser una trans formaci
6. Dx Major responsability and decision maker LA Some involvement in the process Una vez establecidos los grados de participaci n se procede a anali zar la matriz procesos vs organizaci n o MPO Figura 2 Por medio de esta matriz se pueden identificar ciertas anormalida des con relaci n a los procesos como procesos repetidos sobrecar ga de algunas dependencias as como dependencias con poca carga de trabajo procesos con muchos responsables directos procesos sin responsables entre otros Adicionalmente ayuda a determinar qu personas dentro de la organizaci n deben ser entrevistadas INGENIER A E INVESTIGACI N VOL 30 No 3 DECEMBER 2010 131 139 Major involvement in the process No ineoament Once the degree of participation has been established the processes vs organisation matrix POM is then analysed Figure 2 Certain abnormalities can be identified through this matrix related to processes such as repeated processes overloading some dependen cies and dependencies having low workload processes with many directly responsible people or some processes without responsible people The matrix leads to identifying which people must be inter viewed within an organisation 133 E SOFTWARE PARA LA ENSE ANZA Y ENTRENAMIENTO EN LA CONSTRUCCI N En espa ol ORGANIZACI N MATRIZ PROCESOS ORGANIZACI N Establecer la direcci n de la empresa Administrar el riesgo Planear costos Establecer el pres
7. ER 2010 131 139 1 3 7 SOFTWARE PARA LA ENSE ANZA Y ENTRENAMIENTO EN LA CONSTRUCCI N En espa ol las filas y columnas vac as presentes en cada estructura de datos asociada Un software como el que se present en este trabajo tiene como ventajas a facilitar el proceso de ense anza y entrenamiento en la construcci n de la MPO y la MPC c suministrar reportes para acompa ar el proceso de an lisis de la MPO y la MPC La herra mienta tiene las limitaciones inherentes a la herramienta de desarro llo Visual Basic bajo el entorno Excel de Microsoft Office La MPO y la MPC son herramientas tiles dentro de una PESI y sus resultados han de ser complementados con los resultados de otras matrices propias de la metodolog a BSP SA por ejemplo la matriz procesos clases de datos agrupados El valor agregado de la herra mienta presentada radica en la posibilidad de disponer de un software amigable que se pueda utilizar para la ense anza y el en trenamiento en la construcci n de la matriz MPO y MPC tanto en instituciones educativas como en peque as y medianas empresas sin incurrir en mayores costos Finalmente vale decir que fue de vi tal importancia el seguimiento de una buena metodolog a de an lisis y dise o en el desarrollo del software antes de empezar su imple mentaci n Las etapas m s dif ciles fueron las de an lisis al necesi tarse la participaci n de varios expertos en el tema y dise o por el grado de
8. INGENIER A E INVESTIGACI N VOL 30 No 3 DECEMBER 2010 131 139 En espa ol Software para la ense anza y entrenamiento en la construcci n de matrices para planeaci n estrat gica de sistemas de informaci n Javier Andr s Arias Sanabria F lix Antonio Cort s Aldana y Jaime Orlando C rtes Aldana RESUMEN La planeaci n estrat gica de sistemas de informaci n PESI es el proceso por medio del cual una organizaci n determina el portafolio de aplicaciones de computador para ayudar a lograr sus objetivos de negocios El BSP SA Business System Planning for Strategical Alignment de IBM es una importante t cnica para desarrollar un plan estrat gico del recurso de in formaci n de toda una empresa El BSP SA ha sido descrito en t rminos de fases y tareas espec ficas Las tareas son u sualmente realizadas a mano y requieren de experiencia El objetivo principal de este trabajo es el de dar a conocer una herramienta computacional que automatiza dos de las tareas m s importantes de la metodolog a BSP SA la matriz proce sos organizaci n MPO y la matriz procesos clases de da tos MPC Para desarrollar el software se hizo nfasis en las etapas de an lisis dise o e implementaci n del ciclo de vida de desarrollo de sistemas Durante la etapa de an lisis fue importante la revisi n de la literatura y entrevistas semiestruc turadas con expertos en PESI Una contribuci n especial del presente trabajo es el dise
9. a classes Plan Facilities Figure 8 PDM reports Data Classes Processes Used Created Total 14 11 9 7 7 Data Classes Used Created Total Figure 9 PDM statistical reports Statistical reports allow thorough analysis of the situation in an orga nisation regarding the relationship between processes and data cla sses taking into account the property for using or creating data cla sses The tool and the user s manual can be loaded from the website http www docentes unal edu co facortesa docs 966 Conclusions Manual processes supporting critical steps in SISP implementation can be automated through methodologies and software develop ment technologies Software products supporting SISP teaching and training can be crea ted by means of interaction between systems engineers skills and expertise and administrative knowledge BSP SA methodology is known for proposing a proper analysis of process level of support for organisational units and data classes but does not take advantage of the qualitative and quantitative analysis associated with the matrices used It was very useful to apply basic statistical concepts analysing the ma trix and conducting semistructured interviews with experts in the field Qualitative and quantitative reports which can be applied to matri ces proposed in BSP SA are based on identifying the empty rows INGENIER A E INVESTIGACI N VOL 30 No 3 DECEMB
10. a organizaci n Afortunadamente el nivel de soporte de los sistemas de informaci n basados en computadora CBIS se ha ido ampliando y fortaleciendo gracias al desarrollo de los computadores y la inform tica Se pas del procesamiento electr nico de datos EDP Electronic Data Proce sing aplicado a la contabilidad hasta el procesamiento de datos Data Procesing desarrollado para todas las dependencias y procesos que lo necesiten en las organizaciones Luego del enfoque inicial en los datos se pas a un nfasis sobre la informaci n naciendo as el concepto de sistema de informaci n gerencial MIS Management In formation System Con este nuevo concepto se busc dar un mayor soporte de los CBIS a los procesos de la organizaci n que incluyera a todos los gerentes Duhan 2007 Teubner 2007 Benita 2003 Ward et al 2002 Pant et al 2001 Kearns y Lederer 2000 Con el crecimiento de las potencialidades de los CBIS naci la ne cesidad de proyectarlos estrat gicamente Chi et al 2005 Newkirk et al 2003 Dentro de los m todos h bridos relacionados con la planeaci n estrat gica de sistemas de informaci n el BSP SA se des taca porque proporciona un manejo adecuado al an lisis del soporte de los procesos a la organizaci n y a las clases de datos IBM 1984 Estos an lisis usualmente se efect an a mano y requieren de experiencia Para minimizar los errores humanos que se puedan co meter ahorrar tiempo en el pro
11. cargo de m s de un dependencia Figura 4 Estad sticas Matrices Procesos Organizaci n Procesos sin responsable directo en la Estructura Organizacional Cumplir requisitos legales Contrataci n Atender requerimientos Selecci n y contrataci n de personal Unidades organizativas sin Procesos a Cargo Se sugiere revisar las actividades de las siguientes dependencias Subgerencia de ventas Los siguientes procesos se encuentran a cargo de m s de una Unidad Organizativa Se sugiere dejar una dependencia como responsable directo o tomador de decisiones Planeaci n presupuestal Liquidaci n aportes parafiscales Figura 4 Reportes cl sicos sobre la matriz procesos organizaci n Los anteriores reportes permiten al usuario identificar posibles anor malidades que deben ser analizadas antes de seguir con la m todo INGENIER A E INVESTIGACI N VOL 30 No 3 DECEMBER 2010 131 139 ARIAS CORT S C RTES In English sign approach using systems development life cycle SDLC emphasi sing analysis design implementation and use stages The results ob tained by automation were compared to those calculated in stage c to verify the correct running of the tool The computational tool was developed in Visual Basic in Microsoft Office Excel environment to provide ease of use and take advantage of all editing abilities and the environment offered by this spreadsheet in conjunction with Visual Basic language Results The tool allo
12. cesamiento de la informaci n mejo rar la presentaci n y an lisis de los datos adem s de brindar flexibi lidad para realizar modificaciones posteriores sin mayores esfuerzos este trabajo tiene como principal objetivo dar a conocer una herra mienta computacional que automatiza el proceso de construcci n de las matrices procesos vs organizaci n y procesos vs clases de datos propuestas en el BSP SA No existen herramientas de software similares Para lograr el objetivo se utiliz una metodolog a que com bina elementos del desarrollo de software para apoyar procesos de gesti n en las organizaciones Rond n et al 2007 vila et al 2008 de la metodolog a BSP SA IBM 1984 y de las especificida des del desarrollo del software Kendall y Kendall 1997 Una con tribuci n especial del presente trabajo es el dise o e implementa ci n de reportes estad sticos asociados a cada matriz Aunque la he rramienta desarrollada tiene las limitaciones inherentes a la herra mienta de desarrollo Visual Basic bajo el entorno Excel de Microsoft Office su importancia tambi n radica en que por medio de su uso se ha facilitado el proceso de ense anza de la PESI en particular el BSP SA y se han mejorado los resultados obtenidos en los talleres de PESI para la referida asignatura de Gesti n y Gerencia de Sistemas de Informaci n Adem s el trabajo tiene un significado especial al incentivar el desarrollo de software como apoyo a las tareas
13. complejidad del proyecto Las dificultades en la etapa de implementaci n radicaron en los problemas t cnicos que fueron so lucionados por la buena documentaci n que hay sobre la herra mienta de programaci n y tambi n por la calidad del entrenamiento en programaci n del equipo de trabajo El inter s y la motivaci n del equipo de trabajo fueron fundamentales para la finalizaci n del trabajo presentado Bibliograf a References vila O Cort s F Ram rez A UNbizplanner herramienta de software para preparar planes de negocios Ingenier a e Investigaci n 28 1 2008 pp 154 161 Basu V Hartono E Lederer A L Sethi V The impact of organizational commitment senior management involvement and team involvement on strategic information systems planning Information amp Management 39 2002 pp 513 524 Benita C Accountability lost the rise and fall of double entry Omega 31 2003 pp 303 310 Chi L Jones K G Lederer A L Li P Newkirk H E Sethi V Environmental assessment in strategic information systems planning International Journal of Information Management 25 2005 pp 253 269 Duhan S A capabilities based toolkit for strategic information systems planning in SMEs International Journal of Information Management 27 2007 pp 352 367 IBM Corporation Information Systems Planning Guide Atlanta Georgia IBM publications 1984 pp 146 Kearns G S The ef
14. de PESI desde la universidad A continuaci n se presentan aspectos relacionados con la planea ci n estrat gica de sistemas de informaci n haciendo nfasis en la metodolog a BSP SA se contin a con una breve descripci n de la metodolog a utilizada para lograr el objetivo del presente trabajo luego se da a conocer su aplicaci n desarrollo funcionalidad carac ter sticas y sobre todo que es un ejemplo para mostrar su importan cia para realizar herramientas que sirvan de apoyo en la elaboraci n del plan estrat gico de sistemas de informaci n Finalmente se pre sentan las conclusiones del trabajo A SOFTWARE TOOL FOR TEACHING AND TRAINING HOW TO BUILD AND In English any organisation It is a problem whose complexity increases taking into account organisational units growth dynamics processes and the data needed to manage any organisation Fortunately CBIS level of support has been expanded and strengthe ned through developing computers and computer science Electro nic data processing EDP applied to accounting became data pro cessing DP developed for all units and processes needed in any or ganisation After the initial focus on data there is now an emphasis on information with the concept of management information system MIS This new concept is aimed at providing further support from CBIS to the processes of an organisation including all managers Duhan 2007 Teubner 2007 Benita 2003 Ward et a
15. ente 6 Jefe de Personal________ __6 Subgerente de Ventas Subgerente de Ingenier a Figura 5 Reportes estad sticos sobre la matriz procesos organizaci n Los reportes estad sticos permiten hacer un an lisis m s completo sobre la situaci n en la organizaci n respecto de la relaci n entre los procesos y las dependencias de ella teniendo en cuenta el nivel de responsabilidad alta media y baja Reportes de funcionamiento organizacional participaci n porcentual de cada dependencia de la empresa en los procesos Figura 6 par ticipaci n porcentual de cada dependencia en todo el sistema Figura 7 1 1 Desarrollar el plan de negocios 2 Administrar el riesgo 3 Planearcostos 5 4 Establecer el presupuesto E 5 E E E A 7 E E E E Ed E 5 Planear infraestructura 5 4 E 2 3 4 PROCESOS Dependencia 1 Gerente Subgerente de Finanzas Jefe de Personal Subgerente de Ventas Subgerente de Ingenier a 3 ORGANIZACION Figura 7 Participaci n porcentual de cada unidad organizativa en el sistema Reportes de la matriz procesos vs clases de datos procesos que no utilizan clases de datos procesos que no crean clases de datos pro cesos que no crean ni utilizan clases de datos clases de datos que no son usados por alg n proceso clases de datos creadas por m s de un proceso Figura 8 136 Dependencias con responsabilidad Procesos Alta Media Baja T
16. fect of top management support of SISP on strategic IS management insights from the USelectric power industry The international Journal of Management Science 34 2006 pp 236 253 Kearns G S Lederer A L The effect of strategic alignment on the use of IS based resources for competitive advantage Journal of Strategic Information Systems 9 2000 pp 265 293 Kendall K E Kendall J E An lisis y Dise o de Sistemas M xico Prentice Hall 1997 913 p A SOFTWARE TOOL FOR TEACHING AND TRAINING HOW TO BUILD AND In English and columns of each associated data structure Software as presented in this paper has the following advantages facilitating teaching and training in constructing POM and PDM supporting the construction of POM and PDM and providing reports to accompany POM and the PDM analysis The tool has the limitations inherent in the development tool Visual Basic in Micro soft Office Excel environment POM and PDM are useful tools within SISP and their results are meant to be completed with results from other matrices typical of BSP SA methodology such as process clustered data classes matrix The added value of the tool presented in this paper is the possibility of having a user friendly software that can be used for teaching and training in constructing POM and PDM matrices in educational esta blishments and small and medium sized companies without incu rring higher costs It is worth stating
17. formation Systems Management course Systems Engineering Universidad Nacional de Colombia Results arising from the workshops have also been improved Keywords strategic information systems planning SISP pro cesses organisation data classes processes organisation matrix POM processes data classes matrix PDM Received june 21th 2009 Accepted november 15th 2010 Introduction Identifying computer based information systems CBIS that support processes and data both input and output is not an easy task for Systems Engineer Universidad Nacional de Colombia Bogot Colombia jaariassdunal edu co gt M Sc in Economics Ph D Engineering Projects and Innovation Associate Professor Department of Systems and Industrial Engineering Faculty of Engineering Universidad Nacional de Colombia facortesa Qunal edu co http www docentes unal edu co facortesa Member of research group UN ALGOS Systems Engineer Universidad Nacional de Colombia M Sc in Economics Universidad Santo Tom s Gobernaci n de Cundinamarca jaime cortestVcundinamarca gov co 131 SOFTWARE PARA LA ENSE ANZA Y ENTRENAMIENTO EN LA CONSTRUCCI N En espa ol sos y sus datos tanto de entrada como de salida no es una tarea f cil para cualquier organizaci n Es un problema cuya complejidad aumenta teniendo en cuenta la din mica de crecimiento de las uni dades organizacionales de los procesos y de los datos que necesita gestionar tod
18. l 2002 Pant et al 2001 Kearns and Lederer 2000 With the growth of CBIS potentialities there appeared the need to project them strategically Chi et al 2005 Newkirk et al 2003 Among the hybrid methods related to the strategic information sys tems planning SISP BSP SA stands out because it provides suitable management for support analysis of an organisation s processes and data classes IBM 1984 Such analysis is usually performed by hand and requires experience This paper is presented to minimise human errors save time in processing information improve reporting and data analysis as well as providing flexibility to make further changes without much effort The paper s main objective is the announce ment of a computational tool that automates matrix construction processes vs organisation and processes vs data classes proposed in the BSP SA There are no similar software tools A methodology was used that combines elements of software development to support management processes in organisations Rondon et al 2007 Avila et al 2008 BSP SA methodology IBM 1984 and elements of spe cific software development Kendall and Kendall 1997 A special contribution of this paper is the design and implementation of statis tical reports related to each matrix Although the developed tool has the limitations inherent in the Visual Basic development tool in Mi crosoft Office Excel environment its importance also lies in the fact
19. nal structure company dependencies having no directly responsible people at least for a process processes directed by mo re than one dependency Figure 4 Statistics Matrix Processes Organization Processes without a direct responsible people on the organizational structure Itis suggested to review the following processes Dona regulatory requirements Attend requirements Selection and recruitment Organizational units without processes in charge It is suggested to review the activities of the following dependencies Vice president of Sales The following processes are under the direction of more than one organizational unit lt is suggested to leave only one dependency in charge as the direct responsible or decision maker on the following processes Budget planning Settlement of fiscal contributions Figure 4 POM reports Prior reports allow a user to identify any abnormalities that should be analysed before proceeding with the methodology Statistical 135 E SOFTWARE PARA LA ENSE ANZA Y ENTRENAMIENTO EN LA CONSTRUCCI N En espa ol log a Luego se puede continuar con el proceso de an lisis estad sti co de los componentes de la matriz procesos organizaci n Los reportes de an lisis estad stico complementario sobre la matriz procesos organizaci n se pueden visualizar en la Figura 5 Procesos a cargo con responsabilidad Media Baja Total Dependencia__________ Alta Ger
20. o e implementaci n de reportes estad sticos asociados a cada matriz La automatizaci n de esta tarea ha facilitado a los estudiantes el proceso de an li sis de la MPO y la MPC durante el desarrollo de los talleres de PESI para la asignatura de Gesti n y Gerencia de Siste mas de Informaci n Ingenier a de Sistemas Universidad Na cional de Colombia Tambi n se han mejorado los resulta dos obtenidos en los talleres Palabras clave planeaci n estrat gica de sistemas de infor maci n PESI procesos organizaci n clases de datos ma triz de procesos vs organizaci n MPO matriz de procesos vs cases de datos MPC Recibido julio 21 de 2009 Aceptado noviembre 15 de 2010 Introducci n Identificar los sistemas de informaci n basados en computadora CBIS Computer Based Information System que soportan los proce Ingeniero de Sistemas Universidad Nacional de Colombia Bogot Colombia jaariassdunal edu co M Sc en Ciencias Econ micas Ph D en Proyectos de Ingenier a e Innovaci n Profesor Asociado Departamento Ingenier a de Sistemas e Industrial Facultad de Ingenier a Universidad Nacional de Colombia facortesa Wunal edu co http www docentes unal edu co facortesa Miembro del grupo de investigaci n UN ALGOS Ingeniero de Sistemas Universidad Nacional de Colombia M Sc en Ciencias Econ micas Universidad Santo Tom s Funcionario de la Gobernaci n de Cundinamarca jaime cortesVcundinamarca gov
21. on cada matriz del objeto de estudio Metodolog a La metodolog a usada para desarrollar el presente trabajo tuvo en cuenta las caracter sticas del problema de desarrollo de software pa ra apoyar procesos de gesti n en las organizaciones Rond n et al 2007 vila et al 2008 las etapas generales BSP SA IBM 1984 y las especificidades del desarrollo de software Kendall y Kendall 1997 Las etapas que se siguieron fueron a revisi n y an lisis de la literatura sobre planeaci n estrat gica de sistemas de informaci n y sobre BSP SA b entrevistas semiestructuradas con expertos sobre el tema para evaluar los reportes estad sticos dise ados c prueba de A SOFTWARE TOOL FOR TEACHING AND TRAINING HOW TO BUILD AND In English ORGANIZATION PROCESS ORGANIZATION 3 MATRIX Establish Business Direction Manage Risk Plan Costs Establish Budget Vicepresident of Finance NN X N E Vice President of Sales A A h y ERAN Plan Facilities Figure 2 processes organisation matrix POM In stage 6 determining information architecture once data classes and the logical cluster of data related to entities that are important to the organisation have been identified and determined the relation ship between data classes and processes is established through the processes vs data classes matrix PDM Figure 3 DATA CLASSES PROCESS DATA CLASS MATRIX Establish Business Direction Forecast Product Req
22. ormaci n de los procesos y unidades organizativas introducida por el usuario editar en la matriz procesos organizaci n las casillas donde se establece el grado de responsabilidad de cada unidad organizativa en los pro cesos generar autom ticamente los reportes definidos para la matriz procesos Organizaci n introducir los nombres y la descripci n de las clases de datos que se identifican y definen en la empresa orde nar los procesos para dejar primero los de planeaci n estrat gica y control administrativo luego los de productos y servicios en la se cuencia del ciclo de vida y finalmente los procesos para la adminis traci n de recursos de soporte determinar con base en la informa ci n suministrada el proceso que crea cada clase de datos determi nar con base en la informaci n suministrada las clases de datos que utiliza cada proceso crear autom ticamente la matriz procesos clases de datos con base en la informaci n de los procesos las clases de datos y la creaci n y utilizaci n de las clases de datos introduci das por el usuario generar autom ticamente los reportes definidos para la matriz procesos clases de datos Los informes definidos y automatizados desde la herramienta son Reportes sobre la matriz procesos organizaci n procesos que no tienen responsables directos en la estructura organizativa depen dencias de la empresa sin responsabilidad directa sobre por lo me nos un proceso procesos a
23. otal Desarrollar el plan de negocios 1 0 3 4 Administrar elriesgo 1 0 3 4 Establecer el presupuesto 0 1 2 3 Planear infraestructura 1 0 2 3 A SOFTWARE TOOL FOR TEACHING AND TRAINING HOW TO BUILD AND In English analysis of the POM can then be carried on The complementary statistical analysis reports of the POM can be viewed in Figure 5 President 6 2 6 14 Vicepresident of Finance 2 4 6 12 Personnel Director_______ __6__ _ 1 5 12 VicepresidentofSales____ 3 5 1 9 Vicepresident of Engineering 5 0 2 7 Process High Medium Low Total Develop Business Plan______ 1 0 3 4 Manage Risk _ 1 0 3 4 Establish Budget_________ 0 1 2 3 Plan Facilities _ 1 0 2 3 Figure 5 POM statistical reports Statistical reports allow thorough analysis of the situation in an orga nisation regarding the relationship between its processes and depen dencies taking the level of responsibility high medium and low in to account Organisational performance reports percentage participation of each company dependency in processes Figure 6 Percentage participa tion of every dependency in the whole system Figure 7 4 Establish Budget 5 Plan Facilities E E 7 E 1 Develop Business Plan mM A Manage Risk ne Ml Plan Costs E anization President Vicepresident of Finance Personnel Directo
24. r Vicepresident of Sales 5 Vicepresident of Engineerin 3 ORGANIZATION Figure 7 Percentage participation of every organisational unit in the system PDM reports processes that do not use data classes processes that do not create data classes processes that do not create or use data classes data classes that are not used in any process data classes created by more than one process Figure 8 INGENIER A E INVESTIGACI N VOL 30 No 3 DECEMBER 2010 131 139 En espa ol Los anteriores reportes permiten al usuario identificar posibles anor malidades que deben ser analizadas antes de seguir con la m todo log a Luego se puede continuar con el proceso de an lisis estad s tico de los componentes de la matriz procesos clases de datos Los reportes de an lisis estad stico complementario sobre la matriz procesos vs clases de datos se pueden visualizar en la Figura 9 Reportes sobre los procesos Reportes sobre las clases de datos Procesos que no utilizan Clases de Datos Clases de datos que no son usados por alg n Cumplir requisitos legales proceso Contrato PH Contrato Arriendo Inventario de Inmuebles Procesos que no crean Clases de Datos Clases de Datos creadas por m s de un Recolecci n datos posibles clientes proceso Datos empleados Datos caja Objetivos Pol ticas Procesos que no crean ni usan Clases de Datos Planeaci n de infraestructura Figura 8 Reportes cl sicos sobre la matriz proce
25. rminadas Romero y Romero 2003 d desarrollo de la herramienta computacional teniendo en cuenta el enfoque que se rige bajo el paradigma de an lisis y dise o de sistemas haciendo uso del ciclo de vida de desarrollo de sistemas Systems Development Life Cycle SDLC por sus siglas en ingl s con nfasis en las etapas de an lisis dise o implementaci n y uso Para verificar el correcto funcionamiento de la herramienta se compara ron los resultados obtenidos por la automatizaci n con los calcula dos en la etapa c e escritura del documento de trabajo de grado y f escritura del art culo del trabajo de grado La herramienta compu tacional se desarroll en Visual Basic bajo el entorno Excel de Micro soft Office con el fin de proporcionar facilidad de uso y aprovechar todas las capacidades de edici n y entorno que ofrece esta hoja de c lculo en combinaci n con el lenguaje Visual Basic Resultados La herramienta permite al usuario realizar las siguientes tareas intro ducir los nombres y la descripci n de los procesos que se desarrollan en la organizaci n introducir los nombres y la descripci n de los grupos de procesos que tiene la organizaci n clasificar los procesos en los respectivos grupos de procesos con base en la informaci n in troducida por el usuario introducir los nombres y la descripci n de las unidades organizativas de la empresa crear autom ticamente la matriz procesos organizaci n con base en la inf
26. rvices industry Journal of Strategic Information Systems 16 2007 pp 105 125 Ward J Peppard J Strategic planning for information systems 3rd ed New York Wiley 2002 INGENIER A E INVESTIGACI N VOL 30 No 3 DECEMBER 2010 131 139 1 39
27. sos vs clases de datos Clases de Datos Procesos _ Utilizados Creados Total Planear costos___________ _ 4 5 9 Clases de datos Utilizados Creados Total Objetivos Y 3 4 7 Pol ticas y Procedimientos _ __ 3 4 7 Descripci n Unidad Organizacional 3 4 7 Pron stico de Producto 2 3 5 Competencia 2 3 81 Figura 9 Reportes estad sticos sobre la matriz procesos clases de datos NINII Los reportes estad sticos permiten hacer un an lisis m s completo sobre la situaci n en la organizaci n con respecto a la relaci n entre los procesos y las clases de datos teniendo en cuenta la propiedad de uso o creaci n de las clases de datos La herramienta y su manual de usuario se puede descargar desde la siguiente direcci n electr nica http www docentes unal edu co facortesa docs 966 Conclusiones Con las metodolog as y tecnolog as de desarrollo de software se pue den automatizar procesos manuales que apoyan pasos cruciales dentro de la ejecuci n de un PESI La interacci n entre las habilidades y los conocimientos t cnicos del ingeniero de sistemas y el conocimiento administrativo puede gene rar productos de software que apoyen procesos de ense anza y en trenamiento en la PESI La metodolog a BSP SA se destaca por proponer un an lisis ade cuado del nivel de soporte de los procesos a las unidades organiza cionales y a las clases de datos pero no e
28. that it was of vital importance to follow a good methodology for analysis and design in developing the software before its implementation The analysis stage and the de sign stages were the most difficult because the participation of seve ral experts in the field was needed and the complexity of the pro ject Difficulties arising du ring the implementation stage were due to technical problems which were solved thanks to the programming tool s good documentation and the work team s quality regarding computer programming training the team s concern and motivation were fundamental in concluding the present work King W R Teo T S H Assessing the impact of proactive versus reactive modes of strategic information systems planning Omega 28 2000 pp 667 679 Kunnathur A S Shi Z An investigation of the strategic information systems planning success in Chinese publicly traded firms International Journal of Information Management 21 2001 pp 423 439 Lederer A L Salmela H Toward a theory of strategic information systems planning Journal of Strategic Information Systems 5 1996 pp 237 253 lee H S Theory and Methodology Automatic clustering of business processes in business systems planning European Journal of Operational Research 114 1999 pp 354 3672 Mohdzain M B Ward J M A study of subsidiaries views of information systems strategic planning in multinational organizations Journal of S
29. trategic Information Systems 16 2007 pp 324 352 Newkirk H E Lederer A L The effectiveness of strategic information systems planning under environmental uncertainty Information amp Management 43 2006 pp 481 501 Newkirk H E Lederer A L Srinivasan C Strategic information systems planning too little or too much Journal of Strategic Information Systems 12 2003 pp 201 228 Pant S Taek H Hsu Ch A framework for developing Web information systems plans illustration with Samsung Heavy Industries Co Ltd Information amp Management 38 2001 pp 385 408 1 38 INGENIER A E INVESTIGACI N VOL 30 No 3 DECEMBER 2010 131 139 Romero S A Romero J M Desarrollo de un plan estrat gico de inform tica para la Facultad de Odontolog a Tesis presentada en la Universidad Nacional de Colombia sede Bogot para optar al grado de Ingeniero de Sistemas 2003 Rond n J Cort s F Zarate E Enterprise process aplicaci n basada en computador para obtener la matriz proceso organizaci n durante la planeaci n estrat gica de sistemas de informaci n Ingenier a e Investigaci n 27 3 2007 pp 203 209 ARIAS CORT S C RTES Teo T S H Ang J S K Critical success factors in the alignment of IS plans with business plans International Journal of Information Management 19 1999 pp 173 185 Teubner Strategic information systems planning case study from the financial se
30. ueriments Determine Facility 8 Eqt Reats Determine Control Fin Reqts Analyze Marketplace Figure 3 Processes data classes matrix PDM Each data class s relationship with the processes is determined using the following conventions C data class created by the correspond ding process U data class used by the corresponding process In principle this matrix can be used for verifying that all data classes re quired are present and that they have their origin in a single process Now taking the importance of POM and PDM matrices in BSP SA methodology into account integrating both matrices must be auto mated since the analysis of information related to each matrix would become more efficient and effective Methodology The methodology used for developing this work took into account software development characteristics for supporting management in organisations Rondon et al 2007 Avila et al 2008 BSP SA stages IBM 1984 and specific software development Kendall and Ken dall 1997 The stages included reviewing and analysing SISP and BSP SA literature semi structured interviews with experts in the field to assess the statistical reports testing the so designed reports with certain matrices Romero and Romero 2003 and developing a computational tool taking into account the system analysis and de 1 34 INGENIER A E INVESTIGACI N VOL 30 No 3 DECEMBER 2010 131 139 En espa ol los reportes a unas matrices dete
31. upuesto Planear infraestructura Figura 2 Matriz procesos organizaci n o MPO En la etapa 6 determinar la arquitectura de informaci n una vez i dentificadas y definidas las clases de datos agrupaci n l gica de da tos relacionados con entidades que resultan importantes para la or ganizaci n se procede a establecer la relaci n entre las clases de da tos y los procesos por medio de la matriz procesos vs clases de da tos o MPC Figura 3 CLASES DE DATOS MATRIZ PROCESOS VS CLASES DE DATOS Establecer Direcci n de la Empresa Requerimientos Pron stico del Producto Determinar requerimientos de instalaciones y equipos Determinar y controlar requerimientos financieros Analizar el mercado Figura 3 Matriz procesos clases de datos o MPC Para cada clase de dato se determina su relaci n con los procesos utilizando la siguiente simbolog a C clase de datos creada por el proceso correspondiente U clase de dato usada por el proceso co rrespondiente En principio por medio de esta matriz se puede verificar que est n presentes todas las clases de datos requeridas y que tienen su origen en un nico proceso Ahora teniendo en cuenta la importancia de las matrices procesos vs organizaci n y procesos vs clases de datos en la metodolog a BSP SA se considera necesario automatizar de manera integrada las dos matrices con lo cual se har a m s eficiente y efectivo el an lisis de la informaci n relacionada c
32. ws a user to perform the following tasks Enter the names and descriptions of processes taking place in an organisation Enter the names and description of an organisation s groups of processes Classify processes into the respective group process based on infor mation entered by the user Enter the names and description of a company s organisational units Automatically create the POM based on process and organisational unit information entered by the user Edit the POMSs ruled columns establishing the degree of response bility for each organisational unit in a process Automatically generate reports defined by the POM Enter the name and description of data classes identified and defi ned in the company Arrange the processes in order to put strategic planning and mana gement control first then products and services in the life cycle se quence and lastly processes for support resource management Determine the process that creates each data classes based on in formation provided Determine data classes used by each process based on information supplied Automatically create the PDM based on information regarding pro cesses data classes and the creation and use of data classes ente red by a user Automatically generate reports defined by the PDM and Define automated reports from the tool POM reports processes having no directly responsible people in the organisatio
33. xplota el an lisis cualitativo y cuantitativo asociado a las matrices utilizadas A la hora de analizar las matrices objeto del presente estudio fue de gran utilidad aplicar conceptos b sicos de estad stica y la realiza ci n de entrevistas semiestructuradas y estructuradas con expertos en el tema Los reportes cualitativos y cuantitativos que se pueden aplicar a las matrices propuestas en el BSP SA parten de la identificaci n de las ARIAS CORT S C RTES In English Prior reports allow a user to identify any abnormalities that should be analysed before proceeding with the methodology PDM compo nents can then be statistically analysed Complementary PDM statis tical analysis reports can be viewed in Figure 9 Reports of Processes Data classes Matrix Processes that don t use d classes processes that don t create data classes processes that don t create eit use data classes data classes that are not used in any process data clas created by more than one process Figure 8 Report on the processes Reports on data classes Processes that don t use data classes Data classes that are not used by any process Observe regulatory requirements PH contract Leases contract Furniture inventory Processes that don t create data classes Data classes created by more than one process Collection of possible Customers data Employee data Cash register data Objectives Policies Processes that don t create either use dat
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