6 Manual módulo Reportes 7-jun-2012
Contents
1. Manual de Usuario separado por comas CSV ID CATEGORY Padre FAMILY ID INSTANCE C digo Titulo Descripci n Estado ID TYPE Fecha de creaci n 1 0 0 2 n a Sistema de gesti n documental Categorias del sistema 1 0 2011 01 14 17 22 44 67 2 1 0 4 2 PRM Parametros Parametros de la aplicacion 1 0 2011 01 14 17 22 44 67 3 2 0 4 20 2 USR PRM M dulo de Usuarios 1 0 2011 01 14 17 23 02 513 4 3 0 4 20 22 2 USR _PRM_ACC Instancias iniciales 3 0 2011 01 14 17 23 02 513 5 2 0 4 20 2 SCH PRM Calendario 1 0 2011 01 14 17 23 02 513 6 5 0 4 20 27 2 ALERT TIME Tiempo previo en minutos en el que se genera una alarma 30 1 0 2011 01 14 17 23 02 513 7 5 0 420 272 ACTIVITIES Tipos de Actividades Contiene los diferentes tipos de actividades que crear el usuario 1 0 2011 01 14 17 23 02 513 8 5 0 4 20 27 2 ACTIVITIES_STATES Estados de las actividades Diferentes estados que puede tener una actividad 1 0 2011 01 14 17 23 02 513 9 0 4 20 27 2 ACTIVITIES _PRIORITIES Prioridades de las actividades 1 0 2011 01 14 17 23 02 513 10 2 0 4 20 2 _PRM_GEN Generales 1 0 2011 01 13 17 23 02 513 11 10 0 4 20 2596 2 2 PRM GEN AJAX Campos Ajax 1 0 2011 01 14 17 23 02 513 54 2 0 4 2 2 ARC PRM Archivo 1 0 2011 02 03 15 21 22 113 59 54 0 4 2 54 2 ARC PRM TYPE Tipos de archivo 1 0 2011 02 03 15 59 02 737 60 59 0 4 2 54 59 2 3 Archtvo Historico 1 0 2011 02 03 16 00 35 31 61 59 0 4 2 54 59 2 2 Archivo Central 1 0 2011 02 03 16 00 54 967 2 59 0 4 2 542. e Tabla de retenci n documental campo de selecci n donde se escoge una de las versiones de las tablas de retenci n documental TRD que aparecen registradas en el sistema e Retenci n en archivo gesti n campo num rico que hace referencia al n mero de a os que se le hace la retenci n dentro del archivo de gesti n e Retenci n en archivo central campo num rico que hace referencia al n mero de a os que se le hace la retenci n dentro del archivo de central e Disposici n final campo de selecci n donde se escoge una de las siguientes opciones S selecci n E eliminaci n y CT conservaci n total e Digitalizaci n campo de selecci n donde se escoge una de las siguientes opciones Sin filtros Si o no e Microfilmaci n campo de selecci n donde se escoge una de las siguientes opciones Sin filtros Si o no e Jefe campo de texto donde se ingresa el usuario quien est encargado de la dependencia sobre el reporte que se va a generar 8 6 3 Generar reportes de inventario de archivo f sico Permite visualizar la informaci n que contiene un registro de inventario de archivo f sico almacenado en el sistema A continuaci n se describen los campos del formulario e Unidad administrativa campo de texto donde se coloca el rgano interno de la entidad donde se va a generar el reporte e Dependencia campo de texto donde se coloca la secci n o departamento donde se va a generar el reporte Este campo aparece c
3. Rodriguez Wilian Torres Ouevedo wtorres contraloriagen gov co wtorres 2 STYLES STATES 2012 05 29 10 11 04 157 Factura William Rodriguez Wilian Torres Quevedo wtorresEDcontralonagen gov co wtorres2 STYLES_STATES 2012 05 29 10 44 31 91 Factura William Rodriguez Wilian Torres Quevedo wtorres Dcontralonagen gov co wtorres2 STYLES_STATES 2012 06 05 12 19 47 787 Factura William Rodriguez Wilian Torres Quevedo wtorres contraloriagen gov co wtorres2 STYLES_STATES 2012 06 05 12 22 14 693 Factura William Rodriguez Wilian Torres Quevedo wtorresDcontraloriagen gov co wtorres2 STYLES STATES 2012 06 05 14 14 52 33 Factura William Rodriguez Wiiian Torres Quevedo wtorresDcontraloriagen gov co Factura Wiliam Rodriguez En formato CSV Separado por comas Permite realizar consultas y visualizar la informaci n de un reporte en formato de archivo separado por coma CSV mediante la realizaci n de los siguientes pasos e Seg n los par metros del reporte que se hayan creado el sistema presenta una ventana donde se ingresa la informaci n en los campos solicitados luego se presiona sobre el bot n Descargar en CSV y seguidamente sobre el enlace Descargar archivo CSV ver la imagen a continuaci n Manual de Usuario M dulo Reportes SIGEDOC P gina 9 de 31 Sistema de Gesti n Documental CONTRALOR A SIGEDOC COLVATEL GENERAL DE LA REP BLICA i El poder de na comunicaci n irtegral Manual de Usuario Documentos con responsable
4. T Activo Frangois fransua 15 02 2012 16 1 SE ES a e gece Man Arda Aria entr ae hada el a PA 1 stet Dat E A vi a CP ista estado documento PERAZA 18 COEUR 50018 KS 63 3003 Ge UN SOCUMEND 22 02 2012 14 55 y W Notas de inter s Si el usuario no tiene permiso para la funcionalidad Generar reporte el sistema no presenta el cono Ver 8 3 1 Alternativas para visualizar un reporte El usuario puede escoger entre las siguientes alternativas para visualizar un reporte En pantalla Permite realizar consultas y visualizar la informaci n de un reporte en pantalla mediante la realizaci n de los siguientes pasos Manual de Usuario M dulo Reportes SIGEDOC P gina 7 de 31 Sistema de Gesti n Documental CONTRALOR A SIGEDOC Prisa GENERAL DE LA REP BLICA E El poder de na comunicaci n irtegral Manual de Usuario e Seg n los par metros del reporte que se hayan creado el sistema presenta una ventana donde se ingresa la informaci n en los campos solicitados luego se presiona sobre el bot n Ver en pantalla Documentos con responsable Ar sarendente wc V K Ver en pantaila Ver en PDF Descargar CSV E e El sistema presenta el resultado de la consulta directamente en la pantalla Documentos con responsable CONTRALOR A SIE ES SIA En formato PDF Permite realizar consultas y visualizar la informaci n de un reporte en formato PDF mediante la realizaci n de los siguientes
5. en PDF listado Consulta SQL ah 8 s SKS K Speci from A Lett e El sistema presenta los resultados de la sentencia SQL en formato de archivo de tipo PDF ID CATEGORY Padre FAMILY ID INSTANCE C digo Titulo Descripci n Estado ID_TYPE Fecha de creaci n 2011 01 Sistema de 14 1 0 0 2 n a gesti n Categorias del sistema 1 0 Grit 17 22 44 documental 67 2011 01 a e 14 2 1 0 4 2 _PRM Parametros Parametros de la aplicacion 1 0 17 22 44 67 2011 01 M dulo de 14 3 2 0420 2 USR PRM d eet 1 r 17 23 02 513 2011 01 USR_PRM Instancias 14 A ei keng 4 3 0 4 20 222 _ACC iniciales i e 17 23 02 513 2011 01 14 5 2 0 420 2 _SCH_PRM Calendario 1 0 17 23 02 513 Tiempo En formato CSV Separado por comas Permite realizar consultas SOL y visualizar la informaci n de un reporte en formato de archivo separado por coma CSV mediante la realizaci n de los siguientes pasos e En la ventana de Consulta SOL se realizan las consultas seg n las condiciones requeridas y se presiona sobre el bot n Descarga en CSV listado Consulta 5GL AE RATE Select rom AT ATEBOH Ver en PDF Descargar CSV e El sistema presenta los resultados de la sentencia SQL en formato de archivo Manual de Usuario M dulo Reportes SIGEDOC P gina 16 de 31 Sistema de Gesti n Documental CONTRALOR A SIGEDOC COLVATEL GENERAL DE LA REP BLICA E El poder de una comunicaci n briegr l
6. fecha y hora e GConsecutivo campo con dos casillas num ricas inicio y final donde se coloca el rango num rico de los c digos de documentos recibidos para generar el reporte Manual de Usuario M dulo Reportes SIGEDOC P gina 23 de 31 Sistema de Gesti n Documental gt CONTRALOR A SIGEDOC K COLVATEL GENERAL DE C REPUBLICA Manual de Usuario e Remitente secci n que presenta los siguientes campos para colocar los datos de quien env a los documentos e Tercero campo de texto donde se ingresa que persona natural o jur dica ha enviado el documento e Dependencia origen campo de texto donde se ingresa la secci n o departamento de una entidad que ha enviado el documento e Funcionario campo de texto donde se ingresa que persona natural ha enviado el documento seg n los datos que se hayan ingresado en el campo dependencia e Destinatario secci n que presenta los siguientes campos para colocar los datos de quien debe recibir los documentos e Tercero campo de texto donde se ingresa que persona natural o jur dica ha recibido el documento e Dependencia destino campo de texto donde se ingresa la secci n o departamento de una entidad que ha recibido el documento e Funcionario campo de texto donde se ingresa que persona natural ha recibido el documento seg n los datos que se hayan ingresado en el campo dependencia e Estado campo de selecci n donde se escoge una de las siguientes opciones Por asignar
7. mensajero por recibir por asignar por organizar organizado en tr mite finalizado archivado anulado eliminado por entregar asignado radicado 8 6 9 Generar reportes de documentos entregados Permite visualizar la informaci n que contiene la informaci n de un registro sobre los documentos entregados existentes en el sistema A continuaci n se describen los campos del formulario e Fecha de inicial cono autom tico para seleccionar fecha y hora e Fecha final cono autom tico para seleccionar fecha y hora e GConsecutivo campo con dos casillas num ricas inicio y final donde se coloca el rango num rico de los c digos de documentos recibidos para generar el reporte e Remitente secci n que presenta los siguientes campos para colocar los datos de quien env a los documentos e Tercero campo de texto donde se ingresa que persona natural o jur dica ha enviado el documento e Dependencia origen campo de texto donde se ingresa la secci n o departamento de una entidad que ha enviado el documento e Funcionario campo de texto donde se ingresa que persona natural ha enviado el documento seg n los datos que se hayan ingresado en el campo dependencia e Destinatario secci n que presenta los siguientes campos para colocar los datos de quien debe recibir los documentos e Tercero campo de texto donde se ingresa que persona natural o jur dica ha recibido el documento e Dependencia destino campo de texto donde
8. para seleccionar fecha y hora 8 6 16 Generar reportes de estadisticas de alertas y vencimientos Son acciones que se pueden realizar cuando alguno de los pasos anteriores no se ha ejecutado correctamente bien sea por desconocimiento de las funciones o porque no se tienen los permisos habilitados A continuaci n se describen los campos del formulario e Tipo campo de selecci n donde se escoge una de las siguientes opciones Alertas tiempo de gesti n vol menes tr mites por usuario unidades administrativas o estado e Vigencia campo num rico donde se coloca que periodo de tiempo tendr la alerta o el vencimiento seleccionado en el campo tipo e Fecha inicial cono autom tico para seleccionar fecha y hora e Fecha final cono autom tico para seleccionar fecha y hora e Dependencia campo de texto donde se coloca la secci n o departamento donde se va a generar el reporte Manual de Usuario M dulo Reportes SIGEDOC P gina 27 de 31 Sistema de Gesti n Documental CONTRALOR A SIGEDOC Bra ue GENERAL DE LA REPUBLICA e El poder de ma comunicaci n irtegral Manual de Usuario 8 7 Ejemplos 8 7 1 Ejemplo Reporteador El siguiente ejemplo tiene el objetivo de Conocer el servicio de mensajer a por el que se enviaron las comunicaciones e En la opci n Reporteador del m dulo Reportes se presiona sobre en la opci n Adicionar que se encuentra en la parte superior derecha ver numeral
9. pasos e Seg n los par metros del reporte que se hayan creado el sistema presenta una ventana donde se ingresa la informaci n en los campos solicitados luego se presiona sobre el bot n Ver en PDF Manual de Usuario M dulo Reportes SIGEDOC P gina 8 de 31 Sistema de Gesti n Documental CONTRALOR A SIGEDOC COLVATEL GENERAL DE LA REP BLICA z El poder de una comunicaci n briegr l Manual de Usuario Documentos con responsable Ver en postal Ver en PDF Jescargar CSV e El sistema le presenta el reporte en formato PDF Documentos con responsable CONTRALOR A DEMEMAL OL LA Nombre Apellido Correo Nombre de usuario C digo Fecha de creaci n Tipo de Documento gt Autor Wilian Torres Quevedo wtoresiDcontraloriagen gov co wtorres2 STYLES_STATES 2012 03 27 19 16 43 753 Factura William Rodriguez Wilian Torres Quevedo wtorresfMcontraloriagen gov co wtorres2 STYLES_ STATES 2012 03 28 13 33 54 42 Factura William Rodriguez Wilian Torres Quevedo wtorres Dcontraloriagen gov co wtorres2 STYLES STATES 2012 03 28 13 40 59 93 Factura William Rodr guez Wilian Torres Quevedo wiorresMcontraloriagen gov co wiorres2 STYLES_STATES 2012 03 29 17 20 40 603 Factura William Rodriguez Wilian Torres Ouevedo wtorres Dcontralornagen gov co wtorres2 STYLES_STATES 2012 05 04 12 10 33 29 Factura William Rodriguez Wilian Torres Quevedo wtorresEDcontralonagen gov co wtores 2 STYLES STATES 2012 05 29 09 31 37 833 Factura Wiliam
10. permitir continuar hasta editar de manera correcta la informaci n contenida ver imagen a continuaci n consulta alerta Fre Ordenamiento a Wer en pantalla Ver en PDF Descargar CSV Manual de Usuario M dulo Reportes SIGEDOC P gina 11 de 31 Sistema de Gesti n Documental CONTRALOR A SIGEDOC La were GENERAL DE LA REP BLICA e El poder de ma comunicaci n brregral Manual de Usuario 8 4 Actualizar la informaci n de un reporte Permite actualizar y o modificar los par metros de las consultas generadas en un reporte existente en el sistema mediante la realizaci n de los siguientes pasos e En el listado de reportes de la opci n Reporteador el usuario se posiciona sobre un registro de la lista y presiona sobre el cono Actualizar Reportes Identificador w Estado w Nombre w Fecha de creaci n w 62 Activo consulta alerta conasulta prueba alerta 27 02 2012 09 20 E Activo consulta alerta 22 03 2012 14 24 E Ali Be Se esch mantisa zna EH ER int ar e ment och 2 2012 14 55 ACUWO ista estado documento realiza la consufta sobre los estados de un documento 0Z Z01Z 14 55 w Notas de inter s Si el usuario no tiene permiso para la funcionalidad Modificar reporte el sistema no presenta el cono Actualizar e El sistema presenta una ventana con un listado de las tablas de consulta donde puede modificar agregando o quitando las tablas adecuadas seg n su c
11. texto para colocar el funcionario director que genera el reporte e Jefe de oficina campo de texto para colocar el jefe de oficina que genera el reporte 8 6 14 Generar reportes de estadisticas de radicaci n Manual de Usuario M dulo Reportes SIGEDOC P gina 26 de 31 Sistema de Gesti n Documental gt CONTRALOR A SIGEDOC K COLVATEL GENERAL DE C REPUBLICA Manual de Usuario Permite visualizar la informaci n de un registro sobre las estadisticas de los documentos radicados A continuaci n se describen los campos del formulario e Fecha de inicial cono autom tico para seleccionar fecha y hora e Fecha final cono autom tico para seleccionar fecha y hora e Dependencia campo de texto donde se coloca la secci n o departamento donde se va a generar el reporte e Funcionario campo de texto donde se ingresa que persona natural ha realizado el tr mite del documento seg n los datos que se hayan ingresado en el campo dependencia e Tipo de comunicado campo se selecci n para escoger una de las siguientes opciones Externo enviados EE Externos recibidos ER Internos Enviados IE O 8 6 15 Generar reportes de estadisticas de seguimiento Permite visualizar la informaci n de un registro sobre las estad sticas de los documentos en seguimiento A continuaci n se describen los campos del formulario e Fecha de inicial cono autom tico para seleccionar fecha y hora e Fecha final cono autom tico
12. tico para seleccionar fecha y hora e Estado campo de selecci n donde se escoge una de las siguientes opciones Pendiente est prestado No est disponible entregado devuelto devuelto con errores no devuelto 8 6 7 Generar reportes de gestion de documentos Permite visualizar la informaci n que contiene la informaci n de un registro sobre los estados de pr stamos de documentos existentes en el sistema A continuaci n se describen los campos del formulario e Dependencia campo de texto donde se coloca la secci n o departamento donde se va a generar el reporte e Tipo de documento campo de selecci n donde se escoge una de las siguientes opciones Externo enviado EE Externo recibido ER Interno enviado IE e Estado campo de selecci n donde se escoge una de las siguientes opciones por asignar mensajero por recibir por asignar por organizar organizado en tr mite finalizado archivado anulado eliminado por entregar asignado radicado e Fecha de inicial cono para seleccionar fecha y hora e Fecha final cono para seleccionar fecha y hora 8 6 8 Generar reportes de documentos recibidos Permite visualizar la informaci n que contiene la informaci n de un registro sobre los documentos recibidos existentes en el sistema A continuaci n se describen los campos del formulario e Fecha de inicial cono autom tico para seleccionar fecha y hora e Fecha final cono autom tico para seleccionar
13. 3 Elminado 1 0 2011 02 18 11 42 53 673 83 70 0 4 2 70 2 TABLE ELEMENT PRM TYPE Tipo de elemento tabla 1 0 2011 02 18 11 46 03 277 4 83 0 4 2 70 83 2 1 Estructura organizacional 1 0 2011 02 18 11 48 12 72 5 83 0 4 2 70 83 2 2 Serie serie o subsene 1 0 2011 02 18 11 49 45 41 87 83 0 4 2 70 83 2 4 Tipologia tipologia 1 0 2011 02 1 11 51 31 093 92 70 0 4 2 70 2 TABLE ELEMENT PRM FINAL DISPO Disposici n Final del arch vo 1 0 2011 02 18 12 23 42 653 96 92 0 4 2 70 92 2 1 S Selecci n Selecci n 1 0 2011 02 18 12 26 22 513 98 92 0 4 2 70 92 2 3 E Eliminaci n Eliminaci n 1 0 2011 02 18 12 27 09 213 100 92 0 4 2 70 92 2 5 CT Conservaci n e Se presiona sobre el enlace Listado para salir de la ventana de consulta SQL Calas E fern E PATEA SECH AED L A kam AA Garg e Si el usuario no realiza ninguna consulta en el campo de texto de la secci n consulta SQL al presionar sobre el bot n Ver en pantalla Ver en PDF o Descargar en CSV el sistema muestra un mensaje de advertencia indicando que debe ingresar la informaci n requerida Mensaje de p gina web Por Favor introduzca correctamente la informaci n Aceptar 8 6 Reportes del Sistema El Sistema de Gesti n Documental SIGEDOC dispone de reportes predise ados los cuales se describen en el presente numeral Estos reportes se pueden visualizar en pantalla en formato PDF o en archivo separado por comas CSV mediante la realizaci n de los siguientes p
14. 59 2 1 Archivo Gesti n 1 0 2011 02 03 16 01 06 49 63 54 0 4 2 54 2 _ARC_PRM_SERVICE Servicio que presta el archrvo 1 0 2011 02 03 16 04 38 277 64 63 0 4 2 54 63 2 1 Consulta 1 0 2011 02 03 16 06 36 577 65 63 0 4 2 54 63 2 2 Pr stamo 1 0 2011 02 03 16 06 57 927 66 63 0 4 2 54 63 2 3 Reprografia 1 0 2011 02 03 16 07 17 623 67 11 0 4 20 2596 11 2 pUserGroup Grupos De Usuarios SELECT IDINSTANCE CONVERT VARCHAR IDINSTANCE NAME FROM BAS MODULE INSTANCE WHERE IDMODULE USR AND NAME LIKE 1 0 2011 02 07 10 45 16 043 68 11 0 4 20 2596 11 2 pTableElement Dependencias del archivo SELECT T ID ELEMENT T CODE T NAME U ID USER U NAME U LASTNAME FROM SGD TABLE ELEMENT T INNER JOIN BAS USER U ON T ID BOSS U ID USER WHERE T ID PARENT IS NOT NULL AND T TYPE 84 AND T NAME LIKE OR T CODE LIKE 1 0 2011 02 14 10 38 56 037 69 2 0 4 2 2 TABLE PRM Tablas TRD TVD 1 0 2011 02 17 10 33 51 95 70 2 0 4 2 2 TABLE ELEMENT PRM Elementos de tablas 1 0 2011 02 17 10 33 56 65 75 69 0 4 2 69 2 TABLE DRM TYPE Tipos de tabla 1 0 2011 02 17 10 41 08 407 76 75 0 4 2 69 75 2 1 TRD 1 0 2011 02 17 10 42 17 937 77 75 0 4 2 69 75 2 2 TVD 1 0 2011 02 17 10 42 32 953 78 2 0 4 2 2 DRM GEN ARC Generales de archivo 1 0 2011 02 1 11 39 40 983 79 78 0 4 2 78 2 PRM GEN ARC STATE Estado general de modulo archivo 1 0 2011 02 18 11 41 07 673 80 79 0 4 2 78 79 2 1 Activo 1 0 2011 02 18 11 42 33 503 1 79 0 4 2 78 79 2 2 Inactivo 1 0 2011 02 18 11 42 40 447 82 79 0 4 2 78 79 2
15. 8 2 Adicionar un nuevo reporte Gicionar konsulta SC a Reportes gent cador w Estado w Nombre we Descripci n e Fecha de creaci n W e A trav s de las cajas de chequeo selecciona las tablas SGD DOCUMENT y SGD_MESSAGING_SERVICE Al finalizar se presiona sobre el bot n Enviar ver imagen a continuaci n EI FAMA VALIDATION D_BORA Cl 560_BORROW_ELEMENT CT 560 BORROW LOG DOCUMENT_AMHE O 553 DOCUMENT ANNEX Fl sep DOCUMENT IMAGE C 560_DOCUMENT_INDE gt 560 E Cl 500 MENT I C 5560 DOCUMENT RESPOMSE SGD DOCUMENT RETURN BOCUMENT THESAUR O sen oo TE C sep UMENTOER O FOLDER I 560_FOLDER_ACCES C sep FOLDER DELET Ol app FOLDER ap D S60 FOLDER Li Q SGD vegane O sp PHYSICAL FOLDER E 550 REPORT e Se selecciona las siguientes columnas por cada tabla o SGD DOCUMENT 3 Tipo de Comunicado 5 Estado y 53 No de radicado Manual de Usuario M dulo Reportes SIGEDOC P gina 28 de 31 Sistema de Gesti n Documental CONTRALOR A SIGEDOC COLVATEL GENERAL DE LA REP BLICA El poder de ima comunicaci n irtegral Manual de Usuario SGD DOCUMENT aC Accion del Documento O D DOCUMENT s Tipo de Documento eC Digitalzado 70 wl Anexos 10 Devueto ob Privacidad O O Copia gE Radicado ADDRESSEE TYPE_PHYSICAL sE TARGET_DEPEMDENCE PHYSICAL sE Humero de guia zs STATE PHY Z L Ep ORIGNAL ADDRESSEE s00 Responsable aC PHYSICAL FOLDER LAST el Observaciones o SGD_M
16. A continuaci n se presenta un ejemplo de un reporte predise ado en el sistema SIGEDOC para la consulta del hist rico de la gesti n del documento e Se selecciona el m dulo Reportes del men principal y al desplegarse la lista escoge la opci n Ver e El sistema le presenta al usuario un men de opciones sobre los reportes que puede visualizar en el sistema Se presiona sobre el enlace Reporte hist rico de la gesti n del documento ver imagen a continuaci n Manual de Usuario M dulo Reportes SIGEDOC P gina 30 de 31 Sistema de Gesti n Documental CONTRALOR A SIGEDOC a COLVATEL GENERAL DE LA REPUBLICA e El poder de ima comunicaci n irtegral Manual de Usuario Reportes Seleccione Reporte cuadro de clasificaci n documental Reporte TRD por dependencia Reporte inventario de archivo fisico Reporte contenidos de unidades de almacenamiento P Reporte pr stamos de documentos gt Reporte estado de prestamos de documentos Reporte gesti n de documentos Reporte documentos recibidos Reporte documentos entregados Reporte tr mites asignados Reporte documentos con tr mites pendientes de gesti n Reporte relaci n de n meros de radicaci n anulados Reporte TVD por dependencia Reporte estadisticas de radicaci n Reporte estadisticas de seguimiento Reporte estadisticas de alertas y vencimientos e El sistema presenta una ventana con las opciones requeridas para generar el
17. ESSAGING_SERVICE 2 Nombre 3 estado 6 costo Estado Fecha de creaci n e Se selecciona los siguientes filtros por cada columna Tipo de comunicado igual a No de radicado contiene a Estado igual a Nombre contiene a O O O e Al finaliza presiona sobre el bot n Enviar Filtros Hombre Servicio de Mensajer a de Comunicaciones Oficiales Descripci n Conocer el servicio de mensajer a por el que s enviaron las comunicaciones Estado SGD_DOCUMENT Ordenamiento Tipo de Comunicado Igual Ninguno nguno Ninguno SGD_MESSAGING_SERVICE Columna Ordenamiento Ninguno linguno Ninguno Manual de Usuario M dulo Reportes SIGEDOC P gina 29 de 31 e i m i n umen CONTRALOR A a rental C COLVATEL GENERAL DE LA REP BLICA E El poder de ma comunicaci n briegr Manual de Usuario e El sistema presenta un mensaje de confirmaci n sobre los cambios realizados e Para visualizar el reporte selecciona el cono ver c mo se explica en el numeral 8 3 Visualizar un reporte e Sediligencian los campos para este ejemplo ver imagen a continuaci n Servicio de Mensajer a de Comunicaciones Oficiales Fitro Ordanam ento gt e Ver en pantalla Ver en PDF Descargar CSW e El sistema presenta la informaci n del reporte Servicio de Mensajer a de Comunicaciones Oficiales CONTRALOR A o de Comunicado 8 7 1 Ejemplo Reportes predise ados
18. Filtro Ordenamiento Nombre Descendente Apeloo Descendente Mas pe correo Descendente Nombre de usuano Ascendente C dian Ascendente nd dd sg T Entre B Entre Fecha de creaci n Descendente Tipo de Documento v Ascendente Autor Descendente Ver en pantalla Ver en PDF Descargar CSV e En el sistema se visualiza el archivo del reporte en formato de tipo separado por coma CSV o puede presentar la siguiente imagen para abrir el archivo con el programa Excel Descarga de archivos Desea abrir o guardar este archivo D Nombre Docum ntos con responsable 201206071701 csv Tipo Archivo de valores separados por comas de Microsoft Office Excel De 172 20 30 198 algunos archivos pueden llegar a E IO e ON P Aunque los archivos procedentes de Internet pueden ser tiles doen no abra ni guarde este archivo Cu l es el e Se presiona sobre el bot n abrir y se presenta el reporte en generado A B G D E F G H J K Nombre Apellido Correo Nombre de usuario C digo Fecha de creaci n Tipo de Documento Autor Wilian Torres Quevedo wtorres contraloriagen gov co wtorres2 STYLES_STATES 2012 03 27 19 16 43 753 Factura William Rodriguez Wilian Torres Quevedo wtorres contraloriagen gov co wtorres2 STYLES_STATES 2012 03 28 13 33 54 42 Factura William Rodriguez Wilian Torres Quevedo wtorres contraloriagen gov co wtorres2 STYLES_STATES 2012 03 28 13 40 59 93 Factura William Rodriguez Wilian Torres Quevedo wtorresfcontraloriag
19. MANUAL DE USUARIO M DULO REPORTES CONTRALOR A GENERAL DE LA REP BLICA SISTEMA DE GESTI N DOCUMENTAL SIGEDOC 2012 GENERAL DE LA REP BLICA e istem n umen qn covmaoniA Sistema de geEDpoe a E COLVATEL Manual de Usuario TABLA DE CONTENIDO 8 CAP TULO 6 M DULO DE REPORTES 0ooccoconnccnnnnnnonncnnnnnnnnnnnnnnnnnrnnncnnnannnnnncnnnos 3 8 1 PRESENTACION DEL M DULO 00ccoconnccnccnnnonnnnnnnnnronrnnnnnoronnrnnnannrnnnrnnnrnrinnnnnnos 3 8 2 ADICIONAR UN NUEVO BEPORTE 00000000 eee none hh KRK h n 3 NA 4 8 3 VISUALIZAR UN BEPORTE 0000 ee 0000000 ener KK PK KKK KK PK EEEEEEE EERE REEERE 7 NI 7 8 3 1 ALTERNATIVAS PARA VISUALIZAR UN REPORTE 0cooccocccnccnncnnncnnnonncnnncnnnonannnnos 7 Venue Oth 11 8 4 ACTUALIZAR LA INFORMACI N DE UN REPORT 2 2 eee eee een nn 12 NOTAS DE INTERES E O O O O 12 8 5 REPORTES MEDIANTE CONSULTAS SOL 14 NOTAS DE INTER S 200 2000000000000 era K KKK KK KKK KKK P K PLK PKR P KPK R PKR EKK nA 15 8 6 REPORTES DEL SISTEMA 2 0000 00000000 en oa KKK KK PK KPK PKP KK PKR KKK KKK 17 8 6 1 REPORTE DEL CUADRO DE CLASIFICACI N DOCUMENTAL eee 18 8 6 2 GENERAR REPORTES DE TABLA DE RETENCI N DOCUMENTAL TRD POR DEPENDENCIA EEN 19 8 6 3 GENERAR REPORTES DE INVENTARIO DE ARCHIVO F SICO 19 8 6 4 GENERAR REPORTES CONTENIDO DE UNIDADES DE ALMACENAMIENTO 21 8 6 5 GENERAR REPORTES DE PR STAMOS DE DOCUMENTOS ee 22 8 6 6 GENERAR REPORTES DE ESTADO DE PRESTAMO
20. S DE DOCUMENTOS 22 8 6 7 GENERAR REPORTES DE GESTION DE DOCUMENTOS 2 23 8 6 8 GENERAR REPORTES DE DOCUMENTOS RECIBIDOS een 23 8 6 9 GENERAR REPORTES DE DOCUMENTOS ENTREGADOS eee 24 8 6 10GENERAR REPORTES DE DOCUMENTOS CON TR MITES PENDIENTES DE GESTI N 25 8 6 11 GENERAR REPORTES DE RELACI N DE N MEROS DE RADICACI N REENEN 25 8 6 12 GENERAR REPORTES DE HIST RICO DE GESTI N DEL DOCUMENTO 25 8 6 13GENERAR REPORTES DE TABLAS DE VALORACI N DOCUMENTAL TVD POR DEPENDENCIA 8 6 14 GENERAR REPORTES DE ESTADISTICAS DE RADICACI N coonccoccnncnnnccnnnnonoss 26 8 6 15 GENERAR REPORTES DE ESTADISTICAS DE SEGUIMIENTO o 27 8 6 16 GENERAR REPORTES DE ESTADISTICAS DE ALERTAS Y VENCIMIENTOS 27 WAVES 28 8 7 1 EJEMPLO BEPORTEADOR nn nera nnrrn P KK PKPP KKK 28 8 7 1 EJEMPLO REPORTES PREDISENADOS 200 ooo 000000 eee none rererere 30 NOTAS DE INTER S 200200 000000000 eno r KPK KK KKK PKR OKKP LKR P KROK KAP PKP KK PRK KA 31 Manual de Usuario M dulo Reportes SIGEDOC P gina 2 de 31 Sistema de Gesti n Documental CONTRALORIA SIGEDOC La are GENERAL DE C REPUBLICA Manual de Usuario 8 Cap tulo 6 M dulo de Reportes 8 1 Presentacion del m dulo Este m dulo presenta la forma de c mo el usuario puede realizar las actividades relacionadas con los reportes personalizados que se generan para elaborar informes acerca de los diferentes elementos de la gesti n documental que pertenec
21. ante e Archivador central campo num rico donde se coloca el n mero del archivador central con gavetas desde donde se va a generar el reporte de inventario Manual de Usuario M dulo Reportes SIGEDOC P gina 21 de 31 Sistema de Gesti n Documental gt CO NTRALOR A SIGEDOC X COLVATEL GENERAL DE C REPUBLICA Manual de Usuario e Gaveta campo num rico donde se coloca el n mero de la gaveta que corresponde al dato ingresado en el campo archivador central desde donde se va a generar el reporte de inventario 8 6 5 Generar reportes de pr stamos de documentos Permite visualizar la informaci n que contiene la informaci n de un registro de pr stamos de documentos existentes en el sistema A continuaci n se describen los campos del formulario e Unidad administrativa campo de texto donde se coloca el rgano interno de la entidad donde se va a generar el reporte e Dependencia campo de texto donde se coloca la secci n o departamento donde se va a generar el reporte Este campo aparece cuando se coloca la informaci n en el campo unidad administrativa e Fecha de pr stamo icono autom tico para seleccionar fecha y hora e Fecha de devoluci n icono autom tico E para seleccionar fecha y hora e Tipo de b squeda campo de selecci n donde se escoge una de las siguientes opciones B squeda por pr stamo b squeda por hist rico de base de datos e Estado campo de selecci n donde se escoge una de la
22. asos e Se selecciona el m dulo Reportes del men principal y al desplegarse la lista escoge la opci n Ver Manual de Usuario M dulo Reportes SIGEDOC P gina 17 de 31 e i m i n umen CONTRALOR A menos rental C COLVATEL GENERAL DE LA REP BLICA z El poder de una comunicaci n briegr Manual de Usuario S lt y coxmanonia OENERAL DE LA REPUBLICA 4 Registrado como La Familia 60 mensajes cerrar sesion al Ee Archivo v Radicaci n e Tr mite v Plantillas Reportes Usuarios v Configuraci n v Buscar B squeda avanzada Ayuda A Reporteador Acceso r pido F Ver A i e ES Radicar ER Radicar EE Radicar E Registrar documento Devoluci n Tabla de retenci n documenta El sistema presenta un men con el listado de reportes predise ados en el sistema SIGEDOC ver la imagen a continuaci n Reportes Seleccione Reporte cuadro de clasificaci n documental Reporte TRD por dependencia Reporte inventario de archivo fisico Reporte contenidos de unidades de almacenamiento Reporte prestamos de documentos Reporte estado de prestamos de documentos Reporte gesti n de documentos Reporte documentos recibidos Reporte documentos entregados Reporte tr mites asignados Reporte documentos con tr mites pendientes de gesti n Reporte relaci n de numeros de radicaci n anulados Reporte historico de la gesti n del documento Reporie TVD por dependencia Report
23. e estadisticas de radicaci n Reporte estadisticas de seguimiento Reporte estadisticas de alertas y vencimientos e Para visualizar el reporte se presiona sobre el nombre del reporte de su inter s el cual tiene un enlace a la informaci n consultada Notas de inter s Si el usuario no tiene permiso para la funcionalidad de generar el reporte el sistema no presenta el enlace 8 6 1 Reporte del cuadro de clasificaci n documental Permite visualizar la informaci n que contiene el cuadro de clasificaci n documental almacenado en el sistema A continuaci n se describen los campos del formulario e Serie campo de texto para colocar la serie a la que se va a generar el reporte e Dependencia campo de texto para colocar la dependencia a la que se va a generar el reporte e El usuario solo escoge uno de los dos campos para realizar la consulta Manual de Usuario M dulo Reportes SIGEDOC P gina 18 de 31 Sistema de Gesti n Documental gt CONTRALOR A SIGEDOC K COLVATEL GENERAL DE C REPUBLICA Manual de Usuario e Si el usuario selecciona el bot n dependiendo la alternativa de visualizaci n del reporte en pantalla en PDF en archivo separado por comas CSV 8 6 2 Generar reportes de tabla de retenci n documental TRD por dependencia Permite visualizar la informaci n que contiene un registro de tabla de retenci n documental TRD por dependencia A continuaci n se describen los campos del formulario
24. en a la entidad Presenta alternativas para consultar y visualizar un reporte por la funcionalidad de Reporteador Generador de reportes con la informaci n almacenada en la base de datos del sistema consultas en lenguaje SQL y consulta de reportes predefinidos en el sistema El sistema permite consultar y visualizar los reportes en pantalla en formato PDF y en formato CSV separado por comas La lista de reportes predise ados en el sistema puede consultarse en el numeral 8 6 Reportes del Sistema del presente manual En este m dulo el usuario encontrar los siguientes conos los cuales son los m s representativos del m dulo cajas de chequeo Sin filtro Le lista de desplegable Ver Actualizar Ki 8 2 Adicionar un nuevo reporte Permite crear el dise o de un reporte de acuerdo a las condiciones y a los criterios de solicitud para elaborar informes acerca de los diferentes elementos de la gesti n documental que forman parte del proceso de consulta en el sistema mediante la realizaci n de los siguientes pasos e Se selecciona el m dulo Reportes del men principal y al desplegarse la lista escoge la opci n Reporteador Manual de Usuario M dulo Reportes SIGEDOC P gina 3 de 31 e i m i n umen CONTRALOR A ent C COLVATEL GENERAL DE LA REP BLICA e Ge s t tl poder de m Compnicaci n rer al Manual de Usuario Y c O cowmaror a GENERAL DE LA REP BLICA a
25. en gov co wtorres2 STYLES_STATES 2012 03 29 17 20 40 603 Factura William Rodriguez Wilian Torres Quevedo wtorresOcontraloriagen gov co wtorres2 STYLES_STATES 2012 05 04 12 10 33 29 Factura William Rodriguez Wilian Torres Ouevedo wtorresAcontraloriagen gov co wtorres2 STYLES STATES 2012 05 29 09 31 37 833 Factura William Rodriguez Wilian Torres Ouevedo wtorresAcontraloriagen gov co wtorres2 STYLES STATES 2012 05 29 10 11 04 157 Factura William Rodriguez Wilian Torres Ouevedo wtorresecontraloriagen gov co wtorres2 STYLES STATES 2012 05 29 10 44 31 91 Factura William Rodriguez Wilian Torres Ouevedo wtorresecontraloriagen gov co wtorres2 STYLES STATES 2012 06 05 12 19 47 787 Factura William Rodriguez Wilian Torres Quevedo wtorresOcontraloriagen gov co wtorres2 STYLES_STATES 2012 06 05 12 22 14 693 Factura William Rodriguez Wilian Torres Quevedo wtorresOcontraloriagen gov co wtorres2 STYLES_STATES 2012 06 05 14 14 52 33 Factura William Rodriguez Wilian Torres Ouevedo wtorresecontraloriagen gov co wtorres2 STYLES STATES 2012 06 05 14 17 04 113 Factura William Rodriguez Wilian Torres Quevedo wtorresfcontraloriagen gov co wtorres2 STYLES_STATES 2012 06 05 14 17 04 117 Factura William Rodriguez Wilian Torres Quevedo wtorresOcontraloriagen gov co wtorres2 STYLES_STATES 2012 06 06 09 19 11 74 Factura William Rodriguez 16 Wilian Torres Ouevedo wtorresecontraloriagen gov co wtorres2 STYLES STATES 2012 06 06 09 53 36 817 Factura William Rodriguez 17 Wilian Torres Ouevedao wta
26. lolo a o E DA GA B B G G B 0 G B 80 0 G 8 8 E ge l R A T ANST Auer A D DIBIDIDBIDIDIDUD D B DD D BIDIDIDID IDIDIP ED e El sistema presenta todos los campos que le correspondan a las tablas escogidas previamente Se debe seleccionar los campos respectivos de las columnas mediante las cajas de chequeo que requiera Al finalizar se ubica en la parte inferior de la ventana y presiona sobre el bot n Enviar ver la imagen a continuaci n Manual de Usuario M dulo Reportes SIGEDOC P gina 5 de 31 Sistema de Gesti n Documental CONTRALOR A SIGEDOC La are GENERAL DE LA REP BLICA El poder de jna comunicaci n irtegral Manual de Usuario Seleccione las columnas Tablas CAT_CATECORY iD OVERSIO 30 Contenido sE Tipo sE FORMAT sl HELPTexT sl HELPTYFE el YTOP MO XLEFT nO WIDTH 122 HEIGHT 120 Orden Lal NEWPAGEBEFORE 1s C NEWPAGEAFTER wel DEFAULTVALUE GI BRBEFORE O BRAFTER 19 Opciones so FLESIZEMAX y FILEEMBEDWITH aal FILEEMBEDHEIGH aal Descripci n 240 ELEMENT ROWS 25 Estado 260 Fecha de creaci n 275 Guen registr radic aal MMALENABLED 20 EnPDF 200 JomsnexT aa El TOCLEWEL FRM FORM 0 DFORM lm Nombre 0 Codi e El sistema presenta todos los campos que le correspondan a las columnas escogidas previamente Se debe seleccionar los campos respectivos de los filtros mediante la lista de desplegable Al finalizar se ubica e
27. mp Registrado como ADMINISTRADOR CGR C3 1 mensajes cerrar sesion al rou Archivo v Radicaci n v Tr mite w Plantillas Y Reportes v Configuraci n v Buscar Busqueda avanzada Ayuda e Reporteador Acceso r pido P e El sistema presenta la ventana principal donde se mostrar la informaci n de los reportes Se presiona sobre en la opci n Adicionar que se encuentra en la parte superior derecha Gicionar Dronsulta SAL Z Reportes pana sadar w Estado w Nomore w Descripci n w Fecha de creaci n w Notas de inter s Si el usuario no tiene permiso para la funcionalidad actualizar documento el sistema no presenta la opci n Adicionar ubicado en la parte superior derecha de la ventana e El sistema presenta una ventana con un listado de las tablas de consulta para la creaci n del reporte Se va seleccionando a trav s de las cajas de chequeo los campos que se necesiten para realizar el dise o de las consultas Al finalizar se ubica en la parte inferior de la ventana y se presiona sobre el bot n Enviar ver imagen a continuaci n Manual de Usuario M dulo Reportes SIGEDOC P gina 4 de 31 Sistema de Gesti n Documental CONTRALOR A SIGEDOC Bra ue GENERAL DE LA REP BLICA e l El poder de jna Comunicaci n erregr l Manual de Usuario YOIS gt _ULLEIS O FRIA BEHA E BE FEE ARLE ELEME cliolololojololololoo olojol ojo a m cololololololololol oo ololo
28. n la parte inferior de la ventana y presiona sobre el bot n Enviar ver la imagen a continuaci n e El sistema presenta un mensaje de confirmaci n sobre los cambios realizados Se presiona sobre el enlace Listado para regresar al listado general de reportes ver la imagen a continuaci n Manual de Usuario M dulo Reportes SIGEDOC P gina 6 de 31 Sistema de Gesti n Documental CONTRALOR A SIGEDOC a PR GENERAL DE LA REPUBLICA F arii tl poder de una comunicaci n miegr l Manual de Usuario Resultados x Los cambios se realizaron Reportes dentificador w Estado w Hombre y Descripci n e Fecha de creaci n e 4 A ASD 15 02 2012 15 32 LI S g suia activida 1 ji i vi civo consu a alerta conasu a prueba alerta 27 02 2017 09 20 pa zb A consulta alerta 14 34 WE Ap A Deem 1 res abla 24 11 2011 10 45 1 Activo FranCois franzua 15 02 2012 16 17 G Mino sta estado documento resiza la consu a sobre los eslados de un documento 2022012 14 35 Ig Activo PEPITO PRUEBA DE REPORTE 09 09 2011 11 34 1 8 3 Visualizar un reporte e En el listado de reportes de la opci n Reporteador el usuario se posiciona sobre un registro de la lista y presiona sobre el cono Ver Re portes dentificador e Estado e Nombre e Descripci n e Fecha de creaci n Y Es A Hire AE E PH E GA Acting AS E r EE F Adit consulta alerta conssuka prueba alerta FAZ 202 09 20 RE i An E e Al konts E AS
29. ortes dentificador Y Estado w Nombra r Descnaci n F Fecha de creaci n WF e El sistema presenta una ventana que permite realizar las consultas en el lenguaje SQL Notas de inter s Si el usuario no tiene permiso para la funcionalidad Ejecutar consulta SQL el sistema no presenta la opci n Consulta SOL ubicado en la parte superior derecha de la ventana 8 5 1 Alternativas de consultas SQL El usuario puede escoger entre las siguientes alternativas para visualizar un reporte generado a trav s de consultas SQL En pantalla Permite realizar consultas SQL y visualizar la informaci n de un reporte en pantalla mediante la realizaci n de los siguientes pasos e En la ventana de Consulta SOL se realizan las consultas seg n las condiciones requeridas y se presiona sobre el bot n Ver en pantalla Listado Consulta SQL Calart t rr AT d TENAD Select from CAI_CATEGOR AAA PA e El sistema presenta los resultados de la sentencia SQL en HTML En formato PDF Permite realizar consultas SQL y visualizar la informaci n de un reporte en formato PDF mediante la realizaci n de los siguientes pasos Manual de Usuario M dulo Reportes SIGEDOC P gina 15 de 31 CONTRALOR A moro ana E COLVATEL GENERAL DE LA REPUBLICA f El poder de na comunicaci n irtegral Manual de Usuario e En la ventana de Consulta SOL se realizan las consultas seg n las condiciones requeridas y se presiona sobre el bot n Ver
30. reporte Seg n el reporte que desea generar el sistema solicita la informaci n en los campos definidos en este caso el n mero de radicado ver imagen a continuaci n Reportes Reporte historico de la gesti n del documento No de radicado Fm 5 Ver en pantalla Ver en PDF Por ltimo el usuario presiona el bot n para visualizar el reporte de hist rico de la gesti n del documento seg n las opciones disponibles ver numeral 8 3 1 Alternativas para visualizar un reporte Notas de inter s Para el evento en que se requiere un reporte especial el sistema dispone del Reporteador Para mayor informaci n favor remitirse al numeral 8 2 del presente manual en donde se detalla este tema Manual de Usuario M dulo Reportes SIGEDOC P gina 31 de 31
31. riterio a trav s de las cajas de chequeo Al finalizar se ubica en la parte inferior de la ventana y se presiona sobre el bot n Enviar ver imagen a continuaci n Tablas O be Dt Ir Or O rm O eg O FR O ss v Cs FR BEA O re O FR 2 Mess EE ER AR Or O FR E SGD_BORR G S GD TA O sen T_IMA EI sen T E T O seo TR O ss T_RETUR DS O seo TIDER O sen T C SGD_FOLDE O seo R DELET O se A C sep FOLDER HI SGD MESSA O sen P EI SGD PH E R E SGD_REPORT_ T O sen O sep ap R EI wRK CH np EI WRK_RECORD_ACTIVITY_TRANSIT O wx TRANSIT O wax AT EI WRK TEMPLATE ACTIVIT EI WRK TRANSIT EI WRK A Manual de Usuario M dulo Reportes SIGEDOC P gina 12 de 31 e i m i n umen CONTRALOR A Sme de epoce nanta C COLVATEL GENERAL DE LA REP BLICA E tl poder de na Compnicaci n berregra Manual de Usuario e El sistema presenta todos los campos que le correspondan a las tablas escogidas previamente Se debe seleccionar agregando o quitando los campos respectivos de las columnas mediante las cajas de chequeo que requiera Al finalizar se ubica en la parte inferior de la ventana y presiona sobre el bot n Enviar ver la imagen a continuaci n e El sistema presenta una ventana con las opciones escogidas anteriormente para que el usuario modifique agregando o quitando las opciones de los filtros que se requieran a trav s de la lista de desplegable Al finalizar
32. rresArantraloriagen caov ca wtorres STYLFS STATFS 2012 HAN Documentos con responsable 2012 v 4 VD D MO U A W NW k k ba b b h U P NM AO L rr eem rni sanai f VK e Puede borrar la informaci n en los campos de los filtros y realizar una nueva consulta e Se presiona sobre la opci n Volver que se ubica en la parte superior Manual de Usuario M dulo Reportes SIGEDOC P gina 10 de 31 Sistema de Gesti n Documental CONTRALOR A SIGEDOC G COUVATEL GENERAL DE LA REP BLICA z i El poder de a Comunicaci n erregr l Manual de Usuario derecha del reporte para salir de la ventana Documentos que tiene el mensajero Ver en pantalla Ver en PDF Descargar CSV e Si el usuario no realiza ninguna consulta en el campo Filtro al presionar sobre el bot n Ver en pantalla Ver en PDF o Descargar en CSV el sistema muestra un mensaje de advertencia indicando que debe ingresar la informaci n requerida Mensaje de p gina web A Por favor introduzca correctamente la informaci n Aceptar Notas de inter s Si los datos diligenciados en los campos en la columna de Filtro est n errados al presionar el bot n de alguna de las tres alternativas de visualizaci n de reportes se presenta cono que es una advertencia gr fica ubicada al lado derecho del campo Al posicionarse sobre este cono le informar en su descripci n emergente que los datos no son v lidos y no le
33. s siguientes opciones Pendiente est prestado no est disponible entregado devuelto devuelto con errores no devuelto e Motivo campo de selecci n donde se escoge uno de los motivos que se encuentran registrados en el sistema e Usuario campo de texto donde se coloca a quien realiz el pr stamo e Funcionario campo de texto donde se coloca a quien gener el pr stamo de acuerdo a la unidad administrativa y dependencia seleccionada 8 6 6 Generar reportes de estado de prestamos de documentos Permite visualizar la informaci n que contiene la informaci n de un registro sobre los estados de pr stamos de documentos existentes en el sistema A continuaci n se describen los campos del formulario e Unidad administrativa campo de texto donde se coloca el rgano interno de la entidad donde se va a generar el reporte e Dependencia campo de texto donde se coloca la secci n o departamento donde se va a generar el reporte Este campo aparece cuando se coloca la Manual de Usuario M dulo Reportes SIGEDOC P gina 22 de 31 e istem n umen qn CONTRALOR A Eo 7na E COLVATEL GENERAL DE C REPUBLICA Manual de Usuario informaci n en el campo unidad administrativa e Usuario campo de texto donde se coloca la persona natural de acuerdo a la informaci n que se coloca en el campo dependencia e Fecha de pr stamo con icono autom tico E para seleccionar fecha y hora e fecha de devoluci n con icono autom
34. se ubica en la parte inferior de la ventana y presiona sobre el bot n Enviar ver la imagen a continuaci n Manual de Usuario M dulo Reportes SIGEDOC P gina 13 de 31 f Sistema de Gesti n Documental CONTR LORIA SIGEDOC C COLVATEL L A REPUBLICA El poder de na comunicaci n irtegra Manual de Usuario Nombre Descripci n Estado e El sistema presenta un mensaje de confirmaci n sobre los cambios realizados Se presiona sobre el enlace Listado para regresar al listado general de reportes ver la imagen a continuaci n Los imbios se reo yor 8 5 Reportes mediante consultas SQL Permite generar reportes a trav s del lenguaje de consulta estructurado SQL de acuerdo con necesidades especificas poder visualizarlos directamente en pantalla en formato PDF o en formato de archivo separado por coma CSV mediante la realizaci n de los siguientes pasos e Se selecciona el m dulo Reportes del men principal y al desplegarse la lista escoge la opci n Reporteador e El sistema presenta la ventana principal con la informaci n de los reportes Se presiona sobre en la opci n Consulta SQL que se encuentra en la parte superior derecha Manual de Usuario M dulo Reportes SIGEDOC P gina 14 de 31 Sistema de Gesti n Documental CONTRALOR A SIGEDOC La were GENERAL DE LA REP BLICA e El poder de una comunicaci n Hrteoral Manual de Usuario Adicionar agConsulla SOL Rep
35. se coloca la secci n o departamento donde se va a generar el reporte Este campo aparece cuando se coloca la informaci n en el campo unidad administrativa e Serie campo de texto donde se coloca la unidad de clasificaci n documental Este campo aparece cuando se coloca la informaci n en el campo Dependencia e A o inicial campo num rico donde se coloca el a o desde donde empieza el reporte El m ximo de caracteres aceptados en este campo es de cuatro e A o final campo num rico donde se coloca el a o desde donde finaliza el reporte El m ximo de caracteres aceptados en este campo es de cuatro e Caja inicial campo num rico para colocar el n mero de la caja desde donde se empezar a generar el reporte e Caja final campo num rico para colocar el n mero de la caja desde donde finalizar el reporte e Bloque campo num rico donde se coloca el n mero del bloque desde donde se va a generar el reporte del inventario que corresponde a un archivador rodante e Cuerpo campo num rico donde se coloca el n mero del cuerpo que corresponde a la informaci n ingresada en el campo bloque e Estante campo num rico donde se coloca el n mero del estante que corresponde a la informaci n ingresada tanto en el campo bloque como en el campo cuerpo e Entrepa o campo num rico donde se coloca el n mero del entrepa o que corresponde a la informaci n ingresada tanto en el campo bloque en el campo cuerpo y en el campo est
36. se ingresa la secci n o Manual de Usuario M dulo Reportes SIGEDOC P gina 24 de 31 Sistema de Gesti n Documental gt CONTRALOR A SIGEDOC K COLVATEL GENERAL DE C REPUBLICA Manual de Usuario departamento de una entidad gue ha recibido el documento e Funcionario campo de texto donde se ingresa que persona natural ha recibido el documento seg n los datos que se hayan ingresado en el campo dependencia e Estado campo de selecci n donde se escoge una de las siguientes opciones Por asignar mensajero por recibir por asignar por organizar organizado en tr mite finalizado archivado anulado eliminado por entregar asignado radicado 8 6 10 Generar reportes de documentos con tr mites pendientes de gesti n Permite visualizar la informaci n que contiene la informaci n de un registro sobre los documentos con tr mites pendientes de gesti n existentes en el sistema A continuaci n se describen los campos del formulario Fecha de inicial cono autom tico para seleccionar fecha y hora Fecha final cono autom tico para seleccionar fecha y hora e Dependencia campo de texto donde se coloca la secci n o departamento donde se va a generar el reporte e Funcionario campo de texto donde se ingresa el funcionario que debe realizar el tr mite del documento seg n los datos que se hayan ingresado en el campo dependencia 8 6 11 Generar reportes de relaci n de n meros de Radicaci n anulados Permite
37. tario que corresponde a un archivador rodante e Cuerpo campo num rico donde se coloca el n mero del cuerpo que corresponde a la informaci n ingresada en el campo bloque e Estante campo num rico donde se coloca el n mero del estante que corresponde a la informaci n ingresada tanto en el campo bloque como en el campo cuerpo e Entrepa o campo num rico donde se coloca el n mero del entrepa o que corresponde a la informaci n ingresada tanto en el campo bloque en el campo cuerpo y en el campo estante e Archivador central campo num rico donde se coloca el n mero del archivador central con gavetas desde donde se va a generar el reporte de inventario e Gaveta campo num rico donde se coloca el n mero de la gaveta que corresponde al dato ingresado en el campo archivador central desde Manual de Usuario M dulo Reportes SIGEDOC P gina 20 de 31 e istem n umen qn CONTRALOR A Eo 7na E COLVATEL GENERAL DE C REPUBLICA Manual de Usuario donde se va a generar el reporte de inventario 8 6 4 Generar reportes contenido de unidades de almacenamiento Permite visualizar la informaci n que contiene la informaci n de un registro de contenido de unidades de almacenamiento existentes en el sistema A continuaci n se describen los campos del formulario e Unidad administrativa campo de texto donde se coloca el rgano interno de la entidad donde se va a generar el reporte e Dependencia campo de texto donde
38. uando se coloca la informaci n en el campo unidad administrativa e Serie campo de texto donde se coloca la unidad de clasificaci n documental Este campo aparece cuando se coloca la informaci n en el campo Dependencia Manual de Usuario M dulo Reportes SIGEDOC P gina 19 de 31 e istem n umen qn CONTRALOR A Eo 7na E COLVATEL GENERAL DE C REPUBLICA Manual de Usuario e Carpeta campo de texto donde se coloca el nombre de la carpeta para generar el reporte Este campo aparece cuando se coloca la informaci n en el campo Serie e Objeto campo de selecci n donde se escoge una de las siguientes opciones Entrega por novedad de personal o inventario general e Caja inicial campo num rico para colocar el n mero de la caja desde donde se empezar a generar el reporte e Caja final campo num rico para colocar el n mero de la caja desde donde finalizar el reporte e Unidad de conservaci n campo de selecci n donde se escoge una de las siguientes opciones Caja carpeta tomo digital u otro e Entregado por campo de texto donde se coloca quien fue el responsable de entregar el documento e Recibido por campo de texto donde se coloca quien fue el responsable de recibir el documento e Fecha de inicial cono para seleccionar fecha y hora e Fecha final cono para seleccionar fecha y hora e Bloque campo num rico donde se coloca el n mero del bloque desde donde se va a generar el reporte del inven
39. un registro sobre las tablas de valoraci n documental por dependencia A continuaci n se describen los campos del formulario e Tabla de retenci n documental campo de selecci n donde se escoge la tabla de retenci n documental TRD que se encuentra registrada en el sistema y sobre la cual se va a hacer el reporte e Oficina productora campo de texto donde se coloca el rgano interno de la entidad donde se va a generar el reporte Es la encargada de ejecutar el trabajo de preparaci n de los documentos e Serie campo de texto donde se coloca la unidad de clasificaci n documental Este campo aparece cuando se coloca la informaci n en el campo oficina productora e Retenci n en archivo gesti n campo num rico donde se coloca el n mero de documentos que hay en archivo de gesti n e Retenci n en archivo central campo num rico donde se coloca el n mero de documentos que hay en archivo central e Disposici n final campo de selecci n donde se escoge una de las siguientes opciones S selecci n E eliminaci n CT conservaci n total e Digitalizaci n campo de selecci n donde se escoge una de las siguientes opciones Si no e Microfilmaci n campo de selecci n donde se escoge una de las siguientes opciones Si no e Funcionario DIAC campo de texto para colocar a un funcionario que corresponde al departamento de imprenta archivo y correspondencia para generar el reporte e Funcionario director campo de
40. visualizar la informaci n de un registro sobre la relaci n de n meros de radicaci n anulados en el sistema A continuaci n se describen los campos del formulario e Fecha de inicial cono autom tico para seleccionar fecha y hora Fecha final cono autom tico para seleccionar fecha y hora Dependencia campo de texto donde se coloca la secci n o departamento donde se va a generar el reporte e Funcionario campo de texto donde se ingresa que persona natural ha realizado el tr mite del documento seg n los datos que se hayan ingresado en el campo dependencia e Radicado No campo num rico donde se ingresa el c digo de radicado del documento para generar el reporte e Motivo campo de texto donde se ingresa la informaci n del motivo por la cual se anul el documento radicado 8 6 12 Generar reportes de hist rico de gesti n del documento Permite visualizar la informaci n de un registro sobre datos hist ricos del proceso de la gesti n del documento A continuaci n se describen los campos del formulario Manual de Usuario M dulo Reportes SIGEDOC P gina 25 de 31 Sistema de Gesti n Documental gt CONTRALOR A SIGEDOC K COLVATEL GENERAL DE C REPUBLICA Manual de Usuario e Radicado No campo num rico donde se ingresa el c digo de radicado del documento para generar el reporte 8 6 13 Generar reportes de tablas de valoraci n documental TVD por dependencia Permite visualizar la informaci n de
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