Manual - Gestión de Eventos
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1. AUD1 Siguiente ponencia Tuberos todo un tratado 12 00 00 15 00 00 AUD1 Cambio de conferencia masivo Est seguro de registrar la salida a 1 asistentes de la conferencia Tuberos todo un tratado Confirmar Universidad Icesi Calle 18 No 122 135 Cali Colombia Tel fono 555 Copyright 2011 www icesi edu co Figura 6 Registro de asistencia masivo con mensaje de confirmaci n de salida masiva Ponencia Se debe seleccionar una opci n S lo aparecen las ponencias que est n pr ximas a realizarse hora de inicio lapso y hora final lapso El lapso es configurable en la p gina de configuraci n Salida masiva Al hacer clic en este bot n se desplegar un mensaje de confirmaci n durante 20 segundos ver figura 6 donde el usuario debe hacer clic en Confirmar para registrar efectivamente la salida masiva de los asistentes a la ponencia Siguiente ponencia Se debe seleccionar una opci n S lo aparecen las ponencias que est n pr ximas a realizarse hora de inicio lapso y hora final lapso El lapso es configurable en la p gina de configuraci n La ponencia seleccionada debe ser diferente a la seleccionada en Ponencia Cambio masivo Al hacer clic en este bot n se desplegar un mensaje de confirmaci n durante 20 segundos donde el usuario debe hacer clic en Confirmar para registrar efectivamente el cambio masivo de los asistentes a la ponencia Manual Gesti n de evento2. Ayuda Inscripci n Los campos con el siguiente formato son obligatorios Informaci n del usuario Tipo de inscripci n Gratuita 0 v Correo electr nico Nombre de usuario Nombre s Apellidos Tel fono G nero Seleccionar v Lugar Seleccionar X Organizaci n C digo de barras Universidad Icesi Calle 18 No 122 135 Cali Colombia Tel fono 555 2334 Fax 555 1441 Copyright 2011 www icesi edu co Figura 10 Inscripci n Tipo de inscripci n Se debe seleccionar una opci n Correo electr nico Se ingresa aqu el correo con el que el asistente se registr Una vez se digita el correo se presiona enter o Tab y la informaci n de ste se llenar autom ticamente e En caso de que el correo no exista el campo nombre de usuario sugerir el nombre de usuario autom ticamente con el texto que se encuentre antes de Este valor se puede cambiar Nombre de usuario Se ingresa aqu el nombre de usuario con el que el asistente se registr Una vez se digita el nombre de usuario se presiona enter o Tab y la informaci n de ste se llenar autom ticamente Nombre s Nombre de la persona identificada con el nombre de usuario Apellidos Apellidos de la persona identificada con el nombre de usuario Manual Gesti n de eventos P gina 10 de 17 UNIVERSIDAD Direcci n de Servicios y Recursos de Informaci n IC S I Formaci n Manual Gesti n de eventos Tel fono Tel fono de la perso
3. de prueba 1 Ponencia Titulo 1 14 00 00 17 00 00 AUD1 v C digo de barras Universidad Icesi Calle 18 No 122 135 Cali Colombia Tel fono 555 2334 Fax 555 1441 Copyright 2011 www icesi edu co Figura 4 Registro de entradas Ponencia Debe seleccionar una opci n S lo aparecen las ponencias que est n pr ximas a realizarse hora de inicio lapso y hora final lapso El lapso es configurable en la p gina de configuraci n C digo de barras Campo abierto m ximo de 100 caracteres obligatorio El c digo de barras debe haberse asociado anteriormente a un usuario Salidas Para esta tarea se usa un lector de c digo de barras configurado para que agregue como sufijo un CR Carriage Return al final de la cadena que emula presionar la tecla Enter En este formulario se registra las salida de un asistente a una ponencia ingresando el c digo de barras previamente asociado y haciendo clic en enviar o presionando Enter En la parte inferior se despliegan los mensajes de confirmaci n error y advertencia sin perder el foco del campo para hacer que el registro de salida de muchas personas sea gil y r pido TOS ICE SI Servicios de apoyo acad mico y administrativo Sitio Registro Asistencia Reportes Verificaci n de Datos Configuraci n Enviar Certificados Registro de salidas para la conferencia Conferencia de prueba 1 Ponencia Titulo 1 14 00 00 17 00 00 AUD1 v C digo de barras U
4. privilegios de Administrador Gestor Director o Monitor pueden acceder a la aplicaci n Se pueden asignar usuario Monitores a trav s de la opci n Configuraci n gt Asignaci n de monitores S ICESI ICE SI 5n J Servicios de apoyo acad mico y administrativo Bienvenido al Sistema Web de la Universidad Icesi Por favor ingrese su documento de identidad y contrase a para ingresar al sistema Nombre de usuario Contrase a Iniciar sesi n Universidad Icesi Calle 18 No 122 135 Cali Colombia Tel fono 555 Copyright 2011 www icesi edu co Figura 1 Inicio de sesi n Nombre de usuario Nombre de usuario registrado en el sistema OCS Contrase a Contrase a de ingreso al sistema OCS Manual Gesti n de eventos P gina 4 de 17 UNIVERSIDAD Direcci n de Servicios y Recursos de Informaci n E S I Formaci n Manual Gesti n de eventos Una vez que se ha accedido al sistema se mostrar una lista de los proyectos en los que un usuario tiene alguno de los roles antes mencionados ver figura 2 3S ICESI ICE SI Servicios de apoyo acad mico y administrativo Listado de conferencias Conferencia de prueba 1 CP1 2011 01 25 2011 04 25 Universidad Icesi Calle 18 No 122 135 Cali Colombia Tel fono 555 2334 Fax 555 1441 Copyright 2011 www icesi edu co Figura 2 Selecci n de evento Una vez se ha seleccionado un evento en el cual trabajar se mostrara una pantalla como la de l
5. UNIVERSIDAD Direcci n de Servicios y Recursos de Informaci n IC S I Formaci n Manual Gesti n de eventos MANUAL DE USUARIO Gesti n de eventos Manual Gesti n de eventos P gina 1 de 17 UNIVERSIDAD Direcci n de Servicios y Recursos de Informaci n IC S I Formaci n Manual Gesti n de eventos Tabla de contenido 1 C mo usar el manual de usuario 0occcoccccnoccnnannnnanencanennnnnnnnnonanannnra nen ra nennrnnnnrarrnrarannanes 3 Z ESO de VEO amaia adria datada 4 2 1 Introducci n a la herraMienta oocccccoccnconcncononcnnnnnnonnnnnnnnrornnra rr ra rrnranrrnrnrnnra nen ranennrnenas 4 2 2 Precondalciones a tener en CUE esprstrrrsaonrecorl pt cra 4 2 3 Descripci n y condiciones de CAMPOS ccccccccccnncnncannnnanannnnananonnnannnnanannanarannnnananrnnnaanananaso 4 E OE e E S O at atacan 4 2 3 2 Registro de ASISTAN A ini a 5 PRE E e0 NO OP o A o E A E E 8 ee O A o E E nn o UA E E E E E 10 Zo Eo TE E E mon ci ro tien 12 2 30 Envio de COCOS etica sist 15 la Secdion Ue Eno OS a ic red aro bis 17 Manual Gesti n de eventos P gina 2 de 17 UNIVERSIDAD Direcci n de Servicios y Recursos de Informaci n IC S I Formaci n Manual Gesti n de eventos 1 C mo usar el manual de usuario 1 Todos los campos marcados con Negrilla en la descripci n son obligatorios y deben ser diligenciados 1 Todos los campos marcados con Subrayado en la descripci n son opcionales y no es necesario diligenciarl
6. a figura 3 presentando el men principal de la aplicaci n 2S ICESI ICE SI p Servicios de apoyo acad mico y administrativo Sitio Registro Asistencia Reportes Verificaci n de Datos Configuraci n Enviar Certificados Universidad Icesi Calle 18 No 122 135 Cali Colombia Tel fono 555 2334 Fax 555 1441 Copyright O 2011 www icesi edu co Figura 3 Panel de inicio 2 3 2 Registro de asistencia 1 Para registrar asistencia el usuario debe tener asociado un c digo de barras Entradas Para esta tarea se usa un lector de c digo de barras configurado para que agregue como sufijo un CR Carriage Return al final de la cadena que emula presionar la tecla Enter En este formulario se puede registrar las entradas de un asistente a una presentaci n seleccionada ingresando el c digo de barras previamente asociado y haciendo clic en enviar o presionando enter En la parte inferior se despliegan los mensajes de confirmaci n error y advertencia sin perder el foco del campo para hacer que el registro de ingreso de muchas personas sea gil y r pido Manual Gesti n de eventos P gina 5 de 17 UNIVERSIDAD Direcci n de Servicios y Recursos de Informaci n E E S I Formaci n Manual Gesti n de eventos S ICES ICE SI Servicios de apoyo acad mico y administrativo Sitio Registro Asistencia Reportes Verificaci n de Datos Configuraci n Enviar Certificados legistro de entradas para la conferencia Conferencia
7. a restricci n de tener 960px de ancho por 720px de alto Margen Inferior Es la distancia entre el borde inferior del certificado hasta donde aparecer el nombre del merecedor Debe ser un valor entre 50 y 620 Mensaje Es el texto que se enviar en el mensaje de correo electr nico en el que se adjunta el certificado Vista Previa Esta opci n permite ver una vista previa del certificado del evento Si los par metros en la configuraci n de certificado no han sido definidos no se generar la vista precia y se re direccionar al usuario a la p gina de Configuraci n de Certificado Manual Gesti n de eventos P gina 14 de 17 UNIVERSIDAD Direcci n de Servicios y Recursos de Informaci n E S I Formaci n Manual Gesti n de eventos Asignaci n de Monitores Esta opci n permite asignar un usuario registrado en el sistema OCS como monitor de la conferencia para que pueda ingresar a los m dulos de verificaci n de datos y registro de asistencia TOS ICE SI Servicios de apoyo acad mico y administrativo Sitio Registro Asistencia Reportes Verificaci n de Datos Configuraci n Enviar Certificados Configuraci n del certificado Configuraci n del sistema Asignar monitores Nombre Segundo nombre Apellidos Correo electr nico Tel fono Rol actual Universidad Icesi Calle 18 No 122 135 Cali Colombia Tel fono 555 2334 Fax 555 1441 Copyright 2011 www icesi edu co Nomb
8. ario de inscripci n si desea que los valores aparezcan como una lista diligencie el listado separado por el car cter barra Para eliminar un campo personalizado simplemente borre el t tulo del campo Manual Gesti n de eventos P gina 13 de 17 UNIVERSIDAD Direcci n de Servicios y Recursos de Informaci n E S I Formaci n Manual Gesti n de eventos Certificado Esta opci n permite configurar el aspecto visual del certificado que ser enviado a los usuarios una vez haya concluido el evento Dentro de las opciones que se pueden configurar est n S ICES ICE SI Servicios de apoyo acad mico y administrativo Sitio Registro Asistencia Reportes Verificaci n de Datos Configuraci n Enviar Certificados Configuraci n del certificado Configuraci n del sistema Asignar monitores La imagen debe tener las siguientes dimensiones Fondo del certificado Ancho 960px Alto 720px N mero de pixeles entre el margen inferior del certificado y el nombre de merecedor 2 Debe ser un n mero entre 50 y 620 Margen superior 390 Se utiliza como mensaje en el correo electr nico en el que se envia el certificado Ahi le mandamos el certificado Mensaje del certificado Universidad Icesi Calle 18 No 122 135 Cali Colombia Tel f ono 555 Figura 12 Configuraci n del certificado Fondo del certificado Puede ser cualquier tipo de imagen jpg png gif etc pero debe cumplir con l
9. as en que una ponencia aparecer listada antes de su hora inicial y despu s de su hora final en el registro de asistencia Forma de determinar los merecedores de certificado Determina si el merecimiento de certificado se calcula por horas de asistencia o por n mero de presentaciones N mero de horas para merecimiento de certificado Este campo se solo tiene en cuenta cuando la forma de determinar los merecedores de certificado ha sido definida por horas Debe ser un n mero entero mayor o igual que cero si se deja vac o se asume cero N mero de presentaciones para merecimiento de certificado Este campo se solo tiene en cuenta cuando la forma de determinar los merecedores de certificado ha sido definida por n mero de presentaciones Debe ser un n mero entero mayor o igual que cero si se deja vac o se asume cero Listado de lugares para inscripci n Escriba aqu una lista separada por el car cter barra para desplegar una lista de valores en el campo Lugar del formulario de inscripci n Ejemplo Cali Medellin Bogot Cartagena Otro Listado de organizaciones universidades para inscripci n Escriba aqu una lista separada por el car cter barra para desplegar una lista de valores en el campo Organizaci n del formulario de inscripci n Ejemplo Universidad Icesi Pontificia Universidad Javeriana Carvajal S A Otro Campos personalizados Diligencie el t tulo del campo personalizado que desee que aparezca en el formul
10. meros campo se alado verifique que s lo haya n meros Por favor ingrese una direcci n de correo Verifique que el formato del correo v lida electr nico ingresado sea usuario dominio tld Manual Gesti n de eventos P gina 17 de 17
11. na identificada con el nombre de usuario G nero Sexo del asistente Lugar Lugar de procedencia del asistente Organizaci n Organizaci n Universidad de procedencia del asistente C digo de barras C digo de barras asignado a este usuario Procedimiento 1 Seleccione un tipo de inscripci n 2 Ingrese el nombre de usuario o correo electr nico y presione las teclas Enter o Tabulaci n 3 La informaci n del usuario se llenar autom ticamente si se encuentra un registro en la base de datos ir al paso 5 en caso contrario el usuario debe diligenciar toda la informaci n ir al paso 4 4 Diligencie los campos Nombre de usuario Correo electr nico Nombre s Apellidos Tel fono y opcionalmente G nero Lugar Organizaci n y C digo de barras 5 Edite la informaci n necesaria 6 Haga clic en enviar o presione la tecla Enter en cualquier campo excepto Correo electr nico o Nombre de usuario Manual Gesti n de eventos P gina 11 de 17 UNIVERSIDAD Direcci n de Servicios y Recursos de Informaci n E S Formaci n Manual Gesti n de eventos 2 3 5 Configuraci n Este m dulo no est disponible para usuarios conectados con permisos de Gi A LA Monitor Sistema En la p gina de configuraci n del sistema se pueden definir 5 par metros TOS te SI Servicios de apoyo acad mico y administrativo Open Conference System 8 Aniversario Icecomex Sitio Registro Asistencia Reportes Inscripci n Co
12. nfiguraci n Enviar certificados Ayuda Configuraci n del certificado Configuraci n del sistema Asignar monitores Los campos con el siguiente formato son obligatorios Lapso de tiempo para listar las Umbral de tiempo para listar la ponencia en el registro de asistencia ponencias 72 Forma de determinar los merecedores de certificado N mero de horas para merecimiento de certificado iba laca CA merecimiento de certificado Por n mero de horas asistidas v 2 Listado de lugares separados por barra que ser n listados en el formulario de inscripci n Listado de lugares para inscripci n Cali Medell n Bogot Ibagu Manizales Otro Listado de Listado separado por barra que ser mostrado en el formulario de inscripci n organizaciones universidades para inscripci n Se pueden agregar hasta 5 campos personalizados al formulario de inscripci n por favor especifique las etiquetas y valores de dichos campos T tulo Valores Campo 1 A Campos personalizados Campo 2 Campo 3 Campo 4 Campo 5 Universidad Icesi Calle 18 No 122 135 Cali Colombia Tel fono 555 2334 Fax 555 1441 Copyright 2011 www icesi edu co Figura 11 Configuraci n del sistema Manual Gesti n de eventos P gina 12 de 17 UNIVERSIDAD Direcci n de Servicios y Recursos de Informaci n IC S I Formaci n Manual Gesti n de eventos Lapso de tiempo presentaciones Indica el valor en hor
13. niversidad Icesi Calle 18 No 122 135 Cali Colombia Tel fono 555 2334 Copyright 2011 www icesi edu co Figura 5 Registro de salidas Manual Gesti n de eventos P gina 6 de 17 UNIVERSIDAD Direcci n de Servicios y Recursos de Informaci n IC S I Formaci n Manual Gesti n de eventos Ponencia Se debe seleccionar una opci n S lo aparecen las ponencias que est n pr ximas a realizarse hora de inicio lapso y hora final lapso El lapso es configurable en la p gina de configuraci n C digo de barras Campo abierto m ximo de 100 caracteres obligatorio El c digo debe haberse asociado al usuario anteriormente se debe haber registrado la entrada a la misma ponencia anteriormente Masivos Una salida masiva consiste en registrar la salida a todos los asistentes que hayan registrado su entrada previamente y no hayan registrado salida a n a la ponencia seleccionada en el campo Ponencia Un cambio masivo consiste en registrar la salida masiva de la ponencia seleccionada en el campo Ponencia y posteriormente registrar la entrada a todos los asistentes en la ponencia seleccionada en el campo Siguiente ponencia TOS ICE SI k Servicios de apoyo acad mico y administrativo Sitio Registro Asistencia Reportes Verificaci n de Datos Configuraci n Enviar Certificados Registros masivos para la conferencia Conferencia de prueba 1 Ponencia Tuberos todo un tratado 12 00 00 15 00 00
14. nto tienen registrada al menos una entrada a una de las presentaciones de dicho evento Reporte de Merecedores de certificado Manual Gesti n de eventos P gina 8 de 17 UNIVERSIDAD Direcci n de Servicios y Recursos de Informaci n E S Formaci n Manual Gesti n de eventos S ICESI ICE SI Servicios de apoyo acad mico y administrativo Sitio Registro Asistencia Reportes Verificaci n de Datos Configuraci n Enviar Certificados Reporte de merecedores de certificados E E a Nombre de usuario Nombre Apellidos Correo electr nico de asistencia alejo0121 alejandro Orozco alejo01210hotmail com 391 1 ortsovDO04 Ortsov Doblecerocuatro ortsov0040gmail com 14 9 Universidad Icesi Calle 18 No 122 135 Cali Colombia Tel fono 555 2334 Fax 555 1441 Copyright 2011 www icesi edu co Figura 8 Reporte de merecedores de certificado Este reporte lista a todos aquellos usuarios que se han hecho merecedores de certificado este c lculo se hace dependiendo de la configuraci n que el usuario administrador haya definido en el sistema Si estos par metros de la configuraci n no se han definido para un evento el usuario ser re direccionado a la p gina de configuraci n del sistema El merecimiento de certificado se puede calcular de dos formas por n mero de horas a las que se asisti o por n mero de presentaciones a las que se asisti Asistencia por persona 3 ICESI Sitio Registro Asistencia Repo
15. os l Nota Si requiere asistencia t cnica respecto a la aplicaci n descrita en este manual por favor comun quese con Soporte SYRI de la Universidad Icesi al n mero de tel fono 555 2334 extensiones 8783 y 8757 operaciones 8786 y 8785 desarrollo de sistemas y 8786 y 8785 procesos Manual Gesti n de eventos P gina 3 de 17 UNIVERSIDAD Direcci n de Servicios y Recursos de Informaci n IC S I Formaci n Manual Gesti n de eventos 2 Gesti n de eventos 2 1 Introducci n a la herramienta El sistema de gesti n de eventos consta de 2 productos el primero es OCS Open Conference System que se encarga de hacer el manejo previo al evento y la inscripci n de usuarios El segundo componente es sta aplicaci n desarrollada para complementar la funcionalidad de OCS y adaptada a las necesidades de la Universidad En este aplicativo se puede hacer control de asistencia de usuarios verificaci n de datos de usuario asociaci n de c digos de barras generaci n de reportes de asistencia y certificados as como el env o de stos a los usuarios asistentes merecedores de certificado 2 2 Precondiciones a tener en cuenta Todos los usuarios deben haberse registrado en el caso de monitores o inscrito en el caso de los asistentes mediante el sistema OCS 2 3 Descripci n y condiciones de campos 2 3 1 Acceso La validaci n de acceso al sistema se hace contra la base de datos de OCS y solo los usuarios con
16. re de usuario Campo abierto obligatorio El usuario debe haberse registrado previamente en el sistema OCS Procedimiento 1 Ingrese el nombre de usuario 2 Verifique la informaci n del usuario 3 Haga clic en Enviar 2 3 6 Env o de certificados Este m dulo no est disponible para usuarios conectados con permisos de Monitor La pantalla de env o de certificados notifica al usuario que haciendo clic en el bot n enviar ver figura 12 va a generar y enviar un n mero de certificados correspondiente al n mero de merecedores de certificados que existan Al hacer clic en el bot n enviar se generan y Manual Gesti n de eventos P gina 15 de 17 UNIVERSIDAD Direcci n de Servicios y Recursos de Informaci n IC S I Formaci n Manual Gesti n de eventos env an los certificados y aparece una nota en la parte superior de la pantalla indicando que estos fueron enviados satisfactoriamente Manual Gesti n de eventos P gina 16 de 17 UNIVERSIDAD Direcci n de Servicios y Recursos de Informaci n IC S I Formaci n Manual Gesti n de eventos 1 Secci n de errores El valor del campo XXX no puede ser Diligencie el campo se alado con la nulo informaci n solicitada Por favor ingrese caracteres v lidos en el Ha ingresado n meros en un campo que campo XXX s lo admite letras elimine los n meros del campo El campo XXX debe contener s lo Ha ingresado caracteres no num ricos al n
17. rtes Verificaci n de Datos Configuraci n Enviar Certificados Reporte de asistencia para Alejandro Orozco T tulo de la presentaci n Fecha y Hora de Inicio Fecha y Hora de Finalizaci n Asisti Tuberos todo un tratado 2011 03 08 12 00 00 2011 03 08 15 00 00 SI Trololololololololo 2011 03 08 16 00 00 2011 03 08 17 00 00 SI Titulo 1 2011 03 09 14 00 00 2011 03 09 17 00 00 NO Universidad Icesi Calle 18 No 122 135 Cali Colombia Tel fono 555 2334 Fax Copyright 2011 www icesi edu co Figura 9 Reporte de asistencia por persona El reporte de asistencia por persona se puede acceder generando primero cualquiera de los otros dos reportes en la columna de nombre de usuario habr un link que le mostrar el listado de todas las presentaciones del evento e indicar si a persona asisti o no a dicha presentaci n Manual Gesti n de eventos P gina 9 de 17 UNIVERSIDAD Direcci n de Servicios y Recursos de Informaci n IC S I Formaci n Manual Gesti n de eventos 2 3 4 Inscripci n Este formulario permite verificar y modificar los datos de un usuario que se ha inscrito previamente al sistema OCS mediante el formulario de inscripci n de OCS y adem s asignarle un c digo de barras si el evento lo requiere TOS ICE SI A RA Servicios de apoyo acad mico y administrativo Open Conference System 8 Aniversario Icecomex Sitio Registro Asistencia Reportes Inscripci n Configuraci n Enviar certificados
18. s P gina 7 de 17 UNIVERSIDAD Direcci n de Servicios y Recursos de Informaci n IC S I Formaci n Manual Gesti n de eventos Procedimiento para salidas masivas 1 Seleccione una opci n en el campo Ponencia 2 Haga clic en Salida masiva 3 En el recuadro de confirmaci n haga clic en Confirmar Procedimiento para cambio de conferencia masivo 1 Seleccione una opci n en el campo Ponencia 2 Seleccione una opci n en el campo Ponencia siguiente 3 Haga clic en el bot n Cambio de conferencia masivo 4 En el recuadro de confirmaci n haga clic en Confirmar 2 3 3 Reportes En cada uno de los reportes hay dos opciones una para generar el reporte en 1 formato PDF y otro para exportar los datos del reporte en formato de Microsoft Excel XLS Reporte de Asistentes TOS ICE SI Servicios de apoyo acad mico y administrativo Sitio Registro Asistencia Reportes Verificaci n de Datos Configuraci n Enviar Certificados Reporte de Asistentes a una conferencia Nombre de usuario Nombre Apellidos Correo electr nico alejo0121 Alejandro Orozco alejo0121 hotmail com ortsov004 Ortsovy Doblecerocuatro ortsov0046gmall com Universidad Icesi Calle 18 No 122 135 Cali Colombia Tel fono 555 2334 Fax 555 1441 Copyright 2011 www icesi edu co Figura 7 Reporte de asistentes El reporte de asistentes lista a todos aquellos usuarios de OCS que adem s de estar inscritos en el eve
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