Manual de Usuario Comprador Módulo Compras
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1. aa Administracion ue payo ROLopulon ue a Dias M todo de env o Despachar a Direcci n de env o Modalidad Venta Nombre orden de compra Aislantes obra 111 Anexos Porcentaje de impuesto 19 00 Recibir Ofertas Ultimo Minuto Si Ninguna l nea de esta orden de compra tiene cotizaci n adjunta C digo Cantidad Unidad Descripci n Fecha entrega Ci Microsoft Internet Explorer E 2 Descuento Valor Total 7 01 01 01 001 100 00 UN Aislantes Ac sticos 00 00 256 000 00 911219 2 Est seguro de aprobar la orden de compra Sub Total 256 000 00 Todas las l neas Descuento 00 00 Cargos 00 00 Roto Impuesto 19 00 4864000 Total 304 640 00 Presupuesto so Pre costo Modificar Fluj Patricia Aprobador 5 2 Maria Paz Aprobador gt ificar Flujo Rechazar Aprobar Comentarios Volver Historial Imprimir m Figura 13 Confirmaci n de operaci n Fecha 01 09 2005 Versi n 08 05 18 21 ICONSTRUYE S A MANUAL DE USUARIOS COMPRADORES M DULO COMPRA CONTRA CONVENIO Preguntas Frecuentes 1 Puedo cargar un convenio de forma masiva S se puede subir un convenios de listados de productos cargando una planilla Excel que puede bajar desde el sistema ingresando a Publicar Nuevo Convenio 2 Cu l es el orden de los c digos del maestro de material2. 19 01 04 003 10 00 UN Casco Seguridad 1001 Materiales Menores 100 00 51002 1 200 00 1200000 0x 19 01 09 008 10 00 Zapato de Seguridad 1001 Materiales Menores 100 00 Z51003 19 900 00 199 000 00 19 01 04 001 15 00 UN Arn s Casco MA1001 Materiales Menores 100 00 1001 990 00 14 850 00 Total Neto 225 850 00 Editar l neas Eliminar l neas Impuesto 19 00 42 911 50 Total Orden 268 761 50 Volver limir Verificar Figura 4 Ver carro de compra En la zona de verificaci n de l neas ingresadas 2 figura 4 encontrar todas las l neas de materiales ingresadas desde el convenio con su c digo cantidad solicitada cuentas de costo asignadas c digo del proveedor y precios Cada l nea tambi n tiene la opci n de adjuntar archivos 9 y de ser eliminada Para editar cualquier dato asociado a las l neas de productos el usuario debe ingresar a la p gina de edici n presionando el bot n Editar L neas Como se aprecia en la figura 5 en esta p gina puede modificar la cantidad de cada producto determinar la fecha de entrega especificar glosa y asignar cuentas de costo Para distribuir cuentas de costo debe presionar la 9 pmu oz2 Capacitaci n E Compras Cotizaciones Bodega Reporte
3. Ver si pasa Capacitaci n Proveedor de Pruebas Carolina Comprador 17 06 2005 916 30 a ECU Proveedor OC Enviada moni Capacitaci n Proveedor Administrador 17 06 2005 UF 11 90 a Figura 10 Consultar rdenes de compra Como se aprecia en la figura 10 en el encabezado de la p gina el sistema ofrece un sistema de b squeda con los criterios que se detallan a continuaci n y que pueden ser utilizados en forma individual o simult nea para mayor precisi n en los resultados de la b squeda 1 figura 10 o N mero de Orden de Compra N mero del documento asignado de manera autom tica por el sistema al momento de su creaci n o Nombre de Orden de Compra Corresponde al nombre ingresado por el usuario al momento de crear el documento o Solicitante Nombre del usuario creador de la orden de compra o Centro de Gesti n Corresponde al centro de gesti n en el cual se cre la orden de compra o Fecha de Creaci n Este filtro permite realizar b squedas por rangos de fecha o Proveedor Proveedor seleccionado por el usuario solicitante al momento de crear la orden de compra o N mero Pedido de Materiales N mero identificador del pedido de materiales desde el que se inici la orden de compra o Estado de Orden de Compra Busca por todos los estados en que se puede encontrar la orden de compra que se mencionan a continuaci n o Todas las rdenes Muestra todas las rdenes de compra y sus estados o Guardada La orden de compra se encuen
4. A Proveedor de Pruebas Capacitaci n Pruebas z Publicado 30 06 2005 Descuento Accuratek li a Accuratek Accuratek stes e Publicado Indefinida y vb Proveedor Proveedor de Pruebas 2 maquinaria Publicado Indefinida 9 fernanda de los palotes fernanda de los palotes Fernanda Publicado Indefinida QJ Carolina Hern ndez Carolina Hern ndez Carolina an e An Despublicado Indefinida 8 estos comentarios Figura 2 Ingreso a Convenio Debe tener en cuenta que si ingresa a uno que ya no est vigente Despublicado se encontrar con una p gina en la que aparece toda la informaci n asociada al acuerdo sin campos para ingresar cantidades por lo que no permite generar rdenes de compra figura Pedido Materiales Compras Cotizaciones Bodega Reportes Administracion Configuraci n Ver Carro de Compra Nombre del convenio PMw Higieneysan Fecha Creaci n 17 03 2004 Higieneysan Fecha de Vigencia 08 01 2005 Moneda Peso chileno Centro de gesti n a C 01 01 01 001 Aislantes Ac sticos Figura 3 Convenio en estado Despublicado Fecha 01 09 2005 Versi n 08 05 6 21 ICONSTRUYE S A MANUAL DE USUARIOS COMPRADORES M DULO COMPRA CONTRA CONVENIO Al ingresar a un convenio en estado Publicado ingresar a una p gina con un sistema de b squeda en su encabezado 1 figura 3 con diferentes par metros o Convenio Permite seleccionar el convenio base con el que se
5. Esta Orden Compra est siendo generada a un Proveedor No Integrado por lo que no se env a electr nicamente Fecha Creaci n 21 06 2005 13 02 38 Proveedor ferreteria don pepe Centro de gesti n Capacitaci n Sucursal ferreteria don pepe Raz n Social Razon social de facturacion2 Raz n social ferreteria don pepe Direcci n facturaci n Manane pep aprecia Rut sucursal 12131042 2 Contacto facturaci n ingevec Direcci n mpd 1212 Direcci n de envio factura 2222222228 providencia Contacto pepe Despachar a Marchant Pereira 10 piso 19 Providencia Fax proveedor 3245151 Santiago Contacto despacho contacto envio2 Fono proveedor 5453877 Moneda Peso chileno Estado Forma de pago Contra Recepci n de Factura a 30 D as Notas M todo de env o Despachar a Direcci n de env o Modalidad Venta Nombre orden de compra Aislantes obra III Anexos Porcentaje de impuesto 19 00 Recibir Ofertas Ultimo Minuto Si NO Integrado Ninguna l nea de esta orden de compra tiene cotizaci n adjunta ce C digo Cantidad Unidad Descripci n Fecha entrega C digo Precio Unit Total Unit Descuento Valor Total Opciones 0 01 01 100 00 UN Aislantes Ac sticos MA1001 Materiales Menores 100 00 2 560 00 256 000 00 00 00 256 000 00 9 1 AAG Sub Total 256 000 00 las Descuento 00 00 Cargos 00 00 Total Neto 256 000 00 Presupuesto por recurso Presupuesto por cuenta de costo A
6. Pruebas Capacitaci n Pruebas TECSA Publicado 30 06 2005 Accuratek Accuratek Publicado Indefinida Cemento Proveedor Proveedor de Pruebas 2 maquinaria Publicado Indefinida fernanda de los palotes fernanda de los palotes Fer la Publicado Indefinida Carolina Hern ndez Carolina Hern ndez Carolina Hernandez A Despublicado Indefinida estos comentarios Figura 1 Listado de Convenios Fecha 01 09 2005 Versi n 08 05 5 21 ICONSTRUYE S A MANUAL DE USUARIOS COMPRADORES M DULO COMPRA CONTRA CONVENIO Para ver el detalle del convenio deber hacer clic en el nombre del convenio figura 2 LA Pedido Materiales Compras Cotizaciones Bodega Reportes Administracion Configuraci n Ver Carro de Compra ara a a E Higieneysan Higieneysan Despublicado 08 01 2005 9 Proveedor de Pruebas Capacitaci n Pruebas Prueba tecsa Despublicado 10 12 2004 9 Proveedor Proveedor de Pruebas 2 prueba Publicado Indefinida 9 Claudio P rez Claudio P rez SEGURIDAD Publicado 30 03 2005 Y ferreteria don pepe ferreteria don pepe rebeca Publicado Indefinida
7. mero de identificaci n de la orden asignado por el sistema autom ticamente al momento de su creaci n o Nombre Orden de Compra Nombre otorgado por el usuario solicitante o creador de la OC Fecha 01 09 2005 Versi n 08 05 15 21 ICONSTRUYE S A MANUAL DE USUARIOS COMPRADORES M DULO COMPRA CONTRA CONVENIO o Organizaci n Centro de gesti n en que se han generado la orden de compra o Proveedor Indica el nombre del proveedor al que se ha emitido la orden de compra Solicitante Nombre del usuario que ha generado la orden de compra o Fecha de Recepci n Es la fecha que otorga el sistema cuando la orden de compra ingresa al flujo de aprobaci n Monto Monto total de la orden de compra con IVA incluido Fecha de Creaci n Es la fecha que el sistema otorga cuando se crea el documento o Opciones o Orden de Compra 4 Permite al usuario ingresar al documento para su revisi n y posterior aprobaci n o rechazo o Historial de la orden de compra Muestra todos los estados por los que ha pasado el documento y cada una de sus l neas con los nombres de los usuarios que han intervenido 4 2 Desarrollo de la Aprobaci n de la Orden de Compra Para aprobar una orden de compra el usuario debe ingresar utilizando la opci n de aprecias Capacitaci n E
8. y deshabilit ndolo cuando ha caducado para impedir que siga siendo utilizado para generar compras Fecha 01 09 2005 Versi n 08 05 4 21 ICONSTRUYE S A MANUAL DE USUARIOS COMPRADORES M DULO COMPRA CONTRA CONVENIO Funcionalidades 1 COMPRA CONTRA CONVENIO La funcionalidad Compra Contra Convenio permite consultar los convenios de su empresa con diferentes proveedores y generar rdenes de compra a partir de ellos Para comprar en esta modalidad debe ingresar al m dulo Compras y seleccionar la opci n Compra Contra Convenio Se listar n todos los convenios con que cuenta la empresa compradora identificando el Proveedor Sucursal Nombre del Convenio Comentarios Estado Publicado Despublicado Vigencia y Centros de Gesti n Asociados construye pmu oz2 Capacitaci n 2 le 2 Pedido Materiales Compras Bodega Reportes Administracion Configuraci n Ver Carro de Compra Proveedor Sucursal Nombre del Convenio Comentarios Estado A A Higieneysan Higieneysan Despublicado 08 01 2005 Proveedor de Pruebas Capacitaci n Pruebas Prueba tecsa Despublicado 10 12 2004 Proveedor Proveedor de Pruebas 2 prueba Publicado Indefinida Claudio P rez Claudio P rez SEGURIDAD Publicado 30 03 2005 ferreteria don pepe ferreteria don pepe rebeca Publicado Indefinida Proveedor de
9. Ala pel 9 Capacitaci n NO INGRESADO Patricia Aprobador 21 06 2005 00 00 SS SJ 1819 z i 06 PRE Capacitaci n NO INGRESADO Patricia Aprobador 21 06 2005 00 00 ada E Capacitaci n NO INGRESADO Patricia Aprobador 21 06 2005 00 00 ou 26081 Capacitaci n Proveedor de Pruebas Haydee Comprador 21 06 2005 1 785 00 Ss de Claudia Colarte oc PRIDE Capacitaci n NO INGRESADO Comprador 21 06 2005 00 00 iaa Capacitaci n NO INGRESADO Rebeca Comprador 21 06 2005 00 00 q PRE uardada Alejandra Antonia Valle Claudia Colarte 20 06 2005 soo 0 21810 Gonzales Comprador Claudia Colarte 2 x Capacitaci n NO INGRESADO 20 06 2005 dada Claudia Colarte 06 200 sanan OC Elementos de Seguridad Los Coihues Capacitaci n ADO Figura 9 Buscar OC para edici n El sistema ofrece una serie de filtros para realizar la b squeda que pueden ser utilizados de manera individual o conjunta ingresando varios criterios antes de presionar el bot n Buscan Los filtros son o N mero de Orden de Compra N mero del documento asignado de manera autom tica por el sistema al momento de su creaci n o Nombre de Orden de Compra Corresponde al nombre ingresado por el usuario al momento de crear el documento Solicitante Nombre del usuario creador de la orden de compra Fecha de Creaci n Este filtro permite realizar b squedas por rang
10. PROBADOR Patricia Aprobador Maria Paz Aprobador Modificar Flujo Rechazar Aprobar Historial Imprimir Fecha 01 09 2005 Versi n 08 05 16 21 ICONSTRUYE S A MANUAL DE USUARIOS COMPRADORES M DULO COMPRA CONTRA CONVENIO Figura 12 Aprobaci n de orden de compra Como se aprecia en la figura 12 al ingresar el usuario se encuentra con la orden de compra con todos sus antecedentes datos del documento 1 y l neas de productos 2 cada una con su c digo y descripci n fecha de entrega en obra cuenta de costo asignada precio unitario descuentos y totales En el sector central cada l nea de producto ofrece las opciones de o Con 4 el aprobador ingresa al detalle de la l nea de producto en el que adem s de los antecedentes que aparecen en la OC visualiza la glosa y comentarios o Historial Presionando 1 ingresa a una ventana en la que se visualizan todos los estados por los que ha pasado la l nea y cada uno de los usuarios que han intervenido en ella o Convenio Este cono 8 indica que la orden de compra fue creada con las condiciones de un convenio Por ltimo en la zona inferior 3 se encontrar con que puede o Revisar Presupuesto por Recurso En aquellas empresas que han cargado su presupuesto por recurso el aprobador lo puede revisar antes de aprobar la orden de compra o Revisar Presupuesto por Cuenta de Costo En aquellas empresas que han cargado su presupuesto p
11. ad Unidad Descripci n Fecha Entrega a C digo C digo Sc Proveedor Precio Unit Valor Total Opciones 19 01 04 003 1000 Seguridad 27 06 2005 Color blanco 003 Seguridad 100 00 51002 1 200 00 12 000 00 9 1 1518 C19 01 09 008 10 00 Par Zapato de Seguridad 27 06 2005 509 42 50 44 003 Seguridad 100 00 251003 19 900 00 199 000 00 9 1 17 9 19 01 04001 15 00 UN Arn s para Casco 27 08 2005 003 Seguridad 100 00 AC1001 99000 1485000 91 118 Total Neto 225 850 00 A Todas las l neas Impuesto 19 00 42 911 50 Total 268 761 50 Presupuesto por recurso Presupuesto por cuenta de costo 3 SOLICITANTE APROBADOR APROBADOR A Patricia Aprobador Ana Aprobador 24 Carmen Gloria Aprobador 24 Comentarios Volver Imprimir Enviar Figura 8 P gina verificaci n de orden de compra Asimismo en el sector superior contiene todos los datos de despacho y facturaci n adem s de los del proveedor Mientras en la zona inferior muestra los aprobadores del flujo de aprobaci n y los presupuestos por recurso y cuenta de costo y un espacio para escribir comentarios que ser n visualizados por los aprobadores Al final de la pantalla hay tres opciones o Volver Vuelve a la p gina de creaci n de la orden de compra para editar su contenido o Imprimir Imprime la orden de compra tal cual es visualizada en la pantalla del computador Cabe hacer notar que esta impresi n no tiene v
12. alidez para los efectos de la compra puesto que no cuenta con las aprobaciones necesarias o Enviar Env a la orden de compra al flujo de aprobaci n Fecha 01 09 2005 Versi n 08 05 10 21 ICONSTRUYE S A MANUAL DE USUARIOS COMPRADORES M DULO COMPRA CONTRA CONVENIO 2 EDITAR ORDEN DE COMPRA Esta funcionalidad permite realizar modificaciones a una orden de compra en estado Guardada es decir que se cre con anterioridad pero que no fue ingresada al flujo de aprobaci n Para editar una orden de compra lo primero que tiene que hacer el usuario es ubicarla para lo cual se recomienda la utilizaci n de los filtros de b squeda ubicados en el encabezado de la p gina figura 9 Y _ pmu oz2 Buscar ordenes de compra N mero orden de compra Proveedor Nombre orden de compra Numero pedido de materiales Solicitante Centro de gesti n Capacitaci n Fecha Creaci n Hasta E Buscar Numero OC Centro gestion Proveedor Solicitante Fecha creaci n Monto Estado Opciones Capacitaci n NO INGRESADO Haydee Comprador 21 06 2005 00 00 PRE Capacitaci n Memphis Ltda Haydee Comprador 21 06 2005 00 0 i 2208 O Guardada TER y Sl Capacitaci n Claudio P rez Patricia Aprobador 21 06 2005 268 761 50 cuer de de
13. asignadas el cargo siempre debe sumar un 100 ya que si la suma es mayor a 100 el sistema redondear la cifra menor y si es menor a 100 el sistema le arrojar el siguiente mensaje La suma de los porcentajes ingresados no puede ser menor a 100 Debe agregar 20 00 y no le permitir continuar con esta operaci n hasta efectuar la correcci n Para finalizar las modificaciones en la p gina de Edici n y cargarlas en la orden de compra se debe presionar el bot n Guardar Luego regrese al carro de compras pinchando en Volver figura 7 All encontrar con que las modificaciones que hizo fueron cargadas figura 7 Para finalizar el proceso de generaci n de orden de compra ingrese a la p gina de Verificaci n pinchando el bot n Verificar C digo Cantidad Unidad Descripci n Fecha Entrega Glosa C digo Pr E Precio Unit Walor Total Opciones 19 01 04 003 10 00 UN Casco Seguridad 27 06 2005 Color blanco 003 Seguridad 100 00 51002 1 200 00 1200000 x C 19 01 09 008 10 00 Par Zapato de Seguridad 27 06 2005 50 42 50 44 003 Seguridad 100 00 251003 19 900 00 199 000 00 0 x 19 01 04 001 15 00 UN Arn s para Casco 27 06 2005 003 Seguridad 100 00 401001 990 00 14 850 00 0 x Total Neto 225 850 00 _ Editar l neas Eliminar l neas Impuesto 19 00 42 911 50 Total Orden 268 761 50 Volver Guardar _ Verificar Figura 7 Carro de compra Al Verificar la Orden de Compra Contra Con
14. confeccionara la orden de compra o Descripci n del Producto Opci n de b squeda por nombre del material determinado en el maestro de materiales o C digo de Comprador B squeda por c digo de material determinado en el maestro de materiales o C digo de Proveedor En la carga de un convenio se puede hacer menci n al c digo de material que tiene el proveedor y tambi n existe opci n de b squeda por este dato o Moneda B squeda por tipo de moneda Convenio SEGURIDAD Fecha Creaci n 21 06 2005 Descripci n dei Frociucio N de Art culos 0 C digo del Comprador LL Total sin 14 4 0 C digo Medida Proveedor Unitario SEGURIDAD C 19 01 04 001 Arn s para Casco UN AC1001 990 00 SEGURIDAD 19 01 04 003 Casco de Seguridad UN 51002 1 200 00 SEGURIDAD 19 01 08 019 Pantal n Descarne UN PD1004 7 900 00 SEGURIDAD 19 01 09 008 Zapato de Seguridad Par 151003 19 900 00 6001 8 Agregar Carro Figura 3 Detalle del Convenio Al seleccionar un convenio inmediatamente m s abajo encontrar listado de insumos con convenio S lo debe indicar cantidades por productos y luego presionar el bot n Agregar a Carro Al presionar dicho bot n ingresar al Carro de Compra p gina desde la cual se generar la orden de compra al proveedor con que la empresa ti
15. do a roles y perfiles de usuarios l mites de gasto cuentas de costo y la combinaci n de todos estos elementos Asimismo cuenta con la orden de compra personalizada de acuerdo a los requerimientos especificados por la empresa e incorporar toda la informaci n relevante para formalizar el proceso de compra tal como antecedentes del comprador y del proveedor datos de las l neas de productos c digo descripci n cantidad unidad precios unitarios y totales impuestos descuentos y datos del negocio condiciones de pago despacho y otros Fecha 01 09 2005 Versi n 08 05 3 21 ICONSTRUYE S A MANUAL DE USUARIOS COMPRADORES M DULO COMPRA CONTRA CONVENIO Configuraci n 1 Atributo de Empresa Compra contra Convenio es en s un atributo de empresa asociado al m dulo de Compra Este rol permite administrar losa compras contra convenio designado a uno o m s usuarios para su administraci n 2 Roles de Usuario Los roles asociados a la Compra Contra Convenio son los de Administraci n de Convenio y Publicar Convenio Estos generalmente se les asignan al o los usuarios compradores de la empresa constructora 1 Administrar Convenio Faculta al usuario administrador para definir los distintos convenios con los proveedores que est n integrados en Iconstruye y que obras tendr n disponibles los convenios para su uso 2 Publicar Convenio Permite definir las fechas durante las cuales est vigente el convenio public ndolo
16. ene convenio En el Encabezado 1 figura 4 encontrar y podr editar todos los datos de facturaci n y despacho pero no as los del proveedor En dicho sector s lo podr insertar notas y adjuntar documentos anexos Fecha 01 09 2005 Versi n 08 05 7 21 ICONSTRUYE S A MANUAL DE USUARIOS COMPRADORES M DULO COMPRA CONTRA CONVENIO pmu oz2 Capacitaci n Materiales Compras Cotizaciones Bodega Reportes Administracion Configuraci n Fecha Creaci n 21 06 2005 11 19 57 Proveedor claudioperezo Centro de gesti n Capacitaci n Sucursal Claudio P rez Raz n Social Razon social de facturacion2 Direcci n facturaci n Casa Matriz Contacto facturaci n ingevec Direcci n de env o de factura factura2 Despachar a Casa Matriz Contacto despacho contacto envio2 Moneda Peso chileno Raz n social Claudio P rez II Rut 10453598 4 Direcci n Marchant Pereira 10 p15 Contacto Claudio Fax proveedor 3813404 Fono proveedor 4861136 Estado No Integrado Forma de pago Contra Recepci n de Factura a 30 D as ie ei ie ea is M todo de env o Despachar a Direcci n de env o Nombre orden de compra Porcentaje de impuesto 19 00 Definir C digo O Unidad Descripci n Fecha Entrega Glosa C digo C C
17. es al momento de ver el convenio El orden que el sistema aplica al cargar un nuevo convenio es mostrar primero el ltimo tem ingresado y despu s va en forma descenderte hasta llegar al primero de la lista del archivo Excel 3 Qu me permite hacer la Edici n por l neas en la compra por convenio Permite editar o asignar las cuentas de costo tambi n agregar la glosa la fecha de despacho y se pueden modificar las cantidades 4 La compra por convenio sigue el mismo proceso de aprobaci n que una Orden de compra normal S una vez seleccionados los tems a comprar editado las l neas el usuario debe de verificar y enviar a aprobaci n como cualquier orden normal s lo que esta queda identificada como una orden creada con convenio reconocida en las opciones con este icono Fecha 01 09 2005 Versi n 08 05 19 21 ICONSTRUYE S A MANUAL DE USUARIOS COMPRADORES M DULO COMPRA CONTRA CONVENIO Mensajes de Error 1 Los siguientes errores se han encontrado en la orden de compra El usuario debe distribuir las cuentas de costo si la configuraci n as lo requiere flillo1 709 Mirador Echaurren Canadian Reportes Administraci n RS Marchant Pereira 10 piso 19 Providencia Contacto Oscar Obligado Santiago Marchant Pereira 10 piso 19 Providencia Fax proveedor 6991468 Santiago Contac
18. iconstruye Manual de Usuario Comprador www iconstruye com M dulo Compras Contra Convenio Iconstruye S A Servicio de Atenci n Telef nica 486 11 11 ICONSTRUYE S A MANUAL DE USUARIOS COMPRADORES M DULO COMPRA CONTRA CONVENIO Indice DESCRIPCI N e eo 3 CONFIGURA E LO Io dio 4 CON CIONES RA 5 Ll EOMPRA lt CONTRA CONVENIO e o a en 2 EDITAR ORDEN DE 3 CONSULTAR ORDEN DE COMPRA 4 APROBAR ORDEN DE COMPRA CONTRA CONVENIO PREGUNTAS FRECUENTES oocococoocononononnononnonononconononcononancononcnnononccnonosacnononacnonon cronos coronan 19 MENSAJES DE ERROR ooccoococononnonononnononconononcononencononancononccnononannonancnononconononconononan canon 19 GLOSARIO E 21 01 09 2005 Versi n 08 05 2 21 ICONSTRUYE S A MANUAL DE USUARIOS COMPRADORES M DULO COMPRA CONTRA CONVENIO Descripci n General Con el m dulo Compra Contra Convenio tanto las empresas compradoras con la modalidad de adquisiciones centralizada como descentralizada pueden agilizar su gesti n de abastecimiento gracias a que permite a los usuarios saltarse el proceso de cotizaci n al comprar directamente contra los acuerdos de precio convenidos por la empresa con ciertos proveedores Al igual que el m dulo de Compras Compra Contra Convenio genera rdenes de compra sujetas a flujo de aprobaci n condiciona
19. la opci n de eliminar un tem por tanto aprueba todo o rechaza toda la compra 4 1 B squeda de rdenes Pendientes de Aprobaci n Al ingresar a la funcionalidad de Aprobar rdenes de Compra el usuario encontrar en el encabezado de la p gina un sistema de b squeda que permite buscar las rdenes pendientes de aprobaci n por Centro de Gesti n construye O mpwilliams2 Capacitaci gt 58 _ Ordenes de compra por aprobar Centro de gesti n Todos los centros de gestion Buscar Numero OC Nombre OC Organizaci n Proveedor Solicitante Fecha recepci n Monto Fecha creaci n Opciones ji A 29 21 06 2005 21 06 2005 1 447 Aislantes obra III Capacitaci n ferreteria don pepe Patricia Aprobador 13 03 47 304 640 00 13 02 38 9 21 06 2005 21 06 2005 13 38 46 13 38 02 1 448 Cuarton obra IV Capacitaci n a fernanda de los palotes Patricia Aprobador Arriendo 01 449 maquinaria Capacitaci n 0 Proveedor Patricia Aprobador chancado obra 21 06 2005 2 06 2005 13 39 43 32800000 1338 53 Figura 11 Listado de en espera de aprobaci n En la tabla de resultados encontrar el listado de rdenes de compra en espera de aprobaci n con los siguientes datos o N mero de Orden de Compra N
20. ltar rdenes de Compra lista todas las compras y sus estados en la parte superior derecha es posible filtrar seg n se requiera la informaci n aye Capacita Buscar ordenes de compra N mero orden de compra Proveedor Nombre orden de compra Numero pedido de materiales Solicitante 08 Estado de orden de compra Todas las ordenes Centro de gesti n Capacitaci n vw Fecha de creaci n Desde Hasta E Buscar Nombre OC Centro gestion Proveedor Solicitante Fecha creaci n Monto Estado Opciones Aislantes obra III Capacitaci n ferreteria don pepe Patricia Aprobador 21 06 2005 304 640 00 SEE 19 Elementos de F Seguridad Los Colhues Capacitaci n Claudio P rez Patricia Aprobador 21 06 2005 268 761 50 E EA Capacitaci n Proveedor de Pruebas Haydee Comprador 21 06 2005 3178500 9 Capacitaci n Pmu ozw Patricia Comprador 20 06 2005 19585028 OCEN Sara Capacitaci n Proveedor Patricio Comprador 18 06 2005 28155 00 OCEM Qomi Claudia Colarte oc Capacitaci n NO INGRESADO 17 06 2005 900 00 Guardada 04 Comprador Capacitaci n Proveedor de Pruebas Andrea Comprador 17 06 2005 41 661 90 me Lal Sa Aprobaci n edeco Capacitaci n Proveedor de Pruebas Carolina Comprador 17 06 2005 91771 91 OC Enviada A
21. or el proveedor Editar Presionando la opci n el usuario podr completar la orden de compra en estado guardada y enviarla a aprobaci n Eliminar Pinchando se elimina el documento sin dejar rastros en el sistema Copiar la Orden de Compra 2 Reproduce la orden de compra manteniendo todos sus datos Una orden de compra creada desde esta opci n queda en estado Guardada por lo que la debe editar para enviarla a aprobaci n Historial de la Orden de Compra 2 Muestra todos los estados por los que ha pasado el documento y cada una de sus l neas con los nombres de los usuarios que han intervenido Convenio Este cono Y indica que la orden de compra fue creada con las condiciones de un convenio Fecha 01 09 2005 Versi n 08 05 14 21 ICONSTRUYE S A MANUAL DE USUARIOS COMPRADORES M DULO COMPRA CONTRA CONVENIO 4 APROBAR ORDEN DE COMPRA CONTRA CONVENIO Los usuarios que aprueban la Orden de Compra lo hacen ingresando a la funcionalidad de Aprobar Orden de Compra donde encontrar el listado de todas las compras pendiente de aprobaci n El aprobador tendr un tiempo para aprobar generalmente de 48 horas y si no lo hace dentro de ese plazo el sistema genera un nuevo correo electr nico recordando que tiene una orden en espera de aprobaci n en caso que sea el nico aprobador Sin embargo en el caso de que haya varios aprobadores en el flujo la OC pasa al siguiente aprobador Cabe mencionar que el aprobador no tiene
22. or recurso el aprobador lo puede revisar antes de aprobar la orden de compra Modificar el Flujo Posibilita para a adir otro usuario al flujo de aprobaci n Ingresar Comentarios Permite escribir comentarios referentes a la orden de compra que ser n le dos por los dem s usuarios de la empresa que intervienen en la compra en cuesti n o Rechazar Rechaza orden de compra Aprobar Usuario aprueba la orden de compra que es enviada autom ticamente al proveedor a trav s del sistema en el caso de una OC generada a un proveedor integrado a Iconstruye De tratarse de un proveedor no integrado la OC deber ser enviada a trav s de fax o e mail por el usuario solicitante o Imprimir Imprime la orden de compra tal cual es visualizada en la pantalla del computador o Historial Permite revisar el historial del documento con los estados comentarios usuarios que han intervenido en l o Volver Conduce a la p gina de rdenes de compra por aprobar Para aprobar la orden de compra deber presionar el bot n Aprobar De inmediato aparecer un mensaje de confirmaci n de la operaci n que usted debe ratificar presionando Aceptar figura 13 Fecha 01 09 2005 Versi n 08 05 17 21 ICONSTRUYE S A MANUAL DE USUARIOS COMPRADORES M DULO COMPRA CONTRA CONVENIO Li 2
23. os de fecha Proveedor Proveedor seleccionado por el usuario solicitante al momento de crear la orden de compra o N mero Pedido de Materiales N mero identificador del pedido de materiales desde el que se inici la orden de compra o Centro de Gesti n Corresponde al centro de gesti n en el cual se cre la orden de compra Fecha 01 09 2005 Versi n 08 05 11 21 ICONSTRUYE S A MANUAL DE USUARIOS COMPRADORES M DULO COMPRA CONTRA CONVENIO Una vez ubicada la orden de compra en b squeda el usuario puede realizar las siguientes Operaciones o Editar Presionando la opci n el usuario podr completar la orden y enviarla a aprobaci n Eliminar Pinchando se elimina el documento sin dejar rastros en el sistema Copiar la Orden de Compra Reproduce la orden de compra manteniendo todos sus datos Una orden de compra creada desde esta opci n queda en estado Guardada por lo que la debe editar para enviarla a aprobaci n o Revisar el Historial de la Orden de Compra Muestra todos los estados por los que ha pasado el documento y cada una de sus l neas con los nombres de los usuarios que han intervenido o Convenio M s que una opci n el cono sirve para indicar que la orden de compra fue creada con las condiciones de un convenio Fecha 01 09 2005 Versi n 08 05 12 21 ICONSTRUYE S A MANUAL DE USUARIOS COMPRADORES M DULO COMPRA CONTRA CONVENIO 3 CONSULTAR ORDEN DE COMPRA La funcionalidad Consu
24. roducto para dar mayores caracter sticas del material solicitado Por ejemplo color de un casco o Orden de Compra o Cuenta de Costo Cuenta a la cual se cargan los gastos de la obra va por de productos y generalmente asociada a al presupuesto de la obra o L nea de Producto Es la l nea en la cual se detallan los productos o Anexo Archivo que se adjunta a la orden de compra para complementar los datos de la misma o mandar informaci n anexa de los productos o de las obras Fecha 01 09 2005 Versi n 08 05 21 21
25. s Administracion Configuraci n Unidad Descripci n C digo Proveedor Cuentas c19 01 04 003 10 00 UN Casco de Seguridad cs1002 ES a C49 01 09 008 10 00 Par Zapato de Seguridad 151003 Ep 1001 a c19 01 04 001 15 00 UN Arn s para Casco AC1001 mo 9 Volver Guardar Figura 5 Editar l neas Aparecer un cuadro de b squeda donde podr buscar la cuenta de costo por c digo o descripci n Si no conoce ninguno de los dos datos presione solamente el bot n Buscar Fecha 01 09 2005 Versi n 08 05 8 21 ICONSTRUYE S A MANUAL DE USUARIOS COMPRADORES M DULO COMPRA CONTRA CONVENIO La b squeda arrojar las cuentas relacionadas identifique la cuenta seleccione chequeando en la columna Agregar y marque el bot n seleccionar ubicado en el sector inferior derecho de la ventana figura 6 Distribuci n Microsoft Internet Explorer C digo centro costo Descripci n Buscar m Monto C digo Descripci n Monto Comprado PRAN Saldo Agregar 1001 Materiales Menores 15220163 260000 0 15220163 260000 Volver Seleccionar Figura 6 Distribuir cuenta de costo La cuenta seleccionada se cargar en un 100 al producto Si necesita cargar a m s de una cuenta costo debe seleccionar las cuentas correspondientes realizando la misma operaci n En ese caso tiene considerar que independiente de la cantidad de cuentas
26. to despacho Luc a Rodriguez Fono proveedor 6879419 Moneda Peso chileno Estado Forma de pago Contra Factura 30 D as Notas M todo de env o Despachar a Direcci n de env o Modalidad Nombre orden de compra Anexos Porcentaje de impuesto 19 00 NO Integrado Solicitante tipo prod tres Tipo de cambio A Ninguna l nea de esta orden de compra tiene cotizaci n adjunta ERA Cuenta C digo E C digo Cantidad Unidad Descripci n Fecha Entrega Glosa C digo EA Precio Unit Walor Total Opciones 02 02 01 001 120 00 Saco Cemento Portland Alta Resistencia MININOO1 1 200 00 144 000 00 QI IAIO Total Neto 144 000 00 Todas las l neas Impuesto 19 00 27 360 00 Total 171 360 00 El producto Cemento Portland Alta Resistencia no tiene distribuci n de cuentas de costo Los siguientes errores se han encontrado en la orden de compra El producto Cemento Portland Alta Resistencia tiene mal definida la distribuci n de cuenta de costo Imprimir Figura 14 Mensajes de error Fecha 01 09 2005 Versi n 08 05 20 21 ICONSTRUYE S A MANUAL DE USUARIOS COMPRADORES M DULO COMPRA CONTRA CONVENIO GLOSARIO o Convenio Acuerdo de precios entre empresas proveedoras y compradoras respecto a un listado de productos que tendr n un precio conveniente para ambas partes y con una vigencia determinada o CG Asociados Centros de Gesti n asociados al convenio o Glosa Comentario asociado a la descripci n de un p
27. tra en estado Guardada y disponible para modificaciones Fecha 01 09 2005 Versi n 08 05 13 21 ICONSTRUYE S A MANUAL DE USUARIOS COMPRADORES M DULO COMPRA CONTRA CONVENIO o En Espera de Aprobaci n La orden de compra se encuentra en el flujo de aprobaci n o Rechazada Significa que la orden de compra fue rechazada por uno de los aprobadores o Enviada por Fax Cuando una orden de compra es realizada a un proveedor no integrado tras ser aprobada debe ser enviada por fax al proveedor debido a que el sistema no se la env a de manera autom tica como ocurre con los proveedores integrados a Iconstruye o Enviada por Integraci n Se refiere al env o de la orden de compra al sistema contable o de finanzas de la empresa compradora o Aceptada La orden de compra que ha sido aceptada por el proveedor o No Aceptada El proveedor no acept la orden de compra o En Proceso El proveedor ha revisado la orden de compra pero no la ha aceptado a n o Cancelaci n Solicitada El comprador solicita al proveedor la cancelaci n de una orden de compra que ya ha sido aceptada Una vez ubicada la orden de compra en b squeda el usuario tiene ha su disposici n una serie de opciones 2 figura 10 Imprimir La permite visualizar el documento de la orden de compra en formato PDF Cancelar la Orden de Compra Con la opci n S el usuario deja cancelada la OC en el sistema luego de su aprobaci n o de haber sido aceptada p
28. venio el sistema identificara esta gesti n con una peque a leyenda al extremo superior indicando que efectivamente la Orden de Compra se realiz por convenio figura 8 Fecha 01 09 2005 Versi n 08 05 9 21 ICONSTRUYE S A MANUAL DE USUARIOS COMPRADORES M DULO COMPRA CONTRA CONVENIO Pedido Materiales Compras Cotizaciones Administracion Configuraci n Esta Orden de compra fue realizada desde compra por convenio y Fecha Creaci n 21 06 2005 11 19 57 Proveedor Claudio P rez ENANA RA ARIAS Sucursal Claudio P rez Raz n Social Razon social de facturacion2 Raz n social Claudio P rez 11 Direcci n facturaci n men Pereira 10 piso 19 Providencia Rut sucursal 10453598 4 Contacto facturaci n ingevec Direcci n Marchant Pereira 10 p15 Providencia Direcci n de envio factura 2222222228 providencia Contacto Claudio Despachar a Marchant Pereira 10 piso 19 Providencia Fax proveedor 3813404 Santiago Contacto despacho contacto envio2 Fono proveedor 4861136 il Estado Moneda Peso chileno NO Integrado Forma de pago Contra Recepci n de Factura a 30 D as Notas M todo de env o Despachar a Direcci n de env o Modalidad Nombre orden de compra Elementos de Seguridad Los Coihues Anexos Porcentaje de impuesto 19 00 C digo Cantid
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