Manual de usuario Gastosclick Movistar
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1. gems Manual de usuario Gastosclick Preparador para Movistar Este documento es propiedad de ASPgems S L CIF B84741164 Queda prohibida su reproducci n total o parcial sin el consentimiento escrito del propietario de los derechos ASPgems S L C R os Rosas 11 infoWaspgems com ndice OU eS GASTOS CE ON 3 2 DESCHPCION TUN CION AN is da dias 4 Ll Gestion de PERFILES asis isaac ind 5 EZ EPS O vibe 6 Las POVE CTOS rural oona 6 14 GOSUION CE recibos Y e ii 7 A Saina AAA 7 Ref GASTOSclick mayo del 2010 Pag 2 de 7 1 QU Es GASTOSCLICK Gastosclick es una aplicaci n enfocada nica y exclusivamente a la gesti n de reporte de gastos y dise ada para simplificar al m ximo las tareas de los usuarios SS Gastosclick Aut nomos Mi perfil Gesti n de mis gastos usuario Mis pagos Expartar gastos Pagos A adir un nuevo gasio Importar gastos CSV Filtrar la informaci n Q 000 00 1 9 Fecha 29 04 2010 29 04 2010 28 04 2010 28 04 2010 28 04 2010 28 04 2010 12 04 2010 25 02 2010 Concepto KickOff Sevilla Compra materiales Parking Castella Taxi Comida Cena Mobiliario oficina Tarjeta de visita Ref GASTOSclick Tipo General General Parking Taxi clientes Comidas con clientes Compras General Importe Proyecto 219 00 Gastos Generales 489 00 Gastos Generales 24 00 Gastos Generales 39 00 ptize Activida2. una vez finalizado el mes entregarlo a quien deba revisar esos justificantes Si en su empresa existe otra manera de organizar los justificantes puede interpretar y usar el campo sobre de otro modo o no tenerlo en cuenta 1 5 Otras gestiones La aplicaci n cuenta en todas sus pantallas con una ayuda contextual desplegada en la parte derecha de la ventana donde se indican todas las opciones que el usuario puede realizar en esa pantalla La mayor a de opciones cuentan con una funci n de importaci n y otra de exportaci n de datos De esta manera que no hay que escribir todos los datos en un formulario pues se pueden importar desde Excel En todas las secciones donde est permitido importar los datos se incluir un fichero de ejemplo con la plantilla que hay que utilizar para importar los datos Ref GASTOSclick mayo del 2010 Pag 7 de 7
3. 0 0 00 13 50 0 00 0 00 499 43 0 00 39 45 4 629 72 0 00 426 26 130 00 0 00 MY A YM A A YY YM YA YA A A A YW o Su saldo actual es de sabes que puedes Ordenar el listado de usuarios haciendo click en las columnas Editar cualquier usuario que hayas creado anteriormente y modificarlo para poder gestionar los diferentes permisos que posee o si ha cambiado de supervisor o lo que quieras Filtrar la informaci n que aparece en la tabla para poder ver los usuarios seg n el criterio que desees A adir un nuevo usuario mediante el icono de a adir usuario y verlo en el listado inmediatamente Eliminar usuario si te has equivocado al rellenarlo si deseas darlo de baja o por el motivo que creas conveniente Saber en cada momento que son los iconos pasando el rai n por encima del mismo Pag 4 de 7 1 1 Gesti n de PERFILES Existen varios perfiles de usuarios en la aplicaci n que corresponden a los diferentes roles que realiza cada uno Cada usuario puede acumular uno o varios roles o perfiles de manera que habitualmente el administrador suele coincidir tambi n con el supervisor y el pagador Le Ref Administrador es el usuario que se designa en el proceso de compra en la Aplicateca Entre sus funciones est n Generar el resto de usuarios y asignarles el los perfiles necesarios Administrar los proyectos a los cuales se asignan los gastos Cada proyecto tiene un supervisor que
4. d comercial 77 00 serial 3 875 80 Gastos Generales 216 92 Gastos Generales P gina 1 de 1 Sobre Forma Pago Abril_001 Efectivo Abril_001 Efectivo Abril_001 Efectivo Abril_001 Efectivo Abril_001 Efectivo Abril_001 Efectivo Abril_001 Efectivo Feb_001 Efectivo mayo del 2010 A admin F Alta 2904 2010 2904 2010 2904 2010 28 04 2010 28 04 2010 280412010 12 04 2010 250212010 0 Su saldo actual es de Ordenar los gastos haciendo click en las columnas Copiar un gasto y pegarlo para gestionar gastos que se repiten Editar cualquier gasto que hayas rellenado anteriormente y modificarlo Filtrar la informaci n que aparece en la tabla para y ver solo los que quieras A adir un nuevos gastos simplemente haz click en el bot n de a adir Exportar a una hoja de c culo los gastos que quieras desde la pesta a de exportar Saber en cada momento que son los iconos pasando el rat n por encima del mismo Pag 3 de 7 2 DESCRIPCI N FUNCIONAL Gastosclick es una aplicaci n enfocada nica y exclusivamente a la gesti n de reporte de gastos y dise ada para simplificar al m ximo las tareas de los usuarios Simplemente introducir los datos elegir a que categor a corresponden y asignarlos a un proyecto De manera f cil e intuitiva se pueden comprobar cobros pendientes pagos aceptados saldo actual as como supervisar y validar solicitudes de re
5. embolso La funcionalidad principal consiste en un mecanismo o flujo de aprobaci n de gastos de manera que los usuarios registran los gastos y posteriormente el supervisor aprueba o rechaza dichos gastos que finalmente el pagador compensa en la aplicaci n para que el saldo del empleado con la empresa vuelva a cero SS Gastos ic Aut nomos Usuarios Proyectos usuarmo Tipos de gastos Cuenta Gesti n de usuarios y permisos A adir un nuevo usuario Importar usuarios CSV Email agustin aspgems com Amiaspgems com allopezifiaspgems com jramirezDaspgems com rgoaspgems com danimataMaspgems com andres Maspgems comi juanma Maspgems com ellotMaspgems com daniel cabrera fMaspoems com ricardo faspgems com fblayaDHaspgems com therobot baspgems com susana aspgems com Ref GASTOSclick Nombre Agustin Ana Isabel Javier Rafael Daniel Andr s Juan Manuel Daniel Ricardo Fernando Jacobo Apellidos Cuenca Lopez Ramirez Garc a rtega Mata Ciugada Esco Garcla Ackland Cabrera Olayo Perez Blaya Garcla Gonzalez Adm de gastos A 5 P o g a g a a E a a p usuario A desconectar Supervisor Ana Isabel Lopez Agustin Cuenca Susana Gonzalez Susana Gonzalez Susana Gonzalez Susana Gonzalez Susana Gonzalez Agustin Cuenca Susana Gonzalez Susana Gonzalez Susana Gonzalez Susana Gonzalez Susana Gonzalez Agustin Cuenca mayo del 2010 Saldo 0 0
6. esa El empleado al volver del viaje registrar todos los gastos que deber n pasar como siempre por el proceso de aprobaci n antes descrito Gestor es un usuario que tiene acceso a todos los gastos aprobados de la empresa as como a los pagos realizados a cada empleado Este perfil est orientado a Gestores y asesores fiscales pues de esta manera pueden contabilizar todos los pagos y los gastos de empresa Solo tiene GASTOSclick mayo del 2010 Pag 5 de 7 sentido contabilizar gastos aprobados y por ello no se muestran el resto de gastos pendientes o rechazados al gestor 5 Bloqueado es un usuario generalmente empleado cuyos gastos y pagos asociados pueden ser todav a consultados por la empresa pero que ya no tiene acceso a la aplicaci n Este perfil se utiliza cuando un empleado causa la baja en la empresa y de esta manera se puede mantener el hist rico de datos pero el empleado ya no puede utilizar la herramienta 6 Usuario sin perfil especial el resto de usuarios que no tengan un perfil de los anteriores son simplemente empleados que solo pueden registrar sus gastos y consultar el estado de su balance 1 2 El saldo El saldo que se muestra a cada empleado es un balance entre los gastos pendientes de aprobaci n pagados en efectivo y los pagos realizados por la empresa Se entiende que los gastos pendientes de aprobar ser n aprobados en la mayor a de caso y por ello se contabilizan en el balance aunq
7. ser el encargado de aprobar rechazar todos los gastos asociados a dicho proyecto Administrar los tipos de gastos posibles La aplicaci n dispone de unos tipos de gastos predefinidos taxi avi n peaje kil metros etc que a su vez est n jerarquizados Taxi kilometros tren avi n parking pertenecen a la categor a Transporte Personalizar el entorno de trabajo colores nombre de la empresa logo datos de la empresa Supervisor su funci n principal consiste en aprobar o rechazar cada uno de los gastos asociados a los proyectos que supervisa Tiene dos opciones concretas mediante las cuales desempe ar esa funci n mis supervisados donde puede controlar un listado de todos los usuarios que supervisa as como el saldo que tiene cada uno de ellos y Aprobaci n de gastos donde le aparecen todos los gastos pendientes de aprobaci n para aprobarlos o rechazarlos Tambi n puede solicitar m s informaci n al responsable de dicho gasto para asi decidir posteriormente si lo aprueba o rechaza Pagador registra en la aplicaci n los pagos que se realicen a cada usuario Esto permite liquidar los gastos pendientes de abonar a cada usuario Sin embargo dado que los pagos que se realicen no est n necesariamente asociados a unos gastos concretos el sistema tambi n permite un saldo positivo a favor del empleado con lo cual se pueden gestionar anticipos a favor del empleado por ejemplo antes de realizar un viaje de empr
8. ue todav a no est n aprobados En caso de que posteriormente dichos gastos fuesen rechazados se eliminan del balance En cualquier caso el pagador s que tiene a su disposici n dos saldos distintos para cada usuario el balance de gastos pendientes de aprobar as como el balance de los gastos ya aprobados Se descuentan de todos los balances aquellos gastos que hayan sido realizados con una tarjeta de empresa pues a pesar de que dichos gastos deben ser aprobados o rechazados al igual que cualquier otro gasto dichos gastos no necesitan ser compensados al empleado ya que se liquidan mediante la tarjeta 1 3 Proyectos En muchas empresas la organizaci n de los costes se hace por proyectos Gastosclick permite identificar a que proyecto pertenece un gasto Pero si la empresa no hace proyectos puedes considerar un proyecto como un centro de coste cualquiera por ejemplo asociarlo con un departamento En realidad nosotros hemos puesto el nombre de proyecto pero podr as llamarlo centro de coste o departamento Ref GASTOSclick mayo del 2010 Pag 6 de 7 1 4 Gesti n de recibos sobre Cada gasto tiene asociado un atributo llamado sobre cuyo cometido es ayudar con una simple etiqueta en la organizaci n de justificantes Por ejemplo si asigna a un taxi el sobre Mi Nombre Febrero 2010 puede luego emplear un sobre f sico con esa etiqueta para agrupar sus gastos de febrero de 2010 incluir en l el ticket del taxi y
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