MANUAL DE USUARIO FINAL PIC
Contents
1. Documento 1349316 Nombre Caficultor JUAN FRANCISCO TRUJILLO L PEZ Factura Calfbeultor Fecha factura Numero de factura Numero Celular Tiene C dula o Tarjeta cafetera inteligente Cooperativa Tipo de caf Total cafe vendido Unidad de Medida Valor de la factura Cantidad de caf aprobado 1 E3 07 2013 m 201307291542 3154722296 SI ANDES PERGAMINO SECO 125 00 KI O El valor es cbligabario en cargas Equivalente a caf pergamino seco Valor apoya Medio de pago Banco N mero del Cheque 8 9 10 BANCO POPULAR 25148855522 165 000 00 Valor apoyo con retencion JJ 3 CHEQUE TRANSFERENCIA BANCARIA Seleccione el bot n Guardar El sistema le informar que la legalizaci n de la factura se realiz correctamente La factura fue legalizada correctamente Seleccione el bot n Aceptar y podr ingresar a legalizar otras facturas CAPITULO 3 DESCARGANDO FACTURAS PARA LEGALIZAR MASIVAMENTE En este cap tulo se describe c mo descargar las facturas que no han sido legalizadas con el fin de realizar una legalizaci n masiva Para descargar las facturas que registro por medio del IVR y que no han sido legalizadas debe seguir los siguientes pasos 1 Seleccione la opci n Legalizaci n IVR Descargar archivo 2 En el campo Fecha Inicial de Corte seleccione la fecha desde la cual quiere generar las facturas registradas por medio del I2. Administraci n Facturas IVR Decargar archivo s Julio 29 2013 Cargue Historial de Cargue 6 Seleccione el bot n de la factura que desea legalizar 7 El sistema le mostrar la siguiente informaci n Documento del caficultor Nombre del caficultor Si tiene o no cedula cafetera inteligente activa Operador privado tipo de caf elegido por medio del IVR Total de caf en kilos ingresados por medio del IVR Cantidad de caf aprobada en cargas valor del apoyo y valor del apoyo con retenci n Y le solicitar la siguiente informaci n a Si el campo N mero de Celular viene vac o o el celular no corresponde al caficultor por favor diligencie el n mero de celular del caficultor b En el campo Valor de la factura ingrese el valor total de la factura c En el campo medio de pago seleccione si usted realiz el pago del PIC por medio de un cheque o por medio de transferencia bancaria d En el campo Banco seleccione el banco al que pertenece el cheque o donde realizar la transferencia e En el campo N mero de cheque ingrese el n mero de cheque que le entreg al caficultor Este campo solo aparecer en caso tal que usted haya elegido como medio de pago Cheque f En el campo N mero de Cuenta ingrese el n mero de cuenta bancaria donde se realizar la transferencia Este campo s lo aparecer cuando usted haya elegido como medio de pago Transferencia Bancaria Crear Factura
3. MANUAL DE USUARIO FINAL SISTEMA DE INFORMACI N APOYO AL INGRESO DEL CAFICULTOR PAGO INMEDIATO v1 0 CAPITULO 1 LLAMANDO AL IVR En este cap tulo aprender c mo se debe realizar la llamada al IVR RECUERDE puede realizar la llamada desde un tel fono fijo o celular que se encuentre inscrito y habilitado para realizar el registro de IVR Las llamadas se deben realizar en el momento que el caficultor se encuentre realizando la venta de caf Para registrar una factura por medio del IVR siga los siguientes pasos 1 Desde el tel fono que registr previamente comun quese al numero 018000951212 2 Esta llamada no tiene ning n costo para usted 3 Escuche atentamente el men El IVR le solicitar el n mero de cedula del caficultor dig telo 4 El IVR repetir el n mero digitado si es correcto marque 1 de lo contrario marque 2 5 El IVR le informar el nombre del caficultor al que pertenece el documento digitado y le solicitar el tipo de caf que est comprando Si es pergamino seco debe digitar 1 si es pergamino h medo debe digitar 2 y si es cereza debe marcar 3 6 El IVR le informar el tipo de caf seleccionado si es correcto marque 1 de lo contrario marque 2 7 El IVR le solicitar la cantidad de caf en kilos que est comprando Digite los kilos si estos se encuentran en n meros decimales utilice la tecla como punto 8 El IVR le solicitar el n mero de la factura d
4. VR que no han sido legalizadas 3 En el campo Fecha final de Corte seleccione la fecha hasta la cual quiere generar las facturas registradas por medio del IVR que no han sido legalizadas 4 Seleccione el bot n Generar Archivos Descargar archivo de Facturas IVR Fecha inicial de corte 16 07 2013 el Fecha final de corte 30 07 2013 swf Generar Archivo 5 El sistema descargar un archivo en Excel que contiene la informaci n diligenciada de las facturas que usted ingres por medio del IVR y no han sido legalizadas n mero de autorizaci n n mero de factura c dula del caficultor NIT del Operador privado tipo de caf elegido cantidad de caf ingresada en kilos y unidad de medida Por favor diligencie las siguientes columnas por factura medio de pago banco en el cual se reclamar el cheque o donde se realizar la transferencia bancaria n mero de cheque o cuenta bancaria tipo de cuenta bancaria si eligi como medio de pago Transferencia bancaria y el n mero de celular del caficultor 6 Guarde el archivo en formato csv y dir jase al m dulo de Cargue IMPORTANTE Recuerde que nicamente debe diligenciar los campos que vienen en blanco los campos que ya vienen diligenciados no deben ser modificados CAPITULO 4 CARGANDO FACTURAS PARA LEGALIZAR MASIVAMENTE En este cap tulo se describe c mo cargar las facturas que no han sido legalizadas con el fin de realiz
5. ar una legalizaci n masiva Recuerde que para cargar las facturas ya debe tener diligenciado el archivo csv que descarg por medio del aplicativo procedimiento que se explica en el cap tulo 3 de este manual Para cargar las facturas que registro por medio del IVR y que no han sido legalizadas 1 Seleccione la opci n Legalizaci n IVR Cargue 2 Seleccione el bot n MAMAS Cargue Archivo de Facturas IVR Archivo Agregar Y 3 Seleccione el archivo que va a cargar 4 Seleccione el bot n Guardar 5 El sistema le informar que el cargue se est realizando Usted puede continuar su trabajo del d a a d a y luego ingresar a consultar el resultado de este cargue por medio de la opci n Legalizaci n IVR Historial del Cargue Capitulo 5 Su cargue se esta realizando en minutos verifique en el historial de cargue masivo de facturas IVR y descargue el log de errores 6 Seleccione el bot n Aceptar CAPITULO 5 CONSULTANDO HISTORIAL DE CARGUE DE FACTURAS DEL IVR En este cap tulo se describe c mo consultar el historial del cargue que realiz con la legalizaci n de las facturas registradas por medio del IVR Para consultar el historial del cargue que realiz con la legalizaci n siga los siguientes pasos 3 Seleccione la opci n Legalizaci n IVR Historial de Cargue El sistema le mostrar la siguiente informaci n de los cargues que ha realizado Fecha de cargue n mero de r
6. ccione el formato en el que desea generar el reporte Puede ser Excel pdf o csv 4 En el campo Nro Documento ingrese el n mero de documento del caficultor que quiere consultar 5 En el campo fecha inicial de corte seleccione la fecha desde la cual quiere que se le genere la informacion Esta fecha corresponde a la fecha en la que se realizo la llamada al IVR 6 En el campo fecha final de corte seleccione la fecha hasta la cual quiere que se le genere la informacion Esta fecha corresponde a la fecha en la que se realizo la llamada al IVR 7 Seleccione el bot n Generar Reporte Reportes Seleccione el reporte DETALLE FACTURAS IVR POR CAFICULTOR y Y Tipo documento xLsx Nro Documento Y Fecha inicial de corte 24 10 2012 Y Fecha final de corte 31 07 2013 Y Generar Reporte 8 El sistema le mostrar la informaci n de todas aquellas facturas que usted ha creado en el IVR y que no han sido legalizadas para el caficultor elegido teniendo en cuenta las fechas que seleccion La informaci n que le mostrar el sistema es N MERO DE AUTORIZACION OPERADOR PRIVADO DE PUNTO DE USUARIO DE REGISTRO COMPRA DE REGISTRO REGISTRO REGISTRO CAFICULTOR FACTURA MEDIDA CARGAS APOYO VALOR APOYO CON VALOR APOYO VALOR DE LA RETENCI N RETENCION VALOR DEL CREE FECHA REGISTRO MEDIO PAGO BANCO N MERO DE CHEQUE CUENTA BANCARIA TIPO CUENTA BANCARIA REPORTE TOTALIZADO FACTURAS IVR Para generar los repo
7. csv 4 En el campo fecha inicial de corte seleccione la fecha desde la cual quiere que se le genere la informaci n Esta fecha corresponde a la fecha en la que se realiz la llamada al IVR 5 En el campo fecha final de corte seleccione la fecha hasta la cual quiere que se le genere la informaci n Esta fecha corresponde a la fecha en la que se realiz la llamada al IVR 6 Seleccione el bot n Generar Reporte Reportes Seleccione el reporte DETALLE FACTURAS IVR toca Y Tipo documento xLsx ua Fecha inicial de corte 24 10 2012 Y Fecha final de corte 31 07 2013 e Generar Reporte 7 El sistema le mostrar la informaci n de todas aquellas facturas que usted ha creado en el IVR y que no han sido legalizadas teniendo en cuenta las fechas que seleccion La informaci n que le mostrar el sistema es N MERO DE AUTORIZACION OPERADOR PRIVADO DE PUNTO DE USUARIO DE REGISTRO COMPRA DE REGISTRO REGISTRO REGISTRO CAFICULTOR FACTURA MEDIDA CARGAS APOYO VALOR APOYO CON VALOR APOYO VALOR DE LA RETENCI N RETENCION VALOR DEL CREE FECHA REGISTRO MEDIO PAGO BANCO N MERO DE CHEQUE CUENTA BANCARIA TIPO CUENTA BANCARIA REPORTE DETALLE DE FACTURAS IVR POR CAFICULTOR Para generar los reportes siga los siguientes pasos 1 Seleccione la opci n Reportes 2 En el campo Seleccione el reporte seleccione detalle de facturas IVR POR CAFICULTOR 3 En el campo Tipo de documento sele
8. egistros del cargue n mero de registros cargados exitosamente n mero de registros que tuvieron errores y si el cargue ya finaliz Elija el bot n x del cargue que desea consultar 30 07 2013 05 45 2007 2013 lett a Sm ie he 26 07 2013 06 56 2007 2013 16 53 26 07 2013 06 52 28 07 2013 06 48 26 07 2013 06 44 2607 2013 06 38 26 07 2013 06 34 26 07 2013 09 30 1 1 Historial de cargue masivo de Facturas IVR Registros cargados Registros cargados con errores A 1 p p F la P p F a lo 1 m 1 le i p Carque finalizado NO alia eee eae ea El sistema le mostrara la siguiente informacion de las facturas del archivo numero de autorizaci n numero de factura documento si la factura cargo o no correctamente y en caso tal que no haya cargado correctamente el motivo Recuerde que debe revisar el motivo de aquellas facturas que no fueron nuevamente cargadas correctamente corregirlas y cargarlas CAPITULO 6 REPORTES En este cap tulo se describe c mo generar los reportes que contienen la informaci n de las facturas IVR REPORTE DETALLE DE FACTURAS IVR Para generar los reportes siga los siguientes pasos 1 Seleccione la opci n Reportes 2 En el campo Seleccione el reporte seleccione detalle de facturas IVR 3 En el campo Tipo de documento seleccione el formato en el que desea generar el reporte Puede ser Excel pdf o
9. igite el n mero Recuerde no debe utilizar letras estas ser n diligenciadas autom ticamente 9 Despu s de realizar las validaciones correspondientes el sistema le indicar el valor que debe pagarle al caficultor por el caf que est vendiendo y el n mero de autorizaci n Tenga en cuenta que este valor es despu s de aplicar las retenciones que apliquen Recuerde tomar nota del n mero de aprobaci n el cual le servir para realizar la legalizaci n IMPORTANTE Despu s de realizar algunas validaciones es probable que el sistema le informe que la factura debe ser ingresada v a WEB es decir el pago no podr ser inmediato Por favor registre la factura por medio de aic federaciondecafeteros org CAPITULO 2 LEGALIZANDO LAS FACTURAS INDIVIDUALES En este cap tulo se describe c mo legalizar las facturas que registro en el IVR durante el d a Esto se debe realizar todos los d as tiene diferentes formas de realizarlo individual o masivamente Para legalizar las facturas que registro por medio del IVR de forma individual debe seguir los siguientes pasos 1 Ingrese a aic federaciondecafeteros org 2 En el campo Usuario ingrese el usuario que le asignaron 3 En el campo Contrase a ingrese su contrase a 4 Seleccione Ingresar 5 Seleccione la opci n Legalizaci n IVR Administraci n Facturas IVR Factura Reportes Cargue Verificaci n de Facturas Consulta CCI Legalizaci n IVR
10. rtes siga los siguientes pasos 1 Seleccione la opci n Reportes 2 En el campo Seleccione el reporte seleccione detalle de facturas IVR POR CAFICULTOR 3 En el campo Tipo de documento seleccione el formato en el que desea generar el reporte Puede ser Excel pdf o csv 4 En el campo fecha inicial de corte seleccione la fecha desde la cual quiere que se le genere la informaci n Esta fecha corresponde a la fecha en la que se realiz la llamada al IVR 5 En el campo fecha final de corte seleccione la fecha hasta la cual quiere que se le genere la informaci n Esta fecha corresponde a la fecha en la que se realiz la llamada al IVR 6 Seleccione el bot n Generar Reporte Reportes Seleccione el reporte TOTALIZADO FACTURAS IVR m Y Tipo documento xLsx ca Fecha inicial de corte 24 10 2012 Y Fecha final de corte 31 07 2013 Y Generar Reporte 7 El sistema le mostrar la siguiente informaci n por punto de compra Estado Si est o no Total de facturas Total Cargas de Apoyo legalizada Total Valor apoyo con Total valor apoyo sin Total Valor descuento por Retenci n retenci n CREE
Download Pdf Manuals
Related Search