Manual del usuario Sistema de Control de Gestión
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1. Campo Requerido y Local intranet Criterios de captura Copia para Hacer clic en el bot n ver cat logo y seleccionar la persona a la cual se le va a enviar una copia del asunto para que cumplan las instrucciones que se le han de asignar Instrucci n es Hacer clic en el bot n ver cat logo y seleccionar de la lista de instrucciones aquellas que describan las acciones que se han de realizar al asunto puede seleccionar varias En caso de no encontrar alguna opci n que se apegue a lo requerido deber ser capturada E Guardar Haga un clic en guardar e Pesta a de documentos En la pesta a de documentos se pueden adjuntar archivos anexos al documento para su posterior consulta y f cil localizaci n Manual del usuario Sistema de Control de Gesti n 10 GOBIERNO DEL ESTADO DE MEXICO O Compromiso Gabierna que cumple 7 Sistema de control de gesti n Windows Internet Explorer Ga y http fintranet gestiondesa Pp LA E MARCO ANTONIO ABAID KADO OFICINA DEL C SECRETARIO m A INFORME DE ACTIVIDADES Y pdf word excel powerpoint txt zip o 2 MB Se puede agregar m s de un documento Ubicaci n del documento Agregar documento o NAS El o MES Mila oa IS YVisi n 54 SA pot 1 3 SI 19 ynio 64 SA ppot a y ul Local intranet Los tipos de documento que pueden ser almacenados en el sistema son xls ixt Zip Cada uno de2. Compromiso Gobierno que PEAS GOBERNO DEL ESTADO DE MEXICO O Sistema de control de gesti n Manual de usuario Secretaria de la Contraloria Manual del usuario Sistema de Control de Gesti n TE SAA ss q _ AAA AR o ESE SAS GOBIERNO DEL ESTADO DE MEXICO INDICE CONTENIDO INTRODUCCI N PROCESO DE CONTROL DE GESTION ACCESO AL SISTEMA RECEPCI N DE DOCUMENTOS TURNOS MULTIPLES RESPONSABLES ACUSE DE RECIBO DEVOLUCION DE TURNO SEGUIMIENTOS RESOLUCI N ASUNTOS CONCLUIDOS BUSCADOR TABLEROS DE CONTROL POR SITUACI N DE VENCIMIENTO DE LOS ASUNTOS EN PROCESO POR ESTADO DE LOS ASUNTOS Manual del usuario O Compromiso Gobierno que cumple PAG 12 13 14 15 19 22 22 23 24 Sistema de Control de Gesti n GOBER MNG DEL ESTADO DE MEXICO O Compromiso Gabierna que cumple INTRODUCCION En este manual de usuario se describe el procedimiento de control de gesti n de documentos que son atendidos por las diferentes unidades administrativas de la Secretaria de la Contralor a con el fin de presentar y homologar las diferentes etapas que transcurren desde que un documento solicitud informe acuerdo inconformidad circular memorandum etc es recibido hasta que el mismo es atendido resuelto de acuerdo a las instrucciones establecidas en el mismo El Sistema de Control de Gesti n cuenta con las siguientes etapas recepci n de documentos turnos acuse de recibo se
3. LUIS HERNANDEZ RODRIGUEZ RESPONSABLE DE QUEJAS 92009 TOLUCA TOLUCA Datos de la tarjeta de asuntos turnados El folio ser asignado automaticamente por el sistema al guardar el registro 13 07 2007 dd mm asaa Normal O Urgente Fecha de vencimiento 18 07 2007 dd mm aaaa Asunto CONSULTA DE LA SITUACI N QUE GUARDA MI QUEJA CON FOLIO 0098 2007 PARA SU CONOCIMIENTO REGISTRO Y RESPUESTA Instrucci n es NINGUNA Observaciones De L A E MARCO ANTONIO ABAID KADO Para Piai C P RAUL VERA PEREZ Permitir adjuntar archivos O os uimientos POR TURNAR v ul Local intranet A 100 y 3 Haga un clic en guardar pe Puede mandar una copia a una o mas personas y almacenar documentos en el sistema siguiendo el procedimiento descrito para registrar un nuevo turno Manual del usuario Sistema de Control de Gesti n 12 GOBERNO DEL ESTADO DE MEXICO O Compromiso Gobierno que cumple ACUSE DE RECIBO Esta fase del proceso es llevada a cabo por parte del titular de la unidad administrativa generador del turno cuando ha recibido el acuse de recibo Al t rmino de esta fase se le asignar al registro el estado turnado Pasos para registrar el acuse de recibo n n z a le 1 En el apartado de acuse de recibo haga clic en el bot n Registrar acuse del asunto que se quiere aceptar de la lista mostrada 2 Registre los datos solicitados en el orden mostrado en caso de no llenar aquellos campos marcados como r
4. MEXICO O Compromiso Gobierno que cumple Criterios de captura Fecha de devoluci n Fecha en la cual se devuelve el turno es asignada autom ticamente por el sistema en formato dd mm aaaa Justificaci n de la Escribir la justificaci n del porque est solicitud del cambio de devolviendo el turno responsable E Guardar Haga un clic en guardar SEGUIMIENTOS En esta fase del proceso se registra los seguimientos realizados para cada uno de los asuntos Estos seguimientos pueden ser llevados a cabo por el responsable de la atenci n por cualquiera de las personas a las cuales se les entreg una copia del mismo o bien por parte del titular de la unidad administrativa que turn el asunto Al registrar el primer seguimiento el asunto es aceptado y entonces el estado del asunto cambia a en proceso Para que el asunto pueda pasar a la fase de resoluci n siguiente estado es necesario que el responsable de la atenci n registre un ltimo seguimiento con esto indica que lo enviado completa las instrucciones requeridas por parte del titular de no cumplir con las instrucciones registradas el titular podr volver a establecer el estado del asunto a en proceso entonces el responsable de la atenci n tendr que agregar m s seguimientos que cumplan con lo solicitado Manual del usuario Sistema de Control de Gesti n 15 Compromiso Gobier P que cumple GOBERNO DEL ESTADO DE MEXICO Sistema de contr
5. RESPONSABLE S DE LA ATENCION El responsable de la atenci n registrar el ltimo seguimiento TITULAR DE LA OFICINA El titular de la oficina registrar la resoluci n del documento dando por concluido el asunto Manual del usuario Sistema de Control de Gesti n GOBIERNO DEL ESTADO DE MEXICO O Compromiso Gobierno que cumple ACCESO AL SISTEMA DE CONTROL DE GESTION Localice en el escritorio de Windows el icono de Internet Explorer representado de la siguiente manera f t I Internet Explorer Haga doble clic sobre este icono abrir la pantalla del navegador y en el campo de direcci n digite la direcci n electr nica http www secogem gob mx Gestion y pulse la tecla Enter se mostrar la pantalla de acceso al Sistema de Control de Gesti n gt Sistema de control de gesti n Windows Internet Explorer Ge gt E http fintranet gestiondesa GOBIERNO DEL O Compromiso obierno que cumple ESTADO DE M XICO Sistema de control de gesti n Acceso al sistema Requerido Contrase a Secretar a de la Contralor a v Local intranet HL 100 y Capture la cuenta de usuario y contrase a a continuaci n haga un clic sobre el bot n entrar y aparecer el men principal En el siguiente men se pueden observar las fases del procedimiento de control de gesti n de documentos con las que cuenta el sistema en el modulo de corresponden
6. de Turnos 3 Se ingresa el folio de entrada del documento en el campo especificado si este es conocido o bien se selecciona de la lista que es desplegada haciendo clic en el bot n ver cat logo Posteriormente son llenados autom ticamente los campos del documento e Pesta a de datos generales Criterios de captura Folio de turno El folio ser asignado autom ticamente por el sistema al guardar el registro Fecha de turno Fecha en la cual se asigna un responsable para atender el asunto seleccionarla la fecha del calendario que aparece al hacer clic sobre el campo o bien digitarla en formato dd mm aaaa Prioridad Seleccione una opci n entre normal y Manual del usuario Sistema de Control de Gesti n GOBER MNG DEL i ESTADO DE MEXICO OOOO rente II Fecha de vencimiento Fecha limite que tiene el responsable para dar el ultimo seguimiento cuando se ha completado lo requerido en el asunto seleccionarla la fecha del calendario que aparece al hacer clic sobre el campo o bien digitarla en formato dd mm aaaa Instrucci n es Hacer clic en el bot n ver cat logo y seleccionar de la lista de instrucciones aquellas que describan las acciones que se han de realizar al asunto puede seleccionar varias En caso de no encontrar alguna opci n que se apegue a lo requerido deber ser capturada El nombre del titular de la unidad administrativa que est dando de alta el turno aparecer en este campo Hacer clic en el bot n
7. D KADC C SECRETARIC OFICINA DEL C Recepci n de documentos Datos generales Documentos Folio de entrada E0025 Asunto CONSULTA DE LA SITUACI N QUE GUARDA MI QUEJA CON FOLIO 0098 2007 Agregar los documentos d word excel powerpoint bat p ME P A S O a TAO cs el des atrae x y v Local intranet R 100 Manual del usuario Sistema de Control de Gesti n GOBER MNG DEL ESTADO DE MEXICO O Compromiso Gobierno que cumple Los tipos de documento que pueden ser almacenados en el sistema son Extensi n _ ____ TipodeArchivo____ la pdf FormatodeDocumento Port til CS S O O L ppt Powerpoint__________ A E IS Cada uno de los documentos puede ser de hasta 2MB de tama o y cabe mencionar que pueden ser almacenados en el sistema m s de un documentos Pasos para adjuntar Documentos 1 Haga clic en el bot n examinar 2 Seleccione el documento de la ubicaci n en la que se encuentra 3 Haga clic en el bot n aceptar 4 Haga clic en el bot n Agregar Documento Despu s de estos pasos puede repetir el procedimiento de adjuntar archivos si as lo desea repitiendo la secuencia nuevamente TURNOS En esta fase del proceso se determina quien es el responsable de la atenci n del asunto y quienes van a recibir una copia del asunto tratado Cuenta con la funcionalidad de actualizar los campos del documento registrados en la fase de Recepci n de documento debido a e
8. GAS AGENC lA q SEGURIDAD ES D CONCLUIDO ZEMPOALTECATL OFICINA DEL C DIRECCION GENERAL SECRETARIO RESPONSASILIDADES ES S G Di n v J Local intranet E 100 BUSCADOR Herramienta que permite a cada unidad administrativa un mejor manejo de los documentos que ha emitido o que ha recibido es de gran utilidad cuando se tienen disponibles pocos datos de un documento y se necesita obtener mayor informaci n se identifica del listado obtenido en caso de existir el documento con las caracter sticas buscadas y posteriormente se puede continuar con cualquier fase del proceso de gesti n de control de documentos Manual del usuario Sistema de Control de Gesti n 22 Iso Gobierno que cumple GOBIERNO DEL I Compron ESTADO DE MEXICO y Sistema de control de gesti n Windows Internet Explorer ge E http fintranet gestiondesa Google 2 7 Sistema de control de gesti n E HINA DeL C SECRETARIO X Sak del sistema Buscador de correspondencia Definir criterio de b squeda Columna z Criterios O e ASUNTO CONTENGA EL SIGUIENTE TEXTO v INFORME DE ACTIVIDADES RESPONSABLE CONTENGA EL SIGUIENTE TEXTO AREVALO FECHA DE VENCIMIENTO MAYOR O IGUALA j e 15 08 2007 dd mm aaaa Buscar Folio de Folio de Fecha de E0055 s0062 08 08 2007 15 08 2007 PRESENTA INFORME DE ACTIVIDADES CORRESPONDIENTES AL L A E MARCO ANTONIO ING YASMIN Ed SEGUNDO TRIMESTRE DEL M
9. M H CIMA OEL C SECRETARIO X Sair dei satema Recepci n de documentos daros generaies Documentos 44 Ayuda Folio de entrada El fol gnad maticam por el sistema al guardar el Fecha de registro N mero de referencia Fecha del documento dd mm aa Fecha de recepci n dd mm Datos del remitente Nombre ar Cat logo Puesto Dependencia er Cat logo Municipio er Cat loao aa Localidad er Car looo Asunto Dirigido al Secretario Tipo de documento v Desea archivar la entrada sin f turnar Observaciones mpo i Guardar _Hancelar Y Listo 4 Local intranet E 100 En caso de no llenar aquellos campos marcados como requeridos Campe Requerido el sistema no permitir guardar el registro hasta que hayan sido llenados Criterios de captura para la informaci n de los campos de Recepci n de Documentos e Pesta a de datos generales Criterios de captura Fecha del documento Fecha en la cual el documento fue creado es decir la fecha que tiene el documento seleccionarla del calendario que aparece al hacer clic sobre el campo o bien digitarla en formato dd mm aaaa Fecha de recepci n Capturar la fecha en la cual el documento es recibido seleccionarla del calendario que aparece al hacer clic sobre el campo o bien digitarla en formato dd mm aaaa Nombre Aqu existen 3 opciones para capturar el remitente del documento La primera opci n es digitar las iniciales en el campo que se encuentra a la d
10. UNICIPIO TIANGUISTENCO DE GALEANA ABAID KADO AREVALO ATHIE CONCLUIDO OFICINA DEL C COORDINACION DE SECRETARIO ADMINISTRACION Local intranet Q10 ro TABLERO DE CORRESPONDENCIA POR SITUACI N DE VENCIMIENTO DE LOS ASUNTOS EN PROCESO Este tablero nos permite identificar la cantidad de documentos que se encuentran en tiempo y que se encuentran vencidos as como la fecha en que vencen ordenados por responsable Sistema de control de gesti n Windows Internet Explorer ES http fintranet gestiondesa Google 9 pu y A y p a r Sistema de control de gesti n a W LAS PARO ANTONIO AEATO KADO Salir del sistema ablero por situaci n de vencimiento de los asuntos en proceso Unidad administrativa OFICINA DEL C SECRETARIO Fue he turnado mEt Oooo o e yO oy e der aos rodeo 2 2 i 2 CP RAFAEL ARAUJO MIRANDA M EN A SUSANA LISIEN D AZ GONZ LEZ JESUS ANTONIO SUAREZ HERNANDEZ 2 1 ING LUIS ANTONIO JIMENEZ JIMENEZ 2 2 M EN D JAVIER VARGAS ZEMPOALTECATL 2 Local intranet Qio Manual del usuario Sistema de Control de Gesti n 23 GOBIERNO DEL i ESTADO DE MEXICO O Compromiso Gobierno que cumple TABLERO DE CORRESPONDENCIA POR ESTADO DE LOS ASUNTOS En este tablero se presenta la informaci n de cuantos asuntos he turnado o que me han turnado mostrando el titular de la unidad administrativa que gener y el responsable de la atenci n de cada docume
11. cia RECEPCI N DE DOCUMENTOS TURNOS ACUSE DE RECIBO SEGUIMIENTOS RESOLUCION ASUNTOS CONCLUIDOS Manual del usuario Sistema de Control de Gesti n GOBIERNO DEL i ESTADO DE MEXICO O Compromiso Gobierno que cumple 2 Sistema de control de gesti n Windows Internet Explorer GO gt d E http fintranet gestiondesa Pr A Sistema de control de gesti n L A E MARCO ANTONIO ABAID KADO OFICINA DEL C SECRETARIO HX Sair del sistema e Local intranet RECEPCION DE DOCUMENTOS En esta fase se registran los documentos que llegan a la unidad administrativa como son solicitud informe acuerdo inconformidad circular memorandum etc y que han sido generados tanto externa como internamente registr ndose los datos importantes del documento Esta fase del proceso es llevada a cabo por la secretaria de la unidad administrativa Al t rmino de esta fase se le asignar al registro guardado el estado recibido Pasos para registrar un nuevo documento 1 En el apartado de recepci n de documentos haga clic en el bot n Nuevo Yee 2 Registre los datos solicitados en el orden mostrado Manual del usuario Sistema de Control de Gesti n GOBIERNO DEL ESTADO DE MEXICO O Compromiso Gobierno que cumple gt Sistema de control de gesti n Windows Internet Explorer Ea fx ef gt v l http fintranet gestiondesa o i o o B 91 X o i Pi Sistema de control de gesti n EE
12. de no llenar aquellos campos marcados como requeridos Campo Requerido el sistema no permitir guardar el registro hasta que hayan sido llenados Manual del usuario Sistema de Control de Gesti n 16 GOBIERNO DEL ESTADO DE MEXICO O Compromiso Gabierna que cumple 7 Sistema de control de gesti n Windows Internet Explorer Es y E http fintranet gestiondesa M EN O JAVIER VARGAS ZEMPOALTECATI DIRECCION GENERAL DE RES 02 08 2007 Ficambiar INFORME DE ACTIVIDADES Fecha de vencimiento M EN D JAVIER VARGAS ZEMPOALTECATL Estado Una vez guardado el seguimiento no se podr n realizar modificaciones Fecha de seguimiento 08 2007 DESCRIPCION DEL SEGUIMIENTO Descripci n del seguimiento Marcar como ltimo go seguimiento Campo Requendo A Guardar Cancelar v e Local intranet A 100 y Criterios de captura para la informaci n de los campos de Seguimientos e Pesta a de datos generales Criterios de captura Fecha de seguimiento Fecha en la cual se registra el seguimiento es asignada autom ticamente por el sistema en formato dd mm aaaa Descripci n del Describir las acciones llevadas a cabo de seguimiento una forma clara y precisa para la f cil comprensi n de quien lo lea Marcar como ltimo Esta opci n solo esta habilitada para la seguimiento persona que fue asignada como responsable de la atenci n Si esta casilla esta marcado con una y esto indicar que el d
13. equeridos Campo Requerido el sistema no permitir guardar el registro hasta que hayan sido llenados 2 Sistema de control de gesti n Windows Internet Explorer O ms y http fintranet gestiondesaf Registro del acuse de recibo Folio de entrada E0054 Fecha de recepci n 02 08 2007 Fecha del documento 02 22 2007 N mero de referencia OFRE 9123 Datos del remitente Nombre JULIO HUERTA TORRES Puesto POLICIA Dependencia A P A S METEPEC Municipio ALMOLOYA DE ALQUISIRAS Localidad AQUIAPAN Datos de la tarjeta de asuntos turnados Folio de turno 50064 Fecha de turno 13 08 2007 Prioridad R Fecha de vencimiento 14 08 2007 Asunto INFORME DE ACTIVIDADES Instrucci n es PARA SU CONOCIMIENTO Observaciones De LA E MARCO ANTONIO ABAJO KADO Para ING YASMIN AREVALO ATHIE Firma C P RAUL VERA PEREZ Permitir adjuntar archivos en los seguimientos Fecha de acuse dd mm asaa Hora de acuse hhimm Estado actual EN RESOLUCION e Local intranet Criterios de captura para la informaci n de los campos de Acuse de recibo Criterios de captura Fecha de acuse Fecha en la cual se registra el acuse para atender el asunto seleccionarla la fecha del calendario que aparece al hacer clic sobre Manual del usuario Sistema de Control de Gesti n 13 GOBIERNO DEL ESTADO DE MEXICO O Compromiso Gobierno que cumple el campo o bien digitarla en formato dd mm aaaa Hora de acuse H
14. erecha del titulo Nombre si existe el remitente cuyas iniciales son las digitadas entonces se llenaran autom ticamente los dem s campos del remitente Manual del usuario Sistema de Control de Gesti n GOBIERNO DEL ESTADO DE MEXICO O Compromiso Gobierno que cumple La segunda opci n es seleccionar alg n remitente de la lista que aparece al hacer clic en ver cat logo al dar clic en el nombre autom ticamente se llenaran los dem s campos del remitente La tercera opci n se puede utilizar en aquellos casos en los cuales el remitente no ha sido encontrado en la lista de remitentes que aparecen al hacer clic en ver cat logo para este caso se digitan todos los datos del remitente y posteriormente se hace clic en el bot n de Guardar remitente terminada esta acci n se procede con el llenado de los campos Asunto Descripci n del asunto tratado Tipo de documento Seleccione la opci n a la cual corresponde el tipo de documento Guardar 3 Haga un clic en guardar Al hacer clic en el bot n guardar se asigna autom ticamente el folio de entrada del documento e Pesta a de documentos En la pesta a de documentos se puede adjuntar el documento recibido ya digitalizado o bien archivos anexos al documento para su posterior consulta y f cil localizaci n F Sistema de control de gesti n Windows Internet Explorer ms y http fintranet gestiondesa Try A E MARCO ANTONIO ABAI
15. guimientos resoluci n y asuntos concluidos Se describe el funcionamiento de los tableros de control con que cuenta el sistema los cuales facilitan a cada unidad administrativa conocer el estado de los documentos que ha emitido o que ha recibido El Sistema de Control de Gesti n tiene integrado un buscador que ayuda a la identificaci n de los documentos en caso de tener disponibles escasos datos de un documento y se necesite obtener mayor informaci n de ellos Con la lectura de este manual conocer las bases para utilizar adecuadamente el Sistema de Control de Gesti n y de esta manera atender oportunamente los documentos que le han sido enviados o revisar el avance de aquellos documentos que ha emitido Manual del usuario Sistema de Control de Gesti n GOBIERNO DEL ESTADO DE MEXICO O Compromiso Gobierno que cumple PROCESO DE CONTROL DE GESTION Entrega un documento a la unidad A administrativa de la SECOGEM LE CIUDADANO O UNIDAD ADMINISTRATIVA Entrega los documentos recibidos al titular o de la oficina O El titular puede enviar a uno o m s servidores copia del documento O TITULAR DE LA OFICINA El titular de la oficina turna a uno o m s SERVIDORES QUE RECIBIERON COPIA responsables la atenci n del asunto emitiendo instrucciones RESPONSABLE S DE LA ATENCION Los responsables y los servidores que recibieron copia del documento podr n registrar uno o mas seguimientos
16. i n 24 GOBIERNO DEL ESTADO DE M XICO 6 Compromiso Gobierno que cumple Sistema de control de gesti n Windows Internet Explorer AE de v El http fintranet gestiondesa Y e x p r g A w M EN D JAVIER VARGAS ZEMPOALTECATL A DIRECCION GENERAL DE RESPONSABILIDADES able ablero por estado de los asuntos Unidad administrativa DIRECCION GENERAL DE RESPONSASILIDADES Que he turnado Que me han turnado Estado Generador Responsable li por temir F bdo En proceso En resoluci n Generador Responsable M EN D JAVIER JESUS ANTONIO A 2 ILAE MARCO M EN D JAVIER WARGAS SUAREZ ANTONIO ASAID VARGAS ZEMPOALTECATL HERNANDEZ i KADO ZEMPOALTECATL M EN D JAVIER CP RAFAEL ING YASMIN M EN D JAVIER ARAUJO NIRANDA AREVALO ATHIE VARGAS ZEMPOALTECATL LIC RAFAEL i L A E MARCO JESUS ANTONIO ZARATE CESAR ANTONIO ABAID SUAREZ pa Total l Asuntos recibidos sin atender tJ Local intranet Manual del usuario Sistema de Control de Gesti n 25
17. iere aceptar de la lista mostrada 2 Registre los datos solicitados en el orden mostrado en caso de no llenar aquellos campos marcados como requeridos Campo Requerido el sistema no permitir guardar el registro hasta que hayan sido llenados Manual del usuario Sistema de Control de Gesti n 20 GOBIERNO DEL ESTADO DE MEXICO O Compromiso Gabierna que cumple 7 Sistema de control de gesti n Windows Internet Explorer Es http fintranet gestiondesa e l l Pas LAE MARCO ANTONIO ASAID KAD RETAR r o OFICINA DEL C SECRE 10 Resoluci n Folio de entrada E0054 Cambiar 2 Folio de turno Fecha de recepci n 2 08 2007 Fecha de turno Asunto INFORME DE ACTIVIDADES Fecha de vencimiento Instrucciones Prioridad NORMAL Estado S EN RESOLUCION De LA E MARCO ANTONIO ASAID KADC Ver seguimientos Para ING YASMIN AREVALO ATHIE Firma C P RAUL VERA PEREZ Fecha de resoluci n 13 03 2007 Estado O En proceso O En resoluci n O Concluido ANEXAR POR FAVOR EL REPORTE TRIMESTRAL EN FORMATO DE EXCEL Comentario Guardar Cancelas Local intranet Criterios de captura para la informaci n de los campos de Comentario Criterios de captura Fecha de resoluci n Fecha en la cual se registra la resoluci n es asignada autom ticamente por el sistema en formato dd mm aaaa Estado Para el caso b es necesario marcar la opci n En proceso Comentario Escribir la justificaci n del por
18. los documentos puede ser de hasta 2MB de tama o y cabe mencionar que pueden ser almacenados en el sistema m s de un documentos Pasos para adjuntar Documentos 1 Haga clic en el bot n examinar 2 Seleccione el documento de la ubicaci n en la que se encuentra 3 Haga clic en el bot n aceptar 4 Haga clic en el bot n Agregar Documento Despu s de estos pasos puede repetir el procedimiento de adjuntar archivos si as lo desea repitiendo la secuencia nuevamente Manual del usuario Sistema de Control de Gesti n 11 GOBIERNO DEL i ESTADO DE MEXICO O Compromiso Gobierno que cumple MULTIPLES RESPONSABLES El sistema cuenta con la facilidad de turnar un asunto a uno o m s responsables y de esta forma se evita capturar los datos nuevamente Al t rmino de esta fase a la nueva salida se le asignar el estado por turnar Pasos para agregar otro turno a partir de uno ya existente 1 En el apartado de turnos haga clic en el bot n que corresponde al registro al cual se le va a agregar otro turno 2 Registre los datos solicitados en el orden mostrado en caso de no llenar aquellos campos marcados como requeridos Campo Requerido el sistema no permitir guardar el registro hasta que hayan sido llenados 7 Sistema de control de gesti n Windows Internet Explorer GA Y E http fintranet gestiondesa Por Sistema de control de gesti n o a ia XK Sair del sistema Datos del remitente LHR
19. no llenar aquellos campos marcados como requeridos Campo Requerido el sistema no permitir guardar el registro hasta que hayan sido llenados Manual del usuario Sistema de Control de Gesti n 19 GOBIERNO DEL ESTADO DE MEXICO O Compromiso Gabierna que cumple 7 Sistema de control de gesti n Windows Internet Explorer Y gt v http fintranet gestiondesa li LAE MARCO ANTONIO ABAID KADO OFICINA DEL C SECRETARIO E0054 Cambiar 8 02 08 2007 INFORME DE ACTIVIDADES Fecha de vencimiento NORMAL Estado Mi EN RESOLUCION L A E MARCO ANTONIO ASAID KADO Ver seguimientos ING YASMIN AREVALO ATHIE C P RAUL VERA PEREZ o OEn resoluci n Concluido DESCRIPCION DE LA RESOLUCION DEL ASUNTO TRATADO v e Local intranet A 100 y Criterios de captura para la informaci n de los campos de Resoluci n Criterios de captura Fecha de resoluci n Fecha en la cual se registra la resoluci n es asignada autom ticamente por el sistema en formato dd mm aaaa Estado Para el caso a es necesario marcar la opci n Concluido Resoluci n Escribir la resoluci n que se da cuando los seguimientos del documento cumplen con lo especificado con las instrucciones l Guardar Haga un clic en guardar Caso b Pasos para registrar el comentario a la resoluci n 1 En el apartado de Resoluci n haga clic en el bot n Registrar resoluci n correspondiente al asunto que se qu
20. nto as mismo se da a conocer el estado en el que se encuentra dicho documento Tablero para la Secretar a Particular El siguiente tablero solo muestra los documentos que han sido turnados desde la Secretar a Particular no existen elementos que le hayan turnado a la misma 7 Sistema de control de gesti n Windows Internet Explorer DER O v http j intranet gestiondesa Pr Sistema de control de gesti n O ABASO VADS X Sair del sistema Tablero por estado de los asuntos Unidad administrativa OFICINA DEL C SECRETARIO L A E MARCO ANTONIO ASAID KADO M EN A SUSANA LISIEN DIAZ GONZALEZ AE MA a MENA JAVIER VASCAS DES ARCO ANTONIO ASAID KADO M EN D JA ARGAS ZEMPOALTECATL IMA y a e L A E MARCO ANTONIO ABAID KADO ING YASMIN AREVALO ATHIE LAR re API PAQA PESAR L A E MARCO ANTONIO ASAID KADO LIC RAFAEL ZARATE CESAR L A E MARCO ANTONIO ABAID KADO CP RAFAEL ARAUJO MIRANDA LA E MARCO ANTONIO ASAID KADO ING LUIS ANTONIO JIMENEZ JIMENEZ L A E MARCO ANTONIO ABAID KADO C P EDUARDO ZENIL ARANDA LA E MARCO ANTONIO ASAID KADO JESUS ANTONIO SUAREZ HERNANDEZ e Local intranet Tablero para las unidades administrativas El siguiente tablero nos muestra tanto los documentos que le han turnado a la unidad administrativa actual y que aparece como responsable de la atenci n as como tambi n los documentos que he turnado y que aparezco como generador Manual del usuario Sistema de Control de Gest
21. ocumento pasar a en resoluci n para que sea verificado por el titular de la unidad administrativa que gener hay que se alar que solo cuando est n completas todos las instrucciones es cuando deber marcar la casilla en caso de no ser as registre mas seguimientos hasta que se cumplan todas las instrucciones y en el ultimo seguimiento marque esta opci n 5 Guardar Haga un clic en guardar Manual del usuario Sistema de Control de Gesti n 17 GOBIERNO DEL ESTADO DE MEXICO O Compromiso Gobierno que cumple e Pesta a de documentos En la pesta a de documentos se pueden adjuntar archivos anexos al seguimiento para su posterior consulta y f cil localizaci n 7 Sistema de control de gesti n Windows Internet Explorer ms y http fintranet gestiondesa 02 08 2007 Picambiar Folio de turno INFORME DE ACTIVIDADES Fecha de vencimiento M EN D JAVIER VARGAS ZEMPOALTECATL Estado f word excel powerpoint txt zip M5 e Local intranet Los tipos de documento que pueden ser almacenados en el sistema son Tipo de Archivo Formato de Documento Port til xls Cada uno de los documentos puede ser de hasta 2MB de tama o y cabe mencionar que pueden ser almacenados en el sistema m s de un documentos Pasos para adjuntar Documentos 1 Haga clic en el bot n examinar 2 Seleccione el documento de la ubicaci n en la que se encuentra 3 Haga clic en el bot n ace
22. ol de gesti n Windows Internet Explorer G EJ E http fintranet gestiondesa M EN O JAVIER VARGAS ZEMPOALTECATL DIRECCION GENERAL DE RESPONSA BILIDA DES EE 24 Ayuda s Que me han tumado v Estado actual POR TURN Ly Mostrar AE po Fecha Generada 07 INFORME DE ACTIVIDADES A MARCO JESUS ANTONIO ANTONIO SUAREZ HERNANDEZ DIRECCION GENERA L n OFICINA 08 DE C RESPONSABILIDADES SECRETARIO E0054 S0061 02 08 2007 14 08 2007 INFORME DE ACTIVIDADES LA E MARCO M EN D JAVIER D e ANTON AR POR ABAJO KADO ZEMPOALTECATL TURNAR OFICINA OEL DIRECCION GENERAL SECRETARIO RESPONSABILIDADES 1 08 2007 INFORME DE ACTIVIDADES REGION VIII L A E MARCO M EN D JAVIER D VARGAS AROR O KADO ZEMA CATL TURNAR OFICINA DEL DIRECCI N GENERAL C DE SECRETARIO RESPONSABILIDADES V PROO a e Y 9 _ PRA KA AAA AAA p AAA 0 Local intranet Una vez guardado un seguimiento se le asignar al registro el estado en proceso Cuando se haya guardado el ltimo seguimiento por parte del responsable de la atenci n entonces el estado del asunto cambiar a en resoluci n Pasos para registrar un seguimiento IMPORTANTE Una vez guardado el seguimiento no se podr modificar posteriormente de Ver seguimientos 1 En el apartado de seguimientos haga clic en el bot n ver seguimientos amp correspondiente al asunto que se quiere aceptar de la lista mostrada 2 Registre los datos solicitados en el orden mostrado en caso
23. ora en la cual se registra el acuse para atender el asunto digitar la hora en formato HH MM por ejemplo 18 20 Haga un clic en guardar DEVOLUCION DE TURNO En el caso de que el asunto tratado no sea competencia del responsable asignado ste tendr la facultad para devolver el turno siempre y cuando no se haya dado de alta ning n seguimiento Podr saber si es o no de su competencia cuando lea la descripci n del asunto en la pantalla de seguimientos Est opci n solo estar disponible para el responsable de la atenci n Para devolver el turno es necesario NO haber dado ning n seguimiento al haber dado un seguimiento el responsable acepta las instrucciones del documento y podr devolverlo Ea haciendo clic en el bot n devolver turno en la pantalla de seguimientos 7 Sistema de control de gesti n Windows Internet Explorer EJ E http fintranet gestiondesaf l Sistema de control de gesti n MODIFICACION DE MANIFESTACION DE SIENES POR ANUALIDAD 2 Datos de devoluci n de la tarjeta Fecha de devoluci n 08 2007 SE DEVUELVE EL TURNO DESIDO A QUE LA COMPETENCIA DE LA UNIDAD NO CORRESPONDE CON LO CITADO EN EL ASUNTO Justificaci n de la solicitud del cambio de responsable Campo Requendo v e Local intranet A 100 Criterios de captura para la informaci n de los campos de Devoluci n de Turno Manual del usuario Sistema de Control de Gesti n 14 GOBER MNG DEL i ESTADO DE
24. ptar 4 Haga clic en el bot n Agregar Documento Despu s de estos pasos puede repetir el procedimiento de adjuntar archivos si as lo desea repitiendo la secuencia nuevamente Manual del usuario Sistema de Control de Gesti n 18 GOBER MNG DEL i ESTADO DE MEXICO O Compromiso Gobierno que cumple RESOLUCI N A esta fase del proceso se llega cuando el responsable de la atenci n ha registrado el ltimo seguimiento La resoluci n es la fase del proceso en la cual son verificados los seguimientos que fueron realizados dadas las instrucciones para saber si han sido concluidas satistactoriamente Esta fase del proceso es llevada a cabo por parte del titular de la unidad administrativa que gener el turno Existen 2 posibles situaciones a Si al revisar los seguimientos el titular encuentra satisfactorio el resultado entonces procede a registrar una resoluci n Al t rmino de esta fase se le asignar al registro el estado concluido b Si el titular no est conforme con las acciones realizadas puede establecer el estado del documento a en proceso para que puedan ser completadas las instrucciones Al t rmino de esta fase se le asignar al registro el estado en proceso Caso a Pasos para registrar un la resoluci n 1 En el apartado de Resoluci n haga clic en el bot n Registrar resoluci n correspondiente al asunto de la lista mostrada 2 Registre los datos solicitados en el orden mostrado en caso de
25. que el documento se ha regresado al estado en proceso para que el responsable y las copias est n enterados de las acciones o de la informaci n que es necesaria completar para que puedan posteriormente registrar el ltimo seguimiento y que sea concluido por el titular de la unidad administrativa ls Guardar Haga un clic en guardar Manual del usuario Sistema de Control de Gesti n 21 GOBIERNO DEL ESTADO DE MEXICO O Compromiso G abiern O que cumple ASUNTOS CONCLUIDOS En esta secci n podemos ver los datos de los asuntos que han sido concluidos los cuales solo pueden ser consultados 7 Sistema de control de gesti n Windows Internet Explorer EJ Y e http fintranet gestiondesa Sistema de control de gesti n LALE MARCO ANTONIO ABAID KADO X Sair cei saiema Asuntos concluidos 14 Ayuda Fecha de Ninguna Ye Ver asuntos Todos L Mostrar A a e EE 3 E00ss 60042 08 08 2007 15 08 2007 1 PRESENTA INFORME DE A ING YASHIN CORRESPONDIENTES AL SEGUNDO TRIMESTRE DEL ANTONIO ABAJO LO ATH CONCLUIDO MUNICIPIO TIANGUISTENCO DE GALEA ADO co OFICINA DEL C ADMINISTRACION SECRETARIO 02 08 2007 SOLICITUD DE ASISTENCIA A EVENTO LALE MARCO M EN D JAVIER E ANTONIO ABAIO VARGAS D CONCLUIDO KADO ZEMPOALTECATL OFICINA DEL C DIRECCION GENERAL SECRETARIO RESPONSABILIDADES REMITE AS DENUNCIA ADMINISTRATIV ele Piae LA E MARCO M EN O JAVIER DE SERVIDORES PUBLICOS A oh ITOS at ABAID VAR
26. sta funcionalidad ambas pantallas Recepci n de documentos y Turnos son muy similares Al t rmino de esta fase se le asignar al registro el estado por turnar Pasos para registrar un nuevo turno 1 En el apartado de turnos haga clic en el bot n Nuevo ib 2 Registre los datos solicitados en el orden mostrado en caso de no llenar aquellos campos marcados como requeridos Campo Requerido el sistema no permitir guardar el registro hasta que hayan sido llenados Manual del usuario Sistema de Control de Gesti n GOBERNO DEL ESTADO DE MEXICO O Compromiso Gobierno que cumple 2 Sistema de control de gesti n Windows Internet Explorer LAE MARCO ANTONIO ABAID KADO OFICINA DEL C SECRETARIO Datos del documento recibido Yer Cat logo dd mm aasa Fecha de recepci n Seleccione el tpo de documento w Datos del remitente Ver Cat logo Localidad Ver Cat logo Datos de la tarjeta de asuntos turnados Folio de turno El folio ser asignado automaticamente por el sistema al guardar el registro Fecha de turno 15 08 2007 dd mm asas Prioridad Normal O Urgente Fecha de vencimiento 20 08 2007 dd mm aaa Actualizar el texto del asunto en la entrada Asunto L A E MARCO ANTONIO ABAID KADO Firma RVP C P RAUL VERA PEREZ v Permitir adjuntar arhivos go en los seguimientos e Local intranet Criterios de captura para la informaci n de los campos
27. ver cat logo y seleccionar la persona responsable de que se cumplan las instrucciones del asunto tratado responsable de la atenci n Cabe mencionar que el responsable de la atenci n tendr que haber sido dado de alta previamente y pertenecer a alguna unidad administrativa y estar marcado como responsable o como titular La persona que firma el documento es aquella designada por unidad administrativa se puede cambiar la persona que se requiere sea la persona que firma haciendo clic en el bot n de ver cat logo y seleccionarla de la lista O Compromiso Gobierno que cumple E Guardar 4 Haga un clic en guardar e Pesta a de copias Se puede mandar copia a alguna persona para que pueda dar seguimientos al asunto tratado y personalizar el asunto asign ndole instrucciones independientes a las del responsable de la atenci n haga clic en la pesta a de copias Criterios de captura para la informaci n de los campos de copias Manual del usuario Sistema de Control de Gesti n GOBERNO DEL ESTADO DE MEXICO O Compromiso Gobierno que cumple 7 Sistema de control de gesti n Windows Internet Explorer Jel LAE MARCO ANTONIO ABAID KADC OFICINA DEL C SECRETARIC Folio de entrada E0054 Asunto INFORME DE ACTIVIDADES Cambia Copia para LA ING LUIS ANTONIO JIMENEZ JIMENEZ ARA SU CONOCIMIENTO REGISTRO Y ASISTENCIA EN REPRESENTACION CRETARIA PARA a DE ESTA SECR Instrucci n es
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