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Le portail du Système d`Information des Ressources

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1. 6 points Demandes d volution Synchronisation D claration d anomalies Rafraichissment des pages Aide en ligne m trologie Le formulaire de demande d volution d j t l chargeable sur le site pourrait aussi tre remplis et renvoy e par le portail et non plus par le mail Le portail pourrait servir de voie alternative pour d clarer les anomalies en plus du t l phone M me en r servant cette possibilit au niveau 2 le t l phone doit tre maintenu car il permet une interaction pr cieuse pour pr ciser le probl me ce qu interdit le mail De plus cette interaction permet de filtrer des anomalies qui n en sont pas Aide en ligne Dans l application IL on trouve des dossiers d aide au format html et en local M Se voudrait que cette aide passe en ligne car ce serait actualisable plus facilement pour son quipe Les probl mes de synchronisation abord s par P N pour les cubes sont valables aussi pour l IL Extrait de l entretien avec P N 3 sortes de mises jour doivent tre coordonn es D poser les nouveaux cubes sur le ftp Equipe pilotage statistique Mise jour des pages html Responsable du secteur pilotage et statistique La documentation associ e aux modifications Sitemestre de l intranet P N se demande si on ne pourrait pas automatiser la mise jour de la documentation pour fiabiliser la synchronisation qui d pend pour l instant du facteur hum
2. voir en annexe Le mod le d entreprise la gestion par domaine CARIO Franck DESS ID Rapport de stage 2002 9 Partie 1 La SNCF Ainsi que ECE El ments communs Les activit s d sign es par un ont un Syst me d Information attitr Les Ressources Humaines sont l un des l ments communs 3 2 Une hi rarchie trois niveaux D autre part la soci t est hi rarchis e suivant trois niveaux appel s Central localis Paris et pour partie Lyon R gional le territoire fran ais est d coup en 23 r gions Local les tablissements L chelon central concerne 13 000 personnes et comprend Le Minist re de tutelle celui des transports dont Gilles de ROBIEN a actuellement la charge Y Le Comit ex cutif COMEX le pr sident Louis Gallois depuis 1995 et les directeurs g n raux dont Pierre IZARD Directeur des Ressources Humaines DRH yY Le conseil d administration qui est compos d administrateurs et de commissaires du gouvernement yY Les directions d activit s Y Les l ments communs ECE qui comprennent principalement les Ressources Humaines RH et le secteur Economie et Finances EF L chelon r gional est la courroie de transmission entre le central et le local Chaque r gion regroupe l ensemble des tablissement g rant l activit ferroviaire d une r gion Le d coupage des r gions par la SNCF ne recouvre pas n cessairement celui des r gions administ
3. Conducteur d op ration g n ral le chef de la division RHPMSI Ma trise d uvre DSIT EH 3 3 2 Organisation de l Intranet RH La Direction des Ressources Humaines diffuse de l information destination du personnel de la SNCF au travers du site Intranet LSRH Libre Service RH de l information professionnelle destination des acteurs du Syst me d Information au travers du site SIRH Syst me d Information RH Ces deux sites sont administr s et d velopp s par les m mes quipes yY Leur sitemestre tait aussi mon directeur de stage v Moa RHPMSI y Moe DSIT EH DSIT EH Direction des Syst mes d Information et des T l communication D partement Etudes et D veloppements Applications Ressources Humaines CARIO Franck DESS ID Rapport de stage 2002 11 Partie 1 Le LSRH deviendra terme le Portail de l agent SNCF Il s adresse l ensemble des 180000 salari s de l entreprise La SNCF F Le libre service RH Microsoft Internet Explorer Eichier Edition Affichage Fayoris Outils 2 n4au8esE amp Ss0 Adresse e A votre service I gt Offres d emploi CV en ligne gt L EIA en ligne Innovation gt Services m dicaux Action Sociale Pr ts et Cautions gt 20 mesures cadres Risques professionnels gt CPR Entretien de prise de poste R sa agents SNCF gt et aussi Espace Professionnel RH gt Les outils
4. conomiques Actions mener y Mise en uvre d une proc dure de validation Cartographie du SIRH Formation de conducteurs de projet Am liorer les processus de production du Syst me d Information Enjeux Assister la ma trise d ouvrage pour la r alisation des projets d informatisation de l expression des besoins au d ploiement et la mise en service Assurer le maintien en conditions op rationnelles des applications informatiques n cessaires la mise en uvre des politiques RH en apportant une qualit optimum et dans les meilleures conditions conomiques Actions mener yY D signation des commanditaires v R flexions avec la DSIT D velopper la gestion de l information RH par l Intranet Enjeux Am liorer l image de la fonction RH Favoriser le changement de la DRH en phase avec les volutions de l entreprise Contribuer donner de la SNCF une image l coute de ses l ments i RHG Fonction RH SI RH Administration G n rale fonction RH Syst me d Information CARIO Franck DESS ID Rapport de stage 2002 14 Partie 1 La SNCF Actions mener y Mise en place d un sitemestre v Tableau de bord de fr quentation des sites RH Participer l am lioration de l image de la DRH Enjeux Am liorer l image de la fonction RH Favoriser le changement de la DRH en phase avec les volutions de l entreprise Contribuer donner de la SNCF une ima
5. de lever des ambigu t s ventuelles On trouvera en annexe un exemple de compte rendu valid par l int ress Il concerne CARIO Franck DESS ID Rapport de stage 2002 20 Partie 3 Analyse de l existant et des besoins l application IL Interrotique locale dont les fonctionnalit s sont les plus avanc es en terme d interactivit CARIO Franck DESS ID Rapport de stage 2002 21 Partie 3 Analyse de l existant et des besoins 2 Analyse de l existant La Direction des Ressources Humaines diffuse de l information professionnelle destination des utilisateurs du Syst me d Information au travers du site SIRH Syst me d Information RH Plus pr cis ment ce site est un ensemble de sites web Un site sert de point d entr e pour les utilisateurs Adresse DNS Les autres sites sont soit des utilitaires soit des sites part enti re et sont accessibles par l interm diaire du point d entr e et pour certains directement par diffusion d une adresse de type DNS alias 2 1 Existant technique 2 1 1 Existant technique du c t production du site SIRH Lyon L existant technique expos ici est essentiellement issu d un document interne Hardware Le site SIRH est d velopp et maintenu sur des plate formes DSIT EH Il est op rationnel sur une plate forme g r e par DSIT XM Avant mise en exploitation les modifications sont report es sur un serveur d int gration de DSIT
6. gt Applications d di es gt Pro RH net Dossiers Cong de paternit Nouvel Accord Formation gt URSSAF Les m tiers de la SNCF et aussi EE IA TR In 7172 ANNUAIRE e Actualit Les news Prochains v nements sportifs M daille de bronze aux Championnats d Europe de ski nautique handisport R sultats du Championnat de France de Triathlon Courte Distance d Autun RH sur 515 300 Grandes rencontres Rendez vous avec les Partenaires sociaux Grands t moins 3 questions Marianne Olivier Responsable de l Institut du RECHERCHE Qui est qui b gt Organigramme Annuaire global gt Professionnels RH gt Annuaire de la DRH Recherchez dans l annuaire de la DRH pu 4 Recherchez dans le libre service RH FE Conseils de recherche Management Ua o2 p T lt g gras eunes embauch s crescendo Proj t d entit RH La d marche du PI 2003 2005 EE E Bienvenue sur le site SIRH Microsoft Internet Explorer Fichier Edition Affichage Fayoris Outils 2 Intranet Le SIRH lt Q gt En bref ASSISTANCE 69 Forum Annuaires Sl SPIR FORMATION RESERVE Orientation DOCUMENTATION Plan du site Liens utiles SiRH Des hommes des services pour vous pour plus d efficacit Les derniers documents sont disponibles ICI Le RAF est d sormais accessible ICI Derni
7. Le groupe SNCF Le groupe SNCF est compos de l tablissement public SNCF et d environ 650 filiales et participations regroup es pour la plupart au sein de SNCF Participations 40 000 personnes La strat gie de la SNCF est d offrir une solution globale de transport Aujourd hui SNCF Participations est compos principalement de deux structures Keolis qui exploite bus cars m tros trams liaisons interurbaines est pr sent dans sept pays d Europe Geodis tous transports li s au train Ex France Container Les filiales rassemblent des activit s et des comp tences pour une offre compl te et multimodale au service du transport de voyageurs comme du fret mais aussi pour la mise en valeur des actifs de la SNCF Actuellement la SNCF devient l op rateur de transport dominant en Europe et est dors et d j le premier transporteur routier en France 3 L organisation de la SNCF La SNCF au sens transporteur ferroviaire historique regroupe 180 000 agents Son organisation est complexe et nous allons nous y attarder car il est primordial de ma triser celle ci pour comprendre le fonctionnement du site SIRH 3 1 Une organisation par secteurs d activit La SNCF g re son activit selon 9 domaines 5 MA Mat riel TT Transport Traction FR Fret GL Grandes Lignes TR Transport R gional IN Infrastructure IF Ile de France GR Direction des Gares 5 A 2
8. et l information ceci chaque tape De plus un d veloppement progressif brique apr s brique permet d taler les co ts dans le temps ce qui cadre bien avec la forte contrainte conomique constat e L Intranet est devenu une pratique courante dans les entreprises de grande taille Pendant les quatre mois qu a dur ce stage le nombre total de sites Intranet la SNCF est pass de 116 125 soit environ deux nouveaux sites par mois La masse d information devient toujours plus importante Pour s y retrouver les sites ne suffisent plus C est pour cette raison que les portails se d veloppent ils sont la nouvelle tape pour une meilleure gestion de l information Pour autant la mise en place d un tel outil si elle vise faciliter la t che de l utilisateur est beaucoup plus lourde en amont Un portail suppose de coordonner diff rents serveurs de messagerie de forum de bases de donn es et de nombreuses sources d information Il n cessite donc des comp tences informatiques accrues par rapport un simple Intranet 28 et le site SIRH n est que l un d entre eux CARIO Franck DESS ID Rapport de stage 2002 49 Bibliographie Cette bibliographie est organis e suivant l origine extra ou intra SNCF Puis par type de support Les subdivisions suivantes sont l ordre alphab tique de nom d auteur puis l ann e La norme suivie pour la r daction des notices des documents extra SNCF
9. n cessaires ou une famille d acteurs pour assurer sa mission Les traitements la diffusion et l archivage des CARIO Franck DESS ID Rapport de stage 2002 6 utilisateurs ainsi que les souhaits des acteurs produisant de l information sur le site Intranet Les l ments rassembl s lors de cette analyse des besoins permettront l laboration sur un cahier des charges Ce rapport d crira dans une premi re partie la soci t et son organisation ainsi que le contexte dans lequel s inscrit le projet Dans une seconde partie ce rapport s attachera pr senter l tude r alis e informations peuvent rev tir diff rentes formes et faire appel diff rentes technologies L informatique n est que l une de ces technologies Le SIRH outre les applications comprend donc aussi les fax l imprim CARIO Franck DESS ID Rapport de stage 2002 7 Partie 1 La SNCF Partie 1 La SNCF 1 Historique Les premi res lignes de chemin de fer sont mises en service en France au d but du XIX me si cle Saint Etienne Andr zieux en 1827 pour le transport du charbon avec une traction animale Saint Etienne Lyon en 1830 1833 o circulent les premi res locomotives vapeur L tat attribue des concessions c est dire le droit de construire et d exploiter des compagnies priv es qui financent la construction des lignes et supportent les risques financiers li s leur exploitation Entre 1870
10. n ralisables serveur ftp lt URL ftp sdip gt Le moteur de l application accessibles par serveur ftp lt URL ftp sdip puis naviguer gt ou par les pages cach es t l chargement par ex cutable 6 Qui sont vos utilisateurs principaux Utilisateurs du web IL Des utilisateurs de niveau 2 Les membres des quipes IDAP correspondants IDAP Des utilisateurs de niveau 1 parfois utilisateurs finaux Utilisateurs de l application IL Des utilisateurs de niveau 1 utilisateurs finaux Des utilisateurs de niveau 2 occasionnellement pour leur r le de soutien a Les flux d information entre vous et vos utilisateurs Voir aussi entretien n 2 Les flux d information avec les utilisateurs Equipe IL Equipe IL Equipe IL SE 3 7 NS E v Qi lt O B m 0 Le R gion v z R gion utilisateur niveau 2 z utilisateur niveau 2 jam T TE 5 oa Utilisateur final Utilisateur final niveau 1 niveau 1 anomalie si la modification est mineure direct aux utilisateurs finaux Si la modification est majeure elle accompagn e d informations pour le niveau 2 Comportement faire passer les utilisateurs devraient d abord regarder si l anomalie n est pas d j trait e sur le site SIRH les correspondants r gionaux commencent le faire pour les utilisateurs finaux on ne sait pas CARIO Franck DESS ID Rappor
11. plus un acc s sur le site de d veloppement du SIRH M S effectue les modifications des pages IL sous FrontPage CARIO Franck DESS ID Rapport de stage 2002 III Chap 2 uelles informations pour quels utilisateurs A L interlocuteur en tant que producteur d information 4 Quelles informations mettez vous la disposition des acteurs la fonction RH quels types de produits r alisez vous Outre les versions de l application IL install e en local sur le postes des utilisateurs l quipe d livre des informations sur le site SIRH par trois acc s distinct Tout a t valid par le chef de la section RHPMSI 2 1 Pages IL pour tous Pour les d tails voir l entretien n 2 avec le chef de la section RHPMSI 2 Requ tes disponibles Actualit s Mise en ligne par M S Anomalies Documentation Elabor e par M S mise en ligne par le sitemestre Remarque De nombreux utilisateurs sont quip s en Windows 3 11 cela leur rend difficile le lancement successif de IDAP puis de l application IL puis de l Intranet la page IL est donc accessible de diff rents endroits Par l Intranet SIRH lt URL http www rh sncf fr sirh SIRH pilot_rg il accueil htm gt A partir de l application IL bouton d aide gt web IL De plus l application IL peut tre lanc partir d IDAP depuis 6 mois L quipe IL envisage de proposer que l application IL pu
12. 11 De ce fait certains logiciels restent des versions anciennes ce qui impose des contraintes aux r dacteurs Par exemple Acrobat Reader 3 ne permet pas aux utilisateurs de lire les images Cependant il est pr vu que l ensemble des postes migre vers Windows NT pour la fin de l ann e Cette migration est d j r alis e 80 actuellement CARIO Franck DESS ID Rapport de stage 2002 24 Partie 3 Analyse de l existant et des besoins 2 2 Existant fonctionnel Naviguer dans le site SIRH ne suffit pas pour r aliser l existant fonctionnel La compr hension du r le de ses nombreuses parties n a t acquise qu la lumi re des entretiens 2 2 1 Les Ressources Humaines la SNCF La SNCF compte 180 000 agents que les ressources humaines sont charg es de g rer Pour ce faire elles se fondent sur un mod le o les diff rents aspects RH sont hi rarchis s sur une pyramide de la gestion administrative au pilotage Gestion r glementaire administrative et sociale de l agent Gestion Administrative GA LL Gestion op rationnelle Pilotage Gestion Pr visionnelle des Emplois et de la Ressource Humaine GPERH Figure 4 Le mod le de la pyramide RH Pour chacun des l ments de ce mod le des applications ont t d velopp es Au d but il s agissait d une seule grosse application IDAP Informatisation et D centralisation des Activit s Personnel pour la gestion administra
13. Bien que le site de prescription soit souvent cit en exemple semblant montrer qu ils savent aller vers l information en ligne s ils y trouvent leur int r t cela se fait toujours pour un besoin ponctuel et pr cis D autre part l organisation que les utilisateurs finaux d crivent concorde avec celle d crite par les correspondants vy Ils jugent satisfaisantes et pertinente les informations qu ils re oivent des correspondants par mail y Ils peuvent discuter des nouvelles versions lors des r unions avec les correspondants 18 Sa Document de travail interne CARIO Franck DESS ID Rapport de stage 2002 35 Partie 3 Analyse de l existant et des besoins yY Lorsqu une difficult se pr sente leur premier r flexe est de s adresser leur correspondant r gional Ces raisons semblent suffisantes pour expliquer qu ils utilisent assez peu ou pas l Intranet SIRH puisque les informations concernant le SIRH leur parviennent par d autres canaux 3 4 Les briques du portail le plus souvent voqu es toutes populations confondues 3 4 1 Un moteur de recherche interne au site C est de loin l outil r clam le plus fr quemment Les agents l voquent souvent en se r f rant au site de prescription o l on retrouve par ce moyen la doctrine propre la SNCF dans de nombreux domaines dont les ressources humaines De plus en plus r pandu sur Internet cet outil permet de retrouver facilement un doc
14. Correspondant du Syst me d information de la Direction des Ressources Humaines DSIT Direction des Syst mes d Information et des T l communication DRH Directeur des Ressources Humaines DDRH Directeur D l gu des Ressources Humaines FNRC French National Railway Company IDAP Informatisation et D centralisation des Activit s Personnel LSRH Libre Service RH l un des deux sites Intranet RH MOA Ma trise d ouvrage MOE Ma trise d uvre RH Ressources Humaines RRH Responsable des Ressources Humaines RHPMSI division Ressources Humaines Pilotage des Moyens du Syst me d Information SI Syst me d information SIRH Syst me d information des Ressources Humaines SNCF Soci t Nationale des Chemins de fer Fran ais Web SIRH Web du Syst me d Information des Ressources Humaines l un des deux sites Intranet RH CARIO Franck DESS ID Rapport de stage 2002 53 Figure 1 Figure 2 Figure 3 Figure 4 Figure 5 Figure 6 Figure 7 Figure 8 Figure 9 Table des illustrations La r gion administrative Rh ne Alpes correspond deux r gions SNCF RTS RP NES ET SEE ENKE ES ESS 10 Les plates formes utilis es pour le site SIRH W W u u sseseseererrererrerernee 2 Formats et langages dans le site SIRH 1 W u u u sseeeeererrerereee reen rrerrerennee 25 Le mod le de la pyramide RE 8er nn R 25 Architecture du site SR ARS de rs Re ne 27 Structure de Pong
15. EH L architecture retenue isole autant que possible le site Web des donn es bases documents Word au moyen de deux serveurs Windows NT yY Serveur Web Windows NT 4 IIS 4 Service FTP Serveur Donn es Windows NT 4 SQL Server 7 Service FTP Cependant pour des raisons techniques cette r partition n est pas toujours respect e v les bases Access r sident sur le serveur web probl me de connexion sur un serveur distant v certains documents Word PDF auto extractibles ont dus tre int gr s dans le site DNS Domain Name Server BDSIT Direction des Syst mes d Information et des T l communication DSIT EH DSIT Applications Ressources Humaines DSIT XM D partement Infrastructures et Productions de la Mulati re CARIO Franck DESS ID Rapport de stage 2002 22 Partie 3 Analyse de l existant et des besoins Les plate formes de d veloppement et d int gration du site DSIT EH et la plate forme d exploitation de DSIT XM sont partag es avec d autres applications Intranet galement du domaine RH ce qui permet de r duire les co ts d homog n iser les applications mais impliquent galement des contraintes voire des risques D veloppement Int gration Exploitation Serveur Partag Pentium III 667 Partag Pentium II 350 Non Partag IIS Mhz i Mhz 5 RAM 384Mo RAM 128Mo Serveur de Partag Celeron 466 Mhz Partag Pentium III 450 Partag do
16. RH Formation H Documentation Bo te outils g n rique Guide d installation Bo te outils formation Idap RH Emploi IL dans IDAP Bo te outils formation Idap V6 GU EEX T l ch liste de correspondance Bo te outils formation Idap V6 GU Infra V des habilitations et th mes L Bo te outils formation IL non soumis contexte Utilisation de la base formation unifi e IL Utilisation de la base formation sp cifique IL T l ch documentations Word 6 Notice explicative T l ch applications Extraction au format Excel de la base anomalies Calcul de r serve Documents compl mentaires aux fiches anomalies Base de comptence T l ch Liste des messages ldap P riode Aide au t l chargement Manuel d installation de l application T l ch Acrobat reader 3 Compl ments au manuel d installation T l ch Winzip 6 3 16 bits H Manuel utilisateur tablissement L T l ch Winzip 7 32 bits Fiches guides 4 Manuel utilisateur r gion Divers Figure 7 Le domaine r serv aux correspondants r gionaux 16 CSID RH Correspondant du Syst me d Information de la Direction des Ressources Humaines CARIO Franck DESS ID Rapport de stage 2002 29 Partie 3 Analyse de l existant et des besoins Documentation Rubrique permettant au utilisateurs de t l charger de la documentation Un logiciel externe a t acquis
17. est la suivante Z44 005 Documentation r f rences bibliographiques contenu forme et structure de d cembre 1987 qui elle m me reproduit int gralement la norme internationale ISO 690 1987 Une version simplifi e est disponible sur le site Doc Insa du service de documentation de l INSA de Lyon lt url http csidoc insa lyon fr docs refbibli html gt Page consult e le 06 septembre 2002 pour les documents lectroniques Caron Rosaire Comment citer un document lectronique In Universit Laval Biblioth que Site de la Biblioth que de l Universit Laval En ligne http www bibl ulaval ca doelec citedoce html Page consult e le 06 septembre 2002 Pour les documents issus de la SNCF les supports ne donnent pas toujours les l ments requis pour une bibliographie Il n a donc pas toujours t possible de suivre la norme Z44 005 CARIO Franck DESS ID Rapport de stage 2002 50 SOURCE NON SNCF MONOGRAPHIES AMIS St phane MILAN Simon Intranet mode d emploi Paris Les presses du Management 1997 216p BENARD Jean Louis Les portails d entreprise conception et mise en uvre Paris Hermes Sciences Publications 2002 204p BENARD Christian Le cahier des charges d une application informatique l expression des besoins de l utilisateur Paris Les ditions d organisation 1990 190p GHIGLIONE Rodolphe MATALON Benjamin 6 dition Les enqu tes sociologiques Th
18. eux et peuvent d j se t l phoner ou s envoyer des mails 3 4 6 Am liorations dans une logique d int gration cat gorisation agr gation syndication Les gestionnaires doivent tenir compte de deux aspects lorsqu ils travaillent sur les applications du SIRH yY Les aspects techniques de l application sur lesquels le site SIRH donne de l information yY Les aspects m tiers avec la doctrine RH Les correspondants qui sont consult s par leurs utilisateurs sur ces deux aspects souhaiteraient trouver les deux types d information dans un lieu unique Cela irait dans le sens d un int gration qui correspond bien la fonction d un portail Pourtant cette fonctionnalit ne pourra tre mise en place par la RHPMSI dont les agents se veulent des sp cialistes des aspects techniques mais pas des aspects doctrine Dans le m me ordre d id e le portail pourrait comporter CARIO Franck DESS ID Rapport de stage 2002 38 Partie 3 Analyse de l existant et des besoins Des liens vers une quinzaine de sites utiles de l Intranet en http ou ftp temps r el prescriptions Des liens rendant transparents les divers protocoles de t l chargement des applications RH actuellement accessibles par des moyens vari s ftp IDAP serveur polrh serveurs r gionaux Il serait aussi possible l instar d Interrotique Locale qui le propose d j d installer un bouton dans chaque application qui renverrait vers la part
19. gionaux Liens utiles Plan du site LES OUTILS Les outils de Les outils de Les outils de Les outils de Les outils de LES DOSSIERS a gestion de la formation a gestion de la mobilit a gestion de l emploi a gestion de l utilisation a gestion administrative R sultats de gestion Pilotage et IL Administration des donn es Assistance RHPMSI Equipes Idap r gionales Equipes Idap de Direction Contacts sur sites M trologie serveur IDAP V6 Figure 5 Architecture du site SIRH La cellule formation RHPMSI L offre de formation RHPMSI Planning des formations Les indicateurs Idap V6 GU GU IL Cartographie formation L espace Formateur kits de formation Outil d inscription Liste contrat h tel Plan dacc s au Lugdunum Glossaire technique des utilisateurs de l Intranet CARIO Franck DESS ID Rapport de stage 2002 t Documents r cents Gestion Adminnistrative et Sociale Gestion de l utilisation Gestion des Ressources Humaines Idap V6 doc technique Projet euro rh interrotique locale Communication 27 Partie 3 Analyse de l existant et des besoins Le SIRH Lien vers certaines applications du SIRH r f rentiels et documentation sur l ensemble des applications RH Les outils de la gestio
20. nagements sur VDoc en cas de passage une solution plus volu e incluant un annuaire LDAP Inconv nients Siune mailing list est install e elle ne sera pas personnalis e Les profils n tant pas g r s individuellement cette solution est vou e dispara tre lorsque le portail sera amen une plus forte int gration Co ts C est le sc nario le moins co teux court terme mais la solution n est pas appel e durer en cas d volution vers plus d int gration 3 4 Sc nario n 3 Pr voir tout de suite les volutions futures La pr sente tude propose des volutions futures pour faire du site SIRH un v ritable portail incluant personnalisation et int gration Il serait donc judicieux de d velopper une application qui utilise tout de suite une brique de personnalisation qui restera op rationnelle lorsque les briques d int gration se mettront en place Cette application de gestion de l onglet documentation CARIO Franck DESS ID Rapport de stage 2002 45 Partie 4 Cahier des charges fonctionnerait donc tout de suite avec un annuaire LDAP permettant une gestion individuelle des profils Sa mise en oeuvre serait en outre effectu par la DSIT En effet ce service d veloppera les futures briques du SIRH De plus il est aussi charg des briques actuelles et futures du LSRH VDoc serait alors r serv la gestion des documents internes de RHPMSI pour laquelle il est adapt tel quel Ava
21. res mises jour du site Mode op ratoire pour une bonne utilisation des DAT de sauvegarde Le site SIRH est l objet de cette tude Plan de continuit pour le passage l euro Plan du site Liens utiles haut de page Responsable de la publication Alain Boulay sitemestre jo l caufin CARIO Franck DESS ID Rapport de stage 2002 A la Une gt Comment utiliser le web sirh MES 12 Partie 1 La SNCF 4 Le contexte du projet le projet industriel La SNCF s est dot e d un projet industriel qui fixe ses orientations strat giques Une strat gie de d veloppement qui se r sume en trois mots Client Europe Efficacit Il se concr tise en 6 lignes d actions vV Garantir la s curit la r gularit et la fiabilit de notre production Offrir un service de qualit proche de nos clients Conqu rir de nouveaux march s en France et en Europe Renforcer notre comp titivit face la concurrence Equilibrer nos comptes pour acc l rer notre d veloppement Kr Rs KO OS Moderniser le management pour favoriser le dialogue l initiative et la prise de responsabilit Le projet industriel se d cline au niveau des entit s et des tablissements en projets d entit s et en projets d tablissement Les tablissements sont les l ments de l chelon local que nous avons d j voqu D autre part chaque direction nationale ou r gionale est une entit En tant que direction nationale l
22. 34 Partie 3 Analyse de l existant et des besoins 3 3 Besoins des utilisateurs finaux 3 3 1 Navigation Intranet Une tude sur les besoins de formation l Intranet RH montre que les utilisateurs manqueraient d assurance face au navigateur Cela n est pas ressorti aussi clairement de nos entretiens Certes les connaissances informatiques des gestionnaires sont moindres que celles des producteurs du Lugdunum ou des correspondants Cependant elles semblent suffisantes dans l ensemble pour utiliser l Intranet Une seule personne sur les dix interrog es a manifest des difficult s ce niveau Reconnaissons toutefois que tous les utilisateurs se d finissent autodidactes en la mati re D autre part s ils d clarent avoir d j visit plusieurs sites Intranet ils invoquent syst matiquement le manque de temps pendant leur travail pour explorer le site SIRH Au del deux raisons semblent expliquer la faible consultation du site par les gestionnaires Un probl me culturel propre la SNCF est invoqu Auparavant toute la documentation parvenait sous forme papier par la poste push Les agents n ont pas pris le r flexe d explorer l Intranet pour savoir ce qu ils peuvent y trouver Ils n y vont pas non plus r guli rement pour se tenir au courant pull Par cons quent lorsqu ils cherchent un renseignement l Intranet ne figure pas dans les sources d information auxquelles ils pensent en premier
23. DESS Ing nierie documentaire Le portail du Syst me d Information des Ressources Humaines SIRH de la SNCF N N Y dm a O dai Q Q v v med v v D E L a a 12 Franck Cario Sous la direction de Jo l CAUFIN Sitemestre des Intranets informatifs de la Direction des Ressources Humaines SNCF Ressources Humaines Moyens du Syst me d Information cole nationale sup rieure des sciences de l information et des biblioth ques Le portail du Syst me d Information des Ressources Humaines SIRH de la SNCF R sum Les Ressources Humaines de la SNCF ont un Intranet qui fourni des informations sur l utilisation des applications RH d velopp es la SNCF Devant la masse appel e cro tre des informations disponibles sur ce site il est envisag de le transformer en portail Une analyse des besoins a t men e en vue d laborer un cahier des charges Descripteurs Intranet Ressource humaine Besoin utilisateur Cahier charge Portail informatif d entreprise The portal of the System of Information of the Human resources SIHR of the FNRC Abstract The Human resources of the FNRC have an Intranet which provides information about the use of human resources applications developed at the FNRC Because information available on this site is called to grow it is intended to transform it into a portal user need analysis was led in order to elaborate a contract speci
24. Jean Louis Les portails d entreprise conception et mise en uvre Paris Hermes Sciences Publications 2002 pp 139 151 CARIO Franck DESS ID Rapport de stage 2002 17 Partie 3 Analyse de l existant et des besoins Partie 3 Analyse de l existant et des besoins Ce sont surtout les facteurs organisationnels et de communication qui sont d cisifs dans le succ s de l impl mentation d un portail Intranet Ainsi un temps important doit tre consacr l tude des besoins afin que l outil soit adapt aux r alit s du terrain C est en effet l outil qui doit s adapter aux employ s et non l inverse 1 M thodologie Des entretiens ont t men s ayant pour but la fois de compl ter l analyse de l existant et de r colter les besoins 1 1 Pourquoi des entretiens Pour comprendre le site SIRH tr s technique par son contenu il tait n cessaire d tre en mesure d appr hender l organisation de la SNCF de la division RHPMSI des Ressources Humaines En effet la multiplicit d acteurs ayant un rapport avec le site obligeait d tailler l existant organisationnel en plus des aspects techniques et fonctionnels Une partie de la grille d entretien et l ordre des personnes interview es ont permis d appr hender ces trois aspects Ne connaissant pas les besoins et tr s peu l existant au d part la mise au point d un questionnaire ou d une grille d entretiens directifs aurait t im
25. Personnalisation 17 Nous souhaiterions mettre en place pour ce portail une gestion par profils Avez vous des suggestions ce sujet Pour M S tout doit rester accessible par d faut avec des fonctions avanc es uniquement acessibles par une d marche volontaire faire des choses simples pour s adapter au niveau des utilisateurs 18 Que pensez vous d outils tels que abonnement liste de diffusion newsletter forum FAQ Abonnement pour avertir des changements sur le site FAQ L quipe IL r dige les pages anomalies et actualit une FAQ dont les questions seraient r dig es par les utilisateurs eux m mes pourrait tre un bon compl ment Les r ponses apport es par l quipe se composeraient De r f rences la pages anomalies De r f rences au manuel utilisateur En effet m me si la r ponse se trouve dans le manuel il n est pas toujours lu et pas toujours compris Remarque cette fonctionnalit demande de la maintenance et donc impose une charge de travail suppl mentaire Pour limiter celle ci il faudrait se renseigner sur les outils automatiques de maintenance qui permettent de plus de faciliter la recherche d un renseignement dans la FAQ pour l utilisateur classement par th mes recherche par moteur CARIO Franck DESS ID Rapport de stage 2002 VII D Autre 19 Connaissez vous des portails qui r pondent vos besoins 20 Avez vous des suggestions pour am liorer ce site SI RH
26. U CONOMIQUE OBSERVEES anna e nn A SU Eng 41 2 1 Contraintes oreamsationneles sta dalle nero 41 2 2 Contraintes techniques unten 41 235 Contraintes CONOMIQUES anis adore de nee E OA ESERE RES 42 3 ETUDE D ORIENTATION SC NARIOS PROPOSITIONS suis seueseeesuessunee 43 3 1 Trois sc narios pour amorcer la personnalisation aosees0ea0ea 43 3 2 Sc nario n 1 Un logiciel de gestion de contenu du march articul des briques internes Men Nantes tn NE bee 44 3 3 Sc nario n 2 Am liorer la solution existante 45 3 4 Sc nario n 3 Pr voir tout de suite les volutions futures 1 45 3 5 El ments communs aux trois sc narios renforcer l int gration 46 A CONCLUSION a st me dette een tennis id te ee mes ARE 47 CONCEUSIONS Sn rando 49 BIBLIOGRAPHIE 05080 senc nessn nenterrdnereneoosmacsonerncier pentes pondre eco nsc en 50 SIGLES ET ABR VIATIONS 2 nt india 53 TABLE DES ILLUSTRATIONS osssssessssssosoosossssesessooeosssseseseoeoososssssseseoocososssssse 54 TABLE DES ANNEXES ss sssisensnremseniecnemnsenntnenstenmesstrminitennestuatinetss 55 CARIO Franck DESS ID Rapport de stage 2002 5 BE mme all SNEF DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES Introduction La division Ressources Humaines Pilotage des Moyens du Syst me d Information RHPMSI de la SNCF Lyon est charg e de l assistance ma trise d ouvrage des applications Ressource Humaines de l tab
27. a DRH constitue ainsi une entit Cette direction s est donc dot e d un projet d entit le projet d entit RH visant d cliner son niveau les orientations strat giques de l entreprise d finies par le projet industriel C est un outil de management interne s appuyant sur le projet industriel Le Projet d entit RH doit devenir un v ritable outil de mobilisation collective et de pilotage de la DRH L laboration du projet d entit de la DRH a conduit d finir 20 Axes de Progr s Prioritaires de la DRH APP regroup s en quatre cat gories Construire les fondamentaux RH de l entreprise Piloter la r novation manag riale Am liorer la performance conomique de l entreprise Animer les projets transverses de la DRH L APP qui concerne le SIRH se situe dans la troisi me cat gorie Il s intitule Am liorer la coh rence et la performance des syst mes d information de la DRH CARIO Franck DESS ID Rapport de stage 2002 13 Partie 1 La SNCF Le projet d entit RH se d cline ensuite pour chaque composantes de la DRH Concernant le SIRH et l Intranet qui y est associ qui d pendent de RHG Fonction RH SI quatre objectifs ont t d finis Am liorer la coh rence et la performance des syst mes d information de la DRH Assurer la production des outils informatiques n cessaires la mise en uvre des politiques RH en apportant une qualit optimum et dans les meilleures conditions
28. a documentation Description de la version en cours requ tes disponibles Les anomalies Definitions Anomalie Il y a anomalie dans l application IL lorsqu une fonctionnalit ne donne pas les r sultats attendus Am lioration Il existe un formulaire pour les demandes d am lioration volution dans la documentation g n rale Il est rempli par un utilisateur de niveau 2 une am lioration est compos e de fonctionnalit s supm mentaires Les am liorations sont regroup es et aboutissent une nouvelle version tout les trois mois Actualit Lorsqu une am lioration urgente i e qui ne peut attendre 3 mois est demand e Informations 12 Quelles informations sont selon vous susceptibles d entrer dans le futur portail SI RH 13 O se situent elles actuellement B Applications 14 Utilisez vous un des outils collaboratif s lorsque vous produisez de l information des documents i e Groupeware workflow espace partag 15 Quelles applications utilisez vous r guli rement 16 Pensez vous que des applications pourraient tre utilis es dans le cadre du site SI RH L quipe IL envisage de proposer que l application IL puisse tre lanc e partir de la page web IL Pour l instant l application IL n est pas une application web et il faudrait la passer en client l ger ce qui repr sente un gros travail Pour l instant cela n est ni valid ni planifi
29. ain Par contre il tient ce que ce qu il fait ne soit pas automatis Illustration le Proxy pose parfois des probl mes et charge une ancienne version de la documentation Lorsque les utilisateurs apprennent qu un nouveau cube est disponible leur premier r flexe est d aller consulter la doc associ e Or parfois elle ne s y trouve pas Parfois c est le fait du Proxy mais parfois aussi elle n a r ellement pas t mise en ligne soit que le sitemestre n en pas eu le temps soit que P N I ne la lui ait pas transmise temps V4 V4 Un logiciel planificateur pourrait tre une solution mais condition que la documentation soit transmise l avance Un logiciel de groupware ne semble pas adapt ici Les l ments du site SIRH sont sous la responsabilit de nombreuses personnes diff rentes mais seul le sitemestre fait passer la documentation et l ensemble des pages html dans le cycle d veloppement gt Int gration gt Exploitation Le probl me de synchronisation peut se poser tr s rarement plus pour les pages html que pour la documentation Si Jo l fait une publication et qu au m me moment M S est en train de modifier une page celle ci appara tra blanche jusqu la mise jour suivante Il faudrait que Jo l puisse tre inform qu une page est cours de modification lorsqu il s appr te publier l aide d un flag par exemple Un vrai probl me pour M S le rafra chissement du
30. ar RHPMSI n a pas la capacit de r pondre une telle charge d appels CARIO Franck DESS ID Rapport de stage 2002 33 Partie 3 Analyse de l existant et des besoins RHPMSI RHPMSI RHPMSI gt ouoydor91 ew 9AIOS9I ooedsq R gion correspondant R gion correspondant Y penod gt ouoyd9191 ew Utilisateur final Utilisateur final Figure 9 Les flux d information entre les trois niveaux 3 2 Besoins des correspondants r gionaux Les attentes des correspondants se situent plus au niveau organisationnel que technique Le site tel qu il est leur convient bien Ayant suivi son volution souvent depuis l origine ils trouvent assez ais ment ce qu ils cherchent lorsqu ils le consultent Ils font cependant remarquer de mani re unanime que ce site leur semblerait une jungle sic s ils taient de nouveaux utilisateurs Il leur semble manquer de clart de coh rence que la documentation est peu accessible trop technique pour un utilisateur final Les trois correspondants interrog s retravaillent les documents de Lyon pour les mettre au niveau des utilisateurs que c est ce produit retravaill qu ils transmettent par mail leurs utilisateurs Pour toutes ces raisons ils consid rent que le Web SIRH en l tat actuel est plus adapt pour eux que pour les utilisateurs finaux CARIO Franck DESS ID Rapport de stage 2002
31. bleaux Une nouvelle version de l application est lanc e tous les 3 mois bas e sur des propositions de contenu valid s par la hi rarchie c Avec qui tes vous en relation dans le cadre de vos missions Des utilisateurs de niveau 2 correspondants IDAP Des utilisateurs de niveau 1 parfois si le correspondant IDAP est absent ou pour une demande pointue Des commanditaires directions d autres activit s infra etc ou RH et m me les quipes GU GA Les membres des quipes IDAP 2 Quel a t votre parcours pr c dent domaine objet lieux dans la division dans la Sncf N tait pas la Sncf avant Premi re mission en tant que prestataire CARIO Franck DESS ID Rapport de stage 2002 IT B Connaissances savoir faire 3 Quelles sont vos comp tences en informatique Pour l ensemble de l application il y a besoin de deux choses Langage SQL C mais M S peut demander d autres pour les choses pointues a Savez vous utiliser un navigateur Web Oui b Avez vous d j effectu des requ tes avec un moteur de recherche Oui c Avez vous visit l Intranet de la Sncf le site SI RH Tr s succinctement Va voir ce qui l int resse pour savoir ce dont parlent les utilisateurs IL qui font une demande d Avez vous une messagerie vous est elle utile dans votre travail Oui et oui e Avez vous un acc s Intranet Internet Acc s aux deux
32. d un portail est d agr ger des r ponses venant de l Intranet et d Internet La politique de la SNCF est de limiter l acc s Internet et d largir celui de l Intranet pour tous les agents terme L unique source du portail sera donc l Intranet D autre part les volutions des applications n interviennent qu la demande des commanditaires RHPMSI n assure que l assistance ma trise d ouvrage Elle peut proposer par exemple de passer en client Web l une ou l autre application mais c est le commanditaire de l application qui acceptera ou non la proposition 2 2 Contraintes techniques 2 2 1 Niveau du mat riel des utilisateurs Actuellement 20 des postes utilisateurs tournent encore sous Windows 3 11 Cependant il est pr vu que l ensemble des postes aura migr vers Windows NT S Rappel La maitrise d ouvrage est assur e par le Directeur RH DRH le maitre d ouvrage d l gu est le Responsable du SIRH RSIRH CARIO Franck DESS ID Rapport de stage 2002 41 Partie 4 Cahier des charges pour la fin de l ann e Nous pouvons donc faire abstraction de cette contrainte concernant le futur portail 2 2 2 Portail de contenu versus portail applicatif Quoique certaines de ses parties fonctionnent comme de v ritables petites applications pages ASP bases de donn es Access et SQL Server le site SIRH est d abord un site au contenu informatif Le futur portail pourrait devenir un portail applicatif si ce
33. de suite Cependant si elle n est pas personnalis e elle risque de manquer son but Enfin tout projet comporte un volet communication Il sera particuli rement important ici de former et informer chaque fois qu une nouvelle fonctionnalit sera mise en place sur le portail Cela est particuli rement crucial pour les utilisateurs finaux qui utilisent peu le site tel qu il se pr sente actuellement Le r le de relais des correspondants r gionaux sera d terminant ce niveau CARIO Franck DESS ID Rapport de stage 2002 48 Conclusion La division RHPMSI g re deux Intranet Le Libre Service RH LSRH et le Web SIRH Tous deux sont appel s devenir des portails Cette tude a donn quelques pistes concernant le SIRH La richesse mais aussi la complexit du site en fait un ensemble de sites ont t mis en vidence D autre part il est apparu que les besoins sont tr s sp cifiques parmi les diverses populations concern es par le site SIRH Nous pr conisons que la migration vers une structure portail se face progressivement Cela n est possible que parce que la SNCF peut g rer tout le software en interne Moa Moe d veloppement Une solution portail du march imposerait un changement plus brutal qui n est pas souhaitable En effet le niveau informatique des utilisateurs est tr s contrast Il faudra donc mettre en uvre les fonctionnalit s l une apr s l autre en tant particuli rement attentif la formation
34. de coop ration entre applications diverses XML permet ainsi un client l ger d changer des donn es avec beaucoup de sources de donn es ou de serveurs h t rog nes Avec la DTD et le XSL il joue donc un r le dans la syndication de l information Cf en annexe l exemple de compte rendu d entretien CARIO Franck DESS ID Rapport de stage 2002 42 Partie 4 Cahier des charges 3 Etude d orientation Sc narios propositions Trois sc narios sont ici propos s Ce qui les diff rencie se situe essentiellement au niveau de l onglet documentation Celui ci est en effet l origine de la r flexion puisque c est ce niveau que l information est sur le point d augmenter fortement C est donc l qu il faut d abord agir La premi re tape vers une philosophie portails portera sur donc l aspect personnalisation avec les profils N anmoins ce portail ne se limite pas loin s en faut cette partie Les diff rentes composantes du site SIRH sont de v ritables sites qui pourraient fonctionner ind pendamment Ils ont d j l avantage d tre accessibles d un point unique la page d accueil du Web SIRH C est le premier pas vers la deuxi me caract ristique fondamentale d un portail l int gration Les l ments communs aux trois sc narios concernent plus directement cet aspect Enfin plus l int gration se renforcera plus la n cessit d une gestion des profils au niveau individuel sera indispensable notamment pour u
35. e De l avis g n ral les utilisateurs doivent aussi pouvoir consulter toutes les informations s ils le souhaitent Il faut donc pr voir un profil visiteur ou tout voir Il est aussi possible de faire en sorte que les diff rents profils soient consultables par tous Cependant quelques informations sensibles devraient quand m me tre soumises un droit d acc s tels que les t l chargements des versions d applications et des patchs qui s ils sont mal install s ou de mani re inopportune risquent d ab mer les applications qu ils sont cens s corriger D autre part les regroupements de m tiers varieraient selon l application consid r e ce qui pourrait conduire une inflation de profils Le risque serait alors de devoir s identifier ou cocher son m tier plusieurs fois ce qui est contraire au principe du Single Sign On SSO qui pr conise une seule identification une fois pour toute pour toute la dur e de la session 3 4 3 Abonnements Il s agirait d avertir les utilisateurs par mail que des informations nouvelles concernant les th mes attach s leur m tier ont t mises en ligne Les utilisateurs qui souhaiteraient b n ficier de ce service d alerte et de notification choisiraient les th mes eux m me en s lectionnant le profil correspondant leur m tier Contrairement une mailing list unique envoyant des mails non personnalis s il y aura n cessit de pr voir autant de mailing list que de p
36. ent de r sidence Bourse de l emploi R sultats de gestion Idap Rh Pilotage Cubes Rh CARIO Franck DESS ID Rapport de stage 2002 IT Annexes
37. ent ne permet pas non plus de transf rer des ensembles de fichiers compress s par autoextractibles VDoc conna t des probl mes de d ploiement et d appropriation causant une d saffection dans la Division Co ts VDoc tant d j acquis ce sc nario semble un bon compromis en terme de co ts Ceux ci ne sont pas nuls cependant car Axemble doit am nager VDoc pour qu il puisse communiquer avec la couche CARIO Franck DESS ID Rapport de stage 2002 44 Partie 4 Cahier des charges logicielle permettant de rendre les profils de la mani re attendue Le d veloppement de cette couche logicielle par la SNCF quoique moindre par rapport un d veloppement ex nihilo n est pas nul non plus 3 3 Sc nario n 2 Am liorer la solution existante La documentation est actuellement g r e par une petite application d velopp e en interne Elle g n re automatiquement la page correspondant cet onglet partir d une base de donn es MS Access Une tude a montr qu il est tout fait possible de modifier cette application de telle sorte qu elle g re des profils selon le besoin exprim avec des menus d taillant les m tiers VDoc serait alors r serv la gestion des documents internes de RHPMSI pour laquelle il est adapt tel quel Avantages Rapidit de mise en uvre L application actuelle g re d j les autoextractibles Cette petite application serait plus facile neutraliser que les am
38. erface utilisateur le portail est un outil d int gration car les r gles qui r gissent ce m canisme sont communes tous les usagers CARIO Franck DESS ID Rapport de stage 2002 III 2 2 1 Typologie Typologie des portails des portails Selon la fonction Selon les utilisateurs Portail Internet Portail de commerce lectronique Portail d information Portails horizontaux m gaportails Portail d entreprise Intranet ou intranet extranet ou place de march Portail de connaissance Portail d applications EAP entreprise application portal Portail place de march pour l ensemble des usagers Portails verticaux portails de niche sous portails pour un public sp cialis 2 2 Typologie des portails d entreprise Typologie 1 Internet ou Portail Internet accessible par Internet destin au public Portail d entreprise plac sur un Intranet ou un Extranet Intranet g n ral r serv au personnel entreprise tendue jusqu place de march Typologie 2 Portail horizontal Portail vertical Portail horizontal Portail vertical pour l utilisateur vocation g n raliste sp cialis autours tout le personnel une partie d un sujet seulement du personnel Portail de commerce lectronique Portail d information EIP Portail de connaissance KM Portail d applications EAP Portail place de march En gris t
39. est devenu un assemblage de sites plus qu un site v ritablement homog ne v Il souffre ainsi d un manque d harmonisation des pages et de la navigation qui est d la multiplicit d acteurs y produisant l information yY En outre une forte inflation de documents mettre en ligne est pr vue y D autre part ce site est l objet d un axe de progr s prioritaires dans le projet d entit RH Pour toutes ces raisons le moment semble venu pour le repenser D o l id e de le convertir en portail CARIO Franck DESS ID Rapport de stage 2002 31 Partie 3 Analyse de l existant et des besoins 3 Analyse des besoins 3 1 Besoins des producteurs d information division RHPMSI 3 1 1 R activit et volutivit Chaque application est g r e par une quipe plus ou moins importante et chacun tient garder la ma trise de l application qu il g re car c est un gage de r activit Dans le m me souci de r activit il est fortement souhait que la solution retenue garde un fort potentiel d volutivit En effet chaque application poss de des besoins sp cifiques dont certains ont d j t formul s mais il semble pr f rable de les traiter part Dans un premier temps le portail devra apporter des am liorations g n rales Il sera toujours temps ensuite d apporter des am liorations particuli res Un point cependant est envisager d s le d part une brique pour pouvoir mesurer la fr que
40. et 1914 rachats et reprises de lignes se succ dent Puis la crise de 1929 compromet d finitivement les chances de redressement des compagnies et l Etat est amen intervenir C est ainsi que fut fond e en 1937 la Soci t Nationale des Chemins de fer Fran ais SNCF issue de la fusion des cinq compagnies ferroviaires que comptait le territoire national A partir de 1983 ayant t jusqu alors propri t la fois de l Etat et de grandes familles la SNCF devient un EPIC l Etat devient l unique propri taire En 1997 un nouvel EPIC est cr en vue de l ouverture des Chemins de Fer la concurrence pr vue pour mars 2003 dans le cadre de la construction europ enne R seau ferr de France RFF devient alors propri taire du r seau ferr national La SNCF assure d sormais deux missions distinctes comme transporteur et exploitant du r seau elle paye des p ages RFF et en tant que gestionnaire d infrastructure elle est r mun r e par RFF Enfin la r gionalisation des transports publics r gionaux et locaux a pris effet le ler janvier 2002 en application de la loi Solidarit et Renouvellement Urbains SRU qui attribue aux conseils r gionaux la responsabilit des services ferroviaires r gionaux et des services routiers de substitution 4 3 kg A 5 5 4 EPIC tablissement public caract re industriel et commercial CARIO Franck DESS ID Rapport de stage 2002 8 Partie 1 La SNCF 2
41. fications Keywords Intranet Human resources User need Contract specifications Entreprise Information Portal 1 SNCF Soci t Nationale des Chemins de fer Fran ais 2 FNRC French National Railway Company CARIO Franck DESS ID Rapport de stage 2002 2 Remerciements M Jean Claude CABROL pour m avoir permis de faire ce stage tout le personnel de la division RHPMSI qui m a accueilli si chaleureusement En particulier Jo l pour son soutien et sa disponibilit sa confiance son coute et son aide R gis pour ses pr cieux conseils et son introduction dans le monde de la SNCF Renaud pour m avoir fait b n ficier de ses comp tences Bernard et Ulysse les joyeux formateurs pour leur bonne humeur Et Jean Paul C le bon vivant Merci toutes les personnes qui ont bien voulu m accorder de leur temps lors des entretiens en particulier en R gion Merci Denis Leux Elisabeth Alca de et Jean Paul Eychenne qui ont pris en charge le voyageur et dont l accueil fut sans pareil Ainsi qu Christian et Didier pour la visite de Toulouse CARIO Franck DESS ID Rapport de stage 2002 3 Table des mati res INTRODUCTION maintiennent 6 PARTIE TSLASNCGE Niue a a E nen 8 k HISTORIQUE 38330 55 tee MUR a AL A RE RAR mp re Pat 8 22 EEGROUPE SNCF se ile elelr aa RS Re E ua id 9 3 ILORGANISATON DE LA SNCF es a On tasse 9 3 1 Une organisation par secteurs d activit ssssssseuuuerer
42. ge l coute de ses l ments Actions mener y Contribution aux autres axes de progr s prioritaires APP y Mise en place d un syst me de gestion de la documentation du SI Le SIRH fait donc partie des pr occupations de la direction RH Elle attend qu il soit efficace au meilleures conditions conomiques Par cons quent elle apporte son soutien toute initiative visant l am liorer CARIO Franck DESS ID Rapport de stage 2002 15 Partie 2 Analyse de la Mission Partie 2 Analyse de la mission Le Syst me d Information des Ressources Humaines de la SNCF SIRH repr sente entre autres l ensemble des applications informatiques que les ressources humaines utilisent au quotidien La SNCF se soucie r ellement de la formation de ses agents En effet l efficacit du SI est conditionn e par une bonne utilisation ce qui ne peut se faire sans un bon accompagnement Ainsi un v ritable r seau de formation et d accompagnement autour des applications RH a t mis en place Un Intranet le Web SIRH met la disposition des utilisateurs des supports de formation et d actualisation des applications Il donne lui m me acc s certaines applications Face l abondance des informations d j fournies du fait qu elles sont appel es cro tre de mani re importante et du fait de la multiplicit des types d utilisateurs il devient int ressant de passer de la structure actuelle du site une structure de type po
43. ie du site SIRH correspondante Ceci d faut de pouvoir int grer moyen terme les applications au portail en les transformant en client l ger 3 5 Conclusion Certains besoins en formation ont t d cel s navigation Web auto extractibles Comme tout projet doit comporter une phase de communication formation l occasion sera saisir au moment ou cette phase sera mise en uvre pour le portail Les formations actuelles aux applications notamment GU comportent d j des s quences de recherche d information sur le site SIRH ou celui des prescriptions ce qui pr sente l avantage de montrer leur utilit concr te pour les missions des utilisateurs La comparaison entre l existant et les besoins met en vidence les changements effectuer Ces l ments sont le point de d part vers l laboration du cahier des charges w Cf en annexe l exemple de compte rendu d entretien CARIO Franck DESS ID Rapport de stage 2002 39 Partie 4 Cahier des charges Partie 4 Vers l laboration du cahier des charges La r daction du cahier des charges doit tre l occasion de fixer de fa on presque contractuelle ce qui est attendu du projet une fois d ploy Ce document doit donc d crire en langage non informatique le p rim tre fonctionnel du projet les contraintes qui p sent sur le projet les syst mes d information auxquels il devra tre connect Si le cahier des charges d
44. isse tre lanc e partir de la page web IL Pour l instant l application IL n est pas une application web et il faudrait la passer en client l ger ce qui repr sente un gros travail Pour l instant cela n est ni valid ni planifi 2 Partie IL du domaine r serv pour les utilisateurs de niveau 2 Documentation ce qui appara t en pdf dans l onglet documentation du site SIRH est au format Word dans le domaine r serv En effet les utilisateurs quip s en Windows 3 11 ne peuvent pas lire les images incluses dans un fichier pdf Or la documentation IL comporte de nombreuses captures d cran d o la n cessit pour les correspondants de passer par Word Par ailleurs on trouve aussi des documents en Excel L ensemble des fichiers word comme excel est l tat zipp sur le site Kit d installation 3 Pages cach es Lorsqu une version de g n ralisation par opposition aux correctifs d anomalies est pr te elle suit un circuit particulier Equipe IL gt Recettage par des quipes pilotes gt Int gration gt Exploitation Pour que les quipes pilotes les quipes IDAP puissent tester la nouvelle version avant sa publication il leur faut la t l charger C est cela que servent les ex cutables d installation qu on trouve sur les pages cach es elles servent en quelque sorte de serveur ftp l quipe IL Remarque M S tient ce l quipe IL puisse continuer pub
45. l interm diaire du protocole de transport TCP IP Un annuaire LDAP fonctionne en client serveur et est bas sur une collection d objets repr sentant des entr es d annuaire Chaque type d objet est compos de plusieurs attributs CARIO Franck DESS ID Rapport de stage 2002 46 Partie 4 Cahier des charges Les alertes et notifications pour informer sur la vie du site semblent indispensables La culture SNCF a habitu les agents recevoir passivement la documentation au temps du papier Une mailing list reproduirait en quelque sorte l ancienne mani re de faire Le principe est que l utilisateur n aurait plus surveiller l arriv e sur le portail des informations le concernant pull il serait directement averti par mail push Une mailing list serait donc un l ment strat gique pour l appropriation du portail par les gestionnaires Cependant si elle n est pas personnalis e elle risque de manquer son but En effet des utilisateurs vont recevoir des informations sur la vie du site ne les concernant pas Ils risquent d assimiler cela du spammig Tandis qu une liste finement personnalis e conduira les utilisateurs consulter le site si la nouvelle les concerne vraiment La FAQ n tant pas li e aux profils peut tre mise en place tout de suite ou dans un deuxi me temps Le forum ne semble pas tre une fonctionnalit urgente Dans les trois sc narios des briques telles que l annuaire pourront tre par
46. lation consid r e 1 3 Populations interrog es Les trois populations interrog es refl tent les trois grands niveaux hi rarchiques de la SNCF Au niveau central des agents de la division RHPMSI produisent les diff rentes parties du site Ils peuvent aussi tre utilisateurs Au niveau r gional les correspondants r gionaux servent de relais entre les deux autres populations a Au niveau local se trouvent les utilisateurs finaux 1 4 Passation L ensemble des entretiens s est d roul sur le lieu de travail de l agent au Lugdunum ou en r gion selon les cas Nos interlocuteurs travaillaient tous dans un bureau partag ou non Tous les entretiens se sont d roul s en t te t te sauf deux reprises o deux personnes ont t interview es en m me temps pour gagner du temps D autre part une personne a souhait que le lieu soit une salle de r union la place de son bureau Les r ponses ont t collect es non par enregistrement mais par prise de notes 1 5 R sultats 23 entretiens ont t r alis s qui se r partissent comme suit entre les trois populations RHPMSI 10 Lyon Correspondants r gionaux 3 Paris Rennes Toulouse Utilisateurs finaux 10 Rennes Toulouse Un compte rendu de chaque entretien crit a t soumis ult rieurement chaque personne concern e qui a pu formuler ses remarques Cela a permis en confrontant nos mots et ceux de l interview
47. let Outils asso Sert 28 Le domaine r serv aux correspondants r gionaux 29 L onglet Documentations titine 30 Les flux d information entre les trois niveaux 34 CARIO Franck DESS ID Rapport de stage 2002 54 Table des annexes ANNEXE 1 QUELQUES L MENTS SUR LES PORTAILS ssssmsmeere ANNEXE 2 LE MOD LE D ENTREPRISE LA GESTION PAR DOMAINE nan in melti eredi eines anne ANNEXE 3 LA GRILLE D ENTRETIENS ssssssssssssssssseesesssseneeeenes ANNEXE 4 EXEMPLE D UN COMPTE RENDU D ENTRETIEN ANNEXE 5 TABLEAU DES APPLICATION ET LEUR PLACE DANS LE MOD LE DE LA PYRAMIDE RH CARIO Franck DESS ID Rapport de stage 2002 55 Annexe 1 Quelques l ments sur les portails CARIO Franck DESS ID Rapport de stage 2002 1 D finitions Les portails se caract risent par deux types de fonctions Les fonctions d int gration Les fonctions de personnalisation 1 1 Fonctions d int gration Le portail point d acc s unique de information et des applications La vocation du portail est de proposer un point d acc s unique un ensemble de contenus et d applications Sa vocation est d tre un point unique pour l ensemble de l information qu elle soit issue de sources passives fond documentaire documents structur s ou non ou d applications d entreprise Id alement un portail propose les fonctions suivantes Int grati
48. lier elle m me sans interm diaire Ce dernier acc s sert de mani re marginale a Sous quel format Les pages sont en html la documentation est en pdf onglet documentation ou en Word domaine r serv b Ordre d id e du volume d information Requ tes 3 requ tes par jour et par tablissement La taille du fichier r sultant de ce type de requ te varie de 1 ko 3 ou 4 Mo Ex cutables 5 10 Mo apr s zippage le moteur de 1 application normalement t l charg une fois par utilisateur fait 10 Mo CARIO Franck DESS ID Rapport de stage 2002 IV Autoextractibles les word zipp s des pages cach es font le plus souvent moins d 1 Mo en g n ral 500 ko c Ordre d id e de la fr quence de mise jour Versions une tout les trois mois Actualit anomalies toutes les 2 3 semaines environ d Comment se fait la mise en ligne Presque toutes les parties du web IL site SIRH domaine r serv pages cach es sont r alis es sous FrontPage par l quipe IL puis mises en ligne par M S Seule la partie documentation IL du site SIRH r alis e par l quipe IL est mise en ligne par le sitemestre 5 Produisez vous de l information hors ligne laquelle et sur quel support Pas d information hors ligne tout est t l chargeable Soit par le web la plus grande partie Soit par ftp 2 l ments sont d pos s par la fili re Int gration Exploitation Les versions g
49. lissement Ses commanditaires sont des acteurs des Ressources Humaines au sein de la SNCF Lorsqu ils demandent le d veloppement d une nouvelle application ou l volution d une application existante la division RHPMSI les assiste dans la ma trise d ouvrage jusqu l laboration d un cahier des charges qui est transmis un autre service la Direction des Syst mes d Information et des T l communication DSIT Lyon aussi La DSIT d veloppe le produit demand ma trise d uvre en suivant les sp cifications labor es par la division RHPMSI L ensemble des applications utilis es par les services de Ressources Humaines de l tablissement constituent la majeure partie du SIRH Syst me d Information des Ressources Humaines de la SNCF Un Intranet le Web SIRH fourni des informations sur l utilisation des applications RH d velopp es par la SNCF manuels d utilisations anomalies versions etc Il est un outil de communication entre les concepteurs des applications RH et les utilisateurs de ces applications RH Devant la masse appel e cro tre des informations disponibles sur ce site il est envisag de le transformer en portail Cette transformation est l occasion d une r flexion qui doit permettre d am liorer le site Dans ce cadre des entretiens ont t men s pour recueillir les besoins des Un syst me d information est l ensemble des informations et des traitements relatifs ces informations qui sont
50. n de la formation Les outils de la gestion de la mobilit RH Formation RH P le de Formation RAF Intranet Actions de formation RAF Intranet Sessions de formation L oar RH Bourses de l emploi IDAP RH Changement de R sidence Les outils de la gestion de l emploi Les outils de la gestion de l utilisation Emploi IDAP V6 GU Les outils de la gestion administrative R sultats de gestion pilotage et IL IDAP V6 GA Administration des donn es pes de codification des UCH IDAP RH Pilotage cubes Interrotique Locale Figure 6 Structure de l onglet Outils Assistance Lorsqu ils sont confront s une difficult sans r ponse localement les utilisateurs font appel l quipe Idap en charge de leur tablissement Le cas ch ant l quipe Idap fera appel aux quipes fonctionnelles RHPMSI Formation La cellule formation est charg e de concevoir et r aliser des actions de formation correspondant aux demandes de formation faites dans le cadre du SIRH en utilisant les d marches d ing nierie p dagogique CARIO Franck DESS ID Rapport de stage 2002 28 Partie 3 Analyse de l existant et des besoins R serv Cette rubrique n est accessible qu aux quipes r gionales correspondants d applications et CSIDRH Organigramme RHPMSI Composition des quipes idap Bo te outils formation Idap
51. ne gestion plus fine des droits d acc s 3 1 Trois sc narios pour amorcer la personnalisation Ces sc narios se fondent sur le principe que les utilisateurs finaux font partie du public vis acc s libre par profils sans carter les correspondants acc s r serv ventuellement avec des profils Certains de ces derniers ont des r ticences laisser accessible la majeure partie des informations parce qu elles leur semble trop techniques pour les utilisateurs Certes il est important de r fl chir aux parts relatives r server aux deux populations dans le portail Malgr tout il est difficile d envisager un sc nario o le portail serait exclusivement tourn vers les correspondants en laissant de c t les utilisateurs finaux Si on ne peut exclure les gestionnaires les informations diffus es sont effectivement tr s techniques Il faudrait donc que la part s adressant aux gestionnaires soit effectivement r dig e selon leur niveau de comp tence informatique La Documentation GU actuellement en cours d laboration essaie d en tenir compte Il faudra r server une attention toute particuli re aux retours d exp rience lorsqu elle sera en ligne pour 2 Documentation GU ensemble des documents visant aider les utilisateurs pour l utilisation de l application IDAP Gestion de l Utilisation CARIO Franck DESS ID Rapport de stage 2002 43 Partie 4 Cahier des charges am liorer cette d marche qui
52. nn es RAM 128M0 Mhz i RAM 256 Mo Figure 2 Les plates formes utilis es pour le site SIRH Ce serveur n h berge actuellement que les sites LSRH et SIRH mais ce n est pas un serveur officiellement r serv ces sites Il est pr vu d acheter un autre serveur qui sera d di LSRH Software Le site SIRH est un site dit informatif Cependant il n est pas compos seulement de pages HTML Il contient galement des pages ASP JScript et VBScript des documents Word PDF et utilise des bases de donn es Access et SQL Server ce qui transforme certaines de ses parties en de v ritables petites applications Sites Type Technologie Nombre de fichiers sites Taille web Base Total Documents Word PDF et autres SIRH Application Site web ASP JavaScript 900 60 Systeme i Information Ressources humaines i Codif Application Site web ASP VB 50 0 CodifAtt Application Site web ASP VB 70 0 2 9 Mo Base Access i Pilotage Site web 70 0 SirhCubes Site web ASP VB 60 o I Mo Base Access Figure 3 Formats et langages dans le site SIRH CARIO Franck DESS ID Rapport de stage 2002 23 Partie 3 Analyse de l existant et des besoins 2 1 2 Existant technique du c t utilisation du site SIRH 23 r gions et 300 tablissements Lors des entretiens il est apparu que de nombreux postes sont sous le syst me d exploitation Windows 3
53. nne n aura plus la vue d ensemble de toutes les mises jours de documents Avantage responsabilisation r dactionnelle des auteurs Effet induit Cela suppose de former l ensemble des personnes susceptibles de publier sur le Web SIRH Or la proc dure de mise en ligne des actualisations l aide d une application maison bas e sur MS Access est pour l instant relativement complexe et fastidieuse car manuelle Elle pourrait cette occasion tre simplifi e Actuellement une application de gestion documentaire du march VDoc Open est en cours de mise en place Cela pourrait tre une alternative mais elle rencontre des difficult s tant du point de vue du d ploiement que de l appropriation 3 1 4 Flux d information avec les utilisateurs et les correspondants Les producteurs d information tiennent ce que les flux entre les trois niveaux central r gional et local soient conserv s tels quels apr s la mise en uvre du portail Bien que le portail soit vu comme un moyen de s adresser directement aux utilisateurs finaux dans le sens descendant les correspondants sont consid r s comme des filtres indispensables dans le sens montant Ceux ci ont la capacit de r pondre le plus souvent leurs utilisateurs et ne demandent de l aide en central que lorsqu ils ne trouvent pas la solution leur niveau Si toutes les questions des 300 tablissements devaient parvenir directement en central cela deviendrait ing rable c
54. ntages On pose tout de suite les bases de l volutivit future Le co t total final du portail sera donc optimis en vitant de refaire plusieurs fois la m me chose Ceci n est pas incompatible avec une pr sentation par regroupement de m tiers J est tout fait possible de pr voir une gestion d autoextractibles Permet de mettre en place rapidement l abonnement des mailing list personnalis es Inconv nient Ce sc nario a le co t de d veloppement le plus lev court terme ce qui cadre mal avec le contexte conomique imm diat Un annuaire LDAP n cessite des comp tences particuli res 3 5 El ments communs aux trois sc narios renforcer l int gration Certains travaux peuvent tre men s en parall le avec la mise en place des profils D autres n cessitent que le sc nario n 2 soit op rationnel Une harmonisation de la charte graphique et de l ergonomie devra tre r alis e En effet pour un portail il faut tre particuli rement attentif l interface utilisateur C est en effet la principale fonctionnalit d un portail 1l serait donc bon de mettre au point des sp cifications IHM interface homme machine avec un ergonome Le moteur de recherche facile mettre en uvre un moindre co t peut tre install rapidement quelque soit le sc nario retenu 2 LDAP Lightweight Directory Access Protocol est un protocole standard pour acc der des annuaires par
55. ntation du site qui soit plus simple exploiter que la m trologie actuelle 3 1 2 Interactivit Plus d interactivit est souhait e mieux informer les gens sur la vie du site et sur la vie des applications Certaines briques du portail pourront r pondre ce besoin FAQ abonnement D autre part concernant les anomalies et les demandes d volution sur les applications le mod le d Interrotique Locale pourrait tre suivi 3 1 3 Publication de la documentation Chaque partie du site est mise en ligne par les personnes responsables des applications En revanche les mises jour de la documentation sont pour l instant centralis es sur un poste auquel seules quelques personnes ont acc s Le sitemestre ainsi plac en bout de cha ne a une vue transversale et peut d celer les les erreurs Il peut ainsi en avertir l auteur avant la mise en ligne Cela fonctionne pour le fond actuel mais il est pr vu que ce fond augmente fortement ce qui ARE y Voir en annexe l exemple de compte rendu d entretien CARIO Franck DESS ID Rapport de stage 2002 32 Partie 3 Analyse de l existant et des besoins accro tra fortement la charge de travail Le sitemestre souhaite donc que la mise en ligne de la documentation soit d centralis e aussi tout en gardant le r le de superviseur les auteurs mettant en ligne leur documents auraient une habilitation d livr e par le sitemestre Inconv nient perso
56. oit servir de base rigoureuse au d roulement du projet il doit laisser la place des am liorations du projet pendant son d roulement Il doit donc fournir un squelette solide au d veloppement du projet et pr voir que certains l ment annexes seront finalis s lors d tapes futures Voici ce que le cahier des charges devra mentionner en substance Les objectifs du portail La description du p rim tre fonctionnel du projet Contraintes du projet Cependant le cahier n tant pas finalis nous n exposerons ici que des propositions et trois sc narios la place du p rim tre fonctionnel BENARD Jean Louis Les portails d entreprise conception et mise en uvre Paris Hermes Sciences Publications 2002 p 141 CARIO Franck DESS ID Rapport de stage 2002 40 Partie 4 Cahier des charges 1 Objectifs Objectif strat gique de l entreprise Selon le projet d entit RH le SIRH est plac dans la cat gorie Am liorer la performance conomique de l entreprise Il s agit d am liorer la coh rence et la performance des syst mes d information de la DRH Objectif utilisateurs L objectif du portail Web SIRH est de donner les informations professionnelles dont l utilisateur des outils et proc dures du SIRH a besoin pour assurer ses missions 2 Contraintes d ordre organisationnel technique ou conomique observ es 2 1 Contraintes organisationnelles L un des int r ts
57. on des informations Informations internes externes l entreprise trois axes v Pr sentation de l information qui se pr sente sur une m me interface et selon les m mes r gles graphiques y L acc s au travers de la classification ou par un moteur de recherche yY L organisation de l information rang e dans des classes th matiques selon des crit res propres l entreprise Informations structur es bases de donn es non structur e courrier lectronique messages de forum notes etc Informations semi structur es Int gration des applications Int gration des informations avec les applications qui leur sont rattach es Recherche des informations et navigation CARIO Franck DESS ID Rapport de stage 2002 IT 1 2 Personnalisation L importance de la personnalisation de information est cruciale dans un portail Non seulement elle permet de r glementer l acc s aux diff rentes informations disponibles dans l entreprise mais permet aussi par un meilleur ciblage de l information diffus e d viter les probl mes de surcharge de d information Id alement un portail propose les fonctions suivantes Personnalisation de l interface utilisateur Gestion des t ches de workflow Travail en collaboration et groupware Diffusion de l information Administration du portail gestion des droits Services type commerce lectronique Jusque dans le m canisme de personnalisation de l int
58. ories et pratique Paris Armand Colin 1998 301 p BARDIN Laurence 7 dition corrig L analyse de contenu Paris Presses Universitaires de France 1993 291p CARIO Franck DESS ID Rapport de stage 2002 51 SOURCE SNCF RAPPORTS CHMIELEWSKI R gis Nous avons tant de choses nous dire r le et place du statut dans le malaise des cheminots Note de recherche en psychologie sociale Universit Lumi re Lyon IL 69p COLLOD Emmanuel Etude d un portail E2E pour le SIRH Rapport de stage DESS 2000 80 p Eiclier Catherine Audit sur l utilisation d Intranet la Sncf CD ROM CD ROM Direction D l gu e des Cadres et de l Institut du Management Formation l Entretien Individuel Annuel CD ROM IDAP V6 Animedia INTRANET Le projet industriel lt url http www pi2 sncf fr gt Page consult e le 09 septembre 2002 Projet d entit RH lt url http www sirh rh sncf fr pe gt Page consult e le 09 septembre 2002 Rapport d activit 2001 lt url http www sncf com co rapport2001 Sommaire html gt Page consult e le 09 septembre 2002 Enqu te de satisfaction des utilisateurs d IDAP V6 quels enseignements ProRH 2002 n 7 en ligne lt url http www sirh rh sncf fr webrh Telechargement prorh7 pdf gt Page consult e le 09 septembre 2002 CARIO Franck DESS ID Rapport de stage 2002 52 Sigles et abr viations CSIDRH
59. possible Des entretiens semi directifs ont donc t men s Pour ce qui concerne l entretien semi directif il existe un sch ma d entretien Mais l ordre dans lequel les th mes peuvent tre abord s est libre si l enqu t n aborde pas spontan ment un ou plusieurs des th mes 10 BENARD Jean Louis Les portails d entreprise conception et mise en uvre Paris Hermes Sciences Publications 2002 p 53 CARIO Franck DESS ID Rapport de stage 2002 18 Partie 3 Analyse de l existant et des besoins du sch ma l enqu teur doit lui proposer le th me A mesure que le nombre d entretien a cru et donc que ma vision de l existant s est clarifi e il est devenu possible d ins rer une dose plus directive l int rieur des th mes de la grille mais en restant sur le mode ouvert 1 2 Grille d entretiens Trois types de populations cf infra ont t interrog s l aide d un canevas commun pr sent en annexe La grille d entretien comportait trois parties Chap 1 Identification Il s agissait de d couvrir le m tier de la personne et en quoi le Web SIRH pouvait tre utile sa mission D autre part une hypoth se tant que les utilisateurs en usent peu pour des raisons culturelles il fallait valuer leur degr de comp tences en navigation Intranet Le but tant de trouver les freins outre le sempiternel je n ai pas le temps Chap 2 Quelles informations pour quels utilisa
60. pour g rer la documentation Il s agit de VDoc Open de la soci t Axemble Cependant il est en cours de mise en place La documentation reste g r e par une petite application d velopp e en interne qui g n re automatiquement la page correspondant cet onglet partir d une base de donn es MS Access Gestion Administrative et Sociale Gestion de l utilisation Idap V6 Idap V6 GA Journalier Solde Le projet Idap GU Recensement des demandes d volution Bulletins d information idap V6 GU Contenu des volutions fonctionnelles L_ Tableaux de bord Gestion des Ressources Humaines Idap V6 doc technique G n ralit s Idap RH Emploi Idap RH Formation Idap RH GKR Idap RH Handi Idap RH Mobilit Idap Rh Notation Idap RH Pilotage Idap RH P le de formation RAF Intranet RexAT Communication Cohabitation G n ralit s Idap V6 Poste L_ Serveur Interrotique Locale L Communication SIRH Figure 8 L onglet Documentation Description du circuit des demandes de requ tes Documents utiles Tableaux de bord CARIO Franck DESS ID Rapport de stage 2002 30 Partie 3 Analyse de l existant et des besoins 2 3 Conclusion On voit quel point le Web SIRH est riche et dense Cependant le site porte les traces de son enrichissement empirique par ajouts successifs d l ments _ Par cons quent le Web SIRH
61. ratives Par exemple la r gion administrative Rh ne Alpes correspond deux r gions SNCF R gion de Lyon R gion de Chamb ry Loire Haute savoie Haute Loire Savoie Rh ne Is re Dr me Ain Figure 1 La r gion administrative Rh ne Alpes correspond deux r gions SNCF L chelon local constitue le terrain Il est compos d environ 300 tablissements de types divers Par exemple l ensemble Perrache et Part Dieu constitue un Etablissement d Exploitation EEX La r gion de Lyon compte ainsi 21 CARIO Franck DESS ID Rapport de stage 2002 10 Partie 1 La SNCF tablissements Notons que le Lugdunum b timent h bergeant la division RHPMSI o s est d roul le stage est un l ment national chelon central bien que bas Lyon et non pas un tablissement chelon local 3 3 La Fonction RH La fonction RH concerne 8 000 personnes et est organis e selon le m me sch ma trois niveaux Central 18 Directions Centrales DC dont celle des Ressources Humaines DRH R gional 23 Directions R gionales DR ayant chacune un Directeur D l gu RH DDRH Local _ 300 Etablissements ayant chacun leur P le RH sous la responsabilit d un Responsable RH RRH 3 3 1 Organisation du Syst me d information des Ressources Humaines SIRH La Ma trise d ouvrage est assur e par le Directeur RH DRH Ma tre d ouvrage d l gu le Responsable du SIRH RSIRH
62. rmation 1 Quelle est votre fonction a Depuis quand b En quoi consiste cette fonction par exemple sur quel projet ou action 4 Quelles informations mettez vous la disposition des acteurs de travaillez vous actuellement la fonction RH c Avec qui tes vous en relation dans le cadre de vos missions a quels types de produits r alisez vous a Sous quel format 2 Quel a t votre parcours pr c dent domaine objet lieux dans la b Ordre d id e du volume d information division dans la Sncf c Ordre d id e de la fr quence de mise jour d Comment se fait la mise en ligne B Connaissances savoir faire 5 Produisez vous de l information hors ligne laquelle et sur quel ET FEDE SEES support 6 Qui sont vos utilisateurs principaux 3 Quelles sont vos comp tences en informatique a Les flux d information entre vous et vos utilisateurs a Savez vous utiliser un navigateur Web b Avez vous d j effectu des requ tes avec un moteur de recherche B L interlocuteur en tant qu utilisateur c Avez vous visit l Intranet de la Sncf le site SI RH d Avez vous une messagerie vous est elle utile dans votre travail d information e Avez vous un acc s Intranet Internet f Avez vous un ordinateur chez vous SR rss 7 Dans le cadre de vos missions quelles sont vos principales sources d information a Electroniques b Non lectronique 8 Avez vous des sources d informations externe
63. rofils La multiplicit des profils voqu e plus haut peut alors poser probl me De plus il faudrait alors qu un rapport soit tabli entre les profil et les individus 19 Lou 3 a i Les patchs sont des correctifs destin s solutionner une anomalie constat e dans une application en attendant la nouvelle version CARIO Franck DESS ID Rapport de stage 2002 37 Partie 3 Analyse de l existant et des besoins 3 4 4 FAQ Foire aux questions A la disposition de tous les utilisateurs elle permettrait que les questions les plus fr quemment pos es aux supports utilisateurs par t l phone ou mail puissent trouver une r ponse sur le site Cela permettrait d uniformiser la r ponse donn e et jouerait un r le de compl ment de formation Inconv nient une FAQ inactive actuellement a d j t mise en place mais les gens ne la consultaient pas avant de t l phoner Interrogation qui r digerait ces r ponses Cela devra t il tre la t che des correspondants r gionaux ou des agents de RHPMSI en central 3 4 5 Forum Il ne concernerait que les correspondants r gionaux uniquement au moins dans un premier temps Principe qu un utilisateur confront une difficult puisse poser une question l ensemble des personnels effectuant les m mes missions que lui Une personne se demande cependant s il est judicieux de c der ce qu il appelle une mode De plus les correspondants se connaissent entre
64. rrrrreee 9 3 2 Une hi rarchie trois MVC annee ann Nas n este 10 32347 ba Foncton RH ce at aar san n nr nel dd nr 11 4 LE CONTEXTE DU PROJET LE PROJET INDUSTRIEL aa ressentis nsenuuss 13 PARTIE 2 ANALYSE DE LA MISSION secs 16 PARTIE 3 ANALYSE DE L EXISTANT ET DES BESOINS 18 le METHODOLOGIE SR RS NT RE ea Re a edds 18 1 1 Pourquoi des entretiens inner tuent den 18 Le Griled entretiens menire ainne EEEE E EE E E 19 1 3 Populations interrog es rend le huh de rats 20 EZ PPS SG OMS rs a tn et e nt An 2 A 20 EIS RESUMAS ee aa a e TA TN Rte te 20 23 ANALYSE DE D EXIS DANS TT E E A T E E ais 22 2d Exit nt technique ere re A e a nn 22 2 2 Existant fonctionnel cota en Ne MT A E En 25 2 9 1 CONCLUSION aerae neer ETE a E AA EEEE NAASTEN 31 3 ANALYSE DES BESOINS en di ont usines eaae inaia oiai eue 32 3 1 Besoins des producteurs d information division RHPMSI 32 3 2 Besoins des correspondants r gionaux ssssseeeevevererrereererrerrrnee 34 3 3 Besoins des utilisateurs finaux 35 3 4 Les briques du portail le plus souvent voqu es toutes populations confondues aerer iana AN nat Rs dite fee 36 CARIO Franck DESS ID Rapport de stage 2002 4 IJss CONCLUSIONS RS MSIE PAR A CRAN een me Re E nee te 39 PARTIE 4 VERS L LABORATION DU CAHIER DES CHARGES 40 LS FOBIBETTES AL nee en RNA CR ARR ee 7 es PS NN A Ne re 41 2 CONTRAINTES D ORDRE ORGANISATIONNEL TECHNIQUE O
65. rtail On trouve dans l ouvrage de Jean Louis BENARD Les portails d entreprise le plan type de d roulement d un projet de type portail Intranet d entreprise 1 Etudes pr alables Analyse de l existant Analyse des besoins 2 Etude d orientation Sc narios 3 Constitution de l quipe projet 4 Le cahier des charges 5 Phase de conception dont Sp cifications fonctionnelles MCD sp cifications techniques plan de tests et conception d un jeu de tests 6 Phase de d veloppement 7 Phase de pr production 3 Rappel l informatique n est que l une des technologies d un syst me d information CARIO Franck DESS ID Rapport de stage 2002 16 Partie 2 Analyse de la Mission 8 Production 9 Plan de communication 10 Maintenance volutive Evidemment un tel projet s tale sur plus de quatre mois Il se poursuivra bien entendu apr s mon passage Dans le cadre de ce stage dont l offre tait intitul e Etude et concours la mise en uvre d un portail du Syst me d Information RH de la SNCF il ma t demand de r aliser la partie correspondant ce qui est en gras ci dessus Les activit s pr vues taient Ja conduite d entretiens l tude de documents et d outils et la r daction d un cahier des charges Bien que la r daction de ce dernier n ait pu tre men e son terme le travail r alis a permis de rassembler les l ments n cessaires sa mise en uvre BENARD
66. rtaines applications du SIRH au moins pouvaient tre lanc es partir de son interface Seul le RAF R pertoire des Actions de Formation permet de consulter ou t l charger les actions de formation et les sessions de formation en ligne Les autres applications IDAP V6 IL sont install es en local sur les postes des utilisateurs Pour donner l acc s ces applications par le portail il faudrait qu elles soient en client l ger Seule l Interrotique Locale envisage ventuellement de migrer sans que cela ne soit ni valid ni planifi pour l instant Le portail SIRH sera donc essentiellement un portail de contenu 2 3 Contraintes conomiques La contrainte conomique est tr s forte ce jour les rapports financiers de la SNCF ne sont pas tr s optimistes Or tout projet suppose un co t La SNCF assurant traditionnellement la Moa et la Moe essentiellement en interne les co ts seront support s par la DSIT et RHPMSI N anmoins il est parfois plus avantageux de chercher certaines briques d un portail l ext rieur Par exemple l id e des abonnements fond e sur le principe de mails personnalis s peut n cessiter un moteur de diffusion d alerte 7 L architecture recommand e pour un portail est appel e architecture 3 tiers Elle comprend le navigateur web client l ger universel un serveur d application des serveurs fournisseurs de services ou de contenus D autre part XML est le langage id al
67. s 9 Quelles sont les informations que vous utilisez a Quotidiennement b Plus pisodiquement CARIO Franck DESS ID Rapport de stage 2002 IT Chap 3 Am liorer le site SIRH par sa transformation en portail 10 Consultez vous l actuel site Intranet SIRH et dans quel but 11 Selon vous quoi sert ce site actuellement A quoi devrait il servir Informations 12 Quelles informations sont selon vous susceptibles d entrer dans le futur portail SIRH 13 O se situent elles actuellement Applications 14 Utilisez vous un des outils collaboratif s lorsque vous produisez de l information des documents i e Groupeware workflow espace partag 15 Quelles applications utilisez vous r guli rement 16 Pensez vous que des applications pourraient tre utilis es dans le cadre du site SIRH Personnalisation 17 Nous souhaiterions mettre en place pour ce portail une gestion par profils Avez vous des suggestions ce sujet 18 Que pensez vous d outils tels que abonnement liste de diffusion newsletter forum FAQ Autre 19 Y a t il dans votre m tier terrain des portails qui vous apportent quelque chose Connaissez vous des portails qui r pondent vos besoins 20 Avez vous des suggestions pour am liorer ce site SIRH 21 Voulez vous aborder d autres aspects mat riel ergonomie etc CARIO Franck DESS ID Rapport de stage 2002 Annexes Gestion de l u
68. site pour les utilisateurs quand le site change F5 actualiser ne fonctionne pas du fait de caches M trologie M S voudrait savoir pour chaque connexion qui combien quand Dans l onglet Assistance on trouve une partie m trologie mais personne ne conna t le mode d emploi ni ce qui est mesur au juste gt voir la DSIT EH M 21 Voulez vous aborder d autres aspects mat riel ergonomie etc Conclusion M S veut garder la ma trise de la partie du site SIRH qu il g re IL car elle doit rester r active CARIO Franck DESS ID Rapport de stage 2002 VIII Annexe 5 Tableau des application et leur place dans le mod le de la pyramide RH CARIO Franck DESS ID Rapport de stage 2002 GA Formation Ca rri re GU Budget effectif Contr le de gestion GP Pilotage M trologie Application de codification des UCH Gestion informatis e des logements Production Central P Gestion administrative et de l utilisation IDAP V6 GA IDAP V6 GU Gestion des Ressources Humaines Gestion de l emploi Idap RH Emploi Gestion de la formation Idap RH Formation Idap RH P le de Formation RAF Intranet Actions de Formation RAF Intranet Sessions de Formation Outil d inscription en ligne Idap RH GKR Idap RH Handi Idap RH Notation Observation sociale RexAT Gestion de la mobilit Rh changem
69. t de stage 2002 V B L interlocuteur en tant qu utilisateur d information 7 Dans le cadre de vos missions quelles sont vos principales sources d information a Electroniques Pour les demandes de requ tes b Non lectronique Pr f re voir les gens en direct notamment lors des r unions Pour voir les quipes GA GU Pour voir les commanditaires 8 Avez vous des sources d informations externes 9 Quelles sont les informations que vous utilisez a Quotidiennement b Plus pisodiquement Des manuels r glementaires papiers Le RH 77 ce qu il y a le droit de faire et de ne pas faire au niveau fonctionnel A toujours sous la main le dictionnaire des donn es comment se traduit le fonctionnel en terme de tables dans la Bases de donn es Sert faire les requ tes Les documents GA GU Les agents GA et GU crivent dans IDAP or l Interrotique Locale lit dans IDAP Les agent GA et GU Pr viennent de ce qu ils crivent Sont commanditaires pour des fonctionnalit s urgentes qu ils n ont pas le temps d int grer IDAP car elles seraient trop lourdes mettre en place ou ne sont pas prioritaires CARIO Franck DESS ID Rapport de stage 2002 VI Chap 3 Am liorer le site SI RH par sa transformation en portail 10 Consultez vous l actuel site Intranet SI RH et dans quel but 11 Selon vous quoi doit servir ce site C est un outils de communication L
70. tag es avec le LSRH 4 Conclusion Les trois sc narios tiennent plus ou moins compte des volutions futures du site mesure qu il int grera de nouvelles fonctionnalit s de portail Nous pr conisons donc de choisir rapidement entre les sc narios afin de lancer les pr mices de la personnalisation Nous envisagerions pour notre part une fusion des sc nario 1 et 2 On Am liorerait l application actuelle pour qu elle g re les profils sc nario 1 Mais cette application irait chercher les documents directement dans la base VDoc moyennant l adaptation d crite dans le sc nario 2 On r soudrait ainsi certains inconv nients du sc nario 1 avec les avantages du sc nario 2 De plus cette solution tient mieux compte de la contrainte conomique que le sc nario 3 In fine c est n anmoins la hi rarchie que revient la d cision Spamming l origine publicit non sollicit e par email Par extension tout message non sollicit CARIO Franck DESS ID Rapport de stage 2002 47 Partie 4 Cahier des charges Dans un deuxi me temps les briques concernant l aspect int gration pourront tre mises en uvre l une apr s l autre et en synergie avec les briques se mettant d j en place pour le LSRH puisque certaines pourront tre communes Celles qui sont le plus facilement finalisables sont le moteur interne et la FAQ Une mailing list l ment d appropriation du site par les utilisateurs peut tre mise en place tout
71. teurs Il s agissait de d terminer le contenu informationnel actuel existant et futur besoins du site et son mode de production Chap 3 Am liorer le site SIRH par sa transformation en portail Plus technique cette partie visait r colter les attentes au niveau du passage d une structure ensemble de sites une structure v ritablement portail notamment concernant les briques sp cifiques ventuellement mettre en place La premi re personne interrog e a t mon directeur de stage qui conna t bien son sujet cela a en outre permis de valider la grille On peut reprocher cette grille de se disperser en poursuivant plusieurs objectifs la fois tude de l existant tude des besoins tude de l utilisation La raison est due aux d parts en cong s des agents s talant sur juillet et ao t Il ne pouvait tre envisag de mener successivement l tude de l existant puis celle des besoins Pour pouvoir travailler tant que les agents taient disponibles il a donc fallu mener i GHIGLIONE Rodolphe MATALON Benjamin 6 dition Les enqu tes sociologiques Th ories et pratique Paris Armand Colin 1998 p 75 CARIO Franck DESS ID Rapport de stage 2002 19 Partie 3 Analyse de l existant et des besoins les deux de front Il faut cependant noter que cette grille a t utilis e de mani re modulaire en mettant l accent sur telle ou telle partie en fonction de la popu
72. tilisateur Sa source lieu de stockage Son format Fr quence de mise jour Mode ou type d indexation Volume du document Nom du responsable Cible destinataire utilit Commentaires mode de mise en ligne Type de doc Type de doc Type de doc Type de doc Etc n 2 n 3 n N III Annexe 4 Exemple d un compte rendu d entretien CARIO Franck DESS ID Rapport de stage 2002 Entretien n 7 M S Chef de projet Interrotique Locale IL LUGDUNUM Mercredi 03 07 2002 Division RHPMSI Section 2 Support utilisateurs Chap 1 Identification A Culture professionnelle 1 Quelle est votre fonction Chef de projet de PIL M S s occupe plut t du c t technique a Depuis quand Depuis 18 mois b En quoi consiste cette fonction par exemple sur quel projet ou action travaillez vous actuellement Interrotique Locale est une application install e en local sur les postes des utilisateurs qui permet d obtenir localement des restitu s d informations listes tableaux de bord partir des donn es RH pr sentes sur un tablissement et de contribuer au pilotage local RH Seules les donn es Idap V6 sont actuellement visualisables Principe extraire des donn es d IDAP pour les redistribuer d autres applications celles du commanditaire Des requ tes pos es sur la base IDAP aboutissent des listings des grands ta
73. tive GA et la CARIO Franck DESS ID Rapport de stage 2002 25 Partie 3 Analyse de l existant et des besoins gestion de l utilisation GU IDAP est actuellement la Version 6 Puis de nombreuses autres applications sont venues s y greffer correspondant chacun des l ments de la pyramide L ensemble de ces applications constitue la partie informatique du SIRH Ce Syst me d Information int gr est au service des acteurs responsables des tablissements en charge de missions RH Il est compos d applications qui communiquent entre elles et avec d autres syst mes d information SI comptable de production Le SIRH c est 350 serveurs op rationnels plus de 3000 postes de travail financ s plus de 7000 utilisateurs C est aussi un r seau de r gional de formation d assistance et de proximit les correspondants r gionaux appel s correspondants IDAP Le Web SIRH a t mis en place pour communiquer autour des applications constituant le SIRH 14 Voir en annexe la liste des applications sur lesquelles des informations sont fournies par l Intranet SIRH Voir en annexe le p rim tre du SIRH CARIO Franck DESS ID Rapport de stage 2002 26 2 2 2 Partie 3 Analyse de l existant et des besoins Architecture du site Le Web SIRH est con u pour diffuser de l information essentiellement technique Il comporte diff rents onglets dont l un donne acc s un espace r serv aux correspondants r
74. ument l int rieur d un site en saisissant quelques mots cl s Il est inutile de pr voir un outil sophistiqu de type langage naturel par exemple 3 4 2 Profils La personnalisation permet de r glementer l acc s aux diff rentes informations droits d acc s Elle a pour objectif de filtrer l information pour correspondre l activit et aux pr f rences de l utilisateur Les droits d acc s peuvent tre g r s Y Soit au niveau individuel yY Soit au niveau de profils de groupes des groupes d utilisateurs sont cr s et les m mes droits d acc s sont accord s tous les membres du groupe Le filtrage des donn es peut tre d fini v par d faut pour les diff rents groupes d utilisateurs v par l utilisateur qui d fini lui m me ses pr f rences de mani re plus fine et plus cibl e et de la retrouver chaque connexion authentifi e Pour faciliter la recherche d information dans la documentation sur le point de s enrichir consid rablement il est propos de filtrer les donn es par d faut pour CARIO Franck DESS ID Rapport de stage 2002 36 Partie 3 Analyse de l existant et des besoins diff rents groupes d utilisateurs Ces groupes seraient d finis sur la base de regroupements de m tiers Par extension ces groupes seraient appel s profils Par souci d volutivit la solution doit permettre de cr er et supprimer des profils selon les besoins ponctuellement pour un projet par exempl
75. va dans le bon sens de l aveu m me des correspondants Les sc narios 1 et 2 sont des solutions imm diates mais le sc nario n 3 devra tre mis en place si le portail volue vers plus d int gration 3 2 Sc nario n 1 Un logiciel de gestion de contenu du march articul des briques internes Un logiciel du march a t acquis pour g rer la documentation Il s agit de VDoc Open de la soci t Axemble S il est adapt la gestion des documents internes RPMSI la gestion par VDoc de l ensemble de la documentation du site SIRH n cessite quelques am nagements En particulier s il g re les droits d acc s aux documents lecture criture mise en ligne il ne permet pas de g rer des profils tels que d finis dans l analyse des besoins les profils devraient tre bas s sur des regroupements de m tiers Cependant il appara t qu on peut contourner l encapsulement des donn es Par le d veloppement d une brique connect e VDoc on parviendrait ainsi rendre les profils selon le sch ma attendu Avantages Rentabiliser un investissement Pour la production de documents internes VDoc pr sente l avantage de g rer le Workflow de mani re efficace Inconv nients VDoc ne g re que la documentation donn es non structur es Pour les autres formes d information d autres applications sont envisager Avec cet am nagement pas de gestion des profils au niveau individuel Cet am nagem
76. ype auquel correspond le portail SIRH Il s agit d un portail B2E vertical Typologie 3 finalit du portail EAP Entreprise Application Portal Portail applicatif Se pr sente comme un ensemble de modules logiciels associ s aux donn es qu ils manipulent et de services autours de ces applications dictionnaire de donn es gestionnaire de fichiers mulateurs de sessions EDI etc EIP Entreprise Information Portal Portail de contenu Les portails d information ont pour mission principale la diffusion de l information Pour ceux qui sont sp cialis s autours d un sujet l objectif est de satisfaire la communaut d usagers CARIO Franck DESS ID Rapport de stage 2002 IV Annexes Annexe 2 Le mod le d entreprise la gestion par domaine CARIO Franck DESS ID Rapport de stage 2002 I Comit ex cutif Central R gional Local Comit ex cutif COMEX Les 9 Activit s Directions r gionales Etablissements Leur type varie selon l activit CARIO Franck DESS ID Rapport de stage 2002 IT Annexes Annexe 3 La grille d entretiens CARIO Franck DESS ID Rapport de stage 2002 Annexes Chap 2 Quelles __ informations pour __ quels Chap I Identification utilisateurs Culture professionnelle L interlocuteur en tant que producteur d info

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