Cahier des charges. (PDF, 959.14 Ko) - SPF Finances
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1. En cas de changement dans de l application la nouvelle ne sera pas impos au SPF Finances si cela a pour effet de supprimer des fonctions d j disponibles Le fait que la nouvelle application comporte des fonctionnalit s suppl mentaires qui n int ressent pas le SPF Finances ne pourra justifier une augmentation de prix Le SPF Finances peut d cider s il veut installer un upgrade partiellement ou totalement B Documentation technique et manuel d utilisateur L adjudicataire fournira au pouvoir adjudicateur toute la documentation technique et les manuels d utilisateur n cessaire pour pouvoir utiliser et g rer l application en fran ais et en n erlandais et si possible en allemand La documentation contiendra plus particuli rement les manuels techniques qui d crivent les caract ristiques et les r gles d utilisation du logiciel 3 J 7 ETRAS Hormis les jours f ri s l gaux Cahier des charges S amp L AO 315 2012 15 34 8 Documents r gissant le march 8 1 L gislation La loi du 24 d cembre 1993 relative aux march s publics et certains march s de travaux de fournitures et de services M B du 22 janvier 1994 L arr t royal du 8 janvier 1996 relatif aux march s publics de travaux de fournitures et de services et aux concessions de travaux publics M B du 26 janvier 1996 L arr t royal du 26 septembre 1996 tablissant les r gles g n rales d ex cution des march s publics et des co2. compter du jour qui suit celui de l ouverture des offres 10 Prix 10 1 Prix Le pr sent march est un march mixte A R 8 janvier 1996 art 86 Le soumissionnaire propose dans son offre Le prix annuel global pour la mise disposition du logiciel en mode Saas Le prix unitaire pour l organisation d une formation en fran ais ou en n erlandais pour un groupe de 10 utilisateurs Le prix unitaire pour une prestation d assistance sur site dans un b timent du SPF FINANCES situ en Belgique Le prix unitaire annuel par fournisseur pour l importation des donn es La r ception de chaque service fera l objet d une facturation s par e qu il s agisse de l abonnement annuel des formations des services d assistance ou de l importation des donn es Les prix doivent tre mentionn s en euros Le prestataire de services est cens avoir inclus dans son prix forfaitaire global tous les frais possibles li s aux services r unions documentation d placements correspondance maintenance etc Tous les prix seront obligatoirement mentionn s en euros Cahier des charges S amp L AO 315 2012 18 34 10 2 R vision de prix Il n est pr vu de r vision des prix que pour le montant de l abonnement et pour le prix des importations des donn es Les r gles de r vision sont les suivantes Les prix peuvent tre revus annuellement le prestataire demande la r vision du prix par lettre recommand e adr
3. fran aise n erlandaise est choisie Toute correspondance concernant l ex cution du march doit tre envoy e l adresse suivante rue code postal et commune n de amp et de fax Le soumissionnaire ou le fond de pouvoirs fonction signature Biffer la mention inutile Cahier des charges S amp L AO 315 2012 33 34 ANNEXE 2 INVENTAIRE DES PRIX CAHIER SPECIAL DES CHARGES S amp L A0 315 2012 Appel d offres g n ral ayant pour objet la fourniture en mode SaaS d un logiciel de gestion de flotte automobile pour le SPF Finances L inventaire des prix doit tre enti rement compl t Il doit tre sign et dat Chaque feuille doit tre paraph e Les prix sont renseign s en lettres et en chiffres Prix global et prix unitaires en EUR 1 Prix annuel global de l abonnement pour l acc s au logiciel en SaaS 3 Prix unitaire pour une prestation d assitance technique sur place Cahier des charges S amp L AO 315 2012 34 34 Le soumissionnaire ou le fond de pouvoirs nom fonction signature
4. 30 Les points attribu s pour le crit re prix seront calcul s sur la base de la formule suivante E Po O P est le nombre de points attribu s au soumissionnaire pour le crit re Prix Pm est le prix total global HTVA le plus bas propos par un soumissionnaire dans une offre r guli re Po est le prix total global HTVA propos par le soumissionnaire dont l offre est valu e Le nombre de points obtenus est arrondi la deuxi me d cimale IMPORTANT Le prix global pris en consid ration pour valuer les offres par rapport au crit re d attribution Prix est gal la somme du prix demand pour 4 ann es d abonnement deux s ances de formation pour 10 personnes de 4 interventions d assistance sur place et de 8 importations de donn es fournisseurs importation pour deux fournisseurs pour quatre ann es Po 4 PA 2 PF 4PM 8PI O Po est le prix global pris en consid ration pour valuer les offres par rapport au crit re PA est le prix d une ann e d abonnement au logiciel PF est le prix d une formation pour 10 utilisateurs PM est le prix demand pour une intervention d assistance sur place Pl est le prix annuel demand par fournisseur pour l importation des donn es Cahier des charges S amp L AO 315 2012 25 34 3 La qualit du support technique 15 L valuation sera faite sur la base de l annexe donnant une description du support technique inclus dans
5. PRESTER iiiicccceuccecceeuceeceenaeeecenuaceeceenceeecenuseeues 9 Zit D scribtionmg n ral s eissidein eint ora ie ni iara aea reap arabai atna 9 7 2 Fonctionnalit s et organisation des donn es op rationnelles sssnnsnnnnnnnnnnennnn eae 10 8 DOCUMENTS R GISSANT LE MARCH sunsssessssssssseceseneennnnssscceeecceenesceeesenceeeeennnensseeeeeeeeennn 15 LP PA 2e LE EE 110 RER a a a a ae E REEE 15 8 2 Documents concernant le march ii iinrrrrnerrnecereceereeeeseeeennee 15 SRO e AE nt ee tata de no ee de M da eds ea ed Qu de eee ne 15 9 1 Donn es mentionner dans l offre iii rrerrrecerereereeeeerenenne 15 9 2 Structure de l offre ii a a E a a E E a A E 16 9 3 Dur e de validit de ToT iii a E 17 aO de SR E A E AE A E A AE ET 17 10 TL a D LR AEEA EE E AAEE 17 10 2 R vision de priX e bled a eae r a nt EE a 18 11 S LECTION QUALITATIVE R GULARIT DES OFFRES ATTRIBUTION sise 19 Td t S6l ction g alitativ eate ae e a a ee a a E Re E aae ee 19 11 2 R gu larit des offr S men EE EE E EERE EER EREE 22 11 8 Crit res d attribution AEREE E REE E E E 22 12 CAUTIONNEMENT ssssssseserenesrneneusnrneounnrtouuntttnen tten un urt anru un EE ANENE ANENE RANEE ANEN ANENE Cnau nenun n nene 25 13 R CEPTION DES SERVICES PREST S ns sssssessisssscecceecennnnnneeeeneeencennnnneseceeeeneeennnnnnes 27 14 EX CUTION DES SERVICES croan theme ane ane md Ana fn rer durent ot a de enr dant 27 14 1
6. de l une des fa ons suivantes 1 lorsqu il s agit de num raire par le virement du montant au num ro de compte du Postch que de la Caisse des D p ts et Consignations CCP n 679 2004099 79 ou d un organisme public remplissant une fonction similaire celle de ladite Caisse ci apr s d nomm organisme public remplissant une fonction similaire 2 lorsqu il s agit de fonds publics par le d p t de ceux ci entre les mains du caissier de l Etat au si ge de la Banque nationale Bruxelles ou dans l une de ses agences en province pour compte de la Caisse des D p ts et Consignations ou d un organisme public remplissant une fonction similaire 3 lorsqu il s agit dun cautionnement collectif par le d p t par une soci t exer ant l galement cette activit d un acte de caution solidaire aupr s de la Caisse des D p ts et Consignations ou d un organisme public remplissant une fonction similaire 4 lorsqu il s agit d une garantie par lacte d en gagement de l tablissement de cr dit ou de l entreprise d assurances Cette justification se donne selon le cas par la production au pouvoir adjudicateur 1 soit du r c piss de d p t de la Caisse des D p ts et Consignations ou d un organisme public remplissant une fonction similaire 2 soit d un avis de d bit remis par l tablissement de cr dit ou l entreprise d assurances 3 soit de la reconnaissance de d p t d livr
7. e en ann e sans n gociations aux m mes conditions pour autant que la dur e totale du march n exc de pas sept ans Cahier des charges S amp L AO 315 2012 5 34 Le pouvoir adjudicateur informe l adjudicataire au moins trois mois avant la date anniversaire du contrat de son intention de prolonger celui ci 3 Pouvoir adjudicateur Informations compl mentaires Le pouvoir adjudicateur est l Etat belge repr sent par Monsieur le Ministre des Finances Des pr cisions relatives l objet du march peuvent tre obtenues aupr s de Service Public F d ral FINANCES Service d encadrement Logistique Monsieur Fran ois HUSSON Responsable du Service Fleet Management Boulevard du Roi Albert Il bte 979 1030 BRUXELLES Tel fleetmanagement minfin fed be Des pr cisions relatives la proc dure peuvent tre obtenues aupr s de Service Public F d ral FINANCES Service d encadrement Logistique Division Achats Boulevard du Roi Albert Il bte 961 1030 BRUXELLES Email log daa t1 minfin fed be 4 Session d information Le pouvoir adjudicateur a d cid d organiser une s ance d information unique l attention des soumissionnaires potentiels Lors de cette session il sera exclusivement r pondu aux questions crites Ces questions peuvent uniquement tre introduites par courrier lectronique l adresse tender fleet minfin fed be Seules les questions qui seront parvenues
8. e par le caissier de l Etat ou par un organisme public remplissant une fonction similaire 4 soit de l original de lacte de caution solidaire vis par la Caisse des D p ts et Consignations ou par un organisme public remplissant une fonction similaire 5 soit de l original de l acte d engagement tabli par l tablissement de cr dit ou l entreprise d assurances accordant une garantie Ces documents sign s par le d posant indiquent au profit de qui le cautionnement est constitu son affectation pr cise par l indication sommaire de l objet du march et de la r f rence du cahier sp cial des charges ainsi que le nom le pr nom et l adresse compl te de l adjudicataire et ventuellement du tiers qui a effectu le d p t pour compte avec la mention bailleur de fonds ou mandataire suivant le cas Le d lai de trente jours de calendrier vis ci avant est suspendu pendant la p riode de fermeture de l entreprise de l adjudicataire pour les jours de vacances annuelles pay es et les jours de repos compensatoire pr vus par voie r glementaire ou dans une convention collective de travail rendue obligatoire La preuve de la constitution du cautionnement doit tre envoy e Service Public F d ral FINANCES Service d Encadrement Budget et Contr le de la Gestion Division Engagements des Services d encadrement Boulevard Roi Albert Il 33 bo te 785 1030 BRUXELLES Le cautionnement sera l
9. envoy e avec l offre dans les deux langues nationales IX Formation Des formations seront pr vues pour environ 20 utilisateurs cl s key users Les cours destin s des groupes d environ dix 10 personnes seront propos s au sein de l infrastructure de formation du SPF Finances Le prix factur sera exprim en prix unitaires en EUR par cours pour un groupe de plus ou moins 10 personnes en fran ais ou en n erlandais la demande du pouvoir adjudicateur Le soumissionnaire d crit dans son offre le programme de la formation et le nombre d heures qu il estime requises pour que le groupe soit r ellement capable d utiliser l application Le nombre de participants la formation indiqu dans le pr sent cahier sp cial des charges doit tre consid r comme le nombre probable de participants Objectifs de la formation tre capable de r ellement utiliser la FMA selon le niveau d acc s octroy IMPORTANT Les formations seront dispens es dans un local du b timent NORTH GALAXY mis disposition par le SPF FINANCES X Soutien Le prestataire de services offre le soutien de son propre d partement de support Apr s la phase d impl mentation le SPF Finances doit pouvoir adresser toutes ses questions un seul d partement de support tant pour les questions techniques que fonctionnelles et ce en n erlandais et en fran ais Un num ro d appel unique sera pr vu Les collaborateurs du d parteme
10. gislation en vigueur en mati re de v hicules et apparent s doit tre assur par l adjudicataire Les adaptations sont rapidement int gr es dans l application et communiqu es aux groupes d utilisateurs La gestion des donn es op rationnelles doit tre possible au niveau central le service Fleet management et au niveau local gestionnaires locaux de parcs automobiles Diff rents niveaux d acc s seront pr vus selon la fonctionnalit de l utilisateur et par niveau d acc s notamment lecture read criture write actualisation update ou suppression delete On estime qu un acc s sera accord 200 gestionnaires ou responsables de leurs parcs automobiles respectifs Le responsable du Service Fleet management doit pouvoir octroyer d une mani re autonome les niveaux d acc s I Le logiciel pr voira la gestion de toutes les t ches n cessaires au fonctionnement professionnel du parc automobile Dans ce cadre la FMA doit permettre la gestion de l ensemble des frais facilitaires et administratifs qui ont trait la gestion d un parc automobile tels que accidents entretien r parations contr le technique consommation de carburant conducteurs etc et la d saffectation de v hicules du parc automobile Le SPF Finances pourrait cr er de mani re flexible des connaissances financi res sur les budgets suivre pour clarifier les co ts directs et indirects ainsi que les co ts variables et ventuellement les
11. le mandat Il Documents relatifs aux crit res de s lection Le soumissionnaire pr sente dans ce chapitre les pi ces suivantes dans l ordre impos 1 Documents relatifs aux crit res de s lection permettant d valuer la capacit financi re et conomique du soumissionnaire La d claration quant aux chiffres d affaires concernant les services auxquels se r f re le march r alis s au cours des trois derni res ann es 2 Documents relatifs aux crit res de s lection permettant d valuer la capacit technique du soumissionnaire Les r f rences exig es au point 11 1 du cahier sp cial des charges Volet B Volet financier Cahier des charges S amp L AO 315 2012 17 34 Ce volet se compose de L inventaire des prix compl t voir annexe 2 Volet C Volet technique Dans cette partie le soumissionnaire reprend l ensemble des informations qui permet au pouvoir adjudicateur d valuer l offre sur la base des crit res d attribution num r s au point 11 3 1 du pr sent cahier sp cial des charges Cela comprend notamment l annexe donnant une description d taill e du support technique inclus dans l offre Volet D Annexes Dans ce volet le soumissionnaire joint l ensemble des annexes et des documents qui permettent de clarifier son offre 9 3 Dur e de validit de l offre Les soumissionnaires restent li s par leur offre pendant un d lai de 180 jours de calendrier
12. Clause d volution T chnolOgIQUEE 28e nn ne din re tal aneee 27 14 2 Lieu d ex cution du march et particularit s 27 14 3 D lai d exX CUtiON 8 nn a a etes tea 0 Van das a an te seven Sante de sado OREA 27 14 4 Normes et standards P SD CIO re dr rte adme nd dort nee dd ste donnee dodo cass tan tes 27 14 5 Qualit des Services lucarne lie E E E torse ceos ete orenu ee 28 15 FACTURATION ET PAIEMENT DES SERVICES iiicerceeecceeceuseeecenueeeeeeenseecenne 29 16 ENGAGEMENTS PARTICULIERS POUR LE PRESTATAIRE DE SERVICES usines 29 l ASLITIGES ESS A na ane ne A PAS ER PRE ne A ns Die trs en ses en ne 30 B ANNEXES ADMINISTRATIVES nnnnnnnnnnarrrrnncanccmmnnannennnnnneennnnannenennannnennnnannenennannnnennaaneennnnnne 31 ANNEXE 1 FORMULAIRE D OFFRE iii ieiaiiiseeeeeaacceecennceeceenaeeeeenuseees 31 ANNEXE 2 INVENTAIRE DES PRIX Se A ER nest 33 Cahier des charges S amp L AO 315 2012 3 34 SERVICE PUBLIC FEDERAL FINANCES Service d Encadrement Logistique Division Achats North Galaxy Tour B 4e tage Boulevard du Roi Albert II 33 Bo te 961 1030 BRUXELLES CAHIER SP CIAL DES CHARGES n S amp L A0 315 2012 Appel d offres g n ral ayant pour objet la fourniture en mode SaaS d un logiciel de gestion de flotte automobile pour le SPF Finances A DISPOSITIONS G N RALES IMPORTANT En application de l article 3 paragraphe 1er de PAR du 26 septembre 1996 l attention des
13. Le non respect des conventions susmentionn es sera donc consid r comme faute grave en mati re professionnelle au sens de l article 69 4 de l AR du 8 janvier 1996 Les dispositions qui pr c dent s appliquent sans pr judice des autres dispositions reprises l article 69 de l arr t pr cit Sixi me crit re d exclusion Le soumissionnaire doit tre en ordre concernant ses obligations vis vis des contributions directes et de la TVA Septi me crit re d exclusion Le soumissionnaire ne peut pas s tre rendu gravement coupable de fausses d clarations en fournissant des renseignements exigibles dans le cadre du pr sent march IMPORTANT Le non respect de la l gislation environnementale et sociale qui a t le sujet d un jugement d finitif ou d une d cision d effet quivalent peut tre consid r comme une violation de la conduite professionnelle de l op rateur conomique concern ou comme une faute grave autorisant l exclusion de l acteur concern de la soumission pour le contrat 11 1 2 Crit res de s lection relatifs la capacit du soumissionnaire Crit res de s lection relatifs la capacit financi re et conomique du soumissionnaire Crit re relatif la capacit financi re et conomique du soumissionnaire Le soumissionnaire renseigne dans son offre les chiffres d affaires annuels concernant des activit s sur lesquelles porte ce march r alis s au cours des trois
14. circulaire 307 quinquies du 13 juillet 2009 relative l acquisition de v hicules de personnes destin s aux services de l Etat et certains organismes d int r t public et en int gre rapidement les modifications en cours d ex cution du march 11 3 3 Cote finale Les points obtenus pour les diff rents crit res sont additionn s de mani re obtenir pour chaque offre une cote finale L offre la plus int ressante obtient la cote finale la plus lev e 12 Cautionnement Le cautionnement est fix 5 du prix global annuel de l abonnement calcul HTVA Le montant ainsi obtenu est arrondi la dizaine d euros sup rieure Le cautionnement peut tre constitu conform ment aux dispositions l gales et r glementaires soit en num raire ou en fonds publics soit sous forme de cautionnement collectif Le cautionnement peut galement tre constitu par une garantie accord e par un tablissement de cr dit satisfaisant au prescrit de la loi du 22 mars 1993 relative au statut et au contr le des tablissements de cr dit ou par une entreprise d assurances satisfaisant au prescrit de la loi du 9 juillet 1975 relative au contr le des entreprises d assurances et agr e pour la branche 15 caution Cahier des charges S amp L AO 315 2012 26 34 L adjudicataire doit dans les trente jours de calendrier suivant le jour de la conclusion du march justifier la constitution du cautionnement par lui m me ou par un tiers
15. courants sur le march La proc dure choisie est celle de l appel d offres g n ral Il s agit d un march prix mixte A R 8 janvier 1996 art 86 Le soumissionnaire propose dans son offre Un prix annuel global pour la mise disposition du logiciel en mode Saas Des prix unitaires pour l organisation d une formation en fran ais ou en n erlandais pour un groupe de 10 utilisateurs Le prix d une prestation d assistance sur site dans un b timent du SPF FINANCES situ en Belgique Le prix unitaire annuel par fournisseur pour l importation des donn es Il s agit d un march de services Les variantes ne sont pas autoris es Ce march comporte un seul lot 2 Dur e du contrat Le contrat prendra cours le 1 jour du mois qui suit la date de la notification de l attribution du march Il est conclu pour une dur e de quatre ans Cependant chaque partie peut mettre fin au contrat la fin de la premi re de la deuxi me ann e ou de la troisi me ann e condition que la notification l autre partie soit faite par lettre recommand e au moins 3 trois mois avant la fin de l ann e d ex cution en cours si le pouvoir adjudicateur met fin au contrat au moins 6 six mois avant la fin de l ann e d ex cution en cours si l adjudicataire met fin au contrat A l issue de la p riode de quatre ans la demande expresse du pouvoir adjudicateur le contrat peut tre reconduit d ann
16. de la proc dure d crite pr c demment se verrait sanctionn e selon une p nalit d termin e par la formule d crite au point P nalit s S curit Le soumissionnaire s engage avoir mis en place des contr les efficaces de protection contre l acc s physique et lectroniques aux renseignements confidentiels du pouvoir adjudicateur En outre il s assure que l acc s au syst me ainsi qu aux donn es est limit aux seules personnes autoris es et prot g s contre toute utilisation non conforme leur usage Afin de limiter toute perte d information en cas de soucis majeur le soumissionnaire a mis en place un syst me de sauvegarde des donn es du pouvoir adjudicateur effectu par ses soins et minimum raison d une sauvegarde par semaine 15 Facturation et paiement des services La r ception de chaque service fera l objet d une facturation s par e qu il s agisse de l abonnement annuel des formations des services d assistance ou de l importation des donn es Les paiements seront effectu s apr s l ex cution et r ception des services pour autant que le pouvoir adjudicateur soit en possession d une facture Toutefois conform ment la l gislation le pouvoir adjudicateur consent accorder l adjudicataire au commencement du march une avance de cinquante pourcent du montant annuel du prix de l abonnement incluant les services de maintenance Cette avance sera ensuite d duite de la pre
17. les renseignements ou documents permettant de v rifier sa situation personnelle Le pouvoir adjudicateur demandera lui m me les renseignements ou documents qu il peut obtenir gratuitement par des moyens lectroniques aupr s des services qui en sont gestionnaires Premier crit re d exclusion 1 Le soumissionnaire belge qui emploie du personnel assujetti la loi du 27 juin 1969 r visant l arr t loi du 28 d cembre 1944 concernant la s curit sociale des travailleurs doit tre en ordre en ce qui concerne ses obligations vis vis de l Office National de S curit Sociale Il est consid r comme tant en ordre en ce qui concerne les obligations pr cit es s il appara t qu au plus tard la veille de la date limite de r ception des offres il 1 a transmis l Office National de S curit Socia le toutes les d clarations requises jusque et y compris celles relatives l avant dernier trimestre civil coul par rapport la date limite de r ception des offres et 2 n a pas pour ces d clarations une dette en coti sations sup rieure 2 500 EUROS moins qu il mait obtenu pour cette dette des d lais de paiement qu il respecte strictement Toutefois m me si la dette en cotisations est sup rieure 2 500 EUROS le soumissionnaire sera consid r comme tant en r gle s il tablit avant la d cision d attribuer le march qu il poss de au plus tard la veille de la date limite de r cepti
18. leur nom et d apposer leur signature Cahier des charges S amp L AO 315 2012 6 34 Le pouvoir adjudicateur publiera le proc s verbal de la session d information sur le site internet du S P F FINANCES http finances belgium be la rubrique March s Publics Si aucune question n a t pos e dans le d lai prescrit il ne sera pas publi de proc s verbal IMPORTANT Pour participer les visiteurs devront prouver gr ce un document sign par un responsable de leur soci t leur appartenance ladite soci t Si ce document n est pas pr sent le repr sentant du pouvoir adjudicateur pourra refuser l acc s au visiteur Si les soci t s int ress es remarquent des incoh rences impr cisions etc dans le cahier sp cial des charges elles sont invit es le faire savoir par crit avant la s ance d information suivant les m mes modalit s que pour l envoi des questions Le SPF Finances accorde une grande importance l galit des soumissionnaires et r dige les sp cifications de ses cahiers des charges en cons quence Si une firme int ress e estime malgr tout que ses chances sont diminu es voire r duites n ant par certaines sp cifications du pr sent cahier des charges elle est invit e en faire part par crit au plus tard lors de la s ance d information Le cas ch ant le SPF adaptera s il l estime n cessaire son cahier des charges afin d en tenir compte 5
19. soumissionnaires est attir e sur le fait que dans le pr sent cahier sp cial des charges il a t d rog l article 5 de l annexe de l arr t royal du 26 septembre 1996 relatif au cautionnement et plus particuli rement pour ce qui concerne l adaptation du montant du cautionnement sur base du montant annuel en raison du caract re pluriannuel du march de la possibilit de mettre fin celui ci chaque ann e de la nature r currente des prestations et du surco t anormal que devrait supporter l adjudicataire si le montant prendre en consid ration tait le montant global du march calcul pour la dur e de quatre ans initialement pr vue l article 20 de l annexe de l arr t royal du 26 septembre 1996 concernant les p nalit s en raison de l importance accord e la disponibilit du service et du caract re pr judiciable qu aurait un d faut d ex cution du pr sent march 1 Objet et nature du march Le pr sent march a pour objet principal la fourniture en mode SaaS d un logiciel de gestion de flotte automobile pour le SPF Finances pour une dur e d au maximum 7 ans L adjudicataire du march se chargera galement des services de maintenance du logiciel et prodiguera des formations relatives son utilisation Le service Fleet management du SPF Finances fournit dans le cadre de ses missions au sein du Service d encadrement Logistique des v hicules et des services facilita
20. Introduction et ouverture des offres Les offres sont avant l ouverture des offres soit introduites lectroniquement via l application e tendering voir ci dessous pour plus d informations soit envoy es par courrier postal une lettre recommand e est conseill e soit d pos es personnellement aupr s du pouvoir adjudicateur Les offres sont accept es pour autant que la s ance d ouverture des offres n ait pas t d clar e ouverte 5 1 Offres envoy es par des moyens lectroniques Les offres lectroniques peuvent tre envoy es via le site internet e tendering https eten publicprocurement be qui garantit le respect des conditions tablies par l article 81 quater de l AR de 8 janvier 1996 Il y a lieu de remarquer que l envoi d une offre par e mail ne r pond pas ces conditions D s lors il n est pas autoris d introduire une offre par ce moyen Sans pr judice des variantes autoris es ventuelles chacun des soumissionnaires ne peut remettre qu une offre par march Le soumissionnaire peut fournir sur un support papier et ce avant la date limite de r ception certains crits s il s av re que ces crits ne peuvent tre cr s par des moyens lectroniques ou qu il s av re trop complexe de les cr er par ces moyens Si n cessaire les attestations telles que demand es dans S amp L AO 315 2012 seront scann es afin d tre jointes l offre Par le seul fait de remettre une offre totalement ou partiellemen
21. NCES North Galaxy Boulevard du Roi Albert Il 33 1030 BRUXELLES La d monstration couvre e une explication par le soumissionnaire des possibilit s de la solution propos e e l encodage ou l importation de donn es d un fichier pr install sur la configuration de test Cahier des charges S amp L AO 315 2012 24 34 e la connexion du logiciel au serveur du soumissionnaire l utilisation et la d monstration des fonctionnalit s du logiciel sur la base d un sc nario communiqu 1 heure avant le d but de la d monstration Les soumissionnaires concern s seront inform s au minimum deux semaines l avance de la date pr vue pour la d monstration La d monstration ne peut durer plus d une heure Le soumissionnaire peut consacrer le premier quart d heure du temps imparti la d monstration pour pr senter son logiciel L encodage ou l import pr alable des donn es n est pas comptabilis dans l heure de d monstration La d monstration aura lieu durant les heures de bureau habituelles 9h00 17h00 Le SPF Finances n intervient pas dans les frais de pr paration fourniture ou pr sentation des d monstrations sur site dans le cadre du pr sent cahier sp cial des charges La d monstration peut tre film e ou captur e par le pouvoir adjudicateur Un ordinateur du d partement sera mis la disposition des soumissionnaires afin de r aliser cette d monstration 2 Le prix total du march
22. RE D OFFRE CAHIER SPECIAL DES CHARGES S amp L A0 315 2012 Appel d offres g n ral ayant pour objet la fourniture en mode SaaS d un logiciel de gestion de flotte automobile pour le SPF Finances FORMULAIRE D OFFRE Le formulaire doit tre enti rement compl t La soci t d nomination compl te dont l adresse est rue code postal et commune pays immatricul e la Banque Carrefour des Entreprises sous le num ro nom et pour laquelle Monsieur Madame fonction domicili e l adresse rue code postal et commune pays agissant comme soumissionnaire ou fond de pouvoirs signe ci dessous et s engage ex cuter conform ment aux clauses et conditions du cahier sp cial des charges les fournitures et services faisant l objet du pr sent march aux prix mentionn s dans l inventaire joint en annexe En cas d approbation de la pr sente offre le cautionnement sera constitu dans les conditions et d lais prescrits dans le cahier sp cial des charges L information confidentielle et ou l information qui se rapporte des secrets techniques ou commerciaux est clairement indiqu e dans l offre Biffer la mention inutile Cahier des charges S amp L AO 315 2012 32 34 L organisme de paiement du pouvoir adjudicateur payera les sommes dues par virement ou versement sur le compte n IBAN BIC Pour l interpr tation du contrat la langue
23. Service Public F d ral L FINANCES TEE Cahier Sp cial des charges Appel d offres g n ral ayant pour objet la fourniture en mode SaaS d un logiciel de gestion de flotte automobile pour le SPF Finances Cahier sp cial des charges n S amp L AO 315 2012 Ouverture des offres le 12 septembre 2013 14h30 Divisi n A chats Cahier des charges S amp L AO 315 2012 2 34 TABLE DES MATI RES A DISPOSITIONS G N RALES rrnenrneeeneeeneneeneneeneneeneneeneneeneneeneneeneeeneneeneneennne 3 1 OBJET ET NATURE DU MARCH uuiisiiiiiiieusceeceuucereeeuuececeenaeeeaucecceenueeeccenaceececenneeeceenueeeenuneee 3 2 D R E DU CONTRAT 25020 plane NE A net a en em ts en ee 4 3 POUVOIR ADJUDICATEUR INFORMATIONS COMPL MENTAIRES nn sssssssssssscsseceennnssssseeeeeeennns 5 4 SESSION D INFORMATION susssssseeeeecsceeennceeeeenneeeeecenseeenneeeecennseseeeennneeeeeneneeeeneneeeeeenneeeeennn 5 5 INTRODUCTION ET OUVERTURE DES OFFRES iii iieiiicececeuueeeeeeuuceeceeuaeeeceuuaceeceenueeeceuuseeues 6 5 1 Offres envoy es par des moyens lectroniques nsssnnneennennneeennnnnnnnnneeennnnnnnnnnnnnneeene 6 5 2 Offres non introduites par des moyens lectroniques 7 5 8 Modification ou retrait d une offre d ja introduite 8 6 SERVICE DIRIGEANT FONCTIONNAIRE DIRIGEANT uiisiiiiiieeeccccceucceeceuuceeceeuueeeccenaeecceeunee 9 7 DESCRIPTION DES SERVICES
24. alendrier pr c dant le jour fix pour la r ception des offres L offre sera d pos e en trois exemplaires sur papier dont un original et un exemplaire sur support lectronique CD ROM dans un format PDF ou quivalent En cas de divergence entre la version papier et la version lectronique l exemplaire original de la version papier fera foi Le soumissionnaire proc dera un ScanVirus du support lectronique afin d viter toute contamination par virus de l infrastructure informatique du SPF Finances Il indiquera dans son offre le logiciel utilis pour le ScanVirus et la version de celui ci et la garantie que le support a t v rifi et ne contient pas de virus Le SPF Finances proc dera galement un ScanVirus apr s louverture des offres L offre sera gliss e dans une enveloppe ferm e portant les deux indications suivantes Cahier des charges S amp L AO 315 2012 8 34 la r f rence du cahier sp cial des charges S amp L AO 315 2012 la date et l heure de louverture des offres le 12 septembre 2013 14h30 Ce pli scell est gliss dans une seconde enveloppe portant les mentions suivantes dans le coin sup rieur gauche v le mot OFFRE v la r f rence du cahier sp cial des charges S amp L AO 315 2012 Y sila soumission est d pos e par porteur les donn es relatives aux personnes de contact charg es de la r ception des offres LACROIX Isabelle FR SPRUYT Rapha l FR WOUTERS Bar
25. au pouvoir adjudicateur 8 jours de calendrier avant la session d information soit le 19 ao t 2013 16h00 au plus tard seront trait es pendant cette session Toutes les questions doivent obligatoirement faire pr cis ment r f rence au cahier sp cial des charges par exemple partie 1 point 1 1 paragraphe 1 page1 en mentionnant la langue du cahier des charges la pagination peut diff rer suivant la langue du cahier des charges En objet du courrier lectronique le soumissionnaire indique Software Fleet SPF Finances La session d information se d roulera le 27 ao t 2013 10 h dans l une des salles de r union du b timent NORTH GALAXY accessible via l entr e visiteurs boulevard du Roi Albert Il 33 1030 BRUXELLES Il est demand aux soci t s int ress es de se faire conna tre au pr alable par courriel l adresse tender fleet minfin fed be et de communiquer le nom et la fonction de la des personne s qui les repr sentera repr senteront la s ance d information Pour des raisons d organisation un maximum de 2 personnes par soci t int ress e sera admis Le SPF Finances se r serve le droit de refuser aux personnes qui ne se sont pas fait conna tre 24 heures l avance de participer la session d information A l entr e de la salle de r union sur un formulaire mis leur disposition il sera demand aux participants d indiquer l identit de l entreprise qu ils repr sentent
26. bilit du logiciel sera valu e sur la base de l offre crite et d une d monstration effectu e par le soumissionnaire Pour valuer l efficacit le pouvoir adjudicateur prend galement en consid ration le nombre de fonctionnalit s pertinentes propos es Dans le cadre de la gestion de sa flotte de v hicules le SPF Finances est actuellement en relation avec diff rents types de fournisseurs fournisseur de carburant prestataire de services de r paration et de remorquage etc Le pouvoir adjudicateur prendra d s lors aussi en consid ration la qualit des modules d import change des donn es de ces fournisseurs dans le logiciel propos nombre de modules d import change propos s ventail des formats de donn es d input utilisables dans un module d import change d termin Pour valuer la satisfaction le pouvoir adjudicateur prendra galement en consid ration la facilit avec laquelle il est possible de basculer l application d une langue une autre la structure de donn es document e ouverte et la facilit avec laquelle il est possible de retrouver des donn es par un Business Intelligence Tool incorpor La mise disposition de l application en langue allemande est un plus IMPORTANT L utilisabilit du logiciel propos est valu e sur la base de l offre crite et d une d monstration organis e en les locaux du pouvoir adjudicateur SERVICE PUBLIC FEDERAL FINA
27. cours de sa mission L adjudicataire se porte garant du respect de la confidentialit des donn es par son personnel et ses sous traitants Il ne divulguera que les donn es n cessaires l ex cution du march aux seuls membres de son personnel et ceux de ses sous traitants directement concern s par le march Tous les renseignements fournis au personnel de l adjudicataire tous les documents qui lui sont confi s tous les entretiens auxquels il participe sont consid r s comme strictement confidentiels 17 Litiges Tous les litiges relatifs l ex cution de ce march sont exclusivement tranch s par les tribunaux comp tents de l arrondissement judiciaire de Bruxelles La langue v hiculaire est le fran ais ou le n erlandais Le pouvoir adjudicateur n est en aucun cas responsable des dommages caus s des personnes ou des biens qui sont la cons quence directe ou indirecte des activit s n cessaires l ex cution de ce march Le prestataire de services garantit le pouvoir adjudicateur contre toute action en dommages et int r ts par des tiers cet gard IMPORTANT Cet appel d offres ne peut en aucun cas tre consid r comme un engagement de la part du SPF FINANCES qui se r serve le droit de ne pas attribuer le march 1030 BRUXELLES Le Pr sident du Comit de direction Hans D HONDT Cahier des charges S amp L AO 315 2012 31 34 B ANNEXES ADMINISTRATIVES ANNEXE 1 FORMULAI
28. curement be Ou via le helpdesk du service e procurement t l 32 0 2 790 52 00 of E mail e proc publicprocurement be IMPORTANT 1 Il est recommand au soumissionnaire de s enregistrer au plus tard la veille de louverture des offres afin de pouvoir prendre contact avec le helpdesk du e procurement pour r soudre d ventuels probl mes d acc s au site https eten publicprocurement be 2 I doit tre tenu compte de la taille du fichier introduite par voie lectronique celui ne doit pas d passer 350 Mo 5 2 Offres non introduites par des moyens lectroniques Les offres seront d pos es par le soumissionnaire ou son repr sentant soit Le jour de la s ance d ouverture en mains propres au pr sident avant que celui ci n ouvre la s ance en mains propres un fonctionnaire de la Division Achat au plus tard le jour ouvrable pr c dant la date de l ouverture des offres la poste Toute autre modalit d exp dition comme Taxipost courrier expr s etc se fera sous l enti re responsabilit du soumissionnaire Les offres sont accept es pour autant que la s ance d ouverture des offres n ait pas t d clar e ouverte Toutefois une offre arriv e tardivement est prise en consid ration pour autant que le pouvoir adjudicateur n ait pas encore notifi sa d cision l adjudicataire et que l offre ait t d pos e la poste sous pli recommand au plus tard le quatri me jour de c
29. de cet engagement de disponibilit la p nalit suivante pourra tre appliqu e par le pouvoir adjudicateur O P Montant de la p nalit appliqu e en euro h Nombres d heures d indisponibilit au cours d un mois j Nombre total de jours ouvrables dans le mois A Prix de l abonnement annuel hors TVA Maintenance urgente L application peut cependant tre occasionnellement suspendue en raison d interventions de maintenance n cessaires son bon fonctionnement D s lors en pr vision d une interruption des services suite de la maintenance urgente et afin de permettre au pouvoir adjudicateur de prendre les dispositions n cessaires pour viter toute perturbation dans son activit le prestataire de service s engage respecter la proc dure suivante Envoi d un mail l attention du Service Fleet management fleet management minfin fed be au minimum 2h avant la coupure du syst me i Toute heure entam e est une heure comptabilis e Le soumissionnaire planifiera donc principalement les p riodes de maintenance de son application en dehors de la plage horaire d finie au point Disponibilit du service Cahier des charges S amp L AO 315 2012 29 34 Le pouvoir adjudicateur accepte donc que les services soient indisponibles max 2 jours par mois en raison d une maintenance exceptionnelle et urgente Toute interruption des services suite de la maintenance qui se fait en dehors
30. de services dans l application Ce module contr lera notamment l exactitude de la structure ainsi que celle des donn es fournies et le cas ch ant tablira un rapport ce sujet Il pourra traiter les formats d change les plus courants sur le march Dans son offre l adjudicataire indiquera un prix forfaitaire unique qu il facturera chaque fournisseur de services pour que la lecture dans la FMA se fasse ais ment et facilement lll Donn es d aide la gestion Outre l input des donn es op rationnelles il est n cessaire que la FMA permette le traitement de ces donn es afin de pouvoir g n rer des donn es d aide la gestion sous forme graphique de mani re simple et conviviale Ces donn es soutiendront principalement la gestion du Fleet au niveau de l efficacit de la s curit et de la durabilit Ces objectifs formeront la base pour les rapports standards qui seront repris dans la FMA De plus il faut pouvoir acc der ais ment aux donn es afin d affiner les rapports standard d laborer des analyses interactives ou de g n rer soi m me des rapports et des queries en vue de notamment r pondre aux questions parlementaires ou aux questions sp cifiques de nos clients internes La pr sence dans l application d une structure de donn es document e ouverte susceptible d tre utilis e par un Business Intelligence Tool faisant partie int grante de la FMA constitue un plus IV Gestion des assurances Cahi
31. derniers exercices comptables Pour pouvoir introduire une offre le soumissionnaire doit avoir r alis pour chacun des trois derniers exercices comptables un chiffre d affaires annuel d au moins 250 000 EUR art 70 3 AR du 8 janvier 1996 Crit res de s lection relatifs la capacit technique du soumissionnaire Crit re relatif la capacit technique du soumissionnaire Le soumissionnaire fournit une liste des principaux services semblables ceux auxquels se r f re le march r alis s au cours des 3 derni res ann es Il indiquera les instances publiques et priv es pour lesquelles ces projets ont t r alis s Lorsqu il s agit de services aux pouvoirs publics la preuve sera fournie par des certificats qui seront mis ou sign s par l autorit comp tente Lorsqu il s agit de services des personnes priv es la preuve sera fournie par des certificats manant de ces personnes d faut de ces certificats le soumissionnaire peut certifier lui m me la r alisation de ces projets Cahier des charges S amp L AO 315 2012 22 34 Par projet le soumissionnaire indiquera la date la nature exacte des services prest s le montant total du march et les coordonn es d une personne de contact laissant ainsi au SPF Finances la possibilit d obtenir ventuellement sans interm diaire de plus amples renseignements sur les services cit s Ne sont admises pour l ex cution du pr sent march que les entrepris
32. du compte du soumissionnaire ouvert aupr s du Postch que ou d un autre tablissement financier les noms pr noms la qualit ou profession la nationalit et le domicile du soumissionnaire ou lorsque celui ci est une soci t sa raison sociale ou d nomination sa forme juridique sa nationalit et son si ge social tous les l ments et documents n cessaires pour l valuation des offres IMPORTANT Pour toute offre introduite par un mandataire le mandataire joint l offre un acte authentique ou sous seing priv ou une copie de cet acte prouvant qu il est habilit engager l entit pour laquelle il soumissionne Le mandataire peut galement mentionner le num ro de l annexe au Moniteur belge laquelle est publi le mandat 9 2 Structure de l offre L offre du soumissionnaire se compose obligatoirement de quatre volets distincts Volet A Volet administratif Ce volet se compose des l ments suivants I Formulaire d offre Le soumissionnaire pr sente dans ce chapitre les pi ces suivantes dans l ordre impos 1 Le formulaire d offre compl t dat et sign 2 Pour toute offre introduite par un mandataire l acte authentique ou sous seing priv ou une copie de cet acte joint par le mandataire prouvant qu il est habilit engager l entit pour laquelle il soumissionne Le mandataire peut galement mentionner le num ro de l annexe au Moniteur belge laquelle est publi
33. e l article 324bis du Code p nal 2 corruption telle que d finie l article 246 du Code p nal 3 fraude au sens de l article 1 de la convention relative la protection des int r ts financiers des communaut s europ ennes approuv e par la loi du 17 f vrier 2002 4 blanchiment de capitaux tel que d fini l article 3 de la loi du 11 janvier 1993 relative la pr vention de l utilisation du syst me financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme En vue de l application du pr sent paragraphe le pouvoir adjudicateur peut lorsqu il a des doutes sur la situation personnelle d un fournisseur s adresser aux autorit s comp tentes belges ou trang res pour obtenir les informations qu il estime n cessaires ce propos Troisi me crit re d exclusion Le soumissionnaire ne peut pas se trouver dans un des cas suivants 1 se trouver en tat de faillite ou de liquidation avoir cess ses activit s ou avoir obtenu un concordat judiciaire ou se trouver dans toute situation analogue r sultant d une proc dure de m me nature existant dans les l gislations et r glementations nationales 2 avoir d pos une d claration de faillite avo ir entam une proc dure de liquidation ou de concordat judiciaire ou avoir en cours une proc dure de m me nature existant dans les l gislations et r glementations nationales Quatri me crit re d exclusion Le soumissionnaire n
34. e peut pas avoir t condamn par un jugement pass en force de chose jug e pour un d lit qui porte atteinte son int grit professionnelle Cinqui me crit re d exclusion Le soumissionnaire ne peut pas en mati re professionnelle avoir commis une faute grave constat e par tout moyen dont le pouvoir adjudicateur pourra justifier En outre le soumissionnaire par la signature de son offre s engage respecter les normes d finies dans les conventions de base de l Organisation Internationale du Travail OIT et en particulier L interdiction du travail forc conventions n 29 concernant le travail forc ou obligatoire 1930 et n 105 sur l abolition du travail forc 1957 Le droit la libert syndicale convention n 87 sur la libert syndicale et la protection du droit syndical 1948 Cahier des charges S amp L AO 315 2012 21 34 Le droit d organisation et de n gociation collective convention n 98 sur le droit d organisation et de n gociation collective 1949 L interdiction de toute discrimination en mati re de travail et de r mun ration conventions n 100 sur l galit de r mun ration 1951 et n 111 concernant la discrimination emploi et profession 1958 L ge minimum fix pour le travail des enfants convention n 138 sur l ge minimum 1973 ainsi que l interdiction des pires formes du travail des enfants convention n 182 sur les pires formes du travail des enfants 1999
35. er des charges S amp L AO 315 2012 12 34 Le SPF FINANCES est son propre assureur A terme cette situation peut toutefois voluer Le pouvoir adjudicateur accorde sa pr f rence une application permettant le suivi complet des dossiers d accident V Communication entre les diff rents gestionnaires l aide de l application La communication est une partie cruciale des services et est indispensable au sein d une grande organisation telle que le SPF Finances L application sera pourvue de moyens de communication int gr s pour faciliter le suivi des dossiers Il est donc souhaitable de pouvoir communiquer dans la langue des conducteurs ou gestionnaires joindre au d part de l outil de Fleet management ou au moyen d une collaboration int gr e avec les serveurs e mail existants VI S curit Pour des raisons de s curit il faut pouvoir se connecter via HTTPS SSL Un minimum de s curit d acc s mot de passe par utilisateur etc sera pr vu IMPORTANT Le soumissionnaire s engage n utiliser les donn es qu aux fins prescrites dans le pr sent cahier sp cial des charges respecter et faire respecter le secret des informations communiqu es par toutes les personnes susceptibles de travailler sur ces donn es prendre toutes les pr cautions utiles afin de pr server la s curit des informations ainsi transmises et notamment d emp cher qu elles ne soient d form es endommag es o
36. es proc dures pour la garantie de la qualit Cahier des charges S amp L AO 315 2012 28 34 Tous les standards utilis s par le SPF Finances figurent dans un document explicatif disponible sur http finances belgium be fr sur le spf historique modernisation ict ict fundamenten et http financien belgium be nl over de fod geschiedenis modernisering ict ict fundamenten Toute r f rence quelque standard ou m thodologie que ce soit dans le pr sent cahier sp cial des charges d pend de la description exacte dans le document officiel pr sent sur ce site Seul le comit tactique est comp tent au sein du SPF Finances pour modifier ou ajouter des standards et m thodologies Si l adjudicataire a besoin de l approbation d un nouveau standard il devra en introduire la demande aupr s du comit tactique et enti rement se soumettre sa d cision 14 5 Qualit des services Disponibilit du service Hormis les jours f ri s l gaux l acc s l application doit tre continu Du lundi au vendredi De7h 18h L accessibilit au serveur ainsi qu la totalit de l application pendant la plage horaire d finie ci avant doit tre ininterrompu Le soumissionnaire s engage mettre en place des contr les efficaces de nature procurer une assurance raisonnable que le pouvoir adjudicateur pourra acc der et utiliser l application aux heures d finies P nalit s En cas de non respect au cours d un mois
37. es qui justifient au cours des trois derni res ann es l ex cution d un contrat d une importance comparable celle du pr sent march Par contrat d importance comparable le pouvoir adjudicateur entend un contrat relatif la fourniture en mode SaaS d un logiciel qui permet de g rer une flotte entre 500 et 1 000 v hicules en offrant les fonctionnalit s la disponibilit de service et les conditions de s curit des donn es d crites au point 7 2 Fonctionnalit s et Organisation des donn es op rationnelles 11 2 R gularit des offres Les offres des soumissionnaires s lectionn s seront examin es du point de vue de leur r gularit administrative et technique Les offres irr guli res seront exclues Seules les offres r guli res seront prises en consid ration pour tre confront es aux crit res d attribution 11 3 Crit res d attribution Pour le choix de l offre la plus int ressante d un point de vue conomique les offres r guli res des soumissionnaires s lectionn s seront confront es une s rie de crit res d attribution Les points obtenus pour les diff rents crit res seront additionn s afin d obtenir une cote globale qui permettra d tablir un classement final IMPORTANT Le pouvoir adjudicateur se r serve le droit de faire appel pour l analyse des offres un ou plusieurs expert s externe s au SPF Finances 11 3 1 Liste des crit res d attribution Le ma
38. ess e au Pouvoir Adjudicateur Service d encadrement Budget et Contr le de la Gestion Division Engagements bd Roi Albert II 33 bte 785 1030 Bruxelles La r vision des prix entre en vigueur o le jour anniversaire de l avis d attribution du march si le prestataire a introduit sa demande de r vision avant cette date La r vision des prix ne concerne que les services effectivement prest s apr s l anniversaire de l attribution du march o le 1er jour du mois qui suit l envoi de la lettre recommand e si le prestataire a laiss passer un ou plusieurs anniversaires La r vision des prix ne concerne que les services effectivement prest s apr s la date vis e ci dessus attention le prestataire de services doit introduire une nouvelle demande pour la r vision des prix des services prester apr s l anniversaire suivant La r vision de la prime se calcule suivant la formule P pox 08x 2 02 So P Prix revu Po Prix initial Indice salarial AGORIA seulement pour les prestataires belges les prestataires trangers doivent proposer un indice analogue moyenne SE nationale charges sociales comprises pour les contrats partir du 11 07 1981 valable le mois qui pr c de l ouverture des offres se Comme So ci dessus mais valable le mois qui pr c de le jour anniversaire de la notification de l attribution du march Pour les indices voir http www agoria be Le pouvoir adjudicateur se
39. ib r en une fois apr s l acceptation d finitive du dernier march ex cut sur base du contrat conclu sur base du pr sent cahier sp cial des charges la demande expresse de l adjudicataire et condition que les services fournis aient t r ceptionn s Cahier des charges S amp L AO 315 2012 27 34 13 R ception des services prest s Les services seront suivis de pr s pendant leur ex cution par un d l gu du pouvoir adjudicateur L identit de ce d l gu sera communiqu e au prestataire de services au moment o d butera l ex cution des services 14 Ex cution des services 14 1 Clause d volution technologique Si avant l expiration du d lai de livraison une volution technologique donne naissance des logiciels mat riels plus avanc s en termes de performances ou de fonctionnalit s que ceux propos s dans l offre l adjudicataire est tenu d en avertir le pouvoir adjudicateur et d en proposer le remplacement sans augmentation de prix Le pouvoir adjudicateur est libre d accepter ou de refuser la proposition 14 2 Lieu d ex cution du march et particularit s L ex cution du march se d roulera principalement au b timent NORTH GALAXY Bld du Roi Albert Il 33 1030 Bruxelles 14 2 1 Respect des dispositions l gales r glementaires et conventionnelles d application Dans le cadre de l ex cution du pr sent march l entrepreneur se conforme aux dispositions l gales et r glementaire
40. ionnaire est cens avoir pris connaissance des exigences en rapport avec les standards ICT du SPF Finances relatifs la nouvelle structure informatique centralis e disponibles sur le site portail du SPF Finances l adresse suivante http finances belgium be fr sur le spf historique modernisation ict ict_fundamenten En remettant son offre le soumissionnaire s engage respecter ces fondements actuels et futurs lors de l ex cution du pr sent march Il La FMA propos e doit pouvoir assurer une gestion ais e d au moins 700 et de maximum 1000 v hicules et permettre une gestion de multiples flottes qui rel vent de diff rentes administrations du SPF FINANCES Douanes amp Accises Documentation Patrimoniale etc Actuellement une moyenne de 750 v hicules est concern e Il s agit de camions 5 camionnettes 195 voitures particuli res 520 et motos 30 Une dizaine de voitures particuli res est lou e leasing pour nos Managers Tous les autres v hicules ont t achet s Un certain nombre de v hicules est transform en v hicules d intervention en combis de douane ou en voitures banalis es 7 2 Fonctionnalit s et organisation des donn es op rationnelles l L application doit pouvoir tre utilis e en n erlandais NL et en fran ais FR l allemand DE est un plus La possibilit prouv e par l adjudicataire de basculer facilement d une langue l autre est un plus Le suivi de la l
41. ires apparent s ses clients internes A l aide d une application logicielle ad quate nous souhaitons pouvoir fournir un service de qualit et autonome Il s agit plus pr cis ment de pouvoir assurer une gestion et un service continus et efficaces pouvoir proposer des rapports transparents pouvoir mener une politique Fleet durable et optimale Cahier des charges S amp L AO 315 2012 4 34 On s efforcera en outre de r aliser une vue d ensemble centrale des activit s Fleet en vue de soutenir ou de faciliter les d cisions strat giques en fonction des KPI pr d finis notamment consommation moyenne par type de v hicule dur e de vie euroscores etc afin d obtenir une optimisation des co ts Gr ce des processus automatis s et harmonis s l application devrait permettre au service Fleet management de mieux organiser son fonctionnement et ses services Le pouvoir adjudicateur est susceptible de demander l importation du contenu de bases de donn es provenant de fournisseurs de services en cours d ex cution du march Pour ce faire l application Fleet management pr voira galement un module permettant de charger les donn es fournies de ces fournisseurs de services dans l application Ce module contr lera notamment l exactitude de la structure ainsi que celle des donn es fournies et le cas ch ant tablira un rapport ce sujet Il pourra traiter les formats d change les plus
42. l offre Il sera tenu compte des questions et probl mes techniques pour lesquels il est possible de faire appel au support technique de la forme du support et des d lais de r ponse Le pouvoir adjudicateur valorise davantage une offre de support technique dans laquelle le soumissionnaire propose une gamme plus importante de types de questions et probl mes techniques pour lesquels il est possible de faire appel au support technique la forme du support par ex helpdesk forum intervention sur site etc la mieux adapt e chacun des types de questions et probl mes techniques trait s une disponibilit plus grande nombre de jours par semaine nombre d heures par jour un d lai de r action plus court pour traiter les questions du pouvoir adjudicateur 4 La qualit des formations et manuels 5 Pour valuer la qualit des formations le pouvoir adjudicateur prend en consid ration o le nombre des sujets abord s et leur pertinence o Le contenu et la clart de la documentation et du manuel d utilisation disponibles en ligne La mise disposition de la documentation et du manuel en langue allemande est un plus 5 La mise jour du logiciel aspects l gaux et r glementaires 5 Le pouvoir adjudicateur accorde sa pr f rence une application qui prend en consid ration la r glementation que doit respecter le gestionnaire de la flotte de v hicules d un service public f d ral voir notamment la
43. mi re facture Le d lai de paiement est de 50 jours de calendrier apr s r ception de la facture Les factures sont introduire en trois exemplaires aupr s du service suivant Service Public F d ral Finances Comptabilit fournisseurs Boulevard Roi Albert Il 33 bte 788 1030 Bruxelles Les factures seront rev tues de la mention Le montant d doit tre vers sur le compte n au nom de Les paiements seront effectu s selon la r glementation sur la comptabilit de l Etat Les int r ts pour retard seront d termin s en vertu de l article 15 4 du Cahier g n ral des Charges La facture doit tre libell e en EUROS 16 Engagements particuliers pour le prestataire de services L adjudicataire et ses collaborateurs sont li s par un devoir de discr tion concernant les informations dont ils ont connaissance lors de l ex cution de ce march Ces informations ne peuvent en aucun cas tre communiqu es des tiers sans l autorisation crite du pouvoir 7 Arr t Royal du 26 09 1996 Article 5 1 Cahier des charges S amp L AO 315 2012 30 34 adjudicateur Le prestataire de services peut toutefois faire mention de ce march en tant que r f rence L adjudicataire s engage garder confidentielles tant pendant qu apr s l ex cution du march toutes les donn es et informations de quelque ordre que ce soit qui lui seront communiqu es ou dont il aura eu connaissance au
44. ncessions de travaux publics annexe cahier g n ral des charges CGC des march s publics de travaux de fournitures et de services et des concessions de travaux publics M B du 18 octobre 1996 Toutes les modifications la loi et aux arr t s pr cit s en vigueur au jour de louverture des offres 8 2 Documents concernant le march Les avis de march et avis rectificatifs publi s au Bulletin des Adjudications et au Journal Officiel de l Union europ enne qui ont trait ce march font partie int grante du pr sent march Le soumissionnaire est cens en avoir pris connaissance et en avoir tenu compte lors de l tablissement de son offre Le pr sent cahier sp cial des charges n S amp L A0 315 2012 dans sa derni re version telle que mise disposition des soumissionnaires sur le site internet des finances http finances belgium be fr L offre de l adjudicataire approuv e par le pouvoir adjudicateur 9 Offres 9 1 Donn es mentionner dans l offre L attention des soumissionnaires est attir e sur l article 10 de la loi du 24 d cembre 1993 et sur l article 78 de l arr t royal du 8 janvier 1996 relatif aux incompatibilit s IMPORTANT Le soumissionnaire est tenu d utiliser le formulaire d offre joint en annexe au pr sent cahier sp cial des charges ainsi que l inventaire des prix Si toutefois d autres documents sont utilis s il est tenu d attester sur chaque docume
45. nt de support sont toujours inform s des sp cifications et des exigences d impl mentation du SPF Finances la demande du Fleet Manager ces conseillers sont tenus d galement se rendre sur place pour soutenir les collaborateurs en n erlandais ou en fran ais XI Maintenance et documentation technique A Maintenance La maintenance de l application devra tre pr vue L adjudicataire prend en charge la maintenance corrective et volutive de l application Le support technique inclut au minimum l assistance par des sp cialistes du produit bien form s et exp riment s m me de r pondre aux questions techniques et de r soudre les probl mes techniques li s au bon fonctionnement du logiciel Cahier des charges S amp L AO 315 2012 14 34 Concernant la maintenance corrective Une prestation de support par t l phone permettant de traiter les anomalies est disponible du lundi au vendredi inclus de 09h 17h Les signalements d anomalie peuvent tre confirm s par email l adjudicataire sans d lai L adjudicataire proc de au diagnostic de l anomalie et met ensuite en uvre sa correction En cas d anomalie bloquante la prise en compte du signalement intervient sous 24 heures ouvr es L adjudicataire s efforce de corriger l anomalie bloquante dans les meilleurs d lais et propose une solution de contournement En cas d anomalie semi bloquante la prise en compte du signalement est effectu e dan
46. nt la conformit au formulaire d offre joint au cahier sp cial des charges Art 89 de l AR du 8 janvier 1996 L offre et le formulaire d offre y compris l inventaire de prix sont r dig s en fran ais ou en n erlandais Le soumissionnaire indique la langue qu il choisit pour l interpr tation du contrat Faute de s en tre exprim il sera cens avoir choisi la langue dans laquelle il a r dig son offre Les soumissionnaires doivent num roter et parapher chaque feuille de leur offre Par le d p t de son offre le soumissionnaire renonce automatiquement ses conditions g n rales ou particuli res de vente m me si celles ci sont mentionn es dans l une ou l autre annexe l offre Les renseignements suivants seront mentionn s dans l offre le montant total annuel de l abonnement en lettres et chiffres hors TVA le montant de la TVA le montant total annuel de l abonnement en lettres et chiffres TVA comprise les prix unitaires hors TVA le montant de la TVA Cahier des charges S amp L AO 315 2012 16 34 les prix unitaires TVA comprise la signature de la personne comp tente pour signer l offre la qualit de la personne qui signe l offre la date laquelle la personne pr cit e a sign l offre le num ro d immatriculation complet du soumissionnaire aupr s de la Banque Carrefour des Entreprises pour les soumissionnaires belges le num ro et le libell
47. on des offres l gard d un pouvoir adjudicateur au sens de l article 4 1 et 2 1 8 et 10 de la loi ou d une entreprise publique au sens de l article 26 de cette m me loi une ou plusieurs cr ances certaines exigibles et libres de tout engagement l gard de tiers pour un montant au moins gal 2 500 EUROS pr s celui pour lequel il est en retard de paiement de cotisations 2 Le soumissionnaire tranger au plus tard la veille de la date limite de r ception des offres doit Cahier des charges S amp L AO 315 2012 20 34 1 tre en r gle avec ses obligations relatives au paiement des cotisations de s curit sociale selon les dispositions l gales du pays o il est tabli 2 tre en ordre avec les dispositions du 1er s il emploie du personnel assujetti la loi du 27 juin 1969 r visant l arr t loi du 28 d cembre 1944 concernant la s curit sociale des travailleurs 3 A quelque stade de la proc dure que ce soit le pouvoir adjudicateur peut s informer par tous moyens qu il juge utiles de la situation en mati re de paiement des cotisations de s curit sociale de tout soumissionnaire Deuxi me crit re d exclusion Est exclu de la participation la proc dure d attribution Le fournisseur qui a fait l objet d un jugement ayant force de chose jug e dont le pouvoir adjudicateur a connaissance pour 1 participation une organisation criminelle tell e que d fini
48. optimiser Si possible l application pr voira un module limitant la discordance entre les co ts budg t s et les co ts r els et qui permettrait de calculer le co t r el de la consommation du v hicule en plus du TCO Des rapports clairs sur ce point sont un plus suppl mentaire La r partition des co ts le calcul automatique sur plusieurs entit s d partements serait un s rieux plus solide Cahier des charges S amp L AO 315 2012 11 34 A A ce jour le Service Fleet management se base notamment sur le contenu d une base de donn es compos e de 6 tables MS Access 2003 pour g rer la flotte du SPF FINANCES Description Colonne Table 1 Liste des v hicules Table 2 Nombre de kilom tres annuels Table 3 R parations co ts Table 4 V hicules supprim s Table 5 Accidents Table 6 Soci t s d assurance Cela concerne maximum 30 MB de donn es Le pouvoir adjudicateur pr voit d encoder lui m me les donn es utiles au bon fonctionnement de l application Le choix des donn es encoder se fait en collaboration avec le prestataire qui lui fait part de ses recommandations B Le pouvoir adjudicateur est susceptible de demander l importation du contenu de bases de donn es provenant de fournisseurs de services en cours d ex cution du march Pour ce faire l application Fleet management pr voira galement un module permettant de charger les donn es fournies de ces fournisseurs
49. r serve le droit de revoir les prix en cas de baisse de l indice Dans ce cas la r vision suit les r gles ci dessus sauf que la lettre recommand e mane du pouvoir adjudicateur Loi du 3 mars 1976 relative aux mesures de redressement conomique Article 57 Cahier des charges S amp L AO 315 2012 19 34 IMPORTANT La r vision de prix ne peut tre appliqu e que si l augmentation ou la diminution atteint au moins 3 par rapport au prix dont on demande la r vision 11 S lection qualitative R quiarit des offres Attribution Seules les offres r guli res des soumissionnaires qui satisfont aux crit res de s lection sont prises en consid ration pour participer la comparaison des offres selon les crit res d attribution repris au point 11 8 1 du cahier sp cial des charges 11 1 S lection qualitative La situation personnelle et la capacit des soumissionnaires sont examin es sur la base des crit res de s lection repris ci apr s 11 1 1 Crit res d exclusion IMPORTANT Par le d p t de son offre le soumissionnaire atteste qu il ne se trouve pas dans un des cas d exclusion figurant ci dessous Le pouvoir adjudicateur v rifiera l exactitude de cette d claration sur l honneur implicite dans le chef du soumissionnaire dont l offre est la mieux class e A cette fin il demandera au soumissionnaire concern par les moyens les plus rapides et dans le d lai qu il d termine de fournir
50. rch est attribu au soumissionnaire qui a introduit l offre la plus int ressante compte tenu des crit res d attribution suivants Crit res d attribution L utilisabilit Le prix La qualit du support technique La qualit des formations et manuels La mise jour r glementation Total Cahier des charges S amp L AO 315 2012 23 34 11 3 2 M thode de d termination de l offre la plus int ressante L valuation des crit res d attribution se fera comme suit 1 L utilisabilit du logiciel 45 Par utilisabilit du logiciel le pouvoir adjudicateur entend ici le degr selon lequel le logiciel peut tre utilis par des agents du service Fleet management pour atteindre avec efficacit efficience et satisfaction les objectifs de gestion de la flotte automobile du S P F Finances d finis aux points1 Objet et nature du march et 7 2 Fonctionnalit s et Organisation des donn es op rationnelles du cahier sp cial des charges dans le contexte d utilisation qui y est d crit En d autres termes l utilisabilit valu e par le pouvoir adjudicateur est la capacit du logiciel permettre ses utilisateurs de faire efficacement ce pourquoi ils l utilisent la production de rapports les possibilit s d adaptation le suivi des accidents l Etat agissant comme son propre assureur l encodage des donn es et leur traitement l utilisa
51. s les 48 heures ouvrables L adjudicataire s efforce de corriger l anomalie et propose une solution de contournement pouvant permettre l utilisation des fonctionnalit s en cause dans les 5 jours ouvr s En cas d anomalie mineure la prise en compte du signalement est effectu e dans les meilleurs d lais et propose la correction de l anomalie mineure dans une nouvelle version du Service qui sera livr e dans le cadre de la maintenance volutive Le soumissionnaire joindra son offre une annexe donnant une description d taill e du support technique inclus dans son offre Ladite annexe doit inclure un aper u des types de questions et probl mes techniques pour lesquels il est possible de faire appel au support technique ainsi que la forme du support par ex helpdesk forum intervention sur site etc qui est offerte pour chacun des types de questions et probl mes techniques Enfin il faut aussi indiquer clairement de quelle mani re le pouvoir adjudicateur peut faire appel au support technique d crit et dans quels d lais les questions du pouvoir adjudicateur seront trait es Concernant la maintenance volutive Ladite maintenance volutive de logiciel donne droit au service Fleet management sans suppl ment de prix toutes les nouvelles versions aux modifications provisoires service packs programmes de correction patches et autres mises jour du logiciel apport s par le fabricant pendant la dur e du contrat
52. s r gissant notamment la voirie l hygi ne la protection du travail ainsi qu aux dispositions des conventions collectives nationales r gionales locales ou d entreprises 14 3 D lai d ex cution L application est disponible pour les utilisateurs identifi s par le SPF FINANCES dans un d lai maximum de 20 jours de calendrier calcul partir de l envoi du bon de commande En cas de signalements d anomalie au prestataire celui ci sans d lai proc de au diagnostic de l anomalie et met en uvre sa correction Les formations sont organis es dans un d lai maximum de 90 jours de calendrier calcul partir de l envoi du bon de commande 14 4 Normes et standards respecter Les quipes d ex cution mises la disposition du SPF Finances par l adjudicataire appliqueront les m thodes et standards sp cifi s par le SPF Finances ou choisis avec son accord Ces standards concernent au moins e les standards techniques pour le logiciel la m thode de gestion de projet PMF in m thodologie unique du SPF Finances bas e sur la m thodologie internationale reconnue Prince2 e a fourniture de la documentation e les r gles de programmation cr ation structure des codes commentaires conventions au niveau de la nomenclature normes de d veloppement conformes aux bases ICT y compris Standards Ouverts etc e les r gles de gestion tablies par les services de gestion des environnements de commande e l
53. t NL l endroit pr vu cet effet l adresse du destinataire Le soumissionnaire qui remet son offre par porteur doit savoir que le North Galaxy n est accessible que par l entr e visiteurs situ e au rez de chauss e boulevard du Roi Albert II 33 1030 BRUXELLES et ce uniquement pendant les heures de bureau soit de 9h00 11h45 et de 14h00 16h00 Si l offre est d pos e par porteur un accus de r ception ne sera d livr que si la demande en est faite express ment Il est important de noter que seul cet accus de r ception peut servir de preuve du d p t de l offre Le soumissionnaire assume l enti re responsabilit des modalit s d envoi et de r ception de son offre dans les d lais impartis Les offres doivent tre exp di es ou d pos es l adresse suivante Service Public F d ral FINANCES Service d Encadrement Logistique Division Achats Madame Isabelle Lacroix North Galaxy Tour B 4 tage Boulevard du Roi Albert Il 33 Bo te 961 1030 BRUXELLES Il sera proc d le 12 septembre 2013 14h30 dans une des salles de r union du North Galaxy accessible via l entr e visiteurs boulevard du Roi Albert Il 33 1030 BRUXELLES l ouverture des offres d pos es pour le pr sent march sans proclamation des prix 5 3 Modification ou retrait d une offre d j introduite Lorsqu un soumissionnaire souhaite retirer ou modifier une offre d j envoy e o
54. t par des moyens lectroniques le soumissionnaire accepte que les donn es d coulant du fonctionnement du dispositif de r ception de son offre soient enregistr es Article 81 quater de l AR du 8 janvier 1996 L offre doit parvenir au pouvoir adjudicateur avant la date limite de r ception des offres Afin de rem dier certains al as de la transmission de la r ception ou de l ouverture des demandes de participation ou des offres introduites par des moyens lectroniques le pouvoir adjudicateur autorise le soumissionnaire d introduire la fois une offre transmise par des moyens lectroniques et titre de sauvegarde une copie tablie par des moyens lectroniques ou sur support papier Cahier des charges S amp L AO 315 2012 7 34 Cette copie de sauvegarde est gliss e dans une enveloppe d finitivement scell e qui porte clairement la mention copie de sauvegarde et est introduite dans les d lais de r ception impartis Cette copie ne peut tre ouverte qu en cas de d faillance lors de la transmission la r ception ou l ouverture de l offre transmise par des moyens lectroniques Elle remplace dans ce cas d finitivement le document transmis par des moyens lectroniques La copie de sauvegarde est par ailleurs soumise aux r gles du pr sent cahier sp cial des charges et de l arr t royal du 8 janvier 1996 qui sont applicables aux offres Plus d informations peuvent tre obtenues sur le site http www publicpro
55. u communiqu es des tiers ne pas r troc der ou divulguer des tiers les informations fournies sous quelque forme que ce soit ne pas utiliser de fa on d tourn e les informations transmises notamment des fins de recherche ou d identification de personnes VII Flatfile Un flatfile mis jour mensuellement sera mis disposition du pouvoir adjudicateur L objectif est d enregistrer la totalit des donn es op rationnelles au moins une fois par mois ou sur demande sp ciale sous forme de code ASCII pour que la continuit du service du Fleet management du SPF Finances soit garantie en cas de probl me grave Une description de la structure de ce flatfile sera int gr e dans le flatfile livrer Een laatste versie van deze flatfile zal worden ter beschikking gesteld aan het einde van het contract Une derni re version de ce flatfile sera mise disposition la fin du march 1 Loi du 21 novembre 1989 relative l assurance obligatoire de la responsabilit en mati re de v hicules automoteurs Plus pr cis ment l art 10 1 2 SSL secure sockets layers sont des protocoles de cryptage qui s curisent la communication sur Internet Cahier des charges S amp L AO 315 2012 13 34 VIII Manuel Un manuel pour les utilisateurs user manual en fran ais et en n erlandais l allemand est un atout sera mis disposition de chaque utilisateur sous format digital Une version papier sera
56. u introduite ceci doit se d rouler conform ment aux dispositions de l article 105 de l arr t royal du 8 janvier 1996 La modification ou le retrait d une offre d j introduite est possible via des moyens lectroniques qui satisfont au prescrit de l article 81 quater de l arr t royal du 8 janvier 1996 ou sur papier Afin de modifier ou de retirer une offre d j envoy e ou introduite une d claration crite correctement sign e par le soumissionnaire ou par son mandataire est exig e L objet et la port e Cahier des charges S amp L AO 315 2012 9 34 des modifications doivent sous peine de nullit de l offre tre mentionn s de fa on pr cise Le retrait doit tre inconditionnel Le retrait peut galement tre communiqu par t l gramme t lex ou t l fax pour autant que 1 il parvienne au pr sident de la s ance d ouverture des offres avant qu il n ouvre la s ance 2 et qu il soit confirm par lettre recommand e d pos e la poste au plus tard le jour qui pr c de celui de la s ance d ouverture des offres Cette condition n est pas d application s il est fait usage de moyens lectroniques qui satisfont au prescrit de l article 81 quater de l arr t royal du 8 janvier 1996 6 Service dirigeant fonctionnaire dirigeant Le service dirigeant au sens des articles 1 et 2 du cahier g n ral des charges repr sente le pouvoir adjudicateur Seul le service dirigeant est comp tent pour la s
57. urveillance du march ainsi que pour son contr le Le Service Dirigeant est le Service Fleet management Pour ce march il est d sign un fonctionnaire dirigeant Service Public F d ral FINANCES Service d Encadrement Logistique Service Fleet management Monsieur Fran ois HUSSON North Galaxy Tour B 3 tage Boulevard du Roi Albert Il 33 Bo te 979 1030 BRUXELLES Le fonctionnaire dirigeant peut d l guer partie de ses comp tences 7 Description des services prester 7 1 Description g n rale l Ce march public concerne la fourniture d une Application Fleet Management FMA sur base de Software as a Service SaaS L application et le stockage de donn es sont enti rement g r s par le fournisseur de services Le fournisseur de l application du logiciel est responsable de sa maintenance et de sa disponibilit L adjudicataire accompagne la totalit de la phase d impl mentation et assure la formation L ensemble du syst me doit tre h berg sur les serveurs du prestataire de services retenu L application doit tre une application ICT ind pendante contrairement une application Excel ou Access permettant la gestion professionnelle d un parc automobile L utilisateur user emploie le logiciel l aide d un navigateur internet d un light weight desktop ou d applications mobiles Cahier des charges S amp L AO 315 2012 10 34 IMPORTANT Le soumiss
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