Manuel utilisateur KS web v4.1
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1. S il y a plus de 50 datasets afficher le tableau est alors d compos en pages de 50 lignes pour am liorer les temps de r ponse Il est possible d afficher des pages s par ment ou d afficher la liste synoptique compl te Op rations effectuer Afficher le tableau synoptique du chapitre A 3 Personnel gt La premi re page de 50 relev s s affiche Pour afficher une page particuli re cliquer son num ro sur la commande Page 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Pour afficher le tableau entier cliquer sur la commande Taui afficher gt La liste avec touts les datasets s affiche Remarques i3 La recherche ainsi que le contr le du relev individuel d un employ s effectue toujours sur la totalit des donn es enregistr es 3 La derni re commande page cliqu e s affiche en gras V 4 1 02 07 12 JVE YGA ECI 20 39 ELCA Informatique SA Suisse 2012 OFS KS Manuel utilisateur ELCA 3 6 7 Comment calculer et afficher les totaux de la comptabilit Dans les chapitres A 19 Comptabilit des immobilisations X2 01 Comptabilit analytique des charges X2 02 Comptabilit analytique des revenus les totaux ne sont pas calcul s automatiquement lorsque vous saisissez des montants Op rations effectuer Saisir des montants dans un chapitre de la comptabilit Cliquer sur le bouton ____ Caleulertotaux gt Les montants totaux sont calcul s sont enregistr s dans la base de do2. Canton D validation A revalider Validation A valider vous avez cr le questionnaire soit directement soit par importation de donn es et il est en cours de traitement chez vous le questionnaire n a pas encore t valid ni transmis au canton Valid vous avez valid le questionnaire il est en cours de traitement au canton ou l OFS A revalider le questionnaire a d j t valid une fois mais le canton vous l a retourn pour corrections il est en cours de traitement chez vous Vous pouvez toujours acc der un questionnaire l tat Valid mais ne pouvez que consulter les donn es sans possibilit de modification Liste des crans et fonctionnalit s de l application Ce chapitre liste l ensemble des op rations disponibles dans les diff rents crans de l application KS Zone d en t te Une zone d en t te contenant le logo de l OFS se trouve dans la partie sup rieure de chacun des crans de l application Les op rations disponibles dans cette zone sont les suivantes Aide Permet d acc der au site contenant toute la documentation disponible sur KS V 4 1 02 07 12 JVE YGA ECI ELCA Informatique SA Suisse 2012 8 39 ELCA 2 3 2 2 3 3 OFS KS Manuel utilisateur Changement mot de passe Permet de modifier votre mot de passe cette op ration n est disponible que depuis l cran Liste des questionnaires D connexion Permet de quitter
3. ELCA OFS KS Manuel utilisateur Op rations suppl mentaires disponibles sur un ou plusieurs crans du questionnaire Nouvel employ Supprimer employ s Num ro d identification anonyme Page 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Tout afficher on ta m Calculer totaux V 4 1 02 07 12 JVE YGA ECI ELCA Informatique SA Suisse 2012 Tableau synoptique du chapitre A 3 Personnel permet de cr er un nouveau dataset d employ Tableau synoptique du chapitre A 3 Personnel permet de supprimer un ou plusieurs datasets d employ s Tableau synoptique du chapitre A 3 Personnel permet de chercher le dataset d un employ partir du tableau synoptique d apr s son num ro d identification anonyme Chapitres A 3 Personnel et A 19 Comptabilit des immobilisations permet d afficher une page particuli re du tableau synoptique des datasets des employ s ou des immobilisations Chapitres A 3 Personnel et A 19 Comptabilit des immobilisations permet d afficher la liste compl te des datasets des employ s immobilisations Tableau synoptique du chapitre A 3 Personnel les titres de colonnes soulign s permettent de trier le contenu de la liste selon ce crit re Tableau synoptique du chapitre A 3 Personnel les num ros soulign s n d ordre ou num ro d identification anonyme permettent d diter les donn es d un employ Tabl
4. Ceci permettra de gagner du temps lorsque vous validerez ce questionnaire car plus aucun contr le ne sera alors n cessaire Une fois que vous avez valid un questionnaire et qu il a t transmis l OFS vous pouvez toujours l ouvrir pour consulter imprimer ou exporter les donn es mais vous ne pouvez plus saisir ou modifier des donn es Si cela est absolument n cessaire veuillez vous adresser au responsable KS de l OFS pour lui demander de vous retourner le questionnaire 4 2 3 Comment valider plusieurs questionnaires et les transmettre l OFS en une fois sans les ouvrir Vous avez la possibilit d diter un questionnaire puis de le valider ce qui a pour effet de le transmettre l OFS Vous avez galement la possibilit de valider plusieurs questionnaires en m me temps sans les ouvrir Op rations effectuer Afficher la liste des tablissements Si n cessaire modifier les crit res puis cliquer sur l ic ne Bl Cocher la case gauche de chaque questionnaire valider Cliquer sur le baion Valider questionnaire s Confirmer la validation des questionnaires Confirmer ou annuler la validation des questionnaires pour lesquels il reste encore des erreurs suite aux tests de compl tude et de plausibilit gt L tat des questionnaires valid s devient Valid canton vous ne pouvez plus modifier leurs donn es L OFS peut maintenant diter ces questionnaires Remarques Seuls l
5. Modifier les crit res comme vous le souhaitez puis cliquer sur l ic ne BI gt La liste des tablissements est r affich e en fonction des crit res choisis Remarques Le crit re Canton ne peut tre modifi que par des utilisateurs dont le canton a t mandat par un ou plusieurs autres cantons pour le contr le des questionnaires KS a Vous avez la possibilit de trier la liste des tablissements en fonction d une colonne en cliquant sur le libell soulign dans l en t te de la liste un premier clic permet de trier dans l ordre croissant et un second dans l ordre d croissant 4 2 2 Comment diter un questionnaire Lorsque la liste des tablissements est affich e vous devez ouvrir le questionnaire d sir si vous voulez le consulter ou saisir ou modifier des donn es Op rations effectuer Afficher la liste des tablissements Cliquer sur le type par exemple K du questionnaire diter gt Le chapitre A 1 du registre A du questionnaire choisi est affich V 4 1 02 07 12 JVE YGA ECI 32 39 ELCA Informatique SA Suisse 2012 OFS KS Manuel utilisateur ELCA Remarques 4 Vous ne pouvez pas diter un questionnaire qui n existe pas tat A cr er ou en cours de traitement par l tablissement tat Etablissement ou Retour tablissement Si vous avez saisi ou modifi des donn es dans un questionnaire effectuez un contr le complet du questionnaire avant de le fermer
6. compl tude s affiche dans le registre contr le gt L tat du questionnaire change apr s sa validation dans l tat Valid vous ne pouvez plus modifier les donn es Votre canton peut maintenant acc der au questionnaire Remarques Vous ne devez normalement pas valider un questionnaire tant que le contr le de compl tude y d tecte des erreurs Vous pouvez cependant le faire mais seulement si c est absolument indispensable Le canton vous retournera le questionnaire pour correction si n cessaire es Lors de la transmission du questionnaire valid au canton aucun processus d anonymisation ne s effectue car aucune donn e transmise au canton ou l OFS n est classifi e comme donn e n cessitant un haut degr de protection Comment importer des donn es dans un questionnaire Plut t que de les saisir manuellement vous avez la possibilit d importer tout ou partie des donn es d un questionnaire partir d un fichier texte Op rations effectuer Afficher la liste de vos questionnaires Cliquer sur la commande Mp rter questionnaire gt Un nouvel cran d importation s affiche Browse Cliquer sur le bouton dans la langue de votre navigateur gt La fen tre standard de votre navigateur pour la recherche d un fichier s ouvre V 4 1 02 07 12 JVE YGA ECI 23 39 ELCA Informatique SA Suisse 2012 ELCA 3 11 OFS KS Manuel utilisateur Rechercher et s lectionner
7. dent en cliquant sur le bouton Employ pr c dent V 4 1 02 07 12 JVE YGA ECI 18 39 ELCA Informatique SA Suisse 2012 OFS KS Manuel utilisateur ELCA 3 6 3 Comment dupliquer le dataset d un employ Vous avez la possibilit de dupliquer le dataset d un employ afin de ne pas devoir ressaisir des donn es plusieurs reprises Op rations effectuer Ouvrir le dataset de l employ d sir Cliquer sur la commande Puliquer employ Confirmer la duplication du dataset gt Un nouveau dataset d employ est cr et l cran de saisie correspondant s affiche Les donn es principales de l employ dupliqu ont t automatiquement reprises Remarques A Le nouveau dataset a t enregistr dans la base de donn es lors de la duplication Si vous d sirez le supprimer il faut d abord retourner dans le tableau synoptique 3 6 4 Comment supprimer le dataset d un employ Vous avez la possibilit de supprimer un plusieurs ou m me tous les datasets en une fois Op rations effectuer Afficher le tableau synoptique du chapitre A 3 Personnel Cocher la case gauche du dataset de l employ que vous d sirez supprimer Cliquer sur le bouton Supprimer employ s Confirmer la suppression gt Les datasets s lectionn s sont supprim s de la base de donn es et ne peuvent plus tre r cup r s Remarques Vous ne pouvez pas supprimer des datasets si le
8. 07 12 JVE YGA ECI 9 39 ELCA Informatique SA Suisse 2012 ELCA OFS KS Manuel utilisateur Le registre F correspond aux totaux des donn es des diff rents types d activit B C D E EET B Soins aigus C Psychiatie D R adaptation g riatie F Tota Contr le aenea EPT A2 Prestations Sites A3 Personnel A4 Finance et exploit R sutat Passerelle Salaires Immob Les op rations g n rales disponibles sur tous les crans du questionnaire sont les suivantes 1 Etablissement Contr le A 55 0 E h Contr ler chapitre V 4 1 02 07 12 JVE YGA ECI ELCA Informatique SA Suisse 2012 Chaque onglet permet d afficher l cran principal du chapitre correspondant La navigation par onglets est 2 niveaux 1 niveau registres e 2 niveau chapitres Le dernier onglet permet d afficher la liste compl te des erreurs et avertissements suite aux tests de compl tude Permet d enregistrer dans la base de donn es les derni res donn es saisies ou modifi es sur l cran courant Permet de fermer le questionnaire et de retourner la liste des questionnaires Permet de contr ler la compl tude des donn es de tout le questionnaire Permet de valider le questionnaire et de le transmettre au canton Permet d imprimer les donn es du questionnaire Permet de contr ler la compl tude des donn es du chapitre courant 10 39
9. cr ation d un tablissement par OFS un fichier est g n r contenant le nom d utilisateur et le mot de passe de l utilisateur ordinaire ex VD71234567 et de l utilisateur en lecture seule ex VD71234567R Avec chaque changement du mot passe de l utilisateur ordinaire au niveau des tablissements cf chapitres 3 13 et 3 16 1 l utilisateur en lecture seule en re oit un nouveau en m me temps V 4 1 02 07 12 JVE YGA ECI 39 39 ELCA Informatique SA Suisse 2012
10. d validation amp Vous pouvez consulter un questionnaire retourn un tablissement mais vous ne pouvez pas le modifier avant qu ils n ait t nouveau valid par l tablissement 4 2 5 Comment supprimer un ou plusieurs questionnaires En cas d erreur par exemple lors d une importation de donn es vous avez la possibilit de supprimer tout un questionnaire Vous avez aussi la possibilit de supprimer plusieurs questionnaires la fois Op rations effectuer Afficher la liste des tablissements i n cessaire modifier les crit res puis cliquer sur l ic ne Cocher la case gauche de chaque questionnaire supprimer Cliquer sur le bouton Supprimer questionnaire s Confirmer la suppression des questionnaires gt Les questionnaires s lectionn s sont supprim s de la base de donn es Dans la liste des tablissements leur tat passe A cr er V 4 1 02 07 12 JVE YGA ECI 34 39 ELCA Informatique SA Suisse 2012 OFS KS Manuel utilisateur ELCA Remarques Seuls des questionnaires l tat A valider ou A revalider peuvent tre supprim s Une erreur est affich e si un questionnaire avec un autre tat est s lectionn pour la suppression Toutes les donn es du questionnaire sont supprim es de la base de donn es il n est ensuite plus possible de les r cup rer 4 2 6 Comment exporter les donn es d un ou plusieurs questionnaires Si vous le d sirez
11. dans un fichier texte une fen tre standard de votre navigateur s ouvre vous permettant de sauver votre fichier l endroit d sir Remarques ii Le fichier r sultat contient un enregistrement par tablissement s lectionn Les coordonn es sont indiqu es dans le m me ordre que dans l cran de d tail des donn es d un tablissement 3 La case cocher gauche de la ligne de titre de la liste des tablissements permet de cocher premier clic ou de d cocher second clic toutes les lignes de la liste Il suffit par exemple de cocher cette case pour s lectionner tous les tablissements afin de les exporter tous en m me temps V 4 1 02 07 12 JVE YGA ECI 37 39 ELCA Informatique SA Suisse 2012 OFS KS Manuel utilisateur ELCA 4 2 10 Comment consulter saisir ou supprimer une note pour un questionnaire Vous avez la possibilit de saisir une note texte libre pour n importe quel questionnaire Cette note ne pourra tre consult e que par les utilisateurs cantonaux ayant droit d acc s ce questionnaire Op rations effectuer Dans la liste des tablissements la derni re colonne Note indique si une note a t saisie pour le questionnaire correspondant valeur Oui ou pas valeur Non Pour cr er une nouvelle note Cliquer sur la valeur Non dans la colonne Note du questionnaire d sir aisir le texte de la note Cliquer sur le bouton L Fermer note _ gt La note a t en
12. es d un tablissement Vous avez la possibilit de consulter les coordonn es Type d activit Identification de l tablissement Nature juridique d un tablissement Op rations effectuer Afficher la liste des tablissements Cliquer sur le nom soulign de l tablissement d sir par exemple Etablissement gt L cran de d tail des donn es de l tablissement s ouvre V 4 1 02 07 12 JVE YGA ECI 36 39 ELCA Informatique SA Suisse 2012 ELCA OFS KS Manuel utilisateur Remarque A Vous ne pouvez que consulter ces donn es sans les modifier Si une modification est n cessaire veuillez vous adresser l OFS Par contre vous pouvez exporter les coordonn es des tablissements 4 2 9 Comment exporter les coordonn es des tablissements Si vous le d sirez vous avez la possibilit d exporter les coordonn es d un de plusieurs ou de tous les tablissements de votre canton dans un fichier texte Ces donn es peuvent ensuite tre utilis es par exemple pour faire un mailing Op rations effectuer Afficher la liste des tablissements Si n cessaire modifier les crit res puis cliquer sur l ic ne Bl Cocher la case gauche des tablissements pour lesquels vous aimeriez exporter les coordonn es Cliquer sur le bouton Exporter tablissement s Confirmer l exportation des coordonn es gt Les coordonn es des tablissements s lectionn s sont export es
13. la ligne 1 attribut 6 Impossible d importer un questionnaire avec cette ann e vous ne pouvez importer des donn es que pour l ann e pr c dente ou pour l ann e courante Erreur la ligne 1 Vous n avez pas le droit de mettre jour ce questionnaire vous ne pouvez pas importer de donn es pour un questionnaire l tat Valid Remarque ii L OFS les contr les de compl tude sont effectu s apr s l importation des donn es et d ventuelles erreurs d couvertes ce moment l ne stoppent pas l importation L exportation de donn es ne fonctionne pas Si vous utilisez Internet Explorer et que le message Internet Explorer ne peut pas t l charger Download ashx de www ks bfs admin ch s affiche au moment de l exportation d un questionnaire il vous faut alors effectuer les op rations suivantes Aller dans le menu Outils gt Options Internet Cliquer sur l onglet Avanc s D s lectionner l option S curit Ne pas enregistrer les pages chiffr es sur le disque Si vous utilisez Internet Explorer 7 et qu il n est pas possible d exporter un questionnaire rien ne se passel il vous faut alors effectuer les op rations suivantes Aller dans le menu Outils gt Options Internet Cliquer sur l onglet S curit puis sur l ic ne Internet vous pouvez galement cliquer sur l ic ne Sites de confiance mais en d finissant alors l application KS co
14. le bouton E Porter questionnaire Confirmer l exportation du questionnaire gt Les donn es du questionnaire s lectionn sont export es dans un fichier texte une fen tre standard de votre navigateur s ouvre vous permettant de sauver votre fichier l endroit d sir Sauver le fichier de donn es Remarques 3 Il est possible que votre navigateur bloque l exportation de vos donn es Pour ne pas que cela se reproduise chaque fois ajoutez l adresse de l application dans vos sites de confiance Internet Options gt Security gt Trusted sites Que faire en cas de probl me Vous avez oubli votre mot de passe ou votre nom d utilisateur Si vous avez oubli le mot de passe vous permettant de vous connecter l application KS contactez le responsable KS de votre canton Celui ci vous attribuera un nouveau mot de passe que vous devrez imp rativement modifier lors de votre premi re connexion Si vous avez oubli votre nom d utilisateur vous pouvez le retrouver facilement car il est constitu du sigle de votre canton et du num ro REE de votre tablissement exemple VD12345678 Des donn es saisies n ont pas t enregistr es dans la base de donn es Si en affichant une page de donn es vous vous rendez compte que les anciennes donn es s affichent et non les nouvelles que vous avez saisies cela signifie que ces derni res n ont pas t enregistr es dans la base de donn es Les donn es sais
15. le fichier d sir vous pouvez galement directement saisir le chemin et le nom du fichier Cliquer sur le bouton Importer L importation des donn es du fichier s effectue En cas de succ s un contr le de compl tude est effectu sur les donn es des chapitres import s et l cran Contr le du questionnaire s affiche En cas d erreur un message s affiche et l importation est abandonn e Remarques A Le Vous ne pouvez importer des donn es que pour un questionnaire de votre tablissement pour l ann e pr c dente ou pour l ann e courante et condition que le questionnaire correspondant ne soit pas l tat Valid La structure du fichier d importation est fix e et doit absolument tre suivie La description de cette structure se trouve dans la conception d interface et peut tre trouv e sur le site de OFS l adresse suivante www bfs admin ch Lors d une importation de donn es le questionnaire correspondant est automatiquement cr mais sans reprise des donn es de l ann e pr c dente s il n existait pas encore S il existe d j les donn es de tous les chapitres import s sont supprim es et sont remplac es par les donn es import es Comment imprimer un questionnaire La fonction d impression de votre navigateur vous permet d imprimer n importe quelle page de l application KS Vous avez galement la possibilit d imprimer en une fois toutes les donn es d un questionnaire
16. questionnaire est l tat Valid 3 Vous pouvez s lectionner tous les datasets dans le tableau synoptique en cochant la case gauche de la ligne d en t te du tableau V 4 1 02 07 12 JVE YGA ECI 19 39 ELCA Informatique SA Suisse 2012 ELCA 3 6 5 3 6 6 OFS KS Manuel utilisateur Comment rechercher le dataset d un employ Vous avez la possibilit de rechercher le dataset d un employ particulier l aide du num ro d identification anonyme Op rations effectuer Afficher le tableau synoptique du chapitre A 3 Personnel Dans le champ crit re Num ro d identification anonyme saisir le num ro complet ou le d but du num ro qui correspond un dataset Cliquer sur l ic ne Bl gt Dans le tableau synoptique tous les datasets dont le num ro d identification anonyme correspond au crit re recherche s affichent par exemple le crit re 1 permet d afficher tous les num ros commen ant par 1 Remarques 9 Pour r afficher tout le tableau synoptique vider le champ de crit re et cliquer sur l ic ne F1 Vous pouvez galement recliquer sur l onglet correspondant 3 Vous avez la possibilit de trier le tableau synoptique en fonction d une colonne en cliquant sur le libell soulign dans l en t te du tableau un premier clic permet de trier dans l ordre croissant et un second dans l ordre d croissant Comment paginer le tableau synoptique des datasets des employ s
17. Op rations effectuer E y Ourvrir le questionnaire imprimer Cliquer sur l ic ne Une nouvelle fen tre contenant l ensemble des donn es du questionnaire s ouvre Cliquer sur l ic ne au haut ou au bas de la fen tre d impression ou utiliser la fonction d impression du navigateur La fen tre standard d impression de votre navigateur s ouvre Configurer l impression en mode Paysage Lancer l impression L impression du questionnaire est lanc e et la fen tre d impression du questionnaire se ferme V 4 1 02 07 12 JVE YGA ECI 24 39 ELCA Informatique SA Suisse 2012 ELCA 3 12 OFS KS Manuel utilisateur Remarques Le temps d affichage de la fen tre d impression est proportionnel la quantit de donn es et peut durer plusieurs secondes surtout avec Internet Explorer Attendre d avoir la main avant d imprimer A Illest possible que votre navigateur bloque l ouverture de la fen tre d impression du questionnaire Pour ne pas que cela se reproduise chaque fois ajoutez l adresse de l application dans vos sites de confiance Internet Options gt Security gt Trusted sites Seule une liste synoptique des datasets des employ s chapitre A 3 Personnel gt est imprim e et non chaque relev individuel des employ s Vous pouvez imprimer n importe quelle page affich e de l application en utilisant directement la fonction d impression de votre navigateur Ne pas oublier de conf
18. Q Schweizerische Eidgenossenschaft D partement f d ral de l int rieur DFI Conf d ration suisse Office f d ral de la statistique OFS Confederazione Svizzera Division Sant et affaires sociales Confederaziun svizra Statistique des tablissements de sant soins intra muros Statistique des h pitaux Manuel utilisateur Application KS v4 1 Manuel utilisateur r alis e par ELCA http www elca ch ELCA Section Services de sant Version 1 ELCA l Table des mati res l Table desmatieresS eanne A ne a A E E A N Il Journal des modifications au document IiI Liste des documents de r f rence nee IV Abr viations En rene ans tu One a anne s etant en un DU it eng tn 1 IMTOQUCTIONE A due ete de nent encre Cane nen net eee done nntn Sete ann nue neue 2 GENBTAReS S RS A A ne A et ne 2 1 Principe g n ral de l application KS 6 2 2 Etapes de traitement d un questionnaire 8 2 3 Liste des crans et fonctionnalit s de l application 8 Ate Pa ZONO ON OO nr nee das entend ee ne ia eu 8 2 3 2 Liste des questionnaires 400 ergonomie d nent a nid be etes he N ete en E Need sb 9 23 3 Ecrans d n q estionnai e s ma AE ea aa Re a de a a ane aay 9 2 4 DIE Ae A E A E A A A A 13 2 5 Documentation disponible 13 3 R ponses aux questions sur l application KS nna 3 1 Comment se connecter l application KS7 14 3 2 Commen
19. a demande soit sur un chapitre particulier de donn es soit sur les donn es d un client ou d un employ particulier soit sur tout le questionnaire Op rations effectuer Pour contr ler les donn es d un chapitre particulier afficher ce chapitre puis cliquer sur le bouton Senir ler chapitre gt Les tests sont effectu s uniquement sur les donn es de ce chapitre et le r sultat s affiche en bas de l cran Pour contr ler les donn es du dataset d un employ particulier dans le chapitre A 3 Personnel afficher l cran de d tail de ce relev puis cliquer sur le bouton Contr ler employ gt Les tests sont effectu s uniquement sur les donn es de cet employ et le r sultat s affiche en bas de l cran Pour contr ler les donn es de tout le questionnaire cliquer sur l ic ne ou alors cliquer sur l onglet t le pour afficher l cran Contr le puis cliquer sur le Contr ler questionnaire bouton gt Les tests sont effectu s sur toutes les donn es du questionnaire et le r sultat s affiche sur l cran Contr le Remarques X Le contr le du chapitre A 3 Personnel concerne les tests effectu s sur l ensemble du personnel ainsi que tous ceux effectu s sur les employ s particuliers Les registres et chapitres comportant des erreurs ont leur nom entour de rouge Evitez de contr ler tout le questionnaire d s le d but car le syst me g n rerait un mes
20. ainsi que d autres informations Si votre navigateur n accepte pas les cookies alors un message correspondant va s afficher dans l cran de connexion et vous ne pourrez pas vous connecter Pour y rem dier il faut d finir l application KS comme site acceptant les cookies pour votre navigateur V 4 1 02 07 12 JVE YGA ECI 14 39 ELCA Informatique SA Suisse 2012 ELCA 3 2 OFS KS Manuel utilisateur E Les navigateurs pouvant tre utilis s pour KS sont Internet Explorer 6 0 Firefox 2 0 Votre nom d utilisateur et votre premier mot de passe vous sont fournis par le responsable KS de votre canton S adresser celui ci en cas d oubli du mot de passe Le g Chaque tablissement re oit un login ordinaire nom d utilisateur et mot de passe et un login permettant l acc s en mode lecture seule Un mot de passe doit contenir au minimum 6 caract res lettres majuscules lettres minuscules chiffres I ne peut pas tre identique au nom d utilisateur ni au pr c dent mot de passe 5 Ajoutez l adresse du site vos favoris pour ne pas devoir la resaisir chaque fois Comment quitter l application Lorsque vous avez termin votre travail avec l application KS vous devez vous d connecter proprement de l application Op ration effectuer Cliquer sur la commande D connexion gt Les derni res donn es saisies ou modifi es sont enregistr es dans la base de donn es l application
21. au niveau canton et ind pendant de sorte que la remise d un mot de passe ne modifie pas les autres V 4 1 02 07 12 JVE YGA ECI 29 39 ELCA Informatique SA Suisse 2012 OFS KS Manuel utilisateur ELCA 4 1 1 Etapes de traitement d un questionnaire Le sch ma suivant indique les diff rents tats dans lesquels peut se trouver un questionnaire Etablissement Validation Valid OFS A cr er y i Valid canton 4 fi Retour tablissemen Etablissement Canton OFS sr E gt gt Etablissement Droit de lecture Etablissement Droit d criture Etablissement et Canton Droit de lecture et d criture Canton Droit de lecture et d criture OFS Droit de lecture et d criture Canton et OFS Aucun acc s OFS Aucun acc s A cr er aucun questionnaire n a encore t cr par l tablissement pour l ann e en cours Etablissement l tablissement a cr le questionnaire celui ci est en cours de traitement par l tablissement mais il ne l a pas encore valid A valider l tablissement a valid et a transmis le questionnaire au canton vous devez le contr ler puis le valider et le transmettre l OFS Valid canton vous avez valid le questionnaire il est en cours de traitement par l OFS Retour tablissement l tablissement a transmis le questionnaire au canton mais vous l avez d valid et retourn l tablissement pour corrections il est
22. ble Les documents suivants sur la statistique administrative des h pitaux sont galement disponibles Conception d taill e conception d taill e de la statistique administrative des h pitaux Questionnaire tableau sch matique du questionnaire de la statistique administrative des h pitaux Bases l gales vue d ensemble des bases l gales des variables de l enqu te Types d activit allocation des centres de prestations de la typologie propre l OFS aux types d activit Fonctions du personnel allocation non exhaustive des fonctions du personnel aux cat gories de r ponse du questionnaire M decins agr s liste de l allocation des m decins agr s aux centres de prestations Attribution du personnel aux centres de prestations attribution du personnel aux centres de prestations selon la typologie de l OFS Modes de prise en charge repr sentation sch matique de la division des modes de prise en charge des patients ambulatoire et hospitalier Conception d interface conception d interface pour l import des donn es dans le questionnaire lectronique Vous trouvez ces documents sur le site internet de OFS www bfs admin ch V 4 1 02 07 12 JVE YGA ECI 13 39 ELCA Informatique SA Suisse 2012 ELCA 3 1 OFS KS Manuel utilisateur R ponses aux questions sur l application KS Ce chapitre r pond de mani re d taill e certaines questions qui peuvent se poser pendant l uti
23. d valider et retourner un ou plusieurs questionnaires aux tablissements 734 4 2 5 Comment supprimer un ou plusieurs questionnaires sssssessereeeesserrrerrrreeeet 34 4 2 6 Comment exporter les donn es d un ou plusieurs questionnaires 35 4 2 7 Comment attribuer un nouveau mot de passe un tablissement 36 4 2 8 Comment afficher les coordonn es d un tablissement sssssseeeeeesserererrrreeeee 36 4 2 9 Comment exporter les coordonn es des tablissements 37 4 2 10 Comment consulter saisir ou supprimer une note pour un questionnaire 38 4 2 11 Comment cr er un utilisateur avec acc s consultant ssssssssseereeeesserrrerrrreessre 39 V 4 1 02 07 12 JVE YGA ECI 3 39 ELCA Informatique SA Suisse 2012 OFS KS Manuel utilisateur ELCA Il Journal des modifications au document Nom du fichier Version Date Remarques Auteur KS_ Manuel _v1 0 doc 1 0 13 07 10 Version initiale KS v1 1 JVE KS Manuel _F_V4 1 doc 4 1 02 07 12 Mise jour selon adaptations 2012 KS V4 1 ECI III Liste des documents de r f rence Interfaces Statistiques des h pitaux KS Interfaces KS_Interface V4 1 doc description des interfaces pour import export E Ciganek v4 1 02 07 2012 IV Abr viations H H pitaux de Suisse KS Krankenhausstatistik Statistique des h pitaux OFIT Office f d ral de l informatique et de la t l communication OFS Office f d ral de la statisti
24. eau synoptique du chapitre A 3 Personnel le num ro d ordre soulign dans la liste des erreurs et avertissements permet d acc der directement aux donn es d un employ Chapitres A 19 Comptabilit des immobilisations X2 01 Comptabilit analytique des charges X2 02 Comptabilit analytique des revenus permet de calculer les totaux 11 39 OFS KS Manuel utilisateur ELCA Chapitres A 11 Sites et offre de prestations et A 19 Comptabilit des immobilisations permet de d finir changer le nombre de lignes remplir Op rations disponibles sur l cran de d tail du dataset d un employ qui se trouve dans le chapitre A 3 Personnel registre autonome tant a la liste Permet de retourner au tableau synoptique des datasets des employ s Nouvel employ Permet de cr er un nouveau dataset d employ sans retourner au tableau synoptique Dupliquer employ Permet de dupliquer le dataset d un employ Contr ler employ Permet de contr ler la compl tude du dataset d un employ lt Employ pr c dent Permet d afficher le dataset de l employ pr c dent Employ suivant Permet d afficher le dataset de l employ suivant Op rations disponibles sur l cran Contr le Type test Les titres de colonnes soulign s permettent de trier le contenu de la liste selon ce crit re __ Contr ler questionnaire Permet de contr ler la compl tude de
25. en cours de traitement par l tablissement qui ne l a pas encore revalid A revalider vous avez d j valid le questionnaire une fois mais l OFS vous l a retourn pour corrections le questionnaire est en cours de traitement chez vous Valid OFS l OFS a valid le questionnaire Export l OFS a export les donn es du questionnaire V 4 1 02 07 12 JVE YGA ECI 30 39 ELCA Informatique SA Suisse 2012 OFS KS Manuel utilisateur ELCA Vous ne pouvez pas diter un questionnaire l tat A cr er il n existe pas encore ou Etablissement Vous pouvez toujours consulter un questionnaire l tat Retour tablissement Valid canton Valid OFS ou Export mais sans possibilit de modification 4 1 2 Liste des fonctionnalit s L cran Liste des tablissements affiche une liste d tablissements et de questionnaires en fonction de diff rents crit res Les op rations disponibles sur cet cran sont les suivantes Importer questionnaire Permet d importer un questionnaire Permet de r afficher la liste des tablissements en fonction des crit res s lectionn s Valider questionnalre s Permet de valider un ou plusieurs questionnaires en m me temps sans les diter et de les transmettre l OFS D valider questionnaire s Permet de d valider un ou plusieurs questionnaires et de les retourner aux tablissements Supprimer questionnaire s Permet de sup
26. es questionnaires l tat A valider ou A revalider sont valid s 4 La validation d un questionnaire peut prendre plusieurs secondes si le programme doit d abord refaire tous les tests de compl tude et de plausibilit Pour l viter veuillez effectuer un contr le complet de tout questionnaire dans lequel vous avez saisi ou modifi des donn es V 4 1 02 07 12 JVE YGA ECI 33 39 ELCA Informatique SA Suisse 2012 OFS KS Manuel utilisateur 4 2 4 Comment d valider et retourner un ou plusieurs questionnaires aux tablissements Vous avez la possibilit de retourner un questionnaire un tablissement soit sur sa demande soit parce que vous souhaitez qu il le corrige ou le compl te Pour cela il vous faut d valider le questionnaire Vous avez aussi la possibilit de d valider plusieurs questionnaires la fois Op rations effectuer Afficher la liste des tablissements Si n cessaire modifier les crit res puis cliquer sur l ic ne Bl Cocher la case gauche de chaque questionnaire d valider 2 A Cliquer sur le bouton D valider questionnaire s Confirmer la d validation des questionnaires gt L tat des questionnaires d valid s devient Retour tablissement Remarques amp Seuls des questionnaires l tat A valider ou A revalider peuvent tre d valid s Une erreur s affiche si un questionnaire avec un autre tat est s lectionn pour la
27. est ferm e et la page de connexion l application est r affich e Remarques Ne pas quitter l application en fermant directement le navigateur car les derni res donn es saisies ou modifi es ne seront alors pas enregistr es dans la base de donn es i Vous devez quitter l application si vous d sirez vous connecter pour un autre tablissement ou changer la langue i Vous tes d connect automatiquement de l application KS si vous ne l utilisez pas pendant vingt minutes V 4 1 02 07 12 JVE YGA ECI 15 39 ELCA Informatique SA Suisse 2012 ELCA 3 3 3 4 OFS KS Manuel utilisateur Comment cr er un nouveau questionnaire Avant de pouvoir saisir des donn es dans un nouveau questionnaire vous devez commencer par cr er celui ci Op rations effectuer Afficher la liste de vos questionnaires la liste apparait pendant la premi re connexion automatiquement Pour chaque ann e qui est saisir il y a une commande sp cifique Houveau quest pour donn es 2010 S lectionnez la fonction correspondante Confirmer la cr ation du questionnaire gt Un nouveau questionnaire est cr pour l ann e choisie le chapitre A Donn es g n rales est affich Remarques A Le pr r glage du type de questionnaire est d fini par l OFS par exemple les types d activit qui sont remplir et vous ne pouvez pas le modifier Adressez vous au responsable KS de votre canton en cas d erreur dan
28. ies ou modifi es sont enregistr es automatiquement d s que vous effectuez n importe quelle op ration dans l application affichage d un autre chapitre calcul des totaux contr le des valeurs enregistrement etc Par contre il n y a pas d enregistrement si vous utilisez un bouton propre au navigateur Par exemple pour revenir l cran pr c dent utilisez une op ration de l application ou cliquez d abord sur l ic ne d enregistrement et non sur le bouton lt Pr c dent gt du navigateur sous peine de perdre vos donn es L importation de donn es ne fonctionne pas La structure d un fichier d importation de donn es est d finie et doit absolument tre suivie De plus la structure des donn es import es doit tre correcte par exemple pas de 31 f vrier de montant contenant des caract res de code postal avec plus de 4 caract res etc D s qu une erreur est d tect e l importation est stopp e les donn es d j trait es sont abandonn es et un message indiquant g n ralement la ligne et l attribut o se trouve l erreur s affiche Voici quelques messages d erreur possibles avec leur signification V 4 1 02 07 12 JVE YGA ECI 27 39 ELCA Informatique SA Suisse 2012 ELCA 3 16 4 OFS KS Manuel utilisateur Erreur la ligne 1 Vous n avez pas le droit d importer ce questionnaire vous ne pouvez pas importer de donn es pour un n REE autre que celui de votre tablissement Erreur
29. igurer l impression en mode Paysage Comment supprimer un questionnaire En cas d erreur par exemple lors d une importation de donn es ou si le type de questionnaire est incorrect vous avez la possibilit de supprimer tout un questionnaire Op rations effectuer gt Afficher la liste de vos questionnaires Cocher la case gauche du questionnaire supprimer Cliquer sur le bouton Supprimer questionnaire Confirmer la suppression Le questionnaire est supprim de la base de donn es Remarques A Seul un questionnaire l tat A valider ou A revalider peut tre supprim Toutes les donn es du questionnaire sont supprim es de la base de donn es il n est ensuite plus possible de les r cup rer V 4 1 02 07 12 JVE YGA ECI 25 39 ELCA Informatique SA Suisse 2012 ELCA 3 13 3 14 3 15 OFS KS Manuel utilisateur Comment changer le mot de passe Vous avez la possibilit tout moment de changer le mot de passe vous permettant de vous connecter l application KS Op rations effectuer Afficher la liste de vos questionnaires Cliquer sur la commande Changement mot de passe Saisir un nouveau mot de passe Saisir une seconde fois le nouveau mot de passe pour confirmation Cliquer sur le bouton Entrer gt Le nouveau mot de passe est enregistr Remarque 1 Un mot de passe doit contenir au minimum 6 caract res lettres majuscules lettres mi
30. lisation de l application KS au niveau tablissement Comment se connecter l application KS Pour pouvoir utiliser l application KS vous devez vous y connecter en indiquant le nom d utilisateur correspondant votre tablissement ainsi qu un mot de passe Op rations effectuer Ouvrir votre navigateur web Saisir l adresse https www ks bfs admin ch https liaison s curis e avec le serveur de l application Saisir votre nom d utilisateur et votre mot de passe Choisir la langue de l application allemand fran ais ou italien Cliquer sur le bouton Entrer gt Sile nom d utilisateur et le mot de passe sont corrects la liste de vos questionnaires ou le questionnaire en cours de traitement est affich Lors de la premi re connexion l application KS ou si un nouveau mot de passe vous a t attribu la fen tre de changement de mot de passe appara t Vous devez obligatoirement changer celui ci Saisir un nouveau mot de passe Saisir une seconde fois le nouveau mot de passe pour confirmation Cliquer sur le bouton Entrer gt Le nouveau mot de passe est enregistr et l application s ouvre Remarques A L erreur Nom d utilisateur ou mot de passe incorrects apparait quand les droits d utilisateur sont faux ou caducs resp quand l emploi des majuscules ou minuscules est pas correct mot de passe L application KS a besoin d un cookie pour garder la trace de la connexion
31. mme site de confiance via le bouton lt Sites gt Cliquer sur le bouton lt Personnaliser le niveau gt S lectionner le radio bouton Activ pour les options T l chargements Demander confirmation pour les t l chargements de fichier et T l chargements T l chargement de fichier V 4 1 02 07 12 JVE YGA ECI 28 39 ELCA Informatique SA Suisse 2012 ELCA OFS KS Manuel utilisateur Application KS pour les instances cantonales Ce chapitre est destin aux collaborateurs des instances cantonales qui vont utiliser l application KS pour contr ler les donn es des questionnaires provenant des tablissements avant de les transmettre l OFS 4 1 Analogies et diff rences par rapport l application KS destin e aux tablissements Cette version est pour l essentiel identique celle utilis e par les tablissements L ensemble des r ponses donn es au chapitre 3 est galement valable pour les utilisateurs cantonaux y a cependant quelques diff rences r sum es ci dessous Liste des tablissements le premier cran de l application pour un tablissement est une liste de questionnaires pour un canton celle ci est remplac e par une liste d tablissements et de questionnaires d finis en fonction d un canton d une ann e de donn es d un type d activit et d un tat du questionnaire Tous Etablissement A valider Valid canton etc Cr ation d un q
32. nn es puis s affichent 3 7 Comment enregistrer dans la base de donn es les donn es saisies dans un questionnaire Les donn es saisies ou modifi es dans un questionnaire doivent tre enregistr es dans la base de donn es pour ne pas tre perdues Op rations effectuer Afficher le chapitre d sir du questionnaire puis saisir ou modifier des donn es Afficher un nouveau chapitre de donn es ex cuter une op ration de l application contr ler calculer totaux d connexion etc ou cliquer sur l ic ne MER gt Les donn es saisies ou modifi es sont enregistr es automatiquement dans la base de donn es d s que vous changez de page ou effectuer une op ration de l application Remarques 4 Aucune donn e n est enregistr e si vous cliquez sur un bouton propre au navigateur bouton Page pr c dente la croix pour fermer le navigateur etc Dans ce cas un message vous demande si vous d sirez vraiment continuer Annulez si vous ne voulez pas perdre vos donn es Ne pas modifier de donn es si vous n avez pas l intention de les enregistrer dans la base de donn es car il n est pas possible de r cup rer les valeurs pr c dentes moins de les ressaisir V 4 1 02 07 12 JVE YGA ECI 21 39 ELCA Informatique SA Suisse 2012 OFS KS Manuel utilisateur ELCA 3 8 Comment contr ler la compl tude des donn es d un questionnaire Le contr le de la compl tude des donn es s effectue l
33. nt changer le mot de passe nsssesesssestrrerrtsserrtrrnntessrrtnrrnnnreserrrnr enne 26 3 14 Comment modifier les coordonn es de l tablissement sseessesseeeneeeeserrrreeen 26 3 15 Comment exporter les donn es d un questionnaire ssseeessessssseerrrrrrrsserrrrrrree 26 3 16 Que faire en cas de probl me ss 27 3 16 1 Vous avez oubli votre mot de passe ou votre nom d utilisateur 27 3 16 2 Des donn es saisies n ont pas t enregistr es dans la base de donn es 27 3 16 3 L importation de donn es ne fonctionne pas 27 3 16 4 L exportation de donn es ne fonctionne pas 28 V 4 1 02 07 12 JVE YGA ECI 2 39 OFS KS Manuel utilisateur ELCA Informatique SA Suisse 2012 OFS KS Manuel utilisateur ELCA 4 Application KS pour les instances Cantonales 29 4 1 Analogies et diff rences par rapport l application KS destin e aux tablissements29 4 1 1 Etapes de traitement d un questionnaire 30 4 1 2 Liste d s fonctionnalit s share hdi dianniress 31 4 2 R ponses aux QH StIONS sen Pen rene trente dar int nd 32 4 2 1 Comment afficher la liste des tablissements selon un crit re donn eessn 32 4 2 2 Comment diter un questionnaire ssessssseseerrrreessertrtrrntrtssrrrtnrrnnntssrrntnrnnn nennt 32 4 2 3 Comment valider plusieurs questionnaires et les transmettre l OFS en une fois sans IS OUVRE en re Ne ton ne nt 33 4 2 4 Comment
34. nuscules chiffres Il ne peut pas tre identique au nom d utilisateur L Les mots de passe login et login avec acc s en lecture seule d un tablissement sont toujours r initialis s en m me temps Comment modifier les coordonn es de l tablissement Avec vos droits d acc s vous ne pouvez ni voir ni modifier les coordonn es de votre tablissement Type d activit Identification de l tablissement et Nature juridique qui ont t saisies par OFS Les donn es sur les sites de votre tablissement sont d sormais visibles uniquement en lecture seule pour information dans le chapitre Sites du registre Donn es g n rales La mise jour de ces donn es est de la responsabilit de l OFS Remarque X L OFS est responsable de la mise jour de ces donn es Si une modification est n cessaire il faut vous adresser au responsable KS de votre canton Comment exporter les donn es d un questionnaire Vous souhaitez exporter les donn es d un questionnaire dans un fichier par exemple pour les r importer dans un autre logiciel Excel ou autre pour avoir une copie des donn es ou pour faire vos propres statistiques Op rations effectuer Afficher la liste de vos questionnaires Cocher la case gauche du questionnaire exporter V 4 1 02 07 12 JVE YGA ECI 26 39 ELCA Informatique SA Suisse 2012 ELCA 3 16 3 16 1 3 16 2 3 16 3 OFS KS Manuel utilisateur Cliquer sur
35. on KS se pr sente sous la forme d une application web La saisie des donn es se fait par Internet via une liaison s curis e https les donn es sont enregistr es dans une base de donn es centralis e Oracle qui se trouve l OFIT le canton peut consulter votre questionnaire d s que vous l avez valid Le sch ma de la page suivante vous donne une vue g n rale sur l application KS 1 En tant qu tablissement vous pouvez consulter saisir modifier ou supprimer les donn es du questionnaire l aide d une application web Vous pouvez galement contr ler la compl tude des donn es saisies 2 Si vous g rez d j tout ou partie de vos donn es avec une autre application vous pouvez les importer directement dans la base de donn es par l interm diaire d un fichier texte de structure fix e Vous pouvez ensuite compl ter le questionnaire l aide de l application web 3 D s que les donn es sont compl t es vous devez valider le questionnaire Des tests de plausibilit par exemple des comparaisons avec les donn es de l ann e pr c dente sont ex cut s sur les donn es Comme il n y a pas d information tr s sensible du point de vue de la protection de donn es dans la KS aucune information ne sera anonymis e Le canton re oit apr s la validation acc s vos donn es 4 A l aide de l application KS le responsable KS de votre canton peut contr ler le contenu du questionnaire et ventuellement modifie
36. ot de passe un tablissement Lorsqu un tablissement a oubli le mot de passe lui permettant de se connecter l application KS il doit s adresser au responsable KS de son canton Vous pouvez lui attribuer un nouveau mot de passe Op rations effectuer Afficher la liste des tablissements Cocher la case gauche de l tablissement auquel un nouveau mot de passe doit tre attribu Cliquer sur le bouton R initialiser utilisateur Confirmer l attribution du mot de passe gt Le nom de l utilisateur et son nouveau mot de passe s affichent l cran Transmettre le nouveau mot de passe l tablissement par e mail lettre t l phone etc Demander l utilisateur de se connecter tout de suite l application afin de pouvoir modifier le mot de passe re u Remarques A n est possible d attribuer un nouveau mot de passe qu un seul tablissement la fois Avec la r initialisation d un mot de passe d un tablissement login ou login avec acc s en lecture seule l autre sera r initialis automatiquement en m me temps l Si n cessaire l OFS a galement la possibilit d attribuer un nouveau mot de passe un tablissement 5 Si l utilisateur de l tablissement vous dit qu il pensait pourtant avoir saisi le bon mot de passe mais qu il n arrive pas se connecter demandez lui de r essayer en faisant attention aux majuscules et minuscules Comment afficher les coordonn
37. primer un ou plusieurs questionnaires en m me temps Exporter questionnaire s Permet d exporter les donn es d un ou plusieurs questionnaires Exporter tablissement s Permet d exporter les coordonn es d un ou plusieurs tablissements R initialiser utilisateur Permet d attribuer un nouveau mot de passe un tablissement Etablissement Le nom soulign dans la liste permet de consulter les coordonn es d un tablissement V 4 1 02 07 12 JVE YGA ECI 31 39 ELCA Informatique SA Suisse 2012 ELCA 4 2 OFS KS Manuel utilisateur R ponses aux questions Ce chapitre r pond de mani re d taill e certaines questions que vous pouvez vous poser sur l utilisation de l application KS en tant qu utilisateur d une instance cantonale Les questions ind pendantes de l utilisateur tablissement ou canton se trouvent dans le chapitre 3 4 2 1 Comment afficher la liste des tablissements selon un crit re donn La liste des tablissement peut tre ordonn e selon diff rents crit res Voici les crit res que vous pouvez s lectionner canton standard canton de l utilisateur connect ann e du relev standard l ann e pr c dente type d activit standard A P R G et tat du questionnaire standard tous Op rations effectuer Si un questionnaire est en mode d dition le fermer en cliquant sur l ic ne t gt La liste des tablissements s affiche dans l ordre du nom
38. proprement l application KS Liste des questionnaires L cran Liste des questionnaires affiche la liste des questionnaires de votre tablissement Les op rations disponibles sur cet cran sont les suivantes Nouveau quest pour donn es 2010 Permet de cr er un nouveau questionnaire pour l ann e pr c dente ou courante Importer questionnaire Permet d importer des donn es dans un questionnaire partir d un fichier texte Supprimer questionnaire Permet de supprimer un questionnaire s lectionn __ Exporter questionnaire Permet d exporter dans un fichier texte les donn es d un questionnaire s lectionn 2010 L ann e soulign e dans la liste permet d diter le questionnaire correspondant Ecrans d un questionnaire Chaque questionnaire se compose d un ensemble de masques qui correspondent chacun un chapitre du questionnaire Les chapitres sont group s dans des registres Il y a un registre pour les donn es g n rales A Donn es g n rales et un registre pour chaque type d activit X Registre d un type d activit gt Les registres des types d activit ne peuvent tre ouverts que s ils ont t attribu s par OFS votre tablissement lls ont tous un contenu identique La notation X d signe de mani re g n rale les registres des types d activit B Soins aigus C Psychiatrie D R adaptation G riatrie E Maison de naissance V 4 1 02
39. que V 4 1 02 07 12 JVE YGA ECI 4 39 ELCA Informatique SA Suisse 2012 OFS KS Manuel utilisateur ELCA 1 Introduction Ce document est le manuel d utilisateur de l application KS permettant la saisie sous forme d un questionnaire des donn es demand es par l OFS pour tablir la statistique administrative des h pitaux saisie par les tablissements hospitaliers et les maisons de naissance Il est destin aux collaborateurs des tablissements charg s de remplir ce questionnaire mais galement ceux des instances cantonales charg es du contr le des donn es avant leur transmission l OFS Le chapitre 2 pr sente le principe g n ral de l application KS les diff rents crans et fonctionnalit s de l application ainsi que les principes de contr le des donn es Les boutons ic nes et commandes qui y sont num r s renvoient chacun une question dans l un des deux chapitres suivants Le chapitre 3 r pond de mani re d taill e certaines questions qui peuvent se poser au niveau des tablissements sur l utilisation de l application KS Le chapitre 4 d crit les caract ristiques particuli res de l application KS pour les utilisateurs au niveau des cantons et r pond quelques questions d utilisateurs V 4 1 02 07 12 JVE YGA ECI 5 39 ELCA Informatique SA Suisse 2012 OFS KS Manuel utilisateur ELCA 2 G n ralit s 2 1 Principe g n ral de l application KS L applicati
40. r ou compl ter les donn es Si des corrections sont n cessaires le questionnaire peut vous tre renvoy V 4 1 02 07 12 JVE YGA ECI 6 39 ELCA Informatique SA Suisse 2012 m OFS KS Manuel utilisateur ELCA Application web H pital Imp Exp Solution KS ImportiExport Canton Application web Application web OFS 5 Une fois les donn es compl t es et contr l es le canton valide le questionnaire Celui ci est alors transmis l OFS 6 L OFS peut galement contr ler le questionnaire puis le quittancer l aide de la m me application web Il peut aussi d cider de renvoyer le questionnaire au canton Dans certains cas l OFS peut aussi avoir importer les donn es d un questionnaire 7 Une fois quittanc es les donn es d un questionnaire sont import es dans le datawarehouse C est de l que toutes les analyses statistiques sont effectu es L application KS permet de cr er des acc s en lecture seule L utilisateur au niveau tablissement canton ou OFS ne peut alors que consulter mais pas modifier les donn es V 4 1 02 07 12 JVE YGA ECI 7 39 ELCA Informatique SA Suisse 2012 ELCA 2 2 2 3 2 3 1 OFS KS Manuel utilisateur Etapes de traitement d un questionnaire Le sch ma suivant indique les trois tats dans lesquels peut se trouver un questionnaire au niveau tablissement Cr ation A valider Validation Importation
41. registr e dans la base de donn es et la valeur dans la colonne Note est maintenant Oui Pour modifier une note Cliquer sur la valeur Oui dans la colonne Note du questionnaire d sir Modifier le texte de la note Cliquer sur le bouton L Fermer note _ gt La note a t modifi e Pour supprimer une note Cliquer sur la valeur Oui dans la colonne Note du questionnaire d sir Cliquer sur le bouton SuPPrimernote Confirmer la suppression de la note gt La note a t supprim e et la valeur dans la colonne Note est maintenant Non Remarques Iln est pas possible de cr er une note pour un questionnaire l tat A cr er X L tablissement et l OFS ne peuvent pas consulter une note saisie pour un questionnaire par un canton V 4 1 02 07 12 JVE YGA ECI 38 39 ELCA Informatique SA Suisse 2012 ELCA 4 2 11 OFS KS Manuel utilisateur Comment cr er un utilisateur avec acc s consultant Pour les utilisateurs au niveau Cantons et Etablissements il est possible de cr er des acc s aux donn es en mode lecture seule Utilisateurs des Cantons Au niveau des cantons les acc s en lecture seule sont donn s par l OFS nom d utilisateur et mot de passe Pour l enregistrement IOFS a besoin de l identit de l utilisateur concern nom et pr nom L utilisateur du canton ne peut pas diter ces acc s directement Utilisateurs des Etablissements Lors de la
42. s donn es de tout le questionnaire Valider questionnaire Permet de valider le questionnaire et de le transmettre au canton V 4 1 02 07 12 JVE YGA ECI 12 39 ELCA Informatique SA Suisse 2012 ELCA 2 4 OFS KS Manuel utilisateur Divers A quelques exceptions pr s l application KS n effectue aucun contr le automatique sur les donn es saisies ou import es dans un questionnaire Vous avez la possibilit de v rifier la compl tude des donn es saisies pour un chapitre particulier ou pour tout le questionnaire Ces tests v rifient que les donn es obligatoires ont bien t saisies que les valeurs se trouvent dans le bon intervalle que les donn es sont coh rentes entre elles etc Chaque erreur constat e donne lieu un message d erreur ou d avertissement selon son importance Les tests de validation et de plausibilisation peuvent tre compl t s ou modifi s chaque ann e Le canton peut galement effectuer des contr les sur la plausibilit des donn es soit entre variables du m me questionnaire soit par rapport aux donn es de l ann e pr c dente Le r sultat de ces tests n est pas disponible pour les tablissements Remarque les tests de compl tude et de plausibilit sont effectu s l aide d un moteur de r gles permettant de s parer leur traitement du reste de l application L OFS peut tout moment ajouter modifier ou supprimer des tests 2 5 Documentation disponi
43. s le pr r glage Vous ne pouvez cr er un questionnaire que pour les donn es de l ann e pr c dente ou de l ann e courante condition qu il n en existe pas d j un i Des donn es g n rales d finies sont reprises lors de la cr ation d un nouveau questionnaire s il en existe d j un du m me type pour l ann e pr c dente L I n est pas n cessaire de cr er un questionnaire avant d importer des donn es Comment diter un questionnaire Lorsque la liste de vos questionnaires est affich e vous devez diter le questionnaire d sir si vous voulez le consulter ou saisir ou modifier des donn es Op rations effectuer Afficher la liste de vos questionnaires Cliquer sur l ann e par exemple 2010 qu questionnaire diter gt Le chapitre A 1 du registre A Etablissement du questionnaire choisi s affiche V 4 1 02 07 12 JVE YGA ECI 16 39 ELCA Informatique SA Suisse 2012 ELCA OFS KS Manuel utilisateur Remarque Une fois que le questionnaire a t valid et a t transmis au canton vous pouvez encore l diter l exporter ou l imprimer mais vous ne pouvez plus saisir ou modifier des donn es Si cela est absolument n cessaire veuillez vous adresser au responsable KS de votre canton pour lui demander de vous retourner le questionnaire 3 5 Comment fermer un questionnaire et retourner la liste des questionnaires Le page avec la liste de vos questionnaires e
44. sage d erreur pour toutes les donn es que vous n avez pas encore saisies e 0t Dans l cran Contr le vous avez la possibilit de trier la liste des messages d erreur et d avertissement par rapport une colonne en cliquant sur un nom soulign dans la ligne d en t te de la liste un premier clic permet de trier dans l ordre croissant et un second dans l ordre d croissant Dans la liste des erreurs et avertissements du chapitre A 3 Personnel vous avez la possibilit de cliquer sur le num ro d ordre soulign pour afficher automatiquement l cran de d tail de ce dataset V 4 1 02 07 12 JVE YGA ECI 22 39 ELCA Informatique SA Suisse 2012 ELCA 3 9 3 10 OFS KS Manuel utilisateur Comment transmettre un questionnaire au canton D s que votre questionnaire a t compl tement et correctement rempli vous pouvez le transmettre votre canton Avec chaque transmission le programme fait automatiquement des tests de validation Op rations effectuer Dans le questionnaire valider cliquer sur l ic ne B ou bien cliquer sur l onglet Contr le puis sur le bouton Valider questionnaire gt Le contr le de compl tude de tout le questionnaire est effectu avant la validation Un message demande la confirmation de la validation et indique le cas ch ant les messages d avertissements ou d erreurs Une fois la transmission interrompue resp effectu e le r sultat du contr le de
45. st le page centrale pour la cr ation l dition ou la radiation des questionnaires En outre c est de l que vous pouvez importer ou exporter les donn es et initialiser le changement du mot de passe Si vous tes en mode d dition d un questionnaire et avez termin les travaux vous pouvez retourner la liste des questionnaires Op ration effectuer Lorsqu un questionnaire est en mode d dition cliquer sur l ic ne gt Les derni res donn es saisies ou modifi es sont enregistr es dans la base de donn es le questionnaire est ferm et la liste de vos questionnaires s affiche 3 6 Comment saisir des donn es dans un questionnaire L application KS a pour chaque chapitre un cran diff rent Chaque chapitre correspond un registre diff rent A Donn es g n rales X Registres des types d activit F Total Des onglets deux niveaux permettent de passer de l un l autre Op rations effectuer Ourvrir le questionnaire d sir S lectionner le chapitre d sir en cliquant sur l onglet correspondant par exemple Donn es g n Saisir les donn es Remarques 9 Vous pouvez faire appara tre pendant quelques secondes une note explicative tooltip sur la plupart des champs et des boutons en pla ant le curseur sur le libell correspondant V 4 1 02 07 12 JVE YGA ECI 17 39 ELCA Informatique SA Suisse 2012 ELCA 3 6 1 OFS KS Manuel utilisateur Comment cr er le dataset d un emplo
46. t quitter l appliGation ssssss inserer ner annule 15 3 3 Comment cr er un nouveau questionnaire ssssssssseserrerresserrrrrrnnrtssrrrrrrrnreesent 16 3 4 Comment diter un questionnaire ss 16 3 5 Comment fermer un questionnaire et retourner la liste des questionnaires 17 3 6 Comment saisir des donn es dans un questionnaire 17 3 6 1 Comment cr er le dataset d un employ 18 3 6 2 Comment ouvrir le dataset d un employ 18 3 6 3 Comment dupliquer le dataset d un employ sssessssssssnnrnenesseeeenrrneressrrererrnnneses 19 3 6 4 Comment supprimer le dataset d un employ sssssssnneneeesserennrrnreressrrrrerrnnneset 19 3 6 5 Comment rechercher le dataset d un employ 20 3 6 6 Comment paginer le tableau synoptique des datasets des employ s 000 20 3 6 7 Comment calculer et afficher les totaux de la comptabilit nnnneenssneneeeeseernne 21 3 7 Comment enregistrer dans la base de donn es les donn es saisies dans un U STONTAIN Le nent net et ea ele ue EEE octets 21 3 8 Comment contr ler la compl tude des donn es d un questionnaire sssssenn 22 3 9 Comment transmettre un questionnaire au canton 23 3 10 Comment importer des donn es dans un questionnaire 23 3 11 Comment imprimer un questionnaire ss 24 3 12 Comment supprimer un questionnaire sssssssssereressssernrrrnrttssrrttnrrnnrreserrn renne 25 3 13 Comme
47. uestionnaire un canton ne peut pas cr er de questionnaire sauf par importation d un fichier txt qui contient des donn es Gestion des employ s dans le chapitre A 3 Personnel un canton peut avec l aide de la fonction recherche trouver un relev individuel d un employ le modifier supprimer ou l difier Contr le des donn es le contr le des donn es du questionnaire effectu par un canton comprend galement les tests de plausibilit Validation d un questionnaire un questionnaire valid par un canton est transmis l OFS qui a la possibilit de le retourner au canton un questionnaire peut galement tre retourn par le canton l tablissement par exemple pour corrections Tout utilisateur cantonal a le droit d acc der toutes les donn es des tablissements de son propre canton Si ce dernier est mandat par un ou plusieurs autres cantons l utilisateur a alors galement le droit d acc der aux donn es de ces cantons S adresser l OFS si des changements interviennent dans la r partition des responsabilit s entre cantons i3 Via le nom d utilisateur l application KS sait si elle a affaire un utilisateur d un tablissement d un canton ou de l OFS et peut ainsi accorder les droits d acc s correspondants l Les utilisateurs au niveau des cantons sont enregistr s avec nom et pr nom par l OFS Un login peut tre d finit comme acc s en mode lecture seule i Chaque mot de passe
48. vous avez la possibilit d exporter les donn es d un de plusieurs ou de tous les questionnaires dans un fichier texte Ces donn es peuvent ensuite tre utilis es par exemple pour faire des statistiques Op rations effectuer Afficher la liste des tablissements Si n cessaire modifier les crit res puis cliquer sur l ic ne Bl Cocher la case gauche des questionnaires pour lesquels vous souhaitez exporter les donn es Cliquer sur le bawian Exporter questionnaire s Confirmer l exportation des donn es gt Les donn es des questionnaires s lectionn s sont export es dans un fichier texte une fen tre standard de votre navigateur s ouvre vous permettant de sauver votre fichier l endroit d sir Remarques A Seuls les questionnaires l tat A valider A revalider Valid canton Valid OFS ou Export peuvent tre export s A La structure du fichier d exportation est la m me que celle du fichier d importation 9 La case cocher gauche de la ligne de titre de la liste des tablissements permet de cocher premier clic ou de d cocher second clic toutes les lignes de la liste Il suffit par exemple de cocher cette case pour s lectionner tous les questionnaires afin de les exporter tous en m me temps V 4 1 02 07 12 JVE YGA ECI 35 39 ELCA Informatique SA Suisse 2012 ELCA 4 2 7 4 2 8 OFS KS Manuel utilisateur Comment attribuer un nouveau m
49. y Dans le tableau synoptique du chapitre A 3 Personnel vous avez la possibilit d ouvrir ou de cr er le dataset d un employ Ceci est galement faisable depuis l cran de d tail d un dataset sans repasser par le tableau synoptique Op ration effectuer Dans le tableau synoptique du chapitre A 3 Personnel ou sur l cran de d tail f z du dataset d un employ cliquer sur la commande Mouelempion gt L cran de saisie du nouveau dataset s affiche Remarque 3 Vous pouvez galement dupliquer le dataset d un employ existant et le modifier 3 6 2 Comment ouvrir le dataset d un employ Lorsque le tableau synoptique du chapitre A 3 Personnel est affich vous pouvez afficher le d tail d un employ particulier en l ditant Vous pouvez galement passer directement d un dataset l autre sans retourner dans le tableau synoptique Op rations effectuer Afficher le tableau synoptique du chapitre A 3 Personnel Cliquer sur le num ro d ordre donn e soulign e resp sur le num ro anonyme du dataset diter gt L cran de d tail s lectionn s affiche Pour retourner au tableau synoptique du chapitre A 3 Personnel cliquer sur la commande Fttour laliste Remarques 3 Lorsque le d tail du dataset d un employ est affich vous pouvez afficher directement le d tail du dataset suivant en cliquant sur le bouton L_ Employ suivant gt ou du dataset pr c
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