Home

Manuel de l`utilisateur

Contents

1. 194 EDC Client 5 Bo tes imprimer Num ro D partement 2 COMPTABILIT COMPTES PAYER COMPTABILIT COMPTES PAYER Accepter COMPTABILIT COMPTES PAYER COMPTABILIT COMPTES PAYER xX Annuler COMPTABILIT COMPTES PAYER COMPTABILIT COMPTES PAYER Ajouter Effacer Q Voir Note Cette fen tre contient tous les articles tri s selon les crit res entr s pr c demment 4 Pour ajouter des bo tes ou des dossiers au r sultat cliquer sur le bouton Ajouter Dans le cas des dossiers s lectionner si l ajout doir se faire par description 5 Entrer un num ro d item ou une description si l ajout se fait par description pour les dossiers pour indiquer o d buter dans la liste cliquer sur le bouton Accepter et s lectionner les articles d sir s parmi la liste Les items s lectionn s appara tront en surbillance 6 Cliquer sur le bouton Accepter 7 Effacer des items de la liste en s lectionnant ceux ci et en cliquant sur le bouton Effacer 8 Cliquer sur le bouton Accepter pour lancer l impression de la liste Note Lorsque plusieurs filtres sont entr s le r sultat n inclura que les enregistrements contenant tous les filtres Transf rer des dossiers actifs dans des bo tes 1 Cliquer sur Inventaire gt Disposition interne de la Fen tre principale 2 Cliquer sur Traitement gt Transf rer dossiers dans bo tes gt Avec code barres Manuellement 3 Entrer ma
2. Gestion du logiciel EDC 79 des pannes d ordinateur et emp chent l acc s au logiciel EDC Il n y a pas d autre alternative que celle de lancer le logiciel Gestion des acc s pour mettre fin toutes les sessions inactives l icone de ce logiciel se trouve dans le m me groupe que celui du logiciel EDC Afficher ou imprimer le journal d acc s 1 Cliquer sur Gestion gt Journal d acc s de la Fen tre principale 2 Cliquer sur Fichier gt Voir rapport Imprimer rapport Une fen tre appara t D but 600 01 01 Fin 3989 12 31 Accepter X Annuler 3 Entrer l intervalle de dates pour lequel le rapport doit tre produit et cliquer sur le bouton Accepter Le rapport s affiche ou s imprime automatiquement 80 EDC Client Information syst me Survol Ce module permet de r gler certains param tres de la configuration du syst me comme par exemple le volume implicite des bo tes Rapport disponible e information syst me Champs voir la rubrique suivante T ches e Modifier les informations syst me e Afficher ou imprimer les informations syst me Fen tre du module Gestion du logiciel EDC 81 amp Information syst me Of x Fichier dfe Aide Num ro de s rie Masque de date T l phone de la r plication Nom du serveur EDC T l phone du service de nuit Format d tiquette de bo te Format d tiquette de dossier Imagerie R pertoire d images Ar
3. Position des champs suppl mentaires Indique l endroit haut ou bas o appa tront les champs suppl mentaires de dossiers D finir les principaux param tres de gestion documentaire Afin d avoir un aper u des param tres pouvant tre d finis il suffit de consulter la description des champs du module 1 Cliquer sur Client gt Informations du client de la Fen tre principale 2 Cliquer sur le bouton diter 3 S lectionner le champ d sir et effectuer les modifications 4 Cliquer sur le bouton Accepter Cr er effacer et configurer les rapports sur mesure 1 Cliquer sur Client gt Informations du client de la Fen tre principale 2 Cliquer sur Rapport gt Champs du rapport de bo tes Champs du rapport de dossiers 3 e Pour modifier un rapport pr d fini le s lectionner et cliquer sur le bouton diter e Pour ajouter un nouveau rapport pr d fini cliquer sur le bouton Ajouter e Pour effacer un rapport pr d fini le s lectionner et cliquer sur le bouton Effacer 4 Entrer ou modifier le nom 5 Sp cifier les champs d sir s et leur position et cliquer sur le bouton Accepter 6 Cliquer sur le bouton Fermer Choisir le rapport par d faut utilis partout dans le syst me II faut indiquer au logiciel quelles informations doivent appara tre dans les listes de s lection et de visionnement et dans quel ordre ainsi que dans les rapports de bo tes et de dossiers Il suffit de d finir un rapport sur mesure et
4. e Effacer un groupe d utilisateurs e Afficher ou imprimer la liste des groupes d utilisateurs Fen tre du module Gestion du logiciel EDC 71 4A Groupes d utilisateurs IDEMO A Client Demo A Fichier Recherche diter Aide msoln e AE Nom Superviseur Droits d acc s Modules Mou sites M Champs Nom D nomination du groupe C est ce nom qui va figurer dans la liste associ e au champ Groupes du module Utilisateurs autoris s Droit d acc s Il s agit de d finir les droits d acc s de ce groupe savoir les modules auxquels auront acc s les usagers qui en font partie Module Champ commut pouvant prendre les valeurs Aucun Partiel ou Tous Permet l acc s aux modules s lectionn s Il est possible de cliquer sur le bouton de commutation pour choisir Aucun Tous ou Partiel Dans le cas de Partiel il faut cliquer sur le bouton de consultation et ajouter ou effacer les modules d sir s Ajouter ou modifier un groupe d utilisateurs 1 Cliquer sur Gestion gt Groupes d utilisateurs autoris s de la Fen tre principale 2 e Pour ajouter un groupe cliquer sur le bouton Ajouter e Pour modifier un groupe le s lectionner et cliquer sur le bouton diter 3 Entrer le nom du groupe ajouter puis se d placer jusqu au champ Modules 4 S lectionner Aucun e Tou s tes ou Partiel avec le bouton de commutation situ la droite du champs Si Partiel a
5. 3 Une fen tre de rapport s ouvre l cran indiquant tous les types de documents concern s par la restriction Note La liste peut tre imprim e en cliquant sur le bouton Imprimer de la fen tre de rapport Afficher ou imprimer la liste des restrictions 1 Cliquer sur Client gt Restrictions de la Fen tre principale 2 Cliquer sur Fichier gt Voir rapport Imprimer rapport 3 Le rapport s affiche ou s imprime selon les param tres d finis pour le syst me 126 EDC Client Adresses de livraison Survol Ce module permet d afficher ou d imprimer les informations sur les adresses de livraison lorsque l organisation est li e un centre documentaire hors site Ces adresses ont t entr es dans le syst me par le centre documentaire hors site Ce module est d di la consultation d informations uniquement Rapport disponible e liste de toutes les adresses de livraison Champs voir la rubrique suivante T ches e Afficher ou imprimer une liste des adresses de livraison Fen tre du module Gestion des informations corporatives 127 Adresses de livraison IDEMO A Client Demo A Adresse 3 rue Montcam Ville Montr al OO Province QUE Code postal ne O O Actif ve Oui Pourcentage additionnel 0 0 Livraison r g sans frais Non Personne ressource Nom Suzanne Lamie T l phone E 14 444 2222 T l copie 514 333 9999 Champs Adresse Adresse o les livrai
6. 5 Sp cifier la date de d but et de fin du rapport si d sir dans la fen tre qui s ouvre et cliquer sur le bouton Accepter 6 Sp cifier les activit s pour lesquelles le rapport doit tre produit dans la fen tre suivante Activit Options de rapport Ez FN Pr ajout M A d truire M Chng type V Disponible M Atransf rer M Chng niv acc s V Sorti e M D plac M Chng disposition NV Effac e M Recherch M Chng volume M D truit e l Transfert dept M Chng carton FN Transf r e M Chng num ro M Disp interne M Aeffacer M Chng description M Sorti e interne X Annuler Aide Note Les abr viations Chng et disp signifie respectivement changement et disposition L item D plac repr sente un dossier qui a chang de bo te ou une bo te qui a chang d emplacement L item Recherch signifie qu une demande a t faite pour trouver de l information concernant un document sans sortir de document du centre documentaire L item Chng carton signifie qu une bo te endommag e a t remplac e Un rapport peut tre produit pour toutes les activit s se retrouvant l int rieur de l historique d un document 7 Cliquer sur le bouton Accepter lorsque termin 188 EDC Client Note Le rapport par d faut sera utilis si l tape 2 est saut e De plus les trois premiers champs des rapports produits ne peuvent tre modifi s Afficher ou imprimer des note
7. Le rapport suivant peut tre consult et imprim e liste des types de document eg Lu a 7 Module Restrictions Une restriction sert emp cher un document semi actif poss dant un type restreint d tre mis par inadvertance sur une liste de disposition Ce module permet de g rer les restrictions des clients de l organisation Le rapport suivant peut tre consult et imprim e liste des restrictions Module Adresses de livraison Ce module permet de g rer les adresses de livraison des clients de l organisation Le rapport suivant peut tre consult et imprim e liste des adresses de livraison 52 EDC Client E 7 Modules associ s la gestion de l inventaire y Ce module permet de consulter et de modifier les informations des bo tes incluant leurs notes et leur historique Si le contenu des bo te a t inventori il est aussi possible d obtenir la liste des dossiers qu elles contiennent C est galement ce module qui permet l ajout et l effacement de bo tes Finalement des tiquettes code barres pour des bo tes et leurs dossiers peuvent tre imprim es Module Bo tes Les rapports suivants peuvent tre consult s et imprim s e liste de toutes les bo tes e par num ro par ancien num ro par description par propri taire par champ 1 par champ 2 par champ 3 par d partement ou par sous d partement e d un d partement d un sous d partement d une acti
8. Libell 18 Liste de transfert 205 206 Listes 29 utiliser les 29 Listes de destruction 99 197 198 199 200 201 aper u du module 52 fen tre du module 196 t ches 196 Listes de transfert 52 aper u du module 52 fen tre du module 203 t ches 203 Listes d effacement 197 210 211 aper u du module 52 fen tre du module 208 t ches 208 Livraisons 35 notions 35 Masque 83 date 83 Masque de date 83 Masques 90 95 Menus 20 utilisation 20 Modification 30 Module 24 107 126 258 EDC Client Module 24 107 126 fermer 26 quitter 26 utiliser plusieurs simultan ment 25 Mot de passe 66 utilisateurs autoris s 66 N Notes 92 119 121 148 188 Notes de retard 92 188 Origine des bo tes 107 108 109 P Param tres de disposition 90 Programme 32 quitter 32 sortir 32 R Raccourcis 22 23 de clavier 22 23 Rapports 73 76 79 83 90 109 114 122 125 127 149 153 172 173 185 188 201 206 211 236 239 Adresses de livraison 126 bo te et dossier 143 Bo tes 130 Calendrier de conservation 115 Commandes 230 D partements 110 Disposition 191 Dossiers 130 Dossiers sans suivi 237 Emplacements internes 182 Groupes d utilisateurs 70 Imagerie 154 Information syst me 80 Journal d acc s 77 Rapports d activit s 186 Recherche plein texte 174 Recherches 170 Restrictions 123 Texte fran ais et anglais 74 Utilisateurs autoris s 61 69 utiliser les 28 Rappo
9. d S lection manuelle 5 on IIll Avec code barres X Fermer 3 Entrer le destinataire 4 Cocher la case correspondante selon qu il s agit de faire sortir des bo tes ou 228 EDC Client dossiers 5 Effectuer l une des op rations suivantes e Pour utiliser un lecteur de code barres cliquer sur le bouton Avec code barres et effectuer la lecture des items ou entrer manuellement le num ro situ sous le code barres et cliquer sur le bouton Accepter Appuyer sur la touche chap lorsque termin e Pour s lectionner des items manuellement cliquer sur le bouton S lection manuelle 6 Cliquer sur le bouton Ajouter 7 Entrer un num ro pour indiquer o d buter dans la liste et cliquer sur le bouton Accepter 8 S lectionner les bo tes ou dossiers d sir s partir de la liste 9 Cliquer sur le bouton Accepter 10 Ajouter d autres articles en r p tant les tapes 6 7 et 8 11 Effacer des items de la liste en les s lectionnant et en cliquant sur le bouton Effacer 12 Rechercher des items en cliquant sur le bouton Rechercher et en proc dant comme d crit la rubrique Rechercher des bo tes ou des dossiers 13 Cliquer sur le bouton Accepter pour terminer Note Le logiciel met automatiquement jour l tat et l historique des documents Retourner des documents actifs ou semi actifs lorsque non r pliqu 1 Cliquer sur Commandes gt Circulation de la Fen tre principale 2 Clique
10. l information s lectionn e En mode dition m me action que Tab Dans certaines listes permet de choisir plusieurs items simultan ment Cette touche ne fonctionne que lorsque le choix de multiples s lections est permis par exemple lors de la commande de bo tes Ajouter item Effacer un item Note Certains raccourcis clavier ne sont disponibles que dans les modules pertinents Par exemple Ctrl l ne se retrouve que dans le module Dossiers puisque c est uniquement partir de ce dernier que l imagerie est g r e 24 EDC Client Lancer un module La Fen tre principale est le coeur du logiciel c est de ce centre d aiguillage que s amorcent toutes les op rations Jof x Modules ouverls Emsarameme imemae Rigpoets d wciiit a Djegration Lisias de destruction S lectionner Module Pour lancer un module il faut 1 Savoir quel module lancer 2 S lectionner l onglet appropri en cliquant dessus avec le bouton gauche de la souris 3 Cliquer sur le bouton du module voulu Concepts g n raux 25 Utiliser plusieurs modules simultan ment Lancer le premier module de la fa on habituelle voir la rubrique pr c dente Une fois dans ce module appuyer sur Ctrl Bksp ou cliquer avec le bouton de droite de la souris et s lectionner EDC La Fen tre principale appara t D marrer le second module comme l ordinaire Pour retourner au premier module cliquer avec le bouton d
11. t s lectionn il convient de cliquer sur le bouton de consultation sa droite et d ajouter ou d effacer les modules d sir s dans la fen tre de module qui appara t voir la rubrique suivante pour plus de d tails 72 EDC Client 5 Cliquer sur le bouton Accepter pour terminer D finir ou modifier les droits d acc s d un groupe d utilisateurs 1 2 3 Cliquer sur Gestion gt Groupes d utilisateurs autoris s de la Fen tre principale S lectionner le groupe d utilisateurs autoris s d sir et cliquer sur le bouton diter Se d placer jusqu au champ Modules et s lectionner Aucun e Tou s tes ou Partiel avec le bouton de commutation Si Partiel a t s lectionn cliquer sur le bouton de consultation La fen tre suivante appara t Module Scrute Editer Ajoute Effacer 4 gt Casiers postaux Se EUX Commandes x Fermer diter Ajouter Effacer Note Les lettres la droite des noms de modules indiquent leurs droits d acc s S Scruter diter A Ajouter E Effacer 4 Suivre les tapes ci apr s e Pour retirer l acc s un module le s lectionner dans la fen tre pr c dente et cliquer sur le bouton Effacer Cliquer ensuite sur le bouton Oui de la fen tre de confirmation e Pour ajouter l acc s un module cliquer sur le bouton Ajouter de la fen tre pr c dente La liste des modules disponibles pour ajout s affiche S lecti
12. Il n acceptera pas les valeurs suivantes 4 6 4 6 4 6 ert er4 et E 4 Masque de date Valeur R sultat e mm dd yyyy 01 09 1998 e yyyy mm dd 1998 01 09 menu Liste de mots qui se trouvent g n ralement dans la partie sup rieure de la fen tre et qui donne acc s aux articles de menu Un article de menu permet de d clencher une op ration ou d ouvrir un autre menu appel sous menu module 252 EDC Client Le syst me EDC est compos de plusieurs modules accessibles par sa Fen tre principale Chaque module est responsable de toutes les actions possibles sur un sujet Par exemple le module Bo tes permet de cr er de modifier d imprimer ou de rechercher des informations sur les bo tes niveau d acc s Le niveau d acc s sert permettre l acc s des utilisateurs autoris s certaines bo tes ou certains dossiers Si le niveau de l utilisateur est inf rieur celui de la bo te ou du dossier il ne peut ni la modifier ni la commander En modification l utilisateur ne peut qu assigner une valeur inf rieure ou gale son propre niveau d acc s num ro CD CD est un abr g de Centre Documentaire Chaque bo te et chaque dossier sont identifi s de fa on unique par un num ro CD Ce nombre est utilis avec les tiquettes code barres l int rieur du syst me pour assurer l exactitude des manipulations effectu es politique de conservation La politique de conservation d ter
13. Survol du syst me 35 Notions g n rales d archivage hors site Le but d un centre d archivage hors site est de g rer efficacement les documents d une organisation tout en permettant cette derni re de garder le contr le sur ceux ci Les pr cieux espaces l interne de l organisation peuvent ainsi tre r serv s aux documents acc s fr quent et imm diat les documents moins utilis s tant envoy s au centre documentaire hors site Le centre documentaire hors site permet non seulement l organisation de garder un contr le et un acc s rapide aux documents peu utilis s mais surtout de les conserver moindre co t Et lorsque le contenu d un dossier ou d une bo te doit tre consult l item est tout simplement command aupr s du centre d archivage hors site qui le livre l organisation dans des d lais appropri s Cela ne sera jamais assez r p t mais pour tre r ellement efficace l archivage hors site demande une solide gestion capable de fournir un parfait contr le de l inventaire L un des outils garant de cette efficacit est l utilisation d un lien t l phonique entre l organisation et le centre d archivage hors site Le lien t l phonique assure la mise jour directe des donn es de l inventaire et permet d offrir un service de commande sans faille Le service de livraison doit tre suffisament flexible pour permettre de r cup rer les documents l int rieur des d lais qui conviennen
14. conservation est d finie par le champ Conservation du module Informations du client Description Champ alphanum rique optionnel pouvant contenir un maximum de 40 caract res Ce champ indique la description du document Notes Champ alphanum rique optionnel pouvant contenir un maximum de 65 pages de caract res nombre de pages approximatif L acc s se fait par le chemin diter gt Notes ou en cliquant le bouton Notes en mode dition Date d but Date de fin Champs optionnels de dates poss dant un format modifiable voir le champ Masque de date dans le module Information syst me C est la date de d but ou de fin de la bo te ou du dossier Ces champs sont utilis s si le contenu de la bo te ou du dossier est caract ris par une p riode d finie La date de disposition sera calcul e en ajoutant la dur e de conservation la date de fin lorsque celle ci est pr sente Gestion de l inventaire 135 Type Champ alphanum rique obligatoire associ une liste Il peut contenir un maximum de 10 caract res Il d crit le type de document du calendrier de conservation qui r git la bo te ou le dossier Sa valeur peut tre modifi e de la m me fa on que le champ D partement Note Les types sont d finis dans le module Calendrier de conservation Si la politique de l organisation consiste utiliser les dur es de conservation par type de document la date de disposition de la bo te ou du dos
15. mentionn pr c demment l imagerie est troitement li e aux dossiers C est pourquoi le module Imagerie s ouvre partir du module Dossiers 1 Cliquer sur Inventaire gt Dossiers de la Fen tre principale 2 Faire une recherche de dossier pour trouver celui dans lequel doivent tre num ris s les documents ou ajouter un nouveau dossier voir les rubriques pr c dentes Trouver une bo te ou un dossier et Ajouter une bo te active ou un dossier actif l inventaire 3 Cliquer sur Fichier gt Images ou sur l icone Images situ droite du champ Num ro du dossier La fen tre du module s ouvre l cran Note L icone Images n est pr sent que si des documents ont d j t num ris s dans le dossier Pour toutes les rubriques subs quentes sur la num risation et le stockage des images nous prenons pour principe que le module Imagerie est d j ouvert dans le module 156 EDC Client Dossiers Num riser des documents 1 Cliquer sur Fichier gt Num riser du module Imagerie Une fen tre appara t diff rente selon le type de scanner qui est utilis et permet de r gler certains param tres propres chaque scanner 2 Proc der la num risation des documents selon le mode de fonctionnement du scanner utilis 3 Cliquer sur diter gt Documents afin d enregistrer et d identifier les documents qui viennent d tre num ris s dans le dossier 4 Une fen tre s ouvre l cran et perme
16. modifier 64 modifier droits d acc s 64 rapports 61 t ches 61 V VERROUILL E 197 Version 11 centre documentaire 11 client 11 Visite guid e 14
17. s voir la rubrique Num riser des documents Ces m me documents leur description peuvent alors tre index s 1 Cliquer sur Fichier gt Indexer des documents du module Imagerie 2 Le syst me indexe automatiquement la ou les descriptions des documents num ris s dans le dossier courant Note En entrant la description d un document index pour faire une recherche plein texte le r sultat de recherche sera le dossier dans lequel ont t num ris s ces documents et le num ro de la premi re page num ris e Envoyer des images par courriel ll est possible d envoyer par courriel des images qui sont archiv es localement et donc disponibles l interne ou des images qui sont rappel es du centre documentaire hors site voir la rubrique T l charger des images du pr sent module 1 Cliquer sur Fichier gt Envoyer par courriel du module Imagerie La fen tre suivante appara t 164 EDC Client Envoi des images Cournel Intervalle Pages Sujet R vision du contrat 6 Toutes 2 C Courante 3 Notes C Pages Pri res r viser annexes IIl et IV cijointes 6 RSVP avant le 07 si possible De fi Merci fe Format TIF Y Destinataire C uma M Durocher datasoft general co Accepter X Annuler 7 Aide 2 S lectionner les images qui doivent tre envoy es et entrer l adresse courriel du destinataire Il est galement possible de donner un titre au message d crire des note
18. te de dialogue appara t pour confirmer la cr ation des dossiers Information xi Fer fe 1 dossiers cr s 9 Cliquer sur le bouton Accepter pour terminer l op ration Note Les dossiers auto cr s apparaissent dans le module Dossiers Ils ont par d faut leur num ro de code barres comme num ro de dossier de m me que le d partement et le type s lectionn s pr c demment Leur tat est IMPRIME Circulation de l inventaire 226 EDC Client Aper u Commander des documents semi actifs Commander des documents actifs G rer les dossiers sans suhi Circulation de l inventaire 227 Circulation Survol Ce module sert g rer la circulation des documents actifs Il permet de conna tre les dates de sortie et de retour des documents ainsi que le nom du requ rant T ches e Faire sortir des documents actifs ou semi actifs lorsque non r pliqu Retourner des documents actifs ou des documents semi actifs lorsque non r pliqu Suivre le mouvement des documents semi actifs quand le centre documentaire hors site n utilise pas EDC e Afficher ou imprimer les listes de cueillette et de reclassement Faire sortir des documents actifs ou semi actifs lorsque non r pliqu 1 Cliquer sur Commandes gt Circulation de la Fen tre principale 2 Cliquer sur Circulation gt Sortir des articles Une fen tre appara t Sorti des articles xi Destinataire
19. tre modifi e ou supprim e moins de la remettre z ro en cliquant sur Fichier gt Remettre z ro avec centre documentaire 10 Imprimer une liste pour autorisation en cliquant sur Fichier gt Imprimer rapport cocher chaque item parafer et autoriser la liste dans les endroits r serv s cette fin et la faire parvenir g n ralement par t l copie au centre documentaire hors site 11 Lorsque la liste sign e parvient au centre documentaire hors site celui ci proc de la disposition des items sur la liste et fait parvenir l organisation un certificat de disposition L tat de la liste passe alors TRAIT E Modifier une liste de disposition Une liste doit tre l tat CR E pour tre modifi e Dans les cas d une liste l tat VERROUILLE E il faudra la remettre z ro en cliquant sur Fichier gt Remettre z ro avec centre documentaire 1 Cliquer sur Inventaire gt Listes de disposition de la Fen tre principale 2 S lectionner la liste modifier 3 e Ajouter des articles en cliquant sur diter gt Ajouter articles Les documents ajout s doivent tre l tat DISPONIBLE e Retirer des articles en cliquant sur diter gt Enlever articles Il faut entrer un num ro pour indiquer o d buter dans la liste de s lection Les items s lectionn s appara tront en surbrillance e Retirer des articles et modifier leur date de disposition en cliquant sur diter Gestion de l inventaire 2
20. u 129 Bo tes et Dossiers 130 Tables des mati res Survol 130 Champs 133 Ajouter une bo te active ou un dossier actif l inventaire 137 Ajouter une bo te ou un dossier l inventaire de documents semi actifs 138 Ajouter des dossiers en lot l inventaire 139 Effacer une bo te ou un dossier 141 Modifier l information relative une bo te ou un dossier 142 Trouver une bo te ou un dossier 142 Imprimer un rapport d taill de bo tes ou de dossiers 143 Imprimer des tiquettes avec codes barres pour les nouveaux documents 144 R activer une bo te ou un dossier dans l inventaire interne 146 R activer une bo te ou un dossier dans l inventaire semi actif 147 Envoyer les informations modifi es de bo tes ou de dossiers au centre documentaire hors site 147 Afficher les dossiers d une bo te 148 Afficher l historique d une bo te ou d un dossier 148 Afficher ou modifier les notes d une bo te ou d un dossier 148 Afficher ou imprimer la liste de toutes les bo tes ou de tous les dossiers 149 Afficher ou imprimer la liste de toutes les bo tes ou de tous les dossiers sortis 153 Imagerie 154 Survol 154 Ouvrir le module d imagerie 155 Num riser des documents 156 T l charger des images 157 Sauvegarder des images 158 Imprimer des images 159 Faire de la Reconnaissance Optique de Caract res ROC 159 Faire de la ROC et de l indexation 161 Modifier les options d indexation ROC 161 Indexer des documents 162 Envoyer d
21. 11 988 mois P riode de temps de conservation semi active pour les dossiers et bo tes de ce type Note Si la politique de conservation est bas e sur les types de document et que les dur es de conservation sont modifi es le syst me demandera s il faut mettre jour la date de disposition des dossiers et bo tes qui contiennent ce type de document Proc der la mise jour peut tre tr s long si beaucoup de dossiers et de bo tes sont associ s ce type Disposition Actif ve Champ associ une liste pouvant contenir les valeurs d crites plus bas Mode de disposition pris la fin de la conservation active Semi Actif ve Champ associ une liste pouvant contenir les valeurs d crites plus bas Mode de disposition pris la fin de la conservation semi active Voici une liste des modes de disposition et leur description e AUCUN E Aucun mode de disposition n a t d termin e CONFIDENTIEL Lors de la disposition les documents seront d truits de fa on confidentielle e CHANTILLONNAGE Les documents seront plac s sur une liste afin que des chantillons puissent en tre extraits et que le reste soit envoy pour destruction e ENVOYER AU D P T Deux situations sont possibles 1 Les documents actifs seront transform s en documents semi actifs et achemin s vers le centre d entreposage semi actif 2 Les documents semi actifs seront g n ralement achemin s vers le centre d archivage p
22. Cliquer sur Commandes gt Commandes de la Fen tre principale 2 Cliquer sur Fichier gt Voir rapport Imprimer rapport gt Toutes Rejet es Circulation de l inventaire 237 Dossiers sans suivi Survol Il est possible de commander des dossiers dont l inventaire n a pas t fait partir de ce moment ces dossiers sont suivis de fa on limit e Ce module permet de consulter de l information sur les dossiers sans suivi Paan Rapport disponible e liste de tous les dossiers sans suivi e notice d effacement Champs voir la rubrique suivante T ches e Afficher ou imprimer un rapport de tous les dossiers sans suivi e Retirer un dossier sans suivi de l inventaire du centre documentaire Fen tre du module 238 EDC Client T Dossiers sans suivi OI E3 Fichier Recherche diter Aide K gt a amp i Num ro de bo te D PE Date de livraison 1999 07 08 Commande 49073 Date de retour Bo te ESCrPM Description Destinataire Exclu Retourn es Effac e Circulation de l inventaire 239 Champs Date de livraison Indique la date de livraison du dossier sans suivi Commande Indique le num ro de commande du centre documentaire Date de retour Indique la date laquelle le dossier sans suivi a t retourn Bo te Indique le num ro de bo te de laquelle provient le dossier sans suivi Description Indique la description du
23. bo tes ou de dossiers rencontrant certains crit res Une fois la liste produite il ne reste qu effectuer un traitement afin de compl ter la disposition Les listes produites sont tri es par emplacement afin de faciliter la cueillette KS Rapport disponible e listes de cueillette des documents actifs disposer Champs voir la rubrique suivante T ches e Produire une liste de cueillette de documents actifs pour disposition e Transf rer des dossiers actifs dans une bo te e Transf rer des bo tes au centre documentaire hors site Champs l ouverture du module ces champs ne sont pas visibles Ils le deviennent au moment de cr er une liste de disposition Ce ne sont d ailleurs pas des champs proprement dit mais plut t des filtres pour la production des listes de disposition Liste Choix possible Dossier ou Bo te Permet de sp cifier si la liste est produite pour des dossiers ou des bo tes Disposition Champ associ une liste Permet de sp cifier pour quel mode de disposition la liste est produite De _ Permet de sp cifier quel intervalle de dates de disposition le syst me utilisera afin de produire la liste 192 EDC Client Type Champ associ une liste Permet de sp cifier pour quel type de document la liste est produite D partement Champ associ une liste Permet de sp cifier pour quel d partement la liste est produite La liste inclura tous les sous d parte
24. client Code d identification aupr s du centre documentaire hors site Coordonn es du client Informations de contact de l organisme R plication Indique si les donn es sont li es et mises jour avec un centre documentaire hors site Mot de passe requis Indique si les utilisateurs doivent entrer un mot de passe pour acc der au logiciel EDC Note Lorsque la valeur de ce champ est Oui le champ Mot de passe requis du module Utilisateurs autoris s n a aucun effet Langue Champ commut contenant la langue d usage de l organisme et pouvant prendre les valeurs Fran ais ou Anglais Indique la langue qui sera utilis e lors des communications avec le centre documentaire hors site C est galement dans cette langue que seront produits les rapports Verrouiller articles de liste Champ commut pouvant prendre les valeurs Oui ou Non Lorsque sa valeur est r gl e Oui l tat des articles sur une liste de disposition de transfert ou d effacement passera D TRUIRE TRANF RER ou EFFACER selon le cas au moment o l article sera ajout une liste cet article ne pourra donc plus tre command Dans le cas o la valeur de ce champ est Non l tat des articles de la liste ne sera modifi qu apr s l envoi de celle ci au centre documentaire et les articles pourront tre command s jusqu ce moment l Conservation Champ commut pouvant prendre les valeurs Document ou Sous d part
25. dans l une ou l autre des langues puis cliquer sur le bouton Accepter Une fen tre appara t pour chaque terme du dictionnaire dans lequelle les items recherch s sont pr sents Il s agit d une pr caution pour s assurer que la modification doit tre apport e en tout endroit du logiciel o se trouve le terme ou seulement certains endroits 4 Pour chacunes des fen tres qui appara t cliquer sur le bouton Accepter pour approuver les modifications ou sur le bouton Annuler pour conserver le terme tel quel et passer au suivant Afficher ou imprimer la liste de tous les termes utilis s dans le logiciel 1 Cliquer sur Gestion gt Textes fran ais et anglais de la Fen tre principale 2 Cliquer sur Fichier gt Voir rapport Imprimer rapport Note La liste des termes utilis s dans le logiciel peut tre index e par num ro Gestion du logiciel EDC 77 Journal d acc s Survol Ce module permet d afficher ou d imprimer le journal d acc s Ce journal indique qui a acc d au logiciel EDC et qui l utilise pr sentement Dans ce module un utilisateur autoris peut terminer l acc s d un ou de plusieurs utilisateurs si une session devient morte suite l arr t inattendu de son ordinateur Toutes les licences d utilisation peuvent tre utilis es suite des pannes d ordinateurs et emp cher l acc s au logiciel EDC Dans ce dernier cas il suffit de lancer le logiciel Gestion des acc s afin de terminer les sessions inact
26. dans le logiciel pour permettre l utilisation de cette fonction T l phone et Ext Coordonn es de contact de l utilisateur Ext Extension Langue Langue d utilisation du logiciel EDC pour cet utilisateur Gestion du logiciel EDC 63 D partement Champ commut pouvant prendre les valeurs Aucun Partiel ou Tous Permet l acc s aux d partements s lectionn s Dans le cas de Partiel il est possible de cliquer sur le bouton de consultation et d ajouter ou d effacer les d partements d sir s Adresse de livraison Champ commut pouvant prendre les valeurs Aucun Partiel ou Tous Permet l acc s aux adresses de livraison s lectionn es Dans le cas de Partiel il est possible de cliquer sur le bouton de consultation et d ajouter ou d effacer les adresses d sir es Niveau d acc s Ce champ peut contenir une valeur allant de 0 9 la valeur 9 donnant acc s tous les documents Le niveau d acc s permet de restreindre l acc s des utilisateurs certaines bo tes et certains dossiers la cr ation tous les documents se voient assigner un niveau d acc s et ne pourront tre modifi s ou command s que par les utilisateurs poss dant un niveau gal ou sup rieur Groupes Champ associ une liste d finie dans le module Groupes d utilisateurs Afin de faciliter la t che lors de l ajout de nouveaux utilisateurs il est possible de d finir des groupes poss dant des droits
27. de bo te ou l emplacement sur tag re interne qui contiendra le dossier dans le champ Bo te tag re 6 Cliquer sur le bouton Accepter Le syst me met jour les donn es et le dossier passe automatiquement de l tat IMPRIM l tat DISP INTERNE Ajouter une bo te ou un dossier l inventaire de documents semi actifs 1 Cliquer sur Inventaire gt Bo tes Dossiers de la Fen tre principale 2 Cliquer sur diter gt Ajouter PR AJOUT 3 Entrer les informations dans les champs appropri s Les champs en rouge indiquent les champs obligatoires Cliquer sur le bouton Accepter R p ter les tapes 3 et 4 aussi souvent que n cessaire Cliquer sur le bouton Annuler pour terminer Imprimer des tiquettes de codes barres pour les documents nouvellement entr s voir la rubrique s y rapportant un peu plus loin 8 Cliquer sur Commandes gt Commandes de la Fen tre principale pour indiquer au centre documentaire hors site de venir cueillir les bo tes 9 Cliquer sur le bouton Ajouter ou sur Fichier gt Cr er une commande 10 Cliquer sur le bouton de consultation du champ Type de livraison et s lectionner le d lai voulu 11 Cliquer sur le bouton de consultation du champ Adresse de livraison et s lectionner une adresse pour le rammassage des bo tes 12 Cliquer sur le bouton Instructions sp ciales entrer des instructions sp ciales et cliquer sur le bouton Accepter de la fen tre ouverte cet effet 13 Cliquer
28. de le r gler comme tant le rapport par d faut 1 Cliquer sur Client gt Informations du client de la Fen tre principale 2 Cliquer sur Rapport gt Champs du rapport de bo tes Champs du rapport de dossiers La fen tre suivante appara t indiquant les rapports d j d finis s il y a lieu Gestion des informations corporatives 91 EJS M E Nom SIMPLE diter E X Eermer __ Esr Ajouter Effacer Par d faut 3 e Pour modifier un rapport pr d fini le s lectionner et cliquer sur le bouton diter e Pour ajouter un nouveau rapport pr d fini cliquer sur le Bouton Ajouter e Pour effacer un rapport pr d fini le s lectionner et cliquer sur le bouton Effacer Entrer ou modifier ensuite le nom puis sp cifier les champs d sir s et leurs positions dans la fen tre suivante et cliquer sur le bouton Accepter 92 EDC Client Nom D TAILL A Champ Inclure Position Num ro ou 4 m Num ro CD Non 2 A ba Ei sa A D partement Oui m p Date d but ou 4 ps Date fin Qui TEE Retrait Non m p Description Qui F6 Disposition Oui 4 b Activit Qu ir 4 Type Qui m b X Annuler Aide 4 S lectionner le rapport qui doit tre tabli comme rapport par d faut et cliquer sur le bouton Par d faut Une petite marque appara tra gauche du rapport par d faut dans la fen tre en 2 5 Cliquer sur le bouton Fermer Modifier le
29. de s lection Les items s lectionn s appara tront en surbrillance e Ajouter diter ou effacer une note de la liste en cliquant sur diter gt Notes e diter la description de la liste en cliquant sur diter gt diter Faire la v rification de la liste en produisant un rapport par exemple partir de Fichier gt Voir Imprimer rapport Envoyer lectroniquement la liste au centre documentaire hors site en cliquant sur Fichier gt Envoyer liste au centre documentaire L tat de la liste passera VERROUILL E et ne pourra plus tre modifi e ou supprim e moins de la remettre z ro en cliquant sur Fichier gt Remettre z ro avec centre documentaire pour qu elle revienne l tat CR ES Imprimer une liste en cliquant sur Fichier gt Imprimer rapport Cliquer sur le bouton Oui de la bo te de dialogue qui s ouvre afin de sp cifier qu il s agit d une liste pour autorisation et la faire parvenir au centre documentaire Lorsque la liste parvient au centre documentaire hors site celui ci proc de au transfert des items qu elle contient L tat de la liste passe alors TRANSF R E Modifier une liste de transfert Une liste doit tre l tat CR E pour pouvoir tre modifi e Dans les cas d une liste l tat VERROUILL E il est possible de la remettre l tat CR E en cliquant sur Fichier gt Remettre z ro avec centre documentaire dans le module Listes de transfe
30. de sorties pour une bo te sera beaucoup plus important puisqu il inclura galement les sorties de dossiers 3 Entrer les informations pertinentes dans les champs appropri s puis cliquer sur le bouton Accepter Le rapport est produit automatiquement Produire un rapport de bo tes inactives 1 Cliquer sur Inventaire gt Rapports d activit s de la Fen tre principale 2 Cliquer sur Fichier gt Voir Imprimer gt Rapport de bo tes inactives Une fen tre appara t Client EMO El De 2002 01 12 2002 02 12 Entr e avant 2001 02 12 F Inclure activit de dossiers sf ta Note Client indique le code De permet de sp cifier l intervalle de dates du rapport Entr e avant permet d indiquer qu il faut rechercher uniquement les bo tes entr es avant une certaine date Inclure activit de dossiers permet d indiquer que le rapport doit tenir compte des dossiers compris dans les bo tes Lorsque cette option est coch e le nombre de bo tes inactives sera beaucoup moins important puisqu aussit t 190 EDC Client qu un dossier est en activi la bo te l est galement 3 Entrer les informations pertinentes dans les champs appropri s puis cliquer sur le bouton Accepter Le rapport est produit automatiquement Gestion de l inventaire 191 Disposition interne Survol Ce module aide g rer la disposition des documents actifs l interne Il est possible de produire une liste de
31. des emplacements internes Effacer des emplacements internes Indiquer qu un emplacement interne contenant des dossiers est complet Afficher ou imprimer la liste des emplacements internes incluant leur statut Fen tre du module Gestion de l inventaire 183 VE Emplacements internes ofk Fichier Recherche diter Aide K a e Da CH al Emplacement Emplacement VH 00 000 0 Type BO TE Contenance P5 Utilis Sorti e Champs Emplacement Champ alphanum rique d une capacit maximale de 20 caract res poss dant un masque d fini dans le champ Masque d emplacement du module Informations du client Ce champ indique le num ro de l emplacement qui appara tra dans la liste associ e au champ Emplacement des modules Bo tes et Dossiers Note Le masque d emplacement devrait tre con u soigneusement de fa on refl ter l organisation physique du stockage Type Champ commut pouvant prendre les valeurs BOITE ou DOSSIER Ce champ indique le type de document qui sera contenu dans cet espace de rangement Contenance pr sent lorsque la valeur du champ Type est BO TE Champ num rique pouvant contenir au plus 99999999 Ce champ indique la quantit de bo tes que peut contenir cet emplacement Complet pr sent lorsque le champ Type est r gl DOSSIER Champ commut pouvant prendre les valeurs Oui ou Non 184 EDC Client Ce champ indique si cet
32. dossier sans suivi Destinataire Indique la personne qui a sorti le dossier sans suivi Exclus Indique si ce dossier sans suivi a t exclu d une commande et n a donc pas t envoy l organisation Un dossier command qui n a pas pu tre trouv sera marqu comme exclus Retourn Indique si ce dossier sans suivi a t retourn au centre de documentation Effac Indique que ce dossier sans suivi a t retir du centre documentaire et n y retournera pas La valeur de ce champ est automatiquement chang e Oui lors de l impression d une notice d effacement pour un dossier sans suivi Afficher ou imprimer un rapport de tous les dossiers sans suivi 1 Cliquer sur Commandes gt Dossiers sans suivi de la Fen tre principale 2 Cliquer sur Fichier gt Voir rapport Imprimer rapport Retirer un dossier sans suivi de l inventaire du centre documentaire hors site Cette op ration est utilis e lorsqu il est d cid de ne pas retourner un dossier sans suivi au centre documentaire hors site mais que sa carte de sortie doit tre retir e de la bo te de laquelle il provient des frais sont g n ralement associ s cette op ration 240 EDC Client La valeur du champ Effac est automatiquement chang e Oui lors de l impression d une notice d effacement Note Les frais d effacement peuvent tre vit s en modifiant manuellement le champ Effac pour que sa valeur soit Oui La carte de sortie
33. du centre documentaire hors site DISP INTERNE L article est disponible dans l inventaire de documents actifs l interne EFFAC E L article a t effac dans le cas d un lien lectronique avec le centre d archivage hors facturation cet effet Les bo tes sont g n ralement effac es parce qu elles ne reviendront pas au centre d archivage hors site Note Les articles semi actifs effac s ne sont pas effac s du syst me informatique ils sont simplement marqu s EFFACE E ce qui signifie qu il est possible de r cup rer l historique d un article effac sa r activation IMPRIM tat associ aux dossiers seulement L article a t auto cr dans le syst me et un num ro de code barres a t ajout dans l inventaire cet effet PR AJOUT 44 EDC Client L article a t entr dans l inventaire informatis mais n a pas encore t re u au centre d archivage hors site Il n y a pas de frais de location pour les articles dont l tat est PR AJOUT leur arriv e l tat de ces articles deviendra DISPONIBLE et les frais de location seront applicables partir de ce moment S LECTIONN E L article est inclus dans une commande qui n a pas encore t livr e SORTI E L article a t command du centre d archivage hors site et n a toujours pas t retourn SORTIE INTERNE L article a t sorti de l inventaire de documents actifs l interne et n a t
34. du logiciel sera ainsi facilement identifiable par n importe quel membre de l organisation De la m me fa on il devient primordial d identifier clairement les d partements et sous d partement de l organisation les types de documents leur provenance l agencement du stockage l interne etc Le sch ma ci apr s r sume tout les param tres devant tre d finis lors de l implantation du syt me pour permettre une gestion ad quate 38 EDC Client Adapterla D finirles D finirles terminologiedu groupes utilisateurs logiciel aux d utilisateurs autoris s besoin de l organisation D finirles D finirles D finirles param tresdu e p informationsdu y emplacements syst me client internes D finirles D finirles types D finirles d partementset de documentsdu emplacements sous calendrierde sourcesdes d partements conservation documents L gende Les bo tes repr sentent des proc dures les fl ches continues un ordre d ex cution requis les fl ches pointill es un ordre sugg r et l absence de fl che signifie qu une proc dure peut se faire dans n importe quel ordre Survol du syst me 39 T ches reli es l inventaire La gestion de l inventaire est au coeur du syst me que l on fasse affaire avec un centre d archiva
35. emplacement est rempli tant donn qu on ne peut d finir l avance le nombre de dossiers qu un emplacement peut contenir il faut le d finir au moment appropri Cet emplacement n appara tra alors plus dans la liste des emplacements disponibles lors de l ajout d un dossier l inventaire actif Utilis Ce champ indique le nombre de documents entrepos s dans cet emplacement incluant la quantit d items sortis indiqu s au champ suivant Il est mis jour automatiquement par le syst me et permet de faire la v rification sommaire de l inventaire en produisant un rapport Il peut tre modifi pour correction Sorti e Ce champ indique le nombre d items de cet emplacement qui sont sortis Il est mis jour automatiquement par le syst me et permet de faire la v rification de l inventaire en produisant un rapport Il peut tre modifi pour correction Ajouter ou modifier des emplacements internes Avant de pouvoir entrer des bo tes ou dossiers dans l inventaire de documents actifs il faut d abord cr er des espaces de rangement l interne 1 Cliquer sur Inventaire gt Emplacements internes de la Fen tre principale 2 Effectuer l une des op rations suivantes e Pour ajouter un emplacement cliquer sur le bouton Ajouter e Pour modifier un emplacement s lectionner l emplacement et cliquer sur le bouton diter 3 Entrer ou modifier les informations dans les champs appropri s 4 Cliquer sur le bouton Accepter Effac
36. est pr sent e l cran elle ne peut tre modifi e Il faut indiquer l ordinateur que l on veut soit ajouter effacer ou modifier une information Ces op rations sont g n ralement accessibles par le menu Editer ou par la barre de boutons Lorsque des informations sont ajout es ou modifi es les menus sont d sactiv s pour toute la dur e des ajouts ou des modifications Il est possible de naviguer d un champ l autre en cliquant sur les touches Tab et Shift Tab ou en utilisant la souris Pour indiquer l ordinateur la fin de l action et conserver les changements appuyer sur les touches Ctrl Entr e ou cliquer sur le bouton Accepter Annuler l action et les changements en appuyant sur la touche Echap ou en cliquant sur le bouton Annuler Concepts g n raux 31 Types de champ Il existe trois types principaux de champs pouvant tre modifi s l cran les champs num riques et alphanum riques les champs commut s et les champs associ s une liste Champs num riques et alphanum riques Champs les plus courants Il suffit d entrer l information requise Les champs uniquement num riques ne permettent d entrer que des nombres Champs commut s a Champs offrant un choix limit de r ponses possibles On passe d un choix l autre par la barre d espace ou en cliquant sur l une ou l autre des fl ches du bouton de choix icone ci dessus situ droite du champ Champs associ s une liste Ra
37. la commande soit accept e Requ te Ceci est un num ro unique g n r par le syst me afin d identifier chaque article de la commande Commande 232 EDC Client Ce champ indique le num ro de la commande au centre documentaire tat Ce champ indique si la commande a t accept e ou rejet e Dans le cas o celle ci est rejet e la raison figure au prochain champ Raison du rejet Raison pour laquelle la requ te de commande a t refus e Une commande rejet e signifie que celle ci n a pas pu tre trait e Par exemple une commande sera rejet e si la bo te en question est sortie Destinataire Le nom de la personne qui l item sera livr Num ro de bo te Le num ro de bo te qui a t command e La deuxi me case indique le num ro associ cet item par le logiciel EDC Num ro CD Num ro de dossier Le num ro de dossier qui a t command La deuxi me case indique le num ro associ cet item par le logiciel EDC Num ro CD Dossier Indique si l item est un dossier Ce champ est utile afin de distinguer les dossiers sans suivi des dossiers inventori s L item en question est un dossier sans suivi lorsque la valeur de ce champ est Oui et que le champ Num ro CD est vide les dossiers inventori s ont un num ro CD Description La quantit et la description de l item command Commander une bo te semi active ou un dossier semi actif 1 Cliquer sur Commandes gt Comman
38. la recherche JEAN amp VENTE amp ACHAT sera r solue de la fa on suivante 1 La recherche trouvera tous les documents incluant la fois JEAN et VENTE 2 La recherche trouvera tous les documents incluant le r sultat de l tape 1 mais exclura ceux contenant le terme ACHAT Op rateurs bool ens Ce symbole remplace plusieurs caract res Il peut tre utilis en d but ou fin de mot Exemple JEAN trouvera les documents contenant JEAN JEANNE JEANNETTE JEANS etc amp Ce symbole indique que tous les mots unis par ce caract re doivent tre inclus dans les documents recherch s Exemple JEAN amp VENTE ne trouvera que les documents incluant les deux mots JEAN et VENTE Ce symbole indique qu au moins un des mots unis par ce caract re doit tre inclus dans les documents recherch s Exemple JEAN VENTE trouvera tous les documents incluant le mot JEAN et tous les documents incluant le mot VENTE Ce symbole indique que le mot suivant ce caract re sera exclu de la recherche Exemple JEAN amp VENTE trouvera tous les documents incluant JEAN mais que n inclus pas VENTE Gestion de l inventaire 177 Page Indique la page courante des r sultats de recherche Zone de r sultat R gion o appara t le r sultat de la recherche La recherche se fait une page la fois afin d augmenter la rapidit de celle ci Note Voir la rubrique Configurer le logiciel EDC pour la recherche plein tex
39. le ou au champ pr c dent Passer au contr le ou au champ suivant Faire d filer l cran d une page vers le haut Faire d filer l cran d une page vers le bas Dans une fen tre de saisie Maj Tab Tab Page suiv Page pr c D but Fin D placer le curseur au champ pr c dent D placer le curseur au champ suivant Passer l enregistrement suivant Revenir l enregistrement pr c dent Aller au premier enregistrement En mode dition d placer le curseur au d but du champ Aller au dernier enregistrement En mode dition d placer le curseur la fin du champ Concepts g n raux 23 Raccourcis clavier Alt F4 Ctri Bksp Ctrl E Ctrl Entr e Ctrl F Ctrl 1 Ctrl K Ctri N Inser Suppr Quitter l application ou le module Retourner la Fen tre principale Modifier l information affich e Le menu ne sera plus accessible jusqu la fin de la modification Celle ci peut tre annul e par la touche chap ou compl t e par Ctrl Entr e Accepter l information d une fen tre de saisie Rechercher une information Ouvrir le module d images Afficher et changer l index de recherche diter les notes Scruter S lectionner l imprimante et ses options Aide sur l op ration en cours Voir les dossiers Voir l historique Voir les notes Rechercher avec code barres Annuler une s lection fermer un menu ou un sous menu Terminer la s lection Le choix correspond
40. lectionner le p riph rique partir duquel seront envoy es les images dans la fen tre de s lection qui s ouvre cet effet et cliquer sur son bouton OK 4 Le syst me proc de automatiquement l envoi des images Une bo te de dialogue indique que les images ont bien t envoy es Cliquer sur le bouton OK de cette bo te pour terminer l op ration Importer des images ll est possible d importer des images dans les formats suivants bmp dcx jpeg pcx et tiff 1 Cliquer sur Fichier gt Importer dans le module Imagerie 2 Rechercher le fichier dans lequel se trouve les images importer le s lectionner et cliquer sur le bouton Ouvrir 3 Les images seront import es automatiquement dans le dossier courant et 166 EDC Client deviendront disponibles l cran Exporter des images Il est possible d exporter des images qui sont archiv es localement et donc disponibles l interne ou des images qui sont rappel es du centre documentaire hors site voir la rubrique T l charger des images 1 Cliquer sur Fichier gt Exporter dans le module Imagerie 2 Entrer un intervalle d image exporter et cliquer sur le bouton Accepter 3 S lectionner le r pertoire vers lequel doivent tre export es les images entrer un nom pour le fichier qui comportera les images et cliquer sur le bouton Sauver L exportation des images se fera automatiquement et le syt me reviendra la fen tre du module magerie Co
41. les formats r gl s dans le module Information syst me seront ceux applicables e Quitter Alt F4 Cette option permet de mettre fin la session courante et de quitter EDC Une option similaire est pr sente dans chacun des modules mais ferme uniquement le module partir duquel l option est activ e Le menu Aide Survol du syst me 47 Contenu Ouvre le contenu du fichier d aide de EDC Il est alors possible de naviger l int rieur de ce fichier pour trouver toute information voulue sur les diff rentes fonctions du logiciel Langue Cette option ouvre une fen tre qui permet de changer la langue d utilisation du logiciel pour la session courante Anglais English Accepter X Annuler ll suffit de cliquer sur l une des langues disponibles puis d accepter l op ration Cette langue sera prise par d faut tout au long de la session courante moins de la changer nouveau partir d ici ou de n importe quel module A propos Affiche le num ro de version de EDC le nombre de licence d usagers et la liste des options sp cifiques l dition courante SAI ROC etc Qui suis je Affiche le nom de l utilisateur du syst me et le moment o il a d but sa session Ressources Affiche certaines informations concernant le syst me informatique En r gle g n rale les valeurs minimales suivantes sont n cessaires pour assurer le bon fonctionnement du syst me Memoire Disponible 1
42. n ralement par l envoi d une t l copie au centre documentaire et ne peut plus tre effac e ou modifi e TRAIT E la liste a t trait e et les documents qu elle contient ont t dispos s en accord avec le mode choisi Description Description de la liste courante Type de disposition Ce champ peut prendre les valeurs Confidentiel Non confidentiel Envoyer au d p t chantillonnage ou R vision Il indique le mode qui sera utilis pour 198 EDC Client disposer les documents voir le glossaire pour la description des modes de disposition Pour Indique l utilisateur autoris qui a cr la liste Une liste ne peut tre modifi e ou effac e que par son cr ateur Approuv e Indique la date laquelle la liste a t autoris e Trait e Indique la date de traitement final de la liste Produire manuellement une liste de documents semi actifs disposer Cliquer sur Inventaire gt Listes de disposition de la Fen tre principale Cliquer sur Fichier gt Cr er une liste Entrer une description pour cette liste et cliquer sur le bouton Accepter Aller au champ Type de disposition et cliquer sur les boutons de commutation pour s lectionner un mode de disposition voulu puis cliquer sur le bouton Accepter 5 e Ajouter des articles en cliquant sur diter gt Ajouter articles Les documents ajout s doivent tre l tat DISPONIBLE e Retirer des articles en cliquant sur di
43. parvient au centre documentaire hors site celui ci proc de BE N Gestion de l inventaire 199 la disposition des items sur la liste et fait parvenir un certificat de disposition l organisation L tat de la liste passe alors TRAITE E Produire automatiquement une liste de documents semi actifs disposer 1 Cliquer sur Inventaire gt Listes de disposition de la Fen tre principale 2 Cliquer sur Fichier gt Cr ation automatique 3 Entrer une description sommaire pour cette liste 4 Aller au champ Type de disposition et cliquer sur les boutons de consultation pour s lectionner le mode de disposition voulu puis cliquer sur le bouton Accepter La fen tre suivante appara t Date d but Date fin 20020271 2 Article Boites seulement Scruter Tous les articles Restrictions accept es Ajouter Effacer MMM 5 Entrer les valeurs appropri es e Date d but et Date fin intervalle des dates de disposition inclure e Article la disposition se fait normalement pour des bo tes il faut donc choisir Bo tes seulement les dossiers inclus dans les bo tes seront compris e Scruter indique quels items seront consid r s lors de la production de la liste Lorsque D partement Sous d partement ou Type est s lectionn il faut le sp cifier au prochain champ e D partement Sous d partement ou Type si le champ pr c dent est D partement Sous d partement ou T
44. peut tre consult et imprim e r glages syst mes 50 EDC Client Modules associ s la gestion des informations corporatives Module Informations du client Ce module permet d diter ou de voir les informations ainsi que les param tres de configuration de l organisation Par exemple un ordre de tabulation peut tre attribu aux modules Bo tes et Dossiers Modules Emplacements sources Ce module permet de g rer les informations des emplacements sources des clients de l organisation En g n ral cette information sert indiquer la provenance d une bo te avant son arriv e au centre documentaire hors site Le rapport suivant peut tre consult et imprim e liste des emplacements sources GE Module D partements Ce module permet de faire la gestion des d partements et sous d partement des clients de l organisation Le rapport suivant peut tre consult et imprim e liste des d partements et de leurs sous d partements CSS 3 Module Calendrier de conservation Ce module permet de consulter de modifier et de cr er des types de document dans le Survol du syst me 51 calendrier de conservation d un client Ces types sont utilis s pour classer ses documents lls sont aussi utilis s pour calculer la date de disposition et sp cifier le mode de disposition de ses dossiers et de ses bo tes si sa politique de conservation est bas e sur les types de document
45. pr parer des listes de disposition de documents semi actifs entrepos au centre documentaire hors site La disposition de documents est un processus d licat o il n y a aucune place l erreur C est pourquoi les listes doivent tre d ment autoris es avant la disposition des documents Apr s avoir transmis de fa on lectronique la liste au centre documentaire hors site il faut galement en envoyer une copie autoris e par courrier ou par t l copie La disposition des bo tes et des dossiers qu elle contient doit tre confirm e en cochant chaque item dans l espace r serv e cette fin sur la liste de disposition De plus le signataire autoris d sign au centre documentaire ou le cr ateur de la liste si aucun signataire n est d fini dans le syst me doit parafer chaque page de la liste de disposition et apposer sa signature la fin de celle ci L agencement de la liste est fonction de quelques param tres Ainsi lorsque la facturation de l organisation se fait par d partement la liste de disposition sera divis e par d partement et le surveillant de chaque d partement devra parafer chaque page et autoriser par sa signature la section se rapportant son d partement De plus lorsque les d partements sont associ s des types de document modules Informations du client et Calendrier de conservation la liste de disposition est divis e par type et le surveillant du d partement concern devra parafer chaque pag
46. quantit de nouvelles images exc dant la taillle de l ant m moire est rappel e du centre documentaire hors site ou num ris e les images pr c dentes sont remplac es par les nouvelles Il faudra t l charger rappeler du centre documentaire ces anciennes images pour pouvoir les consulter et des frais y seront associ s au m me titre que le rappel d un dossier ou d une bo te 1 Cliquer sur Fichier gt T l charger images du module Imagerie La fen tre de t l chargement appara t 158 EDC Client T l chargement Pages Documents Intervalle Pages C Tou siites amp S lectionn e C Intervalle De 0 a b Xx Annuler Aide 2 S lectionner toutes les images ou seulement celles qui doivent tre consult es et cliquer sur le bouton T l charger Il est galement possible de proc der non pas par pages mais par documents groupe d images La requ te est transmise au centre documentaire hors site et les images deviennent disponibles l cran Elles resteront disponibles dans le dossier quelques temps encore selon les principes num r s un peu plus haut Sauvegarder des images Les images deviennent permanentes lorsqu elles sont sauvegard es c est pourquoi il convient d y apporter tous les changements n cessaires au pr alable voir la rubrique Modifier des images Gestion de l inventaire 159 Si la sauvegarde des images n est pas faite selon le
47. seule op ration Non seulement le gain de temps est consid rable avec une telle op ration mais cela s av re galement pratique et d une grande fiabilit lorsque par exemple la m me description doit tre entr e pour des centaines de bo tes d j enregistr es dans le syst me T ches Modifier des champs pour plusieurs items simultan ment Transf rer le contenu des champs de plusieurs items simultan ment V rifier l int grit de bo tes et de dossiers Auto cr er des dossiers imprim s Modifier des champs pour plusieurs items simultan ment Il est possible de modifier des champs pour plusieurs bo tes ou dossiers simultan ment simplement en s lectionnant les items concern s et en indiquant les changements apporter 1 Cliquer sur Inventaire gt Entretient de bo tes et dossiers de la Fen tre principale 2 Cliquer sur Fichier gt dition de champs gt Bo tes Dossiers Une fen tre appara t Gestion de l inventaire 213 x amp Bo tes dition de champs Num ro Activit Description Accepter x Annuler ii Ajouter Effacer Q Voir Rechercher id 3 Cliquer sur le bouton Ajouter pour s lectionner les bo tes ou dossiers auxquels s appliqueront les changements Une fen tre appara t Entrez num ro de bo te x arr Note Pour les dossiers la s lection peut se faire par description il suffit de l
48. si le rapport doit tre produit pour autorisation Dans ce dernier cas le rapport comporte des cases cocher et des espaces pour les signatures d autorisation Ce rapport est envoy g n ralement par t l copie au centre documentaire hors site pour autoriser le transfert De plus lorsque l organisation est factur e par d partement la liste est divis e par d partement Lorsque les d partements sont associ s des types de document voir les modules nformations du client et Calendrier de conservation la liste de transfert est divis e par type de documents Voir ou imprimer le volume des bo tes transf rer Cette op ration peut tre utile pour valuer les co ts de transfert des documents 1 Cliquer sur Inventaire gt Listes de transfert de la Fen tre principale Gestion de l inventaire 207 2 S lectionner la liste dont le volume des bo tes doit tre valu 3 Cliquer sur Fichier gt Voir volume Imprimer volume Note Ce rapport ne fournit que le volume des bo tes les dossiers ne sont pas inclus De plus lorsque l organisation est factur e par d partement le rapport est divis par d partement Lorsque les d partements sont associ s des types de document voir les modules nformations du client et Calendrier de conservation le rapport est divis par type de documents 208 EDC Client Listes d effacement Survol Ce module permet de retirer des bo
49. suivante appara t Gestion des informations corporatives 95 Notice de dossier perdu Afe Ea amp el i po Agrandissement w accepter X Annuler Note de Service date Objet Centre des documents Documents perdus Veuillez noter qu il n a pas t possible au Centre documentaire malgr toutes les recherches de retrouver le document ci dessous Cette pi ce est donc consid r e comme perdue et non r cup rable Demand par usager 3 Faire les modifications voulues 4 Cliquer sur le bouton Accepter D finir le masque des emplacements internes Cette proc dure permet de d finir la codification du syst me de rangement interne 1 Cliquer sur Client gt Informations du client de la Fen tre principale 2 Cliquer sur le bouton diter 3 S lectionner le champ Masque d emplacement et d finir les crit res du masque 4 Cliquer sur le bouton Accepter Note Le masque d emplacement devrait tre con u soigneusement de fa on refl ter l organisation physique du stockage Ce masque ne peut tre modifi que lorsque aucune bo te n est en inventaire Une fois la premi re bo te saisie il ne peut plus tre modifi voir la d finition des crit res de masque dans le glossaire D finir le format des tiquettes de bo tes et de dossiers 1 Cliquer sur Client gt Informations du client de la Fen tre principale 2 Cliquer sur diter gt E tiquettes La fen tre suivante app
50. tapes de la transmission de la commande en cours Une fois la commande accept e les items sont inscrits dans 234 EDC Client le module Commandes Si des articles de la commande sont rejet s un message d avertissement appara t et il est possible de v rifier la raison du rejet dans la fen tre du module Commandes Commander un dossier semi actif qui n est pas en inventaire 1 Cliquer sur Commandes gt Commandes de la Fen tre principale 2 Cliquer sur Fichier gt Cr er une commande La fen tre de commande r appara t comme dans la rubrique pr c dente 3 Sp cifier le type de livraison en appuyant sur l une ou l autre des fl ches du bouton de commutation 4 Sp cifier l adresse de livraison en appuyant sur le bouton de consultation 5 Ajouter des instructions sp ciales cette commande en cliquant sur le bouton Instructions sp ciales 6 Cliquer sur le bouton Dossiers sans suivi Une fen tre appara t et permet de choisir un num ro de bo te 7 Entrer le num ro de bo te de laquelle provient le dossier sans suivi pour indiquer o d buter dans la liste de s lection des bo tes Une fen tre s ouvre l cran F Boites of xi D partement _ 2 COMPTABILIT COMPTES DOSSIERS DOSSIERS GENEI COMPTABILIT COMPTES RECLAMATIONS MONTREAL Fermer DOSSIERS DOSSIERS GENEI DOSSIERS DOSSIERS GENEI Voir DOSSIERS DOSSIERS GENEI w DOSSIERS DOSSIERS GENEI DOSSIERS DOSSIERS GENE Historique COMP
51. tre num ris et engendrera un message d erreur de la part du syt me Serveur d images Adresse IP de la machine o le serveur d images est actif Port Correspond au port TCP IP pour acc der au serveur d images Adresse SMTP Ce champ permet d indiquer l adresse du serveur de courriel sortant Modifier les informations syst me Afin d avoir un aper u des param tres pouvant tre configur s consulter la description des champs du module dans la rubrique pr c dente 1 Cliquer sur Gestion gt Information syst me de la Fen tre principale 2 Cliquer sur le bouton diter 3 Entrer les informations dans les champs appropri s 4 Cliquer sur le bouton Accepter Afficher ou imprimer les informations syst me 1 Cliquer sur Gestion gt Information syst me de la Fen tre principale 2 Cliquer sur Fichier gt Voir rapport Imprimer rapport Gestion des informations corporatives Gestion des informations corporatives 85 Aper u La gestion des informations corporatives regroupe tout ce qui identifie l organisation et en fait une institution distincte part enti re Au m me titre qu un individu est identifi par son nom son lieu de r sidence ou encore son occupation une organisation se distingue galement par diverse informations les informations corporatives Ces informations sont s par es en plusieurs modules qui traitent tous d un caract re essentiel de l organisation et donnent m me une id e
52. 0 Les tiquettes seront alors imprim es automatiquement Note Pour imprimer des tiquettes de documents entr s des dates sp cifiques faire une recherche pour les dates en question en cliquant sur le bouton Rechercher de la fen tre en 3 et s lectionner les items d sir s parmis la liste engendr e par la recherche pour plus de d tails voir la rubrique Rechercher des bo tes ou des dossiers dans le module Recherches R activer une bo te ou un dossier dans l inventaire interne 1 Cliquer sur Inventaire gt Bo tes Dossiers de la Fen tre principale Note Pour r activer tous les dossiers d une bo te r activer la bo te 2 S lectionner la bo te ou le dossier en question 3 Ex cuter une des s ries d actions suivantes e Pour transf rer une bo te de l tat PR AJOUT o EFFAC E l tat DISP INTERNE 1 Cliquer sur Inventaire gt Bo tes gt diter gt Transf rer l interne 2 Confirmer le transfert 3 S lectionner l emplacement interne e Pour transf rer tous les dossiers d une bo te de l tat PR AJOUT ou Gestion de l inventaire 147 EFFAC E l tat DISP INTERNE 1 Cliquer sur Inventaire gt Bo tes gt diter gt Transf rer dossiers l interne 2 Confirmer le transfert 3 S lectionner l emplacement interne e Pour transf rer des dossiers de l tat PR AJOUT SORTI E ou EFFAC E l tat DISP INTERNE 1 Cliquer sur Inventaire gt Dossie
53. 0 PR AJOUT EXEMPLE IMAGE __ Historique 00002 PR AJOUT 233494 IMPRIM Notes 233495 IMPRIM 233496 IMPRIM 233497 IMPRIM 233498 IMPRIM 233499 IMPRIM a aa Voir HE 5 Les items s lectionn s appara tront en surbrillance Cliquer sur le bouton Accepter lorsque la s lection est termin e 6 Le syst me retourne la fen tre qui s est ouverte en 2 et tous les items s lectionn s pr c demment s y affichent Il est alors possible d ajouter d autres articles en r p tant les tapes 3 5 ou d effacer des items de la liste en s lectionnant ceux ci et en cliquant sur le bouton Effacer Cliquer sur le bouton Accepter pour lancer l impression des items contenus dans la fen tre N Imprimer des tiquettes avec codes barres pour les nouveaux documents 1 Cliquer sur Inventaire gt Bo tes Dossiers de la Fen tre principale 2 Cliquer sur Fichier gt Option imprimante et s lectionner le mode d alimentation manuel pour charger manuellement les tiquettes dans l imprimante 3 Cliquer sur Fichier gt Imprimer tiquettes laser Une fen tre s ouvre l cran Gestion de l inventaire 1 rs 5 Activit Description 2 Accepter dl x Annuler Ajouter Effacer Q Voir Rechercher S Imprimante Hiki Cliquer sur le bouton Ajouter Dans le cas des dossiers s lectionner par description si d sir dan
54. 000 000 bytes Espace disque 10 Megabytes Niveau de base de donn es Doit tre au m me niveau que les applications de EDC 48 EDC Client E 7 Modules associ s la gestion du logiciel EDC gf Ce module permet de g rer les utilisateurs autoris s incluant leurs droits d acc s Module Utilisateurs autoris s Le rapport suivant peut tre consult et imprim e liste des utilisateurs Module Groupes d utilisateurs Ce module permet de g rer les groupes d utilisateurs incluant leurs droits d acc s Le rapport suivant peut tre consult et imprim e liste des groupes d utilisateurs Module Textes fran ais et anglais Ce module permet de modifier d afficher ou d imprimer le texte de la terminologie apparaissant dans le logiciel Les termes utilis s par le syst me peuvent ainsi tre adapt s pour correspondre ceux de l organisation Le rapport suivant peut tre consult et imprim e liste des termes employ s dans le logiciel R Module Journal d acc s Ce module indique qui a acc d au syst me et qui l utilise pr sentement Le rapport suivant peut tre consult et imprim Survol du syst me 49 e journal d acc s pour une p riode sp cifique Module Information syst me Ce module pr sente les param tres de configuration du syst me tel le masque du champ date utilis partout dans le syst me ainsi que les param tres d imagerie Le rapport suivant
55. 01 gt Enlever articles modifier date faut entrer un num ro pour indiquer o d buter dans la liste de s lection Les items s lectionn s appara tront en surbrillance e Ajouter diter ou effacer une note de la liste en cliquant sur diter gt Notes e diter la description de la liste en cliquant sur diter gt diter Voir les articles sur une liste de disposition 1 Cliquer sur Inventaire gt Listes de disposition de la Fen tre principale 2 S lectionner la liste dont les articles doivent tre visionn s 3 Cliquer sur Voir gt Articles Voir les notes d une liste de disposition 1 Cliquer sur Inventaire gt Listes de disposition de la Fen tre principale 2 S lectionner la liste dont les notes doivent tre visionn es 3 Cliquer sur Voir gt Notes Voir ou imprimer les documents disposer 1 Cliquer sur Inventaire gt Listes de disposition de la Fen tre principale 2 S lectionner la liste dont le rapport doit tre produit 3 Cliquer sur Fichier gt Voir rapport Imprimer rapport Note Lorsque la liste est l tat VERROUILL E le syst me demande s il s agit de produire un rapport pour autorisation Dans ce dernier cas le rapport comporte des cases cocher et des espaces pour les signatures d autorisation Ce rapport est envoy g n ralement par t l copie au centre documentaire pour autoriser la disposition De plus lorsque l organisation est factur e par d partement la liste est
56. 8 EDC Client pixels 2040 pixels 3360 PPP Horizontal 240 PPP Vertical 240 Format d image Noir et blanc Taille non comprim 860160 Taille comprim e 182018 3 Cliquer sur le bouton Fermer pour retourner la fen tre du module Modifier une image Lorsque des documents viennent d tre num ris s et que les images n ont pas encore t sauvegard es ces derni res peuvent tre modifi es Par exemple quand un document est num ris recto verso l image du verso apara tra l cran l en t te vers le bas Il est alors possible d op rer une rotation de 180 sur cette image afin de lire le texte l endroit Aussit t que l image est sauvegard e plus aucune modification ne peut y tre apport e Le contenu de l image appara tra s imprimera s exportera etc tel qu il a t modifi et non tel qu il est sur le document original num ris 1 Cliquer sur Image dans le module Imagerie 2 S lectionner un des sous menu suivant pour effectuer les modifications voulues e Rotation gt 90 180 270 Arbitraire Miroir gt Horizontal Vertical N gatif Affiler Lisser Contraste gt Augmenter Diminuer Gestion de l inventaire 169 e Luminosit gt Augmenter Diminuer e Correction gamma Entrer une valeur num rique pour sp cifier le degr de correction et cliquer sur le bouton Accepter e Conversion de format Cocher les cases voulues dans la fen tre suivante et c
57. 998 Pour Barbeau Joel Approuv ii D truit e fi 998 06 18 Champs Num ro de liste Num ro g n r par le syst me et identifiant la liste tat Indique o en est la liste dans le processus de traitement e CREE ES la liste est en cours de cr ation elle peut encore tre dit e ou effac e e EFFAC E la liste a t envoy e lectroniquement au centre documentaire et ne peut plus tre effac e ou modifi e Les listes d effacement ont la particularit de passer directement de la cr ation au traitement Description Description de la liste courante Pour Indique l utilisateur autoris qui a cr la liste Une liste ne peut tre modifi e ou effac e que par son cr ateur 210 EDC Client Retirer des documents semi actifs de l inventaire 1 Cliquer sur Inventaire gt Listes d effacement de la Fen tre principale 2 Cliquer sur Fichier gt Cr er une liste 3 Entrer une description pour cette liste et cliquer sur le bouton Accepter 4 e Ajouter des articles en cliquant sur diter gt Ajouter articles Les documents ajout s doivent tre l tat SORTI E e Retirer des articles en cliquant sur diter gt Enlever articles Il faut entrer un num ro pour indiquer o d buter dans la liste de s lection Les items s lectionn s appara tront en surbrillance e Ajouter diter ou effacer une note de la liste en cliquant sur diter gt Notes e diter la descriptio
58. Ces champs ressemblent aux champs num riques et alphanum riques de prime abord la diff rence que leur contenu est valid partir d une liste Un bouton de consultation icone ci dessus donne acc s la liste d roulante de toutes les valeurs possibles commen ant par la valeur entr e On se d place en utilisant les touches de navigation ou la souris pour faire une s lection parmi cette liste 32 EDC Client Quitter le programme Pour quitter le programme il faut cliquer sur Fichier gt Quitter ou sur la touche de raccourci Alt F4 partir de la Fen tre principale Si plusieurs modules sont encore ouverts ou si une action est encore en cours une bo te de dialogue appara tra demandant de terminer l action et d approuver la fermeture de tous les modules Survol du syst me 34 EDC Client Aper u L installation du logiciel est somme toute relativement simple mais l implantation et la gestion du syst me s av rent plus complexes puisqu elles requi rent au pr alable une analyse compl te de l organisation Pour tre r ellement efficace le logiciel se doit en quelque sorte d tre la transposition virtuelle de l organisation Les rubriques subs quentes donnent quelques notions d archivage et d crivent globalement les tapes suivre dans l installation l implantation et la gestion du syst me de m me que la d finition des t ches reli es l inventaire et aux commandes
59. Cliquer sur le bouton Accepter pour approuver et enregistrer les changements dans le syst me ER N Trouver une bo te ou un dossier 1 Cliquer sur Inventaire gt Bo tes Dossiers de la Fen tre principale 2 Choisir de quelle fa on l item doit tre trouv en s lectionnant un index sur la barre de boutons comme ci apr s amp Dossiers DEMO A Client Demo A Fichier Vor Recherche diter Aide e gt 00 8 el affumemco 2 Num ro Mm Ei Propri taire DOSSIERS DOSSIENDate fin Num ro de dossier D partement Date destruction Num ro de dossier Description EXEMPLE IMAGERIE Date d entr e Num ro de dossier Champ 1 Date d but ns EE 3 Cliquer sur Recherche gt Rechercher et entrer l information de l item trouver Note Le curseur se positionne sur le ou les champs s lectionn s dans l index de recherche l tape 2 4 Cliquer sur le bouton Accepter 5 Le syst me affiche ce qu il a trouv de plus similaire Si l item recherch est pr s de celui affich dans la fen tre du module il sera facile de le trouver en scrutant une liste 6 Cliquer sur Recherche gt Scruter La liste des items s affichera en commencant par celui trouv pr c demment 7 Faire d filer les items en appuyant sur les touches Fl che haut et Fl che bas 8 Cliquer deux fois sur l article voulu et l item en question appara tra dans la fen tre du module Les informations le concernant pourr
60. Copier X Annuler 7 Aide 6 Cocher le champ Source et le champ Destination puis s lectionner une op ration avec le bouton de commutation du champ Op ration Trois options sont possibles e Copier le contenu du champ Source est copi dans le champ Destination effa ant ainsi le contenu original de ce dernier La m me description appara t donc dans les deux champs simultan ment e changer le contenu du champ Source s inscrit dans le champ Destination et le contenu du champ Destination s inscrit dans le champ Source Les deux contenus originaux sont donc toujours visibles mais dans un champ diff rent e D placer le contenu du champ Source vient remplacer celui du champ Destination effa ant ainsi le contenu original de ce dernier Du fait qu il y a d placement et non copie le champ Source devient vide 7 Cliquer sur le bouton Accepter pour enregistrer l op ration Une bo te de dialogue s affiche propre chaque op ration suivie d une autre dans certains cas Gestion de l inventaire 221 9 Cette op ration pourrait changer des miliers d enregistrements et ne peut tre comig e par la sute Confimes cop er de Num ro Description Qu C vus 9 Puisque les champs cho is ne sont pas du m me type ou de la m me taile de l information peut tre perdue D d La troncation ou la conversion Confirmer paria Real 8 Cliquer sur le bouton Oui de chacune
61. D finitions 246 Index 254 Bienvenue Bienvenue 11 Introduction Merci d avoir choisit EDC de Docu Data le logiciel complet de gestion documentaire Le logiciel EDC version client a t con u pour contr ler partir de son poste de travail son inventaire de documents Il existe plusieurs ditions du logiciel EDC version client et chacune d entre elles prend en charge diff rents aspects de la gestion documentaire Voici les diff rentes ditions du logiciel et les icones les repr sentant 5 dition semi active bo tes version permettant la gestion des bo tes entrepos es dans un centre documentaire hors site dition semi active inclut les fonctionnalit s de l dition semi active bo tes et permet galement de g rer des dossiers entrepos s dans un centre documentaire hors site E dition active inclut les fonctionnalit s de l dition semi active et permet galement de g rer des documents internes o dition num risation inclut les fonctionnalit s de l dition active et permet galement de num riser des documents et d en assurer la gestion Description sommaires des t ches effectu es par les ditions de EDC S dition semi active bo tes rechercher afficher imprimer et modifier l inventaire de bo tes semi actives ainsi que suivre leur cheminement et ce m me si le centre documentaire hors site n utilise pas EDC rechercher affiche
62. EDC Client Manuel d utilisation Version 4 DocuData Software Corporation Montr al Qu bec Canada Tous droits r serv s 1994 2001 par DocuData Corporation Informatique Montr al Canada Tous droits r serv s Toute repr sentation reproduction transmission ou traduction int grale ou partielle par quelque proc d que ce soit faite sans le consentement de l auteur ou de ses ayants droit ou ayants cause est strictement interdite L information contenue dans ce livre est sujette changement sans pr avis et ne repr sente pas un engagement de la part de DocuData Toutes les pr cautions ont t prises lors de la r alisation de ce livre DocuData ne peut tre tenu responsable des erreurs ou omissions De plus DocuData ne peut tre tenu responsable des dommages r sultant de l utilisation du contenu de ce livre Le logiciel d crit dans ce livre doit tre utilis et copi en accord avec la licence d utilisation Marques de commerce Tous les termes repr sentant une marque de commerce connue utilis s dans ce livre ont t identifi s de fa on appropri e Tous les autres termes sont des marques de commerce de leurs manufacturiers respectifs Windows est une marque de commerce de Microsoft Corporation Imprim au Canada Tables des mati res Tables des mati res 1 Bienvenue Introduction 11 D marrage rapide 14 Conventions 16 2 Concepts g n raux l ments d une fen tre typique 18 Util
63. Fichier gt Cr er une commande 3 Sp cifier le d lai d sir en s lectionnant le type de livraison appropri par le bouton de commutation 4 Sp cifier l adresse de collecte en appuyant sur le bouton de consultation 5 Ajouter des instructions sp ciales cette commande en cliquant sur le bouton Instructions sp ciales Cliquer sur le bouton Retour de bo te et indiquer une quantit retourner Cliquer sur le bouton Accepter Une bo te de dialogue appara t indiquant les tapes de transmission de la commande en cours Une fois la commande accept e les items sont inscrits dans le module Commandes Si des articles de la commande sont rejet s un message d avertissement appara t et il est possible de v rifier la raison du rejet dans la fen tre du module Commandes NN Oo 236 EDC Client Note Afin de minimiser vos co ts de transport vous devriez retourner vos bo tes lors de vos commandes courantes Vos bo tes seront ramass es lors de la prochaine livraison Voir l adresse de livraison de la commande s lectionn e Il est possible d afficher l adresse de livraison de l item command Cette adresse a t entr e dans le syst me par le centre documentaire hors site 1 Cliquer sur Commandes gt Commandes de la Fen tre principale 2 S lectionner l item en question 3 Cliquer sur Voir gt Adresse de livraison Afficher ou imprimer la liste de toutes les commandes ou de celles rejet es 1
64. Mod les ROC o Al Mod les ROC bp COMPTA Effacer 3 Effectuer l une des op rations suivantes Pour effacer un mod le ROC s lectionner le mod le effacer et cliquer sur le bouton Effacer Pour modifier un mod le ROC s lectionner le mod le modifier et cliquer sur le bouton diter Pour d finir un mod le ROC cliquer sur le bouton Ajouter Lors de l dition ou de l ajout d un mod le ROC la fen tre suivante appara t contenant les zones d j d finies dans le cas d un mod le ROC modifier Gestion des informations corporatives 101 Nom COMPTA r Zone de ROC Ajouter Effacer Accepter X Annuler Ajde iili Grandeur 85x11 Note Un mod le ROC peut contenir plusieurs zones de reconnaissance qui seront indentifi es par un num ro correspondant l ordre dans lequel elles ont t cr es comme dans la fen tre ci dessus Entrer le nom qui identifiera le nouveau mod le d finir et cliquer sur le bouton Ajouter pour choisir les param tres de la premi re zone de reconnaissance qui lui sera rattach e Une fen tre appara t 102 EDC Client Emplacement Gauche Largeur 0 00 amp Pouces Haut 0 00 Hauteur 0 00 C Centim tres Angle de rotation Options de ROC amp Aucun e Zone enti re C Pr fixe 90 degr s D 180 degr s C Pr fix et suffixe C 270 degr s Emplacement espacemen
65. NCA ae nn D Ar ECC RE ICE 110 gerlek Shen Data N rene ha rzh anand BP 6 ur CNET han M cles tam 4 Joe true aait A JEn an m tier eaa AA mien ir de aI a Eoaea names venja Aa Bee NERE GLS 5 ANNAE IAT En eaaa Di ta An Aa A p G Ey O Saa zadas uani iz ad AE IEE EAA EA AAA A A de CES AE KAPS labe Aay WA OUT dus Cna eu Aiz en soeur roaie er heraren r Pe Agba AA Tawa vi bad y AE Ari P airi a DE a sar d ea sa arar Men eine s Une im srr tra sarani dhe Eirias an een Ne Pet Ay poiri Sat mirante ge hiwa hyeri n g na nl Sie arera anna me 2 7 aia raha ha gant h Boc Pipih DEA dire eee nue M ANT MOD IN pedia Save 12e PARENOAAE MES LRU MMM Ladan aaay here Aate nan Ces um MURE ete AIGE pres atom mec sn 2e and dora oct nn bee ar DLON 20 de Dit VE An Ge AP ON Para 1 a Mae PAU Matane dr gt Aea Kyle Gota Dig CPAM vai bu aLa on hdi ua ati ent dan a LAS 0 tre tft B iaasa niten nr IENE Ps A D L de bts on aage toh al andzia unta aasam parmin nena tete ce ire Pa Wit lobe at rap malin ne Du du he Diaa sr COTE TRUE EE A A LOTS A a vhr mare le DL 70072 CE z LE CENTER PET L A LLLEL PE EL D LCL EL LEZ H La us ET PA Dore nermeq nr ARE DU DA 9 pr hd COTTET n Wiar elutes a Ag r But A Jime nhanh aA LAAG at D e JE mur aih 2 moe hape ver Fany A ee Me ne o pt G E 89 nd madame 12 re Y Awa PA Dyar a p gt Cedir palh ky An Senior i azar Pa ban Ouvrir le module d imagerie Comme cela a t
66. O TE Bo te 34556 10 109 179554 Pour revenir aux valeurs de d part cliquer sur le bouton Implicite 5 Voici une description des param tres qui peuvent tre d finis pour chaque l ment de l tiquette colonnes de la fen tre pr c dente Champ cliquer sur le bouton de consultation et s lectionner le champ inclure sur les tiquettes Haut indiquer quelle distance du bord sup rieur de l tiquette l l ment appara tra Gauche indiquer quelle distance du bord gauche de l tiquette l l ment appara tra Largeur indiquer la largeur qu occupera l l ment sur l tiquette Les caract res qui d passeront la largeur seront tronqu s Hauteur indiquer la hauteur qu occupera l l ment sur l tiquette Si la taille de police est trop grande le texte sera tronqu Taille de police indiquer la taille en point du texte qui appara tra pour l l ment Texte ne s applique que si Texte a t s lectionn comme type de champ Permet de sp cifier le texte qui appara tra sur toutes les tiquettes 6 Cliquer sur le bouton Accepter de la fen tre en 3 7 Cliquer sur le bouton Fermer de la fen tre en 2 Note partir du champ Unit de la fen tre en 4 il est possible de s lectionner les pouces ou les centim tres comme unit pour les param tres d un l ment Il est donc important de v rifier l unit avant d entrer des valeurs num riques pour Gestion des informations corporati
67. TABILIT COMPTES COMPTABILIT COMPTES Notes COMPTABILIT COMPTES COMPTABILIT COMPTES Sans suivi COMPTABILIT COMPTES COMPTABILIT COMPTES DOSSIERS DOSSIERS GENEI PPS AATA TE SAN APTE gt sl 8 S lectionner une bo te et presser sur le bouton Sans suivi Une autre fen tre s affiche Circulation de l inventaire 235 Entrer l information du dossier sans suivi xi Bo te 05 Description Destinataire X Annuler Aide 9 Entrer l information du dossier sans suivi et cliquer sur le bouton Accepter 10 Ajouter d autres dossiers sans suivi en r p tant les tapes 8 et 9 11 Cliquer sur le bouton Fermer 12 Effacer des items de la liste en s lectionnant ceux ci et en cliquant sur le bouton Effacer 13 Acheter des bo tes du centre documentaire en cliquant sur le bouton Vente de bo te 14 Cliquer sur le bouton Accepter 15 Une bo te de dialogue appara t indiquant les tapes de transmission de la commande en cours Une fois la commande accept e les items sont inscrits dans le module Commandes Si des articles de la commande sont rejet s un message d avertissement appara t et il est possible de v rifier la raison du rejet dans la fen tre du module Commandes Retourner des bo tes ou des dossiers au centre documentaire hors site 1 Cliquer sur Commandes gt Commandes de la Fen tre principale 2 Cliquer sur le bouton Ajouter ou sur
68. TRUIRE 43 EFFACER 43 TRANSF RER 43 D TRUIT E 43 D TRUIT E INTERNE 43 DISP INTERNE 43 DISPONIBLE 43 EFFAC E 43 PR AJOUT 43 S LECTIONN E 43 SORTI E 43 SORTIE INTERNE 43 TRANSF R E 43 repr sentation sch matique 43 de l enrt e la destruction 42 tiquettes 95 144 F Facturation 35 notions 35 Fen tre 18 typique 18 Fran ais 75 76 90 GC Groupes 73 Utilisateurs 73 Groupes d utilisateurs 71 73 aper u du module 48 fen tre du module 70 rapports 70 t ches 70 H Historique 42 148 Imagerie 52 aper u du module 52 fen tre du module 154 rapports 154 t ches 154 Images de livraison 57 aper u du module 57 fen tre du module 241 t ches 241 Index de recherche 21 27 Information 30 dition 30 Information client 95 99 Information du client 88 fen tre du module 86 t ches 86 Information syst me 81 83 aper u du module 48 fen tre du module 80 rapports 80 t ches 80 Informations 30 l cran 30 ajouter 30 effacer 30 modifier 30 Informations client 90 Informations du client 50 aper u du module 50 Int grit 90 bo tes et dossiers 90 Int grit de documents 90 Introduction 11 Inventaire 210 211 circulation 226 notions 35 t ches reli es l 39 J Journal d acc s 78 79 aper u du module 48 fen tre du module 77 Index 257 rapports 77 t ches 77 he Lancer un module 24 Lanceur EDC 42 Langue 75 76 90
69. a date de disposition est expir e La destruction des articles de cette liste doit tre confirm e avant de pouvoir tre r alis e Voir aussi liste d effacement liste de transfert Liste de bo tes qui doivent tre d m nag es du centre d archivage hors site vers un autre lieu Glossaire 251 liste d effacement annulation de location d espace Liste de bo tes semi actives et de dossiers semi actifs effacer du syst me Ceci aura pour effet d annuler l utilisation de l espace pour des fins de facturation masque Un champ portant un masque signifie que vous devrez entrer vos donn es de fa on ce qu elles soient conformes aux crit res du masque La plupart des masques sont d finis dans le module Informations du client Crit res de masque Masque r gulier X tout caract re tout caract re sera transform en majuscule L tout caract re sera transform en minuscule x tout caract re premi re lettre de chaque mot sera transform en majuscule a alpha et et et A alpha et et et sera transform en majuscule alpha et et et sera transform en minuscule 4 chiffres seulement sans espace 9 chiffres et espaces seulement i chiffres et espaces et chiffres et espaces et et autres caract res eux m mes Exemple Un champ avec le masque 999 acceptera des valeurs comme celles ci comportant trois caract res 345 54 et 0 0
70. ac e e VERROUILL E la liste a t envoy e lectroniquement au centre documentaire et ne peut plus tre effac e ou modifi e moins d tre remise z ro avec le centre documentaire pour revenir l tat CREE ES e AUTORIS E la liste a t autoris e g n ralement par l envoi d une t l copie au centre documentaire et ne peut plus tre effac e ou modifi e e TRANSF R E la liste a t tranf r e et les documents qu elle contient ont t trait s Description Description de la liste courante Gestion de l inventaire 205 Pour Indique l utilisateur autoris qui a cr la liste Une liste ne peut tre modifi e ou effac e que par son cr ateur Approuv Indique la date laquelle la liste a t autoris e Transf r e Indique la date de traitement final de la liste Transf rer des documents semi actifs vers un autre lieu que le centre documentaire hors site 1 2 3 4 Cliquer sur Inventaire gt Listes de transfert de la Fen tre principale Cliquer sur Fichier gt Cr er une liste Entrer une description pour cette liste et cliquer sur le bouton Accepter Effectuer l une des op rations suivantes e Ajouter des articles en cliquant sur diter gt Ajouter articles Les documents ajout s doivent tre l tat DISPONIBLE e Retirer des articles en cliquant sur diter gt Enlever articles Il faut entrer un num ro pour indiquer o d buter dans la liste
71. acc s fo Disposition CONFIDENTIEL 20051281 FRE Intervalle oo Dossiers Oui Ancien num ro Date d entr el 1997 06 06 zoo OI Volume 120 I Vo te Champ 4 Champ 5 Champ6 Non i Fen tre du module Dossiers Gestion de l inventaire 133 amp Dossiers DEMO A Client Demo A DIX Fichier Vor Recherche diter Aide males 802 affureccce 212 Num ro 0000 PR AJOUT Propri taire Num roco 233493 D partement DOSSIERS DOSSIERS GENERAUX EJ Mots cl s Description EXEMPLE IMAGERIE Date d but 22 Datefin m Type GEN K Source ES E Champ 1 Po Champ 2 oOo Champ 3 Niveau d acc s Do Disposition NON CONFIDENTIEL 2008 0420 VARIABLE Intervalle Bo te o2 El Ancien num ro Date d entr e 2001 04 20 Date dererat Champ 20 gl Champs Num ro Champ alphanum rique obligatoire contenant un maximum de 20 caract res Ce champ contient le num ro assign la bo te ou au dossier Les valeurs suivantes 100 100 01 01 TB 00002 sont toutes des valeurs de bo te ou de dossier valides Pour obtenir un tri strictement num rique il faut s assurer d aligner les num ros droite avec des 0 comme suit 000001 000022 000133 Note Ce champ est optionnel pour le module Dossiers tat Ce champ n est pas modifiable Il indique l tat activit est aussi employ e dans le m me sens courant de la bo te ou du dossie
72. aces utilis s ou inutilis s pour des sections sp cifi es Module Rapports d activit s Ce module permet d afficher ou d imprimer les activit s qui ont eu lieu sur les bo tes ou les dossiers pour une p riode donn e Ce module permet galement d afficher et d imprimer des notes de retard pour tous les items sortis Les rapports suivants peuvent tre consult s et imprim s e activit s de toutes les bo tes et de tous les dossiers pour une p riode donn e activit s des bo tes et dossiers d un d partement pour une p riode donn e notes de retard pour une p riode donn e rapport des bo tes actives pour une p riode donn e et selon un nombre de sorties rapport des bo tes inactives pour une p riode donn e et selon leur date d entr e dans le syst me N Module Disposition interne Ce module aide g rer la disposition des documents actifs l interne Une liste de bo tes ou de dossiers rencontrant certains crit res est ainsi produite Une fois la liste produite il ne reste qu effectuer un traitement afin de compl ter la disposition Les listes produites sont tri es par emplacement afin de faciliter la cueillette Le rapport suivant peut tre consult et imprim e listes de cueillette pour les documents actifs disposer Survol du syst me 55 eu Ce module sert effectuer la disposition de bo tes semi actives entrepos es au centre documentaire hors site La disposition de docum
73. activit D une bo te D un type gt Sous d partement D partement Tous les dossiers Comme dans le cas des bo tes il faudra choisir un rapport la premi re fois choix Le rapport s affichera ou s imprimera peu de temps apr s S il s agit simplement de voir un rapport cliquer sur le bouton Fermer pour fermer la fen tre de rapport Gestion de l inventaire 153 Afficher ou imprimer la liste de toutes les bo tes ou de tous les dossiers sortis 1 Cliquer sur Inventaire gt Bo tes Dossiers de la Fen tre principale 2 Cliquer sur Fichier gt Voir rapport Imprimer rapport gt Dossiers sortis Bo tes sorties Une fen tre appara t Dossiers sortis xi Accepter C Par destinataire X Annuler C Pour un destinataire M Centre documentaire M A l interne 2 Aide 3 Indiquer si la liste doit tre tri e par date par destinataire ou pour un destinataire et indiquer s il s agit de voir les items sortis l interne ou sortis du centre documentaire 4 Le rapport s affichera ou s imprimera selon les crit res choisis 154 EDC Client Imagerie Survol Pour des raisons pratiques le module Imagerie est accessible partir du module Dossiers plut t que de la Fen tre principale Cela tient au fait que les documents sont num ris s directement dans un dossier L imagerie permet donc de num riser des documents dans un dossier et de faire la gestion compl te des images Il est galement possible de
74. ains caract res agissent comme s parateurs de mots ou de cha nes de caract res dans la recherche plein texte Pour comprendre leur fonctionnement en voici quelques exemples le texte et ou sera consid r comme deux mots et et ou et le num ro 1234 10 sera consid r comme deux cha ne de 176 EDC Client caract res 1234 et 10 car les caract res et agissent comme s parateurs Une liste de ces caract res est indiqu e un peu plus bas la rubrique Caract res s parateurs Type de recherche Champ associ une liste permettant de s lectionner le mode de recherche d sir Trouver tous les mots Les documents trouv s contiennent tous les mots entr s dans la zone de texte recherch Note Seuls les mots exacts sont trouv s Exemple vente ne trouvera pas ventes Trouver un de ces mots Les documents trouv s contiennent au moins un des mots entr s dans la zone de texte recherch Note Seuls les mots exacts sont trouv s Expression bool enne Les documents trouv s contiennent le r sultat de l expression bool enne entr e dans le champ Texte recherch Les expressions bool ennes prennent la forme suivante JEAN amp VENTE Il est possible de combiner les op rateurs on devra alors inclure les sous expressions entre parenth ses Le r sultat de l expression entre parenth ses sera d termin avant de poursuivre au prochain op rateur bool en Exemple
75. aire La fen tre suivante appara t Gestion des informations corporatives 105 D finitions de champs suppl mentaires s accepter Valeurs Champ Masque pr d fini Valeurs seulemer X Annuler AAmir Champ 20 1 Po00000000000000000 Li AI Champ 20 2 P900000000000000000 r El Aide Champ 20 3 P000000000000000000 ES Champ 20 4 PO00000000000000000 5 El Champ 20 5 PO00000000000000000 EA Champ 40 1 P000000000000000000 MA El Champ 40 2 Poo0000000000000000 A Ju 4 5 Entrer un masque pour le champ voulu dans l espace pr vu Note Un masque correspond une s rie de r gles que doit respecter la valeur d un champ 6 Cliquer sur le bouton l extr me droite du champ suppl mentaire pour entrer les valeurs qui seront disponibles dans une liste de consultation La fen tre suivante appara t indiquant les valeurs d j disponibles s il y a lieu 106 EDC Client Valeurs de r f rence A Accepter X Annuler Ajouter m ffacer e Pour ajouter une valeur cliquer sur le bouton Ajouter e Pour effacer une valeur cliquer n importe o sur la ligne effacer et cliquer sur le bouton Effacer e Pour modifier l ordre dans lequel appara tront les valeurs en s lectionner une et la d placer en cliquant sur les boutons Fl che haut ou Fl che bas 6 Pour sp cifier que le champ ne peut accepter que le
76. ar ordre du dictionnaire ce qui pourrait ressembler ceci 00001 00002 03 09 10 100 11 20 9 A 001 B 002 a 001 b 001 Il est important de noter que le num ro 100 appara t avant 11 et que toutes les lettres majuscules apparaissent avant les lettres minuscules Si vous souhaitez obtenir un tri strictement num rique il faut s assurer d aligner droite vos num ros avec des 0 comme 000001 000003 000222 001111 sans quoi vous aurez l ordre suivant 1 1111 222 8 type de livraison Les diff rents d lais de livraison que vous offre votre centre documentaire hors site 254 EDC Client Index A Acc s au logiciel 77 Adresses de livraison 236 afficher 127 aper u du module 50 fen tre du module 126 rapports 126 t ches 126 Anglais 75 76 90 Archivage hors site 35 concepts g n raux 35 Avery 95 tiquettes 144 B Barre 21 de boutons 21 de menu 18 de titre 18 d tat 18 Bo tes 90 92 95 133 148 149 153 170 172 173 186 188 198 199 200 201 205 206 210 211 227 228 229 232 235 afficher dossiers 148 ajouter l inventaire actif 137 ajouter l inventaire semi actif 138 aper u du module 52 effacer 141 fen tre du module 130 historique 148 imprimer tiquette 144 imprimer rapport 143 modifier l information 142 rapports 130 r activer l interne 146 r activer dans l inventaire semi actif 147 t ches 130 trouver 142 C Calendrier de cons
77. ara t contenant les formats d j d finis s il y a lieu 96 EDC Client tiquettes x Bote a Boite X Eermer i diter lt Ajouter format d tiquette de bo te Ajouter format d tiquette de dossier Effacer 3 Cliquer sur le bouton Ajouter format d tiquette de bo te pour diter les tiquettes de bo tes ou sur le bouton Ajouter format d tiquette de dossier pour les tiquettes de dossiers La fen tre suivante s ouvre comportant d j plusieurs lignes correspondant aux valeurs de d part d finies dans le syst me Gestion des informations corporatives 97 Nom CE Pouces Format Avery 5159 4 x 15 18 Num ro CD 0 03 4 Des lignes peuvent tre ajout es ou retir es si d sir et leurs param tres modifi s Chaque ligne correspond un l ment qui sera pr sent sur l tiquette e Pour ajouter un l ment sur l tiquette cliquer sur le bouton Ajouter e Pour effacer un l ment de l tiquette cliquer n importe o sur la ligne effacer et cliquer sur le bouton Effacer e Pour modifier les param tres d un l ment les colonnes d une ligne cliquer sur le param tre modifier et appliquer les changements voir le point 5 ci apr s e Pour voir un exemple de l apparence de l tiquette cliquer sur le bouton Voir La fen tre de rapport s ouvre 98 EDC Client E Iof X as a 4 DEMO A 179554 B
78. as Effectuer l indexation en lot de bo tes et de dossiers Cette proc dure ne sert qu la mise en place de la recherche plein texte pour un syst me contenant d j des bo tes et dossiers qui ne sont pas index s 1 Cliquer sur Inventaire gt Bo tes Dossiers de la Fen tre principale 2 Cliquer sur Fichier gt Indexation en lot Une fen tre appara t Gestion de l inventaire 179 g Indexation en lot D partement Accepter x Annuler Ajouter Effacer Q Voir Rechercher ia mi 3 Effectuer une recherche en cliquant sur le bouton Recherche ou ajouter manuellement des documents indexer en cliquant sur le bouton Ajouter 4 Cliquer sur le bouton Accepter Ajouter manuellement des mots cl s des bo tes et des dossiers Cette fonction n est pas inh rente au module Recherche plein texte mais aux modules Bo tes et Dossiers Voici de fa on plus d taill e les tapes suivre 1 Cliquer sur Inventaire gt Bo tes Dossiers de la Fen tre principale 2 Effectuer une recherche de bo te ou de dossier et conserver l cran l enregistrement d sir 3 Cliquer sur diter gt Mots cl s Une fen tre appara t 180 EDC Client S Mots cl s Jolki EERI J CL MENT DOSSIERS ASSURANCE ACTIFS MONTR AL USINE 3 5 1 COMPTE PAYABLE Note S il y a lieu la fen tre de rapport contiendra tous les mots d j
79. at Configurer le logiciel EDC pour la recherche plein texte La recherche plein texte ne s effectue que sur les documents qui ont t index s pr alablement Lors de l indexation des documents une liste d finie dans le module Information syst me peut servir viter l indexation des mots ind sirables tels que de pour le a etc Les zones sur lesquelles le logiciel EDC effectura l indexation des images peuvent 178 EDC Client galement tre d finies voir la rubrique D finir ou modifier un mod le ROC du module Informations du client Cette fonction est utile pour indexer automatiquement les num ros de facture qui se trouvent toujours au m me endroit sur une image par exemple Les documents peuvent tre index s de trois fa ons e Indexation automatique des documents lors de leur entr e dans EDC Dans le module Calendrier de conservation il suffit d activer pour les types de document d sir s les options Indexation auto des bo tes Indexation auto des dossiers ou Indexation auto des images Le mod le ROC qu utilisera EDC pour effectuer l indexation automatique peut galement tre sp cifi e Indexation manuelle d un document la fois Voir la rubrique suivante Ajouter manuellement des mots cl s des bo tes et des dossiers e Indexation en lot de plusieurs documents Voir la rubrique Effectuer l indexation en lot de bo tes et de dossiers un peu plus b
80. aux crit res de recherche Gestion de l inventaire 173 F Bo tes Num ro Activit 2 0001 DISPONIBLE 01 SORTI E Accepter 054 DISPONIBLE 055 DISPONIBLE x Annuler 056 DISPONIBLE 057 DISPONIBLE Ajouter 058 DISPONIBLE 059 DISPONIBLE Effacer 060 DISPONIBLE 061 DISPONIBLE Q Voir 062 DISPONIBLE 063 DISPONIBLE 064 DISPONIBLE 065 DISPONIBLE 066 DISPONIBLE 067 DISPONIBLE Description ii il 4 Pour ajouter des items cliquer sur le bouton Ajouter Dans le cas des dossiers sp cifier s ils doivent tre ajout s par description entrer le num ro ou la description s lectionner les items d sir s et cliquer sur le bouton Accepter Les items s lectionn s appara tront en surbrillance e Pour effacer des items s lectionner les items d sir s et cliquer sur le bouton Effacer 5 Cliquer sur le bouton Accepter Afficher ou imprimer le r sultat d une recherche 1 Cliquer sur Inventaire gt Recherches de la Fen tre principale 2 Effectuer une recherche voir la rubrique Rechercher des bo tes ou des dossiers du pr sent module 3 Cliquer sur Fichier gt Options de rapport gt Bo tes Dossiers pour choisir un rapport pr d fini ou modifier les champs du rapport pr sence et position 4 Cliquer sur Fichier gt Voir rapport Imprimer rapport gt Dossiers Bo tes puis s lectionner l une des options de menu disponible 174 EDC Client Rec
81. ccourci Alt R La m me m canique fonctionne aussi l int rieur d un menu cette fois on ne tape que la lettre soulign e sans la touche altern e On peut aussi se servir des fl ches de d placements du clavier pour s lectionner un article de menu et ensuite appuyer sur Entr e Ainsi pour afficher la liste de s lection en utilisant cette m thode il faut appuyer sur Alt R pour activer le menu Recherche puis sur S pour choisir l article de menu Scruter Alternativement il est possible d appuyer sur Alt R naviguer avec les fl ches jusqu l article voulu et presser Entr e Concepts g n raux 21 Barre de boutons Premier Aller au premier enregistrement Pr c dent Aller l enregistrement pr c dent Prochain Aller l enregistrement suivant Dernier Aller au dernier enregistrement diter Modifier l enregistrement courant Ajouter Ajouter un enregistrement Effacer Supprimer un enregistrement a Recherche Amorcer une recherche Num ro de bofte Index de recherche Choisir un index de recherche Accepter Accepter une action Annuler Annuler une action 22 EDC Client Touches de navigation Fl che haut Fl che bas Fl che gauche Fl che droite Maj Tab Tab Page suiv Page pr c D placer le curseur la ligne pr c dente D placer le curseur la ligne suivante D placer le curseur vers la gauche D placer le curseur vers la droite Passer au contr
82. cher ou imprimer la liste des emplacements sources 109 D partements 110 Survol 110 Champs 111 Ajouter ou modifier des d partements et des sous d partements 112 EDC Client Sp cifier la dur e de conservation associ e aux sous d partements 113 D sactiver des sous d partements 113 Transf rer des documents d un sous d partement un autre sous d partement du m me d partement 113 Transf rer des documents d un sous d partement un d partement autre que le leur 113 Afficher ou imprimer la liste des d partements incluant les sous d partements 114 Calendrier de conservation 115 Survol 115 Champs 116 Ajouter ou modifier un type de document 119 Transf rer des documents d un type de document un autre 119 Ajouter ou modifier des notes associ es un type de document 119 Ajouter ou effacer une ou plusieurs restrictions d un type de document 120 Voir les notes ou les restrictions associ es un type de document 121 Afficher ou imprimer la liste des types de document incluant les restrictions et la dur e de conservation 122 Restrictions 123 Survol 123 Champs 124 Ajouter ou modifier une restriction 124 Effacer une restriction 124 Voir ou imprimer les types de document associ s la restriction 125 Afficher ou imprimer la liste des restrictions 125 Adresses de livraison 126 Survol 126 Champs 127 Voir ou imprimer la liste des adresses de livraison 127 6 Gestion de l inventaire Aper
83. chives locales Sur disques amovibles Type d encodage Taille de l ant m moire Temps min en ant m moire lt xl CLIENT CB061029 75576E2A 64726F3A vyyyimmiad R gulier z R gulier CAEDCDERTIMAGES Non Non fe foo pos Taille maximale d image octets 1000000 Serveur d images Port Adresse SMTP Champs Site Il s agit du site des donn es Ce champ sera r gl CLIENT du c t de l organisation puisqu elle la version client du logiciel EDC et MAITRE du c t du centre documentaire hors site 82 EDC Client Num ro de s rie Ce num ro permet au support technique d identifier avec pr cision quelques param tres du logiciel Il faut modifier ce num ro lors du changement du nombre d usager ou du niveau de fonctionnalit du logiciel Cela se fait en lan ant le programme d dition de licence Masque de date Masque du format sous lequel les dates devront tre entr es dans le syst me T l phone de la R plication Num ro de t l phone utilis pour la synchronisation des donn es avec le centre documentaire hors site Nom du serveur EDC Adresse IP du serveur EDC utilis pour la synchronisation des donn es avec le centre documentaire hors site Cette adresse correspond habituellement au pare feu du centre documentaire Port Correspond au port TCP IP pour acc der au serveur EDC T l phone de service de nuit et Ext Num ro de t l pho
84. cliquer sur le bouton Sauver Envoyer des images de livraison un destinataire Au m me titre que les images de documents num ris s dans le module Imagerie il est possible d envoyer par courriel ou par t l copie des images de livraison rappel es du centre documentaire hors site voir la rubrique T l charger des images de livraison pour consultation un peu plus haut 1 Cliquer sur Commandes gt Images de livraison 2 Cliquer sur Fichier gt Envoyer par courriel T l copier 244 EDC Client Intervalle Pages Sujet Bordereaux manquants C Toutes 2 Courante r Notes C Pages Veuillez trouver ci joint les bordereaux t les livri 35006 35879 6 manquants pour les liriasons De fi et 36854 fe Format TIF Z Destinataire hom Juresser ipnone Mr Th riault 514 333 6666 Accepter X Annuler Aide 3 S lectionner les images qui doivent tre envoy es entrer les informations requises dans les divers champs et cliquer sur le bouton Accepter Les images sont automatiquement envoy es Note Il faut au pr alable sp cifier l adresse SMTP de l organisation voir la rubrique Champs du module Information syst me Glossaire 246 EDC Client D finitions centre documentaire hors site Lieu o sont entrepos s vos documents moins actifs Un centre documentaire hors site vous permet de conserver vos espaces de bureau pour vos documents plus fr quemm
85. contenu d une image Note L indexation des images peut se faire de fa on automatique Cette option doit cependant tre r gl e au pr alable voir la rubrique Champs du module Calendrier de conservation Si le type de dossier dans lequel les images sont num ris es est r gl Oui pour l indexation automatique des images alors ces derni res seront index es automatiquement au moment de leur sauvegarde Cliquer sur Fichier gt ROC et indexation du module Imagerie 2 Entrer l intervalle de pages num ris es laquelle s appliqueront la ROC et l indexation et cliquer sur le bouton Accepter 3 Le syst me proc de automatiquement selon les options d indexation ROC param tr es voir la rubrique suivante Une fois qu il a proc d il retourne la fen tre du module Imagerie Modifier les options d indexation ROC Certaines options pour l indexation ROC peuvent tre configur es Il est possible de sp cifier que la page enti re ou seulement une zone en particulier doit tre index e voir la rubrique D finir ou modifier un mod le ROC du module Informations du client de choisir la langue de reconnaissance du texte l angle de rotation du texte et l automatisation de l indexation lors de l enregistrement 1 Cliquer sur Fichier gt Option d indexation ROC du module Imagerie La fen tre des options d indexation appara t 162 EDC Client Option d indexation ROC xi M ROC et indexation auto
86. d partement le nombre d ann es de conservation des documents de ce sous d partement si la politique de conservation est par d partement et d finir si ce sous d partement est actif ou non puis cliquer sur le bouton Accepter 6 Cliquer sur le bouton Accepter du module pour enregistrer toutes les informations entr es ici Note Un sous d partement inactif ne peut tre associ un document De plus il faut d finir au moins un sous d partement car un d partement contient toujours un sous d partement dans la d finition d un document Gestion des informations corporatives 113 Sp cifier la dur e de conservation associ e aux sous d partements Voir la rubrique Ajouter ou modifier des d partements et des sous d partements D sactiver des sous d partements Voir la rubrique Ajouter ou modifier des d partements et des sous d partements Transf rer des documents d un sous d partement un autre sous d partement du m me d partement Cette op ration d placera tous les documents d un sous d partement un autre sous d partement d j existant Les documents sont ajout s au contenu du sous d partement cible et le sous d partement source n est pas effac 1 2 3 4 Cliquer sur Client gt D partements de la Fen tre principale Cliquer sur diter gt Transf rer gt Sous d partement sous d partement S lectionner le sous d partement source dans la fen tre qui s ouvre et c
87. d acc s divers modules Ce sont des profils d acc s Il suffit de s lectionner un ou plusieurs profils et de les attribuer l utilisateur pour qu il en poss de les droits Modules additionnels Champ associ une liste Il est possible d ajouter des droits d acc s des modules suppl mentaires g n ralement non compris dans les profils d acc s attribu s l utilisateur au champ pr c dent Actif ve Champ commut pouvant prendre les valeurs Oui ou Non Indique si cet utilisateur a acc s au syst me Lorsque la valeur de ce champ est Non cet utilisateur n appara tra plus dans la liste des utilisateurs lors du d marrage de EDC Mot de passe requis expiration mot de passe Indique si cet utilisateur doit entrer un mot de passe pour acc der au logiciel EDC et permet de r gler un d lai d expiration pour celui ci Note Lorsque la valeur du champ Mot de passe requis du module Informations du client est Oui le pr sent champ n a aucun effet 64 EDC Client Ajouter ou modifier un utilisateur 1 2 3 4 Cliquer sur Gestion gt Utilisateurs autoris s de la Fen tre principale e Pour ajouter cliquer sur sur le bouton Ajouter e Pour modifier s lectionner l utilisateur et cliquer sur le bouton diter Entrer les informations dans les champs appropri s voir la rubrique pr c dente pour plus de d tails Cliquer sur le bouton Accepter Note Pour retirer un utilisateu
88. d afficher ou d imprimer les informations sur les utilisateurs autoris s incluant leurs droits d acc s De nouveaux utilisateurs peuvent galement tre ajout s uf Rapport disponible e liste des utilisateurs autoris s Champs voir la rubrique suivante T ches Ajouter ou modifier un utilisateur D finir ou modifier les droits d acc s d un utilisateur D finir un mot de passe Afficher ou imprimer une liste des utilisateurs Fen tre du module 62 EDC Client Utilisateurs autoris s DEMO A Client Demo A Nom Riendeaiu Pr nom Michel IN D T l phone 999 888 7777 Ext 2222 Langue Fran ais D partement Tou s tes Bi Adresse de livraison Tou s tes EI Niveau d acc s B Groupes Fa Modules additionnels Expiration mot de passe fo jours Mot de passe requis Oui F Aucune expiratior ger au prochain usage Actif ve Oui Champs Nom Pr nom IN Champs permettant d identifier l utilisateur autoris IN Initiale du 2i me nom Nom d acc s Ce champ lorsqu il est remplie correctement permet un acc s direct EDC En effet si le nom employ par l utilisateur pour acc der Windows est entr dans ce champ alors EDC reconna tra automatiquement l utilisateur qui se sert du poste de travail Ce dernier n aura donc pas s identifier ou entrer son mot de passe pour ouvrir une session de EDC Un param tre interne doit cependant tre r gl
89. d effacer des commandes et de consulter les informations sur les commandes pr c dentes incluant leurs tats leurs destinataires et leurs dates de livraison Les items des commandes sont affich es un la fois Rapport disponible e liste de toutes les commandes ou des commandes rejet es Champs voir la rubrique suivante T ches Commander une bo te semi active ou un dossier semi actif Commande d un dossier semi actif qui n est pas en inventaire Retourner des bo tes ou des dossiers au centre documentaire hors site Voir l adresse de livraison de la commande s lectionn e Afficher ou imprimer la liste de toutes les commandes ou de celles rejet es Fen tre du module Circulation de l inventaire 231 f Commandes DEMO A Client Demo Fichier Vor Recherche Aide PEERI F Type de livraison R gulier Date d entr e 20010208 09 33 Date de livraison 20010208 F605 Requ te Fa Commande fso oo tat ACCEPT ES Raison du rejet o Destinataire EsTe Casier postal Num ro de boite Bi e046s Num ro de dossier pPo Dossier Non Description 1 0 CLOSED CLAIMS FILES m Champs Type de livraison M thode et d lai de livraison Les d lais pour la livraison sont tablis par le centre documentaire hors site Date d entr e Date et heure de fin de saisie de la commande Date de livraison Ce champ indique le moment de la livraison Il demeurera vide jusqu ce que
90. de ces bo tes pour confirmer le changement Une fen tre appara t Mot de passe Password Ea Riendeau Michel m x torur 9 Entrer le mot de passe puis cliquer sur le bouton Accepter Le syst me proc de la mise jour de l inventaire Les modifications sont visibles dans les modules Bo tes et Dossiers pour les documents concern s V rifier l int grit de bo tes et de dossiers Cette option permet de v rifier l int grit de la base de donn es Cela s av re tr s utile pour corriger des erreurs occasionn es par des pannes d ordinateur 1 Cliquer sur Inventaire gt Entretien de bo tes et dossiers de la Fen tre principale 2 Cliquer sur Fichier gt V rifier bo tes V rifier dossiers Une bo te de dialogue 222 EDC Client appara t demandant si le rapport doit tre imprim 3 Cliquer sur le bouton Oui si c est le cas Une fen tre s affiche alors D partement lt I lt I Type de document xl Date destruction Bo te Accepter 4 Cocher les options informations qui appara tront sur le rapport puis cliquer sur le bouton Accepter Le syst me affiche ou imprime automatiquement le rapport 5 Cliquer sur le bouton Fermer pour mettre fin au visionnement xI Auto cr er des dossiers imprim s 1 Cliquer sur Inventaire gt Entretient de bo tes et dossiers de la Fen tre principale 2 Cliquer sur Fichier gt Auto cr ation de dossiers IMPRIME Une bo te de dialogue appa
91. de son fonctionnement interne les modules Information du client Emplacements sources D partements Calendrier de conservation Restrictions et Adresses de livraison Toutes les informations compil es dans ces modules sont essentielles Ce sont elles qui param trent en grande partie le mode d organisation de conservation et de gestion des archives 86 EDC Client Informations du client Survol Ce module permet de param trer plusieurs l ments du logiciel EDC qui s appliqueront pour tous les utilisateurs Il est possible d ajouter et de configurer des rapports pr d finis ainsi que d finir lequel sera utilis par d faut Sans compter que ce rapport par d faut d termine de quelle fa on les listes de s lection et de visionnement de bo tes et de dossiers appara tront Le mod le des notes de retard peut galement tre modifi de m me que la langue de communication avec le centre documentaire peut tre d finie Enfin ce module permet de sp cifier la politique de conservation de d finir les masques pour les champs ntervalle et Emplacement interne de sp cifier si les d partements doivent tre associ s des types et de r gler diff rents types d int grit voir la d finition des masques dans le glossaire Champs voir la rubrique suivante T ches D finir les principaux param tres de gestion documentaire Cr er effacer et configurer les rapports sur mesure Choisir le rapport pa
92. des de la Fen tre principale 2 Cliquer sur Fichier gt Cr er une commande Un fen tre appara t 8 9 Circulation de l inventaire 233 S Commande DE Type de livraison Lis Accepter R gulier X Annuler Adresse de livraison Instructions sp ciales Dossier Dossier sans sum Retour de bo te __ Retour de bote Autre Effacer _Aecherche botes Recherche boites l Recherche dossiers Sp cifier le type de livraison en appuyant sur l une ou l autre des fl ches du bouton de commutation Sp cifier l adresse de livraison en appuyant sur le bouton de consultation Ajouter des instructions sp ciales cette commande en cliquant sur le bouton Instructions sp ciales Cliquer sur le bouton Ajouter Bo te ou sur le bouton Ajouter dossier Entrer un num ro d item ou une description pour indiquer o d buter dans la liste de s lection qui suivra Entrer le destinataire Cliquer sur le bouton Accepter et s lectionner les articles d sir s Cliquer sur le bouton Accepter Ajouter d autres articles en r p tant les tapes 6 7 et 8 10 Effacer des items de la liste en s lectionnant ceux ci et en cliquant sur le bouton Effacer 11 Acheter des bo tes du centre documentaire en cliquant sur le bouton Vente de bo te 12 Cliquer sur le bouton Accepter pour transmettre la commande 13 Une bo te de dialogue appara t indiquant les
93. divis e par d partement Lorsque les d partements sont associ s des types de document voir les modules nformations du client et Calendrier de conservation la liste de disposition est divis e par type de documents Voir ou imprimer le volume des bo tes disposer Cette op ration peut tre utile pour valuer les co ts de disposition des bo tes 1 Cliquer sur Inventaire gt Listes de disposition de la Fen tre principale 2 S lectionner la liste dont le volume des bo tes doit tre valu 3 Cliquer sur Fichier gt Voir volume Imprimer volume Note Ce rapport ne fournit que le volume des bo tes les dossiers ne sont pas inclus De plus lorsque l organisation est factur e par d partement le rapport est divis par d partement Lorsque les d partements sont associ s des types de 202 EDC Client document voir les modules nformations du client et Calendrier de conservation le rapport est divis par type de documents Gestion de l inventaire 203 Listes de transfert Survol Ce module sert transf rer les documents semi actifs du centre documentaire hors site vers un autre lieu Le transfert de documents comporte plusieurs phases dans lesquelles l autorisation et la v rification du travail sont importantes Le transfert de documents suit le m me processus que celui des listes de disposition voir la rubrique Survol du module Listes de disposition Les m
94. e Date de retrait Champ date en lecture seule poss dant un format modifiable Date laquelle la bo te ou le dossier a t retir de l inventaire Volume module Bo tes Champ num rique de format 999 9 Espace occup par la bo te en pied cube Vo te Case qui peut tre coch e pour indiquer que la bo te doit tre entrepos e dans la vo te Cela aura un impact au moment d attribuer un emplacement la bo te Emplacement module Bo tes Champ alphanum rique pouvant contenir 20 caract res Dans le cas des ditions active et num risation du logiciel EDC ce champ est associ une liste lorsque l item courant est dans l inventaire de documents actifs Les valeurs de cette liste sont d finies dans le module Emplacements internes Lorsque EDC est li avec un centre documentaire hors site ce champ est en lecture seule et indique la localisation de la bo te semi active au centre documentaire Si le centre documentaire hors site n utilise pas EDC le suivi des bo tes se fera en inscrivant dans ce champ l emplacement de la bo te au centre documentaire De plus EDC permet de suivre la circulation des bo tes par le module Circulation Ajouter une bo te active ou un dossier actif l inventaire 1 Cliquer sur Inventaire gt Bo tes Dossiers de la Fen tre principale Cliquer sur diter gt Ajouter l interne Entrer les informations dans les champs appropri s Les champs en rouge indiquent les champs obl
95. e 2 Cliquer sur Fichier gt Voir rapport Imprimer rapport 3 Le rapport s affiche ou s imprime selon les param tres d finis dans le syst me Gestion des informations corporatives 123 Restrictions Survol Une restriction sert emp cher un document semi actif poss dant un type restreint d tre mis par inadvertance sur une liste de disposition Ainsi tous les documents semi actifs d un type portant une restriction sont conserv s aussi longtemps que la restriction est en place moins qu ils ne soient mis sp cifiquement sur une liste de disposition Des listes de disposition comportant des restrictions sp cifiques peuvent galement tre produites partir du module Listes de disposition Ce module permet de modifier d afficher ou d imprimer les informations sur les restrictions et d ajouter ou d effacer des restrictions Une restriction doit tre associ e un type de document dans le module Calendrier de conservation Op 7 T H Le Rapport disponible e liste des restrictions Champs voir la rubrique suivante T ches Ajouter ou modifier une restriction Effacer une restriction Voir ou imprimer les types de document associ s la restriction Afficher ou imprimer la liste des restrictions Fen tre du module 124 EDC Client Restrictions IDEMO A4 Client Demo Fichier Voir Recherche diter Aide K amp Da S Restriction Code RESTRIC D
96. e 514 555 1122 T l copie 514 555 2211 Champs Emplacement Champ alphanum rique obligatoire de 10 caract res Indique le nom de l emplacement sources C est cette valeur qui appara tra dans la liste associ e au champ Source du module Bo tes Coordonn es des emplacements sources Champ alphanum rique optionnel Localisation de l emplacement sources Ajouter de nouveaux emplacements sources 1 Cliquer sur Client gt Emplacements sources de la Fen tre principale 2 Cliquer sur le bouton Ajouter 3 Entrer les donn es dans les champs appropri s et cliquer sur le bouton Accepter Gestion des informations corporatives 109 Effacer des emplacements sources 1 Cliquer sur Client gt Emplacements sources de la Fen tre principale 2 S lectionner l emplacement source effacer et cliquer sur le bouton Effacer 3 Confirmer l op ration en cliquant sur le bouton Oui de la bo te de confirmation qui appara t Modifier des emplacements sources 1 Cliquer sur Client gt Emplacements sources de la Fen tre principale 2 S lectionner l emplacement source modifier et cliquer sur le bouton diter 3 Modifier les donn es dans les champs voulus et cliquer sur le bouton Accepter Afficher ou imprimer la liste des emplacements sources 1 Cliquer sur Client gt Emplacements sources de la Fen tre principale 2 Cliquer sur Fichier gt Voir rapport Imprimer rapport 3 Le rapport s affiche l cran ou s imp
97. e sp cifier 4 Entrer un num ro de bo te ou de dossier ou une description si d sir dans le cas des dossiers pour indiquer o d buter dans la liste de s lection Une fen tre appara t indiquant en premier le num ro ou la description entr e 214 EDC Client Bo tes Num ro Activit Bije Description 0001 DISPONIBLE 100230 D TRUIT E 01 SORTI E 013 DISPONIBLE DISPONIBLE J2C DISPONIBLE 03 DISPONIBLE DISPONIBLE DISPONIBLE DISPONIBLE DISPONIBLE DISPONIBLE DISPONIBLE DISPONIBLE DISPONIBLE DISPONIBLE Ce ee om AIO ed PA met TEST DESTRUCTIO amp Accepter xX Annuler Voir Historique Notes mnt 5 S lectionner un ou plusieurs items avec la barre d espace ils apparaissent en surbrillance et cliquer sur le bouton Accepter La liste de tous les items s lectionn s appara t Gestion de l inventaire 215 amp Bo tes dition de champs xi f Accepter x Annuler ii Ajouter Effacer Q Voir Rechercher iel e Cliquer sur le bouton Ajouter pour ajouter d autres items la liste e S elctionner un article et cliquer sur le bouton Effacer pour le retirer de la liste e S lectionner un item et cliquer sur le bouton Voir pour avoir un rapport d taill de l item 6 Cliquer sur le bouton Accepter lorsque la liste est d fin
98. e S lectionner un groupe retirer cliquer sur le bouton Effacer de la fen tre pr c dente puis sur le bouton Oui de la bo te de dialogue qui appara t 7 Cliquer sur le bouton de consultation la droite du champ Modules additionnels La fen tre suivante appara t indiquant les modules additionnels d j attribu s l utilisateur 66 EDC Client Module Scrut diter Ajoute Effacer 2 SCRU EDITE AJOU EFFACER X Eermer diter Ajouter Effacer Note Les lettres la droite des noms de modules indiquent leurs droits d acc s S Scruter E Editer A Ajouter E Effacer e Cliquer sur le bouton Ajouter pour attribuer un module additionnel l utilisateur En s lectionner un parmis la liste qui devient disponible et cliquer sur le bouton Accepter de cette liste Le module additionnel ainsi ajout appara tra dans la fen tre pr c dente e S lectionner un module modifier et cliquer sur le bouton diter Proc der aux modifications e S lectionner un module retirer cliquer sur le bouton Effacer de la fen tre pr c dente pui sur le bouton Oui de la fen tre de confirmation Note Lors de l dition ou de l ajout de modules additionnels une fen tre appara t demandant de sp cifier les droits d acc s pour ce module 8 Cliquer sur le bouton Accepter de la fen tre du module lorsque termin D finir ou modifier le mot de passe d un utilisateur D finir un mot de passe 1 Cli
99. e droite de la souris et le s lectionner parmis la liste d roulante ou appuyer nouveau sur Ctrl Bksp et le s lectionner parmis la liste des modules ouverts de la Fen tre principale 26 EDC Client Quitter un module La commande qui permet de quitter un module est partout la m me appuyer sur les touches Alt F4 ou cliquer sur Fichier gt Quitter Concepts g n raux 27 Effectuer une recherche Les recherches s effectuent essentiellement de la m me fa on quel que soit le module 1 2 3 Identifier une information rechercher Acc der au module appropri c est dire le module D partements pour trouver un d partement le module Dossiers pour trouver un dossier etc Choisir un index de recherche en appuyant sur les touches Ctrl K et en utilisant les touches Fl che haut et Fl che bas ou en cliquant sur le bouton de consultation de l index de recherche pour d rouler la liste comme suit et se d placer avec le curseur amp Dossiers DEMO A Client Demo A Fichier Vor Recherche dier Aide DE 1 Num ro CD Num ro sou Propri taire ET DOSSIERS OOSSIERDate fin Num ro de dossier D partement Date destruction Num ro de dossier Description EXEMPLE IMAGERIE Date d entr e Num ro de dossier 11 Champ 1 Fra Date d but Lancer la recherche en cliquant sur le bouton Recherche ou sur Recherche gt Rechercher ou en appuyant sur le
100. e et autoriser par sa signature la section se rapportant son d partement y Champs voir la rubrique suivante T ches Produire automatiquement une liste de documents semi actifs disposer Produire manuellement une liste de documents semi actifs disposer Modifier une liste de disposition Voir les articles sur une liste de disposition Voir les notes d une liste de disposition Voir ou imprimer les documents disposer Voir ou imprimer le volume des bo tes disposer Gestion de l inventaire 197 Fen tre du module Listes de disposition DEMO A Client Demo A Fichier Voir Recherche diter Aide Num ro de liste 00233 TRAIT E Description Dec 12 1995 List Type de disposition Non confidentiel Pour Lemaire Jean Approuv e 1996 1009 Trait e 1996 1009 Champs Num ro de liste Num ro g n r par le syst me et identifiant la liste Un num ro comportant un ast risque indique que cette liste n a pas encore t envoy e au centre documentaire ou qu elle a t remise z ro afin d y apporter des changements tat Indique o en est la liste dans le processus de traitement CR E ES la liste est en cours de cr ation elle peut encore tre dit e ou effac e VERROUILLE E la liste a t envoy e lectroniquement au centre documentaire et ne peut plus tre effac e ou modifi e AUTORISE E la liste a t autoris e g
101. emble des champs se rapportant un article dans la base de donn es tel qu une bo te ou un dossier tat D TRUIRE L article est inscrit sur une liste de destruction au centre documentaire Suite la destruction d un article son tat deviendra D TRUIT E tat EFFACER L article est inscrit sur une liste d effacement annulation de location Apr s le traitement l tat de l article devient EFFACE E tat TRANSF RER L article est inscrit sur une liste de transfert Apr s le transfert l tat de l article devient TRANSFERE tat D TRUIT L article a t d truit tat D TRUIT INTERNE L article a t d truit de l inventaire de documents actifs l interne tat DISP INTERNE L article est disponible dans l inventaire de documents actifs l interne tat DISPONIBLE L article est disponible et peut tre command du centre documentaire tat EFFACE L article a t effac si vous tes li un centre d archivage hors site cela implique que l espace qui lui tait allou a t lib r et que vous ne serez pas factur cet effet Les bo tes sont g n ralement effac es parce qu elles ne reviendront pas au centre d archivage hors site Note les articles semi actifs effac s ne sont pas effac s du syst me informatique ils 250 EDC Client sont simplement marqu s EFFAC E ce qui signifie qu il est possible de r cup rer les historiq
102. ement Indique la politique de conservation Dans la majorit des cas les organismes ont une politique de conservation par type de document voir le module Calendrier de conservation Types par d partement Champ commut pouvant prendre les valeurs Oui ou Non Gestion des informations corporatives 89 Lorsque sa valeur est r gl e Oui les d partements sont associ s des types de document Ainsi il n est pas n cessaire d entrer de d partement lors de l ajout d une bo te ou d un dossier puisqu il sera automatiquement attribu en entrant le type de document L association d un d partement un type de document se d finit dans le module Calendrier de conservation Masque intervalle Champ alphanum rique D finition du masque du champ Intervalle que l on retrouve dans les modules Bo tes et Dossiers Masque d emplacement Champ alphanum rique d une capacit maximale de 20 caract res D finition du masque du champ Emplacement que l on retrouve dans les modules Emplacements internes Dossiers et Bo tes Ce champ permet de d finir la codification du syst me de rangement interne Note Le masque d emplacement devrait tre con u soigneusement de fa on refl ter l organisation physique du stockage Int grit de type Champ commut pouvant prendre les valeurs Oui ou Non Lorsque sa valeur est Oui indique que tous les dossiers contenus dans une bo te doivent tre du m
103. ende Les bo tes repr sentent des proc dures les fl ches continues un ordre d ex cution requis les fl ches pointill es un ordre sugg r et l absence de fl che signifie qu une proc dure peut se faire dans n importe quel ordre Survol du syst me 41 T ches reli es aux commandes Le service de commande permet de demander des bo tes ou des dossiers du site d archivage interne ou hors site Les commandes de documents semi actifs peuvent tre livr es au moment qui convient en fonction de l urgence de la demande et de toute autre pr f rence Toutes les commandes de documents semi actifs livr es la m me adresse en m me temps sont regroup es en une seule livraison afin de r duire les co ts de main d uvre li s la manutention des documents Si par exemple trois commandes sont entr es au cours de l apr s midi pour la m me adresse elles seront regroup es en une seule livraison r duisant ainsi les co ts de manutention et de transport 42 EDC Client Gestion lectronique des documents Le logiciel EDC version client permet de g rer un inventaire de documents actifs et semi actifs de m me que contr ler leur circulation sans avoir maintenir un lien lectronique permanent avec un centre documentaire hors site EDC s acquitte de cette t che en conservant deux copies de l information concernant les documents une au centre documentaire hors site et une l int rieur de l orga
104. ensuite transmises au centre documentaire hors site par le logiciel Client EDC Note Toute modification apport e un document semi actif d clenche une mise jour et se retrouve dans l historique du document Dans un environnement r seau le processus de synchronisation et de commande est le m me que celui d crit plus haut La seule diff rence est que ces t ches ne sont habituellement prises en charge que par un seul poste de travail Les logiciels Lanceur EDC Client EDC et R plicateur EDC ne sont actifs que sur ce poste de travail Survol du syst me 43 tats associ s la circulation des documents Voici une description des tats possibles que peuvent prendre des documents lors de leur circulation voir la repr sentation sch matique un peu plus loin D TRUIRE L article est inscrit sur une liste de destruction au centre documentaire Suite la destruction d un article son tat deviendra D TRUIT E EFFACER L article est inscrit sur une liste d effacement annulation d espace d entreposage Apr s le traitement l tat de l article devient EFFACE E TRANSF RER L article est inscrit sur une liste de transfert Apr s le transfert l tat devient TRANSFERE D TRUIT E L article a t d truit au centre documentaire hors site D TRUIT E INTERNE L article a t d truit directement au sein de l organisation DISPONIBLE L article est disponible et peut tre command
105. ent Afficher ou imprimer la liste des types de document incluant les restrictions et la dur e de conservation Fen tre du module 116 EDC Client a Calendrier de conservation DEMO A Client Demo A Fichier Vor Recherche diter Aide ument Type AP Description fran aise COMPTE PAYABLE Description anglaise ACCOUNTS PAYABLE Conservation Ann e s Mois Actif ve 12 1 Semi actif ve 5 60 Disposition Actif ve NON CONFIDENTIEL Semi actif ve NON CONFIDENTIEL Indexation Indexation auto botes Oui Indexation auto images oui Indexation auto dossit Oui Mod le ROC E Actif ve Oui Classifi e Non Restrictions EI valuation l gale valuation fiscale Champs Type Champ alphanum rique requis de 10 caract res Indique le nom du type de document C est cette valeur qui appara tra dans la liste associ es au champ Type dans les modules Bo tes et Dossiers Description fran aise et Description anglaise Ces champs sont optionnels et peuvent contenir 80 caract res alphanum riques Donne la description fran aise et anglaise du type de document Conservation Actif ve Champ num rique qui peut contenir 999 ann es ou 11 988 mois P riode de temps de conservation active pour les dossiers et les bo tes de ce type Gestion des informations corporatives 117 Semi Actif ve Champ num rique requis qui peut contenir 999 ann es ou
106. ent utilis s champ Zone r serv e d un cran de saisie pouvant contenir une information particuli re telle que par exemple la date d entr e et la description d une bo te champ alphanum rique et num rique Les plus courants Les champs num riques ne contiennent que des nombres alors que les champs alphanum riques peuvent aussi contenir des caract res de l alphabet champ associ une liste Ce champ ressemble aux champs num riques et alphanum riques de prime abord la diff rence que son contenu est valid partir d une liste Vous avez acc s un bouton de consultant affichant une liste des valeurs possibles Ce bouton fait appara tre une fen tre de toutes les valeurs possibles commen ant par la valeur entr e Vous pouvez vous d placer en utilisant les touches de navigation ou la souris pour faire une s lection parmi cette liste champ commut Ce champ contient un choix limit de r ponses possibles Vous pouvez passer d un choix l autre par la touche espace ou en cliquant sur l une ou l autre des fl ches du bouton double de choix c t du champ champ optionel Champ d une fen tre de saisie l cran qui peut demeurer vide champ requis Champ d une fen tre de saisie l cran qui ne peut demeurer vide Une fen tre de saisie ne peut tre compl t e tant que ses champs obligatoires ne contiennent pas de donn es champ unique Champ d une fen tre de saisie l cran qui ne peut conteni
107. ents est un processus d licat qui ne laisse auncune place l erreur C est pourquoi la marche suivre comporte plusieurs phases effectuer dans un ordre bien pr cis et dans lesquelles l autorisation et la v rification du travail sont tr s importantes Module Listes de disposition Les rapports suivants peuvent tre consult s et imprim s e liste des documents disposer e liste d autorisation des documents disposer e volume des bo tes disposer A anm Module Listes de transfert Ce module sert transf rer des documents du centre documentaire vers un autre lieu Les rapports suivants peuvent tre consult s et imprim s e liste des documents transf rer e liste d autorisation des documents transf rer e volume des bo tes transf rer Module Listes d effacement Ce module permet de retirer des bo tes ou des dossiers semi actifs de l inventaire Ceci aura pour effet d annuler l utilisation de l espace des fins de facturation Les informations des documents ne sont pas purg es du syst me il est donc possible de r activer un document sans perdre son historique d avant l effacement Les rapports suivants peuvent tre consult s et imprim s e liste des documents effacer e volume des bo tes effacer 56 EDC Client Module Entretien de bo tes et dossiers Ce module permet d effectuer les m mes modifications sur plusieurs bo tes ou sur plusieurs dossier
108. er des emplacements internes 1 Cliquer sur Client gt Emplacements internes de la Fen tre principale 2 S lectionner l emplacement effacer 3 Cliquer sur le bouton Effacer et confirmer l op ration Note Avant de proc der l effacement d un emplacement interne il faut s assurer qu il est vide sans quoi le syst me refusera de proc der et affichera automatiquement un message d erreur Indiquer qu un emplacement interne contenant des dossiers est complet 1 Cliquer sur Client gt Emplacements internes de la Fen tre principale 2 Cliquer sur Editer gt Editer 3 Modifier le champ Complet pour que sa valeur soit Oui pour plus de d tails voir la Gestion de l inventaire 185 rubrique Champs un peu plus haut Afficher ou imprimer la liste des emplacements internes incluant leur statut 1 Cliquer sur Client gt Emplacements internes de la Fen tre principale 2 Cliquer sur Fichier gt Voir rapport Imprimer rapport Une bo te de dialogue appara t Seulement les espaces non remplis Non Annuler 3 Cliquer sur le bouton Oui ou Non selon le type de rapport produire Une fen tre s affiche De x rer 4 Sp cifier l intervalle d emplacements pour lequelle le rapport sera produit puis cliquer sur le bouton Accepter 186 EDC Client Rapports d activit s Survol Ce module permet d afficher ou d imprimer les activit s pour les bo tes ou les dossiers ainsi que d
109. ermanent e NON CONFIDENTIEL Lors de la disposition les documents seront d truits de fa on non confidentielle e PERMANENT 118 EDC Client Les documents ne seront jamais d truits e R VISION Les documents seront plac s sur une liste afin de subir une v rification particuli re avant d tre d truits Indexation Indexation auto bo tes Champ commut pouvant prendre les valeurs Oui ou Non Lorsque la valeur est Oui toutes les bo tes de ce type de document seront index es lors d un ajout ou d une modification Indexation auto dossiers Champ commut pouvant prendre les valeurs Oui ou Non Lorsque la valeur est Oui tous les dossiers de ce type de document seront index s lors d un ajout ou d une modification Indexation auto des images Champ commut pouvant prendre les valeurs Oui ou Non Lorsque la valeur est Oui toutes les images de ce type de document seront index s lors de la sauvegarde de nouvelles images Mod le ROC Champ associ une liste Mod le qui sera utilis pour effectuer l indexation automatique des images Les mod les sont d finis dans le module nformations du client Actif ve Champ commut pouvant prendre les valeurs Oui ou Non Lorsque la valeur de ce champ est Non ce type devient inactif et ne peut tre associ des documents Classifi e Champ commut pouvant prendre les valeurs Oui ou Non Indique que les docu
110. ervation 122 aper u du module 50 fen tre du module 115 rapports 115 t ches 115 Centre documentaire 35 concepts g n raux 35 Centre documentaire qui n utilise pas EDC 229 Champs 30 175 183 197 204 209 231 239 Adresses de livraison 127 alphanum riques 31 associ s une liste 31 Bo tes 133 Calendrier de conservation 116 Commandes 231 commut s 31 D partements 111 Dossiers 133 Dossiers sans suivi 239 Emplacements internes 183 Emplacements sources 108 Groupes d utilisateurs 71 Information du client 88 Information syst me 81 Journal d acc s 78 libell 18 Listes de d effacement 209 Listes de destruction 197 116 119 120 121 Champs 30 175 183 197 204 209 231 239 Listes de transfert 204 num riques 31 Recherche plein texte 175 Restrictions 124 Textes fran ais et anglais 75 types 31 Utilisateurs autoris s 62 Circulation 57 aper u du module 57 Circulation des documents 43 Client EDC 42 Code barres 144 Commander 227 228 229 231 232 234 235 236 Commander 236 Commandes 57 aper u du module 57 fen tre du module 230 notions 35 rapports 230 t ches 230 t ches reli es 226 t ches reli es aux 41 Commandes internes 227 228 229 Configuration 90 param tres de gestion documentaire 90 Conservation 113 Conventions 16 CR ES 197 D D marrage rapide 14 D partements 111 112 113 114 aper u du module 50 fen tre du module 110
111. es images par courriel 163 Envoyer des images par t l copie 164 Importer des images 165 Exporter des images 166 Copier ou coller des images 166 EDC Client Voir les informations d une image 167 Modifier une image 168 Recherches 170 Survol 170 Rechercher des bo tes ou des dossiers 170 Ajouter ou effacer des bo tes ou des dossiers du r sultat d une recherche 172 Afficher ou imprimer le r sultat d une recherche 173 Recherche plein texte 174 Survol 174 Options de recherche 175 Rechercher des bo tes des dossiers et des images 177 Afficher ou imprimer le r sultat d une recherche 177 Configurer le logiciel EDC pour la recherche plein texte 177 Effectuer l indexation en lot de bo tes et de dossiers 178 Ajouter manuellement des mots cl s des bo tes et des dossiers 179 Liste des caract res s parateurs 180 Emplacements internes 182 Survol 182 Champs 183 Ajouter ou modifier des emplacements internes 184 Effacer des emplacements internes 184 Indiquer qu un emplacement interne contenant des dossiers est complet 184 Afficher ou imprimer la liste des emplacements internes incluant leur statut 185 Rapports d activit s 186 Survol 186 Afficher ou imprimer un rapport d activit de bo tes ou de dossiers 186 Afficher ou imprimer des notes de retard 188 Afficher ou imprimer un rapport de bo tes actives ou inactives 188 Disposition interne 191 Survol 191 Champs 191 Produire une liste de c
112. es notes de retard bo tes et dossiers sortis pour une p riode donn e EA Rapports disponibles activit s de toutes les bo tes et de tous les dossiers pour une p riode donn e activit s des bo tes et dossiers d un d partement pour une p riode donn e notes de retard pour une p riode donn e rapport des bo tes actives pour une p riode donn e et selon un nombre de sorties rapport des bo tes inactives pour une p riode donn e et selon leur date d entr e dans le syst me T ches e Afficher ou imprimer un rapport d activit pour des bo tes ou des dossiers e Afficher ou imprimer des notes de retard e Afficher ou imprimer un rapport de bo tes actives ou inactives Afficher ou imprimer un rapport d activit de bo tes ou de dossiers 1 Cliquer sur Inventaire gt Rapports d activit s de la Fen tre principale 2 Cliquer sur Fichier gt Options de rapport gt Bo tes Dossiers et choisir un rapport pr d fini ou modifier les champs du rapport pr sence et position 3 Cliquer sur Fichier gt Voir Imprimer gt Activit s des bo tes Activit s des dossiers Une bo te de dialogue appara t permettant de sp cifier si le rapport concerne tous les documents ou uniquement ceux d un d partement Gestion de l inventaire 187 2 D un d partement ne Annuler 4 Cliquer sur le bouton Oui si d sir pour ouvrir la liste des d partements en s lectionner un puis cliquer sur le bouton Accepter
113. escription fran aise RESTRICTION Description anglaise RESTRICTIONS Champs Code Champ alphanum rique obligatoire pouvant contenir 10 caract res Il s agit de la d nomination code de la restriction C est cette valeur qui appara tra dans la liste associ e au champ Restrictions du module Calendrier de conservation Description fran aise Description anglaise Champ alphanum rique obligatoire pouvant contenir 80 caract res Indique la description de cette restriction en fran ais et en anglais Ajouter ou modifier une restriction 1 Cliquer sur Client gt Restrictions de la Fen tre principale 2 e Pour ajouter cliquer sur le bouton Ajouter Pour modifier s lectionner la restriction voulue puis cliquer sur le bouton diter 3 Entrer les information voulues dans les champs appropri s 4 Cliquer sur le bouton Accepter pour enregistrer l ajout ou les changements Effacer une restriction 1 Cliquer sur Client gt Restrictions de la Fen tre principale 2 S lectionner la restriction effacer et cliquer sur le bouton Effacer Note Une restriction doit tre retir e de tous les types de document qui la contiennent Gestion des informations corporatives 125 avant de pouvoir tre effac e Voir ou imprimer les types de document associ s la restriction 1 Cliquer sur Client gt Restrictions de la Fen tre principale 2 S lectionner la restriction et cliquer sur Voir gt Type de document
114. et que le module Dossier n est pas disponible dans l dition semi active bo tes Ces modules permettent de consulter ou de modifier les informations des bo tes ou des dossiers incluant leurs notes ou leur historique De plus si le contenu d une bo te a t inventori il est galement possible d obtenir la liste des dossiers qu elle contient Finalement ces modules permettent d ajouter et d effacer des bo tes et des dossiers ou encore d imprimer des tiquettes avec code barres pour de nouveaux documents y Rapports disponibles e liste de toutes les bo tes e par num ro par ancien num ro par description par d partement par sous d partement par activit par propri taire par type par champ 1 par champ 2 ou par champ 3 e d un d partement d un sous d partement d une activit ou d un type e liste des bo tes sorties par date par un destinataire ou pour un destinataire e information d taill e de chaque bo te e liste de toutes les bo tes par date d entr e Rapports disponibles e liste de tous les dossiers e par num ro par description par propri taire par champ 1 par champ 2 par champ 3 par date d entr e ou par date de disposition e d un d partement d un sous d partement d une activit d une bo te d un type pour un sous d partement d un type pour un d partement ou d un type pour tous Gestion de l inventaire 131 les dossiers e liste de tous les dossiers sortis e i
115. eurs autoris de la liste Son nom n appara tra plus dans le choix des noms lors de l ouverture de la prochaine session de EDC Note Il n est pas n cessaire d entrer nouveau l utilisateur et toutes les informations le concernant pour l autoriser r utiliser le syst me Il suffit simplement de le r activer en r glant le champ Actif ve Oui Gestion du logiciel EDC 69 Afficher ou imprimer une liste des utilisateurs 1 Cliquer sur Gestion gt Utilisateurs autoris s de la Fen tre principale 2 Cliquer sur Fichier gt Voir rapport Imprimer rapport 3 Le rapport s affichera ou s imprimera directement Note Il est possible de voir ou d imprimer le rapport avec ou sans les usagers inactifs et de sortir le rapport par d partement ou par ordre alphab tique des noms de famille des usagers 70 EDC Client Groupes d utilisateurs Survol Ce module permet de modifier d afficher ou d imprimer les informations sur les profils d utilisateurs incluant leurs droits d acc s De nouveaux profils d utilisateurs peuvent aussi tre ajout s Cette fonctionnalit acc l re de beaucoup la cr ation de nouveaux utilisateurs autoris s ayant tous les m mes profils il suffit de les inclure dans un groupe et ils poss deront les droits d acc s de ce groupe Rapport disponible e liste des groupes d utilisateurs Champs voir la rubrique suivante T ches e Ajouter ou modifier un groupe d utilisateurs
116. ge hors site ou non C est pourquoi le syst me doit pouvoir fournir tout moment l tat d un dossier ou d une bo te les informations les concernant etc II est quelques notions d archivage hors site qui expliquent l importance des modules du logiciel li s l inventaire Pour permettre le suivi pr cis de tous les dossiers et bo tes au centre d archivage hors site chaque item est normalement identifi par une tiquette portant un code barres unique Un lecteur automatique permet de le lire chaque entr e et sortie du site d entreposage Les mouvements sont alors conserv s individuellement et enregistr s par le syst me dans l historique de chaque item assurant ainsi le suivi complet des bo tes et dossiers Quant aux dossiers non inventori s d une bo te ils peuvent toujours tre command s comme dossiers sans suivi et contr l s de fa on limit e L ajout de nouvelles bo tes ou de nouveaux dossiers l inventaire peut tre fait directement partir du logiciel EDC qui imprimera les tiquettes avec code barre De m me le retrait de bo tes de l inventaire est parfois n cessaire pour diverses raisons Le syst me permet alors de cr er des listes de disposition Apr s approbation les bo tes contenues dans ces listes sont dispos es selon le mode choisi destruction transfert effacement etc Sans compter que ces listes peuvent tre cr es un l ment la fois M me proc dure pour une bo te ou un dos
117. hamps pour plusieurs items simultan ment 212 Transf rer le contenu des champs de plusieurs items simultan ment 218 V rifier l int grit de bo tes et de dossiers 221 EDC Client Auto cr er des dossiers imprim s 222 7 Circulation de l inventaire Aper u 226 Circulation 227 Survol 227 Faire sortir des documents actifs ou semi actifs lorsque non r pliqu 227 Retourner des documents actifs ou semi actifs lorsque non r pliqu 228 Suivre le mouvement des documents semi actifs quand le centre documentaire hors site n utilise pas EDC 229 Afficher ou imprimer les listes de cueillette et de reclassement 229 Commandes 230 Survol 230 Champs 231 Commander une bo te semi active ou un dossier semi actif 232 Commander un dossier semi actif qui n est pas en inventaire 234 Retourner des bo tes ou des dossiers au centre documentaire hors site 235 Voir l adresse de livraison de la commande s lectionn e 236 Afficher ou imprimer la liste de toutes les commandes ou de celles rejet es 236 Dossiers sans suivi 237 Survol 237 Champs 239 Afficher ou imprimer un rapport de tous les dossiers sans suivi 239 Retirer un dossier sans suivi de l inventaire du centre documentaire hors site 239 Images de livraison 241 Survol 241 Rechercher consulter et imprimer un bon de livraison 242 Exporter des images de livraison 243 Envoyer des images de livraison un destinataire 243 8 Glossaire Tables des mati res
118. herche plein texte Survol Ce module permet de trouver des bo tes des dossiers et des documents num ris s de fa on tr s rapide en cherchant parmi toutes les informations concernant chaque enregistrement Le r sultat des recherches est imprimable Rapports disponibles e liste des bo tes trouv es e liste des dossiers trouv s e liste des images trouv es Options de recherche voir la rubrique suivante T ches Rechercher des bo tes des dossiers et des images Afficher ou imprimer le r sultat de la recherche Configurer EDC pour la recherche plein texte Indexation en lot de bo tes et de dossiers Fen tre du module Gestion de l inventaire 175 Recherche plein texte Of x Fichier Aide ms Trouver tous les mots Page g Rechercher Page suivante Page pr c dente L gende recherche bool enne A amp B et A B ou IA sauf A amp IB C sous expression Options de recherche Zone de texte recherch R gion permettant d entrer les informations recherch es Note Les caract res en majuscule ne trouveront que les expressions contenant la majuscule alors que la minuscule trouvera les deux formes de la lettre La m me logique s applique aux caract res accentu s Ainsi si la recherche porte sur du les r sultats de recherche incluront tous les documents contenant du Du DU dU d D DU dU Note Cert
119. ifier le masque et les valeurs voir la d finition des crit res de masque dans le glossaire 3 Effectuer l une des op rations suivantes Pour rendre un champ obligatoire lors de la saisie cocher la case Requis du champ correspondant Pour d sactiver un champ cocher la case Inactif du champ correspondant Pour qu un champ soit optionnel ne cocher ni la case Requis ni la case Inactif 4 Pour r gler l ordre de tabulation des champs qui sera suivi lors de la saisie positionner les champs en les s lectionnant et les d pla ant l aide des boutons Fl che haut et Fl che bas 104 EDC Client Ajouter des champs suppl mentaires au module Dossiers 1 Cliquer sur Client gt Informations du client de la Fen tre principale 2 Cliquer sur diter gt D finitions de champs gt Dossier La fen tre suivante appara t S D finitions de champs Dossier Accepter X Annuler fe fie HO Plus i Fe A x R A N RE AA A i X Note Le libell original du champ indique sa capacit Par exemple Champ 20 1 indique que ce champ peut contenir un maximum de 20 carat res 3 Pour ajouter un champ suppl mentaire d cocher Inactif puis si d sir cocher Requis 4 Cliquer sur le bouton Plus pour sp cifier le masque du champ suppl mentaire et les valeurs qui seront disponibles dans la liste de consultation voir la d finition des crit res de masque dans le gloss
120. igatoires Cliquer sur le bouton Accepter R p ter les tapes 3 et 4 aussi souvent que n cessaire Cliquer sur le bouton Annuler pour terminer Imprimer des tiquettes de codes barres pour les documents nouvellement entr s voir la rubrique s y rapportant un peu plus loin N NOCA Il existe une autre alternative pour ajouter des dossiers actifs l inventaire En effet partir du module Entretient de bo tes et dossiers il est possible d auto cr er des dossiers imprim s voir la rubrique Auto cr er des dossiers imprim s L auto cr ation de dossiers imprim s a pour cons quence de cr er des dossiers dans l inventaire dont l tat est IMPRIM Ces dossiers peuvent alors tre ajout s l inventaire actif de la fa on suivante 1 Cliquer sur Inventaire gt Dossiers de la Fen tre principale 138 EDC Client 2 Rechercher un dossier auto cr par son num ro de code barre visible sur l tiquette qui s est imprim e au moment de l auto cr ation voir la rubrique Trouver une bo te ou un dossier un peu plus bas Note La recherche peut galement se faire par num ro puisque le num ro de code barre du dossier lui t attribu par d faut comme num ro de dossier 3 Cliquer sur diter gt diter Les informations relatives au dossier peuvent alors tre modifi es 4 Entrer un nouveau num ro pour le dossier dans le champ Num ro si d sir 5 Entrer le num ro
121. ik d p ubk par cete ditim sukmert si k chent est pli moduk nm diporbk pour cette dition sentactiwe ate DA aa i a akakana Koi KKG KK Ko kanika E D DA 4 4 4 H 7 4 0 4 7 KADOK 7 A dition Nun riaton CRSRSRS RS 7 4 7 A 1 D PT A AU a DA 4 4 F1 A Bienvenue 13 14 EDC Client D marrage rapide Le logiciel EDC vient d tre install il est donc temps d explorer ce nouvel environnement Cette visite guid e d une dur e approximative de 15 minutes sera un premier contact avec EDC Cet exercice consistera trouver les informations de la bo te portant le num ro 0105 ou tout autre bo te dans l inventaire la fin quiconque sera en mesure e de s identifier aupr s du syst me e de naviguer dans l application e d effectuer une recherche Pour d buter l ordinateur doit tre ouvert et il faut se trouver dans une session Windows II faut galement entrer un nom d utilisateur et un mot de passe personnel optionnel Visite guid e 1 Rep rer l icone de EDC et double cliquer sur celui ci avec le bouton de gauche de la souris 2 S lectionner un nom d usager et cliquer sur le bouton OK 3 Entrer un mot de passe et cliquer sur le bouton OK L cran de la Fen tre principale appara t et le syst me est pr t recevoir les demandes 4 Les informations concernant les bo tes se trouvent dans l onglet Inventaire Avec la souris clique
122. index s pour cet enregistrement 4 Cliquer sur le bouton Implicite pour ajouter tous les mots de l enregistrement courant ou entrer les mots cl s dans la zone de texte 5 Cliquer sur le bouton Accepter Note ll est possible de copier et de coller le contenu d un fichier dans la zone d dition des mots cl s Une autre fa on de proc der qui fait r f rence la rubrique Modifier l information relative une bo te ou un dossier consiste diter la bo te ou le dossier voulu puis cliquer sur le bouton Mots cl s situ la droite du champ D partement dans les modules Bo tes et Dossiers Liste des caract res s parateurs Voici une liste de tous les caract res s parateurs utilis s pour s parer des mots ou des cha nes de caract res na lt gt il lit amp q e O Y 3 1 o 1 2 3 a Gestion de l inventaire Note L espace entre deux mots constitue galement une s paration 181 182 EDC Client Emplacements internes Survol Ce module permet de d finir les emplacements qui seront utilis s pour ranger les bo tes et les dossiers actifs l int rieur de l organisme De plus il est possible de produire un rapport des emplacements internes afin de v rifier l exactitude des espaces disponibles Rapport disponible e liste des emplacements internes et de leurs statuts Champs voir la rubrique suivante T ches Ajouter ou modifier
123. irculation des documents l interne e de cr er des listes de disposition et de transfert pour des documents actifs e e de transf rer des dossiers actifs dans des bo tes de transf rer des documents actifs au centre d entreposage hors site dition num risation Cette dition ajoute la gestion des documents num ris s l dition pr c dente L dition num risation permet essentiellement e de num riser et g rer des images e d entreposer hors site des images dans une vo te lectronique d entreposer localement des images sur disque laser ou sur des syst mes de fichiers volumineux e d effectuer de la Reconnaissance Optique de Caract res ROC e d effectuer de la ROC par zone e d indexer par zone Gestion de EDC Utilsaeus Loupe d utilisateurs Textes fan ais et anglai Jourre ld acc s Inbrmtbnsyst me Gestion des inb rmations comporaikes Inbrmatir du client Enp Lcements souross D partements L alendrier de comervaton Restictons Ldesses de lmvrakon Gestion de Pimentai Bo tes Dossiers Imigere Recherches Recherche plen Exte Enp lcements intemes Rapports d activit s Disposition Lists de des action Lists de tansfert Lists d efficenent Entretient de bo tes et dossiers RS RE Cculati L onmmandes Dossiers sans suri ditionsemi dition active bo tes 7 A 0 0 0 BEII I Ko Dpt 1 4 CREER 7 4 X moduk dp ublk par cette dition R mod
124. iser les menus 20 Barre de boutons 21 Touches de navigation 22 Raccourcis clavier 23 Lancer un module 24 Utiliser plusieurs modules simultan ment 25 Quitter un module 26 Effectuer une recherche 27 Utiliser les rapports 28 Utiliser les listes 29 Modifier les informations l cran 30 Types de champ 31 Quitter le programme 32 3 Survol du syst me Aper u 34 Notions g n rales d archivage hors site 35 Implantation et gestion du syst me 37 T ches reli es l inventaire 39 T ches reli es aux commandes 41 EDC Client Gestion lectronique des documents 42 tats associ s la circulation des documents 43 La fen tre principale 46 Modules associ s la gestion du logiciel EDC 48 Modules associ s la gestion des informations corporatives 50 Modules associ s la gestion de l inventaire 52 Modules associ s la circulation de l inventaire 57 4 Gestion du logiciel EDC Aper u 60 Utilisateurs autoris s 61 Survol 61 Champs 62 Ajouter ou modifier un utilisateur 64 D finir ou modifier les droits d acc s d un utilisateur 64 D finir ou modifier le mot de passe d un utilisateur 66 Effacer un utilisateur 68 Afficher ou imprimer une liste des utilisateurs 69 Groupes d utilisateurs 70 Survol 70 Champs 71 Ajouter ou modifier un groupe d utilisateurs 71 D finir ou modifier les droits d acc s d un groupe d utilisateurs 72 Effacer un groupe d utilisateurs 73 Afficher ou imp
125. itivement pr te Une fen tre appara t diff rente selon l option choisie en 2 dition de champs pour des bo tes ou pour des dossiers 216 EDC Client r l D partement E l Type H F Source E l Champ 1 l Champ 2 l Champ 3 F Niveau d acc s CE M Date d but 77 l Date fin E F Intervalle F Volume 0 10 l Description M Vo te Non Pour bo tes en PRE AJOUTS seulernei F Verrouiller les donn es de dispositions ces valeures ou m X Annuler Aide Gestion de l inventaire 217 e l D partement D E l Type pu F Source El l Champ 1 l Champ 2 l Champ 3 M Niveau d acc s EP M Da ted but 77 l Date fin EZ F Intervalle l Description Plus M Verrouiller les donn es de dispositions ces valeures X Annuler Aide Note En cliquant sur le bouton Plus la fen tre suivante appara t et permet d diter galement les champs suppl mentaires pour les dossiers 218 EDC Client M Champ 20 1 x a 7 Cocher les champs modifier et entrer une description une date ou tout autre information requise et cliquer sur le bouton Accepter Le syst me proc dera automatiquement la mise jour des champs modifi s pour toutes les bo tes ou tous les dossiers s lectionn s pr c demment Transf rer le contenu des champs de plusieurs items simultan ment 1 Cliquer sur Inventaire gt Entretien de bo te
126. ives l icone de ce logiciel se trouve dans le m me groupe que celui du logiciel EDC Sinon les licences mortes se lib rent apr s douze heures Rapport disponible e journal d acc s Champs voir la rubrique suivante T ches e Mettre fin une session active e Afficher ou imprimer le journal d acc s Fen tre du module 78 EDC Client Journal d acc s IDEMO A Client Demo A OI X Fichier Recherche diter Aide l a gt a z a Utilisateur Lemaire Jean Actif ve Non D but 2001 04 30 15 55 Actif ve Date Heure 1 Fin 2001 04 30 16 04 Champs Utilisateur Indique le nom de l utilisateur Actif ve Indique si l utilisateur se sert pr sentement du logiciel EDC D but et Fin Date et heure de d but et de fin de l utilisation Mettre fin une session active Comme cela a t mentionn pr c demment dans le cas o une session est devenue morte suite l interruption inattendue de l ordinateur il est possible d y mettre un terme 1 Cliquer sur Gestion gt Journal d acc s de la Fen tre principale 2 S lectionner la session morte d sir e en les faisant d filer l aide de la barre de boutons ou effectuer une rechercher en entrant les informations requises selon l index de recherche choisi 3 Cliquer sur diter gt Terminer une session Note Un rappel dans le cas o toutes les licences d utilisation sont utilis es suite
127. laisser en blanc et cliquer sur le bouton Accepter Transf rer des documents d un type de document un autre Cette op ration permet de transf rer tous les documents d un type de document un autre type 1 Cliquer sur Client gt Calendrier de conservation de la Fen tre principale 2 Cliquer sur diter gt Transf rer 3 S lectionner le type de document source dans la fen tre qui s ouvre et cliquer sur le bouton Accepter 4 S lectionner le type de document cible dans la fen tre qui s ouvre et cliquer sur le bouton Accepter Note Cette op ration peut prendre un certain temps lorsque le type de documents concern contient de nombreux documents Ajouter ou modifier des notes associ es un type de document 1 Cliquer sur Client gt Calendrier de conservation de la Fen tre principale 2 S lectionner le type de document auquel une note doit tre ajout e ou modifi e 3 Cliquer sur diter gt Notes Une fen tre appara t 120 EDC Client FE Notes Of x a x ro V accepter f X Annuler Reduit 110 mois le 30 juillet 97 4 Entrer ou modifier les notes et cliquer sur bouton Accepter Ajouter ou effacer une ou plusieurs restrictions d un type de document 1 Cliquer sur Client gt Calendrier de conservation de la Fen tre principale 2 S lectionner le type de document auquel des restrictions doivent tre associ es 3 Cliquer sur le bouton diter 4 Cliquer sur le bouton de consul
128. liquer sur le bouton Accepter S lectionner le sous d partement cible dans la fen tre qui s ouvre et cliquer sur le bouton Accepter Note Cette op ration peut prendre un certain temps si le sous d partement source contient de nombreux documents Transf rer des documents d un sous d partement un d partement autre que le leur Cette op ration ne fera que d placer un sous d partement d un d partement un autre Le d partement cible ne doit pas poss der un sous d partement du m me nom que le sous d partement source Le sous d partement source sera effac Ainsi par exemple le sous d partement Rochefort peut tre d plac du d partement Affaires courantes au d partement Affaires class es 1 2 3 4 Cliquer sur Client gt D partements de la Fen tre principale Cliquer sur diter gt Transf rer gt Sous d partement d partement S lectionner le sous d partement source dans la fen tre qui s ouvre et cliquer sur le bouton Accepter S lectionner le d partement cible dans la fen tre qui s ouvre et cliquer sur le bouton Accepter Note Cette op ration peut prendre un certain temps si le sous d partement source contient de nombreux documents 114 EDC Client Afficher ou imprimer la liste des d partements incluant les sous d partements 1 Cliquer sur Client gt D partements de la Fen tre principale 2 Cliquer sur Fichier gt Voir rapport Imprimer rapport 3 Le ra
129. liquer sur le bouton Accepter Conversion de format X Noir et blanc 16 tons de gris C 256 tons de gris X Annuler C 16 couleurs c o 7e O 256 couleurs Couleur vraie Aide l Diffusion d erreur M Optimiser palette 3 Une fen tre s affiche apr s qu un type de modification ai t choisi et param tr Entrer l intervalle de pages pour laquelle les changements s appliquent et cliquer sur le bouton Accepter 170 EDC Client Recherches Survol Ce module permet de trouver des bo tes et des dossiers par de nombreux crit res et d afficher ou d imprimer le r sultat de ces recherches Ce module sert galement produire des rapports sur mesure de bo tes et de dossiers Rapports disponibles e liste des bo tes par num ro par description par date d entr e par date de disposition par date de d but par date de fin par ancien num ro par propri taire par emplacement source par champ 1 par champ 2 ou par champ 3 e liste des dossiers par num ro par description par date d entr e par date de disposition par date de d but par date de fin par propri taire par champ 1 par champ 2 ou par champ 3 T ches e Rechercher des bo tes ou des dossiers e Ajouter ou effacer des bo tes ou dossiers au r sultat d une recherche e Afficher ou imprimer le r sultat de la recherche Rechercher des bo tes ou des dossiers 1 Cliquer sur Inventaire gt Recherches de la Fe
130. livraison dans la fen tre qui s ouvre puis cliquer sur le bouton Accepter 5 Une bo te d tat appara t indiquant que le syst me proc de au t l chargement des images depuis le centre documentaire hors site 4 La premi re page num ris e du bon de livraison choisi s affiche alors l cran Pour Circulation de l inventaire 243 consulter les pages suivantes de ce bon de livraison cliquer sur le bouton de commutation situ droite de Page de la barre de bouton Note Consulter les images de livraison s av re parfois tr s utile comme losqu une livraison comporte des dossiers livrer plusieurs personnes Une seule re oit les dossiers et signe le bon de livraison Pour diverses raisons elle peut ne pas informer les autres destinataires et laisser tous les dossiers sur son bureau Le d lai de livraison expir le client pourrait penser que les dossiers n ont pas t livr s Le module mages de livraison lui permet alors de voir tout de suite que les dossiers ont bien t livr s et qui a sign pour leur r ception Exporter des images de livraison Il est possible d exporter des images dans les formats suivants tiff tif bmp png dcx pcc et pcx Cliquer sur Commandes gt Images de livraison 2 Cliquer sur Fichier gt Exporter 3 S lectionner un r pertoire dans la fen tre de sauvegarde entrer un nom de fichier sous lequel seront enregistr es les images d finir le format du fichier et
131. matique avec enregistrement Zone de ROC amp Pleine page C Mod le El Langue Angle de rotation Fran ais ap C 180 C 90 Soo X Annuler Aide 2 Modifier les param tres d sir s selon les proc dures ci apr s e Si l option ndexation auto des images est activ e pour le type de document du dossier concern voir le module Calendrier de conservation enlever le crochet de la case ROC et indexation automatique avec enregistrement en cliquant sur celle ci si d sir afin que l indexation du dossier courant ne soit pas effectu e e Indiquer si l indexation se fera pour toute la surface des pages ou pour une zone sp cifique voir la rubrique D finir ou modifier un mod le ROC du module Informations du client e Sp cifier la langue qui sera utilis e pour l indexation normalement la langue choisie est celle apparaissant dans le texte des pages e Sp cifier l angle de rotation du texte Exemple indiquer 90 ou 270 lorsque le texte des documents num ris s appara t couch sur le c t l cran 3 Cliquer sur le bouton Accepter Indexer des documents L indexage des documents permet une recherche plus rapide que celle des images individuelles En effet il a t nonc auparavant que les images doivent tre enregistr es dans le syt me et comporter une description relative au contenu des Gestion de l inventaire 163 documents num ris
132. me tapes sont respect es soit la cr ation l impression la v rification l autorisation et le traitement de la liste De m me l agencement de la liste est fonction de certains param tres de gestion tablis par l organisation dans les modules Informations du client et Calendrier de conservation A CLIN Champs voir la rubrique suivante T ches Transf rer des documents semi actifs vers un autre lieu que le centre documentaire hors site Modifier une liste de transfert Voir les articles sur une liste de transfert Voir les notes d une liste de transfert Voir ou imprimer les documents transf rer Voir ou imprimer le volume des bo tes transf rer Fen tre du module 204 EDC Client Liste de transfert DEMO A Client Demo Piel ES Fichier Voir Recherche diter Aide K D Da qp A Num ro de liste Num ro de liste 00249 CR ES Description Nouvelle succursale Pour Lemaire Jean Approuv f D truit e ii Champs Num ro de liste Num ro g n r par le syst me et identifiant la liste Un num ro comportant un ast risque indique que cette liste n a pas encore t envoy e au centre documentaire ou qu elle a t remise z ro afin d y apporter des changements Etat Indique o en est la liste dans le processus de traitement e CR ES la liste est en cours de cr ation elle peut encore tre dit e ou eff
133. me type de document que celui de la bo te Int grit date de disposition Champ commut pouvant prendre les valeurs Oui ou Non Lorsque sa valeur est Oui indique que tous les dossiers contenus dans une bo te doivent poss der une date de disposition pr c dant ou galant celle de la bo te Int grit de d partement Champ commut pouvant prendre les valeurs Oui ou Non Lorsque sa valeur est Oui indique que tous les dossiers contenus dans une bo te doivent tre du m me d partement que celui de la bo te Int grit de restriction Champ commut pouvant prendre les valeurs Oui ou Non Lorsque sa valeur est Oui indique que tous les dossiers dans une bo te ne peuvent poss der une restriction absente chez la bo te Par exemple des dossiers sans restriction et des dossiers avec la restriction X peuvent tre ins r s dans une bo te ayant les restrictions X Y et Z mais pas des dossiers avec la restriction O Note Si l int grit de type est r gl e Oui la valeur du champ int grit de restriction n aura aucun effet car les restrictions seront associ es aux types de document 90 EDC Client Langue de ROC implicite Langue de d faut qui sera utilis e lors de la Reconnaissance Optique de Caract res ROC d images num ris es Volume implicite des bo tes Volume des bo tes qui appara tra automatiquement dans le module Bo tes la cr ation d une nouvelle bo te
134. ments de ce type sont classifi s Restriction Champ associ une liste pouvant prendre les valeurs d finies dans le module Restrictions Indique les restrictions qui sont associ es ce type de document valuation l gale Champ alphanum rique optionnel pouvant contenir 4 caract res Indique la p riode de temps o les documents de ce type doivent tre conserv s du Gestion des informations corporatives 119 point de vue l gal Ce champ est destin l usage interne valuation fiscale Champ alphanum rique optionnel pouvant contenir 4 caract res Indique la p riode de temps o les documents de ce type doivent tre conserv s du point de vue fiscal Ce champ est destin l usage interne D partement D partement qui sera automatiquement attribu un document du type s lectionn Note Ce champ n est visible que si le champ Types par d partement du module Informations du client est r gl Oui Ajouter ou modifier un type de document 1 Cliquer sur Client gt Calendrier de conservation de la Fen tre principale 2 e Pour ajouter un type de document cliquer sur le bouton Ajouter e Pour modifier un type de document s lectionner le type et cliquer sur le bouton diter 3 Entrer ou modifier les informations dans les champs appropri s 4 Cliquer sur le bouton Accepter L acceptation suite des modification fait appara tre une fen tre pour les notes 5 Entrer des notes ou
135. ments du d partement s lectionn Sous d partement Champ associ une liste Permet de sp cifier pour quel sous d partement la liste est produite Sorti e moins de fois dans les dernier mois Cocher ce champ implique que dans la liste de disposition les documents sortis au plus un certain nombre de fois pour une p riode de temps seront inclus Article cr depuis plus de mois Cocher ce champ implique que dans la liste de disposition les documents cr s depuis plus d un certain temp seront inclus Produire une liste de cueillette de documents actifs pour disposition Cette op ration permet de produire un rapport par mode de disposition Il est indispensable d entrer ici les crit res qui seront utilis s pour le tri des enregistrements au moment de produire une liste de disposition 1 Cliquer sur Inventaire gt Disposition interne de la Fen tre principale 2 Cliquer sur Fichier gt Cr er une liste La fen tre suivante appara t Gestion de l inventaire 193 F Recherche DIX Liste Dossier C Bo te Disposition ENVOYER AU DE Re De fasor a Pons Type o D partement o Sous d partement P l Sorti e moins de j fois dans les derniers 1 mois M Article cr depuis plus de fi mois X Annuler Aide 3 Entrer les crit res de s lection dans les champs appropri s et cliquer sur le bouton Accepter voir la rubrique Champs ci avant Une fen tre s ouvre l cran
136. mine si la date de disposition des bo tes et dossiers est calcul e partir de leur d partement ou de leur type de document La plus commune des politiques est d utiliser les types de document r plication Lorsque vous faites affaire avec un centre documentaire hors site une base de donn es de vos documents est maintenue l int rieur de votre organisme et de votre centre documentaire hors site afin d assurer l efficacit de la gestion de ces documents La r plication consiste en la synchronisation de vos donn es avec celles du centre documentaire restriction Conditions que vous d finissez et qui emp chent la destruction d un document semi actif tant que ce document poss de la dite restriction Les restrictions sont associ es aux types de document et servent assurer la conservation de certains documents au del de leur dur e de conservation normale raccourci clavier Combinaison de plusieurs touches sur le clavier de l ordinateur devant tre appuy es simultan ment Les touches de raccourci permettent de r aliser des op rations plus efficacement sans avoir utiliser les menus ou la souris signataire Personne responsable pour l autorisation des listes de destruction surbrillance Glossaire 253 Marquer ou faire ressortir un l ment graphique ou une partie de texte par un luminosit plus grande tri Lors de l affichage d une liste de bo tes index es par num ro les bo tes seront tri es p
137. mod le des notes de retard 1 Cliquer sur Client gt Informations du client de la Fen tre principale 2 Cliquer sur diter gt Note de retard La fen tre suivante appara t Gestion des informations corporatives 93 S Note de retard OL x g L1 fo Agrandissement X Annuler Note de Service fdates Susager Fichier Sujet Rappel de documents Les articles suivants vous ont t envoy s Veuillez les retourner ou nous aviser s ils ne seront pas retourn s au centre documentaire 3 Faire les modifications voulues 4 Cliquer sur le bouton Accepter Note date et Susager ins rent la date de production des notes et l usager en possession des documents dans les notes de retard Modifier le mod le des notices d effacement 1 Cliquer sur Client gt Informations du client de la Fen tre principale 2 Cliquer sur diter gt Notice d effacement La fen tre suivante appara t 94 EDC Client Notice d effacement OI xi al x Go Agrandissement w accepter X Annuler Requ te d effacement Ce dossier ne retournera pas au centre documentaire S V P remplacer le carton de sorti du dossier par cette notice 3 Faire les modifications voulues 4 Cliquer sur le bouton Accepter Modifier le mod le des notices de dossier perdu 1 Cliquer sur Client gt Informations du client de la Fen tre principale 2 Cliquer sur diter gt Notice de dossier perdu La fen tre
138. n tre principale 2 Cliquer sur Recherche gt Recherche bo tes Recherche dossiers Une fen tre permettant de sp cifier les crit res de recherche s ouvre l cran Gestion de l inventaire 171 S Recherche bo tes Nurn ro Rechercher D partement Sous d partement Activit Aide X Annuler Description Propri taire Source Date d but Date fin Maximum ESS Disposition Maximum ti Date d entr e Maximum ti Num ro CD Maximum 0 Intervalle 3 Entrer les l ments recherch s dans les champs correspondants et cliquer sur le bouton Rechercher Le r sultat inclura les enregistrements comportant tous les l ments recherch s 4 Une fen tre s ouvre contenant les r sultats de la recherche Il est possible partir de cette fen tre de voir le d tail l historique ou les notes de chaque item en le s lectionnant et en cliquant sur le bouton appropri Cliquer sur le bouton Fermer pour retourner la fen tre du module 5 Une bo te de dialogue appara t Q Nouvelle recherche Conserver la recherche pr c dente 172 EDC Client e Cliquer sur le bouton Oui pour proc der une nouvelle rechercher tout en conservant les crit res entr s lors de la recherche pr c dente e Cliquer sur le bouton Non pour proc der une nouvelle recherche sans conserver les crit res de la pr c dente e Cliquer sur le bouton Annuler pour retourner la fen tre du module et a
139. n de la liste en cliquant sur diter gt diter 5 Faire la v rification de la liste en produisant un rapport par exemple partir de Fichier gt Voir rapport Imprimer rapport 6 Envoyer lectroniquement la liste au centre documentaire hors site en cliquant sur Fichier gt Envoyer liste au centre documentaire L tat de la liste passera directement EFFAC E et elle ne pourra plus tre modifi e ou annul e L tat des documents concern s passera galement EFFAC E Note Il est possible de r activer ces documents ult rieurement Modifier une liste d effacement Une liste doit tre l tat CR E pour pouvoir tre modifi e 1 Cliquer sur Inventaire gt Listes d effacement de la Fen tre principale 2 S lectionner la liste modifier 3 Effectuer l une des op rations suivantes e Ajouter des articles en cliquant sur diter gt Ajouter articles Les documents ajout s doivent tre dans l tat SORTI E e Retirer des articles en cliquant sur diter gt Enlever articles Il faut entrer un num ro pour indiquer o d buter dans la liste de s lection Les items s lectionn s appara tront en surbrillance e Ajouter diter ou effacer une note de la liste en cliquant sur diter gt Notes e diter la description de la liste en cliquant sur diter gt diter Voir les articles sur une liste d effacement 1 Cliquer sur Inventaire gt Listes d effacement de la Fen tre principale 2 S lecti
140. n dossier et de faire la gestion compl te des images num ris es incluant la Reconnaissance Optique de Caract res ROC et l indexation 900 Module Recherches Ce module permet de trouver des bo tes et des dossiers par de nombreux crit res et d afficher ou d imprimer le r sultat de ces recherches Les rapports suivants peuvent tre consult s et imprim s e liste des bo tes trouv es selon la recherche par num ro par description par date d entr e par date de disposition par date de d but par date de fin par ancien num ro par propri taire par emplacement original par champ 1 par champ 2 ou par champ 3 e liste des dossiers trouv s selon la recherche par num ro par description par date d entr e par date de disposition par date de d but par date de fin par propri taire par champ 1 par champ 2 ou par champ 3 nee Module Recherche plein texte Ce module permet de trouver des bo tes des dossiers et des images de fa on tr s rapide en cherchant parmi toutes les informations de chaque enregistrement Les rapports suivants peuvent tre consult s et imprim s e liste des bo tes trouv es e liste des dossiers trouv s e liste des images trouv es 54 EDC Client Module Emplacements internes Ce module permet de g rer les emplacements qui seront utilis s pour stocker les bo tes et les dossiers actifs Le rapport suivant peut tre consult et imprim e liste des esp
141. n en cours Concepts g n raux 19 Libell Un libell permet d identifier un champ Champ Espace de la fen tre d un module pr vu pour afficher une information pr cise Cette information peut tre modifiable ou seulement affich e pour consultation Un champ est g n ralement pr c d d un libell sauf si son contenu ne fait aucun doute possible 20 EDC Client Utiliser les menus Il existe trois mani res d utiliser les menus naviguer avec la souris utiliser les touches de raccourci ou utiliser la touche Alt Souris La fa on la plus simple de naviguer consiste utiliser la souris pour s lectionner un menu et par la suite cliquer avec son bouton de gauche sur un article parmi la liste d roulante Touches de raccourci La deuxi me fa on ne s utilise qu avec certains articles de menu Par exemple l article Scruter du menu Recherche est suivi de Ctrl S Ceci informe qu aussit t que le menu est accessible il est possible d acc der l article Scruter directement en appuyant sur les touches Ctrl et S simultan ment C est ce que nous appelons une touche de raccourci Touche Alt Pour utiliser la troisi me fa on il faut remarquer que chaque menu et article de menu contient g n ralement une lettre soulign e Ainsi le R du menu Recherche est soulign Il est possible d y acc der directement en utilisant la touche altern e Alt sur le clavier en m me temps que R Nous notons ce ra
142. n masque d fini dans le module nformations du client Intervalle des documents contenus dans la bo te ou le dossier Ce champ est r serv l usage interne Dossiers module Bo tes Champ commut non modifiable pouvant prendre les valeurs Oui ou Non Ce champ indique si la bo te contient des dossiers inventori s ou non Bo te module Dossiers Champ associ une liste Indique le num ro de la bo te contenant le dossier Bo te tag re module Dossiers Champ associ une liste Indique la bo te ou l tag re contenant le dossier actif La bo te doit absolument tre l tat DISP INTERNE et la valeur de l tag re doit correspondre une tag re d finie dans le module Emplacements internes Ancien num ro Champ alphanum rique non modifiable pouvant contenir 16 caract res Lorsque le num ro de bo te ou de dossier est chang l ancien num ro est conserv dans ce champ S il est chang une seconde fois le num ro original est irr cup rable Date d entr e Champ date en lecture seule poss dant un format modifiable Date laquelle la bo te ou le dossier a t entr dans le syst me Elle contient initialement le jour o la bo te ou le dossier a t entr dans l tat DISP INTERNE ou PR AJOUT Elle sera par la suite modifi e pour contenir la date de r ception de Gestion de l inventaire 137 la bo te ou du dossier au centre documentaire hors sit
143. ne et extention composer pour obtenir du service de la part du centre documentaire hors site en dehors des heures normales de bureau Imagerie R pertoire d images Emplacement o les images sont conserv es localement Archives locales Champs qui d termine si les images sont archiv es localement ou entrepos es dans un centre documentaire hors site Une fois que ce champs indique Oui ou Non il n est plus possible de le modifier Sur disques amovibles Champs qui d termine pour les images archiv es localement si elles le sont sur un seul disque champ r gl Non ou sur plusieurs disques interchangables champ r gl Oui Type d encodage Champ commut pouvant prendre les valeurs Aucun e Medium et Forte Il s agit du niveau de s curit de l encodage des images Taille de l ant m moire Gestion du logiciel EDC 83 Nombre d images qui seront conserv es localement Lors du rappel de nouvelles images les anciennes images sont automatiquement envoy es au centre documentaire hors site s applique si le champ Archives locales est r gl Non Temps min en ant m moire Temps minimal requis avant de proc der l envoi des anciennes images au centre documentaire hors site s applique si le champ Archives locales est r gl Non Taille maximale d images octets Taille maximale d une image Tout document comportant plus d octets que la taille maximale d finie ne pourra
144. ne sera alors pas retir e de la bo te de laquelle le dossier sans suivi provient 1 Cliquer sur Commandes gt Dossiers sans suivi de la Fen tre principale 2 Cliquer sur Fichier gt Imprimer notice d effacement 3 Retourner la notice d effacement au centre documentaire en l incluant sur un retour Circulation de l inventaire 241 Images de livraison Survol Le centre documentaire hors site num rise tous les bordereaux de livraison sign s par les membres de l organisation lors de la r ception ou de l envoi de documents Ces bordereaux sont ensuite mis disposition des clients pour consultation grace au processus de r plication et par l interm diaire du Serveur d images fait partie du groupe d installation de EDC T ches e Rechercher consulter et imprimer un bon de livraison e Exporter des images de livraison e Envoyer par courriel ou par fax des images de livraison Fen tre du module 242 EDC Client Images de livraison ojx e Livraison a 0 fo Livraison C Retour Page Fichier dter Vor Aide Rechercher consulter et imprimer un bon de livraison 1 Cliquer sur Commandes gt Images de livraison 2 Appuyer sur Livraison de la barre de boutons Une fen tre appara t Choisir une livraison UD Accepter X Annuler 3 Entrer le num ro de bon recherch pour indiquer o d buter dans la liste de choix puis cliquer sur le bouton Accepter 4 S lectionner une
145. nformation d taill e de chaque dossiers Champs voir la rubrique suivante T ches Trouver une bo te ou un dossier Ajouter une bo te active ou un dossier actif l inventaire Ajouter une bo te ou un dossier l inventaire de documents semi actifs Effacer une bo te ou un dossier Modifier l information relative une bo te ou un dossier R activer une bo te ou un dossier dans l inventaire interne R activer une bo te ou un dossier dans l inventaire semi actif Afficher ou modifier les notes d une bo te ou d un dossier Afficher l historique d une bo te ou d un dossier Envoyer les informations modifi es de bo tes ou de dossiers au centre documentaire _hors site Afficher ou imprimer la liste de toutes les bo tes ou de tous les dossiers Afficher ou imprimer la liste de toutes les bo tes ou de tous les dossiers sortis Imprimer des tiquettes avec codes barres pour les nouveaux documents Imprimer un rapport d taill pour des bo tes ou des dossiers Fen tre du module Bo tes 132 EDC Client Bo tes DEMO A Client Demo A Fichier Vos Recherche diter Aide ml lt iv u el af Num ro 5 2 t FR AOU Propri taire FD CL MENT Num ro CD 204959 D partement DOSSIERS D ASSURANCE DOSSIERS ACTIFS I a Mats cl s Description COMPTE PAYABLE Date d but 1996 0101 Datefin fanza One cL source jusne2 H Champ 1 Champ 2 Champ 3 Niveau d
146. nis pour le syst me 74 EDC Client Textes fran ais et anglais Survol Ce module permet de modifier d afficher ou d imprimer le texte de la terminologie apparaissant dans le logiciel Les termes utilis s par le logiciel EDC peuvent ainsi tre adapt s pour correspondre ceux de toute organisation Rapport disponible e liste des termes utilis s dans le logiciel Champs voir la rubrique suivante T ches e Modifier le texte utilis dans le logiciel e Afficher ou imprimer la liste de tous les termes utilis s dans le logiciel Fen tre du module Gestion du logiciel EDC 75 Textes fran ais et anglais OI X Fichier Recherche diter Aide Fran ais lt Efface gt Effacer Dre deue M Type HoT KEY COMMAND Commentaire sdDelDeleteHotkey T Cartouche Fran ais Anglais Champs Num ro Type Commentaire Ces champs ne sont pas modifiables Ils font partie des rouages internes du logiciel Fran ais et Anglais Termes fran ais et anglais utilis s dans le logiciel EDC Modifier le texte utilis dans le logiciel 1 Cliquer sur Gestion gt Textes fran ais et anglais de la Fen tre principale 2 Cliquer sur diter gt Rechercher et remplacer Une fen tre appara t 76 EDC Client Anglais Recherche Remplacer Eran ais Recherche Remplacer x onu pue 3 Entrer les items rechercher et remplacer dans les deux langues ou
147. nisation Ces copies sont synchronis es p riodiquement par un lien lectronique Ce lien assure galement le transfert des commandes au centre documentaire hors site Lorsqu une information est entr e ou qu un changement est effectu dans les donn es les informations se trouvant au centre documentaire hors site doivent tre mises jour Inversement tout changement de donn es au centre documentaire hors site doit galement revenir l organisation Voici un exemple illustrant la n cessit de r pliquer les donn es une bo te est command e lorsque cette bo te quitte le centre documentaire hors site pour parvenir l organisation son tat passe de DISPONIBLE SORTI E la base de donn es de l organisation doit refl ter cet tat de chose afin de pouvoir contr ler le suivi des documents La t che de synchronisation des bases de donn es est assur e par trois logiciels le Lanceur EDC le Client EDC et le R plicateur EDC Lors de commandes de documents aupr s du centre documentaire hors site le logiciel EDC v rifie l aide d un lien lectronique que les documents d sir s sont effectivement disponibles Cette tape est n cessaire car un autre utilisateur peut avoir command le m me document quelques instants auparavant ne laissant pas le temps au syst me de faire la mise jour de l tat du document en question Ainsi un document que l on croit disponible peut en fait ne pas l tre Les commandes sont
148. ns suivi pour une p riode donn e 58 EDC Client e liste des dossiers sortis par date par destinataire ou pour un destinataire Module Images de livraison Le centre documentaire hors site num rise tous les bons de livraison sign s par les membres de l organisation lors de la r ception de documents Dans le cas d un client li lectroniquement au centre documentaire hors site ce module permet de consulter d imprimer de t l copier d envoyer par courriel ou de sauvegarder les images num ris es Gestion du logiciel EDC 60 Aper u EDC Client D finites groupes d utilisateurs D finites utilisateurs autoris s Adaptda terminolog ie logiciux besoirie l organisation D finites param trek1 syst me D finites informatiorisi client D finites emplacements internes D finites d partemeras sous d partements D finitestypes dedocumentk1 calendriere conservation D finites emplacements sourcedes documents L gende Lesbo te epr sentemtesproc duressfl che ontinuesnordred ex cutiorequislesfl chepointill es unordresugg r tl absenc efl chesignifiqu un proc durgeeutsefairedansn importauelordre Gestion du logiciel EDC 61 Utilisateurs autoris s Survol Ce module permet de modifier
149. nte appara t 160 EDC Client Options de ROC xi Langue Fran ais Angle de rotation X Annuler 6 0 C 180 C 90 S Aide l Contraindre une colonne 3 S lectionner une langue de reconnaissance et un angle de rotation pour les images si n cessaire si les images ne sont pas en position pour une lecture directe l cran il est indispensable d op rer une rotation qui le permettra Les images sont converties automatiquement en un fichier texte RIC Al ro Agrandissement X Fermer me que les renseignements contenus dans les di5 matkriels 3 instmctions du ou des msn Setaires du client qui sont on uniformes de Da u ip6 L eutorisation accordbe Kk to prbcitbes constltue une dbcleration de le part du client isies ont pleine et entih e sutoritO0 pour demsnder tout du client m en demander le retrait et pour livmr et rece ctions peuvent Oire donnbe en pemmne au moyen du El 2 ll est possible de s lectionner int gralement ou partiellement le texte de l imprimer de le sauvegarder et m me de rechercher un mot ou une expression l int rieur du texte en cliquant sur les boutons appropri s de la fen tre du texte Gestion de l inventaire 161 4 Cliquer sur le bouton Fermer pour retourner dans le module Imagerie Faire de la ROC et de l indexation Tel que cela a d j t mentionn la Reconnaissance Optique de Caract res permet de convertir en fichier texte le
150. nts qui nesont N 6e 75 pas utilis s defa on courante mais qui doivent tre conserv s pourdes raisons administratives financi res ou l gales Des documents peuvent demeurer semi actifs pendant plusieurs ann es afin d rencontrer certaines exigences organisationnelles et l gales 90 95 DESTRUCTION Une destruction bien g r e facilite le contr le de vos documents semkactfs tout en r duisant vos fais d exploitation Ces documents constituent habituellement la plus grande proportion de l ensemble des documents Ces documents peuvent tre entrepos s dans un fichier central ou dans un centre d archivage interne tant donn que ces documents sont consult s peut fr quemment llis peuvent aussi tre entrepos s dans un centre documentaire hors site Il ny a que 5 10 DOCUMENTS des PERMANENTS documents qui chappent la destruction Ceux ci doivent tre conserv s de fa on permanente puisquils poss dent une valeur historique ou de recherche Survol du syst me 37 Implantation et gestion du syst me Lors de l implantation du syst me il faut tenir compte du fonctionnement interne de l organisation de ses r gles de sa hi rarchie des documents qui y sont trait s et archiv s de l agencement physique des espaces m me Cette multitude de d tails est d terminante dans la configuration du logiciel puisque ce dernier est justement l pour seconder l
151. nu Fichier Touches de raccourci Les touches de raccourci sont exprim es telle que Ctrl X par exemple et s utilisent comme suit 1 Appuyer sur la premi re touche et la maintenir enfonc e 2 Appuyer sur la seconde touche 3 Rel cher les deux touches Concepts g n raux 18 EDC Client l ments d une fen tre typique Barre de menu Barre de titre Barre de bouton Jo tes J IEMO A Client Demo F hier ir Recherche diter Aide FH ajl p l Num ro de bofte Num ro 5 2 tat PR z Propri taire CL MENT Num ro CD 2049 D partement DOSSIERS D ASSURANCE DOSSIERS ACTIFS E Description COMPTE PAYABLE Date d but 1986 01 01 Date fin 1996 Type OL Source Dhanera A Libell Champ Barre d tat Barre de titre Indique le nom du module dont l information s affiche l cran Chaque module s affiche dans sa propre fen tre et est identifi comme ci dessus par son titre Barre de menu La barre de menu permet d activer les op rations du logiciel Chaque mot repr sente ici un l ment de menu Chaque menu permet de voir une nouvelle s rie d articles de menu ou de sous menu qui apparaissent verticalement en dessous Barre de boutons Les boutons donnent un acc s rapide certaines fonctions Il suffit de cliquer sur un bouton pour que son action soit d clench e Barre d tat La barre d tat donne quelques informations pertinentes sur l actio
152. nuellement le num ro se trouvant sous le code barres de l tiquette du dossier et cliquer sur le bouton Accepter ou utiliser un lecteur de code barres en ayant les dossiers port e de la main Gestion de l inventaire 195 4 R p ter l tape 3 aussi souvent que n cessaire et cliquer sur le bouton Annuler pour terminer Note Le logiciel met automatiquement jour le champ Bo te du module Dossiers et le champ Dossiers du module Bo tes Transf rer des bo tes au centre documentaire hors site 1 Cliquer sur Inventaire gt Disposition interne de la Fen tre principale 2 Cliquer sur Traitement gt Transf rer des bo tes en pr ajout gt Avec code barres Manuellement 3 Entrer manuellement le num ro se trouvant sous le code barres de l tiquette de la bo te et cliquer sur le bouton Accepter ou utiliser un lecteur de code barres en ayant les bo tes port e de la main 4 R p ter l tape 3 aussi souvent que n cessaire et cliquer sur le bouton Annuler pour terminer Il faut maintenant indiquer au centre documentaire hors site de venir cueillir les bo tes Pour ce faire il faut cr er une commande et indiquer un retour de bo te voir la rubrique Retourner des bo tes ou des dossiers au centre documentaire hors site dans le module Commandes Note Le logiciel met automatiquement jour l tat des bo tes 196 EDC Client Listes de disposition Survol Ce module sert
153. onner la liste dont les articles doivent tre visionn s 3 Cliquer sur Voir gt Articles Gestion de l inventaire 211 Voir les notes sur une liste d effacement 1 Cliquer sur Inventaire gt Listes d effacement de la Fen tre principale 2 S lectionner la liste dont les notes doivent tre visionn es 3 Cliquer sur Voir gt Notes Voir ou imprimer les documents retirer de l inventaire Lorsque l organisation est factur e par d partement la liste est divis e par d partement Lorsque les d partements sont associ s des types de document la liste d effacement est divis e par type de documents 1 Cliquer sur Inventaire gt Listes d effacement de la Fen tre principale 2 S lectionner la liste dont le rapport doit tre produit 3 Cliquer sur Fichier gt Voir rapport Imprimer rapport Voir ou imprimer le volume des bo tes retirer de l inventaire Cette op ration peut tre utile pour valuer les conomies associ es au retrait de bo tes en entreposage 1 Cliquer sur Inventaire gt Listes d effacement de la Fen tre principale 2 S lectionner la liste dont le volume des bo tes doit tre valu 3 Cliquer sur Fichier gt Voir volume Imprimer volume Note Ce rapport ne fournit que le volume des bo tes les dossiers ne sont pas inclus 212 EDC Client Entretien de bo tes et dossiers Survol Ce module permet de faire plusieurs modifications dans des bo tes ou des dossiers en une
154. onner le module ajouter et cliquer sur le bouton Accepter La fen tre suivante appara t Gestion du logiciel EDC 73 Droits d acc s xi Scruter Non m diter Non Ajouter Non Effacer Non X Annur Avec les boutons de commutation situ s droite des champs r gler chacun d entre eux Oui ou Non pour d finir les droits d acc s attribuer au module ajout et cliquer sur le bouton Accepter e Pour modifier les droits d acc s un module le s lectionner dans la fen tre qui s ouvre en 3 cliquer sur le bouton Modifier et proc der comme p c demment pour d finir les droits d acc s attribuer un module ajout 4 Cliquer sur le bouton Fermer de la fen tre qui s est ouverte en 3 pour terminer puis sur le bouton Accepter de la fen tre du module Effacer un groupe d utilisateurs 1 Cliquer sur Gestion gt Groupes d utilisateurs de la Fen tre principale 2 S lectionner le groupe d sir 3 Cliquer sur le bouton Effacer Note Pour effacer un groupe celui ci ne doit tre attribu aucun utilisateur voir la rubrique D finir ou modifier les droits d acc s d un utilisateur autoris Afficher ou imprimer la liste des groupes d utilisateurs 1 Cliquer sur Gestion gt Groupes d utilisateurs de la Fen tre principale 2 Cliquer sur Fichier gt Voir rapport Imprimer rapport 3 Le rapport s affichera ou s imprimera directement selon les param tres d impression d fi
155. ont alors tre consult es ou modifi es si n cessaire Gestion de l inventaire 14 Imprimer un rapport d taill de bo tes ou de dossiers La pr sente rubrique indique comment imprimer un rapport d taill de bo tes ou de dossiers incluant l historique et les notes 1 Cliquer sur Inventaire gt Bo tes Dossiers de la Fen tre principale 2 Cliquer sur Fichier gt Imprimer d tails de bo tes Imprimer d tails de dossiers La fen tre suivante appara t amp Dossiers imprimer Description 2 Accepter x Annuler Ajouter Effacer Q Voir dl Rechercher Fiki 5 Imprimante 3 Cliquer sur le bouton Ajouter Dans le cas des dossiers une fen tre appara t demandant si la s lection se fera par description Cliquer sur le bouton Oui de cette fen tre si d sir 4 Entrer un num ro d item ou une description dans le cas des dossiers si par description a t s lectionn dans la nouvelle bo te de dialogue cliquer sur le bouton Accepter et s lectionner les articles d sir s parmis la liste qui s affiche comme suit 144 EDC Client Dossiers Ee Num ro Activit Description DISPONIBLE 142 22A SORREL DISPONIBLE 260 1 RANCH RE Accepter SORTI E 260 1 985 MANA DISPONIBLE 260 1 ONE NY PL 5 Annuler DISPONIBLE 260 1 PARK DEV DISPONIBLE 260 1 NO BRONX DISPONIBLE 260 1 OLD HOME SORTIE LA COMPAGNIE TA 000
156. organisation dans ses t ches de gestion Au sein d une organisation par exemple il est fr quent d attribuer divers niveaux de responsabilit des personnes et le logiciel de gestion documentaire doit pouvoir s y adapter Les personnes responsables d ajouter des bo tes l inventaire peuvent ne pas avoir le droit de cr er des listes de disposition Dans le m me ordre d id e seuls quelques employ s peuvent avoir acc s la facturation L acc s chacun des modules doit alors tre configur pour chaque utilisateur et il doit m me tre possible de cr er des groupes afin de r unir les personnes ayant un profil similaire Dans les grandes organisations le contr le d acc s par d partement devient souvent tr s important Chaque utilisateur du syst me peut n avoir acc s qu certains d partements Ainsi une personne sera incapable de commander d ajouter ou d diter une information laquelle elle n a pas acc s De m me qu un utilisateur peut tre contraint de ne recevoir ses livraisons qu quelques adresses pr cises L utilisation du contr le d acc s permet ainsi de personnaliser l environnement de travail de chaque individu en fonction des modules d partements et adresses de livraison Chaque organisation utilise bien souvent des termes propres ses activit s ou celles de ses clients et la terminologie du logiciel doit pouvoir tre modifi e en cons quence Chaque action chaque rapport chaque liste tir e
157. ors site n utilise pas EDC ll est possible d utiliser EDC pour contr ler l inventaire de documents entrepos s dans un centre documentaire hors site qui n utilise pas le logiciel EDC Dans cette situation EDC n est alors pas r pliqu li lectroniquement avec le centre documentaire La m thode utilis e pour suivre ces documents est simple II suffit d entrer les bo tes ou les dossiers en Pr ajout ils sont donc consid r s comme des documents semi actifs l aide des modules Bo tes ou Dossiers Ensuite ces documents doivent tre entr s dans le syst me en les retournant l aide du module Circulation ceci aura pour effet de changer leur tat de PR AJOUT DISPONIBLE Il est maintenant possible de les commander commetout document actif par le module Circulation De plus leur localisation l int rieur du centre documentaire hors site peut tre enregistr e dans le champ Emplacement du module Bo tes Note Le logiciel met automatiquement jour l tat et l historique des documents concern s Afficher ou imprimer les listes de cueillette et de reclassement 1 Cliquer sur Commandes gt Circulation de la Fen tre principale 2 Cliquer sur Fichier gt Listes de cueillette Listes de reclassement Une fen tre appara t et demande d entrer une date 3 Entrer la date voulue puis ciquer sur le bouton Accepter 230 EDC Client Commandes Survol Ce module permet de cr er d diter et
158. ossiers il suffit de naviguer avec la barre de boutons ou avec le clavier O1 BR ND Afficher l historique d une bo te ou d un dossier 1 Cliquer sur Inventaire gt Bo tes Dossiers de la Fen tre principale 2 S lectionner la bo te ou le dossier en question 3 Cliquer sur Voir gt Historique Afficher ou modifier les notes d une bo te ou d un dossier Cliquer sur Inventaire gt Bo tes Dossiers de la Fen tre principale S lectionner la bo te ou le dossier en question Cliquer sur diter gt Notes Modifier les informations dans la fen tre qui appara t Cliquer sur le bouton Accepter pour enregistrer les modifications O1 BR N Note Il est possible de voir les notes d une bo te ou d un dossier en cliquant sur Voir gt Notes du module apppropri Gestion de l inventaire 149 Afficher ou imprimer la liste de toutes les bo tes ou de tous les dossiers partir du module Bo tes 1 Cliquer sur Inventaire gt Bo tes de la Fen tre principale 2 Effectuer l une des op rations suivantes si d sir e Cliquer sur Fichier gt Options de rapport gt Options de rapport pour inclure les dossiers et les notes ou encore pour inclure les bo tes en PR AJOUT ou EFFACE Une fen tre appara t Options de rapport xi Inclure Pr ajout E Notes Non 4 Bo tes effac es i Dossiers Non 4 Accepter X Annuler R gler les champs d sir s Oui puis cliquer sur le bouton Accepte
159. oujours pas t retourn TRANSF R E L article a t envoy dans un autre lieu que le centre d archivage hors site Survol du syst me 45 Repr sentation sch matique des tats d un document lors de la circulation Document actif er Item entr par un inventaire interne d truit utilisateur autoris l interne ltem actif mis ltem actif SORTIE D disponible Soi INTERNE l interne TRUIT E INTERNE DISPO ltem actif NIBLE retourn INTERNE Item entr par ltem transf r un utilisateur de l inventaire autoris actif l inventaire semi actif Item transf r de PR AJOUT l inventaire actif ltem ajout l inventaire actif par transfert dans une bo te en PR AJOUT Document semi actif inventaire au centre documentaire hors site L item est achemin au centre documentaire hors site Item entr par un utilisateur autoris ltem transf r de SORTI E l inventaire actif ltem retourn sur une livraison Item r activ ltem plac sur dans une commande f l inventaire actif ltem livr ltem r activ DISPO NIBLE ltem plac ltem retir d une ltem plac sur dans l inventaire sur une liste de tranfert une liste Item retir semi actif liste de d effacement d une destruction liste ltem retir i d effacement 7 ltem plac sur une d une F 1 liste de transfert liste de destr
160. p indique la m thode de disposition du type de document concern Un deuxi me champ indiquant une date de disposition et dont le format est d fini dans le module Information syst me La bo te ou le dossier sera r vis cette m me date en vue de sa disposition De plus 136 EDC Client si la disposition est r gl VARIABLE dans le champs suivant alors e la date de disposition d un document actif correspond celle du champ Date fin lorsque d finie ou Date d entr e major e de la dur e de conservation active e la date de disposition d un document semi actif correspond celle du champ Date fin lorsque d finie ou Date d entr e major e de la dur e de conservation semi active elle m me ajout e la dur e de conservation active Un troisi me champ commut pouvant prendre les valeurs FIXE ou VARIABLE S il contient FIXE la date de disposition ne d pendra pas du d partement ou du type de document mais sera celle entr e manuellement Sinon cette date sera calcul e partir de la dur e de conservation du d partement ou du calendrier de conservation selon la politique de conservation de l organisation En cr ant une date de disposition VARIABLE tout changement apport la dur e de conservation du d partement ou du type de document sera automatiquement si d sir refl t sur la date de disposition de la bo te ou du dossier Intervalle Champs poss dant u
161. pier ou coller des images Cette option offre la possibilit de copier des images de tout autre endroit pour les coller directement dans le dossier courant ou l inverse de copier toute image num ris e appartenant au dossier courant pour la coller ailleurs Copier l une des image num ris e du dossier courant 1 Avoir l cran l image num ris e voulue puis cliquer sur diter gt Copier image 2 Sortir de EDC puis coller l image en question dans tout endroit d sir Coller une nouvelle image dans le dossier courant 1 Capturer ou copier toute image de tout autre endroit que EDC avec le logiciel appropri 2 Ouvir le module Dossiers recherch le dossier voulu puis ouvrir le module Imagerie 3 Cliquer sur diter gt Coller nouvelle image Une fen tre appara t Gestion de l inventaire 167 Pouces ES Num ro 0 00 C Centim tres r 4 Entrer une largeur pour la nouvelle image en pouces ou en centim tres au choix puis cliquer sur le bouton Accepter La nouvelle image est aussit t ajout e dans le dossier courant Il ne faudra pas oublier de la sauvegarder au moment de quitter le module Imagerie Voir les informations d une image Il est possible de voir diverses informations relatives l image qui se trouve l cran 1 Cliquer sur Voir gt Information de l image dans le module Imagerie 2 La fen tre suivante appara t donnant divers renseignements sur l image l cran 16
162. pport s affiche l cran ou s imprime selon les param tres d finis pour le syst me Gestion des informations corporatives 115 Calendrier de conservation Survol Ce module permet de consulter de modifier et de cr er des types de document dans le calendrier de conservation Ces types sont utilis s pour classer les documents lls sont aussi utilis s pour calculer la date de disposition et sp cifier le mode de disposition des dossiers et des bo tes si la politique de conservation est bas e sur les types de document voir le module Informations du client ll est possible d diter les notes d un type et d associer des restrictions des d partements et des sous d partements des types Pour l association des d partements et des sous d partements il suffit d entrer le type lors de la saisie et le document sera automatiquement associ un d partement ou un sous d partement cette option est accessible lorsque le champ Types par d partement du module Informations du client est r gl Oui a 3 Rapport disponible e liste des types de document Champs voir la rubrique suivante T ches Ajouter ou modifier un type de document Transf rer des documents d un type de document un autre Ajouter ou modifier des notes associ es un type de document Ajouter ou effacer une ou plusieurs restrictions d un type de document Voir les notes ou les restrictions associ es un type de docum
163. quer sur Gestion gt Utilisateurs autoris s de la Fen tre principale 2 S lectionner l utilisateur d sir 3 Cliquer sur Editer gt Mot de passe Une fen tre appara t Gestion du logiciel EDC 67 Accepter X Annuler 4 Entrer le mot de passe d sir puis cliquer sur le bouton Accepter 5 Entrer nouveau le mot de passe dans la fen tre qui s ouvre pour confirmation et cliquer sur le bouton Accepter Note Lorsqu un mot de passe est d fini l utilisateur en question doit absolument l entrer afin d acc der au syst me et ce m me si la valeur du champ Mot de passe requis des modules nformations du client ou Utilisateurs autoris s est r gl e Non Pour qu un utilisateur n ait pas entrer un mot de passe lors de l acc s au syst me il faut non seulement que la valeur du champ Mot de passe requis soit r gl en Non dans les modules nformations du client et Utilisateurs autoris s mais galement que son mot de passe soit effac dans le module Utilisateurs autoris s Modifier un mot de passe Le mot de passe d un utilisateur peut tout simplement tre modifi en tant red fini Pour cela il suffit de reprendre les tapes d crites pr c demment Cependant il existe un autre moyen beaucoup plus direct Il s agit simplement de le modifier lors de l ouverture d une session En effet lorsqu un usager acc de au logiciel EDC il lui est possible de changer son mot de passe avant m me de commence
164. r e Cliquer sur Fichier gt Options de rapport gt Bo tes Dossiers gt Choisir rapport de bo tes ou de dossiers pr d fini pour choisir un rapport pr d fini Une fen tre appara t 150 EDC Client Rapports DETAILED DETAILE Accepter x Annuler A S lectionner un rapport puis cliquer sur le bouton Accepter Note Ces rapports sont pr d finis dans le module Informations du client voir la rubrique Choisir le rapport par d faut utilis partout dans le syst me s y rapportant Une petite marque appara t en avant du rapport s lectionn comme tant celui par d faut e Cliquer sur Fichier gt Options de rapport gt Bo tes Dossiers gt Modifier champs du rapport de bo tes ou de dossiers pour modifier les champs du rapport pr sence et position Gestion de l inventaire 151 Nom RIENDEAU MICHEL Champ Inclure Position 3 Num ro Non 4 p Num ro CD Non p D partement Non m co Date d but Non op Date fin Non o Retrait Non L co Description Non L op Disposition Non m p E Activit Non B we pd O X Annuler Aide R gler Oui les champs d sir s sp cifier leur position dans le rapport puis cliquer sur le bouton Accepter 4 Cliquer sur Fichier gt Voir rapport Imprimer rapport et s lectionner l une des options de menu suivantes Par num ro Par ancien num ro Par description Par propri
165. r Ce champ est mis jour automatiquement en fonction des op rations effectu es Propri taire 134 EDC Client Champ alphanum rique optionnel contenant un maximum de 20 caract res Il permet d indiquer qui appartient la bo te ou le dossier Num ro CD Ce champ num rique est unique et n est pas modifiable C est un num ro affect automatiquement la bo te ou au dossier et utilis par le syst me des fins de suivi D partement Sous d partement Champs alphanum riques obligatoires d un maximum de 30 caract res et associ s des listes Indiquent le d partement et le sous d partement auxquels appartiennent les bo tes ou les dossiers Par exemple PLAINTES PLAINTES FERM ES indique qu une bo te ou un dossier provient du sous d partement PLAINTES FERM ES du d partement PLAINTES Pour modifier cette valeur il faut taper les premi res lettres du d partement En appuyant sur la fl che du bas ou en cliquant sur le bouton de consultation la liste des d partements et sous d partements va s afficher et se positionner sur la ligne qui d bute par les lettres entr es Note Les d partements et les sous d partements sont d finis dans le module D partements Si la politique de l organisation consiste utiliser les dur es de conservation par d partement alors les dates de disposition des bo tes seront calcul es partir de la dur e de conservation des sous d partements La politique de
166. r il suffit de le d finir comme ayant le statut inactif D finir ou modifier les droits d acc s d un utilisateur 1 2 3 D Cliquer sur Gestion gt Utilisateurs autoris s de la Fen tre principale S lectionner l utilisateur d sir et cliquer sur le bouton diter Se d placer jusqu au champ Niveau d acc s et entrez un chiffre entre 0 et 9 ou cliquer sur le bouton de commutation Se d placer jusqu au champ D partement et s lectionner Aucun e Tou s tes ou Partiel avec le bouton de commutation Si Partiel a t s lectionn il faut cliquer sur le bouton de consultation afin de choisir les d partements d sir s Se d placer jusqu au champ Adresses de livraison et s lectionner Aucun e Tou s tes ou Partiel avec le bouton de commutation Si Partiel a t s lectionn cliquer sur le bouton de consultation qui devient actif pour le choix des adresses de livraisons d sir es Cliquer sur le bouton de consultation la droite du champ Groupes La fen tre suivante s ouvre indiquant les groupes d j attribu s l utilisateur Gestion du logiciel EDC 65 ne m x gt Superviseur X Eermer Ajouter e Cliquer sur le bouton Ajouter pour attribuer un autre groupe l utilisateur En s lectionner un parmis la liste qui devient disponible et cliquer sur le bouton Accepter de cette liste Le groupe ainsi ajout appara tra dans la fen tre pr c dente
167. r imprimer cr er et modifier des commandes de bo tes commander et g rer des dossiers sans suivi ajouter des bo tes en entreposage au centre documentaire hors site produire des listes de disposition de transfert et d effacement retrait de l inventaire pour des documents rechercher afficher imprimer ajouter et modifier des d partements des emplacements sources des types de document et des restrictions rechercher afficher imprimer ajouter et modifier des utilisateurs et des groupes d utilisateurs e afficher imprimer et modifier des notes de retard e afficher et imprimer des rapports d activit rechercher afficher imprimer et modifier tous les termes fran ais et anglais utilis s dans le logiciel EDC rechercher afficher et imprimer les adresses de livraison des commandes 12 EDC Client e rechercher afficher et imprimer un historique des acc s au logiciel EDC e afficher imprimer et modifier les param tres de gestion documentaire e afficher imprimer et modifier les informations syst me dition semi active Cette dition ajoute la gestion des dossiers semi actifs l dition pr c dente dition active Cette dition ajoute la gestion des documents actifs entrepos s au sein de l entreprise l dition pr c dente L dition active permet essentiellement e de g rer les espaces d entreposage des bo tes et des dossiers e de g rer la c
168. r d faut utilis partout dans le syst me Modifier le mod le des notes de retard Modifier le mod le des notices d effacement Modifier le mod le des notices de dossier perdu D finir le masque des emplacements internes D finir le format des tiquettes de bo tes et de dossiers D finir ou modifier le signataire D finir ou modifier un mod le ROC Identifier un champ comme tant requis optionel ou inactif et r gler son ordre de tab ulation e Ajouter des champs suppl mentaires au module de dossier Fen tre du module Gestion des informations corporatives 87 1 Informations du client OI x Fichier Voir diter Rapport Aide mannaaa Nom Client Demoa Num ro du client DEMO Adresse f3 rue Montcaim Suwes0 a TIC Province OUE Code postal BE T l phone 514 555 1122 eel T l copie K614 555 2211 R plication Oui Mots de passe requis Oui Langue glais Verrouller articles de liste Non Conservation Document Types par d partement Non Masque intervalle jn Masque d emplacement 89 999 9 int grit de type Non int grit date disposition Non int grit de d partement Non int grit de restriction Non implicitg ranea Volume implicite des bo tes 1 20 Position des champs sulBas No de dossier unique Non Imprimante thermique Non i 88 EDC Client Champs Nom D nomination de l organisme Num ro du
169. r que des valeurs diff rentes les unes des autres Par exemple un num ro de bo te est un champ unique ce qui signifie qu il n est pas possible d entrer une nouvelle bo te portant le m me num ro qu une bo te actuellement en inventaire code barres Glossaire 247 S rie de lignes verticales imprim es en un patron repr sentant des caract res qui peuvent tre lus par un lecteur optique Le centre documentaire hors site identifie toutes les bo tes et tous les dossiers avec une tiquette code barres afin d assurer l exactitude de l identification des bo tes et dossiers qui arrivent et quittent le centre documentaire code du client Un code compos d une s rie de lettres et de chiffres qui identifie une organisation qui utilise le centre d archivage hors site Associ ce code on trouve le mot de passe de l entreprise qui permet d acc der par un lien modem au site du centre documentaire hors site Ce dernier ne doit tre connu que des utilisateurs autoris s de l entreprise afin d assurer la confidentialit de l information sur les documents conservation active P riode de temps o les documents sont fr quemment utilis s Ceux ci sont habituellement conserv s dans les locaux de l utilisateur La conservation active est d finie par la dur e entre la date de fermeture du document et celle de l envoie en entreposage semi actif au centre d archivage hors site conservation calendrier de Ensemble des
170. r sa session 1 Double cliquer sur l icone de EDC pour ouvrir une nouvelle session 2 S lectionner un nom d usager et cocher la case Changer mot de passe 3 Cliquer sur le bouton OK La fen tre suivante appara tra plut t que d ouvrir une nouvelle session du logiciel EDC 68 EDC Client Changer mot de passe Pije Ea Mot de passe actuel En Nouveau mot de passe Confirmer mot de passe xani ra 4 Entrer les informations demand es et cliquer sur le bouton Accepter 5 Une nouvelle session du logiciel EDC s ouvrira alors et le mot de passe aura t modifi Effacer un utilisateur Tel que mentionn auparavant pour retirer un utilisateur il suffit de le d finir comme ayant le statut inactif 1 Cliquer sur Gestion gt Utilisateurs autoris s de la Fen tre principale 2 Cliquer sur Recherche gt Rechercher et entrer le nom de famille de l utilisateur retirer 3 Appuyer sur le bouton Accepter et le syst me affichera l utilisateur cherch ou tout autre portant le m me nom de famille Dans ce dernier cas faire d filer les utilisateurs avec les fl ches de d placement de la barre de boutons 4 Cliquer sur diter gt diter L utilisateur est pr t tre modifi 5 Se d placer jusqu au champ Actif ve cliquer sur le bouton de commutation situ droite du champ et le r gler Non 6 Cliquer sur le bouton Accepter Le syst me proc de automatiquement au retrait de l utilisat
171. r sur Circulation gt Retourner des articles Une fen tre appara t Retourner des articles xi Pre F Boite il S lection manuelle C Dossier X Fermer 3 Cocher la case correspondante selon qu il s agit de retourner des bo tes ou dossiers 4 Effectuer l une des op rations suivsntes e Pour utiliser un lecteur de code barres cliquer sur le bouton Avec code barres et effectuer la lecture des items ou entrer manuellement le num ro situ sous le code barres et cliquer sur le bouton Accepter Appuyer sur la touche chap Circulation de l inventaire 229 lorsque termin e Pour s lectionner des items manuellement cliquer sur le bouton S lection manuelle Cliquer sur le bouton Ajouter Entrer un num ro pour indiquer o d buter dans la liste et cliquer sur le bouton Accepter S lectionner les bo tes ou dossiers d sir s partir de la liste Cliquer sur le bouton Accepter Ajouter d autres articles en r p tant les tapes 5 6 et 7 0 Effacer des items de la liste en les s lectionnant et en cliquant sur le bouton Effacer 11 Rechercher des items en cliquant sur le bouton Rechercher et en proc dant comme d crit la rubrique Rechercher des bo tes ou des dossiers 12 Cliquer sur le bouton Accepter pour terminer O Note Le logiciel met automatiquement jour l tat et l historique des documents Suivre le mouvement des documents semi actifs quand le centre documentaire h
172. r sur l onglet en question puis sur le bouton du module Bo tes 5 Sile contenu d une bo te s affiche c est que l inventaire a d j t cr sinon seul le menu diter est disponible pour ajouter de nouvelles bo tes Pour continuer nous allons supposer qu au moins une bo te a t entr e Nous allons rechercher la bo te num ro 0105 ou tout autre num ro de l inventaire 6 Cliquer sur Recherche gt Rechercher ou sur le bouton Recherche 7 Le curseur se positionne sur le champ Num ro de bo te Le syst me attend qu on lui fournisse un num ro de bo te rechercher 8 Taper 0105 ou tout num ro de bo te qui se trouve dans le syst me 9 Appuyer sur Ctrl Entr e ou sur le bouton Accepter pour d buter la recherche L ordinateur proc de la recherche et affiche ce qu il a trouv de plus similaire 10 Il est alors possible de noter toutes les informations d sir es et de produire un rapport sur papier ou l cran en cliquant sur Fichier gt Voir rapport Imprimer rapport Pour l instant nous avons termin et nous pouvons quitter le syst me 11 Cliquer sur Fichier gt Quitter pour retourner la Fen tre principale crois e au d part Bienvenue 15 Note Chaque mot cl du menu poss de une lettre soulign e qui permet d acc der directement au menu sans avoir utiliser les fl ches ou la souris Un menu peut donc tre activ en appuyant simultan ment sur la touche Alt et la lettre soulign e Ain
173. ra t pa Accepter X Annuler 3 Entrer un nombre de dossiers cr er et cliquer sur le bouton Accepter Une fen tre appara t Gestion de l inventaire 223 D partement EE Type E Ajde Accepter X Annuler Annuler 4 Cliquer sur le bouton de consultation situ la droite de chacun des champs pour s lectionner un d partement et un type parmis les listes qui s ouvriront l cran et cliquer sur le bouton Accepter de chaque liste 5 Cliquer sur le bouton Accepter de la fen tre pr c dente 6 Une bo te de dialogue indiquant o en est le processus de cr ation s affiche et se ferme d s que l auto cr ation des num ros CD de dossiers est termin e Une fen tre appara t Premi re tiquette il x torur 7 Entrer un num ro pour situer l emplacement de la premi re tiquette sur la feuille l impression Note Les param tres d impression sont d j r gl s y compris le format des tiquettes de dossiers d fini dans le module nformations du client voir la rubrique D finir le format des tiquettes de bo tes et de dossiers Certains param tres d impression peuvent cependant tre modifi s en cliquant sur Fichier gt Options imprimante 8 Le syst me proc de automatiquement la cr ation des dossiers Des tiquettes avec code barres s impriment pour ces derniers selon les param tres d finis dans 224 EDC Client le syst me Une bo
174. rapports 110 Index 255 t ches 110 Destruction 198 199 200 201 D TRUIT E 197 Disposition 52 aper u du module 52 rapports 191 t ches 191 Document 35 cycle de vie 35 circulation 43 gestion lectronique des 42 retirer de l inventaire 208 Dossiers 90 92 95 133 148 149 153 170 172 173 186 188 198 199 200 201 205 206 210 211 227 228 229 232 234 235 239 ajouter l inventaire actif 137 ajouter l inventaire semi actif 138 aper u du module 52 effacer 141 fen tre du module 130 historique 148 imprimer tiquette 144 imprimer rapport 143 modifier l information 142 rapports 130 r activer l interne 146 r activer dans l inventaire semi actif 147 t ches 130 trouver 142 Dossiers sans suivi 234 239 fen tre du module 237 rapports 237 t ches 237 Dossiers sans suivi 57 aper u du module 57 256 EDC Client E EDC 60 survol d implantation 60 dition 30 active 11 modules disponibles 16 num risation 11 semi active 11 semi active bo tes 11 Emplacements internes 95 183 184 185 aper u du module 52 fen tre du module 182 rapports 182 t ches 182 Emplacements sources 108 109 aper u du module 50 fen tre du module 107 rapports 107 t ches 107 Enregistrements 21 index de recherche 21 navigation 21 Entretient de bo te et dossiers 212 t ches 212 Entretient de bo tes et dossiers 52 aper u du module 52 tat 43 D
175. res Indique le nom du d partement C est cette valeur qui appara tra dans la liste associ e au champ D partement dans les modules Bo tes et Dossiers Surveillant et adresse Nom et adresse du surveillant du d partement au sein de l organisation Coordinateur et adresse Nom et adresse du coordinateur du d partement au sein de l organisation Sous d partements Champ alphanum rique obligatoire de 30 caract res Liste des sous d partements du d partement indiqu plus haut 112 EDC Client Ajouter ou modifier des d partements et des sous d partements 1 Cliquer sur Client gt D partements de la Fen tre principale 2 e Pour ajouter cliquer sur le bouton Ajouter e Pour modifier s lectionner le d partement et cliquer sur le bouton diter 3 Dans la section D partement ajouter ou modifier l information dans les champs appropri s 4 Dans la section sous d partement effectuer l une des op rations suivantes e cliquer sur le bouton Ajouter pour ajouter un sous d partement e s lectionner le sous d partement d sir et cliquer sur le bouton Editer pour le modifier Dans les deux cas une fen tre appara t F Sous d paitement BE Es Sous d partement CAEN Ann es de conservation fo Actif ve oui Accepter X Annuler 7 Aide Note Cette fen tre ne contient aucune information lorsqu il s agit d ajout un sous d partement KIL 41 5 Entrer le nom du sous
176. rime selon les param tres d finis pour le syst me 110 EDC Client D partements Survol Ce module permet de consulter et de modifier les informations des d partements et de leurs sous d partements incluant les dur es de conservation si la politique de conservation est tablie ainsi De nouveaux d partements et sous d partements peuvent galement tre cr s Ces informations seront utilis es pour classifier les bo tes et les dossiers Ag GE Rapport disponible e liste des d partements et de leurs sous d partements Champs voir la rubrique suivante T ches Ajouter ou modifier des d partements et des sous d partements Sp cifier la dur e de conservation associ e aux sous d partements D sactiver des sous d partements Transf rer des documents d un sous d partement un autre d partement Transf rer des documents d un sous d partement un sous d partement d j existant e Afficher ou imprimer la liste des d partements incluant les sous d partements Fen tre du module Gestion des informations corporatives 111 D partements DEMO A Client Demo Fichier Vor Recherche diter Aide nernse D partement COMPTABILIT Surveillant Adresse Coordinateur Adresse COMPTES PAYER Sous d partement COMPTES RECEVOIR G N RAL diter Ajouter Champs D partement Champ alphanum rique requis de 30 caract
177. rimer la liste des groupes d utilisateurs 73 Textes fran ais et anglais 74 Survol 74 Champs 75 Modifier le texte utilis dans le logiciel 75 Afficher ou imprimer la liste de tous les termes utilis s dans le logiciel 76 Journal d acc s 77 Survol 77 Champs 78 Mettre fin une session active 78 Afficher ou imprimer le journal d acc s 79 Tables des mati res Information syst me 80 Survol 80 Champs 81 Modifier les informations syst me 83 Afficher ou imprimer les informations syst me 83 5 Gestion des informations corporatives Aper u 85 Informations du client 86 Survol 86 Champs 88 D finir les principaux param tres de gestion documentaire 90 Cr er effacer et configurer les rapports sur mesure 90 Choisir le rapport par d faut utilis partout dans le syst me 90 Modifier le mod le des notes de retard 92 Modifier le mod le des notices d effacement 93 Modifier le mod le des notices de dossier perdu 94 D finir le masque des emplacements internes 95 D finir le format des tiquettes de bo tes et de dossiers 95 D finir ou modifier le signataire 99 D finir ou modifier un mod le ROC 99 Identifier des champs comme tant requis optionnels ou inactifs et r gler leur ordre de tabulation 102 Ajouter des champs suppl mentaires au module Dossiers 104 Emplacements sources 107 Survol 107 Champs 108 Ajouter de nouveaux emplacements sources 108 Effacer des emplacements sources 109 Modifier des emplacements sources 109 Affi
178. rs gt diter gt Transf rer l interne 2 Confirmer le transfert 3 S lectionner l emplacement interne Note Lors de l effacement d un document semi actif les informations de la bo te ou du dossier ne sont pas purg es du syst me La r activation red marre leur suivi Les options de menu ne sont disponibles que si l action ex cuter sur l item s applique son tat Par exemple l option de menu Transf rer en PRE AJOUT du menu Editer ne sera pas disponible pour un document l tat PRE AJOUT R activer une bo te ou un dossier dans l inventaire semi actif 1 Cliquer sur Inventaire gt Bo tes Dossiers de la Fen tre principale 2 S lectionner la bo te ou le dossier en question 3 Ex cuter une des s ries d actions suivantes e Pour transf rer une bo te de l tat EFFAC E l tat DISPONIBLE e Cliquer sur Inventaire gt Bo tes gt diter gt Transf rer en PR AJOUT e Confirmer le transfert e S lectionner les dossiers r activer e Pour transf rer une dossiers de l tat EFFAC E l tat DISPONIBLE e Cliquer sur Inventaire gt Dossiers gt diter gt Transf rer en PR AJOUT e Confirmer le transfert e Entrer le num ro de bo te dans laquelle le dossier doit tre ins r la bo te doit tre l tat PRE AJOUT ou SORTI E 4 Envoyer les bo tes concern es au centre documentaire hors site L tat des bo tes deviendra DISPONIBLE lorsque le centre documentaire les aura
179. rt 206 EDC Client 1 Cliquer sur Inventaire gt Listes de transfert de la Fen tre principale 2 S lectionner la liste qui doit tre modifi e 3 Effectuer l une des op rations suivantes e Ajouter des articles en cliquant sur diter gt Ajouter articles Les documents ajout s doivent tre l tat DISPONIBLE e Retirer des articles en cliquant sur diter gt Enlever articles Il faut entrer un num ro pour indiquer o d buter dans la liste de s lection Les items s lectionn s appara tront en surbrillance e Ajouter diter ou effacer une note de la liste en cliquant sur diter gt Notes e diter la description de la liste en cliquant sur diter gt diter Voir les articles sur une liste de transfert 1 Cliquer sur Inventaire gt Listes de transfert de la Fen tre principale 2 S lectionner la liste dont les articles doivent tre visionn s 3 Cliquer sur Voir gt Articles Voir les notes d une liste de transfert 1 Cliquer sur Inventaire gt Listes de transfert de la Fen tre principale 2 S lectionner la liste dont les notes doivent tre visionn es 3 Cliquer sur Voir gt Notes Voir ou imprimer les documents transf rer 1 Cliquer sur Inventaire gt Listes de transfert de la Fen tre principale 2 S lectionner la liste dont le rapport doit tre produit 3 Cliquer sur Fichier gt Voir rapport Imprimer rapport Note Lorsque la liste est l tat VERROUILL E le logiciel demande
180. rts d activit s 186 aper u du module 52 rapports 186 t ches 186 R activer des documents dans votre inventaire interne 146 R activer des documents dans votre inventaire semi actif 147 Recherche 27 effectuer une 27 aper u du module 52 fen tre du module 174 rapports 174 t ches 174 Rechercher 27 142 170 172 173 Recherches 52 aper u du module 52 rapports 170 t ches 170 R plicateur EDC 42 Replication 83 calendrier 83 Restrictions 120 121 122 124 125 aper u du module 50 Restrictions 120 121 122 124 125 fen tre du module 123 rapports 123 t ches 123 Retirer de l inventaire 210 211 S Session 78 active 78 Session active 78 Signataire de listes 99 Sous d partements 112 113 114 Survol 129 t ches reli es l inventaire 129 Synchronisation 42 Syst me 37 implantation et gestion 37 survol 34 T T ches reli es l inventaire 129 Texte 75 76 Texte fran ais et anglais 75 76 fen tre du module 74 rapports 74 t ches 74 Textes fran ais et anglais 48 aper u du module 48 Touche 20 ALT 20 raccourci 20 de navigation 22 29 Touches de raccourci 16 Tracking 229 Transfert de documents 205 206 Index 259 Trouver 170 172 173 bo te et dossier 142 Types de champs 31 Types de document 115 119 120 121 122 125 U Utilisateurs 35 notions 35 ajouter 64 aper u du module 48 d finir droits d acc s 64 d finir mot de passe 66 fen tre du module 61
181. s tapes num r es ci apr s le syst me en fera la demande automatiquement lorsque viendra le moment de quitter le module Imagerie 1 Cliquer sur Fichier gt Sauvegarder du module magerie 2 Cliquer sur le bouton Accepter de la bo te de dialogue qui appara t pour confirmer l op ration Imprimer des images Il est possible d imprimer des images qui sont archiv es localement et donc disponibles l interne ou des images qui sont rappel es du centre documentaire hors site voir la rubrique T l charger des images 1 Cliquer sur Fichier gt Imprimer du module magerie 2 Entrer l intervalle de pages imprimer dans la fen tre qui appara t et cliquer sur son bouton Accepter 3 Les images s imprimeront automatiquement partir de l imprimante par d faut Note Les param tres d impression sont modifiables en cliquant sur Fichier gt Options impression du module magerie Faire de la Reconnaissance Optique de Caract res ROC La Reconnaissance Optique de Caract res ROC permet de convertir certains l ments d une image num ris e en l ments d un fichier texte L image ou plut t son contenu textuel peut alors tre trait comme n importe quel fichier de traitement de texte 1 Cliquer sur Fichier gt ROC du module magerie Une fen tre s ouvre l cran 2 Entrer l intervalle de pages num ris es laquelle s appliquera la reconnaissance optique de caract res et cliquer sur Accepter La fen tre suiva
182. s de retard 1 Cliquer sur Inventaire gt Rapports d activit s de la Fen tre principale 2 Cliquer sur Fichier gt Voir Imprimer gt Notes de retard 3 Sp cifier la date de d but et de fin du rapport si d sir dans la fen tre qui s ouvre et cliquer sur le bouton Accepter 4 Le tri s effectue imm diatement et le rapport des notes de retard s affiche ou s imprime Cliquer sur le bouton Fermer de la fen tre de rapport pour retourner dans le module Rapports d activit s Note Le format des notes de retard peut tre modifi dans le module Informations du client Afficher ou imprimer un rapport de bo tes actives ou inactives Produire un rapport de bo tes actives 1 Cliquer sur Inventaire gt Rapports d activit s de la Fen tre principale 2 Cliquer sur Fichier gt Voir Imprimer gt Rapport de bo tes actives Une fen tre appara t Rapport de bo tes actives xi Client M E De 2002 01 12 2002 02 1 2 Nombre de sorties 1 m 899 a F Inclure activit de dossiers x onu que Note Client indique le code du client Gestion de l inventaire 189 De permet de sp cifier l intervalle de dates du rapport Nombre de sorties permet d indiquer qu il faut rechercher uniquement les bo tes sorties un certain nombre de fois Inclure activit de dossiers permet d indiquer que le rapport doit prendre en compte les dossiers contenus dans les bo tes Lorsque cette option est coch e le nombre
183. s en une seule op ration Survol du syst me 57 Ee 7 Modules associ s la circulation de l inventaire Module Circulation Ce module permet de faire la gestion de la circulation des documents actifs Il permet donc de sortir ou retourner des documents l interne et des documents semi actifs lorsqu il n y a pas de lien lectronique avec le centre documentaire hors site Ces op rations de sorties et de retours permettent de conna tre la date des mouvements des documents ainsi que le nom des personnes qui les ont emprunt Les rapports suivants peuvent tre consult s et imprim s e liste de cueillette des bo tes ou dossiers l interne e liste de reclassement des bo tes ou dossiers l interne Module Commandes Ce module permet de cr er des commandes et de consulter les informations sur les requ tes pr c dentes incluant leur tat leur destinataire et leur date de livraison Les rapports suivants peuvent tre consult s et imprim s e liste des items command s pour un intervalle de dates e liste des items command s qui ont t rejet s Lans mn Module Dossiers sans suivi Des dossiers qui n ont pas t inventori s sans suivi peuvent tre command s l unit partir de ce moment ces dossiers sont suivis de fa on limit e Ce module permet de consulter de l information sur ces dossiers Les rapports suivants peuvent tre consult s et imprim s e liste des dossiers sa
184. s et dossiers de la Fen tre principale 2 Cliquer sur Fichier gt Transfert de champs gt Bo tes Dossiers Une fen tre appara t Gestion de l inventaire 219 Bo tes Transfert de champs D partement Accepter X Annuler Ajouter Effacer Q Voir Rechercher 3 Cliquer sur le bouton Ajouter pour tablir une s lection Une fen tre s ouvre Entrer num ro de bo te x rer Note La m me fen tre appara t dans le cas des dossiers mais pour eux la s lection peut galement se faire par description 3 Entrer un num ro de bo te ou de dossier ou une description le cas ch ant puis cliquer sur le bouton Accepter La fen tre contenant les articles en inventaire appara t 4 Effectuer une s lection puis cliquer sur le bouton Accepter de cette fen tre La fen tre ouverte en 2 r appara t indiquant la s lection effectu e 220 EDC Client 5 Cliquer sur le bouton Accepter pour sp cifier quel transfert de champs doit tre effectu La fen tre suivante s affiche Source Destination 6 Num ro C Date d but C Num ro CD fin C Date d but C Date C Date fin Description C Description C Date d entr e C Source C Propri taire C Ancien num ro C Champ 1 C Champ 2 C Champ 3 C Champ 4 C Champ 5 C Champ6 C Source Propri taire C Champ 1 C Champ 2 C Champ 3 C Champ 4 Champ 5 C Champ 6 Op ration
185. s la fen tre qui appara t Entrer un num ro d item ou une description pour les dossiers si par description a t s lectionn dans la nouvelle fen tre afin d indiquer o d buter dans la liste et cliquer sur le bouton Accepter Une liste des items s affiche S lectionner les articles d sir s les items s lectionn s appara tront en surbrillance et cliquer sur le bouton Accepter Le syst me retourne la fen tre qui s est ouverte en 3 et tous les items s lectionn s pr c demment s y affichent Il est alors possible d ajouter d autres articles en r p tant les tapes 4 5 et 6 ou d effacer des items de la liste en s lectionnant ceux ci et en cliquant sur le bouton Effacer Cliquer sur le bouton Accepter pour lancer l impression des items Dans le module Bo tes une bo te de dialogue appara t pour demander si les tiquettes des dossiers l int rieur des bo tes doivent galement tre imprim s Une fen tre de dialogue appara t pour demander par quelle tiquette commencer figure suivante Entrer un num ro et cliquer sur le bouton Accepter EDC Client 146 Note Page typique d tiquettes Avery servant imprimer des tiquettes de bo tes ou de dossiers Les num ros indiquent l ordre des tiquettes Voir la liste des tiquettes Avery support es dans la rubrique D finir le format des tiquettes de bo tes et de dossiers du module Informations client 1
186. s ou de s lectionner le format du fichier qui sera envoy Note Il faut au pr alable sp cifier l adresse SMTP de l organisation voir la rubrique Champs du module Information syst me 3 Le syst me proc de automatiquement l envoi des images l adresse courriel indiqu e Une bo te de dialogue indique que les images ont bien t envoy es Cliquer sur le bouton OK de cette bo te pour terminer l op ration Envoyer des images par t l copie Il est possible d envoyer par t l copie des images qui sont archiv es localement et donc disponibles l interne ou des images qui sont rappel es du centre documentaire hors site voir la rubrique T l charger des images du pr sent module 1 Cliquer sur Fichier gt T l copier dans le module magerie La fen tre d envoi s ouvre l cran Gestion de l inventaire 165 Intervalle Pages Sujet 1 Nouvelles annexes C Toutes amp Courante Notes C Pages Veuillez trouvez ci joint les annexes Ill et IV d ment r vis es De Po a Bo Format TIF X ete Destinataire Nom Adresse T l phone Mr Fournier 514 22 7777 Accepter X Annuler Aide 2 S lectionner les images qui doivent tre envoy es et entrer le num ro de t l copieur du destinataire dans les champs appropri s Il est galement possible de donner un titre au message d crire des notes ou de s lectionner le format du fichier qui sera envoy 3 S
187. s portant ce mode de disposition seront transform s en documents semi actifs et achemin s vers le centre d entreposage 2 Les documents semi actifs portant ce mode seront g n ralement achemin s vers le centre d archivage permanent disposition mode de Fa on avec laquelle le document sera dispos Les modes de disposition sont r gis par les types de document disposition NON CONFIDENTIEL Lors de la disposition les documents de ce mode ne seront pas dispos s de fa on confidentielle disposition PERMANENT Les documents portant ce mode de disposition ne seront jamais d truits disposition R VISION Les documents portant ce mode de disposition seront plac s sur une liste afin que ceux ci subissent une v rification particuli re avant d tre d truits document actif Document en cours de r alisation ou document utilis fr quemment Les documents actifs sont conserv s dans les locaux de l utilisateur et non dans un centre d archivage hors site document semi actif Glossaire 249 Document dont la production est compl t e et qui n est pas utilis fr quemment Ces documents sont g n ralement entrepos s dossier sans suivi Dossiers qui n ont pas t inventori s dans le syst me informatique Vous pouvez toujours commander des dossiers sans suivi mais le syst me n enregistre que leur description lorsqu ils sont command s Ainsi le suivi de ces dossiers demeure limit enregistrement Ens
188. s touches Ctrl F Tous les champs de la fen tre du module sont vides mais celui ou ceux choisis selon l index sont disponibles pour permettre d entrer l information recherch e Pour demander l ordinateur d afficher ce qu il a trouv cliquer sur le bouton Accepter ou appuyer sur Ctrl Entr e 28 EDC Client Utiliser les rapports Le menu Fichier permet d acc der aux rapports d un module Tous les rapports peuvent tre soit imprim s soit affich s l cran L article de menu Options imprimante du menu Fichier permet de s lectionner l imprimante d sir e ainsi que la source d alimentation du papier Les autres r glages telle la taille du papier sont optimis s par le logiciel et ne peuvent pas tre modifi s moins de sp cifier explicitement l imprimante le programme utilise l imprimante par d faut de Windows Lors de l affichage d un rapport cliquer sur le bouton Options d imprimante pour acc der aux options d imprimante ou cliquer sur le bouton Imprimer pour imprimer le rapport Note La modification de la taille des caract res lors de la visualisation n a aucun effet sur l impression Concepts g n raux 29 Utiliser les listes Une liste permet de se d placer rapidement travers un inventaire ou un groupe d informations d avoir une id e g n rale du contenu tous les d tails ne sont pas affich s de s lectionner une ou plusieurs informations ou d effectuer un choix Les li
189. s valeurs d finies l tape pr c dente cocher la case Valeurs pr d finies seulement dans la fen tre en 4 Note Pour sp cifier que les champs suppl mentaires appara tront dans le haut ou le bas du module Dossiers r gler Haut ou Bas la valeur du champ Position des champs suppl mentaires du module Informations du client Les champs suppl mentaires sont r serv s pour l usage interne et peuvent tre renomm s dans le module Textes fran ais et anglais Gestion des informations corporatives 107 Emplacements sources Survol Ce module permet de consulter et de modifier les informations des emplacements sources De nouveaux emplacements sources peuvent galement tre cr s Cette information sert indiquer la provenance d une bo te dans le champ Source du module Bo tes avant son arriv e l organisation ou au centre documentaire hors site Rapport disponible e liste des emplacements sources Champs voir la rubrique suivante T ches Ajouter de nouveaux emplacements sources Effacer des emplacements sources Modifier des emplacements sources Afficher ou imprimer la liste des emplacements sources Fen tre du module 108 EDC Client Emplacement du client DEMO A Client Demo of xi Fichier Recherche diter Aide acement du client 4 Emplacement ENTREP T 1 Adresse Ville MONTREAL Province QUE Code postal Pays CANADA T l phon
190. ser les boutons de consultation pour afficher la liste des valeurs possibles et faire un choix puis cliquer sur le bouton Accepter Une bo te de dialogue appara t Confirm Est ce que les tiquettes sont pr imprim es 5 Dans certains cas les dossiers ont t cr s pr alablement et poss dent d j une tiquette avec code barres il faut donc cliquer sur le bouton Oui Dans le cas contraire cliquer sur le bouton Non Une fen tre s affiche Entrer code barres de la bo te x rer 6 Entrer le code barres de la bo te dans laquelle les dossiers seront ins r s puis cliquer sur le bouton Accepter Deux possiblit s s offrent alors e L option Oui a t choisie en 4 une fen tre appara t donc et demande d entrer le Gestion de l inventaire 141 code barres d un premier dossier Proc der entrer ensuite l information voulue pour les champs requis dans les fen tres apparaissant cet effet et r p ter l op ration pour d autres dossiers ajouter dans la m me bo te Cliquer sur le bouton Annuler lorsque termin Les dossiers sont automatiquement ajout s en inventaire dans la bo te d sign e La fen tre ouverte en 5 r appara t et permet de r p ter l op ration pour une autre bo te e L option Non a t choisie en 4 une fen tre appara t donc pour chacun des champs requis et permet d entrer les valeurs d sir es Proc der pour autant de dossiers que voulu puis cliq
191. si pour activer le menu Fichier dont le F est soulign il suffit d appuyer sur les touches Alt F l int rieur de ce menu les articles de menu et les sous menus ont aussi une lettre soulign e En tapant simplement cette lettre sans la touche Alt il est possible de d clencher cette action Ainsi pour quitter le module ouvert et retourner la Fen tre principale il suffit d appuyer sur la touche Q La visite guid e est maintenant termin e Plusieurs des op rations apprises ici serviront lors de l utilisation courante du logiciel EDC 16 EDC Client Conventions Chemins d acc s chaque fois que nous aurons faire r f rence un chemin pour acc der un article de menu nous l indiquerons par la convention Premier item gt Deuxi me item Ainsi si nous indiquons que pour modifier une note il faut choisir le chemin Bo te gt diter gt Notes cela signifie qu il faut ouvrir le module Bo tes qu il y a un menu diter dans ce module et qu l int rieur de ce menu l article choisir est Notes De m me Fichier gt Voir rapport gt D un type gt D partement signifie qu il faut passer par le menu Fichier puis par les sous menus Voir rapport et D un type pour aboutir l article D partement Dans certains cas le chemin sera exprim de la fa on suivante Fichier gt Voir Imprimer rapport Ceci indique la possibilit de choix entre s lectionner Voir rapport ou s lectionner Imprimer rapport dans le me
192. sier semi actif devant tre r activ Et le syst me permet m me de retracer son historique ant rieur la d sactivation En archivage la date de disposition des documents est soit calcul e par type de documents soit par d partement selon la politique de conservation de l organisation Une date de conservation est alors attribu e chaque type de document ou chaque d partement pour permettre le calcul des dates de disposition des documents Finalement les dates de disposition peuvent tre recalcul es lorsque la conservation d un type ou d un d partement est modifi e Les principales t ches reli es l inventaire pouvant tre effectu es par le logiciel EDC sont d crites sommairement dans le sch ma ci apr s 40 EDC Client Entrer ou modifier des bo tes Entrer ou modifier des dossiers Effectuer des recherches exhaustives de bo tes ou de dossiers G rer les emplacements internes D truire des documents semi actifs Retirer des documents semi actifs de l inventaire Produire des rapports d activit s pour des bo tes ou des dossiers Produire des listes de disposition de documents actifs Transf rer des documents semi actifs Num riser des documents et g rer les images num ris es Effectuer en lot des modifications pour des bo tes et des dossiers L g
193. sier sera calcul e partir de la dur e de conservation du type Source Champ alphanum rique optionnel associ une liste non associ une liste dans le module Dossiers et pouvant contenir un maximum de 10 caract res Dans le cas des bo tes la source indique la provenance de la bo te avant d arriver au centre d archivage hors site Dans le cas de dossiers ce champ est r serv pour l usage interne Note Les emplacements sources sont d finis dans le module Emplacements sources Champ 1 Champ 2 Champ 3 Champs alphanum riques optionnels pouvant chacun contenir un maximum de 20 caract res Ces champs sont r serv s pour l usage interne et peuvent tre renomm s dans module Textes fran ais et anglais Niveau d acc s Champ num rique pouvant prendre les valeurs 0 9 Il permet de restreindre l acc s cette bo te ou ce dossier aux utilisateurs autoris s seulement La valeur 9 est la plus restrictive En modification l utilisateur ne peut qu assigner une valeur inf rieure ou gale son propre niveau d acc s Si le niveau de l utilisateur est inf rieur celui de la bo te ou du dossier il ne peut ni modifier l item ni le commander Disposition La disposition se d compose en trois champs distincts Un premier champ commut pouvant prendre les valeurs AUCUN E CONFIDENTIEL CHANTILLONNAGE ENVOYER AU D P T NON CONFIDENTIEL PERMANENT R VISION Ce cham
194. sons sont effectu es Pourcentage additionnel Frais suppl mentaire qui est factur lors de livraisons effectu es cette adresse Personne ressource Coordonn es de contact de la personne responsable de la r ception des documents cette adresse Voir ou imprimer la liste des adresses de livraison 1 Cliquer sur Client gt Adresses de livraison de la Fen tre principale 2 Cliquer sur Fichier gt Voir rapport Imprimer rapport Le rapport est produit automatiquement par le syst me Gestion de l inventaire Gestion de l inventaire 129 Aper u La gestion de l inventaire est au coeur du syst me que l on fasse affaire avec un centre d archivage hors site ou non C est pourquoi le syst me doit pouvoir fournir tout moment l tat d un dossier ou d une bo te et indiquer par exemple sa date initiale d archivage par qui et quand il a t command et ce tout au long de sa dur e de vie Le syst me doit galement permettre d effectuer diverses recherches parmis les bo tes et les dossiers d op rer certains changements sur les informations d un item ou encore d en disposer diff remment lorsqu il avance dans son cycle de vie 130 EDC Client Boites et Dossiers Survol Pour des raisons pratiques les modules Bo tes et Dossiers ont t regroup s en une seule et m me rubrique Cela tient au fait que la majorit des op rations effectu es sur des bo tes s appliquent galement aux dossiers
195. stes s affichent dans une fen tre au dessus des autres et permettent d afficher plusieurs informations Ainsi la liste des dossiers affiche tous les dossiers de l inventaire l un la suite de l autre chacun sur sa ligne La plupart des modules contiennent une liste accessible en appuyant sur les touches Ctrl S Une barre de s lection s affiche sur l une des informations c est le curseur de la liste Il permet d indiquer l ordinateur une s lection c est dire l information choisie Pour d placer le curseur utiliser les touches de navigation voir la rubrique s y rapportant ou la souris puis terminer en appuyant sur la touche Entr e Dans une liste choix multiples plusieurs items peuvent tre s lectionn s en appuyant sur la barre d espace ou en cliquant deux fois sur les articles d sir s L item s lectionn appara tra en surbrillance Dans la liste Scruter dont nous parlions plus haut la s lection sera la prochaine information affich e par le module Ainsi dans le module Bo tes pour voir le d tail de la bo te 0105 ou toute autre bo te de l inventaire il suffit d appuyer sur les touches Ctri S d utiliser les fl ches pour se d placer dans la liste jusqu trouver la bonne bo te puis appuyer sur la touche Entr e La fen tre contenant la liste dispara t et le syst me donne alors acc s aux d tails de cette bo te 30 EDC Client Modifier les informations l cran Quand une information
196. sur le bouton Retour de bo te entrer une quantit de bo te retourner et cliquer sur le bouton Accepter de la fen tre ouverte cet effet 14 Cliquer sur le bouton Accepter de la fen tre du module 15 Une bo te de dialogue appara t pour indiquer les tapes de transmission de la commande en cours Une fois la commande accept e les items de celle ci sont inscrits dans le module Commandes Si des articles de la commande sont rejet s un message d avertissement appara t et il est possible de v rifier la raison du rejet NOCA Gestion de l inventaire 139 Ajouter des dossiers en lot l inventaire Cette option disponible uniquement dans le module Dossiers permet d ajouter en inventaire un lot de dossiers en une seule op ration 1 Cliquer sur Inventaire gt Dossiers de la Fen tre principale 2 Cliquer sur diter gt Ajouts en lot Une fen tre appara t Champs Dossier Nom du champ Description C Date d but WOO Date fin Do a EH a Intervalle M Source M Champ WOO Champ D Champ 3 3 Cocher les champs des nouveaux dossiers pour lesquels il faudra entrer une valeur puis cliquer sur le bouton Accepter Une fen tre s ouvre l cran 140 EDC Client Entre D partement Type D partement JE M Type 7 Aide Accepter X Annuler 4 Entrer le d partement et le type de document attribuer aux nouveaux dossiers utili
197. t Gauche et en Haut de m me que Largeur et Hauteur de la zone sur les documents num ris s Angle de rotation d termine le sens de la lecture des caract res 0 90 180 270 Options de ROC contenu de la zone qui doit tre reconnue Zone enti re partir de Pr fixe De A Pr fixe et suffixe Entrer les param tres voulus dans le champ appropri et cliquer sur le bouton Accepter La nouvelle zone appara tra dans la premi re fen tre en 3 R p ter l op ration pour d autres zone ou s lectionner une zone et cliquer sur le bouton Effacer pour l effacer ou sur le bouton diter pour la modifier 4 Cliquer sur le bouton Accepter de la fen tre ouverte en 3 5 Cliquer sur le bouton Fermer de la fen tre ouverte en 2 Identifier des champs comme tant requis optionnels ou inactifs et r gler leur ordre de tabulation 1 Cliquer sur Client gt Informations du client de la Fen tre principale 2 Cliquer sur diter gt D finitions de champs gt Bo te Dossier La fen tre suivante appara t amp D finitions de champs Bo te Nom du champ Num ro ee M Nr SE CSS en Sr me Fr me ae fn DER PONER Gestion des informations corporatives 103 Bm Ei Requis m n m 2 0 0 0 S i Note La fen tre pour les dossiers contient des champs suppl mentaires qui peuvent tre ajout s au module Dossiers et un bouton Plus qui permet d en sp c
198. t l organisation Le service de facturation peut quant lui tre passablement complexe compte tenu du nombre de services souvent offerts Certaines commandes peuvent en effet tre plus urgentes que d autres Sans compter que l entreposage est un processus dynamique o les bo tes arrivent et repartent tous les jours Ceci n cessite alors un calcul des frais de location sur une base quotidienne Plus encore il se peut que l organisation veuille redistribuer ses frais par d partement ou par code de frais Pour en arriver offrir un tel service il est alors n cessaire de d tailler pr cis ment chacun des co ts Comme les t ches reli es la gestion documentaire sont vari es tous les intervenants n ont pas les m mes responsabilit s Des utilisateurs peuvent n tre responsables que de la gestion de l inventaire d autres n auront acc s qu la facturation pour pouvoir contr ler les co ts d utilisation alors que certains ne seront affect s qu un seul d partement Le syst me de gestion documentaire doit pouvoir tenir compte de toutes ces informations pour ne donner acc s qu aux personnes autoris es 36 EDC Client Cycle de Vie d un Document Ces documents sont habituellement conserv s dans le bureau ou le d partement administratif de l usager Ces documents sont n cessaires aux op rations courantes et beaucoup de ressources personnel temps quipement et espace y sont consacr es Docume
199. t l charger des images qui ont t envoy es au centre documentaire hors site et de les imprimer ou encore de les faire parvenir un destinataire par courriel ou par t l copie De m me ce module permet de faire de la Reconnaissance Optique de Caract res ROC de l indexation de l exportation et de l importation d images eE T4 T ches Num riser des documents T l charger des images Sauvegarder des images Imprimer des images num ris es Faire de la Reconnaissance Optique de Caract res ROC Faire de la ROC et de l indexation Indexer des documents Envoyer des images par courriel Envoyer des images par t l copie Importer des images Exporter des images Voir les informations relatives une image Modifier une image num ris e avant sauvegarde Fen tre du module Gestion de l inventaire 155 0000 EXEMPLE IMAGERIE Bk E Fichier diter Voir Image Aide sels se Jos afoucs RAULUI FPS U ROMANS 1 LAS AND CORECTOR CEMET CR OL NF OMR OL TAAI rO mE Dasrsed ans vertes Be es ni 2e dOnt este Come ic Ka ANG M ca di perga pe dame gt Cada Drona Care ver max SNS Wee P r bo peca tidel ta SAA A LOA PORT y aaa aa aaa Ama EE he wma meriestore th les art COLE ES CRAN ILE 2 Singa ve DA CON QE AD 62 tnt Me 52 Bye date dure Lu ue D Age ta na k a meega sl he kemi ie 2 fi Da a D Bet I a ut GAME LU pe A
200. t d entrer une description pour chaque image ou groupe d image num ris s S Documents OI x Accepter ii X Annuler Ajouter Effacer i Aide 5 Entrer une description pour les documents dans le champ Description ou modifier la description d anciens documents simplement en cliquant sur celle modifier Note L intervalle d image peut tre modifi e dans les champs De et de la ligne correspondante Cela s av rer utlile lorsqu un document de plusieurs pages est num ris un contrat par exemple et que toutes les images peuvent tre regroup es et identifi es par une seule et m me description 6 Cliquer sur Ajouter pour enregistrer d autres documents et entrer leur description ou s lectionner un document effacer et cliquer sur Effacer 7 Cliquer sur Accepter pour confirmer l enregistrement des documents Gestion de l inventaire 157 T l charger des images Le t l chargement s applique lorsque les archives ne sont pas entrepos es localement voir la rubrique Champs du module nformation syst me Seules les derni res images num ris es sont archiv es localement et pour un p riode de temps d termin e Plus exactement elles sont archiv es localement jusqu concurrence d un certain nombre d termin par la taille de l ant m moire et d une certaine p riode d termin e par le temps minimal en ant m moire Lorsque le temps minimal s est coul et qu une
201. taire Par emplacement interne Par champ 1 Par champ 2 Par champ 3 152 EDC Client Par date d entr e Par d partement Par sous d partment D un d partement D un sous d partement D une activit D un type gt Sous d partement D partement Toutes les bo tes La premi re fois qu un rapport est demand il faut sp cifier quel rapport pr d fini est appel en cliquant deux fois sur un choix Le rapport s affichera ou s imprimera peu de temps apr s S il s agit simplement de voir un rapport cliquer sur le bouton Fermer pour fermer la fen tre de rapport partir du module Dossiers 1 Cliquer sur Inventaire gt Dossiers de la Fen tre principale 2 Effectuer l une des op rations suivantes si d sir Cliquer sur Fichier gt Options de rapport gt Options de rapport et effectuer les r glages d sir s comme pr c demment Cliquer sur Fichier gt Options de rapport gt Choisir rapport de dossiers pr d fini puis proc der aux ajustements comme pr c demment Cliquer sur Fichier gt Options de rapport gt Modifier champs du rapport de dossiers et modifier les champ d sir s comme pr c demment 4 Cliquer sur Fichier gt Voir rapport Imprimer rapport et s lectionner l une des options de menu suivantes Par num ro Par description Par propri taire Par champ 1 Par champ 2 Par champ 3 Par date d entr e Par date de disposition D un d partement D un sous d partement D une
202. tation c t du champ Restrictions La fen tre suivante appara t contenant les restrictions d j associ es au type s il y a lieu Gestion des informations corporatives 121 S Restrictions ioj x Restriction 2 xX Fermer Ajouter Effacer z 5 e Pour ajouter une restriction cliquer sur le bouton Ajouter s lectionner une restriction parmis la liste qui devient disponible et cliquer sur le bouton Accepter e Pour effacer une restriction s lectionner la restriction effacer et cliquer sur le bouton Effacer 6 R p ter l tape 5 pour ajouter ou effacer plusieurs restrictions 7 Cliquer sur le bouton Fermer 8 Cliquer sur le bouton Accepter pour terminer Voir les notes ou les restrictions associ es un type de document 1 Cliquer sur Client gt Calendrier de conservation de la Fen tre principale 2 S lectionner le type de document dont les notes ou les restrictions doivent tre visualis es l aide de la barre de boutons 3 Cliquer sur Voir gt Notes Restrictions 4 Selon le choix fait l tape pr c dente la fen tre des notes ou des restrictions s affiche Cliquer sur le bouton Accepter ou Annuler de l une ou l autre des fen tres pour retourner au module 122 EDC Client Afficher ou imprimer la liste des types de document incluant les restrictions et la dur e de conservation 1 Cliquer sur Client gt Calendrier de conservation de la Fen tre principal
203. te afin de r gler le syt me pour utiliser les fonctions de recherches plein texte Rechercher des bo tes des dossiers et des images Cliquer sur Inventaire gt Recherche plein texte de la Fen tre principale Entrer les termes trouver dans la zone de texte recherch S lectionner le mode de recherche d sir voir la rubrique champs pour plus de d tails Cliquer sur le bouton Rechercher Les r sultats de la recherche apparaissent Cliquer sur le bouton Page suivante ou Page pr c dente pour naviguer parmi les r sultats S lectionner un item si d sir et cliquer sur le bouton Voir pour afficher des informations d taill es sur celui ci Afficher ou imprimer le r sultat d une recherche 1 2 3 Faire une recherche plein texte voir la rubrique pr c dente Rechercher des bo tes des dossiers et des images Cliquer sur Fichier gt Options de rapport gt Bo tes Dossiers et choisir un rapport pr d fini ou modifier les champs du rapport Cliquer sur Fichier gt Voir rapport Imprimer rapport gt Dossiers Bo tes Imagesour afficher ou imprimer les r sultats de la recherche Note Le rapport ne concerne que les r sultats de la recherche qui ont t visionn s Si le rapport est produit imm diatement apr s avoir effectu une recherche et sans avoir jamais cliqu sur le bouton Page suivante voir la rubrique pr c dente le rapport n affichera que ce qui concerne la premi re page de r sult
204. ter gt Enlever articles Il faut entrer un num ro pour indiquer o d buter dans la liste de s lection Les items s lectionn s appara tront en surbrillance e Retirer des articles et modifier leur date de disposition en cliquant sur diter gt Enlever articles modifier date Entrer un num ro pour indiquer o d buter dans la liste de s lection Les items s lectionn s appara tront en surbrillance e Ajouter diter ou effacer une note de la liste en cliquant sur diter gt Notes e diter la description de la liste en cliquant sur diter gt diter 6 Faire la v rification de la liste en produisant un rapport par exemple partir de Fichier gt Voir Imprimer rapport 7 Envoyer lectroniquement la liste au centre documentaire hors site en cliquant sur Fichier gt Envoyer liste au centre documentaire L tat de la liste passera VERROUILL E et ne pourra plus tre modifi e ou supprim e moins de la remettre z ro en cliquant sur Fichier gt Remettre z ro avec centre documentaire 8 Imprimer une liste pour autorisation en cliquant sur Fichier gt Imprimer rapport et en liquant sur le bouton Oui de la bo te de dialogue demandant s il s agit d une liste pour autorisation et la faire parvenir au centre documentaire cocher chaque item parafer et autoriser la liste dans les endroits r serv s cette fin et la faire parvenir g n ralement par t l copie au centre documentaire 9 Lorsque la liste sign e
205. tes ou dossiers de l inventaire de documents semi actifs Ceci aura pour effet d annuler l utilisation de l espace pour des fins de facturation Seuls les documents l tat SORTI E peuvent tre effac s Les informations des documents ne sont pas purg es du syst me puisque les articles ne sont que marqu s comme EFFACE E Ils pourront tre r activ s ult rieurement tout en recouvrant leur historique ant rieur l effacement Le processus d effacement de documents est similaire celui de la disposition voir la rubrique Survol du module Listes de disposition mais ne n cessite pas l autorisation sign e des listes Seules les tapes de cr ation d impression de v rification et de traitement sont respect es L agencement de la liste est galement fonction de certains param tres de gestion tablis par l organisation dans les modules Informations du client et Calendrier de conservation Champs voir la rubrique suivante T ches e Retirer des documents semi actifs de l inventaire e Modifier une liste d effacement e Voir les articles sur une liste d effacement e Voir les notes sur une liste d effacement e Voir ou imprimer les documents retirer de l inventaire e Voir ou imprimer le volume des bo tes retirer de l inventaire Fen tre du module Gestion de l inventaire 209 Fichier Voir Recherche diter Aide Num ro de liste 00245 EFFAC E Description January 12 1
206. trait es Envoyer les informations modifi es de bo tes ou de dossiers au centre documentaire hors site Cette op ration permet d envoyer imm diatement les informations concernant une bo te ou un dossier au centre documentaire hors site lorsque l organisation est li e lectroniquement un centre documentaire G n ralement cela n a pas besoin d tre ex cut puisque les mises jour avec le centre documentaire se font automatiquement par le logiciel un moment pr d termin N anmoins il peut arriver que le centre documentaire hors site ait 148 EDC Client besoin imm diatement des derniers changements apport s l information des bo tes ou des dossiers 1 Cliquer sur Inventaire gt Bo tes Dossiers de la Fen tre principale 2 Cliquer sur diter gt Mettre jour avec centre documentaire 3 Les changements seront imm diatement transmis au centre documentaire hors site Afficher les dossiers d une bo te partir du module Bo tes 1 Cliquer sur Inventaire gt Bo tes de la Fen tre principale 2 S lectionner la bo te en question 3 Cliquer sur Voir gt Dossiers partir du module Dossiers Cliquer sur Inventaire gt Dossiers de la Fen tre principale Choisir l index de recherche Bo te Cliquer sur Recherche gt Rechercher et entrer le num ro de bo te Cliquer sur le bouton Accepter Le module Dossiers affiche le premier dossier de la bo te trouv e Pour voir les autres d
207. types de documents r gissant la disposition Les types d finissent la dur e de conservation ainsi que le mode de disposition des documents conservation dur e de Nombre de mois ou d ann es qu un document doit tre conserv pour des raisons l gales fiscales ou de politique d entreprise conservation semi active P riode de temps o les documents sont utilis s de fa on occasionnelle Les documents sont habituellement conserv s dans un centre d entreposage hors site Voir aussi politique de conservation destinataire Personne qui est destin l article demand L utilisateur autoris est diff rent du destinataire puisqu il est celui qui a acc s au logiciel Centre documentaire lectronique et peut commander des documents pour plusieurs destinataires disposition 248 EDC Client Action qui sera effectu e sur un document la fin de sa dur e de vie Les modes de disposition sont r gis par les types de document disposition AUCUN E Aucun mode de disposition n a encore t attribu aux documents disposition CONFIDENTIEL Lors de la disposition les documents de ce mode seront dispos s de fa on confidentielle disposition CHANTILLONNAGE Les documents portant ce mode de disposition seront plac s sur une liste afin que vous puissiez en tirer des chantillons et envoyer les autres se faire d truire disposition ENVOYER AU D P T Deux situations sont possible 1 Les documents actif
208. uction D TRUIRE ltem transf r TRANS F R E ltem effac E ltem d truit 46 EDC Client La fen tre principale Tel qu nonc auparavant la Fen tre principale est le coeur du logiciel et toutes les op rations sont lanc es partir d elle De plus les menus Fichier et Aide qu elle comporte permettent de voir certaines informations syst me ou de r gler certaines options qui s appliqueront partout dans EDC tout au long de la session Ces menus sont aussi disponibles dans chacun des modules de EDC sauf Fichier gt Options tiquette thermique et affichent ou d clenchent la m me op ration sauf Fichier gt Quitter Le menu Fichier e Options tiquette thermique Bo te ou Dossier Cette option ouvre un fen tre qui permet de choisir un format d impression pour les tiquettes thermiques de bo tes ou de dossiers tiquettes thermique R gulier X Annuler ll suffit de cliquer sur le bouton de commutation et de s lectionner l un des formats disponibles R gulier Petit Tr s petit Ces formats font partie des rouages internes du logiciel Note Dans le module Information syst me deux champs font r f rence ces tiquettes et permettent de r gler les formats par d faut Ainsi la pr sente option ne fait que passer par dessus les formats par d faut pour la session courante uniquement Aussit t que EDC est ferm puis r ouvert
209. ueillette de documents actifs pour disposition 192 Transf rer des dossiers actifs dans des bo tes 194 Tables des mati res Transf rer des bo tes au centre documentaire hors site 195 Listes de disposition 196 Survol 196 Champs 197 Produire manuellement une liste de documents semi actifs disposer 198 Produire automatiquement une liste de documents semi actifs disposer 199 Modifier une liste de disposition 200 Voir les articles sur une liste de disposition 201 Voir les notes d une liste de disposition 201 Voir ou imprimer les documents disposer 201 Voir ou imprimer le volume des bo tes disposer 201 Listes de transfert 203 Survol 203 Champs 204 Transf rer des documents semi actifs vers un autre lieu que le centre documentaire hors site 205 Modifier une liste de transfert 205 Voir les articles sur une liste de transfert 206 Voir les notes d une liste de transfert 206 Voir ou imprimer les documents transf rer 206 Voir ou imprimer le volume des bo tes transf rer 206 Listes d effacement 208 Survol 208 Champs 209 Retirer des documents semi actifs de l inventaire 210 Modifier une liste d effacement 210 Voir les articles sur une liste d effacement 210 Voir les notes sur une liste d effacement 211 Voir ou imprimer les documents retirer de l inventaire 211 Voir ou imprimer le volume des bo tes retirer de l inventaire 211 Entretien de bo tes et dossiers 212 Survol 212 Modifier des c
210. uer sur le bouton Annuler lorsque termin La fen tre ouverte en 5 r appara t et permet de s lectionner une autre bo te pour y ajouter de nouveaux dossiers Proc der si d sir ou cliquer sur le bouton Annuler pour mettre fin l op ration Les dossiers sont aussit t cr s puis ajout s en inventaire Note Les dossiers ne peuvent tre ajout s que dans des bo tes l tat DISP INTERNE ou PRE AJOUT Effacer une bo te ou un dossier 1 Cliquer sur Inventaire gt Bo tes Dossiers de la Fen tre principale 2 S lectionner la bo te ou le dossier en question 3 Cliquer sur le bouton Effacer Une fen tre appara t 2 Effacer l enregistrement courant Confirmer Annuler 4 Confirmer l effacement en cliquant sur le bouton Oui Note Seuls les documents actifs l tat DISP INTERNE et les documents semi actifs l tat PR AJOUT peuvent tre effac s L effacement interne d un document est irr versible Cette op ration a aussi pour effet d effacer les notes et l historique de ce document 142 EDC Client Modifier l information relative une bo te ou un dossier Cliquer sur Inventaire gt Bo tes Dossiers de la Fen tre principale S lectionner la bo te ou le dossier en question Cliquer sur diter gt diter Modifier les informations pertinentes dans les champs appropri s voir la rubrique Champs des modules Bo tes et Dossiers pour plus de d tails 5
211. ues des articles effac s en les r activant tat IMPRIME L article IMPRIM n existe que virtuellement En fait le syst me informatique a simplement g n r un num ro CD qui pourra tre r cup r plus tard pour un dossier r el L article sera alors dit pour entrer une description et passera l tat DISP INTERNE ou PR AJOUT selon qu il est ajout l inventaire actif ou semi actif tat PR AJOUT L article a t entr dans l inventaire informatis mais il n a pas t re u au centre d archivage hors site Il n y a pas de frais de location pour les articles dont l tat est PR AJOUT l arriv e des articles leur tat deviendra DISPONIBLE et les frais de location seront applicables partir de ce moment tat S LECTIONN L article est inclus dans une commande qui n est pas encore livr e tat SORTI L article a t command du centre d archivage hors site et n a toujours pas t retourn tat SORTI INTERNE L article a t sorti de votre inventaire de documents actifs l interne et n a toujours pas t retourn tat TRANSF R L article a t envoy dans un autre centre d archivage historique Suivi des changements survenus sur une bo te ou un dossier index Champs par lesquels une liste ou un rapport sera tri ou scrut liste de destruction Liste de bo tes ou de dossiers cr e par le syst me et qui inclut tous les documents dont l
212. ves 99 d finir les param tres d un l ment Liste des tiquettes Avery support es Num ro Largeur cm Hauteur cm Colonnes x Rang s Avery 5095 3 38 8 59 2 33 5 92 2x4 Avery 5159 4 02 10 2 1 52 3 85 2x7 Avery 5161 4 10 16 1 2 54 2x 10 Avery 5162 4 10 16 1 33 3 38 2x7 Avery 5163 47 10 16 2 5 08 2x5 Avery 5164 4 10 16 3 33 8 46 2x3 Avery 5165 8 5 21 59 11 27 94 1x1 Avery 5197 4 10 16 1 5 3 81 2x6 Avery 5198 3 5 8 89 1 67 4 24 2x6 Avery 5199 3 06 7 77 1 83 4 65 2x5 Avery 5266 3 44 8 74 0 67 1 69 2x15 D finir ou modifier le signataire Le signataire est la personne responsable pour l autorisation des listes de disposition Si aucun signataire n est d fini le cr ateur de la liste assumera cette fonction 1 Cliquer sur Client gt Informations du client de la Fen tre principale 2 Cliquer sur diter gt Signataire 3 S lectionner la personne d sir e 4 Cliquer sur le bouton Accepter D finir ou modifier un mod le ROC Les mod les ROC Reconnaissance Optique de Caract res doivent tre d finis pour permettre de faire de la ROC et de l indexation voir la rubrique Images dans Gestion de l inventaire 1 Cliquer sur Client gt Informations du client de la Fen tre principale 2 Cliquer sur diter gt Mod les ROC La fen tre suivante appara t contenant les mod les ROC d finis au pr alable s il y a lieu EDC Client 100 S
213. vit ou d un type e liste de toutes les bo tes sorties par date ou par un destinataire ou pour un destinataire e information d taill e de chaque bo te e liste de toutes les bo tes par date d entr e pour un intervalle de date donn an A Module Dossiers Ce module permet de consulter et de modifier les informations des dossiers inventori s incluant leurs notes et leur historique C est galement ce module qui permet d ajouter des dossiers une bo te ou de retirer des dossiers d une bo te Finalement il est possible d imprimer des tiquettes de code barres Les rapports suivants peuvent tre consult s et imprim s e liste de tous les dossiers e par num ro par description par propri taire par champ 1 par champ 2 par champ 3 ou par date de disposition e d un d partement d un sous d partement d une activit d une bo te d un type pour un sous d partement d un type pour un d partement ou d un type pour tous les dossiers e liste de tous les dossiers sortis e information d taill e de chaque dossiers e liste de tous les dossiers par date d entr e pour un intervalle de date donn Survol du syst me 53 E G Module Imagerie Contrairement aux autres modules du logiciel EDC qui sont visibles et accessibles directement partir de la Fen tre principale le module Imagerie s ouvre partir du module Dossiers Il permet de num riser des documents dans u
214. voir acc s au rapport d taill de la recherche Note Une recherche retrace les bo tes ou les dossiers dont les champs correspondent tous les crit res cherch s Lorsque plusieurs filtres sont entr s simultan ment le r sultat de la recherche n inclura que les enregistrements contenant tous les filtres Pour les champs Notes si sa valeur est Oui et Description le syst me trouvera toutes les bo tes et tous les dossiers contenant la cha ne de caract res recherch e Ainsi si la recherche porte sur Mont dans le champ Description le r sultat de la recherche comportera toutes les bo tes ou tous les dossiers contenant par exemple Montr al Montreuil ou Montre dans ce champ Ajouter ou effacer des bo tes ou des dossiers du r sultat d une recherche Il est possible d ajouter ou d effacer des bo tes ou des dossiers aux r sultats des recherches pr c demment effectu es Ainsi une recherche peut tre faite dans le but de produire un rapport et d ajouter des bo tes ou des dossiers qui n ont pas rencontr les crit res de recherche ou encore de retirer certaines bo tes ou dossiers du rapport final 1 Cliquer sur Inventaire gt Recherches de la Fen tre principale 2 Faire une recherche de bo tes ou de dossiers voir la rubrique pr c dente 3 Cliquer sur Recherche gt diter recherche bo tes diter recherche dossiers La fen tre de r sultat de la recherche appara t contenant tous les items r pondant
215. ype il faut le sp cifier 200 EDC Client e Restrictions accept es indique quelles restrictions sont incluses dans la liste de disposition Cliquer sur le bouton Ajouter ou Effacer pour modifier la liste des restrictions accept es e Articles restreint seulement indique si la liste de disposition ne doit tre produite que pour certaines restrictions indiqu es au champ pr c dent 6 Cliquer sur le bouton Accepter 7 Apporter des modifications la liste de disposition e Ajouter des articles en cliquant sur diter gt Ajouter articles Les documents ajout s doivent tre l tat DISPONIBLE e Retirer des articles en cliquant sur diter gt Enlever articles e Retirer des articles et modifier leur date de disposition en cliquant sur diter gt Enlever articles modifier date Il faut entrer un num ro pour indiquer o d buter dans la liste de s lection Les items s lectionn s appra tront en surbrillance e Ajouter diter ou effacer une note de la liste en cliquant sur diter gt Notes e diter la description de la liste en cliquant sur diter gt diter 8 Faire la v rification de la liste en produisant un rapport par exemple obtenu partir de Fichier gt Voir rapport Imprimer rapport 9 Envoyer lectroniquement la liste au centre documentaire hors site en cliquant sur Fichier gt Envoyer liste au centre documentaire L tat de la liste passera VERROUILL E et elle ne pourra plus

Download Pdf Manuals

Related Search

Related Contents

Quoting Website User Manual Diamond Plastics Corporation 2/24  Parrot MKi9100  User`s Manual - AIC Wireless  Operation Manual 2008  Accessoires marins - Cummins Power Generation  Fujitsu FS-102ATL User's Manual  Epson 52 Projector User Manual    

Copyright © All rights reserved. Failed to retrieve file