Logiciel de Laboratoire d`Analyse (LOLA) : manuel de
Contents
1. 26 Compta COMPTABILITE Ce menu pr sente des fonctions convenant un laboratoire non commercial pour une comptabilit simplifi e R glement R ception du r glement d un cli nt Liste des R glements Imprime la liste des r glements Etat des Comptes Imprime l tat des comptes clients Tarifs Saisie des tarifs analyse Liste des tarifs Imprime les tarifs analyse 27 Compta R glement REGLEMENT Cette option permet de saisir le r glement d un client Dans le cadre de la gestion d un laboratoire non commercial le r glement n est pas associ une facture mais correspond g n ralement une commande du laboratoire pass e soit sur des cr dits d l gu s par la Direction G n rale ch 690 soit sur des cr dits de convention ch 693 conv N Un code Ventilation permettra de reclasser les r glements selon des rubriques ex FOU pour fournitures PAP pour papeterie ENT pour entretien etc Ainsi le r glement saisi ici va cr diter le compte du client qui est d bit par une facture Facilit s de saisie s lection du client en pressant F1 date du jour mise automatiquement il est possible de la corriger l aide de la touche lt BackSpace Compta Liste des r glements LISTE DES REGLEMENTS Imprime la liste des r glements re us entre deux dates Les r glements sont class s par client et par convention ou par codes de ventilation Compta Etat des Comptes E2. l option Op rations Conversion du menu d dition de la fonction Analyses M j Saisie Pour plus de d tails sur les formules de conversion voir l aide sur la table Convert 40 Outils Edition Convert TABLE DE CONVERSION Cette table contient les formules de conversion entre deux unit s il n est pas obligatoire d avoir des possibilit s de conversion entre toutes les combinaisons d unit s certaines conversions tant de toute mani re incompatibles Les formules sont calcul es par concat nation des cha nes R sultat R sultat formule c est dire Valeur Unit 2 Valeur Unit i formule par exemple Unit 1 g Unit 2 kg Formule 1000 la formule calcul e sera R sultat R sultat 1000 ainsi la valeur 100 g sera remplac e par la valeur 0 1 kg Dans le cas o la conversion n cessite un coefficient d pendant de l l ment ce coefficient d fini dans la table Elements est d sign par Constante exemple conversion de mg L en meg L formule correcte Constante ainsi pour le Ca Constante 20 04 on a donc valeur en meq L valeur en mg l 20 04 Outils Edition Entete EN TETE Cette table contient quatre lignes d en t te qui sont imprim es sur la fiche de r sultats Cet en t te peut tre modifi afin de DRE la fiche de r sultats Toute ligne suppl mentaire ne sera pas prise en compte Des effets de cadrage de l en t te peuvent tre donn s en ins ran
3. partir des r sultats d autres variables Cela implique donc que les r sultats des d terminations entrant en jeu dans le calcul doivent d j avoir t saisies La variable cible est calcul e gr ce une formule entr e par l utilisateur en respectant les r gles de paradox gr ce l option Formule du menu Une aide sur la constitution des formules est disponible en s lectionnant l option Aide du menu L option Voir permet de se d placer dans la table et de faire appara tre les d terminations qui ne tiennent pas l cran si le nombre de d terminations demand es est sup rieur au nombre qu il est possible de montrer l cran Syntaxe des formules Les d terminations sont d sign es par leur nom entre Les formules sont du type D t Cible fonction D t 1 D t 2 D t n Exemple calcul du Carbone Azote Supposons que les d terminations suivantes ont t demand es la cr ation du dossier C Carbone N Azote C N Carbone Azote Formule correcte C N C NI La formule peut tre plus complexe mais elle doit respecter les r gles syntaxiques de Paradox Paradox comprend les notations math matiques habituelles avec gestion des niveaux de priorit s des op rateurs les noms des fonctions math matiques habituelles sont repris par exemple Ln LogO SaRt SinO CosO Tan etc toutefois il est pr f rable de v rifier l existence de la fonction d sir e certain
4. annuellement la configuration du syst me de traitement tant le facteur limitant taille de l espace disque et de la m moire RAM vitesse du processeur Les activit s de ce laboratoire sont orient es vers des analyses de service plut t que vers la recherche il n y a cependant pas incompatibilit car les utilisateurs de LOLA sous PARADOX poss dent un outil puissant de traitement de donn es outil non disponible sous RUNTIME LOLA se pr sente sous la forme d une succession de menus donnant acc s aux op rations habituellement ex cut es au laboratoire Le menu principal pr sente les 5 rubriques essentielles Outil cr e et g re les param tres n cessaires l utilisation journali re du logiciel exporte les donn es dans diff rents formats et pure les dossiers dont les donn es et informations comptables ne sont plus utilis es Analyse cr e ou modifie les dossiers dite les devis permet la mise jour des dossiers par saisie manuelle ou par importation de fichiers dite les fiches de r sultats Comptabilit g re les comptes clients et les tarifs d analyses Stock g re le stock de produits chimiques inventaire entr es sorties et les commandes Etats assure le suivi des dossiers et de l activit du laboratoire le contr le des t moins calcul de la moyenne et de la variance Le chimiste dispose avec Lola d un outil lui permettant d effectuer les op rations principales de gestion du laboratoire de
5. des commandes A commander Commande Impression d une commande Inventaire Impression de l inventaire R sultats de l inventaire Comptabilit R glement Liste des r glements Etat des comptes Tarifs Liste des tarifs 10 11 12 13 14 15 16 17 18 18 18 19 20 21 22 22 23 24 24 24 25 26 26 27 28 28 28 29 29 Etats Dossiers Liste des dossiers en cours Liste des dossiers termin s Liste des dossiers arriv s entre deux dates par client Etat de l avancement des dossiers Activit Activit par dossier Activit par analyse Activit par op rateur T moins Tables Outils Edition Des Tables Param tres Produits Fournisseurs Clients Types d chantillons Gammes types Analyses Employ s D terminations Unit s Table de conversion En t te Visualisation des tables param tres Exportation Exportation des r sultats Exportation des num ros d chantillons Exportation requ te puration p riodique SUJETS GENERAUX Principes de saisie Sauvegardes En cas de probleme 30 31 32 32 32 32 33 33 33 33 34 34 35 36 37 37 37 38 38 39 39 40 40 41 41 42 46 47 48 50 51 AVANT PROPOS Le LOzgiciel de Laboratoire d Analyse LOLA cr partir du Syst me de Gestion de Bases de Donn es PARADOX 3 a t con u pour r pondre aux besoins d un laboratoire effectuant plusieurs dizaines voire des centaines de milliers de d terminations
6. dossier Analyse imprime la liste des travaux effectu s regroup s par analyse Op rateur imprime la liste des travaux effectu s regroup s par op rateur Etats Activit Dossier ACTIVITE PAR DOSSIER Cette option imprime la liste des travaux effectu s pendant la p riode demand e en les regroupant par dossier Etats Activit Analyse ACTIVITE PAR ANALYSE Cette option imprime la liste des travaux effectu s pendant la p riode demand e en les regroupant par analyse ou assimil prise en charge tamisage Etats Activit Op rateur ACTIVITE PAR OPERATEUR Cette option imprime la liste des travaux effectu s pendant une p riode donn e pr ciser en les regroupant par op rateur Toutefois cet tat ne tient pas compte du fait que plusieurs op rateurs ont pu participer diff rentes tapes d une analyse Les informations donn es dans cet tat sont donc utiliser avec prudence 33 Etats T moins TEMOINS Cette option permet d imprimer des statistiques sur un ou tous les t moins et talons analys s entre deux dates les dates sont s lectionn es en r ponse des questions interactives Les t moins sont regroup s par type de t moin et par d termination la moyenne la variance et le nombre de chacun de ces groupes sont imprim s chaque changement de d termination ou galement d unit Le code de l op rateur est mentionn ce qui permet d appr cier le travail effectu pa
7. dossier se fait sur deux pages cran la premi re page contenant les informations d identification du dossier et la seconde page permettant de cr er les chantillons du dossier et de leur associer des gammes d analyses Une fois la saisie termin e appuyez sur la touche F2 pour sauvegarder les modifications ou sur la touche F10 pour obtenir le menu d dition l option annuler du menu d dition permet de quitter l option en cours sans sauvegarder les modifications effectu es jusqu ici Bien que cette fonction permette de saisir des informations sur plusieurs dossiers dans une m me session de travail il est fortement d conseill de le faire car la cr ation des r sultats associ s ne se fait que pour le dossier modifi associ au plus petit N de dossier Une fois que la touche F2 a t press e le logiciel cr e les gammes d analyses associer aux chantillons en fonction des gammes types qui ont t d sign es puis passe automatiquement l option Analyses Modification afin de pouvoir modifier les analyses effectuer chantillon par chantillon voir page suivante les explications concernant l option Analyses Modification Facilit s de saisie des l ments du dossier date la barre d espace permet de remplir automatiquement le champ avec la date du jour type d chantillons clients F1 permet de s lectionner les valeurs dans la table de r f rence une valeur non pr sente dans cette table
8. mieux l imprimante utilis e pour l impression pour cela les possesseurs de Paradox pourront utiliser le programme de configuration de Paradox Custom La mani re optimale de configurer l imprimante est de donner en initialisation par d faut l option permettant d imprimer en caract res condens s et d ajuster les longueur et largeur de page au papier utilis par exemple il est ainsi possible de sortir jusqu 130 caract res par ligne sur feuille continue de largeur 21 7 en caract res condens s sur une imprimante EPSON LOLA vous demande le nombre de caract res par ligne a imprimer et propose 233 ce qui est le maximum pour notre imprimante Vous pouvez modifier cette valeur en fonction de la taille de votre papier des possibilit s de votre imprimante et ventuellement des regroupements de d terminations d sir s sur une ligne 33 caract res sont r serv s pour l identification des chantillons et chaque d termination n cessite 10 caract res vous pouvez donc calculer le nombre de lignes n cessaires 23 10 X o X est le nombre de d terminations que vous d sirez imprimer sur la m me page X lt 21 La fiche qui est imprim e l aide de cette fonction tente de pr senter les informations au mieux quel que soit le nombre de d terminations demand es Toutefois si cette pr sentation ne vous convenait pas choisissez de sortir l tat vers un fichier puis importez le fichier dans un traitement de texte afin d a
9. sur les disquettes le n d ordre de la disquette et la date de la derni re sauvegarde effectu e dessus Il pourra tre fait de m me pour les sauvegardes journali res 50 EN CAS DE PROBLEME Base de donn es endommag e par une coupure de courant ou une panne de mat riel le fichier existe mais LOLA ne r ussit pas le relire demander conseil apr s d un informaticien l utilitaire TUTILITY fourni avec PARADOX permet dans certains cas de reconstruire la base de donn es autres CAS restaurer la base partir des derni res sauvegardes l aide de l utilitaire RESTITUE BOGUES Certaines manipulations hasardeuses peuvent r ussir provoquer des erreurs auxquelles le logiciel ne sait pas faire face Dans ce cas toutes les informations saisies dans la fonction en cours seront perdues et il sera n cessaire de reprendre la derni re fonction employ e afin de v rifier la validit des donn es il est donc sage de sauvegarder souvent F2 ou _ Ex cute afin de limiter les d g ts Remarque si vous travaillez sous PARADOX et non sur le RunTime en cas d erreur non pr vue un sous menu vous demandera de choisir entre les options Annuler ou D boguer Choisissez l option D boguer notez le message d erreur puis pressez les touches Ctri Q pour annuler l ex cution du programme F10 puis choisir Annuler si vous vous trouviez en mode dition de table alt F8 pour effacer l cran puis choisissez l o
10. un coefficient de conversion de l l ment en oxyde Toutefois ce champ n est pas obligatoire certaines d terminations ne correspondant pas des l ments chimiques pH granulom trie etc Le code l ment peut tre simplement le symbole chimique de l l ment ou le symbole suivi d une identification de m thode par exemple Ca pourra tre le code pour la d termination du calcium mais le code Ca pourra tre insuffisant si dans un m me dossier on demande de doser le Ca changeable et le Ca total Dans ce cas il pourra tre judicieux de cr er deux codes l ment Ca E et Ca T par exemple ces deux l ments pouvant d ailleurs tre associ s des unit s par d faut ou et des limites de d tection diff rentes Un l ment repr sentant une d termination ce peut aussi tre une mesure de type pH ou autres ce n est pas forc ment un l ment chimique dos Remarque Dans la fiche de r sultats les d terminations sont class es dans l ordre de la table Elements Il est donc int ressant de classer les d terminations dans l ordre o vous souhaitez qu elles soient imprim es regroup es par analyse par exemple Outils Edition Unites UNITES Cette table contient 1a liste des unit s de mesure utilis es au laboratoire ces unit s seront aussi bien utilis es pour les mesures chimiques que pour la gestion des stocks Pour convertir des r sultats dans des unit s diff rentes de l unit de saisie utiliser
11. RS Cette option imprime la liste des dossiers en cours c est dire les dossiers dont les r sultats de certaines d terminations demand es n ont pas encore t saisis La date de fin de dossier est positionn e au jour de la saisie des r sultats qui compl tent le dossier et elle est modifi e si le dossier est r ouvert dans le cas de v rification d chantillons par exemple Etats Dossiers Termin s LISTE DES DOSSIERS TERMINES Cette option imprime la liste des dossiers termin s c est dire les dossiers dont toutes les d terminations demand es ont un r sultat Etats Dossiers Date Client LISTE DES DOSSIERS ARRIVES ENTRE DEUX DATES PAR CLIENT Cette option imprime la liste des dossiers dont la date d arriv e est comprise entre les deux dates choisies par l utilisateur Il est possible de s lectionner un client ou l ensemble des clients Etats Dossiers A faire ETAT DE L AVANCEMENT DES DOSSIERS Cette option imprime le nombre de d terminations restant effectuer pour chaque l ment mesur de chaque dossier s lectionn remarque la saisie du num ro du premier dossier consulter est obligatoire alors qu un num ro de dernier dossier blanc imprime tous les dossiers dont le num ro est sup rieur au premier dossier 32 Etats Activit ACTIVITE Cette option permet d imprimer les tats de suivi d activit du laboratoire Dossier imprime la liste des travaux effectu s regroup s par
12. TAT DES COMPTES Cette option imprime l tat des comptes client par client son cr dit avoirs ses engagements le disponible labo disponible labo engagements cr dit client Il est possible de faire une s lection sur le disponible 1abo disponible gt somme pour savoir quel client on peut demander de payer une commande du labo disponible lt 0 pour savoir quel client le laboratoire doit de l argent dossiers non termin s et d j pay s ou mauvaise comptabilit 28 Compta Tarifs TARIFS Cette option permet la mise jour des tarifs d analyse Pour chaque analyse ou assimil prise en charge tamisage l ancien tarif est affich ainsi qu une ligne permettant de saisir le nouveau montant et la date partir de laquelle le nouveau tarif doit tre pris en compte cette date ne peut tre ant rieure la date du jour car les tarifs ne peuvent tre r troactifs Les fl ches verticales permettent d afficher l analyse suivante ou pr c dente En cas d erreur de saisie d un tarif revenir sur l analyse concern e appuyer sur la touche Del et modifier le tarif En cas de suppression du nouveau tarif ne modifiez surtout pas l ancien tarif sous peine de fausser toutes les factures ant rieures Si vous vous trouvez dans ce cas pressez une fl che verticale puis la fl che inverse afin de retrouver nouveau une situation claire remarque cette situation ne devrait pas appara tre en fonctio
13. ancs doivent tous porter le m me num ro 0 par exemple Des fichiers contenant les prises d chantillon et les facteurs d humidit peuvent tre pris en compte en r pondant aux questions de LOLA Ces fichiers doivent contenir sur chaque ligne N Echantillon Valeur de la prise d chantillon ou du facteur d humidit remarques LOLA ne propose la prise en compte du facteur d humidit que si une prise d chantillon est utilis e Dans le cas o la prise d chantillon est constante il n est pas obligatoire d importer un fichier pour effectuer le calcul Unit d importation lorsque LOLA vous demande l unit des r sultats import s entrez l unit dans laquelle seront transform s les r sultats apr s le processus d importation tenez compte des op rations avec les prises d chantillon et les facteurs d humidit Une exception pour les r sultats import s en mg L LOLA transforme automatiquement l unit en mg g si vous tenez compte d une prise d chantillon 14 Analyses M j Calculs CALCULS INTER VARIABLES Cette s lection permet de calculer les r sultats d une d termination partir des r sultats d une ou plusieurs autres d terminations la variable calcul e doit avoir t demand e la cr ation du dossier Lors de l appel de la fonction le logiciel pr sente en colonnes les d terminations correspondant au dossier demand Le but est de calculer les r sultats d une variable cible
14. ans ce manuel cependant s ils ont t envisag s un dialogue suffisamment clair apparait l cran pour guider l utilisateur PARADOX est une marque d pos e de Borland International GENERALITES SUR LE LOGICIEL LOLA Le logiciel Lola utilise les caract ristiques ergonomiques des logiciels actuels menus arborescents la Lotus gestion des couleurs aide en ligne accessible par F1 Lola a t d velopp gr ce au gestionnaire de Base de Donn es PARADOX c est pourquoi on retrouvera la plupart des conventions utilis es dans ce logiciel Au lancement du logiciel un cran d accueil est affich pr sentant le logiciel et demandant l entr e d un mot de passe Le logiciel n est actuellement pas prot g par mot de passe et il suffit de presser la touche Entr e L utilisateur de Paradox pourra prot ger sa Base de Donn es gr ce aux utilitaires de Paradox toutefois l utilisation d un jeu de mots de passe n a pas t test e il est donc possible qu il se produise quelques probl mes lorsque l acc s des tables prot g es sera demand Ensuite le logiciel pr sente un menu type Lotus 123 o l utilisateur peut choisir la fonction ex cuter soit en d pla ant la s lection lumineuse avec les fl ches de direction soit en pressant la touche correspondant l initiale de Ia s lection lorsque plusieurs choix ont la m me initiale le logiciel demandera de d terminer quelle est l option s lectionner l a
15. contr ler en permanence la qualit des analyses Sa t che est grandement facilit e les calculs sont ex cut s par le logiciel les erreurs sont limit es celles provenant de la saisie manuelle ou des ventuelles fausses manoeuvres Ce logiciel peut tre obtenu sur demande aupr s du Laboratoire de Chimie du Centre ORSTOM de Noum a 4 INTRODUCTION Le Manuel de R f rence du Logiciel Lola a pour but de pr senter les fonctions du logiciel ind pendamment des proc dures mettre en place Il reprend toutes les informations disponibles dans l aide en ligne du logiciel en les d veloppant davantage lorsque cela semble utile et en les illustrant par des exemples Par opposition le Manuel des Proc dures pr sente le logiciel sous un point de vue orient v nements Il indique donc dans chaque cas la marche suivre et quelles sont les fonctions mettre en oeuvre Pour une premi re approche il est donc conseill de commencer par la lecture du Manuel des Proc dures ce qui permettra l utilisateur d butant de se familiariser avec les termes employ s et de faire la correspondance avec l organisation de son laboratoire Le Manuel de R f rence servira ensuite la recherche rapide d informations sur une option du logiciel La structure du pr sent manuel suit la structure arborescente des menus de Lola chaque s lection correspond une explication plus ou moins concise Certains points ne sont pas voqu s d
16. de de la base de donn es avant d utiliser la fonction d puration ainsi en cas de probl me il sera toujours possible de repartir d une base saine voir chapitre sur les sauvegardes 46 SUJETS GENERAUX Les pages suivantes traitent des sujets non sp cifiques une partie du logiciel Les principes de saisie les facilit s offertes par le logiciel lors de la saisie de donn es Les Sauvegardes point crucial de la s curit de vos informations En Cas de Probl me 47 PRINCIPES DE SAISIE Le logiciel LOLA a t d velopp l aide du gestionnaire de base de donn es PARADOX Borland Pour cela il reprend de nombreuses facilit s de saisie et de contr le des donn es de ce logiciel Les pages suivantes essaient de mentionner les plus utiles disponibles avec LOLA L utilisateur averti de Paradox retrouvera certaines possibilit s non mentionn es dans le manuel Menu d Edition en mode dition d une table un menu d dition est presque toujours accessible en pressant la touche F10 ce menu offre les possibilit s suivante D fait annule la derni re modification quivalent la touche Ctrl U Ex cute termine la saisie et sauvegarde les modifications quivalent la touche F2 Annule termine la saisie et annule toutes les modifications effectu es depuis le d but de l dition affiche des crans d aide de PARADOX quivalent la touche F1 Valeurs par d fau
17. es des analyses toutefois ces deux types de travaux diff rent d une analyse dans le sens o ils ne sont pas associ s des d terminations sauf le refus au tamis et il ne leur est donc pas associ de r sultats Des codes n gatifs peuvent tre associ s aux pr parations afin de les diff rencier des analyses ceci n est pas obligatoire l unit de la d termination est celle dans laquelle seront imprim s les r sultats la limite de d tection et la pr cision d pendent de cette unit les limites de d tection et pr cisions peuvent tre modifi es tout moment car elles n affectent que l impression de la fiche de r sultats Outils Edition Employes EMPLOYES Cette table contient la liste des op rateurs du laboratoire elle n a pas pour but une gestion du personnel mais uniquement une identification du travail effectu pour le suivi de l activit C est pourquoi seules des informations d identification interne figurent dans cette table 39 Outils Edition Elements DETERMINATIONS Cette table contient la liste des El ments d termin s au laboratoire A chaque code l ment sont associ es une description et ventuellement une constante de conversion Cette constante doit tre imp rativement pour les ions le rapport masse atomique valence coefficient utilis pour les conversions milli eq en mg et inversement cette constante peut tre pour les autres l ments soit la masse atomique soit
18. es fonctions utilisant des notations peu habituelles par exemple Pow N1 N2 qui correspond la notation habituelle N1 N2 et renvoie N1 exposant N2 Attention certaines erreurs de syntaxe importantes erreurs portant sur les noms de champs notamment peuvent provoquer des erreurs de PARADOX Ce dernier vous proposera alors de choisir entre les options Annuler ou D boguer choisissez D boguer puis relancez le programme et recommencez votre op ration 15 Analyses M j Sp ciale SAISIE SPECIALE Il s agit d un module optionnel proposant des saisies sp cifiques des m thodes de travail Les options propos es refl tent les m thodes employ es au laboratoire de Noum a chaque utilisateur devra d terminer l opportunit ou non d installer ce module selon les m thodes employ es dans son laboratoire Pour cela se r f rer la documentation du logiciel Ce module tant optionnel il dispose d un manuel ind pendant 16 Analyses R sultats RESULTATS Cette s lection imprime la fiche de r sultats pour le dossier demand Les r sultats sont pr sent s en colonnes les d terminations sont class es dans l ordre de la table Elements Les r sultats inf rieurs la limite de d tection sont marqu s par k kxkk Ies r sultats associ s des T moins ou des talons N n gatifs ne sont pas dit s Pour les fiches de r sultats comprenant de nombreuses d terminations il est int ressant d exploiter au
19. essible est celui qui correspond au niveau de menu courant I est ensuite possible d acc der aux autres crans soit en parcourant l aide avec les fonctions Suivant et Pr c dent soit gr ce l Index d aide qui permet d acc der directement l aide d sir e et met en vidence la structure arborescente des menus Note l aide sp cifique au logiciel Lola n est accessible que lorsque un menu est pr sent Ainsi l aide obtenue en pressant F1 lors d une session de saisie sur une table correspond l aide de Paradox aide la recopie dans une table de r f rence aide sur l dition des champs ce type d aide n tant pas accessible aux utilisateurs de Paradox RunTime Cil n est donc pas possible d acc der l aide sp cifique de Lola pendant l dition d une table L utilisateur connaissant Paradox d couvrira de nombreuses possibilit s non recens es dans cette aide par oublis ou par choix Certaines possibilit s n cessitent de bonnes connaissances de la base de donn es sous peine de commettre des erreurs importantes Quoiqu il en soit meilleure sera votre connaissance de Paradox meilleur sera le profit que vous en tirerez MENU PRINCIPAL Le menu principal pr sente les principales fonctions du logiciel les options suivantes donnant acc s aux sous menus sp cifiques Stocks Compta Etats Outils Quitter Analyses cr ation ou modification d un dossier mise jour des r sultats d analyse imp
20. est refus e num ros d chantillons une incr mentation automatique des num ros est pr vue Les num ros sont incr ment s par client I est toutefois possible de modifier le num ro qui est affich automatiquement en l effa ant avec la touche BackSpace et en tapant le num ro d sir Utilisez des num ros n gatifs pour les T moins et les Etalons ainsi ces donn es ne seront pas factur es et n appara tront pas dans la fiche de r sultats A un m me t moin ou talon associez toujours le m me num ro lots un num ro de lot doit tre associ chaque chantillon les chantillons devant subir les m mes analyses recevront le m me num ro de lot le num ro de lot tant lui m me associ une gamme type Cf Outils Edition Gammelib pour plus d explications sur les gammes types gamme d analyse partir des gammes types et des lots d chantillons des gammes d analyses sont affect es chaque chantillon il est possible de les modifier pour chaque chantillon en supprimant ou ajoutant des analyses Cf Modification 10 Analyses Modification MODIFICATION D UN DOSSIER D ANALYSES L option Analyses Modification est appel e automatiquement apr s une cr ation de dossier ou peut tre appel e directement pour modifier un dossier cr ant rieurement Cette option permet d ajouter ou supprimer des analyses effectuer sur les chantillons d j associ s un dossier les fl ches
21. ffiner la pr sentation 17 Analyses Facture FACTURE Ce sous menu pr sente deux options Devis permet d imprimer un devis de co t pour un dossier Cette option peut tre utilis e autant de fois que n cessaire avant la facturation elle prend automatiquement en compte les modifications des demandes d analyses Facture Imprime une facture pour un dossier Cette option ne met jour le compte du client qu une fois par dossier il faut donc v rifier qu il est bien termin avant d utiliser cette option Remarques les chantillons t moins les talons ou contr les ne sont pas factur s En cas de dossier ne faisant pas l objet d une facturation ne pas utilisez ces fonctions afin de ne pas mettre jour le compte du client Analyses Facture Devis IMPRESSION D UN DEVIS Cette option imprime un devis du co t d un dossier et met jour les engagements du client jusqu la facturation d finitive La prise en compte des modifications d un dossier se fait automatiquement chaque utilisation de la fonction devis Elle peut donc tre utilis e autant de fois que n cessaire Pour le bon fonctionnement de cette fonction il est n cessaire que la table des tarifs soit jour Analyses Facture Facture IMPRESSION D UNE FACTURE Cette option imprime une facture du co t d un dossier supprime l engagement correspondant et met jour le compte du client La prise en compte des modifications d un d
22. ication par un facteur de correction etc Conversion changement d unit guid par un dialogue interactif changer l unit manuellement peut entra ner des incoh rences tous les r sultats d une m me d termination doivent tre exprim s dans la m me unit pour plus de d tail sur les conversions voir l aide sur Outils Edition Convert Statistiques affiche des valeurs statistiques sur la d termination courante moyenne d viation standard min max etc 13 Analyses M j Importation IMPORTATION DE RESULTATS Cette s lection permet d importer un fichier ASCII contenant les r sultats des mesures d une d termination Les l ments constitutifs du fichier doivent tre d limit s par des s parateurs texte entre chiffres s par s par des virgules s parateur d cimal point Deux formats de fichiers sont accept s ils doivent comprendre sur une m me ligne N Echantillon il s agit du N labo et non la r f rence du demandeur Valeur de la mesure ou N Echantillon N labo Dilution Valeur de la mesure Le logiciel recherche par d faut sur le lecteur de disquettes op rationnel A ou B un fichier nomm l ment N dossier PRN s il ne trouve pas un tel fichier il demandera le nom du fichier importer La moyenne des valeurs des blancs est automatiquement calcul e et soustraite si le n correspondant aux blancs est entr en r ponse la question Pour cela les bl
23. ide des fl ches de direction Dans chaque niveau de menu du logiciel la convention suivante est utilis e la premi re ligne du menu pr sente les choix possibles et la seconde une explication succincte du choix courant choix mis en valeur par une couleur ou une inversion vid o Remarque Certaines fonctions du logiciel manipulant de nombreuses informations peuvent prendre un certain temps lorsque le volume de donn es de la base est important Ces fonctions affichent g n ralement un message indiquant quel type d action est en train de se d rouler il se peut toutefois que l cran paraisse fig et que vous n entendiez aucun bruit l ordinateur travaillant en m moire ne vous affolez pas les op rations sont en cours d ex cution Si la fonction rencontrait un probl me manque d espace disque manque de m moire etc l ex cution s interromprait et un message appara ftrait Si vous vous trouvez dans ce cas et que le message vous propose le choix entre Annuler et D boguer choisissez D boguer notez le message d erreur puis pressez les touches Ctrl Q F10 Annuler Oui si vous vous trouvez en dition d une table puis A t F8 pour effacer l cran Contactez ensuite une personne connaissant PARADOX AIDE EN LIGNE Des crans d aide contextuelle sont associ s chaque phase de l utilisation du logiciel et sont accessibles en pressant la touche F1 ou en s lectionnant dans le menu Le premier cran d aide acc
24. ie Saisie manuelle des r sultats d une d termination Calculs et Statistiques globaux sur les r sultats Importation Importation de donn es pr format es tient compte des blancs et ventuellement des dilutions Calculs Calcule une d termination partir d une ou plusieurs autres ex C N C N Sp ciale Proc dures sp cialement adapt es la saisie de certains r sultats ces proc dures sont install es en option car elles d pendent des m thodes du laboratoire 12 Analyses M j Saisie SAISIE DES RESULTATS Cette s lection permet de saisir les r sultats d une d termination associ e un dossier Apr s avoir s lectionn l op rateur par F1 et saisi la date une fois ces deux informations se remettent automatiquement il suffit donc de saisir les r sultats des chantillons suivants Le menu accessible par F10 propose en plus des options habituelles les s lections suivantes V rification ajout d un chantillon de v rification cr e un nouvel chantillon qui porte le m me num ro que l chantillon d origine et dont le champ V contient un num ro n indiquant qu il s agit de la ni me v rification du m me chantillon Cette op ration est indispensable si vous d sirez stocker plusieurs mesures sur un m me chantillon notamment utile pour les t moins Op rations Correction transformation faire subir toutes les mesures ex soustraction de la valeur du blanc multipl
25. l utilisation de l option Stocks Inventaire R sult M j Cf Inventaire Entre deux inventaires les mises jour des quantit s en stock se font par l interm diaire des fonctions Entr es et Sorties de stock Pour cr er un nouveau couple Produit Fournisseur se positionner sur un enregistrement vierge soit en fin de table avec les touches End puis Down soit en utilisant la touche Ins pour ins rer un enregistrement Lors de la cr ation d un nouveau couple Produit Fournisseur le champ quantit en stock doit tre laiss vierge La touche F1 permet de s lectionner les champs Code Produit et Code Fournisseur dans les tables Produits et Fournis toute valeur non connue dans ces tables sera refus e Pour retrouver un couple Produit Fournisseur d j saisi si vous connaissez les codes produits et fournisseurs positionnez vous sur le champ produit et pressez les touches Ctrl Z puis entrez le code produit en r ponse la question Le premier couple correspondant ce produit est trouv utilisez ensuite la touche PgDn pour trouver le bon fournisseur Si vous ne connaissez pas le code du produit positionnez vous sur le champ Code Produit pressez F1 positionnez vous sur le champ Produit pressez Ctrl Z puis entrez le nom du produit retrouver Notez le code du produit pressez Esc puis reprenez la proc dure expliqu e ci dessus 20 Stocks Entr es et Sorties ENTREES ET SORTIES DE STOCK Ce sous menu
26. la liste des diff rences entre le stock th orique et le stock r el puis met jour les tables Remarque Lors de la saisie de l inventaire Stocks M j Produits un nombre important d informations doivent tre saisies Il est conseill de sauvegarder fr quemment en pressant la touche F2 ce qui permet de limiter les d g ts en cas de panne les informations n tant sauvegard es d finitivement que lors de l ordre de fin de saisie 25 Stocks Inventaire Impression IMPRESSION DE L INVENTAIRE Cette option imprime l inventaire des produits et les quantit s en stock Cette fonction ne mettant jour aucune donn e peut tre utilis e aussi souvent que n cessaire Stocks Inventaire R sult M j RESULTATS DE L INVENTAIRE Cette option imprime la liste des diff rences entre le stock th orique calcul avec les mouvements de stock et le stock r el constat pendant le nouvel inventaire physique Puis elle met jour les quantit s en stock et vide les tables de mouvement de stock Cette fonction d truisant des informations il est important de ne l utiliser qu une fois l inventaire saisi et v rifi Note En cas d erreur d inventaire il est tout de m me possible de corriger les donn es erron es par l option Stocks M j Produits puis de relancer la fonction Stocks Inventaire R sult M j Toutefois il faut noter que dans ce cas l tat des diff rences de stocks n aura plus aucune signification
27. leur X 48 S lection d une valeur de champ dans une table de r f rence la touche F1 permet de s lectionner certaines valeurs de champ dans des tables de r f rence Lorsque cette possibilit existe la ligne de message situ e en haut de l cran la mentionne g n ralement Toutefois dans l dition des tables de r f rence cette possibilit n est pas toujours mentionn e aussi il est toujours bon d essayer de presser F1 lorsqu on ne sait pas quelle valeur doit tre entr e dans le champ courant Suppression d un champ complet presser les touches Ctrl BackSpace pour effacer tout le contenu d un champ Suppression d un enregistrement complet Presser la touche Del pour effacer tout un enregistrement Insertion d un enregistrement Presser la touche Ins pour ins rer un enregistrement vierge Remarque l utilisation des touches Del et Ins dans le cadre du logiciel LOLA peut entra ner des incoh rences dans la base de donn es aussi elles sont souvent d sactiv es Toutefois lorsqu elles ne sont pas d sactiv es elles sont tout de m me utiliser avec la plus grande prudence leur usage n cessitant une bonne compr hension de la structure de la base de donn es hormis les cas o leur usage est pr conis dans le manuel 49 SAUVEGARDES Les sauvegardes r guli res de votre base de donn es sont la meilleure garantie de la s curit de vos donn es m me si votre ordinateur est prot g par
28. nnement normal Compta Liste des tarifs LISTE DES TARIFS Cette option imprime la liste des tarifs valides une date donn e 29 Etats ETATS Ce menu propose les options d impression des principaux tats de suivi de l activit sauf les tats qui ont t regroup s avec les fonctions qui leur sont associ es pour des raisons d ergonomie Dossiers Impression des tats de suivi des dossiers En Cours Termin s compris entre deux dates Activit Impression des tats de suivi d activit regroup s par Dossier Analyse ou Op rateur T moins Impression des statistiques sur les chantillons t moins Tables Impression du contenu des tables de param tres voir l aide sur l option Outils Edition pour plus de d tails sur le contenu de ces tables Remarque pour tous ces tats l utilisateur a le choix entre les envoyer vers l imprimante vers l cran dans ce cas certains tats larges sont tronqu s ou vers un fichier ce qui permet de retravailler l tat avec un traitement de texte 30 Etats Dossiers DOSSIERS Ce sous menu propose le choix entre trois listes de dossiers En Cours Imprime la liste des dossiers en cours Termin s Imprime la liste des dossiers termin s Date Client Imprime les dossiers arriv s entre deux dates avec possibilit de s lectionner le client A faire Etat de l avancement des dossiers 31 Etats Dossiers En Cours LISTE DES DOSSIERS EN COU
29. offre deux possibilit s R ception r ception d une commande et mise jour des stocks Sortie Stock mise jour du stock lors de la sortie d un produit Tenir le stock jour ainsi que la table des consommations par analyse permet la v rification des stocks lors de la cr ation d un dossier et fournit ainsi une indication approximative mais int ressante sur les produits commander De m me pour le champ Stock Limite qui permet d diter l tat des produits commander option Stock Commande Commander 21 Stocks Entr es et Sorties R ception RECEPTION DE COMMANDE Saisir une fiche par produit re u Le champ Date dispose des facilit s de saisie habituelle date du jour s obtient par pression de la barre d espace Apr s la saisie du num ro de commande un cadre appara t proposant les produits et r f rences figurant dans la commande S aider du bon de commande pour retrouver les r f rences correspondantes Si la quantit re ue ne correspond pas la quantit command e corriger le chiffre qui a t plac automatiquement Pour l ventuel reliquat cr er une nouvelle fiche de r ception de commande Stocks Entr es et Sorties Sortie Stock SORTIE DE STOCK Lors de chaque sortie physique du stock remplir une fiche par produit sorti Le champ date dispose des facilit s de saisie habituelles date du jour s obtient en pressant la barre d espace Les champs Op rateur Produi
30. onduleur Il est conseill de pr voir des sauvegardes journali res des fichiers modifi s dans la journ e et des sauvegardes hebdomadaires de toutes les donn es et logiciels Les utilitaires JOURSAV HEBDOSAV et RESTITUE sont fournis afin de mener bien sauvegardes et restaurations de la base de donn es JOURSAV BAT cet utilitaire effectue la sauvegarde journali re des fichiers modifi s dans la _ journ e Il est donc n cessaire de pr voir au moins une ou plusieurs disquette s par jour de la semaine sauf le vendredi o la sauvegarde se fait avec HEBDOSAV HEBDOSAV BAT cet utilitaire effectue la sauvegarde hebdomadaire de la base de donn es il sauve tous les fichiers du r pertoire lola Il est n cessaire de pr voir suffisamment de disquettes avant de lancer cet utilitaire RESTITUE BAT cet utilitaire reconstruit la base de donn es partir des sauvegardes hebdomadaires et journali res Il prend en argument le nom du jour o s est produit l incident n cessitant la reconstitution de la base de donn es Par exemple il s est produit une panne de courant qui a endommag la base le mercredi entrez RESTITUE MERCREDI Enter Gestion des disquettes de sauvegarde par mesure de s curit il est pr f rable de pr voir au moins deux jeux de disquettes contenant les sauvegardes hebdomadaires et effectuer les sauvegardes en crasant le jeu contenant la plus ancienne sauvegarde il est donc n cessaire de noter
31. ossier se fait automatiquement Toutefois en cas de modification du dossier apr s facturation il sera possible d imprimer une facture tenant compte de ces modifications mais pas de les r percuter sur le compte du client Pour le bon fonctionnement de cette fonction il est n cessaire que la table des tarifs soit jour 18 Stocks GESTION DES STOCKS Ce sous menu pr sente les fonctions permettant la gestion du stock de produits chimiques M j Produits maintenance de la table des produits et des fournisseurs la biblioth que des produits et la table des fournisseurs seront maintenues gr ce l option Outils Edition Entr es et Sorties saisie des mouvements de stock Commande gestion des commandes Inventaire fonctions d inventaire 19 Stocks M j Produits MISE A JOUR DES PRODUITS PAR FOURNISSEURS Cette option permet de mettre jour le catalogue des produits et des fournisseurs par produit Il n est pas n cessaire de saisir le catalogue complet de chaque fournisseur mais il est n cessaire d avoir tous les couples produits fournisseurs utilis s au laboratoire afin de permettre l utilisation des fonctions d inventaire et de commande Cette fonction ne prend pas en compte directement la modification de la quantit en stock dans le stock total En effet en utilisation normale les champs quantit en stock ne doivent tre modifi s que lors d un inventaire la mise jour ne devenant effective qu apr s
32. permettent d importer les num ros d chantillons ce qui vite de les saisir plusieurs fois Outils Exportation Requ te EXPORTATION REQUETE Cette option permet aux utilisateurs avertis de PARADOX de formuler une requ te acceptable par Paradox et d exporter les donn es r sultant de cette requ te vers un fichier Cette fonction ne fonctionne pas sous PARADOX RUNTIME et n cessite de bonnes connaissances de PARADOX et de la structure de la base de donn es 1 J est fortement conseill l utilisateur de se familiariser avec le fonctionnement de PARADOX avant de tenter d utiliser cette fonction extr mement puissante et d tudier attentivement l annexe technique du manuel afin de bien ma triser la structure des donn es mises en jeu 1 se reporter la documentation de PARADOX pour formuler les requ tes PARADOX Guide de J Utilisateur 45 Outils Epuration EPURATION PERIODIQUE Cette fonction pure les dossiers termin s avant la date choisie ainsi que toutes les donn es qui leur sont li es et les informations comptables La p riodicit des purations est d terminer en fonction des besoins de chaque laboratoire il faut tenir compte de l espace disque disponible et des demandes de recherche sur d anciens dossiers pour ce dernier point une archive papier des r sultats est souvent suffisante I semble qu une p riodicit annuelle soit raisonnable Il est prudent d effectuer une sauvegar
33. pes y E b NOTES TECHNIQUES LABORATOIRE COMMUN D ANALYSES LOgiciel de Laboratoire d Analyse LOLA Manuel de r f rence p Y A F i Rd et LE ant a Rare nu Herv CHARVIEUX o d Jean Albert PETARD Document de travail CENTRE DE NOUM A NOTES TECHNIQUES LABORATOIRE COMMUN D ANALYSES N 1 1991 LOgiciel de Laboratoire d Analyse LOLA Manuel de r f rence Herv CHARVIEUX Jean Albert PETARD INSTITUT FRAN AIS DE RECHERCHE SCIENTIFIQUE POUR LE DEVELOPPEMENT EN COOPERATION CENTRE DE NOUM A ORSTOM Noum a 1991 Charvieux H P tard J A LOgiciel de Laboratoire d Analyse LOLA Manuel de r f rence Noum a ORSTOM Avril1991 51 p Notes tech Lab commun Anal 1 ANALYSE CHIMIQUE LOGICIEL D APPLICATION MANUEL D UTILISATION NOUVELLE CALEDONIE Imprim par le Centre ORSTOM de Noum a Avril 1991 ORSTOM Noum a REPROGRAPHIE TABLE DES MATIERES AVANT PROPOS INTRODUCTION GENERALITES SUR LE LOGICIEL LOLA AIDE EN LIGNE MENU PRINCIPAL Analyses Cr ation d un dossier d analyses Modification d un dossier d analyses Mise Jour Des R sultats D analyses Saisie des r sultats Importation de r sultats Calculs inter variables Saisie sp ciale R sultats Facture Impression d un devis Impression d une facture Gestion des stocks Mise jour des produits par fournisseurs Entr es et sorties de stock R ception de commande Sortie de stock Gestion
34. positionner dans le cadre des analyses F1 pour s lectionner une analyse F3 pour revenir aux codes gamme Il est int ressant de cr er une gamme type lorsqu un groupe d analyses doit tre associ plusieurs chantillons 38 Outils Edition Analyse ANALYSES Cette table contient la description de chaque analyse effectu e au laboratoire A chaque analyse sont associ es des d terminations effectuer et des consommations en produits Les touches F3 et F4 permettent de se positionner dans les trois cadres le cadre principal contient l identification de l analyse les touches de direction permettent de changer d analyse une nouvelle analyse doit tre cr e la fin de la table le cadre d termination contient les d terminations qui doivent tre effectu es pour cette analyse F1 permet de s lectionner la d termination dans la table des d terminations affect es d une unit d une limite de d tection en dessous de laquelle les r sultats sont remplac s par dans la fiche de r sultats et d une pr cision nombre de d cimales imprimer le cadre consommations contient les produits consomm s pour cette analyse ainsi que la quantit consomm e par chantillon F1 permet de s lectionner le produit dans la liste des produits la quantit consomm e sert v rifier l existence d un stock suffisant Remarques Prise en charge et pr paration tamisage par exemple sont assimil
35. ption Quitter du menu afin de sortir de PARADOX Si le message d erreur vous a permis de comprendre d o provient l erreur recommencez l op ration que vous d siriez effectuer en tentant de d viter la manoeuvre erron e Toutefois si une erreur de ce type se reproduit r guli rement en fonctionnement normal contacter le Laboratoire de Chimie du Centre ORSTOM de Noum a Centre ORSTOM Laboratoire de Chimie BP AS NOUMEA Nouvelle Cal donie 51
36. r Les informations export es sont l indicateur V qui prend les valeur 1 2 n pour indiquer qu il s agit de la ni me v rification pour un chantillon les r f rences d chantillons r f rences du demandeur les r sultats des d terminations dans l ordre de la fiche de r sultats les libell s des diff rentes colonnes ne sont pas export s sous tous les formats L exportation des r sultats peut servir retravailler les r sultats l aide d un logiciel de statistiques ou autres Pour am liorer la pr sentation il est pr f rable de partir de la fiche de r sultats imprim e par l option Analyses R sultats en choisissant une sortie sur fichier Vous disposerez ainsi d une base de pr sentation que vous pourrez retravailler avec un traitement de textes sans tre g n par des d limiteurs de champs Outils Exportation Echantillons EXPORTATION DES NUMEROS D ECHANTILLONS Cette option permet d exporter la liste des num ros d chantillons vers un fichier au format d sir Cette option est particuli rement utile en liaison avec des outils CPE automatique de donn es En effet certains logiciels d acquisition de donn es ne permettent pas d associer de num ros d chantillons aux r sultats acquis il est ainsi possible d associer les num ros d chantillons en vue de l importation des r sultats l aide d un petit programme de fusion adapt au format des donn es traiter D autres logiciels
37. r les diff rents techniciens ayant proc d l ex cution des analyses Etats Tables TABLES Cette option permet d imprimer le contenu des tables de param tres de l application Pour cela choisir la table imprimer dans le menu et donner ventuellement les indications de s lections demand es un crit re de s lection non rempli s lectionne toutes les informations Pour plus de d tails sur le contenu des tables de param tres voir l aide de l option Outils Edition 34 Outils OUTILS Ce menu propose les options suivantes Edition dition des tables de param tres ces tables contiennent les informations n cessaires au fonctionnement routinier du logiciel Visualisation visualisation des tables de param tres sans modification des informations Exportation outils d exportation de donn es vers des fichiers acceptables par la plupart des logiciels Epuration puration p riodique des donn es anciennes la p riodicit des purations est calculer en fonction des probl mes d espace sur disque et des besoins de retrouver d anciens dossiers Un an semble une p riodicit raisonnable 35 Outils Edition EDITION DES TABLES PARAMETRES Cette option permet l dition des tables de param tres Ces tables comprennent des informations habituellement non consid r es comme des param tres comme les tables produits fournisseurs clients etc Toutefois ces informations sont assez stables dan
38. ression d une fiche de r sultats facturation d un dossier gestion des dossiers d analyses gestion du stock de produits inventaire stock et commandes gestion des comptes clients et des tarifs d analyses impression des tats de suivi de l activit et des tables de param tres outils suppl mentaires gestion des param tres exportation de donn es puration p riodique de la base de donn es quitte le logiciel et revient au DOS Chacune des options accessibles par le menu fera l objet d une description dans ce manuel le titre du paragraphe tant pr c d par l indication des options s lectionner pour atteindre cette fonction Par exemple l indication Analyses M j Saisie signifie qu il faut s lectionner successivement les options Analyses du menu principal M j du menu Analyses et Saisie du menu M j Analyses ANALYSES Ce sous menu contient les options suivantes Cr ation cr ation d un nouveau dossier Modification modification des analyses demand es sur un dossier existant M j mise jour des r sultats d analyses par saisie importation ou calculs R sultats imprime la fiche de r sultats associ e un dossier Facture imprime un devis ou une facture pour un dossier Analyses Cr ation CREATION D UN DOSSIER D ANALYSES La s lection Analyses Cr ation ouvre une session de saisie dans les tables contenant les informations sur les dossiers La saisie d un
39. s en se basant sur les informations de l tat A Commander et donner les quantit s commander Une fois la commande remplie presser F2 pour terminer Plusieurs commandes peuvent tre pass es lors de la m me session de travail lorsque tous les produits de la premi re commande sont saisis pressez les touches F4 pour revenir l en t te de la commande puis PgDn pour avoir une nouvelle fiche La touche PgUp permet de revenir la commande pr c dente Stocks Commande Impression IMPRESSION D UNE COMMANDE Cette option permet d imprimer une commande pr c demment saisie Pour cela entrez simplement le N de la commande imprimer 24 Stocks Inventaire INVENTAIRE Ce sous menu pr sente les fonctions d inventaire Impression impression de l inventaire des produits R sult M j Impression d un tat pr sentant les carts entre l inventaire et les stocks calcul s et mise jour des stocks Marche suivre pour faire un inventaire Stocks Inventaire Impression imprime une premi re feuille de travail Faire l inventaire physique du stock en se servant de l tat imprim pr c demment et notant toutes les r f rences manquantes ou fausses Stock M j Produits pour mettre jour les r f rences fausses ou manquantes et saisir les stocks r els Stocks Inventaire Impression dite le nouvel inventaire pour v rification Stocks Inventaire R sult M j Imprime
40. s le cadre d un laboratoire non commercial c est pourquoi elles ont t regroup es avec les param tres Les fonctions de saisie associ es ces tables sont souvent moins labor es que celles associ es aux tables plus fr quemment utilis es c est pourquoi il est conseill de lire l aide sur les principes g n raux de Saisie Les pages suivantes donnent des indications sur le contenu de ces tables 36 Outils Edition Produits PRODUITS Cette table contient la liste des produits chimiques utilis s dans le laboratoire A chaque produit est associ un code produit qui doit tre unique un nom normalis un nom usuel Pour localiser un produit dans la table utilisez la fonction de recherche Ctrl Z voir les principes g n raux de saisie Outils Edition Fournis FOURNISSEURS Cette table contient la liste des fournisseurs avec toutes les informations int ressantes pouvant lui tre rattach es adresse t l phone Fax t lex contact A chaque fournisseur est associ un code fournisseur qui doit tre unique Pour localiser un fournisseur dans la table utilisez la fonction de recherche Ctrl Z Outils Edition Client CLIENTS Cette table contient la liste des clients A chaque client est associ un code client unique ce code est compos d au plus trois caract res alphanum riques qui peuvent composer un mn monique du nom du client En effet ce mn monique figure sur la fe
41. t certains champs ont des valeurs par d faut ces valeurs peuvent tre affich es directement et corrigibles ou peuvent appara tre en pressant la barre d espace exemple les champs de date chaque pression sur la barre d espace fait appara tre une partie de la date du jour Edition d un champ presser Alt F5 puis se d placer avec les fl ches horizontale jusqu au caract re modifier ou ins rer puis presser Enter pour valider la modification du champ Recopie d une valeur de champ Ctrl D recopie la valeur du champ correspondant dans l enregistrement pr c dent de la table sans effet si l enregistrement est le premier de la table ou de la vue Changement de table dans une fiche multitable Certaines fiches de saisie sont compos es avec des informations de plusieurs tables dans le logiciel LOLA les diff rentes tables sont repr sent es par des parties encadr es de la fiche Ces parties ne sont pas accessibles avec les touches de direction normales pour y acc der il faut utiliser les touches F3 table pr c dente ou F4 table suivante Recherche d une valeur de champ Pour rechercher l enregistrement ayant 1a valeur X dans le champ Y Se positionner sur le champ Y presser Ctrl Z taper la valeur X dans la fen tre de saisie puis Enter le curseur se trouve positionn sur la premi re occurrence de la valeur X dans le champ Y de la table A t Z permet de trouver l occurrence suivante de la va
42. t des espaces en d but de ligne chaque ligne pouvant accepter 80 caract res 41 Outils Visualisation VISUALISATION DES TABLES PARAMETRES Cette option permet de visualiser les tables param tres modifications non autoris es ces tables sont d crites dans l explication de l option Outils Edition Pour certaines tables il est possible d effectuer une s lection des informations visualiser cette s lection se fait en entrant des crit res de s lection en r ponse aux questions pos es apr s le choix de la table visualiser 42 Outils Exportation EXPORTATION Ce menu offre trois possibilit s d exportation de donn es vers des fichiers convertis dans des formats acceptables par les principaux logiciels du march R sultats exportation des r sultats d un dossier Echantillons exportation des num ros d chantillons Requ te exportation de donn es r sultant d une requ te d finie par l utilisateur inutilisable sous Paradox RunTime Les donn es peuvent tre export es dans les formats des principaux progiciels du march s tableurs Traitements de texte Dbase IT ou HI et galement en format ASCH d limit Les donn es ainsi export es peuvent tre retrait es avant dition ou peuvent servir de base pour un autre traitement 43 Outils Exportation R sultats EXPORTATION DES RESULTATS Cette option permet d exporter les r sultats d un dossier vers un fichier au format d si
43. t et Fournisseur se remplissent en pressant la touche F1 et s lectionnant les donn es correctes En sortant du champ fournisseur le curseur passe dans le cadre du milieu et vous pouvez s lectionner la bonne r f rence en utilisant les fl ches verticales Le conditionnement peut aider trouver la bonne r f rence Saisir ensuite la quantit sortie du stock 22 Stocks Commande GESTION DES COMMANDES Ce sous menu pr sente les options suivantes A Commander impression de l tat des produits commander dont le stock est inf rieur au stock limite Commande saisie d une commande Impression impression d une commande 23 Stocks Commande A Commander A COMMANDER Cette option imprime un tat contenant la liste des produits dont le stock est inf rieur au stock limite et dont le stock limite est sup rieur z ro Cette commande ne donnera des r sultats corrects que si les stocks et les stocks limites sont jour Pour mettre jour les stocks limites utiliser l option Outils Edition Produits Stocks Commande Commande COMMANDE Cette option permet la saisie d une commande Presser les touches End et PgDn pour obtenir une nouvelle fiche Remplir les champs N Commande Date Fournisseur il est possible de s lectionner le fournisseur en pressant F1 Presser F3 pour aller dans le cadre de saisie des produits commander Remplir les champs Produit R f rence
44. uille de travail dit e lors de la cr ation du dossier et permet l op rateur de rep rer quel client il affaire ceci serait inutile dans le cadre d un laboratoire commercial mais peut dans notre cas faciliter la t che des analystes Pour localiser un client dans la table utilisez la fonction de recherche Ctrl Z voir les principes g n raux de saisie 37 Outils Edition Samptype TYPES D ECHANTILLONS Cette table contient la liste des types d chantillons analys s au laboratoire A chaque type d chantillon est associ un code type alphanum rique qui peut tre mn monique par exemple V pour des analyses v g tales et une ligne de texte 60 caract res qui sera imprim es la fin de la fiche de r sultats Outils Edition Gammelib GAMMES TYPES Cette table contient la liste des gammes d analyses types La cr ation d une gamme type permet d associer un code gamme une liste d analyses La gamme type doit contenir la prise en charge et la ou les pr paration s effectuer ces deux types de travaux sont assimil s des analyses et figurent dans la table Analyse Gr ce aux gammes types il est possible d associer un groupe d analyses un lot d chantillons lors de la cr ation d un dossier Pour cr er une nouvelle gamme type se positionner sur un nouvel enregistrement avec les touches End puis la fl che vers le bas donner un code et un nom la gamme F4 pour se
45. verticales permettent de changer d chantillon F3 permet d diter les analyses associ es l chantillon courant Del supprime l analyse Ins puis F1 permet d ajouter une analyse F4 revient aux num ros d chantillons afin de changer l chantillon courant l aide des fl ches verticales F2 sauvegarde les modifications v rifie les stocks de produits chimiques en fonction des consommations par analyse si la table des consommations est jour imprime les feuilles de travail et cr e les emplacements r serv s pour ce dossier dans la table des r sultats Remarque si une analyse est ajouter ou retrancher plusieurs chantillons il aurait t plus judicieux de cr er une nouvelle Gamme Type et de l associer ce lot d chantillons Une autre solution est de modifier temporairement la gamme type utilis e le temps de cr er le dossier mais dans ce cas pensez bien la corriger une fois la cr ation du dossier effectu e Pour toute autre modification suppression ou ajout d chantillon il est n cessaire de passer par l option Analyses Cr ation S lectionner Analyses Cr ation Se positionner sur le champ N Dossier Presser les touches Ctrl Z et taper le num ro du dossier modifier Puis se r f rer aux explications de la page pr c dente 11 Analyses M j MISE A JOUR DES RESULTATS D ANALYSES Les s lections disponibles dans ce sous menu sont les suivantes Sais
Download Pdf Manuals
Related Search