politique linguistique de l`office québécois de la langue française
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1. sentent des organismes de l Administration dans le cours normal de leurs activit s R PONDEURS ET BO TES VOCALES 3 2 3 Les messages d accueil du r pondeur t l phonique de l Office sont en fran ais des messages dans une autre langue peuvent tre accessibles de fa on distincte ce choix tant offert l usager la fin du message fran ais Les messages des bo tes vocales du personnel ne sont qu en fran ais PERSONNE PHYSIQUE 3 2 4 Quand un membre du personnel crit une personne physique au Qu bec et qu il a l initiative de la communication il utilise toujours uniquement le fran ais S il r pond une lettre crite dans une autre langue il peut ajouter au texte fran ais une version dans une autre langue avec la mention traduction dans la langue vis e EXT RIEUR DU QU BEC 3 2 5 Dans une r ponse adress e une personne physique l ext rieur du Qu bec un membre du personnel peut utiliser la langue de son choix DOSSIERS DE RENOUVELLEMENT DES PERMIS TEMPORAIRES 3 2 6 Le service des examens de fran ais pour les candidats aux ordres professionnels est tenu d exiger que tout document provenant d un employeur et soumis l Office au soutien d une demande de renouvellement d un permis temporaire soit en fran ais ou traduit en fran ais le cas ch ant soit par le signataire soit par l ordre professionnel concern ou encore par un traducteur agr 4 LA LANGUE DU TRAVAIL2. 4 1 PRINCIPES G N RAUX 4 1 1 La langue du travail est le fran ais et chacun des membres du personnel doit tre inform des garanties que pr voit la Charte cet gard 4 1 2 L Office se reconna t la responsabilit en tant qu employeur de veiller ce que son personnel exerce ses fonctions en fran ais et s engage prendre les mesures appropri es 4 2 DIRECTIVES CONNAISSANCE APPROPRI E DU FRAN AIS 4 2 1 Toute personne candidate un poste doit subir un examen de fran ais correspondant au niveau de complexit requis pour ce poste selon la proc dure interne applicable et destin v rifier si elle a une connaissance appropri e du fran ais AUTRES LANGUES QUE LE FRAN AIS 4 2 2 L Office n impose aucune exigence linguistique autre que celle du fran ais comme condition de s lection ou de recrutement de son personnel QUIPEMENTS UTILIS S PAR LE PERSONNEL 4 2 3 Aucun quipement y compris le mat riel informatique et les p riph riques ne doit tre mis la disposition du personnel si les inscriptions qui y figurent ne sont pas en fran ais si la documentation qui l accompagne n est pas en fran ais ou si son fonctionnement n cessite la connaissance d une autre langue que le fran ais QUIPEMENTS INSTALL S 4 2 4 Sauf si les dimensions de l appareil ne le permettent pas ou si les inscriptions sont normalement non visibles par l utilisateur les appareils install s sur les lieux de trava
3. CTRONIQUES 2 2 16 Les r gles tablies en mati re de communications crites s appliquent aux communications par courrier lectronique en faisant les adaptations n cessaires Si une version dans une autre langue est admise le fran ais doit conserver son caract re officiel COPIES CONFORMES 2 2 17 Lorsque l exp diteur d une communication crite qui n est pas r dig e en fran ais inscrit d autres membres du personnel de l Office en copie conforme il devra fournir ceux qui en feront la demande un r sum du contenu en fran ais 3 LES RAPPORTS AVEC LE PUBLIC 3 1 PRINCIPES G N RAUX 3 1 1 Dans ses contacts avec le public le personnel de l Office doit garder l esprit que le fran ais est la langue commune au Qu bec 3 1 2 On ne doit jamais pr sumer qu une personne d sire qu on s adresse elle dans une autre langue ou qu elle d sire recevoir sa correspondance dans une autre langue que le fran ais 3 2 DIRECTIVES PREMIER CONTACT 3 2 1 La premi re langue de contact avec le public au t l phone ou en personne doit toujours tre le fran ais et tout membre du personnel qui a l initiative de la communication avec un citoyen doit d abord s adresser lui en fran ais Le personnel peut poursuivre la conversation dans une autre langue si la situation l exige INTERLOCUTEURS DE L ADMINISTRATION 3 2 2 Un membre du personnel est tenu de parler fran ais ses interlocuteurs lorsqu ils repr
4. OGIQUE 1 2 6 L Office s assure que chaque membre du personnel est en mesure d avoir acc s de l assistance linguistique De plus l Office met la disposition de son personnel sur tous les postes de travail informatis s des outils grammaticaux et lexicaux d aide la r daction dont le Grand dictionnaire terminologique Tous les membres du personnel disposent d un exemplaire du Fran ais au bureau 2 COMMUNICATIONS INSTITUTIONNELLES TEXTES ET DOCUMENTS 2 1 PRINCIPES G N RAUX 2 1 1 Le fran ais est la langue de r daction et de diffusion des textes et des documents 2 1 2 Le fran ais est la langue des communications institutionnelles 2 2 DIRECTIVES CERTIFICATS ET ATTESTATIONS 2 2 1 Les attestations d inscription les attestations d application de programmes de francisation et les certificats de francisation sont en fran ais seulement ainsi que les attestations de connaissance du fran ais d livr es aux candidats aux ordres professionnels La m me r gle s applique aux attestations d avis et aux attestations d officialisation d livr es par la Commission de toponymie AUTRES TEXTES ET DOCUMENTS 2 2 2 Les textes et documents de l Office ne sont r dig s et diffus s qu en fran ais et les communications crites se font en fran ais seulement y compris avec des organismes ou tablissements reconnus en vertu de l article 29 1 de la Charte Cette r gle s applique galement aux communiqu s de presse
5. Office qu b cois de la langue N fran aise e toponymie 2 EJ EJ A Qu bec res Qu bec POLITIQUE LINGUISTIQUE DE L OFFICE QU B COIS DE LA LANGUE FRAN AISE Cette politique s applique galement la Commission de toponymie du Qu bec et le mot Office vise aussi la Commission lorsque le contexte l indique 30 janvier 2006 OBJET Le but de la pr sente politique est de d terminer et de faire conna tre tout le personnel de l Office qu b cois de la langue fran aise et de la Commission de toponymie de quelle mani re la Charte de la langue fran aise doit s appliquer pour tout ce qui a trait aux activit s propres des deux organismes Tout en tenant compte des pratiques en vigueur et la lumi re de l exp rience acquise cette politique facilitera l application de la loi sur des points o son interpr tation exige des d cisions d ordre administratif En effet l action des minist res et organismes du gouvernement doit tre exemplaire en mati re linguistique de fa on promouvoir l usage et la ma trise du fran ais au sein de l Administration et inspirer et entra ner les entreprises dans leurs efforts de francisation cette exigence est encore plus importante dans le cas de l Office en tant qu organisme responsable de l application de la loi et principal acteur de l am nagement linguistique au Qu bec CADRE JURIDIQUE ET PORT E Les r gles que pr voit la pr sente politique doivent tre respec
6. ernier est tabli au Qu bec DATE D ENTR E EN VIGUEUR 9 mai 2003 mod 29 janv et 16 mars 2004 25 avril 2005 30 janv 2006 17 juil 2006 3 2 3 14 ANNEXE A CLAUSES LINGUISTIQUES 1 Toute inscription sur le produit lui m me sur son contenant ou sur son emballage doit tre en fran ais et toute inscription qui figure dans une autre langue doit tre aussi en fran ais et pr sent e de fa on au moins quivalente Toute documentation accompagnant le produit y compris le mode d emploi ou le manuel d utilisation les instructions de montage le cas ch ant et le certificat de garantie ou autres documents similaires doivent tre en fran ais En cas de d faut l acqu reur se r serve le droit de r soudre le contrat auquel cas seul le vendeur supporte les frais de la restitution du bien et le droit de diff rer une partie ou la totalit du paiement jusqu la correction sous r serve de tout autre recours de nature civile ou p nale contre le fournisseur le fabricant ou l exp diteur Pour r soudre le contrat l acqu reur doit transmettre un avis de r solution au vendeur et celui ci aura trente 30 jours ouvrables pour rem dier aux irr gularit s nonc es l avis et en aviser l acqu reur d faut de quoi le contrat est alors automatiquement r solu compter de la r ception de cet avis sans compensation ni indemnit pour quelque cause ou raison que ce soit MISE EN GARDE 1 L exercice d
7. et aux avis d intention de la Commission de toponymie sauf circonstances exceptionnelles MISES EN DEMEURE 2 2 3 Les mises en demeure sont r dig es en fran ais seulement Les membres du personnel charg s des dossiers peuvent donner verbalement des explications dans une autre langue aux pr sum s contrevenants DIFFUSION DE DOCUMENTS L EXT RIEUR DU QU BEC 2 2 4 Les textes et documents destin s l ext rieur du Qu bec peuvent tre traduits dans une autre langue ils peuvent tre r dig s uniquement dans une autre langue s ils sont produits sp cifiquement cette fin SITE WEB 2 2 5 L information v hicul e dans le site Web de l Office et dans celui de la Commission de toponymie est en fran ais Lorsque dans le but d accro tre le rayonnement de ces deux organismes sur les r seaux internationaux des versions dans d autres langues que le fran ais sont galement diffus es elles doivent tre accessibles de fa on distincte la pr sentation du site Web doit refl ter le caract re officiel du fran ais et le retour la version fran aise doit tre facilit partir de toutes les pages du site qui sont pr sent es dans d autres langues Ce qui pr c de ne s applique pas aux contenus bilingues ou multilingues du Grand dictionnaire terminologique CONTRATS ET APPELS D OFFRES 2 2 6 Les contrats et appels d offres faits au Qu bec sont en fran ais seulement La m me r gle s applique un contrat c
8. il doivent s il y a lieu tre rendus conformes par l ajout d autocollants ou encore par tout autre moyen jug appropri par le gestionnaire concern avec l accord du comit de la politique linguistique LOGICIELS 4 2 5 Les logiciels mis la disposition du personnel sont en fran ais seulement la seule exception des logiciels install s des fins de test ou d valuation Tout logiciel d j install en version anglaise au moment de l entr e en vigueur de la pr sente politique doit tre remplac par sa version fran aise d s qu elle devient disponible et toute mise niveau de la version anglaise est exclue par la suite Dans le cas d un logiciel dont la version fran aise n est pas disponible ou dont la version fran aise n est disponible qu accompagn e d une licence d utilisation en anglais et qui est indispensable la poursuite des activit s de l Office le gestionnaire concern peut autoriser son utilisation pendant une p riode d termin e et par un nombre limit de personnes avec l accord du comit de la politique linguistique La non disponibilit de ce logiciel ne se pr sume pas et doit tre d montr e par les experts consult s la satisfaction du comit qui juge galement des mesures palliatives propos es s il en est CLAVIERS NORMALIS S 4 2 6 Tous les postes informatis s utilisent le clavier fran ais normalis suivant la norme CAN CSA Z243 200 92 et les quipemen
9. mmunications adress es d autres gouvernements provinciaux sont en fran ais mais elles peuvent tre accompagn es d une version en anglais sur papier sans en t te et sans signature avec la mention translation GOUVERNEMENTS TRANGERS ET ORGANISATIONS INTERNATIONALES 2 2 14 Quand la communication crite s adresse un gouvernement tranger une administration publique qui rel ve de son autorit ou encore une organisation internationale elle s effectue toujours en fran ais Elle peut tre accompagn e d une version dans une autre langue sur papier sans en t te et sans signature avec la mention traduction dans la langue vis e lorsqu elle est adress e un pays un gouvernement ou une organisation internationale qui n a pas le fran ais comme langue officielle ou comme langue de travail Cette r gle s applique sous r serve des usages internationaux en vigueur ENTENTES AVEC LES GOUVERNEMENTS 2 2 15 De fa on g n rale les ententes avec le gouvernement f d ral ou avec le gouvernement d une province qui a le fran ais comme langue officielle sont conclues en fran ais seulement Elles peuvent tre conclues la fois en fran ais et dans une autre langue avec d autres gouvernements les deux versions faisant foi Dans le cas d ententes multilat rales celles ci peuvent tre conclues la fois en fran ais et dans d autres langues les diverses versions faisant foi COMMUNICATIONS LE
10. onclu l ext rieur du Qu bec sauf dans le cas o le cocontractant fait de la r daction du contrat uniquement dans une autre langue que le fran ais une condition expresse de la conclusion du contrat ARTICLES ET PUBLICATIONS 2 2 7 Les articles et communications publi s par des membres du personnel dans l exercice de leurs fonctions sont en fran ais Dans le cas d une revue publi e hors du Qu bec qui n accepte pas de communications r dig es en fran ais le sup rieur imm diat peut autoriser la r daction de la communication dans une autre langue condition qu elle soit accompagn e d un r sum substantiel en fran ais CONF RENCES 2 2 8 Les conf rences et allocutions prononc es par un membre du personnel dans l exercice de ses fonctions sont en fran ais Elles peuvent apr s autorisation tre prononc es dans une autre langue que le fran ais si les circonstances le justifient sauf lors d une manifestation dont l une des langues officielles est le fran ais CORRESPONDANCE 2 2 9 Les communications crites adress es des soci t s entreprises ou personnes morales tablies au Qu bec sont en fran ais seulement de m me que toute communication adress e une personne physique qui exploite un tablissement commercial un membre d un ordre professionnel ou un candidat un ordre professionnel ENTREPRISES NON TABLIES AU QU BEC 2 2 10 Les communications crites adress es des pe
11. our une liste des entreprises dont l attestation d application de programme ou le certificat de francisation ont t suspendus ou annul s tant que durent cette suspension ou cette annulation Elle inscrit galement sur cette liste les entreprises qui ne respectent pas l une ou l autre des tapes du processus de francisation pr alables la d livrance de l attestation d application de programme ou du certificat de francisation Cette liste est diffus e par l Office dans son site Web l adresse http www oqalf gouv qc ca francisation admin_publ liste_article22 html LANGUE DES RAPPORTS FOURNIS L OFFICE 5 2 3 Tout rapport fourni l Office dans le cadre d un contrat que ce soit par un individu ou encore par une soci t une entreprise ou une personne morale doit tre en fran ais et cette exigence doit tre pr vue dans tout contrat Toutefois cette exigence ne s applique pas aux inventaires toponymiques r alis s pour le compte de la Commission lorsqu ils sont faits en territoire autochtone et sous la responsabilit d autochtones EXTENSION DE LA POLITIQUE LINGUISTIQUE AUX COCONTRACTANTS 5 2 4 Tous les contrats de services conclus par l Office doivent contenir une clause assujettissant la partie contractante la politique linguistique de l Office notamment en mati re de formation et d quipements servant des activit s de formation CLAUSES LINGUISTIQUES 5 2 5 Tout contrat ou appel d offres ayant t
12. rait l acquisition d un bien par l Office doit comporter les clauses linguistiques qui figurent en annexe A de la pr sente politique Leur contenu doit tre rappel verbalement le cas ch ant lors d une commande t l phonique EXAMEN DES BIENS LIVR S 5 2 6 Quiconque prend livraison d un bien command par l Office est tenu de s assurer que le bien livr est conforme aux exigences linguistiques prescrites par le contrat ou par le bon de commande RETOUR L EXP DITEUR 5 2 7 Si le bien livr n est pas conforme aux exigences linguistiques du bon de commande Annexe A on doit retourner le bien l exp diteur Si la d rogation constat e ne touche que des inscriptions figurant de fa on permanente sur le produit lui m me et que l emballage et les documents d accompagnement sont conformes on peut conserver le bien avec l autorisation crite du sup rieur imm diat et sous r serve des points 4 2 3 et 4 2 5 PLAINTES 5 2 8 Le gestionnaire concern porte plainte aupr s du Secr tariat du Conseil du tr sor selon la directive intitul e Contr le des acquisitions vol 12 du Recueil des politiques de gestion si le bien non conforme provient du Fonds des fournitures et de l ameublement Annexe B De plus il est tenu d en informer le comit de la politique linguistique et la Direction de la francisation celle ci jugera des mesures prendre l gard du fournisseur et l gard du fabricant si ce d
13. rmit avec la Politique de l officialisation linguistique peut soumettre au Comit de l officialisation linguistique de l Office une demande de normalisation ou de recommandation de termes suivant les crit res nonc s dans la Politique EXIGENCES TOUCHANT LA LANGUE CRITE 1 2 3 Tous les textes ou documents officiels ou destin s la publication doivent tre r dig s avec un souci d efficacit de la communication et dans une langue claire et pr cise Ils doivent respecter les avis de normalisation et de recommandation et faire usage de la terminologie propos e par l Office ils doivent respecter galement les avis d officialisation de la Commission de toponymie R VISION DES DOCUMENTS 1 2 4 Le rapport annuel de gestion les communiqu s de presse et tout autre document diffus sous la signature de l Office sont obligatoirement r vis s par les services comp tents les politiques et les directives administratives font l objet d une r vision au besoin Les documents de la Commission sont r vis s par son propre personnel PERFECTIONNEMENT EN FRAN AIS 1 2 5 L Office offre aux membres de son personnel particuli rement ceux dont les fonctions exigent une bonne capacit de communication orale ou crite les moyens n cessaires leur perfectionnement en fran ais et le plan de perfectionnement annuel doit comporter un volet pr voyant les mesures retenues ASSISTANCE LINGUISTIQUE ET GRAND DICTIONNAIRE TERMINOL
14. rsonnes morales soci t s ou entreprises l ext rieur du Qu bec peuvent tre r dig es dans une autre langue que le fran ais Quand une communication crite s adresse une personne morale une soci t ou une entreprise dont le si ge est l ext rieur du Qu bec et qui poss de au Qu bec un tablissement une filiale ou une division cette communication doit tre en fran ais et peut tre accompagn e d une version dans une autre langue avec la mention traduction dans la langue vis e CORRESPONDANCE DES ENTREPRISES SOUS GESTION 2 2 11 Le personnel est tenu d exiger d une entreprise vis e par les articles 135 et suivants de la Charte que la correspondance adress e l Office soit en fran ais R UNIONS DE TRAVAIL AVEC DES ENTREPRISES 2 2 12 Les membres du personnel s expriment en fran ais lors des r unions tenues avec des repr sentants d entreprises tablies au Qu bec ils peuvent cependant s exprimer dans une autre langue si l entreprise tablie au Qu bec est une filiale ou une division d une entreprise ayant son si ge l ext rieur du Qu bec et que les repr sentants de celle ci participent galement la r union GOUVERNEMENT F D RAL ET GOUVERNEMENTS PROVINCIAUX 2 2 13 Quand un membre du personnel communique par crit avec le gouvernement f d ral ou avec le gouvernement d une province qui a le fran ais comme langue officielle il utilise exclusivement le fran ais Les co
15. t es par tous les membres du personnel de l Office et de la Commission quels que soient leur statut ou leur cat gorie professionnelle la Commission conservant la responsabilit de l application de cette politique pour ce qui la concerne Cette politique prend galement en compte la Politique gouvernementale relative l emploi et la qualit de la langue fran aise dans l Administration adopt e par le Conseil des ministres le 12 novembre 1996 n 96 312 de m me que la Politique sur les march s publics du 1 d cembre 1999 n 99 325 et la Politique d utilisation du fran ais dans les technologies de l information du 25 novembre 1992 n 92 262 PLAN Cette politique comporte cinq parties qui portent respectivement sur la ma trise du fran ais sur la langue des communications institutionnelles des textes et des documents sur les rapports avec le public sur la langue du travail et sur la politique d achat et les mesures connexes Chaque partie comprend des principes g n raux des directives et des exceptions le cas ch ant COMIT DE LA POLITIQUE LINGUISTIQUE ET PERMANENCE DE LA FRANCISATION La pr sidente directrice g n rale de l Office et pr sidente de la Commission assume la responsabilit de l application de la pr sente politique Le comit de la politique linguistique de l Office constitu en vertu de cette politique tient lieu de comit permanent au sens de la politique gouvernementale Il se r unit a
16. ts informatis s acceptent int gralement les signes diacritiques du fran ais COURRIER LECTRONIQUE 4 2 7 Les messages l cran touchant le fonctionnement du courrier lectronique interne ne sont qu en fran ais 5 POLITIQUE D ACHAT ET MESURES CONNEXES 5 1 PRINCIPES G N RAUX 5 1 1 En tant qu organisme public l Office utilise son pouvoir d achat de mani re favoriser les fournisseurs qui respectent int gralement les exigences de la Charte de la langue fran aise 5 1 2 Lorsque des motifs imp rieux obligent l Office utiliser un quipement qui n est pas en fran ais il est tenu de prendre des mesures palliatives pour respecter le droit de son personnel de travailler en fran ais 5 2 DIRECTIVES CONTRATS SUBVENTIONS ET AVANTAGES 5 2 1 L Office n accorde aucun contrat aucune subvention et aucun avantage une entreprise vis e par le chapitre V du Titre Il de la Charte y compris la suite d une d signation en vertu de l article 151 si elle ne poss de pas un certificat de francisation ou d faut une attestation d application de programme de francisation ou d faut une attestation d inscription d livr e conform ment l article 139 moins de dix huit mois auparavant cette fin l entreprise ne doit pas figurer sur la liste de non conformit dress e en vertu du point 5 2 2 LISTE DES ENTREPRISES NON CONFORMES 5 2 2 La Direction de la francisation tablit et tient j
17. u droit de r soudre le contrat et du droit de refuser le paiement sera assujetti la pr sence d une inex cution substantielle de la part du vendeur 2 Une valuation au cas par cas sera requise par les gestionnaires qui pourront au besoin s adresser au Service juridique 2 Un minist re ou un organisme n accorde aucun contrat aucune subvention et aucun avantage une entreprise vis e par le chapitre V du Titre Il de la Charte y compris la suite d une d signation en vertu de l article 151 si elle ne poss de pas un certificat de francisation ou d faut une attestation d application de programme de francisation ou d faut une attestation d inscription d livr e conform ment l article 139 moins de dix huit mois auparavant cette fin l entreprise ne doit pas figurer sur la liste de non conformit dress e par l Office et accessible dans son site Web l adresse http www oqlf gouv qc ca francisation admin publ liste article22 html ANNEXE B FORMULAIRES DU CONSEIL DU TR SOR http www rpg tresor qc pdf 12 3 2 1 pdf POLITIQUE LINGUISTIQUE 30 janv 2006
18. u moins une fois l an Il a pour t che de veiller la permanence de l utilisation du fran ais tous les niveaux de l Office et de la Commission et d assurer l exemplarit des mesures prises cette fin Au moment de l entr e en vigueur de la pr sente politique il fait l examen de la situation labore un plan de redressement et veille son application Le comit est compos des directeurs et directrices des deux organismes fait rapport la pr sidente directrice g n rale 1 MA TRISE DU FRAN AIS 1 1 PRINCIPES G N RAUX 1 1 1 L Office reconna t que son statut d organisme charg de l application de la Charte de la langue fran aise lui impose ainsi qu son personnel des obligations particuli res en ce qui a trait l usage du fran ais dans ses propres activit s 1 1 2 L Office pr conise la clart et la pr cision dans la langue de ses textes et documents cette responsabilit incombe chacun des membres du personnel d s qu il est charg de la r daction d un texte ou d un document et elle vaut galement pour les communications orales de tous ordres 1 2 DIRECTIVES NONC S DE POLITIQUES LINGUISTIQUES 1 2 1 L Office fait conna tre ses nonc s de politiques linguistiques son personnel en assure la mise jour et en labore de nouveaux au besoin OFFICIALISATION LINGUISTIQUE 1 2 2 Un membre du personnel de l Office avec l accord de son sup rieur imm diat et en confo
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