demandez l`impossible demandez l`impossible
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1. Word poss de une style area zone de style L afficher Tools Options View ou Outils Options Affichage vous permet de visualiser les styles associ s chaque paragraphe m Word dispose de champs ils vous permettent par exemple de cr er une table des mati res ou un index voire d afficher la da te de la derni re modification N h sitez pas consulter l ven tail des possibilit s offertes en cliquant sur Insert Field Insertion Champ m Apr s avoir charg Word de cr er pour vous une table des ma ti res l aide des titres utilis s Style Heading 1 2 3 ou Styles Titre 1 2 3 peut tre voudrez vous transformer ce champ table des mati res en texte immuable C est possible CTRL SHIFT F9 m Word peut prendre en charge l organisation de votre publipos tage Pour ce il vous suffit d ins rer des champs dans une lettre type et de dresser un tableau contenant les adresses et d no minations des destinataires Pour toute information d taill e ta pez mail merge o publipostage dans le menu d aide m Vos partenaires commerciaux n emploient pas Ms Office Enre gistrez vos documents Word au format RTF par le biais des com mandes File Save As Rich Text Format ou Fichier Enregistrer sous Format RTF II s agit d une norme reconnue internationa lement m N importe quel texte crit en Word est ais ment convertible en HTML le format utilis pour les pages en ligne File Save2. affectionne la prise de parole en pu blic et s exprime ais ment Enfin confiez votre application comptable au responsable du d partement car malgr son em ploi du temps charg il regagnera rapidement le temps qu il au ra investi dans l tude du progiciel Si votre programme de mes sagerie renferme des fonctionnalit s suppl mentaires par exemple la planification de r unions n h sitez pas non plus en confier la responsabilit lun de vos travailleurs Bref seuls l application de base de donn es et l operating system n cessitent des personnes form es l informatique pas les autres logiciels Jean Progiciel comptable Word Martine Excel Roger Access Pierre Windows Pierre Lotus Notes Ingrid DE QUOI AVEZ VOUS BESOIN MICROSOFT OFFICE Avez vous r ellement besoin de logiciels bureautiques tels que ceux de Ms Office Windows renferme un traitement de texte l mentaire d sormais baptis WordPad mais d nomm Write dans les pr c dentes versions de Windows Celui ci vous permet d en registrer vos textes au format RTF Windows comprend aussi un logiciel de messagerie nn bent m tu D u ai LL us 0 CIEAL I Pj E ss EJ savoir Outlook Express mi Votre entreprise a t elle besoin d autre chose Si pas faites des cono mies en n achetant que Windows UN PROGICIEL Si vous utilisez un progiciel pour traiter vos donn es f
3. me si vous n avez pas besoin de cette version tendue n h sitez pas employer gratuitement et l galement l outil qui vous est offert _ en r par mc mn h ae E fous Saam coast ame mme tetes aea n ou t mu puma oocompeoumpeann ei e g Basat as oae at ooe eu o tuam ms e0 Mes ss s narm gt gt We take your ideas gt to higher grounds vo en Ferrer TETEE creer papare aratat peenes d The new super lightweight SANYO Projectors with built in flexizoom lense will put You and your team in the spotlights Ideal for seminars trainings and presentations PLC SW30 SW35 M 1200 1500 ansilumen M 800 x 600 pixels E Super lightweight 1 9 kg E Presentation kit easy and simple control of your presentation via the remote control M 12 months lamp warranty PLC XU41 XU47 m 1500 2000 ANSILUMEN M 1 024 x 768 pixels M 12 months lamp warranty M Ideal for Education purposes 36 months lamp warranty for schools PLC XU51 XU56 XU58 M 2000 2500 3000 ansilumen M 1 024 x 768 pixels M Multi card imager for Wireles LAN Network application and Media Card Imager M 12 months lamp warranty Further information on these and other projectors is available on SANYO Benelux Sanel nv Antwerpsesteenweg 491a 2500 Lier Tel 03 451 21 56 E mail sales sanyo be SANYO gt gt Sp cial PME r MS WORD m
4. As Web Page ou Fichier Enregistrer sous Page Web Et m me si vous travaillez avec du texte color un arri re plan bigarr et des pho tos vous n prouverez aucune difficult Cette fa on de faire vous permet galement de peaufiner votre site Web sans pour autant acqu rir un outil suppl mentaire m Imaginons maintenant que vous r digez un texte en Word l en registrez au format HTML etle placez sur le serveur de fa on ce que tous les utilisateurs y aient acc s Qu obtenez vous Un in tranet ou du moins une bauche que vous pourrez facilement d velopper en cr ant de la m me fa on d autres pages Web que vous lierez l aide d hyperliens Insert Hyperlink ou Insertion Lien hypertexte MS EXCEL Excel est un v ritable tr sor pourvu que vous vous y connaissiez suf fisamment en statistiques pour en comprendre les subtilit s ll ren ferme notamment des fonctions financi res calcul d int r t ou d amortissement options statistiques calcul de moyenne ou de variance graphiques histogrammes camemberts et bien plus encore MS ACCESS Cet outil vous propose de cr er votre propre base de donn es de d finir des queries requ tes extraction de donn es apr s s lection ettri forms formulaires programmes permettant l introduction de donn es et reports rapports Et ce n est pas tout puisque vous pou Smart Business Strategies 05 2005 54 vez galement r colter des informations e
5. Sp cial PME Og1 impossibli T demande TEN 4 I j z n i lip Vous dirigez une entreprise moderne Votre personnel dispose d applications logicielles sophistiqu es mais ne trouve jamais le temps d en tudier toutes les possibilit s I se pose constamment les m mes questions et pi tine Que faire Smart Business Strategies vous conseille LES PROGICIELS OFFRENT DIVERSES POSSIBILIT S et une foule de fonc tions Malheureusement l utilisateur moyen est loin de les conna tre toutes En trois tapes l mentaires Smart Business Strategies vous guide vers une utilisation plus vari e et surtout plus efficace de votre temps et de vos progiciels ETAPE 1 D SIGNER UN RESPONSABLE Avant toute chose d signez pour chaque application traitement SE p QUESPP de texte feuilles de calcul pr sentations un utilisateur expert P P que vous encouragerez approfondir ses connaissances Sachez que le f ru d informatique viss derri re son cran jusqu au beau milieu de la nuit n est g n ralement pas la personne indi S P p qu e Pour votre traitement de texte par exemple choisissez quelqu un qui aime remettre des textes soign s Pour votre ta bleur pr f rez un collaborateur qui appr cie les colonnes de p qHrapp chiffres impeccables Et pour votre logiciel de pr sentation op Smart Business Strategies 05 2005 52 CHRISTIANE VANDEPITTE tez pour celui ou celle qui
6. e cette technique pour communiquer son fournisseur IT les messages d erreur de son ap plication V Le patron d une soci t familiale acheta un jour un progiciel int ressant sp cialement con u pour son secteur d activit Au bout Smart Business Strategies 05 2005 56 que la premi re cat gorie risque d ennuyer Choisissez un livre expliquant clairement les tenants et aboutissants de l application l ouvrage le plus co teux n est pas n cessairement le meilleur Il existe galement une s rie de revues disponibles en librairie ex clusivement consacr es aux logiciels de Microsoft Enfin les manuels d utilisation des principaux progiciels ERP enterprise resource planning se trouvent dans le commerce AIDER SES COLL GUES Si l un de vos collaborateurs rencontre une difficult ou se pose une question l utilisateur expert de l application concern e est l pour lui venir en aide Celui ci fait en quelque sorte office de help desk interne Si lui m me ne conna t pas la r ponse c est lui de la rechercher efficacement dans le menu d aide de l application ou sur le site Web du fournisseur voire aupr s du helpdesk de ce der nier Cette fa on de travailler qui impose aux utilisateurs experts d ader leurs coll gues est de loin la plus efficace La personne elle m me aime pouvoir se plonger dans l tude d une application qu elle utilise au quotidien les autres appr cient de ne pas dev
7. gt gt gt gt Sp cial PME r L COLE Sous peine d chouer donnez l utilisateur expert le temps de suivre des cours et de lire un livre Si votre entreprise ne conna t qu une p riode creuse sur l ann e planifiez ses le ons durant cette p riode et ce en temps opportun Encouragez le la chercher r ponse ses questions dans le me nu d aide de l application voire sur le site Web du fournisseur Une telle recherche prend du temps En effet chaque fournisseur poss de son propre style et certains sont plus explicites que d autres En outre chacun emploie ses propres concepts et son propre vocabulaire ce qui peut troubler quiconque utilise plu sieurs applications A supposer que vous ayez honn tement achet et pay le logiciel faites valoir votre droit une assistance t l phonique Confiez votre collaborateur des informations correctes commencer par le num ro d appel du helpdesk et votre code d identification chent Vous engrangerez galement pas mal de renseignements dans le cadre de formations notamment en ligne par exemple sur WWW seminars2 com Envoyez aussi votre travailleur la librairie ou la biblioth que o 1l trouvera des livres int ressants A l heure actuelle le choix est d ailleurs impressionnant Certains livres pr sument que le lecteur ne conna t strictement rien et d taillent leur sujet en long et en large D autres s adressent aux utilisateurs exp r
8. iment s DANS LA PRATIQUE V Eric patron de PME me demanda un jour de ne plus utiliser d cri ture italique dans les documents Word que jeluitransmettais llne savait pas qu il suffisait d enfoncer CTRL BARRE D ESPACE pour supprimer tout formatage Il n avait jamais pris le temps de lire la documentation de Word Pierre lui aussi dirigeant de PME me fut reconnaissant de lui avoir expliqu comment modifier la taille du texte l cran dans Inter net Explorer Lui m me n y tait pas parvenu Son entreprise vic time d une crise sectorielle avait proc d des licenciements mas sifs et r parti le travail entre les travailleurs rescap s etil n avait ja mais eu le temps delire la rubrique d aide de son PC La responsable marketing de la PME X n avait b n fici que d une formation informatique sommaire Un jour elle envoya par e mail une lettre d information une kyrielle de personnes de contact Chaque message contenant le logo de la firme lourd de plusieurs kilo octets le serveur de messagerie dut tourner pendant des heures pour traiter le tout Elle ne savait pas qu elle devait surveiller le poids des fichiers D autant plus que son Explorer ou Explora teur tait param tr pour n afficher que le nom des fichiers et pas leur taille 4 Myriam employ e dans une PME lut dans mon livre L informati sation sans d tours comment r aliser une copie d cran l aide de la touche Print Screen Depuis elle emploi
9. inanci res ou autres ces derni res sont tr s certainement stock es dans une base de donn es relationnelle Pour savoir quel database ma nagement system DBMS votre progiciel utilise consultez le contrat de votre fournisseur En effet le co t de licence du DBMS est compris dans la licence du progiciel Dans ce domaine les prin cipaux acteurs sont notamment Oracle Sybase Microsoft SQL Server IBM DB2 Informix Sachez que vous pouvez galement consulter les donn es de la base de donn es sans pour autant utiliser le progiciel et ce gr ce aux outils du DBMS Et supposer que vous preniez la peine de vous initier au langage d interrogation SQL vous pourrez aus si s lectionner des donn es des fins de mail merge en exporter vers une feuille de calcul ou dresser des statistiques Enfin com me nous vous l avons d j signal Ms Access ne peut que vous simplifier la vie GRATUICIELS Certains sites Web proposent des logiciels gratuits II s agit de pro grammes cens s accro tre ou remplacer les fonctionnalit s de Ms Office voire prot ger votre syst me ou encore de logiciels permet tant de travailler au niveau de l operating system de traiter des pho tos et bien plus encore Parmi les sites Web les plus connus citons www download com et www tucows be Parfois aussi il s agit de la version simplifi e d un outil que le concepteur vous offre gra tuitement dans l espoir que vous achetiez la version tendue Et m
10. oir chercher seuls Dans le cas contraire vos travailleurs n exploite ront que les fonctionnalit s de base de chaque application et l ar gent que vous aurez investi sera de l argent perdu 44 Christiane Vandepitte Christiane Vandepitte skynet be est consultante ind pendante de quelques ann es il mit fin au contrat I n avait jamais utilis le logiciel faute de temps pour lire le manuel d utilisation Son en treprise tant en pleine croissance il souhaitait se d velopper mais ne trouvait pas de personnel ad quat La famille enti re travaillait dur et personne n avait le temps de lire le manuel d instructions d un progiciel V Jean ind pendant accordait peu de temps son PC Il stockait toutes ses lettres dans le dossier My Documents o Mes docu ments jusqu ce qu une amie lui recommande d utiliser plusieurs dossiers Il cr a alors un dossier par client ce qui lui fit gagner pas mal de temps Christine la t te d une soci t unipersonnelle ne consacrait que peu de temps son PC Le dossier nbox ou Bo te de r ception de son logiciel de messagerie Outlook renfermait tous ses e mails re us Son fr re lui conseilla de travailler avec des dossiers Elle cr a alors un dossier par projet ce qui facilita grandement son travail V4 Jacqueline classait ses documents par date Elle rangeait par exemple les documents du 10 avril 2005 dans le classeur 10042005 Jusqu ce que sa coll gue Viviane modifie le sys
11. t me et remplace le format date ddmmyyyy par yyyymmdd dans l exemple 20050410 L avantage de cette nouvelle m thode est que les classeurs s affichent d sormais automatiquement dans l Explorateur dans l ordre chronologique Marianne architecte n appr ciait gu re que ses clients distraits garent son num ro de fax Pour les aider elle cr a dans Outlook Express une signature regroupant ses coordonn es Depuis celles ci s affichent au bas de chaque e mail qu elle envoie
12. t dresser des listes au d part de donn es provenant d une base relationnelle externe par exemple la base de donn es de votre progiciel MS OFFICE Vous poss dez Ms Office Peut tre alors utilisez vous syst mati quement les toolbars barres de t ches de Word Excel et Power Point et jamais les menus Pourtant il est parfois utile de consulter les menus ils vous font d couvrir tellement de choses Microsoft a ainsi cr votre intention des templates mod les cens s vous aider lors de la cr ation d un nouveau fichier Certains d entre eux font preuve d une grande intelligence et contiennent autant d in formations qu un livre PowerPoint par exemple contient un mo d le de business plan Vous en trouverez bien d autres sur le site de Microsoft Belux en fran ais comme en n erlandais Quant au site de Microsoft USA il en propose une collection plus large encore mais cette fois en anglais WINDOWS Avez vous jamais observ Windows avec attention Le cas ch ant avez vous remarqu l int r t du clipboard presse papiers Les fonc tions CTRL C et CTRL V jadis CTRL INS et SHIFT INS vous per mettent de copier ais ment texte et illustrations d une application l autre En interne c est dire au sein des applications les choses sont loin d tre aussi simples mais le presse papiers offre une conver sion discr te Rien de plus facile par exemple que de copier une pa ge Web vers un document Word sur vo
13. tre PC Si cette page contient trop d informations inutiles mise en forme liens appels d applets Java faites un d tour par le Notepad Bloc notes Ce petit pro gramme pratiquement aussi vieux que Windows sert crire des textes sans mise en forme Aujourd hui il vous permet surtout de Ok nettoyer les textes en ligne C Documents and Settings Christiane My Docun Fie Edt View Favorkes Tools Help ls DES avant de les r utiliser dans Le SE gt EN a 2 TO Up Search Folders vos propres documents Du reste le presse papiers fonc tionne avec toutes les appli Search Companion x Search by any or all of the criteria below Al or part cf the file name cations Windows ind pen damment du fournisseur A d or phrase in the fle z Enfin l Explorer Explorateur vous propose de retrouver des fichiers non seulement Look in 70 ZD Smart Business When was it modified C Don t remember C Within the last week ds Me M M din M M de D de ce D du D partir de leur nom ou d une partie de leur nom mais aussi l aide d un mot se trouvant y dans le texte Cette fonction peut notamment servir au d to 1403 2005 What size is it More advanced options Other search options A Change preferences partement du personnel qui au sein du folder dossier re groupant les curriculum vit peut rechercher une person ne dot d une comp tence particuli re
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